Microsoft Dynamics NAV. Руководство пользователя

Вартазарян Т.А.

Microsoft Dynamics NAV ®

TM

Руководство пользователя

Москва

2008

ББК 32.97 УДК 681.3 В19

Вартазарян Тигран Арташесович В19

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя. / Вартазарян Т.А.; М.: ЭКОМ Паблишерз, 2008. — 912 с.: ил.

Данное руководство является пользовательской документацией Microsoft Dynamics NAV и описывает функции по работе c модулями системы. Система Microsoft Dynamics NAV постоянно совершенствуется, поэтому функциональ* ность вашей версии может отличаться от функциональности, рассмотренной в этом документе, однако базовые принципы и процедуры работы остаются неизменными. Каждому из модулей посвящена отдельная глава руководства, которая включает краткое введение, инструкции по настройкам, описание рабочих процедур и возможностей формирования различных запросов и от* четов. Материал изложен в логической последовательности, дополнен теоре* тическими сведениями и снабжен наглядными примерами. Это дает возмож* ность использования данного руководства для методичного изучения функциональности Microsoft Dynamics NA V , наряду с использованием его в качестве справочного пособия при работе с системой. Руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия: тех, кто отвечает за автоматизацию операций и настраивает систему ,и на пользователей системы, которые могут использовать руководство как учеб* ник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуа* тации.

ISBN: 9785979000466

© Вартазарян Т.А., 2007 © ЭКОМ Паблишерз, 2008

Оглавление

3

Оглавление Глава1. Приступая к работе ........................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Основные сведения .................................................................................................... Окно приложения ...................................................................................................... Панель навигации и команды меню Microsoft Navisio n ......................................... Окна Microsoft Navisio n ............................................................................................. Изменение вида окна ................................................................................................. Командные кнопки и кнопки меню ......................................................................... Ввод информации ...................................................................................................... Редактирование данных ............................................................................................ Обзор строки меню .................................................................................................... Поиск и просмотр сведений ...................................................................................... Интерактивная справка ............................................................................................. Измерения .................................................................................................................. Сочетания клавиш .....................................................................................................

12 12 12 14 15 17 20 22 22 24 25 32 38 38 40

Глава 2. Технология .................................................................................................... Обзор ........................................................................................................................... Среда разработки C/SIDE ......................................................................................... Варианты серверов ..................................................................................................... Navision Application Server ......................................................................................... Средства многоязыковой поддержки .......................................................................

41 41 41 45 47 48

Глава 3. Обработка заказов – покупки и поставщики ............................................... 50 Обработка – обзор ..................................................................................................... 50 Создание новых поставщика и товара ...................................................................... 51 Глава 4. Обработка заказов – продажи и клиенты .................................................... 55 Обзор обработки заказов ........................................................................................... 55 Настройка нового клиента ........................................................................................ 56 Глава 5. Финансы – отчетность ................................................................................. Обзор ........................................................................................................................... План счетов ................................................................................................................ Стандартные отчеты .................................................................................................. Финансовые отчеты ................................................................................................... Аналитический отчет ................................................................................................. Анализ по изме рениям .............................................................................................. Бизнес*аналитика ......................................................................................................

58 58 58 60 61 62 64 65

Глава 6. Производство ................................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Товары и карточка товара .......................................................................................... Спецификация ........................................................................................................... Маршруты ................................................................................................................... Расчет стандартной себестоимости .......................................................................... Планирование и производственный заказ ...............................................................

67 67 68 70 72 73 73

4

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 7. Другие функциональные области ................................................................. Обзор ........................................................................................................................... Маркетинг .................................................................................................................. Планирование ресурсов ............................................................................................. Сервисный центр ....................................................................................................... Персонал ..................................................................................................................... Business Notification .................................................................................................... Электронная коммерция ...........................................................................................

77 77 77 81 84 86 89 90

Глава 8. Учетные группы ............................................................................................. 91 Обзор ........................................................................................................................... 91 Специальные учетные группы .................................................................................. 92 Общие учетные группы ............................................................................................. 95 Общая настройка учета .............................................................................................. 97 Учетные группы НДС ................................................................................................ 99 Определение учетных групп .................................................................................... 103 Глава 9. Настройка измерений ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Измерения и значения измерений ......................................................................... Комбинации измерений .......................................................................................... Стандартные измерения .......................................................................................... Приоритет стандартного измерения ......................................................................

105 105 105 108 109 112

Глава 10. НДС и Интрастат ...................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Ручной режим расчета НДС в журналах ................................................................. НДС на импорт ........................................................................................................ Корректировка НДС ................................................................................................ Отчетность НДС ....................................................................................................... Отчет по НДС ........................................................................................................... Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты .......................... Отчетность Интрастат ..............................................................................................

114 114 119 122 124 126 129 131 132

Глава 11. Журналы .................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы и раз делы журнала ................................................................................... Типовые журналы .................................................................................................... Учет корректировок в финансовых журналах .......................................................

136 136 136 141 146

Глава 12. Область приложения Финансы ................................................................. Общие сведения ....................................................................................................... Настройка модуля Финансы ................................................................................... План счетов .............................................................................................................. Банковские операции .............................................................................................. Финансовые бюджеты .............................................................................................

148 148 148 155 161 169

Глава 13. Управление расчетами с клиентами .......................................................... Обзор ......................................................................................................................... Анализ поступлений ................................................................................................ Применение клиентских операций ........................................................................ Применение клиентских операций в иностранных валютах ................................ Отмена примененных клиентских операций .........................................................

176 176 176 177 182 183

Оглавление

5

Обращение проводок журналов .............................................................................. Скидки оплаты ......................................................................................................... Отклонение в оплате ................................................................................................ Памятки и процент*ноты ........................................................................................

184 185 186 194

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками ................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы оплат ......................................................................................................... Скидки оплаты ......................................................................................................... Отмена платежных документов .............................................................................. Отмена примененных операций поставщика ........................................................ Обращение проводок журналов ..............................................................................

203 203 203 212 213 215 216

Глава 15. Мультивалютные операции ...................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте ................... Дополнительная отчетная валюта ...........................................................................

218 218 218 224

Глава 16. Финансовая отчетность ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Анализ плана счетов ................................................................................................ Финансовые отчеты ................................................................................................. Операции по закрытию отчетного года ..................................................................

230 230 230 233 244

Глава 17. Язык XBRL ................................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Терминология XBRL ................................................................................................ Спецификации и таксономии XBRL ...................................................................... Импорт таксономии ................................................................................................. Ввод определений строк XBRL ............................................................................... Экспорт строк XBRL ................................................................................................

248 248 248 249 249 252 255

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений ................................... Ввод измерений в журналах и документах ............................................................. Просмотр учтенных сведений по измерениям ...................................................... Анализ финансовых данных с использованием измерений ................................. Отчеты по измерениям ............................................................................................ Экспорт аналитических отчетов в Microsoft Excel .................................................

257 257 258 260 263 266

Глава 19. Бизнес-аналитика ..................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Терминология бизнес*аналитики ........................................................................... Конфигуратор данных ............................................................................................. Хранилище данных .................................................................................................. Настройка конфигуратора Navisio n ........................................................................ Настройка баз данных бизнес*аналитики ............................................................. Создание виртуальных кубов ..................................................................................

272 272 273 273 274 276 282 282

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I ........................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка элементов консолидации ..................................................................... Экспорт данных для консолидации ........................................................................ Тестирование консолидированных данных ...........................................................

284 284 285 293 295

6

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Консолидирование данных ..................................................................................... 297 Обработка исключений консолидации .................................................................. 300 Печать консолидированных отчетов ...................................................................... 302 Глава 21. Операции между несколькими компаниями I I .......................................... Обзор ......................................................................................................................... Оптимизация потока деловых операций ................................................................ Настройка межфирменного партнера .................................................................... Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику ........................................ Настройка плана счетов для МФ документов ........................................................ Настройка измерений для МФ документов ........................................................... Создание МФ документа ......................................................................................... Отправка МФ документа ......................................................................................... Обработка МФ документа ....................................................................................... Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций ..................... Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций ......................... Возврат отклоненного МФ документ а ................................................................... Учет МФ общего журнала ....................................................................................... Распределение расходов по МФ партнерам ...........................................................

305 305 306 307 311 311 313 315 316 318 319 321 321 321 323

Глава 22. Настройка основных средств .................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка основных средств .................................................................................. Классы, подклассы и местонахождения ОС .......................................................... Амортизационные книги ......................................................................................... Дублирование операций .......................................................................................... Копирование основных средств и операций книги ОС ........................................

324 324 325 329 329 342 343

Глава 23. Транзакции по основным средствам ......................................................... Журналы основных средств .................................................................................... Покупка основных средств ..................................................................................... Расчет и учет амортизации ...................................................................................... Автоматический расчет амортизации ..................................................................... Понижение, повышение стоимости и реализация основных средств ................. Реализации основных средств ................................................................................ Реализация основных средств ................................................................................. Исправление операций ............................................................................................ Документирование транзакций по основным средствам ..................................... Отчеты по ОС ........................................................................................................... Составление бюджета по транзакциям основных средств .................................... Калькуляционная амортизация .............................................................................. Переоценка ...............................................................................................................

346 346 347 348 349 355 357 358 362 366 367 372 378 380

Глава 24. Реклассификация основных средств ........................................................ Перемещение средств .............................................................................................. Разделение основных средств ................................................................................. Частичная ликвидация основного средства ........................................................... Объединение основных средств ..............................................................................

385 385 386 387 388

Глава 25. Обслуживание основных средств ............................................................. 388 Настройка информации по обслуживанию ........................................................... 388 Регистрация и стоимость обслуживания ................................................................ 390

Оглавление

7

Глава 26. Страхование основных средств ................................................................ Настройка параметров страхования ....................................................................... Настройка шаблонов журнала страхования ........................................................... Привязка основных средств к страховым полисам ............................................... Мониторинг страхового покрытия ......................................................................... Обновление информации о страховании ...............................................................

395 395 398 400 403 406

Глава 27. Ресурсы ..................................................................................................... Обзор ресурсов ......................................................................................................... Карточка ресурса ...................................................................................................... Настройка цен и себестоимости ресурса ................................................................ Планирование ресурсов ........................................................................................... Журналы ресурсов ....................................................................................................

410 410 410 414 417 420

Глава 28. Работы ....................................................................................................... Карточка работы ...................................................................................................... Бюджеты работ ......................................................................................................... Запись себестоимости работы ................................................................................. Запись продаж работ ................................................................................................ Поток учета ресурсов и работ .................................................................................. НЗП и приемка расходов и доходов по работе ......................................................

421 421 426 431 433 436 436

Глава 29. Управление заказами продажи ................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка Продажи и Маркетинг .......................................................................... Настройка клиентов ................................................................................................

442 442 444 445

Глава 30. Цены продажи и скидки ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Цены продажи .......................................................................................................... Скидки строк и счетов .............................................................................................

463 463 464 471

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов ......................... Обзор ......................................................................................................................... Замена товара ........................................................................................................... Перекрестная ссылка товара ................................................................................... Нескладируемые товары ..........................................................................................

476 476 477 480 481

Глава 32. Управление заказами покупки .................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка покупок .................................................................................................. Настройка покупателей ........................................................................................... Управление транзакциями покупок ....................................................................... Цены и скидки на покупки .....................................................................................

486 486 487 491 491 493

Глава 33. Управление заявками ................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления заявками ............................................................................ Журнал заявок .......................................................................................................... Дополнительные возможности журнала ................................................................

497 497 498 502 504

Глава 34. Товарные издержки ................................................................................... 506 Обзор ......................................................................................................................... 506 Настройка товарных издержек ................................................................................ 507

8

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Товарные издержки покупки .................................................................................. 508 Товарные издержки продаж .................................................................................... 512 Поправки покупок и продаж ................................................................................... 512 Глава 35. Расчет сроков заказов ............................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обещание заказов клиентам ................................................................................... Оценка сроков получения заказа покупки ............................................................ Оценка сроков получения заказа перемещения .................................................... Календари .................................................................................................................

514 514 515 524 530 531

Глава 36. Управление возвратами ............................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления возвратами ......................................................................... Управление возвратами от клиентов ...................................................................... Управление возвратами поставщикам ................................................................... Диаграмма действий, выполняемых системой управления возвратами ..............

533 533 534 536 546 550

Глава 37. Анализ и отчеты ........................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Отчеты анализа ......................................................................................................... Анализ по измерениям ............................................................................................ Бюджеты продаж и покупок ....................................................................................

551 551 552 558 560

Глава 38. Управление запасами ................................................................................ Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Наличие товаров ...................................................................................................... Резервирование ........................................................................................................ Трассировка заказов ................................................................................................

564 564 564 565 568 571

Глава 39. Компании с несколькими складами .......................................................... Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка компании с несколькими складами .................................................... Осуществление продаж и покупок в компании с несколькими складами ..................................................................... Управление запасами на нескольких складах ........................................................ Общие понятия о единице складского учета .........................................................

573 573 573 574

Глава 40. Перемещение между складами ................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка перемещений ......................................................................................... Перемещение товаров между складами ................................................................. Просмотр товаров транзи тного склада ...................................................................

582 582 582 583 584 588

Глава 41. Складские операции .................................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка складского хозяйства ............................................................................ Приемка и размещение ........................................................................................... Подбор и отгрузка ....................................................................................................

590 590 590 592 596 603

578 580 581

Оглавление

9

Передвижения и коррекции .................................................................................... 609 Инвентаризация ....................................................................................................... 611 Глава 42. Трассировка товаров ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Цели .......................................................................................................................... Настройка трассировки товара ............................................................................... Настройка товаров для трассировки товара ........................................................... Обработка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................... Трассировка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................ Трассировка товаров с использованием гарантии и срока годности ................... Перемещение товаров с серийными номерами и номерами лотов ......................

615 615 616 616 621 621 628 630 631

Глава 43. Настройка систем управления складом .................................................... Основные настройки ............................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка систем управления складом .................................................................

635 635 635 637

Глава 44. Приемка заказов ....................................................................................... 654 Приемка и размещение ........................................................................................... 654 Глава 45. Внутренние складские процессы .............................................................. Передвижение .......................................................................................................... Внутренние подборы и размещения ....................................................................... Журналы ................................................................................................................... Пересчет (инвентаризация) ....................................................................................

663 663 668 674 677

Глава 46. Отгрузка .................................................................................................... Отгрузка товаров ...................................................................................................... Отгрузка переброшенных товаров .......................................................................... Разбивка ....................................................................................................................

682 682 686 687

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом ............................. Подготовка систем управления складом (WMS) к трассировке товаров .............................................................................................. Получение товаров с данными трассировки товаров ............................................ Передвижение товаров с данными трассировки товаров ..................................... Отгрузка товаров с данными трассировки товаров ...............................................

688 688 691 694 695

Глава 48. Настройка системы ................................................................................... 698 Товары ...................................................................................................................... 701 Глава 49. Спецификация ........................................................................................... Процесс производства пр одукции .......................................................................... Спецификация ......................................................................................................... Активные версии ...................................................................................................... Расширенные функции спецификации ................................................................. Отчеты о проекте изделия .......................................................................................

709 709 709 714 717 719

Глава 50. Производственные мощности ................................................................... Модуль Настройка производственных мощностей ............................................... Ресурсы, ограниченные по производственной мощности ................................... Маршруты ................................................................................................................. Отчеты .......................................................................................................................

720 720 725 726 732

10

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 51. Производственные заказы ........................................................................ Определение производственного заказа ................................................................ Статус производственного заказа ........................................................................... Неавтоматизированные производственные заказы .............................................. Резервирование складских запасов ........................................................................ Статистика производственного заказа ................................................................... Изменения производственного заказа ................................................................... Изменения даты выполнения ................................................................................. Изменения количества ............................................................................................ Изменения требуемых компонентов ...................................................................... Изменения маршрута ............................................................................................... Печать из окна производственного заказа ............................................................. Отчеты по производственному заказу .................................................................... Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ ............................................... Производственные заказы с фантом*спецификациями ....................................... Производственные заказы с единицей измерения производственной партии ....................................................................................... Изменение статуса производственного заказа ......................................................

735 735 736 739 742 743 745 745 746 747 748 748 750 750 752

Глава 52. Обработка производственного заказа ....................................................... Потребление матер иала ........................................................................................... Подбор товара со склада .......................................................................................... Выход ........................................................................................................................ Регистрация сведений о выпущенной продукции ................................................ Размещение на складе ............................................................................................. Обработка размещения ............................................................................................ Производственный журнал .....................................................................................

754 755 759 762 762 766 767 768

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность .................................. Завершенные производственные заказы ............................................................... Автоматический учет потребления (списание) ..................................................... Автоматический учет производства ........................................................................

772 772 774 777

752 752

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов ............................... 778 Окно Продажа Заказ Планирование ...................................................................... 778 Изменения производственных заказов и заказов продажи .................................. 783 Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план ............................. Производственный прогноз .................................................................................... Взаимная компенсации фактического спроса и прогноза ................................... Подход к планированию .......................................................................................... Прогноз для товаров продажи и компонентов ......................................................

792 792 798 802 803

Глава 56. Планирование ........................................................................................... Обзор планирования ................................................................................................ Регенеративное планирование ................................................................................ Оборотное планирование ........................................................................................ Трассировка заказов и указания .............................................................................

805 805 812 816 817

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования .................................................. Варианты .................................................................................................................. Склады ...................................................................................................................... Склады запасов в производстве ..............................................................................

822 822 823 823

Оглавление Перемещения ........................................................................................................... Общие контракты продажи ..................................................................................... Многоуровневые производственные заказы ......................................................... Инструменты планирования ................................................................................... Отчеты планирования ..............................................................................................

11 825 825 826 826 827

Глава 58. Субподряды ............................................................................................... 828 Субподряды .............................................................................................................. 828 Глава 59. Производственная мощность .................................................................... Производственные объекты .................................................................................... Календари рабочих и машинных центров ............................................................. Журналы производственных мощностей ...............................................................

835 835 839 842

Глава 60. Загрузка производства .............................................................................. Обзор загрузки производства .................................................................................. Ограниченная загрузка ............................................................................................ План производства ................................................................................................... Отчеты .......................................................................................................................

843 843 847 849 856

Глава 61. Дополнительные вопросы производства ................................................... Коды стандартных задач .......................................................................................... Коды останова .......................................................................................................... Коды брака/отхода ................................................................................................... Брак/отход спецификации и брак/отход маршрута .............................................. Непроизводительное время ..................................................................................... Параллельное планирование .................................................................................. Сокращение производственного цикла (возможности) ....................................... Многоуровневое производство ............................................................................... Обработка серийных номеров и номеров лотов .................................................... Бизнес*уведомления ................................................................................................ Семейства .................................................................................................................

858 858 858 859 859 860 862 862 863 864 866 867

Приложения .............................................................................................................. Приложение A.. Список терминов .......................................................................... Приложение Б. Операции между несколькими компаниями .............................. Приложение В. Функциональные блоки модуля «Торговля» .............................. Приложение Г. Список терминов модуля «Управление запасами» ..................... Приложение Д. Пакетные задания, отчеты и документы продажи ..................... Приложение Е. Пакетные задания, отчеты и документы покупки ...................... Приложение Ж. Список терминов модуля «Управление запасами» .................... Приложение З. Резервирование и трассировка заказа ......................................... Приложение И. Функциональные блоки модуля «Управление запасами» ......... Приложение К. Список терминов модуля «Системы управления складом» .......... Приложение Л. Пример плана склада .................................................................... Приложение М. Организация рабочего процесса на складе ................................

869 869 875 882 887 891 896 900 904 905 907 911 911

12

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 1

Приступая к работе Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • • • • • •

Обзор Основные сведения Окно приложения Команды меню и панели навигации системы Microsoft Dynamics NAV Окна Microsoft Navision Изменение вида окна Командные кнопки и кнопки меню Ввод информации Редактирование данных Обзор меню Поиск и просмотр сведений Интерактивная справка Измерения Сочетания клавиш

Обзор В этой главе приводится обзор основных возможностей системы Microsoft Navision, рассмотрена настройка вида окон Microsoft Navision, дано описание средств пере* мещения Microsoft Navision, разбираются вопросы редактирования, просмотра, уда* ления и добавления сведений.

Основные сведения Система Microsoft Navision — это ERP*система, которая позволяет учитывать и пла* нировать товарные потоки, производство, операции с поставщиками и клиентами, основными средствами, маркетинговые кампании. Все функциональные блоки яв* ляются частью единой системы. Система Microsoft Navision является корпоративным бизнес*решением с графи* ческим интерфейсом. Поскольку Microsoft Navision обладает графическим интер* фейсом, вся работа ведется в окнах приложения, причем одновременно могут быть открыты несколько окон, а для выбора функций используется мышь. В основе Microsoft Navision лежат стандартные для любой компьютерной программы струк* тура и функциональные возможности. Кроме того, Microsoft Navision отвечает всем требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям, предлагая соответствующие средства ввода и обработки данных.

Глава 1. Приступая к работе

13

Настройка Следует иметь в виду, что настройка имеет индивидуальный характер и осуществ* ляется для облегчения работы конкретным пользователям. Это разовая операция, которая позволяет адаптировать Microsoft Navision в соответствии с потребностями и особенностями вашей компании. Например, организация хранит товары на че* тырех складах. Они называются Северный, Восточный, Южный и Западный. У дру* гой компании склады называются 1, 2 и 75. Настройка Microsoft Navision позволяет первой организации использовать для своих складов названия Северный, Восточный и т. п., а второй — 1, 2 и 75.

Вызов справки Различные руководства предназначены для разных целей. Первая цель — познако* мить новичков Microsoft Navision с этим программным продуктом. Вторая — предо* ставить конкретные инструкции по его настройке и первоначальному использова* нию. Наконец, третья цель руководства состоит в том, чтобы его можно было использовать в качестве справочника при возникновении сложностей при работе с Microsoft Navision. В этой главе рассматриваются основы работы с системой и при* водится список сочетаний клавиш. Для получения доступа к интерактивной справке в лицензионной версии про* граммы можно нажать клавишу (F1) (F1), щелкнуть Справка на панели инструмен* тов или значок Что это такое? в верхнем правом углу экрана. Интерактивная справка контекстно*зависима и содержит по большей части конкретные инст* рукции, а не общие сведения, которые можно найти в различных руководствах пользователя.

Что еще надо знать, перед тем как начать работать Система Microsoft Navision работает в среде Microsoft Windows 2000 , Windows XP и SQL Serv er. В Microsoft Navision поддерживаются все возможности, доступные в Windows. В паролях Microsoft Navision учитывается регистр, в кодах пользователей — нет. В случае если забыт код пользователя или пароль, пользователю следует обратиться к своему системному администратору. Области приложений отображаются как подменю в панели навигации — Финансы, Продажи И Маркетинг, Покупка, Склад, Производство и т. п. Отдельные об* ласти состоят из более мелких компонентов, называемых блоками. Состав блоков определяется лицензионным соглашением, а также правами доступа, предостав* ленными пользователю. В каждом блоке имеются свои конкретные экраны, состав которых зависит от установленных блоков. Это следует иметь в виду при вводе сведений и анализе вы* водимых данных. Области и блоки приложений конструируются из небольших независимых эле* ментов, называемых объектами. Такая структура позволяет менять отдельные объек* ты, не затрагивая остальные.

14

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно приложения Окно приложения выглядит следующим образом:

Оно состоит из следующих частей.

Строка заголовка Строка заголовка расположена в верхней части экрана. В ней отображается назва* ние организации, для которой ведется работа, название программы ( Microsoft Navision), кнопки Свернуть, Развернуть, Восстановить и Закрыть.

Строка меню Строка меню расположена непосредственно под строкой заголовка. Это стандартный для Windows элемент интерфейса, содержащий меню, с помо* щью которых можно выбирать различные функции, такие как создание компаний, средства проектирования и справка. Недоступные в данный момент функции ото* бражаются тусклым (серым) цветом.

Панель инструментов Панель инструментов расположена непосредственно под строкой меню. Она со* держит ряд кнопок со значками, предоставляющих быстрый доступ к часто ис* пользуемым функциям, например к редактированию, фильтрации и поиску дан* ных. В приведенном далее описании строки меню рассматриваются также вопросы

Глава 1. Приступая к работе

15

использования этих кнопок. В правом конце панели инструментов находятся кнопки списка, которые позволяют активировать панель навигации и открыть контекст* но*зависимую справку.

Строка состояния Строка состояния расположена в нижней части экрана, в ней указываются имя и содержание активного поля, рабочая дата, код пользователя, а также уста* новлен ли фильтр ( ФИЛЬТР) и включен ли режим вставки ( ВСТ) или замены (ЗАМ).

Окно входа После того как созданы коды пользователей и заданы пароли, каждый раз перед началом работы с базой данных выводится окно входа в систему.

Следует помнить, что в паролях учитывается регистр (заглавные и строч* ные буквы различаются). Для кода пользователя соблюдать регистр необяза* тельно. После получения от системного администратора первоначального пароля пользователь может изменить его на другой, последовательно выбрав в строке меню Сервис > Защита > Пароль . Пароль в системе не отображается. Microsoft Navision поддерживает и систему единого входа, функционирующую в среде Windows XP , и систему унифицированного входа, реализованную в среде Windows NT. При использовании одной из этих операционных систем администра* тор системы может предоставить пользователю прямой доступ к Microsoft Navision. Таким образом, при соответствующей настройке системы доступ к хранящейся на сервере базе данных может быть предоставлен без ввода пароля.

Панель навигации и команды меню Microsoft Navision В начале работы с системой Microsoft Navision на экране отображается панель нави* гации. Панель навигации содержит элементы, позволяющие выбрать ту или иную область приложения, например Финансы и Продажи И Маркетинг .

16

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в базе данных учитывается деятельность нескольких организаций, для перехода к нужной компании следует последовательно выбрать пункты Файл > Фирма > Открыть. Если панель навигации не отображается на экране, чтобы ото* ) . Если панель навигации все же не появи* бразить ее, нажмите клавишу ( F12 F12) лась на экране, необходимо последовательно выбрать пункты Вид > Панель На) + (F1) вигации (Alt (Alt) F1). Если компания недоступна, скорее всего, следует открыть базу данных ( Файл > База Данных > Открыть ) и выполнить настройку этой компании.

Команды меню в панели навигации Некоторые элементы обозначаются специальными значками, обозначающими их назначение. Значок плюс перед пунктом меню означает, что с помощью этого пунк* та открывается некоторый набор содержащихся в нем элементов. Знак карточки перед пунктом указывает на то, что этот пункт связан со списком данных либо с карточкой, информация которой формируется на основе списка. Знак буклета пе* ред пунктом меню свидетельствует о том, что выбор этого пункта приведет к запус* ку пакетного задания. Меню Microsoft Navision позволяют с легкостью ориентироваться в системе и получать доступ к требуемым функциям. Текущее окно можно закрыть, нажав кла* вишу ESC, кнопку Закрыть, расположенную в строке заголовка каждого окна, или последовательно выбрав пункты Файл > Закрыть. В Microsoft Navision можно открыть любое количество окон. Окно, расположен* ное поверх остальных окон, называется активным окном. В этом окне осуществля* ется ввод данных, и именно на его содержимое влияет выполнение тех или иных функций. Активное окно легко определить, поскольку цвет его строки заголовка отличается от цвета строк заголовков других открытых окон. Чтобы сделать окно активным, его следует просто щелкнуть.

Глава 1. Приступая к работе

17

Окна Microsoft Navision Важно запомнить, что в системе Microsoft Navision используется два типа окон. Это окна карточек и таблиц.

Окна карточек В окне карточки отображается только одна запись, по карточкам можно переме* щаться, нажимая клавиши (PAGEUP) и (PAGEDOWN) или щелкая значки перемеще* ния по записям:

Окно карточки, как правило, имеет в верхней части именованные вкладки, что помогает упорядочить данные. Перемещение по вкладкам осуществляется нажати* ем сочетаний клавиш (CTRL) + (PageUp) и (Ctrl) + (PageDown) или посредством щелчка требуемой вкладки. При этом отображаются и другие поля, относящиеся к этой записи. Обычно имеется несколько полей, многие из которых доступны для ввода данных. Кроме того, в нижней части большинства окон карточек расположе* ны кнопки меню и командные кнопки, с помощью которых можно получить до* полнительные сведения или доступ к ряду полезных функций.

18

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в меню Финансы последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Кли енты, то открывшееся окно карточки относится к первому клиенту из таблицы Клиент. Карточка клиента имеет восемь вкладок, имеющих соответственно следующие заго* ловки: Общее, Контакты, Счет, Оплата, Отгрузка, Внешняя торговля и Поставщик.

Щелчок любой из этих вкладок позволяет просмотреть сведения, тематически связанные с названием соответствующей вкладки. В нижней части карточки на* ходятся две кнопки меню — Клиент и Продажи . Если активировать одну из этих кнопок, нажав клавишу (ALT) и соответствующую подчеркнутую букву, будет ото* бражено несколько пунктов данного меню. Кроме того, здесь же расположена ко* мандная кнопка, служащая для оперативного вызова справки. Некоторые окна карточек имеют сугубо информационный характер. Эти окна отображают сведения, недоступные для редактирования. Пример такого окна — окно Клиент Статистика. Для его вызова необходимо в карточке клиента нажать кнопку Клиент, а затем щелкнуть Статистика. Окно статистики клиента можно также от* крыть нажатием клавиши (F9) (F9).

Глава 1. Приступая к работе

19

Окно статистики клиента содержит две вкладки: Общее и Продажа. На этих вкладках отображаются сведения о конкретном клиенте, такие как просроченная задолженность, заказы и история продаж. Поля карточки статистики клиента неактивны, что свидетельствует о невозмож* ности изменять или добавлять сведения, как это можно было делать на основной карточке клиента. Однако если щелкнуть непосредственно само поле, то в боль* шинстве случаев справа от него появится стрелка, направленная вниз. Эта возмож* ность называется детализацией. Будет открыто окно Клиент Книга Операций , со* держащее дополнительные сведения по этому полю. Для возврата в карточку клиента можно нажать клавишу (ESC) (ESC). Во многих окнах карточек в верхней части находится значок с изображением карандаша. Он означает возможность добавления комментария. При щелчке этого значка будет выведено окно комментариев. Для этого можно также использовать сочетание клавиш (ALT) + (K) (K), которое активирует кнопку меню Клиент, а затем нажать клавишу (M) для вызова окна комментариев. В окне Комментарии можно вводить любые комментарии, которые пользователь сочтет необходимым сделать для этой записи. После ввода комментария значок изменит свой вид, на нем по* явятся линии. Это позволяет сразу же определить, имеется ли для данной записи комментарий. В этом окне можно добавлять комментарии в любое время. При уда* лении всех комментариев в окне комментариев соответствующий значок примет первоначальный вид.

Окна таблиц В окне таблиц выводится одновременно несколько записей; в таких окнах имеются строки и столбцы. Находясь в карточке клиента, следует нажать клавишу (F5) или щелкнуть значок Список. Будет выведено окно таблицы, в котором перечислены все клиенты из таблицы Клиент.

Если окно таблицы содержит больше полей, чем может быть отображено на одном экране, можно воспользоваться полосой прокрутки в нижней части окна, чтобы сдви* нуть область просмотра вправо или влево и просмотреть все поля. Прокрутка строк вверх и вниз может осуществляться щелчком направленных вверх или вниз стрелок, что по* зволяет перемещать строки (записи) по одной, либо с помощью полосы прокрутки. Слева расположена вертикальная панель выбора строк. Находящийся в ней ин* дикатор записи указывает на выбранную строку. Эту панель можно использовать

20

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

для выбора строки, щелкнув ячейку рядом с требуемой строкой. Выбранная строка будет выделена. Можно выделить одну или несколько строк (нажав кнопку мыши и выполнив процедуру перетаскивания) или сразу все строки (щелкнув пустой квад* ратик в верхнем левом углу окна рядом с заголовками). Окно списка клиентов имеет те же кнопки меню и командные кнопки, что и карточка клиента, а также две дополнительные командные кнопки OK и Отмена. Нажатие кнопки Отмена закрывает это окно и возвращает пользователя в карточ* ку клиента. Нажатие кнопки OK возвращает пользователя в карточку клиента, где теперь отображаются сведения из записи, выбранной до того, как была нажа* та кнопка OK. Подобно окнам карточек некоторые окна таблиц допускают ввод данных, а не* которые играют исключительно информационную роль. Например, журналы пред* ставляют собой окна таблиц, используемые для ввода записей журнала. А когда ра* нее в окне Клиент Статистика использовалась функция детализации, открывалось окно таблицы Клиент Книга Операций . Это окно предназначено только для про* смотра, сведения в нем недоступны для изменения. Некоторые окна таблиц можно использовать для отображения трендов или из* менений, имевших место в различные периоды времени. В меню Финансы можно выбрать команды Финансовые Операции > Бюджеты . В нижней части этого окна можно увидеть ряд кнопок с числами. Это представление называется Анализ по Периодам, каждое число указывает некоторый период времени, например день, неделю, месяц, квартал или год. Последняя кнопка предназначена для представле* ния конкретного учетного периода, определенного для данной компании.

