Profitipps für Anwender - Access 2000. Tipps für die Praxis

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Ende

So bedienen Sie das Workshop-Archiv Wenn Sie das Workshop-Archiv vom Hauptmenü der CD-ROM starten, erscheinen das Hauptinhaltsverzeichnis und die unten abgebildete Menüleiste. Mit den

dort beschriebenen Funktionen bedienen Sie die Datenbank ganz einfach. Wenn Sie ausdrucken wollen, finden Sie die Funktion unter "Datei", "Drucken".

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TI PS

Access

Erste Schritte mit Access Müssen Sie beruflich eine Datenpflege durchführen oder wollen Sie ein Privatarchiv anlegen? Mit Access haben Sie eine breite Palette von Möglichkeiten, Daten zu organisieren. von Stefan Pahl

➞

Datenbank

?

In Datenbanken speichern Sie Daten und geben neue Daten ein. Die Grundlage von Datenbanken sind Daten, die in einer oder mehreren Tabellen gespeichert werden. Damit Sie nicht in einem Datenmeer ertrinken, erhält die Datenbank ein sogenanntes "frontend". In Access heißt dieses "frontend" Formular. Später kommen Sie nur über das Formular mit der Datenbank in Berührung. Durch Verknüpfungen und Abfragen können Sie aus einer Datenbank genau die Informationen herausziehen, die Sie benötigen. Darüber hinaus haben Sie in dem Forular Suchmöglichkeiten. Am Schluß erstellen Sie Berichte, mit denen Sie Ihre Daten druckreif präsentieren.

➞

Formulare

?

Das ist der Teil einer Datenbank, den Sie als Benutzer vor sich sehen. Teil des Formulars sind Eingabefelder, Kontrollkästchen, Pull-Down-Menüs und vieles mehr. In Access haben Sie die Möglichkeit, die Formulare selbst zu gestalten. Mit Hilfe einer Toolbox zeichnen Sie die verschiedenen Felder und andere Elemente auf das Formular. Das Formular, das Sie entwerfen, beinhaltet genau die Felder, die in der Datentabelle stehen. Mit ein wenig Übung ist ein Formular schnell fertig, programmieren müssen Sie dafür nicht. 150

V

iele Benutzer müssen sich vor allem beruflich mit der ➞Datenbank Access herumschlagen. Der Einstieg ist dabei nicht einfach. Wer weiß schon genau, welche Funktion ➞Formulare, Tabellen und ➞Module haben? Der Umfang von Access schreckt viele Benutzer ab. Dabei ist es gar nicht so schwierig den Einstieg zu schaffen. Access selbst hilft Ihnen

auch ein wenig. Es gibt Assistenten, die Sie durch die Gestaltung einer Datenbank führen, ohne daß Sie selbst Formulare anfertigen oder programmieren müssen. Schritt für Schritt zeigen wir Ihnen, was Sie alles mit Access anstellen können und erklären die wichtigsten Begriffe des Datenbankprogramms.

Das ist eine Datenbank

lenkalkulation Excel oder anderen Datenbankprogrammen, wie dBase, Paradox und FoxPro. Im Gegenteil: Die Eingabe von Daten in eine Tabelle ist sogar einfacher in Excel. Access ist eher die Schnittstelle, die für die Organisation und Aufbereitung der Daten sorgt. Eine Tabelle besteht aus ➞Feldern, die in der Kopfzeile stehen.

So simpel es klingt: Die Grundlagen jeder Datenbank sind Daten. Irgendwoher müssen die Daten aber kommen, und das ist der unerfreuliche Teil bei Datenbanken, denn die Daten müssen erst eingegeben werden. Wenn Sie das aber erst einmal getan haben, können Sie mehrere Datenbestände verknüpfen, eine ➞Eingabemaske gestalten und verschiedene ➞Abfragen formulieren.

Das können Sie mit einer Datenbank anfangen Datenbanken können sowohl beruflich, als auch privat effizient eingesetzt werden. Haben Sie zuhause eine riesige CD- oder Büchersammlung? Mit einem Datenbankprogramm wie Access archivieren Sie Ihre Bestände und erweitern sie ständig. Wenn Sie dann nach einem bestimmten Thema eines Buchs suchen, findet das Programm die entsprechenden Einträge. Vorausgesetzt natürlich, Sie haben all das vorher eingegeben. Aber vor allem im Beruf sind Datenbanken eine Hilfe. Sie speichern Kundenlisten und haben damit die wichtigsten Informationen eines Kunden auf einen Blick: also Adresse, Bestellaufkommen etc. Eine Datenbank alleine ist aber langweilig. Es kommt auf die richtige Aufbereitung der Daten und die Gestaltung der Oberfläche an.

2. Formulare: Was nützen riesige Datenbestände, wenn Sie in einer unübersichtlichen Tabelle gespeichert sind? Zwar können Sie nach Daten in einer Tabelle suchen – richtig übersichtlich wird ein Datenbestand aber erst durch ein Formular. Dieses Formular ist das einzige, was Sie später von der Datenbank sehen sollten. Im Formular finden Sie alle wichtigen Informationen und geben neue Informationen ein.

Die vier wichtigsten Begriffe in Access 1. Tabellen: Alle Daten, die Bestandteil einer Datenbank sind, müssen in einer Tabelle gespeichert sein. Dabei ist es Access egal, ob Sie die Tabellendaten in Access selbst eingeben oder die Daten aus anderen Programmen übernehmen, etwa der TabelPCgo! 1/98

Entweder Sie blättern nacheinander alle Formulare durch oder Sie haben die Möglichkeit, direkt nach Begriffen zu suchen. Das Formular ist also nur die Oberfläche, durch die Sie einen besseren Überblick über Ihre Daten erhalten und neue Daten eingeben.

Wenn Sie Access schon gestartet haben, klicken Sie auf die Registerkarte "Datenbanken"

3. Doppelklicken Sie auf das Symbol für die Datenbank "Kontaktverwaltung".

➞

PS TI

Access

?

Module

In allen Office-Programmen ist die Programmiersprache VisualBasic for Applications (VBA) integriert. Module sind Dienstprogramme, die mit VBA programmiert wurden. Damit automatisieren Sie Prozeduren und Arbeitsschritte.

3. Abfragen: Mit Abfragen verknüpfen Sie Informationen aus verschiedenen Tabellen. Sie haben beispielsweise eine Tabelle mit Kunden und eine mit den Verkäufen einzelner Produkte. Nun wollen Sie nur die Kunden sehen, die ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Menge bezogen haben. Das erledigen Sie mit einer Abfrage. Sie definieren Bedingungen, die festlegen, welche Daten angezeigt werden.

➞

4. Berichte: Mit einem Bericht präsentieren Sie Ihre Daten in einer ansprechenden Form, ideal für den Ausdruck. Tabellen und Abfragen liefern die Basisinformationen für den Bericht.

Eine Tabelle einer Datenbank besteht aus Feldern. Der Name dieser Felder ist wichtig, weil sie später in den Formularen verwendet werden. In den Feldern sind verschiedene Inhalte gespeichert: etwa Namen, Adressen, Bemerkungen oder Zeitangaben. Jedes Feld hat deswegen ein bestimmtes Format, das Sie in der Entwurfsansicht der Tabelle festlegen. Damit stellen Sie sicher, daß nur bestimmte Eingaben in einem Feld akzeptiert werden. So dürfen in Datumsfelder keine Texte eingetragen werden.

4. Jetzt müssen Sie die Datenbank auf Ihrer Festplatte speichern. Bestätigen Sie mit "Erstellen".

Der ➞Datenbank-Assistent schaltet sich ein. Klicken Sie auf "Weiter".

5.

6. Hier wählen Sie aus, welche Felder in der Tabel-

Schritt für Schritt zur fertigen Datenbank Mit dem in Access eingebauten AutoInhalts-Assistenten kommen Sie schnell zur eigenen Datenbank.

le angelegt werden sollen. Auf der linken Seite, im Feld "Datenbankfelder", sehen Sie, daß die Datenbank drei Tabellen beinhaltet. Auf der rechten Seite sehen Sie die möglichen Felder der Tabelle. Diese Felder erscheinen auch später in den Formularen. Wählen Sie mit einem Linksklick die Felder aus, die Sie später eingeben wollen. Aktivieren Sie auch das Kästchen vor "Beispieldaten einfügen". Am Schluß klicken Sie auf "Weiter".

1. Starten Sie Access.

➞

Aussehen und den Namen Ihres Formulars.

2. Klicken Sie auf den Button vor "Datenbank-Assistent" und danach auf "OK".

PCgo! 1/98

Eingabemaske

?

Das ist eine andere Bezeichnung für ein Access-Formular. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, sollten Sie nur die Eingabemaske vor sich sehen. Darin geben Sie neue Daten ein oder suchen nach bestehenden. Welche Felder in Ihrer Eingabemaske existieren, und wie sie aussehen, definieren Sie in der Formular-Entwurfsansicht.

➞

7. In den nächsten drei Schritten bestimmen Sie das

?

Feldern

?

Abfragen

Mit Abfragen verknüpfen Sie Daten aus verschiedenen Tabellen. Sie erhalten damit eine Auswahl der Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Per Abfrage können Sie etwa bestimmen, daß nur Kunden mit einem bestimmten Status in einer Tabelle sichtbar sind. Abfragen sind in der Programmiersprache SQL (Structured Query Language, dt.:strukturierte Abfragesprache) formuliert. Sie müssen allerdings nicht programmieren, um Abfragen zu starten. Per Mausklick stellen Sie Zusammenhänge zwischen den Daten her.

151

TI PS ➞

Access

Datenbank-Assistent

?

Das ist eine sehr sinnvolle Funktion in Access, die es Ihnen ermöglicht, auch ohne große Kenntnisse des Programms Datenbanken zu entwerfen. Sie wählen einfach eine Datenbankvorlage, bestimmen grob, wie das Formular gestaltet werden soll, legen fest, welche Felder in der Tabelle erscheinen sollen – und am Schluß steht eine fertige Datenbank. Später können Sie die Datenbank noch an Ihre Wünsche anpassen, bestimmte Felder rausschmeißen etc. Nur die Daten müssen Sie selbst eingeben.

➞

Makros

?

Ein Makro ist eine Art Hilfsprogramm. Es hilft Ihnen, bestimmte Abläufe zu beschleunigen. Makros sind in Office 95 in der Sprache Visual Basic geschrieben. Mit Hilfe des Recorders ist es ganz einfach, bestimmte Makros aufzuzeichnen. Zum Beispiel das Aufrufen von Befehlen und Menüs. Dem Makro wird dann ein bestimmtes Tastenkürzel zugewiesen. Drücken Sie das, läuft das aufgezeichnete Programm ab und erledigt die ihm zugewiesenen Aufgaben.

➞

Toolbox

auf "Fertigstellen".

9.

Es dauert einige Zeit, bis Access die Datenbank erstellt hat. Danach sehen Sie sofort die Hauptübersicht. Mit dieser Maske werden Sie später arbeiten. Klicken Sie "Kontaktpersonen anzeigen/eingeben" an.

17.

In dem Feld links unten sind weitere Eigenschaften für die Felddatentypen aufgeführt. Hier geben Sie etwa ein bestimmtes Datumsformat ein. Unter "Gültigkeitsregel" können Sie Kriterien für die Anzeige von Daten festlegen. Wenn die Daten dann über oder unter einem bestimmten Wert liegen, werden Sie nicht angezeigt.

10. Alles, was Sie hier sehen (also Name, Firma), sind die Felder einer Tabelle.

11. In der linken unteren Ecke des Bildschirms sehen Sie ein minimiertes Fenster mit dem Namen "Kontaktver...".

Klicken Sie auf eines dieser beiden Symbole, um das Fenster zu vergrößern.

Aber keine Sorge, Sie müssen die Formeln für die Formate nicht auswendig lernen. Wenn Sie jedes dieser Felder anklicken, erscheint auf der rechten Seite entweder ein Pfeil oder zwei Punkte. Klicken Sie auf den Pfeil oder die Punkte, sehen Sie eine Erklärung für die Formate.

12. Sie sehen alle Bestandteile der Datenbank, also Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, ➞Makros und Module.

13. Klicken Sie auf die Registerkarte "Tabellen".

18. Schließen Sie das Fenster und kehren Sie in die Hauptansicht zurück. Klicken Sie auf die Registerkarte "Berichte" und wählen Sie hier "Alphabetische Liste der Kontaktpersonen".

14. In der Datenbank sind vier Tabellen enthalten. Doppelklicken Sie auf die Tabelle "Anrufe". Die Tabelle wird dann in der Datenblattansicht geöffnet. In der Kopfzeile sehen Sie jeweils die Feldnamen (Anruf-Nr., Kontakt Nr. etc.).

19. Die Daten für diesen Bericht

?

Toolbox heißt zu deutsch Werkzeugkasten. In Access hilft Ihnen die Toolbox bei der Gestaltung von Formularen und Berichten. Inhalt des Werkzeugkastens sind vorgefertigte Elemente: etwa Kontrollkästchen, Pull-DownMenüs, Textfelder und Befehlsschaltflächen. Sie klicken einfach das entsprechende Element an und postieren es auf dem Formular oder dem Bericht. Für die Befehlsschaltflächen legen Sie eine Aktion fest, die beim Klick darauf ausgeführt wird. Das kann der Start eines Programms sein oder eine Datensuche. Das alles funktioniert per Drag & Drop, also durch Klicken und Ziehen der Maus. Sie brauchen also keine Programmierkenntnisse, um sich ein Formular zusammenzustellen. 152

8. Die Datenbank ist fertig. Klicken Sie

15. Klicken Sie in der Symbolleiste den Pfeil neben

stammen aus einer Tabelle. Das Layout für die Seite bestimmen Sie. Klicken Sie auf dieses Symbol in der Symbolleiste und wählen Sie "Entwurfsansicht".

20. Auf der linken Seite sehen Sie eine ➞Toolbox, mit der Sie Elemente, etwa Textfelder, Kontrollkästchen, Bilder und Befehlsschaltflächen einfügen.

diesem Symbol an:

und wählen Sie den Punkt "Entwurfansicht".

16. In dieser Ansicht haben Sie einen besseren Überblick darüber, welchen Inhalt die einzelnen Feldnamen haben. Grundsätzlich können das entweder Zahlen oder Text sein. Darüber hinaus gibt es aber verschiedene Text- und Zahlenformate. Damit wird festgelegt, wie viele Zahlen etwa in einem Datumsfeld Platz haben oder wie viel Text in ein Feld paßt.

Wenn Sie beispielsweise auf die Buchstaben ("Bezeichnungsfeld") klicken, können Sie damit einen Kasten aufziehen und Text einfügen.

21. Die gleiche Toolbox steht Ihnen bei den Formularen, in der Entwurfsansicht, zur Verfügung. Experimentieren Sie einfach ein wenig rum. In den einzelnen Feldern müssen dann die Feldnamen einer Tabelle stehen. Nur so erkennt das Programm, welche Daten die Felder beinhalten. Das ist nur eine kurze Übersicht zu den Funktionen von Access. Ab der nächsten Ausgabe werden wir uns dem Thema, mit konkreten Workshops, näher widmen. ■ PCgo! 1/98

tips Office Adressen exportieren

➞ Outlook "Outlook" ist die Schaltstelle im Microsoft Office 97. Es enthält einen "Kalender", in den Sie Termine eintragen. An die werden Sie automatisch erinnert. Wenn Sie e-mail haben, versenden und empfangen Sie elektronische Post. In einem Adreßbuch legen Sie Ihre "Kontakte" an. Das "Journal" speichert, wann und wie lange Sie an welchen Dokumenten gearbeitet haben. Außerdem können Sie elektronische Notizzettel schreiben. Das Gute an Outlook: Alles ist miteinander verknüpft. Sie setzen Adressen als e-mailEmpfänger ein oder elektronisch vereinbarte Termine werden automatisch in Ihren Terminkalender übernommen.

Wenn Sie die Adreßdaten aus ➞ Outlook auch in anderen Programmen (außer Word 97) verwenden wollen, müssen Sie die Daten ➞ exportieren. Danach können sie etwa in einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation verwendet werden.

durch und geben Sie der Datei im Feld "Dateiname" einen Namen.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Importieren/Exportieren".

Klicken Sie den Eintrag "Export in eine Datei" und danach die Schaltfläche "Weiter" an.

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Anschließend wird das ausgewählte Verzeichnis und der Dateiname angezeigt. Klicken Sie auf "Weiter".

➞ exportieren Um mit anderen Programmen Daten auszutauschen, muß man sie exportieren. Dabei werden die Daten (etwa Adressen) in einem bestimmten Dateiformat gespeichert, die auch andere Programme verstehen. In diesem Programm müssen die Daten importiert werden. Manche Programme machen das über den Befehl "Datei", "Öffnen" (zum Beispiel Excel), bei anderen gibt es dafür den Befehl "Importieren".

➞ Textdatei Es gibt verschiedene Dateiformate für Texte. Das Standardformat von Word hat die Dateiendung ".doc". Nicht alle Programme können aber dieses Format lesen. Zum Datenaustausch wird deshalb häufig das ältere Dateiformat ".txt" benutzt. Die wurde von älteren Textverarbeitungen verwendet. Der Nachteil bei Textdateien: Auch hier gibt es verschiedene Standards. Die Formatierungen, wie Schriftarten, Einzüge etc. werden nicht übernommen.

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3

Der Ordner, in dem Ihre Adressen gespeichert sind, heißt "Kontakte". Markieren Sie den Ordner und klicken dann auf "Weiter".

7

Wenn Sie auf "Felder zuordnen" klicken, sehen Sie genau, welche Adreßdaten welchen Feldern zugeordnet werden.

Am besten löschen Sie die Adreßfelder, in denen nichts eingetragen ist. Markieren Sie dazu den Eintrag und drücken die "Löschen-Taste". Per ➞Drag & Drop können Sie die Felder vertauschen. Klicken Sie auf das Feld und ziehen es mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle.

4

Damit das andere Programm auch wirklich erkennt, welche Adreßfelder zu einer Datei gehören und wann die nächste Adresse beginnt, müssen die Adressen und Felder voneinander getrennt sein. Das kann mit einem Tabulator oder einem Komma geschehen. Die exportierte Datei wird eine ➞ Textdatei (mit der Endung ".txt") sein. Hier gibt es aber mehrere Standards. Deshalb haben Sie beim Export der Adressen die Wahl zwischen DOS- und Windows-Textdateien. Klicken Sie am Schluß auf "Weiter". Am Schluß klicken Sie auf "OK", dann auf "Fertigstellen". Zum Test können Sie die Datei in einer Tabellenkalkulation öffnen. Das Ergebnis sieht dann zum Beispiel so aus:

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Jetzt müssen Sie noch ein Verzeichnis angeben, in das die Datei gespeichert wird. Klicken Sie sich zu dem richtigen Verzeichnis PCgo! 3/98

titelthema Antiviren: T ips

Welche Viren gibt es? Viele unterschätzen die Gefahr von Computerviren. Viren sind Programme, die sich selbst kopieren und so verbreiten. Sie haben eine "Schadensroutine", die unter bestimmten Bedingungen losschlägt – etwa am Freitag, den 13. Einige Exemplare verschlüsseln Teile des Festplatteninhalts. Solange der Virus aktiv ist, entschlüsselt er die Daten – entfernen Sie den Virus, bleiben zerstörte Dokumente zurück. Andere greifen Ihre Winword-Dokumente an oder Sie infizieren sich beim Internet-Surfen. Es gibt verschiedene Arten von Viren: Dateiviren kopieren sich in den Programmcode von Anwendungen wie Excel, Windows- oder DOS-Systemprogrammen. Bootviren verstecken sich in Systembereichen (Bootsektor) auf Disketten oder Festplatten. Makroviren schließlich treten zur Zeit fast ausschließlich bei Microsoft Office auf. Denn jedes Winword-Dokument, jede Excel-Tabelle und jede Access-Datenbank kann Makros enthalten.

mente und Systembereiche der Festplatte auf Viren. Die meisten Viren lassen sich rückstandslos entfernen, bei manchen hilft nur noch ein Löschen der betroffenen Datei. Im Gegensatz dazu arbeiten Virenwächter im Hintergrund, solange Windows läuft. Sie geben Alarm, sobald Sie ein virenverseuchtes Programm starten, ein Dokument mit einem Makrovirus etwa in Winword öffnen oder eine Datei aus dem Internet laden. Virenscanner erkennen allerdings nur die Viren sicher, die bereits bekannt sind. Deshalb sollten Sie sich regelmäßig Updates der Virensignaturen besorgen. Eine Signatur ist ein typisches Merkmal eines Virus, anhand dessen der Virenscanner eine befallene Datei erkennt. Spätestens alle zwei Monate ist ein Update fällig. Am praktischten sind Virenscanner, die sich das Update selbst über das Internet besorgen.

CHECKLISTE VIRENBEFALL

✔

Zuerst: Keine Panik. Das Formatieren der Festplatte ist die letzte Aktion – und bestimmte Viren überstehen sogar das.

✔

Legen Sie sofort ein aktuelles Backup an. Denn ein virenverseuchtes Backup ist besser als gar keines. Wenn etwas schiefgeht, kann ein Profi die Daten aus dem Backup retten.

✔

Starten Sie den PC mit der WindowsStartdiskette. Nur so ist gewährleistet, daß kein Virus aktiv ist. Achten Sie aber darauf, daß der Schreibschutz-Schieber der Diskette aktiviert ist.

2

Machen Sie regelmäßig Backups von wichtigen Daten und Dokumenten – ihre Wiederherstellung kostet viel Zeit und Mühe.

3 4

Lassen Sie im Hintergrund immer einen Virenwächter mitlaufen.

Durchsuchen Sie regelmäßig mit dem Virenscanner die ganze Festplatte. Nutzen Sie dazu den Terminplaner des Scanners.

Vorbeugen ist besser ...

1

Stellen Sie sicher, daß Sie die Installations-CD von Windows und wichtigen Programmen haben. Sie brauchen auch eine Windows-Startdiskette mit CD-ROM-Treibern und eine Rettungsdiskette Ihres Virenscanners.

5

Besorgen Sie sich regelmäßig Updates für Ihren Virenscanner – nur so findet er auch neue Viren.

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Achten Sie auf merkwürdige Reaktionen Ihres PCs – sie könnten das ein Anzeichen für eine Infektion sein. ❑

BEGRIFFE SCHNELL ERKLÄRT

Woher kommt der Virus? Zunächst bekommen Sie irgendwoher – von einer Diskette, einer CD oder als Download aus dem Internet – eine Programmdatei oder ein Dokument, das einen Virus enthält. Wenn Sie das Programm starten oder das Dokument öffnen, wird der Virus aktiv. Er nistet sich so im System ein, daß er bei jedem Start automatisch aktiv wird. Makroviren etwa in der Datei "normal.dot", die Winword beim Start lädt.

Virenbefall – was tun? Absolut sicher sind Sie vor Viren nur, wenn Sie keine fremden CDs und Disketten in den PC stecken und auch keine Dateien aus dem Internet laden. Also bleibt nur ein Virenscanner. Damit überprüfen Sie Programme, Doku-

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■ Boot-Virus: Jede Diskette und jede Festplatte hat einen Systembereich (den Bootsektor), der unter anderem Programmcode enthält. Beim Einschalten sucht der PC zuerst nach diesem Programmcode und führt ihn aus. Normalerweise startet dieser Programmcode Windows oder DOS – so funktioniert etwa die Windows-Startdiskette. Die Festplatte hat für jeden Laufwerksbuchstaben einen Bootsektor und zusätzlich einen Master Bootsektor (MBR). ■ Cross-Makrovirus: Normalerweise laufen Makroviren nur mit Winword, Excel oder Access. Neu sind Cross-Viren, die zwischen Winword-Dokumenten und Excel-Tabellen oder Access-Datenbanken hin- und herspringen. ■ Multipartite-Virus: Eine Kreuzung aus Dateivirus und Bootvirus. Sie können sich sowohl an Programmdateien anhängen als auch in Bootsektoren verstecken. ■ Polymorpher Virus: Virenscanner erkennen Viren anhand typischer Bytefolgen. Poly-

morphe Viren verändern sich bei jeder Infektion, so daß der Scanner Schwierigkeiten bekommt. Aktuelle Virenscanner finden auch polymorphe Viren sehr zuverlässig. ■ Residenter Virus: Nach dem ersten Start bleibt ein residenter Virus im Arbeitsspeicher des PCs und arbeitet im Hintergrund weiter, bis Sie den Rechner ausschalten. Meistens hat sich der Virus dann bereits in Systemdateien so verankert, daß er beim nächsten PC-Start wieder aktiv wird. Um residente Viren zu umgehen, hilft der Rechnerstart mit der WindowsStartdiskette oder der Rettungsdiskette des Antivirenprogramms. ■ Stealth-Virus: Ein Stealth-Virus versucht gezielt, seine Entdeckung zu verhindern, wenn er aktiv ist. Untersucht ein Virenscanner beispielsweise eine Programmdatei, so entfernt sich der Virus vorher aus dieser Datei und infiziert sie nach der Prüfung wieder. Das klappt natürlich nur, wenn der Virus bereits aktiv ist.

PCgo! 11/98

titelthema CD-Brenner

TIP

Der letzte Schritt beim Brennen einer CD-ROM ist ihr korrekter Abschluß (finalizieren). Hier muß zunächst vorgegeben werden, ob die CD-R endgültig abgeschlossen werden soll, oder ob sie später wieder geöffnet werden kann. Im ersten Fall kann die CD-R später keine weiteren Daten mehr aufnehmen, obwohl vielleicht noch Platz wäre. Im zweiten Fall kann die CD-R jederzeit mit einem CDBrenner "geöffnet" und mit weiteren Daten (falls Platz dafür ist) bespielt werden. Es kann allerdings trotzdem passieren, daß die CD-R trotz korrekter Angabe nicht wieder geöffnet werden kann. Dann wurde sicherlich die Option "Disk At Once" fürs CD-Brennen gewählt. Dann wird die CD nämlich auf einmal geschrieben und am Ende auch abgeschlossen.

TIP

SCSI – das ist wichtig

Ein CD-Brenner mit SCSI-Anschluß, muß mit einem SCSIHostadapter verbunden werden. Spezielle Einstellungen des Brennners werden mit Hilfe von Steckbrücken – sogenannten Jumpern – erledigt. Die befinden sich meist an der Rückseite des Gerätes. Zwei Einstellungen sind immer zu überprüfen. Alle anderen können fast immer beibehalten werden. Überprüfen Sie zuerst die "ID". Der Hostadapter braucht sie zur Identifikation des Laufwerks und sie darf nur einmal vorhanden sein. Überprüfen Sie dann die "Terminierung". Nur die Terminierung des ersten und letzten Geräts am SCSI-Datenkabel darf aktiv sein. Steckt an einem Ende des Kabels der Hostadapter, ist er das erste Gerät. Seine Terminierung erfolgt automatisch. Das Gerät am anderen Ende des SCSIKabels ist das letzte Gerät. Alle anderen Geräte dazwischen dürfen auf keinen Fall terminiert sein. Die jeweilige Steckbrücke muß in der Stellung "off" oder "deaktiv" sein.

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Vorzeitiger Abbruch des Schreibvorgangs

Immer richtig abschließen

Neben einer veralteten Firmware gibt es eine Reihe weiterer Kriterien, die für Fehlermeldungen und vorzeitigen Abbruch des Schreibvorgangs auf einer CD-R verantwortlich sind. Im Gegensatz zum Lesen wird zum Brennen einer CD-ROM ein Laserstrahl mit wesentlich höherer Leistung verwendet. Als Nebeneffekt wird dabei erheblich mehr Wärme erzeugt. Das wirkt sich besonders dann negativ aus, wenn mehrere CDs hintereinander gebrannt werden. Dann bricht der Schreibvorgang plötzlich ab oder die CD-R wird vom Brenner nicht erkannt. Das können Sie verhindern:

1

Brennen Sie nie mehr als vier CDs hintereinander.

2

Muß das trotzdem sein, lassen Sie den Brenner nach der vierten CD erst abkühlen. Schalten Sie dafür den PC für etwa eine Stunde aus.

3

Kopieren Sie regelmäßig größere Stückzahlen CD-ROMs, ist ein externer CD-Brenner zu empfehlen. Hier treten Wärmeprobleme seltener auf.

4

Produzieren Sie regelmäßige größere Stückzahlen, ist zu überlegen, eine Kopierfirma damit zu beauftragen. Das spart Kosten und Zeit.

5

Ein zusätzlicher Lüfter im PC-Gehäuse sorgt für bessere Kühlung. Viele PC-Gehäuse sind dafür vorbereitet und besitzen entsprechende Montagelöcher und zusätzliche Lüftungsschlitze.

Neue Firmware Haben Sie die Version der Firmware Ihres CDBrenners festgestellt, wissen Sie allerdings immer noch nicht, ob diese veraltet ist und wie Sie diese eventuell auf den neuesten Stand bringen.

2

1

3

Alle Hersteller von CD-ROM-Brenner bieten eine telefonische Hotline. Erkundigen Sie sich nach der neuesten Version der Firmware, wenn der Brenner Probleme mit Rohlingen verschiedener Hersteller hat. Meist bekommt man hier auch wertvolle Tips, diese Problem zu beheben.

Haben Sie Zugang zum Internet, finden Sie die neueste Version eines Treibers und eventuell auch der Firmware auf der Seite des Herstellers Ihres CD-ROM-Brenners.

Um die Firmware auf den neuesten Stand zu bringen, muß entweder der komplette Speicherbaustein getauscht oder das neue Programm mit Hilfe des PCs in den Speicherbaustein programmiert werden. Lassen Sie das grundsätzlich nur von einer Fachwerkstatt ausführen.

Beschriften einer CD-R

3

Ähnlich wie Disketten sollen auch selbstgebrannte CD-ROMs beschriftet werden. Sonst verliert man den Überblick und wird schnell zum Discjockey. Allerdings ist bei den empfindlichen CD-ROMs Vorsicht geboten.

Besser sind Labels, die aufgeklebt werden. Vorher lassen sie sich beschriften (auch per Kugelschreiber). Außerdem gibt es Grafikprogramme, mit denen Bilder, Grafiken oder mehr plaziert und die Aufkleber damit bedruckt werden können.

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4

Eine Beschriftung erfolgt grundsätzlich auf der nichtreflektierenden Seite der CD-ROM. Benutzen Sie immer einen weichen Stift. Kugelschreiber oder ähnlich harte Schreiber zerkratzen die empfindliche Oberfläche der CD-ROM und sind deshalb tabu. Wird die Oberfläche (auch auf der nichtreflektierenden Seite) beschädigt, läßt sich die CD-ROM nicht mehr fehlerfrei lesen.

Zum Ausrichten der Labels (vor allem, um sie blasenfrei auf die CD-ROM zu bekommen), gibt es im Handel entsprechenden Hilfen.

2

Meiden Sie spezielle Faserstifte, die mit Lacke oder Lösungsmittel versetzte Farben besitzen. Diese könnten die Lackschicht der CD-ROM beschädigen.

Mit solchen Geräten ist das Ausrichten einfach.

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titelthema CD-Brenner Fehler beim Beschreiben der Rohlinge Es ist ärgerlich, wenn der Brennvorgang kurz vor Ende mit einer Fehlermeldung abgebrochen wird. Passiert das bei Ihrem CD-Brenner mit Rohlingen verschiedener Hersteller, ist fast immer eine veraltete Version der Firmware die Ursache. Stellen Sie zuerst die Version der Firmware Ihres CD-Brenners fest. Unter Windows 95 gehen Sie folgendermaßen vor:

1 2 3 4 5

Starten Sie "Systemsteuerung" im Menü "Start/Einstellungen". Klicken Sie das Symbol "System" doppelt mit der linken Maustaste. Im Fenster "Eigenschaften für System" klicken Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager". Suchen Sie den Eintrag "CD-ROM" und klicken Sie einmal auf "+" vor dem Eintrag.

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Im darauf erscheinenden Fenster klicken Sie auf den Registereintrag "Einstellungen". Im rechten oberen Viertel des Fensters steht die Version der Firmware des CD-Brenners.

INFO

Firmware – wie wichtig ist sie?

Die Firmware hat etwa die gleiche Bedeutung, wie ein Treiber. Auch bei der Firmware handelt es sich um ein Programm, das vom Hersteller eines elektronischen Gerätes (CD-Brenner) angefertigt wird. Es befindet sich in einem Speicherbaustein und ist wichtiger Bestandteil des Gerätes. Die Firmware erweckt ein elektronisches Gerät quasi zum Leben. Sie steuert und regelt sämtliche Funktionen – kann allerdings auch für unbeabsichtigte Fehlfunktionen verantwortlich sein. Viele Hersteller verbessern die Funktion ihrer Geräte auch nach der Auslieferung. Die neue Version der Firmware wird meist kostenfrei angeboten.

Suchen Sie die Bezeichnung des CD-Brenners und klicken Sie diese mit der linken Maustaste doppelt an.

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extra CD-ROM-Lauf werke

10 häufigsten

Die

Fragen

1

7fach-CD-Wechsler wird als einzelnes Gerät erkannt

Frage: Ich möchte zusätzlich zu den bisher schon angeschlossenen SCSI-Geräten nun noch einen CD-Wechsler mit SCSI-Schnittstelle anschließen. Beansprucht ein 7fachCD-Wechsler auch sieben Adressen? Antwort: Nein. Der CD-Wechsler wird mit nur einer Adresse (ID) konfiguriert und vom System erkannt. Eine spezielles Programm (Treiber) legt für jede CD einen Laufwerksbuchstaben fest. Mit dem Buchstaben wählen Sie dann die entsprechende CD wie gewohnt aus.

2

Anschluß auf der Soundkarte muß stimmen

Frage: Obwohl ich das CD-ROM-Laufwerk mit einem Audiokabel mit der Soundkarte verbunden habe, ist weder am Kopfhöreranschluß des Laufwerks noch aus den Lautsprechern an der Soundkarte die Musik einer eingelegten Audio-CD zu hören. Funktionieren Musik-CDs mit einigen Laufwerken nicht? Antwort: Die Ursache für dieses Problem liegt sicherlich nicht am Laufwerk. Kontrollieren Sie vielmehr den Anschlußstecker des Audiokabels an der Soundkarte. Die meisten Kabel haben nämlich mehrere Stecker. Gleichzeitig finden Sie auch auf der Soundkarte mehrere Anschlüsse für das Audiokabel. Wählen Sie den verkehrten Anschluß, wird der Audioausgang des CD-ROM-Laufwerks kurzgeschlossen und Sie hören weder am Kopfhörerausgang noch aus den Lautsprechern einen Ton. Entfernen Sie zunächst das Audiokabel und schließen Sie die Kopfhörer an dem entsprechenden Ausgang an der Vorderseite des CDROM-Laufwerks an. Jetzt sollten Sie die Musik einer Audio-CD im Kopfhörer hören. Schließen Sie das Audiokabel am CD-ROMLaufwerk an. Jeder Stift des Anschlusses an

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von Thomas Fischer

der Soundkarte ist mit einem Buchstaben bezeichnet. Sie finden hier zweimal die Bezeichnung "G" für "Ground", was den "MasseAnschluß" kennzeichnet. Vergleichen Sie nun die Anschlußstecker am Audiokabel. Der richtige ist der, der die schwarzen Adern des Audiokabels mit den mit "G" bezeichneten Stiften des Steckers der Soundkarte verbindet.

3

Tonausgabe an der Kopfhörerbuchse zu leise

Frage: Ich nutze einen PC mit Windows 95. Die Musikwiedergabe am Kopfhöreranschluß meines CD-ROM-Laufwerks ist trotz voll aufgedrehtem Lautstärkeregler sehr leise. Ich habe auch schon andere Kopfhörer ausprobiert, die allerdings immer nur das gleiche Ergebnis brachten. Ist mein Laufwerk nicht vollständig in Ordnung? Antwort: Ihr Laufwerk ist nicht defekt. Bei den meisten CD-ROM-Laufwerken läßt sich die Lautstärke für den Kopfhörerausgang außer vom eingebauten Lautstärkeregler zusätzlich noch durch ein Programm des Betriebssystems beeinflussen.

Passen Sie durch Verschieben des grafischen Lautstärkereglers den Musikpegel Ihren Vorstellungen an.

Klicken Sie im Ordner "Systemsteuerung" auf das Piktogramm "Multimedia". Darauf erscheint das Fenster "Eigenschaften für Multimedia". Klicken Sie auf das Register "MusikCD". Schieben Sie mit der Maus den Lautstärkeregler neben "Kopfhörer" weiter nach rechts. Schließen Sie die Kopfhörer ans CDROM-Laufwerk an und starten Sie eine Musik-CD. Passen Sie die Lautstärke durch Verschieben des grafischen Lautstärkereglers Ihren Vorstellungen an.

4

Statt 24fache nur noch 4fache Geschwindigkeit

Frage: In meinem PC ist ein 24fach-CD-ROMLaufwerk mit ATAPI-Anschluß eingebaut. Mit einem entsprechenden Testprogramm habe ich aber nur 4fache Geschwindigkeit gemessen. Woran liegt das? Antwort: Dafür gibt's mehrere Gründe: Auf jeden Fall sollten Sie zuerst überprüfen, ob das Laufwerk auch mit anderen CDs viel zu langsam ist. Hat eine CD Kratzer, Fingerabdrücke oder Verschmutzungen auf der Datenseite, ist eine geringe Datendurchsatzrate zu erwarten. Nehmen Sie außerdem zum Überprüfen der Geschwindigkeit keine "Mode-CDs", die beispielsweise die Form eines Herzens oder ähnliches haben. Ebenso lassen sich CD-Rs mit goldener Datenseite erfahrungsgemäß nur mit langsamer Geschwindigkeit lesen. Ist die CD in Ordnung, überprüfen Sie den Anschluß, an dem das CD-ROM-Laufwerk im PC betrieben wird. Ältere Soundkarten besitzen beispielsweise Anschlußleisten für CDROM-Laufwerke. Die sollten für neuere Laufwerke tabu sein. Sie sind nicht mehr up to date und auf jeden Fall Ursache für geringe Datenübertragungsraten. Ein falsches oder zu altes Treiberprogramm für das CD-ROM-Laufwerk ist ein weiterer PCgo! 3/98

extra CD-ROM-Lauf werke Grund für ein zu langsam arbeitendes Laufwerk. Dann kommen Sie nicht umhin, sich das neueste Treiberprogramm zu besorgen. Hierfür gibt's beim Hersteller mehr oder weniger Unterstützung. Aber auch Datenbanken mit Treibern auf CD helfen weiter. Windows 95 kann mehrere Programme quasi gleichzeitig abarbeiten. Doch sind es zu viele, kann das ebenfalls Ursache für ein zu langsam arbeitendes Laufwerk sein. Fast alle schnelleren CD-ROM-Laufwerke am ATAPIAnschluß der Hauptplatine brauchen, um maximale Geschwindigkeit zu erreichen, mehr als 50 Prozent der Rechenzeit des Hauptprozessors. Alle anderen laufenden Programme brauchen aber auch Rechenzeit, die entsprechend verteilt wird. So kann es passieren, daß das Laufwerk weniger Rechenzeit bekommt, als es braucht. Dann wird es auch langsamer.

5

CD wird manchmal nicht erkannt

Frage: Warum erkennt mein SCSI-CD-ROMLaufwerk manchmal nicht, daß die CD gewechselt wurde? Antwort: Das liegt daran, daß der SCSI-Hostadapter dem CD-ROM-Laufwerk nicht genügend

Der Manager steuert per Mausklick die meisten Funktionen des CD-ROM-Laufwerks.

Zeit zum Erkennen der CD gibt. Erhöhen Sie deshalb die voreingestellte "Spin-Up-Zeit". Das ist die Zeit, die der Hostadapter nach Einlegen einer CD ins Laufwerk wartet, bis er diese liest. SCSI-CD-ROM-Laufwerke werden meist mit einem Programm (Manager) ausgeliefert. Hier kann die Zeit gändert werden.

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Die Bezeichnung CD-E ist kein Druckfehler

Frage: Im Handbuch zu meinem CD-ROMLaufwerk steht, daß es auch Medien mit der Bezeichnung CD-E lesen kann. Was bedeutet das? Antwort: Der Buchstabe E in dieser Bezeichnung steht für Erase – löschen. Die Daten auf PCgo! 3/98

dieser CD lassen sich wie bei einer Diskette oder Festplatte wieder löschen. Der frei gewordenen Speicherplatz kann dann wieder mit neuen Daten beschrieben werden. Eine andere Bezeichnung für solche CDs ist CDRW – ReWritable oder wiederbeschreibbar. Neue Laufwerke sollten diese Medien lesen können. Im Test der CD-ROM-Laufwerke in dieser Ausgabe haben wir bei der Bewertung diese Eigenschaft berücksichtigt.

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Rechner reagiert plötzlich nicht mehr

Frage: Während ich Daten von CDs lese, passiert es häufig, daß der Rechner einfach "einfriert". Die Maus reagiert nicht mehr und ein Warmstart ist auch nicht möglich. Dann hilft nur noch, den Rechner aus- und wieder einschalten, oder ich drücke den Taster "Reset" für Neustart. Ist mein Rechner kaputt? Antwort: Besorgen Sie sich ein neueres Treiberprogramm für Ihr CD-ROM-Laufwerk. Bringt das keinen Erfolg, untersuchen Sie die Stecker des Datenkabels am Laufwerk und am Anschluß der Hauptplatine. Mitunter sind die Stecker nicht mehr vollständig aufgesteckt oder gar schief gesteckt. Auch das Kabel selbst sollte keine scharfen Knicke haben. Untersuchen Sie auch die korrekte Einstellung des Laufwerks auf Master oder Slave. Wie es richtig ist, lesen Sie auf Seite 42. Manchmal vertragen sich auch zwei Laufwerke am gleichen ATAPI-Anschluß nicht miteinander.

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Lesefehler sind kein Grund zur Panik

Frage: Warum erscheint beim Lesen der Daten von meinem CD-ROM-Laufwerk häufig die Meldung, daß die CD Lesefehler hat? Antwort: Das liegt meist daran, daß CDs zu sehr verschmutzt sind. Häufig wird vermutet, daß die Optik dran Schuld sei. Die ist aber gut gegen Staub oder anderen Schmutz gerüstet. Zum einen ist sie gekapselt und zum anderen wird ein fusselfreier Kunststoffschwamm bei jedem Öffnen der CD-Schublade über die Optik gestreift. Bewahren Sie deshalb die CDs immer geschützt vor Staub und anderen Schmutz auf. Besonders die vielen CDs, die mit Computerzeitschriften nur in einer Papierhülle verpackt ausgeliefert werden, liegen erfahrungsgemäß offen auf dem Computertisch.

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Verschmutzte CDs bequem und sparsam reinigen

Frage: Eine CD scheint sämtlichen Schmutz magisch anzuziehen. Wie bekomme ich aber verschmutzte CDs wieder sauber? Antwort: Die reflektierende Oberfläche einer CD-ROM ist besonders anfällig für Staub, Fingerabdrücke und mehr. Das liegt vor allem daran, daß die Eigenschaften dieser Oberfläche den Schmutz besonders auffällig erscheinen lassen. Diese Verschmutzungen sind jedoch allesamt Ursachen für gemeldete Lesefehler. Sie müssen die CD also schonend reinigen. Wenn Sie durch die Computerabteilungen gehen, finden Sie spezielle Reinigungs-Sets für CDs. Die Verpackung verspricht besonders sorgsame und gründliche Säuberung. PCgo!-Tip: Sparen Sie sich das Geld. Eine milde warme Seifenlösung tut es nämlich auch. Legen Sie die verschmutzten CDs für einige Minuten in diese Lösung – ohne weitere mechanische Einwirkungen. Der Schmutz löst sich von selbst. Anschließend spülen Sie die CDs unter klarem Wasser ab und trocknen sie mit einem weichen Tuch, das nicht fusseln darf. Danach sind die Lesefehler verschwunden.

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Audio-CD im zweiten Laufwerk

Frage: Ich habe zwei CD-ROM-Laufwerke in meinem PC unter Windows 3.11 eingebaut. Mit dem ersten Laufwerk klappt die Wiedergabe von Audio-CDs problemlos, beim zweiten Laufwerk tut sich nach Einlegen einer MusikCD nichts. Wie erreiche ich, daß das zweite Laufwerk ebenfalls Audio-CDs abspielt? Antwort: Normalerweise wird das von Windows 3.x nicht ohne Tricks unterstützt. Eine kleine Änderung in der Datei "SYSTEM.INI" macht das aber möglich. Diese Datei befindet sich im Verzeichnis "Windows" und kann mit einem beliebigen Textprogramm angeschaut und auch geändert werden. Laden Sie diese Datei und suchen Sie die folgenden Zeilen: mci CDAudio=mcicda.drv Fügen Sie darunter folgende Zeile hinzu: CDAudio1=mcicda.drv Starten Sie dann Windows neu. Beim nächsten Aufruf des "MediaPlayers von Windows 3.1x lassen sich beide CD-ROM-Laufwerke für das Abspielen von Audio-CDs nutzen. ❏

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titelthema Datenretter : T ips weder das funktioniert online über eine Internet-Verbindung oder Sie können das Update beim Hersteller anfordern. Das Internet-Update ist in jedem Fall zu empfehlen, denn trotz Online-Kosten ist es billiger und spart Zeit.

Löschen – gewußt wie! Viele der Fix-it-Tools löschen auch nicht mehr benötigte Dateien und Einträge in der Registrierung. Welche brauchen Sie aber wirklich nicht mehr? Bevor Sie so eine Löschaktion (gerade bei Registry-Einträgen) machen, sollten Sie eine Sicherheitskopie anlegen.

Installationen überprüfen Installieren Sie nicht jedes Programm, koste es, was es wolle. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, um sich vor einem korrupten System zu schützen.

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Erste Möglichkeit: Sie überwachen die Installation eines Programms mit einem Uninstaller. Damit können Sie kontrollieren, welche Dateien auf Ihre Festplatte kopiert werden. Die Dateien und Einträge in der Registry werden dann automatisch gelöscht.

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Machen Sie ein regelmäßiges Backup Ihrer Daten. Benutzen Sie dazu entweder ein Backup- oder ein Image-Programm, etwa BS-Backup oder Drive Image. Dann haben Sie nicht ständig Sorgen, daß Ihre mühsam erarbeiteten Dokumente und dringend benötigte Programme mit einem Mal weg sind.

Allzuviel ist ungesund Diagnoseprogramme können sehr hilfreich sein. Manchmal schaden sie aber mehr, als sie nützen. Deshalb sollten Sie vorsichtig sein und nicht zu viele Programme nebeneinander laufen lassen.

Häufige Diagnose Wenn Sie schon eins der getesteten Programme haben, sollten Sie es auch regelmäßig benutzen. So empfiehlt sich vor allem eine häufige Überprüfung der Festplatte, der Systemdateien und der Registry. Denn je kürzer die Abstände zwischen den Checks sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, daß ein Problem behoben werden kann. Und wenn das Programm den Fehler nicht behebt, können Sie vielleicht rekonstruieren, welche Einstellungen Sie verändert oder welches Programm Sie installiert oder gelöscht haben.

Optimierung in Windows Viele Hilfsprogramme hat Windows 95 nicht zu bieten. Die beiden Programme "Scan Disk" und "Defrag" sollten Sie aber häufig benutzen. Um die Programme zu finden, klicken Sie auf den Startbutton, gehen dann in "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme". Mit "Defrag" ordnen Sie Ihre Festplatte neu. Dadurch wird der Zugriff auf Daten schneller. Scan Disk prüft die Festplatte auf Fehler.

Manche Programme kommen sich auch untereinander in die Quere. So harmonieren Antivirenprogramme oft nicht mit Diagnoseprogrammen. Auch bei den Absturzrettern sollten Sie vorsichtig sein. Meist produzieren sie mehr Abstürze als sie verhindern.

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Bei der Registry geht das so: Klicken Sie auf den Start-Button und wählen Sie "Ausführen". Hier geben Sie "regedit" ein. Der Registrierungseditor wird dann gestartet.

2

Jetzt wählen Sie im Menü "Registrierung" den Punkt "Registrierungsdatei exportieren". Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Registry (am besten gleich den Desktop) und bestätigen Sie. Dann verlassen Sie wieder die Registry. Mit einem Doppelklick auf die exportierte Registry werden die alten Systemeinstellungen wiederhergestellt. Beachten Sie, daß Programme, die Sie nach der vorherigen Version der Registry installiert haben, nicht enthalten sind.

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Wenn Sie genug Platz auf Ihrer Festplatte haben, können Sie den gesamten Windows-Ordner in ein neues Verzeichnis kopieren. Sie können die Dateien darin auch mit einem Programm wie "WinZip" oder "Squeez" komprimieren oder packen. Die eleganteste Möglichkeit ist es, die Partition, auf der sich Ihr Windows-Verzeichnis befindet, mit einem Programm wie "Drive Image" oder "hdcopy" auf einer anderen Festplatte oder Partition zu sichern, und wenn später etwas schiefgegangen ist, einfach wieder "rüberzuspielen".

Notfalldiskette ahoi!

Immer auf dem neuesten Stand Wenn Sie auf Windows 98 umgestiegen sind, sollten Sie sich auf jeden Fall nach einem Update für Ihr Programm erkundigen. Denn entweder das Programm kommt mit einigen Windows-98-Eigenheiten nicht zurecht oder unterstützt dessen Funktionen nicht. Ent-

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In Windows 98 finden Sie weitere Tools: Klicken Sie auf den Startbutton, gehen in "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme" und wählen Sie "Systeminformationen". Unter "Extras" finden Sie weitere Hilfsprogramme.

Fast jedes der vorgestellten Datenrettungsprogramme bietet nach der Installation die Möglichkeit, eine Notfalldiskette anzulegen. Damit können Sie den Rechner starten, auch wenn Sie Windows nicht mehr starten können. Auch wenn das Anlegen der Rettungsdiskette lästig und zeitaufwendig ist: Sie sollten es tun. Denn wenn Probleme auftreten, booten Sie Ihren Rechner neu von Diskette und zeigen den Abstürzen so eine lange Nase. ❑ PCgo! 11/98

titelthema Desktop-Tools: T ips sten Schalter normaler Fenster liegt. Man muß also mit der Maus keine weiten Strecken zurücklegen und kann damit schneller navigieren. So gehen Sie vor:

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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste und halten Sie die Taste gedrückt.

2 Löschen ohne Nachfrage Sie kennen es wahrscheinlich: Kaum löscht man unter Windows 95 oder 98 eine Datei, fragt das System nach, ob man wirklich löschen möchte. Und anschließend landet die Datei doch im Papierkorb und kann noch zurückgeholt werden. Die Aktion ist also gar nicht so gefährlich – man könnte sie auch ohne Nachfrage durchführen. Und genau das geht:

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Halten Sie die linke Alt-Taste gedrückt und klicken Sie doppelt auf das PapierkorbSymbol. Sie sehen das Fenster "Eigenschaften von Papierkorb".

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Unten ist ein angeklicktes Kästchen mit dem Text "Dialogfeld zur Bestätigung einblenden" zu sehen. Klicken Sie auf den Haken, um ihn zu entfernen und anschließend auf "OK".

Wenn Sie jetzt eine Datei per Taste "Entf" oder Menüpunkt löschen, fragt Windows nicht mehr nach. Versehentlich gelöschte Dateien können Sie im Papierkorb wiederfinden.

Startleiste oben Die Startleiste von Windows 95 und 98 läßt sich verschieben: an den linken und rechten Rand, aber auch unter die obere Kante. Gerade die Startleiste nach oben zu verlegen, ist geschickt, weil sie dann in der Nähe der mei-

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Bewegen Sie den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste an den oberen Bildschirmrand. Die Taskleiste springt nach oben. Lassen Sie die Maustaste los. Die Taskleiste ist am oberen Bildschirmrand verankert.

Alle WindowsTastenkombinationen

rechten Maustaste auf eine Datei mit einer bestimmten Endung klicken oder aber die Menütaste rechts von der "AltGr" betätitgen. Bei dem folgenden Beispiel gehen wir von der Autoexec.bat aus, die Sie mit Ihrem Lieblingseditor bearbeiten wollen:

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Öffnen Sie den Arbeitsplatz und wählen Sie das Menü "Ansicht/Optionen" aus. Ein neues Fenster erscheint.

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Klicken Sie auf den Reiter "Dateitypen" und wählen Sie in der Liste den Eintrag "Stapelverarbeitungsdatei für MS-DOS" per Doppelklick aus. Ein weiteres Fenster öffnet sich, das in etwa so aussieht:

Mit Windows 95 hat jede Tastatur drei neue Tasten: die beiden Windows-Tasten und die Popup-Menü-Taste. Die Windows-Taste ist dabei besonders mächtig: Sie kann man nicht nur zum Aufklappen des Startmenüs verwenden, sondern auch in Kombination mit anderen Tasten. Der besondere Clou: Die Tasten funktionieren immer, auch wenn man gerade in Word tippt oder sich eine CD-ROM anschaut. Folgende Kombinationen stehen mit der Windows-Taste zur Verfügung: Tastendruck Aktion Win-E

Explorer-Fenster öffnen

Win-R

Ausführen-Fenster öffnen (Run)

Win-F

Datei-Suchen-Fenster öffnen (Finden)

Win-Strg-F

Computer-Suchen-Fenster öffnen

Win-M

Minimieren aller Fenster in die Taskbar

Win-Shift-M Win-Tab

Minimieren umkehren Taskleisten-Eintrag aktivieren. Mit den Pfeiltasten navigieren!

Win-Pause

Systemeigenschaften (Gerätemanager) anzeigen

Win-F1

Windows-Hilfe anzeigen

Win

Startmenü öffnen

Mit mehreren Programmen öffnen Klickt man doppelt auf eine Datei, startet Windows das zugehörige Programm. Eine Wahl, welches Programm genommen werden soll, gibt es auf den ersten Blick nicht. Auf den zweiten schon: Sie können sehr einfach weitere Menüpunkte im Kontextmenü einbinden, das immer dann erscheint, wenn Sie mit der

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Betätigen Sie den Schalter "Neu". Das Fenster "Neuer Vorgang" öffnet sich. Tragen Sie oben einen Text ein, der später im Menü erscheinen soll. Unten müssen Sie das zu startende Programm auswählen (mit Laufwerksbuchstaben und Verzeichnisnamen). Fügen Sie dem Programmnamen die Zeichen "%1" hinzu (mit den Anführungszeichen, darauf kommt es an). So sollte es beispielsweise aussehen:

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Schließen Sie alle Fenster mit Klick auf "OK" oder "Schließen". Wenn Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf "Autoexec.bat" klicken, erscheint der neue Menüpunkt in der Liste. Sie können diese Aktion mit beliebig vielen weiteren Programmen wiederholen. Das lohnt sich vor allem bei Bildern, die Sie eventuell nur Betrachten und mit verschiedenen Programmen öffnen wollen. PCgo! 11/98

Flott deinstallieren Einige Fenster aus der Systemsteuerung braucht man immer wieder. Dazu gehört "Software", mit dem sich einmal installierte Programme sauber wieder entfernen lassen. Mit einem Trick kann man sich eine Verknüpfung auf dem Desktop anlegen, um dieses Fenster ohne Umwege schnell öffnen zu können. Trägt man bei der Verknüpfung sogar eine Tastenkombination ein, erscheint nach Drücken der gewählten Tasten das Fenster sofort – egal, in welchem Programm Sie sich gerade befinden. So gehen Sie vor:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops. Ein Menü erscheint. Wählen Sie den Punkt "Neu" und dann Verknüpfung.

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Ein neues Fenster wird sichtbar. Geben Sie in die Befehlszeile folgenden Text exakt ein: "C:\Windows\Control.exe Appwiz.cpl" (ohne die Anführungszeichen). Klicken Sie dann auf "Weiter".

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Geben Sie einen Namen für die Verknüpfung an, etwa "Software", und klicken Sie auf "Fertig stellen". Die neue Verknüpfung ist auf dem Desktop zu sehen.

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Halten Sie "Alt" gedrückt und klicken Sie doppelt auf die neue Verknüpfung. Wählen Sie die Registerkarte "Verknüpfung".

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Klicken Sie in das Feld hinter "Tastenkombination" und betätigen Sie die Taste(n), mit denen das Eigenschaftsfenster geöffnet werden soll (zum Beispiel einfach F11). Klicken Sie auf "OK". Wenn Sie jetzt F11 drücken, erscheint wenig später das Fenster "Eigenschaften von Software". Bedenken Sie aber, daß diese Taste F11 immer gilt, auch wenn Sie gerade mit einem anderen Programm arbeiten. Daher ist es sicher besser, eine Kombination mit "Alt" oder "Strg" zu wählen. ❑ PCgo! 11/98

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titelthema Diagnose-Tools: T ips

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Alte Treiber installiert? Sie starten einen Systemtest oder Benchmark. Die Ergebnisse fallen aber mager aus, Ihr PC, Grafikkarte oder CD-ROM-Laufwerk sind langsamer als die durchschnittlichen Werte. Woran liegt's? Nicht immer muß ein langsames Gerät Schuld sein. Vielleicht haben Sie einen veralteten Treiber installiert? Ein neuer Treiber kann bis zu 30 % Geschwindigkeitsgewinn bringen. Die beste Quelle für neue Treiber sind die Herstellerseiten im Internet. Versuchen Sie es einfach mit der Adresse www.herstellername.de (oder .com). Wenn Sie keinen Internet-Zugang haben, setzen Sie sich telefonisch mit dem Hersteller in Verbindung und fordern dort Treiber-CDs oder Disketten an.

Zu viele Programme nebeneinander?

Wenn Sie viele Tools nebenbei laufen oder die Office-Shortcutleiste aktiviert haben, kostet das alles Speicherplatz. Die Folge: Windows hat weniger Kapazitäten frei, um die Vorgänge zu berechnen, die Sie gerade wirklich ausführen; etwa einen Brief schreiben, eine Tabelle erstellen oder ein Spiel spielen. Entweder Sie schmeißen diese Programme aus dem Autostart heraus oder (wenn die Programme darin nicht zu finden sind) Sie nutzen eins der Tuning-Programme auf unserer CD (etwa TuneUp 97). Damit vermeiden Sie, daß Programme, die Sie eigentlich gar nicht brauchen, automatisch geladen werden und es steht Ihnen mehr Speicherplatz für Ihre eigentlichen Aufgaben zur Verfügung.

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Es kann aber auch sein, daß Ihre Festplatte im MS-DOS-Kompatibilitätsmodus läuft. D.h. ein bestimmter Treiber läuft nicht im 32-Bit-, sondern im 16-Bit-Modus, den Windows 3.1 und MS-DOS verwendeten. Jetzt ist guter Rat teuer. Schauen Sie einmal in der Datei "ios.log" in Ihrem Windows-Verzeichnis nach. Wenn es sie nicht gibt, ist alles in Ordnung. Hier sehen Sie den Eintrag "Unit number X going through real mode drivers".

Festplatte und CD-ROM OK?

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Sind Festplatte und CD-ROM optimal eingestellt? Dazu müssen Sie einen Blick in die Systemsteuerung werfen. Öffnen Sie die Systemsteuerung über "Einstellungen" und klicken Sie dann auf das Symbol "System".

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Klicken Sie die Registerkarte "Geräte-Manager" an. Hier wählen Sie Ihr CD-ROMLaufwerk aus und doppelklicken darauf. Neuere CD-Laufwerke mit IDE-Schnittstellen unterstützen das DMA-Verfahren (Direct Memory Access). Damit wird das Laufwerk zwar nicht schneller, der Prozessor aber entlastet.

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Wenn davor noch etwas steht, haben Sie die Übeltäter ausfindig gemacht. Das sind die Treiber, die im Kompatibilitätsmodus geladen werden. Jetzt schauen Sie in Ihren Systemdateien "autoexec.bat" und "config.sys" nach. Wenn hier einer der Treiber im Kompatibilitätsmodus geladen wird, gehen Sie so vor: Suchen Sie die Datei "ios.ini" in Ihrem Windows-Verzeichnis, legen eine Sicherheitskopie in einem anderen Verzeichnis an und öffnen Sie sie.

1

Welche Programme laufen "nebenher" und starten also automatisch mit Windows? Jedes Programm zwackt etwas vom raren Arbeitsspeicher unter Windows 95 ab. Welche Programme sofort gestartet werden, ohne daß Sie es merken, finden Sie heraus, wenn Sie ein Diagnose-Programm oder die Microsoft-Systeminfo starten.

Optimales Dateisystem

1

Um Ihr Dateisystem optimal zu konfigurieren, klicken Sie wieder in der Systemsteuerung auf "System", wählen aber die Registerkarte "Leistungsmerkmale". Wenn unter Dateisystem folgendes steht, ist alles in Ordnung.

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Im "Windows"-Verzeichnis finden Sie auch das Programm "msd.exe". Es ist ein Diagnoseprogramm von Microsoft, das Sie nur im MS-DOS-Modus starten können. Trotzdem bekommen Sie auch hier einige Informationen über Ihr System und dessen Konfiguration.

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Tragen Sie jetzt den Treiber aus Ihren Systemdateien in der "Safe List" ein. Speichern Sie "ios.ini" und starten danach Windows neu. Dann prüfen Sie nach, ob der Kompatibilitätsmodus immer noch aktiv ist.

Festplattenzugriff beschleunigen Mit einer weiteren Einstellungsänderung können Sie den Festplattenzugriff beschleunigen: Schalten Sie den "Write Behind Cache" für alle Laufwerke aus. In diesem Cache werden Daten im Arbeitsspeicher kurzfristig zwiPCgo! 11/98

Diagnose-Tools: T ips schengelagert, bevor sie auf die Festplatte geschrieben werden. Gehen Sie auch hier in die "Eigenschaften von System" und klicken auf "Dateisystem". Hier wählen Sie die Registerkarte "Fehlerbehebung" (unter Windows 98 "Problembehandlung"). Setzen Sie einen Haken vor die letzte Option und der "Write Behind Cache" wird ausgeschaltet.

3 Nicht bei allen Rechnerkonfigurationen hilft das aber. Wenn Sie keine Besserung bemerken, schalten Sie den Cache wieder ein.

Gerätekonflikte?

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Vielleicht haben Sie aber auch durch Ihre Systemdiagnose herausbekommen, daß ein Gerätekonflikt besteht. Um das zu überprüfen, wechseln Sie in die "Systemsteuerung", klicken das Symbol "System" und danach die Registerkarte "Geräte-Manager" an. Hier sehen Sie eine Auflistung Ihrer Systemkomponenten, also Laufwerke, Grafikkarte, Soundkarte etc.

Dann prüfen Sie, ob immer noch ein Konflikt angezeigt wird. Wenn das nicht klappt, begeben Sie sich auf die Suche nach gelben Fragezeichen, die Sie unter dem Eintrag "Andere Komponenten" finden. Entweder diese Komponente hat nicht den richtigen Treiber (hier hat die automatische Hardwareerkennung nicht funktioniert), dann klicken Sie den Eintrag doppelt an, gehen auf die Registerkarte "Treiber" und dann "Treiber aktualisieren". Dann wählen Sie einen neuen Treiber, den Sie von Diskette, Festplatte oder CD laden.

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Es kann aber auch sein, daß eine Komponente (etwa eine Netzwerkkarte) doppelt eingetragen wurde: einmal normal, einmal als unbekannte Komponente mit einer anderen Bezeichnung. Dann können Sie diese Komponente entfernen und der Konflikt sollte nach einem Rechnerneustart beseitigt sein.

Der Rechner ist zu langsam

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Wenn Sie hier vor der Gerätebezeichnung ein gelbes Ausrufezeichen sehen, klicken Sie auf "Eigenschaften" und dann auf die Registerkarte "Ressourcen". Wird hier unter "Gerätekonflikte" ein Problem beschrieben (wie in diesem Bild), dann aktualisieren Sie

Wenn überhaupt keine Probleme vorliegen und die einzelnen Komponenten Ihres PCs einfach langsam sind, sollten Sie diese gegen neuere austauschen. So wirken eine neue Grafikkarte oder mehr Speicher oft Wunder und sind sehr leicht einzubauen. Schnellere Grafikkarten helfen bei ruckelnden Spielen und Grafikanwendungen, mehr Speicher auch bei allen anderen Anwendungen. Bei einem neuen Prozessor wird es da schon etwas schwieriger: Hier müssen Sie prüfen, welchen Prozessor Sie auf Ihre Hauptplatine stecken können.

Systembericht ausdrucken, bevor es kracht

entweder den Treiber oder klicken auf die Registerkarte "Ressourcen", klicken dann das Häkchen vor "Automatisch einstellen" weg und wählen eine neue "Basiskonfiguration". PCgo! 11/98

Mit einem Programm wie beispielsweise "Sandra 98" können Sie auch einen Systembericht ausdrucken. Wenn dann einmal Ihr Computer streiken sollte, hat der technische Support des Geräteherstellers eine bessere Chance, den Fehler möglichst schnell ausfindig zu machen. ❑

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hardware Digitale Kameras

Die häufigsten

Fragen 1

Was heißt MatrixBelichtung?

Frage: Bei meiner Digital-Kamera kann ich zwischen Matrix- und Spot-Belichtung wählen. Worin liegt der Unterschied? Antwort: Bei der Matrixbelichtung mißt die Digital-Kamera die Lichtstärke über die gesamte Fläche des Sensors. Das bedeutet, die Kamera versucht, die Helligkeit über die gesamte Bildfläche gleichmäßig zu verteilen. Haben Sie ein Motiv mit starken Helligkeitsunterschieden, kann das zu einer Fehlbelichtung führen. Haben Sie beispielsweise ein Motiv, das im Vordergrund hell und im Hintergrund schattig ist, dann versagt die Matrixbelichtung. Hier sollten Sie auf Spot schalten. Jetzt mißt die Kamera die Helligkeit nur in der Mitte des Fotos. Bei dunklem Hintergrund und hellem Motiv in der Mitte wird das Foto nun optimal belichtet.

2

Was bedeutet der Ausdruck "Weißabgleich"?

Frage: Meine Kamera bietet einen Weißabgleich an. Muß ich den machen und wofür soll der gut sein? Antwort: Mit dem Weißabgleich wird eine Digital-Kamera an die aktuellen Lichtverhältnisse angepaßt. Früher mußte für optimale Ergebnisse jedesmal der Film entsprechend den Lichtverhältnissen gewechselt werden (entweder Tageslicht- oder Kunstlichtfilm). Wurde ein "falscher" Film eingelegt, waren die Aufnahmen entweder blau- oder rotstichig. Damit solche Farbverfälschungen bei digitalen Kameras nicht auftreten, ist ein sogenannter Weißabgleich erforderlich. Neuere Digital-Kameras bieten einen automatischen Weißabgleich an. Dabei passiert folgendes: Der integrierte Belichtungsmesser analysiert die aktuelle Farbzusammensetzung des Lichts. Aus die-

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von Hans-Jürgen Humbert

sen Informationen ermittelt der Computer in der Kamera einen Korrekturwert. Mit diesem Wert gleicht die Kamera dann eventuelle Farbabweichungen direkt aus. Bei manchen Kameras müssen Sie den Weißabgleich manuell aufrufen. Bevor Sie beispielsweise bei Kunstlicht fotografieren, sollten Sie für beste Farbwiedergabe diesen Abgleich unbedingt ausführen.

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Batterie in der Kamera leer, Bilder weg?

Frage: Die Bilder werden in meiner Kamera in Flash-Speicher zwischengelagert. Nun habe ich die Digital-Kamera ein halbes Jahr nicht gebraucht und die Batterien sind leer. Können jetzt alle Bilder aus dem FlashSpeicher weg sein? Antwort: Nein. Alle Informationen im Flash-Speicher bleiben auch ohne Batterie erhalten. Erst wenn Sie die Bilder explizit mit der Kamera löschen, sind die Informationen wirklich weg.

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Farbänderungen beim gleichen Motiv

Frage: Wenn ich mit meiner Kamera mehrmals kurz hintereinander das gleiche Motiv ablichte, sind die Aufnahmen jedesmal ein wenig anders. Besonders die Farben verändern sich. Woran kann das liegen? Antwort: Wenn Sie einen Kamerafehler und schnell wechselnden Lichteinfall, ausklammern können, gibt es eigentlich nur zwei Ursachen für das Phänomen.

1

Sind die Folgebilder besser als das erste, haben Sie eine ältere Kamera mit einem "trägen" CCD-Sensor. (Lesen Sie dazu den

Artikel "Der schnellste Weg zum Foto" auf Seite 94). Manchmal ist der nicht in der Lage, alle Bildinformationen schnell genug zu registrieren. Nach dem ersten Foto sind aber die lichtempfindlichen Zellen aktiviert. Bei nachfolgenden Fotos reagieren sie deshalb schneller und die Fotos werden besser. Lösung: Fotografieren Sie einmal blind und schon sind die Zellen aktiviert. Das Foto löschen Sie anschließend wieder. Dann ist auch kein wertvoller Speicherplatz verschwendet.

2

Bei neueren Kameras kann ein anderer Effekt auftreten, wenn diese mit Lithium-Batterien ausgestattet sind. Manche dieser Batterien brauchen eine gewisse Zeit, um sich nach der erhöhten Stromabgabe für den Blitz wieder zu erholen. Einzige Lösung: Entweder Sie warten ein, zwei Sekunden, bis Sie erneut auf den Auslöser drücken, oder Sie verwenden andere Batterien.

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Wie groß kann ich ein Digitalbild vergrößern?

Frage: Ich möchte ein Bild meiner DigitalKamera auf DIN-A4-Größe aufziehen und ausdrucken. Ist das möglich? Antwort: Wie jedes herkömmliche Dia oder Negativ lassen sich auch Digitalfotos vergrößern. Doch mit zunehmendem Vergrößerungsfaktor nimmt bei Digitalbildern die Qualität stark ab: Das Foto oder der Ausdruck wird unscharf, beziehungsweise "pixelig". Der Grund ist relativ einfach: Im Prinzip besteht jedes Bild, ob Negativ, Dia oder Digitalfoto, aus vielen kleinen einzelnen Punkten unterschiedlicher Helligkeit und Farbe. Erst die Anordnung der einzelnen Punkte nebeneinander ergibt für unser Auge das fertige Bild. Vergrößert man nun das Foto, werden auch die einzelnen BildPCgo! 6/98

hardware Digitale Kameras punkte vergrößert. Ab einer bestimmten Größe nimmt das Auge nicht mehr die Summe aller Punkte wahr, sondern jeden einzelnen Punkt als eigenes Objekt. Wollen Sie also große Abzüge Ihrer Digitalfotos machen, achten Sie beim Kauf der Kamera auf eine möglichst große Auflösung. Fotografieren Sie Ihre Motive mit einer Kamera-Auflösung von 1280 x 1024, können Sie die Fotos bis auf DIN-A4 vergrößern ohne dasß die Bilder pixelig werden.

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Wird für DigitalFotos immer ein PC gebraucht?

Frage: Ich überlege mir die Anschaffung einer Digital-Kamera. Nun habe ich gehört: Zum Anschauen der Fotos brauche ich unbedingt einen PC. Stimmt das? Antwort: Nein. Moderne Kameras lassen sich auch an einen Fernsehapparat anschließen. Dort können Sie dann Ihre Bilder in voller Größe bewundern. Nicht einmal zum Drucken der Bilder brauchen Sie einen PC. Einige Kameras lassen sich gleich an spezielle Fotodrucker anschließen. Dann haben Sie Ihr Wunschfoto wenige Minuten nach dem Ablichten schon fertig vorliegen. Wer noch bessere Qualität will, kann mit der Datei im Flash-Speicher auch direkt in ein Fotofachgeschäft gehen. Dort tauschen Sie den "Chip" einfach gegen einen neuen. Wenige Tage später können Sie dann Ihre Fotos in Profiqualität ausgedruckt, dort wieder abholen.

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Was versteht man unter Bildformat?

Frage: Ich will mir eine Digital-Kamera zulegen. Nun habe ich von verschiedenen Bildformaten gehört. Hat das was mit der Größe der Fotos zu tun? Antwort: Nein. Mit der Größe der Fotos hat das nichts zu tun, sondern mit der Speichergröße der Bilddatei. Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Speicherformaten für digitale Bilder. Sie können das Speicherformat immer an der Datei-Endung erkennen. Am weitesten verbreitet ist bei Digital-Kameras das JPG-Format, leicht erkennbar an der Endung ".jpg". Der große Vorteil des JPGFormats ist sein geringer Speicherplatzbedarf. Bilder in diesem Format werden nämlich gleich komprimiert. Dabei geht zwar

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immer ein Teil des Originalbildes verloren, denn die Komprimierung ist nicht verlustfrei. Es fehlt dabei keine Ecke des Gesamtbildes, sondern die Qualität des Fotos wird einfach schlechter. Trotzdem liefert das JPG-Format für Kameras sehr gute Ergebnisse. Der große Vorteil der Komprimierung liegt in den kleinen Dateigrößen. Dadurch passen einfach mehr Bilder in den Speicher der Kamera. Ohne Verluste werden Bilder im sogenannten TIFF-Format gespeichert, Endung "tif". Solche Bilder belegen aber schnell mehrere MByte und sind deshalb für den Transport denkbar ungeeignet. Windows selbst verwaltet seine Bilder im BMP-Format, Endung "bmp". Der große Vorteil dieses Formats: Alle Windows-Programme kommen damit zurecht. Auf unser CD-ROM befindet sich das Programm "PaintShop Pro". Damit können Sie Bilder in unterschiedliche Formate umwandeln.

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Akkus oder Batterien?

Frage: Batterien sind mir inzwischen für meine Kamera zu teuer geworden. Kann ich sie auch mit Akkus betreiben und auf was sollte ich dabei achten? Antwort: Fast alle Digital-Kameras lassen sich mit Akkus betreiben. Sehen Sie dazu im Handbuch zu Ihrer Kamera nach. Nachteilig bei Akkus ist ihre geringere Kapazität. Das bedeutet, mit einem Batteriesatz (die meisten Kameras arbeiten mit vier Mignonzellen) können Sie mehr Aufnahmen als mit einem Akkusatz machen. Außerdem braucht ein Akku viel Pflege. Zusätzlich zu den Akkus sollten Sie auch ein gutes Ladegerät kaufen. Mit billigen Ladegeräten schaden Sie eher den Akkus. Außerdem muß er immer vollständig entladen sein, bevor Sie ihn wieder aufladen.

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Wie archiviere ich meine digitalen Bilder?

Frage: Ich habe meine Digital-Kamera nun schon fast ein Jahr. In dieser Zeit habe ich unzählige Bilder geschossen. Meine Festplatte platzt aus allen Nähten. Wie archiviere ich meine Bilder am besten? Antwort: Da Digital-Bilder relativ viel Speicherplatz beanspruchen, scheidet eine

Archivierung auf Disketten von vorne herein aus. Auf ein sogenanntes Bandlaufwerk lassen sich zwar mehrere GByte speichern, Bandlaufwerke haben aber einen Nachteil: Suchen Sie ein bestimmtes Bild, muß das Band bis zur betreffenden Stelle gespult werden. Das dauert. Beste Lösung: Sie kaufen sich einen CD-Brenner und archivieren die Bilder auf einer CD-ROM. Dort sind sie sicher verwahrt und Sie können jedes Bild sofort erreichen.

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Woher kommen die roten Augen?

Frage: Wenn ich mit dem eingebauten Blitz fotografiere, haben alle Personen auf den Fotos rote Augen. Woher kommt das? Antwort: Wenn Sie mit Blitzlicht arbeiten, ist es meist im Raum sehr dunkel. Die Pupillen der Personen sind weit geöffnet. Drücken Sie nun auf den Auslöser, scheint die rote Netzhaut durch. Alle Personen haben auf dem Foto knallrote Augen. Die Kamera ist einfach zu schnell. Um diesen Effekt auszugleichen, arbeiten manche Kameras mit einem oder mehreren Vorblitzen. Dabei wird vor der eigentlichen Aufnahme der Blitz schon einoder mehrmals ausgelöst. Die Pupille reagiert und schließt sich. Wenn das eigentliche Foto gemacht wird, ist die Pupille geschlossen und die Augen haben eine natürliche Farbe.

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Welches Papier ist richtig?

Frage: Ich will meine Digital-Fotos am PC mit meinem Tintenstrahler ausdrucken. Welches Papier ist dafür am besten geeignet? Oder sind die Unterschiede nicht so gewaltig? Antwort: Die richtige Papiersorte ist entscheidend für die Bildqualität Ihrer Ausdrucke. Hersteller von Tintenstrahlern bieten spezielle Papiere für den Fotodruck an. Die Farbe der Tintenpatronen ist genau auf diese Papiersorte abgestimmt. Außerdem ist das Papier hochglanz beschichtet. Damit erzielen Sie beim Ausdruck Fotoqualität. Allerdings haben solche Papiere auch ihren Preis. Für hochwertiges Papier müssen Sie etwa zwischen 50 Pfennig bis hin zu fünf Mark pro Blatt rechnen. ❑ PCgo! 6/98

extra Farbdrucker

Die

5 häufigsten

Fragen 1

Farbdrucke gelingen nicht optimal

Frage: Ich bekomme mit meinem Farbtintenstrahler keine vernünftigen Farbdrucke auf Normalpapier hin. Die Farben sind zu flau. Antwort: Für höchstmögliche Qualität der Drucke müssen Sie auf jeden Fall Spezialpapier verwenden. Für Textdrucke ist das nicht erforderlich beziehungsweise kaum rentabel. Grafikdrucke, vor allem fotorealistische Bilder, gelingen nur auf dem Spezialpapier optimal. Das Zusammenspiel von Tinte und Papier ist optimal aufeinander abgestimmt. Kräftige Farben, scharfe Konturen und gute Detailtreue sind das Ergebnis. Selbst bei Druckern, die auf Kopierpapier schon recht gut drucken, sind die Bilder deutlich besser.

2

Aufwendige Dateien über Nacht drucken

Frage: Tintenstrahldrucker brauchen in der höchsten Qualitätsstufe und auf Spezialpapier oft sehr lange, um Bilder auszudrucken. Wie kann ich rationeller drucken? Antwort: Sie lassen alle Druckaufträge von Windows zunächst zwischenspeichern und den Drucker erst später (über Nacht etwa) alle Drucke ausgeben. Öffnen Sie die Druckereinstellungen über den Start-Knopf von Windows 95. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Drucker und bewegen Sie die Maus auf den Menüeintrag "Drucker anhalten". Jetzt "drucken" Sie alle Bilder wie gewöhnlich aus. Sie werden auf der Festplatte (LaufÜber die rechte Maustaste können Sie ebenfalls Einstellungen am Drukker vornehmen (wie anhalten lassen).

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von Walter Watzl

werk C:) zwischengespeichert. Wenn Sie den Drucker dann arbeiten lassen wollen, rufen Sie die Druckereinstellungen erneut auf. Wählen Sie nun wieder "Drucker anhalten" und der Drucker startet sofort.

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Weiße Streifen im Ausdruck

Frage: Ich habe in letzter Zeit immer weiße Streifen im Ausdruck. Gerade bei Bildern stört das ungemein. Antwort: Eine oder mehrere Düsen der Druckpatrone sind verstopft. Führen Sie eine Düsenreinigung durch; dadurch werden alle Düsen richtig durchgespült. Danach sollten Sie einen Düsentest ausdrucken. Das sind spezielle Muster, über die ausgefallene Düsen erkennbar werden. Erst wenn dieser Test erfolgreich absolviert wurde, können Sie weiter drucken. Wiederholen Sie den Vorgang eventuell mehrmals.

auch welche zurück (bidirektionale Verbindung). Ältere Geräte, etwa Nadeldrucker, brauchen deshalb weniger Leitungen im Druckerkabel. Diese Kabel funktionieren mit modernen Druckern nicht mehr korrekt. Achten Sie beim Kauf eines Kabels unbedingt darauf, daß es für bidirektionalen Betrieb geeignet ist.

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Farbschatten im Ausdruck

Frage: Wenn ich Bilder mit meinem Drucker ausgebe, erreiche ich auch auf Spezialpapier keine befriedigenden Ergebnisse. Manchmal sehe ich seltsame Farbschatten im Bild. Antwort: Sie haben die Düsenausrichtung nicht durchgeführt. Der Drucker plaziert deshalb die einzelnen Punkte nicht Deckungsgleich. Farbschatten und Streifen im Ausdruck sind die Folge. Führen Sie den Ausrichtungstest durch. Sie finden ihn im Druckertreiber unter "Steuerung" oder "Utility". ❑

Weiße Streifen im Ausdruck entfernen Sie über die Düsenreinigung im Druckertreiber.

4

Drucker druckt mit altem Kabel nicht

Frage: Mit meinem alten Druckerkabel läuft der Drucker nicht richtig. Der alte Nadeldrucker funktionierte damit noch einwandfrei und ohne Fehlermeldungen. Antwort: Moderne Drucker empfangen nicht nur Daten vom PC, sondern schicken selbst

Die Düsenausrichtung sollten Sie nach jedem Patronentausch starten. Auch wenn die Druckqualität nachläßt, führt die Düsenausrichtung zur Besserung.

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TI PS

Excel

➞

Drop-Down-Menü

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Das sind Menüs, die neben einem Eingabefeld einen nach unten zeigenden Pfeil aufweisen. Mit einem Klick auf diesen Pfeil klappen weitere Menüpunkte auf (engl. "drop down"). Drop-Down-Menüs sehen Sie häufig auf InternetSeiten. Damit werden vorgegebene Eingabemöglichkeiten ausgewählt.

Schriftart in Excel Wenn Sie Excel starten und Daten in eine Tabelle eingeben, so werden diese in der Schriftart Arial, in der Größe 10 pt ausgegeben. So ändern Sie die Standardschriftart- und -größe in Excel.

1. Wählen Sie das Menü "Extras"

3. In den Feldern "Standardschriftart" und "Schriftgrad" können Sie eigene Angaben einsetzen. 4. Klicken Sie auf die Pfeile neben den aktuellen Angaben. Wählen Sie dann die neue Schriftart und -größe aus dem "➞Drop Down-Menü" aus.

und darin den Punkt "Optionen".

2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Allgemein".

➞

Filter

?

Durch einen Filter ist es möglich, Daten, die bestimmten Kriterien entsprechen, anzuzeigen. Alle anderen Daten werden nicht angezeigt. Das ist sehr nützlich, wenn Sie sich schnell einen Überblick über die Daten einer Tabelle verschaffen wollen. In Excel gibt es die Funktion des AutoFilters. Damit wenden Sie vorgegebene Filter auf die Daten einer Zeile oder Spalte an.

➞

Zellen

Arbeitsmappe

?

Jede Datei in Excel ist eine Arbeitsmappe. Sie kann mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Tabellen oder Diagramme zu einem Thema haben. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden. Am unteren Rand des Bildschirms, unter der Tabelle selbst, ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält. 148

Eine sehr nützliche Funktion in Excel ist der ➞Filter. Damit legen Sie fest, daß in einer Zeile oder Spalte nur bestimmte Werte angezeigt werden. Mit einem AutoFilter zeigen Sie etwa die zehn höchsten Werte an oder diejenigen, die ein bestimmtes Kriterium erfüllen.

4. Wenn Sie die ganze Tabelle markiert haben, erscheint in jeder Zelle der ersten Zeile ein graues Kästchen mit einem Pfeil. Hier bestimmen Sie Ihren AutoFilter.

1. Fertigen Sie eine Tabelle Ihrer Wahl an. In den ➞Zellen können Namen oder Zahlen stehen. Lassen

öffnet sich dann ein "Drop DownMenü", in dem einige Filter angezeigt werden.

Sie die erste Zeile frei. Dort fügen wir später den AutoFilter ein.

?

Auf dem Bildschirm ist eine Excel-Tabelle unterteilt in viele Kästchen. Diese Kästchen werden Zellen genannt. Jede Zelle hat einen bestimmten "Namen", der sich nach ihrer Position innerhalb der Tabelle richtet. Eine Tabelle ist wiederum aus Spalten und Zeilen aufgebaut. Spalten werden mit Buchstaben benannt (A, B, C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2, 3 ...). Daraus ergeben sich die einzelnen Zellenbezeichnungen, z.B. B7 (also zweite Spalte, siebte Zeile).

➞

Filter einsetzen

2. Markieren Sie entweder die ganze Tabelle, indem Sie auf den grauen Kasten neben der Spalte "A" und über der Zeile "1" klicken. Oder markieren Sie die Spalte oder Zeile, für die Sie einen Filter einsetzen wollen. 3. Wählen Sie aus dem Menü "Daten" den Punkt "Filter". Klicken Sie dann auf den Unterpunkt "AutoFilter".

5. Klicken Sie auf einen der Pfeile. Es

6. Wenn Sie eine der Angaben anklicken, legen Sie fest, daß nur die Zellen in dieser Spalte angezeigt werden, die die Bedingungen dieser Kriterien erfüllen. Wenn Sie etwa eine Spalte mit Zahlen markiert haben und dann den Filter "Top 10" anklicken, werden nur die Zellen mit den zehn höchsten Werten angezeigt. Wenn Sie einen Filter mit einer bestimmten Zahl anklicken, werden nur die Zellen angezeigt, die diesen Wert enthalten. Das ist auch sinnvoll bei Zellen mit Textinhalten. 7. Wenn Sie den Filter wieder löschen und damit die ursprüngliche Tabelle wiederherstellen wollen, wählen Sie wieder das Menü "Daten" an. Klicken Sie dort auf den Punkt "Filter" und danach "AutoFilter".

Damit werden die Filter wieder gelöscht.

Neue Ordner anlegen Haben Sie schon einmal versucht, im Windows Explorer einen neuen Ordner anzulegen. Das ist äußerst umständlich. Sie müssen dazu den Menüpunkt "Datei", "Neu", "Ordner" nacheinander anklicken oder die Taste "Alt" drücken und dann die Buchstaben "D", "N", "O" eingeben. Schneller geht das in den Programmen des Microsoft ➞Office selbst, also in Word, Excel etc.

2. In diesem Fenster klicken Sie auf das Symbol, das mit dem Pfeil markiert ist.

3. Geben Sie den Namen für den neuen Ordner ein.

1. Speichern Sie die Tabelle, die in einem neuen Verzeichnis abgelegt werden soll, indem Sie im Menü "Datei" auf "Speichern unter" klicken.

4. Klicken Sie auf "Öffnen". Erst dann kann die Datei in dem Ordner gespeichert werden. PCgo! 1/98

PS TI

Excel/Winword Arbeitsmappe freigeben

➞

Wenn mehrere Benutzer gleichzeitig auf eine Tabelle zugreifen sollen, müssen Sie die ➞Arbeitsmappe freigeben.

Der englische Begriff "Office" bedeutet eigentlich Büro. Bei Computerprogrammen bezeichnet er aber eine bestimmte Art von Programmen – eben solche, die häufig in Büros oder am Arbeitsplatz eingesetzt werden. Dazu gehören Programme zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, für Datenbanken und grafische Präsentationen. Diese vier Programme sind meist in einem Office-Paket vereint. Jedes moderne Office-Paket, egal ob es von den Firmen Microsoft, Corel, StarDivision oder Lotus ist, beinhaltet inzwischen solche Programme.

1. Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Arbeitsmappe freigeben". 2. Damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf die Tabelle zugreifen können, müssen Sie folgendes Kontrollkästchen aktivieren:

3. Wenn Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" klicken, legen Sie fest, ob ein Änderungsprotokoll angelegt wird, wie oft die Tabelle gespeichert wird und wie bei gleichzeitigen Änderungen verfahren wird.

Wenn Sie das nächste Mal eine Tabelle öffnen, die gleichzeitig von einem anderen Anwender benutzt wird, kommt nicht mehr die Frage, ob Sie eine Kopie der Datei erstellen wollen, sondern Sie arbeiten direkt in der Tabelle.

Verknüpfung mit Word-Dokument in einer Excel-Tabelle In Excel 97 gibt es ➞Hyperlinks mit denen Sie durch einen Doppelklick direkt von einer Tabelle in ein Word-Dokument springen. In Excel 95 fügen Sie statt dessen eine ➞Verknüpfung in eine Tabellenzelle ein. In der Zeile wird dann ein Symbol eingefügt. Wenn Sie dieses Verknüpfungssymbol anklicken, wird der Text geladen und Sie bearbeiten ihn direkt in Word.

4. Wechseln Sie zurück in Excel. Am schnellsten tun Sie das, indem Sie die Taste "Alt" und die "Tabulator-Taste" gleichzeitig drücken.

5. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Inhalte einfügen".

1.

Öffnen Sie den Word-Text, mit dem Sie die Excel-Tabelle verknüfen wollen.

2.

Markieren Sie den gesamten Text mit der Tastenkombination "Strg"+"A" oder wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Alles markieren".

6. Klicken Sie hier das Kontrollkästchen vor "Verknüpfen" und vor "als Symbol" an. Unter "Als:" müßte "Word-Dokument" angeführt sein. Klicken Sie dann auf "OK".

3. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Bearbeiten" und dann "Kopieren". Das gesamte Dokument wird in die Zwischenablage gelegt. 7. Das Word-Symbol wird in die Excel-Tabelle eingefügt. Wenn Sie das Symbol doppelklicken, wird die WordDatei geöffnet. Sie können jetzt das Dokument direkt in Word bearbeiten. PCgo! 1/98

➞

?

Office

?

Hyperlink

Der Hyperlink ist eine der Techniken, durch die das Internet berühmt geworden ist. Es ist ein Verweis auf eine andere Datei. Im Internet springen Sie so von einem Rechner zum nächsten, ohne daß Sie das merken. Aber auch außerhalb des Internets hat sich die Hyperlink-Technologie durchgesetzt. Sie setzen einen Hyperlink in einen Text oder eine Tabelle ein und wenn Sie den Hyperlink anklicken, springen Sie zu der entsprechenden Datei oder Textmarke. Auch bei Lexikon-CDs haben sich Hyperlinks durchgesetzt. So können Sie von einem Thema zum anderen springen.

➞

?

Verknüpfung

Oft ist es wichtig, eine Verbindung zwischen verschiedenen Programmen und Dateien herzustellen. Um das zu realisieren, werden in einer Datei oder einem Dokument Verknüpfungen zu anderen Dateien oder Dokumenten eingefügt. Programme werden etwa als Symbol in einen Text oder eine Tabelle eingefügt. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie direkt zu der anderen Datei weitergeleitet. Das ist hilfreich, wenn Sie nicht dauernd zwischen verschiedenen Programmen springen wollen.

■ 149

titelthema Excel Weg mit den Leerzeichen Oft kommt es vor, daß in einer Tabelle unbeabsichtigte Leerzeichen eingefügt werden. Auch beim Import von Tabellen oder Datenbanken kommt das vor. So werden Sie die Leerzeichen wieder los.

1

Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Funktion".

2

Im Feld "Kategorie" wählen Sie den Punkt "Text" und im Feld "Funktion" den Punkt "Glätten".

3

Sie müssen jetzt nur noch festlegen, in welchem Bereich der Tabelle, also in welchen Zellen die Leerzeichen gelöscht werden sollen. Die erste Möglichkeit: Geben Sie den Zellbereich manuell ein (etwa C1:C18; damit werden alle Zellen von C1 bis C18 auf Leerzeichen hin durchsucht). Die zweite Möglichkeit: Markieren Sie einfach die Zellen, in denen das passieren soll, mit der Maus. Wenn Sie die Maustaste wieder loslassen, wird dann automatisch der Tabellenbereich in das entsprechende Feld ("Text") eingetragen.

4

Klicken Sie auf "Ende". Excel löscht nun alle Leerzeichen, die am Anfang oder am Ende einer Zelle stehen. Leerzeichen zwischen zwei Wörtern werden aber nicht gelöscht.

TIP

Software

Make Sense ist ein Übersetzungsprogramm, von dem Sie vom Deutschen ins Englische und andersherum übersetzen können. Die Bedienung des Programms ist sehr einfach, es klinkt sich auch in Office-Programme wie Word und Excel ein. Per Rechtsklick können Sie dann Übersetzungen eines Wortes einsehen und die Wörter auch direkt übersetzen.Einziges Manko: Es werden nur einzelne Wörter, nicht ganze Texte übersetzt. Für den günstigen Preis ist Make Sense aber empfehlenswert.

info

ICIB GmbH Tel. 0 22 05 / 99 17 07 Preis: 44,95 Mark

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titelthema Excel Vorschau bei der Suche

➞ Rechtschreibprüfung Entweder stellen Sie die Rechtschreibprüfung schon an, bevor Sie einen Text schreiben oder Sie starten die Rechtschreibprüfung erst am Schluß. Wenn Sie schon von Anfang an aktiviert ist, werden nicht erkannte Wörter mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Word prüft dabei, ob die Wörter in seinem Wörterbuch enthalten sind. Wenn nicht, haben Sie die Möglichkeit, dem Wörterbuch neue Wörter hinzuzufügen. Hinzugefügte Wörter werden in der Datei "benutzer. dic" gespeichert.

Suchen Sie eine bestimmte Tabelle, wollen aber nicht jede dafür öffnen? Dafür gibt es eine Vorschau. Aber Vorsicht: Wenn die Vorschau nicht funktioniert, werfen Sie einen Blick auf das Ende dieses Tips!

1

Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Öffnen" oder klicken Sie das entsprechende Symbol an.

2

Klicken Sie auf das Symbol "Vorschau" in der Symbolleiste. Excel zeigt Ihnen jetzt einen Ausschnitt aus der Tabelle.

Zur ersten bzw. letzten Zelle

➞ AutoText Mit einem AutoText fügen Sie per Tastenkürzel ganze Sätze in einen Text ein. Sie müssen den Satz oder die Phrase nur markieren und als AutoText definieren. Wenn Sie das nächste Mal das gewählte Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch der AutoText eingefügt.

➞ Sicherheitskopie Damit Sie ganz sicher bei Rechnerabstürzen sind, gibt es in Word Sicherheitskopien der Dokumente. Wenn Sie Ihren Text normal speichern und beenden, wird gleichzeitig eine Sicherheitskopie im gleichen Verzeichnis angelegt. Die Sicherheitskopie in Word erkennen Sie an der Dateiendung ".wbk".

Das funktioniert aber nur, wenn Sie eine spezielle Funktion aktiviert haben. Klicken Sie dazu im Menü "Datei" den Punkt "Eigenschaften" an. Hier aktivieren Sie das Kästchen vor "Vorschaugrafik speichern".

Genauso, wie Sie in Word mit einer Tastenkombination an den Textanfang oder dessen Ende springen, funktioniert das in Excel.

1

Drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und "Pos1", um zur Zelle A1 der Tabelle zu springen.

2

Mit der Tastenkombination "Strg" und "Ende" kommen Sie normalerweise zur Zelle der letzten beschriebenen Zeile. Wenn Sie allerdings den Inhalt einer Zelle gelöscht haben, die weiter unten in der Tabelle stand, springen Sie mit der Tastenkombination dorthin.

Namen für Textbausteine Wenn Sie häufig denselben Text verwenden, sollten Sie ihm einen Namen geben. Damit sparen Sie sich die Eingabe, bzw. das Kopieren.

1

3

Geben Sie dem Text einen kurzen Namen und bestätigen Sie dann mit "OK".

Geben Sie in eine Zelle den Text ein, den Sie später schnell aufrufen wollen.

2

Markieren Sie die Zelle. Wählen Sie dann im Menü "Einfügen" den Punkt "Namen" und danach "Festlegen".

4 Wenn Sie das nächste Mal dieses Kürzel eingeben, wird automatisch der gesamte Text als Tip angezeigt. Bestätigen Sie dann mit der "Eingabetaste" und der Text wird in die Zelle eingetragen.

Inhalt einer Arbeitsmappe kopieren ➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Pakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite des Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

42

Mit einem einzigen Befehl kopieren Sie den Inhalt einer ganzen ➞Arbeitsmappe (mit Tabellen und Diagrammen) in eine neue.

1

Wählen Sie das Menü "Fenster" an und klicken Sie dann auf "Neues Fenster".

2

Es wird eine Arbeitsmappe geöffnet mit dem selben Inhalt. Diese Arbeitsmappe sollten Sie unter einem anderen Namen speichern. Eine andere Möglichkeit, nur die aktuelle Tabelle zu kopieren, besteht darin, den gesamten Inhalt einer Tabelle zu kopieren. Markieren Sie die Tabelle mit der Tastenkombination "Strg" und "A" und wählen aus dem Menü "Bearbeiten" "Kopieren". In der neuen Tabelle wählen Sie "Einfügen". PCgo! 2/98

titelthema Excel Zeilen ausfüllen Wenn Sie eine Zahlenreihe (etwa 1,2,3...) oder Datumsangaben in Ihrer Tabelle haben, müssen Sie nicht jeden Wert eigenhändig eintippen. Mit dem Befehl "Ausfüllen" geht das automatisch.

1 2

Geben Sie einen Wochentag oder eine Zahl ein.

Markieren Sie die ➞ Zelle und klicken Sie mit der rechten Maustaste an.

3

Bewegen Sie die Maus an die rechte untere Ecke der Zelle. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Plus-Zeichen.

4

Klicken Sie mit der rechten Maustaste, lassen sie gedrückt und ziehen die Markierung entweder nach rechts oder links.

In einem gelben Kasten wird Ihnen angezeigt, welcher Wert in die letzte Zelle eingetragen wird.

5

Lassen Sie die Maustaste los und es erscheint ein Kontextmenü, in dem Sie wählen können, womit die markierten Zellen ausgefüllt werden.

6

Je nachdem, ob Sie die erste Zelle kopieren, eine Reihe ausfüllen oder etwas anderes eintragen lassen wollen, klicken Sie die entsprechende Option an.

Zeilen ausfüllen II Wenn Sie schon vorher wissen, ob Sie eine Reihe ausfüllen oder einen Wert kopieren wollen, geht das noch schneller.

1 2

Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 von vorhin.

3

Der gelbe Kasten zeigt Ihnen an, ob die Reihe weitergeführt oder der Wert nur kopiert wird. Mit der "Strg"-Taste (bei gedrückter Maustaste) wechseln Sie zwischen den beiden Möglichkeiten.

Klicken Sie die markierte Zelle aber mit der linken Maustaste an und ziehen die Markierung in die gewünschte Richtung.

Verknüpfung Es ist ganz einfach, in Excel 97 eine Verknüpfung zu einer WordDatei einzufügen. Markieren Sie eine Zelle, wählen aus dem Menü PCgo! 2/98

"Einfügen" "Hyperlink" und geben den Pfad der gewünschten Datei ein. In der Zelle erscheint die Datei dann als ➞Hyperlink.

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titelthema Excel Mehrere Zeilen oder Spalten einfügen

➞ Arbeitsmappe In Excel besteht ein Dokument oder eine Datei aus einer Arbeitsmappe. In dieser Arbeitsmappe können mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten sein. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Tabellen oder Diagramme zu einem Thema haben. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden, sondern sind Inhalt einer Arbeitsmappe. Am unteren Rand des Bildschirms, unter der Tabelle selbst, ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält, und wie sie heißen

Haben Sie bisher immer Zeile für Zeile in eine Tabelle eingefügt? Mit zwei Mausklicks fügen Sie so viele Zeilen und Spalten ein, wie Sie wünschen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Einfügen".

1

Markieren Sie so viele Zeilen oder Spalten, wie Sie einfügen wollen. Es macht nichts, wenn etwas in den Zellen steht.

3

Vor den beschriebenen Zeilen oder Spalten werden die neuen, leeren eingefügt.

Spalten in Zeilen und umgekehrt

➞ Zelle Auf dem Bildschirm ist eine Excel-Tabelle unterteilt in viele, anfangs gleichgroße Kästchen. Diese Kästchen werden Zellen genannt. Jede Zelle hat einen bestimmten "Namen", der sich nach ihrer Position innerhalb der Tabelle richtet. Denn eine Tabelle ist wiederum in Spalten und Zeilen geordnet. Spalten werden mit Buchstaben benannt (A, B, C ...), Zeilen mit Zahlen (1,2,3 ...). Daraus ergeben sich die einzelnen Zellenbezeichnungen, z.B. B7 (also zweite Spalte, siebte Zeile). Die Höhe und Breite der Zellen können Sie dabei beliebig verändern.

2

Ist Ihnen das auch schon passiert? Sie entwerfen eine Tabelle, stellen aber am Schluß fest, daß Zeilen und Spalten besser umgekehrt angeordnet sein sollten. So strukturieren Sie Ihre Tabelle um.

1

Markieren Sie den Bereich der Tabelle, den Sie anders anordnen wollen.

Es öffnet sich ein Menü, in dem Sie auswählen, was genau eingefügt werden soll. Hier soll Sie nichts interessieren, außer dem Kästchen "Transponieren". Klicken Sie das Kästchen an und bestätigen Sie mit "OK".

2

Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Kopieren" oder klicken das entsprechende Symbol an.

➞ Hyperlink Das ist eine Internet-Technik. Der Hyperlink ist ein Verweis auf eine andere Datei. Im Internet springen Sie so von einem Rechner zum nächsten, ohne daß Sie das merken. Aber auch in Texten und Tabellen hat sich die Hyperlink-Technik durchgesetzt. Sie setzen einen Hyperlink in einen Text oder eine Tabelle , wenn Sie den Hyperlink anklicken, springen Sie zu der entsprechenden Datei oder Textmarke.

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Die Tabelle wird jetzt in umgekehrter Form an der markierten Stelle eingefügt.

3

Suchen Sie sich die Stelle aus, an der die geänderte Tabelle eingefügt werden und klicken Sie die Zelle an.

4

Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Inhalte einfügen" an.

Löschen Sie dann den alten Teil der Tabelle. Leider können Sie den markierten Bereich nicht einfach ausschneiden und dann die umstrukturierte Tabelle einfügen. ❑ PCgo! 2/98

tips Excel ➞ Arbeitsmappe In Excel besteht ein Dokument oder eine Datei aus einer Arbeitsmappe. In dieser Arbeitsmappe können mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten sein. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden, sondern sind Inhalt einer Arbeitsmappe. Am unteren Rand des Bildschirms (unter der Tabelle selbst), ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält und wie sie heißen.

Daten gleich in mehrere Tabellen eingeben Oft stehen in mehreren Tabellen die selben Daten, zum Beispiel Monatsangaben oder die Überschriften der Tabellen. Mit einem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer ➞Arbeitsmappe ein.

1

Drücken Sie die "Strg"-Taste und klicken Sie gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen eingetragen sind.

2

Die Namen der Tabellen, die Sie angeklickt haben, sind jetzt weiß hinterlegt. Das heißt, sie sind aktiv.

3

Wenn Sie jetzt Werte in eine Zelle eingeben, werden sie automatisch in den anderen Tabellen übernommen. Aber aufgepaßt: Wenn Sie Daten wieder nur in eine Tabelle eingeben wollen, müssen Sie noch einmal die Registerkarten mit den Tabellennamen anklicken; sonst geben Sie überall die selben Daten ein.

Dateneingabe erleichtern ➞ Zelle Die kleinste Einheit einer Tabelle ist die Zelle. Hier geben Sie die Daten und Formeln ein. Eine Zelle ist grau umrandet.

TIP

Lese-Ecke

Das Internet muß kein Buch mit sieben Siegeln sein. Der Einstieg ist leichter, als Sie denken. Außerdem brauchen Sie keine Programmiersprachen zu können, um eigene Homepages zu erstellen. Das geht auch mit den Programmen des "Microsoft Office". Wie Sie richtig mit Office 97, dem "Internet Explorer" und "Outlook Express" ins Internet einsteigen, zeigt das Buch Mit MicrosoftProgrammen ins Internet. Gerade Einsteiger finden hier einige wertvolle Tips; etwa wie Sie eine e-mail verschicken, wie und wohin Sie sich im Internet bewegen. Mit kleinen Schritt-für-Schritt-Anleitungen lernen Sie auch, wie Sie Ihre Word- oder Excel-Dokumente im weltweiten Netz publizieren. Auf der beiliegenden CD finden Sie einige Programme für das Internet. Einziges Manko: Das Buch könnte etwas übersichtlicher gestaltet sein.

Müssen Sie viele Daten in eine Tabelle eingeben, sollte es möglichst schnell gehen. Wenn Sie die Eingabetaste nach der Eingabe eines Werts drücken, springt die Zellenmarkierung automatisch in die darunterliegende ➞ Zelle. In zwei Schritten legen Sie fest, daß statt dessen die Zelle rechts, links oder darüber angewählt wird.

Eingabetaste verschieben". Als Standard ist hier "Unten" eingetragen. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld. Wählen Sie die gewünschte Richtung aus, also "oben", "rechts" oder "links".

1

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Hier klicken Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten".

2

Unter den Einstellungen sehen Sie einen Punkt "Markierung nach dem Drücken der

Nach einem Klick auf "OK" wird die Markierung bei der Dateneingabe jetzt so verschoben, wie Sie es festgelegt haben.

Keine Nullwerte in Tabellen Nullwerte in Tabellen lassen sich vermeiden; Sie müssen nur die richtige Option wählen und statt einer "0" wird eine leere Zelle angezeigt.

2

Im Feld "Fensteroptionen" ist das Kästchen vor "Nullwerte" aktiviert. Klicken Sie den Haken weg und es erscheinen keine Nullwerte mehr.

1

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Hier klicken Sie auf die Registerkarte "Ansicht".

Fix zu den Tabellen Wenn Sie in einer Arbeitsmappe viele Tabellen angelegt haben, ist es schwer, den Überblick zu behalten. In der unteren Tabellenleiste können außerdem nur wenige Tabellennamen untergebracht werden. So wechseln Sie per Mausklick zwischen den Tabellen:

einem Kontextmenü werden alle Tabellen der Arbeitsmappe angezeigt.

1

2

info

ITP Verlag ISBN: 3-8266-0388-5 Preis: 39,80 Mark

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Pfeiltasten vor den Namen der Tabellen. In

Wählen Sie die entsprechende Tabelle an. Jetzt wechseln Sie direkt dorthin. PCgo! 5/98

tips Excel Kennwörter für Arbeitsmappen Manche Arbeitsmappen in Excel sind vertraulicher als andere. Deshalb können Sie Arbeitsmappen mit einem Paßwort schützen. Außerdem legen Sie fest, ob die Arbeitsmappen ohne Paßwort nicht gelesen (Leseschutz) oder nicht verändert (Schreibschutz) werden dürfen.

3

Geben Sie ein Paßwort für den Schreibund Leseschutz sowie nur für den Schreibschutz ein.

1

Nachdem Sie eine Arbeitsmappe angelegt haben, klicken Sie im Menü "Datei" auf den Befehl "Speichern unter".

2

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Optionen". Es erscheint ein Fenster, in dem Sie zwei Dinge angeben können: Sie legen fest, daß mit der Speicherung gleichzeitig eine ➞Sicherheitskopie angelegt wird und Sie vergeben ein Paßwort für den Lese-, bzw. Schreibschutz.

Bevor ein Benutzer die geschützte Datei öffnen kann oder sie speichern will, fragt Excel nach dem Paßwort.

4

Wenn Sie das Kästchen vor "Schreibschutz empfehlen" anklicken, passiert folgendes: Wenn jemand anderes eine Datei öffnet, die Sie gespeichert haben, kann er diese nur schreibgeschützt öffnen. Will der Benutzer trotzdem die Datei speichern, muß er das unter einem anderen Namen tun. Wenn Sie diesen Tip befolgen, sind Ihre Daten und Tabellen vor fremden Zugriffen sicher.

Standard-Symbolleisten wieder herstellen Manchmal tun Sie zu viel des Guten: Symbolleisten lassen sich zwar beliebig anpassen, die Übersichtlichkeit steigert das aber nicht gerade. Vielleicht ist Ihnen aber auch eine ➞Symbolleiste verloren gegangen, die Sie dringend brauchen? So holen Sie die ursprüngliche Symbolleiste zurück:

2

In diesem Fenster klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen".

Die Sicherheitskopie-Funktion im Microsoft Office ist nur wenig sinnvoll. Wenn ein Programm oder Ihr Rechner abstürzt, wird das zuletzt geöffnete Dokument wiederhergestellt – unabhängig davon, ob Sie eine Sicherheitskopie angelegt haben oder nicht. Sicherheitskopien von Dokumenten werden nur gespeichert, wenn Sie Ihr Dokument speichern. Sie erkennen die Sicherheitskopie an der Dateiendung ".wbk". Wenn Sie später aus Versehen die Originaldatei löschen sollten, können Sie die Sicherheitskopie anstatt dessen laden.

➞ Symbolleiste In der Symbolleiste sind Symbole für die meistbenutzten Befehle versammelt (etwa Datei öffnen). Inzwischen gibt es aber in den Office-Programmen so viele Funktionen, daß eine Symbolleiste nicht mehr ausreicht. Sie können die Symbolleisten individuell verändern oder neue auf den Bildschirm holen.

TIP

1

Suchen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Symbolleisten" heraus und wählen Sie dort "Anpassen".

Sie werden noch einmal gefragt, ob Sie sich wirklich sicher sind. Bejahen Sie das. Jetzt stehen Ihnen die Symbolleisten der ersten Stunde Ihrer Excel-Geschichte zur Verfügung.

3

Wenn Sie doch ein paar Änderungen an Ihren Symbolleisten machen wollen, tun Sie das ebenfalls über das Menü "Extras", "Anpassen". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Befehle". Dann wählen Sie die einzelnen Menüpunkte an und ziehen die Befehle auf Ihre Symbolleiste.

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➞ Sicherheitskopie

Software-Ecke

Gehören Sie zur Gattung der Schnäppchenjäger? Dann finden Sie auf der CD Superschnäppchen Futter für Ihre Passion. In einer Datenbank können Sie nach einzelnen Stichwörtern, nach Postleitzahl, Ort oder Branche suchen. Die Trefferliste enthält neben einer kurzen Beschreibung des Angebots auch die Adresse, eine Wegbeschreibung, Sparmöglichkeiten und die Öffnungszeiten der Firma. Über das Internet soll das Angebot erweitert werden. Die Suchergebnisse lassen sich auch ausdrucken. Die Datenbank selbst hätte aber größer ausfallen können.

info Koch Media GmbH ISBN: 3-85323-309-X Preis: 19,90 Mark

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tips Excel ➞ Zelle Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Sie dient zur Aufnahme von Daten (Texte, Zahlen oder Formeln). Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Position in einer Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an den durchlaufenden Buchstaben, die Zellen sind an den fortlaufenden Zahlen, beginnend mit der 1, zu erkennen.

Aus Dezimalzahl wird Ganzzahl Wie bekommt man aus Dezimalzahlen Ganzzahlen? Hier kann man sich mit einem kleinen Trick behelfen. Um die Dezimalstellen bei bereits eingegebenen Zahlen zu entfernen, multiplizieren Sie einfach die Zahlen mit einer entsprechenden Zehnerpotenz (je nach Dezimalstellen mit 10, 100, 1000 etc.). In Einzelschritten sieht das wie folgt aus:

1 2

Sie geben in einer leeren sprechende Zahl ein.

➞ Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

➞ Zelle die ent-

Kopieren Sie die Zelle über den Menüpunkt "Bearbeiten/Kopieren".

3

Markieren Sie nun die Zellen mit den zu verändernden Dezimalzahlen (die markierten Zellen müssen jedoch aneinandergrenzen).

4

Wählen Sie nun aus dem Menü "Bearbeiten" den Punkt "Inhalte einfügen" aus.

5

Im sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie dann den Punkt "Multiplizieren" an. Bestätigen Sie mit "OK".

Um von vornherein auf Dezimalzahlen zu verzichten, gehen Sie so vor:

1 2 3 4

Öffnen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Wählen Sie im nächsten Fenster die Registerkarte "Bearbeiten" aus. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Feste Dezimalstelle". Bestätigen Sie mit "OK". Dann werden keine Dezimalzahlen mehr angezeigt.

Speichern mehrerer Dateien ➞ Arbeitsbereichdatei Eine Arbeitsbereichdatei ist im Grunde eine Sammeldatei, in der Informationen zu allen geöffneten Arbeitsmappen gespeichert werden. Dazu gehören unter anderem der Speicherort, die Fenstergröße sowie die Bildschirmposition.

Sie haben unter Excel die Möglichkeit, eine ganze Gruppe von ➞Arbeitsmappen mit einem einzigen Schritt zu öffnen, indem Sie einen benutzerdefinierten Arbeitsbereich anlegen und alle gewünschten Daten darin speichern. Diese Methode eignet sich besonders für häufig genutzte Dateien, die in engem Zusammenhang mit der aktuellen Arbeitsmappe stehen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

nächsten Verwenden der Arbeitsmappen angezeigt werden sollen.

3 4

Klicken Sie im Menü "Datei" auf den Punkt "Arbeitsbereich speichern". Geben Sie im Feld "Dateiname" den Namen für die Arbeitsbereichdatei ein.

1

Öffnen Sie die Arbeitsmappen, die als Gruppe geöffnet werden sollen, über das Menü "Öffnen" und wählen dann die entsprechenden Dateien aus.

➞ Datensatz Ein Datensatz ist ein Teil einer Datenbank. In diesem Datensatz werden alle wichtigen Informationen gespeichert wie beispielsweise Name, Ort, Straße etc. Die einzelnen Datensätze werden hintereinander gespeichert, ähnlich einer Einsortierung in einem Aktenordner. Über verschiedene Abfragemuster kann auf jeden einzelnen Datensatz wieder zugegriffen werden.

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2

Legen Sie nun die Größe und Position der Arbeitsmappenfenster so fest, wie sie beim

Über den Befehl "Öffnen" können Sie Ihre ➞Arbeitsbereichdatei jederzeit öffnen. Die Arbeitsbereichdatei enthält aber nicht die Arbeitsmappen selbst. Sie müssen Ihre Änderungen direkt in den Arbeitsmappen vornehmen und auch dort speichern. Um schnell auf die Arbeitsbereichsdatei zuzugreifen, speichern Sie diese im Ordner "Xlstart". Die Arbeitsmappen speichern Sie im gewohnten Verzeichnis. Um alle Arbeitsmappen gleichzeitig zu schließen, drücken Sie die Umschalttaste und wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Alles schließen". PCgo! 4/98

tips Excel Doppelte Datensätze finden Bei Datenbank-Anwendungen, beispielsweise einer umfangreichen Adreßdatei, taucht häufig folgendes Problem auf: ➞ Datensätze werden doppelt eingegeben. Um den Wust solcher "Fehleingaben" einzuschränken, sollten Sie sich einmal monatlich etwas Zeit nehmen, um die Duplikate zu entfernen. Doch keine Angst: Dazu benötigen Sie nicht Stunden; das ist mit einigen wenigen Mausklicks zu realisieren, wenn Sie dabei wie folgt vorgehen:

1 2

Öffnen Sie über das Menü "Datei/Öffnen" die zu überprüfende Datei.

Markieren Sie nun eine beliebige Zelle in der Datenbank. Wählen Sie im Menü "Daten" den Menüpunkt "Filter" und den Unterpunkt "Spezialfilter" an. So können Sie die Datensätze besser überblicken.

3

Die Vorgabe im Feld "Kriterienbereich" löschen Sie und aktivieren anschließend das Kontrollkästchen "Keine Duplikate".

4

Bestätigen Sie das Dialogfeld mit einem Klick auf "OK".

Direkt im Anschluß an Ihre Bestätigung wird die komplette Datenbank ausgewertet und auf doppelte Datensätze hin überprüft. Je nach Größe der Datenbank kann das einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der Suchvorgang beendet ist, taucht in der Statuszeile folgende Meldung auf: "x Datensätze von y gefunden" Die Anzahl der doppelten Datensätze wird dabei als Differenz zwischen den Werten x und y angezeigt. Stimmen beide Werte überein, sind auch keine Duplikate vorhanden.

➞ Kompatibilität Wenn verschiedene Programme problemlos Daten austauschen können, ist deren Kompatibilität zueinander gewährleistet. Probleme gibt es aber auch zwischen verschiedenen Programmversionen. So "verstehen" ältere Versionen nicht die Dateiformate neuerer Versionen. Um das zu umgehen, sollten Sie beim Speichern ein Format wählen, das beide Programme unterstützt.

➞ Drop-Down-Liste Eine Drop-Down-Liste ist eine herunterklappbare Auswahlliste, in der sich verschiedene Menüeinträge befinden, die Sie einzeln anwählen können. Sie erkennen sie am kleinen schwarzen Pfeil, den Sie mit der Maus anklicken können. Daraufhin klappt ein neues Menü mit Einträgen auf.

Kompatibilitätsprobleme bei Dateiformaten "Excel 97" umfaßt wesentlich mehr Funktionen als die früheren Versionen. Daraus ergeben sich auch einige Probleme, denn die 97er-Version hat ihr eigenes Dateiformat – und das kann nicht mehr von früheren Versionen gelesen werden. Das führt besonders beim Datenaustausch mit anderen, die weiterhin mit älteren Excel-Versionen arbeiten, zu sogenannten ➞ Kompatibilitäts-Problemen. Um sicherzustellen, daß Ihre Daten in einem kompatiblen Format gespeichert werden, gibt es zwei Möglichkeiten:

1

Sie speichern Ihre Arbeitsblätter im Format "Microsoft Excel 5.0/95". Das hat aber einige Nachteile, denn alle Excel-97-spezifischen Inhalte gehen verloren. Jedoch läßt sich die Datei in Excel 5.0/95 lesen und schreiben.

Ein kleiner Trick hilft Ihnen, beim Speichern die manuelle Auswahl des Formats einzusparen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Rufen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen" auf. Klicken Sie im nächsten Fenster die Registerkarte "Umsteigen" an.

Wählen Sie aus der ➞ Drop-Down-Liste "Standard-Dateityp für Speichern unter" das Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeitsmappe" aus. Bestätigen Sie den Eintrag mit "OK".

2

Sie können beim Speichern aber auch das Format "Microsoft Excel 97 & 5.0/95-Arbeitsmappe" wählen. Jetzt speichert Excel Ihre Arbeitsmappe zwar in einer einzigen Datei, aber in zwei Formaten: einmal im speziellen Excel-97-Format und einmal in einer Version für Excel 5.0/95. Dabei gehen Ihnen keine Inhalte verloren und die Arbeitsmappe bleibt trotzdem für frühere Versionen lesbar. PCgo! 4/98

TIP

Software-Ecke

Clip-Arts braucht man immer wieder. Egal, ob Sie schnell eine Einladungs- oder Visitenkartekarte entwerfen oder einfach einen Brief aufpeppen wollen. Clip-ArtSammlungen gibt es aber in Hülle und Fülle. Witzige Clip-Arts sind da schon schwerer zu finden. "Cartoons Vol. 1 und Vol. 2" von Fuji ist da eine nette Ausnahme. Aus den verschiedensten Themengebieten finden Sie 1.000 witzige Cartoons, die Sie schnell in jedes Programm einfügen können. Die Bilder sind im Format ".wmf" gespeichert, lassen sich aber auch in die gängigsten anderen Formate konvertieren und damit auf die Festplatte speichern. Das Einfügen per Drag & Drop funktioniert allerdings nicht. Da bleibt nur der Umweg über die Zwischenablage.

info Fuji Magnetics Danach sichert Excel Ihre Arbeitsmappen im gewünschten Format. ❏

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tips Excel ➞ Markierungsrahmen Der Markierungsrahmen ist ein Hilfsmittel. Durch ihn haben Sie eine visuelle Kontrolle über Ihre Auswahl. Der Markierungsrahmen tritt in verschiedenen Arten in Erscheinung. Wenn Sie in der Tabelle mehrere Zellen markieren, wird der Rahmen mit durchgezogenen Linien dargestellt. Benutzen Sie eine Funktion, die Sie zu einer Auswahl auffordert, wird der Rahmen mit blinkenden Linien dargestellt.

➞ Zelle(n) Der Arbeitsbereich von Excel wird in Spalten und Zeilen eingeteilt. Eine Zelle ist der Schnittpunkt zwischen einer Spalte und einer Zeile. In ihr können beliebige Daten oder Funktionen eingetragen werden. Sie können den Arbeitsbereich mit einem karierten Block vergleichen. Jedes einzelne Quadrat wäre dann mit einer Zelle von Excel vergleichbar.

Tabellentext drehen Die Daten einer Tabelle lassen sich mit einem kleinen Trick sehr auffällig gestalten. Sie haben die Möglichkeit, den Text zwischen minus 90 und plus 90 Grad zu drehen.

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Markieren Sie die Zellen, in denen Sie den Text bearbeiten möchten.

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Im Feld "Ausrichten" können Sie die Textausrichtung beliebig verändern. Stellen Sie hierzu in der Auswahl "Grad" den gewünschten Wert ein. Alternativ dazu können Sie auch im darüberliegenden Fenster den Gradanzeiger mit der Maus bewegen. Als nächstes verändern Sie die ➞ Textanordnung. Das ist nötig, damit der veränderte Text zentriert in der Tabellenzelle angezeigt wird. Wählen Sie für die Horizontal- und Vertikaleinstellung den Wert "Zentriert" aus.

4 2

Öffnen Sie den Menüpunkt "Format/Zellen". Ein neues Menü mit dem Namen "Zellen" wird angezeigt. Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Ausrichtung", um weitere Einstellungsmöglichkeiten zu sehen.

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Danach schließen Sie das Auswahlmenü mit einem Klick auf "OK". In Ihrer Tabelle sehen Sie sofort das Ergebnis Ihrer Änderung.

➞ Textanordnung Die Textanordnung definiert, wie ein Text in einer Zelle positioniert wird. Man unterteilt die Anordnung in eine Horizontal- und Vertikalausrichtung. In der Horizontalausrichtung können Sie bestimmen, ob der Text linksbündig, rechtsbündig oder mittig ausgerichtet wird. Die Vertikalausrichtung legt fest, ob der Text am oberen oder unteren Zellenrand oder in der Mitte angeordnet wird.

➞ Shortcut Als Shortcut bezeichnet man eine Tastenkombination zum Aufruf eines Befehls. Anstatt eine Funktion über einem Menüpunkt auszuwählen, genügt eine Tastenkombination. Dadurch können Sie schneller arbeiten. In Menüs wird der Shortcut zu einem Menüpunkt mit einem unterstrichenen Buchstaben dargestellt.

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Datum und Uhrzeit schnell einfügen In Excel haben Sie die Möglichkeit, das aktuelle Datum und die Uhrzeit sehr schnell in Ihre Tabelle einzufügen. Sie können sich dabei den umständlichen Weg über das Menü "Einfügen/ Funktion..." sparen. Benutzen Sie statt dessen einen ➞Shortcut.

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Um das aktuelle Datum einzufügen, klicken Sie auf die➞Zelle, die das Datum enthalten soll. Drücken Sie anschließend die Tasten "Strg" und "." gleichzeitig. Durch diese Tastenkom-

bination wird das heutige Datum im ➞Format TT.MM.JJ in die von Ihnen gewählte Zelle eingefügt.

2

Auch für die Uhrzeit wählen Sie zuerst eine Zelle mit einem Klick aus. Anschließend drücken Sie die Tasten "Strg", "Umschalten" und "." gleichzeitig. Die Uhrzeit erscheint im Format HH.MM. Das aktuelle Datum und die Uhrzeit werden aus den Angaben der Systemsteuerung übernommen. Sollte also einmal das falsche Datum eingefügt werden, so liegt das nicht an Excel. Rufen Sie die Systemsteuerung auf. Im Menü "Datum/Uhrzeit" lassen sich die Einstellungen verändern. PCgo! 6/98

tips Excel Zahlen schnell summieren Brauchen Sie häufig die Summenfunktion in Ihren Tabellen? Dann gibt es einen bequemen Weg, die benötigte Formel in eine Zelle einzufügen.

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Möchten Sie lieber einen anderen Bereich summieren oder den ausgewählten Bereich vergrößern? Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Anfang des Bereichs, den Sie markieren möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger zum Ende des Bereichs. Anhand des ➞ Markierungsrahmens können Sie sofort erkennen, welche Zellen in Ihre Auswahl einbezogen werden.

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Markieren Sie die Zelle, in der die Summe angezeigt werden soll.

Drücken Sie die Tasten "Alt", "Umschalten" und "0". Eine Summenfunktion wird in die Zelle eingefügt. Gleichzeitig schlägt Excel Ihnen den Bereich vor, der summiert werden soll. Die zugehörigen Zellen werden in einem Laufbandrahmen dargestellt.

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Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, drücken Sie die Return-Taste. In der von Ihnen zuvor gewählten Zelle erscheint jetzt die Summe der markierten Zellen.

➞ Format In einem Format wird festgelegt, wie der Inhalt verschiedener Zellen dargestellt werden soll. Ein Format kann sowohl Angaben zur Textausrichtung als auch Definitionen zur Anzeige von Zahlen haben. Wenn Sie ein Format definieren möchten, markieren Sie zuerst die betroffenen Zellen. Wählen Sie aus dem Menü den Befehl "Format/Zellen" aus, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, die Schriftart zu ändern oder einen Rahmen anzulegen. Weitere Optionen sehen Sie nach einem Klick auf eine der sechs Registerkarten. Probieren Sie ein paar der Funktionen aus. Sie können die Einstellungen jederzeit wieder ändern.

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tips Excel ➞ Assistenten

Beim Verwalten von Daten taucht ein Problem immer wieder auf: Adressen, Daten oder andere Informationen werden aus Versehen doppelt eingegeben. So sammeln sich im Laufe der Zeit viele unnütze Daten an. Um doppelte Datensätze aufzuspüren, läßt sich die Filtertechnik von Excel besonders gut einsetzen. Benutzen Sie diese Funktion wie einen ➞Assistenten; dann beseitigen Sie das Problem mit ein paar Mausklicks.

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Markieren Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Datenbank. Wählen Sie das Menü "Daten/Filter/Spezialfilter" aus.

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➞ Zwischenablage Dies ist ein temporärer Speicherbereich, der für den Austausch von Daten in Anwendungsprogrammen reserviert ist, speziell beim Ausschneiden, Kopieren und Einfügen .

Das Anlegen umfangreicher Tabellen ist meist mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden. Viel zu spät stellt man dann fest, daß sich die Spalten wesentlich besser als Zeilen und die Zeilen besser als Spalten darstellen lassen. In diesem Fall sparen Sie sich ein erneutes Anlegen dieser Tabelle durch einen kleinen Kniff: Verwenden Sie einfach die Bearbeitungsfunktionen "Kopieren" und "Einfügen". So läßt sich die Tabelle dann in die geeignete Form drehen.

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Als erstes markieren Sie die Tabelle, die Sie ändern möchten.

Kopieren Sie anschließend die Tabelle über das Menü "Bearbeiten/Kopieren" oder über die Tastenkombination "Strg" und "C" in die ➞Zwischenablage.

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Bestätigen Sie alle gemachten Änderungen und Eingaben mit einem Klick auf "OK". Daraufhin überprüft Excel die komplette Datenbank. Das kann, je nach Datenumfang, schon einige Zeit in Anspruch nehmen. Nach Ablauf der Überprüfung erscheint in der ➞Statuszeile die Meldung in der folgenden Form: "x Datensätze von y gefunden". Die Differenz zwischen den Werten x und y ist die Anzahl der doppelten Datensätze. Sind beide Werte gleich, waren keine Duplikate vorhanden.

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Fahren Sie mit dem Mauszeiger in die Zelle, die den obersten linken Rand (das ist die oberste linke Zelle) Ihrer neuen Tabelle bildet. Dann wählen Sie aus dem "Bearbeiten"-Menü den Punkt "Inhalte einfügen" aus.

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Jetzt öffnet sich ein Dialog. Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der Option "Transponieren" per Mausklick. Klicken Sie anschließend auf "OK". Danach tauscht Excel sowohl Spalten als auch Zeilen aus.

Excel 7: Addieren von Uhrzeiten

➞ scrollen Als Scrollen bezeichnet man das Bewegen des Bildschirminhaltes in horizontaler oder vertikaler Richtung. Dazu steht Ihnen in den meisten Anwendungen eine sogenannte Bildlaufleiste zur Verfügung. Sie hat an beiden Enden jeweils einen Pfeil und in der Mitte einen Positionszeiger. Sie können den Bildschirminhalt bewegen, indem Sie entweder auf einen der beiden Pfeile klicken oder den Positionszeiger verschieben.

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Tauschen von Zeilen und Spalten

➞ Statuszeile Die Statuszeile schließt den Arbeitsbereich nach unten hin ab und dient dabei als Ausgabezeile für Meldungen. In ihr werden alle aktuellen Angaben wie Bereitschaftsanzeige, eingesetzte Formeln etc. angezeigt.

Falls im Kriterienbereich Vorgaben stehen, löschen Sie diese. Aktivieren Sie jetzt das

Kontrollkästchen "Keine Duplikate".

Bei der Addition von Uhrzeiten taucht meist der gleiche Effekt auf. Wenn Sie zum Beispiel die Zeiten 2:30, 12:50 und 17:30 addieren, erhalten Sie den Wert 8:50. Excel rechnet hier im 24-Stunden-Takt. Manchmal ist dieser eigentlich logische Wert jedoch nicht erwünscht. Vielmehr möchte man die Gesamtstundenzahl angezeigt bekommen. Dazu müssen Sie wie folgt vorgehen:

1

Sie markieren mit der Maus das gewünschte Feld, in dem später die Summe der Uhrzeiten ausgegeben werden soll.

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Wählen Sie nun aus dem "Format"-Menü den Punkt "Zelle".

3➞

Wählen Sie die Registerkarte "Zahlen" aus. Klicken Sie mit der Maus die Kategorie "Uhrzeit" an. Als Format wählen Sie Option "26:30:55" aus. Klicken Sie anschließend auf "OK".

▼

Assistenten sind nützliche Helfer, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen sollen. Inzwischen sind sie in jedem Produkt der Microsoft-Office-Serie vorhanden. Mit Assistenten lassen sich Routinearbeiten schnell erledigen, selbst wenn Sie mit der Bedienung eines Programmes noch nicht vertraut sind. Wenn Sie einen Assistenten verwenden, werden Sie Schritt für Schritt an das gewünschte Ergebnis herangeführt. Neuere Assistenten bieten nebenbei auch noch eine ausführliche Hilfefunktion zu den einzelnen Arbeitsschritten an.

Doppelte Datensätze aufspüren

PCgo! 7/98

tips Excel ➞ Registerkarte Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viel Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Dies sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige, Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

➞ Umschalttaste Als Umschalttaste bezeichnet man die Taste, mit der Sie zwischen Groß- und Kleinschreibung umschalten können. Auf einer normalen Tastatur ist diese Taste zwei Mal vorhanden. Sie wird mit einem nach oben deutenden Pfeil dargestellt.

➞ Shortcut Shortcut wird als Synonym für Schnelltaste gebraucht und ist in den meisten Fällen ein Tastendruck oder eine Tastenkombination, mit der Befehle ausgeführt werden.

Damit rechnet Excel über die 24-Stunden-Grenze hinaus und addiert die Uhrzeiten zum gewünschten Ergebnis von "32:50:00". Wer noch die ältere Version von Excel benutzt, der verwendet das Format "[h]:mm:ss" aus dem Auswahlmenü.

Markierungen mit der Maus Die Maus ist eine gute Hilfe, wenn es um schnelle Aktionen geht. So lassen sich auch Tabellenbereiche unter Excel mit der Maus wesentlich schneller markieren als über die Menü- oder Tastatureingaben. Doch problematisch wird es dann, wenn die Tabelle sich über mehr als 35 Zeilen hinausbewegt. Meist beginnt der Bildschirm unkontrolliert nach unten zu ➞scrollen, wenn man die Maustaste gedrückt hält. Hier hilft eine etwas andere Maustechnik weiter:

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Klicken Sie mit der Maus doppelt auf den unteren Rand der obersten Zelle. Dann gelangen Sie direkt an den untersten beschriebenen Bereich der Spalte.

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Wenn Sie beispielsweise die ganze Spalte von A1:A51 markieren wollen, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie wieder doppelt auf den unteren Rand der Zelle.

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Das funktioniert auch mit Spalten, deren Einträge über den sichtbaren Bereich (Buchstabe L) hinausgehen. Auch dafür genügt ein Doppelklick auf den rechten Rand der äußersten linken Zelle (A).

4➞

Sie markieren beispielsweise den Bereich von A1:O1, indem Sie mit gedrückt gehaltener Umschalttaste den rechten Rand der Zelle A1 doppelt anklicken.

Einfügen einer Funktion per Shortcut Wenn Sie beim Anlegen von Tabellen oft mit Funktionen arbeiten müssen, stört Sie sicherlich der lange Weg über das Menü "Einfügen/Funktion". Hier geht es per ➞ Shortcut wesentlich schneller: Drücken Sie die Tastenkombination "Umschalt" und "F3". Auf diese Weise erscheint die Dialog-

box des Funktionsauswahlfensters "Funktion einfügen" am Bildschirm. Solche Shortcuts gibt es natürlich auch für andere Funktionen von Excel.

Mehrerer Textzeilen in einer Zelle ➞ Kontextmenü Das Kontextmenü ist ein weiterführendes Auswahlmenü. Sie rufen es immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält Befehle zu dem von Ihnen ausgewählten Bereich. Mit diesen Befehlen können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen oder Befehle aufrufen. Die Vorteile des Kontextmenüs sind der schnelle Aufruf und der geringe Platzbedarf des Menüs.

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Manchmal reicht die Breite einer Zelle für den eingegebenen Text nicht aus. Um trotzdem mehrere Textzeilen in einer Zeile anzeigen zu lassen, gehen Sie wie folgt vor:

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Zuerst markieren Sie die zu formatierenden Zellen.

Klicken Sie im Menü "Format" auf "Zellen" und wählen hier die Registerkarte "Ausrichtung". Oder verwenden Sie das ➞Kontextmenü.

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Aktivieren Sie bei den Texteigenschaften das Kontrollkästchen "Zeilenumbruch" und bestätigen die Auswahl mit "OK".

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Um einen Zeilenumbruch an einer bestimmten Stelle zu erreichen, klicken Sie mit der Maus in der Bearbeitungsleiste oder in der Zelle auf die Stelle, an der ein Zeilenumbruch später eingefügt werden soll. Drücken Sie anschließend die Tastenkombination "Alt" und "Eingabe". Der Zeilenumbruch wird durchgeführt und Sie sehen sofort das Ergebnis. PCgo! 7/98

titelthema Excel Immer mit Datum Wenn Sie Seitenzahlen oder das aktuelle Datum auf Ihrem Tabellenblatt ausdrucken wollen, müssen Sie eine Kopf- oder Fußzeile einfügen. Darin setzen Sie Felder, in die automatisch die entsprechende Angabe eingetragen wird.

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Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Seite einrichten". Hier suchen Sie die Registerkarte "Kopfzeile/Fußzeile" aus. Für eine neue ➞Fußzeile, die genau die gewünschten Angaben enthält, klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Fußzeile".

Mit dem ersten Symbol bestimmen Sie die Schriftart der Angaben. Die nächsten beiden Symbole stehen für die Angabe der Seitenzahl. Ein Klick auf das erste Symbol setzt die Seitenzahl ein, das zweite Symbol setzt die Gesamtzahl der Seiten ein. So können Sie sich folgende Angabe konstruieren: "Seite 1 von 2". Sowohl "Seite" als auch "von" müssen Sie allerdings extra eingeben. Das könnte dann so aussehen:

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Die nächsten beiden Symbole stehen für Datum und Uhrzeit. Das Datum wird in der folgenden Form angezeigt: "08.06.98"; die Uhrzeit sieht so aus: "14:19". Auch hier gilt: Wenn Sie eine spezielle Angabe zwischen Datum und Uhrzeit stehen haben wollen, müssen Sie die Zeichen eingeben, egal ob das Buchstaben oder Leerzeichen sind.

➞ Fußzeile Kopf- und Fußzeilen eignen sich besonders für Angaben, die Sie immer wieder in einem Dokument oder einer Tabelle unterbringen müssen. Dazu gehören etwa Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit oder der Dateiname. Die Position der Kopf- oder Fußzeile wird dabei unabhängig von dem eigentlichen Seitenrand eingestellt. Sie sollten natürlich darauf achten, daß sie über oder unter dem Textanfang oder -ende stehen, denn Kopf- oder Fußzeile und der eigentliche Text können sich überlagern. Eigenschaften von Kopf- und Fußzeilen verändern Sie über das Menü "Datei" und den Punkt "Seite einrichten".

➞ Skalieren Das ist ein anderes Wort für Vergrößern oder Verkleinern. Wenn Sie einen Text oder eine Grafik skalieren, wird er/sie auf eine gewünschte Größe gebracht. In Excel können Sie den Inhalt einer Tabelle so skalieren, daß er beim Ausdruck auf eine bestimmte Anzahl von Blättern paßt. Eine Skalierung von 100 % bedeutet, daß die Ausgangsgröße beibehalten wird.

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Sie können Ihre Angaben auf der linken Seite, in der Mitte oder auf der rechten Seite einsetzen. Um die Angaben einzufügen, haben Sie folgende Symbole zur Verfügung.

Mit den letzten beiden Symbolen fügen Sie den Dateinamen und den Namen des Arbeitsblatts ein. Auch hier müssen Sie aber noch Trennzeichen oder einen eigenen Text einfügen. Auf dem Bildschirm erscheint die Fußzeile nicht, nur in der Seitenumbruch-Vorschau.

Tabelle auf eine Seite quetschen Sind Sie es leid, ständig die Seitenränder Ihrer Tabelle zu verändern, damit sie auf eine einzige Seite paßt? So quetschen Sie Ihre Tabelle mit einem Klick auf eine Seite:

stellen, auf wie vielen Seiten Ihre Tabelle insgesamt ausgedruckt werden soll. Sie können wählen, wie viele Seiten breit bzw. hoch die Tabelle werden soll.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Seite einrichten". Hier klicken Sie die Registerkarte "Papierformat" an (wenn sie nicht schon aktiv ist).

2

Im Feld "➞Skalierung" klicken Sie den Button vor "Anpassen" an. Hier können Sie ein-

Bestätigen Sie mit "OK". Dann drucken Sie das Dokument; es paßt jetzt auf eine Seite. Das Dokument selbst wird dabei nicht verändert (weder in den Seitenrändern noch der Schriftart oder -größe). Die Einstellung wird als Standard gespeichert. Wenn Sie also das nächste Mal ausdrucken, überlegen Sie sich, ob Sie die Option wieder anwenden wollen. Wenn nicht, klicken Sie im Feld "Skalieren" auf "Verkleinen/Vergrößern" und wählen "100%".Damit wird die Standardgröße wieder hergestellt.

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titelthema Excel ➞ Makro

Makros in Excel Was Word kann, kann Excel natürlich auch:

➞Makros aufzeichnen mit dem Makro-Recorder. Umfangreichen Befehlsfolgen ordnen Sie so eine Tastenkombination zu.

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Starten Sie Excel 95 und wählen aus dem Menü "Extras" "Makro aufzeichnen". In Excel 97 wählen Sie "Makro" und dann "Aufzeichnen".

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Benennen Sie das Makro im Feld "Makroname". In Excel 95 klicken Sie auf "Optionen". Dann können Sie dem Makro einen eigenen Menübefehl zuordnen. Aktivieren Sie das Kästchen vor "Befehl im Menü Extras" und geben Sie einen Namen ein. Der erscheint später im Menü "Extras". Klicken Sie auf das Kästchen vor "➞Shortcut", klicken dann ins Kästchen hinter "Strg+" und geben einen Buchstaben oder eine Tastenkombination ein. Im Feld "Speichern in" wählen Sie "Persönliche Makro-Arbeitsmappe" aus. Erst dann können Sie das Makro in jeder Arbeitsmappe anwenden.

Nach dem Bestätigen mit "OK" starten Sie die Aufzeichnung des Makros.

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Mit dem Aufzeichnungsbeginn wird ein Fenster eingeblendet. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird die Aufzeichnung beendet. Beginnen Sie jetzt mit der Dateneingabe oder der Formatierung. Dabei ist nur das Ergebnis wichtig, zwischendurch können Sie sich also ein paar Fehler bei der Eingabe erlauben.

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Geben Sie zum Beispiel eine Monatsliste ein. In Zelle "B1" tippen Sie Januar ein. Danach lassen Sie die Zeilen automatisch ausfüllen. Klicken Sie dazu auf eine andere Zelle und wieder auf "B1". Bewegen Sie jetzt die Maus zur rechten unteren Ecke der Zelle. Der Mauszeiger wird zu einem Kreuz. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie eine Markierung in Richtung der Zelle "M1". In einem gelben Kästchen werden die Folgemonate angezeigt. Wenn Sie die Maustaste loslassen, werden die Monatsnamen eingetragen. Dann markieren Sie die Zeile und wählen eine andere Schriftart und -größe. Anschließend klikken Sie auf "Aufzeichnung beenden".

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In Excel 97 klicken Sie in das Feld unter "Tastenkombination". Geben Sie einen Buchstaben oder eine Tastenkombination ein, durch die das Makro gestartet wird. Im Feld "Makro speichern in" wählen Sie wieder "Persönliche Makro-Arbeitsmappe".

Schließen Sie die Datei und öffnen Sie eine neue. Dann drücken Sie die Tastenkombination, die Sie dem Makro zugeordnet haben. Automatisch wird all das eingetragen, was Sie vorhin eingegeben und formatiert haben. Makros eignen sich auch für einige andere Funktionen, etwa das Formatieren von Diagrammen oder Einfügen von Formeln.

Kopien eines Ausdrucks Brauchen Sie mehrere Kopien eines Ausdrucks und wollen sich den Gang zum Kopierer sparen? Dann drucken Sie einfach mehrere Exemplare Ihres Dokuments aus.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Drucken", klicken Sie aber nicht auf das Drucker-Symbol. PCgo! 8/98

Ein Makro hilft Ihnen, Abläufe zu beschleunigen. Makros sind im MS Office in der Sprache Visual Basic geschrieben. Mit Hilfe des Recorders ist es ganz einfach, Makros aufzuzeichnen. Dem Makro wird dann ein bestimmtes Tastenkürzel zugewiesen. Drücken Sie das, läuft das aufgezeichnete Programm ab und erledigt die ihm zugewiesenen Aufgaben.

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Im Feld "Exemplare" stellen Sie ein, wie oft die Tabelle gedruckt werden soll, außerdem können Sie die Kopien sortieren. Sie haben aber auch die Möglichkeit, alle ersten Seiten usw. hintereinander zu drucken.

➞ Shortcut Mit einem Shortcut oder Tastenkürzel führen Sie Befehle aus. Das geht oft schneller, als erst die Symbole anzuklicken. Auch Makros können per Tastenkombination aufgerufen werden.

TIP Lese-Ecke Wenn Sie ein wirklich umfangreiches Computerlexikon auf dem derzeit aktuellen Stand brauchen, sollten Sie zu Becks Computerlexikon greifen. Auf über 900 Seiten sind hier die wichtigsten Begriffe aus der Welt der Bits und Bytes versammelt. Die Artikel zu den einzelnen Stichwörtern sind durchweg umfangreich und meist verständlich geschrieben. Trotzdem sollten Sie sich schon etwas mit dem PC auskennen. Gerade die neuen Begriffe aus dem Internet wurden stark berücksichtigt. Auch die neuesten Techniken, wie DVD oder 3D-Grafikkarten, werden eingehend erklärt. Das Computerlexikon ist auf jeden Fall ein komplettes und kompetentes Nachschlagewerk für all die Begriffe, über die Sie schon immer etwas wissen wollten.

info Verlag C.H. Beck ISBN: 3-4223-50302-5 Preis: 49,90 Mark

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titelthema Excel D uf C a i e d n t i f Da ieldatei en

isp rkDie Be r: PCgo!-Wo lle e t be Sie un lkulationsta a K / shop

INFO

Datei auf CD

Auf unserer PCgo!-CD finden Sie eine Beispieldatei zu unserem Tip "Kalkulieren mit Szenarios". Im Verzeichnis "Excel" befindet sich die Datei "Kalkulation.xls". Darin sind schon alle Beispielwerte eingetragen. Sie müssen dann nur noch den Schritten unseres Tips folgen.

➞ Szenarien Mit Szenarien können Sie eine Was-wäre-wenn-Situation nachspielen. Mit Hilfe des SzenarioManagers bestimmen Sie einige Werte, die Sie später verändern können. Wenn Sie dann diese Werte innerhalb einer Kalkulation verändern, sehen Sie, wie neue Ergebnisse entstehen. Das ist sehr viel komfortabler, als die Werte direkt in der Tabelle zu ändern. Außerdem können Sie mit dem Szenario-Manager Berichte verfassen und die geänderten Werte gegenüberstellen – und somit besser vergleichen.

Kalkulieren mit Szenarios Was wäre, wenn ...? Wenn Sie gerade an einer Kalkulation sitzen und verschiedene Möglichkeiten durchspielen, hilft Ihnen der Szenario-Manager. Damit können Sie eine einfache Was-wärewenn-Kalkulation durchführen, indem Sie immer neue Werte eingeben und damit verschiedene ➞Szenarien durchspielen.

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Öffnen Sie unsere Beispieldatei "Kalkulation.xls" aus dem Verzeichnis "Excel" auf unserer PCgo!-CD oder geben Sie folgende Werte ein. Beachten Sie dabei, daß folgende vier Zellen Formeln enthalten. Geben Sie in die Zellen alles nach dem Doppelpunkt ein. D4:=D2-D3 D6:=D4*D5 E6:=D6*52 E14=Summe)(E8:E13 E15=E6-E14

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Am besten geben Sie jetzt noch allen Zellen einen Namen. Das verbessert später die Übersichtlichkeit bei der Eingabe neuer Daten. Die Daten, die später verändert werden sollen, stehen in den Zellen D2, D3, D5 sowie E8 bis E13. Klicken Sie einen Wert an (etwa den in der Zelle D2). Klicken Sie dann auf das Namensfeld neben der Formelleiste, geben Sie einen eingängigen Namen ein und drücken dann die Eingabetaste.

➞ Undo In Word und Excel gibt es eine Undo-Liste, mit der Sie die zuletzt gemachten Befehle rückgängig machen oder wiederherstellen können. Das selbe ist über das Menü "Bearbeiten", "Rückgängig" möglich.

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Szenario-Manager". Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

➞ Bericht Berichte basieren auf den Daten einer Tabelle. Durch einen Bericht werden diese Daten gegliedert und übersichtlicher dargestellt. Ein Bericht besteht dabei aus verschiedenen Ebenen, die Sie sich anzeigen lassen können. Damit sehen Sie nur die Daten, die Sie interessieren.

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Klicken Sie auf "OK". Sie sehen eine Eingabemaske für die veränderbaren Zellen mit den in der Tabelle eingetragenen Werten.

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Jetzt gebenSie neue Werte für die Variablen ein. Klicken Sie nach den Änderungen auf "OK" und dann auf "Anzeigen". In der Tabelle sehen Sie die geänderten Werte und Berechnungen. Klicken Sie auf "Schließen" und die Änderungen werden übernommen. Wenn Sie sie rückgängig machen wollen, tun Sie das mit einem Klicke auf das "➞Undo"-Symbol.

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Wenn Sie später noch einmal neue Werte eingeben wollen, starten Sie wie vorhin den Szenario-Manager, wählen das Szenario aus, klicken dann aber auf "Bearbeiten".

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Um die Änderungen besser zu überblicken, können Sie automatisch einen ➞ Bericht anfertigen lassen. Tragen Sie dazu neue Werte ein, wählen dann aber nicht "Anzeigen", sondern klicken auf "Bericht". Bestätigen Sie die Frage nach der Ergebniszeile. Dann sehen Sie den fertigen Bericht vor sich. Er wird als neues Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe eingefügt. ❑

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Geben Sie jetzt einen Namen für das Szenario ein. Dann klicken Sie in das Feld "Veränderbare Zellen". Bewegen Sie den Mauszeiger auf Ihre Tabelle und markieren Sie die Zellen D2, D3, D5 sowie E8 bis E13. Mehrere Zellen markieren Sie, indem Sie die "Strg"-Taste beim Markieren drücken. Automatisch werden die Zellen in das Fenster eingetragen. PCgo! 8/98

tips Excel ➞ Paßwortschutz Mit einem Paßwortschutz sichern Sie wichtige, persönliche Daten vor fremdem Zugriff. Dies geschieht meist über ein bestimmtes Kennwort. Es gibt zwei Arten von Paßwörtern: das statische Paßwort, bei dem der Anwender ein Paßwort einmal vergibt. Dies ist so lange gültig, bis es vom Anwender wieder geändert wird. Die andere Form ist das dynamische Paßwort. Dabei wird der Anwender in einem festgelegten Intervall aufgefordert, sein Paßwort zu ändern.

Dokumente mit Paßwortschutz Sie benutzen mit mehreren Personen einen Rechner? Dann sollten Sie Dateien, die nur Sie selbst betreffen, mit einem ➞Paßwortschutz versehen. Damit sind sie vor anderen Augen geschützt. Und so geht's:

Im neuen Dialog "Speichern Optionen" tragen Sie unter "Lese/Schreibkennwort" Ihr Paßwort ein. Klicken Sie auf "OK".

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Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt. Wählen Sie dafür im Menü "Datei" den Eintrag "Speichern unter".

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Sie werden aufgefordert, das Paßwort durch erneute Eingabe zu bestätigen. Danach klikken Sie nochmals auf "OK".

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Geben Sie nun in der sich öffnenden Dialogbox – wie gewohnt – den Namen und den Pfad ein, unter dem Sie die Datei speichern möchten.

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➞ Zelle Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Darin werden alle Daten eingetragen, wie Texte, Zahlen oder Formeln. Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Position in Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an den durchlaufenden Buchstaben, die Zellen an den fortlaufenden Zahlen, beginnend mit der 1.

Spaltenüberschriften auf jeder Seite Die meisten Tabellen erstrecken sich über mehrere Seiten: Um nicht auf jedem Arbeitsblatt die Überschriften erneut eintragen zu müssen, können Sie einen Bereich für die Spalten- und Zeilenüberschriften festlegen. So erleichtern Sie sich die Arbeit erheblich.

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Sie wählen zunächst im Menü "Datei" den Eintrag "Seite einrichten".

TIP Lese-Ecke Suchen Sie ein Buch, das Sie auf dem Weg vom Excel-Einsteiger bis zum Proft begleitet? Dann werfen Sie einen Blick auf Excel 97 – Das Handbuch. Auf fast 1.000 Seiten finden Sie hier alles, von den Grundlagen der Tabellengestaltung bis zur fortgeschrittenen Makro-Programmierung mit VBA. Dabei arbeiten Sie immer mit Praxisbeispielen. Sie lernen, wie Sie Formeln eingeben, Daten formatieren, sortieren, filtern und vieles mehr. Auf der beiliegenden CD finden Sie die Beispieldateien des Buches sowie Tools und Add-Ins für Excel 97.

info Microsoft Press, ISBN-Nr. 3-86063-128-4 Preis: 55 Mark

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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Optionen".

Zum Abschluß speichern Sie Ihr Dokument mit einem Mausklick auf "OK". Wollen Sie nun die Datei öffnen, werden Sie zunächst aufgefordert, Ihr Paßwort einzugeben. Doch Vorsicht! Verlieren oder vergessen Sie dieses Paßwort, können auch Sie diese Datei nicht mehr einsehen.

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In der Registerkarte "Tabelle" setzen Sie den Cursor in das Feld "Wiederholungszeilen".

Markieren Sie alle Überschriften. Diese Einstellung gilt nur für den Ausdruck und die Seitenansicht. Die Tabellenansicht bleibt bestehen. Das klappt auch bei Spaltenüberschriften: Lediglich bei Schritt 2 positionieren Sie die Schreibmarke im Feld "Wiederholungsspalten".

Zellinhalte tarnen In umfangreichen Tabellen gibt es vielleicht Daten, die Sie anderen nicht zugänglich oder sichtbar machen möchten, beispielsweise bei der Arbeit mit Gehaltstabellen oder ähnlichem (Datenschutz). Wenn Sie die Zeilenhöhe oder Spaltenbreite verringern, können Sie diese Zellen quasi unsichtbar machen. Diese Methode ist aber nicht immer die beste. Hier hilft ein kleiner Trick mit Zahlenformaten weiter. Damit lassen sich Zellinhalte einfach und komfortabel verbergen.

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Wechseln Sie in das Eingabefeld "Formate". Geben Sie dort als Zahlenformat die Zeichen "********" ein.

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Rufen Sie zuerst das Arbeitsblatt auf. Markieren Sie die ➞Zellen, deren Inhalte Sie tarnen möchten.

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Wählen Sie im Menü "Format" den Eintrag "Zellen". Klicken Sie dort einmal auf die Registerkarte "Zahlen".

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Anschließend markieren Sie im Listenfeld "Kategorien" den Eintrag "Benutzerdefiniert".

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Mit Klick auf "OK" weisen Sie das neue Format den benutzerdefinierten Einträgen zu. Danach sind die Einträge in den so formatierten Zellen verschwunden. Die Formel der betreffenden Zelle bleibt zwar nach wie vor in der Eingabezeile sichtbar; in der Tabelle und auch im Ausdruck erscheinen aber lediglich die Zeichen "********". PCgo! 9/98

tips Excel Überschriften nicht aus den Augen verlieOft sind Tabellen so groß, daß sie aus dem sichtbaren Bereich des Bildschirms "hinauswandern". Das passiert beispielsweise dann, wenn die Spaltenbreite größer wird, die Zahl der Einträge in den Spalten mehr Richtung hinteres Drittel des ABCs tendiert oder die Anzahl der Zeilen in Richtung 100 anwächst. Das hat auch den Nachteil, daß dann die Überschriften nicht mehr zu sehen sind. Für solche Fälle hält Excel eine praktische ➞Funktion parat. Damit bleiben die Überschriften immer im Blickfeld des Anwenders. So gehen Sie vor:

1 2

Markieren Sie die gewünschte Zeile oder Spalte mit der Maus.

Wählen Sie im Menü "Fenster" den Eintrag "Fixieren". Die untere Kante der Fixierung ist nun an der schwarzen Linie zu erkennen. Dieser Bereich bleibt damit ständig am Bildschirm sichtbar. Der Rest unterhalb dieses Bereichs läßt sich weiterscrollen.

➞ Funktion Eine Funktion ist eine ganz besondere Anweisung in Excel. Damit sagen Sie dem Programm quasi, was es tun soll. Eine Funktion beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen, danach folgt der Name der Funktion und schließlich die Werte, die bei der Funktion verwendet werden sollen. Beispiel: =SUMME(C2:C8) berechnet die Summe aller Werte aus den Zellen C2 bis C8.

➞ Arbeitsmappe

Ausgeblendete Fenster wiederfinden Die persönliche ➞ Arbeitsmappe "PERSON.XLS" wird in der Regel bei jedem Start von Excel geladen. Sie enthält meist auch die persönlichen Makros. Damit die Datei nicht bei der normalen Arbeit mit Excel stört, kann man sie über die Funktion "Fenster ausblenden" im Fenster-Menü unsichtbar machen. Bei Bedarf wird sie über den Menüeintrag "Fenster/Einblenden" wieder hervorgeholt. Haben Sie die Funktion "Fenster ausblenden" gewählt, wird die Datei, die sich gerade im Vordergrund befindet, versteckt und taucht auch

in der Liste der geöffneten Fenster nicht mehr auf. Wenn aus Versehen beispielsweise die einzige geöffnete Datei ausgeblendet wird oder alle Dateien ausgeblendet werden, ist guter Rat teuer. Denn am Bildschirm sind nur noch die Menüs "Datei" und "Hilfe" zu sehen. Der Rest bleibt unsichtbar. Hier hält Excel die entsprechende Hilfe bereit. Sie finden den Eintrag "Einblenden" im Dateimenü. Wählen Sie dort "Einblenden" und alle ausgeblendeten Dateien tauchen wieder auf.

Anpassen von Beschriftungen Bei den meisten Tabellen gibt es regelmäßig ein Problem: Die Beschriftung ist zu lang und ragt über die Spaltenbreite hinaus. Bislang mußten Sie mit der Funktion "Spaltenbreite", durch Verändern der Schriftgröße oder mit einem Zeilenumbruch in der Zelle experimentieren. Unter Excel 97 ist das wesentlich komfortabler gelöst. Nur wenige Mausklicks sind dafür notwendig:

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Markieren Sie die entsprechende Zelle mit der Maus.

Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Eintrag "Zellen" oder drücken die Tastenkombination "Strg" + "1".

3 4

Wechseln Sie zur Registerkarte "Ausrichtung".

5

Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Daraufhin paßt Excel den Zelleninhalt entsprechende an. So gehen Sie auch bei einer fertigen Tabelle vor; Sie müssen nur den gesamten Tabellenbereich markieren. Auf diese Art und Weise werden auf einen Schlag alle Zellengrößen an den Inhalten ausgerichtet.

Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

TIP Software-Tip Excel 97 auf den Punkt gebracht: Mit dem multimedialen Excel 97 Computer Based Training lernen Sie alles, was Sie über Excel 97 wissen müssen. Dabei stöbern Sie nicht in einem Buch, sondern lernen direkt am Bildschirm und in der Anwendung. Mit Videosequenzen werden die einzelnen Funktionen nachvollziehbar dargestellt. Praxisnahe Beispiele erleichtern vor allem Einsteigern das Verständnis der komplexen Tabellenkalkulation. Auf ein Buch müssen Sie dabei trotzdem nicht verzichten. Auf 300 Seiten wird der Inhalt der CD gut gegliedert beschrieben. Kurzum: Dieser Multimedia-Kurs ist uneingeschränkt empfehlenswert und besticht durch ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis.

info Learm Key GmbH, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen".

PCgo! 9/98

ISBN-Nr. 3-933084-05-9 Preis: 39,80 Mark

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Excel TIP

Wenn Sie Text in eine Spalte eingeben, versucht Excel diesen automatisch zu ergänzen. Dabei sucht es nach vorhandenen Wörtern in der selben Spalte. Diese Funktion können Sie auch anders nutzen. Bewegen Sie den Mauszeiger in die nächste, leere Zelle einer Tabelle. Drücken Sie dann die Tastenkombination "Alt" und "Pfeil nach unten". Sie bekommen dann ein Pulldown-Menü angezeigt. Darin finden Sie alle Einträge der aktuellen Spalte und können diese bequem einfügen.

TIP

Kommentare einsetzen

Auto-Eingabe

Gerade bei umfangreichen Tabellen kann es vorkommen, daß man schnell die Übersicht verliert. Oder einzelne Tabelleneinträge sollten besser erklärt werden. Doch die Zelle ist zu klein. In solchen Fällen helfen Kommentare. So kann man viel Information unterbringen, ohne die Tabelle zu verändern.

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Markieren Sie die Zelle, zu der Sie einen Kommentar anlegen möchten. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste in die Zelle. Anschließend benutzen Sie die rechte Maustaste, um das Kontextmenü aufzurufen.

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Wählen Sie den Befehl "Kommentar einfügen" aus. Ein gelb hinterlegtes Fenster wird geöffnet. In der ersten Zeile steht der Name desjenigen, der den Kommentar geschrieben hat. In der zweiten Zeile sehen Sie ein blinkendes Eingabefeld. Hier können Sie Ihre Bemerkungen eintragen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Kommentarfensters.

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Die von Ihnen bearbeitete Zelle wird in der rechten, oberen Ecke mit einem roten Strich markiert. Somit können Sie sofort erkennen, zu welchen Zellen Kommentare vorhanden sind. Wenn Sie den Mauszeiger über die Zelle bewegen, wird der Kommentar eingeblendet.

Wichtige Shortcuts

Bei der Tabellenbearbeitung gibt es viele Arbeitsschritte, die Sie immer wieder benötigen. Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie die zugehörige Tastenkombination kennen. Ein paar wichtige haben wir für Sie zusammengefaßt: ■ Text wird fett: "Strg", "Umschalten", "F" ■ Text wird kursiv: "Strg", "Umschalten", "K" ■ Text wird unterstrichen "Strg", "Umschalten", "U" ■ Wert aus darüberliegender Zelle übernehmen: "Strg", "," ■ Spalte verstecken "Strg", "8"

Arbeitsblatt schützen Möchten Sie Teile Ihrer Tabelle vor fremdem Zugriff schützen? Oder möchten Sie verhindern, daß andere Benutzer versehentlich Formeln und Daten aus einer Tabelle löschen? Dann sollten Sie mit dem Arbeitsblatt-Schutz und der Freigabe von einzelnen Zellen arbeiten. So haben Sie eine bessere Kontrolle darüber, was mit Ihrer Tabelle passiert.

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Als erstes müssen Sie alle Zellen freigeben, die noch Eingaben akzeptieren sollen, auch wenn der Schutz aktiviert ist. Dazu markieren Sie die Zellen. Sie können dabei die Taste "Strg" gedrückt halten, um mehrere Zellen auszuwählen.

■ Zeile verstecken "Strg", "9"

3

■ Summenfunktion "Alt", "Umschalten", "0" ■ Datum einfügen "Strg", "." Viele Menübefehle haben auch eine Tastenkombination. Um diese herauszufinden, öffnen Sie einen Menüpunkt auf der Hauptmenüleiste. Neben den einzelnen Befehlen steht, sofern vorhanden, der zugehörige Shortcut.

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Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Befehl "Zellen..." aus. Dort klicken Sie auf die Registerkarte "Schutz". Deaktivieren Sie den Kontrollkasten "Gesperrt". Damit sind die Zellen für die Dateneingabe freigegeben. Schließen Sie das Menü mit einem Klick auf "OK".

1

Als nächstes schützen Sie das Arbeitsblatt. Den entsprechenden Befehl finden Sie unter "Extras / Schutz / Blatt...". Im Menü "Blatt schützen" aktivieren Sie alle drei Kontrollkästen. Optional können Sie auch ein Kennwort angeben. Nachdem Sie das Menü wieder geschlossen haben, ist der Schutz sofort aktiv. Sollte jemand versuchen, eine geschützte Zelle zu überschreiben, erscheint eine entsprechende Meldung.

Excel Formeln erkennen

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Bei größeren Tabellen kommen oft viele Formeln zum Einsatz. Wenn Sie eine Formel später abändern möchten oder einen Fehler suchen, ist das nicht immer einfach. Oft ist nicht erkennbar, welche Zellen in einer Formel berechnet werden. Excel unterstützt Sie hier mit der "Detektiv"-Funktion. Diese können Sie bei Bedarf aus dem Menü "Extras" aufrufen. Oder Sie blenden die entsprechende Symbolleiste ein.

Markieren Sie die Zelle, in der die zu bearbeitende Formel steht. Anschließend klicken Sie in der "Detektiv-Symbolleiste" auf das erste Symbol von links (Spur zum Vorgänger). In Ihrer Tabelle werden alle Zellen, die zu dieser Formel führen, mit einem blauen Punkt versehen. Zusätzlich zeigen blaue Pfeile von den Punkten zur Zelle mit der Formel.

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Rufen Sie den Befehl "Detektiv" aus dem Menü "Extras" auf. Wählen Sie anschließend den Punkt "Detektiv-Symbolleiste" aus. Die Symbolleiste können Sie an einer beliebigen Stelle des Bildschirms oder auf der Hauptsymbolleiste anordnen.

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Benötigen Sie die Anzeige nicht mehr, klicken Sie auf das zweite Symbol von links (Spur zum Vorgänger entfernen). Die Markierungen werden ausgeblendet. Mit dieser Funktion fällt es Ihnen leichter, Formeln nachzuvollziehen

Zellen und Spalten tauschen Oft merkt man erst zu spät, daß eine Tabelle zum Beispiel nur fünf Zeilen, aber dafür 20 Spalten hat. Die Tabelle kann dann nicht mehr eingesehen werden, ohne die Bildlaufleiste zu verwenden. Wenn Sie jedoch Spalten und Zellen vertauschen, paßt wieder alles auf eine Bildschirmseite. Dies funktioniert mit Hilfe eines kleinen Tricks ganz einfach. Selbst umfangreiche Tabellen lassen sich auf diese Weise problemlos umstellen.

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An der vorher festgelegten Stelle wird eine neue Tabelle eingefügt. Sie entspricht exakt der kopierten Tabelle. Nur die Zeilen und Spalten wurden ausgetauscht. Hat alles zu Ihrer Zufriedenheit funktioniert, können Sie die alte Tabelle löschen.

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Markieren Sie zuerst die komplette Tabelle, die verändert werden soll. Rufen Sie dann aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Kopieren" auf. Dann klicken Sie auf die erste Zelle des Bereichs, an dem die geänderte Tabelle eingefügt werden soll. Der neue Bereich darf sich nicht mit der alten Tabelle überschneiden.

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Wählen Sie den Befehl "Inhalte einfügen..." aus. Sie finden ihn ebenfalls im Menü "Bearbeiten". Ein Menüfenster erscheint. Rechts unten finden Sie die Option "Transponieren". Aktivieren Sie diese Option. Anschließend klicken Sie auf "OK". Das Menü wird geschlossen und Excel verarbeitet Ihren Befehl.

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Excel TIP

Lange Texte anzeigen

Verständliche Formeln

Formeln werden verständlicher, wenn Sie für die Zellbereiche Namen vergeben. So wird dann aus der Funktion "Summe(A2:A5)" die Funktion "Summe(Ausgaben)". Wenn sich die Formel auf einzelne Spalten oder Zeilen bezieht, brauchen Sie nicht extra einen Namen zu vergeben. Excel erkennt den Bereich auch, wenn eine entsprechende Spalten- bzw. Zeilenüberschrift vorhanden ist. So würde im obigen Beispiel in der Zelle "A1" der Eintrag "Ausgaben" stehen.

Benutzen Sie in Ihrer Tabelle Zellen, die einen langen Text aufnehmen müssen? Sollte der Text länger als die Zellenbreite sein, wird er später nicht mehr angezeigt. Um dies zu verhindern, können Sie Excel anweisen, einen automatischen Zeilenumbruch durchzuführen.

Über die Texteigenschaften können Sie den Text beliebig verändern.

TIP

Textlänge

Manchmal ist es notwendig, die Länge eines Textes zu ermitteln. Damit Sie die einzelnen Zeichen nicht von Hand abzählen müssen, verwenden Sie die Funktion "Länge". Klicken Sie dazu mit der Maus auf eine leere Zelle Ihres Arbeitsblattes. Rufen Sie den Funktionsassistenten mit der Tastenkombination "Umschalten" + "F3" auf. Wählen Sie unter Kategorie den Eintrag "Alle" aus. Anschließend suchen Sie im rechten Fenster die Funktion "Länge". Nach dieser Auswahl erscheint ein Eingabefenster. Hier geben Sie die Bezeichnung der Zelle ein, deren Textlänge berechnet werden soll (z.B. B52). Als Ergebnis erhalten Sie die Textlänge inklusive aller Leerzeichen.

TIP

Zelleninhalt kombinieren

Mit einer einfachen Funktion können Sie den Inhalt von verschiedenen Zellen kombinieren. Dabei werden die dargestellten Werte als Text behandelt. Unabhängig davon, ob es Zahlen, Währungsbeträge, Texte, usw. sind. Formeln werden ebenfalls ignoriert. Wollen Sie zum Beispiel die Zelleninhalte von "A2" und "D3" verknüpfen, verwenden Sie die Formel "=A2&D3".

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Markieren Sie die Zellen, für die der Zeilenumbruch aktiviert werden soll. Dann rufen Sie aus dem Menü "Format" den Befehl "Zellen" auf. Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte "Ausrichten".

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Unter "Texteigenschaften" finden Sie die Option "Zeilenumbruch". Aktivieren Sie diese und schließen Sie das Menü durch einen Klick auf "OK". Excel führt in dem markierten Bereich einen Zeilenumbruch aus. Dabei werden einzelne Zeilen vergrößert, um den Text komplett darstellen zu können.

Mit Zeilenumbruch werden auch lange Texte angezeigt.

Ganze Blätter kopieren Möchten Sie an einer vorhandenen Tabelle eine Formel verändern? Dann sollten Sie besser mit einer Kopie der Tabelle arbeiten. Falls etwas nicht mehr funktioniert, haben Sie immer noch die eigentliche Tabelle als Sicherheitskopie. Damit Sie nicht die Tabelle markieren müssen oder etwas vergessen, kopieren Sie gleich das ganze Arbeitsblatt. Das ist die schnellste und sicherste Methode. Und Sie brauchen dazu nur die Maus zu benutzen.

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Am unteren Rand des Excel-Fensters sehen Sie eine Auswahlleiste. Auf ihr werden alle Tabellen einer Datei angezeigt (Tabelle1, Tabelle2, usw.). Die aktive Tabelle erkennen Sie an dem weißen Reiter. Um das Arbeitsblatt zu kopieren, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Reiter und halten die Taste gedrückt. Gleichzeitig drücken Sie die Taste "Strg" und halten diese ebenfalls gedrückt.

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2

Bewegen Sie den Mauszeiger. Unter dem Mauszeiger erscheint ein Papiersymbol mit einem kleine Pluszeichen in der Mitte. Bewegen Sie das Symbol an das Ende der Tabellenreihe. Lassen Sie anschließend die gedrückten Tasten wieder los. An der gewählten Stelle wird eine Kopie Ihres Arbeitsblattes eingefügt. Es bekommt den selben Namen wie das Original und eine eingeklammerte "2". ❑

Excel TIP

Der einfachste Weg, einen Rahmen um einen Zellbereich zu legen führt über sogenannte Shortcuts. Um einem markierten Bereich einen kompletten Rahmen zuzuweisen, drücken Sie einfach die Tastenkombination "Strg", "Umschalten", "_". Möchten Sie alle Rahmen auf einen Schlag wieder entfernen, drücken Sie einfach "Strg", "Umschalten", ">".

TIP

Spaltenbreiten ändern

Rahmen per Shortcut

Sie können in Excel auf verschiedene Weise die Höhe von Zeilen oder die Breite von Spalten ändern. Methode 1 geht über das Formatmenü. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1

Markieren Sie die entsprechenden Spalten mit der Maus. Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Eintrag "Spalte/Breite"

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Tragen Sie nächsten Eingabefeld die gewünschte Breite ein.

Shortcut zum Einfügen

Sie sparen sich beim Einfügen eines neuen Arbeitsblattes den umständlichen Weg über das Menü "Einfügen/Tabelle" indem Sie einfach die Tastenkombination "F1", "Umschalten" und "Alt" drücken.

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Sie fahren mit der Maus über den Rand der Schaltfläche mit der Spaltenbeschriftung und verändern die Größe durch Halten und Ziehen mit der Maus. Sie können auch mehrere Spalten gleichzeitig als zusammenhängenden und auch als nicht zusammenhängenden Bereich in der Breite verändern.

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Dazu klicken Sie mit gedrückt gehaltener Taste "Strg" mit der Maus auf die entsprechenden Spaltenschaltflächen und ziehen diese auf die gewünschte Breite. Wenn Sie die Taste "Strg" loslassen, sind die zu verändernden Spaltenbereiche markiert.

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Leichter und schneller geht es jedoch mit der Maus. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

Wenn Sie nun die linke Maustaste loslassen, sind alle markierten Spaltenbereiche in der gleichen Breite verändert. Möchten Sie die Zeilenhöhe verändern, gehen Sie entsprechend mit den Zeilenschaltflächen vor.

Standard-Symbolleisten wiederherstellen ➞ Arbeitsmappe Eine Arbeitsmappe ist die Datei, in der die Daten bearbeitet und gespeichert werden. Jede einzelne Arbeitsmappe kann unterschiedlich viele Blätter enthalten. Außerdem können Sie verschiedene Arten zusammengehöriger Daten in einer einzigen Datei speichern.

TIP

Menübefehle blitzschnell auswählen!

Sie können jeden beliebigen Menübefehl in der Menüleiste oder einer sichtbaren Symbolleiste mit der Tastatur auswählen. Drücken Sie die Taste "Alt", um die Menüleiste auszuwählen. Möchten Sie eine Symbolleiste auszuwählen, drücken Sie "Strg", "Tab". Wiederholen Sie diesen Schritt solange, bis die gewünschte Symbolleiste ausgewählt ist. Geben Sie den unterstrichenen Buchstaben in dem Menünamen ein, der den gewünschten Befehl enthält.

Haben Sie Excel mit vielen neuen Symbolleisten Ihren Wünschen angepaßt und plötzlich fehlt doch eine der Symbolleisten? Wie Sie wieder Ihre Ursprungs-Symbolleisten zurückbekommen, zeigen die folgenden Schritte:

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Wählen Sie das Menü "Ansicht" und dort den Punkt "Symbolleisten" an. Klicken Sie dann auf "Anpassen". Das Dialogfenster "Anpassen" wird eingeblendet. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurücksetzen". Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit "Ja" und ab sofort stehen Ihnen die Original-Symbolleisten wieder zur Verfügung.

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Möchten Sie doch einige Änderungen an den Symbolleisten vornehmen, können Sie das auch über den Befehl "Extras/Anpassen" im

Dialogfeld "Anpassen". Dort ziehen Sie einfach die gewünschten Befehle der einzelnen Menüs auf die entsprechende Symbolleiste.

Zeilenumbruch in einer Zelle Sie kennen sicher das folgende Problem: Manchmal wird eine Excel-Tabelle recht umfangreich. Die einzelnen Spalten fallen dabei oft sehr klein aus, gerade dann, wenn Sie nur Zahlen enthalten. Da wird es besonders schwierig, Text in den Spalten lesbar unterzubringen. Eine Möglichkeit wäre, die Textausrichtung zu ändern. Oder Sie fügen einen Zeilenumbruch in die Zelle ein.

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1

Klicken Sie auf die Zelle, in der Sie den Text eingeben wollen. Fangen Sie an, den Text zu schreiben.

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Wenn Sie mit Ihrem Text an das Zellenende gelangen, drücken Sie die Tastenkombination "Alt" und "Eingabe". Damit erreichen Sie einen Zeilenumbruch in der selben Zelle. PCgo! 11/98

Excel Add-ins löschen Im Add-in-Manager von Excel fehlt die Möglichkeit, einmal installierte ➞ Add-ins zu löschen. Excel läßt sich dabei aber trotzdem auf zwei Arten überlisten. Entweder Sie gehen den Weg über die ➞Registrierdatenbank und führen dabei die folgenden Schritte durch:

1

Gehen Sie in das Menü "Extras", wählen dort den "Add-in-Manager" an und deaktivieren alle Add-ins, die Sie löschen möchten. Danach beenden Sie Excel.

Excel 97: HKEY_CURRENT_USER/Software/ Microsoft/Office/7.0/Excel

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Klicken Sie nun auf den Add-in-Manager in der Baumstruktur. Jetzt werden alle installierten und derzeit nicht aktiven Add-ins im rechten Fenster angezeigt.

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Markieren Sie dort das Add-in, das Sie entfernen möchten, und wählen den Befehl "Löschen" im Menü "Bearbeiten". Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage mit "Ja" und Sie können weitere Add-ins löschen oder aber den Registrierungseditor verlassen. Trauen Sie sich nicht so recht an die Bearbeitung der Registrierungsdatenbank heran, können Sie auch den Add-in-Manager austricksen:

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2

Gehen Sie über den Windows-Startbutton auf "Ausführen", lassen das Windows-Verzeichnis durchsuchen und starten den Registrierungseditor REGEDIT.EXE.

3

Dort suchen Sie je nach Excel-Version den folgenden Schlüssel: Excel 95: HKEY_CURRENT_USER/Software/ Microsoft/Excel/7.0

Nach der Beendigung von Excel wechseln Sie in den Explorer. Löschen oder verschieben Sie nun die Datei der entsprechenden Addins. Starten Sie Excel und rufen das Menü "Extras/Add-in-Manager" auf.

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Klicken Sie dort auf den Eintrag des Add-ins, das Sie gerade im Explorer gelöscht oder verschoben haben. Da Excel die Datei nicht mehr findet, bietet das Programm an, das Add-in aus der Liste zu löschen.

Deckblatt aus Textverarbeitung Möchten Sie Ihre Tabellen mit einem Deckblatt versehen? Kein Problem, denn sowohl unter Excel 95 als auch 97 können Sie ein Deckblatt einbauen; ganz gleich, bei mit welcher Textverarbeitung Sie es gestaltet haben. Bei der Version 95 gibt es jedoch Probleme bei der Größenskalierung des Blattes. Wir zeigen Ihnen am Beispiel der Textverarbeitung Word, wie Sie das Deckblatt am besten importieren:

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Klicken Sie nun auf das Register der Tabelle, in der das Deckblatt eingebaut werden soll. Über das Menü "Bearbeiten" und den Eintrag "Inhalte einfügen" holen Sie das Deckblatt wieder aus der Zwischenablage. Dabei wählen Sie als Quelle nicht "Microsoft Word Dokument Objekt", sondern "Grafik (Enhanced Metadatei)".

Öffnen Sie Ihre ➞Arbeitsmappe, in der Sie das Deckblatt einfügen möchten. Wählen Sie dort die letzte leere Tabelle an.

1

2

Klicken Sie nun im Menü "Einfügen" den Eintrag "Objekt" und dort den Punkt "Von Datei erstellen" an.

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Belassen Sie das eingefügte Deckblatt wie es ist und legen es mit dem Befehl "Bearbeiten/Kopieren" oder mit der Tastenkombination "Strg", "C" in die ➞Zwischenablage.

PCgo! 11/98

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Gehen Sie nun wieder auf die letzte Tabelle und löschen dort das eingebaute Objekt. Wechseln Sie zurück zur Tabelle, in der sich das Deckblatt befindet und skalieren Sie das Bildobjekt nach Ihren Wünschen. ➪

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Excel TIP

Tabellen farbig gestalten

Markierungen trotz Bildlauf

Wenn Sie die Tasten für den Bildlauf (wie zum Beispiel "Bild-Auf" und "Bild-Ab") bei ausgeschaltetem Bildlauf-Feststellmodus verwenden, wird die Markierung entfernt. Wenn die Markierung während der Durchführung eines Bildlaufs beibehalten werden soll, schalten Sie zunächst den Bildlauf-Feststellmodus ein.

Manchmal trägt ein wenig Farbe durchaus zur besseren Lesbarkeit bei, vor allem bei Tabellen die sehr groß sind. Wie das einfach und schnell zu bewerkstelligen ist, zeigen die folgenden Schritte:

1

Als erstes markieren Sie den gewünschten Zellenbereich mit der Maus. Klicken Sie anschließend auf den Auswahlpfeil an der Schaltfläche "Rahmen".

Das Fenster mit der Rahmenpalette wird geöffnet. Wählen Sie dort den gewünschten Rahmen aus. Der markierte Zellenbereich wird nun eingerahmt.

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Möchten Sie einen farbigen Hintergrund, markieren Sie zunächst den Zellbereich und klicken dann einfach auf die nächste Schaltfläche "Füllfarbe" in dieser Werkzeugleiste.

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Wie wäre es mit farbiger Schrift? Dafür markieren Sie den gewünschten Zellbereich und klicken auf die Schaltfläche "Schriftfarbe". Dort können Sie dann die entsprechende Schriftfarbe auswählen.

➞ Zwischenablage Oder auch Clipboard genannt, ist ein temporärer Speicher von Windows in einem Betriebssystem oder Anwendungsprogramm, der für den Austausch von Daten reserviert ist. Dort legt beispielsweise die Funktion "Kopieren" eines Anwendungsprogramms den zuvor markierten Text- oder Bildbereich ab, um ihn später per "Einfügen" an einer anderen Stelle oder in einem anderen Programm wieder zu nutzen.

Daten in mehreren Tabellen eingeben Sie haben manchmal Tabellen, in denen dieselben Daten immer wieder vorkommen; zum Beispiel Monatsangaben, Überschriften oder die feststehende jährlich Miete bei einem selbst angelegten Haushaltsbuch über mehrere Jahre. Mit einem einfachen Trick fügen Sie Daten in mehrere Tabellen einer Arbeitsmappe ein.

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➞ Add in Mit Add in bezeichnet man meist eine Sammlung von zusätzlichen Funktionen oder Optionen, die in das Programm integriert werden. Die Programme werden dadurch in ihrem Leistungsumfang verstärkt und erhalten zusätzliche meist neue Eigenschaften.

➞ Registrierdatenbank Oder auch Registry genannt, ist eine interne Datenbank in Windows 95/98, in der sämtliche Konfigurationsdaten verzeichnet sind. Sie ersetzt die unter DOS verwendeten Konfigurationsdateien "config.sys" und "autoexec.bat" sowie die Initialisierungsdateien von Windows.

Laden Sie das entsprechende Arbeitsblatt. Dann drücken Sie die Taste "Strg" und klicken gleichzeitig auf die Registerkarte am unteren Ende der Tabelle, in der die Namen der Tabellen eingetragen sind. Die Namen der angeklickten Tabellen sind weiß unterlegt. Das bedeutet, daß diese Tabellen aktiv sind.

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Möchten Sie nun Werte in eine Zelle eingeben, werden sie automatisch in den anderen Tabellen übernommen. Sie sollten jedoch beachten, daß die Eingabe der Daten für alle aktiven Tabellen gilt. Möchten Sie Daten in nur einer Tabelle angeben, müssen Sie nochmals die Namen der Tabelle anklicken.

Anpassen von Texten Ein Problem taucht häufig bei Tabellen auf: Die Texte in den Zellen sind zu lang. Doch vorbei sind die Zeiten der umständlichen Anpassung via Spaltenbreite oder Zeilenumbruch. Sie können durch einen simplen Trick Abhilfe schaffen.

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Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Ausrichtung".

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Rufen Sie im Menü "Format" den Punkt "Zellen" auf oder drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und "1"

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Aktivieren Sie dort ganz einfach das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen" und bestätigen die Auswahl mit "OK". Excel paßt die Schriftgröße in der Zelle daraufhin voll automatisch so an, daß die Zeichenkette in die Zelle paßt. ❑

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Excel ➞ Shortcut Das ist eine Tastenkombination,mit der ein bestimmter Befehl schnell ausgeführt werden kann. Shortcuts sind in Excel oft schon vordefiniert. Darum sind in der Menüleiste die Buchstaben unterstrichen, mit denen das entsprechende Menü per Tastatur geöffnet werden kann. Drücken Sie zum Beispiel die Tastenkombination "Alt" und "N", öffnet sich das Menü "Daten".

Namen für Zellen vergeben Daten, die Sie häufig benötigen, können Sie sich auch in umfangreichen Tabellen schnell auf den Bildschirm holen. Dann müssen Sie sich beispielsweise nicht mehr merken, in welcher Zelle der Umsatz des Jahres 1997 steht. Allerdings braucht es dafür einige Vorarbeit:

1 2

Markieren Sie die Zellen, denen Sie einen Namen geben möchten.

Zellbezeichnung auf jeder Seite

Gerade bei großen Tabellen ist es unglücklich, wenn auf der zweiten Seite die Zeilen- und Spaltenbezeichnungen nicht mehr mit ausgedruckt werden. Mit ein paar Handgriffen können Sie das ganz einfach ändern. Markieren Sie als erstes die Spalte oder Zeile, die Sie auf jeder Seite ausgedruckt haben möchten. Dazu klicken Sie entweder auf A,B,C oder auf 1,2,3 – abhängig davon, ob Sie Zeilen oder Spalten markieren möchten. Wenn Sie sowohl die erste Zeile als auch die erste Spalte ausgedruckt haben möchten, klicken Sie zunächst auf "1", halten dann die "Strg"-Taste gedrückt und klicken auf "A". Ziehen Sie jetzt die Markierung bei gehaltener Maustaste so weit, wie Sie sie haben wollen. Klicken Sie anschließend in die Bearbeitungsleiste oben links. In der Eingabezeile tippen Sie "Drucktitel" ein.

Sobald Sie nun die Excel-Tabelle

komplett ausdrucken und diese über mehrere Druckseiten geht, wird der markierte Bereich auf jedem Blatt mit ausgedruckt. Das erleichtert die Orientierung auf den Folgeseiten.

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Geben Sie hier nun den Namen ein, unter dem Sie die markierten Zellen speichern möchten. Das könnte etwa "Umsatz 1997" sein.

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Künftig klicken Sie nur mit der rechten Maustaste auf das schwarze Dreieck neben der Bearbeitungsleiste und im Auswahlfeld "Umsatz 1997" an. Im ➞Excel-Sheet wird dann sofort die entsprechende Stelle angezeigt.

Klicken Sie auf die Bearbeitungsleiste am linken Bildschirmrand.

TIP

In dieser steht normalerweise die Zellbezeichnung (also zum Beispiel "D7", "E9" etc.)

Gedrehte Texte in Excel

1

Werden in PowerPoint gedrehte Texte nach Excel exportiert, verlieren sie dabei ihren Drehwinkel. Denn PowerPoint ist nur bedingt mit Excel ➞kompatibel. Um den Drehwinkel trotzdem zu behalten, gehen Sie wie folgt vor:

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Markieren Sie das gedrehte Textelement in PowerPoint. Kopieren Sie es anschließend mit dem ➞ Shortcut "Strg" und "C" in die Zwischenablage.

punkt "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" in Excel 8.0 ein. Im "Inhalte einfügen"-Dialog müssen Sie das Format "Grafik (Enhanced Metadatei)" wählen.

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Das Zeichnungselement mit dem gedrehten Text wird jetzt als Grafik eingefügt. Der gedrehte Text läßt sich aber nich mehr bearbeiten.

3

Fügen Sie es dann über den Menü-

Eigene Symbolleisten anlegen

1

So umfangreich die Auswahl an Symbolen in Excel auch ist; viele Funktionen benötigt man gar nicht oder nur selten. Daher kann eine individuelle ➞Symbolleiste viel Platz auf dem Bildschirm sparen und die Übersicht bewahren.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht", "Symbolleiste" und dann "Anpassen".

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Um Veränderungen vorzunehmen, klicken Sie nun etwa auf das Symbol, das Sie entfer-

nen möchten. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Symbol aus der Leiste heraus. Nun lassen Sie die linke Maustaste wieder los.

Wählen Sie nun die ➞Registerkarte "Symbolleiste". Hier aktivieren Sie die Symbolleiste, die Sie ändern möchten. Ist diese aktiviert, erscheint ein Häkchen im Kasten vor dem Namen. Außerdem wird die Symbolleiste angezeigt.

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Wollen Sie die Aktion wieder rückgängig machen, klicken Sie auf "Zurücksetzen".

Excel Gleiche Daten in Zellen und Tabellenblättern

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Sie wollen über das ganze Excel-Sheet verteilt dieselben Daten in bestimmte Zellen eingeben? Dazu müssen Sie nicht in jede Zelle extra den Text eingeben oder mit der Kopier-Funktion übertragen. Es geht auch einfacher:

Markieren Sie alle Zellen, in denen der selbe Text stehen soll. Wollen Sie aneinander angrenzende Zellen markieren, halten Sie die "Shift"Taste gedrückt. Wollen Sie auseinanderliegende Zellen markieren, halten Sie während jedes Mausklicks die "Strg"-Taste gedrückt.

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Fangen Sie nun an, den Text in eine der markierten Zellen zu schreiben. Sie können auch über den Zellenrand hinaus Text eingeben.

Drücken Sie jetzt den Shortcut "Strg" und "Return"-Taste. Nun steht der Text in allen markierten Zellen.

Wollen Sie dieselben Daten in mehreren Tabellenblättern eingeben, müssen Sie alle Blätter markieren. Dazu klicken Sie unten links auf die Karteikarte "Tabelle1". Halten Sie wiederum die "Shift"-Taste für angrenzende oder die "Strg"Taste für auseinanderliegende Blätter gedrückt und markieren Sie diese. Geben Sie nun den Text ein. Er erscheint automatisch auf allen markierten Tabellenblättern.

Diagramme schnell erzeugen

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Wollen Sie bestimmte Daten schnell als Grafik angezeigt bekommen, dann markieren Sie den Datenbereich auf dem Arbeitsblatt mit der Maus. Achten Sie aber darauf, daß alle Zellen markiert sind.

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Drücken Sie nun die "F11"-Taste. Aus den markierten Zellen wird eine Grafik angelegt. Gleichzeitig öffnet sich die Diagramm-Symbolleiste; damit können Sie die Grafik weiterbearbeiten, falls Sie das möchten.

Gitternetzlinien entfernen

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Zur Eingabe ist die Gitternetzstruktur in Excel eine große Hilfe. Doch oft macht eine Ansicht ohne die störende Unterteilung mehr Sinn. Und auch beim Druck möchte man meistens auf die Linien verzichten.

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Wollen Sie nur eine Ansicht ohne Linien, dann wählen Sie im Menüpunkt "Extras" den Be-

fehl "Optionen". Hier wählen Sie die Karteikarte "Ansicht" und deaktivieren die Option "Gitternetzlinien". Nun darf das Kästchen davor nicht mehr mit einem Haken versehen sein.

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Dieses Ausschalten der Linien hat aber leider noch nichts mit dem Ausdruck zu tun. Die Linien werden dennoch ausgedruckt. Um auch das zu verhindern, wählen Sie "Datei" und hier "Seite einrichten". Aktivieren Sie die Karteikarte "Tabelle" und deaktivieren Sie hier die Option "Gitternetzlinien".

Beschriftungen anpassen

1

Das Problem gibt es in fast jeder Tabelle: Die Beschriftungen sind zu lang. Bisher haben Sie in diesen Fällen mit Spaltenbreiten, Zeilenumbruch in einer Zelle oder der Schriftgröße experimentiert, bis endlich das gewünschte Ergebnis erzielt war.

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Excel 97 macht es Ihnen einfach: Paßt eine Beschriftung nicht ganz in eine Zelle, rufen

Sie aus der Menüleiste "Format" und "Zellen" auf.

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Wechseln Sie auf die Registerkarte "Ausrichtung". Hier aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen "An Zellgröße anpassen". Bestätigen Sie mit "Ok". Excel paßt die Schriftgröße daraufhin automatisch so an, daß der Text genau in die Zelle paßt. ➪

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Excel ➞ Kompatibilität Wenn verschiedene Programme problemlos Daten austauschen können, ist deren Kompatibilität zueinander gewährleistet. Probleme gibt es aber zwischen verschiedenen Programmversionen. So verstehen ältere Versionen nicht die Formate neuerer Versionen. Beim Datenaustausch kann es dann unter Umständen zu Verlusten kommen. Das gilt aber auch beim Austausch von Daten unterschiedlicher Anwendungen. Formatierungen, die etwa in PowerPoint vorgenommen wurden, können in Excel nicht unbedingt wiedergegeben werden.

➞ Excel-Sheet Das ist der Fachbegriff für eine Excel-Tabelle. Dazu gehören sämtliche Arbeitsblätter, eingebettete Formeln, Formatierungen und Verknüpfungen mit Datensätzen, anderen Anwendungen etc.

Alt und Shift beim Zeichnen

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Ebenso wie bei vielen Grafikprogrammen haben die Tasten "Alt" und "Shift" auch beim Zeichnen in Excel eine besondere Funktion. Während Sie ohne gedrückte Taste in Excel beliebig große und frei plazierbare Rechtecke in die Tabelle setzen können, schränken die beiden Tasten die Flexibilität ein und erleichtern so ein exaktes Arbeiten.

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Wenn Sie zum Beispiel die Taste "Shift" drücken, während Sie ein Rechteck oder eine Ellipse aufziehen, lassen sich nur Quadrate oder Kreise erzeugen.

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Wendet man die "Shift"-Taste in Verbindung mit Linien und Pfeilen an, zeichnet Excel nur horizontale und vertikale Linien.

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Drücken Sie die "Alt"-Taste, bevor Sie mit dem Zeichnen beginnen, können Sie die Größe von Rechtecken, Pfeilen, Textfeldern, Kreisbögen und Linien nur sprungweise von Zellenumriß zu Zellenumriß verändern.

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➞ Registerkarte Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Das sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff.

➞ Symbolleiste Viele Programme besitzen neben der Menüleiste zusätzliche Bereiche, in denen Symbole angeordnet sind – die Symbolleisten. Durch einen einzigen Mausklick auf die kleinen Bilder geben Sie dem Programm in Sekundenschnelle einen Befehl.

Drücken Sie dagegen die "Alt"-Taste erst, wenn der Ausgangspunkt des Objekts bereits festgelegt ist, bleibt dieser auf seinem Platz, doch der Endpunkt fällt immer mit einer Zellenecke zusammen.

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Eine weitere Möglichkeit, Rechtecke in der Größe einer oder mehrerer Zellen zu zeichnen, bietet die Funktion "Schatten hinzufügen". Markierte Bereiche statten Sie auf einfache Weise mit einem schattierten Rahmen aus. Markieren Sie dafür mit der Maus den Zellbereich, der mit einem schattierten Rahmen hervorgehoben werden soll. Nachdem Sie die Schaltfläche "Schatten hinzufügen" angeklickt haben, zeichnet Excel ein Rechteck in der Größe des markierten Bereichs. Dieses Objekt können Sie wie alle anderen Objekte verschieben und in der Größe anpassen.

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Verändert man nachträglich die Spaltenbreite oder Zeilenhöhe, ändert sich die Größe der gezeichneten Objekte entsprechend. Auch das kann der Anwender einschränken.

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Wollen Sie die Größe eines Objekts unabhängig von der Zellengröße halten, markieren Sie das Objekt und klicken es mit der rechten Maustaste an. Im Popup-Menü wählen Sie nun den Eintrag "Objekt formatieren". Wenn Sie im Registerblatt "Eigenschaften" ein Häkchen vor den Eintrag "Von Zellposition und -größe unabhängig" setzen, bleibt das Objekt künftig von den Größenveränderungen der Zellen unbehelligt und behält seine Form.

Nachkommastellen ausrichten

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Haben Sie zahlreiche Nachkommastellen in unterschiedlicher Länge, sieht die Excel-Tabelle oft unübersichtlich aus. Sie können aber mit einem kleinen Trick die Zahlen untereinander ausrichten.

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Markieren Sie die Zellen, die Sie ausrichten wollen.

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Klicken Sie im Auswahlfeld unter "Kategorie" auf "Benutzerdefiniert".

Wählen Sie über das Menü "Format" die Option "Zellen". Klicken Sie auf die Karteikarte "Zahlen".

Markieren Sie anschließend die Zeile "Standard" unter der Option "Formate". Geben Sie dann "0,????" ein.

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Achtung! Die Anzahl der Fragezeichen, muß der Zahl mit den meisten Nachkommastellen entsprechen. Ein Beispiel: Haben Sie eine 4,58964 markiert, dann müssen Sie fünf Fragezeichen eingeben.

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Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". Nun sind Ihre Zahlen in den markierten Zellen optimal ausgerichtet. ❑

Excel 97 ➞ Formatieren Unter Formatieren versteht man die optische Gestaltung einer Tabelle oder eines Textes. Hier kann mit unterschiedlichen Zeichengrößen, Schriftarten und Farben gearbeitet werden. In den Tabellen können die Zellen vergrößert, zusammengefaßt, ausgeblendet oder verkleinert werden. All das dient der Übersichtlichkeit gerade langer Tabellenblätter.

Starttabelle ändern Die ➞ Standardmappe, die jedesmal beim Start von Excel und nach dem Aufruf der Funktion "Neu" und "Datei neu" erscheint, können Sie nach Ihren Vorstellungen anpassen. Danach werden beim Öffnen einer neuen, leeren Tabelle Ihre Einstellungen automatisch verwendet.

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2➞

Formatieren Sie die Mappe nach Ihren Bedürfnissen und speichern Sie die Datei anschließend unter "C:\msoffice\excel\xlstart\mappe.xlt". Das Verzeichnis "xlstart" befindet sich eventuell auch in "C:\Programme\Microsoft Offi-

ce\Office". Achten Sie darauf, daß die Endung der neuen Datei ".xlt" lautet. Excel hängt beim Speichern gern ein ".xls" zusätzlich an.

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Beenden Sie Excel und starten Sie es erneut. Ab jetzt steht Ihnen bei jedem Excel-Start diese neue Mappe zur Verfügung.

➞ Zellen Die Zelle ist die kleinste Einheit in einer Tabelle. Sie dient zur Aufnahme von Daten wie Texte, Zahlen oder Formeln. Jede einzelne Zelle wird durch die genaue Positionin Zeile und Spalte festgelegt. Spalten erkennt man an der Buchstaben-Bezeichnung, die Zeilen an den fortlaufenden Zahlen.

Tag-Jahr-Konvertierung

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Ist die Vermietungsdauer z.B für eine Maschine in Tagen angegeben, können Sie durch folgende Formeleingabe automatisch das Alter in Jahren berechnen.

Genauso können Sie auch umgekehrt statt Jahresangaben die Tagesangaben berechnen lassen. Dann gilt folgende Formel: "=ganzzahl (jetzt()-Zelle)". Heraus kommt die Anzahl der Tage.

Die Formel lautet: =ganzzahl((jetzt()-Zelle)/365,25)

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➞ Registerkarte Seit Office 97 arbeitet Microsoft mit den Registerkarten. Klickt man einen übergeordneten Befehl an, so öffnet sich ein Menü. Hier bekommt man dann auf Karteikartenreitern diverse weitere Auswahlmöglichkeiten. Somit können viele Funktionen gebündelt und übersichtlich angeordnet werden. Außerdem spart das Ganze dann auch Platz auf dem ohnehin schon vollen Bildschirm.

➞ Importieren Über die Import/Export-Funktion läuft der Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programme ab. Leider gibt es nicht in jeder Anwendung für alle anderen einen geeigneten Filter. Dann muß mit Datenverlusten gerechnet werden. Die gängigsten Filter in der Textverarbeitung sind zum Beispiel das .txtoder das .rtf-Format. Damit können Texte aus allen Anwendungen konvertiert werden.

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Für "Zelle" setzen Sie die Bezeichnung ein, in der der Tages- bzw. Jahreswert steht.

Verborgene Zellen

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Mit Hilfe eines simplen Tricks können Sie sogenannte "verborgene" Zellen anlegen. Die Eingaben in solche ➞Zellen werden weder ausgedruckt, noch erscheinen sie auf dem Bildschirm. Lediglich in der Bearbeitungsleiste ist der Inhalt einer solchen Zelle sichtbar.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Unter der Option "Kategorie" klicken Sie den letzten Eintrag "Benutzerdefiniert" an.

Klicken Sie in der rechten Spalte auf ein beliebiges Format. Löschen Sie die Eingabezeile indem Sie einmal die Return-Taste betätigen. Geben Sie statt dessen ";;;" (drei Semikolons ohne An-

führungszeichen) ein. Bestätigen Sie mit OK.

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Nun geben Sie in die aktuelle Zelle einen xbeliebigen Text oder Wert ein. Sie sehen ihn in der Bearbeitungsleiste eingeblendet. Sobald Sie eine andere Zelle auswählen, verschwindet auch der Text.

Hilfreiche Tastaturkürzel

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Die aktuelle Zeit können Sie über die Tastaturkombination "Strg + :" einfügen. Das Datum können Sie mit der Tastenkombination "Strg + ." einfügen.

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Sie können Texte oder Werte in mehrere Zellen gleichzeitig eingeben, indem Sie alle betroffenen Zellen markieren. Nun tippen Sie den gewünschten Inhalt ein und betätigen die Tastenkombination "Strg+Enter".

Excel 97 ➞ Formeln

Tabellenbereich berechnen

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Wenn Sie in einer umfangreichen Tabelle mit zahlreichen Formeln arbeiten, werden Sie in der Regel die manuelle Neuberechnung aktivieren wollen. Diese finden Sie in der Menüleiste unter "Extras" und "Optionen". Hier klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Berechnen" und in den Kreis vor "Manuell". Auf diese Weise verhindern Sie, daß Sie nach jeder Eingabe mehrere Minuten warten müssen, bis Excel alle Formeln neu berechnet hat.

als die Tabelle komplett neu zu berechnen. Eine kleine Arbeitserleichterung gibt es aber doch: Wenn Sie lediglich eine einzige Formel neu berechnen wollen, genügt es, einmal "F2" und dann "Return" zu drücken.

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Mit einem Trick können Sie dennoch einen Bereich in Excel berechnen. In einer Tabelle, die auf "manuelle Neuberechnung" (siehe Schritt 1) eingestellt wurde, markieren Sie die Zellen, deren Formeln Sie aktualisieren wollen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier "Ersetzen" an.

Geben Sie unter "Suchen nach" und "Ersetzen durch" jeweils ein Gleichheitszeichen ("=") ein.

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Sie können auch den Zeitpunkt der Neuberechnung selbst bestimmen, indem Sie die Taste "F9" betätigen.

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In einigen Fällen wäre es allerdings wünschenswert, zumindest einen Teil der ➞Formeln in einer Tabelle zu berechnen, da Sie vielleicht eine Eingabe überprüfen wollen. Normalerweise bleibt Ihnen dann nichts anderes übrig,

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Klicken Sie jetzt auf "Alle Ersetzen", um alle Gleichheitszeichen durch sich selbst zu ersetzen. Dadurch ändern Sie zwar nicht die Zellinhalte, aber Sie erreichen, daß die Formeln im ➞markierten Bereich neu berechnet werden. Alle anderen Formeln bleiben unberücksichtigt, so daß Sie nicht auf die Berechnung der kompletten Tabelle warten müssen.

Eine Formel ist eine ganz besondere Anweisung in Excel. Damit sagen Sie dem Programm, was es tun soll. Eine Funktion beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen, danach folgen der Name der Funktion und schließlich die Werte, die bei der Funktion verwendet werden sollen. Beispiel: =SUMME(C2:C8) berechnet die Summe aller Werte aus den Zellen C2 bis C8.

➞ Namensbereich Sie können markierte Bereiche über das Menü "Einfügen" und dort mit den Funktionen "Namen/Festlegen" und "Namen/ übernehmen" mit Namen versehen. Diese Namen können in Formeln und Funktionen für Berechnungen verwendet werden, sofern die bezeichneten Zellen berechenbare Inhalte aufweisen.

➞ Zwischenablage

Bilder ausblenden und Verbindungen lösen

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Mit den Funktionen von Excel können Sie einem Tabellenblatt oder Diagramm Linien, Pfeile, Rechtecke, Bögen oder Vielecke hinzufügen. Auch Freihandfiguren sind möglich. Dazu benötigen Sie die "Zeichnen"-Symbolleiste. Diese finden Sie in der Menüleiste unter "Ansicht", "Symbolleisten" und "Zeichnen". Klicken Sie auf "Zeichnen" und die Leiste mit allen Werkzeugen wird dann am unteren Bildschirmrand eingeblendet. Nun klicken Sie die Werkzeuge und Formen an, die Sie für Ihre Gestaltung benötigen.

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Haben Sie nun bereits einige Formen und Bilder gezeichnet, dann kann der Bildschirm schon einmal etwas unübersichtlich werden. Außerdem dauert der Aufbau des Tabellenblattes und jeder neuen Zeichnung verhältnismäßig lange. Diese Zeit können Sie sich mit einem kleinen Trick sparen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" "Optionen" und hier dann die Registerkarte "An-

sicht" an. Aktivieren Sie im neuen Auswahlmenü nun das Kontrollkästchen "Alle ausblenden".

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Eine Grafik ist normalerweise mit den Zellen verbunden, die unter der Zeichnung liegen. Diese automatische Verbindung kann zum Nachteil werden, wenn sich die Größe der Basiszellen verändert. Um das zu verhindern, markieren Sie das Grafikobjekt, das frei von Zellgrößen angeordnet werden soll.

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Wählen Sie das Menü "Format" und dort "AutoForm..." aus. Hier aktivieren Sie die "Eigenschaften". Klicken Sie das Kontrollkästchen "Von Zellposition und Größe unabhängig" an. Es muß aktiv sein, d.h. ein schwarzer Punkt muß darin erscheinen. ➪

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Die Zwischenablage oder auch Clipboard genannt, ist ein temporärer Speicher von Windows in einem Anwendungsprogramm wie z.B. Excel. Dort legt die Funktion "Kopieren" eines Anwendungsprogramms den zuvor markierten Text- oder Bildbereich ab, um ihn später per "Einfügen" an einer anderen Stelle oder in einem anderen Programm wieder zu nutzen.

➞ Markieren Sobald Sie Eingaben in einer Zelle später verändern möchten, müssen Sie zuerst diese Zelle markieren. Dazu bewegen Sie den Mauspfeil auf die Zelle und betätigen dann die linke Maustaste. Die Zelle erscheint schwarz hinterlegt. Nun können Sie Veränderungen vornehmen. Diese beziehen sich dann nur auf den gerade markierten Raum

Excel 97 TIP

Markieren bestimmter Zellbereiche

Kommentare wiederfinden

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Sie haben irgendwo in Ihrer Excel-Tabelle Kommentare versteckt. Diese finden Sie nicht mehr. Die lange Suche nach den verschwundenen Notizen können Sie sich sparen. Denn es gibt einen Trick, mit dem Sie sich die Sache erleichtern können. Verwenden Sie die Funktion "Gehe zu". Aber Vorsicht! Markieren Sie nur eine Zelle, um die gesamte Tabelle zu durchsuchen. Wenn Sie mehrere Zellen markieren, wird nur in diesen Zellen, statt in der gesamten Tabelle gesucht. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Bearbeiten" und "Gehe zu". Hier klicken Sie auf die Schaltfläche "Inhalte". Wählen Sie das Optionsfeld "Kommentare", wenn die Zellen markiert werden sollen, denen eine Notiz zugeordnet ist. Auf die gleiche Weise können Sie andere Inhalte markieren. Wählen Sie dazu die gewünschten Optionen aus.

Sind Zellbereiche durch Namen oder Zellbezüge erkennbar, können diese sehr schnell und effektiv markiert werden. Betätigen Sie die "F5"-Taste auf Ihrer Tastatur. Nun erscheint das "Gehe zu"-Menü. Hier sehen Sie eine Liste von Zellbereichen, die markiert angezeigt werden können. Klicken Sie die Auswahlmöglichkeit an, die Sie benötigen.

➞ Symbolleiste

2➞

Die meisten Programme für Windows arbeiten mit diesen optischen Befehlsleisten. Meist sind hier alle Befehle der Menüleiste zu finden. Über das Menü "Ansicht" und "Symbolleisten" können Sie sich in Excel alle möglichen Symbole anzeigen lassen. Doch auch individuelle Zusammenstellungen läßt das Programm zu. Bleiben Sie mit dem Mauspfeil einen Moment auf dem Symbol, wird eine Legende eingeblendet, die die Funktion näher erläutert.

2➞

Noch schneller können Sie über den Namensbereich auf die Markierung zugreifen. Diesen finden Sie normalerweise oben links über dem Tabellen-

Mit diesem "Grundlayout" startet Excel jedesmal. Individuellere Einstellungen müssen Sie manuell vornehmen.

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Wollen Sie zwei oder mehr Bereiche markieren, so funktioniert das wie immer mit Hilfe der Strg-Taste. Diese halten Sie einfach während des Markierungsvorganges gedrückt. Somit können Sie beliebig viele Zellen auswählen.

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Wollen Sie Zellen außerhalb eines benannten Bereiches markieren, dann wählen Sie "Bearbeiten" und hier "Gehe zu". Tragen Sie im Textfeld "Bezug" den Zellbezug für die zu markierende Zelle oder den gewünschten Zellbereich ein.

Symbole aus Grafikanwendungen verwenden

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Sie können innerhalb von Excel über die Funktion "Ansicht", "➞ Symbolleisten" und "Anpassen" eigene Leisten zusammenstellen und auch neue Symbole verwenden. Doch Excel bietet auch die Möglichkeit, andere Symbole – etwa aus Grafikanwendungen wie Corel Draw – in seine Leisten einzubinden.

Starten Sie die Grafikanwendung und kopieren Sie das zu übernehmende Symbol in die Zwischenablage. Das Kopieren erfolgt normalerweise mit Hilfe des Shortcuts "Strg+C".

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Öffnen Sie Excel (oder aktivieren Sie es per Klick in die Taskleiste).

Wählen Sie "Ansicht", "Symbolleisten" und "Anpassen"und dort die Registerkarte "Befehle". Markieren Sie hier dann mit dem Mauspfeil das Symbol, das Sie ändern möchten.

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Öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü und aktivieren Sie dort die Option "Schaltflächensymbol einfügen". Das Symbol wird ➞importiert.

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Um Verzerrungen oder unscharfe Darstellungen auszuschließen, übernehmen Sie bei der Kopie möglichst nur Symbole in derselben Größe wie das bereits integrierte Schaltflächensymbol. Für ein kleines Symbol ist das gängige Maß 16x15, für eine große Schaltfläche 24x23.

Ändern der Bezugsart

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➞ Standardmappe

blatt. Diesen können Sie mit einem einfachen Mausklick aktivieren und sich eine Option Ihrer Wahl markieren lassen.

In Excel-Tabellen ist jede Zelle genau definiert. Und zwar durch die Längskoordinaten von A, B,C etc. und durch die vertikalen Koordinaten 1,2,3,... etc. Diese Art der Benennung können Sie aber auch ändern. Sie bekommen dann statt der horizontalen Buchstabenreihe auch Zahlen geliefert.

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Wählen Sie dafür "Extras" und "Optionen". Klicken Sie hier auf die Registerkarte "Allge-

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mein" und dann auf "Bezugsart". Aktivieren Sie nun das Optionsfeld für die Z1S1-Bezugsart.

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Das Ganze können Sie rückgängig machen, indem Sie einfach das Kästchen Z1S1 wieder deaktivieren. ❑

Excel 97 ➞ Hyperlink Hyperlinks sind eigentlich eine Technik, die aus dem Internet kommt. Damit werden mehrere Dokumente auf einem oder verschiedenen Rechnern verknüpft. Wenn Sie den Hyperlink anklikken, springen Sie zu einem anderen Dokument. Dabei können die Dokumente an ganz unterschiedlichen Stellen gespeichert sein. Hyperlinks gibt es aber inzwischen auch in Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen. Meist fallen die Hyperlinks durch einen speziell formatierten Bereich im Text auf. Sie sind farbig unterstrichen oder durch grafische Elemente zum Anklicken gekennzeichnet. In Texten oder Tabellen können Sie auch als Sprungbrett zu anderen Texten oder Tabellen dienen.

Clever gelinkt ➞Hyperlinks müssen nicht unbedingt ins Internet führen: Mit wenig Aufwand können Sie sie auch zum schnellen Navigieren innerhalb einer Arbeitsmappe einsetzen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen", "Namen" und "Festlegen", um jedem Bereich, den Sie per Hyperlink erreichen wollen, einen Namen zuzuweisen. Geben Sie einen Namen ein. Klicken Sie auf die ➞Zelle, in der der Hyperlink erscheinen soll und geben Sie den Text ein; zum Beispiel: "Umsatzplanung". Wählen Sie "Einfügen" und "Hyperlink". Das erste Eingabefeld in der Dialogbox kann leer bleiben, weil sich der Hyperlink auf die aktuelle Datei bezieht.

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Klicken Sie auf den Befehl "Durchsuchen", neben dem unteren Eingabefeld.

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Befindet sich das Ziel des Links auf einem anderen Tabellenblatt in Excel, markieren Sie den entsprechenden Eintrag im Feld. Aktivieren Sie die Option "Festgelegter Name". Anstelle der Blattnamen der aktuellen Mappe werden nun alle verfügbaren Namen angezeigt. Markieren Sie das gewünschte Ziel und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".

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Der Inhalt der aktuellen Zelle wird blau unterstrichen. Sobald Sie die Zelle anklicken, springt Excel automatisch zu dem zuvor festgelegten Bereich.

Fehlerwerte anzeigen ➞ Diagramme Das sind Schaubilder, mit denen Tabellen grafisch umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Arten von Diagrammen: Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und viele mehr. Jede Art eignet sich für eine bestimmte Tabelle. Bei einer Hochrechnung zur Wahl wird meist ein Kreisdiagramm verwendet. Wenn es mehrere Variablen gibt, bieten sich Balken- oder Liniendiagramme an. Eine große Auswahl vorformatierter Diagramme sind in Excel bereits integriert.

Nicht immer fallen Fehlerwerte in Excel auch wirklich auf. Es ist mühsam, alle Zellen zu finden, in denen Fehler aufgetreten sind. Um sich diese Sisyphusarbeit zu ersparen, machen Sie folgendes:

chen, bis auf die "Fehlerwerte" und verlassen Sie die Dialogbox mit "OK".

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Rufen Sie "Format" und "Zellen" auf, um die fehlerhaften Zellen durch eine auffällige Formatierung zu kennzeichnen. Jetzt haben Sie den Überblick.

Aktivieren Sie die Tabelle, die Sie auf Fehler überprüfen wollen, aktivieren Sie "Bearbeiten" und dort "Gehe zu". Klicken Sie hier auf "Inhalte". Markieren Sie hier "➞ Formeln". Die verschiedenen Kontrollkästchen legen fest, was markiert werden soll. Deaktivieren Sie alle Käst-

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Alle Fehlerwerte, die in der aktuellen Tabelle vorkommen, werden markiert.

Diagramme schnell erreichen ➞ Symbolleiste Hier sind die meist verwendeten Befehle der Menüleiste noch einmal als Schaltfläche dargestellt. Symbolleisten können über das "Ansicht"-Menü ausgewählt werden. Hier sind bestimmte Funktionen bereits gegliedert. In der Format-Symbolleiste sind so zum Beispiel die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Die Symbole erleichtern das Arbeiten, da sie Befehle schnell ausführen.

Meist werden in Excel keine separaten Diagramme verwendet, sondern die Diagramme werden gleich in eine Tabelle eingebettet. Man kann sie positionieren und in der Größe verändern. Haben Sie mehrere Diagramme eingefügt, kann es schwierig werden, genau die gewünschte Grafik auszuwählen. Man kann zwar jedem ➞ Diagramm einen Namen geben, aber es fehlt eine Funktion, diese gezielt auszuwählen. Besser wird es mit diesem Trick:

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Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und "Gehe zu".

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Klicken Sie hier auf "Inhalte". Aktivieren Sie die Option "Objekte" und bestätigen mit "OK". Excel markiert nun sämtliche Objekte der Tabelle.

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Mit "Tab" und "Umschalt +Tab" wählen Sie jeweils das nächste bzw. vorhergehende Objekt an, so daß Sie innerhalb von wenigen Sekunden das gesuchte Diagramm ausfindig machen können. Danach klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um die Markierung aufzuheben.

Excel 97 Zellformate rückgängig machen Haben Sie sich beim Eintippen einer Kommazahl vertippt, ändert sich das Zellformat. Geben Sie z.B. statt "12,1" "12.1" ein, wird das als Datum gelesen. Geben Sie die Zahl dann richtig ein, versteht Excel das wieder nicht richtig.

Wählen Sie statt dessen nun die Zelle aus und klicken Sie in der Menüleiste auf "Bearbeiten". Hier wählen Sie die Option "Inhalte löschen" und "Formate". Geben Sie nun die Zahl ein, wird sie richtig erkannt.

Formeln überprüfen Angenommen Sie haben eine lange Formel eingetippt. Excel zeigt zwar ein Ergebnis an, aber das kann nicht stimmen. Um den Fehler in der Formel zu finden, können Sie diese Schritt für Schritt überprüfen.

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Markieren sie mit der Maus einen Teil der Formel. Drücken Sie dann die Taste "F9". Excel

Auf dem Bildschirm wird eine Zelle als grauer Kasten dargestellt. Darin können Zahlen, Formeln oder Texte stehen. Jede Zelle wird durch Buchstaben und Zahlen gekennzeichnet. Für Spalten werden Buchstaben verwendet, für Zeilen Zahlen. Die erste Zelle eines Tabellenblattes hat somit die Adresse "A1".

zeigt nun das Ergebnis aus dem markierten Teil der Formel.

➞ Formel

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Drücken Sie dann die Esc-Taste. Die Formel wird wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt.

Nur Texte, keine Formate Sie haben ein Tabellenblatt bereits formatiert. Nun wollen Sie die Inhalte in eine weitere Tabelle übertragen. Die Rahmen und Linien sollten dabei aber nicht berücksichtigt werden.

➞ Zelle

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Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll. Wählen Sie zum Einfügen nun "Bearbeiten " und "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie dann entweder "Werte" oder "Formeln".

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Markieren Sie den Bereich, dessen Text Sie kopieren möchten. Wählen Sie "Bearbeiten" und "Kopieren". Oder das Kopieren-Symbol in der Standard-➞ Symbolleiste.

Wollen Sie etwas berechnen, dann benötigen Sie eine Formel. Eine Formel beginnt immer mit dem "="-Zeichen. Viele Formeln sind hier bereits vordefiniert. Sie können aber auch eigene Berechnungen durchführen. Für Anfänger eignet sich hier der Formel-Assistent, der viele Schritte bereits automatisiert.

TIP

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Haben Sie das falsche Format bereits übertragen, dann markieren Sie diesen Bereich nochmals. Wählen Sie "Bearbeiten", "Löschen" und "Formate". Die Formatierungen sind weg.

Das bedeuten die Fehlermeldungen

Haben Sie Fehler auf dem Tabellenblatt, dann meldet Excel dies teils mit etwas kryptischen Zeichen. Hier die häufigsten und ihre Bedeutung. Fehlermeldung

Ausdruck abkürzen Sie haben eine umfangreiche Excel-Datei und wollen diese nun ausdrucken. In der Datei befinden sich sowohl Tabellen als auch einige Grafiken. Letztere benötigen Sie aber beim Ausdruck gar nicht. Dann können Sie diese auch für den Druck entfernen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der Objekte. Wählen Sie den Befehl "Objekt formatieren". Löschen Sie auf der Registerkarte "Eigenschaften" das Häkchen vor "Objekt/Grafik drucken". ❑

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Wählen Sie alle Grafiken per Mausklick aus. Halten Sie dabei die Umschalt-Taste gedrückt. Ist das zu aufwendig, dann blenden Sie über "Ansicht" und "Symbolleisten" die "Zeichnen"-Symbolleiste ein. Klicken Sie hier auf das Symbol "Objekte markieren" und ziehen Sie mit der Maus ein großes Rechteck auf, in dem alle Objekte enthalten sind. Diese werden dann markiert.

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Bedeutung

Bezug

Die Formel bezieht sich auf eine gelöschte Zelle oder auf eine nicht auffindbare Datei

Div/0

Division durch Null

NV

Der erwartete Wert ist nicht vorhanden

Name?

Der verwendete Name existiert nicht

Null!

Zwischen den angegebenen Bereichen gibt es keine Schnittmenge

Wert!

Argument oder Operand hat den falschen Datentyp

Zahl

Die Zahl ist als Schätzwert unbrauchbar

Excel 97 ➞ Formel

Mustervorlagen einrichten

Wollen Sie in Excel etwas berechnen, benötigen Sie eine Formel. Die beginnt immer mit dem "="-Zeichen. Viele Formeln sind bereits vordefiniert, Sie können aber auch eigene Berechnungen durchführen. Für Anfänger ist der Formel-Assistent gut, der viele Schritte bereits automatisiert.

Sie haben zum Beispiel gerade eine Rechnung an einen Kunden geschrieben, die notwendigen Zeilenbeschriftungen, Formeln etc. eingegeben. Nun können Sie diese Rechnung auch als Muster für weitere abspeichern. Dann brauchen Sie nicht jedesmal wieder die fiFormeln und fiFormatierungen eingeben.

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Wollen Sie das nächste Mal auf den Ordner zugreifen, öffnen Sie Excel und klicken dann auf "Datei" und "Neu". Nun klicken Sie doppelt auf die gerade benannte Datei. Und schon können Sie eine neue Rechnung schreiben.

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➞ Formatierungen So legen Sie das Erscheinungsbild des Dokumentes fest. Word unterscheidet dabei zwischen: Zeichenformatierung: Dazu gehören etwa die Schriftart und der Schriftgrad. Absatzformatierungen: Diese umschließen den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge. Seitenspezifische Formatierungen: Diese beeinflussen zum Beispiel die Größe des Seitenrandes, die Papiergröße und die Anzahl der Textspalten.

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Lese-Ecke

IP TEndlich ein Buch über Design, das auch wirklich so aussieht: Web Graphics ist ein Buch, das sich voll und ganz dem Gestalten von Internet-Seiten widmet. Dabei wurde das Buch selbst mit dem Adobe-Designpreis ausgezeichnet. Aber auch der Inhalt kann sich sehen lassen: Egal, ob es um HTML-Grundlagen, die wichtigsten Programme zur Seitengestaltung oder Tips (etwa zur Bildbearbeitung) geht – Web Graphics vermittelt PraxisWissen auf kompetente und interessante Weise und ist damit ein Buch, das viel zu gut und zu schön nur fürs Regal ist. Auch wenn Sie kein Vorwissen haben, ist dieses Buch zu empfehlen.

Es empfiehlt sich, zunächst die Anschrift des Kunden zu löschen. Ziehen Sie dazu mit gedrückter Maustaste über die entsprechenden Zeilen und drücken Sie dann die "Entf"-Taste. Sie können auch einen Buchstaben stehen lassen, dann wissen Sie sofort, wie diese Zeile formatiert ist.

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Wählen Sie "Datei" und hier "Speichern unter". Als Dateityp wählen Sie "Mustervorlage" aus. Im Textfeld zu "Speichern in" klicken Sie auf den ➞Vorlagen-Ordner. Vergeben Sie nun noch einen passenden Dateinamen.

Auswahlliste verwenden Sie tippen in Excel eine längere Liste ein, etwa von Kunden. Nun kann es sein, daß sich Kundennamen wiederholen. Ist das der Fall, dann können Sie sich mit Hilfe der Auswahlliste lästige Tipparbeit sparen.

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Voraussetzung ist, daß in der jeweiligen Spalte bereits einige Namen stehen und Sie in derselben Spalte einen bereits eingegebenen Namen nochmals verwenden möchten. Geben Sie so viele Zeichen ein, bis sich die ➞AutoEingabe-Funktion meldet.

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Klicken Sie die selbe Zelle nun mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü die Option "Auswahlliste".

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Nun müssen Sie nur noch auf den gewünschten Namen klicken und dieser wird vervollständigt. Zeit sparen können Sie hier allerdings erst mit viel Übung.

Alle Kopfzeilen gleich benennen Für alle Tabellenblätter einer Arbeitsmappe soll die gleiche Kopfzeile erscheinen. Als Text für die Kopfzeile soll der Name eines Blattes automatisch auch für alle anderen vergeben werden. Über das Menü "Datei" und "Seite einrichten" können Sie die Registerkarte "Kopf-/Fußzeile" zwar anklicken, aber hier kann leider immer nur die Kopfzeile des aktuellen Tabellenblattes manuell eingestellt werden. Doch auch hier haben wir eine Lösung für Sie parat.

info Addison-Wesley ISBN: 3-8273-1361-9 Preis: 79 Mark

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Um alle auf einmal zu benennen, markieren Sie alle Tabellenblätter der Arbeitsmappe. Halten Sie die "Umschalt"Taste gedrückt und selektieren Sie alle Tabellenblätter (in der Leiste unter dem Tabellenblatt) mit einem Mausklick.

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Wählen Sie in der Menüzeile "Ansicht" und hier "Kopf-/ Fußzeile. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Benutzerdefinierte Kopfzeile", wechseln Sie in den Bereich der Kopfzeile (zum Beispiel "Mittlerer Bereich:") und geben hier den gewünschten Kopfzeilentext ein. In der Seitenansicht sehen Sie den Text der Kopfzeile auf jedem Tabellenblatt.

Excel ➞ Vorlagen

Tabellen optimieren Angenommen, Sie haben aus einer Tabelle ein Balkendiagramm erstellt, das aber falsch sortiert ist. Statt einer aufsteigenden Sortierung möchten Sie lieber eine absteigende.

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Damit Sie das erreichen, klicken Sie die horizontale (x-) Achse doppelt an.

Im Dialogfeld wählen Sie dann die Registerkarte "Skalierung" aus. Setzen Sie ein Häkchen vor die Option "Rubriken in umgekehrter Reihenfolge". Das ➞Diagramm wird sofort neu gezeichnet.

"Schrift" können Sie dann Formatierungen vornehmen.

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Sie können auch den Hintergrund des Balkendiagrammes einfärben. Dazu klicken Sie eine freie Stelle der Diagrammfläche an. Es öffnet sich eine Symbolleiste zur Diagrammfläche. Klicken Sie hier auf das Symbol mit der Hand und das Dialogfeld "Diagrammfläche formatieren" erscheint. Hier können Sie auf der Registerkarte "Muster" eine passende Füllfarbe und einen Rahmen aussuchen. Der Rahmen ist nur optional. Für ein tolles Design stehen eine ganze Menge Gestaltungsmöglichkeiten zur Auswahl (über die Schaltfläche "Füllbereiche"). Klicken Sie eine passende Struktur an.

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Wollen Sie Beschriftungen des Diagramms, etwa Titel, Achsenbezeichnungen und Legenden verschieben, müssen Sie diese lediglich mit der Maus anklicken und bei gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle verschieben. Um den Titel des Diagramms zu verändern, müssen Sie diesen doppelt anklicken. Dann erscheint ein Dialogfeld. Mit Hilfe der ➞ Registerkarte

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Anstelle von vorgegebenen Strukturen und Mustern können Sie auch fertige Grafiken importieren. Diese können Sie über die Schaltfläche "Weitere Strukturen" oder über das Register "Grafik" und "Grafik markieren" importieren.

Mehrere Befehle rückgängig machen Neu in Excel 97 ist das Rückgängigmachen mehrerer Befehle gleichzeitig. Sie müssen also nicht der Reihe nach die letzten fünf Befehle zurücknehmen, sondern erledigen das in einem. .

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Dies geht sowohl über das Menü "Bearbeiten" (mit dem Punkt "Rückgängig") als auch über die Symbolleiste. In der Bearbeitungsleiste wird immer angezeigt, welcher Schritt gerade rückgängig gemacht wird.

In der ➞Symbolleiste klicken Sie auf das schwarze Dreieck neben dem blauen Pfeilsymbol. Eine Auswahlliste öffnet sich. Hier müssen Sie die Aktion(en) markieren, die Sie zurücknehmen möchten. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

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Arbeitsmappe im Ausdruck benennen Sie haben eine Tabelle angelegt und möchten im Ausdruck nun auch automatisch den Namen der Arbeitsmappe – ohne den Verzeichnispfad – einfügen.

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Um den Dateinamen einschließlich des Verzeichnispfades einzugeben, können Sie einfach auf eine Excel-Funktion zurückgreifen. Dazu geben Sie in die entsprechende Zelle folgendes ein: =ZELLE("Dateiname")

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Möchten Sie nur den Dateinamen einfügen, können Sie die folgende Funktion verwenden: =TEIL(ZELLE("Dateiname");FINDEN("[";ZELLE("Dateiname"))+1;FINDEN("]";ZELLE("Dateiname"))-FINDEN("[";ZELLE("Dateiname"))-1). Allerdings muß die Datei bereits einmal gespeichert sein, um die Funktion auch wirksam werden zu lassen. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und hier "Speichern unter". Vergeben Sie einen Namen und speichern Sie die Datei im richtigen Ordner.

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Benötigen Sie öfters denselben Brief oder ähnliche Rechnungen, empfiehlt es sich, diese als Vorlagen zu speichern. Dazu geben Sie nur die immer gleich bleibenden Einheiten ein. Zum Beispiel die Adressblöcke, das Datum, die Anrede. Diese formatieren Sie korrekt und müssen dann nur für jede neue Rechnung die Anschrift ersetzen und sie als Dokument abspeichern.

➞ AutoEingabe Wiederholen sich bestimmte Eingaben, dann tritt die AutoEingabe in Erscheinung. Haben Sie etwa bereits irgendwo auf dem Tabellenblatt die Worte "Konto" und "Kunde" eingegeben, müssen Sie nur noch die ersten beiden Buchstaben eintippen und Excel vervollständigt bei Bedarf den Namen. Tippen Sie also "Ku" ein, macht Excel "Kunde" daraus. Wollen Sie das nicht, tippen Sie einfach weiter. Möchten Sie den Vorschlag übernehmen, drücken Sie die "Return"-Taste. Stört Sie diese automatische Form der Eingabe, wählen Sie in der Menüleiste "Extras/Optionen". Hier löschen Sie unter der Registerkarte "Bearbeiten" das Häkchen vor "AutoEingabe für Zellwerte aktivieren".

➞ Diagramme Das sind Schaubilder, mit denen Tabellen grafisch umgesetzt werden. Es gibt verschiedene Arten Diagramme: Balkendiagramme, Kreisdiagramme, Liniendiagramme und viele mehr. Jede Art eigenet sich für eine bestimmte Tabelle. Bei einer Hochrechnung zur Wahl wir meist ein Kreisdiagramm verwendet. Wenn es mehrere Variablen gibt, bieten sich Balken- oder Liniendiagramme an. Eine große Auswahl bereits vorformatierter Diagramme sind in Excel schon integriert. Die Beschriftung ist sehr einfach.

Excel ➞ Symbolleiste Hier sind die meist verwendeten Befehle der Menüleiste noch einmal als Schaltfläche dargestellt. Symbolleisten können über das "Ansicht"-Menü ausgewählt werden. Hier sind bestimmte Funktionen bereits gegliedert. In der "Format"-Symbolleiste sind etwa die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Die Symbolleiste erleichtern das Arbeiten, da sie schnell ausgewählt werden können und nicht erst das Menü aufgerufen werden muß.

Kopieren in belegte Zellen Oft ist es notwendig, daß Daten innerhalb einer Tabelle kopiert oder verschoben werden müssen. Problematisch wird es, wenn der Bereich, in den die Daten verschoben werden, bereits Daten enthält. Es gibt allerdings die Möglichkeit, vor dem Einfügen die schon eingetragenen Inhalte nach rechts oder nach unten zu schieben. Markieren Sie zunächst alle ➞Zellen, die Sie verschieben möchten. Klicken Sie dazu auf die erste Zelle des Bereiches, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Rahmen über den gesamten Bereich.

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Eine sehr nützliche Funktion sind die sogenannten "Bedingten Formate". Damit werden Werte etwa in grün oder rot dargestellt, wenn Sie eine bestimmte Bedingung erfüllen. Markieren Sie zunächst den Tabellenbereich, für den Sie zum Beispiel bestimmte Höchst- und Tiefstwerte in der Jahresabrechnung markieren möchten. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Format" und hier auf "Bedingte Formatierung".

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Ein Dialogfeld öffnet sich, in das Sie bis zu drei Bedingungen eingeben können.

➞ Zelle Auf dem Bildschirm wird eine Zelle als grau umrandeter Kasten dargestellt. Darin können Zahlen, Formeln oder Texte stehen. Jede Zelle ist genau definiert. Sie wird durch Buchstaben und Zahlen gekennzeichnet. Für Spalten werden Buchstaben verwendet, für Zeilen Zahlen. Die erste Zelle eines Tabellenblattes hat somit die Adresse "A1".

TIP

Farbe grün zu. Die ausgewählte Farbe erscheint im Dialogfeld

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Klicken Sie jetzt auf "Hinzufügen". Nun können Sie die zweite Bedingung eingeben. Wählen Sie wieder "Zellwert ist" und dieses Mal "kleiner oder gleich". Über "Format" wählen Sie hier nun eine rote Farbe zur Kennzeichnung aus. Alle Zahlen, die nun die erste Bedingung erfüllen, werden grün, alle, die die zweite Bedingung erfüllen, rot angezeigt.

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Im ersten Textfeld zu "Bedingung 1" übernehmen Sie "Zellwert ist" und wählen dann im Auswahlfeld "größer oder gleich". Im dritten Textfeld daneben können Sie entweder einen bestimmten Wert vorgeben (etwa "20000") oder eine Zelladresse etwa ("C1")angeben.

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Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Format" und weisen Sie dieser Bedingung die

Die bedingte Formatierung wird nur angezeigt, wenn die jeweilige Bedingung erfüllt ist. Ändern Sie die Werte, dann wird die Bedingung neu überprüft. Natürlich können die bedingten Formate auch für Zellen mit Formeln angewandt werden. Wollen Sie das bedingte Format wieder löschen, dann öffnen Sie wiederum das Dialogfeld zum bedingten Format und klicken dort die Schaltfläche "Löschen" an. Wie alle anderen Formatierungen können auch bedingte Formate mit dem Format-Pinsel auf andere Zellen übertragen werden.

Alle Dateien gleichzeitig schließen

Zeilen dazufügen & löschen

Um schnell eine Zeile zu löschen, gehen Sie so vor: Markieren Sie die Zeile und drücken Sie den Shortcut "Strg" und "+". Um eine Zeile zu löschen, markieren Sie diese und drücken "Strg" und "-".

Ziehen Sie den Bereich an die neue Stelle. Fahren Sie dazu mit der Maustaste zur Zellenbegrenzung. Halten Sie dabei sowohl die rechte Maustaste als auch die "Umschalt"-Taste gedrückt, wenn Sie den neuen Bereich einfügen möchten. Dann werden die ursprünglichen Zellformatierungen gelöscht. Drücken Sie die "Umschalt"-Taste nicht, dann bleiben Formatierungen erhalten, die Sie unter Umständen gar nicht wollen. Beim Kopieren halten Sie Tastenkombination "Strg"- und "Umschalt"-Taste gedrückt. Lassen Sie die Maustaste los, können Sie entscheiden, was Sie an dieser Stelle einfügen wollen.

Bedingte Formatierung

➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Paketes. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite eines Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben. Klicken Sie auf die Registerkarte, kommen Sie in ein weiteres Menü mit Änderungsmöglichkeiten. Diese Art der Zusammenfassung sorgt für Übersicht am Bildschirm.

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Statt zu einer Zeit nur eine Datei zu schließen, können Sie alle Dateien im Speicher zur selben Zeit schließen.

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Sie müssen nicht einmal vorher alle Dateien separat speichern. Halten Sie die "Umschalt"-

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Taste gedrückt, bevor Sie die Maus in die Menüzeile bewegen.

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Klicken Sie auf "Datei". Sie sehen den Befehl "Alles schließen". Sind einige Dateien noch nicht gespeichert, können Sie das nachholen.

Excel 97 ➞ verknüpfen Mit Hilfe von Verknüpfungen gewährleisten Sie, daß Ihre Daten immer und überall auf dem aktuellsten Stand sind. Haben Sie zum Beispiel Teile einer ExcelTabelle nach Word exportiert und ändern Sie dann die Werte in der Tabelle, werden mit einer aktivierten Verknüpfung auch die Werte in Word aktualisiert.

Eine Excel Verknüpfung einrichten

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Öffnen Sie zunächst die Excel-Datei, in der sich die Daten befinden, die Sie zum Beispiel mit einer Word-Datei ➞verknüpfen möchten.

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Nun öffnen Sie auch das Word-Dokument. Drücken Sie die Tasten "Alt" + "Tab". Drücken Sie so oft auf die "Tab"-Taste, bis sich der blaue Rahmen um das Excel-Programmsymbol befindet.

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➞ Argumente Ein Argument ist ein Element einer Formel. Die Formel selbst besteht aus mehreren Argumenten. So ist etwa bei der Funktion "Rmz" ein Argument der Zinssatz, ein anderes die Laufzeit des Zinses usw.

TIP

Eigene Diagramme entwerfen

Um einen eigenen Diagrammtyp zu entwerfen, wählen Sie einen Standardtyp aus und formatieren diesen ganz nach Ihren Wünschen. Wählen Sie dann "Diagramm" und "Diagrammtyp". Klicken Sie hier auf "Spezial". Wählen Sie nun "Benutzerdefiniert" und klicken Sie auf "Hinzufügen". Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf "OK". Nun können Sie das nächste Mal auf Ihr eigenes Diagramm unter dem gerade vergebenen Namen zugreifen.

Markieren Sie nun den Bereich der Tabelle, den Sie verknüpfen möchten und drücken den Shortcut "Strg+ C" zum Kopieren des Bereiches.

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Wechseln Sie nun nach Word. Wählen Sie "Bearbeiten" in der Menüleiste und hier "Inhalte einfügen".

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Aktivieren Sie im Dialogfeld "Inhalte einfügen" die Option "Verknüpfen". Wählen Sie dann aus der Liste "Excel Arbeitsblatt". Bestätigen Sie mit "OK". Sobald Sie nun Änderungen in der

Excel-Datei vornehmen, wird auch die WordDatei aktualisiert.

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Wollen Sie noch einen Rahmen um das verknüpfte Objekt ziehen, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Objekt. Wählen Sie nun "Format" in der Menüleiste und hier "Objekt". Klicken Sie auf die Registerkarte "Farbe und Linien". Wählen Sie eine beliebige Einstellung. Klicken Sie auf "OK" und der Rahmen wird eingefügt.

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Mit einem Doppelklick auf die eingefügte Excel-Datei wird Excel gestartet und die ursprüngliche Anwendung wieder geöffnet.

Von der Zeile in die Spalte Daten, die Sie kopieren, müssen nicht immer in der gleichen Anordnung eingefügt werden. So können zum Beispiel Daten aus Zeilen durchaus auch in Spalten angeordnet werden.

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Dazu markieren Sie den Bereich, dessen Daten Sie kopieren möchten. Drücken Sie dann den Shortcut "Strg+C", um die Daten zu kopieren.

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Wählen Sie die erste Zelle des Zielbereiches mit einem linken Mausklick an. Jetzt klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste. Ein Kontextmenü öffnet sich.

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Wählen Sie hier "Inhalte einfügen". Nun öffnet sich ein Dialogfenster.

Aktivieren Sie im Auswahlmenü das Kästchen "Transponieren". Klicken Sie auf "OK". Die vorher kopierten Daten sind nun in Spalten angeordnet.

Kopieren einmal anders TIP

Seitenumbruch entfernen

Beim Drucken hat Excel meist bereits eigene Seitenumbrüche definiert. Diese können Sie nicht so ohne weiteres entfernen. Einzige Möglichkeit: Sie setzen selbst einen Seitenumbruch oberhalb des von Excel definierten. Setzen Sie Ihren unterhalb, werden beide ausgeführt.

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Den normalen Kopiervorgang per Menü oder Tastatur kennt inzwischen wohl jeder. Doch wussten Sie, daß Excel auch Formeln kopiert, die gerade erst eingegeben werden?

Benötigen Sie die Formel in den nebenstehenden Spalten B3, C3 etc. für weitere Autos des Fuhrparks, dann bietet sich das Kopieren während der Eingabe ein.

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Sie haben zum Beispiel in der Zelle A1 die monatliche Rate für Ihr Auto eingetragen. In der Zelle A2 steht die Anzahl der zu zahlenden Monatsraten. Nun möchten Sie wissen, wieviel Sie insgesamt zahlen müssen und geben die Formel dazu in die Zelle A3 ein.

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Markieren Sie den Bereich von A3 bis C3. Geben Sie "=" ein und klicken Sie auf A1. Geben Sie das Multiplikationszeichen ein und klicken Sie auf A2. Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und drücken Sie die "Return"-Taste. Nun werden alle Informationen der ersten Zelle (A3) in alle anderen noch markierten Zellen übertragen. PCgo! 5/99

➞ Rtf

Der richtige Dreh Bisher war es äußerst schwierig, Text in einzelnen Zellen pfiffig und individuell anzuordnen. Am einfachsten war noch immer die sture horizontale Ausrichtung. Mit Excel 97 hat sich das jetzt geändert. Der Text kann beliebig gedreht werden.

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Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drehen möchten. Wählen Sie dann in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Wählen Sie die Registerkarte "Ausrichtung". Rechts klicken Sie auf das vertikale Ausrichtungsfenster, wenn Sie den Text von oben nach unten anordnen möchten.

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Klicken Sie auf das rechte Feld, wenn Sie den Text selbst in einem bestimmten Winkel anordnen möchten.

Das Rich Text Format ist eine Möglichkeit, Text aus verschiedenen Textverarbeitungen auf jedem beliebigen Editor zu lesen. Speichern Sie den Text etwa im Word-Format, gehen beim Laden in ein anderes Programm meist nicht nur die Formatierungen verloren, sondern auch die Buchstaben sind nicht mehr zu entziffern. RTF ist also ein Grundformat, das nur den Text, nicht aber die Formatierungen speichert.

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Klicken Sie dann auf das Wort "Text" im Vorschaufenster. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Wort nach oben oder nach unten. Auf diese Weise können Sie selbst den Winkel einstellen.

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Das geht natürlich auch numerisch, indem Sie in das Feld "Winkelgrad" die entsprechende Zahl eingeben. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit "OK". Der Text erscheint nun gedreht. Die Höhe der Zellen paßt sich auch automatisch an die Höhe des längsten Wortes an.

TIP

Werte statt Formeln Normalerweise werden immer die Ergebnisse einer Formel und nicht die Formel selbst in den Zellen angezeigt. In der Bearbeitungsleiste ist das genau andersherum. Beim Kopieren wird allerdings meist die Formel und nicht der Wert kopiert. Das können Sie ändern.

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Wählen Sie die Zelle mit der zu kopierenden Formel. Klicken Sie auf das Symbol "Kopieren" in der Symbolleiste oder wählen Sie den Befehl aus dem Menü "Bearbeiten".

Ist die Excel-Tabelle, die Sie in Word einfügen möchten, sehr lange und geht über eine Seite hinaus, dann fügen Sie sie nicht als Excel-Tabellenobjekt ein. Wählen Sie statt dessen ➞Rtf als Format. Die Daten sehen dann zwar wie eine Word Tabelle aus, aber hier kann ein Seitenumbruch vorgenommen werden. Dieser wäre sonst nicht möglich. Wählen Sie statt Rtf die Option "Unformatierter Text", erscheinen die Excel-Daten als Zahlen, die durch Tabulatoren getrennt sind. Das kann unter Umständen ziemlich verwirrend aussehen. Am besten, Sie testen von Fall zu Fall, wie Ihre Daten optimal aufbereitet werden.

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Klicken Sie an die Stelle, an der die Kopie der Formel bzw. des entsprechenden Wertes eingefügt werden soll.

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Wählen Sie nun in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier den Unterpunkt "Inhalte einfügen". Klicken Sie auf "Werte". Nun bestätigen Sie mit "OK". In der Zelle wird jetzt lediglich der Wert hinterlegt und nicht mehr die Formel.

Bereichsnamen vergeben Gerade wenn verschiedene Leute an einer Tabelle arbeiten, ist es oft sinnvoll, statt der kryptischen Formeln bestimmte Bereichsnamen für Werte zu vergeben. Denn statt (B2/12,B3,B1) liest es sich doch für Fremde leichter, wenn dort steht: (Zinsrate/12,Periode,Kredit). Dann weiß jeder, was gemeint ist.

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TIP

Übernehmen Sie die Daten aus dem Tip zur RMZ-Funktion (siehe Seite XX oben).

Markieren Sie nun die Zelle B4. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Namen", "Festlegen".

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Excel hat bereits einen Namen vergeben. Diesen können Sie behalten oder ändern. Klicken Sie auf "Hinzufügen und auf "OK". Gehen Sie so auch für die anderen Zellen vor. PCgo! 5/99

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Sie haben nun alle Zellnamen definiert und können diese in die Formel einsetzen. Dazu klicken Sie auf die Zelle B4, in der die Funktion eingegeben wird. Geben Sie nun die Formel mit Worten ein: =RMZ(Zinsrate/12,Periode,Kredit) Excel berechnet nun dasselbe wie im nächsten Tip, doch nun versteht jeder die Formel ohne langes Überlegen.

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Einfügen langer Tabellen

➪

Liste aller Arbeitsblätter

Sie können in Excel beliebig viele Arbeitsblätter benennen und hinzufügen. Befinden Sie sich allerdings gerade auf dem letzten, dann müßten Sie sich theoretisch mit Hilfe der Pfeile zurückklicken. Das ist umständlich. Einfacher geht es wenn Sie auf einen der Registerpfeile links unten mit der rechten Maustaste klicken. Nun erscheint ein Menü mit allen tieferliegenden Arbeitsblättern. Hier klicken Sie das Gewünschte an und fertig.

Excel

TIP

Die RMZ-Funktion

Seitenanzahl selbst definieren

Sie können eine Tabelle beim Drucken auf beliebig viele Seiten verteilen. Wählen Sie dazu das Dialogfenster "Seite einrichten" im Menü "Datei". Hier geben Sie dann die gewünschte Seitenzahl an. Nun können Sie die Schrift beliebig vergrößern oder verkleinern.

Die RMZ (regelmäßige Zahlung)-Funktion zeigt, daß nicht einfach immer nur Werte eingegeben werden können, sondern daß es auf eine Vielzahl diverser ➞Argumente ankommt. Dabei fällt es dem Laien aber oft schwer, sich immer an die Art der Argumente zu erinnern. Hier kann die Option "Funktion einfügen" helfen.

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Klicken Sie auf "ZZR". Hier wählen Sie die Zelle B3 aus.

Klicken Sie nun auf "Bw". Klicken Sie dann auf B1, um den Kreditbetrag einzugeben und bestätigen Sie mit "Ende".

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TIP

Nur ein paar Gitternetzlinien

Wollen Sie nur um ein paar Zellen die Linien ausgedruckt, dann dürfen Sie die Option "Gitternetzlinien" nicht verwenden. Statt dessen müssen Sie zunächst den Zellbereich markieren, der von Linien umrandet werden soll. Wählen Sie dann "Format" und "Zellen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Rahmen". Wählen Sie aus, wo Sie die Linien haben möchten und wählen Sie einen Stil aus. Klicken Sie auf "OK". Nun werden nur für diesen Bereich die Gitternetzlinien ausgedruckt.

Geben Sie eine Datenliste ein, wie sie unsere Abbildung zeigt.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Funktion".

Wählen Sie links die Option "Finanzmathematik" und klicken Sie auf der rechten Seite auf die Funktion "RMZ".

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Bestätigen Sie mit "OK". Sie benötigen jetzt noch die Argumente für den Zinssatz, die Anzahl der Raten und den Kreditbetrag. Im Textfeld "Zins" klicken Sie auf die Zinsrate in Zelle B2. Teilen Sie diese durch 12, also: "B2/12".

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Die monatliche Rate wird in Rot angezeigt, da Sie ja bezahlen müssen. Wollen Sie das nicht, dann doppelklicken Sie auf die Zahlung in Zelle D9 und setzen Sie vor die Funktion ein Minuszeichen.

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Drücken Sie auf die Funktionstaste "F2" auf Ihrer Tastatur, können Sie die Formel immer wieder in der Bearbeitungsleiste überarbeiten.

Clip-Arts in Diagrammen verwenden 5 /9

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TIP

100 Euro Fonts

Der PC hat mit dem Euro seine liebe Not. Viele Schriftarten unterstützen das Euro-Zeichen nicht, viele Drucker bzw. deren Treiber sind ebenfalls echte Euro-Gegner. Von der Firma Greenstreet gibt es jetzt eine Komplettlösung für Euro-Schriftarten – und das für nur fünf Mark. Integriert ist ein FontManager, mit dem Sie die neuen Schriftarten ansehen, hinzufügen und löschen können. Bei allen Schriftarten ist das Euro-Zeichen integriert. Darunter sind einige sehr schöne Schriften in guter Qualität. Zusätzlich gibt es ein Tool zum Suchen und Einsetzen tastaturfremder Sonderzeichen.

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Sie können Grafiken beliebig in ein Diagramm kopieren und diese dann als Balkeneinheiten verwenden.

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Öffnen Sie Excel und klicken Sie auf ein bereits von Ihnen erstelltes Diagramm.

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Suchen Sie sich eine Ihrer Grafiken aus und klicken Sie auf "Einfügen". Diese Grafik wird nun in die Balken des Diagramms eingefügt. Natürlich können Sie die Grafik auch in das Diagramm einfügen. Dazu markieren Sie die gesamte Diagrammfläche und verfahren dann wie gerade beschrieben.

Ändern Sie den Diagrammtyp in eine Säulengrafik. Dazu klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste und wählen aus dem Kontextmenü "Diagrammtyp".

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Nun klicken Sie mit der Maus auf einen der Balken und markieren diesen.

Wählen Sie nun in der Menüleiste "Grafik" und hier "Aus Datei". Suchen Sie sich die Datei her, in der die Grafik gespeichert wurde.

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Wollen Sie die Formatierung ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Balken und wählen Sie "Datenreihen formatieren".

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Wählen Sie im Dialogfeld unter "Muster" die Option "Ausfüllen". Aktivieren Sie das Kästchen "Stapel" im Dialogfenster zu den Fülleffekten. Bestätigen Sie zweimal mit "OK".

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PCgo! 5/99

Excel ➞ Viewer In Computern herrscht ein undurchsichtiges Gewirr an verschiedenen Dateiformaten. Oft lassen sich bestimmte Dateien nur mit einem einzigen Programm öffnen. Das umgehen Viewer. Mit diesen kleinen, meist kostenlosen, Programmen können Sie Dateien aus anderen Anwendungen ansehen, aber nicht bearbeiten. Beim Excel-Viewer ist aber immerhin das Kopieren der Daten möglich.

Arbeitsblatt in eine Datei sichern Manchmal ist es sinnvoll, ein Tabellenblatt aus einer umfangreichen Excel-Arbeitsmappe herauszulösen. Das vereinfacht beispielsweise das Teilen eines Berichtes, der von verschiedenen Personen oder Kunden ausgefüllt werden soll.

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Zuerst verkleinern Sie ein Dokument im Vollbild auf die Fensterdarstellung. Dazu klicken Sie auf das mittlere Symbol in der rechten oberen Bildschirmecke.

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Ziehen Sie das gewünschte Blattregister (am unteren Ende der Tabelle) mit der Maus in den Hintergrund der Arbeitsfläche von Excel; auf diese Weise erscheint das Blatt in einer eigenen Arbeitsmappe.

TIP

Excel-Viewer auf CD

Auf unserer CD1, im Microsoft-Forum, finden Sie einen Viewer für Excel, den Sie selbst nutzen, aber auch an andere Anwender weitergeben können – damit diese wiederum Ihre Tabellen besser betrachten können. Diese Funktionen bietet der ➞Viewer: Öffnen: Der Viewer zeigt Dateien von Excel für Windows ab Version 2.0 und von Excel für Macintosh ab Version 2.2a. Sie können Arbeitsmappen und Vorlagen ansehen, einschließlich Diagrammen, Notizen und Pivot-Tabellen. Das Ändern der Daten ist allerdings nicht möglich. Sortieren: Sie können die geöffneten Dateien mit einem Auto- Filter sortieren. Es stehen die Funktionen "Suchen", "Zoom" und "GeheZu" zur Verfügung. Kopieren: Es ist möglich, Daten über die Zwischenablage in eine andere Anwendung zu kopieren. Daten aus der Zwischenablage kann man jedoch nicht in die Tabellen einfügen. Drucken: Jedes einzelne Tabellenblatt oder einen ganzen Bereich können Sie ausdrucken. Links: Sollte in einer Excel-Datei ein Link zu Zielen auf der Festplatte, im Intranet oder im Internet bestehen, und ist der Internet Explorer auf dem System installiert, funktioniert auch das.

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Wollen Sie das Blatt nicht verschieben, sondern in eine eigene Datei kopieren, drücken Sie zusätzlich die [Strg]-Taste.

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Danach können Sie über den Menüpunkt "Datei" und hier "Speichern unter" dieses eine Arbeitsblatt einzeln speichern. Standardgemäß wird der Name "Mappe 1.xls" vergeben. Diesen können Sie natürlich nach Belieben verändern. Dies gilt auch für den Ordner, in dem die Datei abgelegt werden soll.

Autokorrektur der Jahreszahlen Excel versucht, zweistellige Jahreszahlen automatisch mit einer Angabe des Jahrhunderts zu komplettieren. Dabei richtet es sich nach folgender Regel: Geben Sie Jahre von 00 bis 29 ein, wandelt Excel die Angabe in ein Jahr des 21. Jahrhunderts um. Bei Zahlen zwischen 30 und 99 bleibt Excel beim 20. Jahrhundert.

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Die Eingabe "12.11.02" erscheint nach einem Druck auf [Enter] als "12.11.2002". Mit der

Eingabe des "23.04.98" erhalten Sie das Datum "23.04.1998".

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Ist diese Umwandlung nicht erwünscht, geben Sie die Jahreszahl mit dem Jahrhundert ein oder formatieren Sie die Zelle als Textfeld. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Zellen". Im folgenden Auswahlmenü markieren Sie die Option "Text" und bestätigen das Ganze mit "OK".

Deckblatt aus Word einfügen (Excel 95)

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Excel 95 und Excel 97 erlauben es, ein mit der Textverarbeitung angelegtes Deckblatt in die Tabelle 1 einzubauen. Im Gegensatz zu Excel 97 kann Version 95 das Blatt jedoch nicht richtig an die Größenverhältnisse der Tabelle anpassen: Die Zeilenumbrüche verschieben sich bei dem Versuch, die Größe zu skalieren. Aus diesem Grunde sollten Sie in Excel 95 den Import aus Word anders gestalten. In Excel 97 taucht dieses Problem nicht auf, Sie können das Objekt einfach über den "Einfügen", "Objekt"-Befehl in der Tabelle plazieren.

Klicken Sie auf das Register der Tabelle, in die Sie das Deckblatt einbauen wollen. Sie holen das Blatt nun aus der Zwischenablage, indem Sie "Bearbeiten", "Inhalte einfügen" wählen und als Quelle nicht "Word-Dokument" angeben, sondern "Picture (Bild)".

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Im ersten Schritt fügen Sie in die aktuelle Arbeitsmappe und deren letzte leere Tabelle das gewünschte Word-Dokument ein. Dazu verwenden Sie das Kommando "Einfügen", "Objekt", "Von Datei erstellen".

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Passen Sie die Größe der Abbildung nun nicht weiter an, sondern legen Sie das neue Objekt über "Bearbeiten", "Kopieren" oder [Strg + C] in die Zwischenablage.

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In der letzten Tabelle löschen Sie das anfangs eingebaute Objekt. Zurück in der eben genutzten Tabelle können Sie das Bildobjekt nach Belieben skalieren, d.h. dessen Höhe und Breite verändern. PCgo! 6/99

Excel Benutzerdefinierte Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen können mehr darstellen als es zuerst den Anschein hat. Unter dem Menüpunkt "Datei", "Seite einrichten", "Kopfzeile/Fuß-

zeile / Benutzerdefiniert" bietet Ihnen Excel 97 einen kompletten Editor, mit dem Sie eigene Vorstellungen umsetzen können.

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Es stehen dabei unter anderem die Uhrzeit, das Datum, der Registername und anderes mehr zur Verfügung. Sie können natürlich auch Text eingeben.

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Übrigens: Sollten Sie in einem Namenszug das Et-Zeichen (&) verwenden, tippen Sie es an dieser Stelle doppelt ein. Ein einzelnes Et versteht Excel als Steuerzeichen, das es nicht auf dem Bildschirm und am Drucker ausgibt.

Datumsfunktion: Letzter Tag des Monats Für viele Aufgaben – beispielsweise bei Abrechnungen – muß genau der letzte Tag eines Monats in einer Zelle stehen. Problematisch wird es nur dann, wenn das Jahr und der Monat in jeweils einer anderen Zelle stehen.

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Mit der Formel =DATUM(Zelle_Jahr;Zelle_ Monat+1;1)-1 setzen Sie die Funktion DATUM() richtig um. Sie erhält drei Parameter, die sich auf das Jahr, den Monat und den Tag beziehen. Das heißt, die Funktion schaut zum Jahr (Zelle_Jahr) und zum nächsten Monat (Zelle_Mo-

nat+1), bei dem Sie den letzten Tag über den ersten Tag des folgenden Monats ermitteln.

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Excel bearbeitet die Datumswerte als serielle Zahlen, das heißt, man kann von diesem errechneten ersten Tag einfach eine 1 subtrahieren, um den Tag davor zu erhalten – also den letzten Tag des Vormonats.

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Und so lautet dann die komplette Formel: =DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE())+1;1)-1

Intellimouse: Zoomfaktor einstellen Vielleicht möchten Sie sich nicht erst umständlich durch eine größere Tabelle scrollen, sondern Details schnell über eine verkleinerte Darstellung suchen. Das ist sehr einfach möglich, wenn Sie eine Intellimouse besitzen. Leider wird diese Funktion nur bei der Microsoft IntelliMouse unterstützt. Klicken Sie auf "Extras", "Optionen" und wechseln

Sie dort in das Register "Allgemein". Aktivieren Sie darin die Option "Bildlauf mit IntelliMouse". Zwar bewirkt diese Option kein Scrollen, wenn Sie das Rädchen der Maus drehen, aber sie zoomt die Tabelle über feine Stufen in die maximale Vergrößerung. Dazu drehen Sie das Rädchen auf sich zu bzw. von sich weg, um es zu verkleinern.

Inhalte aus dem Internet nutzen (Excel 97) Durch die immer engere Anbindung an Internet und Intranet kommt auch Excel in Kontakt mit Grafiken aus diesen Quellen. Darauf reagiert ein neuer Filter, den Sie im Menü "Einfügen" unter Grafik finden. Damit können Sie die wichtigsten Grafikformate (GIF und JPG) in die Tabellen einfügen. Weiter verfügt Excel wie die anderen Programme aus Office 97 über einen Assistenten, mit PCgo! 6/99

dessen Hilfe Sie eigene Diagramme im Internet publizieren können. Sie finden ihn unter "Extras", "Assistent", "WebFormular". In sechs Schritten bauen Sie damit ein Formular zusammen, das – als Web-Seite eingerichtet – die eingegebenen Daten regelmäßig an einen Server zur Auswertung zurückliefern kann. Halten Sie sich einfach an den Asssistenten. ❑

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Excel s -Tip CD1/ l e c r Ex e auf de op/Tips ksh n Si finde enü/Wor m t p u Ha

TIP

Textfelder statt Kommentare

Statt mit Kommentaren können Sie eine Excel-Tabelle auch mit Textfeldern erläutern. Das hat den Vorteil, daß sie im Gegensatz zu Kommentaren stets eingeblendet sind. So wird's gemacht: Klicken Sie zunächst auf das "Zeichnen"-Symbol Nun erscheint am unteren Bildschirmrand die Zeichnen-Symbolleiste. Klicken Sie hier auf das "Textfeld"-Icon.

Bewegen Sie den Cursor nun auf eine freie Stelle in der Excel-Tabelle, klicken Sie mit der Maustaste dorthin und halten Sie die Taste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor soweit, wie Sie die Größe des Textfeldes einstellen

Textdateien importieren Wenn Sie Daten aus anderen Dateiformaten in Excel importieren möchten, so bietet die 97er-Version bereits eine Reihe Dateitypen, die unmittelbar übernommen werden können. Aber auch Textdokumente lassen sich einbinden: Damit später alles stimmt, hilft Ihnen hierbei der Text-Assistent.

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Nach Mausklicks auf den Menüeintrag "Datei" und "Öffnen" wählen Sie zunächst im Feld "Dateityp" den Eintrag "Textdateien". Wechseln Sie dann in das Verzeichnis, in dem sich die zu importierende Textdatei befindet, und klicken Sie doppelt auf die Datei.

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Sehen Sie bereits in der Vorschau, daß die einzelnen Daten nicht wie gewünscht getrennt wurden, klicken Sie auf "Abbrechen" und bearbeiten die Daten mit einem Textverarbeitungsprogramm nach. Dort haben Sie weit mehr Möglichkeiten, die Daten durch systematisches Ersetzen bestimmter Zeichen "in Form" zu bringen. Diese zusätzliche Arbeit lohnt sich auf jeden Fall!

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Mit "Weiter" öffnet sich der nächste Schritt des Assistenten: Hier legen Sie fest, welche Sonderzeichen die Daten nach Spalten trennen soll. Unter "Anderes:" können Sie ein Zeichen nach Wahl eingeben.

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Im ersten Schritt des Text-Assistenten entscheiden Sie, ob die Unterteilung in ExcelSpalten nach Trennung durch Sonderzeichen wie Kommas oder aufgrund einer festen Breite erfolgen soll: In aller Regel sollten Sie die erste Option wählen. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie bereits die Daten in der Vorschau.

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Zum letzten Schritt gelangen Sie wieder mit einem Klick auf "Weiter". Hier legen Sie das Datenformat der einzelnen Spalten fest. Markieren Sie zunächst die erste Spalte und wählen Sie dann das Format aus.

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TIP

Im Bereich bewegen

Manchmal ist es sinnvoll, Daten in einen markierten Bereich einzugeben. Mit folgenden Tasten bewegen Sie sich innerhalb des Bereichs: "Enter": Eine Zelle nach unten "Umschalter"+"Enter": Eine Zelle nach oben "Tab"": Eine Zelle nach rechts "Umschalter"+"Tab": Eine Zelle nach links

TIP

Fahren Sie mit den weiteren Spalten analog fort und klicken Sie schließlich auf "Ende". Mit den übernommenen Daten können Sie nun wie gewohnt weiterarbeiten.

Wo bleiben die Kommentare?

Sind die Kommentare in Excel 97, obwohl sie sicher in der Tabelle integriert sind, nicht auf dem Bildschirm zu sehen, muß die Ansicht aktiviert werden. Öffnen Sie über "Extras", "Optionen" die Registerkarte "Ansicht" und setzen Sie bei "Kommentare" vor "Nur Indikatoren" einen Punkt mit dem Mausklick und schließen Sie mit "OK".

Nur Excel 97: Kommentare im Wirrwarr Schnell ist eine Excel-Tabelle angefüllt mit Zahlen. Doch wissen Sie oder andere auch noch in Monaten, was sich dahinter verbirgt? Hier helfen Kommentare weiter. Mit diesen kurzen Passagen können Sie jeder einzelnen Zelle eine Erläuterung zufügen.

le: Das Kommentarfenster verschwindet, und die Zelle ist mit einem kleinen roten Dreieck rechts oben markiert.

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Möchten Sie den Kommentar noch einmal überarbeiten, so markieren Sie die entsprechende Zelle und öffnen über "Einfügen", "Kommentar bearbeiten" das Schreibfeld. Ist Ihnen das Kommentarfeld zu klein, so ziehen Sie es mit der Maus einfach größer, indem Sie auf die Seitenmarkierungen klicken.

Markieren Sie die Zelle, der Sie einen Kommentar zuordnen möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Einfügen" und "Kommentar". Ein kleines Fenster mit dem Namen des aktuellen Bearbeiters, in das Sie unmittelbar schreiben können, blendet sich ein.

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Sobald Sie den Cursor auf diese Zelle bewegen, wird der Kommentar eingeblendet.

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Sind Sie mit dem Beschreiben fertig, so klicken Sie einfach irgendwo auf die Tabel-

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Zum Verbergen der Kommentare rufen Sie über den Eintrag "Extras" in der Menüleiste, "Optionen" die Registerkarte "Ansicht" auf. Dort klicken Sie bei "Kommentare" den Kreis vor "Keine" an und schließen mit "OK". ➪ PCgo! 7/99

Excel

TIP

Datenabfragen richtig gestellt

Kommentare ausdrucken

Möchten Sie die Kommentare in Excel 97 nicht nur auf dem Bildschirm sehen, so lassen sie sich auch ausdrucken: Über "Datei", "Seite einrichten" wählen Sie die Registerkarte "Tabelle". In der Mit-

In umfangreichen Tabellen von Hand nach bestimmten Datensätzen zu suchen, macht keinen Sinn: Excel stellt Ihnen automatisch die Daten zusammen, die Ihren Kriterien entsprechen. Als Beispiel soll die dargestellte Shareware- und Freeware-Sammlung dienen.

den schwarzen Pfeil. Nach dem Markieren von "d" (für Deutsch) in der Liste, wird nur noch die deutsche Software eingeblendet. Als Zeichen, daß Sie eine Auswahl getroffen haben, wechselt der Pfeil seine Farbe nach blau.

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te des Fensters stellen Sie im Feld "Kommentare:" entweder "Am Ende des Blattes" oder "Wie auf dem Blatt angezeigt" ein. Mit "OK" schließen Sie die Prozedur ab. Beim Ausdruck erscheinen nun auch die Kommentare.

TIP

Die Übersicht behalten

Um in großen Datenblättern die Übersicht zu behalten, ist die Teilung des Bildschirms in zwei oder mehr Fenster sinnvoll. So können Sie beispielsweise neue Werte eingeben und dennoch das neu berechnete Ergebnis sehen, selbst wenn es sich in einer weit entfernten Zelle befindet. Möchten Sie das Fenster vertikal teilen, so markieren Sie die Spalte, wo die Teilung erfolgen soll, und klicken Sie über die Menüleiste "Fenster" auf "Teilen". Analog teilt sich das Fenster horizontal, wenn Sie eine Zeile markieren. Nun können Sie sich in beiden Fensterteilen mit den Bildlaufleisten unabhängig voneinander bewegen. Mit "Fenster" und "Teilung aufheben" machen Sie die Einstellung rückgängig.

TIP

Haben Sie die Filterfunktion in einer Spalte genutzt, so steht sie in den übrigen nach wie vor offen. Die doppelte oder mehrfache Filterung würde es bei diesem Beispiel auch möglich machen, nur deutsche Programme bis zu einer bestimmten Dateigröße zu suchen.

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Aktivieren Sie über den Menüeintrag "Daten", "Filter" die Funktion "Autofilter".

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Oben rechts erscheint in jeder Spalte nun ein schwarzer Pfeil. Sollen in diesem Beispiel sämtliche deutschen Programme ausgewählt werden, so hilft ein Klick in der Spalte "Sprache" auf

Darüber hinaus sind auch komplexere Anfragen möglich. Klicken Sie in einer Spalte auf den Pfeil und wählen Sie den Eintrag "Benutzerdefiniert". Im neu erscheinenden Dialogfeld können Sie auch innerhalb einer Spalte mit "und" sowie "oder" verknüpfen. Wenn Sie das Feld "Name" öffnen, so steht eine ganze Reihe von Kriterien zur Verfügung. Die Palette reicht von "beginnt mit" über "ist kleiner als" bis zu "enthält nicht".

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Über "Daten", "Filter" und "Alle anzeigen" wird der Filter wieder gelöscht.

Daten beim Excel-Start automatisch laden Wenn Sie stets mit denselben Arbeitsmappen arbeiten und diese nicht täglich neu laden möchten, können Sie diese beim Programmstart von Excel auch automatisch öffnen lassen. Dazu müssen die Dateien im "Startordner" von Excel abgelegt sein.

können Sie ein weiteres Verzeichnis als zusätzlichen Startordner definieren, aus dem das Datenmaterial beim Programmaufruf automatisch geladen wird.

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Öffnen Sie dazu die Excel-Dateien, die automatisch geladen werden sollen. Nun müssen Sie sie nur noch in das richtige Verzeichnis speichern. Mit "Datei" und "Speichern unter" (schneller mit der Taste "F12") klicken Sie sich bis zum Ordner "Xlstart", einem Unterverzeichnis im "Office"-Ordner, vor und "Speichern" dort. Analog geht es weiter mit der nächsten Datei.

Nur mit Kennwort öffnen

Möchten Sie das Einsehen Ihrer Excel-Daten einschränken, so klikken Sie beim "Speichern unter" auf "Optionen" und tragen dort ein "Lese-/Schreibkenntwort" ein.

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Über "Extras" in der Menüleiste sowie "Optionen" rufen Sie die Registerkarte "Allgemein" auf. Im unteren Teil tragen Sie im Feld "Zusätzlicher Startordner" das entsprechende Verzeichnis samt kompletter Pfadeingabe ein und schließen mit "OK" ab.

4 2

Möchten Sie Ihre Daten lieber an der gewohnten Stelle auf der Festplatte belassen, so

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Stellen Sie sicher, daß sich in den festgelegten Startordnern tatsächlich nur solche Dateien befinden, die Excel auch verarbeiten kann. Denn das Programm versucht sämtliche dort abgelegte Dateien zu öffnen – also auch solche mit völlig anderen Dateiformaten. ❑ PCgo! 7/99

Office-T ips: Excel wählen Sie "Format", "Spalte" und dann "Einblenden". Dasselbe Verfahren funktioniert auch für das Ein-/Ausblenden von Zeilen.

Zellen übertragen, dann doppelklicken Sie auf das "Format übertragen" Symbol. Erst dann können Sie das Format mehrmals übertragen.

69 65 Grundlagen

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Mehrere Arbeitsmappen in mehreren Fenstern

Wollen Sie alle Arbeitsmappen, mit denen Sie arbeiten, auf einmal sehen, gibt es eine Möglichkeit:

1

Öffnen Sie zunächst einmal alle Arbeitsmappen, die Sie benötigen. Wählen Sie in der Menüleiste "Fenster" und hier "Anordnen". Wählen Sie eine der Optionen und klicken Sie auf "OK". Um mehrere Tabellenblätter innerhalb der gleichen Arbeitsmappe anzusehen, wählen Sie aus dem Fenster-Menü die Option "Neues Fenster".

2

Wählen Sie nun "Fenster" aus der Menüzeile, um zum neuen Fenster zu wechseln. Wiederholen Sie diese Schritte für jedes Tabellenblatt, das Sie ansehen möchten. Wählen Sie dann aus dem Fenster-Menü "Anordnen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Fenster der aktiven Arbeitsmappe" am unteren Rand des Dialoges. Damit haben Sie die Tabellenblätter Ihrer Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm.

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Spalten oder Zeilen ausblenden

Wollen Sie eine Spalte kurzzeitig unsichtbar machen, dann klicken Sie zunächst einmal die Spaltenkennung (Spalten werden durch Buchstaben gekennzeichnet) an. Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Spalte". Im Untermenü selektieren Sie "Ausblenden". Die Spalte ist verschwunden. Um sie wieder einzublenden,

Spalten und Zeilen einfügen

Wollen Sie eine Spalte oder Zeile einfügen, dann klicken Sie auf den Spalten- oder Zeilenkopf neben dem einzufügenden Bereich. Neue Spalten werden immer rechts neben der Markierung, neue Zeilen immer darunter eingefügt. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wählen Sie "Zellen einfügen".

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Daten eingeben und bearbeiten

Haben Sie in eine Zelle Daten eingegeben, dann müssen Sie immer erst die Return-Taste betätigen, wenn Sie die Daten weiter bearbeiten möchten. Statt dessen können Sie aber auch auf das grüne Häkchen in der Formel-Leiste klicken. Das hat denselben Effekt. Wollen Sie während der Eingabe Zeichen korrigieren, dann verwenden Sie die Rücktaste. Damit wird das zuletzt eingegebene Zeichen gelöscht. Halten Sie die Entf-Taste gedrückt, dann verschwindet der gesamte Zellinhalt. Um mehrere Zellinhalte zu löschen, klicken Sie in die oberste linke Zelle des Bereiches und ziehen Sie die Markierung bei gehaltener Maustaste über den gesamten zu löschenden Bereich. Nun drücken Sie die Entf-Taste.

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Zur Gestaltung der gesamten Tabelle eignen sich die AutoFormate sehr gut. Markieren Sie zuerst den Bereich, den Sie gestalten möchten. Nun wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "AutoFormat". Nun öffnet sich ein Dialogfeld. Klicken Sie im Auswahlfeld zu "Formate" die einzelnen Optionen an. Im rechten Fenster sehen Sie eine Vorschau. Haben Sie das Richtige gefunden, bestätigen Sie mit "OK". Wollen Sie nur Teile aus der AutoTabelle übernehmen, dann klicken Sie auf "Optionen". Nun können Sie selektieren, welche Formate Sie übernehmen möchten und welche nicht.

Neues Tabellenblatt einfügen

Wollen Sie ein Tabellenblatt vor das gerade aktive einfügen, dann wählen Sie aus der Menüleiste "Einfügen" und hier "Tabelle". Zum Löschen rufen Sie die zu löschende Tabelle auf, wählen "Bearbeiten" und hier "Blatt löschen".

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Die ganze Tabelle formatieren

Formatierungen einer Zelle kopieren

Haben Sie erst einmal eine Zelle fertig formatiert, können Sie ganz schnell alle anderen Zellen fertigstellen, die genauso aussehen sollen. Markieren Sie dazu nur die gerade fertiggestellte Zelle. Wählen Sie nun in der Symbolleiste das Symbol "Format übertragen". Nun markieren Sie die Zelle, der das gleiche Format zugewiesen werden soll. Wollen Sie das Format auf mehrere

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Richtig in einer Tabelle navigieren

Pfeiltasten: Sie bewegen sich immer eine Zelle in Pfeilrichtung weiter Bild nach oben/unten: Mit diesen Tasten kommen Sie immer eine Bildschirmseite nach oben oder unten. Strg+Pos1: Damit kommen Sie an den Anfang des Blattes Strg+Ende: Damit kommen Sie ans Ende des Datenbereiches. Sie können sich auch mit Hilfe der beiden Bildlaufleisten fortbewegen. Halten Sie dabei noch die Umschalt-Taste gedrückt, geht das Scrollen wesentlich schneller.

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Text oder Zahl in einer Zelle

Excel unterscheidet bei Daten in Zellen grundsätzlich zwischen Zahlen und Texten. Sind Sie unsicher, ob Excel Ihre Eingabe richtig erkannt hat, gibt es eine Hilfe. Zahlen und Kalenderdaten werden grundsätzlich rechtsbündig dargestellt. Text wird linksbündig ausgerichtet. Die Ausrichtung können Sie danach aber immer noch selbst ändern.

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Reihen automatisch eingeben

Eine große Hilfe ist das automatische Ausfüllen der Zellen mit Reihen. Müssen Sie etwa alle Mo-

ipsunter: T l e Excen Sie auf CDrk1shops/Tips find ü/Wo tmen Haup

nate des Jahres eingeben, dann genügt es, wenn Sie nur Januar eintippen. Ist dies geschehen, dann klicken Sie mit der linken Maustaste das kleine schwarze Kästchen rechts unten an der Zelle an. Dies ist das "Ausfüllkästchen". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie nun einen Rahmen auf, der über die nächsten elf Spalten reicht. Lassen Sie dann die Maustaste los. Alle Kalendermonate sind nun eingetragen. Das Ganze funktioniert natürlich auch mit Zahlen. Dazu geben Sie die ersten beiden Zahlen in jeweils eine Zelle ein. Nun markieren Sie beide Zellen. Klicken Sie jetzt auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie die Spalte herunter. Haben Sie zuerst z.B. 2 und 5 eingegeben, dann sind die nächsten Werte jeweils um drei erhöht.

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Daten umsortieren und transponieren

Wollen Sie Daten anders sortieren, dann müssen Sie auf die Funktion "Daten transponieren" zurückgreifen. Damit können Sie Daten, die ursprünglich in einer Zeile angeordnet wurden, in Spalten umsortieren. Markieren Sie dazu zunächst den Bereich, den Sie sortieren möchten. Betätigen Sie die Tasten Strg+C zum Kopieren der Zellen. Klicken Sie nun die erste Zelle des Zielbereiches an. Rufen Sie mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü auf. Wählen Sie hier "Inhalte einfügen". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Transponieren" und bestätigen Sie den Vorgang mit "OK"

Office-T ips: Excel den Begriff oder die Zahl eingeben, nach der Sie suchen. Klicken Sie auf "Ersetzen", dann können Sie einen Wert durch einen anderen im ganzen Arbeitsblatt ersetzen.

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Excel kann Ihre Daten auch automatisch speichern. Diese Funktion empfiehlt sich in jedem Fall, um auch bei einem Systemabsturz die meisten Daten zu retten. Zunächst einmal wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und hier "Add-InManager". Aktivieren Sie nun die Option "Automatisches Speichern" und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie nun erneut auf das "Extras"-Menü, dann sehen Sie die Funktion "Automatisches Speichern". Klicken Sie das Kontrollkästchen vor dieser Option an. Nun können Sie das Zeitintervall der automatischen Sicherung einstellen. Außerdem legen Sie fest, ob nur die aktive oder alle geöffneten Arbeitsmappen gespeichert werden sollen. Aktivieren Sie auch noch "Speichern bestätigen", dann erhalten Sie jedesmal nach dem automatischen Speichern eine Meldung auf Ihrem Bildschirm.

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Mehrere Dateien öffnen und schließen

1

Zum Auffinden einzelner oder mehrerer Zeichen im Tabellenblatt wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier "Suchen". Nun können Sie

Sie können auch nach Dateien mit einem bestimmten Inhalt suchen. Wählen Sie dazu in der Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Auf der rechten Seite des Dialogfeldes geben Sie den Text oder den Wert ein, den Sie suchen. Klicken Sie nun auf die Suchen-Schaltfläche. Alle Dateien, die gefunden wurden, werden im Listenfeld angezeigt.

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Arbeitsbereiche einer Tabelle speichern

Oft brauchen Sie einfach mehrere Dateien gleichzeitg auf Ihrem Rechner (und oft immer die selben). Dann empfiehlt es sich, die entsprechenden Dateien als Arbeitsbereich zu speichern. Dann müssen Sie das nächste Mal nicht jede Datei erst manuell öffnen. Und Sie müssen sich nur noch an den Arbeitsbereichsnamen erinnern.

1

Öffnen Sie also zunächst zwei oder drei Dateien. Wählen Sie nun "Datei" und "Arbeitsbereich speichern". Vergeben Sie einen passenden Namen und drücken Sie die ReturnTaste.

2

Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Hier markieren Sie die erste zu öffnende Datei. Danach halten Sie die Strg-Taste gedrückt und markieren alle weiteren Dateien. Klicken Sie nun auf "Öffnen", dann werden alle markierten Dateien geöffnet.

Daten in einem Tabellenblatt suchen

Spezielle Dateien und Inhalte suchen

Automatisches Speichern der Arbeitsmappe

Über das Öffnen-Dialogfeld können Sie nicht immer nur eine Arbeitsmappe, sondern auf Wunsch auch gleich mehrere öffnen.

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2

Dasselbe gilt auch für den Schließvorgang. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und wählen Sie "Datei". Hier klicken Sie nun auf "Alles schließen". Alle noch geöffneten Arbeitsmappen werden geschlossen. Muß die eine oder andere Datei noch einmal gespeichert werden, dann wird Excel Sie dazu auffordern.

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Halten Sie nun die Umschalt-Taste gedrückt, wählen Sie "Datei" und hier "Alles schließen". Um nun die Arbeitsbereich-Datei zu öffnen, wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Hier sehen Sie nun die Arbeitsmappe in derselben Liste wie alle anderen Excel-Dateien. Haben Sie vorher die zwei oder drei Dateien in einem geteilten Fenster bearbeitet, dann behält Excel diese Anordnung auch weiterhin bei.

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Arbeitsmappen teilen

Sie können Excel Arbeitsmappen teilen, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig daran arbeiten sollen. Öffnen Sie die Datei und wählen Sie "Extras" und hier "Arbeitsmappe freigeben". Im nun folgenden Dialogfenster aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Änderungen von mehr als einem Benutzer gleichzeitig erlauben". Im Listenfeld sehen Sie dann, wer alles im Moment auf die Arbeitsmappe zugreift.

➪

titelthema Office-T ips: Excel

Funktionen einsetzen

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So geben Sie Formeln ein

Wollen Sie in Excel etwas berechnen, dann benötigen Sie eine entsprechende Formel. Eine Formel beginnt immer mit der Eingabe des "="Zeichens. Geben Sie also in die Zellen A1 bis A4 jeweils eine Zahl ein. Setzen Sie den Cursor nun in Zelle A5. Jetzt klicken Sie auf das SummeSymbol. In die Zelle A5 wird die Summenformel eingefügt. Nun drücken Sie noch auf die ReturnTaste, um die Formel zu bestätigen. Die Werte in den Zellen A1 bis A4 werden addiert.

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Verschiedene Zahlenformate

Wollen Sie bereits eingetippte Zahlen formatieren, können Sie auf die Symbolleiste zurückgreifen oder das Menü bemühen. Markieren Sie zunächst die Zellen, deren Zahlenformat geändert werden soll. Klicken Sie dann auf die entsprechende Schaltfläche oder wählen Sie in der Menüleiste "Format" und "Zellen". Dort können Sie unter elf vordefinierten Bereichen auswählen.

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Schrift in einer Tabellenzelle drehen

Die Möglichkeit, die Schrift zu drehen, ist eine neue Funktion in Excel 97. Markieren Sie den Zellbereich, den Sie drehen möchten. Wählen Sie "Format" und hier "Zellen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Ausrichtung". Nun haben Sie die Wahl: Entweder Sie klicken auf das vertikale Anzeigefenster. Der Text wird dann von oben nach unten ausgerichtet. Oder Sie klicken auf das rechte Feld für die Ausrichtung in einem Winkel. Klicken Sie in letzterem Fall auf das Wort "Text" und halten Sie die Maustaste gedrückt. Nun können Sie das Wort bewegen und so den richtigen Winkel einstellen. Eine andere Möglichkeit ist das Textfeld, in das Sie die korrekte Gradzahl eingeben können. Bestätigen Sie mit OK und der Text wird gedreht.

Das empfiehlt sich vor allem bei aufwendigen Formaten.

1

Um ein eigenes Format zu definieren, markieren Sie zunächst einmal den entsprechenden Bereich. Nun wählen Sie "Format" und "Formatvorlage" aus dem Menü.

2

Klicken Sie auf "Ändern". Stellen Sie über die verschiedenen Register die gewünschte Formatierung zusammen. Im Feld "Formatvorlage enthält" können Sie die entsprechenden Elemente (de-)aktivieren. Geben Sie nun unter "Formatvorlagenname" einen aussagekräftigen Namen ein und bestätigen Sie mit "OK".

3

Haben Sie bereits in einer anderen Arbeitsmappe die Formatvorlage definiert, dann klicken Sie auf die Schaltfläche "Zusammenführen". Wählen Sie nun die Arbeitsmappe, aus der Sie die Vorlage verwenden möchten. Wählen Sie die Formatvorlage an und klicken Sie auch hier auf "Zusammenführen".

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Alle Vorgaben zum Formatieren von Zellen werden am besten als Formatvorlagen gespeichert.

Von Formeln und Werten einer Tabelle

In den Zellen steht normalerweise immer nur der Wert einer Formel. Die Formel selbst finden Sie nur in der Bearbeitungsleiste. Doch beim Kopieren einer Zelle möchten Sie vielleicht nicht immer die Formel, sondern wirklich nur den Wert kopieren. Wählen Sie die entsprechende Zelle aus. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol. Klicken Sie nun an die Stelle, an der die Kopie eingefügt werden soll. Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten". Und hier "Inhalte einfügen". Klicken Sie hier auf den Eintrag "Werte". Bestätigen Sie den Vorgang mit "OK".

Formeln mit Hilfe der Maus eingeben

Formeln können Sie manuell eingeben, indem Sie in die Bearbeitungsleiste die Zelladressen und die Operatoren eintippen. Für den Auszahlungsbetrag für Arbeit nach Stundenlohn wäre dies z.B. "=B2(Lohn)*B5(Stundenzahl). Statt die Zelladressen einzutippen können Sie auch zuerst nur das =-Zeichen eintippen. Danach greifen Sie zur Maus und klicken die Zellen an, deren Werte Sie für die Formel benötigen. In unserem Fall also die Zellen B2 und B5. Dazwischen setzen Sie dann noch den Multiplikator.

Formeln in andere Zellen kopieren

Haben Sie eine Formel erstellt und benötigen Sie dieselbe Formel an anderer Stelle wieder, können Sie diese einfach kopieren. Denn das praktische an Excel ist, daß Formelbezüge einfach angepaßt werden.

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Es geht aber auch noch ein bißchen anders. Dieser Trick bietet sich an, wenn Sie von vornherein wissen, wo Sie ein und dieselbe Formel verwenden können. Klicken Sie auf die Zelle B6 und markieren Sie alle Zellen bis D6. Nun erstellen Sie die Formel für den Stundenlohn in Spalte B. Halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt während Sie mit Return die Formel abschließen. Die Formel wird nun in alle vorher markierten Zellen übernommen.

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Formatvorlagen richtig verwenden

2

1

Haben Sie nun also in den Zellen D2 und D5 die Daten für Herrn Müller stehen, so können Sie die oben erstellte Formel einfach kopieren. Markieren Sie dann die Zelle D6 und klicken Sie auf die Einfügen-Schaltfläche.

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Absolute oder relative Zellbezüge

Normalerweise haben die Zellbezüge in einer Formel alle einen relativen Wert. Sprich beim Kopieren ändern sich auch die Zellbezüge entsprechend. Nun benötigen Sie aber vielleicht auch einmal wirklich die ursprünglichen Zellbezüge. Dafür müssen dann die Zellreferenzen dauerhaft festgelegt werden. Um das zu erreichen, setzen Sie einfach vor den dauerhaften Bezug noch das Dollarzeichen. Besipiel: Sie haben die Formel D2*D8. Nun wollen Sie, daß auch beim Verschieben die achte Zeile beibehalten wird. Sie schreiben also statt der Formel oben: D2*D$8.

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Fehlermeldungen bei Formeln

#Div/0: Eine Division durch Null wurde versucht #N/A: Ein Wert ist für die Formel nicht verfügbar

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Office-T ips: Excel #Name?: Es wird ein Name verwendet, den Excel nicht kennt #Null: Eine Schnittmenge zweier Bereiche, die sich gar nicht überschneiden. #Num: Falsche Zahl in der Formel #ref: Falsche Zelle in der Formel #value: Falsches Argument oder Operator wird verwendet

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Was sind Funktionen?

Funktionen sind bereits vorgefertigte Formeln. Damit kann in relativ kurzer Zeit ein oft komplexer Rechenschritt durchgeführt werden. Die einfachste Funktion ist die Summe-Funktion. Excel verfügt allerdings über mehr als 250 Funktionen. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und "Funktion". Nun suchen Sie sich hier die geeignete Funktion aus. Sobald Sie diese doppelklicken, wird sie in die Zelle eingefügt. Es erscheint dann auch gleich ein Assistent, der die Formel und die von Ihnen einzugebenden Werte erläutert.

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Namen in einer Tabelle vergeben

Gerade bei komplizierten Funktionen ist die Vergabe von Namen wertvoll. Denn statt lediglich eine Zellreferenz zu lesen, wissen Sie mit einem Namen meist mehr anzufangen. Statt "C2" heißt die Zelle dann zum Beispiel "Monate". Sie können einen Namen vergeben, indem Sie die zu benennende Zelle markieren. Wählen Sie dann "Einfügen", "Namen" und "Festlegen". Klicken Sie auf "Hinzufügen" und vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen.

Bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Nun können Sie diese Namen in jeder Formel des Tabellenblattes verwenden.

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Arbeiten mit Formeln: Die Rentenberechnung

Anhand ausgewählter Funktionen soll die Arbeitsweise mit Excel-Formeln veranschaulicht werden. Nehmen Sie an, Sie nehmen einen Kredit auf und wollen jetzt ausrechnen, wie hoch der monatliche Beitrag sein wird, den Sie leisten müssen. Sie brauchen mit Excel praktisch nicht mehr rechnen.

1

Sie wählen "Einfügen" und hier "Funktion". Unter Kategorie klicken Sie auf "Finanzmathematik" und im rechten Kasten dann auf die RMZ-Funktion.

2

Nun öffnet sich eine Eingabemaske. Sobald Sie den Cursor in ein Textfeld setzen, wird unten erläutert, was genau Sie hier eingeben müssen. Bei der RMZ-Funktion also zunächst einmal der Zinssatz des Darlehens. Danach müssen Sie angeben, wie viele Zahlungen Sie leisten müssen. Und schließlich benötigt Excel noch die Darlehenssumme. Die beiden letzten Textfelder sind optional. Nur die fett hervorgehobenen Felder sind unbedingt auszufüllen.

Mit Diagrammen arbeiten

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Diagramm anlegen auf einfache Weise

Zur Veranschaulichung der Daten ist ein Diagramm oft eine sinnvolle Ergänzung. Wollen Sie ein Diagramm einfügen, dann markieren Sie zunächst den Zellbereich, der veranschaulicht werden soll. Nun klicken Sie in der Symbolleiste auf den "Diagramm-Assistenten". Wählen Sie den Typ des Diagrammes. Im Verlauf des Diagramm-Assistenten können Sie dann noch die Formatierung beeinflussen. Auch Titel, Achsbeschriftung oder Hilfslinien lassen sich hier festlegen.

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ClipArts in Diagramme einfügen

Erstellen Sie zunächst mit Hilfe des DiagrammAssistenten eine Standard-Säulengrafik. Klicken Sie auf einen Balken im Diagramm. Wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und "Grafik" "Aus Datei". Suchen Sie sich ein passendes Bild für Ihr Diagramm. Klicken Sie auf "Einfügen".

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Landkarten in einer Tabelle verwenden

Als besondere Diagrammform gibt es die Landkarten, die sich vor allem für statistische Auswertungen oder die Visualisierung von Umsatzzahlen anbieten.

1

Geben Sie zunächst die Daten in die ExcelTabelle ein. In einer Spalte sollten die Länderkennungen stehen, in einer anderen z.B die Umsatzzahlen. Markieren Sie dann den Datenbereich.

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Landkarte" in der Symbolleiste. Der Mauszeiger wird zum Kreuz. Ziehen Sie damit nun ein Rechteck auf, in dem die Landkarte erscheinen wird. Wählen Sie nun im Dialogfenster eine Karte aus. Die Karte erscheint mit einem Dialogfenster, in dem Sie noch zusätzliche Einstellungen vornehmen können. Eventuell müssen Sie diese Funktion noch nachträglich von Ihrer Office-CD installieren.

Kreisdiagramm mit herausgezogenem Element

Statt des üblichen runden Kreisdiagramms können Sie auch einmal eine Scheibe vom Kuchen herausschneiden. Dazu erstellen Sie zunächst einmal ein Kreisdiagramm mit Hilfe des Diagramm-Assistenten. Wählen Sie als Untertyp noch das 3D-Kreisdiagramm. Nun klicken Sie auf den Kreis. Ist dieser markiert, dann klicken Sie auf das Tortenstück, das Sie hervorheben möchten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Stück soweit heraus, wie es Ihnen gefällt. Das Ganze funktioniert auch mit mehreren Stücken.

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In Diagrammen zeichnen

Haben Sie das Diagramm angelegt, dann können Sie bestimmte Daten noch hervorheben. Dazu benötigen Sie die Zeichnen-Symbolleiste. Diese aktivieren Sie über "Ansicht" und "Symbolleisten". Vor "Zeichnen" sollte ein Haken er-

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Office-T ips: Excel scheinen. Wählen Sie zunächst das Pfeilsymbol. Setzen Sie den Pfeil an eine Diagrammsäule, danach klicken Sie auf das Textfeld. Ziehen Sie dieses an der Pfeilspitze auf. Hier können Sie erläuternden Text einfügen. Damit das Ganze noch etwas Farbe bekommt, wählen Sie die entsprechenden Füll- und Linienfarben.

