Microsoft Dynamics NAV. Руководство пользователя

Вартазарян Т.А.

Microsoft Dynamics NAV ®

TM

Руководство пользователя

Москва

2008

ББК 32.97 УДК 681.3 В19

Вартазарян Тигран Арташесович В19

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя. / Вартазарян Т.А.; М.: ЭКОМ Паблишерз, 2008. — 912 с.: ил.

Данное руководство является пользовательской документацией Microsoft Dynamics NAV и описывает функции по работе c модулями системы. Система Microsoft Dynamics NAV постоянно совершенствуется, поэтому функциональ* ность вашей версии может отличаться от функциональности, рассмотренной в этом документе, однако базовые принципы и процедуры работы остаются неизменными. Каждому из модулей посвящена отдельная глава руководства, которая включает краткое введение, инструкции по настройкам, описание рабочих процедур и возможностей формирования различных запросов и от* четов. Материал изложен в логической последовательности, дополнен теоре* тическими сведениями и снабжен наглядными примерами. Это дает возмож* ность использования данного руководства для методичного изучения функциональности Microsoft Dynamics NA V , наряду с использованием его в качестве справочного пособия при работе с системой. Руководство ориентировано на две категории сотрудников предприятия: тех, кто отвечает за автоматизацию операций и настраивает систему ,и на пользователей системы, которые могут использовать руководство как учеб* ник на этапе освоения системы и как справочное пособие в ходе ее эксплуа* тации.

ISBN: 9785979000466

© Вартазарян Т.А., 2007 © ЭКОМ Паблишерз, 2008

Оглавление

3

Оглавление Глава1. Приступая к работе ........................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Основные сведения .................................................................................................... Окно приложения ...................................................................................................... Панель навигации и команды меню Microsoft Navisio n ......................................... Окна Microsoft Navisio n ............................................................................................. Изменение вида окна ................................................................................................. Командные кнопки и кнопки меню ......................................................................... Ввод информации ...................................................................................................... Редактирование данных ............................................................................................ Обзор строки меню .................................................................................................... Поиск и просмотр сведений ...................................................................................... Интерактивная справка ............................................................................................. Измерения .................................................................................................................. Сочетания клавиш .....................................................................................................

12 12 12 14 15 17 20 22 22 24 25 32 38 38 40

Глава 2. Технология .................................................................................................... Обзор ........................................................................................................................... Среда разработки C/SIDE ......................................................................................... Варианты серверов ..................................................................................................... Navision Application Server ......................................................................................... Средства многоязыковой поддержки .......................................................................

41 41 41 45 47 48

Глава 3. Обработка заказов – покупки и поставщики ............................................... 50 Обработка – обзор ..................................................................................................... 50 Создание новых поставщика и товара ...................................................................... 51 Глава 4. Обработка заказов – продажи и клиенты .................................................... 55 Обзор обработки заказов ........................................................................................... 55 Настройка нового клиента ........................................................................................ 56 Глава 5. Финансы – отчетность ................................................................................. Обзор ........................................................................................................................... План счетов ................................................................................................................ Стандартные отчеты .................................................................................................. Финансовые отчеты ................................................................................................... Аналитический отчет ................................................................................................. Анализ по изме рениям .............................................................................................. Бизнес*аналитика ......................................................................................................

58 58 58 60 61 62 64 65

Глава 6. Производство ................................................................................................ Обзор ........................................................................................................................... Товары и карточка товара .......................................................................................... Спецификация ........................................................................................................... Маршруты ................................................................................................................... Расчет стандартной себестоимости .......................................................................... Планирование и производственный заказ ...............................................................

67 67 68 70 72 73 73

4

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 7. Другие функциональные области ................................................................. Обзор ........................................................................................................................... Маркетинг .................................................................................................................. Планирование ресурсов ............................................................................................. Сервисный центр ....................................................................................................... Персонал ..................................................................................................................... Business Notification .................................................................................................... Электронная коммерция ...........................................................................................

77 77 77 81 84 86 89 90

Глава 8. Учетные группы ............................................................................................. 91 Обзор ........................................................................................................................... 91 Специальные учетные группы .................................................................................. 92 Общие учетные группы ............................................................................................. 95 Общая настройка учета .............................................................................................. 97 Учетные группы НДС ................................................................................................ 99 Определение учетных групп .................................................................................... 103 Глава 9. Настройка измерений ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Измерения и значения измерений ......................................................................... Комбинации измерений .......................................................................................... Стандартные измерения .......................................................................................... Приоритет стандартного измерения ......................................................................

105 105 105 108 109 112

Глава 10. НДС и Интрастат ...................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Ручной режим расчета НДС в журналах ................................................................. НДС на импорт ........................................................................................................ Корректировка НДС ................................................................................................ Отчетность НДС ....................................................................................................... Отчет по НДС ........................................................................................................... Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты .......................... Отчетность Интрастат ..............................................................................................

114 114 119 122 124 126 129 131 132

Глава 11. Журналы .................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы и раз делы журнала ................................................................................... Типовые журналы .................................................................................................... Учет корректировок в финансовых журналах .......................................................

136 136 136 141 146

Глава 12. Область приложения Финансы ................................................................. Общие сведения ....................................................................................................... Настройка модуля Финансы ................................................................................... План счетов .............................................................................................................. Банковские операции .............................................................................................. Финансовые бюджеты .............................................................................................

148 148 148 155 161 169

Глава 13. Управление расчетами с клиентами .......................................................... Обзор ......................................................................................................................... Анализ поступлений ................................................................................................ Применение клиентских операций ........................................................................ Применение клиентских операций в иностранных валютах ................................ Отмена примененных клиентских операций .........................................................

176 176 176 177 182 183

Оглавление

5

Обращение проводок журналов .............................................................................. Скидки оплаты ......................................................................................................... Отклонение в оплате ................................................................................................ Памятки и процент*ноты ........................................................................................

184 185 186 194

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками ................................................... Обзор ......................................................................................................................... Журналы оплат ......................................................................................................... Скидки оплаты ......................................................................................................... Отмена платежных документов .............................................................................. Отмена примененных операций поставщика ........................................................ Обращение проводок журналов ..............................................................................

203 203 203 212 213 215 216

Глава 15. Мультивалютные операции ...................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте ................... Дополнительная отчетная валюта ...........................................................................

218 218 218 224

Глава 16. Финансовая отчетность ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Анализ плана счетов ................................................................................................ Финансовые отчеты ................................................................................................. Операции по закрытию отчетного года ..................................................................

230 230 230 233 244

Глава 17. Язык XBRL ................................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Терминология XBRL ................................................................................................ Спецификации и таксономии XBRL ...................................................................... Импорт таксономии ................................................................................................. Ввод определений строк XBRL ............................................................................... Экспорт строк XBRL ................................................................................................

248 248 248 249 249 252 255

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений ................................... Ввод измерений в журналах и документах ............................................................. Просмотр учтенных сведений по измерениям ...................................................... Анализ финансовых данных с использованием измерений ................................. Отчеты по измерениям ............................................................................................ Экспорт аналитических отчетов в Microsoft Excel .................................................

257 257 258 260 263 266

Глава 19. Бизнес-аналитика ..................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Терминология бизнес*аналитики ........................................................................... Конфигуратор данных ............................................................................................. Хранилище данных .................................................................................................. Настройка конфигуратора Navisio n ........................................................................ Настройка баз данных бизнес*аналитики ............................................................. Создание виртуальных кубов ..................................................................................

272 272 273 273 274 276 282 282

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I ........................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка элементов консолидации ..................................................................... Экспорт данных для консолидации ........................................................................ Тестирование консолидированных данных ...........................................................

284 284 285 293 295

6

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Консолидирование данных ..................................................................................... 297 Обработка исключений консолидации .................................................................. 300 Печать консолидированных отчетов ...................................................................... 302 Глава 21. Операции между несколькими компаниями I I .......................................... Обзор ......................................................................................................................... Оптимизация потока деловых операций ................................................................ Настройка межфирменного партнера .................................................................... Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику ........................................ Настройка плана счетов для МФ документов ........................................................ Настройка измерений для МФ документов ........................................................... Создание МФ документа ......................................................................................... Отправка МФ документа ......................................................................................... Обработка МФ документа ....................................................................................... Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций ..................... Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций ......................... Возврат отклоненного МФ документ а ................................................................... Учет МФ общего журнала ....................................................................................... Распределение расходов по МФ партнерам ...........................................................

305 305 306 307 311 311 313 315 316 318 319 321 321 321 323

Глава 22. Настройка основных средств .................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка основных средств .................................................................................. Классы, подклассы и местонахождения ОС .......................................................... Амортизационные книги ......................................................................................... Дублирование операций .......................................................................................... Копирование основных средств и операций книги ОС ........................................

324 324 325 329 329 342 343

Глава 23. Транзакции по основным средствам ......................................................... Журналы основных средств .................................................................................... Покупка основных средств ..................................................................................... Расчет и учет амортизации ...................................................................................... Автоматический расчет амортизации ..................................................................... Понижение, повышение стоимости и реализация основных средств ................. Реализации основных средств ................................................................................ Реализация основных средств ................................................................................. Исправление операций ............................................................................................ Документирование транзакций по основным средствам ..................................... Отчеты по ОС ........................................................................................................... Составление бюджета по транзакциям основных средств .................................... Калькуляционная амортизация .............................................................................. Переоценка ...............................................................................................................

346 346 347 348 349 355 357 358 362 366 367 372 378 380

Глава 24. Реклассификация основных средств ........................................................ Перемещение средств .............................................................................................. Разделение основных средств ................................................................................. Частичная ликвидация основного средства ........................................................... Объединение основных средств ..............................................................................

385 385 386 387 388

Глава 25. Обслуживание основных средств ............................................................. 388 Настройка информации по обслуживанию ........................................................... 388 Регистрация и стоимость обслуживания ................................................................ 390

Оглавление

7

Глава 26. Страхование основных средств ................................................................ Настройка параметров страхования ....................................................................... Настройка шаблонов журнала страхования ........................................................... Привязка основных средств к страховым полисам ............................................... Мониторинг страхового покрытия ......................................................................... Обновление информации о страховании ...............................................................

395 395 398 400 403 406

Глава 27. Ресурсы ..................................................................................................... Обзор ресурсов ......................................................................................................... Карточка ресурса ...................................................................................................... Настройка цен и себестоимости ресурса ................................................................ Планирование ресурсов ........................................................................................... Журналы ресурсов ....................................................................................................

410 410 410 414 417 420

Глава 28. Работы ....................................................................................................... Карточка работы ...................................................................................................... Бюджеты работ ......................................................................................................... Запись себестоимости работы ................................................................................. Запись продаж работ ................................................................................................ Поток учета ресурсов и работ .................................................................................. НЗП и приемка расходов и доходов по работе ......................................................

421 421 426 431 433 436 436

Глава 29. Управление заказами продажи ................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка Продажи и Маркетинг .......................................................................... Настройка клиентов ................................................................................................

442 442 444 445

Глава 30. Цены продажи и скидки ............................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Цены продажи .......................................................................................................... Скидки строк и счетов .............................................................................................

463 463 464 471

Глава 31. Функциональные возможности обслуживания клиентов ......................... Обзор ......................................................................................................................... Замена товара ........................................................................................................... Перекрестная ссылка товара ................................................................................... Нескладируемые товары ..........................................................................................

476 476 477 480 481

Глава 32. Управление заказами покупки .................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка покупок .................................................................................................. Настройка покупателей ........................................................................................... Управление транзакциями покупок ....................................................................... Цены и скидки на покупки .....................................................................................

486 486 487 491 491 493

Глава 33. Управление заявками ................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления заявками ............................................................................ Журнал заявок .......................................................................................................... Дополнительные возможности журнала ................................................................

497 497 498 502 504

Глава 34. Товарные издержки ................................................................................... 506 Обзор ......................................................................................................................... 506 Настройка товарных издержек ................................................................................ 507

8

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Товарные издержки покупки .................................................................................. 508 Товарные издержки продаж .................................................................................... 512 Поправки покупок и продаж ................................................................................... 512 Глава 35. Расчет сроков заказов ............................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Обещание заказов клиентам ................................................................................... Оценка сроков получения заказа покупки ............................................................ Оценка сроков получения заказа перемещения .................................................... Календари .................................................................................................................

514 514 515 524 530 531

Глава 36. Управление возвратами ............................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Настройка управления возвратами ......................................................................... Управление возвратами от клиентов ...................................................................... Управление возвратами поставщикам ................................................................... Диаграмма действий, выполняемых системой управления возвратами ..............

533 533 534 536 546 550

Глава 37. Анализ и отчеты ........................................................................................ Обзор ......................................................................................................................... Отчеты анализа ......................................................................................................... Анализ по измерениям ............................................................................................ Бюджеты продаж и покупок ....................................................................................

551 551 552 558 560

Глава 38. Управление запасами ................................................................................ Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Наличие товаров ...................................................................................................... Резервирование ........................................................................................................ Трассировка заказов ................................................................................................

564 564 564 565 568 571

Глава 39. Компании с несколькими складами .......................................................... Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка компании с несколькими складами .................................................... Осуществление продаж и покупок в компании с несколькими складами ..................................................................... Управление запасами на нескольких складах ........................................................ Общие понятия о единице складского учета .........................................................

573 573 573 574

Глава 40. Перемещение между складами ................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка перемещений ......................................................................................... Перемещение товаров между складами ................................................................. Просмотр товаров транзи тного склада ...................................................................

582 582 582 583 584 588

Глава 41. Складские операции .................................................................................. Цели .......................................................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка складского хозяйства ............................................................................ Приемка и размещение ........................................................................................... Подбор и отгрузка ....................................................................................................

590 590 590 592 596 603

578 580 581

Оглавление

9

Передвижения и коррекции .................................................................................... 609 Инвентаризация ....................................................................................................... 611 Глава 42. Трассировка товаров ................................................................................. Обзор ......................................................................................................................... Цели .......................................................................................................................... Настройка трассировки товара ............................................................................... Настройка товаров для трассировки товара ........................................................... Обработка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................... Трассировка товаров с серийными номерами и номерами лотов ........................ Трассировка товаров с использованием гарантии и срока годности ................... Перемещение товаров с серийными номерами и номерами лотов ......................

615 615 616 616 621 621 628 630 631

Глава 43. Настройка систем управления складом .................................................... Основные настройки ............................................................................................... Обзор ......................................................................................................................... Настройка систем управления складом .................................................................

635 635 635 637

Глава 44. Приемка заказов ....................................................................................... 654 Приемка и размещение ........................................................................................... 654 Глава 45. Внутренние складские процессы .............................................................. Передвижение .......................................................................................................... Внутренние подборы и размещения ....................................................................... Журналы ................................................................................................................... Пересчет (инвентаризация) ....................................................................................

663 663 668 674 677

Глава 46. Отгрузка .................................................................................................... Отгрузка товаров ...................................................................................................... Отгрузка переброшенных товаров .......................................................................... Разбивка ....................................................................................................................

682 682 686 687

Глава 47. Трассировка товаров в системах управления складом ............................. Подготовка систем управления складом (WMS) к трассировке товаров .............................................................................................. Получение товаров с данными трассировки товаров ............................................ Передвижение товаров с данными трассировки товаров ..................................... Отгрузка товаров с данными трассировки товаров ...............................................

688 688 691 694 695

Глава 48. Настройка системы ................................................................................... 698 Товары ...................................................................................................................... 701 Глава 49. Спецификация ........................................................................................... Процесс производства пр одукции .......................................................................... Спецификация ......................................................................................................... Активные версии ...................................................................................................... Расширенные функции спецификации ................................................................. Отчеты о проекте изделия .......................................................................................

709 709 709 714 717 719

Глава 50. Производственные мощности ................................................................... Модуль Настройка производственных мощностей ............................................... Ресурсы, ограниченные по производственной мощности ................................... Маршруты ................................................................................................................. Отчеты .......................................................................................................................

720 720 725 726 732

10

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 51. Производственные заказы ........................................................................ Определение производственного заказа ................................................................ Статус производственного заказа ........................................................................... Неавтоматизированные производственные заказы .............................................. Резервирование складских запасов ........................................................................ Статистика производственного заказа ................................................................... Изменения производственного заказа ................................................................... Изменения даты выполнения ................................................................................. Изменения количества ............................................................................................ Изменения требуемых компонентов ...................................................................... Изменения маршрута ............................................................................................... Печать из окна производственного заказа ............................................................. Отчеты по производственному заказу .................................................................... Пакетное задание Перепланировать Произ. Заказ ............................................... Производственные заказы с фантом*спецификациями ....................................... Производственные заказы с единицей измерения производственной партии ....................................................................................... Изменение статуса производственного заказа ......................................................