Изменение вида окна При первом запуске Microsoft Navision после выполнения входа и выбора нужной компании выводится экран, называемый MRURUuite. Внешний вид этого экрана очень напоминает внешний вид окна приложения Microsoft Outlook. При разра* ботке Microsoft Navision это было сделано для того, чтобы облегчить и ускорить доступ пользователей к функциональным областям системы, в которых будет вес* тись работа. Этот экран можно настроить таким образом, чтобы он содержал не* обходимые пользователю области. Возможности такой настройки обсуждаются далее. В системе Microsoft Navision доступны стандартные функциональные возмож* ности Microsoft Windows, которые позволяют изменить представление окон таблиц. Настройка представления сохраняется в ZUP*файле на локальном компьютере в профиле пользователя. Поэтому изменение вида окна для одного пользователя ни* как не сказывается на работе других пользователей компании. Внесенные изменения отменяются при включении в систему объекта, заме* щающего измененный ранее объект. Например, если пользователь изменил рас* положение столбцов в журнале, а затем получил новый модифицированный жур* нал из центра Microsoft Business Solution Center, изменения в настройке столбцов будут утрачены.

Изменение ширины столбца Чтобы изменить ширину столбца, необходимо поместить курсор на правую раз* деляющую столбцы вертикальную линию в заголовке столбца. Курсор примет вид вертикальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раз*

Глава 1. Приступая к работе

21

делитель столбцов на желаемую позицию. Установив нужную ширину столбца, отпустить кнопку мыши.

Изменение высоты строки Пользователь может менять высоту любой из строк, а также строки заголовка. Что* бы изменить высоту строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селек* тора строк на линию, расположенную под строкой заголовка. Курсор примет вид горизонтальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раздели* тель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши. Чтобы изменить высоту любой строки, за исключением строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селектора строк на линию, расположен* ную под строкой, которую требуется изменить. Курсор примет вид горизон* тальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить разделитель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши.

Перемещение столбцов Чтобы переместить столбец, необходимо поместить курсор в области заголовка пе* ремещаемого столбца. Нажать кнопку мыши (курсор при этом примет вид руки) и перетащить столбец на желаемое место. Отпустить кнопку мыши.

Отображение и скрытие столбцов Помимо возможности менять ширину столбцов, высоту строк и перемещать столб* цы пользователь может указать, какие поля (столбцы) должны отображаться. Для этого нужно либо щелкнуть правой кнопкой мыши в области заголовков окна таб* лицы, либо последовательно выбрать в строке меню пункты Вид > Показать Столбец, в результате чего будет выведен список доступных столбцов. Чтобы отобразить поле в окне, следует установить флажок перед его именем. Чтобы скрыть столбец, следует снять этот флажок.

22

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Командные кнопки и кнопки меню В нижней части большинства окон Microsoft Navision можно увидеть кнопки, исполь* зуемые для вызова различных функций, которые позволяют работать с данными это* го окна. Кнопки, на которых отображен маленький направленный вниз треуголь* ник, являются кнопками меню. Прочие кнопки представляют собой командные кнопки.

Нажатие кнопки меню выводит соответствующее меню, содержащее набор тех или иных функций. В качестве примера можно привести кнопки меню Фин. Счет и Учет, находящиеся в окне Журнал Оплат Клиентов. Командные кнопки позволяют выполнять определенные команды. В качестве примера можно привести кнопкиПечать (выполнение печати из окон Квоты И Заказы ) и Справка (вывод экрана справки). Кнопки меню и командные кнопки можно активировать нажатием сочетания клавиши (Alt) и буквы, подчер* кнутой в названии кнопки, либо щелчком этой кнопки.

Ввод информации При вводе данных в любое из полей система Microsoft Navision обеспечивает необ* ходимый формат, соответствующий типу вводимых сведений. Например, поле даты может принимать только параметры дат, числовое поле — только числа, а в тексто* вое поле можно вводить любые сведения.

Ввод даты Microsoft Navision предоставляет гибкие возможности для ввода даты. Ниже приво* дятся допустимые форматы записей, которые могут использоваться при вводе дан* ных в поле даты:

Глава 1. Приступая к работе Пользовательский ввод

Результат

W

Рабочая дата, введенная в меню Сервис

T

Текущая системная дата

C

Дата закрытия

День*месяц*год

251202, 25 12 02, 25*12*02, 25/12/02

День недели*номер недели*Год

Пт5202, пт 52 02, пт*52*02, пт/52/02

23

Можно использовать сокращения дней недели, при этом Microsoft Navision вво* дит дату для указанного дня недели на основе значения в поле Рабочая дата: Пользовательский ввод

Результат

M

Понедельник

Tu

Вторник

We

Среда

Th

Четверг

F

Пятница

sa

Суббота

su

Воскресенье

Следует учитывать, что неделя в системе Microsoft Navision начинается с понедельника. При вводе дат следует вводить как можно меньше чисел, поскольку Microsoft Navision может работать с данными двух тысячелетий и необходимо очень внима* тельно относиться к вводу цифр года. Если введены только день и месяц, Microsoft Navision использует год поля Рабочая дата. Например, если значение поля Рабочая дата равняется 12/25/02 и вводит* ся число 1225, устанавливается дата 12/25/02. При вводе только дня Microsoft Navision подставляет значения месяца и года из поля Рабочая дата. Так, если значение поля Рабочая дата составляет 12/05/02и вводится день 25, значение даты устанавливается как 12/25/02. Система Microsoft Navision поддерживает используемый в операционной систе* ме Windows по умолчанию диапазон дат от 1930 до 2029. Поэтому при вводе значе* ния года из двух цифр оно воспринимается как 19XX, если число находится в ин* тервале от 30 до 99, и 20XX, если число находится в интервале от 0 до 29.

Ввод числа или суммы Если поле допускает ввод только чисел, следует вводить числа без разделителя в основной части, но с указанием десятичных дробей. Числа при отображении на экране или выводе на печать всегда выравниваются по правой границе. Все поля десятичных чисел имеют встроенные математические функции, что позволяет вво* дить математические выражения, например 13.50 * 2 — 12. Доступны четыре основ* ных арифметических действия: + (сложение), — (вычитание), * (умножение) и / (деление).

24

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ввод кодов Коды применяются для идентификации записей, например Поставщик Но и Клиент Но. Кроме того, коды также используются для сортировки сведений, выводимых на экран, и в отчетах. Код может состоять из цифр и букв. Если в качестве кодов для таблицы ис* пользуются только цифры, все коды данной таблицы должны состоять только из цифр. Если применяются буквенно*цифровые поля, в этой же таблице можно использовать коды, состоящие только из букв. Такой формат облегчает выполнение фильтрации. Если при вводе данных требуется найти код, следует перейти на поле кода и щелкнуть Выбор (клавиша (F6) (F6)). Будет выведен список доступных кодов. Реко* мендуется не употреблять в кодах специальные символы, такие как &, поскольку такие символы иногда используются в Microsoft Navision для фильтрации данных. Можно также использовать дефис (*), но следует избегать применения других зна* ков, не относящихся к буквам или цифрам. Если коды вводятся из связанной таблицы, содержащей буквенноцифровые или чисто буквенные коды, требуется вводить только знаки, которые обеспечивают уни* кальность соответствующего кода в данной таблице. Например, если требуется за* полнить карточку продавца или клиента, а соответствующая таблица содержит сле* дующие записи: • •

СТАНИСЛАВ СВЕТЛАНА

Станислав Петров Светлана Фокина

Потребуется ввести только буквы СТ для Станислава и СВ для Светланы. При за* полнении полей типа код Microsoft Navision присваивает всем знакам верхний регистр.

Редактирование данных Редактирование полей Для изменения данных в поле необходимо нажать клавишу(F2) (F2). Последующие дей* ствия напоминают работу в текстовом редакторе, в котором для перемещения по тексту без его изменения используются клавиши Æ и æ. Повторное нажатие кла* виши (F2) перемещает курсор в конец данного поля.

Вставка и удаление Чтобы вставить строку или запись в Microsoft Navision, следует нажать клавишу (F3) или щелкнуть значок Вставить. Чтобы удалить строку или запись, следует нажать клавишу (F4) или щелкнуть значок удаления. Доступ к обеим функциям может быть получен по* средством последовательного выбора пунктов Правка > Создать или Правка > Удалить.

Учтенные операции В учтенных операциях нельзя менять важные сведения. Доступно изменение только таких данных, как дата оплаты, дата скидки оплаты, возможная скидка оплаты, код применения и возможность изменения задержки утверждения операции. Чтобы из* менить данные в этих полях, необходимо сначала дважды щелкнуть соответствую* щее поле или нажать клавишу (F2) (F2). Данная функция защиты от изменения приме* няется только к таким полям и называется встроенная функция редактирования.

Глава 1. Приступая к работе

25

Копирование и вставка Функции Копировать и Вставить позволяют копировать строки целиком. Примечание. Операции копирования и вставки доступны только в опре* деленных полях и таблицах. Например, эта возможность отсутствует в до* кументах области Продажа и Покупка. Данная операция позволяет также копировать данные из Microsoft Navision в редактор электронных таблиц, такой как Microsoft Excel. В целях обеспечения бе* зопасности копирование данных из Excel в Microsoft Navision недоступно. Кроме того, с помощью этой операции в Microsoft Navision можно создавать но* вые карточки на основе уже существующих. Перед закрытием карточки Microsoft Navision предложит изменить поле Код, чтобы сделать его уникальным.

Обзор строки меню Строка меню содержит следующее: • • • • • •

Файл Правка Вид Сервис Окно Справка

Каждое из этих меню можно выбрать щелчком мыши или нажатием сочетания кла* виш, включающего клавишу (ALT) и клавишу, соответствующую первой букве в на* ) звании меню (она подчеркнута). Например, нажатие сочетания клавиш (ALT) + (Ф) откроет меню Файл. Последующее нажатие клавиш, соответствующих подчеркнутым буквам в названии команд, будет активировать соответствующие команды меню. Кро* ме того, многие команды меню доступны через сочетания клавиш. Сочетания клавиш и их использование рассматриваются ниже в этой главе. Некоторые из команд выводятся в неактивном виде (отображаются тусклым цветом), что определяется тем, в какой функциональной области Microsoft Navision ведется работа. Ниже приводится перечень основных команд меню.

Меню Файл Меню Файл включает команды, обеспечивающие открытие и закрытие используе* мых в Microsoft Navision баз данных и компаний, а также работу с ними. Команда Закрыть (ESC) — закрытие активного окна. Команда Сохранить как HTML — при предварительном просмотре отчета он может быть сохранен в формате HTML. Этот файл доступен для обработки и ана* лиза в Excel. Примечание. Содержимое этого файла импортируется в виде значений; соответствующие формулы должны быть введены непосредственно в про* цессоре Excel.

26

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

) , ( Б) ) — создание новой базы данных (коман* Команда База данных (ALT) + ( Ф) да Создать), открытие существующей базы данных (команда Открыть), тестирова* ние базы данных (команда Тест) (необходимо выполнять по меньшей мере раз в месяц), увеличение размера базы данных (команда Расширить), удаление базы дан* ных (команда Удалить), закрытие базы данных (команда Закрыть), а также сведе* ния о размере, подключениях, активных сеансах базы данных наряду со списком таблиц, характеризующим размер и оптимизацию базы данных (команда Информация). Ряд операций, таких как создание и удаление, может выполняться только системным администратором. Показатель Использовано никогда не должен превышать 85% размера базы дан* ных, а размер базы данных всегда должен оставаться в пределах 85% (в нормальном режиме) от лицензионного размера. Системе Microsoft Navision требуется как ми* нимум 15% от указанных выше размеров для обеспечения нормальной работы и выполнения ресурсоемких задач, таких как создание архивной копии и восстанов* ление. Если используется SQL Server Option для Microsoft Navision, будет доступно из* менение баз данных (команда Изменение базы данных). Это позволяет в любой мо* мент изменить свойства базы данных. ) — создание новой компании (команда Создать), Команда Фирма (CTRL) + ( O) открытие существующей компании (команда Открыть), переименование компании (Переименовать), удаление компании (команда Удалить) и закрытие компании (ко* манда Закрыть). Операции данного меню, за исключением открытия и закрытия, выполняются только системным администратором. Команды Параметры страницы , Предварительный просмотр , Печать — обеспе* чивают печать документов и отчетов (на панели инструментов находятся значки Печать и Предварительный просмотр). Эти команды активируются, если документ или отчет выбраны для печати и на экран выводится запрос формы. Команда Параметры страницы — позволяет настроить поля страницы отчета. В общем случае поля определяются как свойство отчета. Обычно для полей на чеках и иных документах устанавливается значение 0. Кнопка Принтер — используется для вывода отчета на принтер, отличный от установленного по умолчанию. Как и в случае команды Параметры страницы, соот* ветствующие настройки принтера следует изменить после вывода формы запроса отчета и до выполнения его последующей распечатки или просмотра. В дальней* шем выбранный принтер становится принтером по умолчанию для данной рабочей станции, пока не будут сделаны соответствующие изменения. Команда Ссылка по E-Mail — чтобы использовать эту команду, следует предва* рительно открыть форму или отчет, ссылку на который предполагается отправить. Соответствующий документ должен отображаться на экране, после чего следует последовательно выбрать пункты Файл > Отправить > Ссылка По E-Mail. В почто* вой программе будет создано новое сообщение, содержащее в поле Присоединить ссылку, с помощью которой получатель почтового сообщения сможет получить доступ к отчету, дважды щелкнув эту ссылку. Команда Ссылка на Рабочий Стол — позволяет создать на рабочем столе ярлык формы или отчета Microsoft Navision. 1, 2, 3 — список недавно открывавшихся компаний; введите число или щелкни* те пункт списка, чтобы вновь открыть соответствующую компанию. ) , ( Ы) ) — эта команда закрывает программуMicrosoft Команда Выход (ALT) + ( Ф) Navision.

Глава 1. Приступая к работе

27

Меню Правка Меню Правка включает несколько команд, предназначенных для ввода данных и их перемещения между окнами Microsoft Navision. Команда Отменить (CTRL) + (Z) — используется для отмены одного ошибоч* ного действия при редактировании, например удаления содержимого поля. Воз* можности этой команды в системе Microsoft Navision ограничены, поскольку при выходе из поля выполняется запись в базу данных. Команды Вырезать (CTRL) + (X) (X), Копировать (CTRL) + (C) и Вставить (CTRL) + (V) — стандартные команды Windows для перемещения и удаления данных. Эти ко* манды могут применяться в рамках системы Microsoft Navision или при совместном использовании Microsoft Navision с приложениями пакета Microsoft Office. Команда Очистить клавиша (DEL) — позволяет удалить только выделенный фраг* мент в активном окне. Это может быть часть или все содержимое поля, несколько полей, несколько строк или все строки. Команда Копировать ссылку — позволяет создать ссылку на форму или отчет. Соответствующая форма Microsoft Navision должна быть активной. При последова* тельном выборе пунктов Правка > Копировать Ссылку . Microsoft Navision поместит ссылку в буфер обмена, откуда ее можно будет вставить, последовательно выбрав пункты Правка > Вставить. Команда Копировать сверху (F8) — в формах списков копирует в поле содержи* мое поля, расположенного непосредственно над ним. Команды Вставить новую (F3) и Удалить (F4) — предназначены для вставки и удаления записей и полей. ) , ( Б) ) — используется для выбора в таблице одной Команда Выбрать (ALT) + ( П) записи. Выполнение этой команды выделяет строку синим цветом, ее действие ана* логично щелчку кнопкой мыши в левом поле строки. Удерживая клавишу (SHIFT) и нажимая клавишу ¼ , можно выбрать несколько последовательно расположен* ных строк. Кроме того, можно выбирать строки, расположенные в разных местах. Щелк* ните первую строку, затем нажмите клавишу (CTRL) и выполняйте щелчок в селек* торе строк для тех строк, которые требуется выбрать. Окно примет следующий вид:

) + (A) — используется для выбора всех видимых запи* Команда Выбрать все (CTRL (CTRL) сей в таблице или списке. При этом учитываются все установленные для данной табли* цы фильтры. Щелчок в верхнем левом углу окна таблицы приводит к тем же результатам.

28

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Команда Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — выборочная отметка записей в списке или журнале. Это действие устанавливает или снимает ромбовидный зна* чок, расположенный в левом поле. Затем можно использовать команду Только от* меченные (Alt) + (B) (B), (O) (O), чтобы отобразить только помеченные строки и приме* нить к ним те или иные команды. ) + (F) и Заменить (CTRL ) + (H) — позволяют найти или Команды Найти (CTRL (CTRL) (CTRL) заменить отдельные фрагменты содержимого полей. Вид окна приведен ниже.

Строка заголовка отображает поле, в котором ведется поиск. В полеНайти текст вводятся данные для поиска. Для указания, какому фрагменту поля должно соот* ветствовать введенное значение, используется поле Совпадение. Переключатели Начало поля и Любая часть поля применимы только в том случае, если поиск ве* дется в полях, отображающих текст или коды. При установке флажка Учитывать регистр будет учитываться регистр знаков. Если установлен флажок Исп. Лучший ключ, таблицы будут отсортированы для наиболее быстрого поиска, что особенно полезно в больших таблицах. Если установлен фла* жок Найти как Введено , поиск вводимого значения будет выполняться непосред* ственно в процессе ввода. При обнаружении значения, соответствующего строке поиска, поиск прекра* щается и результаты выводятся на экран. Если отображаемая запись не является искомой, для продолжения поиска следует использовать кнопки Найти первую , Найти следующую и Найти предыдущую. Чтобы заменить значение, необходимо на* жать кнопку Заменить и указать подставляемое значение.

Меню Вид Меню Вид включает команды, влияющие на содержание и вид активного окна. Команда Перейти к — перейти к первой (команда Первой, (CTRL) + (HOME) (HOME), предыдущей (команда Предыдущей, (PAGEUP) в форме карточки или стрелка вверх в форме списка), следующей (команда Следующей, (PAGEDOWN) в форме карточки или стрелка вниз в форме списка) или последней (команда Послед-ней, (CTRL) + (END) записям. Команды Фильтр поля (F7) (F7), Фильтр таблицы (CTRL) + (F7) и FlowFilter (SHIFT) + (F7) — реализуют функции Microsoft Navision, предназначенные для фильтрации записей в окне на основе определенных критериев. Эти команды подробно разбираются ниже.

Глава 1. Приступая к работе

29

Команда Только отмеченные (ALT) + (B) (B), (O) — на экран выводятся только за* писи, отмеченные с помощью команды Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) (F1). Команда Показать все (SHIFT) + (CTRL) + (F7) — снимает все установленные ранее фильтры. Команда Сортировка (SHIFT) + (F8) — позволяет изменить порядок отобра* жения данных в таблице, изменяя критерий сортировки, например по номеру кли* ента или номеру записи. Сортировка работает следующим образом: только числа без пробелов или специальных символов, затем только буквы или сочетание букв и цифр. Если имеет место сочетание букв и цифр, содержание поля проверяется посимвольно слева направо. Приоритет сортировки следующий: в первую оче* редь учитываются пробелы, затем буквы, цифры и специальные символы. Результат применения этих правил приводит к получению следующего отсор* тированного списка. Порядок сортировки

Причина

1

Числа без пробелов или специальных символов располагаются перед буквами и комбинациями цифр и букв, подсчет в системе Microsoft Navisio n ведется в порядке возрастания

11 12 111 A1

Это комбинация букв и цифр. Данный элемент предшествует всем аналогичным комбинациям знаков, поскольку пробел между A и 1 обладает при сортировке приоритетом по отношению к другим знакам

ABC

Буквы при сортировке следуют за знаками пробела (поэтому ABC идет после A 1)

AB 1

В буквенно*цифровых комбинациях цифры при сортировке учитываются после букв. Поэтому ABC располагается раньше AB 1

A1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому A1 располагается после AB

DSB

Буква D идет после буквы A, пробелы предшествуют прочим знакам

D1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому D1 располагается после D S B

D.S.B.

Специальные символы учитываются при сортировке после цифр

1A

Буквенно*цифровая комбинация, начинающаяся с цифры, в результате сортировки располагается на предпоследнем месте

+A1

Специальные символы при сортировке отображаются последними

Для правильного применения фильтров важно усвоить правила сортировки. На* пример, фильтр A100.. 110 даст пустую запись, поскольку такого интервала просто не может существовать. В результате неверного применения фильтра выводятся не* корректные данные.

30

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы гарантировать правильную сортировку чисел, необходимо руководство* ваться следующими принципами: следует всегда применять серии цифр фиксиро* ванной длины (например, от 100 до 999), никогда не использовать серии цифр типа от 1 до 999 или от 001 до 999 в полях кода или текстовых полях. В SQL Server Option для Microsoft Navision сортировка чисел выполняется как сортировка текста, что проиллюстрировано в следующей таблице: Числовая сортировка

Сортировка текста

1

1

2

10

3

100

4

2

10

3

100

4

Чтобы избежать этой проблемы, необходимо применять числовую последова* тельность фиксированной длины, указывая серии с заранее определенным количе* ством цифр, начинающиеся с отличной от нуля цифры; либо при ручном вводе цифр следовать правилам нумерации и использовать фиксированное количество цифр. Команда Панель кнопок — позволяет задать отображение панели инструментов и определить ее вид. Сюда входят такие параметры, как размер кнопок и наличие подсказок. Команды Скрыть столбец (ALT) + (B) (B), (K) и Показать столбец (ALT) + (B) (B), (O) — применяются в окнах, имеющих строки и столбцы (окна таблиц) для указания того, какие столбцы должны быть отображены. Того же результата можно достичь, щелк* нув правой кнопкой мыши в области заголовков окна таблицы. Команда Обновить — доступна при использовании SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision. Эта команда предназначена для обновления данных в активном окне. В результате ее применения в окне будут отображены последние данные.

Меню Сервис Меню Сервис содержит основные команды настройки программы. Команда Рабочая дата — позволяет каждому из пользователей ввести дату, кото* рую система будет использовать при вводе операций с датой, отличной от системной или текущей даты. Например, требуется ввести ряд транзакций с датой 3/20/02. Од* нако текущая дата 3/31/02. При изменении рабочей даты на 3/20/02 пользователю не придется задавать дату вручную. Рабочую дату можно переопределить при вводе тран* закций, введя t, чтобы указать на сегодняшнюю дату, или указав другую дату. Команда Рабочая дата также определяет месяц и год, используемые по умол* чанию системой Microsoft Navision при вводе в поле даты только дня или дня и месяца. Дополнительные сведения см. в разделе Ввод Информации. Команда Язык — выводит таблицу языков приложения. Команды Object Designer (SHIFT) + (F12) и Designer (CTRL) + (F2) — позволяют использовать систему разработки приложений Microsoft Navisio n C/SIDE для из* менения приложений и настройки форм и отчетов. Для получения доступа к дан* ной функции требуется специальное разрешение.

Глава 1. Приступая к работе

31

Команда Дизайнер Панели Навигации (ALT) + (F12) — позволяет настроить па* нель навигации. Для получения доступа к данной функции требуется специальное разрешение. Команда Debugger — используется программистами при настройке системы Microsoft Navision. Команда Монитор клиента — используется программистами для мониторинга взаимодействия между серверной частью и клиентскими компонентами в целях повышения эффективности этого взаимодействия. Команда Раскрыть (CTRL) + (F8) — предоставляет пользователю, обладающе* му привилегированными правами, возможность просматривать содержимое каж* дого из полей текущей записи. Это позволяет ему просмотреть все поля таблицы, даже если они не выводятся на экран. Команды Создание копии БД и Восстановление БД — позволяют сделать архи* вную копию для одной или всех компаний, объектов приложения или целой базы данных. Создание архивной копии может выполняться в любое время благодаря уникальной возможности системы Microsoft Navision под названием Управление Версиями. Перед выполнением архивирования система создает снимок версии в момент запроса и сохраняет его. Это позволяет другим пользователям продолжить работу в программе и сокращает продолжительность создания архивной копии. При необходимости восстановления из архивной копии следует воспользовать* ся функцией восстановления, которая выполнит восстановление архивной копии, сделанной программой архивации Microsoft Navision. Microsoft Navision не переза* писывает текущие данные, поэтому перед выполнением процедуры восстановле* ния существующие компании должны быть переименованы или удалены. Команда Защита — используется для ввода пользователей в систему при ис* пользовании параметров Роли, Логины БД , Логины Window и Пароль. Каждому пользователю системы Microsoft Navision должны быть присвоены права доступа к меню, окнам, таблицам и функциям. В этом окне вводятся имя и пароль (при необходимости) для каждого из пользователей, что позволяет им получать доступ к соответствующим компаниям. Параметр Пароль позволяет изменить пароль пользователя. Если используется SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, то при выборе Сервис > Защита будет также доступна функция Синхронизировать. Процесс синхронизации является одним из ключевых моментов системы бе* зопасности Microsoft SQL Serv er Option для Microsoft Navision. Команда Лицензия — позволяет ознакомиться с содержанием файла лицензии, на основании которой работает система, в том числе узнать номер лицензии, ее владельца и при наличии ограничения на время использования — дату завершения действия лицензии. Файл лицензии имеет расширение *.flf. Если требуется просмотреть все функции Microsoft Navision, в том числе недо* ступные по действующей лицензии, можно воспользоваться файлом лицензии cronus.flf. Чтобы изменить лицензию, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Сервис > Лицензия. В окне Информация о лицензии нажмите кнопку Изменить и найдите лицензию. Команда Компоненты OCX — выводит список элементов управления OCX, заре* гистрированных в Windows. Команда Настройка — содержит параметры настройки системы, в том числе па* раметры Кэш СУБД (KB), Кэш Дисков, Кэш Объектов (KB), Панель Статуса, Закрытие Форм По Esc , Выбор Элемента Полностью , Быстрый Поиск. За настройку этих параметров отвечает системный администратор.

32

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Меню Окно Меню Окно содержит команды, относящиеся к открытым в данный момент окнам. Команда Закрыть все (ALT) + (O) (O), (B) — закрывает все открытые окна. Команда Упорядочить все — предназначена для упорядочения значков, отобра* жаемых на нижней границе окна приложения при свертывании окон (для развер* тывания следует дважды щелкнуть значок). 1, 2, 3 — список открытых в настоящий момент окон. Для активации окна сле* дует ввести его номер или щелкнуть позицию списка.

Меню Справка Меню Справка (F1) содержит ряд команд, относящихся к справочной системе, ко* торые будут более подробно обсуждаться позже. Команда Справка Microsoft Dynamics NAV — выводит содержание справки. Команда Руководство по C/SIDE — справка по программированию системы. Команда Что это такое? (SHIFT) + (F1) — при выполнении этой команды курсор при* нимает вид курсора справки и позволяет вызвать справку для любого элемента экрана. Команда Обзор F-клавиш (CTRL) + (ALT) + (F1) — вызывает список функцио* нальных клавиш программы. Отображаемые функции зависят от контекста. Пол* ный список приводится в разделе Сочетания Клавиш. Команда О Microsoft Dy namics NAV — открывает окно, содержащее информа* цию о продукте, в том числе о версии системы.

Поиск и просмотр сведений Microsoft Navision предлагает гибкие возможности по отображению данных, что позволяет работать только с теми из них, которые непосредственно связаны с ре* шением текущей задачи. Например, если требуется просмотреть транзакции за оп* ределенный период времени, можно отобрать именно эти транзакции. Данные мож* но отфильтровать для просмотра, разбить по периодам времени или по любому измерению: отделу, проекту и так далее. При поиске и просмотре данных особенно удобно пользоваться сочетаниями клавиш. Далее подробно рассмотрены термины и сочетания клавиш, а также раз* бирается работа с клавиатурой и мышью. Навигатор — эта функция доступна в большинстве меню областей приложения. Она позволяет отслеживать записи, относящиеся к определенной транзакции. При выборе функции Навигатор будут отображены все записи, учитываемые для данной транзакции. С помощью этой функции выполняется поиск по полям Документ Но. и Дата Учета. Таким образом, при вводе корректировок в записи всегда следует использо* вать по возможности те же самые значения полей Документ Но. и Дата Учета, кото* рые были указаны для исходной транзакции. Кнопка Навигатор присутствует во всех формах учтенных транзакций и может быть активирована нажатием сочетания клавиш (ALT) + (H) (H). Если предполагается, что существуют и другие транзакции с тем же значением Документ Но., но отлича* ющимся показателем Дата Учета, следует очистить поле Дата Учета карточки На* вигатор и нажать клавиши (ALT) + (H) или кнопку Найти. Кроме того, на вкладке Внешний доступен поиск транзакций для определен* ного клиента или поставщика на основе поля Внешний Документ Но (Поставщик Счет Но).

Глава 1. Приступая к работе

33

Список (F5) — выводит связанный с данным окном список. Список можно выз* вать с курсором в любом поле окна, однако это всегда будет список для всего окна в целом. Учтенные Операции (CTRL) + (F5) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F5) (или кнопки меню Учтенные Операции) выводит список всех относящихся к данно* му окну записей учетной книги. Выбор (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Выбор) в одном из полей вы* водит связанный с данным полем список. Например, нажатие клавиши (F6) в поле Клиент Но. выводит полный список клиентов. В отличие от функции Список эта функция зависима от поля. Стрелка вверх указывает на связь с другой таблицей. Drill-down (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Drill-down) в любом из полей выводит подробные сведения для данного поля. Например, нажатие клави* ши (F6) в поле Баланс отображает все записи транзакций, на которых основано значение этого поля. Стрелка вниз означает, что значение было рассчитано по дан* ным другой таблицы. Настройка (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Настройка) в одном из полей выводит список параметров данного поля. Например, перейдите на вкладку Оплата карточки клиента и нажмите кнопку Настройка или клавишу (F6) в поле Метод Применения. Будут выведены параметры Ручной или Автоматический, кото* рые могут быть выбраны для данного поля. После того, как пользователь выяснил, какие параметры доступны для данного поля, он может просто ввести несколько первых букв имени параметра и тот будет выбран. Серия Номеров (F6) — нажав клавишу (F6) или командную кнопку Серия Номеров, пользователь переходит в таблицу, содержащую параметры нумерации. Мож* но ознакомитсяс вариантами серий номеров, нажав необходимо последовательно выбрать пункты Склад > Планирование И Исполнение > Товары и нажав в поле Но. клавишу (F6) (F6). Раскрыть (CTRL) + (F8) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F8) (или по* следовательный выбор пунктов Сервис > Раскрыть) выводит окно, в котором пере* числены все доступные для данной записи поля и их значения. Эта функция доступна только пользователю, обладающему привилегирован* ными правами. Найти (CTRL) + (F) — эта функция предоставляет пользователям возможность выполнять поиск в конкретном поле одного окна. Эта же функция позволяет при необходимости заменить фрагмент найденного текста. Чтобы воспользоваться этой функцией, следует поместить курсор в требуемое поле и нажать сочетание клавиш (CTRL) + (F) (F), щелкнуть значок Найти или последовательно выбрать пунк* ты Правка > Найти. Будет открыто окно, в котором вводится строка поиска (например, слова или цифры). В Microsoft Navision регистр учитывается только в том случае, если установлен флажок Учитывать регистр. Можно также указать, должно ли совпадать со строкой поиска все поле, часть поля или его начало. Значение по умолчанию определяется типом поля. Находясь в списке, можно ввести первые несколько знаков, и система автома* тически начнет поиск требуемой записи. Сортировать (SHIFT) + (F8) — эта функция позволяет просматривать данные в отличном от исходного порядке. Например, можно изменить представление кли* ентов по имени пользователя, чтобы просматривать записи в алфавитном порядке. Если порядок сортировки для карточек изменен, система запоминает его и воспро*

34

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

изводит каждый раз при открытии карточки клиента. Этот же порядок сортировки используется при переходе из карточки в форму Список. Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — эта функция применяется для учета неко* торой части из выведенных на экран записей журнала. Она доступна при нажатии сочетания клавиш (CTRL) + (F1) или посредством последовательного выбора пунк* тов Правка > Вкл./Выкл. Отметку. Можно отметить сразу несколько записей, удер* живая кнопку (CTRL) и щелкая квадратик слева от нужных записей, после чего к ним можно будет применить команду Вкл./выкл. отметку. После установки флажков для одной или нескольких записей можно продол* жить работу только с ними, последовательно выбрав пункты Вид > Только Отмеченные. При выборе этой функции на экран записей журнала будут выведены толь* ко отмеченные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните значок , следует нажать сочетание клавиш (Shift) + (Ctrl) + (F7) или последовательно выбрать пункты Вид > Показать Все . Клавиши (PageUp) и (PageDown) — нажатие клавиш (PAGEUP) и (PAGEDOWN) позволяет пользователю перемещаться по карточкам базы данных. При поиске в карточках поставщиков нажатие клавиши (PAGEDOWN) открывает следующую кар* точку, а клавиши (PAGEUP) — предыдущую. Клавиши (CTRL) + (HOME) и (CTRL) + (END) — перемещают пользователя соот* ветственно на первую или последнюю запись таблицы. Клавиши (CTRL) + (PAGEDOWN) и (CTRL) + (PAGEUP) — позволяют переходить по вкладкам карточки или формы запроса. Клавиши (CTRL) + ½ и (CTRL) + ¼ — позволяют перемещаться между раздела* ми формы, от строк к заголовкам, а также из формы списка к кнопкам меню и ко* мандным кнопкам. Кнопки перемещения — доступны как значки панели инструментов или коман* ды меню Вид > Перейти К : (Первой), (Предыдущей), (Следующей) И (Последней) . Эти функции позволяют быстро просматривать записи (карточки или списки).