Perfekt drucken

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Druckvielfalt und Seiteneinrichtung

Excel erlaubt es Ihnen, eine Arbeitsmappe zu drucken, nur ein Blatt auszuwählen, Bereiche zusammenzufassen und noch vieles mehr. Klicken Sie auf die "Drucken" Schaltfläche in der Standard-Symbolleiste, dann wird nur das aktuelle Arbeitsblatt ausgedruckt. Wählen Sie dagegen "Datei" und dann "Drucken", dann können Sie eine ganze Menge weiterer Einstellungen vornehmen. Standardmäßig hat Excel die folgenden Einstellungen: Seitenorientierung Hochformat Vergrößerung 100% Papiergröße DINA4 Oberer Rand 2 cm Unterer Rand 2 cm Linker Rand 2 cm Rechter Rand 2 cm Kopfzeile/Fußzeile keine Blatt keine Gitternetzlinien

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Arbeitsmappen drucken

Haben Sie eine Arbeitsmappe gespeichert, dann können Sie deren Inhalt auch komplett ausdrucken. Dazu wählen Sie "Datei" und "Drucken". Klicken Sie auf den Optionsschalter "Gesamte Arbeitsmappe" Alle Seiten auf allen Blättern werden gedruckt. Die Seitennumerierung wird über alle Blätter der Arbeitsmappe aufeinanderfolgend vorgenommen. Benötigen Sie mehrere Kopien, dann klicken Sie auf die Pfeilschaltflächen in der Gruppe "Kopien", um die Anzahl der Druckmuster zu bestimmen.

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Mehrere Blätter drucken

Sie können natürlich jedes einzelne Blatt einer Arbeitsmappe drucken. Doch einfacher ist es, wenn Sie alle zu druckenden Seiten erst einmal gruppieren und mit einem Mal ausdrucken. Dazu halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken auf die Registerkarte jedes einzelnen Tabellenblattes. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Datei" und "Drucken". Die Option "Ausgewählte Blätter" ist markiert. Klicken Sie nun auf "Vorschau", um zu sehen, was alles aus dem Drucker kommen wird. Sehen Sie hier nur einen Teil dessen, was Sie markiert haben, haben Sie eventuell vorher einen Druckbereich festgelegt. Machen Sie dann die Gruppierung rückgängig, indem Sie die Umschalt-Taste gedrückt halten und auf ein Blattregister klicken. Wählen Sie "Datei" und "Druckbereich" und hier "Druckbereich aufheben". Führen Sie dies für jedes Blatt durch. Dann beginnen Sie wieder mit der Gruppierung.

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Manuelle Seitenumbrüche

Wollen Sie nicht, daß Excel die Seiten automatisch umbricht, legen Sie eigene Umbrüche fest.

1

Positionieren Sie den Cursor auf der Zeilenlinie, an der die neue Seite starten soll. Wählen Sie "Einfügen" und "Seitenwechsel" in der Menüleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Seitenumbruch-Vorschau" im Menü "Ansicht". Hier können Sie auch den Beginn des Seitenwechsels verändern, indem Sie die Maus darauf bewegen und mit gedrückter Maustaste bewegen.

2

Zum Entfernen eines Umbruchs positionieren Sie den Zeiger auf der Linie, an der Sie die Zeile umbrochen haben. Wählen Sie nun "Einfügen" und "Seitenwechsel aufheben". Einen automatischen Umbruch können Sie nicht entfernen. Einzige Möglichkeit: Sie setzen Ihren eigenen Umbruch oberhalb des automatischen. Setzen Sie ihn darunter, dann wird Excel beide Umbrüche übernehmen. Benötigen Sie mehrere Blätter mit einem Seitenumbruch an derselben Stelle, dann gruppieren Sie diese zunächst. Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie auf das letzte Blatt der Gruppe. Nun setzen Sie den Seitenumbruch einmal, und er wird in alle markierten Blätter übernommen.

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Alles auf einer Seite ausdrucken

Um Papier zu sparen und Ausdrucke übersichtlicher zu gestalten, können Sie auch einen Ausdruck auf einer Seite erzwingen. Dazu wird automatisch die Schriftgröße verringert. Achten Sie aber darauf, daß die Schrift nicht zu klein wird.

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1

Wollen Sie Ihr Arbeitsblatt auf eine Seite minimieren, dann öffnen Sie zunächst das entsprechende Blatt. Klicken Sie auf "Seitenansicht" im "Datei"-Menü. Sie sehen, wie viele Seiten Ihre Datei umfaßt.

2

Schließen Sie nun die Seitenansicht und wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Unter der Registerkarte "Papierformat" aktivieren Sie den Punkt vor "Anpassen" und stellen die Seitenzahl ein. Alternativ können Sie über den Punkt "Vergrößern/Verkleinern" einstellen, wieviel auf die Seite paßt. Dazu vergeben Sie entsprechend höhere oder niedrigere Prozentwerte. Ein Klick auf "Vorschau" zeigt Ihnen dann das Ergebnis.

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Quer und hoch ausdrucken

Eine andere Methode, übersichtliche Ausdrucke zu bekommen, ist das Querformat. Öffnen Sie die entsprechende Seite der Tabelle und klicken Sie wiederum auf "Datei" und "Seite einrichten". Hier wählen Sie die Registerkarte "Papierformat". Klicken Sie nun "Querformat" an. Wollen Sie alle Seiten des Arbeitsblattes im Querformat ausdrucken, dann gruppieren Sie die einzelnen Tabellenseiten, indem Sie sie bei gedrückter StrgTaste alle markieren.

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Den Ausdruck auf dem Blatt zentrieren

Excel druckt grundsätzlich zunächst in die linke obere Ecke eines Blattes. Haben Sie nun nur wenige Zeilen zu drucken, sieht das meist recht seltsam aus. Sie können den Ausdruck aber auch auf der Druckseite zentrieren. Wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Seitenränder" Markieren Sie die beiden horizontalen und vertikalen Kontrollkästchen am unteren Rand des Dialogfeldes. Klicken Sie auf OK. Wollen Sie den Effekt sehen, wechseln Sie zur Seitenansicht.

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Bereiche einer Tabelle drucken

Sie können Excel dazu bringen, nur bestimmte Bereiche von Daten zu drucken.

1

Markieren Sie dazu den Bereich, den Sie drucken möchten. Wählen Sie "Datei" und

Office-T ips: Excel "Drucken". Klicken Sie nun unter "Drucken" auf das Kontrollkästchen vor "Markierung". Sobald Sie einen markierten Bereich gedruckt haben, können Sie erneut auf das Drucken-Symbol in der Standard-Symbolleiste klicken. Excel wird denselben Bereich nochmals ausdrucken.

2

Wollen Sie den Bereich entfernen, wählen Sie "Datei", "Druckbereich" und hier "Druckbereich aufheben". Wollen Sie mehrere Bereiche ausdrucken, dann markieren Sie zuerst den ersten Bereich. Halten Sie dann die Strg-Taste gedrückt und markieren Sie weitere Bereiche. Klicken Sie auf "Datei" und "Drucken". Unter "Drucken" aktivieren Sie erneut das Kontrollkästchen vor "Markierung". Die Bereiche werden einzeln auf separate Seiten gedruckt.

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Bestimmte Zeilen und Spalten auf allen Seiten

Wenn lange Arbeitsblätter über mehrere Seiten gedruckt werden, werden die Kopfzeilen, die Sie zu Beginn eines Blattes geschrieben haben, auf die erste Seite gedruckt, aber nicht auf die nachfolgenden. Ebenso wird es mit den Spalten und Zeilenkennungen gehandhabt.

1

Es gibt eine Option mit dem Namen "Drucktitel", die es Ihnen ermöglicht, Spalten und Zeilenüberschriften auf jeder Ausdruckseite zu übernehmen. Wählen Sie "Datei und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Tabelle". Klicken Sie auf den Abschnitt "Drucktitel Wiederholungszeilen" und schieben Sie das Dialogfenster aus dem Sichtbereich. Nun holen Sie sich die Zeilen auf den Bildschirm, die Sie auf jeder Druckseite sehen möchten.

2

Ziehen Sie mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über diese Zellen. Klicken Sie nun auf die Spalten, die im linken Textfeld wiederholt werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht auf der rechten Seite der Dialogbox. So erhalten Sie eine Vorschau vor dem Druck.

3

Sie können mehrere Bereiche nicht auf derselben Seite drucken lassen, aber Sie können Spalten und Zeilen verstecken, die zwischen mehreren Druckbereichen liegen. Markieren Sie die Spalten-/Zeilenkennungen und betätigen Sie die rechte Maustaste. Im Kontextmenü klicken Sie auf "Ausblenden". So können Sie das Arbeitsblatt verkleinern, und wichtige Bereiche unter Umständen auf nur eine Druckseite bringen.

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Druckbereiche benennen

Sie können auch den verschiedenen Druckbereichen Namen zuweisen. Auf diese Namen können Sie sich dann beim Drucken oder Markieren beziehen. Markieren Sie den zu benennenden Druckbereich. Wählen Sie "Einfügen" "Namen" und "Festlegen" und geben Sie den Namen für den Bereich ein. Klicken Sie nun auf die Hinzufügen-Schaltfläche und danach auf "OK". Ihr Name darf kein Leerzeichen enthalten. Verwenden Sie unter Umständen einen Unterstrich, um eine Aufteilung im Namen darzustellen. Wiederholen Sie die Schritte für jeden Bereich, dem ein Name zugewiesen werden soll. Wollen Sie die benannten Bereiche ausdrucken, klicken Sie auf den Pfeil im Namensfeld in der Symbolleiste. Markieren Sie den entsprechenden Bereich und wählen Sie "Datei", "Drucken". Aktivieren Sie hier wiederum "Markierung".

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Zellkommentare drucken

Über "Einfügen" und "Kommentar" können Sie jeder Zelle eigene Kommentare hinzufügen. Diese werden sichtbar, wenn die Maus über die Zelle gleitet. Sie können auch den Inhalt aller Kommentare in einem Arbeitsblatt drucken.

1

Wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Klicken Sie auf das Register "Tabelle" und dann auf das Dropdown-Listenfeld "Kommentare".

2

Wählen Sie nun in der Menüleiste "Ansicht" und "Kommentare". Klicken Sie dann auf einen Kommentar und bewegen Sie den Cursor auf den Rand, bis er ein Kreuz zeigt. Nun klicken Sie die Ecke des Kommentars an und ziehen diesen an seinen neuen Bestimmungsort am Ende der Tabelle. ➪

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Office-T ips: Excel

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Gehen Sie erneut auf das "Seite einrichten"Dialogfeld. Wählen Sie unter "Tabelle" und "Kommentar" die Option "Wie auf dem Blatt angezeigt". Verwenden Sie die Seitenansicht, um Ihre Kommentare zu sehen. Merken Sie sich die Seitenzahl Ihrer Kommentarseite. Nun wählen Sie "Drucken" aus dem "Datei"-Menü. Geben Sie nun hier die entsprechende Seitenzahl ein.

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Gitternetzlinien ausdrucken

Standardmäßig druckt Excel keine Gitternetzlinien. Doch das kann bei Tabellen mit vielen Zahlen verwirrend werden. Sie können die Linien jedoch auch ausdrucken.

1

Dazu wählen Sie "Datei" und "Seite einrichten". Wählen Sie das Register "Tabelle". Klicken Sie auf die Option "Gitternetzlinien" und danach auf "OK". Nun können Sie auf das Drukken-Symbol klicken.

2

Sollen die Gitternetzlinien nur für einige Zellen gelten, dann müssen Sie anders vorgehen. Markieren Sie den Zellbereich, der umrandet werden soll. Wählen Sie "Format" und "Zellen" aus der Menüleiste. Klicken Sie auf "Rahmen". Wählen Sie die entsprechenden Linien aus. Klicken Sie dann auf "OK".

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Von der Festplatte drucken

Bedingung1 "Zellwert ist" aus dem Listenfeld. Klicken Sie dann auf "kleiner als". Geben Sie als Zahl 20000 ein.

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Klicken Sie auf Format, wenn Sie bei Alarm einen roten Wert haben möchten. Wählen Sie dazu die entsprechenden Rahmen und Farben aus und klicken auf "OK". Sie werden den roten Rahmen erst sehen, wenn der Wert in Zelle E5 tatsächlich unter 20.000 fällt. Über die Schaltfläche "Hinzufügen" können Sie bis zu drei Bedingungen einfügen.

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Hyperlinks einbetten

Mit Excel können Sie in jedes Arbeitsblatt Hyperlinks integrieren. Haben Sie etwa ein Diagramm zum Kursverlauf einer Aktie an der Börse angelegt, dann fügen Sie doch auch gleich einen Hyperlink zu einer Kursseite ein. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und hier "Hyperlink" Geben Sie nun im ersten Textfeld die Adresse der entsprechenden Seite im World Wide Web an.

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Hyperlinks zu anderen Dateien

Um eine Datei von der Festplatte zu drucken, öffnen Sie Excel. Nun wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Markieren Sie die Datei, die Sie drucken möchten. Betätigen Sie nun einmal die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie "Drucken".

Sie können die Hyperlink-Funktion auch dazu benutzen, eine Verknüpfung zu einer anderen Datei herzustellen. Meist soll jedoch nur ein Teil einer Datei geöffnet werden. Dann müssen Sie zunächst einmal einen Bereichsnamen festlegen.

Mehr Komfort

1

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Daten einer Tabelle beobachten

In einer Tabelle können Sie Grenzwerte eingeben. Werden diese überschritten, dann werden Sie automatisch benachrichtigt. Doch zuvor müssen Sie die sogenannten bedingten Formate eingeben.

1

Geben Sie in ein paar Zellen Werte ein und bilden Sie daraus dann eine Summe. Aktivieren Sie dann die zu beobachtende Zelle, z.B. Zelle E5. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Format" und "Bedingte Formatierung". Nun wollen Sie z.B. benachrichtigt werden, wenn dieser Wert unter 20.000 fällt. Wählen Sie daher als

zu Datei" ein. Sobald Sie nun über die Zelle fahren, erscheint ein gelber Text mit der verknüpften Datei. Klicken Sie darauf, wird diese auch geöffnet.

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Dateneingabe per Maske

Müssen Sie sich bei einer umfangreichen Dateneingabe von Zeile zu Zeile und Spalte zu Spalte bewegen, wird dies immer umständlicher. Sie können dann auf die Maskenfunktion zurückgreifen, die die Dateneingabe sehr komfortabel macht. Voraussetzung: Sie haben die Tabelle bereits mit einer Überschrift versehen und einen kompletten Datensatz eingegeben.

1

Klicken Sie auf eine Zelle im Tabellenbereich und wählen Sie in der Menüleiste "Daten" und "Maske". Excel stellt eine Tabelle mit der Überschriftzeile her. Jedes Feld wird vertikal angezeigt und enthält die Information des ersten Datensatzes der Zeile.

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Klicken Sie nun auf "Neu", um einen neuen Datensatz anzulegen. Dieser wird dann ans Ende der bisherigen Tabelle gesetzt. Um sich innerhalb der Maske von Feld zu Feld zu bewegen, müssen Sie die Tab-Taste betätigen. Sobald Sie die Return-Taste aktivieren, wird der Datensatz in die Tabelle übernommen. Passiert Ihnen das doch einmal, betätigen Sie die Schaltfläche "Vorherigen suchen".

Geben Sie also zunächst in ein neues Arbeitsblatt Ihre Daten ein. Speichern Sie dieses nun etwa als "Konto". Öffnen Sie eine weitere Arbeitsmappe, geben Sie Daten ein und speichern Sie diese als "Giro".

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Nun tippen Sie in eine Zelle das =-Zeichen ein. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Fenster" und hier "Konto". Klicken Sie nun auf die Zelle, die Sie in der anderen Arbeitsmappe haben möchten und betätigen Sie die Return-Taste. Schließen Sie diese Datei und kehren Sie zu "Giro" zurück.

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Aktivieren Sie die Zelle, in der Sie vorhin das =-Zeichen gesetzt haben. Wählen Sie nun "Einfügen" und "Hyperlink". Geben Sie den Namen der anderen Datei unter "Verknüpfung

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Suchkriterien per Maske

Suchen Sie nach Daten mit bestimmten Kriterien, dann können Sie auch die DateieingabeMaske benutzen. Öffnen Sie zunächst einmal über "Daten" und "Maske" die Datenmaske. Nun klicken Sie auf die

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Office-T ips: Excel Schaltfläche "Suchkriterien". Die leere Maske benutzen Sie, um die Kriterien festzulegen. Drücken Sie die Eingabetaste und Excel sucht den nächsten entsprechenden Datensatz. Um sich alle entsprechenden Sätze anzusehen, müssen Sie auf "nächsten suchen" klicken. Zum Löschen der eingegebenen Kriterien klicken Sie auf "Suchkriterien" und dann auf die Schaltfläche "Inhalte löschen".

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Daten schnell sortiert

Wollen Sie Daten innerhalb einer Spalte sortieren, dann markieren Sie zunächst einmal die entsprechende Spalte. Klicken Sie dann auf eine der beiden "Sortieren"-Schaltflächen in der Symbolleiste: Aufsteigend sortiert in alphabetischer Reihenfolge bzw. Zahlen vom niedrigen zum hohen Wert. Absteigend sortiert jeweils genau anders herum.

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Mehrfache Sortieroptionen

Für das Sortieren einer Zeile eignet sich die Sortier-Schaltfläche sehr gut. Wollen Sie allerdings innerhalb einer Sortierung noch einmal eine weitere vornehmen etc., dann müssen Sie auf die Menüleiste zurückgreifen. Wählen Sie "Daten" und "Sortieren". Stellen Sie erst einmal sicher, daß die Schaltfläche "Überschriften" aktiviert ist. Diese Option verhindert nämlich, daß die Spaltenüberschrift mit den restlichen Daten sortiert wird. Nun können Sie drei Sortieroptionen eingeben und jedesmal entscheiden, ob Sie eine aufsteigende oder absteigende Sortierung wünschen.

Sie auf "Tabelleneinträge". Dort tragen Sie die Namen ein, die Sie sortiert haben möchten. Betätigen Sie nach jedem Eintrag die ReturnTaste. Am Schluß klicken Sie auf "Einfügen" und auf "OK". Nun klicken Sie auf eine beliebige Zelle und wählen "Daten" und "Sortieren". Im Bereich "Sortieren nach" wählen Sie die entsprechende Option aus. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Wählen Sie im Drop-Down-Feld die entsprechende, gerade eben erstellte Liste aus. Klicken Sie auf "OK".

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AutoFilter einrichten

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich nur die gerade eben relevanten Daten anzeigen lassen, Teilergebnisse ermitteln etc.

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Klicken Sie auf eine beliebige Zelle Ihrer Tabelle. Wählen Sie "Daten" und "Filter" und hier "AutoFilter". Wählen Sie den AutoFilter DropDown-Pfeil neben einer Spaltenüberschrift aus.

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Excel zeigt alle bereits vorhandenen Eingaben an. Sobald Sie einen Eintrag markieren, werden nur die Daten, die dazu gehören, herausgefiltert und Ihnen präsentiert. Wiederholen Sie diese Schritte für jede einzelne Spalte. Sobald der AutoFilter aktiviert ist, werden die gefilterten Daten blau hinterlegt. Am unteren Bildschirmrand wird eine Statuszeile sichtbar, die anzeigt, wie viele Daten gefiltert wurden.

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Benutzerdefinierte Filter

Wollen Sie nicht nur einen Filter setzen, sondern eine Auswahl aus verschiedenen Faktoren zu m Einsatz bringen, dann benötigen Sie die Option für die "Spezialfilter".

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Benutzerdefinierte Sortierung

Wollen Sie Monate sortieren, dann hilft Ihnen die alphabetische Sortierung nicht sehr viel weiter. Für solche Fälle hat Excel eine benutzerdefinierte Sortierung zur Verfügung. Wählen Sie dafür "Extras" und "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "AutoAusfüllen". Nun klicken

Stellen Sie zunächst einmal sicher, daß die AutoFilter-Funktion eingeschaltet ist. ("Daten", "Filter", "AutoFilter") Klicken Sie auf den Pfeil des Drop-Down-Listenfeldes neben einer der Spaltenüberschriften und dann auf die Option "Benutzerdefiniert" im Listenfeld. Nun wird der Name der Felder angezeigt, für die die Spezialfilter-Funktion durchgeführt wird.

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Klicken Sie nun auf den schwarzen Pfeil und wählen Sie "ist größer oder gleich". Drücken Sie die Tabulator-Taste, um ins nächste Feld zu springen. Dort tragen Sie den einen Wert, zum Beispiel 10000, ein.

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3

Wählen Sie nun "und" aus und dort "ist kleiner oder gleich". Im Textfeld geben Sie 30000 ein. Bestätigen Sie mit "OK". Nun werden alle Daten gefiltert, die einen Wert zwischen 10.000 und 30.000 haben.

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Die TeilergebnisFunktion

Die Teilergebnis-Funktion erlaubt es, Daten nach einem bestimmten Feld mathemantisch zusammenzufassen. Dies kann eine Summe, ein Mittelwert, ein Maximum, ein Produkt etc sein. Klicken Sie auf die Spalte, aus der Sie das Teilergebnis ermitteln möchten und dann auf die Schaltfläche "Sortieren aufsteigend" oder "Sortieren absteigend". Wählen Sie "Daten" und "Sortieren", um verschiedene Sortierkriterien zu definieren. Die Spalte, deren Teilergebnis Sie ermitteln möchten, muß unbedingt vorher sortiert sein. Wählen Sie nun "Daten" und "Teilergebnisse". Hinter "Gruppieren nach" geben Sie ein Kriterium ein. Im Feld "Unter Verwendung von" wählen Sie nun mit Hilfe des schwarzen Pfeiles zum Beispiel die Summe-Funktion aus. Unter "Bezogen auf" wählen Sie wiederum den entsprechenden Bereich aus. Klicken Sie auf "OK".

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Pivot-Tabellen nutzen

Pivot-Tabellen sind sogenannte Kreuztabellen. Diese ermöglichen es, die Daten beliebig zu sortieren und umzuschichten, so daß sehr schnell unterschiedliche Aussagen aus den Tabellen herausgezogen und Ergebnisse besser analysiert werden können.

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Erstellen Sie zur Übung erst einmal eine kleine Tabelle. Klicken Sie in die Tabelle und wählen Sie "Daten" und hier "Pivot-Tabellenbericht". Die Option "MS Excel-Datenbank oder -Liste" sollte aktiviert sein.

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Geben Sie nun den Bereich der Daten an, die Sie aufbereiten möchten. Normalerweise hat Excel bereits einen Bereich vorgegeben. Klicken Sie nun auf "Weiter".

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Ziehen Sie nun die Felder in die entsprechenden Bereiche, um das Layout festzulegen. Klicken Sie auf "Weiter". Legen Sie fest, an welcher Stelle der Tabelle die Pivot-Tabelle erscheinen soll. Nun klicken Sie auf "Ende" und der Bericht wird erstellt.

Office-T ips: Excel ben. Vergeben Sie einen passenden Namen für das Makro, z.B. MeineAdresse.

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Unter "Beschreibung" können Sie das Makro noch etwas beschreiben, so daß Sie auch in zwei Monaten noch wissen, was es ausführt. Wollen Sie das Makro durch eine Tastenkombination starten, dann geben Sie diese ein. Bestätigen Sie mit "OK".

Makros

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Wann brauche ich ein Makro?

Wiederholen Sie oft Bearbeitungsschritte, dann sind Sie mit Sicherheit mit einem Makro gut beraten. Sich wiederholende Tastenanschläge oder Mausbewegungen können Sie aufzeichnen und dann immer bei Bedarf automatisch ablaufen lassen.Exportieren Sie z.B. oft Daten oder formatieren Sie bestimmte Datensätze immer wieder gleich, ändern Sie die Druckbereiche oft? All dies können Sie mit einem Makro automatisieren. Ein Makro zeichnen Sie mit dem "Makrorekorder" auf. Diesen finden Sie unter "Extras" "Makro" und "Aufzeichnen".

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Ein Makro aufzeichnen

Haben Sie den Makrorekorder über "Extras", "Makro" und "Aufzeichnen" aktiviert, dann dürfen Sie keine Tastatur- oder Mausbewegung mehr machen, die nicht aufgezeichnet werden soll.

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In unserem ersten Makro wird Ihr Name und Ihre Adresse aufgezeichnet. Klicken Sie auf eine Zelle in Ihrem Arbeitsblatt und aktivieren Sie den Makrorekorder jetzt wie oben beschrie-

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Nun erscheint eine neue Symbolleiste auf dem Bildschirm. Geben Sie Ihre Adresse in die Tabelle ein. Verwenden Sie für jeden Adreßteil eine neue Zeile. Ziehen Sie nun zum Markieren die Maus über die Zeilen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Fett" und erhöhen die Schriftgröße auf "15". Klicken Sie nun auf die nächste leere Zelle unterhalb des Namens- und Adreßteils. Wählen Sie zum Schluß im Makrorekorder die Schaltfläche "Aufzeichnung beenden".

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Makros einfach ausführen

Nun wollen Sie das aufgenommene Makro starten. Speichern Sie vorher vorsichtshalber Ihre gerade geöffnete Datei. Dann positionieren Sie den Cursor in einem leeren Bereich auf Ihrem Arbeitsblatt. Wählen Sie "Extras", "Makro" und "Makros". Nun wählen Sie einen Namen aus und klicken auf "Start". Excel führt das Makro aus. Wollen Sie das Makro nochmals wiederholen, dann drücken Sie die Tasten Strg+Y.

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Achtung! Relativer Bezug

Ein kleines Problem kann entstehen, wenn Sie bei der Einstellung Ihres Makros die Option "Relativer Bezug" nicht aktiviert haben. Diese Schaltfläche ist im Makrorekorder integriert. Drücken Sie "Relativer Bezug" wenn Sie wollen, daß Excel Ihre Bewegungen in Bezug auf die aktuelle Position aufnimmt und sich nicht genau an diese Zelle klammert, in der der Cursor momentan sitzt. Denn sonst verhaspelt sich das Makro und kann nicht starten, wenn der Cursor nicht in genau der richtigen Zelle positioniert ist.

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Makro über die Tastatur aufrufen

Auch im nachhinein können Sie noch eine Tastenkombination für ein Makro erstellen. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, die Ihr Makro enthält. Wählen Sie "Extras", "Makro", "Makros". Wählen Sie Ihr Makro aus und klicken Sie auf "Optionen". Nun können Sie eine Tastaturkombination festlegen. Für Makros wird die Strg-Taste fest vorgegeben. Wollen Sie also die Tastenkombination "Strg+Y+C", dann müssen Sie nur noch Y und C drücken. Klicken Sie auf "OK" und dann auf "Abbrechen". Im Arbeitsblatt klicken Sie auf eine Zelle und betätigen die Tastenkombination. Das Makro startet. Achtung: Wenn die Tastenkombination bereits einem Menüpunkt von Excel zugewiesen war, dann wird diese Einstellung mit der Verwendung für ein Makro sofort aufgehoben.

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Makro-Symbolleiste erstellen

Sie können Makros auch in eine bestehende oder neue Symbolleiste mit einem eigenen Symbol aufnehmen. Damit müssen Sie sich keine Tastenkombination merken uns sparen dennoch Zeit. Wählen Sie "Extras" und "Anpassen". Klicken Sie auf das Register "Befehle". Suchen Sie sich den Menüpunkt "Makros" heraus. Markieren Sie diesen und Sie sehen "Schaltfläche anpassen" in der Befehlszeile. Ziehen Sie diese Schaltfläche auf eine Symbolleiste. Schließen Sie das "Anpassen"Dialogfeld. Klicken Sie auf die neue Schalfläche. Wählen Sie im "Zuweisen"-Dialogfeld den Namen des Makros und klicken Sie auf OK". ❑

Excel Tips Excel-auf CD 1 unter

ie ips finden S ü/Workshop/T n e tm p Hau

➞ Funktion Excel bietet jede Menge vorgefertigter Formeln an, in die Sie nur noch die jeweiligen Werte eingeben müssen. Über "Einfügen" und "Funktionen" sehen Sie die Liste aller zur Verfügung stehenden Berechnungen. Jeder Schritt kann mit Hilfe des FormelAssistenten genau nachvollzogen werden.

TIP

Seitenwechsel anzeigen lassen

In einer Excel-Tabelle können Sie sich den Seitenwechsel als gepunktete Linie anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im Menü "Extras" auf "Optionen". Auf der Registerkarte "Ansicht" können Sie die entsprechende Funktion aktivieren.

INFO

Ab und zu müssen Sie bestimmte Bereiche einer Tabelle genauer untersuchen. Wollen Sie zum Beispiel wissen, wieviel Text oder Zahlen in einer umfangreichen Tabelle enthalten sind, bietet Excel die passenden ➞Funktionen.

Schnell Zellen benennen

Ein markierter Zellbereich kann ganz schnell benannt werden. Geben Sie einfach in der Bearbeitungsleiste im "Namenfeld" eine Bezeichnung ein, und bestätigen Sie mit der Enter-Taste.

belegten Zellen des Bereichs. Schließlich können Sie mit "=ANZAHLLEEREZELLEN- ()" ermitteln, wie viele leere Zellen im Bereich stehen. Für weitere Auswertungen können Sie diese Ausdrücke selbstverständlich kombinieren.

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Wählen Sie in der Menüzeile "Einfügen" und hier "Funktion". Klicken Sie unter dem Eintrag "Kategorie" auf "Alle". In der Liste rechts stehen folgende Funktionen zur Verfügung.

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Mit der Funktion "=ZEILEN()" ermitteln Sie die Anzahl der Zeilen des Bereichs. Über "=ANZAHL()" fragen Sie ab, wie viele numerische Werte darin enthalten sind. Wenn Sie "=ANZAHL2()" verwenden, erhalten Sie die Anzahl der

Excel-Viewer – der praktische Betrachter

Hintergrundgrafik drucken

Haben Sie in Excel eine Hintergrundgrafik eingestellt, wird diese nicht automatisch mit ausgedruckt – so wird beim Drucken ganz schön viel Zeit gespart. Wollen Sie die Grafik jedoch unbedingt ausdrucken, klicken Sie auf das Menü "Format" und aktivieren unter "Blatt / Hintergrund" die Grafik, die mit der Tabelle ausgegeben werden soll.

INFO

Alles über einen Zellbereich erfahren

Microsoft liefert auf der Internet-Seite www. microsoft.com/germany unter "Downloads" einen Viewer für Excel (CD 9806xlview), den Sie selbst nutzen, aber auch an andere Anwender weitergeben können – damit auch diese Ihre Tabellen besser betrachten können. Der Viewer bietet folgende Funktionen:

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"Öffnen": Der Viewer zeigt Dateien von Excel für Windows ab Version 2.0 und von Excel für Macintosh ab Version 2.2a. Sie können Arbeitsmappen und Vorlagen ansehen, einschließlich Diagrammen, Notizen und Pivot-Tabellen. Das Ändern der Daten ist allerdings nicht möglich.

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"Sortieren": Mit diesem Befehl können Sie die geöffneten Dateien mit einem Auto-Filter

sortieren. Darüber hinaus stehen Ihnen die Funktionen "Suchen", "Zoom" und "GeheZu" zur Verfügung.

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"Kopieren". Es ist möglich, Daten über die Zwischenablage in eine andere Anwendung zu kopieren. Daten aus der Zwischenablage kann man jedoch nicht in die Tabellen einfügen.

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"Drucken". Sie erhalten die Option, ein einzelnes Tabellenblatt oder einen ganzen Bereich auszudrucken.

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"Links". Links zu Zielen auf der Festplatte, im Intranet oder im Internet funktionieren im Viewer, wenn der Internet Explorer auf dem System installiert ist.

Headlines über mehrere Spalten zentrieren Excel-Tabellen sehen gleich übersichtlicher aus, wenn die Überschriften mittig über den verschiedenen Spalten der Tabelle stehen. Sofort weiß der Betrachter, welche Zahlen in der Tabelle aufgeführt sind. Um eine Überschrift über mehrere Spalten laufen zu lassen, müssen gleich einige Zellen einer Zeile zusammengefaßt werden.

diesem Bereich, und Sie können die Überschrift eintragen. Drücken Sie die [Enter]-Taste, wird die Überschrift zentriert.

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Markieren Sie die betreffenden Zellen über der Tabelle, und klicken Sie in der Symbolleiste "Format" auf die Schaltfläche "Verbinden und zentrieren". Die Gitternetzlinien verschwinden in

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Die Überschrift kann jetzt nach Belieben formatiert werden. Am einfachsten ändern Sie etwa Schriftart und -größe mit der rechten Maustaste über das Kontextmenü. PCgo! 8/99

Excel Autotexte in Excel 95/97 verwenden In größeren Projekten tauchen bestimmte Bezeichnungen immer wieder auf. Das betrifft beispielsweise Firmennamen, die grundsätzlich den Tabellenkopf zieren sollen. Sie brauchen diese Zeichenketten jedoch nicht immer wieder neu einzugeben. Es gibt eine Methode, dies Excel zu überlassen:

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Im Menü "Einfügen" / "Namen" / "Festlegen" tragen Sie unter "Namen in der Arbeitsmappe" zunächst ein Kürzel ein, wie Sie es bei Word gewohnt sind. In "Feld bezieht sich auf" geben Sie schließlich die gesamte Bezeichnung beziehungsweise den kompletten Namen ein.

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Achtung! Geben Sie die Zeichen in Anführungsstrichen ein. Es handelt sich nämlich um einen Zellbezug. Tippen Sie das Kürzel ein und bestätigen mit Enter, wird der Name ergänzt.

Bunte Rahmenlinien über das Kontextmenü übersichtlicher, wenn Sie zwischen verschiedenen Kategorien horizontale und vertikale Linien einfügen. Sollen die Linien eine bestimmte Farbe erhalten, erreichen Sie dies am schnellsten über das Kontextmenü.

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Ihre Tabelle erhält an der gewünschten Stelle eine Rahmenlinie. Problemlos können Sie so verschiedene Linienarten und -farben etwa für rechts, links, unten oder oben festlegen.

Schaltflächen-Editor: Symbole zeichnen In Excel können Sie, wie in anderen Office-Anwendungen, Schaltflächen gestalten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und im Kontextmenü auf "Anpassen".

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Wählen Sie unter der Registerkarte "Symbolleisten" per Doppelklick die Leiste aus, bei der Sie ein Symbol neu gestalten möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das entprechende Symbol. Im Kontextmenü können Sie über "Schaltflächensymbol bearbeiten..." ein eigenes Symbol schaffen, oder über "Schaltflächensymbol ändern..." ein neues Symbol aussuchen.

PCgo! 8/99

Gerade für Zeitabrechnungen vermißt man bei Excel ein Format, das Minuten darstellen kann. So ein Format können Sie leicht selbst definieren: Markieren Sie ein Zelle und klicken Sie auf "Format / Zelle". Wählen Sie in dem Dialogfeld die Kategorie "Benutzerdefiniert", und geben Sie unter "Formate" die Zeichenfolge "[m]" ein. Klicken Sie auf "OK", um das Format zuzuweisen. Weisen Sie dieses Format allen Zellen zu, in denen die Zeitangabe in Minuten aufgeführt werden soll.

➞ Spreadsheet

INFO

Markieren Sie die Zellen, die Sie mit einer Linie abgrenzen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Markierung, und wählen Sie im Kontextmenü "Zellen formatieren". Klicken Sie ins Register "Rahmen" und suchen Sie sich unter "Art" eine Linienstärke aus. Wählen Sie unter dem Eintrag "Farbe" per Mausklick ein Farbquadrat aus.

Klicken Sie dann im Vorschaufenster "Rahmen" das entsprechende Symbol für die Rahmenlinie an. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".

Zeitwerte in Minuten

Dies ist der englische Begriff für das Tabellenblatt an sich.

➞Spreadsheets wirken wesentlich klarer und

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TIP

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Um eine Schaltfläche zu gestalten, klicken Sie im Bild einzelne Quadrate an. Sie können dabei ein paar einfache Zeichenwerkzeuge sowie Farben einsetzen. ❑

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Eurosymbol in Excel nutzen

Microsoft liefert unter www.eu. microsoft.com/windows/ downloads zwei Patches für Windows NT (CD 9806euront) und Windows 95/98 (CD 9806euro95), die das Euro-Symbol in den Zeichensatz der Systeme integrieren. Diese Patches richten sich nach einem Doppelklick auf die EXEDatei selbständig ein. Öffnen Sie nach dem Neustart die Systemsteuerung, und wählen Sie "Ländereinstellungen". Im Register "Währung" fügen Sie das Euro-Symbol ein. Unter Excel nutzen Sie das Symbol folgenderweise: Klicken Sie auf "Format / Zellen". Öffnen Sie das Register "Zahlen", und klicken Sie dort den Bereich "Währung" an. Das Euro-Zeichen ist dort aufgelistet. Achtung: In der Währungsliste erscheint nur ein Kästchen, da die in diesem Dialog verwendete Schrift das Symbol nicht unterstützt. Das ändert jedoch nichts an seiner Funktionalität. In ExcelTabellen wird das Euro-Symbol in den Schriftarten Arial, Courier New oder Times New Roman korrekt dargestellt.

Excel Tips Excel-auf CD 1 unter

ips ie finden S ü/Workshops/T n e tm p Hau

TIP

Störende Gitter ausblenden

Für manche Präsentationen reicht es völlig aus, die schlichte ExcelTabelle über einen Beamer oder Overheadprojektor zu zeigen – ohne aufwendige Bearbeitung der Einträge mit PowerPoint. Dabei kann aber das Gitternetz von Excel stören. Blenden Sie es also einfach aus: Klicken Sie auf "Extras / Optionen" und wählen Sie das Register "Ansicht". Dort deaktivieren Sie die Option "Gitternetzlinien". Übrigens finden Sie unter dieser Option eine Auswahlliste "Farbe". Mit deren Hilfe können Sie das Gitternetz auch anders einfärben – was zusammen mit farbigen Linien in der Tabelle für weitere Effekte sorgt.

Ein Excel-Diagramm in W ord einfügen Zum Verknüpfen eines Diagramms mit Word müssen Sie zunächst das Diagramm-Arbeitsblatt in Excel aktivieren. Klicken Sie auf das Diagramm. Ist das Diagramm ausgewählt, sehen Sie dessen Haltepunkte.

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Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Eintrag "Kopieren" (Übrigens: Schneller geht das Ko pieren mit der Tastenkombination "Strg + C"). Wechseln Sie mit "Alt + Tab" zu Word, und setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Diagramm eingesetzt werden soll.

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Ist das Diagramm nach dem Einfügen zu groß, klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie in dem Kontextmenü den Befehl "Objekt formatieren". Rufen Sie im Dialogfeld die ReWählen Sie "Bearbeiten / Inhalte einfügen". gisterkarte "Größe" auf. Ändern Sie im Bereich Aktivieren Sie das Optionsfeld "Verknüpfen". Die Quelle ist das "Microsoft Excel Diagramm Ob - "Skalieren" die Höhe und die Breite beispielsweise auf 40%, und bestätigen Sie mit "OK". Achten jekt". Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Ändern Sie aber darauf, daß die Beschriftungen dennoch Sie nun Daten in der Excel-Tabelle, so werden sie gut lesbar sind. Am besten sieht man dies noch automatisch in das verknüpfte Diagramm überimmer bei einem Probedruck. nommen; sind also immer auf dem neuesten Stand.

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Logische oder vergleichende Operatoren

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INFO

Hyperlinks zuweisen

Sie können auch in Excel über die "Zeichnen"-Symbolleiste Objekte gestalten. Diesen kann dann ein Verweis auf eine Internetseite zugeordnet werden. Markieren Sie dazu das Objekt. Klicken Sie auf das Hyperlink-Symbol und geben Sie das Verknüpfungsziel ein.

TIP

Kommentare bearbeiten

Längere Zellkommentare erscheinen häufig abgeschnitten, wenn man die Maus über die entsprechende Zelle bewegt. Abhilfe schaffen Sie hier über das Kontextmenü: Wählen Sie dort den Befehl "Kommentar bearbeiten" und ändern Sie anschließend die Größe des Kommentarkastens. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die Kastenbegrenzung, und ziehen Sie den Kasten auf die gewünschte Größe.

Außer den Grundrechenarten beherrscht Excel Als Operatoren für solche vergleichenden natürlich noch einiges mehr. Ein Beispiel dafür Funktionen dienen folgende Zeichen: sind die sogenannten logischen oder vergleichen=,<,>,<=,>=,<>. den Operatoren. Diese werden verwendet, um einen Wert mit einem anderen zu vergleichen. Sie Die Formel =Wenn(B8>5000,"Wucher", werden logisch genannt, da das daraus resulti e"kaufen") prüft also den Wert in Zelle B8. Ist rende Ergebnis entweder wahr oder falsch sein dieser größer als 5000 dann bringt Excel nicht kann. Je nach Definition können diese Begriffe "Falsch" als Meldung, sondern in diesem Fall "Wuumgewandelt werden cher". Ist der Wert kleiner, meldet Excel "kaufen".

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Arbeiten mit Seitenwechseln ein Seitenwechsel eine neue Seite beginnen soll. Wenn Sie ein Tabellenblatt drucken möchten, Klicken Sie dann im Menü "Einfügen" auf "Seitendas über eine Seite hinausgeht, unterteilt Excel wechsel". dieses durch Einfügen automatischer Seitenwechsel in mehrere Seiten. Diese Seitenwechsel rich ten sich nach dem angegebenen Papierformat und Einen vertikalen Seitenwechsel erhalten Sie den Seitenrandeinstellungen. Tabellen werden so wenn Sie auf die Spaltenüberschrift klicken. einfach an einer beliebigen Stelle abgeschnitten. Links neben dieser Spalte wird ein Seitenwechsel Besser ist es, selbst für eine vernünftige Seiteneineingefügt, wenn Sie im Menü "Einfügen" auf "Seiteilung zu sorgen. tenwechsel" klicken.

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Um einen Seitenwechsel zu erzwingen, rufen Sie den Befehl "Einfügen / Seitenwechsel" auf. Excel fügt dann rechts oder oberhalb der markierten Zelle einen Seitenwechsel ein. Erkennbar ist dieser an einer gestrichelten Linie. Einen horizontalen Seitenwechsel erhalten Sie, wenn Sie auf die Überschrift der Zelle klicken, oberhalb derer

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Überprüfen Sie auf jeden Fall über das Menü "Ansicht / Seitenumbruch-Vorschau", ob die Seitenwechsel an der richtigen Position sind, bevor Sie Ihre Tabelle drucken. Falls nötig, können Sie die Position der Seitenwechsel noch verändern. Ziehen Sie dazu einfach die gestrichelte Linie an die entsprechende neue Position. PCgo! 10/99

Excel 3D-Diagramme mit farbigen Wänden Von Excel erzeugte dreidimensionale Diagramme besitzen zur Eingrenzung graue Wände mit Wertelinien. Die Farbe der Diagrammwände kann über das Kontextmenü verändert werden.

weitere Effekte für die Diagrammwand definieren und so Ihr Diagramm interessanter machen. Probieren Sie es doch mal aus!

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Klicken Sie die Wand mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl "Wände formatieren". Im folgenden Dialogfeld klicken Sie auf die Schaltfläche "Fülleffekte".

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Über den Dialog "Fülleffekte" können Sie die Diagrammwände nach Lust und Laune gestalten. So können Sie zum Beispiel über das Registerblatt "Fließend" interessante Farbverläufe auf die Diagrammwände bannen. Über die Register "Struktur", "Muster" und "Grafik" können Sie noch

TIP

Seitenwechsel entfernen

Manuell eingefügte Seitenwechsel lassen sich einfach über das Kontextmenü entfernen. Wechseln Sie zur Ansicht "Seitenumbruch-Vorschau". Klicken Sie unterhalb des horizontalen Seitenwechsels oder rechts neben den vertikalen Seitenwechsel, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Seitenwechsel aufheben". Über das Kontextmenü können Sie mit dem Befehl "Alle Seitenwechsel zurücksetzen" sämtliche Seitenwechsel auf einmal entfernen.

TIP

Mehr Übersicht im Querformat

Beim Drucken von Tabellen ist es manchmal viel praktischer, das Querformat zu wählen. Insbesondere, wenn Sie viele Spalten, aber wenige Zeilen haben. Um das Papierformat zu ändern, wählen Sie in der Menüzeile "Datei " "Seite einrichten". Im Register "Papierformat" klicken Sie das Querformat an. Wollen Sie gleich mehrere Seiten im Querformat drucken, klicken Sie mit gedrückter StrgTaste auf die Blattregister. Die Arbeitsblätter werden gruppiert. Richten Sie dann, wie oben beschrieben das Querformat ein.

Grafiken verschieben Wenn Grafiken in Tabellen integriert werden, sind diese Bilder immer an eine bestimmte Zelle gebunden. Arbeiten Sie noch an der Tabelle, kann es vorkommen, daß sich Zellbezüge ändern. Problem: Die Grafik wird nicht mit verschoben. Dieses Problem läßt sich jedoch leicht beheben.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Objekt formatieren".

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Im Dialog "Grafik formatieren" klicken Sie auf das Register "Eigenschaften". Unter dem Eintrag "Objektpositionierung" aktivieren Sie die Option "Nur von Zellposition anhängig". Die Grafik wandert dann mit der entsprechenden Zelle mit.

INFO

Arbeitsbereiche speichern Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Dateien gleichzeitig, ist es umständlich, diese Dateien immer nacheinander zu öffnen. Speichern Sie diese Dateien als Arbeitsbereich, werden alle gespeicherten Arbeitsmappen geöffnet.

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Öffnen Sie zunächst alle Dateien, die in einem Arbeitsbereich gespeichert werden sollen. Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Arbeitsbereich speichern": Geben Sie einen passenden Namen für Ihren Bereich ein. Dieser Arbeitsbereich erhält die Dateierweiterung ".xlw".

PCgo! 10/99

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Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen, wählen Sie einfach den Befehl "Datei / Öffnen". Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Doppelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich gespeicherte Dateien und erinnert sich auch an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneinteilungen. ❑

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Schnelle Verwandlung

Die Umrechnung diverser Maßeinheiten wird über die Funktion "Umwandeln()" zum Kinderspiel. So stellen Sie einfach eine Tabelle zusammen, in der die gebräuchlichsten Einheiten aufgelistet werden. Die Funktion finden Sie im Menü "Einfügen" unter den technischen Funktionen. Wählen Sie sie aus, dann müssen Sie nur noch die Ausgangszahl angeben. So können Sie also schnell von Litern in pints oder Gallonen umrechnen. Der Funktions-Assistent begleitet Sie dabei. Voraussetzung: Sie installieren die technischen Funktionen über den Add-Ins-Manager nach.

Excel Excel-Tips

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

Uhrzeiten addieren

Für Uhrzeiten verwendet Excel standardmäßig das Format 24:00 Uhr. Das hat zur Folge, daß ein Addieren von Zeitangaben nur bis zu einem Wert von 24 korrekt ist. Addieren Sie aber mehrere Stunden, etwa bei einer Zeiterfassung, wird immer nur der Wert angezeigt, der über die 24 hinausgeht. Abhilfe schafft eine Einstellung im Dialog "Formate". Markieren Sie die Zellen, in denen Zeitangaben addiert werden sollen. Klicken Sie im Menü "Format" auf den Eintrag "Zellen". Auf der Registerkarte "Zahlen" klicken Sie im Bereich "Kategorie" auf den Eintrag "Uhrzeit". Wählen Sie in der Liste "Formate" das Uhrzeitformat "26:30:55", und schließen Sie den Dialog mit "OK".

Farbige Landkarten Wer häufiger Landkarten in ein Excel-Arbeitsblatt einfügt, dem ist es sicher aufgefallen, daß die Landkarten relativ langweilig aussehen. Bringen Sie doch einfach mit Hilfe von PowerPoint etwas Farbe ins Spiel, und gestalten Sie Ihre Landkarten ganz bunt.

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Fügen Sie zunächst eine Landkarte in Excel ein. Dies geschieht über das Menü "Einfügen". Wählen Sie dort den Befehl "Landkarte" und ziehen Sie mit dem Mauszeiger ein Rechteck auf das Tabellenblatt. Die ausgewählte Landkarte wird dort eingefügt. Klicken Sie an eine beliebige Stelle in der Tabelle, um den Bearbeitungsmodus der Landkarte zu deaktivieren. Klicken Sie anschließend einmal auf die Landkarte. Der Mauszeiger wa ndelt sich in ein Kreuz mit Doppelpfeilen um. Ist die Landkarte markiert, betätigen Sie die Taste nkombination "Strg + X". Die Landkarte gelangt in die Zwischenablage.

Blattschutz umgehen

Sie haben das Kennwort eines Arbeitsblattes vergessen, müssen aber dennoch Änderungen in der Tabelle vornehmen. Kopieren Sie einfach das geschützte Blatt in ein neues Tabellenblatt. Problematisch wird die ganze Aktion jedoch, wenn die einzelnen Formeln geschützt sind, also wenn Sie im Menü "Format / Zellen" über das Register "Schutz" die Option "Formel ausblenden" aktiviert hatten. Der Trick kann dann nicht angewendet werden.

Betätigen Sie nochmals "Strg + C", um die aus verschiedenen Einzelteilen bestehende Grafik erneut in die Zwischenablage zu kopieren. Wechseln Sie wieder in Excel und fügen Sie dort die Grafik wieder mit "Strg + V" ein. Um die Markierung aufzuheben, klicken Sie auf einen freien Bereich der Tabelle.

Wollen Sie die einzelnen Teile der Landkarte unterschiedlich einfärben, klicken Sie doppelt auf eines der Bunde s länder. Im Dia logfeld "AutoForm formatieren" wählen Sie im Bereich "Ausfüllen" die gewünschte Farbe aus, indem Sie auf den nach unten zeigenden Pfeil klicken. Die Farbpalette wird angezeigt. Per Mausklick stellen Sie die entsprechende Farbe ein.

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Starten Sie PowerPoint mit einer "Leeren Präsentation". Wählen Sie die "Leere Folie" und fügen Sie die Landkarte mittels "Strg + V" ein.

Im ausgewählten Zellenbereich werden Uhrzeiten korrekt addiert, selbst wenn deren Summe den Wert von 24 übersteigt

TIP

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Karte. Ein Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie den Befehl "Gruppierung" und im folgenden Untermenü "Gruppierung aufheben". Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Gimmick in Excel Wußten Sie, daß in Excel ein Flugsimulator verborgen ist? Wenn Sie mal etwas anderes als trübe Zahlenreihen sehen möchten, starten Sie doch einfach dieses kleine Spiel. Sie werden den Flugsimulator nicht finden, wenn Sie Excel 97 unter Windows NT nutzen. Um zum Flugsimulator zu gelangen, müssen Sie einen Trick anwenden.

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Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an. Klicken Sie auf F5. Das Dialogfeld "Gehe zu" wird geöffnet. Geben Sie im Feld "Bezug" die Zellbezeichnung "X97:L97" ein und schließen Sie das Dialogfeld mit "OK".

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Der gesamte Zellbereich der Zeile 97 ist markiert. Betätigen Sie die Tabulator-Taste. Drücken Sie gleichzeitig die Shift- und die StrgTaste und klicken Sie in der Symbolleiste auf den

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Diagramm-Assistenten. Der Bildschirm wird erst schwarz. Danach erscheint eine virtuelle Lan dschaft, die Sie überfliegen können. Die Steuerung erfolgt mit der Maus- und den Pfeiltasten. Mit der linken Maustaste geben Sie Gas, mit der rechten bremsen Sie. Die Flughöhe wird mit den Pfei ltasten beeinflußt. Mit etwas Glück sehen Sie einen grauen Felsen mit einer dunklen Erhebung. Auf diesem Denkmal haben sich die Programmentwickler namentlich verewigt.

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Wollen Sie das kleine Spiel verlassen, drücken Sie die Esc-Taste. Sie gelangen dann zurück zum Excel-Fenster. Wenn Sie sich nach einer längeren Arbeitsphase wieder mal eine Pause mit dem Flugsimulator gönnen möchten, müssen Sie Excel neu starten. Der Flugsimulator läuft nämlich nur einmal pro Excel-Start. ➪ PCgo! 11/99

Excel

TIP

Zellinhalte löschen

Landkarte mit Hyperlinks

Daß Landkarten bunt eingefärbt werden können, haben wir im Tip auf der vorigen Seite erläutert. Auf Landkarten kann man außerdem Hyperlinks einrichten. So können Sie zum Beispiel von der grafischen Darstellung direkt zu den Datenblättern wechseln. Fügen Sie eine Landkarte ein. Schneiden Sie diese aus und öffnen Sie PowerPoint. Auf einer leeren Folie wird die Landkarte eingefügt. Heben Sie die Gruppierung auf (siehe Landkarten-Tip unter Punkt 3), schneiden Sie die Landkarte erneut aus. Wechseln Sie zu Ihrem Excel-Arbeitsblatt und fügen Sie die Landkarte wieder ein. Über den Befehl "Ansicht / Symbolleisten" lassen Sie sich die Zeichnensymbolleiste einblenden. Klicken Sie auf das Symbol zum Einfügen eines Textfeldes. Zeigen Sie nacheinander auf die verschiedenen Bundesländer, und fügen Sie für jedes Bundesland ein Textfeld mit dem entsprechenden Namen ein. Klicken Sie auf die Textfeldbegrenzung, so daß der Cursor für die Texteingabe verschwindet. Um einen Hyperlink einzurichten, klicken Sie im Menü "Einfügen" auf den Eintrag "Hyperlink". Im folgenden Dialogfeld legen Sie fest, auf welches Tabellenblatt oder auf welche Datei hier verwiesen werden soll. Sobald Sie Ihre Angaben mit "OK" bestätigt haben, ist der Hyperlink aktiv, und Sie können rasch zu den entsprechenden Datenblättern wechseln.

➞ Hyperlink Ein Hyperlink ist ein Querverweis auf eine andere Datei oder Textstelle. Klickt man mit der Maus auf einen dieser Hyperlinks, wird man automatisch zu der damit verbundenen Stelle geleitet. Eine besonders große Rolle spielen Hyperlinks im Internet. Dort gelangt man über Hyperlinks zu anderen Web-Sites.

Führen Sie den Mauszeiger an die rechte untere Ecke einer aktiven Zelle, erscheint ein kleines schwarzes Quadrat (das sogenannte Ausfüllkäs tchen). Damit lassen sich Funktionen wie Ausfü llen oder Kopieren aktivieren. Eine weitere Aktion kann mit diesem Werkzeug eingeleitet werden: das Löschen von Zellinhalten.

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Markieren Sie den Bereich, den Sie löschen möchten. Das können einzelne oder mehrere Zellen sein. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die linke untere Ecke des markierten Bereichs, bis das schwarze Kreuz erscheint.

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Drücken Sie die linke Maustaste und führen Sie den Mauzeiger zurück in die linke obere Ecke der Markierung. Der gesamte Bereichr-e scheint nun grau hinterlegt. Sobald Sie die Maus-

taste loslassen, werden die Inhalte in diesem Bereich gelöscht

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Dieser Vorgang entspricht der Verwendung des Befehls "Löschen / Inhalte" im Menü e"B arbeiten". Wichtig: Nur die Inhalte, nicht aber die Formatierung der Zelle werden gelöscht. Um auch die Formatierung zu löschen, halten Sie beime-Zi hen mit der Maus zusätzlich die Strg-Taste gedrückt.

Hyperlinks in großen Tabellen Bei umfangreichen Tabellen, die vielleicht sogar mehrere Arbeitsmappen umfassen, ist es umständlich, von einem Bereich in einen anderen zu wechseln. Sie können aber sogenannte ➞ Hyperlinks einfügen. Diese können auf bestimmte Stellen in der Tabelle, auf andere Tabellenblätter oder sogar auf andere Dateien verweisen.

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Um Verweise auf bestimmte Tabellenbere iche zu integrieren, müssen alle Bereiche, auf die verwiesen werden soll, benannt werden. Markieren Sie dazu einen Zellbereich. Klicken Sie in das Namenfeld (links neben dem Eingabefeld), und überschreiben Sie die Zellangabe (etwa "A1") mit einem aussagekräftigen Namen (zum Beispiel "Ausgaben_Oktober").

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Fügen Sie am Anfang der Tabelle einige Zeilen ein. Diese Zeilen werden für die Hype rlinks benötigt. In die Zelle A1 geben Sie einen der gerade festgelegten Bereichsnamen ein, etwa "Ausgaben_Oktober". Während die Zelle A1 noch markiert ist, wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Hyperlink".

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Im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" klicken Sie im Bereich "Name einer Stelle in der Datei (Optional)" auf die Schaltfläche "Durchs uchen". Aktivieren Sie im folgenden Dialog die Option "Festgelegter Name" . Suchen Sie das gewünschte Ziel per Doppelklick aus. Der Bereichsname erscheint im entsprechenden Textfeld. Schließen Sie den Dialog mit "OK".

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4

Der Hyperlink in der Zelle A1 ist jetzt aktiv. Sie erkennen dies daran, daß er unterstrichen und blau dargestellt wird. Klicken Sie auf diesen Hyperlink, gelangen Sie automatisch zu dem definierten Zellbereich. Auf ähnliche Weise können Sie auch Hyperlinks zu anderen Dateien anlegen. Sie müssen dann im Dialogfeld "Hyperlink einfügen" im oberen Bereich neben dem Feld "Verknüpfung zu Datei oder URL" auf die Schaltfläche "Durchsuchen" klicken, um den Dateipfad anzugeben. Wollen Sie einen Hyperlink zu einer anderen Tabelle der Arbeitsmappe anlegen, wählen Sie "Durchs uchen" im unteren Bereich und klicken im nach folgenden Dialog auf die Option "Blattname". ❑ PCgo! 11/99

Excel Automatisches Füllen vordefinierter Zellen

TIP

Bewegen in Markierungen

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf das Bewegen in markierten Feldern legen. Sobald Sie beispielsweise Felder markiert haben und unbeabsichtigt einen Mausklick im Arbeitsblatt durchführen, geht die Markierung unwiderruflich verloren. Damit Sie sich dennoch ohne Probleme in den markierten Feldern bewegen können, klicken Sie zum Vorwärtsb ewegen jeweils auf die Tabulato rtaste. Bei jedem Klick auf die a- T bulatortaste bewegt sich der Cursor zum nächsten markierten Feld. Sie wollen sich innerhalb der Markierungen rückwärts bewegen? Auch das ist kein Problem. Rückwärts gelangen Sie durch gleichzeitiges Drücken der "Shift"-Taste und der Tabulatortaste.

TIP

Euro-Zeichen installieren

Wenn Sie das Euro-Zeichen schon installiert haben, müssen Sie bei der benutzerdefinierten Formatierung nicht "EURO" eintippen, n- so dern können statt dessen direkt das Euro-Zeichen eingeben. Sollte es das Euro-Zeichen auf Ihrer Tastatur nicht geben, erreichen Sie es durch gleichzeitiges drücken von "Alt-Gr" und dem Buchstaben "E".

Oftmals besteht das Problem, voneinander getrennte Zellen mit identischem Inhalt zu füllen. Um eine zeitraubende Eingabe in jede einzelne dieser Zellen zu vermeiden, bietet sich eine besondere Art des automatischen Ausfüllens von vorher markierten Zellen an.

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Markieren Sie zunächst die Zellen, die mit dem gewünschten Wert gefüllt werden sollen. Doch wie erreichen Sie die Markierung auseinander liegender Zellen? Markieren Sie zunächst die erste Zelle Ihrer Markierungsreihe. Alle weiteren Zellen markieren Sie durch gleichzeitiges Drücken der "Strg"-Taste und Klicken auf die gewünschten Zellen. Die "Strg"-Taste muß entweder während des gesamten Markiervorganges für alle Zellen gedrückt bleiben oder vor jeder Markierung wieder gedrückt werden. Seien Sie bei der Markierung vorsichtig, denn ein unbeabsichtigtes Klicken ohne gleichzeitig gedrückte "Strg"-Taste macht Ihre bisherige Markierung zunichte! Sie müssen dann von vorne mit der Markierung beginnen. Durch erneutes Anklicken einer Zelle bei gedrückter "Strg"-Taste können Sie die Markierung selektiv löschen.

fen während dieses Vorganges also nicht auf eine andere Zelle klicken! Damit Sie nicht versehentlich die Markierung aufheben, geben Sie den gewünschten Wert oder Begriff direkt in die Zelle ein, in der sich der Cursor gerade befindet! Nach Eingabe des gewünschten Wertes oder Begriffs drücken Sie die "Strg"-Taste und die Eingabetaste gleichzeitig. Schon befindet sich Ihr Wunschwert in allen markierten Zellen.

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Sie können die markierten Zellen auch in einem Durchgang formatieren, die Formatierung wirkt sich auf alle markierten Zellen auf einmal aus. Die Abbildung wurde zum Beispiel folgendermaßen formatiert: Schriftart Arial, Schriftgrad 11, Fett, Kursiv, Hintergrundfarbe Gelb, Schriftfarbe Rot, Ausrichtung 45 Grad. Sie können analog natürlich auch jede andere Ausrichtung und Formatierung wählen.

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Geben Sie jetzt den gewünschten Wert in eine dieser Markierungen ein. Die Gesamtmarkierung muß dabei bestehen bleiben; Sie dür-

Pivot-

T abellen in Excel 2000

Durch das Umgehen der Layoutfestlegung für Pivot-Tabellen sparen Sie viel Zeit. Ab der ExcelVersion 2000 können Sie die Pivot-Tabellenstruktur direkt im Tabellenblatt festlegen.

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Ziehen Sie die Feldnamen aus der Pivot-Tabellen-Symbolleiste in die umrahmten Bereiche der Tabellenstruktur. Es müssen auf jeden Fall Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Daten festgelegt werden. Überlegen Sie genau, welche Felder Sie an welche Stelle in der Struktur legen, sonst erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis.

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Wenn Sie sich beim Ziehen der Felder vertan haben, können Sie jederzeit durch Verschieben der Felder Ihren Pivot-Bericht korrigieren.

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Sollten Sie sich jedoch soweit vertan haben, daß Sie die Struktur nicht mehr umarbeiten können, hilft ein Klick auf das "Rückgängig"-Symbol weiter. Sie können die Felder dann erneut an die gewünschten Stellen ziehen. PCgo! 12/99

Excel Excel-Tips

Formatierung in Abhängigkeit der Zellenwerte Bei Ergebnissen von Berechnungen in Zahlenkolonnen fallen "besorgniserregende" Werte nicht sofort auf. Das birgt das Risiko des Überlesens von kritischen Werten. In diesem Fall hilft die automatische Formatierung in Abhängigkeit der Zellenwerte.

Wert ein und klicken Sie im unteren Dialogbereich auf die Schaltfläche "Format". Wählen Sie jetzt ein Format, zum Beispiel Schriftart "Fett" und Farbe "Rot" aus. Nach dem Festlegen der Formatierung wird Ihnen eine Vorschau auf das bedingte Format dargestellt.

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Erzeugen Sie eine Tabelle mit den Spalten "Produkt", "Einkaufspreis", "Verkaufspreis" und "Gewinn".

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Geben Sie Bezeichnungen für die Produkte und Preise für "Einkaufpreis" und "Verkaufspreis" ein.

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Berechnen Sie den jeweiligen Verkaufspreis aus der Differenz zwischen "Verkaufspreis – Einkaufspreis".

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Wollen Sie weitere Bedingungen festlegen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" im unteren Bereich des Dialogfensters. Verfahren Sie bei der Festlegung der bedingten Formatierung wie unter Punkt 6 beschrieben; legen Sie aber andere Auswahlkriterien und Formatierungen fest.

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Auf diese Art und Weise können Sie zum Beispiel Gewinne unterhalb eines von Ihnen festgelegten Wertes rot hervorheben lassen, oberhalb des Wertes beispielsweise grün.

Markieren Sie jetzt die Werte in der Verkaufsspalte.

Klicken Sie im Menü auf "Format" und im folgenden Untermenü auf den Menüeintrag "Bedingte Formatierung".

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Wählen Sie bei der "Bedingung 1" den Eintrag "Zellwert ist" und im nächsten Fenster aus dem Auswahlmenü zum Beispiel "Kleiner als". Geben Sie in das rechte Feld den gewünschten

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Erstellen Sie zunächst ein Tabellenblatt mit einigen Werten. Markieren Sie anschließend diese Werte. Klicken Sie danach im Menü auf "Format" und im folgendem Untermenü auf den Menüeintrag "Zellen". Klicken Sie im jetzt angezeigten Dialogfeld "Zellen" auf den Register "Zahlen". Auf der linken Seite des Dialogfeldes wird eine Spalte mit den vorhandenen Kategorien angezeigt. Auf der rechten Seite des Dialogfeldes sehen Sie die Vorschau der gerade markierten Kategorie. Klicken Sie nun auf die Kategorie "Benutzerdefiniert".

Eingabe der Rauten mit dem Punkt erreichen Sie eine Tausender-Punkt-Trennung, durch die Eingabe von "0,00" eine dezimale Darstellung. Den Wert "EURO" geben Sie unbedingt in Anführungszeichen ein, damit die Darstellung korrekt erfolgen kann. Sollten Sie vergessen, die Angabe "EURO" in Anführungszeichen zu setzen, erzeugt Excel eine Fehlermeldung und Sie können die Formatierung nicht abschließen. pm

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Das ist eine Pivot-T abelle

Pivot-Tabellen dienen zur -ver dichteten Darstellung von größeren Datenmengen. Die Daten können Sie zwar auch mit anderen Excel-Analyse-Werkzeugen auswerten, Pivot-Tabellen besitzen aber einen entscheidenden Vorteil: Während Sie bei normalen ExcelAnalysen alle in Betracht kom menden Einträge, das heißt die Skala der Antwortmöglichkeiten, bereits kennen müssen, entdeckt eine Pivot-Tabelle bei der Auswertung die Antwortmöglichkei ten automatisch. Zusätzlich können Sie die Sortierung sowie die Teilsummen- und Gesamtsum menbildung einfach der Pivot-Tabelle überlassen, diese erledigt die Aufgabe optimal für Sie.

"Das visuelle Handbuch" heißt der Untertitel dieses Buches zur Tabellenkalkulation von Microsoft. Der Autor versucht, die an sich etwas trockene Materie von Formeln, Zahlen und Tabellen einmal anders zu präsentieren, nämlich visuell. Texte müssen Sie kaum lesen, alles wird anhand von Symbo len, Pfeilen und Sre enshots aus Excel vorgeführt. Konventionell präsentiert sich dagegen der Aufbau des Buches. Am Anfang wird die Bedieneroberfläche erklärt, dann folgen die Grundlagen, und auch "Experten"-Wissen wie Pivot-Tabellen kommt nicht zu kurz. Dennoch: Das Buch richtet sich deshalb nicht nur an Einsteiger, sondern auch an diejenigen, die ein -"nor males" Buch über Excel nicht durcharbeiten wollen.

info Markt & Technik,

Tippen Sie in das Feld "Formate" auf der rechten Dialogfeldseite folgende Zeichenfolge ein: #.##0,00 "EURO";-#.##0,00 "EURO". Durch PCgo! 12/99

TIP

Excel 2000

Festlegen des Euro-Formates Ab der Version Excel 2000 steht Ihnen standardmäßig das Euro-Zeichen zur Verfügung. Doch was unternehmen Sie, wenn Sie noch mit Excel 95 bzw. 97 arbeiten? Erstellen Sie sich das Euro-Format doch einfach selbst.

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

ISBN: 3-8272-5559-7 Preis: 44 Mark

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Excel-Tips

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Excel 97

Überschriften auf jeder Druckseite

TIP

Zeile kopieren und verschieben

Analog zum Tip „Drag und Drop ohne Reue“ können Sie eine Zeile auch kopieren und gleichzeitig verschieben. Dazu markieren Sie diese Zeile zunächst. Drücken Sie anschließend die „Strg“-Taste und die „Shift“-Taste gleichzeitig, halten Sie die beiden Tasten gedrückt und klicken Sie dann mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile. Halten Sie weiterhin die „Strg“-Taste und die „Shift“-Taste sowie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustasten sowie die beiden anderen Tasten los. Der markierte Inhalt wird nun als zusätzliche Zeile zwischen die vorhandenen Zeilen kopiert. Bei diesem Vorgang ist besondere Vorsicht geboten. Wenn Sie vergessen, die „Shift“-Taste zu drücken, wird der vorhandene Inhalt der Zeile ohne Warnung überschrieben!

TIP

Gültigkeitskriterien auswählen

Was es mit den Gültigkeitskriteren bei der Eingabe auf sich hat, beschreiben wir im Tip „Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe festlegen“ auf der nächsten Seite. Außer den dort beschriebenen Gültigkeitskriterien können Sie auch „Ganze Zahl“, „Liste“ (bei dieser Einstellung wird der eingegebene Wert mit dem Wert aus einem festgelegten Bereich verglichen), „Datum“, „Zeit“, „Textlänge“ und „Benutzerdefiniert“ (für diese Einstellung müssen Sie eine Formel hinterlegen) auswählen. Die Eingabemeldung und die Fehlermeldung funktionieren genauso wie im Tip beschrieben.

www.pcgo.de

Tabellen passen beim Ausdruck nicht immer auf eine Seite. Wenn der Tabelleninhalt sich über mehrere Seiten erstreckt, gehen die Überschriften auf den Folgeseiten verloren. Sie haben natürlich die Möglichkeit, die Tabelle so aufzubereiten, daß Sie bei jedem Seitenwechsel die Überschriften neu eingeben. Aber das ist überflüssiger Aufwand. Außerdem können Sie diese Vorgehensweise nicht anwenden, wenn Sie die Tabelle sortieren wollen. Die Überschriften der Folgeseiten würden dann ebenfalls sortiert: Das führt zu unsinnigen Ergebnissen. Aber die Druckfunktion von Excel bietet eine Möglichkeit, Überschriften auf allen Seiten zu drucken, obwohl diese nur an einer Stelle in der Tabelle stehen.

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Im Bereich „Drucktitel“ legen Sie den Bereich fest, der auf jeder Seite wieder gedruckt werden soll. Mit der Bereichseingabe im Feld „Wiederholungszeilen oben:“ legen Sie die Überschriften für die Zeilen fest, im Feld „Wiederholungsspalten links:“ definieren Sie die Überschriften für Spalten, falls Sie dies wünschen.

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Über die Schaltfläche „Seitenansicht“ können Sie das Ergebnis Ihrer Einstellung noch einmal kontrollieren, ob auch wirklich alles so erscheint, wie Sie es wünschen. Mit einem Klick auf „Drucken“ werden die gewünschten Seiten, jeweils mit der ausgewählten Überschrift versehen, ausgedruckt.

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Wenn Sie Ihre Tabelle, die sich über mehrere Druckseiten erstreckt, fertig bearbeitet haben und wenn die Überschriften festgelegt sind, klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und „Seite einrichten“.

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Klicken Sie im Dialogfeld „Seite einrichten“ auf den Registerreiter „Tabelle“. Im oberen Bereich können Sie, wenn Sie nicht die ganze Tabelle drucken wollen, den gewünschten Druckbereich festlegen.

Drag und Drop ohne Reue Tabellen sind nach der ersten Bearbeitung meistens noch nicht fertig. Häufig müssen neue Zeilen eingefügt werden. Oder Zeilen müssen verschoben werden. Hin und wieder müssen auch Zeilen kopiert werden. Hierfür die Excel-Standardfunktionen „Kopieren“, Einfügen Zeile“, Einfügen Inhalt“ zu verwenden, funktioniert zwar, aber es geht mittels Drag und Drop auch einfacher. Allerdings sind bei dieser Technik einige Besonderheiten zu beachten, sonst kommt es sehr schnell zu einem Datenverlust.

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Wenn Sie eine Zeile verschieben möchten, so markieren Sie die gewünschte Zeile zunächst mit der Maus. Klicken Sie danach mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustaste los. Was passiert? Sie bekommen eine Warnmeldung: „Sollen die Inhalte der Zellen des Zielbereichs überschrieben werden?“ Seien Sie jetzt vorsichtig, denn wenn Sie mit der Schaltfläche „OK“ bestätigen, werden die vorhandenen Zelleninhal-

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te ohne weitere Rückfrage überschrieben. Dieser Weg entspricht also noch nicht unseren Vorstellungen. Klicken Sie deswegen auf die Schaltfläche „Abbrechen“.

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Wenn die vorhandenen Zelleninhalte beim Verschieben nicht überschrieben werden sollen, markieren Sie noch einmal die zu verschiebende Zeile mit der Maus. Drücken Sie danach die „Shift“-Taste, halten diese gedrückt und klicken Sie dann mit der linken Maustaste außerhalb der Anfasser auf die untere markierte Linie der Zeile, halten Sie die „Shift“-Taste und die Maustaste gedrückt und ziehen die Markierung auf die gewünschte Zeile. Lassen Sie jetzt die Maustaste und die „Shift“-Taste los. Der markierte Inhalt wird jetzt als zusätzliche Zeile zwischen die vorhandenen Zeilen geschoben, ohne daß Sie irgendeinen Zelleninhalt überschreiben PCgo! 1/2000

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Excel 97

TIP

Gültigkeitsregeln für die Dateneingabe festlegen

Spalten und Zeilen fixieren

Bei großen Tabellen ist es lästig, daß die Überschriften nicht auf jeder Bildschirmanzeige mit dargestellt werden. Um auf jeder beliebigen Bildschirmseite Ihres Arbeitsblattes die gewünschten Überschriften zu sehen, können Sie Zeilen und Spalten fixieren. Um eine exakte Fixierung von Spalten oder Zeilen vorzunehmen, müssen Sie den Bereich der Fixierung vorher genau festlegen. Daher müssen Sie zum Fixieren des oberen horizontalen Ausschnitts die Zeile unterhalb der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll, markieren. Um den linken vertikalen Ausschnitt zu fixieren, markieren Sie die Spalte rechts neben der Stelle, an der die Teilung erfolgen soll. Klicken Sie anschließend im Menü auf „Fenster“ und auf „Fixieren“. Schon können Sie nach Belieben durch Ihre Daten navigieren, ohne daß eine Überschrift verloren geht. Wenn Sie die Fixierung wieder aufheben wollen, klicken Sie im Menü nochmals auf „Fenster“ und auf den Menüpunkt „Fixierung aufheben“.

Normalerweise können Sie in jede Excel-Zelle beliebige Daten eingeben. Ist die Zelle noch ohne Formatierung, versucht Excel aufgrund der Eingabe selbst festzulegen, um welches Eingabeformat (Text, Zahl, Datum, Uhrzeit) es sich handelt. Sie können aber auch Formatierungen von Feldern durch Überschreiben zerstören. Besonders kritisch werden fehlerhafte Eingaben, wenn diese in Formeln verwendet werden. Das führt dann unweigerlich zu Fehlberechnungen. Aus diesem Grund sollten Sie sensible Felder mit Gültigkeitsregeln versehen.

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Um eine Gültigkeitsprüfung zu erstellen, müssen Sie zunächst den Bereich markieren, für den diese Prüfung zutreffen soll. Ist das geschehen, klicken Sie im Menü auf „Daten“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Gültigkeit“.

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Im Dialogfenster „Gültigkeit“ klicken Sie auf das Register „Einstellungen“. In den Gültigkeitskriterien ist im Feld „Zulassen“ der Eintrag „Jeden Wert“ aktiviert. Um dies zu ändern, wählen Sie zum Beispiel „Ganze Zahl“ aus. Die Option „Leere Zellen ignorieren“ aktivieren Sie, sonst schränken Sie sich bei der Dateneingabe zu stark ein. Sie können zusätzlich den erlaubten Daten-

bereich durch eine Minimum- und MaximumEingabe einschränken.

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Klicken Sie jetzt auf das Register „Eingabemeldung“. Wenn das Kontrollkästchen „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktiviert ist, können Sie einen Titel und eine Eingabemeldung festlegen.

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Mit einem Klick auf das Register „Fehlermeldung“ legen Sie bei Bedarf eine Fehlermeldung fest. Wie auf einen Fehler reagiert wird, legen Sie durch die Auswahl „Stil“ fest. Durch Auswahl von „Stop“ müssen Sie einen korrekten Wert eingeben. Durch die Wahl von „Warnung“ können Sie bei der Fehleingabe selbst entscheiden, ob der eingegebene Wert Gültigkeit haben soll. Bei „Information“ erhalten Sie nur einen Hinweis.

Kommentar erspart Nachfragen TIP

Kommentar überarbeiten

Soll ein Kommentar noch einmal überarbeitet werden, so klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in das Feld, welches den Kommentar enthält. Klicken Sie anschließend im Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar bearbeiten“. Sie können nun den vorhandenen Text bearbeiten und ergänzen. Da es sich bei dem Kommentarfeld um ein Textfeld handelt, können Sie es mit Hilfe der Anfasser in der Größe verändern. Dadurch besteht die Möglichkeit, auch längere Texte als Kommentar zu hinterlegen. Die Lage des Kommentarfensters können Sie dadurch verändern, indem Sie mit der Maus zwischen die Anfasser klicken und das Kommentarfenster an eine beliebige Stelle innerhalb des Bildschirmfensters plazieren.

Bei komplexen Tabellen kommt es immer wieder vor, daß bei einer späteren Bearbeitung der Tabellen komplizierte Sachverhalte nicht mehr im Gedächtnis sind. Die Frage lautet dann: „Wie bin ich bloß zu diesem Ergebnis gekommen?“ Noch schwerwiegender wird es, wenn Dritte mit den von Ihnen erzeugten Tabellen weiterarbeiten sollen. Deshalb gewöhnen Sie sich lieber an, bei schwierigen Vorgängen einen Kommentar zu hinterlegen.

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Klicken Sie auf das Feld, das mit einem Kommentar versehen werden soll. Klicken Sie danach in der Menüleiste auf „Einfügen“ und „Kommentar“. Es wird ein kleines Fenster geöffnet, in das Sie den gewünschten Kommentar eintippen können. Wenn Sie mit der Maus einmal außerhalb des Kommentarfensters klicken, wird der Kommentar gespeichert. An dem kleinen roten Dreieck in der rechten oberen Ecke der Zelle erkennen Sie, daß sich an dieser Stelle ein Kommentar verbirgt. Zum Sichtbar-

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machen des Kommentars brauchen Sie lediglich mit dem Mauszeiger über dieses Feld zu fahren. Der Kommentar wird dann eingeblendet.

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Um den Kommentar dauerhaft sichtbar zu machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld mit dem Kommentar. Daraufhin wird ein Kontextmenü geöffnet. Wählen Sie hier den Eintrag „Kommentar anzeigen“ aus. Der Kommentar wird jetzt durchgehend angezeigt. Da er sich aber vor die vorhandenen Zellen legt, ist diese Einstellung nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Um die permanente Anzeige des Kommentars zu unterdrücken, klicken Sie wieder mit der rechten Maustaste in das Feld, welches den Kommentar enthält und klicken im Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar ausblenden“.

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Sie können überflüssig gewordene Kommentare auch wieder löschen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Feld, das den Kommentar enthält, und klicken Sie anschließend in dessen Kontextmenü auf den Eintrag „Kommentar löschen“. pm PCgo! 1/2000

Excel-Tips

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Excel

Arbeitsblätter mit Namen versehen

TIP

Mehr Arbeitsblätter wählen

Standardmäßig wird Excel mit drei Arbeitsblättern geöffnet. Wenn Sie aber üblicherweise mit mehr oder weniger Arbeitsblättern arbeiten, können Sie die Anzahl als Vorgabe in Excel festlegen. Klicken Sie dazu in der ExcelMenüleiste auf „Extras“ und „Optionen“. Wechseln Sie im jetzt geöffnetem Dialogfeld „Optionen“ auf den Registereintrag „Allgemein“. Hier finden Sie im mittleren Bereich den Eintrag „Blätter in neuer Arbeitsmappe:“. Tippen Sie in dieses Feld die Anzahl der Arbeitsblätter ein, mit der Sie Excel zukünftig starten wollen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Beenden Sie danach Excel. Bei jedem neuen Start von Excel und bei jeder Anlage einer neuen Arbeitsmappe wird in Zukunft die Anzahl der von Ihnen festgelegten Arbeitsblätter geöffnet.

Eine Tabelle in Excel wird auch als Arbeitsblatt bezeichnet, während eine ganze Datei Arbeitsmappe genannt wird. Wenn Sie mit mehreren Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe arbeiten, sollten Sie diese umbenennen. Anstatt der Standardbezeichnung „Tabelle1“ bis „Tabelle n“ (n= Anzahl Ihres letzten Arbeitsblattes) sollten Sie lieber aussagekräftige Namen vergeben. Dadurch behalten Sie einen wesentlich besseren Überblick und wissen immer genau, welche Inhalte sich in welcher Tabelle verbergen.

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Wechseln Sie mit einem Klick auf das Arbeitsblatt, welches Sie mit einem eigenem Namen versehen wollen.

2

Klicken Sie am unteren Rand der Tabelle mit der rechten Maustaste auf den Namensreiter (Beispiel: Tabelle2). Das Kontextmenü wird geöffnet. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Umbenennen“.

Ein gut aufgebautes Arbeitsblatt kann durch unkontrolliertes Arbeiten schnell zerstört werden. Das trifft insbesondere zu, wenn andere Personen mit der von Ihnen erstellten Arbeitsmappe weiter arbeiten. Daher sollten Sie die Arbeitsmappe schützen und nur bestimmte Bereiche zur Dateneingabe freigeben. Dabei ist aber darauf zu achten, daß standardmäßig alle Zellen des Arbeitsblattes geschützt sind. Die zu bearbeitenden Felder müssen explizit freigegeben werden. Zum Schützen Ihres Arbeitsblattes klicken Sie zunächst auf den Reiter des zu schützenden Blattes. Bei mehreren zu schützenden Arbeitsblättern müssen Sie jedes Arbeitsblatt explizit schützen.

Kopieren mit der Maus

Hier noch ein Tip für Mausliebhaber: Drücken Sie die „Strg“-Taste und halten diese gedrückt, halten Sie zusätzlich die linke Maustaste gedrückt und ziehen das markierte Arbeitsblatt an die Stelle innerhalb des Registers, an die es kopiert werden soll. Lassen Sie dann die „Strg“-Taste und anschließend die linke Maustaste wieder los. So geht es auch.

Die Registerbezeichnung „Tabelle n“ wird markiert, und Sie können einen neuen Namen für dieses Arbeitsblatt eintippen. (Hinweis: Bei Excel 95 wird noch zusätzlich ein Dialogfeld zur Eingabe aufgeblendet.) Mit der „Enter“-Taste wird die Eingabe abgeschlossen.

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Sie sind kein Freund der rechten Maustaste? Dann können Sie auch durch einen Doppelklick auf die linke Maustaste in den Eingabemodus der Tabellenbeschriftung gelangen. Führen Sie also einen Doppelklick auf den zu ändernden Tabellennamen aus und überschreiben Sie die alte Bezeichnung.

Arbeitsblätter schützen

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TIP

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Markieren Sie die Felder oder den Bereich, in dem Sie eine Dateneingabe erlauben wollen. Klicken Sie nach der Markierung im Menü auf den Eintrag „Format“ und dann auf „Zellen“. Das Dialogfenster der Zellen erscheint auf dem Bildschirm. Klicken Sie hier auf den Register „Schutz“. Das Optionskästchen „Gesperrt“ ist aktiviert. Deaktivieren Sie es, indem Sie mit der Maus auf das Häkchen im Dialogfeld klicken.

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Das Häkchen verschwindet und die markierten Zellen sind zur Freigabe vorgesehen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ sind die Zellen wieder freigegeben.

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Wählen Sie im Menü „Extras“ den Befehl „Schutz / Blatt“. Der Dialog „Blatt schützen“ erscheint. Legen Sie hier fest, ob Inhalte, Objekte oder Szenarios geschützt werden sollen. Vergeben Sie ein Kennwort. Aber Vorsicht: Merken Sie sich das Kennwort, sonst können Sie Ihre Arbeitsmappe auch nicht mehr ändern!

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Versuchen Sie nun, Daten in gesperrte Bereiche einzugeben, erscheint eine Fehlermeldung „Sie versuchen, Zellen zu ändern, die schreibgeschützt sind“. Klicken Sie aber in einen ungeschützten Bereich, können Sie problemlos Daten eingeben.

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Zum Aufheben des Arbeitsblattschutzes klicken Sie im Menü auf „Extras / Schutz / Blattschutz aufheben“. Wenn Sie ein Kennwort vergeben haben, müssen Sie dieses hier erneut eingeben. PCgo! 2/2000

Excel Eigenschaften von Arbeitsmappen Wenig bekannt ist die Möglichkeit, sich die Eigenschaften von Arbeitsmappen anzusehen. Dabei stehen in den Eigenschaften nicht nur Informationen zur Arbeitsmappe. Sie können dort auch selbst wichtige Informationen zu Ihrer Arbeitsmappe eingeben.

teren Ecke des Dialogfeldes. Wenn Sie diese Option anklicken, wird im „Öffnen“-Dialogfeld eine Vorschau auf die Tabelle gezeigt. Das ist oftmals sinnvoll, funktioniert allerdings nur, wenn Sie auf das „Vorschau“-Symbol im „Öffnen“-Dialog geklickt haben.

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Klicken Sie in Ihrer geöffneten Arbeitsmappe im Menü auf „Datei“ und im anschließenden Untermenü auf „Eigenschaften“.

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Das Dialogfeld der Eigenschaften erscheint. Im Register „Allgemein“ sehen Sie Angaben zum Speicherort, die Dateigröße, das Erstellungsdatum, wann die Datei zuletzt geändert wurde und wann sie zuletzt geöffnet wurde. Außerdem bekommen Sie Auskunft darüber, ob die Datei schreibgeschützt ist.

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Klicken Sie auf die Registerkarte „Datei-Info“. Hier können Sie selbst Hand anlegen und einen Titel für die Arbeitsmappe vergeben, das Thema grob beschreiben, sich als Autor dieser Datei bekannt geben sowie weitere Angaben eintippen (Manager, Firma, Kategorie, Stichwörter, Kommentar). Diese Angaben erhalten spätestens dann Bedeutung, wenn Sie die Arbeitsmappe an Dritte weitergeben. So ist auf einen Blick ersichtlich, um was es sich in der Arbeitsmappe handelt, wer der Autor ist und so weiter.

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Das Register „Statistik“ gibt Ihnen darüber Auskunft, wann das Arbeitsblatt angelegt, wann es zuletzt geöffnet und geändert wurde. Außerdem erfahren Sie hier, zu welchem Zeitpunkt es zuletzt gedruckt und vom wem es zuletzt gespeichert wurde.

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Mit einem Klick auf „Inhalt“ bekommen Sie übersichtlich angezeigt, welche Tabellen und welche Diagramme sich in der Arbeitsmappe befinden.

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Sehr wichtig ist auch das Optionskästchen „Vorschaugrafik speichern“ in der linken un-

Klicken Sie auf den Registerreiter „Anpassen“, um Einstellungen für die Dateiablage vorzunehmen. Sie können an dieser Stelle auch Angaben wie „Abteilung“, „Bearbeiter“ und ähnliches hinterlegen, indem Sie eine Kategorie markieren und auf „Hinzufügen“ klicken.

Arbeitsblätter verschieben Oft bemerken Sie erst nach dem Erstellen mehrerer Arbeitsblätter, daß diese nicht an optimaler Stelle stehen. Tabellen können aber sehr einfach untereinander verschoben werden.

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Aktivieren Sie zunächst auf das Arbeitsblatt, das Sie verschieben wollen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Tabellenblatt. Im jetzt erscheinendem Kontextmenü klicken Sie auf „Verschieben / Kopieren“. Das Dialogfeld „Verschieben / Kopieren“ wird geöffnet. In das obere Feld können Sie eintragen, ob Sie innerhalb Ihrer Arbeitsmappe bleiben wollen oder das markierte Arbeitsblatt in eine andere Arbeitsmappe verschieben wollen. Wir bleiben in unserer Arbeitsmappe, ändern den Eintrag also nicht. PCgo! 2/2000

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Im unteren Bereich des Dialogfensters legen Sie fest, vor welchem Arbeitsblatt das markierte Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Arbeitsblatt verschoben.

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Wenn Sie lieber alles mit der Maus machen möchten, so ist auch das möglich: Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie das markierte Arbeitsblatt an die Stelle innerhalb des Registers, an der es stehen soll und lassen Sie dann die linke Maustaste wieder los.

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Verfahren Sie auf die gleiche Art und Weise mit den anderen Arbeitsblättern, so daß am Ende Ihrer Aktion die optimale Reihenfolge für Ihre verschiedenen Tabellenblätter der Arbeitsmappe festgelegt ist. pm

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TIP

Arbeitsblätter kopieren

Ganze Arbeitsblätter sind samt Formatierungen schnell markiert und kopiert: Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf den Eintrag „Verschieben / Kopieren“. Im folgenden Dialog müssen Sie das Optionskästchen „Kopieren“ im unteren Bereich des Dialogfeldes aktivieren. Sonst wird Ihre Tabelle lediglich verschoben, aber nicht kopiert! Entscheiden Sie sich, an welcher Stelle das kopierte Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Arbeitsblatt an die gewünschte Stelle kopiert.

TIP

Zeichnungsobjekte einfügen

Sie brauchen nicht unbedingt aufwendige Diagramme zu erstellen, um Ihre Tabellen aufzuwerten. Bereits einfache Grafiken erzeugen eine gute Wirkung. Aktivieren Sie die Zeichnen-Symbolleiste über „Ansicht / Symbolleisten / Zeichnen“. Neben einfachen Zeichenelementen können Sie hier auch sogenannte Autoformen einfügen. Klicken Sie dazu auf „Autoformen“, wählen Sie eine Autoform aus, zum Beispiel einen Gewitterblitz. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein kleines Kreuz. Ziehen Sie innerhalb der Tabelle den Blitz mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Lage und Größe.

Excel-Tippster

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

Excel

Schnelles Übertragen mehrerer Formate In Excel sind die einzelnen Zellen oft mit mehreren Formatierungsmerkmalen auf einmal belegt. Um diese Kombination von Formatierungsmerkmalen auf einmal zu übertragen, hält Excel einen besonderen Befehl bereit.

TIPP

Filtern nach Inhalten

Mit der Filterfunktion haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Einträge aus einer Tabelle zu selektieren. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf „Daten“, „Filter“ und „Autofi lter“. Die Überschriften Ihrer Tabe lle werden mit Auswahlschal tflächen versehen. Klicken Sie auf die Spalte, aus der Sie die Einträge filtern möchten: Es erscheint eine Auswahl der vorhandenen Eintr äge. Wählen Sie den gewünschten Eintrag, und anschliessend rwe den Ihnen die passenden Einträge dargestellt. Um wieder alle Einträge zu sehen, klicken Sie erneut auf den Auswahlbutton und dort auf den Eintrag „Alle“.

TIPP

Formeln in Werte umwandeln

Wenn Sie Daten von Excel inn-a deren Programmen weiter bearbeiten wollen, ist es sinnvoll, Formeln in Werte umzuwandeln. Viele Programme können mit den Excel-Formeln nämlich nichts anfangen. Markieren Sie den Bereich, den Sie von Formeln in Werte wandeln wollen. Klicken Sie anschliessend im Menü auf „Bearbeiten“ und „Kopieren“. Klicken Sie anschliessend in die Zelle, von der an Sie die Werte eintragen wollen. Klicken Sie dann im Menü auf „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ wirdn-ei geblendet. Wählen Sie die Option „Werte“ aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden die Werte Ihrer Formeln eingesetzt.

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Formatieren Sie in Ihrem Arbeitsblatt eine Zelle mit besonderen Merkmalen, wie zum Beispiel Schriftart, Vordergrundfarbe, Hintergrundfarbe und Ausrichtung.

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Klicken Sie zunächst in das Feld mit den ausgewählten Formaten und danach in der Symbolleiste auf das Symbol „Format übertragen“ (Pin-

selsymbol). Die Formatierungs-Informationen werden jetzt in den Zwischenspeicher Ihres PCs geschrieben.

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Klicken Sie anschliessend in die Zelle, auf der Sie das Format übertragen möchten. Sämtliche Formatierungsmerkmale werden auf die Zelle übertragen, und die Funktion „Format übertragen“ wird wieder zurück gesetzt.

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Wenn Sie die Formatierungs-Informationen auf mehrere Zellen übertragen wollen, ohne jedes Mal wieder auf das Symbol „Format übertragen“ klicken zu müssen, wählen Sie die Zelle mit den zu übertragenden Formaten aus und klicken doppelt (!) auf das Symbol „Format übertragen“. Jetzt wird auf jede Zelle, die Sie anklicken, das Format übertragen. Sind alle gewünschten Zellen mit dem ausgewählten Format versehen, drücken Sie auf die „Esc“-Taste. Die Funktion wird anschliessend zurück gesetzt, und Sie können im normalen Modus weiterarbeiten.

Top Ten mit Hilfe eines Filters Zum Auswerten von Arbeitsblättern müssen Sie nicht manuell Eintragungen durchzählen. Mit Hilfe von Filtern können Sie die „Top Ten“ Ihrer Tabelle automatisch sichtbar machen. Dabei müssen die „Top Ten“ nicht genau zehn Eintragungen enthalten; Sie können die Anzahl der Tops frei einstellen.

Klicken Sie nun auf das Auswahlsymbol und wählen den Eintrag „Top 10 ...“ aus. Das Dialogfeld „Top 10 - Auto Filter“ erscheint.

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Laden Sie eine Arbeitsmappe, in der es Zahlen gibt. Denn die „Top Ten“ können nur auf Basis von numerischen Werten ermittelt werden, bei Textspalten verweigert das Programm diese Funktion.

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Wenn Sie die auszuwertende Arbeitsmappe geladen haben, stellen Sie sicher, dass die Überschriftenzeile eine andere Formatierung hat als der Rest der Tabelle. Erst dadurch ist eine eindeutige Filterzuordnung möglich.

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Klicken Sie in der Menüzeile auf den Eintrag „Daten“ und anschliessend auf den Eintrag „Filter“. Im jetzt aktivierten Untermenü klicken Sie auf „AutoFilter“. Die Überschriftenzeile Ihrer Tabelle wird mit Auswahlbalken versehen.

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Wählen Sie die auszuwertende Spalte aus. Sie muss numerische Werte enthalten.

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Wählen Sie nun aus, ob Sie die „Obersten“ oder die „Untersten“ Top Ten selektieren möchten. Stellen Sie danach die Anzahl der zu filternden Elemente ein. Mit einem Klick auf „OK“ werden die gefilterten Elemente angezeigt.

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Eine Besonderheit bietet die Auswahl der Top Ten: Sie können anstatt der Anzahl der Elemente auch über Prozente filtern. Legen Sie zum Beispiel fest, dass Sie die obersten 10 Prozent Ihrer ausgewählten Spalte filtern möchten.

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Die Filterfunktion lässt sich natürlich auch wieder deaktivieren. Dazu klicken Sie im Menü auf „Daten“, „Filter“ und klicken anschliessend das Auswahlhäkchen vor „AutoFilter“ weg. Schon steht Ihnen die Tabelle wieder ungefiltert zur Verfügung. PCgo! 3/2000

Excel Hilfe in der Not: der Funktionsassistent

Platz: UmTIPP Spart bruch in Zellen Um Platz zu sparen, werden die Überschriften in Tabellen oft über mehrere Zellen verteilt. Das ist aber nicht nötig, denn Sie können den Text auch innerhalb einer Zelle umbrechen. Klicken Sie dazu in die entsprechende Zelle und im Menü auf „Format“ und „Zellen“. Das Dialogfeld zur Zellenformatierung wird angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter „Ausrichtung“, und aktivieren Sie das Optionskästchen „Zeilenumbruch“. Jetzt wird der Text automatisch umgebrochen.

Einige Standardfunktionen, wie zum Beispiel die Summenbildung, stellen in Excel kein Problem dar. Doch was ist, wenn Sie etwas berechnen wollen und die Funktion hierzu nicht kennen? In diesem Fall hilft Ihnen der integrierte Funktionsassistent weiter.

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Sie haben beispielsweise eine Tabelle mit PCAngeboten vor sich. Sie wollen jetzt das günstigste Angebot errechnen lassen, wissen aber nicht, mit welcher Funktion. Klicken Sie zunächst in das Feld, in dem das günstigste Angebot errechnet werden soll, anschliessend im Menü auf „Einfügen“ und im Untermenü auf „Funktion...“. Das Dialogfeld „Einfügen Funktion“ wird eingeblendet.

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Auf der linken Seite sehen Sie eine Auswahl von Kategorien. Bei der Auswahl des günstigsten Angebotes, also des Minimums eines Bereiches, handelt es sich um eine statistische Funktion. Klicken Sie deshalb innerhalb der Kategorienauswahl auf den Eintrag „Statistik“. Sie können Ihren Text auch am nuell an einer genau definierten Stelle umbrechen: Klicken Sie auf das entsprechende Feld und anschliessend im Bearbeitung sfeld an die Stelle, an der ein Zeilenumbruch stattfinden soll. Drücken Sie die Tastenkombination „Alt“ und „Enter“. Jetzt wird der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle genau an der von Ihnen definierten Stelle ausgeführt.

TIPP Überschrift zentrieren Beim Gestalten Ihrer Tabelle sollten Sie die Überschrift über der gesamten Tabelle zentrieren. Schreiben Sie dazu zunächst Ihre Überschrift in die linke Spalte über Ihre Tabelle. Markieren Sie danach den Tabelleninhalt von der ersten bis zur letzten Spalte und klicken auf das Symbol „Verbinden und zentrieren“. Die Zellen in der Überschrift we rden dadurch miteinander verbu nden, so dass eine einzige Zelle t-en steht. Anschliessend wird die Überschrift in dieser Zelle zentriert.

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Auf der rechten Seite werden Ihnen jetzt alle Funktionen zur Kategorie „Statistik“ angezeigt. Da Sie das Minimum eines Bereiches berechnen wollen, wählen Sie die Funktion „MIN“ aus. Im unteren Bereich des Fensters ist die Funktion bereits beschrieben.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet sich ein Dialogfenster zum Festlegen des Bereiches, mit dem gerechnet werden soll. Klicken Sie jetzt auf das Symbol rechts von der Eingabezeile „Zahl1“. Das Dialogfeld wird minimiert: Sie können den Bereich markieren, aus dem Sie das Minimum berechnen wollen.

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Haben Sie den gewünschten Bereich markiert, klicken Sie auf das Symbol der Eingabezeile des reduzierten Dialogfeldes. Das Dialogfeld wird wieder in normaler Größe dargestellt, die Angaben des markierten Bereiches stehen in dem Feld „Zahl1“, und das Ergebnis wird in der Vorschau schon einmal angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ende“ wird die Formel in Ihre Zelle übernommen und das Ergebnis dargestellt.

So geht es einfacher: Zellen benennen Beim Erstellen von Formeln verliert man leicht den Überblick. Damit Ihnen das nicht passiert, benennen Sie Ihre Zellen; denn mit aussagekräftigen Namen werden die ansonsten eher kryptischen Formeln übersichtlicher.

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Sie wollen gerne wissen, wie groß Ihre monatliche Belastung bei einer bestimmten Kredithöhe, einer vordefinierten Laufzeit und einem bestimmten Zinssatz ist? Die Formel zu dieser Berechnung lautet: „=RMZ(Zins/12;Laufzeiten*12; Kreditbetrag-Kapital;1)“.

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Um diese Formel in Excel übersichtlich darzustellen, benennen Sie Ihre Felder mit den entsprechenden Namen. Klicken Sie dazu in das erste zu beschreibende Feld und geben in das Namenfeld (in der linken oberen Ecke der Tabelle), in dem zur Zeit die Zellenbezeichnung (A1 oder etwas anderes) steht, den gewünschten Namen ein.

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Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede zu benennende Zelle. Sie können allerdings jede Benennung nur einmal benutzen, damit die Eindeutigkeit der Zellenbezüge nicht zerstört wird.

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Nachdem Sie alle relevanten Felder benannt haben, erstellen Sie Ihre Formel. Wenn Sie jetzt auf den jeweiligen Zellenbezug klicken, wird anstatt der kryptischen Positionsangabe die von Ihnen eingetragene Zellenbezeichnung in die Formel gesetzt. Sie können die Formel auch manuell eingeben und dabei Namen benutzen. PCgo! 3/2000

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Inhalte kopieren Wenn Sie in Excel Zellen kopieren, werden standardmäßig Formeln mit kopiert. Benötigen Sie aber nur die Ergebnisse, also die nackten Zahlen, müssen Sie die erweiterte Kopierfunktion nutzen.

TIPP

Bruchzahlen umwandeln

Wenn Sie in Ihrer Tabelle mit Bruchzahlen, wie zum Beispiel 2/4 arbeiten, interpretiert Excel dies als Datumsangabe und wandelt diese Zahl in den 2. April um. Um dies zu vermeiden, muß die Zelle richtig formatiert werden. Markieren Sie die entsprechende Zelle, und klicken Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Zellen“. Im folgenden Dialogfeld klicken Sie im Register „Zahlen“ unter „Kategorie“ auf den Eintrag „Bruch“. Ein neues Listenfeld erscheint rechts im Dialogfeld. Wählen Sie hier das gewünschte Darstellungsformat aus. Schließen Sie das Dialogfenster per Klick auf die Schaltfläche „OK“. Schon wird der Bruch in der gewünschten Form dargestellt.

„Alles“ aktiviert. Um lediglich die Zahlen zu übernehmen, aktivieren Sie per Mausklick die Option „Werte“. Schließen Sie das Dialogfeld, indem Sie auf „OK“ klicken.

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Klicken Sie auf die Zelle oder den Zellbereich, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf das Kopiersymbol in der Symbolleiste.

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Markieren Sie den Einfügebereich, und klicken Sie im Menü „Bearbeiten“ auf den Eintrag „Inhalte einfügen“.

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Das Dialogfeld „Inhalte einfügen“ wird geöffnet. Standardmäßig ist das Optionskästchen

Verluste auf einen Blick erkennen Lange Listen sind schnell unübersichtlich. Damit Sie wichtige Informationen, wie negative Zahlen, sofort erkennen, können Werte farblich hervorgehoben werden. Dies erreichen Sie mit der richtigen Zellformatierung.

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Markieren Sie den Bereich, in dem negative Zahlen hervorgehoben werden sollen. Klicken Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Zellen“.

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Das Dialogfeld „Zellen“ wird geöffnet. Im Register „Zahlen“ wählen Sie im Listenfeld den Eintrag „Zahl“ mit einem Mausklick aus. Rechts daneben erscheint die Liste „Negative Zah-

len“, in der Sie das passende Format auswählen, also „-1234,10“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um das Dialogfeld zu beenden.

Gültigkeitsregeln festlegen als TIPP Ergebnisse Formel anzeigen Wollen Sie in einer umfangreichen Tabelle die Formeln prüfen, sollten Sie sich die Formeln anzeigen lassen. Sie erreichen dies mit einer einfachen Tastenkombination. Betätigen Sie die Tastenkombination „Strg + #“. Excel zeigt Ihnen alle Formeln an, die sich in der aktiven Tabelle befinden. Durch erneutes Drücken dieser Tastenkombination schalten Sie wieder zur gewohnten Anzeige der Werte zurück.

Arbeiten mehrere Personen an einer Tabelle, schleichen sich schnell Fehler ein. Eingrenzen lassen sich solche Fehler durch so genannte Gültigkeitsregeln. Damit legen Sie über eine DropDownListe fest, welche Einträge in einer bestimmten Zelle erlaubt sind. Praktisch: Mit diesen Listen beschleunigen Sie zudem die Dateneingabe. Die erlaubten Einträge werden nämlich einfach per Mausklick in die Zelle übernommen.

Fensterbereich eingeblendet. Tippen Sie hier nacheinander durch Semikolons getrennt die erlaubten Einträge ein. Befinden sich diese Einträge bereits in Ihrer Tabelle, klicken Sie auf das Symbol im Textfeld „Quelle“. Markieren Sie anschließend in der Tabelle den Bereich, in dem die gewünschten Einträge zu finden sind. Drücken Sie die Enter-Taste, um zu dem Dialogfeld zu wechseln. Schließen Sie dieses mit Klick auf „OK“.

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Markieren Sie die Zelle, in der nur bestimmte Einträge erlaubt sein sollen. Im Menü „Daten“ klicken Sie auf den Eintrag „Gültigkeit“.

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Im folgenden Dialogfeld klicken Sie im Listenfeld unter „Zulassen“ auf den Eintrag „Liste“. Das Eingabefeld „Quelle“ wird im unteren

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Nachdem Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche „OK“ beendet haben, erscheint neben der markierten Zelle ein Pfeil. Klicken Sie auf diesen Pfeil, klappt ein DropDown-Menü heraus, und Sie sehen die Einträge, die in dieser Zelle erlaubt sind. Per Mausklick wählen Sie den richtigen Eintrag aus. ml PCgo! 4/2000

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Den Zellencursor bändigen Standardmäßig bewegt Excel nach dem Drücken der Eingabetaste den Zellencursor zur nächsten Zelle in der darunter liegenden Zeile. Diese Richtung läßt sich aber einstellen.

rechnen TIPP Schnell ohne Formeln Wenn Sie es eilig haben, kommen Sie auch ohne Eingabe von Formeln zu den richtigen Rechenergebnissen: Markieren Sie mehrere Zahlenfelder in Ihrem Excel-Arbeitsblatt. In der Statusleiste zeigt Ihnen Excel automatisch die Summe aller markierten Zellen an. Das ist in vielen Fällen schon eine schnelle Hilfe, aber Excel hat noch mehr zu bieten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste in den Summenwert der Statusleiste klicken, erscheint ein Kontextmenü. Mit diesem Menü können Sie zusätzlich den Minimalwert, den Maximalwert, die Anzahl und den Mittelwert der markierten Zellen errechnen lassen. Auch ein Zählen der markierten Zellen ist möglich. Bedenken Sie aber: Excel zählt nur die Zellen mit numerischem Inhalt, keine Textfelder.

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Um den Zellencursor Ihren Bedürfnissen anzupassen, klicken Sie auf den Menüeintrag „Extras“ in der Menüzeile. Im Menü wählen Sie den Eintrag „Optionen“ aus. Das Dialogfeld „Optionen“ öffnet sich. Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf das Register „Bearbeiten“.

Oft benötigen Sie in Excel Sonderformate wie zum Beispiel eine Postleitzahl. Solche Sonderformate verstecken sich bereits im Formatierungsbefehl. Um auf die Sonderformate zu kommen, klicken Sie im Menü auf „Format“ und im folgendem Menü auf „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ erscheint. Wählen Sie dort das Register „Zahlen“. Hier finden Sie bei den Kategorien den Eintrag „Sonderformate“. Klicken Sie einmal auf diesen Eintrag. Im rechten Fensterteil sehen Sie dann im Auswahlmenü der Formate die Sonderformate „Postleitzahl“, „Versicherungsnachweis-Nr“ und „ISBN-Format“. Excel zeigt das Ergebnis der Sonderformate direkt in der Vorschau.

Das Kotrollkästchen „Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben“ ist standardmäßig aktiviert, also mit einem Häkchen versehen. Entfernen Sie das Häkchen mit einem Klick in das Kontrollkästchen, bleibt der Zellencursor zukünftig weiter in der aktiven Zelle ste hen, wenn Sie die Eingabetaste drücken.

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Wollen Sie das nicht, aktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder mit einem Mausklick, so dass das Häkchen wieder angezeigt wird. Sie können nun mit dem Auswahlfeld „Richtung:“ das Verhalten des Cursors beeinflussen.

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Ihnen stehen die Richtungen „Unten“, „Oben“, „Rechts“ und „Links“ zur Verfü gung. Je nach Auswahl wird der Zellencursor in die gewünschte Richtung verschoben, wenn Sie die Eingabetaste betätigen. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellung.

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Ordnung in Dezimalzahlen bringen Bei der Eingabe von Zahlenkolonnen mit einer festen Anzahl von Dezimalstellen können Sie sich eine Menge Arbeit sparen: Lassen Sie Excel das Dezimalkomma automatisch setzen.

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SonTIPP Versteckte derformate

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Klicken Sie auf den Eintrag „Optionen“ im Menü „Extras“. Das Dialogfenster „Optionen“ öffnet sich. Wählen Sie das Register „Bearbeiten“ aus.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste Dezimalstellen setzen“ und bestimmen Sie die gewünschte Stellenanzahl, in unserem Bei spiel „2“.

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Klicken Sie auf „OK“, und geben Sie Ihre Zahlenkolonne ein.

Bei der Eingabe Ihrer Zahlen ergreift Excel jetzt die Initiative und fügt automatisch die Kommata für Sie ein. Diese Art der Eingabe ist zunächst ungewöhnlich. Aus der Eingabe „12999“ macht Excel den Wert „129,99“, wenn Sie die Eingabetaste drücken. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase werden Sie diese Option aber als sehr hilfreich empfinden.

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Vergessen Sie nicht, die Option wieder zu de aktivieren, nachdem Sie die Zahlenkolonnen eingegeben haben. Klicken Sie dazu im Menü auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf „Op tionen“. Aktivieren Sie das Register „Bearbeiten“, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Feste Dezimalstellen setzen“. Mit einem Mausklick auf „OK“ können Sie die Werte wieder wie gewohnt eingeben.

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Druckbereiche optimal festlegen Nicht immer soll ein komplettes Arbeitsblatt ausgedruckt werden. Weit häufiger sind nur Teile davon für den Ausdruck bestimmt. Um das zu erreichen, legen Sie vor dem Drucken den Druck bereich fest.

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Klicken Sie in der Menüzeile den Befehl „Datei“ an. Im darauf hin erscheinenden Unter menü wählen Sie den Eintrag „Seite einrichten“ - aus. Das neue Dialogfenster „Seite einrichten“ öffnet sich. PCgo! 5/2000

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Excel

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Klicken Sie auf das Register „Tabelle“ und wählen Sie innerhalb der Registerkarte „Tabelle“ das Eingabefeld für den Druckbereich aus.

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Klicken Sie auf „Dialog reduzieren“. Das Fenster „Seite einrichten“ erscheint wieder in gewohnter Größe. Mit einem Klick auf „OK“ ist der Druckbereich festgelegt.

Geben Sie jetzt den Druckbereich ein. Komfortabler geht es mit der Schaltfläche „Dialog reduzieren“. Das Dialogfenster wird dann auf das Eingabefeld für den Druckbereich minimiert.

Wählen Sie mit der Maus den gewünschten Druckbereich aus. Excel überträgt die Koordinaten in das Dialogfeld.

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Arbeitsblatt mit Hintergrund versehen Excel-Arbeitsblätter erhalten mit einem Hintergrundbild ein professionelleres Aussehen. Binden Sie also statt des üblichen weißen Hintergrunds eines Excel-Arbeitsblatts lieber ein Bild oder eine Grafik ein. Das erreichen Sie mit wenigen Mausklicks.

den, doppelklicken Sie auf den Dateinamen. Schon wird der Hintergrund Ihres Arbeitsblatts mit dem entsprechenden Bild versehen. Bei kleinen Bildern erscheint der Hintergrund „tapeziert“, das Bild wiederholt sich also immer, bis der Bildschirm damit gefüllt ist.

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Öffnen Sie das Arbeitsblatt, welches Sie mit einem Hintergrundbild versehen wollen.

Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Format“. Im folgendem Untermenü bewegen Sie den Cursor auf den Eintrag „Blatt“. Im jetzt angezeigten Untermenü klicken Sie auf „Hintergrund“.

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Das Dialogfenster „Hintergrund“ öffnet sich, und Sie können nach der gewünschten Bildoder Grafikdatei suchen. Haben Sie diese gefun-

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Um die zuvor vorgenommene Hintergrundeinstellung wieder rückgängig zu machen, aktivieren Sie die Befehlsfolge: „Format“, „Blatt“ und „Hintergrund löschen“.

TIPP Fehlermeldungen im Klartext Excel meldet sich bei fehlerhaften Formeln und Verweisen mit Fehlermeldungen, die oftmals nicht die genaue Ursache des Fehlers erkennen lassen. Wir zeigen Ihnen deshalb die häufigsten Fehlermeldungen in der Übersicht. #Bezug! Dieser Fehlerwert deutet auf einen ungültigen Feldbezug hin. Sie haben ein Feld, das in der Formel vorkommt, gelöscht oder überschrieben. #DIV/0! Es wird versucht, durch Null zu teilen. #NAME? Der in der Formel benutzt Bereichsname wird nicht gefunden. Wurde er in Hochkommata gesetzt? #NULL! Sie haben in Ihrer Formel vermutlich ein Leerzeichen statt eines Kommas eingegeben. #WERT! Sie beziehen sich in Ihrer Formel auf einen falschen Feldtyp. #ZAHL! Es wurde ein falsches Argument gewählt. ####### Die Formel ist in Ordnung, aber das Ergebnis zu lang, es kann nicht dargestellt werden. Verbreitern Sie die Spalte.

Regelmäßig automatisch speichern TIPP Teilbereiche ausdrucken

Viele Excel-Nutzer vermissen die von Word bekannte Funktion, um Arbeitsmappen automatisch zu speichern. Es gibt jedoch einen Trick, um auch Excel-Arbeitsmappen automatisch zu speichern. Allerdings müssen Sie diese Funktionalität erst installieren.

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Legen Sie Ihre Excel- bzw. Office-CD in Ihr CD-ROM-Laufwerk ein.

Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Extras“. Im sich nun öffnendem Untermenü klicken Sie auf den „Add-In-Manager“.

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Excel speichert jetzt Ihre Arbeitsmappe laut der voreingestellten Voreinstellung alle zehn Minuten. Um diese Zeiteinstellung zu verändern, klicken Sie im Menü auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf „Automatisches speichern“.

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Das Dialogfenster des „Add-In-Manager“ öffnet sich. Alle verfügbaren Add-Ins werden in einer Liste dargestellt, die mit einem Häkchen versehenen Add-Ins sind aktiviert.

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Aktivieren Sie die Option „Automatisches Speichern“, indem Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen klicken. Bestätigen Sie mit „OK“ und folgen Sie den Anweisungen.

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Das Dialogfenster „Automatisches Speichern“ erscheint. Sie stellen hier die Minutenzahl ein, nach der Excel Ihre Arbeitsmappe automatisch speichern soll. Mit einen Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre neue Speicherzeit. Peter Schnnor/pm

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Wenn Sie nur einen Teilbereich Ihrer Tabelle drucken möchten, gibt es einen unkomplizierten Weg zu diesem Teildruck: Markieren Sie den zu druckenden Tabellenbereich. Klicken Sie im Menü auf den Befehl „Datei“ und im Untermenü auf „Drucken“. Das Dialogfeld „Drucken“ öffnet sich. Aktivieren Sie die Option „Markierung“ im Feld „Drucken“. Mit einem Klick auf „OK“ drucken Sie den markierten Bereich.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipss W ü/ en Hauptm

Excel

Symbole nach Wunsch platzieren Nicht immer befinden sich die Symbole dort, wo Sie sie gerne hätten. Excel bietet Ihnen daher die Möglichkeit, die Icons nach Ihren Bedürfnissen zu verschieben.

Symbole TIPP Große einstellen Betreiben Sie Ihren PC mit einer hohen Bildschirmauflösung wie 1280 x 1024 oder höher, werden die Symbolleisten ziemlich klein dargestellt. Das erschwert jedoch die Arbeit in Excel. Denn Sie müssen mit der Maus jedes Mal sehr genau zielen. Excel bietet Ihnen jedoch auch größere Symbolleisten an: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Symbol in der Symbolleiste. Im Kontextmenü wählen Sie „Anpassen“, und im erscheinenden Dialog klicken Sie auf das Register „Optionen“. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen „Große Schaltflächen“.

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Möchten Sie die Reihenfolge der Icons in der Symbolleiste ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Symbolleiste. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Anpassen“.

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Das Dialogfenster „Anpassen“ befindet sich daraufhin im Vordergrund. Sie können nun im Hintergrund die Symbole nach Ihren persönlichen Anforderungen verschieben.

Sechs Richtige im Lotto – nicht schlecht. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, mit einer Zufallszahl zu arbeiten. Die Formel „=Zufallszahl()“ liefert eine Zahl zwischen „0“ und „1“. Mit der Formel „=Zufallszahl() *(b-a)+a“ vergrößern Sie diese Spanne. Dabei ist „b“ die größte und „a“ die kleinste vorkommende Zahl. Wir erläutern dies am Beispiel von „6 aus 49“. Schreiben Sie in eine beliebige Zelle die Formel „= Zufallszahl() * (49-1) + 1 „ . Bestätigen Sie die Formel mit der „Enter“-Taste.

TIPP

Excel kann das Öffnen von Menüs grafisch animieren. Da diese Animation bei langsameren Rechnern die Leistung beeinträchtigt, ist die Funktion standardmäßig deaktiviert. Um die Animationseffekte zu aktivieren, klicken Sie in Excel ein beliebiges Icon mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl „Anpassen“. Wechseln Sie im Dialogfenster in das Register „Optionen“. Wählen Sie im Listenfeld „Menü“, „Animation“ die gewünschte Option wie „Abwechselnd“, „Entfalten“ oder „Abrollen“ aus.

Haben Sie die Symbole verschoben, klicken Sie im Dialogfenster „Anpassen“, das sich noch im Vordergrund befindet, auf „Schließen“.

Excel als Lottokönig

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Menüs beim Öffnen animieren

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Kopieren Sie die Formel in die fünf darunter liegenden Zellen. Dadurch erhalten Sie sechs Zufallszahlen. Heben Sie die Markierung anschließend auf.

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Mit einem Druck auf die Funktionstaste „F9“ verändern sich sämtliche Werte auf einen Schlag. Passen Sie allerdings auf, auch doppelte Zahlen können in Ihrem Lottosystem vorkommen. Mit der Funktionstaste „F9“ aktualisieren Sie Ihre Werte.

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Blenden Sie alle Dezimalstellen aus. Dazu klicken Sie so lange auf das Symbol „Dezimalstelle löschen“, bis keine Nachkommastellen mehr angezeigt werden. Wie oft Sie drücken müssen, hängt von der Voreinstellung ab. Das erleichtert den Überblick: Denn beim Lotto werden schließlich nur ganze Zahlen akzeptiert.

Eigene Symbole gestalten Wenn Sie der Symbole in der Symbolleiste überdrüssig sind, passen Sie sie Ihren Vorstellungen an. Sie können die Symbole auch völlig neu gestalten. Diese Funktion ist aber gut versteckt, so dass Sie nur über einen Umweg dorthin gelangen.

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Um Symbole zu verändern oder neu zu gestalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste

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in die Symbolleiste. In dem erscheinenden Kontextmenü aktivieren Sie den Befehl „Anpassen“.

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Während das „Anpassen“-Dialogfenster im Vordergrund ist, klicken Sie das zu ändernde Icon mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie „Schaltflächensymbol bearbeiten“. PCgo! 6/2000

Excel

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Jetzt erscheint der „Schaltflächen-Editor, mit dem Sie das Symbol bearbeiten. Sie können die Icons beliebig verändern oder neu zeichnen.

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Um Einträge zu löschen, klicken Sie im Farbbereich auf das Kästchen „Entfernen“ und markieren in der Grafik die Pixel, die Sie entfernen wollen.

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Um die Grafik neu zu zeichnen, klicken Sie auf die gewünschte Farbe und setzen die Pixel nach Ihren Vorstellungen in den Grafikbereich. Im unteren Bereich sehen Sie unter „Ansicht“ eine Vorschau auf Ihr neues oder geändertes Symbol. Mit einen Klick auf „OK“ speichern Sie Ihr Symbol.

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Wenn Sie jetzt im „Anpassen“-Dialog auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken, erscheint Ihr neues Symbol in der Symbolleiste.

Veränderbare Werte berechnen Wenn Sie Ihre Lohnsteuer berechnen wollen, stehen Sie vor einer Schwierigkeit: Die Steuersätze sind in Abhängigkeit des Einkommens gestaffelt. Je mehr Sie verdienen, desto mehr Lohnsteuer bezahlen Sie. In solchen Fällen hilft die Funktion „SVERWEIS“ weiter. Diese Funktion arbeitet auf Grundlage einer Matrix.

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Beachten Sie in der Matrix, dass Sie die Werte sortiert eingeben. Die Spalte mit den Provisionen muss vor der Eingabe der Provisionswerte die Formatierung „Prozentformat“ erhalten. Markieren Sie dazu den Bereich, und wählen Sie in der Symbolleiste „Prozentformat“.

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Klicken Sie in die Zelle mit dem Wert, dessen Provision Sie errechnen wollen, im Beispiel ist es B2. Rufen Sie den Funktionsassistenten auf, indem Sie auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste klicken. Im Dialogfeld „Funktion einfügen“ wählen Sie die Kategorie „Matrix“ und die Funktion „SVERWEIS“.

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Schieben Sie das schwebende Dialogfenster so weit nach rechts, dass Sie sowohl die Tabelle als auch die Matrix sehen können. Klicken Sie im Dialogfeld „Funktion einfügen“ auf „OK“.

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Wollen Sie Daten in mehreren Arbeitsblättern an der jeweils gleichen Zellenposition eingeben, so können Sie dies für alle gewünschten Arbeitsblätter auf einmal erledigen. Markieren Sie dazu alle in Frage kommenden Tabellenblätter, indem Sie die Register am unteren Bildschirmrand bei gedrückter „Strg-Taste“ nacheinander anklicken. Dadurch sind alle ausgewählten Arbeitsblätter aktiv. Tragen Sie in Ihr Arbeitsblatt an beliebiger Stelle einen Wert oder auch eine Formel ein. Damit erscheint dieser Wert oder diese Formel ebenfalls in allen markierten Tabellenblättern.

Wie werden Sie die Markierung wieder los? Klicken Sie dazu auf ein beliebiges Arbeitsblatt neben dem gerade markierten Arbeitsblatt. Jetzt ist die simultane Markierung aufgehoben, und Sie können normal weitere Daten eingeben.

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Im folgenden Beispiel berechnen Sie die Provision in Abhängigkeit des Umsatzes. Geben Sie in ein leeres Arbeitsblatt unterschiedliche Umsätze ein. Bauen Sie unterhalb der Umsatzliste eine Provisionsliste ein. Hierbei handelt es sich um die in der Funktion „SVERWEIS“ benötigte Matrix.

mehreren TaTIPP In bellen eingeben

ersparen Sie TIPP So sich Tipparbeit

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Das Dialogfeld „SVERWEIS“ erscheint. Als Erstes benötigen Sie das Suchkriterium. Es befindet sich im Beispiel in Zelle B2 . Klicken Sie im Dialogfeld „SVERWEIS“ in das Feld „Matrix“. Geben Sie den Matrixbereich ein, im Beispiel B16 bis C24 (B16:C24). Der Bereich muss absolute Zellenbezüge enthalten. Das Ganze sieht im Beispiel so aus: „$B$16:$C$24“

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Bestimmen Sie den Spaltenindex, also in welcher Spalte der auszugebende Wert stehen soll. Es handelt sich um den Provisionssatz in Spalte zwei der Matrix . Tippen Sie im Beispiel also eine „2“ in das Feld „Spaltenindex“ .

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Das Feld „Bereich_Verweis“ bleibt frei. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ende“, schon wird die Formel übernommen. Die komplette Formel lautet also: „=SVERWEIS(B2;$B$16:$C$24;2)“

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Kopieren Sie die Formel in alle relevanten Felder: Ihre Provisionstabelle ist fertig. pm

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Die Funktion „AutoEingabe“ ist raffiniert -doch oft wird sie übersehen. Dabei erspart es viel Tipparbeit, wenn Sie Zellwerte automatisch vervollständigen lassen. Geben Sie in eine Zelle zum Beispiel einmal „Hamburg“ ein. Tippen Sie in die darunterliegende Zelle „Berlin“ ein. Gehen Sie wieder eine Zelle tiefer, und geben Sie ein „H“ ein: Aus Ihrem „H“ wird „Hamburg“. Hier hat die „AutoEingabe“ zugeschlagen. Mit der Eingabetaste übernehmen Sie den Eintrag. Diese Funktion gilt nur für die Spalte, in der Sie gerade arbeiten. Sie schalten die „AutoEingabe“ aus oder ein, indem Sie in der Menüleiste auf „Extras“ klicken und „Optionen“ auswählen . Aktivieren Sie das Register „Bearbeiten“ und schalten Sie das Kästchen „AutoEingabe für Zellwerte aktivieren“ ein oder aus.

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Excel

Eigene Listen zum automatischen Ausfüllen Mit der Funktion „AutoAusfüllen“ organisieren Sie Verwaltungsarbeit schnell und effektiv. Damit legen Sie beispielsweise eine Liste Ihrer Bekannten oder Ihrer Mitarbeiter an, die Sie jederzeit automatisch, komplett oder in Teilbereichen in Ihre Excel-Tabelle einfügen können.

TIPP

Tabellenhintergrund in Farbe

Manche Arbeitsblätter erscheinen mit dem sterilen Weiß als Hintergrund zu blass. Wählen Sie statt dessen einen farbigen Hin tergrund. Dazu markieren Sie die gesamte Tabelle mit einen Klick auf die Schaltfläche links neben der Spaltenüberschrift „A“ und über der ersten Zeile. Benutzen Sie in der Menüzeile den Befehl „Format“ und im folgendem Untermenü „Zellen“. Klicken Sie das Register „Muster“ an. In der Farbpalette wählen Sie die gewünschte Hintergrundfarbe aus und schließen mit „OK“. Schon ist Ihr Arbeits blatt farbig hinterlegt.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Aktivieren Sie das Register „AutoAusfüllen“.

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Um die Liste zu erstellen, wählen Sie im Fenster „Benutzerliste“ den Eintrag „Neue Liste“. Klicken Sie in das Fenster „Listeneinträge“, das sich rechts daneben befindet.

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Geben Sie hier die Einträge für die neue Liste ein. Achten Sie darauf, dass die Eingaben kein Komma oder Semikolon enthalten. Nach Eingabe eines jeden Begriffs führen Sie mit der „Enter-Taste“ einen Zeilenumbruch durch.

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Wenn die Liste komplett ist, übernehmen Sie sie mit „Einfügen“. Die neue Liste fügt Excel nun in das linke Fenster, die „Benutzerliste“, ein. Mit „OK“ schließen Sie ab.

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Sind die Daten schon in einer Tabelle enthalten, brauchen Sie diese nicht neu zu erfassen. Sie können eine „AutoAusfüllen-Liste“

auch aus einer bestehenden Tabelle übernehmen. Rufen Sie dazu das Register „AutoAusfüllen“ wie beschrieben auf, und geben Sie in das Dialogfeld „Liste aus Zelle importieren“ den zu übernehmenden Bereich ein. Klicken Sie auf „Importieren“. Excel fügt jetzt die markierten Begriffe als Liste ein und übernimmt diese Liste als neuen Eintrag in das Fenster „Befehlsliste“ des Dialogs.

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Um die Liste in einem Arbeitsblatt zu aktivieren, geben Sie einen der Begriffe aus der „AutoAusfüllen-Liste“ ein und klicken die Zelle an. Zeigen Sie auf den Anfasser rechts unten auf dem Markierungsrahmen. Wenn der Cursor die Form eines Pluszeichens annimmt, markieren Sie den gewünschten Ausfüllbereich und lassen die Maustaste los. Excel trägt alle Begriffe Ihrer selbstdefinierten Liste in den markierten Bereich ein.

Zeit bis zu einem Ereignis ausrechnen Mit Excel können Sie sich die Anzahl der Tage bis zu einem Ereignis, beispielsweise einem Geburtstag oder bis zum Urlaub, ausrechnen lassen.

len Sie das Zellenformat im Bereich „Kategorie“ auf „Standard“. Excel gibt Ihnen so die Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Ereignis an.

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TIPP

Zeilenumbruch in der Zelle

Um einen Zeilenumbruch inner halb einer Zelle zu erzwingen, wenden Sie einen Trick an. Denn mit der „Enter“-Taste allein wechselt Excel in eine neue Zelle. Erst wenn Sie die „Alt“- und die „En ter“-Taste gleichzeitig drücken, erhalten Sie einen Zeilenumbruch innerhalb einer Zelle.

Geben Sie zum Beispiel in die Zelle „A1“ Ihren nächsten Urlaub ein, in unserem Rechenbeispiel den 1.8.2000.

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In die darunter liegende Zelle „A2“ geben Sie die Formel „=heute ()“ ein. Dadurch wird das aktuelle Systemdatum Ihres PC in diese Zelle geschrieben.

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Im Feld „A3“ tragen Sie die Berechnungsformel „=A1-A2“ ein.

Excel gibt die Anzahl der Tage als Datum aus. Hier hilft ein Trick weiter: Klicken Sie im Menü auf „Format“ und im folgenden Untermenü auf „Zellen“. Aktivieren Sie im eingeblendeten Dialogfenster „Format“ das Register „Zahlen“. Stel-

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Ist das eingegebene Datum schon vorbei, wird dies mit einer negativen Zahl ausgedrückt. Durch die Funktion „=heute()“ berechnet Excel die Anzahl der Tage bei jedem Start der Arbeitsmappen neu. Dabei wird der Wert von „Heute“ immer aktualisiert. PCgo! 7/2000

Excel Systemdaten mit Excel abfragen Mit einer Sonderfunktion fragen Sie in Excel systemspezifische Daten ab. Die Ergebnisse lassen Sie dann in Zellen anzeigen. Dazu kombinieren Sie die Sonderfunktion „Info“ mit einem der erlaubten Parameter.

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Tippen Sie die Information ein, die als Systeminformation ausgegeben werden sollen. Geben Sie in die nächste Zelle rechts daneben die Funktion „=INFO(„system“)“ ein. Als Ergebnis wird die Angabe zu Ihrem aktuellen System ausgegeben.

=INFO(„version“) =INFO(„rechenmodus“) =INFO(„dateienzahl“) =INFO(„gesamtspeich“) =INFO(„benutztspeich“) =INFO(„verfspeich“)

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Als Ergebnis erhalten Sie die jeweiligen Systeminformationen.

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Geben Sie in die folgenden Zellen die möglichen Parameter zur Funktion „Info“ ein: =INFO(„system“) =INFO(„sysversion“) =INFO(„Verzeichnis“)

Teile von Formeln überprüfen Excel bietet eine nützliche Hilfe, um Fehler in komplexen Formeln zu finden. Sie können Bereiche einer Formel berechnen und auf diese Weise herausfinden, welcher Teil der Formel ein Problem verursacht. Durch diese separate Formelprüfung lassen sich Fehler schnell lokalisieren.

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Klicken Sie doppelt auf die Zelle mit der Formel, die Sie prüfen wollen. Markieren Sie den Teilbereich der Formel, den Sie testen möchten. Drücken Sie die „F9“-Taste. Excel ersetzt darauf-

hin den markierten Formelbereich durch das Ergebnis der Berechnung.

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Erscheint statt des Ergebnisses eine Fehlermeldung des Assistenten, ist wahrscheinlich dieser Teil der Formel für das Problem verantwortlich.

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Korrigieren Sie den fehlerhaften Formelteil. Prüfen Sie den Teil der Formel erneut, bis keine Fehlermeldung mehr auftaucht. Klicken Sie zum Abschluss auf die „Esc“-Taste, damit Excel den Prüfmodus wieder verlässt.

Speicherort individuell einrichten Standardmäßig speichert Excel seine Dateien in dem Ordner „C:\Eigene Dateien“. Bevorzugen Sie allerdings einen anderen Ordner und wollen Sie nicht bei jedem Speichervorgang manuell diesen Ordner auswählen, so stellen Sie das Standardverzeichnis neu ein.

übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Die Dateien werden damit an Ihrem bevorzugten Speicherort abgelegt. Peter Schnoor/pm

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Im Dialogfeld „Optionen“ aktivieren Sie die Registerkarte „Allgemein“.

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In das Dialogfeld „Standardarbeitsordner“ geben Sie Ihren bevorzugten Speicherpfad ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ PCgo! 7/2000

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zu absoTIPP Schnell luten Adressen Excel unterscheidet zwischen absoluten und relativen Zelladressen. Das ist wichtig, wenn Sie zum Beispiel eine Formel mit relativen Adressen wie „Summe(A3:B5)“ von einer Tabellenzelle in eine andere kopieren. Dabei passt Excel die in der Formel enthaltenen Adressen automatisch dem jeweiligen Zielfeld an. Das ist nicht immer erwünscht. Kopieren Sie Formeln mit absoluten Adressen wie etwa „Summe($A$3:$B$5“), ist dies nicht der Fall. Das Dollarzeichen weist Excel an, „absolut“ zu kopieren. Der Zellenbezug bleibt in diesem Fall erhalten. Wie wandeln Sie jedoch relative Zelladressen in absolute Adressen um – und umgekehrt? Doppelklicken Sie dazu in das Feld mit der gewünschten Formel, und markieren Sie die Formel. Drücken Sie die „F4“-Taste. Die Formel wird in eine absolute Adresse gewandelt. Betätigen Sie anschließend die „Enter“-Taste – damit ist die relative Adresse zu einer absoluten geworden. Das Ganze funktioniert auch umgekehrt. Sie müssen dazu allerdings mehrmals auf die „F4“Taste drücken, da jedes Dollarzeichen einzeln entfernt wird.

TIPP Informationen hinterlegen Viele vergessen, das Eigenschaftsfenster auszufüllen, wenn Sie eine Arbeitsmappe das erste Mal speichern. Dabei können Sie hier wichtige Informationen hinterlegen. Hier hilft es, wenn Sie den Dialog „Eigenschaften“ beim ersten Speichern einer Datei automatisch einblenden lasen. Um diese Funktion einzuschalten, klicken Sie im Menü auf den Befehl „Extras“ und im folgenden Untermenü auf „Optionen“. Aktivieren Sie die Registerkarte „Allgemein“ und das Kontrollkästchen „Automatische Anfrage für Dateieigenschaften“. Mit einen Klick auf „OK“ schließt das Dialogfenster. Ab jetzt erscheint das Dialogfeld automatisch, wenn Sie eine Datei erstmals speichern.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel

Dateien durch Passwörter schützen Nicht immer soll eine Excel-Datei für jedermann einsehbar sein. Wenn nur ein bestimmter Personenkreis Änderungen an Ihrer Datei durchführen darf, schützen Sie Ihre Arbeitsmappe mit einem Kennwort.

TIPP Zelleninhalte bearbeiten Zelleninhalte in Excel zu bearbeiten, ist gewöhnungsbedürftig. Normalerweise wird der zu bearbeitende Zelleninhalt einfach in seiner Gesamtheit überschrieben. Es geht auch andes, und Sie können die Inhalte verbessern. 1. Klicken Sie in den zu bearbeitenden Zelleninhalt, und betätigen Sie die „F2“-Taste. Excel schaltet in den „Bearbeitungsmodus“, und Sie können die Daten beliebig editieren. 2. Klicken Sie zunächst in die Zelle, die Sie bearbeiten wollen, und in die „Bearbeitungszeile“, die sich direkt unterhalb der Symbolleiste befindet. 3. Klicken Sie die zu bearbeitende Zelle doppelt an. Der Cursor zum Editieren erscheint, und Sie können den Text direkt in der jeweiligen Zelle bearbeiten.

korrekt TIPP Brüche darstellen Excel hat die unangenehme Eigenart, bei Ihrer Eingabe automatisch ein bestimmtes Zahlenformat zuzuweisen. Das ist im Allgemeinen praktisch. Versuchen Sie aber beispielsweise, den Bruch „2/9“ einzugeben, macht Excel einen Datumswert daraus: den „2. Sept.“. Erst mit einem kleinen Trick kommen Sie zur korrekten Darstellung. Geben Sie eine Null, ein Leerzeichen und dahinter den Bruch ein, zum Beispiel „0 2/9“. Excel wandelt diese Eingabe automatisch in das richtige Zahlenformat um.

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Laden Sie die zu schützende Excel-Datei, und wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Speichern unter“ aus.

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Das Dialogfenster „Speichern unter“ erscheint: Klicken Sie in diesem Dialogfeld auf die Schaltfläche „Optionen“.

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Jetzt blendet Excel zusätzlich das Dialogfenster „Speichern“-Optionen ein. Legen Sie nun ein „Lese-/Schreibkennwort“ fest. Dadurch wird

Ihre Datei vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Mit einem Klick auf „OK“ fragt Excel Ihr Kennwort in einem weiteren Dialogfenster noch einmal ab, damit Tippfehler ausgeschlossen sind. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „OK“, und Ihre Datei ist gut gesichert. Merken Sie sich aber das Kennwort, sonst können Sie Ihre eigene Datei nicht mehr öffnen. Probieren Sie es aus, indem Sie die Datei schließen und versuchen, sie anschließend wieder zu öffnen. Ohne Eingabe des Kennworts geht das nicht mehr.

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Sie können auch ein „Schreibschutzkennwort“ vergeben. Dadurch erreichen Sie, dass Ihre Datei zwar geöffnet, aber nicht überschrieben werden kann. Wenn Sie ausschließlich ein „Schreibschutzkennwort“ vergeben, kann sich jeder Ihre Datei ansehen, aber keine Änderungen darin durchführen. Nur wer im Besitz des Schreibschutzkennworts ist, kann diese Datei anschließend noch ändern.

Automatische Korrektur abschalten Die automatische Korrektur von Eingabefehlern funktioniert auch in Excel. Excel greift dabei auf die gleichen Daten zu wie Word, PowerPoint und Access. Das ist aber gerade in Excel, wo oftmals mit Abkürzungen von Begriffen gearbeitet wird, nicht immer erwünscht. In diesem Fall schalten Sie die automatische Korrektur aus.

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Wählen Sie den Menübefehl „Extras“ aus. Im folgendem Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „AutoKorrektur“.

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Das Dialogfenster „Autokorrektur“ erscheint. Um die komplette Autokorrektur abzuschal-

ten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen „Während der Eingabe ersetzen“. Damit wird kein Häkchen mehr in diesem Feld angezeigt.

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Die weiteren Kontrollkästchen können Sie nach Bedarf deaktivieren. Mit einen Klick auf „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Damit werden Sie zukünftig in Excel nicht mehr von der „Autokorrektur“ belästigt.

Dateien automatisch speichern Die automatische Speicherung von Excel-Dateien ist leider nicht so einfach einzurichten wie in Word. Unter dem Menüpunkt „Optionen“ werden Sie vergeblich nach einer adäquaten Einstellung suchen. Diese Funktion ist standardmäßig nicht in Excel enthalten. Mit einem Trick ist es aber trotzdem möglich, Ihre Dateien zu vorbestimmten Zeiten automatisch zu speichern. Dann brauchen Sie nicht ständig „Strg“ + „S“ zu drücken, um die Datei zu sichern.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Add-In-Manager“.

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Excel blendet das Dialogfenster „Add-In-Manager“ ein. Wählen Sie im Menü „Verfügbare Add-Ins:“ den Eintrag „Automatisches speichern“ aus, und versehen Sie das dazugehörige Kontrollkästchen mit einem Häkchen. Bestätigen Sie dies mit „OK“. PCgo! 8/2000

Excel TIPP Fehleingaben korrigieren

4 3

Klicken Sie noch einmal auf „Extras“. Der Befehl „Automatisches Speichern“ ist zusätzlicher Bestandteil des Drop-down-Menüs geworden. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, erscheint das Dialogfenster „Automatisches Speichern“.

Über dieses Menü geben Sie den Zeitraum ein, in dem Excel die Dateien speichern soll. Außerdem legen Sie hier die zusätzlichen Speicheroptionen „Nur aktive Arbeitsmappe speichern“ oder „Alle geöffneten Arbeitsmappen speichern“ fest. Mit einem Klick auf „OK“ speichert Excel Ihre Arbeitsmappen künftig in dem gewählten Zeitintervall, ohne dass Sie sich noch darum kümmern müssten.

Arbeitsmappe manuell neu berechnen In der Standardeinstellung berechnet Excel innerhalb einer Arbeitsmappe automatisch alle Formeln und Funktionen neu, wenn Sie eine Datei ändern. Das kann bei umfangreichen Tabellen zu langen Wartezeiten führen. Besonders lästig ist das, wenn Sie lediglich neue Daten eingeben wollen, und die Auswertungen erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden. In diesem Fall sollten Sie die automatische Berechnung ausschalten und die Arbeitsmappe zu einem passendem Zeitpunkt manuell berechnen.

„Manuell“. Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.

Beim Erstellen von Tabellen passieren hin und wieder Fehler. Das ist in Excel aber nicht tragisch: Über das Symbol „Rückgängig“ oder über die Befehlsfolge „Bearbeiten“, „Rückgängig“ beziehungsweise über die Tastenkombination „Strg“+“Z“ lassen sich die letzten Befehle rückgängig machen. Sie können auch mehrere Aktionen auf einmal zurückspringen, indem Sie auf den Listenpfeil neben dem „Rückgängig“-Symbol klicken und die Gruppe der zurückzunehmenden Befehle oder Texteingaben markieren. Excel macht dann alle ausgewählten Einträge in einem Durchgang rückgängig. Versehentlich rückgängig gemachte Befehle können Sie widerrufen, indem Sie die „Wiederholen“-Funktion anwenden. Das geht über das „Wiederholen“Symbol, die Befehle „Bearbeiten“, „Wiederholen“ oder über die Tastenkombination „Strg“+“Y“. Über den Listenpfeil neben dem „Wiederholen“-Symbol können Sie auch Gruppen von Befehlen wiederholen lassen.

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Um die automatische Auswertung abzuschalten, klicken Sie in der Menüzeile auf „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Befehl „Optionen“. Excel öffnet daraufhin das Dialogfenster „Optionen“.

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Wechseln Sie in das Register „Berechnen“, und klicken Sie im Bereich „Berechnen“ auf

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Ändern Sie jetzt Daten in Ihren Tabellen, berechnet Excel die Ergebnisse nicht neu. Erst wenn Sie die Funktionstaste „F9“ drücken, führt Excel eine Neuberechnung der Formeln und Funktionen durch. Damit sind alle Daten wieder auf dem neuesten Stand.

Gliederung richtig einsetzen Mit der Gliederungsfunktion von Excel lassen sich einzelne Tabellenbereiche wahlweise einund ausblenden. Dabei berücksichtigt das Programm untergeordnete Detailangaben. Die einfachste Art der Gliederung erreichen Sie über eine automatische Gliederung.

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Markieren Sie eine beliebige Zelle in der zu gliedernden Tabelle. Wählen Sie „Daten“, und ziehen Sie im Untermenü den Cursor auf den Eintrag „Gruppierung und Gliederung“. Im eingeblendeten Pop-up-Menü klicken Sie auf den Befehl „Autogliederung“.

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Wenn Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen in Ihrer Tabelle haben, erfolgt die Gliederung sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen.

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Einzelne Ebenen blenden Sie nach Belieben separat ein und aus. Klicken Sie dazu auf die „+“- beziehungsweise „-“-Schaltfläche oberhalb der entsprechenden Spalten oder links vom entsprechenden Zeilenkopf. Um die Gliederungsansicht zu entfernen, wählen Sie im Menü den Befehl „Daten“, „Gruppierung und Gliederung“ und „Gliederung entfernen“. Peter Schnoor/pm

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und ZeiTIPP Spalten len ausblenden Sie wollen nicht, dass bestimmte Spalten oder Zeilen in einer Excel-Tabelle auftauchen? Dann blenden Sie Spalten oder Zeilen mit vertraulichem Inhalt aus. Um Spalten- beziehungsweise Zeilenköpfe unsichtbar zu machen, markieren Sie den entsprechenden Spalten- oder Zeilenkopf. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und im erscheinenden Kontextmenü auf den Befehl „Ausblenden“. Beim Einblenden können Sie die entsprechenden Spalten oder Zeilen ja nicht markieren, da diese unsichtbar sind. Markieren Sie die beiden Spalten oder Zeilen vor und nach der ausgeblendeten Spalte oder Zeile. Aktivieren Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü, und klicken Sie auf „Einblenden“.

Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Excel Fenster richtig anordnen Sie sparen sich viel Arbeit, wenn Sie die unterschiedlichen Fenster zweckmäßig auf dem Bildschirm anordnen. Arbeiten Sie zum Beispiel mit mehreren Arbeitsmappen gleichzeitig, kann es sinnvoll sein, diese gleichzeitig auf der Arbeitsfläche anzuzeigen.

zum TIPP Schnell Tabellenanfang Wenn Sie in großen Tabellen arbeiten, müssen Sie hin und wieder zum Anfang des Tabellenblatts springen. Sie brauchen dann nicht über die Bildsteuerleisten zum Tabellenanfang zu navigieren. Das ist bei langen Listen wenig komfortabel. Schneller geht es mit der Tastenkombination „Strg“ + „Pos1“. Diese Tastenkombination befördert Sie ohne Umwege zur Zelle „A1“. Diese Tastenkombination funktioniert in fast allen Programmen von Microsoft.

schnell TIPP Mappe wechseln Wenn Sie mit mehreren Arbeitsmappen arbeiten und diese gleichzeitig geöffnet sind, können Sie über das Menü „Fenster“ zwischen diesen wechseln. Schneller geht dies mit der Tastenkombination „Strg“ + „F6“.

exakt TIPP Objekte zeichnen Sie können mit den Elementen aus der Werkzeugleiste der Zeichnungssymbolleiste beliebig in Excel oder in Excel-Diagrammen zeichnen. Wollen Sie jedoch exakte Kreise, gerade Linien oder quadratische Kästen zeichnen, hilft Ihnen nur ein Trick weiter: Halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, während Sie eine Linie ziehen, einen Kreis zeichnen oder einen Kasten erzeugen. Die Linie wird dann exakt waagerecht, senkrecht oder mit einem 45Grad-Winkel gezeichnet. Kreise sind rund, und Rechtecke werden zu Quadraten mit gleichen Seiten.

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Um die geöffneten Fenster übersichtlich anzuordnen, wählen Sie zunächst die Arbeitsmappe aus, mit der Sie gleichzeitig mit anderen Arbeitsmappen auf der Arbeitsfläche arbeiten wollen (es ist übersichtlicher, wenn die to-do’s in den Arbeitsschritten liegen. Sonst kann der Überblick verloren gehen). Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Fenster“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Eintrag „Neues Fenster“. Damit können Sie mehrere Arbeitsmappen neuen Fenstern zuordnen.

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Excel blendet das Dialogfeld „Anordnen“ ein. Sie können hier die gewünschte Darstellung wählen. Als Auswahl stehen Ihnen zur Verfügung: „Unterteilt“: Die Arbeitsfläche wird in mehrere Teilfenster aufgeteilt. „Untereinander“: Die aktivierten Fenster werden untereinander dargestellt. „Nebeneinander“: Alle ausgewählten Fenster werden spaltenweise dargestellt. „Überlappend“: Die aktivierten Fenster überdecken einander.

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Um die erstellten Fenster gleichzeitig auf der Arbeitsfläche sichtbar zu machen, klicken Sie im Menü nochmals auf „Fenster“. Im unteren Bereich des folgenden Untermenüs werden jetzt alle aktiven Fenster angezeigt. Benutzen Sie in diesem Untermenü den Befehl „Anordnen“.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ zeigt Excel die ausgewählten Fenster in der gewünschten Art an.

Auswertung über Autofilter Wenn Sie den Autofilter von Excel einsetzen, können Sie jeweils nach einem Eintrag suchen. Wenn Sie mehr als einen Eintrag herausfiltern wollen, bietet sich der benutzerdefinierte Autofilter an. Dieser blendet einen Dialog ein, über den Sie maximal zwei vergleichbare Filterkriterien für eine Spalte festlegen können. Diese Kriterien können Sie durch „UND“ oder „ODER“ miteinander verknüpfen.

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Wählen Sie den Befehl „Daten“ in der Menüleiste. Im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Filter“ und klicken auf „AutoFilter“. Alle Überschriftspalten werden dadurch mit einem Auswahlpfeil versehen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil derjenigen Spalte, die Sie filtern möchten. Es öffnet sich das Listenfeld der Spalte, für die Sie die Filterkriterien eingeben wollen. Wählen Sie hier den Eintrag „Benutzerdefiniert.“.

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Das Dialogfeld „Benutzerdefinierter Autofilter“ erscheint. Sie können die Kriterien für zwei gesuchte Einträge per Auswahlpfeil auswählen. Durch diese Kriterien legen Sie fest, in welcher Art und Weise gefiltert werden soll

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In den rechten Eingabefeldern wählen Sie entweder über die Auswahlpfeile einen Wert aus der zu filternden Spalte aus oder geben selbst einen Wert ein. Dabei können Sie auch Platzhalter verwenden, also beispielsweise Sternchen für Zeichenfolgen oder Fragezeichen für einzelne Zeichen.

Entscheiden Sie zudem, ob es sich um eine „UND“- oder eine „ODER“-Verknüpfung handelt. Denken Sie daran, dass nur in einer Spalte gesucht wird. Wenn Sie zum Beispiel nach der Firma „PC-GO“ UND der Firma „PS-Beratung“ suchen, werden Sie zu keinem Trefferergebnis kommen, da jede Firma in einer eigenen Zelle steht. Hier benötigen Sie die Option „ODER“. Betätigen Sie die „OK“Schaltfläche: Die benutzerdefinierte Filterung wird durchgeführt. PCgo! 9/2000

Excel Spezialfilter anwenden

TIPP Zeichnen-Werkzeuge einstellen Mit Excel können Sie frei zeichnen. Um die Zeichnenfunktionen zu aktivieren, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Zeichnen“. Daraufhin erscheint eine spezielle Symbolleiste mit Werkzeugen zum Zeichnen. Jetzt können Sie die unterschiedlichen Symbole zum Zeichnen anklicken und die entsprechenden Elemente zeichnen. Einen Nachteil hat dieses Vorgehen jedoch: Nach jedem gezeichneten Objekt deaktiviert Excel das aktuelle Werkzeug wieder. Möchten Sie beispielsweise mehrere Linien zeichnen, so müssen Sie bei jeder zu zeichnenden Linie wieder das Symbol „Linie“ anklicken. Das lässt sich vermeiden: Um ein Werkzeug zum Zeichnen dauerhaft zu aktivieren, klicken Sie doppelt auf das entsprechende Icon. Jetzt können Sie das aktivierte Element so lange einsetzen, bis Sie mit der „EscTaste“ das Werkzeug wieder deaktivieren.

TIPP

Mit dem benutzerdefinierten Autofilter können Sie bis zu zwei Kriterien gleichzeitig filtern. Excel bietet Ihnen aber auch die Möglichkeit, nach beliebig vielen Kriterien zu filtern. Dazu ist es allerdings nötig, dass Sie den Kriterienbereich an einer Stelle außerhalb der zu filternden Liste erstellen und dann den „Spezialfilter“ einsetzen.

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Sie haben eine Liste von Reiseveranstaltern und deren Angebote erstellt (diese finden Sie auf unserer weißen Heft-CD unter „Excel-Vorlagen“). Sie wollen die günstigsten Angebote nach Frankreich (Maximalpreis: 1499 Mark), in die Türkei (hier sind Sie bereit, maximal 999 Mark zu zahlen) und nach Griechenland (hier wollen Sie nicht mehr als 899 Mark bezahlen) filtern.

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Erstellen Sie außerhalb des Listenbereichs einen Filterbereich. Geben Sie die Überschriften des Filterbereichs ein, zum Beispiel „Urlaubsorte“ und „Günstigste Angebote“. Diese Überschriften müssen identisch mit den Überschriften in der auszuwertenden Liste sein. Auch die Groß- und Kleinschreibung muss übereinstimmen.

Tippen Sie unterhalb der „Urlaubsorte“ die gesuchten Orte ein, in unserem Beispiel „Frankreich“, „Türkei“ und „Griechenland“. Geben Sie unterhalb der Überschrift „Günstigste Angebote“ die Werte „<1500“, „<1000“ und „<900“ ein.

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Klicken Sie in den Listenbereich Ihrer Urlaubsdaten und auf die Befehle „Daten“, „Filter“ und „Spezialfilter“.

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Excel blendet das Dialogfeld „Spezialfilter“ ein. Wählen Sie hier im Bereich „Aktion“ die Option „Liste an gleicher Stelle filtern“. Der Listenbereich ist durch das vorherige Klicken in die Datenliste bereits richtig markiert. Markieren Sie jetzt im „Kriterienbereich“ den Bereich, in den Sie die Filterkriterien geschrieben haben. Der Bereich muss sowohl die Überschriften als auch die Filterdaten enthalten.

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Mit „OK“ wird die Filterfunktion ausgeführt, und es werden nur noch die gefilterten Datensätze angezeigt. Um wieder alle Datensätze sichtbar zu machen, betätigen Sie im Menü den Befehl „Daten“. Dann gehen Sie im folgenden Untermenü mit dem Cursor auf „Filter“ und klicken auf den Eintrag „Alle anzeigen“.

Diagramm auf die Schnelle

Es ist hin und wieder ganz praktisch, wenn Sie sich Ihre Daten in einem Diagramm ansehen können. Müssen Sie jedoch jedes Mal den Diagrammassistenten bemühen, um ein Diagramm zu erstellen, vergeht Ihnen bald die Lust dazu, sich die Daten auf die Schnelle in Diagrammform anzusehen. Dabei gibt es einen einfachen Trick, wie Sie Diagramme ohne großen Aufwand erstellen können: Markieren Sie die Daten, die Sie im Diagramm sehen möchten, und drücken Sie die Tastenkombination „Alt“ + „F1“. Excel fügt daraufhin ohne Nachfrage ein neues Diagrammblatt in die Arbeitsmappe ein. In dieser Diagrammtabelle wird Ihr Diagramm dann ganzseitig dargestellt.

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Werte im Diagramm ändern Die in einem Diagramm dargestellten Werte beziehen sich immer auf konkrete Zahlenwerte aus einem Feld der Excel-Tabelle. Im Normalfall werden Werte in einem Diagramm geändert, indem Sie die entsprechenden Werte in der Quelldatei, also im Excel-Arbeitsblatt, ändern. Es funktioniert auch andersherum.

linke Maustaste gedrückt und ziehen den Balken nach oben oder unten. Sobald der gewünschte Wert erreicht ist, lassen Sie die Maustaste los.

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Damit erzielen Sie nicht nur einen kosmetischen Effekt: Diese Manipulation am Diagramm verändert auch den Wert in der verknüpften Zelle zu diesem Diagramm. P. Schnoor/pm

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Klicken Sie im Diagramm den zu verändernden Wert, zum Beispiel einen Balken, zweimal nacheinander an, so dass er markiert ist. Achten Sie dabei darauf, dass Sie keinen Doppelklick ausführen.

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Jetzt greifen Sie den Balken am oberen Markierungspunkt mit dem Cursor an, halten die

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Excel-Tippsn CD unter der weiße finden Sie auf orkshops/Tipss W ü/ en Hauptm

Excel

Nummerierung abhängig vom Inhalt Sie möchten in einer Spalte eine automatische Nummerierung ausführen – abhängig davon, ob in der Zelle neben der Spalte ein Eintrag vorhanden ist. Hierzu existieren zwei Möglichkeiten.

TIPP

Diagramme aktualisieren

Excel aktualisiert das dazugehörige Diagramm automatisch, wenn Sie einen Datenwert verändern. Doch diese Eigenschaft funktioniert auch in die andere Richtung. Dazu markieren Sie in dem gewünschten Diagramm beispielsweise ein Element eines Balkendiagramms. Ziehen Sie nun mit der Maus am Rand des Balkens die Säule in die gewünschte Höhe. Je nach Veränderung passt sich der Zahlenwert in der Tabelle ebenfalls an. Allerdings bedarf es bei diesem Vorgehen etwas Fingerspitzengefühl, um einen bestimmten Wert zu erreichen.

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In der ersten Variante orientieren Sie sich an der Zellennummerierung von Excel, also mit dem Wert 1 in der ersten Zelle „A1“ beginnend. Dabei wird überprüft, ob sich ein Wert in der Spalte „B“ befindet.

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Tragen Sie in der Zelle „A1“ folgende Formel ein: =WENN(NICHT(ISTLEER(B1));ZEILE();“„) Anschließend kopieren Sie die Formel in die darunter liegenden Zellen.

TIPP

Excel bietet die einfache Möglichkeit, ein Diagramm mit wenigen Handgriffen um eine Datenreihe zu ergänzen. Sie müssen also nicht immer ein komplett neues Diagramm erstellen. Markieren Sie dazu die neue Datenreihe mit der Maus, und bewegen Sie den Mauszeiger auf die Markierungsumrandung. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie die Reihe einfach in das bestehende Diagramm. Nach dem Loslassen der Taste fügt Excel die neuen Daten in die Darstellung ein, und alles erscheint im gleichen Layout.

Soll hingegen in einer beliebigen Zelle der Spalte „A“ die Nummerierung mit der Zellennummer starten, beispielsweise in der Zelle „A12“ der Wert „12“ stehen, fügen Sie folgende Formel ein: =WENN(NICHT(ISTLEER(B12));ZEILE(A12);“„)

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Auch hier kopieren Sie anschließend die Formel nach unten.

Symbolleisten wiederherstellen Beim Aufspielen einer neuen (aktuellen) ExcelVersion auf den Rechner, gehen definierte Symbolleisten im ersten Schritt verloren, denn sie werden nicht stardardmäßig übernommen. Doch mit einigen Handgriffen richten Sie Ihre Symbolleisten wieder so ein, wie Sie es wünschen.

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Arbeiten Sie mit Excel innerhalb eines Netzwerkes, finden Sie eine „xlb“-Datei mit Ihrem Namen und einer nachgestellten „8“ (Beispiel: „Mustermann8.xlb“). Arbeiten Sie auf einem einzelnen Gerät, halten Sie Ausschau nach der Datei „Excel.xlb“. Dabei steht die „8“ für Excel 97, bei Excel 95 suchen Sie nach einer „5“. Die neue Version Excel 2000 verzichtet auf eine Zahl.

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Wie vor jeder Änderung einer Software fertigen Sie im ersten Schritt eine Sicherung der aktuellen Konfiguration der Symbolleisten an. Denn der Import lässt sich nicht mehr rückgängig machen.

Datenreihe hinzufügen

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Beenden Sie dazu Excel, und starten Sie den Windows Explorer. Suchen Sie im Hauptverzeichnis von Windows („\Windows“) und im Unterverzeichnis („\Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Excel“) nach Dateien mit der Endung „xlb“. Hier legt Excel die individuellen Konfigurationen der Symbolleisten ab.

Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datei, indem Sie diese unter einem anderen Namen, zum Beispiel „Sicher.xlb“, ablegen.

Starten Sie Excel, und laden Sie über den Menüpunkt „Datei“ und „Öffnen“ die ältere „xlb“-Datei. Noch ändert sich nichts an Ihrer Symbolleiste. Rufen Sie jedoch den Menüpunkt „Symbolleisten“ unter „Ansicht“ auf, zeigt Excel wieder die alten Symbole an. Beachten Sie, dass die importierten Symbole nun ein fester Bestandteil von Excel sind.

Werte farbig hervorheben Sie können in Excel Zahlen, abhängig von ihrem Wert, problemlos farbig darstellen.

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Geben Sie die gewünschten Zahlen in ein Excel-Sheet ein. Dabei ist die Anordnung belanglos. Markieren Sie die Werte.

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Gehen Sie per Maus zu den Menüpunkten „Format“ und „Zellen“„. Im Register „Zahlen“

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wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“. In das Eingabefeld geben Sie folgende Parameter ein: „[Blau][<=10]#.##0;[Rot][<15]#.##0;[Grün]#. ##0“ Bestätigen Sie die Eingabe. Zahlen bis zum Wert 10 werden nun in Rot, von 11 bis 14 in Blau und ab 15 in Grün dargestellt. Allerdings können Sie nicht mehr als drei Farbzuweisungen vornehmen, da sonst Excel Ihre Eingabe ignoriert. PCgo! 10/2000

Excel Nur sichtbare Zellen auswählen Möchten Sie Ihre Listen unter Excel schnell und effizient sortieren, so greifen Sie idealerweise zur Funktion „AutoFilter“. Doch diese liefert nicht in jedem Fall die gewünschten Ergebnisse. Besonders wenn sich innerhalb Ihrer Tabelle ausgeblendete Zeilen oder Spalten befinden, kann es dazu kommen, dass Excel auch die Werte aus den ausgeblendeten Zellen berücksichtigt. Das können Sie jedoch vermeiden.

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Markieren Sie den gewünschten Bereich in Ihrer Tabelle. Dabei können auch ausgeblendete Zellen enthalten sein.

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Ziehen Sie abschließend das Symbol „Sichtbare Zellen markieren“ mit der Maus auf die Symbolleiste.

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Wählen Sie die Menüpunkte „Bearbeiten“ und „Gehe zu“. Klicken Sie im Dialogfenster auf den Schalter „Inhalte“.

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Excel blendet nun eine ganze Reihe von Optionen ein. Entscheiden Sie sich für den Parameter „Nur sichtbare Zellen“, und bestätigen Sie mit „OK“.

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Benötigen Sie diese Funktion häufiger, so existiert unter Excel sogar ein Symbol dafür. Das ist allerdings kaum bekannt. Unter „Extras“ und „Anpassen“ klicken Sie per Maus das Register „Befehle“ an. Hier wählen Sie den Punkt „Bearbeiten“.

Durch einen Mausklick auf das neue Symbol erfasst Excel nur die Zellen, die innerhalb des markierten Bereichs sichtbar sind. Ausgeblendete Zellen werden nicht einbezogen. Änderungen an der Auswahl wirken sich nicht auf ausgeblendete Zellen aus.

Inhalte verdecken Bei größeren Excel-Tabellen sollen häufig nicht alle Informationen angezeigt werden. Dies kann der Übersichtlichkeit dienen oder aber sicherheitsrelevante Daten verbergen. Die einfachste Methode ist, die Daten stark zu verkleinern oder die Zeichen in der Hintergrundfarbe einfärben. Beide Methoden haben allerdings Nachteile. Sie können jedoch Ihre Werte wesentlich komfortabler verschwinden lassen.

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Sie können die Zahlen zwar noch in der Eingabezeile lesen, allerdings sind die Zahlen in der Tabelle selbst nicht mehr erkennbar. Auch ein Ausdruck ist nicht möglich. Beachten Sie dabei: Die betreffende Zelle darf nicht mehr als 1024 Zeichen enthalten.

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Markieren Sie die Zellen, deren Inhalte verdeckt werden sollen. Handelt es sich nur um eine Zelle, klicken Sie diese einfach an.

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Benutzen Sie den Menüpunkt „Format“ und den Eintrag „Zellen“. Im Register „Zahlen“ wählen Sie die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus.

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Im Eingabefeld „Formate“ geben Sie folgende Zeichen als Zahlenformat ein:“;;;“. Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe.

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Die Daten sind damit nicht völlig verschwunden. Wenn Sie sie wieder offenlegen möchten, so stellen Sie analog das Zellenformat wieder auf die alten Werte ein. Damit kommen Sie zur gewohnten Einstellung zurück.W. Lindo/pm

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mit indiviTIPP Excel duellem Menü Um die vielen Menüpunkte unter Excel 2000 in den Griff zu bekommen, entschieden sich die Entwickler bei der Benutzerführung für ein neues Konzept. So werden auf den ersten Mausklick nicht alle Menüpunkte angezeigt, sondern nur die wesentlichen Punkte. Erweiterte Funktionen bleiben dem Anwender im ersten Schritt verborgen. Erst wenn Sie auf einem markierten Menüpunkt verweilen, öffnen sich die darunter liegenden Einträge. Dabei ermittelt Excel, welche Menüpunkte vom Anwender bisher bevorzugt benutzt werden. Die Funktionen, die eher selten angeklickt werden, hält Excel weiterhin zurück. Dies kommt besonders dem ungeübten Anwender zu Gute, der so leichter die wesentlichen Menüpunkte erreicht.

ZuTIPP Schneller griff auf Blätter Eine besonders leistungsstarke Funktion unter Excel ist das Verwalten von Tabellenblättern innerhalb einer Arbeitsmappe. Bis zu 256 Tabellen lassen sich auf diese Weise verarbeiten. Allerdings bleibt bereits bei einer deutlich kleineren Zahl von Tabellenblättern die Übersicht auf der Strecke. Es wird zum Geduldsspiel, zwischen den einzelnen Tabellen zu navigieren. Doch Excel bietet im Verborgenen eine sinnvolle Navigationshilfe. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine der Pfeilschaltflächen links neben dem Blattregister. Daraufhin erscheint eine Liste mit den verfügbaren Tabellen. Mit jeweils einem Mausklick springen Sie direkt zu der gewünschten Tabelle. Bei mehr als vierzehn Tabellenblättern erscheint der Eintrag „Weitere Blätter“.

Excel-Tipps arzen CD

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Eingaben korrigieren

Tabellen TIPP Neue einfügen Wenn die Tabellen in Ihrer Arbeitsmappe nicht ausreichen, können Sie nachträglich neue Tabellen einfügen. Klicken Sie dazu auf das Tabellenblatt, vor dem Sie Ihre neue Tabelle einfügen wollen. Aktivieren Sie anschließend aus dem Menü von Excel den Befehl „Einfügen“ und im Untermenü den Befehl „Tabelle“. Diesen Vorgang können Sie ausführen, bis Ihre Arbeitsmappe maximal 255 Tabellen enthält.

zur TIPP Optionen Sortierung Wenn Ihnen die normalen Sortierfunktionen von Excel nicht ausreichen, können Sie die „Sortieroptionen“ einschalten. Klicken Sie dazu im Menü auf „Daten“. Im folgendem Untermenü wählen Sie den Befehl „Sortieren“ aus. Das Dialogfenster „Sortieren“ wird geöffnet. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Es erscheint zusätzlich das Dialogfeld „Sortieroptionen“. Hier können Sie genau festlegen, ob nach Zeilen oder Spalten sortiert werden soll. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, bei der Sortierung nach Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden. Im Kombinationsfeld „Benutzerdefinierte Sortierreihenfolge“ wählen Sie eine spezielle Sortierreihenfolge aus. Die entsprechenden Einträge stammen übrigens aus dem Register „Autoausfüllen“ von Excel („Extras“, „Optionen“ und „Autoausfüllen“).

Texte und Werte in eine Excel-Tabelle einzugeben, ist nicht schwer. Aber wie können Sie Einträge anschließend korrigieren? Wenn Sie in die entsprechende Zelle klicken, wird bei einer Eingabe der Inhalt gelöscht. Um Einträge zu korrigieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

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Klicken Sie in die Zelle von Excel, die Sie korrigieren wollen.

Stelle Ihrer Eintragung gehen, die Sie korrigieren wollen.

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Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die zu korrigierende Zelle auszuwählen und anschließend mit dem Cursor in das Bearbeitungsfeld von Excel zu klicken. Änderungen, die Sie dort vornehmen, werden direkt in die entsprechende Zelle übertragen.

Betätigen Sie die „F2-Taste“. Der Cursor stellt sich an das Ende der betreffenden Zelle, und Sie können mit dem Cursor jetzt an die

Gitternetzlinien abschalten Die Standardansicht von Excel zeigt Ihnen als Eingabehilfe immer die Gitternetzlinien an. Das ist oft sinnvoll, wenn Sie Ihre Tabelle aber beispielsweise als Formular gestalten wollen, stören diese Strukturen. Daher schalten Sie die Gitternetzlinien und die Zeilen- und Spaltenköpfe einfach aus.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernehmen Sie die eingestellten Optionen, und der Bildschirm unterdrückt die Anzeige der Gitternetzlinien sowie der Zeilen- und Spaltenköpfe. Analog können Sie die Linien umgekehrt wieder einblenden.

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Wählen Sie aus der Menüleiste den Befehl „Extras“. Im Untermenü klicken Sie auf „Optionen“. Das Dialogfenster der Optionen wird eingeblendet.

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Wechseln Sie auf das Register „Ansicht“. Dort deaktivieren Sie die Optionen „Gitternetzlinien“ und „Zeilen- und Spaltenköpfe“ im Bereich der „Fensteroptionen“, indem Sie auf die entsprechenden Häkchen klicken.

Fenster am Bildschirm teilen Bei großen Excel-Tabellen fällt es schwer, den Überblick zu behalten. Besonders, wenn Sie unterschiedliche Tabellenteile gleichzeitig im Blick behalten müssen. Das ewige Springen von einem Tabellenteil in einen anderen und wieder zurück wird schnell lästig und ist fehleranfällig. Mit einem Trick vermeiden Sie diese Unübersichtlichkeiten.

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Klicken Sie in den Tabellenteil, den Sie gerade in der Bearbeitung haben, so dass er gut auf dem Bildschirm sichtbar ist.

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Überlegen Sie jetzt, ob Sie den Bildschirm vertikal oder horizontal teilen wollen. Tren-

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nen Sie das Fenster beispielsweise in zwei vertikale Ausschnitte. Dazu klicken Sie mit der Maus auf den vertikalen Separator rechts oben am Rand der Bildlaufleiste und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Cursor anschließend an die Stelle, an der das Fenster geteilt werden soll. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird das Fenster in zwei vertikale, von einander unabhängige Ausschnitte geteilt. PCgo! 11/2000

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Excel

TIPP

Informationen in der Statusleiste

Den Abschluss des Excel-Bildschirms bildet die Statusleiste. Und diese sollten Sie nicht aus dem Blick verlieren, denn die Stausleiste enthält wichtige Informationen für Sie. Den linken Bereich der Stausleiste nutzt das Tabellenkalkulationsprogramm, um den aktuellen Status anzuzeigen. Im Folgenden lesen Sie die Bedeutung der wichtigsten Meldungen: Bereit: Excel wartet auf Ihre Eingabe. Eingeben: Sie sind gerade dabei, in eine bisher leere Zelle Inhalt einzugeben. Bearbeiten: Sie verändern den Inhalt einer bereits beschriebenen Zelle. Zeigen: Excel erwartet die Auswahl einer Zelle oder eines Bereichs. Der rechte Teil der Statusleiste gibt wichtige Informationen über den Status bestimmter Funktionstasten wieder: NF: Der Nummernblock wurde eingeschaltet. Sie können jetzt auf der abgesetzten Zehnertastatur Ziffern und Rechensymbole eingeben.

GROSS: Die Umschaltung auf Grossbuchstaben ist damit aktiviert. SCRL: Die Taste „Rollen“ ist aktiviert worden. Dadurch wird mit den Pfeiltasten nicht die aktuelle Zeile verschoben, sondern der sichtbare Ausschnitt des Arbeitsblatts. ERW: Sie haben auf die Funktionstaste „F8“ gedrückt und dadurch den Erweiterungsmodus eingeschaltet. ADD: Sie haben durch die Tastenkombination „Umschalttaste“ und „F8-Taste“ den Modus zum Markieren weiterer Bereiche aktiviert. FIX: Sie haben die Eingabe fester Dezimalstellen festgelegt.

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Sie können jetzt im zweiten Fenster unabhängig vom ersten Fenster an die Stelle scrollen, die Sie sehen oder bearbeiten wollen. Durch diese Fensterteilung behalten Sie immer alles im Blick.

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Eine horizontale Fensterteilung erhalten Sie, indem Sie den horizontalen Separator am oberen Ende der horizontalen Bildlaufleiste

anklicken und an die gewünschte Stelle ziehen. Sie können Ihr Fenster also auch vierteilen.

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Sie können die Bildschirmteilungen wieder aufheben, indem Sie die Separatoren an Ihre Ausgangsstelle zurückführen. Wollen Sie die Teilung komplett aufheben, wählen Sie den Menübefehl „Fenster“ und betätigen im Untermenü den Befehl „Teilung aufheben“.

Bestimmte Inhalte markieren Es ist nicht immer ganz einfach, einzelne Bereiche Ihrer Tabelle zu markieren. Um Zellen und Zellbereiche mit bestimmten Gruppen zu erfassen, gibt es eine leistungsfähige Funktion in Excel, die kaum bekannt ist. Damit können Sie beispielsweise alle Zellen Ihres Arbeitsblatts markieren, die Kommentare beinhalten.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Bearbeiten“. Im Untermenü wählen Sie „Gehe zu“ aus. Das entsprechende Dialogfenster wird geöffnet. Klicken Sie in diesem Menü auf die Schaltfläche „Inhalte“.

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Das Dialogfenster „Inhalte auswählen“ erscheint. Wählen Sie hier die Option „Kommentare“.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ markiert Excel alle Kommentare in Ihrem Arbeitsblatt. Im Folgenden erhalten Sie ein Überblick aller Funktionen, die für Sie in Frage kommen können:

Funktion Wirkung Kommentare markiert alle Zellen mit Kommentaren Konstanten markiert alle Zellen, die nicht mit Gleichheitszeichen beginnen Formeln wählt alle Zellen aus, die mit Gleichheitszeichen beginnen Leerzeilen markiert alle Leerzeilen bis zum letzten Tabelleneintrag Aktueller selektiert den belegten ZellbeBereich reich Aktuelles markiert die zu einer Zelle Array gehörende Matrix Objekte markiert alle Objekte wie z.B. Diagramme und Schaltflächen Zeilenunter- markiert abweichende Zeilen; schiede eine Zeile muss markiert sein Spaltenunter- markiert abweichende Spalten; schiede zuvor muss eine Spalte markiert werden Vorgänger- Es werden alle Zellen markiert, zellen die sich auf die Formel in der markierten Zelle beziehen Nachfolge- markiert alle der Formel nachfolzellen genden Zellen Letzte Zelle markiert die letzte belegte Zelle des Arbeitblattes Nur sichtbare ausgeblendete Zeilen und Spalten Zellen werden nicht mit markiert Bedingte markiert alle Zellen, die bedingte Formate Formatierungen enthalten Gültigkeits- mit einer Gültigkeitsprüfung hinprüfung terlegte Zellen werden markiert

Zeilen löschen ohne Lücken Beim Löschen von Zeileninhalten bleiben in der Tabelle hässliche Lücken zurück. Ihre Tabelle wirkt dadurch zerrissen. Durch einen einfachen Trick bekommen Sie Ihre Tabelle wieder ohne Leerzeilen zusammenhängend dargestellt. Markieren Sie dazu Ihr komplettes Arbeitsblatt oder den betroffenen Bereich. Klicken Sie dann auf ei-

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nes der Schnell-Sortiersymbole „A-Z“ oder „Z-A“. Nach dieser Sortierung befinden sich alle Ihre Leerzeilen automatisch am Ende des markierten Bereichs, die Tabelle selbst ist wieder kompakt. Alternativ können Sie auch die zu löschende Zeile markieren und in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ und „Zellen löschen“ klicken. P. Schnoor/pm PCgo! 11/2000

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Excel

Nie wieder einen Excel-Termin vergessen

TIPP Filterfunktionen verhindern Sie können in Excel über das Menü „Daten“, „Filter“ und „Autofilter“ einen Autofilter zu Tabellenlisten hinzufügen. In diesem Fall blendet Excel Drop-DownPfeile direkt neben den Spaltenbeschriftungen in Ihrer Liste ein. Wenn Sie auf einen dieser Pfeile klicken, können Sie Ihre Daten filtern. Möchten Sie allerdings verhindern, dass fremde Anwender Ihre Daten filtern, sperren Sie diese Filterfunktion. Die Drop-Down-Pfeile sind „Objekte“, die auf der Tabellenoberfläche liegen. Sie können jedoch in Excel alle „Objekte“ ausblenden. Dieses geschieht über das Menü „Extras“ und „Optionen“. Aktivieren Sie dort das Register „Ansicht“ und im Bereich „Objekte“ die Option „Alle ausblenden“. Haben Sie diese Option eingeschaltet, lässt sich der Autofilter nicht mehr anwählen.

Es ist aufwändig, komplizierte Excel-Tabellen zu bearbeiten; das kann sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. In der Zwischenzeit gerät die weitere Bearbeitung der Tabelle möglicherweise in Vergessenheit. Damit Ihnen das nicht passiert, gibt es eine komfortable Möglichkeit, sich über Outlook an diesen Termin erinnern zu lassen. Das funktioniert sogar direkt aus Excel heraus.

Outlook Aufgabe erstellen“. Markieren Sie diesen Befehl mit der linken Maustaste, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Dann ziehen Sie den Befehl nach oben in die gewünschte Symbolleiste.

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Um eine automatische Aufgabenerinnerung aus Excel heraus starten zu können, legen Sie zunächst einen versteckten Befehl in die ExcelSymbolleiste. Wählen Sie dazu aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Anpassen“. Das Dialogfeld „Anpassen“ wird aktiviert.

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Wechseln Sie in das Register „Befehle“. In der Feldliste der „Kategorien“ wählen Sie den Eintrag „Extras“ aus.

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Im rechten Fenster bei „Befehle“ finden Sie, ziemlich weit unten, den Befehl „Microsoft

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Schließen Sie das Dialogfenster, und speichern Sie die aktuelle Arbeitsmappe. Wenn Sie nun auf die neue Schaltfläche klicken, startet Excel automatisch das Outlook-Dialogfenster, in dem Sie weitere Details wie „Fälligkeit“ und „Erinnerung“ eingegeben können.

Nur bestimmte Daten zulassen Sie haben in Excel jede Menge Freiheiten, Daten in beliebiger Form einzugeben. In manchen Fällen – unter anderem wenn mehrere Personen an einem Sheet arbeiten – macht es aber Sinn, die Möglichkeit der Dateneingabe zu beschränken.

fangsdatum“ den Wert „1.11.2000“ ein, in das Feld „Enddatum“ tragen Sie den „31.12.2000“ ein. Übernehmen Sie die Werte mit „OK“.

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Sie möchten beispielsweise nur Datumswerte zwischen dem 1.11.2000 und dem 31.12.2000 zulassen. Um falsche Eingaben zu unterbinden, richten Sie einen Gültigkeitsbereich für die Daten ein. Markieren Sie dazu die Zelle, für die Sie Einschränkungen festlegen möchten.

TIPP Formatierung übertragen Sie haben einige Zellen oder Zellenbereiche perfekt formatiert und möchten diese Formatierung auf andere Zellen übertragen? Dann markieren Sie die formatierten Zellen und klicken auf das Symbol „Format übertragen“ (Pinsel). Legen Sie den Bereich fest, auf den Sie diese Formatierung anwenden wollen. Die Zellen im markierten Bereich erhalten automatisch alle eingestellten Formate.

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Wählen Sie aus dem Menü „Daten“ den Befehl „Gültigkeit“, und aktivieren Sie, falls notwendig, die Registerkarte „Einstellungen“.

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Klicken Sie im Feld „Zulassen“ auf den Eintrag „Datum“. Hier geben Sie in das Feld „An-

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Möchte jetzt jemand in diese Zelle Daten außerhalb des Gültigkeitsbereichs eingeben, erscheint eine Fehlermeldung.

Rechnen mit richtigen Begriffen Sie erstellen Formeln in Excel leichter, wenn Sie mit so genannten „Namensbereichen“ rechnen. Bei dieser Art der Berechnung fassen Sie Zellenblöcke zu Bereichen zusammen und weisen

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diesen Blöcken einen möglichst eindeutigen Namen zu. Dieser ist dadurch global in der gesamten Arbeitsmappe verfügbar. Dann geben Sie bei der Formelerstellung lediglich die Namen ein. PCgo! 12/2000

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Excel

TIPP

Mehr Zeilen in einer Zelle

Viele schreiben Texte in Excel-Tabellen einzeilig. Das kann aber zu einer großen Spaltenbreite führen. Das muss aber nicht sein, denn eine Excel-Zelle kann bis zu 65.535 Zeichnen enthalten, die sich über mehrere Zeilen erstrecken. Um einen Zeilenwechsel innerhalb einer Zelle zu erhalten, betätigen Sie an der Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch wünschen, die Tastenkombination „Alt + Enter“. Daraufhin fügt Excel an der Position der Einfügemarke einen Zeilenumbruch in den Text ein. Anschließend passt Excel die Zeilenhöhe automatisch so an, dass alle Zeilen sichtbar sind.

INFO

Kommentare übertragen

Sie können für Zellen Kommentare erstellen, indem Sie die entsprechende Zelle anklicken und aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Kommentar“ wählen. Excel blendet daraufhin ein Kommentarfenster ein. Haben Sie einmal einen Kommentar für eine Zelle eingegeben, so können Sie diesen auch auf andere, gleichartige Zellen übertragen. Dazu markieren Sie die kommentierte Zelle und klicken auf das Symbol „Kopieren“. Markieren Sie die gewünschten Zellen, und wählen Sie „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Aktivieren Sie die Option „Kommentare“.

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Ein Beispiel: Sie möchten Ihre Einnahmen mit den Ausgaben vergleichen. Erstellen Sie dazu eine Spalte mit den Einnahmen und eine weitere Spalte mit den Ausgaben.

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Markieren Sie die Spalte mit den Einnahmen. Rufen Sie aus dem Menü „Einfügen“ den Befehl „Namen“ und im folgenden Untermenü den Befehl „Festlegen“ auf.

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Wenn Sie in der ersten Zelle einen Namen eingetippt haben, wird dieser als Vorschlag übernommen. Sie können den Namen akzeptie-

ren oder überschreiben. Enthält die erste Zelle keinen Namen, tippen Sie hier den gewünschten Namen, praktischerweise „Einnahmen“, ein. Wählen Sie anschließend „Hinzufügen“. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie den markierten Bereich als „Name“.

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Markieren Sie die Spalte der Ausgaben, und weisen Sie ihr entsprechend den Bereichsnamen „Ausgaben“ zu. Jetzt können Sie in der Spalte „Ergebnisse“ direkt die Formel „=Einnahmen - Ausgaben“ eingeben, ohne Kenntnisse von den Zellbezügen zu benötigen.

Diagrammtitel mit Zellen verbinden In Excel können Sie Textfelder innerhalb von Diagrammen verändern. Weniger bekannt, aber gleichwohl effektiv ist die Möglichkeit, diese Textfelder mit Excel-Zellen zu verbinden. Dann erscheint der Inhalt dieser Zellen in den Textfeldern. Der Clou dabei: Verändern Sie etwas in einer verbundenen Zelle, macht der Inhalt des Textfelds dies mit. So müssen Sie Eingaben nicht mehrmals vornehmen.

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Erstellen Sie in Excel ein beliebiges Diagramm, und geben Sie einen Titel ein. Stellen Sie das Diagramm fertig.

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Jetzt wollen Sie erreichen, dass der Diagrammtitel abhängig vom Inhalt einer Zelle

erscheint. Tippen Sie zum Beispiel in die Zelle „H1“ den Text „Ich bin verbunden!“ ein.

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Klicken Sie jetzt innerhalb des Diagramms auf das Textfeld des Titels. Wenn das Textfeld aktiviert ist, geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein, danach klicken Sie auf die Zelle, deren Inhalt als Text in das Textfeld des Diagramms übernommen werden soll, also auf „H1“. Die komplette Eingabe lautet im Beispiel „=H1“.

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Drücken Sie auf die „Enter“-Taste. Als Ergebnis zeigt Excel im Textfeld jetzt den Inhalt der Zelle „H1“ an. Verändern Sie nun den Wert in der Zelle „H1“, so passt sich der Diagrammtitel automatisch an.

Trends schnell anzeigen Trendfunktionen berechnen auf der Grundlage von Vergangenheitswerten Zahlen, die mutmaßlich in der Zukunft gelten. Dabei werden die bekannten Werte analysiert und durch eine Formel fortgeschrieben. Oftmals lassen sich bei Zeitreihen drei Komponenten erkennen, die sich allerdings auch überlagern können: * Trendanalyse * Konjunktur und Saisonanalyse * Zufallsanalyse Ein linear ansteigender Trend geht von einem stetig wachsenden Markt aus. Dieser Trend wird in der Praxis am häufigsten verwendet, da er einfach zu erstellen ist. Zudem lässt sich der geplante Wert leicht durch eine Verlängerung der Trendgeraden bestimmen. In Excel gibt es einen schnellen Weg, um eine Trendanalyse durchzuführen.

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Markieren Sie den Bereich, der die Grundlage für Ihre Trendanalyse bilden soll. Dann gehen

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Sie mit dem Cursor an den rechten unteren Anfasser der Markierung, als wenn Sie kopieren wollten.

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Klicken Sie auf die rechte Maustaste. Halten Sie diese gedrückt, und ziehen Sie sie so weit, wie Sie Trenddaten benötigen.

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Lassen Sie die rechte Maustaste los, blendet Excel ein Kontextmenü ein, aus dem Sie die Werte für „Arithmetischer Trend“ oder „Wachstumstrend“ auswählen können. In dem markierten Bereich werden die Trendwerte errechnet. P.Schnoor/pm PCgo! 12/2000

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Excel Excel-Daten für das Internet

als Mail TIPP Datei versenden Excel-Dateien lassen sich einfach als Dateianhang in E-Mails versenden. Dabei brauchen Sie nicht erst Ihr Mail-Programm zu öffnen und dann manuell Ihre Excel-Datei an eine Mail zu hängen. Viel eleganter geht der Mail-Versand direkt aus Excel heraus. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Datei“, und ziehen Sie im Untermenü den Mauscursor auf den Eintrag „Senden an“. Daraufhin öffnet sich ein weiteres Untermenü, in dem Sie den Befehl „EMail Empfänger“ wählen. Das EMail-Programm startet und öffnet eine neue E-Mail, die Ihre ExcelDatei automatisch als Anhang enthält. Sie wählen lediglich noch den Empfänger aus, und ab geht die Excel-Post.

Sie können einzelne Arbeitsblätter Ihrer ExcelDateien für das Internet aufbereiten. Dabei wandelt Excel Ihr Arbeitsblatt in die Internet-Sprache HTML um. HTML steht für „Hypertext Markup Language“: Das ist die Sprache für Webseiten. Sie brauchen von dieser Sprache nichts zu verstehen, ein Assistent hilft Ihnen bei der Seitengestaltung und „übersetzt“ Ihre Wünsche in die richtige Sprache.

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Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, das Sie im Internet veröffentlichen möchten. Wählen Sie den Menübefehl „Als HTML speichern“ im Menü

„Datei“. Der Internet-Assistent öffnet sich und schlägt die zu konvertierenden Bereiche und Diagramme vor. Über die Schaltfläche „Hinzufügen“ legen Sie weitere Bereiche für Ihre Webseite fest, mit „Löschen“ nehmen Sie überflüssige Bereiche aus der Konvertierung heraus.

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Mit einem Klick auf „Weiter“ erscheint der zweite Schritt des Internet-Assistenten. Wenn Sie sich mit der Erstellung von Webseiten noch nicht auskennen, wählen Sie in diesem Dialogfenster die Option „Erstelle ein unabhängiges, sofort anschaubares HTML-Dokument mit formatierbaren Text ...“. Sind Sie bereits ein ausgereifter HTML-Profi, können Sie auch die zweite Option „Konvertierte Daten in bestehendes HTML-Dokument übernehmen...“ auswählen.

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Nach einem Klick auf „Weiter“ vergeben Sie einen Titel für Ihre Webseite. Dann legen Sie eine Kopfzeile, Trennlinien, das letzte Aktualisierungsdatum, den Autoren und eine E-Mail-Adresse fest.

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Als letzten Schritt legen Sie einen Dateinamen fest. Achten Sie darauf, dass Sie als Dateiendung „htm“ verwenden. Sie können sich Ihr Excel-Internet-Dokument jetzt im Browser ansehen. Dazu laden Sie die Seite mit der Endung „htm“.

Firmenlogo auf allen Seiten platzieren Beim Ausdruck von Arbeitsblättern ist es vorteilhaft, wenn Ihr Firmenlogo auf jeder Seite erscheint. Besteht Ihr Firmenlogo ausschließlich aus Text, können Sie das Logo einfach in die Kopfzeile einfügen. Das funktioniert aber nicht bei grafischen Logos, hier müssen Sie einen Trick anwenden.

TIPP

Excel-Dateien direkt drucken

Wenn es besonders schnell gehen soll, brauchen Sie nicht „Excel“ zu starten, um eine Excel-Datei ausdrucken zu können. Auf die Schnelle geht es auch so: Markieren Sie im Explorer die gewünschte Excel-Datei, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie „Drucken“ – fertig.

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Fügen Sie das Firmenlogo in die Zelle „A1“ ein. Dazu klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und bewegen im Untermenü den Mauscursor auf den Befehl „Grafik“. Benutzen Sie den Befehl „Aus Datei“, und wählen Sie die Datei mit Ihrem Firmenlogo aus. Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie es in die Zelle „A1“ Ihres Arbeitsblatts.

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Im Bereich „Drucktitel“ finden Sie das Eingabefeld „Wiederholungszeilen“. Tippen Sie hier die Zeichenfolge „$1:$1“ ein. Excel deklariert dadurch diese Zeile als Wiederholungszeile. Diese Zeile wird also mitsamt Ihres Inhalts auf allen Seiten ausgedruckt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt Excel die Einstellungen.

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Wählen Sie den Befehl „Seite einrichten“ im Menü „Datei“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ erscheint. Aktivieren Sie hier das Register „Tabelle“.

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Excel Arbeitserleichterung mit der Auswahlliste

rückTIPP Eingaben gängig machen Bei der Arbeit mit Excel können Sie sich leicht vertippen. Das ist aber kein Problem, wenn Sie es rechtzeitig merken. Denn Sie können Ihre Eingabe bei Bedarf wieder rückgängig machen – und das sogar über mehrere Stufen hinweg. Wenn Sie während der Eingabe bereits einen Fehler bemerken, betätigen Sie die „Esc“-Taste. Excel nimmt dann Ihre Eingabe zurück, und Sie können noch einmal mit der Eingabe beginnen. Ist die Eingabe bereits abgeschlossen, klicken Sie auf das Symbol „Rückgängig“ in der Symbolleiste. Schon ist die fehlerhafte Eingabe beseitigt. Haben Sie mehrere Fehler hintereinander gemacht, klicken Sie so oft auf das „Rückgängig“-Symbol, bis alle Fehler beseitigt sind. Falls Sie einmal zu oft vom „Rückgängig“Befehl Gebrauch gemacht haben, ist das nicht tragisch: Mit Hilfe des Symbols „Wiederholen“ erwecken Sie die letzten korrekten Eingaben wieder zum Leben.

Die Eingabe von langen Listen in Excel ist lästig. Vor allen Dingen, wenn sich Eintragungen oft wiederholen. Mit einem kleinen Trick können Sie sich die Arbeit aber erleichtern und zudem bei komplizierten Wörtern Schreibfehler vermeiden. Excel hält dazu eine besondere Funktion für Sie bereit: die Auswahlliste.

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Öffnen Sie ein Arbeitsblatt mit einer Liste, oder tippen Sie eine neue Liste in Excel ein. Möchten Sie bei der Bearbeitung der Liste einen Eintrag wiederholen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie füllen wollen. Es öffnet

Mehrere Befehle rückgängig

Um festzustellen, welche Befehle Sie rückgängig machen oder wiederherstellen können, klicken Sie auf den kleinen Auswahlpfeil neben den Symbolen „Rückgängig“ oder „Wiederholen“: Die Auswahlliste listet daraufhin alle „gemerkten“ Befehle auf. Sie können in dieser Auswahlliste auch mehrere Befehle auf einmal auswählen. Diese werden dann alle auf einmal rückgängig gemacht oder wiederhergestellt.

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Daraufhin zeigt Excel unterhalb der Zelle eine Auswahlliste, die alphabetisch geordnet alle in dieser Spalte gemachten Eintragungen enthält. Wählen Sie aus dieser Auswahlliste per Mausklick den gewünschten Eintrag. Diesen Eintrag fügt Excel dann in die aktivierte Zelle ein.

Textteile aus Zellen extrahieren Wenn Sie Texteile trennen möchten, benutzen Sie die Excel-Funktion „Links“ oder „Rechts“. Diese Funktion ist in vielen Fällen sehr hilfreich.

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Wählen Sie eine freie Zelle aus. Um den linken Teil eines Textes auszuschneiden, geben Sie in die Zelle „=LINKS“ ein, und öffnen eine Klammer „(“.

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INFO

sich ein Kontextmenü. Hier wählen Sie den Befehl „Auswahlliste“ aus.

Klicken Sie auf das Feld, aus dem Sie einen Textteil extrahieren wollen. Excel trägt daraufhin die Koordinate automatisch hinter der Klammer ein. Tippen Sie nun ein Semikolon ein und dahinter die Anzahl von Zeichen, die von

links aus gerechnet aus dem Feld extrahiert werden soll.

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Schließen Sie die Klammer „)“, und klicken Sie auf die „Enter“-Taste. Das Ergebnis wird in der Zelle dargestellt.

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Sie können auch Texteile von rechts aus gezählt aus einem Eintrag herausfiltern. Die Funktion dazu lautet „=RECHTS(Bezug;Anzahl Zeichen)“.

Diagramme nachträglich umwandeln Standardmäßig bettet Excel seine Diagramme in die jeweiligen Tabellenblätter ein. Um Diagramme zu bearbeiten und darzustellen, ist es oft vorteilhaft, die Diagramme auf einem separaten Blatt darzustellen. Hierzu bietet Excel eine einfache Möglichkeit, um das Diagramm umzuwandeln.

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Markieren Sie das im Tabellenblatt eingebettete Diagramm, und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Plazieren“ aus. Das Dialogfenster „Plazieren“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Optionskästchen „Neues Blatt“, und vergeben Sie einen Namen für das neue Diagrammblatt. Mit einem Klick auf „OK“ wird das Diagramm aus dem Tabellenblatt herausgelöst und im eigenen Diagrammblatt dargestellt.

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Wollen Sie das Diagramm nach dem Bearbeiten wieder in das ursprüngliche Tabellenblatt einbetten, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm im Diagrammblatt. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Eintrag „Plazieren“. Nun klicken Sie auf die Option „als Objekt in“ und wählen den gewünschten Tabellennamen. Schon stellt Excel das Diagramm im ausgewählten Arbeitsblatt dar. Peter Schnoor/pm PCgo! 1/2001

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Excel

Nullen in der Anzeige unterdrücken In Kalkulationen wird oft gewünscht, Nullwerte nicht anzuzeigen. Dadurch werden Kalkulationsblätter übersichtlicher. Standardmäßig zeigt Excel Nullwerte aber stets an. Mit einem Trick überreden Sie Excel, Nullwerte zu unterdrücken.

TIPP Standardschrift neu festlegen Sie wollen die Standardschriftart in Excel auf Ihre persönliche Schriftart ändern, zum Beispiel von „Times New Roman“ in „Arial“? Für jede Tabelle die Schriftart neu einzustellen, ist zu aufwändig. Legen Sie die Schriftart daher für alle neuen Tabellen dauerhaft fest. Wählen Sie dazu den Befehl „Optionen“ im Untermenü von „Extras“. Klicken Sie im Dialogfenster „Optionen“ auf das Register „Allgemein“. Im unteren Bereich befindet sich das Auswahlfeld für die „Standardschriftart“. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil dieses Feldes, und suchen Sie die Schriftart Ihrer Wahl aus. Schließen Sie das Fenster mit „OK“. Damit die neue Schriftart in allen neuen Tabellen zum Einsatz kommt, schließen Sie Excel. Dazu bestätigen Sie den Befehl mit „OK“ und starten Excel neu. Ab sofort ist für alle neuen Tabellen die von Ihnen ausgewählte Schriftart aktiv.

genau TIPP Zeilen fixieren In längeren Tabellen ist es mühsam, Daten einzugeben, weil die Spaltenbeschriftungen bei Überschreiten der Bildschirmbreite nicht mehr sichtbar sind. Das vermeiden Sie mit der „Excel-Fixierung“. Markieren Sie dazu die Zeile unterhalb der Zeile mit den Spaltenbeschriftungen. Wählen Sie im Menü den Befehl „Fenster“ und im folgendem Untermenü den Eintrag „Fixieren“. Um die Fixierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf den Menübefehl „Fenster“. Im Untermenü erscheint der Eintrag „Fixierung aufheben“. Durch einen Klick ist die Zeilenfixierung aufgehoben.

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Markieren Sie den Zellbereich, der keine Nullwerte anzeigen soll, und klicken Sie im Menü auf den Befehl „Format“ und im Untermenü auf „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ wird geöffnet.

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Aktivieren Sie das Register „Zahlen“, und nehmen Sie aus dem Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“. Wählen Sie im Bereich der „Formate“ den Eintrag: #.##0,00 DM;-#.##0,00 DM

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Klicken Sie in das obere Fenster „Formate“ hinter den letzten Eintrag, und geben Sie dort ein weiteres Semikolon sowie zwei Anführungszeichen ein. Der Eintrag in dem Feld sollte jetzt folgendermaßen aussehen: #.##0,00 DM;-#.##0,00 DM;““

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Der dritte Bereich in den Formatierungen, also der Bereich nach dem zweiten Semikolon, definiert die Anzeige von Nullwerten. Da hinter dem letzten Semikolon kein weiterer Eintrag folgt, werden Nullen künftig nicht mehr angezeigt.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Formatierungen übernommen, und Sie sind künftig von lästigen Nullen in der Anzeige befreit.

Sekundärachse im Diagramm einfügen Bei der Darstellung stark abweichender Werte in Diagrammen gibt es ein Problem: Die kleinen Werte sind oftmals kaum sichtbar. Mit Hilfe einer Sekundärachse können Sie auch kleine Werte gut sichtbar in einem Diagramm darstellen.

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Markieren Sie die Datenreihen, die in Ihrem Diagramm dargestellt werden sollen. Klicken Sie auf das Symbol „Diagramm-Assistent“. Der Diagramm-Assistent startet. Wählen Sie den Diagrammtyp „Linie“ und den Untertyp „Linie mit Datenpunkten“ aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Im „Diagramm-Assistent Schritt 2 von 4“ wählen Sie die Option „Reihe in: Spalten“ und betätigen die Schaltfläche „Weiter“.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie, welche die kleinen Werte darstellt. Das Kontextmenü zu dieser Datenreihe öffnet sich. Wählen Sie hier den Befehl „Datenreihen formatieren“.

Das Dialogfenster „Datenreihen formatieren“ wird eingeblendet. Benutzen Sie hier das Register „Achsen“. Aktivieren Sie die Option „Sekundärachse“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird für die niedrigen Werte eine zweite Werteachse, die Sekundärachse, eingefügt. Jetzt haben Sie Ihre Daten voll im Blick, egal wo sich der Cursor in der Tabelle befindet.

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Beim nächsten Assistentenfenster geben Sie nach Ihren Wünschen „Titel“, „Achsen“, „Gitternetzlinien“, „Legende“, „Datenbeschriftungen“ und „Datentabelle“ ein. Mit einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in das letzte Dialogfenster des „Diagramm-Assistenten“.

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Legen Sie fest, ob Ihr Diagramm als Objekt in die Tabelle gestellt wird, oder ob Sie lieber ein neues Diagrammblatt erzeugen wollen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ende“ erstellen Sie das Diagramm.

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Excel Formeln in der Tabelle anzeigen

die TausenTIPP Nur der darstellen Wenn Sie in Tabellen mit großen Zahlen arbeiten, ist die komplette Anzeige aller Stellen oft störend. Um Ihre Tabelle übersichtlicher zu gestalten, können Sie beispielsweise nur die Anzahl der Tausender anzeigen lassen. Markieren Sie die Zellen, denen das neue Zahlenformat zugewiesen werden soll. Wählen Sie in der Menüzeile den Befehl „Format“ aus, im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Zellen“. Im Dialogfenster „Zellen“ wählen Sie die Registerkarte „Zahlen“. Bei „Kategorie“ aktivieren Sie den Eintrag „Benutzerdefiniert“, und in das Feld „Formate“ tippen Sie das folgende Zahlenformat ein: „#.###.“. Beachten Sie dabei den Punkt nach der letzten Raute.

Excel arbeitet im Formelbereich in zwei Dimensionen: In der Tabelle selbst sehen Sie standardmäßig die zweite Dimension, nämlich das Ergebnis Ihrer Formel. Die erste Dimension, die Formel selbst, wird nur im Bearbeitungsfenster dargestellt. Damit Sie alle Formeln übersichtlich in der Tabelle selbst sehen können, greifen Sie zu einem Trick.

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Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, zu dem Sie die Formeln sehen möchten. Klicken Sie in der Menüzeile auf den Befehl „Extras“ und im Untermenü auf den Eintrag „Optionen“.

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Im Dialogfenster „Optionen“ klicken Sie auf das Register „Ansicht“. Aktivieren Sie im Bereich der „Fensteroptionen“ den Eintrag „Formeln“, und bestätigen Sie mit „OK“.

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Alle Formeln werden jetzt innerhalb der Tabelle angezeigt. Um wieder in die normale Tabellenansicht zu gelangen, klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im Untermenü auf „Optionen“. Nehmen Sie jetzt das Häkchen vor dem Eintrag „Formeln“ wieder heraus, und bestätigen Sie mit „OK“. Ihr Excel-Arbeitsblatt wird wie gewohnt dargestellt.

Fehlermeldung „#DIV/0!“ abfangen Die Anzeige „#DIV/0!“ erhalten Sie jedes Mal, wenn Excel einen Wert durch „0“ teilen soll. In Tabellen, in denen Sie die Formeln bereits vorbelegen, die Werte aber erst später eingeben, ist das störend. Mit Hilfe der „WENN-Funktion“ lässt sich das Problem beheben.

INFO

Automatische Hinweise helfen

Eine Meldefunktion vereinfacht die Benutzerführung in komplexen Tabellen. Jede einzelne Zelle eines Excel-97-Arbeitsblatts können Sie mit einer Nachricht verbinden. Excel zeigt diese Nachrichten automatisch an, wenn der Anwender den Cursor in die entsprechende Zelle bewegt. Um einen automatischen Hinweis zu erzeugen, wählen Sie die gewünschte Zelle aus. Klicken Sie im Menü auf den Befehl „Daten“ und im Untermenü auf „Gültigkeit“. Aktivieren Sie im Dialogfenster „Gültigkeit“ das Register „Eingabemeldung“. Hier muss die Option „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktiviert sein. Geben Sie den gewünschten Titel der Hinweisbox sowie den erklärenden Text ein, und klicken Sie auf „OK“

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Markieren Sie den ersten Wert, der die Fehlermeldung „#DIV/0!“ ausgibt. Entsteht der Fehler beispielsweise durch die Felder A1 und A2, geben Sie folgende Funktion ein: =WENN(ISTFEHLER(A1/B1);“„;A1/B1)

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Tritt bei der Division, hier von Zelle A1 durch Zelle B1, ein Fehler auf (ISTFEHLER=WAHR), so wird der Ergebniszelle „“ (leer) zugewiesen. Tritt kein Fehler auf (ISTFEHLER=FALSCH), so wird der Ergebniswert der Division A1 dividiert durch B1 zugewiesen. Würde somit der Fehler #DIV/0! auftreten, so bliebe der Inhalt der Ergebniszelle leer.

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Kopieren Sie Ihre „Wenn-Funktion“ in alle in Frage kommenden Felder. Dann steht die Funktion überall zur Verfügung.

Eingaben nur in bestimmten Zellen Um die Dateneingabe in Kalkulationsmodellen komfortabler zu gestalten, können Sie den „Blattschutz“ aktivieren. Standardmäßig sind in Excel alle Zellen als „Gesperrt“ vorbelegt. Vor dem Aktivieren des Blattschutzes müssen Sie all die Felder entsperren, die Sie auch weiterhin bearbeiten wollen.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“, und ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Blattschutz“. Klicken Sie dort auf „Blatt“ und auf die Schaltfläche „OK“. Danach lassen sich nur noch die Zellen verändern, bei denen Sie im Dialogfeld „Format-Zellen“ den Status „Gesperrt“ deaktiviert haben. P. Schnoor/pm

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Markieren Sie die entsprechenden Felder, und klicken Sie auf den Menübefehl „Format“ und im Untermenü auf „Zellen“.

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Klicken Sie hier auf das Register „Schutz“, und deaktivieren Sie das Häkchen in dem Kontrollkästchen „Gesperrt“. Bestätigen Sie anschließend mit einem Klick auf „OK“.

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Excel Erstellen von Mustervorlagen

TIPP Bereiche festlegen Excel arbeitet grundsätzlich mit Zellbezügen. Das macht sich besonders bei Funktionen, wie zum Beispiel „Summe()“, bemerkbar. Excel erwartet im Klammerbereich eine beliebige Anzahl von Zellenbereichen. Mehrere Zellenbereiche werden durch ein Semikolon getrennt. Die folgende Aufstellung zeigt die Syntax zur Benennung von Zellbereichen: A1

Die Zelle in Spalte A und Zeile 1

A1:C20 Die Zellen von A1 bis A20 , die Zellen von B1 bis B20 sowie die Zellen von C1 bis C20 2:2

Alle Zellen in der Zeile 2

2:10

Alle Zellen in den Zeilen 2 bis 10

B:B

Alle Zellen in der Spalte B

A:C

Alle Zellen in den Spalten A, B und C

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Ähnlich wie in Word die Dokumentenvorlagen, gibt es für Excel die Mustervorlagen. Dabei handelt es sich um Arbeitsmappen, deren Arbeitsblätter bereits alles enthalten, was Sie für die Umsetzung einer bestimmten Aufgabe brauchen: Beschriftungen, Formatierungen, Formeln, Kopf- und Fußzeile, Druckbereiche, Kommentare und anderes mehr.

Excel legt die Mustervorlagen deshalb an zentraler Stelle ab, damit sie beim Aufruf von „Datei/Neu“ angezeigt werden können.

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Erstellen Sie eine neue Excel-Arbeitsmappe und legen Sie die Anzahl der Arbeitsblätter fest. Sie können die Arbeitsblätter auch mit eigenen Namen vorbelegen, indem Sie doppelt auf das Register des betreffenden Arbeitblattes klicken und einen Namen für das Arbeitsblatt vergeben.

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Formatieren Sie die Arbeitsblätter nach Ihren Vorstellungen. Dabei können Sie auch Formeln hinterlegen.

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Wenn Ihre Arbeitsblätter nach Ihren Vorstellungen fertig sind, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und im folgendem Untermenü auf „Speichern unter“. Das Dialogfenster „Speichern unter“ wird eingeblendet.

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Vergeben Sie einen Namen für die Mustervorlage und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „Speichern“. Aktivieren Sie jetzt den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Neu“. Ihre neue Mustervorlage wird angezeigt und Sie können diese auswählen. Anders als die „Neu“- Schaltfläche aus der Standard-Symbolleiste erzeugt dieser Befehl keine neue, leere Arbeitsmappe. Statt dessen wird eine der gespeicherten Mustervorlagen herangezogen und eine Kopie davon als völlig eigenständige Arbeitsmappe erzeugt

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Veränderungen an dieser Tabelle wirken sich in keiner Weise auf die Mustervorlagen aus. Diese bleibt unverändert erhalten und Sie können diese jederzeit wieder als Vorlage benutzen.

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Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts vom Auswahlfeld „Dateityp“ und wählen Sie den Eintrag „Mustervorlage“ aus. Der Speicherort wechselt automatisch in das Vorlageverzeichnis von Office.

Zahlen in Klammern TIPP

Suche ohne den Suchen-Dialog

Wenn Sie unter Excel einen bestimmten Begriff suchen und eventuell ersetzen wollen, rufen Sie über die Befehle „Bearbeiten/Suchen...“ oder „Bearbeiten/Ersetzen...“ das Suchen- Dialogfenster auf. Ärgerlicherweise überdeckt das Dialogfenster oftmals den Großteil des Textes, den Sie suchen, so dass Sie die Fundstelle des gesuchten Wortes nicht sehen können. Deshalb sollten Sie nach dem ersten Suchergebnis auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken und den Rest der Suche mit der Tastenkombinationen „Umschalten + F4“ erledigen.

Excel hat eine widerspenstige Eigenart: In Klammern gesetzte Zahlen wandelt Excel in negative Zahlen um. Ohne eine Zwischenabfrage entfernt Excel die Klammern und setzt vor die Zahl ein Minuszeichen. Wie können Sie trotzdem Zahlen in Klammern schreiben?

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Markieren Sie alle Zellen, die ihre Klammer behalten sollen, mit gedrückter „Strg-Taste“. Durch das Drücken der „Strg-Taste“ während der Markierung können Sie problemlos voneinander unabhängige Zellen markieren.

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Wählen Sie im Listenfeld „Kategorie“ den Listeneintrag „Benutzerdefiniert“ und geben das Benutzerdefinierte Format „;(#)“ oder in Worten „Semikolon, Klammer auf, Raute, Klammer zu“ ein.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“, und alle vorher markierten Werte werden eingeklammert dargestellt.

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Wenn alle gewünschten Zellen markiert sind, wählen Sie im Hauptmenü die Option „Format“ und rufen den Befehl „Zellen“ auf.

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Das Dialogfenster „Zellen“ wird eingeblendet. Achten Sie darauf, dass das Registerblatt „Zahlen“ aktiviert ist. Wenn nicht, klicken Sie dieses an.

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PCgo! 3/2001

Excel Geheime Zellen in Excel Nicht jede Eintragung in Excel ist für alle Augen gedacht. Soll der Inhalt einer Zelle auf dem Bildschirm und auf dem Ausdruck nicht zu sehen sein, in der Tabelle aber trotzdem mit dem Wert gerechnet werden, so müssen Sie einen Trick anwenden.

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Markieren Sie die Zelle, die verborgen werden soll. Wählen Sie anschließend den Menübefehl „Format“ und im Untermenü den Befehl „Zellen“. Das Dialogfenster „Zellen“ wird eingeblendet.

TIPP Wiederholen, bitte

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Jetzt ist der Inhalt der Zelle nur noch in der oberen Bearbeitungszeile zu sehen. Der Wert ist aber weiterhin vorhanden und deshalb rechnet die Tabelle auch weiterhin mit dem verborgenem Wert. Möchten Sie den Wert nicht nur in der Bearbeitungszeile, sondern auch in der betreffenden Zelle selbst sichtbar machen, so klicken Sie diese doppelt an.

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Wechseln Sie zum Registerblatt „Zahlen“, und wählen Sie aus dem Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Benutzerdefiniert“ aus.

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Im Feld „Formate“ löschen Sie den bestehenden Eintrag und geben statt dessen drei Semikola (;;;) ein.

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Schließen Sie den Dialog mit einen Klick auf die Schaltfläche „OK“.

Manchmal besteht die Notwendigkeit, einen Text mehrfach zu wiederholen. Das ist zum Beispiel bei Trennlinien, bestehend aus Sternchen „*“ oder anderen Symbolen sinnvoll. Anstatt dieses Zeichen nun so häufig einzugeben, dass es eine Zelle ausfüllt, bedienen Sie sich lieber der Funktion „Wiederholen“. Diese Funktion fragt Sie nach dem oder den Zeichen, die wiederholt werden sollen. Sie aktivieren diese Funktion, indem Sie auf das Symbol „Funktions-Assistent“ in der Symbolleiste klicken, die „Kategorie“ „Text“ wählen und dort die Funktion „Widerholen“ auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet das Dialogfenster zu dieser Funktion. Sie geben das oder die Zeichen im Feld „Text“ ein und im Feld „Multiplikator“ geben Sie Anzahl der gewünschten Wiederholungen ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „Ende“ führt die Funktion aus.

Excel mit Datenbankfunktionalität Excel kann noch mehr als normale Tabellenfunktionen. Mit Excel können Sie auch einfache Datenbanken, wie zum Beispiel eine Adressdatenbank, aufbauen. Auf den ersten Blick bietet Excel aber keine Auswertungsfunktionen. Es gibt aber eine versteckte Funktion, mit der Sie Ihre Tabelle durchsuchen und filtern können. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie auch Daten in Ihre „Excel-Datenbank“ eingeben.

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Entwerfen Sie für Ihre Datenbankfelder in der ersten Zeile eines Arbeitblattes, beginnend mit „A1“, die Überschriften. Diese Überschriften werden später Ihre Feldnamen.

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Falls Sie nach bestimmten Datensätzen in Ihrer Tabelle suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchkriterien“. Die Datenmaske dient jetzt zur Eingabe von Suchkriterien. Sie können in einem oder in mehreren Feldern Begriffe eingeben, nach denen Sie suchen möchten. Über die Schaltflächen „Nächsten suchen“ oder „Vorherigen suchen“ beginnen Sie die Suche.

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Mit der Schaltfläche „Löschen“ können Sie den gerade selektierten Datensatz komplett löschen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ beendet die Datenmaske und Sie können wie gewohnt in Excel weiterarbeiten. P. Schnoor/ms

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Markieren Sie Ihre Überschriftenzeile und weisen Sie ihr das Format „Fett“ zu. Geben Sie unterhalb der Überschrift Ihre erste Datenreihe ein.

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Markieren Sie die Zelle A1 und wählen den Menübefehl „Daten“. Im sich öffnenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Maske“. Die Datenmaske von Excel wird geöffnet.

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Jede Zeile der Tabelle wird als Datensatz behandelt. Mit einem Klick auf „Neu“ geben Sie einen neuen Datensatz ein. Er wird unmittelbar in der nächsten Tabellenzeile eingefügt.

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INFO

Inhalte nach Bedarf einfügen

Beim „normalen“ Einfügen werden gleichzeitig Formeln, Formate und Inhalte in eine ausgewählte Zelle eingefügt. Das ist aber nicht immer gewünscht. Wenn Sie zum Beispiel Werte aus komplexen Formeln als feste Konstanten in ein Arbeitsblatt übernehmen wollen, wählen Sie einen anderen Weg des Einfügens. Markieren und kopieren Sie wie gewohnt die gewünschten Zellen. Wählen Sie anschließend die Befehle „Bearbeiten“ und „Inhalte einfügen“. Das Dialogfenster „Inhalte einfügen“ öffnet sich. Wählen Sie hier die Option „Werte“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Jetzt wird nur das Formelergebnis, nicht aber die Formel eingefügt.

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Die Grundeinstellungen von Excel

sparen Sie TIPP So Papier Vor einem Ausdruck Ihrer ExcelDatei sollten Sie diese grundsätzlich in der Seitenansicht kontrollieren. In der Seitenansicht können Sie vor dem eigentlichem Ausdruck das Seitenlayout noch einmal gründlich überprüfen. Hier werden auch Kopf- und Fußzeilen so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Seitenansicht“. Excel zeigt die aktuelle Seite des Arbeitsblatts in der Seitenansicht an. Wenn mehrere Seiten erzeugt werden, blättern Sie gegebenenfalls mit den Schaltflächen „Weiter“ und „Vorher“ in der Seitenansicht. Wenn die Seitenvorschau Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“

Um optimal mit Excel zu arbeiten, müssen Sie einige Grundeinstellungen vornehmen. Manche dieser Einstellungen werden sofort wirksam, andere erst beim Anlegen neuer Arbeitsmappen. Daher sollten Sie die Grundeinstellungen möglichst frühzeitig vornehmen, damit Sie schnell davon profitieren können.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“ und im folgendem Untermenü wählen Sie den Eintrag „Optionen“ aus.

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Im Register „Ansicht“ aktivieren Sie im Bereich „Anzeigen“ die Auswahlfelder „Bearbeitungsleiste“ und „Statusleiste“. Im Bereich „Objekte“ klicken Sie auf das Optionskästchen „Alle anzeigen“. Im Bereich der „Fensteroptionen“ aktivieren Sie unbedingt die Auswahlfelder „Zeilen- und Spaltenköpfe“, „Gitternetzlinien“, „Horizontale Bildlaufleisten“, „Vertikale Bildlaufleisten“ und „Arbeitsmappenregister“. Wechseln Sie in das Register „Bearbeiten“. Aktivieren Sie das Auswahlfeld „Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben“ und stellen Sie die „Richtung“ mit Hilfe des Auswahlmenüs auf „Unten“.

Gehen Sie zum Registerblatt „Allgemein“. Richten Sie dort im unteren Bereich den Eintrag „Blätter in neuer Arbeitsmappe“ auf die Anzahl der Arbeitsblätter ein, die Sie oft in einer Arbeitsmappe benötigen. Im Auswahlfeld „Schriftart“ legen Sie fest, welchen Schrifttyp Sie als Standardschrift in Ihren Arbeitsmappen verwenden wollen.

Übernehmen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“. Um die geänderten Einstellungen zu überprüfen, öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe. Alle Einstellungen werden in diese und künftige Arbeitsmappen übernommen.

Standardbreiten von Spalten verändern TIPP Arbeitsmappen schließen In Excel ist es keine Seltenheit, dass mit mehreren Dateien gearbeitet wird. Dadurch sind mehrere Arbeitsmappen aktiv. Beim Beenden der Arbeit ist es jedoch zeitaufwendig, jede Arbeitsmappe einzeln zu schließen. Mit einem kleinen Trick können Sie aber alle geöffneten Arbeitsmappen mit nur einem Mausklick schließen: Drücken Sie die Umschalttaste, halten Sie diese gedrückt und klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“. Das Untermenü von „Datei“ hat sich geändert, es befindet sich zusätzlich der Befehl „Alles schließen“ in der Auswahl. Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, werden alle geöffneten Arbeitsmappen mit einem Schlag geschlossen.

Excel arbeitet mit vorgegebenen Standardbreiten für Spalten. Wenn Sie eine besondere Schriftart und einen besonderen Schriftgrad in Excel-Tabellen benutzen, können diese Standardwerte ungünstig sein. Dann müssen Sie die Standardbreiten der Spalten ändern.

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Geben Sie den gewünschten Wert für die neue Standardspaltenbreite ein. Sie können einen Wert zwischen 0 und 255 wählen.

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Probieren Sie die Werte so lange aus, bis Ihre Schriftart optimal in die Standardbreite passt.

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Wählen Sie „Standardbreite“ aus dem Untermenü von „Format“ und „Spalte“. Im Dialogfenster „Standardbreite“ wird die von Excel vorgegebene Standardspaltenbreite angezeigt.

ClipArt-Objekte in Excel einfügen Zum Verschönern Ihrer Excel-Tabellen haben Sie die Möglichkeit, ClipArt-Objekte von der Office-CD in Ihre Arbeitsblätter einzufügen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im folgendem Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Grafik“. Klicken Sie im jetzt erscheinendem Untermenü auf den Befehl „ClipArt“.

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Wählen Sie das gewünschte Register aus. Im linken Feld können Sie die Kategorie bestimmen. Wenn Sie sich für keine bestimmte Kategorie entscheiden können, aktivieren Sie den Eintrag „Alle Kategorien“ aus. Wählen Sie im rechten Feld das gewünschte Objekt aus. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Einfügen“. Das ausgewählte ClipArt-Objekt wird in das Arbeitsblatt eingefügt. PCgo! 4/2001

Excel Änderungen in einem Arbeitsblatt verfolgen

Symbol, TIPP Kleines große Wirkung Sie können sich mit einem kleinen Trick die Arbeit in Excel vereinfachen. Formeleingaben beginnen in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen. Klicken Sie vor Eingabe einer Formel in der Bearbeitungszeile auf das Gleichheitszeichen, so wird es direkt in die Bearbeitungsleiste übernommen und der Formelgenerator eingeschaltet. Wenn Sie jetzt Ihre Formel eingeben, dabei kann es sich auch um eine einfache Addition oder Subtraktion handeln, wird das Zwischenergebnis laufend im Formelgenerator angezeigt. Sollten Sie sich einmal vertippen, sehen Sie das sofort, weil der Formelgenerator einen falschen Wert oder keinen Wert ausgibt. Ist Ihre Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ende“. Jetzt wird Ihre Formel übernommen und das Ergebnis in der Arbeitszelle dargestellt.

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Wenn Sie kontrollieren wollen, welche Änderungen Sie oder andere Bearbeiter in Ihrer Arbeitsmappe vorgenommen haben, müssen Sie die Änderungen von Excel verfolgen lassen.

Im unteren Bereich des Dialogfensters legen Sie fest, ob die Änderungen am Bildschirm markiert und oder auf einem neuen Blatt protokolliert werden sollen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Extras“ und bewegen Sie im Untermenü den Cursor auf den Eintrag „Änderungen verfolgen“. Klicken Sie im jetzt eingeblendeten Menü auf den Befehl „Änderungen hervorheben“. Das Dialogfenster „Änderungen aufzeichnen“ wird eingeblendet.

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Die Option „Änderungen während der Eingabe protokollieren“ ist standardmäßig aktiviert. Bestimmen Sie in dem Feld „Wann“, welche Änderungen verfolgt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Felder „Wer“ und „Wo“ aktivieren. Im Feld „Wer“ wählen Sie aus der Auswahlliste, wessen Änderungen aufgezeichnet werden sollen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, den Eintrag „Jeder“ auszuwählen. Das Feld „Wo“ grenzt den Zellbereich ein, für den die Änderungen verfolgt werden sollen.

Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Eingaben übernommen und das Dialogfenster wird geschlossen.

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Ihre Änderungen an Zellinhalten werden jetzt im Tabellenblatt durch einen farbigen Rahmen gekennzeichnet, der zusätzlich mit einem kleinen Dreieck versehen ist. Für jeden Benutzer der Arbeitsmappe verwendet Excel eine andere Farbe. Wenn Sie den Cursor auf eine solche Zelle bewegen, erscheint der Benutzer, der diese Zelle geändert hat, gefolgt vom Datum und Uhrzeit und von der Art der Änderung.

Mehrere Arbeitsblätter markieren wenig TIPP Zu Arbeitsblätter? Sollten Sie während Ihrer Arbeit mit Excel merken, dass die vorhandenen Arbeitsblätter nicht ausreichen und Sie ein neues Arbeitsblatt benötigen, so können Sie dieses mit dem Menübefehl „Einfügen“ und dem Untermenü „Tabelle“ erzeugen. Es geht aber auch einfacher: Markieren Sie das Arbeitsblatt, vor dem das neue Arbeitsblatt eingefügt werden soll, und betätigen Sie die Tastenkombination „Umschalttaste + F11“, schon wird wie von Zauberhand ein neues Tabellenblatt eingefügt.

Wenn Sie mehrere Arbeitsblätter auf einmal markieren wollen, zum Beispiel um diese zu kopieren oder zu verschieben, müssen Sie einige Besonderheiten beachten.

Sie mit der rechten Maustaste auf das Register eines beliebigen Arbeitblattes. Wählen Sie an schließend den Befehl „Alle Blätter markieren“ aus dem Kontextmenü.

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Um ein einzelnes Arbeitsblatt zu markieren, klicken Sie einfach auf das entsprechende Registerblatt.

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Einen zusammenhängenden Bereich von Arbeitsblättern markieren Sie dadurch, dass Sie auf das Register des ersten zu markierenden Blattes klicken, die Umschalttaste festhalten und dann das Register des letzten zu markierenden Blattes anklicken.

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Sie können auch beliebige Arbeitsblätter markieren, die nicht unmittelbar nebeneinander stehen. Um nicht zusammenhängende Arbeitsblätter zu markieren, klicken Sie das Register des ersten Blattes an, halten die „Strg-Taste“ fest und markieren beliebig viele andere Blätter durch Anklicken des Registers. Alle angeklickten Arbeitsblätter werden zusätzlich markiert.

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Wie werden Sie die Markierung mehrerer Arbeitsblätter wieder los? Klicken Sie dazu auf das Register eines nicht markierten Arbeitsblatts. Dieses wird zum aktiven Arbeitsblatt, die Auswahl der anderen Arbeitsblätter ist aufgehoben.

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Falls Sie alle Arbeitsblätter markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Arbeitsblatt-Register. Aus dem Kontextmenü des Registers wählen Sie den Befehl „Gruppierung aufheben“.

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Eine Gruppenauswahl von Arbeitsblättern wird in der Titelleiste durch den Zusatz „Gruppe“ angezeigt. Peter Schnoor/jh

Wenn Sie alle Arbeitsblätter einer Arbeitsmappe auf einmal markieren wollen, klicken

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PCgo! 4/2001

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Symbolleisten links und rechts platzieren

groß ist ein TIPP Wie Arbeitsblatt? Eine Excel-Arbeitsmappe (= Datei) besteht aus mehreren Arbeitsblättern (= Tabellen). Sie können pro Arbeitsmappe 256 Arbeitsblätter erstellen. Dabei ist ein Arbeitsblatt schon sehr groß. Es besteht aus 65.536 Zeilen. Wenn Sie eine solche Arbeitsmappe komplett füllen und drucken würden, hätten Sie bei 70 Zeilen pro Druckseite 937 Seiten Din-A4-Papier zu bedrucken. Und das nur, wenn alle Spalten auf eine Seite passen, denn Sie können pro Arbeitsblatt 256 Spalten mit Daten füllen.

BildTIPP Ganzen schirm nutzen Zur Eingabe von Werten benötigen Sie die Menüleiste und die Symbolleisten nicht. Diese nehmen Ihnen nur unnötig viel Platz vom Arbeitsbildschirm weg. Um nur das Arbeitsblatt ohne Symbolleisten zu sehen, klicken Sie auf den Menübefehl „Ansicht“ und im sich nun öffnenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Ganzer Bildschirm“ aus. Jetzt haben Sie das reine Arbeitsblatt zur Eingabe vor sich. Um wieder in die „normale“ Ansicht von Excel zu gelangen, drücken Sie auf die „Esc-Taste“ oder auf die Schaltfläche „Ganzer Bildschirm schließen“.

Die Symbolleisten von Excel enthalten wichtige Befehle. Je nachdem, welche Funktionen Sie in der aktuellen Arbeitsmappe bearbeiten, blendet Excel die entsprechende Symbolleiste ein. Sie nehmen Ihnen aber Platz von der Arbeitsoberfläche weg. Es ist sinnvoll, wenn Sie die Symbolleisten so platzieren, dass Sie Ihre Daten problemlos bearbeiten können.

schließend die linke Maustaste und ziehen Sie die Symbolleiste ganz an den linken Bildschirmrand, bis sie dort einrastet.

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Gehen Sie für eine weitere Symbolleiste genauso vor und verankern Sie diese am rechten Bildschirmrand. Jetzt haben Sie mehr Platz zum Bearbeiten Ihrer Daten.

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Sie können eine Symbolleiste aus der oberen Verankerung lösen und zu einem frei platzierbaren Fenster umwandeln, indem Sie doppelt auf die entsprechende Symbolleiste klicken. Jetzt liegt die ausgewählte Symbolleiste als frei platzierbares Fenster auf Ihrem Arbeitsblatt.

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Ziehen Sie die Mausanzeige in den blauen Bereich der Symbolleiste, drücken Sie an-

Dateien gezielt suchen Häufig passiert es, das Sie ältere Excel- Dateien benötigen. Doch wo finden Sie diese? Ein wahlloses Stöbern in älteren Dateien ist sehr zeitaufwendig. Suchen Sie Ihre Excel-Dateien lieber gezielt.

hält, so setzen Sie unbedingt durch einen Mausklick ein Häkchen in das Auswahlkästchen „Unterordner durchsuchen“.

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Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Öffnen“. Das Dialogfenster „Öffnen“ wird eingeblendet.

Damit Ihre Auswahl gespeichert wird, aktivieren Sie die Schaltfläche „Suche speichern“ und vergeben Sie einen Namen für diese Suche. Dadurch können Sie die Suche auch später jederzeit wiederholen.

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Klicken Sie in diesem Dialogfenster auf die Schaltfläche „Weitere...“. Das Dialogfenster „Weitere Suche“ wird eingeblendet.

Starten Sie Ihre Suche durch einen Klick auf die Schaltfläche „Suche starten“. Das Ergebnis wird nicht lange auf sich warten lassen.

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Definieren Sie im Bereich „Weitere Kriterien“ die Suchvorgaben. Im Auswahlfeld „Eigenschaft“ wählen Sie zum Beispiel „Erstellt“ aus und im Auswahlfeld „Bedingung“ wählen Sie den Eintrag „Letzten Monat“, um die Suche einzugrenzen.

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Im Bereich „Suchen in“ stellen Sie den Suchpfad ein. Falls der Suchpfad Unterordner ent-

Einen Wochenplan aufstellen Die Vorplanung einer Woche hat viele Vorteile: Sie legen wichtige Termine fest und behalten diese im Auge, Verabredungen werden nicht vergessen, Zahlungstermine können nicht übersehen werden. Beim Aufstellen eines Wochenplans hilft Excel durch seine Autoausfüllaktionen mit.

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In der ersten Tabellenzeile sollen die Wochentage Montag bis Sonntag festgelegt werden. Dabei bleibt die erste Zelle frei, so dass Sie in die Zelle „A2“ den Begriff „Montag“ eintippen. Markieren Sie nun mit der Mausanzeige das Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle „B1“, der PCgo! 5/2001

Excel Cursor verwandelt sich in ein Kreuz. Drücken Sie jetzt die linke Maustaste und ziehen Sie diese langsam über die nächsten Zellen. Achten Sie dabei auf die Bildschirmanzeige: Über jede Zelle, mit der Sie mit der Mausanzeige fahren, wird in einem gelben Informationsfenster der jeweils folgende Wochentag angezeigt.

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Ziehen Sie den Cursor so lange, bis in der Anzeige „Sonntag“ erscheint und lassen Sie dann die linke Maustaste los. Die Wochentage werden automatisch in die Zellen eingetragen.

den Cursor bei gedrückter linker Maustaste in der Spalte „A“ nach unten und achten Sie dabei auf den Bildschirm: Bei jeder neuen Zelle wird die Uhrzeit, jeweils um eine Stunde hochgezählt, angezeigt.

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Lassen Sie die linke Maustaste los, sobald die Uhrzeit erreicht ist, an der Sie nichts mehr in Ihren Wochenplan eintragen wollen. Schon steht der Rahmen der Woche, Sie müssen nur noch Ihre Termine eingeben.

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Jetzt fehlt noch die Zeit. Diese soll in der Spalte „A“ eingetragen werden. Geben Sie daher in die Zelle „A2“ den Wert „8:00“ ein.

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Markieren Sie nun wieder das Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle „A2“, der Cursor verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie

anstatt TIPP Rauten Werte? Bekommen Sie keinen Schreck, wenn in Ihrer Excel-Tabelle plötzlich Rauten anstatt einem Wert auftauchen. Sie haben keinen Rechenfehler gemacht und sich auch keinen Virus eingefangen: Die Spaltenbreite ist lediglich zu schmal, um den Wert anzuzeigen. Ein Optimieren der Spaltenbreite durch einen Doppelklick auf den Trennstrich zur nächsten Spalte im Spaltenkopf verbreitert die Spalte, und die eingegebenen Werte werden angezeigt.

Tabellen TIPP Breite ausdrucken

Autokorrektur denkt mit Tippfehler sind schnell gemacht. Eine häufige Ursache von Tippfehlern ist das Vertauschen von Buchstaben, so wird aus dem Begriff „sind“ „snid“ oder ähnliches Unsinniges. Viele der häufigsten Tippfehler kann Excel aber automatisch für Sie korrigieren, wenn Sie die Autokorrektur aktivieren.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“. Im sich öffnenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Autokorrektur“. Das gleichnamige Dialogfenster öffnet sich.

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Setzen Sie ein Häkchen in das Auswahlkästchen „Zwei Großbuchstaben am Wortanfang ändern“, so sind Sie vor dieser Fehleingabe geschützt, denn die Autokorrektur wandelt den zweiten Buchstaben automatisch in einen kleinen Buchstaben um.

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Besonders wichtig ist das Häkchen in dem Auswahlfeld „Während der Eingabe ersetzen“. Dadurch werden alle Einträge, die Sie in der unteren Liste sehen, bei einer fehlerhaften Eingabe ersetzt. Sie können diese Liste mit Ihren eigenen Einträgen ergänzen. Wenn Sie also wissen, dass Sie ein Wort häufig falsch schreiben, so tragen Sie es in der verkehrten Schreibweise in das Feld „Ersetzen“ ein. Das korrekte Wort schreiben Sie in das Feld „Durch“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt Ihren neuen Eintrag der Liste hinzu.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt Ihre Einstellungen und schützt Sie künftig vor einem großen Teil von fehlerhaften Eingaben. Peter Schnoor/jh

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Die Auswahl „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ sorgt dafür, dass nach einem Satzzeichen, wie zum Beispiel einem Punkt, grundsätzlich groß weitergeschrieben wird.

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Mit einem Häkchen in dem Auswahlfeld „Wochentage immer groß schreiben“ haben Sie keine Möglichkeit, Wochentage versehentlich klein zu schreiben.

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Ein häufiger Fehler: Versehentlich wird die Feststelltaste gedrückt, und alles wird groß geschrieben. Die Auswahl „Unbeabsichtigtes Verwenden der Feststelltaste korrigieren“ schützt Sie vor diesem Fehler. PCgo! 5/2001

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Tabellen wachsen schnell an. Wenn Ihre Tabelle nicht mehr auf eine Seite passt, haben Sie die Möglichkeit, diese Seite quer zu drucken. Mit der Befehlsfolge „Datei“ und „Seite einrichten“ gelangen Sie zu dem Dialogfenster „Seite einrichten“. Klicken Sie hier auf die Option „Querformat“ und schließen Sie Ihre Einstellung mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“. Doch was, wenn Ihre Seite selbst dann nicht passt? Hier bietet Excel eine geniale Lösung: Wählen Sie den Befehl „Seitenansicht“ aus dem Menübefehl „Datei“. In der Seitenansicht wählen Sie den Befehl „Layout“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ wird eingeblendet. Klicken Sie nun im Bereich der „Skalierung“ auf die Option „Anpassen 1 Seite breit und 1 Seite hoch“. Schon skaliert Excel Ihre Datei so, dass Sie auf eine Seite passt. Tabellen, die normalerweise etwa 1,5 Seiten beanspruchen, sind mit dieser Skalierung immer noch lesbar. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ bringt Ihre Seite passend auf ein Blatt Papier.

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Mit mehreren Excel-Dateien arbeiten

TIPP Formatierungen übertragen Wenn Sie eine Zelle oder einen Zellenbereich perfekt formatiert haben und weitere Zellen oder Zellenbereiche genauso formatieren möchten, so müssen Sie die ganzen Einstellungen nicht noch einmal Schritt für Schritt wiederholen. Benutzen Sie dazu besser den „Format Übertragen“-Pinsel aus der Symbolleiste. Markieren Sie die Zelle, die optimal formatiert ist, und klicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“. Markieren Sie nun den Bereich, den Sie formatieren wollen. Die Zellen erhalten jetzt alle FormatEinstellungen der Ursprungszelle. Wenn Sie die Formatierung auf mehrere Bereiche übertragen wollen, führen Sie einen Doppelklick auf das „Format übertragen“-Symbol aus. Die „Format übertagen“-Eigenschaft bleibt dann so lange aktiv, bis Sie die „Esc-Taste“ betätigen.

TIPP

Rahmen schnell erzeugen

Oftmals ist es wichtig, bestimmte Daten optisch zu einer Gruppe zusammenzufassen. Für eine solche Zusammenfassung bietet sich ein Rahmen an. Den können Sie blitzschnell mit einer Tastenkombination erzeugen. Markieren Sie dazu den Bereich, den Sie mit Hilfe eines Rahmens optisch hervorheben wollen. Betätigen Sie dann die Tastenkombination „Strg – Umschalttaste – Bindestrich“. Schon wird der markierte Bereich mit einem Rahmen versehen.

Arbeiten Sie häufig mit mehreren Excel-Dateien gleichzeitig, dann ist es umständlich, diese Dateien immer nacheinander zu öffnen. Dafür gibt es einen Trick in Excel: Speichern Sie alle benötigten Dateien als einen „Arbeitsbereich“. Dann können Sie durch das Öffnen dieses „Arbeitsbereiches“ alle gespeicherten Arbeitsmappen auf einmal öffnen, ohne jede Datei einzeln zu laden.

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Laden Sie in Excel zunächst nacheinander alle Dateien, die in einem Arbeitsbereich gespeichert werden sollen. Wählen Sie nun im Menü „Datei“ den Befehl „Arbeitsbereich speichern“.

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Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt den gesicherten Arbeitsbereich wieder öffnen, wählen Sie den Befehl „Datei/Öffnen“. Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich mit einem Doppelklick. Excel öffnet alle in diesem Bereich gespeicherten Dateien und erinnert sich auch an eventuell geteilte Fenster oder Seiteneinteilungen.

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Ein Klick auf den Menübefehl „Fenster“ zeigt im unteren Bereich alle geöffneten Dateien an. Hier wählen Sie die Datei aus, die Sie bearbeiten wollen.

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Geben Sie einen passenden Namen für Ihren „Arbeitsbereich“ ein. Achtung! Dieser Arbeitsbereich erhält nicht die ursprüngliche ExcelDateierweiterung „.xls“ (Excel Sheet), sondern „.xlw“ (Excel Workspace).

Wenn die Excel-Navigation zu langsam wird In großen Tabellen können viele Diagramme und Grafiken vorhanden sein. Dadurch wird das Blättern in Excel langsam und mühselig. Sie können Excel auf Wunsch aber auch wieder beschleunigen. Sie müssen dabei aber auf die Ansicht der eingebundenen Diagramme und Grafiken verzichten.

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Alternativ können Sie auch die Option „Alle ausblenden“ wählen. Durch diese Option werden alle Diagramme und Grafiken ausgeblendet, und zwar mitsamt dem dafür vorgesehenen Platz. Das Blättern in Ihrer Tabelle wird dadurch noch schneller, da insgesamt weniger Seiten vorhanden sind.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Befehl „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Register „Ansicht“. Im Bereich „Objekte“ wählen Sie die Option „Platzhalter anzeigen“. Dadurch wird der Platz, den die Grafikelemente benötigen, weiter freigehalten, aber die Grafik oder das Diagramm selbst sind nicht zu sehen. So wird das Blättern in der Tabelle wieder angenehm flüssig.

Bereiche automatisch benennen Je größer Ihre Tabelle ist, desto unübersichtlicher wird sie. Zum effektiven Organisieren von Tabellen sollten Sie wichtige Tabellenbereiche mit Namen versehen. Dadurch werden Formeln wesentlich verständlicher. Excel bietet die Möglichkeit, einzelne Bereiche automatisch zu benennen.

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Tippen Sie in die erste Spalte bestimmte Kategorien ein, zum Beispiel „Fachliteratur“, „Reiseliteratur“, „Geschichtsliteratur“ und „Krimis“.

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Erzeugen Sie für die Kategorien vier Quartale, in denen Sie Ihre Ausgaben für die jeweilige Kategorie vermerken. PCgo! 6/2001

Excel

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Markieren Sie den ausgefüllten Tabellenbereich und danach aktivieren Sie den Menübefehl „Einfügen“. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Namen“ und im jetzt eingeblendeten Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Erstellen“. Das Dialogfenster „Namen erstellen“ wird eingeblendet.

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Klicken Sie in die erste freie Zelle nach den Quartalseinträgen der „Fachliteratur“ und wählen Sie jetzt das Symbol „Summe“ aus der Symbolleiste. In dem markierten Feld wird jetzt automatisch die Formel „=SUMME(Fachliteratur)“ eingeblendet. Mit einem Druck auf die Entertaste errechnet Excel den Wert, der den Feldern zugeordnet ist.

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Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Oberster Zeile“ und „Linker Spalte“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster wird geschlossen.

Eingabe durch eine Bereichsmarkierung Wenn Sie den Bereich kennen, in den Sie Daten eingeben wollen, können Sie sich die Eingabe von Datensätzen mit einem kleinen Trick vereinfachen.

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Markieren Sie zunächst den Bereich, in den Ihre Daten eingegeben werden sollen, zum Beispiel „A1“ bis „C4“.

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Tippen Sie die Daten ein. Wechseln Sie jeweils mit der „Enter-Taste“ in das nächste Eingabefeld.

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In der Zelle „A4“ benutzen Sie nicht die Maus, um in die Zelle „B1“ zu gelangen, sondern auch die „Enter-Taste“. Die Eingabemarke springt automatisch in die Zelle „B1“, ohne dass Sie etwas dazutun müssen.

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Das gleiche gilt auch für die Zelle „B4“. Ein Druck auf die „Enter-Taste“ und der Cursor befindet sich ohne weiteren Mausklick in der Zelle „C1“.

DatumsTIPP Einfach eingabe Geben Sie mehrere Datumswerte ein, ist es umständlich, immer das komplette Datum zu schreiben. Gehen Sie lieber so vor: Markieren Sie den Bereich, in dem die Datumswerte stehen sollen. Wählen Sie dann den Menübefehl „Format“ und im Untermenü „Zellen“. Aktivieren Sie das Register „Zahlen“ und im Listenfeld „Kategorie“ den Eintrag „Datum“. Wählen Sie das passende Format aus (zum Beispiel „03.04.97“) und betätigen Sie anschließend die Schaltfläche „OK“. Bei der Datumseingabe in diese Felder können Sie sich die Eingabe wie zum Beispiel „10.10.2001“ vereinfachen: Sie geben lediglich „10-10“ ein, Excel ergänzt die Eingabe selbstständig um das aktuelle Jahr und formatiert die Anzeige Ihren Einstellungen entsprechend um.

Daten auf andere Tabellenblätter Oftmals ist es nötig, Daten aus einem Arbeitsblatt in ein anderes Arbeitsblatt zu verschieben. Sie brauchen dazu nicht unbedingt die Standardausschneide- und Einfügefunktionen von Excel zu benutzen, es geht auch einfacher.

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Markieren Sie den Bereich, den Sie auf ein anderes Arbeitsbltt verschieben möchten.

Ziehen Sie die Mausanzeige auf den unteren Rand der Markierung. Drücken Sie nun die „Alt-Taste“ und gleichzeitig die linke Maustaste. In der Statusleiste erscheint der Hinweis: „Ziehen über Blattregister verschiebt Markierung in ein anderes Blatt“.

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Halten Sie beide Tasten gedrückt und ziehen Sie den Cursor auf die Tabelle, in die der markierte Bereich eingefügt werden soll. Der Tabelleninhalt der markierten Tabelle wird geöffnet.

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Ziehen Sie die Mausanzeige jetzt an die Stelle in der Tabelle, wo der markierte Bereich eingefügt werden soll. Lassen Sie die linke Maustaste und die „Alt-Taste“ los. Der Inhalt erscheint an der gewünschten Stelle.

Rundungsfehler vermeiden Excel ist im Rechnen zu genau. Um das zu verhindern, müssen Sie eine Formel einsetzen, die Excel kaufmännisch runden lässt. Geben Sie die Werte „3,1479“ in die Zelle „A1“und „1,14“ in die Zelle „A2“ ein. Multiplizieren Sie die Werte in der Zelle „A3“ miteinanPCgo! 6/2001

der: „= A1*A2“. Das Ergebnis ist dann „3,5886“. Tippen Sie in die Zelle „A4“ die Formel zum Runden ein: „=RUNDEN(A3;2)“. Das Ergebnis ergibt dann „3,5900“. Die Zahl nach dem Semikolon in der Formel gibt die Zahl der Genauigkeit der Nachkommastellen an. Peter Schnoor/jh

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einer TaTIPP Teile belle drucken Wenn Sie nur bestimmte Teile einer Tabelle ausdrucken wollen, markieren Sie den auszudruckenden Bereich und wählen den Menübefehl „Datei“. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Druckbereich“. Im folgenden Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Druckbereich festlegen“. Ein Klick auf das Symbol „Seitenansicht“ zeigt das Ergebnis: Nur der markierte Bereich steht zum Drucken an. Um den Druckbereich wieder aufzuheben, wählen Sie den Befehl „Druckbereich aufheben“ aus dem „Datei-Menü“.

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Wie kommen Sie am schnellsten zum Ziel?

per TIPP Eingabe Datenbankmaske Wenn Sie das Arbeiten mit einer Datenbank gewohnt sind, brauchen Sie auch in Excel nicht auf den Komfort zu verzichten, Daten mit Hilfe eines Formulars zu bearbeiten. Klicken Sie dazu in die zu bearbeitende Liste. Wählen Sie anschließend den Menübefehl „Daten“ und im Untermenü den Befehl „Maske“. Schon steht Ihnen eine Datenbankmaske zur Eingabe und zur Bearbeitung der Daten zur Verfügung. Um sich in den Datensätzen zu bewegen, benutzen Sie entweder den Rollbalken oder die Schaltflächen „Vorherigen suchen“ und „Nächsten suchen“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Neu“ geben Sie einen neuen Datensatz ein. Sie brauchen dabei nicht darauf zu achten, wo der Cursor sich gerade in Ihrer Tabelle befindet, denn der neue Datensatz wird automatisch an das Ende der Liste angefügt. Die Schaltfläche „Löschen“ entfernt den gerade in der Anzeige befindlichen Datensatz. Mit Hilfe der Schaltfläche „Suchkriterien“ können Sie Suchkriterien in die Datenmaske eingeben und dann die passenden Datensätze suchen, indem Sie auf die Schaltflächen „Vorherigen suchen“ oder „Nächsten suchen“ klicken.

Oftmals stellt sich die Frage, wie Sie einen Eingangswert verändern müssen, um einen bestimmten Zielwert zu erreichen. Für diese Problemstellung bietet Excel die Funktion „Zielwertsuche“ an. Für die Berechnung ist es wichtig, dass der zu verändernde Wert eine Zahl sein muss und keine Formel enthalten darf, während der Zielwert unbedingt eine Formel sein muss. Das folgende Beispiel veranschaulicht die „Zielwertsuche“.

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Öffnen Sie ein leeres Excel-Arbeitsblatt und tippen Sie in die Zelle A1 „Einnahmen“ ein. In die Zelle A2 schreiben Sie „Ausgaben“, in die Zelle A3 „Belastung“ und in die Zelle A4 „Verfügbar“.

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Geben Sie in die Zelle „B1“ den Wert „5500“ein. In die Zelle „B2“ schreiben Sie den Wert „3300“ und in die Zelle „B3“ den Wert „2500“ ein. In die Zelle B4 tragen Sie die Formel „=B1-B2B3“ ein. Das Ergebnis sollte „- 800“ ergeben.

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in der Zelle „Verfügbar“ eine Ergebnis von Null erreicht wird. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Extras“. In dem sich jetzt öffnenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Zielwertsuche“ aus. Das Dialogfenster „Zielwertsuche“ öffnet sich.

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Tippen Sie in das Feld „Zielzelle“ den Wert „B4“ ein. In das Eingabefeld „Zielwert“ kommt eine „0“. In das Eingabefeld „Veränderbare Zelle“ tippen Sie „B1“ ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird die Zielwertsuche durchgeführt und das Ergebnis angezeigt.

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Wenn Sie mit dem erzielten Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ werden die ursprünglichen Daten wieder hergestellt.

Ziel soll es nun sein, mit Hilfe der „Zielwertsuche“ die Einnahmen so zu berechnen, dass

Datenanalyse mit den Datenbankfunktionen Zum Auswerten von Daten gibt es in Excel eine besonders exzellentes Feature: die Datenbankfunktion. Am Beispiel einer Gehaltsliste können Sie sich die Möglichkeiten der Datenbankfunktionen einmal näher ansehen.

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Erstellen Sie zunächst eine Gehaltsliste. Die Überschriften der Spalten sollen folgendermaßen lauten: „NAME“, „ABT“, „GEHALT“. Füllen Sie die Tabelle mit beliebigen Namen, Abteilungsbezeichnungen und Gehältern.

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Damit die Tabelle eindeutig erkannt werden kann, dürfen Sie zwischen den einzelnen Zeilen keine Leerzeilen einfügen. Markieren Sie außerdem die Überschriftenzeile, und formatieren Sie diese fett, indem Sie auf das Symbol „Fett“, das F-Symbol in der Werkzeugleiste, klicken. Dadurch erkennt Excel die Liste als zusammengehörigen Datenbankbereich.

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Zur Auswertung der Daten braucht die Datenbankanalyseformel einen „Kriterienbereich“, aus dem sie die notwendigen Daten entnimmt. Zum Auswerten der Gehälter einer Abteilung geben Sie dazu in eine leere Zelle außerhalb der Liste die Überschrift der Abteilung,

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also „ABT“, ein. In die Zelle darunter schreiben Sie den Namen der Abteilung, die Sie auswerten wollen, zum Beispiel „EK“.

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Klicken Sie jetzt in ein freies Feld außerhalb der Liste, in dem das Ergebnis stehen soll. Aktivieren Sie anschließend den Funktionsassistenten, indem Sie auf das Symbol „FunktionsAssistent“ klicken. Das Dialogfenster „Funktion einfügen“ wird eingeblendet.

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Klicken Sie im Bereich „Kategorie:“ auf „Datenbank“. Im Bereich „Funktion:“ klicken Sie auf den Eintrag „DBSUMME“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ öffnet sich die Eingabemaske der Funktion.

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In das Feld „Datenbank“ geben Sie die Koordinaten der Gehaltsliste ein. Der einfachste Weg zur Eingabe des Datenbankbereichs: Klicken Sie auf die kleine Tabelle im rechten Eingabefenster, die Funktionseingabe minimiert sich auf die Bereichsangabe. Markieren Sie jetzt die komplette Liste inklusive der Überschriften. Ein Klick auf das rechte Symbol im Eingabebereich vergrößert anschließend wieder das Funktionsfenster. PCgo! 7/2001

Excel

TIPP

Arbeiten mit der Auswahlliste

Bei Listen, in denen sich Eintragungen wiederholen, können Sie mit einem kleinen Trick die Schreibarbeit abkürzen. Klicken Sie in die nächste freie Zelle unterhalb Ihrer Liste und dort auf die rechte Maustaste. Im jetzt eingeblendeten Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Auswahlliste“. Alle bereits vorgenommenen Eintragungen werden angezeigt und können durch einen Mausklick auf den entsprechenden Eintrag komfortabel übernommen werden.

TIPP Möglichkeiten zum Löschen Excel bietet zum Löschen von Daten mehrere Optionen an, die nicht immer klar verständlich sind. Um zum Beispiel bestimmte Zelleninhalte zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Zellen. Öffnen Sie anschließend das Menü „Bearbeiten“ und im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Löschen“. Folgende Optionen stehen Ihnen dann zum Löschen zur Verfügung: „Alles“: Löscht alles, was in dieser Zelle vorhanden ist (Inhalt, Formatierungen und Kommentare). „Formate“: Entfernt ausschließlich alle Formatierungen, die Inhalte und Kommentare bleiben erhalten. „Inhalte“: Löscht die Daten aus der Zelle, alle Formatierungen und Kommentare bleiben bestehen. „Kommentare“: Vorhandene Kommentare werden entfernt, Inhalte und Formatierungen der markierten Zellen bleiben erhalten.

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In das Feld „Datenbankfeld“ geben Sie die Koordinate der Überschrift „GEHALT“, zum Beispiel „C1“, ein. Das Feld „Suchkriterien“ erwartet die Eingabe der Koordinaten zur Auswahl, in unserem Beispiel also den Bereich, in dem Sie „ABT“ und „EK“ geschrieben haben. Ein Klick auf die Schaltfläche „Ende“ berechnet die Summe der Gehälter für die Abteilung Einkauf.

Datenbereich der auszuwertenden Liste eingegeben werden, dann die Überschrift der auszuwertenden Spalte und zum Schluss das Suchkriterium. Es gibt insgesamt zwölf Datenbankfunktionen in Excel, von der Berechnung der Anzahl bis zur Varianzberechnung. Peter Schnoor/jh

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Wenn Sie den Abteilungsnamen im Kriterienbereich ändern, wird die neue Summe der Gehälter sofort ausgerechnet und dargestellt.

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Die Datenbankfunktionen arbeiten alle nach dem gleichen Schema: Als erstes muss der

Mit Hilfe des Solvers zum Ziel gelangen Lösen Sie Ihre komplexen Rechenprobleme mit Hilfe der Solverfunktion in Excel. Bei der „Zielwertsuche“ wird ein einzelner Wert so lange verändert, bis er das gewünschte Ergebnis liefert. Wenn das angestrebte Ergebnis aber von mehreren Werten abhängt, so kann es mit Hilfe der „Solverfunktion“ sehr einfach herausgefunden werden. Der Optimalwert einer Berechnung mit dem „Solver“ wird durch folgende Elemente bestimmt: die „Zielzelle, die „veränderbaren Zellen“ und die „Nebenbedingungen“. Am Beispiel der Zielwertsuche können Sie auch die „Solverfunktionen“ ausprobieren.

„Auswahlpfeils“ die Bedingung „>=“ und geben Sie dann in das Feld „Nebenbedingung“ den Wert „5000“ ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt die Bedingung hinzu, und Sie können die nächste Bedingung festlegen.

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Die Ausgaben werden mindestens die Hälfte der Einnahmen in Anspruch nehmen. Deshalb lautet die Eingabe für die Zelle „B2“: „>=$B$1/2“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ fügt auch diese Bedingung in die Tabelle ein.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Solver“ aus. Das Dialogfenster „Solver-Parameter“ öffnet sich. In das Eingabefeld „Zielzelle“ im Dialogfeld geben Sie den Wert „$B$4“ ein. In der Zeile „Zielwert“ aktivieren Sie die Option „Wert“ und in das Feld „Wert“ tippen Sie anschließend eine „0“ ein.

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Im Bereich der „veränderbaren Zellen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Schätzen“. Excel erkennt aufgrund der vorgegebenen Zielzelle automatisch den Bereich „$B$1:$B$3“.

Die Belastung wird keinesfalls geringer als 2000 DM werden. Also lautet die letzte Bedingung: „$B$3=>2000“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ fügt die letzte Bedingung hinzu und schließt das Dialogfenster „Nebenbedingungen hinzufügen“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Lösen“ erscheint die Nachricht, dass der Solver unter Einbehaltung der Nebenbedingungen eine Lösung gefunden hat. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt die Werte, ein Klick auf die Schaltfläche „Abbrechen“ stellt die Anfangswerte wieder her.

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Im Bereich der „Nebenbedingungen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das Dialogfenster „Nebenbedingungen hinzufügen“ wird eingeblendet.

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Die Einnahmen sollten 5000 DM nicht unterschreiten, klicken Sie deswegen auf die Zelle B1, wählen Sie anschließend mit Hilfe des

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PCgo! 7/2001

Excel-Tippsn CD unter

Excel

der weiße finden Sie auf orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Unterschiedliche Szenarien durchrechnen

TIPP

Mappen automatisch öffnen

Standardmäßig wird Excel mit einer leeren Arbeitsmappe geöffnet. Wenn Sie wollen, dass Excel automatisch mit einer oder mehreren Arbeitsmappen startet, so müssen Sie diese in einem speziellen Ordner ablegen. Dieser Ordner wird bei der Programminstallation automatisch angelegt und besitzt die Bezeichnung „XLSSTART“. Der Ordner wird auch als „Startordner“ bezeichnet und bei der Standardinstallation von Office in dem Pfad „Programme/Microsoft Office/Office/“ gelegt. Alle Arbeitsmappen, die Sie in diesem Ordner speichern, stehen Ihnen beim Start von Excel automatisch zur Verfügung. Um die aktuelle Arbeitsmappe in dem Startorder zu speichern, wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü den Befehl „Speichern unter“. Im jetzt eingeblendeten Dialogfenster „Speichern unter“ wählen Sie den Startordner „XLSSTART“ aus und speichern Ihre Arbeitsmappe dort. Wenn Ihre in diesem Ordner hinterlegten Arbeitsmappen nicht mehr automatisch geöffnet werden sollen, so verschieben Sie diese in Ihren Standardordner, zum Beispiel „Eigene Dateien“ zurück.

Mit Hilfe von unterschiedlichen Szenarien können Sie Excel künftige Entwicklungen durchrechnen lassen. Dabei ersetzen Sie innerhalb einer Tabelle eine Reihe von Werten durch andere Werte. Dadurch können Sie die unterschiedlichen Resultate miteinander vergleichen und beurteilen. Die unterschiedlichen Szenarien werden in der aktuellen Tabelle gespeichert. Das Beispiel einer Buchungsliste mit optimistischer und pessimistischer Zukunftsbeurteilung macht die Möglichkeiten des „Szenario-Managers“ deutlich.

1

Legen Sie eine Excel-Tabelle mit folgendem Inhalt an:

Kategorie Einfach Mittel

Preis

Posten

Tippen Sie in das Feld „Szenarioname“ den Begriff „Optimist“ ein. Das Feld „Veränderbare Zellen“ belegen Sie mit dem Bereich der Buchungsangaben „C2:C5“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster „Szenariowerte“ wird eingeblendet.

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Setzen Sie die optimistischen Schätzungen für jede Zelle ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt Sie in das Dialogfenster „Szenario-Manager“ zurück. Sie können an dieser Stelle gleich ein weiteres Szenario einrichten, indem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ klicken. Vergeben Sie jetzt den Namen „Pessimist“ und klicken auf die Schaltfläche „OK“.

Umsatz

99,00 DM

199

19.701,00 DM

157,00 DM

159

24.963,00 DM

Hoch

219,00 DM

19

4.161,00 DM

Exklusiv

399,00 DM

11

4.389,00 DM

2

Die Umsätze berechnen Sie mit der Multiplikationsformel „=B2*C2“ und kopieren diese Formel für alle mit Kategorien belegten Zeilen. Die Summe der Umsätze berechnen Sie mit der Summenfunktion „=Summe(D2:D5)“. Speichern Sie anschließend die Arbeitsmappe.

3

Markieren Sie die gesamte Tabelle. Den Szenario-Manager aktivieren Sie, indem Sie auf den Menübefehl „Extras“ klicken und im Untermenü die Option „Szenario-Manager“ wählen. Das Dialogfenster „Szenario-Manager“ öffnet sich.

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In das jetzt eingeblendete Dialogfenster „Szenariowerte“ tippen Sie Ihre pessimistischen Schätzungen für jeden Buchungswert ein. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt Sie wieder in den „Szenario-Manager“ zurück.

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Markieren Sie eine der Szenarien und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anzeigen“. Excel zeigt das jeweils aktivierte Szenarioergebnis in der Tabelle an. Ein Klick auf die Schaltfläche „Bericht“ erstellt einen aussagekräftigen Bericht über Ihre Szenarien, so dass Sie in Ruhe die Ausgangswerte mit den Schätzwerten und den daraus resultierenden Ergebnissen vergleichen können.

4

Klicken Sie im „Szenario-Manager“ auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das Dialogfenster „Szenario hinzufügen“ wird eingeblendet.

Der Trick mit der Landkarte Die Landkarten-Funktion von Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten geografisch zu veranschaulichen. Dabei ist es wichtig, dass Sie zuerst die Tabelle mit den Daten anlegen und dann die Landkarte. Weiterhin ist es bedeutend zu wissen, dass Sie als Kartenmerkmale nur Regionen, Länder oder Kontinente bestimmen können. Großstädte werden von der Excel-Landkartenfunktion nicht erkannt.

1

Geben Sie in Excel eine Tabelle mit folgenden Werten ein:

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Land

Mitglieder

Schleswig-Holstein

2000

Hamburg

1200

Berlin

900

Bremen

81

Bayern

2200

2

Markieren Sie die Tabelle und klicken Sie auf das Symbol der Landkarte. Die Mausanzeige verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie dieses Kreuz bei gedrückter linker Maustaste über den PCgo! 8/2001

Excel Bereich, in dem Ihre Landkarte dargestellt werden soll. Lassen Sie die linke Maustaste danach los.

3

Die Deutschlandkarte und das Dialogfenster „Karten-Manager“ werden angezeigt. Ziehen Sie die Mausanzeige auf das Symbol „Wert“ im „Karten-Manager“.

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Die Mausanzeige verwandelt sich in eine Hand mit einem Griff. Ziehen Sie die Hand auf die erste Zeile im unteren Bereich „Mitglieder“. Dadurch werden die Mitgliederzahlen in der Karte farblich markiert. Klicken Sie außerhalb der Landkarte. Der „Karten-Manager“ wird ausgeblendet und die Landkarte dargestellt.

Pinnfolien zu Landkarten hinzufügen Mit Pinnnadeln können Sie Orte auf Ihrer Landkarte kennzeichnen, um zum Beispiel wichtige Standorte zu markieren. Die Pinnnadeln werden als so genannte „Pinnfolie“ gespeichert, die sich über Ihre Landkarte legt. Sie können auch mehrere Pinnfolien zu unterschiedlichen Zwecken anlegen und die einzelnen Pinnfolien dann je nach Bedarf aufrufen.

1

Zum Anlegen einer Pinnfolie aktivieren Sie zunächst Ihre Landkarte, indem Sie doppelt darauf klicken. Klicken Sie dann auf den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü auf den Befehl „Pinnfolie öffnen“. Das Dialogfenster „Pinnfolie“ wird eingeblendet.

2

Geben Sie in das Feld „Geben Sie den Namen der neuen Pinnfolie ein, die erstellt werden soll“ den Begriff „Standorte“ ein.

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Klicken Sie jetzt auf das Symbol „Pinnfolie“. Die Mausanzeige verwandelt sich in eine Pinnnadel. Klicken Sie nun in der Landkarte den gewünschten Ort (oder die ungefähre Lage des Ortes) an, den Sie eintragen wollen. Sie können jetzt zusätzlich einen Text, zum Beispiel den Ortsnamen Ihrer Kennzeichnung angeben, indem Sie die Bezeichnung in das markierte Feld neben der Pinnnadel tippen.

4

Nachdem Sie alle gewünschten Orte mit einer Pinnnadel versehen haben, klicken Sie auf das Symbol „Objekte auswählen“. Die Mausanzeige erscheint wieder wie üblich.

5

Um die Pinnfolie zu schließen, wählen Sie den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Pinnfolie schließen“. Ihre Landkarte wird jetzt wieder ohne Pinnmarkierungen dargestellt.

6

Damit Sie eine Pinnfolie öffnen können, klicken Sie wiederum auf den Menübefehl „Landkarte“ und im Untermenü auf den Eintrag „Pinfolie öffnen“. Im jetzt dargestellten Dialogfenster „Pinnfolie“ wählen Sie die Option „Wählen Sie eine Bezeichnung für die vorhandene Pinnfolie, die Sie anzeigen möchten“. Über das Auswahlfenster werden Ihnen alle vorhandenen Pinnfolien in Ihrer Landkarte dargestellt und Sie können die gewünschte Pinnfolie auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ stellt die Pinnfolie über Ihrer Landkarte dar.

Textformeln in Excel anwenden Neben den üblichen Formeln zur Berechnung von Ergebnissen hält Excel die Textformel bereit. Sie berechnet nicht den Inhalt von Feldern, sondern kombiniert diese miteinander.

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Geben Sie in die Zelle „A1“ ein: „Jahrgang: „. In die Zellen „B1“ bis „B4“ geben Sie ein: „1990“, „1992“, „1994“, „1996“. In die Zelle „C1“ tippen Sie „ Bester Wein!“. Jetzt kommt die Textformel zum Einsatz. Tippen Sie in die Zelle „D1“ folgende Formel ein: „=A1 & B1 & C1“ Das Ergebnis lautet: „Jahrgang 1990 Bester Wein!“.

PCgo! 8/2001

2

Da die Felder „A1“ und „C1“ nur einmal vorhanden sind, müssen diese absolut kopiert werden. Markieren Sie dazu in der Formel den Eintrag „A1“ und betätigen Sie anschließend die „Funktionstaste 4“. Aus dem Eintrag „A1“ wird „$A$1“. Markieren Sie nun den Formelteil „C1“ und betätigen die „Funktionstaste 4“.

3

Ziehen Sie den Cursor auf den rechten unteren Kopieranfasser und ziehen Sie die Mausanzeige mit gedrückter linker Maustaste in die Zelle „D4“. Die Formel wird kopiert und die entsprechenden Inhalte angezeigt. P. Schnoor/jh

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bei DaTIPP Formate tenübernahme Die Datenformate des Importassistenten haben folgende Auswirkungen: Standard: Sind Datums- und Zahlenformate vorhanden, so werden diese beibehalten. Alle anderen Werte werden in das Textformat umgewandelt. Text: Alle Spalteneinträge werden in das Textformat gewandelt. Datum: Wandlung in das ausgewählte Datumsformat.

TIPP Kartenmerkmale auswählen Sie können für Ihre Landkarte nachträglich weitere Merkmale auswählen(Großstädte, Flughäfen, Autobahnen). Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre aktivierte Landkarte und wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl „Merkmale“. Aktivieren oder deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollfelder.

Bereiche TIPP Große markieren Um große Bereiche in Excel zu markieren, müssen Sie sich mit den Rollbalken durch Ihre Tabelle bewegen. Das ist sehr umständlich. Einfacher geht es, wenn Sie den Zoombereich entsprechend verkleinern. Dann haben Sie Ihre Daten alle im Blick und können diese problemlos markieren. Zur Einstellung des Zoombereichs wählen Sie einen Wert von 75%, 50% oder 25% aus dem Zoom-Listenfeld.

hardware Farblaser

Die häufigsten

Fragen 1

RAM-Größe im Treiber einstellen

Frage: Ich habe meinen Farblaser mit mehr RAM ausgerüstet. Trotzdem druckt er manche Seiten in bester Auflösung nicht. Antwort: Bei den meisten Farblasern reicht es nicht, das RAM im Drucker einzubauen. Der Druckertreiber muß zusätzlich eigestellt werden. Sie finden meist unter "Gerät", "weitere Einstellungen" oder "Steuerung/ Wartung" ein entsprechndes Feld. Lesen Sie am besten im Handbuch zum Drucker nach. Tragen Sie dort die neue Zahl ein. Vergessen Sie aber nicht, die neuen Einstellungen durch einen Klick auf das Feld "Übernehmen" am unteren Rand des Drucktreiberfensters dauerhaft zu sichern.

von Walter Watzl

Antwort: Wenn Sie nur einige Seiten duplex bedrucken beziehungsweise Papier sparen, macht das sicher nichts aus. Doch wenn Sie dauerhaft so arbeiten, verschmutzt das Druckwerk. Bei jedem Druckvorgang löst sich Toner, der mit der Zeit die Rollen und die Mechanik verklebt und beschädigt. Sie mindern damit die Lebensdauer des Druckers auf jeden Fall. Anders sieht es bei Druckern mit DuplexEinheit aus. Diese Drucker sind auf die "Mehrbelastung" durch Tonerreste vorbereitet. Bei Farblasern gibt es aber keine Duplex-Einheit. Grund dafür ist die bereits starke Belastung bei einem einzigen Farbdruck. Im Gegensatz zum Schwarzweißdruck wird das Papier viermal bedruckt und nicht einmal.

3 Um den aufgerüsteten Speicher tatsächlich voll zu nutzen, müssen Sie bei den meisten Druckern die RAM-Konfiguration auch im Treiber neu einstellen.

2

Manuelles Duplex vermeiden

Frage: Durch Bedrucken der Rückseite bereits bedruckter Blätter kann man Papier sparen. Genauso unterstützen manche Drucker manuellen Duplexdruck. Schade ich damit dem Farblaser?

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Kopien schneller drucken

Frage: Beim Drucken von Kopien mehrseitiger Dokumente ist mein Farblaser sehr langsam. Er bleibt deutlich hinter den Angaben des Herstellers zurück. Ist das Gerät kaputt? Antwort: Nein. Sie drucken die mehrseitigen Dokumente wahrscheinlich sortiert aus. Das bedeutet, daß das Anwendungsprogramm alle Seiten des Dokumentes in der richtigen Reihenfolge ausdruckt und dann erst mit der nächsten Kopie beginnt. Beispiel: Sie wollen zehn Exemplare eines zehnseitigen Dokuments sortiert ausdrucken. Das Anwendungsprogramm überträgt dann die zehn Seiten des Dokuments zehnmal zum Drucker. Der Drucker muß 100 Blatt "normal" drucken. Wenn Sie jedoch unsortiert ausgeben lassen, werden nur zehn Seiten übertragen und diese jeweils zehnmal gedruckt. Die neun Kopien jeder Seite druckt er mit der vollen Kopiergeschwindigkeit des Geräts. Die Seite muß nur

einmal im Drucker aufbereitet und dann neunmal aus dem Speicher des Druckers kopiert werden. So arbeitet der Drucker nicht nur schneller, sondern auch der PC beziehungsweise das Netzwerk ist weniger belastet, da ja deutlich weniger Daten übertragen werden müssen – nämlich in diesem Beispiel 90% weniger!

Wenn Sie Mehrfachkopien eines Dokuments unsortiert ausdrucken, beschleunigen Sie nicht nur den Druck, sondern entlasten auch den PC und das Netzwerk (falls Sie über dieses drucken).

4

Schlechte Papiere

Frage: Bei Tintenstrahldruckern beeinflußt das Papier ja wesentlich die Druckqualität. Für top Ergebnisse brauche ich teueres Spezialpapier. Ist das bei Farblasern ähnlich? Antwort: Im Prinzip nein. Selbst auf sehr günstigem Kopierpapier erreichen Sie gute Druckergebnisse. Die Laserdrucker-Papiere, die es auch im Handel gibt, sind keine Spezialpapiere wie bei Tintenstrahlern etwa. Sie sind einfach etwas hochwertiger. Die Oberfläche ist – im Gegensatz zu normalem Kopierpapier – gewalzt und damit feiner, das Papier ist etwas schwerer. Für besondere Drucke können Sie solches Papier einsetzen. Für den alltäglichen Einsatz genügt aber gewöhnliches und preiswertes Kopierpapier. ❑ PCgo! 8/98

titelthema Festplatte

Rund um die Festplatte Festplattenkapazität über 524 MByte INFO

So starten Sie das PC-Setup

Schalten Sie zuerst den Monitor am PC ein und einige Sekunden danach den PC. Nach kurzer Zeit erscheinen auf dem Bildschirm einige Meldungen der Grafikkarte und der PC beginnt mit dem Test des Arbeitsspeichers. Ist er damit fertig, erscheint die Mitteilung "To enter Setup press XX" auf dem Bildschirm. Für "XX" steht die Bezeichnung einer Taste oder eine Kombination aus zwei Tasten. Die sollten Sie drücken, noch während diese Meldung am Bildschirm erscheint. Verpassen Sie das, wiederholen Sie den Startvorgang. Erscheint das Menü des Setup am Bildschirm, wählen Sie mit den Pfeiltasten der Tastatur den entsprechenden Menüpunkt. Den Cursor setzen Sie innerhalb eines Menüpunkts ebenfalls mit Hilfe der Pfeiltasten. Sind die Änderungen erfolgt, verlassen Sie das Setup. Bei den meisten Rechnern geschieht das durch Drücken der Taste "Esc". Danach erscheint jedoch erst noch die Sicherheitsabfrage "Exit saving changes", das so viel bedeutet wie: Verlassen des Programms und speichern der Änderungen. Sie müssen nun den ersten Buchstaben des englischen yes oder no eingeben. An dieser Stelle ist allerdings der amerikanische Zeichensatz aktiv, so daß statt "y" die Taste "z" gedrückt werden muß.

Ein PC mit moderner Hauptplatine und Pentium-Prozessor ist durchaus nicht die Regel. Wer noch einen 486er sein eigen nennt und damit eine Festplatte mit mehr als 504 MByte (exakt: 528.482.304 Byte) in Betrieb nehmen möchte, muß einiges beachten, damit die Festplatte später die komplette Kapazität zur Verfügung stellt.

Ist das nicht möglich oder läßt Ihr PC diese Einstellung nicht zu, brauchen Sie ein zusätzliches Programm wie "OnTrack" oder "EZDrive". Um eines der Programme zu bekommen, müssen Sie sich an Ihren Festplattenhändler wenden.

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Starten Sie das Setup des PCs und wählen Sie den Punkt "Festplatte automatisch konfigurieren".

Kontrollieren Sie anschließend im Punkt "Standardeinstellungen" die eingetragenen Parameter.

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Unter "Mode" sollte "extended" stehen. Nur dann erreichen Sie die volle Kapazität der Festplatte.

Fehlermeldung beim Starten des PCs Der PC beginnt nach dem Einschalten wie gewohnt zu starten, bleibt aber nach kurzer Zeit stehen. Statt dessen erscheint am Bildschirm die Meldung: "Unzulässiger Datenträger – Wechseln und beliebige Taste drücken".

Im Diskettenlaufwerk befindet sich eine Diskette, von der es nicht möglich ist, den PC zu starten. Entfernen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und drücken Sie irgend eine beliebige Taste der Tastatur. Danach wird der Startvorgang fortgesetzt.

Prioritäten setzen Wird vergessen, die Diskette aus dem Laufwerk zu nehmen, erscheint beim Start des PCs eine Fehlermeldung und der Startvorgang wird unterbrochen. Passiert das öfter, ist das ärgerlich. Abhilfe bringt die Änderung der Startpriorität.

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Starten Sie den PC. Achten Sie darauf, daß das Diskettenlaufwerk leer ist.

Starten Sie das Setup zum Festlegen wichtiger Parameter des PCs. Wählen Sie den Punkt "Allgemeine Einstellungen". Bewegen Sie den Cursor zum Punkt "Bootreihenfolge".

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Hier steht "A;C". Ändern Sie die Einstellung in "C;A". Verlassen Sie "Setup" und speichern Sie die neue Einstellung.

Beachten Sie, daß im Setup die Tastatur mit dem amerikanischen Zeichensatz funktioniert. Das merken Sie vor allem daran, daß die Tasten "z" und "y" gegenüber der deutschen Tastatur vertauscht sind. Drücken Sie deshalb auf die Taste "z", wenn Sie eine Frage mit ja (englisch: yes) beantworten. PCgo! 6/98

titelthema Festplatte Startdiskette wird nicht erkannt Um ein neues Betriebssystem auf Festplatte zu installieren, muß der PC mit einer Diskette gestartet werden. Wird sie nicht erkannt und erscheint eine Meldung wie "Unzulässiger Datenträger – Wechseln und beliebige Taste drücken", machen Sie folgendes:

1

Überprüfen Sie zuerst, ob sich die richtige Diskette im Laufwerk befindet. Legen Sie die Startdiskette ins Laufwerk und starten Sie den Rechner neu oder drücken Sie eine beliebige Taste.

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Erscheint die Fehlermeldung erneut, starten Sie das "Setup" des Computers. Ändern Sie im Punkt "Bootreihenfolge" die Einstellung "C;A" auf "A;C".

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Verlassen Sie das "Setup" und speichern Sie die Einstellungen.

Wiederholen Sie den Start des Rechners. Jetzt wird die Startdiskette erkannt und das Betriebssystem kann installiert werden.

Undokumentierte Option bei FDISK Das Programm "FDISK" gehört standardmäßig zum Lieferumfang eines Microsoft-Betriebssystems. Damit werden Festplatten für MS-DOS und Windows in sogenannte Partitionen eingeteilt und für den Betrieb unter MS-DOS vorbereitet. Außerdem wird mit Hilfe dieses Programms festgelegt, welche Partition für den automatischen Start des Rechners zuständig ist. Die Information dafür wird im sogenannten "Bootsektor" gespeichert. Wurde dieser Bereich zerstört, startet der PC nicht mehr. Bevor jedoch alles neu installiert werden muß, kann dieser Bereich fast immer mit einem Trick repariert werden.

1

Stecken Sie die Startdiskette ins Laufwerk und schalten Sie den PC ein.

2

Warten Sie, bis die Eingabeaufforderung erscheint. Tippen Sie folgende Zeile ein: FDISK /MBR Quittieren Sie mit Druck auf die Taste "Return".

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Warten Sie, bis die nächste Eingabe möglich ist. Da der Befehl FDISK von Diskette gestartet wird, dauert das etwas länger.

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Entfernen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und schalten Sie den Rechner aus.

Starten Sie den Rechner neu. Diese Methode zerstört zwar keine Daten der Festplatte, schützt allerdings auch nicht vor dem gefürchteten Datenverlust.

Zweite Festplatte ins System einbinden Sie haben eine weitere Festplatte in Ihren PC eingebaut. Das BIOS der Hauptplatine oder des SCSI-Hostadapters erkennt diese Platte beim Startvorgang. Nachdem das Betriebssystem geladen ist, läßt sich die neue Festplatte allerdings nicht formatieren. Statt dessen erscheint am Bildschirm immer wieder die Meldung: "Falscher Datenträger". Der Grund: Die neu eingebaute Festplatte muß erst mit dem Programm "FDISK" für das Betriebssystem eingerichtet werden.

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Starten Sie den PC mit der Startdiskette oder im MS-DOS-Modus von Festplatte.

Erscheint die Eingabeaufforderung, tippen Sie den Befehl "FDISK" ein. Quittieren Sie den Befehl mit der Taste "Return". Ein Menü erscheint. Wählen Sie den Punkt 5. PCgo! 6/98

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Wechseln Sie dann zur zweiten Festplatte und richten Sie diese wie gewohnt ein. Verlassen Sie das Programm FDISK durch eine Druck auf die Taste "esc".

Starten Sie anschließend den Computer neu. Jetzt können Sie die neue Festplatte endgültig formatieren.

TIP

FDISK und die Option/MBR

Die Option "/MBR" für den Befehl FDISK wird in keinem Handbuch des Betriebssytems beschrieben. Ab MS-DOS Version 5 kann diese aber genutzt werden. Prinzipiell wird so nichts zerstört oder verkehrt gemacht.Trotzdem sollten Sie diesen Befehl nur dann nutzen, wenn es unbedingt notwendig ist. Partitionierungen der Festplatte werden damit nicht zerstört. Nützlich kann dieser Befehl sein, wenn der "Bootsektor" beispielsweise durch einen Virus oder Systemabsturz zerstört wurde. Die Garantie für anschließende Virenfreiheit oder fehlerfreies Funktionieren gibt es allerdings nicht.

Verschiedene Angaben bei der Größe

!

Bei der Angabe der Kapazität einer Festplatte treten häufig Mißverständnisse auf. Denn Händler und Hersteller geben die Kapazität von Festplatten leider auf unterschiedliche Art und Weise an. So unterscheiden sich die Herstellerangaben von denen, die FDISK ermittelt. Das liegt daran, daß die Festplattengröße unterschiedlich berechnet wird. Bedauerlicherweise gibt es in diesem Fall keine eindeutige Festlegung. So verwenden die einen die dezimale und die anderen die binäre Berechnung der MBytes. Dezimal entsprechen 1 KByte = 1000 Byte. Wird der Wert binär angegeben, sind 1 KByte = 1024 Byte. Das sind schon 24 Byte Unterschied. Nimmt man die Größe einer Festplatte mit 1 GByte an, so sind das bei der dezimalen Rechnung 1.000.000.000 Byte. Der binäre Wert allerdings ist 1.073.741.824 Byte – ein nicht zu unterschätzender Unterschied von 73.741.824 Byte. Während die Hersteller meist mit dezimalen Angaben werben, rechnet FDISK binär und zeigt daher immer etwas weniger Speicherplatz an. Als Faustregel: Angabe des Hersteller geteilt durch 1024.

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hardware Festplatten

Die häufigsten

Fragen 1

von Thomas Fischer

Zweite Festplatte wird nicht erkannt

Frage: Ich habe in meinem PC eine zweite Festplatte eingebaut. Diese wird aber beim Start nicht erkannt. Woran liegt das? Antwort: Bis zu zwei EIDE-Festplatten (analog auch IDE- oder AT-BUS) können an einem gemeinsamen Datenkabel angeschlossen werden. Dann muß eine aber als Master und die andere als Slave eingestellt sein. Das geschieht mit kleinen Steckbrücken, die sich meist an der Rückseite der Festplatte befinden. Bei manchen Festplatten findet man die Steckbrücken auch direkt auf der Laufwerkselektronik. In den technischen Unterlagen der Festplatte ist genau beschrieben, wie die Brücken richtig zu stecken sind. Etwas anders verhält es sich bei SCSI-Festplatten. Wird statt der zweiten nur die erste Festplatte erkannt, liegt fast immer eine fehlerhafte Terminierung vor. Wie Sie SCSIFestplatten korrekt einstellen, lesen Sie auf Seite 118.

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Beide Festplatten werden nicht erkannt

Frage: Trotz richtiger Einstellung der Steckbrücken für Master/Slave werden beide EIDE-Festplatten vom PC nicht erkannt. Ist vielleicht eine defekt? Antwort: Nein. Leider passiert es immer wieder, daß zwei Festplatten nicht wie gewünscht miteinander funktionieren. Sie verweigern selbst dann den Betrieb, wenn sie korrekt angeschlossen und als Master oder Slave eingestellt sind. Meist passiert das bei Festplatten unterschiedlicher Hersteller. Doch auch bei Platten des gleichen Herstellers ist das nicht vollkommen ausgeschlossen. Dann hilft nur, etwas zu experimentieren. Achten Sie aber sehr genau darauf, daß alle Änderungen der Steckbrücken

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im ausgeschalteten Zustand des PCs durchgeführt werden. Versuchen Sie zuerst, die Master/SlaveEinstellung der beiden Platten zu vertauschen. Hilft das immer noch nicht, stellen Sie beide Festplatten auf Master ein. Schließen Sie die neuere Platte am "primary"- und die ältere am "secondary"Anschluß des EIDE-Controllers an. Jetzt sollten beide Platten erkannt werden.

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C: drive error oder Drive not ready

Frage: Beim Start des PCs mit der neu eingebauten Festplatte erscheint nach kurzer Zeit die Meldung: C: drive error. Das Laufwerk läßt sich dann nicht zum Funktionieren überreden. Was mache ich falsch? Antwort: Wurde die Festplatte neu eingebaut, sind hauptsächlich drei Fehlerquellen für diese Meldung verantwortlich: Bevor Sie das PC-Gehäuse wieder öffnen, schauen Sie sich im Setup des BIOS den Eintrag für die Festplatte an. Vergleichen Sie, ob hier die Parameter mit den vom Hersteller vorgegebenen übereinstimmen. Prüfen Sie ebenfalls im Setup, ob der Anschluß des Controllers auf "Aktiv" steht. Ist das Datenkabel der Festplatte richtig gesteckt? Ist es verpolt oder schräg angesteckt? Die rot gekennzeichnete äußere Ader des Kabels muß sowohl an der Festplatte, als auch am Controller am Anschluß 1 sein. Leuchtet die optische Anzeige der Festplatte dauerhaft, ist das ein sicheres Zeichen für ein verpoltes Datenkabel. Schauen Sie sich die Steckverbindung der Stromversorgung an. Dieser Stecker sitzt sehr fest und muß mit etwas Kraftaufwand in die Buchse geschoben werden. Manchmal wird er nicht tief genug eingeschoben und die Festplatte ist ohne Betriebsspannung

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Befehl DIR gibt seltsame Zeichen aus

Frage: Ich nutze Windows 3.11 und teilweise noch MS-DOS 6.22. Nach Eingabe des Befehls "DIR" erscheinen statt der Auflistung der Dateien und Verzeichnisse nur komische Zeichen am Bildschirm. Sind nun meine Daten futsch? Antwort: So lange es sich dabei nicht um einen Virus handelt, sind Ihre Dateien mit großer Wahrscheinlichkeit noch in Ordnung. Die Ursache liegt daran, daß aus irgendeinem Grund die sogenannte FAT (File Allocation Table) der Festplatte beschädigt wurde. Glücklicherweise existiert aber immer eine Kopie davon auf Festplatte. Starten Sie den PC neu. Ist der Fehler immer noch vorhanden, lassen Sie den Befehl "FDISK /MBR" ausführen.

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Fehlermeldung: HDD controller failure

Frage: Mein Computer beendet seinen Start mit folgender Fehlermeldung: "HDD controller failure". Was kann ich dagegen tun? Antwort: Fast immer liegt das daran, daß die Kabel der Festplatte falsch angeschlossen sind. Haben Sie den PC vorher vielleicht transportiert? Manchmal lösen sich dabei Kabel. Überprüfen Sie deshalb Daten- und Stromkabel auf richtigen Sitz. Hilft das allerdings nicht, ist der Controller defekt und muß getauscht werden. Befindet er sich fest auf der Hauptplatine, können Sie trotzdem eine separate Controllerkarte in den PC einbauen. Sie müssen dann allerdings den Controller "On Board" im Setup des BIOS ausschalten. ❑ PCgo! 8/98

titelthema Festplatten: T ips nungstabelle, der FAT (File Allocation Table), die bei größeren Laufwerken natürlich umfangreicher ist.

4 Das ist eine Partition Eine Festplatte können Sie in mehrere sogenannte "logische Laufwerke" aufteilen. Diese logischen Laufwerke sind Teil einer "erweiterten Partition" und können wie ein "normales" Laufwerk angesprochen werden. Das hat viele Vorteile.

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Haben Sie eine Festplatte, die größer ist als 2 Gigabyte und haben Sie nicht die BVersion von Windows 95 installiert? Dann können Sie nicht mehr als 2 Gigabyte Ihres Speichers nutzen. Der Grund: DOS, Windows 3.1 und Windows 95 in den Anfangszeiten bauten auf dem Dateisystem FAT 16 auf. Dieses Dateisystem konnte aber nicht mehr als 2 GByte verwalten. Vor 10 Jahren waren solche Größenordnungen eben einfach nicht vorstellbar. Der Ausweg: Entweder Sie konvertieren Ihr Dateisystem auf das modernere FAT 32, das bis zu 2 Terabyte (2.048 Gigabyte) verwalten kann (das geht zum Beispiel mit dem Programm Partition Magic) oder Sie partitionieren Ihre Festplatte in Teile, die kleiner als 2 GByte sind.

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Wenn mehrere Benutzer an einem Computer arbeiten, hat jeder einen eigenen Datenbereich, den er gegebenenfalls auch schützen kann.

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Der Festplattenzugriff bei kleineren Festplatten oder Partitionen ist etwas geringer, als bei größeren. Das liegt an der aufwendigeren Verwaltung der DateizuordMit einem BootManager, wie er in "Partition it" enthalten ist, können Sie mehrere Betriebssysteme auf einer Festplatte installieren. Dazu benötigen Sie aber auch zwei Partitionen.

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Nur wenn Sie Ihre Festplatte partitioniert haben, können Sie mehrere Betriebssysteme auf einer Platte installieren, etwa Windows 95 und Windows NT. Jedes Betriebssystem benötigt eine Partition. Dann brauchen Sie nur noch einen Boot-Manager, wie er in "Partition Magic" oder "Partition it Deluxe" enthalten ist.

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Bei größeren Festplatten mit dem Dateisystem FAT (aber nicht FAT 32) wird deutlich mehr Speicherplatz verschwendet, weil die Clustergröße (Cluster sind Speichereinheiten auf der Festplatte) höher ist.

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Bei Festplattenfehlern haben Sie größere Chancen, Ihre Daten wiederherzustellen. Meist ist der Grund von Festplattenfehlern eine fehlerhafte Dateistruktur. Diese Fehler übertragen sich aber nicht auf eine andere Partition.

Konvertierung auf FAT 32

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Eine Konvertierung auf das neuere Dateisystem FAT 32 ist in jedem Fall sinnvoll. Durch die Konvertierung auf das neue Dateisystem sparen Sie Speicherplatz. Der Grund: Beim älteren Dateisystem ist die kleinste Clustergröße 32 KByte. Da eine Festplatte in Cluster (kleinste Zuordnungseinheit auf einer Festplatte) aufgeteilt ist, bedeutet das, daß selbst Dateien, die nur 6 KByte groß sind, einen Speicherplatz von 32 KByte verbrauchen. Bei einer Festplattengröße von 1,1 GByte kann das einen Verlust von Speicherplatz um die 167 MByte bedeuten.

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Sie können Sicherheitskopien Ihrer Daten oder Ihre gesamte Original-Konfiguration auf einer zweiten Partition sichern und bei Bedarf diese wiederherstellen. Das ist besonders empfehlenswert, wenn Sie häufig Software installieren, Sie diese aber nicht mehr loswerden oder Sie mit der Zeit häufigere Abstürze bemerken. Deshalb sollten Sie ein "frisches" System sichern.

Partitionen anlegen Am einfachsten ist es, wenn Sie ein Programm wie Partition Magic oder Partition it verwenden. Damit können Sie auch nachträglich eine neue Partition anlegen und müssen das nicht direkt nach der Formatierung der Festplatte tun. Sonst steht Ihnen nur das Microsoft-eigene Tool "fdisk" zur Verfügung. Sie rufen das Programm im MS-DOS-Modus durch Eingabe von "fdisk" auf.

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Bedenken Sie aber, daß FAT 32 inkompatibel ist zu fast allen Betriebssystemen, außer Windows 95 und 98. Das heißt: Festplatten oder Partitionen mit dem Dateisystem FAT 32 werden unter anderen Betriebssystemen einfach nicht erkannt.

Größe der Partitionen Wählen Sie die Größe der logischen Laufwerke weder zu groß, noch zu klein. Kleiner als 250 MByte sollte Sie auf keinen Fall sein. Wenn Sie ein Laufwerk für die Windows-Systemdateien einrichten, sollten es ca. 300 MByte groß sein, da die Systemdateien mit der Zeit anwachsen. Außerdem brauchen Sie noch Platz für die temporäre Auslagerungsdatei, die Windows automatisch auf "C" einrichtet. Grundsätzlich sollten Sie aber die Auslagerungsdatei auf einem Laufwerk einrichten, das mehr als genug Platz hat oder Sie richten ein eigenes Laufwerk nur für die Auslagerungsdatei ein ❑

PCgo! 11/98

tips Hotline-Fragen

Klare Antworten auf Ihre Fragen ➞ Auflösung Die Auflösung der Grafikkarte ist die Anzahl der waagerechten und senkrechten Bildpunkte, aus denen das Monitorbild aufgebaut ist. Angegeben wird die Auflösung als Zahlenpaar, zum Beispiel 800x600 oder 1024x768. Grundsätzlich gilt: je höher die Auflösung, desto besser die Bildqualität. Allerdings sinkt die Anzahl der Farben mit steigender Auflösung.

Wenn nichts mehr geht, stehen die meisten PC-Anwender vor denselben Problemen. Deshalb finden Sie auf diesen Seiten die häufigsten Fragen an unsere PCgo!-Hotline und an die von Siemens.

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Monitor flimmert nach WindowsInstallation

Antwort: Oft wird bei einer Neuinstallation der Monitor von Windows 95 nicht richtig erkannt. Oder die Grafikkartentreiber wurden nicht richtig installiert. Als erstes sollten Sie prüfen, ob alle Einstellungen stimmen:

Klicken Sie auf die Karteikarte "Einstellungen". Windows 95 zeigt Ihnen nun die wichtigsten Einstellungen des Bildschirms. Wichtig sind hier die Daten der ➞"Auflösung" und die der ➞"Farbpalette". Bei einem 17-Zoll-Monitor sollten wenigstens 1024x768 Bildpunkte eingestellt sein. Mit dem Schieberegler unter dem Punkt "Auflösung" können Sie die Bildpunkte wunschgemäß anpassen. Läßt sich der Schieberegler nicht verstellen, liegt ein Fehler bei der Installation vor. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Erweitert" unten rechts im Fenster.

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Frage: Nach der Neuinstallation von Windows flimmert mein Monitor sehr stark. Woran liegt das und was kann ich dagegen tun?