735 735 736 739 742 743 745 745 746 747 748 748 750 750 752

Глава 52. Обработка производственного заказа ....................................................... Потребление матер иала ........................................................................................... Подбор товара со склада .......................................................................................... Выход ........................................................................................................................ Регистрация сведений о выпущенной продукции ................................................ Размещение на складе ............................................................................................. Обработка размещения ............................................................................................ Производственный журнал .....................................................................................

754 755 759 762 762 766 767 768

Глава 53. Завершение заказов и автоматическая отчетность .................................. Завершенные производственные заказы ............................................................... Автоматический учет потребления (списание) ..................................................... Автоматический учет производства ........................................................................

772 772 774 777

752 752

Глава 54. Интерфейс заказа продажи и планирование заказов ............................... 778 Окно Продажа Заказ Планирование ...................................................................... 778 Изменения производственных заказов и заказов продажи .................................. 783 Глава 55. Прогнозирование и основной производственный план ............................. Производственный прогноз .................................................................................... Взаимная компенсации фактического спроса и прогноза ................................... Подход к планированию .......................................................................................... Прогноз для товаров продажи и компонентов ......................................................

792 792 798 802 803

Глава 56. Планирование ........................................................................................... Обзор планирования ................................................................................................ Регенеративное планирование ................................................................................ Оборотное планирование ........................................................................................ Трассировка заказов и указания .............................................................................

805 805 812 816 817

Глава 57. Дополнительные вопросы планирования .................................................. Варианты .................................................................................................................. Склады ...................................................................................................................... Склады запасов в производстве ..............................................................................

822 822 823 823

Оглавление Перемещения ........................................................................................................... Общие контракты продажи ..................................................................................... Многоуровневые производственные заказы ......................................................... Инструменты планирования ................................................................................... Отчеты планирования ..............................................................................................

11 825 825 826 826 827

Глава 58. Субподряды ............................................................................................... 828 Субподряды .............................................................................................................. 828 Глава 59. Производственная мощность .................................................................... Производственные объекты .................................................................................... Календари рабочих и машинных центров ............................................................. Журналы производственных мощностей ...............................................................

835 835 839 842

Глава 60. Загрузка производства .............................................................................. Обзор загрузки производства .................................................................................. Ограниченная загрузка ............................................................................................ План производства ................................................................................................... Отчеты .......................................................................................................................

843 843 847 849 856

Глава 61. Дополнительные вопросы производства ................................................... Коды стандартных задач .......................................................................................... Коды останова .......................................................................................................... Коды брака/отхода ................................................................................................... Брак/отход спецификации и брак/отход маршрута .............................................. Непроизводительное время ..................................................................................... Параллельное планирование .................................................................................. Сокращение производственного цикла (возможности) ....................................... Многоуровневое производство ............................................................................... Обработка серийных номеров и номеров лотов .................................................... Бизнес*уведомления ................................................................................................ Семейства .................................................................................................................

858 858 858 859 859 860 862 862 863 864 866 867

Приложения .............................................................................................................. Приложение A.. Список терминов .......................................................................... Приложение Б. Операции между несколькими компаниями .............................. Приложение В. Функциональные блоки модуля «Торговля» .............................. Приложение Г. Список терминов модуля «Управление запасами» ..................... Приложение Д. Пакетные задания, отчеты и документы продажи ..................... Приложение Е. Пакетные задания, отчеты и документы покупки ...................... Приложение Ж. Список терминов модуля «Управление запасами» .................... Приложение З. Резервирование и трассировка заказа ......................................... Приложение И. Функциональные блоки модуля «Управление запасами» ......... Приложение К. Список терминов модуля «Системы управления складом» .......... Приложение Л. Пример плана склада .................................................................... Приложение М. Организация рабочего процесса на складе ................................

869 869 875 882 887 891 896 900 904 905 907 911 911

12

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 1

Приступая к работе Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • • • • • •

Обзор Основные сведения Окно приложения Команды меню и панели навигации системы Microsoft Dynamics NAV Окна Microsoft Navision Изменение вида окна Командные кнопки и кнопки меню Ввод информации Редактирование данных Обзор меню Поиск и просмотр сведений Интерактивная справка Измерения Сочетания клавиш

Обзор В этой главе приводится обзор основных возможностей системы Microsoft Navision, рассмотрена настройка вида окон Microsoft Navision, дано описание средств пере* мещения Microsoft Navision, разбираются вопросы редактирования, просмотра, уда* ления и добавления сведений.

Основные сведения Система Microsoft Navision — это ERP*система, которая позволяет учитывать и пла* нировать товарные потоки, производство, операции с поставщиками и клиентами, основными средствами, маркетинговые кампании. Все функциональные блоки яв* ляются частью единой системы. Система Microsoft Navision является корпоративным бизнес*решением с графи* ческим интерфейсом. Поскольку Microsoft Navision обладает графическим интер* фейсом, вся работа ведется в окнах приложения, причем одновременно могут быть открыты несколько окон, а для выбора функций используется мышь. В основе Microsoft Navision лежат стандартные для любой компьютерной программы струк* тура и функциональные возможности. Кроме того, Microsoft Navision отвечает всем требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям, предлагая соответствующие средства ввода и обработки данных.

Глава 1. Приступая к работе

13

Настройка Следует иметь в виду, что настройка имеет индивидуальный характер и осуществ* ляется для облегчения работы конкретным пользователям. Это разовая операция, которая позволяет адаптировать Microsoft Navision в соответствии с потребностями и особенностями вашей компании. Например, организация хранит товары на че* тырех складах. Они называются Северный, Восточный, Южный и Западный. У дру* гой компании склады называются 1, 2 и 75. Настройка Microsoft Navision позволяет первой организации использовать для своих складов названия Северный, Восточный и т. п., а второй — 1, 2 и 75.

Вызов справки Различные руководства предназначены для разных целей. Первая цель — познако* мить новичков Microsoft Navision с этим программным продуктом. Вторая — предо* ставить конкретные инструкции по его настройке и первоначальному использова* нию. Наконец, третья цель руководства состоит в том, чтобы его можно было использовать в качестве справочника при возникновении сложностей при работе с Microsoft Navision. В этой главе рассматриваются основы работы с системой и при* водится список сочетаний клавиш. Для получения доступа к интерактивной справке в лицензионной версии про* граммы можно нажать клавишу (F1) (F1), щелкнуть Справка на панели инструмен* тов или значок Что это такое? в верхнем правом углу экрана. Интерактивная справка контекстно*зависима и содержит по большей части конкретные инст* рукции, а не общие сведения, которые можно найти в различных руководствах пользователя.

Что еще надо знать, перед тем как начать работать Система Microsoft Navision работает в среде Microsoft Windows 2000 , Windows XP и SQL Serv er. В Microsoft Navision поддерживаются все возможности, доступные в Windows. В паролях Microsoft Navision учитывается регистр, в кодах пользователей — нет. В случае если забыт код пользователя или пароль, пользователю следует обратиться к своему системному администратору. Области приложений отображаются как подменю в панели навигации — Финансы, Продажи И Маркетинг, Покупка, Склад, Производство и т. п. Отдельные об* ласти состоят из более мелких компонентов, называемых блоками. Состав блоков определяется лицензионным соглашением, а также правами доступа, предостав* ленными пользователю. В каждом блоке имеются свои конкретные экраны, состав которых зависит от установленных блоков. Это следует иметь в виду при вводе сведений и анализе вы* водимых данных. Области и блоки приложений конструируются из небольших независимых эле* ментов, называемых объектами. Такая структура позволяет менять отдельные объек* ты, не затрагивая остальные.

14

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно приложения Окно приложения выглядит следующим образом:

Оно состоит из следующих частей.

Строка заголовка Строка заголовка расположена в верхней части экрана. В ней отображается назва* ние организации, для которой ведется работа, название программы ( Microsoft Navision), кнопки Свернуть, Развернуть, Восстановить и Закрыть.

Строка меню Строка меню расположена непосредственно под строкой заголовка. Это стандартный для Windows элемент интерфейса, содержащий меню, с помо* щью которых можно выбирать различные функции, такие как создание компаний, средства проектирования и справка. Недоступные в данный момент функции ото* бражаются тусклым (серым) цветом.

Панель инструментов Панель инструментов расположена непосредственно под строкой меню. Она со* держит ряд кнопок со значками, предоставляющих быстрый доступ к часто ис* пользуемым функциям, например к редактированию, фильтрации и поиску дан* ных. В приведенном далее описании строки меню рассматриваются также вопросы

Глава 1. Приступая к работе

15

использования этих кнопок. В правом конце панели инструментов находятся кнопки списка, которые позволяют активировать панель навигации и открыть контекст* но*зависимую справку.

Строка состояния Строка состояния расположена в нижней части экрана, в ней указываются имя и содержание активного поля, рабочая дата, код пользователя, а также уста* новлен ли фильтр ( ФИЛЬТР) и включен ли режим вставки ( ВСТ) или замены (ЗАМ).

Окно входа После того как созданы коды пользователей и заданы пароли, каждый раз перед началом работы с базой данных выводится окно входа в систему.

Следует помнить, что в паролях учитывается регистр (заглавные и строч* ные буквы различаются). Для кода пользователя соблюдать регистр необяза* тельно. После получения от системного администратора первоначального пароля пользователь может изменить его на другой, последовательно выбрав в строке меню Сервис > Защита > Пароль . Пароль в системе не отображается. Microsoft Navision поддерживает и систему единого входа, функционирующую в среде Windows XP , и систему унифицированного входа, реализованную в среде Windows NT. При использовании одной из этих операционных систем администра* тор системы может предоставить пользователю прямой доступ к Microsoft Navision. Таким образом, при соответствующей настройке системы доступ к хранящейся на сервере базе данных может быть предоставлен без ввода пароля.

Панель навигации и команды меню Microsoft Navision В начале работы с системой Microsoft Navision на экране отображается панель нави* гации. Панель навигации содержит элементы, позволяющие выбрать ту или иную область приложения, например Финансы и Продажи И Маркетинг .

16

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в базе данных учитывается деятельность нескольких организаций, для перехода к нужной компании следует последовательно выбрать пункты Файл > Фирма > Открыть. Если панель навигации не отображается на экране, чтобы ото* ) . Если панель навигации все же не появи* бразить ее, нажмите клавишу ( F12 F12) лась на экране, необходимо последовательно выбрать пункты Вид > Панель На) + (F1) вигации (Alt (Alt) F1). Если компания недоступна, скорее всего, следует открыть базу данных ( Файл > База Данных > Открыть ) и выполнить настройку этой компании.

Команды меню в панели навигации Некоторые элементы обозначаются специальными значками, обозначающими их назначение. Значок плюс перед пунктом меню означает, что с помощью этого пунк* та открывается некоторый набор содержащихся в нем элементов. Знак карточки перед пунктом указывает на то, что этот пункт связан со списком данных либо с карточкой, информация которой формируется на основе списка. Знак буклета пе* ред пунктом меню свидетельствует о том, что выбор этого пункта приведет к запус* ку пакетного задания. Меню Microsoft Navision позволяют с легкостью ориентироваться в системе и получать доступ к требуемым функциям. Текущее окно можно закрыть, нажав кла* вишу ESC, кнопку Закрыть, расположенную в строке заголовка каждого окна, или последовательно выбрав пункты Файл > Закрыть. В Microsoft Navision можно открыть любое количество окон. Окно, расположен* ное поверх остальных окон, называется активным окном. В этом окне осуществля* ется ввод данных, и именно на его содержимое влияет выполнение тех или иных функций. Активное окно легко определить, поскольку цвет его строки заголовка отличается от цвета строк заголовков других открытых окон. Чтобы сделать окно активным, его следует просто щелкнуть.

Глава 1. Приступая к работе

17

Окна Microsoft Navision Важно запомнить, что в системе Microsoft Navision используется два типа окон. Это окна карточек и таблиц.

Окна карточек В окне карточки отображается только одна запись, по карточкам можно переме* щаться, нажимая клавиши (PAGEUP) и (PAGEDOWN) или щелкая значки перемеще* ния по записям:

Окно карточки, как правило, имеет в верхней части именованные вкладки, что помогает упорядочить данные. Перемещение по вкладкам осуществляется нажати* ем сочетаний клавиш (CTRL) + (PageUp) и (Ctrl) + (PageDown) или посредством щелчка требуемой вкладки. При этом отображаются и другие поля, относящиеся к этой записи. Обычно имеется несколько полей, многие из которых доступны для ввода данных. Кроме того, в нижней части большинства окон карточек расположе* ны кнопки меню и командные кнопки, с помощью которых можно получить до* полнительные сведения или доступ к ряду полезных функций.

18

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Если в меню Финансы последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Кли енты, то открывшееся окно карточки относится к первому клиенту из таблицы Клиент. Карточка клиента имеет восемь вкладок, имеющих соответственно следующие заго* ловки: Общее, Контакты, Счет, Оплата, Отгрузка, Внешняя торговля и Поставщик.

Щелчок любой из этих вкладок позволяет просмотреть сведения, тематически связанные с названием соответствующей вкладки. В нижней части карточки на* ходятся две кнопки меню — Клиент и Продажи . Если активировать одну из этих кнопок, нажав клавишу (ALT) и соответствующую подчеркнутую букву, будет ото* бражено несколько пунктов данного меню. Кроме того, здесь же расположена ко* мандная кнопка, служащая для оперативного вызова справки. Некоторые окна карточек имеют сугубо информационный характер. Эти окна отображают сведения, недоступные для редактирования. Пример такого окна — окно Клиент Статистика. Для его вызова необходимо в карточке клиента нажать кнопку Клиент, а затем щелкнуть Статистика. Окно статистики клиента можно также от* крыть нажатием клавиши (F9) (F9).

Глава 1. Приступая к работе

19

Окно статистики клиента содержит две вкладки: Общее и Продажа. На этих вкладках отображаются сведения о конкретном клиенте, такие как просроченная задолженность, заказы и история продаж. Поля карточки статистики клиента неактивны, что свидетельствует о невозмож* ности изменять или добавлять сведения, как это можно было делать на основной карточке клиента. Однако если щелкнуть непосредственно само поле, то в боль* шинстве случаев справа от него появится стрелка, направленная вниз. Эта возмож* ность называется детализацией. Будет открыто окно Клиент Книга Операций , со* держащее дополнительные сведения по этому полю. Для возврата в карточку клиента можно нажать клавишу (ESC) (ESC). Во многих окнах карточек в верхней части находится значок с изображением карандаша. Он означает возможность добавления комментария. При щелчке этого значка будет выведено окно комментариев. Для этого можно также использовать сочетание клавиш (ALT) + (K) (K), которое активирует кнопку меню Клиент, а затем нажать клавишу (M) для вызова окна комментариев. В окне Комментарии можно вводить любые комментарии, которые пользователь сочтет необходимым сделать для этой записи. После ввода комментария значок изменит свой вид, на нем по* явятся линии. Это позволяет сразу же определить, имеется ли для данной записи комментарий. В этом окне можно добавлять комментарии в любое время. При уда* лении всех комментариев в окне комментариев соответствующий значок примет первоначальный вид.

Окна таблиц В окне таблиц выводится одновременно несколько записей; в таких окнах имеются строки и столбцы. Находясь в карточке клиента, следует нажать клавишу (F5) или щелкнуть значок Список. Будет выведено окно таблицы, в котором перечислены все клиенты из таблицы Клиент.

Если окно таблицы содержит больше полей, чем может быть отображено на одном экране, можно воспользоваться полосой прокрутки в нижней части окна, чтобы сдви* нуть область просмотра вправо или влево и просмотреть все поля. Прокрутка строк вверх и вниз может осуществляться щелчком направленных вверх или вниз стрелок, что по* зволяет перемещать строки (записи) по одной, либо с помощью полосы прокрутки. Слева расположена вертикальная панель выбора строк. Находящийся в ней ин* дикатор записи указывает на выбранную строку. Эту панель можно использовать

20

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

для выбора строки, щелкнув ячейку рядом с требуемой строкой. Выбранная строка будет выделена. Можно выделить одну или несколько строк (нажав кнопку мыши и выполнив процедуру перетаскивания) или сразу все строки (щелкнув пустой квад* ратик в верхнем левом углу окна рядом с заголовками). Окно списка клиентов имеет те же кнопки меню и командные кнопки, что и карточка клиента, а также две дополнительные командные кнопки OK и Отмена. Нажатие кнопки Отмена закрывает это окно и возвращает пользователя в карточ* ку клиента. Нажатие кнопки OK возвращает пользователя в карточку клиента, где теперь отображаются сведения из записи, выбранной до того, как была нажа* та кнопка OK. Подобно окнам карточек некоторые окна таблиц допускают ввод данных, а не* которые играют исключительно информационную роль. Например, журналы пред* ставляют собой окна таблиц, используемые для ввода записей журнала. А когда ра* нее в окне Клиент Статистика использовалась функция детализации, открывалось окно таблицы Клиент Книга Операций . Это окно предназначено только для про* смотра, сведения в нем недоступны для изменения. Некоторые окна таблиц можно использовать для отображения трендов или из* менений, имевших место в различные периоды времени. В меню Финансы можно выбрать команды Финансовые Операции > Бюджеты . В нижней части этого окна можно увидеть ряд кнопок с числами. Это представление называется Анализ по Периодам, каждое число указывает некоторый период времени, например день, неделю, месяц, квартал или год. Последняя кнопка предназначена для представле* ния конкретного учетного периода, определенного для данной компании.