Фильтрация Используется для ограничения объема выводимых на экран или в отчет данных. Это дает возможность работать только с необходимыми сведениями. Доступны фильтры для поля, таблицы и потока. При установке одного из фильтров в строке состояния, расположенной в ниж* ней части окна приложения, выводится надпись ФИЛЬТР. Надпись ФИЛЬТР так* же отображается, если установлен внутренний фильтр системы. Например, при просмотре финансовых записей клиента система устанавливает фильтр поля для поля Клиент Но. в таблице Клиент Книга Операций. Фильтр поля (F7) — эти фильтры применяются к одному полю таблицы. Фильтры поля не влияют на вычисляемые поля, но ограничивают объем отображаемых данных. Если выбрать поле и нажать клавишу (F7) или щелкнуть соответствующий значок (или последовательно выбрать Вид > Фильтр Поля ), на экран будет автоматически выведено окно Фильтр поля. В этом окне можно указать данные для фильтра по активному полю. ) + (F7) — эта функция позволяет комбинировать несколько Фильтр таблицы (CTRL (CTRL) фильтров поля. С помощью данного фильтра можно применять фильтры одновре* менно к нескольким полям таблицы или просматривать фильтры, установленные для поля. Например, можно применить фильтр к таким полям, как почтовый индекс и условия платежа. Данный фильтр можно использовать и для просмотра поставщи* ков с определенным почтовым индексом и балансом, превышающим некую сумму.

Глава 1. Приступая к работе

35

Как фильтры поля, так и фильтры таблицы сбрасываются командой Показать все, которая вызывается щелчком соответствующего значка или последовательным выбором пунктов Вид > Показать Все . ) + (F7) — эти фильтры ограничивают содержимое полей, ото* FlowFilters (SHIFT (SHIFT) бражающих суммы или количества, рассчитанные в Microsoft Navision на основе за* писей в других таблицах. Это осуществляется посредством отбора записей, включен* ных в расчет. Такой фильтр следует устанавливать для таблицы, содержащей вычисляемое поле, а не для таблицы исходных данных. Фильтры могут применяться для полей с именем, заканчивающимся словом Фильтр, например Дата Фильтр или Бюджет Фильтр. Например, если требуется просмотреть транзакции для конкретно* го отдела, следует использовать фильтр, который позволит сократить объем обраба* тываемых данных до одного отдела. Если требуется ввести изменения в бюджет кон* кретного отдела, также лучше применить данный тип фильтра. Если необходимо оценить ход рекламной кампании, следует воспользоваться фильтром для периода времени. Фильтры данного типа могут применяться к диапазонам дат, отделам, проек* там, бюджетам и филиалам. Фильтры потока не могут сбрасываться с помощью команды Показать все. Необходимо войти в тот же экран, где устанавливался дан* ный фильтр, стереть все данные в столбце Фильтр и нажать кнопку ОК.

Фильтрация для отчетов Фильтры не только позволяют вести интерактивный анализ данных, они также по* лезны для выбора сведений, которые будут выведены в отчетах. При выборе отчета для печати выводится форма запроса, показанная ниже.

С помощью кнопки Сортировать, расположенной в правой нижней части окна, можно выбрать, как будут отображаться данные в отчете. Если требуется изменить порядок сортировки, это необходимо сделать до установки фильтров. Каждая вкладка представляет собой таблицу, из которой берутся данные для отчета. На любой вкладке доступна кнопка помощи в столбце Поле, которая позво* ляет выбрать, какие поля не будут отображены. На строке с выделенными полями можно также указать, какие фильтры следует применить.

36

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Параметры используется для задания общих параметров печати отчета. Например, здесь можно выбрать такие параметры, как печать подробного или свод* ного отчета, а также указать, какие сведения о компании (адрес и т. п.) будут вклю* чены в отчет.

SQL и фильтрация отчетов Важно понять, как согласованность данных влияет на отчеты, сформированные в системе Microsoft Navision с помощью языка SQL. SQL Serv er Optio n позволяет нескольким пользователям работать в системе Microsoft Navision одновременно. Это означает, что в любой конкретный промежуток времени могут быть зафикси* рованы совершенно разные транзакции. Хотя отображаемые системой данные по* стоянно обновляются, это не гарантирует их единообразия. Например, незавер* шенная транзакция может привести к несоответствию дебета и кредита счета. Единственный способ гарантировать согласованность данных, на которых ос* нованы отчеты — так проектировать эти отчеты, чтобы они блокировали соответ* ствующие таблицы или записи. Эта мера не дает другим пользователям вставлять, удалять или изменять такие таблицы и записи в период формирования отчета. Од* нако она не используется по умолчанию и не является подходящим методом для составления отчетов. Таким образом, чтобы обеспечить согласованность данных при составлении отчета с помощью SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, можно использовать два способа: Использовать пакетные задания, которые будут формировать отчеты по но* чам или в другие промежутки времени, когда данные в системе не обновляются. Установить в отчете фильтр по дате, который не позволит включать в отчет тран* закции дня формирования отчета. Можно также ограничить область отчета од* ним отделом или филиалом, которые в текущий момент не осуществляют обнов* ления системы. Различные методы применения фильтров рассматриваются ниже.

Выражения, используемые в фильтрах Значение

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Равно

377

377

Диапазон

1100..2100 ..2500 P8..

С 1100 по 2100 До 2500 включительно Сведения на учетный период 8 и позже

Либо/либо

1200|1300

Имеющие либо 1200, либо 1300 Если есть записи с обоими номерами, будут отображены обе

И

<2000& > 1000

Номера меньше 2000 и больше 1000 (Знак & не может использоваться с номерами самостоятельно, так как записи не могут содержать двух номеров)

Не равно

<>0 < > 1000&< > 2000

Все номера, кроме 0. Все номера, кроме 1000 и 2000

Глава 1. Приступая к работе Значение

37

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Больше

> 1200

Номера больше 1200

Больше или равно

> = 1200

Номера больше или равные 1200

Меньше

<1200

Номера меньше 1200

Меньше или равно

<= 1200

Номера меньше или равные 1200

Последователь* ность неизвестных символов неопре* деленной длины (возможно, пустая)

*Ко*

Текстовая строка, содержащая *ко*, например компания, законопослушный и т. п. Текстовая строка, начинающаяся с кo*, например компания, коммивояжер и т. п. Текстовая строка, заканчивающаяся *кo, например сладко

Ко*

*кo Один неизвестный символ

Ст?л

Текстовая строка, содержащая указан* ные буквы, например Стол или Стул

С расчетом

30|( > =10&<=20)

Записи с номером 30 или с номерами от 10 до 20 (результат подсчета внутри круглых скобок)

Игнорировать регистр

@отдел

Текстовая строка, содержащая слова Отдел или отдел

Выражения можно комбинировать, как показано в следующих примерах: Комбинация

Значение

5999|8 100..8490

Включает все записи с номером 5999 или номерами от 8100 до 8490

..1299|1400..

Включает записи с номером меньше или равным 1299 или номером равным 1400 или больше него, кроме номеров с 1300 по 1399

> 50&<100

Включает записи с номерами больше 50 и меньше 100, т. е. номера с 51 по 99

*C*&*Д*

Текст, который содержит одновременно буквы C и Д

@ *ко?*

Текст, включающий ко, КО, Ко, кот, который, укороченный Сочетание букв КО, кО, ко или Ко обязательно должно присутствовать в выражении, сопровождаемое хотя бы одним символом, но перед ним или после него может быть любое количество символов, при этом регистр не учитывается

Краткий обзор значков и функциональных клавиш Ниже приводится краткий перечень рассмотренных ранее функций, включающий также соответствующие этим функциям клавиши (сочетания клавиш) и значки (при наличии таковых):

38

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция

Клавиша или сочетание клавиш

Поиск данных в списке содержания

(F5) (Список)

Просмотр списка записей главной книги

(CTRL) + (F5) (Учтенные Операции)

Поиск данных в списке допустимых записей

(F6) (Выбор)

Поиск соответствующих более подробных данных

(F6) (Drill*down)

Просмотр доступных параметров для поля

(F6) (Параметры)

Все поля карточки

(CTRL) + (F8) (Все Поля)

Найти в содержимом поля

(CTRL) + (F) (Найти)

Выводить в окно определенный набор данных, содержащихся в поле

(F7) (Фильтр поля)

Одновременно выводить в окно определенный набор данных, содержащихся в нескольких полях

(CTRL) + (F7) (Фильтр таблицы)

Работа со строками и счетами по одному отделу, периоду времени, проекту, бюджету, филиалу или их комбинации

(SHIFT) + (F8) (FlowFilter)

Поиск следующей или предыдущей карточки в базе данных

(PAGEDOWN) или (PAGEUP)

Интерактивная справка Справка доступна из любой области системы. Доступ к ней может осуществляться различными способами. Клавиша (F1) — вызывает экран справки, относящейся к той области, в кото* рой находится курсор. Что это такое? — если щелкнуть этот значок, расположенный в правой части панели инструментов, курсор примет вид курсора справки. Чтобы с его помо* щью вызвать справку по любому элементу, необходимо щелкнуть этот элемент. Кнопка Справка — находится в правом нижнем углу каждого окна. Строка меню — меню Справка можно открыть нажатием сочетания клавиш (ALT) + (C) или щелчком элемента Справка в строке меню. Справочная система Microsoft Navision имеет вкладки Содержание, Указатель, Поиск и Избранное. Вкладка Содержание позволяет работать с оглавлением справочной системы, имеющим вложенные папки для каждой из областей приложения, а также экран приветствия справки по Navision. В любой из областей приложения пользовате* лю доступна соответствующая справка, с помощью которой он сможет выпол* нить требуемые действия и получить нужные сведения о таблицах и отчетах. Меню Справка также включает команды Руководство По C/SIDE, Обзор F-Клавиш, Что Это Такое? и О Microsoft Dynamics NAV.

Измерения Измерения являются одной из функциональных возможностей Microsoft Navision и служат для распределения массива информации по ряду секторов путем настройки

Глава 1. Приступая к работе

39

определенных параметров. Измерения можно использовать для связывания дан* ных с учитываемой записью, что позволит извлекать эти данные в интерактивном режиме или в виде отчетов, основанных на измерениях. Например, можно определить измерения продавца, кампании и региона. В даль* нейшем можно будет просмотреть детализированные сведения о продажах по регио* нам, кампаниям и продавцам (например, Восточная Сибирь, осенняя сбытовая кампа* ния, Владимир Петров). Кроме того, можно формировать отчеты по суммарному объему продаж в ходе осенней сбытовой кампании, без детализации по регионам и продавцам. Каждое измерение обладает неограниченным количеством значений измерения. Например, для измерения региона могут быть указаны значения Северо-Запад, Центр, Урал, Сибирь И Дальний Восток. Измерения и значения измерений опреде* ляются пользователем и являются неограниченными (при использовании блока Дополнительные измерения), что позволяет создавать измерения, удобные для опи* сания именно вашей компании и ее бизнес*процессов. Используя измерения, можно анализировать тенденции и сравнивать различ* ные характеристики для диапазона записей. Возможность анализа по измерениям особенно эффективна, если применяется много измерений. Однако даже если за* действовано всего два глобальных измерения, для них можно использовать фильт* ры, финансовые и иные отчеты, что делает анализ достаточно информативным. В Microsoft Navision имеются средства, позволяющие ограничивать возможности комбинирования измерений, устанавливать для них допустимые значения и опреде* лять метод учета. Используемые по умолчанию измерения могут присваиваться пла* ну счетов, клиентам, товарам и т. п. Пользователь может присвоить приоритеты для конфликтующих значений по умолчанию. Это позволяет настраивать параметры Microsoft Navision в соответствии с бизнес*правилами компании, что позволит улуч* шить согласованность данных и повысить надежность результатов работы.

Типы измерений В Microsoft Navision доступны три типа измерений: глобальные, бюджетные и яр* лыки измерения. Пользователь может назначить два глобальных измерения. Гло* бальные измерения доступны в любой области Microsoft Navision. Это означает, что они могут использоваться в качестве фильтров в отчетах, записях журнала, финан* совых отчетах и пакетных заданиях. Глобальные измерения доступны для использования в строках записей и в заголов* ках документов в виде ярлыков измерений. Глобальные измерения могут легко приме* няться в любой области Microsoft Navision. Поэтому в их качестве следует обычно вы* бирать наиболее важные и часто используемые измерения. При необходимости можно изменить измерения, определенные в качестве глобальных, с помощью пакетного з а* дания, которое обновляет все записи. Однако это довольно длительный процесс. Ярлыки измерений могут быть добавлены в строки журналов, а также в доку* менты продаж и покупок посредством последовательного выбора пунктов Вид > Показать Столбец. В Microsoft Navision можно указать до восьми ярлыков измере* ний; первые два из них являются теми же самыми измерениями, которые исполь* зуются в качестве глобальных. Остальные шесть можно изменять в соответствии с потребностями компании. Для ввода информации об измерениях, которые не были выбраны в качестве ярлыков измерений, необходимо использовать отдельное окно Измерения. Для бюджетов можно назначать до четырех измерений в дополнение к двум глобаль* ным измерениям. Бюджетные измерения выбираются для каждого из бюджетов из набо*

40

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ра созданных ранее измерений. Бюджетные измерения могут использоваться для уста* новки фильтров бюджета и для добавления данных измерения к записям бюджета.

Сочетания клавиш Меню доступны в любой области Microsoft Navision, однако использование сочета* ний клавиш может существенно облегчить и ускорить работу с системой. Ниже приводится перечень наиболее часто используемых сочетаний клавиш: Команда

Клавиша или сочетание клавиш

Найти

(CTRL) + (F)

Перейти из карточки в список

(F5)

Перейти из списка в карточку

(SHIFT) + (F5)

Фин. Операции

(CTRL) + (F5)

Статистика

(F9)

Выбор

(F6)

Источник

(F6)

Список Опций

(F6)

Сортировать

(SHIFT) + (F8)

Учесть

(F11)

Учесть и Распечатать

(SHIFT) + (F11)

Следующее окно

(CTRL) + (F6)

Панель Навигации

(F12)

Вкл./выкл. Отметку

(CTRL) + (F1)

Плказать только отмеченные

(ALT) + (V), (M

Следующая запись

(PAGEDOWN)

Предыдущая запист

(PAGEUP)

Открыть Фирму

(CTRL) + (O)

Правка

(F2)

Вставить

(F3)

Удалить

(F4)

Копировать

(CTRL) + (C)

Вставить

(CTRL) + (V)

Скопировать сверху

(F8)

Фильтр поля

(F7)

Фильтр таблицы

(CTRL) + (F7)

Фильтр потока

(SHIFT)+ (F7)

Показать все

(SHIFT) + (CTRL) + (F7)

Отменить исправления

(ESC)

Закрыть

(ESC)

Глава 2. Технология

41

Глава 2

Технология Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Среда разработки C/SIDE Варианты серверов Navision Application Server Средства многоязыковой поддержки

Обзор Эта глава посвящена техническим аспектам работы с Microsoft Dynamics NAV, к ко* торым относятся среда разработки, выбор варианта сервера, работа с сервером при* ложений и средства многоязыковой поддержки. Более подробно они описаны в ру* ководстве по установке и настройке Navision.

Среда разработки C/SIDE Среда разработки в Microsoft Navision называется C/SIDE (клиентсерверная интег* рированная среда разработки). Среда C/SIDE обладает следующими основными преимуществами: • • • •

Все области приложений для Microsoft Navision разрабатываются в C/SIDE. Среда содержит весь инструментарий, необходимый для построения и настрой* ки приложения. Исполняемые файлы среды расположены в подкаталоге программы на жестком диске. Среда содержит код, необходимый для интерпретации объектов приложений, системные средства разработки (редакторы, отладчик и др.), систему управле* ния базами данных (СУБД) и имеет интерфейс операционной системы. Среду C/SIDE составляют три центральные системы:

• • •

Система разработки на языке четвертого поколения Система управления базами данных Специальные функции баз данных

Конструктор объектов Конструктор объектов позволяет создавать приложения в среде C/SIDE. Из него можно запустить объект приложения или конструктор объектов приложений (на* пример, конструктор форм). Конструкторы объектов приложений позволяют из* менять конструкцию существующего объекта приложения и создавать новые объек*

42

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ты приложения. Обратите внимание на то, что для использования этого средства необходимы специальные права. Существует семь типов объектов приложений: • • • • • • •

Таблицы Формы Отчеты Датапорт XMLport Программные блоки MenuSuite

Чтобы открыть конструктор объектов, необходимо последовательно выб* рать пункты Сервис > Object Designer . На экране появится окно конструктора объектов:

Объекты приложений В C/SIDE используется технология объектно*ориентированного программиро* вания. Объектом называется законченный модуль данных со средствами их обра* ботки. Для идентификации объектов в C/SIDE им всем присваивается номер. • • • •

Объекты с 0 по 9 999 разработаны Microsoft Navision. Объекты с 10 000 по 49 999 разработаны региональными представителями Microsoft Navision. Объекты с 50 000 по 99 999 предназначены для центровMicrosoft Navision Solution. Объекты с 1 000 000 по 98 999 999 предназначены для надстроек.

Таблицы Вся информация, содержащаяся в базе данных, хранится в таблицах. В каждой таблице содержится информация одного типа: например, строки жур* налов, учтенные операции или основные сведения. Существует четыре типа таблиц: •

В обычных таблицах отображаются данные, с которыми может работать пользо* ватель. Пример такой таблицы — таблица Клиент.

Глава 2. Технология •

•

•

43

Системные таблицы создаются автоматически. С помощью системных таблиц СУБД управляет, среди прочего, безопасностью системы и правами. Примером системной таблицы является таблица Пользователь. Временные таблицы служат буфером обмена табличных данных в программах C/AL. Временная таблица хранится не в базе данных, а в памяти рабочей стан* ции до тех пор, пока не будет закрыта. Виртуальные таблицы содержат предоставленную системой информацию. Эту информацию изменять нельзя. Виртуальные таблицы строятся во вре* мя выполнения. Примерами виртуальных таблиц являются таблицы Дата и Сеанс.

Формы Формы используются для ввода и отображения данных. Например, с помощью фор* мы можно ввести данные новых клиентов или просмотреть и изменить данные су* ществующих.

Отчеты Отчеты используются для печати информации из базы данных. Они позволяют структурировать данные и составить сводку, а также печатать документы (напри* мер, счета). С помощью отчетов можно также обрабатывать данные, не выводя ни* чего на печать.

Мастер отчетов будет руководить вашими действиями по созданию отчета.

Датапорт Объектами датапорт называются объекты, использующиеся для импорта данных из текстовых файлов и экспорта данных в текстовые файлы (например, файлы с разделителем*запятой).

XMLport Принципиально назначение объекта XMLport такое же, как и объекта Dataport с той лишь разницей, что объекты XMLport используются для импорта и экспорта данных в формате XML. Объекты XMLport упрощают и оптимизируют процесс об* мена XML*данными между системами.

44

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Программные блоки Программным блоком называется объект, содержащий функции, написанные на языке C/AL.

MenuSuite Объект MenuSuite содержит меню, которые отображаются на панели навигации и в конструкторе панели навигации. Каждое меню предназначено для конкретной об* ласти — например, Финансы или Производство. Дополнительные сведения о конструкторе объектов см. в руководстве по конст* руктору приложений.

Язык программирования C/AL C/AL — это язык программирования четвертого поколения, который: • • •

используется для создания функций; управляет взаимодействием отдельных объектов баз данных; содержит стандартные функции чтения, записи и изменения табличных данных.

Для написания программ на языке C/AL используются операторы. Существуют следующие типы операторов: составные операторы, операторы условия, операто* ры повторения, операторы EXIT и операторы WITH. Дополнительные сведения о языке C/AL см. в руководстве по языку програм* мирования C/AL или в учебных материалах Microsoft Navision.

Графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI) Интерфейс пользователя разработан таким образом, чтобы работа с ним не вызы* вала труда у того, кто уже знаком с продуктами корпорации Майкрософт. Новый интерфейс имеет множество преимуществ, в том числе возможность иметь несколь* ко открытых окон одновременно, а также единство принципов строения GUI во всем продукте Microsoft Navision.

Специальные возможности Microsoft Navision Средства для ввода информации и управления ей, а также реализация в программе действующего законодательства в области учета позволяют говорить, что Microsoft Navision соответствует требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям. Microsoft Navision также предоставляет некоторые специальные возможности, которые пере* числены ниже. Знакомство с ними позволит вам полностью использовать потен* циал программы в ежедневной работе. Специальные возможности Microsoft Navision: • • • • •

Прямой доступ из одной таблицы к другой Простой ввод данных Возможность просмотра данных в различных измерениях Автоматический расчет сумм и объемов Возможность просмотра составляющих суммы

Глава 2. Технология • • • •

45

Фильтрация данных Сортировка данных с одним или несколькими ключами Возможность расположения на экране картинок различных элементов и эмбле* мы компании, а также сопроводительной информации Подключение к средствам слияния почты, приложениям для работы с элект* ронными таблицами и графическими презентациями

Варианты серверов Microsoft Navision работает с двумя типами баз данных: • •

Navision Database Server (возможность масштабирования до 128 ГБ) Microsoft SQL Serv er Option для Navision на базе Microsoft SQL Serv er (масшта* бирование свыше 128 ГБ)

Характеристики баз данных В следующей таблице перечислены некоторые характеристики двух серверов баз данных для Microsoft Navision: Navision Database Serv er

Microsoft SQL Serv er Option

Реляционные базы данных

Реляционные базы данных

Управление версиями

Управление версиями

Возможность отката

Возможность отката

Технология SIFT

Технология SIFT

Клиент*сервер

Клиент*сервер

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений

Журналы операций

Защита на уровне базы данных

Защита на уровне записей

Ниже приведено краткое описание некоторых из этих характеристик. Дополнительные сведения о характеристиках баз данных см. в руководстве по конструктору приложений.

Технология SIFT На основе SIFT работают вычисляемые поля (FlowFields, Фильтры Потока). Эта тех* нология позволяет очень быстро рассчитывать суммы благодаря обработке индек* сов сумм. В специальных столбцах постоянно суммируются значения полей индек* сов сумм. Если необходимо рассчитать сумму, программе не приходится обращаться к большому количеству записей базы данных. Достаточно вычесть одно число в поле SumIndex индекса суммы из другого. Каждый раз при открытии окна, содержащего поле FlowField, или установке фильтра на поле Баланс в поле FlowField отображает* ся новая сумма.

46

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление версиями Управление версиями позволяет гарантировать, что пользователь начнет выполне* ние задачи, работая с последней полной версией данных. Он сможет обрабатывать эти данные, изменять их и добавлять новые. После этого новые данные войдут в состав новой версии базы данных.

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений В Microsoft Navision используется технология, которая называется оптимистичес* кое выполнение параллельных вычислений. Оптимистическое выполнение парал* лельных вычислений обеспечивает наличие постоянного доступа к нужным запи* сям. Таким образом, если несколько пользователей одновременно пытаются обратиться к одним и тем же данным базы, они смогут это сделать.

Защита на уровне базы данных Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к таблицам.

Защита на уровне записей Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к записям.

Логические структуры базы данных База данных имеет следующие структурные единицы: поля, записи, таблицы и ком* пании. В этом разделе приводится краткое их описание.

Поля Поле — это самая мелкая логическая структура базы данных C/SIDE. В поле хра* нится единица информации (например, имя Иван или сумма 2352,00). В одном поле содержатся данные одного определенного типа. В системе баз данных C/SIDE пре* дусмотрено 17 типов данных. Поля организовываются в структуру, которая называется запись. Изолирован* ное поле не представляет ценности, поскольку в нем может храниться лишь огра* ниченный объем информации. Объединение этих единиц данных в записи позво* ляет получить контейнер данных со значительно более широкими возможностями. В результате логически связанные поля будут принадлежать одной структуре.

Записи Записями называются логические структуры, собранные из произвольного количества полей. В каждой записи базы данных хранится информация об одном объекте. В полях записи хранятся сведения о важных свойствах объекта. Записи организуются в таблицы. Примером записи могут служить несколько полей с информацией об одном клиенте.

Таблицы Таблица представляет собой матрицу N на M. Каждая из N строк содержит описа* ние записи, а каждый из M столбцов — описание поля записи. Примером может

Глава 2. Технология

47

служить таблица Клиент, в которой для каждого клиента заведена запись. Каждая компания в базе данных содержит множество таблиц.

Компании Компания — самая крупная логическая структура базы данныхC/SIDE. Компании можно рассматривать как самостоятельные базы данных. Их основное назначение — разделе* ние и группировка больших частей данных в базе. Компания может содержать как изо* лированные таблицы, так и таблицы, совместно используемые с другими компаниями.

Navision Application Server Navision Application Server представляет собой сервер промежуточного уровня, выполня* ющий бизнес*алгоритмы без вмешательства пользователя. Navision Application Server по* зволяет обмениваться данными с внешними службами. Navision Application Server выпол* няет функции клиента для сервера базы данных, но для других служб может работать и как сервер. При запуске Navision Application Server открывается заранее определенная база данных и выполняется программа C/AL в заранее определенном программном блоке. Подробные сведения о взаимодействии Navision Application Server со внешними службами см. в интерактивной справкеРуководство по разработке компонентов обеспечения связи.

Отсутствие интерфейса пользователя Во время работы Navision Application Server сведения на экране не отображаются и вмешательство пользователя не требуется. Пользователь, таким образом, не полу* чает сообщения об ошибках. Они записываются в журнал событий NT . Пользова* тель все же может взаимодействовать с сервером Navision Application Serv er через диспетчер Navision Application Server.

Диспетчер Navision Application Server Navision Application Server можно установить в качестве службы и управлять им с по* мощью диспетчера Navision Application Server, который представляет собой оснастку консоли управления MMC. Диспетчер Navision Application Server позволяет видеть, какие свойства установлены для сервераNavision Application Server. Можно, кроме того, установить дополнительный сервер Navision Application Server или перенастроить его.

Navision Application Server и Navision Server Важно не путать Navision Applicatio n Serv er и Navision Serv er: последний является сервером баз данных. Дополнительные сведения о Navision Server см. в руководстве Установка и настройка Na vision.

Совместная работа нескольких серверов Application Server Как с одной, так и с несколькими базами данных могут одновременно работать не* сколько серверов Navision Applicatio n Serv er, но на один компьютер установщик Windows может установить только один сервер Navision Application Server. Причиной этого является то, что установщик проверяет наличие установленных серверов Navision Application Server на компьютере.

48

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы установить на один компьютер несколько серверов Navision Application Server, необходимо скопировать все файлы, относящиеся к серверу Navision Application Server, установленному первым, в другую папку. То, какие файлы необ* ходимо копировать, зависит от того, какой из двух типов серверов используется: Navision Database Server или Microsoft SQL Server. Дополнительные сведения о Navision Application Server см. в руководстве Установка и настройка Navision.

Средства многоязыковой поддержки Многоязыковая поддержка в Microsoft Navision позволяет сотрудникам работать эффективнее. Не отрываясь от работы, можно переключиться практически на лю* бой язык. Любой пользователь может работать с каким угодно языком, что позво* лит вашей организации быстро и эффективно реагировать на возможности разви* тия вашего бизнеса, в какой бы точке мира они ни возникли.

Работа на родном языке Устраняя языковые барьеры, возникающие в многоязыковой среде, Microsoft Navision помогает вашим сотрудникам быть более эффективными. Пользователи Microsoft Navision могут работать на любом языке, который им необходим. Например, швейцарский пользователь может запустить Microsoft Navision на немецком, французском или итальянском языках. При этом в програм* ме сохраняются принципы и особенности ведения учета, принятые в Швейцарии. Если пользователь работает на французском языке, но ему необходимо отправить отчет итальянскому коллеге, он может составить отчет на итальянском. Таким об* разом, французские и итальянские коллеги могут совместно работать с одной ба* зой данных и даже на одной рабочей станции. Язык можно сменить прямо во время работы. Не требуется закрывать приложе* ние и заново входить в него, достаточно лишь переключиться с одного языка на дру* гой. Возможность работы в реальном времени экономит время. Вы сможете быстро получить нужную информацию и работать более эффективно на родном языке.

Разговор с клиентами на их родном языке Microsoft Navision поднимет обслуживание клиентов на новый уровень, поскольку вы сможете работать на языке, который предпочитает ваш клиент. Например, если польский клиент желает, чтобы счета выписывались на польском языке, вам не со* ставит труда удовлетворить его просьбу, воспользовавшись приложением Microsoft Navision. В результате вы сможете более эффективно взаимодействовать как с суще* ствующими, так и с потенциальными клиентами и партнерами по всему миру.

Установка языкового уровня Чтобы пользователь мог выбрать некий язык в меню Сервис, этот язык должен быть про* писан в файле лицензии. Кроме того, приложение должно быть переведено на этот язык, чтобы перевод можно было импортировать в базу данных либо в виде текстового файла, либо в виде языкового модуля. Можно либо экспортировать все текстовые строки и пере* вести их в специальном средстве для перевода, таком как Microsoft Navision Localization Workbench, либо ввести перевод строк непосредственно в многоязыковой редактор.

Глава 2. Технология

49

Многоязыковой редактор Чтобы открыть окно многоязыкового редактора, выберите объект в конструкторе объек* тов, нажмите кнопку Design, выбрав последовательно пункты Вид > Свойства, открой* те окно свойств, после чего, нажав кнопку AssistButton, выберите свойство CaptionML. В окне многоязыкового редактора можно нажать кнопку AssistButton в поле Язык и выбрать нужный язык из открывшегося списка. Другой вариант — просто ввести трех* буквенный код языка и переместить указатель в поле Значение. Код будет заменен на полное описание языка. В поле Значение введите правильный термин этого объекта на этом языке. Чтобы сохранить запись, перед тем как закрыть окно, нажмите кнопкуОК.

Разработка приложений с многоязыковой поддержкой При разработке среды с многоязыковой поддержкой важно помнить следующие три правила: • • •

Свойство Имя любого объекта записывается на английском языке (его амери* канском варианте) Текстовые строки, такие как сообщения об ошибках, заменяются на текстовые константы Все, что видит пользователь, должно иметь свойство Заголовок

Перед началом работы в базе данных с многоязыковой поддержкой необходимо в качестве языка приложения установить английский (США). Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Сервис > Язык и установите английский язык (США):

Кодовая база Microsoft Navision — на английском языке (его американском ва* рианте). Это означает, что свойство Имя, например, объекта должно обязательно быть написано на английском языке (США). Кодовая база на английском языке (США) включает, среди прочего, следующее. • • • • • •

Имена объектов. Имена полей. Имена функций и переменных. Комментарии. Строки параметров. Имена элементов управления.

Дополнительные сведения о разработке приложений с многоязыковой поддерж* кой см. в Руководстве для создателей приложений .

50

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 3

Обработка заказов – покупки и поставщики Обработка – обзор Интеграция Прежде чем начать изучение обработки, необходимо обсудить интеграцию в Microsoft Navision.

Приведенная выше диаграмма иллюстрирует интеграцию компонентовMicrosoft Navision. Если планируется использовать модуль Управление запасами, многие учи* тываемые транзакции будут проходить через него. Покупка товаров приводит к уве* личению баланса в данном модуле и отображению в главной книге операций задол* женности поставщику и увеличенного количества товаров. Обработка заказа продажи и производство товара аналогичным образом отра* жаются в модуле Управление запасами и в главной книге операций . Главная книга операций служит точкой сбора данных для целой системы. Очень небольшое количество данных перемещается в обратном направлении. Разумеет* ся, другие модули (помимо главной книги операций) также взаимодействуют меж* ду собой, однако пока вам достаточно разобраться в приведенной выше диаграмме. Это позволит понять основные принципы функционирования Microsoft Navision.

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

51

Покупки, поставщики и главная книга операций — обработка Следующая диаграмма иллюстрирует этапы обработки, выполняемой в модуле Покупки И Поставщики, а также влияние этой обработки на другие области при* ложений.

Сначала необходимо создать поставщика и товар. Затем создается заказ на по* купку с использованием нового поставщика и нового товара. После создания зака* за на покупку выполняется учет приемки. Будет обновлено количество данного то* вара, имеющегося в наличии (модуль Управление Запасами ) на складе. Затем выполняется учет счета из заказа. В результате обновляется карточка поставщика, а также план счетов. Конкретные счета, обновляемые в плане счетов, зависят от параметров уче* та, выбранных для компании. Дополнительные объяснения содержатся в после* дующих курсах. Наконец, производится оплата поставщику средствами Microsoft Navision. В результате обновляется баланс поставщика, а также баланс в плане счетов.

Создание новых поставщика и товара Создание поставщика Для создания карточки поставщика в меню Покупка необходимо последовательно выбать пункты Обработка Заказов > Поставщики . Открывается окно Поставщик Карточка.

52

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для создания новой записи необходимо нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить на панели инструментов. Если в поле Но. нажать клавишу (F6) или кнопку AssistButton, то откроется окно Серия Номеров . Серии номеров задаются при создании новых компаний и применяются для автоматической или ручной нумерации. Для каждой карточки может быть задана одна или несколько серий номеров. В настройках карточки товара отображается несколько серий номеров. В окне Серия Номеров указаны начальный и конечный номер. Если выполнить прокрутку вправо, то видно, что установлены флажки Станд. Серия Номеров и Ручная Нумерация. Это означает, что пользователь может создавать номер автомати* чески (нажимая клавишу Ввод после добавления новой записи) или вручную (вво* дя номер) в поле Но. Номер идентифицирует поставщика и используется при осуществлении учета из журнала или настройке квот, заказов, счетов и кредит нот. Не допускается заполнение других полей в таблице поставщика до тех пор, пока не будет введен номер в поле Но. Это верно для всех карточек (финансовых счетов, поставщиков, товаров, работ, заказов, счетов, поставок, контрактов и т. д.). При использовании ручной нумерации можно вводить буквенно*цифровые зна* чения. Примечание. Не требуется открывать окно Серия Номеров при создании каждой новой записи. В данном случае это окно было открыто для того, чтобы продемонстрировать серии номеров . На закладке Счет в поле Поставщик Учетная Группа вводится одна из учетных групп, определяющая финансовый счет расчетов с поставщиком. Подробнее о фи* нансовых настройках будет описано ниже. Примечание. После ввода данных в поле следует воспользоваться табуля* цией или нажать клавишу ВВОД, чтобы перейти с поля. Это необходимо для сохранения данных в поле. На вкладке Оплата. в поле Метод Применения можно выбрать варианты ос* тавьте Ручной и Автоматический Значение Ручной, задано по умолчанию. Это зна*

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

53

чение определяет, каким образом будут применяться операции для данного по* ставщика. Ручной метод означает, что оплаты будут применяться программой толь* ко в том случае, если пользователь укажет документ. Метод Автоматический оз* начает, что в том случае, если не определено, к какому документу следует применить оплату, то программа применит оплату к самой старой из открытых операций поставщика. В поле Код Формулы Оплаты можно выполнить переход (с помощью клави* ши (F6) или кнопки AssistButton), воспольззовавшись клавишей ¼ для выбора значения. Сочетание значений Код Формулы Оплаты и Дата Документа опреде* ляет, когда поставщик ожидает оплаты. При создании заказа на покупку или счета этот код будет выбран по умолчанию и использован для вычисления даты Дата Оплаты путем прибавления семи дней к дате Дата Документа заказа или счета. Вкладки Поставка и Внешняя Торговля заполняются в том случае, если требует* ся указывать размещение и метод отгрузки по умолчанию или если валюта или язык поставщика отличаются от используемых в компании.