➞ Farbpalette In diesem Zusammenhang gibt sie an, mit wie vielen Farben das Bild dargestellt wird. Standard sind 16 Farben. Versuchen Sie durch Anklicken des Schiebebalkens, einen anderen Wert einzusetzen. Klappt das nicht, ist bei der Installation der Grafiktreiber etwas schiefgelaufen. Installieren Sie die Treiber noch einmal neu.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf eine freie Stelle auf dem Bildschirm. Ein Fenster öffnet sich. Hier klicken Sie auf "Eigenschaften".

Windows 95 zeigt Ihnen die Eigenschaften Ihrer Grafikkarte an.

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Es erscheint ein weiteres Fenster mit den "Eigenschaften", also den Einstellungen des Bildschirms und der Grafikkarte:

➞ Standardgrafik

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Der Name Ihrer Grafikkarte muß hier aufgeführt sein. Außerdem müssen alle technischen Daten angezeigt werden. Steht dort nur ➞"Standardgrafik", wurden die Treiber für die Grafikkarte nicht richtig installiert. Dann klicken Sie auf "Abbrechen" und installieren die Treiber für Ihre Grafikkarte neu (wie das geht, ist im Handbuch der Grafikkarte genau beschrieben). Sind alle Angaben richtig, klicken Sie auf die Karteikarte "Bildschirm" oben im Fenster.

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Wenn Windows 95 bei der Installation Ihren Monitor nicht "erkennt", stellt das Betriebssystem die Werte der Grafikkarte automatisch auf Standard. Das bedeutet nur eine Auflösung von 640x 480 Bildpunkten und nur 16 Farben. Damit ist immer sichergestellt, daß der Monitor nicht überlastet wird; diese Einstellung verträgt nämlich jeder Monitor. Sie sollten diese Werte auf jeden Fall ändern – Ihren Augen zuliebe.

PCgo! 7/98

tips Hotline-Fragen ➞ Upgrade-Kit Damit werden moderne Prozessoren bezeichnet, die sich auch in ältere Hauptplatinen einsetzen lassen. Das Upgrade-Kit besteht zumeist aus dem Prozessor und einem Adaptersockel, der den Prozessor an die alte Hauptplatine anpaßt. Upgrade-Kits erlauben zwar den Betrieb von neuen Prozessoren in alten Rechnern, aber der PC erreicht damit nicht seine Höchstgeschwindigkeit. Der Grund: Die restlichen Bauteile im Rechner sind so veraltet, daß sie den neuen Prozessor ausbremsen. PCgo!-Tip: Kaufen Sie gleich eine passende Hauptplatine und einen neuen Prozessor.

➞ Partition Beim Formatieren einer Festplatte kann diese in beliebig große Stücke, die Partitionen, unterteilt werden. Die einzelnen Teile sind dann völlig unabhängig voneinander und verhalten sich wie einzelne Festplatten. Jede Partition bekommt dann einen eigenen Laufwerksbuchstaben und könnte ein eigenes Betriebssystem verwalten.

BRAUCHEN SIE HILFE? Haben Sie Fragen zu Ihrem Computer? Brauchen Sie Kaufberatung? Funktioniert Ihr Windows nicht mehr? Kein Problem! Dafür gibt es die PCgo!-Helpline. Geschulte und kompetente Fachleute und eine der größten Datenbanken mit Tips und Tricks zu allen Themen rund um den PC helfen Ihnen fast rund um die Uhr weiter.

PCgo! Helpline Täglich von 7 bis 24 Uhr Tel: 01 90- 87 23 13 Der PCgo!-Leserservice kostet 3,63 Mark pro Minute. Die Gebühren werden mit Ihrer Telefonrechnung abgebucht. Sie müssen nichts weiter tun und gehen auch keine weiteren Verpflichtungen ein.

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In einem neuen Fenster sollte jetzt der Name Ihres Monitors stehen.

Finden Sie dort die Bezeichnung "Standard", verweigert Windows alle Einstellungen der Grafikkarte, die höher sind als 640x480 Bildpunkte. So wird der Monitor auf keinen Fall überlastet. Wenn Ihr Monitor aber eine höhere Einstellung verträgt, müssen Sie diesen Tabelleneintrag umgehen. Das geht ganz einfach:

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Klicken Sie auf "Ändern". Eine Liste mit verschiedenen Monitor-Modellen erscheint. Wählen Sie daraus einen "besseren" Monitor, beispielsweise den "SyncMaster 17Glsi" von Samsung. Windows 95 wird diese Änderung klaglos übernehmen. Allerdings ist jetzt die "Schutzfunktion" von Windows 95 nicht mehr aktiv – Sie müssen also selbst aufpassen, daß keine zu hohen Auflösungen eingestellt werden.

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Ist meine Hauptplatine MMX-tauglich?

Frage: Ich habe die Hauptplatine "M519" von der Firma PC-Chips mit einem Pentium 133. Das BIOS stammt von Juli 1996. Kann ich meinen Rechner mit einem Pentium 200 MMX oder sogar mit einem Pentium 233 MMX aufrüsten? Und brauche ich dazu ein BIOS-Update? Antwort: Diese Frage läßt sich leider nicht so einfach beantworten. Dazu sind die Hauptplatinen sind viel zu verschieden. Ob Ihre MMX tauglich ist, steht im Handbuch zur Platine (das ist aber leider meist in Englisch und mit Fachausdrücken gespickt). PCgo! zeigt, worauf Sie beim Umrüsten achten müssen: Ein MMX-Prozessor arbeitet grundsätzlich mit zwei Betriebsspannungen, die die Hauptplatine liefert. Ob Ihre Platine das auch kann, steht im Handbuch unter dem Punkt "CPU-Voltage". Sie finden dort die Bezeichnungen "VI/O" und "Vcore". Läßt sich bei Ihrer Hauptplatine nur eine einzige Versorgungsspannung einstellen, können Sie einen MMX-Prozessor nur mit einem sogenannten Adapter-Sockel einsetzen. Der kostet et-

wa 50 bis 80 Mark. Der Sockel stellt die richtigen Spannungen für den Prozessor ein. PCgo!-Tip: Ein solcher Aufwand lohnt sich allerdings nur in den seltensten Fällen. Kaufen Sie lieber gleich eine neue Hauptplatine und einen neuen Prozessor. Damit wird der Rechner richtig schnell. Aber auch die Taktfrequenz muß für den neuen Prozessor passen. Die meisten älteren Hauptplatinen können nur Prozessoren bis 133 MHz bedienen. Auch hier könnten Sie mit einem ➞ Upgrade-Kit den Rechner noch einmal aufzurüsten. PCgo!-Tip: Auch in diesem Fall gilt: Eine neue Hauptplatine ist die bessere und günstigere Alternative.

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Die Festplatte wird nicht erkannt

Frage: Ich habe in meinem Rechner eine neue Festplatte mit 4 GByte Speicherkapazität eingebaut. Sie funktioniert einwandfrei. Nun möchte ich die Platte als einzige ➞Partition einrichten. Das Partitionierungsprogramm "FDISK" erlaubt aber nur eine Größe von maximal 2 GByte. Läßt sich die Platte trotzdem als eine einzige Partition einrichten? Laut Handbuch meiner Hauptplatine soll das BIOS Festplatten bis 8,4 GByte unterstützen. Antwort: Das BIOS Ihrer Hauptplatine hat mit dieser Einschränkung nichts zu tun; Ihr Windows ist das Problem. Denn auf Ihrem PC läuft die "alte" Windows-95-Version "a". Darum kann das "FDISK"-Programm nur mit 16 Bit arbeiten. Das beschränkt den Speicherplatz einer Partition auf der Festplatte auf 2.147 MByte oder 2 GByte. In der neueren Windows-95-Version "b" arbeitet "FDISK" mit 32 Bit. Dann können Sie auch größere Festplatten (etliche 10 GByte) in einem Rutsch verwalten, sprich eine einzige Partition auf der Festplatte anlegen. Folgendes ist zu tun:

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Ihnen bleibt leider nichts anderes übrig, als die "b"-Version von Windows zu kaufen.

Bevor Sie das neue Windows 95 auf Ihre Festplatte spielen: Sichern Sie unbedingt alle Daten. Denn bei der Umwandlung von 16 Bit in 32 Bit werden Ihre Daten unwiderruflich gelöscht.

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Ist alles gesichert, starten Sie das Programm "FDISK" und richten die Verwaltung der Festplatte für 32 Bit ein. Formatieren Sie die Platte neu.

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Erst dann können Sie die neue Windows-Version aufspielen. ❑ PCgo! 7/98

titelthema Konverter : T ips

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Platz sparen mit Formaten Konvertierungen sind eine praktische Sache. Große Dateien schrumpfen bei der Wahl des richtigen Zielformats auf einen Bruchteil ihrer Originalgröße zusammen. Aber jede Kompression stellt auch einen gewissen Qualitätsverlust dar. Denn weniger Informationen brauchen natürlich auch weniger Speicherplatz. Die Frage ist nur, in wie weit dieser Verlust toleriert werden kann. In den meisten Fällen ist das Ergebnis überraschend: Eine Konvertierung in ein platzsparendes Format ist für das Auge oft nicht einmal zu erkennen.

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Fast jedes Programm bietet beim Konvertieren die Option "Original überschreiben" an. Vorsicht! Benutzen Sie diese nur, wenn Sie sich absolut sicher sind, daß das gewünschte Ergebnis auch erreicht wird. Ansonsten machen Sie bei der Konvertierung lieber eine Kopie und löschen das Original danach manuell. Sollten Sie mit dem Ergebnis der Konvertierung einmal unzufrieden sein, können Sie so jederzeit auf die Ausgangsdatei zurückgreifen.

Vorsicht beim Aktivieren dieser Option; damit überschrieben Sie das Original.

von vier Minuten Dauer mit nur 4 MByte Speicherplatzbedarf speichern. Das ist die höchste Qualitätsstufe. Wenn Sie eine noch höhere Komprimierung wählen, können Sie die Daten bis zum 12fachen komprimieren. Bei dieser hohen Kompression bleibt aber ein gewisser Qualitätsverlust natürlich nicht aus.

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Wollen Sie Grafikdateien für eine Veröffentlichung im Internet vorbereiten, benutzen Sie für die Ausgabe immer das Format "*.jpg". Im Internet heißt es: Zeit ist Geld. Sie wollen doch auch nicht länger als unbedingt nötig auf jeden Seitenaufbau warten?

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Bei der Bildverarbeitung sammeln sich schnell viele MByte Daten an. Benötigen Sie dann Speicherplatz, lohnt sich das Konvertieren dieser Dateien. Formate wie "*.BMP" brauchen relativ viel Platz. "*.gif" oder "*.jpg" dagegen kommen mit einem Bruchteil des Festplattenplatzes aus.

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Eine Erhöhung der Farbtiefe hat allerdings keine Auswirkung auf die Anzahl der dargestellten Farben. Ein 256-Farben-Bild hat auch nach der Erhöhung auf 24 Bit immer noch 256 Farben. Nur das Speicherformat des Bildes hat sich damit geändert. Also Vorsicht! Eine Reduzierung ist endgültig! Danach kann die Farbtiefe nicht mehr zurückgestellt werden. Wenn es nicht klappt, müssen Sie wieder auf das Original zurückgreifen können und mit der ursprünglichen Farbtiefe arbeiten.

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Achten Sie bei Word 97 darauf, daß Dokumente, die Sie weitergeben möchten, im richtigen Format gespeichert sind. Word 95 und die Vorgängerversionen verstehen das Word-

Einige der verschiedenen Word-Formate, in denen Dokumente gespeichert werden können.

In unterschiedliche Formate konvertiert, zeigt ein und das selbe Bild die Speicherplatzersparnis.

97-Format nicht. Um sicherzustellen, daß der Empfänger Ihre Datei auch lesen kann, sollten Sie das Format Word 6.0/95 wählen. Der sicherste Weg, eine Textdatei zu übergeben, ist das "*.txt" Format. Das versteht wirklich jeder Computer. Natürlich werden dabei keine Textformatierungen übertragen, aber es ist sichergestellt, daß die Datei gelesen werden kann.

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Das Ergebnis der Farbtiefenveränderung: eine Reduktion um 30 Prozent.

zieren Sie daher das Bild auf 8 Bit Farbtiefe. Denn kein Auge kann die 16 Mio. Farben wahrnehmen, die eine 24 Bit Farbtiefe liefert – und diese Reduktion spart viel Speicherplatz.

Zur Komprimierung von Audiodaten bestens geeignet ist das neue MP3-Format. Es erreicht eine schier unglaubliche Kompression – ohne einen allzu hörbaren Qualitätsverlust. Damit können Sie eine CD-Aufnahme

FhG MPGEG: Eines von vielen Programmen zur Konvertierung von Audiodaten.

Bei Konvertierungen hilft nur Ausprobieren. Je nach Verwendungszweck reicht ein stark komprimiertes Format und spart so Zeit und Platz. Aber halten Sie sich immer die Option auf die Wiederherstellung des Originals offen; dann sind Sie auf der sicheren Seite, wenn es nicht klappt. Eine Farbtiefe von 256 Farben reicht für die Bildschirmdarstellung oft aus. Redu-

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Bei Audiodaten wird das Platzproblem schnell akut. Hier wird durch Aufnahme von "*.wav"-Dateien in CD-Qualität zirka 100 KByte pro Sekunde Speicherplatz benötigt. Dies bringt die Speicherkapazität jeder Festplatte schnell an den Rand des Abgrunds. Bei Dateien in dieser Größe ist jede Komprimierung besser. Auf dem Shareware-Markt gibt es einige Programme, die zur Konvertierung von Audiodaten hervorragend taugen.

Wollen Sie eine Excel- oder Word-Datei nur ansehen oder Sie haben keines dieser beiden Programme installiert? Dann benutzen Sie doch die mitgelieferten Viewer auf der PCgo!-CD! Sie finden diese Programme in der Rubrik "Microsoft". Nach der Installation können Sie alle aktuellen Formate dieser beiden Programme betrachten. Natürlich müssen Excel oder Word installiert sein, wenn Sie die Dateien auch bearbeiten wollen. ❑ PCgo! 11/98

extra 17-Zoll-Monitore

Die

HÄUFIG 1

Was bewirkt ''Degauß''?

Frage: An meinem Monitor ist ein Schalter "Degauß" zu finden, der kurzzeitig das Bild zum Flimmern bringt. Wozu ist der DegaußSchalter gut? Antwort: Wenn Sie den Schalter drücken, wird durch schnell wechselnde Magnetfelder die Punkt-Maske an der Frontscheibe entmagnetisiert. Vielleicht kennen Sie den Effekt, daß das Fernsehbild bunt wird, wenn Sie einen starken Magneten vor die Mattscheibe halten. Da dadurch die Maske magnetisiert wird, treffen die Elektronenstrahlen nicht mehr exakt die Farbpunkte und es entstehen falsche Farben. Sollte das einmal mit Ihrem Monitor passieren, können Sie versuchen, per "Degauß" die Falschfarben zu beseitigen. Auch wenn Sie eine dunkle Stelle auf dem Monitor haben, kann die Entmagnetisierung helfen.

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Unscharfes Moniorbild

von David Göhler

Monitor? Muß ich einen neuen Monitor kaufen? Antwort: Das kann viele Gründe haben. Es liegt aber nur selten an der Grafikkarte. Meistens ist der falsche Monitor in Windows 95 eingestellt, wenn das Bild flackert. Wie Sie den richtigen Monitor wählen, ist auf Seite 82 ausführlich beschrieben (auch, was Sie tun können, wenn Ihr Monitor nicht in der Liste enthalten ist). Wenn Sie eine recht alte Grafikkarte verwenden, kann es auch sein, daß die Grafikkarte einfach "nicht schneller kann". Das gilt für Karten, auf die nur 512 KByte oder 1 MByte Speicher paßt. Um das Flimmer zu verhinden, müssen Sie die Farbtiefe verringern (zum Beispiel von "High Color" auf "256 Farben") oder die Auflösung verkleinern (etwa von 1024x768 auf 800x600). Möglich ist aber auch, daß Ihr Monitor bereits seine Grenzen erreicht hat und eine höhere

Frage: Das Monitorbild wirkt recht unscharf. Was kann man dagegen tun? Antwort: Eventuell haben Sie den Kontrast zu hoch eingestellt. Wenn der Kontrast-Regler am Anschlag ist, wird bei billigen Monitoren das Bild oft leicht schwammig. In dem Fall sollten Sie den Kontrast deutlich herunterregeln und die Helligkeit etwas erhöhen. Probleme kann auch ein verlängertes Monitorkabel machen. Sonst hilft nur ein Austausch des Monitors oder eine Reparatur weiter.

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Wer ist schuld am Flimmern?

Frage: Das Monitorbild flimmert deutlich sichtbar. Liegt das an der Grafikkarte oder am

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Wiederholfrequenz nicht verkraften würde. So müssen Sie bei einem 14-Zoll-Gerät bei 1024x768 Punkten mit Flimmern rechnen. Auch ältere 15-Zoll-Geräte zeigen diese Auflösung nur flimmernd an. 800x600 Punkte sollte jeder 15-Zoll-Monitor flimmerfrei darstellen können. Alte 14-Zoll-Geräte dagegen bringen es dabei nur auf 60 Hz, was man deutlich sehen kann. Wenn Sie also noch mit einem Monitor dieser Größe arbeiten, ist es Zeit, die Anschaffung eines 17-Zoll-Bildschirms ins Auge zu fassen.

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Frage: Mein Monitor beherrscht Bildwiederholfrequenzen bis 100 Hz. Tatsächlich aber flimmert das Bild. Warum? Antwort: Die Angabe der Bildwiederholfrequenz in Hz ist immer eine "Von-Bis-Angabe". Dabei gilt der angenehm hohe Wert von 100 Hz und mehr meist nur für geringe Auflösungen wie 640x480 Punkte, nur ganz selten aber für Auflösungen wie 1280x1024. Generell gilt: Je höher die Auflösung in Punkten, um so geringer die Bildwiederholfrequenz. Die Fähigkeit, auch bei hohen Auflösungen noch eine hohe Bildwiederholfrequenz zu zeigen, haben nur teure Monitore.

5 Wenn Ihr Monitorbild sichtbar flimmert, wählen Sie eine kleinere Auflösung und weniger Farben. Das hilft vor allem bei älteren Grafikkarten und Monitoren.

Flimmern trotz 100 Hz

Alten Monitor anschließen

Frage: Bei einem Bekannten steht ein alter, großer Monitor, der hinten aber nur drei kreisförmige Anschlüsse hat. Kann ich den Monitor an meinem PC nutzen und wenn PCgo! 2/98

extra 17-Zoll-Monitore ja, was für ein Kabel ist nötig? Braucht man für das Gerät auch eine spezielle Grafikkarte? Antwort: Die kreisförmigen Anschlüsse sind BNC-Buchsen, die man auch heute noch an hochwertigen Monitoren findet (wie zum Beispiel bei Iiyama). Wenn der Monitor allerdings nur drei Anschlüsse besitzt, liegen wichtige Zusatzsignale auf dem Kabel, das die Grün-Information zum Monitor überträgt (meist als "Sync on green" bezeichnet). Wenn Sie diesen Monitor verwenden wollen, muß die Grafikkarte im Einstelldialog "Eigenschaften von Anzeige" die Umschaltung der SyncSignale auf Grün erlauben. Wenn nicht, benötigen Sie eine Grafikkarte, die das beherrscht. Das Kabel gibt es im Fachhandel für etwas über 40 Mark. Hinzu kommt, daß solche alten Monitore meist keine Multiscan-Geräte sind. Sie kennen daher meist nur eine einzige Auflösung bei einer festen Frequenz und können sich nicht auf verschiedene (multi) Auflösungen anpassen. Im besten Fall kriegen Sie es hin, daß Windows ein Bild zeigt. Dann aber werden Sie während des Rechnerstarts und den BIOS- und DOS-Ausgaben nichts sehen und können daher in Problemsituationen nicht eingreifen. Zusammengenommen sind die Einschränkungen und Probleme bei so alten Geräten größer als die Vorteile. Es ist besser, sie stehenzulassen und sich nach einem nicht so alten Monitor umzuschauen.

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Ort in der Wohnung auf, der möglichst weit weg von elektrifizierten Bundes- oder SBahnschienen liegt.

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Frage: Meinem Monitor lag eine Diskette bei. Allerdings hat Windows 95 nie nach der Diskette gefragt. Wozu ist die Diskette nötig? Antwort: Auf der Diskette ist eine ".inf"-Datei enthalten, die für ältere Windows-95-Versionen gedacht ist. Da es Windows 95 schon zwei Jahre gibt und bis heute zahlreiche weitere Monitore auf den Markt gekommen sind, kann es nötig sein, das alte Windows mit neuen Daten zu füttern. Wenn Sie erst vor kurzem einen neuen Rechner gekauft haben, ist die Diskette für Sie wahrscheinlich nutzlos, da es Ihren Monitor bereits kennt und über alle nötigen Daten verWenn Sie eine Diskette bei Ihrem Monitor finden, legen Sie sie ein, wählen Sie die ".inf"-Datei mit der rechten Maustaste aus und klicken Sie auf "Installieren". Danach können Sie Ihren Monitor auswählen.

S-Bahn beeinflußt Monitorbild

Frage: Immer wenn ein Zug an unserem Haus vorbeifährt (die Bahnschienen liegen direkt hinter dem Gebäude) sieht das Monitorbild wie ein Wackelpudding aus, den man kurz angestubst hat. Aber auch sonst "wabert" das Bild leicht. Läßt sich der Monitor dagegen abschirmen? Antwort: Mit einfachen Mitteln nicht. Die Oberleitungen und vorbeifahrende Züge erzeugen starke elektromagnetische Felder. Letztlich führt das dazu, daß alle elektrisch leitenden Gegenstände in der näheren Umgebung kurzzeitig ein Magnetfeld bekommen. Da Monitore sehr empfindlich auf Magnetfelder reagieren (auch auf das Erdmagnetfeld), können Sie einen vorbeifahrenden Zug auf Ihrem Monitor "vorbeifahren sehen". Abschirmen ließe sich das Magnetfeld nur mit sehr dicken Stahlplatten. Am besten stellen Sie den Monitor an einem PCgo! 2/98

Wozu ist die Diskette da?

fügt. Sollte Ihr Monitor aber nicht automatisch richtig erkannt worden sein, dann sollten Sie ".inf"-Datei der Diskette wie auf Seite 83 beschrieben installieren und anschließend Ihren Monitor auswählen.

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Monitorversand per Post

Frage: Wie empfindlich ist ein Monitor? Kann man den Bildschirm zur Reparatur mit der Post verschicken? Antwort: Wenn Sie die Original-Verpackung verwenden, können Sie einen Monitor auch mit der normalen Bundespost verschicken. Besser ist es allerdings, das Gerät in der Originalverpackung selbst zur Reparatur zu bringen. Monitore sind recht stoßempfindlich

(nicht unbedingt wegen der Glasröhre, sondern aufgrund der elektrischen und elektronischen Innereien). Mancher Hersteller bietet auch an, den Monitor zu holen. Achten Sie auf entsprechende Hinweise am besten schon beim Kauf.

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Grafikkarte als VideoDigitalisierer?

Frage: Was sind die Unterschiede zwischen TCO95, TCO92 und MPR-II? Antwort: Alle genannten "Normen" enthalten Grenzwertangaben für elektromagnetische Strahlung, die ein Monitor maximal aussenden darf. Dabei unterscheiden sich die Angaben in TCO95 und TCO92 nicht. TCO95 regelt lediglich zusätzlich Bedingungen für das Recycling von Monitoren. MPR-II ist eine ältere Norm, die jeder Monitor einhalten sollte. Kaufen Sie kein Gerät, das nicht wenigstens MPR-II erfüllt. Bedenken Sie aber, daß die Wirkung von elektromagnetischen Feldern auf Menschen nicht geklärt ist. Solche Felder können Wirkung auf einzelne Menschen haben, was aber nicht heißt, daß andere irgendwie negativ davon beeinflußt werden. Wenn Sie wissen, daß Sie Probleme mit elektomagnetischen Feldern haben, kaufen Sie nur TCO92- oder TCO95zertifizierte Geräte (oder noch besser einen Flachbildschirm), sonst tut es auch ein MPRII-Monitor.

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Monitorstrom vom Rechner?

Frage: Kann etwas passieren, wenn der Monitor den Strom vom Rechner bekommt und automatisch mit dem PC an- und ausgeschaltet wird? Antwort: Nein, den Geräten kann nichts passieren. Es ist aber möglich, daß der deutlich erhöhte Stromverbrauch, den elektische Geräte beim Einschalten haben, eventuell die 220Volt-Sicherung in Ihrer Wohnung "raushaut". Bei einem Monitor und Rechner sollte das noch kein Problem sein, wenn Sie allerdings mehrere Rechner an einer Schalterleiste haben und nebenbei damit auch noch eine Stereoanlage, Drucker und einiges mehr auf einen Schlag anschalten, dann kann die Sicherung schön mal nachgeben. Für solche Probleme gibt es Schalterleisten im Fachhandel, die Steckdosen verzögert einschalten. ❏

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extra Monitore

Die häufigsten

Fragen von David Göhler

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Monitor wird nicht erkannt

Frage: Nach Anschluß des neuen Monitors an den PC, erkennt er den Monitor nicht. Statt dessen ist immer "Plug & PlayMonitor" eingestellt. Eine Diskette lag nicht beim Monitor. Welchen Bildschirm soll ich wählen? Antwort: Windows kann nur in bestimmten Fällen einen angeschlossenen Bildschirm erkennen. Wenn diese Erkennung nicht klappt, wählt es immer den "Plug&Play-Monitor". Ein Ausweg ist, einen technisch gleichwertigen Monitor auszuwählen. Das ist aber nicht leicht, wenn man die technischen Daten anderer Monitore nicht kennt. Eine Hilfe ist die PCgo!-Monitor-Datei, die Sie im Internet auf den PCgo!-Seiten finden. Sie können die Datei einbinden, indem Sie in den "Eigenschaften von Anzeige" auf der Karte "Einstellungen" über den Schalter "Erweitert..." oder "Konfiguration ändern..." einen neuen Monitor wählen, auf der entsprechenden Karte auf "Diskette" klicken

Falls Sie keinen passenden Monitoreintrag in der Liste von Windows 95 finden: Nehmen Sie die Datei "PCgoMoni.inf" und wählen Sie einen Monitor anhand der Zeilenfrequenz in kHz aus.

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und die Datei "PCgoMoni.inf" auswählen. Weitere Hinweise finden Sie auf der WWWSeite unter http://www.magnamedia.de/pcgo in der Rubrik "Aktuelle Hinweise und Informationen".

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Monitor wird immer dunkler

Frage: Nach fünf Jahren der Benutzung wird das Monitorbild immer dunkler. Ich habe die Helligkeit schon voll aufgedreht, das Bild ist aber recht dunkel. Was kann man tun? Antwort: Da kommt jede Hilfe zu spät. Hinter der Glasscheibe ist eine PhosphorSchicht wie beim Fernsehgerät. Sie leuchtet, wenn der Bildschirmstrahl sie trifft. Allerdings ist die Schicht einer Alterung unterworfen (wie auch bei Fernsehgeräten). Mit der Zeit leuchtet sie immer schwächer. Es ist damit an der Zeit, sich nach einem neuen Monitor umzuschauen.

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Wozu zwei waagerechte dünne Streifen?

Frage: Mein Monitor mit Trinitron-Röhre zeigt bei genauem Hinsehen zwei dünne, graue Striche, die komplett von links nach rechts gehen. Ist das ein Fehler und wie kann man den Fehler beheben? Antwort: Trinitron- und auch Diamondtron-Röhren benötigen die beiden dünnen Metallfäden zur Stabilisierung der Streifenmaske. Die Fäden sind in der Bildröhre eingebaut und leider auch etwas zu sehen. Daran können Sie nichts ändern. Die Fäden sind das untrügliche Zeichen, daß Sie eine Trinitron- oder Diamondtron-Röhre in Ihrem Monitor eingebaut haben.

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Unterschied zwischen Hz und kHz?

Frage: Bei einem neuen Monitor findet man immer die Angaben "Hz" und "kHz". Was ist da der Unterschied und worauf kommt es dabei an? Antwort: Der wirklich wichtige Wert ist der mit der Einheit "kHz". Er beschreibt, wieviele Zeilen der Bildschirm pro Sekunde auf die Mattscheibe zaubern kann. Ein hoher Wert ist dabei besser als ein niedriger. Denn je höher die Bildauflösung ist, um so höher ist die Anzahl der Zeilen. Wollen Sie etwa die Auflösung 1024x768 Punkte noch in 90 Bildern pro Sekunde sehen, muß der Monitor mindestens 768x90 = 69120, also 69 kHz, anzeigen können. Allerdings hinkt die Rechnung etwas, weil technisch bedingt der Wert etwa um 10 Prozent höher liegt, also bei ca. 74 kHz. Die Hz-Angabe können Sie dagegen getrost vergessen. Bei niedrigen Auflösungen kann heutzutage jeder Monitor auch 100 Hz darstellen, und das reicht allemal aus. Ist jedoch der kHz-Wert niedrig, schafft der Monitor die genannten 100 Hz nur bei Auflösungen wie 640x480 oder 800x600 Punkte. Doch das steht nicht in den Prospekten.

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Kabelverlängerung erlaubt?

Frage: Darf man ein Monitorkabel auch verlängern, damit der Rechner (mit seinem lauten Lüfter) weiter weg stehen kann? Antwort: Sie dürfen schon, aber eine Verlängerung schon um einen Meter kann zu sichtbaren Verschlechterungen des Monitorbildes führen. Über das unscheinbare Monitorkabel laufen hochfrequente Signale. Auch PCgo! 8/98

extra Monitore wenn es nicht so aussieht, ist das Kabel meist speziell auf den Monitor abgestimmt. Wenn Sie dann ein 08/15-Kabel zur Verlängerung benutzen, kann das Bild dunkler erscheinen, Schatten an Schwarzweiß-Kanten zeigen oder matschig wirken. Auch eine Extra-3D-Karte wie die Monster-3D kann (muß aber nicht) bei hohen Auflösungen zu leichten Qualitätseinbußen führen.

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Gründe für die Preisunterschiede

Frage: Monitore mit den gleichen technischen Daten haben teilweise Preisunterschiede von 1.000 Mark und mehr. Was sind die Unterschiede, die diesen Unterschied rechtfertigen? Antwort: Bei den technischen Daten in Prospekten finden Sie nur einigen geringen Teil der Informationen, die sich auf den Preis auswirken. So sind zwar in manchen Monitoren die gleichen Bildröhren eingebaut, aber die Ablenkelektronik ist grundverschieden. Sie ist allerdings sehr wichtig, wenn es um scharfe, farbreine und hochauflösende Darstellung geht. Außerdem machen sich auch eine aufwendige Qualitätssicherung und verschiedene Serviceleistungen im Endpreis bemerkbar. Außerdem kann man bei sehr teuren Monitoren fast sicher sein, daß sie perfekt eingestellt sind. Bei Billiggeräten erhält man eher mal einen "Montags-Monitor".

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Matschiges und unscharfes Bild?

Frage: Das Monitorbild erscheint reichlich unscharf, was zu Augenproblemen führt. Läßt sich das regeln? Antwort: Einen Regler für die Schärfe des Monitorbildes gibt es leider nicht. Aber das Bild wirkt dann leicht matschig, wenn die Helligkeit und der Kontrast zu stark eingestellt sind. Sowohl Helligkeit als auch Kontrast können Sie meist über ein Rad am unteren Bildschirmrand einstellen. Sonst sind entsprechende Einträge im Bildschirmmenü des Monitors zu finden. Das Problem kann aber auch von einem verlängerten oder sehr langen Monitorkabel herrühren. Falls Sie es verlängert haben, ersetzen Sie es durch ein langes oder durch ein kurzes Kabel (siehe nächste Frage). PCgo! 8/98

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Wie behebe ich ein Flimmern?

Frage: Das Monitorbild flimmert deutlich. Dabei sollte es laut Händler einwandfrei stehen. Ist etwas falsch eingestellt? Antwort: Sehr wahrscheinlich. Bei einer neueren Windows-95-Version können Sie die Geschwindigkeit einstellen, wieviele Bilder pro Sekunde angezeigt werden. Je mehr Bilder es sind, um so ruhiger erscheint das Bild. Klicken Sie dazu im Start-Menü nacheinander auf "Einstellungen", "Systemsteuerung", "Anzeige", "Einstellungen" und rechts unten auf "Erweitert...". Im neuen Fenster können Sie dann unten die Frequenz selbst wählen. "Schuld" kann aber auch die Grafikkarte sein, die bei der ausgewählten Anzahl von Farben "nicht schneller kann". Versuchen Sie dann, mit weniger Farben zu arbeiten. Verfahren Sie wie im vorigen Absatz beschrieben und klicken Sie statt auf "Erweitert..." auf das Feld "Farbpalette" und wählen Sie "256 Farben" aus.

So können Sie eine Bildwiederholfrequenz wählen, die ein eventuelles Flimmern behebt.

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Welche Strahlennorm ist die beste?

Frage: Einige Monitorhersteller werben mit TCO92 und TCO95 oder auch MPRII. Welche Norm ist dabei zu empfehlen? Antwort: Das läßt sich schwer sagen. MPRII war die erste richtige Strahlennorm und wurde mittlerweile von TCO92 und TCO95 abgelöst. TCO92 und TCO95 unterscheiden sich bezüglich der maximal zugelassenen Strahlenmenge nicht mehr.

Da die Wirkung von elektromagnetischer Strahlung auf den Menschen umstritten ist, ist natürlich auch die maximal zulässige Strahlenmenge reine Einschätzungssache. Wenn Sie auf jeden Fall möglichst wenig davon abbekommen möchten, sollten Sie ein Gerät mit TCO92- oder TCO95-Plakete wählen. Sonst tut es auch eins mit MPRII. Geräte ohne Strahlennorm-Angaben sollten Sie jedoch meiden.

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Selbst kaufen oder schicken lassen?

Frage: Monitore sollen recht empfindlich gegenüber Stößen sein. Empfiehlt es sich dann, den Monitor selbst zu kaufen oder kann man ihn auch per Post schicken lassen? Antwort: Monitore sind in der Regel so gut verpackt, daß man sie sich per Post zuschicken lassen kann. Allerdings ist es besser, das Gerät selbst abzuholen und mit dem Auto nach Haus zu fahren. Die Ablenkeinheit und die Röhreninnerein nehmen starke Schläge oder Stöße übel. Bedenken Sie dabei jedoch, daß ein Monitor mir Karton recht groß ist und in keinen Kofferraum einer normalen Limousine paßt. Dafür brauchen Sie ein Auto mit einer großen Heckklappe oder einen Zweitürer. Manche Geschäfte oder Hersteller bieten auch einen Lieferservice an. Fragen Sie danach.

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Beim Einschalten des Monitors knallt es heftig

Frage: Wenn ich den Monitor einschalte, gibt es ein heftiges Geräusch, ähnlich einem Knall. Im Handbuch findet sich dazu kein Hinweis. Kann man das abstellen? Antwort: Die meisten Monitore führen direkt nach dem Einschalten des Geräts eine Demagnetisierung der Lochmaske durch. Dies ist auch als "Degauß" bekannt. Dabei werden starke und schnell wechselnde Magnetfelder erzeugt. Die Lochmaske wird dabei bildlich gesprochen "heftig durchgerüttelt" und gibt dabei das von Ihnen gehörte Geräusch von sich. Diese Funktion ist sehr sinnvoll und beschert Ihnen ein optimales Monitorbild. Sie läßt sich daher nicht über ein Bildschirmmenü ausschalten. ❑

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titelthema Windows-Tuning

Das Netzwerk perfektioniert An die Sicherheit denken

TIP

Nur moderne Karten kaufen!

Viele Probleme der Netzwerk-Karten-Installation rühren von uralten Karten her, bei denen man noch Hardware-Eigenschaften wie IRQ und I/O-Bereich per Hand einstellen muß. Lassen Sie die Finger davon und kaufen Sie sich "Plug-&-Play-Karten", die nur wenige Mark mehr kosten und bei denen alles automatisch eingestellt wird. Dabei reichen einfache "ISA"-Karten – es muß keineswegs PCI sein (wenngleich PCIKarten noch weniger Probleme machen).

TIP

Bei Anruf – Verbindung

Wenn Sie das DFÜ-Netzwerk eigerichtet haben, können Sie Ihren Windows-PC auch so einrichten, daß das Modem bei Anruf abnimmt und eine DFÜ-Verbindung aufbaut. Dazu müssen Sie lediglich den "DFÜ-Server" einrichten (ist leider nur im Windows-PlusPaket enthalten). Das geht über "Arbeitsplatz/DFÜ-Netzwerk" und den Menüpunkt "Verbindungen/DFÜ-Server". Eine ausführliche Hilfe erhalten Sie zur Einrichtung, wenn Sie in der WindowsHilfe nach dem Begriff "DFÜ-Server" suchen lassen. Achten Sie aber unbedingt darauf, daß Sie ein Paßwort für die Verbindung vergeben, sonst kann jeder sich mit Ihrem Computer verbinden, der es nur versucht. Und damit wäre Ihr Rechner offen wie ein Scheunentor.

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Wenn Sie sich per Netzwerkkarte oder DFÜNetzwerk mit anderen Computern verbinden, dann stehen nicht nur Ihnen viele Rechner und Funktionen zur Verfügung – umgekehrt gilt auch, daß andere eventuell Zugriff auf Ihren Rechner und Ihre Festplatten erhalten. Wenn da nicht jeder aus dem weltweiten Internet auf Ihrer Festplatte sein Unwesen treiben soll, müssen Sie Vorkehrungen treffen. Ein Sicherheitsrisiko bei der Verbindung zum Internet per DFÜ-Netzwerk ist die Anbindung der TCP/IP-Bindung an den "Client für Microsoft-Netzwerke". Noch schlimmer ist die Freigabe von Festplatten oder Druckern, wenn man ans Internet angeschlossen ist. Damit ist anderen zumindest schon mal die Tür aufgeschlossen. Das Problem dabei ist immer, daß Windows unter gewissen Umständen Kennungen und Paßwörter verschickt, ohne Sie explizit zu fragen. Sichern Sie sich daher ab:

Klicken Sie doppelt auf "TCP/IP -> DFÜ-Treiber". Das Fenster "Eigenschaften von TCP/IP" erscheint.

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Nach einem Klick auf "OK" erscheint eine Warnung. Wählen Sie dort "Nein".

Halten Sie die "Alt"-Taste gedrückt und klicken Sie doppelt auf "Netzwerkumgebung". Das Fenster "Netzwerk" erscheint.

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Entfernen Sie "NetBEUI -> DFÜ-Treiber" aus der Liste. Auch Einträge, die mit "IPX/SPX.." beginnen, sind nur in Novell-Netzwerken nötig und damit entbehrlich. Sie können Sie ebenfalls entfernen.

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Bringen Sie das Registerblatt "Bindungen" nach vorne und entfernen Sie das Häkchen vor "Client für Microsoft-Netzwerk".

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Sollte in der Liste unter "Konfiguration" ein Eintrag "Datei und Druckerfreigabe..." zu sehen sein, markieren und entfernen Sie den Eintrag. Somit können andere zwar nicht mehr an Ihre Festplatten, Sie aber weiterhin an die Festplatten und Drucker an anderen Computern.

DFÜ-Netzwerk funktioniert nicht Manchmal bringt das DFÜ-Netzwerk merkwürdige Fehlermeldungen bei der ersten Benutzung. Meist hilft es dann, das DFÜ-Netzwerk einmal zu deinstallieren und dann erneut zu installieren. So gehen Sie vor:

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Klicken Sie nacheinander auf "Start", "Einstellungen", "Systemsteuerung" und dann auf "Software". Ein neues Fenster erscheint.

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Wählen Sie das Register "Windows-Setup" und suchen Sie nach "Verbindungen".

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Entfernen Sie den Haken in dem Kasten vor "Verbindungen" und klicken Sie auf "OK". Windows deinstalliert die Software. Dies dauert ein paar Sekunden.

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Verfahren Sie danach genauso, nur setzen Sie den Haken vor "Verbindungen" und klicken Sie auf "OK". Windows 95 fordert dann die Windows-CD-ROM an. Anschließend installiert Windows die Software erneut und startet den Rechner neu. "The Microsoft Network" brauchen Sie fürs DFÜ-Netzwerk nicht. ❏ PCgo! 6/98

tips Outlook Organisationsdiagramme Eine Firmenstruktur stellen Sie am besten mit einem ➞ Organisationsdiagramm dar. In die einzelnen Kästchen tragen Sie dann Firmenoder Mitarbeiternamen ein.

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Starten Sie PowerPoint. Wählen Sie den Punkt "Leere Präsentation".

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Klicken Sie das Symbol für das Organisationsdiagramm doppelt

an.

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Um das Aussehen der Kästen zu ändern, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Es erscheint ein ➞ Kontextmenü (siehe Seite 100), in dem Farbe, Schatten, Rahmenart, -farbe und –linienart verändert werden können. Wenn Sie die Maus auf einen der Punkte mit einem Pfeil bewegen, sehen Sie die weiteren Einstellmöglichkeiten, zum Beispiel verschiedene Rahmenarten.

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Im oberen Kasten der Folie geben Sie den Titel ein (falls gewünscht). Um das Organisationsdiagramm einzufügen, doppelklicken Sie auf die Mitte der Folie.

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Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie die Namen in die Kästen ein. Um die Schriftart und –größe in den Kästen schnell zu verändern, markieren Sie den Text und klicken dann mit der rechten Maustaste darauf. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Schriftart". Dann verändern Sie Schrifttyp und -größe.

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Um einen Kasten zu löschen, klicken Sie auf dessen Rand und drücken dann die "Löschen-Taste".

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Die Linien verändern Sie ebenfalls mit einem Rechtsklick darauf. Ein Kontextmenü erscheint, in dem Sie Stärke, Art und Farbe einstellen.

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Wenn Sie mit der Gestaltung des Organisationsdiagramms fertig sind, wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Schließen und zurückkehren zu: ...". Die Frage nach der Aktualisierung beantworten Sie mit "Ja". Das Organisationsdiagramm wird in die Folie eingefügt. Mit einem Doppelklick können Sie es später bearbeiten.

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Es gibt fünf verschiedene Arten, wie ein Kasten an einen anderen anschließt: darunter, daneben (rechts, links), darüber und mit einer Trennlinie daneben. Diese fünf Arten finden Sie in einer Leiste zusammengefaßt.

Um einen neuen Kasten einzufügen, klicken Sie auf eine der fünf Arten und danach auf den Kasten, an den der neue angeschlossen werden soll. Der neue Kasten wird entsprechend hinzugefügt.

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Sie können die einzelnen Kästen auch nachträglich verschieben. Klicken Sie auf den Rand der Kästen und bewegen Sie den Kasten mit gedrückter Maustaste an die neue Stelle. Nur wenn der benachbarte Kasten rot aufleuchtet, können Sie den Kasten neu postieren.

PCgo! 3/98

➞ Drag & Drop Drag & Drop kommt aus dem englischen und heißt soviel wie "Anfassen und Fallenlassen". Zum Beispiel können Sie im Explorer Dateien mit der Maus "anfassen". Mit gehaltener Maustaste verschieben Sie sie an einen beliebigen Ort auf dem Bildschirm. Lassen Sie die Maus los, "fällt" das Objekt an seinen neuen Bestimmungsort und wird dort auch eingebunden. Auch vom neuen Bestimmungsort aus können Sie dann die Anwendung starten, denn Sie ist als Verknüpfung gespeichert. Das heißt, die Verknüpfung sucht sich dann die ausführbare Datei automatisch.

➞ Organisationsdiagramm Ein Organisationsdiagramm ist ideal, um den Aufbau einer Firma oder Mitarbeiter verschiedener Abteilungen darzustellen. Das Gute dabei: Sie müssen die Kästchen und Linien in PowerPoint nicht selbst zeichnen. Es ist alles vorgegeben und Änderungen lassen sich per Drag & Drop erledigen. Wenn Sie zum Beispiel die Kästen umordnen wollen, ziehen Sie sie einfach an den gewünschten Platz. Der Nachteil: Das einzige, was Sie an einem Organisationsdiagramm in PowerPoint ändern können, ist die Farbe und der Rahmen der Kästen und Pfeile, aber leider nicht deren Form.

➞ OLE-Objekte

Übrigens: Das Organisationsdiagramm können Sie nicht nur in PowerPoint einfügen. Auch in Excel und Word gibt es die Möglichkeit, über das Menü "Einfügen", "Objekte". Denn Organisationsdiagramme sind ➞OLE-Objekte. Sie werden erst in einem anderen Programm erstellt, dann wird eine Verknüpfung mit dem Objekt in das aktuelle Dokument eingefügt. ❏

OLE-Objekte werden in eigenen Programmodulen erstellt, dann in andere Programme, wie Word oder PowerPoint eingefügt. Bearbeitet wird das Objekt ebenfalls in dem anderen Programm. Davon merken Sie aber nichts. Der Nachteil bei OLEObjekten: Sie brauchen viel Speicherplatz; das Arbeiten verlangsamt sich entsprechend.

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tips Outlook ➞ Postfach Wenn Sie e-mails erhalten, werden sie standardmäßig in einem Ordner gespeichert. Der heißt bei Outlook "Inbox", was so viel bedeutet wie Postfach oder Posteingang. Mit der Zeit sammeln sich dort aber alle Mails an, die Sie erhalten. Das kann schnell unübersichtlich werden. Der Postausgang, in dem Nachrichten kurz zwischengespeichert werden, bevor Sie an den MailServer geschickt werden, heißt "Outbox" oder "Postausgang".

➞ Outlook Outlook ist das einzig neue Programm und die Schaltstelle des Microsoft Office 97. Outlook enthält einen Kalender, in den Sie Termine eintragen und an die Sie vom Programm erinnert werden. Wenn Sie einen e-mail-Anschluß haben, versenden und empfangen Sie elektronische Post mit Outlook. In einem Adreßbuch legen Sie Kontakte an. Im Journal wird gespeichert, wann und wie lange Sie an einem Dokument gearbeitet haben. Außerdem können Sie sich elektronische Notizzettel schreiben. Das Gute an Outlook: Alles ist miteinander verknüpft. So setzen Sie Adressen als e-mail-Empfänger ein, elektronisch vereinbarte Termine werden automatisch in Ihren Terminkalender eingetragen.

➞ Netzwerk Ein Netzwerk ist die Verbindung von mindestens zwei Computern, die über eine Netzwerkkarte im Inneren und einem Netzwerkkabel verbunden sind. So ist der Austausch von Daten und die Freigabe von Druckern für andere Computer möglich. Größere Netzwerke verfügen über einen oder mehrere Server, die Dienste und Daten für mehrere "Clients" (das sind die normalen Arbeitsplatzcomputer) zur Verfügung stellen.

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Nachrichten automatisch weiterleiten Normalerweise landen alle e-mails in der "Inbox", dem ➞ Postfach von ➞ Outlook. Mit der Zeit wird das aber unübersichtlich. So bringen Sie Ordnung in Ihre e-mails und – vor allem – so landen sie gleich an der richtigen Stelle. Achtung! Dieser Tip funktioniert nur, wenn Sie an einem ➞Netzwerk hängen, das den Microsoft ➞ Exchange Server installiert hat.

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Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, werden jetzt die Namen der Teilnehmer eingeblendet. Entweder Sie wählen den entsprechenden Namen aus oder Sie klicken auf "Neuer Eintrag". Jetzt wird eine externe e-mailAdresse hinzugefügt.

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Regel-Assistent".

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". So nehmen Sie eine automatische Weiterleitung der mail eines bestimmten Absenders in einen bestimmten Ordner vor.

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Wenn Sie einen neuen Eintrag erstellen, müssen Sie jetzt angeben, ob der Absender eine Internet-e-mail-Adresse hat, einen Faxanschluß etc. Normalerweise wählen Sie "Internet-Adresse".

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Ein Assistent führt Sie jetzt Schritt für Schritt durch die Aufgabe, eine Regel für die Weiterleitung einer mail herzustellen. Wir wollen eine mail, die von einer bestimmten Person kommt, automatisch in einen Ordner verschieben lassen. Wählen Sie also im oberen Feld "Neue Nachrichten bestimmter Personen verschieben". Darunter wählen Sie "Nach Erhalt einer Nachricht in meinen Posteingang". Im unteren Feld klicken Sie "einer Person oder Verteilerliste" an.

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Bei "Anzeige" geben Sie am besten den Namen des Absenders an. Im Feld "E-MailAdresse" geben Sie die e-mail-Adresse ein.

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Nach einem Klick auf "OK" springen Sie wieder zum Anfangsbildschirm zurück. Klicken Sie im unteren Feld "Zielordner" an. Damit legen Sie fest, wohin die ankommenden mails eines bestimmten Absenders verschoben werden.

PCgo! 5/98

tips Outlook

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Neu". Ein neuer Ordner wird angelegt.

Im Feld "Name" geben Sie den Ordnernamen ein. Automatisch wird der neue Ordner als Unterordner von "Inbox" erstellt.

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Bejahen Sie die Frage, ob eine Verknüpfung auf der Outlook-Leiste hinzugefügt werden soll. Sie finden dort dann ein Symbol mit dem Namen des neuen Ordners. Ab jetzt werden ➞emails von der angegebenen Adresse automatisch in diesen ➞Ordner verschoben. So haben Sie etwas mehr Ordnung in Ihren e-mails. Wenn das nicht funktioniert, prüfen Sie noch einmal genau die e-mail-Adresse, die Sie angegeben haben.

➞ Exchange Server Ein Server ist der Zentralcomputer eines Netzwerks. Er stellt verschiedene Dienste für die anderen Computer des Netzwerks zur Verfügung. So lagern auf ihm etwa Daten und Programme, ist Platz für eigene Daten oder Druckdienste. Der "Exchange Server" ist ein Server, der mit dem Netzwerkdienst Exchange ausgerüstet ist. Damit wird der Aufbau eines mail-Dienstes und damit das Verschicken interner und externer Nachrichten möglich.

Wiederkehrende Termine ➞ e-mails

Wenn Sie mit Outlook Ihre Termine verwalten, gibt es eine Möglichkeit, wiederkehrende Termine automatisch einzutragen. Das ist etwa bei wöchentlichen Besprechungen wichtig.

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Klicken Sie auf das Symbol "Kalender" in der Outlook-Leiste.

Dann klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Symbol unter dem Menüpunkt "Datei". Damit wird ein neuer Termin angelegt.

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Wählen Sie aus dem Menü "Termin" den Punkt "Serie". Hier geben Sie die Anfangsund Endzeiten des Termins an. Im Feld "Serienmuster" bestimmen Sie, ob er sich täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholt. Je nachdem, was Sie gewählt haben, müssen Sie rechts daneben angeben, wann genau sich der Termin wiederholt (bei einem wöchentlichen Turnus etwa jeden Dienstag). Im Feld "Seriendauer" müssen Sie noch Anfangs- und eventuell Enddatum eingeben.

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Geben Sie eine Betreffzeile, den Ort und vielleicht eine Anmerkung ein. Automatisch wird der Termin in Ihrem Kalender eingetragen.

e-mails sind die elektronische Post des Internets. Alles, was Sie brauchen, ist ein Konto bei einem Internet-Provider. Von dem bekommen Sie dann Paßwort und die Adressen der Rechner, in die Sie sich einwählen, um eine Verbindung zum Internet herzustellen. Sie erhalten dann auch Ihre eigene e-mail-Adresse, die aus drei Bestandteilen besteht: An erster Stelle steht Ihr Benutzername, dann kommt der Rechnername (etwa "t-online") und am Schluß steht die Kennung (zum Beispiel "de"). In den meisten Internet-Browsern ist inzwischen ein e-mail-Programm integriert. Beim "Internet Explorer 4" etwa ist das "Outlook Express", bei "Netscape" "Netscape Mail". Per e-mail können Sie aber nicht nur Nachrichten verschicken, sondern auch ganze Dateien, also auch Texte oder Grafiken.

Andere Ansicht in den Kontakten Normalerweise sehen Sie auf der Hauptseite der Kontakte eine Kurzangabe der Adresse mit Namen, Adresse, Telefonnummer und e-mailAdresse. So sehen Sie sofort alle Angaben auf einen Blick.

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Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Pfeil neben "Aktuelle Ansicht". Hier wählen Sie, wie die Adressen angezeigt werden.

Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Aktuelle Ansicht". Bei den "Adreßkarten mit Details" sehen Sie alle Angaben untereinander. Die "Telefonliste" liefert nur die Namen mit Telefonnummern.

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➞ Ordner Durch Ordner schaffen Sie mehr Übersichtlichkeit in Ihren Programmen und auf Ihrer Festplatte. In Outlook legen Sie neue Ordner an, um beispielsweise mails, die von einer bestimmten Person kommen, zu sichern. Auch auf der Festplatte sollten Sie Ordner für verschiedene Zwecke anlegen.

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tips Outlook ➞ Kalenderansicht In der Kalenderübersicht werden Ihre Termine dargestellt. Sie haben die Wahl zwischen einer Tages-, Wochen- und Monatsansicht. In der Tagesansicht zeigt Ihnen Outlook alle Einträge sehr detailliert an. Die Monatsübersicht eignet sich besonders zur vorausschauenden Planung. Zu den einzelnen Terminen werden hier nur noch kurze Informationen angezeigt. Sie können die Ansicht jederzeit wechseln.

Heutigen Tag anzeigen Wenn Sie mit dem Terminkalender von Outlook arbeiten, werden Sie häufig in die Wochenoder Monatsansicht wechseln. Entweder um eine Übersicht über Ihre Termine zu erhalten oder um neue Termine einzutragen. Sind Sie mit Ihrer Arbeit fertig und möchten Sie zum heutigen Tag zurückkehren? Es gibt zwei Möglichkeiten, dieses Ziel schnell und bequem zu erreichen.

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In der Hauptmenüleiste von Outlook gibt es vier verschiedene Symbole, mit denen Sie die Darstellung der ➞ Kalenderansicht schnell wechseln können.

➞ Homepage Als Hompage bezeichnet man Seiten im Internet, auf denen Firmen oder Privatpersonen verschiedene Informationen oder Dienstleistungen anbieten. Dabei gibt es keine Vorschriften, wie diese Seiten auszusehen haben. Jeder kann sie nach seinen eigenen Vorstellungen gestalten. Auch können Sie selbst entscheiden, welche Daten Sie auf der Homepage zur Verfügung stellen . Alle größeren Onlinedienste bieten Ihren Mitgliedern die Möglichkeit, eigene Homepages zu gestallten und im Internet zu veröffentlichen. Wie das funktioniert, können Sie direkt bei den einzelnen Anbietern erfragen.

In Outlook sind verschiedene Funktionen integriert, die dem Benutzer die Arbeit erleichtern sollen. Einer dieser Helfer ist die AutoDatum-Funktion. Sie ermöglicht es Ihnen, Datums- und Uhrzeitangaben im Textformat einzugeben. Ihre Eingabe wird dann von AutoDatum analysiert. Haben Sie einen gültigen Text eingegeben, wird dieser in ein Datum bzw. eine Uhrzeit im Zahlenformat umgewandelt. Das funktioniert bei allen Eingabefeldern in Outlook.

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Als Alternative können Sie die rechte Maustaste verwenden. Klicken Sie an einer beliebigen Stelle des Kalenderblatts auf die rechte Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Heutigen Tag anzeigen" aus.

Aufgaben farblich kennzeichnen Outlook stellt die von Ihnen eingetragenen Aufgaben in unterschiedlichen Farben dar, je nach ➞ Bearbeitungsstatus. Wenn Ihnen die Standardfarben nicht gefallen, können Sie diese individuell anpassen. Die dazu nötige Funktion finden Sie in der Menüleiste von Outlook.

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Wählen Sie aus der Menüleiste von Outlook den Befehl "Extras". Klicken Sie dort auf Optionen.

In dem jetzt geöffneten Optionsfenster klicken Sie auf die Registerkarte "Aufgaben/Notizen"

3 ➞ AutoDatum-Funktion

Klicken Sie das erste Symbol aus dieser Reihe an. Die aktuelle Ansicht wechselt dann sofort auf das heutige Datum.

In der Mitte der Registrierkarte finden Sie den Punkt "Farbliche Darstellung von Aufgaben".

Hier können Sie eine Farbe für überfällige und für erledigte Aufgaben definieren. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil neben der Farbe. Ein weiteres Menü wird geöffnet, in dem alle verfügbaren Farbtöne zu sehen sind.

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Nachdem Sie die von Ihnen gewünschten Farben eingestellt haben, schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf "OK". Die Änderung wird sofort wirksam.

Outlook versteht Klartext Bei der Arbeit mit Outlook werden Sie häufig ein Datum eingeben. Das genaue Datum der nächsten Tage können Sie sich leicht ausrechnen. Was jedoch, wenn Sie eine neue Aufgabe beginnen, die in 173 Tagen erledigt sein soll? Oder Sie möchten einen Termin eintragen, der in 117 Minuten beginnt? Hier hilft Ihnen Outlook mit der integrierten ➞AutoDatum-Funktion zuverlässig weiter. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie in allen Datums- und Uhrzeitfeldern die Angaben auch in Wörtern schreiben. Outlook wandelt Ihre Eingabe automatisch in ein richtiges Datum oder eine Uhrzeit um.

So gibt es für Sie künftig keine umständliche Rechnerei nach dem richtigen Datum. Probieren Sie es einfach aus. Outlook versteht sehr viele Begriffe. Zum Beispiel "morgen", "nächste Woche", "heute in einem Monat", "heute mittag", oder "Silvester". Eine detaillierte Aufstellung über alle verfügbaren Eingabemöglichkeiten ist in der Outlook-Hilfefunktion enthalten. PCgo! 6/98

tips Outlook ➞ Bearbeitungsstatus

Besuch im Internet Mittlerweile gibt es immer mehr Firmen und Privatpersonen, die eine eigene ➞Homepage im Internet besitzen. Das trifft sicher auch auf einige Ihrer Kontakte zu. In Outlook haben Sie die Möglichkeit, zu jedem Kontakt eine Homepage-Adresse einzugeben. Die Eingabe erfolgt, wie bei allen anderen Daten, im Kontaktfenster.

Oder Sie öffnen das Kontaktmenü und wählen dort den Befehl aus.

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Um die einzelnen Aufgaben besser verwalten zu können, werden diese von Outlook mit einem Status versehen. Es wird zwischen offenen, erledigten und überfälligen Aufgaben unterschieden. Zur übersichtlicheren Darstellung am Bildschirm wird jeder Status in einer anderen Farbe dargestellt.

Wählen Sie den Eintrag aus, den Sie bearbeiten möchten und öffnen Sie ihn mit einem Doppelklick.

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Im folgenden Dialogfenster geben Sie im Feld "Web-Seite" die Adresse wie in einem Browser ein.

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Schließen Sie das Kontaktfenster wieder. Um auf die Homepage eines Kontakts zu gelangen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol "Web-Seite besuchen".

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➞ Browser

Auch ein Klick mit der rechten Maustaste auf den Kontakt öffnet ein Auswahlmenü, das diesen Befehl enthält. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie sich jederzeit bequem auf die Homepage einer Firma begeben, um Informationen abzurufen.

Mit einem Browser können Sie sich Angebote im Internet ansehen. Zu den bekanntesten Browsern gehören der Microsoft Internet Explorer und der Netscape Communicator. Beide sind derzeit in der Version 4 erhältlich. Sie finden beide Programme auch auf der aktuellen PCgo!-CD-ROM.

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tips Outlook ➞ e-mail-Adresse Die e-mail-Adresse ist Ihre persönliche "Anschrift" im Internet. Sie erhalten sie, sobald Sie einen Internetzugang über einen der vielen Anbieter bekommen. Die e-mail-Adresse setzt sich dabei immer aus mehreren Zeichengruppen zusammen: Name, Zuweisung (das at-Zeichen "@"), Domäne. Der Name kann eine selbsterstellte oder zugewiesene Zeichengruppe sein. Meist nimmt man einfach seinen richtigen Namen, zum Beispiel "UdoPröll" oder "UPröll". Die Domäne ist die Adresse Ihres Anbieters im Netz, zum Beispiel "aol.com".

➞ TCP/IP (PPP) Transmission Control Protocol/ Internet Protocol (Verbindungsprotokoll zwischen eigenem PC und dem Internet-Provider). Über TCP/IP werden die wichtigsten Informationen zwischen dem Internet und den Endgeräten ausgetauscht. Das Protokoll überwacht auch die Verbindung. TCP/IP wird unter anderem über das Point-toPoint-Protokoll des WindowsDFÜ-Netzwerks eingerichtet. Das Point-to-Point-Protokoll, abgekürzt PPP, trägt wiederum die Hauptlast bei der Anbindung an den jeweiligen Internetdienst, sowie bei der Einbindung in Netzwerke.

e-mails über das DFÜ-Netzwerk Will man mit Outlook e-mails versenden oder empfangen, wird man in den Handbüchern gerne und oft auf "➞Exchange" verwiesen. Dies ist jedoch bei bestehenden Internetverbindungen nicht immer notwendig – und auch nicht sinnvoll. Die Anbindung von Outlook als e-mail-Verwalter über bestehende Internetverbindungen via DFÜ-Netzwerk läßt sich dabei eigentlich relativ leicht bewerkstelligen. Voraussetzung ist eine bestehende ➞TCP/IP-Verbindung zu einem Internet-Dienst über das ➞DFÜ-Netzwerk von Windows, sowie ein e-mail-Postfach bei diesem Dienst.

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Öffnen Sie als nächstes das Menü "Extras". Sie finden es in der Hauptmenüzeile von Outlook. Dort wählen Sie den Menüpunkt "Dienste..." aus. Wenn Sie ihn angeklickt haben, dann wird ein neues Auswahlfenster geöffntet.

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In den Diensten finden Sie neben den Einträgen für Adreßbücher und Ordner auch den Zugang zu "Internet-Mail", in dem die Verbindung eingerichtet wird. Klicken Sie auf den Eintrag und danach auf den Schalter "Eigenschaften".

Diese Daten erhalten Sie nach Ihrer Anmeldung beim Dienst. Der "Kontoname" ist ein spezielles Benutzersynonym, das den Zugang zu Ihrem Postfach regelt. Dieses wird zusammen mit dem Postfachkennwort von Ihrem Dienstanbieter vergeben. Klicken Sie nach der Eingabe auf den Schalter "Weitere Optionen".

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Im nächsten Dialogfeld muß noch einmal das Postfach für ausgehende Nachrichten ("von Outlook") festgelegt werden. Das ist in der Regel der gleiche Postfachname wie für eingehende Nachrichten. Klicken Sie danach auf "OK".

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Nun müssen Sie noch die Verbindung benennen. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte "Verbindung". Hier können Sie interne Netzwerke (LAN) oder Einwählverbindungen (Modem) aus einer Liste der bestehenden DFÜ-Netzwerkverbindungen auswählen. Wenn Sie auf "Anmeldung" klicken, können Sie auch noch einmal die Zugangsdaten für die DFÜ-Netzwerkverbindung einstellen.

➞ DFÜ-Netzwerk Das DFÜ-Netzwerk unter Windows konfiguriert Ihren PC und ein angeschlossenes Modem (oder eine angeschlossene ISDNKarte) für den Kontakt Ihres Rechners mit dem Internet. Über das DFÜ-Netzwerk legen Sie die Zugangsdaten für die Verbindung zum Internetdienstanbieter fest. Zum Beispiel anzurufende Nummer, Protokolle, Benutzernamen und Paßwörter. Innerhalb des Netzwerkes können Sie auch mehrere Verbindungen mit jeweils unterschiedlichen Parametern einrichten.

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In den folgenden Registerkarten befinden sich Felder, in welche die Daten für die Verbindung eingegeben werden müssen. Der Name ist Ihr normaler Vor- und Nachname. Die ➞e-mailAdresse ist Ihre vom Anbieter vergebene Internet-Postadresse. Als "Internet Mail-Server" für eingehende Nachrichten ("an Outlook") wird nun der Name der Domain mit oder ohne spezielle Postfachnennung eingegeben. Zum Beispiel "postfach.provider.de" oder einfach "provider.de". PCgo! 7/98

tips Outlook Outlook-Ordner freigeben Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, möchten Sie unter Umständen Ordner verwenden, die von allen Teilnehmern benutzt werden können. Das gleiche gilt natürlich auch für Mini-Netzwerke zwischen zwei Heim-PCs. Ältere Geräte werden oft als Internetanschlüsse verwendet. Auf ihnen sammelt sich mit der Zeit viel Software an, die aus dem Internet geladen wurde. Wer über ein ➞LAN verfügt, kann unter Outlook einzelne Ordner mit unterschiedlichen Parametern für den Zugriff von anderen Rechnern freigeben.

"Eigenschaften"-Fenster aufrufen. Dann haben Sie die Möglichkeit, ein Schreibschutzkennwort für ausgesuchte Benutzer zu vergeben. "Lese/Schreibzugriff" heißt, daß man von außen Dateien holen oder übertragen kann. Bei nochmaligem Aufruf der Eigenschaften kann ein Kennwort für den Lese-/Schreibvorgang vergeben werden. Bei "Zugriff abhängig vom Kennwort" können Sie für beide Zugriffsarten Kennwörter vergeben. Das ist nützlich, wenn externe Anwender als "Zulieferer" arbeiten, eine andere Gruppe jedoch nur Dateien lesen darf. Bestätigen Sie mit "OK".

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Klicken Sie in der Outlook-Leiste den freizugebenden Ordner mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie hier den Befehl "Eigenschaften" aus.

PCgo! 7/98

Mit LAN bezeichnet man "Lokale Netzwerke", die sich auf einen abgegrenzten Bereich beziehen. Dazu erhält jeder Computer in diesem Bereich eine Netzwerkkarte, wobei die preiswerteste Art unter Windows 95 sogenannte Ethernet-Netzwerke sind. Dabei wird ein PC unter Windows 95 zum Server, alle anderen zu sog. HostRechnern. Der Vorteil solcher LANs ist der Preis. Der Nachteil liegt in der eingeschränkten Betriebsfähigkeit, was inzwischen mehr denn je zum Einsatz lokaler Internet-Netzwerke führt. MiniLANs zwischen zwei PCs zu Hause lohnen sich aber immer mehr. Zwei Karten, Software und Verbindungkabel sind schon für unter 150 Mark zu haben.

➞ Exchange

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Freigabe". Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen: "Nicht freigeben": Sperren des Ordners für Zugriff von außen. "Freigegeben als": Hier geben Sie dem Ordner einen Freigabenamen, in der Regel verwenden Sie den ursprünglichen Ordnernamen. Falls Sie den Mitbenutzern mitteilen möchten, was diese im freigegebenen Ordner vorfinden, dann geben Sie einen Kommentar ein. Der Zugriffstyp "Schreibgeschützt" bedeutet, daß man von Ihrem Ordner nur lesen kann. Niemand kann Dateien auf Ihren PC schicken. Sie können das aber ändern; Sie brauchen nur das

➞ LAN

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Probieren Sie den Zugriff von einem der NetzComputer aus, zeigt Ihnen die Freigabe unter anderem Ihren in Outlook eingerichteten Ordner an. Dieser Zugriff kann auch auf Internetverbindungen ausgedehnt werden. Selbstverständlich können Sie die Zugriffsberechtigung für die einzelnen Ordner jederzeit wieder einschränken oder erweitern.

Exchange ist das interne "Postprogramm" von Windows. Das Programm übernimmt die Übermittlung von e-mails und Fax-Dokumenten zwischen Ihrem PC und anderen Rechnern. Dabei greift Exchange auf das DFÜNetzwerk zu, indem Sie die jeweiligen Dienste einrichten müssen. Diese wiederum benutzen die in der Modemliste eingetragenen Empfangs- und Sendegeräte. Wird Outlook installiert, kann es die Aufgabe des Postempfangs oder -versands von Exchange übernehmen.

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titelthema Outlook Mehr Platz ohne Outlook-Leiste

Die Outlook-Leiste dient als zentrales Navigationsinstrument für Outlook. Auf ihr finden Sie Symbole, mit deren Hilfe Sie schnell zu den einzelnen Bereichen von Outlook gelangen. Sie können neben den bereits vorhandenen Einträgen auch eigene Verbindungen auf der Symbolleiste anlegen. Bei Bedarf können Sie die Outlook-Leiste auch jederzeit ausblenden. So haben Sie mehr Platz am Bildschirm für andere Aufgaben.

➞ Kontextmenü Das Kontextmenü ist ein weiterführendes Auswahlmenü. Sie rufen es immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält zu dem von Ihnen ausgewählten Bereich Befehle. Mit diesen können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen oder Befehle aufrufen. Die Vorteile des Kontextmenüs sind der schnelle Aufruf und der geringe Platzbedarf.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leiste. Ein ➞ Kontextmenü wird geöffnet. Wählen Sie hier den Befehl "Out-

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Die zweite Möglichkeit führt über das Menü "Ansicht". Hier finden Sie ebenfalls einen Eintrag mit dem Namen "Outlook-Leiste". Ein Klick darauf blendet die Leiste aus. Um sie später wieder anzuzeigen, gehen Sie genau so vor. Sie können bei Ihrer Arbeit auch ganz auf die Outlook-Leiste verzichten. Die Outlook-Leiste eignet sich zwar bestens für eine schnelle Navigation, doch sie nimmt auch viel Platz auf dem Bildschirm in Anspruch. Über das Menü "Wechseln zu" können Sie auch zu den einzelnen Bereichen gelangen. Entscheiden Sie selbst, ob Sie mehr Platz haben wollen oder lieber schneller navigieren.

Mit zwei Zeitzonen arbeiten Haben Sie viel mit Personen zu tun, die im Ausland leben bzw. arbeiten? Dann wäre es für Sie sicher nützlich zu wissen, wie spät es dort gerade ist. So können Sie Ihre Termine besser planen. Denn wenn es bei uns erst Mittag ist, kann es wo anders in der Welt bereits Nacht sein. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, eine zweite Zeitzone anzeigen zu lassen.

Namen ein. Dieser wird dann in der Kalenderansicht von Outlook angezeigt.

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Im Auswahlfeld "Zeitzone" wählen Sie noch die gewünschte Zeitzone aus. Dabei werden alle Zeiten auf die Zeitzone ➞GMT bezogen. In Klammern finden Sie noch ein paar Orte, die sich in der Zone befinden.

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Befehl "Optionen" aus. Wechseln Sie anschließend auf die ➞Registerkarte" (Seite 44) Kalender".

➞ GMT GMT ist die Abkürzung für Greenwich Mean Time. An dieser Zeitzone werden weltweit alle anderen Zeitzonen ausgerichtet. Deutschland liegt zum Beispiel in der Mitteleuropäischen Zeitzone (MEZ bzw. CET). Unsere Zeitzone liegt der GMT um eine Stunde voraus.

look-Leiste ausblenden". Die Leiste wird dann sofort ausgeblendet.

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Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen "Eine zusätzliche Zeitzone anzeigen". Tragen Sie unter "Beschriftung" einen

Zusätzlich sollten Sie noch das Kontrollkästchen "Automatisch zw. Sommer- und Standardzeit umschalten aktivieren". So stellen Sie sicher, daß Outlook auch die Sommerzeit der gewählten Zeitzone immer berücksichtigt. Sollten Sie später einmal eine andere Zeitzone benötigen, können Sie die Optionen jederzeit wieder ändern. PCgo! 8/98

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➞ Outlook-Leiste

Die ➞Outlook-Leiste am linken Bildschirmrand ist recht praktisch. Auf ihr finden Sie die Symbole zu den wichtigsten Bereichen von Outlook. So können Sie bequem mit einem Mausklick zum entsprechenden Bereich gelangen. Der Nachteil: Die Leiste nimmt ein nicht gerade kleines Stück des Bildschirms in Anspruch. Das kann gerade bei kleinen Monitoren oder einer niedrigen Bildschirmauflösung unter Umständen störend wirken. Sie können die Outlook-Leiste jedoch sehr schnell verschwinden lassen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

titelthema Outlook ➞ Registerkarte Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Das sind die sogenannte Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

➞ Tastenkombination Auch Shortcut genannt. Sie erleichtern die Arbeit mit Anwendungsprogrammen. Die häufig benutzten Befehle eines Programms können so direkt über die Tastatur aufgerufen werden. Der umständliche Weg über mehrere Menüs entfällt. Einige Anwendungen erlauben auch die Verwendung von selbst angelegten Kombinationen.

TIP

Lese-Ecke

Microsofts Outlook wartet mit einem großen Funktionsangebot auf. Da ist es oft nicht leicht, den Überblick zu bewahren. Für alle, die Outlook optimal nutzen wollen, ist das Buch Outlook 97 – die blaue Reihe gedacht. Auf über 1.000 Seiten finden Sie alles Wissenswerte zum Thema. Das Buch ist verständlich geschrieben und die einzelnen Arbeitsschritte werden mit vielen Bildern gut erklärt. Für Einsteiger und Profis gleichermaßen zu empfehlen. Eine CD ist im Buch ebenfalls enthalten.

info bhv Verlags GmbH, ISBN 3-89360-322-0, Preis: 59 Mark

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Mehrere Tage detailliert anzeigen Die Wochen- und Monatsübersicht von Outlook bietet eine schnelle Übersicht über Ihre Termine. Doch eignen sich diese Ansichten kaum für die Terminplanung. Denn nicht einmal die Uhrzeitleiste der Tagesansicht wird angezeigt. Mit einem kleinen Trick können Sie jedoch mehrere Tage in der Tagesansicht anzeigen. Und das beste: Das Datum spielt dabei keine Rolle.

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Wechseln Sie als erstes in die Tagesansicht.

Markieren Sie nun im Fenster mit der Monatsübersicht die Tage, die angezeigt werden sollen. Klicken Sie dazu den ersten Tag an und halten Sie danach die "Strg"-Taste gedrückt. Jetzt markieren Sie alle weiteren Tage.

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In der Tagesansicht wird für jedes markierte Datum eine neue Spalte angelegt.

Wenn Sie die Übersicht nicht mehr benötigen, klicken Sie einfach auf ein beliebiges Datum. Dieser Trick funktioniert mit beliebig vielen Tagen. Um so mehr Tage geöffnet sind, desto unübersichtlicher wird es allerdings.

Ereignisse schnell eintragen Ereignisse unterscheiden sich von Terminen darin, daß Sie immer den ganzen Tag betreffen. Um ein neues Ereignis zu erstellen, müssen Sie nicht jedesmal ein Menü bzw. Kontextmenü verwenden.

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In der Tagesansicht klicken Sie doppelt auf die Zeile, in der das Tagesdatum angezeigt wird.

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Wie gewohnt wird Ihnen anschließend der Dialog zur Eingabe eines neuen Ereignisses angezeigt. Geben Sie die Daten ein und schließen Sie das Fenster anschließend wieder.

Nützliche Tastenkombinationen In vielen modernen Anwendungsprogrammen gibt es inzwischen für die wichtigsten Befehle ➞Tastenkombinationen. Auch Outlook ist hier keine Ausnahme. Wenn Sie regelmäßig mit Outlook arbeiten, können Sie viel Zeit sparen, wenn Sie Tastenkombinationen verwenden. Sollten Sie sich die Kombinationen nicht gleich merken können, ist das auch kein Problem: Sie können zum Beispiel in Outlook eine neue Notiz erstellen, in der Sie alle Tastenkombinationen eintragen, die Sie häufig verwenden. Sollte Ihnen dann mal ein Befehl entfallen, können Sie ihn jederzeit nachschlagen.

Hier sehen Sie nur zwei Beispiele, wie einfach Befehle per Tastenkombination ausgeführt werden:

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Möchten Sie das Dialogfenster Kontakte blitzschnell einblenden, verwenden Sie die Tasten "Strg", "Umschalten" und "C".

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Mit den Tasten "Strg", "Umschalten" und "A" können Sie eine neue Aufgabe erstellen.

Andere Kombinationen finden Sie zum Beispiel in der Outlook-Hilfe. ❑ PCgo! 8/98

tips Outlook ➞ Netzwerk Unter einem Netzwerk versteht man allgemein die Verbindung von mehreren Computern untereinander, die über spezielle Hardund Software Dateien austauschen können. Netzwerke können lokal durch direkte Verkabelung oder über das Telefonnetz (Internet) aufgebaut werden. Über die Datenleitungen hat man jederzeit Zugriff auf die Dateien der jeweils anderen Computer – sofern diese für den Austausch freigegeben worden sind.

Notizzettelfunktion per Netzwerk Die Notizzettelfunktion von Outlook macht sich in jedem Fall bezahlt – kurzer Aufruf, schnelles Notieren und Speichern, ohne erst Stift und Zettel suchen zu müssen. Man kann diese Notizen aber auch per Internet oder über ein ➞Netzwerk weiterreichen.

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Angenommen, Sie haben eine Verabredung notiert, die Sie schnell an einen Kollegen weiterreichen möchten, der sich an einem anderen Platz befindet. Wenn Sie selbst gerade nicht weg können, schicken Sie diese Notiz einfach weiter.

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Klicken Sie auf den Eintrag "Weiterleiten". Jetzt wird Ihre Notiz an eine ➞e-mail angehängt, die Sie, wie jede andere e-mail auch, an einen – oder mehrere – Teilnehmer verschicken können.

➞ e-mail Das ist die Bezeichnung für einen elektronischen Brief, geschrieben in einem Texterfassungssystem und über ein Datennetz an einen Teilnehmer verschickt. Dieser Teilnehmer ist ebenfalls in der Lage, elektronische Briefe zu lesen und zu schreiben. Dazu gehört ein installiertes e-mailProgramm, das elektronische Briefe "öffnet", auf dem Monitor anzeigt und eine Editierung der Texte ermöglicht.

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Wenn Sie auf den kleinen Zettel in der linken oberen Ecke Ihrer Notiz klicken, öffnet sich ein Aktionsmenü.

e-mail-Rückmeldung ➞ Registerkarte In einer Registerkarte sind Funktions- und Optionseinstellungen eines Programms dargestellt. Klicken Sie eine der Karten an, wird ein neues Fenster mit Optionen geöffnet. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

➞ Server In einem Netzwerk ist ein Server der Computer, der für den reibungslosen Austausch von Daten zwischen den angeschlossenen Computern sorgt und das Netzwerk "steuert". Am Server hängen mehrere Clients (Arbeitsstationen), die die Daten abrufen.

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Verschicken Sie mit Outlook e-mails, möchten Sie natürlich auch wissen, ob sie gelesen werden. Dazu bietet Outlook Optionen an, mit denen man die Nachricht verknüpfen und den Sendeverlauf nachvollziehen kann. Das funktioniert allerdings nur in Netzwerken, die einen Microsoft Exchange Server haben.

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Angenommen, Sie wollen eine wichtige Nachricht über das interne Netzwerk verschicken, persönlich und so schnell wie möglich. Dann müssen Sie vorher einige Einstellungen in der ➞Registerkarte "Optionen" vornehmen (rechts neben dem Registereintrag "Nachricht").

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Nachrichten lassen sich auch nach "Wichtigkeit" einordnen. Über die Einträge "Niedrig", "Normal" und "Hoch" wird festgelegt, wie der ➞ Server diese Nachricht behandelt. Wählen Sie "Hoch", wird die Nachricht bevorzugt und neben den normalen Server-Tätigkeiten direkt weitergereicht; bei "Niedrig" dagegen nur, wenn keine anderen wichtigen Tätigkeiten vorliegen.

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Mit der Opition "Vertraulichkeit" weiß der Empfänger gleich, wie er die Nachricht behandeln muß.

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tips Outlook

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Wollen Sie eine Antwort vom Empfänger erzwingen, können Sie das unter dem Feldbereich "Lauf der Nachricht verfolgen" einstellen. Dann erhalten Sie automatisch Auskunft, ob die Nachricht empfangen wurde. Das erste Kontrollkästchen bestimmt, ob eine Empfangsbestätigung ausgesendet wird, sobald die Nachricht den Empfänger erreicht hat (sie liegt im "Posteingang"). Das zweite Kontrollkästchen legt fest, daß eine

Empfangsbestätigung (zusätzlich oder allein) geschickt wird, sobald der Empfänger die Nachricht in den Anzeigebereich geladen hat. Empfangsbestätigungen kommen wie normale Nachrichten bei Ihnen an.

Die Auto-Signatur e-mails versenden ist unter Outlook wirklich kein Problem. Eigentlich braucht man sich nur um das zu kümmern, was als Nachricht in der e-mail erscheinen soll, also den reinen Text. Denn selbst eine Unterschrift oder ➞Signatur wird fast automatisch gesetzt: Um an Nachrichten eine Signaturdatei anzuhängen, wählen Sie unter dem Menü "Extras" den Eintrag "AutoSignatur".

Wenn Sie nun eine neue e-mail schreiben, wird die Signatur automatisch angefügt und zusammen mit der e-mail verschickt.

➞ Signatur Das ist eine andere Bezeichnung für Unterschrift. In Zeiten der emails ist eine Signatur aber auch mehr, sie kann sowohl eine einfache Unterschrift als auch eine Art Logo, ein Sinnspruch oder ähnliches sein. In Outlook gibt es dazu die Funktion "AutoSignatur". Damit können Sie eine digitale Unterschrift kreieren. Die wird dann immer automatisch an jede Mail gehängt, die Sie verschicken.

Wenn Ihre Signaturen nicht ankommen

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Wundern Sie sich, daß Ihre schöne Signatur in einer bestimmten Schriftart gar nicht beim Empfänger ankommt? Das liegt wahrscheinlich daran, daß Ihr Gegenüber ein e-mail-Programm verwendet, das die Formatierungen für eine bestimmte Schriftart nicht versteht. Am Ende bleibt nicht mehr, als die eingestellte Standardschriftart übrig.

Einen entsprechenden "Nachspann" geben Sie mit den jeweiligen Parametern im darauf folgenden Editierfeld ein.

Wann ist denn Weihnachten? Hier ein Tip für diejenigen, die die Kalenderfunktion von Outlook zum ersten Mal benutzen: Bevor Sie mühsam daran gehen, die Feiertage aus dem Wandkalender in den Outlook-Kalender einzutragen – dafür gibt es in Outlook eine ganz einfache Funktion:

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Wählen Sie nun im Auswahlfeld die landesspezifische Feiertagsdatei aus, im Beispiel "Deutschland".

Klicken Sie mit der Maus im Menü "Extras" auf den Eintrag "Optionen".

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Im Optionsmenü klicken Sie auf die Registerkarte "Kalender" und dort unten auf den Schalter "Feiertage hinzufügen..."

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Den Rest erledigt Outlook ganz allein, die Feiertage werden hinzugefügt. ❑

INFO

Service-Pack 2 im Internet

Inzwischen sollte das zweite Service Pack des Microsoft Office 97 erhältlich sein. Darin enthalten sind wieder einige Hilfsprogramme, die Fehler in Word, Excel, Outlook und PowerPoint ausmerzen. Sie können das Service Pack unter folgender Adresse herunterladen (etwa 8 MByte): http://www.microsoft.com/ germany/office Oder Sie bestellen es bei: Microsoft Direkt Postfach 1199, 33410 Verl Tel. (01 80) 5 25 11 91 Fax (01 80) 5 25 11 99 Microsoft verlangt dafür einen Unkostenbeitrag. Wieviel, stand bei Redaktionsschluß noch nicht fest.

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Outlook TIP

Die Autosignatur

Empfängerarten

Im Adreßbuch von Outlook finden Sie drei Felder, in denen Sie einen Empfänger für Ihre Nachricht eintragen können. Es ist von Vorteil, die Unterschiede der einzelnen Empfängerarten zu kennen. So können Sie den e-mail-Versand noch besser steuern. Im Feld An geben Sie den eigentlichen Empfänger der Nachricht an. Er ist der, für den diese Nachricht hauptsächlich bestimmt ist. Im Feld Cc (Carbon copy) geben Sie die Empfänger an, die eine Kopie der Nachricht erhalten sollen. Diese Empfänger erhalten die Nachricht dann zur Kenntnisnahme. Das Feld Bcc (Blind carbon copy) hat die selbe Funktion wie das "Cc" Feld. Allerdings erscheinen die Namen dieser Personen nicht in der Empfängerliste. So können Sie verhindern, daß dieser Empfänger auch den anderen MailEmpfängern bekannt wird.

Wenn Sie häufig e-mails schreiben, werden Sie diese Funktion von Outlook zu schätzen wissen. Die Autosignatur erlaubt es Ihnen, an jede e-mail automatisch eine Grußformel und die Absenderdaten anzuhängen. Bevor Sie diese Funktion nutzen können, müssen Sie aber erst eine Signatur anlegen. Verwenden Sie möglichst eine klare Schrift, die gut zu lesen ist. Über die Schaltfläche "Absatz" können Sie den Text ausrichten.

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In der Hauptmenüzeile von Outlook finden Sie das Menü "Extras". Öffnen Sie das Menü mit einem Mausklick. Anschließend wählen Sie den Befehl "AutoSignatur..." aus. Der Dialog "AutoSignatur" wird geöffnet. Hier erstellen Sie Ihre eigene Signatur.

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Über dem Textfeld finden Sie die Option "Signatur ans Ende von neuen Nachrichten anfügen". Wenn Sie diese Option aktivieren, wird jede Nachricht, die Sie versenden, mit der Signatur versehen. Über die Option "Signatur nicht in Antworten oder weitergeleitete Nachrichten einfügen" schränken Sie bei Bedarf die erste Option ein.

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2 TIP

Schnelles Sortieren

Der Posteingangsordner wird immer nach den Vorgaben sortiert, die in der Ansichteneinstellung festgelegt sind. In der Regel werden die e-mails nach dem Eingangsdatum sortiert. Wenn Sie ausnahmsweise einmal eine andere Sortierung benötigen, müssen Sie nicht extra die Optionen ändern. Im Posteingangsfenster sehen Sie über den Nachrichten eine graue Menüzeile. Sie enthält die Beschriftung der einzelnen Felder (z.B. Betreff, Von, Gesendet). Möchten Sie die Nachrichten nach den Absendern sortieren, klicken Sie auf das Feld "Von". Outlook zeigt Ihnen die Nachrichten sofort in der neuen Sortierung an. Diese schnelle Sortierart funktioniert mit jedem Feld der Menüzeile. Klicken Sie ein zweites Mal auf das selbe Feld, um die Sortierreihenfolge umzukehren. Beim nächsten Start von Outlook sind allerdings die Vorgaben der Ansichteneinstellung wieder aktiv.

Tragen Sie im Textfenster Ihre persönliche Signatur ein. Diese kann sowohl eine Grußformel, Ihre Adresse, ein persönliches Motto, usw. enthalten. Ihrer Phantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Denken Sie nur daran, daß ein langer Text mitunter auch störend wirken kann.

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Über die Schaltfläche "Schriftart" wählen Sie eine beliebige Schrift für Ihre Signatur aus.

Haben Sie das automatische Anfügen nicht aktiviert, können Sie Ihre Signatur manuell einfügen. Schreiben Sie zuerst Ihre Nachricht. Anschließend rufen Sie den Befehl "AutoSignatur" aus dem Menü "Einfügen" aus. Ihre vorher definierte Signatur wird dann an Ihre Nachricht angefügt. Dieser Befehl ist immer verfügbar.

Eigene Ansicht definieren Der Posteingangsordner von Outlook wird mit einer Standardansicht angezeigt. Sie enthält unter anderem den Titel, Absenderangaben, Statussymbole und einiges mehr. Oft können die umfangreichen Angeben störend wirken. Gerade wenn man viele e-mails und wenig Platz auf dem Bildschirm hat. Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, eine eigene Ansicht zu gestalten. So können Sie bis ins Detail festlegen, welche Daten im Posteingang angezeigt werden sollen.

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Um eine neue Ansicht zu gestalten, rufen Sie den Befehl "Ansichten definieren..." auf. Sie finden ihn im Menü "Ansicht".

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Im folgenden Dialogfenster finden Sie eine Liste der bereits vorhandenen Ansichten. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu...", um mit der Definition Ihrer persönlichen Ansicht zu beginnen.

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Geben Sie Ihrer Ansicht als erstes einen sinnvollen Namen. Als Ansichtstyp wählen Sie "Tabelle" aus. Unter dem Punkt "Kann angewandt werden" legen Sie fest, ob nur Sie oder alle Benutzer Zugriff auf diese Ansicht haben. Mit einem

Outlook Klick auf den "OK"-Button kommen Sie zum nächsten Auswahlmenü.

flächen verbergen sich viele Optionen. Die meisten davon dürften selbsterklärend sein. Am besten probieren Sie die einzelnen Einstellungen durch und sehen sich anschließend das Ergebnis an. Selbstverständlich können Sie beliebig viele Ansichten anlegen, zwischen denen Sie später wechseln können. Zur Übung sollten Sie einmal das Feld "Felder" anklicken.

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Im rechten Fenster sehen Sie die Felder, die Ihnen im Posteingang angezeigt werden. Mit dem Befehl "Aufwärts" bzw. "Abwärts" ändern Sie die Reihenfolge der einzelnen Elemente. Mit "Hinzufügen" können Sie weitere Elemente aus dem linken Fenster einfügen. "Entfernen" löscht ein Element aus der aktuellen Liste.

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Als nächstes erhalten Sie eine Zusammenfassung Ihrer Definition. Um die einzelnen Vorgaben zu verändern, klicken Sie auf eine der Schaltflächen. Hinter den einzelnen Schalt-

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Um Ihre neue Definition anzuwenden, schließen Sie alle Fenster mit einem Klick auf "OK". Wenn die Liste mit den definierten Ansichten erscheint, markieren Sie Ihre Ansicht und klicken auf "Ansicht übernehmen"

e-mails weiterleiten Wenn Sie eine e-mail erhalten, können Sie sie über die Schaltfläche "Weiterleiten" an einen anderen Empfänger weitergeben. Auch diesen Befehl können Sie an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

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Rufen Sie als erstes den Befehl "Optionen..." auf. Sie finden ihn im Menü "Extras". Im Opti-

onsmenü klicken Sie dann auf die Registerkarte "Lesen", um weitere Einstellungen vorzunehmen.

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Im Absatz "Beim Weiterleiten von Nachrichten" können Sie festlegen, was mit der ursprünglichen Nachricht geschehen soll. Je nach Bedarf können Sie die Nachricht als Anlage senden, den Text beifüge, oder ihn beifügen und einrücken.

Um Ihre eigenen Anmerkungen von der ursprünglichen Nachricht abzuheben, werden diese in einer anderen Farbe bzw. Schriftart dargestellt. Bei Bedarf können Sie die Vorgabe über die Schaltfläche "Schriftart..." verändern. Hier stehen Ihnen alle installierten Schriftarten, sowie eine große Farbauswahl zur Verfügung ❏

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TIP

Autoarchivierung nutzen

Eine nützliche Funktion in Outlook ist die Autoarchivierung. Richtig eingestellt, werden alte Nachrichten nach einer vorgegebenen Zeitspanne archiviert. Dabei werden die Daten komprimiert. Somit sparen Sie Platz auf der Festplatte und die einzelnen Ordner bleiben übersichtlich. Speziell Ordner wie zum Beispiel "Gesendete Objekte" werden ohne diese Funktion recht schnell unübersichtlich. Um die Autoarchivierung für einen Ordner zu aktivieren, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften" aus. Anschließend klicken Sie noch auf das Register "AutoArchivierung".

TIP

Der Regelassistent

Outlook bietet bereits in seiner Grundform eine komfortable Möglichkeit, e-mails zu verwalten. Wenn Sie jedoch sehr viele e-mails bekommen, werden Sie einige Funktionen vermissen. Doch hier können Sie sich selbst helfen. Installieren Sie den Outlook-Regelassistenten. Sie finden das entsprechende Update auf der aktuellen PCgo!-CD-ROM. Der Regelassistent ist ein echtes Genie, wenn es um die Verwaltung Ihrer elektronischen Post geht. Mit seiner Hilfe können Sie verschiedene e-mailFilter aufbauen. So können Sie Outlook zum Beispiel anweisen, alle eingehenden e-mails von Herrn Christoph in den Ordner "Private Post" zu verschieben. Oder Sie können anordnen, daß e-mails, die das Wort "Werbung" im Text enthalten, sofort gelöscht werden. Außerdem können Sie verschiedene Filterfunktionen miteinander kombinieren. Wenn Sie sich erst einmal an die Vorzüge des Regelassistenten gewöhnt haben, werden Sie nicht mehr auf ihn verzichten wollen. Da sich dieser Assistent großer Beliebtheit erfreut, hat ihn Microsoft in Outlook 98 bereits fest integriert.

Outlook TIP

Effektive Monatsübersicht

Schneller mit Shortcuts

Ein Shortcut ist eine Tastenkombination, mit der ein bestimmter Befehl ausgeführt werden kann. Shortcuts sind in den meisten Office-Anwendungen bereits vordefiniert. In der Menüleiste sind die Buchstaben unterstrichen, mit denen Sie das entsprechende Menü per Tastatur öffnen können. So arbeiten Sie viel schneller.

➞ Importieren Über die Import/Export-Funktion läuft der Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen ab. Leider gibt es nicht in jeder Anwendung für alle anderen einen geeigneten Filter. Dann muß mit Datenverlusten gerechnet werden. Die gängigsten Filter in der Textverarbeitung sind zum Beispiel das .txtoder das .rtf-Format. Damit können Texte aus allen Anwendungen konvertiert werden.

In der Monatsübersicht erscheinen die Termine oft nur als kleiner Briefmarkentext. Leider gibt es hier kaum eine Möglichkeit, dies zu verbessern. Allerdings können die Wochenenden komprimiert angezeigt werden.

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Gehen Sie in der Menüleiste auf "Ansicht". Wählen Sie hier "Ansicht formatieren".

Ein neues Menü wird eingeblendet. Hier aktivieren Sie die Option "Wochenende komprimiert anzeigen". Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".

Sie haben in Outlook viele Adressen, Faxnummern und e-mails gespeichert. Diese können Sie nicht nur innerhalb von Outlook verwenden, sondern zum Beispiel auch aus Word mit der Rundschreiben-Funktion.

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Geben Sie in Word den Text für das Rundschreiben ein. Dann wählen Sie "Datei" und "Senden an". Wählen Sie nun "Verteiler/Empfänger" aus.

Auf deutsch "Rollbalken". Dieser befindet sich immer rechts am Bildschirmrand. Bewegen Sie den Mauspfeil auf ihn und klicken ihn mit der linken Maustaste an, dann können Sie die gerade geöffnete Datei nach oben oder unten verschieben, und so den gesamten Text nach und nach lesen.

ster wählen Sie sich Ihr Adreßverzeichnis aus: "Outlook-Adreßbuch". Klicken Sie im linken Fenster auf alle, die das Rundschreiben erhalten sollen. Bestätigen Sie die Wahl mit "OK". Versichern Sie sich nochmals, daß unter "Verteilungsart" die Option "Nacheinander" ausgewählt ist. Denn nun wird das Rundschreiben zunächst an den ersten Empfänger Ihrer Liste geschickt. Hat dieser Änderungen, Anmerkungen oder ähnliches, dann kann er dies vermerken und die Nachricht wird erst dann an den nächsten der Verteilerliste weitergereicht.

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Geben Sie die Empfängeradressen ein. Klicken Sie auf "Adresse". Im nächsten Fen-

Aktivieren Sie dagegen die Option "An alle gleichzeitig", wird die Nachricht sofort an alle geschickt. Einzelne Anmerkungen gelangen dann nicht weiter.

Termine automatisch ablehnen Voraussetzung für eine automatische Terminabsage ist natürlich, daß Sie Ihren Terminkalender immer korrekt führen.

➞ Scrollbar

Durch die Komprimierung der Wochenenden steht in der Monatsansicht etwas mehr Platz zur Verfügung.

Rundschreiben über Word verschicken

➞ Filter Ähnlich wie auch bei Fotoapparaten selektieren die Filter in einer Anwendung bestimmte Daten. Standardmäßig sind in Outlook eine ganze Anzahl Filter bereits vorhanden, andere müssen erst bei Bedarf nachinstalliert werden. Bestimmte Dateien aus fremden Anwendungen können erst nach der Filter-Installation überhaupt gelesen und in ein Outlook-konformes Format übersetzt werden.

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Aktivieren Sie dann die Option "Besprechungsanfragen bei Zeitüberschneidungen automatisch ablehnen". Künftig müssen Sie die Absagen nicht mehr manuell vornehmen.

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Öffnen Sie den Kalender von Outlook mit einem Klick auf das entsprechende Symbol in der linken ➞Symbolleiste.

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Wählen Sie aus der Menüleiste "Extras" den Befehl "Optionen".

Ein neues Auswahlfenster wird eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Weitere Zeitplanung".

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Outlook ➞ Symbolleiste

Eigene Vorlagen gestalten Nicht nur in Word, auch in Outlook können Sie für häufige Vorgänge ➞Vorlagen nach Ihren Bedürfnissen gestalten.

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Wechseln Sie in den Posteingang. Klicken Sie im Menü "Verfassen" auf den Menüpunkt "Vorlage wählen". Mit einem Doppelklick selektieren Sie hier die Vorlage "Nachricht".

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Um die Vorlage als solche zu speichern, wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Speichern unter". Als Dateityp selektieren Sie "Outlook-Vorlage". Vergeben Sie einen beliebigen Namen. Die Dateiendung fügt Outlook automatisch hinzu. Überprüfen Sie im Feld "Speichern in", ob der richtige Ordner ausgewählt ist. Die Vorlage muß unter "\Vorlagen\Outlook" abgelegt werden.

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Geben Sie nun die Daten in die Vorlage ein, die in jedem Fax und in jeder e-mail benötigt werden. Das sind zum Beispiel die Angaben "Empfänger", "Absender" etc.

➞ Vorlage

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Ändern Sie jetzt die Vorlage noch so ab, wie Sie Ihnen gefällt. Sie können zum Beispiel die Größe der Schrift ändern oder eine andere Schriftart wählen.

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Wählen Sie im Feld "An:" im Adreßbuch aus, wer die Nachricht erhalten wird. Sollen mehrere Empfänger diese Mail bekommen, dann wählen Sie diese auch noch im Feld ➞"CC:" aus.

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Beenden Sie die Aktion mit "Speichern". Wollen Sie nun eine Nachricht verschicken, dann wählen Sie die eben gestaltete Vorlage aus. Sie müssen dann nur noch den Betreff der Nachricht eintragen.

Import von Daten funktioniert nicht Beim ➞importieren von Daten aus anderen Outlook-Dateien oder aus Anwendungen heraus könnten Sie eine Fehlermeldung erhalten. Der Grund ist dann meist eine fehlende ".dll"- Datei. Ist das der Fall, dann müssen Sie zusätzliche ➞Filter installieren.

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Legen Sie Ihre Office-CD-ROM in das Laufwerk ein. Klicken Sie nun auf "Start" und dann auf "Ausführen". Geben Sie in das Feld folgende Zeile ein "D:\CDZugabe\Cdzugab8.hlp" (Falls Ihr CD-ROM-Laufwerk einen anderen Buchstaben als "D" hat, bitte ändern). Aktivieren Sie dann die Option "OK".

Standardmäßig sind in den einzelnen Anwendungen bestimmte Symbolleisten bereits am Bildschirm definiert. Mittels dieser können per Mausklick bestimmte Aktionen durchgeführt werden. Das weiße Blatt Papier links oben öffnet z.B. eine neue, leere Datei. Über das "Ansicht"-Menü kann der Benutzer die Symbolleisten entweder verschwinden lassen oder neue hinzufügen.

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Sie bekommen eine Hilfe-Datei zu sehen. Scrollen Sie entlang des ➞Scrollbars nach unten. Klicken Sie auf das Zeichen ">" vor der Option "Microsoft Outlook Import/Export Filter".

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Nun werden einige Filter aufgelistet. Unterhalb der Liste fordert Outlook den Windows95-Benutzer auf, auf das Symbol > zu klicken. Tun Sie dies.

Zur Gestaltung eines Textes können (Format-) Vorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert und bestimmte Textfelder z.B. für Empfänger oder Datum definiert. In Outlook gibt es vordefinierte Fax- und e-mail-Vorlagen. Diese sind im Verzeichnis MSOffice/Vorlagen auf der Festplatte gespeichert.

➞ C.C. C.C. ist die Abkürzung für das englische Wort "Carbon Copy". Früher war damit der Durchschlag eines Dokumentes gemeint. Der Begriff ist geblieben und bezeichnet zu e-mail-Zeiten den Versand eines Dokumentes an nicht nur eine Person. Diverse andere bekommen "Durchschläge" der Nachricht.

TIP

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Nun werden die Filter installiert. Danach sollte der Datenimport aus anderen Anwendungen kein Problem mehr darstellen. ❏

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Vorsicht bei Auslandsvorwahl!

Wollen Sie über Outlook wählen, dann sollten Sie bei der Eingabe der Auslandsnummern folgendes beachten: Geben Sie statt der zwei Nullen vor der Auslandskennung (z.B. 001 für die USA) das PlusZeichen (also +1) ein. Nur dann erfolgt der Wahlvorgang korrekt.

Outlook ➞ HTML-mails

"Aufgaben" individuell darstellen

Das ist die Programmiersprache des Internets. Die Hauptaufgabe von HTML ist die Anordnung von Texten, Tabellen und Grafiken. Es setzt sich aber auch als Standardformat für das Verschicken von e-mails durch. Der Vorteil: Nachrichten können genauso wie eine Web-Site aufgebaut sein, Grafiken und Tabellen können eingefügt, verschiedene Schriftarten und –farben verwendet werden. So fallen e-mails optisch mehr auf und werden übersichtlicher. Eines der wenigen Programme, die HTML-mails nicht unterstützen, ist Outlook 97. Outlook 98 und Express, AK-Mail, Pegasus und Eudora dagegen unterstützen diesen Standard.

Ist Ihnen die Auflistung der ➞Aufgaben in Outlook zu unübersichtlich? Sie können die Ansicht ganz einfach ändern:

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Wechseln Sie mit einem Klick auf dieses Symbol in den Bereich "Aufgaben".

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Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Ansichten definieren". Es öffnet sich dieses Dialogfenster:

gaben als Symbol mit dem Titel angezeigt. Diesen Ansichtstyp können Sie später noch anpassen.

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Fürs erste lassen Sie die Einstellungen, wie sie sind und klicken im nächsten Fenster auf "OK". Der Ansichtstyp "Neue Ansicht" ist automatisch markiert. Klicken Sie auf "Ansicht übernehmen", damit sie auch wirklich aktiviert wird. Im nächsten Fenster bestätigen Sie, daß die Ansichtseinstellungen geändert werden.

5 Der richtige e-mail-Editor

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Wenn Sie mit Vorlagen und Hintergründen arbeiten, heißt das nicht immer, daß der Empfänger die Nachrichten immer in der selben Form erhält. Der Grund: Wenn Sie mit Outlook arbeiten, wird Word als Ihr e-mail-Editor verwendet. Outlook selbst ist nämlich kein Textkünstler und kann mit Grafiken wenig anfangen. Wenn der Empfänger also nicht Word als e-mail-Editor verwendet (und das ist nur bei Outlook der Fall), bleiben alle Grafiken auf der Strecke. Verwenden Sie ein Briefpapier in Outlook, muß Ihre Nachricht im HTML-Format gespeichert werden. Auch dieses Format unterstützt nicht jedes e-mail-Programm.

➞ Ansicht Ebenso wie für die "Aufgaben", gibt es verschiedene Ansichten auch für alle anderen Bereiche von Outlook. Die Änderung eines Ansichttyps funktioniert also beim "Kalender" oder der "Inbox" auf die selbe Art wie hier beschrieben (nur die Ansichtstypen unterscheiden sich).

Ihr neuer Ansichtstyp sieht jetzt folgendermaßen aus:

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu". Jetzt geben Sie einen Namen für Ihre ➞ Ansicht ein und wählen einen Ansichtstyp. Klicken Sie zum Beispiel auf "Symbol", werden die Auf-

Vorgefertigte Vorlagen verwenden Outlook 98 erhält schon einige Vorlagen, mit denen Sie arbeiten können: verschiedene vorgefertigte Formulare, etwa für Besprechungsanfragen, Aufgaben etc. und Vorlagen mit verschiedenen Zierrahmen. So machen Sie mehr aus Ihren e-mails:

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Klicken Sie doppelt auf eine der Vorlagen. Sie sehen sofort die Veränderungen gegenüber der Standardvorlage.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Neu" und dann "Formular auswählen".

Wenn Sie unter dem Punkt "Suchen in" "Vorlagen im Dateisystem" auswählen, sehen Sie weitere Vorlagen. Das sind aber nur Verzierungen Ihrer Nachricht. Es werden lediglich Rahmen für die Nachrichten eingefügt.

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In der "Bibliothek für Standardformulare" finden Sie schon einige fertige Formulare, etwa für Aufgaben, Kontakte, Notizen etc.

Es gibt aber noch mehr (und interessantere) Vorlagen. Wählen Sie dazu aus der Menüleiste "Aktionen" den Punkt "Neue e-mailNachricht mit" und dann "Briefpapier".

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Suchen Sie jetzt ein geeignetes Briefpapier aus. Unten sehen Sie eine Vorschau des Briefpapiers. Dann klicken Sie auf "OK".

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Outlook TIP

haben. Wie in einer normalen Nachricht geben Sie jetzt Ihren Text ein.

Nutzen Sie Drag & Drop

Genauso wie Sie Aufgaben in Ihren Terminkalender einbinden, können Sie auch Nachrichten oder Termine in Ihre Aufgaben ziehen, Aufgaben in Ihr Adreßbuch eintragen oder sie als Teil einer e-mail verschicken. Das alles funktioniert nach der selben Drag & Drop-Methode, wie wir sie beim Tip "Aufgaben als Termin verwalten" beschrieben haben.

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➞ Aufgaben Mit den Aufgaben können Sie sich eine eigene To-do-Liste anlegen, in der alle Ereignisse verzeichnet sind, die an einem bestimmten Tag anfallen. Dazu können Sie ein Fälligkeitsdatum und einen Status der Aufgabe (in Bearbeitung, erledigt etc.) angeben. Je nachdem, wann die Aufgaben fällig werden, erscheinen sie verschiedenfarbig.

TIP

Lese-Ecke

Outlook 98 verfügt über einige wichtige Funktionen, die in der Vorgängerversion noch nicht enthalten waren. Dazu gehören ein Assistent für den Posteingang und Abwehrmaß nahmen gegen Spamming (unerwünschte e-mails). In dem neuen Taschenbuch "Outlook 98" werden all diese Funktionen ausführlich erklärt. Von den Anfängen im Arbeiten mit Outlook bis zum fortgeschrittenen Nutzen, etwa dem Gestalten eigener Formulare, ist alles geboten. Dabei ist das Buch ausführlich bebildert und gut erklärt. Zusätzlich finden Sie die Beispieldateien aus dem Buch auf der beiliegenden CD.

Es wird eine neue Nachricht angezeigt. Sie hat den Hintergrund, den Sie ausgewählt

Denken Sie aber daran: Auch der Empfänger muß ein e-mail-Programm besitzen, das ➞HTMLmails lesen kann. Nur dann kommen Ihre e-mails in dieser Form an.

Schnelles Anzeigen von Terminen Haben Sie im Kalender einen Tag markiert, können Sie auch schnell beliebige nachfolgende Tage auf den Bildschirm holen.

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Das geht ganz einfach mit folgendem Shortcut Drücken Sie auf die "Alt"-Taste und gleichzeitig eine beliebige Zahl. Die Zahl beschreibt die Anzahl der Tage, die Sie noch sehen möchten.

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Auf eine ähnliche Art können Sie sich die ganze Woche sehr schnell anzeigen lassen.

Drücken Sie dazu den Shortcut "Alt" und das Minuszeichen. Dann zeigt Outlook die gesamte Woche im Überblick an. Als Terminübersicht ist diese Anzeige oft ausreichend. Sie sehen gleichzeitig auch alle Notizen.

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Geben Sie per Tastatur gleichzeitig "Alt" und das Gleichheitszeichen ein. Jetzt erscheint der gesamte Monat auf dem Bildschirm.

Aufgaben als Termin verwalten Sie können eine Aufgabe auch in Ihren Terminkalender eintragen. Auf diese Weise vergessen Sie bestimmt nichts mehr. Und so übernehmen Sie mit wenigen Arbeitsschritten Ihre Aufgabe in den persönlichen Terminkalender:

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Gehen Sie zu Ihren Aufgaben. Jetzt markieren Sie die Aufgabe, die Sie in den Kalender übernehmen wollen, mit einem Mausklick.

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Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Eintrag auf das Symbol "Kalender" in der linken "Outlook-Leiste".

nommen wurden. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern und Schließen".

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info bhv Verlags GmbH ISBN: 3-8287-5015-X Preis: 29,80 Mark

Anschließend wird ein neues Fenster geöffnet, in das alle Angaben Ihrer Aufgabe über-

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Ab sofort steht die Aufgabe jetzt auch in Ihrem Terminkalender. ❑

Outlook ➞ Extension Diese werden auch Dateiendungen genannt. Jede Anwendung hat eine eigene Kennung. Microsoft Word verwendet zum Beispiel ".doc" als Dateiendung. Im Explorer können Sie so ganz leicht alle Word-Dokumente erkennen.

Persönlicher Paßwortschutz Man kann den persönlichen Ordner – das ist die Datei mit der ➞Extension .pst – mit einem Paßwort schützen. Dann kommen nur Sie an diese Daten heran. Benutzen auch Fremde ab und zu Ihren Rechner, bleibt diesen Personen der Zugriff verwehrt.

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➞ Verknüpfung Mit Hilfe von Verknüpfungen können Objekte in diversen Anwendungen schnell aktualisiert werden. Fügen Sie z.B. eine Tabelle aus Excel in PowerPoint ein, wird es sinnvoll sein, eine Verknüpfung einzurichten. Ändern Sie dann die Daten der Excel-Tabelle, werden die in der Präsentation auch geändert. So bleiben Sie immer auf dem aktuellen Stand und haben in jedem Dokument dieselben Daten.

➞ Exchange Exchange ist die Kommunikationszentrale von Windows. Mit Exchange können e-mails im Netzwerk oder im Internet verschickt und empfangen werden. Auch Faxe können versandt und Dokumente und Dateien verwaltet werden. Exchange gibt es auch als Programm zum Lesen von e-mails. Diesen für den Nutzer sichtbare Teil des ExchangeSystems von Windows übernimmt heutzutage Outlook.

➞ Kontextmenü Das Kontextmenü öffnen Sie immer mit der rechten Maustaste. Je nachdem, an welcher Stelle des Bildschirms Sie Ihre Maus gerade positioniert haben, bekommen Sie entsprechende weiterführende Befehle zur Auswahl. Klicken Sie innerhalb eines Textes darauf, können Sie z.B. schnell Numerierungen einfügen oder eine Tabelle gestalten.

Wählen Sie in Outlook in der Menüleiste zunächst "Extras" und selektieren Sie hier den Unterpunkt "Dienste".

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Im Dialogfeld klicken Sie auf "Persönlichen Ordner" und danach auf die Registerkarte "Eigenschaften". Wählen Sie "Kennwort ändern" aus. Legen Sie nun Ihr persönliches Kennwort fest. Merken Sie sich das Paßwort gut (oder schreiben

Sie es auf und bewahren Sie es an einem sicheren Ort auf).

3

Starten Sie Outlook neu. Das Kennwort wird abgefragt. Ohne dieses gelangen Sie nicht mehr an Ihre e-mail, Termine und Kontakte.

Eigene Verknüpfungen integrieren

1➞

Erstellen Sie einen Dateiordner, der die Verknüpfungen zu Ihren häufig gebrauchten Dateien und Programmen enthalten soll.

2

In der Outlook-Leiste am linken Bildschirmrand klicken Sie auf den Eintrag "Weitere". Wählen Sie mit einem Mausklick den "Arbeitsplatz" aus:

3

Klicken Sie doppelt auf das Festplattenlaufwerk, das den Ordner der Verknüpfungen aufnehmen soll, meist wird das "C:" sein.

4

Wählen Sie im Menü "Datei" den Befehl "Neu" und klicken Sie hier jetzt auf den Eintrag "Ordner".

5 6

Vergeben Sie einen passenden Namen für den Ordner und klicken Sie auf "OK" Ziehen Sie mit der Maus den neu erstellten Ordner aus der Liste der Dateien in die Out-

look-Leiste. Dazu klicken Sie den Ordner zunächst an. Halten Sie dann die linke Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Ordner an seinen Bestimmungsort.

7

Erstellen Sie nun die Verknüpfung zu den häufig benötigten Dateien und Programmen in dem neuen Ordner. Lokalisieren Sie das Programm oder die Datei, für die Sie eine Verknüpfung erstellen möchten. Klicken Sie dazu nochmals auf den "Arbeitsplatz" und auf die Festplatte. Hier wählen Sie sich die Datei aus, die Sie gerne aus Outlook starten möchten.

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Ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste auf das Symbol des neuen Ordners in der Outlook-Leiste

9

Um den neuen Ordner zu verwenden, klicken Sie auf das Symbol in der OutlookLeiste und anschließend doppelt auf die Datei oder das Programm in der Liste der Dateien.

Ändern der Zeitformats Um die Zeitanzeige von Outlook umzustellen, also z.B. von 14:30 auf 2:30, sind folgende Schritte erforderlich:

1

Wechseln Sie in die Systemsteuerung. Diese finden Sie unter "Start/Einstellungen/Systemsteuerung".

7

2

Wählen Sie dort die "Ländereinstellungen" aus. Klicken Sie auf die Registerkarte "Uhrzeit". Im Punkt "Zeitformat" ersetzen Sie den Eintrag "HH:mm:ss" durch "hh:mm:ss" (ohne die Anführungszeichen).

Outlook ➞ e-mail

Posteingangs-Symbol ersetzen Sowohl Outlook als auch der ➞ ExchangeClient verwenden eine gemeinsam genutzte Komponente, das Windows Messaging System (WMS). Durch die Installation von Outlook werden die Eigenschaften des Posteingangs-Symbols nicht verändert.

1

Legen Sie die Microsoft-Office-97-CD in das CD-ROM-Laufwerk ein und halten Sie die Umschalttaste gedrückt, bis die CD erkannt wird. Öffnen Sie den Arbeitsplatz, klicken Sie auf das

CD-Symbol mit der rechten Maustaste und wählen Sie den Menüpunkt "Öffnen". Öffnen Sie nacheinander die Verzeichnisse "Windows97" "CDZUGABE" und "PATCH" und klicken Sie doppelt auf "CHNGINBX.EXE".

2

Durch dieses Programm wird das bisherige Symbol für den Posteingang entfernt und das Outlook-Symbol zu einem permanenten Symbol auf dem Desktop umgewandelt. Mit einem Doppelklick auf dieses Symbol startet Outlook. Die Eigenschaften des früheren Posteingangs, wie die Möglichkeit, über die Eigenschaften auf die Profile und ➞Dienste zuzugreifen, bleiben erhalten.

Nachrichten schneller abholen

1

Unter Extras findet man in Outlook die Funktion "Nachrichten übermitteln von", mit der Sie beispielsweise ➞e-mails manuell abrufen können. Im Fenster dieser Funktion geben Sie an, welche Dienste dies betrifft. Einfacher geht das Ganze jedoch mit der Funktion "Nachrichten übermitteln" beziehungsweise einem Tastendruck auf die Funktionstaste [F5]. Vorher sollten Sie jedoch markieren, welche Dienste Outlook damit kontaktiert.

2

Klicken Sie auf "Extras/Optionen". Holen Sie das ➞Register "E-Mail" nach vorn. Dort erscheinen alle angemeldeten Dienste, die Sie mit Ihren ➞Checkboxen in die Funktion "Nachrichten übermitteln" einbeziehen können.

Eigene Kontakte-Ordner Manchmal ist es sehr nützlich, Privates von Geschäftlichem zu trennen und deshalb mehrere Adreßverzeichnisse zu verwalten. Um weitere Ordner mit Kontakten in Outlook anzulegen, sind folgende Schritte notwendig:

1

Klicken Sie auf das Posteingangssymbol. Wählen Sie das Menü "Datei" und dort die Menüpunkte "Neu" und "Ordner" aus.

2 3

Unter der Option "Name: " geben Sie einen Namen für Ihren neuen Kontakte-Ordner an.

Unter der Option "Ordner enthält:" wählen Sie "Kontakt-Elemente" aus. Beim Punkt "Ordner wird untergeordneter Ordner von:" stellen Sie den gewünschten Ordner ein und wählen Sie "OK".

4

Sie haben nun einen neuen Kontakte-Ordner angelegt. Damit die in diesem Ordner eingegebenen Kontakte ebenfalls im Outlook-97Adreßbuch angezeigt werden, gehen Sie folgendermaßen vor: Markieren Sie den neuen Kontakte-Ordner.

5

Aktivieren Sie durch einen Klick auf die rechte Maustaste das ➞ Kontextmenü und wählen Sie die Option "Eigenschaften" aus.Wechseln Sie in die Registerkarte Outlook-Adreßbuch und aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner als E-Mail-Adreßbuch anzeigen".

6

Im Outlook-Adreßbuch werden nun beide Kontakte-Ordner angezeigt. ❑

8

e-mails sind elektronische Briefe. Sie können Texte, Bilder oder Tabellen enthalten. Meist werden Sie mit einem e-mail-Editor verfaßt und dann über das Interoder Intranet verschickt. Der Vorteil: Sie sind schneller als normale Post und kosten weniger.

➞ Registerkarte Seit Office 97 arbeitet Microsoft mit den Registerkarten. Klickt man einen übergeordneten Befehl an, so öffnet sich ein Menü. Hier bekommt man dann auf Karteikartenreitern diverse weitere Auswahlmöglichkeiten. Somit können viele Funktionen gebündelt und übersichtlicher gemacht werden. Außerdem spart das Ganze dann auch Platz auf dem ohnehin schon vollen Bildschirm.

➞ Dienste Das Wort "Dienst" steht in Outlook für übergeordnete Aufgaben, die auf den ersten Blick nichts mit einem "Dienst" im üblichen Sinne gemein haben. Darunter versteht Microsoft zum Beispiel ein e-mail-Konto, ein Adreßbuch oder auch nur eine Sammlung von verschiedenen Verzeichnissen. Sie können solche Dienste über die Menüpunkte "Extras/Dienste" einrichten.

➞ Checkboxen In diversen Fenstern von Windows lassen sich Einstellungen vornehmen. Um dabei verschiedene Funktionen anzuschalten, gibt es viereckige Felder, in die nach einem Klick mit der Maus ein Kreuz gesetzt wird – zum Zeichen, daß diese Funktion jetzt aktiv ist. Diese Felder heißen Checkbox, zu deutsch: Ankreuzfeld.

Outlook ➞ Verknüpfung Verknüpfungen machen einen schnelleren Zugriff auf bestimmte Daten und Dateien möglich. So kann z.B. eine Adresse einer Internet-Seite auf dem Desktop als Verknüpfung abgelegt werden. Der Browser sucht beim Start dann sofort nach dieser Homepage.

➞ Kontextmenü Kontextmenüs können mit Hilfe der linken Maustaste aufgerufen werden. Je nachdem auf welchem Element sich die Maus gerade befindet, werden objektspezifische Bearbeitungsmöglichkeiten angezeigt. Ein weiterer Klick auf eine Option führt diese aus.

Archivdaten optimieren

1

Damit die Informationen aus Outlook überschaubar bleiben, empfiehlt es sich, ältere Elemente in regelmäßigen Abständen in eine Archivdatei auszulagern. Standardmäßig ist die AutoArchivierung eingeschaltet, die das alle 14 Tage vollautomatisch erledigt. Um diesen Vorgang manuell zu starten, wählen Sie "Datei" und "Archivieren". Wollen Sie später die gespeicherten Informationen nochmals kontrollieren, dann rufen Sie "Datei" und "Öffnen" und hier den "Persönlichen Ordner (".pst") auf.

2

Öffnen Sie die gewünschte Archivdatei (der Dateiname lautet in der Regel "ARCHIV.PST") mit einem Doppelklick.

Ungelesene e-mails

Selbst wenn Sie eine e-mail bereits gelesen haben, können Sie diese nochmals als "Ungelesen" markieren. Normalerweise wird sie nach dem ersten Öffnen als "Gelesen" abgelegt. Um dies zu vermeiden, wählen Sie "Bearbeiten" und hier "Als ungelesen markieren".

3

Sind Sie damit fertig, können Sie das Archiv ebenso schnell wieder entfernen. Wählen Sie erneut die Punkte "Ansicht" und "Ordnerliste". und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Eintrag "Persönliche Ordner". Im ➞Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl "Verbindung trennen".

Schneller ans Ziel Mit Hilfe von ➞Verknüpfungen können Sie Ihre Arbeit in Outlook strukturieren. Verknüpfungen zwischen zusammengehörigen Terminen, Kontakten und Aufgaben schaffen mehr Übersichtlichkeit. So können Sie etwa einen Kontakt mit einem Termin verknüpfen. Klicken Sie nun im Termin auf die Verknüpfung, dann erhalten Sie die im Kontakte-Ordner gespeicherten Kundeninformationen.

1

TIP

Wählen Sie "Ansicht" und "Ordnerliste". Nun werden Ihnen zwei "Persönliche Ordner" präsentiert. Sie müssen ausprobieren, welcher von beiden der Archivordner ist. Hier können Sie jetzt einen Blick auf die untergeordneten Elemente werfen und so die zurückliegenden Termine oder ältere Nachrichten überprüfen.

2

Um eine Verknüpfung zu anzulegen, öffnen Sie den Kalender durch einen Mausklick auf das entsprechende Symbol in der Outlook-Leiste. Öffnen Sie dann einen bereits vorhandenen Termin oder erstellen Sie einen neuen.

"Nachsehen in" den Kontakte-Ordner. Die in diesem Ordner enthaltenen Kontakte werden dann im Listenfeld "Elemente" angezeigt. Wählen Sie einen Kontakt aus und klicken Sie dann im Feld "Einfügen als" auf die Option "Verknüpfung". Klicken Sie auf "OK". Outlook fügt nun im Dialogfeld "Termin" auf der gleichnamigen Registerkarte eine Verknüpfung ein. Klicken Sie auf "Speichern und Schließen". Jetzt können Sie bei geöffnetem Termin immer schnell auf alle Informationen über einen Kontakt zugreifen, indem Sie auf dessen Verknüpfung klicken.

3

Jetzt folgt die Verknüpfung des Kontakts mit dem Termin. Klicken Sie dazu im Menü "Einfügen" auf "Element" und öffnen Sie das Dialogfeld "Element einfügen". Wählen Sie im Listenfeld

TIP

Neuer Ansprechpartner

Wenn Sie einen zusätzlichen Kontakt einer Firma ins Adreßbuch eintragen möchten, können Sie sich Schreibarbeit sparen. Markieren Sie den Eintrag der Firma. Wählen Sie im Menü "Kontakte" den Befehl "Neuer Kontakt in dieser Firma". Ein Fenster wird geöffnet, in dem bereits die Firmendaten eingegeben sind. Sie müssen nur noch den Namen und andere personenspezifische Merkmale eingeben.

Per Tastatur zur neuen Nachricht

1

Befinden Sie sich in der Ansicht "Postausgang", "Posteingang" oder "Gesendete Objekte", dann ist der Eintrag "Nachricht" nur schwer zugänglich. Mit der Tastenkombination "Strg+N" schreiben Sie eine neue Nachricht.

2

Egal in welcher Ansicht Sie sich befinden, können Sie mit Hilfe der Tastenkombination Strg+Umschalt+M eine neue Nachricht öffnen. Hier müssen Sie dann nur noch Adresse, Betreff sowie den Text eingeben und verschicken.

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3

Ganz schnell geht es, wenn Sie im Informationsfenster eines x-beliebigen e-mail-Ordners auf einen freien Bereich doppelklicken. ❑

Outlook ➞ Outlook-Leiste Die Outlook-Shortcutleiste befindet sich am linken Rand der Anwendung. Ein Klick auf "Kontakte" oder "Kalender" genügt, um Sie schnell in die entsprechenden Anwendungen zu bringen. Sie können unter der Option "Weitere" auch eigene Verknüpfungen mit Dateien erstellen.

Nachrichten verfolgen Haben Sie eine wichtige e-mail verschickt, können Sie sich vergewissern, ob diese auch angekommen ist (beziehungsweise, ob sie gelesen wurde).

1

Klicken Sie auf "Datei","Neu", "Nachricht". Im Nachrichten-Fenster öffnen Sie die Registerkarte "Optionen".

2

Ganz unten sehen Sie einen Block zu "Lauf der Nachricht verfolgen".

Hier aktivieren Sie entweder "Wenn Nachricht zugestellt wurde, Bestätigung an mich senden" oder "Wenn Nachricht gelesen wurde Bestätigung an mich senden". Nun werden Sie immer benachrichtigt, wenn Ihre e-mail angekommen ist oder wenn sie gelesen wurde.

Mit mehreren Fenstern arbeiten ➞ C.C. C.C. ist die Abkürzung für das englische Wort Carbon Copy. Früher war damit der Durchschlag eines Dokumentes gemeint. Der Begriff ist geblieben und bezeichnet zu e-mail-Zeiten den Versand eines Dokumentes an nicht nur eine Person. Verschiedene andere bekommen "Durchschläge" der Nachricht.

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4 /9

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Software-Ecke

IP TJeder kennt Kreuworträtsel. Fast in jeder Tageszeitung sind die gedruckten Denksportaufgaben zu finden. Mal schwer, mal leicht, sorgen sie zwischendurch für Spiel und Spannung. Jetzt können Sie Ihre eigenen Rätsel anlegen. Mit dem Kreuzworträtsel-Generator gibt es keine feste Zahl an Rätseln. Vielmehr generiert das Programm nach Ihren Angaben immer neue Rätselgitter. Sie finden auf unserer CD eine Light-Version des Programms. Sie können dabei nur die beiliegenden Rätsel lösen.

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Benutzen Sie zum Beispiel sowohl den Kalender als auch den Posteingang den ganzen Tag über, empfiehlt es sich, beide in getrennten Fenstern immer geöffnet zu halten. Denn dann können Sie schnell per Tastatur nachschauen, ob sich Termine überschneiden oder ob Sie Post bekommen haben.

1

Öffnen Sie zunächst eines der beiden Fenster (in unserem Beispiel auf den "Kalender"). Dazu genügt ein Doppelklick auf das Symbol in der ➞Outlook-Leiste. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Symbol des Posteingangs in der linken Outlook-Leiste.

2

Nun erhalten Sie das Kontextmenü rechts neben Ihrem Mauspfeil. Hier klicken Sie auf die Option "In neuem Fenster öffnen". Der Posteingang wird mit einem eigenen Rahmen geöffnet. Nun können Sie mit der Tastenkombination "Alt+Tab" zwischen den beiden Elementen hin und her springen. Das funktioniert übrigens für beliebig viele Outlook-Elemente.

3

Möchten Sie diese Einstellung täglich erhalten, dann schließen Sie Outlook nur, wenn noch beide Fenster geöffnet sind. Denn dann merkt sich das Programm diese letzte Einstellung und begrüßt Sie am nächsten Morgen wieder mit derselben.

Nachrichten an viele Empfänger versenden Wenn Sie auf eine e-mail, die Sie erhalten haben, antworten, können Sie selbst noch weitere Adressaten hinzufügen. Das geht auch, wenn ursprünglich bereits mehrere Empfänger vorgesehen waren.

1

Beim Antworten klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche ➞"Cc". Nun erscheint ein Auswahlmenü, in dem alle Kontakte Ihres Adreßbuches aufgelistet werden.

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2

Bewegen Sie sich mit Hilfe der vertikalen und horizontalen Bildlaufbalken durch die Auswahlliste. Haben Sie die Adresse des neuen zusätzlichen Adressaten gefunden, klicken Sie diesen doppelt mit der linken Maustaste an. Das können Sie so lange wiederholen, bis Sie alle notwendigen Adressen hinzugefügt haben. Diese erscheinen dann im "Cc"-Feld.

3

Klicken Sie jetzt auf die "OK"-Taste. Schreiben Sie Ihren Antworttext und klicken Sie dann auf "Senden", um die Nachricht an alle Adressaten abzuschicken.

Outlook Mehrere e-mail-Adressen führen Haben Sie von einem Freund eine zweite, private e-mail-Adresse erhalten, kann Outlook auch diese verwalten. Denn oft schickt man private Nachrichten doch besser an die häusliche Adresse und nicht an die Firma. Um die zweite Adresse nachträglich hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1

Klicken Sie auf die "Kontakte" in der linken Outlook-Leiste. Hier suchen Sie sich mit Hilfe der alphabetischen Reiter am rechten Rand den Namen des Freundes heraus. Doppelklicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kopfzeile seiner Adresse.

2

Nun wird das komplette Eingaberegister angezeigt. Etwa in der linken Mitte finden Sie

auch ein Textfeld neben der Option "E-Mail". Dort steht in diesem Fall dann die erste e-mail-Adresse. Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf das kleine schwarze Dreieck und klicken Sie es einmal mit der linken Maustaste an.

3

Nun erscheint ein Auswahlfeld für die zweite und dritte e-mail-Adresse. Klicken Sie die zweite e-mail an. Nun geben Sie in das Textfeld daneben die neue Adresse ein. Je nachdem, welche Adresse Sie hier auswählen, verwendet Outlook diese dann beim Versenden einer neuen Nachricht.

Neue Namensgebung Sie können sich nicht immer die ganze e-mailAdresse merken und wollen lieber den eigentlichen Vornamen des Adressaten eingeben? Die email-Adresse soll dann hinterlegt sein. Um das zu erreichen, aktivieren Sie mit der Tastenkombination "Strg+Umschalt+B" das Adreßbuch.

1

Wählen Sie nun den Kontakt aus, den Sie am liebsten nur mit dem Vornamen anreden, und klicken Sie ihn doppelt an.

2

Nun selektieren Sie die Registerkarte "SMTPAdresse". Hier werden zwei Textfelder ange-

zeigt. Im ersten können Sie den Vornamen eingeben, im zweiten erscheint meist automatisch bereits die e-mail-Adresse. Tippen Sie nun den Namen ein, unter dem Sie die e-mail-Adresse immer aufrufen möchten.

3

Bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Wollen Sie dem Freund nun das nächste Mal eine e-mail schicken, brauchen Sie nur noch den Vornamen eintippen. Es empfiehlt sich allerdings, sich hier ein durchgehendes Muster für alle Kontakte auszudenken, denn sonst wissen Sie bald nicht mehr, wer wie heißt.

Rechtschreibprüfung aktivieren Tippen Sie in Word einen Text, können Sie über die automatische Rechtschreibprüfung schnell alle Tippfehler auffinden lassen. Doch sobald Sie eine neue Nachricht als e-mail schreiben, können Sie diese Funktion nicht mehr aktivieren. Um dennoch alle Tippfehler und Buchstabendreher zu entdecken, gibt es folgenden Trick:

3

Aktivieren Sie hier die Option "Rechtschreibung vor dem Senden prüfen". Im Kästchen muß ein Haken erscheinen.

1

Minimieren Sie das Fenster der Nachricht. Dazu klicken Sie auf das mittlere ➞Symbol in der blauen Leiste (um das Fenster später wieder zu vergrößern, klicken Sie auf das linke Symbol in der blauen Leiste).

2

Wählen Sie dann in der Menüleiste "Extras" und "Optionen". Wählen Sie nun die Registerkarte "Rechtschreibung".

4

Bestätigen Sie diese Änderung mit "OK". Jedesmal, wenn Sie nun eine Nachricht versenden möchten, wird zunächst die automatische Rechtschreibprüfung aktiviert. Zweifelhafte Wörter werden nochmals zur Korrektur vorgelegt.

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Outlook ➞ Notizen Im wahren Leben gibt es diese kleinen gelben Zettel, die überall kleben und Sie an wichtige Termine etc. erinnern. Outlook hat diese Idee der Notizen aufgegriffen. Um eine Notiz zu schreiben, wählen Sie "Datei", "Neu" und hier "Notiz". Oder drücken Sie den Shortcut "Strg+Umschalt+N". Geben Sie Ihren Notiztext ein und drücken Sie die "Esc"-Taste. Nun können Sie ganz normal weiterarbeiten.

Eigene Ansichten Haben Sie den Ordner " Kontakte" geöffnet, dann können Sie aus unterschiedlichen Ansichten wählen. Es ist etwa die Kartenansicht oder die Tabellenansicht möglich. Darüber hinaus können Sie aber auch selbst Ansichten einstellen.

1

Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und "Ansichten definieren...". Das Dialogfenster öffnet sich. Wollen Sie eine der Ansichten ändern, klicken Sie auf deren Zeile und auf die Schaltfläche "Ändern...". Das Dialogfenster zur "Zusammenfassung anzeigen" wird geöffnet.

Es enthält fünf Schaltflächen, die verschiedene Fenster mit Optionen zur Ansichtsänderung enthalten. Was Sie dort ändern können, lesen Sie unter Punkt ➞5.

2 3 4

Wollen Sie eine neue Ansicht definieren, klicken Sie auf "Abbrechen" und auf "Neu". Geben Sie einen Namen für die neue Ansicht ein. Wählen Sie den Ansichtstyp.

Wählen Sie im Feld "Kann angewendet werden auf" die Option "Diesen Ordner für alle Benutzer sichtbar". Bestätigen Sie mit "OK".

5

TIP

Nun können Sie mit Hilfe dreier Schaltflächen die Ansicht bearbeiten. Über "Sortieren..." können Sie Sortierkriterien definieren. Unter "Format..." legen Sie Größe und Anordnung der Symbole fest. Nun wählen Sie im nächsten Dialogfeld Ihren Ansichtstyp aus.

Aufgaben erstellen und delegieren

In Outlook können Sie nicht nur Termine planen oder Adressen eingeben. Es eignet sich auch für komplexeres, wie für die sogenannten "Aufgaben". Das sind Dinge, die keinen festen Zeitrahmen haben, aber dennoch erledigt werden müssen. Die einzelnen Aufgaben können aber auch mit einem Zieldatum versehen werden. Denn der Wirtschaftsplan für's nächste Jahr soll bestimmt zu einem fixen Termin stehen. Den Aufgaben können Sie Prioritäten zuordnen und die Erledigung einzelner Unterpunkte am Computer überwachen. Eine neue Aufgabe erstellen Sie über "Datei", "Neu" und "Aufgabe". In das Dialogfeld geben Sie alle notwendigen Einstellungen ein. Die Aufgabe wird mit einer Zeitkurve abgebildet. Mit einem Prozentwert kann der Fortschritt beziffert werden. Delegieren Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter, indem Sie in der Menüleiste auf "Aufgabe" und hier auf "Aufgabe zuordnen" klicken. Geben Sie unter "An" die e-mail Adresse der Person ein, die die Aufgabe bearbeiten soll. Klicken Sie auf "Senden", um den Prozeß in Gang zu setzen.

Farbige Notizen Wollen Sie eine Ihrer ➞Notizen farbig kennzeichnen, dann klicken Sie die Notiz mit der rechten Maustaste an.

1

Wählen Sie im nun erscheinenden Kontextmenü "Farbe" und suchen Sie sich eine passende aus.

2

Um die Standardfarbe generell zu ändern, wählen Sie in der Menüleiste "Extras" den Punkt "Optionen". Ändern Sie auf der Registerkar-

te "Aufgabe/Notizen" die Farboption im Abschnitt "Voreinstellungen für Notizen". Sie können hier auch Größe, Schriftart und die Anzeige von Datum oder Uhrzeit ändern.

Automatische Aufzeichnung Sie können Aktivitäten zu bestimmten Kontakten automatisch im Journal aufzeichnen. Um einen Kontakt und die Objekte für die Überwachung auszuwählen, wählen Sie in der OutlookMenüleiste "Extras" und hier "Optionen". Klicken Sie nun auf die Registerkarte "Journal".

1

Hier gibt es drei Felder. In einem können Sie die Objekttypen auswählen, die automatisch aufgezeichnet werden sollen.

2

Im zweiten können Sie wählen, welche Kontaktverknüpfungen für jeden Typ überwacht werden sollen.

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3

Für alle Anwendungen, die Sie im Feld links unter "Auch Dateien anzeigen, die mit diesen Programmen erstellt wurden:" markieren, werden die Journaleinträge aufgezeichnet. Doppelklicken Sie auf eine Gruppe von Journaleinträgen, können Sie festlegen ob der Eintrag selbst oder das damit verbundene Dokument geöffnet wird. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".

PCgo! 5/99

tips Outlook Persönliches Adreßbuch ausdrucken

➞ Posteingang Im Posteingangs-Ordner werden alle e-mails verwaltet, die bei Ihnen eintreffen. Öffnen Sie Outlook, so erhalten Sie zunächst nur alle e-mails die beim letzten Start eingegangen sind. Erst wenn Sie nochmals auf das PosteingangSymbol klicken, werden die neuesten e-mails abgerufen. Diese erscheinen dann fett hinterlegt im Ordner. Erst wenn Sie diese gelesen haben, verschwindet die "fett"-Formatierung.

TIP

Das persönliche Adreßbuch können Sie zwar auch auf Notebooks und andere Rechner exportieren. Manchmal ist es aber auch sinnvoll, die aktuelle Version in gedruckter Form vorliegen zu haben.

1

Starten Sie Outlook und aktivieren Sie in der Menüleiste den Punkt "Datei". Dort klicken Sie auf die Option "Importieren/Exportieren". "Wählen Sie den Listeneintrag "Import aus Schedule+ oder anderen Programmen/Dateien".

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter". Sie gelangen in ein Fenster, in dem Sie den zu importierenden Dateityp angeben müssen. In unserem Fall ist das das "Persönliche Adreßbuch".

Doppelte Termine im Kalender vermeiden Unter Outlook 97 kann es passieren, daß ein Termin, zu dem Sie weitere Teilnehmer einladen, doppelt in Ihrem Kalender erscheint. Ohne Teilnehmer tritt dieser Effekt nicht auf.

1

Das Problem lösen Sie , indem Sie auf "Extras / Optionen" klicken und dort "Senden" öffnen.

2

Darin schalten Sie die aktivierte Option "In allen Ordnern außer dem ➞ Posteingang Antwortnachrichten zusammen mit der ursprünglichen Nachricht speichern" aus und schließen das Fenster mit "OK". Alle Eintragungen werden überprüft, die doppelten aus dem Terminkalender gelöscht.

Schnell navigieren

Mit der Outlook-Leiste links im Fenster von Outlook erhalten Sie einen leichten Zugriff auf die Ordner, die zum System gehören. Falls Sie diese Leiste nicht im Fenster finden, klicken Sie auf "Ansicht" und aktivieren dort den Eintrag "Outlook-Leiste". Sollte die Leiste trotzdem nicht erscheinen, kann dies an einem Eintrag in der Systemdatenbank liegen. Diese rufen Sie auf, indem Sie auf "Start" und hier auf "Ausführen" klicken. Geben Sie in das Textfeld "regedit" ein. Suchen Sie hier den Schlüssel HKEY_CURRENT_ USER\Software\Microsoft\Office \8.0\Outlook\Office Explorer\ in dem Sie den Eintrag "Frame" löschen. Nach diesem Eingriff sollte das Problem behoben sein. Doch Vorsicht: Das Editieren der Systemdatenbank kann die Stabilität Ihres PC-Systems beeinträchtigen. Legen Sie deshalb in jedem Fall eine Sicherungskopie aller Dateien im Windows-Verzeichnis an, die auf "*.dat" enden.

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Klicken Sie nochmals auf "Weiter" und wählen Sie einen Zielordner z.B. "Kontakte" aus. Klicken Sie nun auf "Fertigstellen". Schließlich klicken Sie auf "Datei / Drucken". Geben Sie hier unter der Option "Druckformat" das "Telefonbuchformat" an.

Kalenderwoche eintragen

Sie haben die Möglichkeit, unter "Extras", "Optionen", "Kalender" die Einstellung "Wochennummern anzeigen" zu aktivieren. Im Kalender finden Sie daraufhin die aktuelle Nummer.

TIP

3

Ressourcenkiller entschärfen Outlook aus Office 97 verschlingt allein durch seinen Start rund 12 MByte Arbeitsspeicher (RAM). Sollten Sie auch noch Word 97 als Mail-Editor in Outlook einsetzen, dann werden auch bei dessen Start nochmals rund 4 MByte RAM beansprucht. Deshalb ist es sinnvoll, über "Extras" und "Optionen" im Register "E-Mail" die Option "Microsoft Word als E-Mail-Editor verwenden" abzuschalten.

Auf den Befehl "Verfassen", "Neue Nachricht" hin öffnet Outlook künftig einen anderen Editor, der bereits geladen ist, also kaum weiteren Arbeitsspeicher beansprucht. Allerdings bietet dieser Ihnen nicht alle neuen Funktionen und Texteffekte von Word 97 – die Sie jedoch für Mails ins Internet ohnehin nicht gebrauchen.

Die richtige Kalenderwoche Leider zeigt Outlook nicht immer die richtige Wochennummer an: So wird für den 1.1.97 bis 5.1.97 die Woche 53 angezeigt, obwohl es sich um die Woche Nummer 1 handeln müßte.

1

Der Grund liegt in der Einstellung (Extras / Optionen / Kalender) unter "Erste Woche des Jahres". Haben Sie dort den Standard "Erste volle Woche" eingestellt, so widerspricht dies

der DIN 1355. Nach ihr beginnt eine Kalenderwoche mit dem Montag, und die erste Kalenderwoche eines Jahres ist jene, die mindestens vier der ersten sieben Tage des Januars enthält und in der der erste Donnerstag des Jahres liegt. Beginnt oder endet ein Jahr mit einem Donnerstag, hat das Jahr 53 Kalenderwochen.

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Das heißt also: Sie sollten hier die Einstellung "Erste 4-Tage-Woche" auswählen. PCgo! 6/99

tips Outlook ➞ Termine Unter dieser Rubrik verwaltet Outlook sämtliche von Ihnen eingebenen Ereignisse, Termine und Terminserien. Letztere werden separat gekennzeichnet. Bei Überschneidungen oder anderen Konflikten gibt Outlook Ihnen eine Meldung. So kommen Sie nicht mehr so leicht in Terminschwierigkeiten.

Outlook-Formulare überarbeiten Auch Outlook bietet zahlreiche bereits vorgefertigte Formulare für eine einfache Verwaltung an. Diese entsprechen nur leider selten zu 100% den eigenen Vorstellungen. Wollen Sie die von Outlook gelieferten Formulare also überarbeiten, können Sie dies recht einfach tun:

1

Öffnen Sie in der Menüleiste die Option "Verfassen" und hier "Formular auswählen". Anschließend klicken Sie den Eintrag "Nachricht" doppelt an. Ein Auswahlfenster öffnet sich. Gehen Sie in diesem Fenster auf "Extras" und klicken auf "Outlook-Formular entwerfen".

Jede gespeicherte Datei erhält von Ihnen einen Namen. Doch dahinter folgt je nach Programm noch eine dreistellige Endung. Bei Worddateien ist das z.B. ".doc", bei Exceldateien ".exe". Damit erkennt Ihr PC, mit welchem Programm die Datei erstellt wurde und wie Sie wieder geöffnet werden kann. Je nach Programm können bestimmte Formate ohne Probleme gelesen werden. Andere Formate müssen erst umgewandelt werden. Dabei kann es dann zu Datenverlusten kommen.

Was passiert eigentlich, wenn Office mal wieder auf stur schaltet und gewisse wichtige Dateien so zerstückelt, daß sie höchstens noch als rudimentäre Fragmente im Speicher kreisen? Um dem vorzubeugen – und vor allem, um wichtige Daten zu retten – empfiehlt es sich, des öfteren die Outlook-Daten noch einmal an anderer Stelle zu deponieren. Dies ist nicht ganz so einfach, weil die Inhalte der "Kontakte", der Zeitplanung und des Kalenders eben nicht einfach Dokumente wie Word-Texte sind.

Einladungen schnell schicken ➞ Termine planen Sie

Im darauf folgenden Auswahlfeld bietet Outlook an, eigene Daten entweder aus einer Datei mit der ➞Dateiendung ".PST" einzulesen, oder sie aus einem persönlichen Ordner in eine neue Datei auszulagern. Wählen Sie hier den Eintrag "Ex-

Viele zunächst, ohne weitere Personen einzuladen. Sollte sich jedoch herausstellen, daß aus der kleinen Besprechung ein größeres Meeting wird, laden Sie die Gesprächspartner direkt aus Outlook heraus ein. Sie klicken dazu den betreffenden Termin doppelt an und klicken in der Leiste des Fensters auf die Schaltfläche "Teilnehmer einladen". Geben Sie nun noch an, wen die Einladung erreichen soll und senden Sie das Ganze ab.Outlook teilt den betreffenden Personen automatisch mit, wer sie einlädt und um was es bei dieser Besprechung gehen wird.

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Nun können Sie die Geometrie des Fensters ändern, neue Elemente einbauen und so fort.

Das Formular "Nachricht" zu benutzen hat einen Grund: Nur in diesem Formular können Sie das erste Register, also die Hauptansicht des Fensters bearbeiten. In allen anderen Ansichten funktioniert das nicht; dort haben Sie lediglich die weiteren Register zum Umbau zur Verfügung. Bei diesen Registern besteht jedoch durchaus die Möglichkeit, daß sie der Empfänger nicht beachtet. Bleiben Sie deshalb beim eigentlichen Nachrichten-Formular.

Lieber zweimal als keinmal...

➞ Dateiendung

TIP

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port in einen Persönlichen Ordner (PST-Datei)". In der Beschreibung können Sie den Vorgang noch einmal nachlesen.

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Jetzt müssen Sie den Outlook-Ordner benennen, aus dem die Daten exportiert werden sollen. Im Dialogfeld klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag.

1 2

Klicken Sie im Menü "Datei" unter Outlook auf den Eintrag "Importieren / Exportieren..."

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Nun müssen Sie dem Datenkind noch einen Namen geben. Außerdem können Sie festlegen, was mit doppelt vorhandenen Daten geschehen soll. Angenommen, in einer vorher exportierten Datei befindet sich ein Eintrag für "Alfons Müller", dann können Sie bei gleichem Datenbestand die Erzeugung des Duplikats verhindern, bei Änderungen jedoch eine Überschreibung zulassen. ❑

PCgo! 6/99

Office-T ips: Outlook

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Wechseln Sie in das Menü "Extras", "Optionen". Hier klicken Sie die Registerkarte "AutoArchivierung" an.

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Im Menü deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor "AutoArchivierung alle .. Tage bei Programmstart". Wenn Sie die AutoArchivierung dennoch verwenden wollen, können Sie den Zeitrahmen oder den Speicherort festlegen.

Grundlagen

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Weg mit den Kontakten

Das Journal in Outlook mag zwar recht nützlich sein, schluckt aber einige Systemressourcen. So werden Sie die Journaleinträge los.

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Starten Sie Outlook und gehen Sie in das Menü "Extras", "Optionen". Hier klicken Sie die Registerkarte "Journal" an.

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Im Journal können Sie alle möglichen Informationen speichern. So wird angezeigt, wann Sie welche Datei bearbeitet haben, wann Sie an wen eine Mail geschickt haben usw. Im Feld "Auch Dateien eintragen ..." sind alle Einträge aktiviert. Damit wird festgehalten, welche Dokumente Sie bearbeitet haben. Deaktivieren Sie hier alle Punkte, klicken auf "OK" – und fertig.

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Outlook-Vorlagen verwenden

Wie in allen anderen Office-Produkten, gibt es auch in Outlook Vorlagen. Damit können Sie ohne große Arbeit Ihre Nachrichten besser "rüberbringen". Achten Sie aber darauf, daß Ihr Empfänger alle grafischen Elemente der Vorlage nur dann empfängt, wenn er im selben Netzwerk arbeitet.

1

Wechseln Sie in Ihren Posteingang und wählen aus dem Menü "Datei" den Punkt "Neu" und daraus "Vorlage wählen".

2

Damit werden Ihnen die verfügbaren Vorlagen angezeigt. Sie haben die Endung ".oft". Wählen Sie etwa die Abwesenheitsnotiz. Hier können Sie nötige Eintragungen machen. In der gleichen Form erhalten Sie die Nachricht.

2

Jedes Elemente dieses Formulars kann jetzt verändert werden. Klicken Sie etwa die Schaltfläche "Sie erhielten" zweimal an (kein Doppelklick). Jetzt können Sie einen neuen Text eingeben.

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Um neue Elemente (etwa Schaltfläche, Kontrollkästchen, Buttons, Listenfelder) einzufügen, klicken Sie auf dieses Symbol in der Symbolleiste. Damit wird die Werkzeugsammlung geöffnet.

4

Hier finden Sie alle verfügbaren Elemente, wie Listen- oder Textfelder, Optionsfelder, Bildlaufleisten etc. Klicken Sie ein Element an, postieren den Mauszeiger auf eine freie Stelle des Formulars, drücken die linke Maustaste und ziehen das Element zur richtigen Größe auf.

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Das Ganze speichern Sie dann am besten unter einem neuen Namen. Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Speichern unter" und geben Sie den Namen ein. Die neue Vorlage öffnen Sie, wie oben beschrieben.

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Neue Felder in den Posteingang einfügen

In Ihrem Posteingang sind immer bestimmte Felder angegeben, nach denen Sie auch sortieren können. Da gibt es zum Beispiel: "Von", "Betreff", "Erhalten". Sie können aber auch zusätzliche Felder hinzufügen. Damit bekommen Sie eine bessere Übersicht über Ihre Nachrichten.

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131 AutoArchivierung abschalten

Die AutoArchivierung ist zwar gut gemeint, dauert aber ewig. Wenn Ihr Postfach schon am Überquellen ist, kann die Archivierung einige Minuten dauern, während deren Sie rein gar nichts am PC tun können – schalten Sie sie also ab. Wenn der Platz doch zu knapp wird, können Sie die AutoArchivierung auch manuell starten.

Vorlagen nachträglich bearbeiten

Nachträglich können Sie die Vorlagen auch noch bearbeiten. Damit können Sie die Vorlagen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Außerdem lernen Sie damit schon in Grundzügen, wie Sie ein komplett eigenes Formular entwerfen.

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Öffnen Sie wie vorhin beschrieben eine Vorlage. Dann wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Outlook Formular entwerfen".

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Wechseln Sie in Ihren Posteingang. Dann wählen Sie aus dem Menü Ansicht", "Feldauswahl". Damit erscheint ein Fenster mit verschiedenen Feldern.

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Die einzelnen Felder ziehen Sie jetzt einfach in die Leiste, in der schon die anderen Felder stehen ("Von", "Betreff" etc.). Klicken Sie also auf ein Feld, halten die Maustaste gedrückt und ziehen es an die richtige Stelle. Lassen Sie die Taste los, rastet das Feld ein. Wollen Sie ein bestimmtes Feld löschen, ziehen Sie es einfach aus der Leiste heraus.

Office-T ips: Outlook Tiptesr: k o o un OuetnlSie auf CDrk1shops/Tips find ü/Wo tmen Haup

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Nachrichten gruppieren

Wenn Sie langsam die Übersicht über Ihre Nachrichten verlieren, hilft Ihnen die GruppierenFunktion weiter. Damit stellen Sie Ihre Nachrichten gesammelt nach einem bestimmten Kriterium zusammen.

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Elemente verschicken

Es gibt zwei Möglichkeiten, Kontakte oder Termine zu verschicken. Entweder Sie ziehen die Kontakte oder Termine nach dem Drag & DropPrinzip auf eine neue Nachricht oder Sie fügen ein sogenanntes "Element" ein.

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In Ihrem Posteingang klicken Sie auf "Ansicht" und dann "Gruppierfeld". Über den Spaltenköpfen erscheint eine neue Spalte.

Starten Sie eine neue Nachricht, dann wechseln Sie in die Termine oder Kontakte. Markieren Sie das Element und ziehen es mit gedrückter Maustaste in Ihre Taskleiste, wo die Nachricht zwischengelagert ist. Das Fenster mit der Nachricht öffnet sich und Sie können den Termin oder die Adresse in Ihre Nachricht ziehen und fallenlassen.

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In diese Spalte ziehen Sie jetzt eins der schon vorhandenen Felder (etwa "Von"). Damit werden die Nachrichten alphabetisch nach Absender gruppiert. Bei jedem Eintrag ist angegeben, wie viele Nachrichten Sie von dieser Person erhalten haben. Klicken Sie auf das Plus-Zeichen, werden alle Nachrichten angezeigt.

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Elektronische Nachricht an bcc

Nachrichten können Sie direkt an einen Empfänger schicken. Sie können aber auch andere Empfänger adressieren, die von der Nachricht ebenfalls betroffen sind. Solche Personen setzt man auf "CC" (Abkürzung für "carbon copy", zu dt. Durchschlag). Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit, die Nachricht an eine Person zu senden, so daß es der eigentliche Empfänger gar nicht mitbekommt. Dieses Verfahren wird "Bcc" genannt ("blind carbon copy"). Um das zusätzliche "bcc"-Feld zu aktivieren, verfassen Sie eine neue Nachricht. Aus dem Menü "Ansicht" wählen Sie jetzt das "bcc"-Feld. Dieses Feld wird von jetzt an immer bei neuen Nachrichten angezeigt.

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Den Regel-Assistenten rufen Sie über das Menü "Extras", "Regel-Assistent" auf. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu", um eine neue Regel anzulegen.

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Klicken Sie sich einfach durch den Assistenten durch, in dem Sie genau angeben, was mit einer eingehenden Nachricht passieren soll.

Tastenkombinationen für den Posteingang

Neue Nachricht, wenn der Posteingang angezeigt wird Strg + Shift + M Neue Nachricht verfassen Strg + Eingabetaste Nachricht senden Pos 1 Erste Nachricht markieren Ende-Taste Letzte Nachricht markieren

Tastenkombinationen für den Kalender

Strg + N

Neuer Termineintrag, wenn der Kalender angezeigt wird Strg + Shift + T Neuer Termineintrag Alt + 1 Zur Tagesansicht wechseln Alt + In Wochenansicht wechseln Alt + Shift + 0 In Monatsansicht wechseln

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Komfortable Suchen-Funktion

In Outlook ist eine Suchen-Funktion integriert, mit der Sie schnell Adressen und anderes finden.

Strg + N

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Regel-Assistent auf der PCgo!-CD

Auf unserer CD finden Sie u.a. ein sehr nützliches Tool für Outlook 97 – den Regel-Assistenten. Damit können Sie eingehende Nachrichten sofort sortieren. Falls eine Nachricht etwa von einem bestimmten Absender kommt, kann diese sofort gelöscht oder in einen bestimmten Ordner verschoben werden. In Outlook 98 und 2000 ist der Regel-Assistent schon integriert.

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SchnellÜbersicht mit Auto-Vorschau

Mit der Auto-Vorschau wird immer der Anfang einer neu eingegangenen Nachricht angezeigt. Sie schalten die Auto-Vorschau einfach per Klick auf dieses Symbol ein oder wählen aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "AutoVorschau".

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Zweite Möglichkeit: Sie verfassen eine neue Nachricht. Dann wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Element". Wechseln Sie jetzt in den Ordner, in dem sich das Element befindet, das Sie verschicken wollen (etwa "Kontakte"). Wählen Sie das Element mit einem Doppelklick aus und es wird in die Nachricht eingefügt.

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Tastenkombinationen für die Kontakte

Strg + N

Neuen Kontakt anlegen, wenn die Kontakliste angezeigt wird Strg + Shift + C Neuen Kontakt anlegen Pos 1 Ersten Kontakt markieren Ende-Taste Letzten Kontakt markieren

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Klicken Sie auf dieses Symbol oder wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Elemente suchen".

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Im Feld "In" haben Sie jetzt mehrere Möglichkeiten, wo Sie suchen können. Im Posteingang können Sie etwa Stichwörter in der Betreffzeile, im "Betreff und Nachrichtentext" oder in "Häufig verwendeten Textfeldern" suchen. Außerdem können Sie die Suche eingrenzen: nur in Nachrichten bestimmter Personen suchen oder in Nachrichten, die Sie an jemanden bestimmten gesendet haben. ❑

Outlook k-Tipsr o o l t u O 1 unte auf CD

ips ie finden S ü/Workshops/T n e Hauptm

TIP

Outlook mit mehr Fenstern

Bei der Arbeit mit Outlook reicht es oft nicht, nur ein einzelnes Fenster anzuzeigen. Meist schalten Sie dann mit Hilfe der Outlook-Leiste ständig zwischen verschiedenen Ansichten um. Um effektiver arbeiten zu können, öffnen Sie einfach mehrere Fenster: Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den grauen Balken zwischen der Symbolleiste und dem aktuellen Fenster. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag "In neuem Fenster öffnen". Über die Outlook-Leiste stellen Sie dann in jenem neuen Fenster den Ordner Ihrer Wahl ein.

TIP

Wildcards simulieren

In Outlook können sich in den Kategorien größere Datenmengen sammeln. Die zu durchsuchen, hat oft nur noch mit sog. "Wildcards" Sinn, denn sonst liefert das Suchergebnis nicht die richtigen Treffer. Solche Platzhalter für ein oder beliebig viele Zeichen läßt Outlook normal nicht zu – aber es geht doch: Öffnen Sie zunächst den Ordner, den Sie durchsuchen wollen. Klicken Sie auf "Extras" und "Elemente suchen" und gehen in das Register "Erweitert". Dort sollen aus den Kategorien etwa all jene herausgefunden werden, die den Titel "geschäftlich" oder "geschaeftlich" tragen. Klicken Sie dazu "Feld" an und suchen aus der Liste "Häufig verwendete Felder" das Feld "Kategorien" heraus. Unter "Bedingung" wählen Sie "enthält" aus. Gehen Sie in den Bereich "Wert" und tragen "gesch" und "ftlich" ohne Anführungszeichen unddurch Leerzeichen getrennt ein.

Klicken Sie dann auf "In Liste eintragen" und auf "Starten".

Feiertage herausfiltern Für den Überblick aller Feiertage (beispielsweise in Deutschland) können Sie unter Outlook einen Filter einsetzen, der eine zusätzliche Anzeige der Feiertage ermöglicht. Dazu öffnen Sie den Kalender und klicken auf "Ansicht" und "Ansicht definieren". Klicken Sie dann auf "Neu" und geben der Ansicht ei nen passenden Namen wie beispielsweise "Deutsche Fei ertage". Als Ansichtstyp wäh len Sie "Tabelle" aus. Bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Klicken Sie nun auf "Filtern". Gehen Sie in das Register "Weitere Optionen" und klicken bei Ka tegorien auf "Feiertag" und auf "OK". Im Register "Erweitert" klicken Sie anschließend auf "Feld" und wählen aus der Gruppe "Alle Terminfelder"

den Eintrag "Termin/Besprechungsort" aus. Unter "Bedingungen" gehen Sie auf "enthält" und tippen bei "Wert" einfach "Deutschland" ein. Mit "In Liste eintragen" und zwei Klicks auf "OK" kommen Sie zum letzten Schritt: Klicken Sie auf "Ansicht übernehmen". Sie finden nun im Kalender alle Feiertage in Deutschland auf einen Blick.

Achtung: Die Ansicht funktioniert nur, wenn - Sie unter "Extras", "Optionen", "Kalender" bereits einmal auf "Feiertage hinzufügen" geklickt haben. Wenn Sie noch nichts sehen, holen Sie die be schriebene Schaltflächenfolge nach.

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Karteileichen in den Kontakten finden Mit einem selbst definierten Feld läßt sich bei jedem Kontakt das Erfassungsdatum feststellen und damit kontrollieren, ob der Kontakt noch aktuell ist.

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Klicken Sie den Eingabebereich des Feldes im Formular mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Eigenschaften". Öffnen Sie das Register "Wert" und aktivieren Sie darin unter "Startwert" die Option "Startwert des Feldes se tzen auf". Dann klicken Sie auf "Bearbeiten". Im LiZum Anlegen eines entsprechenden Feldes öf fstenfeld "Funktion" suchen Sie aus der Gruppe nen Sie einen Kontakt und klicken auf "Extras" "Datum/Uhrzeit" den Eintrag "Date()" aus. Bestätiund "Outlook-Formular entwerfen". Wählen Sie gen Sie mit "OK". ein Register (außer Allgemeines) und klicken Sie Aktivieren Sie die Option "Formel automatisch nun das Dialogfeld "Feldauswahl" an. In der Liste berechnen" und schließen Sie das Fenster mit wählen Sie den Eintrag "Benutzer - "OK". Über das Menü "Datei" und "Formular veröffentlichen unter" vergeben Sie für das Formular definierte Ordeinen Namen und speichern es schließlich mit nerfelder" und der Schaltfläche "Veröffentlichen". klicken auf "Neu". Vergeben Sie einen sinnvollen Und so suchen Sie nun die Kontakte bis zur Namen für das Datumsgrenze: Unter "Extras" und "Elemente neue Feld, etwa suchen" klicken Sie auf "Erweitert" und auf "Feld". "Letzter Zugriff". Klicken Sie bei "Benutzerdefiniertes Ordnerfeld" das Feld "Letzter Zugriff" an. Stellen Sie unter "B edingung" nun "am" oder "vor" und unter "Wert" ein Wählen Sie "Datum/Uhrzeit" unter "Typ" und beliebiges Datum ein. Klicken Sie auf "In Liste ei nunter "Format" ein Datumsformat wie tragen" und auf "Starten" . ❑ 05.12.98; klicken Sie abschließend auf "OK". Das Feld steht nun in der Liste der benutzerdefinierten Felder: Sie können es mit der Maus anklicken und an die gewünschte Position in Ihrem Formular ziehen.

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Outlook s Outlook-Tipter

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TIP

Mails wieder zurückholen

Haben Sie eine Mail verschickt und stellen fest, daß Sie zum Beispiel inkorrekte Informationen enthält, können Sie diese unter Umständen noch zurückholen. Voraussetzung ist allerdings, daß der Empfänger die Mail weder gelesen, noch in einen anderen Ordner verschoben hat. Selbstverständlich muß der Empfänger auch mit Outlook arbeiten, damit die Rückholaktion funktioniert. Öffnen Sie den Ordner "Gesendete Objekte". Doppelklicken Sie auf die eben verschickte Nachricht. Wählen Sie unter "Extras" den Befehl "Diese Nachricht zurückrufen". In der folgenden Dialogbox aktivieren Sie die Option "Ungelesene Kopien dieser Nachricht lö-

Nachrichten kennzeichnen Jede Nachricht kann in Outlook gekennzeic h- Sie unter "Kennzeichnung" die gewünschte Kategorie ein. Legen Sie bei Bedarf noch ein Bearbeinet werden. Der Empfänger sieht dann im Posttungsdatum fest. Arbeitet der Empfänger ebenfalls eingang ein Flaggensymbol neben der Nachricht. mit Outlook, erhält er die Mail mit der entspr eÖffnet er die Mail, erhält er im oberen Bereich eichenden Kennzeichnung. ne Information über die Art der Kennzeichnung, ob beispielsweise ein Rückruf erforderlich ist. Wollen Sie solch eine Kennzeichnung löschen, klicken Sie die Flagge in der Posteingangs-AnWollen Sie eine Nachricht kennzeichnen, die sicht mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Sie gerade geschrieben haben, klicken Sie im Kontextmenü "Kennzeichnung löschen". Menü "Bearbeiten" auf den Befehl "Nachrichten kennzeichnen". Ein Dialogfeld öffnet sich. Stellen Eine weitere Möglichkeit der Kennzeichnung besteht in einem Farbwechsel. Nach Erledi gung der Kennzeichnung können Sie die Farbe von Rot zu Weiß ändern. Dazu wählen Sie wie oben beschrieben das Kontextmenü an und klicken auf den Eintrag "Als erledigt kennzeichnen".

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Einladungen schnell verschicken Termine werden häufig einfach festgelegt, oh ne weitere Personen zu fragen, ob sie daran teilnehmen können. Ist ein größeres Meeting geplant, können alle Gesprächsteilnehmer direkt aus Outlook heraus eingeladen und um Zusage gebeten werden.

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Sie klicken dazu den betreffenden Termin doppelt an und klicken in der Leiste des Fensters auf die Schaltfläche "Teilnehmer einladen". schen". Lassen Sie das Kontrollkästchen "Erfolg des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger mitteilen" aktiviert, werden Sie informiert, ob Ihre Aktion erfolgreich durchgeführt wurde.

TIP

Die richtige Nummer

Aus dem Ordner "Kontakte" in Outlook 97 können Telefonnummern direkt mit dem Modem angewählt werden. Dabei ist jedoch zu beachten, daß die Telefonnummer im richtigen Format in der Kontaktliste eingetragen wurde, da ansonsten die Telefonnummer nicht korrekt gewählt wird: + Ländervorwahl (Ortskennzahl) Telefonnummer) also zum Beispiel: +49 (8 21) 98 76 54.

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Geben Sie nun noch an, wen die Einladung erreichen soll und senden Sie das Ganze ab.

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Outlook teilt den betreffenden Personen mit, wer sie einlädt, worum es bei dieser Besprechung geht und wo sie stattfindet. Der Termin wird automatisch im Kalender der betreffenden Personen eingetragen.

Adressen suchen Wenn Sie in Outlook eine größere Adreßdatenbank angelegt haben, kann die Suche nach einem bestimmten Eintrag schon ganz schön langwierig werden. Vor allem, wenn die Adressen jeweils so gespeichert sind, daß die Firmennamen und nicht die Ansprechpartner angezeigt werden. Mit dem richtigen Suchbefehl ist aber jeder Eintrag schnell gefunden.

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Suchen Sie nach einem häufigen Namen, kann die Suche noch verfeinert werden. Geben Sie dazu im Feld "Suchen nach" zwischen den Namen "&" ein. Suchen Sie etwa nach "Peter Müller", lautet die Suchabfrage "Peter & Müller". Nur seine Adresse erscheint im Suchergebnis. ❑

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Klicken Sie im Kontakteordner auf das SuchenSymbol in der Symbolleiste. Ein Dialogfeld wird geöffnet. Im Bereich "Suchen nach" geben Sie den gesuchten Namen ein. Achten Sie darauf, daß im richtigen Feld gesucht wird. Stellen Sie also im entsprechenden Bereich das richtige Feld ein, etwa das "Namensfeld".

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Outlook

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Suchfunktionen in Outlook 98

TIP

Suchen nach vielen Kriterien

Beachten Sie beim Festlegen von mehreren Suchkriterien unbedingt, daß, wenn Sie mehr als eine Suchoption wählen, nur die Elemente oder Dateien gefunden werden, die allen angegebenen Suchkriterien entsprechen. Die Suche nach mehreren Kriterien macht vor allem dann Sinn, wenn Sie mit großen Datenmengen in Outlook operieren. Denn dann können Sie mit dieser Option das, was Sie wirklich finden möchten, leicht einschränken.

TIP

Wochen anzeigen

Standardmäßig werden bei der Installation von Outlook die Ka lenderwochen nicht mit ange zeigt. Ärgerlicherweise werden Terminabsprachen aber leider oftmals über die Kalenderwochen festgelegt. Müssen Sie also wie der Ihren alten, mittlerweile -an gestaubten manuellen Kalender aktivieren? Nein, das ist nicht nötig. Denn Sie können die Anzeige der Kalenderwochen aktivie ren. Klicken Sie dazu auf "Extras" und "Optionen". Klicken Sie an schließend auf die Schaltfläche "Kalenderoptionen". Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Wochenzahlen im Datumswechsler anzeigen". Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "OK". Zukünftig werden Ihnen die Wochenzahlen im Kalenderblatt angezeigt.

Outlook bietet eine sehr komfortable Suchfunktion. Diese Suchfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell aufzufinden. Dabei funktioniert die Suche, ähnlich wie eine Suche über Suchmaschinen im Web. Sie können die angezeigten Suchergebnisse sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Wir erläutern die Suchfunktion am Beispiel der Aufgabenansicht.

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Sie können die Suchfunktion über den Menübefehl "Extras" und "Suchen" aktivieren. Um zum schnelleren Suchen das Suchensymbol in der Symbolleiste zu aktivieren, klicken Sie auf den Menüpunkt "Ansicht" und im folgenden Untermenü auf den Eintrag "Symbolleisten". Aktivieren Sie den Eintrag "Standard". Das Symbol für das Suchen wird in der Symbolleiste angezeigt.

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Zum Ausführen einer Suchabfrage klicken Sie zunächst auf das Symbol "Suchen". Geben Sie anschließend den gewünschten Suchbegriff ein. Es reicht, nur einen Teil des gesuchten Begriffes einzugeben. Die Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert. Die Aufgaben, die mit dem Suchbegriff übereinstimmen, werden angezeigt.

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Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, eine erweiterte Suche durchzuführen. Klicken Sie dazu im Menü "Extras" auf "Erweiterte Suche".

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Klicken Sie im Feld "Suchen nach" auf den Typ des Elements, den Sie finden möchten. Standardmäßig wird das Element der gerade aktiven Anwendung zum Suchen vorgeschlagen.

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Wählen Sie die gewünschte Suchoption aus. Dabei können Sie zusätzlich festlegen, in welchen Feldern gesucht werden soll.

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Falls Sie Ihre Suche anhand zusätzlicher Kriterien, wie zum Beispiel Dateigröße oder Groß- und Kleinschreibung, durchführen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte "Weitere Optionen" und wählen Sie dann die gewünschten Optionen aus. Je nach gewählter Ansicht können Sie noch nach weiteren Kriterien suchen lassen, etwa nach Kategorien oder nach ungelesenen Elementen. Außerdem können Sie die Beachtung der Groß- und Kleinschreibung festlegen.

Ordnung für Ihre Mails Wenn Sie so viele E-Mails erhalten, daß Sie den Überblick verlieren, wird es höchste Zeit, Ihre Mails zu ordnen. Legen Sie sich dazu mehrere Briefkästen in Form von Unterordnern an.

den Namen einer bestimmten Abteilung oder einer Firma, mit der Sie viel zusammen arbeiten. Achten Sie darauf, daß sich im Feld "Ordner enthält" der Eintrag "Mail-Elemente" befindet.

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Damit Sie Unterordner für E-Mails erstellen können, wechseln Sie zunächst in die Ansicht "Posteingang". Klicken Sie anschließend im Menü auf "Ansicht" und im folgenden Untermenü auf "Ordnerliste". Markieren Sie den Ordner "Posteingang". Klicken Sie anschließend im Menü auf "Datei" und "Neu". Im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag "Ordner".

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Geben Sie einen Namen für den Ordner ein. Es sollte sich bei diesem Namen um einen entsprechenden Begriff handeln. Zum Beispiel

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Sie können Ihre Unterordner noch weiter verschachteln. So können Sie für Ihren Unterordner "Firma" weitere Unterordner für die E-Mails der einzelnen Mitarbeiter erstellen.

Nachdem alle gewünschten Unterordner angelegt sind, beginnt die eigentliche Aufräumarbeit. Gehen Sie in den Ordner "Posteingang". Sortieren Sie die Ansicht nach den Kriterien Ihrer Ordner, zum Beispiel nach Absender. Markieren Sie dann zusammengehörige E-Mails und verschieben diese mit der Maus in den gewünschten Unterordner. So erhalten Sie wieder Platz und Übersichtlichkeit in Ihrem Posteingang. pm PCgo! 12/99

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Kalenderbätter nach Wunsch gestalten Sie werden nicht bei jeder Gelegenheit Ihr Note book griffbereit haben. Wenn Sie parallel zu Out look einen Ringkalender führen, bietet es sich an, die Daten aus dem Outlook-Kalender auf passende Kalenderblätter zu drucken.

TIP

Kalenderformat selbst festlegen

Sie können auch Ihr eigenes Kalenderdruckformat anlegen. Wenn Ihr Zeitplansystem nicht in den Standardpapiergrößen angegeben ist, klicken Sie im Menü auf „Datei“, dort auf „Seite einrichten“ und dann „Druckformate definieren“. Wählen Sie „Tagesformat“ aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren“. Im folgenden Dialog tragen Sie im Feld „Formatvorlagenname“ einen aussagekräftigen Namen für Ihre Formatvorlage ein. Legen Sie die Schriftart und das Layout Ihres Kalenderblattes fest. Klicken Sie dann auf das Register „Papier“, und nehmen Sie dort die gewünschten Einstellungen vor. Mit einem Klick auf „OK“ wird Ihre persönliche Kalenderformatvorlage gespeichert und künftig bei der Auswahl der Druckformate zur Auswahl angezeigt.

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Nach dem Start von Outlook klicken Sie in der Symbolleiste der Outlook-Verknüpfungen im linken Programmfenster auf das Symbol „Kalender“. Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf „Datei“ und „Seite einrichten“. Wählen Sie zunächst das „Tagesformat“ aus.

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Im folgenden Dialogfeld können Sie im Regi ster „Format“ die Druckoptionen festlegen. In der Kategorie „Layout“ stellen Sie ein, ob Sie eine oder zwei Seiten pro Tag drucken möchten. Mit Hilfe der Optionskästchen „Hinzufügen Aufga benblock, Notizbereich (unliniert), Notizbereich (liniert)“ werden die entsprechenden Optionen der Seite hinzugefügt. Legen Sie unter „Drucken von:“ und „Drucken bis:“ den zu druckenden Uhr zeitrahmen fest.

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Das eigentliche Druckformat legen Sie über das Register „Papier“ fest. Unter “Papier“ definieren Sie zunächst den Papiertyp. In den mei sten Fällen handelt es sich um das Format A4. Falls Sie einen Ringordner anderen Formats be nutzen, wählen Sie erst in der Liste in der Kategorie „Seite“ Ihr Kalenderformat aus, etwa „Time/system Compact“.

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Mit - einem Klick auf das Register „Kopfzei len/Fußzeilen“ können Sie Kopf- und Fuß zeilen für Ihre Kalenderblätter festlegen. Die un tere Symbolleiste hilft Ihnen beim Eintrag be stimmter - Parameterwerte.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Seitenansicht“, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. - mit dem Ergebnis nicht zufrieden, klicken Sind Sie Sie auf die Schaltfläche „Seite einrichten“, und korrigieren Sie Ihre Einstellungen.

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Per Klick auf die Schaltfläche „Drucken“ gelangen Sie in das Druckmenü. Beachten Sie hier unbedingt den „Druckbereich“. Damit nicht nur ein- Kalenderblatt gedruckt wird, wählen Sie den Beginn und das Ende des Druckbereiches aus. Mit einem Klick auf „OK“ startet der Druckvorgang.

Hintergrundfarben in Outlook 2000 festlegen Outlook 2000 „Nur“ ein Taschenbuch mit knapp 200 Seiten und doch werden die wichtigsten Funktionen von Microsofts neuester Outlook-Version ausreichend erklärt. Der Inhalt des Buches ist – anolog zur Gliederung im Programm selbst – gegliedert: Aufgaben, Kalender, Kontakte usw. sind die einzelnen Kapitel überschrieben. Ergänzt wird der Band durch einen Abschnitt zur Installation sowie einen Streifzug durch Outlook Express.

info dtv Deutscher Taschenbuch Verlag, ISBN: 3-423-50199-5, Preis: 22,90 Mark

Oulook 2000 bietet eine Reihe neuer Optionen, mit denen Sie das Aussehen und die Hintergrundfarben der einzelnen Programm-Module einstellen können.

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Klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Extras“ und „Optionen“. Im Register „Einstellungen“ klicken Sie in der Kategorie „Kalender“ auf die Schaltfläche „Kalenderoptionen“. Im Bereich der Arbeitswoche sind standardmäßig die Tage Montag bis Freitag markiert, bei Bedarf können Sie den Sonnabend und den Sonntag mit in Ihre Planung einbeziehen, indem Sie ein Häkchen in die beiden Optionskästchen setzen. Sie können außerdem den ersten Wochentag verändern und den Beginn und das Ende der Arbeitstage definieren. Im Bereich „Kalenderoptionen“ sollten Sie das Kontrollkästchen „Wochennummern in Da tumsnavigator anzeigen“ aktivieren, dadurch wer-

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den Ihnen die jeweiligen Wochennummern angezeigt. Neu ist die Möglichkeit, die Hintergrundfarbe für die Kalenderanzeige festzulegen. Da durch können Sie die triste Anzeige Ihrer Kalen derblätter aufpeppen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Einstellungen für den Kalender übernommen.

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Im Bereich „Aufgaben“ können Sie neben der Erinnerungszeit die Farben für überfällige und erledigte Aufgaben festlegen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Aufgabenoptionen“. Le- die gewünschten Farben über die Dropgen Sie down-Pfeile fest. pm PCgo! 1/2000

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Empfängergruppen in Outlook 2000 anlegen

TIP

HyperlinkAusdrücke

Outlook erkennt einen großen Teil von Hyperlink-Ausdrücken automatisch und setzt diese richtig um. http:/ Hyper / Text Transfer Protocol. Dieses Protokoll dient zur Übertragung von Web-Seiten. ftp:/ F/ ile Transfer Protocol. Mit diesem Protokoll werden im Internet Dateien übertragen. https:/ Hyper / Text Transfer Protocol Secure. Hierbei handelt es sich um ein Protokoll, das Webseiten in einem zusätzlich gesichertem Modus überträgt. mailt oWenn eine Mail versendet werden soll, ist dieses das passende Protokoll. Wenn Sie einen mailto-Befehl in einer E-Mail anklicken, öffnet sich ein weiteres Mail-Fenster mit der neuen Adresse. New sMit diesem Protokoll können Sie eine Internet-Newsgroup öffnen.

TIP

Wenn Sie eine E-Mail häufig an mehrere Emp fänger versenden wollen, beispielsweise an alle Vereinsmitglieder oder an Ihre Freunde, lohnt sich das Anlegen von Empfängergruppen. Sobald Sie dann eine E-Mail an alle Gruppenmitglieder senden wollen, brauchen Sie nur den Gruppen namen zu verwenden, anstatt jeden Kontakt -ein zeln einzugeben. Dadurch ersparen Sie sich viel Arbeit.

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Öffnen Sie zunächst das Adreßbuch, indem Sie im Menü auf „Extras“ und „Adressbuch“ klicken. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination „Strg + Shift + B“ betätigen.

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Klicken Sie im Menü des Adreßbuches auf „Datei / Neue Gruppe“. Vergeben Sie zuerst einen möglichst aussagekräftigen Namen für die neue Gruppe, damit Sie diese später leichter wiederfinden. Beachten Sie auch, das dieser Name beim Versenden der E-Mail in das „Empfänger“Feld eingetragen werden muß. Der Name sollte also nicht zu lang gewählt werden.

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Um bereits vorhandene E-Mail-Adressen der Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitglieder auswählen“. Die ausge wählten E-Mail-Adressen werden anschließend in die Empfängergruppe übernommen.

Um einen neuen Kontakt herzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Kontakt“. Der Eintrag wird direkt in die Empfänger gruppe vorgenommen.

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Mit Hilfe der Schaltfläche „Eigenschaften“ kön nen Sie Informationen zu einem Kontakt aus der Empfängergruppe einsehen und korrigieren.

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Mit einem Klick auf das Register „Gruppen info“ können Sie Informationen zur Gruppe eingeben. Klicken Sie auf „OK“, wird die Grup pendatei gesichert. Sie erscheint im Kontaktord ner. Der Name der Empfängergruppe wird fett dargestellt.

Senden einer WWW-Seite als E-Mail

Feiertage in Outlook

Wenn Sie auch immer vergessen, wann in welchem Bundesland gerade ein Feiertag ist, sollten Sie die Kalenderfunktion von Outlook nutzen. Sie können zusätzliche Feiertage übernehmen. Klicken Sie dazu im Menü auf „Extras / Optionen“. Klicken Sie danach auf die „Kalenderoptionen“ und auf die Schaltfläche „Feiertage hinzufügen“. Wählen Sie zum Abschluß die Länder aus, deren Feiertage Sie in Ihren Kalender übertragen wollen. Schon wissen Sie zu jeder Zeit, wann Ihre Geschäftspartner mit Sicherheit nicht anzutreffen sind.

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Sie haben eine besonders gute Webseite im Internet gefunden und wollen diese als E-Mail an Ihre Bekannten verschicken? Outlook hilft Ihnen dabei.

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Wenn Sie eine WWW-Seite als -Mail E verschicken möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Laden Sie zunächst die zu sendende Seite im Internet-Explorer und klicken Sie dann im Menü auf „Datei“ und „Senden“. Im jetzt aktivierten Untermenü wählen Sie den Eintrag „Seite durch E-mail“ aus. Der Browser startet automatisch Ihr Outlook-Programm und aktiviert das Nachrich tenfenster. Hier brauchen Sie nur noch den oder die Adressaten einzugeben, denn im Nachrich tenbereich erscheint als Anhang bereits die WWW-Seite. Nach dem Nachrichtenversand- er scheint wieder das Fenster des Internet-Explorers.

das Protokoll für die Adresse mit eingeben. Das Protokoll für Internetseiten ist das Hyper Text Transfer Protokoll und wird folgendermaßen eingegeben: http://Adresse. Outlook stellt die Adresse als Hyperlink dar (Textfarbe blau und unterstrichen). Der Empfänger der Nachricht braucht- le diglich auf diesen Hyperlink zu klicken und sein Internet-Browser startet automatisch mit der in der E-Mail hinterlegten Adresse. ml

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Um nicht die gesamte Internetseite, sondern lediglich den Hyperlink in einer Nachricht zu erstellen, reicht es aus, die Adresse als Textfeld in die Nachricht einzutragen. Wichtig ist, daß Sie

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PCgo! 2/2000

ps Outlook-Tipter

Outlook 2000

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Brief mit Kontaktadresse erstellen Nicht bei Serienbriefen, sondern auch beim Erstellen „normaler“, hilft Ihnen Outlook weiter.

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Outlook 98 Wer eine leicht verständliche Lektüre zu Outlook 98 sucht, trifft mit diesem gleichnamigen Taschenbuch eine gute Wahl. Denn es ist sowohl für Einsteiger als auch für Umsteiger gut geeignet. Es besticht durch einen übersichtlichen Aufbau und leichte Lesbarkeit. Zahlreiche Abbildungen erleichtern das Verständnis weiter, Tipps und Hilfestellungen sind besonders markiert. Außerdem gibt es Hinweise auf potentielle Gefahrenquellen, und Fachbegriffe werden extra erläutert. Nach einer Leistungsübersicht für Einsteiger folgt unmittelbar das Gleiche für Umsteiger, in der die markantesten Neuerungen von Outlook 98 dargestellt werden. Zusätzliche Infos gibt es darüber hinaus auch für Anwender von Outlook Express.

info Heyne-Verlag, ISBN 3-453-14962Preis: 19,95 Mark

Wechseln Sie in den „Kontakte“-Ordner und wählen Sie dort den Eintrag aus, an den der Brief gehen soll. Klicken Sie in den 98er- und 2000er-Versionen von Outlook im Menü auf „Aktionen“ und anschliessend im Untermenü auf den Eintrag „Neuer Brief an Kontakt“. In Outlook 97 erreichen Sie die Funktion „Neuer Brief an Kontakt“ übrigens über den Menüleisteneintrag „Kontakte“.

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Im Hintergrund öffnet sich Word, und im Vordergrund wird das Dialogfeld des Briefassi-

stenten eingeblendet. Wechseln Sie auf den Registereintrag „Empfänger-Info“. Dort befinden sich alle Angaben aus dem ausgewählten Kontakt. Sie können hier zusätzlich die Optionen „Absender im Kuvertfenster“ und „Versandanweisungen“ festlegen. Im unteren Dialogbereich legen Sie die Art der Anrede fest.

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Mit Hilfe der Registereinträge „Weitere Elemente“ und „Absender Info“ vervollständigen Sie Ihren Brief. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ wird Ihr Brief erstellt. Sie müssen nur noch die Inhalte eingeben – um die Adressangaben brauchen Sie sich nicht mehr zu kümmern.

Ordner archivieren Bei längerem Arbeiten mit Outlook sammeln sich immense Mengen an Informationen an. Das macht sich ebenso negativ auf die Übersichtlichkeit der Outlook-Ordner bemerkbar, wie es auch unnötig Platz auf der Festplatte belegt. Mit der Archivierungsfunktion müssen Sie sich nicht mehr eigenhändig um das lästige Bereinigen von Daten in Outlook kümmern.

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Um einen Ordner in die Auto-Archivierung zu übernehmen und die Bedingungen für die Archivierung festzulegen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Ordner. Anschliessend öffnet sich das Kontextmenü.

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Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“ aus. Eine Dialogbox mit den Eigenschaften des ausgewählten Ordners wird jetzt eingeblendet. Klicken Sie nun auf den Registereintrag „AutoArchivierung“. Hier legen Sie alle Optionen der Auto-Archivierung fest. Damit überhaupt eine Auto-Archivierung vom Programm vorgenommen wird, muss unbedingt das Kontrollkästchen „Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als ... Monate“ (bzw. Wochen oder Tage) aktiviert sein. Achtung Ist ! dieses Kontrollkästchen nicht aktiviert, wird auch keine Auto-Archivierung vorgenommen!

steht in der Option „Alte Elemente endgültig löschen“. Da diese Option im eigentlichen Sinn nicht der Archivierung entspricht, sollten Sie die Option „Alte Elemente verschieben nach:“ auswählen. Anschliessend müssen Sie noch einen Pfad sowie einen aussagekräftigen Dateinamen wählen, in dem Ihr Archiv erstellt werden soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden Ihre Daten ab sofort zum Festgelegtem Zeitpunkt archiviert.

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Sie haben natürlich die Möglichkeit, die archivierten Daten über den Menüleisteneintrag „Datei“ und „Importieren/Exportieren“ jederzeit wieder einzusehen. Die Archivierungsdatei heißt voreingestellt „archiv.pst“.

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Nachdem Sie den Zeitraum der Archivierung festgelegt haben, steht noch die Entscheidung offen, was mit den zu archivierenden Daten zu geschehen hat. Die harte, aber auch endgültige Methode zum Bereinigen der Datensätze be-

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PCgo! 3/2000

Outlook 2000 Überflüssige Ordner löschen Im Laufe der Zeit werden Sie Outlook-Ordner für Ihre persönlichen Eintragungen erstellen. Doch wie werden Sie diese Ordner wieder los? Wenn Sie mehr als drei Monate nicht mehr in einen Ordner gesehen haben, können Sie davon ausgehen, dass er „zum Löschen reif ist“. Sie sparen durch das Löschen der überflüssigen Ordner zum einen Platz auf Ihrer Festplatte, zum anderen erhöht das konsequente Löschen überflüssiger Ordner die Übersichtlichkeit von Outlook.

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Klicken Sie im Menü auf „Ansicht“ und anschliessend auf „Ordnerliste“. Öffnen Sie die jeweiligen Unterstrukturen der Ordner durch einen Mausklick auf das jeweilige „+“-Zeichen vor den Ordnern.

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aus dem TIPP E-Mails Kontaktordner

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Alle Ordner, die Sie selbst erstellt haben, können Sie auch problemlos wieder löschen. Achtung Eine ! Ausnahme bilden die Standardordner von Outlook. Es handelt sich hierbei um Systemordner, und diese lassen sich weder verschieben noch löschen.

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Zum Löschen eines Ordners klicken Sie diesen mit der rechten Maustaste an; es erscheint das Kontextmenü. Wählen Sie den Eintrag „‘Ordnername’ löschen“ aus. Je nach Einstellung, erscheint vielleicht eine Sicherheitsabfrage, ob Sie den Ordner mit seinem gesamten Inhalt wirklich in den Ordner „Gelöschte Objekte“ verschieben wollen. Wenn Sie jetzt auf die Schaltfläche „Ja“ klicken, wird der Ordner komplett in den Papierkorb von Outlook verschoben.

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Outlook verfügt über einen eigenen Papierkorb, in den Sie hin und wieder einmal schauen sollten. Erst wenn Sie in diesem Papierkorb aufräumen, steht Ihnen wieder mehr physikalischer Speicherplatz zur Verfügung.

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Befinden Sie sich gerade im Ordner mit den Kontakten und möchten eine E-Mail mit einer Kontaktadresse erstellen, müssen Sie nicht erst in den Mailordner wechseln. Das geht direkt aus dem Kontaktordner heraus viel schneller: Wählen Sie den Kontakt aus, an den Sie mailen möchten. Klicken Sie auf den Menüpunkt „Aktionen“, „Neue Nachricht an Kontakt“ (in Outlook 97 finden Sie „Aktionen“ in der Menüleiste). Das Mailprogramm öffnet sich mit der in der Kontaktadresse hinterlegten Mail-Adresse. Füllen Sie das „Betreff“-Feld und das Textfeld aus. Klicken Sie abschliessend auf die Schaltfläche „Senden“. Die E-Mail wird verschickt, und es erscheint wieder der „Kontakte“-Ordner.

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der wei finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Kontaktdatei auf dem Desktop

TIPP

Termineingabe mit W orten

Die Eingabe von Terminen wird über einen eingeblendeten Kalender festgelegt, was in der Regel auch sinnvoll ist. Wenn es aber heißt: „in zwei Wochen ist Termin“, können Sie zwar über Ihren Terminkalender vierzehn Tage dazuzählen, doch dies funktioniert auch einfacher. Geben Sie in das Terminfeld doch einfach ein: „In 14 Tagen“. Schon erscheint der richtige Termin:

Das alles funktioniert auch mit: „In 10 Minuten“, „Tag der Arbeit“, „Neujahr“, „In zwei Wochen“, „Anfang August“, „Morgen“, „Übermorgen“, „Nächsten Donnerstag“ oder „Bis zum 11. Mai“.

TIPP

Die ZeitskalaAnsicht

Vermissen Sie bei Ihrer Aufgabenplanung ein übersichtliches Zeitdiagramm, in dem die zu erledigenden Aufgaben aufgelistet werden? Nachdem Sie Ihre Aufgaben geplant und terminiert haben, klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht“. Fahren Sie im jetzt geöffnetem Untermenü mit der Maus auf „Aktuelle Ansicht“. Es öffnet sich ein weiteres Untermenü. Klicken Sie auf den Eintrag „Aufgaben in Zeitskala-Ansicht“. Schon haben Sie eine chronologische Übersicht aller Ihrer Aufgaben.

Sie benötigen auf die Schnelle eine wichtige Adresse? Dazu müssen Sie nicht jedes Mal das komplette Outlook starten. Eleganter und ressourcensparender geht es, wenn Sie nur den Kontaktordner öffnen. Am einfachsten ist dies, wenn Sie den Kontaktordner auf der Desktop-Oberfläche verknüpfen. Dann können Sie schnell per Mausklick Ihre Adressdatei starten.

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Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste auf Ihren Ordner „Kontakte“, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Ordner auf den Desktop. Lassen Sie danach die Maustaste los. Damit ist eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellt.

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Starten Sie Outlook und aktivieren Sie anschließend die Ordnerliste, indem Sie im Menü auf „Ansicht“ und „Ordnerliste“ klicken.

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Die Ordnerliste wird jetzt angezeigt. Klicken Sie auf das Pluszeichen vor dem Ordner „Persönlicher Ordner“. Die untergeordneten Ordner zum „Persönlichen Ordner“ werden dargestellt, darunter auch der Ordner „Kontakte“. Markieren Sie den Ordner und verkleinern Sie das OutlookFenster ein wenig.

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Sie sehen jetzt auf Ihrem Bildschirm sowohl ein verkleinertes Fenster von Outlook als auch den Desktop selbst.

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Probieren Sie es aus: Schließen Sie zunächst Outlook. Ein Doppelklick auf Ihr neues Symbol „Kontakte“ öffnet im Handumdrehen Ihren Kontaktordner und Sie können zu jeder Gelegenheit die passende Adresse finden.

Notizen zu Kalendereinträgen umwandeln Die kleinen gelben Notizzettel in Outlook sind eine echte Hilfe, um die Papierflut auf dem Schreibtisch zu bändigen. Wenig bekannt ist allerdings der Trick, diese Notizen auch sinnvoll weiter zu bearbeiten. Denn was nützt Ihnen ein wichtiger Terminhinweis, wenn Sie ihn nicht im Terminkalender haben? Den Inhalt der Notiz also noch einmal manuell eintippen? Diese Arbeit können Sie sich mit folgendem Tipp sparen.

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Verfassen Sie eine neue Notiz, indem Sie in den Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol „Notizen“ klicken, dann auf den Menüpunkt „Neu“ klicken und in dem jetzt eingeblendetem Notizzettel die gewünschte Notiz schreiben. Ist die Notiz vollständig verfasst, schließen Sie den Notizzettel durch einen Mausklick auf das „X“ im rechten Fensterteil der Notiz.

Das Eingabefenster für neue Termine erscheint. Der Inhalt Ihrer Notiz ist gleich in der Betreff-Zeile enthalten. Wenn die Notiz mehrere Zeilen umfasst, sind die weiteren Inhalte im Detailfenster hinterlegt, so dass nichts vom Inhalt der Notiz verloren geht.

Um die Notiz zu Ihrem Kalender hinzuzufügen, klicken Sie deshalb im Menü auf „Ansicht“ und „Ordnerliste“. Die Ordnerliste wird angezeigt.

Es wird bei diesem Vorgang automatisch das aktuelle Tagesdatum verwendet. Deshalb müssen Sie die Einträge „Beginnt“ und „Endet“ ergänzen. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „Speichern und schließen“.

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Markieren Sie die gewünschte Notiz in der Notizansicht und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste auf den Ordner „Kalender“.

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Die Notiz bleibt erhalten, auch wenn sie durch den Termin überflüssig geworden ist. Sie müssen sie also noch manuell löschen. pm PCgo! 4/2000

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E-Mail direkt aus dem Adressbuch schreiben Um eine E-Mail zu schreiben, müssen Sie die EMail-Adresse in das „An“-Feld einfügen. Befindet sich die E-Mail-Adresse bereits in Ihrem Kontaktordner, gibt es eine einfache Methode, diese in das „An“-Feld zu übertragen.

TIPP

Woche oder Arbeitswoche?

Aus Outlook 97 kennen Sie bereits die Darstellungen „Tagesansicht“, „Wochenansicht“ und „Monatsansicht“. Der Kalender von Outlook 98 besitzt einen weiteren Ansichtsmodus: „Arbeitswoche“. Wählen Sie diese Ansicht, erscheinen bei einer normalen Fünf-Tage-Woche nur die Wochentage Montag bis Freitag im Kalender. Das erleichtert die Terminplanung. Weil die Arbeitswoche nicht bei jedem gleich aussieht, können Sie in den Kalenderoptionen Feinheiten einstellen. Im Outlook-Kalender zeigt Ihnen die Ansicht „Arbeitswoche“ dann ausschließlich die zuvor aktivierten Wochentage.

TIPP

Kontakte mit Passbild

Im Multimedia-Zeitalter brauchen Sie bei Ihren Kontaktadressen nicht auf Bilder zu verzichten. Das Bild müssen Sie dabei auf Ihre Festplatte bekommen, entweder mit einem Scanner oder gleich mit einer Digitalkamera. Wählen Sie das Bild im Windows Explorer aus. Kopieren Sie es in die Zwischenablage, indem Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) auf „Kopieren“ klicken. Öffnen Sie in den Outlook-Kontakten den entsprechenden Kontakt. Klicken Sie auf den Textbereich im unteren Ende des Dialogfensters „Kontakte“, und wählen Sie „Bearbeiten“ sowie „Einfügen“. Damit befindet sich das Bild im Textfeld Ihrer Kontaktadresse. Zudem können Sie an dieser Stelle auch einen Kartenausschnitt hinterlegen.

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Das E-Mail-Fenster für neue E-Mails öffnet sich und überträgt die Mail-Adresse des ausgesuchten Kontakts automatisch in das Feld „An...“.

Klicken Sie in der Leiste der Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol „Kontakte“. Wählen Sie den gesuchten Kontakt aus. Er sollte eine E-Mail-Adresse enthalten.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Kontakt. Halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Cursor auf das Symbol „Posteingang“ in der Outlook-Verknüpfungsleiste.

Termine mailen

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Doppelte Dateneingaben und somit auch doppelter Arbeitsaufwand lassen sich oft vermeiden. Wenn Sie beispielsweise mit dem Terminkale nder arbeiten und Termine per Mail weitergeben wollen, brauchen Sie die Daten nicht ein zweites Mal zu erfassen. Per Drag&Drop geht das viel schneller.

Schreiben Sie in das Feld „An...“ die MailAdresse der Person, die Ihre Terminkopie bekommen soll.

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Klicken Sie in der Outlook-Verknüpfungsleiste auf das Symbol „Kalender“.

Wählen Sie den zu versendenden Termin. Halten Sie die Maustaste gedrückt,e-und zi hen Sie den Termin auf das Symbol „Posteingang“.

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Die Details Ihres Termins übernimmt t- Ou look nun automatisch in Ihre Mail.

Verzeichnis Ihrer E-Mails als Aufgabenliste

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Ihre Mail-Liste können Sie zu einer Aufgabenliste aufwerten. Nicht sofort bearbeitete Mails i- we sen Sie dabei bestimmten Bearbeitungskriterien zu.

Sie können auch einen Termin zur Fälligkeit eingeben. Der große Vorteil dabei:r-Sie we den am vorgegebenen Termin per Fenster an Ihre Aufgabe erinnert!

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Klicken Sie in Outlook auf das Symbol „Posteingang“. Markieren Sie eine Mail, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken.

Um die Kennzeichnung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Mail. Im Kontextmenü wählen Sie „Kennzeichnung löschen“. Sie können Ihre Mail auch als bereits erledigte Aufgabe kennzeichnen. So übersehen Sie keine Aufgaben. Peter Schnoor/sj

Im Kontextmenü benutzen Sie den Eintrag „Zur Nachverfolgung kennzeichnen ...“.

Das Dialogfeld „Zur Nachverfolgung n- ken zeichnen“ öffnet sich. Im Feld „Kennzeichnung“ wählen Sie mit der Auswahltaste einen Eintrag aus. Ein hilfreicher Eintrag ist „Zur Nachverfolgung“. Dieser Eintrag erinnert Sie daran, einen Termin zu bestätigen.

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PCgo! 5/2000

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Terminserien in Outlook erfassen

TIPP Termine ändern Um einen Termin zu bearbeiten, reicht ein Doppelklick auf diesen Termin in einer der Ansichten des Kalenders. Outlook öffnet die Dialogbox „Termin“ zur Bearbeitung. Führen Sie alle Veränderungen durch. Mit „Speichern und schließen“ beenden Sie Ihre Eingaben.

wichtigsten TIPP Die Shortcuts Sie können Outlook problemlos mit der Maus bedienen. Doch wenn Sie Tastenkombinationen verwenden, sparen Sie viel Zeit. Der Aufwand, um diese Tastenkombinationen zu erlernen und bewusst einzusetzen, macht sich besonders bei häufig benötigten Funktionen schnell bezahlt. Mit folgender Tastenkombination können Sie ESC : die aktuelle Aktion abbrechen STRG + Tab: zur nächsten Registerkarte wechseln STRG+Umsch+B : das Adressbuch öffnen STRG+Umsch+F: suchen STRG+R: auf eine E-Mail antworten STRG+P: drucken STRG+UMSCH+A : einen Termin öffnen oder erstellen STRG+UMSCH+C : einen Kontakt öffnen oder erstellen STRG+UMSCH+E: einen Ordner öffnen oder erstellen STRG+UMSCH+M : eine Nachricht öffnen oder erstellen STRG+UMSCH+N : eine Notiz öffnen oder erstellen STRG+UMSCH+K: eine Aufgabe öffnen oder erstellen

Eine Terminserie besteht aus einer Reihe von Terminen mit identischem Inhalt. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie haben einmal in der Woche ein festes Treffen zu einer bestimmten Uhrzeit. Der Termin ist derselbe, nur das Datum ändert sich. Das ist ein typischer Fall für Terminserien: Einmal erfasst, sind diese Termine immer wieder verfügbar.

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Um eine Terminserie zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Zeitraum des Kalenders. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Neue Terminserie“.

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Eine Terminserie zeichnet sich durch eine fixe Uhrzeit, eine feste Dauer und die Frequenz der Wiederholung aus. In der Dialogbox „Terminserie“ finden Sie als Erstes die Angabe dieser Daten. Tragen Sie im Bereich „Termin“ den Beginn und das Ende oder die Dauer des Termins ein.

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Der Bereich „Serienfolge“ beschreibt die Häufigkeit der Termine. Legen Sie fest, ob diese Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftreten soll. Der rechte Bereich ändert sich mit Ihrer Auswahl. Wählen Sie zum Beispiel „Wöchentlich“. Der rechte Bereich wechselt auf die Kriterien, die einen wöchentlichen Termin betreffen.

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Das Eingabefeld „Jede/Alle“ beschreibt, wie oft der Termin auftreten soll. Das Kontrollkästchen mit den Tagesbezeichnungen legt die Wochentage für den Termin fest. Markieren Sie dazu den gewünschten Tag oder die Tage.

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Der Bereich „Seriendauer“ legt den Anfang und das Ende der Serie fest. Das Eingabefeld „Beginn“ bestimmt das Startdatum. Die Optionsschaltflächen bezeichnen das Enddatum.

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Mit „OK“ bestätigen Sie Ihre Vorgaben. Die Dialogbox „Terminserie“ verschwindet, und Sie gelangen zur Dialogbox „Neuer Termin“. Geben Sie hier die restlichen Daten Ihres Termins ein. Beenden Sie die Eingabe über „Speichern und schließen“. Outlook überträgt die Terminserien nun in den Kalender.

E-Mail-Versand optimal konfigurieren Outlook können Sie auf die verschiedensten Anforderung anpassen, die für einen einwandfreien Mailing-Verkehr sorgen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Optionen anhand der neuen Version Outlook 2000.

Um die Online-Zeit möglichst kurz zu halten, benutzen Sie die Option „Verbindung nach Versand, Erhalt oder Aktualisierung trennen.“

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Rufen Sie das Menü „Extras“ und „Optionen“ auf. Wählen Sie die Registerkarte „E-MailÜbertragung“.

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Wenn Sie ein Modem benutzen, achten Sie darauf, dass die Kontrollkästchen „Bei bestehender Verbindung Nachricht sofort senden“ und „Nachrichteneingang alle x Minuten prüfen“ deaktiviert sind. Das verhindert, dass Outlook jede von Ihnen geschriebene Nachricht sofort sendet und im Hintergrund den Nachrichteneingang prüft.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Wechsel der DFÜ-Verbindung vorher bestätigen“.

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Um den Download sehr großer Mails zu verhindern, aktivieren Sie die Option „Keine Nachrichten größer als x KB downloaden“. Mit dieser Einstellung vermeiden Sie überlange Downloadzeiten für Dateien, die Sie unter Umständen gar nicht haben wollen. pm PCgo! 6/2000

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Visitenkarte über das Internet versenden

TIPP Visitenkarte importieren Wenn Sie eine Visitenkarte erhalten, können Sie diese problemlos in Ihre Kontakte übernehmen. Wählen Sie dazu das Menü „Datei“ und im folgendem Untermenü „Importieren/Exportieren“. Der Import/Export-Assistent erscheint. In der Liste der Aktionen übernehmen Sie den Eintrag „vCard-Datei importieren“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Wählen Sie den Verzeichnispfad und den Dateinamen der gewünschten vCard aus. Der Dateityp „vCard-Dateien“ ist bereits vorbelegt. Mit „Öffnen“ importiert Outlook die Datei und fügt sie den vorhandenen Konta kten hinzu.

Die „vCard“ steht für elektronische Visitenkarten. Das Kürzel bezeichnet ein Format, mit dem Sie Kontaktinformationen über das Internet verschicken können. Eine solche elektronische Visitenkarte übermitteln Sie als Anlage zu einer EMail. Das Besondere dabei: Sie und Ihr Mail-Partner müssen die Kontaktdaten nicht mehr abtippen, sondern können Sie gleich übernehmen.

lage an die Nachricht angehängt. Sie enthält die Daten des ausgewählten Kontakts. Mit einem Doppelklick auf die Visitenkarte sehen Sie die Kontaktinformationen in dem Dialogfeld „Kontakt“.

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Um die Daten eines Kontakts als elektronische Visitenkarte zu versenden, benutzen Sie in den Outlook-Verknüpfungen das Symbol „Kontakte“. Wählen Sie in der Übersicht den Kontakt, für den Sie eine Visitenkarte erstellen wollen.

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Rufen Sie das Menü „Aktionen“ auf, und klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag „Als vCard weiterleiten“. Oder drücken Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie den Eintrag aus dem Kontextmenü.

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Outlook öffnet sein E-Mail-Fenster für eine neue Nachricht. Die „vCard“ wird als An-

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Geben Sie in der Nachricht den Namen des Empfängers ein und gegebenenfalls zusätzliche Informationen im Textbereich der Nachricht. Mit einem Lick auf „Senden“ schicken Sie die EMail los.

Die eigene Visitenkarte als Autosignatur Haben Sie eine Visitenkarte Ihres eigenen Kontakteintrags erstellt, können Sie diese automatisch mit jeder E-Mail versenden.

Mit „OK“ kehren Sie zum vorherigen Dialog zurück.

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Wählen Sie das Menü „Extras“ und im folgenden Untermenü „Optionen“. Wechseln Sie zu der Registerkarte „E-Mail-Format“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturauswahl“ und auf „Neu“.

als TIPP Visitenkarte Anlage Wenn Sie eine Visitenkarte als EMail bekommen, ist diese als Anlage beigefügt. Führen Sie einen Doppelklick auf die vCard-Anlage durch. Dadurch öffnet sich das Fenster „Kontakte“ und zeigt die Angaben zu diesem Kontakt an. Um den Kontakt in Ihren persönlichen Kontakten zu speichern, wählen Sie das Symbol „Speichern und Schließen“ in der Symbolleiste.

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Tragen Sie unter „Geben Sie einen Namen für die neue Signatur ein“ einen Namen ein, zum Beispiel „Visitenkarte als Anhang mitschicken“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Wollen Sie an die ausgehenden Nachrichten zusätzlich einen Text anhängen, tragen Sie diesen unter dem Feld „Signaturtext“ ein.

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Im Bereich „vCard-Optionen“ wird in dem Feld „Dieser Signatur diese Visitenkarte (vCard) hinzufügen“ angegeben, welche Visitenkarte mitgesandt werden soll.

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Haben Sie von Ihrem eigenen Kontakt noch keine Visitenkarte erstellt? Dann klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche „neue vCard von Kontakt“ und wählen Ihren eigenen Eintrag aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

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Wählen Sie die Schaltfläche „Fertig stellen“. Die so erstellte neue Signatur wird ihnen jetzt in der Signaturauswahl angeboten.

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Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“. In den Optionen steht jetzt unter „Standard Signatur“ der Eintrag „Visitenkarte mitschicken“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Übernehmen“ und auf „OK“. Damit werden alle zukünftigen E-Mails mit Ihrer Visitenkarte versandt. Peter Schnoor/pm PCgo! 7/2000

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Wichtigkeit und Vertraulichkeit festlegen Bevor Sie eine Nachricht versenden, können Sie für diese Mitteilung verschiedene Sendeoptionen festlegen: zum Beispiel die Wichtigkeitsstufe sowie die Vertraulichkeit.

TIPP

Antworten weiterleiten

Oftmals ist es sinnvoll, dass Antworten auf Ihre E-Mails weitergeleitet werden. Denken Sie zum Beispiel an die Urlaubszeit. Während dieser Zeit können Sie E-Mails an einen Vertreter delegieren, der die Antworten bearbeitet. In Outlook 2000 klicken Sie dazu auf die Registerkarte „Optionen“, wenn Sie eine Nachricht verfassen. Outlook blendet daraufhin das Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ ein. Klicken Sie bei den „Übermittlungsoptionen“ auf das Kontrollfeld vor „Antworten senden an:“. Wählen Sie anschließend den oder die Namen aus, die eine Antwort aufgrund Ihrer E-Mail erhalten sollen.

TIPP automatische Erinnernung Outlook erinnert Sie standardmäßig 15 Minuten vor einen Termin, wenn dieser ansteht. Dazu blendet Outlook eine Erinnerungsmeldung ein. Möchten Sie nicht mehr an den Termin erinnert werden, bestätigen Sie die Meldung mit der Schaltfläche „Schließen“. Wollen Sie erneut an den Termin erinnert werden, geben Sie im Kombinationsfeld die entsprechende Zeitspanne bis zur nächsten Erinnerung an. Bestätigen Sie dies mit der Schaltfläche „Erneut erinnern“. Bedenken Sie, dass Sie an Ihre Termine nur erinnert werden, wenn Outlook geöffnet ist.

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Um diese Optionen festzulegen, klicken Sie in der Symbolleiste des Fensters zur Nachrichtenerstellung auf die Registerkarte „Optionen“. Das Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ erscheint.

Sie dabei: Diese Einstellung hat nichts mit der Versandsicherheit einer Nachricht zu tun. Sie bietet lediglich einen Hinweis für den Empfänger, wie er diese Nachricht einzuschätzen hat. Für mehr Sicherheit müssen Sie die Nachricht verschlüsseln.

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Im Kombinationsfeld „Wichtigkeit“ können Sie zwischen den Optionen „Niedrig“, „Normal“ und „Hoch“ auswählen.

Um die Vertraulichkeit einer Nachricht im Anzeigebereich des Nachrichtenordners darzustellen, fügen Sie eine neue Spalte hinzu. Öffnen Sie dazu in Outlook den entsprechenden Ordner zum Beispiel „Posteingang“ oder „Postausgang“.

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Das Kombinationsfeld „Vertraulichkeit“ bietet Ihnen die Möglichkeit, die Vertraulichkeit der Nachricht auf „Normal“, „Persönlich“, „Privat“ oder „Vertraulich“ einzustellen. Beachten

Klicken Sie in der Symbolleiste „Erweitert“ auf das Symbol „Feldauswahl“. Daraufhin blendet Outlook das Fenster „Feldauswahl“ ein. Markieren Sie in der Liste das Feld „Vertraulichkeit“, und ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle im Spaltenkopf.

Zur Nachverfolgung kennzeichnen Allzu häufig verliert man Nachrichten aus dem Auge, wenn man Sie bereits vor längerer Zeit abgeschickt hat. Das vermeiden Sie, indem Sie die Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen.

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Klicken Sie im Nachrichtenformular auf den Menüeintrag „Aktionen“ (Outlook 2000) bzw. „Bearbeiten“ (Outlook 97). Wählen Sie den Befehl „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“. Auf dem Dialogfeld wählen Sie im Feld „Kennzeichnung“ die entsprechende Kennzeichnung aus.

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In das Feld „Fällig“ geben Sie mit Hilfe des integrierten Kalenders einen Fälligkeitstermin vor. Die Änderung stellt Outlook direkt im Kommentarbereich des Nachrichtenformulars dar. In der Übersichtsanzeige erkennen Sie die Kennzeichnung am Symbol der roten Flagge.

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Um zu kennzeichnen, dass die Nachricht erledigt ist, klicken Sie in der Übersicht mit der rechten Maustaste auf das Kennzeichnungssymbol und wählen „Als erledigt kennzeichnen“.

Nachricht erst später senden Wollen Sie eine Nachricht erst später verschicken, können Sie die Übermittlung auch verzögern.

Denken Sie daran, zu dem angegebenen Termin auch online zu sein, weil das spätere Senden ansonsten nicht funktioniert. Peter Schnoor/pm

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Klicken Sie im Formular „Nachricht“ auf das Register „Optionen“. Das Dialogfeld „Nachrichtenoptionen“ wird eingeblendet.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Übermittlung verzögen bis:“, und klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Kombinationsfeldes. Der Outlook-Kalender erscheint.

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Wählen Sie im Kalender den Termin aus, an dem die Nachricht verschickt werden soll.

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PCgo! 8/2000

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Schneller Zugriff auf Desktop-Programme

TIPP

Neue OfficeDokumente

Neben den Elementen von Outlook können Sie auch andere Office-Dokumente direkt in Outlook erstellen. Welche Dokumente möglich sind, hängt von Ihrer Office-Installation ab. Um ein neues Office-Dokument in Outlook zu öffnen, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und „Neu“. Im neuen Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Office-Dokument“. Es erscheint das Dialogfenster „Neues Office-Dokument“, und alle zur Verfügung stehenden Anwendungen werden angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Dokument, und bestätigen Sie mit „OK“. In einem weiteren Dialogfenster wählen Sie zwischen „Das Dokument in diesen Ordner bereitstellen“ oder „Das Dokument an jemanden senden“, und klicken auf „OK“.

in TIPP Dateien anderem Format Sie haben die Möglichkeit, Dateien in einem anderen Format zu speichern, als Outlook vorgibt. Dadurch können Sie Ihre Daten auch in anderen Programmen weiterbearbeiten. Beispielsweise lassen sich Dateien, die Sie als Format „RTF“ erhalten, mit jeder gängigen Textverarbeitung und auch mit Excel weiterbearbeiten. Sie speichern in einem anderen Format, indem Sie auf „Datei“ und im Untermenü auf „Datei speichern unter“ klicken. Im Dialogfenster stellen Sie dann über „Dateiformat“ das gewünschte Format ein.

Outlook hat prinzipiell Zugriff auf alle Windows-Programme, also auch auf die Arbeitsfläche, den so genannten Desktop. Damit Sie nicht zwischen Outlook und anderen Anwendungen, die auf dem Desktop liegen, hin und her wechseln müssen, befördern Sie den Desktop als Verknüpfung in die Outlook-Anwendung. Dann stehen Ihnen alle Windows-Optionen direkt zur Verfügung.

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Wählen Sie in der Menüzeile „Datei“ und den Eintrag „Neu“. Im folgenden Untermenü klicken Sie auf „Verknüpfung auf Outlook-Leiste“. Outlook blendet die Dialogbox „Zur Outlook Leiste hinzufügen“ ein.

scheint auf Ihrer Symbolleiste der Outlook-Verknüpfungen der neue Eintrag „Desktop“. Klicken Sie auf diesen neuen Eintrag.

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Der Desktop ist jetzt im Hauptfenster von Outlook zu sehen. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht“ und im Untermenü auf „Symbole“. Schon wird Ihr Desktop in voller Schönheit dargestellt. Er ist außerdem voll funktionsfähig, Sie können alle Objekte aktivieren und bearbeiten.

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Klicken Sie in dieser Dialogbox im obersten Feld auf den Auswahlpfeil, und wählen Sie den Eintrag „Dateisystem“ aus.

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Suchen Sie im unteren Auswahlfenster den Eintrag „Desktop“ aus. Mit „Hinzufügen“ er-

Vorlagen erstellen (nur Outlook 2000) Bei sich häufig wiederholenden Nachrichten (E-Mails) ist es lästig, denselben Text immer wieder einzugeben. Sie erleichtern sich die Arbeit, indem Sie Vorlagen erstellen. Diese Standardeintragungen erscheinen dann auf jeder Nachricht, die auf dieser Vorlage beruhen. Das funktioniert ähnlich wie die Vorlagen in Word und Excel. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie die Möglichkeit zur Erstellung von Vorlagen in Outlook installiert haben. Ansonsten fordert Outlook Sie auf, die Office-2000-CD einzulegen.

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Klicken Sie in der Symbolleiste „Outlook-Verknüpfungen“ auf das Symbol „Posteingang“ und in der Menüleiste auf „Neu“. Im folgenden Untermenü wählen Sie „E-Mail-Nachricht“. Das Eingabeformular für E-Mails erscheint.

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Klicken Sie jetzt im Menü auf „Datei“ und „Datei speichern unter“. Outlook öffnet das Dialogfenster „Speichern unter“. Stellen Sie im unteren Fensterbereich mit dem Auswahlpfeil den Dateityp von „Nur Text“ auf „Outlook-Vorlage (*.oft)“, tippen Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

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Wollen Sie jetzt neue E-Mails auf Basis der soeben angefertigten Vorlage erstellen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“, „Neu“ und den Eintrag „Formular auswählen“.

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Klicken Sie auf den Auswahlpfeil im Feld „Suchen“ und „Vorlagen im Dateisystem“. Ihre selbst erstellten Outlook-Vorlagen sind hier abgelegt. Wählen Sie nun Ihre neue Vorlage aus, und drücken Sie auf „Öffnen“. P. Schnoor/pm

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Betrachten Sie diese E-Mail als eine Art Klarsichtfolie, die später über andere Mails gelegt wird. Alles, was Sie hier eingeben – auch Formatierungen –, wird in den Mails aktiviert, die sich auf diese Vorlage beziehen.

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Geben Sie als Beispiel in die Betreffzeile ein: „Standardtext für neue Formatvorlage“. In den Nachrichtenbereich tippen Sie: „Sehr geehrte Damen und Herren, mit dieser Mail möchte ich Sie auf die Vorteile von Vorlagen hinweisen...“.

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PCgo! 9/2000

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Kopf- und Fußzeilen einrichten Der Vorteil von Kopf- und Fußzeilen liegt darin, dass Sie diese nur einmal eingeben, anschließend aber auf jeder Seite ausdrucken können. Außerdem erlaubt der Kopf- und Fußzeilenbereich automatische Seitennummerierungen.

len Seite, und das doppelte Pluszeichen steht für die Anzahl der Gesamtseiten. Der Kalender ist der Platzhalter für das Druckdatum, das Uhrensymbol hält die Ausdruckzeit fest, und das Symbol mit dem Kopf setzt den aktuellen Benutzernamen ein.

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Wählen Sie das zu druckende Element aus, und klicken Sie auf „Datei“. Im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Seite einrichten“ und „Memoformat“. Nach der Auswahl des Formats blendet Outlook das Dialogfenster „Seite einrichten“ ein.

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Aktivieren Sie das Register „Kopfzeilen/Fußzeilen“. Klicken Sie in den Eingabebereich, in den die Informationen eingegeben werden sollen. Sie können jetzt einen beliebigen Text eingeben und mit einem Klick auf die Schaltfläche „Schriftart“ die Schriftart anpassen.

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Im unteren Bereich der Dialogmaske befinden sich fünf Symbole. Die Raute symbolisiert einen Platzhalter für die Nummer der aktuel-

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Mit diesen Symbolen geben Sie Ihrem Dokument alle wichtigen Informationen mit. Ein Klick auf „Seitenansicht“ zeigt das Ergebnis.

Die Objekte im Überblick Um alle Funktionen von Outlook zu erfassen, müssen Sie alle verfügbaren Objekte kennen. Die folgende Aufstellung zeigt Ihnen alle Objekte von Outlook im Überblick an.

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Aufgabe: Objekte vom Typ „Aufgabe“ verwalten einzelne Vorgänge. Eine Aufgabe wird hauptsächlich über ihren Beginn, ihre Fälligkeit und ihren aktuellen Bearbeitungszustand festgelegt, den Outlook mit „Status“ bezeichnet. Aufgaben lassen sich verteilen, indem sie per EMail an andere weitergeleitet werden. Die Aufgabenverwaltung von Outlook ersetzt allerdings kein Projektplanungssystem, weil Outlook keine Möglichkeit kennt, voneinander abhängige Aufgaben zu planen. Für einzelne Vorgänge sind die Aufgaben von Outlook aber gut geeignet.

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E-Mail: Eine wichtige Aufgabe von Outlook ist es, elektronische Post zu senden und zu empfangen. Im Gegensatz zu Outlook Express, der abgespeckten Variante von Outlook, ist Outlook durch die hohe Integration mit den Modulen „Kontakte“, „Aufgaben“, „Termine“ und „Journal“ wesentlich funktionaler. PCgo! 10/2000

Journal: Das „Journal“, auch „Tagebuch“ genannt, überwacht, welche Office-Anwendung wann gestartet wurde. Das Journal dient dazu, Tätigkeiten zu überwachen und Dateien wieder aufzufinden.

Kontakte: In den Kontakten speichern Sie personenbezogene Information wie Name, Adresse und Telefonnummer. Die Kontakte sind das zentrale Element von Outlook. Alle anderen Objekte lassen sich mit einem Kontakt verknüpfen. Die Aktivitätenliste gibt beispielsweise Auskunft darüber, welche Mails gesendet wurden usw.

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Notizen: Notizen sind Hinweistexte, die die gelben Klebezettel ersetzen. Notizen sind problemlos und schnell erfasst und können jederzeit in ein beliebiges anderes Objekt umgewandelt werden, zum Beispiel in eine Aufgabe.

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Terminkalender: Der Terminkalender von Outlook hält Sie über alle wichtigen Ereignisse auf dem Laufenden. Ein Termin besteht aus einem Terminbeginn und einem Terminende. Um zu verhindern, dass Sie einen Termin vergessen, können Sie einen Alarm aktivieren, der eine festgelegte Zeit vor dem Termin einen Warnhinweis ausgibt. pm

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oder TIPP Verknüpfen einbinden? Verknüpfungen sollten Sie grundsätzlich über das „Einfügen“-Menü eines Formulars vornehmen. Nach Aufruf des „Einfügen“-Befehls aus dem „Einfügen“Menü erscheint ein Dialogfenster, in dem eine Liste Zugriff auf Dateien gestattet. Wie die ausgewählten Dateien in das Dokument eingebunden werden, entscheidet die Optionsgruppe „Einfügen als“. Wählen Sie die Option „nur Text“, wird der Inhalt als reiner Text übernommen. Die Option „Anlage“ fügt die Dateien als separate Kopie in das Formular ein. Die Option „Verknüpfung“ legt eine Verknüpfung auf die Datei an. Hierdurch sparen Sie Speicherplatz. Außerdem werden so immer die aktuellen Dateien in Outlook dargestellt.

Elemente TIPP Neue per Tastendruck Neue Elemente lassen sich über den Menübefehl „Neu“ herstellen. Doch auch per Tastenkombination können Sie neue Objekte einsetzen. Dabei erscheint der Buchstabenkürzel für Deutschsprachige auf den ersten Blick wenig sinnvoll. Deshalb haben wir in der folgenden Auflistung die englischen Begriffe mit angegeben: Element/Tastenkürzel: ■ Termin: Strg+Umsch+A (Appoint) ■ Besprechungsanfrage: Strg+Umsch+Q (Question) ■ Kontakt: Strg+Umsch+C (Contact) ■ Verteilerliste: Strg+Umsch+L (List) ■ Aufgabe: Strg+Umsch+T (Task) ■ Notiz: Strg+Umsch+N (Notice)

ps Outlook-Thwip arzen CD

Outlook

der sc finden Sie auf ipps ü/Workshops/T unter Hauptmen

Neue Ordner anlegen

SorTIPP Komplexe tierreihenfolgen Die schnellste Art der Sortierung erreichen Sie, wenn Sie auf die Spalte klicken, nach der Sie sortieren wollen. Der erste Klick sortiert die angeklickte Spalte aufsteigend, der zweite Klick kehrt die Reihenfolge um. Damit können Sie immer nur nach einer Spalte sortieren, Um eine komplexe Sortierreihenfolge zu erreichen, aktivieren Sie den Menüpunkt „Ansicht“. Ziehen Sie die Maus auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht“, im Untermenü wählen Sie den Eintrag „Aktuelle Ansicht anpassen“. Im neuen Dialogfenster klicken Sie auf die Schaltfläche „Sortieren“. Das Dialogfenster „Sortieren“ erscheint. Darüber können Sie bis zu vier Spalten sortieren. Die verfügbaren Spaltennamen werden Ihnen mit Hilfe der Kombinationsfelder angeboten. Haben Sie die Sortierung gewählt, übernehmen Sie sie mit „OK“.

Outlook erlaubt es, eigene Ordnern anzulegen. Dadurch können Sie private und geschäftliche Bereiche trennen. Wenn Sie neue Ordner anlegen, sollten Sie aber eines beachten: OutlookOrdner können nur Elemente eines einzigen Typs aufnehmen, E-Mail-Elemente müssen in einem EMail-Ordner stehen, während Kontaktelemente in einen Kontaktordner gehören. Es stehen die Ordnerarten „Aufgaben“, „E-Mail“, „Journal“, „Kontakt“ und „Notizen“ zur Verfügung. Zur besseren Gliederung können Sie zu Ihren Ordnern auch Unterordner erstellen.

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Um einen neuen Ordner anzulegen, wählen Sie aus dem Menü den Befehl „Datei“. Im folgenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Neu“. Ziehen Sie den Cursor jetzt auf den Befehl „Ordner“, und klicken Sie auf die linke Maustaste.

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Das Dialogfenster „Neuen Ordner erstellen“ wird eingeblendet. Im ersten Eingabefeld fragt Outlook nach dem Namen des neuen Ordners. Tippen Sie hier einen einprägsamen Namen ein, zum Beispiel „Privater Kalender“. Das nächste Feld ist ein Auswahlfeld. Je nachdem, von welcher Funktion aus Sie den neuen Ordner angelegt haben, erscheint hier schon die richtige Ordnerart. Über den Auswahlpfeil können Sie auch eine andere Ordnerart auswählen.

Abschließend fragt Outlook Sie, ob es für den neuen Ordner eine Verknüpfung in der Outlook-Leiste erstellen soll. Mit einem Klick auf „Ja“ erstellen Sie die Verknüpfung, mit einem Klick auf „Nein“ legen Sie nur den Ordner an.

Richtige Ansicht im Kalender

richtig TIPP Ansicht formatieren Im gewissen Rahmen haben Sie die Möglichkeit, die Tages-, Wochen und Monatsansicht zu formatieren. Aktivieren Sie dazu im Menü den Befehl „Ansicht“, und ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht“ . Klicken Sie im Untermenü auf „Aktuelle Ansicht anpassen“. Im folgenden Dialogfenster wählen Sie „Weitere Einstellungen“. Hier stellen Sie für die einzelnen Ansichten unterschiedliche Schriftarten ein. In der Tagesansicht können Sie zusätzlich die zeitliche Auflösung beeinflussen. In der Wochen- und Monatsansicht legen Sie fest, dass die Zeit als analoge Uhr dargestellt wird. Schließlich können Sie noch bestimmen, dass Tage, die Termine enthalten, im Datumsnavigator fett dargestellt werden.

Das Fenster „Ordner soll angelegt werden unter:“ stellt die Baumstruktur Ihrer OutlookPfade dar. Klicken Sie hier auf den entsprechenden Ordner oder Unterordner, unter dem Sie Ihren neuen Ordner anlegen wollen. Mit einem Klick auf „OK“ wird Ihr neuer Ordner angelegt.

Die Vorschau von Terminen zeigt Outlook standardmäßig in der Tagesansicht an. Um einen Überblick der anstehenden Termine zu bekommen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Termine auch in der Wochenansicht oder in der Monatsvorschau sehen. Deshalb bietet Outlook die Möglichkeit, die Ansichten umzuschalten, ohne auf Details in der Ansicht verzichten zu müssen.

Mit einem kleinen Trick geht es trotzdem: Ziehen Sie den Cursor auf einen verkürzt dargestellten Eintrag. Jetzt zeigt Outlook Ihre Eintragung komplett an, sogar mit Start- und Endzeit.

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Wechseln Sie in die Kalenderansicht von Outlook. Der heutige Tag wird angezeigt. Über den Kalender, auch Datumsnavigator genannt, können Sie den angezeigten Tag ändern, Outlook zeigt aber immer nur einen Tag an.

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Wenn Sie auf „Woche“ klicken, wechselt Outlook in die Wochenansicht. Hier haben Sie die ganze Woche im Überblick. Die Eintragungen werden verkürzt dargestellt; Sie können den Inhalt einzelner Termine also nicht immer auf den ersten Blick erkennen.

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Die „Monatsansicht“ stellt alle Termine des Monats dar. Auch hier funktioniert der Trick mit der Maus: Den Cursor auf den gewünschten Termin ziehen, schon erscheint der ganze Termin. Termine, die keinen Platz auf der Anzeige finden, kennzeichnet Outlook durch einen Pfeil nach unten mit drei Punkten. Mit einem Klick darauf erscheint die Tagesansicht. P. Schnoor/pm PCgo! 11/2000

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Ganze Terminserien anlegen Termine einzugeben, die sich periodisch wiederholen, ist sehr aufwendig. Deshalb hält Outlook eine Sonderfunktion bereit, mit der Sie Terminserien eintragen können. Im Beispiel planen Sie für jeden Montag eine Besprechung.

TIPP Verbindlichkeiten von Terminen Wenn mehrere Anwender auf Ihren Terminkalender zugreifen können, ist es wichtig, die Verbindlichkeit von Terminen festzulegen. Sie bestimmen diese Einstellung in dem Dialogfenster für „Termine“ in der Zeile: „Zeitspanne eintragen als:“. Dabei gelten folgende Regeln: „Gebucht“: Dieser Termin gilt als fest gebucht. Andere Anwender können ihn damit nicht – etwa für Besprechungen – nutzen. „Frei“ bedeutet, dass der Termin für Besprechungen genutzt werden kann. „Mit Vorbehalt“: Weitere Anwender können diesen Termin für Besprechungen nutzen, da er noch nicht endgültig festgelegt ist. „Abwesend“: Dieser Eintrag besagt, dass Sie zu diesem Termin nicht erreichbar sind.

TIPP Ereignisse festlegen Als Ereignisse gelten in Outlook Termine, die immer am gleichen Datum stattfinden. Ein Ereignis kann beispielsweise ein Geburtstag oder ein Hochzeitstag sein, den Sie nicht vergessen sollten. Um ein Ereignis anzulegen, wechseln Sie in das Kalendermodul von Outlook. Wählen Sie den Tag aus, an dem das Ereignis stattfinden soll, und führen Sie einen Doppelklick in den oberen grauen Bereich des Kalenderblatts aus. Das Dialogfenster zur Eingabe von Ereignissen öffnet sich. Tippen Sie das Ereignis ein, und tragen Sie es mit einem Klick auf „Speichern und schließen“ ein.

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Starten Sie die Kalenderansicht, und aktivieren Sie den ersten Montag, an dem die Besprechung stattfinden soll. Klicken Sie doppelt auf die Anfangszeit im Kalender. Outlook blendet daraufhin das Dialogfenster zur Terminverwaltung ein.

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Aktivieren Sie im Bereich „Serienmuster“ das Optionsfeld „Wöchentlich“. Im rechten Bereich des Dialogfensters legen Sie die Eintragung „Jede (1) Woche am Montag“ fest.

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Im Bereich „Seriendauer“ bestimmen Sie Beginn- und Enddatum. Mit „OK“ erzeugt Outlook die Terminserie und trägt den Termin an jedem Montag im gewählten Zeitraum ein.

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Tippen Sie in das Feld „Betreff“ den Eintrag „Montagsbesprechung“ ein. Für den ersten Montag haben Sie hiermit den Termin festgelegt. Um eine Terminserie zu erzeugen, klicken Sie unter Outlook 2000 in der Symbolleiste auf „Serientyp“. Ein zusätzliches Dialogfenster „Terminserie“ erscheint. Unter Outlook 97 finden Sie die Funktion über „Termin“ in der Menüleiste und „Serie“.

Autosignatur in jeder Mail An das Ende Ihrer E-Mails sollten Sie den Absender eintragen, die so genannte „Signatur“.

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Aktivieren Sie Ihren „Posteingang“, und klicken Sie unter Outlook 2000 im Menü auf „Extras“ und auf „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ erscheint.

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Im Dialogfenster „Signatur bearbeiten“ tippen Sie Ihren Signaturtext ein und wählen „Fertigstellen“. Das Dialogfenster „Signaturauswahl“ wird aktiviert und Ihre eben erstellte Signatur erscheint mit dem festgelegten Namen. Drücken Sie zweimal „OK“. In jede neue E-Mail wird jetzt automatisch Ihre Signatur eingetragen.

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Wechseln Sie zum Register „E-Mail-Format“. Klicken Sie im Bereich „Signatur“ auf die Schaltfläche „Signaturauswahl“. Im Dialogfenster „Signaturauswahl“ klicken Sie auf „Neu“.

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Ein weiteres Dialogfenster mit dem Titel „Neue Signatur erstellen“ erscheint. Geben Sie hier einen Namen für die Signatur ein, und klicken Sie auf „Weiter“.

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In Outlook 97 erreichen Sie das Bearbeiten der Signatur schneller: „Extras“ in der Menüleiste wählen und im Untermenü „AutoSignatur“.

Visitenkarte als Datei speichern Sie können Visitenkarten mit Kontaktinformationen auch an Personen ohne E-Mail-Zugang weiterleiten: Speichern Sie die Kontaktdaten als Datei.

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Wollen Sie die Daten eines Kontakts im Visitenkartenformat speichern, benutzen Sie in den Outlook-Verknüpfungen das Symbol „Kontakte“. Markieren Sie in der Arbeitsfläche den entsprechenden Kontakt, für den Sie eine Visitenkar-

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te erstellen wollen. Klicken Sie auf das Menü „Datei speichern unter“.

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Geben Sie einen Dateinamen ein. Als Vorbelegung steht hier der Name des ausgewählten Kontakts. Ändern Sie den Dateityp auf „vCard Dateien“. Geben Sie an, wo die Datei gespeichert werden soll. Mit „Speichern“ übernehmen Sie Ihre Angaben. Peter Schnoor/pm PCgo! 12/2000

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Ein weiteres E-Mail Konto anlegen Wenn Sie mehr als eine Mail-Adresse besitzen, können Sie für jede Mail-Adresse ein eigenes Konto anlegen. Wir zeigen es für Outlook 98 und 2000.

TIPP

Separate Adressbücher

Wenn Sie Outlook zusammen mit dem Microsoft Exchange Server als E-Mail-Server einsetzen, gibt es mehrere voneinander unabhängige Adressdateien. Das ist unübersichtlich und sorgt für Verwirrung. Damit Sie mit dem richtigen Adressbuch arbeiten, erklären wir, welches wozu dient. Das globale Adressbuch enthält alle Adressen, die Ihr Systemadministrator für Sie angelegt hat. Auf diese Adressen kann jeder Mitarbeiter zugreifen. Die Adressen werden zentral von einem Administrator gepflegt. Im persönlichen Adressbuch können Sie häufig benutzte Adressen ablegen, die nur Sie alleine nutzen können. Bei großen globalen Adressbüchern lohnt es sich, die von Ihnen benutzten Adressen in das persönliche Adressbuch zu übernehmen. Außerhalb dieser beiden Adressbücher gibt es noch ein weiteres Adressbuch: die Kontakte:. Hier können Sie alle Adressen eingeben und pflegen, zu denen Sie umfangreiche Informationen benötigen. Wenn Sie jeweils mehrere Mail-Adressen pflegen, ist diese Adressdatei genau die Richtige.

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Aktivieren Sie den Befehl „Konten“ in dem Menübefehl „Extras“. Das Dialogfenster „Internet-Konten“ wird geöffnet. Gehen Sie auf das Register „E-Mail“. Ihr bestehendes Internet-Konto wird angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ legen Sie ein neues MailKonto an.

Im ersten Dialogfenster bestimmen Sie, wie Ihr Name im „Vom“-Feld erscheint. Im folgenden Dialogfeld geben Sie Ihre Mail-Adresse ein. Dann fragt Sie Outlook nach dem Posteingangs-Server. In den meisten Fällen ist das der „POP3“-Server. In den unteren Eingabefeldern geben Sie die Adressen des Posteingangs- und des Postausgangs-Servers ein. Diese Informationen bekommen Sie von Ihrem Provider mitgeteilt. Als neuer Kontoname erscheint später der Eintrag aus dem Feld des Posteingangs-Servers.

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Tippen Sie den gewünschten Namen für Ihr Mail-Konto ein. Hat Ihr Provider ein Kennwort für Sie vorgesehen, geben Sie es in das Feld „Kennwort“ ein. Jetzt legen Sie noch fest, ob Sie die Mail-Verbindung mit einem Modem, über eine Netzwerkverbindung oder manuell herstellen wollen. Mit „Fertigstellen“ schließen Sie ab

Adressbücher aus anderen Programmen Wenn Sie bisher mit anderen E-Mail-Programmen wie zum Beispiel Microsoft Exchange, Eudora oder Netscape Communicator gearbeitet und dort bereits ein Adressbuch angelegt haben, können Sie die Adressen daraus in Ihr neues Adressbuch importieren. Für den Import von Daten ist bei Outlook der „Import/Export-Assistent“ zuständig.

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Rufen Sie den Befehl „Importieren/Exportieren“ aus dem Menübefehl „Datei“ auf. Der „Import/Expot-Assistent“ startet. Wählen Sie hier den Listeneintrag „Importieren aus anderen Programmen oder Dateien“.

in TIPP Adressen die Kontakte Um Daten aus dem Adressbuch in die Kontakte zu kopieren, öffnen Sie das Adressbuch, markieren die zu übertragende Adresse und wählen aus dem Menü „Bearbeiten“ und „Kopieren“. Klicken Sie auf die Outlook-Verknüpfung „Kontakte“ und auf die Menübefehle „Bearbeiten“, „Einfügen“. Damit haben Sie einen neuen Kontakt angelegt.

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die Dateien in ein Format zu exportieren, das Outlook lesen kann. Hier bietet sich das Dateiformat „kommagetrennte Werte (Windows)“ an. Damit lassen sich die Daten in Outlook einlesen.

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Haben sie den entsprechenden Datentyp in der Auswahlliste gefunden, klicken Sie auf „Weiter“. Im folgenden Dialogfenster geben Sie ein, wie die zu importierende Datei heißt und was mit doppelten Daten passieren soll.

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Sie sind sich nicht sicher, ob die zu importierenden Daten älter oder neuer als die vorhandenen Adressen sind? Dann sollten Sie es zulassen, dass Outlook Duplikate erstellt und diese Fälle anschließend von Hand in Outlook nachbearbeiten.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“, und geben Sie im folgenden Dialog den Zielordner für die zu importierenden Daten an. Es sollte sich dabei um einen Adressenordner handeln, zum Beispiel um den Ordner „Kontakte“.

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In dem folgenden Dialogfenster „Datei importieren“ geben Sie den Dateityp an, in dem Ihre Ursprungsdaten stehen. Ist dieser Dateityp nicht in der Auswahlliste enthalten, versuchen Sie, aus Ihrem bisherigen Mail-Programm heraus

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In der Zusammenfassung können Sie, je nach gewähltem Datentyp, die zu importierenden Bereiche aktivieren. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ importiert Outlook die Daten. Der Importvorgang kann, je nach Anzahl der zu importierenden Datensätze, längere Zeit in Anspruch nehmen. P.Schnoor/pm PCgo! 1/2001

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Outlook automatisch starten Wenn Sie Outlook als zentrales VerwaltungsTool benutzen, sollten Sie es beim Einschalten Ihres PCs automatisch starten lassen. Dadurch ersparen Sie sich mindestens einen Mausklick und haben Outlook sofort zur Verfügung.

und DaTIPP Uhrzeit tum auf Notizen Die Outlook-Notizzettel sind eine gute Hilfe, um verschiedene Informationen schnell zu erfassen. Aber wie sieht es mit der späteren Zuordnung der Notizen zu Terminen und Aufgaben aus? Dazu ist es sinnvoll, Datum und Uhrzeit der Notizerfassung auf dem Monitor zu sehen. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „Optionen“, und aktivieren Sie im Dialogfenster „Optionen“ das Register „Weitere“. Klicken Sie jetzt im Bereich „Allgemeines“ auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen „Beim Anzeigen von Notizen das Datum und die Zeit einblenden“. Schon können Sie Ihre erfassten Notizen chronologisch ordnen.

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Klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche „Start“. Im Windows-Menü ziehen Sie den Mauszeiger auf „Einstellungen“. Klicken Sie im jetzt eingeblendeten Untermenü auf den Befehl „Taskleiste & Startmenü“.

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Aktivieren Sie die Registerkarte „Programme im Menü Start“. Mit einem Klick auf „Hinzufügen“ gelangen Sie in das Dialogfenster „Verknüpfung erstellen“. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche „Durchsuchen“.

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Das Dialogfenster „Durchsuchen“ wird eingeblendet. Wählen Sie das Laufwerk, auf dem Microsoft Outlook installiert ist. Doppelklicken Sie in der Ordnerliste auf den Ordner, in dem sich

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Öffnen Sie „Outlook“. Um Sonderzeichen einzufügen, klicken Sie auf die Windows-Schaltfläche „Start“, zeigen mit dem Mauszeiger auf den Eintrag „Programme“, anschließend auf „Zubehör“ und dann auf „Systemprogramme“. Klicken Sie im folgenden Menü auf den Befehl „Zeichentabelle“.

Beim Arbeiten mit dem Outlook Journal werden viele Vorgänge automatisch in das Journal übernommen. Sie können aber auch manuell Journal-Einträge vornehmen. Suchen Sie dazu das Element oder Dokument, das Sie in das Journal eintragen möchten. Ziehen Sie das gewünschte Element auf das Journal, und wählen Sie die gewünschten Optionen für den Journal-Eintrag aus.

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Klicken Sie in der Ordnerliste auf den Eintrag „Autostart“. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „Weiter“ öffnet sich das Dialogfenster „Programmbezeichnung wählen“. Geben Sie einen Namen für die Verknüpfung ein, zum Beispiel „Outlook“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“. Bei jedem PC-Start wird jetzt automatisch „Outlook“ gestartet.

Sonderzeichen eingeben Nicht alle Sonderzeichen, die Sie in Outlook verwenden können, finden Sie auf der Tastatur. Mit einem Trick können Sie diese Sonderzeichen trotzdem nutzen.

ins TIPP Manuell Journal

Outlook befindet. Führen Sie dann einen Doppelklick auf „Outlook“ aus. Mit „Weiter“ erscheint das Dialogfenster „Programmgruppe wählen“.

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Wählen Sie im Dialogfenster „Zeichentabelle“ aus dem Auswahlfeld „Schriftart“ die Schriftart aus, die das gewünschte Zeichen enthält. Klicken Sie dann in der Zeichentabelle auf das gewünschte Zeichen.

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Aktivieren Sie die Schaltfläche „Wählen“. Das ausgewählte Zeichen wird in dem Feld „Zu kopierende Zeichen“ dargestellt. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Sonderzeichen hintereinander auswählen. Aktivieren Sie jetzt die Schaltfläche „Kopieren“.

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Setzen Sie in Outlook die Einfügemarke an die Stelle in einem Textfeld, an der das Sonderzeichen eingefügt werden soll. Klicken Sie abschließend auf das Symbol „Einfügen“.

Daten aus dem Archiv laden Outlook archiviert Ihre Daten in regelmäßigen Abständen. Das ist eine gute Sache, aber wie kommen Sie im Notfall an Ihre archivierten Daten heran? Mit einem kleinen Trick geht das einfach. Klicken Sie auf „Datei“, ziehen Sie den Cursor auf „Öffnen“ und „Persönliche Ordnerdatei (pst)“.

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Wählen Sie die Datei „archiv.pst“ aus, die Sie mit einem Klick auf „OK“ öffnen. Um die archivierten Element verwenden zu können, benutzen Sie die große Schaltfläche in der Ordnerleiste, welche den Namen des aktuell geöffneten Ordners anzeigt. P. Schnoor/pm PCgo! 2/2001

Outlook Drucken eines leeren Kalenders Wenn Sie einen leeren Kalender drucken wollen, zum Beispiel für Bekannte, so müssen Sie dazu einen neuen Kalenderordner erstellen.

sor im Menü „Datei“ auf den Befehl „Seite einrichten“ und klicken Sie auf das gewünschte Druckformat.

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Zeigen Sie mit dem Cursor im Menü „Datei“ auf den Befehl „Neu“ und klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag „Ordner“. Geben Sie den Namen „Kalender leer“ für Ihren neuen Ordner ein.

Wählen Sie die gewünschten Optionen für das Druckformat aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“.

Ende TIPP Geplantes von Terminen Es kann sinnvoll sein, die geplanten Endzeiten von Terminen in den Wochen- und Monatsübersichten zu sehen. Klicken Sie dazu auf die „Kalenderansicht“ und zeigen Sie mit dem Cursor im Menü „Ansicht“ auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht“. Wählen Sie dann die Option „Aktuelle Ansicht anpassen“. Das Dialogfenster „Zusammenfassung anzeigen“ wird eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Weitere Einstellungen“. Aktivieren Sie unter den Bereichen „Woche“ und „Monat“ das Kontrollkästchen „Endezeit anzeigen“.

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Klicken Sie in der Liste „Ordner enthält Elemente des Typs“ auf den Auswahlpfeil und wählen Sie den Eintrag „Termin“ aus.

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Gehen Sie in der Liste „Ordner soll angelegt werden unter“ auf den Eintrag „Kalender“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ erstellt Ihren neuen Kalenderordner.

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Klicken Sie in der Ordnerliste auf den soeben erstellten neuen Ordner. Ein völlig leerer Kalender wird angezeigt. Ziehen Sie den Cur-

Erinnerungsoptionen für neue Termine Standardmäßig erinnert Outlook Sie immer eine Viertelstunde vor Beginn an einen Termin. Sie können diese Standardeinstellung bei Bedarf ändern.

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Gehen Sie im Menü „Extras“ auf den Befehl „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ wird eingeblendet. Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Registerkarte „Einstellungen“.

wie lange vor einem Termin die Erinnerung ausgelöst werden soll.

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Klicken Sie auf die Schaltflächen „Übernehmen“ und „OK“. Diese Einstellungen wirken sich auf alle neuen Termine aus.

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Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Standarderinnerung“. Dadurch wird eine automatische Erinnerung für neue Termine aktiviert oder deaktiviert.

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Wenn Sie das Kontrollkästchen „Standarderinnerung“ aktiviert haben, geben Sie an,

Erinnerung für einen Kontakt festlegen Die Möglichkeit, Kontakte mit einer Erinnerungsfunktion zu versehen, ist recht unbekannt. Dabei kann es sehr wichtig sein, Kontakte mit einer Erinnerungsfunktion zu versehen. Markieren Sie zunächst den Kontakt, der eine Erinnerungsfunktion erhalten soll. Klicken Sie anschließend im Menü „Aktionen“ auf den Befehl „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“. Das Dialogfenster „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“ wird geöffnet. PCgo! 3/2001

Wählen Sie in der Liste „Kennzeichnung“ die gewünschte Einstellung. Aktivieren Sie in der Liste „Fällig“ den nach unten zeigenden Pfeil, um den Kalender anzuzeigen. Klicken Sie im Kalender auf das Datum, an dem die Erinnerung stattfinden soll. Nach Erledigung Ihrer Nachverfolgungsaktion kehren Sie zum Dialogfeld „Zur Nachverfolgung kennzeichnen“ zurück und aktivieren das Kontrollkästchen „Erledigt“. P. Schnoor/ms

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TIPP Verknüpfte Aktivitäten Sie können auf einfache Art und Weise herausfinden, welche Aktivitäten Sie zu einem bestimmten Kontakt haben. Öffnen Sie den Kontakt, für den Sie die verknüpften Elemente anzeigen möchten, durch einen Doppelklick. Der entsprechende Kontakt wird angezeigt. Wählen Sie in dieser Anzeige die Registerkarte „Aktivitäten“. Klicken Sie in der Liste „Anzeigen“ auf den anzuzeigenden Elementtyp, oder wählen Sie „Alle Elemente“. Es kann bei Kontakten mit vielen Aktivitäten eine Zeit lang dauern, bis das Ergebnis dargestellt wird, da Outlook über alle Elemente nach Verknüpfungen mit diesem Kontakt sucht.

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Nie wieder einen Geburtstag vergessen!

per TIPP E-Mails Drag&Drop Mit Hilfe der Drag&Drop-Methode lassen sich neue E-Mail-Nachrichten besonders schnell schreiben. Aktivieren Sie die OutlookKontakte und markieren Sie die Kontaktadresse, der Sie eine EMail zukommen lassen wollen. Ziehen Sie nun den markierten Kontakteintrag mit gedrückter linker Maustaste aus der Kontaktliste auf das Symbol „Postausgang“ in der Outlook-Verknüpfungsleiste. Outlook öffnet automatisch ein Fenster für eine neue E-MailNachricht, wobei die im Kontakteintrag gespeicherte E-MailAdresse bereits in das Feld „An...“ eingetragen ist. Sie brauchen nur noch den Text einzugeben und die Nachricht zu verschicken.

zwiTIPP E-Mails schenspeichern Sie wollen Ihre E-Mail-Nachrichten nicht sofort verschicken? Manchmal fehlen noch ein paar Zusatzinformationen, die erst nachträglich eingefügt werden können. Um eine Nachricht vor dem Senden zwischenzuspeichern, wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Speichern“. Outlook legt die Nachricht dann automatisch im Ordner „Entwürfe“ ab. Zur späteren Fortsetzung der Nachrichtenbearbeitung wechseln Sie jetzt in den Ordner „Entwürfe“ und doppelklicken auf die gewünschte EMail. Bearbeiten Sie diese und aktivieren Sie das Symbol „Senden“.

Zu den unangenehmen Dingen im Leben gehört es, den Geburtstagstermin von einem Verwandten, Bekannten oder Kollegen zu vergessen. Diese Peinlichkeit können Sie mit Hilfe Ihres Kontaktordners von Outlook vermeiden.

matisch einen entsprechenden Serientermin im Kalender für Sie an. Bei konsequenter Nutzung des Kalenders werden Sie in Zukunft also spätestens am Tag des Geburtstages auf den Termin aufmerksam gemacht.

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Zu den Feldern, die Outlook im Kontaktordner verwaltet, gehört auch ein Geburtstagsfeld. Um zu diesem Feld zu gelangen, aktivieren Sie die Kontaktansicht von Outlook.

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Doppelklicken Sie auf den Kontakt, zu dem Sie einen Geburtstagstermin einfügen wollen. Der ausgewählte Kontakt wird jetzt in der Ganzseitendarstellung angezeigt. Aktivieren Sie das Register „Details“. Hier finden Sie das Auswahlfeld „Geburtstag“. Geben Sie das Geburtsdatum ein.

Damit Sie Geburtstage auch vorausschauend planen können, wechseln Sie in das Kalendermodul von Outlook. Wählen Sie im Menü den Befehl „Ansicht“, ziehen Sie Ihre Mausanzeige auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht“. Wählen Sie dort das Feld „Jährliche Ereignisse“ aus. Schon werden Ihnen alle registrierten Geburtstage auf einen Blick angezeigt.

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Nachdem Sie das Geburtstagsdatum eingegeben haben, fordert Outlook Sie zum Speichern des Kontaktes auf. Outlook legt jetzt auto-

Eigene Formularfelder für Kontakte anlegen Gestalten Sie die Eingabefelder für die Aufnahme und Verwaltung von Kontakten ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen. Vermissen Sie zum Beispiel ein Feld für die Kunden-Nummer, so legen Sie es einfach mit wenigen Mausklicks in Outlook an.

veröffentlichen unter“. Vergeben Sie einen Namen für Ihr neues Formular, zum Beispiel „Ergänztes Kontaktformular“. Beenden Sie den Vorgang mit einem Klick auf „Veröffentlichen“. Schließen Sie anschließend das leere Kontaktformular, aber ohne es zu speichern.

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Öffnen Sie zuerst Ihre Kontaktansicht. Klicken Sie anschließend auf das Symbol „Neuer Kontakt“. Ein leeres Kontaktformular wird geöffnet.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im Untermenü auf den Eintrag „Outlook Formular entwerfen“.

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Aktivieren Sie das Register „S2“. Ein leeres Formular ohne Felder erscheint. Wählen Sie im Fenster „Feldauswahl“ das Feld aus, das in Ihrem Formular sein soll.

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Ziehen Sie das ausgewählte Feld bei gedrückter Maustaste auf das Formularblatt. Solange Sie sich im Bearbeitungsmodus befinden, können Sie weitere Felder hinzufügen und die Felder verschieben.

Um Ihr neues Formular zu aktivieren, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“. Im darauffolgenden Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Eintrag „Ordner“. Es öffnet sich ein neues Menü.

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Klicken Sie auf „Eigenschaften für Kontakte“. Aktivieren Sie das Register „Allgemeines“, und suchen Sie dann das soeben angelegte Formular in dem Auswahlfeld „Für Veröffentlichung in diesem Ordner verwenden“ aus. Wenn Sie jetzt neue Kontakte anlegen, wird automatisch Ihr verändertes Eingabeformular benutzt. Peter Schnoor/jh

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Sind Sie mit dem neu gestalteten Formularblatt zufrieden, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü auf „Formular

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Outlook 2000 und das WWW

TIPP Termine verschieben Im Kalender von Outlook verschieben Sie Ihre Termine ganz einfach mit der Maus. Falls sich ein bereits eingetragener Termin zeitlich geändert hat, platzieren Sie ihn per Drag and Drop um. Zeigen Sie dazu mit dem Cursor auf die linke Begrenzung des Termins. Wenn der Mauszeiger die Form eines Kreuzes annimmt, ziehen Sie den Termin auf eine andere Uhrzeit in der Tagesliste. Das Ganze funktioniert entsprechend auch, wenn der Termin auf einen anderen Tag verlegt wurde. In diesem Fall ziehen Sie den Termin mit Hilfe der Maus auf das entsprechende Datum in der Monatsnavigation.

Outlook bietet neben den bekannten Funktionen wie Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Journal, Notizen und der E-Mail-Funktionalität eine weitere, kaum benutzte Möglichkeit: das Surfen durch das Internet. Das ist besonders vorteilhaft, wenn Sie Ihre E-Mails mit Outlook abwickeln, da ein Wechsel zu einem Browser wie dem Internet Explorer oder dem Netscape Communicator nicht mehr nötig ist. Sie können direkt mit Outlook durch das Netz der Netze surfen.

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Um im Web browsen zu können, benötigen Sie die „Web-Symbolleiste“ von Outlook. Klicken Sie zum Aktivieren der Leiste auf den Menübefehl „Ansicht“ und ziehen Sie im Untermenü die Mausanzeige auf den Eintrag „Symbolleisten“. Es öffnet sich ein weiteres Untermenü, in dem Sie auf den Eintrag „Web“ klicken. Die „Web-Symbolleiste“ wird jetzt in Outlook eingeblendet.

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Im Outlook-Fenster wechseln Sie zwischen den einzelnen Webseiten genauso wie in einem Browser: Sie klicken auf die Schaltflächen „Vorwärts“ und „Zurück“, um zwischen bereits besuchten Webseiten zu wechseln.

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Die wichtigsten Internetseiten hinterlegen Sie direkt in Ihrer Outlook-Leiste. Zeigen Sie dazu mit der Mausanzeige im Menü „Datei“ auf den Eintrag „Neu“. Klicken Sie im jetzt dargestellten Untermenü auf den Befehl „Verknüpfung zu Webseite auf der Outlook-Leiste.“ Die neue Verknüpfung wird auf der Outlook-Leiste in der Gruppe „Eigene Verknüpfungen“ hinzugefügt.

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Geben Sie in das Adressfeld die gesuchte Internetadresse ein, wie zum Beispiel „www.pcgo.de“. Die Adresse wird geladen und die entsprechende Internetseite im Outlook-Fenster dargestellt.

Drucken eines Monatskalenders

TIPP

Aktive Termine anzeigen

Der Outlook-Kalender hilft Ihnen dabei, Ihre Termine im Auge zu behalten. Bei vielen Terminen ist es hilfreich, nur die aktiven Termine aus der Gesamtzahl der Termine zu filtern. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Ansicht“, ziehen den Cursor im Untermenü auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht“ und im sich jetzt öffnenden Untermenü auf den Befehl „Aktive Termine“. Schon setzt Outlook einen Filter ein und zeigt eine Liste der aktiven Termine an.

richten“. Das Dialogfenster „Seite einrichten: Monatsformat“ wird eingeblendet.

Terminübersichten schaffen Sicherheit. Monatsübersichten helfen Ihnen, einen Monat optimal zu planen. Daher sollten Sie sich mit Hilfe eines Monatskalenders eine Übersicht über den ganzen Monat oder, wenn möglich, über das ganze Jahr schaffen.

Aktivieren Sie im Bereich „Optionen“ das Kontrollkästchen „Genau einen Monat pro Seite drucken“.

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Klicken Sie im Menü „Datei“ auf den Befehl „Drucken“. Das Dialogfenster „Drucken“ wird geöffnet. Klicken Sie im Listenfeld „Druckformat“ auf das Symbol „Monatsformat“.

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Geben Sie im „Druckbereich“ in die Felder „Beginn“ und „Ende“ den ersten beziehungsweise letzten Tag ein, der gedruckt werden soll.

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Wenn Sie nur die Wochentage, also „Montag“ bis „Freitag“, drucken möchten, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen „Wochenenden nicht drucken“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ bringt Sie in das Dialogfenster „Drucken“ zurück. Peter Schnoor/jh

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Wenn Sie ein ganzes Jahr drucken möchten, geben Sie „erster Tag des Jahres“ in das Feld „Beginn“ und „letzter Tag des Jahres“ in das Feld „Ende“ ein.

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Wenn Sie genau einen Monat pro Seite drucken wollen, klicken Sie im Bereich „Druckformat“ auf die Schaltfläche „Seite ein-

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Aufgabenblock nach Excel exportieren Für spezielle Bearbeitungen und Auswertungen ist es wichtig, Daten aus Outlook in Excel zu analysieren. Mit einer speziellen Funktion exportieren Sie den Aufgabenblock von Outlook nach Excel.

TIPP Dateianhänge speichern Dateianhänge gehören jeweils zu einer E-Mail. Wenn Sie die Mail löschen, wird auch der Dateianhang gelöscht. Um Dateianhänge dauerhaft zu speichern, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Kopieren“. Öffnen Sie nun den Windows Explorer und wechseln in das Verzeichnis, in das die Datei kopiert werden soll. Fügen Sie die Datei dort ein. Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Sie auch mehrere Dateianhänge in einem Durchgang kopieren können.

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Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Importieren / Exportieren...“. Das Fenster „Import/Exportassistent“ wird geöffnet.

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Wählen Sie im Listenfeld „Wählen Sie eine Aktion aus“ den Eintrag „Exportieren in eine Datei“ aus. Ein Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ bringt Sie in den nächsten Schritt des Assistenten.

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Sie werden jetzt nach dem Dateityp gefragt, den Sie anlegen wollen. Wählen Sie im Listenfeld „Microsoft Excel“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Datei speichern sollen, können Sie mit Hilfe der Schaltfläche „Durchsuchen“ einen Pfad aussuchen.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ öffnet das Dialogfenster zur Festlegung des Zeitraumes, der exportiert werden soll. Bei Bedarf verändern Sie den vorgegebenen Zeitraum.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ aktivieren Sie den Exportvorgang. Der Dateiexport kann, je nach Größe Ihrer Dateien, einige Minuten in Anspruch nehmen. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, öffnen Sie Excel mit der exportierten Outlook-Datei. Sie können Ihre Daten jetzt in Excel weiterbearbeiten.

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Wählen Sie aus dem Listenfeld „Aus diesem Ordner exportieren:“ den Ordner „Aufgaben“ aus. Bestätigen Sie mit „Weiter“.

5 von TIPP Quelltext Mails Wenn Sie eine besonders gut formatierte Mail erhalten, können Sie feststellen, wie der Autor sie formatiert hat. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die geöffnete Mail und wählen das Kontextmenü „Quelltext anzeigen“ aus.

gleichTIPP Kontakte zeitig speichern Es ist nicht möglich, über das Menü „Datei“ und „Speichern unter“ mehrere Visitenkarten gleichzeitig zu speichern. Erstellen Sie dazu eine E-Mail, und hängen Sie die gewünschten Visitenkarten als Anlagen an diese E-Mail an. Markieren Sie anschließend die Anlagen. Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und im folgenden Untermenü auf „Anlagen speichern“. Dadurch wird für jede vCard eine VCF-Datei erstellt. Löschen Sie die E-Mail anschließend wieder, da sie nur als Hilfe zum Speichern gedacht war.

Es erscheint das Eingabefeld „Speichern unter:“. Vergeben Sie einen Namen für die Datei. Bei Bedarf können Sie noch einen entsprechenden Pfad einfügen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie die

Komfortable Suche nach Mails Sie wollen alle Mails angezeigt bekommen, die vom gleichen Absender kommen oder ein identisches Thema behandeln? Eine besondere Aktion von Outlook erlaubt Ihnen eine komfortable Suche nach diesen Kriterien.

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Öffnen Sie die Mail, zu der Sie die Suchfunktionen durchführen wollen. Klicken Sie auf den Menübefehl „Aktionen“. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Suche alle“. Es folgt ein weiteres Untermenü; hier stehen Ihnen die beiden Befehle „Nachrichten zum gleichen Thema ...“ und „Nachrichten vom gleichen Absender ...“ zur Verfügung. Wählen Sie eine der Suchfunktionen aus.

einen Trick anwenden, damit diese auch durchsucht werden. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ im Dialogfenster.

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Der Posteingangsordner wird im Fenster „Ordner auswählen“ dargestellt. Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfensters auf „Untergeordnete Ordner durchsuchen“. Nach einem Klick auf „OK“ befinden Sie sich wieder im Dialogfenster „Erweiterte Suche“. Klicken Sie auf „Starten“. Die Suche wird jetzt über alle untergeordneten Ordner ausgeführt. Peter Schnoor/jh

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Das Dialogfenster „Erweiterte Suche“ wird eingeblendet. Wenn Outlook alle passenden Mails gefunden hat, werden diese als Suchergebnis im unteren Bereich des Dialogfensters dargestellt.

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Outlook berücksichtig bei der Suche nur bestimmte Ordner. Wenn Sie mit selbst angelegten Unterordnern arbeiten, müssen Sie noch

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Blindkopien in Outlook

E-Mail als TIPP Eine Notiz hinterlegen Oftmals fehlt die Zeit, E-Mails sofort zu bearbeiten. Sie können Ihre E-Mail dann problemlos als Notiz hinterlegen, so dass Sie beim Bearbeiten Ihrer Notizen wieder an die Bearbeitung der E-Mail erinnert werden. Markieren Sie dazu die Mail, die als Notiz hinterlegt werden soll, und ziehen Sie die E-Mail mit gedrückter linker Maustaste in das Symbol der „Notizen“ der „Outlook-Verknüpfungen“. Schon wird eine Kopie Ihrer Mail als Notiz hinterlegt.

Zu den angenehmen Eigenschaften einer E-Mail gehört es, dass Sie mit Hilfe des Feldes „CC“ Kopien an weitere Empfänger schicken können. „CC“ steht dabei als Abkürzung für „Carbon Copy“, ein Begriff aus der papierbasierten Bürokommunikation (Kohlepapierdurchschlag). In Outlook gibt es versteckt noch eine zweite Möglichkeit, Kopien zu versenden. Mit dieser versteckten Funktion können Sie eine elektronische Nachricht an mehrere Personen schicken, von denen die anderen Adressaten keine Kenntnis erhalten. Daher stammt auch der Name „BCC“ (Blind Carbon Copy).

In dieses Feld tragen Sie die Adresse oder die Adressen der Empfänger der Kopien ein, von denen die anderen Empfänger der Nachricht keine Kenntnis erhalten sollen.

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Zum Schluss schicken Sie die Nachricht mit einem Mausklick auf das Symbol „Senden“ in der Symbolleiste ab.

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Tragen Sie die gewünschte Empfängeradresse sowie den E-Mail-Text wie gewohnt in die entsprechenden Felder ein.

Outlook als Standard E-Mail-Client einstellen Es ist kaum bekannt, dass Outlook keinen eigenen „News-Reader“ besitzt. Wenn Sie allerdings mit Outlook „News“ empfangen möchten, wird Outlook Express, der kleine Bruder von Outlook, als E-Mail- und Newsprogramm eingerichtet. Dabei wird Outlook Express automatisch in der Registry als Standard-E-Mail-Programm festgelegt. Um dieses wieder rückgängig zu machen, sind einige wichtige Schritte notwendig. Starten Sie „Outlook Express“ und klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Extras“. Im Untermenü wählen Sie den Befehl „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ erscheint.

Oftmals ist es wichtig, die Übersicht Ihrer E-Mails nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Der schnellste Weg zur Sortierung Ihrer E-Mails besteht darin, auf den entsprechenden Spaltenkopf zu klicken. Ein Klick auf den Spaltenkopf „Erhalten“ sortiert beispielsweise alle Mails aufsteigend nach dem Datum, ein nochmaliger Mausklick auf den Spaltenkopf sortiert Ihre Mails in zeitlich absteigender Reihenfolge.

4

Aktivieren Sie den E-Mail-Bereich von Outlook und wählen Sie den Menübefehl „Datei“. Im folgenden Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf „Neu“ klicken dann auf den Befehl „E-Mail Nachricht“.

1 Ansichten TIPP E-Mail schnell sortieren

Klicken Sie nun in der Menüleiste auf den Befehl „Ansicht“ und im Untermenü auf den Eintrag „BCC-Feld“. Daraufhin wird ein neues Eingabefeld mit der Bezeichnung „BCC“ sichtbar.

1

in der TIPP Nachrichten Zeitskala-Ansicht. Damit Sie Nachrichten in chronologischer Reihenfolge wiederfinden, stellt Outlook 2000 eine Zeitskala-Ansicht bereit, in der Sie alle Nachrichten in zeitlicher Reihenfolge anzeigen lassen können. Wählen Sie dazu den Punkt „Nachrichten in Zeitskala-Ansicht“ im Ansichtenmenü.

3

4

In der Windows-Systemsteuerung führen Sie einen Doppelklick auf das Modul „Internetoptionen“ aus. Das Dialogfenster „Eigenschaften von Internet“ wird geöffnet.

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Wählen Sie im Dialogfenster das Register „Programme“ aus. Im Listenfeld „E-Mail“ steht die Option „Microsoft Outlook“ zur Verfügung. Wählen Sie diese Option aus und schließen den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ ab. Ab sofort ist „Outlook“ wieder Ihr Standard-Mailprogramm.

2

Schalten Sie im Register „Allgemein“ die Option „Outlook Express als Standardprogramm für E-Mail einrichten“ aus, indem Sie das Häkchen aus dem entsprechenden Kontrollkästchen nehmen. Übernehmen Sie die Änderung mit einen Klick auf die Schaltfläche „OK“. Beenden Sie anschließend „Outlook-Express“.

3

Klicken Sie auf die „Start-Schaltfläche“ von Windows und ziehen Sie Ihre Mausanzeige im Menü oberhalb der „Start-Schaltfläche“ auf den Eintrag „Einstellungen“. Im Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Systemsteuerung“. Die Systemsteuerung öffnet sich.

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PCgo! 7/2001

ps Outlook-Teiip ßen CD unter

Outlook

der w finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

„Outlook Heute“ richtig nutzen

TIPP

Eine Telefonliste erzeugen

In der Kontaktansicht sind die Adressen Ihrer Ansprechpartner hinterlegt. Mit einer Änderung der Ansicht erzeugen Sie schnell eine übersichtliche Telefonliste. Wechseln Sie dazu in die „Kontaktansicht“ und klicken Sie dann auf den Menübefehl „Ansicht“. Im sich nun öffnenden Untermenü ziehen Sie die Maus auf den Eintrag „Aktuelle Ansicht. Klicken Sie im folgenden Untermenü auf den Befehl „Telefonliste“. Schon werden alle Ihre Kontakte in einer Telefonliste dargestellt.

Die Darstellung von „Outlook Heute“ gibt Ihnen bei richtiger Einstellung einen optimalen Einstieg in die aktuelle Tagesplanung. Außerdem bekommen Sie in „Outlook Heute“ eine gute Übersicht über anstehende Aufgaben und zum aktuellen Kalender. Zusätzlich können Sie über diese Ansicht sehr schnell nach einem bestimmten Kontakt suchen.

1

Aktivieren Sie die Ansicht „Outlook Heute“. Klicken Sie dort im Kopfbereich auf den Eintrag „Optionen“. Das Optionsfenster von „Outlook Heute“ wird geöffnet.

den aussieht. Die maximal einstellbare Zahl beträgt sieben Tage, wobei der jeweils aktuelle Tag den ersten Tag der Darstellung bestimmt.

4

Die Optionen der Aufgaben werden in der Zeile „In der Aufgabenliste Anzeigen:“ festgelegt. Hier entscheiden Sie, ob eine Liste aller Aufgaben angezeigt wird (Option „Einfache Liste“) oder lediglich die heutigen Aufgaben angezeigt werden (Option „Heutige Aufgaben“).

5

Ein Klick auf den Eintrag „Zurück zu Outlook Heute ...“ bringt Sie mit den neu eingestellten Optionen in die „Outlook Heute“-Ansicht.

2

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln“. Dadurch wird Outlook nach jedem Start mit dem „Outlook Heute“-Fenster geöffnet.

3

Die Einstellung der Tage, die aus dem Kalender angezeigt werden sollen, stellen Sie in der Zeile „X Tage im Kalender anzeigen“ ein. Wenn Ihr Kalender viele Daten enthält, sollten Sie nicht mehr als zwei Tage in „Outlook Heute“ anzeigen lassen, da die Ansicht sonst zu überla-

Ungewollte Mails gleich vernichten TIPP

Mail unbekannter Herkunft

Nicht jeder Mail-Verfasser gibt seine Adresse bekannt. Mit einem einfachen Trick können Sie vielleicht trotzdem den Autor dieser Mail ermitteln. Öffnen Sie dazu die betreffende Mail und klicken dann auf den Menübefehl „Ansicht“. Im Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Optionen“. Das Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ wird eingeblendet. Im unteren Bereich werden die „Internetkopfzeilen“ dargestellt. Der Eintrag hinter dem Eintrag „From“ gibt den Mailabsender bekannt.

Nicht jede Mail ist erwünscht. Kennen Sie den Absender, können Sie schnelle Abhilfe schaffen. Ist der Absender nicht bekannt, hilft Ihnen vielleicht der Tipp-Kasten „Mail unbekannter Herkunft“ weiter.

1

Wenn noch nicht geschehen, tragen Sie den Absender der Mail in Ihre Kontaktliste ein, indem Sie die Mail öffnen, mit der rechten Maustaste auf den Absender („Von:“) klicken und im Kontextmenü den Befehl „Zum Ordner Kontakte hinzufügen“ anklicken.

2

Schließen Sie die Mail, klicken Sie im Menü auf den Befehl „Extras“ und im Untermenü auf den Eintrag „Regel-Assistent“. Das Dialogfenster „Regel-Assistent“ wird geöffnet.

5

Aktivieren Sie als Bedingung den Eintrag „Die von einer Person oder Verteilerliste kommt“. Im Fenster der „Regelbeschreibung“ klicken Sie auf die Unterstreichung „einer Person oder Verteilerliste“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster „Regel-Adressen“. Wählen Sie die Adresse aus, von der Sie keine Mails mehr erhalten wollen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Von“ wird die Adresse übernommen. Ein Klick auf „OK“ schließt das Fenster.

6

Mit einem Klick auf „Weiter“ legen Sie fest, was mit einer Mail von diesem Absender passieren soll. Wählen Sie hier die Option „Diese löschen“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Fertigstellen“ aktiviert Ihre Regel und bewahrt Sie vor lästigen Mails. Peter Schnoor/jh

3

Klicken Sie im „Regel-Assistent“ auf die Schaltfläche „Neu“, wenn noch keine Regel existiert. Sind schon Regeln vorhanden, dann klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

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Aktivieren Sie die „Art der Regel“ „Nachricht bei Ankunft prüfen“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

40

PCgo! 8/2001

titelthema Windows-Tuning

!

Parallelport ohne Aussetzer Zwei Laufwerke – ein Problem

!

Zwei Anschlüsse

Bei einem Gerät, das Sie am Parallelport betreiben möchten, sollten hinten immer zwei Stecker vorhanden sein: einer für die Verbindung zum PC und einer für ein weiteres Gerät. Achten Sie daher schon beim Kauf eines Scanners oder eines Laufwerks darauf, daß es zwei Anschlüsse hat. Gegebenenfalls müssen Sie noch im Laden den Karton öffnen und einen Blick auf das Gerät werfen.

!

Vernünftige Kabel

Beim Betrieb von Geräten am Parallelport kommt es auf fehlerfreie Kabel an. Es ist also sinnvoll, immer die einem Gerät beiliegenden Kabel zu verwenden und nicht irgendwelche alten Stränge, die noch herumliegen, wieder zum Leben zu erwecken.

Vorsicht bei ParallelportZIP-Drives

!

Leser haben uns schon mehrfach berichtet, daß ein Zip-Drive für die Parallelschnittstelle in einem System mit SCSI-Hostadapter zu erheblichem Durcheinander geführt hat. Wer in einem SCSI-System ein Zip-Drive betreiben möchte, sollte daher gleich zur SCSI-Version greifen.

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Dank einiger Weiterentwicklungen von Microsoft & Co lassen sich mehrere Geräte am Parallelport anschließen und betreiben. Das klappt auch prima, wenn man nur einen Drucker, einen Scanner und beispielweise einen CD-ROM-Brenner angeschlossen hat. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie versuchen, ein zweites Laufwerk in die Reihe einzuhängen – etwa ein ZIP-Drive von IOmega. Dann können Sie nur ein Laufwerk ansprechen. Das andere kann der PC nicht finden und damit auch nicht nutzen.

Eine Lösung für das Problem gibt es leider (noch) nicht. Da die meisten Parallelport-Laufwerke jedoch intern über einen SCSI-Anschluß verfügen, können Sie diese oft aus dem Gehäuse ausbauen und an einem SCSI-Hostadapter betreiben. Ob dem so ist, können Sie aber nur erfahren, wenn Sie das Gehäuse öffnen und nachschauen. Wenn Ihnen das zuviel oder zu schwierig ist, bleibt Ihnen nur die Rückgabe des Geräts, der Austausch gegen ein intern Einzubauendes oder der Verkauf des Laufwerks.

Sporadische Aussetzer beheben Sollten Sie mehrere Geräte am Parallelport angeschlossen haben und sporadisch Fehlfunktionen feststellen, dann kann das verschiedene Gründe haben. Ein Kabel ist zu lang. Parallelkabel sollten "offiziell" nicht länger als 1,5 Meter sein, aber Längen bis 3 Meter machen keine Probleme. Alles was länger ist, sollten Sie sofort austauschen. Verwenden Sie daher auch keine Verlängerungskabel.

1

Ein Kabel ist kaputt oder steckt nicht richtig. Kontrollieren Sie den Sitz und schrauben Sie die Kabel fest, wenn das möglich ist. Tauschen Sie Kabel aus, wenn Sie äußerlich Schäden erkennen können oder ein Kabel stark geknickt wurde.

2

3

Sollten zum Fehlerzeitpunkt mehrere Geräte am Parallelkabel aktiv sein, verträgt sich eines nicht mit den anderen. Um den Fehler zu beheben, reicht es eventuell, die Gerätereihenfolge zu ändern. Sonst versuchen Sie zu verhindern, daß mehrere Geräte gleichzeitig aktiv sind (immer nur das anschalten, das Sie verwenden möchten). Sie können auch Geräte im Betrieb anschalten und dann im Geräte-Manager über den Knopf "Aktualisieren" nachträglich in Windows 95 einbinden. Auch wenn es in den meisten Fällen nichts ausmacht: Vermeiden Sie es, das letzte Gerät am Kabelstrang abzuziehen und das Kabel am vorletzten Gerät steckenzulassen. Ein solches offenes Kabel kann zu Fehlern führen.

4

Vorher ausschalten Die parallele Schnittstelle am PC ist recht empfindlich gegenüber höheren Spannungen. Genügend "gespannt" ist man schon nach ein paar schlurfenden Schritten mit Lederschuhen über einen Teppichboden. Vor dem Anstecken des Parallelkabels oder eines weiteren Geräts sollte der Computer unbedingt ausgeschaltet werden. Weiterhin ist es sinn-

voll, sowohl das Kabelende als auch das Gehäuse des PCs vor dem Zusammenstecken kurz anzufassen, um einen eventuellen Spannungsunterschied auszugleichen. Wenn die Spannung über die Signalleitungen ausgeglichen wird (und das sind nicht selten einige tausend Volt), dann ist mit Sicherheit der zugehörige Baustein im Computer beschädigt. PCgo! 6/98

titelthema Packer : T ips jeden Fall die Option "Archiv aufteilen" wählen. Das Packprogramm schreibt für Sie jede Diskette so voll, wie nur irgend möglich. Wenn dann der Speicherplatz nicht ausreichen sollte, fordert es Sie es zum Einlegen eines weiteren Datenträgers auf. Auf diese Weise brauchen Sie so wenig Disketten wie möglich.

4 Keine Panik, wenn Sie Datei-Endungen wie "*.lzh", "*.zip" oder auch "*.arj" lesen. Dahinter verbirgt sich nichts anderes als ein Archiv.

Wollen Sie Dateien per Internet verschicken, lohnt es sich immer, diese Daten zu packen. Denn jede gepackte Datei spart Zeit und damit Onlinekosten. Und auch der Empfänger ist für möglichst kleine Dateien dankbar. Sie möchten ja auch nicht, daß Ihr Download von e-mails länger dauert als unbedingt nötig.

1

5

Kleine Datei-Kunde

Grundsätzlich können Sie ein Archiv mit jedem Packprogramm öffnen. Sollte dies einmal nicht möglich sein, unterstützt Ihre Software diese Archiv-Art nicht. Dann sollten Sie sich eines der gängigen Programme zulegen.

2

In jedem Packprogramm sehen Sie den Archiv-Inhalt nach dem Öffnen. Danach können Sie entscheiden, ob Sie das gesamte Archiv entpacken wollen oder nur Teile daraus. Bei den meisten Programmen reicht dazu ein Doppelklick auf den entsprechenden Dateinamen.

Bei kleineren Dateien ist die Komprimierung meistens nicht sehr ausgeprägt. Dies liegt daran, daß die meisten Programme jede Datei separat packen. Mit einem einfachen Trick läßt sich jedoch auch dieses Problem umgehen: Speichern Sie alle Dateien in einem Archiv, ohne es zu packen. Erst wenn Sie alle Dateien zusammen haben, führen Sie die Komprimierung durch. Das bewirkt, daß das Packprogramm alle Dateien als eine einzige sieht und so das Maximum an Kompression durchführt.

Sind Sie sich nicht sicher ob der Empfänger ein Packprogramm besitzt, sollten Sie in jedem Fall eine "*.exe" Datei erzeugen. Dadurch wird sichergestellt, daß das Archiv sich selbst entpacken kann.

Wenn Sie "Keine Komprimierung" wählen, werden die Dateien ohne Packvorgang in ein Archiv kopiert.

6

Wählen Sie die entsprechende Größe für Ihr Archiv auf dem Datenträger.

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Entpacken leichtgemacht

2

2

Haben Sie vor, ein größeres Archiv per Diskette zu übergeben, sollten Sie auf

So erreichen Sie die maximale Kompression Ihrer Daten.

Sie haben von einer unbekannten Quelle eine "*.exe"-Datei bekommen und sind sich nicht sicher, ob Sie sie ohne Gefahr aufrufen können? Kein Problem! Sollte sich dahinter ein Archiv verbergen, können Sie den Inhalt mit Ihrem Packprogramm betrachten.

1

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Keine Angst vor großen Word-Dateien. Textdaten gehören zu den am besten komprimierbaren Daten. Haben Sie in ein Dokument auch noch Bitmap-Grafiken eingebunden, ist es nicht ungewöhnlich, daß aus einem 20-MByte-Dokument ein Archiv wird, das bequem auf eine Diskette paßt. Im Zweifelsfalle hilft es, die Datei probeweise einfach einmal zu packen..

1

Dateien verkleinern

Versuchen Sie nicht, Formate wie "*.jpg" oder "*:png" zu packen. Das sind bereits komprimierte Dateien. Der Versuch, sie erneut zu packen, endet meist damit, daß das Archiv größer wird als die Summe der einzelnen Dateien.

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Sie haben Dateien zu einem Archiv zusammengeführt, und jetzt ist es nur geringfügig größer als der benötigte Platz auf einer Diskette? Bei den meisten Packern ist als Grundeinstellung des Packvorganges "Normal" vorgegeben. Das heißt, das Programm wählt den Mittelweg zwischen Kompression und Dauer der Archivierung. Befehlen Sie als Kompressionsrate "Maximal", dauert der Vorgang zwar länger, aber das Archiv paßt dann vielleicht doch auf eine Diskette.

Sie besitzen ein Archiv, in dem sich ein Programm befindet, das Sie installieren wollen? Normalerweise würden Sie dieses Archiv erst in ein Verzeichnis entpacken und die Installationsdatei von dort aufrufen. Aber haben Sie schon einmal überprüft, ob Ihr Packprogramm das nicht für Sie übernehmen kann? "WinZip" besitzt in der Symbolleiste die Schaltfläche "Installieren". Damit installieren Sie das betreffende Programm direkt aus dem Archiv; Sie müssen es vorher nicht extra entpacken. ❑

Mit Hilfe der Schaltfläche "Installieren" müssen Sie ein Archiv nicht erst entpacken, um ein Programm zu installieren.

PCgo! 11/98

extra Pentium-II-Systeme

13 häufigsten

Die

Fragen

1

Wer ist schneller: AMD-K6 oder Pentium-II?

Frage: Man hört, daß der AMD-Prozessor gleichschnell oder sogar schneller als ein Pentium-II-Prozessor sein soll. Wer ist denn nun der schnellere? Antwort: Letztlich ist der Pentium-II in manchen Bereichen schneller als der AMD-Prozessor, allerdings kostet er auch mehr. Geht es nur um normale Büroanwendungen, liegen die beiden nahezu gleich auf. Nur bei Programmen, die viel mit Fließkommazahlen rechnen (das sind vor allem 3D-Spiele und Programme, die fotorealistische Szenen erzeugen), liegt der Pentium-II klar vorn. Für Spieler ist daher der Pentium-II die beste Wahl, für OfficeAnwender tut es ein AMD-Prozessor genauso gut.

2

Was muß ich bei Chipsätzen beachten?

Frage: Für Pentium-II-Systeme gibt es FX- und LX-Chipsätze. Was ist überhaupt ein Chipsatz und was sind die Unterschiede? Antwort: Ein Chipsatz enthält die gesamte nötige Elektronik für Ihren PC. In ihm sind die Funktionen für die parallele und serielle Schnittstelle, den Speicherzugriff auf den Hauptspeicher, die Elektronik für die Steuerung der Festplatte sowie der Steckkarten und einiges mehr zu finden. Unterschiede gibt es vor allem bei der optimalen Anpassung an einen Prozessor, bei der Zugriffsgeschwindigkeit auf den Hauptspeicher und eingesteckte Karten sowie eingebaute Funktionen moderner Entwicklungen

78

von David Göhler

(wie AGP). Wenn Sie einen neuen PC mit Pentium-II-Prozessor kaufen, lassen Sie die Finger von einem mit FX-Chipsatz. Das sind alte Gurken. Es sollte mindestens ein LX-Chipsatz sein. Nur dieser ist gut auf den Pentium-II abgestimmt und bietet alle modernen Funktionen. Demnächst wird es auch noch einen BX-Chipsatz geben, der noch mehr leistet.

3

Läßt sich alter Hauptspeicher weiterverwenden?

Frage: Wenn ich mir einen neuen Pentium-IIRechner kaufe, kann ich Speicher aus dem bisherigen 486er- oder Pentium-PC weiterverwenden? Antwort: Nein, das geht nicht. In einem Pentium-II-PC lassen sich nur sogenannte SDRAM-Speicherstreifen verwenden, die schon mechanisch völlig anders gebaut sind als ältere SIMM-Streifen. Sie können daher den alten Speicher höchstens verkaufen und sich dafür neuen Speicher leisten.

4

Pentium auf Pentium-II-PC umrüsten?

Frage: Kann ich meinen Rechner mit PentiumProzessor einfach auf Pentium-II aufrüsten? Antwort: Einfach geht das leider gar nicht. Da der Pentium-II einen völlig anderen Anschluß als bisherige Prozessoren hat, müssen Sie neben dem Prozessor auch noch die Hauptplatine und sehr wahrscheinlich auch den Hauptspeicher neu kaufen. Je nach System fallen damit ungefähr 1000 bis 1500 Mark an Kosten an. Einen einfachen Austausch "alten raus, neuen rein" gibt es nicht. Es wird wohl auch keine "Overdrive-Pentium-II"-Prozessoren geben.

5

Darf man einen Pentium-II-Prozessor übertakten?

Frage: Auf der Hauptplatine kann man einstellen, wie schnell der Prozessor getaktet wird. Darf man einen 233-MHz-Prozessor auch mit 266 und 300 MHz betreiben? Antwort: Probieren Sie es lieber nicht. Die Prozessoren verbrauchen schon im Normalbetrieb 20 bis 30 Watt und brauchen dabei große Lüfter zur Kühlung. Eventuell schafft ein 233-MHz-Chip noch die 266, aber vielleicht nur für ein paar Stunden – weil er dann den Hitzetod stirbt. Das Abenteuer hat Sie dann aber mehrere hundert Mark gekostet und nur kurze Zeit etwa 15 Prozent Leistungssteigerung gebracht. Damit lohnt sich nicht einmal der Versuch.

6

Lohnt der Neukauf wegen AGP?

Frage: Ich habe schon einen Pentium-MMXRechner mit 166 MHz und frage mich, ob ich einen Pentium-II-Rechner kaufen soll, weil die AGP-Grafikkarten viel schneller sein sollen. Antwort: Die neue Grafikschnittstelle AGP (Advanced Graphics Port) bringt meist nur was für Spieler von komplexen 3D-Spielen. Sonst hat eine normale PCI-Grafikkarte keine Nachteile gegenüber einer AGP-Grafikkarte. Daher lohnt sich der Umstieg nur wegen AGP nicht (es sein denn, Sie benutzen Ihren PC ausschließlich zum Spielen). Anders herum sollten Sie jedoch beim Kauf eines Pentium-II-PCs unbedingt nach einer AGPGrafikkarte verlangen, da die Kosten die gleichen sind und Sie bei Spielen in gewissen Situationen deutlich mehr Geschwindigkeit erhalten. Außerdem ist durch den Einsatz einer AGP-Grafikkarte ein PCI-Steckplatz mehr frei. PCgo! 4/98

7

Wieviel Hauptspeicher empfehlen Sie beim Neukauf?

Frage: Der Hauptspeicher ist gerade billig. Wenn ich jetzt einen neuen PC kaufe, wieviel Hauptspeicher sollte der neue Rechner haben? Antwort: Da der Hauptspeicher maßgeblich für die Geschwindigkeit des PCs verantwortlich ist, sollten Sie eher mehr als wenig einbauen lassen. Zu empfehlen sind 64 MByte. Mehr kann auch schaden, weil einige Hauptplatinen zusammen mit Windows 95 den Rechner verlangsamen. 32 MByte reichen aus, wenn Sie jeweils nur mit einem Programm arbeiten. Allerdings kosten 32 MByte Speicher gerade mal 150 Mark. Das ist oft weniger, als der nächst schnellere Pentium-IIProzessor mehr kostet, und bringt nicht selten deutlich mehr Geschwindigkeit.

8

Soll man zwei oder einen Speicherstreifen kaufen?

Frage: Bei meinem Pentium-PC mußte ich Speicher immer paarweise (also zwei Streifen auf einmal) kaufen und einsetzen. Ist das bei Pentium-II-Systemen immer noch so? Antwort: Nein, auch das hat sich geändert. Die neuen Speichermodule müssen Sie nicht mehr paarweise einsetzen. Einer allein reicht für den Anfang völlig aus und ist sicher auch sinnvoll, weil damit alle anderen Plätze für Aufrüstungen frei bleiben. Sie sollten beim Neukauf eines Pentium-II-PCs sogar darauf bestehen, daß nur ein Speicherstreifen verwendet wird, damit Sie noch Platz für Erweiterungen haben.

Frage: Wenn ich einen neuen Pentium-II-PC kaufe, wieviel Cache-Speicher sollte eingebaut sein? Antwort: Auf einem Pentium-II-Prozessor ist der Cache-Speicher bereits fest eingebaut. Die Größe ist nicht wählbar und liegt bei 512 KByte. Daher werden Sie auch keinen CacheSpeicher mehr auf der Hauptplatine finden. Der eingebaute Cache-Speicher ist auch einer der wichtigen Gründe, warum der Pentium-II gegenüber einem Pentium-MMX-Prozessor deutlich schneller arbeitet. PCgo! 4/98

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9

Wieviel Cache soll ich beim Neukauf wählen?

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Pentium-II-Systeme

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Was ist und wozu braucht man USB?

Frage: Pentium-II-Systeme haben neuerdings sogenannte USB-Schnittstellen. Was kann man damit anfangen? Antwort: USB steht für Universal Serial Bus und ist eine universell nutzbare Schnittstelle ähnlich der parallelen oder seriellen Schnittstelle, die Sie schon kennen. Allerdings kann man daran nahezu alles anschließen – mit dem Vorteil, daß sich auch mehrere Geräte hintereinander schalten und an einer Buchse des PCs einstecken lassen. Mittlerweile kommen immer mehr Geräte mit USB-Schnittstellen auf den Markt, darunter Tastaturen, Mäuse, Kameras, Scanner und einiges mehr. Es ist auf keinen Fall verkehrt, solche USB-Schnittstellen an einem neuen Rechner zu haben, um für die Zukunft gut gerüstet zu sein.

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Warum ist der Pentium-II so ein großer Kasten?

Frage: Warum sieht der Pentium-II-Prozessor eigentlich so komisch groß aus? Die alten Prozessoren waren doch bisher so handliche, kleine Chips. Antwort: Der Grund ist der integrierte Cache. Für die Geschwindigkeit ist es gut, wenn der sogenannte Second-Level-Cache direkt mit dem Prozessor verbunden ist (am besten ist er auf dem Prozessor-Chip integriert). Das ist beim Pentium-Pro-Prozessor der Fall. Allerdings hat Intel mit dem Pentium-Pro-Prozessor schlechte Erfahrungen gesammelt. Die Produktion ist zu teuer, da man den ganzen Prozessor wegschmeißen kann, wenn nur der Cache einen Fehler hat. Daher hat sich Intel entschlossen, Cache und Prozessor getrennt zu produzieren und dann auf einer kleinen Platine als Prozessor einzusetzen: dem Pentium-II. Der Vorteil: Der Prozessor ist auch für den Käufer billiger und leistet mehr als ein MMXProzessor.

80

12

Kann man Pentium-II-Prozessoren nachrüsten?

Frage: Wenn ich jetzt einen Pentium-II-Rechner kaufe, kann ich dann später auf einen schnelleren Pentium-II-Prozessor aufrüsten? Antwort: Ja und nein. Pentium-II-Prozessoren mit 233, 266, 300 und 333 MHz passen auf den gleichen Steckplatz einer Hauptplatine. Wenn Sie also jetzt ein System mit 233-MHzProzessor kaufen, können Sie später diesen gegen ein 300-MHz-Modell tauschen. Gerade unter Kostengesichtspunkten kann das lohnend sein. Für schnellere Pentium-II-Systeme muß das aber nicht gelten. So wie die Informationslage ist, werden Pentium-II-Prozessoren über 333 MHz nicht mehr in dem bisherigen Steckplatz funktionieren.