Изменение вида окна При первом запуске Microsoft Navision после выполнения входа и выбора нужной компании выводится экран, называемый MRURUuite. Внешний вид этого экрана очень напоминает внешний вид окна приложения Microsoft Outlook. При разра* ботке Microsoft Navision это было сделано для того, чтобы облегчить и ускорить доступ пользователей к функциональным областям системы, в которых будет вес* тись работа. Этот экран можно настроить таким образом, чтобы он содержал не* обходимые пользователю области. Возможности такой настройки обсуждаются далее. В системе Microsoft Navision доступны стандартные функциональные возмож* ности Microsoft Windows, которые позволяют изменить представление окон таблиц. Настройка представления сохраняется в ZUP*файле на локальном компьютере в профиле пользователя. Поэтому изменение вида окна для одного пользователя ни* как не сказывается на работе других пользователей компании. Внесенные изменения отменяются при включении в систему объекта, заме* щающего измененный ранее объект. Например, если пользователь изменил рас* положение столбцов в журнале, а затем получил новый модифицированный жур* нал из центра Microsoft Business Solution Center, изменения в настройке столбцов будут утрачены.

Изменение ширины столбца Чтобы изменить ширину столбца, необходимо поместить курсор на правую раз* деляющую столбцы вертикальную линию в заголовке столбца. Курсор примет вид вертикальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раз*

Глава 1. Приступая к работе

21

делитель столбцов на желаемую позицию. Установив нужную ширину столбца, отпустить кнопку мыши.

Изменение высоты строки Пользователь может менять высоту любой из строк, а также строки заголовка. Что* бы изменить высоту строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селек* тора строк на линию, расположенную под строкой заголовка. Курсор примет вид горизонтальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить раздели* тель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши. Чтобы изменить высоту любой строки, за исключением строки заголовка, следует поместить курсор в столбец селектора строк на линию, расположен* ную под строкой, которую требуется изменить. Курсор примет вид горизон* тальной линии со стрелкой. Нажать кнопку мыши и перетащить разделитель строк на желаемую позицию. Установив нужную высоту строки, отпустить кнопку мыши.

Перемещение столбцов Чтобы переместить столбец, необходимо поместить курсор в области заголовка пе* ремещаемого столбца. Нажать кнопку мыши (курсор при этом примет вид руки) и перетащить столбец на желаемое место. Отпустить кнопку мыши.

Отображение и скрытие столбцов Помимо возможности менять ширину столбцов, высоту строк и перемещать столб* цы пользователь может указать, какие поля (столбцы) должны отображаться. Для этого нужно либо щелкнуть правой кнопкой мыши в области заголовков окна таб* лицы, либо последовательно выбрать в строке меню пункты Вид > Показать Столбец, в результате чего будет выведен список доступных столбцов. Чтобы отобразить поле в окне, следует установить флажок перед его именем. Чтобы скрыть столбец, следует снять этот флажок.

22

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Командные кнопки и кнопки меню В нижней части большинства окон Microsoft Navision можно увидеть кнопки, исполь* зуемые для вызова различных функций, которые позволяют работать с данными это* го окна. Кнопки, на которых отображен маленький направленный вниз треуголь* ник, являются кнопками меню. Прочие кнопки представляют собой командные кнопки.

Нажатие кнопки меню выводит соответствующее меню, содержащее набор тех или иных функций. В качестве примера можно привести кнопки меню Фин. Счет и Учет, находящиеся в окне Журнал Оплат Клиентов. Командные кнопки позволяют выполнять определенные команды. В качестве примера можно привести кнопкиПечать (выполнение печати из окон Квоты И Заказы ) и Справка (вывод экрана справки). Кнопки меню и командные кнопки можно активировать нажатием сочетания клавиши (Alt) и буквы, подчер* кнутой в названии кнопки, либо щелчком этой кнопки.

Ввод информации При вводе данных в любое из полей система Microsoft Navision обеспечивает необ* ходимый формат, соответствующий типу вводимых сведений. Например, поле даты может принимать только параметры дат, числовое поле — только числа, а в тексто* вое поле можно вводить любые сведения.

Ввод даты Microsoft Navision предоставляет гибкие возможности для ввода даты. Ниже приво* дятся допустимые форматы записей, которые могут использоваться при вводе дан* ных в поле даты:

Глава 1. Приступая к работе Пользовательский ввод

Результат

W

Рабочая дата, введенная в меню Сервис

T

Текущая системная дата

C

Дата закрытия

День*месяц*год

251202, 25 12 02, 25*12*02, 25/12/02

День недели*номер недели*Год

Пт5202, пт 52 02, пт*52*02, пт/52/02

23

Можно использовать сокращения дней недели, при этом Microsoft Navision вво* дит дату для указанного дня недели на основе значения в поле Рабочая дата: Пользовательский ввод

Результат

M

Понедельник

Tu

Вторник

We

Среда

Th

Четверг

F

Пятница

sa

Суббота

su

Воскресенье

Следует учитывать, что неделя в системе Microsoft Navision начинается с понедельника. При вводе дат следует вводить как можно меньше чисел, поскольку Microsoft Navision может работать с данными двух тысячелетий и необходимо очень внима* тельно относиться к вводу цифр года. Если введены только день и месяц, Microsoft Navision использует год поля Рабочая дата. Например, если значение поля Рабочая дата равняется 12/25/02 и вводит* ся число 1225, устанавливается дата 12/25/02. При вводе только дня Microsoft Navision подставляет значения месяца и года из поля Рабочая дата. Так, если значение поля Рабочая дата составляет 12/05/02и вводится день 25, значение даты устанавливается как 12/25/02. Система Microsoft Navision поддерживает используемый в операционной систе* ме Windows по умолчанию диапазон дат от 1930 до 2029. Поэтому при вводе значе* ния года из двух цифр оно воспринимается как 19XX, если число находится в ин* тервале от 30 до 99, и 20XX, если число находится в интервале от 0 до 29.

Ввод числа или суммы Если поле допускает ввод только чисел, следует вводить числа без разделителя в основной части, но с указанием десятичных дробей. Числа при отображении на экране или выводе на печать всегда выравниваются по правой границе. Все поля десятичных чисел имеют встроенные математические функции, что позволяет вво* дить математические выражения, например 13.50 * 2 — 12. Доступны четыре основ* ных арифметических действия: + (сложение), — (вычитание), * (умножение) и / (деление).

24

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ввод кодов Коды применяются для идентификации записей, например Поставщик Но и Клиент Но. Кроме того, коды также используются для сортировки сведений, выводимых на экран, и в отчетах. Код может состоять из цифр и букв. Если в качестве кодов для таблицы ис* пользуются только цифры, все коды данной таблицы должны состоять только из цифр. Если применяются буквенно*цифровые поля, в этой же таблице можно использовать коды, состоящие только из букв. Такой формат облегчает выполнение фильтрации. Если при вводе данных требуется найти код, следует перейти на поле кода и щелкнуть Выбор (клавиша (F6) (F6)). Будет выведен список доступных кодов. Реко* мендуется не употреблять в кодах специальные символы, такие как &, поскольку такие символы иногда используются в Microsoft Navision для фильтрации данных. Можно также использовать дефис (*), но следует избегать применения других зна* ков, не относящихся к буквам или цифрам. Если коды вводятся из связанной таблицы, содержащей буквенноцифровые или чисто буквенные коды, требуется вводить только знаки, которые обеспечивают уни* кальность соответствующего кода в данной таблице. Например, если требуется за* полнить карточку продавца или клиента, а соответствующая таблица содержит сле* дующие записи: • •

СТАНИСЛАВ СВЕТЛАНА

Станислав Петров Светлана Фокина

Потребуется ввести только буквы СТ для Станислава и СВ для Светланы. При за* полнении полей типа код Microsoft Navision присваивает всем знакам верхний регистр.

Редактирование данных Редактирование полей Для изменения данных в поле необходимо нажать клавишу(F2) (F2). Последующие дей* ствия напоминают работу в текстовом редакторе, в котором для перемещения по тексту без его изменения используются клавиши Æ и æ. Повторное нажатие кла* виши (F2) перемещает курсор в конец данного поля.

Вставка и удаление Чтобы вставить строку или запись в Microsoft Navision, следует нажать клавишу (F3) или щелкнуть значок Вставить. Чтобы удалить строку или запись, следует нажать клавишу (F4) или щелкнуть значок удаления. Доступ к обеим функциям может быть получен по* средством последовательного выбора пунктов Правка > Создать или Правка > Удалить.

Учтенные операции В учтенных операциях нельзя менять важные сведения. Доступно изменение только таких данных, как дата оплаты, дата скидки оплаты, возможная скидка оплаты, код применения и возможность изменения задержки утверждения операции. Чтобы из* менить данные в этих полях, необходимо сначала дважды щелкнуть соответствую* щее поле или нажать клавишу (F2) (F2). Данная функция защиты от изменения приме* няется только к таким полям и называется встроенная функция редактирования.

Глава 1. Приступая к работе

25

Копирование и вставка Функции Копировать и Вставить позволяют копировать строки целиком. Примечание. Операции копирования и вставки доступны только в опре* деленных полях и таблицах. Например, эта возможность отсутствует в до* кументах области Продажа и Покупка. Данная операция позволяет также копировать данные из Microsoft Navision в редактор электронных таблиц, такой как Microsoft Excel. В целях обеспечения бе* зопасности копирование данных из Excel в Microsoft Navision недоступно. Кроме того, с помощью этой операции в Microsoft Navision можно создавать но* вые карточки на основе уже существующих. Перед закрытием карточки Microsoft Navision предложит изменить поле Код, чтобы сделать его уникальным.

Обзор строки меню Строка меню содержит следующее: • • • • • •

Файл Правка Вид Сервис Окно Справка

Каждое из этих меню можно выбрать щелчком мыши или нажатием сочетания кла* виш, включающего клавишу (ALT) и клавишу, соответствующую первой букве в на* ) звании меню (она подчеркнута). Например, нажатие сочетания клавиш (ALT) + (Ф) откроет меню Файл. Последующее нажатие клавиш, соответствующих подчеркнутым буквам в названии команд, будет активировать соответствующие команды меню. Кро* ме того, многие команды меню доступны через сочетания клавиш. Сочетания клавиш и их использование рассматриваются ниже в этой главе. Некоторые из команд выводятся в неактивном виде (отображаются тусклым цветом), что определяется тем, в какой функциональной области Microsoft Navision ведется работа. Ниже приводится перечень основных команд меню.

Меню Файл Меню Файл включает команды, обеспечивающие открытие и закрытие используе* мых в Microsoft Navision баз данных и компаний, а также работу с ними. Команда Закрыть (ESC) — закрытие активного окна. Команда Сохранить как HTML — при предварительном просмотре отчета он может быть сохранен в формате HTML. Этот файл доступен для обработки и ана* лиза в Excel. Примечание. Содержимое этого файла импортируется в виде значений; соответствующие формулы должны быть введены непосредственно в про* цессоре Excel.

26

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

) , ( Б) ) — создание новой базы данных (коман* Команда База данных (ALT) + ( Ф) да Создать), открытие существующей базы данных (команда Открыть), тестирова* ние базы данных (команда Тест) (необходимо выполнять по меньшей мере раз в месяц), увеличение размера базы данных (команда Расширить), удаление базы дан* ных (команда Удалить), закрытие базы данных (команда Закрыть), а также сведе* ния о размере, подключениях, активных сеансах базы данных наряду со списком таблиц, характеризующим размер и оптимизацию базы данных (команда Информация). Ряд операций, таких как создание и удаление, может выполняться только системным администратором. Показатель Использовано никогда не должен превышать 85% размера базы дан* ных, а размер базы данных всегда должен оставаться в пределах 85% (в нормальном режиме) от лицензионного размера. Системе Microsoft Navision требуется как ми* нимум 15% от указанных выше размеров для обеспечения нормальной работы и выполнения ресурсоемких задач, таких как создание архивной копии и восстанов* ление. Если используется SQL Server Option для Microsoft Navision, будет доступно из* менение баз данных (команда Изменение базы данных). Это позволяет в любой мо* мент изменить свойства базы данных. ) — создание новой компании (команда Создать), Команда Фирма (CTRL) + ( O) открытие существующей компании (команда Открыть), переименование компании (Переименовать), удаление компании (команда Удалить) и закрытие компании (ко* манда Закрыть). Операции данного меню, за исключением открытия и закрытия, выполняются только системным администратором. Команды Параметры страницы , Предварительный просмотр , Печать — обеспе* чивают печать документов и отчетов (на панели инструментов находятся значки Печать и Предварительный просмотр). Эти команды активируются, если документ или отчет выбраны для печати и на экран выводится запрос формы. Команда Параметры страницы — позволяет настроить поля страницы отчета. В общем случае поля определяются как свойство отчета. Обычно для полей на чеках и иных документах устанавливается значение 0. Кнопка Принтер — используется для вывода отчета на принтер, отличный от установленного по умолчанию. Как и в случае команды Параметры страницы, соот* ветствующие настройки принтера следует изменить после вывода формы запроса отчета и до выполнения его последующей распечатки или просмотра. В дальней* шем выбранный принтер становится принтером по умолчанию для данной рабочей станции, пока не будут сделаны соответствующие изменения. Команда Ссылка по E-Mail — чтобы использовать эту команду, следует предва* рительно открыть форму или отчет, ссылку на который предполагается отправить. Соответствующий документ должен отображаться на экране, после чего следует последовательно выбрать пункты Файл > Отправить > Ссылка По E-Mail. В почто* вой программе будет создано новое сообщение, содержащее в поле Присоединить ссылку, с помощью которой получатель почтового сообщения сможет получить доступ к отчету, дважды щелкнув эту ссылку. Команда Ссылка на Рабочий Стол — позволяет создать на рабочем столе ярлык формы или отчета Microsoft Navision. 1, 2, 3 — список недавно открывавшихся компаний; введите число или щелкни* те пункт списка, чтобы вновь открыть соответствующую компанию. ) , ( Ы) ) — эта команда закрывает программуMicrosoft Команда Выход (ALT) + ( Ф) Navision.

Глава 1. Приступая к работе

27

Меню Правка Меню Правка включает несколько команд, предназначенных для ввода данных и их перемещения между окнами Microsoft Navision. Команда Отменить (CTRL) + (Z) — используется для отмены одного ошибоч* ного действия при редактировании, например удаления содержимого поля. Воз* можности этой команды в системе Microsoft Navision ограничены, поскольку при выходе из поля выполняется запись в базу данных. Команды Вырезать (CTRL) + (X) (X), Копировать (CTRL) + (C) и Вставить (CTRL) + (V) — стандартные команды Windows для перемещения и удаления данных. Эти ко* манды могут применяться в рамках системы Microsoft Navision или при совместном использовании Microsoft Navision с приложениями пакета Microsoft Office. Команда Очистить клавиша (DEL) — позволяет удалить только выделенный фраг* мент в активном окне. Это может быть часть или все содержимое поля, несколько полей, несколько строк или все строки. Команда Копировать ссылку — позволяет создать ссылку на форму или отчет. Соответствующая форма Microsoft Navision должна быть активной. При последова* тельном выборе пунктов Правка > Копировать Ссылку . Microsoft Navision поместит ссылку в буфер обмена, откуда ее можно будет вставить, последовательно выбрав пункты Правка > Вставить. Команда Копировать сверху (F8) — в формах списков копирует в поле содержи* мое поля, расположенного непосредственно над ним. Команды Вставить новую (F3) и Удалить (F4) — предназначены для вставки и удаления записей и полей. ) , ( Б) ) — используется для выбора в таблице одной Команда Выбрать (ALT) + ( П) записи. Выполнение этой команды выделяет строку синим цветом, ее действие ана* логично щелчку кнопкой мыши в левом поле строки. Удерживая клавишу (SHIFT) и нажимая клавишу ¼ , можно выбрать несколько последовательно расположен* ных строк. Кроме того, можно выбирать строки, расположенные в разных местах. Щелк* ните первую строку, затем нажмите клавишу (CTRL) и выполняйте щелчок в селек* торе строк для тех строк, которые требуется выбрать. Окно примет следующий вид:

) + (A) — используется для выбора всех видимых запи* Команда Выбрать все (CTRL (CTRL) сей в таблице или списке. При этом учитываются все установленные для данной табли* цы фильтры. Щелчок в верхнем левом углу окна таблицы приводит к тем же результатам.