Создание товара В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Товары И Себестоимость > Товары. Открывается окно Товар Карточка.

Нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить, чтобы добавить новую карточку товара. В поле Но. выполнить переход к окну Серия Номеров . Для карточки товара было задано несколько серий номеров. Поскольку компания Cro nus продает раз* личные типы товаров, было задано несколько серий номеров для группировки однотипных товаров. Необходимо выбрать одну из строк серийн нумеров, а затем нажать кнопку OK. В поле Но. должно отобразиться значение ближайший доступный номер в выб* ранной серии номеров. Необходимо ввести название товара в поле Описание. Если в поле Баз. Единица Измерения нажать клавишу ( F 6 ) или кнопку AssistButton, откроется окно Товар Единицы Измерения .

54

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Теперь нужно выбрать базовую единицу измерения товара. Если требуется про* давать товар с использованием другой единицы измерения (например, ящиками, а не банками), можно задать другие единицы измерения в этом окне.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости по умолчанию установлено значение FIFO. FIFO расшифровывается как First-in-First-out (первым поступил – первым продан). При использовании этого метода товары, купленные первыми, всегда и продаются пер* выми. Методом учета себестоимости FIFO уменьшение товарного запаса оценива* ется по стоимости первых увеличений товарного запаса. Поскольку метод учета себестоимости определяет, как вычисляются затраты и выполняется оценка товара, нажмите клавишу (F1) (F1), чтобы получить сведения о других параметрах. Поле Себест. Единицы содержит самую последнюю прямую себестоимость еди* ницы товара. Поле Посл. Прямая Себест. содержит самую последнюю прямую себестоимость единицы товара. Поле Цена Единицы содержит цену за единицу товара, указанная в местной ва* люте (Руб.). Обратите внимание, что поле Прибыль % теперь содержит значение. Значение в этом поле вычисляется автоматически на основе значения, выбранного в поле Расчет Цена/Прибыль. Текущий вариант Прибыль=Цена*Себестоимость использует* ся для вычисления значения поля Прибыль % на основе выражения цена единицы * себестоимость единицы. В поле Общая Товарная Группа можно выполнить переход (с помощью клавиши (F6) или кнопки AssistButton) к окну Общие Товарные Группы и выбрать одну из существующих товарных групп. В поле НДС Товарная Группа должно отобразиться значение, заданное по умол* чанию для выбранной Ощей Товарной Группы. В поле Товар Учетная Группа необходимо выбрать одну из настроенных учетных групп. Чтобы сохранить введенные в него данные, необходимо вновь нажать кла* вишу ВВОД или перейти с поля с помощью табуляции.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения указывается вариант пополнения товара: закупка или производство. В поле Поставщик Но. можно выбрать поставщика, у которого производится закупка товара.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

55

Глава 4

Обработка заказов — продажи и клиенты Обзор обработки заказов На схеме поэтапно представлены процессы, выполняемые в модуле Продажи и клиенты, а также влияние проводимой обработки на другие области приложения. Представленные этапы отражают действия, описанные в главе 3; кроме того, опи* сано введение квоты, которая затем преобразуется в заказ.

Действия начинаются с создания клиента. Затем создается квота продаж, после чего квота с помощью функции преобразуется в заказ. Чтобы упростить просмотр учтенных записей после обработки, для созданной квоты используются новый кли* ент и товар, созданные в главе 3 (Краска, желтый подсолнух). Затем производится учет отгрузки — аналогично поставке на стороне покупате* ля. Затем учитывается счет из заказа. При этом обновляется карточка покупателя для поступлений, а также план счетов. Какие именно счета обновляются в плане счетов, зависит от параметров учета, выбранных в компании; дальнейшие поясне* ния изложены в последующих занятиях.

56

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

И, наконец, производится запись платежа клиента с использованием функции оплаты в системе Microsoft Navision. Во время этого процесса обновляется как ба* ланс клиента, так и баланс в плане счетов. Поскольку эти действия аналогичны тем, которые уже были выполнены в области Покупки и Поставщики, прохождение по этапам можно ускорить. Те* перь пора войти в систему Microsoft Navision, создать клиента и начать обра* ботку.

Настройка нового клиента В этом разделе описано создание нового клиента. Задаются не все поля в кар* точке клиента, а только те, которые необходимы для обработки и учета операций модуля Продажи и клиенты. Примечание. Чтобы получить дополнительные сведения о полях, нужно нажать клавишу справки (F1) или нажать кнопку Что это такое?, а затем щелкнуть нужное поле .

Изменение рабочей даты В демонстрационной этой базе данных все операции учета должны произво* диться с ноября по февраль. Для облегчения создания документов необхъодимо изменить рабочую дату. Для этого необходимо: • • •

Последовательно выберать пункты Сервис > Рабочая Дата . Откроется окно Рабочая Дата. Ввести дату 10/01/04. Нажать клавишу ВВОД или нажать кнопку ОК.

Настройка клиента В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Клиенты. Откроется окно Клиент Карточка.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

57

Чтобы вставить новую карточку клиента, следует нажать клавишу (F3) или на* жать кнопку Вставить на панели инструментов. В поле Но. нажать клавишу ВВОД для автоматического назначения номера из серии Серия Номеров. Ввести описание клиента в поле Название. Следует заметить, что, ввод индекса может не привести к автоматическому вво* ду названия города в поле Город. Это происходит потому, что в поле Индекс возмо* жен ввод почтового кода, для которого не назначен город. В этом случае необходи* мо ввести название города вручную.

Вкладка Счет В поле Общая Бизнес Группа необходимо перейти к окну Общие Бизнес Группы . Щелкнуть одну из настроенных бизнес групп и нажать кнопку ОК. В поле НДС Бизнес Группа появится значение, установленное в качестве значе* ния по умолчанию при настройке Общая Бизнес Группа. В поле Клиент Учетная Группа необходимо выбрать значение из уже существую* щих учетных групп.

Вкладка Оплата Здесь устанавливаются значения по умолчанию для метода применения, формулы оплаты, метода оплаты, памятки формулы и процентных ставок. В поле Код Формулы Оплаты можно перейти к окну Формула Оплаты.

Вкладка Внешняя Торговля В поле Код Валюты можно выбрать валюту взаиморасчетов с клиентом, используе* мую по умолчанию в документах.

58

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 5

Финансы — отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор План счетов Стандартные отчеты Финансовые отчеты Аналитический отчет Анализ по измерениям Бизнес*аналитика

Обзор В этой главе содержится обзор функций создания отчетов Microsoft Dynamics NAV.

Отчетность В данном разделе приведен обзор финансовой отчетности: плана счетов, стандарт* ных отчетов, финансовых отчетов, анализа по измерениям и бизнес*аналитики. Более подробные сведения о функциях финансовой отчетности программы дос* тупны в учебном материале Управление финансами II. Поскольку учет операций и объединение сумм осуществляется в области Финансы, существует необходимость изучения содержащихся там данных, а также управления ими. Существует несколько способов подготовки анализа финансовых счетов (на ос* нове учтенных финансовых операций): • • • •

Можно выполнять простые вычисления в плане счетов с помощью фильтров полей и фильтров вычислений. Можно использовать стандартные отчеты в программе. Для передачи информации можно создавать более сложные инструкции и вы* числения с помощью финансовых отчетов. Также можно использовать анализ по измерениям на основе аналитического отчета.

План счетов Фильтрацию счетов и сумм, отображаемых в окне План Счетов, можно выполнять без использования фильтров полей, таблиц и вычислений. Фильтры полей и таб* лиц в любом поле таблицы Фин. Счет можно использовать для фильтрации счетов, показанных в окне План Счетов. Для вычисления суммы счета суммируются финансовые операции счета. Вы* численные суммы отображаются в полях окна План Счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

59

Для просмотра и работы с планом счетов в меню Финансы следует последовательно выберать пункты Финансовые Операции > План Счетов. Откроется окно План Счетов:

Применив фильтр вычислений, можно определить учетные операции, сумми* рованные для финансовых счетов. Стандартные окна анализа упрощают процесс применения фильтров вычисле* ний. Все окна анализа доступны через кнопку Баланс в окне План Счетов. Доступ* ны следующие окна: Имя

Описание

Фин. Счет Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по выбранному периоду для всех счетов в плане счетов

Фин. Баланс по Измерению

В этом окне отображается прокручиваемая сводка остатков для всех счетов в плане счетов. С помощью полей Показывать в Строках и Показывать в Столбцах можно определить способ представления списка остатков в окне матрицы. Доступны следующие варианты: Глобальные Измерения, Филиал, Период и G/L Account Фин. Счет

Фин. Счет Баланс Бюджет

В этом окне отображается сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс/ Бюджет

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по выбранному периоду для каждого счета в плане счетов

Просмотр Плана Счетов

В этом окне можно отображать план счетов с использованием различных уровней детализации. Щелкнув на треугольнике в поле Раскрыть (или выбрав строку и нажав (SHIFT) + (CTRL) + (A), можно развернуть или свернуть раздел плана счетов.Это позволяет выбрать для просмотра только заголо* вочный и замыкающий счета либо также все счета между ними

60

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные отчеты Программа включает набор стандартных печатных отчетов. Они доступны через пункт меню Отчеты в каждой области приложения. Далее перечислены стандарт* ные отчеты в модуле Финансовый Отчет. • • • • • • • •

Отчеты Оборотка. Отчеты выверки с главной книгой. Отчеты измерений. Отчеты консолидации. Финансовые отчеты. Бюджеты. Отчеты НДС. Отчеты Интрастат.

Для каждого отчета можно задавать фильтры и параметры с помощью соответ* ствующей формы запроса. При выборе отчета в меню отчетов отображается форма запроса. В форму зап* роса вводятся параметры, которые должны использоваться при построении отчета. Используемый здесь отчет был выбран потому, что в нем содержатся все парамет* ры, которые могут быть доступны в форме запроса. Формы запроса также приме* няются для задания параметров импорта и пакетных заданий. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > Отчеты > Финансовый Отчет > Бюджет . Откроется форма запроса бюджет* ного отчета:

Microsoft Navision позволяет создавать отчеты для множества различных диапа* зонов. С помощью фильтров можно задавать спецификации отчета, печатая только нужные сведения. В бюджетном отчете можно выбрать конкретный финансовый счет либо выбрать для диапазона счетов диапазон дат, периодов операций или зна* чения измерений. Доступна отдельная вкладка для фильтров, которые можно за* дать для каждой таблицы, используемой при создании отчета. Большинство отче* тов в Microsoft Navision также содержат вкладку Параметры с дополнительными параметрами.

Глава 5. Финансы — отчетность

61

Финансовые отчеты Финансовые отчеты предназначены для вычислений, которые нельзя произвести непосредственно в плане счетов. Можно создать любое число финансовых отчетов, каждый из которых будет иметь уникальное имя. Можно задавать различные рас* кладки отчетов и в любой момент печатать отчеты с текущими данными. Финансо* вые отчеты используются для анализа данных в финансовых счетах или для сравне* ния финансовых операций с финансовыми бюджетными операциями. Например, возможен просмотр финансовых операций в виде процента от финансовых бюд* жетных операций. На основе финансовых отчетов можно создавать как простые, так и сложные специальные финансовые выписки и отчеты по управлению. Аналитические воз* можности измерений компании позволяют еще более подробно анализировать финансовые счета. Также можно экспортировать финансовые отчеты в Microsoft Excel. Благодаря этому другие пользователи могут работать с копией ваших данных, не имея прямо* го доступа к программе. Примечание. В поставку Microsoft Navision не входят никакие финансо* вые выписки, поэтому необходимо самостоятельно создавать финансо* вые выписки в финансовых отчетах. Тем не менее, демонстрационная фирма включает некоторые образцы финансовых отчетов, в том числе анализ acid test. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . Откроется окно Фин. Отчет:

Окно Фин. Отчет используется для создания строк отчета на основе данных глав* ной книги. Можно не только определить финансовые счета для включения в отчет, но также использовать формулы для выполнения вычислений на основе других строк финансового отчета. При последовательном выборе пунктов Функции > Раскладка Столбцов открывается окно Раскладка Столбцов. Здесь можно задать условия, от* носящиеся к сумме, отображаемой в каждом столбце. Условия могут определять, к какому периоду относится сумма, отображается ли остаток или оборот и какая

62

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

сумма используется: фактическая или бюджетная. Таким образом, можно созда* вать следующие отчеты: • •

ежемесячные и годовые сравнения фактических остатков с бюджетными остат* ками для выбранных финансовых счетов; сравнения остатков на текущий и на прошлый год для выбранных финансовых счетов.

Благодаря разделению раскладки строк и столбцов можно легко создавать разно* образные отчеты путем комбинирования одной и той же раскладки строк с разными раскладками столбцов. Таким образом, если имеется финансовый отчет Отчет о прибыли и две раскладки столбцов (одна для отображения отделов, а другая для отобра* жения месяцев), можно распечатать этот отчет, отобразив данные по отделу или по месяцу. Вместо того чтобы создавать два отчета, вам достаточно создать одну рас* кладку строк и две раскладки столбцов. Если в окне Фин. Отчет щелкнуть поле Название, откроется окно Фин. Отчет Названия. Окно Фин. Отчет Названия используется для указания раскладки столбцов по умол* чанию для конкретного финансового отчета, а также аналитического отчета. Аналити* ческий отчет позволяет фильтровать финансовый отчет по конкретным измерениям. Если аналитический отчет не выбран, то можно фильтровать финансовый отчет по глобаль* ным измерениям. Более подробно аналитический отчет описан в следующем разделе. Чтобы просмотреть финансовый отчет, не распечатывая его, в окне Фин. Отчет следует последовательно выбрать пункты Фин. Отчет. > Просмотр. Откроется окно Фин. Отчет Просмотр :

В распечатанном отчете может отображаться не более шести столбцов. Количе* ство отображаемых столбцов в матрице Фин. Отчет Просмотр не ограничено.

Аналитический отчет Как было показано в предыдущем разделе, аналитические возможности финансо* вого отчета основаны главным образом на финансовых счетах и структуре после* дних в плане счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

63

Аналитический отчет обеспечивает возможность просмотра данных главной книги в определенном формате на основе критериев, предусмотренных на пред* приятии. Для группировки финансовых операций в аналитическом отчете исполь* зуются такие критерии, как финансовые счета, период, а также до четырех измере* ний. Другими словами, если финансовая операция была учтена в конкретном счете с выбором одного из четырех измерений, она будет включена в аналитический от* чет как операция аналитического отчета. Фильтр аналитического отчета позволяет точно определить сведения об измерениях, добавляемые в аналитический отчет. На следующей диаграмме представлена структура данных аналитического отчета:

В аналитический отчет также можно включать операции финансового бюджета для сравнения фактических и ожидаемых значений. Последующее добавление новых финансовых операций в аналитический отчет осуществляется следующими способами: • • •

С помощью кнопки Обновить в карточке аналитического отчета. С помощью пакетного задания Обновить Аналитические Отчеты в поле Периодич. Задания. С помощью флажка в поле Обновлять при Учете карточки аналитического отче* та. Следует отметить, что автоматическое обновление аналитического отчета при учете каждой финансовой операции может отрицательно сказаться на произво* дительности.

Для обновления бюджетных операций, включенных в аналитический отчет, можно использовать только первые два способа. Аналитический отчет можно отображать в окне Анализ По Измерениям . От* метим, что здесь можно выполнять фильтрацию по отображаемым суммам, уп* равлять представлением сумм, а также сравнивать фактические и бюджетные суммы.

64

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Анализ по измерениям В окне Анализ По Измерениям можно анализировать операции на основе сведений об измерениях. Выбирая измерения на каждой оси в окне матрицы, пользователь может анали* зировать операции с различных точек зрения. В этом окне можно фильтровать опе* рации для получения точной картины деятельности фирмы, а также выполнять де* тализацию до конкретных финансовых операций, на основе которых создан отчет. Чтобы увидеть пример анализа измерений, в меню Финансы необходимо после* довательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. Откроется окно Анализ По Измерениям :

Можно легко создать библиотеку отчетов, используемых в компании, а также изучать аналитические отчеты и управлять ими для выявления тенденций, которые могут повлиять на работу предприятия. Аналитический отчет нельзя распечатать непосредственно из окна Анализ по Измерениям. Однако можно печатать сведения об измерениях, объединяя операции аналитического отчета с раскладками столб* цов финансового отчета в отчетах Измерения — Всего и Измерения — Подробно . Как и финансовые отчеты, аналитические отчеты можно экспортировать вExcel. Также можно использовать средства построения диаграмм Excel для отображения аналитических отчетов в графическом представлении. Microsoft Navision экспортирует данные в текстовый файл. Откройте текстовый файл в Excel и создайте сводную таблицу на основе содержащихся в нем данных.

Книга Excel Книга Excel содержит три листа: •

Data — в этом листе содержатся данные, на основе которых создается сводная таблица. Он включает все операции и бюджетные операции аналитического от* чета, которые использовались для создания экспортированного в файл анализа

Глава 5. Финансы — отчетность

• •

65

по измерениям. Он также включает номера финансового отчета, значения из* мерений и периоды, не содержащие учтенных операций. Общая Инф. — в этом листе содержатся данные, отображаемые в окнах Анали* тический Отчет Карточка и Анализ По Измерениям в момент экспорта. Pivot Table — в этом листе содержится сводная таблица, созданная на основе дан* ных в Data

Бизнес:аналитика Бизнес*аналитикой называется средство анализа и поддержки принятия решений, обеспечивающее набор представлений (от подробных до сводных) различных ас* пектов деятельности предприятия. С его помощью пользователи могут быстро по* лучить нужные сведения с нужным уровнем детализации.

Бизнес:аналитика и Microsoft Navision Средство Бизнес-аналитика базового решения Microsoft Navision обеспечивает сбор данных из различных областей Microsoft Navision, организует эти данные в иерар* хической форме и предоставляет пользователям возможность выполнения анализа через программу*клиент. В качестве клиента для базового решения используется Excel, хотя доступен и целый ряд других клиентов. Пользователи могут легко ана* лизировать данные через программу*клиент, выполняя их свертку и детализацию до нужного уровня. Например, можно отобразить общие данные продаж для всех товаров, а затем выполнить детализацию до уровня семейства продуктов или ото* бразить подробные сведения об отдельном товаре. Поскольку большинство совре* менных аналитиков используют Excel как средство анализа данных, именно эта программа является клиентом базового решения Microsoft Navision. Это качествен* ный двухмерный клиент для представления данных, который позволяет не только отображать данные, но и управлять ими с помощью пользовательских формул.

Конфигуратор бизнес:аналитики Интерфейс конфигуратора для бизнес*аналитики позволяет указать различные из* мерения данных, которые нужно проанализировать, а также иерархии измерений, которые будут использоваться при анализе данных. Интерфейс конфигуратора дает возможность выбрать таблицы, из которых нужно извлечь данные для измерений. Для каждой таблицы программа предлагает список полей, из которых нужно выб* рать единицы измерения и измерение. В ходе выбора работу можно в любой мо* мент сохранить. Аналогично можно открыть и отредактировать существующее оп* ределение конфигурации. Определение конфигурации сохраняется в файле XML. Определив конфигурацию, можно запустить конфигуратор для создания кубов. Программа конфигурации запускает ядро конфигурации. Ядро конфигурации вы* полняет ряд действий. Оно создает схему промежуточной базы данных, витрину данных и кубы O LAP. Кроме того, оно настраивает пакеты DTS для передачи дан* ных измерений и единиц измерений в витрину данных.

Кубы бизнес:аналитики Кубы — это основные объекты аналитической обработки в реальном времени (o nline analytic processing, OLAP), технологии, которая обеспечивает быстрый доступ к дан*

66

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ным в хранилище данных. Куб — это набор данных, обычно создаваемый из под* множества хранилища данных, организуемый и сводимый в многомерную структу* ру, определенную набором единиц измерения и измерений. С помощью клиентского приложения (например, Microsoft Excel) можно под* ключиться к серверу анализа и запросить кубы на сервере. Сервер анализа может поддерживать множество различных кубов, таких как куб для продаж, куб для ин* вентаризации, куб для клиентов и т. п. У каждого куба есть схема, представляющая собой набор связанных таблиц в хранилище данных, из которого куб извлекает исходные данные. Центральной таб* лицей схемы является таблица фактов, источник единиц измерения куба. Другими таблицами являются таблицы измерений, источники измерений куба. Куб определяется единицами измерений и измерениями, которые он содержит. Например, куб для анализа продаж включает единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара и измерения Местонахождение магазина , Линейка продуктов и Финансовый год. Куб позволяет разбить единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара на различные категории по измерениям Местонахождение магазина, Линейка продуктов и Финансовый год. Каждое измерение куба может содержать иерархию уровней, определяющую доступную классификацию. Например, измерениеМестонахождение магазина вклю* чает следующую иерархию уровней: Континент, Страна, Территория, Область/Республика, Город , Номер Магазина . Каждый уровень измерения обеспечивает боль* шую глубину, чем его родитель. Например, континенты содержат страны, а области и республики содержат города. Иерархия измеренияФинансовый год включает уров* ни Год, Квартал, Месяц и День. Уровни измерений являются мощным средством моделирования данных, по* скольку они позволяют задавать вопросы, оперируя высокоуровневыми данными, а затем развертывать структуру измерения для получения более подробной инфор* мации. Например, можно начать с определения значений Стоимость товара за пос* ледние три финансовых года. Предположим, вы замечаете, что значения Стоимость товара за 1998 г. выше, чем за другие годы. Развернув измерение Финансовый год до уровня Месяц, вы видите, что значения Стоимость товара были особенно высоки в январе и августе. Теперь можно выполнить детализацию измерения Местонахождение Магазина, чтобы увидеть, не связано ли повышение значений Стоимость то* вара с конкретным регионом, или развернуть измерение Линейка продуктов, что* бы узнать, не связано ли это повышение с конкретным товаром или группой товаров.

Глава 6. Производство

67

Глава 6

Производство Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Обзор Товары и карточка товара Спецификация Маршрут Свертка стандартной себестоимости Планирование Производственный заказ Журналы потребления и журналы выхода продукции

Обзор Производство является ключевым компонентом Microsoft Dynamics NAV, который используется практически всеми организациями, устанавливающими программ* ное обеспечение Microsoft Navision. С помощью модуля Производство компания составляет и реализует план производства или получения товара либо ресурсов, играющих ключевую роль в деятельности предприятия. Говоря упрощенно, ком* пания производит или покупает товары, которые затем продает, используя Microsoft Navision для организации, планирования, регулирования и отслежива* ния операций. Это включает определение продукта в номерах товара, спецификациях (списке всех купленных и произведенных деталей, необходимых для произ* водства товара) и маршрутах (этапах и инструкциях производственного про* цесса). Компания создает опись материалов, необходимых для производства конечного изделия (продаваемого товара). Компания должна задать себестои* мость запасов, чтобы назначить такую цену конечного изделия, которая поз * волит получить доход от его продажи, а также для определения ценности ос* тавшихся запасов. Используя в качестве отправной точки спрос на свою продукцию, компа* ния планирует с помощью данной системы состав и количество запасов, необ* ходимых для удовлетворения этого спроса. Затем компания выпускает производ* ственные заказы, чтобы изготовить товары для продажи на производственном объекте. В этой главе обсуждаются основные элементы следующих процессов: • • • •

Создание товаров и карточки товара. Создание спецификации. Создание маршрута. Свертка стандартной себестоимости к номеру родительского товара.

68 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Использование журналов планирования и планирование материальных требо* ваний. Создание запущенного производственного заказа. Извлечение материалов и регистрация готового продукта в журнале потребле* ния и журнале выхода продукции. Просмотр результатов операций производственного заказа.

Дополнительные сведения доступны в руководстве Microsoft Dynamics, Производство. Сначала мы создадим товар, заполнив карточку товара. Затем мы создадим спе* цификацию и маршрут для нового товара. Потом мы выполним свертку себестои* мости для определения себестоимости родительского товара. Далее мы рассмотрим сценарий, в котором заказ продажи определяет спрос на продукт. Мы подготовим соответствующий план и создадим производственный за* каз для изготовления продукта. Наконец, будет выполнен сбор материалов и реги* страция трудовых издержек в производственном заказе, после чего заказ будет за* вершен и товары окажутся на складе, готовые к отгрузке.

Товары и карточка товара Карточка товара (или номера детали) является базовым компонентом системы. Мы покупаем, производим, храним и продаем товары. В карточках товара содержатся основные данные, необходимые для покупки, хранения, производства, учета, от* слеживания, продажи и доставки товаров. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка:

Окно Товар Карточка содержит восемь вкладок, предназначенных для описания различных атрибутов товара или номера детали. Эти вкладки называются: Общее, Счета, Пополнение, Планирование, Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. В этом разделе мы создадим новый товар. Мы не будем определять или исполь* зовать все поля в карточке товара — только те, которые необходимы для выполне* ния сценариев и упражнений в этой главе.

Глава 6. Производство

69

Примечание. Для получения дополнительных сведений о полях можно нажать клавишу (F1) или кнопку Что Это Такое?, а затем щелкнуть нуж* ное поле. На вкладке Общее нужно заполнить только следующие поля: номер товара, опи* сание и единица измерения. Использование кода товарной категории позволяет задать стандартные значения на следующих экранах, что упрощает выполнение процедуры. Большинство полей в правой части вкладки позволяют отображать подробные сведения об уровне наличия товара и текущем состоянии спроса и предложения. Откройте вкладку Счета.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости необходимо выбрать метод учета себестоимо* сти, который определит порядок вычисления программой себестоимости едини* цы товара и себестоимости исходящих товаров. Метод Стандарт обычно приме* няется для товаров, используемых в производственном цикле. Параметр Стандарт был задан по умолчанию, поскольку на предыдущей вкладке мы задали значение Прочее в качестве кода товарной категории. Поле Средняя Себест. (РУБ) заполняется программой. Если был выбран метод учета себестоимости Стандарт, в поле Стандартная Себест необходимо ввести соответствующее значение себестоимости одной еди* ницы товара. Появится запрос на изменение значения Стандартная Себест. Значение поля Себест. Единицы инициализирует строки заказа и строки журна* ла по мере их создания. Для товаров с методом учета себестоимости Стандарт это поле содержит стандартную себестоимость. Для других методов учета себестоимости (кроме Стандарт) в поле Себест. Единицы следует указать соответствующее значение. При выполнении задания Корр. Себест. — Товар Операции программа обновляет это поле, занося в него новейшее откорректированное значение средней себестоимости единицы товара. Программа обновляет поле Посл. Прямая Себест. при выставлении счета по* купки. Необходимо ввести значение в поле Учетная Группа, чтобы можно было учиты* вать транзакции, относящиеся к товару. Эти три поля были заполнены стандарт* ными значениями на основе значения, заданного в поле Код Товарной Категории. Обратите внимание, что учетные группы являются ключевым элементом бух* галтерского учета в Microsoft Navision.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения следует нажать кнопку AssistButton и выбрать Произ. Заказ. Это означает, что процедура планирования будет предлагать не купить товар, а произвести его. В поле Маршрут Но можно нажать кнопку AssistButton и выбрать маршрут уп* равления процессом производства товара. Прежде чем маршрут можно будет использовать для карточки товара, он дол* жен быть настроен и сертифицирован. В поле Спецификация Но. можно нажать кнопку AssistButton и выбрать специ* фикацию, определяющую структуру изделия. Прежде чем спецификацию можно

70

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

будет использовать для карточки товара, она должна быть настроена и сертифици* рована. В поле Метод Списания Материалов указывается способ вычисления и учета потребления товара в производстве: вручную или автоматически. Для автоматичес* кого способа предусмотрено два метода: Прямой — программа автоматически вы* числяет и учитывает потребление при запуске производственного заказа; Обратный — программа автоматически вычисляет и учитывает потребление при завершении производственного заказа. Чтобы ознакомиться со всеми методами списания и прочитать их определения, следует нажать кнопку Справка.

Вкладка Планирование В поле Политика Дозаказа следует выберите Лот-для-Лота. Это стандартный вари* ант в среде планирования материальных требований. Остальные варианты лучше подходят для других методов планирования и управления запасами. Установка флажка в поле Вкл. Наличие позволит учесть фактические запасы товара в процессе планирования. Остальные вкладки карточки товара: Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. Каждая вкладка обеспечивает дальнейшее определение това* ра для указанных целей. Настройка карточки товара завершена. Был создан новый номер товара, кото* рый можно использовать в масштабах всей системы.

Спецификация Производственный процесс можно сравнить с рецептом, используемым производ* ственной компанией: спецификация — это перечень ингредиентов, а маршрут — это инструкции по использованию ингредиентов для получения готового изделия. Готовое изделие хранится и продается как товар. Как мы знаем из других разделов настоящего руководства, в производствен* ных заказах содержится список товаров, которые планируется произвести, а так* же сведения о том, какой этап выполняется следующим. Функции планирова* ния позволяют определить, какие товары и когда необходимо произвести или купить. Спецификация содержит список товаров, используемых для создания родитель* ского товара. Спецификация может описывать узел (используемый в другом това* ре) или готовое изделие (товар, готовый для продажи). Товар может быть одновре* менно и узлом, и готовым изделием. Например, деталь может иногда продаваться как запасная часть другого товара. Товары, перечисленные в спецификации, назы* ваются компонентами. Спецификация используется при создании производственных заказов и при* меняется в журнале планирования для указания товаров, которые требуется изго* товить или приобрести. Структура спецификации определяет число уровней или число уровней вложен* ности товара. Спецификация может содержать не более 50 уровней вложенности. Для изменения компонентов после сертификации производственного заказа часто создается новая версия спецификации вместо редактирования исходной спе* цификации. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Спецификация . Откроется окно Спецификация:

Глава 6. Производство

71

Заголовок спецификации Для создания новой спецификации в заголовке необходимо нажать клавишу (F3) и заполнить поля Но, Описание. Если для товара предполагается использовать одну спецификацию, то можно в полеНо ввести код родительского товара, а в полеОисание — описание родительского товара. Для редактирования спецификации поле Статус должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования спецификации — значение Сертифицирован.

Строки спецификации Строки можно скопировать из существующей спецификации, последовательно выбрав пункты Функции > Копировать Комплект для выбора существующих строк, или ввести строки вручную. В поле Тип необходимо выбрать значение Товар. Строки спецификации могут представлять купленные товары, произведенные товары или узлы. В поле Но. нажать кнопку AssistButton и выбрать любой номер товара, кроме родительского. Номер товара не должен совпадать с родительским номером в струк* туре продукта. В поле Кол-во в ввести количество единиц товара, который входит в единицу родительского товара (например, 4 колеса для 1 автомобиля). По окончании настройки спецификации для возможности ее использования следует в поле Статус заголовка выбрать параметр Сертифицирован. Примечание. Не забудьте вернуться к карточке товара для родительского номера детали и ввести номер этой спецификации на вкладке Пополнение в поле Спецификация Но . Это необходимо для того, чтобы система использовала правильные номера спецификации для всех развертываний спецификации (процесс идентификации компонентов, количеств на сбор* ку и других данных об отношении родитель/компонент для родительско* го товара.). Это необходимо сделать после создания маршрута. Также не* обходимо пересчитать стандартную себестоимость товара (все уровни). Вы научитесь это делать после создания маршрута.

72

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция где:используется Функция где*используется позволяет определить, где в структуре продукта используется спецификация или товар. (Аналогичная функция предусмотрена для маршрутов.) Одно* и многоуровневые функции могут оказаться полезными во время обслуживания и при устранении неполадок. При просмотре множества уровней отступы полей описания ука* зывают уровень в структуре спецификации (аналогично структурированной специ* фикации). Требуемое количество включает процент брака из строки спецификации.

Маршруты Маршрут определяет последовательность операций, необходимых для производ* ства продукта. Операции могут выполняться в рабочем центре или машинном цент* ре. Рабочие и машинные центры называются производственными мощностями или производственными объектами. Производственные компании используют марш* руты для контроля и отображения производственного процесса. Маршруты также служат основой планирования процесса, планирования производственной мощно* сти и производственной документации. Маршруты назначаются карточке товара так же, как спецификации. Рабочие и машинные центры играют ключевую роль в создании маршрутов. В этих центрах выполняется работа, и для них предусмотрен собственный набор факторов настройки, описывающих мощности, количество ресурсов, продолжительность смен и т. д. Эти сведения используются для ретроспективного планирования производствен* ных заказов и планирования производственных мощностей.