13

Wird es Spiele nur für Pentium-II geben?

Frage: Ich habe einen relativ schnellen Rechner, in dem allerdings "nur" ein PentiumMMX-Prozessor arbeitet. Reicht das noch für die nächsten Spiele oder wird es Spiele nur für Pentium-II-Prozessoren geben? Antwort: Es gibt noch sehr viele PCs mit älteren Prozessoren. Darum kann es sich momentan noch kein Spielehersteller erlauben, reine Pentium-II-Versionen zu verkaufen. Allerdings hat uns beim Test der Pentium-IISysteme schon ein Spiel (Incoming) erreicht, das nur mit einer AGP-Grafikkarte ein vernünftiges Bild erzeugt. Mit einer normalen Voodoo-Karte sieht man nicht mal mehr die Texte. Daher wird es in Zukunft wichtig sein, beim Kauf aufzupassen, auch das richtige Spiel zu erwischen. Da es AGP momentan nur zusammen mit einem Pentium-IIProzessor gibt, kann diese Hürde den Kauf eines neuen Rechners allerdings erfordern. Der Grund ist einfach: AGP erlaubt, nahezu beliebig fein dargestellte Szenen anzuzeigen, weil die Grafikkarte den Hauptspeicher mitbenutzen kann. Für Spielehersteller ist AGP daher sehr reizvoll. Wenn Sie viel spielen, ist der Umstieg auf ein Pentium-II-System in spätestens einem Jahr fällig. ❑ PCgo! 4/98

TI PS

PowerPoint

Erste Schritte mit

PowerPoint Bildschirmpräsentationen zur Vorstellung eines Unternehmens sind auf dem Vormarsch. Wir erklären Ihnen ausführlich die wichtigsten Funktionen von PowerPoint. von Stefan Pahl

➞

Folien

?

Eine Bildschirmpräsentation besteht aus mehreren Folien. Das ist eigentlich nur ein anderer Begriff für Seiten. Natürlich können Sie diese Seiten später auch auf einer Transparentfolie ausdrucken. Inhalt dieser Seiten sind Text, Grafiken, Tabellen, je nachdem, was Sie dort einfügen. Den Hintergrund der Folien bestimmen Sie mit dem Foliendesign. Es gibt dann mehrere Vorlagen, die Sie als Hintergrundmotiv verwenden können. Normalerweise besteht eine Folie aus einer Überschrift und einem Text, der evtl. durch Aufzählungszeichen gegliedert ist.

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importieren

?

Gute Programme zeichnen sich durch viele Importmöglichkeiten aus. Wenn Sie beispielsweise einen Text in einer Textverarbeitung wie WordPerfect, eine Grafik mit Illustrator und eine Tabelle mit 1-2-3 erstellt haben, sollte ein Programm in der Lage sein, all diese Formate zu verarbeiten. Das Einfügen von Text, Grafiken und Tabellen ist dann kein Problem. Mit dem Befehl "Importieren" laden Sie dann diese Dateien und fügen Sie in das Programm ein. Gerade bei Präsentationsprogrammen wie PowerPoint ist diese Funktion sehr wichtig. Zwar hat PowerPoint auch selbst Grafik-, Text- und Tabellenfunktionen, oft ist es aber leichter mit den anderen Programmen zu arbeiten und die Daten dann später einzufügen.

ft werden in Stellenanzeigen Kenntnisse in ''Microsoft Office'' verlangt. Doch die Zeiten, in denen damit fast ausschließlich ''Word'' und ''Excel'' gemeint waren, sind lange vorbei. ''PowerPoint'' steht immer öfter auf der Wunschliste. Der Grund ist einleuchtend: Mit diesem Programm können Sie schnell

und einfach Präsentationen gestalten, zum Beispiel für eine wichtige Besprechung in der Firma. Das Programm ist aber nicht nur beruflich interessant. Auch in der Schule und Universität oder – ganz privat – für die Mitgliederversammlung des Kaninchenzuchtvereins können Sie Ihre Vorträge interessant aufbereiten.

Was ist eine Bildschirmpräsentation? Die Möglichkeiten von Bildschirmpräsentationen sind unbegrenzt. Von der Struktur her sind sie nicht anders aufgebaut als Dia-Vorführungen. Ein Vortrag besteht aus mehreren ➞Folien, die nacheinander angezeigt werden. Der Inhalt der Folien ist Text und Grafik. Der Vorteil liegt aber in der Verknüpfung verschiedenster Daten. So können Sie Tabellen und Diagramme aus Excel, Grafiken sowie Texte aus diversen Programmen ➞importieren. Auch Klänge und Videos haben ihren Platz in der Bildschirmpräsentation. Vorausgesetzt Sie verfügen über die nötige Hardware (mindestens 16 MByte RAM und einen 133-MHz-Pentium für PowerPoint 97, die Versionen darunter benötigen nicht so viel Rechenleistung), steht einer ➞ Multimedia-Präsentation nichts mehr im Wege. Aber auch PowerPoint selbst verfügt über viele Funktionen und interessante ➞Effekte. Wenn Sie Ihre Präsentation öffentlich vorführen wollen, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie brauchen einen Beamer, eine Art Projektor, der an den PC angeschlossen wird und dann das Bild auf eine Leinwand projiziert oder Sie drucken Transparentfolien aus und legen diese auf einen OverheadProjektor. Bei der Bildschirmpräsentation haben Sie dann die Wahl die einzelnen Folien automatisch oder per Mausklick abzuspielen.

Folienlayout Das Folienlayout legt die Gestaltung der Seite fest. Es gibt verschiedene ➞Layouts für unterschiedliche Zwecke, etwa Layouts für Titelfolien, Aufzählungen, ➞Organisationsdiagramme etc. Für jede neue Folie können Sie ein unterschiedliches Layout anlegen.

Präsentationsdesign

Die wichtigsten Begriffe Folie Eine Bildschirmpräsentation besteht aus mehreren Folien. Dabei ist eine Folie eine Seite der Präsentation, die Sie später auf dem Bildschirm sehen. Der Inhalt der Folien ist meistens Text. Sie können aber auch in PowerPoint selbst kleine Tabellen und Diagramme anfertigen. Oder Sie importieren diese aus anderen Programmen, zum Beispiel Excel. Den Übergang zwischen den Folien bestimmen Sie selbst. Es gibt eine Menge von Effekten, durch die die Folien ineinander übergehen.

Es gibt viele Vorlagen, mit denen Sie das Aussehen der Folien bestimmen. Damit wird ein Hintergrund für die Folie festgelegt sowie eine bestimmte Schriftart, -größe und –farbe.

▲

154

O

PCgo! 1/98

TI PS ➞

PowerPoint

Multimedia

?

Multimedia ist eines der Schlagwörter der letzten Jahre. Jede CD-ROM ist multimedial, jeder Fernseher natürlich auch, moderne Kunst sollte es sein – und für jedes neue Medium ist es ein Muß. Dabei ist Multimedia nicht mehr als die Verquickung von Grafik, Text, Klang und Video. Gerade bei einer Bildschirmpräsentation ist es sehr wichtig, diese Elemente zu verbinden. Nur dann ergibt sich ein interessanter Vortrag. In PowerPoint gibt es all diese Möglichkeiten, Grafiken, Videos etc. einzufügen. Mit einem Mausklick werden Töne oder Videos abgespielt.

Gliederungsansicht In der Gliederungsansicht sind die einzelnen Folien einer Präsentation aufgezählt. Da die Folien normalerweise wenig Text enthalten, läßt sich in der Gliederungsansicht neuer Text hinzufügen oder ändern, ohne dazu die Folie selbst zu ändern. Hier können Sie auch Texte verschieben und anders formatieren. Außerdem stellen Sie die Übergangseffekte zwischen den Folien ein.

Schritt für Schritt zur fertigen Präsentation Der beste Weg, die Funktionen von PowerPoint kennenzulernen, ist der AutoInhalts-➞ Assistent. Er führt Sie Schritt für Schritt zu einer fertigen Präsentation. Danach probieren wir noch einmal ein paar wichtige Funktionen aus. Die ersten sieben Punkte der Schritt-für-SchrittAnleitung beziehen sich auf PowerPoint 97.

1. Starten Sie PowerPoint.

Folienansicht

➞

Effekte

?

Damit die Bildschirmpräsentation interessanter wird, gibt es in PowerPoint einige Effekte. Die Übergänge zwischen den Folien werden dadurch animiert, Folien rollen auf und machen die nächste sichtbar, eine neue Folie fährt von links ins Bild usw. Außerdem gibt es vorgefertigte Klangeffekte, etwa wenn eine neue Folie eingeblendet wird oder wenn Sie mit der Maus eine bestimmte Stelle anklicken. Ebenso ist es möglich per Mausklick Klänge, Videos oder neue Programme zu starten.

Die Folienansicht zeigt Ihnen eine Gesamtansicht der Folie. Die Folienansicht bietet die meisten Änderungsmöglichkeiten. Text, Hintergrund, Layout und der Übergang zwischen den Folien können verändert werden. Außerdem ist dies die einzige Ansicht, in der Sie Texte, Tabellen und Grafiken aus anderen Programmen einfügen.

3. Klicken Sie beim nächsten Bildschirm auf "Weiter". Foliensortierung

➞

Layout

?

Das Layout einer Seite ist deren Seitenaufbau. Bei PowerPoint legt das Folienlayout fest, wie die Seite strukturiert ist. Gibt es eine Überschrift und danach einen Aufzählungstext, oder ist der Inhalt der Seite ein Organisationsdiagramm, ist es ein mehrspaltiger Text oder eine Tabelle. Im Menü "Folienlayout" finden Sie all diese Einstellungen. Das Folienlayout können Sie in allen Ansichten verändern. Das Layout einer Zeitschrift ist die Stelle, an der alle Texte, Grafiken und Tabellen zusammenlaufen. Mit speziellen Programmen, wie etwa Quark XPress, werden die Texte und Grafiken eingelesen und die Zeitungsseite wird am Computer fertig gestaltet.

4. Wählen Sie einen der Präsentationstypen.

Das ist eine Ansicht, in der Sie alle Folien verkleinert auf dem Bildschirm sehen. Auch hier können Sie die einzelnen Folien verschieben und neue Effekte zuweisen. Der Inhalt der Folie ist aber nicht veränderbar.

5. Die

Einstellung "Präsentationen" ist für uns die richtige.

Bildschirmpräsentation Wenn Sie alle Folien gestaltet und die Übergänge festgelegt haben, sehen Sie hier Ihre fertige Präsentation. Je nachdem, welche Effekte Sie in den Folien eingebaut haben, wechseln Sie per Mausklick entweder die Folien oder blenden Text und Grafiken ein. Die Einstellungen können Sie probeweise testen.

6. Als Ausgabeart wählen Sie "Bildschirmpräsentation", Handzettel müssen wir nicht unbedingt ausdrucken. PCgo! 1/98

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156

2. Klicken Sie das Kontrollkästchen vor "AutoInhalts-Assistent" an und bestätigen dann mit "OK".

TI PS

PowerPoint

➞

?

Organisationsdiagr.

Das sind Diagramme, die sich besonders für Strukturen innerhalb einer Firma eignen. Das Anfertigen solcher Organisationsdiagramme ist dabei sehr einfach. Sie wählen die erste Zelle, in der beispielsweise der Name oder das Bild des Geschäftsführers eines Unternehmens eingefügt wird. Danach verlängern Sie einfach das Diagramm durch Klicken und Ziehen der Maus. Die Verbindungslinien zwischen den einzelnen Kästchen werden automatisch gezogen. Die Struktur des Diagramms können Sie jederzeit ändern.

7. Wählen Sie einen Titel für Ihre Präsentation und geben Sie Ihren Namen ein. Danach klicken Sie auf "Fertigstellen".

Benutzen Sie dazu die Symbole in der ➞Formatleiste oder wählen Sie das Menü "Format" und darin den Punkt "Zeichen".

8. Was Sie jetzt sehen, ist die Gliederungsansicht Ihrer Präsentation. Der Titel der einzelnen Folien ist groß geschrieben. Darunter ist, hinter Aufzählungszeichen, der weitere Text angegeben. Auf der linken Seite sehen Sie eine Leiste mit diversen Pfeilen. Wenn Sie über die einzelnen Symbole fahren und kurz darauf bleiben, wird ein Erklärungstext eingeblendet.

Die selben Veränderungen lassen sich beim Aufzählungstext vornehmen.

12. Wählen Sie im Menü "Bildschirmpräsentation" den Punkt "Folienübergang". Damit bestimmen Sie, mit welchen Effekten die Folien ineinander übergehen.

13. Im Feld "Effekt" gibt es ver➞

Assistent

?

Im Microsoft Office gibt es einige Assistenten, die Ihnen das Arbeiten erleichtern. Mit dem AutoInhalts-Assistenten wählen Sie etwa aus einigen Designvorschlägen aus, am Schluß steht eine fertige Präsentation.

➞

Formatleiste

schiedene Möglichkeiten des Folienübergangs. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Effekt, wählen einen aus der Liste und im Vorschaufenster sehen Sie, was der Effekt bewirkt.

9. Klicken Sie auf folgendes Symbol in der unteren Leiste. Damit wechseln Sie zur Folienansicht. 10. Eine Folie besteht aus mehreren Textfeldern. In dem Beispiel gibt es ein Feld für die Überschrift und eines für den Aufzählungstext.

?

Die Formatleiste hilft Ihnen, Schrift anders zu gestalten. Sie verändern dabei die Schriftart, -größe, -farbe, einfach durch Anklicken des entsprechenden Symbols. Hier legen Sie auch die Ausrichtung des Textes fest, ob er fett gedruckt werden soll oder ob er durch Aufzählungszeichen oder Numerierungen strukturiert werden soll. Die Formatleiste ist direkt über der Folienansicht angebracht.

158

Mit den oberen Pfeiltasten verschieben Sie die aktuelle Zeile des Folientexts, mit dem Plusund Minuszeichen legen Sie fest, wie viele Textebenen der Folie angezeigt werden (nur die Überschrift oder auch der restliche Text).

Klicken Sie die Überschrift an.

Darunter bestimmen Sie, wie schnell der Effekt ausgeführt werden soll, ob die nächste Folie per Mausklick eingeblendet wird oder nach einer bestimmten Zeitspanne.

11. Sie

14. Wenn Sie mit allen Einstellungen fertig

sehen, daß die Überschrift in einem Feld postiert ist, das unabhängig vom restlichen Text ist. Sie können hier neuen Text eingeben und ihn anders formatieren.

sind, klicken Sie auf dieses Symbol in der unteren Leiste. Die Bildschirmpräsentation startet dann.

■

PCgo! 1/98

tips POWERPOINT Farbverlauf für Folien

➞ Folienlayout Bevor Sie mit der Gestaltung einer Präsentation beginnen, legen Sie fest, welches Aussehen die Folie haben soll. Damit bestimmen Sie die Aufteilung der Seite, wie groß der Titelkasten erscheint, ob darunter Aufzählungszeichen erscheinen etc. Später können Sie die einzelnen Elemente der Folie, also Text- oder Diagrammkästen, individuell abändern.

➞ Drop-Down-Menü Ein Drop-Down-Menü öffnet sich durch einen Klick auf einen Pfeil neben einem Anzeigefeld. Dann klappt ein Menü auf, in dem andere Einträge bzw. Optionen angezeigt werden. Drop-Down-Menüs werden sehr häufig in Office-Programmen und im Internet verwendet, beispielsweise bei Formularen.

TIP

Lese-Ecke

Einen interaktiven Schreibmaschinenkurs bietet "Tippen Lernen leicht gemacht". Mit dem Programm wird das 10-FingerSystem trainiert und überprüft. In AufbauÜbungen lernen Sie die Grundlagen des flotten Tippens. Mit einer Diktatfunktion üben Sie dann das Abtippen von gesprochenem Text. Über Ihre Fortschritte wird eine Statistik geführt. Auch das rhytmische Tippen in verschiedenen Geschwindigkeiten wird geübt. Das Programm erkennt dabei, mit welchem Finger Sie die einzelne Tasten berühren und korrigiert Sie dann. Insgesamt eine nette CD zu einem günstigen Preis, mit dem Sie zumindest die Grundzüge des richtigen Tippens kennenlernen.

info

Koch Media Tel. (0 89) 85 79 51 20 Preis: 19,90 Mark

184

Der Hintergrund einer Folie in PowerPoint muß nicht langweilig aussehen. Es gibt viele Effekte, mit denen eine Präsentation interessanter wird.

1

Legen Sie eine neue Folie an. Bevor Sie Text eingeben, klicken Sie doppelt auf die markierte Fläche (je nachdem, welches ➞Folienlayout Sie gewählt haben).

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Im Feld "Schattierungsarten" wählen Sie, in welcher Richtung der Farbverlauf geht.

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie wählen, wie der Hintergrund der markierten Fläche aussehen soll. Klicken Sie auf den Pfeil neben "Farbe: Kein Füllbereich". Es öffnet sich ein ➞ Drop-DownMenü, in dem Sie wählen, ob der Hintergrund einfarbig sein oder ob Fülleffekte angewandt werden sollen.

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Klicken Sie auf "Fülleffekte". Hier haben Sie vier Möglichkeiten, wie der Hintergrund aussehen soll. Hinter jeder ➞ Registerkarte verbirgt sich ein Effekttyp.

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Die Registerkarte "Struktur" bietet Ihnen einige vorgegebene Hintergrundgrafiken (etwa Marmor, Holz, etc). Mit einem Doppelklick wählen Sie die Struktur aus. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche "Weitere Strukturen" haben Sie die Möglichkeit, eigene Hintergrundgrafiken in allen gängigen Dateiformaten zu laden.

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In der Registerkarte "Fließend" wählen Sie einen Farbverlauf für den Hintergrund der Folie aus. Wenn Sie im Feld "Farben" auf "Einfarbig" klicken, stellen Sie einen Farbverlauf der gewählten Farbe von Hell zu Dunkel ein. Mit dem Regler legen Sie fest, ob die Ausgangsfarbe ins Helle (Weiß) oder Dunkle (Schwarz) verlaufen soll.

5

6

9

In der Registerkarte "Muster" finden Sie einige Strichmuster. Sie können dabei die Vorder- und Hintergrundfarbe des Musters wählen.

Wählen Sie "Zweifarbig", bestimmen Sie einen Farbverlauf zwischen zwei Farben.

Klicken Sie auf "Voreinstellung", können Sie aus vordefinierten Farbverläufen wählen. Diese Farbverläufe sind abwechslungsreicher als die anderen.

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In der Registerkarte "Grafik" können Sie eine Hintergrundgrafik für Ihre Folie angeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Grafik auswählen". Danach klicken Sie sich zum richtigen Verzeichnis durch. PCgo! 4/98

tips PowerPoint Zielgruppenorientierte Präsentation

➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des OfficePakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite eines Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben. Klicken Sie auf die Registerkarte, kommen Sie in ein weiteres Menü mit Änderungsmöglichkeiten. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

Manchmal müssen Sie eine Präsentation mehrmals vorstellen, aber für unterschiedliches Publikum, Abteilungen, etc. Dann müssen Sie keine neue Präsentation aufbauen, sondern erstellen einfach zwei Versionen der selben Präsentation.

1 2

Legen Sie eine neue Präsentation mit mehreren Folien an.

Wählen Sie aus dem Menü "Bildschirmpräsentation" den Punkt "Zielgruppenorientierte Präsentation". Klicken Sie dann die Schaltfläche "Neu" an.

➞ Clip-Arts Das sind kleine Bilder, die bei vielen Grafik- und Office-Programmen mitgeliefert werden. Die Bilder liegen in einem Vektorgrafikformat vor (zum Beispiel ".wmf"). Damit können sie beliebig vergrößert oder verkleinert werden. Die Clip-Arts sind meistens nach Themen geordnet. Über ein kleines VorschauFenster können Sie die Grafiken ansehen.

TIP

Lese-Ecke

Speziell auf die Bedürfnisse von Existenzgründern ist die CD "StartupManager ausgerichtet. Die CD enthält viele Tips und Vorlagen für junge Selbständige. Die Oberfläche ist sehr einfach zu bedienen. Zum einen werden in mehreren Kapiteln die wichtigsten Fragen beantwortet (Finanzen, Recht, Versicherungen), zum anderen gibt es mehr als 100 Vorlagen zu Word, Excel und PowerPoint, von der Umsatzplanung, über den Kapitalbedarf, bis zu Kaufverträgen und Marketing-Präsentationen. Der StartupManager ist eine nützliche CD mit vielen Tips und Hilfestellungen.

info Redmond's ISBN: 3-932575-90-3 Preis: 49,95 Mark

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und einem Linksklick. Klicken Sie auf "Hinzufügen". Die ausgewählten Folien werden in die zielgruppenspezifische Präsentation übernommen.

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Um die Reihenfolge der Folien in der veränderten Version zu wechseln, markieren Sie eine Folie und klicken dann eine der Pfeiltasten daneben an.

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3

Im rechten Feld werden die Folien der aktuellen Präsentation aufgelistet. Klicken Sie auf die einzelnen Folien oder markieren Sie mehrere mit einem Druck auf die "Strg-Taste"

Klicken Sie auf "OK", um die Auswahl zu bestätigen. Mit einem Klick auf "Präsentation" starten Sie die veränderte Version. Klicken Sie auf "Schließen", um zur ursprünglichen Fassung zurückzukehren. Die neue Version starten Sie genauso wie vorhin bei der Bearbeitung.

Klänge und Videos aus der Gallery Auf der Office-97-CD sind verschiedene Klänge und Videos gespeichert, die Sie in die Anwendungen einfügen können. Aber das macht eigentlich nur Sinn in PowerPoint-Bildschirmpräsentationen. Die Dateien sind in der "Microsoft Clip Gallery" gespeichert und werden standardmäßig installiert.

Doppelklick auf den Clip fügen Sie ihn in die Folie ein.

1

Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen” den Punkt "Film und Klang". Daneben erscheint ein weiteres Menü. Klicken Sie das Medium an, das Sie einfügen möchten.

2

Ein Fenster wird geöffnet, in dem alle Clips zu sehen sind. Auf der oberen Leiste können Sie nochmals zwischen ➞Clip-Arts, Grafiken, Sound und Videos umschalten. Mit einem

3

Gerade bei kurzen Sound- oder Videoclips ist die ständige Wiederholung (Endlosschleife) sinnvoll. Klicken Sie dazu den Clip mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Filmobjekt bearbeiten". Hier aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor "Endlos weiterspielen".

Importieren von Grafiken In PowerPoint können Sie eine Menge verschiedener Grafikformate einfügen. Dabei sollten Sie aber aufpassen: Manche Formate eignen sich nicht für das Vergrößern oder Verkleinern. Besonders wenn Sie eine Grafik mit Text einfügen,

empfiehlt es sich, keine Bitmap-Grafiken zu verwenden, sondern Vektor-Grafiken. Die können Sie dann beliebig und ohne großen Qualitätsverlust verkleinern oder vergrößern. Dazu eignet sich vor allem das Dateiformat "wmf". ❏ PCgo! 4/98

titelthema Office-Programme Schwarzweiß-Ansicht Wenn Sie Ihre Präsentation auf einem Schwarzweiß-Drucker ausdrucken, sollten Sie vorher überprüfen, wie die Farben umgesetzt werden. Stellen Sie deshalb um auf die Schwarzweiß-Ansicht. So sparen Sie Druck- und Papierkosten.

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Wählen Sie im Menü "Ansicht" den Punkt "Schwarzweißansicht". Ab jetzt werden alle Farben Ihrer Präsentation in Schwarzweiß angezeigt.

PowerPoint Zentral ➞ Masters Damit das Anlegen einer Präsentation noch einfacher und schneller geht, gibt es Masters. Wenn Sie den "Masters-Modus" einschalten, wird der Bildschirm in verschiedene Bereiche unterteilt. Beim Folien-Master ist das etwa der Titelbereich, der Textbereich und die Fußzeile, die wiederum unterteilt ist. Sie sehen dann genau, wo Ihr Text plaziert werden muß. Alle Bereiche sind dabei mit einem Rahmen versehen.

Haben Sie eine Internet-Verbindung? Von Microsoft gibt es eine Seite, die sich nur mit PowerPoint beschäftigt und Sie mit ➞Updates, neuen Vorlagen, Sound und Clip-Arts versorgt.

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Wählen Sie im Menü "Extras" "PowerPoint Zentral" an. Sie werden gefragt, ob Sie nach einem PowerPoint-Update im Internet schauen wollen. Wenn Sie das bestätigen, wird danach gesucht und automatisch heruntergeladen.

2

Eine Vorlage wird geöffnet. Sie ist nicht viel mehr als eine kleine Tour durch die Funktionen von PowerPoint, mit Tips zum Arbeiten. In

der Kopfzeile sehen Sie 5 Schaltflächen. Interessant ist der Punkt "Tips & Tricks". Hier werden interessante Funktionen erklärt.

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Aber erst mit einem Klick auf "Gratiszugaben" und danach auf "Verbinden Sie ..." werden Sie mit der PowerPoint-Seite im Internet verbunden. Unter dem Punkt "Enhancements & Assistance" finden Sie einige Neuerungen für PowerPoint, etwa zusätzliche ➞Add-Ins.

➞ Handzettel

Zeichnen während der Präsentation

Sogenannten Handouts begegnet man in jeder Einkaufsstraße, Schule oder Universität. In PowerPoint können Sie auch das gestalten. Die Besonderheit: Auf einer Seite haben mehrere Handzettel Platz. Ansonsten ist die Gestaltung von Handzetteln nicht anders als die von Präsentationen.

Wenn Sie einen Vortrag halten und bestimmte Merkmale einer Folie mehr herausstellen wollen, sollten Sie den Stift benutzen.

➞ Updates

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Es gibt zwei Arten von Updates: Einmal ein Update als Nachfolgeversion eines Produkts; zum anderen das Update, mit dem einzelne Funktionen eines Produkts verändert bzw. verbessert werden. Wenn Sie die Vorgängerversion eines Programms haben und dann den Nachfolger möchten, können Sie das Programm zum günstigeren Update-Preis kaufen. Updates innerhalb einer Version (auch Patches genannt) können oft über das Internet heruntergeladen werden.

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4

Klicken Sie das linke Symbol an. In dem Kontextmenü wählen Sie den Punkt "Zeigeroptionen". Hier können Sie die Stiftfarbe einstellen:

1

Starten Sie Ihre Bildschirmpräsentation mit einem Klick auf dieses Symbol in der linken unteren Ecke des Bildschirms:

Klicken Sie auf Ihre Folie und bewegen Sie die Maus mit gedrückter Taste. Sie fangen damit an zu zeichnen.

3

Bewegen Sie die Maus in die linke untere Ecke des Bildschirms. Sie sehen, wie zwei Symbole auftauchen:

5

Wenn Sie statt des Stifts einen Mauszeiger sehen wollen, klicken Sie auf "Pfeil". Sie sehen statt des Stifts den gewohnten Mauszeiger.

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Natürlich können Sie den Stift oder Zeiger auch wieder ausblenden. Wählen Sie dazu den Punkt "Zeigeroptionen" und wählen Sie anschließend "Jetzt ausblenden" oder "Immer ausblenden".

Makros auch in PowerPoint Makros gibt es in allen Programmen des Microsoft-Office. Genauso wie der Makro-Recorder in Excel, funktioniert auch der von PowerPoint.

Wählen Sie einfach das Menü "Extras", "Makro", "Aufzeichnen". Dann folgen Sie der Beschreibung auf Seite 39. PCgo! 8/98

titelthema Office-Programme Einfacheres Arbeiten mit den Masters Eigentlich ist PowerPoint sehr einfach zu bedienen. Noch einfacher geht es mit den ➞Masters.

1

Klicken Sie im Menü "Ansicht" auf den Punkt "Master". Hier stehen Ihnen vier Punkte zur Verfügung: Folien-, Titel-, Handzettel- und Notizen-Master.

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Das selbe passiert, wenn Sie in die Textbereiche der Fußzeile klicken. Wenn Sie etwa im Datumsbereich das Datum einfügen wollen, klicken Sie im Menü "Einfügen" den Punkt "Datum und Uhrzeit" an und wählen dann die Formatierung des Datums.

2

Wählen Sie den Master aus, den Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie zuerst auf "FolienMaster". Der Bildschirm bzw. die Folie wird jetzt in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Es gibt einen Titelbereich, den Textbereich und die Fußzeile, in der auch das Datum und die Seitenzahl eingefügt werden kann.

➞ Add-Ins Add-Ins sind zusätzliche Funktionen für ein Programm, die meist nicht bei der Starndard-Installation mitgeliefert werden. So gibt es für PowerPoint einige Add-Ins, die entweder auf der Office-CD oder im Internet zu finden sind. Über "PowerPoint Zentral" werden Sie etwa mit einer Interet-Site verbunden, auf der einige Add-Ins bereitliegen. Damit können Sie zum Beispiel 3DObjekte rotieren lassen. Die AddIns laden Sie herunter und fügen sie über den Add-In-Manager in PowerPoint ein. Danach steht das Add-In im Menü "Extras" zur Verfügung. Add-Ins finden Sie auch von Drittanbietern auf Web-Sites oder auf CD-ROMs.

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Unter der Symbolleiste sehen Sie eine kleine Leiste mit dem Namen "Master". Mit einem Klick auf das Symbol schalten Sie eine Miniaturansicht der Präsentation an (inklusive der Texte und Grafiken), wie sie auch später auf dem Bildschirm dargestellt wird.

3

Klicken Sie jetzt in den Bereich, den Sie bearbeiten wollen. Damit ändern Sie den Text. Wenn Sie das Aussehen des Bereichs ändern wollen, klicken Sie doppelt auf den Rand des Bereichs. Damit öffnet sich das Fenster "AutoForm". Hier verändern Sie Farbe, Größe, Position und die Texteigenschaften des Bereichs.

6➞

Die Masters gibt es auch für Handzettel und Notizen. Auch hier ist der Bildschirm in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Über die "Master"-Symbolleiste können Sie zwischen verschiedenen Ansichten umschalten. So wählen Sie, wie viele Handzettel auf Ihrem Bildschirm angezeigt werden. Das stellen Sie mit einem Klick auf die entsprechende Ansicht ein. PCgo! 8/98

TIP Software-Ecke Wenn Sie einen Scanner besitzen, brauchen Sie keinen Kopierer mehr. Vorausgesetzt, Sie kaufen sich Copyshop Professionell. Mit diesem Programm können Sie Vorlagen direkt einscannen, bearbeiten und dann in mehreren Kopien ausdrucken. Die Bearbeitungsfunktionen umfassen das Vergrößern, bzw. Verkleinern der Grafiken, das Anordnen, Spiegeln und Drehen (wichtig wenn die Vorlage schief eingescannt wurde). Natürlich können Sie auch die Farbwerte, also Helligkeit, Kontrast, Intensität und Bildschärfe regulieren. Wenn Sie keinen Farbdrucker besitzen, können Sie das Bild in Graustufen umwandeln. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Text, Datum und Uhrzeit einzufügen. Die einzige Funktion, die fehlt, ist das Beschneiden der Grafiken. Alles in allem ist Copyshop ein hilfreiches Programm für den Selbstkopierer.

info Koch Media ISBN: 3-85323-315-5 Preis: 29,90 Mark

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PowerPoint

TIP

Gespiegelten Text einfügen

Vorsicht mit 7er-Formaten

Wer eine Präsentation innerhalb von PowerPoint 97 als Datei für PowerPoint 7.0 speichert, erhält beim Öffnen der Präsentation in Version 97 eine Fehlermeldung. Das Gleiche passiert, wenn Sie 7er Präsentationen in Version 97 öffnen, bearbeiten und anschließend im alten Format speichern. Ursache des Problems: Das neue PowerPoint speichert die Grafiken in den alten Formaten falsch. Sie umgehen dieses Manko, indem Sie ältere Präsentationen entweder gleich als 97er Dateien ablegen oder unter Datei / Speichern unter den Dateityp namens PowerPoint 96 & 97-Präsentationen (*.ppt) auswählen.

➞ Folie

Text in Spiegelschrift läßt sich in PowerPoint nicht so leicht anlegen, wie einen die Funktionsvielfalt immer glauben läßt. Markiert man nämlich ein Textfeld, um es mit "Zeichnen/Drehen und kippen" und der Funktion "Horizontal kippen" zu spiegeln, passiert gar nichts. Der Text bleibt unverändert. Um gespiegelten Text in eine ➞Folie von PowerPoint aufzunehmen, benötigt man das Programm ➞ WordArt 2.0. An dieses kleine Programm zur Gestaltung von Textpassagen gelangt man in PowerPoint über den Aufruf der entsprechenden Symbolleiste. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Symbolleisten" und klicken einmal mit der linken Maustaste auf "WordArt". Die Symbolleiste erscheint auf Ihrem Desktop. Klicken Sie nun auf das Symbol "WordArt einfügen" (Lassen Sie den Mauszeiger lange genug auf einem Symbol ruhen, erscheint ein Hilfetext).

1

2

Wählen Sie sich eine ➞ Vorlage aus und schreiben Sie dort den Text, der später ge-

Die einzelnen Seiten einer Präsentation mit PowerPoint werden Folien genannt. Die Folien können Sie gestalten. Bevor Sie sie mit Text, Bildern oder Grafiken füllen, müssen Sie das Layout festlegen. Sie definieren wie groß der Titelkasten ist, ob Aufzählungszeichen erscheinen. Später können die Elemente dann immer noch nach Bedarf dem Textvolumen angepaßt werden.

spiegelt erscheinen soll, anstelle des Wortes "Ihr Text" in das Eingabefeld.

3

Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". WordArt wird in die Folie eingefügt. Entfernen Sie nun die ➞ Gruppierung mit der Befehlsfolge "Zeichnen/Gruppierung aufheben". Die folgende Abfrage, ob das Objekt in eine PowerPoint-Zeichnung umgewandelt werden soll, bestätigen Sie mit "OK". Jeder Buchstabe erscheint nun einzeln markiert.

4

Wollen Sie das ganze Wort spiegeln, ist jetzt Gelegenheit, die Buchstaben mit "Zeichnen/ Gruppieren« zu einem Objekt wieder zusammenzufassen. Das gruppierte Objekt kann mit "Zeichnen/Drehen" und "Kippen/ Horizontal kippen" in Spiegeltext umgewandelt werden.

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Interessante Effekte lassen sich auch erzielen, wenn man den Text zuerst mit der Tastenkombination "Strg", "C" kopiert, um ihn anschließend mit "Strg", "V" nochmals einzufügen. Wendet man den Befehl "Zeichnen/Drehen" und "Kippen/Vertikal kippen" auf den kopierten Text an, kann man durch anschließendes Verschieben eine Einheit aus gespiegeltem und ungespiegeltem Text bilden.

Objekte auf der Folie korrekt ausrichten ➞ WordArt WordArt ist ein Programmodul, mit dem Sie Texteffekte gestalten können. Zwar gab es WordArt schon in früheren Versionen, aber in Office 97 sind zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen hinzugekommen. So gibt es neue Schatteneffekte, Farbverläufe und die Schriften lassen sich stufenlos drehen. Außerdem können Sie aus vorgefertigten Schrifteffekten wählen und diese dann an Ihre Bedürfnisse anpassen.

PowerPoint 7.0 enthält keine Funktionen, mit denen Objekte auf der Folie ausgerichtet werden können. Jedoch gibt es eine Funktion zur Ausrichtung an Objekten, und diese Eigenschaft kann man sich für die Ausrichtung auf der Folie zunutze machen.

Markieren Sie nun das auszurichtende Objekt und das Hilfsrechteck, indem Sie die "Shift"-Taste gedrückt halten, während Sie die beiden Objekte nacheinander anklicken.

1

Aktivieren Sie die "Zeichnen"-Symbolleiste über den Menüpunkt "Ansicht/Symbolleiste/ Zeichnen". Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die "Rechteck-Funktion". Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Folie. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie ein Rechteck auf, das die Größe der Folie oder des Bereichs der Folie hat, an dem Sie das Objekt ausrichten wollen.

2

Machen Sie es zunächst mit "Zeichnen/Reihenfolge/In den Hintergrund" unsichtbar.

3

3

Unter "Zeichnen" ist nun der Punkt "Ausrichten" aktiv. In diesem Menü legen Sie die Ausrichtung fest. Wenn sich das Objekt an der gewünschten Stelle befindet, entfernen Sie Ihr Hilfsrechteck.

PowerPoint Alle Funktionen in der Sammelmappe Innerhalb der ➞ Sammelmappe fehlen manche Funktionen, die in der Anwendung des Dokumentes üblicherweise zur Verfügung stehen. So erhält man zum Beispiel bei Word- und ExcelDokumenten keine Seitenansicht, und in PowerPoint fehlt die Schaltfläche "Neue Folie".

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Wollen Sie auf alle Funktionen zugreifen, müssen Sie in der Menüleiste der Sammelmappe

"Abschnitt" wählen und in die "Programmansicht" wechseln. Dann sind nicht nur die gewohnten Funktionen zur Hand, sondern auch der Bildschirm ist nicht durch die Leiste der Abschnitte eingeschränkt.

2

Um zur Sammelmappe zurückzukehren, beenden Sie die Programmansicht einfach mit "Datei/Schließen".

Textbox in die Titelzeile einfügen Versucht man in PowerPoint, eine neue Textbox in die Textbox der Titelzeile zu plazieren, wird die Titelzeile normalerweise gelöscht. Sobald der Rahmen der neuen Box die Titelzeile berührt, ist sofort die komplette Titelzeile markiert.

Möchten Sie das umgehen, halten Sie einfach die "Alt"-Taste gedrückt, während Sie die Textbox über die Titelzeile bewegen. Die Markierung springt dann nicht auf die Titelzeilen-Textbox um.

Mit leeren Präsentationen starten Beim standardmäßigen Start von PowerPoint 97 erscheint die Abfrage, ob Sie eine Präsentation öffnen oder eine neue anlegen wollen. Sie können die Anwendung jedoch so einrichten, daß sie generell mit einer leeren Präsentation startet.

1

Dazu gehen Sie ins Menü "Datei" und klikken auf "Neu". Suchen Sie die Datei "Leere Präsentation.ppt" oder eine Vorlage Ihrer Wahl und wählen Sie das gewünschte Muster aus. Mit "Datei" und "Speichern unter" gehen Sie in den Ordner, in welchem PowerPoint abgelegt ist. (Meist ist dies C:\MSOffice\Powerpoint). Dort vergeben Sie als Dateiname "Blank" und klicken im Roll-

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Assistent und geben Sie im Textfenster "Unterschiede zu Version 95" ein. Hier erhalten Sie nicht

Zur Gestaltung eines Textes können (Format-) Vorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert und bestimmte Textfelder z.B. für Empfänger oder Datum definiert.

➞ Gruppieren Dieser Begriff ist vor allem in Grafik- und Zeichenprogrammen zu Hause. Darunter versteht man das Zusammenfassen verschiedener Elemente, um z.B. allen einen neuen Effekt zu verpassen oder alle zusammen zu verschieben. Der Vorteil: Ist zum Beispiel der Abstand zwischen zwei Elementen einmal definiert und Sie wollen beide nur noch etwas mehr nach links schieben, dann können Sie dies mit der Gruppierung tun.

down-Menü zum Dateityp auf "PowerPoint Vorlage .pot". Speichern Sie die Datei.

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Verlassen Sie PowerPoint und gehen Sie mit dem Windows-Explorer in oben genannten Ordner.

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Klicken Sie die eben gespeicherte Datei "Blank.pot" an und ziehen Sie sie mit gedrückter rechter Maustaste auf den Desktop. Lassen Sie die Maustaste los und wählen Sie im Dialog den Befehl "Verknüpfung(en) hier erstellen".

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Künftig starten Sie PowerPoint 97 mit einer leeren Präsentation, indem Sie die neue Verknüpfung doppelt anklicken.

Alles Neue in der Übersicht Umsteiger von älteren Versionen auf PowerPoint 97 interessiert meist, wo sie die gewohnten Kommandos finden und wie sich die Menüs darüber hinaus geändert haben. Wie in Office 97 üblich, bietet auch PowerPoint eine Übersicht an, was in dieser Hinsicht neu ist.

➞ Vorlage

nur Hinweise zu den neuen ➞ Dateiformaten und Speichermöglichkeiten, sondern können auch spezielle Hinweise für Umsteiger von PowerPoint 7.0 und 4.0 einsehen.

2

Um das mehrmalige Suchen nach diesen Themen zu vermeiden, können Sie sich die Hinweise ausdrucken. Gehen Sie in das Fenster mit dem jeweiligen Unterpunkt und klicken Sie auf "Optionen/Thema drucken". ❑

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➞ Sammelmappe In Sammelmappen können mehrere Office-Dokumente in einer Datei zusammengefaßt werden. Das ist praktisch, wenn Sie ein Projekt mit Texten, Grafiken und Tabellen haben. Wollen Sie diese z.B. auf Disketten speichern, dann müssen Sie mit Hilfe der Sammelmappe nur eine Datei übertragen.

➞ Dateiformat Jede Software hat eine eigene Dateikennung. Diese wird immer an das Ende des von Ihnen vergebenen Dateinamens angehängt und besteht aus drei Buchstaben. PowerPoint hat so zum Beispiel die Endung .ppt. Vorlagen werden in den Office Paketen mit "ot" gekennzeichnet. In Word heißen Sie ".dot" in PowerPoint ".pot". Anhand der Endung kann der versierte Computerfreak erkennen, mit welcher Software das jeweilige Programm geschrieben wurde.

tips PowerPoint

TIP

Speichern im HTML-Format

Fehler in einer Präsentation

Sobald Sie mit der rechten Maustaste in eine laufende Präsentation klicken, übernehmen Sie die manuelle Steuerung. Bemerkte Fehler lassen sich so gleich markieren. Sie können nun vor- oder zurückblättern, zu einer bestimmten Folie gehen oder schriftliche Hinweise zur momentan aktuellen Folie hinzufügen. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Option "Stift", wird der Cursor zu einem Stift, mit dem Sie in der Folie zeichnen können. So heben Sie Details hervor oder markieren bemerkte Fehler. Die Farbe des Stiftes wird invers zur Farbe auf der Folie dargestellt, um Ihre Anmerkungen kenntlich zu machen.

Im Lieferumfang von PowerPoint befindet sich ein Internet-Assistent, der aus der Präsentation HTML-Dokumente zur Veröffentlichung im World Wide Web macht. Der Internet-Assistent hilft dabei, die Präsentation Ihren Wünschen entsprechend zu gestalten. So können Sie zum Beispiel Animationen aufnehmen, Rahmen verwenden, den Wechsel zu anderen Folien oder Dokumenten festlegen und verschiedene Schaltflächenformate auswählen. Der Internet-Assistent behält die interaktiven Einstellungen in PowerPoint bei, über die zu anderen Folien oder Dokumenten gewechselt wird.

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Öffnen Sie die Präsentation, die im HTML-Format gespeichert werden soll. Klicken Sie im Menü Datei auf "Als HTML speichern". Folgen Sie dann den Anweisungen im Internet-Assistenten.

2 ➞ animierte Objekte Hinzufügen eines speziellen visuellen Effektes oder Klangeffektes zu einem Text oder Objekt. So können Sie zum Beispiel einen Text Wort für Wort von links einblenden oder einer Grafik den Klang Applaus zuordnen. Auf einer Folie lassen sich eine beliebige Anzahl von Objekten und sogar die Elemente eines Diagramms animieren.

Wenn Sie eine Präsentation im HTML-Format speichern, können Sie auch die aktuel-

len Einstellungen im Internet-Assistenten ablegen. Auf diese Weise lassen sie sich beim Konvertieren anderer Präsentationen problemlos wiederverwenden. Sie können auch "PowerPoint Animation Player", eine kostenlose Browser-Erweiterung für das Internet, verwenden, um dynamische, animierte Webseiten zu gestalten. Möchten Sie weitere Informationen zum Internet-Assistenten und zum PowerPoint Animation Player sowie aktuelle Produktinformationen zu PowerPoint und Office? Zeigen Sie im Menü "? (Hilfe)" auf "Microsoft im Web" und klicken Sie dann auf "Produktneuigkeiten".

Animationen von PowerPoint 97 nach 7.0 Mit einer der neuen Funktionen von PowerPoint 97 können Sie die genaue Reihenfolge bestimmen, in der ➞animierte Objekte auf einer Folie erscheinen bzw. bewegt werden. Wenn Sie eine solche Präsentation nach PowerPoint 7.0 exportieren, stimmt das Ergebnis nicht mit den ursprünglich vorgenommenen Einstellungen überein. Der Grund: PowerPoint 7.0 führt die Animationen abhängig davon aus, auf welcher Hintergrundebene sich die Objekte befinden. Das zuunterst liegende Objekt wird als erstes animiert. Sie müssen also bereits in der Version 97 für eine

korrekte Verteilung der Objekte auf die einzelnen Ebenen achten. Nur dann gibt es beim Export nach PowerPoint 7.0 keine Schwierigkeiten. Dazu klicken Sie die Objekte mit der rechten Maustaste an und verändern die Ebenen über das Menü "Reihenfolge".

➞ Symbolleisten Mit Hilfe von Symbolleisten können Sie die in PowerPoint integrierten Befehle nach Wunsch anordnen. So können Sie schnell darauf zugreifen. Symbolleisten lassen sich dabei problemlos anpassen. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, Menüs und Schaltflächen hinzuzufügen bzw. zu entfernen. Sie können Symbolleisten ein- oder ausblenden und verschieben. In früheren PowerPoint-Versionen enthielten Symbolleisten lediglich Schaltflächen. In der aktuellen Version verfügen Sie über Schaltflächen, Menüs oder Kombinationen dieser beiden Elemente.

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PowerPoint-Symbolleisten zurücksetzen Wie bei den übrigen Office-Applikationen, lassen sich auch in PowerPoint Menüs und ➞Symbolleisten beliebig verändern. Doch kein Vorteil ohne Nachteil, denn die Standardvorgabe läßt sich nicht so ohne weiteres wieder herstellen; dafür gibt es keine spezielle Funktion. Haben Sie die Menüleiste verändert, hilft nur ein Trick, um alles wieder rückgängig zu machen:

1

Verlassen Sie PowerPoint und starten Sie den Explorer von Windows. Wählen Sie "Ansicht/Symbole anordnen/Nach Typ" und durchsuchen Sie das Windows-Verzeichnis nach Dateien mit der Kennung PCB.

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Sie werden mindestens eine PCB-Datei finden und zwar mit dem aktuellen Benutzernamen. Beispielsweise: P.Müller.pcb. Benennen Sie diese Datei beliebig um und starten Sie PowerPoint. Sie werden feststellen, daß Menüs und Symbolleisten daraufhin wieder den StandardeinstelPCgo! 12/98

PowerPoint lungen entsprechen. Der Grund dafür ist ganz einfach: PowerPoint speichert alle Veränderungen an der Menüleiste und den Symbolleisten in der bereits erwähnten PCB-Datei. Fehlt sie, verwendet PowerPoint automatisch wieder die Standardvorgaben. Übrigens können Sie auf Wunsch wieder zu Ihren individuellen Einstellungen zurückkehren, indem Sie der umbenannten PCB-Datei ihren ursprünglichen Namen zuweisen.

PowerPoint zentral

1

Über den Befehl PowerPoint zentral (Menü Extras) wird ein Online-Magazin für PowerPoint-Benutzer gestartet, das Artikel und Tips zur besseren Gestaltung von Präsentationen enthält. Es umfaßt außerdem Hyperlinks, mit denen Sie Internet-Seiten oder den Ordner CD-Zugabe auf der CD öffnen und sich so Ressourcen wie weitere ClipArts, Videos, Soundclips, grafische Effekte, Vorlagen und Präsentationstips zunutze machen können.

2

Die Funktion PowerPoint zentral wird während der Ausführung des Setup-Programms installiert, wenn Sie die Standardinstallation auswählen. ❑

PCgo! 12/98

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PowerPoint ➞ Folie

Folienübergänge einstellen

Eine Präsentation in PowerPoint besteht aus einzelnen Seiten, die Folien genannt werden. Grund: Neben einer Bildschirmpräsentation können Sie natürlich auch die einzelnen Folien ausdrucken und über einen Overhead-Projektor vorführen.

➞ Effekte In PowerPoint gibt es verschiedene Arten von Effekten, mit denen Sie Ihre Präsentation aufpeppen können. Sie können Text animieren und die Übergangseffekte zwischen den einzelnen Folien bestimmen. Dazu kommen noch multimediale Effekte, wie das Einfügen von Videos, Grafiken oder Sound.

Mit dieser Option bestimmen Sie, wie der Wechsel von einer ➞Folie zur nächsten stattfindet.

1 2

Wählen Sie aus dem Menü "Bildschirmpräsentation" den Punkt "Folienübergang".

Stellen Sie zuerst einen Effekt für die Folienüberblendung ein. Sie können "Keinen Übergang" festlegen oder verschiedene ➞Effekte aussuchen.

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Jetzt wählen Sie, wann die nächste Folie eingeblendet werden soll: Wenn Sie auf eine

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Software-Ecke

Die Bürokratie nimmt überhand! Wenn Sie kein Freund von Standardbriefen sind und diese Formalitäten so schnell wie möglich hinter sich bringen wollen, helfen Ihnen 1.500 Musterbriefe. Die Briefe sind dabei nach Rubriken und im "rtf"-Format gespeichert. Wie in einer Datenbank navigieren Sie dann zu der entsprechenden Rubrik, geben Adresse des Absenders und Empfängers ein und der Brief wird mit den richtigen Angaben in einer Textverarbeitung (im "rtf"-Format) geladen. Egal, ob Sie einen Beschwerde- oder einen Glückwunschbrief verfassen, hier finden Sie die wichtigsten Standardbriefe, die Sie später ändern können. Die Briefe selbst sind allerdings manchmal von unfreiwilliger Komik.

info Topware erhältlich im Fachhandel Preis: 24,80 Mark

Zusätzlich kann beim Folienwechsel ein Klang abgespielt werden. Es gibt schon einige vorgegebene; wenn Sie aber aus der Liste den letzten Eintrag, "Anderer Klang", wählen, geben Sie selbst eine Sounddatei aus einem bestimmten Verzeichnis an (etwa "Windows/Media").

Noch mehr Animationseffekte Sie können noch zusätzliche Animationseffekte für Ihre Folien einbauen.

TIP

Maustaste klicken oder automatisch nach einer festen Dauer (in Sekunden). Im nächsten Tip sehen Sie, wie Sie diese Einstellung ändern können.

Auch hier wechseln Sie am besten in die Foliensortierung. Klikken Sie mit der rechten Maustaste auf einen leeren Platz in der Symbolleiste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Animationseffekte".

Sie können das Fenster entweder irgendwo auf Ihrem Bildschirm belassen oder in der Symbolleiste verankern. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf den blauen Teil der Leiste und ziehen die Leiste mit gedrückter Maustaste auf die Symbolleiste. Wenn Sie die Maustaste loslassen, rastet die Leiste ein.

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Markieren Sie eine Folie und wählen Sie einen Animationseffekt wie oben beschrieben. Je nachdem, welche Elemente sich auf Ihrer Folie befinden, werden verschiedene Effekttypen angezeigt. Klicken Sie auf eins der Symbole aus der Leiste "Animationseffekte". Gehen Sie dann in die Präsentation, um sich den Effekt anzuschauen.

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Auf Ihrem Bildschirm wird die Leiste "Animationseffekte" eingeblendet.

Schnelle Änderungen in der Foliensortierung Wenn Sie Ihren Vortrag fertiggestellt haben und ein paar Kleinigkeiten verändern wollen, tun Sie das am besten in der Ansicht Foliensortierung.

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Wechseln Sie über das Menü "Ansicht" in die Foliensortierung.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Folie. Sie haben jetzt mehrere Möglichkeiten. Wählen Sie "Folienübergang" und Sie können die Übergangseffekte zwischen den Folien

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einstellen, Klänge einfügen oder bestimmen, wie Sie von einer Seite zur anderen springen.

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Wenn Sie "Voreingestellte Textanimation" wählen, können Sie den Übergangseffekt mit einem Klick festlegen.

PowerPoint ➞ Foliensortierung

Folien schnell umsortieren Wenn Ihnen die ursprüngliche Reihenfolge Ihres Vortrags nicht mehr gefällt, können Sie das schnell in der ➞Foliensortierung ändern.

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Klicken Sie auf dieses Symbol in der linken unteren Ecke des Bilschirms oder wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Foliensortierung". Alle Folien Ihres Vortrags werden auf einer Seite dargestellt.

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Klicken Sie jetzt einfach mit der linken Maustaste auf die Folie, die Sie verschieben wollen, halten Sie sie gedrückt und verschieben sie an die neue Position.

➞ Foliendesign

Neue Einblendzeiten Leider können Sie im obigen Tip nur festlegen, ob eine neue Folie per Mausklick oder nach einem festen Zeitabstand eingeblendet wird. Dieser Tip zeigt, wie Sie vorher testen, in welcher Zeit eine neue Folie eingeblendet wird.

Klicken Sie auf "Wiederholen", wird die Zeit wieder zurückgedreht und Sie können eine neue Einblendezeit testen. Klicken Sie auf den "Pause"-Button und der Vortrag wird angehalten.

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Wählen Sie aus dem Menü "Bildschirmpräsentationen" den Punkt "Neue Einblendezeiten testen".

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Ihre aktuelle Bildschirmpräsentation wird gestartet. In der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms sehen Sie ein Fenster mit dem Namen "Probelauf". Die linke Zeitangabe gibt die Gesamtlaufzeit der Präsentation an, die rechte Zeitangabe die Laufzeit der aktuellen Folie.

Wenn Sie am Ende des Vortrags angelangt sind oder das Fenster "Probelauf" schließen, wird folgendes Fenster eingeblendet.

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Danach werden Sie gefragt, ob Sie die Zeiten in der Foliensortierung überprüfen wollen. Der Übersichtlichkeit halber bestätigen Sie das.

Zurück in der Foliensortierung werden die Einblendzeiten unter den Folien angegeben.

Neues Foliendesign Haben Sie es sich doch noch anders überlegt und wollen ein neues Design für Ihre Folien wählen? Mit einem Mausklick ordnen Sie Ihren Folien eine der Designvorlagen aus PowerPoint zu.

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Auf Ihrem Bildschirm sehen Sie die Leiste "Allgemeines". Klicken Sie hier auf den Punkt "Design übernehmen".

Wenn Sie eine neue Präsentation erstellen, ist es am einfachsten Sie wählen eins der vorgegebenen Präsentationslayouts aus. Dieses Präsentationslayout bestimmt den Hintergrund der Folie, die Schriftart, -farbe und -größe. Die Einzelteile dieses Layouts sind dabei aufeinander abgestimmt. Das Präsentationslayout wird auch Foliendesign genannt. In der Foliensortierung wechseln Sie das Foliendesign auf die Schnelle.

Sie entscheiden, ob die neuen Einblendezeiten auch angewandt werden.

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Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wechseln Sie zur nächsten Folie Ihres Vortrags.

In PowerPoint gibt es verschiedene Ansichten. In der Foliensortierung sehen Sie alle Folien eines Vortrags auf einer Seite. So haben Sie sofort den Überblick, ordnen die Folien neu an, rufen die Eigenschaften der Folien ab und verändern sie.

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Jetzt wählen Sie die Designvorlage aus. Sie sind mit der Dateiendung ".pot" gekennzeichnet und befinden sich im Verzeichnis "Präsentationsdesigns". Wenn Sie auf "Weitere" klicken, können Sie Designs aus anderen Verzeichnissen wählen. Klicken Sie auf "Zuweisen" und das ➞Foliendesign wird neu angepaßt. Das beinhaltet einen neuen Hintergrund sowie eine andere Schriftart und -farbe. ❑

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TIP Lese-Ecke Wenn Sie Computer-Neuling sind und einen groben Überblick über die Begriffe der EDV-Welt haben wollen, hilft Ihnen das ComputerLexikon für Dummies weiter. Das Lexikon ist zwar nicht sehr umfangreich, die Erklärungen nicht sehr tiefschürfend, aber das Buch ist locker geschrieben und damit informativer als so mancher 500-Seiten-Wälzer. Auch die ganze Aufmachung des Buchs ist sehr lesefreundlich. Englische Ausdrücke sind außerdem auch in einer eigenen Lautschrift (so wie man es wirklich spricht) abgedruckt. So ersparen Sie sich Peinlichkeiten beim Fachsimpeln mit Kollegen und Freunden.

info ITP ISBN: 3-8266-2771-7 Preis: 24,80 Mark

PowerPoint

TIP

Gespiegelten Text einfügen

Vorsicht mit 7er-Formaten

Wer eine Präsentation innerhalb von PowerPoint 97 als Datei für PowerPoint 7.0 speichert, erhält beim Öffnen der Präsentation in Version 97 eine Fehlermeldung. Das Gleiche passiert, wenn Sie 7er Präsentationen in Version 97 öffnen, bearbeiten und anschließend im alten Format speichern. Ursache des Problems: Das neue PowerPoint speichert die Grafiken in den alten Formaten falsch. Sie umgehen dieses Manko, indem Sie ältere Präsentationen entweder gleich als 97er Dateien ablegen oder unter Datei / Speichern unter den Dateityp namens PowerPoint 96 & 97-Präsentationen (*.ppt) auswählen.

➞ Folie

Text in Spiegelschrift läßt sich in PowerPoint nicht so leicht anlegen, wie einen die Funktionsvielfalt immer glauben läßt. Markiert man nämlich ein Textfeld, um es mit "Zeichnen/Drehen und kippen" und der Funktion "Horizontal kippen" zu spiegeln, passiert gar nichts. Der Text bleibt unverändert. Um gespiegelten Text in eine ➞Folie von PowerPoint aufzunehmen, benötigt man das Programm ➞ WordArt 2.0. An dieses kleine Programm zur Gestaltung von Textpassagen gelangt man in PowerPoint über den Aufruf der entsprechenden Symbolleiste. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Symbolleisten" und klicken einmal mit der linken Maustaste auf "WordArt". Die Symbolleiste erscheint auf Ihrem Desktop. Klicken Sie nun auf das Symbol "WordArt einfügen" (Lassen Sie den Mauszeiger lange genug auf einem Symbol ruhen, erscheint ein Hilfetext).

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Wählen Sie sich eine ➞ Vorlage aus und schreiben Sie dort den Text, der später ge-

Die einzelnen Seiten einer Präsentation mit PowerPoint werden Folien genannt. Die Folien können Sie gestalten. Bevor Sie sie mit Text, Bildern oder Grafiken füllen, müssen Sie das Layout festlegen. Sie definieren wie groß der Titelkasten ist, ob Aufzählungszeichen erscheinen. Später können die Elemente dann immer noch nach Bedarf dem Textvolumen angepaßt werden.

spiegelt erscheinen soll, anstelle des Wortes "Ihr Text" in das Eingabefeld.

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Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK". WordArt wird in die Folie eingefügt. Entfernen Sie nun die ➞ Gruppierung mit der Befehlsfolge "Zeichnen/Gruppierung aufheben". Die folgende Abfrage, ob das Objekt in eine PowerPoint-Zeichnung umgewandelt werden soll, bestätigen Sie mit "OK". Jeder Buchstabe erscheint nun einzeln markiert.

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Wollen Sie das ganze Wort spiegeln, ist jetzt Gelegenheit, die Buchstaben mit "Zeichnen/ Gruppieren« zu einem Objekt wieder zusammenzufassen. Das gruppierte Objekt kann mit "Zeichnen/Drehen" und "Kippen/ Horizontal kippen" in Spiegeltext umgewandelt werden.

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Interessante Effekte lassen sich auch erzielen, wenn man den Text zuerst mit der Tastenkombination "Strg", "C" kopiert, um ihn anschließend mit "Strg", "V" nochmals einzufügen. Wendet man den Befehl "Zeichnen/Drehen" und "Kippen/Vertikal kippen" auf den kopierten Text an, kann man durch anschließendes Verschieben eine Einheit aus gespiegeltem und ungespiegeltem Text bilden.

Objekte auf der Folie korrekt ausrichten ➞ WordArt WordArt ist ein Programmodul, mit dem Sie Texteffekte gestalten können. Zwar gab es WordArt schon in früheren Versionen, aber in Office 97 sind zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen hinzugekommen. So gibt es neue Schatteneffekte, Farbverläufe und die Schriften lassen sich stufenlos drehen. Außerdem können Sie aus vorgefertigten Schrifteffekten wählen und diese dann an Ihre Bedürfnisse anpassen.

PowerPoint 7.0 enthält keine Funktionen, mit denen Objekte auf der Folie ausgerichtet werden können. Jedoch gibt es eine Funktion zur Ausrichtung an Objekten, und diese Eigenschaft kann man sich für die Ausrichtung auf der Folie zunutze machen.

Markieren Sie nun das auszurichtende Objekt und das Hilfsrechteck, indem Sie die "Shift"-Taste gedrückt halten, während Sie die beiden Objekte nacheinander anklicken.

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Aktivieren Sie die "Zeichnen"-Symbolleiste über den Menüpunkt "Ansicht/Symbolleiste/ Zeichnen". Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die "Rechteck-Funktion". Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Folie. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie ein Rechteck auf, das die Größe der Folie oder des Bereichs der Folie hat, an dem Sie das Objekt ausrichten wollen.

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Machen Sie es zunächst mit "Zeichnen/Reihenfolge/In den Hintergrund" unsichtbar.

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Unter "Zeichnen" ist nun der Punkt "Ausrichten" aktiv. In diesem Menü legen Sie die Ausrichtung fest. Wenn sich das Objekt an der gewünschten Stelle befindet, entfernen Sie Ihr Hilfsrechteck.

PowerPoint Alle Funktionen in der Sammelmappe Innerhalb der ➞ Sammelmappe fehlen manche Funktionen, die in der Anwendung des Dokumentes üblicherweise zur Verfügung stehen. So erhält man zum Beispiel bei Word- und ExcelDokumenten keine Seitenansicht, und in PowerPoint fehlt die Schaltfläche "Neue Folie".

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Wollen Sie auf alle Funktionen zugreifen, müssen Sie in der Menüleiste der Sammelmappe

"Abschnitt" wählen und in die "Programmansicht" wechseln. Dann sind nicht nur die gewohnten Funktionen zur Hand, sondern auch der Bildschirm ist nicht durch die Leiste der Abschnitte eingeschränkt.

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Um zur Sammelmappe zurückzukehren, beenden Sie die Programmansicht einfach mit "Datei/Schließen".

Textbox in die Titelzeile einfügen Versucht man in PowerPoint, eine neue Textbox in die Textbox der Titelzeile zu plazieren, wird die Titelzeile normalerweise gelöscht. Sobald der Rahmen der neuen Box die Titelzeile berührt, ist sofort die komplette Titelzeile markiert.

Möchten Sie das umgehen, halten Sie einfach die "Alt"-Taste gedrückt, während Sie die Textbox über die Titelzeile bewegen. Die Markierung springt dann nicht auf die Titelzeilen-Textbox um.

Mit leeren Präsentationen starten Beim standardmäßigen Start von PowerPoint 97 erscheint die Abfrage, ob Sie eine Präsentation öffnen oder eine neue anlegen wollen. Sie können die Anwendung jedoch so einrichten, daß sie generell mit einer leeren Präsentation startet.

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Dazu gehen Sie ins Menü "Datei" und klikken auf "Neu". Suchen Sie die Datei "Leere Präsentation.ppt" oder eine Vorlage Ihrer Wahl und wählen Sie das gewünschte Muster aus. Mit "Datei" und "Speichern unter" gehen Sie in den Ordner, in welchem PowerPoint abgelegt ist. (Meist ist dies C:\MSOffice\Powerpoint). Dort vergeben Sie als Dateiname "Blank" und klicken im Roll-

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Klicken Sie auf die Schaltfläche Office-Assistent und geben Sie im Textfenster "Unterschiede zu Version 95" ein. Hier erhalten Sie nicht

Zur Gestaltung eines Textes können (Format-) Vorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert und bestimmte Textfelder z.B. für Empfänger oder Datum definiert.

➞ Gruppieren Dieser Begriff ist vor allem in Grafik- und Zeichenprogrammen zu Hause. Darunter versteht man das Zusammenfassen verschiedener Elemente, um z.B. allen einen neuen Effekt zu verpassen oder alle zusammen zu verschieben. Der Vorteil: Ist zum Beispiel der Abstand zwischen zwei Elementen einmal definiert und Sie wollen beide nur noch etwas mehr nach links schieben, dann können Sie dies mit der Gruppierung tun.

down-Menü zum Dateityp auf "PowerPoint Vorlage .pot". Speichern Sie die Datei.

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Verlassen Sie PowerPoint und gehen Sie mit dem Windows-Explorer in oben genannten Ordner.

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Klicken Sie die eben gespeicherte Datei "Blank.pot" an und ziehen Sie sie mit gedrückter rechter Maustaste auf den Desktop. Lassen Sie die Maustaste los und wählen Sie im Dialog den Befehl "Verknüpfung(en) hier erstellen".

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Künftig starten Sie PowerPoint 97 mit einer leeren Präsentation, indem Sie die neue Verknüpfung doppelt anklicken.

Alles Neue in der Übersicht Umsteiger von älteren Versionen auf PowerPoint 97 interessiert meist, wo sie die gewohnten Kommandos finden und wie sich die Menüs darüber hinaus geändert haben. Wie in Office 97 üblich, bietet auch PowerPoint eine Übersicht an, was in dieser Hinsicht neu ist.

➞ Vorlage

nur Hinweise zu den neuen ➞ Dateiformaten und Speichermöglichkeiten, sondern können auch spezielle Hinweise für Umsteiger von PowerPoint 7.0 und 4.0 einsehen.

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Um das mehrmalige Suchen nach diesen Themen zu vermeiden, können Sie sich die Hinweise ausdrucken. Gehen Sie in das Fenster mit dem jeweiligen Unterpunkt und klicken Sie auf "Optionen/Thema drucken". ❑

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➞ Sammelmappe In Sammelmappen können mehrere Office-Dokumente in einer Datei zusammengefaßt werden. Das ist praktisch, wenn Sie ein Projekt mit Texten, Grafiken und Tabellen haben. Wollen Sie diese z.B. auf Disketten speichern, dann müssen Sie mit Hilfe der Sammelmappe nur eine Datei übertragen.

➞ Dateiformat Jede Software hat eine eigene Dateikennung. Diese wird immer an das Ende des von Ihnen vergebenen Dateinamens angehängt und besteht aus drei Buchstaben. PowerPoint hat so zum Beispiel die Endung .ppt. Vorlagen werden in den Office Paketen mit "ot" gekennzeichnet. In Word heißen Sie ".dot" in PowerPoint ".pot". Anhand der Endung kann der versierte Computerfreak erkennen, mit welcher Software das jeweilige Programm geschrieben wurde.

PowerPoint

TIP

Speichern im HTML-Format

Fehler in einer Präsentation

Sobald Sie mit der rechten Maustaste in eine laufende Präsentation klicken, übernehmen Sie die manuelle Steuerung. Bemerkte Fehler lassen sich so gleich markieren. Sie können nun vor- oder zurückblättern, zu einer bestimmten Folie gehen oder schriftliche Hinweise zur momentan aktuellen Folie hinzufügen. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Option "Stift", wird der Cursor zu einem Stift, mit dem Sie in der Folie zeichnen können. So heben Sie Details hervor oder markieren bemerkte Fehler. Die Farbe des Stiftes wird invers zur Farbe auf der Folie dargestellt, um Ihre Anmerkungen kenntlich zu machen.

Im Lieferumfang von PowerPoint befindet sich ein Internet-Assistent, der aus der Präsentation HTML-Dokumente zur Veröffentlichung im World Wide Web macht. Der Internet-Assistent hilft dabei, die Präsentation Ihren Wünschen entsprechend zu gestalten. So können Sie zum Beispiel Animationen aufnehmen, Rahmen verwenden, den Wechsel zu anderen Folien oder Dokumenten festlegen und verschiedene Schaltflächenformate auswählen. Der Internet-Assistent behält die interaktiven Einstellungen in PowerPoint bei, über die zu anderen Folien oder Dokumenten gewechselt wird.

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Öffnen Sie die Präsentation, die im HTML-Format gespeichert werden soll. Klicken Sie im Menü Datei auf "Als HTML speichern". Folgen Sie dann den Anweisungen im Internet-Assistenten.

2 ➞ animierte Objekte Hinzufügen eines speziellen visuellen Effektes oder Klangeffektes zu einem Text oder Objekt. So können Sie zum Beispiel einen Text Wort für Wort von links einblenden oder einer Grafik den Klang Applaus zuordnen. Auf einer Folie lassen sich eine beliebige Anzahl von Objekten und sogar die Elemente eines Diagramms animieren.

Wenn Sie eine Präsentation im HTML-Format speichern, können Sie auch die aktuel-

len Einstellungen im Internet-Assistenten ablegen. Auf diese Weise lassen sie sich beim Konvertieren anderer Präsentationen problemlos wiederverwenden. Sie können auch "PowerPoint Animation Player", eine kostenlose Browser-Erweiterung für das Internet, verwenden, um dynamische, animierte Webseiten zu gestalten. Möchten Sie weitere Informationen zum Internet-Assistenten und zum PowerPoint Animation Player sowie aktuelle Produktinformationen zu PowerPoint und Office? Zeigen Sie im Menü "? (Hilfe)" auf "Microsoft im Web" und klicken Sie dann auf "Produktneuigkeiten".

Animationen von PowerPoint 97 nach 7.0 Mit einer der neuen Funktionen von PowerPoint 97 können Sie die genaue Reihenfolge bestimmen, in der ➞animierte Objekte auf einer Folie erscheinen bzw. bewegt werden. Wenn Sie eine solche Präsentation nach PowerPoint 7.0 exportieren, stimmt das Ergebnis nicht mit den ursprünglich vorgenommenen Einstellungen überein. Der Grund: PowerPoint 7.0 führt die Animationen abhängig davon aus, auf welcher Hintergrundebene sich die Objekte befinden. Das zuunterst liegende Objekt wird als erstes animiert. Sie müssen also bereits in der Version 97 für eine

korrekte Verteilung der Objekte auf die einzelnen Ebenen achten. Nur dann gibt es beim Export nach PowerPoint 7.0 keine Schwierigkeiten. Dazu klicken Sie die Objekte mit der rechten Maustaste an und verändern die Ebenen über das Menü "Reihenfolge".

➞ Symbolleisten Mit Hilfe von Symbolleisten können Sie die in PowerPoint integrierten Befehle nach Wunsch anordnen. So können Sie schnell darauf zugreifen. Symbolleisten lassen sich dabei problemlos anpassen. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, Menüs und Schaltflächen hinzuzufügen bzw. zu entfernen. Sie können Symbolleisten ein- oder ausblenden und verschieben. In früheren PowerPoint-Versionen enthielten Symbolleisten lediglich Schaltflächen. In der aktuellen Version verfügen Sie über Schaltflächen, Menüs oder Kombinationen dieser beiden Elemente.

PowerPoint-Symbolleisten zurücksetzen Wie bei den übrigen Office-Applikationen, lassen sich auch in PowerPoint Menüs und ➞Symbolleisten beliebig verändern. Doch kein Vorteil ohne Nachteil, denn die Standardvorgabe läßt sich nicht so ohne weiteres wieder herstellen; dafür gibt es keine spezielle Funktion. Haben Sie die Menüleiste verändert, hilft nur ein Trick, um alles wieder rückgängig zu machen:

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Verlassen Sie PowerPoint und starten Sie den Explorer von Windows. Wählen Sie "Ansicht/Symbole anordnen/Nach Typ" und durchsuchen Sie das Windows-Verzeichnis nach Dateien mit der Kennung PCB.

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Sie werden mindestens eine PCB-Datei finden und zwar mit dem aktuellen Benutzernamen. Beispielsweise: P.Müller.pcb. Benennen Sie diese Datei beliebig um und starten Sie PowerPoint. Sie werden feststellen, daß Menüs und Symbolleisten daraufhin wieder den Standardeinstel-

PowerPoint lungen entsprechen. Der Grund dafür ist ganz einfach: PowerPoint speichert alle Veränderungen an der Menüleiste und den Symbolleisten in der bereits erwähnten PCB-Datei. Fehlt sie, verwendet PowerPoint automatisch wieder die Standardvorgaben. Übrigens können Sie auf Wunsch wieder zu Ihren individuellen Einstellungen zurückkehren, indem Sie der umbenannten PCB-Datei ihren ursprünglichen Namen zuweisen.

PowerPoint zentral

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Über den Befehl PowerPoint zentral (Menü Extras) wird ein Online-Magazin für PowerPoint-Benutzer gestartet, das Artikel und Tips zur besseren Gestaltung von Präsentationen enthält. Es umfaßt außerdem Hyperlinks, mit denen Sie Internet-Seiten oder den Ordner CD-Zugabe auf der CD öffnen und sich so Ressourcen wie weitere ClipArts, Videos, Soundclips, grafische Effekte, Vorlagen und Präsentationstips zunutze machen können.

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Die Funktion PowerPoint zentral wird während der Ausführung des Setup-Programms installiert, wenn Sie die Standardinstallation auswählen. ❑

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PowerPoint ➞ rtf-Format Das Rich Text Format ist eine Möglichkeit, Text aus verschiedenen Textverarbeitungen auf jedem beliebigen Editor lesen zu können. Speichern Sie den Text z.B. im reinen "txt"-Format (das ebenfalls alle Textverarbeitungen lesen können), gehen beim Laden in ein anderes Programm die Formatierungen verloren. Manchmal sind auch die Buchstaben nicht mehr zu entziffern oder Umlaute werden nicht angezeigt. rtf ist also ein Grundformat, das den Text und die wichtigsten Formatierungen (etwa die Schriftart) speichert.

Textimport

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Haben Sie Ihren Text für eine Präsentation bereits irgendwo auf dem Computer gespeichert oder eingetippt, dann können Sie diesen auch gleich in der Präsentation verwenden. Am einfachsten geht es, wenn Sie bereits eine Gliederung in Word oder einer anderen Textverarbeitung geschrieben haben.

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Dann müssen Sie diese Gliederung nur noch aufrufen und nochmals im "Nur Text" oder rtf-Format speichern. Dazu wählen Sie in Word "Datei" und "Speichern unter". Im Auswahlfeld "Dateityp" klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag. Schließen Sie die Textverarbeitung.

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Wählen Sie nun in PowerPoint "Datei" und "Öffnen". Aktivieren Sie hier unter "Dateityp" den Eintrag "Alle Gliederungen". Suchen Sie sich nun Ihre gerade gespeicherte Gliederung (alle Formate werden automatisch angezeigt) heraus und öffnen Sie diese. PowerPoint öffnet automatisch die Gliederungsansicht. Hier können Sie nun die Überschriften und die einzelnen Unterpunkte ergänzen und ändern.

Rahmenloser Ausdruck ➞ Tabulator Tabulatoren ermöglichen es, den Text immer gleichmäßig einzuziehen. Befindet sich innerhalb eines langen Textes eine Aufzählung, so können die einzelnen Unterpunkte sauber untereinander aufgereiht werden. Das mühsame manuelle Verschieben kann man sich damit sparen. Denn das Plazieren funktioniert nie ganz genau, was sich besonders beim Ausdruck bemerkbar macht.

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Sind in einer Präsentation Bilder, Objekte oder andere Zeichnungselemente enthalten, werden diese beim Ausdruck meist mit schwarzen Rahmen versehen. Das passiert auch beim Schwarzweiß-Ausdruck der Präsentation, und zwar auch dann, wenn dem Objekt gar kein Rahmen zugewiesen wurde.

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Um das zu ändern, haben Sie zwei Möglichkeiten. Erstens: Klicken Sie im Menü "Datei" auf die Option "Drucken" und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Schwarzweiß". Es darf hier kein schwarzer Haken mehr stehen. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".

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ohne Rahmen ausgedruckt werden soll. Klicken Sie im Menü "Ansicht" auf "Schwarzweißansicht". Die Folie wird genau so angezeigt, wie sie auf einem Schwarzweißdrucker erscheint. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Element. Zeigen Sie auf "Schwarz und Weiß" und klicken Sie dann auf "Weiß". Probieren Sie unter Umständen auch die weiteren Optionen des Menüs, um einen idealen Ausdruck zu bekommen.

Zweitens: Wählen Sie die ➞Folie mit dem Bild, Objekt oder Zeichenelement an, die

➞ Folie In PowerPoint werden die einzelnen Blätter, aus denen sich eine digitale Präsentation zusammensetzt, Folien genannt. Denn ursprünglich wurden ja Präsentationen auf dem Overhead-Projektor gezeigt. Und damals mußte man "Folien" verwenden. Man hat sich also an die alten Begriffe gehalten. Und wenn Ihr Drucker auch den Ausdruck auf echte Folien unterstützt, können Sie sich mit Hilfe des Präsentationsprogrammes tolle Ausdrucke für eine Overhead-Präsentation zusammenstellen.

Absatzformatierung mit dem Lineal

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Haben Sie bereits Ihren Text in die Folie eingetippt, dann können Sie hier natürlich auch noch optische Änderungen vornehmen. Wollen Sie den Text einheitlich ausrichten, dann bietet sich das Lineal als Hilfsmittel an.

Sie den oberen Reiter mit der Maus anklicken und bei gedrückter Maustaste verschieben. Mit Hilfe des unteren Reiters wird der Einzug des nachfolgenden Textes bestimmt.

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Wollen Sie den unteren Reiter unabhängig vom oberen verschieben, dann müssen Sie die Umschalt-Taste zusätzlich gedrückt halten.

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Wählen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Lineal". Setzen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie ändern möchten. Die erste Zeile eines Textes wird eingezogen, wenn

Wollen Sie eigene ➞ Tabulatoren setzen, klicken Sie auf die entsprechende Stelle im Lineal. Zum Löschen klicken Sie ihn mit der Maus an und ziehen ihn aus dem Lineal heraus. ❑

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PowerPoint ➞ Folie

Folien-Design ändern

Die einzelnen Seiten einer Präsentation mit PowerPoint werden Folien genannt. Diese Folien können Sie verändern und beliebig mit Text und Grafiken versehen.

➞ Symbolleiste Die meist verwendeten Befehle der Menüleiste sind noch einmal als Schaltfläche dargestellt. In der Format-Symbolleiste sind zum Beispiel die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Symbolleisten erleichtern das Arbeiten, da sie schnell ausgewählt werden können, und nicht erst das Menü aufgerufen werden muß.

➞ formatiert Beim Formatieren wird das Erscheinungsbild des Dokuments festgelegt. Word unterscheidet dabei zwischen drei verschiedenen Formatierungsarten: Zeichenformatierung: Dazu gehören unter anderem die Schriftart und der Schriftgrad. Absatzformatierungen: Diese umschließen den Zeilenabstand, die vertikalen Abstände vor und nach dem Absatz und die Einzüge. Seitenspezifische Formatierungen: Sie beeinflussen zum Beispiel die Größe des Seitenrands, die Papiergröße und die Anzahl der Textspalten.

➞Fußzeile

Wenn Sie bereits Ihren Text eingegeben und mehrere ➞ Folien gestaltet haben, können Sie das Folien-Layout auch im Nachhinein noch ändern – ohne daß der Text verschoben wird.

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Alle Designs, die PowerPoint zur Verfügung stellt, arbeiten mit denselben Textelementen. Dadurch wird ein bereits eingegebener Text lediglich dem neuen Layout angepaßt, behält aber seine Gliederungsform bei.

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Um das Design zu ändern, wählen Sie in der Menüzeile "Format" und hier "Design übernehmen". Nun erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie

Probelauf für Einblendungen Wollen Sie den Wechsel zwischen zwei Folien automatisch ablaufen lassen, müssen Sie die Einblendzeiten einzeln festlegen. Es empfiehlt sich daher, sich vorher den eigenen Dialog zu überlegen und einen Probelauf der Präsentation zu machen.

der einzelnen Folien. Achten Sie darauf, daß Ihrem Publikum genügend Zeit bleibt, Grafiken und Diagramme zu erfassen. Sobald die nächste Folie eingeblendet werden soll, klicken Sie auf die rechte Schaltfläche.

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Zum Aktivieren des Probelaufs wählen Sie in der Menüleiste "Bildschirmpräsentation" und hier "Neue Einblendzeiten testen".

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Auf der Folie wird das Probelauffenster eingeblendet. Die linke Zeitangabe zeigt die Gesamtdauer der bisher abgespielten Präsentation, die rechte die Zeit, wie lange die aktuelle Folie eingeblendet ist.

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Lassen Sie nun die Präsentation ablaufen. Sprechen Sie den Text während der Anzeige

Mit Hilfe der mittleren Schaltfläche können Sie den Probelauf anhalten, um sich beispielsweise Notizen zu machen. Ein erneuter Klick auf die rechte Schaltfläche setzt die Präsentation und die Zähluhr wieder in Gang.

Wollen Sie die gerade angezeigte Folie nochmals durchgehen, klicken Sie auf "Wiederholen". Das Programm übernimmt dann die neue Zeit.

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Am Ende können Sie sich für oder gegen das Speichern der Zeiten entscheiden. Zur Überprüfung wechseln Sie in die Foliensortieransicht.

Drehen eines Objektes

(Kopfzeile)

Kopfzeilen sind Texte, die im ganzen Dokument oder in einem bestimmten Bereich am oberen Seitenrand gedruckt werden. Das Gegenstück sind Fußzeilen, die am unteren Seitenrand erscheinen. Typische Anwendungsgebiete sind das Drucken von Seitennummern und Kapitelnamen. Sie dürfen neben gewöhnlichen Texten beliebige andere Elemente enthalten, etwa Grafiken, Felder oder Objekte.

unter vielen verschiedenen Layouts wählen können. Sobald Sie links ein Muster markiert haben, sehen Sie im rechten Fenster eine Vorschau. Mit Hilfe der Schaltfläche "Zuweisen" aktivieren Sie das Design für Ihre gerade geöffnete Präsentation. Nun können Sie Ihren Text in die Felder eingeben.

Um ein fertiges Objekt zu drehen, müssen Sie es zunächst einmal markieren. Wählen Sie dann in der Zeichnen-➞Symbolleiste (zu finden unter "Ansicht/Symbolleisten/Zeichnen") die Schaltfläche "Freies Drehen". Das Objekt wird mit vier Markierungspunkten markiert.

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Setzen Sie den Mauszeiger auf einen dieser Punkte. Nun nimmt dieser die Form eines gebogenen Pfeils an. Drücken Sie jetzt die Maustaste und ziehen Sie das Objekt in die gewünschte Richtung. Achtung! Sie dürfen die Maustaste

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während des Drehvorgangs auf keinen Fall loslassen!

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Bei gedrückter "Umschalt"-Taste können Sie das Objekt in 15-Grad-Schritten drehen. Halten Sie während des Drehvorgangs die "Strg"-Taste gedrückt, wird das Objekt nicht um den Mittelpunkt sondern um den Markierungspunkt gedreht.

PowerPoint ➞ Word Art

Folien-Vorlagen bearbeiten Wollen Sie den Vorlagen, die PowerPoint beiliegen, einen eigenen Schliff geben?

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Klicken Sie zunächst im Menü "Ansicht" auf "Master" und hier auf "Folien-Master".

Der Folienmaster enthält alle Hintergrundelemente für die Präsentationen und einen Textrahmen für die Formatierung des Folientitels. Auch die Texte unterschiedlichster Ebenen können in einem weiteren Textrahmen ➞formatiert werden. Unten an der Folie sind drei Bereiche für Datum, ➞ Fußzeile und Seitenzahl zu finden (ebenfalls Bestandteile des Hintergrundes). Nun nehmen Sie die Formatierungen vor, wie diese auf den meisten Folien Ihrer Präsentation im Hintergrund erscheinen sollen.

Verschieben Sie auch die drei Bereiche für Datum, Fußzeile und Seitenzahl an die passenden Stellen. Text, den Sie in diese Rahmen eingeben, erscheint auf allen Folien der Präsentation.

Wollen Sie den Hintergrund festlegen, klicken Sie auf "Format" in der Menüleiste und auf "Hintergrund". Ein hier ausgewählter Hintergrund wird auf alle Folien der Präsentation angewandt. Weitere grafische Elemente, die hier angeordnet werden, werden zu Hintergrundgrafiken und liegen auf allen Folien hinter dem Text und hinter den Objekten. Ideal etwa zum Einfügen eines Firmenlogos.

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Auf Wunsch kann auch ein Folienmaster für die Titelseite angelegt werden. Haben Sie ein vorgegebenes Präsentationslayout verwendet, ist das Master bereits angelegt. Dieses kann mit dem Menübefehl "Ansicht", "Master" und "Titel-Master" ausgewählt werden. Haben Sie noch keinen Titelmaster, klicken Sie in der Symbolleiste "Standard" ("Ansicht/Symbolleisten/Standard") auf die Schaltfläche "Neuen TitelMaster". Hier gestalten Sie dann den Titel für Ihre Präsentation.

Das ist ein Programm-Modul, mit dem Sie Texteffekte gestalten können. Zwar gab es "Word Art" schon in früheren Versionen, aber in Office 97 sind zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen hinzugekommen. So gibt es neue Schatteneffekte, Farbverläufe und die Schriften lassen sich stufenlos drehen, Außerdem können Sie aus vorgefertigten Schrifteffekten wählen und diese Ihren Bedürfnissen anpassen.

➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Pakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite eines Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben. Klicken Sie auf die Registerkarte, kommen Sie in ein weiteres Menü mit Änderungsmöglichkeiten. Diese Art der Zusammenfassung sorgt für mehr Übersichtlichkeit am Bildschirm.

Dehnen und Stauchen eines Objektes Sie haben mit dem ➞Word Art-Modul in die Folie zum Beispiel eine Sprechblase mit Text eingesetzt. Nun ist diese aber leider zu groß geraten.

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Zum Verändern der Größe markieren Sie das Objekt. Nun sollten acht viereckige Punkte sichtbar werden.

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Mit Hilfe des Menüpunktes "Format" und dem Befehl "Grafik" können Sie auf der Registerkarte "Größe" ein markiertes Objekt prozentual vergrößern. Es ist auch möglich, eine exakte Größe numerisch vorzugeben. Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK" und die Veränderungen werden durchgeführt. Leider gibt es hier kein Vorschaufenster.

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Klicken Sie einen Punkt an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger in die Richtung, in die Sie das Objekt verändern möchten. Haben Sie einen der Eckpunkte angewählt, können Sie zusätzlich die "Umschalt"-Taste gedrückt halten. So verändern Sie zwar die Größe des Objektes, nicht aber die Proportionen zum Text.

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Haben Sie einen der vier mittleren Punkte gewählt, können Sie das Objekt an den Seitenrändern dehnen oder stauchen.

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TIP

Stimme speichern

Eine PowerPoint-Präsentation können Sie auch mit Sprache unterlegen. Die Präsentation läuft dann ganz automatisch ab. Ein Vortragender ist dann nicht mehr erforderlich. Praktisch ist das beispielsweise im Krankheitsfall. Wählen Sie dafür im Menü "Bildschirmpräsentation" den Befehl "Stimme aufzeichnen". Starten Sie dann mit "OK" die Bildschirmpräsentation und sprechen Sie Ihre Text. Während des Vorgangs können auch gleichzeitig die Bildschirmeinblendzeiten ermittelt und gespeichert werden.

PowerPoint

TIP

Sie können schnell einige Folien ausblenden. Dies geht über "Bildschirmpräsentation" und "Folie ausblenden". Mit der gleichen Option können Sie die Folie auch wieder sichtbar machen. Wundern Sie sich nicht, wenn die Folie nicht verschwindet. Sie ist weiterhin in der Gliederungsansicht vorhanden. An der durchgestrichenen Foliennummer erkennen Sie, daß die Folie ausgeblendet ist. Sie erscheint bei einer Bildschirmpräsentation nicht.

TIP

Tabellen statt Tabs

Folien ausblenden

Wollen Sie Listen in PowerPoint gestalten, empfiehlt es sich, nicht die Werte mit Hilfe der Tabulator Taste auszurichten: Das kann Stunden dauern und ist dann doch nicht genau. Einfacher geht es, wenn Sie statt dessen eine Tabelle anlegen.

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Wählen Sie also zunächst einmal die Folie aus, in die Sie eine Tabelle einfügen möchten.

Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Microsoft Word-Tabelle einfügen". Wählen Sie dann die Anzahl Zeilen und Spalten, die Sie benötigen. Eine eigene Tabellen-Symbolleiste erscheint und eine PowerPoint legt eine Tabelle an. Hier sind bereits horizontale und verti-

Zwischenfragen speichern

Sie können am Ende der Präsentation eine Folie für Aufgaben einfügen. Dazu wählen Sie vorab "Extras" und hier "Besprechungsnotizen". Klicken Sie die Registerkarte "Aufgaben" an. Hier geben Sie diesen eine kurze Beschreibung, bestimmen die Fälligkeit etc. Diese Folie wird am Ende der Präsentation angehängt. Damit eignet sie sich auch, um Zwischenfragen während der Präsentation aufzugreifen, zu speichern und dann am Ende zu beantworten.

kale Lineale integriert. Somit können Sie die Spalten und Zeilen Ihren Bedürfnissen schnell anpassen.

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Geben Sie Ihren Text in die jeweiligen Zellen ein. Mit Hilfe der Tabulator-Taste können Sie von einer Zelle in die nächste wechseln.

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Drücken Sie die Esc-Taste sobald Sie fertig sind. Auf der Folie werden keine Spaltenbegrenzungen angezeigt.

Master verwenden Die sogenannten Master kontrollieren das Aussehen der Folien und Handzettel. Sie wählen sie über die Menüleiste "Ansicht" "Master" und einen der vielen Unterpunkte aus. Hier werden das Aussehen und die Plazierung von Fußzeilen, Datum, Seitenzahlen, Grafiken und Text bestimmt. Animationen oder Übergänge müssen Sie allerdings hinterher immer noch für jede Folie manuell vornehmen.

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Öffnen Sie über "Ansicht" und "Master" den "Handzettel-Master". Hiermit können Sie für

Ihr Publikum die Folien der Präsentation zur Übersicht zusammenfassen und ausdrucken.

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Außerdem lassen sich damit schnell Fußzeilen, Datum oder Seitenzahlen in die Präsentation aufnehmen.

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Sie können die Handzettel mit zwei, drei oder sechs Folien pro Seite ausdrucken, oder nur die Gliederung der Präsentation Ihrem Publikum in die Hand drücken.

Die letzte Prüfung TIP

Schrift schnell ersetzen

Nur in PowerPoint können Sie ganz schnell von einer Schriftart in eine andere wechseln. Wählen Sie dazu den Punkt "Format" in der Menüleiste. Klicken Sie auf "Schriftart ersetzen". Im nun folgenden Dialogfeld wählen Sie die zu ersetzende Schriftart aus. Unterhalb, im Textfeld zu "Durch", wählen Sie die neue Schriftart aus. Klicken Sie nun auf "Ersetzen". Wiederholen Sie die Schritte, um weitere Schriften zu ersetzen. Klicken Sie auf "Schließen", sobald Sie alles erledigt haben.

Sind Sie soweit mit Ihrer Präsentation zufrieden, dann sollten Sie diese erst einmal einer Rechtschreib- und dann einer Formatprüfung unterziehen. Das dauert zwar ein wenig, macht Sie aber auf etwaige Ungereimtheiten aufmerksam.

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Gehen Sie in der Menüleiste auf "Extras" und hier auf "Formatprüfung".

gen" können Sie Veränderungen jederzeit wieder rückgängig machen.

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Klicken Sie dann auf "OK" und auf "Beginnen". Nach dem Ende der Prüfung erscheint eine Zusammenfassung der Fehler. Mit "OK" kehren Sie zur Folie zurück. ❑

Wählen Sie dann im Dialogfeld "Optionen", um die Tests der Prüfung einsehen zu können.

Nehmen Sie hier alle Änderungen vor, die für Sie wichtig sind. Wählen Sie dann die Registerkarte "Übersichtlichkeit". Hier wird überprüft, ob Ihre Designwut nicht mit Ihnen durchgegangen ist. Ändern Sie dort die Art und Weise der Überprüfung falls Sie dies für notwendig erachten. Über die Schaltfläche "Standardeinstellun-

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PCgo! 6/99

Office-T ips: PowerPoint

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Setzen Sie vor "Hintergrundgrafiken aus Master ausblenden" einen Kontrollhaken und klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche "Vorschau". Sofort sehen Sie die Auswirkungen.

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Immer das richtige Datum auf den Folien

Kreuzen Sie mit einem Mausklick "Datum und Uhrzeit" an, können Sie entweder ein festes Datum eingeben oder es jeweils "Automatisch aktualisieren". Hier haben Sie ferner die Möglichkeit, aus verschiedenen Datumsformaten zu wählen.

Wenn Sie häufig die gleiche Präsentation halten, müssen Sie nicht jedesmal Ihre Folien mit dem neuen Datum versehen. PowerPoint aktualisiert diese Angaben selbsttätig. Zu beachten ist dabei allerdings, daß der Platzhalter für das Datum nicht automatisch von der Masterfolie auf die Folien Ihrer Präsentation übertragen wird.

Über "Foliennummer" und "Fußzeile" entscheiden Sie, ob Ihre Zuschauer auch diese zusätzlichen Informationen sehen sollen. In die Fußzeile können Sie einen beliebigen Text eingeben.

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Unabhängig davon, ob Sie eine Präsentation mit Hilfe des Assistenten oder von Hand erstellen, erscheinen die Platzhalter für Datum und Uhrzeit zunächst nur auf der Masterfolie. Gleiches gilt für die Foliennummer sowie den Fußzeilentext.

Möchten Sie die angekreuzten Infos auf sämtlichen Folien zeigen, so klicken Sie zum Abschluß auf die Schaltfläche "Allen zuweisen". Über "Zuweisen" erscheinen Datum usw. nur dann, wenn Sie es ausdrücklich wünschen. Dafür haben Sie mehr Arbeit, weil Sie jede Folie einzeln öffnen müssen, um das Dialogfeld "Kopf- und Fußzeile" jeweils neu zu bearbeiten.

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Ein Kompromiß schließlich stellt der Eintrag "Auf Titelfolie nicht einblenden" dar. Setzen Sie einen Kontrollhaken davor, so bleibt die Titelfolie frei, auf allen folgenden dagegen erscheinen die zusätzlichen Angaben.

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Damit die Angaben für Datum usw. schließlich auf jedem Blatt erscheinen, klicken Sie über "Ansicht" in der Menüleiste auf den Eintrag "Kopf- und Fußzeile".

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Im nun erscheinenden Dialogfeld sehen Sie auf der Registerkarte "Folie" zunächst drei Kästchen für "Datum und Uhrzeit", "Foliennummer" und "Fußzeile". Hier entscheiden Sie mit entsprechenden Haken davor grundsätzlich darüber, ob die Daten in Ihrer Präsentation erscheinen sollen.

Grafiken des Masters auf einzelnen Folien entfernen

Die Arbeit mit dem Folien-Master hat den unschätzbaren Vorteil, daß Sie Ihre gesamte Präsentation ohne große Mühe im gleichen Erscheinungsbild zeigen können. Benötigen Sie aber auf einzelnen Folien zusätzlichen Platz, so stören möglicherweise die Grafiken aus der Masterfolie mehr als sie nützen. Also nehmen Sie die Grafiken bei Bedarf einfach heraus.

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Wenn Sie auf einer Folie Elemente, welche die Masterfolie automatisch einfügt, entfernen möchten, so öffnen Sie über "Format" in der Menüleiste den Dialog "Hintergrund".

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Mit einem Klick auf "Zuweisen" nehmen Sie die Grafiken aus dem Master aus der aktuellen Folie heraus, mit "Allen zuweisen" aus sämtlichen Folien dieser Präsentation.

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Vorsicht: Mit dieser Funktion entfernen Sie sämtliche grafischen Objekte des FolienMasters. Dazu zählen nicht nur Bilder oder ClipArts, sondern auch Linien und ähnliches. Nur einzelne, ausgewählte Grafiken zu verbergen, ist auch mit PowerPoint 97 nicht möglich. Dann bleibt nur der mühsamere Weg, diese Elemente von Hand einzufügen und entsprechend zu positionieren.

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Folien stets mit aktuellen Daten

Egal ob Verkaufsergebnisse oder andere Zahlen, die sich stets ändern: Wenn Sie regelmäßig eine Art "Standardpräsentation" mit neuen Zahlen zeigen, müssen Sie an Ihrer Präsentation gar nichts ändern – vorausgesetzt, Sie haben in der PowerPoint-Datei die richtigen Verknüpfungen gesetzt. So ist die Präsentation mitsamt integrierter Excel-Tabelle, dazugehörigem Diagramm oder sonstiger Grafik immer auf dem neuesten Stand, auch wenn Sie diese Dateien bearbeiten.

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Öffnen Sie die Folie, auf der beispielsweise das Excel-Diagramm erscheinen soll, und klicken Sie in der Menüleiste auf "Einfügen", "Objekt". Es dauert wenige Sekunden, bis der Dialog "Objekt einfügen" erscheint.

into P r e Pow : unter Tips auf CD1 ps/Tips

Office-T ips: PowerPoint

n Sie ksho finde enü/Wor m t Haup

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Klicken Sie mit der Maus zunächst auf das Feld vor "Aus Datei erstellen": Das Dialogfeld ändert sich nun geringfügig.

mit Dateiausschnitten, wenn Sie also beispielsweise aus einer Word-Datei nur eine Tabelle einblenden möchten: Die Zwischenablage macht's möglich. Markieren Sie dazu zunächst in der Textverarbeitung die Tabelle und kopieren Sie sie über "Bearbeiten", "Kopieren" in die Zwischenablage. Wechseln Sie zu PowerPoint und fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage über "Bearbeiten" und "Inhalte einfügen" – nicht einfaches "Einfügen" – auf die gewünschte Folie. Klicken Sie schließlich noch auf "Verknüpfen" und schließen Sie mit "OK" ab.

links die bisherige Dauer der gesamten Präsentation, rechts die Standzeit der aktuellen Folie.

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Tragen Sie nun Ihre Präsentation so vor, wie Sie sie später auch vor dem Publikum halten wollen. Sobald Sie mit einer Folie fertig sind, klicken Sie auf den Pfeil in der Dialogbox. Das Programm merkt sich die Zeit, die Sie für die Folie benötigt haben. Mit der "Pause"-Taste in der Mitte können Sie Ihre Präsentation beliebig oft unterbrechen und wieder fortsetzen. Über die Schaltfläche "Wiederholen" setzen Sie die Standzeit der aktuellen Folie nochmals zurück – beispielsweise, wenn Sie sich versprochen haben.

5 Über die Schaltfläche "Durchsuchen" hangeln Sie sich zu dem Dokument durch, welches Sie einfügen möchten. Wichtig: Vergessen Sie nicht die Aktvierung von "Verknüpfung"! Schließen Sie das Dialogfeld mit "OK". Die Excel-Datei erscheint nun auf der Folie.

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Im nächsten Schritt können Sie das eingefügte Objekt verschieben, gruppieren oder formatieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Objekt und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Objekt formatieren". Über die verschiedenen Registerkarten nehmen Sie die gewünschten Veränderungen vor.

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Der Vorteil der Aktion: Sie brauchen in der Präsentation nichts mehr zu ändern und haben trotzdem stets Ihre Folien auf dem neuesten Stand. Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Objekt und wählen Sie im Kontextmenü "Verknüpfung aktualisieren".

Aufgrund der Verknüpfung erscheinen auch hier jeweils die aktuellen Daten, sobald Sie etwas im Originaldokument ändern.

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Übergänge mit dem Probelauf festlegen

Ihre Präsentation steht, einzig die Standzeiten der einzelnen Folien müssen Sie noch festlegen. Ein starrer Übergang ist in den meisten Fällen wenig sinnvoll, andererseits soll die Präsentation vollautomatisch ablaufen, damit Sie sich ganz auf den Vortrag konzentrieren können. Mit dem "Probelauf" bietet Microsoft die Möglichkeit, die notwendigen Standzeiten für jede Folie individuell und einfach festzulegen.

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Wechseln Sie nach dem Öffnen Ihrer Präsentation zuerst in die Ansicht "Foliensortierung".

Klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Bildschirmpräsentation" und "Neue Einblendzeiten testen".

Sobald Sie mit sämtlichen Folien durch sind, erscheint die folgende Meldung:

Klicken Sie auf "Ja", so speichert PowerPoint für jede Folie die einzeln zugewiesenen Zeiten.

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Vergessen Sie schließlich nicht, die Änderungen in der Datei zu speichern, wenn Sie das Programm schließen.

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Wenn Sie jeder Folie mit Hilfe des "Probelaufs" eine bestimmte Standzeit zugewiesen und gespeichert haben, dann aber doch einzelne Übergänge anpassen möchten, so müssen Sie keineswegs nochmals den ganzen Probelauf absolvieren. Wechseln Sie einfach auf die Ansicht "Foliensortierung", markieren Sie die entsprechende Folie, klicken in der Menüleiste auf "Bildschirmpräsentation" und "Folienübergang". Ändern Sie im Bereich "Nächste Folie" die Zeit und klicken Sie auf "Zuweisen". Die neue Zeit ist gespeichert.

148 Ganz analog können Sie auch Bilder oder andere Office-Dokumente über diese Verknüpfung einbinden.

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3

Die Präsentation startet, und am rechten unteren Bildschirmrand erscheint eine kleine Dialogbox, die zwei Zeitangaben anzeigt:

Auch über die Zwischenablage stets aktuell

Im vorigen Tip ist bereits beschrieben, wie Sie ganze Dateien in Ihrer Präsentation auf dem neuesten Stand haben. Das gleiche funktioniert auch

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Standzeiten noch nach dem Probelauf ändern

Datumsangabe exakt positionieren

Datum, Fußzeilentext und Foliennummern können Sie auf den einzelnen Folien nicht mehr frei positionieren. Das funktioniert nur auf der Masterfolie, die Sie über "Ansicht", "Master" und "Folien-Master" öffnen. Hier können Sie den Platzhalter, den Sie verschieben möchten, anklicken und mit gedrückter Maustaste an der gewünschten Position wieder fallenlassen. Auf der Masterfolie ist es darüber hinaus möglich, die Schrift dieser Angaben zu formatieren. Das geht wie gewohnt: Markieren und anschließend Schriftart oder -größe ändern. ❑

PowerPoint ips PowerPointte-T r CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

Schnelles Gliedern

Haben Sie als Folienlayout "Aufzählung" ausgewählt, können Texte mit Gliederung eingeben werden. Bis zu fünf verschiedene Gliederungsebenen sind möglich. Jeder Absatz erhält dann automatisch ein anderes Gliederungszeichen. Außerdem werden die Absätze unterschiedlich weit eingezogen. Um für einen Absatz eine niedrigere (odere höhere) Gliederungsebene einzustellen, müssen Sie aber nicht immer umständlich mit der Maus auf die entsprechenden Symbolschaltflächen klicken. Einfacher und schneller geht es mit der Tastatur: Um eine niedrigere Gliederungsebene einzustellen, drükken Sie die "Tab-Taste". Wollen Sie einen Absatz höherstufen, drücken Sie die Tastenkombination "Shift + Tab". Der Cursor muß sich jeweils am Absatzanfang befinden, sonst wird über die Tab-Taste lediglich ein Tabulator gesetzt.

TIP

Schlaue Linien In PowerPoint können Linien Aktionen auslösen. So können Sie beispielsweise bei einer Vorführung durch Anklicken einer Linie eine Aktion starten. Oder Sie wechseln zum Beispiel über solch eine Linie zu einer anderen Folie oder auch zu einer anderen Datei.

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Markieren Sie zunächst die Linie, die später die Aktion beinhalten soll. Linien fügen Sie über die Zeichnen-Symbolleiste und das entsprechende Symbol ein. Wählen Sie im Menü "Bearbeiten" den Befehl "Ausschneiden".

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Weisen Sie über den Menüpunkt "Bildschirmpräsentation / Aktionseinstellungen" der Linie die gewünschte Aktion jetzt zu. Sie können dann während der Präsentation per Mausklick etwa schnell zu der ersten Folie wechseln.

Klicken Sie erneut auf das Bearbeiten-Menü. Wählen Sie den Befehl "Inhalte einfügen". Im

Folien in Word einfügen Gerade wenn Sie viel mit Linien und Kästchen arbeiten, ist es oft einfacher, eine Folie in PowerPoint zu entwerfen und nach Word zu kopieren, als in Word mühselig Elemente zusammenzubauen. Haben Sie die PowerPoint-Folie fertig, müssen Sie diese nur nach Word exportieren.

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Markieren Sie die Folie, die Sie in Word bearbeiten möchten. Wegen der besseren Übersicht empfiehlt es sich, in die "Foliensortierung" zu wechseln. Klicken Sie dazu auf "Ansicht / Foliensortierung". Markieren Sie die Folie. Mit "Strg + C" kopieren Sie die Folie. Wechseln Sie in das Word-Fenster und fügen Sie sie mit "Strg + V" ein.

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Genauso wie die Folie in der Folienansicht erscheint, wird sie auch in Word geöffnet. Die neu eingefügte Folie verhält sich übrigens wie eine eingefügte Grafik: Per Doppelklick können einzelne Elemente bearbeitet und verändert werden. Die Größe der Folie ändern Sie wie bei einer Grafik, nämlich indem Sie die Folie anklicken und an den Ziehpunkten auf die gewünschte Größe ziehen. Möchten Sie statt der farbigen Folie nur eine Folie in Schwarzweiß, müssen Sie diese Einstellung in PowerPoint vornehmen. Klicken Sie dazu im Menü "Ansicht" auf den Befehl "Schwarzweißansicht".

Mit Makro Animationen zurücksetzen

Layout und Farbe bunt gemischt

Gefällt Ihnen das Layout einer Folie und die Farbgebung einer anderen besonders gut? Dann mischen Sie doch einfach die beiden Layouts. Öffnen Sie dazu erst beide Folien. Klicken Sie in der Foliensortierung auf die Folie, deren Farbskala Sie kopieren möchten. Wählen Sie "Format" und "Farbskala kopieren". Über das Menü "Fenster" wechseln Sie in die andere Präsentation. Klicken Sie auf den Menüpunkt "Format / Farbskala zuweisen". Markieren Sie die Folie und wählen Sie "Format / Folienfarbskala". Klicken Sie im folgenden Dialogfeld auf die Schaltfläche "Allen zuweisen".

folgenden Dialogfeld wählen Sie den Eintrag "Grafik" per Mausklick aus und bestätigen mit "OK". Schieben Sie die Linie an die gewünschte Position.

Haben Sie Animationen in Ihre Folie integriert, können Sie den Ablauf beliebig ändern, jedoch nicht während einer Präsentation. Mit Hilfe eines einfachen VBA-Programms wird dies erreicht.

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Betätigen Sie die Tasten "Alt + F11". Der VBAEditor wird gestartet. Legen Sie über "Einfügen" und "Modul" ein neues Modul mit dem Namen "Folie zurücksetzen" an. Geben Sie dann folgenden Code ein: Sub FolieZurücksetzen SlideShowWindows(1).View.GotoSli de1, msoTrue End Sub

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Die Ziffer nach "Goto-Slide" steht dabei für die entsprechende Foliennummer. In unse-

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rem Beispiel wird also immer von der aktuellen Folie zur Folie Nummer 1 (Slide1) gewechselt.

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Um jederzeit Zugriff auf diese Prozedur zu haben, weisen Sie ihr ein Symbol zu. Markieren Sie auf der Folie ein Objekt, das Sie als Aktionsschaltfläche verwenden wollen (siehe Tip oben).

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Wählen Sie unter "Bildschirmpräsentation" den Eintrag "Aktionseinstellungen". Im folgenden Dialogfeld wählen Sie das Register "Mausklick". Aktivieren Sie die Option "Programm ausführen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um die Pfadangabe des VBA-Programms angeben zu können. Wählen Sie Ihr Makro aus, und schließen Sie das Dialogfeld mit "OK". Sie können jederzeit auf Ihre Animation zugreifen. ❑ PCgo! 11/99

PowerPoint Arbeiten mit unterschiedlichen Ansichten

TIP

Beim Erstellen und Bearbeiten von Folien in PowerPoint wird oftmals vergessen, wie nützlich es ist, mit den PowerPoint-Ansichten zu arbeiten. Dabei stehen diese Ansichten sogar als Symbole jederzeit Verfügung. Sie müssen nur einmal in die linke untere Ecke von PowerPoint schauen. Dort finden Sie die Symbole für die Folienansicht, für die Gliederungsansicht, für die Foliensortierung, für die Notizseitenansicht und für die Bildschirmpräsentation. Um zu erkennen, welches Symbol welche Ansicht aktiviert, fahren Sie mit der Maus auf eines der Ansichtensymbole und lassen sie dort einen Moment stehen. Nach kurzer Zeit wird Ihnen in einem Hilfsfenster angezeigt, um welche Ansicht es sich jeweils handelt.

Drucken in PowerPoint

Beim Drucken in PowerPoint gibt es einige Besonderheiten. Grundsätzlich können Sie Ihre gesamte Präsentation (Folien, Gliederung, Notizblätter und Handzettel) in Farbe oder in Schwarzweiß drucken. Die Vorgehensweise ist dabei für alle Darstellungsweisen grundsätzlich identisch. ■ Öffnen Sie die zu druckende Präsentation und klicken Sie im Menü auf "Datei" und "Drucken". Das Duckmenü wird dargestellt. ■ Legen Sie im Feld "Drucken" fest, ob Folien, Handzettel, Notizblätter oder eine Gliederung gedruckt werden soll. Bei den Handzetteln können Sie festlegen, ob zwei, drei oder sechs Seiten je Seite gedruckt werden sollen. Wenn Sie mehr als zwei Folien je Seite drucken, we den die Folien aber ziemlich klein und eignen sich nicht zum Verte len an Ihr Publikum. ■ Anschließend geben Sie die gewünschte Anzahl der Exemplare an. Sie können aus Ihren Folien, je nach vorhandenem Drucker, auch farbige oder schwarzweiße Overheadfolien anfertigen. Klikken Sie dazu auf die Option "Schwarzweiß". Wenn Sie im Ausdruck auch keine Grauschattierungen haben wollen, aktivieren Sie zusätzlich das Kontrollkästchen "Reines Schwarzweiß". Auf Wunsch können Sie Ihre Folien auch noch rahmen; aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen "Fol en rahmen".

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Die Folienansicht dient dem Hinzufügen und dem Bearbeiten von Text und Grafiken. Sie sehen in dieser Ansicht bereits, wie die fertige Folie einmal aussehen wird. Zum Wechseln der Folien können Sie die Bildlaufleiste am rechten Rand des PowerPoint-Fensters ziehen.

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In der Gliederungsansicht können Sie Ihre Folien organisieren. Über die Schaltflächen auf der Gliederungs-Symbolleiste können Sie Gliederungspunkte höher oder tiefer stufen. Die höchste Gliederungsebene entspricht immer einer Folie. Sie können in dieser Ansicht auch Text oder ganze Folien verschieben. Besonders geeignet ist dieser Punkt auch, um in Word erstellte

Texte als Folien einzubauen. Voraussetzung dazu ist, daß Ihr Word-Dokument eine Gliederung enthält. Sie können diese Gliederung dann in PowerPoint laden und per Gliederungsansicht in eine Präsentation verwandeln.

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Eine weitere interessante Bearbeitungsmöglichkeit bietet die Foliensortierung. Hier wird die gesamte Präsentation auf einmal angezeigt. So können Sie Folien auf einfache Art und Weise einfügen, löschen und verschieben. Sie können in dieser Ansicht auch die Folienübergänge festl egen. Wenn Sie für Folien einen Übergang festgelegt haben, erscheint unter der Folie ein entsprechendes Symbol. Klicken Sie jetzt doch einmal auf die Folie. Was passiert? Der Folienübergang wird dargestellt. Damit können Sie in dieser Übersicht gleich testen, wie Ihre Übergänge aufeinander abgestimmt sind. Für den Text können Sie Animationen voreinstellen. Außerdem bietet sich diese Ansicht dazu an, Einblendzeiten für die Folienübergänge festzulegen.

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Die Notizblatt-Ansicht ist dazu gedacht, Bemerkungen zu Ihren Folien zu hinterlegen. Diese helfen Ihnen bei einem Vortag, den "roten Faden" nicht zu verlieren. Außerdem können Sie diese Notizzettel auch als Referenzmaterial drucken und an Ihre Zuhörer verteilen.

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Die Ansicht der Bildschirmpräsentation führt Sie durch Ihre Folien. Sie werden bildschirmfüllend mit allen Folienübergängen und Anim ationen angezeigt.

Diagramme aus Tabellen – auch ohne Excel

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Eine beliebte Darstellungsart von Zahlen sind Diagramme. Ein Diagramm macht Ihre Zahlenkolonnen wesentlich übersichtlicher. Außerdem können Sie beim geschickten Aufbau von Diagrammen die Zahlen so präsentieren, wie Sie es wollen. Ohne eine Manipulation der Daten können Sie zum Beispiel mit Hilfe eines Diagramms negative Entwicklungen retuschieren und posit ive Teilelemente hervorheben. Nicht immer steht das Programm Excel zur Verfügung. Hier hilft PowerPoint weiter: Es beinha ltet ein eigenes kleines Tabellen- und Diagrammprogramm.

im Menü auf "Einfügen" klicken und im Unte rmenü auf "Neue Folie".

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Wählen Sie im Dialogfeld "Neue Folie" das Auto-Layout "Diagramm" aus. Klicken Sie jetzt auf Ihrer neuen Folie doppelt in den Bereich "Diagramm durch doppelklicken hinzufügen".

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Um ein Diagramm mit PowerPoint zu erzeugen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol "Neue Folie". Alternativ können Sie auch

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PowerPoint

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Jetzt werden eine Beispieltabelle und ein Beispieldiagramm erzeugt. Geben Sie Ihre eigenen Daten in die Tabelle ein. Das Ergebnis wird im Diagramm sofort sichtbar. Die Tabelle besteht aus Spalten sowie Zeilen und erinnert stark an eine Excel-Tabelle, beinhaltet aber nicht die Excel-Funktionen. Das heißt, zum Berec hnen von Daten ist dieses Programm nicht geei gnet, wohl aber zur Eingabe von Werten und e-B griffen. Trotzdem können Sie mit Hilfe dieser a-T belle Ihre Zahlen verwalten und grafisch sich tbar machen.

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Sie können viele Eigenschaften des Dia gramms verändern und somit Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Diagramm. Im Kontextmenü wählen Sie "Diagrammtyp".

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Sie können nun aus mehreren Diagram mtypen und Untertypen ein Diagramm Ihrer Wahl selektieren. Mit Hilfe der Schaltfläche "Schaltfläche gedrückt halten für Beispiel" ebkommen Sie einen ersten Eindruck vom fertigen Diagramm.

Professionelle Präsentationen erstellen Organigramme ohne ein spezielles Programm zu erstellen, ist gar nicht so einfach. Die Kästchen und Linien müssen aufwendig gezeichnet undt-mi einander verbunden werden. Das in PowerPoint enthaltene Präsentationsdiagramm unterstützt Sie optimal bei der Erstellung von Organigrammen.

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Zum Erstellen eines Organigramms klicken Sie auf das Symbol "Neue Folie". Im Dialogfeld "Neue Folie" markieren Sie "Organisationsdi agramm" und klicken anschließend auf die Schaltfläche "OK".

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Doppelklicken Sie auf das Organisationsdiagramm. Das Zusatzprogramm für Organ igramme wird gestartet. Eine Grundstruktur ist bereits vorgegeben.

ordnet werden soll. Schon wird ein neues Kästchen mit entsprechender Linie erzeugt. Auf diese Weise können Sie immer weiter fortfahren.

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Wenn Ihnen die Darstellung des Organi gramms noch nicht gefällt, klicken Sie in der Menüzeile auf "Format". Es werden Ihnen dann unterschiedliche Formatierungsmöglichkeiten für Gruppen, für Assistenten und Co-Manager angeboten. Zum Anwenden dieser Formate markieren Sie zunächst die gewünschten Elemente und wählen dann das gefo rderte Format aus.

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Um die Darstellung der Kästen zu ändern, klicken Sie im Menü auf "Feld". Über die jetzt angezeigten Untermenüpunkte können Sie Farbe, Schatten, Rahmenart, Rahmenfarbe und -linienart festlegen.

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Mit Hilfe des Menüpunktes "Diagramm" können Sie die Hintergrundfarbe des Diagramms festlegen.

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Zum Ausfüllen der Kästchen klicken Sie in das gewünschte Kästchen und geben Sie die geforderten Angaben ein. Mit der "Tabulator"-Taste bewegen Sie sich von einem Eingabefeld zum nächsten. Sind die Eingaben beendet, klicken Sie auf das nächste Kästchen.

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Um neue Kästchen und Verbindungen zu erzeugen, klicken Sie zunächst auf eines der Symbole "Mitarbeiter", "Kollege", "Manager" oder "Assistent". Die Maus verwandelt sich in das entsprechende Symbol. Klicken Sie nun mit diesem Symbol in das Kästchen, dem das Symbol zuge -

PCgo! 12/99

PowerPoint Tips CD 1 unter

Um die Linienstärke, -farbe und -art festzulegen, markieren Sie zunächst die zu bearbeitende Linie und klicken anschließend im Menü auf den Eintrag "Linie".

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Die Schrift formatieren Sie über den Menü punkt "Text". Sie müssen zuvor aber ein oder mehrere Felder markiert haben, auf die sich die Formatänderungen auswirken sollen.

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Mit dem Befehl "Schließen und zurückkehren zur Präsentation" im Menü "Datei" wird, nach einer vorherigen Rückfrage, das aktuelle (aktive) Diagramm gespeichert und alsbO jekt in Ihrer Präsentation verankert. Damit steht Ihre Präsentation. pm

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finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

Diagramm-Infos auf einen Blick

Mit Hilfe des Befehls "DiagrammInfo" aus dem Menüeintrag "?" können Sie grundlegende Informationen zu Ihrem Diagramm anzeigen: Die Anzahl der Felder in Ihrem Diagramm, die Anzahl der markierten Felder und die Ebene der markierten Felder. Wenn Sie Felder auf mehreren Ebenen markiert haben, zeigt der Befehl "Diagramm-Info" die Ebene des zuerst markierten Feldes. Die Gruppenformate sind von links nach rechts und von oben nach unten numeriert. Beispielsweise ist das Format in Reihe 2, Spalte 2, das Gruppenformat 5.

Coach: Power Point 2000 Das Besondere an der "Coach"Reihe von bhv sind die Zeiteinhe ten, anhand derer Sie im voraus abschätzen können, wie lange Sie für ein bestimmtes Kapitel brauchen. Inhaltlich richtet sich das Buch eher an den Einsteiger: Prä sentationen gestalten, speichern und drucken, Gliederun gen erstellen, die Texteingabe, die Foliengestaltung, das Einfügen von Grafiken sowie das Erstellen von Handzetteln sind einige der dar gestellten Themen. Der Aufbau soll sowohl das individuelle Lernen als auch das Üben in einer Gruppe ermöglichen. Abgeschlossen wird jedes Kapitel mit einer Kurzzusammen fassung, einer Übersicht über die wichtigsten Tastenkombinationen, die für ein schnelleres Arbe ten sorgen, sowie einem Übungs block.

info bhv Verlags GmbH, ISBN: 3-8287-2520-1 Preis: 24,80 Mark

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ips PowerPoin1t-unTter CD finden Sie auf orkshops/Tips W ü/ Hauptmen

PowerPoint 2000

Automatisches Inhaltsverzeichnis

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TIP

Gefiltertes Inhaltsverzeichnis

In manchen Fällen enthält eine PowerPoint-Datei Folien, die nicht in der endgültigen Präsentation r- e scheinen sollen. Um hier eine korrekte Inhaltsübersicht zu erstel len, markieren Sie vorher alle Folien selektiv, die in der endgült igen Fassung berücksichtigt rwe den. Dazu wechseln Sie in die Ansicht „Foliensortierung“. Halten Sie die „Shift“-Taste gedrückt und wählen nacheinander per Mausklick alle Folien aus, die in der Inhaltsübersicht erscheinen sollen. Zum Abschluß klicken Sie auf die Schaltfläche „Inhaltsfolie“, um das Inhaltsverzeichnis anzulegen.

TIP

Eigene Aufzählungszeichen

Auf Wunsch können Sie beliebige Aufzählungszeichen zuweisen, die als Grafikdatei vorliegen. Benutzen Sie dazu den Befehl „Format / f-Au zählungen und Numerierung“, klicken Sie auf „Bild“ und dann auf „Clips importieren“. Wechseln Sie in ein Verzeichnis mit Aufzählung szeichen. Hier wählen Sie dieeg wünschte Grafikdatei per Mau sklick aus. Mit „Öffnen“ überne hmen Sie die markierte Grafik in den Dialog „Bildaufzählungszeichen“. Zum Schluß weisen Sie das Sym bol mit „OK“ zu.

Wenn Sie nach getaner Arbeit ein Inhalts Zum Abschluß klicken Sie auf die Schalt verzeichnis für Ihre fertige Präsentation anlegen fläche „Inhaltsfolie“, die Sie auf der Objektmöchten, müssen Sie dieses nicht selbst er - leiste für die Foliensortierung finden. PowerPoint stellen. PowerPoint erzeugt auf Knopfdruck fügt nun automatisch am Anfang der Präsentation automatisch eine Inhaltsübersicht, die alle Über - die benötigte Anzahl Folien mit dem Inhaltsver schriften der markierten Präsentationsfolien zeichnis ein. enthält.

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Um das Inhaltsverzeichnis anzulegen, wech seln Sie mit dem Befehl „Ansicht / Foliensor tierung“. In der Folienübersicht wählen Sie alle Folien aus. Dazu verwenden Sie den Befehl „Bearbeiten/Alles markieren“ oder die Tastenkombination „Strg + A“.

Schriftart austauschen Die Wahl der Schriftart bestimmt entscheidend, Kategorie „Ersetzen“. Wählen Sie im unteren Liwie gut die präsentierten Informationen wahrge - stenfeld („Durch“) die gewünschte neue Schriftart. nommen werden. Um die Lesbarkeit zu verbes sern, bietet PowerPoint 2000 die Möglichkeit, die Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ersetzen“, aktuelle Schriftart automatisch in der gesamten wird die alte Schriftart durch die angegebene Präsentation durch eine andere zu ersetzen. neue in der gesamten Präsentation ersetzt. Mit „Schließen“ kehren Sie wieder zur Präsentation zurück. Laden Sie Ihre Präsentation, und klicken Sie ein Textobjekt mit der Schriftart an, die Sie verändern möchten. Klicken Sie im Menü „For mat“ auf den Befehl „Schriftarten ersetzen“.

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Im folgenden Dialog erscheint die aktuell markierte Schriftart im Listenfeld unter der

Aufzählungen attraktiv gestalten Damit Aufzählungen optisch attraktiver wir - Symbol an, das Sie verwenden möchten. Im Regi ster „Videoclips“ können Sie animierte Aufzähken, können Sie in PowerPoint jetzt grafische Aufzählungszeichen verwenden. Dazu steht ei - lungszeichen auswählen. ne Auswahl von sogenannten Bullets zur Verfü gung. Dies sind kleine Symbole, die auch häufig Neben dem auf Internetseiten verwendet werden. angeklickten Symbol erscheint jetzt eine Auswahl Markieren Sie auf einer Folie den Textbereich, leiste. Klicken Sie in der eine Aufzählung enthalten soll. dieser Leiste auf die erste Schaltfläche Im Menü „Format“ wählen Sie den Befehl „Clip einfügen“. „Aufzählungen und Numerierung“. Wählen Anstatt der normaSie im folgenden Dialog das Register „Aufzählunlen Aufzählungszeigen“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltchen erscheint jetzt fläche „Bild“. im markierten Be reich das graphiDer Dialog „Bildaufzählungszeichen“ wird sche Element. ml geöffnet. Im Register „Bilder“ klicken Sie das

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TIP

Mehrere Schriften ersetzen

Enthält eine Präsentation mehr ere verschiedene Schriftarten, die Sie austauschen möchten, mü ssen Sie die automatische Font-Ersetzung für jede Schriftart separat durchführen. Gehen Sie dazu für jede Schriftart entsprechend vor, wie es im Tip „Schriftart austauschen“ beschrieben ist.

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PCgo! 1/2000

t-Tipps PowerPoin 1 unter CD finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

PowerPoint 2000

Notizen und Aufgaben aufzeichnen Während einer Bildschirmpräsentation ist es wichtig, auftretende Fragen, wenn diese -nicht di rekt beantwortet werden können, zu dokumenti eren. Sie können mit Hilfe der Besprechungsnotizen Aufgaben direkt während Ihres Vortragesh-aufzeic nen und diese dann am Ende Ihrer Bildschirmpr äsentation auf einer neuen Folie zusammengefasst als Aufgaben anzeigen und beantworten. t- Das en spricht einem guten Vortragsstil.

als Aufgaben ein und klicken Sie aufü-„Hinzuf gen“ und „OK“, um die Präsentation fortzusetzen.

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Am Ende der Präsentation werden die Aufgaben automatisch zu einer neuen uFolie z sammengefasst und dargestellt.

Zum Weiterbearbeiten von Besprechungsnotizen und Aufgaben besteht die Möglichkeit, diese direkt aus PowerPoint heraus an ein Word-Dokument zu senden. Klicken Sie dazu in der Foliena nsicht im Menü „Extras“ auf Besprechungsnotizen oder klicken Sie während einer Bildschirmpräsentation auf die rechte Maust aste und wählen im Kontextmenü „Besprechungsnotizen“ aus. Nach Eingabe Ihrer Besprechungsnotizen (oder Aufgaben) klicken Sie auf „Exportieren“. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Besprechungsnotizen und Au fgaben an Microsoft Word senden“ und klicken Sie dann auf „Jetzt exportieren“. In Word wird ein neues Dokument geöffnet, in dem die Besprechungsnotizen und Aufgaben enthalten sind.

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Um während einer Präsentation in das - Dia logfenster für Besprechungsnotizen zu n- gela gen, klicken Sie auf die rechte Maustaste. Im Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag „Bespre chungsnotizen“. Klicken Sie auf den Registereintrag „Aufgaben“, geben Sie die gestellten Fragen

Hinzufügen von Kommentaren Vor der Präsentation von PowerPoint-Folien sollten Sie die Folien von einer außenstehenden Person querlesen lassen.

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Zum Einfügen von Kommentaren wechseln Sie über den Menüeintrag „Ansicht“ und „Folie“ in die Folienansicht. Klicken Sie danach im Menü auf „Einfügen“ und „Kommentar“. Kommentare werden in gelben Kommentarfeldern angezeigt. Sie können sowohl den Text als auch die Felder wie ein herkömmliches Objekt verschieben, ver größern, verkleinern und neu formatieren.

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Sie können Kommentare zu jeder Folie und zu jedem Objekt anlegen. Möchten Sied-eine Bil schirmpräsentation ohne Kommentare vorführen oder wirken die Folien mit den Kommentaren zu überladen, können Sie die Kommentare n- ausble

PCgo! 3/2000

an Word TIPP Notizen senden

den. Klicken Sie dazu im Menü auf „Ansicht“ und im folgendem Untermenü auf „Kommentare“. Kommentare sind in der Gliederungs- abzw. M ster-Ansicht nicht sichtbar, werden aber in der Bildschirmpräsentation angezeigt, wenn Sie diese nicht vorher ausblenden. pm

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t-Tipps PowerPoin r eißen CD unte der w finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

PowerPoint

Zeichenobjekte selbst entwerfen

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TIPP

Objekte zeichnen

Für das Zeichnen von Objekten sollten Sie einige besondere Tipps beachten: Wenn Sie statt eines Rechteckes ein Quadrat zeichnen möchten, wählen Sie das Rechtecksymbol aus und halten beim Erstellen die Umschalttaste gedrückt. Schon haben Sie ein Quadrat erzeugt. Genauso können Sie mit der Ellipse umgehen: Durch gleichzeitiges Drücken der Umschalttaste beim Ziehen in die Folie wird statt der Ellipse ein Kreis erzeugt. Wenn Sie eine Linie in einem bestimmten Winkel erzeugen möchten, halten Sie beim Erstellen der Geraden die Umschalttaste gedrückt. Auf diese Weise erzeugen Sie ganz einfach waagerechte, senkrechte oder 45-Grad-Linien.

TIPP

Auf den ersten Blick ist es einfacher, auf die Zum Verschieben des Objektes müssen Sie vorgefertigten Grafiken zurückzugreifen, die P oes zunächst markieren, dann können Sie es werPoint bereits mitliefert. Doch auch eigene Gramit gedrückter Maustaste beliebig platzieren. Soll fiken sind mit den mitgelieferten Zeichnen-WerkIhr Objekt exakt horizontal oder vertikal verschozeugen rasch gezeichnet. ben werden, müssen Sie beim Verschieben die „Umschalttaste“ gedrückt halten. Erstellen Sie zunächst eine leere Folie, indem Sie im Menü auf „Einfügen“, „Neue Folie“ Sie brauchen sich wiederholende Objekte und das leere Blatt rechts unten für die „leere nicht immer wieder neu erstellen. Wenn Sie Folie“ klicken. Danach müssen Sie die Symbo l- Ihr Zeichenobjekt mit gleichzeitiger Betätigung leiste für das Zeichnen aktivieren. Klicken Sie der „Strg“-Taste an eine neue Position verschi edazu im Menü auf „Ansicht“, „Symbolleisten“ ben, wird eine Kopie des Objektes erstellt und an und aktivieren Sie durch einen Klick den Eintrag die neue Position gesetzt. Das ursprüngliche Ob„Zeichnen“. jekt bleibt stehen.

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Klicken Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“ auf das Symbol für das gewünschte Zeichenobjekt – beispielsweise für einen Kreis, ein Textfeld oder einen Pfeil. Ziehen Sie mit der Maus innerhalb der Folie die gewählte Objektform in der gewünschten Größe auf.

Wenn Sie Ihr Objekt auch noch mit einem Text versehen möchten, markieren Sie das zu b eschriftende Objekt und geben Sie den gewünschten Text ein. Er wird zentriert in das Objekt eingefügt und verankert. Das bedeutet, wenn Sie das Objekt verschieben, wird der Text ebenfalls verschoben.

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Nach dem Loslassen der Maustaste wird das Objekt markiert, an seinen Kanten erscheinen kleine weiße Quadrate. Das sind Ziehpunkte und Anfasser, mit denen Sie das Zeichenobjekt nachträglich verschieben und in der Größe verändern können.

Objektreihenfolge verändern

Der Aufbau Ihrer Folien ist bei eingestellter Animation von der Objektreihenfolge abhängig. Das merken Sie leider oftmals erst bei der Präsentation. Doch die Objektreihenfolge lässt sich schnell ändern: Blenden Sie die Animationseffekte ein, indem Sie auf „Ansicht“, „Symbolleisten“ und „Animationseffekte“ klicken. Wählen Sie nun die animierten Objekte einzeln aus und stellen Sie anschließend im Animationsfenster unten links die gewünschte Reihenfolgennummer ein.

Multimedia-Effekte einsetzen Durch den Einsatz von Multimedia-Effekten wie Klang, Musik und Video lockern Sie Ihre Bil dschirmpräsentation auf.

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Klicken Sie in der Menüzeile auf „Einfügen“ und wählen Sie im Untermenü „Film und Klang“ aus. Sie können jetzt Film und Klänge aus der Gallery oder aus eigenen Dateien einfügen.

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Im Dialogfenster zur benutzerdefinierten Animation wechseln Sie zunächst auf das Register „Zeitlicher Ablauf“. Markieren Sie das automatisch auszuführende Medienobjekt und klicken Sie im rechten Fensterbereich unter „Animieren“ auf „Animieren“ und „Automatisch“.

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Standardmäßig wird das eingefügte Objekt abgespielt, wenn Sie es doppelt anklicken. In der Präsentationsdarstellung brauchen Sie das O bjekt nur einmal anzuklicken, um es abzuspielen.

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Wenn Sie eine automatische Wiedergabe während der Bildschirmpräsentation erreichen möchten, markieren Sie in der Folienansicht das gewünschte Multimedia-Objekt . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie im Kontextmenü „Benutzerdefinierte Animation“.

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Wechseln Sie ins Register „Wiedergabeei nstellungen“ und legen Sie fest, ob während der Wiedergabe die Präsentation angehalten werden soll Dann können Sie erst fortfahren, wenn das Medienobjekt ganz abgespielt ist. pm PCgo! 4/2000

oint-Tippster PowerP eißen CD un der w finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

PowerPoint Bilder auf Stichwort zuweisen

rückTIPP Befehle gängig machen Ihnen gefällt das Ergebnis einer Operation nicht? Dann widerrufen Sie sie einfach: Das geht mit dem Symbol „Rückgängig“. Diese Funktion merkt sich Ihre Befehle und erlaubt es, wieder an einer Stelle Ihrer Arbeit zu beginnen, an der Ihnen noch alles gefallen hat. Um mehrere Schritte auf einmal rückgängig zu machen, klicken Sie auf den kleinen Auswahlpfeil rechts des Rückgängig-Symbols.

PowerPoint bietet eine Funktion, mit der Sie Grafiken leichter auswählen, die zu einem eTh ma passen. Sie brauchen mit dieser Funktion nicht lange alle Cliparts zu durchsuchen. PowerPoint analysiert den Text der aktiven Präsentation und erstellt eine Liste der enthaltenen Stichwörter. Dann sucht es Grafiken aus der ClipArt Gallery heraus, denen eines dieser Stichwˆrter zugeordnet ist.

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Öffnen Sie die gewünschte Präsentation, und aktivieren Sie die „Folienansicht“. Wählen Sie im Menü „Extras“ aus. Klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag „AutoClipArt“. Nach kurzer Analyse erscheint ein Dialog, der die gefundenen Stichwörter im Listenfeld links unten aufführt.

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Klicken Sie in der Menüzeile auf „Einfügen“ und wählen Sie im Untermenü „Film und Klang“ aus. Sie können jetzt Film und Klänge aus der Gallery oder aus eigenen Dateien einfügen.

Die Anzahl der Befehle, die PowerPoint sich zur RückgängigFunktion merkt, stellen Sie selbst ein. Klicken Sie im Menü auf „Extras“ und auf „Optionen“ ein. Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie das Register „Bearbeiten“ aus. Im unteren Teil dieses Dialogfensters finden Sie im Bereich „Rückgängig“ die Anzahl von Schritten, die sich PowerPoint merken soll. Wählen Sie jedoch nicht zu viele Schritte, da das zu Lasten Ihres Speichers geht. Stellen Sie nicht mehr als 30 Schritte ein. Mit „OK“ speichern Sie die Vorgabe. Sie können nichts rückgängig machen, wenn Sie die Folie speichern.

Wählen Sie hier das gewünschte Stichwort aus. Im Feld „Auf Folie“ listet PowerPoint die Nummern der Folien auf, in denen das gewählte Stichwort enthalten ist.

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Kommt Ihr Stichwort auf mehreren Folien vor, wählen Sie in diesem Listenfeld diee-g wünschte Foliennummer aus.

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Um ein passendes Bild in diese Folie zu übernehmen, klicken Sie auf „ClipArt anzeigen“. Das ClipArt-Gallery-Fenster erscheint mit allen Grafiken, denen das Stichwort zugeordnet ist. Hier markieren Sie das gewünschte Bild. Klicken Sie auf „Einfügen“, um das Bild in die ausgewählte Folie zu übernehmen.

Multimedia-Effekte einsetzen Durch den Einsatz von Multimedia-Effekten wie Klang, Musik und Video lockern Sie Ihre Bil dschirmpräsentation auf.

viele TIPP Wie Befehle zurück?

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Standardmäßig wird das eingefügte Objekt abgespielt, wenn Sie es doppelt anklicken. In der Präsentationsdarstellung brauchen Sie das bOjekt nur einmal anzuklicken, um es abzuspielen.

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Wenn Sie eine automatische Wiedergabe während der Bildschirmpräsentation erreichen möchten, markieren Sie in der Folienansicht

das gewünschte Multimedia-Objekt . Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Objekt und wählen Sie im Kontextmenü „Benutzerdefinierte Animation“.

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Im Dialogfenster zur benutzerdefinierten Animation wechseln Sie zunächst auf das Register „Zeitlicher Ablauf“. Markieren Sie das automatisch auszuführende Medienobjekt und klicken Sie im rechten Fensterbereich unter „Animieren“ auf „Animieren“ und „Automatisch“.

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Wechseln Sie ins Register „Wiedergabeei nstellungen“ und legen Sie fest, ob während der Wiedergabe die Präsentation angehalten werden soll Dann können Sie erst fortfahren, wenn das Medienobjekt ganz abgespielt ist.

Absatzeinzüge präzise einstellen Für das Design Ihres professionellen Folienlayouts ist es von großem Vorteil, wenn Sie Absatzeinzüge richtig einstellen. Legen Sie selbst fest, an welcher Stelle Ihre Zeilen beginnen sollen.

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Markieren Sie das Textfeld, für das Sie einen Einzug einstellen möchten. Klicken Sie im Menü auf „Ansicht“ und im Untermenü auf -„Li neal“. Damit wird ein Lineal eingeblendet.

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Um den Einzug für die erste Zeile eines Absatzes einzustellen, ziehen Sie die obere Einzugsmarke des Lineals nach rechts. Beachten Sie,

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dass dieser Einzug nur Auswirkung auf die jeweils erste Zeile eines Absatzes hat.

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Ziehen Sie die untere Einzugsmarke, um den linken Einzug für den restlichen Absatz einzustellen. Der rechteckige Teil der Einzugsmarke wird dabei mitverschoben.

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Um die Absatzeinzüge zusammen zu verschieben, verschieben Sie beide Marken, indem Sie den rechteckigen Teil der unteren Marke ziehen. Peter Schnoor/pm PCgo! 5/2000

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PowerPoint Folienfarbskala zuweisen

als Grafik TIPP Folie speichern Sie können eine Präsentation, die Sie bereits gespeichert haben, unter einem neuen Namen speichern. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie verschiedene Zwischenstände (Versionen) Ihrer Datei aufbewahren wollen, um später wieder darauf zuzugreifen. Sie können eine PowerPoint-Datei auch in einem anderen Dateiformat speichern, um diese mit anderen Programmen zu bearbeiten. Wählen Sie dazu im Menü „Datei“ den Eintrag „Datei speichern unter“. Um in einem anderen Format zu speichern, wählen Sie das gewünschte Format in dem Feld „Dateityp:“ aus. Speichern Sie die Präsentation als Windows-MetaDatei, können Sie diese zum Beispiel in ein DTP-Programm importieren. Mit einen Klick auf „Speichern“ erhält die Datei das gewählte Format.

TIPP

Groß- und Kleinschreibung

Sie können die Groß- und Kleinschreibung von Texten in PowerPoint komfortabel über ein Dialogfenster erledigen. Damit stehen ihnen zusätzliche Möglichkeiten für die Umstellung zur Verfügung. Markieren Sie den Text, den Sie umstellen möchten. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl „Format“ und im Untermenü auf „Groß-/Kleinschreibung“. Entscheiden Sie sich für eine der Umstellungsmethoden: Schon ändert sich die Textdarstellung nach Ihren Wünschen.

Die Folienfarbskala legt fest, welche Farben PowerPoint für Vorlagenelemente verwendet. Dabei können Sie eine der vorgegebenen Skalen wählen oder die Farben einzelner Elemente nach eigenen Vorstellungen bestimmen. Alternativ versehen Sie, trotz zugewiesener Skalenfarben, jedes Element einer Folie mit einer eigenen Farbe.

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Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü auf. Achten Sie darauf, dass Sie dabei kein Objekt anklicken. Benutzen Sie die Schaltfläche „Folienfarbskala ...“.

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Im Dialogfenster „Farbskala“ wählen Sie eine Farbskala aus, die Ihren Vorstellungen entspricht. Klicken Sie auf das Register „Anpassen“.

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Bei den „Skalafarben“ können Sie unter „Farbe ändern“ beliebige Farben für Hintergrund, Text und Zeilen einstellen. Auch Schatten, Titeltext, Füllbereiche sowie Akzent und Hyperlinks lassen sich hier verändern.

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Mit der Schaltfläche „Zuweisen“ ordnen Sie der gerade aktiven Folie das Farbschema zu. Wenn Sie „Allen zuweisen“ wählen, erhalten sämtliche Folien mitsamt der Folienvorlage (Master) das neue Farbschema.

Seite exakt einrichten Bevor Sie eine neue Präsentation gestalten, entscheiden Sie sich für ein Seitenformat. Mit dieser Seitengröße werden dann die Folien auf jeder einzelnen Seite angelegt. Das Seitenformat gilt also für die ganze Präsentation.

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Passen Sie auch die Seitenhöhe und -breite an. Legen Sie fest, von welcher Folie an die Seitennummerierung stattfinden soll.

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Wechseln Sie in die Folienansicht, indem Sie auf das entsprechende Symbol im unteren linken Bildschirmrand klicken. Wählen Sie den Menüeintrag „Datei“ und im Untermenü den Befehl „Seite einrichten“.

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Im Dialogfenster „Seite einrichten“ legen Sie die Seitengröße fest. Neben dem Eintrag „Bildschirmpräsentation“ stehen die Optionen „A4“, „35mm Dias“ und „Overhead-Folien“ zur Verfügung.

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Bestimmen Sie die Ausrichtung für die Folien und getrennt davon die Ausrichtung für Notizen, Handzettel und Gliederungen. Die Platzhalter der Vorlagen passen sich der- einge richteten Seitengröße an.

Führungslinien erleichtern Platzierung Raster und Führungslinien, in anderen Program men meist Hilfslinien genannt, sind ein bewährtes Mittel, um Objekte an der richtigen Stelle - zu plat zieren und auszurichten.

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Sie schalten die Führungslinien ein, indem Sie im Menü „Ansicht“ wählen und im Untermenü den Befehl „Führungslinien“ aktivieren.

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Um Führungslinien zu verschieben, klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die Führungs linien und bewegen diese an die gewünschte Stelle.

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Verschieben Sie Führungslinien, wird- der Ab stand von der Folienmitte aus gerechnet und angezeigt. Drücken Sie zusätzlich die „Strg“-Taste, blendet PowerPoint eine weitere Führungslinie ein. Benutzen Sie die Umschalttaste, wird der Abstand von der letzten Position aus gerechnet.

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Um die Funktion „Am Raster ausrichten“ einzuschalten, wählen Sie im Menü „Zeichnen“ den Befehl „am Raster ausrichten“. pm PCgo! 6/2000

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PowerPoint

PowerPoint-Präsentation importieren Sie können zu einer PowerPoint-Präsentation eine weitere Präsentation importieren, ohne die Folien einzeln übernehmen zu müssen.

Clipart TIPP Eine umfärben Nicht immer passt der Hintergrund einer Clipart zum Layout Ihrer Präsentation. Mit einem Trick färben Sie jedoch den Hintergrund der Clipart um und passen sie den Farben der aktuellen Präsentation an. Wählen Sie dazu die „Folienansicht“, und markieren Sie das umzufärbende Symbol mit der Maus. Ist die Grafiksymbolleiste noch nicht eingeblendet, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol. Im Kontextmenü t-benu zen Sie den Befehl „Grafiksymbolleiste anzeigen“, der die Symbolleiste aufruft. Verwenden Sie in der Grafiksymbolleiste das Symbol „Grafik neu einfärben“. Aktivieren Sie im Bereich „Ändern“ die Option „Füllbereiche“. Öffnen Sie das Listenfeld der Farbe, die Sie ändern möchten. Wählen Sie Ihre gewünschte Farbe aus und klicken Sie auf „OK“.

TIPP Folien kommentieren Wenn Sie mit mehreren Personen an einer Präsentation arbeiten, ist eine Kommentierung hilfreich. Damit kann jeder Mitarbeiter seinen Kommentar zu jeder Folie n- hi terlegen. Auch wenn Sie alleine an einer Präsentation arbeiten, kann es sinnvoll sein, Kommentare zu hinterlegen. Sie fügen Kommentare zu Ihren Folien hinzu, indem Sie in der „Folienansicht“ in der Menüleiste „Einfügen“ wählen. Klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag „Kommentar“. Dadurch erscheint eine kleine, gelbe Notiz auf Ihrer Folie. Die Notiz enthält dabei automatisch den Benutzernamen des Bearbeiters.

blenden. Bestätigen Sie sie mit einem Klick auf „Alle einfügen“. Mit dem „Schließen“ des Dialogfensters wird die PowerPoint-Datei Bestandteil Ihrer ursprünglichen Präsentation.

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Öffnen Sie die PowerPoint-Datei, in die Sie eine andere Präsentation einfügen möchten.

Klicken Sie in der „Foliensortieransicht“ auf die Folie, hinter der die andere Präsentation eingefügt werden soll. Die Einfügeposition zeigt PowerPoint durch einen senkrechten Strich an. Rufen Sie den Menüpunkt „Einfügen“ und im Untermenü „Folien aus Dateien“ auf.

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Wählen Sie im Dialogfenster „Foliensuche“ die gewünschte Präsentation aus. Lassen Sie sich dort mit „Anzeigen“ die Folienauswahl ein-

Begleitheft zur einer Präsentation erstellen Sie steigern die Wirkung einer Präsentation erheblich, indem Sie den Zuschauern ein gedrucktes Begleitheft zur Verfügung stellen. Darin fassen Sie alle wichtigen Informationen zusammen.

Möglichkeit, später eigene Kommentare im WordDokument hinzuzufügen. Mit der Option „Nur Gliederung“ übernehmen Sie alle Gliederungspunkte ohne andere Objekte.

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Laden Sie dazu in PowerPoint Ihre fertige Präsentation, und wählen Sie im Menü „Datei“. Bewegen Sie den Cursor im Untermenü auf den Eintrag „Senden an“. Im folgendem Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Microsoft Word“.

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Daraufhin erscheint der Dialog „Buch erstellen“. Wählen Sie die gewünschte Darstellungsform aus, beispielsweise „Notizen neben Folien“ oder „Leerzeichen neben Folien“. Während Sie mit der ersten Option die Notizen in das Dokument übernehmen, lässt Ihnen die zweite Variante die

Im unteren Teil des Dialogs legen Sie mit den beiden Optionen fest, ob Sie die zusätzlichen Informationen „Einfügen“ oder „Verknüpfen“ möchten. Die Verknüpfung bietet den Vorteil, dass spätere Änderungen an der Präsentation automatisch ins Word-Dokument übernommen werden. Mit „Einfügen“ ändert sich nichts mehr.

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Mit einem Klick auf „Ok“ startet Word automatisch. Die Textverarbeitung erzeugt ein Dokument im gewählten Layout, das eine komplette Übersicht über Ihre Präsentation enthält.

Inhaltsübersicht auf Knopfdruck Helfen Sie den Teilnehmern Ihrer Präsentation, die Übersicht zu behalten. Dazu erstellen Sie eine Inhaltsübersicht. Das müssen Sie nicht selbst erledigen: PowerPoint erzeugt bei Bedarf eine Übersicht Ihrer Präsentation als eigene Folie. Diese Übersicht enthält alle Überschriften der ausgewählten Folien.

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Wechseln Sie in die Darstellungsart „Foliensortierung“. Dazu klicken Sie im Menü auf „Ansicht“ und im folgendem Untermenü auf „Foliensortierung“. Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten:

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Entweder markieren Sie mit gedrückter „Umschalt“-Taste und der Maus die Folien, die in der endgültigen Präsentation erscheinen. Oder Sie benutzen den Befehl „Bearbeiten“ aus der Menüzeile und klicken im Untermenü auf „Alles markieren“, um alle Folien auf einmal auszuwählen.

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Klicken Sie auf das Symbol „Inhaltsfolie“ in der Symbolleiste für die Foliensortierung. PowerPoint erstellt eine eigene Folie, die alle Überschriften der markierten Folien enthält. Peter Schnoor/pm PCgo! 7/2000

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PowerPoint

Mit der Gliederungsstruktur arbeiten

mit TIPP Arbeiten der Gliederung Normalerweise benutzen Sie die „Folienansicht“, um Folien zu bearbeiten. Beschäftigen Sie sich im Folienentwurf jedoch vornehmlich mit der Gestaltung der Folien, fehlt hier der Überblick über alle Folien. Die Struktur der gesamten Präsentation lässt sich nur schlecht überblicken. Hier bietet die Ansicht „Foliensortierung“ bereits einen deutlich besseren Überblick. Allerdings lassen sich in dieser Ansicht keine Folieninhalte bearbeiten. Sie können die Folien lediglich umordnen. Die Gliederungsansicht ist hier flexibler. Diese erlaubt es nicht nur, die Folienstruktur zu erkennen und zu verändern, sondern auch, den Folieninhalt zu bearbeiten.

TIPP Foliengröße einstellen Die Folienbreite beträgt standardmäßig 24 cm, die Höhe 18 cm. Diese Einstellungen lassen sich aber problemlos ändern. Rufen Sie dazu aus dem „Datei“-Menü den Befehl „Seite einrichten“ auf. Daraufhin blendet PowerPoint das Dialogfenster „Seite einrichten“ ein. In die Eingabefelder „Breite“ und „Höhe“ geben Sie die entsprechenden Werte ein. Sie können auch auf vorgegebene Standardformate zurückgreifen. In der Gruppe „Orientierung“ legen Sie fest, ob Folien im Hoch- oder Querformat ausgegeben werden.

Die Gliederungsansicht eignet sich besonders, um eine Präsentation zu strukturieren. Sammeln Sie zunächst Ihre ersten Ideen, und geben Sie diese als separate Absätze in die Gliederungsansicht ein. Jeden Absatz stellt PowerPoint daraufhin in einer eigenen Folie dar: als Titel einer Folie. In der Gliederungsansicht erkennen Sie die Titelzeile einer Folie an dem vorangestellten, nummerierten Foliensymbol. Nach der ersten Ideensammlung geht es daran, die einzelnen Ideen zu sortieren.

lichen Informationen auf einer Folie. Auch die Anzahl der Folien reduziert sich dadurch nicht. Erst wenn Sie einen Absatz tieferstufen – das geschieht über die „Pfeil-nach-rechts“-Taste – ordnet PowerPoint ihn als Unterpunkt unter den unmittelbar vorangehenden Absatz ein.

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Im ersten Arbeitsschritt ordnen Sie Ihre Ideen und stellen die Gedanken passend zusammen. Dazu stellt PowerPoint die Symbole „nach oben“ und „nach unten“ in der Gliederungssymbolleiste bereit. Diese Pfeile verschieben den aktuellen beziehungsweise die markierten Absätze um jeweils eine Position nach oben oder nach unten.

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Mit dem Verschieben der Absätze zeigt PowerPoint außer dem Titel noch keine zusätz-

Die Gliederung kennt maximal fünf Ebenen: Die erste Gliederungsebene bildet immer einen Absatz, also eine eigene Folie. Absätze, die zu tief eingestuft wurden, lassen sich durch „Höherstufen“ („Pfeil nach links“-Taste) um eine Gliederungsebene nach oben versetzen. Auf diese Weise lässt sie sich auch wieder zu einer eigenen Folie machen. Im Gegenzug lassen sich Folien zu Folieninhalten wandeln, indem Sie diese „tieferstufen“.

Ebenen reduzieren und erweitern Wenn Ihre Präsentation sehr umfangreich wird und alle Gliederungsebenen in der Gliederungsansicht angezeigt werden, müssen Sie mit den Schiebeleisten durch die Gliederungsansicht navigieren. Dabei geht die Übersichtlichkeit verloren. Reduzieren Sie in solchen Fällen die Ansicht der Gliederungsebenen.

sicht auf die zu reduzierende Folie, und wählen Sie über die „-“-Schaltfläche „Gliederung reduzieren“). Diesen Vorgang können Sie für beliebig viele Folien durchführen. Für jede ausgewählte Folie reduziert PowerPoint die Gliederungsanzeige, die Inhalte gehen aber nicht verloren.

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Um die Folienstruktur schnell überblicken zu können, klicken Sie auf das Symbol „Alle Ebenen ausblenden“. Dann zeigt PowerPoint nur die ersten Ebenen, also die Folientitel, an. Um wieder die gesamten Ebenen der Gliederung zu sehen, klicken Sie auf das Symbol „Alle Ebenen einblenden“: Schon haben Sie die Details im Blick.

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Ferner haben Sie die Möglichkeit, die Gliederungsebene für einzelne Folien zu reduzieren. Klicken Sie dazu in der Gliederungsan-

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Mit einem Klick auf das Symbol „Gliederung erweitern“ („+“-Schaltfläche) vergrößern Sie die jeweilige Gliederung wieder auf die komplette Gliederungsansicht. Wählen Sie „Alle Ebenen einblenden“, werden alle Gliederungsebenen aller Folien Ihrer Präsentation wieder sichtbar.

Folien zeitweise ausblenden Manchmal ist es gar nicht nötig, eine Folie zu löschen. Es genügt, diese einfach auszublenden. PowerPoint zeigt sie bei der Bildschirmpräsentation nicht mehr an. Sie blenden eine Folie aus, indem Sie in die Ansicht „Foliensortierung“ wech-

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seln, die rechte Maustaste betätigen und im Kontextmenü den Befehl „Folie ausblenden“ wählen. Während der Präsentation können Sie ausgeblendete Folien über den „Gehe-zu“-Befehl des Kontextmenüs aufrufen. Peter Schnoor/pm PCgo! 8/2000

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PowerPoint

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Präsentationen über Autoinhalt-Assistent Nicht nur für Anfänger ist der Autoinhalt-Assistent von PowerPoint interessant. Auch erfahrene Anwender sollten sich bei der Erstellung neuer Präsentationen einmal ansehen, was der Autoinhalt-Assistent zu bieten hat.

TIPP Hintergründe aufhellen Die Hintergründe der Vorlagen sind in den meisten Fällen sehr dunkel. Das ist weder für den Foliendruck gut, da sehr viel Farbe verbraucht wird, noch für die Bildschirmpräsentation, weil Sie einen sehr lichtstarken Projektor benötigen, um das Präsentationsbild klar auf die Leinwand zu bekommen. Deshalb ist in den meisten Fällen eine helle, freundliche Farbe gegenüber dunkeln Farben zu bevorzugen. Um die Hintergründe Ihrer Folien aufzuhellen, klicken Sie in der Menüleiste auf „Format“ und im Folgemenü auf „Hintergrund“. Wählen Sie jetzt im unteren Eingabefeld mit der Pfeiltaste ein helles Hintergrundbild aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Allen zuweisen“. Damit übergibt PowerPoint allen Folien Ihrer Präsentation die neu gewählte Farbe.

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Beim Starten von PowerPoint empfängt Sie ein Dialogfenster, das Ihnen die Möglichkeit bietet, den „Autoinhalt-Assistenten“ zu starten. Klicken Sie auf diese Option und „OK“.

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Der Autoinhalt-Assistent meldet sich in einem weiteren Dialog. Auf der linken Seite erkennen Sie, in welchem Arbeitsschritt der Assistent sich gerade befindet: Zunächst ist „Beginn“ aktiviert. Mit einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt.

chen Kategorien, in dem Fenster daneben finden Sie die dazugehörigen Inhalte. Die Kategorie „Alle“ enthält alle Vorlagen. Über die folgenden Kategorieschaltflächen können Sie die zur jeweiligen Kategorie gehörenden Vorlagen herausfiltern. Finden Sie keine Kategorie, die zu Ihrer Präsentation passt, schauen Sie in der Kategorie „Carnegie-Trainer“ nach. In unserem Beispiel klicken Sie auf die Kategorie „Firma“ und auf die Präsentationsvorlage „Betriebsversammlung“. Über „Weiter“ gelangen Sie zum nächsten Schritt.

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Wählen Sie hier die Option „Präsentation, informelle Besprechungen, Handzettel“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.

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PowerPoint zeigt nun das Dialogfenster für den „Präsentationsstil“ an. Wählen Sie hier als Ausgabeart die Option „Bildschirmpräsentation“. Bei der Frage „Werden Sie Handzettel ausdrucken?“ klicken Sie auf „Ja“.

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Mit „Weiter“ gelangen Sie in das Dialogfenster der „Präsentationsoptionen“. Geben Sie hier in die Eingabefelder Ihre individuellen Titel, Namen usw. ein.

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Sie befinden sich jetzt bei der Auswahl des „Präsentationstyps“. Auf der rechten Bildschirmseite sehen Sie Schaltflächen zu sämtli-

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Mit „Weiter“ wird Ihre Präsentation zum „Fertigstellen“ vorgeschlagen. Klicken Sie hier auf diese Schaltfläche, und Sie brauchen nur noch die Inhalte der Folien zu ergänzen.

Eigene Bilder als Hintergrund Sie sind bei der Auswahl der Hintergründe nicht an PowerPoint gebunden. Vielmehr können Sie statt der vorgegeben Hintergründe beliebige Grafikdateien als Hintergrundbild einfügen – beispielsweise eingescannte Bilder.

in der TIPP Vorschau Gliederung Die Gliederungsansicht von PowerPoint eignet sich bestens, um Folientexte einzugeben und zu bearbeiten. Wenn Sie trotz der Gliederungsdarstellung die Folienansicht nicht aus dem Blick verlieren möchten, klicken Sie im Menü auf „Ansicht“ und im Untermenü auf „Miniaturbild“. Schon haben Sie die Gliederungsansicht und die Folienansicht auf einer Arbeitsfläche vereint.

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Mit einem weiteren „OK“ aktivieren Sie das Dialogfenster „Hintergrund“. Sie können Ihre ausgewählte Grafik entweder allen Folien zuweisen („Allen zuweisen“) oder der gerade aktivierten Folie („Zuweisen“). P. Schnoor/pm

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Aktivieren Sie im Menü den Befehl „Format“ und den Eintrag „Hintergrund“. Klicken Sie im unteren Auswahlfenster des Dialogfensters auf den Auswahlpfeil und auf „Fülleffekte“.

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Wählen Sie im Dialogfenster „Fülleffekte“ das Register „Grafik“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Grafik auswählen“.

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PowerPoint blendet das Dialogfeld „Grafik markieren“ ein. Nach Auswahl der gewünschten Grafik klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Die Grafik wird in das Dialogfenster „Fülleffekte“ übernommen.

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Geburtstagskarte selbst erstellen

Raster TIPP Am ausrichten Es ist nicht immer einfach, Objekte per Maus zu verschieben. Sie müssen schon eine sehr ruhige Hand haben, um die gewählten Objekte exakt zu platzieren. Mit einem Trick können Sie aber markierte Objekte präzise ausrichten. Dazu klicken Sie in der ZeichnenSymbolleiste auf die Schaltfläche „Zeichnen“ und wählen die Option „Am Raster ausrichten“. Sie können jetzt zwischen „Oben“, „Unten“, „Links“ und „Rechts“ auswählen. Die Objekte bewegen sich in die ausgewählte Richtung, wobei sie auf die jeweils nächste Position im Raster springen. Bei nicht aktiviertem Raster bewegen sich die Objekte in Schritten von 6 pt, das entspricht zirka 0,21 cm.

TIPP Objektgröße anpassen Die Standardgröße von Objekten entspricht oft nicht den Vorstellungen. Daher können Sie Objekte frei dimensionieren. Markieren Sie dazu das Objekt, das Sie neu dimensionieren möchten, und fassen Sie mit dem Cursor einen der Ziehpunkte an. Ziehen Sie jetzt bei gedrückter linker Maustaste das Objekt auf oder zu, bis die Größe des gewählten Objekts Ihren Vorstellungen entspricht. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Objekte gleichzeitig verändern. Dazu markieren Sie die Objekte gemeinsam und passen anschließend die Größe an einem Objekt an. Alle markierten Objekte ändern dann im gleichen Maßstab ihre Größe. Um einem Objekte eine genaue Größe zuzuweisen, markieren Sie das Objekt und klicken im Menü auf „Format“, „AutoForm“. Das Dialogfenster „AutoForm formatieren“ erscheint. Im Register „Größe“ stellen Sie die Werte ein.

Gekaufte Geburtstagskarten sind meist von der Stange und ein wenig langweilig. Entwerfen Sie deshalb mit PowerPoint Ihre eigenen Geburtstagskarten. Dabei sind Ihrer Kreativität kaum Grenzen gesetzt.

klicken Sie im Menü auf „Einfügen“. Im folgenden Untermenü ziehen Sie Ihren Cursor auf den Befehl „Grafik“, und im eingeblendeten Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Von Scanner“.

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Öffnen Sie PowerPoint, und erstellen Sie eine neue Präsentation. Wählen Sie als neue Folie im „AutoLayout“ eine „Leere Folie“ aus.

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Überlegen Sie sich das Format der Geburtstagskarte. Dabei sollte sie in einen Briefumschlag passen. Haben Sie ein Format festgelegt, klicken Sie auf „Datei“ und wählen im Untermenü den Befehl „Seite einrichten“ aus.

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Im Dialogfenster „Seite einrichten“ entscheiden Sie sich bei der Folienausrichtung für das „Hochformat“ oder für das „Querformat“. Mit einem Klick auf „OK“ stellt PowerPoint die Folie entsprechend Ihrer Einstellung dar.

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Jetzt ist Ihre Kreativität gefragt. Fügen Sie Text über „Einfügen“ und „Textfeld“ ein oder Grafiken über „Einfügen“, „Grafik“ und „aus Datei“. Auch die Microsoft-Cliparts bieten eine Auswahl an interessanten Bildern. Diese finden Sie über „Einfügen“, „Grafik“ und „Clipart“. Wollen Sie ein eigenes Bild in die Geburtstagskarte einfügen,

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Nachdem Ihr Geburtstagsgruß fertig ist, denken Sie daran, dass die Karte noch gefaltet werden muss. Richten Sie deshalb den Inhalt genau aus. Schalten Sie dazu über den Menübefehl „Ansicht“ und im Untermenü „Führungslinien“ Hilfslinien zur genauen Positionierung ein.

Die Dritte Dimension In Präsentationen machen sich 3D-Effekte besonders gut. Dabei benötigen Sie kein weiteres Programm wie AutoCAD, um einfache 3-D Effekte zu erzeugen. Das erledigen Sie mit PowerPoint.

tung. Die Tiefe des Objekts stellen Sie über das Symbol „Tiefe“ ein. Auch die Beleuchtung lässt sich variieren. Klicken Sie auf das Symbol „Beleuchtung“, und stellen Sie die Lichtquelle ein.

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Erzeugen Sie zunächst ein Objekt Ihrer Wahl. Klicken Sie dazu auf „Ansicht“, und ziehen Sie im Untermenü den Cursor auf „Symbolleisten“. Im folgenden Menü aktivieren Sie den Befehl „Zeichnen“. Die Symbolleiste für das Zeichnen wird eingeblendet. Zeichnen Sie nun ein Rechteck oder wählen Sie eine der „Autoformen“.

Über die Option „Oberfläche“ können Sie wählen, ob das Objekt als Drahtrahmen, Matt, als Plastik oder als Metall dargestellt wird.

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Markieren Sie das Objekt, und klicken Sie in der Zeichnen-Symbolleiste auf das Symbol „3D“. Wählen Sie eine 3D-Einstellung aus.

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Sie können das Objekt nach oben, nach unten, nach links oder nach rechts kippen, indem Sie auf das Symbol „3D“ klicken und dort den Befehl „3D-Einstellungen“ auswählen. Die vier Pfeilsymbole symbolisieren die Drehrich-

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Schließlich bringt das Symbol „3D-Farbe“ Farbe in Ihre Objekte. Über den Auswahlpfeil wählen Sie eine beliebige Farbe aus. pm PCgo! 10/2000

Tipps PowerPoinhwtarzen CD

PowerPoint

der sc finden Sie auf ipps ü/Workshops/T unter Hauptmen

Flussdiagramme über die AutoFormen

TIPP Verbindungslinien verankern Um festzustellen, ob eine Verbindung mit einem Objekt verankert ist oder nicht, gibt es einen einfachen Trick. Klicken Sie auf die Verbindung, so dass diese markiert ist. Sind die Endpunkte mit einem roten Ziehrechteck versehen, ist die Verankerung mit dem jeweiligen Objekt aktiv. Werden die Endpunkte oder einer der Endpunkte jedoch mit einem grünen Ziehrechteck dargestellt, so ist der Endpunkt nicht verankert. Sie müssen diesen Endpunkt dann mit der Maus auf einen der Verankerungspunkte des Objekts legen.

im TextTIPP Zeichen feld markieren Sie können einzelne Zeichen in einem Textfeld markieren, um diese zum Beispiel besonders zu kennzeichnen. Der einfachste Weg dorthin führt über einen Mausklick auf das entsprechende Textfeld. Durch diesen Mausklick aktivieren Sie im Textfeld den „Eingabemodus“. Sie erkennen dies an dem schraffierten Rahmen, der beim Klicken um das Textfeld gelegt wird. Sie können jetzt direkt das Zeichen markieren, das Sie ändern wollen, indem Sie den Cursor mit gedrückter Maustaste über das entsprechende Zeichen ziehen. Anschließend können Sie alle Formatierungsmöglichkeiten auf das markierte Zeichen ausführen.

Nicht jeder ist ein Zeichenkünstler und kann beliebige Symbole frei erstellen. Daher gibt es in PowerPoint die „AutoFormen“, die bereits die wichtigsten Symbole enthalten. Wollen Sie zum Beispiel ein Flussdiagramm erzeugen, können Sie auf bereits vorgefertigte Standardsymbole zurückgreifen.

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Öffnen Sie, falls noch nicht geschehen, die Symbolleiste „Zeichnen“. Wählen Sie dazu den Menüpunkt „Ansicht“, und ziehen Sie im Untermenü den Cursor auf den Befehl „Symbolleisten“. Das Menü der Symbolleisten erscheint. Bereits aktivierte Symbolleisten sind mit einem Häkchen versehen. Ziehen Sie den Cursor auf den Befehl „Zeichnen“, und klicken Sie darauf. Die Symbolleiste zum Zeichnen wird eingeblendet.

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Ziehen Sie den Cursor langsam über die einzelnen Symbole. Für jedes Symbol zeigt PowerPoint eine Beschreibung. Mit einem Klick auf das gewünschte Symbol übernehmen Sie es in die Zwischenablage. Der Cursor erscheint jetzt innerhalb der PowerPoint-Folie als Kreuz. Platzieren Sie den Cursor an die Stelle Ihrer PowerPoint-Folie, an der Sie das Symbol ablegen wollen, und klicken Sie auf die linke Maustaste. Das Symbol wird an der gewünschten Stelle gezeichnet.

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In der Symbolleiste „Zeichnen“ klicken Sie auf den Befehl „AutoFormen“. Die Symbole in den Autoformen werden gruppiert dargestellt, und zwar nach „Linien“, „Verbindungen“, „Standardformen“, „Blockpfeilen“, „Flussdiagrammen“, „Sternen und Banner“, „Legenden“ sowie „Interaktiven Schaltflächen“.

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Bewegen Sie den Cursor auf die Gruppierung „Flussdiagramm“. Die Symbole der Gruppierung erscheinen.

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Durch das Ziehen mit gedrückter Maustaste an den Ziehpunkten können Sie die Symbole noch genauer an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.

Folienelemente geschickt verbinden Folienelemente müssen öfters miteinander verbunden werden. Diese Verbindung können Sie mit Linien erzeugen. Das hat aber den Nachteil, dass Sie die Linie nachzeichnen müssen, wenn Sie Objekte verschieben. Deshalb bieten sich hier die „Verbindungslinien“ der „AutoFormen“ an. Diese bleiben beim Verschieben der Objekte bestehen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „AutoFormen“ in der „Zeichnen“-Symbolleiste. Die Gruppierungen der Autoformen werden eingeblendet.

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Sobald Sie die Maus drücken, verbindet PowerPoint den Linienstartpunkt mit dem nächstgelegenen Verankerungspunkt. Ziehen Sie die Linie mit gedrückter Maustaste auf das zu verbindende Symbol. Sobald sich der Cursor auf dem Zielobjekt befindet, zeigt PowerPoint die Verankerungspunkte an. Lassen Sie die Maustaste los, wird der nächstgelegene Verankerungspunkt des Objekts mit dem Endpunkt der Linie verbunden. Beim Verschieben bleiben beide Objekte stets zusammen. P. Schnoor/pm

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Ziehen Sie den Cursor auf die Gruppierung „Verbindungen“, und klicken Sie im neuen Fenster auf die Linienart, die Sie bevorzugen.

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Damit die Verbindung mit einem Symbol verankert werden kann, bewegen Sie den Mauszeiger über das gewünschte Objekt. Die möglichen Verankerungspunkte werden als kleine blaue Quadrate angezeigt.

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PowerPoint

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Seitenwechsel frei bestimmen

mit und TIPP Objekte ohne Raster Mit den Befehlen „Zeichnen“, „Ausrichten“ und „Am Raster“ legen Sie ein unsichtbares Raster hinter Ihre PowerPoint-Folien. Ist das Symbol vor dem Befehl hervorgehoben, ist das Raster aktiv. Im Abstand von zirka zwei Millimetern befinden sich dann unsichtbare Rasterlinien, an denen sich alle Objekte ausrichten. Möchten Sie ein Objekt einmal nicht am Raster ausrichten, können Sie diese Funktion kurzzeitig ausschalten. Drücken Sie dazu beim Verschieben eines Objekts die „Alt“-Taste. Das Objekt kann so unabhängig vom Raster platziert werden.

Standardmäßig springt PowerPoint bei der Bildschirmpräsentation fortlaufend von einer Folie zur nächsten. Sie können die Seitensteuerung von PowerPoint aber auch nach eigenen Wünschen aufbauen. Per Schaltfläche bestimmen Sie dann, auf welche Seite Sie springen.

beliebigen Folie bis zur Ansicht einer anderen PowerPoint-Präsentation.

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Aktivieren Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“ den Befehl „AutoFormen“. Ziehen Sie die Maus auf den Eintrag „Interaktive Schaltflächen“. PowerPoint blendet daraufhin das Untermenü mit den interaktiven Schaltflächen ein.

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Wählen Sie die interaktive Schaltfläche „Nächster oder Weiter“. Der Cursor verwandelt sich in ein Kreuz. Ziehen Sie dieses Kreuz auf die Folie, und platzieren Sie es an die gewünschte Stelle. Klicken Sie dort auf die linke Maustaste.

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Das Dialogfenster „Aktionseinstellungen“ erscheint. Aktivieren Sie hier das Register „Mausklick“. Klicken Sie auf die Option „Hyperlink zu:“, und wählen Sie aus der folgenden Liste die gewünschte Aktion aus. Standardmäßig ist „Nächste Folie“ aktiviert, PowerPoint bietet Ihnen aber zusätzlich weitere sehr interessante Aktionen an. Das reicht von der Aktivierung einer

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ hinterlegen Sie die interaktive Schaltfläche auf der Folie. Die Funktion können Sie in der Ansicht „Bildschirmpräsentation“ ausprobieren. Auf die gleiche Art hinterlegen Sie beliebig viele weitere Schaltflächen mit Hyperlink-Funktionen.

Folie TIPP Bestimmte aufrufen Häufig müssen Sie bei einer Bildschirmpräsentation zu einer bestimmten Folie wechseln. Dazu gibt es einen Trick: Klicken Sie während der Bildschirmpräsentation auf die rechte Maustaste. Das Kontextmenü wird eingeblendet. Ziehen Sie Ihre Maus im Kontextmenü auf den Eintrag „Gehe zu“. Damit erscheint ein weiteres Kontextuntermenü. Ziehen Sie Ihren Cursor hier auf den Befehl „Nach Titel“. Schon blendet PowerPoint alle Folientitel ein, und Sie können per Mausklick die gewünschte Folie aktivieren.

Die Standardschriftart ändern Wenn Sie in PowerPoint eine neue Präsentation anlegen, ist die vorgegebene Standardschrift immer die schmucklose „Times New Roman“. Leider bietet PowerPoint keine Möglichkeit, die Standardschriftart global zu ändern, da die Schrifteinstellungen separat in den einzelnen Präsentationsvorlagen festgelegt sind. Um standardmäßig mit einer anderen Schriftart zu arbeiten, müssen Sie also die einzelnen Vorlagen manuell ändern.

Sie in der „Master“-Symbolleiste auf „Schließen“. Speichern Sie nun die geänderte Vorlage.

1

Im Fall der Standardvorlage laden Sie dazu die Datei „Leere Präsentation.pot“ aus dem Ordner „Vorlagen“ des Verzeichnisses „Programme/Microsoft Office“.

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Klicken Sie im Menü auf den Befehl „Ansicht“. Im Untermenü aktivieren Sie den Befehl „Master“, „Folien-Master“. Die Textformate verändern Sie nun direkt auf der Folie, indem Sie die Textelemente markieren und die gewünschten Formatierungen zuweisen, beispielsweise die Schriftart „Arial“. Diese Änderung führen Sie separat für alle Textrahmen auf der Master-Folie durch. Um zur gewohnten Darstellung zurückzukehren, klicken

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Wenn Sie neue Präsentationen auf Basis dieser Vorlage anlegen, erscheinen diese gleich mit der geänderten Schrift angelegt. .Schnoor/pm PCgo! 1/2001

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PowerPoint

der w finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en Hauptm

Konsistenz und Einheitlichkeit prüfen Bei größeren Präsentationen ist es nicht einfach, alle Formate und Inhalte auf Einheitlichkeit zu überprüfen. Manuell dauert diese Kontrolle lange, zudem können trotzdem Fehler passieren. Überlassen Sie diese Routinearbeit doch PowerPoint.

TIPP „PowerPoint zentral“ hilft PowerPoint verfügt neben seiner Hilfefunktion über ein weiteres Unterstützungs-Tool: Über den Befehl „PowerPoint zentral“ im Menü „Extras“ wird ein OnlineMagazin für PowerPoint-Benutzer gestartet, das Artikel und Tipps zur besseren Gestaltung von Präsentationen enthält. Zusätzlich können Sie mit Hilfe von Hyperlinks Internet-Seiten öffnen. Außerdem bietet „PowerPoint zentral“ die Möglichkeit, den Ordner „CD-Zugabe“ auf der CDROM zu öffnen und so weitere Cliparts, Videos, Soundclips, grafische Effekte, Vorlagen und Präsentationstipps zu nutzen.

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Öffnen Sie die Präsentation, und klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Befehl „Formatprüfung“. Das Dialogfenster „Formatprüfung“ wird eingeblendet. Sie können folgende Elemente überprüfen: „Rechtschreibung“, „Übersichtlichkeit“ und „Groß- Kleinschreibung und Zeichen am Ende“. Markieren Sie die Elemente, die Sie prüfen wollen, mit einem Häkchen.

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Reicht Ihnen diese Auswahl nicht aus, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Das Dialogfenster „Formatprüfung – Optionen“ erscheint. Im Register „Groß-/Kleinschreibung und Zeichen am Ende“ stellen Sie die Formate für Titel und Textkörper ein, im Register „Übersichtlichkeit“

TIPP

Sie können viele gängige Grafikdateiformate direkt in eine Präsentation einfügen. Um folgende Dateitypen einzufügen, benötigen Sie nicht einmal einen separaten Filter:

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Nach der Optionseinstellung klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Sie befinden sich jetzt wieder im Dialogfenster „Formatprüfung“. Aktivieren Sie die Schaltfläche „Beginnen“, um Ihre Präsentation auf Einheitlichkeit zu überprüfen.

Neue Standard-Farbskala definieren PowerPoint enthält eine Anzahl von Farbskalen. Wenn Sie eine eigene Farbskala benutzen, sollten Sie diese als Standardskala festlegen.

Grafikdateien für PowerPoint

legen Sie die Prüfoptionen für Schriftarten und Lesbarkeit fest.

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Klicken Sie im Menü „Format“ auf den Befehl „Folienfarbskala“. Das Dialogfenster „Farbskala“ wird geöffnet. Aktivieren Sie hier das Register „Standard“. Wählen Sie die Farbskala aus, die dem zu erstellenden Typ am ähnlichsten ist, und klicken Sie auf das Register „Anpassen“. Klicken Sie im Bereich der „Skalafarben“ auf die zu ändernde Farbe und dann auf die Schaltfläche „Farbe ändern“.

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Das Dialogfenster „Füllbereichsfarbe“ wird geöffnet. Wählen Sie hier eine Farbe aus, und bestätigen Sie mit „OK“. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede zu ändernde Farbe.

3

Um die Farbskala zusammen mit der Präsentation zu speichern, benutzen Sie die Schaltfläche „Als Standardskala hinzufügen“. Mit einem Klick auf „Übernehmen“ übertragen Sie die neue Farbskala auf die aktuelle Folie. Wenn Sie die Einstellungen der neuen Farbskala auf alle Folien der Präsentation anwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Allen zuweisen“.

★ Enhanced Metadatei (.emf)

Zeilenabstand im Textfeld einstellen

★ Joint Photographic Experts Group (.jpg)

★ Portable Network Graphics (.png) ★ Windows Bitmap (.bmp, .rle, .dib) ★ Windows-Metadatei (.wmf) Wollen Sie ein anderes Grafikformat in PowerPoint einfügen, benötigen Sie einen speziellen Grafikfilter. Haben Sie diese Filter noch nicht bei der Installation von PowerPoint installiert, können Sie das Setup-Programm nochmals ausführen und den benötigten Filter hinzufügen.

In einem mehrzeiligen Textfeld werden die Zeilen unmittelbar untereinander geschrieben. Den Zeilenabstand mit der „Enter-Taste“ anzugleichen, ist unschön und fehleranfällig.

auch die Abstände vor und nach einem Absatz einstellen. Über die Schaltfläche „Vorschau“ sehen Sie die Auswirkungen Ihrer Einstellungen direkt im Textfeld der Folie. Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern. P. Schnoor

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Klicken Sie in ein mehrzeiliges Textfeld. Wählen Sie den Befehl „Format“ aus der Menüzeile. Im folgenden Untermenü aktivieren Sie den Befehl „Zeilenabstand“.

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Im Dialogfenster „Zeilenabstand“ können Sie sowohl den Zeilenabstand für Fließtexte als

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PowerPoint Aufzählungszeichen verändern

TIPP Folienübergänge festlegen Damit bei Bildschirmpräsentationen die unterschiedlichen Folien nicht übergangslos dargestellt werden, können Sie Folienübergänge einstellen und die Geschwindigkeit des Überganges festlegen. Diese Einstellungen nehmen Sie am besten in der Ansicht „Foliensortierung“ vor. Das entsprechende Dialogfenster erreichen Sie über den Menübefehl „Bildschirmpräsentation“ und im Untermenü „Folienübergang“. Hier legen Sie über das Kombinationsfeld „Effekt“ einen Folienübergang fest und stellen mittels der Optionskästchen die Übergangsgeschwindigkeit auf „Langsam“, „Mittel“ oder Schnell“ ein. Die Schaltfläche „Allen zuweisen“ legt diesen Übergang für alle Folien fest. Die Schaltfläche „Zuweisen“ weist lediglich der gerade markierten Folie diesen Übergang zu. Damit Ihre Präsentation den Zuhörer nicht verwirrt, sollten Sie einen einheitlichen Übergang für alle Folien wählen.

Aufzählungszeichen gehören zum Text einer Präsentation unbedingt dazu. Sie erleichtern die Lesbarkeit von Präsentationen und erhöhen deren Übersichtlichkeit. Die standardmäßigen Aufzählungszeichen wirken einfallslos. Sie können die Aufzählungszeichen aber jederzeit ändern.

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Klicken Sie auf den Auswahlpfeil der „Schriftart“ und wählen Sie die Schriftart „Wingdings“ aus dem Listfeld aus. Aktivieren Sie den Auswahlpfeil im Kombinationsfeld „Farbe“. Bei Bedarf können Sie die Größe der Symbole mit dem Feld „Schriftgrad 100% vom Text“ beeinflussen.

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Wählen Sie die zu ändernde Folie aus. Markieren Sie dort die Aufzählungspunkte, die Sie verändern wollen. Aktivieren Sie den Menübefehl „Format“ und klicken Sie im folgendem Untermenü auf den Befehl „Aufzählungszeichen“. Das Dialogfenster „Aufzählungszeichen“ wird eingeblendet.

Klicken Sie auf das Symbol, das Sie als Gliederungssymbol für den markierten Bereich verwenden wollen.

Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ überträgt das ausgewählte Symbol als Aufzählungszeichen in den markierten Folienbereich.

Die Sache mit dem Punkt Sie müssen sich bei der Folienerstellung irgendwann entscheiden, ob Sie Titelfolien mit einem Punkt abschließen sollen oder nicht. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie die Punktierung durchgehalten haben, hilft Ihnen eine Sonderfunktion. Sie sollten eine Entscheidung (mit oder ohne Punkt) in der gesamten Präsentation beibehalten.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Extras“. Im Untermenü wählen Sie den Befehl „Formatprüfung“. Das Dialogfenster „Formatprüfung“ wird eingeblendet.

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Entscheiden Sie sich im Bereich „Zeichen am Ende“ für die Punktbehandlung hinter Titelfolien und die Punktbehandlung in Textkörpern. Sobald Sie sich für „Entfernen“ oder „Hinzufügen“ entschieden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster der Formatprüfung wird wieder eingeblendet. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche „Beginnen“. Jetzt werden alle Folien einheitlich auf Punkt oder Nichtpunkt am Textende überprüft und gegebenenfalls korrigiert.

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über Zoom TIPP Folien bearbeiten Zum Bearbeiten von Folien bietet sich besonders die „Folienansicht“ an. Um aber Feinheiten auf der Folie zu bearbeiten, ist die Ansicht zu klein. Hier hilft ein Klick auf den Auswahlpfeil des Zoomfensters in der Symbolleiste weiter. Markieren Sie zunächst das Objekt, das Sie bearbeiten wollen und klicken Sie anschließend auf den Auswahlpfeil im Zoomfeld. Stellen Sie den Zoom jetzt so ein, das Ihr markiertes Objekt formatfüllend dargestellt wird. Führen Sie die „Feinarbeiten“ an Ihrem Objekt durch und stellen Sie den Zoombereich anschließend wieder zurück.

Schalten Sie die Kontrollkästchen „Rechtschreibung“ und „Übersichtlichkeit“ aus. Betätigen Sie die Schaltfläche „Optionen“. Das Dialogfenster „Formatprüfung – Optionen“ wird eingeblendet. Aktivieren Sie dort das Registerblatt „Groß-/Kleinschreibung und Zeichen am Ende“.

Präsentation mit Klängen Bei Bildschirmpräsentationen mit dem Einsatz von Soundkarten können Sie auch Klänge in Ihre Präsentation einbauen. In Maßen eingesetzt, können eingebaute Klänge Ihre Präsentation aufwerten und interessanter machen.

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Markieren Sie in der „Folienansicht“ das Objekt, das einen Klang erhalten soll. Klicken Sie auf den Menübefehl „Bildschirmpräsentation“. Im sich jetzt öffnenden Untermenü klicken Sie auf den Eintrag „Aktionseinstellungen“. Das Dialogfenster „Aktionseinstellungen“ wird geöffnet.

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Klicken Sie im Registerblatt „Mausklick“ auf das Auswahlfeld „Klang wiedergeben“. Wählen Sie anschließend mit Hilfe des Kombinationsfeldes einen Klang aus. Sie können auch eigene Klänge oder Musikstücke auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK schließt den Vorgang ab.

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Testen Sie den Klang, indem Sie in die Ansicht „Bildschirmpräsentation“ wechseln und auf das Objekt klicken, das Sie mit einem Sound hinterlegt haben. Peter Schnoor/jh PCgo! 3/2001

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PowerPoint

Neue Folien zu einer Präsentation hinzufügen

TIPP Kommentare schreiben Um einen Kommentar zu einer Folie zu schreiben, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Kommentar einfügen“. Tippen Sie dann Ihre Anmerkungen zu der jeweiligen Folie in das Kommentarfeld ein. Bei Bedarf verschieben Sie das Kommentarfeld an eine andere Position auf Ihrer Folie.

Nicht immer reicht die Folienanzahl aus, die Sie am Anfang für Ihren Vortrag veranschlagt haben. Sollten Sie weitere Folien benötigen, können Sie diese aber problemlos zu Ihrer Präsentation hinzufügen.

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Um eine neue Folie zu Ihrer Präsentation hinzuzufügen, wechseln Sie in die Ansicht „Foliensortierung“. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol in der Ansichtssteuerung. Es befindet sich unten links auf Ihrem Bildschirm.

Befehl „Neue Folie“. Das Dialogfeld „Neue Folie“ wird eingeblendet.

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Wählen Sie das AutoLayout aus, das Sie für die neue Folie benötigen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ fügt Ihre neue Folie ein. Sämtliche Voreinstellungen werden von den Folien übernommen, die Sie bereits verwenden.

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Markieren Sie die Folie, hinter der Ihre neue Folie erstellt werden soll. Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü den

Vortragsnotizen komfortabel eingeben von TIPP Löschen Folien Überflüssige Folien können Sie aus Ihrer Präsentation löschen, indem Sie in die „Foliensortieransicht“ wechseln. Markieren Sie die Folie, die Sie löschen wollen. Klicken Sie auf den Befehl „Folie löschen“ im Menübefehl „Bearbeiten“. Doch gehen Sie mit diesem Befehl vorsichtig um und kontrollieren Sie noch ein zweites Mal, ob Sie die Folie löschen möchten. PowerPoint löscht Ihre Folie nämlich sofort und ohne nochmalige Bestätigung, ob Sie auch wirklich löschen wollen.

TIPP Kommentare ein-/ausblenden Kommentare bieten Ihnen wertvolle Hinweise, wenn Sie Ihre Präsentation vortragen. In der Präsentation selbst sollten Sie aber ausgeschaltet werden. Um die Kommentare von Ihrer Folie verschwinden zu lassen, klicken Sie auf das Symbol „Kommentare anzeigen / ausblenden“ in der Symbolleiste.

Ein Vortrag will gut vorbereitet sein. Zur optimalen Präsentation gehören auch Vortragsnotizen. Am besten lassen sich Notizen zu Ihrem Vortrag eingeben, wenn Sie die Folie weiterhin sehen können.

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Aktivieren Sie die Ansicht „Folienansicht“ und wählen Sie die Folie aus, zu der Sie eine Vortragsnotiz erstellen wollen.

hen Sie das Dialogfenster mit gedrückter linker Maustaste an eine Stelle, an der es die Sicht auf Ihre Folie nicht verdeckt.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ wird Ihre Vortragsnotiz zur Folie gespeichert und das Dialogfeld „ Vortragsnotizen“ geschlossen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Ansicht“ und klicken Sie im Untermenü auf den Eintrag „Vortragsnotizen“. Das Dialogfeld „Vortragsnotizen“ wird eingeblendet, Ihre Folie bleibt in Hintergrund sichtbar.

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Unter Umständen verdeckt die „Vortragsnotiz“ wichtige Informationen der Folie. Um wieder freie Sicht zu bekommen, klicken Sie in den Überschriftbereich der Vortragsnotiz und zie-

Textfelder frei drehen

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In PowerPoint können Sie Textfelder frei drehen und Ihre Präsentation dadurch noch interessanter gestalten.

Bewegen Sie den Cursor auf einen der Eckpunkte und drehen Sie das Textfeld bei gedrückter Maustaste.

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Erstellen oder markieren Sie ein Textfeld. Klicken Sie in der Symbolleiste „Zeichnen“ auf das Symbol „Freies drehen“. Der Markierungsrahmen um das Objekt wird verändert. Es erscheinen jetzt vier grüne Punkte an den Ecken des Textfeldes. Am Mauszeiger wird zusätzlich ein Rotationszeiger eingeblendet.

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Wenn Sie das Textfeld numerisch exakt rotieren lassen wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Textfeld. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „AutoForm formatieren“. Klicken Sie hier auf die Registerkarte „Größe“. Geben Sie in das Feld „Drehung“ den exakten Drehwinkel in Grad ein. Peter Schnoor/jh PCgo! 4/2001

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PowerPoint

Zielgruppenorientierte Präsentation Angenommen, Sie haben eine Präsentation für die Belegschaft erstellt und wollen diese jetzt noch dem Betriebsrat zeigen. Eine oder mehrere Folien sollen dabei ausgespart werden. Sie könnten natürlich die komplette Präsentation kopieren und neu bearbeiten. Bei einer Änderung an den Folien müssen Sie dann aber zwei Dateien pflegen. Um diese doppelte Arbeit zu vermeiden, hat PowerPoint für diesen Zweck die „zielgruppenorientierte Präsentation“ in die Funktionalität mit aufgenommen. Sie sind mit dieser Funktionalität in der Lage, aus einem einzigen Folienstamm mehrere Präsentationen zu entwickeln.

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Rufen Sie über den Menübefehl „Bildschirmpräsentation“ die „Zielgruppenorientierte Präsentation“ auf. Das Dialogfenster „Zielgruppenorientierte Präsentation“ wird eingeblendet.

benötigte Folie aus. Ein Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ überträgt die ausgewählte Folie in das Listenfeld „Folien in der zielgruppenorientierten Präsentation“.

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Übertragen Sie auf diese Art und Weise alle benötigten Folien. Mit Hilfe der Schaltflächen „Pfeil hoch“ und „Pfeil runter“ sortieren Sie die Folien neu. Damit ist die zielgruppenorientierte Präsentation schon fertig.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster wird geschlossen und Sie gelangen zurück zum Ursprungsdialogfenster. Die Präsentation ist jetzt verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Präsentation“, damit Ihnen die zielgruppenorientierte Präsentation vorgeführt wird. Bei Bedarf können Sie noch weitere Präsentationen festlegen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“. Das Dialogfenster „Zielgruppenorientierte Präsentation definieren“ wird dargestellt.

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Tippen Sie in das Feld „Name der Bildschirmpräsentation“ einen Namen für Ihre zielgruppenorientierte Präsentation ein. Im Listenfeld „Folien der Präsentation“ des Dialogfensters werden alle verfügbaren Folien angezeigt. Wählen Sie die benötigten Folien mit einem Klick auf die jeweils

Pack & Go: Eine Präsentation weitergeben Zum unabhängigen Speichern von PowerPointPräsentationen gibt es die Funktion „Pack & Go“. Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Präsentation auf einem anderen Computer ablaufen lassen oder an einen Kunden versenden. Sie müssen nicht einmal darauf achten, ob PowerPoint auf dem Zielrechner installiert ist.

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Wählen Sie den Menübefehl „Speichern“ und im folgendem Untermenü klicken Sie auf „Pack & Go“. Das Dialogfenster „Pack & Go-Assistent“ wird geöffnet.

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Im linken Teil des Dialogfensters erkennen Sie, in welchem Schritt der Dateierstellung Sie sich gerade befinden. Im rechten Teil finden Sie eine Beschreibung zu dem jeweils aktiven Schritt. Im nächsten Dialogfenster geben Sie an, welche Präsentationen zusammengefasst werden sollen.

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Im dritten Dialogfenster wählen Sie das Ziel der Präsentation aus. Hier legen Sie fest, auf

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welches Laufwerk Ihre Präsentation ausgegeben werden soll. Markieren Sie das Optionskästchen „A:\Laufwerk“. Legen Sie jetzt eine Diskette in das ausgewählte Laufwerk ein und klicken Sie dann auf „Weiter“.

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Im nächsten Dialogfenster aktivieren Sie die Option „TrueType-Schriftart einbetten“. Das Kontrollkästchen „Verknüpfte Dateien einschließen“ sollte auf alle Fälle aktiviert sein, damit alle Bilder und andere Elemente mit in Ihre Präsentation eingebunden werden. In dem folgendem Dialogfenster geben Sie an, ob der PowerPoint Projektor hinzugefügt werden soll. Mit dem Projektor sind Sie in der Lage, Ihre Präsentation auf einem Computer ablaufen zu lassen, ohne dass dort PowerPoint installiert sein muss.

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Mit einem Klick auf „Weiter“ und „Fertigstellen“ sucht sich PowerPoint die benötigten Dateien zusammen und kopiert diese auf die Diskette. Peter Schnoor/jh

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von TextTIPP Größe feldern anpassen In den Textfeldern von PowerPoint findet automatisch ein Umbruch statt, wenn ein Wort nicht mehr in das Textfeld passt. Sie können die Größe von Textfeldern aber anpassen, indem Sie den Mauszeiger auf den rechten Rahmen der Markierung bewegen. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen kleinen Doppelpfeil. Ziehen Sie jetzt den markierten Rahmen weiter nach rechts auf, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste den Doppelpfeil nach rechts ziehen. Wenn Sie genug Platz geschaffen haben, erkennt PowerPoint, dass wieder genug Platz vorhanden ist und setzt den Text in eine Zeile.

in TIPP Seitenränder PowerPoint PowerPoint kennt keine festen Seitenränder wie beispielsweise ein Textverarbeitungsprogramm. Daher können Sie Text und Objekte auch am Rand und sogar außerhalb der Folie positionieren. Das hat den Nachteil, dass beim Ausdruck Ihrer Folien einige Objekte vielleicht nicht mitgedruckt werden. Achten Sie deshalb darauf, Ihre Texte und Objekte nicht außerhalb der Folien zu platzieren, damit beim Ausdruck keine Informationen verloren gehen.

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PowerPoint

Zusätzlichen Text auf Folien anlegen Haben Sie eine Folie angelegt, können Sie darauf zusätzlich einen Text schreiben und ihn frei auf der Folie platzieren.

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Nachdem Sie Ihre Folie über das Folienlayout erzeugt haben, klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü auf „Textfeld“. Der Cursor verwandelt sich in eine Schreibmarke.

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Da PowerPoint ein einzeiliges Textfeld erzeugt, kann der Text über den Folienrand hinausreichen. Fassen Sie dann den rechten Markierungspunkt des Textfelder an und ziehen das Textfeld auf die gewünschte Breite. PowerPoint nimmt dann automatisch die nötigen Zeilenumbrüche vor. Das Textfeld erhält dadurch die notwendige Größe.

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Klicken Sie mit der Mausanzeige an den Anfangspunkt für Ihr Textfeld. Es wird ein kleiner Textkasten erzeugt.

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Geben Sie den gewünschten Text ein. Der Textkasten vergrößert sich automatisch mit der Texteingabe.

Programme in der Präsentation starten Es kann nötig sein, ein anderes Programm aus der Bildschirmpräsentation heraus zu starten.

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Erzeugen Sie die Folie, aus der Sie Excel (oder ein anderes Programm) starten wollen. Klicken Sie auf den Befehl „Autoformen“ am unteren Bildschirmrand. Im Untermenü wählen Sie den Befehl „Interaktive Schaltflächen“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Anpassen“.

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Ziehen Sie die gewünschte Größe der Schaltfläche mit gedrückter linker Maustaste auf die freie Folie. Wenn die Folie noch nicht gespeichert wurde, erscheint die Meldung „Es wird empfohlen, dass Sie dieses Dokument speichern, bevor ein Hyperlink erstellt wird“. Beantworten Sie diese Meldung mit einen Klick auf die Schaltfläche „Ja“.

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Das Dialogfenster „Aktionseinstellungen“ wird eingeblendet. Aktivieren Sie hier in dem Register „Mausklick“ die Option „Programm ausführen“. Wählen Sie über „Durchsuchen“ das Programm „Microsoft Excel“ (oder ein anderes ausführbares Programm) aus. Beenden Sie die „Aktionseinstellungen“ mit einen Klick auf „OK“.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die interaktive Schaltfläche. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl „Text hinzufügen“ aus. Geben Sie jetzt „Start Excel“ ein. Klicken Sie nun einmal außerhalb der Schaltfläche.

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Legen Sie in PowerPoint eine neue Folie mit dem AutoLayout „Nur Titel“ an. Klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und im Unter-

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Bei der Übertragung von ExcelTabellen in PowerPoint kann es vorkommen, dass die Tabellen zu breit werden und der Inhalt nicht mehr auf die Folie passt. Dann haben Sie die Möglichkeit, die Tabelle passend „zuzuschneiden“. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Tabelle. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Grafiksymbolleiste anzeigen“. Die Grafiksymbolleiste wird eingeblendet. Wählen Sie hier das Symbol „Zuschneiden“. Ziehen Sie jetzt den Cursor auf einen der „Anfasspunkte“ der Tabelle, wird der Cursor zur Schere und Sie können Ihre Tabelle auf die richtige Größe zuschneiden. Inhalte gehen durch das Zuschneiden nicht verloren, sie werden aber nicht mehr angezeigt. Um die abgeschnittenen Teile wieder sichtbar zu machen, benutzen Sie wieder das Ausschneidewerkzeug und ziehen den anzuzeigenden Bereich mit Hilfe der Anfasspunkte auf die benötigte Größe.

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Wechseln Sie in die Ansicht der „Bildschirmpräsentation“ und klicken Sie auf Ihre interaktive Schaltfläche. Excel startet automatisch.

Excel-Tabelle in einer PowerPoint-Folie Um die Inhalte einer Excel-Tabelle in PowerPoint darzustellen, müssen Sie die Daten nicht neu erfassen. Das geht eleganter mit einer Verknüpfung, die Ihre Excel-Tabelle einbindet. Das Angenehme dabei ist, dass Sie in Ihrer Excel-Tabelle jederzeit Daten ändern können, ohne diese Änderungen in PowerPoint zu berücksichtigen. Durch die Verknüpfung werden die Daten in PowerPoint automatisch aktualisiert.

TIPP Tabellen zuschneiden

menü auf „Objekt“. Das Dialogfenster „Objekt einfügen“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Optionskästchen „aus Datei erstellen“. Wählen Sie im Fenster „Datei“ die gewünschte Excel-Tabelle aus. Die Schaltfläche „Durchsuchen“ hilft Ihnen dabei weiter.

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Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Verknüpfung“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ stellt die Verknüpfung her und Ihre Tabelle wird in der PowerPoint Folie dargestellt. Peter Schnoor/jh

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eiTIPP Hintergrund ner Folie ändern Um den Hintergrund einer Folie schnell zu ändern, klicken Sie auf den Menübefehl „Format“ und im Untermenü auf den Befehl „Hintergrund“. Im Dialogfenster „Hintergrund“ klicken Sie auf das untere Auswahlfenster und wählen eine der angebotenen Farben aus. Mit Hilfe der Schaltfläche „Weitere Farben“ können Sie noch weitere Farben festlegen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Zuweisen“ weist der gerade aktiven Folie die ausgesuchte Hintergrundfarbe zu.

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PowerPoint Bunter Texthintergrund Damit Ihre PowerPoint-Präsentation möglichst ansprechend wirkt, sollten Sie Ihren Texthintergrund farblich gestalten.

TIPP Gliederungstiefe verändern Ein beliebtes Mittel, um Texte übersichtlich darzustellen, ist die Gliederung. Sie können die einzelnen Gliederungstiefen bequem in der Folienansicht ändern, indem Sie den gewünschten Gliederungspunkt markieren und auf die „Tabulator-Taste“ drücken. Sie können dabei bis zu fünf Gliederungsebenen einstellen. Um auf eine Gliederungstiefe zurückzuspringen, drücken Sie die Tastenkombination „Umschalttaste“ und „Tabulator-Taste“.

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Markieren Sie den gewünschten Textbereich, so dass die Haltepunkte des Textfeldes sichtbar sind. Klicken Sie dann auf den Menübefehl „Format“ und im folgenden Untermenü auf den Befehle „Auto Format“. Das Dialogfenster „Auto Form formatieren“ öffnet sich.

Bereich der „Schattierungsarten“ entscheiden Sie sich für eine der angebotenen Optionen.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ bringt Sie zurück in das Dialogfenster „Auto Form formatieren“. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche „OK“ schließt das Dialogfenster, und Ihr Textfenster wird mit dem ausgewählten Fülleffekt hinterlegt.

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Klicken Sie auf das Register „Farben und Linien“. Im Bereich „Ausfüllen“ klicken Sie auf das Auswahlfeld „Farbe“. Wählen Sie in diesem Auswahlfeld den Befehl „Fülleffekte“ aus.

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Das Dialogfenster „Fülleffekte“ wird geöffnet. Im Register „Fließend“ wählen Sie im Bereich „Farben“ die Option „Voreinstellung“. Das aktiviert das Auswahlfenster „Voreingestellte Farben“.

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Suchen Sie sich einen Hintergrundeffekt, zum Beispiel den „ Regenbogen „, aus. Im

WordArt-Text individuell anpassen TIPP Präsentationen wechseln Wenn Sie mehrere Präsentationen in Bearbeitung haben, wechseln Sie zwischen den Präsentationen, indem Sie auf den Menübefehl „Fenster“ klicken. Im Untermenü werden Ihnen alle geöffneten Präsentationen angezeigt. Die gerade aktive Präsentation wird durch ein Häkchen vor dem Präsentationsnamen kenntlich gemacht. Klicken Sie jetzt auf einen anderen Präsentationsnamen, wird diese Präsentation zur aktiven Präsentation. Noch einfacher wechseln Sie mit der Tastenkombination „Strg“ und „Funktionstaste 6“ zwischen den einzelnen gerade geöffneten Präsentationen hin und her.

Sie können Ihren Text, den Sie in „WordArt“ geschrieben haben, nachträglich Ihren persönlichen Bedürfnissen anpassen.

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Markieren Sie den Text der zu bearbeitenden WordArt. Die Symbolleiste „WordArt“ wird eingeblendet.

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Um Ihre „WordArt“ zu drehen, klicken Sie auf das Symbol „Freies drehen“. Ihr „WordArt-Rahmen“ wird anstelle der Anfasser mit Punkten versehen, jeden dieser Punkte können Sie mit Hilfe der Maus als Drehpunkt für Ihren „WordArt“-Text verwenden.

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Das Symbol „WordArt-Buchstaben in gleicher Höhe“ sorgt dafür, dass alle Buchstaben in gleicher Höhe dargestellt werden.

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Ein Klick auf das Symbol „WordArt Form“ öffnet ein Menüfenster, in dem alle zur Verfügung stehenden WordArt-Formen dargestellt werden. Ein Klick auf die gewünschte Form übernimmt Ihren Text in die neue Form. Wenn Sie die WordArt komplett in eine neue Grundformatierung wandeln wollen, benutzen Sie das Symbol „WordArt Katalog“. Mit Hilfe dieses Kataloges sind Sie in der Lage, eine neue Grundstruktur einzustellen, Ihr Text bleibt erhalten.

Um Ihren Text vertikal darzustellen, wählen Sie das Symbol „WordArt als vertikaler Text“.

Das Symbol „AV“ erlaubt es Ihnen, den Zeichenabstand zwischen den Schriftzeichen individuell zu bestimmen. Peter Schnoor/jh

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Zum Editieren Ihres Textes wählen Sie die Schaltfläche „Text bearbeiten“. Das Editorfenster für die Textbearbeitung öffnet sich, und Sie können Ihren Text editieren, das heißt Größe, Farbe und so fort ändern. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ ändert den Text auf der Folie.

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PowerPoint

Hyperlinks in eine Präsentation einfügen

Übersicht TIPP Die behalten Große Präsentationen können recht unübersichtlich werden. Um den Überblick schnell wieder zu erreichen, wechseln Sie in die „Gliederungsansicht“. Klicken Sie dort auf das Symbol „Alle Ebenen ausblenden“. Schon werden alle Unterebenen ausgeblendet und nur die Präsentationsüberschriften erscheinen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Alle Ebenen einblenden“ zeigt wieder alle Details der Präsentation.

und FreiTIPP Kurven handzeichnen In der „Zeichnen-Symbolleiste“ befinden sich die „Autoformen“. Über den Menübefehl „Linien“ der „Autoformen“ können Sie eigene Kurven und Formen erstellen. Obwohl sich die Objekte „Kurve“, „Freihandform“ und „Freihand“ sehr ähnlich sind, gibt es doch einen Unterschied: Eine Kurve zeichnen Sie auf die Folie, indem Sie Punkt für Punkt mit einem Mausklick festlegen. Dagegen zeichnen Sie „Freihandform“ und „Freihand“ mit durchgehend gedrückter Maustaste. Probieren Sie aus, mit welcher Funktion Sie die besseren Ergebnisse erzielen können.

Kurven TIPP Perfekte und Formen Wenn Ihnen eine Kurve oder eine Form nicht auf Anhieb gelingt, so ist das kein Problem: Markieren Sie die Kurve oder Form mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü aktivieren Sie den Eintrag „Punkte bearbeiten“. Schon erscheinen Hilfspunkte, die Sie mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen. Die Linie folgt den Hilfspunkten.

Sie können mit einem beliebigen Objekt, wie zum Beispiel Text, Tabellen, Diagrammen oder Grafiken, einen Hyperlink verknüpfen. Mit Hilfe dieses Hyperlinks wechseln Sie zu einer anderen Stelle in der aktiven Präsentation, zu einer anderen Präsentation, zu einem anderen Programm wie zum Beispiel „Excel“ oder aber zu einer Adresse im Internet. Die Funktionen der Hyperlinks werden allerdings nur aktiv, während Sie die Bildschirmpräsentation ausführen und nicht, während Sie die Präsentation erstellen. Sie können ein und demselben Objekt sogar verschiedene Aktionen zuordnen, die ausgeführt werden, wenn Sie auf das Objekt klicken oder das Objekt mit der Maus berühren.

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Wählen Sie das Registerblatt „Mauskontakt“ aus. Auch hier können Sie einen Hyperlink hinterlegen. Aber seien Sie mit dieser Einstellung vorsichtig, denn bereits ein „Berühren“ mit der Maus führt den gewünschten Hyperlinkbefehl aus. Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

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Schalten Sie in die Ansicht „Bildschirmpräsentation“ um und führen Sie den Cursor dann zum Hyperlink. Aus dem Hyperlink verwandelt sich die Cursordarstellung in einen Zeigefinger. Mit einem Mausklick wird der gewünschte Hyperlink ausgeführt.

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Markieren Sie zunächst ein Objekt, das einen Hyperlink-Befehl ausführen soll. Wählen Sie den Menübefehl „Bildschirmpräsentation“ und im Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Aktionseinstellungen“. Das Dialogfenster „Aktionseinstellungen“ erscheint.

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Aktivieren Sie die Option „Hyperlink zu:“. Das Auswahlfenster wird aktiviert. Ein Klick auf den Auswahlpfeil öffnet die Listeneinträge aller Möglichkeiten, die Sie mit dem Hyperlink ausführen können. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ speichert Ihre Auswahl.

Präsentationen nach Word exportieren Zur Bearbeitung von Präsentationen kann es sinnvoll sein, diese in ein von Word lesbares Format zu exportieren. Dadurch kann die Präsentation von jedem bearbeitet werden, ohne dass der Bearbeiter das Programm PowerPoint besitzen muss. Der Export wandelt die Gliederungsansicht von PowerPoint in das RTF-Format, das Word problemlos liest und bearbeitet. Die in Word geänderte Gliederung kann wiederum ohne Probleme in PowerPoint eingelesen werden.

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Öffnen Sie die PowerPoint-Datei, die exportiert werden soll. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht. Was Sie in dieser Ansicht sehen, wird exportiert.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü auf „Speichern unter“. Das Dialogfenster „Speichern unter“ wird geöffnet.

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Öffnen Sie Word und klicken Sie dort auf „Datei“ und „Öffnen“. Wählen Sie als Dateityp „Rich Text Format“ aus und anschließend die aus PowerPoint übertragene Datei. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Öffnen“ können Sie die Datei bearbeiten und speichern.

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Um die bearbeitete Datei wieder in PowerPoint zu öffnen, klicken Sie in PowerPoint auf den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü auf „Öffnen“. Das Dialogfenster „Öffnen“ wird dargestellt. Wählen Sie den Dateityp „Alle Gliederungen“ aus. Markieren Sie die in Word bearbeitete Datei und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Öffnen“. Die bearbeitete Datei wird geöffnet und muss zur endgültigen Präsentation nur noch aufbereitet werden. Peter Schnoor/jh

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Wählen Sie im Auswahlfenster „Dateityp“ den Typ „Gliederung/RTF“ aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.

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PCgo! 8/2001

extra Scannen

Die häufigsten

Fragen von Thomas Fischer

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Scanner mit seltsamen Geräuschen

Frage: Obwohl der Scanner richtig angeschlossen ist und alle notwendigen Programme installiert sind, wird die eingelegte Vorlage nicht eingelesen. Statt zu scannen, gibt der Scanner nur knackende Geräusche von sich. Ist mein Scanner defekt? Antwort: Nein. Sie haben lediglich vergessen, die Transportsicherung am Scanner zu lösen. Je nach Typ sind das ein oder zwei Schrauben oder ein kleiner Hebel. Die Transportsicherung befindet sich meist an der unteren Seite des Scanners und bewahrt beim Transport die empfindliche Optik vor Beschädigung. Wird der Scannvorgang gestartet, obwohl die Transportsicherung nicht entfernt wurde, kann die Optik die Vorlage nicht scannen. Sie hören dann mitunter ein knackendes Geräusch. Hier ist allerdings Vorsicht geboten: Alle Firmen warnen davor, den Scannvorgang auszulösen, ohne die Transportsicherung zu lösen. Es kann passieren, daß der Scanner dadurch beschädigt wird. Neuere Scanner lösen die Transportsicherung automatisch nachdem sie eingeschaltet werden.

2

Bunte statt farbige Bilder

Frage: Bei meinem Scanner erscheinen alle farbigen Vorlagen bei einer Größe von DIN A4 ab dem zweiten Drittel mit falschen Farben. Erst dachte ich, das wäre nur bei der Vorschau so. Doch auch im Grafikprogramm sieht das Bild mehr bunt als farbig aus. Mein Scanner ist am Druckeranschluß meines PCs angeschlossen. Was mache ich verkehrt? Antwort: Die meisten Probleme mit dem Scanner treten dann auf, wenn er am

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Druckeranschluß des PCs betrieben wird. Haben Sie mehr als ein Gerät am Druckeranschluß angeschlossen, sollten zunächst alle bis auf den Scanner entfernt werden. Oft ist noch ein Drucker und ein weiteres Laufwerk angeschlossen. Ist der Fehler weg, liegt es wahrscheinlich an einem Problem mit den Treiberprogrammen. Dann sollten Sie sich vom Hersteller des Scanners und der anderen Geräte den jeweils neuesten Treiber besorgen. Tritt der Fehler immer noch auf, überprüfen Sie im Setup des PC-

Antwort: Ist das Treiberprogramm des Scanners richtig installiert und der Scanner funktioniert nicht, ändern Sie die Reihenfolge der angeschlossenen Geräte. Keine Probleme sind zu erwarten, wenn Sie den Scanner direkt an den Druckeranschluß des PCs anschließen. An den durchgeführten Druckeranschuß des Scanners gehört das CD-RW-Laufwerk und zuletzt wird der Drucker angeschlossen. Da der Drucker keinen durchgeführten Anschluß hat, ist dieser immer das letzte Gerät in der Kette. Jetzt erkennt der PC auch den Scanner.

4 Links war die Druckerschnittstelle auf ECP, rechts auf EPP eingestellt.

BIOS die Einstellung der Druckerschnittstelle. Sie wird auch als Parallel-Port bezeichnet und sollte vorrangig auf "ECP und EPP" eingestellt sein. Nur wenn das nicht möglich ist, stellen Sie den Anschluß auf "EPP". Mit diesen Parametern ist der Scanner übrigens auch spürbar schneller. Die Änderung muß gespeichert und der PC neu gestartet werden. Danach werden die Vorlagen mit den richtigen Farben gescannt.

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Scanner wird nicht erkannt

Frage: Meinen neuen Scanner habe ich zwischen CD-RW-Laufwerk und Drucker angeschlossen. Warum wird der Scanner vom PC nicht erkannt?

Scanner wird erkannt, funktioniert aber nicht

Frage: Mein Scanner hat eine SCSISchnittstelle und ist als einziges externes Gerät angeschlossen. Beim Start des PCs wird der Scanner auch erkannt. Sowohl Typ als auch ID-Nummer erscheinen am Bildschirm. Will ich später scannen, ist für den PC plötzlich kein Scanner mehr vorhanden. Mein internes CD-ROM-Laufwerk mit SCSISchnittstelle funktioniert jedoch am gemeinsamen Hostadapter. Eine doppelte Vergabe der ID-Nummer ist ausgeschlossen. Was kann ich tun? Antwort: Das Problem liegt mit Sicherheit am fehlenden Abschlußwiderstand des Scanners. In einer Kette angeschlossener SCSI-Geräte muß das erste und letzte Gerät "terminiert" sein, was nichts weiter bedeutet, als es mit einem vorgeschriebenen Abschlußwiderstand zu versehen. Das erste Gerät ist meistens der Hostadapter. Der ist automatisch terminiert und man braucht sich nicht um ihn zu kümmern. In Ihrem Fall ist der Scanner das letzte Gerät und das muß vom Benutzer richtig terminiert werden. Je nach Typ des Scanners erfolgt das durch einen kleinen Schalter in der Nähe der PCgo! 7/98

Scannen Anschlußbuchse für das Datenkabel oder mit einem externen Terminator am durchgeführten SCSI-Anschluß. Der externe Terminator ähnelt einem Stecker und ist im Handumdrehen angesteckt.

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Scanner funktioniert erst nach erneutem Start des PCs

Frage: Klicke ich die Funktion "Quelle wählen" in meiner Bildbearbeitung an, erscheint "TWAIN-Fehler". Erst wenn ich den PC erneut starte, funktioniert die Funktion tadellos. Muß ich mich damit abfinden? Antwort: Nein. Hierfür gibt's eine ganz einfache Lösung: Schalten Sie den Scanner noch vor dem PC ein. Während des Starts des PCs wird die Schnittstelle des Scanners ins System eingebunden. Ist zu diesem Zeitpunkt der Scanner noch ausgeschaltet, kann der PC den Scanner nicht finden. Beim nächsten Neustart (Warmstart) wird der Scanner jedoch problemlos erkannt, da er mittlerweile eingeschaltet ist.

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Programm erkennt den Scanner nicht

Frage: Nachdem ich von Windows 3.11 auf Windows 95 wechselte, habe ich weiterhin mit meiner alten Bildbearbeitung gescannt. Jetzt wollte ich ein neues Grafikprogramm ausprobieren. Doch das Programm erkennt meinen Scanner nicht. Woran liegt das? Antwort: Sie brauchen einen aktuellen 32-Bit-Treiber für Ihren Scanner. Ihr altes Programm ist sicherlich für Windows 3.x gedacht und eine 16-Bit-Version. Das Treiberprogramm für Ihren Scanner wird ebenfalls eine 16-Bit-Version sein. Unter diesen Bedingungen arbeiten Bildbearbeitung und Scanner auch unter Windows 95. Anders allerdings, wenn die Bildbearbeitung ein Programm für Windows 95 ist. Dann ist es eine 32-Bit-Anwendung und verlangt auch

Die verwendete Bildbearbeitung entscheidet über den richtigen Scannertreiber. PCgo! 7/98

eine 32-Bit-Version des Scanner-Treibers. Die haben Sie aber nicht installiert. Holen Sie das nach. Notfalls müssen sie sich die Version erst vom Hersteller besorgen. Danach funktioniert Ihr Scanner auch mit der neuen Bildbearbeitung.

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Deshalb sind Scanner manchmal auffallend langsam

Frage: Ich nutze meinen Scanner häufig zum Kopieren. Allerdings bin ich erstaunt, daß der Scanner im Modus "Graustufen" die Vorlage schneller scannt als im Modus "Strichzeichnung", in dem wesentlich weniger Daten eingelesen werden müssen. Habe ich etwas falsch eingestellt? Antwort: Nein. Ein Scanner kann selbstverständlich auch zum Kopieren von Dokumenten verwendet werden. Hierfür muß für jedes verkaufte Gerät mindestens eine einmalige "Kopierabgabe" (Geldsumme) entrichtet werden. Die Bedingungen dafür sind gesetzlich geregelt. Während ein Scan im Modus Strichzeichnung als Kopie zählt, ist das im Modus "Graustufen" nicht so. Wann ein Scanner als Kopierer gilt, hängt aber auch von der Kopiergeschwindigkeit ab. Um nun der Kopierabgabe zu entgehen, drosselt der Hersteller vor allem bei billigen Scannern die Geschwindigkeit im Modus "Strichzeichnung".

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Interpolierte dpi und was dahinter steckt

Frage: Häufig werben Hersteller und Händler mit einer zweiten Auflösung, die als interpolierte Auflösung bezeichnet wird. Diese haben mitunter gigantische Werte und versprechen eine Top-Qualität. Ist das nur Augenwischerei? Antwort: Ja, und zwar im wahrsten Sinne des Wortes. Dem Käufer wird mit dieser Angabe ein noch leistungsfähigerer Scanner vorgetäuscht. Die damit verbundenen Probleme werden jedoch verschwiegen. Denn außer riesigen Dateien, unscharfen Bildern und sehr lange Wartezeiten erreichen Sie mit dieser Methode nichts. Dem gescannten Bild werden lediglich eine gewisse Anzahl Pixel (Bildpunkte) nach einem mathematischen Verfahren "hinzugedichtet". Halten Sie sich deshalb besser an die Angabe der Auflösung ohne Interpolation. ❑

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hardware Soundkarten

Die

HÄUFIG ➞ Config.sys

➞ Autoexec.bat In dieser Datei stehen Befehle, die beim Start ausgeführt werden sollen. Beispiel: Ein Befehl, der die Tastatur dem Benutzerland anpaßt: "keyb gr" steht etwa für Keyboard Germany (= deutsche Tastatur). Unter Windows 95 wird diese Datei nicht gebraucht; aber unter DOS ist sie unverzichtbar. Zum Beispiel für Spiele, die nur unter DOS laufen, müssen Sie die Soundkarte in der Autoexec.bat anmelden. Sonst bleiben die Lautsprecher stumm. Das Anmelden erledigt das Installationsprogramm der Soundkarte. Sie legen nur die Diskette von der Soundkarte ein und starten das Installationsprogramm. Der Rest geschieht automatisch. Sie folgen einfach den Anweisungen des Installationsprogramms.

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von Hans-Jürgen Humbert

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Wie startet mein Rechner schneller?

Arbeiten Sie nur mit Windows, benötigen Sie die Einträge der Soundkarte in den Systemdateien ➞ Config.sys und ➞ Autoexec.bat nicht. Die hier aufgerufenen Treiber belegen nur unnötig Platz im Speicher und verlangsamen den Startvorgang. Außerdem werden diese Soundkartentreiber nur von DOS-Programmen für die Soundkarte gebraucht. Löschen Sie sie also gleich nach der Installation wieder. Dazu klicken Sie auf Start und dann auf Ausführen. In das Fenster geben Sie mit der Tastatur dann SYSEDIT ein. Es öffnet sich ein neues Fenster. In dem sind alle Systemdateien von Windows aufgelistet. Klicken Sie nun auf "Autoexec.bat". Das Fenster mit dem Titel "Autoexec.bat" schiebt sich in den Vordergrund. Dort suchen Sie die Zeile mit den Eintragungen Ihrer Soundkarte. Welche das sind, finden Sie im Handbuch zu Ihrer Soundkarte. Fügen Sie vor dieser Zeile die drei Buchstaben "REM" ein. Jetzt wertet der Computer diesen Eintrag als Bemerkung und arbeitet die Zeile daraufhin nicht ab. Wiederholen Sie nun diesen Vorgang mit der "Config.sys". Danach sind die Treiber deaktiviert und der Rechner startet jetzt schneller.

2

Warum ist der Klang eigentlich so dünn?

Manchmal hört sich der Sound bei einem DOSSpiel sehr dünn an. Und das, obwohl Sie eine teure Soundkarte mit allen Finessen eingebaut haben. Daran sind aber nicht falsche Einstellungen der Soundkarte schuld. Oft verwenden

DOS-Spiele nur die schwächeren OPL-2Treiber. Die sind nämlich am weitesten verbreitet. Dadurch läuft das Spiel auch mit älteren Soundkarten. Der Klang kommt also von der Software und läßt sich leider nicht ändern.

3

Warum bricht der Sound plötzlich ab?

Manche Soundkarten geben nach erfolgreicher Installation nur abgehackten Sound wieder. Das Musikstück wird kurz angespielt, verstummt plötzlich und spielt schließlich das Ende der Sounddatei ab. Der Grund dafür: Die Soundkarte teilt sich mit einer anderen Komponente im PC einen ➞Interrupt. Beide Geräte funktionieren zwar – aber eben nur eingeschränkt. Diesem Konflikt kommen Sie mit dem "Geräte-Manager" in Windows schnell auf die Spur. Rufen Sie die Systemsteuerung auf und klicken auf "System". Ein weiterer Klick auf die obere Karteikarte "Gerätemanager" zeigt meist schon den Konflikt mit einem gelben Ausrufezeichen vor der Soundkarte an. Sie müssen den Interrupt manuell einstellen. Der Lösungsweg ist derselbe wie in Praxistip 4.

4

Warum kommt kein Sound bei DOS-Spielen?

Sie haben in Ihrem Rechner eine Plug & playSoundkarte eingebaut. Auch sind alle Treiber installiert. Trotzdem findet das Spiel die Soundkarte unter DOS nicht. Windows 95 hat die Interrupts bei der Plug & Play-Karte frei verteilt. Unter Windows funktioniert auch alles. Doch viele DOS-Spiele verlangen den Interrupt 5 für die Soundwiedergabe.

▼

In dieser Datei werden alle Programme eingetragen, die beim Start des Computers zu laden sind (z.B. Speicherverwaltungsprogramme). Die Datei befindet sich immer im Verzeichnis "C:\". Ihr Name darf nicht geändert werden, da sie sonst vom Computer nicht mehr erkannt wird. Auch diese Datei ist unter Windows 95 überflüssig. Sie kann sogar manchmal bestimmte Funktionen von Windows 95 blockieren. Außerdem verlangsamt sie den WindowsStart. Nur unter DOS wird sie noch gebraucht. Lesen Sie dazu auch "Autoexec.bat."

PCgo! 2/98

hardware Soundkarten ➞ Interrupt Damit sich die einzelnen Bausteine im Computer zeitlich nicht ins Gehege kommen, müssen Sie dem Prozessor mitteilen, daß Sie Arbeit für ihn haben. Daraufhin unterbricht der Prozessor das laufende Programm und kümmert sich um das entsprechende Gerät. Wenn Sie z.B. die Maus bewegen, wird das dem Prozessor per Interrupt (Abkürzung IRQ) mitgeteilt, er unterbricht seine Arbeit und versetzt den Mauszeiger zur entsprechenden Stelle. Danach kehrt er zum laufenden Programm zurück. Dieser Vorgang geschieht so schnell, daß der Anwender davon nichts merkt. Auch für die Datenübertragung von und zur Festplatte wird ein Interrupt benötigt.

➞ DMA-Kanal Mit Hilfe des DMA-Kanals (Direkter Speicherzugriff, DMA = Direct Memory Access) können Daten direkt – das heißt ohne Umweg über den Prozessor – über einen DMA-Kanal von einer Quelle zum Ziel übertragen werden. Ein Beispiel ist die Übertragung von Daten aus dem Speicher zur Soundkarte. Jeder moderne PC hat normalerweise 8 DMA-Kanäle, wovon nur einer belegt ist.

➞ I/O-Adresse Jede Komponente im Computer – wie zum Beispiel die Grafikkarte – bekommt eine eigene "Hausnummer", die Adresse. Wenn der Prozessor Daten für die Grafikkarte hat, schickt er diese zur entsprechenden Adresse dieser Karte. Adressen dürfen im Computer nur einmal vergeben werden, da es sonst zu Konflikten kommt, weil sich plötzlich zwei Geräte gleichzeitig angesprochen fühlen.

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Da die Karte nun auf einen xbeliebigen Interrupt eingestellt ist, kann das Spiel nichts mit der Karte anfangen. Sie müssen den Interrupt manuell einstellen. Dazu rufen Sie den Gerätemanager auf und klicken auf "Audio, Video und Gamecontroller". Die vorhandenen Treiber werden angezeigt. Klicken Sie auf den Plug & Play-Eintrag. Danach erscheint ein neues Fenster, in dem Sie sofort auf Ressourcen klicken. Jetzt erst zeigt Windows 95 die Adressen, DMA-Kanäle und Interrupts an. software: Sie sollten die Karte auf Interrupt 5, die ➞ DMA-Kanäle 1 und 5, sowie die ➞ I/OAdresse 220 wählen; dann klappts auch mit dem Spielen.

6 Klicken Sie als erstes auf das Häkchen vor "Automatisch einstellen". Jetzt können Sie den Interrupt frei bestimmen. Wählen Sie Interrupt 5. Damit wird Ihre Soundkarte sicher funktionieren. Beenden Sie dann wie gewohnt mit einem Klick auf "OK". Sie müssen nun Windows neu starten, damit die Änderung wirksam wird. Der Start wird nun ein wenig länger als gewohnt dauern, da Windows 95 nun die anderen Plug & Play-Karten erst umkonfigurieren muß. Danach arbeitet die Soundkarte auch mit dem DOS-Spiel.

5

Welche Interrupts sind noch frei?

Ältere Soundkarten ohne Plug & Play müssen Sie noch per ➞Jumper auf den richtigen Interrupt einstellen. Doch welcher ist noch frei und welche sind schon belegt? Sie können sich im Geräte-Manager von jeder installierten Hardware die Interrupts anzeigen lassen. Das ist aber sehr mühsam. Schneller geht es, wenn Sie den "Gerätemanager" aufrufen. Ganz oben in der Liste steht der Eintrag "Computer". Klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste darauf. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Interrupts aufgeführt sind. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche schon belegt sind und welche Sie noch verwenden dürfen. Wenn Sie die Soundkarte einstellen, halten Sie sich an die Standards der Hersteller von Spiele-

Warum zischt es auf einmal?

Im Gegensatz zu Ihrer Stereoanlage sitzen Sie beim PC viel näher an den Lautsprechern. Schon geringe Hintergrundgeräusche aus den Lautsprechern stören jetzt gewaltig. Das können Brummen, Prasseln, Zischen oder sogar ein Radiosender sein, die im Hintergrund zu hören sind. Doch das läßt sich ändern.

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Einige Soundkarten haben an der Rückseite einen Regler, mit dem sich die Lautstärke einstellen läßt. Haben Sie den fast ganz "zu"gedreht, müssen Sie den Verstärker Ihrer Aktivboxen weiter aufregeln, damit Sie etwas hören. Dummerweise verstärken die Aktivboxen jetzt das Signal. Haben Sie zusätzlich noch lange Kabel zwischen Soundkarte und Aktivboxen, können sie Störsignale auffangen. Das Ergebnis: Hintergrundgeräusche. Stellen Sie den Lautstärkeregler an der Rückseite der Soundkarte höher. Hat Ihre Soundkarte keinen Regler, verschieben Sie den Einsteller im Mixermenü. Dazu rufen Sie entweder das Mixermenü Ihrer Soundkarte auf oder klicken einmal auf den kleinen Lautsprecher in der unteren Menüleiste von Windows 95. Es erscheint ein Fenster mit einem Schieberegler. Erhöhen Sie nun einfach die Lautstärke.

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Eine weitere Quelle von Störgeräuschen kann ein offener Eingang sein. Beispielsweise ist der Mikrofoneingang der Karte besonders empfindlich. Rufen Sie den Mixer auf und ziehen Sie alle Regler der nicht benötigten Eingänge auf Null. Danach sind die Störgeräusche verschwunden. PCgo! 2/98

hardware Soundkarten

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Hören Sie dagegen einen Radiosender oder Brummen in den Lautsprechern, ist meist ein defektes Kabel schuld. Wackeln Sie einmal bei eingeschaltetem Rechner an den Steckern und Kabeln. Verschwindet das Brummen plötzlich, ist das Kabel defekt. Es muß ausgetauscht werden. Solche Kabel sind im einschlägigen Fachhandel für wenige Mark erhältlich.

Manche, hochwertige Mikrofone brauchen eine Batterie. Vergessen Sie nach der Aufnahme das Ausschalten, ist die Batterie schnell leer. Tauschen Sie sie aus.

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Sie haben von Ihrer Stereoanlage ein Musikstück über die Soundkarte digitalisiert. Doch von HiFi kann keine Rede sein. Die Aufnahme klingt verzerrt. Wahrscheinlich haben Sie den falschen Eingang an der Soundkarte gewählt. Musikstücke von der Stereoanlage müssen immer an den LineEingang der Karte angeschlossen werden. Verwenden Sie statt dessen den Mikrofoneingang, funktioniert das zwar, aber der Sound klingt verzerrt. Stecken Sie den Stecker auf den richtigen Eingang.

Sind die Störgeräusche immer noch da, ist der Computer selbst die Ursache. Schrauben Sie ihn auf und setzen Sie die Soundkarte so weit weg wie irgend möglich von der Grafikkarte und dem Netzteil in einen freien Steckplatz. Beide Komponenten sind die Hauptursachen für Störungen.

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Betreiben Sie Ihre Soundkarte an Ihrer Stereoanlage, kann eine Brummschleife für den schlechten Sound verantwortlich sein. Drehen Sie einen Netzstecker, entweder den vom PC oder den von Ihrer Stereoanlage, um 180 Grad. Danach ist das Brummen wahrscheinlich verschwunden.

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Warum bleibt ein Laufsprecher stumm?

Sie haben alles richtig verkabelt, trotzdem kommt der Sound nur aus einem Lautsprecher. Wahrscheinlich haben Sie einen Monostecker für die Lautsprecher gewählt. Der ist anders beschaltet. Deshalb arbeitet nur ein Kanal. Im Extremfall kann der falsche Stecker sogar den Verstärker auf der Soundkarte durch Kurzschluß zerstören.

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Warum ist das Mikrofon zu leise für Aufnahmen?

Sie wollen mit dem Mikrofon Aufnahmen machen. Doch trotz voll aufgedrehtem Mixer ist kaum etwas zu verstehen.

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Die bei manchen Soundkarten mitgelieferten Mikrofone sind nicht besonders gut. Aber nehmen Sie für Ihre Aufnahmen ein besseres Mikrofon, kann Ihre Soundkarte damit arbeiten – oder auch nicht. Das Signal der hochwertigen Mikrofone ist meist sehr klein. Unser Tip: Schließen Sie das Mikrofon an Ihre Stereoanlage an und verbinden die Stereoanlage mit dem Line-Eingang der Soundkarte. Dann klappt es bestimmt.

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Warum klingt die Aufnahme verzerrt?

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Warum ist der Sound verzerrt?

Sie haben teure Aktivboxen an die Soundkarte angeschlossen. Trotzdem ist der Sound nicht besonders. Hohe Töne fehlen, die Bässe wummern und alles klingt verzerrt. Auf vielen Soundkarten befindet sich eine Steckbrücke, mit der Sie den internen Verstärker der Karte abschalten können. Wenn Sie die Aktivboxen nämlich über den internen Verstärker betreiben, wird der übersteuert. Dann wird der Sound verzerrt. Setzen Sie den Jumper um, oder schließen Sie die Aktivboxen nicht an Speaker Out (Lautsprecherausgang), sondern an Line Out an. Dann klingt es optimal.

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➞ Jumper Das ist ein Bauteil, das zwei Kontakte auf der Platine verbindet. So lassen sich Werte voreinstellen, die nicht einmal durch Ausschalten des PCs geändert werden können.

➞ analog Ein Computer arbeitet nur mit zwei Werten: Strom an oder Strom aus. Dabei entspricht der Wert "Strom an" beispielweise einer Spannung von 5 Volt und "Strom aus" einer Spannung von 0 Volt. Ihre Stereoanlage arbeitet aber analog. Je höher die Spannung, desto lauter ist das Musiksignal.

Verstärker Die Signale, die der Computer ausgibt, sind viel zu schwach um einen Lautsprecher zu treiben. Deshalb sitzt auf jeder Soundkarte ein kleiner Verstärker, der die zarten Signale aufpäppelt. Der Verstärker auf der Soundkarte nimmt nur wenige Quadratzentimeter Platz ein. Vergleichen Sie ihn mit dem Verstärker Ihrer Stereoanlage, können Sie sich leicht vorstellen, daß der auf der Soundkarte nicht viel taugen kann. Deshalb sollten Sie immer Lautsprecher mit eingebautem Verstärker, sogenannte Aktivboxen anschließen.

Warum fehlt der Sound bei Audio-CDs?

Sie spielen eine Audio-CD ab. Ihr Computer gibt auch keine Fehlermeldung aus; trotzdem hören Sie nichts aus den Lautsprechern. In Ihrem Rechner fehlt ein Kabel zwischen dem Audio-Ausgang des CD-ROM-Laufwerks und der Soundkarte. Die Musik wird nämlich als ➞analoges Signal zur Soundkarte geführt. Die Soundkarte fungiert also an dieser Stelle nur als Verstärker. Fehlt das Kabel, hören Sie natürlich nichts. Das Kabel können Sie im Fachhandel kaufen. Es kostet etwa 10 Mark. ❏

Finger weg von billigen Lautsprechern

!

Auch bei Lautsprechern gilt: Qualität hat seinen Preis. Also Finger weg von billigen PC-Lautsprechern. Die produzieren eher Krach als Sound. Mindestens 100 bis 200 Mark sollten Sie schon ausgeben. Nur dann haben Sie den optimalen Klang.

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titelthema Arbeitsspeicher

Die

12 häufigsten

Fragen von Hans-Jürgen Humbert

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Nach Aufrüstung geht nichts mehr

Frage: Ich habe neue Speichermodule eingebaut. Seitdem bleibt der Bildschirm dunkel und mein Computer piepst nur noch hilflos vor sich hin. Was habe ich falsch gemacht? Antwort: Wahrscheinlich sitzen ein oder mehrere Speicher-Bausteine nicht richtig in den Fassungen. Dann haben die Anschlüsse keinen Kontakt und der Prozessor erkennt den Speicher nicht. Aber ohne Speicher kann der PC erst gar nicht starten. Deshalb gibt Ihr Computer nur Piepstöne von sich. Nehmen Sie alle Speicherstreifen noch einmal aus dem Rechner und setzen Sie sie noch einmal richtig ein.

2

Der Speicher wird nicht erkannt

Frage: Ich habe meinen Computer von 16 auf 32 MByte aufgerüstet. Trotzdem zeigt er beim Speichertest immer noch nur 16 MByte an. Sind die neuen Bausteine defekt? Antwort: Haben Sie neue Speicherstreifen bei einem Fachhändler gekauft, ist es sehr unwahrscheinlich, daß sie kaputt sind. Bei gebrauchten Chips kann das aber schon mal vorkommen. Überprüfen Sie zuerst den korrekten Sitz der Speichermodule. Der PC testet nämlich nach dem Einschalten die Speicherchips. Auf dem Bildschirm zeigt er laufend die getestete Speicherstelle an. Der Prozessor probiert damit nur aus, wieviel Speicherzellen er zur Verfügung hat. Trifft er auf eine Adresse, an der sich kein Speicher mehr befindet, bricht er den Test ab. Die letzte auf dem Bildschirm gezeigte Speichergröße entspricht dann der kompletten. Haben Sie einen Speicherstreifen nicht richtig einge-

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setzt, erkennt der Prozessor ihn nicht. Der Speichertest wird jetzt früher abgebrochen und dementsprechend weniger Speicher angezeigt. Doch es gibt eine Lösung: Nehmen Sie die neu eingesetzten Speicherstreifen heraus und setzen Sie sie wieder ein. Meistens klappt es dann auf Anhieb. Funktioniert es nicht, kontrollieren Sie die Zugriffszeiten der Module. Die sind auf den einzelnen Chips auf dem Speicherstreifen aufgedruckt. Zuerst steht dort eine Typenbezeichnung (ZiffernBuchstabenkombination) dann folgt ein Strich. Hinter dem Strich sind zwei Ziffern aufgedruckt. Die geben die Zugriffszeit an. Dabei steht: – 10 für 100 Nanosekunden – 80 für 80 Nanosekunden – 70 für 70 Nanosekunden – 60 für 60 Nanosekunden

Die Ziffer hinter der Typenbezeichnung (Kreis) gibt die Zugriffsgeschwindigkeit der Speicherbausteine an.

Je kürzer die aufgedruckte Zeit, desto schneller ist der Baustein. Ist die Zugriffszeit zu lange, können bei der Speicherung der Daten Fehler auftreten. Auch hier kann der Speichertest abgebrochen werden; oder auf dem Bildschirm erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall bleibt Ihnen nur übrig, die Speicherstreifen durch andere, schnellere zu ersetzen. Bei den neuen SDRAMs ist nicht mehr die Zugriffszeit aufgedruckt, sondern die Zeit, die zwischen zwei Zugriffen verstreichen

muß. Das sind 10, 12 oder 15 Nanosekunden. Aufgedruckt ist meist aber nur die jeweils letzte Ziffer, also 0, 2 oder 5. Auch hier gilt: Der Baustein ist um so schneller, je kürzer die Zeit ist.

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Darf ich PS/2 und DIMMs mischen?

Frage: In meinem Pentium-Rechner sind alle Fassungen für PS/2-Speicherbausteine besetzt. Kann ich in diesem Fall zusätzlichen Speicher auch in die große DIMM-Fassung einsetzen? Antwort: Zwar sind auf vielen PentiumHauptplatinen Fassungen für PS/2- und DIMM-Speicher eingebaut, aber nur die wenigsten Platinen unterstützen beide gleichzeitig. Ob das überhaupt funktioniert, lesen Sie im Handbuch zur Hauptplatine. Unterstützt Ihre Hauptplatine gleichzeitig beide Speichertypen, kommt noch ein weiterer Punkt hinzu, den Sie unbedingt beachten müssen: Normalerweise arbeiten die kleinen PS/2-Speicher mit einer Betriebsspannung von 5 Volt. Das ist zuviel für die großen DIMM-Speicher. Die dürfen nur mit 3,3 Volt betrieben werden.

PS/2 (oben) und DIMMs sollten Sie nicht mischen. Der PC arbeitet dann nicht stabil. PCgo! 3/98

Verwenden Sie also beide Speichertypen, müssen sie die gleiche Betriebsspannung haben, sonst funktioniert es nicht und der DIMM-Speicher geht kaputt. Auf der sicheren – aber leider auch teueren Seite – sind Sie, wenn Sie alle Speicherchips gegen neue, größere tauschen.

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FPG und EDO einfach mischen?

Frage: In meinem PC sind noch die alten FPG-Speicher-Module einbaut. Nun will ich neuen Speicher kaufen. Kann ich jetzt die freien Fassungen mit den schnelleren EDOSpeichern auffüllen? Antwort: EDO-Bausteine sind zwar kompatibel zu den älteren FPG-Modulen, ob sie dann aber auch funktionieren, ist fraglich. Unser Tip: Steigen Sie komplett auf EDO um oder kaufen Sie noch einmal ältere FPGModule dazu. Dann kann nichts mehr schiefgehen.

Frage: Ich habe meinen älteren Pentium-PC von 16 auf 32 MByte aufgerüstet. Beim Start zeigt mir der Computer auch die richtige Speichergröße an; die Speicher sind also in Ordnung. Nur ist der Computer jetzt langsamer als vorher. Was soll ich tun? Antwort: Wahrscheinlich ist der Cache-Speicher auf der Hauptplatine zu klein. Bisher konnte der Prozessor alle benötigten Daten schnell aus diesem Zwischenspeicher holen; seitdem Sie aber Speicher aufgerüstet haben, unterstützt der Cache nicht mehr den kompletten Arbeitsspeicher – sondern nur einen Teil davon. Der Prozessor muß jetzt immer auf den langsameren Hauptspeicher zugreifen. Das kostet Zeit, der Rechner wird langsamer. Bei manchen BIOS-Versionen müssen Sie extra einstellen, daß der Zwischenspeicher den kompletten Arbeitsspeicher unterstützen soll – also die ganzen 32 MByte. Dazu rufen Sie das Setup auf. Wie das geht, steht im Kasten auf Seite 18. Suchen Sie im Setup nach dem Punkt "Above 16 Mbyte cachable". Stellen Sie den Eintrag hinter diesem Punkt auf Enabled (eingeschaltet). Jetzt wird der ganze Arbeitsspeicher vom Zwischenspeicher unterstützt. PCgo! 3/98

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Trotz Speicheraufrüstung zu langsam

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tips StarOffice Neue Datenbank erstellen

➞ Explorer Der Explorer des StarOffice ist der zentrale Bestandteil des StarOffice-Desktop. Hier sind alle Dateien, Internet-Bookmarks, Clip-Arts und Vorlagen gesammelt und in Ordnern abgelegt. Durch den Explorer haben Sie eine bessere Übersicht über Ihre Dateien, können sie thematisch ordnen und auch Programme starten.

➞ Dialogbox Das ist ein anderer Ausdruck für ein Fenster. In einer Dialogbox müssen Sie entweder bestimmte Optionen auswählen oder Angaben machen, etwa Ihren Namen eingeben.

➞ Newsgroup Das ist eine Bezeichnung für ein Informations-Forum im Internet. In Newsgroups gibt es Informationen zu allen möglichen Themen, sei es über Computer, Kultur etc. Sie können dabei selbst Beiträge von und für Newsgroups verfassen und erhalten.

TIP

Lese-Ecke

Leider sind die Online-Hilfe des StarOffice und das Handbuch nicht sehr ergiebig, wenn Sie die vielfältigen Funktionen des Komplettpakets erkunden wollen: StarOffice 4.0 Praxisbuch und Referenz kommt da gerade recht. Ausführlich und bebildert werden die Funktionen des StarOffice gut erklärt. Ob es um die einzelnen Komponenten oder Internet-Funktionalitäten geht – das Buch bietet eine durchweg gute und schnelle Hilfe.

info Hanser Verlag ISBN: 3-446-19086-4 Preis: 79 Mark

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"StarBase", die Datenbank von StarOffice 4.0, ist etwas versteckt untergebracht. Wir zeigen Ihnen die ersten Schritte zur eigenen Datenbank:

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das "➞Explorer"-Symbol auf der linken Bildschirmseite. Wählen Sie "Neu" und "Datenbank".

2

In der nächsten ➞ Dialogbox legen Sie die Eigenschaften und den Typ der Datenbank fest. Auf der Seite "Allgemein" bestimmen Sie den Namen, unter dem die Datenbank in StarOffice zur Verfügung stehen soll. Auf der Seite "Typ" bestimmen Sie den Datenbanktyp (Voreinstellung: "dBase") und das Verzeichnis, in dem die Datenbankdateien abgelegt werden sollen.

3

Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK". Jetzt erscheint der Name Ihrer Datenbank im Explorer. Klicken Sie nun auf das "+"-Zeichen vor dem Datenbanknamen. Sie sehen dann, was sich alles hinter der Datenbank verbirgt. Zu einer richtigen Datenbank gehört eine "Tabelle", "Abfragen", "Berichte" und "Formulare".

4

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag "Tabellen". Wählen Sie im Kontextmenü den Punkt "Neu", " Tabelle". Im Dialog geben Sie der Tabelle einen Namen und wählen "Entwurfsansicht". Wenn Sie "AutoPilot" wählen, geleitet Sie ein Assistent Schritt für Schritt zur fertigen Datenbank.

5

Im Entwurfsmodus der Datenbank geben Sie die Feldnamen, die Feldtypen etc. ein. Speichern Sie dann Ihre Datenbankstruktur und schließen Sie sie.

6

Wenn Sie auf das "+"Zeichen vor "Tabellen" im Explorer klicken, erscheint Ihre neue Tabelle. Öffnen Sie sie mit einem Doppelklick.

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Es erscheint die (noch leere) Listenansicht der Datenbanktabelle. Klicken Sie in eines der Felder und dann auf das Icon "Bearbeiten". Jetzt können Sie Daten in die Felder eintragen. Speichern Sie danach, und die Daten stehen nun in Ihrer neu angelegten Datenbank.

e-mails mit StarOffice und T-Online Um e-mails und ➞ Newsgroup-Beiträge mit StarOffice über T-Online empfangen und senden zu können, müssen Sie zuerst einige Einstellungen vornehmen.

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Über den Menübefehl "Extras", "Optionen", "Internet" rufen Sie den Dialog zur Einstellung der Internet-Optionen auf.

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Hier wechseln Sie auf die Seite "Mail/News" und tragen folgende Server im jeweils angegebenen Feld ein. Den Benutzernamen und Ihr Paßwort entnehmen Sie Ihren Anmeldedaten.

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Bestätigen Sie diese Einstellungen durch einen Klick auf "OK". Künftig angelegte e-mailund News-Konten haben damit automatisch die korrekten Einstellungen für den Empfang und das Senden von elektronischen Nachrichten über T-Online. ❏ PCgo! 5/98

tips StarOffice ➞ Explorer Der Explorer ist das zentrale Programm, um unter Windows 95 Dateien zu verwalten. In ihm haben Sie einen Überblick über alle Dateien, die sich auf Ihrer Festplatte oder einem anderen Laufwerk befinden. Hier organisieren Sie auch Ihre Daten: Sie können Dateien verschieben, kopieren, umbenennen oder löschen. Legen Sie neue Verzeichnisse an und lassen Sie sich die Eigenschaften der einzelnen Objekte anzeigen. Die meisten dieser Arbeiten können Sie bequem mit der Maus erledigen.

StarWriter: "defekte" Dokumente öffnen Manchmal können bei Dokumenten Formatfehler auftauchen, die das Laden bzw. Öffnen solcher Dokumente äußerst schwierig machen. Sie können solche Probleme umgehen, indem Sie das Dokument ohne Layout laden. Führen Sie dazu folgende Schritte durch:

1 2

Wählen Sie aus dem Dateimenü den Punkt "Öffnen" und die gewünschte Datei aus.

Drücken Sie nun die Tastenkombination "Strg", "Alt" und "L". Am Bildschirm erscheint die Meldung "Dokument wird ohne Layout geladen".

3

Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf "OK". Daraufhin wird die problematische Datei geladen und ohne Layout geöffnet. Die festgelegten Layout-Informationen gehen dabei nicht verloren, da das Layout beim Öffnen neu geschrieben wird. Über die Tastenkombination werden jedoch die alten und eventuell defekten Layout-Informationen nicht geladen. Anschließend können Sie das Dokument wieder speichern.

StarOffice: Fenster verstecken ➞ Kontextmenü Das ist ein Menü, das die relevanten Befehle zum gerade gewählten Objekt enthält. In "StarOffice" aktiviert man das Kontextmenü, indem man zunächst mit der linken Maustaste auf das Objekt klickt, damit markiert und anschließend auf die rechte Maustaste klickt. Daraufhin öffnet sich ein Pulldown-Menü mit allen relevanten Befehlen.

Bei Office-Paketen wie StarOffice wird es häufig recht unübersichtlich auf dem Bildschirm, besonders wenn viele Funktionen aktiviert sind. Hier kann man sich helfen, indem man angedockte Fenster wie den ➞Explorer oder Beamer versteckt. Führen Sie dazu einfach die folgenden Schritte aus:

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Bewegen Sie die Maus auf die Trennlinie zwischen den Fenstern, bis sich der Mauscursor (der Zeiger) verändert.

2

Klicken Sie nun auf die rechte Maustaste und wählen aus dem ➞ Kontextmenü "Verstecken" aus. Wenn Sie anschließend die Maus

zum Rand hin bewegen, erscheint das Fenster wieder – und es verschwindet wieder, wenn Sie das Fenster verlassen.

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Wenn Sie das Fenster wieder dauerhaft sichtbar machen wollen, gehen Sie analog vor. Das heißt, Sie aktivieren an der Trennlinie wieder das Kontextmenü und wählen den Punkt "Nicht verstecken" an. Durch diese Option behalten Sie immer den Überblick.

StarCalc – Makros direkt nach dem Start ➞ Makro Makros sind eine Abfolge von Befehlen, die unter einem Namen gespeichert sind und die nach Aufruf des Makros nacheinander automatisch abgearbeitet werden.

Viele Programme lassen sich nach eigenen Wünschen einrichten. Besonders beliebt sind Funktionen, die ein effektiveres Arbeiten zulassen. Um beim Aufruf von Dokumenten ein ➞ Makro automatisch mitzustarten, gehen Sie folgendermaßen vor:

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Zuweisen" und das Makro wird dem entsprechendem Ereignis zugeordnet.

5

Die Auswahl bestätigen Sie noch mit "OK". Jetzt steht das Makro direkt beim Aufruf Ihres Dokuments zur Verfügung. ❏

1 2➞

Öffnen Sie Ihr Dokument über den Menüpunkt "Datei/Öffnen".

➞ Registerkarten Bei manchen Menüpunkten erscheint ein neues Fenster. Können Sie hier viele Dinge auswählen, sehen Sie am oberen Rand kleine Reiter mit einem Oberbegriff. Dies sind die sogenannten Registerkarten.

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Rufen Sie nun den Menüpunkt "Extras/Anpassen" auf und wählen anschließend die Registerkarte "Ereignisse" aus.

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Aus der rechten unteren Schaltfläche wählen Sie nun anstelle des Eintrags "StarOffice" den Punkt "Dokument" aus, sowie als Ereignis "Datei öffnen". Anschließend wählen Sie das von Ihnen gewünschte Makro. PCgo! 7/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Ob Windows 3.1, Windows 95 oder MS-DOS, ob Excel oder Winword: Weder Programme noch Betriebssysteme sind perfekt – alles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen dazu Kleinigkeiten. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

Besserer Klang bei MIDI-Dateien

➞ Wavetable-ROM Normalerweise werden Klänge und Instrumente von einem eigenen Klangbaustein erzeugt. Diese Instrumente klingen künstlich. Deshalb wurden Klangfragmente von Instrumenten in einen Speicherbaustein (ROM) abgelegt. Aus diesen Fragmenten werden Instrumente nachgebildet. Da nun echte Instrumente die Grundlage bilden, klingen sie auch natürlicher. Wavetable-Karten lassen sich bei jeder Soundkarte nachrüsten, die eine MPU-401-Schnittstelle hat.

Wenn Sie eine Soundkarte mit einem ➞Wavetable-ROM haben, dann können Sie den Klang von ➞MIDI-Dateien deutlich verbessern. Solche Dateien werden vor allem im Internet und bei vielen Spielen als Hintergrundmusik eingesetzt. Das geht ganz einfach:

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Starten Sie als erstes Windows 95. Klicken Sie auf den Start-Knopf in der ➞Task-Leiste.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag "Einstellungen". Klicken Sie einmal mit der linken Maustaste auf den Unterpunkt "Systemsteuerung".

➞ MIDI MIDI ist die Abkürzung für Music Instrument Digital Interface, was soviel bedeutet wie "Schnittstelle für digitale Musikinstrumente". Damit ist es möglich, mit sehr kleinen Dateien, Musik zu erzeugen. Denn die Daten für die Instrumente sind im PC festgelegt. In der MIDI-Datei werden nur die Instrumente und deren Noten festgelegt. Der Klang wird in der Soundkarte erzeugt. General-MIDI ist das Mindestmaß, was die Soundkarte unterstützen muß.

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Es erscheint ein neues Fenster mit vielen Symbolen. Hier klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste auf den Eintrag "Multimedia".

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Es erscheint das Einstellfenster für Sound und Multimedia. Klicken Sie auf den Karteikarteneintrag "MIDI".

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Unter "Einzelnes Instrument" finden Sie alle Möglichkeiten, wie die Soundkarte Instrumente unter MIDI erzeugt. Normalerweise ist der Soundchip (Wave-Effect-Synthesizer) aktiv, der die Instrumente (eher schlecht) nachbildet. Wenn Sie eine Soundkarte mit Wavetable-ROM besitzen, finden Sie hier neben dem externen Anschluß und dem Synthesizer noch den MIDI-Wavetable. Bei Creative-Soundkarten heißt dieser Eintrag "Creative Stereo Music Synthesizer", bei anderen Karten entsprechend anders. Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal auf diesen Eintrag .

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Beenden Sie die Auswahl, indem Sie auf "Übernehmen" ganz unten rechts einmal mit der linken Maustaste klicken. Anschließend bestätigen Sie noch mit einem Klick auf "OK". Jetzt ist für die Erzeugung der Instrumente bei MIDI-Stücken die Wavetable-Karte zuständig. PCgo! 2/98

tips Windows 95 Zahlen trotz Feststelltaste (Shift-Lock) Wenn Sie die Shift-Lock-Taste (Taste über der linken Shift-Taste) drücken, erscheinen nur noch Großbuchstaben. Das ist manchmal recht praktisch. Unglücklich ist aber, daß Sie keine Zahlen mehr mit der normalen Tastatur tippen können. Das ist nur noch über den Zahlenblock möglich. Statt der Ziffern erscheinen jetzt Ausrufezeichen, Paragraph, Dollar, Prozent und so weiter. Mit einer etwas anderen Tastatureinstellung können Sie aber trotz gedrückter Shift-Lock-Taste Ziffern tippen.

(Schreibmaschine)" ebenfalls eingetragen. Klicken Sie diesen Schriftzug einmal mit der linken Maustaste an. Es erscheint nun eine Liste verschiedener Tastaturbelegungen:

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Starten Sie Windows 95. Klicken Sie auf den Start-Knopf in der Task-Leiste.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag "Einstellungen" und dann auf den Unterpunkt "Systemsteuerung". Klicken Sie jetzt einmal mit der linken Maustaste.

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Klicken Sie im Fenster der Systemsteuerung doppelt auf das ➞Piktogramm Tastatur.

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Es öffnet sich das Einstellfenster für die Tastatur. Klicken Sie auf den Karteikarteneintrag "Sprache", um die Tastaturbelegung zu ändern.

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Unter "Installierte Tastatursprachen und -layout" sehen Sie den Eintrag "Deutsch (Schreibmaschine)". Diesen Eintrag klicken Sie doppelt mit der linken Maustaste an. Jetzt öffnet sich ein weiteres kleines Fenster. Hier ist "Deutsch

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Starten Sie Windows 95. Klicken Sie auf den Start-Knopf in der Task-Leiste. Bewegen Sie den Mauszeiger auf "Einstellungen" und dann auf den Unterpunkt "Task-Leiste...". Drücken Sie dann die linke Maustaste.

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Suchen Sie den Eintrag "Deutsch (EDV)". Klicken Sie diesen mit der linken Maustaste doppelt an. Jetzt haben Sie die neue Belegung für die Tastatur übernommen. Klicken Sie anschließend auf den Knopf "OK".

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Jetzt sind Sie wieder im Fenster "Eigenschaften von Tastatur". Klicken Sie mit der linken Maustaste erst auf den Knopf "Übernehmen" und anschließend auf "OK". Wenn Sie jetzt wieder die Shift-Lock-Taste drücken, können Sie die Zahlen wie gewohnt trotz groß geschriebener Buchstaben tippen.

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Das Einstellfenster für die Task-Leiste öffnet sich jetzt.

Um die Task-Leiste dauerhaft im Hintergrund zu lassen, klicken Sie auf den Eintrag "Automatisch im Hintergrund". Über "Immer im Vordergrund" legen Sie fest, ob die Task-Leiste nicht von anderen Fenstern überdeckt werden kann. Selbst wenn Sie ein Fenster (etwa von Winword) bis ganz unten aufgezogen haben, erscheint die Task-Leiste als vorderstes Fenster. Aber nur, wenn der Eintrag "Automatisch im Vordergrund" mit einem Häkchen versehen ist.

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Klicken Sie zunächst mit der linken Maustaste auf den Knopf "Übernehmen". Um das Fenster zu schließen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf "OK".

PCgo! 2/98

"Task" bedeutet "Aufgabe". Die Task-Leiste ist neu in Windows 95. Sie befindet sich grundsätzlich am unteren Rand des Bildschirms. Je nach Einstellung ist sie immer sichtbar oder nur, wenn der Mauszeiger an den unteren Bildschirmrand bewegt wird. Jedes Programm ist eine "Aufgabe" für Windows. Deshalb sind auch alle Programme und geöffneten Verzeichnisse in der Task-Leiste als Symbole zu sehen. Programme, die versteckt im Hintergrund laufen, sind meist rechts als Minisymbole zu sehen.

➞ Piktogramm

Task-Leiste passend einstellen Die Task-Leiste mit dem Start-Knopf ist manchmal im Weg. Da wäre es doch günstig, wenn sie wirklich nur dann erschiene, wenn Sie sie brauchen. Diese Einstellung ist möglich und einfach noch dazu.

➞ Task-Leiste

Piktogramme sind die kleinen Bildchen, hinter denen sich Programme, Verknüpfungen und Dateien verbergen. Sie sind "nötig", um einer grafischen Benutzeroberfläche ein entsprechendes Aussehen zu geben. Unter DOS, das ja keine grafische Benutzeroberfläche hat, gibt es auch keine Piktogramme.

Lese-Ecke Das Taschenbuch "Hardware Tuning" von Data Becker beschäftigt sich nicht nur mit der Beschleunigung Ihres PCs. Auch Aufrüsten

"alter" PCs und Anwendungen, wie etwa das CD-Brennen, werden behandelt. Prämisse in Tuning-Teil ist, zum Nulltarif viel Geschwindigkeit herauszuholen. Behandelt werden zahlreiche Themen vom BIOS über SCSI-/IDESchnittstellen bis zur Soundkarte.

info Data Becker GmbH, Merowingerstr. 30, 40233 Düsseldorf, ISBN 3-8158-1585-1 Preis: 25 Mark Geeignet für Einsteiger und Fortgeschrittene

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tips Windows 95 Drucker und Daten im Netz gemeinsam nutzen

➞ Netzwerk Unter einem Netzwerk versteht man mehrere (mindestens zwei) PCs, die irgendwie miteinander verknüpft sind. Diese Verbindung kann über spezielle Netzwerkkarten gehen oder aber auch nur über eine serielle oder parallele Verbindung. Daten lassen sich so ohne Datenträger (etwa Disketten oder Wechselmedien) bequem austauschen. Die Lösung mit den Netzwerkkarten ist die schnellste und inzwischen auch nicht mehr teuer. Eine Netzkarte kostet nur etwa 50 Mark.

Wenn Sie in einem ➞Netzwerk arbeiten, oder zwei PCs mit Netzkarten verbunden haben, können Sie ganz einfach Daten austauschen. Aber auch die gemeinsame Nutzung von Laufwerken und dem Drucker ist sehr einfach möglich.

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Starten Sie Windows 95. Rufen Sie die Systemsteuerung auf.

Klicken Sie das Piktogramm "Netzwerk" doppelt mit der linken Maustaste an.

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➞ freigeben

Es öffnet sich das Einstellfenster für das Netzwerk. Zunächst müssen Sie Windows mitteilen, daß Sie Dateien/Laufwerke und den Drucker für andere Netzteilnehmer ➞freigeben wollen. Klicken Sie dazu einmal mit der linken Maustaste auf das Feld "Datei- und Druckerfreigabe".

Damit in Netzen mit vielen Teilnehmern die Datensicherheit noch gewährt bleibt, müssen Sie Verzeichnisse, Hardware und Laufwerke, die gemeinsam genutzt werden sollen, auch freigeben. Wenn Sie in einem Netz arbeiten, sind nicht automatisch alle Ihre Komponenten für jeden Netzteilnehmer frei zugänglich. Dazu müssen Sie sie extra freigeben.

Lese-Ecke Das Buch "Pentium, MMX, AMD" beschäftigt sich hauptsächlich mit der Hardware des PC. Es beschreibt die Vorund Nachteile moderner CPUs, Chipsätze und Steckplatzsysteme wie etwa ISA und PCI werden beleuchtet. Ziel des Buches ist, dem Leser Fachwissen zu vermitteln, damit PC-Systeme selbst beurteilt und konfiguriert werden können.

info Sybex Verlag GmbH, Erkrather Str. 345-349, 40231 Düsseldorf ISBN: 3-8155-7106-5 Preis: 49 Mark Geeignet für Fortgeschrittene

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ge Dateien nachgeladen werden müssen. Nach dem Neustart von Windows 95 ist der PC dann für die Freigabe vorbereitet. Beenden Sie alle gestarteteten Programme und starten Sie Windows neu.

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Um den Drucker freizuschalten, müssen Sie die Druckereinstellungen aufrufen. Klicken Sie dazu auf den Start-Knopf in der Task-Leiste. Bewegen Sie den Mauszeiger auf "Einstellungen" und dann auf den Unterpunkt "Drucker".

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Klicken Sie das Symbol Ihres Druckers mit der rechten Maustaste einmal an. Es erscheint ein Menü. Führen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag "Freigabe" und klicken Sie einmal mit der linken Taste.

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Jetzt öffnet sich das Fenster mit den Eigenschaften Ihres Druckers. Sie finden jetzt zusätzlich den Karteikarteneintrag "Freigabe" (in unserem Fall ist dieser schon aufgerufen). Klicken Sie jetzt den Punkt "Freigeben als" an.

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Es erscheint ein weiteres Einstellfenster. Hier geben Sie an, ob Sie nur Drucker oder auch Dateien/Laufwerke freigeben wollen. Klicken Sie die entsprechenden Punkte an.

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Jetzt werden verschiedene Eingabefelder frei. Unter "Freigabename" tragen Sie ein, unter welchem Namen der Drucker im Netzwerk erscheint. Bei "Kommentar" können Sie eine etwas ausführlichere Beschreibung eingeben, da unter Freigabename nur zwölf Zeichen erlaubt sind. Unter Kennwort sollten Sie nur dann etwas eintragen, wenn Sie das Laufwerk oder den Drucker nur für jemand ganz bestimmtes freigeben wollen.

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Schließen Sie das Fenster mit einem Klick mit der linken Maustaste auf "OK". Jetzt sind Sie wieder im Einstellfenster "Netzwerk". Achten Sie darauf, daß unter der Karteikarte "Zugriffssteuerung" unbedingt der Punkt "Zugriffssteuerung auf Freigabeebene" angewählt ist, denn sonst verkompliziert sich die Freigabe von Druckern und Dateien/Laufwerken stark. Schließen Sie jetzt das Einstellfenster "Netzwerk" mit einem Klick auf "ok". Wahrscheinlich brauchen Sie jetzt die Windows-95-CD, da wichti-

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Schließen Sie das Fenster mit einem Klick auf "Übernehmen" und anschließend auf "OK". Mit Dateien, Laufwerken und Verzeichnissen verfahren Sie wie mit dem Drucker. ❏ PCgo! 2/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Ob Windows 95, Windows 3.x oder MS-DOS, kein Betriebssystem ist perfekt – alles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen dazu Kleinigkeiten. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

➞ Desktop Das ist die Arbeitsfläche Ihres Windows-Bildschirmes. Nutzen Sie die Standardeinstellungen, erscheint die Oberfläche graugrün. Allerdings läßt sich das Aussehen über den Punkt "Ansicht" in der Systemsteuerung nach Ihren Wünschen ändern. Auf dem Desktop können Sie Verknüpfungen zu Programmen und Verzeichnissen ablegen.

➞ Startknopf Den Startknopf finden Sie unter Windows 95 in der ➞Taskleiste. Klicken Sie mit der linken Maustaste einmal darauf, erhalten Sie das sogenannte ➞ Startmenü. Über dieses Menü können Sie Programme starten und die Windows-Hilfe aufrufen. Außerdem läßt sich so die Systemsteuerung aufrufen, über die Sie verschiedene Einstellungen Ihres PCs ändern können. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startknopf, erhalten Sie ein weiteres Menü. Darin können Sie beispielsweise den Explorer starten oder das Startmenü öffnen, um es zu bearbeiten.

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Startdatei finden Gleich bei der Installation von Programmen müssen Sie festlegen, wohin die Dateien kopiert werden sollen. Meistens macht das Installationsprogramm einen entsprechenden Vorschlag. In diesem Verzeichnis befindet sich dann auch die Datei, mit der die Software gestartet wird. Von dieser Startdatei müssen Sie manchmal den genauen Namen wissen und wo sie "steckt". So bekommen Sie es heraus: Wenn Sie die Software über das Windows-95Startmenü aufrufen:

1

Schreiben Sie auf, wie Sie das Programm starten (beispielsweise: Programme, Zubehör, Paint).

2

Bewegen Sie jetzt den Mauszeiger auf den Startknopf und drücken Sie die rechte Maustaste.

3 4

Ein Menü erscheint. Klicken Sie dort auf die Zeile "Öffnen".

Jetzt öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Ordner "Programme" sehen. Klicken Sie doppelt darauf, werden alle weiteren Ordner gezeigt, die darin enthalten sind.

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Klicken Sie jetzt doppelt auf den Namen des Ordners, in dem sich das betreffende Programm befindet (beispielsweise "Zubehör").

6 7 8

Jetzt sehen Sie das Symbol mit dem Namen der gesuchten Software (im Beispiel "Paint"). Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und drücken Sie einmal die rechte Maustaste.

Es öffnet sich ein Menü. Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zeile "Eigenschaften".

9

Klicken Sie auf "Verknüpfung". Die gesuchte Angabe steht in der Zeile "Ziel". Dabei finden Sie den Namen der ausführbaren Datei hinter dem letzten "\". Hat das Windows-95-Programm gleich ein Symbol (eine sogenannte ➞ Verknüpfung) auf dem ➞Desktop abgelegt, können Sie sich die Schritte 1 bis 6 sparen. Beginnen Sie dann gleich bei Punkt 7. Schließen Sie alle Fenster durch einen Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke der Fenster. PCgo! 3/98

tips Windows 95 Laufwerks-Buchstaben ändern Installieren Sie beispielsweise ein CD-ROMLaufwerk, legt Windows 95 dafür einen bestimmten Laufwerks-Buchstaben fest (beim CD-ROM ist das meist "D"). Nur unter dem ist die Hardware dann ansprechbar. Möchten Sie den Buchstaben ändern? Kein Problem!

1➞ 2

Klicken Sie auf den Taskleiste.

➞ Startknopf

in der

Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zeile "Einstellungen". Klicken Sie anschließend auf "Systemsteuerung".

3 4 5 6

Klicken Sie doppelt auf das Symbol "System". Wechseln Sie jetzt auf die Seite "GeräteManager". Klicken Sie auf das Kästchen vor der Zeile "CD-ROM".

Jetzt erscheint der Name Ihres CD-ROMLaufwerkes. Klicken Sie einmal darauf. Die Zeile wird blau hinterlegt.

7

Klicken Sie auf den Knopf "Eigenschaften". Ein Fenster erscheint. Hier wechseln Sie auf die Seite "Einstellungen".

8

Gehen Sie zum Feld "Reservierte Laufwerksbuchstaben". In der Zeile "Erster Buchstabe:" wählen Sie den von Ihnen gewünschten Buchstaben aus.

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Bestätigen Sie dieses Fenster und das des Gerätemanagers mit "OK". Nach dem Neustart Ihres Computers "hört" Ihr Laufwerk jetzt auf den neuen Buchstaben.

Programme per Tastatur starten Möchten Sie Programme starten, indem Sie einfach eine Tastenkombination drücken? Suchen Sie die Verknüpfung (das Symbol) der betreffenden Software, wie im ersten Tip "Startdatei finden" beschrieben. Und so geht's weiter:

1 2 3 4

Es öffnet sich ein Menü. Dort klicken Sie auf die Zeile "Eigenschaften".

Klicken Sie jetzt mit der Maus in die Zeile "Tastenkombination:" und drücken Sie die gewünschten Tasten (beispielsweise die "Strg"Taste und dann die Taste "F4" – siehe Bild).

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Bestätigen Sie das Fenster mit einem Klick auf "OK".

PCgo! 3/98

Die Taskleiste erscheint, wenn Sie den Mauszeiger an einen der vier Bildschirmränder (meistens der untere Bildschirmrand) bewegen. Neben dem Startknopf finden Sie darauf alle Programme, die derzeit aktiv sind. Durch einen Mausklick auf einen der Programmnamen holen Sie diese Anwendung in den Vordergrund. Möchten Sie die Leiste an einen anderen Rand verschieben? Dann klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine freie Stelle der Leiste und ziehen sie bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Seite. Dort lassen Sie die Maustaste los. Die Taskleiste "rutscht" an diesen Rand.

➞ Startmenü Das Startmenü erreichen Sie, wenn Sie in der Taskleiste mit der linken Maustaste auf den Startknopf klicken. Von hier aus können Sie beispielsweise Software starten. Einige Programme tragen sich bereits bei der Installation automatisch ein. Der Vorteil dabei: Sie müssen nicht erst viele Fenster öffnen und die Startdatei der Software suchen; denn Sie starten die Programme einfach mit wenigen Mausklicks.

➞ Verknüpfung

Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und drücken Sie einmal die rechte Maustaste.

Wechseln Sie per Mausklick auf die Seite "Verknüpfung".

➞ Taskleiste

In unserem Beispiel können Sie jetzt das Programm "Paint" immer mit der Kombination "Strg" und "F4" aufrufen. Möchten Sie die Tastenkombination wieder deaktivieren, öffnen Sie erneut das EigenschaftenFenster für dieses Programm. Klicken Sie zuerst in das Feld "Tastenkombination:" und dann die Leertaste. Es erscheint das Wort "Kein". Bestätigen Sie das Fenster durch einen Klick auf die "OK"-Taste.

Das ist Verweis auf ein Programm, eine beliebige Datei oder einen Datenträger. Der Vorteil: Wollen Sie etwa ein Programm starten, müssen Sie nicht erst die Original-Datei auf der Festplatte suchen; sondern Sie klicken einfach doppelt auf die Verknüpfung. Und so erstellen Sie eine Verknüpfung: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Startdatei und ziehen Sie sie bei gedrückter rechter Maustaste auf den Desktop. Dort lassen Sie die Taste los und klicken in dem dann erscheinenden Menü auf die Zeile "Verknüpfung(en) hier erstellen".

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tips Windows 3.x Problemfall Sonderzeichen

➞ Platzhalter Platzhalter, manchmal "Joker" genannt, dienen zum schnellen Eingeben oder Suchen von Dateinamen. Dabei steht das "?" für einen einzelnen und der "*" für eine beliebige Anzahl von Buchstaben. Dazu ein Beispiel: Sie suchen eine bestimmte Datei, "Schmidt", "Schmitt" oder "Schmied"; Sie wissen den Namen nicht mehr genau. Anstatt nun mühsam alle Dateien durchzusuchen, setzen Sie anstelle der letzten Buchstaben einfach einen Platzhalter ein. Geben Sie nun "DIR SCHM*.doc" ein. Jetzt listet Ihnen der PC alle Textdateien auf, die mit "SCHM" beginnen.

Sie haben eine Diskette mit wichtigen Daten bekommen. Auf dem Bildschirm erscheint der Dateiname, aber mit einem Sonderzeichen versehen (zum Beispiel "NEUERTEX~.DOC"). Jeder Versuch, die Datei zu öffnen, scheitert. Weder Windows noch DOS spielen mit. Was tun? Wahrscheinlich ist es eine Windows-95-Datei. Sonderzeichen – in Dateinamen unter Windows 95 beliebt – machen Dateien für Windows 3.x unleserlich. Zwar zeigt der Dateimanager alle Namen korrekt an, verweigert dann aber jeden Zugriff. Fehlermeldungen deuten zudem auf eine defekte Datei hin. Die Datei ist aber nicht kaputt. Mit einem Trick lassen sich diese Dateien trotzdem lesen: Sie geben ihr einfach einen Namen, den Windows 3.x versteht. Unter Windows ist

das aber meist nicht möglich. Deshalb müssen Sie zurück ins DOS. Das Betriebssystem DOS reagiert nicht ganz so heikel:

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Beenden Sie Windows. Lassen Sie sich nun mit "DIR A:" das Inhaltsverzeichnis der Diskette anzeigen. Auch DOS listet die Dateinamen auf.

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Tippen Sie nun auf der Tastatur folgenden Befehl ein: "REN NEUERTEX*.DOC TEXT1. DOC" Da Sie nicht wissen, wie Sie an die Sonderzeichen gelangen, geben Sie statt dessen einfach einen sogenannten ➞Platzhalter ein. Als Platzhalter werden die Zeichen "?" und "*" eingesetzt. Drücken Sie die Eingabetaste. Danach benennt DOS die Datei um und sie ist lesbar.

Sekundengenauer Bildschirmschoner ➞ Systemdatei Damit der PC weiß, welche Treiber eingebunden sind, gibt es die sogenannten Systemdateien "Win.ini" und "System.ini". Hier werden alle Steuer-und Treiberdateien eingetragen. Erst danach erkennt sie Windows.

In der Systemsteuerung unter dem Punkt "Desktop" läßt sich die Zeit einstellen, nach der der Bildschirmschoner aktiviert wird. Leider läßt Windows standardmäßig nur ganze Minuten zu. Wer es kürzer möchte, kann die Zeitabstände trotzdem ändern: In der Systemdatei "Wini.ini" geht das sogar auf die Sekunde genau.

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➞ Editor Im Prinzip ist das eine Minitextverarbeitung ohne jeden Komfort. Sie können mit dem Editor auch kurze Briefe schreiben und ausdrucken.

Rufen Sie das Programm "Editor" auf. Das ist eine Mini-Textverarbeitung. Damit können Sie die ➞Systemdatei "Win.ini" ändern. Dazu klicken Sie zuerst auf "Zubehör". Ein Fenster erscheint. Hier klicken Sie auf "➞Editor". Das Programm wird gestartet. Klicken Sie jetzt auf "Datei" und "Öffnen". Sie befinden sich bereits im richtigen Verzeichnis, nur zeigt das Programm jetzt nur Textdateien an. Das müssen Sie ändern. Klicken Sie dazu unter dem Punkt "Dateiformat" auf den Pfeil rechts neben dem Feld. Ein Rollbalken öffnet sich. Klicken Sie dort auf "Alle Dateien".

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Das Programm zeigt jetzt alle Dateien im Verzeichnis an. Verschieben Sie den Rollbalken, bis die Datei "Win.ini" erscheint. Klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste darauf.

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Im Editor wird nun der Inhalt von "Win.ini" angezeigt. Suchen Sie den Eintrag "ScreenSaveTimeOut". Schieben Sie mit dem Rollbalken die Einträge so lange nach oben, bis er erscheint.

Hinter dem Eintrag ist die Zeit in Sekunden angegeben, bis der Bildschirmschoner aktiv wird. Tippen Sie nun einfach Ihre Wunschzeit ein. Danach schließen Sie den Editor wie gewohnt durch Klick auf die linke obere Ecke. Sie werden gefragt, ob Sie die Einstellungen sichern wollen. Das beantworten Sie mit "Ja". Nach einem Neustart werden Ihre Änderungen dauerhaft übernommen.

Richtig klicken

➞ Pixel Pixel heißen die Bildpunkte auf dem Bildschirm. Je höher Sie die Auflösung gewählt haben, desto mehr Bildpunkte werden auf dem Bildschirm angezeigt; desto besser ist das Bild. Bei der Standardauflösung auf einem 15-ZollMonitor passen 800 x 600 Pixel auf den Bildschirm. Für einen 17Zöller ist die Standardauflösung 1024 x 768 Bildpunkte.

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Haben Sie Schwierigkeiten, die Maus während eines Doppelklicks ruhig zu halten? So stellen Sie die Maus individuell auf Ihr Können ein:

Beachten Sie die Schreibweise (groß/klein). Tippen Sie die Befehle unbedingt genau so ein, wie sie abgedruckt sind!

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2

Rufen Sie – wie im letzten Tip schon beschrieben – mit dem Editor die Systemdatei "Win.ini" auf. Fügen Sie nun unter dem Verzeichnis Windows folgende zwei Zeilen ein. DoubleClickHeight=60 DoubleClickWeight=60

Danach schließen Sie den Editor mit einem Klick auf die Ecke. Bestätigen Sie die Änderung. Nach einem Neustart können Sie bis zu 60 ➞Pixel in der Höhe und der Breite zwischen einem Doppelklick "verrutschen". Ist das zuviel, oder zu wenig, verringern Sie einfach die Zahlen. ❏ PCgo! 3/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Ob Windows 3.1, Windows 95 oder MS-DOS: Kein Betriebssystem ist perfekt – alles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen schon Kleinigkeiten, damit Sie schneller und besser arbeiten können. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

Andere Programmsymbole

➞ Kommandozeile Vor den Zeiten grafischer Benutzeroberflächen mußten Sie Befehle über eine Kommandozeile eingeben (etwa in DOS). Jede Aktion, etwa das Kopieren oder Löschen von Dateien, benötigte einen Befehl. In Windows 95 gibt es dafür das Fenster "Ausführen". Geben Sie hier den Programmnamen ein, wird es gestartet. Das hört sich umständlich an, geht aber oft schneller, als sich erst durch viele Verzeichnisse zu "hangeln".

Für die meisten Programme auf Ihrer Bildschirmoberfläche gibt es alternative Symbole, die Sie auswählen können.

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Je nachdem, ob es sich um ein Programmsymbol oder ein Windows-Symbol handelt, erscheinen jetzt verschiedene Symbole, von denen Sie eines auswählen.

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Wenn Sie ein Symbol ändern wollen, das sich auf Ihrer Bildschirmoberfläche befindet, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.

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Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften".

➞ Taskleiste

Ab jetzt wird das neue Symbol angezeigt.

Am unteren Ende des Bildschirms ist die Taskleiste angebracht. Alle geöffneten Programme werden darin neben dem Start-Button angezeigt. Mit einem Klick auf das entsprechende Programm wechseln Sie dorthin. Links neben der Uhrzeit sind (falls vorhanden) die Programme aufgeführt, die beim Windows-Start automatisch geladen werden und ständig aktiv sind. Standardmäßig finden Sie hier die Lautstärkeregelung; es können aber auch Antivirenprogramme oder andere SystemHilfsprogramme sein.

Wenn Sie ein Symbol aus dem ➞Startmenü ändern wollen, klicken Sie am besten mit der rechten Maustaste auf den Start-Button. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Öffnen".

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5

3

Klicken Sie die Registerkarte "Verknüpfung" an. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Anderes Symbol".

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Programme des Startmenüs angezeigt werden.

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Klicken Sie auch hier mit der rechten Maustaste auf das Programm-Symbol. Dann folgen Sie den Schritten 2 bis 4, um dem Programm ein anderes Symbol zu geben. PCgo! 4/98

tips Windows 95 Neuer Bildschirm für den Windows-Start Das wolkige Windows-95-Bild zum Start ist auf die Dauer recht öde. Aber Sie können ja ein eigenes Startbild gestalten:

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Die Datei, die das Startbild von Windows 95 enthält, heißt "logo.sys". Sie werden es aber auf Ihrer Festplatte vergeblich suchen. Wenn Windows "logo.sys" nicht findet, verwendet es sein wolkiges Standardbild. Für Ihr eigenes Logo öffnen Sie ein beliebiges Grafikprogramm, zum Beispiel "Paint" oder "PaintShop Pro". Um Paint zu starten, klicken Sie auf den Start-Button, wählen den Ordner "Programme" und dann "Zubehör" aus. Hier finden Sie "Paint".

Sonst wird das Bild auf diese Größe vergrößert, was zu unschönen Verzerrungen führt.

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In jedem Fall speichern Sie das Ergebnis unter dem Namen "logo.sys" in dem Stammverzeichnis Ihrer Festplatte (normalerweise "C:").

➞ Startmenü Das Startmenü erreichen Sie mit einem Linksklick auf den "StartButton". Hier finden Sie Programme und einige Ordner, die häufig benutzt werden. Manche Programme tragen sich bei der Installation automatisch in das Startmenü ein. Sie können selbst neue Programme zu dem Startmenü hinzufügen oder auch löschen. Der Vorteil des Startmenüs: Sie haben die wichtigsten Programme sofort auf einen Blick bzw. Klick.

➞ Pixel

2

Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versuchen sich selbst als Künstler und malen ein Bild, oder Sie verwenden ein Foto oder eine Zeichnung. Achten Sie darauf, daß das Bild die richtige Größe hat: es sollten 640x400 ➞Pixel sein. Das ist auch die Größe des Standardbilds. Das stellen Sie über das Menü "Bild", "Attribute" ein.

Übrigens: Wenn Sie ein leeres Bild in Paint speichern, sparen Sie sich den Begrüßungsbildschirm. Dadurch sind Sie während des ➞Bootvorgangs immer im Bilde, welche Treiber gerade geladen werden oder ob Fehler auftreten.

Zurück mit dem Task-Manager Den Task-Manager kennen Sie vielleicht schon aus Windows 3.1. Damit können Sie zwischen Ihren geöffneten Programmen wechseln. In Windows 95 ist er versteckt. So nutzen Sie ihn richtig:

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Sie finden den Task-Manager in dem Verzeichnis "C:/Windows". Es geht aber auch einfach: Wählen Sie aus dem Start-Menü den Punkt "Ausführen". Hier geben Sie "Taskman" ein.

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In einem Extra-Fenster wird jetzt der TaskManager angezeigt. Der Vorteil gegenüber der Taskleiste am unteren Ende des Bildschirms: Sie können das Fenster beliebig verschieben und außerdem wird auch der Name eines Dokuments angezeigt. PCgo! 4/98

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Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Anzeigeweise des Task-Managers zu wählen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Punkt "Optionen". Hier bestimmen Sie, ob große oder kleine Symbole angezeigt werden, ob Text eingeblendet wird oder ob der Task-Manager immer auf dem Bildschirm erscheint.

Ein Pixel ist ein Bildpunkt. Die Farbe eines Pixels wird meist mit drei Werten beschrieben: den Anteilen von Blau, Rot und Grün. Die Anteile können dabei Werte zwischen 0 und 255 annehmen. Sind alle Werte 0, ist der Punkt schwarz; sind sie 255, ist er weiß.

Lese-Ecke

TIPIn "Die besten Windows 95 Geheimnisse" finden selbst Profis Tips, mit denen das Arbeiten unter Windows 95 schneller von der Hand geht. Dazu ist das Buch sehr flott und verständlich geschrieben. Die Tips aus diesem Buch befassen sich mit den Innereien von Windows 95. Eine Sicherheitskopie der wichtigsten Dateien (wird im Buch beschrieben) und ein wenig Entdeckergeist sollten Sie aufbringen, wenn Sie die Tips nutzen wollen. Ein ausführliches Stichwortverzeichnis hilft Ihnen darüber hinaus, die Tips schnell zu finden. Wenn Sie also viel mit Windows 95 arbeiten, sind die knapp 30 Mark für dieses 900 Seiten starke Buch gut angelegt.

info Data Becker ISBN: 3-8158-1587-8 Preis: 29,80 Mark

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tips Windows 95 Windows-Taste doch brauchbar

➞ Bootvorgang Nachdem Sie Ihren Computer eingeschaltet haben, beginnt er mit dem Bootvorgang. Dabei wird zuerst die Grafikkarte, dann das BIOS und der Hauptspeicher (RAM) überprüft. Wenn hier Fehler gefunden werden, meldet sich der Computer mit unterschiedlichen Pieptönen, den sogenannten POST-Codes. Danach werden die angeschlossenen Geräte überprüft: Tastatur, Maus, Festplatte, CD-ROM- und Diskettenlaufwerk. Erst dann wird Windows 95 oder ein anderes Betriebssystem gestartet.

➞ True Type TrueType ist inzwischen der Standard für Schriften auf PCs. Bei TrueType-Schriften werden die Konturen aus Vektoren (Pfeilen) gebildet, nicht aus Bildpunkten (Pixeln). Der Vorteil bei TrueType-Schriften: Sie sehen auf dem Bildschirm, wie die Schriften beim Ausdruck aussehen. Post-Script-Schriften sind allerdings hochwertiger und werden in Druckereien benötigt.

TIP

Mit der Tastenkombination "Windows-Taste" (die zwischen der linken "Strg"- und "Alt"Taste) und "E" wird der Windows-Explorer geöffnet – egal, in welchem Programm Sie sich befinden.

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Drücken Sie die Windows-Taste zusammen mit "R", öffnet sich das "Ausführen-Fenster". Damit starten oder installieren Sie Programme über eine ➞Kommandozeile (s. Seite 172).

info Hofacker Verlag ISBN: 3-88963-374-9 Preis: 9,80 Mark

Damit können Sie verlorengeglaubte Dateien auf all Ihren Laufwerken suchen.

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Mit der Tastenkombination "F" und der Windows-Taste wird das Fenster "Suchen" geöffnet, mit dem Sie Dateien auf Datenträgern finden.

Die Tastenkombination "M" und die Windows-Taste ist besonders geschickt. Damit werden alle geöffneten Programme minimiert, das heißt auf die ➞Taskleiste (s. Seite 172) verbannt. Das empfiehlt sich besonders, wenn Sie mehrere Programme geöffnet und freie Sicht auf Ihrem Bildschirm haben wollen. Mit einem Druck auf "M", der "Umschalttaste" und der Windows-Taste kehren alle Fenster wieder auf den Bildschirm zurück.

True Type-Schriften ausdrucken Können Sie in einer Textverarbeitung keine ➞TrueType -Schriften mehr verwenden, obwohl sie vorher schon mal da waren? Dann sollten Sie die Druckeinstellungen überprüfen, denn dort muß ein grafikfähiger Drucker angegeben sein.

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Klicken Sie auf den Start-Button und wählen Sie den Punkt "Einstellungen", "Drucker" an.

Fügen Sie einen weiteren grafikfähigen Drucker hinzu. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Neuer Drucker". Um einen neuen Drucker auszuwählen, klicken Sie immer auf "Weiter" und wählen dann einen Drucker aus der Liste aus. Den dazugehörigen Druckertreiber finden Sie auf der Win-95-CD.

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Lese-Ecke

Das System BIOS ist ein kleines, aber hilfreiches Heft (fast schon ein Handbuch), das Sie immer griffbereit auf Ihrem Computertisch liegen haben sollten. Hier werden alle wichtigen Stichwörter um den wichtigen Systembestandteil erklärt: vom BIOS-Upgrade über die verschiedenen SetupEinstellungen, bis zu den Fehlermeldungen des BIOS. Die Anschaffung des Hefts macht sich auf jeden Fall schnell bezahlt.

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Wenn Sie jetzt als einzigen Eintrag "Universal/Nur Text" sehen oder dieser Druckertreiber als Standarddrucker ausgewählt ist, liegt hier das Problem.

Wenn schon ein anderer Drucker installiert ist, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Punkt "Als Standard definieren". Jetzt sollten Ihnen wieder alle Schriftarten zur Verfügung stehen.

Programme per Tastendruck starten

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Programme, die Sie häufig benutzen, müssen Sie nicht immer über verschiedene Verzweigungen im Startmenü öffnen. Lassen Sie mal die Maus beiseite, denn mit einem Tastendruck geht das sehr viel schneller und bequemer:

Wählen Sie die Registerkarte "Verknüpfung". Klicken Sie in das Feld "Tastenkombination" und drücken Sie die Taste, durch die das Programm später gestartet werden soll.

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Der "Programmstart per Tastendruck" ist in jedem Programm aktiviert. Achten Sie also darauf, daß diese Tastenkombinationen aus anderen Anwendungen nicht mehr funktionieren. ❏

Klicken Sie das Programm oder das Symbol an, das per Tastendruck gestartet werden soll. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften".

PCgo! 4/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Ob Windows 3.1, Windows 95 oder MS-DOS: Kein Betriebssystem ist perfekt – alles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen schon Kleinigkeiten, damit Sie schneller und besser arbeiten können. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

Andere Programmsymbole

➞ Kommandozeile Vor den Zeiten grafischer Benutzeroberflächen mußten Sie Befehle über eine Kommandozeile eingeben (etwa in DOS). Jede Aktion, etwa das Kopieren oder Löschen von Dateien, benötigte einen Befehl. In Windows 95 gibt es dafür das Fenster "Ausführen". Geben Sie hier den Programmnamen ein, wird es gestartet. Das hört sich umständlich an, geht aber oft schneller, als sich erst durch viele Verzeichnisse zu "hangeln".

Für die meisten Programme auf Ihrer Bildschirmoberfläche gibt es alternative Symbole, die Sie auswählen können.

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Je nachdem, ob es sich um ein Programmsymbol oder ein Windows-Symbol handelt, erscheinen jetzt verschiedene Symbole, von denen Sie eines auswählen.

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Wenn Sie ein Symbol ändern wollen, das sich auf Ihrer Bildschirmoberfläche befindet, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf.

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Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften".

➞ Taskleiste

Ab jetzt wird das neue Symbol angezeigt.

Am unteren Ende des Bildschirms ist die Taskleiste angebracht. Alle geöffneten Programme werden darin neben dem Start-Button angezeigt. Mit einem Klick auf das entsprechende Programm wechseln Sie dorthin. Links neben der Uhrzeit sind (falls vorhanden) die Programme aufgeführt, die beim Windows-Start automatisch geladen werden und ständig aktiv sind. Standardmäßig finden Sie hier die Lautstärkeregelung; es können aber auch Antivirenprogramme oder andere SystemHilfsprogramme sein.

Wenn Sie ein Symbol aus dem ➞Startmenü ändern wollen, klicken Sie am besten mit der rechten Maustaste auf den Start-Button. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Öffnen".

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Klicken Sie die Registerkarte "Verknüpfung" an. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Anderes Symbol".

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Programme des Startmenüs angezeigt werden.

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Klicken Sie auch hier mit der rechten Maustaste auf das Programm-Symbol. Dann folgen Sie den Schritten 2 bis 4, um dem Programm ein anderes Symbol zu geben. PCgo! 4/98

tips Windows 95 Neuer Bildschirm für den Windows-Start Das wolkige Windows-95-Bild zum Start ist auf die Dauer recht öde. Aber Sie können ja ein eigenes Startbild gestalten:

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Die Datei, die das Startbild von Windows 95 enthält, heißt "logo.sys". Sie werden es aber auf Ihrer Festplatte vergeblich suchen. Wenn Windows "logo.sys" nicht findet, verwendet es sein wolkiges Standardbild. Für Ihr eigenes Logo öffnen Sie ein beliebiges Grafikprogramm, zum Beispiel "Paint" oder "PaintShop Pro". Um Paint zu starten, klicken Sie auf den Start-Button, wählen den Ordner "Programme" und dann "Zubehör" aus. Hier finden Sie "Paint".

Sonst wird das Bild auf diese Größe vergrößert, was zu unschönen Verzerrungen führt.

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In jedem Fall speichern Sie das Ergebnis unter dem Namen "logo.sys" in dem Stammverzeichnis Ihrer Festplatte (normalerweise "C:").