28

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Команда Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — выборочная отметка записей в списке или журнале. Это действие устанавливает или снимает ромбовидный зна* чок, расположенный в левом поле. Затем можно использовать команду Только от* меченные (Alt) + (B) (B), (O) (O), чтобы отобразить только помеченные строки и приме* нить к ним те или иные команды. ) + (F) и Заменить (CTRL ) + (H) — позволяют найти или Команды Найти (CTRL (CTRL) (CTRL) заменить отдельные фрагменты содержимого полей. Вид окна приведен ниже.

Строка заголовка отображает поле, в котором ведется поиск. В полеНайти текст вводятся данные для поиска. Для указания, какому фрагменту поля должно соот* ветствовать введенное значение, используется поле Совпадение. Переключатели Начало поля и Любая часть поля применимы только в том случае, если поиск ве* дется в полях, отображающих текст или коды. При установке флажка Учитывать регистр будет учитываться регистр знаков. Если установлен флажок Исп. Лучший ключ, таблицы будут отсортированы для наиболее быстрого поиска, что особенно полезно в больших таблицах. Если установлен фла* жок Найти как Введено , поиск вводимого значения будет выполняться непосред* ственно в процессе ввода. При обнаружении значения, соответствующего строке поиска, поиск прекра* щается и результаты выводятся на экран. Если отображаемая запись не является искомой, для продолжения поиска следует использовать кнопки Найти первую , Найти следующую и Найти предыдущую. Чтобы заменить значение, необходимо на* жать кнопку Заменить и указать подставляемое значение.

Меню Вид Меню Вид включает команды, влияющие на содержание и вид активного окна. Команда Перейти к — перейти к первой (команда Первой, (CTRL) + (HOME) (HOME), предыдущей (команда Предыдущей, (PAGEUP) в форме карточки или стрелка вверх в форме списка), следующей (команда Следующей, (PAGEDOWN) в форме карточки или стрелка вниз в форме списка) или последней (команда Послед-ней, (CTRL) + (END) записям. Команды Фильтр поля (F7) (F7), Фильтр таблицы (CTRL) + (F7) и FlowFilter (SHIFT) + (F7) — реализуют функции Microsoft Navision, предназначенные для фильтрации записей в окне на основе определенных критериев. Эти команды подробно разбираются ниже.

Глава 1. Приступая к работе

29

Команда Только отмеченные (ALT) + (B) (B), (O) — на экран выводятся только за* писи, отмеченные с помощью команды Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) (F1). Команда Показать все (SHIFT) + (CTRL) + (F7) — снимает все установленные ранее фильтры. Команда Сортировка (SHIFT) + (F8) — позволяет изменить порядок отобра* жения данных в таблице, изменяя критерий сортировки, например по номеру кли* ента или номеру записи. Сортировка работает следующим образом: только числа без пробелов или специальных символов, затем только буквы или сочетание букв и цифр. Если имеет место сочетание букв и цифр, содержание поля проверяется посимвольно слева направо. Приоритет сортировки следующий: в первую оче* редь учитываются пробелы, затем буквы, цифры и специальные символы. Результат применения этих правил приводит к получению следующего отсор* тированного списка. Порядок сортировки

Причина

1

Числа без пробелов или специальных символов располагаются перед буквами и комбинациями цифр и букв, подсчет в системе Microsoft Navisio n ведется в порядке возрастания

11 12 111 A1

Это комбинация букв и цифр. Данный элемент предшествует всем аналогичным комбинациям знаков, поскольку пробел между A и 1 обладает при сортировке приоритетом по отношению к другим знакам

ABC

Буквы при сортировке следуют за знаками пробела (поэтому ABC идет после A 1)

AB 1

В буквенно*цифровых комбинациях цифры при сортировке учитываются после букв. Поэтому ABC располагается раньше AB 1

A1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому A1 располагается после AB

DSB

Буква D идет после буквы A, пробелы предшествуют прочим знакам

D1

Сортировка цифр выполняется после букв, поэтому D1 располагается после D S B

D.S.B.

Специальные символы учитываются при сортировке после цифр

1A

Буквенно*цифровая комбинация, начинающаяся с цифры, в результате сортировки располагается на предпоследнем месте

+A1

Специальные символы при сортировке отображаются последними

Для правильного применения фильтров важно усвоить правила сортировки. На* пример, фильтр A100.. 110 даст пустую запись, поскольку такого интервала просто не может существовать. В результате неверного применения фильтра выводятся не* корректные данные.

30

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы гарантировать правильную сортировку чисел, необходимо руководство* ваться следующими принципами: следует всегда применять серии цифр фиксиро* ванной длины (например, от 100 до 999), никогда не использовать серии цифр типа от 1 до 999 или от 001 до 999 в полях кода или текстовых полях. В SQL Server Option для Microsoft Navision сортировка чисел выполняется как сортировка текста, что проиллюстрировано в следующей таблице: Числовая сортировка

Сортировка текста

1

1

2

10

3

100

4

2

10

3

100

4

Чтобы избежать этой проблемы, необходимо применять числовую последова* тельность фиксированной длины, указывая серии с заранее определенным количе* ством цифр, начинающиеся с отличной от нуля цифры; либо при ручном вводе цифр следовать правилам нумерации и использовать фиксированное количество цифр. Команда Панель кнопок — позволяет задать отображение панели инструментов и определить ее вид. Сюда входят такие параметры, как размер кнопок и наличие подсказок. Команды Скрыть столбец (ALT) + (B) (B), (K) и Показать столбец (ALT) + (B) (B), (O) — применяются в окнах, имеющих строки и столбцы (окна таблиц) для указания того, какие столбцы должны быть отображены. Того же результата можно достичь, щелк* нув правой кнопкой мыши в области заголовков окна таблицы. Команда Обновить — доступна при использовании SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision. Эта команда предназначена для обновления данных в активном окне. В результате ее применения в окне будут отображены последние данные.

Меню Сервис Меню Сервис содержит основные команды настройки программы. Команда Рабочая дата — позволяет каждому из пользователей ввести дату, кото* рую система будет использовать при вводе операций с датой, отличной от системной или текущей даты. Например, требуется ввести ряд транзакций с датой 3/20/02. Од* нако текущая дата 3/31/02. При изменении рабочей даты на 3/20/02 пользователю не придется задавать дату вручную. Рабочую дату можно переопределить при вводе тран* закций, введя t, чтобы указать на сегодняшнюю дату, или указав другую дату. Команда Рабочая дата также определяет месяц и год, используемые по умол* чанию системой Microsoft Navision при вводе в поле даты только дня или дня и месяца. Дополнительные сведения см. в разделе Ввод Информации. Команда Язык — выводит таблицу языков приложения. Команды Object Designer (SHIFT) + (F12) и Designer (CTRL) + (F2) — позволяют использовать систему разработки приложений Microsoft Navisio n C/SIDE для из* менения приложений и настройки форм и отчетов. Для получения доступа к дан* ной функции требуется специальное разрешение.

Глава 1. Приступая к работе

31

Команда Дизайнер Панели Навигации (ALT) + (F12) — позволяет настроить па* нель навигации. Для получения доступа к данной функции требуется специальное разрешение. Команда Debugger — используется программистами при настройке системы Microsoft Navision. Команда Монитор клиента — используется программистами для мониторинга взаимодействия между серверной частью и клиентскими компонентами в целях повышения эффективности этого взаимодействия. Команда Раскрыть (CTRL) + (F8) — предоставляет пользователю, обладающе* му привилегированными правами, возможность просматривать содержимое каж* дого из полей текущей записи. Это позволяет ему просмотреть все поля таблицы, даже если они не выводятся на экран. Команды Создание копии БД и Восстановление БД — позволяют сделать архи* вную копию для одной или всех компаний, объектов приложения или целой базы данных. Создание архивной копии может выполняться в любое время благодаря уникальной возможности системы Microsoft Navision под названием Управление Версиями. Перед выполнением архивирования система создает снимок версии в момент запроса и сохраняет его. Это позволяет другим пользователям продолжить работу в программе и сокращает продолжительность создания архивной копии. При необходимости восстановления из архивной копии следует воспользовать* ся функцией восстановления, которая выполнит восстановление архивной копии, сделанной программой архивации Microsoft Navision. Microsoft Navision не переза* писывает текущие данные, поэтому перед выполнением процедуры восстановле* ния существующие компании должны быть переименованы или удалены. Команда Защита — используется для ввода пользователей в систему при ис* пользовании параметров Роли, Логины БД , Логины Window и Пароль. Каждому пользователю системы Microsoft Navision должны быть присвоены права доступа к меню, окнам, таблицам и функциям. В этом окне вводятся имя и пароль (при необходимости) для каждого из пользователей, что позволяет им получать доступ к соответствующим компаниям. Параметр Пароль позволяет изменить пароль пользователя. Если используется SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, то при выборе Сервис > Защита будет также доступна функция Синхронизировать. Процесс синхронизации является одним из ключевых моментов системы бе* зопасности Microsoft SQL Serv er Option для Microsoft Navision. Команда Лицензия — позволяет ознакомиться с содержанием файла лицензии, на основании которой работает система, в том числе узнать номер лицензии, ее владельца и при наличии ограничения на время использования — дату завершения действия лицензии. Файл лицензии имеет расширение *.flf. Если требуется просмотреть все функции Microsoft Navision, в том числе недо* ступные по действующей лицензии, можно воспользоваться файлом лицензии cronus.flf. Чтобы изменить лицензию, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Сервис > Лицензия. В окне Информация о лицензии нажмите кнопку Изменить и найдите лицензию. Команда Компоненты OCX — выводит список элементов управления OCX, заре* гистрированных в Windows. Команда Настройка — содержит параметры настройки системы, в том числе па* раметры Кэш СУБД (KB), Кэш Дисков, Кэш Объектов (KB), Панель Статуса, Закрытие Форм По Esc , Выбор Элемента Полностью , Быстрый Поиск. За настройку этих параметров отвечает системный администратор.

32

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Меню Окно Меню Окно содержит команды, относящиеся к открытым в данный момент окнам. Команда Закрыть все (ALT) + (O) (O), (B) — закрывает все открытые окна. Команда Упорядочить все — предназначена для упорядочения значков, отобра* жаемых на нижней границе окна приложения при свертывании окон (для развер* тывания следует дважды щелкнуть значок). 1, 2, 3 — список открытых в настоящий момент окон. Для активации окна сле* дует ввести его номер или щелкнуть позицию списка.

Меню Справка Меню Справка (F1) содержит ряд команд, относящихся к справочной системе, ко* торые будут более подробно обсуждаться позже. Команда Справка Microsoft Dynamics NAV — выводит содержание справки. Команда Руководство по C/SIDE — справка по программированию системы. Команда Что это такое? (SHIFT) + (F1) — при выполнении этой команды курсор при* нимает вид курсора справки и позволяет вызвать справку для любого элемента экрана. Команда Обзор F-клавиш (CTRL) + (ALT) + (F1) — вызывает список функцио* нальных клавиш программы. Отображаемые функции зависят от контекста. Пол* ный список приводится в разделе Сочетания Клавиш. Команда О Microsoft Dy namics NAV — открывает окно, содержащее информа* цию о продукте, в том числе о версии системы.

Поиск и просмотр сведений Microsoft Navision предлагает гибкие возможности по отображению данных, что позволяет работать только с теми из них, которые непосредственно связаны с ре* шением текущей задачи. Например, если требуется просмотреть транзакции за оп* ределенный период времени, можно отобрать именно эти транзакции. Данные мож* но отфильтровать для просмотра, разбить по периодам времени или по любому измерению: отделу, проекту и так далее. При поиске и просмотре данных особенно удобно пользоваться сочетаниями клавиш. Далее подробно рассмотрены термины и сочетания клавиш, а также раз* бирается работа с клавиатурой и мышью. Навигатор — эта функция доступна в большинстве меню областей приложения. Она позволяет отслеживать записи, относящиеся к определенной транзакции. При выборе функции Навигатор будут отображены все записи, учитываемые для данной транзакции. С помощью этой функции выполняется поиск по полям Документ Но. и Дата Учета. Таким образом, при вводе корректировок в записи всегда следует использо* вать по возможности те же самые значения полей Документ Но. и Дата Учета, кото* рые были указаны для исходной транзакции. Кнопка Навигатор присутствует во всех формах учтенных транзакций и может быть активирована нажатием сочетания клавиш (ALT) + (H) (H). Если предполагается, что существуют и другие транзакции с тем же значением Документ Но., но отлича* ющимся показателем Дата Учета, следует очистить поле Дата Учета карточки На* вигатор и нажать клавиши (ALT) + (H) или кнопку Найти. Кроме того, на вкладке Внешний доступен поиск транзакций для определен* ного клиента или поставщика на основе поля Внешний Документ Но (Поставщик Счет Но).

Глава 1. Приступая к работе

33

Список (F5) — выводит связанный с данным окном список. Список можно выз* вать с курсором в любом поле окна, однако это всегда будет список для всего окна в целом. Учтенные Операции (CTRL) + (F5) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F5) (или кнопки меню Учтенные Операции) выводит список всех относящихся к данно* му окну записей учетной книги. Выбор (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Выбор) в одном из полей вы* водит связанный с данным полем список. Например, нажатие клавиши (F6) в поле Клиент Но. выводит полный список клиентов. В отличие от функции Список эта функция зависима от поля. Стрелка вверх указывает на связь с другой таблицей. Drill-down (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Drill-down) в любом из полей выводит подробные сведения для данного поля. Например, нажатие клави* ши (F6) в поле Баланс отображает все записи транзакций, на которых основано значение этого поля. Стрелка вниз означает, что значение было рассчитано по дан* ным другой таблицы. Настройка (F6) — нажатие клавиши (F6) (или кнопки Настройка) в одном из полей выводит список параметров данного поля. Например, перейдите на вкладку Оплата карточки клиента и нажмите кнопку Настройка или клавишу (F6) в поле Метод Применения. Будут выведены параметры Ручной или Автоматический, кото* рые могут быть выбраны для данного поля. После того, как пользователь выяснил, какие параметры доступны для данного поля, он может просто ввести несколько первых букв имени параметра и тот будет выбран. Серия Номеров (F6) — нажав клавишу (F6) или командную кнопку Серия Номеров, пользователь переходит в таблицу, содержащую параметры нумерации. Мож* но ознакомитсяс вариантами серий номеров, нажав необходимо последовательно выбрать пункты Склад > Планирование И Исполнение > Товары и нажав в поле Но. клавишу (F6) (F6). Раскрыть (CTRL) + (F8) — нажатие сочетания клавиш (CTRL) + (F8) (или по* следовательный выбор пунктов Сервис > Раскрыть) выводит окно, в котором пере* числены все доступные для данной записи поля и их значения. Эта функция доступна только пользователю, обладающему привилегирован* ными правами. Найти (CTRL) + (F) — эта функция предоставляет пользователям возможность выполнять поиск в конкретном поле одного окна. Эта же функция позволяет при необходимости заменить фрагмент найденного текста. Чтобы воспользоваться этой функцией, следует поместить курсор в требуемое поле и нажать сочетание клавиш (CTRL) + (F) (F), щелкнуть значок Найти или последовательно выбрать пунк* ты Правка > Найти. Будет открыто окно, в котором вводится строка поиска (например, слова или цифры). В Microsoft Navision регистр учитывается только в том случае, если установлен флажок Учитывать регистр. Можно также указать, должно ли совпадать со строкой поиска все поле, часть поля или его начало. Значение по умолчанию определяется типом поля. Находясь в списке, можно ввести первые несколько знаков, и система автома* тически начнет поиск требуемой записи. Сортировать (SHIFT) + (F8) — эта функция позволяет просматривать данные в отличном от исходного порядке. Например, можно изменить представление кли* ентов по имени пользователя, чтобы просматривать записи в алфавитном порядке. Если порядок сортировки для карточек изменен, система запоминает его и воспро*

34

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

изводит каждый раз при открытии карточки клиента. Этот же порядок сортировки используется при переходе из карточки в форму Список. Вкл./выкл. отметку (CTRL) + (F1) — эта функция применяется для учета неко* торой части из выведенных на экран записей журнала. Она доступна при нажатии сочетания клавиш (CTRL) + (F1) или посредством последовательного выбора пунк* тов Правка > Вкл./Выкл. Отметку. Можно отметить сразу несколько записей, удер* живая кнопку (CTRL) и щелкая квадратик слева от нужных записей, после чего к ним можно будет применить команду Вкл./выкл. отметку. После установки флажков для одной или нескольких записей можно продол* жить работу только с ними, последовательно выбрав пункты Вид > Только Отмеченные. При выборе этой функции на экран записей журнала будут выведены толь* ко отмеченные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните значок , следует нажать сочетание клавиш (Shift) + (Ctrl) + (F7) или последовательно выбрать пункты Вид > Показать Все . Клавиши (PageUp) и (PageDown) — нажатие клавиш (PAGEUP) и (PAGEDOWN) позволяет пользователю перемещаться по карточкам базы данных. При поиске в карточках поставщиков нажатие клавиши (PAGEDOWN) открывает следующую кар* точку, а клавиши (PAGEUP) — предыдущую. Клавиши (CTRL) + (HOME) и (CTRL) + (END) — перемещают пользователя соот* ветственно на первую или последнюю запись таблицы. Клавиши (CTRL) + (PAGEDOWN) и (CTRL) + (PAGEUP) — позволяют переходить по вкладкам карточки или формы запроса. Клавиши (CTRL) + ½ и (CTRL) + ¼ — позволяют перемещаться между раздела* ми формы, от строк к заголовкам, а также из формы списка к кнопкам меню и ко* мандным кнопкам. Кнопки перемещения — доступны как значки панели инструментов или коман* ды меню Вид > Перейти К : (Первой), (Предыдущей), (Следующей) И (Последней) . Эти функции позволяют быстро просматривать записи (карточки или списки).