Заголовок маршрута В меню Производство при последовательном выборе пунктов Проектирование Товаров > Маршруты откроется окно Маршрут:

Данные заголовка применяются к целому маршруту. В строках сведений о заго* ловке вводятся данные, относящиеся к машинным и рабочим центрам, в которых выполняется обработка продукта. Поля маршрута:

Глава 6. Производство • • • •

73

Но — номер маршрута (например, соответственно процессу или родительскому товару). Описаниие — название маршрута (например, соответственно процессу или ро* дительскому товару). В поле Тип определяется размещение производственных операций (последователь* ное или параллельное) для последующего расчета производственного заказа. Значения поля Статус определяют состояние маршрута: для редактирования оно должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования мар* шрута — значение Сертифицирован.

Строки маршрута В строках маршрута перечисляются заданные пользователем требуемые операции. • • • •

Произв. Операция Но номер операции. При вводе первого значения 10 каждый новый номер операции увеличивается на 10. В поле Тип указывается Рабочий Центр или Машинный Центр. Это значение оп* ределяет тип используемого ресурса. В поле Но выбирается из списка конкретный рабочий или машинный центр. В поля Время Работы и Время Наладки вводится время, необходимое для выпол* нения производственной операции. Значение Время Наладки вычисляется для производственного заказа, а Время Работы — для произведенного товара.

После создания спецификации и номера маршрута необходимо в карточке то* вара на вкладке Пополнение указать номера маршрута и спецификации.

Расчет стандартной себестоимости В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка. Стандартная себестоимость этого товара рассчитывается на основе себестои* мости товаров*компонентов или материалов, указанных в спецификации товара, а также трудовых издержек, обусловленных операциями созданного маршрута. Для расчета стандартной себестоимости необходимо в карточке товара последователь* но выбрать пункы Товар > Производство > Расчет Станд. Себестоимости . Если товар имеет несколько уровней спецификации и множество маршрутов для производства и сборки товаров нижнего уровня, они все будут учтены при рас* чете стандартной себестоимости основного товара.

Планирование и производственный заказ Для производства товаров в организации обычно выпускается производственный заказ или заказ на работу для производственного или сборочного объекта. В производствен* ном заказе указано, какие товары и в каком количестве необходимо изготовить, а также срок их изготовления. В производственном заказе также указаны составные части или сырье, необходимое для производства конечного продукта. Это называется специфика* цией. Наконец, в производственном заказе указаны этапы производства или сборки товара, а также инструкции по выполнению этих этапов. Это называется маршрутом. Определение последовательности производства товаров требует тщательного планирования. Еще более сложное планирование необходимо для того, чтобы обес*

74

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

печить доступность необходимых компонентов или сырья в соответствии с графи* ком производства конечного продукта для выполнения заказов продажи, пополне* ния запасов и т. д. Возможна ситуация, в которой заказ продажи является источником спроса на конечные продукты, выпускаемые заводом. Сделовательно процессу создания про* изводственного заказа будет предшествовать процесс планирования. Для создания производственного заказа из планирования необходимы настройки системы, которые детально будут рассмотрены в главе Производство. В меню Производство при последовательном выборе пунктов Планирование > Произ. Планы откроется окно Производственный План.

Система должна выполнить операции планирования, чтобы определить това* ры, которые необходимо купить, и товары, которые нужно произвести, на основе открытых заказов продажи, полученных от клиентов, а также заранее подготовлен* ных прогнозов продаж. Последовательный выбор пунктов Функции > Вычислить Регенеративный План вызывает не частичное обновление, а перерасчет всего плана Система собирает все ресурсы, необходимые для удовлетворения спроса на про* дукт на основе данных заказов продаж и прогнозов. Спецификация для каждого требуемого товара разворачивается в целях определения компонентов, необходи* мых для производства этих товаров. Выполняется сравнение требуемого количе* ства всех компонентов с имеющимися запасами, а также с открытыми заказами покупки и заказами на работу для создания запаса этих компонентов. Система сообщает о недостающих товарах и дает рекомендации по их получе* нию (покупке или производству). При этом учитываются сроки получения каждого товара на основе заданного для него периода ожидания и положения в структуре продукта или спецификации. Система пытается обеспечить наличие нужных това* ров в нужном количестве в соответствии с нашими требованиями. Журнал планирования содержит результаты процедуры планирования. Для создания производственного заказа из журнала планирования следует ото* брать фильтром только требуемые строки журнала, а затем запустить задание, пос* ледовательно нажав пункты Функции > Выполнить Указание . После окончания ра* боты задания строки в журнале планирования удаляются. Они перенесены из журнала в производственные заказы. При создании производственных заказов из журнала планирования строки производственных заказов автоматически резервируются для заказов продажи.

Глава 6. Производство

75

При выборе в производственном заказе пунктов Функции > Авто Резервирование И Строка > Операции Резервирования видна взаимосвязь производственного зака* за с исходным заказом продажи.

Извлечение составных частей или сырья В меню Производство при последовательном выборе пунктов Исполнение > Журналы Потребления откроется окно Журнал Потребления. В журнале потребления мы сообщаем системе о том, что необходимые компо* ненты были извлечены со склада для производства готовой продукции, указанной в запущенном производственном заказе. Он также используется для переноса себесто* имости составных частей со склада в производственный заказ. Материалы извлека* ются со склада. Microsoft Navision включает ряд параметров, позволяющих автомати* чески оживлять компоненты со склада по сообщению о начале производственной деятельности или при вводе в систему сведений о том, что продукты были изготов* лены. Для автоматического заполнения журнала (расчета потребления компонентов) следует запустить задание Расчет Потребления , последовательно выбрав пункты Функции > Вычислить Потребление , указав в нем на закладке Произв. Заказ номер производственного заказа

В форму добавляются строки с товаром, необходимым для производства гото* вой продукции. При учете журнала (последовательном выборе пунктов Учет > Учет , положи* тельном ответе на запрос) товары извлекаются со склада и их себестоимость вклю* чается в производственный заказ.

Учет трудовых издержек и готовых изделий В процессе производства можно следить за ходом выполнения работы, а также со* бирать сведения о трудовых издержках, чтобы по завершении работы можно было определить фактические затраты на производство продукта. Последовательный выбор пунктов в меню Производство Исполнение > Журналы Учета Выхода открывает окно Журнал Выхода Продукции .

76

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эта форма используется для регистрации времени, затрачиваемого на каждую опе* рацию, а также сведений об изготовленных продуктах. Можно регистрировать сведе* ния о прохождении каждой операции товарами, но эти сведения нужны не во всех слу* чаях. Однако регистрация последней операции сообщает системе о том, что изготовление соответствующих товаров было завершено, и они могут использоваться для удовлетворения заказа продажи или для сборки товаров более высокого уровня. Для заполнения журнала необходимо указать в строке в поле Произ. Заказ Но номер производственного заказа и выбрать пункты Функции > Раскрыть Маршрут .

В созданных строках журнала необходимо указать время выполнения операций, а затем учесть журнал.

Результаты Для просмотра результатов необходимо зайти в запущенный производственный заказ, последовательно выбрав пункты в меню Производство Исполнение > Запущенные Произ. Заказы. В самом производственном заказе при выборе Заказ > Статистика. Откроется окно Произ. Заказ Статистика:

В нем отображаются сведения по всем расходам, связанным с этим производ* ственным заказом.

Глава 7. Другие функциональные области

77

Глава 7

Другие функциональные области Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Маркетинг Планирование ресурсов Сервисный центр Персонал Business Notification Электронная коммерция

Обзор В этом разделе приведен обзор компонентов Маркетинг, Работы, Ресурсы, Сервисный центр, Персонал, Business Notificatio n и Электронная коммерция. Более подроб* но эти программные компоненты обсуждаются в последующих курсах.

Маркетинг Маркетинг — это мощное средство поддержки продаж, разработанное для компа* ний с отделами сбыта и маркетинга. Это средство также интегрировано в Microsoft Outlook. Модуль Маркетинг предоставляет пользователю полную и точную информацию для оптимизации делового взаимодействия с контактами.

Управление контактами Модуль Управление контактами позволяет поддерживать общие сведения о контактах и записывать контактную информацию для всех бизнес*связей. Для каждого контакта можно указать отдельных контактных лиц в контактной фир* ме. Функция проверки дубликатов автоматически оповещает пользователя о вводе уже существующей информации. Можно систематизировать контакты на основе собственных критериев профиля. Модуль Управление контактами позво* ляет настроить работу с контактами в соответствии с индивидуальными требо* ваниями.

78

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка контакта используется для регистрации сведений о контактах. Программное обеспечение Microsoft Dynamics NAV интегрировано с интерфей* сом Microsoft T API (Telephony Applicatio n Progr amming Interface) . Используя TAPI*совместимые телекоммуникационные устройства, можно звонить кон* тактам, просто нажимая кнопку на вкладке Контакты карточки контакта (ма* ленький значок с изображением телефона рядом с номером телефона или мо* бильного телефона). Контакты тесно интегрированы с модулем Продажи. Это означает, что мож* но, например, сообщать расценки потенциальным клиентам или создавать до* кументы продажи для конкретных контактных лиц. Для отображения карточки контакта в меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Маркетинг > Контакты . Откроется окно Контакт Карточка:

Поиск контакта Функция Поиск Контакта позволяет находить контакты в базе данных, даже если у вас отсутствуют точные сведения о них. Даже если вы допустили орфографичес* кую ошибку в строке поиска, нужный контакт будет найден. Данная функция до* ступна не только через меню Продажи и маркетинг (модуль Маркетинг), но также в мастерах, списке контактов и карточке контактов. Чтобы ограничить область поиска, можно выполнить поиск по полям (на* пример, Название, Адрес, Телефон и E-Mail Address) и таблицам (Контакт, Взаимодействие Операция, Задача, Возможность, Комментарий ) либо по всем таб* лицам.

Управление задачами Управление задачами позволяет организовывать задачи кампании, маркетинга и продаж. Можно создавать собственные списки задач. Задачи можно связывать с контактами и/или кампаниями. Можно назначать задачи, состоящие из несколь*

Глава 7. Другие функциональные области

79

ких задач, другим пользователям или группам пользователей, записанным в про* грамме. Действия могут состоять из нескольких задач. В окне Число Задач можно различными способами отображать существующие задачи. Например, можно отображать число задач или номер соответствующего контакта, используя группировку по кампании, продавцу, группе или контакту. Чтобы открыть это окно, в меню Продажи и маркетинг необходимо последователь* но выбрать пункты Маркетинг > Задачи.

Классификация контактов Функция Классификация контактов позволяет классифицировать клиентов на основе заданных критериев, например, в зависимости от доходов. Данная функ* ция предоставляет информацию, необходимую для планирования кампаний, це* ленаправленной работы с контактами и оптимизации маркетинговых сообще* ний. Система рейтинга контактов позволяет создавать специально настроенные рейтин* ги, отражающие, например, значение лояльности клиентов, поставщиков и партнеров. Рейтинги можно отображать на карточке контакта для быстрого доступа и обновления.

Управление кампаниями Функция управления кампаниями позволяет организовывать кампании на основе сегментов рынка, созданных пользователем. Можно выполнять сегментирование контактов на основе определенных критериев, таких как продажи, профили и вза* имодействия контактов. Можно многократно использовать существующие сегменты. Например, мож* но указать, следует ли обновлять сегменты при вводе новых сведений о контакте, или зафиксировать группу для последующих действий (например, для прямых рас* сылок). Можно выполнять слияние идентифицированного сегмента с документом Microsoft Word или отправлять файлы любого другого типа контактам, входящим в сегмент. Можно отправлять копии одного документа на разных языках контактам из разных стран. Сведения о кампании вводятся на карточке кампании. Чтобы открыть окноКампания Карточка , в меню Продажи и маркетинг последовательно выберите пункты Маркетинг > Кампании.

Управление документами и регистрация взаимодействия Можно регистрировать взаимодействие с клиентами, например телефонные разго* воры, встречи и переписку. Если взаимодействие включает документ, можно со* хранить этот документ с соответствующим контактом, а затем отслеживать его с помощью функции управления документами. Документы Microsoft Navision, отправляемые контакту (например, заказы про* дажи и квоты), можно регистрировать, а затем извлекать для последующего исполь* зования. Это позволяет получать актуальные и точные сведения обо всех взаимо* действиях с контактом.

80

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление возможностями Модуль Управление возможностями позволяет отслеживать возможности продажи. Продавцы могут получать сведения о готовящихся к выпуску товарах и осуществ* лять планирование в соответствии с этой информацией. Управление возможностями позволяет разбить процесс продаж на несколько этапов. Существующие возможности отображаются в окне Возможности. Можно использовать различные режимы отображения существующих возможностей в окне Возможности. Например, можно просматривать число возможностей или их значе* ние (определяемое различными способами), используя группировку по кампании, продавцу или контакту. В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пунктыПродажа > Возможности . Откроется окно Возможности:

Интеграция с клиентом Outlook Большинство пользователей модуля Продажи и маркетинг строят отношения с кон* тактами с помощью средств управления календарем и задачами, при этом значи* тельная часть внешнего взаимодействия осуществляется через Microsoft Outlook. Таким образом, интеграция между Microsoft Navision и Outlook имеет важное значе* ние для эффективной работы пользователя системы управления отношениями с клиентами. Интеграция с клиентом Outlook позволяет планировать собрания в программе Outlook и просматривать задачи в Microsoft Navision перед собранием. После прове* дения собрания можно зарегистрировать его в окне Протокол Взаимодействий как взаимодействие. Функции планирования Outlook позволяют планировать и выпол* нять назначенные задачи, а в среде Microsoft Navision можно создавать действия для клиентов и контактных лиц.

Глава 7. Другие функциональные области

81

Данные, вводимые в Microsoft Navision (например, задача или контакт), автома* тически обновляются в Outlook. Вам не нужно дважды обновлять одну и ту же ин* формацию в двух разных приложениях.

Регистрация электронной почты с использованием Microsoft Exchange Данная функция обеспечивает интеграцию Microsoft Navision со службой электрон* ной почты Microsoft Outlook. Все сообщения электронной почты (как входящие, так и исходящие) могут автоматически или вручную регистрироваться в Microsoft Navision для последующего совместного использования в организации. Это позво* ляет сотрудникам получить непосредственный доступ к последней переписке с де* ловыми контактами. Это серверное решение требует наличия Microsoft Exchange Server. Использова* ние серверного решения позволяет хранить сообщения электронной почты в есте* ственной среде, не сохраняя их на сервере приложений и не снижая таким образом уровня производительности. Интеграция с программой Outlook также позволяет ис* пользовать встроенные функциональные возможности Outlook. Например, можно создать в программе Outlook правила для отправки определенных сообщений элект* ронной почты в специальные папки для последующей автоматической интеграции в Microsoft Navision.

Планирование ресурсов Функциональные возможности модуля Работы и ресурсы сосредоточены в области Планирование ресурсов Microsoft Navision. В настоящем разделе все пути для досту* па к этим функциональным возможностям начинаются с меню Планирование Ресурсов, если не указано обратное.

Работы Модуль Работы обеспечивает возможность детального планирования и управления издержками, связанными с любой долгосрочной работой или проектной деятель* ностью. Он также может применяться для множества различных служб и задач, свя* занных с консультированием. Для успешного управления работами требуется актуальная сводная информа* ция, детальное планирование и возможность выполнения контрольного анализа на основе объективных данных. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые компа* нией для управления работами и проектами. В частности, он включает карточки работ, бюджеты работ, журналы работ, а также отчеты и регистры, относящиеся к ресурсам.

Бюджеты работ Окно Работа Бюджет позволяет настроить бюджет для работы. Возможна настрой* ка бюджета для каждой работы. Бюджет используется для планирования ресурсов, выделяемых для работы. Бюджет может быть как общим, с небольшим количеством операций, так и под* робным, с операциями, разделенными на уровни действий. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Бюджеты для ото* бражения бюджетов работ.

82

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы работ Журналы работ можно использовать в следующих целях: • Учет использования ресурсов, товаров и ресурсов главной книги при выполне* нии работ. • Применение учетных операций работ и товаров. • Назначение операций этапам, задачам и подзадачам. • Выверка ресурсов. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Журналы Работ для отображения журналов работ.

Продажи работ Интеграция с модулем Продажи и маркетинг позволяет осуществлять продажи ра* бот. Все продажи работ должны учитываться в счете продаж.

Ресурсы Модуль Ресурсы используется для определения ресурсов — персонала или машин. Можно связывать отдельные ресурсы с группами ресурсов. Этот модуль включает все элементы, используемые для управления ресурсами в компании: отдельные ресурсы, группы ресурсов, планирование производственных мощностей, журналы ресурсов, а также все отчеты и регистры, связанные с ресурсами. Модуль Ресурсы представляет собой мощное средство для оптимизации управ* ления персоналом и машинами.

Карточки ресурсов Новые ресурсы задаются в карточке ресурсов. Для отображения карточек ресурсов в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурсы. Откроется окно Ресурс Карточка:

Глава 7. Другие функциональные области

83

Группы ресурсов Можно работать с отдельными ресурсами или с группами ресурсов. Группе ресур* сов можно назначить любое число ресурсов.

Емкость ресурса Может потребоваться регулярно увеличивать емкость ресурсов (например, техни* ческих специалистов) за определенный период. Емкость ресурса определяет, какая часть ресурса доступна в указанный период. Можно назначать или изменять емкость отдельных ресурсов или групп ресур* сов. Например, можно ввести доступные человеко*часы для сотрудников. Для ма* шин можно указывать производственную мощность для определенного временно* го интервала. В качестве единицы измерения емкости можно использовать день, неделю, месяц, квартал, год или отчетный период. Для записи емкости ресурсов используется окно Ресурс Емкость. Для отображения этого окна в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурс Емкость.

Распределение ресурсов для работ Можно назначить ресурс или емкость группы ресурсов одной или нескольким ра* ботам. Для этого можно использовать модуль Ресурсы или модуль Работы. Окно Ресурс Распред. для Работ используется для просмотра и изменения значе* ний единиц измерения для ресурсов, назначенных различным работам в разные пе* риоды времени. Для отображения этого окна откройте окно Ресурс Емкость и необ* ходимо последовательно выбрать пункты Планирование > Ресурс Распред. Для Работ.

Наличие ресурсов В окне Ресурс Наличие отображается прокручиваемая сводка емкости ресурсов. Окно разделено на строки, в которых указаны следующие параметры: общая емкость; количество, назначенное работам в заказе; емкость, назначенная работам в квоте; наличие после заказа; остаток емкости после всех работ из квоты или заказа. Чтобы открыть это окно из карточки ресурса, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Планирование > Ресурс Наличие .

Интеграция ресурсов и работ Модули Ресурсы и Работы интегрированы между собой, что позволяет назна* чать емкость ресурса или группы ресурса одной или нескольким работам.

84

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы ресурсов Журналы ресурсов позволяют отслеживать использование ресурсов и рентабель* ность ресурсов. Можно выполнять учет использования и продажи ресурсов в журнале ресурсов, а также генерировать статистику на основе этих сведений для внутренних процес* сов управления. Для отображения журнала ресурсов выберите Журналы Ресурсов. Статистика по ресурсам В окне Ресурс Статистика отображаются все транзакции, записанные в журна* лах работ, журналах ресурсов или (с некоторыми ограничениями) документах про* дажи. Чтобы открыть это окно из карточки ресурсов, необходимо последовательно выбрать пункты Ресурс > Статистика .

Сервисный центр Модуль Сервисный центр позволяет получать выгоду за счет высококачествен* ного обслуживания клиентов. С его помощью вы сможете лучше удовлетво* рить потребности клиентов и обеспечить такое качество обслуживания, кото* рое превзойдет их ожидания. Модуль Сервисный центр включает следующие возможности: • • •

Быстрый и удобный доступ к истории обслуживания клиентов. Прогнозирование потребностей клиентов. Регистрация сведений о заказах клиентов, таких как дата, время и назначенный технический специалист, в режиме реального времени.

В настоящем разделе все пути для доступа к этим функциональным возможнос* тям начинаются с меню Сервис, если не указано обратное.

Управление сервисными заказами Можно регистрировать послепродажное обслуживание, в том числе заявки на об* служивание, гарантированные услуги, сервисные заказы и заявки на ремонт. Сер* висные заказы могут инициироваться (клиентами либо автоматически) в соответ* ствии с условиями сервисного контракта. Важные данные при обработке сервисного заказа могут вводиться в центре обработки вызовов или ремонтной мастерской. Можно регистрировать специ* альные или единичные сервисные заказы. В протоколе сервисного заказа дос* тупна полная история сервисного заказа, квоты сервисного заказа, а также воз* можность управления арендами. Сервисные заказы создаются в окне Сервисный Заказ. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Заказы. Откроется окно Сервисный Заказ:

Глава 7. Другие функциональные области

85

Управление сервисной ценой Создание продуманной стратегии в области сервисных цен — один из способов, позволяющих компаниям отслеживать и контролировать цены на обслуживание. Использование такой стратегии в конечном итоге способствует повышению рента* бельности сервисных операций. Функция управления сервисными ценами в моду* ле Сервисный Центр предоставляет компаниям эффективные средства поддержки стратегии в области сервисных цен любого уровня сложности. Функции управления сервисными ценами позволяют создавать различные группы сервисных цен в зависимости от сервисного товара (или группы сервисных товаров), а также типа проблемы, с которой связана сервисная задача. Подобные группы можно создавать на ограниченный срок, а также для определенного клиента или валюты. Схе* мы расчета цен могут использоваться в качестве шаблонов для назначения цены сер* висной задаче. Например, можно назначить определенные товары, связанные с дан* ной сервисной ценой, а также тип необходимых работ. Чтобы обеспечить правильное применение цен, можно назначать фиксированную, минимальную или максимальную цену, в зависимости от условий соглашения с клиентами. Статистика сервисных цено* вых групп позволяет отслеживать рентабельность каждой сервисной ценовой группы.

Управление сервисными товарами Функция управления сервисными товарами позволяет создать базу данных по всем сервисным товарам и частям, включая сведения о контракте и управлении компо* нентами, ссылки на спецификации и гарантийную информацию. Можно просматривать соглашение об уровне обслуживания для получения необ* ходимых сведений (например, о времени отклика). Можно зарегистрировать все товары и запасные части с серийными номерами, а также любое замещающее оборудование, используемое техническими специалис*

86

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тами, а затем связать их с протоколом сервисного товара. Можно отслеживать все запчасти и оборудование. Функция Анализ по периодам обеспечивает доступ к ос* новным бизнесиндикаторам сервисного товара. Для отслеживания сведений о сервисном товаре используется карточка сервис* ного товара. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Сервисные Товары. Откроется окно Сервисные Товары.

Управление сервисными контрактами С помощью сервисных контрактов можно создать соглашение с клиентом, ого* варивающее уровень обслуживания. Функции управления контрактами обес* печивают доступ к информации об истории, обновлении и шаблонах контрак* тов. Сервисные контракты позволяют записывать подробные сведения об уровнях обслуживания, времени отклика и уровнях скидок, а также историю обслуживания каждого контракта, в том числе информацию об использованных сервисных това* рах, запчастях и человеко*часах. Функция управления контрактами обеспечивает гибкие возможности подготов* ки счетов, оценки рентабельности и определения квот контрактов. Для настройки сервисных контрактов используется окно Сервисный Контракт. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Контракты > Контракты. Откроется окно Сервисные Контракты.

Планирование и диспетчеризация Компонент Планирование И Отправка позволяет назначать персонал заказам на работу. С его помощью также можно регистрировать такие данные, как статус зака* за на работу. Можно фильтровать сервисный персонал и специалистов по ремонту в зависимости от доступности и квалификации. Доступны краткие сведения о при* оритете сервисных задач, сервисных нагрузках и эскалации задач.

Планирование задач Функция планирования задач позволяет автоматизировать сервисные задачи, в том числе генерировать профилактические сервисные заказы, обновления сервисных контрактов и счета по сервисным контрактам. Также можно настроить диспетчер задач для выполнения автоматических проверок наличия пакетных заданий, на* значенных для обработки в определенный день. Параметры планирования задач настраиваются в окне Диспетчер Задач Настройка. Чтобы открыть это окно, в меню Администрирование Необходимо последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Диспетчер Задач > Диспетчер Задач Настройка . Откроется окно Диспетчер Задач Настройка.

Персонал Персонал — это полностью интегрированный модуль, обеспечивающий эффектив* ные возможности регистрации и обновления сведений о сотрудниках. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые отделом кадров ком*

Глава 7. Другие функциональные области

87

пании: карточки сотрудников, функции регистрации отсутствия и отчеты о сотруд* никах. Это повышает эффективность управление персоналом за счет оптимального использования данных о сотрудниках. В настоящем разделе все пути для доступа к функциональным возможностям начинаются с главного меню Персонал, если не указано обратное.

Сотрудники В карточке сотрудника регистрируются все сведения о сотруднике. Для отображе* ния этого окна следует выбрать Сотрудники:

Регистрация отсутствия Коды отсутствия помогают отслеживать отсутствие сотрудников, а также причины отсутствия. Чтобы открыть окно Регистрация Отсутствия , выберите Регистрация Отсутствия.

Причины увольнения Окно Причины Для Увольнения используется для указания причин увольнения со* трудников из компании. Чтобы открыть это окно, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Причины Для Увольнения .

Трудовое соглашение Коды трудовых соглашений используются для задания типов контрактов, заключен* ных компанией со своими сотрудниками. Чтобы открыть окно Сотрудник Контрак* ты, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Сотрудник Контракты.

Квалификация Коды квалификации вводятся для указания различных квалификаций сотрудни* ков. Чтобы открыть окно Сотрудники Квалификация, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Квалификации .

88

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Родственники Коды родственников вводятся для регистрации связи сотрудника с родственниками или близкими людьми. Чтобы открыть окно Сотрудники Родственники из карточки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Родственник.

Прочая информация Можно задавать коды и описания льгот, предоставляемых сотрудникам, а также собственности компании, находящейся во временном пользовании сотрудников. Для этого используется окно Прочая Информация. Чтобы открыть это окно из кар* точки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Прочая Информация.

Конфиденциальная информация Коды конфиденциальной информации используются для регистрации конфиден* циальных пунктов трудового соглашения сотрудника, таких как зарплата, учас* тие в акционерном капитале компании, пенсиях и т. д. Конфиденциальные све* дения о сотруднике записываются в окне Конфид. Информация. Чтобы открыть это окно из карточки сотрудника, необходимо последовательно выб* рать пункты Сотрудник > Конфид. Информация . Откроется окно Конфид. Информация:

Глава 7. Другие функциональные области

89

Business Notification Решение Business Notificatio n служит для создания и отправки уведомлений по* ставщикам или коллегам из других подразделений относительно определенных событий. Например, уведомления можно отправлять, если по размещенному за* казу получены некоторые из купленных товаров и ожидается доставка остальной части заказа. Уведомление информирует поставщика о том, что некоторые из то* варов еще не были доставлены. Если эта функция включена в окне Настройка Уведомлений, программа может создавать шесть стандартных уведомлений.

Типы уведомлений Существует два варианта создания уведомлений: на основе времени и на основе изменения значений полей. В решении Business Notification предлагается пять уведомлений на основе вре* мени, которые информируют получателя относительно: • • • • •

предстоящих поставок; товаров, не полученных после обещанной даты поставки; подтверждений заказов на покупку, которые не были получены; задержанных производственных заказов; текущего статуса наличия.

Для отображения списка доступных уведомлений на основе времени, следует открыть окно Уведомления из меню Администрирование и последовательно выб* рать пункты Настройка Приложения > Общее > Настройка Оповещений . Откроется окно Настройка Уведомлений. Теперь необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Отчеты Об Уведомлениях. Откроется окно Отчеты Об Уведомлениях :

Шестое уведомление, основанное на изменении значений полей, используется для контроля изменений статуса спецификаций. Если в окне Настройка Уведомле* ний установлен флажок Отправить уведомления, это уведомление отправляется при каждом изменении статуса в соответствующих полях.

90

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Период регистрации Имеется возможность указать, как долго требуется хранить записи об отправлен* ных уведомлениях. Этот период можно задать в окне Настройка Уведомлений, а за* тем использовать по умолчанию для всех уведомлений на основе времени либо за* дать период регистрации для каждого отдельного раздела.

Разделы Разделы используются для управления определенным набором уведомлений. В каж* дом разделе может быть отправлено до пяти стандартных уведомлений на основе времени. Уведомления на основе изменения полей отправляются автоматически.

Отправка уведомлений Для отправки строк уведомлений необходимо сначала собрать их. Среди собира* емых строк могут попадаться записи уведомлений, отправленных ранее. Если стро* ки были отправлены ранее, в поле Отправлено для этих строк появится соответ* ствующая отметка, а время последней отправки уведомления будет отображаться в окне Строки Уведомлений.

Электронная коммерция Функция Электронная коммерция в Microsoft Na vision представлена модулем Commerce Gateway.

Commerce Gateway Функциональные возможности Commerce Gateway позволяют настраивать партне* ров BizTalk в среде Microsoft Navision. Выполнив такую настройку, вы сможете об* мениваться документами BizTalk со своими партнерами BizTalk. Далее перечислены некоторые из документов, которые можно отправлять парт* нерам Biztalk: • • • •

заказы продажи; счета продажи; кредит ноты продажи; заказы покупки.

Глава 8. Учетные группы

91

Глава 8

Учетные группы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Специальные учетные группы Общие учетные группы Общая настройка учета Учетные группы НДС Определение учетных групп Учет транзакций в финансовых счетах

Обзор Если кроме области приложения Финансы Microsoft Dynamics NAV используют* ся и другие области приложений и, следовательно, выполняется учет таких сче* тов, как Клиенты, Поставщики, Товары или Ресурсы, необходимо будет настро* ить связь между этими счетами и финансовыми счетами. Если используется только область приложения Финансы, в создании учетных групп нет необходи* мости. Учетные группы используются для создания связей между различными об* ластями приложений и областью Финансы. Поэтому для создания учетных групп необходимо предварительно настроить план счетов. Если запись и учет продаж, покупок и других транзакций ведется без прямого указания конкретного фи* нансового счета, учетные группы позволяют сопоставить эти операции соответ* ствующим счетам. Например, если товар продается клиенту по заказу продажи, какие*либо финансовые счета явно не указываются. Однако при использова* нии функции Навигатор просмотр учтенного счета позволяет определить опера* ции, учтенные в финансовых счетах. Это возможно в том случае, если клиентам и товарам назначены учетные группы, указывающие на соответствующие фи* нансовые счета. Существует три основных типа учетных групп, которые имеют отношение к продаже товаров и ресурсов клиентам, а также к покупке товаров у постав* щиков. • • •

Специальные учетные группы Общие учетные группы Учетные группы НДС

В этом курсе сначала изучаются специальные учетные группы, затем рассмат* риваются общие учетные группы и учетные группы НДС. В конце приводится анализ совместного использования учетных групп на примере учета счета про* дажи.

92

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Специальные учетные группы Главное назначение специальных учетных групп — определять основной счет ба* лансового отчета для каждой поддерживаемой книги. Например, совокупная теку* щая дебиторская задолженность по всем клиентам должна равняться сводному по* казателю счетов по дебиторской задолженности в балансовом отчете. Таким образом, специальные учетные группы назначаются клиентам, поставщикам, товарам, бан* ковским счетам и основным средствам. Данные учетные группы образуют прямую связь с основным счетом балансового отчета для каждого из основных товаров. Ниже перечисляются возможные специальные учетные группы: Специальная учетная группа

Описание

Учетная группа клиента

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с клиентами, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к клиентам

Учетная группа поставщика

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с поставщиками, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к поставщикам

Учетные группы основных средств

Эта учетная группа определяет счета, по которым учитываются транзакции с основными средствами

Учетные группы банковских счетов

Эта учетная группа соотносит банковский финансовый счет с банковским счетом в программе

Учетная группа склада/ настройка учета склада

Эта учетная группа определяет конкретный склад. Каждая учетная группа склада комбинируется с соответствующим кодом склада в окне Товары Настройка Учета. Каждой такой комбинации можно сопоста* вить счета товаров, финансовый счет НЗП и другие счета вариаций, относящиеся к товарам в плане счетов

Настройка специальной учетной группы Теперь выполните настройку учетных групп клиента, поставщика и склада. Важно по* мнить, что каждая учетная группа напрямую связана с планом финансовых счетов. Та* ким образом, для создания учетных групп необходимо заранее настроить план счетов.

Учетная группа клиента Чтобы настроить учетную группу клиента с помощью команд меню Финансы, не* обходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Группы Учета > Клиент . Откроется окно Клиент Учетные Группы . Используйте эту таблицу для назначения кода каждой учетной группе клиентов.

Глава 8. Учетные группы

93

В поле Код вводится имя учетной группы. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Следует помнить, что один и тот же код нельзя использовать в одной таблице дважды. Каждый код должен быть уникальным. Однако можно настроить неогра* ниченное количество кодов. Поле Описание позволяет добавить более подробное описание. Сам код должен быть коротким, но понятным. Необходимо указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет учитывать транзакции с участием клиентов. Могут быть указаны сле* дующие счета: • • • • • •

Поступления Плата за обслуживание Скидки оплаты Дополнительные затраты Проценты Округление Счета

Чтобы назначить учетную группу клиента для карточки клиента, в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Клиенты . 1. На карточке клиента перейти на вкладку Счет. 2. Щелкнуть поле Клиент Учетная Группа . 3. Нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Клиент Учетная Групп . После этого при учете заказов, счетов, кредит*нот, платежей и т. п. Microsoft Navision будет использовать сведения, отраженные в коде данной учетной группы клиента, для учета на указанных счетах.