➞ Startmenü Das Startmenü erreichen Sie mit einem Linksklick auf den "StartButton". Hier finden Sie Programme und einige Ordner, die häufig benutzt werden. Manche Programme tragen sich bei der Installation automatisch in das Startmenü ein. Sie können selbst neue Programme zu dem Startmenü hinzufügen oder auch löschen. Der Vorteil des Startmenüs: Sie haben die wichtigsten Programme sofort auf einen Blick bzw. Klick.

➞ Pixel

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Jetzt haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie versuchen sich selbst als Künstler und malen ein Bild, oder Sie verwenden ein Foto oder eine Zeichnung. Achten Sie darauf, daß das Bild die richtige Größe hat: es sollten 640x400 ➞Pixel sein. Das ist auch die Größe des Standardbilds. Das stellen Sie über das Menü "Bild", "Attribute" ein.

Übrigens: Wenn Sie ein leeres Bild in Paint speichern, sparen Sie sich den Begrüßungsbildschirm. Dadurch sind Sie während des ➞Bootvorgangs immer im Bilde, welche Treiber gerade geladen werden oder ob Fehler auftreten.

Zurück mit dem Task-Manager Den Task-Manager kennen Sie vielleicht schon aus Windows 3.1. Damit können Sie zwischen Ihren geöffneten Programmen wechseln. In Windows 95 ist er versteckt. So nutzen Sie ihn richtig:

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Sie finden den Task-Manager in dem Verzeichnis "C:/Windows". Es geht aber auch einfach: Wählen Sie aus dem Start-Menü den Punkt "Ausführen". Hier geben Sie "Taskman" ein.

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In einem Extra-Fenster wird jetzt der TaskManager angezeigt. Der Vorteil gegenüber der Taskleiste am unteren Ende des Bildschirms: Sie können das Fenster beliebig verschieben und außerdem wird auch der Name eines Dokuments angezeigt. PCgo! 4/98

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Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Anzeigeweise des Task-Managers zu wählen. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Punkt "Optionen". Hier bestimmen Sie, ob große oder kleine Symbole angezeigt werden, ob Text eingeblendet wird oder ob der Task-Manager immer auf dem Bildschirm erscheint.

Ein Pixel ist ein Bildpunkt. Die Farbe eines Pixels wird meist mit drei Werten beschrieben: den Anteilen von Blau, Rot und Grün. Die Anteile können dabei Werte zwischen 0 und 255 annehmen. Sind alle Werte 0, ist der Punkt schwarz; sind sie 255, ist er weiß.

Lese-Ecke

TIPIn "Die besten Windows 95 Geheimnisse" finden selbst Profis Tips, mit denen das Arbeiten unter Windows 95 schneller von der Hand geht. Dazu ist das Buch sehr flott und verständlich geschrieben. Die Tips aus diesem Buch befassen sich mit den Innereien von Windows 95. Eine Sicherheitskopie der wichtigsten Dateien (wird im Buch beschrieben) und ein wenig Entdeckergeist sollten Sie aufbringen, wenn Sie die Tips nutzen wollen. Ein ausführliches Stichwortverzeichnis hilft Ihnen darüber hinaus, die Tips schnell zu finden. Wenn Sie also viel mit Windows 95 arbeiten, sind die knapp 30 Mark für dieses 900 Seiten starke Buch gut angelegt.

info Data Becker ISBN: 3-8158-1587-8 Preis: 29,80 Mark

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tips Windows 95 Windows-Taste doch brauchbar

➞ Bootvorgang Nachdem Sie Ihren Computer eingeschaltet haben, beginnt er mit dem Bootvorgang. Dabei wird zuerst die Grafikkarte, dann das BIOS und der Hauptspeicher (RAM) überprüft. Wenn hier Fehler gefunden werden, meldet sich der Computer mit unterschiedlichen Pieptönen, den sogenannten POST-Codes. Danach werden die angeschlossenen Geräte überprüft: Tastatur, Maus, Festplatte, CD-ROM- und Diskettenlaufwerk. Erst dann wird Windows 95 oder ein anderes Betriebssystem gestartet.

➞ True Type TrueType ist inzwischen der Standard für Schriften auf PCs. Bei TrueType-Schriften werden die Konturen aus Vektoren (Pfeilen) gebildet, nicht aus Bildpunkten (Pixeln). Der Vorteil bei TrueType-Schriften: Sie sehen auf dem Bildschirm, wie die Schriften beim Ausdruck aussehen. Post-Script-Schriften sind allerdings hochwertiger und werden in Druckereien benötigt.

TIP

Mit der Tastenkombination "Windows-Taste" (die zwischen der linken "Strg"- und "Alt"Taste) und "E" wird der Windows-Explorer geöffnet – egal, in welchem Programm Sie sich befinden.

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Drücken Sie die Windows-Taste zusammen mit "R", öffnet sich das "Ausführen-Fenster". Damit starten oder installieren Sie Programme über eine ➞Kommandozeile (s. Seite 172).

info Hofacker Verlag ISBN: 3-88963-374-9 Preis: 9,80 Mark

Damit können Sie verlorengeglaubte Dateien auf all Ihren Laufwerken suchen.

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Mit der Tastenkombination "F" und der Windows-Taste wird das Fenster "Suchen" geöffnet, mit dem Sie Dateien auf Datenträgern finden.

Die Tastenkombination "M" und die Windows-Taste ist besonders geschickt. Damit werden alle geöffneten Programme minimiert, das heißt auf die ➞Taskleiste (s. Seite 172) verbannt. Das empfiehlt sich besonders, wenn Sie mehrere Programme geöffnet und freie Sicht auf Ihrem Bildschirm haben wollen. Mit einem Druck auf "M", der "Umschalttaste" und der Windows-Taste kehren alle Fenster wieder auf den Bildschirm zurück.

True Type-Schriften ausdrucken Können Sie in einer Textverarbeitung keine ➞TrueType -Schriften mehr verwenden, obwohl sie vorher schon mal da waren? Dann sollten Sie die Druckeinstellungen überprüfen, denn dort muß ein grafikfähiger Drucker angegeben sein.

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Klicken Sie auf den Start-Button und wählen Sie den Punkt "Einstellungen", "Drucker" an.

Fügen Sie einen weiteren grafikfähigen Drucker hinzu. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Neuer Drucker". Um einen neuen Drucker auszuwählen, klicken Sie immer auf "Weiter" und wählen dann einen Drucker aus der Liste aus. Den dazugehörigen Druckertreiber finden Sie auf der Win-95-CD.

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Das System BIOS ist ein kleines, aber hilfreiches Heft (fast schon ein Handbuch), das Sie immer griffbereit auf Ihrem Computertisch liegen haben sollten. Hier werden alle wichtigen Stichwörter um den wichtigen Systembestandteil erklärt: vom BIOS-Upgrade über die verschiedenen SetupEinstellungen, bis zu den Fehlermeldungen des BIOS. Die Anschaffung des Hefts macht sich auf jeden Fall schnell bezahlt.

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Wenn Sie jetzt als einzigen Eintrag "Universal/Nur Text" sehen oder dieser Druckertreiber als Standarddrucker ausgewählt ist, liegt hier das Problem.

Wenn schon ein anderer Drucker installiert ist, klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Punkt "Als Standard definieren". Jetzt sollten Ihnen wieder alle Schriftarten zur Verfügung stehen.

Programme per Tastendruck starten

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Programme, die Sie häufig benutzen, müssen Sie nicht immer über verschiedene Verzweigungen im Startmenü öffnen. Lassen Sie mal die Maus beiseite, denn mit einem Tastendruck geht das sehr viel schneller und bequemer:

Wählen Sie die Registerkarte "Verknüpfung". Klicken Sie in das Feld "Tastenkombination" und drücken Sie die Taste, durch die das Programm später gestartet werden soll.

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Der "Programmstart per Tastendruck" ist in jedem Programm aktiviert. Achten Sie also darauf, daß diese Tastenkombinationen aus anderen Anwendungen nicht mehr funktionieren. ❏

Klicken Sie das Programm oder das Symbol an, das per Tastendruck gestartet werden soll. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften".

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tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Kein Betriebssystem ist perfekt – auch Windows 95 nicht. Vieles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen schon Kleinigkeiten, damit Sie schneller und besser arbeiten können. PCgo! zeigt Ihnen die richtigen Kniffe. von Stefan Pahl

Dateien aus dem Internet

➞ Web-Browser Ein Web-Browser ist ein Programm, mit dem Sie im Netz der Netze, dem Internet, surfen können. Die gängigsten Web- (oder Internet) Browser sind der Netscape Navigator und Microsoft Internet Explorer. Mit dem Browser stellen Sie auch die Verbindung zu dem Anbieter (Provider) her, der Ihnen den Internet-Zugang ermöglicht (z.B. AOL, CompuServe, T-Online). Die Arbeitsweise eines Browsers ist einfach. Sie geben eine Adresse ein, unter der eine Internet-Seite zu finden ist, der Browser verständigt sich mit dem Modem oder Netzwerk. Dann wird die Verbindung zum Computer hergestellt, auf dem die Internet-Seite liegt.

➞ FTP-Adresse FTP steht für "File Transfer Protocol". Das ist ein Protokoll, das zur Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Rechnern verwendet wird. Ein Protokoll ist eine Art Sprache, die von Computern benutzt wird, damit Informationen untereinander ausgetauscht werden können.

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Internet-Benutzer haben es gut: Hier finden sie nicht nur eine Unmenge Informationen, sondern sogar Systemdateien, die sie bei Problemen einsetzen können. Dazu ein Beispiel: Sie haben ein paar Programme gelöscht. Aus Versehen wurde auch die Systemdatei "msvcrt.dll" entfernt, die einige andere Programme unbedingt zum Start brauchen. Windows 95 bringt Ihnen eine Fehlermeldung und selbst eine Neuinstallation hilft manchmal nichts. Starten Sie einen ➞Web-Browser, etwa den Netscape Navigator oder den Internet Explorer.

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Überblick, welche Dateien Sie hier finden können (nach Datum geordnet).

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Wenn Sie schon genau wissen, welche Datei Sie benötigen, wählen Sie den Link "MSLFILES" an. Dort sind die Dateien alphabetisch geordnet. Klicken Sie auf eine der Dateien und geben Sie an, daß die Datei gespeichert werden soll (beim Internet Explorer 4.x).

Unter der ➞ FTP-Adresse ftp://ftp.microsoft.com/dirmap.htm finden Sie unter anderm alle Dateien und Treiber, die von Microsoft im Internet zu finden sind.

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Unter dem Punkt "Softlib" finden Sie den Eintrag "MSLFILES". Dort finden Sie neue Versionen von Dateien oder Programmen.

Danach wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Klicken Sie am besten auf "Instructions & Index" und danach auf "index.txt". Damit haben Sie einen groben, wenn auch nicht sehr guten

Die meisten Dateien sind ➞ "exe"-Dateien, die Sie anklicken und die sofort entpackt werden. PCgo! 5/98

tips Windows 95 Dateien öffnen mit… Wahrscheinlich ist es Ihnen auch schon passiert: Sie installieren ein neues Programm (etwa ein Grafikprogramm) und wenn Sie danach Grafikdateien aus dem "Explorer" starten wollen, werden die immer mit dem neuen Programm geöffnet. Das ist sehr lästig, wenn Sie normalerweise mit anderen Programmen arbeiten und noch lästiger, wenn Sie das neue Programm irgendwann löschen. So öffnen Sie die Dateien mit dem richtigen Programm:

1

Öffnen Sie den "Windows Explorer" mit einem Rechtsklick auf den Start-Button und wählen Sie dann "Explorer".

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➞ Treiber Maustaste auf die Datei. Es öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Öffnen mit".

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Im nächsten Fenster sehen Sie viele Programmsymbole. Wählen Sie das Programm aus, mit dem Sie die Datei öffnen wollen (bei Grafikdateien kann das etwa "PaintShop Pro") sein. Aktivieren Sie auch das Kästchen vor "Dateien dieses Typs immer mit diesem Programm öffnen". Klicken Sie dann auf "OK".

Wählen Sie eine Datei des Typs aus, die mit dem falschen Programm geöffnet wird. Drücken Sie die Umschalttaste, halten Sie sie gedrückt und klicken Sie mit der rechten

Lese-Ecke

Ab jetzt wird dieser Dateityp immer mit dem angegebenen Programm geöffnet.

Markierung umkehren Wollen Sie im "Windows Explorer" die meisten Dateien eines Ordners löschen, ein oder zwei aber nicht? Dann gibt es eine einfache Methode, diese nicht zu markieren:

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Markieren Sie die Dateien, die Sie nicht löschen wollen. Wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten" den Befehl "Markierung umkehren".

Sofort werden alle anderen Dateien dieses Ordners markiert und sie können gelöscht werden.

Autostart von CDs verhindern Nervt es Sie, wenn CDs nach dem Einlegen automatisch gestartet werden? So umgehen Sie das:

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Drücken Sie vor dem Einlegen der CD die "Umschalt-Taste" und halten Sie sie gedrückt. Legen Sie die CD ein.

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Treiber sind Programmodule, die ein Betriebssystem verwendet, um bestimmte Hardware zu steuern (wie Grafikkarten, Drucker oder Soundkarten). Die Treiber liefert der Hardware-Hersteller aus. Ein Treiber fungiert dabei als Übersetzer, der die allgemeinen Befehle des Betriebssystems in spezielle Befehlsfolgen für das angeschlossene Gerät umsetzt. Mit Treibern lassen sich also alle möglichen Geräte anschließen, da das Betriebssystem die genaue Funktion gar nicht kennen muß. Die Umsetzung erledigt ja der Treiber. Treiber sind selten fehlerlos. Deshalb lohnt es sich, öfter mal beim Hersteller von Zusatzhardware nachzufragen, ob es neuere Treiber gibt, die weniger Fehler und mehr Fähigkeiten haben.

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Nach etwa 5 Sekunden können Sie die Umschalttaste wieder loslassen. Es wurde jetzt kein Autostart durchgeführt. Wollen Sie den Autostart ganz ausschalten, tun Sie das über den Geräte-Manager und die Einstellungen für das CD-ROM-Laufwerk.

TIPWenn Sie das erste Mal mit einem Computer oder Windows 95 arbeiten, sehen Sie vor lauter Bäumen den Wald nicht. Damit das nicht so bleibt, hilft Ihnen Echt einfach: Windows 95 dabei, Hemmschwellen im Umgang mit dem PC abzubauen. Nach und nach werden die wichtigsten Bestandteile von Windows 95 erklärt. Auch die eingebauten Programme, wie Paint oder WordPad, werden erläutert. Wer sich dabei schon auskennt, wird mit umfangreicheren Programmen nicht so viele Schwierigkeiten haben. Am Schluß wird der Umgang und die Funktionsweise von Dateien und Programmen erklärt. Auf der beiliegenden CD finden Sie Beispiele und vorbereitete Lösungen. Echt einfach: Windows 95 ist ein guter und unterhaltsamer Einstieg in die Welt der Computer.

info Franzis Verlag ISBN: 3-7723-7533-2 Preis: 29,95 Mark

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tips Windows 95 Schnellansicht aktivieren

➞ "exe"-Dateien Jede Datei unter den Betriebssystemen Windows oder DOS ist mit einer Dateiendung ausgestattet. Durch die Dateiendung erkennt Ihr Rechner, um was für eine Art von Datei es sich dreht. Bei Programmen handelt es sich um Dateien mit der Endung ".exe". Das steht für executable, zu deutsch ausführbar.

➞ Systemsteuerung In der Systemsteuerung ändern Sie wichtige Einstellungen (wie die Hardware-Konfiguration), fügen Schriftarten hinzu, ändern die Arbeitsweise von Tastatur, Maus und vieles mehr.

Suchen Sie gerade im "Windows Explorer" nach einer Datei, wollen aber nicht jede Datei einzeln in einem Programm öffnen? Für diese Fälle gibt es die Schnellansicht.

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Oft ist die Schnellansicht nicht von Beginn an installiert. Um das nachzuprüfen, markieren Sie eine Datei mit der linken Maustaste und klicken sie dann mit der rechten Maustaste an. Wenn Sie im Kontextmenü den Eintrag "Schnellansicht" sehen, brauchen Sie nichts mehr neu zu installieren.

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Wenn das nicht der Fall ist, klicken Sie auf den Start-Button, wählen daraus "Einstellungen" und "Systemsteuerung". In der ➞Systemsteuerung klicken Sie auf das Symbol "Software".

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Klicken Sie auf die Registerkarte "WindowsSetup".

➞ Bitmap Das ist ein Typ von Grafik, der von Windows 95 standardmäßig eingesetzt wird. Er hat die Dateiendung ".bmp". Bitmap bedeutet, daß die Grafik sich aus einzelnen Bildpunkten (Pixels) zusammensetzt. Das bmp-Dateiformat ist das einzige Dateiformat, das Sie für Hintergrundbilder in Windows einsetzen können. Darüber hinaus ist der Begriff "BitmapGrafik" aber auch ein Sammelbegriff für alle Pixelbildformate, also auch die Dateiformate ".jpg", ".gif" und andere.

➞ Registrierdatenbank In der Windows-95-Registrierung verbergen sich alle wichtigen Einstellungen zu Programmen, Benutzerprofilen etc. Alles, was in Menüs verändert werden kann – und noch vieles mehr – finden Sie in der Registrierdatenbank "regedit.exe". Dahinter verbergen sich die Dateien "user.dat", "system.dat" und "policies.dat", die sich im Windows-Verzeichnis befinden.

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Im Feld "Komponenten" fahren Sie zu "Zubehör". Markieren Sie die Option und klicken Sie auf die Schaltfläche "Details".

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Im Feld "Komponenten" fahren Sie zu "Schnellansicht, aktivieren das Kontrollkästchen davor und klicken auf "OK". Sie müssen dann die Windows-95-CD einlegen. Von dort wird die Schnellansicht auf Ihre Festplatte kopiert.

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Beim nächsten Start des "Explorers" wird im Kontextmenü der Eintrag "Schnellansicht" aufgeführt. Wenn Sie diese Option anklicken, erscheint je nach Dateityp eine unterschiedliche Anzeige. Bei "bmp"-Grafiken (➞Bitmap) sehen Sie eine Vorschaugrafik. Leider ist aber nicht bei allen Dateitypen eine Schnellansicht möglich.

Schriftarten werden nicht angezeigt Manchmal werden Schriftarten nicht angezeigt, obwohl sie eigentlich installiert sind. Woran liegt's?

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Schriftarten werden quasi zweimal installiert. Einmal werden sie in den Ordner "Windows/Fonts" kopiert, zum anderen tragen sich die Schriftarten in die ➞Registrierdatenbank von Windows ein. Wenn das nicht passiert, können die Schriftarten möglicherweise nicht angezeigt werden. Wenn Sie die Schriftarten neu installieren wollen und es kommt die Meldung "Die Schriftart existiert bereits", gehen Sie am besten so vor:

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Wählen Sie jetzt aus dem Menü "Datei" den Befehl "Neue Schriftart installieren". Suchen Sie im Feld "Ordner" das Verzeichnis aus, in dem sich die Schriftart befindet. Automatisch sucht Windows nach den Schriftarten, die sich in diesem Verzeichnis befinden. Sie werden dann angezeigt:

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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button, wählen "Einstellungen", "Systemsteuerung" und dann das Symbol "Schriftarten" aus.

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Markieren Sie mit einem Mausklick die Schriftart, die nicht angezeigt wird. Wählen Sie dann aus dem Menü "Datei" den Befehl "Löschen".

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Nach dem Klick auf "OK" versuchen Sie noch einmal, ob die Schriftart angezeigt wird. ❏ PCgo! 5/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Ob Windows 3.1, Windows 95 oder MS-DOS: Kein Betriebssystem ist perfekt – alles läßt sich verbessern. In den meisten Fällen genügen schon Kleinigkeiten, damit Sie schneller und besser arbeiten können. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

➞ Verknüpfung

von Martin Höflmaier

Systemsteuerung im Startmenü Wenn Sie die Systemsteuerung aufrufen, sind normalerweise mehrere Schritte nötig. Als schnellere Lösung bietet sich an, die ➞Systemsteuerung direkt ins ➞ Startmenü aufzunehmen.

Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine freie Stelle und klicken Sie anschließend wieder die rechte Maustaste.

➞ Systemsteuerung Die Systemsteuerung ist die Schaltzentrale von Windows 95. In ihr finden Sie alle nötigen Programme, um das System Ihren persönlichen Wünschen anzupassen. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, die Einstellungen von Maus, Modem, Bildschirm und der Eingabehilfe zu verändern. Sie können Ihre Schriftarten verwalten, das Netzwerk konfigurieren oder Software installieren. Klicken Sie auf ein Symbol in der Systemsteuerung. Damit öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie diverse Einstellungen auswählen können.

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Das Startmenü öffnen Sie mit einem Klick auf den "Start"-Button in Ihrer ➞Taskleiste.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste einmal auf die Schaltfläche des Startmenüs.

2

Aus dem jetzt geöffneten ➞Kontextmenü wählen Sie nun den Befehl "Explorer" aus.

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Im rechten Explorerfenster sehen Sie den Inhalt Ihres Startmenüs.

4

Ein neues Menü öffnet sich. Wählen Sie hier den Punkt "Neu/Ordner" aus.

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Jetzt müssen Sie dem Ordner einen Namen geben. Nennen Sie ihn: Ordnername.{21EC2020-3AEA-1069-A2DD08002B30309D} Das Wort "Ordnername" können Sie durch jedes beliebige Wort ersetzen. Achten Sie aber darauf, daß Sie alle Angaben hinter dem Punkt wirklich exakt so eingeben, wie es hier geschrieben steht. Mit diesem Code wird der Systemordner in das Startmenü eingefügt.

▼

Verknüpfungen sind der schnellste Weg, um häufig verwendete Dateien und Programme aufzurufen. Zum Beispiel sind alle Symbole auf Ihrem Arbeitsfenster, mit wenigen Ausnahmen, Verknüpfungen. Die eigentlichen Anwendungen liegen in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte. Um jedoch nicht jedesmal den umständlichen Weg über den Explorer zu gehen, verwendet Windows Verknüpfungen. In diesen ist vermerkt, welches Programm beim Aufruf gestartet werden soll.

PCgo! 6/98

tips Windows 95 ➞ Desktop Als Desktop bezeichnet man im allgemeinen die Arbeitsoberfläche eines Betriebssystems. Sie sehen sie zum Beispiel direkt nach dem Start von Windows 95. Auf ihr finden Sie verschiedene Programmsymbole.Die Arbeitsoberfläche läßt sich auch mit einem Schreibtisch vergleichen. Auf ihr können Sie alle anfallenden Arbeiten erledigen.

➞ Kontextmenü Das Kontextmenü ist ein weiterführendes Auswahlmenü. Sie rufen es immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält Befehle zu dem ausgewählten Bereich. Mit diesen können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen oder weitere Untermenüs öffnen. Die Vorteile des Kontextmenüs sind der schnelle Aufruf und der geringe Platzbedarf.

➞ Startmenü Das Startmenü erscheint, wenn Sie mit der linken Maustaste auf das "Start"-Symbol klicken. Hier finden Sie einige Grundfunktionen von Windows 95, zum Beispiel "Hilfe", "Suchen" und "Ausführen". Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eigene Einträge hinzuzufügen. Mit dem Startmenü haben Sie wichtige Funktionen schnell im Griff.

➞ Taskleiste Die Taskleiste befindet sich in Windows 95 am unteren Ende Ihres Bildschirms. Jedes Programm oder Aufgabe (englisch: task), das gerade geöffnet ist, wird hier angezeigt. Mit einem Rechtsklick auf die Taskleiste können Sie die Einstellungen der Taskleiste oder des Startmenüs verändern. Sie können die Taskleiste auch am rechten, linken oder oberen Bildschirmrand anbringen.

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Dateien beliebig öffnen Immer wenn Sie auf eine Grafikdatei klicken, wird sie mit einem vorgegebenen Grafikprogramm geöffnet. Mit einem kleinen Trick können Sie diese Datei jedoch mit jedem beliebigen Programm aus Ihrem Startmenü öffnen. Dazu ist eine kleine Erweiterung des "Senden an"-Befehls nötig.

1

Mit der rechten Maustaste klicken Sie zuerst auf das Startmenüsymbol. Wählen Sie den Menüeintrag "Öffnen" aus. Ein Fenster mit dem Inhalt Ihres Startmenüs wird daraufhin angezeigt.

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Markieren Sie den Ordner "Programme" indem Sie ihn mit der linken Maustaste anklicken.

3

Wählen Sie jetzt aus der Menüleiste des Startmenüfensters den Befehl "Bearbeiten/Kopieren" aus und schließen Sie anschließend das Fenster wieder.

4

Als nächstes öffnen Sie das Startmenü. Wählen Sie hier den Befehl "Ausführen" aus. An der jetzt geöffneten Eingabeaufforderung geben Sie "sendto" ein. Nachdem Sie diese Eingabe bestätigt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier sind alle Einträge des "Senden an"-Menüs enthalten.

5

Klicken Sie in einen freien Bereich und wählen Sie aus der Menüzeile den Befehl "Bearbeiten/Einfügen" aus. Nach kurzer Zeit erscheint ein neuer Ordner mit dem Namen "Programme". Schließen Sie jetzt noch das Fenster. Wenn Sie künftig eine Datei öffnen wollen, klicken Sie diese mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie dann den Befehl "Senden an" aus. Sie sehen dort unter anderem einen Unterpunkt mit dem Namen "Programme".

Über diesen können Sie die Datei jetzt an jedes beliebige Programm Ihres Startmenüs übergeben. Das gewählte Programm wird dann mit Ihrer Datei geöffnet, vorausgesetzt, es unterstützt das Dateiformat.

Schnelle Dateisuche Um eine Datei zu suchen, müssen Sie nicht jedesmal die Suchfunktion aus dem Startmenü aufrufen. Es geht auch schneller. Dazu erstellen Sie ein eigenes Suchsymbol auf dem ➞Desktop.

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Drücken Sie die Taste F3. Das Standardfenster für das Suchen von Dateien wird geöffnet.

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Starten Sie als erstes den Windows-Explorer. Klicken Sie dazu doppelt auf das ProgrammSymbol.

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Wählen Sie aus dem Menü Datei die Funktion "Suche speichern" aus. Auf Ihrem Desktop erscheint jetzt eine neue ➞Verknüpfung (Seite 126). Wenn Sie künftig auf dieses Symbol doppelt klicken, erscheint sofort die Suchfunktion von Windows. Selbstverständlich können Sie dem neuen Symbol einen anderen Namen geben. Die Funktionalität wird davon nicht beeinflußt. ❏ PCgo! 6/98

titelthema Windows-Tuning

Treiber richtig installiert Neues Gerät So schwierig, wie es oft scheint, ist die Treiberinstallation nicht. Dieser Artikel zeigt, wie man es generell richtig macht. von David Göhler

TIP

Manuell installieren

Nicht immer gelingt die Installation mit automatischer Erkennung von Windows 95. In solchen Situationen hilft nur das Starten eines Installationsprogramms, wenn Windows 95 schon läuft. Meist heißen diese Programme "Setup.exe" oder auch "Install.exe". Wenn zu dem Gerät oder der Karte Disketten mitgeliefert werden, legen Sie die erste Diskette ein, öffnen Sie den "Arbeitsplatz" und klicken Sie doppelt auf das Symbol der Diskette. Anschließend suchen Sie nach einer Datei "Setup.exe" oder "Install.exe" und klicken Sie doppelt auf das Symbol. Die Installation startet. Folgen Sie den Anweisungen. Wenn Sie eine CD-ROM mit Treibern haben und einlegen, startet diese meist automatisch. Falls nicht, verfahren Sie sinngemäß wie bei der Diskette und suchen Sie nach einem Programm mit dem Namen "Setup.exe" oder "Install.exe“. Wenn Sie das automatische Starten der CD-ROM nach dem Einlegen verhindern wollen, halten Sie die Umschalttaste zehn Sekunden lang gedrückt.

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Besonders einfach ist die Treibereinbindung, wenn Sie ein neues Gerät in den PC einbauen. Windows 95 erkennt das Gerät in fast allen Fällen automatisch und weist beim Systemstart darauf hin, daß es einen ➞Datenträger mit dem Treiber benötigt. Bevor Sie aber erfahren, wie diese ➞Installation genau abläuft, ist es wichtig zu wissen, daß Sie die "Neuinstallation" auch erzwingen können, wenn Sie ein Gerät einfach aus dem GeräteManager löschen und den PC neu starten. Keine Angst: Mit dem Löschen wird das Gerät weder beschädigt noch so ausgeschaltet, daß es fortan nicht mehr zu benutzen wäre. Sie entfernen lediglich den Treibereintrag aus dem System und Windows wird beim nächsten Start das Gerät finden und einen Treiber dafür anfordern – so als wäre die Komponente frisch eingebaut oder angesteckt worden. Diese Methode ist damit der einfachste Weg, einen neuen Treiber zu installieren: Einfach den Geräte-Manager öffnen, Gerät entfernen, GeräteManager verlassen und das System neu starten. Das funktioniert auch mit Grafikkarten. Die Einbindung läuft übrigens völlig gleich für sehr unterschiedliche Geräte ab. Deshalb gelten die folgenden Hinweise für quasi jedes Gerät, das einen Treiber benötigt und von Windows automatisch erkannt wird. Achten Sie bitte auch darauf, daß Sie die Treiber bei einem Update schon vorher entpackt haben (siehe auch Seite 10).

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Starten Sie Windows 95 neu, nachdem Sie eine weitere Komponente dem PC hinzugefügt oder einen Eintrag aus dem Geräte-Manager entfernt haben. Windows wird das angeschlossene Gerät finden und Sie darauf hinweisen. Achten Sie bei externen Geräten darauf, daß sie angeschlossen und angeschaltet sind.

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Klicken Sie auf "Weiter", um nach einem Treiber suchen zu lassen. Ist er nicht zu finden, klicken Sie auf "Andere Position...".

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Ein neues Fenster öffnet sich. Betätigen Sie den rechten Schalter "Durchsuchen" und wählen Sie das Verzeichnis, in dem sich die ".inf"Datei mit den Treiberdaten befindet. Wenn Sie das richtige Verzeichnis angewählt haben, wird der "OK"-Schalter anklickbar.

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Klicken Sie zweimal auf "OK". Sie befinden sich jetzt wieder im Ursprungsfenster. Oben steht der richtige Name des Gerätes, zu dem der Treiber installiert werden soll.

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Klicken Sie auf "Weiter...". In den meisten Fällen erscheint nun eine Fehlermeldung, weil Windows unfähig ist, den Treiber von dem Ort aus zu installieren, den Sie angegeben haben. Betätigen Sie daher den Schalter "OK" und wählen Sie "Durchsuchen", um das Verzeichnis aus Schritt 3 erneut auszuwählen.

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Nach der Wahl und einem Klick auf "OK", kopiert Windows alle nötigen Dateien und fordert in den meisten Fällen zum Neustart auf. Starten Sie den Rechner per Klick auf "OK" neu. Der PC startet wie gewohnt. PCgo! 6/98

titelthema Windows-Tuning Treiber aktualisieren Statt ein Gerät aus dem Geräte-Manager zu entfernen, können Sie es auch anwählen und gezielt einen neuen Treiber installieren, ohne die Erkennung beim Neustart zu benutzen. Das geht so:

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Halten Sie die "Alt"-Taste gedrückt und klicken Sie doppelt auf "Arbeitsplatz" und dann auf "Geräte-Manager", um die Geräteliste zu sehen.

TIP

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Anschließend dürfen Sie das Verzeichnis auswählen, in dem der Treiber zu finden ist. Dieses Verzeichnis muß eine Datei enthalten, die die Endung ".inf" besitzt. Verfahren Sie wie im Schritt 3 der Neuinstallation, um den Treiber weiter zu installieren.

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Wählen Sie das gewünschte Gerät aus, indem Sie zuerst auf das Pluszeichen vor der Geräte-Klasse klicken und dann den Namen des Gerätes markieren. Bei einer Grafikkarte heißt die Klasse "Grafikkarten" und die Karte selbst zum Beispiel "Hans Dampf 3D Pro".

Nachinstallieren

Bei der automatischen Erkennung und Installation von Windows 95 beim Start werden nur die absolut nötigen Programmteile installiert. Oft befindet sich auf einer CD-ROM aber noch wesentlich mehr. Daher lohnt es sich, nach der erfolgreichen Installation noch einmal auf die CD-ROM oder Diskette zu schauen, um eventuell noch weitere Software zu installieren. Besonders wichtig ist das bei Grafikkarten, da oft erst die "Nachinstallation" weitere Register-Karten in "Eigenschaften von Anzeige" einfügt.

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Klicken Sie links unten auf Eigenschaften. Ein neues Fenster öffnet sich. Oben sind einige Reiter zu sehen. Klicken Sie auf "Treiber".

➞ Datenträger

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Rechts unten sehen Sie den Schalter "Treiber aktualisieren" (siehe rechts). Betätigen Sie ihn. Ein neues Fenster erscheint. Wenn in der Mitte des Fensters die richtige Karte (oder das richtige Gerät) ausgewählt ist, klicken Sie auf Weiter.

Bei Problemen Manchmal will das Aktualisieren partout nicht gelingen. In dem Fall kann es nützlich sein, daß sich einige Treiber sauber in die Liste der installierten Software eintragen, aus der man per Knopfdruck auch wieder Programme und Dateien entfernen kann. Manchmal hilft es, zuerst Treiber auf diese Art zu deinstallieren und anschließend die neuen Treiber erneut einzubinden. Das geht in der Regel recht einfach:

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Klicken Sie nacheinander auf "Start", "Einstellungen" und "Systemsteuerung". Das Fenster der Systemsteuerung erscheint. Klicken Sie doppelt auf "Software".

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Im neu erscheinenden Fenster sehen Sie eine Liste der installierten Programme. Suchen Sie den Treiber, den Sie deinstallieren wollen, klicken Sie ihn an und wählen Sie danach "Hinzufügen/Entfernen" (siehe rechts).

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Bei den meisten Programmen fragt sie ein Dialog, ob Sie den Treiber auch wirklich entfernen wollen. Antworten Sie mit "Ja". Der Treiber wird deinstalliert und meist fordert Sie Windows auf, den Rechner neu zu starten. PCgo! 6/98

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Starten Sie den Rechner neu und binden Sie den neuen Treiber wie am Anfang des Artikels beschrieben ein. Weitere Hinweise zur Treiberinstallation finden Sie auf den folgenden Seiten, jeweils zusammengefaßt für ein bestimmtes Gerät.

Mit einem Datenträger ist meist eine Diskette, eine CD-ROM, eine Festplatte oder etwas ähnliches gemeint. Gemeinsam ist allen Datenträgern, daß sie Daten, meist in Form von Dateien, enthalten. Zu den transportablen Datenträgern gehören Disketten, Wechselmedien, Bänder und CDROMs, aber keine Festplatten. Der Begriff "Datenträger" wird gerne verwendet, wenn nicht klar ist, ob Dateien auf Disketten oder CD-ROM vorliegen.

➞ Installation Als Installation bezeichnet man den Vorgang, alle Dateien und Programme, die für die ordnungsgemäße Funktion eines Geräts oder Programms nötig sind, an die richtigen Stellen auf der Festplatte zu kopieren. Außerdem trägt die Installation Daten in die zentrale Datenbank von Windows, der Registry, ein. Damit weiß Windows, wo ein bestimmtes Programm oder ein Treiber zu finden ist, wenn es/er gebraucht wird. Der umgekehrte Vorgang, also das Entfernen installierter Dateien, nennt sich Deinstallation.

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titelthema Windows-Tuning

TIP

Farbqualität verbessern

Sofortiger Auflösungswechsel

Manchmal ist es sinnvoll, schnell zwischen verschiedenen Auflösungen zu wechseln, um etwa viele Farben bei geringer Auflösung oder eine hohe Auflösung mit wenig Farben nutzen zu können. Wünschenswert wäre ein Symbol rechts unten in der Startleiste. Sie können das Symbol dort einbinden, wenn Sie in "Eigenschaften von Anzeige" auf der Registerkarte "Einstellungen" ganz unten das Kästchen "Symbol in der Taskleiste anzeigen" markieren und auf "OK" klicken. Danach befindet sich ein kleiner Monitor in der Startleiste rechts. Klicken Sie auf den Monitor mit der rechten Maustaste und schon erscheint ein Menü mit allen verfügbaren Auflösungen und Farbtiefen.

Wenn bei Ihnen in einigen Anwendungen die Farben leicht falsch oder stark gekörnt erscheinen, ist die Farbtiefe zu gering. Windows 95 stehen dann zuwenig Farben für eine exakte Darstellung zur Verfügung. Die Farbanzahl läßt sich leicht erhöhen, wenn auf der eingebauten Grafikkarte genügend Speicher vorhanden ist. 2 MByte reichen fast immer aus. So ändern Sie die Farbtiefe:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Windows-95-Arbeitsfläche (des Desktops). Es erscheint ein Menü.

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Klicken Sie auf den Eintrag "Eigenschaften". Es öffnet sich das Fenster "Eigenschaften von Anzeige". Am oberen Fensterrand sehen Sie einige Reiter mit verschiedenen Bezeichnungen:

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TIP

Monitor richtig einstellen

Augenprobleme treten beim Betrachten eines Monitors vor allem auf, wenn er falsch aufgestellt ist. Richtig steht er, wenn einfallendes Licht von einem Fenster von links oder rechts kommt. Auf keinen Fall sollte es im Rücken oder im Blickfeld des Benutzers sein – auch wenn der Blick am Monitor vorbei in eine schöne Landschaft sehr verlockend erscheint. Außerdem sollte die Helligkeit von weißen Flächen auf dem Monitor in etwa der restlichen Helligkeit im Blickfeld des Betrachters entsprechen. Ein helles Monitorbild vor dunklem Hintergrund strengt die Augen zu sehr an (das gilt auch für ein dunkles Bild vor hellem Hintergrund). Mit dem Laptop in der Sonne zu arbeiten, kann daher nur eine Augenqual sein. Nicht zuletzt sollte der Monitor keine deutlich erkennbaren Schwächen wie Unschärfe, Farbsäume, Schlieren oder merkwürdige Muster (Moiré) zeigen – da auch dann die Augen das ausgleichen müssen, was der Monitor nicht schafft.

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Wählen Sie "Einstellungen" per Klick mit der linken Maustaste aus. Links in der Mitte sehen Sie einen Rahmen mit der Bezeichnung "Farbpalette". Darunter ist ein Popup-Feld zu sehen, in dem bei Ihnen wahrscheinlich "256 Farben" oder "High Color (16 Bit)" steht:

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Bevor Sie die Farbeinstellung ändern, werfen Sie einen Blick rechts auf den Schieberegler unter "Auflösung". Dieser kann sich bei den Farbeinstellungen automatisch ändern. Falls das passiert, müssen Sie ihn wieder auf die vorherige Stellung zurückschieben. Sie haben dann für die gewählte Farbtiefe und Auflösung nicht genug Speicher auf der Grafikkarte.

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Klicken Sie auf das Popup-Feld unter "Farbpalette" und wählen Sie den Eintrag unter dem aktuell gewählten (also "High Color", wenn vorher "256 Farben" markiert war). Klicken Sie anschließend rechts unten auf "OK". Windows 95 wird einige Warnmeldungen anzeigen. Betätigen Sie jeweils "OK" und lassen eventuell auch den Rechner neu starten.

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Nach dem Neustart sehen Bilder in Mal- und Zeichenprogrammen realistisch und qualitativ besser aus. Wenn Sie 4 MByte auf der Grafikkarte haben, können Sie in Schritt 5 auch "True Color" wählen.

Wunderliche Fehlermeldungen Wenn bei einigen Spielen oder auch bei dem Versuch, ein Video abzuspielen, unverständliche Fehlermeldungen erscheinen, sollten Sie den Grafikkartentreiber oder aber das Grafiksystem "DirectX" erneuern. DirectX ist ein Microsoft-Produkt und wird ständig weiterentwickelt. Es ist für das Abspielen von Videos und für viele 3D-Spiele zwingend notwendig. Mit Windows 95 erhalten Sie aber nur ältere Versionen. Momentan aktuell ist DirectX Version 5.0. Sie finden diese Version auf vielen Treiber-CD-ROMs von Grafikkartenherstellern, bei Microsoft im Internet unter http://www.microsoft.com/directx/download.asp und oft auch auf Spiele-CD-ROMs. Die Installation ist denkbar einfach: Sie müssen lediglich auf das Programm "DXSetup.exe" doppelt klicken. Daraufhin erscheint ein neues Fenster mit einer Liste. Wenn hinter jedem Eintrag der Liste des SetupProgramms "Authentisiert" steht, ist alles aktuell. Klicken Sie auf "Aktualisieren", wenn einige Komponenten älteren Datums sind. Das Programm

kopiert nur die DirectX-Teile auf die Festplatte, die aktualisiert werden müssen. Sollte hinter "Primärer Bildschirmtreiber" die Version "0.00..." angegeben sein, so ist das ohne Belang. PCgo! 6/98

titelthema Windows-Tuning

TIP

Wenn Sie eine hohe Auflösung wie 1.024x768 Punkte benutzen, erscheinen die meisten Texte etwas klein. Sie können das kompensieren, wenn Sie in "Eigenschaften von Anzeige" auf der Registerkarte "Einstellungen" unter "Schriftgrad" den Eintrag "große Schriftarten" wählen. Damit werden alle Schriften und auch viele Symbole 25% größer angezeigt. Die höhere Auflösung bringt Ihnen aber mehr Fläche für Bilder und Grafiken, ohne die Lesbarkeit von Texten zu verschlechtern.

TIP

Monitor schonen

Ein Monitor nutzt sich im Laufe seines Lebens ab. Die Phosphorschicht leuchtet über die Jahre immer schwächer. Um diesen Effekt abzuschwächen, kann man einen Bildschirmschoner verwenden. Er wird aktiv, wenn Sie längere Zeit weder etwas getippt, noch die Maus bewegt haben. Dann ist der Schirm schwarz und etwas Kleines bewegt sich, um Ihnen zu zeigen, daß der PC noch "lebt". Sie können den Bildschirmschoner in "Eigenschaften von Anzeige" einschalten (Register "Bildschirmschoner"). Wählen Sie im einzigen Popup-Feld ein Modul aus und klicken Sie auf "Testen". Über den Schalter "Einstellungen..." lassen sich viele Bildschirmschoner noch den eigenen Wünschen anpassen.

TIP

Lästige Farbflecken löschen

Wenn Sie einmal einen größeren Lautsprecher neben oder auf dem Monitor stehen hatten, kennen Sie vielleicht den Effekt: Plötzlich zeigen sich farbige Flecken, wo Sie ein reines Weiß erwarten. Sie können den Fehler beheben, indem Sie mehrfach die "Degauß"-Funktion Ihres Monitors betätigen.

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Flimmern ausschalten

Größere Buchstaben

Wenn das Monitorbild vor Ihren Augen flimmert, sollten Sie schnellsten Abhilfe schaffen. Auf Dauer tragen Ihre Augen sonst Schäden davon. Oft ist einfach nur ein falscher Monitor von Windows 95 erkannt worden oder eingestellt. Wie Sie das beheben, erfahren Sie auf Seite 18. In allen anderen Fällen gibt es zwei mögliche Ursachen für das Flimmern: Ihr Monitor ist zu alt oder technisch zu schwach, um die gewählte Auflösung (Anzahl der Punkte in der Waagerechten und Senkrechten) flimmerfrei anzeigen zu können. In dem Fall bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als eine geringere Auflösung zu wählen oder einen neuen Monitor zu kaufen. Es kann aber auch sein, daß durch einiges Ausprobieren die Bildwiederholfrequenz einfach zu niedrig eingestellt ist. Viele Grafikkarten-Treiber erlauben die Wahl der Bildwiederholfrequenz, seit der Windows-95b-Version (auch als ORS2 bekannt) läßt sich das auch mit den hauseigenen Mitteln von Windows 95 regeln:

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Wenn Sie in das dort sichtbare Popup-Feld klicken, sehen Sie einige Einträge wie "Standard", "Optimal", "75 Hz" und mehr. Für eine flimmerfreie Darstellung sollten Sie "Optimal" oder mindestens "75 Hz", besser aber "85 Hz" wählen.

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Betätigen Sie beide "OK"-Schalter und bejahen Sie alle weiteren Nachfragen von Windows 95. Daraufhin erscheint Windows mit der neuen Frequenz. Sollten Sie jedoch nur einen schwarzen Bildschirm sehen, warten Sie einfach 10 Sekunden, bis Windows auf die alten Einstellungen zurückschaltet.

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Öffnen Sie die Eigenschaften von Anzeige, wie im ersten Tip in den Schritten 1 bis 3 angegeben.

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Rechts unten sehen Sie den Schalter "Erweitert...". Klicken Sie darauf. Es erscheint ein neues Fenster mit einem Bereich "Bildwiederholfrequenz" im unteren Teil.

In dem Fall ist Ihr Monitor nicht in der Lage, die gewählte Auflösung mit der ausgesuchten Bildwiederholfrequenz anzuzeigen – Sie brauchen dann einen besseren Monitor oder müssen eine kleinere Auflösung wählen.

Mehr Pixel, mehr Platz Oft haben PCs, die direkt vom Hersteller oder Händler kommen, eine geringe Bildschirmauflösung eingestellt. Damit laufen sie zwar an jedem Monitor, verschenken aber Leistung und Komfort für den Benutzer. Bei einer höheren Auflösung sind in der Breite und Höhe mehr Punkte zu sehen, was bei modernen Programmen mehr Platz für die Anzeige von Texten, Bildern und Daten läßt. Das verbessert den Überblick und somit die Arbeit. So erhöhen Sie die Auflösung:

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immer nur die nächst höhere Auflösung und nicht gleich die höchste. Diese kann Ihr Monitor wahrscheinlich nicht flimmerfrei anzeigen.

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Testen Sie die neue Wahl per "Übernehmen" rechts unten. Klicken Sie bei den Hinweisen auf "OK".

Öffnen Sie die "Eigenschaften von Anzeige" wie im ersten Tip in den Schritten 1 bis 3 beschrieben.

Eventuell startet der Rechner neu (je nach Windows-95-Version unterschiedlich).

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Rechts in der Mitte des Fensters gibt es den Bereich "Auflösung" und einen Schieberegler. Je weiter Sie den Regler nach rechts bewegen, um so höher ist die Auflösung. Wählen Sie zum Ausprobieren

Arbeiten Sie ein wenig mit der neuen Auflösung, bevor Sie ein Urteil fällen. Sie können auch die Größe der Schriften auf dem Bildschirm verändern, wie im Tip "Größere Buchstaben" beschrieben. Damit bleibt Text gut lesbar und Sie haben mehr Fläche für Bilder zur Verfügung. PCgo! 6/98

titelthema Windows-Tuning

TIP

Sie haben alles richtig verkabelt, trotzdem kommt der Sound nur aus einem Lautsprecher. Lösung: Wahrscheinlich haben Sie einen Monostecker für die Lautsprecher gewählt. Darin liegen die Kabel aber anders. Deshalb arbeitet nur ein Kanal. Im Extremfall kann er sogar den Verstärker auf der Soundkarte durch Kurzschluß zerstören.

TIP

Es knackt beim Drucken

Wenn Ihre Lautsprecher Knackgeräusche beim Drucken von sich geben, haben Soundkarte und Drucker den gleichen Interrupt. Als Standard sollten Sie den Interrupt 5 für die Soundkarte wählen. Wie Sie den Interrupt der Soundkarte feststellen, lesen Sie im Tip "Welcher Interrupt ist noch frei?". Das Handbuch zu Ihrer Soundkarte gibt Ihnen Auskunft, wie Sie den Interrupt ändern können.

TIP

Zischen und Prasseln

Sie haben eine neue Soundkarte eingebaut. Bei der Wiedergabe zischt und prasselt es in den Lautsprechern. Grund: Die Soundkarte sitzt zu dicht beim Netzteil. Sie müssen die Soundkarte erneut ausbauen und soweit als irgend möglich vom Netzteil und der Grafikkarte entfernt einstecken. Dann sind die Nebengeräusche verschwunden. Ein defektes Kabel kann ebenfalls die Ursache für Brummen und Prasseln aus den Lautsprechern sein. Wackeln Sie einmal an den Verbindungskabeln. Sind die Geräusche jetzt verschwunden, haben Sie den Übeltäter schon lokalisiert. Eine Reparatur des Kabels lohnt nicht. Kaufen Sie lieber für wenige Mark ein neues bei Ihrem Computerhändler.

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Neuinstallation von Windows 95

Stummer Lautsprecher

Erstaunlich, aber wahr: Das Setup von Windows 95 und Plug & Play-Karten stehen auf Kriegsfuß miteinander. Sollten Sie also in die Verlegenheit kommen und Windows 95 neu installieren müssen, nehmen Sie vorher die Soundkarte aus dem Rechner. Installieren Sie nun Windows und bauen Sie anschließend die Soundkar-

te wieder ein. Grund: Die Soundkarte greift sich bei der Installation die wichtigsten Adressen und Interrupts und verursacht damit ein ziemliches Chaos im Rechner. Bauen Sie dagegen die Karte nach dem Setup wieder ein, sind die Adressen und Interrupts schon vergeben und der Karte werden neue zugewiesen.

Kein Sound bei DOS-Spielen Sie haben in Ihrem Rechner eine Plug & PlaySoundkarte eingebaut. Auch sind alle Treiber installiert. Trotzdem findet das Spiel die Soundkarte unter DOS nicht. Windows 95 hat die Interrupts bei der Installation Plug & Play-Karte frei verteilt. Unter Windows funktioniert auch alles einwandfrei. Doch viele DOS-Spiele verlangen den Interrupt 5 für die Soundwiedergabe. Da die Karte nun statt auf Interrupt 5 auf einen xbeliebigen Interrupt eingestellt ist, kann das Spiel nichts mit der Soundkarte anfangen. Lösung: Sie müssen den Interrupt manuell einstellen.

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Klicken Sie auf den Plug & Play-Eintrag. Danach erscheint ein neues Fenster, in dem Sie sofort auf Ressourcen klicken. Jetzt erst zeigt Windows 95 die Adressen, DMA-Kanäle und Interrupts an.

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Rufen Sie den Geräte-Manager auf. Dazu klicken Sie auf "Arbeitsplatz" und im Fenster auf "Systemsteuerung".

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In der Systemsteuerung klicken Sie mit der linken Maustaste auf "System" und dann im sich öffnenden Fenster auf "Gerätemanager". Dort klicken Sie auf "Audio, Video und Gamecontroller". Die vorhandenen Treiber werden angezeigt.

Klicken Sie als erstes auf das Häkchen vor "Automatisch einstellen". Jetzt können Sie den Interrupt frei bestimmen. Wählen Sie Interrupt 5. Damit wird Ihre Soundkarte sicher funktionieren. Beenden Sie dann wie gewohnt mit einem Klick auf "OK". Sie müssen nun Windows neu starten. Der erste Start wird ein wenig länger als gewohnt dauern, aber dann funktioniert es.

Bester Klang durch richtige Einstellung Sind Sie auch vom MIDI-Klang Ihrer neuen Soundkarte enttäuscht? Dabei muß das gar nicht an der Karte liegen. Wahrscheinlich haben Sie die Wavetable-Unterstützung Ihrer Karte gar nicht aktiviert. Automatisch geschieht das nur bei den wenigsten Karten. Das müssen Sie nach der Installation der Karte von Hand machen. Dabei gehen Sie so vor:

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Rufen Sie, wie oben beim Tip "Kein Sound bei DOS-Spielen" beschrieben, die Systemsteuerung auf. Dort klicken Sie auf das Symbol "Multimedia".

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In dem neuen Fenster wählen Sie jetzt die "Registerkarte" "MIDI".

Hier sind mehrere Treiber aufgelistet. Leider kann man nicht sagen, welcher den besten Sound bringt. Die Bezeichnungen der Treiber helfen auch nicht weiter. Hier hilft nur probieren. Klicken Sie einfach mit der linken Maustaste den gewünschten Treiber an. Eventuell, je nach Soundkarte, müssen Sie den PC neu starten. Sie werden erstaunt sein, was Ihre Soundkarte nun leistet. PCgo! 6/98

titelthema Windows-Tuning Welche Interrupts sind noch frei? Ältere Soundkarten ohne Plug & Play müssen Sie noch per Jumper auf den richtigen Interrupt einstellen. Doch welcher ist noch frei und welche sind schon belegt? Sie können sich zwar im Geräte-Manager von jeder installierten Hardware die Interrupts anzeigen lassen. Das ist aber sehr mühsam. Schneller geht es, wenn Sie den Geräte-Manager aufrufen. Ganz oben in der Liste steht der Eintrag "Computer". Dort klicken Sie zweimal mit der linken Maustaste drauf. Dann öffnet sich ein Fenster, in dem alle Interrupts aufgeführt sind. Sie sehen auf einen Blick, welche schon belegt sind und welche Sie noch verwenden dürfen. Wenn Sie die Soundkar-

te einstellen, halten Sie sich an die Standards der Spielehersteller. Sie sollten auf der Karte den Interrupt 5, den DMA-Kanal 1 und 5, sowie die I/OAdresse 220 einstellen, dann funktioniert es.

auch der Wavetablesound angesteuert. Die Folge: Die Wavetable-Karte verweigert ihre Arbeit. Sie hören nichts. Einzige Lösung: Sie kaufen ein MIDI-Adapterkabel. Das verhindert solche Kurzschlüsse zuverlässig. Das gibt es in gut sortierten Computerläden und kostet etwa zwischen 20 und 40 Mark.

Mikrofon zu leise Sie wollen mit dem Mikrofon Aufnahmen machen. Doch trotz voll aufgedrehtem Mixer ist kaum etwas zu verstehen.

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Die bei manchen Soundkarten mitgelieferten Mikrofone sind nicht besonders gut. Nehmen Sie für Ihre Aufnahmen ein besseres Mikrofon, kann Ihre Soundkarte damit arbeiten – oder auch nicht. Das Signal der hochwertigen Mikrofone ist

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Verwenden Sie nur hochwertige Kabel. Wenn Sie sich selbst welche zusammenlöten, ist es meist Essig mit dem tollen Klang.

PCgo! 6/98

TIP

meist sehr schwach. Unser Tip: Schließen Sie das Mikrofon an Ihre Stereoanlage an und verbinden die Stereoanlage mit dem Line-Eingang der Soundkarte. Dann klappt es bestimmt.

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Die Batterie ist leer. Manche hochwertige Mikrofone brauchen eine Batterie. Vergessen Sie nach der Aufnahme das Ausschalten, ist die Batterie schnell leer. Tauschen Sie sie aus.

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Ihre HiFi-Boxen dürfen Sie nicht direkt neben dem Monitor aufstellen. Deren Magnetfeld stört, Folge: Das Bild wird verzerrt. Mindestens 50 cm Abstand müssen Sie einhalten.

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Brummt es bei der Wiedergabe leise aus den Lautsprechern, dann hilft ein simpler Trick: Drehen Sie einfach den Netzstecker Ihrer Stereoanlage oder den Ihres PCs herum. ❑

Mikrofon zu leise

Obwohl Sie den Lautstärkeregler voll aufgezogen haben, ist bei der Aufnahme der Ton viel zu leise. Entweder haben Sie den falschen Eingang, nämlich "Line-in" erwischt, oder Sie verwenden ein hochwertiges Mikrofon, das zu wenig Spannung abgibt. Tauschen Sie das Mikrofon gegen eine anderes aus. Dann funktioniert es.

TIP

Anschluß an die Stereoanlage Den besten Klang erhalten Sie, wenn Sie Ihre Soundkarte mit Ihrer Stereoanlage verbinden. Dann kann sie erst richtig zeigen, was in ihr steckt. Dabei müssen Sie aber ein paar Punkte beachten, sonst klingt es schauderhaft.

Line-Ausgang nutzen

Sie haben an Ihre Soundkarte Aktivboxen angeschlossen. Der Sound klingt aber schrecklich: Er ist viel zu laut und die Boxen klirren und scheppern. Sie haben die Boxen versehentlich am falschen Ausgang angeschlossen. Aktivboxen dürfen nicht an "Speaker out", sondern nur an "Line-out" angestöpselt werden.

Joystick und MIDI Eine typische Problemquelle bei Soundkarten ist der Joystickanschluß. Denn MIDI und Joystick müssen sich Datenleitungen teilen. Haben Sie auch noch einen Joystick mit Zusatzfunktionen, wie beispielsweise den CH Flightstick, sind Probleme vorprogrammiert. Dieser Joystick schließt nämlich die Datenleitungen zum MIDIAnschluß kurz. Über diese Leitungen wird aber

TIP

Rauschen bei der Aufnahme

Sie nehmen über den Line-Eingang Musik von Ihrer Stereoanlage auf. Doch nach der Aufnahme hören Sie Störgeräusche, wie beispielsweise Prasseln und Rauschen. Die häufigste Fehlerquelle ist hier ein offener Eingang der Soundkarte. Öffnen Sie den "Mixer", das ist ein Programm, mit dem Sie die Lautstärke der einzelnen Signalquellen regeln können. Sehen Sie dazu im Handbuch zu Ihrer Soundkarte nach. Wahrscheinlich ist der Regler für den Mikrofoneingang nicht ganz bis unten gezogen. Dieser Eingang ist der empfindlichste der Soundkarte. Darüber fängt die Soundkarte dann bei der Aufnahme schnell Störgeräusche auf. In manchen Fällen können Sie bei "vollgedrehtem" Mikrofonregler auch ein Radioprogramm hören. Wenn Sie kein Mikrofon brauchen, regeln Sie den Eingang "zu".

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titelthema Windows

Schneller, höher, weiter Hinter den Kulissen von Windows 95: PCgo! zeigt, was in der Registry steckt. von Martin Höflmaier

➞ Desktop Als Desktop bezeichnet man im allgemeinen die Arbeitsoberfläche eines Betriebssystems. Sie sehen sie zum Beispiel direkt nach dem Start von Windows 95. Auf ihr finden Sie verschiedene Programmsymbole. Sie können auf dem Desktop eigene ➞Verknüpfungen zu Ihren Programmen ablegen. Einige Anwendungsprogramme erstellen nach ihrer Installation auch automatisch ein Symbol. Die Arbeitsoberfläche läßt sich auch mit einem Schreibtisch vergleichen. Auf ihr können Sie alle anfallenden Arbeiten erledigen.

➞ Systemsteuerung Die Systemsteuerung ist die Schaltzentrale von Windows 95. In ihr finden Sie alle nötigen Programme, um das System Ihren persönlichen Wünschen anzupassen. Unter anderem haben Sie hier die Möglichkeit, die Einstellungen von Maus, Modem, und Bildschirm zu verändern. Sie können Ihre Schriftarten verwalten, Software installieren oder das Systemdatum ändern. Klicken Sie auf ein Symbol in der Systemsteuerung. Damit öffnen Sie ein neues Fenster, in dem Sie diverse Einstellungen auswählen können.

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D

ie Registry, auch Registrierung, ist eine Art Datenbank, in der Windows alle Systeminformationen verwaltet. Bei der Vielzahl der Hardwarekomponenten und der installierten Programme ist das keine leichte Aufgabe. Jede Komponente, die Sie installieren, verändert die Konfiguration Ihres PC. Aufgabe der Registry ist es, die Konfiguration ständig zu aktualisieren. Sie regelt viele Dinge. Den Zugriff auf gemeinsam genutzte Dateien, die Initialisierung von Hardwarekomponenten, die Verknüpfung von Dateitypen und Anwendungsprogrammen oder das Aussehen des ➞Desktops. Das sind nur einige Beispiele aus dem umfangreichen Aufgabengebiet der Registry. Ohne die Informationen der Registrierungsdatei könnte Windows nicht mehr gestartet werden.

➞Startmenü den Befehl "Ausführen". Geben Sie in der Kommandozeile "regedit" ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Return. Der Registrierungseditor wird gestartet. Er erscheint in einem neuen Fenster. Vom Aufbau her ist er dem Windows Explorer sehr ähnlich. Im linken Bildschirmfenster sehen Sie die verschiedenen Schlüssel der Registry. Um zu weiteren Unterschlüsseln zu verzweigen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem entsprechenden Eintrag. Im rechten Fenster sehen Sie die verschiedenen Einträge und Werte zu den von Ihnen ausgewählten Schlüsseln.

Warum ich? Sicher fragen Sie sich jetzt, was Sie mit der Registry zu schaffen haben. In Ihrer bisherigen Arbeit mit Windows sind Sie ja auch gut ohne dieses Kapitel ausgekommen. Selbstverständlich können Sie die wichtigsten Funktionen von Windows auch über die ➞Systemsteuerung beeinflussen. Doch dann bleiben Ihnen sehr viel nützliche Einstellungen verborgen. Denn für viele Funktionen von Windows gibt es keinen Eintrag in der Systemsteuerung. Um Windows in einigen Bereichen schneller, bequemer und individueller zu gestalten, hilft nur der Griff in die Registry. Und das nötige Werkzeug dazu finden Sie auf Ihrer Festplatte.

Der Registrierungseditor In Ihrem Windowsverzeichnis befindet sich eine Datei mit dem Namen "Regedit". Hinter dieser Datei verbirgt sich der Registrierungseditor von Windows 95. Mit ihm können Sie auf die Registry zugreifen und sämtliche Daten verändern. Um den Editor aufzurufen, wählen Sie aus dem

Der Registrierungseditor von Windows 95.

Wenn Sie schon öfter mit dem ➞Explorer gearbeitet haben, sollten Sie auch problemlos den Registry-Editor bedienen können. Im Hauptverzeichnis der Registry werden Ihnen sechs verschiedene Schlüssel angezeigt. Jeder dieser Schlüssel ist für einen anderen Bereich Ihres Computers zuständig. So werden zum Beispiel im Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE" die Konfigurationsdaten Ihres PCs gespeichert. Der Schlüssel "HKEY_USERS" enthält alle Einstellungen sämtlicher Benutzer. Diese beiden Einträge sind auch zugleich die wichtigsten Schlüssel der Registry. Von ihnen werden alle anderen Hauptschlüssel abgeleitet. Bevor Sie sich jedoch weiter in die Registrierung vorwagen, sollten Sie eine Sicherheitskopie der wichtigsten Daten anlegen.

Nie ohne! Die Registry ist eine der zentralen Komponenten von Windows. Ohne die darin enthaltenen Daten kann Windows nicht mehr gestartet werden. Deshalb sollten Sie vor jedem Eingriff die RegistryDateien sichern. Hier gibt mehrere Möglichkeiten: Der einfachste Weg führt hier über den Explorer. PCgo! 7/98

titelthema Windows

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Starten Sie den Windows Explorer. Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Befehl "Optionen..." aus. Ein weiteres Menü wird geöffnet:

Nach der Dateisicherung haben Sie alle nötigen Vorsichtsmaßnahmen ergriffen. Als nächstes werden Sie die ersten Veränderungen in der Registrierung vornehmen. Mit wenigen Handgriffen können Sie so Windows individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen und die Systemleistung steigern.

Dem Geheimnis auf der Spur Haben Sie sich auch schon gefragt, warum Sie das Arbeitsplatzsymbol nicht ändern können? Oder wie von Ihnen installierte Software Befehle in ein Kontextmenü einträgt? Für normale Anwender bleiben diese Funktionen verborgen. Erst mit Hilfe des Registrierungseditors gestattet Ihnen Windows den Zugriff auf solche Funktionen. PCgo! zeigt Ihnen einige nützliche Funktionen, um Windows über die Registry individueller zu gestalten.

Schlüssel sind wie Ordner Klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Ansicht". Wählen Sie die Option "Alle Dateien anzeigen" aus. Zusätzlich deaktivieren Sie noch die Auswahl "Keine MS-DOS-Erweiterungen für registrierte Dateien". Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einen Klick auf "OK".

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Wechseln Sie in das Windows-Verzeichnis. Suchen Sie hier die Dateien "System.dat" und "User.dat". Diese beiden Dateien enthalten alle Einträge der Registry.

Bevor Sie sich auf die ersten Registry-Tips stürzen, sollten Sie sich noch mit ein paar allgemeinen Dingen vertraut machen. In der Registry unterscheidet man die Begriffe Schlüssel bzw. Unterschlüssel, Name und Wert. Der Schlüssel läßt sich am besten mit einem Ordner im Windows Explorer vergleichen. Er dient als eine Art Inhaltsverzeichnis. Der erste Schlüssel beschreibt das Hauptthema und alle weiteren Unterschlüssel widmen sich detaillierteren Themen. Wenn Sie einen Schlüssel anklicken, erscheinen verschiedene Einträge im rechten Fenster des Editors. Sie sehen dort Namen und zugehörige Werte. Der Name beschreibt Programme, Funktionen, Menüeinträge und ähnliches. Der dazugehörige Wert definiert, wie Windows das zugehörige Objekt behandeln soll. Wenn Sie einen Wert bearbeiten möchten, machen Sie einen doppelten Mausklick auf den zugehörigen Namen.

➞ Startmenü Das Startmenü erreichen Sie mit einem Linksklick auf den "Start Button". Hier finden Sie Programme und einige Ordner, die häufig benutzt werden. Manche Programme tragen sich bei der Installation automatisch in das Startmenü ein. Sie können das Menü auch nach Ihren eigenen Vorstellungen verändern. Fügen Sie Ihre häufig genutzten Anwendungen hinzu, oder löschen Sie Einträge, die Sie nicht mehr brauchen. Mit Hilfe des Startmenüs können Sie sehr schnell Programme starten und Systemeinstellungen ändern.

➞ Explorer Der Explorer ist das zentrale Programm, um unter Windows 95 Dateien zu verwalten. In ihm haben Sie einen Überblick über alle Dateien, die sich auf Ihrer Festplatte oder einem anderen Laufwerk befinden. Sie können Dateien verschieben, kopieren, umbenennen oder löschen. Legen Sie neue Verzeichnisse an und lassen Sie sich die Eigenschaften der einzelnen Objekte anzeigen. Wenn Sie den Internet Explorer 4.0 installiert haben, ersetzt dieser den Windows Explorer. Sie haben künftig eine Oberfläche, um mit Dateien im Internet und unter Windows zu arbeiten.

➞ Registerkarte

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Kopieren Sie die beiden Dateien. Am besten, Sie legen dazu ein neues Verzeichnis auf Ihrer Festplatte an. Sie können die Dateien auf Wunsch auch auf eine Diskette sichern. Allerdings werden Sie hierzu ein Komprimierungsprogramm (z.B. WinZip) benötigen, da die Dateien zu groß für eine Diskette sind. PCgo! 7/98

Oder Sie markieren den entsprechenden Namen und klicken ihn mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl "Ändern" aus.

Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Dies sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige Optionen zusammen. So habe Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her.

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titelthema Windows Eigene Tips anzeigen

"Willkommen"TIP Fenster aktivieren Haben Sie die automatische Anzeige des Fensters deaktiviert? Sie können es jederzeit wieder aktivieren. Rufen Sie dazu im Startmenü die Hilfe auf. Wählen Sie jetzt nacheinander die Menüpunkte "Tips und Tricks", "Tagestips" und "Anzeige des Willkommensbildschirms" aus. Folgen Sie dann der Anweisung auf dem Bildschirm.

Jeder kennt das "Willkommen"-Fenster von Windows 95. Es wird direkt nach der WindowsInstallation angezeigt. Im diesem Fenster erhalten Sie bei jedem Windows-Start einen Tip zur Arbeit mit dem Betriebssystem.

Das Kontextmenü ist ein weiterführendes Auswahlmenü. Sie rufen es immer durch einen Klick der rechten Maustaste auf. Es enthält Befehle zu dem von Ihnen ausgewählten Bereich. Mit diesen können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen oder Befehle aufrufen. Die Vorteile des Kontextmenüs sind der schnelle Aufruf und der geringe Platzbedarf.

➞ Laufwerksbuchstabe Der Laufwerksbuchstabe hilft bei der Identifikation der in Ihrem Computer vorhandenen Laufwerke und bei der Dateiverwaltung. Dem Diskettenlaufwerk ist immer der Buchstabe "A" zugeordnet. Der Buchstabe "B" ist für ein weiteres Diskettenlaufwerk reserviert. Die erste Festplatte wird mit "C" angesprochen. Weitere Festplatten erhalten dann fortlaufende Buchstaben. Alle anderen Laufwerke (z.B. CDROM , ZIP-Laufwerk) bekommen die nächsten freien Buchstaben. Bei diesen Laufwerken können Sie auch einen Buchstaben Ihrer Wahl zuordnen. Dazu benutzen Sie den Geräte-Manager von Windows.

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Öffnen Sie den Schlüssel. Sie sehen dann auf der rechten Seite alle eingetragenen Tips für das "Willkommen"-Fenster. Diese Liste läßt sich ganz nach Belieben verändern oder erweitern.

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Um einen neuen Tip hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger in das rechte Editorfenster. Klicken Sie jetzt die rechte Maustaste. Ein ➞ Kontextmenü wird geöffnet. Wählen Sie hier den Befehl "Neu/ Zeichenfolge" aus.

Das "Willkommen"-Fenster von Windows.

➞ Kontextmenü

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Möchten Sie gerne eigene Tips angezeigt bekommen? Auch hier hilft der Griff zum Registrierungseditor.

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Nach dem Start des Registrierungseditors verzweigen Sie in den Unterschlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer\Tips".

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In der Tip-Liste erscheint ein neues Symbol, dem Sie noch einen Namen geben müssen. Nehmen Sie hierfür die nächste freie Nummer. Achten Sie darauf, daß die Numerierung der Liste fortlaufend ist.

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Anschließend öffnen Sie die neue Zeichenfolge mit einem doppelten Mausklick. Im Feld "Wert" können Sie Ihren eigenen Tip eingeben. Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf "OK".

Installationspfad ändern Das Laufwerk, von dem Sie Windows zum ersten Mal installiert haben, ist in der Registrierungsdatenbank vermerkt. In vielen Fällen wird es sich um das CD-ROM-Laufwerk Ihres Rechners handeln. Sollten Sie später zum Beispiel eine zweite Festplatte oder ein anderes Laufwerk einbauen, kann sich der ➞Laufwerksbuchstabe des CD-Laufwerks ändern. Wenn Windows dann für eine Installation Dateien von der Windows-CD benötigt, sucht es diese immer noch unter dem alten Laufwerksbuchstaben. Da hilft im Augenblick nur die manuelle Eingabe des neuen Pfades.

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Öffnen Sie im Registrierungseditor den Unterschlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\windows\CurrentVersion\Setup.

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Im rechten Fenster sehen Sie viele Einstellungen, die alle das Setup von Windows betreffen. Der Punkt "SourcePath" beinhaltet die Angabe, von welchem Laufwerk Windows installiert wurde. In vielen Systemen, die nur eine Festplatte und ein CD-ROM-Laufwerk haben, wird hier der Wert "D:\WIN95\" stehen.

Sollten Sie Windows von einem Netzlaufwerk installiert haben, oder mehr als eine Festplatte besitzen, werden Sie einen anderen Eintrag vorfinden.

Eine kleine Änderung in der Registry genügt, um diese Angabe wieder auf den aktuellen Stand zu bringen. Starten Sie dazu den Registrierungseditor.

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Ersetzen Sie das "D" durch den aktuellen Laufwerksbuchstaben Ihres CD-Laufwerks. Wenn Windows künftig Daten von der Windows-CD benötigt, wird es wieder auf das richtige Laufwerk zugreifen. PCgo! 7/98

titelthema Windows

TIP

Vorschau auf Bitmaps

Laufwerksbuchstaben festlegen

Sie können Ihren Laufwerken einen festen Buchstaben zuordnen. Öffnen Sie dazu den Geräte-Manager von Windows. Mit einem doppelten Mausklick auf "CDROM" werden alle installierten CD-ROM-Laufwerke sichtbar. Wählen Sie ein Gerät aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Eigenschaften". Ein Fenster mit den Daten zu diesem Laufwerk wird angezeigt. Klicken Sie auf den Reiter "Einstellungen". Im unteren Bildschirmbereich sehen Sie den Menüpunkt "Reservierte Laufwerksbuchstaben". Geben Sie hier in beiden Auswahlfeldern den Buchstaben ein, den Ihr Laufwerk künftig verwenden soll. Nach einem Neustart von Windows wird Ihre Änderung wirksam.

Benötigen Sie öfters Bitmap-Dateien? Wie schön wäre es da, bei der Arbeit mit dem Explorer nicht nur den Dateinamen zu sehen. Mit einer kleinen Änderung in der Registry wird Ihnen im Explorer künftig ein ➞ Thumbnail der BitmapGrafik angezeigt. Da dieses Bild jedoch sehr klein ist, eignet es sich nicht, um Details zu erkennen. Es dient lediglich der Vorschau auf die Grafik

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Öffnen Sie den Schlüssel "HKEY_CLASSES_ ROOT/PAINT.PCTURE". Klicken Sie hier auf den Unterschlüssel "DefaultIcon".

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Im rechten Fenster sehen Sie den Wert "(Standard)". Ändern Sie den Wert auf "%1". Ab sofort werden Sie im Explorer bei Bitmaps eine Vorschau auf das Bild sehen.

Zuhause in einer Weltstadt In der Systemsteuerung haben Sie die Möglichkeit, die für Sie gültige Zeitzone einzustellen. Dazu rufen Sie den Menüpunkt "Datum/Uhrzeit" auf und klicken auf die Registerkarte "Zeitzone".

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Nachdem Sie den Editor gestartet haben, öffnen Sie den Unterschlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\Time Zones\W. Europe".

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Im rechten Fenster des Editors sehen Sie unter anderem den Eintrag "Display". Dieser enthält die Daten, die in der Zeitzonenauswahl angezeigt werden.

➞ Thumbnail Der Begriff "Thumbnail" kommt aus dem Englischen und heißt übersetzt "Daumennagel". Als "Thumbnail" bezeichnet man eine Miniaturansicht einer Grafik. Diese Ansicht ist allerdings so klein, daß sie nur als Vorschau zu verwenden ist. Es sind nicht mehr als die Umrisse der tatsächlichen Grafik zu sehen. "Thumbnails" werden hauptsächlich von Grafikprogrammen verwendet, um den Benutzer die Dateiauswahl zu erleichtern.

Aber halt! Warum ist Ihre Heimatstadt nicht aufgeführt? Als einzige deutsche Stadt finden Sie Berlin in der Auswahlliste. Und wo bleibt Ihr Lebensmittelpunkt? Starten Sie schnell den RegistryEditor und beseitigen Sie dieses "Problem".

Autostart, die zweite

➞ Verknüpfung Verknüpfungen sind der schnellste Weg, um häufig verwendete Dateien und Programmen aufzurufen. Zum Beispiel sind alle Symbole auf Ihrem Arbeitsfenster, mit wenigen Ausnahmen, Verknüpfungen. Die eigentlichen Anwendungen liegen in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte. Um jedoch nicht jedes Mal den umständlichen Weg über den Explorer zu gehen, verwendet Windows Verknüpfungen. In diesen ist vermerkt, welches Programm beim Aufruf gestartet werden soll.

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Mit einem doppelten Mausklick auf den Wert wird ein neues Dialogfenster geöffnet. Tragen Sie hier zum Beispiel als Wert den Namen Ihrer Heimatstadt ein. Wenn Sie künftig die Zeitzone über die Systemsteuerung ändern, sehen Sie dort Ihren neuen Eintrag. Dies funktioniert übrigens auch bei allen anderen Zeitzonen.

Wollen Sie, daß beim Start von Windows ein Programm automatisch gestartet wird, fügen Sie es in den Autostart-Ordner ein. Doch wie kann es passieren, daß Ihr Ordner leer ist, und Windows trotzdem verschiedene Programme ohne Anweisung startet? Ein Blick an die richtige Stelle der Registry offenbart Ihnen dieses Geheimnis. Hier gibt es einen zweiten "Ordner", der für den automatischen Start von Programmen zuständig ist. Und oft finden Sie gerade hier Einträge von Programmen, die Sie gar nicht mehr gestartet haben möchten.

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Öffnen Sie den Schlüssel " HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\ CurrentVersion\Run" im Registry-Editor.

Im rechten Fenster sehen Sie jetzt alle Programme, die Windows automatisch startet. In der Spalte "Name" steht der Programmname. Die Spalte "Wert" gibt den genauen Pfad zum Programm an.

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Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie löschen möchten. Wählen Sie aus dem Hauptmenü den Befehl "Bearbeiten/Löschen" aus oder benutzen Sie die rechte Maustaste. Damit ist der Störenfried endgültig beseitigt. Selbstverständlich können Sie in diesem Schlüssel auch eigene Einträge anlegen. Dies ist besonders für Systemadministratoren interessant. Programme, die Sie hier eintragen, können nicht einfach von anderen Benutzern gelöscht werden. ❑ PCgo! 7/98

tips Windows 95

Tips, die schnell helfen Viele Probleme des Computeralltags lassen sich mit wenigen Mausklicks lösen – Windows 95 hat häufig schon vorgesorgt. Doch man muß wissen, wie's geht. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit wenigen Handgriffen Schwierigkeiten meistern.

➞ Betriebssystem Ein Betriebssystem übersetzt Ihre Befehle in eine für den Computer verständliche Sprache und umgekehrt. Deshalb ist es für die Benutzung eines Rechners unerläßlich und wird beim Einschalten des PCs automatisch gestartet. Außerdem führt das Betriebssystem die "Oberaufsicht" über alle laufenden Programme. Zusätzlich erhalten Sie mit einem Betriebssystem meistens noch viele Programme, die Ihnen die tägliche Arbeit mit dem Computer erleichtern sollen. Neben MS-DOS und Windows 95 gibt es noch eine Reihe weiterer Betriebssysteme, beispielsweise OS/2 oder Linux.

von Lutz Hillmann

Neues Profil anlegen Müssen Sie sich mit mehreren Nutzern einen Computer teilen oder wollen Sie für verschiedene Arbeiten einfach mehrere speziell gestaltete Oberflächen nutzen, können Sie auf das Angebot des ➞Betriebssystems Windows 95 zurückgreifen: Legen Sie einfach mehrere Benutzerprofile an. Das geht schnell und problemlos:

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Klicken Sie auf den Start-Knopf und bewegen Sie den Mauszeiger anschließend auf die Zeile "Beenden...".

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➞ Desktop Als Desktop wird die Arbeitsfläche Ihres Windows-Bildschirmes bezeichnet. Nutzen Sie die Standardeinstellungen, erscheint die Oberfläche graugrün. Allerdings läßt sich das Erscheinungsbild über den Punkt "Ansicht" in der Systemsteuerung nach Ihren Wünschen ändern. Auf dem Desktop können Sie Verknüpfungen zu Programmen und Verzeichnissen ablegen. Damit haben Sie dann einen schnelleren Zugriff auf die Software.

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Es öffnet sich ein Fenster, mit dem Sie Windows beenden können. Klicken Sie dort in den weißen Kreis vor "Anwendungen schließen und unter anderem Namen anmelden". Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf "OK".

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Jetzt erscheint wieder das Anmeldefenster. In der Zeile hinter "Benutzername:" steht der Name desjenigen, der zuvor angemeldet war.

Löschen Sie einfach diesen Namen und schreiben Sie statt dessen einen anderen hin. Tragen Sie in der Zeile hinter "Kennwort:" das Paßwort für den neuen Nutzer ein. Anschließend bestätigen Sie die Eintragungen durch einen Klick auf den "OK"-Knopf.

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Damit das Paßwort nicht allein schon deshalb falsch ist, weil Sie sich verschrieben haben, müssen Sie das Kennwort nochmals schreiben. Tragen Sie also den selben Begriff im Feld "Kennwortbestätigung:" ein und klicken Sie auf "OK". Nur wenn in beiden Feldern der selbe Begriff steht, wird Windows das Paßwort akzeptieren.

Das war's! Schon haben Sie ein neues Benutzerprofil angelegt. Wenn die Oberfläche zu jedem Profil anders aussehen soll (darf), müssen Sie Windows 95 allerdings noch mitteilen, daß es die Änderungen dem aktuellen Benutzernamen zuordnen soll (lesen Sie dazu "Oberfläche persönlich gestalten"). PCgo! 8/98

tips Windows 95 Oberfläche persönlich gestalten Windows 95 "merkt" sich beim Beenden stets, wie der Bildschirm zuvor gestaltet wurde. So finden Sie beispielsweise Fenster, die beim Herunterfahren noch geöffnet auf dem ➞Desktop lagen, beim nächsten Computerstart wieder an dieser Stelle. Diese Eigenschaft von Windows 95 kann praktisch, aber auch sehr ärgerlich sein. Ärgerlich besonders dann, wenn mehrere Personen den Computer nutzen und jeder seine eigene Oberfläche haben möchte. So kann jeder Benutzer sein persönliches Windows-95-Outfit gestalten:

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Der Bereich "Einstellungen für Benutzerprofile" ist aktiviert. Dort klicken Sie einmal auf jedes der beiden weißen Kästchen.

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Klicken Sie auf den Start-Knopf und bewegen Sie den Mauszeiger anschließend auf die Zeile "Einstellungen". In dem sich dann öffnenden Menü klicken Sie auf "Systemsteuerung".

In der ➞Systemsteuerung suchen Sie das Symbol "Kennwörter" und klicken doppelt darauf.

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Jetzt kann jeder Benutzer Veränderungen in seinem persönlichen Profil vornehmen, die dann nur bei ihm erscheinen. Nach einem Neustart des Computers sehen Sie auch bei einem bereits eingerichteten Benutzerprofil dieses Fenster:

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Wechseln Sie in dem neuen Fenster auf die Karteikarte "Benutzerprofil". Standardmäßig finden Sie hier einen schwarzen Punkt in dem weißen Kreis vor der ersten Zeile ("Für alle Benutzer dieses Computers..."). Sie klicken jetzt in den weißen Kreis vor der zweiten Zeile ("Benutzer können die Vorgaben und ..."). Dort ist dann der schwarze Punkt zu sehen.

Bestätigen Sie die Frage mit "Ja". Nun werden alle Veränderungen Ihrem Benutzerprofil zugeordnet. Dabei ist es egal, ob Sie das Startmenü anpassen, Symbole von der Oberfläche löschen oder ein anderes Hintergrundbild einbinden.

Benutzerkennwort ändern Vielleicht möchten Sie das Paßwort für Ihr Benutzerprofil ändern? Auch das ist problemlos:

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Klicken Sie auf den Start-Knopf und bewegen Sie den Mauszeiger anschließend auf die Zeile "Einstellungen". In dem sich dann öffnenden Menü klicken Sie auf "Systemsteuerung".

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In der Systemsteuerung suchen Sie das Symbol "Kennwörter" und klicken doppelt darauf.

PCgo! 8/98

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Wählen Sie die Karteikarte "Kennwörter ändern" aus und drücken Sie den Knopf "Windows-Kennwort ändern...".

➞ Systemsteuerung Mit der Systemsteuerung können Sie viele Einstellungen vornehmen, um Windows 95 nach Ihren Wünschen einzurichten. Sie können über die Systemsteuerung aber nicht nur Hardund Software installieren und wieder von Ihrem Computer verbannen; hier läßt sich auch feststellen, welche Geräte Ärger machen. Außerdem können Sie Einstellungen des Desktop, des Monitors und anderer Geräte ändern und Schriftarten verwalten. Kurz gesagt: Die Systemsteuerung ist die Schaltzentrale für Ihr Windows 95.

➞ Taskleiste Die Taskleiste befindet sich bei Windows 95 meistens am unteren Ende des Bildschirms. Dort finden Sie auf der linken Seite den Startknopf, auf der rechten Seite die Uhrzeit. Im Zwischenraum wird jedes Programm angezeigt, das Sie gestartet haben. Ein Klick auf eines der Symbole und das betreffende Programm erscheint auf Ihrem Bildschirm. Sie können die Taskleiste auch verschieben: Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf die Leiste. Ziehen Sie sie bei gedrückter Maustaste an den Rand, an dem Sie die Taskleiste in Zukunft finden möchten. Dann lassen Sie die Maustaste los und die Taskleiste wird "verankert".

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Es erscheint ein neues Fenster. Falls in dem weißen Kästchen vor "Microsoft-Netzwerk" kein Haken zu sehen ist, klicken Sie in das Kästchen und anschließend auf "OK".

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Jetzt müssen Sie in der Zeile "Altes Kennwort:" Ihr bisheriges Paßwort eintragen. In die beiden Zeilen darunter tragen Sie jeweils einmal das von Ihnen gewünschte neue Kennwort ein und bestätigen mit "OK". Damit haben Sie Ihr Paßwort geändert.

➞ Editor Das ist ein Programm, mit dem Sie Textdateien bearbeiten können. Er ist nicht annähernd so umfangreich wie eine Textverarbeitung, startet dafür aber auch deutlich schneller. Für kleine Änderungen in Dateien wie der AUTOEXEC.BAT oder der CONFIG.SYS leistet er gute Dienste. Windows 95 installiert standardmäßig einen (leider nicht komfortablen) Editor mit auf der Festplatte.

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tips Windows 95 Paßwort vergessen

➞ AUTOEXEC.BAT In dieser Datei stehen Befehle, die Ihr Computer nach dem Einschalten oder einem Neustart ausführt. Im allgemeinen steht sie im Hauptverzeichnis des Laufwerkes "C:". In dieser Datei steht Text, der problemlos geändert werden kann. PCgo!-Tip: Gehen Sie vorsichtig damit um und ändern Sie nur Befehle, deren Bedeutung Sie kennen. Windows 95 benötigt die AUTOEXEC.BAT nur noch, wenn Sie Geräte nutzen wollen, für die Windows 95 selbst keine Treiber besitzt. Die Umkehrung gilt jedoch nicht: MS-DOS kann nichts mit Windows-95-Treibern anfangen. Wenn Sie jedoch Ihren Windows-95-PC im MS-DOS-Modus starten, sind die Angaben in der AUTOEXEC.BAT und der CONFIG.SYS für eine einwandfreie Funktion entscheidend.

Prinzipiell sollte ein Kennwort nicht zu kurz sein und möglichst aus einer Kombination von Buchstaben und anderen Zeichen (beispielsweise Zahlen) bestehen. Vielleicht haben Sie sich ein tolles Paßwort für Ihr Benutzerprofil überlegt – so toll, daß Sie es vergessen haben und beim besten Willen nicht mehr darauf kommen. Keine Panik, es gibt einen Ausweg. Zuerst müssen Sie herausfinden, wie die Paßwort-Datei heißt:

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Klicken Sie auf den Start-Knopf in der Taskleiste (Seite #3) und auf "Ausführen". Schreiben Sie in das folgende Fenster einfach "sysedit" und bestätigen mit "OK".

Jetzt öffnet sich ein ➞Editor (Seite3). Darin sehen Sie mehrere Systemdateien. Neben der AUTOEXEC.BAT und der ➞CONFIG.SYS finden Sie unter anderem auch die ➞ SYSTEM.INI. Klicken Sie auf den grauen, mit "C:\WINDOWS\SYSTEM:INI" beschrifteten Balken.

➞ CONFIG.SYS Diese Datei wird genutzt, um unter MS-DOS und Windows 3.x Treiber für die an Ihrem Computer angeschlossenen Geräte zu laden. Analog zur AUTOEXEC. BAT ist auch die CONFIG.SYS eine Textdatei, die Sie (vorsichtig!) verändern können. Diese Datei befindet sich in der Regel im selben Verzeichnis wie die AUTOEXEC.BAT

➞ SYSTEM.INI Die SYSTEM.INI ist eine sogenannte Initialisierungsdatei, die noch aus den Tagen von Windows 3.x stammt. Hauptsächlich aus Gründen der Kompatibilität zu älteren Windows-Programmen finden Sie sie auch noch unter Windows 95. Zusammen mit der Datei WIN.INI dient sie zur Konfiguration von Windows. Beide Dateien erfüllen damit ähnliche Aufgaben für Windows wie die AUTOEXEC.BAT und die CONFIG.SYS für das Betriebssystem MS-DOS.

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schnitten". Schreiben Sie den Namen der Datei (also "NAME.PWL") auf und beenden Sie den "Systemkonfigurations-Editor" über den Menüpunkt "Datei" und anschließend "Beenden". Eine eventuell erscheinende Frage, ob die Änderungen gespeichert werden sollen, beantworten Sie mit "Nein".

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Öffnen Sie den "Arbeitsplatz" durch einen Doppelklick auf das Symbol auf Ihrem Desktop. Wechseln Sie in das Windows-Verzeichnis.

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Suchen Sie die Paßwort-Datei ("Name.pwl") und markieren sie durch einen Klick auf den Namen. Drücken Sie die "Entf"-Taste auf der Tastatur. Die Frage, ob die Datei in den Papierkorb verschoben werden soll, beantworten Sie mit "Ja".

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Die Datei "System.ini" erscheint im Vordergrund. Bewegen Sie das Bild mit Hilfe der Bildlaufleisten so lange nach unten, bis Sie die Zeile "[Password Lists]" sehen. Darunter finden Sie alle Benutzernamen mit der zugehörigen Paßwort-Datei in der Form: "BENUTZERNAME=C:\WINDOWS\NAME.PWL". Hat Ihr Benutzername nicht mehr als acht Buchstaben, ist der Name der Paßwort-Datei gleich dem Benutzernamen. Ist er länger als acht Buchstaben, werden alle Buchstaben nach dem achten "abge-

Starten Sie Windows neu und tragen Sie beim Benutzerprofil Ihren alten Nutzernamen ein. In die Zeile hinter "Kennwort" können Sie nun ein neues Paßwort schreiben. Wenn Sie mit "OK" bestätigen, werden Sie aufgefordert, das neue Paßwort zur Kontrolle nochmals einzutragen. Haben Sie das erledigt, erscheint die WindowsOberfläche, wie sie in Ihrem Benutzerprofil gespeichert ist; die alten Einstellungen bleiben also erhalten. In diesem Zusammenhang stellt sich natürlich die Frage nach dem Sinn eines Paßworts, das sich so problemlos beseitigen läßt. Warum die Kennwörter der Benutzerprofile – wenn schon vorhanden – so schlecht geschützt sind, bleibt das Geheimnis von Microsoft.

Spalten verändern Sie nutzen die Suchfunktion von Windows und erhalten als Ergebnis die gewünschte(n) Datei(en). Leider ist häufig nicht richtig zu erkennen, in welchen Verzeichnis sich die Datei befindet; die Spalte mit den "In Ordner" ist einfach zu schmal.

Klicken Sie einfach mit der Maus auf die Trennlinie zwischen den Spalten "In Ordner" und "Größe". Ziehen Sie dann die Maus bei gedrückter linker Taste nach rechts. Dann können Sie die Spalte so breit machen, daß Sie den vollständigen Pfad sehen. ❑

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titelthema Windows 98

Windows 98 4

Im Feld "Markieren von Objekten" wählen Sie den Button vor "Öffnen eines Objekts durch einzelnen Klick".

Verkleinern Sie das Internet-Explorer-Fenster. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Diagramm, halten sie gedrückt und ziehen das Diagramm auf Ihre Windows-Oberfläche. Wenn Sie sehen, daß an den Mauszeiger ein PlusZeichen angehängt ist, lassen Sie die Maustaste los. Bestätigen Sie die Frage, ob ein Desktopobjekt zum Active Desktop zugefügt werden soll.

Jetzt öffnen Sie Programme und Dateien – wie in einem Internet-Browser – durch einen einfachen Klick. Wenn Sie kurze Zeit über dem Dateinamen oder Programmsymbol bleiben, markieren Sie ihn/es.

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Active Desktop

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Weg (oder her) mit der Channelleiste

Die Channelleiste mit unterschiedlichen InternetAngeboten ist zwar nett gemeint, frißt aber Arbeitsspeicher und stört.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Bildschirmoberfläche. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Active Desktop".

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Deaktivieren Sie das Häkchen vor "Als Webseite anzeigen".

Die Channelleiste wird nicht mehr angezeigt.

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Nie mehr Doppelklick

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Starten Sie den Internet Explorer. Als Beispiel geben Sie die folgende Adresse ein:

Eigentlich hat Microsoft versprochen, den Doppelklick in die Wüste zu schicken. So werden Sie ihn wirklich los.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf die Oberfläche. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Active Desktop" und "Desktop anpassen".

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ordneroptionen". Wählen Sie beim nächsten Fenster "Ja".

Im Feld "Windows Desktop-Aktualisierung" muß der Button vor "Angepaßt an individuelle Einstellungen" aktiviert sein. Klicken Sie dann auf "Einstellungen".

Entweder Sie klicken einfach auf "OK", dann wird das Diagramm einmal täglich aktualisiert (und zwar nachts um 01.30 Uhr, vorausgesetzt Ihr Computer läuft zu dieser Zeit). Oder Sie klicken auf "Abonnement anpassen".

Aktuelles Wetter und mehr

Eine Neuerung, die schon der Internet Explorer zu bieten hatte, sind die "Internet-Channels". Damit können Sie Internet-Seiten abonnieren und automatisch aktualisieren lassen. Natürlich müssen Sie eine Internet-Verbindung haben. Der Tip eignet sich am besten, wenn Sie in einem Büro arbeiten und ständig im Internet sind (sonst sind die Online-Kosten sehr hoch).

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Jetzt können Sie genau einstellen, wann das Abonnement aktualisiert wird. Klicken Sie dazu auf "Bearbeiten". Hier können Sie die genaue Uhrzeit angeben und festlegen, ob das Abonnement täglich, wöchentlich oder mehrmals am Tag aktualisiert werden soll. Am unteren Ende des Fensters sehen Sie dann, wann die nächste Aktualisierung geschieht.

Damit wird eine Seite geladen, auf der Sie sich aktuelle Börsenkurse ansehen können.

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Geben Sie jetzt im Feld "Kurs-Abfrage" einen Firmennamen ein. Klicken Sie den Wert an, den Sie sich anzeigen lassen wollen. Dann wird im rechten Fenster ein Diagramm mit dem Aktienkurs des eingegebenen Werts angezeigt.

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Bestätigen Sie mit "OK" und "Weiter". Evtl. können Sie auch noch ein Paßwort eingeben, wenn Sie Ihr Abonnement nur selbst einsehen wollen. Klicken Sie auf "Fertig stellen", dann noch einmal auf "OK". Das Diagramm wird jetzt direkt auf Ihrem Bildschirm angezeigt und aktualisiert.

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Ordner, wie Sie es wollen

In Windows 98 ist es einfacher als bisher, die Ansicht Ihrer Ordner einzustellen. Außerdem haben Sie mehr Einstellungsmöglichkeiten.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Windows-Oberfläche. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Desktop anpassen". Dann wählen Sie "Ordneroptionen".

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titelthema Windows 98

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Wählen Sie die Registerkarte "Ansicht" aus. Hier können Sie all die Veränderungen vornehmen, die schon in Windows 95 (im Explorer) vorgenommen werden konnten. In Windows 98 geschieht das aber viel übersichtlicher.

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Sie können aber auch noch die Größe der Symbole bestimmen und den Text weglassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf "Systemsteuerung". Klicken Sie im Kontextmenü auf "Ansicht" und dann auf "Groß", um die Symbole größer darzustellen. Wenn Sie den Haken vor "Text anzeigen" wegklicken, werden nur noch die Symbole in der Taskleiste angezeigt.

6S

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Unter dem Punkt "Visuelle Einstellungen" können Sie etwa die Kantenglättung der Zeichensätze einschalten. Außerdem können Sie wählen, welche Dateiendungen im Explorer angezeigt werden.

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Taskleiste neu gemacht

Windows 98 (beziehungsweise der Active Desktop des Internet Explorers) bieten neue Anpassungsmöglichkeiten für den Desktop. So schaffen Sie eine neue Taskleiste:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste auf dem unteren Ende des Bildschirms. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Symbolleisten" und dann "Neue Symbolleiste".

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In der Taskleiste sehen Sie jetzt alle Symbole der Systemsteuerung, mit Text.

Bewegliches Startmenü

Endlich können Einträge aus dem Startmenü beliebig verschoben werden, zum Beispiel in Ordner oder auf den Desktop.

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Öffnen Sie das Startmenü mit einem Linksklick auf den Startbutton. Wählen Sie dann den Eintrag, den Sie verschieben oder kopieren wollen.

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Klicken Sie den Eintrag mit der linken Taste an. Jetzt bewegen Sie den Eintrag an die gewünschte Stelle (etwa in den Schnellstart oder auf den Desktop).

Häufig benutzte Programme in den Schnellstart

Ein weiteres Novum ist der Schnellstart in der Taskleiste. Hier legen Sie Programme ab, die Sie häufig starten und schnell verfügbar haben wollen. Standardmäßig finden Sie hier den Internet Explorer, die Internet-Channels, das Symbol, um alle Fenster zu minimieren und Outlook Express.

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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button und wählen Sie aus dem Ordner "Programme" eines, das Sie häufig verwenden und schnell starten wollen.

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Klicken Sie das Programmsymbol mit der linken Maustaste an und drücken Sie dann gleichzeitig die "Strg"-Taste. Neben dem Mauszeiger erscheint ein kleines Plus-Zeichen. Damit wird die Verknüpfung kopiert und nicht verschoben.

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Bewegen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste in Richtung der Symbole, die sich schon im Schnellstart befinden. Dann lassen Sie die Maustaste los. Die Programmverknüpfung befindet sich jetzt im Schnellstart und wird mit einem Klick gestartet.

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Effekte rein oder raus

Soll Schrift auf dem Bildschirm ohne den lästigen Treppeneffekt dargestellt werden? Oder regen Sie die bremsenden Menü-Animationen auf? Im Menü "Effekte" können Sie das ein- oder abschalten.

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Sie können jeden beliebigen Ordner Ihrer Festplatte auf der Taskleiste plazieren. Angezeigt wird dabei der Ordner und dessen Inhalt, also die Dateien oder Unterordner. Wählen Sie zum Beispiel die Systemsteuerung aus und klicken dann auf "OK".

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop. Im Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften".

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Wenn Sie den Eintrag kopieren wollen, drücken Sie gleichzeitig die "Strg"-Taste. Sie können den Eintrag auch mit der rechten Maustaste anklicken. Wenn Sie die Maustaste dann loslassen, wählen Sie aus dem Kontextmenü, ob das Symbol kopiert, verschoben oder eine Verknüpfung erstellt werden soll.

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Wählen Sie die Registerkarte "Effekte" an. Unter "Visuelle Effekte" stellen Sie verschiedene optische Effekte ein. So können Sie etwa die Animationen beim Öffnen von Fenstern aboder die Symbolgröße einstellen.

Kontext im Startmenü

Das Kontextmenü ist jetzt auch im Startmenü verfügbar. Der Vorteil: Sie können wichtige Befehle schneller als bisher ausführen. Klicken Sie ein Programm des Startmenüs mit der rechten Maustaste an. In dem Kontextmenü können Sie etwa die Eigenschaften des Programms einsehen oder es aus dem Startmenü löschen.

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Klicken Sie die entsprechenden Kontrollkästchen an und bestätigen mit "OK". Die Änderungen werden sofort übernommen. Die neuen Effekte werden Sie gleich bemerken.

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Der gewohnte Windows-Explorer

Stört Sie das neue Aussehen des Explorers in Windows 98? So stellen Sie die gewohnte Ansicht wieder her:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster des Explorers. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt "Ansicht".

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Falls nötig, sollten Sie noch die Textfarbe der Datei- oder Ordnernamen ändern. Auch den Hintergrund der Textfarbe können Sie einstellen.

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Wählen Sie jetzt mit der linken Maustaste den Ordner an. In der rechten Fensterhälfte des Explorers baut sich die Vorschau der Bilder auf. Das kann kurze Zeit dauern.

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Bilder schnell anzeigen

Wollen Sie Ihre Ordner individuell gestalten und im Windows Explorer ein Hintergrundbild anzeigen lassen? So geht's:

Haben Sie bei der Installation das Bildbearbeitungsprogramm "Imaging" mit installiert? Wenn ja, können Sie Bilddateien (allerdings nur im Format "tif") schnell anzeigen lassen.

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Klicken Sie irgendwo im rechten Fenster des Windows Explorers mit der rechten Maustaste auf eine leere Fläche (aber nicht auf einen Ordner oder eine Datei!).

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Im Fenster "Ordner anpassen" klicken Sie auf "Das Hintergrundbild ändern". Damit bestimmen Sie einen neuen Hintergrund für dieses Verzeichnis.

Aktivieren Sie im unteren Kästchen den Eintrag "Miniaturansicht aktivieren".

Am Schluß sieht der neue Ordner etwa so aus:

Klicken Sie ihn an und der Explorer wird wie in Windows 95 angezeigt, die Schnellvorschau und die Angaben zu den Dateien entfallen.

Individuelle Ordner leicht gemacht

Klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt "Eigenschaften".

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Hier ist der Punkt "Als Webseite" (das beinhaltet die Vorschau) aktiviert.

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Starten Sie den Windows Explorer. Öffnen Sie ein Verzeichnis, in dem sich eine "tif"Datei befindet.

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Klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie den Menüpunkt "Voransicht". Das Bild wird in dem Programm "Imaging Preview" geöffnet.

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Um die Vorschau zu deaktivieren, klicken Sie den Ordner mit der rechten Maustaste an, wählen die Eigenschaften und deaktivieren die Miniaturansicht.

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Eigenschaften von "tif"-Bildern

Im Explorer können Sie sich schnell die Eigenschaft eines "tif"-Bilds anzeigen lassen. Das ist besonders für Hobby- und Profi-Grafiker nützlich. Allerdings stehen auch die Eigenschaften nur für "tif"-Bilder zur Verfügung.

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Jetzt wählen Sie die Grafikdatei, die das Hintergrundbild für diesen Ordner werden soll. Die Grafiken, die Sie in der Liste sehen, stammen aus dem Windows-Verzeichnis. Sie können aber auch eigene Grafikdateien, in den Formaten "bmp", "jpg" und "gif" angeben. Klicken Sie dazu auf "Durchsuchen".

Klicken Sie eine "tif"-Datei mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften".

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Wenn Sie das Bild bearbeiten wollen, dann wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Bild zum Bearbeiten öffnen". Anschließend wird "Imaging" gestartet. Das ist eine kleine Bildbearbeitung, in der Sie die Bildgröße, -farbe und andere Eigenschaften verändern können.

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Wählen Sie die Registerkarte "Bild" aus. Hier werden die Maße des Bildes, die Auflösung, die Farbanzahl und mehr angezeigt.

Miniaturansicht aktivieren

Neu ist die Miniaturansicht. Damit können Sie sich in einem Ordner eine kleine Vorschau (Thumbnails) von Bildern anzeigen lassen. Suchen Sie nach der entsprechenden Grafikdatei und bestätigen Sie die Wahl mit "OK".

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Starten Sie den Explorer und wählen Sie einen Ordner, in dem sich Bilddateien befinden.

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Arbeiten mit den Favoriten

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Die "Favoriten" sind ebenfalls ein neuer Menüpunkt im Windows-98-Explorer. Sie kennen ihn vielleicht aus dem Internet Explorer. Damit kommen Sie schnell zu häufig gebrauchten Verzeichnissen, Dateien oder Internet-Seiten.

Im Explorer stehen jetzt ein paar neue Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Gerade wenn Sie über einen Internet-Anschluß verfügen, ist das sehr sinnvoll.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf "Extras". Wählen Sie den Punkt "Suchen". Ein weiteres Menü klappt auf.

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Gehen Sie in ein Verzeichnis, das Sie häufig brauchen und schnell verfügbar haben wollen. Markieren Sie es.

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Wählen Sei aus dem Menü "Favoriten" den Punkt "Zu Favoriten hinzufügen". Im Feld "Name" können Sie einen bestimmten Namen eingeben.

Neue Suchmöglichkeiten im Explorer

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Vor und zurück im Windows Explorer

Genauso wie der Internet Explorer verfügt auch der Windows Explorer über einen "Vor-" und "Zurück"-Button. Im Internet surfen Sie dabei zu den Seiten, die Sie vor kurzem besucht haben. Hier passiert das selbe mit den Verzeichnissen Ihrer Datenträger.

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Dateien/Ordner öffnet den bekannten Suchdialog aus Windows 95, mit dem Sie Ihre Verzeichnisse durchforsten können.

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Klicken Sie auf "Erstellen in". Der Ordner wird jetzt in einem Unterordner der "Favoriten" angezeigt. Wenn Sie auf "Neuer Ordner" klicken, können Sie auch einen ganz neuen Ordner erstellen. Der neue Ordner wird dann als Unterordner des gerade markierten Ordners angelegt.

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Bestätigen Sie mit "OK". Im Menü "Favoriten" wird von jetzt an der Ordner angezeigt, den Sie hinzugefügt haben.

Klicken Sie ein paar verschiedene Verzeichnisse an. Wenn Sie jetzt auf dieses Symbol klicken, springen Sie zu dem Verzeichnis zurück, das Sie zuletzt angewählt haben. Das gleiche passiert, wenn Sie den "Vorwärts"-Button anklicken.

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Sie können aber auch speziell zu einem Verzeichnis springen, das Sie in letzter Zeit angewählt haben. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem "Zurück"- oder "Vorwärts"-Button. Es erscheint eine Liste der neun zuletzt besuchten Verzeichnisse. Bewegen Sie die Maus über die Einträge und klicken Sie den gewünschten an. Sie landen dann in diesem Verzeichnis.

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Kleinere Symbole im Windows Explorer

Die Symbole im neuen Explorer sind arg groß ausgefallen. So schrumpfen sie:

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Favoriten verwalten

Wenn es schon so eine schöne neue Funktion wie die Favoriten gibt, möchte man die auch richtig nutzen. So geht's:

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Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Symbolleiste". Rechts daneben klicken Sie auf "Symbolunterschriften".

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Die Punkte "Computer" bzw. "Microsoft Outlook" sind nur verfügbar, wenn Sie in einem Netzwerk oder mit Outlook arbeiten.

4

Klicken Sie auf "Im Internet", springen Sie (eine Internetverbindung vorausgesetzt) auf eine Microsoft WebSite, auf der verschiedene Suchmaschinen angebracht sind.

5

Wenn Sie auf "Personen" klicken, können Sie entweder im Adreßbuch suchen, das in Outlook Express integriert ist oder verschiedene Suchservices im Internet abfragen. Geben Sie dazu einfach einen Namen (evtl. noch andere Angaben) ein und klicken Sie auf "Jetzt suchen".

1

Wählen Sie aus der Menüleiste des Windows Explorers den Punkt "Favoriten" und daraus den Unterpunkt "Favoriten verwalten".

2

Markieren Sie einen Ordner. Jetzt können Sie ihn mit gedrückter Maustaste nach oben oder unten verschieben, umbenennen oder löschen.

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2

Die Symbole werden jetzt zwar ohne Text, aber dafür verkleinert dargestellt.

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titelthema Windows 98 Outlook Express

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Symbolleisten neu anordnen

Wenn Sie Outlook Express starten, ist die Symbolleiste oben angebracht. So können Sie das ändern:

1 2

Starten Sie Outlook Express. Klicken Sie neben eines der Symbole auf der Symbolleiste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Anordnen" und dann eine der Positionsangaben.

4

Auf die gleiche Weise können Sie Symbole aus der Symbolleiste entfernen. Ziehen Sie das gewünschte Symbol einfach ins linke Fenster.

Sie können auch die Position der Symbole innerhalb der Symbolleiste ändern. Entweder, Sie ziehen die Symbole einfach an die richtige Stelle oder Sie markieren das Symbol und klicken dann auf die Schaltflächen "Nach oben" bzw. "Nach unten".

6

Klicken Sie auf "Zurücksetzen", wird das Aussehen der Symbolleiste in den Ur-Zustand versetzt.

Neue Symbole in der Symbolleiste

Outlook Express bietet einigen Komfort, wenn es darum geht, die Symbolleisten individuell anzupassen. So fügen Sie neue Symbole hinzu oder löschen andere:

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste (aber nicht auf ein Symbol). Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Punkt "Schaltflächen".

2

Im linken Fenster sehen Sie alle Symbole, die Sie noch zur Symbolleiste hinzufügen können. Auf der rechten Seite sehen Sie diejenigen, die dort schon vertreten sind.

4

Geben Sie einen Namen ein. Der wird dann in Ihrem Adreßbuch (aus Outlook Express) gesucht. Wenn Sie auf "Suchen" klicken, können Sie die Adresse in verschiedenen Internet-Verzeichnisdiensten suchen lassen.

Symbolleiste persönlich einrichten

Arbeiten Sie schon einige Zeit mit Outlook Express, wissen Sie, was die einzelnen Symbole bedeuten. Sie brauchen die Symbolunterschriften also nicht mehr. Lassen Sie die Texte doch einfach weg. Das hat den Vorteil, daß Sie Platz für neue Icons gewinnen.

1 2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Symbolleiste.

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Zuerst müssen Sie ein Kriterium wählen, nach dem die eingehenden mails bearbeitet werden. Wenn das ausschlaggebende Kriterium die Empfängeradresse ist, klicken Sie auf "An".

5

22 Je nachdem, was Sie anklicken, wird die Symbolleiste jetzt links, rechts oder unten angezeigt.

3

Klicken Sie den Haken vor "Symbole und Text" weg. Auf der Symbolleiste erscheinen kleinere Symbole.

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Der Posteingangs-Assistent

Wollen Sie endlich Ordnung in Ihre e-mails bringen? Dann kommt der Posteingangs-Assistent gerade recht. Er sorgt dafür, daß ankommende e-mails automatisch in bestimmte Ordner verschoben, weitergeleitet oder gelöscht werden.

1 2

5

Möchten Sie eine eingehende Nachricht von einer bestimmten Person verschieben oder löschen, klicken Sie auf "Von" und suchen die Adresse aus. Genauso können Sie die Regel anwenden, wenn ein bestimmtes Wort in der Betreff-Zeile auftaucht.

6

Wenn Sie mehr als ein e-mail-Konto haben, klicken Sie das Kästchen vor "Konto" an und wählen es aus. Sie können auch angeben, daß eine bestimmte mail-Größe nicht überschritten werden darf. Das ist praktisch, zeit- und kostensparend.

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Posteingangs-Assistent".

Anfangs sind natürlich keine Regeln im Assistenten eingetragen. Klicken Sie deshalb auf "Hinzufügen".

7

Jetzt bestimmen Sie, was mit der eingehenden mail getan werden soll. Sie haben folgende Möglichkeiten:

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Wollen Sie neue Schaltflächen zur Symbolleiste hinzufügen, markieren Sie ein Symbol und ziehen es mit gedrückter linker Maustaste in das rechte Fenster. Ein Pfeil markiert die Stelle, an der das Symbol eingefügt wird.

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titelthema Windows 98

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Beim Verschieben und Kopieren müssen Sie einen Ordner aus Outlook Express angeben. Klicken Sie auf "Ordner" und markieren ihn. Wenn Sie einen neuen Ordner anlegen wollen, klicken Sie auf "Neuer Ordner" und geben einen Namen ein.

Server löschen" an, wird sie gleich bei Ankunft von dem Rechner gelöscht, der die mails entgegennimmt.

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2

Am unteren Ende des Fensters, unter "Senden", aktivieren Sie das Kästchen vor "Nachrichten aufteilen ...". Dann geben Sie noch die Dateigröße an, ab der die mail geteilt werden soll.

Große e-mailNachrichten aufteilen

Wenn Sie eine mail an eine bestimmte Person weiterleiten wollen, klicken Sie auf das Symbol neben "Weiterleiten an": Dann wählen Sie die e-mail-Adresse aus oder suchen sie.

Manche mail-Server haben ein Limit für die Nachrichtengröße. Sind ankommende e-mails (inklusive aller angehängten Dateien, etwa Bilder, Sounds oder Videos) zum Beispiel größer als 1 MByte, werden sie vom Server nicht angenommen. So umgehen Sie diese Beschränkung:

Outlook Express setzt dann die Einzelteile der mail beim Empfang wieder zusammen.

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1

In Outlook Express haben Sie verschiedene Ansichtsoptionen. So stellen Sie sie ein:

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Wollen Sie mails mit einem Standardtext beantworten, aktivieren Sie das Kästchen "Antworten mit". Klicken Sie danach auf "Durchsuchen". Hier suchen Sie eine Antwortdatei aus. Die Datei kann in den Formaten "eml" (Outlook Express e-mail), "txt" und "html" gespeichert sein.

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Konten". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "e-mail". Hier wählen Sie "Eigenschaften".

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1 2

Neue Ansichten für Outlook Express

Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Layout". Im Feld "Standard" sehen Sie vier Leisten, die Sie einblenden können.

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▼

Klicken Sie "Nicht vom Server downloaden" an, wird die Nachricht gar nicht erst heruntergeladen. Der Nachteil: Sie erfahren auch nicht, wer die e-mail geschrieben hat oder um welches Thema es geht. Klicken Sie "Vom

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titelthema Windows 98

3

2

Klicken Sie die gewünschten Elemente an und sie werden angezeigt. Die Outlook-Leiste kennen Sie vielleicht so ähnlich von dem größeren Bruder Outlook 97 oder 98. Genauso können Sie die Ordnerliste und -leiste ein- sowie ausschalten.

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Vorschau verwenden oder nicht

Normalerweise wird in Outlook Express eine Vorschau der Nachricht unter dem Inhalt eines Ordners dargestellt. So ordnen Sie die Vorschau anders an oder löschen sie.

1

Wechseln Sie zum Posteingang. Wählen Sie anschließend aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Layout".

2

Im Feld "Vorschau" aktivieren oder deaktivieren Sie mit einem Mausklick das Kästchen vor "Vorschau verwenden". Darunter können Sie auswählen, ob die Vorschau unter oder neben den Nachrichten angezeigt wird.

Wählen Sie die Spalte, die Sie verschieben wollen, mit der linken Maustaste an. Halten Sie sie gedrückt und ziehen die Spalte an die neue Stelle.

Sie können aber auch die letzte Option anwählen: "Textdatei" (mit Kommata als Trennzeichen)". Das ist das Dateiformat "csv", das Sie beispielsweise auch in Excel finden. Zuvor müssen Sie die Adressen des anderen Programms in diesem Format gespeichert haben. Dann klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen die richtige Datei aus.

3

Jetzt ordnen Sie den Feldern aus Ihrer bestehenden Adreßdatei Felder des Adreßbuchs von Outlook Express zu. Klicken Sie die entsprechenden Kästchen an und wählen Sie eines für das Outlook-Express-Adreßbuch.

3

Außerdem können Sie die Kopfdaten der Vorschau ein- oder ausblenden. Die Kopfdaten sind Absender und Empfänger sowie die Angabe, ob der Nachricht eine Anlage beigefügt ist.

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Importieren und Exportieren von Daten

4

Dann klicken Sie auf "Fertig stellen". Eventuell meckert Outlook Express, daß bestimmte Adreßangaben fehlen. Klicken Sie die Nachricht weg. Die Adressen werden dann ohne die fehlenden Angaben übernommen.

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Klicken Sie das Adreßbuch-Symbol an und Sie sehen die importierten Adressen.

Outlook Express liefert nicht so viele Im- und Exportmöglichkeiten wie etwa Outlook. Mit ein bißchen Getrickse kommen Sie aber trotzdem an die Daten aus anderen mail- oder Adreßprogrammen.

1

Aus dem Menü "Datei" wählen Sie "Importieren". Jetzt klicken Sie auf "Adreßbuch" oder "Nachrichten".

Wenn Sie Adreßbuch wählen, haben Sie die Möglichkeit, aus folgenden e-mail-Adreßbüchern zu importieren.

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Outlook- und Outlook-ExpressAdressen gemeinsam verwalten

Bisher war das gemeinsame Verwenden von Adressen aus Outlook und Outlook Express leider nur bruchstückhaft und auf vielen Umwegen möglich. Mit der neuen Version von Outlook – Outlook 98 – ist dieser Nachteil endlich behoben.

1

Starten Sie das Adreßbuch aus Outlook Express mit einem Klick auf das Symbol. Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen".

2

Hier sehen Sie, ob bei Ihnen die Daten von Outlook und Outlook Express gemeinsam verwendet werden. Die zweite (nicht aktivierte) Funktion wurde in der alten Version von Outlook verwendet.

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Neue Spalten im Posteingang

Wollen Sie ein paar zusätzliche mail-Angaben anzeigen lassen, etwa die Größe einer e-mail? So geht's:

1

Wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Spalten". Damit öffnet sich das Dialogfenster, in dem Sie die Spaltenansichten verändern können.

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Adreßfelder im Adreßbuch einfach vertauschen

Zwar können Sie in Outlook Express keine Adreßfelder löschen, sie aber in der Reihenfolge vertauschen. So sehen Sie dann doch nur die Felder, die Sie sehen wollen.

2

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1

Markieren Sie im linken Fenster die Angaben, die Sie anzeigen lassen wollen. Gleichzeitig können Sie bisher angezeigte Spalten löschen lassen. Markieren Sie dazu die Einträge des rechten Fensters. Dann klicken Sie auf die Schaltflächen "Hinzufügen" bzw. "Entfernen". Sie können die Spalten auch einfach vom linken ins rechte Fenster ziehen und umgekehrt. Die neuen Spalten werden danach angezeigt.

Starten Sie das Adreßbuch aus Outlook Express mit einem Klick auf das Symbol.

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titelthema Windows 98 Systeminformationen

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Systemdateien wiederherstellen

Wenn Sie eine zusätzliche Komponente unter Windows 95 installiert hatten (etwa einen Netzwerkdienst) und diese dann wieder deinstallierten, kam der Bootvorgang Ihres PCs oft ins Stocken. Dann bekamen Sie solche Meldungen wie "Eine Komponente, auf die in der "system.ini" verwiesen wird, wurde nicht gefunden ...". In Windows 98 können Sie dieses Problem einfach beheben:

1

Merken Sie sich die Dateien, die beim Windows-Start vergeblich gesucht werden. Am besten, Sie machen sich Notizen.

2

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Startbutton und wählen Sie aus dem Punkt "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme" das Programm "Systeminformationen".

3 4

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Systemdateiprüfung". Aktivieren Sie den Button vor "Eine Datei von der Installationsdiskette extrahieren".

5

Legen Sie die Windows-98-CD in das CDROM-Laufwerk ein. Geben Sie den Namen der Datei an, die beim Windows-Start vermißt wurde.

1

Starten Sie das Programm Systeminformationen wie in Tip 31, Schritt 2. Aus dem Menü "Extras" wählen Sie den Punkt "Systemkonfigurationsprogramm".

2

Bleiben Sie in der Registerkarte "Allgemein" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Weitere Optionen".

1

Starten Sie die "Systeminformationen" und wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Systemkonfigurationsprogramm".

2

In der Registerkarte "Allgemein" können Sie entscheiden, wie der Start Ihres PCs verläuft. Beim normalen Start werden alle Gerätetreiber gestartet. Beim "Diagnose-Start" können Sie jeden Ladevorgang einzeln bestätigen. Wenn Sie "Autostart-Auswahl" wählen, entscheiden Sie, welche Dateien beim Start verarbeitet werden.

3

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Punkt "Schnelles Herunterfahren deaktivieren".

Damit dauert das Herunterfahren etwas länger, der Rechner hängt sich aber nicht mehr auf.

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Besserer Überblick über Gerätekonflikte

Die Systeminformation ist auch ein gutes Hilfsmittel, wenn es darum geht, Gerätekonflikte zu sichten und zu beheben.

1 2

Starten Sie das Programm "Systeminformationen" (siehe Tip 31).

Klicken Sie im linken Fenster (unter "Systeminfo") auf "Hardwareressorcen". Es erscheint ein Verzeichnis mit den folgenden Punkten:

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Informationen von "Dr. Watson"

"Dr. Watson" ist ein in Windows 98 integriertes Hilfsprogramm, das nach Problemen sucht und darüber berichtet. So bekommen Sie noch mehr Informationen von "Dr. Watson".

1

Starten Sie die "Systeminformationen" und wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Dr. Watson".

2

Links neben der Windows-Uhr (im sogenannten Systray) finden Sie ein Symbol, mit dem Dr. Watson gestartet wird. Klicken Sie doppelt darauf.

3 6

Automatisch sollte der richtige Pfad für das CD-Laufwerk und der richtige Speicherpfad angegeben werden. Wenn alles geklappt hat, sehen Sie diese Meldung.

3

Klicken Sie auf "Konflikte/Freigabe". Hier wird aufgelistet, welche Interrupts von mehreren Komponenten gleichzeitig belegt werden.

Dr. Watson vollführt eine Schnell-Diagnose und sagt, ob "etwas Ungewöhnliches" gefunden wurde. Um mehr Informationen zu bekommen, wählen Sie aus dem Menü "Ansicht" den Punkt "Erweiterte Ansicht". Jetzt sehen Sie neun weitere Registerkarten:

4

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34 Keine Probleme mehr beim Herunterfahren

Beim Herunterfahren macht mancher Rechner Probleme. Er hängt sich dann einfach auf und bringt nicht die Nachricht, daß er ausgeschaltet werden kann. So können Sie das umgehen:

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Systemstart einfacher steuern

Hier können Sie sehen, welche Programme bei der Diagnose liefen, welche Dateien im Autostart geladen werden und viele weitere Windows-Interna.

Vorbei ist die Zeit, in der Sie mit unübersichtlichen "ini"-Dateien hantieren mußten. Wenn Sie Probleme haben, etwa weil ein Treiber im MSDOS-Modus nicht aktiv ist oder Fehlermeldungen beim Windows-Start auftreten, können Sie den Windows-Start jetzt zentral steuern.

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Windows 98

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Noch mehr Informationen von "Dr. Watson"

Wenn Sie Windows-Probleme haben, können falsche oder fehlende Einträge in der Registry häufig Schuld sein. Mit dem Registrierungsprüfer wird die Registry einer Diagnose unterzogen.

1

Starten Sie die "Systeminformationen" und wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Systemkonfigurationsprogramm".

2

In fünf Registerkarten sehen Sie die Systemdateien, die Sie verändern können:

1

Starten Sie die "Systeminformationen". Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Registrierungsprüfung".

2

Sofort wird die Registry geprüft. Gibt es keine Fehler, bietet das Programm an, die Registry nur zu speichern. Wenn Fehler entdeckt wurden, werden Sie aufgefordert, Ihren Rechner neu zu starten. Dann wird die Registry anhand einer gespeicherten Sicherheitskopie wiederhergestellt.

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Was steckt in meinem PC?

3

Wenn Sie das Häkchen vor einer Zeile wegklicken, wird der Eintrag beim Systemstart nicht geladen. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag, wenn Sie ihn verändern wollen.

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Programme endgültig raus aus dem Autostart

Mit dem "Systemkonfigurationsprogramm" können Sie auch Programme aus dem Autostart löschen, die zwar geladen, im Autostartordner aber nicht angezeigt werden.

Die Systeminformation in Windows 98 wird vor allem dem technischen Support einiger Firmen eine große Hilfe sein: Bei Problemen haben Sie die Möglichkeit, die komplette Rechnerkonfiguration auszudrucken. Allerdings können Sie nicht die Informationen einzelner Kategorien ausdrucken.

Verfahren Sie so, wie im Tip 28 beschrieben. Dann klicken Sie auf die Registerkarte "Autostart".

1

2

Starten Sie die "Systeminformationen". Klicken Sie im linken Fenster zum Beispiel auf "Komponenten" und dann auf "Multimedia".

1

Wenn Sie einen Eintrag sehen, der überflüssig ist, klicken Sie ihn weg. Achten Sie aber darauf, daß einige wichtige Systemdateien ebenfalls beim Programmstart geladen werden.

2

Das Programm listet jetzt genau auf, welche Multimedia-Komponenten (Soundkarte, Joystick) installiert sind und welchen Speicherbereich sie beanspruchen.

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3

Sie können nun entweder die ganze Systeminfo ausdrucken (klicken Sie dazu auf das Drucker-Symbol) oder sie als Textdatei exportieren. Dazu wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Exportieren", geben der Datei einen Namen und speichern sie in einem Verzeichnis.

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Systemdateien bearbeiten

In der Systeminformation können Sie auch alle Systemdateien (etwa "config.sys" und "autoexec.bat") zentral bearbeiten.

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Schluß mit den Versionenkonflikten

Sie kennen diese Meldung von Programminstallation: "Eine Datei mit einer älteren Versionsnummer überschreibt die neuere". Das kann dazu führen, daß ein Programm nicht mehr funktioniert. Der "Versionskonflikt-Manager" stellt diese Dateien wieder her.

1

Starten Sie die "Systeminformationen" und wählen aus dem Menü "Extras" den Punkt "Versionskonflikt-Manager".

2

Die Überprüfung wird gestartet. Wenn der "Manager" einen Versionskonflikt gefunden hat, können Sie die neuere Dateiversion wiederherstellen. Markieren Sie die Datei, die Sie wiederherstellen wollen. Dann klicken Sie auf "Markierte Dateien wiederherstellen". Danach sollte das Programm einwandfrei laufen.

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titelthema Windows 98 Systemprogramme

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Arbeiten mit dem Wartungs-Assistenten

Den Wartungs-Assistent kennen Sie so ähnlich vielleicht schon vom Windows-95-Plus-Paket. Damit lassen sich zu bestimmten Zeiten bestimmte Programme ausführen, etwa zum Defragmentieren oder Überprüfen der Festplatte. In Windows 98 ist diese Funktion standardmäßig eingefügt und um einige Funktionen erweitert worden.

5

Nacheinander gehen Sie die weiteren Einstellungen des Wartungs-Assistenten durch. Die Option "Startmenü bereinigen" sucht nach leeren Ordnern im Startmenü (das passiert bei unvollständigen Deinstallationen) und löscht sie.

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button. Wählen Sie "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme". Hier finden Sie den "Wartungs-Assistenten".

Doppelklicken Sie auf "Geplanten Task hinzufügen". Damit startet der Assisstent.

3 6

Wählen Sie zuerst die benutzerdefinierte Wartung. Damit legen Sie selbst fest, welche Programme wann ausgeführt werden.

Klicken Sie doppelt auf das Symbol des "Taskplaners", links neben der Windows-Uhr und dem Lautsprecher-Symbol. Damit wird der Ordner "Geplante Vorgänge" geöffnet.

2

1

2

1

Um die Zeit genau einzustellen, klicken Sie auf "Erneut planen". Hier bestimmen Sie, in welchem Rhythmus eine Aufgabe ausgeführt wird (monatlich, täglich etc.), um wieviel Uhr gestartet wird und den Tag.

Klicken Sie auf "Weiter". Sie sehen alle Programme, die Sie installiert haben. Wählen Sie das Programm, das automatisch ausgeführt werden soll. Klicken Sie dann auf "Weiter".

4

Unter "Task ausführen" klicken Sie die gewünschte Option an, danach auf "Weiter".

7 3

Legen Sie eine grobe Zeit fest, zu der die Wartungsarbeiten durchgeführt werden.

Wenn Sie auf "Weiter" klicken, kommen Sie nacheinander zum Defragmentierungsprogramm Scandisk und können nicht mehr benötigte Dateien löschen. Den genauen Zeitpunkt für die Ausführung dieser Aufgabe legen Sie wie in Schritt 6 beschrieben fest.

8

Am Schluß werden alle Aufgaben zusammengefaßt, die Sie geplant haben.

43 Klicken Sie auf "Fertig stellen" und die Wartungsarbeiten beginnen zum gewählten Zeitpunkt.

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Aufgaben automatisieren mit dem Taskplaner

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit, mit der Programme automatisch ausgeführt werden können: der Asssistent für geplante Tasks.

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Geben Sie jetzt das genaue Datum, die Uhrzeit und den gewünschten Tag an. Am Schluß klicken Sie auf "Fertig stellen". Das Programm wird nach Ihren Angaben gestartet.

4

Im nächsten Fenster werden die Programme angezeigt, die beim Windows-Start automatisch geladen werden, aber nicht unbedingt notwendig sind. Wenn Sie glauben, Sie brauchen die Programme nicht, klicken Sie das Häkchen vor dem Programm weg. Den OfficeStart sollten Sie aber nicht deaktivieren, da dadurch Programme des Microsoft Office schneller geladen werden.

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Unnötige Dateien endgültig löschen

Ein dringend benötigtes Tool ist in Windows 98 dazugekommen: ein Programm zur "Datenträgerbereinigung". Damit löschen Sie Dateien, die nur noch nutzlos auf der Festplatte liegen und Platz verschwenden (etwa temporäre Dateien, Internet-Dateien u.a.).

1

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button. Wählen Sie "Programme", "Zubehör" und "Systemprogramme". Hier klicken Sie auf "Datenträgerbereinigung".

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titelthema Windows 98

2

Als nächstes wählen Sie, welcher Datenträger nach unnützen Dateien durchsucht werden soll.

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3

4

Der Datenträger wird kurz durchsucht. In einem Fenster können Sie wählen, welche Dateitypen gelöscht werden sollen. Unten sehen Sie einen Beschreibungstext, der die Dateitypen erklärt.

Dann wählen Sie das Laufwerk aus, das Sie fragmentieren wollen. Wenn Sie mehrere Partitionen auf einer Fetsplatte haben, wird jede Partition einzeln fragmentiert.

Klicken Sie auf "OK". Zuerst wird das Laufwerk überprüft, dann die Defragmentierung gestartet. Je nach Schnelligkeit und Größe der Festplatte kann das einige Zeit dauern.

3

Klicken Sie doppelt auf einen Programmtyp. Im rechten Fenster sehen Sie alle Dateien dieses Typs. Die Dateien sind dabei markiert – je nachdem, ob sie gefahrlos gelöscht oder doch noch gebraucht werden können. "Rot" bedeutet "nicht löschen", "Gelb" "Vorsicht beim Löschen" und "Grün" "Kann problemlos gelöscht werden".

Trotzdem sollten Sie Ihre Festplatte häufig defragmentieren; Sie merken sofort, daß Ihr System schneller läuft.

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4

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen der Dateitypen, die gelöscht werden sollen. Rechts sehen Sie immer, wieviel Festplattenplatz durch die Löschaktionen frei wird.

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"Unwesentliche" Dateien löschen

Etwas problematischer ist das Löschen von Dateien mit dem Unterpunkt "Unwesentliche Dateien löschen". Hier sollten Sie schon ein wenig Bescheid wissen über die verschiedenen Dateitypen. Zwar werden bei dieser Aktion keine Systemdateien gelöscht; trotzdem können nach einer Nacht-und-Nebel-Löschaktion wichtige Dateien fehlen.

1

Aktivieren Sie im Programm "Datenbereinigung" den Punkt "Unwesentliche Dateien".

2

Ihre Festplatte wird überprüft und Dateien aufgelistet, die nicht unbedingt gebraucht werden. Darunter befinden sich zum Beispiel auch ClipArts, Schriftarten und Hilfedateien. Hier müssen Sie genau abwägen, ob Sie die Dateien wirklich löschen wollen. Weniger kritisch ist das bei temporären Dateien.

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Markieren Sie die Dateien, die Sie löschen wollen. Dann klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt "Löschen". Die Sicherheitsabfrage bejahen Sie ebenfalls. So können Sie etliche Megabytes frei machen.

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Defragmentierung: besser denn je

Schon unter Windows 95 gab es die Defragmentierung. In Windows 98 arbeitet das Defragmentierungsprogramm aber weitaus effektiver. Damit wird der Platz auf der Festplatte besser ausgenutzt und Programme so angeordnet, daß sie schneller starten.

1

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button und wählen Sie aus "Programme" den Punkt "Zubehör" und "Systemprogramme". Hier klicken Sie auf "Defragmentierung".

2

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen". Im Feld "Beim Defragmentieren der Festplatte" sollten beide Optionen aktiviert sein.

Auf zum neuen Dateisystem

Das neue Dateisystem FAT 32 (das allerdings auch schon in einer späteren Windows-95-Version eingebaut war) ist eines der Highlights von Windows 98. Damit wird der Speicherplatz auf der Festplatte besser genutzt. Die Laufwerkskonvertierung von FAT 16 (das alte Dateisystem) auf FAT 32 geschieht aber nicht automatisch. Es ist eines der ersten Dinge, die Sie mit Windows 98 tun sollten. Aber Vorsicht! Nur Windows 95 und 98 unterstützen das Dateisystem FAT 32. Wenn Sie Windows 3.1, NT oder eine DOS-Version vor Windows 95 ausführen (etwa als zweites Betriebssystem) wird das FAT-32-Laufwerk nicht erkannt.

1

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button. Wählen Sie aus "Programme" den Punkt "Zubehör" und "Systemprogramme". Hier klicken Sie auf "Laufwerkkonvertierung".

2

Wählen Sie jetzt das Laufwerk aus, das Sie konvertieren wollen. Neben dem Laufwerk sehen Sie die Angabe des Dateisystems. Wenn Ihr Laufwerk zu klein ist (unter etwa 500 Byte), wird das Dateisystem nicht umgewandelt. Schließlich gibt es dann keine Vorteile.

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Windows 98

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Als erstes bekommen Sie den Hinweis, daß möglicherweise ein Anti-Virus-Programm auf diesem Laufwerk installiert ist. Diese Standard-Meldung tritt selbst dann auf, wenn kein solches Programm installiert ist. Anschließend kommt die Meldung, daß MS-DOS, Windows 3.1 oder Windows NT FAT 32 nicht unterstützen. Dann wird nach inkompatiblen Programmen gesucht. Erst danach beginnt die Konvertierung. Ist alles erledigt, starten Sie den PC neu.

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Windows-Update per Internet

Ein neues Feature von Windows 98 ist das Online-Update bestimmter Komponenten. So werden etwa Gerätetreiber automatisch aktualisiert. Wenn Sie sich registriert haben und einen Internetzugang besitzen, können Sie von einer Internet-Seite Windows-98-Updates holen.

1

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Start-Button und wählen Sie den Punkt "Windows Update".

2

Die Windows-98-Updates-Seite wird geladen. Eine Meldung fragt ab, ob Sie "Active Update" installieren wollen (Ihnen bleibt gar nichts anderes übrig, denn ohne das Programm ist kein Update möglich). Danach klicken Sie auf den Link "Produktupdates".

3

Jetzt wird überprüft, welche Programmkomponenten Sie auf Ihrem PC installiert haben und ob eine neuere Version verfügbar ist. Bestätigen Sie die Frage mit "Ja".

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In einer Liste sehen Sie die Komponenten, die aktualisiert werden können. Zum Redaktionsschluß waren noch keine Updates verfügbar. Es gibt aber zusätzliche Programme und Desktop-Motive, die Sie (Registrierung vorausgesetzt) herunterladen können.

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Bewegen Sie sich bis zum unteren Rand der Seite und klicken Sie auf "Weiter". Wählen Sie den Ort des Servers aus, von dem Sie das Update laden wollen. Dann klicken Sie auf "Download starten". Am Schluß wird erklärt, wie Sie das Update installieren müssen. Klicken Sie dazu auf "Anweisungen anzeigen".

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titelthema Windows

Windows 95 49 Oberfläche optimieren

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Versteckte Dateien sehen

Wenn Sie mit dem Windows-Explorer arbeiten und Ihre Festplatte(n) und Verzeichnisse durchforsten, werden noch lange nicht alle Dateien angezeigt. Das läßt sich aber leicht und schnell ändern:

Praktische Menüs

Windows stellt – je nach Eigenschaft der angeklickten Datei – verschiedene mögliche Aktionen zur Verfügung. Diese Aktionen sind unter sogenannten kontextsensitiven Menüs zusammengefaßt. Kontextsensitiv deshalb, da je nach Art des angeklickten Objekts unterschiedliche Aktionen durchführbar sind. Klicken Sie eine Datei, ein Programm oder ein Verzeichnis nicht wie gewöhnlich mit der linken Maustaste an, sondern mit der rechten. Sofort erscheint ein Menü, in dem alle möglichen Manipulationen mit der angeklickten Datei aufgeführt sind.

1

Rufen Sie den Windows-Explorer auf. Klicken Sie dazu auf den Start-Knopf. Bewegen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag "Programme" und dann auf den Untermenüpunkt "WindowsExplorer".

2 3

Öffnen Sie das Startmenü und wählen den Befehl "Ausführen". Geben Sie dann "regedit" ein.

2

Öffnen Sie den folgenden Ordner "HKEY_ CLASSES_ROOT/Paint.Picture/Default.Icon".

3

Klicken Sie mir der rechten Maustaste auf den Eintrag "Standard" im rechten Fenster. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Ändern".

4

Ändern Sie den ursprünglichen Wert auf "%1". Bestätigen Sie die Eingabe mit "OK" und schließen den Registrierungseditor. Führen Sie einen Neustart aus. Danach wird die Bitmap-Grafik im Explorer verkleinert dargestellt.

Rufen Sie den Menüpunkt "Ansicht" und dort den Unterpunkt "Optionen..." auf.

In diesem Fenster stellen Sie ein, wie Dateien angezeigt werden sollen. Wählen Sie "Alle Dateien anzeigen". Damit werden normalerweise unsichtbare Systemdateien sichtbar. Damit Sie diese auch vernünftig zuordnen können, müssen Sie die Dateiendungen sehen. Deshalb klicken Sie "Keine MS-DOS-Erweiterungen für registrierte Dateien" an.

1

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Eigenschaften von Anzeige

Monitor, Bildschirmauflösung, Grafikkarte und das Aussehen von Windows ändern Sie über die "Eigenschaften der Anzeige". Normalerweise rufen Sie diese Funktion über die Systemsteuerung auf. Es geht aber auch schneller.

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Aufklappzeit von Menüs verändern

Im Registrierungseditor können Sie auch bestimmen, wie schnell sich Menüs öffnen.

1

Öffnen Sie den Registrierungseditor, wie in Tip 51. Dann wählen Sie den Schlüssel (Ordner) "HKEY_CURRENT_USER/Control Panel".

1

"Eigenschaften von Anzeige" rufen Sie auf, indem Sie einfach mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche auf dem Windows-Bildschirm klicken. Sofort erscheint ein kontextsensitives Menü (siehe auch Tip 49, "praktische Menüs").

2

Klicken Sie auf den untersten Menüpunkt: "Eigenschaften". Nun erscheint das Fenster "Eigenschaften von Anzeige" und Sie können Ihre gewünschten Einstellungen vornehmen.

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4

Klicken Sie zunächst auf "Übernehmen". Schließen Sie dann das Fenster mit einem Klick auf "OK".

32

Bitmap-Icons sofort im Explorer sehen

Bitmap-Dateien (aber nur die!) können Sie im Explorer verkleinert darstellen lassen. Das ist ganz einfach.

2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Listenfenster und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Punkt "Neu/Zeichenfolge".

3

Geben Sie dem neuen Wert den Namen "MenuShowDelay". Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die neue Zeichenfolge und wählen Sie "Ändern".

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titelthema Windows Tragen Sie im Feld "Wert" eine Zahl zwischen 1 und 1000 ein (die Zahlen stehen dabei für Millisekunden). Bestätigen Sie mit "OK", schließen den Registrierungseditor und starten den Rechner neu.

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6

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "filename" und wählen "Ändern". Geben Sie im Feld "Wert" "Bild.jpg" ein.

1

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Startbutton und wählen aus dem Kontextmenü den Punkt "Öffnen". Der Inhalt des Startmenüs wird aufgelistet.

Neue Einträge im Kontextmenü

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop klicken, finden Sie im Kontextmenü unter dem Punkt "Neu" einige Punkte, mit denen Sie Dateien bestimmter Programme anlegen können.

1

Starten Sie das Programm, mit dem Sie eine neue Datei erstellen wollen. In unserem Beispiel ist das "Paint Shop Pro" (dieses Programm finden Sie auf unserer Heft-CD unter dem Punkt Grundausstattung).

2

Wählen Sie aus dem Menü "File" den Punkt "New". Bestätigen Sie die Angaben für das Bild und speichern die Datei dann unter dem Namen "Bild" im Dateiformat "jpg" und im Verzeichnis "/Windows/ShellNew".

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Danach schließen Sie den Registrierungseditor und starten Windows neu. Im Kontextmenü unter "Neu" finden Sie jetzt den Eintrag "JPEG-Bild".

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Einträge aus dem Menü "Neu" löschen

Mit der Zeit schreiben sich einige Programme in das Menü "Neu" ein, das Sie mit einem Rechtsklick auf den Windows-Desktop öffnen. So löschen Sie die Einträge:

1

Schauen Sie sich zuerst die Einträge aus dem Menü "Neu" an und wählen Sie einen, den Sie löschen wollen. Wichtig ist dabei die Endung der Datei. Klicken Sie auf einen Dateityp und schauen dann auf die Dateiendung.

2

Jetzt suchen Sie in der "Registry" nach dieser Dateiendung (in unserem Beispiel ist das der Dateityp ".jpg"). Öffnen Sie die "Registry", wie schon in Tip 51 beschrieben. Gehen Sie zum Verzeichnis "HKEY_CLASSES_ROOT\.jpg\ShellNew".

3

Öffnen Sie den Registrierungseditor wie oben beschrieben und wechseln dann in das Verzeichnis "HKEY_CLASSES_ROOT". Hier suchen Sie die Dateierweiterung ".jpg".

3

2

Doppelklicken Sie auf das Symbol "Programme". Markieren Sie die Ordner oder Programme, die Sie aus dem Startmenü entfernen wollen und klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Löschen".

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Blinkgeschwindigkeit des Cursors

Das Blinken des Cursors soll Sie auf seine aktuelle Position aufmerksam machen. Blinkt Ihnen der Cursor beispielsweise in Winword zu schnell oder zu langsam, läßt sich leicht Abhilfe schaffen:

1

Öffnen Sie die Systemsteuerung über das Startmenü und klicken Sie doppelt auf das Symbol "Tastatur".

2

Jetzt öffnet sich ein Fenster. Im unteren Teil finden Sie das Feld "Cursorblinkgeschwindigkeit" mit einem Schieberegler. Ziehen Sie den Regler mit der Maus hin und her. Links sehen Sie einen Cursor in der aktuellen Geschwindigkeit blinken.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "ShellNew".

4

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Ordner ".jpg". Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Neu/Schlüssel"

Im Kontextmenü klicken Sie auf "Löschen". Nun ist der Eintrag aus dem Menü "Neu" entfernt.

55 und geben ihm den Namen "ShellNew". Dann klicken Sie doppelt auf den Eintrag.

5

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster (aber nicht auf den Schlüssel) und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Neu/Zeichenfolge". Geben Sie den Namen "filename" ein.

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Programme aus dem Startmenü entfernen

Wenn Sie Programme mit dem Windows-eigenen Deinstallationsprogramm löschen, bleiben gelegentlich die Einträge im Startmenü übrig. Selbst gute Uninstaller versagen oft bei dieser Löschaktion. Diese Zeilen beeinträchtigen zwar nicht die Funktion von Windows, sind aber unnötig und auf Dauer lästig. So werden Sie die überflüssigen Einträge im Startmenü endlich los.

3

Haben Sie sich für eine Geschwindigkeit entschieden, klicken Sie zuerst auf den Knopf "Übernehmen" und anschließend auf "OK".

33

titelthema Windows

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Symbolbeschriftung kürzen

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Systemsteuerung ins Startmenü übernehmen

Wenn Sie auf Ihrer Arbeitsoberfläche eine Verknüpfung erstellen, können Sie ihr einen beliebigen Namen geben. Sollten einzelne Wörter zu lang sein, kürzt Windows den Rest der Beschriftung einfach mit "..." ab. So wird aus der "Installationsüberwachung" schnell die "Installationsüberw...". Das können Sie vermeiden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startbutton und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Öffnen".

1

2

Klicken Sie auf das Symbol, dessen Beschriftung Sie ändern wollen. Anschließend drükken Sie die Taste "F2". Die Symbolbeschriftung wird ungekürzt angezeigt und gleichzeitig markiert.

2

Suchen Sie eine geeignete Stelle, an der Sie das Wort trennen können. Fügen Sie dort ein Trennzeichen "-" gefolgt von einem Leerzeichen ein. Windows verschiebt den Rest des Wortes in eine neue Zeile. So bleibt künftig die ganze Beschriftung sichtbar.

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Bildlaufleisten anpassen

Ärgern Sie sich gelegentlich, daß Sie die Pfeile der Bildlaufleisten nicht richtig treffen? Dann können Sie leicht Abhilfe schaffen:

Die Systemsteuerung ist eine der Funktionen von Windows 95, die Sie am häufigsten brauchen. Sie ist aber schwer erreichbar. So nehmen Sie die Systemsteuerung (mit allen Verzweigungen) mit ins Startmenü auf:

Klicken Sie auf "Bearbeiten" und dann auf "Neu". Im Feld "Vorgang" geben Sie einen einprägsamen Namen ein (etwa "Internet", wenn Sie einen Internet Browser öffnen wollen).

3

3

Als Ordnernamen geben Sie folgendes ein: "Systemsteuerung.{21ec2020-3aea-1069a2dd-08002b30309d}" Drücken Sie die Eingabetaste. Im Startmenü erscheint jetzt die Systemsteuerung mit allen Verzweigungen.

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Windows-Explorer im Hauptverzeichnis starten

Wenn Sie den Windows Explorer öffnen, sehen Sie als erstes immer das Startmenü im WindowsVerzeichnis. Das ist unpraktisch. So wird das Hauptverzeichnis oder ein Verzeichnis Ihrer Wahl angezeigt:

1

2 3

2 3

Im unteren Teil des Fensters finden Sie "Bildelement:". Klicken Sie in der darunter liegenden Zeile auf den nach unten gerichteten Pfeil und wählen Sie den Punkt "Bildlaufleiste".

Aus dem Menü wählen Sie "Eigenschaften" und daraus die Registerkarte "Verknüpfung". Im Feld "Ziel" geben Sie folgende Zeile ein und bestätigen sie mit "OK":

61 Jetzt können Sie im Feld rechts neben der Zeile die Größe angeben (Voreinstellung ist 16). Bestätigen Sie durch einen Klick auf "OK".

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Im Feld "Anwendung für diesen Vorgang" muß das auszuführende Programm, inklusive Verzeichnisangabe, stehen. Klicken Sie am besten auf "Durchsuchen" und wählen das Programm aus.

4

Wenn Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf den Startbutton klicken, erscheint auch der neue Eintrag.

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Kontextmenü des Startbuttons erweitern

Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Startbutton klicken, können Sie Dateien suchen, den Explorer starten und das Startmenü öffnen. So fügen Sie neue Befehle in das Menü ein:

Doppelklick auf dem Desktop mit "RunDLL"

Das Programm "RunDLL.exe" wird von vielen anderen Programmen mitbenutzt. So können Sie sich mit einem Doppelklick auf ein Symbol (und einer Verknüpfung mit RunDLL) viel Zeit sparen. Mit dieser Methode können Sie etwa eine Diskette kopieren oder Windows beenden.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Windows-Desktop. Wählen Sie aus dem Kontextmenü "Neu" und dann "Verknüpfung".

2 Beim nächsten Start des Explorers wird zuerst das Verzeichnis "C:" angezeigt. Das klappt auch mit jedem anderen Verzeichnis.

4

2

Das Startmenü wird geöffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Explorer-Fenster (aber nicht auf ein Symbol!) und wählen aus dem Kontextmenü "Neu" und "Ordner".

Klicken Sie auf eine freie Stelle des Desktops mit der rechten Maustaste und öffnen das Menü "Eigenschaften". Bringen Sie die Karteikarte "Darstellung" in den Vordergrund.

Öffnen Sie den Windows Explorer. Dort wählen Sie im Menü "Ansicht" den Punkt "Optionen" und klicken dann die Registerkarte "Dateitypen" an. Hier suchen Sie den Dateityp "Ordner".

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startbutton, öffnen Sie den "ProgrammeOrdner" und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das "Windows-Explorer"-Symbol.

1

1

Geben Sie unter "Befehlszeile" folgenden Befehl ein (Kopieren einer Diskette):

Dann geben Sie dem Symbol noch einen Namen. Per Doppelklick auf das Symbol wird der Befehl gestartet.

3

Und mit diesem Befehl fährt Windows per Doppelklick herunter:

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titelthema Windows

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Verknüpfungen ohne Pfeil

Wenn Sie in Windows 95 auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung zu einer Datei oder zu einem Programm anlegen, wird diese mit einem Pfeil in der unteren Ecke gekennzeichnet. Das muß nicht sein. Um das zu ändern, müssen Sie in die Registrierdatenbank.

1 2 3

Wählen Sie zuerst "Start" und klicken Sie dann auf "Ausführen". Ein Textfenster erscheint. Hier geben Sie "Regedit" ein.

In der Regedit klicken Sie mit der Maus einmal auf den Eintrag "HKEY_CLASSES_ ROOT" und suchen dort den Eintrag "INKFILE".

4 5

Klicken Sie diesen Eintrag wiederum mit der Maus an.

6 7

Um die Neueinstellung zu aktivieren, müssen Sie Windows 95 neu starten.

1 2

Öffnen Sie zunächst einen beliebigen Ordner.

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Als neues Listenelement erscheint nun "Neuer Wert #1". Tippen Sie jetzt einfach "IsShortcut" ein. Beenden Sie Regedit und starten Sie den Computer neu. Die Pfeile sind wieder da.

Neue Icons mit Windows 95

Wählen Sie im Menü "Ansicht" den Unterpunkt "Optionen" und wechseln Sie hier zum Register "Dateitypen".

Neue Symbole und Icons gibt es auf Extra-CDROMs in Massen. Was viele nicht wissen: Auch Windows 95 kann solche Logos erzeugen und einbauen.

3

1

In der Liste "Registrierte Dateitypen" blättern Sie so weit, bis Sie den Eintrag "Ordner" finden.

Starten Sie das Zeichenprogramm "Paint". Sie finden es unter "Start", "Programme", "Zubehör".

4 5 6

2

Markieren Sie den Eintrag mit einem Mausklick. Klicken Sie anschließend einmal auf "Bearbeiten".

Eine Dialogbox erscheint. Hier wählen Sie den Eintrag "explore" und setzen diesen mit der Schaltfläche als Standard.

Im rechten Teilfenster sehen Sie den Eintrag "IsShortcut". Markieren Sie ihn und drücken Sie dann die "Entf"-Taste. Beenden Sie den Registrierungseditor.

Wollen Sie das Ganze wieder rückgängig machen, rufen Sie erneut "INKFILE" auf, wie in den Schritten 1-3 beschrieben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den leeren Bereich des rechten Teilfensters. Ein Menü erscheint. Wählen Sie hier den Eintrag "Neu". Im Untermenü klicken Sie auf die Zeichenfolge.

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Im Menü "Bild" wählen Sie "Attribute" und legen unter "Maßeinheit" die Option "Pixel" fest. Geben Sie unter "Höhe" und "Breite" jeweils den Wert "32" ein. Links oben sehen Sie nach der Bestätigung mit "OK" nun das leere Icon.

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Vergrößern Sie die Ansicht mit der Lupe am linken Bildschirmrand. Gestalten Sie das Logo nach Ihren Vorstellungen. An den Stellen, die weiß bleiben, schimmert später der Desktop durch.

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Wollen Sie ab und zu einmal nur mit der Ordneransicht arbeiten, dann klicken Sie den zu öffnenden Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Menü "Eintrag öffnen". Der Ordner erscheint ungeteilt.

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Dokumentauszug auf dem Desktop

Brauchen Sie einen bestimmten Textauszug öfters und auf einen Klick, können Sie ihn einfach auf den Desktop ziehen.

1

Markieren Sie einen Text in Word oder eine Tabelle aus Excel und ziehen den Auszug mit gedrückter Maustaste auf die Oberfläche.

4

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie das Werk unter "Datei" und "Speichern". Legen Sie dabei als Ausgabeformat das "16-Farben-Bitmap" fest.

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Starten Sie den Explorer. Suchen Sie die eben gespeichert Bitmap-Datei heraus. Vorsicht! Ist nur der Name zu sehen und nicht die Endung, wählen Sie im Menü "Ansicht" und "Optionen". Deaktivieren Sie "Keine MS-DOS Erweiterung für registrierte Dateien".

2

Auf dem Desktop erscheint ein Symbol mit der Aufschrift "Dokument Datenauszug". Dann folgt der Name des Dokuments. Klicken Sie einfach auf den Namen des Auszugs und benennen ihn um. Wenn Sie doppelt auf das Symbol klicken, wird der Textauszug geladen.

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Explorer statt Ordner

Das Explorer-Fenster ist zweigeteilt. Die OrdnerFenster dagegen enthalten meist nur die einseitige Ansicht, und sind daher oft kompliziert zu durchforsten. Im Explorer kann zudem nach Dateien und Ordnern gesucht werden. Daher wäre es geschickt, statt der Ordner- immer die Explorer-Ansicht zu bekommen. Das geht!

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Taskleiste immer vorne

Viele Programme auf CD-ROM benötigen eine Darstellung am ganzen Bildschirm. Das heißt aber auch, daß die Task-Leiste von Windows 95 dadurch in den Hintergrund gedrängt wird. Verwenden Sie einfach die Tastenkombination "Strg" + "Esc", wenn Sie die Task-Leiste während der Anwendung benötigen.

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Ändern Sie die Endung manuell von ".bmp" in ".ico". Ignorieren Sie ruhig die Warnung, daß die Datei zerstört werden könnte.

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Mit der rechten Maustaste klicken Sie auf die Verknüpfung auf dem Desktop, die mit dem neuen Symbol versehen werden soll. Wählen Sie "Eigenschaften". Im Register "Verknüpfung" klicken Sie auf "Anderes Symbol". Mit Hilfe von "Durchsuchen" arbeiten Sie sich zu Ihrem gerade umbenannten Symbol durch. Wählen Sie es an und bestätigen Sie mit "OK".

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titelthema Windows Windows schneller machen

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ExplorerSchnellstart

teiattribut "Schreibgeschützt". Der Haken ist jetzt weg und die Datei läßt sich bearbeiten. Übernehmen Sie die neuen Eigenschaften mit einem Klick auf "OK".

Wenn Ihnen der Start des Windows-Explorers über den Start-Knopf zu mühsam ist, geht das auch schneller. Dazu muß allerdings eine Windows-95-Tastatur an Ihrem PC angesteckt sein.

1

Um den Windows-Explorer direkt aufzurufen, brauchen Sie nur die "Windows"-Taste und "e" gleichzeitig zu drücken.

2 69

Der Explorer erscheint und zeigt alle verfügbaren Laufwerke an.

4

Klicken Sie die Datei "MSDOS.sys" nochmals mit der rechten Maustaste an. Wieder erscheint das Menü. Jetzt wählen Sie den obersten Punkt: "Öffnen mit...". Suchen Sie den Eintrag "NOTEPAD" und klicken Sie doppelt darauf.

Starten Sie wie oben beschrieben den Registrierungseditor. Dann wechseln Sie in den Ordner "HKEY_LOCAL_MACHINE/Software/ Microsoft/Windows//CurrentVersion/Run".

2

Klicken Sie den Ordner doppelt an. Im rechten Fenster sehen Sie die Einträge der Programme, die Windows automatisch startet.

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Mit der rechten Maustaste wählen Sie das Programm an, das Sie entfernen wollen. Dann wählen Sie aus dem Kontextemenü den Punkt "Löschen". Aber Vorsicht! Löschen Sie nicht alle Programme, da ein paar dringend von Windows 95 gebraucht werden.

Den Fensterinhalt aktualisieren Sie mit "F5". Das kann nötig sein, wenn Sie ein Fenster mit dem Inhalt einer Diskette offen haben. Sie wechseln die Diskette und wollen nun den neuen Inhalt sehen. Mit "F5" geht das mit nur einem einzigen Tastendruck.

2

Auch das Umbenennen von Dateien und Verzeichnissen funktioniert mit nur einer Taste: "F2". Wählen Sie dazu die Datei oder das Verzeichnis an und drücken Sie die Taste "F2". Jetzt können Sie den vorhandenen Namen nach Belieben ändern. Sie speichern ihn mit einem Druck auf die "Eingabe"-Taste.

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Jetzt öffnet der Editor die Datei "MSDOS.sys". Fügen Sie in die Zeile nach "Network=0" "Logo=0" ein.

Startlogo weglassen

Beenden Sie den Registrierungseditor und starten Sie Ihren Rechner neu. Danach wird das Programm nicht mehr gestartet.

Dateien schnell markieren

Wollen Sie mehrere Dateien verschieben, kopieren oder löschen, müssen Sie das entweder einzeln erledigen (Zeitverschwendung!) oder alle gewünschten Dateien in einem Arbeitsgang markieren. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten:

1

Damit Sie alle Dateien und Verzeichnisse in einem Ordner kennzeichnen, halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und tippen auf die Taste "A".

1 2

Als erstes müssen Sie den Tip 48 ausführen, "Versteckte Dateien sehen".

2

Starten Sie den Windows-Exprorer (siehe auch Tip 68, "Explorer Schnellstart"). Rufen Sie das Laufwerk "C:" auf.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei "MSDOS.sys". Es erscheint ein Menü (siehe Tip 49, "praktische Menüs"). Rufen Sie "Eigenschaften" auf. Klicken Sie auf das Da-

4

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Das animierte Startlogo von Windows (der Windows-Schriftzug vor den Wolkenhintergrund) verlangsamt nicht nur den Systemstart, sondern verdeckt auch Fehlermeldungen. Dieses Logo können Sie aber leicht weglassen:

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Bestimmt kennen Sie das Problem: Sie löschen ein Programm, aber es befindet sich trotzdem noch im Autostart und wird regelmäßig geladen. So werden Sie die lästigen Programme los:

Die wichtigsten Tastaturkürzel

1

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Programme endgültig aus dem Autostart entfernen

1

Mit Tastaturkürzeln geht vieles schneller. So manche Funktion läßt sich mit nur einer oder zwei Tasten aufrufen, ohne durch zahlreiche Menüs zu irren. Hier die wichtigsten Kürzel für den Windows-Explorer und die Dateifenster von Windows 95:

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6

Sichern Sie die Datei anschließend unter gleichem Namen wieder (die alte Version wird überschrieben). Anschließend setzen Sie das Dateiattribut "Schreibgeschützt" erneut. Ab sofort ist das Startlogo verschwunden.

Wollen Sie mehrere Dateien markieren, die hinter- oder nebeneinander stehen, klicken Sie die erste der Zeilen an. Dann halten Sie die "Umschalt"-Taste gedrückt und markieren die anderen Dateien durch das Drücken der "Pfeil"-Tasten. Sollen von der betreffenden Datei an alle restlichen Zeilen gekennzeichnet werden, halten Sie die "Umschalt"-Taste gedrückt und tippen einmal kurz die "ENDE"-Taste Ihrer Tastatur.

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Windows

3

Sollen mehrere, im Ordner bunt verteilte, Dateien markiert werden, gehen Sie so vor: Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus nacheinander alle Zeilen an, die Sie kennzeichnen wollen.

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Text aus dem DOSFenster kopieren

Unter Windows können Sie ganz einfach Texte kopieren und an einer anderen Stelle oder in einem anderen Programm wieder einfügen. Doch auch den Text-Inhalt des MS-DOS-Fensters können Sie unter Windows problemlos kopieren.

1

Klicken Sie in der Menüleiste des MS-DOSFensters auf das Symbol für "Markieren" (im Bild rot eingerahmt).

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In der Zeile Tastenkombination sehen Sie als Eintrag "Kein". Klicken Sie auf diesen Eintrag. Wenn Sie jetzt zum Beispiel die Taste "F7" drücken, wird diese als Tastenkombination eingetragen. Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie das Menü und Ihre Auswahl wird gespeichert.

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2

Ziehen Sie jetzt mit der Maus das weiße Rechteck so weit, daß der gesamte Text, den Sie kopieren wollen, weiß eingerahmt ist. Klappt es nicht beim ersten Mal, können Sie problemlos mehrfach ansetzen.

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Klicken Sie nun auf das Symbol "Kopieren" in der Menüleiste (rechts neben "Markieren).

Jetzt können Sie diesen Text in eine beliebige Textverarbeitung unter Windows einfügen.

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Eigene Tastaturkürzel

In Windows gibt es bereits viele Tastenkombinationen für verschiedene Funktionen und Programme. Sie müssen sich aber nicht mit den vorhandenen Möglichkeiten zufrieden geben. Den von Ihnen am häufigsten verwendeten Anwendungen können Sie ganz leicht eigene Tastaturkürzel zuordnen.

Schnelle Dateisuche

Suchen Sie häufig nach denselben Dateien? Dann ist der Weg über das Startmenü und die manuelle Eingabe der Suchkriterien oft sehr umständlich. Viel schneller geht es, wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop anlegen. Dort können Sie anschließend Ihre Suchkriterien speichern.

1

Starten Sie als erstes die Suchfunktion. Sie finden sie im Startmenü unter "Suchen / Dateien/Ordner...".

2

Als nächstes geben Sie die Suchkriterien ein. Sind Sie fertig, klicken Sie auf "Starten", um die Suche auszuführen. Das ist notwendig, damit Ihre Kriterien gespeichert werden.

1

Starten Sie den Windows Explorer und suchen Sie die Anwendung, der Sie eine Tastenkombination zuordnen wollen. Auch einer bereits vorhanden Verknüpfung auf dem Desktop können Sie ein Tastaturkürzel geben.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei bzw. die Verknüpfung. Ein Kontextmenü wird geöffnet. Wählen Sie hier den Eintrag "Eigenschaften". Klicken Sie danach auf die Registerkarte "Verknüpfung".

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Warten Sie, bis die Suche beendet ist. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Befehl "Optionen". Falls vor dem Eintrag "Ergebnis speichern" ein Haken erscheint, klicken Sie den Eintrag einmal an. Dann wird er gelöscht.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf "Datei". Wählen Sie den Befehl "Suche speichern". Auf der Arbeitsoberfläche erscheint eine neue

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titelthema Windows Verknüpfung. Wenn Sie sie öffnen, erscheint künftig die Dateisuche mit Ihren gespeicherten Vorgaben.

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Dateien schneller löschen

Immer wenn Sie in Windows eine Datei löschen möchten, erscheint ein Dialogfenster. In diesem werden Sie gefragt, ob Sie die Datei wirklich löschen möchten.

daß alle diese Programme aktiviert werden, halten Sie beim Hochfahren des Computers einfach die "Strg"-Taste gedrückt.

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Sie suchen eine ganz bestimmte Datei. Doch statt erst einmal kompliziert im Explorer sämtliche Unterverzeichnisse zu durchforsten, geht das auch schneller:

1

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorbsymbol. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften" aus.

2

Auf der Registerkarte "Global" finden Sie das Auswahlfeld "Dialogfeld zur Bestätigung einblenden". Als Standard finden Sie einen Haken in dem Kontrollkasten. Klicken Sie einmal in den Kasten, um den Haken zu entfernen.

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Der Trick: Sie müssen nur ganz schnell weitertippen – ohne Pause. Suchen Sie also die Datei "Explorer", tippen Sie das Wort so schnell es geht. Dieser Trick funktioniert auch für alle Dateiauswahldialoge in den Anwendungsprogrammen.

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Dateien löschen

Dateien, die Sie in Windows 95 löschen, werden normalerweise erst in den Papierkorb verfrachtet. Erst wenn Sie sie dort auch löschen, verschwinden Sie von der Platte. Das geht aber auch ohne diesen Umweg.

1 2

Klicken Sie auf die Datei, die Sie löschen möchten.

Halten Sie beim Verschieben der Datei die "Umschalt"-Taste gedrückt. Oder tippen Sie nach dem Markieren der Datei einfach das Tastaturkürzel "Umschalt"- + "Entf"-Taste. Die Datei hat sich auf Nimmerwiedersehen verabschiedet.

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3

Schließen Sie die Einstellungen mit "OK". Künftig wird beim Löschen von Dateien kein Dialogfenster mehr eingeblendet.

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Autostart verhindern

In der Autostart-Gruppe ("Start"/"Programme"/ "Autostart") finden Sie alle Programme, die beim Hochfahren des Computers automatisch aufgerufen werden. Wollen Sie einmal verhindern,

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Wählen Sie in diesem Verzeichnis "ttffile\ shell". Hier klicken Sie auf "Bearbeiten", "Neu" und "Schlüssel".

Schnelles Finden von Dateien

Sie können im Explorer die Festplatte mit einem Mausklick markieren. Nun geben Sie den Anfangsbuchstaben per Tastatur ein. Der Cursor springt automatisch an diese Stelle. Doch leider ist das oft noch immer nicht die richtige Datei. Dieser Dialog bietet zwar eine gewisse Sicherheit davor, unbeabsichtigt Dateien zu löschen; auf Dauer kann diese Abfrage aber auch stören. Mit einer kleinen Änderung können Sie den Dialog verschwinden lassen:

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Schriften schneller installieren

Das Installieren neuer Schriften ist häufig ein recht zeitraubendes Unterfangen. Deutlich schneller geht es, wenn Sie in der Registrierungsdatenbank selbst ein paar kleine Änderungen vonehmen.

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Öffnen Sie "Start", "Ausführen" und geben Sie in das Textfenster "Regedit" ein. Klicken Sie das Verzeichnis "HKEY_CLASSES_ROOT an.

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Nun erstellen Sie einen neuen Schlüssel. Benennen Sie ihn im Textfenster "Fontinstall". Klicken Sie im rechten Fenster doppelt auf "Standard". Weisen Sie ihm den "Wert" "Schrift installieren" zu. Bestätigen Sie das mit "OK". Markieren Sie jetzt den neuen Schlüssel "Fontinstall".

Erzeugen Sie über die Menüpunkte "Bearbeiten", "Neu" und "Schlüssel" einen neuen Schlüssel, den Sie im Textfenster mit "command" benennen.

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Klicken Sie jetzt doppelt auf die Bezeichnung "Standard". Weisen Sie dem "Wert" den Befehl "xcopy32.exe%1c:\windows\fonts" zu.

Beenden Sie den Editor mit einem Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke.

Klicken Sie eine True-Type-Schrift nun mit der rechten Maustaste an, erscheint im Kontextmenü "Schriften installieren". Wählen Sie diesen Punkt aus und die Schrift wird installiert.

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Weg mit dem Datenmüll

Im Windows-95-Verzeichnis im Explorer finden Sie auch die Datei "Sysbckup". Immer wenn Sie ein neues Programm installieren, das bereits vorhandene ".exe"- oder ".dll"-Dateien überschreibt, werden diese dorthin ausgelagert. Bei Problemen mit Programmen können diese Dateien im Notfall dann wieder ins Systemverzeichnis kopiert werden. Meistens braucht man diese Dateien aber nie wieder. Überprüfen Sie deshalb nach einer Neuinstallation alle älteren Programme, ob sie noch laufen. Wenn ja, speichern Sie den Inhalt der "Sysbckup" auf Diskette und löschen den Ordner. So schaffen Sie mehr Platz auf Ihrer Festplatte.

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titelthema Windows Mehr Sicherheit

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Gelöschte Daten doch noch retten

Sicher ist es Ihnen schon einmal passiert: Sie haben irgendwann ein paar Dateien gelöscht, die Sie jetzt dringend wieder brauchen. Wenn Sie die Dateien nicht nur in den Papierkorb verschoben haben, wird die Sache problematisch. Aber auch dann können gelöschte Daten doch noch gerettet werden. Alles, was Sie dazu brauchen, finden Sie auf der Windows-95-CD (aber leider nicht bei der neueren Windows-95-Version oder Windows 98!).

1

Legen Sie die Windows-95-CD in Ihr Laufwerk ein. Starten Sie den Windows Explorer. Wechseln Sie dann in das Verzeichnis "\other\ oldmsdos". Kopieren Sie die Datei "undelete.exe" in das Verzeichnis "\Windows\Command".

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Arbeiten Sie mit Windows 98 oder einer neueren Version von Windows 95, finden Sie "undelete.exe" nicht. Schauen Sie dann unter der Internet-Adresse shareware.com nach und suchen Sie nach "olddos". Hier finden Sie alle Dateien der alten DOSVersion. Entpacken Sie die Datei per Doppelklick und verschieben Sie dann "undelete.exe" in das Verzeichnis "\Windows\Command".

Windows 95 nun überflüssig und können entfernt werden. Windows setzt dann die eigenen und schnelleren Treiber ein.

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Damit die Dateien sichtbar sind, führen Sie Tip 48 aus, "Versteckte Dateien sehen".

Rufen Sie den Windows Explorer auf (siehe Tip 68, "Explorer Schnellstart"). Klicken Sie auf Laufwerk "C:". Dort befinden sich die beiden gesuchten Dateien.

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Registrierungsdatei sichern

Für einige der nachfolgenden Tips müssen Sie die Einträge der "Registry" verändern. Das ist eine heikle Sache. Deshalb sollten Sie zuerst eine Sicherheitskopie der "Registry" anlegen.

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Klicken Sie auf den Startbutton. Wählen Sie "Ausführen". Hier geben Sie folgendes ein:

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Klicken Sie "Config.sys" mit der rechten Maustaste einmal an. Ein Menü erscheint. Hier rufen Sie den obersten Punkt auf: "Öffnen mit...". Suchen Sie den Eintrag "NOTEPAD" und klicken Sie doppelt darauf.

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Der Editor erscheint mit der geöffneten "config.sys". Sollten weitere Eintragungen zu sehen sein (außer den im Bild gezeigten letzten beiden Zeilen), schreiben Sie einfach "REM" und ein Leerzeichen davor. Damit machen Sie die Kommandos unwirksam, ohne die Zeilen zu löschen. Sollte wider Erwarten nach dem Neustart etwas nicht funktionieren, können Sie jederzeit wieder den Urzustand herstellen. Sichern Sie anschließend die Datei.

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Wählen Sie aus dem Menü "Registrierung" den Punkt "Registrierungsdatei exportieren". Als nächstes geben Sie den Speicherort an. Am besten, Sie wählen "Desktop". Dann haben Sie die Sicherheitskopie sofort parat.

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Beenden Sie Windows. Wählen Sie die Option "Im MS-DOS-Modus neu starten". An der Kommandozeile wechseln Sie dann mit dem Befehl "cd .." in das Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte. Dann gehen Sie mit dem Befehl "cd Verzeichnisname" in das Verzeichnis, aus dem Sie die gelöschten Dateien wieder herstellen wollen.

Öffnen Sie jetzt die Datei "Autoexec.bat" über den Menüpunkt "Datei/Öffnen...". Damit die Datei sichtbar wird, müssen Sie im Dateiauswahlfenster den Dateityp auf "Alle Dateien (*.*)" stellen.

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Tippen Sie den Befehl "lock" ein. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "J". Dann geben Sie den Befehl "undelete" ein. Sie werden gefragt, ob Sie die gelöschten Dateien wieder herstellen wollen. Den Dateinamen fehlt dabei der erste Buchstabe. Diesen können Sie später im Explorer hinzufügen.

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Verfahren Sie mit den Einträgen genauso wie bei der "config.sys". Die drei Einträge, wie sie auch im Bild zu sehen sind, können Sie stehen lassen. Falls Zeilen enthalten sind, die mit "SET" oder "PATH" beginnen, sollten Sie diese ebenfalls unverändert lassen. Anschließend sichern Sie die Datei.

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Am Schluß der Wiederherstellungsprozedur geben Sie den Befehl "unlock" ein. Dann starten Sie Windows neu, indem Sie "win" oder "exit" eingeben.

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Alte Treiber löschen

Windows 95 benutzt für praktisch alle Geräte eigene Treiber. In den MS-DOS-Startdateien "Autoexec.bat" und "Config.sys" wurden unter DOS aber schon Treiber geladen. Die sind unter

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Nach dem Speichern sehen Sie auf dem Desktop das Symbol der gesicherten Registry: Wenn Sie die Kopie wiederherstellen wollen, klicken Sie das Symbol doppelt an. Nach einem Neustart ist die alte Registry wiederhergestellt.

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Startdiskette im Schnelldurchlauf

Eine Startdiskette brauchen Sie nach einem Systemabsturz und wenn Windows nicht mehr starten will. So legen Sie eine komplette Startdiskette an.

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Klicken Sie auf den Startbutton. Wählen Sie "Einstellungen" und "Systemsteuerung". Dann klicken Sie das Symbol "Software" an und wählen die Registerkarte "Startdiskette". Nun sind alle unnötigen Treiber beim nächsten Windows-Start inaktiv. Sie sollten auf jeden Fall vor dem nächsten Start noch Tip 48 ausführen, "Startlogo weglassen". Denn sonst sehen Sie eventuell erscheinende Fehlermeldungen nicht.

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Legen Sie eine leere, formatierte Diskette in Ihr Laufwerk ein. Klicken Sie auf "Diskette erstellen" (die Windows-95-CD muß im CD-Laufwerk liegen). Die Dateien werden jetzt kopiert.

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titelthema Windows

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Das Problem bei der Windows-95-Startdiskette: Die CD-ROM-Treiber fehlen, das Gerät wird also nicht erkannt. Schauen Sie deshalb nach, ob Ihr CD-ROM-Laufwerk in den Systemdateien "autoexec.bat" und "config.sys" eingebunden wurde. Klicken Sie dazu auf den Startbutton, wählen "Ausführen" und geben "sysedit" ein. Damit werden die Systemdateien aufgerufen.

1

Legen Sie die Windows-95-CD in Ihr Laufwerk ein. Öffnen Sie den Windows Explorer. Hier wählen Sie das CD-ROM-Laufwerk an und danach den Ordner "Other/Misc".

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In der "autoexec.bat" sollte es eine Zeile mit dem Eintrag "mscdex" geben. Kopieren Sie sich diese Zeile über "Bearbeiten", "Kopieren". Fügen Sie die Zeile in ein neues Textdokument ein, das Sie etwa mit Wordpad oder Notepad geöffnet haben.

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Klicken Sie den Ordner "eru" an. Dort finden Sie die Datei "Eru.exe". Klicken Sie die Datei an und das Programm wird gestartet.

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Verzögertes Schreiben deaktivieren

Windows hat einige Möglichkeiten, die Systemleistung zu beschleunigen. Eine davon ist das sogenannte "verzögerte Schreiben". Wenn Sie eine Datei sichern möchten und die Festplatte beschäftigt ist, werden Ihre Daten etwas verzögert auf die Platte geschrieben. So muß die aktuelle Aktion der Festplatte nicht unterbrochen werden. Das birgt allerdings ein gewisses Risiko in sich. Sollte gerade in diesem Moment Windows abstürzen oder der Strom ausfallen, können Daten verloren gehen. Deshalb sollten Sie das verzögerte Schreiben ausschalten – zumindest wenn Sie mit wichtigen Dokumenten arbeiten.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatzsymbol. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Eigenschaften".

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In der "config.sys" sollte es eine Zeile mit dem Eintrag "device= ...\...cdrom.sys" geben (oder eine Angabe des Herstellers Ihres CDROM-Laufwerks). Kopieren Sie auch diese Zeile in das andere Dokument.

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Fehlen diese Einträge, besorgen Sie sich einen CD-ROM-Treiber aus dem Internet (Herstelleradresse) oder vom Hersteller selbst. Normalerweise müßte Ihrem Rechner auch eine Treiberdiskette beiliegen. Dann installieren Sie den Treiber mit der auf der Diskette befindlichen "setup.exe"- oder "install.exe"-Datei. Durch die Installation ändert sich auch Ihre "autoexec.bat" und "config.sys". Kopieren Sie dann die beiden wichtigen Zeilen, wie in Schritt 4 und 5 beschrieben.

2

Im nachfolgenden Dialog klicken Sie auf die Registerkarte "Leistungsmerkmale" und dort auf die Schaltfläche "Dateisystem...". Der Dialog "Eigenschaften von Dateisystem" wird geöffnet.

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Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Wählen Sie ein Verzeichnis, auf dem die Wiederherstellungsdateien gespeichert werden. Das kann ein Diskettenlaufwerk sein (der Platz einer Diskette wird aber nicht ausreichen) oder ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte (dann wählen Sie "Anderes Verzeichnis").

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Auf dem Bildschirm erscheinen die Dateien, die gesichert werden.

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Öffnen Sie die Dateien "autoexec.bat" und "config.sys", die sich auf der Startdiskette befinden. Dann fügen Sie die beiden Zeilen aus der Textdatei – jeweils in die entsprechende Datei – ein.

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Ein weiterer Klick auf die Registerkarte "Fehlerbehebung" (in Windows 98: "Problembehandlung") bringt Sie ans Ziel. Aktivieren Sie in diesem Menü die Option "Verzögertes Schreiben für alle Laufwerke deaktivieren".

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Machen Sie einen Probedurchlauf, ob die Startdiskette funktioniert. Dazu legen Sie die Diskette in Ihr Laufwerk und starten den Rechner neu. Tippen Sie dann an der Eingabeaufforderung den Laufwerksbuchstaben Ihres CD-ROM-Laufwerks ein, gefolgt von einem ":" (etwa "d:"). Wenn Sie keine Fehlermeldung bekommen, ist das Laufwerk aktiviert und Ihre Startdiskette komplett.

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Systemdateien sichern mit ERU

Wenn wirklich ein übler Systemabsturz passiert, hätten Sie vorher besser alle Systemdateien speichern sollen. Sorgen Sie lieber gleich vor – mit dem Programm "ERU", das Sie auf der Windows95-CD (nicht 98!) finden.

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Klicken Sie auf "Benutzerdefiniert", können Sie auswählen, welche Systemdateien gespeichert werden sollen. Dann beginnt "ERU" mit dem Kopieren der Systemdateien.

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Tritt ein Problem auf, sollten Sie so vorgehen: Starten Sie den PC mit einer Startdiskette (siehe Tip 85). Dann geben Sie an der Eingabeaufforderung "c:" ein und danach "cd erd" (wenn "erd" das Verzeichnis ist, in dem Sie die Sicherungsdateien gespeichert haben). Dann geben Sie "erd" ein. Das Wiederherstellungsprogramm wird gestartet.

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Klicken Sie auf "OK" und im nächsten Dialog auf "Schließen". Sie werden aufgefordert, Windows neu zu starten. Bestätigen Sie diese Meldung mit "OK" und der Computer startet neu.

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titelthema Windows Diverse Tips, die weiterhelfen

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Aktive Programme wählen

Mit der Tastenkombination "Alt" + "Tab" schalten Sie zwischen dem derzeit und dem zuletzt aktiven Programm um. Halten Sie die "Alt"-Taste gedrückt und tippen dann auf "Tab", erscheint ein Fenster mit den Symbolen aller aktiven Programme. Bei jedem Druck auf "Tab" schaltet Windows ein Programm weiter. Erst wenn Sie die "Alt"-Taste loslassen, wird das zuletzt gewählte Programm aktiv und öffnet sein Fenster.

Tragen Sie in das Feld hinter "Öffnen:" das Wort "regedit" (ohne Anführungszeichen) ein. Bestätigen Sie mit "OK".

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Klicken Sie auf den Startbutton und wählen Sie "Ausführen". Geben Sie folgendes ein:

Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, müssen Sie eventuell noch Ihren Netzwerk-Adapter einstellen.

Datei-Eigenschaften ändern

Jede Datei, jedes Programm und jedes Verzeichnis verfügt über bestimmte Eigenschaften. Diese können Sie ansehen und zum Teil auch ändern. So gehen Sie vor:

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Klicken Sie das Objekt (etwa eine Datei oder ein Verzeichnis) mit der rechten Maustaste an.

Es erscheint das kontextsensitive Menü, wie schon in Tip 49 beschrieben. Der unterste Punkt ist immer "Eigenschaften". Rufen Sie ihn auf.

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Noch schneller geht es mit einem Tastaturkürzel: Dazu klicken Sie die Datei mit der linken Maustaste einmal an. Drücken Sie dann den Shortcut "Alt"- + "Eingabe"-Taste. Anschließend sehen Sie sofort das "Eigenschaften"Fenster.

Jetzt können Sie Ihre Registry bearbeiten. Klicken Sie dazu nacheinander doppelt auf die Ordnersymbole vor folgenden Zeilen: "HKEY_CURRENT_USER", "Software", "Microsoft", "Windows", "CurrentVersion", "Explorer", "RunMRU".

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dung? Dann brauchen Sie die IP-Nummer Ihres Rechners. Diese Nummer finden Sie mit dem Programm "winipcfg" heraus.

Jetzt sehen Sie auf der rechten Seite alle Einträge des "Ausführen"-Fensters in der Form "Eintrag\1". Möchten Sie eine Zeile löschen, klicken Sie einfach auf das "ab"-Symbol am Zeilenanfang und drücken die "Entf"-Taste Ihrer Tastatur.

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Klicken Sie auf "Weitere Info". Dann bekommen Sie weitere Auskünfte zu Ihrem Zugang und Server.

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Kopieren statt Verschieben

Ziehen Sie eine Datei von einem Verzeichnis in ein anderes, wird sie entweder kopiert oder verschoben. Der Unterschied ist einfach: Befinden sich die Ordner auf verschiedenen Laufwerken, wird die Datei kopiert. Sind beide Verzeichnisse auf einem Laufwerk (beispielsweise "C:") wird die Datei nur verschoben. Wollen Sie eine Datei auf einem Laufwerk kopieren (und nicht nur verschieben), ziehen Sie die Datei mit der Maus von einem Ordner in den anderen. Drücken Sie jetzt einfach die "Strg"-Taste. Dann erscheint ein "+"-Zeichen unter dem Mauszeiger. Lassen Sie jetzt die linke Maustaste los (bei gedrückter "Strg"-Taste), wird die Datei kopiert.

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Einträge im AusführenFenster löschen

Mit der Zeit sammeln sich im "Ausführen"-Fenster viele Dateinamen an. Möchten Sie diese Einträge löschen, müssen Sie das in der Registry erledigen (Achtung! Vorher sichern! Siehe Tip 84).

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Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf "Ja". Schließen Sie den Editor durch einen Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Fensters. Nach einem Neustart des Computers tauchen die gelöschten Einträge im Ausführen-Menü nicht mehr auf.

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Möchten Sie das MS-DOS-Fenster als Vollbild sehen (oder umgekehrt das Vollbild in ein Fenster verwandeln), gehen Sie so vor:

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Öffnen Sie das MS-DOS-Fenster über das Startmenü.

Halten Sie nun die "Alt"-Taste gedrückt und tippen Sie kurz die Eingabetaste. Jetzt wird das MS-DOS-Fenster auf den gesamten Bildschirm ausgedehnt (oder auch wieder auf Fenstergröße verkleinert).

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IP-Nummer herausfinden mit "WINIPCFG.EXE"

Wollen Sie von außerhalb eine Verbindung zu Ihrem eigenen Rechner herstellen? Oder haben Sie Probleme mit der Internet-Verbin-

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Öffnen Sie das "Ausführen"-Fenster. Klicken Sie dazu auf den Start-Knopf und auf "Ausführen...".

MS-DOS-Fenster als Vollbild

Rechtzeitig auf Sommerzeit umstellen

Seit letztem Jahr hat sich die Sommerzeit in Deutschland um einen Monat nach hinten verschoben. Windows 95 kann das natürlich nicht wissen; Sie können es ihm aber ganz einfach "beibringen".

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titelthema Windows

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Klicken Sie zuerst auf den "Start"-Knopf und anschließend auf "Ausführen".

Die Taskleiste ist ab sofort von der Arbeitsoberfläche verschwunden. Brauchen Sie eine Funktion der Leiste, bewegen Sie die Maus an den unteren Bildschirmrand. Die Taskleiste wird jetzt so lange eingeblendet, bis der Mauszeiger den Bildschirmrand wieder verläßt.

Geben Sie in das Textfenster "Regedit" ein und bestätigen mit "OK".

Manövrieren Sie sich nun durch Anklicken mit der Maus in das Verzeichnis "HKEY_Local_Machines".

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Wählen Sie der Reihe nach die Unterverzeichnisse "System"\"CurrentControlSet"\ "control"\"TimeZoneInformation".

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Innerhalb dieser Datei finden Sie den Wert "StandardStart".

Doppelklicken Sie auf diese Datei. Jetzt wird ein Fenster geöffnet, das diesen Wert anzeigt. Ändern Sie ihn folgendermaßen: StandartStart=hex:00,00,0a,00,00,00, 05,00,03,00,00,000,00,00,00,00. Der dritte Wert wird also von 09 (September) auf 0a (Oktober) geändert.

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Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf "OK".

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Mauseinstellungen optimieren

Passiert es ab und zu, daß die Maus nicht schnell genug auf einen Doppelklick reagiert? Oder ist das Gegenteil der Fall: Ihre Maus reagiert viel zu schnell auf Ihre Klicks? Dann geschehen unter Umständen Aktionen, die Sie gar nicht auslösen wollten. Optimieren Sie die Einstellungen der Maus und passen Sie die Geschwindigkeit an Ihr Arbeitstempo an. So gehen Sie vor:

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Wenn Sie die Einstellung verändert haben, versuchen Sie einen Doppelklick im Testfeld. So merken Sie sofort, ob die gewählte Geschwindigkeit richtig ist. Sind Sie mit Ihrer Einstellung zufrieden, schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf "OK".

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Mehr Platz ohne Taskleiste

Am unteren Bildschirmrand befindet sich die Taskleiste von Windows. Auf ihr finden Sie zum Beispiel den "Start"-Knopf, die Uhrzeit-Anzeige und alle gestarteten Programme. Es ist aber nicht nötig, sich die Leiste permanent anzeigen zu lassen. Mit einem kleinen Trick verschwindet die Leiste in den Hintergrund.

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Bewegen Sie den Mauszeiger über die Taskleiste und drücken Sie die rechte Maustaste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Eigenschaften" aus.

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Im nächsten Dialogfenster klicken Sie auf die Registerkarte "Optionen der Taskleiste". Hier finden Sie ein Vorschaufenster sowie vier Einstellungsoptionen für die Taskleiste. Aktivieren Sie die Option "Automatisch im Hintergrund" und "Immer im Vordergrund". Anschließend klicken Sie auf "OK".

Programmzuordnung ändern

Jede Dateiendung, die Windows bekannt ist, ist mit einer Anwendung verknüpft. Zum Beispiel sind Dateien mit der Endung ".doc" mit Word, ".txt" mit der Textverarbeitung usw. verknüpft. Das heißt, wenn Sie ein Dokument mit dieser Endung öffnen, wird es in der zugehörigen Anwendung gestartet. Nun kann es aber sein, daß Sie alle ".txt"-Dateien lieber mit Wordpad als mit dem Texteditor verarbeiten möchten. Oder Grafikdateien mit einer anderen Anwendung ansehen wollen. Sie haben die Möglichkeit, Windows vorzugeben, welche Anwendung mit einer Dateiendung verknüpft werden soll.

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Als erstes wählen Sie eine beliebige Datei, deren Dateiendung geändert werden soll. Markieren Sie die Datei, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei.

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Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Öffnen mit..." aus. Im nachfolgenden Dialog erscheint eine Liste mit Anwendungen, die Dateien öffnen können. Wählen Sie hier die von Ihnen gewünschte Anwendung aus. Danach aktivieren Sie die Option "Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen". Achtung! Versuchen Sie nicht, zum Beispiel eine Textdatei mit einem Grafikprogramm zu verknüpfen – das funktioniert sicher nicht.

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Öffnen Sie zunächst das Startmenü. Wählen Sie dort über den Punkt "Einstellungen" die Systemsteuerung" aus. Im nächsten Fenster klicken Sie dann doppelt auf das Symbol "Maus".

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Das Fenster "Eigenschaften von Maus" wird geöffnet. Unter dem Menüpunkt "Doppelklickgeschwindigkeit" können Sie mit dem Schieberegler die Geschwindigkeit einstellen und im "Testfeld" auch gleich prüfen.

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Schließen Sie den Dialog mit einem Klick auf "OK". Die Änderung wird sofort wirksam. Auf die selbe Art und Weise können Sie die Dateizuordnung jederzeit wieder ändern.

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titelthema Windows

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Alle Unterverzeichnisse zeigen

Um im Explorer die Übersicht zu behalten, wird bei Start immer nur die oberste Verzeichnisebene angezeigt. Wollen Sie in untergeordnete Ordner verzweigen, benutzen Sie entweder die Maus oder die Tasten "+" und "-". Falls Sie aber einmal alle Unterverzeichnisse geöffnet haben möchten, können Sie sich mit einem Tastendruck viel Zeit sparen. Ein Druck auf die "Multiplikations"-Taste auf der numerischen Tastatur genügt. Nach kurzer Zeit werden im Explorer alle Unterverzeichnisse des aktuellen Laufwerks angezeigt.

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Entscheiden Sie sich für den Papierkorb, geben Sie die maximale Größe dieses "Zwischenspeichers" in Prozent an (von der gesamten Kapazität der betreffenden Festplatte).

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Im Abschnitt [Options] ändern Sie den Eintrag "AutoScan" von "=1" in "=0" um.

Lautstärkeregelung in der Taskleiste

Möchten Sie sich umständliches Klicken durch die Systemsteuerung sparen? Legen Sie doch einfach einen Teil der "Multimedia"-Eigenschaften ("Audio"-Eigenschaften) in die Taskleiste.

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Öffnen Sie die Systemsteuerung über das Startmenü. Klicken Sie anschließend doppelt auf "Multimedia".

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Auf der Karteikarte "Audio" finden Sie die Zeile "Lautstärkeregelung in Taskleiste anzeigen". Klicken Sie vor dieser Zeile in das weiße Kästchen. Jetzt ist ein Haken darin zu sehen.

Ab jetzt wird ScanDisk beim Booten nicht mehr gestartet.

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Active Desktop entfernen

Sie haben zusammen mit dem Internet Explorer 4.x auch den neuen "Active Desktop" installiert. Nun möchten Sie ihn wieder loswerden. Sie brauchen den Internet Explorer 4.x dafür nicht zu deinstallieren. So gehen Sie vor:

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Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie doppelt auf das Symbol "Software".

Suchen Sie im Feld, in dem die Namen der installierten Programme stehen, die Zeile "Microsoft Internet Explorer 4.0" heraus. Markieren Sie diese Zeile durch einen Klick mit der linken Maustaste.

Papierkorb einstellen

Löschen Sie Dateien durch einen Druck auf die "Entf"-Taste, werden die Kandidaten zunächst in den Papierkorb geschoben. Dort lassen sie sich dann wieder hervorzaubern. Doch ein großer Papierkorb verbraucht auch Platz auf der Festplatte. Deshalb läßt sich seine Größe einstellen.

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Klicken Sie auf den Knopf "Hinzufügen/ Entfernen...". Jetzt erscheint das folgende Fenster:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorbsymbol. Wählen Sie anschließend die Zeile "Eigenschaften" aus.

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Jetzt können Sie festlegen, ob die Dateien gleich gelöscht werden oder vor dem Vernichten erst den Umweg über den Papierkorb nehmen sollen.

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Bestätigen Sie das Fenster mit "OK". Schließen Sie jetzt die Systemsteuerung. Nun finden Sie stets ein kleines LautsprecherSymbol im "Systray" (im rechten Teil der Taskleiste, links neben der Uhr). Klicken Sie einmal darauf, sehen Sie die Lautstärke-Regelung. Doppelklicken Sie auf das Symbol, können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen.

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Automatisches Scan-Disk abschalten

Arbeiten Sie mit einer neueren Version von Windows 95 ("b")? Wenn Windows nicht richtig beendet wird, startet beim nächsten Booten "ScanDisk" (fast immer unnötigerweise). So schalten Sie ScanDisk ab:

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Öffnen Sie im Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte die Datei "msdos.sys". Sie werden gefragt, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll. Geben Sie "Notepad" an.

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Klicken Sie dort in den weißen Kreis vor der letzten Zeile ("Die Komponente für die Windows Desktop-Aktualisierung entfernen, aber den Internet Explorer 4.0 Webbrowser beibehalten."). Bestätigen Sie mit "OK". Jetzt entfernt Windows automatisch alle Komponenten des Active Desktop und stellt Ihre alten Einstellungen wieder her. Lediglich die von Microsoft so geliebte "Channelleiste" müssen Sie extra per Hand von Ihrem Bildschirm verbannen – durch einen Klick auf das Kreuz in der rechten oberen Ecke.

103v Tastkleiste verschieben Stört Sie die Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms? Dann können Sie die Leiste einfach verschieben. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf einen freien Bereich in der Taskleiste und halten Sie die Maustaste

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titelthema Windows

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gedrückt. Ziehen Sie den Mauszeiger nun bei gedrückter Taste an den oberen, den linken oder den rechten Rand des Bildschirms. Dann lassen Sie die Maustaste los. Jetzt wird die Taskleiste an dieser Bildschirmbegrenzung fest "verankert".

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Festplattenspeicher kann man nie genug haben. Deshalb sollten Sie auch regelmäßig alle Dateien löschen, die Sie nicht mehr brauchen – oder die unnötig sind. Nach der Installation von Windows 95 befinden sich auf Ihrer Festplatte einige Videodateien. Diese Einführungsvideos können Sie aber beruhigt löschen. So bekommen Sie zusätzlich 7 MByte freien Speicherplatz.

Lauwerksbuchstaben zuordnen

Windows vergibt Laufwerksbuchstaben automatisch. So wird bei einem PC-System mit einer Festplatte und einem CD-ROM-Laufwerk die Festplatte zu "C:" und das CD-ROM-Laufwerk zu "D:". Sollten Sie später zum Beispiel eine weitere Festplatte oder ein Zip-Laufwerk einbinden, ändert sich der Laufwerksbuchstabe des CD-ROM-Laufwerks. Das kann lästig sein, vor allem, wenn Sie den alten Buchstaben gewohnt sind. Sie können den Laufwerken aber auch feste Buchstaben zuordnen. So gehen Sie vor:

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Rufen Sie das Kontextmenü des Arbeitsplatzes mit einem rechten Mausklick auf das Symbol auf. Anschließend wählen Sie den Befehl "Eigenschaften".

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Im nächsten Menü klicken Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager". Suchen Sie dort den Eintrag "CD-ROM" und klicken Sie mit der Maus auf das daneben angezeigte Pluszeichen.

7 MByte Speicherplatz zusätzlich

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Starten Sie zuerst den Explorer von Windows. Anschließend wechseln Sie in das Verzeichnis "Windows"/"Help". Klicken Sie im rechten Fenster in der Menüzeile auf "Typ". Jetzt werden die Dateien sortiert.

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Individuelles Erscheinungsbild

Ein rechter Mausklick auf den Arbeitsplatz öffnet das zugehörige Kontextmenü. Wählen Sie dort den Befehl "Eigenschaften". Hier sehen Sie auf der Registerkarte "Allgemein" als erstes Ihre Registrierungsdaten. Viele PC-Hersteller plazieren zu Werbezwecken auch ihr Firmenlogo. Das muß nicht sein! So geben Sie Ihrem System ein individuelles Erscheinungsbild:

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Starten Sie den Windows Explorer. Wechseln Sie in das Verzeichnis "Windows"/ "System". Hier suchen Sie die Dateien "Oeminfo.ini" und "Oemlogo.bmp".

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Suchen Sie alle Dateien des Typs "VideoClip (AVI)" und löschen sie. Zusammen haben diese Dateien 7 MByte Ihrer Festplatte belegt, die Sie jetzt wieder nutzen können.

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Willkommen?

Die Datei "Oeminfo.ini" öffnen Sie mit einem beliebigen Editor. Dort finden Sie die Textzeilen, die der PC-Hersteller eingetragen hat. Überschreiben Sie diese mit Ihrem eigenen Text und speichern Sie die Datei wieder.

Wenn Sie Windows neu installiert haben, bekommen Sie nach dem Start ein "WillkommenFenster" angezeigt. Das erscheint so lange, bis Sie die Funktion im selben Fenster deaktivieren. Was aber, wenn Sie das Fenster später noch einmal sehen möchten?

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Die Datei "Oemlogo.bmp" enthält die angezeigte Grafik. Sie können die Datei entweder mit einem Grafikprogramm bearbeiten oder einfach durch eine andere Datei ersetzen. Achtung! Sie müssen den selben Namen verwenden.

Öffnen Sie zuerst das Startmenü und wählen Sie dort den Befehl "Ausführen". In der Befehlszeile geben Sie anschließend "welcome" ein und klicken auf "OK".

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Wählen Sie jetzt ein Laufwerk aus und klicken Sie anschließend auf "Eigenschaften". Auf der Registerkarte "Einstellungen" sehen Sie den Abschnitt "Reservierte Laufwerksbuchstaben". Dort tragen Sie in beiden Feldern den selben Buchstaben ein. Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf "OK". Wenn Sie das letzte Fenster schließen, werden Sie zum Neustart aufgefordert. Danach sind die Einstellungen wirksam.

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Das "Willkommen-Fenster" wird sofort wieder angezeigt. Sie können natürlich auch die Funktion zur permanenten Anzeige wieder aktivieren.

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Freie IRQs finden

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Spuren verwischen

Dank Plug&Play ist der Einbau neuer Geräte in Ihren PC kein großes Problem mehr. Die meisten werden automatisch von Windows erkannt. Sollten Sie ein Gerät doch einmal von Hand konfigurieren müssen, ist guter Rat teuer. Denn oft werden Sie nach Dingen wie IRQ oder DMA gefragt. Wenn Sie also wissen möchten, welcher IRQ noch frei ist, können Sie das über den Arbeitsplatz herausfinden.

Windows 95 "merkt" sich die letzten 15 Dateien, die an Ihrem PC aufgerufen wurden. Sie finden sie im Startmenü unter dem Punkt "Dokumente". Möchten Sie verhindern, daß ein anderer erfährt, welche Texte oder Bilder Sie bearbeitet haben? So können Sie diese Einträge löschen:

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Wählen Sie zunächst "Eigenschaften" aus. Ein Fenster erscheint. Hier wechseln Sie auf die Karteikarte "Programme im Menü Start".

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Arbeitsplatz und wählen Sie den Befehl "Eigenschaften". Als nächstes klicken Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager".

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Taskleiste.

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Klicken Sie erst in der Liste auf den Eintrag "Computer" und dann auf "Eigenschaften". Jetzt werden die Ressourcen Ihres PCs angezeigt. Wählen Sie die Einstellung "Interrupt (IRQ)". In der Liste sehen Sie die Nummern von allen belegten IRQs sowie die dazugehörigen Geräte.

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Im Im Menü "Virtueller Arbeitsspeicher" ist die Auswahl "Windows verwaltet die Einstellungen für den virtuellen Speicher (empfohlen)" voreingestellt. Ändern Sie die Auswahl in "Es gelten benutzerdefinierte Einstellungen für den virtuellen Speicher".

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Im Auswahlfenster "Festplatte:" können Sie eine Festplatte auswählen, auf der der virtuelle Speicher angelegt werden soll. Achten Sie darauf, daß die gewählte Festplatte bzw. Partition genügend freien Speicherplatz hat.

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Dann müssen Sie die minimale und die maximale Größe des virtuellen Arbeitsspeichers angeben. Die ist abhängig vom vorhandenen Arbeitsspeicher Ihres Systems. Empfehlenswert sind hier folgende Größen: bis 16 MByte = 2,5-fache des Arbeitsspeichers. 16 bis 64 MByte = genauso groß wie der Arbeitsspeicher. Mehr als 64 MByte = Arbeitsspeicher und virtueller Speicher sollten zusammen zirca 128 MByte ausmachen. Diese Werte sind Richtlinien und für Benutzer gedacht, die im normalen Umfang mit Ihrem PC arbeiten. Arbeitet Ihr Computer zum Beispiel als Server, können andere Einstellungen sinnvoller sein. Tragen Sie in beiden Feldern denselben Wert ein. Damit schreiben Sie Windows eine feste Größe für den virtuellen Speicher vor. So sparen Sie Zeit und die Festplatte wird weniger zerstückelt (fragmentiert).

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Im unteren Teil des Fensters sehen Sie den Bereich "Menü Dokumente". Klicken Sie einfach auf den Knopf "Löschen" und schließen Sie das Fenster mit "OK".

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Systemdateien editieren

Nehmen Sie öfter Änderungen an Systemdateien (autoexec.bat, config.sys, win.ini, system.ini) vor? Dann müssen Sie nicht jede Datei einzeln aufrufen; starten Sie sie doch alle gleichzeitig.

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Öffnen Sie das Startmenü und wählen Sie den Befehl "Ausführen". Tragen Sie in der Befehlszeile "sysedit" ein und bestätigen Sie mit "OK".

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Der Systemeditor wird gestartet. In ihm wird für jede Systemdatei ein eigenes Fenster geöffnet. Zwischen den einzelnen Fenstern können Sie dann per Mausklick hin und her wechseln.

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Virtuellen Arbeitsspeicher optimieren

Windows hat oft mehrere Programme gleichzeitig zu bearbeiten. Für diese Datenmenge reicht der Hauptspeicher des PCs aber oft nicht aus. Windows benutzt dann einen sogenannten virtuellen Arbeitsspeicher. Dabei werden Teile der Festplatte genutzt, um Daten auszulagern. Den virtuellen Arbeitsspeicher legt Windows ganz nach Bedarf an und variiert ihn in der Größe. Doch diese Anpassung kostet Zeit und verringert die Systemleistung. Außerdem wird durch die Größenänderung die Festplatte jedesmal neu fragmentiert. Um das zu vermeiden, können Sie den virtuellen Speicher von Hand einrichten.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatz-Symbol. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Eigenschaften" aus. Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Leistungsmerkmale". Unter dem Kapitel "Weitere Einstellungen" finden Sie den Punkt "Virtueller Arbeitsspeicher...".

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Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf "OK". Es wird ein Dialog eingeblendet, der Sie auffordert, die Änderung zu bestätigen. Lassen Sie sich von diesem "dramatischen" Hinweistext nicht beeindrucken. Bestätigen Sie die Änderung mit "Ja". Anschließend klicken Sie auf "Schließen".

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Nachdem alle Dialoge geschlossen sind, fordert Sie Windows zu einem Neustart auf. Klicken Sie auf "Ja" und warten Sie, bis Windows neu gestartet wurde. Ab sofort sind Ihre Einstellungen für den virtuellen Arbeitsspeicher gültig. Sollten Sie das Gefühl haben, Ihr System läuft langsamer, können Sie die Einstellungen jederzeit wieder ändern. ❑

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Windows 98 ➞ Browser Als "Browser" bezeichnet man Programme, die in der Lage sind, Daten aus dem Internet anzuzeigen. Der Begriff "Browser" kommt vom englischen "browse", was übersetzt soviel wie "blättern" heißt. Mit einem "Browser" blättern Sie also durch die Seiten des Netzes. Auch lokal gespeicherte "html"-Dateien können mit einem "Browser" betrachtet werden.

➞ Channel-Leiste Die Channel-Leiste (Channel, engl.= Kanal) enthält wichtige Internet-Adressen, in denen Sie zum Beispiel Nachrichten und Informationen, Kino-Highlights, Märkte, Zeitschriften und ähnliches finden. Diese Channelleiste ist eine Art Abkürzung, Sie erreichen die Adressen ohne erst einen Internet-Browser zu starten. Sie brauchen nur die WindowsOberfläche in die Web-Ansicht zu wandeln und eine Internetverbindung aufbauen. Ein Klick auf den entsprechenden ChannelEintrag, und schon gelangen Sie direkt zur gewählten Seite.

System optimieren mit MSCONFIG Programme, die Startschwierigkeiten meistern können, sind in Windows gut versteckt. Im Verzeichnis "System" von Windows 98 beispielsweise finden Sie das Programm "MSCONFIG". Es zeigt die Startoptionen an, ohne daß man umständlich die entsprechenden Dateien laden und editieren muß. Auch Windows 98 benutzt Systemdateien, die zu Problemen beim Start führen können: "config.sys" und "autoexec.bat" aus dem Stammverzeichnis der ➞Startpartition, die "system.ini" und "windows.ini" im Windows-Verzeichnis sowie die Autostart-Konfiguration, in der Dateien eingetragen werden, die beim Hochfahren von Windows automatisch aufgerufen und gestartet werden. Gerade der Autostart ist ein Sammelplatz für Geschwindigkeitskiller. Hier werden gerne Programmverknüpfungen abgelegt, die dann beim Start ➞Indizierungen anlegen, Festplatten überprüfen, Bilddaten archivieren, Textdokumente zusammenlegen etc. – kurz alles, was Windows 98 langsamer macht. Sie können aber über "MSCONFIG" solche Einstellungen nachträglich ändern.

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Starten Sie "MSCONFIG" aus dem Systemverzeichnis Ihres Windows-98-Ordners durch einen Doppelklick.

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Der Schalter "Weitere Optionen" öffnet ein weiteres Einstellungsfenster, das systemnahe Einstellungen anzeigt. Diese sollten nur von erfahrenen Systemadministratoren verwendet werden. Die Einstellungen sollten auch nur dann geändert werden, wenn Windows andauernd im abgesicherten Modus startet und der Fehler sich nicht auf Anhieb lokalisieren läßt.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Autostart", erhalten Sie eine Übersicht über alle Programmteile, die automatisch gestartet werden. Über die ➞Checkmarken können Sie einzelne Programmteile an- oder abschalten.

➞ Registrierungsdatei Auch "Registry" genannt. Hier befinden sich alle wichtigen Informationen zu Ihrem System, hier werden Hard- und Software eingerichtet. Die Registrierungsdatei ist sozusagen die Schaltzentrale Ihres PC.

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➞ Checkmarke Kleines Kästchen, das durch Anklicken mit der Maus mit einem Häkchen versehen wird. Beim erneuten Anklicken wird das Häkchen wieder gelöscht. Das Häkchen symbolisiert den Zustand "ein" oder "aus" und erlaubt so das Zu- oder Wegschalten von Optionen.

Nachdem das Programm gestartet wurde, klicken Sie auf den Eintrag "Autostart-Auswahl". Hier sehen Sie, welche Dateien Windows beim Start abarbeitet, angefangen bei der "config.sys"Datei über die "system.ini"-Datei bis hin zu den "Objekten" in der Autostart-Gruppe. Achtung! Die "winstart.bat" existiert nur, wenn sie von Systemprogrammen eingerichtet wurde.

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Klicken Sie auf den Schalter "Sicherung erstellen". Es werden von allen genannten Systemdateien Sicherungskopien erzeugt. Wollen Sie eine Änderung rückgängig machen, lassen sich diese Dateien wieder herstellen.

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Gleiches gilt auch für die anderen Systemdateien. So lassen sich zum Beispiel alle Zeilen der "autoexec.bat" einzeln weg- oder zuschalten. Fehlerhafte Startoptionen durch ➞DOS-Gerätetreiber sind so einfacher zu lokalisieren und leicht zu beseitigen.

Windows 98 ➞ Desktop

Desktop individuell gestalten Sie können den Desktop auf verschiedene Arten einrichten: Im "Webstil" in Form eines ➞Browsers und mit einer ➞Channel-Leiste oder im von Windows 95 bekannten "Klassischen Stil". Sie können aber auch zwischen beiden Möglichkeiten kombinieren ("Angepaßt" an individuelle Einstellungen"). Zum Ändern der verschiedenen Ansichten führen Sie die folgenden Schritte durch:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste doppelt auf das Symbol "Arbeitsplatz". Anschließend wählen Sie im Menü "Ansicht" den Eintrag "Ordneroptionen".

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Im nächsten Fenster klicken Sie "Webstil", "Klassischer Stil" oder "Angepaßt an individuelle Einstellungen" an. Beim letzten Punkt können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen..." klicken.

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Um mit Windows 98 in den Internet-Standard zu wechseln, bestätigen Sie die Auswahl "Webstil" mit einem Klick auf "OK".

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Das Dialogfeld "Einzelklick" wird angezeigt. Stellen Sie sicher, daß die Option "Ja" angewählt ist und bestätigen Sie erneut mit einem Klick auf "OK".

Die Oberfläche von Windows. Desktop bedeutet soviel wie Schreibtischoberfläche, und so verhält sich die Windows-Oberfläche auch. Sie können wichtige Arbeitsunterlagen ablegen, öffnen und bearbeiten, verschieben, oder in den Papierkorb werfen.

➞ Verknüpfung Unter einer Verknüpfung versteht man unter Windows die Verbindung vom Desktop zu einem der dort angezeigten Programme an deren wirklichem Standort auf Ihrer Festplatte. Durch die Verknüpfung wird verhindert, daß Sie für einen Start des entsprechenden Programms erst einmal umständlich nach dem Standort suchen müssen.

➞ Startpartition Der Bereich Ihrer Festplatte(n), auf der Windows mit seinen Startdateien eingerichtet wurde. Hier befinden sich die DOS-Startdateien, sowie die WindowsStarteinrichtung.

Wenn nichts mehr geht... Wer Windows 98 als Update erworben und auf einen PC älterer Bauart (zum Beispiel Pentium mit 133 MHz) installiert hat, wird sich unter Umständen über völlig unmotivierte Systemabstürze in Form von "Ausnahmefehlern" wundern. Die treten genau dann auf, wenn eigentlich der Bildschirmschoner einspringen sollte. Der Grund ist im neuen APM- (Advanced Power Management –

die "Stromsparfunktion" eines PC) zu suchen, das teilweise älteren BIOS-Versionen zu schaffen macht. Hier hilft nur ein Update des BIOS oder das Wegschalten des Bildschirmschoners. In einigen Fällen ist es auch das Abschalten des Monitors oder anderer Peripherie, die zu diesem Effekt führt. Auch hier sollte man auf die neuen Stromsparfunktionen achten.

Windows sofort beenden Auch in Windows 98 gibt es keine Möglichkeit, das System schnell zu verlassen. Sie müssen sich immer noch durch den schon aus Windows 95 bekannten Dialog arbeiten. Das kostet allerdings unnötig Zeit. Mit einem Trick läßt sich Windows schneller beenden.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des ➞Desktops. Wählen Sie den Eintrag "Neu", sowie daraufhin den Eintrag "Verknüpfung".

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Geben Sie die folgende Zeile in das Eingabefeld der Verknüpfungserstellung ein: C:\windows\rundll32.exe user,ExitWindows. Achten Sie darauf, daß sich kein Leerzeichen zwischen den Parametern und dem Komma befindet. Geben Sie der neuen ➞Verknüpfung einen beliebigen Namen. Dann klicken Sie auf den "OK". Die Verknüpfung wird nun auf dem Desktop abgelegt. Wenn Sie Windows nun beenden möchten, klicken Sie einfach zweimal auf das Symbol.❑

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➞ Indizierungen Über Indizes werden wichtige Dokumente von diversen Programmen in eine Art Übersicht zusammengefaßt. Das bedeutet, daß Sie diese Dateien schnell auffinden können, auch wenn sie an verschiedenen Plätzen auf Ihren Datenträgern untergebracht sind.

➞ DOS-Gerätetreiber Überbleibsel aus vergangenen PC-Tagen. DOS-Gerätetreiber sind bestimmte Treiberdateien, die vor dem Start von Windows aufgerufen werden müssen. Vor allem Soundkarten älteren Datums benötigen diese Dateien immer noch.

Windows ➞ Drag&Drop Darg & Drop bedeutet soviel wie "Ziehen und Fallen lassen". Damit ist die Technik unter Windows gemeint, mit der Sie Objekte mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Position ziehen und dort wieder fallen lassen. Diese Funktion entspricht den Funktionen "Ausschneiden" und "Einfügen" im Menü "Bearbeiten".

➞ Icon Ein Icon ist ein Symbol oder Piktogramm, eine sinnbildliche grafische Darstellung von Objekten. Icons werden zur Symbolisierung von Anwendungsprogrammen innerhalb von Windows eingesetzt. Ein Doppelklick auf ein Icon startet das zugehörige Anwendungsprogramm.

➞ Taskleiste Die Taskleiste ist eine spezielle Funktionsleiste, in der unter Windows 95/98 ausgeführte Tasks (eine in der Windows-Umgebung ausgeführte Anwendung wird als Task bezeichnet.) in Form von Schaltflächen mit integriertem Programmsymbol verwaltet werden. Durch die Anwahl der Schaltflächen kann sehr schnell zwischen den einzelnen Tasks gewechselt werden.

Drucken per Drag & Drop Möchten Sie einfach und komfortabel unter Windows 95 Dateien ausdrucken, müssen Sie nicht den Umweg über diverse Anwendungsprogramme gehen. Viel schneller und komfortabler geht es per ➞Drag&Drop direkt vom Desktop aus. Dazu müssen Sie nur die folgenden Schritte ausführen:

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Führen Sie zunächst einen Doppelklick auf das ➞ Icon "Arbeitsplatz" auf dem Desktop mit der linken Maustaste aus. Anschließend klicken Sie auf das Icon "Drucker" mit der linken Maustaste doppelt.

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Ziehen Sie mit gedrückt gehaltener "Strg"-Taste das gewünschte Druckersymbol per Maus auf den Desktop. Anschließend lassen Sie beide Tasten wieder los. Es entsteht so eine Verbindung zu dem von Ihnen gewählten Drucker, die Sie für weitere Arbeiten nutzen können.

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Möchten Sie nun eine Datei drucken, ziehen Sie diese mit gedrückt gehaltener Maustaste auf das Drucker-Symbol und die Daten werden sofort zum Ausdruck an den Drucker weitergegeben. Selbstverständlich können Sie auch Verknüpfungen zu mehreren Druckern auf Ihrem Desktop anlegen.

Drucken aus DOS-Programmen

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Arbeiten Sie unter Windows 95 mit DOS-Programmen, kann es beim Drucken zu Problemen kommen. Zum Beispiel erscheint die Meldung "zu wenig Speicher" oder es wird nicht die ganze Seite gedruckt. Das läßt sich meist mit den folgenden Schritten beheben:

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Wählen Sie aus dem Windows-Startmenü den Eintrag "Einstellungen" und dort den Punkt "Drucker" aus. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Drucker an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag "Eigenschaften" aus.

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Klicken Sie im nächsten Dialogfeld die Registerkarte "Details" an und wählen die Schaltfläche "Anschlußeinstellungen" aus.

3 ➞ Icon-Editor Das ist ein Editor zum Anfertigen und Bearbeiten von Icons. Der Icon-Editor arbeitet ähnlich einem Malprogramm mit Zeichenfläche und Zeichenwerkzeugen. Damit lassen sich Linien, Kreise und andere Formen zeichnen und auch Text eingeben, kurzum ein Icon nach eigenen Vorstellungen entwerfen.

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Entfernen Sie das Häkchen beim Eintrag "DOS-Druckauftrag zwischenspeichern" und

bestätigen die Auswahl mit "OK". Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Spool-Einstellungen" und markieren die Option "Druckaufträge an Drucker leiten". Damit sollten die Probleme gelöst sein.

Systemübersicht ausdrucken Die Systemübersicht des Gerätemanagers läßt sich normalerweise nicht in einer lesbaren Form ausdrucken. Die Installation des "Universal/Nur Text-Druckertreibers" hilft hier weiter.

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Öffnen Sie zunächst auf dem Desktop den "Arbeitsplatz". Anschließend klicken Sie das Symbol "Drucker" an.

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Wählen Sie im Drucker-Fenster das Symbol "Neuer Drucker", worauf der Assistent für die Druckerinstallation aufgerufen wird.

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Klicken Sie auf "Weiter" und Sie gelangen zu den nächsten Einstellungen. Wählen Sie hier zunächst den Punkt "Lokaler Drucker" und danach "weiter".

Windows

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Markieren Sie nun unter Hersteller "Allgemein" und unter Drucker "Universal/nur Text" und klicken auf "Weiter". Im nächsten Dialogfenster wählen Sie bei "Verfügbare Anschlüsse" den Eintrag "File" aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter".

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Nun geht's ans Ausdrucken der Gerätetreiberliste. Öffnen Sie dazu über das Startmenü den Eintrag "Einstellungen" und dort die "Systemsteuerung". Öffnen Sie das Symbol "System" und wählen aus dem Dialogfenster die Registerkarte "Geräte-Manager" aus.

➞ Registrierungseditor Das ist ein Editor, mit dem sich die Konfigurationsdatenbank von Windows 95/98 bearbeiten läßt. Unter Windows 95 werden Programme bereits während der Programmeinrichtung OLE-fähig (Daten werden direkt mit dem Programm verbunden). Die Registrierung erfolgt in der sogenannten Registrierungsdatenbank. Um Änderungen an der Registrierung von Anwendungsprogrammen oder Windows 95/98 vorzunehmen, muß diese mit dem Registrier-Editor "REGEDIT.EXE" bearbeitet werden.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" und wählen Sie im folgenden Dialog als Reporttyp "Systemübersicht" aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Einrichten". Wählen Sie als Drucker "Speziellen Drucker" aus und geben dort "Universal/Nur Text an File" ein.

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Sie können noch einen Namen für den Drucker angeben und festlegen, ob Sie diesen Drucker als Standarddrucker verwenden wollen. Wenn Sie die Angaben bestätigt haben, fordert Windows Sie auf, die Windows-95-CD-ROM einzulegen. Der benötigte Treiber wird dann installiert.

➞ Plug&Play

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Bestätigen Sie alle Eingaben mit einem Klick auf "OK". Anschließend geben Sie noch einen Dateinamen an, unter dem die Übersicht gespeichert werden soll. Danach läßt sich die Systemübersicht problemlos und lesbar ausdrucken.

Kostenlose Erweiterungen

Bedeutet soviel wie "Einstecken und Loslegen". Damit ist ein Satz technischer Spezifikationen gemeint, den Microsoft HardwareHerstellern zur Verfügung stellt, damit diese ihre Hardware an die entsprechenden Windows-Versionen anpassen können. Dies erlaubt den Anwendern, neue Hardware einfach einzubauen oder anzuschließen, die umständliche Konfiguration von Speicheradressen oder DMAKanälen entfällt.

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Bei Microsoft gibt es zu Windows 95 ein sogenanntes Plus-Paket, das Sie käuflich erwerben können. Darin sind einige weitergehende Optionen enthalten, die Windows noch mehr Funktionen zur Verfügung stellen. Manche dieser Funktionen lassen sich aber auch ohne dieses Plus-Paket umsetzen. Zum Beispiel das Anzeigen des Fensterinhaltes beim Ziehen eines Fensters oder eine verbesserte Darstellung von TrueType-Schriften.

➞ BIOS

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Wählen Sie aus dem Startmenü den Eintrag "Ausführen" aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wechseln in das Windows-Verzeichnis.

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Wählen Sie dort die Datei "regedit.exe" aus und bestätigen die Auswahl mit "OK". Daraufhin öffnet sich der ➞Registrierungseditor. Wechseln Sie dort in das Verzeichnis "HKEY_CURRENT_USER" und von dort in das Unterverzeichnis "ControlPanel".

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Wählen Sie den Eintrag "Desktop" an und ändern bei der Zeichenfolge "DragFullWindows" den Wert "0" in Wert "01" um. Die Fensterinhalte werden ab sofort beim Ziehen angezeigt.

Ist die Abkürzung für Basic Input Output System und beinhaltet die dauerhaft in einem Computer gespeicherten Systemroutinen, ohne die der Rechner nicht laufen würde. Gleich nach dem Anschalten des Computers bekommen Sie eine Meldung über das installierte BIOS. Bei modernen Mainboards ist es möglich, das BIOS per Software auf den neusten Stand zu bringen. Ob das für Ihren PC möglich ist, erfahren Sie in Ihrem Handbuch.

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Um die Darstellung von TrueType-Schriften zu verbessern, wechseln Sie in das Verzeichnis "HKEY_CURRENT_USER" und von dort in das Unterverzeichnis "ControlPanel".

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Wählen Sie dort den Eintrag "Desktop" an und tragen bei der Zeichenfolge "FontSmoothing" anstelle der "0" den Wert "01" ein. Beenden Sie nun den Registrierungseditor. Die eingegebene Änderung wird sofort wirksam. Danach werden Sie eine Verbesserung in der TrueType-Darstellung erkennen.

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Windows

TIP

Nicht unnötig Speicherplatz verschwenden

Nicht jedes System gleicht dem anderen, auch wenn die gleichen Hardwarekomponenten zusammengebaut wurden. Hier einige kleine Tips, die helfen, wertvollen Speicherplatz zu sparen und das System zu beschleunigen: • Verwenden Sie keine große Bilddatei als Hintergrund auf dem Desktop • Entfernen Sie hüpfende und farbige Mauszeiger • Vermeiden Sie den Einsatz von grafikintensiven Bildschirmschonern • Nutzen Sie lieber eine funktionelles, großes Programm anstelle vieler kleiner Tools

TIP

Symbol des Startbuttons ändern

Die meisten Symbole auf dem Desktop lassen sich verändern. Hier macht das Symbol des Startbuttons auf der ➞Taskleiste eine Ausnahme. Der Grund liegt darin, daß das Symbol in der Datei "user.exe" gespeichert ist und nur mit einem ➞ Icon-Editor bearbeitet werden kann. Da die Datei "user.exe" von Windows ständig benutzt wird, läßt sie sich unter Windows 95 nicht editieren. Um die Originaldatei bei Problemen wieder verfügbar zu haben, kopieren Sie die Datei "user.exe" in ein Sicherungsverzeichnis Ihrer Wahl. Danach gehen Sie folgendermaßen vor: Kopieren Sie die Datei "user.exe" in ein anderes Verzeichnis, beispielsweise nach "c:\windows\ temp". Laden Sie die Datei in einen Icon-Editor und bearbeiten Sie die Kopie. Anschließend beenden Sie Windows und führen einen Neustart im DOS-Modus durch. Kopieren Sie unter DOS die abgeänderte Kopie ins Windows-System-Verzeichnis und überschreiben Sie das Original. Beim nächsten Start von Windows steht der neue Startbutton zur Verfügung.

Automatische Geräte-Erkennung überlisten

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Gerade Einsteigern bietet die automatische Geräteerkennung von Windows 95 (➞Plug and Play) eine Erleichterungen beim Installieren neuer Hardware. Geübteren Computerbesitzern ist der Vorgang der automatischen Hardwareerkennung jedoch oft ein Dorn im Auge und manchmal nicht erwünscht. Zum Beispiel wenn der Universal Serial Bus (USB) nicht genutzt werden soll. Solche Komponenten lassen sich meist auch nicht im ➞BIOS abschalten und verbrauchen unnötig Ressourcen. Sie lassen sich auch nicht im Gerätemanager löschen, weil beim Neustart die Geräte wieder erkannt werden. Sie können die automatische Erkennung aber überlisten:

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Gehen Sie über das Windows-Startmenü in den Ordner "Einstellungen" und wählen dort die "Systemsteuerung" an. Klicken Sie auf das Symbol "System" doppelt und wählen Sie die Registerkarte "Hardware Profile" aus. Normalerweise ist dort der Eintrag "Ausgangskonfiguration" markiert.

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Kopieren" und geben als Namen "NeueKonfiguration" ein.

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Windows fordert Sie nun auf, einen Neustart durchzuführen. Haben Sie alle gewünschten Geräte aus dem Geräte-Manager entfernt, bestätigen Sie den Neustart.

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Beim Neustart des Rechners werden Sie aufgefordert, eine Konfiguration auszuwählen. Wählen Sie hier die Konfiguration "Ausgangskonfiguration".

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Nach dem Start von Windows stehen Ihnen die freigewordenen Ressourcen zur Verfügung. Löschen Sie nun den Eintrag "NeueKonfiguration" aus der Registerkarte "Hardware Profile". Beim nächsten Neustart entfällt die Abfrage nach einem Profil wieder.

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Möchten Sie die gelöschten Geräte wieder installieren, rufen Sie einfach den Hardware Assistenten in Systemordner "Hardware" auf und starten die automatische Hardwareerkennung wieder. ❑

Anschließend klicken Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager" und entfernen die nicht benötigten Geräte (z.B. Universal Serial Bus) Klicken Sie dazu auf den Eintrag und anschließend auf die Schaltfläche "Entfernen".

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Danach öffnet sich das Dialogfenster "Entfernen des Geräts bestätigen", in dem Sie den Eintrag "Aus einer bestimmten Konfiguration entfernen" markieren müssen. Anschließend öffnet sich ein Listenfenster, bei dem Sie die "Ausgangskonfiguration" aktivieren und mit dies "OK" bestätigen.

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tips Windows ➞ Pull-Down-Menü

Akustische Signale ausschalten

Pull-Down-Menüs begegnen Ihnen in allen Anwendungsprogrammen und Systemprogrammen. Es sind Listen mit anwählbaren Inhalten. Sie werden durch ein nach unten gerichtetes Dreieck symbolisiert. Nach Klick auf dieses Symbol klappt eine Liste mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten auf, bei der nur eine Option auszuwählen ist. Mit den Scroll-Balken können Sie sich den Inhalt betrachten.

TIP

Drag and Drop im DOS-Fenster

Um in einem DOS-Fenster das Verzeichnis zu wechseln, müssen Sie sich nicht lange mit den entsprechenden DOS-Befehlen aufhalten. Ziehen Sie einfach eine Datei per Drag & Drop vom Explorer in das DOS-Fenster. Dann wird in der Kommandozeile das aktuelle Verzeichnis auf den Ursprung dieser Datei gewechselt. Die gewählte Datei wird ebenfalls angezeigt. Sie können dann eine "*.exe"-Datei mit ENTER starten.

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Klicken Sie auf das "Start"-Feld in der Taskleiste, "Einstellungen" und "Systemsteuerung". Klicken Sie doppelt auf das Icon "Akustische Signale".

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Defragmentieren

Das Hilfsprogramm "Defragmentierung" spürt Dateien auf, die auf der Festplatte nicht zusammenhängend gespeichert sind. Deshalb muß Ihr PC unter Umständen über die ganze Festplatte verteilte Dateien für einen Programmstart finden. Bei einer Defragmentierung werden diese Dateien sortiert und wieder zusammengefaßt. So kann der Schreibund Lesezugriff wesentlich schneller erfolgen. Außerdem werden Daten von beschädigten Sektoren entfernt. Das bewirkt mitunter eine deutliche Geschwindigkeitssteigerung. Sie finden die Defragmentierung unter "Start/Programme/Zubehör". PCgo!-Tip: Räumen Sie Ihre Festplatte regelmäßig auf!

TIP

Piepstöne und ähnliches nerven manchmal ganz schön. Schalten Sie die akustischen SystemMeldungen doch einfach ab:

Öffnen Sie das ➞Pull-Down-Menü im Feld "Schemas". Wählen Sie "Keine akustischen Signale" und klicken Sie auf "OK".

Akustisches Signal bei Tastatureingabe Es passiert immer wieder, daß die Feststell-Taste aus Versehen aktiviert wird. Dann schreiben Sie in Großbuchstaben weiter und müssen den Text später verbessern. Was die wenigsten wissen: Sie können Windows befehlen, beim Drücken der Feststell-, Num- und Rollen-Taste ein akustisches Signal zu geben.

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Öffnen Sie die Systemsteuerung. Klicken Sie doppelt auf das "Eingabehilfen"-Icon.

Im Feld "Statusanzeige" der TastaturRegistrierkarte müssen Sie das Kästchen "Statusanzeige aktivieren" anklicken. Klicken Sie auf "OK".

"Senden an"-Menü verändern Damit Sie kleinere Textdokumente sofort bearbeiten können, erweitern Sie das "Senden an"Untermenü um die Auswahl "Notepad".

Wenn Sie nun das Kontextmenü einer Datei öffnen, sehen Sie die neue Verknüpfung unter "Senden an".

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Öffnen Sie das Windows-Verzeichnis. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notepad-Symbol und wählen Sie "Verknüpfung erstellen".

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Nach einem erneuten Rechtsklick auf "Verknüpfung mit Notepad" wählen Sie "Ausschneiden".

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Wechseln Sie nun in das Verzeichnis "Sendto". Wählen Sie "Einfügen" aus dem "Bearbeiten"-Menü". Die Verknüpfung mit "Notepad" wird an dieser Stelle eingefügt. PCgo! 12/98

tips Windows ➞ Registry

Aufklappzeit von Menüs beeinflussen

Die Registry hat unter Windows 95 die Aufgaben der "*.ini"- Dateien unter Windows 3.11 übernommen. In ihr stehen sämtliche Systemangaben wie Fenstergrößen, -positionen, usw. Alle Programme schreiben diese Angaben beim Beenden von Windows in sie zurück. Daher können Änderungen in der Registry fatale Wirkung haben. Werden sie nicht richtig eingegeben, ist es sehr wahrscheinlich, daß Windows 95 sich beim nächsten Versuch nicht starten läßt. Nicht so erfahrenen Anwendern sei daher geraten: Nehmen Sie mit den in der Systemsteuerung vorhandenen Änderungsmöglichkeiten vorlieb und lassen Sie den schlichten, aber sehr mächtigen, Registry-Editor außen vor.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Listenfenster und wählen Sie "Neu/Zeichenfolge". Geben Sie dem neuen Wert den Namen "MenuShowDelay".

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Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf die neue Zeichenfolge. Wählen Sie "Ändern" und tragen Sie im Eingabefeld "Wert" eine Zahl zwischen 1 und 1.000 ein. Das entspricht einer Verzögerung zwischen 1 und 1.000 Millisekunden.

Die Aufklappzeit von Menüs – auch des Startmenüs – läßt sich folgendermaßen beeinflussen.

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Achtung! Benutzen Sie den Registriereditor nur, wenn Sie über entsprechende Erfahrungen mit diesem Programm verfügen. Denn fehlerhaft eingegebene Angaben können zu einem kompletten Absturz Ihres Betriebssystems führen. Auf jeden Fall sollten Sie vorher eine Sicherheitskopie der Registrierdaten anlegen.

Klicken Sie auf "Start" und wählen Sie "Ausführen...". Anschließend geben Sie "regedit" ein, um den Editor für die ➞Registry zu starten.

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Klicken Sie auf "OK". Wechseln Sie auf der linken Seite in den Ordner "HKEY_CURRENT_USER/Contol Panel/desktop".

PCgo! 12/98

Klicken Sie "OK". Starten Sie Windows neu, werden die Änderungen wirksam.

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tips Windows ➞ Kontextmenü Ein Kontextmenü ist eine Liste von Auswahlmöglichkeiten. Es öffnet sich, wenn Sie auf Ihrem Bildschirm etwas mit der rechten Maustaste anklicken. Abhängig von der aktiven Oberfläche können Sie dann Aktionen auswählen. Normalerweise würden Sie zum Erreichen der gewünschten Aktion mehrere Schritte benötigen. Sie können das Kontextmenü als Abkürzung sehen, die ein flüssigeres Arbeiten erlaubt.

TIP

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Editieren Sie die Datei "win. ini". Suchen Sie nach der Zeichenfolge [Windows Help]. Falls sie nicht gefunden wird, fügen Sie diese am Ende der "win.ini" ein.

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Speichern Sie die Datei und starten Sie Windows neu. In Zukunft können Sie dann in jedem beliebigen Hilfethema mit der Tastenkombination "Strg" und "Umschalt" und "Pfeil rechts" eine Seite vorblättern. Entsprechend benutzen Sie "Strg" und "Umschalt" und "Pfeil links", um eine Seite zurückzublättern.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorb-Symbol. Auf der Registrierkarte "Global" markieren Sie das Optionsfeld "Laufwerke unabhängig konfigurieren (nicht in Papierkorb verschieben)".

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Klicken Sie auf die Registrierkarte des Laufwerks, dessen Reservierung ausgeschaltet werden soll.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dateien sofort löschen" und klicken Sie auf "OK".

Dateityp für mehrere Anwendungen registrieren Mit einem Doppelklick können Sie bestimmte Dateitypen mit immer dem selben Programm öffnen. Praktisch wäre es doch, wenn Sie über das ➞Kontextmenü eine andere Anwendung wählen könnten. Das geht! In unserem Beispiel öffnen wir über das Kontextmenü eine Bitmap-Datei mit dem Shareware-Programm "Polyview".

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Klicken Sie doppelt Sie auf das ArbeitsplatzSymbol. Öffnen Sie das Ansicht-Menü und wählen Sie "Optionen".

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Wählen Sie die Registerkarte "Dateitypen". Markieren Sie in dem Listenfeld "Registrierte Dateitypen" den Eintrag "Bitmap". Suchen Sie "Bearbeiten".

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Klicken Sie einmal in das Eingabefeld "Anwendung für diesen Vorgang:" und dann auf "Durchsuchen". Anschließend wählen Sie das entsprechende Programm.

Vorbeugen ist besser...

Streikt Ihr Windows, weil eine der Systemdateien "user.dat" oder "system.dat" beschädigt ist? Dann können Sie einen Rettungsversuch mit deren Sicherheitskopien vornehmen: Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie Windows 95 installiert haben. Benennen Sie die Datei "user.da0" oder "system.da0" in "user.dat" bzw. "system.dat" um. Starten Sie Ihren Computer neu.

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Benötigen Sie auf einer Festplatte keinen Papierkorb und sind sich sicher, daß keine gelöschten Daten zwischengespeichert werden sollen? Dann deaktivieren Sie die Eigenschaften des Papierkorbs für diese Partition.

Hilfetexte durchblättern

Normalerweise sind Sie in den Hilfetexten an die Seitenfolge gebunden, die die Autoren festgelegt haben. Wer möchte, kann aber alle Hilfedateien von vorn bis hinten durchschmökern, ohne sich an die vorgegebenen Strukturen halten zu müssen.

TIP

Auf einzelnen Laufwerken sofort löschen

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Im folgenden Dialogfeld "Dateityp bearbeiten" klicken Sie die "Neu"-Schaltfläche an. Tragen Sie im Feld "Vorgang:" die Zeile ein: "Mit Polyview öffnen".

Jetzt können Sie mit der rechten Maustaste eine Datei mit alternativen Programmen öffnen. PCgo! 12/98

Windows Sichern und retten

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Um die Systemdateien bei jedem Programmstart zu sichern, kopieren Sie von der Windows-95-CD das Verzeichnis ERU auf Ihre Festplatte. Sie finden dieses Verzeichnis unter "Other/Misc/Eru". Stellen Sie eine Verknüpfung mit dem Programm ERU in der Gruppe Autostart her. Damit haben Sie bei jedem Windows-Start eine Kopie Ihrer Systemdateien in diesem Verzeichnis.

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Zur Wiederherstellung Ihrer Systemdateien gehen Sie folgendermaßen vor: Während Ihr System bootet, drücken Sie die Taste "F8". Dadurch gelangen Sie in das Bootmenü. Wählen Sie "Abgesichert, nur Eingabeaufforderung". Sobald das Prompt-Zeichen erscheint, wechseln Sie in das ERU-Verzeichnis und starten das Programm ERD.

Doppelklick ändern

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Mit einem Doppelklick öffnen Sie normalerweise eine Datei. Wie wäre es aber, wenn ein Doppelklick eine "*.txt"-Datei zum Beispiel direkt ausdruckt? Das geht ganz einfach:

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Doppelklicken Sie auf das Arbeitsplatz-Symbol. Öffnen Sie das Ansicht-Menü und wählen Sie "Optionen".

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Wählen Sie die Registerkarte "Dateitypen". Markieren Sie den Eintrag "Textdatei" und wählen Sie anschließend "Bearbeiten".

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Im geöffneten Dialog "Dateityp bearbeiten", "Vorgänge" markieren Sie den Eintrag "Print". Danach klicken Sie auf die "Als Standard"-Schaltfläche". ❑

PCgo! 12/98

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tips Windows 98 Installation nur, wenn nötig!

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Ist Outlook (aber nicht Outlook Express) schon installiert? Dann müssen Sie Exchange nicht noch einmal nachträglich installieren. Sie können genauso gut mit Outlook faxen.

TIP

Adreßbücher synchronisieren

Leider sind Exchange und Outlook Express nicht so aufeinander abgestimmt, daß die Adressen in beiden Programmen gemeinsam verwaltet werden. Besser dazu geeignet ist das Adreßbuch von Outlook Express. Hier können Sie ganz einfach Adressen aus Exchange importieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Adressbuch". Dann wählen Sie aus dem Menü "Datei", "Importieren" und "Adreßbuch". Als Dateityp wählen Sie "Persönliches Adreßbuch für Microsoft Exchange" und klicken auf "Importieren".

Faxen unter Windows 98 Wenn Sie schon unter Windows 95 gefaxt haben, werden Sie wahrscheinlich ➞Exchange und Microsoft Fax kennen, die Standardprogramme zum Faxen. Haben Sie aber die Vollversion von Windows 98 installiert oder war Windows 98 auf Ihrem Rechner vorinstalliert, suchen Sie Exchange vergeblich. Wir zeigen, wie Sie Exchange und das Faxprogramm doch noch finden. Aber Vorsicht! Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, funktioniert der Exchange-Dienst nicht und auch MicrosoftFax sollte schon installiert sein.

Klicken Sie doppelt auf das "Posteingang"Symbol auf dem Desktop. Der Setup-Assistent wird noch einmal gestartet. Jetzt können Sie das Fax- und das Mailprogramm konfigurieren.

Klicken Sie auf "Weiter".

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Wählen Sie dann das Modem, mit dem Sie faxen.

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Legen Sie die Windows-98CD ein. Unterbinden Sie den AutoStart, indem Sie die Umschalttaste drücken. Starten Sie dann den Windows Explorer und wechseln Sie zum CD-Laufwerk. Hier gehen Sie in das Verzeichnis "Tool", dann "oldwin95" und "message".

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Im rechten Fenster des Explorer sehen Sie drei Dateien, darunter "awfax.exe" und "wms.exe". Doppelklicken Sie "wms.exe".

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Dann finden Sie den Eintrag auch in Ihrem Outlook-Express-Adreßbuch.

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Damit wird die Installation des "Microsoft Exchange Client" gestartet. Bestätigen Sie zweimal und die Installation beginnt.

Dann stellen Sie ein, ob Faxe automatisch angenommen werden oder ob Sie vorher auf das Fax-Symbol klicken müssen. Dann geben Sie Ihren Namen und Faxnummer ein. Die Konfigurierung von Microsoft Mail ist eigentlich überflüssig, da Sie wohl weiterhin Outlook Express für Ihre e-mails verwenden. Der "Pfad zum Verzeichnis Ihres Postoffice" braucht Sie nicht zu interessieren. Geben Sie irgendein Verzeichnis an und klicken dann zweimal auf "Weiter". Auch bei "Postfach" und "Kennwort" geben Sie irgend etwas ein. Sie entscheiden dann noch, ob der Posteingang (und damit auch der Faxempfang) gleich beim Windows-Start geladen wird (empfehlenswert).

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➞ Exchange Exchange war das Programm unter Windows 95, mit dem Sie e-mails und Faxe verschicken konnten. In Windows 98 wurde es nicht integriert. Für e-mails ist Outlook Express "zuständig", Faxe können Sie damit aber nicht verschicken. Deshalb sollten Sie nachträglich Exchange installieren. Nur wenn Exchange installiert ist, können Sie auch "Microsoft Fax" installieren und damit direkt aus einem Programm ein Dokument per Fax verschicken.

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Am Schluß der Installation wird der "SetupAssistent für Posteingang" gestartet. Klicken Sie hier auf "Abbrechen". Zuerst sollten Sie noch das Faxprogramm installieren. Am Schluß der Installation sehen Sie das gewohnte PosteingangsSymbol auf dem Desktop.

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Doppelklicken Sie jetzt auf die Datei "awfax.exe" im Windows Explorer. Das Faxprogramm wird installiert und Sie müssen Ihren Rechner neu starten.

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Beim nächsten Start von Exchange erhalten Sie eine Meldung, daß der Pfad zu Ihrem Postoffice nicht gefunden wurde und daß Sie keine Mails senden und empfangen können. Sei's drum – auf alle Fälle können Sie jetzt wie unter Windows 95 Faxe aus Exchange verschicken und dort empfangen. Wählen Sie dazu entweder aus dem Menü "Verfassen" den Eintrag "Neue Faxnachricht" oder klicken Sie einfach auf dieses Symbol und wählen Sie danach aus Ihrem Adreßbuch einen Eintrag an. Um eine neue Adresse einzugeben, klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und wählen Sie aus, daß die Adresse eine Faxadresse ist. ❏ PCgo! 12/98

tips Windows 98

Fragen zu Windows 98 98 Ende September war es soweit: Der Microsoft-Press-Autor stand in der PCgo!-Hotline unseren Lesern Frage und Antwort. Hier das Wichtigste noch einmal Schwarz auf Weiß.

➞ Bootmenü Mit dem Bootmenü starten Sie in verschiedenen Varianten (etwa im "abgesicherten Modus") oder mit einem anderen Betriebssystem (MS-DOS).

➞ FAT32 FAT ist die Abkürzung für "File Allocation Table", eine Art Verzeichnis Ihrer Festplatte. Zu jeder Datei steht hier, in welchen Clustern des Datenträgers sie gespeichert ist. Der Vorteil von FAT32 gegenüber seinem Vorgänger FAT16: größere Partitionen und kleinere Cluster.

➞ APM Das ist ein Stromsparmechanismus, der in vielen PC-Komponenten unterstützt wird. Durch das APM wird gesteuert, wann etwa eine Festplatte in einen Schlummermodus versinkt.

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Windows 98 parallel zu MS-DOS/Windows 3.1

Frage: Kann ich Windows 98 parallel zu einem anderen Betriebssystem installieren? Antwort: Ja, das geht. Starten Sie den Rechner im MS-DOS-Modus. Dann geben Sie an der Eingabeaufforderung den Befehl "x:setup" ein (x steht für den Laufwerksbuchstaben Ihres CDROM-Laufwerks). Das Installationsprogramm wird gestartet. Bei der Abfrage des Installationsverzeichnisses müssen Sie einen anderen Ordner als den vorgeschlagenen angeben. Damit bleibt das alte Betriebssystem in seinem Verzeichnis erhalten. Über das ➞Bootmenü können Sie zwischen den beiden Betriebssystemversionen wählen.

FAT32

den, so daß ich einen Neustart ausführen mußte. Antwort: Windows 98 installiert das APM Version 1.2. Das geht aber nur mit neuerer Computerhardware. Ihre Hardware unterstützt nur die Version 1.0. So lösen Sie das Problem:

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Klicken Sie in der Taskleiste auf "Start", "Einstellungen", "Systemsteuerung", "System" und danach auf die Registerkarte Geräte-Manager.

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Unter den aufgelisteten Geräten finden Sie den Eintrag "Systemkomponenten". Öffnen Sie diese durch einen Doppelklick.

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In der folgenden Auflistung gibt es den Eintrag "Unterstützung für Advanced Power Manager". Klicken Sie diesen Eintrag doppelt an. Wählen Sie die Registerkarte "Einstellungen" und aktivieren dort "APM 1.0-Modus erzwingen".

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Bestätigen Sie die Einstellung zweimal und starten Sie den Computer neu. Wenn das nichts hilft, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 und versuchen es dann mit der Option "Stromstatusabfrage deaktivieren".

Frage: Was sind die Vor- und Nachteile von Fat32. Braucht man das unbedingt? Antwort: Die Clustergröße von FAT 16 war um einiges größer als ➞FAT32. Egal wie klein eine Datei war – sie belegte mindestens 32 KByte auf der Festplatte. Enthält eine Festplatte viele kleine Dateien, wird die Speicherkapazität der Festplatte also sehr schlecht ausgenutzt. Durch die Umstellung auf das Dateisystem FAT32 können Sie die Clustergröße geringer einstellen. Die Platzersparnis ist durchschnittlich etwa 30%. Allerdings wird der Zugriff auf eine Festplatte mit FAT32 nicht schneller, manchmal sogar eher langsamer. Außerdem lassen sich die Daten eines FAT32Laufwerks nicht komprimieren (etwa mit DriveSpace). FAT32-Laufwerke können aus MS-DOS und Windows NT nicht angesprochen werden, da sie dieses Dateisystem nicht unterstützen.

Frage: Während des Windows-98-Setups erhalte ich folgende Fehlermeldung: "Für Dateinamen, die länger als 8 Zeichen sind, müssen kurze Dateinamen mit numerischen Erweiterungen erstellt werden können. Aktivieren Sie diese Option und führen Sie Setup erneut aus." Was soll ich tun? Antwort: Dazu muß ein bestimmter Eintrag in der Registry geändert werden ("NameNumericTail"). Dafür gibt es ein Tool auf der Windows98-CD.

Rechner erwacht nicht mehr aus dem Standby-Modus

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Frage: Ich konnte unter Microsoft Windows 95 meinen Rechner über die ➞APM-Funktion (Advanced Power Management) in den StandbyModus schalten. Nachdem ich Windows 98 installiert habe und die Funktion auswählte, konnte mein Rechner nicht mehr aktiviert wer-

Fehler bei der Installation

Legen Sie unter Windows 95 die Windows98-CD ein. Wählen Sie "Nnt.inf" im Verzeichnis "/Tools/MTSutil" auf der Windows-98-CD.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Nnt.inf" und wählen aus dem Kontextmenü "Installieren", um den Wert für "NameNumericTail" zu entfernen. Jetzt sollte die Installation funktionieren. ❏ PCgo! 12/98

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CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips W ü/ en tm Haup

Windows 95 Neuer Eintrag im Kontextmenü

TIP

Dateityp bestimmen

Wenn Sie – wie im nebenstehenden Tip beschrieben – für eine Datei das Kontextmenü erweitern möchten, aber nicht wissen, welche Dateierweiterung sich dahinter verbirgt, so müssen Sie dies zunächst ausfindig machen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei Ihrer Wahl, egal ob auf dem Desktop oder im Windows-Explorer. Im Kontextmenü wählen Sie den untersten Eintrag „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Allgemein“ schauen Sie in der Zeile „MSDOS-Name“ nach der Dateierweiterung.

Merken Sie sich den Dateityp und fügen Sie wie im Tip „Neuer Eintrag im Kontextmenü“ beschrieben einen weiteren Eintrag im Kontextmenü hinzu.

TIP

Wie Sie einen neuen Eintrag im „Senden an“Eintrag des Kontextmenüs erzeugen, haben wir Ihnen in der vorigen PCgo!-Ausgabe gezeigt. Eine solche neue Verknüpfung, ob Drucken, Kopieren oder einen Programmstart, können Sie mit jedem Dateityp ausführen. Möchten Sie für ein Dateiformat ein spezifisches Kontextmenü, so läßt sich auch dies realisieren.

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Starten Sie den Windows-Explorer und klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht“. Wählen Sie hier den Eintrag „Optionen“ (unter Windows 98: „Ordneroptionen“) und wechseln Sie auf die Registerkarte „Dateitypen“.

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Nun erscheint ein lange Liste der „registrierten Dateitypen“, aus der Sie den Typ, dessen Kontextmenü Sie ändern möchten, auswählen und markieren.

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Mit „OK“ schließen Sie das Fenster: In der Liste „Vorgänge“ erscheint daraufhin ein neuer Eintrag. Mit einem Klick auf „Schließen“ bzw. „OK“ beenden Sie zunächst den Dialog „Dateityp bearbeiten“, mit einem weiteren „Schließen“ die gesamte Operation.

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Nach dem Betätigen der Schaltfläche „Bearbeiten“ erscheint ein Dialogfenster. Um einen neuen Eintrag für den bestimmten Dateityp im Kontextmenü aufzunehmen, klicken Sie dort auf „Neu“ und tragen im Feld „Vorgang“ die Bezeichnung ein, die auch später im Kontextmenü erscheinen soll.

Wenn Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Datei klicken, so erscheint im Kontextmenü der neue Eintrag. Über „Öffnen“ starten Sie das Standardprogramm, über den neuen Eintrag die alternative Anwendung.

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In der Zeile „Anwendung für diesen Vorgang“ muß die zugehörige Ausführungsdatei mitsamt exakter Pfadangabe erscheinen. Einfa-

Mit AlternativSoftware öffnen

Wenn Sie eine bestimmte Datei „nur einmal kurz“ mit einem anderen als dem für diesen Dateityp voreingestellten Programm öffnen möchten, so drücken Sie gleichzeitig mit der rechten Maustaste die „Shift“-Taste. Im Kontextmenü sehen Sie nun zusätzlich den Eintrag „Öffnen mit“. Wählen Sie diesen, so können Sie aus der Programmliste die Datei mit einer beliebigen anderen Anwendung starten. Markieren Sie dazu die Software und klicken Sie auf „OK“. Wenn Sie das gewählte Programm zur Standardanwendung machen möchten, so setzen Sie vor „Datei immer mit diesem Programm öffnen“ einen Kontrollhaken.

cher ist das Durchhangeln über den Button „Durchsuchen“. Wenn Sie gar nicht wissen, wo sich das Programm befindet, müssen Sie vorher über die Taste „F3“ nach der Datei suchen.

Analog läßt sich im Fenster „Dateityp bearbeiten“ über „Entfernen“ ein Eintrag aus dem Kontextmenü wieder löschen.

„Öffnen“ mit neuem Standardprogramm Viele Programme, insbesondere Grafikanwendungen, „beanspruchen“ einen bestimmten Dateityp für sich: Klicken Sie doppelt auf eine solche Datei, so startet das jeweils damit verknüpfte Programm. Doch keine Sorge: Zusätzlich zum oben erläuterten Neueintrag im Kontextmenü läßt sich auch das mit dem Standardeintrag „Öffnen“ verknüpfte Programm auf einfache Weise ändern.

die zugeordnete Standardanwendung. Mit zweimal „Schließen“ wird die Änderung wirksam.

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Starten Sie wieder den Windows-Explorer und gehen Sie über „Ansicht“, „Optionen“ auf die Registerkarte „Dateitypen“. In der Liste der „registrierten Dateitypen“ wählen Sie den entsprechenden Typus.

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Drücken Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“, markieren Sie den Eintrag, der nach einem Doppelklick auf die Datei automatisch starten soll, und klicken Sie auf „Als Standard“. Daraufhin wird dieser Eintrag fett hervorgehoben – als Zeichen für

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Das Problem dabei: Der „alte“ Standardeintrag im Kontextmenü „Öffnen“ läßt sich nicht umbenennen – ist also wenig aussagekräftig. Deshalb sollten Sie, analog zu den im Tip „Neuer Eintrag im Kontextmenü“ beschriebenen Schritten, einen neuen Eintrag mit der richtigen Programmbezeichnung festlegen. Dann sehen Sie im Kontextmenü auf einen Blick, mit welchem Programm Sie eine bestimmte Datei starten. PCgo! 1/2000

Windows 98 Alte Programmeinträge löschen Das Problem: In der Liste der installierten Software, die Sie über „Einstellungen“ in der „Start“Leiste, „Systemsteuerung“ und „Software“ aufrufen, tauchen Programmeinträge auf, die gar nicht existieren sollten. Denn das Programm an sich ist längst nicht mehr auf Ihrem PC. Vor diesem Problem stehen Sie immer, wenn Sie eine Anwendung nicht ordnungsgemäß über die Schaltfläche „Hinzufügen/Entfernen“ oder über einen speziellen Uninstaller entfernen, sondern einfach den Programmordner von der Festplatte entfernen. Dann erhalten Sie beim Versuch, auch den Listeneintrag über „Hinzufügen/Entfernen“ zu löschen, eine Fehlermeldung, die Deinstallation bricht ab, und der störende Eintrag verschwindet nicht.

schlüssel, in denen sich die Informationen zum Deinstallieren der Programme befinden. Suchen Sie hier den Unterschlüssel zu dem Eintrag, den Sie entfernen möchten. Blätter Sie die Liste durch und markieren Sie das gesuchte Programm. Drücken Sie die „Entf“-Taste auf der Tastatur und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit „Ja“.

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Wichtig: Dabei wird nur der jeweilige Eintrag in der Liste der installierten Software gelöscht wird. Eventuell existierende Programmdateien, etwa nicht benötigte DLL- oder andere Dateien, können sich danach immer noch auf der Platte befinden.

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Um einen solchen Eintrag dennoch zu entfernen, starten Sie den Registrierungseditor. Tippen Sie dazu nach einem Klick auf „Ausführen...“ in der „Start“-Leiste „regedit“ in das „Öffnen“Feld ein und fahren Sie mit „OK“ fort.

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Über die Verzeichnisstruktur „HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion“ gelangen Sie zum Ordner „Uninstall“. Darin finden Sie die Unter-

Um auch solche Einträge zu einem Programm zu löschen, müssen Sie den Registrierungseditor systematisch durchsuchen. Am einfachsten funktioniert dies über die ➞ Registry-Suchfunktion. So sind Sie sicher, daß Sie auch wirklich alle Verweise und Einträge ausmachen und löschen. Haben Sie über die Suchfunktion den Eintrag des betreffenden Programms gefunden, löschen Sie ihn über die „Entf“-Taste auf der Tastatur. Mit einem Tastendruck auf „F3“ geht die Suche weiter, bis kein entsprechender Eintrag mehr gefunden wird. Damit sind sämtliche programmspezifischen Einträge aus der Registry gelöscht.

Virtuellen Arbeitsspeicher optimieren Windows benötigt für zahlreiche Anwendungen mehr Arbeitsspeicher, als normalerweise als physikalisches RAM im Rechner steckt. Das Betriebssystem reserviert deshalb einen Teil der Festplatte als „virtuellen Arbeitsspeicher“. Da der Festplattenzugriff aber viel langsamer ist als das Lesen und Schreiben im echten Hauptspeicher, sollten Sie den „virtuellen Arbeitsspeicher“ optimal einstellen. So geht’s:

ne andere Partition (auf der gleichen Festplatte) zu wählen, macht dagegen keinen Sinn!

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Stellen Sie darüber hinaus die minimale und die maximale Größe auf den gleichen Wert ein. Dann haben Sie eine fixe Kapazität reserviert.

➞ Platte defragmentieren Beim Speichern einer größeren Datei ist nicht gewährleistet, daß Windows die enthaltenen Informationen an einem Stück speichert. Je voller der Datenträger ist, desto eher werden die freien Speicherbereiche auseinander liegen. Je stärker eine Festplatte aber „fragmentiert“ ist, desto länger dauert der Zugriff auf die Dateien. So defragmentieren Sie Ihre Festplatte: Klicken Sie auf das „Arbeitsplatz“-Symbol auf Ihrem Desktop und markieren Sie die Partition oder Festplatte, die Sie defragmentieren wollen. Mit einem rechten Mausklick öffnen Sie das Kontextmenü, wählen „Eigenschaften“ und klicken auf der Registerkarte „Extras“ auf die Option „Jetzt optimieren“. Damit starten Sie die „Defragmentierung“.

➞ Registry-Suchfunktion Komfortabler und sicherer als das manuelle Aufspüren von Einträgen in der Registry ist, sich die Suchfunktion des Registrierungseditors zunutze zu machen. Um sämtliche Einträge zu einem Programm auszumachen, klicken Sie im Registrierungseditor auf „Bearbeiten“ und wählen den Eintrag „Suchen“. In der Zeile „Suchen nach:“ geben Sie die Programmbezeichnung ein, mit der die Anwendung in den „Eigenschaften von Software“ erscheint. Ein Klick auf „Weitersuchen“ startet den Suchvorgang.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatzsymbol auf dem Desktop und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Leistungsmerkmale“ betätigen Sie die Schaltfläche „Virtueller Arbeitsspeicher“.

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Aktivieren Sie die Option „Es gelten benutzerdefinierte Einstellungen für den virtuellen Arbeitsspeicher“. Am schnellsten ist der Zugriff auf diesen Speicherteil, wenn er auf einer anderen Festplatte liegt. Dann müssen die Schreib-/Leseköpfe nicht erst auf der Platte hin- und herfahren. Nur ei-

PCgo! 1/2000

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Am besten ist es, den virtuellen Arbeitsspeicher auf einer frisch defragmentierten Platte einzurichten. Dazu setzen Sie vorübergehend vor „Virtuellen Speicher deaktivieren (nicht empfohlen)“ einen Kontrollhaken. Dann müssen sie die ➞ Platte defragmentieren und anschließend aktivieren Sie den virtuellen Speicher wieder.

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Da in der Registry nicht immer der volle Programmname vermerkt ist, sollten Sie auch die Suche mit möglichst aussagekräftigen Teilen des Programmnamens wiederholen.

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Windows 98

TIP

Systemsteuerung auf den Desktop

Explorer: die beste Ansicht

Wenn Sie den Windows-Explorer in der Detailansicht öffnen, so sehen Sie in aller Regel nicht sofort all die Informationen, die Sie eigentlich sehen möchten: Mal ist der Dateiname abgeschnitten, mal sehen Sie gar nur den Anfang eines Pfades oder das Speicherdatum ist verschwunden. Statt mit der Maus die Spalten auf die richtige Breite zu ziehen, können Sie auch mit einer einfachen Tastenkombination die optimale Breite einstellen: Drücken Sie gleichzeitig „Strg“ und „+“ (rechts auf dem Ziffernblock), so springen die Spalten automatisch auf die richtige Breite. Dieser Kniff funktioniert auch in vielen anderen Ordnerfenstern, beispielsweise bei der Suchfunktion, die Sie über die Funktionstaste „F3“ starten.

Anstatt immer über die „Start“-Leiste, „Einstellungen“ die „Systemsteuerung“ aufzurufen, lohnt es sich, eine Verknüpfung auf den Desktop zu legen. Dann können Sie mit einem Doppelklick schnell Änderungen an den Rechnereinstellungen vornehmen.

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Starten Sie den Windows-Explorer, wechseln Sie ins Windows-Verzeichnis (meist ist dies „c:\Windows“) und klicken Sie auf „Dateien anzeigen“, um den Ordnerinhalt tatsächlich zu sehen.

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Öffnen Sie dann mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Datei „Control.exe“ deren Kontextmenü und wählen Sie den Eintrag „Senden an“ gefolgt von „Desktop (Verknüpfung erstellen)“.

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Wenn Sie den Explorer nun schließen, sehen Sie auf dem Desktop die neue Verknüpfung. Markieren Sie diese mit der Maus und drücken

TIP

Sie die Funktionstaste „F2“: Den Dateinamen, jetzt blau unterlegt, können Sie nun überschreiben. Tippen Sie hier „Systemsteuerung“ ein. Denn das ist die Bezeichnung, die Sie auch bisher benutzt haben. Mit „Enter“ wird diese Bezeichnung fixiert.

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Weisen Sie nun der Systemsteuerung noch ein aussagekräftigeres Symbol zu. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei auf dem Desktop und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Verknüpfung“ betätigen Sie die Schaltfläche „Anderes Symbol“ und quittieren die folgende Warnung mit einem „OK“. Aus der daraufhin erscheinenden Liste wählen Sie entweder ein Symbol aus und weisen es der Verknüpfung mit einem zweimaligen „OK“ zu. Oder Sie gehen auf „Durchsuchen“: Damit stehen Ihnen auch Icon-Sammlungen auf CD-ROM zur Verfügung.

Schneller per Tastendruck

Sicher, das Arbeiten mit der Maus ist bequem. Wer aber häufig die gleichen Operationen ausführen muß, kann mit der Tastatur viel schneller arbeiten. Wir haben die wichtigsten Tastaturbefehle unter Windows zusammengestellt: „Alt“ + „F4“: Programm beenden „Strg“ + „C“: Markierten Bereich kopieren „Strg“ + „X“: Markierten Bereich ausschneiden „Strg“ + „V“: Markierten Bereich einfügen „Win“ + „F“: Dateisuche starten „Win“ + „M“: Alle Fenster minimieren „Win“ + „Umschalt“ + „M“: Fenster wieder öffnen „Win“ + „E“: Windows-Explorer öffnen „Strg“ + „Z“: Rückgängig machen „Alt“ + „Tab“: Nächstes aktives Fenster „Alt“ + „Umschalt“ + „Tab“: Voriges aktives Fenster „Umschalt“ + „F10“: Kontextmenü anzeigen „Alt“ + „Strg“ + „Entf“: Wenn sich der Rechner aufhängt

Programme per Tastatur starten Statt mit einem Doppelklick auf das Programmsymbol auf dem Desktop oder gar über die „Start“Leiste und „Programme“ können Sie die Software schneller per Tastenkombination starten.

den automatisch ergänzt. Nach dem Schließen mit „OK“ starten Sie mit der gewählten Tastenkombination – im Beispiel „Strg“ + „Alt“ + „5“ – das entsprechende Programm.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Programmverknüpfung auf dem Desktop oder den entsprechenden Eintrag im „Programme“Ordner und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.

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Auf der Registerkarte „Verknüpfung“ klicken Sie mit der Maus in die Zeile „Tastenkombination“: Den voreingestellten Eintrag „Kein“ können Sie allerdings zunächst nicht überschreiben. Drücken Sie vielmehr einfach einen Buchstaben oder eine Zahl auf der Tastatur: „Strg“ + „Alt“ wer-

Wenn Sie statt der Buchstaben und Zahlen auf der „normalen“ Tastatur die Funktionstasten oder die Zahlen rechts auf dem Ziffernblock wählen, entfällt die automatische Ergänzung von „Strg“ + „Alt“. Dann startet die Anwendung durch einen einfachen Tastendruck. Leider gibt es keine Warnung, wenn eine Taste bereits belegt wurde.

Booksmarks in Internet Explorer 5 importieren Wenn Sie vom Netscape Navigator auf den Internet Explorer 5 umsteigen, können Sie Ihre alten Bookmarks übernehmen. Klicken Sie auf den Menüeintrag „Datei“ und „Importieren und exportieren“, bestätigen Sie mit „Weiter“ und wählen Sie „Favoriten importieren“ aus. Im Feld

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„Impotieren aus Datei“ wechseln Sie über „Durchsuchen“ in das Verzeichnis, in dem sich die Datei „bookmark.htm“ befindet. Nach einem „Weiter“ geben Sie das Ziel an, wo Ihre „alten“ Bookmarks erscheinen sollen. Nach nochmaligem „Weiter“ schließen Sie mit „Fertigstellen“ ab. pm PCgo! 1/2000

ps

Windows-Tteip r

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

Windows 98

Outlook Express 5: E-Mail-Absender übernehmen

auf den TIPP Blick Bootvorgang In der Grundeinstellung von Windows 95 und 98 erscheint während des Bootens stets der Startbildschirm. Dieser verdeckt den Blick auf die Prozesse, die beim Hochfahren des PCs abgearbeitet werden. Meist stört das nicht, doch wenn Sie in einer der Startdateien etwas von Hand geändert haben, möchten Sie sicher kontrollieren, ob die neue Operation auch stattfindet. Drücken Sie dazu die „Esc“Taste auf der Tastatur, sobald das Startlogo erscheint, nicht vorher! Der Startbildschirm verschwindet, und Sie sehen, welche DOS-Befehle abgearbeitet werden.

Wenn Sie kein separates E-Mail-Programm verwenden, sondern das in Windows 98 integrierte Outlook Express 5 einsetzen, haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Personen, von denen Sie EMails erhalten und denen Sie wieder antworten, automatisch in Ihr Adressbuch aufnehmen zu lassen. Das spart mühsame Tipparbeit, und Sie haben Ihre Kontakte auch dann vollständig, wenn Sie versehentlich eine wichtige E-Mail mitsamt Absender gelöscht haben.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und „Optionen“.

Wechseln Sie auf die Registerkarte „Senden“ und aktivieren Sie die Option „Adresse beim Antworten in das Adressbuch übernehmen“.

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Sobald Sie die Schaltfläche „Übernehmen“ und „OK“ betätigen, erscheinen künftig sämtliche neuen Adressen automatisch im Adress-

buch, das Sie in Outlook Express über die Tastenkombination „Strg“ + „Shift“ + „B“ (oder über „Extras“ und „Adressbuch“) erreichen.

Outlook Express 5: Adressbuch exportieren Windows 98 Second Edition „Das visuelle Handbuch“ lautet der Untertitel dieses Buches zur „Zweiten Ausgabe“ von Windows 98. Damit ist die Zielgruppe klar: der Computerneuling. Für Einsteiger ist die ungewöhnliche Darstellung sicher nützlich. Denn wirklich jeder Schritt ist mit einem eigenen Sreenshot bebildert. Auch die einzig wirklich neue Funktion der „Zweiten Ausgabe“ des Microsoft-Betriebssystems, die Internetverbindungsfreigabe, wird ausführlich beschrieben. Was bei dieser viel Platz beanspruchenden Darstellung allerdings zu kurz kommt, ist der erklärende Kontext. Denn der knappe Text umreißt jeweils nur einen konkreten Schritt, die Einbindung in den Zusammenhang bleibt auf der Strecke. Dennoch gut geeignet für den Einsteiger, der sicher zu einer bestimmten Einstellung gelangen möchte.

info Markt & Technik Verlag, ISBN 3-8272-5699-2, Preis: 44 Mark

Wie Sie Ihr Adressbuch in Outlook Express 5 immer auf dem aktuellen Stand halten, haben wir Ihnen im Tip „E-Mail-Absender übernehmen“ (siehe oben) gezeigt. Zur Sicherheit sollten Sie es in regelmäßigen Abständen exportieren und an einer sicheren Stelle aufbewahren. Damit gehen Ihre Kontakte auch dann nicht verloren, wenn Sie beispielsweise einmal das Betriebssystem ganz neu installieren müssen.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“, „Exportieren“ und „Adressbuch“. Voreingestellt als Dateityp ist die „Textdatei (mit Kommas als Trennzeichen)“. Markieren Sie die Option und klicken Sie auf „Exportieren“.

Mit „Fertig stellen“ startet der Export. Im Anschluss müssen Sie das „Exportprogramm für das Adressbuch“ noch „Schließen“.

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Vergeben Sie einen Dateinamen und legen Sie das Speicherverzeichnis fest.

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Nach einem Klick auf „Weiter“ müssen Sie die Felder, die exportiert werden sollen, festlegen. Markieren Sie – entgegen der Voreinstellung – sämtliche Einträge, dann geht Ihnen unter keinen Umständen etwas verloren. Fehlen bei dem einen oder anderen Adressbucheintrag einige der Felder, so hat das keinerlei Auswirkung.

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Der Import dieses oder eines anderen Adressbuches funktioniert analog: Über „Datei“, „Importieren“, „Anderes Adressbuch“ wählen Sie das Format der zu importierenden Datei und klicken auf „Importieren. Über die Schaltfläche „Durchsuchen“ wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem sich die Adressbuchdatei befindet. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf „Öffnen“. Mit „Weiter“ und „Fertig stellen“ beginnt der Adressenimport. Sind einige der Adresseinträge bereits in dem aktuell geladenen Adressbuch vorhanden, können Sie diese entweder ersetzen oder in der alten Form belassen. PCgo! 3/2000

Windows 98 Defragmentierung bricht immer ab Die Defragmentierung sollten Sie in regelmäßigen Abständen ausführen, damit Programme und andere Dateien so auf der Festplatte abgelegt sind, dass die Anwendungen möglichst schnell laufen. Was aber tun, wenn die Defragmentierung ohne Fehlermeldung abbricht und auch „Scandisk“ keinen Defekt feststellen kann?

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Starten Sie den „Windows-Explorer“ und wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem das Betriebssystem installiert ist (voreingestellt: „c:<windows“). Um den Ordnerinhalt zu sehen, klicken Sie auf „Dateien anzeigen“.

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Wenn Sie den Unterordner „Applog“ jetzt noch nicht sehen, so müssen Sie zunächst über „Ansicht“ in der Menüleiste, „Ordneroption“

auf der Registerkarte „Ansicht“ in der Rubrik „Versteckte Dateien“ die Option „Alle Dateien anzeigen“ aktivieren. Mit „Übernehmen“ und „OK“ wird der „Applog“-Ordner sichtbar.

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Öffnen Sie diesen Ordner mit einem Doppelklick. Hierin sind Protokolldateien von Windows abgelegt. Wenn eine dieser Dateien fehlerhaft ist, kann die Defragmentierung unter Umständen nicht mehr richtig arbeiten. Markieren Sie deshalb mit der Tastenkombination „Strg“ + „a“ sämtliche Dateien im „Applog“-Ordner und drücken Sie die „Entf“-Taste. Die Sicherheitsabfrage beantworten Sie mit „Ja“. Klicken Sie anschließend auf „Alle löschen“.

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Wenn Sie die Festplattenoptimierung jetzt über „Programme“ in der Startleiste, „Zubehör“, „Systemprogramme“ und „Defragmentierung“ starten, sollte sie ohne Probleme durchlaufen.

Registry sichern und wiederherstellen Bevor Sie im Registrierungseditor irgendwelche Änderungen vornehmen, sollten Sie die aktuellen Einstellungen sichern. So geht’s:

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Rufen Sie über „Ausführen...“ in der Start-Leiste und Eintippen von „regedit“ in das „Öffnen“Feld mit einem „OK“ den Registrierungseditor auf. Klicken Sie auf „Registrierung“ in der Menüleiste und auf „Registrierungsdatei exportieren...“

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Geben Sie der Sicherungsdatei einen Namen und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll. Da die Datei in der Regel zwischen 5 und 10 MByte groß ist, können Sie sie nicht auf einer normalen Diskette speichern. Achten Sie unbedingt darauf, dass im unteren Teil des Fensters bei „Exportbereich“ die Option „Alles“ gewählt ist. Ansonsten wird nur ein Teil der Daten gespeichert – unter Umständen fehlen Ihnen genau die Teile der Registrierung, die Sie im Notfall benötigen. Betätigen Sie schließlich „Speichern“, die aktuelle Registrierung ist nun komplett gespeichert.

drücken Sie „Öffnen“. Damit werden wieder die alten Werte geladen.

Standardmäßig öffnet der Windows-Explorer immer auf der obersten Ebene der ersten Festplatte. Wenn Sie regelmäßig mit einem bestimmten Verzeichnis arbeiten, so müssen Sie sich immer erst mühsam dahin durchklicken. Das muss nicht sein. Legen Sie über „Programme“ in der StartLeiste, einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Windows-Explorer und Wahl der Einträge „Senden an“ und „Desktop (Verknüpfung erstellen)“ zunächst eine Verknüpfung auf den Desktop. Öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die soeben erstellte Verknüpfung das Kontextmenü und wählen Sie „Eigenschaften“. Auf der Registerkarte „Verknüpfung“ löschen Sie in der „Ziel“-Zeile die letzten vier Zeichen „.scf“, tippen ein Leerzeichen und den kompletten Pfad des Ordners ein, mit dem der Explorer öffnen soll. Die Form: zunächst der Laufwerksbuchstabe, gefolgt von einem Doppelpunkt „:“ und dem Backslash „\“, und dann dem Ordner bzw. den ebenfalls durch einen Backslash getrennten Ordnern.

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Ist Windows so zerschossen, dass Sie das Betriebssystem überhaupt nicht mehr laden können, so müssen Sie eine der Sicherungen, die Windows automatisch anlegt, wiederherstellen. Drücken Sie während des Bootens, bevor das Windows-Startlogo erscheint, die Taste „F8“, wählen Sie die Option „Nur Eingabeaufforderung“, bestätigen Sie mit „Enter“ und tippen Sie die Zeichenfolge „scanreg /restore“ ein. Drücken Sie noch zweimal „Enter“, um die Registrierungsüberprüfung zu starten.

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Aus einer Liste können Sie die Sicherungsdateien wiederherstellen. Mit „Enter“ startet die Wiederherstellung. Im Anschluss erhalten Sie die Meldung „Eine fehlerfreie Registrierung wurde wiederhergestellt“. Nach nochmaligem Drücken der „Enter“-Taste startet den Rechner neu. pm

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Um die gespeicherten Daten bei Bedarf wiederherzustellen, starten Sie wie oben beschrieben die Registry, klicken auf „Registrierung“ in der Menüleiste und „Registrationsdatei importieren“. Markieren Sie die gespeicherte Datei und PCgo! 3/2000

richtig TIPP Explorer im Verzeichnis

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Im Beispiel startet der Explorer im Verzeichnis „Bilder“ auf der Partition „D“. Mit „Übernehmen“ und „Schließen“ wird die Änderung wirksam.

ohne TIPP Explorer störende Extras Wenn Sie im Windows-Explorer einen Ordner mit vielen Dateien öffnen, so können Sie den eigentlich interessanten Fensterausschnitt vergrößern. Drücken Sie die Taste „F11“: Die Menüleiste verschwindet, die Symbolleiste verkleinert sich und der WindowsExplorer erscheint im VollbildModus. Jetzt haben Sie mehr Platz für die Darstellung der Dateien. Mit einem erneuten Tastendruck auf „F11“ gelangen Sie zur Normalansicht zurück.

Tipps Windows-ße n CD unter

Windows

der wei finden Sie auf orkshops/Tipps W ü/ en tm Haup

Windows schneller starten

TIPP Autostart unterdrücken Wenn Sie die Autostart-Funktion Ihres CD-Laufwerks nur im Einzelfall ausschalten möchten, so lassen Sie die Funktion prinzipiell aktiv. Um das Anlaufen von Programmen, Musikstücken oder der Installation ausnahmsweise zu unterdrücken, halten Sie die „Shift“-Taste gedrückt, während Sie die CD ins Laufwerk legen. Der Autostart wird unterdrückt.

Wann immer Sie irgendetwas in den Einstellungen des Betriebssystems ändern, müssen Sie in den meisten Fällen den Rechner neu starten. Dabei durchläuft das BIOS wieder sämtliche Prüfroutinen. Das ist aber völlig unnötig, wenn Sie keine neue Hardware eingebaut haben. Sparen Sie sich deshalb den Komplettstart des Rechners und laden Sie nur das Betriebssystem neu. So kürzen Sie den Neustart ab.

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Klicken Sie auf den „Start“-Button, auf „Beenden“ und aktivieren Sie die Option „Windows neu starten“, indem Sie das Feld mit einem Mausklick markieren.

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Bevor Sie den Neustart mit „OK“ vollziehen, drücken Sie die „Shift“-Taste auf der Tastatur

und halten diese gedrückt. Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche „OK“ und lassen Sie die „Shift“Taste erst los, wenn links oben am Bildschirmrand die Meldung „Windows wird neu gestartet“ erscheint.

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Mit dieser Art von Neustart sparen Sie rund die Hälfte der Zeit, die ansonsten für das komplette Booten des Rechners notwendig ist – und Sie verlieren nichts dabei.

Druckerliste in Kontextmenü „Senden an“ TIPP

Startmenü richtig sortieren

Wenn Sie ein neues Programm installieren, so wird es in der „Programme“-Liste des Startmenüs am unteren Ende eingefügt. Das ist nach einiger Zeit ziemlich unübersichtlich. Um die Einträge alphabetisch zu sortieren, öffnen Sie die „Programme“-Liste und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auflistung. Wenn Sie im Kontextmenü „Nach Namen sortieren“ wählen, erscheint die Liste alphabetisch geordnet.

TIPP

Mehrere Dateien markieren

Um mehrere Dateien gleichzeitig zu markieren, klicken Sie im Explorer auf die erste Datei, drücken die „Shift“-Taste und halten diese gedrückt. Markieren Sie nun die übrigen Dateien und lassen Sie die „Shift“-Taste los. Anschließend können Sie die Dateien verschieben, kopieren, löschen usw. Um alle Dateien in einem Verzeichnis zu markieren, dücken Sie die Tastenkombination „Strg“+“a“.

Standardmäßig sind im „Senden an“-Ordner des Kontextmenüs nur einige wenige Einträge vorhanden: Speichern auf Diskette, Verknüpfung erstellen auf dem Desktop, Verschieben in den Ordner „Eigene Dateien“. Das war’s schon fast. Nützlich ist es, dort auch Ihre Drucker einzutragen. Dann können Sie Ihre Dateien mit einem Mausklick ausdrucken, ohne zuvor das zugehörige Programm zu starten.

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Starten Sie den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Windows-Verzeichnis. Klicken Sie auf den blau dargestellten Schriftzug „Dateien anzeigen“, damit Sie sämtliche Dateien und Ordner sehen. Öffnen Sie schließlich das Unterverzeichnis „SendTo“.

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Über „Einstellungen“ und „Drucker“ in der Start-Leiste von Windows öffnen Sie den Drucker-Ordner. Verkleinern Sie das Fenster gegebenenfalls mit einem Klick auf das „Wiederherstellen“-Symbol rechts oben in der Bildschirmecke.

anschließenden Dialog beantworten Sie mit „Ja“. Markieren Sie den neuen Eintrag „Verknüpfung mit ...“, drücken Sie die „F2“-Taste und löschen Sie den Teil „Verknüpfung mit“. Nach einem „Enter“ erscheint nur noch der eigentliche Druckername im Kontextmenü.

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Wenn Sie sämtliche Drucker in das Kontextmenü aufnehmen möchten, können Sie dies auch auf einen Schlag. Im „Windows\SendTo“Verzeichnis klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Ordnerfenster.

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Das Kontextmenü öffnet sich. Wählen Sie „Neu“ und „Ordner“ und überschreiben Sie „Neuer Ordner“ genau durch folgende Zeichenfolge: „Drucker.{2227A280-3AEA-1069-A2DE08002B30309D}“. Mit „Enter“ schließen Sie ab.

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Im Kontextmenü erscheint daraufhin der Ordner „Drucker“, in dem alle installierten Drucker aufgelistet sind. Der Clou: Selbst wenn Sie einen Printer löschen oder einen neuen ersetzen, das Kontextmenü bleibt auf diese Weise stets aktuell.

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Markieren Sie den Drucker Ihrer Wahl, der im „Senden an“-Eintrag des Kontextmenüs erscheinen soll. Ziehen Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste in den „SentTo“-Ordner. Den

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PCgo! 5/2000

Windows Festplatte nie herunterfahren Standardmäßig ist das Power Management im BIOS eingeschaltet. Das ist aber beim PC zu Hause in den meisten Fällen nicht sinnvoll. Insbesondere nervt es, wenn Ihre Festplatte in den Schlafmodus herunterfährt. Bis Sie weiter arbeiten können, vergehen bis zu zehn Sekunden. Beachten Sie: Sie können das Power Management entweder über das BIOS oder über Windows einstellen. Die Steuerung über das Betriebssystem ist nur möglich, wenn Sie dies im BIOS zulassen. Award-BIOS: Im BIOS-Menü „Power Management Setup“ stellen Sie bei der Option „PM Control by APM“ „No“ ein: Windows hat dann keine

aufrufen TIPP BIOS und speichern

Kontrolle mehr über das Power Management. Bei „HDD Power Down“ stellen Sie „Disabled“ ein. AMI-BIOS: Um die Steuerung des Power Management unmittelbar im BIOS einzustellen, wählen Sie „Advanced“ und anschließend beim „Power Management/APM“ die Option „Disabled“. Damit die Festplatte sich nie ausschaltet, setzen Sie den „Hard Disk Power Down Mode“ ebenfalls auf „Disabled“. Phoenix-BIOS: Im Menü „Power“ stellen Sie „PM Control“ auf „Disabled“. Beim „Hard Disk Timeout“ setzen Sie den Wert auf „Off“, damit Ihre Festplatte immer läuft.

Finger weg von Microsoft Fax unter Windows 98 Ein Standard-Faxprogramm finden Sie unter Windows 98 zunächst nicht mehr. Erst wenn Sie auf der Windows-98-CD genau hinsehen, so finden Sie die Faxsoftware von Microsoft wieder. Sie liegt auf der CD-ROM im Verzeichnis „tools\oldwin95\message“. Doch Vorsicht: Unsere Erfahrungen zeigen, dass das Programm unter Windows 98 in vielen Fällen

nicht richtig funktioniert – selbst wenn Sie zunächst Exchange über die Datei „wms.exe“ ordnungsgemäß installieren. Unser Tipp: Lassen Sie die Finger vom Microsoft-Faxprogramm und installieren Sie vielmehr die Faxsoftware, die Ihrem Modem oder Ihrer ISDN-Karte beiliegt. Die ist in aller Regel speziell auf das jeweilige Gerät zugeschnitten und funktioniert problemlos. Damit können Sie aus allen Windows-Anwendungen über den „Drucken“Befehl Ihre Dokumente als Fax versenden.

Mehr Übersicht mit mehrere Desktops Ursprünglich ist die „Einrichtung mehrerer Benutzer“ dazu gedacht, dass verschiedene Personen am gleichen PC arbeiten. Sinnvoll sind neue „Benutzer“ auch für unterschiedliche Projekte. Dann haben Sie, je nachdem woran Sie gerade arbeiten, immer die spezifischen Einstellungen parat.

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Öffnen Sie über „Einstellungen“ in der StartLeiste die „Systemsteuerung“. Klicken Sie hier doppelt auf das „Benutzer“-Symbol und vergeben Sie beim „Benutzernamen“ eine Bezeichnung für Ihr Projekt. Die Eingabe des Kennwortes übergehen Sie mit „Weiter“.

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Im Dialog „Einstellungen für persönlich angepasste Objekte“ legen Sie fest, in welchen Punkten sich die Einstellungen des neuen Projektes unterscheiden sollen. Hier stehen fünf Optionen – vom Desktop bis zum Ordner „Eigene Dateien“ – zur Auswahl. Aktivieren Sie die Objekte Ihrer Wahl und entscheiden Sie, ob die neuen Objekteinstellungen auf Ihren aktuellen Vorgaben PCgo! 5/2000

aufbauen („Duplikate der aktuellen Objekte und deren Inhalte erstellen“) oder ganz von vorn beginnen („Mit leeren Objekten beginnen“) möchten.

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Mit Mausklicks auf „Weiter“ und „Fertig stellen“ sichern Sie die neuen Einstellungen. Anschließend müssen Sie unter Umständen Windows neu starten, um auf das neue „Benutzer“Konto zugreifen zu können.

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Melden Sie sich über „Abmelden“ in der Start-Leiste im neuen Projekt an und nehmen Sie dort alle Einstellungen am Desktop, den „Eigenen Dateien“ usw. Ihren Wünschen entsprechend vor. Unter „Benutzer“ in der „Systemsteuerung“ sind daraufhin sämtliche neuen Projekte aufgelistet. pm

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Einen einheitlichen Standard, das BIOS aufzurufen, gibt es nicht. Meist wird die Taste oder die Tastenkombination, die Sie zum Aufrufen drücken müssen, während des Hochfahrens angezeigt: Üblich sind „F1“, „Del“ oder „Esc“. Insbesondere auf Notebooks gibt es aber auch andere Tastenkombinationen. Wenn Sie Änderungen im BIOS vorgenommen haben und diese speichern möchten, beantworten Sie die entsprechende Sicherheitsabfrage stets mit „Z“ für „Yes“. Der Grund: Die deutsche Tastaturbelegung ist noch nicht geladen, und auf der amerikanischen Tastatur sind „Z“ und „Y“ gegenüber der deutschen vertauscht.

TIPP Kontextmenü per Tastatur Gewöhnlich öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Klick auf die rechte Maustaste. Wenn Sie aber gerade mit der Tastatur arbeiten, müssen Sie erst auf die Maus umgreifen. Schneller geht es mit der Tastenkombination „Shift“ + „F10“. Übrigens: Die Tastenkombination funktioniert auch in vielen Programmen. So können Sie beispielsweise in Word über diese Kombination Text einfügen, den Absatz formatieren oder die Schriftgröße ändern.

s-Tippsunter: Window f der weißen CD

Windows 98

finden Sie au orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Optimieren der Zwischenablage TIPP

Versteckte Ordner zeigen

Sie suchen einen Ordner, von dem Sie genau wissen, daß er da ist, aber finden ihn nicht? Dann ist er vermutlich mit dem Attribut „Versteckt“ unsichtbar gemacht worden. Öffnen Sie einen beliebigen Or dner und öffnen Sie das Menü „Ansicht“. Wählen Sie den Befehl „Optionen“ (bzw. „Ordneroptionen“ in Windows 95). Ein Dialog erscheint. Klicken Sie auf die Re gistrierkarte „Ansicht“ und akt ivieren Sie die Option „Alle Dateien anzeigen“. Klicken Sie auf „OK“: Der Ordner erscheint.

Die Zwischenablage unter Windows ist ein recht nützliches Teil. Sie können dort sowohl Grafiken als auch Text zwischenspeichern und für andere Programme zugänglich machen. Leider kann immer nur jeweils eine Kopie gespeichert werden. Unter Windows 98 steht Ihnen aber nun ein Tool zur Verfügung, das hier Abhilfe schafft: „Cliptray“. Damit lassen sich gleichzeitig mehrere Inhalte zwischenspeichern. Sie finden das Programm auf der Windows-98-CD im Verzeichnis „tools\reskit\desktop“. Um „Cliptray“ zu installieren, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1

Öffnen Sie über den Arbeitsplatz das CD-Verzeichnis, klicken den Eintrag „Durchsucht die CD“ an und wechseln in den Ordner „tools\reskit\desktop“ Ihrer Windows-98-CD.

2 TIPP

Backup regelmäßig sichern

Nach der Installation taucht das Programm im sogenannten System Tray am rechten unteren Bildschirmran d auf. Führen Sie einen K mit der rechten Maustaste aus, öffnet sich das Kontextmenü und Sie können über die Option „Add“ einen neuen Eintrag hinzufügen. A schließend haben Sie die Möglichkeit, über die Zwischenablage den gewünschten Text in dieses Dokument zu kopieren. Danach stehen mit einem Klick häufig benötigte Texte und Grafiken beliebig zum Einfügen zur Verfügung; Sie können nicht nur das jeweils letzte Objekt einfügen.

Nützliche Toolsammlung: TweakUI

Sinn macht das Backup erst, wenn Sie Ihre Daten regelmäßig sichern. Das macht Windows automatisch für Sie. Klicken Sie dazu doppelt auf den Task-Planer

rechts unten in der Task-Leiste. und auf „Geplanten Task hinzufügen“. Nach „Weiter“ wählen Sie in der Liste den Eintrag „Backup“ aus. Markieren Sie diesen, und klicken Sie nochmals auf „Weiter“. Legen Sie fest, wie oft Sie ein Backup anlegen möchten. Die Einstellung hängt ganz davon ab, wieviel Sie in der Regel am Computer arbeiten. Wenn Sie möchten, ändern Sie noch die Taskbe zeichnung. Mit einem Klick auf „Fertig stellen“ schließen Sie die Planung ab. Ab jetzt erinnert Sie Windows regelmäßig daran, ein Backup anzulegen.

Klicken Sie die Datei „Cliptray.exe“ doppelt mit der Maus an.

3

Jetzt können Sie Ihre Arbeit mit Window98 erheblich verbessern: Die Toolsammlung Tweak UI ist eine Zusatzkomponente für die Oberfläche konfiguration und wird in die Windows Systemsteuerung eingebunden. TweakUI befindet sich auf der Windows-98-CD im Ordner „tools\reskit\powertoy“. Um sie zu installieren, führen Sie die folgenden Schritte durch:

aus. Im sich öffnenden Dialog können Sie nun die unterschiedlichsten Oberflächeneinstellungen wie Mauseinstellungen, n - allgemeine Einstellungen zur Windows-Oberfläche oder auch Boot-Optionen und vieles mehr festlegen. Die Änderungen müssen Sie dann nur noch mit „OK“ bestätigen.

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Öffnen Sie über den Arbeitsplatz das CD-Verzeichnis, klicken dort „Durchsucht die CD“ an und wechseln in den Ordner „tools\reskit\powertoys“ Ihrer Windows-98-CD. -

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Klicken Sie die Datei „Tweakui.inf“ mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag „Installieren“ an. Die Zusatzkomponente installiert sich daraufhin eigenständig.

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Starten Sie die Systemsteuerung und führen einen Doppelklick auf das Icon „TweakUI“

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Mit diesem Tool lassen sich auf einfache Weise Einstellungen vornehmen, die Sie sonst nur über gezielte Eingriffe in die Systemdateien von Windows hinbekommen. PCgo! 6/2000

Windows 95 Druckerauflösung nach Wahl Oft es nicht nötig, einen Ausdruck in der hohen Qualitätsstufe vorzunehmen. Dann ärgert es Sie sicher auch, daß Sie jedesmal manuell die Auflösung herabsetzen müssen. Dabei gibt es einen ganz einfachen Trick, wie Sie das umgehen können: Richten Sie denselben Drucker ein zweites Mal ein; dann aber mit der geringen Auflösung.

1

Wählen Sie im „Start“-Menü den Eintrag „Einstellungen/Drucker“.

➞ zweiter Drucker

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Wählen Sie exakt das bereits installierte Modell. Die Abfrage, ob der aktuelle Treiber beibehalten werden soll, bejahen Sie.

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Geben Sie dem neuen Gerät einen aussagekräftigen Namen, etwa „HP II niedrige Auflösung“. Nehmen Sie im „Eigenschaften“-Dialogfeld die gewünschten Änderungen für die Aufl sung vor, und schließen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ ab.

Manches Mal ist es auch sinnvoll, ein Dokument nicht sofort auszudrucken. Ein Grafikausdruck zum Beispiel braucht sehr viel Zeit. Drucken Sie dann einfach zu einem Zeitpunkt, wann es Ihnen paßt, etwa nach Feierabend oder in der Mittagspause. Dazu instalölieren Sie wie beschrieben einen zweiten Drucker. Diesem weisen Sie unter „Start/Einstellungen/Drucker“ im Menü Datei den Status „Drucker anhalten“ zu. Jeder Druckauftrag an diesen Drucker wird solange angehalten, bis Sie diese Sperre lösen. Dann werden die anstehenden Druckaufträge nacheinander abgearbeitet.

TIPP

2

Mit einem Doppelklick auf „Neuer Drucker“ wird scheinbar ei zweiternDrucker instal-

liert.

Startmenü erweitern Damit Sie auf wichtige Dokumente, Dokumentvorlagen oder aber Programme, die Sie häufig benötigen, besonders schnellen Zugriff haben, legen Sie ein „Wichtiges“-Untermenü im Startmenü an.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Start“-Schalter und wählen Sie den „Öffnen“-Befehl.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das „Startmenü“-Fenster. Dort wählen Sie den „Ordner“-Befehl im Untermenü „Neu“.

PCgo! 6/2000

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Benennen Sie den neuen Ordner „Wichtiges“. Hierin legen Sie nun Verknüpfungen mit den Dateien und Programmen an, die Sie immer wieder benötigen.

Alle Festplatten optimieren

Um alle Festplatten und Partitionen auf einmal zu defragmentieren, sind bei Windows 95 einige Mausklicks notwendig. Sie können diese Prozedur auch abkürzen: Öffnen Sie das Startmenü und wählen „Ausführen...“. Geben Sie nun „defrag.exe /all/detail“ ein und klicken Sie auf „OK“.

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Führen Sie einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol des neuen Ordners aus. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen das „Wichtiges“-Symbol auf den Desktop

5

Wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü den Befehl „Verknüpfung(en) hier erstellen“. Legen Sie Verknüpfungen der gewünschten Programme und Dokumente in den StartmenüOrdner auf dem Desktop.

54

Achtung! Schließen Sie alle Anwendungen, bevor Sie die Optimierung starten. Wichtig: Das Beenden der Programme gilt auch für sämtliche Programme, die im Hintergrund laufen: beispielsweise Virenscanpm ner oder ähnliches. Rufen Sie über die Tastenkombination „Strg“ + „Alt“ + „Entf“ den Taskmanager auf. Markieren Sie die Anwendung, die Sie schließen möchten, klicken Sie auf „Task beenden“ und bestätigen Sie dies unter Umständen nochmals.

titelthema Tuning-Tools: T ips Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert" (in Windows 98 "Weitere Optionen"). In Windows 98 sehen Sie sofort ein Fenster, in dem Sie das Symbol in die Taskleiste aufnehmen können. Aktivieren Sie das Häkchen und wählen Sie darunter die Option "Die neuen Farbeinstellungen ohne Neustart übernehmen".