Фильтрация Используется для ограничения объема выводимых на экран или в отчет данных. Это дает возможность работать только с необходимыми сведениями. Доступны фильтры для поля, таблицы и потока. При установке одного из фильтров в строке состояния, расположенной в ниж* ней части окна приложения, выводится надпись ФИЛЬТР. Надпись ФИЛЬТР так* же отображается, если установлен внутренний фильтр системы. Например, при просмотре финансовых записей клиента система устанавливает фильтр поля для поля Клиент Но. в таблице Клиент Книга Операций. Фильтр поля (F7) — эти фильтры применяются к одному полю таблицы. Фильтры поля не влияют на вычисляемые поля, но ограничивают объем отображаемых данных. Если выбрать поле и нажать клавишу (F7) или щелкнуть соответствующий значок (или последовательно выбрать Вид > Фильтр Поля ), на экран будет автоматически выведено окно Фильтр поля. В этом окне можно указать данные для фильтра по активному полю. ) + (F7) — эта функция позволяет комбинировать несколько Фильтр таблицы (CTRL (CTRL) фильтров поля. С помощью данного фильтра можно применять фильтры одновре* менно к нескольким полям таблицы или просматривать фильтры, установленные для поля. Например, можно применить фильтр к таким полям, как почтовый индекс и условия платежа. Данный фильтр можно использовать и для просмотра поставщи* ков с определенным почтовым индексом и балансом, превышающим некую сумму.

Глава 1. Приступая к работе

35

Как фильтры поля, так и фильтры таблицы сбрасываются командой Показать все, которая вызывается щелчком соответствующего значка или последовательным выбором пунктов Вид > Показать Все . ) + (F7) — эти фильтры ограничивают содержимое полей, ото* FlowFilters (SHIFT (SHIFT) бражающих суммы или количества, рассчитанные в Microsoft Navision на основе за* писей в других таблицах. Это осуществляется посредством отбора записей, включен* ных в расчет. Такой фильтр следует устанавливать для таблицы, содержащей вычисляемое поле, а не для таблицы исходных данных. Фильтры могут применяться для полей с именем, заканчивающимся словом Фильтр, например Дата Фильтр или Бюджет Фильтр. Например, если требуется просмотреть транзакции для конкретно* го отдела, следует использовать фильтр, который позволит сократить объем обраба* тываемых данных до одного отдела. Если требуется ввести изменения в бюджет кон* кретного отдела, также лучше применить данный тип фильтра. Если необходимо оценить ход рекламной кампании, следует воспользоваться фильтром для периода времени. Фильтры данного типа могут применяться к диапазонам дат, отделам, проек* там, бюджетам и филиалам. Фильтры потока не могут сбрасываться с помощью команды Показать все. Необходимо войти в тот же экран, где устанавливался дан* ный фильтр, стереть все данные в столбце Фильтр и нажать кнопку ОК.

Фильтрация для отчетов Фильтры не только позволяют вести интерактивный анализ данных, они также по* лезны для выбора сведений, которые будут выведены в отчетах. При выборе отчета для печати выводится форма запроса, показанная ниже.

С помощью кнопки Сортировать, расположенной в правой нижней части окна, можно выбрать, как будут отображаться данные в отчете. Если требуется изменить порядок сортировки, это необходимо сделать до установки фильтров. Каждая вкладка представляет собой таблицу, из которой берутся данные для отчета. На любой вкладке доступна кнопка помощи в столбце Поле, которая позво* ляет выбрать, какие поля не будут отображены. На строке с выделенными полями можно также указать, какие фильтры следует применить.

36

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Параметры используется для задания общих параметров печати отчета. Например, здесь можно выбрать такие параметры, как печать подробного или свод* ного отчета, а также указать, какие сведения о компании (адрес и т. п.) будут вклю* чены в отчет.

SQL и фильтрация отчетов Важно понять, как согласованность данных влияет на отчеты, сформированные в системе Microsoft Navision с помощью языка SQL. SQL Serv er Optio n позволяет нескольким пользователям работать в системе Microsoft Navision одновременно. Это означает, что в любой конкретный промежуток времени могут быть зафикси* рованы совершенно разные транзакции. Хотя отображаемые системой данные по* стоянно обновляются, это не гарантирует их единообразия. Например, незавер* шенная транзакция может привести к несоответствию дебета и кредита счета. Единственный способ гарантировать согласованность данных, на которых ос* нованы отчеты — так проектировать эти отчеты, чтобы они блокировали соответ* ствующие таблицы или записи. Эта мера не дает другим пользователям вставлять, удалять или изменять такие таблицы и записи в период формирования отчета. Од* нако она не используется по умолчанию и не является подходящим методом для составления отчетов. Таким образом, чтобы обеспечить согласованность данных при составлении отчета с помощью SQL Serv er Optio n для Microsoft Navision, можно использовать два способа: Использовать пакетные задания, которые будут формировать отчеты по но* чам или в другие промежутки времени, когда данные в системе не обновляются. Установить в отчете фильтр по дате, который не позволит включать в отчет тран* закции дня формирования отчета. Можно также ограничить область отчета од* ним отделом или филиалом, которые в текущий момент не осуществляют обнов* ления системы. Различные методы применения фильтров рассматриваются ниже.

Выражения, используемые в фильтрах Значение

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Равно

377

377

Диапазон

1100..2100 ..2500 P8..

С 1100 по 2100 До 2500 включительно Сведения на учетный период 8 и позже

Либо/либо

1200|1300

Имеющие либо 1200, либо 1300 Если есть записи с обоими номерами, будут отображены обе

И

<2000& > 1000

Номера меньше 2000 и больше 1000 (Знак & не может использоваться с номерами самостоятельно, так как записи не могут содержать двух номеров)

Не равно

<>0 < > 1000&< > 2000

Все номера, кроме 0. Все номера, кроме 1000 и 2000

Глава 1. Приступая к работе Значение

37

Образец выражения

Отображаемое содержимое записи

Больше

> 1200

Номера больше 1200

Больше или равно

> = 1200

Номера больше или равные 1200

Меньше

<1200

Номера меньше 1200

Меньше или равно

<= 1200

Номера меньше или равные 1200

Последователь* ность неизвестных символов неопре* деленной длины (возможно, пустая)

*Ко*

Текстовая строка, содержащая *ко*, например компания, законопослушный и т. п. Текстовая строка, начинающаяся с кo*, например компания, коммивояжер и т. п. Текстовая строка, заканчивающаяся *кo, например сладко

Ко*

*кo Один неизвестный символ

Ст?л

Текстовая строка, содержащая указан* ные буквы, например Стол или Стул

С расчетом

30|( > =10&<=20)

Записи с номером 30 или с номерами от 10 до 20 (результат подсчета внутри круглых скобок)

Игнорировать регистр

@отдел

Текстовая строка, содержащая слова Отдел или отдел

Выражения можно комбинировать, как показано в следующих примерах: Комбинация

Значение

5999|8 100..8490

Включает все записи с номером 5999 или номерами от 8100 до 8490

..1299|1400..

Включает записи с номером меньше или равным 1299 или номером равным 1400 или больше него, кроме номеров с 1300 по 1399

> 50&<100

Включает записи с номерами больше 50 и меньше 100, т. е. номера с 51 по 99

*C*&*Д*

Текст, который содержит одновременно буквы C и Д

@ *ко?*

Текст, включающий ко, КО, Ко, кот, который, укороченный Сочетание букв КО, кО, ко или Ко обязательно должно присутствовать в выражении, сопровождаемое хотя бы одним символом, но перед ним или после него может быть любое количество символов, при этом регистр не учитывается

Краткий обзор значков и функциональных клавиш Ниже приводится краткий перечень рассмотренных ранее функций, включающий также соответствующие этим функциям клавиши (сочетания клавиш) и значки (при наличии таковых):

38

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция

Клавиша или сочетание клавиш

Поиск данных в списке содержания

(F5) (Список)

Просмотр списка записей главной книги

(CTRL) + (F5) (Учтенные Операции)

Поиск данных в списке допустимых записей

(F6) (Выбор)

Поиск соответствующих более подробных данных

(F6) (Drill*down)

Просмотр доступных параметров для поля

(F6) (Параметры)

Все поля карточки

(CTRL) + (F8) (Все Поля)

Найти в содержимом поля

(CTRL) + (F) (Найти)

Выводить в окно определенный набор данных, содержащихся в поле

(F7) (Фильтр поля)

Одновременно выводить в окно определенный набор данных, содержащихся в нескольких полях

(CTRL) + (F7) (Фильтр таблицы)

Работа со строками и счетами по одному отделу, периоду времени, проекту, бюджету, филиалу или их комбинации

(SHIFT) + (F8) (FlowFilter)

Поиск следующей или предыдущей карточки в базе данных

(PAGEDOWN) или (PAGEUP)

Интерактивная справка Справка доступна из любой области системы. Доступ к ней может осуществляться различными способами. Клавиша (F1) — вызывает экран справки, относящейся к той области, в кото* рой находится курсор. Что это такое? — если щелкнуть этот значок, расположенный в правой части панели инструментов, курсор примет вид курсора справки. Чтобы с его помо* щью вызвать справку по любому элементу, необходимо щелкнуть этот элемент. Кнопка Справка — находится в правом нижнем углу каждого окна. Строка меню — меню Справка можно открыть нажатием сочетания клавиш (ALT) + (C) или щелчком элемента Справка в строке меню. Справочная система Microsoft Navision имеет вкладки Содержание, Указатель, Поиск и Избранное. Вкладка Содержание позволяет работать с оглавлением справочной системы, имеющим вложенные папки для каждой из областей приложения, а также экран приветствия справки по Navision. В любой из областей приложения пользовате* лю доступна соответствующая справка, с помощью которой он сможет выпол* нить требуемые действия и получить нужные сведения о таблицах и отчетах. Меню Справка также включает команды Руководство По C/SIDE, Обзор F-Клавиш, Что Это Такое? и О Microsoft Dynamics NAV.

Измерения Измерения являются одной из функциональных возможностей Microsoft Navision и служат для распределения массива информации по ряду секторов путем настройки

Глава 1. Приступая к работе

39

определенных параметров. Измерения можно использовать для связывания дан* ных с учитываемой записью, что позволит извлекать эти данные в интерактивном режиме или в виде отчетов, основанных на измерениях. Например, можно определить измерения продавца, кампании и региона. В даль* нейшем можно будет просмотреть детализированные сведения о продажах по регио* нам, кампаниям и продавцам (например, Восточная Сибирь, осенняя сбытовая кампа* ния, Владимир Петров). Кроме того, можно формировать отчеты по суммарному объему продаж в ходе осенней сбытовой кампании, без детализации по регионам и продавцам. Каждое измерение обладает неограниченным количеством значений измерения. Например, для измерения региона могут быть указаны значения Северо-Запад, Центр, Урал, Сибирь И Дальний Восток. Измерения и значения измерений опреде* ляются пользователем и являются неограниченными (при использовании блока Дополнительные измерения), что позволяет создавать измерения, удобные для опи* сания именно вашей компании и ее бизнес*процессов. Используя измерения, можно анализировать тенденции и сравнивать различ* ные характеристики для диапазона записей. Возможность анализа по измерениям особенно эффективна, если применяется много измерений. Однако даже если за* действовано всего два глобальных измерения, для них можно использовать фильт* ры, финансовые и иные отчеты, что делает анализ достаточно информативным. В Microsoft Navision имеются средства, позволяющие ограничивать возможности комбинирования измерений, устанавливать для них допустимые значения и опреде* лять метод учета. Используемые по умолчанию измерения могут присваиваться пла* ну счетов, клиентам, товарам и т. п. Пользователь может присвоить приоритеты для конфликтующих значений по умолчанию. Это позволяет настраивать параметры Microsoft Navision в соответствии с бизнес*правилами компании, что позволит улуч* шить согласованность данных и повысить надежность результатов работы.

Типы измерений В Microsoft Navision доступны три типа измерений: глобальные, бюджетные и яр* лыки измерения. Пользователь может назначить два глобальных измерения. Гло* бальные измерения доступны в любой области Microsoft Navision. Это означает, что они могут использоваться в качестве фильтров в отчетах, записях журнала, финан* совых отчетах и пакетных заданиях. Глобальные измерения доступны для использования в строках записей и в заголов* ках документов в виде ярлыков измерений. Глобальные измерения могут легко приме* няться в любой области Microsoft Navision. Поэтому в их качестве следует обычно вы* бирать наиболее важные и часто используемые измерения. При необходимости можно изменить измерения, определенные в качестве глобальных, с помощью пакетного з а* дания, которое обновляет все записи. Однако это довольно длительный процесс. Ярлыки измерений могут быть добавлены в строки журналов, а также в доку* менты продаж и покупок посредством последовательного выбора пунктов Вид > Показать Столбец. В Microsoft Navision можно указать до восьми ярлыков измере* ний; первые два из них являются теми же самыми измерениями, которые исполь* зуются в качестве глобальных. Остальные шесть можно изменять в соответствии с потребностями компании. Для ввода информации об измерениях, которые не были выбраны в качестве ярлыков измерений, необходимо использовать отдельное окно Измерения. Для бюджетов можно назначать до четырех измерений в дополнение к двум глобаль* ным измерениям. Бюджетные измерения выбираются для каждого из бюджетов из набо*

40

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ра созданных ранее измерений. Бюджетные измерения могут использоваться для уста* новки фильтров бюджета и для добавления данных измерения к записям бюджета.

Сочетания клавиш Меню доступны в любой области Microsoft Navision, однако использование сочета* ний клавиш может существенно облегчить и ускорить работу с системой. Ниже приводится перечень наиболее часто используемых сочетаний клавиш: Команда

Клавиша или сочетание клавиш

Найти

(CTRL) + (F)

Перейти из карточки в список

(F5)

Перейти из списка в карточку

(SHIFT) + (F5)

Фин. Операции

(CTRL) + (F5)

Статистика

(F9)

Выбор

(F6)

Источник

(F6)

Список Опций

(F6)

Сортировать

(SHIFT) + (F8)

Учесть

(F11)

Учесть и Распечатать

(SHIFT) + (F11)

Следующее окно

(CTRL) + (F6)

Панель Навигации

(F12)

Вкл./выкл. Отметку

(CTRL) + (F1)

Плказать только отмеченные

(ALT) + (V), (M

Следующая запись

(PAGEDOWN)

Предыдущая запист

(PAGEUP)

Открыть Фирму

(CTRL) + (O)

Правка

(F2)

Вставить

(F3)

Удалить

(F4)

Копировать

(CTRL) + (C)

Вставить

(CTRL) + (V)

Скопировать сверху

(F8)

Фильтр поля

(F7)

Фильтр таблицы

(CTRL) + (F7)

Фильтр потока

(SHIFT)+ (F7)

Показать все

(SHIFT) + (CTRL) + (F7)

Отменить исправления

(ESC)

Закрыть

(ESC)

Глава 2. Технология

41

Глава 2

Технология Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Среда разработки C/SIDE Варианты серверов Navision Application Server Средства многоязыковой поддержки

Обзор Эта глава посвящена техническим аспектам работы с Microsoft Dynamics NAV, к ко* торым относятся среда разработки, выбор варианта сервера, работа с сервером при* ложений и средства многоязыковой поддержки. Более подробно они описаны в ру* ководстве по установке и настройке Navision.