Учетная группа поставщика Для создания учетной группы поставщика в меню Финансы необходимо последо* вательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Поставщик . От* кроется окно Поставщик Учетные Группы. Данная таблица используется для назна* чения кода каждой учетной группе поставщика. В окне Поставщик Учетные Группы следует указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет вести учет транзакций с участием по* ставщиков. Могут быть указаны следующие счета: • •

Платежи Плата за обслуживание

94 • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Скидки оплаты Округление Счета

В каждой карточке поставщиков можно указать код в поле Поставщик Учетная Группа. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кредит*нот, плате* жей и т. п., Microsoft Navision использует сведения, отраженные в данном коде, для учета на указанных счетах. Чтобы назначить учетную группу поставщика для карточки поставщика, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Платежи > Поставщики. 1. 2. 3. 4.

Перейти к карточке, в которой требуется указать код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Поставщик Учетная Группа нажать кнопку Assistbutton. Выделить строку с требуемой учетной группой и нажать кнопку ОК, чтобы до* бавить код в карточку.

Учетная группа склада Чтобы настроить учетную группу склада, необходимо последовательно выбрать пун* кты Финансы > Настройка > Группы Учета > Наличие . Откроется окно Товар Учетные Группы. В окне Товар Учетные Группы указывается код и сопутствующие сведения для каждой учетной группы. Затем можно ввести код в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кре* дит*нот и прочих операций с этим товаром, Microsoft Navision использует данную учетную группу склада для определения счета, по которому будет учтена транзак* ция. Учетные группы товаров позволяют также группировать товары для статисти* ческой отчетности. Следует использовать понятные, легко запоминающиеся коды, например: • • •

Готовые Сырье Продажи

После завершения формирования учетных групп складов следует нажать кноп* ку Настройка. Откроется окно Товары Настройка Учета. Эта таблица содержит информацию о настройке учета товаров на финансовых счетах. Примечание. Первоначально требуется наличие только двух счетов — Товары Фин. Счет и Товары Фин. Счет (Врем.). Прочие счета относятся к конкретным более детальным блокам, которые могут либо использо* ваться, либо не использоваться. В этой таблице можно создать связи между учетными группами товаров, скла* дами товаров и финансовыми счетами. При учете операций, относящихся к дан* ному товару, ведется учет на финансовом счете, созданном для комбинации учет* ной группы этого товара и склада, связанного с данным товаром. Когда в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара вводится код учет* ной группы, добавление учетных данных производится автоматически. Эти сведе* ния основаны на комбинациях, определенных в этой таблице.

Глава 8. Учетные группы

95

Можно использовать одни и те же номера финансовых счетов или различные номера счетов для каждой комбинации учетной группы и склада. Чтобы назначить товарам учетные группы складов, необходимо последователь* но выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Товары И Цены > Товары . • • • • •

Перейти на карточку товара, в которой требуется ввести код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Товар Учетная Группа нажать кнопку AssistButton. В окне Товар Учетные Группы выбрать строку с требуемой учетной группой. Нажать кнопку Ок, чтобы добавить код в карточку.

Общие учетные группы Существует два вида общих учетных групп: Общая учетная группа

Описание

Общая бизнес*группа

Указывает, кому продается товар (т. е. клиентов) и у кого покупается товар (т. е. поставщиков)

Общая товарная группа

Указывает, что продается (т. е. товары и ресурсы) и что покупается (т. е. товары)

Общая бизнес:группа Общие бизнес*группы присваиваются клиентам и поставщикам. В окне Общие Бизнес Группы вводятся код и описание учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Бизнес . Откроется окно Общие Бизнес Группы:

При настойке бизнес*групп необходимо определить, сколько групп может по* требоваться для классификации продаж по клиентам и сколько — для классифика* ции покупок по поставщикам. В бизнес*группах может вестись группировка кли*

96

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ентов и поставщиков по географическому признаку (отечественные, страны ЕС, ближнее зарубежье и т. д.) или по виду деятельности (розничная торговля, произ* водство, оптовая торговля, обслуживание), а также на основе критерия собствен* ности — частные предприятия и государственные организации. Если разделение продаж и закупок по местоположению не требуется, можно отказаться от соответ* ствующей настройки общих бизнес*групп. Количество групп напрямую определя* ется планом счетов. В окне Общие Бизнес Группы могут вводиться следующие сведения: Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе клиентам, поставщикам и финансовым счетам

Описание

Описание общей бизнес*группы

Станд. НДС Бизнес Группа

Выбор бизнес*группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций, связанных с данной общей бизнес*группой. При изменении сведений в данном поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, клиентов и поставщиков

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей бизнес*группы клиенту, поставщику или финансовому счету программа автоматически записывает в поле НДС Бизнес Группа для клиента, поставщика или финансового счета значение из поля Станд. НДС Бизнес Группа

Общие товарные группы Общие товарные группы назначаются для товаров и ресурсов. В окне общих товар* ных групп следует ввести код и описание соответствующей учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Товар . Откроется окно Общие Товарные Группы. При настройке товарных групп необходимо принять во внимание следующие факторы: • •

сколько групп понадобится для классификации продаж по продуктам (товарам и ресурсам); сколько групп потребуется для классификации закупок по товарам.

Общие товарные группы подразделяются на категории Сырье, Розница, Ресурсы, Производственные Мощности , Прочее С НДС и Прочее Без НДС . Общие то* варные группы отражают основные группы продуктов, представленные в плане счетов. Каждому товару и ресурсу назначается соответствующая общая товарная группа. В окне Общие Товарные Группы можно указать следующие сведения:

Глава 8. Учетные группы

97

Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе финансовым счетам, товарам, ресурсам и товарным издержкам

Описание

Описание общей товарной группы

Станд. НДС Товарная Группа

Выбор товарной группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций с участием данной общей группы товара. При изменении сведений в этом поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, товаров, ресурсов и товарных издержек

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей группы товара программа автоматически записывает в поле НДС Товарная Группа для финансового счета, товара, ресурса или товарных издержек значение из поля Станд. НДС Товарная Группа

Назначение общих учетных групп Коды общих бизнес*групп назначаются счетам клиентов и поставщиков, в то вре* мя как коды общих товарных групп должны назначаться товарам и ресурсам, что обеспечивает учет транзакций с участием данных клиентов, товаров поставщиков, а также ресурсов на правильных финансовых счетах. Чтобы назначить общую бизнес*группу для клиента, поставщика или ресурса, перейти на соответствующую карточку. На вкладке Счет введите соответствующую общую бизнес*группу.

Общая настройка учета Окно Общая Настройка Учета представляет собой матрицу, объединяющую общие бизнес*группы и общие товарные группы. С помощью каждой из таких комбинаций пользователь может определить, по каким счетам программа будет вести учет: • • • • • •

Продажи и покупки Кредит*ноты продаж и покупок Скидки счетов продаж и покупок, а также скидки оплаты Себестоимость проданных товаров и корректировки наличия товаров Применяемая прямая себестоимость и применяемые накладные расходы Вариации покупок

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета . Откроется окно Общая Настройка Учета. Для каждой комбинации общей товарной группы и бизнес*группы можно на* значить различные наборы финансовых счетов. Продажу одного и того же товара можно учитывать в финансовых счетах по различным счетам продаж, поскольку клиентам назначены разные общие бизнес*группы.

98

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Копирование строк настройки учета Чем больше общих товарных групп и общих бизнес*групп имеется, тем больше строк отображается в окне Общая Настройка Учета . В результате для настройки общего учета в масштабе предприятия может потребоваться ввод большого коли* чества данных. Несмотря на разнообразие комбинаций общих товарных и биз* нес*групп, различные их комбинации могут учитываться на одних и тех же фи* нансовых счетах. Чтобы сократить объем вводимых вручную данных, можно скопировать финансовые счета из уже имеющихся строк в окне Общая Настройка Учета. Необходимо ввести значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, в которую планируется выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и нажать кнопку Копировать. Откроется окно Копировать Общую Настр. Учета:

В пакетном задании Копировать Общую Настр. Учета указать значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, из которой будут копироваться данные. После нажатия кнопки ОК будут скопированы все счета из выбранной настройки учета или только из указанной группы счетов, которая была выбрана для копирования. Создание строк настройки для конкретной учетной товарной группы и учетной бизнес*группы. Настройка учета может также выполняться с помощью кнопок Настройка в ок* нах Общие Бизнес Группы или Общие Товарные Группы. При выборе строки в окне Общие Товарные Группы и нажатии кнопки Настройка откроется окно Общая Настройка Учета. Строки настройки учета фильтруются, в результате чего отображаются только строки с общей учетной товарной группой из строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Если строки не указаны, поле Общая Товарная Группа будет под* ставлено программой в первую пустую строку на основе строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Точно такая же процедура используется при работе с ок* ном Общие Бизнес Группы.

Глава 8. Учетные группы

99

Учетные группы НДС Налог на добавленную стоимость (НДС) — это налог на транзакции. НДС уплачи* вается конечным покупателем, в том числе юридическими лицами. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупается товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо пред* варительно создать учетные группы НДС. Принципы формирования учетных групп НДС как по организациям, так и по товарам схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных бизнес* групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Чтобы открыть окно бизнес*групп НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне учетных бизнес*групп НДС вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес* групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рас* считывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участву* ющего в транзакции. Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, например ЕС или БЛЗАРУБЕЖ. Код должен быть уникальным — один и тот же код не может применяться дважды в одной таблице. Можно создать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом NATIONAL в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицами. Чтобы открыть окно товарных групп НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно НДС Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы вводятся коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды товарных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом закупаемого товара или типом продаваемого товара или ресурса. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗНДС для групп, к которым не применяет* ся НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС18 для групп со ставкой 18% и т. п. Кроме того, в окне Ндс Настройка Учета требуется сформировать комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета. Откроется окно НДС Настройка Учета :

100

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует заполнить строки по каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для каждой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении скидок оплаты. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каждой группы идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Иден* тификатор обычно применяется для настроек со сходными значениями процент* ной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были со* зданы на базе ставок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении настройки общего учета. В строке, куда предполагается выполнить вставку, ввести значения НДС Биз* нес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор. В окне НДС Настройка Учета выбрать строку, в которую будут скопирова* ны данные, и щелкнуть Копировать. Откроется окно Копир. — НДС Учет Настройка. В пакетном задании Копир. — НДС Учет Настройка установить значения НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа для строки, из которой требуется скопиро* вать данные. Программа скопирует из этой строки все сведения или только выб* ранные пользователем. Параметр

Описание

НДС % и т. п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов покупок и возврата НДС

Глава 8. Учетные группы

101

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В программе может использоваться четыре метода расчета НДС. Методы

Описание

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов общей бизнес*группы и общей товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими в ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается возврат НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Необходимо выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете платежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку за своевременную оплату, программа заново рассчитает сумму НДС, используя ту же ставку НДС, которая применялась при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким образом, на счете НДС продаж учтенная сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой возможности необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансовые Операции Настройка.

102

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС в документах Неучтенные суммы в документах округляются и отображаются таким образом, ко* торый соответствует окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на базе суммы всех строк этого документа с одним и тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать возврат НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли с юридическим лицом, зарегистрированным как плательщик НДС в дру* гой стране ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с физическими ли* цами в других странах ЕС, следует обратиться в налоговые органы этих стран для получения сведений о правилах учета НДС.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС добавляется к НДС по внутренним продажам и закупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем закупок у компаний стран ЕС (итого* вая сумма, на основе которой начисляется НДС) следует отдельно указывать в от* четности по НДС. Чтобы НДС на импорт из стран ЕС начислялся в программе корректно, следует: •

•

Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета НДС. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться возврат НДС, в соответствующее поле. Назначить учетные бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщика для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистрационный номер НДС поставщика в поле Инн на вкладке Внешняя Торговля.

При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа соз* дает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до на* числения НДС), и указывает сумму возврата НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчетности по НДС сумма экспортных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 8. Учетные группы •

•

103

Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. Назначить параметр Ндс Бизнес Группы в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компании*клиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента.

При учете продаж клиенту из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о возврате НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Определение учетных групп Ранее были рассмотрены общие бизнес*группы и общие товарные группы. Теперь нам предстоит определить принципы объединения этих групп. Указанные группы создавались на основе плана счетов. Давайте обратимся к нему еще раз. Основное внимание следует уделить счетам прибылей и убытков, поскольку общие учетные группы взаимодействуют в основном с этим типом счетов. В исходной классификации счетами продаж являются счета ресурсов, сырья и розничных продаж. Эта классификация соответствует особенностям продукции, продаваемой компанией Cronus. При более детальном рассмотрении плана счетов можно увидеть, что для розничной торговли и сырья существуют также счета поку* пок. Эти три подразделения соответствуют особенностям продукции, покупаемой компанией Cronus. Таким образом, данные настройки общей учетной товарной группы непосредственно поддерживают конфигурацию плана счетов Cro nus. Как счета продажи, так и счета покупки подразделяются на отечественные, стра* ны ЕС и экспортные. Это соответствует классификации клиентов и поставщиков, используемой в компании Cro nus. Указанные сведения, представленные в плане счетов компании Cronus, используются при настройке ее общей бизнес*группы.

Учет транзакций в финансовых счетах с использованием учетных групп Проанализируем влияние, оказываемое на план счетов, а также последствия настрой* ки учета на примере учтенной транзакции. Рассмотрим простую транзакцию продажи. Ниже приводятся финансовые операции, обычно реализуемые при такой продаже. Счет

Дебет

Поступления

Сумма продаж + НДС

Кредит

Счет продаж

Сумма продажи

Счет НДС продаж

НДС

Счет себестоимости проданных товаров Наличие

Себестоимость проданных товаров Себестоимость проданных товаров

104 • • • • • • •

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка счета поступлений производится в настройке Клиент Учетные Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Клиент в поле Расчеты с Клиентами Фин. Счет). Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Клиент Учетная Группа. Счет продаж настраивается на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Продажа Фин. Счет). Код настройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет НДС настраивается в настройке НДС: Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета в поле Продажа НДС Фин. Счет . Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле НДС Бизнес Группа и в карточке соответствующего товара на вкладке Счет в поле Ндс Товарная Группа. Если в настройке Склад > Настройка > Товары Настройка не установлен флажок Автомат. Учет Себестоим., то для создания последних двух операций потребует* ся запуск задания Финансы > Наличие > Учет Себестоимости > Фин. Учет Себест. Товаров. Счет себестоимости проданных товаров настраивается также на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Себест. Продажи Фин. Счет ). Код на* стройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет наличия указывается в настройке Товар Настройка Учета: Финансы > Настройка > Группы Учета > Товары Настройка в поле Товары Фин. Счет на пересечении учетной группы товара и кода склада. Код учетной группы то* вара указывается в карточке товара на вкладке Счет в поле Товар Учетная Группа.

Глава 9. Настройка измерений

105

Глава 9

Настройка измерений Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Измерения и значения измерений Комбинации измерений Стандартные измерения Приоритеты стандартных измерений

Обзор В материалах предыдущих курсов были введены понятия измерений и значений из* мерений. В этой главе подробно рассматриваются вопросы настройки измерений. Рекомендуется отвести достаточно времени на построение структуры измерений для компании, что позволит в полной мере воспользоваться преимуществами изме* рений. Структуру измерений необходимо определять одновременно с планом счетов и структурой учетных групп. Необязательно проводить детальную настройку учет* ных групп и плана счетов: использование упрощенного плана счетов и применение измерений позволит более эффективно анализировать финансовую информацию.

Измерения и значения измерений В предыдущих главах было показано, как использовать измерения в документах. Там же объяснялось, каким образом можно в окне Финансовые Операции Настройка выб* рать измерения для использования в программе в качестве глобальных измерений и ярлыков измерений. Для создания новых измерений и новых значений для измерений необходимо последовательно пункты выбрать Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . Откроется окно Измерения.

106

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне показаны все измерения, определенные в системе. У каждого изме* рения имеются следующие атрибуты: Поле

Описание

Код

Ссылка на измерение, выбранное при вводе измерений в журналах и документах

Название

Имя измерения, отображаемое в отчетах и аналитических представлениях

Описание

Данное поле используется только для информационных целей

Код Caption, Фильтр Caption

Это заголовки, которые отображаются соответственно в виде имен полей ярлыков измерений в документах и журналах и в виде фильтров ярлыков измерений в отчетах, бюджетах, аналитических и финансовых отчетах

Блокировка

Если данное поле выбрано, это не позволит проводить учет журналов, содержащих данное измерение

Соотнесение МФ Измерение Код

Это поле указывает, какое межфирменное измерение соответствует измерению, заданному в строке. Воспользуйтесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измерений

Код Консолидации

Это поле используется для консолидации. Более подробные сведения об использовании измерений в процессе консолидации см. в следующем разделе

Чтобы ввести новые значения, необходимо выполнить следующие действия: • •

В окне Измерения выделить код измерения, для которого создаются значения. Нажать пункты Измерение > Значения Измерения , чтобы открыть окно Измерение Значения.

Глава 9. Настройка измерений

107

Значение измерения представляет собой подмножество соответствующего измере* ния. Например, для измерения РЕГИОН пользователь может выбирать значения 20, 50, 85 и т. д.; всем им можно присвоить общее имя РЕГИОН. Каждое измерение может иметь неограниченное число значений, но каждый код значения должен быть уника* лен в пределах данного измерения. Эти измерения используются в операциях книги. Тип значения измерения используется для создания иерархических отношений между значениями одного измерения. Он описывает способ использования значе* ния измерения в процессе учета и практически однозначно соответствует типу сче* та в плане счетов. В иерархии значений измерения, как и в плане счетов, можно создать отступ, выбрав Функции > Cоздать Отступы . В демонстрационной фирме используется иерархия, построенная для измерения РЕГИОН. Поэтому значениями измерения РЕГИОН будут 30, 85 и т. д. Это означа* ет, что пользователь может выполнить учет операции со значением измерения 30, однако анализ продаж для значения 45 или 55 будет также включать операцию 30. Существуют следующие типы значений измерений. Поле

Описание

Стандарт

Используется для стандартного учета значений измерений

Заголовок

Заголовок группы значений измерения

Сумма

Используется для суммирования последовательности остатков для значений измерений, которые не предшествуют непосредственно значению измерения типа Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

От*Сумма

Метка начала последовательности суммируемых значений измерения , заканчивающейся значением измерения типа До*Сумма

До*Сумма

Сумма последовательности значений измерения, начинающейся значением измерения типа От* Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

Значениям измерений автоматически назначается тип Стандарт. Учет операций можно проводить только для типов значений Стандарт и От-Сумма. Заблокировать можно не только измерение целиком, но и учет журналов, со* держащих определенные значения измерения; для этого используется поле Блоки* ровка соответствующего значения измерения.

Консолидация С введением понятия межфирменного учета в Microsoft Dynamics NAV 4.0 в процес* сы консолидации стали также включаться измерения. Каждое измерение можно отобразить в измерения компании, участвующей в консолидации. Это делается в окне измерений с использованием полей Соотнесение МФ Измерение Код и Код Консолидации. Выбрать последовательно пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения, чтобы открыть окно Измерения. Соотнесение МФ Измерение Код — в этом поле отмечается, какое межфир* менное измерение соответствует измерению, указанному в строке. Воспользуй* тесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измере* ний.

108

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При вводе кода измерения в строку межфирменной продажи или покупки программа помещает соответствующий код межфирменного измерения в стро* ку, которая отправляется межфирменному партнеру. Код Консолидации — это поле используется для консолидации. Не вводите ничего в это поле, если только при выполнении консолидации не будет производиться переме* щение всех данных о компании, включая измерения, в консолидированную компанию. Если выполняется перемещение всех данных компании, введите код измерения кон* солидированной компании, который соответствует коду данного измерения в этом фи* лиале. Например, чтобы консолидировать измерение Регион данного филиала компа* нии в измерение Регион консолидированной компании, введите в этом поле Регион. Примечание. Нескольким измерениям может быть присвоен один и тот же код консолидации, если при консолидации требуется добавлять все операции для этих измерений одновременно. Чтобы отобразить данное измерение в измерения консолидированной компа* нии, в окне Измерения необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Мф Измер. С Тем Же Кодом . Эта функция действует аналогично отображению финансовых счетов внутрен* него плана счетов в финансовые счета консолидированной компании.

Комбинации измерений Комбинации измерений позволяют определить, можно ли в журнале или докумен* те объединять конкретные измерения и при каких условиях это допускается. Бла* годаря этому можно, например, сделать так, чтобы измерения использовались в компании с учетом стратегических решений или областей полномочий. Такая возможность может оказаться полезной, если в компании действуют биз* нес*правила, регламентирующие комбинирование информации в операциях: напри* мер, пользователям может быть запрещено выполнять учет счетов, если с операцией связаны измерение отдела и измерение проектной группы. Кроме того, можно огра* ничить использование конкретной комбинации измерений в зависимости от того, какая комбинация значений измерений используется для этих двух измерений. Для настройки комбинаций измерений необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерение Комбинации , тем самым открыть окно Измерение Комбинации.

Глава 9. Настройка измерений

109

В этом окне содержится матрица всех комбинаций измерений, созданных в про* грамме. Можно задать отображение заголовков столбцов по имени измерения, а не по коду измерения; для этого достаточно установить флажок Показать Название Столбца. Выделить комбинацию измерений, которую требуется изменить, щелкнуть стрелку раскрывающегося списка или нажать клавишу (F6) (F6), а затем выбрать один из следующих параметров. Поле

Описание

Пробел

Такую комбинацию измерений можно использовать в операциях всегда. Это значение используется для комбинаций измерений по умолчанию

Ограничена

Такая комбинация измерений допустима только при определенных условиях, в зависимости от того, какие значения измерений были выбраны при создании операции

Блокировка

Такая комбинация измерений никогда не используется в операциях

Если выбран вариант Ограничена, необходимо определить в окнеИзмерение Комбинации Значений, какие комбинации значений измерений запрещается использо* вать; для этого следует воспользоваться кнопкой AssistButton. Окно Измерение Комбинации Значений выглядит так:

В этом окне показаны все комбинации значений измерений для выбранной ком* бинации измерений. Следует указать, какие комбинации должны быть запрещены, нажав кнопку AssistButton для соответствующей комбинации измерений и установив флажок Блокировка. Если строка комбинации остается пустой, это означает, что она разрешена.

Стандартные измерения Настроив коды и значения измерений, можно начинать вводить стандартные изме* рения. Значения стандартных измерений можно определять для всех измерений по

110

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

всем счетам. Можно также определить значения стандартных измерений для отдель* ных счетов, для групп счетов или для всех счетов некоторого типа, например для сче* тов клиентов. Для каждого стандартного варианта можно ввести правила учета зна* чений, которые определяют, каким образом можно проводить учет данных измерения. Использование стандартных измерений облегчает обработку большого числа измерений для различных типов счетов. Это необходимо, поскольку пользователь должен экономить рабочее время, не теряя при этом ценной аналитической ин* формации. • • •

Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем сче* там, а не только финансовым счетам. Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем из* мерениям. Однако значения стандартных измерений и критерии учета необязательно на* значать каждому счету в отдельности. Можно назначать стандартные измере* ния для групп счетов и для всех типов счетов. Стандартные измерения можно вводить на трех уровнях.

• • •

Одиночные измерения: один счет Несколько измерений: несколько счетов Стандартные измерения типов счетов: все счета

Одиночные измерения Можно проиллюстрировать использование одиночных измерений на примере кар* точки клиента. Необходимо последовательно выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Продажа > Клиенты и затем выбрать запись клиента и нажать Клиент > Измерения , чтобы открыть окно Станд. Измерения для этого клиента.

В окне Станд. Измерения показаны существующие стандартные измерения для данного клиента. Всем операциям, учтенным для этого клиента, назначаются эти значения стандартных измерений. Чтобы добавить новое стандартное измерение, необходимо выполнить следую* щие действия.

Глава 9. Настройка измерений

111

1. В пустой строке выбрать Код Измерения для новой операции. 2. Выбрать код значения измерения. 3. В поле Учет Значения задать правила, по которым в процессе учета должны бу* дут проверяться операции, содержащие стандартное измерение. Возможны сле* дующие варианты. • •

•

•

Пробел: учет значений проводится без каких*либо ограничений. Код Обязателен: в процессе учета по данному счету проверяется, содержит ли операция этот код измерения. Однако в операции для данного измерения мо* жет быть указано любое значение измерения, которое необязательно должно совпадать со значением поля Измерение Значение в окне Станд. Измерение. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использованием измерения РЕГИОН, но его значением необязательно должна быть область 30. Если изме* рение РЕГИОН удаляется из операции, система регистрирует ошибку и до ис* правления операции исключает ее из учета. Единый Код: в процессе учета по данному счету проверяется, определены ли для операции оба параметра Код Измерения и Измерение Значение в окне Станд. Измерения. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использова* нием измерения КЛИЕНТГРУППА, которое должно иметь значениеСРЕДНИЙ. Если это условие не соблюдено, система регистрирует ошибку и до исправле* ния операции исключает ее из учета. Нет Кода: в процессе учета по данному счету программа проверяет, что опера* ция не содержит значение Код Измерения. Это означает, что отсутствуют после* дующие операции для этого клиента с данным измерением.

Параметр Нет Кода обеспечивает блокировку измерений на уровне счета. Этот механизм дополняет блокировку по коду измерения и значению измерения, при* меняемую ко всем счетам.

Несколько измерений Стандартные измерения можно определить для группы счетов (например, для клиентов, поставщиков или основных средств), воспользовавшись списком на карточке счета. Выделить в списке диапазон клиентов и выбрать последовательно пункты Клиент > Измерения > Для Выбранных . Откроется окно Станд. Измерения-Несколько Для Счетов. Если выбранным клиентам назначены в индивидуальном порядке значе* ния измерений и правила учета значений, причем эти значения измерений и правила учета значений не совпадают между собой, появится сообщение (Конфликт). Чтобы избежать этого, указать значение измерения в окне Станд. Измерения-Несколько. Новое значение будет применено ко всем выбранным клиен* там. Можно также задать стандартные измерения для одного клиента из списка кли* ентов, последовательно выбрав пункты Клиент > Измерения > Для Одного .

Стандартные измерения типов счетов Последний уровень настройки стандартных измерений — это определение стан* дартных измерений для всех счетов определенного типа. В качестве примера пред* положим, что в компании требуется проводить учет операций клиентов только с

112

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

использованием конкретного измерения группы клиентов. Вместо того чтобы каж* дый раз вводить это измерение при создании нового клиента, можно настроить стан* дартное измерение группы клиентов для всей таблицы клиентов. Можно также за* дать стандартное значение и правило учета значений. Для этого в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . В окне Измерения выбрать код измерения, для которого требуется создать стандар* тное значение, и последовательно выбрать пункты Измерение > Тип Счета Станд. Изм .

В поле Таблица ID выбрать номер соответствующей таблицы. Например, табли* ца клиентов имеет номер 18. Имя таблицы будет подставлено автоматически. Теперь можно выбрать стан* дартное значение и правило учета значений. Чтобы узнать, нет ли конфликтов между измерениями для существующих кли* ентов, можно составить отчет, последовательно выбрав пункты Функции > Проверка Учета Значения . Указать на вкладке Станд. Измерение значения Таблица ID и Код Измерения, которые требуется проверить. Обратите внимание, что несколько клиентов настроены с использованием зна* чений измерения Группа Клиентов, отличных от МАЛЫЙ. Если попытаться выпол* нить учет операций для этих клиентов, будет выдано сообщение об ошибке с объяс* нением, почему учет невозможен. О конфликтах также будет сообщено в предупреждении по тестовым отчетам, которые будут печататься перед учетом журнала документа. Примечание. Будьте внимательны при использовании правил учета зна* чений Код Обязателен и Единый Код для финансовых счетов. В этих слу* чаях могут возникнуть проблемы, связанные с автоматическим учетом, например с учетом расчета НДС.

Приоритет стандартного измерения Как видно из последнего примера, между значениями стандартных измерений мо* гут возникать конфликты. Чтобы программа могла разрешать эти конфликты меж*

Глава 9. Настройка измерений

113

ду значениями одного измерения, необходимо назначить значениям стандартных измерений приоритеты. В строке журнала, например, можно ввести и учетный счет, и балансирующий счет. Если заданы стандартные измерения для обоих счетов, автоматически будут предложены значения стандартных измерений для обоих счетов. При этом для од* ного и того же измерения могут быть предложены разные стандартные значения, что приведет к конфликту. Такой же конфликт может возникнуть между счетами или типами счетов в документах и журналах, а также между заголовками и строка* ми в документах. Распределение типов счетов по приоритетам позволяет влиять на способы раз* решения конфликтов между значениями измерений в программе. Например, если финансовым счетам присвоен более высокий приоритет, чем клиентским, то в слу* чае конфликта между значениями измерений финансового и клиентского счетов отдается предпочтение финансовому счету. В случае конфликта между стандартными измерениями, который не удается разрешить на основе установленных приоритетов, применяются следующие пра* вила. •

• •

Если два счета с конфликтующими значениями стандартных измерений имеют одинаковые приоритеты или относятся к одному типу, конфликт разрешается в пользу счета, введенного последним. Непустые значения измерений обычно имеют более высокий приоритет, чем пустые. В случае конфликта между значениями стандартных измерений, определенны* ми для отдельного счета, и значениями, заданными в таблице счетов, более вы* сокий приоритет имеет значение стандартного измерения отдельного счета. Это связано с тем, что значения стандартных измерений для отдельных счетов обычно устанавливаются с определенными целями. Значения стандартных измерений в таблице счетов могут быть настроены для более общего применения. Примечание. Приоритеты стандартных измерений не отменяют правила учета значений. Если в окне Станд. Измерение Приоритеты одному счету назначается более высокий приоритет, чем другому, однако счету с мень* шим приоритетом назначено правило учета значения Единый Код, то учет проводиться не будет. В журналах таких конфликтов можно избежать, если не использовать балансирующий счет и вводить балансирующую строку отдельной строкой журнала.

114

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 10

НДС и Интрастат Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • •

Обзор Настройка НДС Ручной режим расчета НДС в журналах Расчет НДС в документах продажи и покупки НДС на импорт Корректировки НДС Отчетность НДС Отчет по НДС Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Отчетность Интрастат

Обзор Налог на добавленную стоимость (НДС) является налогом на транзакции. НДС уплачивается конечным покупателем, включая деловых партнеров. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупает* ся товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо предварительно создать учетные группы НДС.

Настройка НДС Принципы формирования учетных групп НДС, как по организациям, так и по товарам, схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных биз* нес*групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов.

Учетные бизнес,группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Бизнес Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне Ндс Бизнес Группа вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков–как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес*групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рассчитывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участвующего в тран* закции.

Глава 10. НДС и Интрастат

115

Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, — например, ЕС или БЛИЖЗАРУБЕЖЬЕ. Код должен быть уни* кальным — один и тот же код не может использоваться в одной таблице дважды. Можно задать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом РОССИЯ в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицам.

Учетные товарные группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Товарная Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно Ндс Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы введите коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды то* варных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом покупаемого товара или типом или ресурсом продаваемого товара. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗ-НДС для групп, к которым не применя* ется НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС25 для групп со ставкой 25% и т. п. Кроме того, в окне НДС Настройка Учета требуется настроить комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Откроется окно Ндс Настройка Учета :

116

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка учета НДС Следует заполнять строки для каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для любой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении или получении скидок. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каж* дой из групп идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Идентифика* тор обычно применяется для настроек со сходными значениями процентной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были созданы на базе ста* вок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении общей настройки учета. Для копирования необходимо ввести значения НДС Бизнес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор строки, в которую предполагается выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и щелкнуть Копировать. В пакетном задании Копир. - Ндс Учет Настройка указать значения НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа строки, из которой предполагается выполнить ко* пирование. Программой будут скопированы из этой строки все или только выб* ранные данные.

Выбранные поля

Описание

НДС % и т.п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов Покупки и Реверс

Глава 10. НДС и Интрастат

117

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В системе доступно четыре способа расчета НДС: Методы

Описание:

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов учетной бизнес*группы и учетной товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается реверс НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС, эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете пла* тежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку оплаты за своевременную оплату, в программе будет заново рассчитана сумма НДС с использованием того же % НДС, который применялся при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким обра* зом, на счете НДС продаж сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой функции необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка.