Arbeiten nur mit 65.000 Farben Nutzen Sie den TrueColor-Modus Ihrer Grafikkarte (sofern er unterstützt wird)? Wenn Sie nicht ständig mit Grafiken arbeiten, sollten Sie lieber auf den HiColor-Modus wechseln. Denn je mehr Farben berechnet werden müssen, desto länger dauert der Bildschirmaufbau; auch wenn die 16 Millionen Farben gar nicht genutzt werden.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bildschirm und wählen Sie aus dem Kontextmenü "Eigenschaften".

2

Wählen Sie die Registerkarte "Einstellungen" aus. Im Feld "Farben" wählen Sie statt "True Color (32-bit)", "HiColor (16-bit)".

Mini- und maximaler File Cache Auch das ist eine Funktion, die bei fast allen Tuning-Programmen zu finden ist. Der "File Cache" ist ein Dateipuffer im Arbeitsspeicher, in dem Daten zwischengelagert werden. Der Vorteil: Auf diesen Speicherbereich wird sehr schnell zugegriffen. Windows verwaltet die Größe dieses Speichers aber nicht geschickt und wählt ihn oft zu groß. So ändern Sie das per Hand:

3

Künftig schneller geht das, wenn Sie hier schon den Eintrag "Symbol in der Taskleiste anzeigen" sehen. Aktivieren Sie dann das Häkchen, klicken auf "Übernehmen" und links neben der Uhr sehen Sie ein kleines Monitor-Symbol.

5 16

Bei Windows 98 und älteren Windows95-Version (vor 95B) ist das etwas anders:

Danach speichern Sie über "Datei", "Speichern" und starten den Rechner neu. Natürlich können Sie diese Einstellungen auch über ein Tuningprogramm vornehmen. In "TuneUp 97" finden Sie diese Funktion beispielsweise in der Registerkarte "Erweitert".

In Windows 95 müssen Sie erst die Registerkarte "Leistungsmerkmale" anklikken. Hier finden Sie die selben Optionen. Klicken Sie auf "OK" und in Zukunft ist die neue Auflösung in 5 Sekunden eingestellt.

Klicken Sie auf den Startbutton und wählen "Ausführen". Hier geben Sie "sysedit" ein.

Um die Auflösung und Farbtiefe zu ändern, klicken Sie einfach auf dieses Symbol. Ein Kontextmenü klappt auf, in dem Sie die Auflösung und Farbtiefe einstellen.

3

6

1

4

Sie diese Werte für den Dateipuffer in die Datei "system.ini" ein:

Tuning in der "msdos.sys" Viele Tuning-Optionen der Tools beziehen sich auf den Startvorgang von Windows. So ändern Sie die Einträge, wenn Sie keins der Programme verwenden.

1

Öffnen Sie den Windows Explorer und klicken Sie doppelt auf die Datei "msdos.sys" im Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte (etwa "C:"). Es erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, mit welchem Programm "msdos.sys" geöffnet werden soll. Suchen Sie aus der Liste das Programm "Notepad" aus und bestätigen mit "OK".

2

Mehrere Systemdateien werden übereinander aufgerufen. Wählen Sie die "system.ini" aus. Suchen Sie in der "system.ini" den Eintrag "[vcache]". Hier steht wahrscheinlich nichts. Achtung! Die Zahlen gelten nicht für jede Rechnerkonfiguration. Eine Faustregel ist, daß der "MaxFileCache" nicht mehr als ein Viertel Ihres Arbeitsspeichers sein sollte. Bei 64 MByte Arbeitsspeicher wären das also 14.646 KByte. Den "MinFileCache" setzen Sie auf die selbe Größe. Tragen

2

Stört Sie das automatische Ablaufen von Scan Disk nach dem unvollständigen Beenden von Windows? So schalten Sie es ab: Suchen Sie in der "msdos.sys" den Eintrag "AutoScan". Der Standardwert ist "1". Tragen Sie statt dessen "0" ein und Scan Disk wird nicht mehr durchgeführt. PCgo! 11/98

Tuning-Tools: T ips Mit dieser Funktion wird Scan Disk nach dem unvollständigen Beenden von Windows nicht mehr durchgeführt.

3

Beim Booten sehen Sie den Satz "Windows 95 wird gestartet". Normalerweise steht der Rechner dann zwei Sekunden still und Sie können mit der Taste "F8" das Startmenü auswählen. Dort bestimmen Sie, wie Sie Windows starten: Normal, im abgesicherten Modus oder im MS-DOS-Modus (mit Eingabeaufforderung). Fügen Sie folgende Zeile in die "msdos.sys" ein, um Windows schneller zu starten: "BootDelay=0". Damit wird das Startmenü aber überhaupt nicht mehr aufgerufen, ansonsten versuchen Sie es mit "1".

Booten ohne Logo Alle vorgestellten Tuning-Programme haben die Option, das Boot-Logo während des Startvorgangs auszuschalten; bei TuneUp etwa in der Registerkarte "Bootvorgang". So können Sie beim Systemstart ein paar Sekunden Zeit sparen.

Sie können das Logo aber auch ohne TuningTool abstellen. Öffnen Sie wie vorhin beschrieben die Datei "msdos.sys". Hier tragen Sie folgende Zeile ein: "Logo=0".

Starten ohne AutostartProgramme Wenn Sie einige Programme installiert haben, die automatisch starten, bremst das enorm. Wenn Sie schneller loslegen wollen, drücken Sie die Umschalttaste, kurz nachdem der Windows-Bildschirm auftaucht. Damit wird der Start der meisten Programme untersdrückt. Wenn Sie die Programme überhaupt nicht brauchen, sollten sie aus dem Autostart gelöscht werden. ❑ PCgo! 11/98

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titelthema Deinstaller : T ips Immer mit Monitor

Am besten ohne Klingt komisch, ist es aber nicht: Arbeiten Sie am besten ohne Deinstaller. So ein Programm ist ein Notnagel für Programme schludriger Firmen, die einfach davon ausgehen, daß man ihre Programme nie deinstallieren möchte. Bevor Sie neue Programme ausprobieren (und dazu installieren), ist es sicherer, eine Komplettkopie der Festplatte anzulegen (zum Beispiel mit HDCopy, das Sie auf unserer HeftCD-ROM finden). Erst danach installieren Sie die neuen Programme, können nach Lust und Laune alles ausprobieren und in Minuten zu Ihrem urspünglichen System zurückkehren. Als Ergebnis ist Ihr PC wieder exakt in dem Zustand, wie vor dem Ausprobieren. Deinstaller können prinzipbedingt diese Garantie nicht geben. Außerdem hat die Kopiermethode den Vorteil, daß bei einer unvollständigen oder fehlgeschlagenen Installation der Rechner garantiert wieder in einen stabilen Zustand zurückkehrt.

Vorsicht bei 0-Byte-Dateien Die meisten Deinstallationspakete können weit mehr als nur einmal installierte Programme wieder sauber von der Festplatte entfernen. Sie bieten oft diverse Hilfen an, unnötige Dateien aufzuspüren und zu löschen. Dazu gehören auch sogenannte "0-Byte-Dateien", die trotz ihrer scheinbar nicht vorhandenen Größe etliche KByte belegen (unter einem alten Windows 95 bis zu 32 KByte, bei einem modernen Windows 95/98 meist 4 KByte). Bei dieser Art gibt das Programm meist Hinweise, wie sicher das Löschen der diversen Dateien ist. Löschen Sie nur die als "sicher zu löschen" markierten Dateien und schauen Sie auch diese alle noch einzeln durch. Gestatten Sie auf keinem Fall dem Programm, völlig selbständig und automatisch die Entscheidung zu treffen und zu löschen. Programme sind nur so schlau, wie ihre Programmierer und die können auch mal schlechte Tage haben.

42

Die größte Sicherheit, ein einmal installiertes Programm vollständig wieder loszuwerden, ist, es mit einem Installationsmonitor zu installieren. Hierbei wird das Programm mit Hilfe des Deinstallers installiert, der alle Veränderungen am PC-System bemerkt und protokolliert. Soll der Deinstaller dann das Programm wieder entfernen, muß er nur das Protokoll bemühen, um alle Komponenten zu finden und zu löschen. Oft dauert die Installation mit einem Monitor etwas länger als ohne, dafür sind Sie aber jederzeit in der Lage, das Programm sauber aus dem System zu entfernen.

Wenn ja, dann löschen Sie das Programm, indem Sie auf den Schalter "Hinzufügen/Entfernen" klicken und den weiteren Anweisungen folgen.

Finger weg von "Movern" Zu den erweiterten Fähigkeiten von Deinstallationsprogrammen gehört das Verschieben von ganzen Anwendungen von einer Partition zu einer anderen (etwa von C: zu D:). Auf den ersten Blick kann das schnell einmal nötig sein und scheint deutlich Zeit und Nerven zu sparen. Wer jedoch schon öfter mit solchen Verschiebekünstlern (im englischen "Mover" genannt) gearbeitet hat, weiß, daß das auch gehörig schief gehen kann. Beim Bewegen von einer zur anderen Partition (oder Festplatte) muß das Programm alle Verweise von der alten Festplatte (meist C:) auf die neue finden und entsprechend anpassen. Findet es nicht alle oder mehr als tatsächlich gültig sind, funktioniert das Programm oder auch nur Teile nicht mehr und auch die Deinstallation schlägt danach nicht selten fehl. Deshalb: Wenn Sie ein Programm von einer zu einer anderen Partition oder Festplatte bewegen wollen, deinstallieren Sie das Programm zuerst und installieren Sie es erneut auf der anderen Partition. Das funktioniert immer und hinterläßt im schlimmsten Fall nur ein paar Dateileichen.

Besser regulär deinstallieren Schon beim Kauf sollten Sie danach fragen, ob das Programm sich auch wieder mit einem mitgelieferten Programm deinstallieren läßt. Diese "Deinstall"-Funktion ist meist optimal auf die Installation abgestimmt und löscht nur so viel und so wenig wie nötig. Wenn Sie daher ein Programm entfernen möchten, öffnen Sie zuerst in der Systemsteuerung den Einsteller "Software" und schauen Sie in der alphabetisch sortierten Liste nach, ob es einen Eintrag mit dem zu löschenden Programm gibt.

Bevor Sie mit einem Domestos-ähnlichen Deinstaller Ihre Platte putzen, versuchen Sie den Programm-Dreck mit einfachen Hausmitteln zu entfernen. Das birgt weniger Risiken.

Erst wenn es hier keinen Eintrag gibt und auch im Startmenü zu dem Programm kein "Deinstall"-Menüpunkt zu finden ist, werfen Sie das allgemeine Deinstall-Programm an, um das Programm von der Festplatte zu bannen.

Backups löschen Manche Deinstaller bietet Ihnen an, das zu entfernende Programm nicht einfach nur zu löschen, sondern es zu sichern. Später können Sie es dann wieder mit Hilfe des Deinstallers zurückkopieren und benutzen. Das bietet sich vor allem an, wenn man Programme nur selten braucht und Platzprobleme hat. Außerdem gibt dieser Modus etwas Sicherheit, wenn nach der Deinstallation plötzlich einiges nicht mehr funktioniert. Sie können immerhin den vorherigen Zustand wieder herstellen. Nicht selten benutzt man zwar diesen Backup-Modus, braucht das gesicherte Programm aber nie wieder. Dennoch liegen dann die Kopien auf der Festplatte und belegen unnötig Speicherplatz (insbesondere, wenn man noch die Installations-CD-ROM im Schrank stehen hat). Sie sollten also regelmäßig kontrollieren, ob bei Ihnen nicht solche Backup-Leichen wertvolle MByte belegen. Nicht selten kommen da 50 MByte zusammen. ❑ PCgo! 11/98

TI PS

Winword

➞

Registerkarte

?

Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Pakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite des Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

Automatische Inhaltsverzeichnisse Eine sehr praktische Funktion in Winword ist das automatische Anlegen von Inhaltsverzeichnissen. Sie müssen der Überschrift nur eine bestimmte Formatierung zuweisen und automatisch fügt Word ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangabe ein.

den anderen beiden unterscheidet. Dieser geben Sie dann die Formatierung "Überschrift 3". Der ganze Text könnte dann so aussehen:

1. Schreiben Sie einen normalen Text, in dem eine Überschrift vorkommt. Sie müssen der Überschrift keine bestimmte Schriftart oder ➞Formatierung geben. 2. Jetzt markieren Sie die Überschrift. Bewegen Sie

➞

Kontextmenü

?

Dieses Menü rufen Sie immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält weiterführende Befehle, die dann ein Rollupoder Popup-Fenster öffnen. Hier wählen Sie Befehle zu einem bestimmten Bereich aus und stellen damit zum Beispiel Schriftarten und –größen ein. Auch hier liegt der Vorteil ganz klar beim Platz sparen und in der Übersichtlichkeit.

dazu die Maus an den linken Seitenrand, bis der Mauszeiger zu einem Pfeil wird.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Höhe der Überschrift und klicken Sie einmal auf die linke Maustaste. Damit markieren Sie die ganze Zeile.

9. Jetzt fügen wir das Inhaltsverzeichnis ein. Gehen Sie zum Textende. Wenn Ihr Inhaltsverzeichnis auf einer neuen Seite stehen soll, drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und die "Eingabetaste". Damit wird ein Seitenumbruch eingefügt, das Inhaltsverzeichnis also auf einer neuen Seite angefangen. 10. Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Index und Verzeichnisse".

4. Über Ihrem Text sehen Sie eine Leiste, in der das Format des aktuellen Textes, Schriftart, -größe und anderes angegeben ist.

11. Klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Inhaltsverzeichnis".

➞

Feldfunktion

?

Über das Menü "Einfügen" können Sie verschiedene Felder in einem Text postieren. Der Nutzen von Feldern: Automatisch werden Datum, Uhrzeit, Seitenzahlen etc. eingefügt, ohne daß Sie sich darum kümmern müssen. Die manuelle Eingabe entfällt damit. Auch Inhaltsverzeichnisse werden als Feldfunktion in einem Text abgelegt.

➞

Seitenumbruch

?

Man unterscheidet zwischen einem manuellen und einem automatischen Seitenumbruch. Bei einem manuellen Seitenumbruch legen Sie selbst fest, an welcher Stelle eine neue Seite beginnt. Beim automatische Seitenumbruch fängt Word automatisch dann eine neue Seite an, wenn der untere Seitenrand erreicht ist. Die Seitenränder legen Sie im Menü "Datei", "Seite einrichten" fest. Wenn Sie einen längeren Text schreiben und Sie mitten im Text ein paar Worte hinzufügen, führt Word automatisch einen Seitenumbruch für jede einzelne Seite durch. Das dauert sehr lange. 146

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil neben dem Feld "Standard”. Sie sehen mehrere sogenannte Formatierungen, die Sie jetzt dem markierten Text, in unserem Fall der Überschrift, zuweisen können.

5. Wählen Sie aus der Liste das Format "Überschrift

12. Im Feld "Formate" sind einige vorgegebene Inhaltsverzeichnisse aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Format mit der linken Maustaste aus.

1" und klicken es mit der linken Maustaste an.

6. Sie sehen, daß Ihre Überschrift jetzt in einer vor-

13. Unten in diesem Fenster geben Sie an, ob auch

gegebenen Schriftart angezeigt wird. Das ist die Schriftart Arial, in der Punktgröße 14 und fett gedruckt.

die Seitenzahlen der Überschriften angezeigt werden sollen. Das Kontrollkästchen darunter legt fest, ob die Seitenzahlen rechtsbündig oder direkt hinter dem Überschriftsnamen angeordnet werden sollen.

7. Jetzt schreiben Sie eine Unterüberschrift, die kleiner dargestellt werden soll, als die große Überschrift. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5. Wählen Sie aber diesmal als Format "Überschrift 2". Damit wird die Unterüberschrift in der selben Schriftart, jedoch kleiner und kursiv dargestellt.

8. Wenn Sie wollen, geben Sie mehr Text ein und fügen noch eine weitere Überschrift ein, die sich von

14. Klicken Sie auf "OK". Das Inhaltsverzeichnis wird mit den angegebenen Optionen, und ohne daß Sie es selbst eingeben müssen, eingefügt. Eventuell wird auf dem Bildschirm nur die Feld-

funktion für das Inhaltsverzeichnis angezeigt. Wenn das der Fall ist, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen im ➞Kontextmenü den Punkt "➞Feldfunktionen ein/aus". PCgo! 1/98

PS TI

Winword Eigene Überschriften und Verzeichnisse

➞

Wenn Ihnen die ➞Vorlagen für Überschriften und Verzeichnisse nicht gefallen, können Sie ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen anfertigen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Vorlagen: die Dokumentvorlagen und die Formatvorlagen. Dokumentvorlagen beziehen sich auf ganze Texte. Sie legen damit fest, wie groß der Seitenrand eines Textes ist, in welchem Format er dargestellt, welche Schriftart verwendet wird. Formatvorlagen beziehen sich dagegen nur auf Zeichen oder Absätze. In Word gibt es schon vorgefertigte Dokumentvorlagen, etwa für Rechnungen und Faxe, die Sie verwenden können. Wählen Sie das Menü "Datei" und darin "Neu".

1. Wählen Sie im Menü "Format" den Befehl "➞Formatvorlagen".

6. Klicken Sie auf "Format". Hier geben Sie an, welche Schriftart, -größe, -farbe etc. die neue Überschrift haben soll. Klicken Sie in dem Menü den Punkt "Zeichen" an.

7. Wählen Sie die gewünschte Schriftart, den Schriftschnitt und die Schriftgröße aus. Sie können auch eine andere Farbe und die weitere Darstellung (etwa in Kapitälchen) festlegen. Am Schluß bestätigen Sie mit "OK".

➞ 2. Im Feld "Formatvorlagen" sehen Sie alle Vorlagen, die gerade in Ihrem Dokument verwendet werden.

Im Feld "Anzeigen" ist angegeben "Benutzte Formatvorlagen". Wenn Sie den Pfeil daneben anklicken, können Sie auswählen, ob Sie alle Vorlagen oder nur die benutzerdefinierten Vorlagen (also diejenigen, die Sie selbst angelegt haben) anzeigen wollen.

8. Zurück im Fenster "Formatvorlage bearbeiten" sollten Sie noch bestimmen, welche Formatvorlage für die Zeile nach der Überschrift gewählt werden soll. Sie wählen am besten die Vorlage "Standard", da normalerweise nach der Überschrift ein Standardtext folgt. Wenn hinter der Überschrift eine andere Überschrift folgen soll, wählen Sie diese. Sie müssen dann die zweite Überschrift nicht mehr extra formatieren.

Wählen Sie "Alle Formatvorlagen", um sich einen Überblick zu beschaffen, welche Vorlagen es schon gibt.

4. Klicken Sie auf "Neu", um eine neue Formatvorlage zu erstellen.

9. Klicken Sie auch noch das Kontrollkästchen vor "Zur Dokumentvorlage hinzufügen" an. Erst dann wird die neue Überschrift auch wirklich bei Programmbeginn angezeigt.

10. Klicken Sie auf "OK" und danach auf "Zuweisen". Damit wird der Text, den Sie jetzt eingeben, in der neuen Überschriftenvorlage angezeigt.

5.

Unter Name geben Sie beispielsweise "Meine Überschrift" ein. Die selben Änderungen können Sie mit den Verzeichnisvorlagen machen. Achten Sie aber darauf, daß hier nicht nur die Schrift, bzw. die Zeichen verändert werden, sondern auch der Absatz und die Tabulatoren der Vorlage.

PCgo! 1/98

Formatvorlagen

?

Mit Formatvorlagen werden bestimmte Richtlinien für Zeichen und Absätze festgelegt. In Word gibt es einige vorgefertigte Formatvorlagen, die Sie aber verändern können. Unter der Symbolleiste finden Sie bei Programmstart ein Feld mit dem Inhalt "Standard". Der gesamte Text, den Sie von jetzt ab schreiben, basiert auf der Formatvorlage "Standard". Nach der Installation bedeutet das, daß als Schriftart "Times New Roman" verwendet wird, der Schriftgrad 10pt ist. Genauso gibt es Formatvorlagen für Verzeichnisse, Überschriften etc. All diese Vorlagen können Sie beliebig verändern.

➞ 3.

?

Vorlagen

?

Formatierung

Jedes Zeichen in einem Dokument hat eine bestimmte Formatierung. Zu den Formatierungen gehören Schriftart, -größe, -typ, -farbe. Wenn Sie einen neuen Text in Word schreiben, ist das Standardformat des Textes schon festgelegt. Diese Formatierung ist in der Dokumentvorlage von Winword, mit dem Namen "normal.dot" gespeichert. Sie können die Formatierungen dieser Dokumentvorlage beliebig verändern. Wenn Sie Word beenden, wird die "normal.dot" automatisch gespeichert, und damit gleichzeitig alle Änderungen, die Sie in der Vorlage vorgenommen haben.

145

TI PS

Winword

Ob Windows 95, Windows 3.1 oder MS-DOS, ob Excel oder Winword: Weder Programme noch Betriebssysteme sind perfekt – alles läßt sich

➞

AutoFormat

?

AutoFormat ist ein Befehl, mit dem Sie einen Text in einer bestimmten Form darstellen. Sie müssen sich also während des Tippens nicht um Schriftart etc. kümmern. Auch Überschriften werden automatisch festgelegt, sofern Word die Überschriften erkennt. AutoFormat basiert auf den Standardformatierungen von Word, Sie können aber auch festlegen, was genau formatiert wird. Auch beim Schreiben gibt es die AutoFormatFunktion. Es wird etwa eine automatische Numerierung durchgeführt, sobald am Zeilenbeginn ein "1." steht. Die gesamten Änderungen, die AutoFormat während der Eingabe durchführt, sehen Sie im Menü "Extras", "Optionen", in der Registerkarte "AutoFormat".

➞

Cursor

Keine automatischen Numerierungen Stört es Sie, wenn Sie eine Aufzählung beginnen und Word führt diese automatisch, und manchmal fehlerhaft, weiter? So stellen Sie die automatische Numerierung ab.

1.

Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen".

Klicken Sie auf die Registerkarte "➞ AutoFormat".

2.

3. Hier klicken Sie das Kontrollkästchen vor der Option "Automatische Numerierung" aus.

Text überschreiben Vielleicht haben Sie schon einmal versehentlich eine Tastenkombination gedrückt, die den "Überschreib" oder den "Erweitern-Modus" eingeschaltet hat. So werden Sie die wieder los.

1. Am unteren Ende Ihres Bildschirms sehen Sie eine Zeile, in der die Seitenzahl und die Position des Cursors angegeben sind. Daneben sehen Sie vier Kästchen mit Funktionen, die normalerweise nicht aktiviert sind: Makro ("MAK"), Ändern ("ÄND"), Erweitern ("ERW") und Überschreiben ("ÜB"). Wenn Sie aus Versehen eine der vier Funktionen angeklickt haben, ist sie schwarz dargestellt.

2. Klicken Sie doppelt auf die schwarz angezeigte Funktion. Damit wird sie ausgeschaltet. Um eine der Funktionen zu aktivieren, doppelklicken Sie auf die grau angezeigte Funktion. Auf die selbe Weise schalten Sie die Funktion wieder aus. Im Überschreib-Modus verschiebt sich der Text nicht mehr, wenn Sie Text einfügen, sondern wird direkt überschrieben.

?

Das ist entweder der Mauszeiger oder der blinkende Strich, an dem Text in einer Textverarbeitung eingefügt wird. An der Stelle, an der Ihr Cursor steht, beginnen Sie zu schreiben. Wenn Sie den Cursor mit gedrückter Maustaste über ein Wort oder einen Satz ziehen, markieren Sie es/ihn. Mit dem Cursor markieren Sie auch ganze Textabschnitte. Wenn Sie die Maus auf den linken Seitenrand ziehen, wird das Textcursorzeichen zu einem Mauszeiger und Sie können mit einem Mausklick eine ganze Zeile markieren. 144

verbessern. In den meisten Fällen genügen dazu Kleinigkeiten. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

Der Erweiterungsmodus Haben Sie sich schon gefragt, was hinter dem Kürzel "ERW" steckt? Das ist der Erweiterungsmodus für Markierungen. So nutzen Sie ihn:

1. Bringen Sie Ihren ➞Cursor an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll.

3. Klicken Sie auf die Stelle, bis zu der die Markierung gehen soll. Das kann vor oder nach der Cursorposition sein. Damit wird der gesamte dazwischenliegende Text markiert.

4. Um wieder in den normalen Textmodus zu kom2. Klicken Sie doppelt auf das Kürzel "ERW" am unteren Bildschirmrand. Das Kürzel wird schwarz dargestellt und ist damit aktiviert.

men, doppelklicken Sie noch einmal auf das Kürzel "ERW". Der Markierungsmodus ist sehr nützlich, wenn Sie größere Textabschnitte markieren wollen und dafür nicht den ganzen Text durchscrollen wollen. PCgo! 1/98

Automatischen Seitenumbruch ausschalten Wenn Sie einen längeren Text schreiben, nervt es ungemein, daß Word bei jeder Texteinfügung einen langwierigen Seitenumbruch für das gesamte Dokument durchführt. Sie können das abstellen. Aber Vorsicht: Diese Änderung klappt nur, wenn Sie im Menü "Ansicht" die Einstellung "Normal" gewählt haben.

1.

Wählen Sie aus der Menüleiste "Extras" und darin "Optionen".

2. Klicken Sie die Registerkarte "Allgemein" an.

3. Im Feld "Allgemeine Optionen" sehen Sie einen Haken vor dem Punkt "Seitenumbruch im Hintergrund". Klicken Sie den Haken weg.

Word führt jetzt keinen automatischen ➞Seitenumbruch mehr durch und Sie müssen nicht mehr warten, bis Word Ihr gesamtes Dokument umgestaltet hat. Am Schluß Ihrer Arbeit aktivieren Sie die Funktion dann wieder. Dann wird auch der Seitenumbruch durchgeführt. Achtung: Wenn Sie die Layoutansicht eingeschaltet haben, wird der Seitenumruch automatisch durchgeführt. In diesem Fall können Sie die obengenannte Funktion nicht deaktivieren.

Wechseln zwischen mehreren Dokumenten Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, ist der Wechsel zwischen den Dokumenten umständlich. Sie müssen dazu das Menü "Fenster" und dann das entsprechende Dokument anwählen.

PCgo! 1/98

Schneller geht es mit der Tastenkombination "Strg" und der Funktionstaste "F6". Dann wechseln Sie automatisch zum nächsten Dokument in der Liste. Um die Dokumente in umgekehrter Reihenfolge zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination "Strg", die Funktionstaste "F6" und die "Umschalttaste". Und denken Sie daran: Tastatur-Shortcuts schonen die Hand, mit der Sie die Maus bewegen. ■

TIP

PS TI

Winword

Software

Bertelsmann Orthograf Dieses Programm hilft Ihnen bei der Umstellung auf die neuen Rechtschreibregeln. Dabei integriert es sich optimal in Winword. Aber auch Texte aus anderen Textverarbeitungen werden korrigiert. Wenn Sie mit Word arbeiten, fügt sich der Orthograf direkt mit einigen Symbolen in Ihr Programm ein. Bei der Korrektur bestimmen Sie, ob automatisch die neue Rechtschreibung verwendet oder nur bei bestimmten Regeln korrigiert wird. Der Orthograf ist ein nützliches Hilfsmittel für alle, die schon jetzt die neuen Regeln befolgen müssen (auch wenn noch nicht klar ist, ob sie jemals eingeführt werden). Preis: 59,95 Mark erhältlich im Fachhandel

147

titelthema Office-Programme

Effektiv arbeiten mit Word & Excel Word und Excel sind sehr umfangreiche Programme, ihre Funktionen oft schwer zu finden. Wir helfen Ihnen durch den Funktionendschungel und geben kleine Tips mit großer Wirkung.

I N H A LT Word: Symbolleisten

36

Vorlagen-Assistenten

36

Dateien öffnen

37

Fremde Formate

37

Suchen und Ersetzen

37

Absätze vertauschen

38

Schreibschutz

38

Richtige Textstelle

38

Alles speichern

38

Text verschieben

38

Text kopieren

40

Rechtschreibprüfung

40

Formatvorlagen

40

Sicherheitskopie

40

Excel: Leerzeichen weg

42

Vorschau

42

Tabellenanfang

42

Textbausteine

42

Inhalt kopieren

42

Zeilen ausfüllen

43

Verknüpfung

43

Zeilen einfügen

44

Umgekehrte Tabelle

44

➞ Symbolleiste Früher kamen Programme mit einer Symbolleiste aus, die unter der Menüleiste angeordnet war. In dieser Symbolleiste waren Symbole für die meistbenutzten Befehle versammelt (z.B. Datei öffnen). Inzwischen reicht eine Symbolleiste aber nicht mehr aus. Das ist anfangs etwas verwirrend, beschleunigt das Arbeiten aber später. In jeder Symbolleiste finden Sie Befehle, die thematisch zusammengehören.

36

von Stefan Pahl

Weg (oder her) mit den Symbolleisten Wird es Ihnen zuviel mit den ➞Symbolleisten oder brauchen Sie zusätzliche? So holen Sie sie auf den Bildschirm oder verbannen sie!

1 2

Wählen Sie im Menü "Ansicht" den Punkt "Symbolleisten".

Alle Symbolleisten, die mit einem Haken versehen sind, werden auf dem Bildschirm angezeigt. Klicken Sie die Haken weg oder fügen neue hinzu, wenn Sie noch andere Symbolleisten auf dem Bildschirm sehen wollen.

Die Vorlagen-Assistenten Sie müssen nicht immer selbst kreativ werden, wenn Sie einen Brief oder ein Fax gestalten wollen. Mit Vorlagen-➞ Assistenten geht das viel einfacher.

1 2

Rufen Sie den Menübefehl "Datei" und darin den Punkt "Neu" auf.

3

Doppelklicken Sie einen der Assistenten. In mehreren Dialogfenstern werden Sie dann zum fertigen Brief, Fax, Rechnung oder Memo geleitet. Sie müssen nur ein paar Angaben zum Aussehen des Texts machen, der Rest wird automatisch erledigt. Bestätigen Sie einfach mit "Weiter", dann klicken Sie auf "Fertigstellen".

Die Vorlagen sind thematisch in verschiedenen Registerkarten ("Allgemein", "Briefe & Faxe", "Memos", "Berichte") geordnet. Die Assistenten erkennen Sie an einem Zauberstab.

Am Schluß können Sie die Vorlage noch abändern. PCgo! 2/98

Office-Programme Mehrere Dateien gleichzeitig öffnen Wenn Sie mit mehreren Texten gleichzeitig arbeiten wollen, müssen Sie nicht jede Datei einzeln öffnen. So öffnen Sie mehrere Dateien auf einen Streich:

1 2

Wählen Sie das Menü "Datei", "Öffnen" oder klicken Sie das Symbol an.

Markieren Sie jetzt eine der Dateien, die Sie öffnen wollen. Jede weitere Datei markieren Sie, indem Sie zuerst die "Strg"-Taste drücken und dann mit der linken Maustaste die nächste Datei anklicken.

3

Mit der Tastatur können Sie nur untereinanderliegende Dateien markieren. Drücken Sie dazu die "Umschalt"-Taste und die Pfeil-nachunten-Taste. Am Schluß klicken Sie auf "Öffnen" und alle Dateien werden hintereinander geöffnet.

Fremde Formate öffnen Haben Sie schon mal einen Text auf Diskette von einem Freund bekommen, den Sie mit Word nicht öffnen konnten? So öffnen Sie auch Dateien, die nicht als WinWord(.doc)-Dokument gespeichert wurden.

1 2

Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Öffnen".

Im Feld "Dateityp" wählen Sie "Alle Dateien". Damit werden alle Dateien, egal welches Format, angezeigt, die in dem gewählten Verzeichnis gespeichert sind.

1/4 hoch

3

Öffnen Sie einfach die Datei im Fremdformat, zum Beispiel eine "WordPerfect"-Datei. Im Feld "Dateityp" sehen Sie auch alle ➞Dateiformate aufgelistet, die Word lesen kann. Dazu gehören neben Textverarbeitungen auch verschiedene Tabellenkalkulationen.

Suchen und Ersetzen Mit dieser Funktion können nicht nur einfache Wörter ersetzt werden, sondern auch Sonderzeichen, Tabulatoren, Absätze etc.

1 2

Wählen Sie aus dem Menü "Bearbeiten" den Punkt "Ersetzen".

3

Das entsprechende Steuerzeichen wird dann im Feld "Suchen nach" eingesetzt. Im Feld "Ersetzen durch" geben Sie das Zeichen oder die Markierung ein, das anstelle des anderen Zeichens eingefügt werden soll. Wenn das Zeichen, nach dem gesucht wird, gelöscht werden soll, lassen Sie das Feld "Ersetzen durch" einfach frei.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Sonstiges". Sofort sehen Sie, was alles ersetzt werden kann. Wählen Sie das gewünschte Zeichen, die Markierung, das Feld etc. mit einem Mausklick aus.

4 PCgo! 2/98

▲

Mit "Ersetzen" wird nur das erste Zeichen ersetzt. Wählen Sie "Alle ersetzen", damit das Zeichen jedenmal ersetzt wird.

37

titelthema Office-Programme Absätze per Tastatur vertauschen

➞ Assistent Assistenten sollen das Arbeiten beschleunigen. Schritt für Schritt werden Sie durch eine konkrete Aufgabe geführt. Dabei gibt es verschiedene Assistenten für Briefe, Faxe und Memos. Sie müssen nur zwischen verschiedenen Alternativen für das Aussehen eines Texts wählen und stehen am Schluß vor dem fertigen Ergebnis.

➞ Dateiformat Jede Datei muß einen bestimmten Aufbau haben. Erst dieser Aufbau ermöglicht es etwa einer Textverarbeitung, das Bild zu laden und wieder sichtbar zu machen. Die Art und Weise, wie ein Text in einer Datei gespeichert ist, nennt sich Textformat. Eine Dateiformat erkennen Sie an der Dateinamenendung, wie ".doc" oder ".txt".

So verschieben Sie Absätze innerhalb eines Textes nach oben bzw. nach unten.

1

Markieren Sie den Absatz, den Sie verschieben wollen.

Lese-Ecke

Auf knapp 1000 Seiten erklärt Office 97 die Funktionen des Microsoft-Programmpakets. Die Seiten sind sehr großzügig gestaltet, viele Abbildungen vereinfachen das Verständnis. Zu Beginn des Buches werden die Grundlagen von Windows 95, z.B. das Arbeiten mit dem Explorer erklärt. Der Office 97-Teil beginnt mit der Installation, dann geht es zu den einzelnen Programmen: Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook. Immer zuerst die Grundlagen, dann die komplizierten Funktionen. Auch das Zusammenspiel der Programme kommt nicht zu kurz. Office 97 ist ein umfassendes Nachschlagewerk für Einsteiger.

Haben Sie einen Text geschrieben, der zwar von anderen Personen gelesen, nicht aber verändert werden soll? Dann fügen Sie dem Text einen ➞Schreibschutz hinzu.

1 2

Im Feld "Lese-/Schreibkennwort" geben Sie ein Kennwort ein.

Klicken Sie die Schaltfläche "Optionen" an.

Wenn Sie die Datei später öffnen, werden Sie aufgefordert, das Kennwort einzugeben.

Beginnen, wo Sie aufgehört haben

1

Öffnen Sie das Dokument wie gewohnt, indem Sie das Menü "Datei" und darin den Punkt "Öffnen" wählen .

2

Drücken Sie dann die Tastenkombination "Umschalttaste" und "F5". Sie landen dann an der zuletzt bearbeiteten Textstelle.

3

Wenn Sie nochmals diese ➞Tastenkombination drücken, gelangen Sie zu der Textstelle, die Sie davor bearbeitet haben. Beim vierten Druck dieser Tastenkombination landen Sie wieder an der Ausgangsposition.

Alle Dokumente speichern oder schließen Es ist umständlich, jedes Dokument einzeln zu speichern und zu schließen. Das geht schneller!

1

Halten Sie die "Umschalt"-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Menü "Datei".

2

Im Menü sehen Sie jetzt die Punkte "Alles schließen" und "Alles speichern". Damit speichern oder schließen Sie alle Dateien.

Text verschieben ganz fix Es gibt auch einfachere Möglichkeiten, markierten Text zu verschieben, als mit der Maus: per ➞ Drag & Drop oder mit den Befehlen "Ausschneiden" und "Kopieren".

1

Markieren Sie den Textbereich, den Sie verschieben wollen mit der linken Maustaste.

2

Fahren Sie mit dem Rollbalken auf der rechten Seite zu der Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten.

3

Halten Sie die "Strg"-Taste gedrückt und klicken mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der der Text eingefügt werden soll. PCgo! 2/98

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38

3

Klicken Sie auf das Menü "Datei" und darin auf den Punkt "Speichern unter".

info bhv Verlag ISBN: 3-89360-327-1 Preis: 59 Mark

Drücken Sie die Tastenkombination "Alt"+ "Umschalt"+"Pfeiltaste" (nach oben, bzw. unten). So oft Sie die Pfeiltasten drücken, wandert der markierte Absatz einen Absatz nach oben, bzw. unten.

Schreibschutz für Texte

Wenn Sie einen längeren Text schreiben, ist es umständlich, beim nächsten Mal erst an die richtige Textstelle fahren zu müssen. So kommen Sie mit einem Tastendruck an die Stelle, an der Sie vor dem letzten Speichern waren.

TIP

2

titelthema Office-Programme Text kopieren ganz fix

➞ Schreibschutz Das ist eine Vorrichtung, die es unmöglich macht, Dateien zu verändern. Besonders wenn Sie mit mehreren Benutzern an einem Text arbeiten, ist das sinnvoll. Bei einem schreibgeschützten Dokument müssen Sie ein Paßwort eingeben, bevor Sie den Text speichern. Wenn Sie das Paßwort vergessen haben, ist die einzige Möglichkeit, den gesamten Text mit der Tastenkombination "Strg" und "Alt" zu kopieren und in einem neuen Dokument einzufügen.

Die selbe Technik können Sie auch für das Kopieren von Texten anwenden. Wiederholen Sie dazu die Schritte 1 und 2 von vorhin. Bei Schritt

3 halten Sie aber gleichzeitig die "Strg"-Taste und die "Umschalt"-Taste gedrückt und klicken dann mit der rechten Maustaste auf die Zeile.

Rechtschreibprüfung per Mausklick Wenn Sie die automatische ➞Rechtschreibprüfung eingeschaltet haben, signalisiert Ihnen Word mit einer roten Wellenlinie, daß das Wort falsch geschrieben oder zumindest nicht erkannt wird. So korrigieren Sie es.

1

Klicken Sie das rot unterstrichene Wort mit der rechten Maustaste an.

2

Aus dem Kontextmenü wählen Sie die richtige Schreibweise.

3

Wenn Word das Wort nicht kennt, können Sie es mit einem Klick auf "Hinzufügen" in die Rechtschreibfunktion aufnehmen.

➞ Tastenkombination Oft wird eine Tastenkombination auch Shortcut (engl. Abkürzung) genannt. Mit einem Tastenkürzel (zum Beispiel den Tasten "Strg" und "S") speichern Sie etwa einen Text. Das geht oft schneller, als erst die Symbole mit der Maus anzuklicken. Wenn Befehle nicht über Symbole erreicht werden können, geht es mit einem Tastatur-Shortcut erst recht schneller. Auch ganze Befehlsketten (sogenannte Makros) können per Tastenkombination aufgerufen werden. Das funktioniert über das Menü "Extras".

➞ Drag & Drop Drag & Drop kommt aus dem englischen und heißt soviel wie "Anfassen und Fallenlassen". Zum Beispiel können Sie im Explorer Dateien mit der Maus "anfassen". Sie markieren beispielsweise ein Wort. Mit gehaltener Maustaste verschieben Sie es an einen beliebigen Ort auf dem Bildschirm. Lassen Sie die Maustaste los, "fällt" das Wort an seinen neuen Bestimmungsort und wird dort auch eingebunden. In einer Textverarbeitung verschieben Sie Absätze oder Wörter per Drag & Drop mit der Maus. Das selbe Prinzip funktioniert im "Explorer" mit Dateien.

40

Formatvorlagen mit einem Zeichen Wenn Sie in einem Text mehrere Formatvorlagen verwenden, müssen Sie erst umständlich die Symbolleiste bemühen und dort die Vorlage ändern. Per ➞AutoText geht das schneller.

4

Geben Sie im Feld "Name" einen möglichst kurzen AutoText ein, etwa "Ü" oder "1".

1 2

Geben Sie einen Text ein, der das gewünschte Format enthält (etwa eine Überschrift).

Markieren Sie die gesamte Zeile mit der linken Maustaste, indem Sie die Maus auf den linken Bildschirmrand bewegen, bis die Einfügemarke zu einem Mauszeiger wird.

3

Wechseln Sie in das Menü "Bearbeiten", "AutoText" (Word 95), bzw. "Einfügen", "AutoText" (Word 97).

Mit "Hinzufügen" nehmen Sie den AutoText in die Liste auf.

5

Wenn Sie jetzt in Ihrem Text das oben gewählte Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch die richtige Formatvorlage eingefügt.

Immer eine Sicherheitskopie Wenn Sie bei Rechner-Abstürzen ganz sichergehen wollen, daß immer eine ➞Sicherheitskopie Ihrer Texte angelegt wird, machen Sie folgendes:

1 2

Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen".

Klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Speichern". Im Feld "Speicherungsoptionen" klicken Sie "Sicherungskopie immer erstellen" an.

Word speichert dann automatisch eine Sicherheitskopie in einem bestimmten Ordner. Die Sicherungskopie hat die Dateiendung ".wbk" und läßt sich normal öffnen. PCgo! 2/98

TI PS

Winword

➞

Registerkarte

?

Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Pakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite des Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

Automatische Inhaltsverzeichnisse Eine sehr praktische Funktion in Winword ist das automatische Anlegen von Inhaltsverzeichnissen. Sie müssen der Überschrift nur eine bestimmte Formatierung zuweisen und automatisch fügt Word ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangabe ein.

den anderen beiden unterscheidet. Dieser geben Sie dann die Formatierung "Überschrift 3". Der ganze Text könnte dann so aussehen:

1. Schreiben Sie einen normalen Text, in dem eine Überschrift vorkommt. Sie müssen der Überschrift keine bestimmte Schriftart oder ➞Formatierung geben. 2. Jetzt markieren Sie die Überschrift. Bewegen Sie

➞

Kontextmenü

?

Dieses Menü rufen Sie immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält weiterführende Befehle, die dann ein Rollupoder Popup-Fenster öffnen. Hier wählen Sie Befehle zu einem bestimmten Bereich aus und stellen damit zum Beispiel Schriftarten und –größen ein. Auch hier liegt der Vorteil ganz klar beim Platz sparen und in der Übersichtlichkeit.

dazu die Maus an den linken Seitenrand, bis der Mauszeiger zu einem Pfeil wird.

3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Höhe der Überschrift und klicken Sie einmal auf die linke Maustaste. Damit markieren Sie die ganze Zeile.

9. Jetzt fügen wir das Inhaltsverzeichnis ein. Gehen Sie zum Textende. Wenn Ihr Inhaltsverzeichnis auf einer neuen Seite stehen soll, drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und die "Eingabetaste". Damit wird ein Seitenumbruch eingefügt, das Inhaltsverzeichnis also auf einer neuen Seite angefangen. 10. Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Index und Verzeichnisse".

4. Über Ihrem Text sehen Sie eine Leiste, in der das Format des aktuellen Textes, Schriftart, -größe und anderes angegeben ist.

11. Klicken Sie auf die ➞Registerkarte "Inhaltsverzeichnis".

➞

Feldfunktion

?

Über das Menü "Einfügen" können Sie verschiedene Felder in einem Text postieren. Der Nutzen von Feldern: Automatisch werden Datum, Uhrzeit, Seitenzahlen etc. eingefügt, ohne daß Sie sich darum kümmern müssen. Die manuelle Eingabe entfällt damit. Auch Inhaltsverzeichnisse werden als Feldfunktion in einem Text abgelegt.

➞

Seitenumbruch

?

Man unterscheidet zwischen einem manuellen und einem automatischen Seitenumbruch. Bei einem manuellen Seitenumbruch legen Sie selbst fest, an welcher Stelle eine neue Seite beginnt. Beim automatische Seitenumbruch fängt Word automatisch dann eine neue Seite an, wenn der untere Seitenrand erreicht ist. Die Seitenränder legen Sie im Menü "Datei", "Seite einrichten" fest. Wenn Sie einen längeren Text schreiben und Sie mitten im Text ein paar Worte hinzufügen, führt Word automatisch einen Seitenumbruch für jede einzelne Seite durch. Das dauert sehr lange. 146

Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Pfeil neben dem Feld "Standard”. Sie sehen mehrere sogenannte Formatierungen, die Sie jetzt dem markierten Text, in unserem Fall der Überschrift, zuweisen können.

5. Wählen Sie aus der Liste das Format "Überschrift

12. Im Feld "Formate" sind einige vorgegebene Inhaltsverzeichnisse aufgelistet. Wählen Sie das gewünschte Format mit der linken Maustaste aus.

1" und klicken es mit der linken Maustaste an.

6. Sie sehen, daß Ihre Überschrift jetzt in einer vor-

13. Unten in diesem Fenster geben Sie an, ob auch

gegebenen Schriftart angezeigt wird. Das ist die Schriftart Arial, in der Punktgröße 14 und fett gedruckt.

die Seitenzahlen der Überschriften angezeigt werden sollen. Das Kontrollkästchen darunter legt fest, ob die Seitenzahlen rechtsbündig oder direkt hinter dem Überschriftsnamen angeordnet werden sollen.

7. Jetzt schreiben Sie eine Unterüberschrift, die kleiner dargestellt werden soll, als die große Überschrift. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5. Wählen Sie aber diesmal als Format "Überschrift 2". Damit wird die Unterüberschrift in der selben Schriftart, jedoch kleiner und kursiv dargestellt.

8. Wenn Sie wollen, geben Sie mehr Text ein und fügen noch eine weitere Überschrift ein, die sich von

14. Klicken Sie auf "OK". Das Inhaltsverzeichnis wird mit den angegebenen Optionen, und ohne daß Sie es selbst eingeben müssen, eingefügt. Eventuell wird auf dem Bildschirm nur die Feld-

funktion für das Inhaltsverzeichnis angezeigt. Wenn das der Fall ist, dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld und wählen im ➞Kontextmenü den Punkt "➞Feldfunktionen ein/aus". PCgo! 1/98

PS TI

Winword Eigene Überschriften und Verzeichnisse

➞

Wenn Ihnen die ➞Vorlagen für Überschriften und Verzeichnisse nicht gefallen, können Sie ganz einfach Ihre eigenen Vorlagen anfertigen.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Vorlagen: die Dokumentvorlagen und die Formatvorlagen. Dokumentvorlagen beziehen sich auf ganze Texte. Sie legen damit fest, wie groß der Seitenrand eines Textes ist, in welchem Format er dargestellt, welche Schriftart verwendet wird. Formatvorlagen beziehen sich dagegen nur auf Zeichen oder Absätze. In Word gibt es schon vorgefertigte Dokumentvorlagen, etwa für Rechnungen und Faxe, die Sie verwenden können. Wählen Sie das Menü "Datei" und darin "Neu".

1. Wählen Sie im Menü "Format" den Befehl "➞Formatvorlagen".

6. Klicken Sie auf "Format". Hier geben Sie an, welche Schriftart, -größe, -farbe etc. die neue Überschrift haben soll. Klicken Sie in dem Menü den Punkt "Zeichen" an.

7. Wählen Sie die gewünschte Schriftart, den Schriftschnitt und die Schriftgröße aus. Sie können auch eine andere Farbe und die weitere Darstellung (etwa in Kapitälchen) festlegen. Am Schluß bestätigen Sie mit "OK".

➞ 2. Im Feld "Formatvorlagen" sehen Sie alle Vorlagen, die gerade in Ihrem Dokument verwendet werden.

Im Feld "Anzeigen" ist angegeben "Benutzte Formatvorlagen". Wenn Sie den Pfeil daneben anklicken, können Sie auswählen, ob Sie alle Vorlagen oder nur die benutzerdefinierten Vorlagen (also diejenigen, die Sie selbst angelegt haben) anzeigen wollen.

8. Zurück im Fenster "Formatvorlage bearbeiten" sollten Sie noch bestimmen, welche Formatvorlage für die Zeile nach der Überschrift gewählt werden soll. Sie wählen am besten die Vorlage "Standard", da normalerweise nach der Überschrift ein Standardtext folgt. Wenn hinter der Überschrift eine andere Überschrift folgen soll, wählen Sie diese. Sie müssen dann die zweite Überschrift nicht mehr extra formatieren.

Wählen Sie "Alle Formatvorlagen", um sich einen Überblick zu beschaffen, welche Vorlagen es schon gibt.

4. Klicken Sie auf "Neu", um eine neue Formatvorlage zu erstellen.

9. Klicken Sie auch noch das Kontrollkästchen vor "Zur Dokumentvorlage hinzufügen" an. Erst dann wird die neue Überschrift auch wirklich bei Programmbeginn angezeigt.

10. Klicken Sie auf "OK" und danach auf "Zuweisen". Damit wird der Text, den Sie jetzt eingeben, in der neuen Überschriftenvorlage angezeigt.

5.

Unter Name geben Sie beispielsweise "Meine Überschrift" ein. Die selben Änderungen können Sie mit den Verzeichnisvorlagen machen. Achten Sie aber darauf, daß hier nicht nur die Schrift, bzw. die Zeichen verändert werden, sondern auch der Absatz und die Tabulatoren der Vorlage.

PCgo! 1/98

Formatvorlagen

?

Mit Formatvorlagen werden bestimmte Richtlinien für Zeichen und Absätze festgelegt. In Word gibt es einige vorgefertigte Formatvorlagen, die Sie aber verändern können. Unter der Symbolleiste finden Sie bei Programmstart ein Feld mit dem Inhalt "Standard". Der gesamte Text, den Sie von jetzt ab schreiben, basiert auf der Formatvorlage "Standard". Nach der Installation bedeutet das, daß als Schriftart "Times New Roman" verwendet wird, der Schriftgrad 10pt ist. Genauso gibt es Formatvorlagen für Verzeichnisse, Überschriften etc. All diese Vorlagen können Sie beliebig verändern.

➞ 3.

?

Vorlagen

?

Formatierung

Jedes Zeichen in einem Dokument hat eine bestimmte Formatierung. Zu den Formatierungen gehören Schriftart, -größe, -typ, -farbe. Wenn Sie einen neuen Text in Word schreiben, ist das Standardformat des Textes schon festgelegt. Diese Formatierung ist in der Dokumentvorlage von Winword, mit dem Namen "normal.dot" gespeichert. Sie können die Formatierungen dieser Dokumentvorlage beliebig verändern. Wenn Sie Word beenden, wird die "normal.dot" automatisch gespeichert, und damit gleichzeitig alle Änderungen, die Sie in der Vorlage vorgenommen haben.

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TI PS

Winword

Ob Windows 95, Windows 3.1 oder MS-DOS, ob Excel oder Winword: Weder Programme noch Betriebssysteme sind perfekt – alles läßt sich

➞

AutoFormat

?

AutoFormat ist ein Befehl, mit dem Sie einen Text in einer bestimmten Form darstellen. Sie müssen sich also während des Tippens nicht um Schriftart etc. kümmern. Auch Überschriften werden automatisch festgelegt, sofern Word die Überschriften erkennt. AutoFormat basiert auf den Standardformatierungen von Word, Sie können aber auch festlegen, was genau formatiert wird. Auch beim Schreiben gibt es die AutoFormatFunktion. Es wird etwa eine automatische Numerierung durchgeführt, sobald am Zeilenbeginn ein "1." steht. Die gesamten Änderungen, die AutoFormat während der Eingabe durchführt, sehen Sie im Menü "Extras", "Optionen", in der Registerkarte "AutoFormat".

➞

Cursor

Keine automatischen Numerierungen Stört es Sie, wenn Sie eine Aufzählung beginnen und Word führt diese automatisch, und manchmal fehlerhaft, weiter? So stellen Sie die automatische Numerierung ab.

1.

Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen".

Klicken Sie auf die Registerkarte "➞ AutoFormat".

2.

3. Hier klicken Sie das Kontrollkästchen vor der Option "Automatische Numerierung" aus.

Text überschreiben Vielleicht haben Sie schon einmal versehentlich eine Tastenkombination gedrückt, die den "Überschreib" oder den "Erweitern-Modus" eingeschaltet hat. So werden Sie die wieder los.

1. Am unteren Ende Ihres Bildschirms sehen Sie eine Zeile, in der die Seitenzahl und die Position des Cursors angegeben sind. Daneben sehen Sie vier Kästchen mit Funktionen, die normalerweise nicht aktiviert sind: Makro ("MAK"), Ändern ("ÄND"), Erweitern ("ERW") und Überschreiben ("ÜB"). Wenn Sie aus Versehen eine der vier Funktionen angeklickt haben, ist sie schwarz dargestellt.

2. Klicken Sie doppelt auf die schwarz angezeigte Funktion. Damit wird sie ausgeschaltet. Um eine der Funktionen zu aktivieren, doppelklicken Sie auf die grau angezeigte Funktion. Auf die selbe Weise schalten Sie die Funktion wieder aus. Im Überschreib-Modus verschiebt sich der Text nicht mehr, wenn Sie Text einfügen, sondern wird direkt überschrieben.

?

Das ist entweder der Mauszeiger oder der blinkende Strich, an dem Text in einer Textverarbeitung eingefügt wird. An der Stelle, an der Ihr Cursor steht, beginnen Sie zu schreiben. Wenn Sie den Cursor mit gedrückter Maustaste über ein Wort oder einen Satz ziehen, markieren Sie es/ihn. Mit dem Cursor markieren Sie auch ganze Textabschnitte. Wenn Sie die Maus auf den linken Seitenrand ziehen, wird das Textcursorzeichen zu einem Mauszeiger und Sie können mit einem Mausklick eine ganze Zeile markieren. 144

verbessern. In den meisten Fällen genügen dazu Kleinigkeiten. PCgo! zeigt Ihnen Schritt für Schritt die richtigen Kniffe.

Der Erweiterungsmodus Haben Sie sich schon gefragt, was hinter dem Kürzel "ERW" steckt? Das ist der Erweiterungsmodus für Markierungen. So nutzen Sie ihn:

1. Bringen Sie Ihren ➞Cursor an die Stelle, an der die Markierung beginnen oder enden soll.

3. Klicken Sie auf die Stelle, bis zu der die Markierung gehen soll. Das kann vor oder nach der Cursorposition sein. Damit wird der gesamte dazwischenliegende Text markiert.

4. Um wieder in den normalen Textmodus zu kom2. Klicken Sie doppelt auf das Kürzel "ERW" am unteren Bildschirmrand. Das Kürzel wird schwarz dargestellt und ist damit aktiviert.

men, doppelklicken Sie noch einmal auf das Kürzel "ERW". Der Markierungsmodus ist sehr nützlich, wenn Sie größere Textabschnitte markieren wollen und dafür nicht den ganzen Text durchscrollen wollen. PCgo! 1/98

Automatischen Seitenumbruch ausschalten Wenn Sie einen längeren Text schreiben, nervt es ungemein, daß Word bei jeder Texteinfügung einen langwierigen Seitenumbruch für das gesamte Dokument durchführt. Sie können das abstellen. Aber Vorsicht: Diese Änderung klappt nur, wenn Sie im Menü "Ansicht" die Einstellung "Normal" gewählt haben.

1.

Wählen Sie aus der Menüleiste "Extras" und darin "Optionen".

2. Klicken Sie die Registerkarte "Allgemein" an.

3. Im Feld "Allgemeine Optionen" sehen Sie einen Haken vor dem Punkt "Seitenumbruch im Hintergrund". Klicken Sie den Haken weg.

Word führt jetzt keinen automatischen ➞Seitenumbruch mehr durch und Sie müssen nicht mehr warten, bis Word Ihr gesamtes Dokument umgestaltet hat. Am Schluß Ihrer Arbeit aktivieren Sie die Funktion dann wieder. Dann wird auch der Seitenumbruch durchgeführt. Achtung: Wenn Sie die Layoutansicht eingeschaltet haben, wird der Seitenumruch automatisch durchgeführt. In diesem Fall können Sie die obengenannte Funktion nicht deaktivieren.

Wechseln zwischen mehreren Dokumenten Wenn Sie mehrere Dokumente geöffnet haben, ist der Wechsel zwischen den Dokumenten umständlich. Sie müssen dazu das Menü "Fenster" und dann das entsprechende Dokument anwählen.

PCgo! 1/98

Schneller geht es mit der Tastenkombination "Strg" und der Funktionstaste "F6". Dann wechseln Sie automatisch zum nächsten Dokument in der Liste. Um die Dokumente in umgekehrter Reihenfolge zu wechseln, drücken Sie die Tastenkombination "Strg", die Funktionstaste "F6" und die "Umschalttaste". Und denken Sie daran: Tastatur-Shortcuts schonen die Hand, mit der Sie die Maus bewegen. ■

TIP

PS TI

Winword

Software

Bertelsmann Orthograf Dieses Programm hilft Ihnen bei der Umstellung auf die neuen Rechtschreibregeln. Dabei integriert es sich optimal in Winword. Aber auch Texte aus anderen Textverarbeitungen werden korrigiert. Wenn Sie mit Word arbeiten, fügt sich der Orthograf direkt mit einigen Symbolen in Ihr Programm ein. Bei der Korrektur bestimmen Sie, ob automatisch die neue Rechtschreibung verwendet oder nur bei bestimmten Regeln korrigiert wird. Der Orthograf ist ein nützliches Hilfsmittel für alle, die schon jetzt die neuen Regeln befolgen müssen (auch wenn noch nicht klar ist, ob sie jemals eingeführt werden). Preis: 59,95 Mark erhältlich im Fachhandel

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Windows

TIP

Sofern Ihr PC mit einer Soundkarte ausgestattet ist, sollte in der Taskleiste neben der Uhrzeit ein Lautsprechersymbol zu finden sein. Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet ein Kontextmenü. Über den Befehl "Lautstärke" legen Sie die Lautstärke der einzelnen Audioquellen fest. Sollten Sie das Symbol einmal entfernt haben, können Sie es ganz leicht wieder in die Taskleiste bekommen: Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie dort doppelt auf das Symbol "Multimedia". Wählen Sie die Registerkarte "Audio" aus. Als letzte Option auf der Seite finden Sie den Punkt "Lautstärkeregelung in Taskleiste anzeigen". Aktivieren Sie diese Option. Ab sofort ist das Lautsprechersymbol wieder neben der Uhrzeit zu finden.

TIP

Energie sparen

Lautsprechersymbol

Systemsignale

Gefallen Ihnen die akustischen Signale nicht, die den einzelnen Ereignissen in Windows zugeordnet sind? Kein Problem – dann ändern Sie sie einfach. Auch hier finden Sie das richtige Werkzeug in der Systemsteuerung von Windows. Rufen Sie sie über das Startmenü auf. Suchen Sie anschließend das Symbol "Akustische Signale" und öffnen Sie es mit einem Doppelklick. Im Fenster "Ereignisse" finden Sie alle Systemereignisse, denen Signale zugeordnet werden können. Um eine Zuordnung vorzunehmen, markieren Sie als erstes das Ereignis. Anschließend klicken Sie auf "Durchsuchen...". Ein Dialog zur Dateiauswahl wird eingeblendet. Suchen Sie sich die gewünschte Datei auf Ihrer Festplatte aus und klicken Sie auf "OK". Um den Sound zu testen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pfeil. Diesen Arbeitsschritt können Sie für beliebig viele Ereignisse wiederholen. Bei Bedarf können Sie Ihre Auswahl noch über die Schaltfläche "Speichern unter..." speichern.

Moderne PCs sind mit einer Hardware ausgestattet, die Ihnen hilft, Strom zu sparen. Aktuelle Mainboards unterstützen Energiesparfunktionen wie zum Beispiel das "Advanced Power Management". Doch die beste Ausstattung nützt nichts, wenn Sie die entsprechenden Funktionen nicht in Windows aktivieren. Mit ein paar Handgriffen ist das allerdings schnell erledigt.

1

Öffnen Sie das Startmenü. Wählen Sie den Punkt "Einstellungen/Systemsteuerung" aus. In der Systemsteuerung finden Sie den Punkt "Energieverwaltung". Öffnen Sie ihn mit einem doppelten Mausklick.

2

Im Menü "Energieschemas" finden Sie bereits ein paar vorgefertigte Schemen. Hier können Sie später auch Ihre eigenen Einstellungen speichern.

3

Als erstes geben Sie einen Zeitraum an, nachdem der Computer in den Standbymodus versetzt werden soll. Dieser Modus ist eine Art "Schlafzustand" für Ihren PC. In dieser Zeit werden keine Signale mehr an den Bildschirm gesandt. Auch alle anderen Aktivitäten werden eingestellt. So verbraucht der PC wesentlich weniger Strom.

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werden soll. Als letztes geben Sie an, nach welchem Zeitraum die Festplatte ausgeschaltet werden soll. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, speichern Sie sie. Klicken Sie dazu auf "Speichern unter...". Geben Sie einen beliebigen Namen ein und klicken Sie auf "OK". Ihre Einstellungen sind sofort aktiv.

Mit der Funktion "Monitor ausschalten" legen Sie fest, wann der Bildschirm deaktiviert

Ländereinstellungen Über die Ländereinstellung von Windows legen Sie fest, wie Zahlen, Datum, Uhrzeit, usw. in Windows dargestellt werden. Viele Programme greifen ebenfalls auf diese Einstellungen zurück. Für das Gebietsschema "Deutschland (Standard)" sind einige Einstellungen fest vorgegeben. So ist zum Beispiel das Währungszeichen "DM" fest eingestellt. Andere Formate können Sie an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.

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1

Im Register "Zahlen" legen Sie das Ausgabeformat für Zahlen fest. Dabei können Sie nicht alle Vorgaben ändern. So ist für das deutsche Gebietsschema ein "," als Dezimaltrennzeichen fest vorgegeben. Um herauszufinden, welche Einstellungen Sie ändern können, klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Auswahlfeld. Alle verfügbaren Einstellungen werden dann in einem Pulldown-Menü angezeigt. Im Register "Währung" finden Sie ähnliche Einstellungen.

Windows

2

Ein Klick auf die Registerkarte "Uhrzeit" bringt Sie zum nächsten Auswahlmenü. Hier können Sie nur das Anzeigeformat für die Uhrzeit festlegen. Das Zeittrennzeichen ist fest vorgegeben. Die Optionen "Symbol für Vormittag" bzw. "Symbol für Nachmittag" sind nicht aktiviert. Sie spielen nur in Ländern eine Rolle, die das Zwölf Stunden-Zeitsystem haben (z.B. USA, England).

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Im Kapitel "Datum" legen Sie das Aussehen der kurzen bzw. langen Datumsangabe fest. Außerdem legen Sie fest, wie Windows zweistellige Jahreszahlen interpretieren soll. Als Grundeinstellung finden Sie hier den Eintrag "1930" und "2029". In diesem Fall würde Windows zweistellige Jahreszahlen unter 30 ins Jahr 2000 und Jahreszahlen ab 30 ins Jahr 1900 interpretieren.

Die Maus im Griff Von keinem Schreibtisch mehr wegzudenken ist die Maus. Sie gehört neben der Tastatur zu den wichtigsten Eingabegeräten eines PCs. Die Installation der Maus ist in der Regel problemlos. Auch Windows arbeitet mit den meisten Mäusen ohne Probleme zusammen. Doch jeder Anwender stellt eigene Ansprüche an das Arbeitsverhalten der Maus. Um dieses besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen, enthält die Systemsteuerung ein eigenes Mausmenü.

Sommerzeit?

Stellt sich die interne Uhr Ihres PCs beim Wechsel von Sommer- auf Winterzeit nicht automatisch um? Das kann daran liegen, daß Sie diesen automatischen Wechsel versehentlich deaktiviert haben. Über die Systemsteuerung können Sie das Problem schnell beheben. Öffnen Sie das Startmenü. Wählen Sie den Befehl "Einstellungen/Systemsteuerung" aus. Öffnen Sie dann das Symbol "Datum/Uhrzeit". Wechseln Sie auf die Registerkarte "Zeitzone". Am unteren Ende der Weltkarte finden Sie die Option "Uhr automatisch auf Sommer-/ Winterzeit umstellen". Aktivieren Sie diese Option und die Uhr wird wieder automatisch umgestellt.

3

Das Kapitel "Zeiger" widmet sich ganz dem Aussehen des Mauszeigers. Im großen Fenster sehen Sie die aktuellen Einstellungen. Um einen Mauszeiger zu verändern, markieren Sie den gewünschten Zeiger. Klicken Sie dann auf "Durchsuchen...". Ein Dateidialog wird eingeblendet. Hier können Sie Ihre Festplatte nach geeigneten Mauszeigern durchsuchen. Ihre Einstellungen speichern Sie bei Bedarf mit einem Klick auf "Speichern unter...".

1

Rufen Sie die Systemsteuerung über das Startmenü auf. In der Systemsteuerung öffnen Sie dann den Punkt "Maus".

2

Das Menü "Eigenschaften von Maus" enthält drei Register. Im ersten Register können Sie die Tastenbelegung umschalten. Sollten Sie Linkshänder sein, können Sie die Funktion der Maustasten vertauschen. Im zweiten Abschnitt stellen Sie die Geschwindigkeit des Doppelklicks ein. Am besten versuchen Sie verschiedene Einstellungen und testen diese mit dem Testfeld. So finden Sie die optimale Einstellung am schnellsten.

TIP

TIP

Startdiskette

Haben Sie bei der Installation von Windows vergessen, eine Startdiskette anzulegen? Dann sollten Sie das bald nachholen. Denn wenn Ihr System einmal abstürzt, kann (muß nicht) die Diskette Ihre Rettung sein. Um die Startdiskette nachträglich anzulegen, starten Sie die Systemsteuerung. Klicken Sie dort doppelt auf das Symbol "Software". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Startdiskette". Legen Sie eine leere, formatierte Diskette in das Diskettenlaufwerk und klicken Sie auf "Diskette erstellen...". Folgen Sie dann den Anweisungen am Bildschirm. Wenn der Vorgang beendet ist, nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk.

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Im Register "Bewegung" finden Sie zwei weitere Optionen. Die "Zeigergeschwindigkeit" stellen Sie mit dem ersten Schieberegler ein. Die Option "Zeigerspur" ist besonders für Laptop-Benutzer interessant. Wenn Sie diese Option aktivieren, bekommt der Mauszeiger einen Spurschatten. So ist er besser zu erkennen. Die Länge der Spur stellen Sie mit dem zweiten Schieberegler ein. ❑

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TIP

Schriften ansehen

In Windows sind oft viele Schriften installiert. Wenn Sie einmal eine Schriftart suchen, geht das über die Systemsteuerung am schnellsten. Öffnen Sie dort das Symbol "Schriftarten". Sie erhalten eine Übersicht der installierten Schriften. Ein doppelter Mausklick auf eine Schrift öffnet ein neues Fenster, in dem dann ein Beispieltext angezeigt wird.

Windows 98 TIP

Mehrere Bildschirme

Zweite Grafikkarte

Beim Einbau einer Grafikkarte sollten Sie beachten, daß Sie die bessere Karte für Ihren primären Monitor verwenden. Haben Sie zum Beispiel eine Grafikkarte mit 3D-Unterstützung und eine normale 2D-Karte, verwenden Sie die 3D-Karte für den Primärbildschirm. Grund: Viele Anwendungen unterstützen einen zweiten Monitor noch nicht. Starten Sie zum Beispiel ein Spiel, wird es automatisch auf dem ersten Bildschirm ausgeführt. Der zweite bleibt dabei ungenutzt. Würde die 3D-Karte den zweiten Monitor betreiben, wäre sie für das Spiel nutzlos. Besitzen Sie zwei 2D-Karten, sollten Sie die Karte mit dem größeren Grafikspeicher für den primären Bildschirm verwenden.

Mit der Version 98 hat es Microsoft endlich geschafft: Auch Windows unterstützt nun den Betrieb von mehreren Bildschirmen. Besonders wenn Sie viel im Grafik- bzw. CAD-Bereich arbeiten, werden Sie einen zweiten Monitor schnell zu schätzen wissen. Denkbar wäre auch, daß künftig mehr Anwendungen und Spiele diese Funktion speziell unterstützen werden. Doch nicht nur der Einbau einer zweiten Grafikkarte und das Anschließen eines zweiten Monitors will gekonnt sein. Auch bei der Konfiguration unter Windows gibt es einiges zu beachten.

1 TIP

Zweiten Monitor deaktivieren

Wenn ein Programm einen zweiten Bildschirm nicht unterstützt, ignoriert es diesen normalerweise. Ab und zu kann es aber vorkommen, daß Programme nicht richtig arbeiten, solange der zweite Monitor in Betrieb ist.

In diesem Fall sollten Sie den zweiten Bildschirm über das Einstellungsmenü deaktivieren. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche Ihres Desktops. Aus dem Kontextmenü wählen Sie die Option "Eigenschaften" aus. Im Register "Einstellungen" finden Sie für den zweiten Bildschirm die Option "Windows-Desktop auf diesen Bildschirm erweitern". Deaktivieren Sie diese. Nach einem Klick auf "OK" sollte der zweite Monitor schwarz sein. Bei Bedarf können Sie den zweiten Bildschirm später wieder reaktivieren.

Schon während des Startvorgangs von Windows sollte am zweiten Monitor eine Meldung erscheinen. Nach dem Start klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle Ihres Desktops. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl "Eigenschaften" aus. Das Menü "Eigenschaften von Anzeige" erscheint. Klicken Sie hier auf das Register "Einstellungen".

3

Stellen Sie als erstes die gewünschte Auflösung und die Farbtiefe für den zweiten Monitor ein. Dabei müssen Sie nicht die selben Werte wie beim ersten Bildschirm verwenden. So kann zum Beispiel ein Monitor in der Auflösung "1024 x 768" und der zweite mit "800 x 600" betrieben werden. Je nach ausgewählter Auflösung ändert sich auch die Größe der Monitorsymbole. Damit die Arbeitsoberfläche von Windows auf beiden Bildschirmen angezeigt wird, aktivieren Sie noch die Option "Windows-Desktop auf diesen Bildschirm erweitern".

4

Als nächstes können Sie die virtuelle Position der Monitore festlegen. Vermutlich stehen die Bildschirme auf Ihrem Schreibtisch zwar nebeneinander, doch Windows kann jede beliebige Aufstellung simulieren. Ordnen Sie zum Beispiel Bildschirm zwei rechts neben Bildschirm eins an. Die Maus kann dann über den rechten Rand von Bildschirm eins auf den zweiten Monitor bewegt werden. Wenn Sie den zweiten Monitor über den ersten anordnen, kann die Maus nur über die Oberkante des ersten Bildschirms den zweiten erreichen. Um die Monitorposition zu verändern, klicken Sie ein Monitorsymbol mit der linken Maustaste an und halten sie gedrückt. Bewegen Sie das Symbol an die gewünschte Position und lassen Sie die Maustaste los. Um die Einstellung sofort zu probieren, klicken Sie auf "Übernehmen".

2

Im Anzeigefenster sehen Sie zwei Monitorsymbole. Nummer eins ist Ihr primärer Arbeitsbildschirm. Das heißt, daß hier alle Programme gestartet werden. Direkt unter den Symbolen finden Sie eine Spalte mit dem Titel "Anzeige". Hier stehen Informationen zum ausgewählten Monitor und der dazugehörigen Grafikkarte. Um die Einstellung des zweiten Monitors vorzunehmen, klicken Sie das Symbol an oder wählen ihn aus dem Pulldown-Menü aus.

3

5

Sind Sie mit allen Einstellungen zufrieden, klicken Sie auf "OK". Ab sofort stehen Ihnen beide Bildschirme zur Arbeit mit Windows 98 zur Verfügung. Sie können sämtliche Fenster und Symbole auf den zweiten Monitor verschieben. Auch die Startleiste läßt sich problemlos dorthin verschieben.

Windows 98 Windows-Update Haben Sie bereits einen Anschluß an das Internet? Dann gehören Sie zu den Glücklichen, die eine weitere, nützliche Funktion von Windows 98 nutzen können – das Windows-Update. Rufen Sie diese Funktion regelmäßig aus dem Startmenü auf, um Ihr Betriebssystem auf dem neusten Stand zu halten.

che Updates wichtig sind und auf welche Sie problemlos verzichten können. Markieren Sie die von Ihnen gewünschten Updates und klicken Sie dann auf "Weiter".

1

Stellen Sie eine Verbindung zu Ihrem Online-Provider her. Anschließend rufen Sie die Funktion "Windows Update" aus dem Startmenü auf. Windows startet daraufhin den Internet Explorer und verbindet Sie mit der Updateseite von Microsoft.

TIP

Besseres Startmenü

Windows 98 übertrifft seinen Vorgänger auch bei der Bedienung des Startmenüs um Längen. Inzwischen können Sie die Einträge im Startmenü so behandeln, als wenn Sie sie direkt im Explorer aufgerufen hätten. Wählen Sie einen beliebigen Eintrag aus und klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Es erscheint ein Kontextmenü mit einer ganzen Reihe von Befehlen, die Sie auf den ausgewählten Eintrag anwenden können.

4

Als nächstes gelangen Sie zur "Downloadcheckliste". Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der von Ihnen ausgewählten Programme. Sie haben die Möglichkeit, sich detaillierte Anweisungen anzeigen zu lassen. Außerdem können Sie einen Server auswählen, von dem Sie den Download durchführen wollen. Ein Klick auf "Download starten" und die Dateien werden abgerufen.

2

Auf der Startseite finden Sie einige allgemeine Informationen. Um mit dem Update zu beginnen, klicken Sie auf den Punkt "Produktupdates". Nach einem kurzen Moment meldet sich die automatische Hardwareüberprüfung zu Wort. Sie können sich entscheiden, ob Sie diese Funktion nutzen möchten oder nicht. Sollten Sie auf "Nein" klicken, müssen Sie sämtliche Updates für Ihre Hardware von Hand suchen.

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Wärend der Datenübertragung zeigt Windows Ihnen den Fortschritt an. Nachdem die Dateien komplett übertragen wurden, beginnt der Installationsprozess. Er wird automatisch gestartet. War die Installation erfolgreich, bestätigt Ihnen Windows das durch eine kurze Systemmeldung.

Vertrauen? Sollte man schon haben, oder?

3

Nachdem die Überprüfung beendet ist, werden Ihnen aktuelle Updates für Windows 98 angeboten. Die Auswahlliste ist in verschiedene Kapitel unterteilt. So sehen Sie sofort, wel-

Je nach Art der neu installierten Software, kann ein Neustart erforderlich sein. Um die Updatefunktion zu beenden, schließen Sie einfach den Internet Explorer. Vergessen Sie nicht, auch die Onlineverbindung zu beenden. ❑

4

TIP

Schnellstartleiste ausblenden

Nach der Installation von Windows 98 finden Sie in der Taskleiste die sogenannte "SchnellstartSymbolleiste".

Über diese Symbole können Sie unter anderem den Internet Explorer oder Outlook Express aufrufen. Sollten Sie diese Funktionen nicht nutzen, blenden Sie die Symbolleiste aus, um Platz zu sparen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen ungenutzten Bereich der Taskleiste. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Symbolleisten" aus. Anschließend deaktivieren Sie den Eintrag "Schnellstart".

TIP

Eigene Dateien

Unter Windows 98 findet Sie das Symbol "Eigene Dateien"auf dem Desktop. Es läßt sich auf ein beliebiges Verzeichnis umkonfigurieren. Klicken Sie das Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Eigenschaften". Unter "Ziel" können Sie dann den Pfad zu Ihrem eigenen Ordner angeben.

Windows ➞ Drag&Drop Darg & Drop bedeutet soviel wie "Ziehen und Fallen lassen". Damit ist die Technik unter Windows gemeint, mit der Sie Objekte mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Position ziehen und dort wieder fallen lassen. Diese Funktion entspricht den Funktionen "Ausschneiden" und "Einfügen" im Menü "Bearbeiten".

➞ Icon Ein Icon ist ein Symbol oder Piktogramm, eine sinnbildliche grafische Darstellung von Objekten. Icons werden zur Symbolisierung von Anwendungsprogrammen innerhalb von Windows eingesetzt. Ein Doppelklick auf ein Icon startet das zugehörige Anwendungsprogramm.

➞ Taskleiste Die Taskleiste ist eine spezielle Funktionsleiste, in der unter Windows 95/98 ausgeführte Tasks (eine in der Windows-Umgebung ausgeführte Anwendung wird als Task bezeichnet.) in Form von Schaltflächen mit integriertem Programmsymbol verwaltet werden. Durch die Anwahl der Schaltflächen kann sehr schnell zwischen den einzelnen Tasks gewechselt werden.

Drucken per Drag & Drop Möchten Sie einfach und komfortabel unter Windows 95 Dateien ausdrucken, müssen Sie nicht den Umweg über diverse Anwendungsprogramme gehen. Viel schneller und komfortabler geht es per ➞Drag&Drop direkt vom Desktop aus. Dazu müssen Sie nur die folgenden Schritte ausführen:

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Führen Sie zunächst einen Doppelklick auf das ➞ Icon "Arbeitsplatz" auf dem Desktop mit der linken Maustaste aus. Anschließend klicken Sie auf das Icon "Drucker" mit der linken Maustaste doppelt.

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Ziehen Sie mit gedrückt gehaltener "Strg"-Taste das gewünschte Druckersymbol per Maus auf den Desktop. Anschließend lassen Sie beide Tasten wieder los. Es entsteht so eine Verbindung zu dem von Ihnen gewählten Drucker, die Sie für weitere Arbeiten nutzen können.

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Möchten Sie nun eine Datei drucken, ziehen Sie diese mit gedrückt gehaltener Maustaste auf das Drucker-Symbol und die Daten werden sofort zum Ausdruck an den Drucker weitergegeben. Selbstverständlich können Sie auch Verknüpfungen zu mehreren Druckern auf Ihrem Desktop anlegen.

Drucken aus DOS-Programmen

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Arbeiten Sie unter Windows 95 mit DOS-Programmen, kann es beim Drucken zu Problemen kommen. Zum Beispiel erscheint die Meldung "zu wenig Speicher" oder es wird nicht die ganze Seite gedruckt. Das läßt sich meist mit den folgenden Schritten beheben:

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Wählen Sie aus dem Windows-Startmenü den Eintrag "Einstellungen" und dort den Punkt "Drucker" aus. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste den Drucker an und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag "Eigenschaften" aus.

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Klicken Sie im nächsten Dialogfeld die Registerkarte "Details" an und wählen die Schaltfläche "Anschlußeinstellungen" aus.

3 ➞ Icon-Editor Das ist ein Editor zum Anfertigen und Bearbeiten von Icons. Der Icon-Editor arbeitet ähnlich einem Malprogramm mit Zeichenfläche und Zeichenwerkzeugen. Damit lassen sich Linien, Kreise und andere Formen zeichnen und auch Text eingeben, kurzum ein Icon nach eigenen Vorstellungen entwerfen.

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Entfernen Sie das Häkchen beim Eintrag "DOS-Druckauftrag zwischenspeichern" und

bestätigen die Auswahl mit "OK". Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Spool-Einstellungen" und markieren die Option "Druckaufträge an Drucker leiten". Damit sollten die Probleme gelöst sein.

Systemübersicht ausdrucken Die Systemübersicht des Gerätemanagers läßt sich normalerweise nicht in einer lesbaren Form ausdrucken. Die Installation des "Universal/Nur Text-Druckertreibers" hilft hier weiter.

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Öffnen Sie zunächst auf dem Desktop den "Arbeitsplatz". Anschließend klicken Sie das Symbol "Drucker" an.

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95

2

Wählen Sie im Drucker-Fenster das Symbol "Neuer Drucker", worauf der Assistent für die Druckerinstallation aufgerufen wird.

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Klicken Sie auf "Weiter" und Sie gelangen zu den nächsten Einstellungen. Wählen Sie hier zunächst den Punkt "Lokaler Drucker" und danach "weiter".

Windows

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Markieren Sie nun unter Hersteller "Allgemein" und unter Drucker "Universal/nur Text" und klicken auf "Weiter". Im nächsten Dialogfenster wählen Sie bei "Verfügbare Anschlüsse" den Eintrag "File" aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Weiter".

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Nun geht's ans Ausdrucken der Gerätetreiberliste. Öffnen Sie dazu über das Startmenü den Eintrag "Einstellungen" und dort die "Systemsteuerung". Öffnen Sie das Symbol "System" und wählen aus dem Dialogfenster die Registerkarte "Geräte-Manager" aus.

➞ Registrierungseditor Das ist ein Editor, mit dem sich die Konfigurationsdatenbank von Windows 95/98 bearbeiten läßt. Unter Windows 95 werden Programme bereits während der Programmeinrichtung OLE-fähig (Daten werden direkt mit dem Programm verbunden). Die Registrierung erfolgt in der sogenannten Registrierungsdatenbank. Um Änderungen an der Registrierung von Anwendungsprogrammen oder Windows 95/98 vorzunehmen, muß diese mit dem Registrier-Editor "REGEDIT.EXE" bearbeitet werden.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Drucken" und wählen Sie im folgenden Dialog als Reporttyp "Systemübersicht" aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Einrichten". Wählen Sie als Drucker "Speziellen Drucker" aus und geben dort "Universal/Nur Text an File" ein.

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Sie können noch einen Namen für den Drucker angeben und festlegen, ob Sie diesen Drucker als Standarddrucker verwenden wollen. Wenn Sie die Angaben bestätigt haben, fordert Windows Sie auf, die Windows-95-CD-ROM einzulegen. Der benötigte Treiber wird dann installiert.

➞ Plug&Play

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Bestätigen Sie alle Eingaben mit einem Klick auf "OK". Anschließend geben Sie noch einen Dateinamen an, unter dem die Übersicht gespeichert werden soll. Danach läßt sich die Systemübersicht problemlos und lesbar ausdrucken.

Kostenlose Erweiterungen

Bedeutet soviel wie "Einstecken und Loslegen". Damit ist ein Satz technischer Spezifikationen gemeint, den Microsoft HardwareHerstellern zur Verfügung stellt, damit diese ihre Hardware an die entsprechenden Windows-Versionen anpassen können. Dies erlaubt den Anwendern, neue Hardware einfach einzubauen oder anzuschließen, die umständliche Konfiguration von Speicheradressen oder DMAKanälen entfällt.

95

Bei Microsoft gibt es zu Windows 95 ein sogenanntes Plus-Paket, das Sie käuflich erwerben können. Darin sind einige weitergehende Optionen enthalten, die Windows noch mehr Funktionen zur Verfügung stellen. Manche dieser Funktionen lassen sich aber auch ohne dieses Plus-Paket umsetzen. Zum Beispiel das Anzeigen des Fensterinhaltes beim Ziehen eines Fensters oder eine verbesserte Darstellung von TrueType-Schriften.

➞ BIOS

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Wählen Sie aus dem Startmenü den Eintrag "Ausführen" aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Durchsuchen" und wechseln in das Windows-Verzeichnis.

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Wählen Sie dort die Datei "regedit.exe" aus und bestätigen die Auswahl mit "OK". Daraufhin öffnet sich der ➞Registrierungseditor. Wechseln Sie dort in das Verzeichnis "HKEY_CURRENT_USER" und von dort in das Unterverzeichnis "ControlPanel".

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Wählen Sie den Eintrag "Desktop" an und ändern bei der Zeichenfolge "DragFullWindows" den Wert "0" in Wert "01" um. Die Fensterinhalte werden ab sofort beim Ziehen angezeigt.

Ist die Abkürzung für Basic Input Output System und beinhaltet die dauerhaft in einem Computer gespeicherten Systemroutinen, ohne die der Rechner nicht laufen würde. Gleich nach dem Anschalten des Computers bekommen Sie eine Meldung über das installierte BIOS. Bei modernen Mainboards ist es möglich, das BIOS per Software auf den neusten Stand zu bringen. Ob das für Ihren PC möglich ist, erfahren Sie in Ihrem Handbuch.

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Um die Darstellung von TrueType-Schriften zu verbessern, wechseln Sie in das Verzeichnis "HKEY_CURRENT_USER" und von dort in das Unterverzeichnis "ControlPanel".

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Wählen Sie dort den Eintrag "Desktop" an und tragen bei der Zeichenfolge "FontSmoothing" anstelle der "0" den Wert "01" ein. Beenden Sie nun den Registrierungseditor. Die eingegebene Änderung wird sofort wirksam. Danach werden Sie eine Verbesserung in der TrueType-Darstellung erkennen.

6

➪

Windows

TIP

Nicht unnötig Speicherplatz verschwenden

Nicht jedes System gleicht dem anderen, auch wenn die gleichen Hardwarekomponenten zusammengebaut wurden. Hier einige kleine Tips, die helfen, wertvollen Speicherplatz zu sparen und das System zu beschleunigen: • Verwenden Sie keine große Bilddatei als Hintergrund auf dem Desktop • Entfernen Sie hüpfende und farbige Mauszeiger • Vermeiden Sie den Einsatz von grafikintensiven Bildschirmschonern • Nutzen Sie lieber eine funktionelles, großes Programm anstelle vieler kleiner Tools

TIP

Symbol des Startbuttons ändern

Die meisten Symbole auf dem Desktop lassen sich verändern. Hier macht das Symbol des Startbuttons auf der ➞Taskleiste eine Ausnahme. Der Grund liegt darin, daß das Symbol in der Datei "user.exe" gespeichert ist und nur mit einem ➞ Icon-Editor bearbeitet werden kann. Da die Datei "user.exe" von Windows ständig benutzt wird, läßt sie sich unter Windows 95 nicht editieren. Um die Originaldatei bei Problemen wieder verfügbar zu haben, kopieren Sie die Datei "user.exe" in ein Sicherungsverzeichnis Ihrer Wahl. Danach gehen Sie folgendermaßen vor: Kopieren Sie die Datei "user.exe" in ein anderes Verzeichnis, beispielsweise nach "c:\windows\ temp". Laden Sie die Datei in einen Icon-Editor und bearbeiten Sie die Kopie. Anschließend beenden Sie Windows und führen einen Neustart im DOS-Modus durch. Kopieren Sie unter DOS die abgeänderte Kopie ins Windows-System-Verzeichnis und überschreiben Sie das Original. Beim nächsten Start von Windows steht der neue Startbutton zur Verfügung.

Automatische Geräte-Erkennung überlisten

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Gerade Einsteigern bietet die automatische Geräteerkennung von Windows 95 (➞Plug and Play) eine Erleichterungen beim Installieren neuer Hardware. Geübteren Computerbesitzern ist der Vorgang der automatischen Hardwareerkennung jedoch oft ein Dorn im Auge und manchmal nicht erwünscht. Zum Beispiel wenn der Universal Serial Bus (USB) nicht genutzt werden soll. Solche Komponenten lassen sich meist auch nicht im ➞BIOS abschalten und verbrauchen unnötig Ressourcen. Sie lassen sich auch nicht im Gerätemanager löschen, weil beim Neustart die Geräte wieder erkannt werden. Sie können die automatische Erkennung aber überlisten:

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Gehen Sie über das Windows-Startmenü in den Ordner "Einstellungen" und wählen dort die "Systemsteuerung" an. Klicken Sie auf das Symbol "System" doppelt und wählen Sie die Registerkarte "Hardware Profile" aus. Normalerweise ist dort der Eintrag "Ausgangskonfiguration" markiert.

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Kopieren" und geben als Namen "NeueKonfiguration" ein.

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Windows fordert Sie nun auf, einen Neustart durchzuführen. Haben Sie alle gewünschten Geräte aus dem Geräte-Manager entfernt, bestätigen Sie den Neustart.

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Beim Neustart des Rechners werden Sie aufgefordert, eine Konfiguration auszuwählen. Wählen Sie hier die Konfiguration "Ausgangskonfiguration".

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Nach dem Start von Windows stehen Ihnen die freigewordenen Ressourcen zur Verfügung. Löschen Sie nun den Eintrag "NeueKonfiguration" aus der Registerkarte "Hardware Profile". Beim nächsten Neustart entfällt die Abfrage nach einem Profil wieder.

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Möchten Sie die gelöschten Geräte wieder installieren, rufen Sie einfach den Hardware Assistenten in Systemordner "Hardware" auf und starten die automatische Hardwareerkennung wieder. ❑

Anschließend klicken Sie auf die Registerkarte "Geräte-Manager" und entfernen die nicht benötigten Geräte (z.B. Universal Serial Bus) Klicken Sie dazu auf den Eintrag und anschließend auf die Schaltfläche "Entfernen".

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Danach öffnet sich das Dialogfenster "Entfernen des Geräts bestätigen", in dem Sie den Eintrag "Aus einer bestimmten Konfiguration entfernen" markieren müssen. Anschließend öffnet sich ein Listenfenster, bei dem Sie die "Ausgangskonfiguration" aktivieren und mit dies "OK" bestätigen.

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Windows 98 ➞ Browser Als "Browser" bezeichnet man Programme, die in der Lage sind, Daten aus dem Internet anzuzeigen. Der Begriff "Browser" kommt vom englischen "browse", was übersetzt soviel wie "blättern" heißt. Mit einem "Browser" blättern Sie also durch die Seiten des Netzes. Auch lokal gespeicherte "html"-Dateien können mit einem "Browser" betrachtet werden.

➞ Channel-Leiste Die Channel-Leiste (Channel, engl.= Kanal) enthält wichtige Internet-Adressen, in denen Sie zum Beispiel Nachrichten und Informationen, Kino-Highlights, Märkte, Zeitschriften und ähnliches finden. Diese Channelleiste ist eine Art Abkürzung, Sie erreichen die Adressen ohne erst einen Internet-Browser zu starten. Sie brauchen nur die WindowsOberfläche in die Web-Ansicht zu wandeln und eine Internetverbindung aufbauen. Ein Klick auf den entsprechenden ChannelEintrag, und schon gelangen Sie direkt zur gewählten Seite.

System optimieren mit MSCONFIG Programme, die Startschwierigkeiten meistern können, sind in Windows gut versteckt. Im Verzeichnis "System" von Windows 98 beispielsweise finden Sie das Programm "MSCONFIG". Es zeigt die Startoptionen an, ohne daß man umständlich die entsprechenden Dateien laden und editieren muß. Auch Windows 98 benutzt Systemdateien, die zu Problemen beim Start führen können: "config.sys" und "autoexec.bat" aus dem Stammverzeichnis der ➞Startpartition, die "system.ini" und "windows.ini" im Windows-Verzeichnis sowie die Autostart-Konfiguration, in der Dateien eingetragen werden, die beim Hochfahren von Windows automatisch aufgerufen und gestartet werden. Gerade der Autostart ist ein Sammelplatz für Geschwindigkeitskiller. Hier werden gerne Programmverknüpfungen abgelegt, die dann beim Start ➞Indizierungen anlegen, Festplatten überprüfen, Bilddaten archivieren, Textdokumente zusammenlegen etc. – kurz alles, was Windows 98 langsamer macht. Sie können aber über "MSCONFIG" solche Einstellungen nachträglich ändern.

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Starten Sie "MSCONFIG" aus dem Systemverzeichnis Ihres Windows-98-Ordners durch einen Doppelklick.

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Der Schalter "Weitere Optionen" öffnet ein weiteres Einstellungsfenster, das systemnahe Einstellungen anzeigt. Diese sollten nur von erfahrenen Systemadministratoren verwendet werden. Die Einstellungen sollten auch nur dann geändert werden, wenn Windows andauernd im abgesicherten Modus startet und der Fehler sich nicht auf Anhieb lokalisieren läßt.

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Autostart", erhalten Sie eine Übersicht über alle Programmteile, die automatisch gestartet werden. Über die ➞Checkmarken können Sie einzelne Programmteile an- oder abschalten.

➞ Registrierungsdatei Auch "Registry" genannt. Hier befinden sich alle wichtigen Informationen zu Ihrem System, hier werden Hard- und Software eingerichtet. Die Registrierungsdatei ist sozusagen die Schaltzentrale Ihres PC.

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➞ Checkmarke Kleines Kästchen, das durch Anklicken mit der Maus mit einem Häkchen versehen wird. Beim erneuten Anklicken wird das Häkchen wieder gelöscht. Das Häkchen symbolisiert den Zustand "ein" oder "aus" und erlaubt so das Zu- oder Wegschalten von Optionen.

Nachdem das Programm gestartet wurde, klicken Sie auf den Eintrag "Autostart-Auswahl". Hier sehen Sie, welche Dateien Windows beim Start abarbeitet, angefangen bei der "config.sys"Datei über die "system.ini"-Datei bis hin zu den "Objekten" in der Autostart-Gruppe. Achtung! Die "winstart.bat" existiert nur, wenn sie von Systemprogrammen eingerichtet wurde.

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Klicken Sie auf den Schalter "Sicherung erstellen". Es werden von allen genannten Systemdateien Sicherungskopien erzeugt. Wollen Sie eine Änderung rückgängig machen, lassen sich diese Dateien wieder herstellen.

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Gleiches gilt auch für die anderen Systemdateien. So lassen sich zum Beispiel alle Zeilen der "autoexec.bat" einzeln weg- oder zuschalten. Fehlerhafte Startoptionen durch ➞DOS-Gerätetreiber sind so einfacher zu lokalisieren und leicht zu beseitigen.

Windows 98 ➞ Desktop

Desktop individuell gestalten Sie können den Desktop auf verschiedene Arten einrichten: Im "Webstil" in Form eines ➞Browsers und mit einer ➞Channel-Leiste oder im von Windows 95 bekannten "Klassischen Stil". Sie können aber auch zwischen beiden Möglichkeiten kombinieren ("Angepaßt" an individuelle Einstellungen"). Zum Ändern der verschiedenen Ansichten führen Sie die folgenden Schritte durch:

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste doppelt auf das Symbol "Arbeitsplatz". Anschließend wählen Sie im Menü "Ansicht" den Eintrag "Ordneroptionen".

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Im nächsten Fenster klicken Sie "Webstil", "Klassischer Stil" oder "Angepaßt an individuelle Einstellungen" an. Beim letzten Punkt können Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen..." klicken.

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Um mit Windows 98 in den Internet-Standard zu wechseln, bestätigen Sie die Auswahl "Webstil" mit einem Klick auf "OK".

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Das Dialogfeld "Einzelklick" wird angezeigt. Stellen Sie sicher, daß die Option "Ja" angewählt ist und bestätigen Sie erneut mit einem Klick auf "OK".

Die Oberfläche von Windows. Desktop bedeutet soviel wie Schreibtischoberfläche, und so verhält sich die Windows-Oberfläche auch. Sie können wichtige Arbeitsunterlagen ablegen, öffnen und bearbeiten, verschieben, oder in den Papierkorb werfen.

➞ Verknüpfung Unter einer Verknüpfung versteht man unter Windows die Verbindung vom Desktop zu einem der dort angezeigten Programme an deren wirklichem Standort auf Ihrer Festplatte. Durch die Verknüpfung wird verhindert, daß Sie für einen Start des entsprechenden Programms erst einmal umständlich nach dem Standort suchen müssen.

➞ Startpartition Der Bereich Ihrer Festplatte(n), auf der Windows mit seinen Startdateien eingerichtet wurde. Hier befinden sich die DOS-Startdateien, sowie die WindowsStarteinrichtung.

Wenn nichts mehr geht... Wer Windows 98 als Update erworben und auf einen PC älterer Bauart (zum Beispiel Pentium mit 133 MHz) installiert hat, wird sich unter Umständen über völlig unmotivierte Systemabstürze in Form von "Ausnahmefehlern" wundern. Die treten genau dann auf, wenn eigentlich der Bildschirmschoner einspringen sollte. Der Grund ist im neuen APM- (Advanced Power Management –

die "Stromsparfunktion" eines PC) zu suchen, das teilweise älteren BIOS-Versionen zu schaffen macht. Hier hilft nur ein Update des BIOS oder das Wegschalten des Bildschirmschoners. In einigen Fällen ist es auch das Abschalten des Monitors oder anderer Peripherie, die zu diesem Effekt führt. Auch hier sollte man auf die neuen Stromsparfunktionen achten.

Windows sofort beenden Auch in Windows 98 gibt es keine Möglichkeit, das System schnell zu verlassen. Sie müssen sich immer noch durch den schon aus Windows 95 bekannten Dialog arbeiten. Das kostet allerdings unnötig Zeit. Mit einem Trick läßt sich Windows schneller beenden.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich des ➞Desktops. Wählen Sie den Eintrag "Neu", sowie daraufhin den Eintrag "Verknüpfung".

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Geben Sie die folgende Zeile in das Eingabefeld der Verknüpfungserstellung ein: C:\windows\rundll32.exe user,ExitWindows. Achten Sie darauf, daß sich kein Leerzeichen zwischen den Parametern und dem Komma befindet. Geben Sie der neuen ➞Verknüpfung einen beliebigen Namen. Dann klicken Sie auf den "OK". Die Verknüpfung wird nun auf dem Desktop abgelegt. Wenn Sie Windows nun beenden möchten, klicken Sie einfach zweimal auf das Symbol.❑

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➞ Indizierungen Über Indizes werden wichtige Dokumente von diversen Programmen in eine Art Übersicht zusammengefaßt. Das bedeutet, daß Sie diese Dateien schnell auffinden können, auch wenn sie an verschiedenen Plätzen auf Ihren Datenträgern untergebracht sind.

➞ DOS-Gerätetreiber Überbleibsel aus vergangenen PC-Tagen. DOS-Gerätetreiber sind bestimmte Treiberdateien, die vor dem Start von Windows aufgerufen werden müssen. Vor allem Soundkarten älteren Datums benötigen diese Dateien immer noch.

Windows ➞ Pull-Down-Menü

Akustische Signale ausschalten

Pull-Down-Menüs begegnen Ihnen in allen Anwendungsprogrammen und Systemprogrammen. Es sind Listen mit anwählbaren Inhalten. Sie werden durch ein nach unten gerichtetes Dreieck symbolisiert. Nach Klick auf dieses Symbol klappt eine Liste mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten auf, bei der nur eine Option auszuwählen ist. Mit den Scroll-Balken können Sie sich den Inhalt betrachten.

TIP

1

Klicken Sie auf das "Start"-Feld in der Taskleiste, "Einstellungen" und "Systemsteuerung". Klicken Sie doppelt auf das Icon "Akustische Signale".

2 3

Defragmentieren

Das Hilfsprogramm "Defragmentierung" spürt Dateien auf, die auf der Festplatte nicht zusammenhängend gespeichert sind. Deshalb muß Ihr PC unter Umständen über die ganze Festplatte verteilte Dateien für einen Programmstart finden. Bei einer Defragmentierung werden diese Dateien sortiert und wieder zusammengefaßt. So kann der Schreibund Lesezugriff wesentlich schneller erfolgen. Außerdem werden Daten von beschädigten Sektoren entfernt. Das bewirkt mitunter eine deutliche Geschwindigkeitssteigerung. Sie finden die Defragmentierung unter "Start/Programme/Zubehör". PCgo!-Tip: Räumen Sie Ihre Festplatte regelmäßig auf!

TIP

Piepstöne und ähnliches nerven manchmal ganz schön. Schalten Sie die akustischen SystemMeldungen doch einfach ab:

Drag and Drop im DOS-Fenster

Um in einem DOS-Fenster das Verzeichnis zu wechseln, müssen Sie sich nicht lange mit den entsprechenden DOS-Befehlen aufhalten. Ziehen Sie einfach eine Datei per Drag & Drop vom Explorer in das DOS-Fenster. Dann wird in der Kommandozeile das aktuelle Verzeichnis auf den Ursprung dieser Datei gewechselt. Die gewählte Datei wird ebenfalls angezeigt. Sie können dann eine "*.exe"-Datei mit ENTER starten.

Öffnen Sie das ➞Pull-Down-Menü im Feld "Schemas". Wählen Sie "Keine akustischen Signale" und klicken Sie auf "OK".

Akustisches Signal bei Tastatureingabe Es passiert immer wieder, daß die Feststell-Taste aus Versehen aktiviert wird. Dann schreiben Sie in Großbuchstaben weiter und müssen den Text später verbessern. Was die wenigsten wissen: Sie können Windows befehlen, beim Drücken der Feststell-, Num- und Rollen-Taste ein akustisches Signal zu geben.

1 2

Öffnen Sie die Systemsteuerung. Klicken Sie doppelt auf das "Eingabehilfen"-Icon.

Im Feld "Statusanzeige" der TastaturRegistrierkarte müssen Sie das Kästchen "Statusanzeige aktivieren" anklicken. Klicken Sie auf "OK".

"Senden an"-Menü verändern Damit Sie kleinere Textdokumente sofort bearbeiten können, erweitern Sie das "Senden an"Untermenü um die Auswahl "Notepad".

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Öffnen Sie das Windows-Verzeichnis. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notepad-Symbol und wählen Sie "Verknüpfung erstellen".

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Nach einem erneuten Rechtsklick auf "Verknüpfung mit Notepad" wählen Sie "Ausschneiden".

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Wechseln Sie nun in das Verzeichnis "Sendto". Wählen Sie "Einfügen" aus dem "Bearbeiten"-Menü". Die Verknüpfung mit "Notepad" wird an dieser Stelle eingefügt.

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Wenn Sie nun das Kontextmenü einer Datei öffnen, sehen Sie die neue Verknüpfung unter "Senden an".

Windows ➞ Registry

Aufklappzeit von Menüs beeinflussen

Die Registry hat unter Windows 95 die Aufgaben der "*.ini"- Dateien unter Windows 3.11 übernommen. In ihr stehen sämtliche Systemangaben wie Fenstergrößen, -positionen, usw. Alle Programme schreiben diese Angaben beim Beenden von Windows in sie zurück. Daher können Änderungen in der Registry fatale Wirkung haben. Werden sie nicht richtig eingegeben, ist es sehr wahrscheinlich, daß Windows 95 sich beim nächsten Versuch nicht starten läßt. Nicht so erfahrenen Anwendern sei daher geraten: Nehmen Sie mit den in der Systemsteuerung vorhandenen Änderungsmöglichkeiten vorlieb und lassen Sie den schlichten, aber sehr mächtigen, Registry-Editor außen vor.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Listenfenster und wählen Sie "Neu/Zeichenfolge". Geben Sie dem neuen Wert den Namen "MenuShowDelay".

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Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf die neue Zeichenfolge. Wählen Sie "Ändern" und tragen Sie im Eingabefeld "Wert" eine Zahl zwischen 1 und 1.000 ein. Das entspricht einer Verzögerung zwischen 1 und 1.000 Millisekunden.

Die Aufklappzeit von Menüs – auch des Startmenüs – läßt sich folgendermaßen beeinflussen.

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1

Achtung! Benutzen Sie den Registriereditor nur, wenn Sie über entsprechende Erfahrungen mit diesem Programm verfügen. Denn fehlerhaft eingegebene Angaben können zu einem kompletten Absturz Ihres Betriebssystems führen. Auf jeden Fall sollten Sie vorher eine Sicherheitskopie der Registrierdaten anlegen.

Klicken Sie auf "Start" und wählen Sie "Ausführen...". Anschließend geben Sie "regedit" ein, um den Editor für die ➞Registry zu starten.

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Klicken Sie auf "OK". Wechseln Sie auf der linken Seite in den Ordner "HKEY_CURRENT_USER/Contol Panel/desktop".

Klicken Sie "OK". Starten Sie Windows neu, werden die Änderungen wirksam.

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Windows ➞ Kontextmenü Ein Kontextmenü ist eine Liste von Auswahlmöglichkeiten. Es öffnet sich, wenn Sie auf Ihrem Bildschirm etwas mit der rechten Maustaste anklicken. Abhängig von der aktiven Oberfläche können Sie dann Aktionen auswählen. Normalerweise würden Sie zum Erreichen der gewünschten Aktion mehrere Schritte benötigen. Sie können das Kontextmenü als Abkürzung sehen, die ein flüssigeres Arbeiten erlaubt.

TIP

Benötigen Sie auf einer Festplatte keinen Papierkorb und sind sich sicher, daß keine gelöschten Daten zwischengespeichert werden sollen? Dann deaktivieren Sie die Eigenschaften des Papierkorbs für diese Partition.

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Editieren Sie die Datei "win. ini". Suchen Sie nach der Zeichenfolge [Windows Help]. Falls sie nicht gefunden wird, fügen Sie diese am Ende der "win.ini" ein.

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Speichern Sie die Datei und starten Sie Windows neu. In Zukunft können Sie dann in jedem beliebigen Hilfethema mit der Tastenkombination "Strg" und "Umschalt" und "Pfeil rechts" eine Seite vorblättern. Entsprechend benutzen Sie "Strg" und "Umschalt" und "Pfeil links", um eine Seite zurückzublättern.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorb-Symbol. Auf der Registrierkarte "Global" markieren Sie das Optionsfeld "Laufwerke unabhängig konfigurieren (nicht in Papierkorb verschieben)".

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Klicken Sie auf die Registrierkarte des Laufwerks, dessen Reservierung ausgeschaltet werden soll.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dateien sofort löschen" und klicken Sie auf "OK".

Dateityp für mehrere Anwendungen registrieren

Hilfetexte durchblättern

Normalerweise sind Sie in den Hilfetexten an die Seitenfolge gebunden, die die Autoren festgelegt haben. Wer möchte, kann aber alle Hilfedateien von vorn bis hinten durchschmökern, ohne sich an die vorgegebenen Strukturen halten zu müssen.

TIP

Auf einzelnen Laufwerken sofort löschen

Mit einem Doppelklick können Sie bestimmte Dateitypen mit immer dem selben Programm öffnen. Praktisch wäre es doch, wenn Sie über das ➞Kontextmenü eine andere Anwendung wählen könnten. Das geht! In unserem Beispiel öffnen wir über das Kontextmenü eine Bitmap-Datei mit dem Shareware-Programm "Polyview".

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Klicken Sie doppelt Sie auf das ArbeitsplatzSymbol. Öffnen Sie das Ansicht-Menü und wählen Sie "Optionen".

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Wählen Sie die Registerkarte "Dateitypen". Markieren Sie in dem Listenfeld "Registrierte Dateitypen" den Eintrag "Bitmap". Suchen Sie "Bearbeiten".

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Klicken Sie einmal in das Eingabefeld "Anwendung für diesen Vorgang:" und dann auf "Durchsuchen". Anschließend wählen Sie das entsprechende Programm.

Vorbeugen ist besser...

Streikt Ihr Windows, weil eine der Systemdateien "user.dat" oder "system.dat" beschädigt ist? Dann können Sie einen Rettungsversuch mit deren Sicherheitskopien vornehmen: Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie Windows 95 installiert haben. Benennen Sie die Datei "user.da0" oder "system.da0" in "user.dat" bzw. "system.dat" um. Starten Sie Ihren Computer neu.

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Im folgenden Dialogfeld "Dateityp bearbeiten" klicken Sie die "Neu"-Schaltfläche an. Tragen Sie im Feld "Vorgang:" die Zeile ein: "Mit Polyview öffnen".

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Jetzt können Sie mit der rechten Maustaste eine Datei mit alternativen Programmen öffnen.

Windows Sichern und retten

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Um die Systemdateien bei jedem Programmstart zu sichern, kopieren Sie von der Windows-95-CD das Verzeichnis ERU auf Ihre Festplatte. Sie finden dieses Verzeichnis unter "Other/Misc/Eru". Stellen Sie eine Verknüpfung mit dem Programm ERU in der Gruppe Autostart her. Damit haben Sie bei jedem Windows-Start eine Kopie Ihrer Systemdateien in diesem Verzeichnis.

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Zur Wiederherstellung Ihrer Systemdateien gehen Sie folgendermaßen vor: Während Ihr System bootet, drücken Sie die Taste "F8". Dadurch gelangen Sie in das Bootmenü. Wählen Sie "Abgesichert, nur Eingabeaufforderung". Sobald das Prompt-Zeichen erscheint, wechseln Sie in das ERU-Verzeichnis und starten das Programm ERD.

Doppelklick ändern

Mit einem Doppelklick öffnen Sie normalerweise eine Datei. Wie wäre es aber, wenn ein Doppelklick eine "*.txt"-Datei zum Beispiel direkt ausdruckt? Das geht ganz einfach:

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Doppelklicken Sie auf das Arbeitsplatz-Symbol. Öffnen Sie das Ansicht-Menü und wählen Sie "Optionen".

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Wählen Sie die Registerkarte "Dateitypen". Markieren Sie den Eintrag "Textdatei" und wählen Sie anschließend "Bearbeiten".

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Im geöffneten Dialog "Dateityp bearbeiten", "Vorgänge" markieren Sie den Eintrag "Print". Danach klicken Sie auf die "Als Standard"-Schaltfläche". ❑

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Windows 98 Installation nur, wenn nötig!

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Ist Outlook (aber nicht Outlook Express) schon installiert? Dann müssen Sie Exchange nicht noch einmal nachträglich installieren. Sie können genauso gut mit Outlook faxen.

TIP

Adreßbücher synchronisieren

Leider sind Exchange und Outlook Express nicht so aufeinander abgestimmt, daß die Adressen in beiden Programmen gemeinsam verwaltet werden. Besser dazu geeignet ist das Adreßbuch von Outlook Express. Hier können Sie ganz einfach Adressen aus Exchange importieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol "Adressbuch". Dann wählen Sie aus dem Menü "Datei", "Importieren" und "Adreßbuch". Als Dateityp wählen Sie "Persönliches Adreßbuch für Microsoft Exchange" und klicken auf "Importieren".

Faxen unter Windows 98 Wenn Sie schon unter Windows 95 gefaxt haben, werden Sie wahrscheinlich ➞Exchange und Microsoft Fax kennen, die Standardprogramme zum Faxen. Haben Sie aber die Vollversion von Windows 98 installiert oder war Windows 98 auf Ihrem Rechner vorinstalliert, suchen Sie Exchange vergeblich. Wir zeigen, wie Sie Exchange und das Faxprogramm doch noch finden. Aber Vorsicht! Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, funktioniert der Exchange-Dienst nicht und auch MicrosoftFax sollte schon installiert sein.

Klicken Sie doppelt auf das "Posteingang"Symbol auf dem Desktop. Der Setup-Assistent wird noch einmal gestartet. Jetzt können Sie das Fax- und das Mailprogramm konfigurieren.

Klicken Sie auf "Weiter".

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Wählen Sie dann das Modem, mit dem Sie faxen.

1

Legen Sie die Windows-98CD ein. Unterbinden Sie den AutoStart, indem Sie die Umschalttaste drücken. Starten Sie dann den Windows Explorer und wechseln Sie zum CD-Laufwerk. Hier gehen Sie in das Verzeichnis "Tool", dann "oldwin95" und "message".

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Im rechten Fenster des Explorer sehen Sie drei Dateien, darunter "awfax.exe" und "wms.exe". Doppelklicken Sie "wms.exe".

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Dann finden Sie den Eintrag auch in Ihrem Outlook-Express-Adreßbuch.

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Damit wird die Installation des "Microsoft Exchange Client" gestartet. Bestätigen Sie zweimal und die Installation beginnt.

Dann stellen Sie ein, ob Faxe automatisch angenommen werden oder ob Sie vorher auf das Fax-Symbol klicken müssen. Dann geben Sie Ihren Namen und Faxnummer ein. Die Konfigurierung von Microsoft Mail ist eigentlich überflüssig, da Sie wohl weiterhin Outlook Express für Ihre e-mails verwenden. Der "Pfad zum Verzeichnis Ihres Postoffice" braucht Sie nicht zu interessieren. Geben Sie irgendein Verzeichnis an und klicken dann zweimal auf "Weiter". Auch bei "Postfach" und "Kennwort" geben Sie irgend etwas ein. Sie entscheiden dann noch, ob der Posteingang (und damit auch der Faxempfang) gleich beim Windows-Start geladen wird (empfehlenswert).

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➞ Exchange Exchange war das Programm unter Windows 95, mit dem Sie e-mails und Faxe verschicken konnten. In Windows 98 wurde es nicht integriert. Für e-mails ist Outlook Express "zuständig", Faxe können Sie damit aber nicht verschicken. Deshalb sollten Sie nachträglich Exchange installieren. Nur wenn Exchange installiert ist, können Sie auch "Microsoft Fax" installieren und damit direkt aus einem Programm ein Dokument per Fax verschicken.

Am Schluß der Installation wird der "SetupAssistent für Posteingang" gestartet. Klicken Sie hier auf "Abbrechen". Zuerst sollten Sie noch das Faxprogramm installieren. Am Schluß der Installation sehen Sie das gewohnte PosteingangsSymbol auf dem Desktop.

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Doppelklicken Sie jetzt auf die Datei "awfax.exe" im Windows Explorer. Das Faxprogramm wird installiert und Sie müssen Ihren Rechner neu starten.

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Beim nächsten Start von Exchange erhalten Sie eine Meldung, daß der Pfad zu Ihrem Postoffice nicht gefunden wurde und daß Sie keine Mails senden und empfangen können. Sei's drum – auf alle Fälle können Sie jetzt wie unter Windows 95 Faxe aus Exchange verschicken und dort empfangen. Wählen Sie dazu entweder aus dem Menü "Verfassen" den Eintrag "Neue Faxnachricht" oder klicken Sie einfach auf dieses Symbol und wählen Sie danach aus Ihrem Adreßbuch einen Eintrag an. Um eine neue Adresse einzugeben, klicken Sie auf "Neuer Eintrag" und wählen Sie aus, daß die Adresse eine Faxadresse ist. ❏

Windows ➞ Registrierungseditor Das ist ein Editor, mit dem sich die Konfigurationsdatenbank von Windows 95/98 bearbeiten läßt. Unter Windows 95 werden Programme bereits während der Programmeinrichtung OLE-fähig. (Daten werden direkt mit dem Programm verbunden). Die Registrierung erfolgt in der sogenannten Registrierungsdatenbank. Um Änderungen an der Registrierung von Anwendungsprogrammen oder Windows 95/98 vorzunehmen, muß diese mit dem Registrier-Editor "REGEDIT.EXE" bearbeitet werden. Damit die Änderungen in Kraft treten, müssen Sie Ihren Rechner neu starten.

Entfernen von Einträgen gelöschter Programme Möchten Sie Windows-95-Anwendungen deinstallieren, führt der sicherste Weg über "Systemsteuerung" und "Software". Manchmal bleibt aber der Eintrag aus der Liste der installierten Software erhalten und läßt sich nicht löschen. Hier kann nur noch der ➞ Registrierungseditor "REGEDIT.EXE" helfen.

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Starten Sie ihn über das Startmenü, wählen Sie den Eintrag "Ausführen" und geben dort "regedit" ein.

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Wechseln Sie im linken Feld zum Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Mi crosoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall", wo Sie die Unterschlüssel, die die Informationen zum Deinstallieren von Windows-95-Programmen beinhalten, finden.

3 TIP

Suchen Sie den entsprechenden Unterschlüssel zu dem Eintrag, den Sie entfernen wollen.

Dateien löschen ohne Sichern

Möchten Sie Dateien direkt löschen, halten Sie beim Löschen via Kontextmenü oder per EntfTaste die Shift-Taste gedrückt. Ein komplettes Löschen ohne zusätzliches Sichern über den Papierkorb funktioniert auch. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorbsymbol auf dem Desktop und wählen im Kontextmenü "Einstellungen" aus. In den Registern des folgenden Fenster können Sie die Papierkorbeinstellungen für jedes Laufwerk festlegen.

Alle Unterverzeichnisse im Explorer

Möchten Sie im Explorer alle Unterverzeichnisse des aktuellen Verzeichnisses per Baumstruktur darstellen, drücken Sie einfach die Taste "+" auf dem numerischen Tastaturblock. Ein Druck auf "-" blendet die Unterverzeichnisse wieder aus. Das ist oft schneller als per Maus.

Manchmal entsprechen die Bezeichnungen der Unterschlüssel nicht immer dem Namen des Programms. In diesem Fall gehen Sie über die Suchfunktion des Registrierungseditors. Dazu markieren Sie den oben genannten Unterschlüssel im linken Fenster des Registrierungseditors und drücken die Tastenkombination [Strg]+[F]. Geben Sie unter "Suchen nach:" die Programmbezeichnung ein, mit der die Anwendung in den "Eigenschaften von Software" erscheint. Sie starten den Suchvorgang über den Klick auf "Weitersuchen".

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Wurde der eingegebene Name gefunden, drücken Sie die Tabulatortaste, um in die linke Fensterhälfte zu wechseln. Markieren Sie dort den entsprechenden Unterschlüssel. Drücken Sie auf [Entf] und bestätigen Sie die Nachfrage mit "Ja". Daraufhin wird der Unterschlüssel sowie der Eintrag in der Liste der installierten Software gelöscht. Hinweis: Es wird jedoch lediglich der gesuchte Eintrag gelöscht, dazugehörige DLLs oder andere Dateireste können sich immer noch auf der Platte befinden.

Hintergrundbild auf dem Desktop plazieren Unter Windows 95 läßt sich das Hintergrundbild des Desktops entweder zentriert oder als komplett füllendes Kachelmuster darstellen. Sie können aber auch das mittig angeordnete Einzelbild an einer beliebigen Stelle des Monitors plazieren. Um die Position des Hintergrundbildes zu verändern, muß in den "Eigenschaften von Anzeige" unter "Hintergrund/Anzeige" unter "Anzeige:" der Punkt "Mitte« markiert sein. Danach gehen Sie wie folgt vor:

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TIP

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Starten Sie den Registrierungseditor über das Startmenü, wählen den Eintrag "Ausführen" und geben "regedit" ein.

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Wechseln Sie im linken Feld zum Schlüssel "HKEY_CURRENT_USER\Control Panel\desktop" und klicken dort mit der rechten Maustaste in die rechte Fensterhälfte.

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Über das sich öffnende Kontextmenü "Neu/Zeichenfolge" erzeugen Sie einen neuen Namen, den Sie "wallpaperoriginx" nennen. Der zuzuweisende Zahlenwert legt den Abstand zum linken Bildschirmrand fest. Geben Sie also einen Wert ein.

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Führen Sie diesen Schritt nochmals für den Eintrag "wallpaperoriginy" durch. Dieser Zahlenwert legt den Abstand zum oberen Bildschirmrand fest. Ist einer der beiden Werte "0" wird das Hintergrundbild zentriert dargestellt. Sie können sowohl positive als auch negative Werte eingeben und dadurch das Bild an eine beliebige Position auf dem Desktop verschieben.

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Zum Aktivieren der Änderungen in der Registrierdatenbank rufen Sie die Systemsteuerung auf, wechseln zu "Anzeige", wählen unter "Eigenschaften von Anzeige" die Registerkarte "Hintergrund" und klicken unter "Hintergrundbild" einmal kurz auf ein anderes Bild. Wechseln Sie zu Ihrem gewünschten Motiv. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Übernehmen" und das Hintergrundbild nimmt seine neue Position ein.

Windows Programme über Shortcut starten

TIP

Die Mausbenutzung unter Windows ist schon etwas feines, doch möchte man mal kurz aus einer Anwendung heraus ein anderes Programm starten, muß man sich manchmal erst mühsam durch verschiedene Fenster klicken. Einfacher und schneller geht es via Shortcut. Sie legen einfach einen Shortcut für die am häufigsten benutzten Programme an. Wie das funktioniert? Ganz einfach:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Verzeichnis im Explorer, gelangen Sie unter anderem zu dessen "Eigenschaften". Sie finden allerhand Informationen wie den Platzbedarf aller Dateien in diesem Verzeichnis inklusive der Unterverzeichnisse. Außerdem können Sie hier das Verzeichnis auch anderen Benutzern im Netzwerk freigeben.

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Existiert eine Verknüpfung zu dem Programm auf dem Desktop, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an.

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Wählen Sie im erscheinenden Menü den Eintrag "Eigenschaften". Auf der Registerkarte "Verknüpfung" finden Sie den Eintrag "Tastenkombination".

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Klicken Sie ihn mit der linken Maustaste an und drücken die entsprechende Tastenkombination, in unserem Beispiel für das Programm Paint Shop Pro die Tastenkombination [Strg]+ [Alt]+[P]. Mit Klick auf "Übernehmen" und "OK" bestätigen Sie die neue Zuordnung dieser Tastenkombination.

Verzeichnisgröße festlegen

TIP

Möchten Sie die Suche unter Windows 95 verkürzen? Normalerweise führt der Weg über "Start/Suchen/Dateien/Ordner". Benutzen Sie doch einfach die Taste [F3]. Sie bringt Ihnen die Suchfunktion auf den Bildschirm, egal ob Sie sich auf dem Desktop, im Explorer, dem Arbeitsplatz oder im Aktenkoffer befinden.

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Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Programm-Icon und wählen im folgenden Menü "Eigenschaften" an. Es öffnet sich die Registerkarte "Verknüpfung" im Dialog "Eigenschaften" des jeweiligen Programms. Im Feld "Tastenkombination", das wieder per linkem Mausklick aktiviert wird, geben Sie die Tastenkombination Ihrer Wahl ein und bestätigen mit "Übernehmen" und "OK".

TIP

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Möchten Sie auch die MS-DOS-Eingabeaufforderung mit einer Tastenkombination versehen, klicken Sie das Icon mit der rechten Maustaste an und wählen im Menü den Eintrag "Eigenschaften" aus. Danach klicken Sie im Eigenschaften-Dialog auf die Registerkarte "Programm". Klicken Sie auch hier mit der linken Maustaste in das Feld "Tastenkombination", geben den gewünschten Shortcut, beispielsweise [Alt]+[M], ein und bestätigen die Auswahl mit "Übernehmen" und "OK". Ab sofort steht Ihnen der gewünschte Shortcut überall zur Verfügung. Falls keine Verknüpfung auf dem Desktop existiert (sondern nur eine im Startmenü), klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Taskleiste.

TIP

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Wählen Sie nun im Menü den Eintrag "Eigenschaften" aus und klicken im Dialog "Eigenschaften von Taskleiste" die Registerkarte "Programme im Menü Start" an.

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➪ 16

Schnell zu den Eigenschaften

Sie gelangen zu den "Eigenschaften" einer Datei, einer Verknüpfung oder eines Ordners nach einem rechten Mausklick auf das dazugehörende Symbol und der anschließenden Anwahl des entsprechenden Menüpunkts im Kontextmenü. Dies funktioniert aber auch anders: Führen Sie einfach einen Doppelklick auf das Objekt aus und halten dabei die Taste "Alt" gedrückt.

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Wählen Sie dort die Schaltfläche "Erweitert" an. Daraufhin öffnet sich das Startmenü im Explorer-Fenster. Gehen Sie nun in das Verzeichnis, in dem sich die Verknüpfung zu dem gewünschten Programm befindet.

Suchen per Funktionstaste

Zu den Systemeigenschaften

Schneller als über die Systemsteuerung geht es so: Klicken Sie auf dem Desktop mit rechten Maustaste auf das Symbol "Arbeitsplatz" und wählen aus dem folgenden Kontextmenü den Eintrag "Eigenschaften" aus oder doppelklicken Sie mit gedrückter "AltTaste"auf den Arbeitsplatz.

Windows ➞ DDC DDC oder in Langform "Display Data Channel". Diese Technik ist für die Kommunikation zwischen Monitor und Grafikkarte zuständig. Grafikkarten, die mit DDC arbeiten, stellen beispielsweise beim angeschlossenen Monitor die höchstmögliche Bildwiederholfrequenz in der jeweiligen Auflösung ein. Sind Monitor und Grafikkarte DDC-fähig, tauschen beide über das Betriebssystem ihre Informationen aus und stellen sich optimal aufeinander ein. Mittlerweile gibt es drei DDC-Varianten: DDC1, DDC2 und DDC2AB. ■ DDC1-Standard: Der Monitor sendet seine Identifikationsdaten an die Grafikkarte, die die Daten steuert und anpaßt. ■ DDC2-Standard: Monitor und Grafikkarten tauschen gegenseitig ihre Informationen aus und stellen sich automatisch aufeinander ein.

➞ Schlüssel Die Windows-Registry ist in Verzeichnisse oder Schlüssel unterteilt. In den Schlüsseln können Sie die Einstellungen ändern.

TIP

Neue Symbole für bestimmte Dateitypen

Sind Ihnen die Symbole mancher Dateitypen zu langweilig? Versuchen Sie es doch einfach mit neuen Symbolen. Dazu öffnen Sie per Doppelklick den "Arbeitsplatz". Im Menü "Ansicht/Optionen" klicken Sie die Registerkarte "Dateitypen" an. Dort finden Sie eine Liste aller registrierten Dateitypen. Wählen Sie das Icon aus, das Sie verändern möchten und öffnen über die Schaltfläche "Bearbeiten" ein neues Fenster. In diesem Fenster können Sie dem Dateityp ein "Anderes Symbol" zuordnen. Über die Schaltfläche "Durchsuchen" können Sie Ihre Festplatte nach anderen Symbolen durchstöbern.

Verzeichnisse automatisch aktualisieren Bei der täglichen Arbeit mit Windows 95 kommt es sehr oft vor, daß bei normalen Dateioperationen wie "kopieren", "verschieben" oder "löschen" das Verzeichnis nicht gleich aktualisiert dargestellt wird. Hier hilft dann ein Druck auf die Taste [F5]. Es geht aber auch anders. Windows 95 läßt sich so konfigurieren, daß die Verzeichnisse immer automatisch aktualisiert werden. Das stellen Sie im Registrierungseditor ein.

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Starten Sie ihn über das Startmenü, wählen den Eintrag "Ausführen und geben dort "regedit" ein.

Wechseln Sie im linken Feld zum Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\control\Update".

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Suchen Sie im rechten Feld den Eintrag "UpdateMode" und doppelklicken Sie diesen mit der Maus, um das Fenster "Binärwert bearbeiten" zu öffnen.

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Ändern Sie nun den Wert von "01" in "00" um und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Beenden Sie anschließend den Registrierungseditor und starten Windows neu. Erst dann werden die Änderungen aktiv.

Windows 95 schneller booten Ist Ihr Rechner beim Booten auch so langsam? Dies kann daran liegen, daß Ihre Grafikkarte versucht, sich mit dem Monitor per ➞DDC zu verständigen. Evtl. kann Ihr Monitor damit aber gar nichts anfangen. Das Problem läßt sich über den Registrierungseditor aus dem Weg räumen. Dazu führen Sie einfach die folgenden Schritte durch:

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Starten Sie den Registrierungeditor wie oben beschrieben.

Wechseln Sie im linken Feld zum ➞Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Services\Class\Display\0001\D efault". Schauen Sie im rechten Fenster nach dem Eintrag "DDC".

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Doppelklicken Sie diesen Eintrag und ändern ihn von 1 auf 0 um. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK" und starten Windows neu. Danach sollte Windows schneller booten können.

Dateinamen ohne Tilden Unter Windows 95 können Sie längere Dateinamen vergeben. Dies ist eine ganz nützlich Einrichtung, denn so sind solche Dateien wesentlich einfacher zu erkennen. Der Dateiname "Rechnung191098.doc" sagt wesentlich mehr aus als "Rech1910.doc". Will man jedoch eine Datei mit einem langen Dateinamen mit einem Programm öffnen, das nur kurze Dateinamen unterstützt, wird dieser verkürzt. Beispielsweise macht der gute alte Dateimanager aus dem Verzeichnis "Programme" das Kürzel "Progra~ 1". Hier kann der Registrierungseditor auch Abhilfe schaffen. Führen Sie einfach die folgenden Schritte aus:

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Starten Sie ihn wie oben beschrieben und wechseln Sie im linken Feld zum Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\System\Currentcontrolset\Control\FileSystem". Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste in das rechte Fenster.

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Über das sich öffnende Kontextmenü "Neu/Zeichenfolge" erzeugen Sie einen neuen Namen, den Sie "NameNumericTail" nennen. Weisen Sie diesem Namen den Wert "0" zu. Danach sollte die Tilde-Darstellung der Vergangenheit angehören. Natürlich müssen Sie erst den Rechner neu starten, damit die Änderung übernommen wird. ❑

Windows 98 TIP

Dateien mit verschiedenen Programmen öffnen

Dr. Watson

Unter Windows 98 finden Sie eine Version des Dienstprogramms "Dr.Watson". Sobald "Dr. Watson" aktiviert ist, fängt es einen aufgetretenen Software-Fehler (allgemeine Schutzverletzung, keine Reaktion mehr, usw.) ab und zeigt an, welches Programm aus welchem Grund abgestürzt ist. Außerdem sammelt das Programm detaillierte Informationen über den Zustand des Systems zu dem Zeitpunkt, als der Fehler auftrat. Diese Informationen werden auf der Festplatte protokolliert und werden bei Bedarf auf dem Bildschirm angezeigt, um bei der Suche nach der Fehlerursache zu helfen. Sie finden "Dr.Watson" im Windows-Stammverzeichns oder in der Systeminformation.

Ein sehr praktische Variante hält der Ordner "Send to" bereit. Damit läßt sich beispielsweise das Problem lösen, daß BMP-Dateien immer mit dem Windows-eigenen Programm Paint geöffnet werden. Möchten Sie etwa "Paintshop" zum SendTo-Verzeichnis hinzufügen, um damit dann Dateien direkt zu öffnen? Nichts leichter als das!

den Menüpunkt "Bearbeiten" und daraus den Eintrag "Verknüpfung einfügen".

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Öffnen Sie über den Arbeitsplatz das entsprechende Verzeichnis, in dem sich "Paintshop" befindet.

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Markieren Sie das Programm-Icon per Mausklick und drücken [Ctrl]+[C], um die Verknüpfung in die Zwischenablage zu legen.

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Wechseln Sie nun in das Verzeichnis "C:\Windows\Sendto". Dann wählen Sie

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Wenn Sie nun über den Arbeitsplatz eine BMP-Datei mit Paintshop öffnen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Icon. Es öffnet sich das Kontextmenü und der Eintrag Paintshop erscheint als Menüpunkt unter "Senden an".

Nachricht hinterlassen

TIP

Aufnahmezeit vom Audiorecorder verlängern

Möchten Sie mehr als 5 Sekunden Audiodaten mit dem Audiorecorder aufnehmen? Dann sollten Sie folgendes in der Datei WIN.INI eintragen: [Soundrec] max seconds = x (x = Zeit in Sekunden). Sie sollten auch auf die Aufnahmequalität achten, denn es wird nach Mono/Stereo, Radio- und CD-Qualität unterschieden.

Mit der Funktion "RunOnce" können Sie ein Programm einmalig beim nächsten Systemstart ausführen. So kann man sich beispielsweise an einen wichtigen Termin erinnern lassen. Und so funktioniert das Ganze:

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Öffnen Sie das Programm "Notepad" im Verzeichnis "Zubehör", schreiben Sie Ihre Nachricht und speichern Sie diese unter "Termin.txt" im Verzeichnis "Arbeit".

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Rufen Sie über den Startbutton den Eintrag "Ausführen" auf und geben "regedit" ein. Wechseln Sie nun in der Registry zu folgendem Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\

Explorer absichern TIP

Explorer: Anwendungsdateien schnell erzeugt

Möchten Sie im Explorer-Fenster schnell ein neues Verzeichnis erzeugen, benutzen Sie einfach die Tastenkombination [Alt] [D][N][O]. Diese Kombination ruft den Menüpunkt "Datei/Neu/Ordner" auf. Eine neue Textdatei legt man über die Tastenkombination [Alt][D][N][T] an. Eine neue Bitmap können Sie mit [Alt][D][N][B] anlegen.

SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\RunOnce".

Die Verschmelzung von Internet- und Windows Explorer kann gefährlich sein; ein Absturz beim Surfen zieht nämlich das ganze System in Mitleidenschaft. Wenn Sie jedoch über rund 64 MByte Arbeitsspeicher verfügen, können Sie dieses Problem umgehen.

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Starten Sie den Internet Explorer und wählen Sie das Menü "Ansicht" an. Dort gehen Sie auf den Eintrag "Internetoptionen"

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Klicken Sie auf "Erweitert" und wählen "In neuem Prozess browsen" an. Danach beschränkt sich der Absturz nur noch auf den Web-Browser.

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Klicken Sie "Standard" doppelt an und geben als Wert NOTEPAD.EXE D:\WORK\TERMIN.TXT ein. Wird der Rechner das nächste Mal gestartet, öffnet sich Notepad.exe mit der von Ihnen verfaßten Nachricht. Danach wird der Inhalt des Schlüssels "RunOnce" sofort gelöscht und die Meldung verschwindet.

Windows 98 Langsamer Shutdown unter Windows 98

TIP

Nach der Umstellung von Windows 95 auf Windows 98 kann es vorkommen, daß der Shutdown von Windows 98 langsamer vonstatten geht als der von Windows 95. Hier kann das Systemkonfigurationsprogramm "MS-Config" weiterhelfen. Dazu führen Sie folgende Schritte aus:

Ein recht nützliches Tool ist "Quick Tray". Sie müssen es einfach in den Autostart-Ordner kopieren. Es taucht beim nächsten WindowsStart als Icon im ➞System Tray auf. Sie können damit neue Verknüpfungen anlegen, die dann über ein Symbol in der linken unteren Taskleiste gestartet werden. Das Hinzufügen neuer Programme ist problemlos über die Schaltfläche "Add" möglich. Sie finden das Tool auf der Win-98-CD im Verzeichnis "tools/reskit/desktop".

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Starten Sie das Programm über "Start/Programme/Zubehör/Systemprogramme/Systeminformation".

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Quick Tray nutzen

Rufen Sie anschließend "Extras/Systemkonfigurationsprogramm" auf.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Weitere Optionen" und aktivieren Sie durch Anklicken das Kontrollkästchen "Schnelles Herunterfahren deaktivieren".

INFO

Probleme bei Großschreibung Sicherlich haben Sie sich auch schon geärgert, daß bei aktivierter Caps-Lock-Taste nicht nur die Buchstaben groß geschrieben werden, sondern auch die Ziffernreihe ständig auf die Sonderzeichen umgeschaltet ist. Hier gibt es Hilfe, denn Sie können einen zweiten Tastaturtreiber benutzen, der dieses Problem umgeht. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Kabinettdateien

Die meisten Systemdateien liegen auf der Windows-98-CD in einem gepackten Format vor. Kabinettdateien sind Archivdateien, die meist mehrere Systemdateien in gepacktem Zustand enthalten. Sie verwalten quasi die Systemdateien. Diese Dateien werden erst bei der Einrichtung entpackt. Sie können diese Kabinettdateien aber auch über den Explorer aus den Archiven heraus im entpackten Zustand auf den Desktop oder in ein beliebiges Verzeichnis ziehen.

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Wählen Sie nun aus der Liste der verfügbaren Sprachen den Eintrag "Deutsch (EDV)" aus. Anschließend können Sie die Tastatur wie gewünscht benutzen, das heißt, bei aktivierter Caps-Lock-Taste werden die Ziffern beibehalten.

Wählen Sie in der "Systemsteuerung" den Eintrag "Tastatur" Wechseln Sie auf die Seite "Sprache" und klicken "Eigenschaften" an.

Temporäre Internet-Dateien Bei jedem Internetsurfen werden innerhalb von Windows Ihre besuchten Internetseiten und deren Dateien (etwa Grafiken) zwischengelagert und gespeichert, zum Beispiel im Verzeichnis "Temporary Internet Files".

Damit können Sie diese später auch ➞offline lesen. In diesem Ordner sammelt sich im Laufe der Zeit eine ganze Menge Müll. Sie sollten ihn also in regelmäßigen Abständen kontrollieren, und gegebenenfalls Internetadressen entfernen. Bleiben Sie auf dem übergeordneten temporären Internet-Datei-Ordner, sortieren Sie nach Internetadresse und entfernen die entsprechenden Dateien. Diese Dateien haben meist folgende Endungen: *.htm, *.html, *.gif, *.jpg, *.css (Html-Stylesheets) und *.class (JAVA-Class-Dateien). Außerdem können Sie bei dieser Gelegenheit die angesammelten Cookies auch getrost entfernen.

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➞ System Tray

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In der rechten unteren Bildschirmecke, neben der Uhr, befindet sich der System Tray oder Systray. Damit werden bestimmte aktive Programme angezeigt, die gerade aktiv sind. Oft werden Programme aus dem Systray automatisch beim Windows-Start geladen, ansonsten werden sie manuell aktiviert. Deaktiviert werden die Programme meist mit einem Rechts- oder Doppelklick.

Windows 98 ➞ offline Wenn Sie im Internet surfen, speichert der Browser Dateien der Internet-Seiten in einem bestimmten Verzeichnis. Standardmäßig ist das "Windows/Temporary Internet Files". Auch wenn Sie keine Internet-Verbindung mehr haben, können Sie dann die Dateien öffnen und "offline" surfen. Sie müssen nur die Seiten anklicken und bestätigen, daß Sie offline bleiben wollen.

Neue Tastenkombinationen unter Win 98

Turbo für das Startmenü Das Startmenü läßt sich ein wenig aufmöbeln. Die Einträge klappen nämlich bei Verwendung der Maus standardmäßig mit einiger Verzögerung auf. Sie können diese Zeit aber verkürzen. Führen Sie dazu einfach die folgenden Schritte aus:

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Rufen Sie über den Startbutton den Eintrag "Ausführen" auf und geben "regedit" ein.

Wechseln Sie zum Schlüssel "HKEY_CURRENT_USER\ControlPanel\desktop". Dort finden Sie im rechten Fenster die Zeichenfolge "MenuShowDelay". Falls diese Zeichenfolge nicht zu finden ist, klicken Sie einfach "\desktop" mit der rechten Maustaste an, wählen "Neu/Zeichenfolge" und geben die Zeichenfolge "MenuShowDelay" ein.

[Strg][W] Schließt das gerade aktive Fenster des Explorers oder Internet Explorers. Erfüllt die gleiche Funktion wie [Alt][F4]. Windows Explorer [F4] Klappt im ExplorerFenster die Laufwerksliste auf. Sie können danach Text eingeben oder mit den Pfeiltasten zu einem anderen Eintrag in der Laufwerkshierarchie wechseln. [F6]

Wechselt im ExplorerFenster zwischen Dateibereich und Laufwerksliste hin und her.

[Strg][F] Ruft das Suchen-Fenster auf [F3]

[Esc]

Explorer Ruft eben falls das Suchen-Fenster auf Schließt das SuchenFenster.

Taucht der Eintrag dann im rechten Fenster auf, führen Sie einen Doppelklick darauf aus. Im sich öffnenden Dialogfenster können Sie eine beliebige Zahl als Ausdruck für die Verzögerung in Millisekunden eingeben.

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Möchten Sie die Anzeige ohne jegliche Zeitverzögerung, setzen Sie den Wert einfach auf "0". Die neue Einstellung wird nach dem Neustart aktiv.

Neu-Menü entrümpeln

Windows 98 bringt Ihnen einige neue Tastenkombinationen, die das Anwenderleben erleichtern. Explorer / Internet Explorer [F11] Schaltet zwischen den Ansichten "Vollbildschirm" und "Standard" hin und her.

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Sie finden den Befehl "Neu" an allen Ecken und Enden unter Windows. Ob im Kontextmenü oder im Explorer – überall taucht dieser Befehl auf. Mit der Anzahl der neu installierten Anwendungsprogramme steigt auch die Anzahl der Dateitypen. Aber auch diese Liste der Dateitypen kann entrümpelt werden, um Platz zu sparen. Das geschieht über den Registrierungseditor. Möchten Sie beispielsweise den PowerPoint-Dateityp entrümpeln, gehen Sie wie folgt vor:

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Rufen Sie über den Startbutton den Eintrag "Ausführen" auf, und geben Sie "regedit" ein, um den Registrierungseditor von Windows zu starten.

Windows abspecken Animationen und Farben kosten. Hier können Sie Windows abspecken. Es muß nicht immer ein toll animiertes Fenster sein, das auf Kosten der Leistung geht.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop, wählen Sie den Menüpunkt "Eigenschaften" an und klicken die Registerkarte "Effekte" an. Deaktivieren Sie die Einträge unter dem Eintrag "Visuelle Effekte".

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Wechseln Sie nun zur Registerkarte "Einstellungen", klicken auf den Schalter "Weitere Optionen" und setzen dort unter "Allgemeines" die Schriftgröße auf "Kleine Schriftarten". ❑

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Wechseln Sie zum Schlüssel "HKEY_CLASSES_ROOT\". Dort finden Sie die Liste der unterschiedlichsten Dateitypen. Möchten Sie beispielsweise nun den PowerPoint-Dateityp entfernen, scrollen Sie in der Liste bis zum Eintrag "ppt".

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Wenn Sie nun den Unterschlüssel "ShellNew" löschen, wird der Dateityp künftig nicht mehr im Neu-Menü erscheinen.

Windows ➞ Verknüpfung Verknüpfungen sind der schnellste Weg, um häufig verwendete Dateien oder Programme aufzurufen. Zum Beispiel sind alle Symbole auf Ihrem Desktop (mit wenigen Ausnahmen) Verknüpfungen. Die eigentlichen Anwendungen liegen in einem Verzeichnis Ihrer Festplatte. Um jedoch nicht jedesmal den umständlichen Weg über den Explorer oder das Startmenü gehen zu müssen, verwendet Windows Verknüpfungen. In diesen ist vermerkt, aus welchem Verzeichnis ein Programm beim Aufruf gestartet werden soll.

➞ Kontextmenü Ein Kontextmenü ist eine Liste von Auswahlmöglichkeiten. Es öffnet sich, wenn Sie auf Ihrem Bildschirm etwas mit der rechten Maustaste anklicken. Abhängig von der aktiven Oberfläche können Sie dann Aktionen auswählen. Normalerweise würden Sie zum Erreichen der gewünschten Aktion mehrere Schritte benötigen. Sie können das Kontextmenü als Abkürzung sehen, die ein schnelleres Arbeiten erlaubt.

TIP

Windows-95Tastatur

Es gibt viele Befehle, die Sie mit Tastaturkürzeln schnell und unkompliziert aufrufen können. Im folgenden eine Übersicht der wichtigsten "Shortcuts". WIN R Datei ausführen WIN M alle Fenster minimieren WIN F1 Windows-Hilfe WIN E Windows Explorer WIN F Dateisuche WIN TAB Programmwechsel durch Task- Leiste SHIFT WIN M minimieren, rückgängig machen STRG WIN F Computer suchen

"Installieren" im Kontextmenü Dateien mit Setup-Informationen, die die Endung "INF" tragen, werden normalerweise mit Hilfe der rechten Maustaste installiert. Sollten Sie eine solche Datei mit der rechten Maustaste anklicken und es erscheint kein "Installieren" im Kontextmenü, läßt sich dieser Eintrag auf folgende Weise wieder herstellen:

Kleinschreibung!): "rundll32 setupx.dll InstallHinfSection DefaultInstall 132".

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Anschließen tippen Sie "c:\Windows\inf\ shell.inf" ein. Nun wird "Installieren" wieder im Kontextmenü angezeigt.

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Öffnen Sie über "Start","Programme" die MSDOS-Eingabeaufforderung. Dort geben Sie folgende Zeilen ein (achten Sie auf die Groß- und

Win 3.x-Programme unter Win95 Auch im Zeitalter von Windows 95 gibt es Programme aus der Zeit von Windows 3.0 oder 3.1. Viele wollen auf die vertrauten und liebgewonnenen Programme nicht verzichten. Doch gerade die Windows-3.0-Programmen laufen nicht problemlos unter Windows 95. Aber man kann sie lauffähig machen: mit Hilfe von "Make Compatible". Dieses Tool ermöglicht es, für jedes Programm besondere Umgebungsvariablen zu setzen. Sie finden es mit dem Windows-Explorer im Unterverzeichnis "System" des Windows-Verzeichnisses unter "Mkcompat.exe".

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Starten Sie "Mkcompat.exe" mit einem Doppelklick und wählen Sie über "Datei" das entsprechende Windows-3.0-Programm.

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Aktivieren Sie nun den Optionsschalter für die "Win-3.1-Steuerelemente". Damit werden die besonderen Umgebungsvariabeln dieses Programms unter Windows 95 berücksichtigt.

Programme per Tastatur starten Möchten Sie Programme starten, indem Sie einfach eine Tastenkombination drücken? Suchen Sie die ➞ Verknüpfung der betreffenden Datei oder die Datei selbst. Wenn Sie nicht bereits auf dem Desktop liegt, ist sie im "Startmenü" über "Programme" zu finden.

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Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und drücken Sie die rechte Maustaste.

Im sich nun öffnenden ➞ Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Eigenschaften" und wechseln auf die Registerkarte "Verknüpfung".

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Klicken Sie mit der Maus in die Zeile "Tastenkombination" und drücken Sie die gewünschten Tasten. Beispielsweise die Tasten "STRG" und "F4".

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Bestätigen Sie die vorgenommene Änderung mit einem Klick auf "OK". Nun können Sie das Programm immer mit der Kombination "STRG"

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und "F4" aufrufen. Möchten Sie diese Tastenkombination wieder deaktivieren oder ändern, öffnen Sie erneut das Eigenschaften-Fenster für dieses Programm. Klicken Sie zuerst in das Feld "Tastenkombination" und drücken Sie die Leertaste. Es erscheint das Wort "Kein". Nun könnten Sie eine neue Kombination definieren. Doch Vorsicht: Wenn Sie bereits ein anderes Programm mit derselben Tastenkombination belegt haben, erscheint keine Konfliktmeldung: Das bisher zugeordnete Programm ist dann den Tasten nicht mehr zugeordnet.

Windows ➞ Registrierungseditor Der Registrierungseditor stellt die Inhalte der wichtigsten Systemund User-Dateien in etwa so dar, wie Sie es vom Windows-Explorer gewohnt sind. Sie sehen die Dateien "system.dat" und "user.dat" nicht selbst, können über den Registrierungseditor aber dennoch Änderungen vornehmen. Achtung: Solche Änderungen übernimmt das System sofort. Eine einfache Möglichkeit, sie wieder rückgängig zu machen, gibt es nicht. Bevor Sie also Werte in der regedit-Datei ändern, sichern Sie auf jeden Fall die alten Werte. Mehr dazu im Tip-Kasten "Registrierung sichern".

➞ Systemsteuerung In der Systemsteuerung sind die meisten Einstellmöglichkeiten, mit denen Sie Windows anpassen und optimieren können, zusammengefaßt. Über "Symbol" erreichen Sie beispielsweise den Geräte-Manager, wo Sie sämtliche Hardwarekomponenten konfigurieren können. Ferner stellen Sie hier die Bildschirmanzeige ein, ändern Kennwörter, installieren neue Schriftarten oder konfigurieren die Eigenschaften für den Internetzugang. Bevor Sie etwas ändern, notieren Sie sich die "alten" Grundeinstellungen.

➞ Geräte-Manager Der Geräte-Manager ist ein Werkzeug, mit dem Sie vor allem Hardware-Probleme beheben können. Von hier aus können Sie auch neuere Treiber, etwa für Sound- oder Grafikkarten installieren. Wenn es Probleme mit einer Hardware-Komponente gibt, zeigt der Geräte-Manager das mit zwei verschiedenen Symbolen an: Ein Ausrufezeichen steht für einen Gerätekonflikte mit einer anderen Hardwarekomponente, ist das Symbol rot durchgestrichen, ist es deaktiviert, ein Fragezeichen steht für eine unbekannte Hardwarekomponente.

Zur Systemsteuerung ohne Umwege Im Laufe der Zeit werden Sie häufig die ➞Systemsteuerung aufrufen. Denn hier deinstallieren Sie beispielsweise Programme, wenn Sie Platz auf der Festplatte benötigen oder richten Ihre Hardware ein, konfigurieren das Netzwerk und machen noch vieles mehr. Für den häufigen Gebrauch ist die Systemsteuerung allerdings umständlich zu erreichen. Stets gelangen Sie erst über die Klickfolgen "Start", "Einstellungen" und "Systemsteuerung" zum Ziel. Das muß nicht sein: So erreichen Sie die Systemsteuerung ohne Umwege.

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Klicken Sie statt wie gewöhnlich mit der linken mit der rechten Maustaste auf die "Start"-Schaltfläche. Im Kontextmenümenü gehen Sie nun auf den Eintrag "Explorer". Klicken Sie nun wieder mit der rechten Maustaste irgendwo auf den freien Bereich des geöffneten Explorer-Fensters. Im sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Neu" und tippen statt des vordefinierten Namens "Neuer Ordner" exakt – bitte ganz exakt – folgende Zeichen-

kette ein: "Systemsteuerung.{21EC2020-3AEA1069-A2DD-08002B30309D}". Sobald Sie mit "Enter" abschließen, ersetzt das System die Zeichenfolge durch "Systemsteuerung".

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Öffnen Sie nun die Startleiste, so sehen Sie nicht nur den neuen Eintrag "Systemsteuerung", sondern auch sämtliche bekannten Symbole, sobald Sie auf den kleinen Pfeil rechts daneben klicken. Ab sofort erreichen Sie sämtliche Einträge direkt aus dem Startmenü.

Symbol für den Registrierungseditor Wenn Sie häufiger mit dem ➞Registrierungseditor arbeiten, um Veränderungen an Ihrem System vorzunehmen, so ist das übliche Aufrufen über "Ausführen..." in der Windows-Startleiste und Eintippen der Buchstaben "regedit" lästig. Einfacher ist es, Sie legen in der Startleiste einen eigenen Eintrag an.

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Wählen Sie über "Einstellungen" in der Startleiste "Taskleiste & Startmenü..." an.

öffnenden Dialogfenster tippen Sie in der Befehlszeile die Zeichenfolge "c:\windows\regedit.exe" ein. Befindet sich die Regedit-Datei auf Ihrem PC in einem anderen Verzeichnis, beispielsweise, weil Sie das Windows-Verzeichnis anders benannt haben, so ändern Sie den Eintrag entsprechend. Sie können sich auch über die Schaltfläche "Durchsuchen..." zur gesuchten Datei durchklicken.

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Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "Programme im Menü Start" und klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Hinzufügen...". Im sich nun

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Klicken Sie anschließend auf "Weiter". Nun erscheint das Dialogfenster "Programmgruppe wählen". Hier müssen Sie entscheiden, wo Sie den Registrierungseditor später finden möchten. Markieren Sie den Eintrag "Startmenü", so erscheint der Registrierungseditor unmittelbar in der Startleiste. Sie können auch "Programme" oder einen beliebigen anderen Eintrag markieren soPCgo! 6/99

Windows gekräftigen Namen. Tippen Sie am besten "Registrierungseditor" ein und klicken Sie auf "Fertig stellen".

➞ Taskleiste Als Taskleiste bezeichnet man die spezielle Symbolleiste, die stets am unteren Bildschirmrand eingeblendet ist. Hier wird zum einen für jedes aktive Programmfenster eine Schaltfläche angelegt. Klicken Sie diese an, so holen Sie das Programm auf den Bildschirm. Weiterhin lassen sich in der Taskleiste Symbole für Programme ablegen, die Sie besonders häufig benötigen. Diese können Sie dann stets aufrufen, ohne erst die übrigen Fenster schließen zu müssen. Schließlich werden dort der Start-Button sowie weitere nützliche Symbole – wie in unserem Tip der Umschalter für die Tastaturbelegung – abgelegt.

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wie einen neuen Ordner anlegen: Dann würden Sie den Registrierungseditor in dem entsprechenden Untereintrag der Startleiste finden.

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Drücken Sie anschließend "Weiter", und geben Sie der Verknüpfung noch einen aussa-

Mit einem "OK" schließen Sie die Prozedur ab. Wenn Sie nun die Windows-Startleiste aufrufen, so erscheint der neue Eintrag unmittelbar über "Programme". Klicken Sie auf den neuen Eintrag, so öffnet sich der Registrierungseditor ohne Umwege.

Der Windows Explorer Der Windows Explorer ist wohl das wichtigste Werkzeug bei der täglichen Arbeit. Deshalb sollten Sie ihn sofort klickbereit vor sich haben.

sie auf eine freie Stelle des Desktops, dann lassen Sie die Maus los. Es erscheint ein Kontextmenü, wo Sie "Verknüpfung hier erstellen" anwählen.

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1

Am besten Sie legen dazu eine Verknüpfung auf den Desktop. Starten Sie dazu den Windows Explorer über das "Startmenü", "Programme". Dann verkleinern Sie das Fenster, indem Sie auf dieses Zeichen klicken.

2

Wechseln Sie jetzt in das Verzeichnis "Windows". Dort finden Sie die Programmdatei "explorer.exe". Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an, halten sie gedrückt und ziehen

3

Auf dem Desktop erscheint jetzt die Bezeichnung "Verknüpfung mit Explorer.exe". Den Namen können Sie einfach ändern, indem Sie in das Namensfenster reinklicken und dann den neuen Namen eingeben.

Auflösung läßt sich nicht ändern Wenn Sie die Auflösung bzw. Bildwiederholfrequenz nicht erhöhen können, aber Ihre Grafikkarte eigentlich viel mehr kann, kann es daran liegen, daß Windows Ihren Monitortyp nicht richtig erkannt hat. So kommen Sie doch noch zur richtigen Auflösung.

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2

Wählen Sie die Registerkarte "Bildschirm" und klicken dann auf "Ändern". Damit startet der Assistent für Gerätetreiber-Updates. Wählen Sie hier den unteren Punkt.

1

Gehen Sie über die Systemsteuerung auf "Anzeige". Hier klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und dann auf "Weitere Optionen".

PCgo! 6/99

Dann wählen Sie "Alle Modelle anzeigen". Suchen Sie sich am besten Ihren Monitortyp aus der Liste. Sollte Ihr Bildschirm nicht aufgelistet sein und Sie haben auch keine Treiber-Diskette, wählen Sie einen ähnlichen (etwa einen der NEC-Monitore). Damit sollte die richtige Bildwiederholfrequenz eingestellt werden können.

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Windows 98

TIP optimal tunen Klein und unscheinbar kommt dieses Taschenbuch daher. Doch wer es intensiv nutzt, kann seinen Windows-Rechner ordentlich auf Touren bringen. Das Buch beschreibt zum einen, was man bereits vor der Installation beachten sollte. Zum zweiten – und hier liegt der Schwerpunkt – wie man den PC-Betrieb schneller und sicher macht. Dabei wendet sich der kleine Band nicht nur an Anfänger, auch der Registrierungseditor wird behandelt. Hier sollten aber nur fortgeschrittene Nutzer Hand anlegen, denn wie schnell zieht eine falsche Einstellung katastrophale Folgen nach sich. Gut gemacht ist der Aufbau des Buches. Vier Hauptteile gliedern den Inhalt nach Schwierigkeitsgraden: Von der Standardinstallation und den Grundlagen geht es über System-Tools bis zu einer ganzen Reihe nützlicher Tips. Das Glossar im Anhang hätte allerdings etwas ausführlicher ausfallen können.

info bhv Verlagsgesellschaft mbH, ➪

ISBN 3-8287-5027-3 Preis: 19,90 Mark

Windows

TIP

Autostart kurzfristig deaktivieren

Registrierung sichern

Sichern Sie auf jeden Fall die aktuellen Einstellungen im Registrierungseditor, bevor Sie hier irgendwelche Änderungen vornehmen. So geht's:

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Rufen Sie über "Ausführen..." in der Startleiste und Eintippen von "regedit" in das "Öffnen"Feld mit einem "OK" den Registrierungseditor auf.

2

Klicken Sie nun auf "Registrierung" in der Menüleiste und weiter auf "Registrierungsdatei exportieren..."

Sie haben den Autostart-Ordner so eingerichtet, daß der Computer gleich mit den Programmen startet, die Sie regelmäßig brauchen. Wollen Sie nun aber mit dem PC nur schnell eine ganz bestimmte Sache erledigen – Sie suchen beispielsweise eine Telefonnummer auf der CDROM – so ist der automatische Programmstart schlicht überflüssig und unerwünscht: Sie müßten erst alle Programme starten lassen, um diese anschließend wieder zu schließen. So unterdrücken Sie den Start der Anwendungen im Autostart-Ordner im Einzelfall.

1

Drücken Sie die "Shift"-Taste, nachdem das Windows-Logo erschienen ist und halten Sie die Taste zunächst weiter gedrückt. Arbeiten Sie in einem Netzwerk, in dem Sie sich anmelden müssen, so drücken Sie "Shift" erst zusammen mit der Anmeldung.

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Betätigen Sie die Schaltfläche "Entfernen..." und klicken doppelt auf den Eintrag "Autostart": Die einzelnen Programmeinträge werden jetzt sichtbar. Markieren Sie das Programm, das Sie entfernen möchten und klicken Sie anschließend auf "Entfernen".

2

3

Geben Sie der Sicherungsdatei einen Namen und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll. Achten Sie unbedingt darauf, daß im unteren Teil des Fensters bei "Exportbereich" die Option "Alles" gewählt ist.

Ansonsten wird nur ein Teil der Daten gespeichert – unter Umständen fehlen Ihnen genau die Teile der Registrierung, die Sie im Notfall benötigen.

➞ DFÜ-Netzwerk DFÜ steht für Datenfernübertragung. Das DFÜ-Netzwerk in Windows ist der schnellste Weg, Zugang zum Internet zu bekommen. Alles was Sie dazu brauchen, ist die Telefonnummer Ihres Internet-Zugangsdienstes, der Name des Zugangsrechners (Server), einen Benutzernamen und ein Paßwort. Den Zugang über das DFÜ-Netzwerk können Sie bei allen Accounts nutzen, die den POP3-Standard unterstützen.

Lassen Sie die Taste erst wieder los, wenn die Arbeitsoberfläche erscheint. Die im Autostart-Ordner aufgeführten Programme sind nicht geladen worden.

3

Wenn Sie die Programme im Autostart-Ordner gar nicht mehr brauchen, sollten Sie diese aus dem Ordner entfernen. Über die Start-Leiste "Einstellungen", "Taskleiste & Startmenü..." wechseln Sie auf die Registerkarte "Programme im Menü Start".

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Fahren Sie analog mit dem nächsten zu löschenden Programm fort. Mit "Schließen" und "OK" werden die Änderungen wirksam.

Explorer-Start mit Wunschverzeichnis Wenn Sie den Windows Explorer starten wird standardmäßig das Verzeichnis "C:/Windows/ Startmenü" angezeigt. Dann müssen Sie sich erst einmal zu Ihrem "Wunschverzeichnis" durchklicken. So wird gleich das Verzeichnis angezeigt, mit dem Sie am häufigsten arbeiten.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Explorer-Symbol, das Sie im Tip vorher auf den Desktop gelegt haben. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften".

2

In das Feld "Ziel" müssen Sie folgendes eintragen: "C:\WINDOWS\EXPLORER.EXE /e,c:\Eigene Dateien". Statt "Eigene Dateien" können Sie jedes x-beliebige Verzeichnis angeben. Passen Sie auf, daß alle Leerzeichen enthalten sind. Damit startet der Windows Explorer im Verzeichnis "Eigene Dateien".

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3

In diesem Fenster können Sie übrigens auch gleich noch angeben, daß Sie den Explorer mit einer Tastenkombination starten. Klicken Sie dazu in das Feld "Tastenkombination". Dann drücken Sie eine Tastenkombination, die auch gleich angezeigt wird. Damit starten Sie den Explorer noch schneller. Das klappt übrigens auch mit jeder anderen Verknüpfung auf dem Desktop.

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Windows DFÜ-Verbindung mit einem Klick Wenn Sie per DFÜ ins Internet wollen, müssen Sie normalerweise zuerst das ➞DFÜ-Netzwerk starten, Verbindung wählen und den InternetBrowser starten. Mit folgender ➞ Batch-Datei verkürzen Sie die ganzen Aktionen auf einen Mausklick.

1 2

Starten Sie den Text-Editor "Notepad" über das "Startmenü", "Programme", "Zubehör".

Tippen Sie die Zeichenfolge im Bild ein. "Uunet" ist dabei der Name der DFÜ-Netzwerkverbindung. Hinter dem Befehl "start" geben Sie das Verzeichnis ein, in dem sich die Programmdatei Ihres Internet Browsers befindet. Achtung: Der Pfadname des Internet Explorers ist durch ein Leerzeichen getrennt. Damit kommt aber die Batch-Datei nicht zurecht. Kopieren Sie deshalb am besten die Programmdatei "Iexplore.exe" auf den Desktop. Zu dieser Batch-Datei können Sie nun auf dem Desktop eine Verknüpfung anlegen und ihr ein Icon zuweisen

3

Betätigen Sie schließlich "Speichern", die aktuelle Registrierung ist nun komplett gespeichert.

Internet-Seite auf den Desktop Wenn Sie häufig eine bestimmte Internet-Seite aufrufen, legen Sie eine Verknüpfung mit der Seite auf den Desktop.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle der Windows-Oberfläche. Wählen Sie im Kontextmenü "Neu" und "Verknüpfung".

2

Unter der Befehlszeile geben Sie die InternetAdresse ein, die Sie sofort laden wollen.

3

Geben Sie noch einen Namen ein, der auf dem Desktop erscheint. Durch einen Doppelklick auf das Symbol starten Sie sofort die richtige Seite. PCgo! 6/99

➪ 25

Windows

TIP

Wozu die Win-Tasten?

Geräte-Manager mit einem Klick

9x

Alle neueren Tastaturen verfügen über zusätzlichen Tasten mit spezifischen Funktionen für Windows 95 und Windows 98. Diese finden sich links der "Alt"-Taste sowie rechts der "Alt Gr"-Taste. "Win": Start-Menü wird eingeblendet "Win" + "E": Der Windows-Explorer startet

Wenn Sie Windows intensiv nutzen, haben Sie bestimmt schon oft den ➞Geräte-Manager benutzt. Den aufzurufen ist aber recht umständlich. So können Sie den Geräte-Manager direkt auf die Bildschirmoberfläche holen und per Doppelklick starten.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen im Kontextmenü den Punkt "Neu", "Verknüpfung".

Symbol mit der rechten Maustaste an und wählen aus dem Kontextmenü "Eigenschaften". Dann klicken Sie auf "Anderes Symbol".

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Sie erhalten zunächst eine Meldung, daß sich in der Datei des Geräte-Managers keine Symbole befinden. Kümmern Sie sich nicht darum und klicken Sie auf "OK". Damit wird das Standardverzeichnis für Symbole angezeigt.

"Win" + "F": Sucht Dateien und Ordner "Win" + "M": Minimiert sämtliche Fenster "Win" + "Shift" +"M": Minimieren wieder rückgängig

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Im nächsten Fenster geben Sie folgende Befehlsfolge ein:

"Win" + "F1": Windows-Hilfe startet "Win" + "Pause": Zeigt die Systemeigenschaften "Win" + "Tab": Springt auf die nächste offene Anwendung

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TIP

Viele Ordner schneller schließen

9x

Wenn Sie eingestellt haben, daß für jedes Verzeichnis ein neuer Ordner geöffnet werden soll und Sie sich durch viele Verzeichnisse gehangelt haben, sind auf den Desktop viele Ordner geöffnet. Sie müssen nun aber nicht jeden Ordner einzeln schließen. Wenn Sie den letzten Ordner mit gedrückter Umschalttaste schließen, werden alle übergeordneten Ordner auf einen Schlag geschlossen.

➞ Batch-Datei Das ist eine Datei, die mehrere Befehlsaufrufe enthält, die hintereinander abgespielt werden, zu dt. Stapeldatei. Batch-Dateien sind an der Dateiendung ".bat" oder ".cmd" zu erkennen. Mit Hilfe der Batch-Datei können Sie Zeit sparen, indem mehrere Aktionen automatisch hintereinander ausgeführt werden.

Jetzt geben Sie noch den Namen für die Verknüpfung ein, die auf dem Desktop erscheint. Nun können Sie den Geräte-Manager per Doppelklick starten.

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Natürlich sieht das ganze nach nichts aus. Ein neues Symbol muß her. Klicken Sie das

Wählen Sie ein Symbol aus und bestätigen zweimal mit "OK". Das neue Symbol erscheint auf dem Desktop.

Windows-Kennwörter löschen Hat man für Internetverbindungen die Kennwörter gespeichert, hat man unter Windows nicht mehr die Möglichkeit, diese Kennwörter auch mal wieder zu löschen. Es gibt aber zwei Möglichkeiten, diese Kennwörter zu entfernen.

1

Sie löschen alle "*.pwl" Dateien auf Ihrem Rechner (damit werden aber auch alle Kennwörter gelöscht).

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Sie installieren das Programm von der Windows-95/98-CD aus dem Verzeichnis "\Admin\Apptools\ Pwledit" bei Windows 95 bzw. "\Tools\Reskit\Netadmin\Pwledit" bei Windows 98. Gehen Sie in die "Systemsteuerung", "Software" und wählen die Registerkarte "WindowsSetup". Klicken Sie dann auf "Diskette" und geben das Verzeichnis der Windows-98-CD an. Der "Kennwortlisteneditor" wird gefunden und Sie

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müssen die Wahl mit der Aktivierung des Kontrollkästchens und "OK" bestätigen.

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Nach der Installation finden Sie das Tool unter "Start", "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme", "Kennwortlisteneditor". Mit diesen Programm haben Sie die Möglichkeit, einzelne Paßwörter zu löschen. PCgo! 6/99

Windows Tastaturbelegung schnell wechseln Sie müssen sich normalerweise keine Gedanken über die Tastaturbelegung machen. Kritisch wird es aber, wenn Sie einen Brief in einer anderen Sprache schreiben möchten und die landespezifischen Sonderzeichen auf der deutschen Tastatur nicht finden. So können Sie die Tastatur für verschiedene Länder und Sprachen einstellen und rasch zwischen diesen wechseln.

1

Klicken Sie über die Windows-Startleiste, "Einstellungen", "Systemsteuerung" doppelt auf das Symbol "Tastatur".

nochmals auf "Hinzufügen..." und wählen Sie eine weitere Sprache aus.

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Für die Praxis entscheidend ist der schnelle Wechsel zwischen den installierten Tastaturbelegungen. Haben Sie mehr als eine Sprache installiert, so ist auch der untere Teil des Fensters "Eigenschaften von Tastatur" aktiv. Aktivieren Sie bei "Sprachumschaltung" den Eintrag "Linke Alt + Umschalt", indem Sie mit der Maus auf den Kreis davor klicken.

2

Wechseln Sie nun auf die Registerkarte "Sprache" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen..."

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Sinnvoll ist ferner, vor "Sprachanzeige aktivieren (Taskleiste)" einen Kontrollhaken zu setzen. Dies hat zur Folge, daß rechts unten in der ➞Taskleiste direkt neben der Uhrzeit ein Sprachsymbol für die aktuelle Tastaturbelegung erscheint.

3

Wählen Sie nun aus der Liste die Sprache aus, die Sie zusätzlich installieren möchten.

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Klicken Sie auf "Übernehmen" und legen Sie die Windows-98-CD-ROM ein, wenn der Bildschirm Sie dazu auffordert. Mit "OK" schließen Sie die Einstellprozedur ab.

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Wenn Sie nun das nächste Mal zum Beispiel in Ihrer Textverarbeitung die Tastaturbelegung wechseln möchten, drücken Sie die soeben eingestellte Tastenkombination "Linke Alt + Umschalt".

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Schließen Sie den Dialog mit "OK" ab.

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Sie sehen jetzt beide installierten Sprachen im Feld "Sprache". Entscheiden Sie noch, welche der beiden Sprachen beim Windows-Start als Standardsprache geladen werden soll. In der Regel ist Deutsch als Standard voreingestellt. Wollen Sie eine andere Sprache standardmäßig laden, so markieren Sie diese im Feld "Sprache" und klicken Sie anschließend auf "Als Standard" Sie können auch mehr als zwei Sprachen installieren. Klicken Sie dazu einfach PCgo! 6/99

Noch einfacher ist es, Sie klicken auf das neue Sprachensymbol unten in der Taskleiste neben der Uhrzeit: Das Kontextmenü zeigt sämtliche installierten Sprachen, von denen Sie eine auswählen. Auf dem gleichen Weg kehren Sie auch zu Ihrer Standardsprache zurück.

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Wenn Sie nun wieder eine der Sprachen entfernen möchten, so gehen Sie zu Punkt 2 zurück, wählen die zu deinstallierende Tastatursprache aus und drücken auf die Schaltfläche "Entfernen". ❑

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Windows ➞ Taskleiste

Windows 95 und der Task-Manager Den Task-Manager kennen viele noch aus Windows 3.1. Damit konnten Sie zwischen den geöffneten Programmen wechseln. In Windows 95 ist er zwar noch vorhanden, aber versteckt. So nutzen Sie ihn richtig:

1

Sie finden den Task-Manager im Verzeichnis Windows (Taskman.exe). Sie können ihn aber auch über "Start" und "Ausführen" aufrufen. Geben Sie hier einfach "taskman" ein.

Am unteren Rand des Bildschirms ist die Taskleiste untergebracht. Alle geöffneten Programme werden darin neben dem Start-Button angezeigt. Mit einem Klick auf das entsprechende Programm wechseln Sie dorthin. Links neben der Uhrzeit sind die Programme aufgeführt, die beim Windows-Start automatisch geladen werden und ständig aktiv sind. Standardmäßig finden Sie hier die Lautstärkeregelung; es können aber auch Antivirenprogramme oder andere Systemhilfsprogramme sein.

2➞

In einem Extra-Fenster wird jetzt der TaskManager angezeigt. Der Vorteil gegenüber der Taskleiste von Windows 95: Sie können das Fenster beliebig verschieben, und außerdem kann noch der Name eines Dokuments angezeigt werden.

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Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Anzeigeart des Task-Managers zu wählen. Klicken Sie in der Menüleiste auf den Punkt "Optionen". Hier bestimmen Sie, ob große oder kleine Symbole angezeigt werden, ob Text eingeblendet wird oder ob der Task-Manager immer im Vordergrund sein soll.

➞ Desktop Als Desktop bezeichnet man im allgemeinen die Arbeitsoberfläche eines Betriebssystems. Sie sehen sie zum Beispiel direkt nach dem Start von Windows 95. Auf ihr finden Sie verschiedene Programmsymbole. Sie können auf dem Desktop eigene Verknüpfungen zu Ihren Programmen ablegen. Einige Anwendungsprogramme legen nach ihrer Installation automatisch ein Symbol auf den Desktop. Der Desktop ist daher mit einem Schreibtisch vergleichbar, auf dem Sie die anfallenden Arbeiten erledigen.

Schnelle Dateisuche Um eine Datei zu suchen, müssen Sie nicht jedesmal die Suchfunktion aus dem Startmenü über "Start", "Suchen", "Dateien" und "Ordner..." aufrufen. Es geht auch schneller. Dazu legen Sie sich auf dem ➞Desktop eine Verknüpfung an.

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Drücken Sie die Tastenkombination "WIN + F". Haben Sie keine Windows-95-Tastatur, starten Sie den Explorer und drücken Sie die Taste "F3". Das Standardfenster für das Suchen von Dateien wird geöffnet.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" die Funktion "Suche speichern" aus. Auf Ihrem Desktop erscheint jetzt eine neue Verknüpfung.

dann den neuen Namen ein. Die Funktionalität wird davon nicht beeinflußt.

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Suchen Sie des öfteren nach bestimmten Dateien auf Ihrem Rechner, können Sie diesen Suchlauf mit Hilfe einer Verknüpfung automatisieren. Gehen Sie dazu vor wie unter Punkt 1 beschrieben. Bevor Sie aber diese Suche speichern, geben Sie die zu suchenden Dateiendungen in die Zeile "Name" ein. Nun wählen Sie noch den zu durchsuchenden Bereich aus (z.B. Arbeitsplatz) und speichern diese Suche. Eine neue Verknüpfung wird auf dem Desktop angezeigt, der Sie einen aussagekräftigen Namen geben sollten. 4 /9

TIP

3

Wenn Sie künftig doppelt auf dieses Fenster klicken, erscheint sofort die Suchfunktion von Windows. Selbstverständlich können Sie diesem Symbol einen anderen Namen geben. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das neue Symbol, gehen auf "Umbenennen" und tippen

Symbolbeschriftung kürzen

1

Wenn Sie auf Ihrem Desktop eine Verknüpfung anlegen, können Sie dieser einen beliebigen Namen geben. Ist dieser zu lang, kürzt Windows den Rest der Beschriftung einfach mit "..." ab.

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Das können Sie vermeiden: Klicken Sie auf das Symbol, dessen Beschriftung Sie ändern

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wollen. Suchen Sie eine geeignete Stelle, an der Sie das Wort trennen können. Fügen Sie dort ein Trennzeichen "-" gefolgt von einem Leerzeichen ein. Windows verschiebt den Rest des Wortes in eine neue Zeile. So bleibt künftig die ganze Beschriftung sichtbar. Gegebenenfalls können Sie analog eine dritte Zeile ergänzen.

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Das M&T Computer-Lexikon

Mehr als 6.500 Stichwörter mit Erklärungen bietet die zweite Auflage des M&T-Computer-Lexikons, das nicht nur den Computersektor, sondern auch alles rund um die Telekommunikation abdeckt. Daneben beinhaltet das 850 Seiten starke Buch ein umfassendes Abkürzungsverzeichnis sowie ein Wörterbuch Englisch-Deutsch, das die wichtigsten Fachbegriffe übersetzt.

info Markt & Technik bei Heyne, ISBN 3-453-14964-5, http://www.heyne.de, Preis: 19,95 Mark

Windows 98 ➞ Systemsteuerung Mit der Systemsteuerung können Sie viele Einstellungen vornehmen, um Windows nach Ihren Wünschen einzurichten. Sie können über die Systemsteuerung aber nicht nur Hardund Software installieren, hier läßt sich auch feststellen, welche Geräte Ärger machen. Außerdem können Sie Einstellungen des Desktops, des Monitors und anderer Geräte ändern und Schriftarten verwalten. Kurz gesagt: Die Systemsteuerung ist die Schaltzentrale für Ihr Windows.

Der "Uninstaller" der Systemsteuerung Die in der ➞ Systemsteuerung unter dem Symbol Software und der ➞Registerkarte "Installieren/Deinstallieren" angezeigten Einträge sind zum Deinstallieren der Programme gedacht. Wenn Sie ein Programm von Hand löschen, ist dieser Eintrag immer noch vorhanden. Bei Aufruf erfolgt eine Fehlermeldung. Um diesen Eintrag aus der Liste zu löschen, müssen Sie in die sogenannte "Registry" eingreifen.

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2

In dem Verzeichnis "HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall" finden Sie alle installierten Programme. Hier können Sie die überflüssigen Einträge entfernen: Markieren Sie mit der linken Maustaste das Verzeichnis, klicken Sie in der Menüleiste auf "Bearbeiten" und dort auf "Löschen".

Starten Sie über "Start/ Ausführen" den Registrierungseditor, indem Sie "regedit" eintippen.

➞ Registry In der Windows-Registry verbergen sich alle wichtigen Einstellungen zu Programmen, Benutzerprofilen etc. Unter anderem finden Sie alles, was in Menüs verändert werden kann, in der Registrierdatenbank. Die rufen Sie mit "regedit.exe" auf. Dahinter verbergen sich die Dateien "user.dat", "system.dat" und "policies.dat", die sich im Windows-Verzeichnis befinden.

TIP

Audio-CD-ROM Laufwerk richtig zuordnen

Viele Anwender haben heutzutage mehr als ein CD-Laufwerk in Ihrem Rechner eingebaut (CDROM, CD-Brenner usw.). Windows kann aber nur ein Laufwerk für das Abspielen von Audio-CDs verwalten. Es erkennt also nicht automatisch, in welchem Laufwerk die Audio-CD eingelegt ist und überprüft nur ein Laufwerk. Welches Laufwerk von Windows überprüft werden soll, können Sie folgendermaßen einstellen: Öffnen Sie die "Systemsteuerung/ Multimedia/CD-Musik". Wählen Sie hier unter "Standard-CDROM-Laufwerk für Musikwiedergabe" das Laufwerk aus, welches Sie zum Abspielen von Audio-CDs verwenden wollen.

Schnelleres Booten unter Windows 98 Windows 98 überprüft bei jedem Start, ob die Diskettenlaufwerke angeschlossen sind. Das ist beim Laptop ganz nützlich ist, am stationären Rechner dagegen kaum. Auf Standard-PCs kann diese Suche in der Regel entfallen.

suchen". Deaktivieren Sie diese Option und speichern Sie mit zweifachem "OK".

1

Öffnen Sie die Systemsteuerung und klicken Sie das Symbol "System" doppelt an. Wählen Sie die Registerkarte "Leistungsmerkmale", dann die Schaltfläche "Dateisystem". Unter der Registerkarte "Diskette" finden Sie dann die Option "Bei jedem Start nach neuen Diskettenlaufwerken

Schnelle Netzwerkanmeldung Haben Sie auf Ihrem Rechner die Netzwerkoptionen installiert, nutzen aber das Netzwerk nur selten, ist es sinnvoll, beim Starten von Windows auf die Netzwerkanmeldung zu verzichten. Windows versucht sonst beim Start, das Netzwerk zu durchsuchen. Das kostet viel Zeit. Damit Windows erst beim Zugriff auf das Netzwerk die Netzwerkanmeldung durchführt, stellen Sie folgendes ein:

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1

Öffnen Sie die "Systemsteuerung" und wählen den Punkt "Netzwerk". Dort klicken Sie auf "Client für Microsoft Netzwerke" und wählen "Eigenschaften".

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Markieren Sie unter den Netzwerkanmeldeoptionen "Schnelle Anmeldung". Windows startet nun erheblich schneller, das Netzwerk wird erst bei Bedarf angemeldet.

Windows 98 Das DFÜ-Paßwort wird nicht gespeichert Falls bei Ihnen das DFÜ-Paßwort nicht dauerhaft gespeichert wird, kann das folgende Gründe haben: ● Die Paßwortdatei (*.PWL) ist beschädigt, ● das Paßwort-Caching wurde deaktiviert, ● einige Dateien, die zum DFÜ-Netzwerk gehören, fehlen, ● die Datei "RNA.PWL" ist beschädigt. Überprüfen Sie als erstes, ob nicht der PaßwortCache in der Registry ausgeschaltet wurde.

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Starten Sie über "Start/Ausführen" und Eintippen von "regedit" die ➞Registry. Wechseln Sie in das Verzeichnis "HKEY_LOCAL_MACHINE\ Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Network". Dort finden Sie die Zeichenfolge "DisablePwdCaching". Sollte hier eine "1" stehen, ist der Cache ausgeschaltet. Stellen Sie diesen Wert auf "0".

Klicken Sie dazu im geöffneten Netzwerkfenster auf "Hinzufügen", wählen den Client aus, bestätigen nochmals mit "Hinzufügen" und wählen danach unter der Herstellerrubrik Microsoft den "Client für Microsoft-Netzwerke". Haben Sie die Windows-98-CD eingelegt, klicken Sie auf "OK".

Steht dort aber schon eine "0", sehen Sie zunächst nach, ob der Client für Microsoft Netzwerke installiert ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die "Netzwerkumgebung" auf dem Desktop. Nach einem weiteren Klick auf "Eigenschaften" erscheint der Client-Eintrag auf der Registerkarte "Konfiguration".

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Sehen Sie dort keinen Eintrag, müssen Sie den Client mit der Windows-CD installieren.

Entfernen Sie dann den Punkt "DFÜ-Netzwerk" aus der Systemsteuerung über "Software/Windows-Setup". Löschen Sie alle Dateien mit der Endung PWL aus dem Windows-Verzeichnis und starten Sie den Computer neu.

Installieren Sie das DFÜ-Netzwerk über "Start/Systemsteuerung/Software/WindowsSetup" neu, indem Sie die "Verbindungen" mit einem Haken versehen und mit "OK" bestätigen. Legen Sie nun die DFÜ-Netzwerkverbindung neu an: Mit einem Klick auf "Arbeitsplatz/DFÜ-Netzwerk/Neue Verbindung erstellen" richten Sie eine neue Verbindung ein.

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Starten Sie diese, geben Namen und Paßwort ein und aktivieren "Kennwort speichern".

Fehlende SHARE.EXE unter DOS Wollen Sie ein DOS-Programm unter Windows 98 laufen lassen, kann es sein, daß Windows den Start verweigert. Im Gegensatz zu Windows 95 bietet die 98er Version keine "share.exe" mehr an. Sollte eine DOS-Anwendung nach dieser Datei suchen und dann mit einer Fehlermeldung abbrechen, hilft folgender Tip:

Sie finden Registerkarten bei fast allen Einstell-Dialogen. Die Registerkarte enthält unter einem Oberbegriff verschiedene Einstellungen, die inhaltlich zusammengehören – ganz analog einer Karteikarte, die weitere Details enthält. Klicken Sie die Registerkarte an, können Sie die einzelnen Punkte anwählen und gegebenenfalls ändern.

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➞ Registerkarte

nis. Das DOS-Programm findet nun die gesuchte Datei – und das genügt, auch wenn keine Angaben drin stehen!

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Sie können einfach eine leere Datei "share. exe" im Ordner Windows\Command anlegen. Dazu rufen Sie den Editor über "Start/Programme/Zubehör/Editor" auf. Klicken Sie auf "Datei/Speichern", geben unter Dateiname "share. exe" ein und speichern im genannten Verzeich-

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TIP

Autostart des CD-Laufwerks

So praktisch der Autostart bei CDs manchmal sein kann, gibt es doch Momente, in denen man das nicht brauchen kann. Leider läßt sich der Autostart nur generell einoder ausschalten. Doch auch hier kann man Abhilfe schaffen. Halten Sie beim Einlegen der CD die "Shift"-Taste gedrückt, wird der Autostart unterdrückt. Sie sollten die Taste etwa 10 Sekunden gedrückt halten.

TIP

Win 98 und das Faxprogramm

Bei Windows 98 wird das Faxprogramm nicht bei der Installation angeboten und auch nicht automatisch installiert. Microsoft hat aber das alte Faxprogramm von Windows 95 mit auf die CD gepackt. Es befindet sich im Verzeichnis: "\tools\oldwin95\message.Dieses Faxprogramm funktioniert ohne Probleme unter Windows 98. Zur Installation wechseln Sie nur in das Verzeichnis und starten das Programm "awfax.exe". Nun stehen wieder alle Faxfunktionen wie unter Windows 95 zur Verfügung.

Windows Fenster schnell öffnen, schließen und minimieren Wenn Sie unter Windows Fenster öffnen, müssen Sie sich immer mit ansehen, wie die Fenster langsam größer werden. Das gleiche Phänomen tritt beim Schließen und Minimieren der Fenster auf. Verantwortlich dafür ist eine kleine Animation, die aber praktischerweise ausgeschaltet werden kann. Vorteil: Die Arbeit mit Fenstern ist jetzt viel schneller.

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TIP

Dateien schnell löschen

Werden Dateien in den Papierkorb gelegt, erscheint auf dem Bildschirm immer die lästige Nachfrage, ob die Datei auch tatsächlich gelöscht werden soll. Erst wenn Sie diese Sicherheitsabfrage bestätigt haben, landet die Datei im Papierkorb. Schneller lassen sich Dateien löschen, wenn die Sicherheitsabfrage verhindert wird. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Papierkorb, und wählen Sie "Eigenschaften". Deaktivieren Sie die Option "Dialogfeld zur Bestätigung einblenden".

TIP

Schnelle Dateisuche

Bei der Suche nach einer Datei, muß man immer erst auf das Startmenü klicken und dann den Eintrag "Suchen" wählen. Schneller geht es mit der geeigneten Verknüpfung. Klicken Sie im Startmenü auf "Programme" / "Zubehör", und starten Sie "WordPad". Speichern Sie die Datei unter der Bezeichnung "Suchen.fnd" in einem Ihrer Ordner, etwa in "Eigene Dateien". Als Dateityp wählen Sie das Textdokument. Bei der Sicherheitsabfrage bestätigen Sie Ihr Vorhaben. Beenden Sie WordPad. Sie müssen jetzt den Ordner öffnen, der Ihre Datei enthält. Ziehen Sie das Dateisymbol mit gedrückter Maus- und Strg-Taste auf den Desktop. Sie haben dadurch eine Verknüpfung zu Ihrer Datei angelegt. Klicken Sie auf das Symbol dieser Verknüpfung, wird das Dialogfeld "Suchen nach..." geöffnet.

Klicken Sie im "Start"-Menü von Windows auf den Eintrag "Ausführen...", und geben Sie in der Eingabezeile "regedit" ein.

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Klicken Sie im Registrierungseditor auf das Pluszeichen vor dem Eintrag "HKEY_CURRENT_USER". Der Inhalt des Ordners wird angezeigt. Öffnen Sie per Mausklick den Ordner "Desktop", und wählen Sie "WindowMetrics" aus. (Im Bild rechts sehen Sie die Einstellungen.)

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Wählen Sie im Menü "Bearbeiten / Neu" den Befehl "Zeichenfolge". In der Liste im rechten Fenster erscheint dann ganz unten ein mar-

kierter Eintrag mit der Bezeichnung "Neuer Wert#1". Überschreiben Sie diese Bezeichnung mit "NoAnimation". Drücken Sie anschließend die Enter-Taste.

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Per Doppelklick auf "NoAnimation" öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie den Wert "0" eintragen. Schließen Sie den Dialog mit "OK". Starten Sie Windows neu. Sie werden begeistert sein, wie schnell Fenster in die Taskleiste verschwinden.

Temporäre Internetdateien vermeiden Wer häufig mal eine Reise ins Internet unternimmt, sammelt – ohne es zu wollen – jede Menge temporäre Internetdateien auf seiner Festplatte. Verfügen Sie über eine recht kleine Festplatte, wird dies schnell zum Problem. Auf der Festplatte tummeln sich jede Menge temporärer Internetdateien und die platzt schnell aus allen Nähten. Dagegen können Sie sich wehren, indem Sie den Speicherplatz für diese Dateien reduzieren.

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Im Dialogfeld "Einstellungen" legen Sie die Größe des Ordners fest, in dem die temporären Dateien gespeichert werden. Um den Speicherplatz zu verringern, klicken Sie mit der Maus auf den Schieberegler, und stellen Sie die gewünschte Ordnergröße ein.

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Dazu müssen Sie den Internet Explorer öffnen. Klicken Sie im Menü "Ansicht" auf den Eintrag "Internetoptionen". Im folgenden Dialogfeld klicken Sie auf der Registerkarte "Allgemein" unter "Temporäre Internetdateien" auf die Schaltfläche "Einstellungen".

Hintergrundfoto einbauen Bringen Sie eine persönliche Note auf Ihren nüchternen Windows-Desktop. Bauen Sie doch einfach ein Foto von Ihrem Baby oder vom letzten Urlaub als Hintergrundbild ein. Statt einem gähnend leeren Hintergrund haben Sie so einen individuellen Desktop. Zu empfehlen ist dies aber nur bei entsprechend großem Arbeitsspeicher.

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1

Speichern Sie das Foto, das Sie als Hintergrundbild verwenden möchten, im BMP-Format. Achten Sie auf die Dateigröße: Das Foto sollte keinesfalls größer sein, als die Bildschirmauflösung. Haben Sie beispielsweise eine Bildschirmauflösung von 800 x 600 Pixel eingestellt, sollte das Foto ebenfalls so groß sein. Überprüfen könPCgo! 9/99

Windows s ws-Tip o d n i / W der CD1

nen Sie dies zum Beispiel mit dem windowseigenen "Paint"-Programm. Rufen Sie dort den Befehl "Bild / Attribute" auf. Geben Sie in den Feldern für die Dateibreite und -höhe die entsprechenden Werte ein, und speichern Sie das Foto.

ie auf ips finden S ü/Workshop/T n e tm Haup

2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Platz auf dem Bildschirm. Wählen Sie im Kontextmenü "Eigenschaften". Im folgenden Dialogfeld klicken Sie auf "Durchsuchen". Suchen Sie den Ordner, in dem sich Ihr Bild befindet, etwa "Eigene Dateien / Bilder". Wählen Sie im entsprechenden Ordner das Foto aus und klicken Sie auf "Öffnen". In dem Vorschaufenster sehen Sie das ausgewählte Foto. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu übernehmen.

TIP

Sie arbeiten häufig mit dem Arbeitsplatzsymbol, um auf verschiedene Ordner und Programme zuzugreifen. Üblicherweise wird der Inhalt eines Ordners immer im gleichen Fenster angezeigt. Wollen Sie aber mal kurz ein zweites Fenster öffnen, was sich etwa beim Kopieren anbietet, drücken Sie, während Sie auf den Ordner klicken, einfach die StrgTaste.

Aufräumen im Startmenü Wenn Sie viele Programme auf Ihrem Rechner installiert haben, wird Ihr Startmenü schnell unübersichtlich. Da bietet es sich an, mal etwas aufzuräumen und zum Beispiel verschiedene Programme in einer Gruppe zusammenzufassen.

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Öffnen Sie den Ordner "C:\Windows\Startmenü\Programme". Legen Sie über das Menü "Datei / Neu / Ordner" einen neuen Ordner an. Überlegen Sie sich einen aussagekräftigen Namen für diesen Ordner, und benennen Sie ihn entsprechend. Wollen Sie beispielsweise alle Office-Programme in einer Gruppe zusammenfassen, nennen Sie den Ordner "Office".

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len. Drücken Sie dabei die Strg-Taste, um mehrere nicht nebeneinander liegende Symbole auszuwählen. Bei gedrückter Maustaste ziehen Sie die ausgewählten Programme in den neuen Ordner. Schließen Sie das Fenster, und klicken Sie im Startmenü auf "Programme". Die Programmliste im Startmenü ist jetzt wesentlich kürzer und übersichtlicher.

Wählen Sie die Programme per Mausklick aus, die in der neuen Gruppe erscheinen sol-

Papierkorb in das Kontextmenü aufnehmen Sie ärgern sich auch darüber, daß der Papierkorb nicht im Kontextmenü steht. Mit ein paar Mausklicks können Sie diese Option einstellen. Der Trick dabei: Sie legen im Ordner "Send to" eine Verknüpfung zu dem Papierkorb an.

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"Öffnen" Sie über das Arbeitsplatzsymbol den Windows-Ordner. Er befindet sich meist auf "C:" Suchen Sie den Unterordner "Send to", und öffnen Sie ihn.

Sie können die Bezeichnung der neuen Verknüpfung ändern. Markieren Sie dazu den verknüpften Ordner, und klicken Sie nach einer kurzen Pause auf den Namen. Löschen Sie den Zusatz "Verknüpfung mit". Schließen Sie das Ordnerfenster. Im Kontextmenü steht Ihnen jetzt unter dem Eintrag "Send to" der Papierkorb zur Verfügung. Angewählte Dateien oder Ordner können so schnell über einen Klick mit der rechten Maustaste entfernt werden.

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Klicken Sie den Papierkorb mit der rechten Maustaste an, und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste in den geöffneten "Send to"Ordner. Lassen Sie die Maustaste los, und klicken Sie auf "Verknüpfung hier erstellen". PCgo! 9/99

Mehr Durchblick

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TIP

Festplatte umbenennen

Wenn Sie Ihre Festplatte in mehrere Partitionen aufgeteilt haben, ist es nicht leicht, den Überblick zu behalten. Leicht vergißt man, was sich auf welcher Partition befindet. Abhilfe schafft hier ein aussagekräftiger Name für jede Partition oder für jede Platte. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Laufwerk, das Sie umbenennen möchten. Im Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften", und tragen dort im Feld "Bezeichnung" den Namen für Ihre Festplatte ein, etwa "Programme", wenn Sie auf einer Platte alle Programme gespeichert haben.

INFO

Schnelle Auskunft

Wollen Sie wissen, wie groß eine Datei oder ein Ordner ist, müssen Sie die Datei markieren und anschließend im Kontextmenü auf "Eigenschaften" klicken. Auch dafür gibt es in Windows eine Tastenkombination. Markieren Sie die Datei oder den Ordner, dessen Eigenschaften Sie sich ansehen möchten, und drücken Sie einfach die Tasten Alt + Enter.

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Windows

TIP

Windows schnell beenden

Fenster schnell minimieren

Sind viele Fenster auf Ihrem Desktop geöffnet, ist es schon mal ziemlich lästig, alle nacheinander zu minimieren. Mit einer Tastenkombination verschwinden alle Fenster gleichzeitig in der Taskleiste – ganz egal, ob es sich dabei um Ordner- oder Anwendungsfenster handelt. Betätigen Sie dazu auf der Windows-Tastatur die Windows- und gleichzeitig die Taste "M". Bei Windows 98 funktioniert dies auch mit der Windowstaste und dem Buchstaben D.

Verkürzen Sie das Abschaltprozedere von Windows, indem Sie eine schlaue Verknüpfung auf Ihren Desktop ablegen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Bildschirms. Es öffnet sich das Kontextmenü. Klicken Sie auf auf den Eintrag "Neu / Verknüpfung", und geben Sie im Fenster "Verknüpfung erstellen" die Zeile "C:\Windows\ RUNDLL32.EXE user,ExitWindows" ein. Achten Sie darauf, daß nach "Exe" ein Leerzeichen steht. Klicken Sie auf "Weiter". Im nächsten Fenster können Sie einen Namen für die Verknüpfung eingeben, etwa "Windows beenden".

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Auf Ihrem Desktop erscheint die neue Verknüpfung mit der Windowsfahne als Symbol. Klicken Sie doppelt auf dieses Symbol, wird Windows ohne weitere Abfragen heruntergefahren.

Mit der Taskleiste im Internet surfen TIP

Explorerfenster einstellen

Immer wenn man im Explorer neue Ordnerfenster öffnet, muß man seine eigenen Einstellungen im Menü "Ansicht" neu konfigurieren. Damit sich der Explorer Ihre Einstellungen merkt, können Sie einen Trick anwenden: Stellen Sie das Explorerfenster nach Ihren Wünschen ein. Sie können zum Beispiel die Größe der Symbole und des Explorerfensters festlegen oder Symbolleisten ausschalten, die Sie nicht benötigen. Haben Sie Ihre Einstellungen vorgenommen, schließen Sie das Fenster, indem Sie die Strg-Taste drücken und gleichzeitig auf das Schließfeld rechts oben klicken. Der Explorer wird sich dann Ihre Einstellungen für immer merken.

Die Taskleiste von Windows 98 ist wahrhaftig ein Alleskönner. Sie bietet sogar einen direkten Zugang zum Internet. Ohne den Explorer oder einen anderen Browser starten zu müssen, gelangen Sie schnell ins Internet.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Taskleiste. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie den Befehl "Symbolleisten / Adresse" wählen.

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In der Taskleiste erscheint ein Adreßfenster mit einem Eingabefeld für Internetadressen. Geben Sie die gewünschte Adresse ein, etwa www.pcgo.de und drücken Sie die Enter-Taste. Der Internet Explorer startet automatisch mit der angegebenen Web-Site. Sind Sie noch nicht mit dem Internet verbunden, wird die Verbindung hergestellt.

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Klicken Sie im Startmenü auf "Ausführen", tragen Sie in das Eingabefeld "regedit" ein und bestätigen Sie mit "OK".

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Öffnen Sie per Klick auf das Pluszeichen vor "HKEY_CURRENT_USER" diesen Ordner. Öffnen Sie anschließend auf gleiche Weise die Ordner "Software / Microsoft / CurrentVersion / Policies" und schließlich "Explorer". Klicken Sie im linken Fenster doppelt auf den Eintrag "NoStartBanner". Im folgenden Dialogfeld geben Sie den Wert "01 00 00 00" ein. Beenden Sie den Dialog mit "OK", und schließen Sie den Registrierungseditor. Beim nächsten erzwungenen Neustart werden Sie den Starthinweis nicht mehr sehen.

Schnell drucken mit Druckersymbol

Lautstärkeregler entfernen

Der Lautstärkeregler ist automatisch in der Taskleiste. Wenn Sie diesen aber nur selten benötigen, können Sie ihn einfach von dort verbannen. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf "Multimedia". Im Register "Audio" deaktivieren Sie die Option "Lautstärkeregelung in Taskleiste anzeigen.".

Das Adreßfeld in der Taskleiste ist leider sehr groß. Um noch weitere minimierte Fenster in

der Taskleiste aufnehmen zu können, kann das Adreßfeld verkleinert werden. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf den rechten Rand des Adreßfeldes. Sobald ein Doppelpfeil erscheint, klicken Sie mit der Maus darauf, und ziehen den Rand bei gedrückter Maustaste nach innen, bis das Feld die gewünschte Größe hat.

Sie wollen schnell eine Datei drucken, ohne vorher ein Programm öffnen zu müssen. Kein Problem: Legen Sie ein Drucker-Verknüpfung an.

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Öffnen Sie das Arbeitsplatzfenster, und klicken Sie doppelt auf den Ordner "Drucker". Wählen Sie den Drucker aus. Drücken Sie die Strg-Taste und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste das Druckersymbol auf den Desktop.

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Liegt die Druckerverknüpfung auf Ihrem Desktop, können Sie die Dateien, die Sie drucken wollen, einfach auf das Druckersymbol ziehen. Das Programm, mit dem die Datei erstellt wurde, öffnet sich wie von Geisterhand, und der Druckauftrag wird gestartet. Ist der Druckauftrag gestartet, wird das Programm automatisch geschlossen. Damit entfällt das lästige Öffnen und Schließen von Programmen. ❑ PCgo! 9/99

Windows Schriften nur bei Bedarf laden Sicher – es gibt jede Menge schöner Schriften, die man bei Bedarf nicht missen möchte. Wirklich genutzt werden allerdings nur die wenigsten. Deshalb sollten Sie nur diejenigen Fonts standardmäßig installieren, die Sie regelmäßig nutzen. Das belastet den Hauptspeicher weniger, die frei werdenden Ressourcen stehen anderen Anwendungen zur Verfügung. Und dennoch müssen Sie nicht auf die gewohnten Schriften verzichten!

➞ BIOS-Menü Das BIOS (Basic/Input Output System) ist ein kleines Programm, in dem die grobe Rechnerkonfiguration wie beispielsweise Festplattenparameter festgelegt werden. Es wird bei jedem Rechnerstart noch vor dem Hochfahren des Betriebssystem geladen. Einen einheitlichen Standard, um in das BIOS-Menü zu gelangen, gibt es nicht. Meist wird die Taste oder die Tastenkombination, die Sie zum Öffnen des BIOS drücken müssen, während des Hochfahrens angezeigt: "F1", "Del" oder "Esc" sind üblich. Haben Sie Änderungen im BIOS vorgenommen müssen Sie diese mit der "Z"-Taste beim Verlassen des BIOS speichern.

Schriften, die Sie zuvor kopiert haben. Der einfachere Weg über "Ausschneiden" funktioniert hier leider nicht!

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Diese Schriften stehen Ihnen nun zunächst nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie die Schriften doch wieder benutzen möchten, klicken Sie einfach doppelt auf den entsprechenden Font in dem Ordner, in dem Sie die Schriften geparkt haben. Der "Fontview" zeigt die ausgewählte Schrift an.

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Öffnen Sie mit den Windows Explorer den Ordner, in dem die installierten Fonts abgelegt sind. Standardmäßig heißt das Verzeichnis "c:\Windows\Fonts".

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Markieren Sie all die Schriften, die Sie nicht ständig brauchen. Halten Sie dazu die "Strg"Taste auf der Tastatur gedrückt und klicken Sie jeden Schrifteneintrag mit der Maus an.

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Kopieren Sie die Schriften zunächst über "Bearbeiten", "Kopieren" (oder die Tastenkombination "Strg" + "C") zunächst in die Zwischenablage, wechseln in ein Verzeichnis Ihrer Wahl und fügen sie dort über "Bearbeiten", "Einfügen" (oder "Strg" + "V") wieder ein.

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Wechseln Sie nun in das ursprüngliche Verzeichnis ("c:\Windows\Fonts") zurück und löschen Sie dort über "Datei" und "Löschen" die

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Starten Sie nun ein beliebiges Windows-Programm, beispielsweise die Textverarbeitung, so steht die betreffende Schrift wieder wie gewohnt zur Verfügung, ohne sie neu installieren zu müssen.

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Wenn Sie die eine oder andere ausgelagerte Schrift doch wieder standardmäßig zur Verfügung haben möchten, kopieren Sie die FontDatei einfach in den ursprünglichen Ordner ("c:\Windows\Fonts") zurück.

Festplatte mit neuem Buchstaben TIP

Löschen rückgängig machen

Wenn Sie im Windows Explorer eine Datei gelöscht haben, so können Sie die Aktion über "Bearbeiten", "Rückgängig löschen" wieder widerrufen. Sollte das bei Ihnen nicht funktionieren, so klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Papierkorb-Symbol auf dem Desktop und wählen im Kontextmenü "Eigenschaften". Nehmen Sie auf der Registerkarte "Global" den Kontrollhaken vor "Dateien sofort löschen" weg und bestätigen Sie mit "OK".

Jetzt steht Ihnen im Explorer die "Rückgängig löschen"-Funktion wieder zur Verfügung.

Sie können einer zweiten Festplatte einen anderen Laufwerksbuchstaben zuweisen, als Windows das standardmäßig macht.

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Starten Sie den Gerätemanager durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatz-Symbol und dann auf "Eigenschaften".

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Wechseln Sie auf die Registerkarte "GeräteManager" und klicken Sie auf das "+"-Zeichen vor "Laufwerke".

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Klicken Sie doppelt auf den Festplatteneintrag, dessen Laufwerksbuchstaben Sie ändern möchten, und wechseln Sie im Dialogfeld "Eigenschaften" auf die Registerkarte "Einstellungen". Dort müssen Sie je nach Windows-Version das Feld "Wechsellaufwerk" oder "Austauschbarer Datenträger" ankreuzen.

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Nun können Sie den aktuellen Laufwerksbuchstaben ändern. Bleibt das Feld "Aktuelle Zuordnung der Laufwerksbuchstaben" deaktiviert, müssen Sie unter Umständen die Festplatte aus dem ➞BIOS-Menü austragen (Einstellung: "None" oder ähnliches). Allerdings arbeitet die Platte dann nur noch ordnungsgemäß, wenn Sie von einem Windows-Busmaster-Treiber erkannt wird. Die Festplatte darf also nicht schon beim Booten des Computers, sondern erst beim Laden von Windows erkannt werden. Wird die Platte nicht mehr erkannt, müssen Sie die Änderung im BIOS wieder rückgängig machen.

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War die Änderung erfolgreich, so können Sie den Haken vor "Austauschbarer Datenträger" (bzw. "Wechsellaufwerk") wieder entfernen. Nach dem Neustart des Rechners wird das Laufwerk wieder als echte Festplatte erkannt, behält aber den neuen Laufwerksbuchstaben bei. PCgo! 10/99

Windows s ws-Tipr o d n i W 1 unte auf CD s

Nie mehr "Anmelden" umgehen Wenn Sie an ein Netzwerk angeschlossen sind oder im Betriebssystem mehrere Benutzer angelegt haben, so werden Sie beim Start von Windows aufgefordert, Paßwort und Benutzernamen einzugeben. Daneben gibt es aber auch eine Schaltfläche "Abbrechen". Wenn Sie diese drücken, kommen Sie zwar nicht ins Netzwerk. Der Rechner fährt aber ganz normal weiter hoch, so daß in der Regel alle lokalen Anwendungen wie gewohnt zur Verfügung stehen. Sie können diese Art von "Anmeldung" sperren und damit ihre Festplatte vor ungewollten Zugriffen schützen.

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Öffnen Sie über den Eintrag "Ausführen" in der Startleiste, Eintippen von "regedit" und Bestätigen mit "OK" den➞Registrierungseditor.

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Nach Doppelklicks auf "HKEY_LOCAL_MACHINE", "Network" und "Logon" klicken Sie im rechten Teil des Fensters mit der rechten (!) Maustaste auf die freie Fläche. Im erscheinenden Kontextmenü bewegen Sie die Maus auf "Neu", klicken auf "Zeichenfolge" und tippen dann "MustBeValidated" ein.

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Klicken Sie danach doppelt auf den neuen Eintrag und weisen ihm den Wert "1" zu. Schließen Sie mit "OK" ab.

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Wenn Sie den Rechner nun neu starten, erscheint die "Abbrechen"-Schaltfläche zwar noch, sie ist aber nicht mehr aktiv. Arbeiten können Sie mit dem PC nicht mehr.

Ordneransicht: Ordnung muß sein Wenn Sie sich auch schon oft über die Ordneransicht im Windows Explorer geärgert haben, weil jeder Ordner immer wieder in einem anderen Erscheinungsbild daher kommt, so können Sie die Oberfläche vereinheitlichen. Egal, auf welcher Ebene Sie sich zukünftig befinden, der Explorer erscheint immer gleich.

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Starten Sie den Windows-Explorer und stellen Sie zunächst über "Ansicht" in der Menüleiste ein, wie die Ordneransicht aussehen soll. Hier stehen unter anderem die Optionen "Große Symbole", "Kleine Symbole", "Liste" sowie "Details" zur Verfügung.

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Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte "Ansicht". Hier bestimmen Sie beispielsweise, ob Sie auch die "versteckten" Dateien oder die Dateinamenserweiterungen sehen möchten. Treffen Sie Ihre Wahl und bestätigen Sie mit "OK".

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Die Änderungen beziehen sich noch nur auf den aktuellen Ordner. Um die Auswahl auf alle Ordner zu übertragen, öffnen Sie nochmals den soeben bearbeiteten Ordner, wechseln auf die Registerkarte "Ansicht" und klicken dort auf die Schaltfläche "Alle Ordner zurücksetzen".

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Gehen Sie nochmals auf "Ansicht" und wählen dort den Eintrag "Optionen" (unter Windows 98: "Ordneroptionen"). Wenn Sie auf der Registerkarte "Allgemeine Informationen" die Option "Angepaßt an individuelle Einstellungen" markieren, so können Sie mit einem Klick auf "Einstellungen" weitere Details festlegen, die Sie mit "OK" bestätigen.

Die folgende Warnmeldung beantworten Sie mit "Ja".

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Mit weiteren Klicks auf "Wie aktueller Ordner" und "OK" vereinheitlichen Sie das Erscheinungsbild sämtlicher Ordner im Windows Explorer.

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Wenn Sie nun einzelne Ordner gezielt doch in einem anderen Outfit präsentiert haben möchten, können Sie in diesem Verzeichnis nachträchlich die Einstellungen ändern. PCgo! 10/99

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➞ Registrierungseditor Der Registrierungseditor stellt die Inhalte der wichtigsten System- und User-Dateien in etwa so dar, wie Sie es vom Windows Explorer gewohnt sind. Sie sehen die Dateien "system.dat" und "user.dat" nicht selbst, können über den Registrierungseditor aber dennoch Änderungen in ihnen vornehmen. Achtung: Bei Änderungen im Registrierungseditor ist besondere Vorsicht geboten. Denn jede Änderung wird vom System unmittelbar übernommen. Eine einfache Möglichkeit, geänderte Einstellungen wieder rückgängig zu machen, gibt es nicht. Bevor Sie also Werte in der "regedit"-Datei ändern, sichern Sie auf jeden Fall die alten Werte. Wie das geht, lesen Sie unten im Tip-Kasten "Registrierung sichern".

TIP

Registrierung sichern

Sichern Sie auf jeden Fall die aktuellen Einstellungen im Registrierungseditor, bevor Sie hier irgendwelche Änderungen vornehmen. So geht's: Rufen Sie zunächst den Registrierungseditor auf (siehe Tip "Nie mehr Anmelden umgehen"). Klicken Sie dann auf "Registrierung" in der Menüleiste und weiter auf "Registrierungsdatei exportieren..." Geben Sie der Sicherungsdatei einen Namen und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll. Achten Sie unbedingt darauf, daß im unteren Teil des Fensters bei "Exportbereich" die Option "Alles" gewählt ist. Betätigen Sie schließlich "Speichern": Die aktuelle Registrierung ist nun komplett gespeichert.

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Windows

TIP

Schnellansicht bei allen Dateien

Startmenü aufrufen

Wie in der Vorgängerversion des Betriebssystems können Sie auch unter Windows 98 mit der "F8"Taste das Startmenü mit den verschiedenen Optionen von "abgesicherter Modus" bis "Nur Eingabeaufforderung" aufrufen. Allerdings ist hier die Wartezeit von zwei Sekunden standardmäßig nicht eingestellt, so daß das rechtzeitige Drücken zum nervigen Geduldsspiel werden kann. Das muß nicht sein: Wenn Sie beim Start bzw. Neustart die "Strg"-Taste gedrückt halten, erscheint das Startmenü ebenfalls.

Wenn Sie die Schnellansicht im Betriebssystem installiert haben, können Sie die Vorschau noch lange nicht bei sämtlichen Dateitypen nutzen. Der Eintrag "Schnellansicht" im Kontextmenü fehlt.

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Starten Sie wie im Tip "Nie mehr Anmelden umgehen" beschrieben den Registrierungseditor. Wechseln Sie in den Schlüssel "HKEY CLASSES ROOT" und scrollen Sie bis zum Eintrag

TIP

Dateien schnell umbenennen

Wenn Sie im Windows Explorer Dateien oder Ordner umbenennen möchten, so können Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag klicken und im Kontextmenü "Umbenennen" wählen. Das ist ebenso mühsam wie der zweifache Klick auf die Datei, bei dem sich nicht selten die Anwendung öffnet, wenn der "Doppelklick" zu schnell erfolgte. Denn dann müssen Sie erst das Programm schließen, und das "Umbenennen" geht von vorne los. Noch schneller und ganz sicher geht es mit der Funktionstaste "F2". Nach einem Druck auf "F2" tippen Sie den neuen Namen ein und drücken die "Enter"-Taste.

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Klicken Sie anschließend im rechten Fenster doppelt auf "Standard". Das Dialogfenster "Zeichenfolge bearbeiten" öffnet sich. Tippen Sie im "Wert"-Feld "*" ein und schließen Sie mit "OK".

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Nach dem nächsten Start steht Ihnen im Kontextmenü die "Schnellansicht" zur Verfügung.

"Desktop anzeigen" wiederherstellen Die Schaltfläche in der Schnellstart-Symbolleiste am unteren Bildschirmrand ist äußerst praktisch: Damit schließen Sie sämtliche geöffneten Fenster auf einmal und haben so Zugriff auf die Programme und Verknüpfungen auf dem Desktop. Sollten Sie die Schaltfläche versehentlich über das Kontextmenü entfernt haben, können Sie sie wiederherstellen.

Halten Sie die linke "Umschalt"Taste gedrückt, startet Windows sofort im "abgesicherten Modus". Das geht schneller als die Auswahl über das Startmenü.

"Quick View" vor. Die Liste ist scheinbar endlos – es erfordert etwas Geduld.

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Sie können nun direkt einen Namen eintippen und damit die Voreinstellung "Neu Textdatei" ersetzen. Wichtig ist in diesem Fall die Dateierweiterung "SCF" in Großbuchstaben. Der eigentliche Name spielt keine Rolle. Mit "Enter" speichern Sie den Namen (in unserem Beispiel: "Desktop").

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Starten Sie den Windows Explorer und hangeln Sie sich bis zum Verzeichnis "Windows\Anwendungsdaten\Microsoft\Internet Explorer\Quick Launch" vor. Hier müssen Sie eine Scriptdatei selbst erstellen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die freie Fläche im "Quick Launch"-Verzeichnis und wählen im Kontextmenü "Neu", "Textdatei".

Mit einem weiteren "Enter" öffnen Sie den Texteditor. Geben Sie nun die folgenden Zeichen wie im Bild dargestellt ein:

Über "Datei", "Beenden" schließen Sie den Editor. Die Frage "Möchten Sie die Änderungen speichern?" beantworten Sie mit "Ja". Nun steht Ihnen die "Alle Fenster schließen"-Funktion in der Schnellstart-Leiste wieder zur Verfügung.

Festplatte richtig defragmentieren Wenn Sie Programme wie Virenscanner ständig im Hintergrund laufen haben, die im laufenden Betrieb Dateien offenhalten oder öffnen, kann die Festplatte unter Umständen nicht defragmentiert werden. Die Defragmentierung läuft dann ständig aufs Neue los, ohne daß die Dateien optimal geordnet sind.

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Starten Sie wie im Tip "Nie mehr Anmelden umgehen" (auf der vorigen Seite) beschrieben den Registrierungseditor.

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Wechseln Sie in den Schlüssel "HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\RunServicesOnce". Klicken Sie mit der rechten Maustaste im rechten Fenster-

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teil des Registrierungseditors auf "Neu" und erstellen Sie eine neue "Zeichenfolge".

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Tippen Sie als Namen "Defrag" ein und drücken Sie die "Enter"-Taste zweimal. Im Fenster "Zeichenfolge bearbeiten" tragen Sie im Feld "Wert" "defrag.exe" ein, beenden mit "OK" und schließen den Registrierungseditor.

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Der Clou dabei: Beim nächsten WindowsStart startet Windows zuerst die Defragmentierung, bevor die restlichen Programme im Hintergrund laufen. Zudem löscht sich der Eintrag danach automatisch aus der Registry. PCgo! 10/99

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Windows

TIP

Voreingestellt unter Windows ist der sogenannte "Autostart", sobald Sie eine CD-ROM ins Laufwerk einlegen. Das ist praktisch, wenn Sie ein Programm von CD installieren möchten und das Setup automatisch anläuft. Unpraktisch ist dies dagegen beispielsweise bei Datenbank-CDs: Einmal installiert wollen Sie das Setup nicht jedesmal erst schließen müssen. Das muß auch nicht sein: Drücken Sie einfach die "Umschalt"-Taste und halten diese einige Sekunden gedrückt, während Sie die CD-ROM einlegen. Damit wird der "Autostart" unterdrückt. Wie lange Sie die "Umschalt"-Taste genau gedrückt halten müssen, müssen Sie durch Ausprobieren in Erfahrung bringen.

TIP

Rechner erwacht nicht aus Standby

CD mit oder ohne Autostart

Wenn Sie unter Windows 98 im "Beenden"Dialog zwar in den "Standby-Modus" schalten, den Rechner danach über die Tastatur aber nicht mehr aktivieren können, dann müssen Sie den "Advanced Power Management"-Modus (APM) wechseln.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatzsymbol auf dem Desktop und wählen Sie im Kontextmenü "Eigenschaften". Wechseln Sie dann auf die Registerkarte "GeräteManager".

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Klicken Sie zunächst doppelt auf die "Systemkomponenten" und dann wieder doppelt auf den Eintrag "Unterstützung für Advanced Power Management".

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Wechseln Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und setzen Sie vor "APM 1.0-Modus erzwingen" einen Kontrollhaken.

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Alternativ zur APM 1.0-Version können Sie auch versuchen, sich neuere Treiber für Festplatte, Controller oder Bildschirm zu besorgen und diese zu installieren: Je neuer die Treiber, desto wahrscheinlicher, daß sie mit dem neuen APM 1.2 zurechtkommen. Die neuesten Treiber erhalten Sie unter http://www.pcgo.de.

Rechner automatisch ausschalten

Windows ganz schnell starten

Das Betriebssystem überprüft bei jedem Start in der Standardeinstellung stets von neuem, ob Sie ein neues Laufwerk angeschlossen haben. Was beim Laptop unter Umständen noch Sinn macht, macht den Systemstart am Schreibtisch nur unnötig langsam. Über die Start-Leiste, "Einstellungen", "Systemsteuerung", "System", das Register "Leistungsmerkmale" und "Dateisystem" gelangen Sie zum Register "Diskette". Nehmen Sie den Kontrollhaken vor "Bei jedem Start nach neuen Diskettenlaufwerken suchen" weg und drücken Sie zweimal "OK".

Schließen Sie zweimal mit "OK" und beantworten Sie die Frage, ob der Computer neu starten soll, mit "Ja".

Egal ob Sie Ihren Arbeitsplatz jeden Tag um die gleiche Zeit verlassen oder den PC als Faxempfänger daheim am späten Abend nicht mehr nutzen wollen: Sie können Ihren Rechner um eine bestimmte Uhrzeit automatisch abschalten lassen.

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Rufen Sie über die Start-Leiste, "Programme", "Zubehör", "Systemprogramme" den Eintrag "Geplante Vorgänge" auf.

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Nach einem Klick auf "Weiter" legen Sie nochmals ganz genau fest, um welche Zeit die Anwendung ablaufen soll. Drücken Sie nochmals "Weiter" und setzen Sie vor die einzige Option einen Kontrollhaken.

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Klicken Sie anschließend auf "Fertigstellen" und ergänzen Sie in der "Starten:"-Zeile die Zeichenfolge mit " user,exitwindows". Denken Sie dabei auf das Leerzeichen vor der Ergänzung.

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Doppelklicken Sie auf "Geplanten Task hinzufügen": Der Assistent für den Taskplaner startet. Klicken Sie auf "Weiter" und "Durchsuchen". Wechseln Sie dann in das Verzeichnis, in dem die Datei "rundll32.exe" abgelegt ist. In der Regel befindet sie sich im Ordner "c:\windows". Markieren Sie die Datei und betätigen Sie die Schaltfläche "Öffnen".

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Im nächsten Assistentenfenster können Sie den Task umbenennen und angeben, wann bzw. wie oft die Funktion ablaufen soll.

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Achten Sie darauf, daß unten im Fenster der Eintrag "Aktiviert (geplanter Task wird wie angegeben gestartet)" markiert ist. Wenn Sie nochmals die Zeiteinstellungen überarbeiten möchten, wechseln Sie auf die Registerkarte "Zeitplan". Noch mehr Möglichkeiten verbergen sich schließlich im Register "Einstellungen". Mit "OK" speichern Sie den Taskplaner. Schließen Sie den Taskplaner. Der Computer fährt nun von alleine herunter. Ganz analog können Sie den PC auch mit anderen Aufträgen zu bestimmten Zeiten betrauen. ❑

PCgo! 10/99

Windows Datei mit bestimmtem Programm verknüpfen Sie erhalten häufig Dateien im Text-Format per Internet. Um solche Dateien nicht mit dem Editor zu öffnen, sondern etwa mit Word, muß dies im Explorer eingestellt werden. Gut anwenden läßt sich diese Methode natürlich auch bei anderen Dateiformaten.

den später mit Word geöffnet. Auf diese Weise lassen sich auch die Verknüpfungen anderer Dateitypen ändern. So können auch TIF-Dateien beispielsweise immer mit einer Bildbearbeitung geöffnet werden.

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TIP

Dokumentenliste tilgen

Über den verräterischen Ordner im Startmenü kann jeder mitverfolgen, welche Dateien Sie in letzter Zeit bearbeitet haben. Mit einer einfachen Einstellung verhindern Sie, daß Datenspione Ihre Arbeit auskundschaften. Außerdem vermeiden Sie, daß andere schnell auf Ihre Daten zugreifen. Klicken Sie im Startmenü von Windows auf den Eintrag "Einstellungen" und im folgenden Untermenü auf "Taskleiste & Startmenü". Wählen Sie das Register "Programme im Menü Start", und klicken Sie unter dem Menüpunkt "Dokumente" auf die Schaltfläche "Löschen".

TIP

Anwendungen schnell schließen

Sie haben mehrere Programme geöffnet und wollen einige schließen. Alle geöffneten Programme werden in der Taskleiste angezeigt. Anstatt jedes einzelne Programm zu öffnen und dann zu beenden, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol in der Taskleiste. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Befehl "Schließen".

Öffnen Sie den Explorer und suchen Sie im Explorer nach einer Text-Datei mit der Dateierweiterung "TXT". Markieren Sie diese Datei, drücken Sie die Shift-Taste und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Datei. Es öffnet sich ein etwas verändertes Kontextmenü.

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Klicken Sie im Kontextmenü auf den Befehl "Öffnen mit". Im folgenden Dialogfeld suchen Sie das Programm, mit dem in Zukunft diese Art von Datei geöffnet werden soll; in unserem Beispiel ist es Winword. Aktivieren Sie schließlich noch die Option "Diesen Dateityp immer mit diesem Programm öffnen". Alle TXT-Dateien wer-

Selbstgemachte Symbole

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Finden auch Sie es langweilig, immer auf die gleichen, eintönigen Windows-Symbole auf Ihrem Desktop zu blicken? Um etwas Abwechslung in das Windows-Einerlei zu bringen, können Sie Ihre Symbole selbst gestalten. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein wenig Phantasie und Paint, das ohnehin in Windows integriert ist.

Öffnen Sie den Ordner, in dem Sie Ihre Datei gespeichert haben. Um aus der BMP-Datei eine Symboldatei zu erhalten, markieren Sie Ihre Datei und drücken Sie die Taste F2. Überschreiben Sie die Dateierweiterung "bmp" mit der Endung "ico". Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage.

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Öffnen Sie das Malprogramm "Paint". Klicken Sie dazu im "Startmenü" von Windows auf den Eintrag "Programme". Im folgenden Untermenü wählen Sie "Zubehör". Stellen Sie zunächst die richtige Bildgröße ein. Klicken Sie dazu auf "Bild / Attribute". Geben Sie in den Feldern Breite und Höhe jeweils den Wert "32" ein.

Suchen Sie die Verknüpfung, deren Symbol Sie ändern möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenü "Eigenschaften". Im folgenden Dialogfeld wählen Sie das Register "Verknüpfung". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anderes Symbol".

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Vergrößern Sie das Bild mit dem Lupenwerkzeug. Wählen Sie anschließend den Bleistift aus der Werkzeugleiste und gestalten Sie Ihr neues Icon nach Lust und Laune. Sind Sie mit Ihrem Werk zufrieden, klicken Sie im Menü "Datei" auf "Speichern unter". Wählen Sie als Dateityp die Einstellung "16-Farben-Bitmap" und benennen Sie die Datei. Schließen Sie das Dialogfeld mit "Speichern".

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Klicken Sie im Dialog "Anderes Symbol" auf die Schaltfläche "Durchsuchen", um den Speicherort des neu gestalteten Symbols zu finden. Haben Sie Ihr neues Icon gefunden, klicken Sie auf "Öffnen" und anschließend auf "OK". Beenden Sie auch das folgende Fenster mit Mausklick auf "OK". Ihr neues Symbol erscheint nach kurzer Zeit auf Ihrem Desktop. Übrigens ist auch das Internet die reinste Fundgrube für Icons und Symbole (falls Sie wenig kreativ sind). PCgo! 11/99

Windows s-Tips Window f CD 1 unter

finden Sie au orkshops/Tips Hauptmenü/W

Eigene Dateien vom Desktop entfernen Vielleicht geht es Ihnen ja auch so, daß Sie den Ordner "Eigene Dateien" wenig oder zumindest nicht über den Desktop nutzen. Dafür sollte möglicherweise eine andere Ordner- oder Programmverknüpfung an dieser Stelle auf dem Desktop liegen. Damit dieser nicht zu unüberischtlich wird, löschen Sie die "Eigenen Dateien". Problem: Dieser Ordner läßt sich nicht so einfach löschen.

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Wollen Sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut eine Verknüpfung zu diesem Ordner auf den Desktop legen, klicken Sie im Arbeitsplatzfenster auf das Festplattensymbol (meist mit der

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner "Eigene Dateien". Wählen Sie dann im dazugehörigen Kontextmenü den Befehl "Vom Desktop entfernen". Haben Sie diesen Befehl aktiviert, erscheint eine Sicherheitsabfrage auf Ihrem Bildschirm. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage per Klick auf die Schaltfläche "OK", so verschwindet das Ordnersymbol vom Desktop. Der dazugehörige Ordner ist aber nach wie vor auf Ihrer Festplatte vorhanden.

Bezeichnung C:). Suchen Sie den Ordner "Eigene Dateien", und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag "Objekt zum Desktop hinzufügen", und schon erscheint die Verknüpfung zu diesem Ordner auf dem Desktop. Die Dateien, die sich im Ordner "Eigene Dateien" befinden, bleiben von dieser Löschaktion natrülich ganz unberührt.

Programme ins Startmenü aufnehmen Manche Programme tragen sich während der Installation nicht in das Startmenü ein. Um aber schnell auf Programme zugreifen zu können, ist es praktisch, diese Anwendungen ins Startmenü aufzunehmen. Dies erreichen Sie zum Beispiel über "Einstellungen" im Startmenü.

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Klicken Sie auf die Start-Schaltfläche und führen Sie den Mauszeiger auf den Eintrag "Einstellungen". Im Untermenü klicken Sie auf "Taskleiste & Startmenü".

Es öffnet sich das Dialogfeld "Eigenschaften von Taskleiste". Wählen Sie das Register "Programme im Menü Start", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

Im Fenster "Programmgruppe wählen" bestimmen Sie, ob das neu anzulegende Symbol im Startmenü einer bestehenden Programmgruppe untergeordnet werden soll oder nicht. Soll das Symbol einfach in der Liste der Programme auftauchen, klicken Sie auf "Weiter".

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PCgo! 11/99

Wenn Sie häufiger Einstellungen in der Systemsteuerung ändern, ist es sinnvoll, die Systemsteuerung in das Startmenü von Windows zu integrieren. Klicken Sie im Windows-Explorer auf das Arbeitsplatzsymbol. Im rechten Fenster wählen Sie die Systemsteuerung aus, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Verknüpfung erstellen". Die Verknüpfung wird auf dem Desktop abgelegt. Öffnen Sie im Explorer den Ordner "Windows" und suchen Sie den Ordner "Startmenü". Richten Sie das Explorerfenster so ein, daß Sie sowohl die Verknüpfung als auch den Ordner "Startmenü" sehen. Ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste die Verknüpfung auf den Startmenüordner.

TIP

3 Im folgenden Fenster können Sie direkt die Pfadangabe des Programms eingeben. Kennen Sie diese nicht genau, klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen". Öffnen Sie den Ordner, in dem sich das Programm befindet. In unserem Beispiel ist es der Windows-Ordner. Suchen Sie dort nach der Programmdatei und klicken Sie doppelt darauf. In der Befehlszeile erscheint die Pfadangabe der Programmdatei. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter".

Service TIP Mehr ins Startmenü

Sie müssen im folgenden Fenster noch eine Programmbezeichnung vergeben. In der Eingabezeile erscheint automatisch der Name der Programmdatei. Überschreiben Sie diesen mit "Registrierungseditor" und klicken Sie auf "Fertig stellen". Bestätigen Sie Ihre Angaben im Dialogfeld "Eigenschaften von Taskleiste" mit Klick auf "OK". Der Registrierungseditor wird künftig im Startmenü aufgelistet. So können natürlich auch andere Programme sicher ins Startmenü eingebaut werden.

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Papierkorb immer leeren

Der Papierkorb ist so eine Art Zwischenlager für Daten. Dateien, die dort abgelegt werden, warten auf die nächste Leerung. Der Papierkorb kann aber auch so eingestellt werden, daß er immer sofort geleert wird. Das einzige Problem dabei: Gelöschte Dateien lassen sich nicht wiederherstellen. Wollen Sie das Risiko eingehen und sich die leidigen Leeraktionen ersparen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Papierkorb. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Eigenschaften". Im folgenden Dialogfeld aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "Dateien sofort löschen".

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Windows

TIP

Damit Sie nicht immer umständlich den Windows-Explorer oder das Arbeitsplatzfenster öffnen müssen, um mal eben etwas auf Ihrer Festplatte nachzuschauen, legen Sie sich eine Verknüpfung auf das Desktop. Öffnen Sie das Arbeitplatzfenster, klicken Sie auf das Festplattensymbol (mit der Bezeichnung C:), drücken Sie die Strg-Taste und ziehen Sie das Symbol auf den Desktop. Ein Verknüpfungssymbol erscheint auf dem Desktop. Wollen Sie die Bezeichnung "Verknüpfung mit C:" ändern, drücken Sie die F2-Taste und geben Sie die neue Bezeichnung ein, etwa "Festplatte C". Haben Sie noch eine weitere Partition ("D:"), können Sie auf die gleiche Weise auch für diese eine Verknüpfung anlegen. Übrigens können Verknüpfungen sorglos verschoben oder gelöscht werden. Das Original bleibt davon unberührt.

INFO

Autorun-Funktion für andere Laufwerke

Laufwerk auf den Desktop

ProgrammSchnellstart

In der Schnellstartleiste von Windows 98 ist Platz für viele Programmverknüpfungen. Der Vorteil: Ein einfacher Klick genügt, um die Programme zu öffnen. Stellen Sie sich also Ihre eigene Schnellstartleiste zusammen. Öffnen Sie im Windows-Explorer den Programmordner. Suchen Sie das Programmsymbol, das Sie in der Schnellstartleiste aufnehmen möchten. Wählen Sie das Programmsymbol aus, etwa im Ordner "Programme / Microsoft Office / Office" das Programmsymbol von PowerPoint; das Symbol trägt die Bezeichnung "Powerpnt.exe". Drücken Sie die Shift- und die Strg-Tasten und ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste in die Schnellstartleiste (neben die Startschaltfläche). Ein senkrechter Balken zeigt Ihnen an, an welcher Stelle das Symbol eingefügt wird. Sobald Sie Maus- sowie Strg- und Shift-Taste loslassen, wird das Programmsymbol eingefügt.

Legen Sie eine CD ein, wird in der Regel die automatische Startfunktion aktiviert. Arbeiten Sie häufig mit Wechselmedien (zum Beispiel einem ZipLaufwerk), kann die sogenannte Autorun-Funktion auch für diese Laufwerke eingerichtet werden.

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Klicken Sie im Startmenü auf den Eintrag "Ausführen" und tragen Sie in das Textfeld "regedit" ein. Klicken Sie auf "OK", um den Registrierungseditor zu starten.

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RENT_USER / Software / Microsoft / Windows / CurrentVersion / Policies". Klicken Sie dort auf den Eintrag "Explorer".

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Sobald Sie "Explorer" markiert haben, sehen Sie im rechten Editorfenster mehrere Einträge. Suchen Sie den Eintrag "NoDriveTypeAutorun". Klicken Sie doppelt darauf und ändern Sie den Wert auf "91". Beenden Sie den Registrierungseditor per Klick auf das Schließfeld und starten Sie anschließend das System neu. In Zukunft wird Ihr Zip-Laufwerk automatisch gestartet.

Klicken Sie im Registrierungseditor jeweils auf die Pluszeichen von "HKEY_CUR-

Eigener Desktop für mehrere Nutzer Ein PC, der von mehreren Familienmitgliedern gleichzeitig genutzt wird, ist nicht selten Streitobjekt. Lassen sich die Zeiten der Nutzung für jeden einzelnen noch recht einfach festlegen, so richtet doch jeder seinen Desktop nach seinen eigenen Wünschen ein. Begraben Sie das Kriegsbeil innerhalb der Familie und gönnen Sie jedem einen eigenen Desktop. Es ist gar nicht so schwer. Haben Sie schließlich für jeden Benutzer ein eigenes Profil angelegt, muß sich jeder einzelne mit seinem eigenen Paßwort anmelden.

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Öffnen Sie die Systemsteuerung über das Arbeitsplatzsymbol. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf "Benutzer".

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Der Dialog "Benutzereinstellungen" wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Beutzer hinzufügen". Ein weiteres Dialogfeld wird geöffnet, in dem Sie auf "Weiter" klicken.

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Sie gelangen ins nächste Dialogfeld und tragen einen neuen Benutzernamen ein. Mit "Weiter" gelangen Sie ins nächste Fenster. Dort wird das Kennwort festgelegt und bestätigt. Ein Klick auf "Weiter" führt Sie zum nächsten Fenster.

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Legen Sie hier fest, welche Bestandteile des Desktops jeder einzelne Benutzer selbst einstellen soll, zum Beispiel die Desktop-Ordner und das Startmenü. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen mit der Maus und klicken Sie auf "Weiter". Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf "Fertig stellen" klicken. Nach dem näch-

sten Neustart kann der betreffende Nutzer seinen Desktop einrichten. Bedenken Sie aber, daß durch diese Einstellungen die Daten nicht geschützt sind. Hier werden lediglich verschiedene Desktop-Designs gesichert.

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Windows

TIP

Egal welche Einstellungen Sie für das Öffnen von Ordnern gewählt haben, manchmal muß man von der Regel abweichen. Soll also mal ein Ordner in einem eigenen Fenster geöffnet werden, drücken Sie einfach die Strg-Taste beim Doppelklick auf den Ordner. Ein zweites Fenster wird geöffnet. Es liegt jedoch erst deckungsgleich mit dem ersten Fenster. Verschieben Sie jedoch das oben liegende, kommt das andere Fenster auch zum Vorschein.

TIP

Der Lieblingssong für den Windows-Start

Ordner mal anders öffnen

ExplorerSchnellstart

Sie finden es auch so lästig, daß Sie bei jedem Explorer-Start erst das Startmenü öffnen und immer erst lange nach dem Programm suchen müssen? Es geht auch einfacher! Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Startschaltfläche. Im Kontextmenü erscheint der Eintrag "Explorer", den Sie hier einfach anwählen können.

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Vergewissern Sie sich über das Lautsprechersymbol in der Taskleiste, daß die Einstellungen für die Aufnahme richtig gewählt wurden. Überprüfen Sie dies im Lautsprecherfenster über den Befehl "Optionen / Eigenschaften /Aufnahme". Das Kontrollfeld "CD Audio" muß aktiviert sein.

Prüfen Sie Ihre Aufnahme, indem Sie auf die Wiedergabe-Taste des Audiorecorders klicken. Sind Sie mit der Aufnahme zufrieden, speichern Sie die Aufnahme.

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ExplorerShortcuts

Bei der Arbeit mit dem Explorer gibt es jede Menge nützliche Shortcuts. Anstatt also immer erst die Maus und verschiedene Schaltflächen zu nutzen, setzen Sie doch einfach diese Tastenkombinationen ein. Sie werden sehen: Die Arbeit läuft gleich schneller.

Funktion

Shortcut

Öffnen des Explorers Taste + E Umbenennen eines F2 Ordners / Datei Anzeige F5 aktualisieren Alle Dateien eines Strg + A Ordners markieren Öffnen des Shift + F10 Kontextmenüs

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Legen Sie die CD mit Ihrem Lieblingssong ein, starten Sie die CD-Wiedergabe und suchen Sie Ihren Song aus. Um zu dem jeweils nächsten Titel zu wechseln, benutzen Sie dazu die Tasten "Nächster Titel" oder wählen Sie einen Titel über den Pfeil neben dem Textfeld "Titel".

Klicken Sie dazu im Menü "Datei" auf den Befehl "Speichern unter". Bestimmen Sie erst den Speicherort. Wie alle anderen Audiodateien sollte diese Aufnahme im Ordner "Windows / Media" gespeichert werden. Benennen Sie Ihre Datei und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Ändern".

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Suchen Sie im Fenster "CD-Wiedergabe" die Stelle Ihres Titels, die Sie als Eingangsmelodie aufnehmen wollen.

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recorder auf die Aufnahmetaste. Am Ende der Aufnahme klikken Sie in beiden Fenstern auf die Stop-Taste.

Bei jedem Rechnerstart ertönt die WindowsEingangsmelodie. Wenn Sie es leid sind, immer wieder diesen wenig inspirierenden Tönen zu lauschen, stellen Sie doch einfach eine andere Begrüßungsmelodie ein.

Öffnen Sie den Audiorecorder über "Programme / Zubehör / Unterhaltungsmedien / Audiorecorder". Ziehen Sie das AudiorecorderFenster neben das Fenster "CD-Wiedergabe". In der "CD-Wiedergabe" klicken Sie auf die Wiedergabe-Taste und möglichst schnell im Audio-

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Stellen Sie in diesem Dialogfeld die Qualität Ihrer Aufnahme ein. Wählen Sie dazu unter "Name" den Eintrag "CD-Qualität" und bestätigen Sie Ihre Einstellungen per Klick auf "OK".

Öffnen Sie die Systemsteuerung über das Arbeitsplatzsymbol. Klicken Sie auf das Symbol "Akustische Signale" und wählen Sie im folgenden Dialogfeld den Eintrag "Windows starten" per Mausklick aus. Klicken Sie auf den Pfeil unterhalb des Eintrags "Name" und wählen Sie die Aufnahme mit Ihrem Lieblingssong aus der Liste aus. Beenden Sie das Dialogfeld mit "OK". Beim nächsten Windows-Start werden Sie dann mit Ihrem Lieblingssong begrüßt.

Benutzer und Firmennamen ändern Wenn Sie ein Programm installieren, werden beim Registrieren der Anwendung bestimmte Angaben automatisch ausgefüllt. Dazu gehören Angaben zum Benutzer – Name und Firmennamen. Gelegentlich müssen hier Änderungen vorgenommen werden.

Im rechten Editorfenster finden Sie die beiden Einträge "RegisteredOrganization" und "RegisteredOwner". Klicken Sie nacheinander doppelt auf diese Einträge, um Firmennamen und Benutzernamen zu ändern. Schließen Sie den Registrierungseditor und die Änderungen werden übernommen. ml

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Klicken Sie im Startmenü auf "Ausführen" und tippen Sie "regedit" in das Textfeld ein. Klicken Sie auf "OK" und starten Sie den Registrierungseditor.

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Klicken Sie im Registrierungseditor jeweils auf die Pluszeichen von "HKEY_LOCAL_ MACHINE / Software / Microsoft / Windows". Klicken Sie dort auf den Eintrag " CurrentVersion".

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Windows 95 "Verknüpfung mit" dauerhaft unterbinden

➞ Registry In der Windows-Registry verbergen sich alle wichtigen Einstellungen zu Programmen, Benutzerprofilen, etc. – alles, was in Menüs verändert werden kann, finden Sie in der Registrierdatenbank. Der Registrierungseditor stellt die Inhalte der wichtigsten System- und User-Dateien in etwa so dar, wie Sie es vom Windows-Explorer gewohnt sind. Sie sehen die dahinter liegenden Dateien nicht selbst, können über den Registrierungseditor aber dennoch Änderungen in ihnen vornehmen.

Wenn Sie unter Windows eine Verknüpfung zu irgendeiner Datei oder einem Programm erstellen, beginnt der neue Eintrag danach stets mit "Verknüpfung mit". Das muß nicht sein, denn es macht den Desktop nur unübersichtlicher. Zwar können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste und wählen des Eintrags "Umbenennen" im Kontextmenü die eigentlich überflüssigen Worte löschen. Etwas schneller ist die Taste "F2" fürs Umbenennen, wenn Sie die neue Verknüpfung markiert haben. Das alles ist aber überflüssige Arbeit. Mit ein paar Handgriffen können Sie "Verknüpfung mit" dauerhaft unterbinden. Doch Vorsicht! Bevor Sie Veränderungen an der ➞Registry vornehmen, sollten Sie diese auf jeden Fall sichern. Wie das geht, lesen Sie im Tipkasten "Registry sichern" auf der rechten Seite.

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Klicken Sie auf den "Start"-Button und wählen Sie den Eintrag "Ausführen". Geben Sie dort "regedit" ein. Bestätigen Sie mit "OK". Öffnen Sie den Ordner "HKEY_CURRENT_USER" mit einem Klick auf das Pluszeichen.

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Windows 2000 Noch dauert es einige Monate, bis das neue Betriebssystem von Microsoft auf den Markt kommt. Wer sich über den Nachfolger von Windows NT schon jetzt informieren möchte, kann einen Blick in das Buch Windows 2000 – Die Neuerungen im Überblick werfen. Der Autor erklärt, was es mit Active Directory, IntelliMirror und all den anderen Neuheiten auf sich hat, und erläutert dabei sowohl das Konzept als auch den Nutzen jeder Anwendung. Beispiele sowie die DemoCD sollen das neue Betriebssystem dem Leser näher bringen. Fazit: Für Anfänger ist das Buch sicher nichts, vielmehr richtet es sich an Administratoren und Entscheider.

Öffnen Sie nun den Schlüssel "Software\ Microsoft\Windows\CurrentVersion". Markieren Sie den Eintrag "Explorer" und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "link" im rechten Fenster des Registrierungseditors und dann auf "Ändern". Setzen Sie den Wert auf "00 00 00 00" und bestätigen Sie mit "OK". Nach dem Neustart des Computers werden die neuen Verknüpfungen

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Falls der Eintrag "link" im rechten Fenster des Registrierungseditors noch nicht existiert, müssen Sie ihn neu anlegen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die freie Fläche im rechten Teil des Fensters, dann mit der linken auf "Neu"sowie auf "Binärwert". Geben Sie dem Binärwert den Namen "link", indem Sie die Vorgabe "Neuer Wert #1" überschreiben. Mit "Enter" schließen Sie ab. Dann weisen Sie, wie unter Punkt 2 beschrieben, dem Eintrag den Wert "00 00 00 00" zu. In Zukunft erscheinen nun nur noch die Datei- und Programmnamen, wenn Sie eine neue Verknüpfung erstellen. Den Zusatz brauchen Sie nicht mehr von Hand zu löschen.

Installationspfad neu einstellen Wenn eine neue Festplatte eingebaut oder nur eine neue Partition angelegen, haben Sie unter Windows 95 oder 98 das Problem, daß das voreingestellte Installationsverzeichnis sich nicht ändert. Es bleibt also beispielsweise bei "c:\Programme". Das macht aber keinen Sinn, wenn Sie die Festplatte gerade deshalb zusätzlich in Ihren PC gebaut haben, weil der Platz eben zu knapp war. Anstatt nun bei allen künftigen Neuinstallationen den Installationspfad von Hand zu ändern, definieren Sie den Standardpfad neu. So geht’s:

info Microsoft Press, ISBN: 3-86063-813-0 Preis: 49 Mark

ohne den lästigen und überflüssigen Zusatz "Verknüpfung mit" erstellt.

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Starten Sie wie im ersten Tip beschrieben den Registrierungseditor.

Öffnen Sie den Schlüssel "HKEY_LOCAL_ MACHINE\Software\Microsoft\Windows\ CurrentVersion". Suchen Sie die Zeichenfolgen "ProgramFilesDir" und "ProgramFilesPath".

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Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste zunächst auf den Eintrag "ProgramFilesDir" und wählen Sie im Kontextmenü "Ändern". Im Dialogfeld "Zeichenfolge bearbeiten" überschreiben Sie den alten Eintrag. Geben Sie dazu den neuen Laufwerksbuchstaben gefolgt von einem Doppelpunkt, einem Backslash "\" und dem von Ihnen zu definierenden neuen Standardpfad ein. Mit "OK" speichern Sie die Änderung. Danach wiederholen Sie die gleiche Prozedur für den Eintrag "ProgramFilesPath". Damit haben Sie das neue Verzeichnis als Standardpfad eingestellt: Änderungen von Hand entfallen. PCgo! 12/99

Windows 95 s Windows-Tteip r

Schreibschutz aufheben

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips W ü/ Hauptmen

Wenn Sie Dateien von einer CD-ROM auf Ihre Festplatte kopieren und dann weiter verarbeiten möchten, verweigert der Rechner das Abspeichern häufig mit der Fehlermeldung, daß die Datei schreibgeschützt ist. So lassen sich insbesondere Bilder nicht unmittelbar einfach verändern. Der Grund: Die Datei ist schreibgeschützt. sich der Schreibschutz auch jetzt noch aufheben. Lassen Sie einfach das Fenster der betreffenden Anwendung geöffnet, heben Sie den Schreibschutz wie dargestellt auf, und wechseln Sie anschließend wieder in die Anwendung zurück: Jetzt ist das Speichern kein Problem mehr.

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Um den Schreibschutz aufzuheben, wechseln Sie mit dem Windows-Explorer oder einem anderen Dateimanager in das Verzeichnis, in dem sich die Datei befindet.

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Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die betreffende Datei und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“. Dort nehmen Sie vor "Schreibgeschützt" den Kontrollhaken weg und schließen mit "OK" ab. Haben Sie bereits umfangreiche Änderungen an Ihrer Datei vorgenommen und bemerken dann erst, daß die Datei schreibgeschützt war, so läßt

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Auf der CD-ROM selbst lassen sich die Dateiattribute natürlich nicht ändern, weil Sie nicht auf die CD schreiben können. Versuchen Sie es dennoch, so verweigert dies der Computer mit einer Fehlermeldung. Deshalb hilft nur der beschriebene Weg: Erst auf die Festplatte kopieren und dort ändern.

Dateiattribute stapelweise ändern Insbesondere, wenn Sie Bilddateien von CDROM gleich stapelweise auf Ihre Festplatte kopieren und bearbeiten möchten, müssen Sie nicht (wie im Tip oben "Schreibschutz aufheben" beschrieben) den Schreibschutz jeder Datei einzeln ändern. Sie können die Dateiattribute auch in einem Rutsch ändern. Wechseln Sie dazu in das Festplattenverzeichnis, in dem sich die Dateien

befinden und drücken Sie die Tastenkombination "Strg (bzw. "Ctrl") und A". Damit markieren Sie den gesamten Ordnerinhalt. Nun können Sie wie gewohnt mit einem rechten Mausklick über "Eigenschaften" den Kontrollhaken vor "Schreibgeschützt" wegnehmen. Danach lassen sich alle Dateien in dem Verzeichnis nach dem Bearbeiten abspeichern.

Monitorbild festhalten Mit einem "richtigen" Bildbearbeitungsprogramm ist das Festhalten und Abspeichern des aktuellen Monitorbildes kein Problem. Mit einem Kniff geht es aber auch ohne ein solches Programm. Wenn Sie den gesamten Bildschirm festhalten möchten, drücken Sie einfach die "Druck"Taste auf der Tastatur. Damit legen Sie den Sreenshot in die Zwischenablage. Dann starten Sie Ihr einfaches Bildbearbeitungsprogramm, beispielsweise "Paint", das Sie in den Windows-Programmen unter "Zubehör" finden und fügen den Inhalt PCgo! 12/99

der Zwischenablage mit "Bearbeiten" und "Einfügen" bzw. mit der Tastenkombination "Strg + V" in das Programm ein. Hier können Sie dann den Ausschnitt, der Sie interessiert, festlegen. Möchten Sie von vornherein nur das aktive Fenster speichern, drücken Sie beim "Einfangen" die Tastenkombination "Alt + Druck". Das Einfügen aus der Zwischenablage funktioniert in diesem Fall genauso. Statt in die Bildbearbeitung lassen sich die Sreenshots natürlich auch in die Textverarbeitung einarbeiten.

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TIP

Registry sichern

Änderungen an der Registry wirken sich bereits auf den laufenden Betrieb von Windows aus. Ein falscher Griff, und es geht gar nichts mehr! Sichern Sie deshalb die aktuellen Einstellungen, bevor Sie hier irgendwelche Änderungen vornehmen. ■ Rufen Sie über "Ausführen" in der Startleiste und Eintippen von "regedit" in das "Öffnen"-Feld mit einem "OK" den Registrierungseditor auf. ■ Klicken Sie nun auf "Registrierung" in der Menüleiste und weiter auf "Registrierungsdatei exportieren".

■ Geben Sie der Sicherungsdatei einen Namen, und wählen Sie das Verzeichnis, in dem die Datei abgelegt werden soll. Auf eine Diskette paßt die Datei nicht. Achten Sie unbedingt darauf, daß im unteren Teil des Fensters bei "Exportbereich" die Option "Alles" gewählt ist. Klicken Sie anschließend auf "Speichern". ■ Um die gespeicherten Daten bei Bedarf wieder herzustellen, starten Sie wie beschrieben die Registry, klicken auf "Registrierung" in der Menüleiste und "Registrationsdatei importieren". Markieren Sie nun die gespeicherte Datei und drücken Sie "Öffnen". Damit werden wieder die alten Werte geladen.

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Windows 98

TIP

Mit der "Datenträgerbereinigung", die Sie über die "Start"-Leiste, "Programme", "Zubehör" und "Systemprogramme" erreichen, können Sie überflüssige Dateien löschen und so für mehr Platz auf dem Laufwerk sorgen. Wenn Sie die Meldung "Auf Datenträger x ist unzureichender Speicherplatz" aber nervt, läßt sich dieser Warnhinweis unterdrücken. Wählen Sie nach dem Programmstart der Datenträgerbereinigung das betreffende Laufwerk aus und wechseln Sie auf die Registerkarte "Einstellungen". Dort nehmen Sie vor dem Eintrag "Die Datenträgerbereinigung automatisch ausführen, wenn nicht genügend Speicherplatz vorhanden ist" den Kontrollhaken wieder weg und klicken Sie auf "OK".

TIP

Alles Überflüssige über Bord

SpeicherplatzWarnung aus

Ohne Probleme ausschalten

Die neue Ausgabe des Betriebssystems Windows 98 – genannt "Second Edition" – macht auf einigen Rechnern Probleme beim Ausschalten: Der PC hängt sich auf oder er schaltet nicht in den DOS-Modus. Microsoft hat nun einen Patch bereit gestellt, der das Problem umgehen soll. Zunächst ist der Fix nur in der englischen Version verfügbar, er funktioniert aber auch mit dem deutschen Betriebssystem. Sie können die rund 500 KByte große Datei im Internet herunterladen: http://www.microsoft.com/ windows98/downloads/ contents/WURecommended/ S_WUFeatured/Win98SE/ Default.asp Mit einem Doppelklick auf die Datei beginnt die Installation. Starten Sie danach den Rechner neu. Die Probleme beim Herunterfahren der Zweiten Ausgabe sind ab sofort Schnee von gestern.

Windows 98 beansprucht die Ressourcen Ihres Rechners enorm – vielfach mit Dingen, die Sie gar nicht brauchen. Insbesondere, wenn die Standardinstallation gewählt wurde, haben Sie danach allerlei "Gerümpel" auf dem PC, der sowohl den Platz auf der Festplatte einschränkt, als auch den Hauptspeicher belastet und damit die übrigen Anwendungen ausbremst. Also heißt es entrümpeln!

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Rufen Sie über die "Start"-Leiste und "Einstellungen" die "Systemsteuerung" auf und klicken Sie auf "Software".

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Wechseln Sie auf die Registerkarte "WindowsSetup". Es dauert einige Sekunden, bis alle installierten Komponenten aufgelistet werden.

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Die Komponenten, die thematisch zusammen gehören, faßt Windows zu Gruppen zusammen. Nehmen Sie den Kontrollhaken vor einer Gruppe weg, so werden sämtliche Teile darin entfernt. Wenn Sie nur einen Teil der Komponenten einer Rubrik entfernen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Details" und dann auf die Kästchen vor den entsprechenden Einträgen. Mit "OK" gelangen Sie zum "Windows-Setup" zurück. Selbst wenn jetzt eine bestimmte Auswahl treffen, läßt sich diese jederzeit wieder analog ändern.

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Was können Sie nun löschen? Es kommt drauf an! Gehen Sie die Liste durch und sehen Sie über "Details" jeweils nach, was sich hinter jedem Gruppeneintrag verbirgt. So brauchen Sie beispielsweise keine Online-Dienste, Internet-Programme oder Verbindungen, wenn Sie sich nicht im Internet oder in einem Netzwerk bewegen. Auf die Sprachenunterstützung können Sie in aller Regel ebenfalls verzichten, wie auch auf die Desktop-Motive sowie die Eingabehilfen. Bei Multimedia, Systemprogramme und Zubehör entschieden Sie selbst, ob Sie diese Systemprogramme benötigen. Und schnell haben Sie viel Platz auf Ihrer Festplatte geschaffen.

Mit mehreren Programmen öffnen Vielen gängigen Dateiendungen sind bereits bestimmte Programme zugeordnet, die bei einem Doppelklick auf die betreffende Datei automatisch gestartet werden. Das ist praktisch, denn Sie brauchen nicht erst die Software zu starten und anschließend die Datei zu öffnen. Vielmehr startet bei einer Textdatei Word und bei einer HTMLDatei der Browser. Was in den meisten Fällen zweckmäßig ist, kann bei Bildern durchaus stören. Denn mancher Kunstgriff geht nur mit dem Programm, ein anderer schneller mit dem zweiten. Die Lösung: Sie wählen im Kontextmenü aus, mit welchem Programm Sie die Datei öffnen und bearbeiten möchten.

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Stellen Sie zunächst fest, welches Programm einer bestimmten Datei zugeordnet ist. Starten Sie dazu den Windows-Explorer, klicken Sie in der Menüleiste auf "Ansicht" und wählen Sie dann den Eintrag "Ordneroptionen". Nun wech-

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seln Sie auf die Registerkarte "Dateitypen" und scrollen Sie in der Liste zum gesuchten Dateityp.

Bei den Dateityp-Informationen werden Ihnen sowohl die Datei-Endungen als auch unter "Öffnen mit" das verknüpfte Programm angezeigt. Mit "OK" schließen Sie das Dialogfeld wieder. Lassen Sie den Windows-Explorer aber geöffnet.

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Um den Dateityp wahlweise mit einem anderen

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Windows 98

TIP

Windows ganz schnell starten

Standardmäßig sucht Windows 98 bei jedem Rechnerstart nach neuen Diskettenlaufwerken. Was beim Notebook unter Umständen Sinn macht, ist beim stationären PC schlicht überflüssig und bremst das System beim Hochfahren unnötig. Schalten Sie deshalb die automatische Suche nach neuen Floppy-Laufwerken aus: Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatzsymbol auf dem Desktop, wählen "Eigenschaften" und wechseln dann auf die Registerkarte "Leistungsmerkmale". Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "Dateisystem" und gehen auf den Register "Diskette". Hier nehmen Sie vor dem einzigen Eintrag den Kontrollhaken weg. Mit zweimaligem "OK" schließen Sie ab.

Programm zu bearbeiten, wechseln Sie in das Unterverzeichnis vom Windows-Ordner "SendTo". In der Regel müssen Sie beim Öffnen des WindowsOrdners noch auf "Dateien anzeigen" klicken, um den Ordnerinhalt zu sehen.

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Im "SendTo"-Verzeichnis sind die Verknüpfungen abgelegt, die im Kontextmenü einer Datei im Eintrag "Senden an" erscheinen. Wenn Sie hier eine neue Programmverknüpfung einrichten, so läßt sich die Datei im Einzelfall mit dieser Software öffnen.

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Vergeben Sie nun noch einen aussagekräftigen Namen und schließen Sie mit "Fertig stellen" ab.

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Wenn Sie jetzt eine Datei nicht mit dem Standard-, sondern wahlweise mit dem neu verknüpften Programm öffnen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei, wählen im Kontextmenü "Senden an" und klicken dann auf den neuen Programmeintrag. Der Vorteil dabei: Das Kontextmenü bleibt übersichtlich, auch wenn Sie viele Programme hinzufügen.

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Um eine solche Verknüpfung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die freie Fläche im "SendTo"-Ordner und wählen im Kontextmenü "Neu" und "Verknüpfung". Über die Schaltfläche "Durchsuchen" hangeln Sie sich zur gewünschten Programmdatei vor und klicken auf "Weiter".

Systemübersicht abspeichern

➞ Geräte-Manager Der Geräte-Manager ist ein Werkzeug, mit dem Sie vor allem Hardware-Probleme beheben können. Von hier aus können Sie auch neuere Treiber, etwa für Sound- oder Grafikkarten, installieren. Wenn es Probleme mit einer Hardware-Komponente gibt, zeigt der Geräte-Manager das mit verschiedenen Symbolen an: So steht ein Ausrufezeichen für einen Gerätekonflikt mit einer anderen Hardwarekomponente, ein Fragezeichen weist auf ein unbekanntes Gerät hin. Auch zum Testen und Ausprobieren ist der Geräte-Manager gut. So läßt sich beispielsweise eine Komponente gezielt abschalten, um mögliche Konflikte mit anderen zu vermeiden.

Nach einem Klick mit der rechten Maustaste auf das Arbeitsplatzsymbol, dann auf den Eintrag "Eigenschaften" und dem Wechsel auf die Registerkarte ➞Geräte-Manager sehen Sie praktisch "den Inhalt des Computers" samt aller Eigenschaften. Über die Schaltfläche "Drucken" bringen Sie diese Systemübersicht zu Papier. Das Abspeichern als normale Textdatei ist dagegen nicht möglich – auch nicht über den Eintrag "Ausdruck in Datei". Mit einem Trick kommen Sie dennoch zum Ziel. Der Vorteil des Speicherns als Textdatei: Sie müssen nicht mehr als zwei Dutzend Seiten lesen, um einen bestimmten Eintrag zu suchen. Nutzen Sie dazu einfach die Suchfunktion Ihrer Textverarbeitung.

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Klicken Sie zunächst doppelt auf das Arbeitsplatzsymbol auf dem Desktop, dann auf den Ordner "Drucker" und "Neuer Drucker". Drücken Sie zweimal "Weiter" und wählen Sie im Installationsassistenten unter Hersteller "Allgemein" und als Drucker "Universal/Nur Text". Klicken Sie noch dreimal auf "Weiter" und anschließend auf "Fertig stellen". Danach werden Sie aufgefordert, die Windows-98-CD einzulegen, um den Drucker zu installieren.

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Mit Hilfe dieses neuen Druckers können Sie nun auch Ihre Systemübersicht ausdrucken. Klicken Sie im Gerätemanager auf die Schaltfläche "Drucken", setzen Sie vor "Ausdruck in Datei" den Kontrollhaken und klicken Sie dann auf

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"Einrichten", um im Feld "Spezieller Drucker" den Drucker "Universal/Nur Text" auszuwählen. Mit "OK" ist das neue Gerät eingestellt.

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Klicken Sie nun nochmals auf "OK" und geben Sie der Datei einen Namen. Sie können dabei auch getrost die Dateiendung überschreiben und beispielsweise als "DOC"-Datei speichern. Jetzt können Sie die Datei mit Word nicht nur ansehen, sondern auch gezielt nach einzelnen Einträgen suchen oder beispielsweise per E-Mail versenden.

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Wenn Sie nicht mit Word, sondern mit einer anderen Textverarbeitung arbeiten, so wählen Sie die entsprechende Dateiendung oder nehmen den Standard "TXT". pm PCgo! 12/99

s-Tipps Window f der weißen CD

Windows 98

Verzeichnisse und Drucker freigeben

zur TIPP Schnell PC-Verbindung In der Standardeinstellung benötigen Sie fünf Mausklicks („Start“, „Programme“, „Zubehör“, „Kommunikation“ und „PC-Direktverbindung“), um die Verbindung zwischen zwei PCs aufzubauen. Das muss nicht sein: Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den genannten Eintrag klicken und im Kontextmenü auf „Senden an“ und „Desktop (Verknüpfung erstellen)“ wählen. Oder Sie ziehen die „PC-Direktver-

Das Arbeiten im Netzwerk macht erst dann Sinn, wenn alle Rechner im Netz sämtliche Ressourcen gemeinsam nutzen. Sie können so auf bestimmte Dateien, Ordner, Laufwerke und Drucker zugreifen. Voraussetzung für gemeinsame Datenzugriffe: Das Netzwerk bzw. die PC-Direktverbindung muss installiert sein. Erst dann können Sie die Ressourcen für andere freigeben.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol „Netzwerkumgebung“ auf dem Desktop. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.

2 bindung“ mit gedrückter rechter Maustaste links unten in die Schnellstartleiste. Es erscheint zunächst ein schwarzer senkrechter Strich. Lassen Sie die Maustaste dort los, wo die Verknüpfung erscheinen soll: Im folgenden Kontextmenü wählen Sie die Option „Verknüpfung(en) hier erstellen“ aus. Damit verbinden Sie beide Rechner mit einem Klick auf das Symbol auf dem Desktop oder in der Schnellstartleiste.

TIPP Hintergründe aus dem Web Microsoft stellt im Internet weitere fertige Hintergründe für Windows zur Verfügung. Klicken Sie dazu in der Startleiste auf den Eintrag „Windows Update“ und im Browser-Fenster auf die „Produktupdates“. Der Check Ihres Rechners dauert einen Moment, dann können Sie unter anderem verschiedene Desktopmotive herunterladen. Markieren Sie die Motive Ihrer Wahl, und klicken Sie auf „Download“ und „Download starten“. Nach dem Herunterladen stehen Sie über die Startleiste, „Programme“, „Microsoft Plus! 98“ und „Desktop-Motive“ zur Verfügung.

finden Sie au /Tipps enü/Workshops unter: Hauptm

Im Dialogfenster „Netzwerk“ klicken Sie auf der Registerkarte „Konfiguration“ auf „Dateiund Druckerfreigabe“.

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Aktivieren Sie die beiden Optionen im Freigabedialog. Schließen Sie mit zweimaligem „OK“ ab. Daraufhin fordert Sie Windows auf, die

Windows-98-CD ins Laufwerk zu legen. Nach wenigen Augenblicken erscheint die Meldung, dass Sie Ihren PC neu starten müssen. Schließen Sie die Aufforderung mit einem Klick auf „Ja“ ab.

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Wenn Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine Datei, ein Laufwerk oder auf einen Ordner klicken, erscheint im Kontextmenü zusätzlich der Eintrag „Freigabe“. Wählen Sie „Freigabe“, und aktivieren Sie auf dem Register „Freigabe“ des Dialogfensters die Option „Freigegeben als“. Geben Sie einen Objektnamen ein, und legen Sie fest, ob die anderen Netzwerkbenutzer nur lesen oder die Dateien auch verändern dürfen. Mit „OK“ sichern Sie die Einstellung.

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Analog zur Datei-, Verzeichnis- und Laufwerksfreigabe können Sie auch Ihren Drucker zum Drucken im Netz freigeben.

Neuen Hintergrund erstellen Standardmäßig stellt Windows den DesktopHintergrund auf schlichtes Blau oder Grün ein. Je nach Umfang, den Sie bei der Installation von Windows gewählt haben, stehen Ihnen weitere Hintergründe zur Verfügung.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Desktops und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.

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Auf der Registerkarte „Hintergrund“ markieren Sie im Bereich „HTML-Dokument oder Bild auswählen“ das Bild Ihrer Wahl. Mit einem Klick auf „OK“ erscheint der veränderte Desktop.

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Windows 98

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Alternativ können Sie auch eigene Bilder als Hintergrund auswählen. Zwar sieht Microsoft nur BMP- und HTML-Dateien zum Einfügen als Hintergrund vor. Es funktioniert aber auch mit GIFund JPG-Dateien. Um ein eigenes Bild einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Desktop und wählen „Eigenschaften“. Benutzen Sie im Register „Hintergrund“ die Schaltfläche „Durchsuchen“. Wechseln Sie in das entsprechende Verzeichnis, und wählen Sie eine Datei aus. Mit einem Klick auf „Öffnen“ binden Sie das Bild ein.

Ist das Bild nicht groß genug, ist die Option „Strecken“ sinnvoll. Dann erscheint das Foto bildschirmfüllend auf dem Monitor. Beachten Sie dabei: Bilder müssen bei der Einstellung „Strecken“ ein Seitenverhältnis von genau 4:3 (1,33:1) aufweisen. Sonst wird das Foto verzerrt. Mit „OK“ sehen Sie den neuen Hintergrund.

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Bevor Sie das neue Bild endgültig einbinden, legen Sie die Art der Darstellung fest: Mit „Zentriert“, „Nebeneinander“ und „Strecken“ stehen Ihnen drei Anordnungen zur Wahl.

Kontextmenü der „Start“-Schaltfläche erweitern Das Kontextmenü der „Start“-Schaltfläche, das Sie mit der rechten Maustaste öffnen, umfasst in Windows 98 standardmäßig nur drei Einträge. Möchten Sie weitere Optionen hinzufügen, ist das kein Problem. Auf diese Weise können Sie ein Programm biltzschnell starten.

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Klicken Sie in der Startleiste auf „Ausführen“. Tippen Sie „regedit“ ein, und bestätigen Sie mit „OK“.

grund. Überschreiben Sie die Standardbezeichnung mit dem Namen, der im Kontextmenü des „Start“-Buttons (im Beispiel „Norton Commander“) erscheinen soll. Schließen Sie mit „Enter“ ab.

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Erstellen Sie, wie oben beschrieben, von dem neuen Zweig aus einen weiteren Unterordner. Geben Sie diesem den Namen „command“. Klicken Sie im rechten Teil des Fensters doppelt auf den „Standard“-Eintrag. Tippen Sie bei „Wert“ den Programmnamen mit dem kompletten Pfad ein, und bestätigen Sie die Eingaben mit „OK“:

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Öffnen Sie jeweils mit einem Doppelklick auf das Ordnersymbol den Zweig „HKEY_ LOCAL_MACHINE“/SOFTWARE/Classes/Directory/Shell“.

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Klicken Sie im rechten Fenster des Registrierungseditors mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche. Wählen Sie im Kontextmenü „Neu“ und „Schlüssel“. Daraufhin erscheint ein neuer Unterschlüssel des „Shell“-Zweigs, unterlegt mit blauem Hinter-

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Schließen Sie mit „Registrierung“ und „Beenden“ oder der Tastenkombination „Alt“+ “F4“ den Registrierungseditor. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die „Start“-Schaltfläche: Der neue Programmeintrag erscheint im Kontextmenü.

TIPP Hintergrund vorbereiten Möchten Sie ein eigenes Foto als Hintergrund integrieren, sollte es ein Seitenverhältnis von 4:3 aufweisen. Ansonsten wird es bei der bildschirmfüllenden Darstellungsweise „Strecken“ verzerrt. Liegt Ihr Wunschfoto in einem anderen Format vor, wählen Sie zunächst einen entsprechenden Ausschnitt. Starten Sie über die Startleiste, „Programme“ und „Zubehör“ das Programm Paint. Öffnen Sie Ihre Bilddatei. Klicken Sie auf das „Auswahl“Symbol, und ziehen Sie mit der Maus einen Ausschnitt auf, der dem gewünschten Seitenverhältnis entspricht. Die aktuellen Größenangaben zeigt Paint rechts unten am Bildschirmrand an. Nehmen Sie nötigenfalls einen Taschenrechner zu Hilfe, um das Sollverhältnis zu treffen.

TIPP Programme sofort starten Sie wollen ein Programm rasch starten, aber die offenen Programme verwehren Ihnen den Zugriff auf das entsprechende Desktop-Symbol? Dann legen Sie das Programm mit Symbol in die Schnellstartleiste links unten. Denn dann müssen Sie nicht mehr alle Fenster schließen – ein Klick, und die Software startet. Gehen Sie über die Startleiste sowie „Programme“, und wählen Sie in der Liste ein Programm mit der rechten Maustaste aus. Halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie den Cursor auf die Schnellstartleiste ziehen. Ein schwarzer, senkrechter Strich zeigt an, wo der neue Eintrag erscheint. Sobald Sie die Maustaste loslassen, öffnet sich ein Dialog:

Schneller mit der Windows-Taste Alle neueren Tastaturen verfügen zwischen der „Strg“- und der „Alt“-Taste über die „Windows“Taste. Damit könnnen Sie häufige Handgriffe per Tastendruck erledigen: „Win“: Start-Leiste

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„Win“+„D“: „Win“+„F“: „Win“+„E“: „Win“+„M“: „Win“+„R“:

minimiert alle Fenster öffnet den Suchen-Dialog öffnet den Windows-Explorer öffnet wieder alle Fenster öffnet das „Ausführen“-Feld

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Wählen Sie „Verknüpfung(en) hierher erstellen“.

Windows 98 „Eigene Dateien“ freigeben

Heim-PCs vernetzen In immer mehr Haushalten steht mehr als ein PC. Was liegt da näher, als die Rechner miteinander zu vernetzen? Zumal zwei Netzwerkkarten samt Kabel schon für rund 100 Mark zu haben sind. Was dabei zu beachten ist und wie alle Familienmitglieder das Netzwerk sinnvoll nutzen, erklärt das Buch „Heimvernetzung mit Windwos – Top 10 Themen“. Dabei zeigt der Autor Lösungen für zehn Anwendungen auf. Das fängt an beim Einkaufsratgeber und der gemeinsamen Nutzung von Laufwerken und Ordnern. Das Buch zeigt auch, wie Sie einen Drucker oder einen InternetZugang gemeinsam nutzen. Ein Kapitel „Spielen im Netzwerk“ rundet das Thema ab. Der Leser erhält Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit zahlreichen Sreenshots. Zudem erläutert das Buch die Grundlagen der Netzwerke.

info Sybex-Verlag, ISBN 3-8155-8027-7, Preis: 39,95 Mark

Wollen Sie den Ordner „Eigene Dateien“ auf dem Desktop zur Benutzung im Netzwerk freigeben, so ist dies nur mit einem Trick möglich. Denn den Eintrag „Freigabe“ suchen Sie im Kontextmenü des Ordners zunächst vergeblich.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Desktop-Symbol „Eigene Dateien“. Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü den Eintrag „Eigenschaften“.

Einen neuen Desktop-Hintergrund erhalten Sie rasch mit der Windows-eigenen Bildbearbeitung Paint. Laden Sie in Paint das Foto Ihrer Wahl. Klicken Sie im Menü „Datei“ auf „Als Hintergrund (Fläche)“ oder „Als Hintergrund (Zentriert)“.

Die erste Option entspricht der Option „Nebeneinander“. Die bildschirmfüllende Anzeige („Strekken“) lässt sich über Paint dagegen nicht erreichen. Greifen Sie dazu auf den Tipp „Neuen Hintergrund erstellen“ zurück.

Wenn Sie auf „Ziel suchen“ gehen, startet der Windows Explorer gleich im richtigen Verzeichnis: Der Ordner „Eigene Dateien“ ist markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und markieren Sie die „Freigabe“. Geben Sie dem Ordner einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, dass der Name maximal zwölf Zeichen lang sein darf. Ansonsten erhalten Sie eine Fehlermeldung. Schließen Sie die Eingabe mit „OK“ ab.

Spezifische Suche speichern Windows bietet eine komfortable Suchfunktion, um Dateien oder Ordner aufzuspüren. Wenig komfortabel sind dagegen die Standardeinstellungen, wenn Sie die Suche starten. Denn als Verzeichnis ist stets der Desktop-Ordner oder die Festplatte „c“ vorgegeben. Mit Ihren eigenen gespeicherten Suchvorgaben, kommen Sie ab sofort viel schneller zum Ziel.

Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und „Suche speichern“, um die Einstellungen zu übernehmen.

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Starten Sie die Suchfunktion, indem Sie in der Startleiste auf „Suchen“ und „Dateien/Ordner“ klicken. Schneller geht das mit der Taste „F3“.

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zum TIPP Schnell neuen Desktop

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Wenn Sie beispielsweise häufig in WordDokumenten im Volltext nach Textinhalten suchen, legen Sie auf der Registerkarte „Name/ Ort“ im Bereich „Suchen in“ fest, wo Sie suchen möchten.

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Wechseln Sie auf die Registerkarte „Weitere Optionen“, und stellen Sie bei „Typ“ die Option „Microsoft“ Word-Dokument ein. Klicken

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Auf dem Desktop erscheint ein Ordnersymbol mit der Bezeichnung „Dateien vom Typ Microsoft Word-Dokument“. Markieren Sie das neue Symbol, und drücken Sie die Taste „F2“. Tippen Sie eine sinnvolle, kürzere Bezeichnung ein – beispielsweise „Suche nach Word-Dateien“ – und schließen Sie mit „Enter“ ab. Wenn Sie beim nächsten Mal wieder ein Dokument mit einer bestimmten Phrase suchen, klicken Sie doppelt auf diese gespeicherte Suche auf dem Desktop. Sämtliche Voreinstellungen sind darin bereits enthalten.

Programmeinträge neu anordnen Je mehr Programme Sie auf Ihrem Rechner installiert haben, desto unübersichtlicher wird der Programmordner in der Startleiste. Spätestens wenn nicht mehr alle Software-Einträge auf den Bildschirm passen und Sie über den schwarzen Pfeil unten in der Liste erst zum Programm Ihrer Wahl scrollen müssen, wird der Programmstart mühsam. Ordnen Sie die Programme, die Sie am häufigsten benutzen, deshalb oben in der Liste an. So legen Sie Ihre Wunschreihenfolge fest.

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1

Öffnen Sie die Startleiste. Klicken Sie auf „Programme“ und mit der rechten Maustaste auf den Eintrag, den Sie verschieben möchten.

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Halten Sie die rechte Maustaste gedrückt, und verschieben Sie den Eintrag an die Stelle, an der das Programm künftig erscheinen soll. Die jeweils aktuelle Position wird durch einen schwarzen Querbalken angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Der Eintrag verschiebt sich. pm PCgo! 7/2000

tips Office

die Tips, Sie kennen müssen ➞ Seitenansicht Um den gesamten Text einer Seite auf dem Bildschirm zu sehen, müssen Sie die Seitenansicht wählen. Der Text wird dann so verkleinert dargestellt, daß er auf eine Seite paßt. In der Seitenansicht können Sie auch die Ränder und die Einzüge einstellen.

Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Randeinstellung in der Seitenansicht Normalerweise verstellen Sie die Seitenränder über das Menü "Datei", "Seite einrichten". Übersichtlich und schneller geht das aber in der ➞Seitenansicht:

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Klicken Sie im Menü "Datei" den Befehl "Seitenansicht" an oder klicken Sie auf das Symbol in der Symbolleiste.

TIP

Lese-Ecke

In dem Buch Visual Basic 5 for Applications in 21 Tagen lernen Sie die Grundzüge der Programmiersprache Visual Basic kennen, absolvieren Übungen, Tests und schreiben selbst Programme. In 21 Tagen sollen Sie dann VBA beherrschen – ein Ziel, das bei einem 1300seitigen Buch fragwürdig ist. Das Buch bietet viele praxisnahe Beispiele, Tests und Übungen. Programmierkenntnisse brauchen Sie keine, Word und Excel sollten Sie aber schon perfekt beherrschen. Fazit: Das Buch bietet einen guten Einstieg in VBA, für den Sie sich aber Zeit nehmen sollten.

info

SAMS ISBN: 3-8272-2008-4 Preis: 99,95 Mark

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Damit sehen Sie eine Gesamtansicht der aktuellen Seite in verkleinerter Form. Über dem Blatt sowie auf der linken Seite sehen Sie ein Lineal, mit dem Sie die Seiten-

ränder und –einzüge verändern. Wenn Sie den Mauszeiger über die Randbegrenzungen auf dem Lineal bewegen, verändert er sich in einen Doppelpfeil.

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Klicken Sie dann mit der linken Maustaste und bewegen Sie die Maus in die Richtung, in die der Seitenrand geschoben werden soll. Dasselbe funktioniert auf dem linken Lineal. Auf die gleiche Weise verändern Sie auch die Seiteneinzüge. Sie müssen dazu nur den unteren Teil des Reglers anklicken und verschieben.

Text in Tabelle umwandeln Wollen Sie einen Text in Tabellenform bringen? Das geht ganz einfach:

Trennzeichen (Tabulatoren, Semikolon) unterteilt ist, geben Sie auch das an. Nach einem Trennzeichen beginnt eine neue Spalte.

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Markieren Sie den Text, den Sie in eine Tabelle umwandeln wollen. Achten Sie darauf, daß später in mehrspaltigen Tabellen bei jedem neuen Absatz in Ihrem Text eine neue Tabellenspalte beginnt.

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Wählen Sie aus dem Menü "Tabelle" den Punkt "Text in Tabelle umwandeln".

Geben Sie in diesem Fenster die Spaltenanzahl und eventuell die Breite der Spalten ein. Wenn Ihr Text durch Kommata oder andere

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Nach einem Klick auf "OK" wird der Text in eine Tabelle umgewandelt. PCgo! 3/98

tips Office Benutzer-Info für Adressen eingeben Das ständige Eintippen Ihrer Adresse in einen Brief können Sie sich sparen: Mit einer einmaligen Eingabe in der ➞Benutzer-Info. Wenn Sie dort Ihre Adresse eingeben und ein Adreßfeld in den Brief einfügen, wird automatisch Ihre Adresse eingetragen.

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Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Klicken Sie dann auf die ➞Registerkarte "Benutzer-Info".

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Im Feld "Adresse" geben Sie alle Angaben ein, die später im Brief erscheinen sollen, also Namen und Anschrift.

➞ Benutzer-Info

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Und so fügen Sie die Adresse dann in einen Brief ein: Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der Ihr Name und die Adresse später eingefügt werden soll. Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "➞Feld".

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Hier wählen Sie im Feld "Kategorien" den Punkt "Benutzer-Information". Im Feld "Feldnamen" ist automatisch "BenutzerAdr" eingetragen. Klicken Sie auf "OK". Automatisch wird dann Ihre Adresse in den Brief eingefügt.

WordArt in Word 97

➞ Registerkarte

Einige Funktionen mehr als in früheren Versionen bietet Ihnen "WordArt" in Word 97. Hier können Sie aus fertigen 3D-Schriften auswählen und die Bedienung ist einfacher.

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Bewegen Sie im Menü "Einfügen" die Maus auf "Grafik". Rechts daneben erscheint die Option "WordArt". Klicken Sie die an.

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Sie sehen jetzt eine Auswahl verschiedener Schrifteffekte, aus denen Sie eine wählen und später verändern können.

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Nachdem Sie eine Stilart angeklickt haben, erscheint wieder ein Fenster mit einem Beispieltext. Geben Sie anstatt des Beispieltexts einen eigenen Text ein. Dann verändern Sie, falls gewünscht, die Schriftart, -größe, die Eigenschaften und den Text. PCgo! 3/98

Bei der ersten Installation von Word geben Sie einen Namen und eventuell den Namen Ihrer Firma ein. Diese Angaben merkt sich Word und trägt sie in die Benutzer-Info ein. Später können Sie noch Ihre Adresse hinzufügen. Wenn Sie ein Adreßfeld in einen Text einfügen, werden automatisch die Angaben aus der Benutzer-Info übernommen. Das passiert auch beim Ausdruck einer Datei. Diese Option stellen Sie über das Menü "Datei", "Seite einrichten" ein.

Der Text wird in das aktuelle ➞Dokument eingefügt und eine Symbolleiste eingeblendet. Mit den Symbolen dieser Leiste verändern Sie den WordArt-Text.

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a

b c d e

Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des OfficePakets. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite des Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Wenn Sie die Registerkarte anklicken, erscheint ein neues Fenster mit weiteren Einstellmöglichkeiten. Dadurch sparen Registerkarten viel Platz auf dem Bildschirm.

f

a) Wenn Sie auf "Text bearbeiten" klicken, ändern Sie den Inhalt des Texts. b) Mit diesem Symbol wird der WordArt-Katalog geöffnet, in dem die vorgegebenen Schrifteffekte aufgelistet sind. c) Hier verändern Sie Farbe, Größe, Position und Textfluß des WordArt-Texts. d) Mit einem Klick auf dieses Symbol ändern Sie die Form. e) Damit können Sie den Text stufenlos drehen. Bewegen Sie die Maus auf einen der grünen Punkte und drehen dann die Maus mit gedrückter Taste in die gewünschte Richtung. f) Die letzten vier Symbole verändern das Aussehen der Buchstaben, also ihren Abstand und ihre Ausrichtung etc. Im Gegensatz zur vorherigen Word-Version ist der WordArt-Text kein OLE-Objekt. Sie bearbeiten den Text also in Word und nicht in einem Extra-Fenster.

➞ Feld Ein Feld ist ein Platzhalter für bestimmte Angaben, wie Datum, Adresse, Seitenzahl, etc. Über das Menü "Einfügen", "Feld" setzen Sie in einem Text so einen Platzhalter ein. Sie geben dann an, was der Inhalt dieses Felds sein wird, und automatisch wird beispielsweise das aktuelle Datum oder die Seitenzahl eingefügt. Damit sparen Sie sehr viel Zeit, weil Sie Standardangaben somit automatisieren und sich nicht mehr selbst darum kümmern müssen. Wenn Sie im Text auf ein Feld klicken, erscheint es grau hinterlegt.

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tips Office ➞ Dokument Dokument ist die Bezeichnung für einen Text, an dem Sie gerade in Word arbeiten. Da aber auch Tabellen, Grafiken und vieles mehr in Word angefertigt werden, wurde der Überbegriff "Dokument" gewählt. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Dokumente nebeneinander zu bearbeiten. Word-Dokumente erkennen Sie an der Dateiendung ".doc".

➞ OLE-Objekt OLE ist die Abkürzung für Object Linking and Embedding, frei übersetzt: objektbezogener Datenaustausch – ein von Microsoft entwickeltes Verfahren. Dabei werden Daten aus einer (Quell)Anwendung in eine andere (Ziel)Anwendung eingefügt. Die Daten bleiben aber mit der Quellanwendung weiter verknüpft. Das hat den Vorteil, daß Änderungen in der Quelldatei automatisch in die Zieldatei übertragen werden. Sie müssen sich also nicht mehr jedesmal um die manuelle Aktualisierung einer Excel-Tabelle in WinWord kümmern. Einziger Nachteil: der hohe Speicherbedarf, den OLE-Objekte fordern.

WordArt in Word 95 Wenn Sie Ihre Briefe oder Dokumente etwas kunstvoller gestalten wollen, gibt es in Word die Funktion "WordArt". Damit wird gebogene dreidimensionale Schrift und weitere Effekte möglich.

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Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Objekt".

Im Feld "Objekttyp" ist "Microsoft WordArt" aufgeführt. Doppelklicken Sie auf diesen Eintrag. Wenn der Objekttyp nicht in der Liste erscheint, wurde er bei der Installation nicht mitkopiert. Das können Sie aber nachholen. Lesen Sie dazu den nächsten Tip.

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Es erscheint ein Fenster, in dem ein Beispieltext eingetragen ist, den Sie später verändern können.Der WordArt-Text wird umrahmt dargestellt, denn er ist ein ➞OLE-Objekt.

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Geben Sie anstatt des Beipieltextes einen eigenen Text ein.

Oft schreiben Sie Floskeln, die häufig wiederholt werden (etwa am Briefende "mit freundlichen Grüßen"). Um sich diese Tipparbeit zu ersparen, gibt es in Word die Funktion "AutoText". Damit legen Sie ein Kürzel für diesen Text fest. Wenn Sie dann die Taste "F3" drücken, wird automatisch der vollständige Ausdruck eingetragen. In Word 97 geht das über das Menü "Einfügen", in Word 95 über das Menü "Bearbeiten". In Word 97 haben Sie außerdem die Möglichkeit, schon fertige AutoTexte über das Menü einzufügen.

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Jetzt können Sie Form, Schriftart des WordArt-Textes und anderes ändern. Klicken Sie auf den Pfeil neben den einzelnen Feldern, um eine andere Form, Schriftart, -farbe und -ausrichtung auszuwählen.

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Mit den Symbolen der Funktion "Ausfüllen" verändern Sie Schatten, Schraffierung und Konturlinien des Texts. Die "Effekte" sind fett, kursiv und gleiche Buchstabenhöhe. Unter "Strecken" verändern und dehnen Sie den Text, drehen ihn und verändern den Zeichenabstand.

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Wenn Sie alle Änderungen am Text gemacht haben, klicken Sie einfach außerhalb des Rahmens des WordArt-Objekts. Sie springen dann zu Ihrem ursprünglichen Dokument zurück. Um das WordArt-Objekt später zu bearbeiten, müssen Sie den Text doppelt anklicken. Erst dann wechseln Sie wieder in den Bearbeitungsmodus.

WordArt in Word 95 nachträglich installieren Wenn WordArt ursprünglich nicht installiert wurde, fügen Sie es so nachträglich hinzu:

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➞ AutoText

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Legen Sie die Office-95-CD ein. Doppelklicken Sie aus dem Windows Explorer das Office 95-Installationsprogramm ("Microsoft Office-Setup") von der CD.

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Wählen Sie im Installationsprogramm die Option "Hinzufügen/Entfernen".

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor "Office-Hilfsmittel". Wenn Sie auf "Optionen" klicken, sehen Sie, welche Komponenten schon installiert sind. Klicken Sie dann auf "OK".

AutoText in Word 97 In Word 97 gibt es einige vorgefertigte ➞AutoTexte. Damit sparen Sie das lästige Eintippen von Anreden oder Grußformeln.

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Wählen Sie eins der Themen aus (etwa "Anrede"), indem Sie die Maus dorthin bewegen. Jetzt können Sie aus verschiedenen Anreden auswählen.

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Bewegen Sie im Menü "Einfügen" die Maus auf "AutoText". Rechts davon erscheinen einige Themen für die AutoTexte.

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Klicken Sie auf die gewünschte Anrede und sie erscheint an der aktuellen Einfügemarke. PCgo! 3/98

tips Office Brüche in einer Tabelle

➞ Kontextmenü Dieses Menü rufen Sie immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält weiterführende Befehle, die dann ein Rollupoder Popup-Fenster öffnen. Hier können Sie Befehle zu einem bestimmten Bereich auswählen und durchführen, zum Beispiel Schriftarten und –größen einstellen. Der Vorteil von Kontextmenüs: Sie sparen Platz und sind übersichtlich.

➞ Registerkarte Sie finden Registerkarten bei fast allen Menüs des OfficePakets an der Oberseite der verschiedener Fenster. Auf dem Reiter ist jeweils ein Oberbegriff zu speziellen Einstellungen angegeben, die Sie vornehmen können. Registerkarten sparen viel Platz auf dem Bildschirm.

Geben Sie in einer Tabellenzelle einen Bruch ein, wird er normalerweise sofort in ein Datumsformat umgewandelt (aus 2/5 wird etwa 02.Mai). Sie müssen jetzt aber nicht erst umständlich die Zelle neu formatieren.

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Geben Sie einfach vor dem Bruch die Zahl "0" ein. Wenn Sie die Zelle anklicken, sehen Sie den Dezimalwert.

Kommentare einfügen Wenn Sie zu einer Zelle bestimmte Anmerkungen haben, können Sie die mit einer Kommentarbox einfügen. Bewegen Sie später die Maus über die Zelle, wird der Kommentar angezeigt.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle(n), die Sie mit einem Kommentar versehen wollen. Es öffnet sich ein ➞Kontextmenü.

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Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Kommentar einfügen". Ein gelb unterlegter Kasten mit Ihrem Namen wird angezeigt. Hier tragen Sie Ihre Anmerkung ein. Klicken Sie außerhalb des Rahmens, um den Kommentar zu verlassen. Später erkennen Sie kommentierte Zellen an einem roten Dreieck in der oberen rechten Ecke der Zelle.

Seitenumbruch anzeigen TIP

Lese-Ecke

Für den Einsatz in Unternehmen ist Excel wie geschaffen. Man muß nur wissen, wie die vielen Funktionen effizient genutzt werden können. Unternehmensplanung mit Excel zeigt das anhand eines praktischen Beispiels aus dem Firmenalltag. Von der Absatzplanung über den Personalbereich und die Materialwirtschaft bis zum Controlling werden verschiedene Bereiche und Aufgaben eines Unternehmens durchlaufen. Dabei werden Formeln angewandt und erklärt, die Ihnen bei der Kalkulation helfen. Das Buch ist nichts für Excel-Neulinge; für diejenigen, die sich mit Excel auskennen und in Ihrer Firma richtig einsetzen wollen, bietet das Buch aber viele Hilfen.

info Tewi Verlag ISBN: 3-89362-570-4 Preis: 89 Mark

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Wenn Sie eine Tabelle mit Werten versehen, merken Sie erst beim Ausdruck, wann eine neue Seite beginnt. So sehen Sie es sofort:

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Wählen Sie im Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Ansicht".

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Unter "Fensteroptionen" klicken Sie das Kontrollkästchen vor "Seitenwechsel" an. Ein Häkchen erscheint. Ab jetzt wird die letzte Spalte der Tabelle, die auf das Blatt paßt, mit einer gestrichelten Linie angezeigt.

Standardeinstellungen ändern in Excel 97 Das Menü "Extras", "Optionen" bietet einige Möglichkeiten, Excel an Ihre Bedürfnisse anzupassen:

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Eintrag "Optionen". Klicken Sie dann auf die ➞ Registerkarte "Allgemein".

zu verringern. Klicken Sie einfach auf die Pfeiltasten neben folgenden Eintrag:

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Wenn Sie Excel öffnen, sind in einer Arbeitsmappe drei Tabellenblätter enthalten. Hier können Sie die Anzahl der Tabellenblätter vergrößern oder verringern: Klicken Sie wieder auf die Pfeile neben dem Wert.

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Im Menü "Datei" werden normalerweise die vier Dateien angezeigt, die zuletzt geöffnet wurden. Sie haben aber die Möglichkeit, die Anzahl der Dateien zu vergrößern bzw.

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Um die Standardschriftart von Arial in eine andere Schriftart zu ändern, klicken Sie auf PCgo! 3/98

tips Office den Pfeil neben dem Feld "Standardschriftart". Wählen Sie dann die gewünschte Schriftart. Daneben verändern Sie die Schriftartgröße.

➞ Arbeitsmappe

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Der "Standardarbeitsordner" bezeichnet den Ordner, in dem Sie Dateien normalerweise speichern. Hier müssen Sie leider das gesamte Verzeichnis per Hand angeben.

Der Benutzername erscheint etwa in den Kommentarkästen oder beim Ausdruck, falls die Option gewählt wurde. In dem Feld "Benutzername" ändern Sie den Eintrag entsprechend.

Standardvorlage ändern Wenn Sie Excel starten, ist vorgegeben, wie eine Tabelle aussieht, welche Schriftart verwendet wird, ob die Zellen umrahmt werden etc. So ändern Sie diese Formatierungen:

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Wählen Sie im Menü "Format" den Punkt "Formatvorlage". Die ➞ Formatvorlage, die bei jedem Excel-Start geladen wird, heißt "Standard". Hier nehmen Sie die Änderungen an der Vorlage vor.

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In Excel besteht ein Dokument oder eine Datei immer aus einer Arbeitsmappe. In dieser Arbeitsmappe können mehrere Tabellen oder auch Diagramme enthalten sein. Das ist praktisch, wenn Sie mehrere Tabellen oder Diagramme zu einem Thema haben. Die Tabellen müssen dann nicht mehr einzeln gespeichert werden, sondern sind Inhalt einer Arbeitsmappe. Am unteren Rand des Bildschirms (unter der Tabelle selbst) ist angegeben, wie viele Tabellen oder Diagramme die Arbeitsmappe enthält und wie sie heißen. In dem Menü "Extras", "Optionen" können Sie einstellen, wie viele Tabellen in einer Arbeitsmappe Platz haben. Zu einer Arbeitsmappe gehören auch Diagramme, die Sie separat eingefügt haben.

"Schrift": Hier stellen Sie Schriftart, -größe, -farbe und -darstellung ein.

➞ Formatvorlage

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Wenn Sie die Häkchen vor den einzelnen Optionen wegklicken, bleiben sie auf jeden Fall unverändert. Klicken Sie auf "Ändern", um die Angaben neu einzurichten.