Среда разработки C/SIDE Среда разработки в Microsoft Navision называется C/SIDE (клиентсерверная интег* рированная среда разработки). Среда C/SIDE обладает следующими основными преимуществами: • • • •

Все области приложений для Microsoft Navision разрабатываются в C/SIDE. Среда содержит весь инструментарий, необходимый для построения и настрой* ки приложения. Исполняемые файлы среды расположены в подкаталоге программы на жестком диске. Среда содержит код, необходимый для интерпретации объектов приложений, системные средства разработки (редакторы, отладчик и др.), систему управле* ния базами данных (СУБД) и имеет интерфейс операционной системы. Среду C/SIDE составляют три центральные системы:

• • •

Система разработки на языке четвертого поколения Система управления базами данных Специальные функции баз данных

Конструктор объектов Конструктор объектов позволяет создавать приложения в среде C/SIDE. Из него можно запустить объект приложения или конструктор объектов приложений (на* пример, конструктор форм). Конструкторы объектов приложений позволяют из* менять конструкцию существующего объекта приложения и создавать новые объек*

42

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ты приложения. Обратите внимание на то, что для использования этого средства необходимы специальные права. Существует семь типов объектов приложений: • • • • • • •

Таблицы Формы Отчеты Датапорт XMLport Программные блоки MenuSuite

Чтобы открыть конструктор объектов, необходимо последовательно выб* рать пункты Сервис > Object Designer . На экране появится окно конструктора объектов:

Объекты приложений В C/SIDE используется технология объектно*ориентированного программиро* вания. Объектом называется законченный модуль данных со средствами их обра* ботки. Для идентификации объектов в C/SIDE им всем присваивается номер. • • • •

Объекты с 0 по 9 999 разработаны Microsoft Navision. Объекты с 10 000 по 49 999 разработаны региональными представителями Microsoft Navision. Объекты с 50 000 по 99 999 предназначены для центровMicrosoft Navision Solution. Объекты с 1 000 000 по 98 999 999 предназначены для надстроек.

Таблицы Вся информация, содержащаяся в базе данных, хранится в таблицах. В каждой таблице содержится информация одного типа: например, строки жур* налов, учтенные операции или основные сведения. Существует четыре типа таблиц: •

В обычных таблицах отображаются данные, с которыми может работать пользо* ватель. Пример такой таблицы — таблица Клиент.

Глава 2. Технология •

•

•

43

Системные таблицы создаются автоматически. С помощью системных таблиц СУБД управляет, среди прочего, безопасностью системы и правами. Примером системной таблицы является таблица Пользователь. Временные таблицы служат буфером обмена табличных данных в программах C/AL. Временная таблица хранится не в базе данных, а в памяти рабочей стан* ции до тех пор, пока не будет закрыта. Виртуальные таблицы содержат предоставленную системой информацию. Эту информацию изменять нельзя. Виртуальные таблицы строятся во вре* мя выполнения. Примерами виртуальных таблиц являются таблицы Дата и Сеанс.

Формы Формы используются для ввода и отображения данных. Например, с помощью фор* мы можно ввести данные новых клиентов или просмотреть и изменить данные су* ществующих.

Отчеты Отчеты используются для печати информации из базы данных. Они позволяют структурировать данные и составить сводку, а также печатать документы (напри* мер, счета). С помощью отчетов можно также обрабатывать данные, не выводя ни* чего на печать.

Мастер отчетов будет руководить вашими действиями по созданию отчета.

Датапорт Объектами датапорт называются объекты, использующиеся для импорта данных из текстовых файлов и экспорта данных в текстовые файлы (например, файлы с разделителем*запятой).

XMLport Принципиально назначение объекта XMLport такое же, как и объекта Dataport с той лишь разницей, что объекты XMLport используются для импорта и экспорта данных в формате XML. Объекты XMLport упрощают и оптимизируют процесс об* мена XML*данными между системами.

44

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Программные блоки Программным блоком называется объект, содержащий функции, написанные на языке C/AL.

MenuSuite Объект MenuSuite содержит меню, которые отображаются на панели навигации и в конструкторе панели навигации. Каждое меню предназначено для конкретной об* ласти — например, Финансы или Производство. Дополнительные сведения о конструкторе объектов см. в руководстве по конст* руктору приложений.

Язык программирования C/AL C/AL — это язык программирования четвертого поколения, который: • • •

используется для создания функций; управляет взаимодействием отдельных объектов баз данных; содержит стандартные функции чтения, записи и изменения табличных данных.

Для написания программ на языке C/AL используются операторы. Существуют следующие типы операторов: составные операторы, операторы условия, операто* ры повторения, операторы EXIT и операторы WITH. Дополнительные сведения о языке C/AL см. в руководстве по языку програм* мирования C/AL или в учебных материалах Microsoft Navision.

Графический интерфейс пользователя (Graphical User Interface, GUI) Интерфейс пользователя разработан таким образом, чтобы работа с ним не вызы* вала труда у того, кто уже знаком с продуктами корпорации Майкрософт. Новый интерфейс имеет множество преимуществ, в том числе возможность иметь несколь* ко открытых окон одновременно, а также единство принципов строения GUI во всем продукте Microsoft Navision.

Специальные возможности Microsoft Navision Средства для ввода информации и управления ей, а также реализация в программе действующего законодательства в области учета позволяют говорить, что Microsoft Navision соответствует требованиям, предъявляемым к бизнес*решениям. Microsoft Navision также предоставляет некоторые специальные возможности, которые пере* числены ниже. Знакомство с ними позволит вам полностью использовать потен* циал программы в ежедневной работе. Специальные возможности Microsoft Navision: • • • • •

Прямой доступ из одной таблицы к другой Простой ввод данных Возможность просмотра данных в различных измерениях Автоматический расчет сумм и объемов Возможность просмотра составляющих суммы

Глава 2. Технология • • • •

45

Фильтрация данных Сортировка данных с одним или несколькими ключами Возможность расположения на экране картинок различных элементов и эмбле* мы компании, а также сопроводительной информации Подключение к средствам слияния почты, приложениям для работы с элект* ронными таблицами и графическими презентациями

Варианты серверов Microsoft Navision работает с двумя типами баз данных: • •

Navision Database Server (возможность масштабирования до 128 ГБ) Microsoft SQL Serv er Option для Navision на базе Microsoft SQL Serv er (масшта* бирование свыше 128 ГБ)

Характеристики баз данных В следующей таблице перечислены некоторые характеристики двух серверов баз данных для Microsoft Navision: Navision Database Serv er

Microsoft SQL Serv er Option

Реляционные базы данных

Реляционные базы данных

Управление версиями

Управление версиями

Возможность отката

Возможность отката

Технология SIFT

Технология SIFT

Клиент*сервер

Клиент*сервер

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений

Журналы операций

Защита на уровне базы данных

Защита на уровне записей

Ниже приведено краткое описание некоторых из этих характеристик. Дополнительные сведения о характеристиках баз данных см. в руководстве по конструктору приложений.

Технология SIFT На основе SIFT работают вычисляемые поля (FlowFields, Фильтры Потока). Эта тех* нология позволяет очень быстро рассчитывать суммы благодаря обработке индек* сов сумм. В специальных столбцах постоянно суммируются значения полей индек* сов сумм. Если необходимо рассчитать сумму, программе не приходится обращаться к большому количеству записей базы данных. Достаточно вычесть одно число в поле SumIndex индекса суммы из другого. Каждый раз при открытии окна, содержащего поле FlowField, или установке фильтра на поле Баланс в поле FlowField отображает* ся новая сумма.

46

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление версиями Управление версиями позволяет гарантировать, что пользователь начнет выполне* ние задачи, работая с последней полной версией данных. Он сможет обрабатывать эти данные, изменять их и добавлять новые. После этого новые данные войдут в состав новой версии базы данных.

Оптимистическое выполнение параллельных вычислений В Microsoft Navision используется технология, которая называется оптимистичес* кое выполнение параллельных вычислений. Оптимистическое выполнение парал* лельных вычислений обеспечивает наличие постоянного доступа к нужным запи* сям. Таким образом, если несколько пользователей одновременно пытаются обратиться к одним и тем же данным базы, они смогут это сделать.

Защита на уровне базы данных Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к таблицам.

Защита на уровне записей Пользователям можно предоставлять права на обращение к данным базы, откры* вая или закрывая доступ к записям.

Логические структуры базы данных База данных имеет следующие структурные единицы: поля, записи, таблицы и ком* пании. В этом разделе приводится краткое их описание.

Поля Поле — это самая мелкая логическая структура базы данных C/SIDE. В поле хра* нится единица информации (например, имя Иван или сумма 2352,00). В одном поле содержатся данные одного определенного типа. В системе баз данных C/SIDE пре* дусмотрено 17 типов данных. Поля организовываются в структуру, которая называется запись. Изолирован* ное поле не представляет ценности, поскольку в нем может храниться лишь огра* ниченный объем информации. Объединение этих единиц данных в записи позво* ляет получить контейнер данных со значительно более широкими возможностями. В результате логически связанные поля будут принадлежать одной структуре.

Записи Записями называются логические структуры, собранные из произвольного количества полей. В каждой записи базы данных хранится информация об одном объекте. В полях записи хранятся сведения о важных свойствах объекта. Записи организуются в таблицы. Примером записи могут служить несколько полей с информацией об одном клиенте.

Таблицы Таблица представляет собой матрицу N на M. Каждая из N строк содержит описа* ние записи, а каждый из M столбцов — описание поля записи. Примером может

Глава 2. Технология

47

служить таблица Клиент, в которой для каждого клиента заведена запись. Каждая компания в базе данных содержит множество таблиц.

Компании Компания — самая крупная логическая структура базы данныхC/SIDE. Компании можно рассматривать как самостоятельные базы данных. Их основное назначение — разделе* ние и группировка больших частей данных в базе. Компания может содержать как изо* лированные таблицы, так и таблицы, совместно используемые с другими компаниями.

Navision Application Server Navision Application Server представляет собой сервер промежуточного уровня, выполня* ющий бизнес*алгоритмы без вмешательства пользователя. Navision Application Server по* зволяет обмениваться данными с внешними службами. Navision Application Server выпол* няет функции клиента для сервера базы данных, но для других служб может работать и как сервер. При запуске Navision Application Server открывается заранее определенная база данных и выполняется программа C/AL в заранее определенном программном блоке. Подробные сведения о взаимодействии Navision Application Server со внешними службами см. в интерактивной справкеРуководство по разработке компонентов обеспечения связи.

Отсутствие интерфейса пользователя Во время работы Navision Application Server сведения на экране не отображаются и вмешательство пользователя не требуется. Пользователь, таким образом, не полу* чает сообщения об ошибках. Они записываются в журнал событий NT . Пользова* тель все же может взаимодействовать с сервером Navision Application Serv er через диспетчер Navision Application Server.

Диспетчер Navision Application Server Navision Application Server можно установить в качестве службы и управлять им с по* мощью диспетчера Navision Application Server, который представляет собой оснастку консоли управления MMC. Диспетчер Navision Application Server позволяет видеть, какие свойства установлены для сервераNavision Application Server. Можно, кроме того, установить дополнительный сервер Navision Application Server или перенастроить его.

Navision Application Server и Navision Server Важно не путать Navision Applicatio n Serv er и Navision Serv er: последний является сервером баз данных. Дополнительные сведения о Navision Server см. в руководстве Установка и настройка Na vision.

Совместная работа нескольких серверов Application Server Как с одной, так и с несколькими базами данных могут одновременно работать не* сколько серверов Navision Applicatio n Serv er, но на один компьютер установщик Windows может установить только один сервер Navision Application Server. Причиной этого является то, что установщик проверяет наличие установленных серверов Navision Application Server на компьютере.

48

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы установить на один компьютер несколько серверов Navision Application Server, необходимо скопировать все файлы, относящиеся к серверу Navision Application Server, установленному первым, в другую папку. То, какие файлы необ* ходимо копировать, зависит от того, какой из двух типов серверов используется: Navision Database Server или Microsoft SQL Server. Дополнительные сведения о Navision Application Server см. в руководстве Установка и настройка Navision.

Средства многоязыковой поддержки Многоязыковая поддержка в Microsoft Navision позволяет сотрудникам работать эффективнее. Не отрываясь от работы, можно переключиться практически на лю* бой язык. Любой пользователь может работать с каким угодно языком, что позво* лит вашей организации быстро и эффективно реагировать на возможности разви* тия вашего бизнеса, в какой бы точке мира они ни возникли.

Работа на родном языке Устраняя языковые барьеры, возникающие в многоязыковой среде, Microsoft Navision помогает вашим сотрудникам быть более эффективными. Пользователи Microsoft Navision могут работать на любом языке, который им необходим. Например, швейцарский пользователь может запустить Microsoft Navision на немецком, французском или итальянском языках. При этом в програм* ме сохраняются принципы и особенности ведения учета, принятые в Швейцарии. Если пользователь работает на французском языке, но ему необходимо отправить отчет итальянскому коллеге, он может составить отчет на итальянском. Таким об* разом, французские и итальянские коллеги могут совместно работать с одной ба* зой данных и даже на одной рабочей станции. Язык можно сменить прямо во время работы. Не требуется закрывать приложе* ние и заново входить в него, достаточно лишь переключиться с одного языка на дру* гой. Возможность работы в реальном времени экономит время. Вы сможете быстро получить нужную информацию и работать более эффективно на родном языке.

Разговор с клиентами на их родном языке Microsoft Navision поднимет обслуживание клиентов на новый уровень, поскольку вы сможете работать на языке, который предпочитает ваш клиент. Например, если польский клиент желает, чтобы счета выписывались на польском языке, вам не со* ставит труда удовлетворить его просьбу, воспользовавшись приложением Microsoft Navision. В результате вы сможете более эффективно взаимодействовать как с суще* ствующими, так и с потенциальными клиентами и партнерами по всему миру.

Установка языкового уровня Чтобы пользователь мог выбрать некий язык в меню Сервис, этот язык должен быть про* писан в файле лицензии. Кроме того, приложение должно быть переведено на этот язык, чтобы перевод можно было импортировать в базу данных либо в виде текстового файла, либо в виде языкового модуля. Можно либо экспортировать все текстовые строки и пере* вести их в специальном средстве для перевода, таком как Microsoft Navision Localization Workbench, либо ввести перевод строк непосредственно в многоязыковой редактор.

Глава 2. Технология

49

Многоязыковой редактор Чтобы открыть окно многоязыкового редактора, выберите объект в конструкторе объек* тов, нажмите кнопку Design, выбрав последовательно пункты Вид > Свойства, открой* те окно свойств, после чего, нажав кнопку AssistButton, выберите свойство CaptionML. В окне многоязыкового редактора можно нажать кнопку AssistButton в поле Язык и выбрать нужный язык из открывшегося списка. Другой вариант — просто ввести трех* буквенный код языка и переместить указатель в поле Значение. Код будет заменен на полное описание языка. В поле Значение введите правильный термин этого объекта на этом языке. Чтобы сохранить запись, перед тем как закрыть окно, нажмите кнопкуОК.

Разработка приложений с многоязыковой поддержкой При разработке среды с многоязыковой поддержкой важно помнить следующие три правила: • • •

Свойство Имя любого объекта записывается на английском языке (его амери* канском варианте) Текстовые строки, такие как сообщения об ошибках, заменяются на текстовые константы Все, что видит пользователь, должно иметь свойство Заголовок

Перед началом работы в базе данных с многоязыковой поддержкой необходимо в качестве языка приложения установить английский (США). Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Сервис > Язык и установите английский язык (США):

Кодовая база Microsoft Navision — на английском языке (его американском ва* рианте). Это означает, что свойство Имя, например, объекта должно обязательно быть написано на английском языке (США). Кодовая база на английском языке (США) включает, среди прочего, следующее. • • • • • •

Имена объектов. Имена полей. Имена функций и переменных. Комментарии. Строки параметров. Имена элементов управления.

Дополнительные сведения о разработке приложений с многоязыковой поддерж* кой см. в Руководстве для создателей приложений .

50

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 3

Обработка заказов – покупки и поставщики Обработка – обзор Интеграция Прежде чем начать изучение обработки, необходимо обсудить интеграцию в Microsoft Navision.

Приведенная выше диаграмма иллюстрирует интеграцию компонентовMicrosoft Navision. Если планируется использовать модуль Управление запасами, многие учи* тываемые транзакции будут проходить через него. Покупка товаров приводит к уве* личению баланса в данном модуле и отображению в главной книге операций задол* женности поставщику и увеличенного количества товаров. Обработка заказа продажи и производство товара аналогичным образом отра* жаются в модуле Управление запасами и в главной книге операций . Главная книга операций служит точкой сбора данных для целой системы. Очень небольшое количество данных перемещается в обратном направлении. Разумеет* ся, другие модули (помимо главной книги операций) также взаимодействуют меж* ду собой, однако пока вам достаточно разобраться в приведенной выше диаграмме. Это позволит понять основные принципы функционирования Microsoft Navision.

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

51

Покупки, поставщики и главная книга операций — обработка Следующая диаграмма иллюстрирует этапы обработки, выполняемой в модуле Покупки И Поставщики, а также влияние этой обработки на другие области при* ложений.