118

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС для документов Суммы неучтенных документов округляются и отображаются таким образом, кото* рый соответствуют окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на основе сум* мы всех строк данного документа с тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать реверс НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли между компаниями, зарегистрированными как плательщики НДС в дру* гих странах ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с клиентами, рас* положенными в других странах ЕС, следует связаться с национальными налоговыми органами и прояснить, какие правила учета НДС действуют в данном конкретном случае.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС плюсуется к НДС по внутренним продажам и покупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем покупок у компаний стран*членов ЕС (итоговая сумма, на основе кото* рой начисляется НДС) следует отдельно указывать в отчете по НДС. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо: 1. Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета Ндс. 2. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться ре* верс НДС, в поле Обратный НДС Фин. Счет . 3. Назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщи* ка для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистра* ционный номер НДС поставщика в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля. При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа со* здает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до начисления НДС), и указывает сумму реверса НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчете по НДС сумма экс* портных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 10. НДС и Интрастат

119

1. Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. 2. Следует назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компанииклиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента. При учете продаж клиенту из страны*члена ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о реверсе НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Ручной режим расчета НДС в журналах В журналах допускается ручная корректировка рассчитанной в программе суммы НДС. Это может потребоваться при вводе счета поставщика в финансовый журнал, если сумма НДС, рассчитанная программой, отличается от суммы НДС, указанной в полученном от поставщика счете. Как вам уже известно, для выполнения ручной корректировки сумм НДС в Microsoft Dynamics NAV необходимо предварительно указать значение Макс. Разреш. Разница НДС в окне Финансы Настройка . Выбрать поле Разрешить Разницу НДС корректируемого журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны. В окне Фин. Журнал Разделы будет установлен флажок Разрешить Разницу НДС для всех разделов этого журнала. Для отдельного раздела данный флажок может быть снят в любое время в окне Фин. Журнал Разделы . После обновления шаблона журнала можно изменить поле НДС Сумма строки журнала таким образом, чтобы его значение совпало с суммой НДС счета. В про* грамме выполняется автоматическая проверка размера расхождения — он не дол* жен превышать установленное значение. Если расхождение превысило допусти* мое максимальное значение, на экран будет выведено предупреждающее сообщение, в котором указывается сумма максимально допустимого расхождения, и работа пользователя приостанавливается до тех пор, пока имеющееся расхождение не бу* дет уменьшено соответствующим образом. Если расхождение по НДС меньше или равно установленному показателю, оно будет отображено в поле НДС Разница.

Суммы НДС в документах продаж и покупок Суммы НДС в документах продаж и покупок можно отобразить разными способа* ми, в зависимости от типа клиента или поставщика. Также доступно переопределе* ние суммы НДС, рассчитанной программой, чтобы она совпадала с суммой, рас* считанной поставщиком.

Цена единицы товара и сумма строки с учетом и без учета НДС При выборе товара в поле Но документа продажи автоматически заполняется поле Цена Единицы. Цена единицы рассчитывается либо по карточке товара, либо исхо* дя из цен за единицу товара, установленных для конкретного товара и клиента. Зна* чение Строка Сумма рассчитывается только при указании количества для данной строки.

120

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В случае розничных продаж клиентам можно отображать цены в документах про* даж с учетом НДС — как при выводе на экран, так и при распечатке материалов. Для этого следует установить флажок в поле Цены Включают НДС, которое нахо* дится в заголовке документа. Если этот флажок не установлен, в значениях полей Цена Единицы и Сумма Строки Ндс учитываться не будет, что отражается в названи* ях этих полей. Например, в заказе продажи 101017 клиента 20000 флажок в поле Цены Включают НДС снят. При установке флажка Цены Включают НДС производится обновление значе* ний полей Цена Единицы и Сумма Строки, уже с учетом НДС, что также указывает* ся в названиях этих полей. Установите флажок Цены Включают Ндс . При установке этого флажка пользо* ватель уведомляется, что данный параметр изменен. Кроме того, выводится запрос на обновление цены единицы товара в соответствующих строках. В данном случае следует нажать кнопку Да. Убедитесь, что значения полей Цена Единицы и Сумма Строки изменились. Примечание. Следует отклонять запрос на изменение цен в следующих случаях: в строке была вручную введена цена единицы товара без учета НДС, а впоследствии выяснилось, что на самом деле она включала НДС; в строке была вручную введена цена единицы товара с учетом НДС, а впос* ледствии выяснилось, что на самом деле она не включала НДС. Пользователь может настроить для конкретного клиента значение по умол* чанию параметра Цены Включают НДС для всех документов продажи, внеся со* ответствующие изменения в поле Цены Включают НДС в карточке этого клиен* та. В нашем примере флажок Цены Включают НДС для клиента 20000 снят, поскольку флажок Цены Включают НДС был по умолчанию снят в документе продажи. Можно указать, должна ли цена единицы включать НДС или нет. Как пра* вило, цена единицы в карточке товара не учитывает НДС. Однако карточку то* вара можно настроить таким образом, чтобы указываемая в ней цена единицы товара включала НДС. Это удобно при продаже товаров в розницу конечным потребителям. Для определения цены единицы для документов продажи в программе исполь* зуется значение поля Цена Включает НДС из карточки товара. Примечание. Если флажок Цена Включает НДС в карточке товара уста* новлен, необходимо заполнить поле НДС Бизнес Группа (Цена). Програм* ма комбинирует информацию поля НДС Бизнес Группа (Цена) с Ндс Товарная Группа для данного товара, что позволяет определить сумму НДС, включаемую в цену единицы. В следующей таблице приводится обзор используемой в программе процедуры расчета цены единицы товара для документа продажи в случае, если цены не были заданы в окне Цены Продажи.

Глава 10. НДС и Интрастат

121

Флажок Цена Включает НДС в карточке товара

Флажок Цены Включают НДС в заголовке документа продажи

Действие

Снят

Снят

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы без НДС в строках документов продажи

Снят

Установлен

Рассчитывается сумма НДС для единицы товара, которая добавляется к значению поля Цена Единицы карточки товара. Рассчитанная итоговая цена единицы товара вводится в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продаж

Установлен

Снят

Сумма НДС для поля карточки товара Цена Единицы рассчитывается по ставке НДС, относящейся к НДС Бизнес Группа (Цена) и НДС Товарная Группа . Значение поля карточки товара Цена Единицы, уменьшенное на расчетную сумму НДС, затем вводится в поле Цена Единицы без НДС строк документа продажи

Установлен

Установлен

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продажи

Ручная корректировка сумм НДС в документах продаж и покупок Сумма НДС автоматически рассчитывается в программе с использованием учет* ной бизнес*группы НДС клиента и учетной товарной группы НДС товара. Од* нако доступен и ручной режим ввода сумм НДС, если расчетная сумма НДС слег* ка отличается от указанной клиентом или поставщиком (например, из*за округления). Чтобы вручную ввести НДС в документы продажи, прежде всего следует: • •

Указать в поле Макс. Разреш. Разница НДС окна Финансы Настройка допусти* мое расхождение между расчетной суммой и вручную вводимой суммой. Установить флажок в поле Разрешить Разницу НДС в окне Продажи и Клиенты Настройка. Чтобы выполнить корректировку НДС для документа продажи:

• •

Нажать клавишу (F9) (F9), чтобы отобразить окно статистики для заказа. В окне Продажа Заказ Статистика изменения можно вносить только в полеСумма НДС в нижней табличной части . В окне Продажа Счет Статистика измените значение Сумма НДС на вкладке Общее.

122

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Итоговая сумма Сумма НДС для данного счета, сгруппированная по иденти* фикатору НДС, указывается в строках формы статистики. В рассматриваемом примере можно вручную изменять сумму на вкладке Счет в поле Сумма НДС для каждого идентификатора НДС. Сумма корректировки НДС пропорционально делится между строками с одним идентификатором НДС. Если требуется про* верить это действие, можно вставить поле НДС Разница в строки заказа, после* довательно выбрав пункты Вид > Показать Столбец , а затем изменить НДС в форме статистике и просмотреть результат в строках заказа. При учете заказа программой выполняется проверка, в ходе которой определяется, не было ли изменено значение НДС на величину, указанную в качестве максимально допу* стимого расхождения.

НДС на импорт При записи НДС на импорт может понадобиться учесть документ, вся сумма кото* рого рассматривается как НДС. Это необходимо, когда налоговыми органами при* слан счет НДС за импортированные товары. Например, компания A импортировала товаров и должна выполнить учет счета покупки (без НДС) на сумму 100 000,00 рублей. Этот счет покупки учитывается стан* дартным способом, и соответствующая строка настройки учета НДС содержит зна* чение ставки НДС, равное 0. Впоследствии компания получает счет НДС от нало* говых органов. Этот счет НДС отражает расчетную сумму НДС на импорт, составляющую 25% от суммы счета, то есть 25 000,00 рублей. При оплате компани* ей этого счета необходимо создать операцию НДС, где ставка НДС равна 0, а сумма НДС составляет 25 000,00 рублей.

Настройка финансового счета НДС и настройка учета НДС Чтобы отразить НДС на импорт, необходимо создать новый финансовый счет НДС, учетную товарную группу НДС и соответствующую строку настройки учета НДС. • • •

• • •

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар. Добавить в план счетов новый счет, указав в нем Общий Тип Учета, Ндс Бизнес Группу, Ндс Товарную Группу Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Можно использовать любую существующую учет* ную бизнес*группу НДС в комбинации с новой учетной товарной группой НДС ИМПНДС. В поле Тип Расчета НДС нажать кнопку AssistButton и выбрать параметр Полный. В поле НДС % ввести 0. В поле Покупка Ндс Фин. Счет указать финансовый счет, который будет исполь* зоваться для учета НДС на импорт. В этой строке не следует указывать другие финансовые счета.

Глава 10. НДС и Интрастат

123

Учет НДС на импорт с использованием журналов и документов Для учета НДС на импорт в этом примере можно использовать журнал или счет.

Учет НДС на импорт с использованием журнала Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы и заполнить строку журнала следующим образом: Поле

Значение

Дата Учета

Дата

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Фин. Счет

Счет Но.

Номер фин. счета

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

Выбрать соответствующий код

НДС Товарная Группа

Выбрать соответствующий код

Сумма

Сумма

Примечание. При учете сумм полного НДС с использованием журналов достаточно указать номер финансового счета и заполнить поляОбщий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа, чтобы автоматически учесть в программе сумму полного НДС. Настройка значений по умолча* нию для полей Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа финансового счета позволяет автоматически подставлять все све* дения, необходимые для учета суммы полного НДС при вводе финансо* вого счета в журнал. Программой было создано две операции для выбранного финансового счета. Сумма первой равняется 0,00, сумма второй составляет сумму НДС. Для просмотра суммы НДС необходимо в строке меню последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец, выделить поле Сумма НДС и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что для первой записи сумма НДС составляет саму сумму, а для второй — 0,00. Просмотреть строку Ндс Книга Операций можно, воспользовавшись кнопкой Навигатор.

Учет НДС на импорт с использованием счета покупки Вместо финансового журнала для учета счета НДС на импорт можно использовать счет покупки. Для этого необходимо выполнить подготовительные действия, не* сколько отличные от описанных выше. •

Создать карточку поставщика для зарубежного налогового органа, присылаю* щего счет о НДС на импорт. Для этого поставщика должны быть установлены

124

• •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

те же значения полей Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа, что и для фи* нансового счета НДС на импорт. Создать группу общую товарную группу и настроить товарную группу со стандартным НДС. На счете финансовом счете заполнить поле Общая Товарная Группа . Значение НДС товарной группы будет автоматически подставлено в поле НДС Товарная Группа. В окне Общая Настройка Учета создать комбинацию группыОбщая Бизнес Группа Учета и Общая Товарная Группа, указав финансовый счет в поле Покупка Фин. Счета. Примечание. При учете документов покупки необходимо заполнять поля Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа, в противном случае этот документ не может быть учтен. Кроме того, для учета суммы полного НДС потребуется указать номер финансового счета НДС и задать значе* ния в полях, Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа.

Значения Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа копируются из сведений по данному поставщику. Значения Общая Товарная Группа, НДС Товарная Группа и Общий Тип Учета копируются из финансового счета в соответствующей строке по* купки. Значение Покупка Фин. Счет в комбинации Общая Настройка Учета, создан* ной на последнем шаге, представляет собой финансовый счет, на котором учиты* вается НДС на импорт. После завершения настройки можно создать счет и выполнить его учет. При просмотре финансового регистра и регистра НДС учтенного счета можно заметить, что учтенные операции по счету покупки полностью аналогичны опера* циям, учтенным с использованием журнала.

Корректировка НДС В уже учтенные операции НДС допускается вносить изменения. Это позволяет ме* нять итоговые суммы НДС продажи или покупки, не меняя базу НДС. Данная воз* можность может быть использована в случае, если от поставщика получен счет с неверно рассчитанным НДС. Например, в счете покупки сумма без НДС составляет 1000,00, а сумма с вклю* чением НДС равняется 1240,00. При учете данного счета с использованием ком* бинации НДС учетной группы, в которой ставка НДС установлена (правильно) как 25%, соответствующий счет поставщика и счет расчетов с поставщиками бу* дут кредитованы на сумму 1 250,00, а счет НДС по покупкам будет дебетован на 250,00. Чтобы исправить ошибку, подобную приведенной в примере, понадобится на* стройка учета НДС, при которой поле Тип Расчета НДС имеет значение Полный (как описывалось для НДС на импорт). Если один и тот же финансовый счет нельзя использовать в поле Покупка НДС Фин. Счет строки НДС настройка учета, для от* ражения НДС на импорт необходимо создать по меньшей мере одну группу НДС Товарная Группа (например, с кодом Коррект), с помощью которой будут выпол* няться нужные корректировки — даже если уже были настроены одна или несколь* ко комбинаций для обработки НДС на импорт.

Глава 10. НДС и Интрастат

125

При наличии нескольких кодов НДС Бизнес Группа может потребоваться со* здать столько комбинаций новых кодов НДС Товарная Группа, сколько имеется кодов Бизнес-группа. Это зависит от того, сколько корректировок требуется сде* лать и для каких именно поставщиков. Предположим, необходимо исправить операцию НДС, сделанную по счету 5630. Для выполнения корректировки необходимо предварительно разрешить прямой учет по счету 5630. После создания комбинации или ряда комбинаций для учета требуемой операции необходимо выполнить следующие действия: • •

Создать НДС учетную группу НДС Товарная Группа с кодом КОРРЕКТ. Создать комбинацию НДС Настройка Учета групп РОССИЯ и КОРРЕКТ для настройки учета НДС в окнеНдс Настройка Учета. Эта комбинация должна иметь следующие параметры:

Поле

Значение

Тип Расчета НДС

Полный

VAT %

0

Покупка НДС Фин. Счет

5630

•

После выполнения настройки можно учесть корректировку журнала. Ввести в строке финансового журнала следующие ниже данные.

Поле

Значение

Дата Учета

01/25/01

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Финансовый счет

Счет Но.

Корректируемый финансовый счет НДС (5630)

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

РОССИЯ

НДС Товарная Группа

КОРРЕКТ

Сумма

–10,00

Обратите внимание, в поле Сумма необходимо ввести –10,0. Также следует учи* тывать, что в поле НДС База Сумма остается значение 0,00 (данное поле изменить невозможно). • Выполнить учет журнала. После учета журнала счет НДС покупки кредитуется, а счет расчетов с постав* щиками дебетуется на 10,00. Кроме того, создана операция НДС с суммой кредита 10,00. Эти операции можно просмотреть в окне План Счетов в поле Баланс для счета номер 5630, нажав кнопку AssistButton. В окне финансовых операций выбрать со* ответствующую операцию и нажать кнопку Навигатор.

126

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отчетность НДС Система содержит ряд специальных таблиц для управления заданиями, необхо* димыми для выполнения настройки НДС и составления отчетов для таможенных и налоговых органов. Можно использовать эти таблицы для того, чтобы в про* грамме: • • •

выполнялся расчет суммы НДС, подлежащей выплате за период; подготавливался и распечатывался отчет по НДС; создавались отчеты Интрастат — распечатывался список продаж в страны ЕС (с выводом на бумагу или на дискету).

Для каждой учтенной транзакции, включающей НДС, в программе создается операция в окне НДС Операции . Эти операции используются для расчета НДС, подлежащего уплате за данный период. Для определения базы расчета НДС, подлежащего перечислению налоговым органам, используется отчет по НДС. Отчет по НДС составляется в окне НДС Отчет. В этом окне можно выбрать, будет ли отчет по НДС основан на счетах окна План Счетов или на операциях Окна НДС Операции . Преимущество ис* пользования операций по НДС состоит в том, что эти операции можно закрыть посредством учета отчета по НДС. Работая с операциями по НДС, упрощается поиск корректирующих операций по НДС в предыдущих отчетных периодах, для которых составлялся отчет по НДС. Отчет по НДС, как правило, определяется при первичном вводе компа* нии в программу. Настройка данного отчета по компании должна выполнять* ся в окне НДС Отчет в формате, соответствующем требованиям налоговых органов. Далее вы узнаете, как создавать отчет по НДС и определять операции НДС за определенный период.

Создание отчетов по НДС 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Ндс > Ндс Отчеты , чтобы открыть окно Ндс Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

127

2. В поле заголовка Название нажать кнопку AssistButton. 3. В окне НДС Отчет Названия введите новое имя в поле Название — НДС ЕВРОПА, а в поле Описание описание отчета по НДС для стран Европы. 4. Выделить новое имя отчета по НДС и нажать кнопку ОК, чтобы отобразить новое имя в окне Ндс Отчет. Если щелкнуть первую строку, все строки ока* жутся пустыми. Обратите внимание, что расположение и функции столбцов в строках отчета по НДС имеют значительное сходство с финансовым отче* том. Заполните строки отчета. 5. В первую очередь следует решить, как будет рассчитываться отчет по НДС: на основе финансовых операций или операций НДС. В этом примере расчет про* изводится по операциям НДС. После выбора типа операций можно начать ввод строк. 6. В первой строке в поле Описание указать Ежемесячный отчет по НДС , в а поле Тип — Описание. 7. Пропустите одну строку и на следующей строке создайте первую строку отчета, введя в поле Строка Но. значение ВЕЛ1. 8. Введите описание этой строки: Величина отечественного НДС, 25%. 9. Поскольку используются операции НДС, в поле Тип необходимо выбрать пара* метр Группировка Операций Ндс . Для данного поля доступны следующие параметры: Параметр

Описание

Группировка Счетов

Устанавливается при использовании финансовых операций при расчете отчета по НДС. Необходимо указать в поле Группировка Счетов диапазон финансовых счетов, для которых будет вычисляться итоговая сумма

Групировка Строк

Указывается, если в этой строке должны рассчитываться итоговые значения по другим строкам данного отчета по НДС. В поле Групировка Строк необходимо указать, для каких строк будет вычисляться итоговое значение

Описание

Указывается, если строка должна содержать только текст или специальные символы

10. В поле Общий Тип Учета указать значение Продажа, чтобы работать только с операциями НДС, созданными в результате учета продаж. Можно также выпол* нять фильтрацию по операциям покупки и операциям отчета по НДС. Это поле требуется заполнять только при выборе в поле Тип значения Группировка Операций НДС. 11. Выбрать для учетной бизнес*группы НДС код РОССИЯ, а для НДС учетной товарной группы НДС — НДС 25. Эти поля требуется заполнять только в том случае, если в поле Тип указан параметр Группировка Операций Ндс. 12. Поле Тип Суммы должно быть заполнено только в том случае, если в поле Тип выбран параметр Группировка Операций НДС. Доступны следующие па* раметры:

128

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Параметр

Описание

Пусто

Итоговые суммы не вычисляются

Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Сумма НДС выбранных операций НДС

База

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю База Сумма выбранных операций по НДС

Нереал. Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Нереал. НДС Сумма выбранных операций НДС

Нереал. База

В данной строке вычисляется итоговая сумма нереализованного НДС по полю Нереал. База Сумма выбранных операций НДС

Для текущей строки следует выбрать Сумма. 13. В поле Расчет с определяется знак рассчитываемой суммы. Выбрать значение Знак, чтобы использовать знак операций НДС, илиПротивоположный Знак, что* бы применить обратный знак. В данном примере это поле следует оставить без изменений. 14. Если установлен флажок Печать, данная строка будет печататься в отчете В поле Печать с можно определить знак, с которым данная сумма будет выведена на печать. Параметры данного поля аналогичны параметрам поля Расчет с. Если установить флажок в поле Новая Страница, то после распечатки данной строки печать будет продолжена с новой страницы. В нашем примере эти поля менять не следует. 15. В следующей строке указать те же параметры, что и в предыдущей строке, за исключением указанных ниже изменений: Поле

Значение

Линия Но.

ВЕЛ2

Описание

Величина отечественного НДС, 10%

НДС Товарная Группа

НДС 10

16. В последней строке указать следующие значения: Поле

Значение

Строка Но.

ВЕЛ 3

Описание

Величина отечественного НДС

Тип

Групировка Строк

Групировка Строк

ВЕЛ1..ВЕЛ2

Печать отчета по НДС Периодически в налоговые органы необходимо предоставлять печатные отчеты, детализирующие транзакции по НДС. Чтобы вывести на печать отчет по НДС, не* обходимо последовательно выбрать пункты Функции > Печать в окне НДС Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

129

На вкладке НДС Отчет Раздел для данного отчета можно указать значения по* лей НДС Отчет Название Шаблона и Название. На вкладке НДС Отчет Строка можно отфильтровать номера строк, кото* рые требуется вывести на печать. Поля НДС Отчет Название Шаблона и Название Выписки заполняются автоматически на основе отчета по НДС, отобра* жаемого в окне НДС Отчет при последовательном выборе пунктов Функции > Печать. На вкладке Настройка с помощью полей Дата Начала и Дата Конца определяет* ся отчетный период для данного отчета. Можно также выполнить фильтрацию по типу операции НДС, чтобы вывести на печать итоговые показатели, основанные на любой комбинации открытых или закрытых операций НДС. Кроме того, допус* кается округление сумм в отчете до целых величин и печать отчета в дополнитель* ной валюте. Чтобы выполнить предварительный просмотр выводимого на печать отчета, необходимо последовательно выбрать пункты Ндс Отчет > Просмотр в окне НДС Отчет. Аналогичные возможности доступны и на вкладке Настройка окна НДС Рас* чет Просмотр отчета по НДС. Здесь можно ввести фильтр даты, а также выб* рать, какие операции НДС будут включены в отчет — открытые или закрытые, попадающие в данный период или лежащие за его пределами. Кроме того, мож* но детализировать любую из сумм в поле Сумма Столбца и просмотреть опера* ции НДС или финансовые операции, по которым вычисляется итоговое значе* ние.

Отчет по НДС Периодически требуется перечислять сумму чистого НДС в налоговые органы. Для этого используется пакетное задание Вычисление и Учет Отчета НДС. Выполнение этого задания позволяет рассчитать отчет по НДС на основе открытых операций НДС за предыдущие отчетные периоды. Данное пакетное задание можно использовать сколь угодно часто для определе* ния взносов по НДС. Для каждой учетной группы НДС (то есть для каждой комбинации учетной биз* нес*группы НДС и учетной товарной группы НДС в окне НДС Настройка Учета) с помощью этого пакетного задания можно найти все записи НДС в окне Ндс Книга Операций. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Опера* ции > Периодич. Задания > Ндс > Вычисление И Учет Отчета Ндс. Откроется окно Вычисление и Учет Отчета НДС. 2. На вкладке Ндс Настройка Учета можно отфильтровать данные по любому из полей таблицы настройки учета НДС, в том числе по учетной бизнес*группе НДС и учетной товарной группе НДС. 3. Перейти на вкладку Настройка.

130

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. В полях Дата Начала и Дата Конца указать период времени, в котором должны находиться зачитываемые операции НДС. 2. В поле Дата Учета указать учетную дату отчета. 3. Перед выполнением пакетного задания необходимо заполнить поле Документ Но. 4. В поле Зачет Фин. Счет введите финансовый счет, на который будет перево* диться сальдо операций НДС для продаж и покупок. В демонстрационном при* мере для этого служит счет пассива НДС оплачив (счет номер 5710). При установке флажка в поле Показать НДС Операции в отчете выводятся все операции НДС, используемые для расчета сумм по каждой из учетных групп НДС. Если этот флажок не установлен, отображается только общее сальдо для каждой из учетных групп НДС. Если установлен флажок в поле Учет и предполагается печать или предвари* тельный просмотр отчета, учет отчета в пакетном задании будет выполнен только после того, как пользователь подтвердит необходимость выполнения учета. Если этот флажок не установлен, но отчет планируется вывести на печать или предвари* тельный просмотр, будет распечатан пробный отчет. Операции НДС закрываются только после учета данного отчета по НДС. Когда сумма НДС переводится на счет отчета по НДС, счет НДС покупки кре* дитуется, а счет НДС продажи дебетуется на сумму, определяемую для периода от* чета по НДС. Номера счетов можно просмотреть в окнеНДС Настройка Учета. Счет для отчета по НДС кредитуется на величину чистой суммы (или дебетуется, если сумма НДС покупок больше). Когда операции НДС закрываются, в окне НДС Книга Операций устанавливает* ся флажок Закрыто. Номер зачетной операции, закрывшей данную операцию по НДС, автоматически подставляется в поле Закрыта Операцией Но. Однако это происходит только в том слу* чае, если данную сумму необходимо перевести с одного финансового счета на другой. Примечание. После учета операций по НДС и присвоения им статуса зак* рытых их нельзя открыть повторно. Однако по этим закрытым операци* ям по*прежнему допускается составление отчетов НДС.

Глава 10. НДС и Интрастат

131

Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Чтобы настроить учетные группы НДС, необходимо предварительно создать коды учетной бизнес*группы НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Когда создание этих кодов будет за* вершено, в окне НДС Настройка Учета вводятся сведения, соответствующие конк* ретным комбинациям учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. К настоящему моменту вы изучили, как выполнять простую настройку учета НДС, включая поля НДС %, Покупка НДС Фин. Счет, Продажа НДС Фин. Счет, Обратный НДС Фин. Счет и Тип Расчета НДС . Теперь вам предстоит узнать о на* значении других полей в окне Ндс Настройка Учета.

Нереализованный НДС Поле Нереализованный НДС в окне Финансы Настройка используется для обра* ботки нереализованного НДС. В окне НДС Настройка Учета затем можно указать, как будет определяться нереализованный НДС и когда он будет распознаваться. Как правило, НДС начисляется при создании счета, однако до оплаты этого счета НДС считается нереализованным. Таким образом, может понадобиться записывать НДС до оплаты счета как нереализованный. С помощью поля Тип Нереал. НДС в окне НДС Настройка Учета определяется, как и когда происходит реализация Ндс. По умолчанию это поле остается пустым, указывая, что для данной комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной то* варной группы нереализованный НДС не рассчитывается. Для расчета нереализованного НДС можно применить один из пяти следующих методов: Тип нереализованного НДС Описание Процент

Каждый платеж покрывает как НДС, так и сумму счета пропорционально проценту опплаты по оставшейся сумме счета. Оплаченная сумма НДС переводится со счета нереализованного НДС на счет НДС Первый Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС, а затем сумму счета. В этом случае сумма, переводимая со счета нереализованного НДС на счет НДС, будет всякий раз равна сумме платежа до тех пор, пока не будет оплачен весь НДС Платежи покрывают сначала сумму счета, а затем сумму Последний НДС. В этом случае со счета нереализованного НДС на счет НДС не производится перемещения сумм до тех пор, пока не будет оплачена общая сумма счета за вычетом НДС Первый Оплаченный Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Первый), однако сумма со счета нереализованного НДС на счет НДС не перемещается до уплаты полной суммы НДС Последний Оплаченный Платеж в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Последний), однако сумма на счет НДС не переводится до полной оплаты НДС

132

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При выборе типа нереализованного НДС необходимо указать счета, на которых будет учитываться нереализованный НДС, в поляхПродажа Нереал. НДС Фин. Счет, Покупка Нереал. НДС Фин. Счет и Обратный Нереал. Ндс Фин. Счет .

Корректировка НДС по скидкам с оплаты При учете счета со скидкой по оплате создаются операции НДС и клиентские опера* ции на полную сумму счета и НДС, как если бы реализация скидок не выполнялась. Если скидка рассчитана по полной стоимости счета, включая НДС, и счет оплачен вовремя, что позволяет реализовать скидку по оплате, операция НДС и клиентская операция исправляются таким образом, чтобы отразить данную скидку. Суммы НДС для счетов со скидкой по оплате пересчитываются в программе, если установлен флажок Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка. Од* нако в окне НДС Настройка Учета необходимо указывать конкретные комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп, для которых будет выпол* няться перерасчет. Установка флажкаКорр. для Скидки Оплаты в окне Ндс Настройка Учета для определенной комбинации учетных бизнес*групп НДС означает, что дан* ная сумма НДС подлежит перерасчету. Примечание. При установке флажка Скидка Оплаты без НДС в окне Финансы Настройка флажок Корр. Для Скидки Оплаты должен быть снят. Расчет скидки по оплате в этом случае производится по сумме без учета НДС, что делает корректировку суммы НДС неактуальной.

Отчетность Интрастат Все торговые предприятия, находящиеся в странах ЕС, должны отчитываться о своей торговле с предприятиями других стран ЕС. В программе это называется отчетностью Интрастат. Для составления регуляр* ных отчетов Интрастат следует использовать окно Журнал Интрастат. Чтобы операции с товаром содержали требуемые сведения, в момент их импорта программой в строку журнала Интрастат необходимо ввести соответствующие данные в следующие таблицы, вызываемые с помощью подменю Настройка в меню Финансы: Таблица/окно

Команда меню Финансы

Требуемые сведения

Тарифные Номера

Настройка > Интрастат > Тарифные Номера

Типы Транзакций

Настройка > Интрастат > Типы Транзакций

Опубликованные тарифные номера для продаваемых и покупаемых товаров Двадцать два встроенных в Интрастат типов и кодов транзакций

Методы Перевозки

Настройка > Интрастат > Методы Перевозки

Семь встроенных в Интрастат методов и кодов транспортировки

Для выполнения учета продаж и покупок в программе необходимо предвари* тельно заполнить эти таблицы. В разбираемых примерах указанные сведения уже имеются. Введя эти данные, для каждого из товаров необходимо назначить тариф*

Глава 10. НДС и Интрастат

133

ный номер на вкладке Внешняя Торговля карточки этого товара. На вкладке Внешняя Торговля определяются для каждого документа покупки и продажи значения Тип Транзакции и Метод Перевозки. В меню настройки Интрастат можно также указать спецификации транзак* ций и области, в которых будут содержаться дополнительные сведения по типу транзакции и странам. Предоставляется возможность указать таможенные пун* кты, например, аэропорт Домодедово. После создания таможенных пунктов их можно выбирать в полях Таможня строк продажи и покупки. Эти сведения также копируются из операций по данному товару при создании журнала Интрастат.

Журналы Интрастат Настройка разделов журнала Интрастат исключительно важна, поскольку она оп* ределяет фильтр даты для включаемых в отчет операций. Разделы журнала Интрастат отличаются от разделов иных журналов, используемых в программе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Интрастат > Интрастат Журнал Шаблоны . В окне Интрастат Журнал Шаблоны можно создать ряд шаблонов, если пла* нируется использовать несколько различных форм. выбрать пунктыШаблон > Разделы.

В окне Интрастат Журнал Разделы указать значение поля Статист. Период, оп* ределяющее, какие операции будут перемещаться пакетным заданием Получить Товарные Операции в журнал Интрастат. Отчеты Интрастат представляются ежемесячно, поэтому формат поля Статист. Период должен представлять собой 4*значное число ГГММ, где ГГ отражает две последние цифры отчетного года, а ММ — цифры соответствующего месяца, на* пример, число 0201 будет обозначать январь 2002 года. В поле Идентификатор Валюты вводится валюта отчета, например Датская кро* на или Евро. Если оставить это поле пустым, операции будут отражаться в рублях. Если требуется печать сумм в дополнительной валюте отчета, следует указать это в поле Дополн. Отчетная Валюта .

134

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Отчет Сдан указывает, была ли предоставлена отчетность по операциям соответствующего отчетного периода в налоговые органы. Это поле автоматически заполняется при выполнении пакетного задания Интрастат — Создать Дискету. Од* нако оно может быть изменено, если потребуется заново составить отчет. Примечание. Поскольку отчетность Интрастат, как правило, предостав* ляется ежемесячно, рекомендуется создать 12 заданий на базе одного шаб* лона — 12 отдельных журналов Интрастат для каждого месяца. Для создания журнала Интрастат необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать новый раздел журнала Интрастат для отчетного периода. 2. Перейти в меню Продажи и маркетинг и создать счет продажи для отчета, ис* пользуя журнал Интрастат: Поле

Значение

Продажа Клиент Но.

Код клиента

Дата Учета

дата

Дата Документа

Дата

3. На вкладке Внешняя Торговля в заголовке счета ввести следующие ниже коды еще ДО создания строк продажи. Если эти данные вводятся поле того, как стро* ки уже созданы, их придется добавлять для каждой строки отдельно. Поле

Значение

Тип Транзакции

11

Метод Перевозки

3

4. Ввести строки счета в соответствии со следующими ниже указаниями. Если будут выведены предупреждения по складу, нажать кнопку Да, чтобы отме* нить их. 5. Выполнить учет счета, последовательно выбрав пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Интрастат Журналы . 6. В поле Имя Раздела выбрать пакетное задание и нажать кнопку Получить Операции. Будет открыто пакетное задание Получить Товарные Операции с датами начала и конца операций, определенными в соответствующем разделе журнала. В поле Себестоимость Рег. % введите процентную надбавку на фрахт и страхование к статис* тическому значению каждой из операций. 7. Нажать кнопку ОК для запуска пакетного задания. В окне журнала Интрастат будут отображены операции Интрастат за январь 2002 года. При нажатии кнопки Печать становятся доступны функции завершения от* чета. Рекомендуется использовать эти функции в порядке их отображения.

Глава 10. НДС и Интрастат

135

Команда печати

Описание

Проверочный Отчет

Отчет Интрастат — Тест представляет собой печатный проверочный отчет, позволяющий проверить правильность указанных в журнале сведений

Форма

Отчет Интрастат — Форма содержит все сведения, необходимые для заполнения официальной формы Интрастат, используемой налоговыми органами данной страны. Необходимо распечатать отдельный отчет по отгрузке и приемке товара

Создать Дискету

Кроме заполненной формы, необходимо предоставить в налоговые органы ряд компьютерных файлов, содержащих информацию по транзакциям за отчетный период. Для создания требуемых файлов может использоваться пакетное задание Интрастат — Создать Дискету. Необходимо создать отдельный файл по отгрузке и приемке товара. В результате выполнения этого пакетного задания будет установлен флажок в поле Отчет Сдан для соответствующего раздела в окне Интрастат Раздел Журнала и будет заполнено поле Внутренний номер ссылки в каждой строке журнала в данном разделе

136

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 11

Журналы Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Журналы и разделы Типовые журналы Учет корректировок в финансовых журналах

Обзор В этой главе дается обзор журналов и разделов журнала, разбирается нумерация жур* налов, рассматривается создание шаблона журнала, разделов, журналов, типовых журналов, а также учет корректировок с использованием финансовых журналов.