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Sie sehen das selbe Fenster, wie bei der Formatierung einzelner Zellen. In der Registerkarte "Zahlen" verändern Sie die Formatierungen aller Zahlenwerte in den Zellen: Datums-, Zeit- oder Währungsangaben, die Dezimalstellen einer Zahl etc.

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In der Registerkarte "Rahmen" legen Sie fest, ob die Zellen umrandet werden. Klicken Sie auf "Kontur". Wenn Sie nur bestimmte Rahmenlinien ziehen wollen (etwa nur die Ober- und Unterseite), stellen Sie das durch die einzelnen Tasten im Feld "Rahmen" ein.

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In der Registerkarte "Ausrichtung" bestimmen Sie, wie der Text angeordnet oder ob er evtl. gedreht wird. Außerdem stellen Sie hier ein, ob der Text in einer Zelle an deren Größe angepaßt wird oder ob er umbricht. PCgo! 3/98

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In der Registerkarte "Muster" stellen Sie die Hintergrundfarbe der Zellen und evtl. ein Farbmuster ein.

Alles, was Sie in Excel oder Word eintippen, basiert auf einer Formatvorlage. In dieser Vorlage wird festgelegt, wie die Zahlen oder Buchstaben auf Ihrem Bildschirm erscheinen. Dazu gehört die Schriftgröße und –art, ob das Zeichen fett gedruckt ist usw. Bei Zahlen wird festgelegt, wie viele Dezimalstellen angezeigt werden oder ob ein bestimmtes Währungszeichen eingefügt wird. Auch Datums- und Zeitangaben haben ein bestimmtes Format oder Aussehen. Die englische Zeitangabe ist etwa "2:34 PM", in deutsch wäre das "14:34". Genauso gibt es Unterschiede beim Datum. Auch das Aussehen einer Tabelle, die Umrandung und deren Farbe ist durch die Formatvorlage festgelegt. Beim Start des Programms wird die Formatvorlage "Standard" geladen. Die verändern Sie über das Menü "Format", "Formatvorlage". Sie können auch eigene Formatvorlagen erstellen, die Sie dann auf Tabellen anwenden.

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tips Office

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Einfügen einer Audio-Datei ➞ Verzeichnis In einem Verzeichnis können unterschiedliche Dokumente gespeichert werden. Verzeichnisse erleichtern das Wiederfinden von bestimmten Dateien. Die Namen der einzelnen Verzeichnisse können Sie selbst vergeben und so auf Ihre Bedürfnisse abstimmen. In einem Verzeichnis mit dem Namen "Firma" können so zum Beispiel Lohnabrechnungen aus Excel und Bestellscheine mit Word abgelegt sein.

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Rufen Sie den Menüpunkt "Einfügen", "Objekt" auf. Klicken Sie die Registerkarte "Aus Datei erstellen" an. Haben Sie bereits eine AudioDatei auf Ihrer Festplatte, klicken Sie auf "Durchsuchen" und wählen den ➞Pfad, in dem sich die Audio-Datei befindet. Im ➞ Verzeichnis "C:/Windows/Media" finden Sie einige Dateien.

3 ➞ Roll-up-Menü Dies sind Menüs die sich aufrollen (Roll-up). Man erkennt sie an den kleinen schwarzen Dreiecken am rechten Rand des Auswahlmenüs. Wollen Sie zum Beispiel die Schriftart ändern, dann klikken Sie das Dreieck an, das Menü entrollt sich und Sie bekommen alle Schriften aufgelistet über die das Programm momentan verfügt. Mit einem Doppelklick können Sie die entsprechende Schrift auswählen. Dadurch wird in der Menüleiste viel Platz gespart und die Übersichtlichkeit bewahrt.

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In das gerade in Word geöffnete Dokument wird das Audio-Symbol eingefügt. Jetzt wis-

sen Sie immer, wo sich die Audio-Datei befindet und können sie mit einem Doppelklick aktivieren.

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Auch Sprache und Klänge über Mikrofon binden Sie auf ähnliche Art und Weise ein.

Wählen Sie wiederum das Menü "Einfügen" und "Objekt". Nun suchen Sie die Registerkarte "Neu erstellen" aus. Hier wählen Sie im Rollup-Menü die "➞ Midi-Sequenz" heraus und klicken diese doppelt an. Sie wird als Symbol in Ihr Dokument eingefügt. Gleichzeitig erscheint am oberen Bildschirmrand das Bearbeitungsmenü für Ihre individuelle Audio-Datei. Mit deren Hilfe können Sie Klänge und Sprache aufnehmen und dann per DoppelDoppelklick auf das Audio-Symbol wieder abspielen.

Schnell die Schriftgröße ändern Im ➞Roll-up-Menü für die Schriftgröße erscheinen nur die gebräuchlichsten Werte. So findet sich zum Beispiel die Größe 785 nicht mehr im Auswahlmenü. Sie können diesen Wert aber dennoch verwenden. Und so geht die Änderung der Schriftgröße schnell:

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Markieren Sie den Textabschnitt, den Sie mit einer größeren Schrift versehen möchten. Bewegen Sie den Mauspfeil auf das Schriftgrößen-Fenster.

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Klicken Sie die angezeigte Zahl doppelt mit der linken Maustaste an. Nun können Sie eine beliebige Größe – bis 1600 ➞Punkt (siehe Seite 178) – eingeben. Im Text wird die markierte Passage sofort in die gewünschte Schriftgröße gesetzt.

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Übrigens: Mit der Tastenkombination "Strg", der Umschalttaste und dem Pfeilzeichen links neben "Y" vergrößern Sie auch die Schrift. PCgo! 4/98

tips Office Zellen verbinden in Word 95 Eine Tabelle ist auch in Word 95 schnell eingefügt. Einfach die Punkte "Einfügen" und "Tabelle" in der Menüleiste auswählen. Jetzt müssen nur noch die Anzahl der Spalten und Zeilen definiert werden und schon kann die Tabelle ausgefüllt werden. Doch was macht man, wenn die Tabellenüberschrift über zwei oder mehr Zellen reichen soll? Hier gibt’s natürlich eine Lösung. Markieren Sie alle ➞ Zellen, über die die Überschrift hinweg gehen soll.

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Wählen Sie den Menüpunkt "Tabelle" und hier "Zellen verbinden". Die Unterteilung in die einzelnen Zellen fällt weg und Sie können

den Text beliebig formatieren. Der Inhalt aller Zellen bleibt jedoch erhalten.

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Das ganze funktioniert natürlich auch anders herum. Markieren Sie also die Zelle, die Sie teilen möchten und wählen Sie wiederum "Tabelle" und "Zellen teilen". Word fragt Sie, wie viele Spalten Sie erzeugen möchten. Geben Sie die entsprechende Anzahl ein und bestätigen Sie das ganze mit "OK". Um die Zellbegrenzungen später zu verändern, benutzen Sie am besten das Lineal.

Suchen von Textstellen Word verfügt über eine Suchfunktion, in der v.a. bei längeren Texten nach bestimmten Begriffen oder Passagen gesucht werden kann. Die Funktion wird normalerweise mit den Menübefehlen "Bearbeiten" und "Suchen" aufgerufen. Ein paar Tricks erleichtern die Suche noch weiter.

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Haben Sie bereits einmal eine Suche im gerade geöffneten Dokument gestartet, dann kann diese immer wieder wiederholt werden. Dazu muß lediglich die Umschalttaste + "F4" gedrückt werden. Achtung! Das funktioniert nicht, wenn Sie das Dokument zwischenzeitlich wieder geschlossen hatten.

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Wenn ein längerer Begriff bereits an der aktuellen Cursorposition auftaucht, können Sie diesen auch in das Textfeld der Suchoption kopieren. Dazu markieren Sie zunächst den gesuchten Text. Kopieren Sie ihn dann mit dem ➞Shortcut "Strg" + "Einfg" in die Zwischenablage. Rufen Sie dann die Suchfunktion auf – mit "Strg" + "F". Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage hier ein mit der "Umschalttaste" und "Einfg".

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Wird die richtige Textstelle aufgefunden, wird der Text im Dokument markiert. Nun können Sie die Dialogbox mit "Esc" schließen. Wurde nicht die richtige Stelle gefunden, wiederholen Sie den Suchvorgang durch Druck der "Eingabetaste". Mit "Esc" kann auch jede Suche abgebrochen werden.

PCgo! 4/98

Das ist die Abkürzung für Musical Instrument Digital Interface. Während in einer Tondatei reine Toninformationen enthalten sind, sind in einer MIDI-Datei Noten und Abspielinformationen gespeichert, die interpretiert und in Akustik umgesetzt werden können. Diese Dateien sind mit der Dateiendung .MID gekennzeichnet.

➞ Pfad Ein Pfad bezeichnet den exakten Weg zu einem bestimmten Dokument. Er beginnt mit dem Laufwerksnamen, also z.B. C: für die Festplatte. Mit einem \ wird dann das Unterverzeichnis beigefügt also zum Beispiel C:\Windows. Wollen Sie hier die Datei "Audio" öffnen, lautet die genaue Adressierung C:\Windows\audio. Eine Datei hat immer nur eine genaue Adresse.

➞ Zelle

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Word speichert die letzten vier Suchbegriffe. Um nach dem drittletzten Begriff zu suchen klicken Sie das "Suchen nach"-Feld der Dialogbox an. Wählen Sie im Auswahlmenü den nochmals benötigten Begriff mit einem Doppelklick aus.

Als Zelle bezeichnet man die kleinste Einheit in einer Tabelle. Sie ist durch zwei Koordinaten festgelegt. Für die Bezeichnung A7 existiert in einer Excel-Tabelle genau ein Feld, das in der Senkrechten durch die Buchstabenkennung, in der Waagrechten durch die Numerierung definiert ist.

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Haben Sie die entsprechende Textstelle gefunden und wollen den Cursor wieder an die ursprüngliche Stelle setzen, dann wählen Sie den Shortcut Umschalttaste + "F5".

Trennstriche und Leerzeichen Wenn Sie ein Dokument vor sich haben, in dem Grafiken eingefügt sind oder Sie eine geringe Zeilenbreite einhalten müssen, helfen Ihnen geschützte Trennstriche und Leerzeichen. Damit verhindern Sie, daß Text automatisch in die nächste Zeile umgebrochen wird. Statt dessen können Sie trennen, wie Sie wollen.

➞ MIDI

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Um einen geschützten Trennstrich einzufügen, geben Sie die Tastenkombination "Strg" und "-" (das Trennzeichen) ein.

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Um ein geschütztes Leerzeichen einzufügen, geben Sie die Tastenkombination "Strg" und das Leerzeichen ein.

➞ Shortcut Ein Shortcut ist eine Tastenkombination, mit der ein bestimmter Befehl ausgeführt werden kann. Shortcuts sind in Word zum großen Teil bereits vordefiniert. So sind in der Menüleiste die Buchstaben unterstrichen, mit denen das entsprechende Menü per Tastatur geöffnet werden kann. Drücken Sie die Kombination Alt+D öffnet sich so zum Beispiel das "Datei"–Menü.

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tips Office ➞ Punkt

Änderungen verfolgen

Schriftgrößen werden in PunktGrößen definiert. Die Schriftgröße 56 besteht in der Höhe also aus 56 Bildschirmpunkten. Im Englischen werden diese Punkte Pixel genannt, ein anderer Ausdruck ist "Pica".

➞ Formatvorlage Zur Gestaltung eines Textes können Formatvorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert. Um sie anzuwenden muß nur der entsprechende Textabschnitt markiert werden und im Roll-up-Menü die richtige Formatvorlage ausgesucht werden. Wenn Sie Word starten und dann einen Text schreiben, beruht der auf der Standard-Formatvorlage. Die können Sie aber über den Befehl "Format", "Formatvorlage" ändern.

Word 97 bietet die Möglichkeit, Dokumente auf Änderungen hin zu überprüfen. Das ist hilfreich, wenn mehrere Personen Zugang zu Ihrem Rechner haben oder wenn Sie mehrere Versionen eines Dokumentes auf Ihrer Festplatte haben. Denn dann finden Sie so schnell das richtige Dokument.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und "Änderungen verfolgen". Im Auswahlmenü haben Sie die Möglichkeit, sich erfolgte Änderungen anzeigen zu lassen. Es empfiehlt sich, das für jedes Dokument bereits im voraus auszuwählen, denn nur dann können Sie feststellen, wer, wann, was geändert hat.

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Zeigt Word Änderungen an, können Sie diese akzeptieren oder verwerfen. Entweder Sie nehmen alle an oder lehnen sie ab oder überprüfen jeden Fall.

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Praktisch für den Fall, daß Sie mehrere Versionen eines Dokumentes auf Ihrer Festplatte haben, ist die Option "Versionen vergleichen". Suchen Sie sich erst ein Dokument heraus. Wählen Sie dann diese Möglichkeit und geben Sie nun im Auswahlmenü den Pfad für das Dokument ein, mit dem das erst verglichen werden soll. Auch hier können Sie ganze Teile des Dokumentes austauschen, löschen oder ergänzen.

Eigene Formatvorlagen erstellen Word bietet in allen Versionen bereits fertige ➞Formatvorlagen an. Doch nicht immer sind diese auch für Ihre Zwecke geeignet, oder Sie wollen den Text selbst kreativ gestalten. Damit Sie nicht jedes Mal mühselig alle Passagen markieren, Schriftgrößen, Farben, Schriftarten und Effekte zuweisen müssen, speichern Sie einmal den eigenen Entwurf als Formatvorlage.

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Nun geben Sie in das "Name"-Feld Ihren Titel für die Überschrift an. Zum Beispiel "Rote Markierung". Im Kästchen "Zur Dokumentvorlage hinzufügen" muß ein Häkchen stehen. Klicken Sie auf das weiße Feld, falls noch keines vorhanden ist. Bestätigen Sie die Eingaben mit "OK". Nun sehen Sie Ihre Vorlage bereits im Auswahlfenster aufgelistet.

Markieren Sie die Textpassage, deren Format Sie öfters verwenden werden.

TIP

Lese-Ecke

Eine Übersicht der wichtigsten Word-Funktionen für die Hosentasche bietet die Word 97 Taschentabelle. Zuerst werden knapp die Unterschiede zwischen Word 97 und Word 95 gezeigt, dann geht es an die einzelnen Elemente der Textverarbeitung, etwa die HilfeFunktion und die verschiedenen Menüs sowie deren Aufbau. Gerade für Einsteiger bietet die Taschentabelle eine gute Einführung in die Grundfunktionen von Word. Zum Beispiel wird die Gestaltung von Texten gut behandelt. Eingehendere Erklärungen werden aber nicht gegegeben.

info Hofacker Verlag ISBN: 3-88963-378-1 Preis: 9,80 Mark

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Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Formatvorlage".

Nun erhalten Sie ein Auswahlmenü. Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" an, um die neue Vorlage hinzuzufügen.

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Hier klicken Sie auf "Zuweisen" und von jetzt an können Sie mit der Vorlage arbeiten.

Dazu markieren Sie immer den Text, den Sie rot unterlegen möchten. In der Bearbeitungsleiste – links neben der Schriftart – ist meist die Standard-Vorlage ausgewählt. Klicken Sie auf das schwarze Dreieck. Hier markieren Sie Ihre gerade erstellte Vorlage mit einem doppelten Mausklick. Die markierte Passage erhält das entsprechende Format.

Arbeiten mit Textmarken Wenn Sie an einem längeren Text schreiben, ist es sinnvoll, bestimmte Textstellen zu markieren. Dazu fügen Sie eine Textmarke ein. So können Sie mit einem Tastendruck dorthin springen.

1

Positionieren Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle oder markieren Sie den entsprechenden Textbereich.

2 3

Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Befehl "Textmarke".

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Namen der Textmarke eingeben. Klicken Sie danach auf "Hinzufügen". Wenn Sie später die Taste "F5" drücken, öffnet sich das Fenster "Gehe zu", in dem auch die Textmarken aufgelistet sind. PCgo! 4/98

tips Word

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

➞ Cursor Der Cursor ist die Einfügemarke, die beim Schreiben eines Textes in Word aufblinkt. Alles, was Sie eingeben, steht vor dem Cursor. Den Cursor können Sie mit der Maus oder der Tastatur bewegen.

➞ Installation Eine Installation sorgt dafür, daß ein Programm oder ein Gerät in Ihrem PC funktioniert. Bei der Hardware-Installation (etwa einer Grafikkarte) stecken Sie das Gerät in den entsprechenden Steckplatz im Innern Ihres Rechners. Dann geht es an die Installation der Software. Dabei werden Dateien von der Diskette oder CD auf Ihre Festplatte kopiert. Normalerweise legt ein Programm bei der Installation einen eigenen Ordner für sich auf der Festplatte an. Dort werden die Dateien hineinkopiert. Manche Dateien werden aber auch ins Systemverzeichnis von Windows kopiert. Dann müssen Sie meistens Ihren Rechner nach der Installation dieses Programms neu starten, weil die Installation in die Systemeinstellungen von Windows eingreift.

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Kommentare eingeben Wenn Sie Texte korrigieren oder später noch einmal durchgehen, ist es hilfreich, ein paar Anmerkungen im Text einzufügen.

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Setzen Sie die Einfügemarke oder den Cursor an die Stelle, an der Sie den Kommentar einfügen wollen. Wählen Sie dann aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Kommentar". Das letzte Wort, das Sie eingetippt haben, wird gelb hinterlegt.

Die Initialen und den Benutzernamen geben Sie zu Beginn der ➞Installation des Microsoft Office an. Sie können sie später jederzeit über das Menü "Extras", "Optionen" und der Registerkarte "Benutzer-Info" ändern.

5

Damit Sie nicht den ganzen Text nach Ihren Kommentaren durchsuchen müssen, wählen Sie am besten im Menü "Ansicht" den Punkt "Kommentare". Dann haben Sie alle Kommentare auf einen Blick, wie in einer Fußnote.

2

Im Text sehen Sie Ihre Initialen, umgeben von einer eckigen Klammer. Am unteren Ende der Seite erscheint ein Feld, in dem Sie Ihren Kommentar eingeben.

6

3

Wenn Sie mit dem Kommentar fertig sind, klicken Sie auf "Schließen". Wollen Sie das Kommentarfeld weiterhin eingeblendet lassen, klicken Sie nur in den Text und schreiben dort weiter.

Normalerweise werden die Kommentare in einem Text nicht mit ausgedruckt. Wollen Sie das doch tun, wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Drucken". Hier aktivieren Sie im Feld "Mit dem Dokument ausdrucken" das Kontrollkästchen vor "Kommentar".

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Wenn Sie später über die Textstelle fahren, an der Sie den Kommentar eingefügt haben, erscheint ein gelber Kasten, mit Ihrem Benutzernamen und dem Kommentar.

Die Kommentare werden am Schluß – auf einer Extra-Seite – ausgedruckt. PCgo! 5/98

tips Word ➞ AutoTexte

AutoTexte Sind Sie es leid, immer die selben Floskeln einzutippen? Das können Sie sich sparen. Mit den ➞AutoTexten rufen Sie häufig verwendete Redewendungen oder Textbausteine schnell auf.

1

Tippen Sie den Text ein, den Sie später als AutoText definieren wollen und markieren ihn dann.

2

Drücken Sie die Tastenkombination "Alt" und "F3". Es erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie ein Kürzel angeben müssen, mit dem der AutoText aufgerufen werden soll.

3

Tippen Sie jetzt das Kürzel ein. Drücken Sie die Taste "F3". Jetzt wird automatisch der entsprechende AutoText eingefügt. Über das Menü "Extras", "Anpassen" können Sie die AutoTexte noch einmal einsehen.

Mit einem AutoText sparen Sie sich einige Tipparbeit. Zum einen können Sie Floskeln durch Kürzel ersetzen. Zum anderen gibt es in Word 97 schon einige vorgefertigte AutoTexte; etwa "Mit freundlichen Grüßen", das durch "mfg" ersetzt wird. Später müssen Sie nur noch das Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken. Automatisch wird der AutoText eingefügt. Der AutoText eignet sich aber auch für ganze Textpassagen, Adressen und alles, was Sie nicht immer wieder eintippen wollen.

Wörter und Zeichen zählen ➞ Feld

Wenn Sie oft Texte schreiben und dabei die Zeichen- oder Wörterzahl im Text angeben, können Sie mit einem ➞Feld die Wörter zählen.

Mit Feldern werden bestimmte Standardangaben automatisiert. Sie müssen also nicht mehr in jeden Brief das aktuelle Datum eingeben, sondern fügen einfach ein Feld ein, das das für Sie erledigt. Aber Felder können noch mehr: Indizes, Dokument- und Benutzerinformationen und Seitennummerierung funktionieren über Felder. Über das Menü "Einfügen", "Feld" fügen Sie Felder ein.

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Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Punkt "Feld" aus.

Im Feld "Kategorie" wählen Sie "DokumentInformation". Im rechten Feld, "Feldnamen", klicken Sie "AnzZeichen" (Zeichenzahl) oder "AnzWörter" (Wörterzahl) an. Nach einem Klick auf "OK" wird die Anzahl der Zeichen oder Wörter im Text eingefügt.

Sätze umstellen Wie Sie Wörter oder Texteigenschaften ersetzen, haben wir in einer der letzten Ausgaben gezeigt. Mit der Funktion "Ersetzen" können Sie aber auch Wörter vertauschen, die Sie versehentlich falsch gestellt haben. So tauschen Sie etwa "Liebe Kollegen und Kolleginnen" mit "Liebe Kolleginnen und Kollegen" aus.

➞ Rechtschreibprüfung

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Im Feld "Ersetzen durch" geben Sie die neue Wortstellung mit einer Zahlenkombination an, die sich nach der vorherigen Wortstellung richtet. Vor den Zahlen muß ein "Backslash" (das Zeichen "\") stehen. Den Backslash erzeugen Sie mit der Zahlenkombination "Alt Gr" und "ß".

1 2

Gehen Sie in das Menü "Bearbeiten" und wählen dort den Punkt "Ersetzen" aus.

Im Feld "Suchen nach" geben Sie den Ausdruck ein, den Sie falsch geschrieben haben. Jedes Wort muß dabei in einer runden Klammer stehen.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Erweitert". Damit werden zusätzliche Optionen für "Ersetzen" eingestellt. Dann klicken Sie das Kontrollkästchen vor "Mit Mustervergleich" an. PCgo! 5/98

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ersetzen", um das nächste Vorkommen zu ändern oder "Alles ersetzen". Die Satzstellung ändert sich.

In Word gibt es eine automatische Rechtschreibprüfung, die Texte nach Fehlern durchforstet. Dabei vergleicht Word die geschriebenen Wörter mit seinem internen Wörterbuch, das im Verzeichnis ".../Gemeinsame Dateien/Microsoft Shared/Proof" gespeichert ist. Wenn Sie eigene Wörter zu dem Wörterbuch hinzufügen, werden diese in der Datei "benutzer.dic" gespeichert. Das ist wichtig, wenn Sie auf ein anderes Textverarbeitungsprogramm oder einen neuen Rechner umsteigen. Sie kopieren dann einfach die Wörterbuchdatei in das entsprechende Verzeichnis und können damit auch weiterhin auf Ihr eigenes Wörterbuch zugreifen.

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tips Word ➞ Blocksatz Wenn Sie Ihren Text, einen Absatz oder eine Zeile ausrichten, haben Sie vier Möglichkeiten: Entweder Sie ordnen den Text linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz an. Im Blocksatz werden die Zeichen einer Zeile so gesetzt, daß sie bis zum Seitenrand reichen. Die Zeile hört also immer am rechten Seitenrand auf. Deshalb sollten Sie beim Blocksatz eine Silbentrennung verwenden, da sonst eventuell die Abstände zwischen den Zeichen zu groß sind.

Schnelle Fehlerkorrektur Mit der Rechtschreibprüfung in Word kommen Sie Fehlgriffen schnell auf die Schliche. Die normale Korrektur-Funktion ist aber etwas umständlich. So geht's schneller:

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Nachdem Sie einen Text eingegeben haben, doppelklicken Sie auf das Wörterbuch-Symbol in der unteren Leiste von Word. Das Symbol ist allerdings nur sichtbar, wenn Sie die automatische ➞Rechtschreibprüfung eingeschaltet haben. Wie das geht, zeigen wir Ihnen später.

Word beginnt damit, das nächste unbekannte Wort nach der Einfügemarke zu korrigieren. Falls eine Korrektur für das unterstrichene Wort gefunden wird, wird das angezeigt. Sie haben auch die Möglichkeit, das unbekannte Wort zum Wörterbuch hinzuzufügen oder zu ignorieren. Mit der Funktion "Auto Korrektur" wird das Wort beim nächsten Fehler gleich während des Tippens korregiert.

Automatische Rechtschreibprüfung

➞ Silbentrennung Normalerweise trennt Word überhaupt nicht. Das müssen Sie erst über ein Menü einstellen. Wenn diese Option angegeben ist, haben Sie die Möglichkeit, eine automatische Silbentrennung oder eine manuelle durchzuführen. Bei der manuellen Silbentrennung entscheiden Sie, wo getrennt wird. Bei der automatischen entscheidet Word.

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Wenn in der unteren Leiste von Word (neben der Positionsangabe des Cursors) kein BuchSymbol eingeblendet ist, ist die automatische Rechtschreibprüfung nicht aktiv. So schalten Sie sie ein:

kästchen vor "Rechtschreibung während der Eingabe prüfen".

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Optionen" und klicken Sie dort auf die Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik". Im Feld "Rechtschreibung" aktivieren Sie das Kontroll-

Automatische Silbentrennung TIP

Lese-Ecke

Sie sind Computer-Einsteiger, werden ins kalte Wasser geworfen und müssen in kurzer Zeit mit Word umgehen können? Dann ist Word: Echt einfach eine gute Möglichkeit, sich schnell in die Textverarbeitung einzuarbeiten. Schritt für Schritt werden die Funktionen des Programms erklärt. Das Buch ist sehr großzügig und übersichtlich gestaltet. Ein Index hilft Ihnen beim Finden von Themen und Stichwörtern. In die Tiefe geht das Buch nicht, für Einsteiger ist es aber empfehlenswert.

info Franzis Verlag ISBN: 3-7723-7992-3 Preis: 29,95 Mark

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Normalerweise versucht Word, alle Wörter komplett in einer Zeile, ohne Trennung, unterzubringen. Aber wenn Sie Texte im ➞ Blocksatz schreiben, ist eine ➞Silbentrennung notwendig. So aktivieren Sie die Silbentrennung:

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Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Punkt "Sprache" und dort "Silbentrennung" (Word 97) oder "Extras", "Silbentrennung".

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Wenn Sie auf die Schaltfläche "Manuell" klicken, macht Word einen Trennvorschlag. Bewegen Sie den Cursor zu dem Trennstrich, an dem Sie trennen wollen und drücken Sie dann die Eingabetaste. Sie lehnen den Trennvorschlag mit "Nein" ab oder bestätigen ihn mit einem Klick auf "Ja".

2

Markieren Sie das Kästchen vor "Automatische Silbentrennung". Darunter legen Sie fest, wie kurz vor Zeilenende getrennt werden soll und wie viele Trennstriche nacheinander folgen dürfen. Zu viele Trennstriche hintereinander sehen nicht gut aus. Deshalb sollten Sie die Zahl begrenzen. Klicken Sie dazu (genauso wie bei der Silbentrennzone) auf die Pfeiltasten.

Wenn Sie "Nein" wählen, springt Word automatisch zum nächsten trennbaren Wort. PCgo! 5/98

tips Word

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Excel-Tabellen einfügen

➞ AutoText Der AutoText ist eine nützliche Funktion, mit der Sie häufig verwendete Floskeln per Tastendruck aufrufen können. Sie markieren einfach den Ausdruck, den Sie als AutoText definieren wollen, rufen den Befehl "AutoText" auf und geben dem AutoText ein Kürzel. Wenn Sie später dieses Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch der AutoText eingefügt.

Am komfortabelsten lassen sich eingebettete Excel-Tabellen in Word bearbeiten.

1 2

4

Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird automatisch die Excel-Tabelle eingefügt.

Klicken Sie auf das "Excel-Tabellensymbol" in der Symbolleiste.

Wählen Sie aus, wie viele Zeilen und Spalten Ihre Tabelle haben soll. Das können Sie später noch verändern.

3

Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in die linke obere Zelle. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus in die gewünschte Richtung.

5

Geben Sie wie gewohnt Daten in die Tabelle ein. Um die Tabelle zu vergrößern, bewegen Sie den Mauszeiger an einen der vier "Haltegriffe" der Tabelle. Die Maus wird zu einem Doppelpfeil. Dann drücken Sie die linke Maustaste. Jetzt ziehen Sie die Tabelle mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung.

➞ Formatierungen Ein Zeichen in einer Textverarbeitung ist in einer bestimmten Weise formatiert. Zu den Formatierungen gehören die Schriftart, -größe, -ausrichtung und auch der Zeilenabstand. Diese Formatierungen ändern Sie in Word über das Menü "Format". Dort finden Sie die verschiedenen Menüs, um Schriftart und alles weitere zu verändern. Wenn Sie die Formatierung standardmäßig verändern wollen, tun Sie das über das Menü "Format", "Formatvorlage". Hier können Sie eine neue Schriftart, -größe und einen neuen Einzug wählen.

130

Fenster teilen Wenn Sie einen Text schreiben, am Textende etwas anfügen und gleichzeitig vorne etwas nachschauen wollen, sollten Sie Ihr Dokumentfenster teilen. Dann können Sie in der oberen Fensterhälfte den Text anschauen und in der anderen Hälfte tippen.

1 2

Öffnen Sie das Dokument, das Sie später splitten wollen.

Wählen Sie aus dem Menü "Fenster" den Punkt "Teilen".

Es erscheint ein Balken auf dem Bildschirm, den Sie mit der Maus nach oben oder unten bewegen können.

3

Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste und der Bildschirm wird an der gewählten Stelle geteilt. In beiden Fenstern können Sie sich bewegen und neuen Text eingeben. Klicken Sie einfach in das gewünschte Fenster.

4

Wollen Sie die Hälften wieder zusammenfügen, wählen Sie aus dem Menü "Fenster" "Teilung aufheben". PCgo! 6/98

tips Word ➞ Kontextmenü Dieses Menü rufen Sie immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält weiterführende Befehle, die dann meist ein Rollup- oder Popup-Fenster öffnen. Hier können Sie Befehle zu einem bestimmten Bereich auswählen und durchführen, zum Beispiel Schriftarten und -größen einstellen. Auch hier liegt der Vorteil ganz klar beim Platz sparen und in der Übersichtlichkeit.

➞ korrigiert Wenn Sie die automatische Rechtschreibprüfung eingeschaltet haben, werden unbekannte oder falsch geschriebene Wörter mit einer roten Wellenlinie markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Wort, wird ein Korrekturvorschlag gemacht, den Sie annehmen oder ablehnen können.

TIP

Software-Ecke

Tips hin oder her – manchmal ist es am besten, eine Vorlage für bestimmte Aufgaben in Word oder Excel zu verwenden. Das Microsoft Office selbst bietet schon einige. Die sind aber nicht immer nützlich. Mit der CD Office problemlos nutzen ist das anders. Hier finden Sie hunderte Vorlagen für Office 95 und 97, die Sie problemlos verwenden oder verändern können. Darunter befinden sich Vorlagen zur Finanzierung, für Hobby und Beruf. Kassenbücher, Rechnungen, Adreßlisten, Sport-Statistiken. Alle sind einfach zu bedienen und über eine gute Oberfläche leicht zu erreichen. Die Vorlagen von Office problemlos nutzen beschleunigen das Arbeiten und sind ihr Geld mehr als wert.

info Fuji Magnetics ISBN: 3-932925-48-3 Preis: 29,80

132

Tabelle als AutoText Wenn Sie öfter den selben Tabellentyp in einen Text einfügen, können Sie die Tabelle auch als ➞ AutoText–Eintrag definieren. Damit sparen Sie Zeit.

1 2

Markieren Sie die Tabelle, die Sie später als AutoText einfügen wollen.

In Word 95 gehen Sie in das Menü "Bearbeiten" und wählen "AutoText" aus. In Word 97 wählen Sie "Einfügen, "AutoText" und dort noch einmal "AutoText" oder drücken Sie die Tastenkombination "Alt" und "F3".

3

Geben Sie ein Kürzel für den AutoText ein und bestätigen Sie mit "OK". Das Kürzel müssen Sie sich für später merken.

4

Wenn Sie die Tabelle jetzt einfügen wollen, geben Sie einfach das Kürzel ein und drücken dann die Taste "F3". An der Einfügemarke wird die Tabelle eingefügt.

Die Direkthilfe Die Direkthilfe ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie schnell Informationen zu Menüs, Befehlen, Symbolen oder Ihrem Text erhalten wollen. Per Mausklick erscheint dann ein kleiner Hilfetext – ohne erst die Suchfunktion zu bemühen.

1

Um die Direkthilfe aufzurufen, klicken Sie auf dieses Symbol in der Symbolleiste: In Word 97 wählen Sie aus dem Menü "?" den Punkt "Direkthilfe".

4

Wenn Sie direkt in den Text klicken, wird dessen Absatz- und Zeichenformatierung angezeigt. Das ist hilfreich, wenn Sie genau wissen wollen, wie groß ein Text oder der Einzug ist.

2

Angehängt an Ihren normalen Mauszeiger erscheint jetzt ein Fragezeichen. Bewegen Sie die Maus auf ein Symbol oder ein Menü. Klicken Sie dann mit der linken Maustaste das Symbol oder einen Befehl aus dem Menü an.

3

Es wird ein gelb umrahmter Hilfetext eingeblendet, der per Mausklick wieder verschwindet.

5

Um die Direkthilfe zu deaktivieren, klicken Sie auf das "?-Symbol" oder wählen das Menü "?" an und klicken auf "Direkthilfe".

Format per Rechtsklick verändern Sie müssen nicht den umständlichen Weg über das Menü "Format" gehen, um Absätze, Schriftarten etc. zu ändern.Das geht auch mit einem Klick.

1

Postieren Sie die Einfügemarke in der Zeile, deren ➞ Formatierung (Absatz, Einzug, Schrift) verändert werden soll.

2

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile (aber nicht auf eine ➞korrigierte). Es erscheint ein ➞ Kontextmenü, in dem Sie mindestens die Schrift- und Absatzformatierung verändern können. PCgo! 6/98

tips Word

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Excel-Tabellen einfügen

➞ AutoText Der AutoText ist eine nützliche Funktion, mit der Sie häufig verwendete Floskeln per Tastendruck aufrufen können. Sie markieren einfach den Ausdruck, den Sie als AutoText definieren wollen, rufen den Befehl "AutoText" auf und geben dem AutoText ein Kürzel. Wenn Sie später dieses Kürzel eingeben und danach die Taste "F3" drücken, wird automatisch der AutoText eingefügt.

Am komfortabelsten lassen sich eingebettete Excel-Tabellen in Word bearbeiten.

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Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird automatisch die Excel-Tabelle eingefügt.

Klicken Sie auf das "Excel-Tabellensymbol" in der Symbolleiste.

Wählen Sie aus, wie viele Zeilen und Spalten Ihre Tabelle haben soll. Das können Sie später noch verändern.

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Klicken Sie jetzt mit der linken Maustaste in die linke obere Zelle. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus in die gewünschte Richtung.

5

Geben Sie wie gewohnt Daten in die Tabelle ein. Um die Tabelle zu vergrößern, bewegen Sie den Mauszeiger an einen der vier "Haltegriffe" der Tabelle. Die Maus wird zu einem Doppelpfeil. Dann drücken Sie die linke Maustaste. Jetzt ziehen Sie die Tabelle mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Richtung.

➞ Formatierungen Ein Zeichen in einer Textverarbeitung ist in einer bestimmten Weise formatiert. Zu den Formatierungen gehören die Schriftart, -größe, -ausrichtung und auch der Zeilenabstand. Diese Formatierungen ändern Sie in Word über das Menü "Format". Dort finden Sie die verschiedenen Menüs, um Schriftart und alles weitere zu verändern. Wenn Sie die Formatierung standardmäßig verändern wollen, tun Sie das über das Menü "Format", "Formatvorlage". Hier können Sie eine neue Schriftart, -größe und einen neuen Einzug wählen.

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Fenster teilen Wenn Sie einen Text schreiben, am Textende etwas anfügen und gleichzeitig vorne etwas nachschauen wollen, sollten Sie Ihr Dokumentfenster teilen. Dann können Sie in der oberen Fensterhälfte den Text anschauen und in der anderen Hälfte tippen.

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Öffnen Sie das Dokument, das Sie später splitten wollen.

Wählen Sie aus dem Menü "Fenster" den Punkt "Teilen".

Es erscheint ein Balken auf dem Bildschirm, den Sie mit der Maus nach oben oder unten bewegen können.

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Klicken Sie einmal mit der rechten Maustaste und der Bildschirm wird an der gewählten Stelle geteilt. In beiden Fenstern können Sie sich bewegen und neuen Text eingeben. Klicken Sie einfach in das gewünschte Fenster.

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Wollen Sie die Hälften wieder zusammenfügen, wählen Sie aus dem Menü "Fenster" "Teilung aufheben". PCgo! 6/98

tips Word ➞ Kontextmenü Dieses Menü rufen Sie immer mit der rechten Maustaste auf. Es enthält weiterführende Befehle, die dann meist ein Rollup- oder Popup-Fenster öffnen. Hier können Sie Befehle zu einem bestimmten Bereich auswählen und durchführen, zum Beispiel Schriftarten und -größen einstellen. Auch hier liegt der Vorteil ganz klar beim Platz sparen und in der Übersichtlichkeit.

➞ korrigiert Wenn Sie die automatische Rechtschreibprüfung eingeschaltet haben, werden unbekannte oder falsch geschriebene Wörter mit einer roten Wellenlinie markiert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das markierte Wort, wird ein Korrekturvorschlag gemacht, den Sie annehmen oder ablehnen können.

TIP

Software-Ecke

Tips hin oder her – manchmal ist es am besten, eine Vorlage für bestimmte Aufgaben in Word oder Excel zu verwenden. Das Microsoft Office selbst bietet schon einige. Die sind aber nicht immer nützlich. Mit der CD Office problemlos nutzen ist das anders. Hier finden Sie hunderte Vorlagen für Office 95 und 97, die Sie problemlos verwenden oder verändern können. Darunter befinden sich Vorlagen zur Finanzierung, für Hobby und Beruf. Kassenbücher, Rechnungen, Adreßlisten, Sport-Statistiken. Alle sind einfach zu bedienen und über eine gute Oberfläche leicht zu erreichen. Die Vorlagen von Office problemlos nutzen beschleunigen das Arbeiten und sind ihr Geld mehr als wert.

info Fuji Magnetics ISBN: 3-932925-48-3 Preis: 29,80

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Tabelle als AutoText Wenn Sie öfter den selben Tabellentyp in einen Text einfügen, können Sie die Tabelle auch als ➞ AutoText–Eintrag definieren. Damit sparen Sie Zeit.

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Markieren Sie die Tabelle, die Sie später als AutoText einfügen wollen.

In Word 95 gehen Sie in das Menü "Bearbeiten" und wählen "AutoText" aus. In Word 97 wählen Sie "Einfügen, "AutoText" und dort noch einmal "AutoText" oder drücken Sie die Tastenkombination "Alt" und "F3".

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Geben Sie ein Kürzel für den AutoText ein und bestätigen Sie mit "OK". Das Kürzel müssen Sie sich für später merken.

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Wenn Sie die Tabelle jetzt einfügen wollen, geben Sie einfach das Kürzel ein und drücken dann die Taste "F3". An der Einfügemarke wird die Tabelle eingefügt.

Die Direkthilfe Die Direkthilfe ist eine sehr nützliche Funktion, wenn Sie schnell Informationen zu Menüs, Befehlen, Symbolen oder Ihrem Text erhalten wollen. Per Mausklick erscheint dann ein kleiner Hilfetext – ohne erst die Suchfunktion zu bemühen.

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Um die Direkthilfe aufzurufen, klicken Sie auf dieses Symbol in der Symbolleiste: In Word 97 wählen Sie aus dem Menü "?" den Punkt "Direkthilfe".

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Wenn Sie direkt in den Text klicken, wird dessen Absatz- und Zeichenformatierung angezeigt. Das ist hilfreich, wenn Sie genau wissen wollen, wie groß ein Text oder der Einzug ist.

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Angehängt an Ihren normalen Mauszeiger erscheint jetzt ein Fragezeichen. Bewegen Sie die Maus auf ein Symbol oder ein Menü. Klicken Sie dann mit der linken Maustaste das Symbol oder einen Befehl aus dem Menü an.

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Es wird ein gelb umrahmter Hilfetext eingeblendet, der per Mausklick wieder verschwindet.

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Um die Direkthilfe zu deaktivieren, klicken Sie auf das "?-Symbol" oder wählen das Menü "?" an und klicken auf "Direkthilfe".

Format per Rechtsklick verändern Sie müssen nicht den umständlichen Weg über das Menü "Format" gehen, um Absätze, Schriftarten etc. zu ändern.Das geht auch mit einem Klick.

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Postieren Sie die Einfügemarke in der Zeile, deren ➞ Formatierung (Absatz, Einzug, Schrift) verändert werden soll.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile (aber nicht auf eine ➞korrigierte). Es erscheint ein ➞ Kontextmenü, in dem Sie mindestens die Schrift- und Absatzformatierung verändern können. PCgo! 6/98

tips Word

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

Text-Einfügen ohne Ärgernis

➞ Tabulator Mit Hilfe von Tabulatoren können Texte übersichtlich gegliedert werden. Gerade in tabellarischen Darstellungen wie zum Beispiel in einem Lebenslauf ist es unverzichtbar, daß der Text immer bündig untereinander steht. Mit Hilfe der Tabulatoren läßt sich dies erreichen. Verwenden Sie dazu die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur.

Wollen Sie schnell mal eine Textpassage verschieben oder an anderer Stelle einfügen, kann Word Ihnen das Leben schwer machen. Denn Word fügt immer automatisch Leerzeichen ein, wo eigentlich keine mehr stehen sollten. Statt diese alle von Hand zu löschen, müssen Sie lediglich eine Voreinstellung ändern.

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Wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Bearbeiten".

2 ➞ Registerkarten Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten hier sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Dies sind die sogenannten Registerkarten. Sie fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige, Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her. Dabei werden zuvor durchgeführte Änderungen automatisch gespeichert. Das ist bequem und spart Zeit.

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Aktivieren Sie nun die Option "Ausschneiden und Einfügen mit Leerzeichenausgleich".

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Jetzt können Sie Ihre Texte wesentlich schneller verschieben. Wenn Sie Word beenden, wird diese Einstellung automatisch gespeichert.

Schwarz auf Weiß Wer kennt das leidige Problem nicht: Da bietet Word viele zeitsparende Optionen – doch oft nutzt man diese gar nicht. So verhält es sich meist auch mit den "AutoText"-Einträgen. Doch auch hier kann Abhilfe geschaffen werden:

die Option "AutoText-Einträge" aus. Anschließend bestätigen Sie den Druckauftrag mit "OK".

1➞

Wählen Sie den Befehl "Datei/Neu" aus der Menüleiste. Anschließend wählen Sie die Dokumentvorlage aus, deren gespeicherte "AutoText"-Einträge Sie ausdrucken möchten.

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Wählen Sie den Befehl "Drucken" aus dem Menü "Datei". Im linken unteren Bereich des Fensters sehen Sie die Option "Drucken". Wählen Sie hier

Auf die selbe Art und Weise können Sie auch die Tastaturbelegung, Dateieigenschaften oder dem Dokument zugewiesene Kommentare ausdrucken. PCgo! 7/98

tips Word Aus einer Tabelle wird ein Text In Word lassen sich schnell und praktisch Tabellen einfügen. Wenn Sie diese Tabellen später nicht mehr brauchen und den Tabelleninhalt lieber als Text vorliegen haben möchten, ist unter Word 97 kein Problem.

1

Markieren Sie die Tabelle, die Sie umwandeln möchten. Das Ganze funktioniert auch für Teilbereiche einer umfangreichen Tabelle. Hier markieren Sie den Zelleninhalt, der in Text umgewandelt werden soll.

wendet werden. Diese Einstellung können Sie im Tabulatoren-Menü verändern. Dazu wählen Sie "Format" und ➞"Tabulator". Nun können Sie Ihre eigenen Abstände eingeben. Erledigen Sie dies, bevor Sie die Tabelle konvertieren – dann erhalten Sie bereits eine übersichtliche Textdarstellung.

➞ Symbolleiste Auf der Symbolleiste sind die gebräuchlichsten Funktionen in Symbolform abgelegt. Das erspart das aufwendigere Suchen in der Menüleiste. Um zum Beispiel einen Text zu kopieren, müssen Sie nicht erst das "Bearbeiten"-Menü öffnen und den "Kopieren"-Befehl wählen, sondern klicken einfach auf das entsprechende Symbol.

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Gehen Sie in das Menü "Tabelle" und klicken Sie dort die Option "Tabelle in Text umwandeln" an.

Standardmäßig wird hier die Trennung der einzelnen Zelleninhalte durch Tabstops vorgeschlagen. Das kann anfangs recht chaotisch aussehen, da hier die Standard-Tabstops von 1,25 cm ver-

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Wählen Sie z.B. die Option "Absatzmarken", werden alle Zelleninhalte untereinander als einzelne Absätze dargestellt. Unter "Andere" können Sie eigene Trennzeichen definieren. Gefällt Ihnen das Ergebnis damit nicht, dann wählen Sie "Bearbeiten" und "Rückgängig" und versuchen es erneut. Bei der Auswahl "Semikola" werden die Felder durch das Zeichen ";" getrennt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "OK".

Grafiken in Word zuschneiden Über den Befehl "ClipArt..." aus dem Menü "Einfügen/Grafik" können Sie Ihre Texte optisch aufpeppen. Die eingefügten Bilder können Sie in der Größe verändern. Es wird aber immer das gesamte Bild dargestellt. Wenn Sie nur einen Bildausschnitt des ➞ ClipArt verwenden möchten, gehen Sie so vor:

1 2

geben Sie die Werte ein. Unter Umständen müssen Sie hier ein bißchen tüfteln, um den richtigen Zuschnitt zu bekommen.

Markieren Sie als erstes die Grafik. Dazu genügt ein einfacher Mausklick auf das Bild.

Nun wird die Grafik von acht schwarzen Vierecken "gehalten". In Word 97 erscheint nun automatisch das Menü "Grafik" auf dem Bildschirm. Sie können aber auch die linke Maustaste drücken. Hier wählen Sie im Menü "Grafik formatieren" aus.

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Unter der ➞ Registerkarte "Grafik" befindet sich das "Zuschneiden"-Menü. Dort

PCgo! 7/98

➞ Dokumentvorlage Diese erlauben es, die einzelnen

➞Formatvorlagen aus beliebigen Dokumenten zu nutzen. Eine Dokumentvorlage ist ein gewöhnliches Dokument, das Formatvorlagen enthält; jedoch im Unterschied zu einem Dokument in einem besonderen Dateiformat gespeichert ist. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbausteine und Grafiken verfügen sollen, etwa Briefpapier. Derartige Vorlagen werden nicht unter ".doc", sondern unter ".dot" abgelegt.

➞ Formatvorlage Einfacher geht es, wenn Sie in der ➞Symbolleiste auf die Schaltfläche "Zuschneiden" klicken. Nun bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der acht Markierungspunkte. Der Cursor nimmt die Form des Zuschneidewerkzeuges an. Halten Sie die Maustaste nun gedrückt und ziehen den Haltepunkt auf die gewünschte Position. Lassen Sie ihn los, wird die Grafik entsprechend beschnitten. Sie können so auch an mehreren Ziehpunkten vorgehen. Möchten Sie die Grafik proportional zuschneiden, halten Sie während des Ziehens die "Strg"Taste gedrückt. Mit dieser Funktion können Sie zum Beispiel auch mehrere einzelne Teile einer Grafik ausschneiden.

Zur Gestaltung eines Textes können Formatvorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, Schriftart, Größe und Textfluß sind programmiert. Um sie anzuwenden, muß nur der entsprechende Textabschnitt markiert werden und im ➞RollupMenü eine Formatvorlage ausgesucht werden. Wenn Sie Word starten und dann einen Text schreiben, beruht der auf der Standard-Formatvorlage. Diese können Sie aber über den Befehl "Format/Formatvorlage" ändern.

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tips Word ➞ Rollup-Menü Dies sind Menüs, die sich aufrollen (Rollup). Man erkennt sie an den kleinen schwarzen Dreiecken am rechten Rand des Auswahlmenüs. Wollen Sie zum Beispiel die Schriftart ändern, dann klicken Sie das Dreieck an, das Menü entrollt sich und Sie bekommen alle Schriften aufgelistet, über die das Programm verfügt. Mit einem Doppelklick können Sie die entsprechende Schrift auswählen. Rollup-Menüs sparen auf der Menü- und Symbolleiste viel Platz und verbessern so die Übersichtlichkeit eines Programms.

Intelligent Drucken Wenn Sie Ihr ganzes Dokument drucken möchten, funktioniert das am schnellsten mit einem Klick auf das "Drucken"-Symbol. Sie finden es in der Hauptmenüleiste von Word. Doch oft möchte man nur einen Teilbereich des Dokumentes drucken. Auch hier gibt es eine bequeme Möglichkeit:

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Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und "Drucken". Ein Auswahlfenster öffnet sich.

Wollen Sie die aktuelle Seite ausdrucken, dann aktivieren Sie das Kästchen vor dieser Option. Aber Vorsicht! Word sieht die Seite, auf der sich der Cursor befindet, als die "aktuelle Seite" an.

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Wenn Sie nur eine markierte Textpassage drucken möchten, ist das auch kein Problem: Wählen Sie dazu einfach die Option "Markierung" aus.

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Wenn Sie mehrere Seiten drucken wollen, aktivieren Sie die Option "Seiten". Möchten Sie zum Beispiel die Seite 1, die Seiten 5, 6 und 7 und die Seite 10 drucken, dann müssen Sie diese nicht einzeln ausdrucken. Geben Sie in das Feld neben "Seiten" folgendes ein: "1;5-7;10".

➞ ClipArt ClipArts sind kleine Bilder, die bei vielen Grafik- und Office-Programmen mitgeliefert werden. Die Bilder liegen in einem Vektorgrafikformat vor (zum Beispiel ".wmf"). So können Sie die Größe der Grafik beliebig verändern. Die ClipArts sind meistens nach Themen geordnet. Mit ihnen können Sie Ihr Dokument verzieren. Über ein Vorschaufenster können Sie die Grafiken ansehen.

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Mehrere Dokumente gleichzeitig öffnen Wollen Sie Textstellen aus verschiedenen Dokumenten kopieren, verschieben oder einfügen? Dann ist es hilfreich, die betreffenden Dokumente nebeneinander zu stellen. So können Sie die einzelnen Textstellen bequem auf dem Bildschirm verschieben (drag&drop), ohne ständig die Ansicht wechseln zu müssen.

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Öffnen Sie über "Datei" und "Öffnen" der Reihe nach alle Dokumente, die Sie benötigen.

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Wählen Sie nun in der Menüleiste "Fenster" den Befehl "Alle anordnen". Alle Dokumente sind jetzt auf Ihrem Bildschirm sichtbar.

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Über den Befehl "Fenster" können Sie das Dokument aktivieren, das Sie gerade für die Bearbeitung benötigen. Ein Mausklick darauf genügt. Der Dateibalken wird dann blau, während die nicht aktivierten Dokumente grau hinterlegt werden.

Formatierungen schnell ersetzen TIP

Papier beidseitig bedrucken

Oft möchte man Papier sparen, indem Vorder- und Rückseite des Papiers bedruckt wird. Das scheitert meist daran, daß man sich beim Sortieren hinterher schwertut. Doch mit einem Trick können Sie Ihr Dokument lesen wie ein Buch. Klicken Sie auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Listenfeld "Drucken". Im Auswahlfenster klicken Sie auf "Ungerade Seiten" und bestätigen mit "OK". Nachdem der Drucker fertig ist, drehen Sie das gerade verwendete Papier um und wählen nun "Gerade Seiten" aus. Jetzt wird die dazugehörige Rückseite gedruckt.

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Word enthält auch eine "Ersetzen"-Funktion. Diese ermöglicht es, falsch geschriebene Begriffe innerhalb eines Dokumentes auszubessern. Doch auch Formatierungen eines Wortes können damit schnell im gesamten Dokument umgesetzt werden.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und hier die Option "Ersetzen". Ein neues Auswahlmenü wird angezeigt.

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Klicken Sie in das "Ersetzen durch"-Feld und dann auf die Schaltfläche "Format". Wählen Sie hier die Option "Zeichen" aus. Sie können nun Schriftart, Aussehen (etwa fett), Zeichengröße, Unterstreichungen, Farbe etc. auswählen.

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Klicken Sie auf "Erweitern". Geben Sie nun neben "Suchen nach" den Begriff ein, den Sie durch ein anderes Format ersetzt haben möchten. Im Feld "Ersetzen durch" geben Sie denselben Begriff ein.

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Aktivieren Sie die Option "Nur ganzes Wort" und "Groß-/Kleinschreibung beachten.

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Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Wählen Sie nun "Alle ersetzen" und Word ersetzt alle gefundenen Begriffe automatisch. PCgo! 7/98

titelthema Office-Programme Übersicht der Tastaturbelegung Wenn Sie häufiger mit Word arbeiten, werden Sie mit der Zeit auch ➞ Shortcuts verwenden. Die ermöglichen schnelleres Arbeiten mit Word. Da es jedoch viele Befehle gibt, ist der richtige Shortcut nicht immer leicht zu finden. Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine Übersicht über diese Tastaturkombinationen auszudrucken.

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Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Befehl "Drucken..." aus. Ein neues Auswahlfenster wird geöffnet. Hier können Sie alle Druckoptionen einstellen.

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Im Auswahlfenster "Drucken:" wählen Sie den Punkt "Tastenbelegung" aus dem ➞Pulldown-Menü. Anschließend klicken Sie auf "OK", um die Listen auszudrucken.

Formatvorlagen einsetzen ➞ Shortcuts Shortcut bedeutet soviel wie Tastenkombination. Das heißt, Sie können Befehle aufrufen, wenn Sie eine oder mehrere Tasten drücken. Das geht schneller, als eine Funktion über einen Menüpunkt auszuwählen. In Menüs wird der Shortcut zu einem Menüpunkt häufig mit einem unterstrichenen Buchstaben dargestellt; oder er wird direkt neben dem Befehl vermerkt. Haben Sie sich einmal die wichtigsten Tastenkombinationen gemerkt, werden Sie deutlich schneller auf Funktionen Ihres Anwendungsprogramms zurückgreifen können.

Einen Text will man meist in verschiedenen Formaten darstellen, also andere Schriftarten, -größen und Absatzarten. Dazu brauchen Sie ➞Formatvorlagen. Mit einem einfachen Tastaturkürzel oder Mausklick sieht Ihr Dokument genau so aus, wie Sie möchten:

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Wählen Sie aus dem Menü "Format" den Punkt "Formatvorlage" und klicken Sie auf "Neu".

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Klicken Sie jetzt auf "Format". Hier können Sie die Eigenschaften der Formatvorlage festlegen. Wählen Sie "Zeichen", um die Schriftart und -größe festzulegen. Auch die Schriftfarbe und Effekte, wie Relief- oder schattierte Schrift, lassen sich hier einstellen. Sie können diese Auswahl bei Bedarf später wieder abändern.

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2 ➞ Formatvorlage Zur Gestaltung eines Textes können Formatvorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert. Um sie anzuwenden, muß nur der entsprechende Textabschnitt markiert werden und im Pull-down-Menü die richtige Formatvorlage ausgesucht werden.

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aktuellen Absatz aussehen soll. Das ist besonders bei Überschriften wichtig, bei der nur eine Zeile in einer bestimmten Formatierung dargestellt werden soll. Aktivieren Sie auch die beiden Kontrollkästchen vor "Zur Dokumentvorlage hinzufügen" und "automatisch aktualisieren". Damit ist die Formatvorlage künftig in allen Dokumenten verfügbar.

Geben Sie Ihrer neuen Formatvorlage einen Namen. Im Feld "Formatvorlage für den nächsten Absatz" geben Sie ein, wie der Text nach dem

Unter "Format", "Absatz" wählen Sie den Zeilenabstand, Einzug und die Ausrichtung. Eine Überschrift können Sie etwa zentriert ausrichten sowie links und rechts einen Einzug setzen. Klicken Sie die ➞Registerkarte "Textfluß" an. Dann können Sie zum Beispiel festlegen, daß über dem Absatz eine neue Seite beginnen soll.

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Mit den anderen Punkten des Menüs "Format" können Sie etwa ➞Tabulatoren in den Absatz integrieren, ihn einrahmen, Aufzählungszeichen vergeben oder die Sprache festlegen.

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Zuletzt klicken Sie auf "Shortcut". Hier weisen Sie der Formatvorlage eine Tastenkombination zu. Wenn Sie die drücken, wird der aktuelle Absatz gemäß der Vorlage formatiert. Den Shortcut geben Sie im Feld "Neuen Shortcut drücken" ein. Klicken Sie anschließend auf "Zuordnen" und dann auf "Schließen", um das Menü wieder zu verlassen. PCgo! 8/98

titelthema Office-Programme

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Klicken Sie nur noch auf "OK" und danach auf "Zuweisen" (wenn die aktuelle Zeile neu formatiert werden soll) oder auf "Schließen". Das von Ihnen gewählte Format wird anschließend angewandt.

Auf die hier gezeigte Weise können Sie beliebig viele Formatvorlagen erstellen, zum Beispiel eigene Formate für Geschäftsbriefe oder private Post. Künftig reicht dann ein Mausklick, um Ihr Dokument in die richtige Form zu bringen.

Schneller Schriftartenwechsel Dokumente gestalten Sie abwechslungsreich, wenn Sie zum Beispiel unterschiedliche Schriftarten verwenden. Eine Möglichkeit, die Schriftart einfach zu wechseln, ist die Schriftartenliste im Hauptmenü. Noch schneller geht's, wenn Sie Ihren bevorzugten Schriftarten eine eigene Schaltfläche auf der Menüleiste gönnen. So gehen Sie vor:

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Klicken Sie auf den Menüpunkt "Extras". Anschließend wählen Sie den Befehl "Anpassen..." aus.

Mit Tabulatoren können Texte übersichtlicher gestaltet werden. Gerade in Dokumenten, die eine tabellarische Darstellung verwenden (etwa der Lebenslauf), ist diese Funktion unverzichtbar. Mit Hilfe der Tabulatoren läßt sich erreichen, daß der Text immer bündig untereinander steht. Um einen Tabulator zu setzen, benutzen Sie die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur.

➞ Registerkarte

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Klicken Sie auf die Registerkarte "Befehle". Wählen Sie aus der Liste "Kategorien" den Eintrag "Schriftarten". Im rechten Fenster sehen Sie eine Liste der verfügbaren Schriftarten.

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Suchen Sie in der Liste nach der Schriftart, für die Sie eine Schaltfläche erstellen möchten. Klicken Sie dann auf die Schrift und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Stelle im Menü, an der die neue Schaltfläche erscheinen soll.

4 Anschließend sehen Sie das Auswahlfenster von "Anpassen".

➞ Tabulatoren

Lassen Sie die Maustaste los. An der von Ihnen gewählten Stelle erscheint eine neue Schaltfläche mit dem Namen der Schriftart. Künftig genügt ein Mausklick, um diese Schrift in Ihren Dokumenten zu verwenden.

Bei manchen Menüpunkten erscheint nach der Auswahl ein neues Fenster. Sollten in diesem Fenster sehr viele Einstellungen zur Auswahl stehen, sehen Sie am oberen Fensterrand kleine Reiter. Diese symbolisieren die sogenannten Registerkarten. Registerkarten fassen mehrere, meist thematisch zusammengehörige Optionen zusammen. So haben Sie alle Auswahlmöglichkeiten jederzeit übersichtlich im Griff. Mit einem Klick auf einen der Reiter wechseln Sie zwischen den einzelnen Registerkarten hin und her. Die veränderten Einstellungen werden dabei von den meisten Programmen automatisch gespeichert.

Einzug schnell formatieren ➞ Pull-down-Menü Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument übersichtlich zu gestalten. Sie können mit verschiedenen Schriftarten, Tabellen oder Textfarben arbeiten. Eine weitere Möglichkeit sind die sogenannten "Einzüge". Damit können Sie einzelne Textstellen einrücken. Mit einem kleinen Trick können Sie Einzüge sehr schnell mit einer Tastenkombination erstellen.

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Markieren Sie die Textstelle, für die Sie den Einzug verändern möchten. Anschließend drücken Sie auf die "Tabulatortaste". Der Text wird nach rechts eingerückt. Sie können diesen Vorgang beliebig oft wiederholen, bis der Text weit genug eingerückt wurde.

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Sollten Sie den Text versehentlich zu weit eingerückt haben, ist das auch kein Problem. Drücken Sie einfach die Tastenkombination "Umschalten" und die "Tabulatortaste". So können Sie den Einzug Schritt für Schritt wieder nach links versetzen. ❑

Als Pull-down-Menü bezeichnet man eine Auswahlliste, die nach dem Anklicken eines bestimmten Symbols ausgerollt wird. Bei einigen Auswahlfenstern befindet sich rechts neben dem Fenster ein auf dem Kopf stehendes Dreieck. Dieses Dreieck symboliesiert das Pull-down-Menü. Klicken Sie auf dieses Symbol, um das Menü zu öffnen. Der klare Vorteil dieser Menüform liegt am geringen Platzbedarf. So können viele Optionen auf engstem Raum untergebracht werden.

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tips Word

die Tips, Sie kennen müssen Word, Excel, PowerPoint, Access und Outlook sind nützliche Helfer im Büro. Die Bedienung ist aber nicht ganz einfach. Darum zeigt PCgo! auf den folgenden Seiten kleine Tricks, die Ihnen die tägliche Arbeit erleichtern.

➞ Drag&Drop-Technik Das ist eine besondere Technik für den Umgang mit der Maus. Damit können Textteile oder auch Dateien verschoben und an anderer Stelle abgelegt werden. Beispiel Text: Sie markieren per Mausklick eine Textstelle und ziehen diese mit gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Stelle im Text.

➞ Feldfunktion Word stellt sogenannte Felder bereit, mit denen Sie arbeiten können. Alle Funktionen, die sichtbar oder auch unsichtbar etwas im Text hinterlassen, was nicht direkt aus Buchstaben oder Zahlen besteht, werden in Feldern bearbeitet. So zählt beispeilsweise die Funktion des aktuellen Datums "AKTUALDAT" zu den sogenannten Feldfunktionen.

➞ Formatierung Datums- oder Währungsangaben werden in einer bestimmten Formatierung angezeigt. Über das Menü "Format" stellen Sie unterschiedliche Formatierungen ein.

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Aktuelles Datum schnell einfügen Sie können in ein Dokument entweder statische oder aktuelle Datums- sowie Zeitwerte einfügen. Es besteht aber auch die Möglichkeit, mit Hilfe von Feldern das aktuelle Datum bzw. die Uhrzeit eintragen zu lassen. Dazu gehen Sie normalerweise über das Menü "Einfügen" und wählen den Eintrag "Datum und Uhrzeit" aus. Um die Datums- und Zeitwerte beim Drucken des Dokumentes automatisch zu aktualisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatisch aktualisieren". Das aktuelle Datum können Sie blitzschnell einsetzen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Klicken Sie zunächst in der AutoText-Symbolleiste auf AutoText. So schalten Sie die AutoEingabe ein.

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Aktivieren Sie dann mit einem Mausklick das Kontrollkästchen "Rest des Wortes oder Datums während der Eingabe als Tip vorschlagen".

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Geben Sie nun im Dokument die ersten Zeichen des Datums ein, beispielsweise "jul". Word schlägt daraufhin ein vollständiges Datum vor (zum Beispiel 10. Juli 1998). Dieses Datum können Sie durch Drücken der Eingabetaste oder über die Funktionstaste "F3" bestätigen. Um das Datum abzulehnen, drücken Sie die Taste "Esc" oder fahren Sie einfach mit der Eingabe fort.

Schnelles Verschieben ganzer Absätze Durch die ➞ Drag&Drop-Technik ist es in Word ausgesprochen einfach, beliebige Textabschnitte von einer Position im Textdokument an eine andere zu verschieben. Sie können das Ganze aber auch fast genauso schnell via Tastatur erledigen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Positionieren Sie den Cursor in dem Absatz, den Sie verschieben wollen.

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Drücken Sie nun die Tastenkombination "Alt" und die "Umschalt"-Taste. Halten Sie diese gedrückt.

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Nun läßt sich der komplette Absatz über die Pfeiltasten an die gewünschte neue Textposition bewegen. Bewegen Sie dazu einfach den Cursor nach oben oder unten. Der Absatz bewegt sich dann immer um einen Absatz.

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tips Word Datum einfügen per Feldfunktion Sie können das aktuelle Datum auch mit der Tastenkombination "Alt" + "Umschalt"-Taste + "D" einsetzen. Dabei wird die ➞ Feldfunktion "AKTUALDAT" genutzt, die als Ergebnis standardmäßig das Datum in der Form "tt.mm.jj" anzeigt (etwa 10.07.98). Der Nachteil dabei: Diese Form kann nur durch diverse ➞Formatierungsschalter für die Feldfunktion verändert werden. Außerdem läßt sie sich nur manuell einfügen. So umgehen Sie dieses Problem:

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Klicken Sie anschließend auf den Eintrag "Standard". Bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Klick auf "Ja". Anschließend wird das gewünschte Datumsformat über die Tastenkombination "Alt" + "Umschalt"Taste + "D" genutzt. Sie steht ab sofort auch standardmäßig im Dialogfeld "Einfügen/Datum und Uhrzeit" zur Verfügung.

Wählen Sie das Menü "Einfügen" und dort den Unterpunkt "Datum und Uhrzeit".

Installation von Extra-Clip-Arts

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Wählen Sie das Menü "Einfügen" und dort den Punkt "Grafik/Aus Datei anwählen". Word zeigt daraufhin den Inhalt des ClipArt-Verzeichnisses an. Neben dem Unterzeichnis "Populaer" finden Sie auch eine Verknüpfung mit der Bezeichnung "ClipArt auf Office CD".

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Legen Sie nun die Office-97-CD in das CDROM-Laufwerk ein.

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Führen Sie anschließend einen Doppelklick auf die Verknüpfung aus und Sie können auf umfangreiche Clip-Art-Sammlung zugreifen.

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Haben Sie genug Platz auf der Festplatte, können Sie die komplette Clip-Art-Bibliothek (rund 180 MByte) installieren. Dazu wechseln Sie auf der Office-CD in das Verzeichnis "ClipArt" und rufen das Programm "Setup.Exe" auf. Die Vorteile liegen auf der Hand: Die OfficeCD muß nicht jedesmal eingelegt sein, wenn Sie Clip-Arts brauchen. Alle Grafiken liegen bereits fertig vorsortiert in den entsprechenden Kategorien der ClipArt-Gallery bereit. Das erleichtert die Auswahl und Suche erheblich.

Ausdruck einer Liste aller Textbausteine Arbeiten Sie viel mit Word, sammeln sich im Laufe der Zeit viele Textbausteine an. Dann verliert man schnell den Überblick. WinWord hält hier eine praktische Hilfe bereit: Sie können sämtliche ➞Textbausteine (AutoTexte) übersichtlich in einer Liste ausdrucken. So finden Sie jederzeit schnell den passenden Textbaustein. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Öffnen Sie das Menü "Datei". Wählen Sie dort den Eintrag "Drucken".

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Das ist eine Sammlung von kleineren Grafiken, die meist mit den Anwendungsprogrammen mitausgeliefert werden (wie Word oder Corel Draw). Sie enthalten zumeist Alltagsgrafiken, mit denen Sie Ihre Dokumente optisch aufwerten können, zum Beispiel Menschen, Gebäude, Symbole oder ähnliches.

➞ Textbausteine

Markieren Sie nun im sich öffnenden Dialogfeld das gewünschte Datumsformat.

Bei den Einzelversionen sind sowohl Office 97 als auch Word 97 mit einer sehr umfangreichen Auswahl von ➞Clip-Arts ausgestattet. Installieren Sie die Programme standardmäßig mit dem Setup-Programm, werden aber nur die "ClipArtGallery" und Grafiken aus der Kategorie "Popu laer" auf die Festplatte kopiert. Wollen Sie auf die komplette Clip-Art-Sammlung zugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

➞ Clip-Arts

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Hier wählen Sie aus dem Listenfeld, das standardmäßig auf "Dokument" eingestellt ist, den Eintrag "AutoText-Einträge".

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Bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf "OK". In ähnlicher Form können Sie auch weitere Informationen zum Dokument ausdrucken (etwa die Tastenkombinationen).

Wenn Sie viel mit Word arbeiten, werden sich einige Standardfloskeln oder Einträge wiederholen. Damit Sie die nicht ständig neu eingeben müssen, gibt es "AutoTexte" oder Textbausteine. Diese Textbausteine können Sie später mit einem Tastenkürzel aufrufen.

TIP Lese-Ecke Daß man mit Word nicht nur Briefe schreiben kann, wissen die meisten Anwender. Aber wie holt man alles aus Word heraus und nutzt die Funktionen effektiv? In Word 97 – Das Handbuch lernen Sie genau das – gut strukturiert und bebildert. Zuerst wird die einfache Textbearbeitung erklärt. Anschließend geht es an etwas ausgefeiltere Funktionen, wie eigene Wörterbücher, das richtige Arbeiten mit Vorlagen oder Tabellen. Dabei bauen die Kapitel aufeinander auf – Sie verlieren also nie den Faden. Am Schluß sind dann richtige Profi-Themen an der Reihe, wie das Gestalten von Dialogfeldern oder das Arbeiten mit Makros und dem Visual Basic-Editor. Viel Information für einen fairen Preis!

info Microsoft Press ISBN-Nr. 3-86063-130-6 Preis: 49 Mark

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Word

TIP

Die Schriftgröße einzelner Textstücke läßt sich in Word beliebig verändern. Normalerweise markieren Sie dazu einen Textabschnitt und wählen die gewünschte Größe aus dem Pulldown-Menü in der Hauptmenüleiste aus. Das funktioniert zwar recht gut, hat aber auch einen Nachteil: Sie sehen vorher nicht, wie groß der Text im Vergleich zum restlichen Dokument sein wird. Schneller und übersichtlicher geht das, wenn Sie die Tastatur verwenden. Markieren Sie den Textabschnitt und drücken Sie die Tasten "Strg" und "9", um den Text zu vergrößern. Mit "Strg" und "8" verkleinern Sie den markierten Text. Sofort nach dem Tastendruck sehen Sie die neue Textgröße. Mit jeder weiteren Druck auf diese Tastenkombination wird der Text um einen Punkt vergrößert bzw. verkleinert.

TIP

Text übersichtlich mit Einzug

Schriftgröße per Tastatur

Mehr Textformatierungen

Sicher kennen Sie die drei Standardformate für Text: fett, kursiv, und unterstrichen. Diese Formate sind wohl so bekannt, weil Sie auch über die Word-Menüleiste aufgerufen werden können. Neben diesen Formaten gibt es noch einige andere, mit denen Sie Ihren Text hervorheben können. Um diese Formatierungen zu verwenden, markieren Sie als erstes einen Textabschnitt. Dann rufen Sie den Befehl "Zeichen..." aus dem Menü "Format" auf. Im Abschnitt "Effekte" finden Sie neben den drei oben genannten Formatierungen noch eine Menge weiterer Formate. So können Sie den Text schattiert darstellen lassen, ihn durchstreichen oder als Relief anzeigen lassen. Markieren Sie dazu die gewünschte Auswahl und klicken Sie dann auf "OK". Selbstverständlich können Sie auch mehrere Effekte miteinander kombinieren.

Wenn Sie mit langen Texten arbeiten, werden diese mit der Zeit schnell unübersichtlich. Word bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, den Text übersichtlich zu gliedern. Eine dieser Methoden ist der sogenannte "Einzug". Mit dem Einzug werden einzelne Textpassagen in das Dokument eingerückt. So heben sich wichtige Texte vom Rest des Dokuments deutlicher ab.

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Um den Einzug anzuwenden, markieren Sie als erstes den gewünschten Textabschnitt mit der Maus. Als nächstes klicken Sie auf das Symbol "Einzug vergrößern".

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Der markierte Text wird nach rechts eingerückt und bleibt dabei markiert. Bei Bedarf können Sie mehrmals auf das Symbol klicken, um den Text noch weiter einzurücken.

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Sollten Sie den Text versehentlich zu weit eingerückt haben, ist das auch kein Problem: Drücken Sie so oft auf das Symbol "Einzug verkleinern", bis der Text wieder an der richtigen Stelle steht. So haben Sie den Einzug immer unter Kontrolle.

Zeichenformat übertragen Haben Sie einen Textteil formatiert und möchten Sie diese Formatierung auf weitere Textabschnitte übertragen? Dann benutzen Sie die Funktion "Format übertragen". Mit Hilfe dieser Funktion formatieren Sie einzelne Textpassagen am schnellsten und brauchen das Format nur einmal festzulegen.

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Markieren Sie das Wort oder den Buchstaben, der die zu übertragende Formatierung enthält. Anschließend klicken Sie einmal auf das Symbol "Format übertragen", das Sie auf der Menüleiste von Word finden. Es wird dort als Pinsel dargestellt.

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Das Format wird aufgenommen und der Mauszeiger verwandelt sich in einen Pinsel. Bewegen Sie den Pinsel zu dem Textabschnitt, der das Format erhalten soll. Klicken Sie auf den Anfang des Texts und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie den Pinsel bis zum Textende. Der Text wird markiert. Lassen Sie die Maustaste los, wird das Format übertragen. Klicken Sie erneut auf den Pinsel, wenn Sie weitere Textstellen mit dem selben Format bearbeiten wollen.

Text-Animation Für alle Benutzer von Word 97 gibt es eine weitere Möglichkeit, Text auffällig darzustellen. Rufen Sie das Menü "Format/Zeichen" auf. Dort klicken Sie auf die Registerkarte "Animation". In diesem Menü können Sie dem zuvor markierten Text eine kleine Animation verpassen. Klicken Sie eine der Optionen an und schauen Sie sich das

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Ergebnis im Vorschaufenster an. Ob mit blinkendem Hintergrund oder roter Ameisenkolonne, den Text übersieht bestimmt niemand mehr. Einziger Nachteil: Nur Word-97-Benutzer kommen in den Genuß der Animationen. Wird der Text mit einem anderen Programm geöffnet, sieht man nichts mehr vom animierten Text.

Word Der Blocksatz Am Ende einer Textzeile versucht Word, das aktuelle Wort zu trennen. Ist das nicht möglich, wird es automatisch an den Anfang der nächsten Zeile gestellt. Die Enden der einzelnen Zeilen sind meist unterschiedlich lang. Daher sieht der Text mit der Zeit sehr "ausgefranst" aus. Bei kurzen Textpassagen ist das nicht schlimm; bei längeren Texten wirkt es oft störend. Hier hilft die Funktion "Blocksatz" weiter. Sie richtet einzelne Textzeilen so aus, daß sie alle die selbe Länge bekommen. Um dies zu erreichen, wird der Abstand zwischen den Wörtern und Buchstaben angepaßt.

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Markieren Sie den Textabschnitt, der als Blocksatz dargestellt werden soll. Wenden Sie diese Funktion auf jeden einzelnen Absatz getrennt an. Nur so wird der letzte Satz eines Abschnitts richtig ausgerichtet. Anschließend rufen Sie die Funktion "Blocksatz" aus der Menüzeile von Word auf. Der Befehl wird durch ein Symbol mit mehreren, geraden Linien dargestellt.

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Der markierte Textabschnitt wird als Blocksatz formatiert. Dabei versucht Word, alle Zeilen gleich lang darzustellen. Nur die letzte Zeile des Abschnitts wird nicht verlängert. Ist die Formatierung beendet, sollten die Zeilen gleich lang dargestellt sein. Um ein optimales Ergebnis zu bekommen, wenden Sie diese Funktion auf alle Abschnitte Ihres Dokuments an. So erhält Ihr Text ein professionelles Aussehen. Schauen Sie sich einmal eine Zeitschrift an. Sie werden feststellen, daß der Blocksatz auch dort zum Einsatz kommt.

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Haben Sie eine Textpassage als Blocksatz formatiert, können Sie Befehle wie "linksbündig" oder "rechtsbündig" nicht mehr verwenden. Sollten Sie diese Befehle doch anwenden, wird das Blocksatz-Format aufgehoben. Alle anderen Formate, die die Schriftart beeinflussen wie z.B. "fett", "kursiv" und andere Textformate, stehen Ihnen auch für den Blocksatz zur Verfügung.

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Word

TIP

Groß-/Kleinschreibung per Tastatur

Um in einem geschriebenen Text die Groß- bzw. Kleinschreibung zu ändern, müssen Sie den Text nicht neu eingeben. Mit Hilfe einer Tastenkombination können Sie den Text bequem und schnell ändern. Wollen Sie zum Beispiel das Wort "Computer" ändern, dann markieren Sie es zuerst mit der Maus. Anschließend drücken Sie die Tasten "Umschalten" und "F3". Diese Kombination ändert den markierten Text in eine von drei möglichen Darstellungen. Drücken Sie die Kombination einmal, wird der Text groß dargestellt (COMPUTER). Beim zweiten Mal wird der ganze Text klein dargestellt (computer). Drücken Sie die Tasten ein drittes Mal, wird der erste Buchstabe groß und alle weiteren Buchstaben klein geschrieben (Computer).

TIP

Schnelle Sonderzeichen

Um Sonderzeichen im Text einzufügen benutzen Sie normalerweise die Funktion "Sonderzeichen..." aus dem Menü "Einfügen". Wenn Sie das selbe Sonderzeichen öfters verwenden möchten, können Sie sich viel Zeit sparen: Anstatt den Weg über das Menü zu gehen, richten Sie eine Tastenkombination für das Sonderzeichen ein. Öffnen Sie dazu den Dialog "Sonderzeichen" und klicken Sie auf die Registerkarte "Auswahl 2". Sie finden eine Liste der Sonderzeichen mit Beschreibung. Dahinter sehen Sie, falls vorhanden, den zugehörigen Shortcut. Sollte dort kein Eintrag vorhanden sein, können Sie eine eigene Tastenkombination festlegen. Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf "Shortcut...". Klicken Sie dann in das Feld "Neuen Shortcut drücken:". Drücken Sie die von Ihnen gewünschte Tastenkombination. Anschließend klicken Sie noch auf "Zuordnen", damit Ihre Eingabe gespeichert wird.

Datenauszug anlegen Der Datenauszug erlaubt es Ihnen, Teile Ihres Textes später wiederzuverwenden. Das ist zum Beispiel sehr nützlich, wenn Sie Auszüge aus einem umfangreichen Text später weiterverarbeiten wollen.

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Verkleinern Sie das Word-Fenster, so daß ein Teil des Windows-Desktops zum Vorschein kommt.

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Markieren Sie die Textpassage, von der Sie einen Datenauszug haben wollen. Anschließend klicken Sie mit der linken Maustaste auf den markierten Bereich und halten die Taste gedrückt. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf eine freie Stelle des Desktops.

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Lassen Sie die Maustaste los. An der gewählten Stelle erscheint ein neues Dokument. Der Dokumentenname beginnt mit "Datenauszug aus

Dokument ...", gefolgt vom Beginn des Textes, den Sie markiert haben. Auch wenn Sie Word beenden, bleibt Ihnen der Datenauszug erhalten. Sie können den Auszug beliebig verändern oder löschen; das Originaldokument bleibt dabei unverändert. Wenn Sie den Auszug nicht mehr benötigen, löschen Sie ihn vom Desktop.

AutoKorrektur erweitern "Wer nämlich mit "h" schreibt....". Solche Fehler macht niemand gerne. Die Rechtschreibprüfung von Word erkennt diesen Fehler zwar, aber das ist auch keine optimale Lösung. Denn was, wenn Sie bei mehrsprachigen Texten die Rechtschreibprüfung ausschalten? Oder wenn Sie das selbe Wort immer wieder falsch schreiben und es jedesmal von Hand korrigieren müssen? Damit ist ab sofort Schluß: Machen Sie sich die "AutoKorrektur" von Word zunutze. Richtig eingesetzt, erscheinen solche Fehler gar nicht erst auf dem Bildschirm.

Markieren Sie das falsch geschriebene Wort mit der Maus. Anschließend öffnen Sie das Menü "Extras" und wählen den Befehl "AutoKorrektur..." aus. Das Dialogfenster "AutoKorrektur" wird eingeblendet.

Ihr Eintrag wird in die Korrekturliste übernommen. Sollten Sie sich aus Versehen verschrieben haben, können Sie den Eintrag auch wieder löschen. Wählen Sie dazu den Eintrag aus und klicken Sie auf "Löschen". Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie das Menü wieder.

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Im Feld "Ersetzen:" erscheint das von Ihnen markierte Wort. Geben Sie im Feld "Durch:" das richtig geschriebene Wort ein. Achten Sie darauf, daß die Optionen "Während der Eingabe ersetzen" und "Nur Text" aktiviert sind. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".

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Versuchen Sie nun einmal, das eben korrigierte Wort im Text falsch zu schreiben. Sobald Sie das Wort eingetippt haben und mit dem nächsten Wort weitermachen wollen, korrigiert Word den Fehler umgehend. Und das unabhängig davon, ob die Rechtschreibprüfung aktiviert ist oder nicht. ❏

Word

TIP

Überschreibmodus per Taste aktivieren

Befehle und Funktionen in Word 97

In Word 97 sind einige Befehle und Funktionen umbenannt. Hier die wichtigsten: Das Datei-Menü in Word 6.x / 7.x 1. Dokumentvorlage 2. Senden 3. Verteiler anlegen 4. Datei-Manager (nur WORD 6.0) 5. Datei-Info (nur WORD 6.0) Das Dateimenü in Word 97 1. Umbenannt in "Vorlagen und Add-Ins" im Menü "EXTRAS" 2. Umbenannt in "E-Mail-Empfänger" im Untermenü "SENDEN AN". 3. Umbenannt in "VerteilerEmpfänger" im Untermenü "SENDEN AN". 4. Nicht mehr vorhanden 5. Funktionalität im ÖffnenDialog (Menü "DATEI") integriert 6. Umbenannt in "Eigenschaften"

Unter Word 8.0 läßt sich (im Gegensatz zu den älteren Versionen) der Überschreibmodus zum Ersetzen vorhandener Zeichen bei der Eingabe per "Einfüge"-Taste nicht mehr normal nutzen. Hier müssen kleinere Umwege gegangen werden. Sie können den Überschreibmodus wie folgt ein- bzw. ausschalten: Entweder klicken Sie die Zeichen "ÜB" in der Statusleiste am unteren Rand des Word-Fensters doppelt an oder Sie wählen im Menü "Extras/Optionen" die Registerkarte "Bearbeiten" aus und versehen den Eintrag "Überschreibmodus" mit einem Häkchen. Sie können aber auch die "Einfg"-Taste unter Word 8.0 zum Ein- und Ausschalten des Überschreibmodus verwenden. Dazu führen Sie die folgenden Schritte durch:

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Gehen Sie in das Menü "Extras/Anpassen" und klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Tastatur".

Klicken Sie in der Kategorie den Eintrag "Alle Befehle" an und wählen Sie den Befehl "Überschreiben" aus. Wählen Sie nun mit der Maus das Feld "Neuen Shortcut drücken" an und drücken Sie die Taste "Einfg".

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Sie sollten darauf achten, daß bei "Speichern in" die Vorlage "NORMAL.DOT" ausgewählt ist, damit die Tastaturzuweisung global gespeichert wird. Damit steht es immer zur Verfügung.

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Klicken Sie nun auf die Schaltflächen "Zuordnen" und anschließend auf "Schließen", um die Einstellungen zu speichern. Damit ist die "Einfg"-Taste der Funktion "Überschreib-Modus ein- und ausschalten" zugeordnet. Damit verliert aber auch die Aktivierung der "Einfg"-Taste über das Menü "Extras/Optionen" ihre Funktion, da dieser Menüpunkt nicht mehr gebraucht wird.

Hyperlinks einsetzen

Word findet Dateien nicht

!

Befindet sich ein Dokument in einem per Indexerstellung indiziertem Ordner und Sie suchen nach Datei-Eigenschaften oder Text, der in dieser Datei enthalten sein soll? Dann kann es vorkommen, daß die Datei nicht gefunden wird, obwohl die Suchkriterien zutreffen. Das ist ein typisches Problem für eine fehlende Index-Aktualisierung. Der Index wird automatisch alle zwei Stunden auf den neuesten Stand gebracht. Sie können aber auch selbst für eine Aktualisierung sorgen. Dazu gehen Sie in die Systemsteuerung von Windows, klicken auf das Symbol "Indexerstellung" und wählen den Menüpunkt "Index/Index aktualisieren" an.

In Word 97 haben Sie die Möglichkeit, ➞Hyperlinks zu verwenden. Damit können Sie nicht nur per Mausklick Internet-Seiten aus Word heraus aufrufen, sondern auch mehrere Dateien schnell miteinander verknüpfen. Hyperlinks sind aber auch in normalen Texten als Sprungstellen zu gebrauchen. So können Sie zum Beispiel ein selbstgeschriebenes Handbuch mit Sprungmarken zu Verweisen oder ähnlichem ausstatten. Dazu müssen die "anzuspringenden" Textstellen mit einer Textmarke versehen sein. Das funktioniert folgendermaßen:

Wählen Sie aus dem Menü "Einfügen" den Eintrag "Hyperlink" und lassen den Eintrag im Feld "Verknüpfung zu Datei oder URL" frei.

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Versehen Sie zunächst die anzuspringenden Textstellen mit einer Textmarke. Dazu wählen

Sie im Menü "Einfügen" den Eintrag "Textmarke" an und geben der Textmarke den entsprechenden Namen.

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Klicken Sie nun mit der Maus auf die Textstelle, an der ein Hyperlink zu einer markierten Position im Dokument erscheinen soll.

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Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Durchsuchen" neben dem Feld "Name einer Stelle in der Datei".

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Im sich öffnenden Dialogfeld "Textmarke" erhalten Sie die Liste aller zur Verfügung stehenden Textmarken des aktuellen Dokuments.

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Markieren Sie den entsprechenden Eintrag und bestätigen diesen mit Klick auf "OK". An der aktuellen Position des Mauszeigers wird nun ein Hyperlink eingefügt, der zur entsprechenden Textmarke führt. Auf diese Art können Sie beliebig viele Hyperlinks in ein Dokument einbauen.

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Word Internet-Adresse in Text umwandeln Möchten Sie während der Texteingabe jeweils eine einzelne Internet-Adresse nicht als Hyperlink formatieren, erreichen Sie das über die Funktion "Rückgängig" und folgenden weiteren Schritten:

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Geben Sie die Internet-Adresse wie gewohnt per Tastatur ein. Danach wandelt Word 97 diese Adresse automatisch in einen Hyperlink um.

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Wählen Sie nun im Menü "Bearbeiten" den Punkt "Rückgängig" oder drücken die Tastenkombination "Strg", "Z", um die letzte Aktion rückgängig zu machen. Die gerade eingegebene Internet- oder e-mail-Adresse erscheint danach wieder in der ursprünglichen Textformatierung.

Bilder als Textbausteine in Word einsetzen In Word können Sie nicht nur beliebigen Text als Textbausteiene ablegen. Auch Grafiken lassen sich als Textbausteine ablegen, die Sie dann per Tastendruck in Ihr Dokument einbinden können. Um diese Funktion zu verwenden, legen Sie als erstes ein Bild als Textbaustein an. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

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Wählen Sie als erstes aus dem Menü "Einfügen" den Eintrag "Grafik" aus.

Aus dem sich öffnenden Dialogfeld wählen Sie die zu importierende Grafik aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "OK". Die Grafik erscheint daraufhin in Ihrem Dokument.

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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Grafik (die Grafik wird dadurch markiert). Wählen Sie nun aus dem Menü "Bearbeiten" den Eintrag "AutoText" aus.

Ein neues Dialogfeld wird eingeblendet. Geben Sie im Textfeld "Name" einen möglichst kurzen und treffenden Namen für Ihren Autotext ein, zum Beispiel "cat".

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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Hinzufügen". Sie können diesen "GrafikTextbaustein" nun in allen Dokumenten hinzufügen. Um eine Textmarke einzufügen, positionieren Sie die Schreibmarke an der Stelle, an der die Textmarke eingefügt werden soll.

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Geben Sie nun den Namen des Textbausteins ein, in unserem Beispiel "cat", und drücken Sie anschließend die Funktionstaste "F3".

Klicken Sie in der sich öffnenden Menüleiste auf die Schaltfläche "Dokumenttext anzeigen/verbergen"

Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Grafik in einen Text einzubauen, taucht manchmal in Word 97 eine Fehlermeldung auf. In den meisten Fällen resultiert dieses Problem aus einem nicht installierten Grafikfilter, den Word benötigt. In diesem Fall legen Sie die CD-ROM von Word 97 oder Office 97 ein, beenden Sie Word und wechseln in die Systemsteuerung. Doppelklicken Sie dort das Symbol "Software" und wählen den Eintrag Office 97 oder Word 97 aus. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen/ Entfernen". Windows startet nun das Setup von Word und Sie können die fehlenden Grafikfilter nachträglich einrichten.

➞ Hyperlinks Hyperlinks stammen ursprünglich aus dem Internet. Man versteht darunter einfache Verknüpfungen, mit deren Hilfe man schnell durch verschiedene Internetseiten manövrieren kann. Doch auch Programme wie Word haben sich diese Technik zunutze gemacht. Durch die Verwendung von Hyerlinks können Sie ein strukturiertes Dokument aufbauen, in dem Sie dann schnell und bequem navigieren können.

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Es erscheint anstelle des Textes "cat" das Bild an der markierten Stelle. Ein Bild als Textmarke zu verwenden, eignet sich hervorragend, um zum Beispiel häufig verwendete Firmenlogos schnell einzufügen.

Dokumente lassen sich durch Logos als Wasserzeichen optisch aufpeppen. Mit Word 97 ist das sehr einfach. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

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!

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Wasserzeichen einbauen

Klicken Sie zunächst im Menü "Ansicht" auf "Kopf- und Fußzeile".

Probleme mit Grafikfiltern?

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Fügen Sie jetzt Ihre Grafik als Objekt ein. Das erreichen Sie über die Funktion "Einfügen/Grafik/ClipArt". Wenn Sie nun in das Menü "Ansicht/Seiten-Layout" wechseln, taucht Ihr Wasserzeichen unter dem Text auf. Mit Hilfe der Funktion der "Kopf- und Fußzeilen" erreichen Sie, daß dieses Zeichen auch in den Folgeseiten auftaucht.

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➞ Standardleiste Die Standardsymbolleiste befindet sich direkt unter der Menüleiste, mit den allgemeinen Menüfunktionen. In der Standardsymbolleiste sind die wichtigsten Funktionen für den Umgang mit einem Dokument über Symbole erreichbar. In allen Office-Programmen ist diese Symbolleiste ähnlich aufgebaut. Am Anfang stehen Symbole für das Öffnen, Speichern und Drucken von Dateien zur Verfügung. Als nächstes folgen die wichtigsten Funktionen der aktuellen Anwendung.

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Word

TIP

Konverter für ältere Wordversionen

Im Programmpaket von Office 97 ist ein Konverter enthalten. Er sorgt dafür, daß das Dateiformat von Word 97 auch für Word 95 und Word 6.0 bereitgestellt wird. In den meisten Fällen funktioniert er auch, doch manchmal können Probleme auftauchen. Word 6.0 bricht das Laden eines Word-97Dokuments mit einer Fehlermeldung ab, wenn dieses Dokument Grafiken im "jpeg"-Format enthält. Der Grund liegt darin, daß Word 97 diese Grafiken in ihrem Format beibehält und nicht in die internen Formate "wmf" und "emf" umwandelt. Dieses Problem können Sie umgehen: Laden Sie das Dokument nochmals in Word 97. Gehen Sie nun in das Datei-Menü und wählen Sie den Eintrag "Speichern unter" aus. Wählen Sie bei Dateityp den Eintrag "Word 6.0/95" aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Word 97 benutzt dann ein Grafikformat, das Word 6.0 direkt verarbeiten kann.

Standard-Ansicht für Dokumente ändern Bei der Installation wird Word 97 standardmäßig so konfiguriert, daß nach dem Programmstart und dem Anlegen eines neuen Dokuments die Ansicht "Seiten-Layout" voreingestellt ist. Möchten Sie lieber die Normalansicht als Standard-Ansicht festlegen, geht das auch problemlos.

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Öffnen Sie die Datei "Normal.dot" im Verzeichnis "Vorlagen".

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Wählen Sie nun im Menü "Ansicht" den Eintrag "Normal", den Word standardmäßig nach dem Programmstart sowie für das Anlegen neuer Dokumente verwenden soll, an.

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Speichern Sie die Vorlage über das Menü "Datei" und den Eintrag "Speichern" oder durch Klick auf das Speichern-Icon in der ➞Standardsymbolleiste. Wenn Sie Word verlassen und erneut starten, ist automatisch die gewünschte Ansicht für Sie eingestellt. Damit steht Ihnen ein einfaches Mittel zur Verfügung, um zu jeder gewünschten Vorlage auch gleich die passende Ansicht parat zu haben. Beispielsweise eignet sich die Ansicht "Online" für Dokumente, die Sie elektronisch verschicken möchten.

Keine Hyperlinks Um die automatische Umwandlung von Internet- und e-mail-Adressen in Hyperlinks komplett zu verhindern, müssen die Autoformat-Einstellungen geändert werden.

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Wechseln Sie in das Menü "Format" und wählen dort den Punkt "Autoformat" an.

TIP

Positionsrahmen statt Textfelder

In älteren Wordversionen standen Ihnen Positionsrahmen zur Verfügung. Seit Word 97 übernehmen sogenannte Textfelder diese Funktion. Damit haben Sie zwar mehr Gestaltungsmöglichkeiten, aber die Umstellung birgt auch einige Hindernisse in sich. Zum Beispiel dürfen Textfelder keine Fußnoten oder Kommentare enthalten. Möchten Sie anstelle der Textfelder wieder mit Positionsrahmen arbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor: Erstellen Sie ein Textfeld und klicken Sie es mit der rechten Maustaste an. Aus dem Kontextmenü wählen Sie "Textfeld formatieren". Klicken Sie dann auf die Registerkarte "Textfeld" und anschließend auf die Schaltfläche "Konvertieren zu Rahmen"

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen" und wechseln Sie dann auf die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe".

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Auf dieser Registerkarte löschen Sie das Häkchen vor "Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks" und klicken danach auf die Schaltfläche "OK".

Hyperlinks in normalen Text verwandeln Beim ganz normalen Einsatz von Word als Textverarbeitung stört die automatische Umwandlung von Text in Hyperlink. Wir zeigen Ihnen, wie Sie einzelne Links in normalen Text umwandeln. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

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Möchten Sie lediglich einen einzelnen Hyperlink zurück in "normalen" Text verwandeln, markieren Sie ihn zunächst und klicken ihn mit der rechten Maustaste an.

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Wählen Sie im Kontextmenü den Menüpunkt "Hyperlink/Hyperlink bearbeiten" an.

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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Verknüpfung entfernen". ❑

Word

TIP

Das deutsche Service Release ist endlich da!

Eigentlich sollte es das deutsche Service Release für Office 97 schon längst geben. Daraus wurde aber nichts. Der Grund: Die amerikanische Version war kurze Zeit auf der Internet-Seite zum Download, mußte dann aber zurückgezogen werden, weil das Service-Release selbst fehlerhaft war. Jetzt soll es aber endlich so weit sein: Unter folgender Internet-Adresse können Sie das Service Release 2 herunterladen: http://www.microsoft.com/ germany/office Aber Vorsicht! Um das SR 2 zu installieren, müssen Sie das SR 1 installiert haben oder eine Version besitzen, die das erste Service Release schon integriert hat.

➞ Clip-Arts Das sind kleine Bilder, die bei vielen Grafik- und Office-Programmen mitgeliefert werden. Die Bilder liegen in einem Vektorgrafikformat vor (zum Beispiel als .wmf-Datei) Damit können sie beliebig vergrößert oder verkleinert werden. Die Clip-Arts sind meistens nach Themen geordnet. Über ein Vorschaufenster kann man vor der Auswahl einen Blick auf die Bildchen werfen.

➞ Registerkarte Sie finden die Registerkarten bei fast allen Menüs des Office-Paketes. Auf der Registerkarte, die sich an der Oberseite eines Fensters befindet, ist ein Oberbegriff zu verschiedenen Einstellungen angegeben. Klicken Sie auf die Registerkarte, kommen Sie in ein weiteres Menü mit Änderungsmöglichkeiten. Diese Art der Zusammenfassung sorgt für Übersicht am Bildschirm.

Eigene Symbolleisten und Symbole

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Mit wachsenden Ansprüchen an Word entsteht oft das Bedürfnis, mit eigenen Befehls-Konfigurationen oder neuen Symbolleisten zu arbeiten. Um neue Symbolleisten anzulegen, gehen Sie so vor:

"Befehle". Suchen Sie sich die entsprechende Kategorie auf der linken Seite aus. Markieren Sie diese. Auf der rechten Seite sehen Sie nun die jeweils möglichen Befehle mit den Symbolen.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die vorhandenen Symbolleisten und im Kontextmenü auf "Anpassen". Im nächsten Fenster klicken Sie auf "Neu" und geben der neuen Leiste einen Namen. Darunter wählen Sie die Formatvorlage, in der die Leiste erscheinen soll. Wollen Sie die Symbolleiste grundsätzlich überall sehen, bleiben Sie bei der "Normal.dot".

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Klicken Sie die neue und leere Leiste an. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Leiste zu den anderen am oberen Bildschirmrand. Dort lassen Sie die Maustaste los. Die Symbolleiste hat sich eingeklinkt.

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Nun müssen Sie noch die gewünschten Symbole daraufziehen. Falls Sie das Fenster "Anpassen" bereits wieder geschlossen haben, öffnen Sie es erneut (über "Ansicht", "Symbolleisten", "Anpassen"). Wählen Sie nun die ➞ Registerkarte

Klicken Sie die Befehle an, die Sie gerne auf Ihrer Symbolleiste hätten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Befehl auf Ihre Symbolleiste. Das Symbol klinkt sich dort ein. Verfahren Sie so mit sämtlichen Befehlen, die Sie auf Ihrer Leiste verankern möchten.

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Sollte der von Ihnen gesuchte Befehl so nicht zu finden sein, klicken Sie in der linken Liste doppelt auf den Eintrag "Alle Befehle" und suchen danach. Die Kommandos erscheinen nach Kategorien geordnet. Ziehen Sie den betreffenden Eintrag in die Leiste Ihrer Wahl. Dort erscheint zunächst nur das Kommando; klicken Sie dieses Wort mit der rechten Maustaste an und gehen Sie im Menü auf Standard. Klicken Sie nochmals mit rechts auf die leere Schaltfläche und wählen Sie unter "Schaltflächensymbol ändern" ein aussagekräftiges Symbol aus.

Mischen von Hoch- und Querformat

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Manche Dokumente enthalten Seiten im Hoch- und im Querformat, zum Beispiel große Tabellen oder Zeichnungen in einer technischen Dokumentation. Früher konnte man die verschieden orientierten Seiten nur mit viel Aufwand mischen. Bei Word für Windows 7.0 geht das aber ganz einfach. Möchten Sie beispielsweise in einem Dokument, das normalerweise senkrecht ausgedruckt wird, einzelne Seiten waagrecht ausdrucken? So geht's:

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Setzen Sie den ➞Cursor in die erste Zeile der Seite, an der eine waagrechte Ausrichtung be-

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ginnen soll. Wählen Sie das Menü "Datei", "Seite einrichten". Im Register "Papierformat" klicken Sie auf "Querformat" im Bereich "Ausrichtung". Im Auswahlfeld "Anwenden auf:" klicken Sie das ➞PullDown-Menü an und markieren "Dokument ab hier". Bestätigen Sie mit "OK", dreht Word ab diesem Punkt die Seiten des Dokuments um 90 Grad.

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Setzen Sie nun den Cursor an die Stelle, an der wieder der normale senkrechte Ausdruck beginnen soll, und wiederholen Sie den Vorgang "Datei" und "Seite einrichten". Geben Sie unter "Ausrichtung:" wieder "Hochformat" ein. Auch im Feld "Anwenden auf:" muß wieder die Option "Dokument ab hier" aktiviert werden. Ab diesem Punkt dreht Winword die Seiten wieder in das Hochformat. Auf diese Weise können Sie beliebig viele waagrechte Seiten in ein normalerweise senkrecht ausgerichtetes Dokument einbinden. Man muß nur aufpassen, daß nicht aus Versehen unter "Anwenden auf:" die Option "Gesamtes Dokument" gewählt wird – sonst ist die Arbeit umsonst gewesen.

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Word ➞ Pull-down-Menü Als Pull-down-Menü bezeichnet man eine Auswahlliste, die nach dem Anklicken eines bestimmten Symbols ausgerollt wird. Bei einigen Auswahlfenstern befindet sich rechts neben dem Fenster ein auf dem Kopf stehendes Dreieck. Dieses Dreieck symbolisiert das Pull-down-Menü. Klikken Sie auf dieses Symbol, um das Menü zu öffnen. Der Vorteil: Mehr Platz auf dem Bildschirm, viele Funktionen lassen sich so verstecken.

➞ Kopfzeile Kopf- und Fußzeilen eignen sich besonders für Angaben, die Sie auf jeder Seite eines Dokumentes oder Tabelle haben möchten. Dazu gehören etwa die Seitenzahlen, Datum, Uhrzeit oder der Dateiname. Die Position der Kopf- oder Fußzeile wird dabei unabhängig von dem eigentlichen Seitenrand eingestellt. Sie sollten natürlich darauf achten, daß sie über oder unter dem eigentlichen Text stehen. Eigenschaften der Kopf- und Fußzeilen verändern Sie über "Datei" und "Seite einrichten".

TIP

Zurück zur letzten Cursorposition

Mit Tastenkombinationen wie "Strg" und "Ende" oder "Strg" und "Pos1" gelangen Sie schnell an den Anfang oder das Ende des Textes. Um sofort nach einem kurzen Blick auf den Anfang oder das Ende des Dokuments wieder zur letzten Cursorposition zurückzugelangen, können Sie die Tastenkombination "Shift" und "F5" verwenden. So kommen Sie schnurstracks wieder dorthin zurück, wo Sie zuletzt gearbeitet haben.

Freies Verschieben von Grafiken

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Ein Kreis, der in Word für Windows gezeichnet wurde, kann standardgemäß nur in Schritten von 2,5 Millimetern verschoben werden. In manchen Fällen kann dieses Raster aber zu grob sein. Doch Word ermöglicht auch das stufenlose Verschieben von grafischen Objekten.

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Halten Sie die Taste "Strg" gedrückt, während Sie den Kreis mit Hilfe der Maus oder den Cursortasten verschieben. Sie können ihn dann an jede beliebige Stelle Ihres Dokuments verlagern. Das gleiche gilt natürlich auch für Linien, Rechtecke, Bögen und andere grafische Objekte.

Wasserzeichen für Briefpapier Feingefärbte Grafiken auf dem Hintergrund des Briefpapiers werden "Wasserzeichen" genannt. Doch Briefpapier mit einem echten Wasserzeichen ist ein sündhaft teures Vergnügen. Doch dieses dekorative Accessoire läßt sich auch direkt mit dem Brieftext ausdrucken. Das ist einfach, geht schnell und gibt Ihrem Briefpapier einen edlen Touch.

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Nachdem Sie die Größe und Lage der Grafik mit der Maus festgelegt haben, wechseln Sie mit einem Doppelklick auf das Objekt in den Grafikmodus, um die Farbintensität zu reduzieren.

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Zuerst muß mit Hilfe der ➞Kopfzeile in Word eine zweite Ebene angelegt werden. Da grafische Elemente und feste Bestandteile des Briefpapiers beim Schreiben des Briefes stören, ist es sinnvoll, das komplette Layout des Briefpapiers in die erweiterte Kopfzeile zu verbannen.

Haben Sie z.B. die ➞ Clip-Arts aus Word gewählt, müssen Sie die diversen Elemente erst eimmal gruppieren. Markieren Sie bei gedrückter "Shift"-Taste alle Elemente, die mit der gleichen Farbe ausgestattet werden sollen. Nach einem Klick auf den Button "Füllfarbe" (auf der "Zeichnen"-Symbolleiste) wählen Sie nun einen möglichst hellen Farbton aus der Palette aus. Passen Sie auf diese Weise alle Teile des Clip-Arts farblich an seine neue Aufgabe an.

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Damit die Kopfzeile das gesamte Blatt bedeckt, wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und "Seite einrichten". Hier klicken Sie auf das Register "Seitenränder". Setzen Sie dort die Werte "Oben" und "Unten" auf jeweils "-3 cm". Zwischen dem Minuszeichen und der Zahl darf sich kein Leerzeichen befinden.

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Ändern Sie die Werte "Links" und "Rechts" auf je "1 cm" und korrigieren Sie die Werte "Kopfzeile" und "Fußzeile" im Bereich "Abstand vom Seitenrand" ebenfalls auf "1 cm". Danach schließen Sie die Dialogbox "Seite einrichten" mit "OK"

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Wechseln Sie mit "Ansicht" und "Kopf- und Fußzeile" in die Ansicht Ihrer Kopfzeile, die beinahe die ganze Seite bis zur Fußzeile bedeckt. Diesen Bereich können Sie nun frei gestalten.

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Setzen Sie anschließend alle festen Bestandteile des Briefpapiers, wie zum Beispiel die Absenderadresse, den Ort und Ihre Adreßzeile für Fensterbriefumschläge ein. Mit "Einfügen" und "Grafik" können Sie jetzt eine geeignete Bilddatei aussuchen.

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Zum leichteren Dritteln des Briefes für lange Briefumschläge lohnt es sich außerdem, direkt eine Falzmarke einzubinden. Benutzen Sie dazu das Werkzeug "Linie" der Grafiksymbolleiste und halten Sie die "Shift"-Taste gedrückt, damit die Linie exakt waagerecht liegt. Ziehen Sie eine kurze Linie am linken Seitenrand. Die Falzmarke sollte sich 10,5 cm unter der Oberkante des Briefes befinden. Wenn das Layout Ihren Vorstellungen entspricht, verlassen Sie mit einem Klick auf "Grafik schließen" den Grafikmodus.

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Mit "Ansicht" und "Layout" wechseln Sie nun in die Ebene, in der Sie normalerweise schreiben. Passen Sie hier die Seitenränder des Briefvordergrundes mit Hilfe der Schiebregler an den Linealen an das Layout des Hintergrundes an. Wenn alles stimmt, sichern Sie Ihr Werk am besten mit einem Klick auf "Datei" und "Speichern unter" als Dokumentvorlage, um in Zukunft mit "Datei" "Neu" direkt darauf zugreifen zu können.

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Word ➞ Cursor Als Cursor wird der Mauspfeil bezeichnet. Mit diesem können alle Elemente der Bildschirmoberfläche angesteuert und aktiviert werden. Je nachdem ob die linke oder rechte Maustaste aktiviert wird, hat dies unterschiedliche Auswirkungen.

Autokorrektur unterdrücken Die Autokorrektur von Word kann nicht nur typischen Tippfehlern vorbeugen, sondern auch Abkürzungen in volle Wörter umwandeln. Kürzel wie "bzw.", "z.B." oder "mfg" sind zwar gebräuchlich, aber in der Korrespondenz und anderen Texten normalerweise nicht erwünscht.

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➞ Shortcut Shortcut bedeutet soviel wie "Tastenkombination". Das heißt, Sie können Befehle aufrufen, wenn Sie eine oder mehrere Tasten drücken. Das geht schneller, als eine Funktion über einen Menüpunkt anzuwählen. In Menüs wird der Shortcut zu einem Menüpunkt häufig mit einem unterstrichenen Buchstaben angezeigt. Oder er wird neben dem entsprechenden Befehl vermerkt. Haben Sie sich einmal die wichtigsten Kombinationen gemerkt, werden Sie wesentlich schneller arbeiten.

Um solche Fehler zu verhindern, empfiehlt es sich also, mit "Extras", "Autokorrektur" die Abkürzung in das Feld "Ersetzen:" und die volle Schreibweise in das Feld "Durch:" aufzunehmen. Wenn die Option "Während der Eingabe ersetzen" in dieser Dialogbox aktiv ist, wandelt Word jede Abkürzung im Text in die gewünschte volle Schreibweise um.

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Manchmal ist Word jedoch etwas übereifrig und korrigiert Zeichenfolgen, die nicht verändert werden sollten. In diesem Fall haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die Korrektur rückgängig zu machen. Die schnellste Alternative ist normalerweise, direkt, nachdem Word ein Wort

TIP

Will man nur etwas nachlesen, ohne das Dokument zu verändern, ist die Maus ein gutes Instrument. Mit ihr läßt sich schnell und einfach in Texten blättern. Bewegt man damit den Laufbalken am rechten Fensterrand, kann man durch das gesamte Dokument blättern, ohne die Cursorposition zu verändern. Um wieder zurück zur ursprünglichen Stelle zu gelangen, muß nur eine der Cursortasten gedrückt werden. Inzwischen gibt es auch Mäuse mit eingebauten Scrollrad. Sie drehen an einem Rädchen und der Laufbalken bewegt sich; das spart einige Zeit.

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Hat Word nur wenig geändert, können Sie auch mit den Cursortasten zurück zu den veränderten Zeichen gehen und sie von Hand korrigieren. Wenn Sie kein Leerzeichen schreiben, vergißt Word, daß es dieses Wort korrigieren sollte, und korrigiert es nicht noch einmal.

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Wissen Sie schon vor der Eingabe einer Zeichenfolge, daß Sie keine Autokorrektur wollen, können Sie ebenso zwei Leerzeichen setzen und die nicht zu korrigierende Zeichenfolge dann innerhalb der beiden Leerzeichen schreiben. Wollen Sie manche Abkürzungen abwechselnd in der kurzen und der langen Fassung verwenden, bietet sich bei Word 6.0 auch die Eingabe eines geschützen Leerzeichens nach der abgekürzten Schreibweise an. Das Zeichen erhalten Sie mit der Tastenkombination "Strg" + "Shift" + "Leer". Bei Word 7.0 versagt diese Methode, diese Version korrigiert auch bei geschützten Leerzeichen.

Schneller arbeiten Word 97 gilt als Speicherfresser, der besonders Rechner ausbremst, die nur mit 8 oder 16 MByte RAM ausgestattet sind. Sie können aber die Arbeit mit Windows und Word beschleunigen.

Schnell blättern per Maus

ungewünscht korrigiert hat, "Strg" "Z" zu drücken. Das entspricht dem Menü "Bearbeiten", "Rückgängig" und stellt den Zustand vor der Autokorrektur wieder her.

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Eine Möglichkeit dazu ist das Abschalten des Druckens im Hintergrund. Word sieht diese Option vor, damit Sie während des Ausdrucks eines Dokuments weiter am Text arbeiten können. Allerdings braucht diese Hintergrundaktivität zusätzliche Speicherkapazität. Ist diese Option abgeschaltet, erfolgt der Ausdruck spürbar schneller.

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Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf "Extras", "Optionen" und "Drucken". Deakti-

vieren Sie die Box "Drucken im Hintergrund". Der Haken in der weißen Box muß nun verschwunden sein.

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Ähnlich verhält es sich mit dem Speichern im Hintergrund. Damit Sie beispielsweise beim Autospeichern nicht in Ihrer Arbeit am Dokument aufgehalten werden, sichert Word die Datei im Hintergrund. Doch auch diese Aktion zehrt am Speicher. Um dies zu verhindern, klicken Sie wiederum in der Menüleiste auf "Extras", "Optionen" und "Speichern" und schalten die Box "Speicherung im Hintergrund zulassen" ab.

Fontgröße ändern Es ist mühsam, die Schriftgröße erst über das Fenster "Schriftgrad" einzustellen. Schneller geht es per Tastatur mit einem ➞Shortcut. Dann drücken Sie die Tastenkombination "Strg" + "Shift" + ">" mehrfach, um den markier-

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ten Text punktweise zu vergrößern. Um ihn zu verkleinern, reicht es, die Kombination "Strg" + "<" zu drücken.

Word 95/97 ➞ Positionsrahmen Mit Hilfe von Positionsrahmen lassen sich Texte, Grafiken und Objekte frei auf der Seite plazieren. Einen Positionsrahmen kann man sich als Behälter vorstellen, der die Ausmaße und die Position des darin befindlichen Inhalts definiert. Positionsrahmen werden vor allem für komplexe Seiten benötigt. Auf Wunsch wird der Inhalt des Rahmens vom umliegenden Text umflossen. Auch Seitenränder stehen zur Verfügung, so daß sich z.B. Bildunterschriften auf den Seitenrand setzen lassen.

Grafik mit Legenden verankern (nur in Word 95) Grafiken können nur mittels ➞Positionsrahmen an bestimmten Textstellen verankert und damit gegen unbeabsichtigtes Verschieben geschützt werden. Ein Positionsrahmen kann unabhängig von der Grafik erzeugt, formatiert und gelöscht werden.

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Zum Einfügen des Rahmens klicken Sie in der Menüleiste auf "Einfügen". Wählen Sie den Befehl "Positionsrahmen". Nun erscheint der Cursor als Kreuz. Damit kann ein Rechteck an beliebiger Stelle erzeugt werden. Setzen Sie das Kreuz an die Stelle, an der Sie den Rahmen erzeugen möchten und ziehen Sie ihn auf die richtige Größe.

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Nach Auslassen der Maustaste erscheint innerhalb des schraffiert dargestellten Rahmens ein leerer Absatz. Markieren Sie diesen. Wechseln Sie über die Menüleiste in den Punkt "Ansicht" und wählen hier "Seiten-Layout". Jetzt wird die Verankerung mit einem Textabsatz durch ein Ankersymbol dargestellt. Diese ➞Verankerung dient dazu, einen vorgeschriebenen vertikalen Abstand zwischen dem Ankerabsatz und dem Rand des Rahmens einzuhalten. Sofern es der Platz zuläßt, wird automatisch Text zwischen Ankerabsatz und Rahmen eingefügt oder fließend "herumgeführt". Wird der Textabsatz ganz gelöscht, so übernimmt der ihm folgende Textabsatz das Ankersymbol.

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Menü anpassen (nur in Word 95) ➞ Verankerung Beim Anker-Absatz handelt es sich um den Absatz, in dem der Positionsrahmen erzeugt wurde. Falls der Absatz nicht mehr existiert, wird der nachfolgende Absatz zum Ankerabsatz. Ist die Option "Verankern" im Menü "Format/Positionsrahmen" aktiviert, wandert der Absatz immer mit dem Anker-Absatz; ist sie deaktiviert, bleibt der Positionsrahmen immer auf derselben Seite.

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Sie können in Menüs auch die Tasten festlegen, mit denen der Menüpunkt per Tastatur ausgewählt werden kann. Als Beispiel soll der Befehl "Zoom..." im Menü "Ansicht" von "Z" auf "m" geändert werden. "Z" erscheint bisher im Menü als unterstrichener Buchstabe.

zu "Befehle" wählen Sie "AnsichtZoomGanzeSeite". Der unterstrichene Buchstabe wird durch ein vorgestelltes "&"-Zeichen festgelegt. Der einzugebende Name für den Befehl im Menü lautet also: "Zoo&m Ganze Seite".

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Wählen Sie das Menü "Extras" und dort den Punkt "Anpassen" aus. Suchen Sie sich die Karteikarte "Befehle" heraus und klicken Sie hier auf "Tastatur". Wählen Sie nun unter "Kategorie" den Befehl "Ansicht" mit der Maus aus. Im Fenster

Formulare als Dokument speichern ➞ Shortcut Shortcut bedeutet soviel wie "Tastenkombination". Das heißt, Sie können Befehle aufrufen, wenn Sie eine oder mehrere Tasten drücken. Das geht schneller, als eine Funktion über einen Menüpunkt anzuwählen. In Menüs wird der Shortcut zu einem Menüpunkt häufig mit einem unterstrichenen Buchstaben angezeigt. Oder er wird neben dem entsprechenden Befehl vermerkt. Haben Sie sich einmal die wichtigsten Kombinationen gemerkt, werden Sie wesentlich schneller arbeiten.

Ein sogenanntes ➞FOnline-Formular ist ein gegen Veränderung geschütztes Dokument, das jedoch veränderbare ➞Felder enthält. Diese Trennung von Texterstellung und Dateneingabe ist aber mit Fallstricken versehen.

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Wenn Sie ein Online-Formular auf Grund einer ➞Dokumentvorlage erstellen, kann es Probleme beim Speichern als Word-Dokument geben. Denn Sie haben eine Vorlagendatei geöffnet oder erstellt. Es ist nicht möglich, den Dateityp einer Vorlage zu ändern. Um Ihre Arbeit dennoch als Word-Dokument zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor.

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Klicken Sie im Menü "Datei" auf "Neu" und gehen Sie anschließend unter "Neu erstellen" auf den Punkt "Vorlage". Wählen Sie nun die Vor-

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lage aus, auf der das neue Dokument basieren soll.

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Klicken Sie unter "Neu erstellen" auf "Dokument" und anschließend auf "OK".

Kopieren Sie den gesamten Text aus der Dokumentvorlage in das neue Dokument. Dazu wählen Sie in der Menüleiste "Bearbeiten" und "Alles markieren". Betätigen Sie nun den Shortcut "Strg+C". Nun wechseln Sie in das neue Dokument und betätigen jetzt den Shortcut "Strg+V".

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Speichern Sie das neue Dokument, und stellen Sie sicher, daß Sie im Feld "Dateityp" im Dialogfeld "Speichern unter" auf "Word-Dokument" klicken."

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Word 97 ➞ TrueType-Fonts Windows setzt zur Darstellung der Zeichen auf dem Bildschirm die TrueType-Technologie ein. Sie gewährleistet, daß die Darstellung auf dem Bildschirm mit dem späteren Ausdruck auf dem Papier nahezu identisch ist. Die Schriftinformationen liegen bei TrueType nicht als Pixelmuster vor, sondern sind als Linien, Punkte und Kurven definiert. Somit lassen sich die Schriften auf jede beliebige Größe skalieren und nehmen dennoch nur relativ wenig Speicherplatz in Anspruch.

Legenden zu Bildern erzeugen

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Als Legenden werden kleine Textblöcke (z.B. einzelne Wörter) bezeichnet, die bestimmten Teilen in der Grafik mit Ortspfeilen zugeordnet sind. Um diese einzufügen, wählen Sie in der Symbolleiste "Zeichnen" den Befehl "AutoFormen". Hier erscheint ein weiteres Menü. Klicken Sie auf "Legende" und suchen Sie sich eine passende Form heraus. Bewegen Sie dann den Mauspfeil an die Stelle, an der die Legende eingefügt werden soll und ziehen Sie diese auf.

2 ➞ Gruppe Das Gruppieren stammt eigentlich aus Grafikprogrammen. Mit Hilfe des "Gruppieren"-Befehls kann man verschiedene Einzelobjekte zu einer Gruppe zusammenfassen, indem man diese mit Maus und der "Strg"-Taste markiert. Das hat den Vorteil, daß man nach der Gruppierung all diesen Objekten in einem Zug dieselben Eigenschaften zuweisen kann. Man muß also nicht jedes Element anklicken und dann Farben, Größen, Schattierungen etc. vergeben. Das ist eine Zeitersparnis und macht auch ein genaueres Arbeiten bei Größenänderungen möglich.

Haben Sie bereits ein Bild über "Einfügen" und "Grafik" eingefügt und wollen nun nachträglich eine Legende gestalten, dann müssen Sie noch folgendes beachten: Der Positionsrahmen muß so weit vergrößert werden, daß er auch die Legenden umschließt. Andernfalls können diese durch benachbarten Fließtext überlagert werden. Um das zu verhindern, bietet ein großer Rahmen die beste Möglichkeit.

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Die Legenden können ebenso wie der Positionsrahmen an anderen Absätzen verankert sein. Um zu verhindern, daß die Legenden bei Textänderungen ihre Lage in bezug auf die Grafik

Darunter versteht man ein Formular, das am Bildschirm ausgefüllt wird und dann wieder an den Versender zurückgeschickt wird. Mit Word können derartige Formulare entworfen werden. So können zum Beispiel Auswahlfelder, Listen und Felder zum Ankreuzen in ein Dokument eingefügt werden.

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Um schnell von einer Legende zur nächsten zu wechseln, ist der ➞Shortcut ALT+Cursortaste zu verwenden. Die Cursortasten allein erlauben nur Bewegungen im Textbereich.

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Alle Legenden einer Grafik können zu einer Gruppe zusammengefaßt werden. Dies verhindert die Lageverschiebung aber auch Größenänderung einzelner Legenden. Sie gruppieren einzelne Elemente, indem Sie diese zunächst markieren. Dazu klicken Sie das erste mit der Maustaste an. Bevor Sie jedes weitere anklicken halten Sie die Shift-Taste gedrückt. Ist dies geschehen, wählen Sie wiederum in der Zeichnen-Symbolleiste "Zeichnen" und hier die Option "Gruppierung".

Berechnungen mit Word

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In Word-Dokumente lassen sich Tabellen einfügen. Deren Inhalte können Sie auch automatisch berechnen lassen. Zwar stehen hier natürlich nicht die ausgefeilten Funktionen von Excel zur Verfügung, aber für einfache Berechnungen reicht es meist.

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➞ Online-Formular

ändern, müssen sie unbedingt an dem im Positionsrahmen liegenden Leerabsatz verankert werden und nicht an beliebigen Textabsätzen.

Klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis einer Berechnung stehen soll. Wählen Sie dann in der Menüleiste "Tabelle" und hier "Formel". Im gleichnamigen Dialogfeld zeigt Word im Textfeld "Formel" bei Spaltensummen automatisch die Funktion "Summe(über)", bei Zeilensummen die Funktion "Summe(links)". Ist diese Funktion die richtige, bestätigen Sie mit OK. Word fügt nun das Ergebnis ein. Ändern Sie später die Inhalte der Ausgangszelle, aktualisiert Word automatisch auch das berechnete Ergebnis.

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Möchten Sie Berechnungen mit bestimmten Zellen in der Tabelle durchführen, geben Sie die Zelladressen in der Formel an. Die Bezeichnung der Zellen ist zu der von Excel identisch, allerdings zeigt Word die Spalten- und Zeilen-Angaben nicht an. Links oben ist "A1", wobei "A" die erste Spalte und "1" die erste Zeile bezeichnet. Um also die fünfte Zelle der vierten Zeile anzusprechen, verwenden Sie die "E4".

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Für Formeln gelten folgende Regeln: Formeln beginnen immer mit dem Gleichheitszeichen. Funktionen, die über die Liste "Funktion einfügen" ins Textfeld "Formel" aufgenommen wurden, benötigen immer die Zellbezüge innerhalb der Klammern. Mehrere Zellbezüge werden durch Semikolon getrennt. Zusammenhängende Bereiche werden mit einem Doppelpunkt zwischen Anfangs- und Endpunkt angegeben. Die Summe der Zellen C2 bis C5 wird dann also so eingegeben: SUMME (C2:C5). Es gilt immer Punkt vor Strich.

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Word 97 ➞ Feld In ein Formular-Feld lassen sich Daten eingeben. Davor steht meist die Feldbezeichnung, die erklärt, was einzugeben ist – etwa "Anzahl". In das nachfolgende, weiße Feld tragen Sie dann nur noch eine Nummer ein. Das spart demjenigen, der die Daten auswertet, das Suchen nach der jeweilig benötigten Information, da mit Hilfe der Felder der Fragebogen optisch übersichtlich aufbereitet ist.

➞ Dokumentvorlage Eine Dokumentvorlage ist ein gewöhnliches Dokument, das Formatvorlagen enthält, jedoch im Unterschied zu einem Dokument in einem besonderen Dateiformat gespeichert ist. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbausteine und Grafiken verfügen sollen, z.B. Briefpapier. Derartige Vorlagen werden nicht unter .doc, sondern unter .dot abgelegt.

➞ Dialogfeld Über Dialogfelder können Sie Veränderungen innerhalb des Dokumentes Schritt für Schritt vornehmen. Zunächst werden Sie in der Menüleiste nach einem Befehl suchen. Ist dieser angeklickt, erscheint meist ein weiteres Auswahlmenü. Hier geben Sie Ihre Wünsche an und kommen unter Umständen in ein weiteres Menü, in dem Sie z.B. die Farbe der Schrift oder den Drehwinkel bestimmen können. Mit Hilfe dieser Dialogfelder gelingt es, die Menüleiste recht knapp zu halten und die meisten Funktionen erst ein, zwei Ebenen darunter zu verstecken.

Automatisches Formatieren der Tabelle

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Im Gegensatz zur automatischen Formatierung von Text funktioniert die AutoFormatFunktion bei Word-97-Tabellen erstaunlich gut. Auf einen Mausklick hin wird aus einer schmucklosen Liste schnell eine perfekt gestaltete und ansprechende Tabelle mit Rahmen, Umrandung und Schattierung. Legen Sie zunächst in Ihrem Dokument eine Tabelle an.

laufleiste, um zu den nicht angezeigten Formaten zu blättern.

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Wählen Sie dazu in der Menüleiste "Tabelle" und "Tabelle einfügen". Geben Sie lediglich noch die Spalten- und Zeilenanzahl ein und verzichten Sie auf jegliche weitere Formatierung der Tabelle.

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Wählen Sie dann in der Menüzeile wiederum "Tabelle" und hier "Tabelle AutoFormat". Im gleichnamigen ➞Dialogfeld erhalten Sie links eine Liste mit den verfügbaren Formaten. Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau auf die spätere Formatierung anhand einer Mustertabelle. Markieren Sie in der Liste "Formate" einen Eintrag, der dem gewünschten Aussehen Ihrer Tabelle am ehesten entspricht. Verwenden Sie die Bild-

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In der Optionsgruppe "Formatierung anwenden auf" legen Sie durch Ein- und Ausschalten der betreffenden Kontrollkästchen fest, welche Elemente Sie auszeichnen wollen. Haben Sie z.B. eine feste Spaltenbreite eingestellt, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Optimale Breite". Steht kein Farbdrucker zur Verfügung, deaktivieren Sie auch "Farbe". Mit der Option "Überschriften" können diese erkannt werden, sofern sie in der ersten Zeile stehen.

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Ein AutoFormat kann mit "Bearbeiten/Rückgängig wieder entfernt werden oder mit "Tabelle" und "Tabelle AutoFormat" bearbeitet oder ausgetauscht werden.

Neue Schriften hinzufügen/löschen

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Windows 95 und seine Programme arbeiten mit ➞TrueType-Fonts. Dies sind frei skalierbare Vektorschriften. Wollen Sie zusätzliche Schriften auf Ihrem System von einer CD einrichten, so dürfen Sie die Schriftart-Dateien nicht einfach auf Ihren Rechner kopieren. Dafür ist eine Windowsfunktion zuständig.

Rufen Sie über "Start" und "Einstellungen" die "Systemsteuerung" auf. Darin klicken Sie doppelt auf "Schriftarten" und blenden den Ordner "Fonts" ein. Wählen Sie nun in der Menüzeile "Datei" und "Neue Schriftart installieren". Im Dialogfeld "Schriftarten hinzufügen" verwenden Sie die Listenfelder "Laufwerke und Ordner", um zum Quellaufwerk zu wechseln.

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Markieren Sie die gewünschten Fonts. Für Mehrfachauswahlen verwenden Sie die Taste "Strg" zusammen mit der Maus. Zur Installation klicken Sie auf "OK".

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Achten Sie auf das eingeschaltete Kontrollkästchen "Schriften in den Schriftart-Ordner kopieren, damit die Fonts auch wirklich im Ordner "C:\Windows\Fonts" gespeichert werden, und Sie von Word aus automatisch den Zugriff bekommen.

Nun starten Sie Ihren Rechner neu (Start/Beenden/Den Rechner neu starten). Die Schriften stehen jetzt in den Windows-Anwendungen zur Verfügung.

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Beim Löschen von nicht verwendeten Schriften gehen Sie vor wie in den Schritten eins und zwei beschrieben. Markieren Sie die Schriften, die gelöscht werden sollen. Wählen Sie im Menü "Datei" den Punkt "Löschen". Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit "OK".

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Um die Schriften endgültig zu löschen und Speicherplatz freizugeben, muß der Papierkorb geleert werden. Klicken Sie also mit der rechten Maustaste das Symbol "Papierkorb" auf Ihrem Desktop an. Aktivieren Sie den Befehl "Papierkorb leeren". ❑

Word ➞ Vorlage Benötigen Sie öfters denselben Brief oder ähnliche Rechnungen, dann empfiehlt es sich, diese als Vorlagen zu speichern. Dazu geben Sie nur die immer gleich bleibenden Angaben ein, etwa die Adreßblöcke, das Datum, die Anrede. Diese formatieren Sie korrekt und müssen dann nur für jede neue Rechnung die Anschrift ersetzen und sie als Dokument speichern.

Falzmarken einfügen Vorlagen lassen sich so gestalten, daß sie einem vorgedruckten Brief-Formular entsprechen. Das einzige Probleme ist die Falzmarke. Sie kennzeichnet die Faltstelle für Fensterumschläge.

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Mit Hilfe der Funktion der Textfelder können Sie Probleme beim Einfügen der Falzmarken umgehen. Öffnen Sie Ihr Brief-Formular (am besten Sie speichern es als ➞Vorlage, siehe TipKasten).

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Klicken Sie mit der Maus an den Anfang des Textes und betätigen Sie einmal die "Return"Taste.

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TIP

Aus Vorlagen werden Dokumente

Stellen Sie beim Speichern einer Datei fest, daß sich diese nur als Dokumentvorlage speichern läßt, dann können Sie den Inhalt dennoch retten: Öffnen Sie dazu ein neues, leeres Dokument über "Datei" und "Neu". Markieren Sie den gesamten Inhalt des ursprünglichen Dokumentes. Fügen Sie ihn über "Bearbeiten" "Einfügen" in das leere Dokument ein. Wählen Sie nun "Speichern unter" und als Dateityp das "Word-Dokument" aus.

Nun drücken Sie die Tastenkombination "Strg+Umschalt+–", um einen Gedankenstrich einzufügen, der als Falzmarke dienen soll.

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Wählen Sie im Menü "Format" und hier den Punkt "Textfeld".

Wählen Sie in der Menüleiste den Befehl "Einfügen" und hier den Unterpunkt "Textfeld". Wechseln Sie dann mit Hilfe des Menüs "Ansicht" in das "Seiten-Layout". Der Gedankenstrich samt Textfeld wird eingeblendet.

Legen Sie 0,63 cm als horizontale und 9,88 cm als vertikale Position fest. Markieren Sie in den Listen "Von" den Eintrag "Seite". Sobald Sie "OK" anklicken, erscheint die Falzmarke an der richtigen Position. Nun verkleinern Sie den Positionsrahmen und verschieben ihn an den Seitenrand.

Mit der Liste der zuletzt bearbeiteten Dateien können Sie auf bis zu neun Dokumente zugreifen (die gewünschte Anzahl legen Sie in der Menüleiste unter "Extras" und "Optionen" auf der Registerkarte "Allgemein" fest). Damit können Sie aber noch nicht auf alle Texte zugreifen, die Sie aktuell benötigen. Mit einem einfachen Trick haben Sie ohne Verzeichniswechsel schnellen Zugriff auf diese Dokumente.

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Markieren Sie im Listenfeld "Kategorien" den Eintrag "Eingebaute Menüs". Bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag "Arbeit" in der Liste "Befehle".

Ziehen Sie den Eintrag bei gedrückter linker Maustaste an eine beliebige Position in den Symbolleisten. Lassen Sie die Maustaste los, steht Ihnen das neue Menü "Arbeit" zur Verfügung.

Nun kann das aktuelle Dokument in die Liste aufgenommen werden. Dazu wählen Sie "Arbeit" und "Zum Arbeitsmenü hinzufügen". Der Dateiname wird daraufhin hier aufgelistet und ist abrufbereit. Um einen Eintrag wieder zu löschen, drücken Sie "Strg+Alt+[-]". Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Minuszeichen. Rufen Sie dann "Arbeit" auf und wählen Sie den Dateinamen, den Sie entfernen möchten.

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Vorlagen speichern

Zum Anlegen einer Vorlage öffnen Sie zunächst ein leeres WordDokument. Formatieren Sie z.B. einen Brief und geben Sie die Standardtexte wie Absender, Empfänger etc. ein. Nun wählen Sie "Datei" und "Speichern unter". Vergeben Sie einen Namen für die Vorlage und wählen Sie unter Dateityp "Dokumentvorlage" aus. Nun speichern Sie diese am besten auf Ihrer Festplatte unter MSOffice/Vorlagen.

Markieren Sie sowohl den Gedankenstrich als auch das Absatzendezeichen.

Ohne Verzeichniswechsel an Dokumente

Wählen Sie das Menü "Ansicht". Dort aktivieren Sie die Punkte "Symbolleisten" und "Anpassen". Wechseln Sie auf die Registerkarte "Befehle".

TIP

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Schnell im Text zurückspringen Sie haben gerade innerhalb eines Textes nach unten ➞gescrollt und wollen nun wieder an die Ausgangsposition zurück. Das geht in Word 97 ganz leicht:

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Betätigen Sie die Tasten "Umschalt"+"F5". Damit kann der Cursor an die letzten drei Positionen gesetzt werden. Beim vierten Tastendruck kommen Sie wieder an die Ausgangsposition.

Word Die richtigen Anführungszeichen Bei der Kennzeichnung von Zitaten werden meist Anführungszeichen verwendet. Normalerweise geben Sie hier per Tastatur nur die geraden Anführungszeichen, mit der Tastaturkombination "Umschalt+2" ein. Wollen Sie statt dessen die typographischen – und eigentlich auch die richtigen – Anführungszeichen verwenden, dann müssen Sie dies Word erst sagen.

Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und hier "AutoKorrektur". Klicken Sie auf die Registerkarte "AutoFormat während der Eingabe" und dann auf das Kästchen vor "Gerade Anführungszeichen durch typographische", das damit aktiviert wird.

Formatierungen erhalten Absatzformatierungen wie z.B. Zeichen- und Zeilenabstand, die Ausrichtung etc. können nicht mit "Format übertragen" kopiert werden.

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Um diese dennoch auf diverse Textabschnitte zu kopieren, genügt es, wenn Sie die Absatzmarke markieren. Danach rufen Sie das Menü "Format" und "Absatz" auf und nehmen dort die

entsprechenden Einstellungen vor. Alles wird auf den entsprechenden Abschnitt übertragen. Um nun diese ➞ Formatierung an andere Stellen zu übertragen, markieren Sie die Absatzmarke. Betätigen Sie die Tasten "Strg+C". Klicken Sie auf das Ende des Absatzes, der neu formatiert werden soll und drücken Sie "Strg+V".

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Formatvorlagen anzeigen Arbeiten Sie viel mit Formatvorlagen, können Sie sich diese an der linken Seite mit Namen anzeigen lassen. Das erleichtert das Finden derselben Formatierung in einem längeren Text.

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Sobald Sie eine Formatvorlage verwenden, wird deren Name im Listenfeld links oben eingeblendet. Mit einer Spalte am linken Rand wird es noch übersichtlicher. Das funktioniert allerdings nur in der Normalansicht eines Dokumentes. Wählen Sie dazu "Ansicht" in der Menüleiste und hier "Normal".

Mit Hilfe der Schiebeleiste am rechten Bildschirmrand können Sie sich innerhalb eines Dokumentes fortbewegen. Dazu wird der graue Schieber angeklickt und bei gedrückter linker Maustaste verschoben. Befinden Sie sich in einem mehrseitigen Dokument, wird gleichzeitig die Seitenzahl, auf der Sie sich beim Verschieben befinden, würden angezeigt. Diesen Bewegungsvorgang nennt man "scrollen", den Laufbalken "Scrollbar".

➞ Formatieren Unter Formatieren versteht man die optische Aufbereitung eines Textes. Dazu gehört z.B. ein größerer Zeilenabstand, Fettoder Kursivdruck, eine besondere Schriftart etc. Alle Symbole dazu finden sich auf der "Format"Symbolleiste. Diese können Sie unter "Ansicht" und "Symbolleisten" aufrufen.

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Nun klicken Sie in der Menüleiste auf "Extras" und auf "Optionen". Wählen Sie die Registerkarte "Ansicht". Ganz unten kann die Breite des Fensters für die Formatvorlagenanzeige eingestellt werden.

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Haben Sie die Anzeige einmal aktiviert, kann die Breite auch per Maus geändert werden. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie beliebig. Der Nachteil: Bei kleinen Monitoren verschwindet der rechte Textrand.

Zeichenformatierungen anzeigen Sie haben einen Teil eines Textes formatiert. Am Ende sollen ähnliche Einstellungen wie zuvor vorgenommen werden. Sie wissen aber nicht mehr, wie weit Sie die Einzüge gesetzt oder welche Schriftgröße sie verwendet haben. Word bietet zu jeder x-beliebigen Textstelle die benötigte Information.

rekthilfe". Nun klicken Sie auf das Schriftzeichen, dessen Absatzformatierungen Sie gerne kennen würden.

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Aktivieren Sie in der Menüleiste das Fragezeichen und klicken Sie im Auswahlfeld auf "Di-

➞ Scrollen

Das Informationsfeld bleibt eingeblendet, bis Sie die Direkthilfe wieder ausschalten. ❑

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Markieren per Maus

TEsIP gibt auch Mausaktionen, die bestimmte Markierungen zur Folge haben. Mit welcher Aktion Sie was bewirken, sehen Sie hier: Markierung / Mausaktion Ganzes Wort / Doppelklick auf das Wort Ganze Textzeile / in Markierungsleiste neben der Zeile klicken Mehrere Textzeilen / Mauszeiger in der Markierungsleist neben den Zeilen ziehen Ganzer Satz / Strg-Taste drücken und in den Satz klicken Ganzer Absatz / dreimal in den Absatz klicken Mehrere Absätze / Mauszeiger in der Markierungsleiste ziehen Ganzes Dokument / dreimal in die Markierungsleiste klicken

Word

TIP

Normalerweise werden die Kommentare, die Sie in einen Text einfügen, nicht mit ausgedruckt. So drucken Sie die Kommentare trotzdem aus: Wählen Sie aus dem Menü "Datei" den Punkt "Drucken". Hier klicken Sie auf die Schaltfläche "Optionen". Dann aktivieren Sie im Feld "Mit dem Dokument ausdrucken" den Punkt "Kommentar". Damit werden die Kommentare am Schluß des Textes ausgedruckt.

TIP

Silbentrennung

Kommentare mit ausdrucken

Textmarker verwenden

Mit Hilfe von Kommentaren können Sie den Text hellgelb hinterlegen. Doch um einige Textstellen einfach nur hervorzuheben, können Sie auch den sog. Textmarker verwenden. Aktivieren Sie in der Symbolleiste "Format" das Symbol "Hervorheben". Klicken Sie hier auf das kleine schwarze Dreieck. Sie bekommen eine Farbpalette. Je nachdem, auf welche Farbe Sie klicken, wählen Sie die Farbmarkierung des Textes. Der Mauszeiger nimmt nun die Form eines Stiftes an. Alle Stellen, die Sie jetzt markieren, erscheinen farbig hinterlegt.

➞ Fußzeile (Kopfzeile) Kopfzeilen sind Texte, die im gesamten Dokument oder in einem bestimmten Bereich am oberen Seitenrand gedruckt werden. Das Gegenstück sind Fußzeilen, die am unteren Seitenrand erscheinen. Typische Anwendungsgebiete sind das Drucken von Seitennummern und Kapitelnamen. Sie dürfen neben gewöhnlichen Texten beliebige andere Elemente enthalten, beispielsweise Grafiken, Felder oder Objekte.

Word kann innerhalb eines Textes eigenständig Silben trennen.

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Dazu müssen Sie im Menü "Extras" die Option "Sprache" anklicken. Wählen Sie hier "Silbentrennung", "Automatische Silbentrennung". Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie Texte im Blocksatz formatieren möchten. Denn ohne automatische Silbentrennung würden in manchen Zeilen große Löcher entstehen. Alle manuell auszubügeln, wäre sehr zeitaufwendig.

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Trotz all dieser Automatismen sollten Sie Ihr Dokument immer nochmals auf fehlerhafte Trennungen überprüfen. Sie können die automatische Silbentrennung ausschalten, wenn Sie den entsprechenden Text markieren und Schritt 1 wieder rückgängig machen. Über die Schaltfläche "Manuell" im Dialogfeld zur Silbentrennung kommen Sie in ein weiteres Menü. Hier macht Word Trennvorschläge und Sie entscheiden, ob und wo das Wort getrennt werden soll.

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Die Anzahl der aufeinander folgenden Trennstriche können Sie vorgeben. Aus optischen Gründen sollten Sie die Zahl aber auf drei begrenzen.

Nehmen Sie die manuelle Silbentrennung aber erst vor, wenn Sie das Dokument fertig geschrieben haben. Denn fügen Sie nach erfolgter manueller Silbentrennung noch etwas ein, verschiebt sich der Textfluß und die Trennstriche bleiben unter Umständen mitten in der Zeile stehen.

Objekte zwischen Seiten verschieben Sie haben mehrere Objekte in Ihr Dokument eingefügt. Nun stellen Sie fest, daß Sie eines falsch positioniert haben. Die neue Position liegt drei Seiten weiter. Eine Möglichkeit wäre jetzt, das Objekt anzuklicken und mit gedrückter Maustaste das Dokument zu durchlaufen. Doch dabei ist die genaue Positionierung schwierig, da das Dokument sich meist sehr schnell bewegt.

ren Sie die Anzeigegröße auf 50 Prozent. Nun werden – je nach Bildschirmgröße – mehrere Seiten angezeigt. Unter Umständen müssen Sie bei einem 15-Zoll-Monitor das Ganze auf 30 Prozent reduzieren.

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Für ein präziseres Arbeiten gibt es einen Trick: Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Seiten-Layout". Aktivieren Sie dann die Option "Zoom". Im Textfeld unter "Prozent" minimie-

Nun können Sie die zu verschiebende Grafik anklicken und ohne große Probleme an die richtige Stelle setzen.

Trennlinien gestalten/löschen Sobald Sie in Word ➞Fußzeilen einfügen, wird die Fußnotentrennlinie eingefügt. Möchten Sie diese Linie gestalten oder löschen, wechseln Sie zunächst in die "Normal-" Ansicht.

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Klicken Sie doppelt auf eines der Fußnotenzeichen im Text. Öffnen Sie das Listenfeld "Fuß-/Endnoten" und markieren Sie den Eintrag "Fußnotentrennlinie". Die Linie wird angezeigt.

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Markieren Sie die Linie. Zum Löschen drücken Sie die Taste "Entf". Zum Umgestalten verwenden Sie die Rahmenlinien-Palette in der Format-Symbolleiste. Auch alle Möglichkeiten der Textformatierung stehen Ihnen offen.

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Haben Sie alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen" und das Fußnotenfenster verschwindet wieder.

Word ➞ Dokumentvorlagen

Schnelles Blättern in Word 97 Sie suchen einen bestimmten Abschnitt in Ihrem Dokument? Dafür müssen Sie sich nicht mit dem Cursor durch das gesamte Dokument bewegen.

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Klicken Sie einfach auf das Kugelsymbol am unteren Ende der rechten Bildlaufleiste.

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Hier öffnet sich ein Menü für diverse Objekte (Felder, Kommentare, Fußnoten etc.), nach denen Sie in Dokumenten suchen können. Wählen Sie einen Typ aus und bewegen Sie sich mit Hilfe der Doppelpfeilschaltflächen von einem Objekt zum nächsten.

Dokumentvorlagen ändern Sie haben sich zum Beispiel für einen Brief eine

➞ Dokumentvorlage ausgesucht. Der Text ist eingegeben und nun stellen Sie fest, daß Sie vielleicht doch lieber eine andere Vorlage benutzt hätten. Dann müssen Sie nicht gleich wieder alles löschen und von vorne beginnen. Sie können ganz schnell eine andere Dokumentvorlage zuweisen.

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Wählen Sie im Menü "Format" den Befehl "Formatvorlagen -Katalog". In diesem Dialogfeld sehen Sie eine Liste aller Vorlagen. Der rechte Teil zeigt eine Vorschau auf die in der Liste gewählte Vorlage. Aktivieren Sie unter "Vorschau" die Option "Dokument" und Sie sehen Ihren gerade geschriebenen Text im rechten Fenster.

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Suchen Sie sich die ideale Vorlage aus und bestätigen Sie mit "OK". Der Text wird entsprechend formatiert.

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Wollen Sie nur einzelne Elemente einer Vorlage übernehmen, wählen Sie im Menü "Extras" den Befehl "Vorlagen und Add-Ins". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Organisieren". Über die ➞ Registerkarte "Formatvorlagen" lassen sich einzelne Formatvorlagen aus anderen Dokumenten in die aktuelle Datei kopieren. AutoTexte, Symbolleisten und Makros kopieren Sie über die drei anderen Registerkarten. Auf diese Art und Weise können Sie aus vorhandenem Material auch gleich eine eigene Vorlage anlegen.

Akustische Kommentare Anmerkungen zu bestimmten Textstellen können Sie mit Hilfe von Kommentaren hinterlegen. Die Kommentare erscheinen weder im Ausdruck (es sei denn, Sie geben es speziell an) noch innerhalb eines Textes. Textstellen, zu denen es Kommentare gibt, erscheinen hellgelb hinterlegt. Bewegen Sie den Mauszeiger über diesen Bereich, erscheint der Kommentar in einem kleinen Infofenster. Sie können aber auch eine Audiodatei abspielen lassen.

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Setzen Sie den Mauszeiger an die Textstelle, an der der Kommentar eingefügt werden soll. Wählen Sie dann im Menü "Einfügen" die Option "Kommentar". Im unteren Teil des Bildschirms wird ein Fenster für Kommentare geöffnet. Hier werden alle Referenznummern eingeblendet. Zum Einfügen einer Audiodatei setzen Sie den Cursor hinter die entsprechende Referenznummer. Klicken Sie dann auf das Symbol "AudioObjekt einfügen".

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Starten Sie die Aufnahme mit der rechten Schaltfläche und sprechen Sie Ihren Kommentartext in das Mikrofon (das Mikrofon muß an Ihre Soundkarte angeschlossen und richtig eingestellt sein).

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Haben Sie die Aufnahme beendet, klicken Sie auf "Beenden" (zweite Schaltfläche von rechts). Zum Abspielen muß das Kommentarfenster geöffnet sein. Doppelklicken Sie dann auf das Audiosymbol. Die Nachricht läuft ab. Zum Beenden des Kommentarfensters klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen".

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Diese erlauben es, die einzelnen Formatvorlagen aus beliebigen Dokumenten zu nutzen. Eine Dokumentvorlage ist ein gewöhnliches Dokument, das Formatvorlagen enthält; jedoch im Unterschied zu einem Dokument in einem besonderen Dateiformat gespeichert ist. Dokumentvorlagen können Texte und Grafiken enthalten. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Dokumente über gleiche Textbausteine und Grafiken verfügen sollen, etwa Briefpapier. Derartige Vorlagen werden nicht unter ".doc", sondern unter ".dot" abgelegt.

➞ Formatvorlage Zur Gestaltung eines Textes können Formatvorlagen verwendet werden. Hier sind bereits bestimmte Überschriften, Fließtexte und Absätze vordefiniert. Das heißt, die Schriftart, die Größe und der Textfluß sind programmiert. Um sie anzuwenden, muß nur der entsprechende Textabschnitt markiert werden und im Roll-up-Menü die richtige Formatvorlage ausgesucht werden. Wenn Sie Word starten und dann einen Text schreiben, beruht der auf der Standardformatvorlage. Die können Sie aber über den Befehl "Format", "Formatvorlage" ändern.

➞ Registerkarte Seit Office 97 arbeitet Microsoft mit den Registerkarten. Klickt man einen übergeordneten Befehl an, öffnet sich ein Menü. Hier bekommt man dann auf Karteikartenreitern diverse weitere Auswahlmöglichkeiten. So können viele Funktionen gebündelt und übersichtlicher gemacht werden. Außerdem spart das Ganze auch Platz auf dem ohnehin schon vollen Bildschirm.

Word ➞ Symbolleiste Hier sind die meist verwendeten Befehle der Menüleiste noch einmal als Schaltfläche dargestellt. Symbolleisten können über das "Ansicht"-Menü ausgewählt werden. Hier sind bestimmte Funktionen bereits gegliedert. In der Format-Symbolleiste sind so zum Beispiel die Befehle zum Fettdruck, zur Schriftgröße, zum Zentrieren etc. enthalten. Symbolleisten erleichtern das Arbeiten, da sie schnell ausgewählt werden können und nicht erst das Menü aufgerufen werden muß.

Originale Symbolleisten Symbolleisten können schnell an die eigenen Bedürfnisse angepaßt werden. Doch all diese Änderungen bei Bedarf wieder rückgängig zu machen, erfordert oft viel Zeit. Word bietet auch hier eine Lösung.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht". Hier klicken Sie auf den Befehl "Symbolleisten", "Anpassen".

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In diesem Dialogfeld markieren Sie den Namen der ➞Symbolleiste , die Sie in den Originalzustand zurückversetzen möchten.

3 ➞ Normal.dot Das ist die Standard-Dokumentvorlage von Word. Hier werden alle Formatierungen eines Texts gespeichert, also welche Schriftart beim Start verwendet wird, welche Schriftgröße etc. Diese Vorlage können Sie aber nach eigenem "Gusto" abwandeln.

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Zurücksetzen". Im folgenden Dialogfeld wählen Sie

Dokumente wieder herstellen Automatisch gespeicherte Dokumente werden bis zum eigentlichen Speichern in einem eigenen Ordner hinterlegt. Starten Sie Word nach einem Stromausfall oder nach einem Programmabsturz erneut, soll Word automatisch alle noch nicht gesicherten Dokumente öffnen. Um das zu erreichen, gehen Sie wie folgt vor:

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TIP

mmm mmm

Einen ersten, übersichtlichen Einstieg in die Welt der Textverarbeitung bietet Word 97 – sehen und verstehen. Das Besondere an dem Buch ist die Verquickung von Übungsvideos und Text. Direkt in Word wird ein neues Menü integriert, von dem aus Sie in Word die Videos starten können. Dabei werden fast ausschließlich die Grundlagen von Word erklärt, etwa das Arbeiten mit Dokumenten, das Formatieren des Texts sowie das Einfügen von Tabellen und Grafiken. Das Ganze ist dabei Schritt für Schritt verständlich erklärt.

info Econ Verlag ISBN: 3-612-28180-1 Preis: 24,90 Mark

in der Liste "Änderungen an der Symbolleiste (Name) löschen" den Namen der entsprechenden Vorlage. Falls Sie keine eigene Standardvorlage haben, ist das immer die "➞Normal.dot". Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK". Wiederholen Sie diese Schritte bei Bedarf für alle weiteren veränderten Symbolleisten. Nun haben Sie auch künftig wieder die originalen Symbolleisten.

Wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und hier den Befehl "Optionen". Auf der Registerkarte "Speichern" aktivieren Sie das Kontrollkästchen "AutoWiederherstellen-Info speichern alle xx Minuten".

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Öffnen Sie nun nach einem Stromausfall Word, benennt das Programm die Datei "Wiederhergestellt". Speichern Sie nun das Dokumente über "Datei" und "Speichern" unter dem richtigen Namen ab.

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Auf diese Weise sind jedoch auch alle Änderungen verloren, die Sie nach der letzten automatischen Speicherung vorgenommen haben. Speichern Sie wieder hergestellte Dokumente nicht neu ab, sind diese beim nächsten Beenden von Word verloren.

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Wird das wieder hergestellte Dokument trotz allem nicht geöffnet, starten Sie Word neu und wählen Sie "Datei" und "Öffnen". Suchen Sie auf der Festplatte den "Windows"-Ordner. Hier gibt es ein "Temp"-Verzeichnis. Klicken Sie nun im Feld "Dateityp" auf den Eintrag "Alle Dateien". Alle wiederhergestellten Dokumente werden mit der Endung ".asd" gekennzeichnet. Klicken Sie doppelt auf das Dokument, das Sie wieder herstellen möchten.

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Schneller geht die Suche, wenn Sie unter "Datei" und "Öffnen" im Feld "Dateiname" den Befehl "*.asd" eingeben. Klicken Sie dann auf "Suche starten".

Tabelle teilen Fügen Sie eine Tabelle am Seitenanfang ein, können Sie keinen Text mehr davor setzen. Oder Sie wollen eine Tabelle teilen. Dann ist es nicht möglich, Text dazwischen einzufügen. Zur Lösung gehen Sie folgendermaßen vor:

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Drücken Sie in einer Tabellenzelle die "Return"Taste, wird ein Absatz eingefügt. Drücken Sie die Return-Taste am Zeilenende, wird eine leere

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Tabellenzeile eingefügt. Doch das hilft unter Umständen nicht weiter. Klicken Sie dann in die Tabellenzeile, über der Sie Text einfügen möchten, oder an der Sie die Tabelle teilen möchten.

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Aktivieren Sie im Menü "Tabelle" und hier "Tabelle teilen". Word fügt einen Leerabsatz ein, der einerseits die Tabelle teilt und auch am Seitenanfang die Texteingabe ermöglicht.

Word

TIP

Wollen Sie zwischen zwei bestimmten Wörtern keinen Zeilenwechsel, können Sie das schon bei der Eingabe definieren. Tun Sie das, dann wird auch bei späterem Hinzufügen von Text zwischen diesen Worten kein Zeilenwechsel erfolgen. Setzen Sie zwischen die beiden Worte ein sogenanntes "geschütztes Leerzeichen". Dazu drücken Sie den Shortcut "Strg", "Umschalt" und "Leertaste". Das empfiehlt sich zum Beispiel bei Datumsangaben. Der "12. Mai 1999" bleibt so immer in einer Zeile stehen.

TIP

Für viele gänzlich unbekannt ist die Funktionstaste "F8" auf der Tastatur. Sie dient in Word als sogenannte "Markierungserweiterung". Bei jedem Drücken markiert sie eine Texteinheit mehr. Also zunächst einmal das Wort, dann einen Satz, den Absatz etc.

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Ganz trickreich ist es, wenn Sie zunächst Text mit Hilfe der F8-Taste markieren und danach noch ein Zeichen eingeben. Denn dann wird die Markierung eben bis zu diesem Zeichen erweitert.

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Drücken Sie also die F8-Taste einmal, dann wird die Option zunächst einmal nur aktiviert: In der Statusleiste erscheint "ERW". Beim zweiten Drücken wird ein Wort, dann ein Satz,

Am untersten Rand des Word-Bildschirmes erscheint die sogenannte Statusleiste. Hier finden sich Informationen über die Seitenzahl, die Position der Einfügemarke und Optionen zu diversen Einstellungen. Was die Abkürzungen bedeuten, erfahren Sie hier:

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Auf der linken Seite wird zunächst die aktuelle Seitenzahl eingeblendet. Hinter der Abkürzung "Ab" verbirgt sich die Abschnittsnumerierung. Und danach folgt nochmals die Seitenzahl im Vergleich mit der Gesamtzahl der Dokumentseiten.

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Im mittleren Bereich finden Sie Positionsangaben für die Einfügemarke. Befindet letztere sich im aktuellen Bildschirm, wird die vertikale Position in Zentimetern und Zeilen angegeben, die horizontale in Spalten.

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Tippen Sie danach einen Punkt ein, dann wird die Markierung nach rechts bis zum nächsten Punkt im Text erweitert. Das gilt für jedes beliebige Zeichen.

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Drücken Sie dann die "Esc"-Taste, wird F8 deaktiviert, die Markierung bleibt jedoch. Klicken Sie einmal mit der Maus auf eine Textstelle, dann wird F8 deaktiviert, die Markierung bleibt bis zu der Stelle erhalten, an die Sie gerade geklickt haben. Drücken Sie "Esc" und klicken Sie gleichzeitig mit der Maus, wird auch die Markierung entfernt.

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Die rechte Spalte enthält Abkürzungen für Einstellungen, die Sie durch Doppelklicken aktivieren oder stillegen können. Unter "Mak" versteht man die "Makroaufzeichnung". Makros sind Kurzprogramme, die Sie selbst für bestimmte Abläufe erstellen können. Mit einem Doppelklick darauf de-/aktivieren Sie diese Option. Hinter "Änd" verbirgt sich die Änderungsverfolgung. Hier wird die farbige Hinterlegung aller Änderungen in einem Dokument eingeschaltet. Ist diese Option aktiviert, können Sie das Feld mit der linken Maustaste anklicken. Sie erhalten ein weiteres Kontextmenü. Ist die Option "Erw" aktiviert, wird alles von der aktuellen Position des Cursors bis zur Stelle, an der Sie diesen Modus wieder abschalten, markiert. Der Überschreibmodus, "ÜB", ersetzt vorhandene Zeichen der Reihe nach durch Ihre neuen Eingaben. Ist "ÜB" deaktiviert, werden die neuen Zeichen nur eingefügt, ohne die alten zu ersetzen.

So löschen Sie ganze Seiten

Dateiendung ändern

Word speichert normalerweise alle Dateien mit der Dateiendung .doc. Wollen Sie das nicht, dann müssen Sie Ihren Dateinamen lediglich in Anführungszeichen setzen, also etwa "Tips.Mai". Im Explorer oder in jeder anderen Dateianzeige erscheint der Dokumenttitel nun genau so.

dann ein Absatz und danach das gesamte Dokument markiert.

Das kann die Statusleiste

Seitenränder schnell ändern

Wählen Sie zunächst in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Seiten-Layout": Klicken Sie dann unter "Ansicht" noch auf "Lineal", wenn die beiden Lineale zuvor nicht eingeblendet wurden. Um nun den oberen Seitenrand zu ändern, bewegen Sie den Mauszeiger auf das linke Lineal. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Grenze zwischen dem weißen und dem grauen Bereich. Der Pfeil wird zu einem Doppelpfeil. Drücken Sie nun die linke Maustaste und ziehen Sie die Maus nach oben oder unten, um den Seitenrand zu vergrößern oder zu verkleinern. Lassen Sie die Taste los, sobald Sie die gewünschte Größe eingestellt haben. Ganz analog ändern Sie den linken und rechten Seitenrand mit dem oberen Lineal.

TIP

Tips und Tricks rund um "F8"

Geschützte Leerzeichen

Sie haben aus Versehen eine leere Seite im Dokument eingefügt und wollen sie wieder löschen.

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Ziehen Sie den Cursor über die ganze Seite und drücken Sie die "Entf"-Taste. Ist eine leere Seite vorhanden, dann drücken Sie die "Rück"-Taste und halten Sie diese so lange gedrückt, bis Sie beim letzten Text angelangt sind.

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Ist die Seite nicht leer, sondern beinhaltet Leerzeilen, müssen Sie diese markieren und dann mit Hilfe der "Entf"-Taste löschen. Um jedoch die Leerzeilen erst einmal zu sehen, wählen Sie in der "Standard"-Symbolleiste das Symbol "Absatzmarke" (neben dem Eingabefeld für den Zoom). Klicken Sie dieses an, werden die Leerzeilen sichtbar, Sie können sie markieren und löschen.

PCgo! 5/99

Word Schrifteffekte verwenden

TIP

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Im Office 97 stehen Ihnen viele neue Texteffekte zur Verfügung. Diese kommen nicht nur in ganz normalen Dokumenten zur Geltung, sondern vor allem auch, wenn Sie eine Web-Seite gestalten wollen.

Gerade bei hoch- oder tiefgestelltem Text ist es oft hilfreich, die Tastaturkombination zu kennen. Denn dann müssen Sie nicht den Umweg über das Menü machen. So kommen Sie dann schneller zum Ziel.

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Die Effekte können Sie über das Menü "Format" und "Zeichen" aufrufen. Möglich sind die Optionen schattiert, Umriß, Relief oder Gravur. Auch die Schrift selbst können Sie gestalten. Ob hochgestellte Zeichen, durchgestrichene Wörter, Kapitälchen etc. – all das können Sie der Schrift zuweisen.

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Im Vorschaufenster sehen Sie sofort das Ergebnis, sobald Sie eine Option mit einem Häkchen versehen.

Sie können ein aktuelles Dokument ganz schnell per e-mail versenden. Dazu müssen Sie lediglich in der Menüleiste auf "Datei" klicken. Hier wählen Sie "Senden an" und die Option "E-Mail Empfänger". Ihr e-mail-Editor wird gestartet. Hier geben Sie lediglich noch die Empfängeradresse ein. Das Dokument an sich ist bereits angehängt.

Für höhergestellten Text drücken Sie gleichzeitig die Tasten "Strg", "Umschalt" und "+". Das nächste geschriebene Zeichen wird nun höhergestellt. Wollen Sie den Text tieferstellen, beispielsweise bei chemischen Verbindungen, dann drücken Sie "Strg" und "#". Der nächste eingetippte Text wird tiefergestellt. Mit erneutem Drücken des Shortcuts wird das Ganze wieder deaktiviert.

TIP

Vertikale Zentrierung

Text kann nicht nur horizontal zentriert werden, wie es mit der Schaltfläche der "Format"-Symbolleiste geht. Er kann auch bei Bedarf vertikal zentriert werden. Dazu geben Sie zunächst den Text ein. Markieren Sie den Text. Wählen Sie nun in der Menüleiste "Datei" und hier "Seite einrichten". Klicken Sie auf die Registerkarte "Seitenlayout". Klicken Sie auf den schwarzen Pfeil neben dem Punkt "Vertikale Ausrichtung". Wählen Sie hier "Zentriert" und bestätigen Sie das Ganze mit "OK". Nun sind die Textzeilen mittig zwischen dem oberen und unteren Zeilenrand dargestellt.

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Sie können auch einen Text, den Sie höheroder tieferstellen möchten, markieren und ihm dann mit den Tastenkombinationen das Format zuweisen.

Informationsfelder anzeigen Immer wenn Sie in MS Office den Mauszeiger auf ein Symbol setzen, erscheint normalerweise nach einigen Sekunden ein hellgelb hinterlegtes Informationsfeld. In diesem Feld wird die Funktion des Symbols kurz beschrieben. Wird dieses Feld nicht angezeigt, müssen Sie es erst aktivieren.

Dokument versenden

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Aktivieren Sie hier das weiße Kästchen vor "Quickinfo auf Symbolleisten anzeigen" mit einem Mausklick. Im Kasten muß nun ein schwarzer Haken erscheinen.

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Wählen Sie in der Menüleiste der Textverarbeitung "Ansicht" und hier die Option "Symbolleisten" und "Anpassen...".

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Klicken Sie im neuen Dialogfeld auf die Registerkarte "Optionen" am oberen rechten Rand des Feldes.

TIP

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Klicken Sie jetzt auf die "Schließen"-Schaltfläche am unteren Rand des Dialogfeldes.

Selbst die Seitenumbrüche anlegen Während der Texteingabe legt Word automatisch neue Seiten an. Sie können das in der Statusleiste mitverfolgen. Doch ab und zu wollen Sie vielleicht selbst mit einem neuen Kapitel auch auf einer neuen Seite beginnen und somit den automatischen Seitenumbruch umgehen.

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Klicken Sie dann auf den Anfang der Zeile, mit der die neue Seite beginnen soll. Drücken Sie dann die Tasten "Strg" und "Enter" gleichzeitig. Ein Seitenumbruch wird angezeigt.

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Wollen Sie ihn doch lieber nicht an dieser Stelle, dann drücken Sie sofort die "Rück"Taste oder markieren Sie den Seitenwechsel und drücken auf die "Entf"-Taste.

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Einen Überblick über die neue Dokumentstruktur erhalten Sie, wenn Sie in der Menüleiste "Ansicht" und "Zoom" anwählen. Setzen Sie als Zoom-Faktor 25 Prozent ein. Nun können Sie mehrere Seiten in Folge betrachten.

➪ PCgo! 5/99

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Hängende Einzüge definieren

Bei hängenden Einzügen werden alle Zeilen bis auf die erste eingezogen. Drücken Sie die Tastenkombination "Strg" und "T", bevor Sie den Absatz schreiben. Nun ist der Hängeeinzug aktiviert. Die erste Zeile wird linksbündig ausgerichtet, die folgenden um 1,25 cm eingezogen. Am Ende des Absatzes drücken Sie "Strg", "Umschalt" und "T", der Hängeeinzug ist aufgehoben. Wollen Sie die Optionen des Einzugs selbst festlegen, wählen Sie in der Menüleiste "Format" und "Absatz". Klicken Sie unter "Einzug" den Pfeil neben "Extra" an. Klicken Sie im Listenfeld auf "Hängend". Die Standardvorgabe "Um" beträgt 1,25 cm. Geben Sie Ihre Werte ein. Bestätigen Sie mit "OK".

Word

TIP

Benutzen Sie regelmäßig bereits bedrucktes Briefpapier für den Ausdruck, dann geben Sie am besten einen neuen Standard für die Einstellung der Seitenränder an. Denn dann müssen Sie nicht jedes Mal beim Ausdruck Zeile für Zeile neu einstellen. Dazu messen Sie zunächst mit einem Lineal die Seitenränder des Briefpapieres aus. Wählen Sie dann in der Menüleiste "Datei" und hier "Seite einrichten". Übertragen Sie die gemessenen Werte in die entsprechenden Eingabeblöcke. Stellen Sie dann noch sicher, daß im Feld "Anwenden" die Option "Auf gesamtes Dokument" aktiviert wurde. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Standard" um die neuen Seiteneinstellungen für alle Dokumente zu übernehmen.

TIP

Automatische Rechtschreibprüfung

Seitenränder neu eingeben

Umschlagadresse übernehmen

Sie können die Adresse für den Briefumschlag schnell aus dem Briefkopf übernehmen. Geben Sie also zunächst den Brieftext sowie Empfänger und die restlichen notwendigen Angaben ein. Markieren Sie jetzt die Empfängeradresse. Wählen Sie in der Menüleiste nun "Extras" und hier "Umschläge und Etiketten". Das Dialogfenster mit der bereits hinterlegten Adresse wird geöffnet. Sie können nun Korrekturen vornehmen, indem Sie einfach in die zu ändernde Zeile klicken und diese ausbessern. Sind alle Angaben korrekt, dann klicken Sie auf die "Drucken"-Schaltfläche. Achten Sie darauf, daß Sie den Briefumschlag so einlegen, wie es auch Word im Vorschaufenster anzeigt. Sie können die Einstellungen für den Usmchlag auch dem Dokument hinzufügen. Er wird dann mit jedem Dokumentaufruf wieder aktiviert. Dazu müssen Sie lediglich im Fenster "Umschläge und Etiketten" auf die Schaltfläche "Dem Dokument hinzufügen" klicken.

Mit dieser Prüfung wird der Text auf fehlerhafte oder doppelte Wörter und auf Fehler bei der Großund Kleinschreibung untersucht. Die automatische Prüfung unterstreicht fehlerhafte Stellen bereits bei der Eingabe.

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Um diese zu aktivieren, wählen Sie in der Menüleiste "Extras" und "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik".

Aktivieren Sie das Kästchen vor "Rechtschreibung während der Eingabe

überprüfen". Bestätigen Sie den Dialog abschließend mit einem Klick auf "OK".

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Haben Sie die automatische Prüfung aktiviert, werden fehlerhafte Wörter mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Klicken Sie jetzt das Wort mit der rechten Maustaste an. Nun erscheint ein Kontextmenü. Hier sehen Sie Verbesserungsvorschläge. Klicken Sie auf das korrekte Wort, um es einzufügen. Ist das Wort nicht dabei, klicken Sie auf eine beliebige Textstelle, um das Menü wieder zu schließen.

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Achtung! Verlassen Sie sich nicht allein auf die Rechtschreibprüfung! Denn haben Sie z.B. statt "viel" "viele" geschrieben, wird dieser Fehler nicht erkannt. Genauso ist es bei anderen grammatikalischen Fehlern.

Neue Standardschrift Die Standardschrift in Word ist "Times New Roman". Meist ist der Schriftgrad auf 10 Punkt eingestellt. Wenn Ihnen das zu klein ist, oder Sie standardmäßig lieber mit einer anderen Schrift arbeiten möchten, können Sie die Voreinstellungen ändern. Das geht wie folgt:

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Markieren Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und schließlich den Grad für Ihre individuelle Standardschrift aus.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Standard" links unten im Dialogfeld. Zur Bestätigung Ihrer Auswahl klicken Sie im Dialogfeld dann auf "Ja".

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Wählen Sie in der Menüleiste "Format" und hier "Zeichen".

Diese Änderungen werden in alle neuen Dokumente übernommen. Voraussetzung ist jedoch, daß Sie mit der Vorlage "normal.dot" arbeiten. Das ist jedoch in aller Regel der Fall. Auf bereits erstellte und gespeicherte Dateien wirkt sich die gerade vorgenommen Änderung nicht aus. Dort müssen sie individuell ändern.

Auto Korrektur ergänzen Gerade bei Fehlern, die Ihnen dauernd unterlaufen, lohnt es, die "Auto Korrektur" zu nutzen.

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Schreiben Sie etwa oft "Skilafuen" statt "Skilaufen", so klicken Sie in der Word-Menüleiste auf "Extras" und weiter auf "Autokorrektur".

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Nun müssen Sie noch darauf achten, daß auf der Registerkarte das Feld "Während der Eingabe ersetzen" markiert ist, das heißt mit einem Haken versehen. Das Dialogfeld schließen Sie mit einem Klick auf "OK".

Im Feld "Ersetzen:" tippen Sie das fehlerhafte Wort ein, in diesem Fall "Skilafuen".

Im Feld "Durch" geben Sie die korrekte Schreibweise ein. Klicken Sie anschließend auf "Hinzufügen".

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PCgo! 5/99

Word

TIP

Bei Headlines ist es üblich, nicht die erste Überschrift zu numerieren, sondern erst die darauffolgenden. Um diesen Effekt zu erreichen, weisen Sie dieser ersten Headline in Word ein anderes Format als Überschrift zu. Dann erscheint sie im Gegensatz zu den so formatierten Überschriften ohne Ziffern.

TIP

Word 95: Alle Befehle zeigen

Gediegene Überschriften

Word 95 abspecken

Den Start eines Systems belasten mit zunehmender Nutzung immer mehr Installationen. Das gilt für Betriebssysteme, doch auch eine Textverarbeitung wie Word ist davon betroffen. Die Auswirkung: Das Programm braucht länger zum Starten und meldet unter Umständen ab und an Fehler, die oft etwas mit problematischen Zusätzen zu tun haben. In Word 95 können Sie die Vorlagen (Endung *.dot) beziehungsweise Add-ins (Endung *.wll) unter Datei / Dokumentvorlage abschalten. Das gilt allerdings nicht für Einbauten, die sich bereits im Startordner von Word befinden und beim Start automatisch hochfahren. Die sind in diesem Fenster grau hinterlegt und nicht zu löschen. Von denen trennen Sie sich am besten, indem Sie die Vorlagen und Add-ins direkt aus dem Startordner entfernen.

In Word verstecken sich unzählige Befehle. Um sich einen Überblick zu verschaffen, können Sie sich eine Liste aller möglichen Befehle im Tabellenformat ausgeben lassen.

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Klicken Sie im Menü "Extras" auf den Eintrag "Makro". Im nächsten Fenster gehen Sie zunächst in die Liste "Makros aus" und wählen dort den Eintrag "Word-Befehle".

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Im Fenster darüber erscheint nun die umfangreiche Liste sämtlicher Befehle. Scrollen Sie diese Liste etwas herunter, bis Sie den Eintrag "Befehle Auflisten" anklicken kön-

Word kann Gliederungspunkte automatisch einfügen. Sie müssen lediglich den Text eingeben und am Beginn jedes Absatzes einen Stern eintippen.

Dann wählen Sie "Alle Word-Befehle". Nun wird ein Dokument mit einer Tabelle aufgebaut. Darin finden Sie den Befehlsnamen, seine Parameter, die zugehörigen Tasten und das Menü, in dem Sie den Befehl normalerweise finden.

im Register "Aufzählungen" die gewünschte Form doppelt anklicken. Der Gliederungspunkt in dem markierten Absatz wird daraufhin angepaßt.

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Wählen Sie in Word 97 in der Menüleiste "Format" und "AutoFormat". Klicken Sie hier auf "Optionen" und holen Sie die Registerkarte "AutoFormat" hervor. Hier sollte vor der Option "Automatische Aufzählung" ein Häkchen erscheinen.

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Die von Word eingesetzten Sonderzeichen können Sie ändern, indem Sie "Format" "Numerierung und Aufzählungen" wählen und dann

Zu klein Gedrucktes

Beim Drucken mit Postscript passiert es oft, daß ins Dokument eingebundene Eps-Bilder klein wie Briefmarken auf dem Papier erscheinen. Der Grund: Der Eps-Importfilter von Word 7 benutzt ein vorhandenes Vorschaubild der Eps-Bilder, statt die Originalgrafik in der korrekten Größe zu drucken. Abhilfe kann ein nochmaliger Export des Eps ohne Vorschau schaffen. Eine so bearbeitete Grafik wird jedoch unter Word gar nicht mehr dargestellt. Dafür erscheint sie korrekt auf dem Ausdruck

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Aufzählungszeichen verändern

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TIP

nen. Mit der Schaltfläche "Ausführen" starten Sie nun ein Makro.

Für die Größenänderung klicken Sie in diesem Fenster die gewünschte Form nur einmal an und wählen "Bearbeiten". Unter "Schriftgrad" können Sie die Größe des ausgewählten Sonderzeichens nun beliebig einstellen.

Formatierungen für e-mails erhalten Sie haben Ihr Dokument toll formatiert und wollen es nun per e-mail verschicken. Tun Sie dies über "Datei" "Senden an" und "e-mail-Empfänger", wird es oft nicht im .doc-Format gesendet, sondern als .txt Dokument. Damit gehen sämtliche mühsam eingestellte Formatierungen verloren.

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Klicken Sie auf "Extras" und wählen Sie "Optionen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Speichern". Im Abschnitt "Dateien speichern als" stellen Sie das Format "Word-Dokument (*.doc)" für den Anhang der e-mail ein.

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Der Grund für dieses Verhalten liegt weniger in einer Unverträglichkeit mit dem e-mail-Client in Windows, vielmehr haben Sie in Word ein falsches Format für das Speichern von Dateien abgelegt.

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Achtung: Diese Einstellung erfolgt unabhängig von der Form des Original-Dokuments. PCgo! 6/99

Word Einheitliches Formatieren von Fachbegriffen Wer in Texten häufig mit bestimmten Begriffen arbeitet, der will sie mitunter nachträglich so gestalten, daß sie im Dokument besser lesbar sind – also beispielsweise farbig unterlegen oder mit einer anderen Schrift abbilden.

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Mit "Shortcut" können Sie dem Format noch ein Tastenkürzel zuweisen, falls Sie es häufiger aufrufen und dabei Zeit sparen wollen.

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Zu diesem Zweck sollten Sie in der aktuellen Formatvorlage ein neues Format für solche Fachbegriffe schaffen: Wählen Sie "Format" / "Formatvorlage" und klicken auf "Neu". Geben Sie unter "Name" nun "Fachbegriff" ein und wählen bei Formatvorlagen-Typ den Eintrag "Zeichen" aus.

Dann klicken Sie auf "Format" und auf "Zeichen", um zu bestimmen, wie Ihre Fachbegriffe von nun an im Text erscheinen sollen.

Datum auf Tastendruck

In ein Dokument können Sie das Datum mit [Alt + Shift + D] einsetzen. Es erscheint dann an der Cursorposition. Die aktuelle Zeit bauen Sie mit [Alt + Shift + T] ein. Auf diese Weise integrieren Sie jedoch nicht nur die Werte ins Dokument, sondern Felder, deren Inhalte Sie mit einem Rechtsklick und dem Kommando "Feld aktualisieren" überschreiben können.

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Mit "Zur Dokumentvorlage hinzufügen" geben Sie an, in welchen Vorlagen das neue Format gespeichert wird. Taucht beim Schreiben schließlich ein solcher Fachbegriff auf, markieren Sie ihn beispielsweise mit einem Doppelklick. Dann klicken Sie auf die Liste mit den Formaten oben links in Word und suchen dort den Eintrag "Fachbegriff" heraus, den Sie doppelt anklicken.

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TIP

Sollten Sie alle Fachbegriffe in einem fertigen Text anders formatieren wollen, markieren Sie den Begriff und verändern ihn. Markieren Sie ihn erneut und weisen ihm die Formatvorlage "Fachbegriff" zu. Es folgt die Frage, ob Sie alle Fachbegriffe neu definieren wollen. Bestätigen Sie dies.

TIP

Dokumente vergleichen

Mitunter ist es nötig, Dokumente zu vergleichen, um Gemeinsamkeiten oder Abweichungen in den Texten zu entdecken. Word liefert dazu eine Funktion, die diese Aufgabe sehr erleichtert. Öffnen Sie dazu das Menü "Extras" und wählen dort "Änderungen verfolgen" aus. Klicken Sie hier auf den Eintrag "Dokumente vergleichen". Word will nun wissen, welches zweite Dokument Sie zum Vergleich heranziehen. Das können Sie bequem über ein BrowserFenster aussuchen.

Automatische Unterschrift einbauen Auch in e-mails macht sich die eigene Unterschrift ganz gut. Die Funktion "Autotext" in Word ermöglicht es, in Mails automatisch die gescannte Unterschrift einzufügen. Die einzige Bedingung: Sie sollten Word in Ihrem e-mail-Programm als Mail-Editor verwenden. Der AutotextEintrag trägt den Namen "Signature" und wird in die ➞Vorlage eingebaut, die Sie für Word-Mails nutzen.

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Markieren Sie die Signatur, klicken Sie auf "Bearbeiten" und "Autotext" (in Word 97 "Einfügen" und "AutoText") und tragen Sie unter "Name" nun "Signature" ein. Klicken Sie auf "Hinzufügen".

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Öffnen Sie die Vorlage, die in den meisten Fällen "e-mail" heißt. Verwenden Sie in Exchange dazu die Befehle "Verfassen, "WordMail" und "Optionen", in Outlook "Verfassen", "Vorlage wählen". Doppelklicken Sie auf "e-mail".

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Tippen Sie dann die Unterschrift ein oder fügen Sie eine gescannte Signatur als Grafik ein. Dies geht über die Menüleiste mit "Einfügen", "Grafik" und "Aus Datei". Suchen Sie sich die entsprechende Datei heraus und klicken Sie doppelt auf die entsprechende Grafik. Sie wird an der Stelle eingefügt, an der der Cursor im Moment steht. PCgo! 6/99

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Wenn Sie jetzt in einer e-mail die ersten vier Buchstaben von "Signatur" eingeben" und dann die Eingabetaste drücken, erscheint die komplette Signatur. ❑

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➞ Vorlage Word bietet zahlreiche Vorlagen zur Gestaltung von Briefen, Rechnungen, e-mails etc. Diese können Sie aufrufen, indem Sie über die Menüleiste "Datei" und hier "Neu" wählen. Im Auswahlmenü klicken Sie nun eine entsprechende Registerkarte an und doppelklicken Sie auf die entsprechende Vorlage. Diese können Sie entweder so übernehmen wie sie vorliegt, Sie können diese aber auch ganz individuell verändern und dann als neue Dokumentvorlage speichern. Dazu wählen Sie "Datei" und hier "Speichern unter". Als Dateityp muß nun "Dokumentvorlage .dot" ausgewählt sein. Auch Format- oder e-mailVorlagen können Sie entsprechend aufrufen und anpassen.

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TIP

In Formularen Daten drucken

Immer häufiger gibt es Formulare auch in elektronischer Form. Solche Formulare erleichtern das Ausfüllen insbesondere dann, wenn ein Programm automatisch die richtigen Zahlen und Texte in die entsprechenden Felder setzt. Verlangt eine Behörde aber ein "klassisches Formular", so war die ganze Arbeit für die Katz. Das muß nicht sein: Auf der Registerkarte "Drucken", die Sie über den Menüeintrag "Extras", "Optionen" öffnen, setzen Sie vor "In Formularen nur Daten drucken" ein Kreuzchen und bestätigen mit "OK". Nun wird nur der Inhalt der Datenfelder ausgedruckt – paßgenau auf dem Formularbogen.

TIP

Dokumente sofort ausdrucken

Wenn Sie genau wissen, was in Ihren Dokumenten steht, und Sie diese vor dem Drucken nicht mehr zu öffnen brauchen, so ist auch das unter Word möglich: Sie betätigen das Symbol "Dokument öffnen" links oben in der Standardleiste. Im Dialogfeld "Öffnen" können Sie die Dateien selektiv auswählen, indem Sie die "Strg"Taste gedrückt halten und die einzelnen Dateien anklicken. Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die blau markierten Dateien und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl "Drucken".

Nur Word 97: Druckoptionen einstellen Klicken Sie zum Ausdrucken eines Dokumentes über "Datei" in der Word-Menüleiste auf "Drucken" oder geben die Tastenkombination "Strg"+"P" ein, so erscheint das druckerspezifische Dialogfeld. Hier stellen Sie beispielsweise ein, ob Sie das gesamte Dokument oder nur einen bestimmten Teil ausdrucken möchten. Drucker liegen. Das umständliche Handsortieren können Sie sich sparen: Setzen Sie vor "Umgekehrte Druckreihenfolge" einen Kontrollhaken, und zukünftig liegt die erste Seite richtig zuoberst.

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Darüber hinaus können Sie in der Textverarbeitung eine ganze Reihe druckerunabhängiger Optionen einstellen.

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Klicken Sie zunächst auf den Eintrag "Extras" in der Menüleiste gefolgt von "Optionen". Im nun erscheinenden Dialogfeld öffnen Sie die Registerkarte "Drucken".

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Sie ärgern sich beispielsweise bei Ihrem Tintenstrahldrucker darüber, daß die Seiten nach dem Ausdruck in der falschen Reihenfolge im

Ein Kreuz vor "Felder aktualisieren" bringt beispielsweise die Seitenzahlen von Querverweisen auf den neuesten Stand. Ähnlich ist es bei "Verknüpfungen aktualisieren": Haben Sie mit dem Text verknüpfte Bilder und Grafiken nachträglich bearbeitet, so sorgt die Aktivierung dieser Option dafür, daß Sie automatisch jeweils die aktuellen Grafiken auf dem Papier sehen.

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Versenden Sie häufig per e-mail Worddokumente in Länder wie die USA, die nicht mit dem heimischen A4-Format arbeiten, so deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Texte, die für das Format eines anderen Landes formatiert wurden (beispielsweise US-Letter), werden für einen Kontrollausdruck auf A4 so angepaßt, daß alle Umbrüche wie in der ursprünglichen Formatierung erscheinen.

Gerade und ungerade Seiten individuell Wenn Sie geraden und ungeraden Seiten, ähnlich wie in einem Buch, unterschiedliche Kopfund Fußzeilen zuordnen möchten, so ist das mit Word kein Problem:

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Öffnen Sie über den Eintrag "Datei" in der Menüleiste und "Seite einrichten" die Registerkarte "Seitenlayout". Dort müssen Sie im Bereich der Kopf- und Fußzeilen den Eintrag "Gerade/ungerade anders" mit einem Klick aktivieren. Entscheiden Sie ferner, ob Sie diese Funktion "auf

das gesamte Dokument anwenden" möchten oder nur auf einen bestimmten Teil. Mit "OK" werden die Einstellungen wirksam.

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Möchten Sie nun die Kopfzeile in Ihrem Text einrichten oder ändern, so klicken Sie auf "Ansicht" in der Menüleiste gefolgt von "Kopfund Fußzeile".

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Achten Sie darauf, daß Sie die Kopfbzw. Fußzeile nun spezifisch für die geraden und ungeraden Seiten einrichten – je nachdem, auf welcher Seite Sie sich gerade befinden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise auf die jeweils linke Seite den "Buchtitel" und auf die jeweils rechte die "Kapitelüberschrift" drucken lassen.

Die Seiten werden unmittelbar auf den Drucker geschickt.

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Word Nur Word 97: Zusatzinfos extra ausdrucken Sie können etliche Zusätze mit Ihrem Dokument ausdrucken, die normalerweise nicht auf dem Papier erscheinen.

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Öffnen Sie dazu nochmals die Registerkarte "Drucken" wie im ersten Tip beschrieben.

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Möchten Sie die wichtigsten Dokumenteneigenschaften mit dem Text ablegen, so setzen Sie vor "Dokumenteneigenschaften" im Abschnitt "Mit dem Dokument ausdrucken" ein Häkchen. Auf einer zusätzlichen Seite sehen Sie so später auf einem Blick, wie das Dokument heißt, wann es angelegt wurde, wo es gespeichert ist und noch

vieles mehr, ohne daß Sie dafür den Rechner einschalten müssen.

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Haben Sie im Dokument Kommentare eingefügt, so können Sie sich auch diese auf einem Extrablatt am Schluß mit einem Kreuz vor "Kommentar" ausdrucken lassen. Wenn Sie verborgenen Text auf dem Papier sichtbar machen möchten, so aktivieren Sie "Verborgenen Text": Er erscheint dann auf dem Blatt ohne die punktierte Unterstreichung.

Wenn Sie in einem langen Dokument mit Zeichnungen nur am Text etwas geändert haben und diese Veränderungen auf dem Papier kontrollieren möchten, so nehmen Sie vor "Zeichnungsobjekte" das voreingestellte Kreuz wieder weg. Anstelle der grafischen Objekte erscheinen entsprechende Leerfelder: Das spart Kosten und Zeit beim Drucken.

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Insbesondere bei langen Texten ist diese Prozedur aber mühsam, zumal Sie die eingefügten manuellen Seitenwechsel nochmals durchgehen müssen, wenn Sie nachträglich im Dokument etwas eingefügt oder gelöscht haben. Eleganter ist es, dies zu automatisieren.

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Nach Klicks auf "Format" und "Absatz" wechseln Sie zur Registerkarte "Textfluß". Markieren Sie hier das Feld "Absatzkontrolle" und betätigen Sie zweimal "OK".

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Damit diese Änderungen in Zukunft bei allen neuen Dokumenten wirksam sind, klicken Sie schließlich auf "Organisieren". Markieren Sie im linken Teil des neuen Dialogfensters nochmals die Formatvorlage, die Sie gerade geändert haben, und betätigen Sie die Schaltfläche "Kopieren" und "Schließen".

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Wählen Sie dazu über "Format" in der Menüleiste und "Formatvorlage" die Formatvorlagen aus, in denen die "verlassenen Zeilen" ausgeschlossen werden sollen. Die Vorlage "Standard" brauchen Sie nicht zu bearbeiten – hier ist die Funktion bereits aktiviert. Markieren Sie also eine andere Vorlage, die nicht auf der StandardVorlage aufbaut, und klicken auf "Bearbeiten".

In der Normalansicht – und nur dort – läßt sich der automatische Seitenumbruch abschalten. Wenn er Sie stört, so deaktivieren Sie über "Extras" in der Menüleiste gefolgt von "Optionen" auf der Registerkarte "Allgemein" den Eintrag "Seitenumbruch im Hintergrund" mit einem Klick. Sobald Sie zu ei-

ner anderen als der Normalansicht wechseln, aktiviert sich der automatische Seitenumbruch wieder von selbst.

TIP

1

Im Einzelfall können Sie den richtigen Seitenumbruch manuell erzwingen. Positionieren Sie den Cursor dort, wo die neue Seite beginnen soll, und wählen Sie in der Menüleiste "Einfügen" und "Manueller Wechsel". Da bereits der Seitenwechsel im Dialogfeld angekreuzt ist, schließen Sie einfach mit "Enter" ab. Tip: Schneller geht das Ganze mit der Tastenkombination "Strg"+"Enter".

Seitenumbruch abschalten

4

Seiten elegant umbrechen Sie ärgern sich darüber, wenn von einem Absatz nur noch eine Zeile unten auf der Seite steht. Genauso wenig schön ist die Einzelzeile auf der Folgeseite.

TIP

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Arbeiten Sie mit weiteren Formatvorlagen, so gehen Sie nochmals zu Schritt 3 zurück und wiederholen die Prozedur. ❑

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Ganzer Absatz auf einer Seite

Möchten Sie, daß ein bestimmter Absatz nicht durch einen Seitenwechsel "zerlegt" wird, dann markieren Sie diesen Absatz und öffnen über "Format", "Absatz" die Registerkarte "Textfluß". Setzen Sie dort vor "Zeilen nicht trennen" einen Kontrollhaken und schließen Sie mit "OK". Setzen Sie analog vor "Absätze nicht trennen" ein Kreuz, so wird der markierte Absatz nicht vom folgenden getrennt: Das ist insbesondere bei Überschriften und dem jeweils nachfolgenden Textabschnitt sinnvoll.

TIP

Silbentrennung selektiv aus

Sie können die automatische Silbentrennung, obwohl im Gesamttext aktiviert, selektiv für bestimmte Absätze ausschalten. So geht's: Positionieren Sie den Cursor in dem entsprechenden Absatz und öffnen Sie nochmals die Registerkarte "Texfluß" (über "Format", "Absatz"). Aktivieren Sie dort den Eintrag "Keine Silbentrennung" und schließen Sie mit "OK". Von der automatischen Silbentrennung ist dieser Abschnitt nun ausgenommen.

Office-T ips: Word mens erneut "Format" und "Formatvorlage": Nun markieren Sie z.B. "Überschrift" und klicken dann die Schaltfläche "Bearbeiten" an. Hier vergeben Sie dann einen neuen Namen. Am besten "1Überschrift". Nun erscheint diese Vorlage künftig ganz oben in der Auswahlliste. Und Sie können sich Zeit sparen.

Dokument einrichten F

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Formatvorlagen aus dem Text übernehmen

Sie haben bereits Text eingegeben und wollen dessen Formatierung auch für spätere Briefe etc. als Formatvorlage speichern. Dann markieren Sie den Textabschnitt, den Sie zur Formatvorlage hinzufügen möchten. Öffnen Sie im Menü "Format" den Befehl "Formatvorlage". Klicken Sie hier auf die Schaltfläche "Neu". Vergeben Sie im Eingabefeld zu "Name" einen passenden, aussagekräftigen Namen für die Vorlage. Unter Formatvorlagen-Typ können Sie nun noch wählen, ob die Formatvorlage auch die Absatzformatierungen speichern soll, oder ob nur der Text archiviert wird. Schließen Sie das Dialogfeld mit "OK" und danach wählen Sie im zweiten Fenster "Schließen".

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Nach einer bestimmten Überschriftform soll auch eine ganz spezielle Textformatierung übernommen werden. Auch dies können Sie Word beibringen. Dazu rufen Sie "Format" und "Formatvorlage" auf. Wählen Sie hier die Schaltfläche "Neu". Vergeben Sie wiederum einen Namen für die Vorlage. Unter "Basiert auf" kann eine bereits vorhandene Vorlage ausgewählt werden. Dies empfiehlt sich, wenn Sie nur geringfügige Änderungen vornehmen möchten. Wählen Sie dann "Formatvorlage für nächsten Absatz". Markieren Sie hier die Vorlage, die unbedingt auf die erste zu folgen hat. Sobald Sie nun die erste Vorlage z.B. für eine Überschrift wählen und danach die Enter-Taste betätigen, wird automatisch in der zweiten Vorlage weiter formatiert.

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Reihenfolge der Formatvorlagen austricksen

Haben Sie eine Formatvorlage mit dem Namen "Überschrift" gespeichert, so erscheint diese in der Auswahlliste ganz weit hinten. Benötigen Sie aber ausgerechnet diese Vorlage häufig, dann empfiehlt es sich, die alphabetische Sortierung auszutricksen. Wählen Sie zum Ändern des Na-

Logische Formatverknüpfung für folgenden Absatz

Zugewiesene Vorlagen immer anzeigen

Wissen Sie nach längerer Zeit nicht mehr, mit welcher Formatvorlage Sie eine Überschrift versehen haben, dann müssen Sie sich nicht mühsam durch alle möglichen Vorlagen klicken. Wählen Sie zunächst unter "Ansicht" die Option "Normal". Nun wählen Sie im Menü "Extras" die "Optionen". Klicken Sie die Registerkarte "Ansicht" an. Geben Sie die "Breite der Formatvorlagenanzeige" ein. Diese erscheint dann umgehend am linken Seitenrand Ihres Textes. Die Breite können Sie mit der Maus einstellen, indem Sie diese auf die Trennlinie bewegen. Sobald die Trennlinie aktiviert ist, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben diese Linie beliebig. Links davon sehen Sie nun stets die aktuelle Vorlage.

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Aktuelle Formatvorlage einfach ändern

Markieren Sie den Text, der mit der zu ändernden Vorlage bereits formatiert wurde. Formatieren Sie diesen Text jetzt neu. Wählen Sie in der Format-Symbolleiste die ursprüngliche Formatvorlage aus. Nun erscheint ein Dialogfeld. Hier wählen Sie "Neu definieren, um die aktuellen Änderungen zu aktualisieren".

Es gibt bei Word97 auch die Möglichkeit, automatische Änderungen vorzunehmen. Dazu wählen Sie unter "Format" und "Formatvorlage" die entsprechende aus. Klicken Sie dann auf "Bearbeiten" und aktivieren Sie hier die Option "Automatisch aktualisieren". Ändern Sie nun im Text eine Absatzformatierung, so wird diese Änderung für alle Absätze mit der gleichen Vorlage automatisch durchgeführt.

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Ansichtssache: Fünf Modi stehen zur Wahl

Fünf unterschiedliche Anzeigenmodi gibt es. Die Normalansicht zeigt zwar den formatierten Text, aber kein Seitenlayout. Dazu ist die Layoutansicht da. Hier können Sie auch Positionsrahmen, Kopf- und Fußzeilen sehen. Dadurch wird der Bildaufbau allerdings etwas langsamer. Wollen Sie den Text nur lesen, dann ist die OnlineAnsicht die richtige für Sie. Die Seitenansicht stellt die komplette Seite in einer verkleinerten Darstellung so dar, wie sie auch beim Ausdruck erscheint. Hier kann man am besten beurteilen, ob einem die Aufteilung gefällt. Allerdings können Sie diese hier nicht direkt bearbeiten, sondern müssen wieder in einen anderen Anzeigenmodus umschalten. Über das Lineal können Sie hier allerdings die Seitenränder ändern und mit Hilfe der Lupe können Sie Details vergrößern. Die Gliederungsansicht zeigt die hierarchische Struktur des Dokumentes. Allerdings nur, wenn Sie sich auch der Gliederungsfunktionen bedient haben. Das Zentraldokument ähnelt der Gliederungsansicht, doch werden hier auch verwendete Filialdokumente angezeigt.

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Kopf- und Fußzeilen sorgen für Übersicht

In diesen Zeilen stehen all die Angaben, die auf jeder Seite erscheinen sollen. Das sind zum Beispiel die Seitenzahl, der Titel des Dokumentes oder auch das Datum. Wählen Sie im Menü "Ansicht" die Option "Kopf- und Fußzeile". Der Bereich für die Kopfzeile erscheint nun umrandet, der Rest des Textes ist grau. Sie können zwischen Kopf- und Fußzeile mittels einer Schaltfläche wechseln (vierte von rechts). Geben Sie nun den entsprechenden Text ein. Sie können über das Aufklappmenü "AutoText einfügen" Standardeingaben vornehmen. Dazu gehören z.B. Seitenzahlen, Uhrzeit oder Datum. Über die "Schließen"-Schaltfläche gelangen Sie dann wieder in den Text zurück.

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speziell gestalten. Schließen Sie das Dialogfeld mit "OK". Betätigen Sie nun eine der Schaltflächen "Nächste anzeigen" bzw. "Vorherige anzeigen".

Schnell durch Dokumentstruktur springen

Müssen Sie viel im Dokument hin und her springen, dann empfiehlt sich der Befehl "Dokumentstruktur" aus dem "Ansicht"-Menü. Damit blenden Sie eine Leiste am linken Bildschirmrand ein, welche die Gliederung des Textes enthält. Das verschafft Ihnen nicht nur Übersicht, sondern spart richtig eingesetzt auch viel Zeit. Denn ein Klick mit der Maus auf den entsprechenden Gliederungspunkt, und der Cursor springt an die richtige Stelle. Untergeordnete Gliederungspunkte können Sie, ähnlich wie im Explorer, mit einem Klick auf das Plus- oder Minuszeichen öffnen oder schließen.

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Office-T ips: Word

Kopf- und Fußzeilen unterschiedlich gestalten

Nicht immer soll wirklich auf jeder Seite dasselbe stehen. Öffnen Sie zunächst über "Ansicht" und "Kopf- und Fußzeile" das entsprechende Menü und wählen Sie dort in der Mitte der Leiste die Schaltfläche "Seite einrichten" Aktivieren Sie hier die Registerkarte "Seitenlayout". Nun können Sie über "Gerade/ungerade anders" unterschiedlichen Text für derart numerierte Seiten eingeben. Oder Sie aktivieren "Erste Seite anders" dann können Sie die Kopf- und Fußzeilen der ersten Seite entweder ganz weglassen oder

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Anzeigen der Kopf- und Fußzeilen

Kopf- und Fußzeilen werden nicht in allen Ansichten Ihres Dokumentes berücksichtigt. Stellen Sie sicher, daß Sie unter "Ansicht" die Option "Seiten-Layout" aktiviert haben. Nur dann müssen die Kopf- und Fußzeilen sichtbar sein.

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So verschieben Sie die Seitenzahlen

Sie haben in eine Kopfzeile eine Seitenzahl eingefügt und wollen diese jetzt beliebig auf der Seite verschieben. Dann wechseln Sie zunächst einmal in den Ansichtsmodus "Seiten-Layout". Doppelklicken Sie nun auf die Seitenzahl. Die Kopfzeile wird aktiviert, und die Seitenzahl wird von einem Rahmen umrandet. Nun bewegen Sie den Cursor auf diesen Rand und klicken diesen nochmals mit der linken Maustaste an, sobald der Cursor zu einem Kreuz geworden ist. Bewegen Sie den Cursor erneut auf die Umrandung, die jetzt mit Haltepunkten versehen ist. Sobald der Cursor wieder zum Kreuz geworden ist, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben die Seitenzahl an eine beliebige Position auf dem Blatt. Achtung: Diese Position muß noch innerhalb der Seitenränder liegen – sonst funktioniert dieser Trick nicht. Selbst eine aus der Kopfzeile herausgeschobene Seitenzahl gehört noch immer zu dieser und ist auch weiterhin nur in der Seiten-Layout Ansicht zu erkennen.

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Seitenzahlen nach Wunsch formatieren

Egal ob Sie die Seitenzahl über eine Fußzeile oder über das Menü "Einfügen" und "Seitenzahl" eingesetzt haben: Sie können beide Male die Zahlen weiter formatieren. Dazu klicken Sie im Seitenzahlen-Menü auf die Schaltfläche "Format". Im oberen Auswahlfeld können Sie zwischen verschiedenen Zahlenformaten wählen. Unter "Seitennumerierung" können Sie z.B: statt mit Seite 1 mit Seite 4 starten. Das empfiehlt sich, wenn Sie das Inhaltsverzeichnis zwar mitzählen möchten, aber hier keine Seitenzahlen einfügen möchten. Haben Sie Ihren Text über Formatvorlagen formatiert, dann können Sie die Kapitelnummer der Seitenzahl voranstellen und die Trennzeichen dazwischen aussuchen.

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Den richtigen Ort zum Speichern vorgeben

Haben Sie auch schon mal vergessen, beim Speichern das richtige Verzeichnis anzugeben? Dann wissen Sie sicher, wie schwierig es zunächst scheint, an die "verlorene" Datei wieder heranzukommen. Daher empfiehlt es sich, immer einen allgemeinen Speicherplatz vorzugeben. Dies läßt sich über den Menüpunkt "Extras", "Optionen" und die Registerkarte "Dateiablage" erledigen. Wählen Sie hier einen Standardordner für die Dateiablage.

Markieren Sie "Dokumente" wenn Sie einen neuen Ordner für Word-Dokumente bestimmen möchten. Klicken Sie dann auf "Ändern". Suchen Sie sich hier ein neues Verzeichnis. Hier können Sie übrigens auch immer nachschlagen, wenn mal wieder eine Datei ins Festplatten-Nirwana verschwunden ist.

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Wenn eine Datei "weg" ist: die effiziente Suche

Sind Sie auf der Suche nach einer Datei, dann gibt es mehrere Möglichkeiten, diese wieder aufzufinden. Haben Sie die Datei erst vor kurzem gespeichert, dann versuchen Sie am besten Ihr Glück über "Start/Dokumente". Ist Ihr Dokument hier nicht mehr aufgelistet, muß auch noch keine Panik ausbrechen. Gehen Sie dann in die Anwendung selbst. In unserem Falle also in Word. Wählen Sie hier "Datei" und "Öffnen". Nun wählen Sie den richtigen Dateityp aus. Geben Sie den Ihnen bekannten Namensteil der Datei ein. Klicken Sie dann auf "Weitere". Aktivieren Sie hier noch die Option "Unterordner durchsuchen". Nun starten Sie die Suche. Alternativ suchen Sie über die Taste "F3" auf der Desktopoberfläche.

➪

titelthema Office-T ips: Word Als dritte Möglichkeit bleibt dann noch, unter "Extras" , "Optionen" und "Dateiablage" nach dem Standard-Speicherort zu schauen und dort dann nachzuschlagen.

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Neue Datei für Dokumentvorlage anlegen

Wollen Sie eine neue Datei in den Ordner für Dokumentvorlagen aufnehmen, dann wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und hier "Neu". Aktivieren Sie unter "Neu erstellen" die Option "Vorlage". Nun können Sie entweder eine bereits vorhandene Vorlage auswählen und diese ändern oder Sie wählen auf der Registerkarte "Allgemein" das "Leere Dokument". Nehmen Sie dann alle Einstellungen vor. Nun klicken Sie auf "Datei" und "Speichern unter". Als Dateityp ist bereits ".dot" für die Dokumentvorlage ausgewählt. Vergeben Sie nun nur noch einen aussagekräftigen Namen.

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Im Text die Dokumentvorlage wechseln

Auch wenn Sie ein Dokument bereits fertiggestellt haben, können Sie diesem noch eine Vorlage zuweisen oder die bereits ausgewählte ändern. Wählen Sie unter "Format" den "Formatvorlagen-Katalog" aus. Hier erhalten Sie eine Liste aller zur Verfügung stehenden Dokumentvorlagen. Aktivieren Sie für die Vorschau die Option "Dokument", dann wird Ihr aktuelles Dokument im rechten Fenster eingeblendet. Aktivieren Sie "Beispiel" dann wird ein Beispieldokument eingeblendet. "Muster" dagegen zeigt auf einen Blick alle in der Dokumentvorlage verwendeten Formatvorlagen. Klicken Sie in der Auswahlliste auf "Original", dann bekommen Sie wieder Ihr ursprüngliches Dokument eingeblendet.

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Verflucht: Datei läßt sich nicht speichern

Das kann Ihnen passieren, wenn die Datei noch eine Dokumentvorlage ist. Dann hilft nur noch ein Trick. Wählen Sie "Bearbeiten" und "Alles markieren". Der Text der Datei wird schwarz

hinterlegt. Nun schneiden Sie alles mit der Tastenkombination "Strg" + "X" aus. Jetzt wählen Sie "Datei" und "Neu". Ein leeres Dokument wird erzeugt. Fügen Sie hier den eben ausgeschnittenen Text mit "Strg" + "V" ein. Nun speichern Sie diese neue Datei über "Datei" und "Speichern unter". Hier müssen Sie unbedingt den korrekten Dateityp – nämlich ".doc" – eingeben.

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Grafik über mehrere Seiten verschieben

Wählen Sie in der Menüleiste "Ansicht" und hier "Zoom". Stellen Sie eine Größe von 50% ein. Bei kleineren Monitoren müssen Sie diese Zahl eventuell nochmals reduzieren. Markieren Sie nun die Grafik, die Sie verschieben möchten. Sie sehen nun mehrere Blätter auf einmal auf dem Bildschirm. So läßt sich die Grafik schnell an die richtige Stelle beispielsweise auf der übernächsten Seite einfügen.

Grafiken

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Grafiken ohne großen Speicherbedarf einfügen

Damit Grafiken nicht so viel Speicherplatz fressen, gibt es einen einfachen Trick. Fügen Sie zunächst eine Grafik in Ihr Dokument ein. Dazu setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Grafik eingefügt werden soll. Wählen Sie dann "Einfügen" und hier "Grafik", "Aus Datei". Nun selektieren Sie das richtige Bild und lassen es sich in der Vorschau anzeigen. Aktivieren Sie dann die Option "Verknüpfung zur Datei".

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Deaktivieren Sie danach "Mit Dokument speichern". Die Grafik wird nun nur als Verweis im Dokument gespeichert. Aber Vorsicht! Verschieben Sie die Grafiken in einen anderen Ordner, findet das Word-Dokument diese unter Umständen nicht mehr und Ihre Bilder sind weg.

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Feine Unterschiede: Grafik als Text oder Bild

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Grafik in ein Word-Dokument zu implementieren: Die Grafik kann als "Text"-Bestandteil gespeichert werden oder sie kann als "Zeichnen"-Element gespeichert werden. In letzterem Fall kann die Grafik mit den Befehlen der "Zeichnen-Symbolleiste" bearbeitet werden. Also z.B. in den Hintergrund geschoben werden etc. Verantwortlich für den Status der Grafik ist ein kleiner Haken vor der Option "Über Text legen". Diese finden Sie unter "Einfügen" und "Grafik", "Aus Datei". Ganz rechts unten ist die Option normalerweise aktiviert. Nun wird das Objekt als Zeichnung importiert. Deaktivieren Sie das Kästchen, dann verhält sich die importierte Grafik wie ein ganz normaler Word-Text.

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So schneiden Sie Grafiken paßgenau zu

Meist sind eingefügte Grafiken zu groß oder zu klein. Doch das Ändern der Größe ist kein Problem. Klicken Sie dazu mit dem Mauszeiger in die Grafik. Nun wird die Grafik von acht Haltepunkten umgeben. Klicken Sie einen dieser Punkte mit der linken Maustaste an, halten die Maustaste gedrückt und ziehen den Punkt an die gewünschte Stelle. Nun können Sie die Grafik verkleinern oder vergrößern. Ziehen Sie an einem der vier Eckpunkte, dann behält die Grafik ihre Ursrungsproportionen. Ziehen Sie an den mittleren Punkten, dann können Sie die Grafik auf der entsprechenden Seite dehnen oder stauchen.

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Gewünschen Ausschnitt aus der Grafik ausschneiden

Unter Umständen benötigen Sie gar nicht die gesamte Grafik, sondern Ihnen würde auch ein Ausschnitt genügen. Das ist kein Problem. Markieren Sie die in Word eingefügte Grafik, so daß die acht Haltepunkte sichtbar werden. Öffnen Sie die Symbolleiste Grafik. Das geht über das Menü "Ansicht" und hier "Symbolleisten". Die neue Symbolleiste wird auf dem Bildschirm ein-

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Office-T ips: Word geblendet. Wählen Sie hier nun das Werkzeug "Zuschneiden". Klicken Sie dann auf den entsprechenden Ziehpunkt und ziehen Sie diesen so weit in die Grafik hinein, wie Sie es benötigen. Wiederholen Sie diesen Schritt solange, bis Sie genau den passenden Ausschnitt gefunden haben.

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Schickes Layout: So umranden Sie Grafiken

Wollen Sie einer Grafik noch einen passenden Rahmen geben, oder einfach nur etwas mehr Abstand zum Text gewinnen, dann gehen Sie zunächst genauso vor wie im Tip zum Ausschneiden eben beschrieben. Nur ziehen Sie jetzt die Haltepunkte von der Grafik weg nach außen. Nun wird automatisch eine Hintergrundfarbe eingesetzt. Diese Füllfarbe können Sie über die Zeichnen-Symbolleiste ändern. Klicken Sie dort auf den Farbeimer und wählen Sie eine andere Farbe.

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Textfluß um die Grafik gestalten

Mehr Gestaltungsmöglichkeiten als bisher bietet Word 97 beim Textfluß um eine Grafik herum. Markieren Sie zunächst das Objekt, um das der Text herumfließen soll. Alle Möglichkeiten finden Sie unter dem Menüpunkt "Format". Hier

den Vorteil, daß sie frei auf einer Seite verschoben werden können. Sie sind also unabhängig vom Haupttext. Sie können auch in Verbindung mit AutoFormen benutzt werden und eröffnen Ihnen somit ganz neue Gestaltungsmöglichkeiten. Ob Umrandungen, Schatten oder 3D-Effekte, all diese Möglichkeiten haben Sie bei einem Fließtext nicht. Sie können Textfelder über das Menü "Einfügen" und "Textfeld" auf Ihre Seite zaubern.

Eine sogenannte AutoForm bekommen Sie auch über "Einfügen" und "Grafik". Hier klicken Sie auf "AutoFormen". Nun erscheint ein Auswahlmenü. Klicken Sie dort auf eine Form doppelt, und diese wird in Ihr Dokument eingefügt.

Grafik vom Text lösen und frei verschieben

Markieren Sie die Grafik und klicken Sie die Grafik nun mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie "Grafik formatieren". Auf der Registerkarte "Position" aktivieren Sie "Über den Text legen" und deaktivieren Sie "Objekt mit Text verschieben" und "Verankern". Schließen Sie das Feld mit "OK". Nun können Sie die Grafik frei verschieben. Aktivieren Sie "Objekt mit Text verschieben", dann ist die Grafik mit dem Absatz verknüpft, über dem sich die Oberkante der Grafik befindet. Ändert sich nun der Textumbruch, wird die Grafik mit verschoben. Lassen Sie auch die Option "Verankern" aktiviert, dann ist die Grafik fest mit dem aktuellen Absatz verankert.

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wählen Sie "Grafik" (das geht nur, wenn Sie bereits die Grafik importiert und markiert haben). Auf der Registerkarte "Textfluß" finden Sie die Beispiele. Standardmäßig ist die Option "Oben und Unten" aktiviert. "Rechteck" läßt den Text auch noch auf beiden Seiten des Objektes erscheinen. Als Objektbegrenzung wird hierbei einfach ein Rechteck um die Grafik herum angenommen. Das ist auch der Unterschied zu "Kontur". Denn hier folgt der seitliche Textfluß den Objektbegrenzungen. Haben Sie "Ohne" aktiviert, dann wird das Objekt hinter den Text gesetzt und der Text fließt ohne Unterbrechung weiter. Mit Hilfe der Eingabefelder zu "Abstand vom Text" können Sie noch einen horizontalen und vertikalen Abstand des Textes vom Objekt festlegen.

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Noch schneller: Textfluß per Grafik-Menü

Weitere Einstellmöglichkeiten bieten sich Ihnen über die Grafik-Symbolleiste. Zunächst öffnet sich Ihnen über "Textfluß" ein Menü mit den bereits beschriebenen Textfluß-Möglichkeiten. Doch außerdem können hier noch die Rahmenpunkte bearbeitet werden. Aktivieren Sie die entsprechende Schaltfläche und Ihr vorher markiertes Objekt wird nun von roten und schwarzen Rahmenpunkten gehalten. Nun können Sie sämtliche Punkte anklicken und diese ziehen. Damit verändern Sie die Grafik nach Belieben. Der Textfluß kann nun den neuen Rahmenlinien angepaßt werden.

Felder

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Die Textfelder: Was ist das eigentlich?

Textfelder sind Objekte, die Text enthalten. Diese Objekte haben im Gegensatz zum Fließtext

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Standardtext in Textfelder einsetzen

Haben Sie bereits Text eingegeben und möchten Sie diesen im nachhinein noch in ein Textfeld setzen, so ist dies kein Problem. Markieren Sie zunächst diesen Text. Wählen Sie dann "Einfügen" und "Textfeld". Nun wird automatisch ein Feld mit dem entsprechenden Text angelegt. Der ursprüngliche Fließtext wird dabei allerdings gelöscht.

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Richtig gestaltet: Textflußketten anlegen

Wollen Sie einen längeren Text in verschiedene Rahmen eingeben, dann eignet sich hierfür die sogenannte Textflußkette. Denn sobald Sie noch irgendwo etwas einfügen, verschiebt sich der Text von einem Rahmen zum nächsten. Um nun diese Kette anzulegen, setzen Sie zuerst über "Einfügen" und "Textfelder" ein paar Textfelder auf die Seite. Nun wählen Sie "Ansicht" und "Symbolleisten". Aktivieren Sie hier die "Textfeld"-Symbolleiste. Geben Sie nun nur in das erste Feld einen Text ein. In der Symbolleiste "Textfeld" aktivieren Sie nun die Funktion "Textfeld verknüpfen". Nun nimmt der Mauszeiger die Form eines überlaufenden Eimers an. Positionieren Sie den Krug über dem nächsten noch leeren Textfeld. Dieses wird mit dem ersten verbunden, sobald Sie nochmals die linke Maustaste betätigen. Der überlaufende Text

Word des ersten Feldes erscheint nun im zweiten Feld. Auf diese Art können Sie beliebig viele Felder miteinander verknüpfen.

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Text aus der Zwischenablage importieren

Haben Sie eine Textflußkette erst einmal gestaltet, dann können Sie nicht nur Text manuell eingeben, sondern diesen natürlich auch aus anderen Quellen importieren. Klicken Sie dazu zunächst auf das erste Textfeld der Kette. Wählen Sie dann "Einfügen" und "Datei". Nun suchen Sie sich die entsprechende Datei heraus und importieren sie. Das ganze geht natürlich auch über die Zwischenablage. Dazu öffnen Sie das entsprechende Dokument. Markieren den Text, den Sie übernehmen wollen, und wählen Sie für das Kopieren den Shortcut "Strg" + "C". Nun wechseln Sie in das erste Textfeld. Hier wählen Sie "Strg" + "V". Der vorher markierte Text fließt nun durch sämtliche Felder.

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Autoformen über eine Seite verknüpfen

Sie können Textflußketten auch zwischen verschiedenen AutoFormen einfügen. Aktivieren Sie dazu zunächst in der "Zeichnen"-Symbolleiste die Funktion "AutoFormen". Suchen Sie sich hier einige Formen aus und ziehen Sie diese auf Ihrem Arbeitsblatt auf. Nun markieren Sie eine Autoform und klicken dann auf das Symbol "Textfeld" in der "Zeichnen"-Symbolleiste. Klicken Sie dann auf die gerade markierte Autoform. Damit weisen Sie der Autoform Textfeldcharakter zu. Verfahren Sie so für alle Autoformen, die in die Textflußkette einbezogen werden sollen. Nun wählen Sie "Ansicht" in der Menüleiste und klicken Sie unter "Symbolleisten" auf "Textfeld". Eine Symbolleiste wird eingeblendet. Markieren Sie das erste Textfeld und klicken Sie dann auf das Symbol "Textfeld verknüpfen". Ein überlaufender Eimer erscheint. Klicken Sie jetzt auf die nächste Autoform, in die der Text überlaufen soll. Verfahren Sie so für alle weiteren verknüpften Felder.

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Schieflage sticht hervor: Text im Feld drehen

Gerade in Textfeldern zur Beschreibung von Grafiken soll der Text ab und zu auch einmal quer hineingeschrieben werden. Das gelingt mit einem Trick. Geben Sie den Text zunächst einmal ganz normal ein. Markieren Sie nun das Textfeld, in dem der Text gedreht werden soll. Öffnen Sie über "Ansicht" und "Symbolleisten" die Schalterzentrale zu "Textfeld". Hier klicken Sie einmal auf das rechte Symbol. Der Text wird um 90 Grad gedreht. Wiederholen Sie dies, so dreht

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Office-T ips: Word sich der Text wiederum um 90 Grad. So schaffen Sie es, den Text in jede beliebige Richtung auszurichten. Achtung: Bei miteinander verknüpften Feldern ändern alle Felder ihre Richtung.

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Felder übernehmen lästige Aktualisierungen

Feldfunktionen sind praktisch, wenn Sie nicht andauernd Ihre Dokumente selber aktualisieren möchten. Fügen Sie z.B. in eine Briefvorlage ein Datumsfeld ein, dann wird das Datum bei jedem Öffnen der Vorlage aktualisiert. Word stellt Ihnen eine ganze Menge vordefinierter Felder zur Verfügung. Sie kommen an diese über den Menüpunkt "Einfügen" und "Feld" heran. Hier können Sie die Kategorie und ein dazugehöriges Feld bestimmen. Über "Optionen" kommen Sie in ein weiteres Auswahlmenü, in dem Sie z.B. die Schreibform des Datums oder der Uhrzeit bestimmen können.

beliebig große Tabelle auf. Diese erscheint nun erst einmal als leerer Rahmen.

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Klicken Sie nun überall dorthin, wo Sie Linien haben möchten und ziehen Sie die Linien. Diese werden automatisch waagrecht oder senkrecht ausgerichtet. Jeder unterteilte Bereich ist eine vollwertige Zelle. Sie können mit Hilfe der Tabulator-Taste von einer Zelle zur nächsten wechseln.

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Bereits gezeichnete Linien können Sie mit Hilfe des Radiergummis wieder entfernen. Halten Sie dazu einfach die Umschalt-Taste gedrückt. Aus dem Cursor wird nun ein Radiergummi. Sobald Sie ihn bei gedrückter linker Maustaste über eine Linie ziehen, wird diese entfernt.

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Wollen Sie unterschiedliche Zellbreiten und -höhen im nachhinein einheitlich gestalten, dann aktivieren Sie das Menü "Tabelle". Hier klicken Sie auf die Option "Spalten gleichmäßig verteilen".

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So bearbeiten Sie Felder für Datum und ähnliches

Normalerweise ist bei einem Datumsfeld nur das Datum sichtbar. Die Formel dafür bleibt gewöhnlich verborgen. Doch wollen Sie diese bearbeiten, dann können Sie sie auch sichtbar machen. Klicken Sie dann ganz einfach das Datumsfeld mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie die Option "Feldfunktionen ein/aus". Schneller geht dies mit dem Tastaturkürzel "Umschalt" + "F9". Beim Bearbeiten müssen Sie jedoch darauf achten, daß die geschweifte Klammer immer erhalten bleibt. Denn ohne diese kann Word die Funktion nicht mehr erkennen.

Tabellen

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Tabellen mit Word selbst zeichnen

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Sobald Sie die Beschriftung eingerichtet haben, erstellt Word automatisch eine Formatvorlage für die Beschriftung. Mit Hilfe dieser können Sie immer ganz schnell die Formatierung aller Beschriftungen verändern. Dazu markieren Sie einfach eine Beschriftung und wählen dann "Format" und "Formatvorlage". Hier klicken Sie dann auf die "Bearbeiten"-Schaltfläche.

Autotext und Autokorrektur

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Autokorrektur erspart viel Arbeit

Die Autokorrektur berichtigt automatisch die häufigsten Tippfehler. Sie kann aber auch dazu benutzt werden, mit Hilfe von Abkürzungen längere Floskeln einzugeben. Tippen Sie z.B. mfg dann wird daraus bei Betätigung der Leertaste "Mit freundlichen Grüßen". Es sind bereits viele Einträge enthalten. Besser ist es jedoch, wenn Sie Ihre häufigsten Tippfehler zusätzlich eingeben. Dazu wählen Sie "Extras" und hier "AutoKorrektur". Geben Sie unter "Ersetzen" eine falsche Schreibweise ein. Geben Sie hier ein Kürzel für einen langen Ausdruck ein, dann sollte dieses aussagekräftig sein.

Tabellen automatisch beschriften und numerieren

Haben Sie in einem Dokument gleich mehrere Tabellen, dann möchten Sie diese vielleicht numerieren. Das können Sie entweder gleich beim Anlegen der Tabellen vornehmen oder erst nach Fertigstellung des Dokumentes. Der Vorteil der automatischen Beschriftung: Fügen Sie neue Tabellen ein, dann wird die Numerierung automatisch angepaßt – Sie müssen nichts von Hand ändern. Und so geht’s:

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Markieren Sie die Tabelle, die Sie beschriften möchten. Wählen Sie dann "Einfügen" aus der Menüzeile. Hier klicken Sie auf "Beschriftung". Wählen Sie nun unter "Kategorie" die "Tabelle" aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Numerierung", wenn Sie eine andere Art der Beschriftung haben möchten als im Dialogfeld oben angezeigt. Wählen Sie dann noch die Position der Beschriftung zum Objekt aus.

Nicht nur die standardmäßige tabellarische Einteilung beherrscht Word. Sie können nun die Zellen und Spalten auch ganz beliebig unterteilen. Aktivieren Sie dazu in der Menüleiste die Option "Tabelle". Hier wählen Sie "Tabelle zeichnen". Aus dem Mauszeiger wird nun ein Stift. Klicken Sie an die Stelle, an der die linke obere Ecke der Tabelle erscheinen soll. Nun halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen eine

Und der Ausdruck darf kein eigenständiges Wort sein, da dieses sonst immer durch den Ausdruck ersetzt wird. In das Feld "Durch" geben Sie nun die korrekte Fassung, bzw. die Floskel ein. Über "Hinzufügen" wird Ihr Eintrag in die Liste aufgenommen.

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Formatierten Text in die AutoKorrektur aufnehmen

Wollen Sie bereits formatierten Text in die Autokorrektur aufnehmen, ist das kein Problem. Geben Sie den entsprechenden Text zunächst einmal in Ihr Dokument ein und formatieren Sie ihn entsprechend. Markieren Sie nun den Text. Wählen Sie "Extras" und hier den Eintrag "Autokorrektur". Im Eingabefeld zu "Durch" erscheint nun bereits der formatierte Text. Sie müssen lediglich noch einen Namen für den neuen Eintrag

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Office-T ips: Word vergeben. Aktivieren Sie dann noch die Option "Text mit Format". Über "Hinzufügen" wird der Eintrag aufgenommen.

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Effizient mit dem AutoText arbeiten

AutoText-Einträge erscheinen noch während Sie tippen in einem kleinen gelben Feld neben dem Cursor. Außerdem können Sie nicht nur Texte, sondern auch Objekte wie Tabellen oder Grafiken in die AutoText-Liste aufnehmen. Markieren Sie dazu zunächst einmal den Text/die Grafik, die aufgenommen werden soll. Wählen Sie "Einfügen" und hier "AutoText", "Neu". Geben Sie einen entsprechenden Namen ein und bestätigen Sie mit "OK". In der Auswahlliste ist nun der neue Name aufgelistet. Sobald Sie ihn markieren, erhalten Sie eine Vorschau.

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Wo bleiben die Objekte aus der AutoText-Liste?

Um ein Objekt einzufügen, setzen Sie den Cursor an die entsprechende Stelle im Text. Öffnen Sie über "Einfügen" und "AutoText" die Liste. Wählen Sie den entsprechenden Eintrag durch Anklicken aus. Nun kann es passieren, daß ein formatierter AutoText- Eintrag einfach nicht mehr in der Liste ist. Das hat folgenden Grund: Je nach Formatierung werden AutoText-Einträge den entsprechenden Formatvorlagen zugeordnet. Arbeiten Sie nun mit einer anderen Vorlage, dann erscheinen abweichende AutoText-Einträge zunächst einmal nicht in der Liste. Wollen Sie dennoch alle Einträge sehen, so müssen Sie während des Öffnens der AutoText-Liste die Umschalt-Taste gedrückt halten. Nun sind wieder alle Einträge aufgelistet.

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AutoText schneller über die Taste "F3" einfügen

Geben Sie an der Stelle, an der der AutoText stehen soll, den Namen des AutoText Eintrages ein. Nun erscheint neben dem Cursor ein gelbes Feld mit dem kompletten Eintrag. Nun noch die F3Taste betätigen – und der Eintrag wird komplett formatiert übernommen.

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Die Übersicht behalten: AutoTexte ausdrucken

Bei vielen AutoTexten bietet sich eine ausgedruckte Liste an. Denn sonst verlieren Sie die

Übersicht und das Ganze seinen Sinn. Zum Drucken wählen Sie "Datei" und "Drucken". Hier wählen Sie in der Liste zu "Drucken" die Option "Autotext -Einträge". Starten Sie dann den Druckvorgang.

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Feld über die Schaltfläche "Hinzufügen": Nun gehen Sie an eine andere Textstelle und bearbeiten diese. Wollen Sie jetzt zur Ausgangsposition zurück, dann wählen Sie wiederum "Bearbeiten" und hier "Gehe zu". Unter "Gehe zu Element" wählen Sie "Textmarke" und geben nun den entsprechenden Namen ein. Haben Sie bereits mehrere Textmarken vergeben, dann können Sie sich mit Hilfe der Doppelpfeile zwischen diesen hin und herbewegen.

Schnelles Blättern an die richtige Textstelle

Über die Bildlaufleiste und die schwarzen Dreiecke an der Seite des Dokumentes können Sie sich durch das Dokument bewegen. Doch bis Sie dann immer die richtige Seite gefunden haben, kann es einige Zeit dauern. Schnell geht es über die "Kugelschaltfläche". Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Kugel am unteren rechten Bildschirmrand. Ein Menü wird eingeblendet. Je nachdem, welches Objekt Sie hier auswählen, springt der Cursor an die entsprechende Dokumentstelle. Typen für Feld, Endnote, Fußnote, Kommentar, Abschnitt, Seite, Bearbeitung, Überschrift, Grafik und Tabelle stehen zur Auswahl. Über "Gehe Zu " können Sie auch zu einer ganz bestimmten Textmarke wechseln. Das Dialogfeld bleibt während der Suche und während der Bearbeitung geöffnet.

Teamwork

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Sie haben eine längere Auflistung mitten in einem Text stehen. Diese muß nicht in Form einer Tabelle sein, jedoch müssen die einzelnen Daten mit der Return-Taste separiert werden. Diese Liste wollen Sie nun z.B. alphabetisch sortieren. Markieren Sie dazu zunächst den betreffenden Textabschnitt. Wählen Sie in der Menüleiste "Tabelle" und hier "Sortieren". Nun können Sie einen Sortierschlüssel wählen. Mit "Absatz" wird nach dem ersten Buchstaben eines Absatzes sortiert. Mit "Feld x"nach dem ersten Buchstaben in der x-ten Spalte der Tabelle. Über "Optionen für Sortieren" können Sie die Trennungen zwischen den sortierten Daten eingeben.

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Sicher in großen Dokumenten bewegen

Wollen Sie wieder an die letzte Textstelle zurück? Dann ist es sehr mühsam, die richtige Stelle über die Bildlaufleiste wiederzufinden. Schneller geht das mit dem Shortcut "Umschalt" + "F5". Beim Drücken wird die Einfügemarke jedesmal an die letzte Position gesetzt. Damit können Sie drei Markierungen zurückgehen. Bei vierten Mal Drücken befinden Sie sich wieder an der Ausgangsstelle. Das Ganze funktioniert auch über Textmarken. Wählen Sie an der aktuellen Position "Einfügen" und "Textmarke". Vergeben Sie einen Namen für die Textmarke. Schließen Sie das

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Sortieren Sie Ihre Daten nach Wunsch

(K)ein Kommentar: Anmerkungen anfügen

Mit Hilfe von Kommentaren können Sie Anmerkungen über einen Text verstreuen, die man sofort sieht, die aber keinen Text verschieben und die ferner bei keinem Ausdruck auftauchen. Setzen Sie dazu den Cursor auf die Stelle, an der ein Kommentar eingefügt werden soll. Bezieht sich der Kommentar auf mehrere Wörter, müssen alle markiert sein. Wählen Sie im Menü "Einfügen" den Befehl "Kommentar". Das markierte Wort wird nun gelb hinterlegt. Im unteren Bildschirmbereich öffnet sich ein Fenster, in das Sie die Kommentare eingeben können. Schließen Sie danach das Fenster. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über das ursprüngliche Wort, erscheint ein "gelber Merkzettel".

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Office-T ips: Word

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Mit Textmarkern wichtige Passagen hervorheben

Statt mit Kommentaren zu arbeiten, können Sie wie mit einem Textmarker einzelne Passagen hervorheben. Dazu aktivieren Sie in der Symbolleiste Format die Funktion "Hervorheben". Wählen Sie dann die Farbe, die Ihr Textmarker haben soll. Der Cursor wird zum Stift. Alle Textstellen, die Sie nun mit der Maus "überfahren", werden farbig.

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Korrekturen, ohne den Text zu verändern

Was geändert wurde: Dokumente vergleichen

Haben Sie mehrere Kopien eines Dokumentes zur Überarbeitung weitergeleitet, dann kann Word die unterschiedlich korrigierten Werke miteinander vergleichen. Alle Abweichungen vom ursprünglichen Dokument können übernommen werden. Öffnen Sie dazu die Ausgangsdatei und wählen Sie in der Menüzeile "Extras" und hier "Änderungen verfolgen" sowie "Dokumente vergleichen". Nun müssen Sie noch die Datei auswählen, mit der das Ursprungsdokument verglichen werden soll. Danach können Sie entscheiden, welche Änderungen Sie übernehmen und welche Sie außen vor lassen.

Haben Sie einen Text bekommen, den Sie Korrektur lesen sollen? Vorschläge für Änderungen können Sie vornehmen, ohne daß der ursprüngliche Text verlorengeht.

Finish

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Wählen Sie in der Menüzeile "Extras" und hier "Optionen". Nun klicken Sie die Registerkarte "Rechtschreibung und Grammatik" an. Hier aktivieren Sie die Option "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen". Alle Wörter, die Word nicht im Wörterbuch findet, werden nun mit einer roten Wellenlinie unterstrichen und somit gekennzeichnet. Soll auch die Grammatik überprüft werden, dann müssen Sie auch noch "Grammatik während der Eingabe überprüfen" aktivieren. Falsche Grammatikteile werden dann grün unterstrichen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf einen rot unterstrichenen Begriff, präsentiert Word Ihnen alle alternativen

Öffnen Sie die Datei, an der Sie Änderungen vornehmen möchten. Wählen Sie unter "Extras" den Eintrag "Änderungen verfolgen" und "Änderungen hervorheben". Im Dialogfeld nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor.

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Über Optionen können Sie die Farbe Ihrer Markierungen wählen. Ist "Je nach Autor" aktiviert, dann bekommt jeder, der Korrekturen vornimmt, eine andere Farbe zugewiesen. So lassen sich auch Korrekturen verschiedener Personen auseinanderhalten. Nun geben Sie Änderungen ein.

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Nein danke: Sie lehnen Änderungsvorschläge ab

Nun können Sie entscheiden, welche Vorschläge Sie annehmen und welche Sie wieder verwerfen. Wählen Sie wieder "Extras" und hier "Änderungen verfolgen" und "Änderungen akzeptieren oder ablehnen". Über die Schaltfläche "Suchen" hangeln Sie sich von einer Änderung zur nächsten. Mit den entsprechenden weiteren Schaltflächen entscheiden Sie, was mit den Änderungen passiert. Übrigens: Wenn Sie sich mit dem Cursor auf eine Textänderung bewegen und dort kurz innehalten, erscheint ein Informationsfeld. Hier erkennen Sie, wer die Änderung wann eingegeben hat und ob Text eingefügt oder gelöscht werden soll.

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Mehrere Benutzerwörterbücher anlegen

In Ergänzung zum allgemeinen Wörterbuch, das Word bei der Rechtschreibprüfung verwendet, können Sie beliebig viele Benutzerwörterbücher anlegen. Darin können Sie alle Fachbegriffe speichern. Bei einer Rechtschreibprüfung wird dann nicht jeder Begriff als Fehler deklariert. Vergeben Sie am besten einen aussagekräftigen Namen, wenn Sie mehrere eigene Wörterbücher anlegen möchten. Über "Extras", "Optionen" und "Rechtschreibung und Grammatik" kommen Sie zur Schaltfläche "Wörterbücher". Hier können Sie nun einen eigenen Namen vergeben und Einträge anlegen.

Rechtschreibprüfung schon während der Eingabe

Schreibweisen.

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lungen" weiter differenzieren. Wählen Sie einfach eine Option an und klicken Sie dann auf "Erklären". So bekommen Sie genau das, was Sie wollen.

Automatische Korrektur dem Inhalt anpassen

Über die Schaltfläche "Optionen" im Dialogfeld zur Rechtschreibprüfung erhalten Sie Möglichkeiten zu weiteren Einstellungen. Hier können Sie z.B. die Textkorrektur während der Eingabe ein- und ausschalten. Wollen Sie die rote Wellenlinie während der Eingabe ausblenden, dann aktivieren Sie "Rechtschreibkennzeichnung ausblenden". Mit "Immer vorschlagen" liefert Word bei jedem unbekannten Wort eine Liste an Vorschlägen. Auch Wörter in Großbuchstaben, mit Zahlen und Internet- bzw. Dateiadressen können auf diese Art und Weise von der Prüfung ausgenommen werden. Ganz unten finden sich die Optionen für die Grammatikprüfung. Über "Schreibstil" können unterschiedliche Modi gewählt werden. Diese lassen sich über "Einstel-

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Silbentrennung perfekt: Separieren, wo es Sinn macht

Aktivieren Sie im Menü "Extras" und "Optionen" auf der Registerkarte "Sprache" die Option für die automatische Silbentrennung. Überprüfen Sie dennoch das Dokument vor dem Ausdruck auf noch fehlerhafte Trennungen. Sie können die Trennungen auch manuell vornehmen, indem Sie im oben beschriebenen Menü die Schaltfläche "Manuell" aktivieren. Doch führen Sie diesen Schritt erst durch, wenn Ihr Dokument fertiggestellt ist. Sobald sich sonst ein Wort verschiebt, kann es zu Trennungen mitten in der Zeile kommen. Eine dritte Möglichkeit ist es, im Zweifelsfall bereits beim Eintippen des Textes sogenannte "bedingte" Trennungen vorzusehen. Dazu betätigen Sie an der richtigen Stelle des Wortes die Tastenkombination "Strg" + "-". Lassen Sie sich nicht verwirren, wenn Sie das Trennzeichen nicht sehen können. Es taucht erst auf, wenn das Wort tatsächlich getrennt werden muß. Ganz anders sieht dies mit dem "geschützten" Bindestrich aus. Dieser wird mit Hilfe von "Strg" + "Umschalt" + "-" eingegeben. Das zeigt Word, daß hier kein Zeilenumbruch vorgenommen

Office-T ips: Word werden darf. Damit kann der Zeilenumbruch zwischen zusammenhängenden Ausdrücken vermieden werden.

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Die Schnellgliederung: Wo steht was?

Wollen Sie eine schnelle Gliederung Ihres Werkes, dann sollten Sie bereits bei der Texteingabe immer dieselben Formatvorlagen verwenden. Denn nur wenn Sie diese dem Text zugewiesen haben, funktioniert die Gliederung wirklich reibungslos. Die Gliederung an sich rufen Sie über "Ansicht" und "Gliederung" auf. Nun bekommen Sie noch eine zusätzliche Symbolleiste, die spezielle Funktionen aufweist. Jede vergebene Überschrift in Ihrem Dokument wird in der Gliederungsansicht wiedergegeben. Sie können bestimmte Ebenen anzeigen oder ausblenden. Vor jedem Absatz, unter dem weiterer Text enthalten ist, wird ein Pluszeichen angezeigt. Doppelklicken Sie auf dieses Pluszeichen, dann können Sie alle untergeordneten Absätze einblenden. Klicken Sie dagegen auf die Schaltfläche "Alle" in der Symbolleiste, wird jede Ebene angezeigt. Die Funktion "Nur erste Zeile" zeigt dagegen von jedem Absatz nur die erste Zeile.

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Gliederungsebenen auch nachträglich ändern

Wollen Sie nach bereits erfolgter Gliederung noch Ebenen verschieben, so geht das mit nur wenigen Handgriffen. Setzen Sie den Cursor in den Absatz, den Sie in eine andere Ebene bugsieren möchten. Klicken Sie nun in der Symbolleiste zur Gliederung auf eine der beiden Schaltflächen "Höherstufen oder Tieferstufen". Damit wird automatisch auch die jeweilige Formatvorlage für die Überschrift geändert. Dies ist also auch eine sehr einfache Möglichkeit, bereits vorhandenen Text schnell korrekt zu formatieren, ohne jedesmal das "Format übertragen"-Symbol zu bemühen.

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untergeordnete Gliederungsebenen in der Gliederungsansicht sichtbar, werden diese nur verschoben, wenn sie auch markiert sind. So können Sie bestimmen, ob alles oder nur ausgewählte Punkte verschoben werden.

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Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen lassen

Auch hier ist die Voraussetzung, daß Sie allen Ebenen Ihres Dokumentes Formatvorlagen zugewiesen haben. Setzen Sie nun den Cursor an die Stelle im Text, an der das Inhaltsverzeichnis angefügt werden soll. Wählen Sie dann "Einfügen" und hier "Index und Verzeichnisse": Unter "Format" kann auf der Registerkarte "Inhalt" ein fertiges Layout für das Inhaltsverzeichnis ausgewählt werden. Im Vorschaufenster sehen Sie das entsprechende Layout. Klicken Sie auf "Optionen", um weitere Feineinstellungen vorzunehmen. Mit der Zahl unter "Ebenen" bestimmen Sie, wie viele Überschriftenebenen in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden. Sie können auch bestimmen, ob Seitenzahlen mit ausgegeben werden und ob diese rechtsbündig erscheinen sollen. Auch die Füllzeichen können Sie bei Bedarf einblenden lassen. Das Inhaltsverzeichnis wird in Form eines Feldes eingeblendet. Damit kann es jederzeit aktualisiert werden. Verzichten Sie allerdings jetzt auf Änderungen der Formatierung. Denn bei jedem Aktualisieren werden diese wieder verworfen.

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Index für die schnelle Suche vorbereiten

Word kann auch einen Index mit Seiten- und Querverweisen generieren. Zunächst müssen einmal alle Textstellen markiert werden, die in den Index aufgenommen werden sollen. Dies muß manuell geschehen, ist also etwas zeitaufwendig. Sie können Wörter, Phrasen oder Textabschnitte dafür hernehmen. Markieren Sie die Stelle, auf die der Index verweisen soll. Wählen Sie dann "Einfügen" und "Index und Verzeichnisse". Klicken Sie auf "Eintrag festlegen". Unter "Haupteintrag" erscheint das gerade markierte Wort. Soll der markierte Begriff ein Untereintrag eines anderen Begriffs werden, kopieren Sie den Begriff in das Feld "Untereintrag". Geben Sie dann unter "Haupteintrag" den entsprechenden Oberbegriff ein. Unter Optionen entscheiden Sie, ob der Eintrag auf eine Seite, einen Seitenbereich oder eine Textmarke festgelegt ist. Für Querverweise geben Sie hinter "Siehe" den Verweisbegriff ein. Klicken Sie auf "Festlegen", um die Einstellungen zu übernehmen. Sollen alle weiteren Vorkommen des eben aufgenommenen Begriffs in den Index aufgenommen werden, dann muß "Alle festlegen" angeklickt werden. Nun können Sie den nächsten Begriff markieren. Klicken Sie dann wieder in das Index-Dialogfeld. Nun ist dieses aktualisiert.

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Index generieren: So wird’s gemacht

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an die der Index eingefügt werden soll. Wählen Sie "Einfügen" und "Index und Verzeichnisse". Wählen Sie das Layout. Auch der Index wird als Feld eingefügt und kann jederzeit aktualisiert werden.

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So verschieben Sie ganze Abschnitte

Wollen Sie einen Abschnitt innerhalb der Gliederung verschieben, dann blenden Sie die Gliederung soweit ein, bis Sie die Überschrift des zu verschiebenden Absatzes sehen. Nun wählen Sie "Nach oben" oder "Nach unten". So können Sie die ausgewählte Überschrift mitsamt allen untergeordneten Texten und Überschriften innerhalb der Gliederungsebene verschieben. Achtung: Sowohl beim Ändern der Ebene als auch beim Verschieben innerhalb einer Ebene entscheiden Markierung und eingeblendete Ebenen darüber, was verschoben wird. Beim Höherstufen einer Überschrift werden auch die Unterüberschriften höhergestuft. Sind dagegen auch

keit der "Formatvorlage" aus. Selektieren Sie hier die entsprechende und bestätigen Sie die Wahl mit "OK".

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Übersicht mit dem Abbildungsverzeichnis

Auch Verzeichnisse für Abbildungen und Tabellen werden ähnlich wie das Inhaltsverzeichnis erstellt. Die Abbildungen etc. müssen allerdings vorher mit der Beschriftungsfunktion versehen worden sein (über "Einfügen" und "Beschriftung"). Um ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen wählen Sie "Einfügen" und "Index und Verzeichnisse". Hier wählen Sie die Registerkarte "Abbildungsverzeichnis". Wählen Sie auch hier wieder zwischen verschiedenen Layouts und Optionen. Für ganz beliebig gestaltete Verzeichnisse wählen Sie unter "Optionen" die Möglich-

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Schwächen bei automatischer Zusammenfassung

Eine Zusammenfassung Ihres Textes bietet die Funktion "AutoZusammenfassen": Diese finden Sie in der Menüleiste unter "Extras". Doch freuen Sie sich nicht zu früh, diese Funktion ist nicht unbedingt ausgereift. Word versucht zwar hiermit, den Sinn des Textes wiederzugeben, das endet aber oft in einem recht unverständlichen Kauderwelsch. Wählen Sie unter "Art der Zusammenfassung" eine Möglichkeit aus. Geben Sie dann noch an, wie lang die Zusammenfassung sein darf. Also z.B. 25% vom Original. Trotz aller Schwierigkeiten mit dieser Funktion können Sie es "spaßeshalber" einmal versuchen. Allerdings sollten Sie sich nicht darauf verlassen, daß wirklich alles Wichtige drin steht. ❑

Word Tips Word-auf CD 1 unter ie finden S ü/Worksho n e tm p u Ha

TIP

Numerierung von Überschriften unterbinden

ps/Tips

Schneller ganze Wörter löschen

Gerade Schnellschreiber vertippen sich zuweilen und müssen die zuletzt geschriebenen Zeichen oder Wörter löschen oder korrigieren. Einzelne Buchstaben, die vor der Einfügemarke stehen, werden mit der [Rück]-Taste gelöscht. Wollen Sie aber gleich mehrere Wörter auf diese Weise löschen, kann dies schon mal dauern. Schneller geht es mit der Tastenkombination [Strg + Rück]. Ganze Wörter verschwinden per Tastendruck.

Überschriften werden in längeren Dokumenten sinnvollerweise durchnumeriert. Manchmal möchte man ein bestimmtes Überschriftenformat nutzen, die Numerierungen aber verhindern, gerade wenn die Überschrift nur zur Hervorhebung dient. Die Numerierung einzelner Überschriften kann leicht rückgängig gemacht oder ganz unterbunden werden. Wechseln Sie in die Gliederungsansicht und blenden nur die "Überschriftenebenen" ein. Markieren Sie nacheinander die Überschriften, die nicht durchnumeriert werden sollen. Öffnen Sie das Menü "Format / Numerierung und Aufzählungen". Wählen Sie das Register "Gliederung", und klicken Sie auf die Option "Ohne". Damit ändern Sie nichts an der Definition der Überschriften-Formatvorlagen, sondern formatieren die markierten Überschriften manuell. Wenn Sie später wieder neue Überschriften einbauen, erhalten diese automatisch wieder die in Word übliche Numerierung.

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Eine Alternative: Aktivieren Sie unter "Format / Formatvorlagen / Bearbeiten" die Option "Automatisch aktualisieren" für alle Überschriften-Formatvorlagen. Wenn Sie nun die beschriebenen Schritte wiederholen, übertragen sich alle vorgenommenen manuellen Änderungen der Numerierung auf die Formatvorlage.

Datum und Uhrzeit per Tastenkürzel einsetzen INFO

Überflüssige Add-ins

Je mehr man mit dem Computer arbeitet, desto träger wird er mit der Zeit. Neuinstallationen und viele überflüssige Funktionen der Anwendungen belasten das System. Die Auswirkung: Das Programm braucht länger zum Starten und Fehlermeldungen häufen sich. Eine Möglichkeit, Ihr System zu entlasten, ist, Vorlagen oder AddIns, die Sie nicht benötigen, zu löschen. Vorlagen löschen Sie am besten über den Explorer. (Sie finden sie im Ordner "Microsoft Office"; sie haben die Endung *.dot.) Add-ins sind Zusätze, die ganze Vorlagenpakete enthalten, etwa zum Gestalten von Grußkarten (Dateiendung *.wll). Unter "Datei / Dokumentvorlage" können sie abgeschaltet werden. Das gilt allerdings nicht für Einbauten, die sich bereits im Startordner von Word befinden und beim Start automatisch hochfahren. Die sind in diesem Fenster grau hinterlegt und nicht zu löschen. Von denen trennen Sie sich am besten, indem Sie die Vorlagen und Add-ins direkt aus dem Startordner entfernen.

Ganz schnell lassen sich in ein Dokument Datum oder Uhrzeit einfügen. Mit der Tastenkombination "Alt + Shift + D" setzen Sie das Datum ein. Es erscheint dann an der Cursorposition. Die aktuelle Zeit bauen Sie mit "Alt + Shift + T" ein.

Auf diese Weise integrieren Sie Datum und Uhrzeit als Feld in Ihr Dokument. Vorteil: Feldinhalte aktualisieren Sie dann einfach mit einem Klick auf die rechte Maustaste und dem Kommando "Feld aktualisieren".

Wörterbuch überarbeiten Mit einiger Wahrscheinlichkeit haben Sie in der Eile auch schon falsch geschriebene Wörter in das Wörterbuch aufgenommen. Das Problem: Fortan werden diese falsch geschriebenen Wörter weder bei der Eingabe noch bei der Rechtschreibprüfung angemahnt.

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Um einen falschen Eintrag aus dem Wörterbuch zu löschen, klicken Sie im Menü "Extras" auf "Optionen". Im Register "Rechtschreibung und Grammatik" klicken Sie auf "Wörterbücher". Markieren Sie das Wörterbuch, in dem Änderungen vorgenommen werden sollen (meist

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"Benutzer.dic"), und klicken Sie auf "Bearbeiten". Word meldet dann, daß es die Rechtschreibprüfung stoppt und listet den Inhalt des Wörterbuchs in einer Datei auf.

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Suchen Sie das Wort, das Sie korrigieren oder löschen möchten in der Liste aus. Führen Sie die Korrektur aus, oder löschen Sie das entsprechende Wort. Speichern und schließen Sie die Datei mit der Wörterliste. Das falsche Wort ist damit verbessert oder getilgt. Achtung: Rufen Sie nach solch einer Aktion immer über "Extras / Optionen" das Dialogfeld "Optionen" auf. Aktivieren Sie im Register "Rechtschreibung und Grammatik" das Feld "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen". Erst dann wird die Funktion der automatischen Rechtschreibprüfung wieder aktiviertiert. Vergessen Sie dies, werden unkorrekt geschriebene Wörter nicht gekennzeichnet. PCgo! 9/99

Word Autoformate individuell verändern Ein Wort, das zwischen zwei Sternchen steht, wird in Word 97 automatisch fett formatiert. Geben Sie hingegen am Wortanfang und am Wortende zwei Unterstriche ein, wird das entsprechende Wort kursiv gestellt. Mit diesen Voreinstellungen können Wörter während der Eingabe über die Tastatur schnell formatiert werden. Gesteuert wird diese Funktion über den AutoformatBefehl. Rufen Sie diese Funktion über "Extras" / "Autokorrektur" auf, haben Sie jede Menge Einstellungsmöglichkeiten.

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Sobald ein Wort von zwei Sternchen umklammert wird, beispielsweise *Pcgo!*, wendet Word die Vorlage mit der Bezeichnung "Strong" an, und das Wort (hier Pcgo!) wird fett gesetzt. Bei Unterstrichen nutzt es die Formatvorlage "Emphasis". Beide Vorlagen kommen aus dem HTMLBereich und werden in Word 97 als normale Druckformatvorlagen gespeichert.

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Benötigen Sie häufig eine Hervorhebung, etwa eine rote Schrift, bietet es sich an, die Vorlage zu ändern. Rufen Sie den Befehl "Format" / "Formatvorlage" auf. Wählen Sie die Vorlage "Strong", und klicken Sie auf "Bearbeiten". Über "Format" ändern Sie die Formatierung. Schließen Sie die Dialogfenster mit "OK" und "Zuweisen".

TIP

Schnell Formate zuweisen

Wer mit dem Zehn-Finger-System arbeitet, unterbricht ungern den Schreibfluß, um zur Maus zu greifen. Viele Funktionen lassen sich per Shortcut aufrufen. So kann die Formatvorlage für ein markiertes Wort, eine Zeile oder einen ganzen Absatz schnell mit einer Tastenkombination verändert werden. Statt umständlich auf das Fenster "Formatvorlage" zu klicken, verwenden Sie einfach den Shortcut "Shift + Strg + S". Geben Sie den ersten Buchstaben des gesuchten Formats ein und drücken Sie auf die "Cursor-ab"-Taste. Nun reicht ein Druck auf "Enter", um das Format zuzuweisen.

Etiketten-Druck: Andere Schriftart einsetzen Mit Word 95 und 97 sind Etiketten im Handumdrehen erstellt. Wollen Sie Ihre Etiketten in einer bestimmten Schriftart formatieren, müssen Sie sich mit dem Kontextmenü behelfen. Markieren Sie im Dialogfeld "Umschläge und Etiketten" die Anschrift, deren Schrift Sie ändern möchten. Klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl "Zeichen", und geben Sie dort die neue Schriftart an. Auch alle weiteren Zeichen- und Absatzformatierungen stehen Ihnen dabei natürlich zur Verfügung.

TIP

Unterschiedliche Seitenränder Bei Word 6 und Word 95/97 können die ersten Seiten eines Dokuments anders gestaltet werden als die Folgeseiten. Deckblätter erhalten so zum Beispiel andere Seitenränder.

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Legen Sie zunächst über "Datei / Neu / Vorlage" eine neue Vorlage an. Fügen Sie mit dem Menü "Einfügen / Manueller Wechsel / Seitenwechsel" eine neue Seite ein. Wechseln Sie über "Datei / Seite einrichten / Seitenlayout" in den Abschnitt "Kopf- und

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Fußzeilen". Hier aktivieren Sie die Option "Erste Seite anders".

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Im Register "Seitenränder" definieren Sie dann den Abstand für die Kopfzeile und den Seitenrand oben. Bestätigen Sie anschließend Ihre Änderungen mit "OK". Über [Strg + Pos1] setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments. Mit "Ansicht / Kopf- und Fußzeile" wechseln Sie in die erste Kopfzeile. Falls der obere Seitenrand größer sein soll als auf den restlichen Seiten, geben Sie bei "Format / Absatz" den Abstand ein und klicken auf "Schließen". Speichern Sie dann Ihr Dokument als Vorlage. ❑

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Seitenränder im Lineal ändern

Seitenränder lassen sich in der Ansicht "Seiten-Layout" bequem im Lineal ändern. Führen Sie dazu den Mauszeiger auf die Trennlinie zwischen dem grauen und dem weißen Linealbereich. Sobald sich die Maus in einen Doppelpfeil verwandelt hat, ziehen Sie die Trennlinie bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Halten Sie bei dieser Aktion zusätzlich die Alt-Taste gedrückt, sehen Sie genau, wieviel Zentimeter breit der Seitenrand wird. Sie können so den Seitenrand recht genau einstellen. Treffen Sie den genauen Wert nicht – manche Werte lassen sich dann nicht einstellen – , klicken Sie doppelt auf das Lineal. Es öffnet sich das Dialogfeld "Seite einrichten". Sie können hier die genauen Werte nachbessern.

Word Tips Word-auf CD 1 unter ie finden S ü/Worksho n e tm p u Ha

INFO

Gleichmäßig verteilen

Sie können allen Spalten dieselbe Breite zuweisen. Markieren Sie die Tabelle, und wählen Sie den Befehl "Tabelle / Spalten gleichmäßig verteilen". Das ist dann nützlich, wenn Sie die Tabelle gezeichnet haben und die Spalten nicht gleich groß sind. Auf eine ähnliche Art und Weise werden auch die Zellenhöhen angepaßt. Wählen Sie hierzu "Tabelle / Ze len gleichmäßig verteilen".

INFO

Mit Favoriten arbeiten

ps/Tips

Verknüpfte Dateien

Haben Sie Ihre Favoriten definiert, sehen Sie vor dem jeweiligen Or ner oder Dokument ein Symbol mit einem gebogenen Pfeil. Dieser symbolisiert eine Verknüpfung. Über diese Verknüpfung wird die Originaldatei aufgerufen. Bearbe ten und ändern Sie also über solch eine Verknüpfung eine Datei, so werden diese Änderungen beim nächsten Öffnen der Originaldatei auch vorhanden sein.

Sie arbeiten immer wieder mit den gleichen Dateien, auf die Sie mehrmals täglich zugreifen. Um schnell an diese Dateien zu gelangen, sollten Sie den Ordner, in dem sich die verschiedenen Dateien befinden, als "Favoriten" definieren. Vorteil: Sie können die darin enthaltenen Dateien schneller öffnen.

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Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und "Öffnen". Um einen Ordner als Favorit zu definieren, müssen Sie zunächst den betreffenden Ordner öffnen oder in Ihrer Ordnerstruktur markieren.

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Klicken Sie im Dialog "Öffnen" in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Zu Favoriten

hinzufügen". Im Pull-down-Menü wählen Sie den Befehl "Markiertes Element zu Favoriten hinzufügen". Schließen Sie das Dialogfeld per Klick auf "Abbrechen" und speichern Sie die Dateien, die Sie häufig benötigen im gerade angelegten Favoritenordner. Sie können natürlich auch mehrere Ordner als Favoriten festlegen und gegebenenfalls die Dateien über den Explorer in die verschiedenen Favoritenordner verschieben.

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Wollen Sie schnell auf Dateien zugreifen, klicken Sie im Dialogfeld "Öffnen" auf das Symbol "Suchen in Favoriten". Anstatt sich mühsam durch verschiedene Ordner zu klicken, können Sie jetzt einfach Ihren Favoriten wählen, um Dateien zu öffnen.

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Automatische Sicherungskopien erstellen Keine Panik vor unerwarteten Programmabstürzen: Word kann so eingestellt werden, daß es in bestimmten Zeitintervallen Sicherungskopien anlegt.

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Klicken Sie im Menü "Extras" auf den Eintrag "Optionen". Wählen Sie das Register "Speichern" und aktivieren Sie unter "Speicherungsoptionen" das Kontrollkästchen vor dem Eintrag "Sicherungskopie immer erstellen". Word entfernt inun automatisch die Funktion "Schnellspeicherung zulassen". Klicken Sie auf "OK", um zur Textverarbeitung zurückzukehren.

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Starten Sie Word neu, um die Änderungen zu aktivieren. Ist die Option aktiviert, dann wird automatisch bei jeder Speicherung ein Backup angelegt. Dem Dateinamen wird dann die Bezeichnung "Sicherungskopie von" vorangestellt. Als Dateierweiterung verwendet Word für diese Dateien .wbk. Mit Hilfe der Eingabe *.wbk können Sie alle Sicherungsdateien heraussuchen.

Dateien über "Einfügen" verknüpfen INFO

Sicherungskopien einsehen

Wollen Sie auf Ihre Sicherungsdateien zugreifen, rufen Sie das Dialogfeld "Öffnen" auf. Geben Sie einfach in das Textfeld "Da teiname" ".wbk" ein, und drücken Sie die Return-Taste. Nun werden automatisch alle .wbk-Dateien angezeigt. Öffnen Sie die gewünschte Datei per Doppelklick.

Word-Dokumente können über den Befehl "Einfügen" miteinander verknüpft werden. Haben Sie zum Beispiel einen erläuternden Text zu einer Rechnung in einer separaten Datei gespeichert, können Sie diesen der Rechnung einfach hinzufügen, ohne die Datei vorher öffnen zu müssen. Werden Dateien auf diese Weise eingefügt, bleibt die Originaldatei erhalten. Selbst wenn Sie nur einen Teil eines Word-Dokuments in eine andere Datei einfügen, bleibt die Originaldatei unversehrt. Wollen Sie nur einen Teil einer Datei einfügen, müssen Sie einen Bereich markieren und Textmarken setzen.

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Klicken Sie auf "Einfügen / Datei". Geben Sie im Dialog "Datei einfügen" den Namen der Datei ein, die eingefügt werden soll, oder markieren Sie diese im Ansichtsfeld. Falls Sie nur einen Textteil einfügen möchten, geben Sie im Feld "Bereich" den Namen des Textfragments ein.

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Öffnen Sie ein Word-Datei. Setzen Sie den Cursor auf die Stelle, an der das Dokument eingefügt werden soll.

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Word Bildlaufleiste optimieren Bewegen Sie den Button in der Bildlaufleiste, läuft das Bild nicht mit. Erst wenn Sie den Button loslassen, wird das Bild neu aufgebaut und die entsprechende Stelle im Dokument angezeigt. Wissen Sie allerdings nicht genau, auf welcher Seite sich eine bestimmte Textstelle befindet, ist es durch Scrollen sehr schwer, diese aufzufinden. Mit ein paar Änderungen im Registrierungseditor kann dieses Manko behoben werden.

INFO

Sie auf "Neu / Zeichenfolge". In der Liste der Einträge erscheint eine neue Zeichenfolge, deren Name mit "Neuer Wert # 1" markiert ist. Überschreiben Sie diese Bezeichnung mit "LiveScrolling".

Favoritenordner entfernen

Sie sehen in Ihrem Öffnen-Dialog immer nur die Favoriten-Ordner und wollen aber die übliche Ordneransicht wieder herstellen. Klicken Sie einfach auf das Symbol des Favoritenordners. Dieses trägt jetzt beispielsweise die Bezeichnung "Zurückkehren zu Eigenen Dateien".

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Schließen Sie Word, und klicken Sie auf die Startschaltfläche. Wählen Sie den Befehl "Ausführen". Tragen Sie im Textfeld "regedit" ein, und klicken Sie auf "OK".

INFO

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Im Registrierungseditor klicken Sie jeweils auf die Pluszeichen vor den Einträgen "HKEY_CURRENT_USER / Software / Microsoft / Office / 8.0 / Word ". Der Inhalt des entsprechenden Ordners wird angezeigt. Klicken Sie dort auf den Eintrag "Options", so daß Sie im rechten Fenster die dazugehörigen Einträge sehen.

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Rufen Sie im rechten Fenster über die rechte Maustaste das Kontextmenü auf, und klicken

Mit der Funktion "AutoText" können Sie häufig benötigte Abschnitte, Seiten,Tabellen oder Grafiken speichern. Wenn Sie einen bestimmten Textteil mit Grafik, etwa Ihr Firmenlogo, öfters in Dokumente einbauen möchten, sollten Sie mit der Funktion "AutoText" arbeiten. Vorteil: Schnelles Einfügen über die Funktionstaste F3. Zum Definieren eines AutoTextes markieren Sie die entsprechenden Elemente und wählen Sie "Einfügen" und "AutoText neu". Vergeben Sie einen passenden Namen für das Objekt – auch Kürzel bieten sich an – und schließen Sie das Dialogfeld dann mit OK.

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Klicken Sie doppelt auf den neuen Eintrag "LiveScrolling". Im Dialogfeld "Zeichenfolge bearbeiten" geben Sie im Textfeld die Zahl "1" ein und schließen Sie den Dialog mit "OK". Beenden Sie den Editor über das Schließfeld. Öffnen Sie eine längere Datei mit Word, läuft das Bild beim Scrollen mit.

Absätze mit Schatten hinterlegen Ein Dokument läßt sich einfach aufpolieren, indem wichtige Textabschnitte mit einem Schatten hinterlegt werden. Diese Funktion sollten Sie aber mit Bedacht und genügsam einsetzen, da der Leser sonst durch die Schatten zu sehr abgelenkt wird.

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Setzen Sie den Cursor in den Absatz, der hinterlegt werden soll. Wählen Sie "Format / Rahmen und Schattierung". Klicken Sie auf das Register "Schattierung". Unterhalb des Eintrags "Ausfüllen" klicken Sie auf ein Farbquadrat. Haben Sie einen Schwarzweiß-Drucker, wählen Sie eine Graustufe per Klick auf ein graues Farbquadrat.

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Soll Ihr Dokument nur auf dem Bildschirm bearbeitetet oder auf einem Farbdrucker gedruckt werden, können Sie eine beliebige Farbe und ein Muster auswählen. Achten Sie aber immer darauf, daß die Schrift gut lesbar bleibt. Im Vorschaufenster rechts erhalten Sie einen ersten Eindruck, wie der hinterlegte Absatz aussieht.

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Wollen Sie dem Kasten eine inverse Schrift zuordnen, dann können Sie dies über die Graustufen erreichen. Bei inverser Schrift erscheint der Kasten schwarz und die Schrift weiß. Wählen Sie dazu eine Grauschattierung, die einen Wert von mehr als 80% hat. Erst dann wird die Schrift in Word automatisch invers dargestellt. Zusätzlich können Sie mit Hilfe von Linien den Kasten umranden. Hier stehen in einem Auswahlfeld diverse Linienarten zur Auswahl.

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Wörter hervorheben

Sie wollen nicht ganze Textabschnitte, sondern nur einzelne Wörter im Text mit einer Farbe hinterlegen, so daß diese wie mit einem Textmarker markiert erscheinen. Klicken Sie dazu in der Formatleiste auf den Stift. Der Cursor erhält jetzt ein Stiftsymbol. Markieren Sie mit dem veränderten Cursor die Textteile, die hervorgehoben werden sollen. Diese erscheinen dann mit einer Farbe hinterlegt.

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Wollen Sie mehrere kurze Textzeilen, die einzelne Absätze darstellen, mit einem Rahmen oder Schatten versehen, der nicht bis an den äußersten rechten Rand reicht, dann müssen Sie jeder Zeile noch einen rechten Einzug verpassen. Diesen fügen Sie über den Menüpunkt "Einfügen" und "Absatz" hinzu.

Schnelles Einfügen mit AutoText

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Word

INFO

Haben Sie Ihrer AutoText-Liste sehr viele Einträge hinzugefügt, dann wissen Sie vielleicht nicht immer, welche Kürzel für welchen Text stehen. Wollen Sie langes Suchen vermeiden, drucken Sie einfach die Liste aus und hängen Sie diese neben Ihren Computer. Wählen Sie dazu "Datei" und "Drucken". Klicken Sie auf das Listenfeld neben dem Eintrag "Drucken", und wählen Sie "Auto-Text Einträge" heraus und starten den Druck.

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Positionen von Grafiken

Sie können in Word über den Befehl "Einfügen" und "Grafik" beliebige ClipArts und Bilder in das Dokument einbetten. Ist die Grafik eingebettet, dann läßt sie sich mit einem Klick auf die Haltepunkte verschieben. Doch Sie können jedes Bild auch genau positionieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie im Kontextmenü "AutoFormen formatieren". Klicken Sie auf die Registerkarte "Position". Hier können Sie die genaue Position der Grafik festlegen. Markieren Sie zusätzlich noch die Option "Objekt mit Text verschieben". Fügen Sie später noch Text hinzu oder löschen Sie bestimmte Abschnitte, wird das Objekt nicht mitverschoben und ist dann unter Umständen am völlig falschen Platz.

INFO

Tabellen erweitern

Alle AutoTexte ausdrucken

AutoFormen umwandeln

Sie gerade mühsam eine AutoForm auf die richtige Position und Größe gebracht. Da merken Sie, daß eine andere Form doch passender wäre. Keine Angst: Ohne Positionsverlust können AutoFormen verändert werden. Markieren Sie die AutoForm, und wählen Sie unter "Zeichnen" "AutoForm ändern". Nun können Sie sich in diesem Untermenü eine andere geeignetere Form aussuchen.

Gerade bei Texttabellen kommt es häufig vor, daß Text nicht in die Zellen paßt. Der Text wird dann einfach ohne Trennzeichen getrennt und in die nächste Zeile geschrieben. Um das Erscheinungsbild zu verbessern passen Sie Zellhöhe und -breite an.

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Eine Möglichkeit, die Spaltenbreite zu verändern, besteht darin, den Mauszeiger im Lineal auf die Spaltenbegrenzung zu führen. Erscheint ein Doppelpfeil, drücken Sie die linke Maustaste und ziehen die Spaltenbegrenzung auf das gewünschte Maß.

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Soll die Tabellenbreite beibehalten werden, drücken Sie beim Verschieben der Spalten-

begrenzung zusätzlich die Strg-Taste. Auf diese Weise wird nur die Breite einer Spalte verändert.

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Auch die Zellenhöhe kann so korrigiert werden. Klicken Sie dazu in der Seiten-LayoutAnsicht im Seitenlineal auf die Zellenbegrenzung, und stellen Sie die richtige Größe ein.

Spalten am Tabellenende einfügen Wollen Sie am rechten Tabellenende eine Spalte einfügen, können Sie die letzte bestehende Spalte teilen.

ten Spalte und ziehen Sie die Maus mit gedrückter linker Maustaste bis zum Spaltenende. Lassen Sie die Taste los, wird die Spalte geteilt.

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Betätigen Sie die rechte Maustaste, und wählen Sie im Kontextmenü die Option "Tabelle zeichnen". Klicken Sie auf die Mitte der letz-

Wollen Sie eine Spalte (oder Zelle) wieder löschen, markieren Sie diese und wählen die Menübefehle "Tabelle / Spalten löschen". Schneller geht es allerdings, wenn Sie die Spalte markieren und auf das Ausschneidensymbol klicken, oder die Tastenkombination "Strg + X" betätigen.

Ansichtssache: Dokumenten-Ansicht Bei der Installation wird Word 97 standardmäßig so konfiguriert, daß nach dem Programmstart und dem Anlegen eines neuen Dokuments die Ansicht "Seiten-Layout" voreingestellt ist. Dies läßt sich aber ganz schnell und unproblematisch lösen. Möchten Sie lieber die Normalansicht als Standard-Ansicht festlegen, gehen Sie wie folgt vor:

durch Klick auf das Speichern-Icon in der Standardsymbolleiste. Wenn Sie nun Word verlassen und erneut starten, ist automatisch die gewünschte Ansicht für Sie eingestellt. Damit steht Ihnen ein einfaches Mittel zur Verfügung, um zu jeder gewünschten Vorlage auch gleich die passende Ansicht parat zu haben. Beispielsweise eignet sich die Ansicht "Online" für Dokumente, die Sie elektronisch verschicken möchten. ❑

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Öffnen Sie die Datei "NORMAL.DOT" im Verzeichnis "VORLAGEN".

Wählen Sie nun im Menü "Ansicht" den Eintrag "Normal", den Word standardmäßig nach dem Programmstart sowie für das Anlegen neuer Dokumente verwenden soll, an.

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Speichern Sie die Vorlage über das Menü "Datei" und den Eintrag "Speichern" oder

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Word

TIP

Wollen Sie eine eingefügte Tabelle etwas weiter nach rechts verschieben, stoßen Sie auf Probleme. Denn sobald Sie den rechten Rahmen anfassen, verschieben Sie die Spaltenbreite und nicht die gesamte Tabelle. Dasselbe blüht Ihnen auch, wenn Sie die Tabelle auf der linken Seite anpacken. Doch ein Trick verspricht Abhilfe. Halten Sie einfach die Tasten "Strg" + "Shift" gedrückt, klicken Sie den linken Tabellenrand an und verschieben Sie die gesamte Tabelle mit gedrückter Maustaste nach rechts.

TIP

Markieren in

Tabelle ganz verschieben

Ein ganzer Absatz oder ein Wort ist schnell markiert. Soll aber mal ein bestimmter Teil einer Tabelle markiert werden, ist so manch einer mit seinem Latein am Ende. Aber auch das ist eigentlich keine Hexerei. Sie haben sogar zwei Varianten zur Auswahl.

Sie eine ganze Spalte oder eine ganze Zeile markieren, führen Sie den Mauszeiger etwas oberhalb der Tabelle (oder vor die Zeile). Sobald der Mauszeiger die Form eines nach unten gerichteten Pfeils annimmt, klicken Sie auf die linke Maustaste. Die gesamte Spalte wird so mit einem Mausklick markiert.

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Drücken Sie die Tastenkombination "Strg+ Umschalt + F8". Benutzen Sie anschließend die Pfeiltasten, um die Markierung entsprechend zu erweitern. Drücken Sie die "Esc"-Taste, um den Markierungsmodus wieder aufzuheben.

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Bei der zweiten Variante halten Sie die "Alt"Taste gedrückt und markieren mit der linken Maustaste den entsprechenden Bereich. Wollen

Aktuelle

Formatierungen erst testen

Wollen Sie erst einmal bestimmte Formatierungen wie zum Be spiel Schriftarten testen, dann ist es meist umständlich, wenn Sie immer erst einen Blindtext eingeben müssen. Doch was fast niemand weiß: Word hat einen so chen Blindtext bereits gespeichert. Geben Sie also einfach in eine neue Zeile den Befehl "=Rand()" (ohne die Anführungszeichen) ein und betätigen Sie die Return-Taste. Der Satz "Jagt Franz im komplett verwahrlosten Taxi quer durch Bayern" erscheint auf Ihrer Arbeitsfläche. Dieser scheinbar unsinnige Satz hat einen entscheidenden Vorteil: Alle Buchstaben des Alphabets sind vertreten. Probieren Sie also eine neue Schriftart aus, dann können Sie mit diesem Satz auch gleich die Lesetauglichkeit sämtlicher Buchstaben testen.

Texttabellen

Word-Dokumente schnell öffnen

Im Menü "Datei" finden Sie ganz unten immer die i - zuletzt bearbeiteten Dateien. Doch oft sind das gar nicht die, die Sie gerade benötigen oder mit denen Sie häufig arbeiten. Um schnell auf Dateien zuzugreifen, mit denen man häufig arbeitet, bietet es sich an, sich ein neues Menü zu definielren. - In diesem Menü können dann beliebig viele Dateien abgelegt werden.

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Wählen Sie im Menü "Ansicht" den Befehl "Symbolleisten". Im folgenden Untermenü klicken Sie auf "Anpassen".

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Wählen Sie im Dialog "Anpassen" die Registerkarte "Befehle". Im Listenfeld unter "Kategorien" markieren Sie den Eintrag "Eingebaute Menüs" mit der Maus. Um diesen Eintrag zu sehen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten.

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In der Liste "Befehle" wählen Sie dann den Eintrag "Arbeit" mit der Maus aus. Ziehen Sie diesen Eintrag an eine beliebige Position in eine der Symbolleisten von Word. An dem Balken erkennen Sie, an welcher Stelle das Symbol abgelegt wird. Lassen Sie die Maustaste los, steht Ihnen der neue Menüpunkt zur Verfügung.

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Wollen Sie ein Dokument in diesem neuen Menüpunkt aufnehmen, öffnen Sie die entsprechende Datei, und klicken Sie auf den Menüpunkt "Arbeit". Wählen Sie dort den Befehl "Zum Arbeitsmenü hinzufügen". Der Name der Datei erscheint dann als Eintrag im Menü "Arbeit". Ganz schnell läßt sie sich von dort aus immer öffnen.

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Zum Löschen eines Eintrags wählen Sie "Strg + Alt + Bindestrich". Der Mauszeiger nimmt die Form eines großen Minuszeichens an. Klicken Sie mit diesem veränderten Mauszeiger auf "Arbeit" und wählen Sie die Datei, die gelöscht werden soll. Der Name der Datei verschwindet aus dem Menü. PCgo! 11/99

Word Öffnen-Dialog austricksen Um sich lästiges Suchen in endlosen alphabetisch geordneten Listen zu sparen, ist nur eine einzige Einstellung im Dialogfeld "Öffnen" nötig. Auf einen Blick sehen Sie dann, wann welche Datei zuletzt bearbeitet wurde.

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Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol zum Öffnen von Dateien. Im Dialogfeld "Öffnen" klicken Sie auf das Symbol "Details". Neben dem Dateinamen werden jetzt noch die Dateigröße, -typ, und Änderungsdatum aufgeführt.

Word-Tips

Jede Spalte erhält eine Kopfzeile. Klicken Sie auf die Spalte "Geändert am", um die Dateien nach dem Änderungsdatum zu sortieren. Die zuletzt geänderten Dateien stehen ganz oben in der Liste. Auf diese Weise können Sie die Dateien auch nach Größe, Name oder Typ sortieren. Doch leider sind diese Sortierungen beim nächsten Öffnen der Dateien wieder verschwunden.

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

Auch Microsoft hat die Zeichen der Zeit erkannt und bietet eine Ergänzung für die Rechtschreib prüfung für Office 95 und 97 an. Unter der Web-Adresse www. microsoft.com/germany/office/wor d/rechtsch.htm kann die Datei heruntergeladen und in Word eingefügt werden. Es handelt sich da bei um eine selbstextrahierende Datei, die beim Aufrufen automatisch installiert wird. Ist dies ge schehen, können Sie Texte sowohl nach der alten als auch nach der neuen Rechtschreibung überprüfen lassen. Übrigens finden Sie dieses nützliche Zusatztool auf der Heft-CD der PCgo!, Ausgabe 10/99.

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Die Sortierreihenfolge können Sie dauerhaft festlegen. Dazu klicken Sie auf das Symbol "Befehle und Einstellungen" am rechten Rand der Symbolleiste im Öffnen-Dialog. Im Untermenü wählen Sie den Befehl "Sortieren". Hier können Sie Kriterien bestimmen sowie die Sortierrichtung mit "Auf- oder Absteigend" auswählen. Diese Einstellungen bleiben dann bis zur nächsten Änderung erhalten.

Wörterbuch über das Kontextmenü aufrufen Wer häufig mal nach dem passenden Wort im Thesaurus nachschlagen möchte und sich nicht lange durch Menüs und Untermenüs klicken will, für den ist ein Eintrag im Kontextmenü die richtige Lösung. Ist das Wörterbuch erst einmal im Kontextmenü eingetragen, genügt ein Mausklick, und schon ist das richtige Wort zur Stelle.

Klicken Sie auf den Eintrag und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle im ausgeklappten Kontextmenü, etwa unterhalb des Eintrags "Einfügen". Lassen Sie dann erst die Maustaste los.

TIP

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Ziehen Sie das Dialogfeld "Anpassen" so auf Ihren Bildschirm zurecht, daß Sie sowohl die Einträge des Kontextmenüs als auch die Dialogbox "Anpassen" sehen können.

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Klicken Sie in der Dialogbox auf das Register "Befehle". Im Feld "Kategorien" wählen Sie den Eintrag "Extras" per Mausklick aus. Drücken Sie im Feld "Befehle" auf den nach unten zeigenden Pfeil, bis Sie den Eintrag "Thesaurus" sehen.

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Klicken Sie auf das Feld "Schließen" im Dialogfeld "Anpassen". Die Änderungen sind sofort aktiv. Sobald Sie mit der rechten Maustaste auf ein Wort klicken, finden Sie im Kontextmenü den Eintrag "Thesaurus". Von hier können Sie nun schnell mal nach Synonymen suchen.

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Wollen Sie mal einen Eintrag aus dem Kontextmenü wieder entfernen, gehen Sie genau so vor. Sie öffnen erst das Dialogfeld "Anpassen" und aktivieren das Kontrollkästchen "Kontextmenü". In der Symbolleiste "Kontext" suchen Sie den entsprechenden Eintrag, klicken mit der Maus darauf, und ziehen ihn mit gedrückter Maustaste zurück in das Dialogfeld "Anpassen".

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Von nun an können Sie jeden einzelnen Buchstaben eines Wortes problemlos markieren.

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Wortteile markieren

In der Grundeinstellung von Word können einzelne Wortbestandtei le nicht gesondert markiert wer den. Denn sobald Sie die Markierung über einen Teil eines Wortes ziehen, wird automatisch das gesamte Wort markiert. Nervt Sie diese Bevormundung, dann set zen Sie ihr ein Ende. Wählen Sie einfach im Menü "Extras" den Befehl "Optionen". Hier wählen Sie den Registerreiter "Bearbeiten". Deaktivieren Sie die Funktion "Wörter automatisch markieren", indem Sie in das Kontrollkästchen klicken.

Wählen Sie den Befehl "Extras" in der Menüleiste. Klicken Sie auf den Eintrag "Anpassen". Im folgenden Dialogfeld wählen Sie das Register "Symbolleisten". Aktivieren Sie im Listenfeld "Symbolleisten" das Kontrollkästchen "Kontextmenü", so daß ein Häkchen davor erscheint. Eine neue Symbolleiste zum Kontextmenü wird eingeblendet. Klicken Sie in der Symbolleiste, die auf Ihrem Bildschirm erscheint, auf den Eintrag "Text". Ein Untermenü mit einer Liste von Einträgen erscheint auf Ihrem Bildschirm. Klicken Sie auf den Eintrag "Text" ganz unten in der Liste. Ein weiteres Untermenü wird ausgeklappt.

Neu Rechtschreibung

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Word

TIP

Automatische Hyperlinks verhindern

Word-Menüs entschlacken

Die Menüs von Word enthalten viele Funktionen, die man eigentlich selten braucht oder die man gar nicht kennt. Wollten Sie noch nie "Änderungen verfolgen" oder "Referenzen nachschlagen", dann empfiehlt es sich, diese Optionen einfach zu entfernen. Damit wird Word meist auch wesentlich übersichtlicher. Es gibt zwei Möglichkeiten, überflüssigen Ballast abzuwerfen. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag "Anpassen". Öffnen Sie das Menü, aus dem Sie Einträge entfernen möchten, zum Beispiel das Menü "Extras / Änderungen verfolgen". 2. Klicken Sie auf den Eintrag, der entfernt werden soll, und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Eintrag auf das Dialogfeld "Anpassen". Erscheint unterhalb des Mauszeigers ein "X", können Sie die Maustaste loslassen. Der Menüeintrag ist nun verschwunden. Mit dieser Methode können Sie schnell mehrere Einträge verschwinden lassen. Beenden Sie den Vorgang, indem Sie auf die Schaltfläche "Schließen" klikken. 3. Die zweite Möglichkeit ist wesentlich schneller, da einfach eine Tastenkombination eingesetzt wird. Wählen Sie "Strg + Alt + Bindestrich". Der Mauszeiger nimmt die Form eines Minuszeichens an. Wählen Sie den Menüeintrag aus, den Sie verschwinden lassen möchten. 4. Alle Änderungen am Kontextmenü werden in der Vorlage "Normal.dot" gespeichert. Wollen Sie Ihre Änderungen wieder rückgängig machen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste und im Kontextmenü auf den Eintrag "Anpassen". Aktivieren Sie im Register "Symbolleisten" das Kontrollkästchen "Menüleiste". Ein Klick auf die Schaltfläche "Zurücksetzen" und auf "OK" stellt den ursprünglichen Zustand wieder her.

Word 97 erkennt Internet- und E-Mail-Adressen und wandelt diese automatisch in sogenannte Hyperlinks um. Hyperlinks erscheinen normalerweise in blauer Schrift und unterstrichen. Nach einem Klick auf solch einen Hyperlink wird versucht, eine Verbindung mit der entsprechenden Web-Seite aufzubauen. Dieser Automatismus mag ganz praktisch sein, meist stört er aber nur, vor allem dann, wenn man nicht ständig mit dem Internet verbunden ist. Am besten schalten Sie diese Funktion einfach ab.

in Hyperlinks verhindern, müssen Sie eine Änderung im Menü "Extras / AutoKorrektur" vornehmen.

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Im Dialogfeld "AutoKorrektur" wählen Sie das Register "AutoFormat während der Eingabe". Im Bereich "Während der Eingabe ersetzen" deaktivieren Sie die Funktion"Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks", indem Sie auf das Kontrollkästchen klicken. Schließen Sie das Dialogfeld per Klick auf "OK".

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Wollen Sie nur einen Hyperlink in "normalen" Text umwandeln, markieren Sie ihn, und klicken Sie den Hyperlink mit der rechten Maustaste an. Vorsicht: Beim Markieren sollten Sie darauf achten, daß der Cursor vor oder hinter dem Hyperlink positioniert wird, sonst wird immer nur der Link aktiviert. Im Kontextmenü wählen Sie den Menüpunkt "Hyperlink". Im folgenden Untermenü klicken Sie auf "Hyperlink bearbeiten". Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie auf die Schaltflächen "Verknüpfung entfernen" klicken.

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Wollen Sie grundsätzlich die automatische Umwandlung von Internet- /E-Mail-Adressen

Sonderzeichen per Tastatur Einige wichtige Sonderzeichen können in Word einfach über eine Tastenkombination, einen sogenannten Shortcut eingefügt werden. Eine Übersicht über bereits festgelegte Shortcuts finden Sie unter dem Menüpunkt "Einfügen / Sonderzeichen". Klicken Sie auf die Registerkarte "Auswahl 2" und Sie sehen die Sonderzeichen und den entsprechenden Shortcut. Möglicherweise benötigen Sie häufig ganz andere Sonderzeichen. Statt diese immer umständlich herauszusuchen, können Sie diesen einen eigenen Shortcut zuweisen.

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Benötigen Sie zum Beispiel öfters ausländische Schriftzeichen, wie ein "Ø", wählen Sie

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dieses Zeichen aus. Klicken Sie dazu auf "Einfügen / Sonderzeichen". Im Feld "Schriftart" klicken Sie auf "normale Schrift". Suchen Sie das Zeichen aus und klicken Sie darauf.

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Anschließend wählen Sie die Schaltfläche "Shortcut". Betätigen Sie die Tastenkombination, mit der das Zeichen eingefügt werden soll. Praktisch ist es, eine Tastenkombination zu wählen, die nicht zu kompliziert ist und außerdem eine Gemeinsamkeit mit dem Zeichen selbst aufweist. Drücken Sie etwa die Taste "Alt" und die Taste des Buchstabens "o". Ihre neu gewählte Tastenkombination erscheint im Feld "Neuen Shortcut drücken". Unmittelbar darunter wird eine Information eingeblendet, ob der gewählte Shortcut schon einer anderen Aktion zugewiesen ist. Ist der Shortcut noch nicht vergeben, können Sie ihn per Klick auf die Schaltfläche "Zuordnen" definieren. Schließen Sie die Dialogfelder. Sobald Sie zu einem späteren Zeitpunkt dieses Zeichen im Text einfügen möchten, drücken Sie einfach die von Ihnen festgelegte Tastenkombination (hier im Beispiel also: "Alt + o"). Das Zeichen wird an der Cursorposition eingefügt. ❑ PCgo! 11/99

Seitenzahlen formatieren Seitenzahlen sind in Word schnell eingefügt. Daß Sie diese Seitenzahlen oder auch Datumsangaben wie ganz "normalen" Text behandeln und damit formatieren können, ist nicht so bekannt.

TIP

Seitenzahlen entfernen

So einfach Seitenzahlen eingefügt sind, so umständlich ist es, sie wieder loszuwerden. Eine Funktion dafür gibt es in Word leider nicht. So bleibt Ihnen nicht viel anderes übrig, als die Seitenza hlen per Hand zu löschen. Marki eren Sie also die Seitenzahl und löschen sie mit der "Entf"-Taste.

TIP

Datum einfügen

Wollen Sie mal schnell das Datum in eines Ihrer Word-Dokumente einfügen, können Sie dieses über eine Tastenkombination erreichen. Drücken Sie einfach die Tasten "Alt + Shift + D", wird das Datum an der Cursorposition eing efügt. Einziger Wermutstropfen: Sie fügen damit das Datum immer im Standardformat ein. Soll etwa im Datum der Monat ausgeschri eben werden, müssen Sie erst dieses Datumsformat als Standard festlegen. Klicken Sie dazu im Menü "Einfügen / Datum und Uh rzeit" auf den entsprechenden Eintrag, und wählen Sie dann die Schaltfläche "Standard". Beenden Sie den Dialog mit "OK". Künftig wird über den Shortcut das Datum im gewählten Format eingefügt.

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Fügen Sie erst in Ihrem Dokument eine Seitenzahl ein. Klicken Sie dazu im Menü "Einfügen" auf den Eintrag "Seitenzahlen". Es öffnet sich ein Dialogfeld. Geben Sie dort an, an welcher Position die Seitenzahl eingefügt werden soll, also ob sie am Seitenanfang oder -ende stehen soll. Über das Textfeld "Ausrichtung" legen Sie fest, ob die Seitenzahl zentriert oder am Seitenrand erscheinen soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche "Format", so können Sie beispielsweise festlegen, mit welcher Zahl die Seitennumerierung starten soll. Sie können hier keine Textformatierung einstellen. Schließen Sie die Dialogfelder per Klick auf "OK". Die Seitenzahlen erscheinen als graue Zahlen in der Kopf- oder Fußzeile Ihres Dokuments.

nen übrigens nur in der "Seiten-Layout-Ansicht" bearbeitet werden. Dort werden Kopf- und Fu ßzeilen in einem mit gestrichelter Linie umrandeten Kasten angezeigt. Nach dem Doppelklick auf eine Seitenzahl erscheint außerdem die Symbolleiste "Kopf- und Fußzeile" auf Ihrem Bildschirm. Über diese Symbolleiste können Sie noch weitere Informationen in Ihre Kopf- oder Fußzeile einf ügen; etwa, wie viele Seiten Ihr Dokument insg esamt umfaßt.

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Markieren Sie die eingefügte Seitenzahl, und stellen Sie über die Formatierungsleiste die gewünschte Schriftart, Schriftgröße und den Schriftschnitt ein, etwa "Arial", 12 Punkt, fett. Außerdem können Sie alle Absatzformatierungen auf diese Seitenzahl anwenden, um diese be ispielsweise an den Seitenrand zu stellen.

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Möchten Sie die Zeichenformatierung für die Seitenzahlen ändern, klicken Sie doppelt auf die grauen Seitenzahlen. Die Seitenzahlen kön-

Spaltenbreite ändern Für einen längeren Bericht haben Sie Ihren Text zweispaltig formatiert. Leider ist der Abstand zwischen den Spalten in der Voreinstellung zu breit. Bei Word wird nämlich standardmäßig ein Abstand zwischen den Spalten von 1,25 cm eing estellt, ganz egal, ob Sie einen zwei- oder dreispaltigen Text haben. Um die Spaltenbreite zu ändern gibt es verschiedenen Möglichkeiten:

Maus darauf und ziehen mit gedrückter Mau s taste den grauen Bereich so weit, bis er die von Ihnen gewünschte Breite hat. Damit die Spalten ungefähr die gleiche Breite haben, sollten Sie diesen Bereich von beiden Seiten schmaler ziehen.

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Klicken Sie doppelt auf diesen grauen Bereich, können Sie die Einstellungen über ein Dialogfeld ganz genau vornehmen.

1

Ganz einfach ändern Sie die Spaltenbreite über das Lineal. Führen Sie den Mauszeiger auf die graue Fläche in der Mitte zwischen den beiden Spalten. Sobald der Mauszeiger die Form eines Doppelpfeils annimmt, klicken Sie mit der

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Word Vorlagen verändern Sie haben eine Vorlage gefunden, etwa für ein Fax. Ihnen gefällt die Seitenaufteilung und Sie benötigen die wesentlichen Textbausteine, allein die Schrift gefällt Ihnen nicht. Die Schriften der Formatvorlagen lassen sich leicht ändern:

Wor d-Tips

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Um die Formatvorlage zu ändern, klicken Sie auf diesen Namen, so daß "Faxkopf" markiert wird. Drücken Sie die "Enter"-Taste, erscheint das Dialogfeld "Formatvorlage bearbeiten". Die Option "neu definieren, um die aktuellen Änd erungen zu aktualisieren", sollte aktiviert sein.

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Öffnen Sie die gewünschte Vorlage, indem Sie auf das Menü "Datei / Neu" klicken. S uchen Sie über das Register "Briefe & Faxe" die richtige Vorlage, etwa "Aktuelles Fax.dot". Klicken Sie doppelt darauf, um das Fax zu schreiben.

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In der Vorlage tragen Sie die erforderlichen Daten ein. Markieren Sie den ersten Eintrag und stellen eine Schriftart und -größe Ihrer Wahl ein, beispielsweise "Arial", 11 Punkt. Diesem Eintrag liegt das Format "Faxkopf" zugrunde. Der Name erscheint in der Formatierungsleiste ganz links.

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Beenden Sie den Dialog mit "OK". Alle Einträge, denen die Formatvorlage "Faxkopf" zugrunde liegt, werden aktualisiert und erscheinen in der von Ihnen eingestellten Schriftart und -größe.

Sprechblasen und Legenden

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Texte müssen nicht grau und langweilig ausseAuch die Position der Gedankenpunkte kann hen, sie können mit Clipart-Grafiken oder mit verändert werden. Ist die Sprechblase ma rSprechblasen aufgepeppt werden. Superprakkiert, sehen Sie im untersten Gedankenpunkt eitisch: Die Sprechblasen können nach Belieben nen gelben Punkt. Sobald Sie darauf klicken, verformatiert und für die eigenen Bedürfnisse ang e- wandelt sich der Mauszeiger in einen kleinen paßt werden. Pfeil. Mit gedrückter Maustaste können Sie die Punkte anschließend an die gewünschte Position ziehen. Um eine Sprechblase einzufügen, bietet Word zwei Wege an: Klicken Sie entweder im Menü "Einfügen" auf den Befehl "Grafik / AutoFormen", Jetzt müssen Sie noch die Ränder der Sprechoder lassen Sie sich die Zeichensymbolleiste a nblase formatieren, indem Sie doppelt mit der zeigen, und klicken Sie dort auf den Eintrag "Aurechten Maustaste auf die Sprechblase klicken. toFormen". Entscheiden Sie sich für die erste VariIm Dialogfeld "AutoForm formatieren" stellen Sie ante, wird eine neue Symdann unter dem Register "Farben und Linien" die bolleiste eingeblendet. Über Linienfarbe, -art und Strichstärke der Sprechblase die Schaltfläche ganz rechts, richtig ein. das Symbol zum Einfügen von "Legenden", haben Sie Zugang zu verschiedenen Legendenformen. Klicken Sie einmal auf die Sprechblase, e rKlicken Sie auf die wolkenförmige Sprechblase, scheint der Cursor, und Sie können Text einum diese in Ihren Text zu integrieren. geben. Diesen können Sie wie gewohnt marki eren und formatieren. ml Haben Sie eine Sprechblasenform per Mausklick ausgewählt, nimmt der Mauszeiger die Form eines kleinen Kreuzes an. Klicken Sie damit auf Ihr Arbeitsblatt, und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Sprechblase auf die gewünschte Größe auf. Lassen Sie dann erst die Maustaste los.