Сначала необходимо создать поставщика и товар. Затем создается заказ на по* купку с использованием нового поставщика и нового товара. После создания зака* за на покупку выполняется учет приемки. Будет обновлено количество данного то* вара, имеющегося в наличии (модуль Управление Запасами ) на складе. Затем выполняется учет счета из заказа. В результате обновляется карточка поставщика, а также план счетов. Конкретные счета, обновляемые в плане счетов, зависят от параметров уче* та, выбранных для компании. Дополнительные объяснения содержатся в после* дующих курсах. Наконец, производится оплата поставщику средствами Microsoft Navision. В результате обновляется баланс поставщика, а также баланс в плане счетов.

Создание новых поставщика и товара Создание поставщика Для создания карточки поставщика в меню Покупка необходимо последовательно выбать пункты Обработка Заказов > Поставщики . Открывается окно Поставщик Карточка.

52

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для создания новой записи необходимо нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить на панели инструментов. Если в поле Но. нажать клавишу (F6) или кнопку AssistButton, то откроется окно Серия Номеров . Серии номеров задаются при создании новых компаний и применяются для автоматической или ручной нумерации. Для каждой карточки может быть задана одна или несколько серий номеров. В настройках карточки товара отображается несколько серий номеров. В окне Серия Номеров указаны начальный и конечный номер. Если выполнить прокрутку вправо, то видно, что установлены флажки Станд. Серия Номеров и Ручная Нумерация. Это означает, что пользователь может создавать номер автомати* чески (нажимая клавишу Ввод после добавления новой записи) или вручную (вво* дя номер) в поле Но. Номер идентифицирует поставщика и используется при осуществлении учета из журнала или настройке квот, заказов, счетов и кредит нот. Не допускается заполнение других полей в таблице поставщика до тех пор, пока не будет введен номер в поле Но. Это верно для всех карточек (финансовых счетов, поставщиков, товаров, работ, заказов, счетов, поставок, контрактов и т. д.). При использовании ручной нумерации можно вводить буквенно*цифровые зна* чения. Примечание. Не требуется открывать окно Серия Номеров при создании каждой новой записи. В данном случае это окно было открыто для того, чтобы продемонстрировать серии номеров . На закладке Счет в поле Поставщик Учетная Группа вводится одна из учетных групп, определяющая финансовый счет расчетов с поставщиком. Подробнее о фи* нансовых настройках будет описано ниже. Примечание. После ввода данных в поле следует воспользоваться табуля* цией или нажать клавишу ВВОД, чтобы перейти с поля. Это необходимо для сохранения данных в поле. На вкладке Оплата. в поле Метод Применения можно выбрать варианты ос* тавьте Ручной и Автоматический Значение Ручной, задано по умолчанию. Это зна*

Глава 3. Обработка заказов — покупки и поставщики

53

чение определяет, каким образом будут применяться операции для данного по* ставщика. Ручной метод означает, что оплаты будут применяться программой толь* ко в том случае, если пользователь укажет документ. Метод Автоматический оз* начает, что в том случае, если не определено, к какому документу следует применить оплату, то программа применит оплату к самой старой из открытых операций поставщика. В поле Код Формулы Оплаты можно выполнить переход (с помощью клави* ши (F6) или кнопки AssistButton), воспольззовавшись клавишей ¼ для выбора значения. Сочетание значений Код Формулы Оплаты и Дата Документа опреде* ляет, когда поставщик ожидает оплаты. При создании заказа на покупку или счета этот код будет выбран по умолчанию и использован для вычисления даты Дата Оплаты путем прибавления семи дней к дате Дата Документа заказа или счета. Вкладки Поставка и Внешняя Торговля заполняются в том случае, если требует* ся указывать размещение и метод отгрузки по умолчанию или если валюта или язык поставщика отличаются от используемых в компании.

Создание товара В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Товары И Себестоимость > Товары. Открывается окно Товар Карточка.

Нажать клавишу (F3) или кнопку Вставить, чтобы добавить новую карточку товара. В поле Но. выполнить переход к окну Серия Номеров . Для карточки товара было задано несколько серий номеров. Поскольку компания Cro nus продает раз* личные типы товаров, было задано несколько серий номеров для группировки однотипных товаров. Необходимо выбрать одну из строк серийн нумеров, а затем нажать кнопку OK. В поле Но. должно отобразиться значение ближайший доступный номер в выб* ранной серии номеров. Необходимо ввести название товара в поле Описание. Если в поле Баз. Единица Измерения нажать клавишу ( F 6 ) или кнопку AssistButton, откроется окно Товар Единицы Измерения .

54

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Теперь нужно выбрать базовую единицу измерения товара. Если требуется про* давать товар с использованием другой единицы измерения (например, ящиками, а не банками), можно задать другие единицы измерения в этом окне.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости по умолчанию установлено значение FIFO. FIFO расшифровывается как First-in-First-out (первым поступил – первым продан). При использовании этого метода товары, купленные первыми, всегда и продаются пер* выми. Методом учета себестоимости FIFO уменьшение товарного запаса оценива* ется по стоимости первых увеличений товарного запаса. Поскольку метод учета себестоимости определяет, как вычисляются затраты и выполняется оценка товара, нажмите клавишу (F1) (F1), чтобы получить сведения о других параметрах. Поле Себест. Единицы содержит самую последнюю прямую себестоимость еди* ницы товара. Поле Посл. Прямая Себест. содержит самую последнюю прямую себестоимость единицы товара. Поле Цена Единицы содержит цену за единицу товара, указанная в местной ва* люте (Руб.). Обратите внимание, что поле Прибыль % теперь содержит значение. Значение в этом поле вычисляется автоматически на основе значения, выбранного в поле Расчет Цена/Прибыль. Текущий вариант Прибыль=Цена*Себестоимость использует* ся для вычисления значения поля Прибыль % на основе выражения цена единицы * себестоимость единицы. В поле Общая Товарная Группа можно выполнить переход (с помощью клавиши (F6) или кнопки AssistButton) к окну Общие Товарные Группы и выбрать одну из существующих товарных групп. В поле НДС Товарная Группа должно отобразиться значение, заданное по умол* чанию для выбранной Ощей Товарной Группы. В поле Товар Учетная Группа необходимо выбрать одну из настроенных учетных групп. Чтобы сохранить введенные в него данные, необходимо вновь нажать кла* вишу ВВОД или перейти с поля с помощью табуляции.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения указывается вариант пополнения товара: закупка или производство. В поле Поставщик Но. можно выбрать поставщика, у которого производится закупка товара.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

55

Глава 4

Обработка заказов — продажи и клиенты Обзор обработки заказов На схеме поэтапно представлены процессы, выполняемые в модуле Продажи и клиенты, а также влияние проводимой обработки на другие области приложения. Представленные этапы отражают действия, описанные в главе 3; кроме того, опи* сано введение квоты, которая затем преобразуется в заказ.

Действия начинаются с создания клиента. Затем создается квота продаж, после чего квота с помощью функции преобразуется в заказ. Чтобы упростить просмотр учтенных записей после обработки, для созданной квоты используются новый кли* ент и товар, созданные в главе 3 (Краска, желтый подсолнух). Затем производится учет отгрузки — аналогично поставке на стороне покупате* ля. Затем учитывается счет из заказа. При этом обновляется карточка покупателя для поступлений, а также план счетов. Какие именно счета обновляются в плане счетов, зависит от параметров учета, выбранных в компании; дальнейшие поясне* ния изложены в последующих занятиях.

56

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

И, наконец, производится запись платежа клиента с использованием функции оплаты в системе Microsoft Navision. Во время этого процесса обновляется как ба* ланс клиента, так и баланс в плане счетов. Поскольку эти действия аналогичны тем, которые уже были выполнены в области Покупки и Поставщики, прохождение по этапам можно ускорить. Те* перь пора войти в систему Microsoft Navision, создать клиента и начать обра* ботку.

Настройка нового клиента В этом разделе описано создание нового клиента. Задаются не все поля в кар* точке клиента, а только те, которые необходимы для обработки и учета операций модуля Продажи и клиенты. Примечание. Чтобы получить дополнительные сведения о полях, нужно нажать клавишу справки (F1) или нажать кнопку Что это такое?, а затем щелкнуть нужное поле .

Изменение рабочей даты В демонстрационной этой базе данных все операции учета должны произво* диться с ноября по февраль. Для облегчения создания документов необхъодимо изменить рабочую дату. Для этого необходимо: • • •

Последовательно выберать пункты Сервис > Рабочая Дата . Откроется окно Рабочая Дата. Ввести дату 10/01/04. Нажать клавишу ВВОД или нажать кнопку ОК.

Настройка клиента В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Клиенты. Откроется окно Клиент Карточка.

Глава 4. Обработка заказов — продажи и клиенты

57

Чтобы вставить новую карточку клиента, следует нажать клавишу (F3) или на* жать кнопку Вставить на панели инструментов. В поле Но. нажать клавишу ВВОД для автоматического назначения номера из серии Серия Номеров. Ввести описание клиента в поле Название. Следует заметить, что, ввод индекса может не привести к автоматическому вво* ду названия города в поле Город. Это происходит потому, что в поле Индекс возмо* жен ввод почтового кода, для которого не назначен город. В этом случае необходи* мо ввести название города вручную.

Вкладка Счет В поле Общая Бизнес Группа необходимо перейти к окну Общие Бизнес Группы . Щелкнуть одну из настроенных бизнес групп и нажать кнопку ОК. В поле НДС Бизнес Группа появится значение, установленное в качестве значе* ния по умолчанию при настройке Общая Бизнес Группа. В поле Клиент Учетная Группа необходимо выбрать значение из уже существую* щих учетных групп.

Вкладка Оплата Здесь устанавливаются значения по умолчанию для метода применения, формулы оплаты, метода оплаты, памятки формулы и процентных ставок. В поле Код Формулы Оплаты можно перейти к окну Формула Оплаты.

Вкладка Внешняя Торговля В поле Код Валюты можно выбрать валюту взаиморасчетов с клиентом, используе* мую по умолчанию в документах.

58

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 5

Финансы — отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор План счетов Стандартные отчеты Финансовые отчеты Аналитический отчет Анализ по измерениям Бизнес*аналитика

Обзор В этой главе содержится обзор функций создания отчетов Microsoft Dynamics NAV.

Отчетность В данном разделе приведен обзор финансовой отчетности: плана счетов, стандарт* ных отчетов, финансовых отчетов, анализа по измерениям и бизнес*аналитики. Более подробные сведения о функциях финансовой отчетности программы дос* тупны в учебном материале Управление финансами II. Поскольку учет операций и объединение сумм осуществляется в области Финансы, существует необходимость изучения содержащихся там данных, а также управления ими. Существует несколько способов подготовки анализа финансовых счетов (на ос* нове учтенных финансовых операций): • • • •

Можно выполнять простые вычисления в плане счетов с помощью фильтров полей и фильтров вычислений. Можно использовать стандартные отчеты в программе. Для передачи информации можно создавать более сложные инструкции и вы* числения с помощью финансовых отчетов. Также можно использовать анализ по измерениям на основе аналитического отчета.

План счетов Фильтрацию счетов и сумм, отображаемых в окне План Счетов, можно выполнять без использования фильтров полей, таблиц и вычислений. Фильтры полей и таб* лиц в любом поле таблицы Фин. Счет можно использовать для фильтрации счетов, показанных в окне План Счетов. Для вычисления суммы счета суммируются финансовые операции счета. Вы* численные суммы отображаются в полях окна План Счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

59

Для просмотра и работы с планом счетов в меню Финансы следует последовательно выберать пункты Финансовые Операции > План Счетов. Откроется окно План Счетов:

Применив фильтр вычислений, можно определить учетные операции, сумми* рованные для финансовых счетов. Стандартные окна анализа упрощают процесс применения фильтров вычисле* ний. Все окна анализа доступны через кнопку Баланс в окне План Счетов. Доступ* ны следующие окна: Имя

Описание

Фин. Счет Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков по выбранному периоду для всех счетов в плане счетов

Фин. Баланс по Измерению

В этом окне отображается прокручиваемая сводка остатков для всех счетов в плане счетов. С помощью полей Показывать в Строках и Показывать в Столбцах можно определить способ представления списка остатков в окне матрицы. Доступны следующие варианты: Глобальные Измерения, Филиал, Период и G/L Account Фин. Счет

Фин. Счет Баланс Бюджет

В этом окне отображается сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по различным периодам для счета, выбранного в плане счетов

Фин. Баланс/ Бюджет

В этом окне отображается прокручиваемая сводка дебетовых и кредитовых остатков, а также бюджетных сумм по выбранному периоду для каждого счета в плане счетов

Просмотр Плана Счетов

В этом окне можно отображать план счетов с использованием различных уровней детализации. Щелкнув на треугольнике в поле Раскрыть (или выбрав строку и нажав (SHIFT) + (CTRL) + (A), можно развернуть или свернуть раздел плана счетов.Это позволяет выбрать для просмотра только заголо* вочный и замыкающий счета либо также все счета между ними

60

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные отчеты Программа включает набор стандартных печатных отчетов. Они доступны через пункт меню Отчеты в каждой области приложения. Далее перечислены стандарт* ные отчеты в модуле Финансовый Отчет. • • • • • • • •

Отчеты Оборотка. Отчеты выверки с главной книгой. Отчеты измерений. Отчеты консолидации. Финансовые отчеты. Бюджеты. Отчеты НДС. Отчеты Интрастат.

Для каждого отчета можно задавать фильтры и параметры с помощью соответ* ствующей формы запроса. При выборе отчета в меню отчетов отображается форма запроса. В форму зап* роса вводятся параметры, которые должны использоваться при построении отчета. Используемый здесь отчет был выбран потому, что в нем содержатся все парамет* ры, которые могут быть доступны в форме запроса. Формы запроса также приме* няются для задания параметров импорта и пакетных заданий. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > Отчеты > Финансовый Отчет > Бюджет . Откроется форма запроса бюджет* ного отчета:

Microsoft Navision позволяет создавать отчеты для множества различных диапа* зонов. С помощью фильтров можно задавать спецификации отчета, печатая только нужные сведения. В бюджетном отчете можно выбрать конкретный финансовый счет либо выбрать для диапазона счетов диапазон дат, периодов операций или зна* чения измерений. Доступна отдельная вкладка для фильтров, которые можно за* дать для каждой таблицы, используемой при создании отчета. Большинство отче* тов в Microsoft Navision также содержат вкладку Параметры с дополнительными параметрами.

Глава 5. Финансы — отчетность

61

Финансовые отчеты Финансовые отчеты предназначены для вычислений, которые нельзя произвести непосредственно в плане счетов. Можно создать любое число финансовых отчетов, каждый из которых будет иметь уникальное имя. Можно задавать различные рас* кладки отчетов и в любой момент печатать отчеты с текущими данными. Финансо* вые отчеты используются для анализа данных в финансовых счетах или для сравне* ния финансовых операций с финансовыми бюджетными операциями. Например, возможен просмотр финансовых операций в виде процента от финансовых бюд* жетных операций. На основе финансовых отчетов можно создавать как простые, так и сложные специальные финансовые выписки и отчеты по управлению. Аналитические воз* можности измерений компании позволяют еще более подробно анализировать финансовые счета. Также можно экспортировать финансовые отчеты в Microsoft Excel. Благодаря этому другие пользователи могут работать с копией ваших данных, не имея прямо* го доступа к программе. Примечание. В поставку Microsoft Navision не входят никакие финансо* вые выписки, поэтому необходимо самостоятельно создавать финансо* вые выписки в финансовых отчетах. Тем не менее, демонстрационная фирма включает некоторые образцы финансовых отчетов, в том числе анализ acid test. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . Откроется окно Фин. Отчет:

Окно Фин. Отчет используется для создания строк отчета на основе данных глав* ной книги. Можно не только определить финансовые счета для включения в отчет, но также использовать формулы для выполнения вычислений на основе других строк финансового отчета. При последовательном выборе пунктов Функции > Раскладка Столбцов открывается окно Раскладка Столбцов. Здесь можно задать условия, от* носящиеся к сумме, отображаемой в каждом столбце. Условия могут определять, к какому периоду относится сумма, отображается ли остаток или оборот и какая

62

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

сумма используется: фактическая или бюджетная. Таким образом, можно созда* вать следующие отчеты: • •

ежемесячные и годовые сравнения фактических остатков с бюджетными остат* ками для выбранных финансовых счетов; сравнения остатков на текущий и на прошлый год для выбранных финансовых счетов.