Журналы и разделы журнала Общие сведения по журналам и разделам журнала С помощью финансовых журналов можно вводить данные в финансовые и прочие счета, например счета клиентов, счета поставщиков и банковские счета. Система ввода дан* ных в журнал имеет три уровня: шаблоны журнала, разделы журнала и строки журнала.

Шаблоны журнала Журналы используются для различных типов и групп операций, таких как покуп* ки, платежи, продажи и расчеты с клиентами. Для создания каждого из типов жур* налов применяется свой шаблон журнала. Шаблоны журналов содержат базовую структуру журнала, где можно указать значения по умолчанию для всех разделов, созданных с использованием этого шаблона.

Разделы журнала Разделы журнала создаются на базе шаблонов. Все разделы, созданные на основе одного шаблона, имеют одинаковые структуру, параметры по умолчанию и сведе* ния, определяемые в шаблоне. Однако все эти настройки являются значениями по умолчанию, поэтому допускается их изменение для конкретного раздела журнала. Как правило, разделы применяются для разграничения операций различных пользо* вателей. Например, Станислав и Екатерина работают с операциями финансового журнала. Станислав обычно создает операции и выполняет их учет после того, как они утверждены. Чтобы введенные Екатериной операции не смешивались с запи* сями Станислава, этим двум пользователям можно назначить разные разделы.

Глава 11. Журналы

137

Строки журналов Строка журнала представляет собой совокупность подлежащих учету операций жур* нала. К сведениям, вводимым в строки журнала, относятся номер счета, дата учета, а также сумма журнала. На следующем рисунке демонстрируется структура журнала:

Все три указанных выше слоя постоянно доступны, однако в окне журнала все* гда отображаются лишь строки журнала и название раздела. Если не созданы до* полнительные шаблоны и разделы журнала, используются стандартные шаблоны и раздел СТАНДАРТ. Однако при добавлении нового шаблона или раздела журнала все шаблоны и разделы отображаются в списке элементов, доступных для выбора.

Создание шаблонов журнала 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Общее > Журналы Шаблоны .

138

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Фин. Журнал Шаблоны содержит список стандартных шаблонов журнала, доступных для данной компании. Шаблоны журнала должны отражать транзакции, к которым относится этот журнал. Например, журнал ОБЩИЙ содержит следующие поля: Поле

Описание

Название и Описание

Код и описание, характеризующие данный шаблон журнала

Тип

Тип журнала определяет структуру окна журнала.например, отображаемые в нем поля.Можно выбрать один из следующих типов: Общий, Продажи, Покупки, Кассовые поступления, Платежи и ОС и пр.

Типовой

Определяет, может ли использоваться данный шаблон для создания типовых журналов. Если установлен флажок в поле Типовой, поле Серия Номеров должно оставаться пустым

Бал.Тип Счета и Бал.Счет Но

Используется для добавления балансирующего счета по умолчанию для всех строк журнала всех разделов, созданных на базе данного шаблона. Этот счет по умолчанию может быть изменен для конкретного раздела или отдельной строки

Серия Номеров

Определяет серию номеров по умолчанию, применяемую при нумерации документов в строках разделов журнала, созданных на базе данного шаблона.Если оставить это поле пустым, потребуется вручную вводить номера документов в строках этих разделов журнала.Следует запомнить, что поле Ручная Нумерация в окне Серия Номеров не оказывает какого*либо влияния на журналы

Учетная Серия Номеров

Позволяет выбрать серию номеров, назначаемых документам в операциях, учтенных из данного шаблона журнала. Номера документов при желании можно назначать только при выпол* нении учета журналов. В этом случае следует оставить поле Серия Номеров пустым и заполнить поле Учетная Серия Номеров. Кроме того, можно заполнять строки журнала с помощью одной серии номеров, а для нумерации учтенных строк журнала применять другую серию номеров. В этом случае следует ввести в поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров разные коды серий номеров. При учете журнала значение поля Документ Но строки журнала автоматически заменяется программой следующим номером серии

Код Источника

Позволяет указать код источника, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Код Причины

Позволяет указать стандартный код причины, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Проверять Баланс Определяет, требуется ли составлять баланс для документов, по Документу учтенных в данном общем шаблоне, по номеру и типу доку* мента. Если это поле оставлено пустым, баланс для журнала составляется только по дате

Глава 11. Журналы

139

Поле

Описание

Коп. Настройку НДС в Строки

При установке этого флажка в строках выбранного шаблона журнала автоматически подставляются значения поля Общий Тип Учета и учетных групп НДС для счетов и балансирующих счетов. Этот параметр используется по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако значение параметра можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Разрешить Разницу НДС

Установка этого флажка означает, что в журналах допускается ручная корректировка сумм НДС. Флажок установлен по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако его значение можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Создание раздела журнала Чтобы открыть разделы журнала, необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Финансовые Журналы и в окне Финансовый Журнал нажать кнопку AssistButton в поле Имя Раздела. Будет выведен список текущих разделов, основанных на шаблоне журнала ОБЩИЙ. Альтернативный способ просмотра существующих разделов состоит в сле* дующем: выбрать шаблон журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны , а затем необхо* димо последовательно выбрать пункты Шаблон > Разделы. Поля Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. .данные разделы журнала основаны на шаб* лоне журнала ОБЩИЙ, который не имеет балансирующего счета. Если в новом раз* деле нет балансирующего счета, указанные поля следует оставить без изменений. Поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров.разделы в этом примере основы* ваются на шаблоне журнала ОБЩИЙ. В результате в поле Серия Номеров автома* тически подставляются значения Серия Номеров, определенные в шаблоне журна* ла. Если нужно использовать серии номеров, назначенные в шаблоне, следует сохранить в поле Серия Номеров значение ФЖУР-ОБЩ, а поле Учетная Серия Номеров оставить пустым. Поля Код Причины , Коп. Настройку НДС в Строки и Разрешить Разницу НДС . Если нет специальных кодов причин и настроек НДС, следует оставить в этих по* лях значения по умолчанию, скопированные из шаблона журнала ОБЩИЙ.

Автоматическая нумерация в журналах Чтобы использовать автоматическую нумерацию, необходимо определить коды и строки серий номеров. После этого в каждом шаблоне или разделе журнала требу* ется ввести в поле Серия Номеров код серии номеров. Если указать код серии номе* ров в шаблоне журнала, этот код будет скопирован во все разделы, созданные на базе данного шаблона, однако для любого из таких разделов этот код можно изме* нить или удалить. Если код не указан в шаблоне, то для выполнения автоматичес* кой нумерации необходимо его указать в каждом разделе журнала отдельно.

140

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ручная нумерация в журналах Чтобы вручную нумеровать документы в разделе журнала, оставьте поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров для этого раздела пустыми. Можно установить руч* ную нумерацию для одного или нескольких разделов и автоматическую нумерацию для остальных. Например, в разделах финансового журнала можно указать ручную нумерацию документов для раздела КАССА и автоматическую нумерацию для раз* дела СТАНДАРТ. Это означает, что поле Серия Номеров строки с именем КАССА должно быть очищено, однако в строке с именем СТАНДАРТ следует оставить код Фжур-Общ.

Создание операций журнала Для создания операций необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы. 2. В поле Имя Раздела нажать кнопку AssistButton и выбрать конкретный раздел. 3. Указать дату в поле Дата Учета. Примечание.Чтобы указать в поле даты текущую дату, можно ввести T и нажать клавишу Ввод.В данное поле будет автоматически подставлена сегодняшняя дата, которой считается системная дата клиентского компь* ютера.Кроме того, можно ввести значение Пон, чтобы получить день не* дели, или W, чтобы использовать установленную в системе дату работы. 4. Выбрать, если это необходимо, значение в поле Тип документа. 5. В поле Номер документа оставить автоматически подставленный номер или из* менить его на определенный. Если речь идет о простой корреспонденции между жвумя финансовыми счетами, то в поле Тип Счета следует нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Фин. Счет. 6. В поле Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать счет и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что в поле Описание было автоматически подставлено на* звание счета. Это позволяет дополнительно убедиться, что счет выбран верно. Мож* но ввести собственное описание, например объяснение причины этой транзакции. 7. В поле Сумма ввести положительное значение 60,00, чтобы выполнить для ука* занного счета дебетовую операцию. В финансовом журнале положительная сумма отражает дебет по счету, указан* ному в поле Счет Но., а отрицательная сумма.кредит по данному счету. 8. В поле Бал. Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать балансирующий фи* нансовый счет и нажать кнопку ОК. 9. Щелкнуть следующую строку журнала. Создана новая строка. Обратите внимание, что в новой строке указана та же дата, а номер документа указан как номер предыдущей строки + 1. Это связано с тем, что предыдущая строка журнала была сбалансирована. Поэтому система ожи* дает ввода новой операции. Однако необязательно заполнять поля Бал. Тип Счет и Бал.Счет Но. для каждой строки журнала. Можно создать балансирующую строку

Глава 11. Журналы

141

журнала позже. Поле Общий Баланс в нижней части окна обновляется с вводом в раздел каждой новой строки журнала. Строки журнала считаются сбалансированными, если значение поля Общий Баланс равно 0. Нельзя выполнить учет несбалансированных строк. Примечание. При нажатии клавиши (F8) предыдущее поле или операция автоматически копируются в новую строку. Не все доступные поля отображаются в данном окне. Это объясняется тем, что полей слишком много и выводить их все на просмотр непрактично. Для каждой из компаний существуют свои параметры отображения элементов каждого из экра* нов. В программе имеется средство под названием Скрыть/Показать, с помощью которого пользователь может настроить вид окна. Если какой*то столбец не виден, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке столбца и выбрать команду Показать столбец. Установить флажок ря* дом с полем Отдел Код и нажать кнопку ОК. На экран выводятся все поля, отмеченные флажком в окне Показать Столбец.

Учет операций журнала Если перед выполнением учета требуется просмотреть пробный отчет, необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Тестовый Отчет . Выбор команд Учет > Выверить позволяет проверить, какое влияние окажет журнал на счета, которые были настроены для проведения выверки. При выполнении учета журнала можно также распечатать копию этого журна* ла. В данном примере мы ограничимся учетом журнала. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Учет. 2. Для подтверждения нажать кнопку Да. Будут учтены все видимые в журнале сбалансированные строки. Если к строкам журнала применен фильтр поля или таблицы по конкретным значениям полейДата Учета и Номер документа, будет выполнен учет только тех строк, которые остались видимыми после применения фильтра. Операции, которые в результате фильтрации оказались скрыты, не будут учте* ны, даже если являются сбалансированными. Можно выполнить учет для нескольких разделов одновременно, последователь* но выбрав в окне Фин. Журнал Разделы пункты Учет > Учет. В результате будет вы* полнен учет всех строк всех разделов, отображаемых в окне Фин. Журнал Разделы. Результат учета журнала можно узнать, просмотрев последнюю операцию фи* нансового регистра. Необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > История > Регистры , чтобы отобразить созданные финансовые операции.

Типовые журналы Если приходится часто и с незначительными изменениями учитывать определен* ные транзакции, удобно использовать типовые журналы. Типовой журнал это фи* нансовый журнал со специальными полями для управления типовыми транзакци* ями. Окно Типовой Финансовый Журнал можно открыть выбором команды Типовые Журналы подменю Периодич. Задания меню Финансы в любом из следующих моду* лей приложения:

142 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Финансовые операции Клиенты Расчеты Поставщики Расчеты Основные средства

Кроме того, в меню Покупка модуля Товары И Себестоимость доступно созда* ние типовых журналов товаров и комплектов, а в подменю Планирование Ресурсов меню Периодич. Задания.типовых журналов ресурсов и работ. Это не означает, что для этих журналов может выполняться финансовый учет, поскольку для учета све* дений по товарам и работам применяются особые функции учета, а для журналов ресурсов финансовый учет не ведется в принципе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Типовые Журналы .

Строки в окне Типовой Финансовый Журнал основаны на той же таблице, что и в окне Финансовый Журнал. Чтобы создать типовой журнал, заполните поля в окне Типовой Финансовый Журнал . Варианты значения поля Метод Повтора. Метод

Описание

Примеры

F Фиксир. Применяется, когда сумма журнала одинакова для всех периодов. Сумма в строке журнала сохраняется после учета

Ежемесячная уплата заранее рассчитанной годовой страховой премии в течение года. Запись счетов с фиксированной суммой в отсутствие платежных документов (например, уборка помещений по контракту)

V Перем.

Запись счетов с разной суммой без применения платежных документов (например, канцелярские принадлеж* ности, техобслуживание). Запись продаж регулярным клиентам без использования платежных документов

Используется, если сумма журнала отличается для различных периодов. Сумма строки типового журнала удаляется после его учета

Глава 11. Журналы

143

Метод

Описание

Примеры

B Баланс

Баланс счета данной строки распределяется по прочим счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. В результате баланс счета для данной строки равен нулю. Не забудьте заполнить поле Распределение % в окне Распределения.

Периодическое распределение расхо* дов между отделами. Периодическое распределение по нескольким особым счетам накладных расходов, учтенных на одном расходом счете. Распределение межфирменных расходов

RF Реверс. Сумма в строке журнала сохраняется после учета, Фикс. а балансирующая операция будет учтена на следующий день

Накопление в течение месяца расходов по уборке, не уплаченных до начала следующего месяца

RV Реверс. Сумма в строке журнала после учета удаляется, а учет Перем. балансирующей операции выполняется на следующий день

Накопление в течение месяца счетов за электричество, не оплаченных до конца первой недели следующего месяца. Накопление в течение месяца прибыли за отгруженные товары, по которым не выставлен счет

RB Реверс. Баланс счета данной строки распределяется по прочим Баланс счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. Баланс счета становится равен нулю. Балансирующая операция учитывается на следующий день

Те же примеры, что и для метода Баланс, но распределения имеют временный характер. (Например, распределения являются временными, поскольку они представляют собой лишь оценочные величины для периодической отчетности.)

В поле Период Повтора следует ввести так называемую формулу даты, напри* мер, 2Д = 2 дня, 1М = 1 месяц. Эта формула определяет следующую дату, которая появится в поле Дата Учета после выполнения учета. Например, если вводится 1М и дата учета составляет 01/ 15/01, эта дата после учета журнала изменится на 02/15/01. Если требуется учитывать данную операцию в последний день каждого месяца, начиная с текущего, можно выполнить одно из следующих действий: •

•

Учесть первую операцию в последний день месяца и ввести формулу 1Д+1М*1Д (1 день + 1 месяц . 1 день). С помощью этой формулы дата вычисляется коррек* тно независимо от количества дней в том или ином месяце. Учесть первую операцию в произвольный день месяца, а затем ввести формулу: 1М+ТМ. С помощью этой формулы программа вычислит один полный месяц + остающиеся дни текущего месяца.

144

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Учет начислений за месяц, которые должны быть аннули* рованы в следующем месяце (методы Реверс. Фикс, Реверс. Перем и Реверс. Баланс), следует выполнять в последний день месяца. Первая опе* рация Должна быть учтена в последний день текущего месяца, а значение Период Повтора должно равняться либо 1Д+1М*1Д, либо 1М+ТМ. Это гарантирует, что реверсирование будет учтено в первый день следующе* го месяца.

Значение в поле Дата Учета должно соответствовать установленной в системе дате работы или предшествовать ей, чтобы учет типового журнала выполнялся кор* ректно. Например, если текущая дата составляет 01/31/.01, нельзя учесть операции с датой 02/01/01. Если для данного раздела журнала не установлена автоматическая нумерация, номер документа необходимо ввести вручную. Если поле Документ Но. в строке оставлено пустым, можно ввести формулу, по которой будет указываться номер документа для каждой последующей опе* рации. Номер документа автоматически обновляется при учете журнала. Одна* ко если для поля Учетная Серия Номеров выбранного раздела журнала установ* лена заранее определенная последовательность номеров, ручной ввод номеров недоступен. Для образования серии номеров можно использовать текст и специальные бук* венные коды: • • • • •

%1 %2 %3 %4 %5

номер текущего дня номер текущей недели номер текущего месяца название текущего месяца название текущего отчетного периода

Если в журнале несколько строк, тот же номер будет сохраняться в ряде строк до достижения нулевого баланса журнала. В следующей строке будет введен следую* щий номер. Поле Дата Окончания Действия ограничивает период учета, так как в нем указы* вается последняя дата повторения данной операции. Если дата не указана, эта строка журнала будет учитываться до тех пор, пока не будет удалена или не будет заполне* но поле Дата Окончания Действия .

Распределения Типовые операции не имеют балансирующих счетов. Следует вводить отдельную строку, содержащую компенсирующую сумму, либо распределить эту операцию по другим счетам с помощью окна Распределения. Чтобы указать распределение для строки типового журнала, выделить эту стро* ку в окне Типовой Финансовый Журнал и необходимо последовательно выбрать пун* кты Строка > Распределения .

Глава 11. Журналы

145

Сумму строки можно распределить по различным счетам и измерениям. Используется один из следующих методов распределения: • • •

•

Распред. Кол-во.распределение суммы пропорционально количеству. Например, можно распределить сумму пропорционально количеству сотрудников в отделе. Распределение %.распределение суммы по процентам. Сумма.если выбраны поля Распред. Кол-во или Распределение % , в этом поле рассчитывается распределенная сумма. Однако допускается ввод в этом поле рассчитанной вручную распределенной суммы. Распределение можно применять в сочетании с методами повтора. Метод Баланс подразумевает обязательное использование распределения, поскольку не* возможно выполнять учет на балансовом счете в другой строке журнала.

При использовании метода Баланс не требуется вводить сумму. Это связано с тем, что в программе определение сумм, учитываемых с баланса счета данной стро* ки, воспринимается, как часть процесса учета. При использовании метода Баланс просмотр распределенных сумм становится возможен только после учета типово* го журнала. В тестовом отчете не отображаются рассчитанные суммы распределе* ния. После ввода строк с распределениями закройте окно Распределения. В окне Типовой Финансовый Журнал теперь заполнено поле Распред. Сумма (РУБ). Если строка типового журнала указана в рублях, поле Распред. Сумма (РУБ) должно соответствовать полю Сумма, но иметь противоположный знак. Примечание. Поля НДС могут быть заполнены или в строке типового жур* нала, или в строке журнала распределения, но не в обоих журналах одно* временно. Это означает, что поля НДС могут быть заполнены в журнале распределения только в том случае, если они не заполнены в типовом журнале. Если поле Метод Повтора в типовом журнале имеет значение Баланс или Реверс. Баланс, любые коды значений измерений в типовом журнале будут игнориро* ваться при нулевом балансе счета.

146

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Запись начислений Ввод начисленных прибылей и убытков осуществляется в конце отчетного периода, что обеспечивает включение в финансовую отчетность всех прибылей и убытков за истекший период. Данные начисления реверсируются из книги в начале следующего отчетного периода. Для записи начислений идеально подходит типовой журнал.

Учет корректировок в финансовых журналах Учет финансовых журналов Для учета транзакций финансовых и банковских счетов, счетов клиентов, постав* щиков и основных средств следует использовать окно Финансовый Журнал. В фи* нансовом журнале можно вводить соответствующие сведения по данной транзак* ции, например дату учета, сумму и учитываемые счета. Вводимые в журнал сведения являются временными, пока находятся в журнале, и могут быть изменены. Будут рассмотрены следующие процессы: • • •

вставка строк локальной валюты с округлением; учет строк операций корректировки; учет журнала.

Вставка строк конвертации в национальную валюту с округлением В случае ввода сумм в финансовый журнал в иностранной валюте они будут авто* матически конвертироваться в рубли. Однако если даже все строки журнала сба* лансированы в иностранной валюте, при конвертировании и округлении каждой строки журнала в рубли, суммы в рублях могут оказаться несбалансированными. Это означает, что сбалансированная транзакция в иностранной валюте может ока* заться несбалансированной в рублях и, следовательно, не может быть учтена. Для вставки в финансовый журнал строки корректировки округления можно использовать функцию Вставить Строки Окр. Конв. РУБ . Данная строка корректи* ровки округления будет балансировать суммы, выраженные в рублях, при условии, что суммы в иностранной валюте также сбалансированы. После этого станет досту* пен учет журнала. Прежде чем использовать эту функцию, необходимо определить финансовые счета, которые будут использоваться для корректировки округления. Эти счета оп* ределяются в полях Конв. РУБ Окр. Дебет Фин.Счет и Конв. РУБ Окр. Кредит Фин.Счет окна Валюта.

Учет строк корректирующих операций При выявлении ошибочной операции ее необходимо скорректировать. Так как из* менить или удалить учтенную операцию невозможно, единственный способ испра* вить ошибку.произвести учет одной или нескольких корректирующих операций. Это можно сделать в финансовом журнале. Чтобы просмотреть действие корректирующих операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поле Коррекция. Для этого нажать сочетание клавиш (Ctrl) + (F2) и вставьте это поле с помощью меню Поле. Чтобы наглядно увидеть различие

Глава 11. Журналы

147

между учетом корректирующих и обычных операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поля Дебет Сумма и Кредит Сумма. Ошибочную операцию можно скорректировать с помощью поля Коррекция, однако это можно сделать и не прибегая к использованию данного поля. Если ве* дется учет без использования поля Коррекция, поле Сумма в данной строке должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции. В этом случае вы* полняется учет на противоположной стороне счета, на котором была учтена оши* бочная операция: • •

Положительные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Дебет Сумма. Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Кредит Сумма.

Если установлен флажок в поле Коррекция, для определения способа учета сум* мы используется знак поля Сумма данной строки. Поле Сумма все равно должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции, однако в этом слу* чае соответствующая сумма не учитывается на противоположной стороне счета: • •

Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Дебет Сумма. Положительные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Кредит Сумма.

Чтобы узнать, как корректировочный учет воздействует на финансовые счета, воспользуйтесь отчетом Карточка. Суммарные величины дебета и кредита в данном отчете не включают ошибочные операции и их корректировки, если при учете кор* ректировок используется поле Коррекция. Если флажок Коррекция не установлен, в отчете нет отрицательных операций. Итоговый баланс для каждого из финансовых счетов включает как ошибочные операции, так и корректировки.

Учет журнала Каждый журнал поддерживает правила учета (последовательность кодов), исполь* зуемые в процессе учета для учета данных, введенных из журнала в одну или не* сколько книг. Например, в журнале продаж используется последовательность ко* дов от 11 до 15 включительно, что позволяет учесть данные на счетах клиентов и на финансовых счетах. Поскольку в системе используется единообразная структура данных, эти коды также применяются для учета финансового журнала, журнала продаж, кассовых поступлений, покупок, платежей и финансового журнала. Однако в связи с суще* ственными отличиями журналов товаров, комплектов, ресурсов и работ в них ис* пользуются собственные функции учета.

148

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 12

Область приложения Финансы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Общие сведения Настройка модуля Финансы План счетов Банковские операции Бюджеты

Общие сведения Модуль Финансы является центральным модулем системы Microsoft Dynamics NAV. В нем учитываются, сводятся, обрабатываются и выводятся в отчетах все финансо* вые данные.

Настройка модуля Финансы В этой главе описаны карточка настройки модуля Финансы, поля Серия Номеров и Коды Аудита.

Карточка настройки модуля Финансы В окне Финансы Настройка можно установить способы решения определенных задач бухгалтерского учета в организации пользователя. Например, в этом окне указываются параметры округления счета, определяются код локальной валюты (руб.), форматы адресов и использование дополнительной валюты отчета. На* стройка в окне Финансы Настройка выполняется для каждой компании системы Microsoft Navision. Это окно содержит шесть вкладок, предназначенных для ввода различных ти* пов сведений. Ряд параметров этого окна являются необязательными. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка, будет открыто окно Финансы Настройка:

Глава 12. Область приложения Финансы

149

Вкладка Общее Поля Разрешить Учет От и Разрешить Учет До позволяют устанавливать период вре* мени, для которого будет выполняться учет. Используемые по умолчанию для компании и конкретного пользователя огра* ничения по отчетному периоду задаются в параметрах настройки. Если ограниче* ния для отдельного пользователя не установлены, применяются параметры, ука* занные для компании. Если параметры по умолчанию не определены и для компании, ограничения на ввод и учет дат не действуют. Поскольку в системе для успешного ведения бухгалтерского учета необяза* тельно закрывать отчетные периоды, диапазон учетных дат можно использо* вать для автоматического завершения периодов, чтобы предотвратить возник* новение операций, которые могли измениться раньше данных периода. Допускается временная корректировка данных с целью учета отдельных опе* раций. Вкладка Общее также содержит следующие поля: Поле

Описание

Учитывать Время

Здесь определяется, будет ли регистриро* ваться время работы пользователя в системе

Местный Адрес Формат

Здесь выбирается формат адресов, исполь* зуемый при выводе документов на печать

Местный Формат Адреса Контакта

В этом поле можно указать, будет ли имя контакта отображаться в почтовых адресах

Счет Точность Округления (РУБ)

Здесь указывается интервал, используемый при округлении сумм в национальной валюте

Счет Тип Округления (РУБ)

Здесь устанавливается метод округления сумм счетов

150

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Разрешить Удаление Фин. Счета До

Дата, указанная в этом поле, определяет, могут ли финансовые счета быть удалены и какие именно. Финансовые счета с операциями на введенную в поле дату и позднее ее удалять не допускается

Проверка Использования Фин. Счета

Установка этого флажка запрещает удале* ние финансовых счетов, используемых в таблицах настройки, например учетных групп

Валюта ЕС

Этот флажок следует установить, если в качестве национальной валюты выступает валюта Европейского валютного союза. Поле используется только при вводе операций в различных валютах

Код Валюты Баланса

Здесь вводится код национальной валюты. Данное значение отображается только в печатных материалах, поскольку внутри системы для обозначения национальной валюты применяется пробел

Скидка Оплаты без НДС

Здесь устанавливается сумма расчета скидки по оплате–с учетом или без учета НДС

Корр. Для Скидки Оплаты

Здесь определяется, будут ли пересчитаны суммы НДС при учете платежей, для которых действуют скидки на оплату

Нереализованны й НДС

Здесь укаывается, будет ли обрабатываться нереализованный НДС

Макс. Разреш. Разница НДС

Здесь определяется максимальная сумма корректировки НДС в национальной валюте

НДС Тип Округления

В этом поле указывается принцип округления НДС в национальной валюте

Вкладка Нумерация Перейти на вкладку Нумерация. Вкладка Нумерация содержит поле Банк. Счет Серия Номеров. Здесь вводится код серии номеров, которая будет применяться для нумерации банковских счетов. Серии номеров рассмотрены ниже в этом разделе.

Вкладка Измерения Перейти на вкладку Измерения. На этой вкладке требуется указать два глобальных измерения, наиболее часто используемых в отчетах. Кроме того, здесь можно выб* рать измерения*ярлыки. Измерения выбираются на базе кодов измерений, создан* ных в таблице Измерение. Вкладка Измерение содержит поля Глобал. Измерение 1 Код, Глобал. Измерение 2 Код, а также восемь полей измерений*ярлыков. Первые два измерения*ярлыка создаются автоматически на основе глобальных измерений. Остальные шесть из*

Глава 12. Область приложения Финансы

151

мерений*ярлыков доступны только в том случае, если приобретен и установлен блок Дополнительные Измерения .

Вкладка Отчет Перейти на вкладку Отчет. Вкладка Отчет имеет поля — Дополн. Отчетная Валюта и НДС Курс Валюты Коррекция. В поле Дополн. Отчетная Валюта указывается валюта, исполь* зуемая в модуле Финансы в качестве дополнительной валюты отчета. Если указать в этом поле дополнительную валюту отчета, финансовые и некоторые другие операции, напри* мер операции по НДС, будут отражены одновременно в национальной валюте и до* полнительной валюте отчета. Это позволяет печатать отчеты в любой из двух валют.

Вкладка Применение Перейти на вкладку Применение. На этой вкладке определяются параметры оплаты сумм задолженности. Сюда включаются как платежи клиентов, так и выплаты поставщикам. Поле

Описание

Примен. Точность Округления

Здесь определяется допустимое расхождение по национальной валюте, если операции в национальной валюте применяются к операциям в иной валюте

Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд., Учет Отклон. в Скидках Оплаты и Скидка Оплаты Период Отсрочки

В этих полях устанавливаются отклонения по условиям предоставления скидки на оплату. Отклонения по предоставлению скидки на оплату более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклон. в Оплатах Предупрежд. и Учет Отклон. в Оплатах

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность платежами, чья сумма отличается от размера задолженности. Отклонения по оплате более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклонение в Оплате % и Макс. Сумма Отклонения Оплаты

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность в национальной валюте платежами с суммой, отличающейся от размера задолженности. В этих полях определяется допустимое отклонение в виде процента от суммы счета и в абсолютном выражении как максимальная сумма отклонения. Эти поля обновляются только выбором команд ФУНКЦИИ — ИЗМЕНИТЬ ОТКЛОНЕНИЕ В ОПЛАТЕ. Эта тема более подробно рассматрива* ется в главе Управление расчетами с поставщиками

Серия номеров В окне Серия Номеров создаются все серии номеров, которые будут использованы в данной компании. Серии номеров можно присвоить таблицам (например таб* лицам Клиент, Поставщик и Товар), документам продажи и закупки (таким как

152

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

квоты, транспортные накладные и счета*фактуры), а также шаблонам и разделам журналов. Можно создать завершенную систему нумерации, включающую неограничен* ное число серий номеров для всех типов основных данных (за исключением фи* нансовых счетов) и документов. Допускается сочетать это с ручной нумерацией от* дельных областей, а также применять исключительно нумерацию вручную. Возможности нумерации документов позволяют создать гибкую систему нуме* рации для всех документов, журналов, разделов и строк журналов. К таким доку* ментам относятся заказы, счета, транспортные накладные, кредитные ноты, а так* же некоторые другие документы. В таблицах параметров каждого из модулей приложения, а также в шаблонах журналов указывается, какие серии номеров будут использованы и для каких це* лей. Например, если задана серия номеров для клиентов, код этой серии будет вве* ден в поле Клиент Серия Номеров таблицы Продажи И Клиенты Настройка . Впос* ледствии, при создании нового клиента, связанные с этим кодом данные будут использоваться присвоения номера данному клиенту. В окне Серия Номеров создайте коды для каждого из типов документов. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Серия Номеров , будет открыто окно Серия Номеров:

Окно Серия Номеров содержит следующие поля. Поле

Описание

Код

В это поле вводится значимый код. Можно ввести не более 10 знаков, букв или цифр. Код должен быть уникальным — нельзя дважды использовать один и тот же код в одной таблице

Описание

Здесь вводится описание серии номеров. Можно ввести не более 30 знаков, букв или цифр

Начальный Но и Конечный Но

В эти поля подставляются сведения, введенные в таблице Серия Номеров Строка

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Эти поля заполняются автоматически в начале использо* вания серий номеров

Глава 12. Область приложения Финансы

153

Поле

Описание

Станд. Серия Номеров

С помощью этого флажка можно указать, будет ли данная серия номеров применяться для автоматической нумерации. Например, если установить флажок на строке для серии номеров клиентов, при создании нового клиента ему будет присвоен следующий доступный номер клиента из этой серии. Если флажок не установлен, для автоматической подстановки номера можно нажать кнопку AssistButton в поле Но. карточки клиента и выбрать используемую серию номеров

Ручная Нумерация

Установка этого флажка позволяет вводить номера вручную, не прибегая к сериям номеров. Этот параметр не действует в отношении серий номеров, используемых в журналах

Порядок Дат

Установка этого флажка указывает, что номера из данного диапазона должны назначаться в хронологической последовательности. Другими словами, если этот флажок установлен, в процессе учета выполняется проверка, обеспечивающая нумерацию документов и строк журнала по возрастанию в соответствии с датами их учета

Серии номеров связаны с одной или несколькими строками таблицы Серия Номеров Строки, где задаются дополнительные сведения по сериям номеров. В окне Серия Номеров необходимо выделить интересующую серию номеров и нажать Серии > Строки. Будет открыто окно Серия Номеров Строки. В этом окне определяется используемая нумерация (в том числе даты начала конкретных диапазонов номеров)а также указываются дополнительные сведения о сериях номеров. Поле

Определение

Дата Начала

Здесь вводится дата, с которой должна применяться данная строка. Это поле используется для начала новой серии номеров в новом периоде. Для каждого периода определена строка серии номеров. При достижении очередной даты начала будет происходить автоматическое переключение на новую серию. Если поле оставлено пустым, переключение на новую серию выполняется немедленно

Начальный Но и Конечный Но

Здесь указывается диапазон номеров, используемый для определенного кода. Эти поля являются буквенно* цифровыми и имеют длину 20 знаков, что обеспечивает необходимую гибкость.

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Значения данных полей подставляются автоматически и отражают последнюю дату простановки номера и использованный номер. Эти поля также выведены в окне Серия Номеров

154

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Определение

Предупредительный Но.

В этом поле можно выбрать номер из заранее определенной серии, при использовании которого будет выведено предупреждающее сообщение. Это позволяет уведомить пользователя о том, что номера в данной серии заканчиваются

Увеличивать На

С помощью этого поля можно выбрать интервал, на который будет увеличиваться поря