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INFO

Eurozeichen einbauen

Sie benutzen Windows 95 unda-h ben das Eurozeichen nachinsta lliert? Damit Sie das Eurozeichen in Word-Texten einsetzen können, müssen Sie erst in der Syste msteuerung von Windows unter "Ländereinstellungen" das Wä hrungssymbol einstellen. Das Symbol ist in Word verfügbar, wenn Sie über "Einfügen / Sonde rzeichen" die Dialogbox "Sonderze ichen" öffnen. Stellen Sie unter "Schriftart" den Eintrag "normaler Text" ein, und wählen Sie unter "Subset" die Kategorie "Währung ssymbole". Suchen Sie in der sAu wahl das Eurosymbol aus, und ü- f gen Sie es in Ihren Text ein.

Einfacher geht das Einfügen über den Tastaturbefehl "Alt + Strg + E".

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Die Größe der Sprechblase kann nachträ glich problemlos verändert werden. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Ziehpunkte der Kastenbegrenzung, und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste, bis die richtige Größe eingestellt ist. PCgo! 12/99

Word 2000 Das Buch von Alfred Roßkamp ist viel mehr als eine "Einführung in die Textverarbe itung von Office 2000". Neben grundlegenden Techniken werden auch speziellere Funktionen, wie Serienbriefe, sehr anschaulich erklärt. So bietet das Buch insgesamt eine gute Einführung für Einsteiger, aber auch einen vernünftigen Überblick über neue Funktionen für geübte Word-Nutzer.

info Alfred Roßkamp, Word 2000, dtv, ISBN 3-423-50194-4, www.dtv.de Preis: 24,90 Mark

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Rechnen in T abellen Sie haben eine kleine Tabelle in Word erstellt und müssen ein paar Zahlen zusammenrechnen. Dazu müssen Sie nicht die Tabelle in Excel überführen, sondern Sie können einfache Rechnungen auch in der Texttabelle durchführen.

TIP

Tabulatoren in T abellen

Wenn Sie in einer längeren Text tabelle bestimmte Einträge ein rücken möchten, zum Beispiel bei einer Aufzählung, können Sie Tabulatoren einsetzen. Da aber die Tabulatortaste in Tabellen dazu dient, in die nächste Zelle zu wechseln, müssen Sie einen kleinen Trick anwenden. Drücken Sie zusätzlich zu der Tab-Taste die StrgTaste. Vorausgesetzt, Sie haben eine Tabulatormarke eingefügt, wird Ihr Text an der gewünschten Stelle erscheinen.

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Fügen Sie Ihre Tabelle samt Daten in Ihr WordDokument ein. Bedenken Sie auch, daß Sie für das Ergebnis Ihrer Berechnung eine leere Zeile benötigen. Setzen Sie den Cursor in die Zelle unterhalb der zu berechnenden Werte.

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Im Menü „Tabelle“ klicken Sie auf den Befehl „Formel“. Wenn Sie bei Ihrer Berechnung tatsächlich nur ein paar Zahlen addieren möchten, bestätigen Sie einfach die vorgegebene Formel, indem Sie auf „OK“ klicken. Sie können zusätzlich, ähnlich wie in Excel, das Zahlenformat angeben. Handelt es sich bei Ihren Zahlen um Geldbeträge, können Sie ein Währungsformat einstellen. Klicken Sie dazu in der Kategorie Zahlenformat auf den entsprechenden Eintrag.

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Möchten Sie eine andere Rechenoperation durchführen, wählen Sie im Menü „Formel“ in der Kategorie „Funktion einfügen“ die gewünschte Funktion, etwa Summe oder Mittelwert. Wie bei Excel beginnt jede Formel mit einem Gleichheitszeichen. Danach folgen die Funktion und die Zellbezeichnungen. Übrigens werden die Zellen wie in Excel benannt. Wollen Sie also den Mittelwert einiger Zahlen in der ersten Spalte Ihrer Tabelle ermitteln, wählen Sie als Funktion „Mittelwert“ aus. Tragen Sie in der Formelzeile in die Klammer die Zellbezeichnung, also etwa „A1;A2;A3“ ein. Schließen Sie den Dialog mit „OK“.

Änderungen verfolgen TIP

Tabellenzeilen hinzufügen

Sie arbeiten an einer umfangreichen Texttabelle und merken, daß Sie noch zusätzliche Zeilen benötigen. Anstatt umständlich den Befehl zum Einfügen von Zeilen im Menü „Tabelle“ aufzurufen, oder die entsprechende Schaltfläche zu bedienen, setzen Sie einfach die Einfügemarke außerhalb der Tabellenbegrenzung. Drücken Sie dann die Eingabe-Taste. Dabei finden Sie leicht die richtige Position für den Cursor, wenn Sie sich alle Zeichen einblenden lassen.

Egal, ob Sie Ihren eigenen Text nochmals bearbeiten oder ein fremdes Dokument korrigieren wollen, manchmal ist es praktisch, den ursprünglichen Text nicht zu verändern. Zum Verfolgen von Änderungen hält Word eine Funktion bereit.

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Öffnen Sie das zu verändernde Dokument. Klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Eintrag „Änderungen verfolgen“. Wählen Sie im folgenden Untermenü den Befehl „Änderungen hervorheben“. Ein Dialog wird geöffnet. Aktivieren Sie das Kontrollfeld vor dem Eintrag „Änderungen während der Bearbeitung markieren“.

tem oder hinzugefügtem Text unterschiedliche Formate zuweisen. Klicken Sie in der entsprechenden Kategorie auf die nach unten zeigenden Pfeile, um eine andere Formatierung einzustellen. So kann gelöschter Text beispielsweise durchgestrichen werden und zusätzlich eine bestimmte Schriftfarbe erhalten. Im Text werden die Änderungen entsprechend Ihrer Einstellungen, also durchgestrichen oder in roter Farbe, angezeigt.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“, um festzulegen, wie der veränderte Text hervorgehoben werden soll. Sie können veränder-

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PCgo! 1/2000

Word Word-Tips

Mehrere Versionen eines Texts Sie arbeiten an einem umfangreicheren Text und feilen etwas an den Formulierungen. Einige Änderungen und Ergänzungen sollen gesichert werden. In Word können verschiedene Versionen eines Textes gespeichert werden. Der Vorteil: Sie können jeweils Kommentare eingeben, so daß die einzelnen Textversionen einfach zu unterscheiden sind.

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Sie haben in Ihrem Text Änderungen vorgenommen und möchten diese unabhängig vom Originaltext sichern, klicken Sie im Menü „Datei“ auf den Befehl „Version“. Mit einem Klick auf die

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Schaltfläche „Jetzt speichern“ wird erneut ein Dialogfeld geöffnet. Geben Sie im Textfeld dieses Dialogs einen aussagekräftigen Kommentar zu dieser Textvariante ein. Mit Hilfe dieses Kommentars und der Uhrzeit finden Sie später die gewünschte Textversion wieder. Beenden Sie den Dialog mit „OK“.

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Auf diese Weise können Sie gleich mehrere Versionen Ihres Textes speichern. Geöffnet werden diese Texte, indem Sie im Menü Datei erneut den Befehl „Version“ aufrufen. Eine Liste mit den verschiedenen Versionen samt Kommentaren und genauer Angabe über die Speicherzeit wird angezeigt. Ein Doppelklick auf einen dieser Einträge öffnet die entsprechende Textversion. Um sicher zu gehen, daß es sich um die richtige Version handelt, prüfen Sie den vollständigen Kommentar. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Kommentare“. Überflüssige Textversionen können in diesem Dialogfeld auch gelöscht werden. Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Eintrag und wählen Sie die Schaltfläche „Löschen“.

Bestimmte Texte suchen Wer kennt nicht das Problem: Sie haben vergessen, wo eine bestimmte Datei abgelegt ist. Zu allem Überfluß haben Sie obendrein noch den Dateinamen vergessen. Sie erinnern sich aber genau daran, welchen Inhalt die Datei hat, das heißt, Sie wissen genau, welche besonderen Wörter in dem Text auftauchten. In solch einem Fall können Sie sich bei der Suche nach der verlorenen Datei auf die erweiterte Suche von Word verlassen.

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Im Menü „Datei“ klicken Sie auf den Befehl „Öffnen“. Im folgenden Dialogfeld können Sie zunächst wählen, um welchen Dateityp es sich handelt, etwa um ein Word-Dokument. Stellen Sie dies im Listenfeld unten links unter der Kategorie „Dateityp“ ein. Wenn Sie außerdem wissen, wann Sie die gesuchte Datei zuletzt bearbeitet haben, können Sie unter „Zuletzt geändert“ ein genaues Datum angeben. Dies grenzt die Suche zusätzlich ein.

Rechtschreibkennzeichnung

Sie schreiben einen Text, bei dem viel Fachvokabular vorkommt. Dabei haben Sie noch kein eigenes Wörterbuch angelegt, so daß all diese Wörter durch eine rote Schlangenlinie gekennzeichnet werden. Ärgern Sie sich nicht länger über die vielen hervorgehobenen Wörter, sondern schalten Sie diese Kennzeichnung aus. Ganz einfach erreichen Sie dies, wenn Sie in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand mit der rechten Maustaste auf das Wörterbuch klicken. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Eintrag „Rechtschreibkennzeichnung ausblenden“. Im aktuellen Dokument werden unbekannte Wörter nicht mehr angezeigt.

Aufgehoben wird die Einstellung auf gleiche Weise, nämlich wieder über das Kontextmenü.

markante Wörter, die im Text vorkommen, klicken Sie unter „Eigenschaft“ auf den Eintrag „Inhalt“. Als Bedingung erscheint dann automatisch die Kategorie „enthält Ausdruck“. Geben Sie anschließend im Feld „Wert“ das Wort ein, nach dem alle Dateien durchsucht werden sollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“, damit die Dateien nach den ausgewählten Kriterien durchforstet werden. Auf jeden Fall sollten Sie das Kontrollkästchen „Unterordner durchsuchen“ aktivieren. Wählen Sie schließlich das Verzeichnis oder die Ordner aus, die durchsucht werden sollen. Per Mausklick auf die Schaltfläche „Suche starten“ wird nach der gewünschten Datei gefahndet. Das Suchergebnis wird Ihnen in einem Auswahlfeld gezeigt. ml

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere“, um genauere Suchkriterien einzugeben. Im Dialogfeld „Weitere Suche“ können gleichzeitig mehrere Suchkriterien ausgewählt werden. Erinnern Sie sich beispielsweise an ganz bestimmte PCgo! 1/2000

INFO

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INFO

Zeilennumerierung

Um bei einem längeren Text Zeilennummern hinzuzufügen, müssen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Seite einrichten“ aufrufen. Klicken Sie im Dialog „Seite einrichten“ auf das Register „Seitenlayout“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeilennummern“ und im folgenden Dialog auf das Kontrollkästchen „Zeilennummern hinzufügen“. Stellen Sie dort etwa das Zählintervall an. Wollen Sie die Zeilennummern entfernen, rufen Sie erneut den Dialog „Seite einrichten“ auf und klicken im Register „Seitenlayout“ auf „Zeilennummern“. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zeilennummern hinzufügen“.

Dateien stapelweise konvertieren Wenn Sie gleich eine ganze Reihe von Date ien, die nicht im Word-Format vorliegen, in das „DOC“-Format umwandeln möchten, müssen Sie nicht sämtliche Dateien zunächst laden und dann über „Datei“ und „Speichern unter“ als neuen Dateityp sichern. Es geht auch einfacher!

➞ Konverter installieren Um die automatische Konverti rungsfunktion zu nutzen, müssen Sie dieses Makro zunächst insta lieren. Legen Sie die Office-97-CD ins Laufwerk und klicken Sie in der Windows-Startleiste auf „Einste lungen“, „Systemsteuerung“ und „Software“. Auf der Registerkarte „Installieren/Deinstallieren“ ma kieren Sie den Eintrag „Microsoft Office 97“ und klicken Sie auf „Hinzufügen/Entfernen“. Nach e nigen Sekunden erscheint das O fice-97-Setup-Fenster: Betätigen Sie die Schaltfläche „Hinzuf gen/Entfernen“. Markieren Sie in der jetzt erscheinenden Liste den untersten Eintrag „Konverter und Grafikfilter“ und klicken Sie auf „Option ändern“. Aktivieren Sie die „Konvertierungsprogramme“ und schließen Sie mit „OK“, „We ter“ sowie „Ja“ ab.

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Klicken Sie auf „Datei“ in der Menüleiste und e„Öffnen“. Im Dialogfenster wechseln Sie mit

einem Klick auf den schwarzen Pfeil rechts vom lFeld „Suchen in“ zunächst in das Verzeichnis, in dem das Office 97-Paket installiert ist (standar dmäßig: c:\programme\microsoft office). Öffnen lSie dort den Unterordner „Makros“ mit einempDo pelklick, markieren Sie die Datei „Konvert8“ und betätigen Sie die Schaltfläche „Öffnen“. Sollte die rDatei bei Ihnen nicht erscheinen, so müssen Sie erst den ➞Konverter installieren. Je nach Voreinstellung erscheint ein Warnhinweis, bei dem ifSie „Makros aktivieren“ wählen müssen.

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Im nächsten Schritt bestimmen Sie über die Schaltflächen „Durchsuchen“ das Quell- sowie das Zielverzeichnis, in denen die Originaldateien liegen und die konvertierten Texte ersche inen sollen.

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Nach „Weiter“ erscheinen die „verfügbaren Dateien“. Klicken Sie entweder auf „Alle auswählen“ oder übernehmen Sie jeweils mit einem Doppelklick auf eine Datei die Dokumente, die konvertiert werden sollen.

ü-

2

Daraufhin startet der Konvertierungsass istent. Klicken Sie auf „Batch-Konvertierung von iDateien“ und anschließend auf „Weiter“. Im nächsten Fenster geben Sie an, ob Sie Dateien aus einem anderen Format in Word konvertieren oder den umgekehrten Weg wählen möchten. Treffen Sie Ihre Wahl, suchen Sie das richtige Dateifo rmat aus und klicken Sie auf „Weiter“.

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Mit „Fertigstellen“ startet die Konvertierung, die je nach Dokumentlänge und -zahl einige Minuten dauern kann. Am Schluß können Sie wahlweise eine weitere Konvertierung naschließen oder das Makro mit „Nein“ beenden.

Die richtige AutoKorrektur Das System wird daraufhin aktualisiert. Mit einem „WindowsNeustart“ wird die Nachinstallation abgeschlossen.

Die AutoKorrektur in Word ist eine praktische Sache: Häufige Tippfehler werden direkt bei der Eingabe verbessert. Word enthält bereits eine ganze Reihe solcher „Korrekturen“, die aber auch ganz schön nerven können. Stellen Sie deshalb die AutoKorrektur genau auf Ihre Bedürfnisse ein.

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-Einstellung

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In der Menüleiste klicken Sie auf „Extras“ und wählen dort den Eintrag „AutoKorrektur“. Auf der gleichnamigen Registerkarte stellen Sie zunächst ein, ob Sie „ZWei GRoßbuchstaben am WOrtanfang korrigieren“ lassen möchten. Insb esondere wenn Sie flott tippen und einen Finger PCgo! 2/2000

Word am Wortbeginn etwas zu lange auf der „Shift“-Taste lassen, wird der häufige Fehler auf diese Weise automatisch behoben.

Word-Tips

men“ genau bestimmen, nach welchen Abkürzu ngen trotzdem klein weitergeschrieben wird. Word gibt bereits eine beträchtliche Liste vor. Um weitere Einträge hinzuzufügen, tippen Sie die Buchstaben gefolgt von einem Punkt im Feld „Nicht großschre iben nach:“ ein und klicken auf „Hinzufügen“.

CD 1 unter finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

TIP

2

Zudem können Sie „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ lassen: Nach jedem Punkt sowie bestimmten weiteren Zeichen setzt Word den Folgebuchstaben groß. Das heißt aber auch, daß beispielsweise nach Abkürzungen (wie nach „z.B.“) in jedem Fall groß weiter -ge schrieben wird. Im Zweifel sollten Sie den Kon trollhaken wegnehmen.

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Möchten Sie auf die Option nicht verzichten, so können Sie über die Schaltfläche „Ausna h-

AutoKorrektur im Kontextmenü

Haben Sie einen Begriff zum wiederholten Mal falsch geschrieben – er steht aber noch nicht in der AutoKorrektur-Liste –, so können Sie ihn noch schneller als im Tip „Die richtige AutoKorrektur-Einstellung“ beschrieben zu der L ste hinzufügen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das falsche Wort und wählen Sie im Kontextmenü „AutoKorrektur“. Erkennt Word eine Ähnlichkeit zu diesem Ausdruck, so werden die möglichen, richtig geschrieben Wörter in einer Liste eingeblendet. Tre fen Sie die richtige Wahl. Das war’s: Beim nächsten Vertipper wird die falsche Schreibweise automatisch korrigiert.

Genauso können Sie über das Register „WOrtanfang GRoß“ festlegen, in welchen Begriffen – beispielsweise Firmennamen – der zweite Buch stabe groß bleiben darf. Über „OK“ gelangen Sie zum AutoKorrektur-Dialog zurück.

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Der Hauptaspekt der AutoKorrektur liegt zwe ifellos in der Korrektur falsch geschriebener Wörter: Alles, was Sie häufiger falsch tippen, geben Sie im Feld „Ersetzen“ in der fehlerhaften Schrei bweise und dann im Feld „Durch“ in der korrigierten Fassung ein. Betätigen Sie die Schaltfläche „Hinz ufügen“ und achten Sie darauf, daß oben der Eintrag „Während der Eingabe ersetzen“ aktiviert ist.

i-

f

Wichtige Dokumente sofort öffnen Wenn Sie immer wieder an den gleichen Datei en arbeiten, ist das Öffnen über die Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente über „Datei“ besonders praktisch. Voreingestellt stehen Ihnen hier die vier zuletzt bearbeiteten Dateien zur Verfügung. Die Zahl der dort erscheinenden Dateien können Sie über „Extras“ in der Menüleiste und „Optionen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ in der „Liste zuletzt geöffneter Dateien“ auf maximal neun Einträge erhöhen – damit ist Schluß. Es ist aber nicht gewähr leistet, daß Sie immer die wichtigen Texte schnell zu Verfügung haben. Doch auch das ist möglich.

Klicken Sie mit der Maus auf den Eintrag „Arbeit“, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Mauszeiger an eine beliebige Stelle in der Menüleiste. Ein senkrechter schwarzer Balken zeigt an, wo der Menüpunkt beim Loslassen der Maustaste eingefügt wird. Lassen Sie die Maustaste los: „Arbeit“ erscheint jetzt als zusätzlicher Eintrag.

1

3

Klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht“, „Symbolleisten“ und „Anpassen“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Befehle“ und markieren Sie in

der „Kategorien“-Liste den Eintrag „Eingebaute Menüs“. Scrollen Sie nun rechts bei „Befehle“ ganz herunter und markieren Sie den Eintrag „Arbeit“.

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TIP

Die Aufnahme eines Wortes in die AutoKorrektur ist auch über die Rechtschreibprüfung möglich. Starten Sie mit Betätigen von „F7“ auf der Tastatur die Rechtschreibprüfung. Möchten Sie nun ein hä fig falsch geschriebenes Wort in die AutoKorrektur-Liste aufnehmen, so markieren Sie in der Z sammenstellung der Vorschläge zunächst den richtigen Begriff und klicken dann auf „AutoKorrektur“.

Wenn Sie ein Dokument geladen haben, das Sie immer wieder verwenden möchten, so klicken Sie bei geöffnetem Text auf „Arbeit“ und „Zum Arbeitsmenü hinzufügen“. Die Datei r- e scheint nun in der „Arbeit“-Liste. So fügen Sie im Laufe der Zeit auch die übrigen, besonders wichtigen Dokumente hinzu.

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Zum Bearbieten der Datei reicht ein Klick auf „Arbeit“ und den Dateieintrag.

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Korrektur in der Schreibprüfung

➪

u

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Word

TIP

Dokumente automatisch vergleichen

AutoKorrektur mit Format

Wenn Sie über „Extras“ und „AutoKorrektur“ einen neuen Eintrag anlegen, so haben Sie zunächst keine Möglichkeit, Einfluß auf die Formatierung zu nehmen. Der eingefügte Text erscheint später so, wie das Hauptdokument. Um z sätzlich ein bestimmtes Format zu übernehmen, erstellen Sie zuerst den neuen Texteintrag in genau der Form – also einschließlich Leerzeilen, Sonderzeichen und Formaten –, wie er später eingefügt werden soll. Markieren Sie den Bereich und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und „AutoKorrektur“. Während das „Ersetzen“-Feld noch frei ist und Sie dort eine Abkürzung eingeben müssen, wird der Ergänzungstext im „Durch“Feld bereits eingeblendet. Achten Sie darauf, daß der zusätzliche Eintrag „Text mit Format“ aktiviert ist.

In der vorigen PCgo!-Ausgabe haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie Änderungen verfolgen, wenn Sie oder eine andere Person ein Dokument überarbeitet haben. Analog lassen sich aber auch nachträglich zwei Dokumente automatisch vergleichen. Was Sie vielleicht bei einem einseitigen uBrief, den Sie nochmals überarbeitet haben, noch per Hand leisten können, ist bei einer wissenschaftlichen Arbeit ohne PC nicht mehr möglich. Und Word erledigt das im Handumdrehen für Sie!

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Zunächst stellen Sie in der Menüleiste über „Extras“, „Änderungen verfolgen“, „Änderungen hervorheben“ und „Optionen“ ein, wie der „alte“ und der „neue“ Text erscheinen soll. Im Feld „Markierung“ können Sie für die neue Fassung zwischen „ohne“, „Fett“, „Kursiv“ und „Doppelt unterstrichen“ wählen. Zudem können Sie die Texte noch farblich unterschiedlich hervorheben. Treffen Sie Ihre Wahl und bestätigen Sie mit „OK“.

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die beiden Optionen „Änderungen am Bildschirm hervorheben“ und „Änderungen im Ausdruck hervorheben“ aktiv sind. Mit „OK“ speichern Sie die Einstellungen.

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Zum Vergleich zweier Texte laden Sie zunächst die aktuelle, d.h. neuere Fassung Ihres Dokumentes. Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Extras“, „Änderungen verfolgen“ und „Dokumente vergleichen“. Das nun erscheinende Dialogfenster sieht wie das normale „Datei öffnen“Fenster aus. Wählen Sie die zu vergleichende, alte Version aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

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Nach kurzer Zeit erscheint das Vergleichsdokument, in dem die alte und die neue Textfassung unterschiedlich hervorgehoben sind.

Jetzt erscheint wieder das Dialogfeld „Änderungen hervorheben“: Achten Sie darauf, daß

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Wenn Sie die geänderten, aber noch präsenten Wörter der alten Textfassung stören, so stellen Sie über „Extras“, „Änderungen verfolgen“, „Änderungen hervorheben“ und „Optionen“ die Markierung des gelöschten Textes auf „Ausgeblendet“. Mit „OK“ verschwindet der alte Text.

Dateien in einem Rutsch drucken Mit „Hinzufügen“ und „OK“ ist der neue Eintrag fertig.

TIP

Arbeitsdateien löschen

Wenn Sie den neuen Eintrag in der Menüleiste „Arbeit“, den Sie im Tip „Wichtige Dokumente s fort öffnen“ eingerichtet haben, wieder entfernen möchten, so klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie den Eintrag „Anpassen“ und klicken nochmals mit der rechten Maustaste auf „Arbeit“. Im da aufhin erscheinenden Kontextmenü gehen Sie auf „Löschen“ und danach auf „Schließen“ im „Anpassen“Fenster.

Wenn Sie mehrere Dokumente drucken möchten, ist das manuelle Öffnen jedes Textes mit Word viel zu umständlich. Dafür bieten sich vielmehr zwei Möglichkeiten an.

1

Wenn Sie bereits Word gestartet haben, drücken Sie gleichzeitig die Tasten „Strg“ + „O“: Der „Öffnen“-Dialog erscheint. Wechseln Sie omit - einem Klick auf den schwarzen Pfeil rechts im Feld „Suchen in“ in das Verzeichnis, in dem Ihre Dateien liegen.

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Zunächst müssen Sie die Dateien, die gedruckt werden sollen, markieren. Halten Sie dazu die „Strg“-Taste ger - und klicken drückt Sie nacheinander auf die Dateien Ihrer Wahl. Lassen Sie die „Strg“-Taste los, klicken Sie mit der rechten Maus-

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taste auf eine der markieren Dateien und wählen Sie im Kontextmenü „Drucken“. Sämtliche markierten Dateien werden nun gedruckt, der Druckfortschritt wird jeweils eingeblendet.

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Darüber hinaus können Sie Ihre Dokumente auch ganz ohne Textverarbeitung ausdrucken. Öffnen Sie dazu den Windows-Explorer und wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem die Dokumente abgelegt sind. Markieren Sie wie unter Punkt 2 beschrieben die zu druckenden Dateien. Nach einem Klick mit der rechten Maustaste und Wählen von „Drucken“ im Kontextmenü gelangen die Dokumente auf den Drucker.

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Dies funktioniert auch für andere Dateitypen, beispielsweise Bilder oder ExcelTabellen. Sie können sogar verschiedene Dateiformate markieren und in einem Rutsch drucken. Der Vorteil: Sie brauchen nicht erst in der Anwendung ins richtige Verzeichnis zu klicken. pm PCgo! 2/2000

„TIPPS“

Makro: Drucken der aktuellen Seite

muß Wofgang Berns ändern

INFO

Cursor in der Seitenansicht

Kurz vor dem Ausdruck überpr fen Sie noch ein letztes Mal über die Seitenansicht das Erscheinungsbild Ihres Dokuments. Sie merken, dass an einer Stelle noch kleine Korrekturen gemacht werden müssen. Statt zurück in die Normalansicht zu wechseln, können Sie in der Seitenansicht den Cursor aktivieren. Klicken Sie dazu auf das Lupensymbol in der Symbolleiste der Seitenansicht. Anstelle der Lupe sehen Sie jetzt wieder den normalen Mauszeiger. Ändern Sie zusätzlich die Ansicht (Zoom), können Sie wie gewohnt arbeiten. Haben Sie alle Korrekt ren eingearbeitet, drucken Sie das Dokument aus.

INFO

Entfernen von Shortcuts

Wird eine Tastenkombination nicht mehr benötigt, kann Sie einfach gelöscht werden. Klicken Sie auf eine freie Stelle in der Symbolleiste und im Kontextmenü auf „Anpassen“. Im Register „Sy bolleisten“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Tastatur“. Drücken Sie die Tastenkombination, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“. Beenden Sie den Dialog mit Klick auf „Schließen“.

Gerade, wenn Sie an längeren Dokumenten arbeiten, muss man häufig die aktuelle – jeweils letzte Seite drucken. Um dies zu erreichen muss man das Dialogfeld „Drucken“ aufrufen und die entsprechende Option einstellen. Einfacher geht dies, wenn Sie ein Makro aufzeichnen, das diese Befehlsfolge beinhaltet. Keine Angst: So ein Makro haben Sie schnell erstellt. ü - Je nachdem, wie es eingerichtet wird, steht es dann in der Symbolleiste oder als Tastenkombination zur Verfügung. Anstatt hintereina nder mehrere Dialoge zu öffnen und verschiedene Einstellungen vorzunehmen, reicht dann ein Mausklick.

„Standard“. Sie sehen dann in der Symbolleiste nur noch das Symbol des Makros und nicht mehr die Bezeichnung des Makros. Wollen Sie ein anderes Symbol einstellen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche „Auswahl ändern“ und führen den Mauszeiger auf den Eintrag „Schaltflächensymbol ändern“. Sie erhalten eine Auswahl an möglichen Symbolen. Wählen Sie daraus ein Symbol per Mausklick aus, etwa die Schaltfläche mit der Seite. Mit „Schließen“ beenden Sie den Dialog.

1

Klicken Sie im Menü „Extras“ auf den Eintrag „Makro“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl „Aufzeichnen“.

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Der Dialog „Makro aufzeichnen erscheint auf Ihrem Bildschirm. Im Textfeld „Makroname“ tragen Sie eine Bezeichnung für das aM u - beispielsweise „Drucken“. Haben Sie kro ein, später mehrere Makros aufgezeichnet, erkennen Sie so immer schon am Makronamen, welche Befehle ausgeführt werden. Unter dem Menüpunkt „Makro zuordnen“ klicken Sie auf das Symbol „Symbolleisten“. Sie weisen mit diesem Vorgang dem Makro ein mSy bol in der Symbolleiste zu. Ein neues Dialogfeld mit aktiviertem „Befehle“-Register wird geöffnet. Klicken Sie im rechten Textfeld unter „Befehle“ auf den Eintrag „Normal, NewMacros.Drucken“, und ziehen Sie diesen Eintrag mit gedrückter Maustaste in die Symbolleiste. Lassen Sie die mMaustaste erst dann los, wenn Sie einen geeign eten Platz für die neue Schaltfläche ausgesucht haben. Um der neuen Schaltfläche ein anderes Sy mbol zuzuordnen, klicken Sie im Dialog „Anpa ssen“ auf die Schaltfläche „Auswahl ändern“. Im folgenden Menü klicken Sie erst auf den Eintrag

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Nach diesen Vorarbeiten, beginnen Sie nun mit der eigentlichen Makro-Aufzeichnung. Auf dem Bildschirm wird eine zusätzliche mSy bolleiste eingeblendet, und an dem Mauszeiger erscheint ein Symbol in Form einer Kassette. Für die Aufzeichnung wird eine Befehlsfolge festg ehalten. Genau so, wie Sie vorgehen würden, wenn Sie eine Seite ausdrucken wollen, rufen Sie nacheinander die entsprechenden Befehle auf. Klicken Sie auf „Datei/Drucken“. In der Kategorie „Seitenbereich“ aktivieren Sie per Mausklick die Option „Aktuelle Seite“. Überzeugen Sie sich, dass der richtige Drucker eingestellt ist, und klicken Sie auf „OK“. Die Makroaufzeichnung ist damit beendet. Klicken Sie zum Abschluss auf das Symbol „Aufzeichnung beenden“ in der Makro-Symbolleiste.

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Um das Makro zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufzurufen, klicken Sie auf das neu eingefügte Symbol. Die aktuelle Seite Ihres Dokuments wird sofort eg druckt. PCgo! 3/2000

Word Arbeiten mit W

Word-Tippster

ordArt

Eine Einladung zu einem Faschingsfest können Sie auch in Word bunt und lustig gestalten. Fügen Sie dazu nicht nur Bilder aus einer Clipartsammlung ein, sondern auch WordArt-Schriftzüge.

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Klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Eintrag „Grafik“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl „WordArt“. Im folgenden Dialog wird Ihnen dann ein Katalog an vorgefertigten Schriftzugformen angeboten. Wählen Sie aus diesem Katalog eine Form nach Ihreme-G schmack aus. Klicken Sie dazu zweimal auf die entsprechende Form.

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Auf Ihrem Bildschirm erscheint ein Eingabefeld, in dem Sie den Text für Ihren Schriftzug eingeben. Der Beispieltext ist markiert und kann einfach überschrieben werden. Sollte Ihnen die voreingestellte Schrift nicht gefallen, können Sie hier eine andere Schriftart auswählen. Dazu klicken Sie in das Textfeld „Schriftart“ und suchen Sie sich eine geeignete Schrift aus. Auch Schrif tgrad und Schriftschnitt können hier eingestellt werden. Beenden Sie den Dialog mit „OK“.

CD 1 un finden Sie auf kshops/Tipps or W ü/ Hauptmen

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Der gerade erstellte Schriftzug wird in Ihrem Word-Arbeitsblatt eingefügt. Zusätzlichr-e scheint eine neue Symbolleiste auf Ihrem Bil dschirm. Über die Symbole der WordArt-Symbo lleiste lässt sich der Schriftzug nach Wunsch ve rändern.

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Klicken Sie auf das Symbol „WordArt formatieren“, um beispielsweise den Schriftzug etwas zu neigen. Klicken Sie im folgenden Dialog auf das Register „Größe“ und tragen Sie im Textfeld „Drehung“ etwa den Wert „-10“ ein. Der Schriftzug wird dann leicht nach oben gedreht.

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Um den Schriftzug an die gewünschte Position zu verschieben, führen Sie den Mauszeiger auf den Schriftzug. Verändert sich der Mauszeiger in ein kleines Kreuz, kann der gesamte Schriftzug verschoben werden. Sind Sie mit der Gestaltung und Position des WordArt-Objekts zufrieden, können Sie per Klick auf das Schließfeld der WordArt-Symbolleiste diese wieder verschwinden lassen.

Ojekte verschieben

1

Klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf das Zoomfeld (ganz rechts). Markieren Sie den aktuellen Wert per Mausklick und tragen Sie statt dessen etwa „40“ ein. Auf Ihrem Bildschirm sehen Sie zwei oder mehrere Seiten Ihres Dokuments. Um ein Grafikobjekt zu verschieben, klicken Sie darauf und ziehen es bei gedrückter Mau s-

PCgo! 3/2000

Schöne Effekte erhalten Sie mit WordArt auch, indem statt einer durchgehenden Farbe Farbverläufe in den Schriftzug eingebaut werden. Besonders gut kommen Farbverläufe zur Geltung, wenn der Schriftzug relativ groß ist. Fügen Sie Ihren Schriftzug ein. Klicken Sie in der WordArt-Symbolleiste auf die Schaltfläche „WordArt formatieren“. Im Register „Farben und Linien“ klicken Sie auf den Pfeil neben dem Auswahlfeld „Farbe“. Im folgenden Menü klicken Sie auf den Eintrag „Fülleffekte“. Ein neues Dialogfeld wird geöffnet. Klicken Sie auf das Register „Farbe“. Unter dem Eintrag „Farben“ aktivieren Sie die Option „Zweifarbig“. Klicken Sie auf die Pfeile neben den Farbfeldern für „Farbe 1“ und „Farbe 2“, und suchen Sie Ihre Lieblingsfarben aus.

Im Bereich „Schattierungsarten“ wählen Sie eine der Optionen aus. Wie sich diese verschiedenen Schattierungsarten auswirken, sehen Sie im Vorschaufeld rechts im Dialog. Sind Sie mit Ihren Einstellungen zufrieden, schließen Sie die Dialogfelder mit „OK“.

Beim Durchblättern eines umfangreicheren xTe tes merken Sie, dass ein Element falsch platziert ist. Dieses Element anzuklicken und an die gewünsc hte Stelle zu ziehen, ist etwas schwierig, da Sie me hrere Bildschirmseiten durchlaufen müssen. Stellen Sie aber vor dem Verschieben die Bildschirmansicht um, können Sie Objekte leicht positionieren.

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des TIPP Farbe Schriftzugs

taste auf die gewünschte Seite. Für die genaue Pla tzierung des Objekts stellen Sie den Zoom wieder auf einen größeren Wert. ml

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tipps Word

Formatvorlagen verwalten

TIPP Formate übertragen Wollen Sie eine Formatvorlage nicht in die „Normal.dot“, sondern in eine andere Vorlage übertragen, klicken Sie im Dialog „Organisieren“ auf die Schaltfläche „Datei schließen“. Die Schaltfläche erhält eine neue Bezeichnung, nämlich „Datei öffnen“. Klicken Sie darauf, öffnet sich ein Dialogfenster. Wählen Sie hier die gewünschte Vorlage per Doppelklick aus, so werden die Formatvorlagen im Dialog „Organisieren“ aufgelistet. Neue Formatvorlagen können hinzugefügt oder gelöscht werden.

Sie haben eine eigene Dokumentvorlage zum Beispiel für Briefe angelegt. Dort gibt es etwa für Aufzählungen eine eigene ➞Formatvorlage, da Sie häufig Aufzählungen in Ihren Geschäftsbriefen verwenden. Diese Formatvorlage möchten Sie auch in anderen Dokumenten nutzen, ohne Sie nochmals anlegen zu müssen. Mit ein paar Mausklicks ist dies in Word erledigt.

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Öffnen Sie eine Datei, in der Ihre Formatvorlage gesichert ist, also etwa einen Ihrer Briefe. Klicken Sie im Menü Format auf den Eintrag „Formatvorlage“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Befehl „WordArt“. Im folgenden Dialog klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf die Schaltfläche „Organisieren“.

2

Ein weiteres Dialogfeld wird geöffnet. Über das Register „Formatvorlagen“ verwalten Sie

In Formatvorlagen werden Zeichen- und Absatzformatierungen gespeichert. Unter einem bestimmten Namen sind also zum Beispiel die Schriftart, die Schriftgröße und der Textfluß definiert. Formatvorlagen können zum schnellen Formatieren von Textabschnitten herangezogen werden. Um einem Textabschnitt eine bestimmte Formatvorlage zuzuweisen, muß der Text markiert werden und in der Formatleiste die richtige Vorlage gewählt werden. Word hält verschiedene vordefinierte Formatvorlagen für Standardtext und Überschriften bereit.

mal.dot“ enthalten sind. Wählen Sie die gewünschte Formatvorlage im linken Fenster per Mausklick aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Kopieren“. Die Formatvorlage erscheint dann auch im Listenfeld der Standardvorlage.

Einsatz von Hyperlinks in Dokumenten Unter Word 97 haben Sie die Möglichkeit,

➞ Formatvorlage

die Vorlagen. Links im Fenster sehen Sie in einem Textfeld die Formatvorlagen des aktuellen Dokuments, also der Briefvorlage. Im rechten Fensterbereich sehen Sie die Vorlagen, die in der Standarddokumentvorlage, der so genannten „Nor-

➞Hyperlinks zu verwenden. Damit können Sie nicht nur per Mausklick Internet-Seiten aus Word heraus aufrufen, sondern auch mehrere Dateien schnell miteinander verknüpfen. Mit ihnen läßt sich aber auch ganz bequem in normalen Texten arbeiten, nämlich als Sprungstellen, beispielsweise für ein eigens erstelltes Handbuch, mit Verweisen. Dazu müssen die „anzuspringenden“ Textstellen mit einer Textmarke versehen sein.

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Fügen Sie an die Stelle, auf die verwiesen werden soll, eine Textmarke ein. Wählen Sie dazu im Menü „Einfügen“ den Eintrag „Textmarke“, und geben Sie der Textmarke einen aussagekräftigen Namen.

2

Setzen Sie den Cursor an die Stelle im Text, an der ein Hyperlink zu einer markierten Position im Dokument erscheinen soll.

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Wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Eintrag „Hyperlink“, und lassen Sie den Eintrag im Feld „Verknüpfung zu Datei oder URL“ frei.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“ neben dem Feld „Name einer Stelle in der Datei“.

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Im sich öffnenden Dialogfeld „Textmarke“ erhalten Sie die Liste aller zur Verfügung stehenden Textmarken des aktuellen Dokuments.

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Markieren Sie die gewünschte Textmarke, und bestätigen Sie mit „OK“. An der aktuellen Cursor-Position wird ein Hyperlink eingefügt, der zur entsprechenden Textmarke führt. Es ist so möglich, mehrere Hyperlinks im Dokument einzubauen, mit denen Sie sich ähnlich einer Schlagwortliste quer durch das Dokument manövrieren können. PCgo! 4/2000

Word ps Word-Tip r weißen

Initialbuchstaben einfügen Längere Texte müssen nicht langweilig aussehen. Je nach Textart können sie zum Beispiel mit einem großen Anfangsbuchstaben, einem Initial, geschmückt werden. Was man aus Märchenbüchern, Zeitungen und Zeitschriften kennt, lässt sich in Word ganz einfach verwirklichen.

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Markieren Sie den ersten Buchstaben Ihres Textes, und klicken Sie im Menü Format auf „Initial“. Im folgenden Dialog stellen Sie die Art des Initials, die Schriftart und Höhe ein.

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Im Dialog „Initial“ klicken Sie unter „Position“ auf das Vorschaubild „Im Text“. Unter „Optionen/Schriftart“ legen Sie die Schriftart für das Initial fest. Je nach Textart kann dies auch eine schöne, verschnörkelte Schriftart sein, wie beispielsweise die „Brush Script“. Die Schriftgröße des Initials wird über die Anzahl Zeilen definiert, vor denen der Großbuchstabe steht. Voreingestellt sind hier drei Zeilen. Sie können in diesem Dialog außerdem festlegen, wie groß der Abstand des Initials zum restlichen Text sein soll. Ein Abstand von „0,1 cm“ reicht im Allgemeinen aus. Klicken Sie auf „OK“, um den Großbuchstaben in den Text einzubauen.

Trennlinien zwischen Kopf- oder Fußzeile Fügen Sie Fuß- oder Kopfzeilen in ein WordDokument ein, sollten Sie eine Trennlinie zwischen Text und Kopf- und Fußzeile hinzufügen. Das Textdokument wirkt dadurch übersichtlicher.

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Fügen Sie eine Fußzeile ein, indem Sie im Menü „Ansicht“ auf den Eintrag „Kopf- und Fußzeile“ klicken. Die Fußzeile und eine Symbolleiste werden eingeblendet. Der Word-Text erscheint grau, während Sie an der Fußzeile arbeiten. Geben Sie den Text für die Fußzeile ein.

de finden Sie auf tmenü/ up Ha r te un CD ps ip /T ps Worksho

für TIPP Symbolleiste AutoText Wenn Sie nicht immer über endlose Menüs sich zu den AutoTextEinträgen durchkämpfen wollen, holen Sie sich die Symbolleiste auf Ihre Arbeitsoberfläche. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine freie Fläche in einer Symbolleiste. Aktivieren Sie im Kontextmenü per Mausklick den Eintrag „AutoText“. Auf Ihrem Bildschirm erscheint dann die Symbolleiste für die AutoTextEinträge.

entsprechende Linie wird eingeblendet. Schließen Sie das Dialogfenster mit „OK“.

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Soll die Trennlinie zwischen Fußzeile und Text nicht über den gesamten Absatz laufen, zeichnen Sie eine Linie (Zeichensymbolleiste anzeigen lassen), oder ändern Sie den linken und rechten Einzug über das Lineal.

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Um eine Linie einzufügen, klicken Sie im Menü „Format“ auf „Rahmen und Schattierung“. Im Register „Rahmen“ stellen Sie erst die Linienart ein. Klicken Sie im Vorschaufenster an die Stelle, an der eine Linie erscheinen soll. Die

des TIPP Schriftart Initials ändern Gefällt Ihnen die gewählte Schriftart des Initials nicht, wählen Sie einfach eine andere Schrift aus. Markieren Sie dazu den Großbuchstaben, und wählen Sie über die Formatierungsleiste eine passendere Schrift aus. Sie können natürlich auch die Schriftfarbe des Initials ändern. Klicken Sie dazu in der Formatierungsleiste auf das Symbol „Schriftfarbe“, und wählen Sie eine Farbe aus.

Richtig arbeiten mit AutoTexten ➞ Hyperlink Wenn Sie häufig Rechnungen schreiben, in denen immer wiederkehrende Elemente vorkommen, bietet es sich an, diese als AutoText-Bausteine anzulegen. Klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Befehl „AutoText“ wird eine Liste voreingestellter AutoText-Einträge angezeigt. Diese Liste lässt sich sinnvoll mit eigenen Einträgen erweitern und zwar so, dass sie übersichtlich bleibt. Dazu muss man wissen, dass AutoTextEinträge mit Formatvorlagen verknüpft sind. Um also eigene AutoText-Einträge zum schnellen Einsatz stets parat zu haben, sollten Sie ein eigenes Format anlegen. PCgo! 4/2000

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Schreiben Sie häufig Rechnungen, bei denen die Kundennummer und beispielsweise die Rechnungsnummer verzeichnet ist, legen Sie für diese Einträge eine Formatvorlage an. Schreiben Sie dazu erst das Wort „Kundennummer:“, und weisen Sie diesem Wort die gewünschte Schriftart und -größe zu. Falls nötig, definieren Sie zusätzlich Tabulatoren oder einen Zeileneinzug.

2

Ist das Wort noch markiert, klicken Sie in der Formatleiste in das Listenfeld „Formatvorlage“. Die aktuelle Formatvorlage wird dadurch markiert. Überschreiben Sie einfach den Namen

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Im Internet werden Hyperlinks als Verweis auf andere Internetseiten verwendet. Klickt man auf solch einen Verweis, wird die damit verknüpfte Seite automatisch aufgerufen. In gleicher Weise können Sie auch in Word oder in Excel mit Hyperlinks arbeiten. Setzen Sie beispielsweise in Word einen Hyperlink ein, um schnell zu einer bestimmten Textpassage oder einer anderen Datei zu wechseln.

Word

TIPP

Shortcut für Makro

Sie haben ein Makro angelegt und stellen fest, dass Sie dieses lieber über einen Shortcut als über ein Symbol aufrufen. Klicken Sie auf eine freie Stelle in der Symbolleiste. Der Dialog „Anpassen“ wird geöffnet. Wählen Sie das Register „Symbolleisten“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Tastatur“. Im folgenden Dialog suchen Sie unter „Kategorien“ den Eintrag „Makros“. Wählen Sie im Textfeld daneben das entsprechende Makro aus, und klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld „Neuen Shortcut drücken“. Geben Sie über die Tastatur eine Tastenkombination ein, die Sie sich möglichst leicht merken können, etwa „Alt + D“ (für das DruckenMakro). Sobald Sie eine Tastenkombination betätigt haben, erscheint in dem Dialogfeld die Angabe, ob diese Tastenkombination für einen anderen Befehl reserviert ist. Ist dies nicht der Fall, beenden Sie die beiden Dialoge mit „Schließen“. Die Tastenkombination ist ab sofort einsetzbar.

der Formatvorlage mit der neuen Bezeichnung, etwa „Kundenzeile“, und drücken Sie die EnterTaste.

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Sobald Sie die neue Formatvorlage angelegt haben, definieren Sie die dazugehörigen AutoText-Einträge. Kopieren Sie das Wort, das als AutoText-Eintrag angelegt werden soll, und klicken Sie im Menü „Einfügen“ auf den Befehl „AutoText“. Im folgenden Untermenü wählen Sie den Eintrag „AutoText“. kumenten, die auf diese Dokumentvorlage zurückgreifen, zur Verfügung stehen. Sind alle Einstellungen richtig, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

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Im Register „AutoText“ sollte im Listenfeld unter „Bei Eingabe dieses Textes Tipp anzeigen“ Ihr kopiertes Wort zu sehen sein. Im unteren Teil des Fensters sehen Sie unter der Kategorie „Suchen“ die Option „Normal.dot (Globale Vorlage)“. Nur wenn diese Option eingestellt ist, wird der neu angelegte AutoText-Eintrag in allen Do-

1 Wollen Sie in einer bestimmten Formatvorlage einen der voreingestellten AutoText-Einträge aufrufen und einfügen, drücken Sie die Shift-Taste, wenn Sie im Menü „Einfügen“ auf „AutoText“ klicken. Sämtliche verfügbaren Einträge werden aufgelistet.

Benötigen Sie beim nächsten Mal diesen AutoText-Eintrag, weisen Sie dem Absatz die neue Formatvorlage zu und klicken im Menü „Einfügen“ auf „AutoText“. Im folgenden Untermenü sehen Sie jetzt nur noch Ihren neuen Eintrag. Dieser kann ohne langes Suchen eingefügt werden. Auf diese Weise können Sie für jede Formatvorlage mehrere eigene AutoText-Einträge definieren.

Bilder als Textbausteine einsetzen Unter Winword können Sie nicht nur beliebige Textabschnitte alsTextbausteine ablegen, sondern auch beliebige Grafiken. Sie können so etwa Ihr Firmenlogo schnell per Tastendruck in Ihre Dokumente integrieren.

TIPP AutoText-Einträge auflisten

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Legen Sie ein neues Dokument an. Wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Eintrag „Grafik“ aus. Im folgenden Dialogfeld bestimmen Sie die zu importierende Grafik und klicken auf die Schaltfläche „OK“, um die Grafik einzufügen. Die Grafik erscheint in Ihrem Dokument.

und treffenden Namen für Ihren AutoText-Eintrag ein, zum Beispiel „Katze“. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

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Sie können diesen „Grafik-Baustein“ ab sofort in alle Dokumente problemlos und schnell einfügen. Dafür gibt es verschiedene Methoden.

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Klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Grafik. Die Grafik wird dadurch markiert. Sie erkennen dies an den Eckanfassern, die sichtbar werden.

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Wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Eintrag „AutoText“. Im folgenden Untermenü klicken Sie auf „Neu“. Sie können auch einfach die Tastenkombination „Alt + F3“ nutzen.

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Ein Dialog erscheint auf Ihrem Bildschirm. Geben Sie im Textfeld „Name“ einen möglichst kurzen

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Positionieren Sie den Cursor an der Stelle in Ihrem Dokument, an der das Bild eingefügt werden soll.

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Geben Sie den Namen des Textbausteins ein, in unserem Beispiel also „Katze“ und drücken Sie direkt die Funktionstaste „F3“. Anstelle des Textes „Katze“ erscheint das Bild an der Cursorposition. ml

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PCgo! 4/2000

Word

Eigene Symbolleiste erstellen Sie arbeiten gerne mit der Symbolleiste, nutzen aber nur bestimmte Symbole? Möglicherweise haben Sie sogar eigene Symbole in die Symbolleiste integriert. Gerade dann bietet es sich an, eine eigene Symbolleiste zusammenzustellen.

TIPP Symbolleisten deaktivieren Haben Sie eine neue Symbollei ste zusammengestellt, sollten Sie andere Symbolleisten deaktivieren, um einen besseren Überblick zu haben. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich in der Symbolleiste. Im Kontextmenü wählen Sie „Anpassen“. Im folgenden Dialog deaktivieren Sie die betreffende Symbolleiste mit einem Mausklick auf das entsprechende Kontrollkästchen.

1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Symbolleiste. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Anpassen“.

2

Im folgenden Dialog klicken Sie im Register „Symbolleisten“ auf die Schaltfläche „Neu“. Im Dialogfeld „Neue Symbolleiste“ benennen Sie Ihre Symbolleiste. Legen Sie im unteren Textfeld fest, ob die Symbolleiste in der Standardvorlage „Normal.dot“ gespeichert werden

soll. Beenden Sie den Dialog mit „OK“. Ihre neue Symbolleiste erscheint auf der Word-Arbeitsfläche.

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Im noch geöffneten Dialogfenster „Anpassen“ aktivieren Sie das Register „Befehle“. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Symbole auf Ihre neue Symbolleiste. Nimmt der Mauszeiger die Form eines Balkens an, lassen Sie die Maustaste los. Haben Sie alle Symbole in die Symbolleiste integriert, klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“. Damit beenden Sie den Dialog.

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Platzieren Sie durch Drag&Drop die neue Symbolleiste beispielsweise unterhalb der Menüleiste. Jetzt haben Sie über Ihre eigene Symbolleiste schnellen Zugriff auf die Befehle, die Sie häufig benötigen.

Formate übertragen Häufig überträgt man bestimmte Hervorhebungen im Text auf andere Textstellen. Statt die Zeichenformatierung wieder neu festzulegen, setzen Sie den Befehl „Format übertragen“ ein.

1 INFO

www.pcgo.de

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Vor dem Mauszeiger sehen Sie ein Pinselsymbol. Ziehen Sie damit über den Textabschnitt, wird das Format übertragen.

Listen leichter bearbeiten

Tabulatoren löschen

Benötigen Sie eigene Tabulatoren nicht mehr, können Sie diese sehr einfach wieder löschen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Tabulatorsymbol im Lineal. Halten Sie die Maustaste gedrückt, und ziehen Sie das Symbol auf Ihr Arbeitsblatt.

Markieren Sie die Textstelle, deren Format Sie übertragen möchten. Klicken

Sie mit der linken Maustaste auf das Pinselsymbol in der Symbolleiste.

Umfangreiche Listen sind mit Tabulatoren schnell erstellt. Umständlich ist es jedoch, Änderungen durchzuführen. Wandeln Sie aber die Liste in eine Tabelle um, können Sie etwa bequem Zellen- und Spalteninhalte verschieben.

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Markieren Sie die Liste. Wählen Sie im Menü „Tabelle/Tabelle in Text umwandeln“.

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Im folgenden Dialogfeld bestätigen Sie die Angaben per Klick auf „OK“. Das Programm erkennt dann aufgrund der gesetzten Tabulatoren und der Absatzmarken, aus wie vielen Spalten und Zeilen Ihre Liste aufgebaut ist. Entsprechend dieser Eingaben wird eine Tabelle aufgebaut. Sie können dann problemlos weitere Spalten und Zellen hinzufügen oder Tabellenlinien hinzufügen. PCgo! 5/2000

Word ps Word-Tip r weißen

Text in Tabellen platzieren Wenn Sie mit Texttabellen arbeiten, passen Sie die Höhe der Zelle über den Befehl „Tabelle/Zellenhöhe und -breite“ an. Jedoch richtet sich der Text in der Tabelle dann immer an der oberen Tabellenlinie aus. Um dem Text eine andere Ausrichtung zu geben, arbeiten Sie mit dem „Format“-Befehl.

Absatz ein. Wählen Sie im Textfeld „Vor“ den entsprechenden Wert, etwa 6 Punkt. Damit rückt der Text entsprechend nach unten.

INFO

Markieren Sie die Tabelle oder den Tabellenteil, dessen Zellenhöhe verändert werden soll. Klicken Sie im Menü „Format“ auf den Eintrag „Absatz“. Im folgenden Dialogfeld stellen Sie in der Kategorie „Abstand“ den Abstand vor einem

Tabellenüberschriften drehen Überschriften in Tabellen laufen häufig über mehrere Zellen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, bietet es sich an, Zellenüberschriften so zu drehen, dass diese senkrecht vor den Zellen stehen.

drehung, etwa auf das linke Symbol. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“.

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Markieren Sie die Überschrift, die vor mehreren Zellen stehen soll. Wählen Sie im Menü „Format“ den Befehl „Textrichtung“.

in TIPP Sortieren Tabellen

2

Klicken Sie im Dialogfeld „Textrichtung - Tabellenzelle“ im Bereich „Textflußrichtung“ auf das Vorschaubild mit der gewünschten Text-

Richtig arbeiten mit Tabulatoren sind in Word schnell gesetzt. Das machen die meisten mit der „Tabulator“-Taste. Genauer geht es jedoch per Mausklick. Denn drücken Sie die „Tab“-Taste, wird der Text immer um den voreingestellten Wert von 1,25 Zentimeter vorgerückt. Wollen Sie aber selbst die Position des Tabulators festlegen, arbeiten Sie mit der Maus und dem Lineal.

Tabulatoren ne Absenderzeile einfügen, arbeiten Sie mit einem linksbündigen und einem rechtsbündigen Tabulator. Geben Sie den Text ein, und drücken Sie die „Tabulator“-Taste. Per Mausklick im Lineal legen Sie die Position des Tabulators fest. An dieser Stelle erscheint dann das Tabulatorsymbol. An dieser Position geben Sie Ihren Text ein.

1

Links neben dem Lineal sehen Sie die Art des Tabulators. Voreingestellt ist hier ein linksbündiger Tabulator. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die anderen Arten – rechtsbündig, zentriert oder am Dezimalkomma ausgerichtet – zu erhalten.

2

Wählen Sie also erst die Tabulator-Art aus. Wollen Sie beispielsweise in einem Brief ei-

PCgo! 5/2000

Tabulatoren verschieben

Wollen Sie die Position eines Tabulators nachträglich ändern, klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Tabulatorsymbol. Ziehen Sie das Symbol mit gedrückter Maustaste an die neue Position im Lineal. Während Sie das Tabulatorsymbol verschieben, sehen Sie eine gestrichelte Linie auf Ihrem Arbeitsblatt. Mit dieser können Sie abschätzen, wie es sich auswirkt, wenn Sie den Tabulator verschieben.

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de finden Sie auf tmenü/ up Ha r te un CD ps ip /T ps Worksho

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Um einen rechtsbündigen Tabulator einzufügen, gehen Sie genauso vor. Wählen Sie zunächst die Art des Tabulators, und klicken Sie auf die gewünschte Position im Lineal. Betätigen Sie dann die „Tabulator“-Taste. Geben Sie den restlichen Text ein, etwa die Telefonnummern. ml

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Wenn Sie mit einer Word-Tabelle Adressen verwalten, können Sie diese alphabetisch sortieren. Setzen Sie den Cursor an eine beliebige Stelle in die Tabelle. Rufen Sie den Befehl „Tabelle/Sortieren“ auf. Im folgenden Dialog wählen Sie unter „Sortierschlüssel“ aus, welche Spalte sortiert werden soll, also etwa die Spalte, in der die Familiennamen aufgeführt sind. Legen Sie außerdem fest, ob Sie die Einträge auf- oder absteigend sortieren möchten. Bestätigen Sie mit „OK“, wird die Tabelle nach Ihren Sortierkriterien neu aufgebaut.

Word

Neue Dateien in älteren Versionen laden

TIPP Grammatik überprüfen Um die Grammatikprüfung einzuschalten, klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“, „Optionen“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rechtschreibung und Grammatik“. Aktivieren Sie die Option „Grammatik während der Eingabe prüfen“, und schließen Sie mit „OK“ ab. Wenn Sie die grünen Schlangenlinien bei Grammatikfehlern stören, setzen Sie zusätzlich vor „Grammatikfehler ausblenden“ einen Kontrollhaken. Mit „OK“ sichern Sie die Einstellungen.

TIPP Formeln kopieren Die Formeln in einer Word-Tabelle lassen sich in andere Zellen der Tabelle kopieren. Markieren Sie dazu die Formel mit der Zelle. Drücken Sie die Tastenkombination „Strg“+“C“, und setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo die Formel erscheinen soll. Benutzen Sie „Strg“+“V“. Beachten Sie dabei, dass der Zellbezug korrekt ist. Sonst müssen Sie über „Tabelle“ und „Formel“ nachhelfen.

Wenn Sie mit Word 6.0 oder 7.0 (in Office 95) arbeiten und ein mit Word 97 bzw. 2000 erstelltes Dokument erhalten, so können Sie es nicht richtig öffnen. Die genaue Darstellung des Dokuments klappt nicht. Microsoft stellt deshalb einen Importfilter bereit, den Sie auf unserer Heft-CD finden. Beachten Sie jedoch: Dieser Importfilter läuft nur unter Windows 95 und 98. Für Windows 3.x müssen Sie sich die entsprechende Datei im Internet bei Microsoft unter www.officeupdate. com/2000/downloadDetails/wd97cnv.htm?s=/ downloadCatalog/dldWord.asp herunterladen.

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Seien Sie bei der Installation nicht verwundert: Der Filter steht nur in der amerikanischen Version zur Verfügung, funktioniert aber auch mit der deutschen Version.

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Die erste Frage, ob Sie den Konverter installieren möchten, beantworten Sie mit „Yes“.

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Nehmen Sie den Lizenzvertrag an, und schließen Sie die Installation mit „OK“ ab. Der Filter steht damit zur Verfügung, und Sie können neue Word-Dokumente mitsamt korrektem Layout importieren.

Grammatikprüfung richtig einstellen Die integrierte Grammatikprüfung ist vielen Benutzern suspekt. Denn im Gegensatz zur Rechtschreibprüfung moniert die Textverarbeitung hier auch Sätze, von deren Richtigkeit Sie überzeugt sind. Die Folge: Die grünen Schlangenlinien unter dem Text nerven – Sie schalten die Grammatikprüfung ab. Möchten Sie Ihren Text auf bestimmte Schwachstellen prüfen, ist der Prüfmodus jedoch hilfreich – vorausgesetzt, Sie stellen die Grammatikprüfung richtig ein.

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Klicken Sie in der Menüleiste von Word auf „Extras“ und „Optionen“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Rechtschreibung und Grammatik“.

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Voreingestellt ist rechts unten im Dialogfenster die „Schnellprüfung“. Klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil rechts neben den Eintrag „Schnellprüfung“, wenn Sie einen anderen Eintrag wählen möchten und wählen Sie eine andere Prüfungsroutine aus:

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Zur Auswahl stehen sieben vordefinierte Optionen: „Rechtschreibung Plus“, „Schnellprüfung“, „Tiefenprüfung“, „Privat/Informell“, „Gebrauchstext“, „Geschäftlich/Offiziell“ sowie „Technisch/Wiss.“.

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Wählen Sie eine der genannten Optionen. Um festzustellen, was sich jeweils dahinter verbirgt, betätigen Sie die Schaltfläche „Einstellungen“. Daraufhin erscheint eine Liste mit mehr als 40 Einträgen, die Sie mit der Maus einzeln aktivieren können.

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Auch hier ist manch ein Eintrag erklärungsbedürftig: Markieren Sie eine Funktion in der Liste, und klicken Sie auf „Erklären“. Sie erhalten PCgo! 6/2000

Word ps Word-Tip r weißen

che Überprüfungsfunktionen aktiviert. Um diese Voreinstellung zu ändern, aktivieren oder deaktivieren Sie Einträge mit einem Häkchen. Mit „OK“ wird die Einstellung wirksam. Wollen Sie die Änderungen rückgängig machen, klicken Sie erneut auf „Einstellungen“, „Wiederherstellen“ und „OK“.

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eine Ausführung zu diesem Feature, in dem in der Regel auch ein Beispiel zu finden ist.

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Je nach Option (zum Beispiel „Schnellprüfung“) sind in dieser Detailliste unterschiedli-

Ein Beispiel: Sie schreiben gerne lange Sätze und benötigen nicht ständig einen entsprechenden Warnhinweis. Deaktivieren Sie also den Prüfpunkt „Sätzlänge“. Oder setzen Sie den Schwellenwert einfach auf den Maximalwert von „99“.

de finden Sie auf tmenü/up Ha r te un CD ps ip /T ps ho Works

aus DaTIPP Eintrag teiliste löschen Die im Tipp „Wichtige Dateien schnell laden“ erstellte Liste sollte immer übersichtlich sein. Löschen Sie daher Einträge, wenn Sie nicht mehr regelmäßig mit ihnen arbeiten. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den von Ihnen erzeugten Eintrag in der Menüleiste (im Beispiel „Dateiliste“). Wählen Sie im Kontextmenü „Anpassen“. Markieren Sie über die „Dateiliste“ das Dokument, dessen Eintrag Sie loswerden möchten. Im „Anpassen“-Fenster gehen Sie auf „Auswahl ändern“ und auf „Löschen“.

Wichtige Dateien schnell laden Über den Eintrag „Datei“ lassen sich nur die Dateien schnell laden, die Sie zuletzt bearbeitet haben. Die Liste können Sie auf maximal neun Dateien vergrößern. Arbeiten Sie regelmäßig mit mehr als neun Dokumenten, müssen Sie diese stets über das jeweilige Verzeichnis aufrufen. Es

PCgo! 6/2000

geht jedoch auch schneller: mit einem benutzerdefinierten Menü, in das Sie jede Datei individuell aufnehmen können.

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Laden Sie über „Datei“ und „Öffnen“ die erste Datei, auf die Sie stets sofortigen Zugriff ha-

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➪

Word

TIPP

Rechenergebnisse aktuell

Haben Sie, wie im obigen Tipp beschrieben, eine Formel in eine Word-Tabelle integriert, so ist das Ergebnis zunächst statisch. Ändern Sie innerhalb der Tabelle einen Wert, der der Berechnung zugrunde lag, so bleibt das Endergebnis deshalb unverändert. Um das Resultat zu aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in die entsprechende Zelle der Tabelle. Im folgenden Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Felder aktualisieren“. Sie erhalten daraufhin das richtige Ergebnis.

Sehen Sie in der Tabelle nicht das Zahlenergebnis, sondern die Funktion selbst in geschweiften Klammern, so öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Mit „Feldfunktionen ein/aus“ blenden Sie das Ergebnis wieder ein. Jetzt können Sie, wie beschrieben, das Ergebnis aktualisieren. Noch schneller geht es, wenn Sie die gesamte Tabelle markieren und über die Taste „F9“ alle Feldfunktionen aktualisieren.

TIPP Trennungen richtig steuern Word unterscheidet drei Arten von Trennungen: Beim normalen Trennstrich („-“) beginnt eine neue Zeile, wenn nur ein Teil des so zusammengesetzten Wortes in die aktuelle Zeile passt. Gedruckt werden die Trennstriche immer. Das macht Sinn bei zusammengesetzten Redewendungen Bedingte Trennstriche („Strg“ + „-“) werden nur ausgedruckt, wenn die Silbentrennung dies erfordert. Geschützte Trennstriche („Shift“ + „Strg“ + „-“) weisen das Programm an, das betreffende Wort nie zu trennen.

ben möchten. Über „Extras“ in der Menüleiste wählen Sie „Anpassen“. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Befehle“, und scrollen Sie bei den „Kategorien“ zum untersten Eintrag „Neues Menü“. Im rechten Teil des Fensters erscheint daraufhin ein gleichnamiger Eintrag.

nung, zum Beispiel „Dateiliste“. Schließen Sie mit „Return“ ab.

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Im „Anpassen“-Fenster markieren Sie bei den „Kategorien“ nun den Eintrag „Alle Befehle“ sowie im rechten Fensterteil den Eintrag „DateiDateiÖffnen:“.

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Markieren Sie diesen Eintrag. Ziehen Sie ihn mit gedrückter Maustaste in die Menüleiste. Anhand eines schwarzen senkrechten Balkens sehen Sie, wo der neue Eintrag in der Menüleiste erscheint. Lassen Sie die Maustaste los.

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Halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den markierten Eintrag, so wie im Bild gezeigt, in das Untermenü (!) des neuen Menüpunkts:

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Das „Anpassen“-Fenster ist nach wie vor geöffnet. Markieren Sie das neue Menü: Im „Anpassen“-Dialog wird daraufhin die Schaltfläche „Auswahl ändern“ aktiv. Klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im Feld „Name“ geben Sie dem neuen Eintrag eine aussagekräftige Bezeich-

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Dieses Dokument lässt sich beim nächsten Mal sofort über die neue „Dateiliste“ öffnen. Um weitere Dateien in die Liste aufzunehmen, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5.

Rechnen in Tabellen Sie können mit Word nicht nur Tabellen anlegen und gestalten, sondern auch mit den Tabellenelementen rechnen. Dabei stehen Ihnen neben den Grundrechenarten weitere Funktionen wie Mittelwert, Minimal- und Maximalwert zur Verfügung.

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Erstellen Sie über „Tabelle“ in der Menüleiste und „Tabelle einfügen“ eine Tabelle. Tragen Sie im Dialog die gewünschte Spalten- und Zeilenzahl ein. Mit „OK“ erscheint die Tabelle.

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Füllen Sie die Felder der Tabelle aus. Klicken Sie dazu mit der Maus in ein leeres Tabellenfeld, in dem Sie eine Berechnung durchführen möchten. Wählen Sie „Tabelle“ in der Menüleiste sowie den Eintrag „Formel“.

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Je nach Cursorposition und eingegebenen Werten müssen Sie gar keine Rechenoperation eingeben. Im Beispiel addiert Word automatisch die Summe der einzelnen Komponenten, sobald Sie auf „OK“ klicken.

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Daneben können Sie auch die Rechenoperationen sowie die Berechnungsfelder frei definieren. Bewegen Sie dazu wieder den Cursor in das Feld Ihrer Wahl. Wählen Sie „Tabelle“ und „Formel“. Im Dialogfenster klicken Sie bei „Formel einfügen“ auf den kleinen schwarzen Pfeil: Markieren Sie in der Liste die Funktion Ihrer Wahl.

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Tragen Sie zwischen den Klammern die Argumente ein. Die Bezeichnung ist die Gleiche wie in der Tabellenkalkulation: Waagerecht wird die Tabelle mit Buchstaben, senkrecht mit Zahlen gekennzeichnet (Beispiel „a1“). Bereiche werden über den Doppelpunkt „:“ markiert: „c2:c5“ umfasst also die vier Zellen „c2“, „c3“, „c4“ und „c5“. Bestätigen Sie mit „OK“, erscheint das Ergebnis. pm PCgo! 6/2000

Lange Dokumente übersichtlich gliedern

Shortcuts für Gliederungen

TIPP

Schneller als über Schaltflächen weisen Sie Abschnitten Gliederungsebenen zu, indem Sie die „Shift“- und gleichzeitig die TabTaste drücken. Damit wird der entsprechende Absatz auf die höchste Gliederungsstufe gestellt. Wollen Sie einem Absatz eine niedrigere Gliederungsebene z uweisen, drücken Sie die Tabulatortaste. Betätigen Sie die Tab ulatortaste mehrmals hintereinander, wird der Absatz jeweils um eine Gliederungsebene niedriger eingestuft.

INFO

WordArt-Farben ändern

Nicht immer entspricht die Far bgebung der WordArt-Elemente den eigenen Vorstellungen. Um die Farben nachträglich zu ändern, markieren Sie das WordArtElement. Wählen Sie in der Word Art-Symbolleiste die Schaltfläche „WordArt formatieren“. Im folgenden Dialog klicken Sie im Register „Farben und Linien“ auf das Auswahlfeld „Farbe“. Wählen Sie per Mausklick ein anderes Farbquadrat aus, oder klicken Sie auf „Weitere Farben“. Über „Standard“ stehen Ihnen weitere Farbquadrate zur Verf ügung. Klicken Sie auf das Register „Anpassen“, können Sie selbst eine Farbe mischen.

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Arbeiten Sie an einem längeren Dokument,nkö nen Sie leicht die Übersicht verlieren. Abhilfe schafft eine vernünftige Textgliederung. Hier greift Ihnen Word unter die Arme. Das Praktische daran: Wollen Sie schnell einen Blick auf alle Überschri ften werfen, können Sie den Text ausblenden. Um einen Text zu gliedern, gibt es zwei gMö lichkeiten: Entweder Sie vergeben in Ihrem Dokument verschiedene Überschriftenebenen (Formate), oder Sie gliedern den Text nachträglich mit der Gliederungsansicht.

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Wählen Sie im Menü „Ansicht“ den Befehl „Gliederung“, oder Sie klicken am unterenn-li ken Bildschirmrand auf das entsprechende nA sichtsfeld. Vor jedem Absatz tauchen jetzt am n-li ken Bildschirmrand kleine Quadrate auf. Haben Sie Ihren Text mit Überschriften formatiert, sehen Sie Pluszeichen in der Seitenleiste. Außerdem erscheint eine neue Symbolleiste mit Schaltflächen für die Gliederung.

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Um einem Text Gliederungsebenen zuzuweisen, setzen Sie den Mauszeiger vor einen A bsatz und klicken ganz links auf die Schaltfläche „Hö-

herstufen“. Vor dem Absatz erscheint dann ein Pluszeichen. An diesem erkennen Sie, dass der Absatz nun eine höhere Gliederungsebene besitzt als der folgende Text.

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War Ihr Text unformatiert, erhalten die Gliederungsebenen automatisch die voreingestellten Überschriftformate, also etwa Überschrift 1. Haben Sie den Überschriften bereits die verschiedenen Überschriftformate zugewiesen, sind die Gliederungsebenen schon in der Glied erungsansicht gekennzeichnet.

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Um Ihre Hauptüberschriften besser zu überblicken, können Sie die Gliederungsansicht so einstellen, dass beispielsweise nur bestimmte Überschriften eingeblendet werden. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Zahl in der Gliederungssymbolleiste. Per Mausklick auf die Zahl 1 blendet Word beispielsweise nur die Überschriften der höchsten Ebene ein – den Fließtext und andere Überschriften sehen Sie nicht.

Nummerierung richtig formatieren Häufig werden nummerierte Listen nachträ glich bearbeitet oder formatiert. Da kann es passieren, dass etwa beim Umformatieren des Textes, die Nummern vor dem Text nicht die gleiche Formatierung erhalten. Das korrigieren Sie rasch mit dem richtigen Befehl.

2

Im folgenden Dialog klicken Sie auf die Schaltfläche „Anpassen“. Im Dialogfeld „Numerierung anpassen“ wählen Sie unter „Num erierungsformat“ die Schaltfläche „Schriftart“ und stellen die gewünschte Schriftart ein. Bestätigen Sie dies mit „OK“.

1

Markieren Sie die gesamte Liste, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den ma rkierten Bereich. Im Kontextmenü wählen Sie „Numerierung und Aufzählungen“.

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PCgo! 7/2000

Word ps Word-Tip r weißen

Serienbriefe mit Outlook-Adressen Sie verwalten Ihre Adressen mit Outlook und schreiben oft Serienbriefe? Dann sparen Sie jede Menge Arbeit, wenn Sie für Ihre Serienbriefe oder beispielsweise für Etiketten die Outlook-Daten verwenden. Dabei müssen Sie nur die richtige Datenquelle wählen, beispielsweise den „Ko ntakte“-Ordner von Outlook.

1

Wollen Sie für Ihre Adressetiketten Daten aus Ihrem „Kontakte“-Ordner nutzen, legen Sie zunächst das Serienbriefdokument an. Wählen Sie dazu „Extras / Seriendruck“. Im „SeriendruckManager“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ und „Adreßetiketten“. Bei der nächstenb-A frage legen Sie mit „Aktives Fenster“ das Dokumentfenster für Ihr Seriendokument fest.

2

Wählen Sie die Datenquelle. Klicken Sie dazu auf „Daten importieren / Adreßbuch ver-

wenden“. Im folgenden Dialog werden Ihnen die verschiedenen Outlook-Adressbücher angeboten. Möchten Sie Adressen aus dem „Kontakte“Ordner von Outlook nutzen, wählen Sie t„Ou look-Adreßbuch“. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“.

3

Zuletzt richten Sie das Seriendruckdokument ein. Dazu legen Sie die Etikettenart fest und fügen die Seriendruckfelder ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“, um diea-D tensätze aus dem „Kontakte“-Ordner mit dem Seriendruckdokument zusammenzuführen.

Besondere Schriften mit WordArt Eine Einladung zum Grillfest muss nicht grau und langweilig aussehen. Mit ein paar Mausklicks fügen Sie in Word Schriften ein, die sich sehen lassen. Diese Schrifteffekte erzeugen Sie mit WordArt, einem Zusatzprogramm von Word. Dabei greifen Sie auf zahlreiche, bereits vorhandene Schriftzüge zurück. Diese Schriftzüge können Sie noch nach Belieben den eigenen Vorstellungen anpassen.

1

Wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Befehl „Grafik / WordArt“. Im folgenden Dialog, dem WordArt-Katalog, sehen Sie zahlreiche vorgefe rtigte Schriftzüge. Klicken Sie auf den Schriftzug, der Ihnen am ehesten zusagt.

2

Auf Ihrer Word-Arbeitsfläche erscheint ein Eingabefeld, in dem Sie den Text für Ihren

Schriftzug eingeben. Der Beispieltext ist markiert und kann einfach überschrieben werden. Gefällt Ihnen die voreingestellte Schrift nicht, können Sie hier eine andere Schriftart auswählen. Dazu klicken Sie in das Textfeld „Schriftart“ und wählen eine geeignete Schrift. Auch Schriftgrad und Schriftschnitt können Sie hier einstellen. Beenden Sie den Dialog mit „OK“.

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Den erstellten Schriftzug fügt Word in Ihrem Arbeitsblatt ein. Zusätzlich erscheint eine neue Symbolleiste. Über die Symbole der WordArt-Symbolleiste läßt sich der Schriftzug nach Wunsch verändern. Klicken Sie auf das Symbol „freies Drehen“, um beispielsweise den Schriftzug etwas zu neigen. Das Drehsymbol erscheint oberhalb des Mau spfeils.

Klicken Sie auf einen der Eckanfasser, und ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter Maustaste etwas nach oben. Während Sie den Schriftzug neigen, sehen Sie anhand einer gestrichelten Linie, wie weit die Schrift geneigt wird. Lassen Sie die Maustaste los, sobald der Schriftzug die richtige Neigung hat. ml

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de finden Sie auf tmenü/ up Ha r te un CD ps ip /T ps Worksho

INFO

Fehlerprüfung bei Serienbriefen

Gerade wenn Sie Adressetiketten drucken, ist es ärgerlich, wenn lee re Datensätze auftauchen. Die da zugehörigen Etiketten bleiben dann unbedruckt und können meist nicht weiterverwendet wer den. Um dies zu verhindern, schal ten Sie die Fehlerprüfung ein. Aktivieren Sie im folgenden Dia

log die Option „Verbindung herstellen, bei jedem Fehler unterbrechen und Fehler anzeigen“. Nach durchgeführter Fehlerprü fung, tauchen keine leeren Datensätze mehr auf.

INFO

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Dateiname speichern

Schaffen Sie Ordnung in Ihrer Korrespondenz: Speichern Sie den Namen der Datei in dem je weiligen Brief mit ab, bevor Sie den Brief ausdrucken. Dann wissen Sie immer, wo Sie die Vorla ge in Ihrem PC finden. Rufen Sie dazu den Befehl „Einfügen / Feld“ auf. Wählen Sie im Dialog „Feld“ unter „Kategorien“ den Eintrag „Dokument-Informa tion“ und unter „Feldnamen“ den „Dateinamen“. Bestätigen Sie mit „OK“, fügt Word den Dateinamen an der Cursorposition in Ihrem Dokument ein. Ist der Dateiname auf dem Aus druck nicht sichtbar? Dann mar kieren Sie den Dateinamen und klicken im Kontextmenü auf den Befehl „Zeichen“. Aktivieren Sie im folgenden Dialog unter „Effekte“ das Kontrollkästchen „Verborgen“.

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PCgo! 7/2000

Sortieren im „Öffnen“-Dialog Manchmal macht es Word einem ganz schön schwer: Sie suchen eine Datei in Word, doch im Dialogfenster „Öffnen“ werden die Dateien nicht alphabetisch geordnet angezeigt. Befinden sich viele Dateien in dem Ordner, sucht man lange nach einem Dokument. Verkürzen Sie die Suche mit ein paar Mausklicks.

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Um das gewünschte Dokument zu öffnen, klicken Sie auf das „Öffnen“-Symbol in der Symbolleiste. Oder Sie wählen die Tastenkombination „Strg + O“. Damit sehen Sie alle Dateien mit der Erweiterung „.doc“ in diesem Dialogfenster. Je nachdem, wie viele Dateien Sie in dem betreffenden Ordner abgelegt haben, ist das Fenster ziemlich unübersichtlich.

2

Wählen Sie in der Symbolleiste des Dialogs das Symbol rechts „Befehle und Einstellungen“. Im dazugehörigen Kontextmenü klicken Sie auf den Eintrag „Sortieren“.

ps Word-Tf ip der weißen finden Sie au tmenü/ CD unter Haup ps Workshops/Tip

3

Wählen Sie im folgenden Dialog das Ordnungskriterium, nach dem Sie am ehesten Ihre Datei finden. Wissen Sie etwa genau, wann Sie die gesuchte Datei zum letzten Mal geändert haben, wählen Sie das Suchkriterium „Geändert am“.

INFO

4

Wählen Sie außerdem die richtige Darstellung, damit Daten wie Datum und Dateityp eingeblendet werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol zum Anzeigen von Details.

Datei-Vorschau anzeigen

Häufig findet man Dateien nicht, weil der Name des Dokuments nicht aussagekräftig ist. Im „Öffnen“-Dialog können Sie sich eine Vorschau auf die jeweilige Datei anzeigen lassen. Klicken Sie dazu im „Öffnen“-Dialog auf das Vorschausymbol. Word zeigt im Vorschaufenster den Inhalt der Datei an.

Eigenes Wörterbuch anlegen Sie setzen in Ihren Texten häufig Fremdwörter ein? Dann stört es Sie sicher, dass Word viele dieser Begriffe immer kennzeichnet, da sie meist nicht im Wörterbuch vorhanden sind. Vermeiden Sie die lästigen roten Schlangenlinien, indem Sie ein eigenes Wörterbuch anlegen.

INFO

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Wählen Sie den Befehl „Extras / Optionen“, und bringen Sie mit einem Mausklick das Register „Rechtschreibung und Grammatik“ in den Vordergrund.

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Neben dem Eintrag „Benutzerwörterbuch“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Wörterbücher“. Um ein neues Wörterbuch mit eigenen Einträgen anzulegen, nutzen Sie die Schaltfläche „Neu“. Im folgenden Dialog benennen Sie Ihr Wörterbuch und klicken auf „Speichern“. PCgo! 8/2000

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Um Wörter in Ihr Wörterbuch aufzunehmen, klicken Sie im Dialog „Benutzerwörterbücher“ auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Word öffnet nun ein Textdokument, welches den Namen Ihres neuen Wörterbuchs trägt. Geben Sie in diese Datei die Wörter ein, die Sie häufig benutzen. Dabei sollte jedes Wort in einer Zeile stehen. Ist Ihre Wörterliste komplett, sichern und schließen Sie die Datei. ml

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Wörterbuch einstellen

Damit Word auf Ihr Wörterbuch zugreift, stellen Sie im Dialog „Optionen“ (Befehl „Extras / Optionen“) das richtige Wörterbuch ein. Klicken Sie dazu im Register „Rechtschreibung und Grammatik“ auf die Schaltfläche „Wörterbücher“. Aktivieren Sie im folgenden Dialog das neu angelegte Wörterbuch, indem Sie in das Kontrollkästchen klicken.

Dokumentengröße anpassen -Tippeisßen CD unter Worde au f der w finden Si orkshops/Tipps Hauptmenü/W

INFO

Vorlagen ohne Überprüfung

Wer mit Format-Vorlagen arbeitet, kann das absatzweise Abschalten der Rechtschreibprüfung noch effektiver gestalten. Sie können das Verhalten jeder FormatVorlage auf Ihre Bedürfnisse hin abstimmen. Wählen Sie zunächst unter „Format“ und „Formatvorlage“ die betreffende Vorlage aus. Die Einstellungen für die Überprüfung der Rechtschreibung finden Sie unter „Bearbeiten“, „Format“ und „Sprache“. Auch hier entscheiden Sie sich für den Eintrag „Keine Überprüfung“.

INFO

Parameter kombinieren

Im Tipp „Rahmen um Wörter“ beschreiben wir, wie Sie Wörter oder Sätze mit einem Rahmen versehen. Sie haben auch die Möglichkeit, mehrere Parameter miteinander zu kombinieren. Folgen Sie den Schritten im genannten Tipp. Im „Optionen“-Dialog erscheint zu jedem Typ eine kurze Beschreibung, die das spätere Erscheinungsbild verrät.

Wer häufig unter Word Briefe oder andere Unterlagen verfasst, wird immer mit dem Problem der zu langen Dokumente konfrontiert. Nach Fertigstellung des Textes werden einige Zeilen auf die nächste Seite gestellt. Meist beginnt man in diesem Fall mit dem ziellosen Kürzen von Texten oder dem Herumspielen an den Formatvorgaben. Word bietet hierzu eine leistungsstarke und doch vielfach unbekannte Funktion.

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Wechseln Sie über „Datei“ in die „Seitenansicht“ des Dokuments. Dort finden Sie in der Symbolleiste das Symbol „Größe anpassen“. Sobald Sie es anklicken, verkleinert Word die Schriftgrößen in Ihrem Dokument so, dass es eine Seite kürzer wird. In Sekundenschnelle haben Sie so die lästigen Zeilen der zweiten Seite auf der ersten Seite untergebracht.

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Klicken Sie auf den Menüpunkt „Anpassen“ unter „Extras“. Wechseln Sie anschließend in dem geöffneten Dialogfeld zum Register „Befehle“.

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Markieren Sie in der Liste „Kategorien“ den Eintrag „Extras“. Am Ende der Liste finden Sie das Symbol „Um eine Seite verkleinern“. Markieren Sie diesen Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle der Symbolleiste.

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Außerhalb der „Seitenansicht“ finden Sie die Funktion nicht standardmäßig in der Symbolleiste. Doch mit wenigen Handgriffen platzieren Sie das Symbol auf dem Bildschirm.

Bilder in Dokumenten klein halten Wer mit vielen Grafiken, Diagrammen und Bildern innerhalb eines Word-Dokuments arbeitet, stößt schnell an die Kapazitätsgrenzen seines Rechners. Doch es gibt eine einfache Möglichkeit, die eigenen Dokumente klein zu halten: Sie sollten die betreffenden Bildinformationen separat auf dem Datenträger vorhalten und nicht gemeinsam mit dem Text in eine Datei ablegen. Die Verknüpfung spart enorm Platz.

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Positionieren Sie zunächst den Mauszeiger an die gewünschte Stelle, an der später die Grafik oder das Bild erscheinen soll.

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2

Unter dem Menüpunkt „Einfügen“, „Grafik“ und „Aus Datei“ finden Sie innerhalb des Dialogfensters die Einstellung „Verknüpfung zu Datei“. Es wird hierbei nur eine Verknüpfung zu der externen Datei hergestellt.

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Aktivieren Sie die Funktion, aber nehmen Sie den Kontrollhaken vor „Mit Dokument speichern“ weg. Ansonsten verbrauchen Sie unnötig viel Speicherplatz. Sie sollten die externe Datei nicht verschieben, da ansonsten Word die Grafiken nicht mehr zuordnen kann. PCgo! 9/2000

Word Rahmen um Wörter Die Rahmenfunktion unter Word, unabhängig von der Version, lässt kaum Wünsche offen. Wenn es darum geht, um einzelne Begriffe einen Rahmen zu ziehen, wird die Sache etwas schwieriger. Bei allen gängigen Word-Versionen bekommen Sie dieses Problem jedoch mit der Feldfunktion „Formel“ in den Griff. Dabei lässt sich bis zu einer Zeile mit dieser Funktion einrahmen. Beispielsweise unter Word 6.0 sind folgende Schritte notwendig:

INFO Parameter. Legen Sie sich auf die Option „/X()“ fest, und klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“.

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In der Dialogzeile finden Sie den Eintrag „Formel /X()“. Fügen Sie nun in die Klammer den gewünschten Begriff oder Satz ein: z.B. „FORMEL /X(Es funktioniert)“. Nach dem Klick auf „OK“ erscheint der Begriff umrahmt in Ihrem Text.

1

Platzieren Sie zunächst den Mauszeiger an die Stelle im Text, wo zum späteren Zeitpunkt das eingerahmte Wort auftauchen soll.

Abschalten der SmartMenüs

Nicht immer ist die neue Option unter Word 2000 sinnvoll, um die häufigsten genutzten Menüs anzuzeigen. Doch Sie können diese Funktionalität auch bequem ausschalten. Unter dem Menüpunkt „Extras“ und „Anpassen“ wählen Sie das Registerblatt „Optionen“ aus. Schalten Sie anschließend die Option „Menüs zeigen zuletzt verwendete Befehle zuerst an“ ab. Nach der Bestätigung stehen Ihnen sofort wieder alle Menüpunkte zur Verfügung. Diese Funktionalität existiert auch bei den anderen Office-Anwendungen.

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Klicken Sie auf den Menüpunkt „Einfügen“ und „Feld“. Wählen Sie die Kategorie „Formeln und Ausdrücke“ aus. Aus der Liste der Befehle entscheiden Sie sich für „Formel“.

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Nun klicken Sie auf den Schalter „Optionen“. Sie erhalten eine ganze Reihe verschiedener

Ordnung bei AutoText Das Arbeiten mit der AutoText-Funktion unter Word ist nützlich, wenn es darum geht, schnell wiederkehrende Formulierungen im Text einzubauen. Leider ist die Bearbeitung oder die Erweiterung der Inhalte nicht ganz glücklich unter Word gelungen. Grundsätzlich ist die Idee bei den AutoTexten, dass Ihnen jeweils nur die Textbausteine bereitgestellt werden, die auch tatsächlich benötigt werden. Dabei wird der Name der Formatvorlage des aktuellen Absatzes als Bezugspunkt verwendet. Wenn Sie sich etwa mit dem Cursor in einem Textabsatz befinden, dem Sie die Formatvorlage „Grußformel“ zuordnet haben, werden Ihnen auch nur Einträge aus der gleichnamigen Kategorie angeboten. Befinden Sie sich in der Formatvorlage „Standard“, werden Ihnen sämtliche AutoTextEinträge angeboten. Diese Eigenschaft gilt es zu beachten, wenn Sie neue AutoTexte anlegen:

INFO

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Klicken Sie nach dem Markieren der betreffenden Textstelle auf „Neu“ in der Symbolleiste „AutoText“, so wird der neue Eintrag in die aktuelle Formatvorlage hinzugefügt. Und Sie sehen nur noch die Textbausteine, die zur aktuellen Vorlage gehören.

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Möchten Sie also AutoText-Einträge bestimmten Kategorien zuordnen, müssen Sie im ersten Schritt eine Formatvorlage definieren, die als Namensgeber für die Kategorie dient. Die Vorlage kann nach dem Einfügen des AutoTextes wieder gelöscht werden. W. Lindo/pm

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Blenden Sie über „Ansicht“, „Symbolleisten“ und „AutoText“ die Symbolleiste „AutoText“ ein. Sobald Sie nun eine Textstelle markieren, wird der Menüpunkt „Neu“ in der Leiste aktiviert.

2

Nach dem Anklicken dieses Punktes prüft Word, welche Formatvorlage dem jeweiligen Textabsatz zugewiesen ist. Enthält die aktuelle Formatvorlage noch keine AutoText-Einträge, so werden weiterhin „Alle Einträge“ angezeigt. PCgo! 9/2000

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Absätze ohne Überprüfung

Wer in seinen Texten Listings, technische Ausdrücke oder Namen in größerer Menge einfügt, verzweifelt häufig bei der Rechtschreibprüfung. Bei jedem unbekannten Begriff stoppt die Prüfung und mahnt den unbekannten Begriff bzw. die falsche Schreibweise an. Doch mit einigen Einstellungen können Sie bestimmte Textpassagen einfach von der Rechtschreibprüfung ausschließen. Im ersten Schritt markieren Sie den gewünschten Absatz im Text – am einfachsten mit einem Doppelklick vor den Absatz. Klicken Sie dann den Menüpunkt „Extras“ an. Hier wählen Sie „Sprache“ und „Sprache bestimmen“. Aus der Liste der Sprachen entscheiden Sie sich für den Eintrag „Keine Überprüfung“. Bestätigen Sie die Einstellung mit „OK“. Dieser Textteil wird zukünftig nicht mehr überprüft.

Rechnen in Word -Tippeisßen CD unter Worde au f der w finden Si orkshops/Tipps Hauptmenü/W

Beim Arbeiten mit Word kann es nützlich sein, direkt im Dokument einfache Berechnungen durchzuführen. Auf diese Weise sparen Sie sich den Taschenrechner am Arbeitsplatz. Standardmäßig steht dieser Befehl nicht zur Verfügung, Sie können ihn aber auf Wunsch aktivieren.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Symbolleiste und im Kontextmenü auf den Befehl „Anpassen“. Wählen Sie im Dialogfenster „Anpassen“ das Register „Befehle“.

TIPP Tabellen anpassen Eine Tabelle lässt sich auch nachträglich flexibel gestalten: Spalten- und Zeilenbreiten können Sie nach Bedarf verändern. Über die Menübefehle „Tabelle“ und „Zellenhöhe und -breite“ nehmen Sie diese Einstellungen vor. Für die Spaltenbreiten gibt es noch einen besonderen Trick: Gehen Sie mit der Maus auf die rechten Feldtrenner, so dass der Cursor die Form eines Doppelpfeils annimmt. Führen Sie jetzt einen Doppelklick auf den Feldtrenner durch. Die Spaltenbreite wird jetzt nach der Länge des Feldeintrags optimiert. Word schaut sich dabei den Inhalt der gesamten Spalte an, also nicht nur den sichtbaren Bereich. Nach dem längsten Eintrag in der kompletten Spalte wird die Spaltenbreite dann optimiert.

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Wählen Sie aus dem Listenfeld der „Kategorien“ den Eintrag „Extras“ aus. Im Listenfeld der „Befehle:“ markieren Sie den Eintrag „Extras Berechnen“.

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Ziehen Sie den Befehl „Extras berechnen“ mit gedrückter linker Maustaste in einen freien Bereich Ihrer Menüleiste oder Ihrer Symbolleiste. Wenn Sie die Stelle gefunden haben, an der Ihr Befehl künftig stehen soll, lassen Sie die linke Maustaste los. Den Eintrag „Extras berechnen“ fügt Word an der entsprechenden Stelle ein.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Menüeintrag. Über das Kontextmenü ordnen Sie ein Symbol oder einen Text dem Befehl zu. Schließen Sie die Dialogbox.

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Um den Befehl zu nutzen, geben Sie die gewünschten Zahlen zur Berechnung ein, markieren die Zahlen und klicken auf den Befehl „Extras Berechnen“. Mit einem Klick auf „Einfügen“ wird das Ergebnis in Word geschrieben.

Tabellenüberschriften erzeugen Eine Tabellenüberschrift im passenden Layout zu erzeugen, ist nachträglich nicht ganz einfach. Vor allem, wenn die Überschrift mittig über alle Tabellenspalten stehen soll. Doch ein kleiner Trick erleichtert Ihnen die Arbeit.

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Klicken Sie in die oberste Zeile Ihrer Tabelle, und aktivieren Sie den Befehl „Tabelle“. Im folgenden Untermenü wählen Sie „Zeilen einfügen“. Über Ihrer Tabelle erzeugt Wort jetzt eine neue, leere Zeile.

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Markieren Sie zunächst die komplette oberste Zeile, und klicken Sie anschließend auf den Menübefehl „Tabelle“ und im Untermenü auf die Option „Zellen verbinden“. Die oberste Zeile erscheint jetzt als eine zusammenhängende Zeile.

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Tippen Sie die gewünschte Tabellenüberschrift ein, und klicken Sie abschließend auf das Symbol „Zentriert“. Damit besitzen Sie zum einen eine zentrierte Tabellenüberschrift. Zum zweiten passt sich die Überschrift automatisch an, wenn Sie das Tabellenformat nachträglich nochmals ändern. PCgo! 10/2000

Word Rechnen in Word-Tabellen Um Angebote und Rechnungen zu schreiben, brauchen Sie nicht auf Excel zurückzugreifen. Auch Word-Tabellen erlauben einfache Rechenfunktionen. Erst bei komplexen Berechnungen sollten Sie auf Excel zurückgreifen.

in TIPP Zellenbezüge Tabellen:

plexe Formeln eingeben. Funktionen sind vorgefertigte Formeln, und diese benötigen zusätzliche Argumente wie zum Beispiel Zellenbezüge.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Tabelle“. Erstellen Sie eine Tabelle mit den benötigten Zeilen und Spalten, und geben Sie die gewünschten Texte und Werte ein.

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Klicken Sie in die Zelle, in der Sie Ihre Rechnung ausführen wollen. Aktivieren Sie den Befehl „Tabelle“ und im Untermenü „Formel“. Das Dialogfenster zur Eingabe von Formeln erscheint. Neben der Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division können Sie hier auch kom-

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Um eine vordefinierte Funktion zu wählen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Listenfelds „Funktion einfügen“. Im Bereich „Zahlenformat“ weisen Sie eine Formatierung mit „DM“ oder „Prozent“ zu.

Das richtige Datum einsetzen Word bietet die Möglichkeit, das aktuelle Datum als Systemdatum automatisch in das Dokument zu setzen. Der Vorteil des Systemdatums liegt darin, dass automatisch das Tagesdatum in Ihr Dokument geschrieben wird. Sie können aber unterschiedliche Datumswerte als Systemdatum setzen.

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Klicken Sie im Menü auf „Einfügen“ und im Untermenü auf „Feld“. Das Dialogfenster „Feld“ öffnet sich. Wählen Sie aus dem Listenfeld „Kategorien“ den Eintrag „Datum und Uhrzeit“ aus.

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Im rechten Fenster sehen Sie die möglichen Feldnamen. „AktualDat“ bedeutet, dass

Word immer das Tagesdatum setzt. „DruckDat“ fügt das Datum ein, an dem Ihr Dokument zuletzt gedruckt wurde. Bei „ErstellDat“ trägt Word das Erstellungsdatum der Datei ein. „SpeicherDat“ fügt das Datum ein, an dem Ihr Dokument das letzte Mal gespeichert wurde. Die Systemvariable „Zeit“ fügt die aktuelle Uhrzeit ein.

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Wählen die Feldfunktion aus, die für Ihr Dokument geeignet ist. Sie können in einem Dokument auch mehrere Datumsfunktionen einfügen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Optionen“ legen Sie noch das gewünschte Datumsformat fest.

Dokumentinformationen anzeigen Dokumente sollen leicht zu identifizieren sein. Sonst finden Sie die Datei auf Ihrem Computer nicht so einfach wieder. Wenn Sie den Dokumentennamen eintippen, müssen Sie ihn bei jeder Namensänderung des Dokuments manuell ändern. Benutzen Sie statt dessen lieber die Dokumenteninformation. Deren Felder ändert Word bei jeder Änderung automatisch mit.

1 2

Über die Befehle „Einfügen“ und „Feld“ gelangen Sie in das Dialogfenster „Feld“. Bei dem Namen des Dokuments handelt es sich um Dokumenteninformationen. Aktivie-

PCgo! 10/2000

ren Sie deshalb mit einem Mausklick den Eintrag „Dokument-Information“ in der „Kategorien“.

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In der Liste der „Feldnamen“ wählen Sie den Eintrag „Dateiname“ aus. Um auch den Pfad mit anzuzeigen, in dem das Dokument gespeichert wird, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Hier wählen Sie das Register „Spezifische Schalter“ aus. Fügen Sie die Syntax „/p“ hinzu.

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Mit einem Klick auf „OK“ übernehmen Sie die spezifische Einstellung. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche „OK“ schreibt den Dateinamen und den Pfad in das Dokument. pm

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Jede Zelle hat – wie in Excel – einen eindeutigen Namen: A1, A2, A3 ... B1, B2, B3. Leider werden die Spalten- und Zeilenbezeichnungen in Word-Tabellen nicht angezeigt, Sie müssen diese manuell durchzählen. Um ganze Zellenbereiche zu definieren, wenden Sie folgende Schreibweise an: zum Beispiel „A1:A3“. Mehrere Zellenbezüge werden mit einem Semikolon voneinander getrennt: „A1;A3“. Eine ganze Spalte definieren Sie folgendermaßen: „A:A“, eine ganze Zeile entsprechend „1:1“. Außerdem können Sie zur Vereinfachung die Begriffe „RECHTS“, „LINKS“, „ÜBER“ und „UNTER“ verwenden. Word aktualisiert die Felder nach einer Änderungen nicht automatisch. Um Felder zu aktualisieren, verwenden Sie die Taste „F9“. Die Markierung muss sich dazu in dem zu aktualisierenden Feld befinden.

Folgendes Beispiel veranschaulicht die Rechenfunktionen in Word.

im DokuTIPP Wörter ment zählen Waren Sie heute fleißig? Werden Sie vielleicht sogar nach Anschlägen bezahlt? Dann hält Word eine Funktionen für Sie bereit, die Ihnen diese Informationen anzeigt. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den Befehl „Extras“ und im folgenden Untermenü auf „Wörter zählen“.

Gesamtseitenzahl aktualisieren s Word-Tipr scphw arzen CD

de finden Sie auf ü/Workshops/Tipps unter Hauptmen

In Word 97 haben Sie die Möglichkeit, in der Kopfzeile neben der aktuellen Seitenzahl auch die Gesamtseitenzahl anzeigen zu lassen – beispielsweise „Seite 3 von 3“.

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Die Gesamtseitenzahl fügen Sie über die Befehlsfolge „Einfügen“, „Feld“ und den Feldnamen „AnzSeiten“ ein.

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Um die Anzeige zu aktualisieren, markieren Sie in der Kopfzeile das Feld, hinter dem sich die Gesamtseitenzahl verbirgt, und drücken die rechte Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag „Felder aktualisieren“. Die Gesamtseitenzahl wird nun korrekt angezeigt.

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Der Druck ist eine weitere Möglichkeit zur korrekten Darstellung. Dazu schalten Sie über „Extras“, „Optionen“ und die Registerkarte „Drucken“ im Bereich der Druckoptionen die Funktion „Felder aktualisieren“ ein. Mit „OK“

SchaltTIPP Neue fläche entfernen Wenn Sie die neue Schaltfläche „Speichern unter“ eingerichtet haben und diese wieder entfernen möchten, so klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie den Eintrag „Anpassen“ und klicken nochmals mit der rechten Maustaste auf „Speichern unter“. Im folgenden Kontextmenü gehen Sie auf „Löschen“ und danach auf „Schließen“ im „Anpassen“-Fenster.

schließen Sie ab. Beim Ausdruck auf Papier erscheint daraufhin die korrekte Gesamtseitenzahl.

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Es kann vorkommen, dass Word die Gesamtseitenzahl nicht aktualisiert, wenn sich die Dokumentlänge ändert. Dann erscheinen so unsinnige Ergebnisse wie „Seite 3 von 2“.

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Beachten Sie, dass Sie die Gesamtseitenzahl immer wieder von Neuem aktualisieren müssen, wenn sich die Länge des Dokuments ändert.

wieder TIPP AutoText löschen Bei einigen Operationen erstellt Word 97 AutoText-Einträge, die in der Mitte zwei Kästchen enthalten. Diese können Sie nicht wie gewohnt entfernen. So werden Sie den Eintrag wieder los: Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“, „Vorlagen und Add-Ins“ und „Organisieren“. Im Register „AutoText“ markieren Sie den Eintrag, den Sie entfernen möchten, und drücken die Schaltfläche „Löschen“.

Anzeigen der Formatvorlage Wer bereits mit älteren Versionen von Word gearbeitet hat, kennt sicherlich die nützliche Anzeige am Rand eines Textes, in der man bei jedem Absatz erkennen konnte, welche Formatvorlage zugeordnet wurde. Leider ist diese Einstellung bei den neueren Versionen „verloren“ gegangen. Nur in dem Formatvorlagefeld ist ablesbar, welche Vorlagen gerade aktiv sind. Doch Word verfügt über eine Anzeige, die kaum bekannt ist.

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1 2

Wechseln Sie zuerst in die Normal-Ansicht von Word („Ansicht“ und „Normal“).

Anschließend rufen Sie den Menüpunkt „Extras“ und „Optionen“ auf und wählen das Register „Ansicht“. Hier finden Sie unter dem Abschnitt „Fenster“ das Feld „Breite der Formatvorlagenanzeige“. Entscheiden Sie sich am besten für eine Breite zwischen ein und zwei Zentimetern. PCgo! 11/2000

Word

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Am Rand von Word erscheint nun eine Leiste, in der zu jedem Absatz die jeweils zugeordnete Formatvorlage erscheint. Ist die Breite der Spalte doch noch nicht ausreichend, können Sie mit der Maus einfach durch das Positionieren des Mauszeigers auf die Linie und dem anschließenden Verschieben, diese stufenlos positionieren.

TIPP AutoKorrektur mit Format

Hilfeassistent in Word 2000 einstellen Im Gegensatz zu Word 97 gelangen Sie in die 2000er-Version der Textverarbeitung von Microsoft zunächst nur zum Hilfeassistenten. Denn der Eintrag „Inhalt und Index“ des Untermenüs „?“ in der Menüleiste fehlt schlicht bei Word 2000. An die eigentliche Hilfe kommen Sie erst über den Assistenten.

1

Um den Assistenten in Word 2000 dauerhaft abzuschalten, rufen Sie ihn zunächst über das Fragezeichen „?“ in der Menüleiste und „Microsoft Word-Hilfe“ im Untermenü auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Assistenten, und wählen Sie im Kontextmenü die „Optionen“.

2

Nehmen Sie im Register „Optionen“ den Kontrollhaken vor dem Eintrag „Den Office-Assistenten verwenden“ weg. Sobald Sie nun über die

Menüleiste oder die Funktionstaste „F1“ die Hilfe aktivieren, erscheint der ausführliche Hilfedialog.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste, und wählen Sie den Eintrag „Anpassen“. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte „Befehle“, und markieren Sie im Bereich der Befehle im rechten Fenster die Funktion „Speichern unter“.

Möchten Sie den Assistenten nicht dauerhaft, sondern nur momentan ausblenden, so klicken Sie ihn mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü gehen Sie auf den Eintrag „Ausblenden“: Der Assistent verschwindet. Er erscheint jedoch wieder, sobald Sie die Hilfe mit „F1“ erneut aktivieren.

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Halten Sie die linke Maustaste gedrückt, und ziehen Sie den Eintrag an die Stelle der Symbolleiste, an der Sie die neue Symbolleiste einfügen wollen. Die aktuelle Position wird jeweils durch einen schwarzen senkrechten Strich markiert. Sinnvollerweise sollten Sie die neue Schaltfläche neben dem Diskettensymbol für die „Speichern“-Funktion platzieren. Stimmt die Position, lassen Sie die Maustaste los. „Speichern unter“ erscheint nun als neues Symbol.

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Ist Ihnen die Bezeichnung „Speichern unter“ zu sperrig, so drücken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wichtig: Das „Anpassen“-Menü muss dabei weiterhin geöffnet sein. Im Kontextmenü können Sie unter „Name“ eine andere Bezeichnung eintippen. Schließen Sie mit „Enter“ ab.

4 PCgo! 11/2000

toKorrektur“. Die markierte Textstelle ist eingeblendet. Tragen Sie in das noch freie „Ersetzen“-Feld das gewünschte Tippkürzel ein, und achten Sie darauf, dass der zusätzliche Eintrag „Text mit Format“ aktiviert ist.

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„Speichern unter“ als neue Schaltfläche Für die Funktion „Datei speichern“ steht Ihnen in der Symbolleiste eine Schaltfläche zur Verfügung. Für „Speichern unter“ fehlt diese jedoch standardmäßig. Sie können sich eine solche zusätzliche Schaltfläche einrichten, wenn Sie häufig Texte überarbeiten und diese unter einem neuen Namen speichern möchten.

Wenn Sie über „Extras“ und „AutoKorrektur“ einen neuen Eintrag samt passender Formatierung erstellen möchten, formatieren Sie zunächst den einzufügenden Text – inklusive aller Leerzeilen, Formate usw. Markieren Sie dann den Text, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“ und „Au-

Das „Anpassen“-Menü beenden Sie, indem Sie auf „Schließen“ klicken. pm

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TIPP Eigenschaften nutzen Jedes Dokument besitzt Eigenschaften. Um das Dialogfenster „Eigenschaften“ zu aktivieren, wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü „Eigenschaften“. Das Dialogfenster enthält mehrere Register. In das Register „Datei-Info“ können Sie eigene Informationen zum Dokument hinterlegen. Das Register „Statistik“ gibt Ihnen genaue Informationen, wann das Dokument erstellt, zuletzt geändert, gedruckt und geöffnet wurde. Außerdem erhalten Sie hier Statistiken über die Seitenzahl, die Anzahl der Wörter. Im Register „Anpassen“ sind Sie am Zuge: Hier können Sie Ihrem Dokument Informationen mitgeben, mit denen Sie zum Beispiel eine Ablage verwalten. Aber auch typische Workflow-Informationen geben Sie hier ein: zum Beispiel, an wen das Dokument weitergeleitet werden soll.

Word-Tabellen richtig sortieren Word-Tipr wpeisßen CD unter de finden Sie auf kshops/Tipps or Hauptmenü/W

Wenn Sie mit Tabellen arbeiten, darf eine Funktion nicht fehlen: das Sortieren. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Daten strukturiert darzustellen. Sie brauchen bei der Dateneingabe also auf keinerlei Sortierung zu achten, Word erledigt diese Aufgabe für Sie, nachdem Sie Ihre Eingaben beendet haben.

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Sortieren Sie Ihre Tabelle, indem Sie in eine Zelle der Tabelle klicken. Achten Sie darauf, das die Zelle nicht markiert wird, sondern dass sich lediglich der Cursor in der Zelle befindet.

mehreren TIPP Mit Versionen Wenn Sie Dokumente verfassen, ist es manchmal sinnvoll, unterschiedliche Versionen des Dokuments zu sichern und zu verwalten. So erhalten Sie sich die Möglichkeit, nochmals auf ältere Versionen zurückgreifen zu können. Um unterschiedliche Versionen einer Datei zu speichern und zu bearbeiten, dient der Befehl „Version“ in dem Menübefehl „Datei“. Damit öffnen Sie ein Dialogfenster, in dem Sie die Versionsverwaltung vornehmen. Der Bereich „Kommentare“ dient dazu, Ihre Versionen kenntlich zu machen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Jetzt speichern“ speichern Sie eine neue Version. Die einzelnen Versionen öffnen und bearbeiten Sie über die Schaltfläche „Öffnen“. Versionen, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie mit „Löschen“ entfernen.

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Aktivieren Sie den Befehl „Sortieren“ im Menü „Tabelle“. Die gesamte Tabelle wird markiert, und das Dialogfenster „Sortieren“ erscheint.

Word schlägt Ihnen jetzt bis zu drei „Sortierschlüssel“ vor. Über die Auswahlpfeile der „Sortierschlüssel“ wählen Sie die zu sortierenden Feldnamen aus. Die Sortierung erfolgt nacheinander vom ersten „Sortierschlüssel“ bis zum letzten „Sortierschlüssel“. Das bedeutet: Wenn es innerhalb der ersten Sortierung gleiche Einträge gibt, wird bei diesen identischen Einträgen der zweite „Sortierschlüssel“ aktiv usw.

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Achten Sie darauf, dass im Bereich „Liste enthält“ die Option „Überschrift“ aktiviert ist. Nur dann ist sichergestellt, dass Word die Überschriften Ihrer Tabelle erkennt und nicht in den Sortiervorgang einbezieht. Um die Überschriften eindeutig vom Rest der Tabelle abzusetzen, sollten Sie diese anders als den Rest der Tabelle formatieren, zum Beispiel „Fett“.

Word versucht automatisch, den richtigen Felddatentyp zu ermitteln. Sie können aber auch manuell über das Auswahlfeld „Typ“ den zu sortierenden Felddatentyp „Text“, Zahl“ oder „Datum“ festlegen. Über die Optionsfelder „Aufsteigend“ oder „Absteigend“ bestimmen Sie, in welche Richtung sortiert werden soll. Mit einem Klick auf „OK“ führen Sie die Sortierung durch.

Neue Schriftart als Standard festlegen Die Standardschriftart bei Word ist „Times New Roman“ mit dem Schriftschnitt „Standard“ und dem Schriftgrad „10“. Briefe werden aber oft in anderen Schriftarten und Schriftgraden benötigt. Firmen benutzen beispielsweise eine eigene Schriftart, damit die Schriftstücke einheitlich aussehen. Damit Sie Ihre Dokumente nicht nachträglich umformatieren müssen, legen Sie Ihre gewünschte Schriftart als Standardschriftart fest. Diese wird jedesmal aktiviert, wenn Sie ein neues Dokument anlegen. Das spart Zeit, und Sie können beim Umformatieren nichts mehr vergessen.

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Öffnen Sie ein neues Dokument in Word. Aktivieren Sie in der Menüzeile den Befehl „Format“ und im Untermenü den Befehl „Zeichen“. Damit öffnet Word das Dialogfenster „Zeichen“.

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Wechseln Sie auf die Registerkarte „Schrift“, und wählen Sie eine „Schriftart“ aus, zum Beispiel „Arial“. In der Auswahl „Schriftschnitt“ entscheiden Sie sich zwischen „Standard“, „Kursiv“, „Fett“ oder „Fett Kursiv“. Wählen Sie anschließend einen „Schriftgrad“. Der „Schriftgrad 11“ hat sich in Schriftstücken gut bewährt – nicht zu groß, aber gut lesbar. PCgo! 12/2000

Word

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Die weiteren Einstellungen im Bereich der „Schriftzeichen“ bieten sich hauptsächlich für nachträglichen Formatierungen an und sollten nicht für die Standardformatierung genutzt werden.

TIPP Zeilenabstände einstellen

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Klicken Sie jetzt im unteren Bereich des Dialogfensters auf die Schaltfläche „Standard“. Es erscheint ein Dialogfeld, das Sie dazu auffordert, die Einstellungen als Standard zu übernehmen. Wenn Sie jetzt auf die Schaltflächen „Ja“ und „OK“ klicken, werden alle neuen Dokumente mit Ihren neuen Schrifteinstellungen geöffnet.

Mehrspaltigen Text schreiben Mehrspaltiger Text lässt sich einfacher lesen, da die Zeilenbreite reduziert ist. Sie haben auch in Word die Möglichkeit, mehrspaltigen Text zu schreiben.

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Laden oder schreiben Sie ein Dokument, das mehrspaltig gestaltet werden soll. Markieren Sie mit der Maus den Bereich, den Sie mehrspaltig darstellen wollen.

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Im Bereich „Breite und Abstand“ setzen Sie durch einen Mausklick das Häkchen in das Optionskästchen „Gleiche Spaltenbreite“. Neben der „Spaltenbreite“ können Sie auch den Abstand zwischen den Spalten einstellen. Senkrechte Trennlinien zwischen Ihren Spalten erhalten Sie, indem Sie das Kontrollkästchen „Zwischenlinie“ aktivieren. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernehmen Sie Ihre Einstellungen.

Für wichtige Textabschnitte können Sie die Zeilenabstände vergrößern. Markieren Sie dazu den oder die Textabschnitte, deren Zeilenabstände Sie vergrößern wollen. Klicken Sie dann im Menü auf „Format“ und im Untermenü auf „Absatz“. Im Bereich „Abstand“ wählen Sie das Auswahlfeld „Zeilenabstand“ und entscheiden sich für „Einfach“, „1,5 Zeilen“ oder „Doppelt“. Wollen Sie selbst ein Maß für den Zeilenabstand festlegen, so wählen Sie „Genau“, „Mindestens“ oder „Mehrfach“ aus und tippen in das Feld „Maß“ den gewünschten Wert für den Zeilenabstand ein.

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Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Spalten“, und markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste die Option „drei Spalten“. Lassen Sie die Maustaste los, der markierte Text wird in drei Spalten dargestellt. Nicht markierter Text (wie zum Beispiel die Überschrift) bleibt einspaltig.

ist nicht TIPP Neu gleich neu

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Um die Spalten genau einzustellen, aktivieren Sie den Menübefehl „Format“ und „Spalten“. Das Dialogfenster „Spalten“ erscheint.

Welches Datum darf es sein? Word bietet die Möglichkeit, Datumsfelder automatisch anzulegen und zu aktualisieren. Doch nicht immer ist das Tagesdatum von Interesse.

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Um ein automatisiertes Datum in Ihr WordDokument einzufügen, setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Datum erscheinen soll.

Datum ein, an dem das Dokument zuletzt gedruckt wurde. „ErstellDat“ bezieht sich auf das Datum der ersten Erstellung des Dokuments. „SpeicherDat“ gibt Auskunft darüber, wann Ihr Dokument zuletzt gespeichert wurde, und „Zeit“ gibt die aktuelle Uhrzeit aus.

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Klicken Sie jetzt im Menü auf den Befehl „Einfügen“ und im Untermenü auf „Feld“. Daraufhin blendet Word das Dialogfenster „Feld“ ein. Im Bereich der „Feldnamen“ haben Sie folgende Möglichkeiten: „AktualDat“ trägt das aktuelle Tagesdatum ein. „DruckDat“ fügt das

PCgo! 12/2000

Wenn Sie eine der Möglichkeiten gewählt haben, klicken Sie auf „Optionen“. Hier legen Sie aus der Feldliste die gewünschte Formatierung des Datums aus fest.

Betätigen Sie jetzt in den Dialogfenstern die Schaltfläche „OK“. Ihr Wunschdatum wird in das Dokument übernommen. P.Schnoor/pm

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Es gibt zwei Möglichkeiten, ein neues Dokument anzulegen: Sie können das Symbol „Neues leeres Dokument“ benutzen, oder Sie legen über den Befehl „Neu“ in dem Menübefehl „Datei“ ein neues Dokument an. Doch die beiden Möglichkeiten unterscheiden sich gewaltig. Während Sie mit dem Symbol sofort ein neues, leeres Dokument öffnen, gelangen Sie mit dem Menübefehlen „Datei“ und „Neu“ in ein Dialogfenster, aus dem Sie eine Vorlage wählen können. Interessant sind hier vor allem die Vorlagen im Register „Briefe & Faxe“.

Internet-Adressen auf einen Klick Word-Tipr wpeisßen CD unter de finden Sie auf kshops/Tipps or Hauptmenü/W

beim TIPP Probleme Setup lösen Wenn Sie nach der Installation von Word bzw. des Office-Pakets Ihre Festplatte partitioniert und dabei zwangsläufig den Buchstaben des CD-Laufwerks geändert haben, können Sie nachträglich keine Komponenten mehr nachinstallieren. Das können Sie ändern: Öffnen Sie im Unterverzeichnis „Setup“ des Word- bzw. Office-Ordners die Datei „setup.stf“ bzw. „off97pro.stf“ mit einem Editor. Das kann beispielsweise „WordPad“ sein, das Sie in Windows über „Programme“ und „Zubehör“ starten. Über die Tastenkombination „Strg + F“ suchen Sie die Zeichenkette „Source Directory“. Ändern Sie hier den Laufwerksbuchstaben, und speichern Sie die Datei. Danach läuft das Setup wieder einwandfrei. Wie Sie Ihre Festplatte partitionieren, lesen Sie ausführlich auf Seite XXX.

In Word 97 und 2000 können Sie über „Ansicht“ in der Menüleiste sowie über „Symbolleisten“ und „Web“ die Schaltfläche „Favoriten“ einblenden. Damit erreichen Sie alle Einträge, die im Internet Explorer als Favoriten eingestellt sind. Das sind aber meist sehr viele, wodurch die Auswahl schwer zu überschauen ist. Mit wenig Aufwand können Sie jedoch die Links, die Sie oft aus Word heraus benötigen, als separate Symbole anlegen.

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Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras“, „Makro“ und „Makros“. Im folgenden Dialogfeld wählen Sie im Feld „Makros in“ die globale Dokumentenvorlage „Normal.dot“. Vergeben Sie einen Makronamen – beispielsweise „InternetAdressen“ –, und klicken Sie auf „Erstellen“.

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Wechseln Sie im weiterhin geöffneten „Anpassen“-Dialog auf die Registerkarte „Befehle“, und markieren Sie die Kategorie „Makros“. Daraufhin listet Word rechts bei den Befehlen sämtliche Makros auf. Lassen Sie sich durch die Bezeichnung nicht täuschen, Word zeigt hier die komplette Makrobezeichnung.

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Markieren Sie das erstellte Makro, und ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste auf die neue Schaltfläche. Dort lassen Sie Maustaste wieder los.

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Damit gelangen Sie in den VBA-Editor, in dem bereits die Anweisungen für den Makrostart und das Ende stehen. Tippen Sie dazwischen folgende Zeile ein: „ActiveDocument.FollowHyperlink Address:= “http://www.pcgo.de“, NewWindow:=True“ Ersetzen Sie dabei „www.pcgo.de“ durch die URL Ihrer Wahl. Drücken Sie die Tastenkombination „Alt + Q“, um den VBA-Editor zu verlassen.

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Klicken Sie nochmals mit der rechten Maustaste auf die neue Schaltfläche, und tippen Sie im Namenfeld nun die endgültige Bezeichnung ein.

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Legen Sie nun eine neue Symbolleiste an, indem Sie auf „Ansicht“, „Symbolleisten“ und „Anpassen“ klicken. Im Register „Symbolleisten“ betätigen Sie die Schaltfläche „Neu“. Tippen Sie eine Bezeichnung ein.

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Ziehen Sie die neue Schaltfläche mit gedrückter Maustaste an die Stelle im oberen Bildschirmbereich, an der sie erscheinen soll. Lassen Sie die Maustaste los.

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Mit einem Tastendruck auf „Schließen“ verschwindet der „Anpassen“-Dialog, und Sie können mit einem Mausklick die gewünschte Internet-Adresse aufrufen. Analog können Sie beliebige weitere InternetAdressen, auf die Sie aus Word besonders oft zugreifen möchten, hinzufügen. ➪ PCgo! 1/2001

Word Live durch Dokumente scrollen

ohne TIPP Kopieren Zwischenablage Von Word 2000 abgesehen können Sie immer nur einen Eintrag in der Zwischenablage speichern. Sie haben in Word aber die Möglichkeit, auch Textpassagen per Tastaturkürzel zu kopieren oder zu verschieben, ohne den Inhalt der Zwischenablage zu überschreiben. Dazu markieren Sie den Abschnitt, den Sie kopieren möchten, und drücken die Taste „F2“. In der Statuszeile am unteren Bildschirmrand erscheint daraufhin die Frage „Wohin verschieben?“. Bewegen Sie den Cursor nun an die gewünschte Textstelle, und drücken Sie „Return“. Um einen Textabschnitt zu kopieren, gehen Sie analog vor, benutzen aber die Tastenkombination „Umschalt + F2“. Der Inhalt der Zwischenablage ändert sich bei diesen Operationen nicht.

Schriften TIPP Alle speichern Wenn Sie in einem Dokument ungewöhnliche Schriften verwenden und diesen Text weitergeben möchten, erscheinen die Schriften auf dem anderen Rechner nicht mehr richtig. Der Grund: Sie sind auf dem fremden PC nicht installiert. Nutzen Sie in diesem Fall die Option, die verwendeten TrueType-Schriften im Dokument ebenfalls zu speichern. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei“ und „Speichern“ und wählen die Schaltfläche „Extras“ (rechts oben) und „Allgemeine Optionen“. Aktivieren Sie im Dialog die Option „TrueType-Schriftarten einbetten“.

Wenn Sie in Word 97 über die Scroll-Leiste am rechten Bildschirmrand an eine bestimmte Stelle Ihres Dokuments wechseln möchten, tut sich zunächst gar nichts. Erst wenn Sie die Leiste loslassen, wird die Seite im Fenster aktualisiert. Damit ist die Scroll-Leiste bei langen Dokumenten nutzlos. Mit einem Trick beheben Sie das Problem.

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Klicken Sie auf die „Start“-Schaltfläche von Windows und auf „Ausführen“. Tippen Sie „regedit“ ein, und drücken Sie auf „OK“. Der Registrierungseditor öffnet sich. Vorsicht: Sie müssen hier exakt die Zeichenkette eintippen, die wir Ihnen vorgeben.

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Im Registrierungseditor öffnen Sie der Reihe nach folgende Ordner: „Hkey_Current_

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Markieren Sie den neuen Eintrag mit einem Mausklick, und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Wählen Sie die Option „Ändern“. Tippen Sie im Feld „Wert“ eine „1“ ein, und bestätigen Sie mit „OK“. Den Registrierungseditor schließen Sie über „Registrierung“ und „Beenden“.

Word 2000: Ersetzen mit Grafiken Die Textverarbeitung bot immer schon einige interessante Funktionen beim Suchen und Ersetzen von beliebigen Zeichenketten. Doch die aktuelle Version konnte nochmals zulegen. So können Sie jetzt beispielsweise jedes beliebige Zeichen oder Wort durch eine Grafik ersetzen. Sie können beispielsweise innerhalb eines Textes eine bestimmte Passage durch ein Firmenlogo ersetzen.

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Fügen Sie zunächst einen beliebigen Begriff in den zu überarbeitenden Text ein. Dieser soll anschließend durch eine Grafik ersetzt werden.

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Starten Sie nun eine Grafikanwendung und kopieren das gewünschte Bild in die Zwischenablage von Windows mit der Tastenkombination „Strg + C“.

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Wechseln Sie wieder zu Word zurück und gehen zum Punkt „Bearbeiten“ und „Ersetzen“. In das Feld „Suchen nach“ tippen Sie den Suchbegriff. Im Eintrag „Ersetzen“ geben Sie den Parameter „^c“ ein. Dabei steht das „C“ für Clipboard bzw. für Zwischenablage. Jetzt wird die Grafik automatisch eingefügt.

Positionsrahmen in Word 2000 Sie vermissen in der aktuellen Version den Positionsrahmen, den Sie in Word 97 einfach erzeugen konnten? In Word 2000 ist er ein wenig versteckt Mit dem Positionsrahmen können Sie ein Objekt, egal ob Textfeld oder Bild, genau auf der Seite positionieren.

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Blenden Sie zunächst über „Ansicht“ in der Menüleiste und über „Symbolleisten“ und „Zeichnen“ die gleichnamige Symbolleiste ein. Sie erscheint am unteren Bildschirmrand.

Mit „Ok“ schließen Sie den Dialog. Bedenken Sie jedoch, dass die eingebetteten Schriftarten viel zusätzlichen Speicherplatz benötigen.

User“, „Software“, „Microsoft“, „Office“, „8.0“, „Word“ und „Options“. Klicken Sie im rechten Fensterteil mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle, und wählen Sie im Kontextmenü „Neu“ und „Zeichenfolge“. Tippen Sie hier „LiveScrolling“ ein, und schließen Sie mit „Enter“ ab.

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Klicken Sie auf das Symbol für das Textfeld, und ziehen Sie mit der Maus den Rahmen auf die gewünschte Größe.

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Um das Textfeld in einen Positionsrahmen umzuwandeln, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Rahmen und wählen im Kontextmenü den Eintrag „Textfeld formatieren“. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte „Textfeld“, und betätigen Sie die Schaltfläche „Zu Positionsrahmen umwandeln“. Den Warnhinweis nehmen Sie mit einem Klick auf „OK“ zur Kenntnis.

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Wenn Sie erneut mit der rechten Maustaste auf den Rahmen klicken, erscheint im Kontextmenü der Eintrag „Positionsrahmen formatieren“. Hier können Sie nun beispielsweise die exakte Position des Rahmens, die Verankerung mit dem Text oder den Abstand zur Schrift sowie weitere Details einstellen. pm PCgo! 1/2001

Geheime Tastenkombinationen Word-Tipr wpeisßen CD unter de finden Sie auf kshops/Tipps or Hauptmenü/W

Viele Tastenkombinationen, mit denen Sie die wichtigsten Funktionen in der Textverarbeitung erledigen können, erscheinen direkt in den Untermenüs eingeblendet. Mit diesen Shortcuts arbeiten Sie schneller als mit der Maus. Allerdings sind bei weitem nicht alle Hotkeys dokumentiert – wir verraten Ihnen weitere geheime Tastenkombinationen.

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TIPP TrueType-Schrift verschwunden? Wenn Sie in Word TrueTypeSchriften vermissen, obwohl diese in Windows installiert sind, liegt dies vermutlich an einem fehlenden Drucker. Das ist insbesondere auf Notebooks häufig der Fall. Richten Sie also auf jeden Fall einen Drucker ein, auch wenn Sie diesen nicht benutzen wollen. Dann können Sie Ihr Dokument mit allen gewünschten Fonts so formatieren, wie Sie es wünschen.

Drücken Sie die Tasten „Strg“ + „F1“: Der Mauszeiger verwandelt sich in ein dickes Fragezeichen. Führen Sie dieses Fragezeichen an die Stelle auf dem Bildschirm, zu der Sie eine Erklärung benötigen. Klicken Sie auf die entsprechende Stelle oder Schaltfläche. Word blendet daraufhin eine kurze und kontextspezifische Erklärung ein.

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Schaltflächen in der Menü-, Format- oder Symbolleiste einzufügen oder zu entfernen, ist mühsam, wenn Sie es auf dem normalen Weg erledigen. Schneller werden Sie einen Eintrag mit einem Shortcut los. Drücken Sie die „Alt“-Taste, halten Sie die Taste gedrückt, und klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche, die Sie löschen möchten. Ziehen Sie den Mauscursor dazu auf die eigentliche Textfläche des Word-Dokuments. Das Symbol verwandelt sich in ein Kreuz. Sobald Sie die Maustaste loslassen, ist der betreffende Eintrag verschwunden.

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Analog lassen sich einzelne Untereinträge aus Menüs entfernen: Drücken Sie dazu die drei Tasten „Strg + Alt + -“ gleichzeitig. Der Mauscursor erscheint daraufhin als schwarzes Minuszeichen. Wenn Sie nun ein Menü öffnen und auf einen der untergeordneten Einträge drücken, wird dieser gelöscht.

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Wie Sie eine gelöschte Schaltfläche nachträglich wieder einfügen, lesen Sie im nachstehenden Tipp.

Neue Schaltfläche hinzufügen von TIPP Ausnahmen AutoKorrektur Im Register „AutoKorrektur“ (siehe Tipp „Automatische Funktionen abschalten“) klicken Sie auf „Ausnahmen“. Im Register „Erster Buchstabe“ fügen Sie weitere Abkürzungen hinzu. Tippen Sie die Abkürzung bei „Nicht groß schreiben nach:“ ein, und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Genauso legen Sie Ausnahmen von der Regel fest, dass der zweite Großbuchstabe am Wortanfang automatisch korrigiert wird.

Egal, ob Sie eine Schaltfläche gelöscht haben und diese nun doch wieder hinzufügen möchten, oder ob Sie eine neue Schaltfläche herstellen wollen, mit ein paar Mausklicks kommen Sie schnell zum Ziel.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Menüleiste, und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag „Anpassen“. Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte „Befehle. Hier markieren Sie links im Fenster die passende Kategorie. Wählen Sie rechts daneben bei „Befehle“ die gewünschte Funktion aus, die Sie hinzufügen möchten.

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Markieren Sie die Funktion mit der Maus, und halten Sie die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie den Eintrag an die Stelle der Symbolleiste, an der das neue Symbol erscheinen soll. Die aktuelle Position, an der Sie sich gerade befinden, wird dabei jeweils durch einen schwar- ➪ PCgo! 2/2001

Word

TIPP

Alle Dateien schließen

Wenn Sie an mehreren Dateien gleichzeitig arbeiten und Word beenden, müssen Sie das Speichern der Änderungen bei jeder Datei einzeln bestätigen. Mit einem Trick geht es auf einen Klick: Halten Sie die „Shift“-Taste gedrückt, und klicken Sie auf „Datei“ in der Menüleiste. Statt der normalen Einträge „Speichern“ und „Schließen“ erscheinen jetzt die Einträge „Alles schließen“ und „Alles speichern“.

Klicken Sie auf den Eintrag „Alles speichern“, so sichern Sie sämtliche Dateien in einem Rutsch. Über „Alles Schließen“ verschwinden sämtliche Dokumente vom Bildschirm.

zen senkrechten Strich markiert. Stimmt die Position, lassen Sie die Maustaste los. Die Funktion erscheint nun als neues Symbol in der Format- oder Symbolleiste.

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Um die Bezeichnung zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Schaltfläche. Das „Anpassen“-Menü muss dabei weiterhin geöffnet sein. Im Kontextmenü tippen Sie unter „Name“ eine neue Bezeichnung ein.

Automatische Funktionen abschalten Was vielfach praktisch ist, kann im Einzelfall gehörig nerven. Jede neue Version von Word glänzt mit mehr „Denkvermögen“, um vermeintliche Tippfehler automatisch zu korrigieren.

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Die wichtigsten Änderungen machen Sie im Menü „Extras“ unter „AutoKorrektur“ rückgängig. Standardmäßig ist auf der Registerkarte „AutoKorrektur“ unter anderem die Option „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“ aktiviert. Sobald Sie also Satzzeichen wie beispielsweise einen Punkt tippen, geht es danach groß weiter. Nehmen Sie den Kontrollhaken vor dieser Option besser weg.

her. Welche das im Einzelnen sind, sehen Sie in der Liste auf der genannten Registerkarte „AutoKorrektur“. Um sämtliche Korrekturen auszuschalten, löschen Sie den Kontrollhaken vor „Während der Eingabe ersetzen“. Möchten Sie nur einzelne Phrasen löschen, scrollen Sie in der Liste durch, markieren den betreffenden Eintrag und klicken auf „Löschen“.

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Weitere Einstellungen finden Sie im nächsten Register „AutoFormat während der Eingabe“. Im mittleren Bereich „Während der Eingabe ersetzen“ finden Sie unter anderem die beiden Optionen „Gerade Anführungszeichen durch typographische“ sowie „Internet und Netzwerkangaben durch Hyperlinks“. Wenn Sie dies stört, nehmen Sie die Kontrollhaken an diesen Stellen weg.

4 TIPP Silbentrennung unterdrücken Im Allgemeinen arbeitet die automatische Silbentrennung zuverlässig. Wollen Sie die Automatik für bestimmte Absätze ausschalten, beispielsweise weil Sie einen fremdsprachigen Absatz ein-

Alternativ können Sie Ausnahmen von der AutoKorrektur definieren. Wie das geht, lesen Sie im Tippkasten „Ausnahmen von AutoKorrektur“ auf der vorigen Seite.

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Darüber hinaus korrigiert Word automatisch häufige Schreibfehler und Buchstabendre-

Ebenfalls störend ist der Hilfeassistent, sobald Sie die Hilfetaste „F1“ betätigen. Wenn Sie anstelle dieses Assistenten die klassische Hilfe bevorzugen, starten Sie zunächst über „F1“ den Assistenten. Klicken Sie auf den Punkt „Optionen“. und deaktivieren Sie die Option „Auf F1-Taste reagieren“. Mit „OK“ schließen Sie das Dialogfenster. Beim nächsten Druck auf „F1“ startet die klassische Word-Hilfe.

Zusatzinformationen separat ausdrucken

schieben, so ist dies kein Problem. Setzen Sie den Cursor in den entsprechenden Absatz, und öffnen Sie über „Format“ und „Absatz“ die Registerkarte „Textfluss“. Aktivieren Sie hier den Eintrag „Keine Silbentrennung“, und schließen Sie mit „OK“. Von der automatischen Silbentrennung ist dieser Abschnitt nun ausgenommen.

Meist drucken Sie nur das eigentliche Dokument. Darüber hinaus können Sie diverse Zusätze zusammen mit Ihrem Text auf Papier bringen.

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Klicken Sie auf den Eintrag „Extras“ in der Menüleiste und auf „Optionen“. Im Dialogfeld wechseln Sie auf die Registerkarte „Drucken“.

Arbeiten Sie im Dokument mit Kommentaren, so lassen sich auch diese auf einem Extrablatt ausdrucken. Setzen Sie dazu auf der gleichen Registerkarte vor „Kommentar“ einen Kontrollhaken. Möchten Sie verborgenen Text auf dem Papier sichtbar machen, aktivieren Sie „Verborgenen Text“.

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Wenn Sie die wichtigsten Dokumenteneigenschaften mit dem Text ausdrucken möchten, setzen Sie vor „Dokumenteneigenschaften“ im Abschnitt „Mit dem Dokument ausdrucken“ ein Häkchen. Auf einer zusätzlichen Seite sehen Sie, wie das Dokument heißt, wann es erstellt wurde, wo es gespeichert ist und vieles mehr.

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Haben Sie in einem langen Dokument mit Zeichnungen Änderungen ausschließlich am Text vorgenommen und wollen Sie diese auf dem Papier kontrollieren, so nehmen Sie vor „Zeichnungsobjekte“ den voreingestellten Kontrollhaken weg. Anstelle der Bilder erscheinen nun Leerfelder. pm PCgo! 2/2001

So fügen Sie Sonderzeichen in Word ein

zum TIPP Zurück letzten Punkt Bei der Nachbearbeitung von Word-Dokumenten springen Sie an verschiedene Stellen des Dokumentes. Oftmals fällt Ihnen bei der Bearbeitung der nächsten Punkte noch etwas zu den vorherigen Bearbeitungspunkten ein. Doch wie gelangen Sie ohne großen Suchaufwand dorthin zurück? Hier hält Word einen Trick für Sie bereit: Mit Hilfe der Tastenkombination „Umschalttaste + F5“ gelangen Sie zur vorherigen Eingabeposition zurück. Und das klappt noch zweimal. Wenn Sie das vierte Mal die Tastenkombination „Umschalttaste + F5“ betätigen, gelangen Sie wieder in die aktuelle Eingabeposition. Diese Tastenkombination sollten Sie sich also unbedingt merken. Word merkt sich die letzten drei und die aktuelle Position.

Word kennt mehr als nur die bekannten Buchstaben, Zahlen und Zeichen. Sie können auch Sonderzeichen anderer Sprachen sowie eine ganze Anzahl von Symbolen wie zum Beispiel das Zeichen für Ohm, Kontrollhäkchen, Telefon oder Mail einfügen.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im sich jetzt öffnenden Untermenü „Sonderzeichen“. Das Dialogfenster „Sonderzeichen“ öffnet sich.

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Um das Sonderzeichen für „Mail“ einzufügen, klicken Sie auf den Auswahlpfeil für die „Schriftart“ und wählen Sie aus dem Angebot „Wingdings“ aus. Der Zeichensatz von „Wingdings“ wird im unteren Bereich angezeigt.

dar. Klicken Sie es an und anschließend auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Das ausgewählte Symbol wird in Ihr Word-Dokument übernommen.

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Auf die gleiche Art und Weise können Sie beliebig viele weitere Sonderzeichen einfügen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ beenden Sie den Dialog.

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Sie können die Symbole jetzt wie normalen Text formatieren, das heißt zum Beispiel auch, dass Sie die Größe des gerade markierten Sonderzeichens über den Schriftgrad verändern können.

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Die Sonderzeichen werden sehr klein dargestellt. Wenn Sie die linke Maustaste beim Ziehen über die Sonderzeichen drücken und gedrückt halten, werden die Sonderzeichen vergrößert dargestellt, so das sie besser erkennbar sind.

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Das elfte Zeichen in der obersten Reihe stellt das Symbol für einen Briefumschlag

Einfügen von Dateieigenschaften

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Damit Sie ein ausgedrucktes Word-Dokument richtig einordnen und das dazugehörige Dokument auch auf Ihren PC wiederfinden, ist es sinnvoll, die Dateieigenschaften mit dem Dokument zusammen auszudrucken. Wenn Sie bestimmte Dateieigenschaften, wie zum Beispiel den Namen des Autors, das Datum, die aktuelle Revisionsnummer oder den Speicherpfad in ein Word-Dokument einfügen wollen, so können Sie dies auf einem einfachen Wege realisieren. Um diese Informationen immer griffbereit zu haben, sollten Sie die Dateieigenschaften sinn-

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voller Weise in der Kopf- oder Fußzeile, auf einem Deckblatt oder auf der letzten Seite hinterlegen.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Einfügen“. Im sich jetzt öffnenden Untermenü wählen Sie das Kommando „Feld“. Das Dialogfenster „Feld“ öffnet sich.

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Auf der linken Seite des Dialogfensters finden Sie alle Kategorien, die Word Ihnen für die Feldfunktionen zur Verfügung stellt. Wenn PCgo! 3/2001

Word Sie auf eine dieser Kategorien klicken, werden im rechten Teil des Dialogfensters alle zur gewählten Kategorie gehörenden Feldnamen angezeigt.

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Wählen Sie die Kategorie „Dokument-Informationen“ und den Feldnamen „Autor“ aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden die Daten in Ihr Dokument übernommen.

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Um den aktuellen Speicherpfad und den Dateinamen zu Ihrem Dokument hinzuzufügen, wählen Sie wieder die Menüpunkte „Einfügen“ und Feld“ aus. Suchen Sie in der Kategorie „Dokument-Informationen“ den Feldnamen „Dateiname“ aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen für Felder“ öffnet sich. Klicken Sie hier auf das Register „Spezifische Schalter“. Klicken Sie im Auswahlfenster auf den Eintrag „\p“. Durch einen Klick auf die Schaltflächen „Hinzufügen“ und anschließend auf „OK“ wird das Fenster geschlossen. Sie befinden sich jetzt wieder im Dialogfenster „Feld“. Hier betätigen Sie nochmals die Schaltfläche „OK“ und schon wird der aktuelle Speicherpfad und der Dateiname in Ihr Dokument übertragen.

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benötigen. Das Datum finden Sie in der Kategorie „Datum und Uhrzeit“. Die Feldfunktionen im Datumsbereich unterscheiden sich folgendermaßen: „AktualDatum“ fügt das aktuelle Datum ein; „DruckDat“ fügt das Datum ein, an dem Ihr Dokument das letzte Mal gedruckt wurde; „ErstellDat“ fügt das Datum ein, an dem Ihr Dokument zum ersten Mal erstellt wurde; mit der Feldfunktion „SpeicherDat“ erhalten Sie das Datum, an dem Ihre Datei zum letzten Mal gespeichert wurde und „Zeit“ fügt die aktuelle Uhrzeit ein. Die Revisionsnummer erhalten Sie in der Kategorie „Nummerierung“ und dem Feld „Überarbeitungsnummer“.

Ergänzen Sie auf diese Art und Weise alle Informationen, die Sie für Ihr Dokument

Ändern des Standardspeicherortes Beim Speichern von Dateien schlägt Ihnen Word immer das Standardverzeichnis „C:\Eigene Dateien“ vor. Wenn Sie Ihre Dateien in einen anderen Ordner speichern wollen, müssen Sie den neuen Speicherort manuell eingeben. Sie können den Standardspeicherort aber auch verändern, zum Beispiel auf ein Netzlaufwerk oder einen anderen Unterordner. Dann wird dieser Speicherort als Standardspeicherort angesehen und Ihre Dateien werden automatisch dort abgelegt.

dardspeicherort aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Dialogfenster „Ablage bearbeiten“ wird geschlossen und Sie befinden sich wieder im Dialogfenster „Optionen“.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ beendet den Dialog und Ihr neuer Standardspeicherort ist festgelegt. Peter Schnoor/jh

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Rufen Sie den Menübefehl „Extras“ auf. Im folgendem Untermenü wählen Sie den Befehl „Optionen“. Das Dialogfenster „Optionen“ wird eingeblendet.

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Wählen Sie in diesem Dialogfenster die Registerkarte „Dateiablage“ auf. Klicken Sie im Listenfeld „Dateiart“ auf den Eintrag „Dokumente“. Aktivieren Sie anschließend die Schaltfläche „Bearbeiten“.

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Das Dialogfenster „Ablage bearbeiten“ erscheint. Wählen Sie hier Ihren neuen Stan-

PCgo! 3/2001

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eine Frage TIPP Alles der Ansicht Word-Dokumente können Sie in verschiedenen Ansichten darstellen. Am Ausdruck Ihres Dokumentes ändert sich durch die Ansichtswahl nichts, sie ist nur für die Bildschirmbearbeitung ausschlaggebend. Die Bildschirmmodi und ihre Vorteile: ■ Normalansicht: Dient zur schnellen Bearbeitung von Dokumenten. ■ Seiten-Layoutansicht: Zeigt das Dokument so, wie es ausgedruckt aussieht, mit allen Formatierungen und Grafiken. ■ Gliederungsansicht: Diese Ansicht eignet sich besonders gut zur Gliederung Ihres Dokumentes. Diese Ansicht empfiehlt sich besonders zur Nachbearbeitung von Dokumenten, die gegliedert werden sollen. ■ Online-Layoutansicht: Zeigt die Struktur Ihres Dokumentes für den Webauftritt. Sie wechseln zwischen den Darstellungen, indem Sie auf die Symbolleisten unten in der WordBildschirmdarstellung klicken.

TIPP Standardschrift einstellen Word hat standardmäßig die Schriftart „Times New Roman“ in der Punktgröße „12“ hinterlegt. Wenn Sie eine andere Schriftart bevorzugen, müssen Sie diese bei jedem neuen Dokument manuell einstellen. Doch das muss nicht sein. Wenn Sie eine andere Standardschriftart bevorzugen, so können Sie diese fest einstellen, so dass diese bei einem neuen Word-Dokument automatisch eingestellt wird. Rufen Sie dazu den Befehl „Format“ und im Untermenü den Befehl „Zeichen“ auf. Wählen Sie nun Ihre neue Standardschriftart, Punktgröße und andere Attribute aus. Wenn dies geschehen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Standard“. Word fragt Sie dann, ob Sie das neue Format wirklich als Standardformat festlegen möchten. Klicken Sie auf „Ja“. Ab sofort werden Dokumente mit der neuen Standardschrift geöffnet.

Fußnoten anlegen

optimale TIPP Der Zoombereich Mit Hilfe des Zoombereichs können Sie Ihr Dokument optimal darstellen. Beachten Sie, dass diese Darstellung sich ausschließlich auf den Bildschirm bezieht und mit dem Druckbild Ihres Dokumentes nichts zu tun hat. Den optimalen Zoombereich können Sie einstellen, indem Sie den Menübefehl „Ansicht“ und im Untermenü „Zoom“ wählen. Das Dialogfenster „Zoom“ wird eingeblendet. Wählen Sie die Option „Seitenbreite“, damit Sie Ihren Text optimal bearbeiten können.

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Hat Ihnen dieser Artikel gefallen? Haben Sie Kritik, Verbesserungsvorschläge, Anregungen? Dann machen Sie doch mit bei unserer Aktion „PCgo!-Lesernote“. Als Dankeschön verlosen wir unter allen Teilnehmern tolle Preise. Einzelheiten und was Sie gewinnen können, lesen Sie auf S. XXX.

Mit den Angaben von Quellhinweisen, Erläuterungen und Kommentaren können Sie Ihren Text sinnvoll erweitern. Doch wohin damit in Ihrem Dokument? Um diese Angaben sinnvoll zu hinterlegen, bieten sich die Fußnoten an.

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Word springt automatisch an das Seitenende und vergibt eine fortlaufende Nummer. Direkt dahinter können Sie Ihre Quellhinweise, Erläuterungen und Kommentare hinterlegen. Im Ausdruck werden diese Angaben dann etwas abgesetzt vom normalen Text angezeigt.

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Aktivieren Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im folgenden Untermenü „Fußnote. Das Dialogfenster „Fußnote und Endnote“ wird eingeblendet.

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Aktivieren Sie in diesem Dialogfenster die Option „Fußnote“ und im Bereich der „Nummerierung“ die Option „Automatisch“. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“.

Stichwortverzeichnis mit Konkordanzdaten Wenn Sie größere Textbeiträge schreiben, sollten Sie zu diesem Text auch ein Stichwortverzeichnis anlegen, damit der Leser die für ihn wichtigen Stellen schnell findet. Doch das Zusammenstellen von Stichwörtern unterbricht den Schreibfluss, und das ist hinderlich. Also bietet es sich an, die Stichwörter grundsätzlich erst nach dem Text zu schreiben. Aber selbst das ist eine aufwendige Arbeit. Lösen Sie das Problem doch lieber über eine zweite Datei, in die Sie die Stichwörter schreiben und „in einem Rutsch“ in Ihr Dokument übernehmen. Ein solches Dokument nennt sich „Konkordanzdatei“, da eine Übereinstimmung der Begriffe aus der einen Datei mit der anderen gesucht wird. Bei jeder Übereinstimmung eines Wortes in der Konkordanzdatei wird in Ihrem Dokument ein Stichwort angelegt.

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Öffnen Sie für die Konkordanzdaten ein neues Dokument. Klicken Sie in dem neuen Dokument auf den Menübefehl „Tabelle“ und im Untermenü auf „Tabelle einfügen“. Das Dialogfenster „Tabelle einfügen“ wird eingeblendet.

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Stellen Sie die „Spaltenzahl“ auf den Wert „2“ ein, die „Zeilenzahl“ sollten Sie auf die geschätzte Anzahl der Stichwörter einstellen. Sie können die Zeilenzahl aber auch nachträglich jederzeit erhöhen oder verringern. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ erstellt Word die Stichworttabelle.

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In den linken Bereich der Tabelle geben Sie alle Begriffe ein, die Sie in den Index aufnehmen wollen. Die Einträge in der linken Spalte sind die Suchbegriffe, die Word später in Ihrem Dokument zu einem Stichwort macht. Diese Wörter müssen also genau mit den Einträgen in Ihrem Dokument übereinstimmen, damit die Tabelle korrekt erstellt werden kann.

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Wenn das Stichwort in Ihrem Dokument anders lauten soll als der Suchbegriff, können Sie einen Ersatzbegriff in den rechten Teil der Tabelle eintragen. Dann wird dieser Ersatzbegriff anstatt des eigentlichen Stichwortes in Ihrem Dokument angegeben. PCgo! 4/2001

Word

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Speichern Sie Ihre Konkordanzdatei und schließen Sie diese anschließend. Aktivieren Sie das Dokument, in dem die Stichwörter stehen sollen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“. Es erscheint ein Untermenü, in dem Sie auf den Befehl „Index und Verzeichnisse“ klicken. Das Dialogfenster „Index und Verzeichnisse“ wird geöffnet.

kordanzdatei in Ihrem Dokument mit einem Index versehen.

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Wählen Sie nochmals den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü klicken Sie wiederum auf den Befehl „Index und Verzeichnisse“. Klicken Sie im Register „Index“ auf „OK“. Jetzt wird Ihr Indexverzeichnis mit allen Stichwörtern aus der Konkordanzdatei angelegt.

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Aktivieren Sie das Register „Index“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Auto-Festlegung“. Wählen Sie jetzt den Namen der Konkordanzdatei aus. Jetzt werden alle gefundenen Eintragungen aus der linken Spalte der Kon-

Querverweise einbauen In einigen Fällen ist es wichtig, dass Sie in Ihrem Text auf andere Textstellen verweisen können. Word bietet Ihnen eine eigene Funktion an, mit der Sie Verweise auf andere Textpassagen erstellen können.

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Geben Sie in Ihrem Word-Dokument einen einleitenden Hinweis zum Querverweis an, wie zum Beispiel „Nähere Hinweise finden Sie unter:“.

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Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Einfügen“ wird Ihr Querverweis angelegtt. Bewegen Sie jetzt in Ihrem Dokument den Cursor auf diesen Querverweis, so verwandelt sich die Cursordarstellung in eine Hand. Klicken Sie mit der Hand auf den Querverweis, so springt Word automatisch an die angegebene Stelle im Dokument.

Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im folgendem Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Querverweis“. Das Dialogfenster „Querverweis“ wird geöffnet.

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Klicken Sie auf den Auswahlpfeil des Feldes „Verweistyp“ und wählen Sie, ganz nach Ihren Anforderungen, den passenden Verweistyp

Die Autokorrektur sinnvoll einsetzen Word kontrolliert Ihre Texteingaben laufend, und aus „dei“ wird zum Beispiel „die“. Die Funktion, die sich hinter diesem Verhalten verbirgt, ist die „Autokorrektur“. Damit diese „Autokorrektur“ nicht zur „Autotortur“ wird, sollten Sie einige Voreinstellungen an dieser Funktion verändern.

Option „Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen“. Außerdem gibt es die Option „Die Feststelltaste beim unbeabsichtigten Verwenden korrigieren“. Manchmal können diese Einstellungen aber auch stören, Sie sollten die entsprechenden Auswahlmöglichkeiten dann deaktivieren.

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Die oberen Auswahlkästchen „Zwei Großbuchstaben am Wortanfang korrigieren“ ist in vielen Fällen hilfreich, ebenso die folgende PCgo! 4/2001

Ist Ihnen schon aufgefallen, dass beim Schreiben einiger Wörter ein gelber Marker angezeigt wird? Sie tippen zum Beispiel „Mitt“ ein, und plötzlich erscheint ein Marker, in dem „Mittwoch“ steht. Hierbei handelt es sich um die Word-Funktion „Autovervollständigung“. Mit einem Klick auf die „Enter-Taste“ oder auf die Funktionstaste „F3“ können Sie das Wort in Ihren Text übernehmen. Wenn Sie einfach weiterschreiben, ignoriert Word die „Autovervollständigung und übernimmt den von Ihnen eingegebenen Text.

aus. Im Auswahlfeld „Verweisen auf“ wählen Sie den passenden Eintrag aus.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im darauffolgenden Untermenü auf den Eintrag „Autokorrektur“.

durch TIPP Hilfe Marker

Das nächste Auswahlfeld setzt die Auswahl von Wörtern frei, die während der Eingabe korrigiert werden sollen. Word korrigiert diese Wörter, ohne Sie vorher zu fragen oder einen Hinweis auf die Korrektur zu zeigen. Wenn Sie viel mit Sonderbegriffen arbeiten, schalten Sie diese Auswahl besser aus. Peter Schnoor/jh

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TIPP Autokorrektur anpassen Die Autokorrektur von Word kann in gewissen Ausnahmefällen unerwünscht sein. Wenn Sie für solche Ausnahmen nicht die gesamte Autokorrektur deaktivieren wollen, so können Sie bestimmte Ausnahmefälle festlegen, in denen die Autokorrektur keine Änderungen an Ihrem Dokument durchführt. Klicken Sie dazu auf den Menübefehl „Extras“ und im Untermenü auf den Eintrag „Autokorrektur“. Das Dialogfenster „Autokorrektur“ wird geöffnet. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausnahmen“. Das Dialogfenster „AutoKorrektur - Ausnahmen“ wird eingeblendet. Geben Sie in das Feld „Nicht korrigieren“ den Begriff ein, der während der Autokorrektur nicht geändert werden soll. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ wird der von Ihnen eingetragene Begriff in die Ausnahmeregelung aufgenommen. Sie können diese Ausnahmen für die Funktionen „Erster Buchstabe“ und „Wortanfang Groß“ festlegen, indem Sie auf das entsprechende Register klicken. Ein Klick auf „OK“ beendet den Dialog, ein weitere Klick auf „OK“ bringt Sie zurück zu Word.

Tabellendaten über Datenmaske eingeben Tabellen sind ein beliebtes Hilfsmittel, um in Word Daten formatiert einzugeben und darzustellen. Wenig bekannt ist die Möglichkeit, die Dateneingabe über eine Datenmaske zu vereinfachen.

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Legen Sie eine Tabelle an, indem Sie auf den Menübefehl „Tabelle“ klicken und im Untermenü den Befehl „Tabelle einfügen“ wählen. Das Dialogfenster „Einfügen Tabelle“ wird eingeblendet.

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Stellen Sie die Spaltenanzahl auf „3“ und die Zeilenanzahl auf „2“ ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Ok“. Die Tabelle wird angelegt.

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Tippen Sie die Spaltenüberschriften „Artikelnummer“, „Artikelname“ und „Preis“ in die erste Tabellenzeile ein.

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Wählen Sie den Menübefehl „Ansicht“ aus. Im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Symbolleisten“. Das Untermenü der Symbolleisten wird geöffnet. Wählen Sie hier die Symbolleiste „Datenbank“ aus. Die Symbolleiste „Datenbank“ wird geöffnet.

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Klicken Sie in der Symbolleiste „Datenbank“ auf das Symbol „Datenmaske“. Das Dialogfenster „Datenmaske“ wird geöffnet. Word hat die Spaltenüberschriften als Feldnamen akzeptiert und eingelesen. Sie können jetzt bequem in die Datenmaskenfelder die Daten für Ihren ersten Datensatz eingeben. Bewegen Sie sich dabei mit Hilfe der Tabulator-Taste von Feld zu Feld.

Geben Sie in dieser Art und Weise alle Daten ein, die Sie in Ihrer Tabelle einfügen wollen. Ein Klick auf die Schaltfläche „Ok“ überträgt Ihre Daten in die Tabelle und schließt die Datenmaske.

Um Tabelleninhalte zu verändern, klicken Sie mit dem Cursor einmal innerhalb der Tabelle und anschließend auf das Symbol „Datenmaske“ in der Symbolleiste „Datenbank“. Die Datenmaske öffnet sich wieder und Sie können Veränderungen vornehmen.

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Mit Hilfe der Schaltflächen im unteren Bereich des Fensters bewegen Sie sich innerhalb der Datensätze und nehmen Veränderungen an den jeweils dargestellten Daten vor. Die Schaltfläche „Löschen“ löscht einen Datensatz komplett.

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Um einen bestimmten Datensatz innerhalb Ihrer Tabelle zu suchen, klicken Sie im Dialogfenster auf die Schaltfläche „Suchen“. Das Dialogfenster „In Feld suchen“ öffnet sich. Geben Sie hier in das Feld „Suchen“ den Suchbegriff ein und wählen Sie im Auswahlfeld „in Feld“ den Spaltennamen aus, in dem Sie suchen möchten. Ein Klick auf die Schaltfläche „Beginnen“ bringt Sie zum gewünschten Datensatz. Die Schaltfläche „Weitersuchen“ sucht den nächsten Datensatz, der Ihrem Suchkriterium entspricht. Ein Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ beendet das Suchfeld und bringt Sie zurück in die Datenmaske.

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Um weitere Daten einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuer Datensatz“. Die Eingabefelder werden geleert und stehen Ihnen zur Eingabe des nächsten Datensatzes zur Verfügung. PCgo! 5/2001

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Word-Tipr wpeisßen de finden Sie auf pps Ti r te un CD ftHe

WordTIPP Mehrere dateien öffnen Wenn Sie mehrere Word-Dateien in einem Durchgang öffnen wollen, stellt das kein Problem dar: Wählen Sie den Menübefehl „Datei“, und im Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Öffnen“. Das Dialogfenster „Öffnen“ wird angezeigt. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem sich die Dateien befinden, die Sie in Word bearbeiten wollen. Klicken Sie auf die erste Datei und dann bei gedrückter Umschalttaste auf die letzte Datei, die Sie öffnen wollen. Auf diese Art und Weise markieren Sie einen ganzen Block zum Öffnen. Zum Öffnen von Dateien, die an unterschiedlichen Stellen stehen, halten Sie beim Markieren die „Strg-Taste“ gedrückt. Dadurch können Sie unabhängig voneinander stehende Dateien markieren. Wenn Sie alle Dateien markiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Alle markierten Dateien werden in Word geöffnet. Über den Menübefehl „Fenster“ können Sie zu den einzelnen Dateien springen.

Word Texte mit Animationseffekten versehen

TIPP Text überschreiben Neuer Text wird normalerweise ab der Cursorposition in Word eingefügt. Es kann beim Überarbeiten von Text aber sinnvoll sein, vorhandenen Text zu überschreiben. Klicken Sie dazu doppelt auf das „ÜB-Feld“ in der Statusleiste. Dadurch wird der Überschreibemodus aktiviert, und alle Eingaben überschreiben den vorhandenen Text. Um in den Einfügemodus zurückzugelangen, klicken Sie ein zweites Mal doppelt auf das „ÜB-Feld“. Es wird deaktiviert und Sie befinden sich wieder im Eingabemodus.

TIPP

Liste der Dateien verändern

Standardmäßig werden durch einen Klick auf den Menübefehl „Datei“ im folgendem Untermenü die letzten vier Dateien zur Bearbeitung angeboten. Sie können die Anzahl der Dateien in der Liste aber auch verändern. Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Optionen“. Wählen Sie hier das Register „Allgemein“. Hinter dem Eintrag „Liste der zuletzt geöffneten Dateien“, der aktiviert sein muss, haben Sie die Möglichkeit, die Einträge auf bis zu neun zu erhöhen.

Word bietet die Möglichkeit, Texte mit Animationseffekten zu versehen. Diese Möglichkeit ist für Dokumente, die Sie drucken wollen, uninteressant, da der Drucker keine Animation wiedergeben kann. Aber für Word-Dokumente als EMail-Anhang bietet sich die Animation an, der Empfänger Ihres Dokumentes wird angenehm überrascht sein.

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Markieren Sie den Text, den Sie animieren wollen, indem Sie mit dem Cursor bei gedrückter linker Maustaste über diesen Textteil fahren.

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Wählen Sie den Menübefehl „Format“, und im Untermenü aktivieren Sie den Befehl „Zeichen“. Das Dialogfenster „Zeichen“ wird geöffnet.

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Wählen Sie das Registerblatt „Animation“. Wählen Sie eine der Möglichkeiten aus dem Listenfeld aus. Im Vorschaufenster wird der jeweils ausgewählte Animationseffekt dargestellt. Wenn Sie die passende Animation für Ihren Text gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Schon wird die Animation auf Ihren Text übertragen.

Automatisches Inhaltsverzeichnis Wenn Sie sich einmal die Mühe gemacht haben, Ihr Dokument zu gliedern, können Sie aufgrund der Gliederung ein automatisches Inhaltsverzeichnis anlegen. Bei einer Umgliederung des Dokuments lässt sich das Inhaltsverzeichnis auf Knopfdruck automatisch aktualisieren.

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Klicken Sie mit dem Cursor in den Bereich Ihres Dokumentes, in dem das Inhaltsverzeichnis angelegt werden soll. Sinnvollerweise sollte das am Anfang oder am Ende Ihres Dokuments sein.

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Aktivieren Sie das Register „Inhaltsverzeichnis“. Wählen Sie im Listenfeld „Formate“ das gewünschte Format für Ihr Inhaltsverzeichnis aus. Im rechten Vorschaufenster sehen Sie, wie die jeweils ausgewählten Formate dargestellt werden.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ übernimmt Ihr ausgewähltes Format und erstellt automatisch ein Inhaltsverzeichnis mit den einzelnen Gliederungspunkten.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü auf den Eintrag „Index und Verzeichnisse“. Das gleichnamige Dialogfenster öffnet sich.

Grafik hinter den Text legen TIPP Dokumentensteuerung Bei gegliederten Dokumenten gibt es eine einfache Möglichkeit, im Dokument an bestimmte Stellen zu gelangen. Wechseln Sie in die Ansicht „Dokumentstruktur“ , indem Sie auf den Menübefehl „Ansicht“, dann auf den Eintrag „Online-Layout“ klicken. Die Dokumentstruktur wird im linken Fensterbereich Ihres Dokumentes eingeblendet. Die Dokumentstruktur zeigt hierarchisiert die Überschriften in einem eigenen Fenster. Per Mausklick auf eine der Überschriften springen Sie zu der Überschrift im Dokument.

Grafiken bereichern Ihre Dokumente. Grafiken können bestimmte Sachverhalte verdeutlichen. Einen besonderen Effekt erzielen Sie, wenn Sie eine Grafik hinter den Text legen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü ziehen Sie den Cursor auf den Befehl „Grafik“. Wählen Sie den Befehl „Clipart“ aus. Im gleichnamigen Dialogfenster suchen Sie sich ein Bild aus und fügen dieses in Ihr WordDokument ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Grafik. Es öffnet sich das Kontextmenü. Wählen Sie „Grafik formatieren“ aus.

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Klicken Sie jetzt noch einmal mit der rechten Maustaste in die Grafik. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl „Grafik formatieren“ aus und im Dialogfenster „Grafik formatieren“ aktivieren Sie wieder das Register „Textfluss“. Klicken Sie im Bereich „Umbruchart“ auf das Symbol „Ohne“ und anschließend auf „Ok“. Die Grafik wird jetzt hinter den Text gestellt. Peter Schnoor/jh

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Klicken Sie auf „Textfluss“ und im Bereich „Umbruchart“ auf das Symbol „Transparent“. Mit „Ok“ legen Sie die Grafik vor den Text.

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PCgo! 5/2001

Hochformat und Querformat

Word-Tipr wpeisßen de finden Sie auf pps Ti r te un CD ftHe

Oftmals ist es sinnvoll, einzelne Seiten eines Dokumentes im Querformat zu drucken. Dies ist besonders bei tabellarischen Darstellungen wichtig, die nicht auf ein Seitenhochformat passen. Sie müssen dazu aber nicht das ganze Dokument im Querformat drucken, denn mit einem kleinen Trick bestimmen Sie das Format für einzelne Seiten separat.

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TIPP Seitenrandangabe mit Lineal Sie können mit Hilfe des Lineals die Seitenränder Ihres Dokumentes verschieben. Dazu müssen Sie mit der linken Maustaste den Anfasser „Linker Rand“ im Lineal ziehen. Um eine genaue Angabe des aktuellen Seitenrandes zu erhalten, halten Sie beim Ziehen die „Alt-Taste“ gedrückt. Anstatt des Lineals wird dann die genaue Zentimeterangabe des Seitenrandes angezeigt.

letzten CurTIPP Die sorpositionen Bei Word-Dokumenten gibt es eine Funktion, mit der Sie zu den letzten drei Cursorpositionen zurückspringen können. Wenn Sie die Tastenkombination „Umschalttaste + Funktionstaste 5“ drücken, gelangen Sie zu der letzten Position zurück. Sie springen bei einem neuerlichem Druck dieser Tastenkombination zwischen den letzten drei Cursorpositionen hin und her.

Stellen Sie den Cursor in Ihrem Dokument an die Stelle, ab der eine oder mehrere Seiten im Querformat gedruckt werden sollen. Klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü auf „Manueller Wechsel“. Das Dialogfenster „Manueller Wechsel“ wird daraufhin eingeblendet.

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Klicken Sie nun mit Ihrem Cursor auf die neue Seite. Aktivieren Sie dort den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü den Befehl „Seite einrichten“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ erscheint.

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Aktivieren Sie das Register „Papierformat“ und im Bereich „Ausrichtung“ die Option „Querformat“. Schließen Sie das Dialogfenster mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“. Aktivieren Sie in der Symbolleiste das Symbol „Seitenansicht“. Das gewünschte Blatt wird nun im Querformat dargestellt.

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Wählen Sie im Bereich „Abschnittswechsel“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Mausklick auf die Schaltfläche „OK“.

Tabulatoren in Tabellen verwenden Viele Fachbücher behaupten, dass Sie innerhalb von Tabellen keine Tabulatoren einsetzen können. Mit einem Druck auf die „Tabulator-Taste“ gelangen Sie nämlich in eine neue Tabellenzelle. Mit einem kleinen Kniff bekommen Sie aber trotzdem Tabulatorsprünge innerhalb einer Tabelle hin.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Tabelle“ und im Untermenü auf den Punkt „Tabelle einfügen ...“. Das Dialogfenster „Tabelle einfügen“ wird eingeblendet.

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Wählen Sie als „Spaltenanzahl“ und als „Zeilenanzahl“ jeweils die „2“ aus. Im Feld „Spaltenbreite“ lassen Sie den Eintrag „Auto“ stehen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“, und Word

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erstellt daraufhin die gewünschte Tabelle in Ihrem Dokument.

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Tippen Sie in die erste Zelle: „Bereich“. Mit der „Tabulator-Taste“ bewegen Sie sich in die nächste Zelle. Geben Sie hier ein: „Umsatz in DM“. Mit einem Tabulatorsprung soll jetzt „in EURO“ eingetragen werden. Um das hinzubekommen, halten Sie die „Strg-Taste“ gedrückt, während Sie auf die „Tabulator-Taste“ drücken: Der Tabulator innerhalb der Tabelle wird gesetzt.

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Auf diese Art und Weise können Sie beliebig viele weitere Tabulatoren innerhalb einer Tabelle setzen.

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Word Schnelle Summenbildung in Tabellen In Word-Tabellen können Sie ohne Probleme Summen bilden. Das Symbol für die Summenbildung in Tabellen ist aber standardmäßig nicht aktiviert. Wenn Sie in Word-Tabellen rechnen wollen, müssen Sie das ändern.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Ansicht“ und ziehen Sie die Mausanzeige auf den Eintrag „Symbolleisten“. Im eingeblendeten Untermenü wählen Sie den Befehl „Anpassen“. Das Dialogfenster „Anpassen“ wird eingeblendet. Aktivieren Sie das Register „Befehle“.

Sie die linke Maustaste los. Das Symbol wird als neues „Summen-Symbol“ in der Symbolleiste verankert.

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Machen Sie die Probe aufs Exempel: Legen Sie eine Tabelle an, geben Sie untereinander oder hintereinander die einzelnen Zellenwerte ein. In der letzten Zelle klicken Sie auf das Summen-Symbol. Word errechnet jetzt die Summe der Zellenwerte.

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Klicken Sie im Listenfeld „Kategorien“ auf den Eintrag „Tabelle“. Ziehen Sie den „Rollbalken“ im Listenfeld „Befehle“ so weit nach unten, bis das „Summen-Symbol“ sichtbar wird.

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Ziehen Sie das „Summen-Symbol“ bei gedrückter linker Maustaste auf Ihre Symbolleiste. An passender Stelle der Symbolleiste lassen

Textübertragung zwischen Dokumenten Gut formulierte und gestaltete Texte müssen Sie nicht wieder neu erfassen. Durch Kopieren und Einfügen werden Textelemente von einem Dokument in ein anderes übernommen. Bei diesem Vorgang sollten beide Dokumente, also Quelle und Ziel, sichtbar sein.

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Öffnen Sie mit Hilfe des Menübefehls „Datei“ und „Öffnen“ das Dokument, aus dem Sie Textteile kopieren möchten.

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Öffnen Sie anschließend das Dokument, in welches die Textteile kopiert werden sollen. Falls es sich dabei um ein neues Dokument handelt, klicken Sie auf das Symbol „Neu“.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Fenster“ und „Alle anordnen“. Als Ergebnis werden beide Dokumente in verkleinerten Fenstern angezeigt.

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Aktivieren Sie nun das Dokument, in welches Sie den kopierten Text einfügen wollen. Klicken Sie mit dem Cursor innerhalb des Dokumentes an die Stelle, an der Ihr Text stehen soll.

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Klicken Sie auf das Symbol „Einfügen“. Der kopierte Text wird an der gewünschten Stelle in das Dokument eingefügt.

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Kopieren Sie auf diese Art und Weise alle benötigten Textteile in das neue Dokument. Um eines der Dokumente wieder in Vollansicht zu sehen, klicken Sie auf das Symbol „Maximieren“ im Fensterbereich des Dokuments.

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Um zwischen den Dokumenten zu wechseln, klicken Sie auf den Menübefehl „Fenster“. Wählen das gewünschte Dokument aus der Auswahlliste aus. Peter Schnoor/jh

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Aktivieren Sie das Dokument, aus dem Sie Daten entnehmen wollen, indem Sie in den Kopfteil des Dokumentes klicken. Die Kopfzeile des aktiven Dokumentes wird in blau angezeigt. Markieren Sie dann den Textteil, der in das andere Dokument übernommen werden soll, indem Sie mit gedrückter linker Maustaste über den gewünschten Text fahren. Klicken Sie auf das Symbol „Kopieren“.

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TIPP Automatische Silbentrennung Damit der rechte Randausgleich in Ihren Dokumenten besser aussieht, sollten Sie die automatische Silbentrennung von Word aktivieren. Dadurch werden lange Wörter am Zeilenende automatisch getrennt. Zum Aktivieren der automatischen Silbentrennung wählen Sie den Menübefehl „Extras“. Im Untermenü ziehen Sie die Maus auf den Eintrag „Sprache“ und klicken in dem sich nun öffnenden Untermenü auf den Befehl „Silbentrennung“. Das Dialogfenster „Silbentrennung“ wird eingeblendet. Aktivieren Sie hier die Kontrollkästchen „Automatische Silbentrennung“ und „Wörter in Großbuchstaben trennen“. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ schaltet die automatische Silbentrennung ein.

TIPP Automatisch formatieren Beim Schreiben von Texten sollten Sie flüssig arbeiten und sich nicht mit einzelnen Formatierungen aufhalten. Erst, wenn Sie den Text fertig geschrieben haben, kommt die Formatierung an die Reihe. Ein Klick auf den Menübefehl „Format“ zeigt im Untermenü den Befehl „Autoformat“. Klicken Sie auf diesen Befehl, so wird das Dialogfenster „Autoformat“ geöffnet. Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen den beiden Optionen „Autoformatierung durchführen“ und „AutoFormat mit Anzeige der Änderungen“ zu wählen. Bei der letzteren Option werden Sie aufgefordert, die einzelnen Formatänderungen zu akzeptieren oder abzulehnen. Im unteren Auswahlfeld werden die Dokumententypen „Allgemeines Dokument“, „Briefe“ und „EMail“ angeboten. Mit Hilfe der Schaltfläche „Optionen“ können Sie noch ein „Feintuning“ der automatischen Formatierung vornehmen. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt die Formatierung durch.

Übergabe von Daten an ein Diagramm Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das gilt auch für Daten aus Tabellen in Word. Mit Hilfe eines kleinen Tricks werden die Daten einer Word-Tabelle an ein Diagramm übergeben.

Word-Tipr wpeisßen de finden Sie auf pps Ti r te un CD ftHe

TIPP Tabellen beschriften Zur besseren Übersicht bietet Word die Möglichkeit, Tabellen zu beschriften. Klicken Sie dazu in die Tabelle, die beschriftet werden soll. Wählen Sie anschließend den Menübefehl „Einfügen“. Im folgendem Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Beschriftung“. Das Dialogfenster „Beschriftung“ erscheint. Als Beschriftung wird „Tabelle 1“ vorgeschlagen. Im Bereich „Kategorie“ hat Word erkannt, dass es sich um eine Tabellenbeschriftung handelt. Mit dem Auswahlfeld „Position“ legen Sie fest, ob die Beschriftung „Über dem Element“ oder „Unter dem Element“ eingefügt werden soll. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ fügt die Beschriftung ein.

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Legen Sie ein neues Dokument an und bauen Sie eine Tabelle auf, indem Sie auf den Menübefehl „Tabelle“ klicken. Im Untermenü wählen Sie den Befehl „Tabelle einfügen“. Das Dialogfenster „Tabelle einfügen“ erscheint. Wählen Sie die „Spaltenanzahl 2“ und die „Zeilenanzahl 5“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ wird die Tabelle angelegt.

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Tippen Sie in die erste Zelle „Bezeichnung“, in die nächste Zelle geben Sie „Preis“ ein. Füllen Sie die Zellen der linken Spalte mit den Werten „Monitor 15 Zoll“, „Monitor 17 Zoll“, „Monitor 19 Zoll“, „Monitor 21 Zoll“. In die Zellen der rechten Spalte geben Sie die Preise ein: „399 DM“, „499 DM“, „699 DM“ und „1299 DM“.

nicht um Tabellendaten, sondern um Feldbezeichnungen handelt.

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Um aus der Tabelle ein Diagramm zu formen, markieren Sie die komplette Tabelle. Klicken Sie auf den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü ziehen Sie die Mausanzeige auf den Befehl „Grafik“. Ein weiteres Untermenü öffnet sich. Aus diesem Untermenü wählen Sie den Befehl „Diagramm“ aus.

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Word übergibt die Daten aus der Tabelle an das Diagramm-Modul. Mit einem Mausklick außerhalb der Diagramm-Markierung schließt sich die Diagramm-Tabelle, und das Diagramm erscheint unterhalb der Datentabelle.

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Markieren Sie die Überschriften der Tabelle und stellen diese mit einem Klick auf das Symbol „Fett“ auf Fettschrift ein. Dadurch erkennt Word, dass es sich bei diesen Einträgen

Fußnoten für besondere Informationen Fußnoten enthalten zusätzliche und für den Leser nützliche Informationen zu Texten. Damit der Textfluss nicht gestört wird, kommt an die entsprechende Stelle im Text eine hochgestellte Zahl, die in der Fußzeile genauer mit Hinweisen beschrieben wird. Diese Art der Textbearbeitung finden Sie häufig in Sachbüchern, Dissertationen und umfangreichen Abhandlungen. Auch in Word können Sie sich dieser Technik bedienen. Dabei bietet Word den Vorteil, dass die Fußnoten automatisch verwaltet und nummeriert werden.

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Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des Wortes, für das Sie eine Fußnote erstellen wollen.

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Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Fußnote“. Das Dialogfenster „Fußnote und Endnote“ erscheint.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Die Eingabemarke springt an das Seitenende, Word vergibt automatisch eine FußnotennumPCgo! 7/2001

Word mer, und Sie können den erklärenden Text schreiben. Anschließend platzieren Sie die Einfügemarke wieder in den Fließtext; Sie können dort ganz normal weiterschreiben.

ten denkt Word mit. Die verbleibenden Fußnoten werden automatisch neu durchnummeriert. Sogar beim Ausschneiden und Einfügen an anderer Stelle des Dokumentes sorgt Word für die korrekte Verwaltung Ihrer Fußnoten.

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Achten Sie einmal auf Ihren Text: Die Fußzeilennummer steht sowohl an dem Wort, für das Sie eine Fußnote vergeben haben als auch am Seitenende an der eigentlichen Fußnote. Dadurch ist eine eindeutige Erkennung gegeben.

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Sie können jederzeit weitere Fußnoten zwischen bereits bestehenden Fußnoten einfügen, Word sorgt für die korrekte Anpassung der Zählreihenfolge. Auch beim Löschen von Fußno-

Mit Zeilennummern arbeiten Wenn die Notwendigkeit besteht, die Zeilen Ihres Dokumentes durchzuzählen, brauchen Sie das nicht manuell zu tun. Ein Trick nummeriert alle Zeilen Ihres Dokumentes automatisch durch. Eine Zeilennummerierung hilft zum Beispiel weiter, wenn Sie telefonisch Ihr Dokument abstimmen. So kann ohne langes Suchen der zu besprechende Abschnitt oder das abzustimmende Wort gefunden werden.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zeilen hinzufügen“. Im Bereich „Nummerierung“ wählen Sie die Option „Fortlaufend“. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“ werden alle Zeilen Ihres Dokumentes automatisch durchnummeriert.

Öffnen Sie das Dokument, das mit einer Zeilennummerierung versehen werden soll.

Wählen Sie den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü rufen Sie den Befehl „Seite einrichten“ auf. Das gleichnamige Dialogfenster wird geöffnet. Wählen Sie hier die Registerkarte „Sei-

marke“ wählen Sie das Etikettenformat aus, das Sie bedrucken wollen. In der Auswahlliste „Bestellnummer“ legen Sie das genaue Etikett fest.

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Ein Klick auf die Schaltfläche „Optionen“ öffnet das Dialogfenster „Etiketten einrichten“. Mit Hilfe des Auswahlfensters „Etiketten-

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Es kann vorkommen, das Sie Ihren Text noch wunderbar lesen und bearbeiten , aber nicht mehr speichern können. Es gibt viele Gründe, die solche Probleme hervorrufen können. Es gibt aber auch ein paar Tricks, wie Sie Ihr Dokument noch retten können:

■ Markieren Sie das komplette Dokument und kopieren es in die Zwischenablage (Symbol „kopieren“ in der Symbolleiste“).

Sie brauchen kein spezielles Programm zum Drucken von Etiketten, denn Word verfügt über eine integrierte Funktion zum Etikettendruck.

Um Ihre Adressen zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol „Adressbuch“. Steht kein Adressbuch zur Verfügung, können Sie die Adresse manuell in das Fenster „Adresse“ eingeben.

will nicht TIPP Word mehr speichern

■ Versuchen Sie zunächst, das Dokument mit einem neuen Namen auf ein anderes Laufwerk zu speichern („Datei“ - „Speichern unter“).

Etikettendruck mit Word

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Fußnoten und Endnoten werden über dasselbe Dialogfenster verwaltet. Und das aus gutem Grund. Sie öffnen das Dialogfenster über den Befehl „Fußnote“ im „Einfügen“-Menü. Dort legen Sie dann über die Option „Fußnote“, „Endnote“ fest, um welche Art von Note es sich handeln soll. Während die Fußnoten jeweils am Seitenende der betroffenen Seite stehen, werden die Endnoten an das Ende des Dokuments oder des jeweiligen Abschnitts gestellt. Ansonsten ist die Bearbeitung von Fußund Endnoten völlig identisch.

tenlayout“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeilennummern“. Das Dialogfenster „Zeilennummern“ erscheint.

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Klicken Sie auf den Menübefehl „Extras/Umschläge und Etiketten“. Das Dialogfenster „Umschläge und Etiketten“ wird geöffnet. Wählen Sie das Register „Etiketten“ aus.

TIPP Fußnoten und Endnoten

Falls Ihr Etikettenformat nicht angeboten wird, suchen Sie ein ähnliches Etikettenformat aus. Klicken Sie in das Feld „Etiketteninformation“. Im Dialogfenster legen Sie die Formate für Ihr Etikett manuell fest. Word übernimmt die Daten und fügt sie in die Etikettenauswahl ein. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche „OK“ führt Sie in das Fenster „Umschläge und Etiketten“ zurück.

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Nachdem alle Angaben gemacht sind, legen Sie das Etikettenblatt in Ihren Drucker und klicken auf die Schaltfläche „OK“. Ihr Etikettenblatt wird bedruckt. Peter Schnoor/jh

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■ Fahren Sie Word herunter („Datei“ - „Beenden“) und starten es erneut. Fügen Sie den Text aus der Zwischenablage wieder ein ■ Wenn das auch nicht funktioniert, öffnen Sie ein anderes Textverarbeitungsprogramm, wie zum Beispiel „WordPad“. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage dort ein und speichern dann diese Datei. So können zwar Formatierungen aus Word verloren gehen, aber Sie behalten zumindest den geschriebenen Text. Fahren Sie Ihren PC dann ganz herunter, laden Word neu und fügen dann den Inhalt der WordPad Datei ein.

Neue Standardschriftart und -größe festlegen

Word-Tipr wpeisßen de finden Sie auf pps Ti r te un CD ftHe

Die Standardschriftart von Word ist „Times New Roman“, die Standardschriftgröße „10“. Bevorzugen Sie andere Einstellungen, können Sie Ihr Dokument jederzeit umformatieren. Einfacher ist es aber, wenn Sie die Standardschriftart und die Standardschriftgröße dauerhaft Ihren persönlichen Anforderungen anpassen.

de Sicherheitsabfrage von Word mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ja“. Ab sofort werden alle neuen Dokumente mit der von Ihnen ausgewählten Schriftart und Schriftgröße angelegt.

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Öffnen Sie dazu ein neues Dokument und wählen den Menübefehl „Format“. Im Untermenü klicken Sie auf den Befehl „Zeichen“. Das Dialogfenster „Zeichen“ wird eingeblendet.

überTIPP Texte schreiben Normalerweise ist Word so eingestellt, dass neue Textteile zwischen den bestehenden Text geschoben werden. Dabei handelt es sich um den „Einfügemodus“. Sie erkennen diese Einstellung daran, dass in der Statuszeile das Kürzel „ÜB“ (für „Überschreiben“) grau dargestellt wird, also inaktiv ist. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie bestehenden Text überschreiben müssen. Dazu wechseln Sie in den „Überschreibemodus“, indem Sie in der Statusleiste doppelt auf das Kürzel „ÜB“ klicken. Dieses wird dann als aktiviert dargestellt, bestehender Text wird mit neuem Text überschrieben. Ein weiterer Doppelklick auf das Kürzel „ÜB“ schaltet Word wieder in den „Einfügemodus“ zurück.

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Klicken Sie jetzt auf das Register „Schrift“. Im Listenfeld „Schriftart“ wählen Sie per Mausklick die gewünschte Schriftart und im Listenfeld „Schriftgrad“ die optimale Schriftgröße aus.

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Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Standard“ und beantworten Sie die folgen-

Mit der Seitenansicht Papier sparen Bevor Sie ausdrucken, sollten Sie sich Ihre Dokumente noch einmal in der Druckvorschau ansehen, um festzustellen, wie der Text gedruckt aussehen würde. Außerdem können Sie so den Textaufbau auf eventuelle Fehler überprüfen. Kleinere Fehler können Sie auch direkt in der Druckvorschau korrigieren.

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Um zu sehen, wie Ihr Text gedruckt aussieht, klicken Sie auf den Menübefehl „Datei“ und im Untermenü auf den Befehl „Seitenansicht“. Das Fenster „Seitenansicht“ wird geöffnet und zeigt Ihr Dokument in der Druckvorschau an.

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Wenn Ihr Dokument aus mehreren Seiten besteht, so können Sie diese in der „Seitenansicht“ auf einmal sichtbar machen, indem Sie auf das Symbol „Mehrere Seiten“ klicken. Unterhalb

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des Symbols erscheint dann ein Auswahlmenü mit mehreren Seitensymbolen. Sie können mit der Maus mehrere Seitensymbole in der gewünschten Darstellungsform markieren, indem Sie über die dargestellten Symbole fahren. Sobald Sie die linke Maustaste klicken, werden Ihre Dokumente in der gewünschten Form dargestellt. Sie können dann unter Umständen nicht mehr die Inhalte lesen, erkennen dafür aber sehr gut den Seitenaufbau.

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Mit einem Klick auf das Symbol „Eine Seite“ schalten Sie die „Seitenansicht“ wieder in die Darstellung einer einzelnen Seite um. Sie können sich mit Hilfe der Rollbalken auf der rechten Bildschirmseite zwischen den einzelnen Seiten umblättern und sich so ein Gesamteindruck verschaffen. PCgo! 8/2001

Word

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Wenn Sie die Maus innerhalb Ihres Dokumentes bewegen, verwandelt sich die Mausanzeige in ein Lupensymbol. Damit Sie den Inhalt Ihrer Seite gut lesen können, klicken Sie einmal auf die linke Maustaste. Schon wird das Dokument vergrößert dargestellt. Ein nochmaliger Klick auf das Lupensymbol verkleinert die Ansicht wieder.

Editierfunktion hat Word jetzt wieder auf die Lupenfunktion umgeschaltet.

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Wenn das Dokument Ihren Anforderungen entspricht, klicken Sie auf das Symbol „Drucken“. Ein Klick auf die Schaltfläche „Schließen“ beendet die „Seitenansicht“ und führt Sie in das gewohnte Word-Bearbeitungsfenster zurück.

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Sie haben einen Tippfehler in Ihrem Dokument gefunden? Mit einem kleinen Trick können Sie diesen Fehler direkt in der „Seitenansicht“ korrigieren. Klicken Sie dazu auf das Lupensymbol (rechts vom Druckersymbol) in der Symbolleiste und ziehen Sie dann die Mausanzeige an die Stelle des Dokuments, an der sich der Tippfehler befindet. Achten Sie dabei auf die Mausanzeige: Anstatt einer Lupe wird der normale Cursor dargestellt. Klicken Sie nun an die Stelle mit dem Tippfehler und korrigieren diesen. Das geht problemlos. Damit Sie wieder in die Vergrößerungsund Verkleinerungsansicht kommen, klicken Sie noch einmal auf das Lupensymbol. Anstatt der

Zeilenabstand zu gering

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Um Texte zu korrigieren, ist es sinnvoll, den Zeilenabstand zu vergrößern. Dadurch schaffen Sie Platz für Korrektureinträge und Ihr Dokument wird besser lesbar.

Klicken Sie nach der Markierung auf den Menübefehl „Format“ und im folgendem Untermenü auf den Eintrag „Absatz“. Das Dialogfenster „Absatz“ erscheint.

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Markieren Sie den Textbereich, der einen größeren Zeilenabstand bekommen soll. Um den gesamten Text zu markieren, wählen Sie den Menübefehl „Bearbeiten“ und im Untermenü den Befehl „Alles markieren“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination „Strg + A“ betätigen.

Im Register „Einzüge und Abstände“ klicken Sie auf das Auswahlfeld „Zeilenabstand“. Wählen Sie aus der Auswahlliste „1,5 Zeilen“ oder bei Bedarf auch „Doppelt“ aus. Ein Klick auf die Schaltfläche „OK“ wandelt den markierten Text in den gewünschten Zeilenabstand um.

Bitmaps in Word Um einen Sachverhalt grafisch zu verdeutlichen, können Sie direkt in Word eine BitmapGrafik erstellen.

1

Klicken Sie an die Stelle des Dokuments, an der Ihr Bitmap erstellt werden soll. Wählen Sie den Menübefehl „Einfügen“ und im Untermenü den Befehl „Objekt“. Das Dialogfenster „Objekt“ wird geöffnet.

2

Wählen Sie aus dem Listenfeld „Objekttyp“ den Eintrag „Bitmap“ aus. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „OK“. Das Programm „Microsoft Paint“ öffnet sich innerhalb Ihres Word-Dokuments. PCgo! 8/2001

3

Zeichnen Sie mit Hilfe der Werkzeugleiste das gewünschte Bitmap. Wenn das Bitmap fertig ist, klicken Sie einmal außerhalb des Bitmap-Fensters. Das Programm „Paint“ wird geschlossen und das neue Bitmap innerhalb Ihres Worddokumentes dargestellt.

4

Um das Bitmap zu verändern, klicken Sie doppelt in den Bereich des Bitmaps. Das Programm „Paint“ öffnet sich automatisch und Sie können Ihr Bitmap weiter bearbeiten. P. Schnoor/jh

83

TIPP Seitenränder optimieren Die Seitenränder von Word sind nicht immer optimal eingerichtet. Damit Sie Seitenränder optimal einstellen können, klicken Sie im Menübefehl „Datei“ auf den Befehl „Seite einrichten“. Das Dialogfenster „Seite einrichten“ wird eingeblendet. Hier können Sie im Register „Seite einrichten“ die einzelnen Seitenränder in cm festlegen. Um zum Beispiel doppelseitig auszudrucken, stellen Sie folgende Werte ein: „Rechter Rand: 2 cm“, „Linker Rand: 4 cm“. Um die Ränder zu spiegeln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gegenüberliegende Seiten“. Das entspricht der Aufteilung in vielen Büchern. Im Register „Papierformat“ legen Sie über die Optionskästchen „Hochformat“ und „Querformat“ die Ausrichtung der Seiten fest. Mit Hilfe des Auswahlfensters „Anwenden auf:“ legen Sie fest, ob Ihre Einstellungen sich auf das gesamte Dokument beziehen, auf den aktuellen Abschnitt oder auf das Dokument ab der aktuellen Seite.

GramTIPP Englische matikprüfung Wenn Sie Word 97 von der Office97-Professional-CD installiert haben, steht Ihnen ein zusätzliches Werkzeug zur Verfügung: die englische Grammatikprüfung. Um die englische Grammatikprüfung zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: Suchen Sie auf der Office-97-CD den Ordner „Cdzugabe\Usagramm“. Kopieren Sie von dort die Dateien „Msgr_en.lex“ und „Msgren32.dll“ in das Verzeichnis „Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\Proof“ auf Ihrer Festplatte. Ab sofort wird Word auch die Grammatik der englischen Textabschnitte in Ihren Dokumenten überprüfen.

Office-T ips: Access

1

Bewegen Sie sich im Entwurfsmodus eines Formulares auf das betreffende Textfeld. Mit der rechten Maustaste öffnen Sie ein Kontextmenü.

2 3

Entscheiden Sie sich für den Menüpunkt "Eigenschaften".

2

Im Register "Daten" finden Sie den Menüpunkt "Eingabeformat". Durch Anklicken des dazugehörigen Schalters öffnen Sie den Eingabeformat-Assistenten. Hier können Sie bereits vorgegebene Formate oder eigene Eingaben vornehmen.

Öffnen Sie das Register "Format" und wählen Sie den gleichlautenden Menüpunkt. Suchen Sie ein vorgegebenes Format aus oder entscheiden Sie sich für ein individuelles Eingabeformat.

149

Berichte aus einer Datenbank gestalten

Wer häufig mit aus Access generierten Berichten arbeitet, muß nicht auf eine ansehnliche Optik verzichten. Mit wenigen Handgriffen lassen sich Bilder oder Logos in einen beliebigen AccessBericht einfügen.

1

Öffnen Sie den betreffenden Bericht in der Entwurfsansicht. Passen Sie die Höhe des betreffenden Abschnitts (z.B. Detailbereich) so an, daß das Logo oder das Bild in den Bereich paßt. Per Maus ziehen Sie die Leiste "Seitenfuß" auf die gewünschte Größe.

2

Klicken Sie in der Toolbox auf den Schalter "Objektfeld". Anschließend plazieren Sie den Cursor an die Stelle des Berichts, an der das gewünschte Bild oder Objekt später erscheinen soll.

3

Es öffnet sich das Dialogfeld "Objekt einfügen". Hier entscheiden Sie sich für die Option "Aus Datei erstellen".

4

Durchsuchen Sie die Ordner Ihrer Festplatte nach dem gewünschten Motiv. Dabei kann es sich auch um eine Exceltabelle handeln. Nach der Auswahl einer Datei wechseln Sie in den Modus "Seitenansicht" und betrachten das Ergebnis.

150

Anzeigen der Daten mit richtigem Format

Um innerhalb eines Feldes immer die korrekte Anzeige Ihrer Daten zu gewährleisten, bietet Access dazu spezielle Feldeigenschaften. Dazu verwenden Sie die Eigenschaft "Format". Allerdings beeinflußt sie nur die Anzeige eines Wertes, nicht die Art, wie dieser unter Access gespeichert wird.

3 151

So stellen Sie sicher, daß alle Daten nur in dem definierten Format in Ihrer Datenbank vorliegen.

Neues Startbild für Access

Wer statt des Access-Logos lieber ein eigenes Motiv oder Bild beim Start seiner Datenbank am Bildschirm erscheinen lassen will, kann dies mit wenigen Handgriffen tun.

1

Kopieren Sie dazu das gewünschte Bild oder Logo als Bitmap in das Verzeichnis, in dem sich auch Ihre Datenbank befindet.

2

Dabei muß die BMP-Datei den gleichen Namen wie die Datenbank tragen. Die beiden Dateien unterscheiden sich also nur durch das Suffix (Dateiendung). Beispiel: Ihre Datenbank trägt den Namen "Test.mdb", Ihr Startbild "Test.bmp".

3

Starten Sie nun die Datenbank über den Explorer per Doppelklick, erscheint anstelle des Access-Logos Ihr eigenes Bild. So erhält Ihre Datei einen persönlichen Anstrich.

152

Korrekte Eingabe und Formatierung der Eingaben

Wer mit wenigen Handgriffen sowohl die Eingabe von Daten als auch die Anzeige formatieren möchte, für den hält Access ebenfalls die passende Funktion bereit.

1

Klicken Sie bei einem gewünschten Formular (und zwar imEntwurfsmodus) das jeweilige Textfeld an. Per Maus klicken Sie das dazugehörige Kontextmenü mit der rechten Taste an und wählen dann den Menüpunkt "Eigenschaften".

1

153

Datenrettung

Auch wenn es niemand glaubt, doch irgendwann passiert es: Ihre Datenbank ist defekt. In den meisten Fällen bietet dazu Access eine Möglichkeit, die verlorenen Daten zu retten.

1

Sofern ein Fehler aufgetreten ist, schließen Sie zunächst alle Datenbanken. Dies betrifft auch die defekte Datenbank.

2

Unter dem Menüpunkt "Extras" finden Sie den Punkt "Datenbank-Dienstprogramme". Hier wählen Sie die Option "Datenbank reparieren" aus.

3

In der sich öffnenden Dateiauswahl klicken Sie auf die defekte Datenbankdatei. Bestätigen Sie den Schritt mit einem Mausklick auf die Taste "Reparieren".

4

Access beginnt nun, den Inhalt und Objekte zu überprüfen. Nach Abschluß der Arbeit erhalten Sie eine Meldung über den Verlauf der Reparatur. In den meisten Fällen kann das Dienstprogramm den Fehler beseitigen. Miß-

s -Tip s ter: s n u e 1 Acecn Sie auf CDrkshops/Tips find ü/Wo tmen Haup

lingt der Versuch, so müssen Sie zu Ihrer Sicherheitskopie der Datenbank greifen.

154

Weitere Assistenten hinzufügen

Access bietet eine Vielzahl von Assistenten an, die den täglichen Umgang mit größeren Datenbeständen deutlich erleichtern. Doch nicht alle Assistenten werden bei der Standard-Installation auf Ihren Rechner abgelegt. Mit einigen Handgriffen können Sie feststellen, welche Assistenten bereits bei Ihnen installiert sind. Sie benötigen dazu nur die Installations-CD von Access.

1 2

Verlassen Sie zunächst Access. Idealerweise sollten Sie alle Anwendungen schließen.

Nun klicken Sie in der Taskleiste auf die Schaltfläche "Start". Über den Menüpunkt "Einstellungen" gelangen Sie zur "Systemsteuerung".

3

Per Doppelklick wählen Sie das Icon "Software" aus. In der Auswahl von SoftwareProdukten, die sich auf Ihrem Rechner befinden, entscheiden Sie sich für Microsoft Access 97.

4

Sie werden aufgefordert, die InstallationsCD in Ihr Laufwerk einzulegen. Klicken Sie auf dem Schalter "Hinzufügen/Entfernen". Sie erhalten eine Übersicht, welche Komponenten von Access auf Ihrem Rechner verfügbar sind. Haben Sie Access im Verbund mit Office installiert, dann müssen Sie dem Eintrag "Office" wählen.

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Weitergabe der Datenbank an Dritte

Wer seine Datenbank an Dritte weitergeben möchte und dennoch dem späteren Anwender den Einblick in die Programmierungsebene verwehren will, für den bietet Access eine spezielle Funktion. Diese erstellt eine kompilierte und komprimierte Version der eigentlichen Datenbank.

1

Mit dem Menüpunkt "MDE-Datei erstellen", den Sie unter "Extras/ Datenbank-Dienstprogramme" finden, erstellen Sie die gewünschte Form der Datenbank.

2

Im folgenden Dialogfenster wählen Sie die Datei aus, die Sie weitergeben möchten und klicken anschließend auf die Schaltfläche "MDE erstellen".

Office-T ips: Access

3

Es erscheint das Dialogfenster "MDE speichern unter", in dem Sie den Namen der komprimierten Datenbank eingeben.

Access-Anwendungen in eine aktuelle Version zu überführen. Dazu schließen Sie zunächst alle offenen Datenbanken.

4

2

Anschließend liegt die neue Datei in dem ausgewählten Verzeichnis vor. Das Hinzufügen oder Ändern von Verweisen, Formularen oder Berichten ist nun nicht mehr möglich. Möchten Sie als Entwickler der Datenbank Änderungen vornehmen, müssen Sie dies immer in der Originaldatenbank tun.

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Einfügen eines Berichtes

Wer häufig mit den Office-Produkten arbeitet, der greift natürlich auch auf das optimale Zusammenspiel der Programme zurück. So läßt sich ein Access-Bericht mit einigen Mausklicks problemlos in ein Word-Dokument übertragen.

1

Zunächst erzeugen Sie einen gewünschten Bericht in Ihrer Access-Anwendung. Lassen Sie sich den Bericht in der Seitenansicht anzeigen.

2

In der Menüleiste klicken Sie den Schalter "Office-Verknüpfungen" an. Es erfolgt die eigentliche Datenübergabe. Dabei wird der gleiche Vorgang ausgelöst, als wenn Sie den Bericht drucken würden. Dabei bedient sich Access dem Dateiformat "RTF". So bleiben bei der Übergabe auch Formatvorgaben erhalten.

3 157

Die Ausgabe der Daten erfolgt in eine RTFDatei, die anschließend Word übernimmt.

Feldname des Unterformulares

Erstellen Sie das Haupt- und Unterformular einer neuen Datenbank mittels Formularassistenten, so haben Sie Schwierigkeiten, die Feldnamen des Unterformulars in der Datenblattansicht zu verändern. Daher erstellen Sie ein gewünschtes Unterformular manuell und binden es zu einem späteren Zeitpunkt über die Toolbox ein. Dann sind alle Feldnamen problemlos zu ändern.

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Datenbank für neue AccessVersion konvertieren

Aufgrund der steigenden Anforderungen an die Software, sind heute gleich mehrere Versionen von Access im Umlauf. Leider unterscheiden sich die unterschiedlichen Ausführungen im Datenformat, so daß ältere Access-Anwendungen nur bedingt laufen. Dies hat in den meisten Fällen eine beschränkte Funktionalität zur Folge.

1

Access bietet für diese Fälle eine spezielle Konvertierungsmöglichkeit, um auch ältere

2

Wählen Sie aus dem Menü "Extras" den Befehl "Datenbank-Dienstprogramme" und daraus die Option "Datenbank Konvertieren". Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster die Datenbank aus.

3

Klicken Sie auf den Schalter "Konvertieren" und die Umwandlung beginnt. Dabei sollten Sie bedenken, daß anschließend die konvertierte Datenbank nicht mehr mit einer älteren Version geöffnet werden kann. Daher sollten Sie vor dem Umwandeln immer eine Sicherheitskopie anlegen.

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Excel-Daten per Drag & Drop einfügen

Der schnellste Weg, um Daten aus Excel in Access zu überführen, ist per Drag & Drop.

1

Dazu markieren Sie innerhalb von Excel die betreffenden Zellen. Mit gedrückter, linker Maustaste nehmen Sie die Daten auf.

2

Verschieben Sie die Inhalte direkt nach Access. Die Inhalte werden so als neue Datensätze in Ihrer Datenbank abgelegt. Möchten Sie hingegen die Daten kopieren, halten Sie zusätzlich die Taste "STRG" gedrückt.

3

In einigen Fällen läßt Excel die Funktionalität nicht zu. Dann müssen Sie im ersten Schritt dies unter Excel einschalten. Unter dem Menüpunkt "Extras / Optionen" im Register "Bearbeiten" aktivieren Sie die Einstellung "Drag & Drop von Zellen aktivieren".

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Datenblatt in anderen Anwendungen nutzen

Der Austausch zwischen Access- und Excel-Tabellen ist kein Problem. Es gibt aber eine ganz besonders einfache Methode.

1

Öffnen Sie die Tabelle, die Sie in Word oder Excel nutzen möchten, in der Datenblattansicht. Markieren Sie die gesamte Tabelle, indem Sie mit der rechten Maustaste in die linke obere Ecke des Datenblatts klicken. Im Kontextmenü wählen Sie den Punkt "Kopieren".

2

Wechseln Sie anschließend in die Anwendung, in die Sie die Tabelle kopieren möchten, zum Beispiel "Word". Rufen Sie den Menübefehl "Bearbeiten", "Einfügen" auf. De Tabelle wird nun eingefügt und Sie können damit weiterarbeiten. ❑

Access s-Tips Accesauf CD 1 unter

Konvertierung zwischen Access-V

ips ie finden S ü/Workshops/T n e Hauptm

9 10 /

9

TIP

Access 2000 (1)

Für knapp 20 Mark ist das Taschenbuch Access 2000 vom Data-Becker-Verlag zu haben. Auf rund 500 Seiten erhält der Leser einen umfassenden Eindruck von der neuen Version des Datenbank-Werkzeugs. Den Anfang macht ein Visual QuickGuide, der dem Anwender erlaubt, bereits nach wenigen Minuten die wichtigsten Handgriffe zu beherrschen. Natürlich darf auch ein Kapitel zu den neuen Funktionen von Access 2000 nicht fehlen. In den weiteren Kapiteln finden Sie Informationen zur Gestaltung von Formularen, dem richtigen Umgang mit Datenmengen sowie dem Datenaustausch via Internet.

info Data Becker, ISBN 3-8158-1569-X, Preis: 19,95 Mark

9 10 /

9

TIP

Access 2000 (2)

In der Reihe Einstiegsseminar des bhv Verlages ist nun auch ein Titel zum Thema Access 2000 erschienen. Auf rund 300 Seiten präsentiert der Autor Winfried Seimert die wichtigsten Funktionalitäten der neuen Version des aktuellen Microsoft Tools. Viel Raum nimmt dabei der Bereich Installation, Bedienungselemente und Grundbegriffe ein. In den weiteren Kapiteln werden das Anlegen und Bearbeiten von Datenbanken, das Erstellen von Formularen sowie die Datenauswertung behandelt. Der Titel ist in erster Linie für den ersten Einstieg geeignet.

info bhv Verlags GmbH, ISBN 3-8287-1053-0, Preis: 19,80 Mark

Mit einigen Einschränkungen sind alle bisherigen Access-Versionen aufwärtskompatibel. Nach dem Starten einer älteren Version, müssen Sie daher zwingend den gesamten Programmcode Ihrer Datenbanklösung überprüfen.

1

Unter Access 97 geschieht dies über die Menüpunkte "Kompilieren" oder "Alle Module kompilieren und speichern".

ersionen

2

Anschließend werden alle fehlerhaften Bereiche angezeigt. Diese müssen Sie dann manuell überarbeiten. Prüfen Sie sorgfältig, wo die Fehler liegen.

3

Eine Abwärtskompatibilität besteht erstmals mit Access 2000. Eine weitere Ausnahme bilden Tabellen aus Access 97. Diese lassen sich auch unter Access 95 verwenden.

Eigene V orlagen nutzen Wenn Sie für zu Hause oder in Ihrem Büro häufig Datenbanken erstellen, die möglichst gleich aussehen sollen, sparen Sie Zeit mit eigenen Vorlagen. Sie legen diese einmal an und können jederzeit darauf zurückgreifen.

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Legen Sie eine Tabelle als Grundlage für Ihre Datenbank an. Um ein Formular zu erstellen, klicken Sie im Datenbankfenster auf das Register "Formulare". Per Mausklick auf die Schaltfläche "Neu" öffnen Sie den Entwurfsmodus zum Gestalten eines Formulars. Entwerfen Sie das Formular nach Ihren Wünschen. Legen Sie etwa über den Befehl "Format", "Autoformat" einen Hintergrund fest. Ordnen Sie die verschiedenen Formularfelder richtig an. Fügen Sie Felder für Bilder oder Optionsfelder ein.

2

Sind Sie mit dem Ergebnis Ihrer Arbeit zufrieden, klicken Sie im Menü "Extras" auf den

Eintrag "Optionen". Wählen Sie dort das Register "Formulare/Berichte". Geben Sie im Textfeld unterhalb des Eintrags "Formularvorlage" einen Namen für Ihre Formatvorlage ein. Wenn Sie mit mehreren Vorlagen arbeiten, verwenden Sie möglichst aussagekräftige Bezeichnungen. Schließen Sie das Dialogfeld mit "OK".

Automatische Makros umgehen Sie haben ein Makro entwickelt, das beim Start der Datenbank automatisch die Standardsymbolleisten deaktiviert. Sie kommen somit nicht mehr an das Datenbankfenster und Ihre Entwürfe heran. Hierzu existiert ein kleiner Trick: Halten Sie beim

Öffnen der betreffenden Datenbank die Taste "Shift" (Umschalttaste) gedrückt. Dadurch werden mögliche Makros nicht aktiviert, und Sie kommen wieder an die gewünschten Parameter heran und können wie gewohnt arbeiten.

Lizenzfreie W eitergabe von Datenbanken Wer selbst eine interessante Access-Lösung entwickelt hat, möchte natürlich diese Datenbank an andere Nutzer weitergeben oder diese sogar verkaufen. Da jedoch nicht jeder Anwender über Access verfügt, kommt man in diesem Fall in ein lizenzrechtliches Problem. Abhilfe schafft hier das sogenannte Access Developers Toolkit (ADT). Seit

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Access 97 wird diese Version auch unter Office Developer Edition vertrieben. Darin enthalten ist eine Runtime-Version von Access, die frei von Lizenzgebühren ist und sich von der Originalversion in der Funktionalität kaum unterscheidet. Allerdings schlägt diese Version mit einem höheren Preis und großem Datenvolumen zu Buche. ❑ PCgo! 10/99

Access HTML-Seiten erzeugen

Access-Tiptesr

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips W Hauptmenü/

Access 2000 Mit über 1000 Seiten bietet das "Große Buch" von Data Becker viele Informationen zu der aktuellen Version von Access2000. Dabei stellt der Autor den Titel unter das Motto "Schwergewichtig, aber leichtverdaulich". So sorgen viele Hinweise, Tips und Abbildungen für einen gut verständlichen Einstieg in die Materie. Insgesamt gliedert sich der Titel in 16 Kapitel. So bietet zu Beginn ein Crashkurs mit rund 60 Seiten dem Einsteiger eine sinnvolle Hilfestellung für die ersten Schritte mit Access. Natürlich darf auch eine Übersicht über die Neuerungen von Access2000 nicht fehlen. Gefolgt von den Themen Grundlagen einer Datenbank sowie der Umgang mit Formularen. Etwas kurz kommt der Einsatz von Access innerhalb eines Netzes oder im Online-Betrieb. Dafür nimmt die VBA-Programmierung mit deutlich über 200 Seiten den größeren Teil ein. Abgerundet wird der Titel durch die Themen Datenimport-/Export oder Benutzerführung. Die vorgestellten Beispiele liegen in digitaler Form als CD-ROM bei. Für rund 50 Mark stellt der Titel eine solide Arbeitshilfe für Access2000 dar.

info Data Becker ISBN 3-8158-1326-3 Preis: 49,95 Mark

Wer rasch eine HTML-Seite erzeugen will und nicht das passende Werkzeug zur Hand hat, der kann auch zu Access 2000 greifen. Zwar lassen sich nur statische Seiten erzeugen, somit auch keine direkte Datenbankanbindung, doch für den schnellen Einsatz ist die Funktionalität allemal ausreichend.

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Zunächst benötigen Sie dazu ein Formular, eine Tabelle oder einen Bericht mit den gewünschten Daten. Diese wählen Sie im Datenbankfenster aus.

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Sie suchen dazu das gewünschte Datenbankobjekt aus und klicken mit der rechten Maustaste das dazugehörige Kontextmenü an. Hier wählen Sie den Menüpunkt "Exportieren".

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Im folgenden Untermenü wählen Sie das Dateiformat "HTML" aus. Anschließend werden die Daten des ausgewählten Objektes auf einer HTML-Seite dargestellt. Prüfen Sie schließlich mit einem Browser, ob auch alle Elemente Ihrer Web-Seite richtig dargestellt werden.

Formular mit Hintergrundbild Wer seine eigene Access-Anwendung etwas auflockern möchte, kann beispielsweise bei einem Formular ein Hintergrundbild einbauen. Mit wenigen Handgriffen läßt sich dies bewerkstelligen. Ihre Formulare erhalten dann einen persönlichen Anstrich und sehen nicht mehr wie Microsoft-Vorlagen aus.

1

Öffnen Sie Ihr Formular, und wechseln Sie in den Entwurfsmodus. Klicken Sie dazu im Menü "Ansicht" auf den Befehl "Entwurfsmodus". Rechts

neben dem Lineal befindet sich der sogenannte Formularmarkierer. Mit einem Doppelklick darauf öffnen Sie das "Eigenschaftsfenster".

2

Im Eigenschaftsfenster wählen Sie das Register "Format". Klicken Sie neben der Liste auf den Pfeil nach unten, bis Sie den Eintrag "Bild" sehen. Standardmäßig fügt Access hier kein Bild ein. Neben dem Eintrag "Bild" steht daher "keins".

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Setzen Sie den Cursor neben den Eintrag "keins". Am Ende der entsprechenden Zeile erscheint eine Schaltfläche, über die ein Bild eingefügt werden kann. Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet das Dialogfenster "Grafik einfügen". Suchen Sie die gewünschte Grafikdatei aus und bestätigen Sie die Eingabe per Klick auf "OK".

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Schließen Sie das Eigenschaftsfenster, indem Sie auf das Schließfeld klicken. Beim Start der jeweiligen Accessdatei erscheint bei dem gewählten Formular künftig das Hintergrundbild.

Leere Seiten beim Ausdruck von Berichten Wer häufig Berichte unter Access ausdruckt, kennt sicherlich das Phänomen der leeren Seiten. Der Grund: Die Breite des Berichts stimmt nicht mit dem eingestellten Seitenformat überein. Daher können Sie das Problem mit der Überarbeitung des Berichts oder durch eine veränderte Seiteneinstellung beheben. Sie sollten allerdings bei dieser Arbeit darauf achten, daß sich alle Informationen auf der betreffenden Seite befinden. Eine Vergrößerung des Seitenformats ist meist der falsche Weg zur Behebung des Problems.

4

1

Idealerweise werfen Sie zunächst einen Blick auf den jeweiligen Bericht über den Menüpunkt "Ansicht". Sie verschaffen sich so einen Eindruck über den Seitenaufbau. Besteht der Bericht aus mehreren Seiten, rufen Sie über einen rechten Mausklick das dazugehörige Kontextmenü auf. Wählen Sie den Befehl "Mehrere Seiten", so werden bis zu maximal sechs Berichtsseiten gezeigt.

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Stellen Sie dabei fest, daß etwa Seitenränder verändert werden können, nehmen Sie deren Einstellungen über "Seite Einrichten" vor. ml PCgo! 11/99

Access-Tiptesr

Access

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Etiketten-Assistent

TIP

Immer der richtige Monat

Wer bei einer Abfrage die "Format()"-Funktion auf das Ergebnis der Funktion "Monat()" nutzt, erhält von Access 2000 ein falsches Resultat. Die Ursache: Die "Format()"-Funktion erwartet einen Datumswert als Argument. Statt dessen wird ein Integer-Wert geliefert. Möchten Sie etwa nur den Monatsnamen ermitteln, so ist folgende Abfrage ausreichend: =Format(#24.12.96#;"mmmm"). Ergebnis: der Monat Dezember.

➞ Debugger Ein Debugger ist ein eigenständiges Analyseprogramm, mit dem der VBA-Programmcode nach Fehlern durchsucht wird.

Wer beispielsweise aus seiner Adressendatenbank unter Access gleich Etiketten drucken möchte, sollte dies nicht komplett neu entwickeln. Vielmehr ist der Griff zum Etiketten-Assistenten der bessere Weg. Er bietet die Möglichkeit, mit wenigen Handgriffen die gewünschten Ausdrucke zu liefern. Außerdem hält der Assistent eine Reihe von Standardformaten von den wichtigsten Herstellern bereit. Darüber hinaus lassen sich benutzerdefinierte Formate entwickeln, die anschließend als Vorlage abgelegt werden können. Dennoch kann es zu kleineren Problemen kommen, da jeder Drucker individuell angesprochen werden muß. Besonders bei neueren Druckermodellen sind entsprechende Anpassungen notwendig.

1

Rufen Sie den Etiketten-Assistenten auf, indem Sie auf die "Berichte" klicken. Wählen Sie die Schaltfläche "Neu", und klicken Sie auf den Eintrag "Etiketten-Assistenten". Im unteren Textfeld wählen Sie die Tabelle aus, deren Daten Sie nutzen wollen. Im folgenden Dialog wählen Sie für Ihr Etikett erst den Hersteller und dann den Typ, also die Etikettennummer aus. Bestimmen Sie schließlich, welche Felder auf dem Adreßetikett erscheinen sollen. Danach werden die Etikettenseiten eingerichtet. Für den Seitenrand wird grundsätzlich ein oberer Abstand von 0,25 Zoll reserviert, was nur selten dem tatsächlichen Rand der Etiketten entspricht. In den meisten Fällen muß der obere Rand also korrigiert werden.

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Um den Seitenrand zu ändern, wechseln Sie im fertigen Bericht in die "Entwurfsansicht". Per Doppelklick auf das Etikett öffnen Sie das Dialogfeld "Eigenschaften". Markieren Sie alle Textfelder des Etiketts und korrigieren Sie im Register "Alle" den Wert für den oberen Rand. Eine andere Möglichkeit ist das Verändern des Schriftgrades oder das Verschieben aller Steuerelemente.

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Um die Steuerelemente zu verschieben, wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Klicken Sie im Bearbeitungsfenster ins horizontale Lineal, um alle Steuerelemente zu markieren. Führen Sie anschließend den Mauszeiger auf die markierten Steuerelemente. Eine Verschiebehand erscheint, und Sie können alle Steuerelemente gleichzeitig verschieben, indem Sie mit gedrückter Maustaste die Verschiebehand nach unten bewegen. Auch in diesem Fall müssen Sie ein wenig herumprobieren, bis der Ausdruck die geforderte Qualität aufweist und alle gewünschten Daten auf dem Ausdruck erscheinen.

➞ Unterbrechungsmodus Eine temporäre Unterbrechung der Programmausführung. In diesem Modus können Sie den Programmcode gezielt auf Fehler untersuchen. Neben den Haltepunkten können Sie auch jederzeit die Ausführung des Programms mit der Tastenkombination "Strg + Untbr" unterbrechen.

➞ Haltepunkte Ein Haltepunkt bewirkt durch seinen Code eine Unterbrechung des Visual-Basic-Programms. Haltepunkte dürfen fast an jeder Stelle des Quellcodes gesetzt werden. Ausnahme: die Kommentarzeilen, in denen Konstanten und Variablen deklariert werden.

Haltepunkte Wer unter Access in VBA programmiert, sollte zum Aufspüren von logischen und syntaktischen Fehlern innerhalb des Quellcodes zwingend auf Haltepunkte zurückgreifen. Die eigentliche Überprüfung geschieht mit Hilfe des ➞ Debuggers, den Access zur Verfügung stellt. Dieser überprüft zur Laufzeit mögliche Probleme und gibt Auskunft für mögliche Ursachen. Tritt ein Laufzeitfehler auf, so springt Access automatisch in den sogenannten ➞ Unterbrechungsmodus. Doch nicht jeder Fehler führt immer zu einem Laufzeitproblem. Entsprechend gelangen Sie auch nicht an der betreffenden Stelle in den Unterbrechungsmodus. Hierfür bietet Access sogenannte ➞ Haltepunkte, die gezielt zu einer Unterbrechung führen.

1

Zum Setzen eines Haltepunktes klicken Sie mit der Maus auf die Bearbeitungsleiste vor

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der betreffenden Anweisung. Sie können auch einfach mit der Taste "F9" einen Haltepunkt definieren. Das Entfernen von Punkten geschieht auf die gleiche Weise.

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Ein gesetzter Haltepunkt wird farblich durch eine rote Markierung gekennzeichnet. Dabei können auch mehrere Zeilen als Haltepunkte definiert werden. Allerdings gelten diese nur als ein Punkt.

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Wird das Programm ausgeführt und erreicht es den Haltepunkt, so stoppt die Ausführung unmittelbar vor dem Punkt. Die markierte Stelle wird also noch nicht ausgeführt. Vielmehr gelangen Sie sofort in den Unterbrechungsmodus. ml PCgo! 12/99

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Access

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So geht die schnelle Tabelle

➞ Parameter Folgende Parameter lassen sich übertragen: Spezialeffekt, Rahmenart, Rahmenfarbe, Rahmenbreite, Hintergrundfarbe, Hintergrundart, Neigung, Sichtbar, Anzeigen, Schriftart, Schriftgrad, Schriftbreite, Textfarbe, Kursiv, Unterstrichen, Bezeichnungsausrichtung, Textausrichtung, Bezeichnungsfeld X und Bezeichnungsfeld Y.

Access 2000 Auf über 1.000 Seiten erhält der Leser einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten der neuesten Version des Datenbankprogramms von Microsoft. Rund 200 Seiten widmet der Autor der Installation, den Grundfunktionen und Arbeitshilfen der mächtigen Datenbank-Anwendung. Dabei wird besonders der Einsteiger angesprochen, der seine ersten Schritt mit Access wagt. Für den fortgeschrittenen Anwender folgt der Bereich „Technik und Praxis“. Hier werden die Möglichkeiten von Tabellen, Abfragen, Formularen und Berichten detailliert beschrieben. Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, findet in den Teilen „Know-how für Fortgeschrittene“ und „Tipps, Tricks und Tuning“ Wissenswertes über Makros, Visual Basic und dem Datenaustausch mit anderen Office-Produkten. Leider verzichtet der Autor auf die konkrete Vorstellung von kompletten Praxisbeispielen. Dafür hätte man gerne auf ein ausführliches Glossar verzichtet, das auch Platz auf der beiliegenden CD gefunden hätte.

info bhv Verlags GmbH, ISBN 3-8287-5024-9, Preis: 29,90 Mark

Wer in kürzester Zeit eine Tabelle anlegen will, der muß nicht zwingend über die Entwurfsansicht gehen und hier jedes einzelne Feld definieren. Es geht auch wesentlich schneller und einfacher.

Access erkennt aus dieser Information bei jedem Feld den richtigen Datentyp. Geben Sie beispielsweise ein Datum ein, so erhält das Feld automatisch den Datentyp „Datum/Uhrzeit“.

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Zunächst öffnen Sie eine Datenbank und wechseln in das Register „Tabelle“. Anschließend klicken Sie auf den Schalter „Neu“ und wählen in dem Dialogfenster „Neue Tabelle“ den Eintrag „Datenblattansicht“ aus.

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Access 97 legt daraufhin eine neue Tabelle mit insgesamt 20 Feldern an. Durch einen Doppelklick auf das jeweilige Feld können Sie den betreffenden Namen des Feldes editieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Genügt die Anzahl der Felder nicht, so klicken Sie eine beliebige Spaltenüberschrift mit der rechten Maustaste an und fügen über den Menüpunkt „Spalte einfügen“ ein weiteres Feld ein.

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Sobald Sie in jeder Spalte einen passenden Eintrag vorgenommen haben, wechseln Sie in die „Entwurfsansicht“. Hier geben Sie zunächst einen Namen für die neue Tabelle ein. Dann wird die neue Tabelle mit den gewünschten Feldern erzeugt. Sofern eine Zuweisung (Datentyp) nicht Ihren Wünschen entspricht, können Sie einzelne Felder korrigieren.

Im nächsten Schritt geben Sie in jede Spalte (erstes Feld) einen typischen Datensatz ein.

Mit Autoformat zum Formular Nicht immer ist der Einsatz des Formularassistenten notwendig, wenn Sie ein gut gestaltetes Formular erzeugen möchten. Mit wenigen Handgriffen kommen Sie ebenfalls zum Ziel.

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Über den Schalter „Optionen“ lassen sich bestimmte Attribute des vorgegebenen Formats ein- und ausschalten. Klicken Sie auf den Schalter „OK“, wird Ihr Formular an das Format angepaßt.

1 2

Wählen Sie zunächst das betreffende Formular aus und wechseln Sie in den „Entwurfsmodus“.

Wählen Sie den Menüpunkt „Format“ und „Autoformat“ aus. Es erscheint ein Dialogfenster mit unterschiedlichen Autoformaten. Durch einfaches Anklicken der unterschiedlichen Einträge erhalten Sie eine erste Vorschau des jeweiligen Autoformats.

Formate übernehmen Wer mit mehreren Steuerelementen in einem Formular arbeitet, sucht durch die Veränderung der einzelnen ➞Parameter immer nach der richtigen Einstellung. Haben Sie die passende Konfiguration für Ihre Steuerelemente gefunden, so ist es praktisch, dieses Format mit wenigen Handgriffen auch für andere Elemente zu übernehmen. Das erspart Ihnen insbesondere bei komplexen Datenbanken eine Menge Arbeit.

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1

Zunächst markieren Sie das Steuerelement, dessen Formatierung auch für die anderen Elemente gültig sein soll. Klicken Sie nun auf das Symbol „Format übertragen“. Möchten Sie mehrere Steuerelemente neu formatieren, so stellen Sie das Symbol durch einen Doppelklick fest.

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Dann klicken Sie das Steuerelement an, für das Sie das Format übertragen wollen. pm PCgo! 1/2000

Access-Tiptesr

Access

CD 1 un finden Sie auf orkshops/Tips Hauptmenü/W

Standard-Feldvorgaben

➞ Datentyp Access verfügt über folgende Datentypen: Text (bis zu 255 Zeichen), Memo (bis zu 64.000 Zeichen), Zahl, Datum/Uhrzeit, Wä rung, AutoWert, Ja/Nein, OLEObjekt sowie Hyperlink. Die Datentypen Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung und Ja/Nein stellen vordefinierte Anzeigeformate bereit.

➞ Liste Auch bei einem fertigen SourceCode können Sie jederzeit auf die verwendeten Methoden und Eigenschaften zugreifen. Markieren Sie die gewünschte Stelle innerhalb des Programmcodes und rufen mit der rechten Maustaste das Kontext-Menü „EIGENSCHAFTEN / METHODEN ZEIGEN“ auf. Entsprechend wird die Liste erneut aufgerufen.

TIP

Verknüpfung bearbeiten

Wenn Sie eine größere Anzahl an Tabellen miteinander verknüpfen, können Sie unter Umständen schnell den Überblick verlieren. Dazu kommt noch, daß einige Felder meist ähnliche Namen tragen. Die genaue Herkunft eines Feldes erkennen Sie jedoch in der Spalte „Tabelle“ des Abfrageentwurfs. Verbindungen zwischen zwei T bellen werden dort immer mit einer Linie dargestellt. Möchten Sie eine Verbindung zwischen zwei Tabellen entfernen, so markieren Sie diese zuerst mit einem Mausklick. Drücken Sie dann die „Entfernen“-Taste, um die Verbindung zu löschen.

Wer eine neue Tabelle unter Access einrichtet, der erhält standardmäßig für jedes Feld den ➞Datentyp „TEXT“ mit einer Feldlänge von 50 Zeichen. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn Sie in erster Linie mit anderen Datentypen arbeiten. Entsprechend müssen Sie jedes Feld per Hand an Ihre Bedürfnisse anpassen. Doch seit Access 95 gibt es die eher unbekannte Möglichkeit, die Standardvorgaben von Feldern individuell anzupassen.

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Im Abschnitt „Standardfeldgröße“ finden Sie die Felder „Text“ und „Zahl“. Je nach Wahl des Datentyps legen Sie an dieser Stelle die Standardgröße eines neuen Feldes fest.

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Nach der Eingabe aller gewünschten Parameter bestätigen Sie das Dialogfenster mit „OK“. Anschließend sind die neuen Einstellungen aktiv.

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Dazu begeben Sie sich zu dem Menüpunkt „Optionen“ im Fenster „Extras“. Wählen Sie das Register „Tabellen / Abfragen“ aus.

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Hier finden Sie eine Reihe von Einstellungen, die den Standard-Datentyp direkt beeinflussen. Im ersten Schritt klicken Sie mit ihrer Maus auf die Dropdown-Liste „Standardfeldtyp“. In der Liste finden Sie alle unter Access verfügbaren Datentypen. Legen Sie hiermit den Typ fest, der zukünftig bei der Neuanlage einer Tabelle als Standard vorgegeben wird.

Eingabehilfen Wer sich unter den Office-Produkten intensiv mit der Programmierung von zusätzlichen Funktionen mittels Visual Basic beschäftigt, stößt dabei auf eine riesige Anzahl von Objekten, Methoden und Ereignissen. Entsprechend gehört selbst bei erfahrenen Anwendern das permanente Nachschlagen in Fachbüchern zum Alltag, um dem Gedächtnis ein wenig auf die Sprünge zu helfen. Doch seit Access 97 gehört das langwierige Suchen nach bestimmten Informationen in unzähligen Handbüchern der Vergangenheit an. Eine umfangreiche Online-Hilfe unter Access stellt alle notwendigen Inhalte kontextorientiert zur Verfügung. Durch das Anklicken des „?“-Symbols können Sie das „Hilfe“-Menü aufrufen. Dort haben Sie die Möglichkeit, alphabetisch oder nach Stichworten sortiert, die Hilfethemen abzurufen. Doch die Online-Hilfe unter Access geht noch einen Schritt weiter.

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Selbst während der Eingabe von neuen Programmzeilen bietet die Online-Hilfe ihre Unterstützung an. Geben Sie beispielsweise den Namen eines Objektes oder einer Variablen ein, erscheint eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Eigenschaften und Methoden.

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Diese Funktionalität können Sie mit einigen Handgriffen sehr zeitsparend für die tägliche

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Arbeit mit Visual Basic einsetzen. Zur weiteren Eingabe stehen Ihnen nun unterschiedliche Möglichkeiten zur Auswahl.

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Klicken Sie mit einem doppelten Mausklick eine bestimmte Methode an, so wird diese automatisch dem vorhergehenden Objekt zugeordnet.

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Wird nicht die gewünschte Methode oder Eigenschaft angezeigt, so schreiben Sie einfach weiter. Tritt eine erste Übereinstimmung mit einem Begriff in der ➞Liste auf, so wird dieser automatisch markiert. Mit einem Druck auf die „Return“-Taste vervollständigen Sie die Eingabe. Dieser Begriff ist allerdings nur ein Vorschlag, den Sie bei Bedarf auch verwerfen können.

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Wählen Sie hingegen bei dem Listenfeld „Tab“ oder „Strg“+“Return“, so wird der Eintrag ebenfalls vervollständigt, doch der Cursor bleibt anschließend in der aktuellen Zeile. Sie können somit Ihre Eingabe an dieser Stelle fortsetzen.

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Entscheiden Sie sich für die Eingabe über die Leertaste, so wird der Eintrag ebenfalls komplettiert und dazu noch ein Leerzeichen eingefügt. Klicken Sie anstelle der Leertaste die „Esc“Taste an, so wird die Liste ohne eine Eingabe ausgeblendet. sj PCgo! 2/2000

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Access-Tiptepr

Access

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Import von Daten aus HTML-Seiten

➞ HTML Die Internet-Seiten im WWW sind in einer bestimmten Programmiersprache geschrieben: HTML (Hyper Text Markup Language, was übersetzt so viel wie „Markierungssprache für Hypertexte heißt). Um diese Sprache zu entschlüsseln, braucht man einen Browser, der die Internetseiten anfordert, die HTML-Befehle interpretiert und die Angebote auf dem Monitor darstellt. Manchmal finden sich im World Wide Web auch längere Listen, Aufzählungen oder gar Datenbanken. Diese kann man hier in Access übernehmen, um sie zu bearbeiten und um sie zu speichern.

➞ Eigenschaften Jedes Feld beinhaltet bestimmte Informationen, welcher Art die Einträge sind, die dort erfasst werden. Access verfügt über folgende mögliche Datentypen: Text (bis zu 255 Zeichen), Memo (bis zu 64.000 Zeichen), Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung, AutoWert, Ja/Nein, OLE-Objekt sowie Hyperlink. Die Datentypen Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung und Ja/Nein stellen vordefinierte Anzeigeformate bereit.

➞ Tabelle In einer Tabelle, die aus Spalten und Zeilen besteht, können Sie die unterschiedlichsten Daten ablegen. Eine relationale Datenbank besteht grundsätzlich aus mehreren Tabellen, die miteinander verknüpft sind.

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Natürlich ist Access, neben der Erzeugung von HTML-Seiten, auch in der Lage, Daten durch das Importieren von ➞HTML-Seiten zu übernehmen. Möchten Sie also Daten in eine Datenbank einlesen, so verwenden Sie die gleichen Schritte wie beim Überführen einer anderen Datenart.

Anschließend erfolgt die Zuweisung von Eigenschaften zu den einzelnen Feldern. Sie können über die Felder „Feldname“, „Datentyp“ und „Indiziert“ die Daten beeinflussen. Über einen Schalter können auch einzelne Felder übersprungen werden, so dass diese nicht importiert werden. So durchwandern Sie die einzelnen Felder mittels Maus oder TAB-Taste.

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Über den Menüpunkt „Datei“ wählen Sie „Externe Daten“ und dort „Importieren“. In dem sich öffnenden Dialogfenster suchen Sie die be treffende HTML-Datei aus. Dazu müssen Sie sich natürlich im Listenfeld „Dateityp“ für den Parameter „HTML-Dokumente“ entschieden haben.

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Im nächsten Schritt fügen Sie Ihren Daten einen Primärschlüssel hinzu. Dabei können Sie selbst einen Schlüssel bestimmen oder dies Access überlassen.

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Klicken Sie auf „Importieren“, sobald Sie die gewünschte Datei gefunden haben.

Im letzten Schritt vergeben Sie noch einen Namen für die Tabelle. Mit einem Mausklick auf die Taste „Fertigstellen“ beginnt der Import der Daten aus der HTML-Seite.

Sie haben nun den HTML-Import-Assisten ten aktiviert. Sofern die betreffende HTMLSeite mehrere ➞Tabellen beinhaltet, müssen Sie sich auf der ersten Seite des Assistenten für eine Tabelle entscheiden.

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Verfügt die Tabelle über Spaltenüberschrif ten, so bietet Ihnen der Assistent eine gleichnamige Option an.

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Im nächsten Schritt müssen Sie sich ent scheiden, ob die Daten in eine neue oder in eine bestehende Tabelle überführt werden sollen.

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Tastatureingaben

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Access bietet einige Möglichkeiten, um bei der Eingabe von Daten per Tastatur das Verhalten des Systems konkret zu beeinflussen. Dabei sind die Parameter in erster Linie eine Geschmacksfrage des jeweiligen Anwenders.

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Über den Menüpunkt „Optionen“ unter „Extras“ präsentiert Ihnen Access eine Reihe von Einstel lungen. Wählen Sie nun das Register „Tastatur“.

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Hier finden Sie in erster Linie Einstellungen für den Cursor, wie dieser sich nach einer Tastatureingabe verhalten soll. Wer besonders häufig Daten in seine Datenbank eingeben muss, greift sicherlich gerne auf die Option „Cursor mit Eingabetaste bewegen“ zurück. Hier sollten Sie sich für die Einstellung „Zu nächstem Feld bewegen“ entscheiden. So ist ein sehr schnelles Springen zu den einzelnen Feldern eines Datensatzes möglich.

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Unter „Cursorverhalten bei Eintritt ins Feld“ erzielen Sie mit dem Parameter „Zum An fang des Feldes gehen“ die besten Ergebnisse und können sofort mit der Eingabe im ersten Feld beginnen.

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Abschließend können Sie noch die Funktion der Pfeiltasten beeinflussen. Mit der Kombina tion der anderen Einstellungen ist die Option „Näch stes Zeichen“ eine sinnvolle Ergänzung. So können Sie einfach innerhalb eines Wortes navigieren. sj

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Access

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Kopieren, umbenennen oder löschen Mit nur wenigen Handgriffen verändern Sie die Struktur einer Datenbank. So können Sie sehr schnell eine Tabelle sichern oder die Struktur einer Datenbank erweitern.

TIPP

Sonderzeichen in Beschreibung

Bei der Feldbeschreibung von Tabellen sind normalerweise Sonderzeichen nicht zulässig. Dieser Wert wird von Access in der Regel falsch interpretiert. Doch mit einem kleinen Trick können Sie dennoch Sonderzeichen einsetzen. Um beispielsweise die Bezeichnung Tel.-Nr. zu verwenden, setzen Sie den betreffenden Begriff in eckige Klammern [Tel.Nr.], in diesem Fall sind alle erdenklichen Sonderzeichen erlaubt. Setzen Sie nur normale Zeichen ein, können Sie natürlich auf die Klammern verzichten

TIPP Zeilenumbruch im T extfeld Wer einen längeren Text in einem Textfeld eingeben möchte, kommt mit der „Enter“-Taste für einen Zeilenumbruch nicht weiter. Sie gelangen so nur zum nächsten Feld. Platzieren Sie daher den Cursor an der gewünschten Textstelle, und geben Sie die Tastenkombination "Strg +Enter" ein.

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Markieren Sie beim ersten Schritt im Datenbankfenster den gewünschten Tabellenn amen. Im Menü „Bearbeiten“ wählen Sie dene-B fehl „Kopieren“. Mit der Tastenkombination „STRG+C“ kommen Sie zum gleichen Ergebnis.

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Nun wählen Sie im Menü „Bearbeiten“ den Befehl „Einfügen“ oder geben die Taste nkombination „STRG+V“ ein.

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Daraufhin öffnet sich ein Dialogfenster a„T belle einfügen als“. Sie vergeben nun einen neuen Namen und haben damit eine 1:1-Kopie der ersten Tabelle erstellt. Sie können natürlich auch eine Tabelle umbenennen, ohne diese zu kopieren. Dies geschieht über den Menüpunkt „Bearbeiten/Umbenennen“. Sie können aber nicht denselben Namen zweimal verwenden.

Listenfelder erzeugen Access bietet die bequeme Möglichkeit, Listenfelder oder Kombinationsfelder mit Hilfe eines Assistenten zu erzeugen. Im ersten Schritt wechseln Sie bei dem eg wünschten Formular in die Entwurfsansicht. Hier benötigen Sie natürlich ein entsprechendes Feld.

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Der einfachste Weg, ein Listenfeld zu erze ugen, ist der Einsatz des Listenfeld-Assistenten. Hier werden alle gewünschten Optionen Schritt für Schritt erzeugt.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Schalter „Fertig stellen“. Es erscheint das Listenfeld mit den Optionen.

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Wählen Sie in der Toolbox das Symbol „Li stenfeld“ aus. Ziehen Sie anschließend den veränderten Mauszeiger auf die gewünschte Stelle im Formular. Durch einen Mausklick bestät igen Sie die Position.

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Automatisch öffnet sich der Listenfeld-Assi stent. In den einzelnen Schritten können Sie nun die unterschiedlichen Optionen wählen.

TIPP E-MailProgramm Auch wenn Sie bereits ein E-MailProgramm installiert haben, muss nicht immer der Menüpunkt „Senden an“ bei Access erscheinen. Idealerweise sollten Sie nach der Installation von Access das EMail-Programm nochmals installieren.

V ersenden von Datenbankobjekten Sofern Sie auf Ihrem System ein E-Mail-Pro gramm installiert haben, das mit Access kompatibel ist, können Sie Inhalte von Datenbankobje kten per E-Mail versenden.

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Möchten Sie den gesamten Inhalt eines aD tenbankobjektes versenden, dann genügt es, dieses zu markieren. Sollen nur Teile des Objektes versendet werden, müssen Sie die Datenbank öffnen und den gewünschten Teil markieren.

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Nun wählen Sie im Menü „Datei“ den Befehl „Senden“.

Es öffnet sich das Dialogfenster „Senden“. Hier stehen Ihnen unterschiedliche Datenformate zur Verfügung. Je nach dem, für welches Format Sie sich entscheiden, sind teilweise noch weitere Angaben notwendig. Beispielsweise können Sie beim HTML-Format eine Vorlage für die Gestaltung der Datei wählen. sj PCgo! 4/2000

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Access

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Makros erzeugen

➞ Automatisch Erzeugen Sie ein Makro mit dem Namen „Autoexec“, so werden alle enthaltenen Befehle sofort nach dem Start der jeweiligen Anwendung ausgeführt. Wenn Sie aber ein Makro erzeugt haben, das beim Start der Datenbank automatisch die Standardsymbolleisten deaktiviert, kommen Sie auch an das Datenbankfenster und Ihre Entwürfe nicht mehr heran. Halten Sie beim Öffnen der betreffenden Datenbank die Taste „Shift“ (Umschalttaste) gedrückt. Mögliche Makros werden nicht aktiviert und Sie können wie gewohnt weiter machen.

➞ Access-Makro Unter Access verbirgt sich hinter einem Makro eine einfache Abfolge von Aufgaben. Dabei ist es in einem Access-Makro nicht möglich, Tastaturfolgen aufzuzeichnen. Ebenso handelt es sich nicht um eine Programmiersprache, wie es bei anderen OfficeAnwendungen der Fall ist.

Auch unter Access können Sie leistungsstarke Makros erstellen. In diesen lassen sich eine oder mehrere Aufgaben unter einem Namen speichern und ➞ automatisch bzw. auf Knopfdruck ausführen. So stellen Sie sicher, dass wiederkehrende Aufgaben stets gleich ausgeführt werden. Mit ei nem ➞Access-Makro können Sie das Programm beenden, Formulare öffnen, andere Makros star ten oder Abfragen ausführen.

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Ausgangspunkt ist das Datenbankfenster einer bereits bestehenden Datenbank. Hier aktivieren Sie das Register „Makro“. Mit einem Mau sklick auf die Schaltfläche „Neu“ gelangen Sie in das so genannte Makrofenster.

TIPP

WennSie bei einer Datenbankabfrage die „Format()“-Funktion auf das Ergebnis der Funktion „Monat()“ nutzen, werden Sie von Access das falsche Resultat erhalten. Die Ursache dieses Fehlers: Die „Format()“-Funktion erwartet einen Datumswert als Argument. Statt dessen wird aber ein IntegerWert geliefert. Möchten Sie etwa nur den Monatsnamen ermitteln, benutzen Sie diese Abfrage: =FORMAT(#24.12.99#;“MMMM“). Ergebnis: der Monat Dezember.

Möchten Sie etwa Access über ein Makro be enden, wählen Sie die Aktion „Verlassen“ aus.

In der zweiten Spalte geben Sie einen Kommentar zu der Aktion ein. Dieser hat keinen Einfluss auf das Makro. Mit - ihm können Sie später jedoch nachvollziehen, welche Aufgabe die je weilige Aktion hat. -

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Im unteren Bereich des Dialogfensters stehen Ihnen Optionen zur jeweiligen Aktion zur Verfügung. Welche Einstellungen möglich sind, hängt von der Aktion ab. In unserem Bei spiel können Sie für „Verlassen“ zwischen drei Optionen wählen: „Nachfragen“, „Alles Spei chern“ und „Beenden“. „Nachfragen“ ruft bei der Ausführung des Makros eine Abfrage auf.

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Das geöffnete Dialogfenster enthält im obe ren Bereich zwei Spalten. In der ersten Spalte geben Sie die Aktion ein, die Access ausführen soll. Die möglichen Aktionen rufen Sie über das Listenfeld auf.

Speichern Sie Ihr Makro unter einem beliebigen Namen, zum Beispiel „Ende“. Dazu schließen Sie das Fenster. Es folgt eine Abfrage zum Speichern des Makros. -

Schaltfläche für Makros Sie haben ein Makro erzeugt. Nun wollen Sie dieses auf Knopfdruck ausführen. Der normale Weg besteht darin, eine Schaltfläche zu erzeugen und das Makro damit zu verknüpfen. Doch das vereinfachen Sie mit einem Trick.

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Immer der richtige Monat

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Öffnen Sie das Formular, von dem aus Sie das Makro starten möchten. Wechseln Sie in die „Entwurfsansicht“.

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Begeben Sie sich in das Register „Makro“. Dabei muss die Entwurfsansicht des Formu-

lars während des gesamten Vorgangs auf Ihrem Bildschirm sichtbar bleiben.

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Ziehen Sie das Makro mit gedrückter, linker Maustaste auf das Formular. Wenn Sie die Taste loslassen, erzeugt Access automatisch eine Befehlsschaltfläche mit dem Namen des Makros.

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Richten Sie nun die Position des Schalters aus, und speichern Sie das Formular. Wechseln Sie in die Formularansicht. Sie können das Makro nun mit einem Mausklick ausführen.

Fehlersuche bei Makros Wenn Sie komplexe Makros mit zahlreichen Aktionen erzeugen, sind Fehler nicht ausgeschlossen. Hier bietet Access eine Möglichkeit, jeden Vorgang zu protokollieren und schrittweise den Fehler zu suchen.

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Wechseln Sie in das Register „Makro“. Hier wählen Sie die „Entwurfsansicht“.

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Benutzen Sie im Hauptmenü von Access unter „Ausführen“ die Option „Einzelschritt“.

Führen Sie das Makro in gewohnter Form aus. Nun zeigt Access zu jedem Schritt ein Dialogfenster mit allen relevanten Informationen an. Enthält eine Aktion einen Fehler , zeigt Access diesen an. Wilfred Lindo/sj PCgo! 5/2000

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AutoFormat für Formulare

➞ Layout Beim Gestalten von Steuerelementen stellt Access die Elemente in einem Standardlayout (Schriftart MS Sans Serif, Schriftgröße 8 Punkt, Schriftfarbe Schwarz, Hintergrundfarbe Weiß) dem Anwender zur Verfügung. Auch diese Grundeinstellungen lassen sich problemlos auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. Dazu formatieren Sie zunächst ein Element so, wie es zukünftig in Ihrer Anwendung erscheinen soll. Dann markieren Sie das Element und wählen im Menü „FORMAT“ den Befehl „STEUERELEMENTVORGABEN FESTLEGEN“. Anschließend steht das neue Standardlayout zur Verfügung.

TIPP

Formatänderungen vornehmen

Natürlich soll Ihre Datenbankanwendung auch optisch etwas hermachen. Entsprechend bietet Access einige Möglichkeiten, die einzelnen Formulare vom Aussehen her aufzubessern. Dabei können Sie Ihre individuellen Änderungen auch noch zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen. So lassen sich Schriften, Farben und Umrandungen an Ihren Geschmack individuell anpassen. Grundsätzlich lässt sich fast jedes Element innerhalb eines Formulars individuell verändern. Dabei ist die Vorgehensweise immer gleich. Sie markieren das betreffende Element, beispielsweise eine Schaltfläche. Durch einen rechten Mausklick öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie eine ganze Reihe von Einstellungen vorfinden. So können Sie Hintergrundfarben oder besondere Spezialeffekte aktivieren.

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Wer seinen Formularen nicht unbedingt einen individuellen Anstrich geben will, der kann auch auf vorgefertigte Layouts zurückgreifen. Mit we nigen Handgriffen können Sie so Ihrer Datenbank ein professionelles Äußeres geben.

Dabei müssen Sie nicht alle Attribute (Schriftart, Farbe und Rahmen) übernehmen. Über den Schalter „Optionen“ können Sie ent scheiden, welche Vorgaben übernommen werden sollen.

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Auch hier öffnen Sie zunächst ein vorhandenes Formular in der Entwurfsansicht.

Über den Menüpunkt „Format“ gelangen Sie zu der Funktion „Autoformat“. In einem Dialogfenster bietet Ihnen Access eine Reihe von unterschiedlichen Layouts an.

Doch die Funktion „Autoformat“ bietet noch weitere Einstellungsmöglichkeiten. Klicken Sie auf den Schalter „Anpassen“, so eröffnen sich Ihnen insgesamt drei weitere Optionen. Beispielsweise können Sie ein neues Autoformat auf der Basis des geöffneten Formulars erstellen bzw. ein vorliegendes Autoformat aktualisieren.

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Klicken Sie abschließend mit der Maus auf die OK-Taste, wird das gewählte ➞Layout übernommen und Ihr Format wird entsprechend angepaßt.

Individuelle Schaltflächen Wer bei seiner Access-Datenbank die enthaltenen Schaltflächen sowohl mit einer Bitmap-Grafik als auch mit einer Beschriftung versehen möchte, kann dies unter Access nicht bewerkstelligen. Idealerweise benutzen Sie für ein Formular den entsprechenden Assistenten. Sowie Sie in der Entwurfsansicht eine neue Schaltfläche aus der Symbolleiste auf das geöffnete Formular ziehen, startet der Befehlsflächen-Assistent automatisch. Mit dessen Hilfe können Sie auf eine Reihe von bereits vorgefertigten Schaltflächen zugreifen. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, ein Bild und ein Symbol gleichzeitig einzubinden. Hier müssen Sie zu einem externen Grafikprogramm greifen.

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Haben Sie die neue Schaltfläche fertiggestellt, so legen Sie diese im BMP-Format in ein beliebiges Verzeichnis ab.

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Nun kommt wieder der Befehlsschaltflächen-Assistent von Access zum Einsatz. Wählen Sie die Option „Symbol“ aus.

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Über den Schalter „Durchsuchen ...“ gelangen Sie in das Verzeichnis, in dem die erstellte Schaltfläche enthalten ist.

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Wählen Sie diese aus und nach der Beendigung des Assistenten erscheint die gewünschte Schaltfläche in Ihrem Formular. sj

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Hierfür eignet sich jedes Grafikprogramm, das Bitmap-Grafiken verarbeitet. Starten Sie diese Software und beginnen ein beliebiges Bild, das später als Schaltfläche dienen soll, zu erstellen.

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Zeichnen Sie die Grafik. Sie können hierbei auch gleich eine Beschriftung einfügen. Achten Sie bereits jetzt darauf, dass Sie die Fläche gleich in der Originalgröße anlegen. Müssen Sie die Grafik verkleinern, so sind möglicherweise das Motiv oder der Text später nicht mehr lesbar.

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Steuerelemente gruppieren Access 2000 bietet eine Funktion an, um schnell und effektiv mehrere Steuerelemente gleichzeitig zu bearbeiten. Dazu fassen Sie beliebige Elemente in einer Gruppe zusammen.

TIPP Funktion deaktivieren Möchten Sie die Funktion zum Ausrichten am Raster vorübergehend deaktivieren, drücken Sie die „Strg“-Taste und halten sie gedrückt, während Sie ein Steuerelement positionieren, verschieben oder verkleinern. Sobald Sie die „Strg“-Taste loslassen, ist die Funktion zum Ausrichten am Raster wieder aktiviert. Das Raster ist horizontal und vertikal auf standardmäßig 5 Einheiten pro Zentimeter eingestellt.

im TIPP Beschriftung Formularkopf Sie können in jedes Formular eine beliebige Überschrift einfügen. Idealerweise nutzen Sie dazu den Forumularkopf. Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus. Im oberen Bereich des Formulars finden Sie die beiden Bereiche „Detailbereich“ und „Formularkopf“. Diese erscheinen in der Form zweier übereinanderliegender grauer Balken. Mit gedrückter Maustaste ziehen Sie beide Bereiche auseinander, um eine Arbeitsfläche zu erhalten. Wählen Sie den Eintrag „ Formularkopf“. Klicken Sie in der Toolbox auf „Bezeichnungsfeld“ und ziehen das Textfeld in der gewünschten Größe auf. Geben Sie Ihren Text ein. Dabei können Sie auch unterschiedliche Formatierungen vornehmen. Mit wenigen Handgriffen verändern Sie beispielsweise den Schriftgrad oder die Schriftgröße. Danach klicken Sie neben das Feld. In der Formularansicht überprüfen Sie das Ergebnis.

www.pcgo.de

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Markieren Sie alle in Frage kommenden Elemente, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten, während Sie einen Rahmen darum ziehen. Oder Sie halten die Umschalt-Taste gedrückt und klicken die entsprechenden Elemente an.

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Wählen Sie unter dem Menüpunkt „Format“ den Punkt „Gruppieren“ aus. Diese Funktion

ist sowohl bei Berichten als auch bei Formularen wirksam.

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Dadurch bildet Access einen Rahmen um die ausgewählten Elemente. Jede Aktion, die Sie ausführen, wirkt sich nun auf alle Steuerelemente innerhalb der Gruppe aus. So können Sie beispielsweise die Elemente mit einem Handgriff verschieben oder ausschneiden.

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Möchten Sie die Gruppierung aufheben, wählen Sie den Menüpunkt „Format/Gruppierung Aufheben“.

Unterformulare sperren Arbeiten Sie bei Access mit Unterformularen, wollen Sie vielleicht manchmal den Zugriff des Nutzers auf Daten innerhalb des Unterformulars unterbinden. Dazu konfigurieren Sie das Unterformular so, dass es die Daten nur anzeigt. Die Informationen lassen sich dann nicht ändern.

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Im Register „Daten“ setzen Sie die Eigenschaften „Aktiviert“ auf „Nein“ und „Gesperrt“ auf „Ja“. Nun werden die Daten in dem Unterformular zwar angezeigt, jedoch kann der Nutzer diese nicht verändern.

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Öffnen Sie das ausgewählte Hauptformular im Entwurfsmodus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffende Unterformular und wählen Sie im Kontextmenü „Eigenschaften“.

Unterformulare nachträglich einfügen In Access können Sie in jedes Formular ein beliebiges Unterformular einfügen.

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Öffnen Sie das Hauptformular im Entwurfsmodus. Aktivieren Sie außerdem die Toolbox. Klicken Sie dazu im Menü „Extras“ auf „Anpassen“. In der Dialogbox aktivieren Sie im Register „Symbolleisten“ die Funktion „Toolbox“, indem Sie ein Häkchen neben dem entsprechenden Feld setzen.

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In der Toolbox klicken Sie auf „Unterformular/Bericht“. Der Mauszeiger verändert sein Aussehen. Ziehen Sie mit der Maus das geplante Unterformular an der gewünschten Stelle auf.

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Es öffnet sich der entsprechende Assistent. Folgen Sie den Anweisungen. Mit „Fertigstellen“ steht Ihnen ein neues Unterformular zur Verfügung.

Steuerelemente ausrichten Setzen Sie innerhalb eines Formulars oder Berichtes mehrere Steuerelemente ein, ist es oft schwierig, alle Elemente korrekt auszurichten. Doch Access bietet dazu eine Funktion, die Ihnen das Ausrichten deutlich erleichtert. Öffnen Sie das Formular im Entwurfsmodus und markieren Sie die auszurichtenden Elemente. Mit der rech-

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ten Maustaste rufen Sie das Kontextmenü auf und klicken auf den Befehl „Ausrichten“. Hier stehen Ihnen mehrere Optionen zur Auswahl. So können Sie zum Beispiel alle markierten Elemente linksbündig ausrichten. Eine Besonderheit stellt die Ausrichtung am Raster dar. Dadurch werden die Elemente automatisch ausgerichtet. W. Lindo/sj PCgo! 7/2000

Access Tipps für Steuerelemente

Buch-Tipp Auf rund 250 Seiten präsentiert die Autorin einen ersten Einstieg in die Fähigkeiten von Access 2000. Der Titel streift viele Funktionen des mächtigen DatenbankProgramms nur im Ansatz und verzichtet gänzlich auf eine detaillierte Auseinandersetzung mit der Materie. So werden die wichtigsten Funktionalitäten in 10 kurzen Kapiteln knapp angerissen. Dazu gehören neben einem Schnupperkurs auch der erste Einstieg mit Datenstrukturen, Tabellengestaltung und Formularerstellung. Mit über 150 Abbildungen und einigen Karikaturen sorgt das Buch für einen guten visuellen Eindruck. Das Buch wird seinem Titel gerecht und vermittelt „echt einfach“ die ersten Schritte mit Access 2000. So wird ausschließlich der Einsteiger angesprochen. Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie alle vorgestellten Beispiele in digitaler Form.

info Franzis’ Verlag GmbH, ISBN: 3-7723-7425-5 Preis: 29,95 Mark

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Bei komplexen Formularen mit vielen Objekten innerhalb eines Formulars geht schnell die Übersichtlichkeit verloren. Mit wenigen Handgriffen können Sie jedoch Textfeldern entsprechende Tip-Texte zuordnen. Bewegen Sie im fertigen Formular den Mauszeiger über das betreffende Feld, so erscheint ein Hinweis, den Sie zuvor festgelegt haben.

Sie den Entwurfsmodus von Access und die Funktion steht zur Verfügung.

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Zum Festlegen der Tip-Texte begeben Sie sich zunächst in den Entwurfsmodus des ausgewählten Formulars. Anschließend klicken Sie das Objekt, beispielsweise ein Steuerelement, mit der rechten Maustaste an.

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Ebenfalls im Register „Andere“ finden Sie die Zeile „Statuszeilentext“. Hierüber können Sie einen Hinweis für die Statuszeile definieren, der angezeigt wird, wenn Sie sich in dem Feld befinden.

So helfen Sie mit nur wenigen Handgriffen dem Anwender, um sich schnell und effektiv in der von Ihnen erstellten Oberfläche zurecht zu finden.

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Über den Menüpunkt „Eigenschaften“ wählen Sie das Register „Andere“ aus. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Eigenschaftszeile „SteuerelementTip-Text“. Hier können Sie bis zu 256 Zeichen eintragen.

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Nach der Eingabe einer kurzen Erläuterung, die das Textfeld näher beschreibt, verlassen

Definition von Eingabeformaten Idealerweise sollten Sie das Format einer Eingabe zuvor festlegen, um die Daten in einer vereinheitlichten Form zu erfassen. Das Format kann von einer Währung über Größen- und Gewichtsmaße bis hin zu vorgefertigten Artikelnummern reichen. Hierzu bietet Access die Funktion „Eingabeformat“ an.

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Wählen Sie im Menü „Eigenschaften“ das Register „Daten“. Hier finden Sie das Feld „Eingabeformat“.

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Klicken Sie mit der linken Maustaste die Zeile an, erscheint eine Schaltfläche, mit der Sie den „Eingabenformat-Assistenten“ starten. Der führt Sie Schritt für Schritt zum passenden Format.

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Der Assistent bietet für unterschiedliche Datentypen eine Auswahl von Formatdefinitionen. So können Sie beispielsweise das Format für eine ISBN-Nummer, ein Datum oder eine Postleitzahl vorgeben.

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Eine Besonderheit stellt die Einstellung „Kennwort“ dar. Bei der Eingabe tauchen auf dem Bildschirm nicht die Originalzeichen auf, sondern es werden nur Sternchen abgebildet. So ist niemand in der Lage, wichtige Daten von Ihrem Monitor abzulesen.

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Zudem können Sie über Formatzeichen das Eingabeformat selbst festlegen. Es existieren dazu über 10 Sonderzeichen.

Platzierung von Schaltern Wer eine benutzerfreundliche Oberfläche unter Access erstellen möchte, wird immer zu Schalterflächen greifen, über die der Anwender per Mausklick auf Funktionen zugreifen kann. Dabei sollten Sie immer auf eine sinnvolle Platzierung achten. Ist beispielsweise eine ständige Verfügbarkeit einzelner Schaltflächen notwendig, so set-

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zen Sie diese ausschließlich im Formularkopf oder -fuß ein. Der Schalter erscheint so ständig am Bildschirm, wird aber nur einmal aufgerufen. Platzieren Sie hingegen die Schaltfläche im Detailbereich der Datenbank, so wird der Schalter bei jedem Datensatz aufgerufen und kostet viel Zeit und Speicher. W. Lindo/sj PCgo! 9/2000

ps Access-Tr wip eißen de finden Sie auf enü/ tm up Ha r te un CD ps ip /T ps Worksho

Access Formulare drucken

Programmierung mit Access 2000 Möchten Sie in 21 Tagen die Programmierung unter Access beherrschen? Dann sind Sie bei diesem Titel des Markt & Technik Verlags richtig. Unter dem Titel „Access 2000 Programmierung“ wird der Leser in die VBA-Programmierung eingeführt. Dabei gliedert sich das Buch in 21 Kapitel – für jeden Tag ein Abschnitt. Damit der Band auch für Einsteiger verdaulich ist, beginnt er mit den ersten Schritten bei der Makro-Programmierung. Am zweiten Tag lernen Sie die Entwicklungsumgebung kennen. Auf diese Weise steigert sich langsam die Schwierigkeit der Materie. Das Buch endet bei der Umsetzung von SQL-Abfragen und der rekursiven Programmierung. Jedes Kapitel bietet einige Kontrollfragen, mit denen Sie Ihr Wissen überprüfen. Der gesamte Titel ist angereichert mit einer Fülle von Beispielen und gut erklärten Arbeitsschritten. Auf der beiliegenden CD-ROM befinden sich zudem nützliche Tools und eine HTML-Version des Buchs. Einziger Wermutstropfen ist der hohe Preis von rund 90 Mark.

Jedes unter Access verfügbare Formular können Sie inklusive der enthaltenen Daten drucken oder in eine Datei umleiten. Dabei lassen sich beide Varianten aus den unterschiedlichen Ansichten eines Formulars aktivieren. Beim Drucken eines Formulars speichert Access alle Einstellungen, so dass Sie die einzelnen Parameter nur einmal definieren müssen. Bei einem weiteren Ausdruck des Formulars liegen die gewünschten Parameter bereits vor.

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Der schnellste Weg, um ein Formular zu drucken, läuft über das Kontextmenü. Dazu muss das Formular nicht geöffnet sein. Klicken

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Möchten Sie hingegen noch einige Einstellungen für den Ausdruck vornehmen, wählen Sie den Menüpunkt „Datei“ und den Unterpunkt „Drucken“. Hier können Sie verschiedene Parameter setzen.

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Beachten Sie dabei: Das Druckergebnis ist immer davon abhängig, aus welcher Ansicht (beispielsweise Entwurfsansicht) Sie den Vorgang aufgerufen haben.

Formulare im- und exportieren Eine Besonderheit unter Access ist der Im- und Export von Formularen. Damit können Sie ein bereits erstelltes Formular einer anderen Datenbank zuordnen. Dazu wählen Sie im ersten Schritt ein Formular. Im Hauptmenü klicken Sie unter „Datei“ auf „Speichern unter/Exportieren“.

Auf diese Weise können Sie das Formular in eine externe Datenbank überführen oder es in der aktuellen Datenbank unter einem neuen Namen ablegen. Ein Formular importieren Sie unter dem Menüpunkt „Datei / Externe Dateien / Importieren...“.

Hintergrundbilder lockern das Layout auf Ihre Datenbankanwendung muß unter Access nicht immer im grauen Outfit erscheinen. Mit wenigen Mausklicks werten Sie jede Datenbank auf. Dazu können Sie ein normales Bild oder eine Grafik als Hintergrund einsetzen.

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Markieren Sie die Grafikdatei, die Sie als Hintergrund benutzen wollen. Öffnen Sie Access, und rufen Sie das betreffende Formular im Entwurfsmodus auf.

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Hier markieren Sie den gewünschten Bereich. Mit dem Befehl „Bearbeiten / Einfügen“ fügen Sie den Bildausschnitt aus der Zwischenablage in Access ein.

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Das Bild erscheint nun in Ihrem Access-Formular. Um das Bild auf die gewünschte Größe zu bringen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Rand und halten die Maustaste beim Ziehen gedrückt.

Access-Daten ins Web stellen

info Markt & Technik Verlag, ISBN: 3-8272-5705-0 Preis: 89,95 Mark

Sie einfach mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Formular, und wählen Sie „Drucken“. Der Ausdruck beginnt sofort.

Unter Access2000 steht Ihnen erstmals ein spezieller Typ von Webseite zur Verfügung, der die Anzeige und die Bearbeitung von Access-Datenbanken im Internet (Intranet) ermöglicht. Allerdings benötigen Sie dazu den Microsoft Internet Explorer, Version 5, um eine Datenzugriffsseite anzuzeigen bzw. zu bearbeiten.

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Um so eine Seite zu erstellen, wählen Sie „Neu“ und „Datei“. Hier klicken Sie auf das Symbol „Datenzugriffsseite“.

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Im folgenden Dialogfenster klicken Sie entweder den Eintrag „Autoseite:Einspaltig“ oder „Seiten-Assistenten“ an.

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Unter „AutoSeite“ erzeugt Access automatisch eine einspaltige Seite mit allen Feldern. Soll eine etwas anspruchsvollere Seite entstehen, greifen Sie eher zum Seiten-Assistenten. Hier können Sie im begrenzten Maße Einfluss auf den Aufbau und auf die Gestaltung der Seite nehmen. W. Lindo/sj PCgo! 10/2000

-TippsCD unter: Accessf de r weißen

Access

finden Sie au Hauptmenü/W

orkshops/Tipps

Access rationalisieren

Access 2000 Programmierung Für stolze 119 Mark präsentiert sich das Kompendium Access 2000 Programmierung. Das Nachschlagewerk bietet auf über 1.300 Seiten eine detaillierte Arbeitshilfe für Access-Programmierer. In der ersten Buchhälfte findet der Leser einen ausführlichen Einstieg in die Grundlagen der Programmierung. Danach beschäftigen sich die Autoren auf rund 100 Seiten mit der Fehlersuche und Problembehandlung: Dies sucht man bei anderen Buchtiteln vergeblich. Der weitere Teil des Buchs widmet sich der fortgeschrittenen Programmierung unter Access. Insgesamt ist der Titel sehr gut als Arbeitshilfe für ambitionierte Anwender geeignet.

Wer unter Access 2000 immer wieder mit den gleichen Funktionen arbeitet, der sollte den Einsatz von Bibliotheksdatenbanken in Betracht ziehen. Damit kann jede Ihrer Anwendungen unter Access auf diese Funktionen zugreifen. Mit wenigen Handgriffen legen Sie diese Funktion ab.

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Im ersten Schritt erstellen Sie eine neue Datenbank unter Access. Dabei wählen Sie im Dialogfeld „Neue Datenbankdatei“ den Dateityp „Add-Ins (*.mda)“. Fügen Sie die Funktionen bzw. Module ein, die Sie auch anderweitig nutzen.

Durch eine normale Verknüpfung konnten Sie schon bei den ersten Office-Versionen Inhalte austauschen. Bei Access 2000 gibt es nun endlich eine wesentlich komfortablere Möglichkeit, Tabellen oder Abfragen nach Excel zu übertragen.

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Um Daten zu übergeben, starten Sie beide Anwendungen. Öffnen Sie unter Excel die betreffende Zieldatei für Ihre Access-Daten.

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Über die Funktion „Suchen“ wählen Sie die neu erstellte MDA-Datei aus. Nachdem Sie Ihre Eingabe mit „OK“ bestätigt haben, stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung. Beachten Sie allerdings, dass Sie auch die MDA-Datei übergeben müssen, wenn Sie die Anwendung weitergeben möchten.

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Wechseln Sie in die Datenbank Access, und laden Sie die gewünschte Access-Datei. Klicken Sie im Datenbankfenster auf den Namen der Tabelle oder der Abfrage.

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Ziehen Sie das Objekt mit gedrückter, linker Maustaste auf das Symbol der Excel-Zieldatei. Anschließend erscheint nach wenigen Sekunden die Access-Tabelle unter Excel.

Objektnamen in Access 2000 ändern

ISBN 3-8272-5706-9, Preis: 119 Mark

Access 2000 bietet erstmals die einfache 1:1-Konvertierung von aktuellen Datenbanken in das Format von Access 97. Bisher konnten meist nur Tabellen überführt werden, bei Formularen oder Abfragen funktionierte dies nicht. In den meisten Fällen mussten dann alle Objekte, Module und Berichte komplett neu erstellt werden. Diese Arbeit entfällt unter Access 2000 gänzlich. Die Konvertierung nehmen Sie über den Menüpunkt „Extras“ im Unterpunkt „Datenbank-Dienstprogramme“ vor. Wählen Sie hier „Datenbank konvertieren“ und „In vorhergehende Datenbank-Version“. Geben Sie den Dateinamen an, den Rest erledigt Access.

Um nun aus einer anderen Access-Anwendung auf die betreffende Funktion zuzugreifen, öffnen Sie den VBA-Editor und wählen „Extras“ und „Verweise“.

Excel und Access im Zusammenspiel

info Markt und Technik,

alte Version TIPP In konvertieren

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Sie haben innerhalb einer komplexen AccessDatenbank den Namen eines Objekts verändert und dies nicht konsequent in allen Tabellen, Abfragen und Berichten vollzogen? Dann erhalten Sie eine Reihe von Fehlermeldungen am Bildschirm. Im schlimmsten Fall kommt es zu einem Systemabsturz oder einem Datenverlust. Unter Access 2000 steht nun endlich eine Funktion zur Verfügung, die diese Änderungen automatisch in allen Bereichen Ihrer Access-Anwendung durchführt.

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Den dazugehörigen Funktionsaufruf finden Sie unter „Extras“ und „Optionen“. Im Register „Allgemein“ aktivieren Sie die Option „Objektnamen-Autokorrektur“.

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Dort gibt es einige Einstellungen, die Sie für Ihre Anwendung nutzen sollten. Schalten Sie auf jeden Fall den Parameter „Informationen aufzeichnen“ ein. So können Sie nach der Arbeit von Access genau kontrollieren, welche Konvertierungen durchgeführt wurden.

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Arbeiten Sie jedoch mit einem Aufruf innerhalb eines VBA-Moduls, müssen Sie diese Änderungen weiterhin manuell durchführen. Hier greift die Funktion von Access nicht. Dies gilt auch für verknüpfte Tabellen.

Besonderheiten von Access-Makros Unter Access verbirgt sich hinter einem Makro eine einfache Abfolge von Aufgaben. Dabei ist es in einem Access-Makro nicht möglich, Tastaturfolgen aufzuzeichnen. Ebenso handelt es sich

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nicht um eine Programmiersprache, wie es bei anderen Office-Anwendungen der Fall ist. Dennoch können Sie damit aber wie gewohnt bestimmte Aufgabe automatisieren. W.Lindo/pm PCgo! 2/2001

Access Verknüpfung mit Outlook

Access2000 – durchBlick 44 Mark kostet das Buch über Access 2000 aus der Reihe visuelle Handbücher. Dabei können Sie die Programme anhand von Screenshots, Abbildungen und Grafiken kennen lernen. Der Text spielt dabei auf den 400 Seiten nur eine untergeordnete Rolle. Das Buch behandelt 15 Themen, die vom Einstieg in Datenbanken, über die erste Datenbank bis hin zur Formulargestaltung und der Programmierung reichen. Bei jedem Kapitel wird jeder Handgriff anhand eines Screenshots abgebildet. So kann der Anwender die Schritte am Bildschirm nachvollziehen. Ergänzt wird jeder Schritt durch kurze Erläuterungen und der Angabe des entsprechenden Mausklicks. Insgesamt eignet sich das Buch besonders für Einsteiger in Datenbanken. Was gut beim Einstieg funktioniert, stößt bei komplexen Inhalten allerdings an seine Grenzen. Hier helfen die Bilder nur wenig weiter. Zudem ist das Buch nicht als Nachschlagewerk geeignet. Daher sollte hier nur der Einsteiger zugreifen.

info Ignatz Schels, Access2000 durchBlick, Markt & Technik Verlag, ISBN 3-8272-5557-0 Preis: 44 Mark

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Wenn Sie Office 2000 Professional oder Premium einsetzen, so verfügen Sie neben Access auch über Outlook auf Ihrem Rechner. Was liegt also näher, als die Inhalte beider Programme zu verknüpfen. So legen Sie beispielsweise unter Outlook Adressen und Termine ab, die Sie auch in einer Access-Anwendung verwenden können. Damit können Sie mit wenigen Handgriffen direkt aus Access auf die Outlook-Daten zugreifen. Das ist viel bequemer, als die Daten nach Outlook zu überführen.

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Um die Verbindung einzurichten, öffnen Sie zunächst die betreffende Access-Datenbank.

Klicken Sie unter dem Menüpunkt „Datei“ den Unterpunkt „Externe Daten/Tabellen verknüpfen“ an. Im folgenden Dialogfenster legen Sie als Dateityp „Outlook“ fest. Nach einer kurzen Ladezeit erscheint die Ordnerstruktur von Outlook. Beachten Sie dabei, dass Outlook als Standard-Client unter Windows eingerichtet sein muss, sonst wird der Aufruf mit einer Fehlermeldung quittiert.

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Wählen Sie einen Ordner, und legen Sie den Namen der verknüpften Tabelle fest. Beenden Sie den Assistenten mit „Fertig stellen“.

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Nun greifen Sie über diese Verknüpfung unter Access auf die Daten aus Outlook zu. Sie erscheinen dort als normale Tabelle, die alle Felder aus Outlook aufweist. Dabei werden auch alle Änderungen in beiden Anwendung aktuell gehalten.

Outlook-Daten importieren

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Natürlich können Sie auch Outlook-Daten permanent in Access überführen und diese entsprechend weiterverarbeiten. Die folgenden Schritte sind dann wichtig, wenn Sie an keiner direkten Verknüpfung zwischen beiden Anwendungen interessiert sind. Möchten Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt Daten überführen, die Sie aktualisiert haben, so müssen Sie den Import wiederholen.

Im folgenden Dialogfenster können Sie sich per Mausklick für bestimmte Outlook-Felder entscheiden. Geben Sie den Namen an, unter dem Sie den Inhalt in Access führen wollen.

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Klicken Sie auf „Datei“ und den Unterpunkt „Externe Daten/Importieren“. Im folgenden Dialogfenster legen Sie als Dateityp „Outlook“ fest. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie nach Access überführen möchten. Zum nächsten Schritt gelangen Sie über „Weiter“.

Legen Sie jetzt fest, ob die importierten Daten in eine neue oder in eine bestehende Access-Tabelle überführt werden. Klicken Sie auf „Weiter“.

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Legen Sie auf Wunsch einen Primärschlüssel fest. Haben Sie sich für eine neue Tabelle entschieden, ist noch der Name notwendig. Abschließend erfolgt der Import der Daten, die Sie dann auf die herkömmliche Weise verarbeiten können.

Euro-Währungssymbol Ab nächstem Jahr ist der Euro offizielles Zahlungsmittel. Es ist also höchste Zeit, auch Microsoft Office dafür fit zu machen. Möchten Sie in einem Tabellenfeld statt dem definierbaren EuroWährungstext „EUR“ das Euro-

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Währungssymbol anzeigen lassen, so geben Sie einfach mit der Tastenkombination „AltGr + E“ das Symbol ein. Access übernimmt augenblicklich die Änderung, und das Symbol erscheint auf dem Bildschirm. Wilfred Lindo/jh PCgo! 3/2001

-TippsCD unter: Accessf de r weißen

Access

finden Sie au Tipps

Bestehende Tabellen kopieren

Access2000 – echt einfach Unter dem Motto: „Die Arbeit mit Access 2000 kann Spaß machen! Datenbanken anlegen und verwalten muss nicht langweilig sein!“ präsentiert der Franzis Verlag aus der Reihe „echt einfach“ ein reines Einsteigerbuch. Für 29,95 Mark erhält der Leser ein gut strukturiertes Werk, das ihm auf rund 250 Seiten einen ersten Überblick über das mächtige Datenbankprogramm verschafft. Mit großzügigem Rand und mächtigem Zeilenabstand wird die Materie in lockerer Schreibweise vermittelt. Die ComicFigur Rosella gibt dem Ganzen einen lustigen Anstrich und stellt an vielen Stellen nützliche Arbeitshilfen. Viele Screenshots unterstreichen die gute Lesbarkeit der Inhalte. Der Titel ist bestens für einen schnellen Einstieg in die Access-Materie geeignet. Wer bereits über erste Erfahrungen verfügt, wird wenig Neues finden. Für den Einsteiger ist das Buch empfehlenswert und bietet, was in dieser Preisklasse nicht üblich ist, eine CD-ROM mit Beispielen und Lösungen.

info Franzis’ Verlag, ISBN 3-7723-7425-5, Preis: 29,95 Mark

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Eine einfache und nicht immer bekannte Möglichkeit ist das Kopieren ganzer Tabellen. Haben Sie eine Tabelle ausgefüllt und möchten diese nun auch in einer anderen Datenbank einsetzen, können Sie dies mit wenigen Handgriffen tun.

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Öffnen Sie dazu die Datenbank mit der gewünschten Tabelle. Markieren Sie die Tabelle im Tabellenmodul und wählen den Menüpunkt „Bearbeiten/Kopieren“ aus.

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Wechseln Sie anschließend in die neue Datenbank und in das Tabellenmodul. Mit dem Befehl „Bearbeiten/Einfügen“ fügen Sie aus der Windows-Zwischenablage die Tabelle, die Sie vorher kopiert haben, in die neu erstellte Datenbank ein.

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Zu guter Letzt geben Sie der Tabelle, die Sie in die Datenbank eingefügt haben, einen eigenen Namen.

Seitenzahlen in Berichten Ein Bericht ist die ideale Möglichkeit, die Daten aus einer Datenbank in eine strukturierte Form zu bringen. Dabei müssen Sie sich nicht nur auf das bloße Zusammenstellen von Feldern beschränken. Vielmehr bietet Access einige interessante Funktionen, einen ausgedruckten Bericht in eine ansehnliche Form zu bringen. Verfügen Sie über eine größere Anzahl von Daten, dann ist natürlich eine fortlaufende Seitenzahl von Interesse. Auch hier bietet Access ein leicht zu handhabende Funktion.

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Gehen Sie in die Entwurfsansicht des betreffenden Berichtes. Um die Seitenzahlen jeweils im unteren Bereich einer Seite auszugeben, klicken Sie in den Abschnitt „Seitenfuß“.

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Standardmäßig fügt Access an dieser Stelle ein Textfeld ein, das Sie für Ihre Zwecke nutzen können. Natürlich können Sie auch an einer andere Stelle des Seitenfußes ein neues Textfeld einfügen.

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Klicken Sie nun mit einem doppelten Mausklick direkt in das Textfeld, so dass Sie mit der Eingabe beginnen können. Gleichzeitig öffnet sich das Eigenschaftenfeld.

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Idealerweise nehmen Sie die anschließenden Eingaben im Eigenschaftenfeld vor. Set-

zen Sie dazu den Mauszeiger in das Feld „Steuerelementinhalt“.

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Dabei lassen sich Formeln und Kommentare kombinieren. Die gewünschten Formeln werden dabei in eckige Klammern gesetzt, Kommentare finden Sie in Anführungszeichen. Beispiel: =“Seite „ & [Seite] & „von „ & [Seiten].

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Die Ausgabe der Seitenzahl ist dabei nur eine mögliche Funktion. Weitere finden Sie, wenn Sie im Editierbereich des Feldes „Steuerelementinhalt“ auf den letzten Schalter (mit den drei Punkten) klicken. Es öffnet sich automatisch der Ausdruck-Generator von Access.

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Möchten Sie nun Ihre Eingabe überprüfen, wechseln Sie in den Seitenansichtsmodus von Access. Es erscheint eine Ansicht der Berichts mit der Ausgabe der Seitenzahlen.

Text oder Zahl Eine wesentliche Bedeutung bei der Verarbeitung von Daten unter Access kommt der Wahl des Felddatentyps zu. Wenn Sie beispielsweise die enthaltenen Werte sortieren oder indizieren wollen, dann können Sie nicht den Typ „OLEObjekt“ oder „Memo“ wählen. Falls Sie eine Sum-

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me berechnen möchten, dann ist es sinnvoll, den Feldtyp „Zahl“ zu wählen. Es gibt natürlich auch Ausnahmen. So können Sie in den meisten Fällen Telefonnummern dem Datentyp „Text“ zuordnen, da mit diesen Werten in der Regel nicht gerechnet wird. Wilfred Lindo/jh PCgo! 5/2001

-TippsCD Accessf de r weißen

Access

finden Sie au unter: Tipps

Filter richtig löschen

TIPP Sicherung der Daten Möchten Sie den unberechtigten Zugang anderen verwehren, dann bietet Ihnen Access die passende Funktion. Über eine Verschlüsselung der jeweiligen Datenbank schützen Sie die Inhalte und komprimieren gleichzeitig die Inhalte. Um die Verschlüsselung zu starten, muss die Datenbank geschlossen sein und es darf kein Zugriff über eine beliebige Anwendung erfolgen.

Mit Hilfe der Filterfunktion führen Sie unter Access sehr schnell Abfragen innerhalb Ihrer Datenbank durch. So können Sie mit wenigen Handgriffen effektiv Access einsetzen. Leider ist ein einmal definierter Filter sehr hartnäckig, wenn es darum geht, diesen wieder loszuwerden. Selbst wenn Sie ihn entfernen, bleibt er weiterhin gespeichert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn unterschiedliche Anwender mit der gleichen Datenbank arbeiten. Selbst nach Beenden von Access und einem neuerlichen Start ist der alte Filter immer noch verfügbar. Wenn Sie einen definierten Filter endgültig entfernen möchten, sind einige Handgriffe notwendig.

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Wechseln Sie in das Eigenschaften-Fenster über „Ansicht/Eigenschaften“. Gehen Sie dann in das Register „Daten“. Sie finden in der Zeile „Filter“ die momentan aktuelle Filterdefinition.

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Um nun endgültig den aktiven Filter zu lösen, müssen Sie den Inhalt der Eigenschaft „Filter“ entfernen, bevor Sie die Datenbank beenden. Sie können natürlich den Filter auch mit einer VBA-Prozedur lösen.

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Definieren Sie im ersten Schritt einen beliebigen Filter in dem gewünschten Formular. Anschließend entfernen Sie den Filter und wechseln in den Entwurfsmodus des Formulars.

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Über den Menüpunkt „Extras/Sicherheit“ wählen Sie „Datenbank ver-/entschlüsseln“. In dem folgenden Dialogfenster klicken Sie die betreffenden Datenbank aus.

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Geben Sie anschließend den neuen Dateinamen für die zu verschlüsselnde Datei an und klicken abschließend auf „Speichern“. Die Datei liegt nun in einer verschlüsselten Form vor, worauf nur berechtigte Anwender zugreifen können.

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Einflussnahme durch Aktionsabfragen Eine der Hauptaufgaben einer Datenbank ist die gezielte Auswertung der enthaltenen Daten. Dazu bietet Access unterschiedliche Abfragetypen an. Besonders interessant sind die so genannten Aktionsabfragen. Sie werten den Datenbestand nicht nur aus, sondern nehmen auch konkret Einfluss auf bestimmte Inhalte. Dabei unterscheidet man selbst bei den Aktionsabfragen noch zwischen mehreren Abfragevarianten.

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Die so genannten Tabellenerstellungsabfrage bietet sich dann an, wenn anhand eines be-

stimmten Kriteriums eine neue Tabelle erzeugt werden soll.

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Möchten Sie hingegen Datensätze anfügen, die bestimmte Bedingungen erfüllen, dann ist die Anfügeabfrage die richtige Wahl.

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Möchten Sie bei einer Datenbank nur ausgewählte Felder auf den neuesten Stand bringen, muss dies nicht manuell geschehen. Vielmehr greifen Sie zur Aktualisierungsabfrage. Eine Löschabfrage ist dann sinnvoll, wenn Sie größere Bereiche einer Tabelle entfernen möchten.

Datenrettung im Ernstfall Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen kann es doch einmal zu einem Defekt Ihrer Datenbank kommen. Wenn dann selbst eine Komprimierung oder ein Reparaturversuch fehl schlägt, dann ist Vorsicht geboten. Können Sie in diesem Fall trotzdem noch die betreffende Datenbank öffnen, dann gibt es gute Chancen, die Inhalte zu retten. Mit einem kleinen Trick gelangen Sie an Ihre Daten.

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Im ersten Schritt markieren Sie die defekte Tabelle. Wählen Sie dann aus dem Menü „Datei“. Bei der Frage nach dem Dateityp entscheiden Sie sich für die Option „Textdateien“.

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Anschließend klicken Sie auf den Schaltfläche „Speichern“.

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Es öffnet sich der Textexport-Assistent. Hier wählen Sie die Eigenschaft „Feste Breite“. Sie sollten bereits an dieser Stelle überprüfen, ob erste Fehler sichtbar werden.

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Beenden Sie den Export der Daten in eine Textdatei. Nun müssen Sie mögliche Fehler manuell beseitigen. Anschließend können Sie die so geretteten Inhalte über die Import-Funktion von Access einer neuen Tabelle zugänglich machen. Wilfred Lindo/jh PCgo! 6/2001

-TippsCD Accessf de r weißen

Access

finden Sie au unter: Tipps

Veröffentlichung im Internet

TIPP Auto-Vergabe von Feldnamen Wer bestehende Daten aus einer beliebigen Anwendung nach Access überführen möchte, nutzt in der Regel den Import-Assistenten. Um die Felder besser zuordnen und benennen zu können, verwendet Access die Daten in der ersten Zeile als Feldnamen. Kann Access die angebotenen Beschriftungen nicht verwenden, dann vergibt die Anwendung eigenständig gültige Feldnamen. Auch wenn die Feldnamen nach den Gesetzmäßigkeiten von Access korrekt vorliegen, sind diese nicht immer glücklich gewählt. Daher sollten Sie beim Import der Daten an dieser Stelle den Vorgang abbrechen und neue Feldnamen einfügen.

TIPP Schneller Datenaustausch Möchten Sie aus Excel heraus in kürzester Zeit Daten in eine neue beziehungsweise bereits bestehende Datenbank überführen, müssen Sie zwingend das passende „Add-In“ für die Verknüpfungen zu Access installiert haben. Dies geschieht idealerweise mit dem Add-In-Manager, sofern dies auf Ihrem Rechner noch nicht geschehen ist. Nach der Installation steht Ihnen unter Excel der Menüpunkt „Daten / Zu Microsoft Access konvertieren“ zur Verfügung. Über ein eingeblendetes Dialogfeld geben Sie den Zielpfad (Access-Tabelle) an.

Wie bei allen Office-Komponenten können Sie auch bei Access mit wenigen Handgriffen Daten für das Internet aufbereiten. Möchten Sie beispielsweise bestimmte Artikel aus einer Preisliste ins Internet stellen, so bietet es sich an, diese Informationen als statische Daten zu übertragen.

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Zunächst erstellen Sie die gewünschte Abfrage unter Access, die die betreffenden Artikel und Datenfelder erzeugt. Nach Ausführung der Abfrage steht Ihnen das Ergebnis zur Verfügung.

vergeben Sie noch einen Dateinamen und legen über „Speichern in“ die HTML-Datei mit den erzeugten Daten ab.

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Sofern Sie eine bestimmte Formatierung der Daten ebenfalls übertragen möchten, muss die Option „Mit Formatierung“ aktiviert werden. In diesem Fall erhalten Sie noch die Möglichkeit, eine bestimmte HTML-Vorlage zu benennen. Hierüber lässt sich bestimmen, wo und wie die Daten auf einer Webseite eingefügt werden sollen.

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Über den Menüpunkt „Datei/Exportieren“ gelangen Sie zu der betreffenden Funktion. Dabei müssen Sie als Dateityp zwingend das Format „HTML-Dokumente“ auswählen. Nun

Datenaustausch via DDE-Verknüpfung Sie können aus Access heraus einzelne Felder oder Ergebnisse einer Abfrage nach Excel überführen und dort weiterverarbeiten. Besonders interessant ist dabei das problemlose Übernehmen von Abfrage-Ergebnissen.

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Öffnen Sie im ersten Schritt die betreffende Datenbank, die die gewünschten Daten und die dazugehörige Abfrage enthält.

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Per einfachem Mausklick markieren Sie die Abfrage und über den Befehl „Kopieren“ legen Sie die Daten zunächst in der WindowsZwischenablage ab.

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Nun wechseln Sie in die Tabellenkalkulation. In einer geöffneten Tabelle von Excel klicken Sie ein Feld an. Dieses Feld stellt die linke, obere Eckzelle der zu überführenden Daten dar.

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Anschließend rufen Sie unter Excel den Menüpunkt „Bearbeiten / Inhalte einfügen“ auf. Wählen Sie im Dialogfenster „Verknüpfen“ aus. Als Format kommen nur „BIFF5“ oder „CSV“ in Frage.Nach einem Mausklick auf den Schalter „OK“ werden die Daten der Abfrage in die geöffnete Tabelle eingelesen. In der ersten Zeile finden Sie die Feldnamen wieder. Die Herkunft der Daten wird in Form einer Matrixformel angegeben.

Eingabehilfen Wer unter Access zusätzliche Funktionen mittels Visual Basic entwickeln möchte, stößt dabei auf eine riesige Anzahl von Objekten und Methoden. Die umfangreiche Online-Hilfe unter Access stellt alle notwendigen Inhalte zur Verfügung.

ordnet. Wird nicht die gewünschte Methode angezeigt, schreiben Sie weiter. Tritt eine Übereinstimmung mit einem Begriff in der Liste auf, wird dieser automatisch markiert. Mit Klick auf die „Return“-Taste vervollständigen Sie die Eingabe.

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Während der Eingabe von neuen Programmzeilen bietet die Online-Hilfe Unterstützung. Geben Sie beispielsweise den Namen eines Objektes oder einer Variablen ein, erscheint eine Liste mit den zur Verfügung stehenden Eigenschaften und Methoden.

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Klicken Sie mit einem doppelten Mausklick eine bestimmte Methode an, so wird diese automatisch dem vorhergehenden Objekt zuge-

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Wählen Sie hingegen bei dem Listenfeld „TAB“ oder „Strg“+“Return“, so wird der Eintrag ebenfalls vervollständigt, doch der Cursor bleibt anschließend in der aktuellen Zeile.

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Entscheiden Sie sich für die Eingabe über die Leertaste, so wird der Eintrag ebenfalls vervollständigt und ein Leerzeichen eingefügt. Klicken Sie anstelle der Leertaste die „ESC“-Taste an, so wird die Liste ohne Eingabe ausgeblendet. PCgo! 7/2001

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Access

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Autokorrektur unter Access

Access 2000 Um Access, die Datenbank des Microsoft Office, richtig zu nutzen, bedarf es schon einiger Fachkenntnis. Um sich mit den Geheimnissen des Programms vertraut zu machen, ist Access 2000 von Microsoft Press genau das Richtige. Das kleine Taschenbuch, das im Econ Verlag erschienen ist, beantwortet auf 130 Seiten die gebräuchlichsten Fragen zu Access 2000. In den Kapiteln, „Datenbank“, „Tabellen“, „Abfragen“, „Formulare“ und „Berichte“ werden anhand von 120 Fragen Alltagsprobleme zu dem Datenbankprogramm erläutert. Dabei wird einfach und verständlich mit kleinen Beispielen oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen die Funktionen des Programms erklärt. Im Anhang runden ein Verzeichnis der Tastaturkürzel und eine Links-Liste mit InternetSeiten zum Thema Access das Buch ab. Ein recht gutes Schlagwortverzeichnis hilft, schnell den notwendigen Tipp zum jeweiligen Problem zu finden.

info Access 2000, Michael Beitz, Econ Taschenbuch Verlag, ISBN: 3-612-28212-3, Preis: 14,90 Mark

Sie arbeiten in einem Feld, an einer Abfrage oder in einem Formular, und nach dem Verlassen der Position bzw. nach dem Speichern wird der eingegebene Text automatisch verändert. Hier schlägt die Autokorrektur unter Access zu. Eine teilweise nervtötende Angelegenheit. Möchten Sie diese Funktion außer Kraft setzen, gehen Sie in das Menü „Extras/Autokorrektur“ und deaktivieren die gewünschten Optionen. Die getroffenen Einstellungen gelten dann für die gesamte Anwendung, also auch für das Arbeiten innerhalb von Datenbanken. Ist Ihnen diese Einstellung zu mächtig, so können Sie beispielsweise für einzelne Formularfelder die Autokorrektur zulassen bzw. abschalten. Die Einstellung bezieht sich dann ausschließlich auf das betreffende Formularfeld.

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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Formularfeld. In dem sich öffnenden Dialogfenster gehen Sie auf den Punkt „Eigenschaft“.

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Im Register „Andere“ finden Sie den Parameter „AutoKorrektur zulassen“.

Bilder korrekt ablegen Möchten Sie Bilder, Grafiken oder Fotos innerhalb einer Datenbank ablegen, dann werden diese in der Regel als OLE-Objekte gespeichert. Nachteil dabei ist, dass die Datenbank überproportional anwächst. Dies gilt besonders bei Dateien mit den Grafik-Formaten GIF oder JPG. Intern wandelt Access diese Dateien nämlich wieder in das speicherintensive BMP-Format um. Entsprechend kommt es zu der Ausweitung des benötigten Speicherplatzes. Daher sollten Sie nur den Pfad zu den einzelnen Bildern unter Access

ablegen. Sie vermeiden dadurch das Anwachsen der Datenbank. Leider kommt es beim externen Ablegen der Daten oftmals zu Fehlermeldungen und Systemabstürzen. Dies lässt sich durch eine Veränderung in der Registry vermeiden. Gehen Sie im Registrierungseditor in das Verzeichnis „HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Shared Tools\Graphics Filters\Import\betroffenes Grafikformat\Options“ und ändern Sie den Eintrag unter dem Punkt „ShowProgressDialog“ auf „No“.

Objekte kommentieren Wer mit größeren Access-Datenbanken arbeitet, verliert rasch einmal den Überblick und kann zu einem späteren Zeitpunkt kaum noch Abfragen oder Formulare korrekt zuordnen. Selbst bei Tabellen wird es sehr schnell unmöglich, diese zuzuordnen oder deren Zweck sofort eindeutig zu erkennen. Doch es gibt eine Möglichkeit, um Informationen über das jeweilige Objekt zu hinterlegen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt im Datenbankfenster. Anschließend gehen Sie in dem Kontextmenü zu dem Eintrag „Eigenschaften“. Hier finden Sie ein Dialogfeld, in das Sie eine konkrete Beschreibung des Objektes setzen sollten. So können Sie zu einem späteren Zeitpunkt problemlos den gesetzten Kommentar nachvollziehen. Eine weitere Dokumentationsfunktion bietet Access 7.0 unter dem Menüpunkt

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„Extras/Analyse/Dokumentierer“. Hiermit können Sie eine Textdatei schreiben, die eine ausführliche Objektdefinition liefert. Dies ist besonders hilfreich, wenn unterschiedliche Personen auf dieselbe Datenbank zugreifen und diese bearbeiten. Wilfred Lindo/jh

PCgo! 8/2001