Благодаря разделению раскладки строк и столбцов можно легко создавать разно* образные отчеты путем комбинирования одной и той же раскладки строк с разными раскладками столбцов. Таким образом, если имеется финансовый отчет Отчет о прибыли и две раскладки столбцов (одна для отображения отделов, а другая для отобра* жения месяцев), можно распечатать этот отчет, отобразив данные по отделу или по месяцу. Вместо того чтобы создавать два отчета, вам достаточно создать одну рас* кладку строк и две раскладки столбцов. Если в окне Фин. Отчет щелкнуть поле Название, откроется окно Фин. Отчет Названия. Окно Фин. Отчет Названия используется для указания раскладки столбцов по умол* чанию для конкретного финансового отчета, а также аналитического отчета. Аналити* ческий отчет позволяет фильтровать финансовый отчет по конкретным измерениям. Если аналитический отчет не выбран, то можно фильтровать финансовый отчет по глобаль* ным измерениям. Более подробно аналитический отчет описан в следующем разделе. Чтобы просмотреть финансовый отчет, не распечатывая его, в окне Фин. Отчет следует последовательно выбрать пункты Фин. Отчет. > Просмотр. Откроется окно Фин. Отчет Просмотр :

В распечатанном отчете может отображаться не более шести столбцов. Количе* ство отображаемых столбцов в матрице Фин. Отчет Просмотр не ограничено.

Аналитический отчет Как было показано в предыдущем разделе, аналитические возможности финансо* вого отчета основаны главным образом на финансовых счетах и структуре после* дних в плане счетов.

Глава 5. Финансы — отчетность

63

Аналитический отчет обеспечивает возможность просмотра данных главной книги в определенном формате на основе критериев, предусмотренных на пред* приятии. Для группировки финансовых операций в аналитическом отчете исполь* зуются такие критерии, как финансовые счета, период, а также до четырех измере* ний. Другими словами, если финансовая операция была учтена в конкретном счете с выбором одного из четырех измерений, она будет включена в аналитический от* чет как операция аналитического отчета. Фильтр аналитического отчета позволяет точно определить сведения об измерениях, добавляемые в аналитический отчет. На следующей диаграмме представлена структура данных аналитического отчета:

В аналитический отчет также можно включать операции финансового бюджета для сравнения фактических и ожидаемых значений. Последующее добавление новых финансовых операций в аналитический отчет осуществляется следующими способами: • • •

С помощью кнопки Обновить в карточке аналитического отчета. С помощью пакетного задания Обновить Аналитические Отчеты в поле Периодич. Задания. С помощью флажка в поле Обновлять при Учете карточки аналитического отче* та. Следует отметить, что автоматическое обновление аналитического отчета при учете каждой финансовой операции может отрицательно сказаться на произво* дительности.

Для обновления бюджетных операций, включенных в аналитический отчет, можно использовать только первые два способа. Аналитический отчет можно отображать в окне Анализ По Измерениям . От* метим, что здесь можно выполнять фильтрацию по отображаемым суммам, уп* равлять представлением сумм, а также сравнивать фактические и бюджетные суммы.

64

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Анализ по измерениям В окне Анализ По Измерениям можно анализировать операции на основе сведений об измерениях. Выбирая измерения на каждой оси в окне матрицы, пользователь может анали* зировать операции с различных точек зрения. В этом окне можно фильтровать опе* рации для получения точной картины деятельности фирмы, а также выполнять де* тализацию до конкретных финансовых операций, на основе которых создан отчет. Чтобы увидеть пример анализа измерений, в меню Финансы необходимо после* довательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. Откроется окно Анализ По Измерениям :

Можно легко создать библиотеку отчетов, используемых в компании, а также изучать аналитические отчеты и управлять ими для выявления тенденций, которые могут повлиять на работу предприятия. Аналитический отчет нельзя распечатать непосредственно из окна Анализ по Измерениям. Однако можно печатать сведения об измерениях, объединяя операции аналитического отчета с раскладками столб* цов финансового отчета в отчетах Измерения — Всего и Измерения — Подробно . Как и финансовые отчеты, аналитические отчеты можно экспортировать вExcel. Также можно использовать средства построения диаграмм Excel для отображения аналитических отчетов в графическом представлении. Microsoft Navision экспортирует данные в текстовый файл. Откройте текстовый файл в Excel и создайте сводную таблицу на основе содержащихся в нем данных.

Книга Excel Книга Excel содержит три листа: •

Data — в этом листе содержатся данные, на основе которых создается сводная таблица. Он включает все операции и бюджетные операции аналитического от* чета, которые использовались для создания экспортированного в файл анализа

Глава 5. Финансы — отчетность

• •

65

по измерениям. Он также включает номера финансового отчета, значения из* мерений и периоды, не содержащие учтенных операций. Общая Инф. — в этом листе содержатся данные, отображаемые в окнах Анали* тический Отчет Карточка и Анализ По Измерениям в момент экспорта. Pivot Table — в этом листе содержится сводная таблица, созданная на основе дан* ных в Data

Бизнес:аналитика Бизнес*аналитикой называется средство анализа и поддержки принятия решений, обеспечивающее набор представлений (от подробных до сводных) различных ас* пектов деятельности предприятия. С его помощью пользователи могут быстро по* лучить нужные сведения с нужным уровнем детализации.

Бизнес:аналитика и Microsoft Navision Средство Бизнес-аналитика базового решения Microsoft Navision обеспечивает сбор данных из различных областей Microsoft Navision, организует эти данные в иерар* хической форме и предоставляет пользователям возможность выполнения анализа через программу*клиент. В качестве клиента для базового решения используется Excel, хотя доступен и целый ряд других клиентов. Пользователи могут легко ана* лизировать данные через программу*клиент, выполняя их свертку и детализацию до нужного уровня. Например, можно отобразить общие данные продаж для всех товаров, а затем выполнить детализацию до уровня семейства продуктов или ото* бразить подробные сведения об отдельном товаре. Поскольку большинство совре* менных аналитиков используют Excel как средство анализа данных, именно эта программа является клиентом базового решения Microsoft Navision. Это качествен* ный двухмерный клиент для представления данных, который позволяет не только отображать данные, но и управлять ими с помощью пользовательских формул.

Конфигуратор бизнес:аналитики Интерфейс конфигуратора для бизнес*аналитики позволяет указать различные из* мерения данных, которые нужно проанализировать, а также иерархии измерений, которые будут использоваться при анализе данных. Интерфейс конфигуратора дает возможность выбрать таблицы, из которых нужно извлечь данные для измерений. Для каждой таблицы программа предлагает список полей, из которых нужно выб* рать единицы измерения и измерение. В ходе выбора работу можно в любой мо* мент сохранить. Аналогично можно открыть и отредактировать существующее оп* ределение конфигурации. Определение конфигурации сохраняется в файле XML. Определив конфигурацию, можно запустить конфигуратор для создания кубов. Программа конфигурации запускает ядро конфигурации. Ядро конфигурации вы* полняет ряд действий. Оно создает схему промежуточной базы данных, витрину данных и кубы O LAP. Кроме того, оно настраивает пакеты DTS для передачи дан* ных измерений и единиц измерений в витрину данных.

Кубы бизнес:аналитики Кубы — это основные объекты аналитической обработки в реальном времени (o nline analytic processing, OLAP), технологии, которая обеспечивает быстрый доступ к дан*

66

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ным в хранилище данных. Куб — это набор данных, обычно создаваемый из под* множества хранилища данных, организуемый и сводимый в многомерную структу* ру, определенную набором единиц измерения и измерений. С помощью клиентского приложения (например, Microsoft Excel) можно под* ключиться к серверу анализа и запросить кубы на сервере. Сервер анализа может поддерживать множество различных кубов, таких как куб для продаж, куб для ин* вентаризации, куб для клиентов и т. п. У каждого куба есть схема, представляющая собой набор связанных таблиц в хранилище данных, из которого куб извлекает исходные данные. Центральной таб* лицей схемы является таблица фактов, источник единиц измерения куба. Другими таблицами являются таблицы измерений, источники измерений куба. Куб определяется единицами измерений и измерениями, которые он содержит. Например, куб для анализа продаж включает единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара и измерения Местонахождение магазина , Линейка продуктов и Финансовый год. Куб позволяет разбить единицы измерения Цена продажи товара и Стоимость товара на различные категории по измерениям Местонахождение магазина, Линейка продуктов и Финансовый год. Каждое измерение куба может содержать иерархию уровней, определяющую доступную классификацию. Например, измерениеМестонахождение магазина вклю* чает следующую иерархию уровней: Континент, Страна, Территория, Область/Республика, Город , Номер Магазина . Каждый уровень измерения обеспечивает боль* шую глубину, чем его родитель. Например, континенты содержат страны, а области и республики содержат города. Иерархия измеренияФинансовый год включает уров* ни Год, Квартал, Месяц и День. Уровни измерений являются мощным средством моделирования данных, по* скольку они позволяют задавать вопросы, оперируя высокоуровневыми данными, а затем развертывать структуру измерения для получения более подробной инфор* мации. Например, можно начать с определения значений Стоимость товара за пос* ледние три финансовых года. Предположим, вы замечаете, что значения Стоимость товара за 1998 г. выше, чем за другие годы. Развернув измерение Финансовый год до уровня Месяц, вы видите, что значения Стоимость товара были особенно высоки в январе и августе. Теперь можно выполнить детализацию измерения Местонахождение Магазина, чтобы увидеть, не связано ли повышение значений Стоимость то* вара с конкретным регионом, или развернуть измерение Линейка продуктов, что* бы узнать, не связано ли это повышение с конкретным товаром или группой товаров.

Глава 6. Производство

67

Глава 6

Производство Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Обзор Товары и карточка товара Спецификация Маршрут Свертка стандартной себестоимости Планирование Производственный заказ Журналы потребления и журналы выхода продукции

Обзор Производство является ключевым компонентом Microsoft Dynamics NAV, который используется практически всеми организациями, устанавливающими программ* ное обеспечение Microsoft Navision. С помощью модуля Производство компания составляет и реализует план производства или получения товара либо ресурсов, играющих ключевую роль в деятельности предприятия. Говоря упрощенно, ком* пания производит или покупает товары, которые затем продает, используя Microsoft Navision для организации, планирования, регулирования и отслежива* ния операций. Это включает определение продукта в номерах товара, спецификациях (списке всех купленных и произведенных деталей, необходимых для произ* водства товара) и маршрутах (этапах и инструкциях производственного про* цесса). Компания создает опись материалов, необходимых для производства конечного изделия (продаваемого товара). Компания должна задать себестои* мость запасов, чтобы назначить такую цену конечного изделия, которая поз * волит получить доход от его продажи, а также для определения ценности ос* тавшихся запасов. Используя в качестве отправной точки спрос на свою продукцию, компа* ния планирует с помощью данной системы состав и количество запасов, необ* ходимых для удовлетворения этого спроса. Затем компания выпускает производ* ственные заказы, чтобы изготовить товары для продажи на производственном объекте. В этой главе обсуждаются основные элементы следующих процессов: • • • •

Создание товаров и карточки товара. Создание спецификации. Создание маршрута. Свертка стандартной себестоимости к номеру родительского товара.

68 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Использование журналов планирования и планирование материальных требо* ваний. Создание запущенного производственного заказа. Извлечение материалов и регистрация готового продукта в журнале потребле* ния и журнале выхода продукции. Просмотр результатов операций производственного заказа.

Дополнительные сведения доступны в руководстве Microsoft Dynamics, Производство. Сначала мы создадим товар, заполнив карточку товара. Затем мы создадим спе* цификацию и маршрут для нового товара. Потом мы выполним свертку себестои* мости для определения себестоимости родительского товара. Далее мы рассмотрим сценарий, в котором заказ продажи определяет спрос на продукт. Мы подготовим соответствующий план и создадим производственный за* каз для изготовления продукта. Наконец, будет выполнен сбор материалов и реги* страция трудовых издержек в производственном заказе, после чего заказ будет за* вершен и товары окажутся на складе, готовые к отгрузке.

Товары и карточка товара Карточка товара (или номера детали) является базовым компонентом системы. Мы покупаем, производим, храним и продаем товары. В карточках товара содержатся основные данные, необходимые для покупки, хранения, производства, учета, от* слеживания, продажи и доставки товаров. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка:

Окно Товар Карточка содержит восемь вкладок, предназначенных для описания различных атрибутов товара или номера детали. Эти вкладки называются: Общее, Счета, Пополнение, Планирование, Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. В этом разделе мы создадим новый товар. Мы не будем определять или исполь* зовать все поля в карточке товара — только те, которые необходимы для выполне* ния сценариев и упражнений в этой главе.

Глава 6. Производство

69

Примечание. Для получения дополнительных сведений о полях можно нажать клавишу (F1) или кнопку Что Это Такое?, а затем щелкнуть нуж* ное поле. На вкладке Общее нужно заполнить только следующие поля: номер товара, опи* сание и единица измерения. Использование кода товарной категории позволяет задать стандартные значения на следующих экранах, что упрощает выполнение процедуры. Большинство полей в правой части вкладки позволяют отображать подробные сведения об уровне наличия товара и текущем состоянии спроса и предложения. Откройте вкладку Счета.

Вкладка Счета В поле Метод Учета Себестоимости необходимо выбрать метод учета себестоимо* сти, который определит порядок вычисления программой себестоимости едини* цы товара и себестоимости исходящих товаров. Метод Стандарт обычно приме* няется для товаров, используемых в производственном цикле. Параметр Стандарт был задан по умолчанию, поскольку на предыдущей вкладке мы задали значение Прочее в качестве кода товарной категории. Поле Средняя Себест. (РУБ) заполняется программой. Если был выбран метод учета себестоимости Стандарт, в поле Стандартная Себест необходимо ввести соответствующее значение себестоимости одной еди* ницы товара. Появится запрос на изменение значения Стандартная Себест. Значение поля Себест. Единицы инициализирует строки заказа и строки журна* ла по мере их создания. Для товаров с методом учета себестоимости Стандарт это поле содержит стандартную себестоимость. Для других методов учета себестоимости (кроме Стандарт) в поле Себест. Единицы следует указать соответствующее значение. При выполнении задания Корр. Себест. — Товар Операции программа обновляет это поле, занося в него новейшее откорректированное значение средней себестоимости единицы товара. Программа обновляет поле Посл. Прямая Себест. при выставлении счета по* купки. Необходимо ввести значение в поле Учетная Группа, чтобы можно было учиты* вать транзакции, относящиеся к товару. Эти три поля были заполнены стандарт* ными значениями на основе значения, заданного в поле Код Товарной Категории. Обратите внимание, что учетные группы являются ключевым элементом бух* галтерского учета в Microsoft Navision.

Вкладка Пополнение В поле Метод Пополнения следует нажать кнопку AssistButton и выбрать Произ. Заказ. Это означает, что процедура планирования будет предлагать не купить товар, а произвести его. В поле Маршрут Но можно нажать кнопку AssistButton и выбрать маршрут уп* равления процессом производства товара. Прежде чем маршрут можно будет использовать для карточки товара, он дол* жен быть настроен и сертифицирован. В поле Спецификация Но. можно нажать кнопку AssistButton и выбрать специ* фикацию, определяющую структуру изделия. Прежде чем спецификацию можно

70

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

будет использовать для карточки товара, она должна быть настроена и сертифици* рована. В поле Метод Списания Материалов указывается способ вычисления и учета потребления товара в производстве: вручную или автоматически. Для автоматичес* кого способа предусмотрено два метода: Прямой — программа автоматически вы* числяет и учитывает потребление при запуске производственного заказа; Обратный — программа автоматически вычисляет и учитывает потребление при завершении производственного заказа. Чтобы ознакомиться со всеми методами списания и прочитать их определения, следует нажать кнопку Справка.

Вкладка Планирование В поле Политика Дозаказа следует выберите Лот-для-Лота. Это стандартный вари* ант в среде планирования материальных требований. Остальные варианты лучше подходят для других методов планирования и управления запасами. Установка флажка в поле Вкл. Наличие позволит учесть фактические запасы товара в процессе планирования. Остальные вкладки карточки товара: Внешняя Торговля, Трассировка, Электронная торговля и Склад. Каждая вкладка обеспечивает дальнейшее определение това* ра для указанных целей. Настройка карточки товара завершена. Был создан новый номер товара, кото* рый можно использовать в масштабах всей системы.

Спецификация Производственный процесс можно сравнить с рецептом, используемым производ* ственной компанией: спецификация — это перечень ингредиентов, а маршрут — это инструкции по использованию ингредиентов для получения готового изделия. Готовое изделие хранится и продается как товар. Как мы знаем из других разделов настоящего руководства, в производствен* ных заказах содержится список товаров, которые планируется произвести, а так* же сведения о том, какой этап выполняется следующим. Функции планирова* ния позволяют определить, какие товары и когда необходимо произвести или купить. Спецификация содержит список товаров, используемых для создания родитель* ского товара. Спецификация может описывать узел (используемый в другом това* ре) или готовое изделие (товар, готовый для продажи). Товар может быть одновре* менно и узлом, и готовым изделием. Например, деталь может иногда продаваться как запасная часть другого товара. Товары, перечисленные в спецификации, назы* ваются компонентами. Спецификация используется при создании производственных заказов и при* меняется в журнале планирования для указания товаров, которые требуется изго* товить или приобрести. Структура спецификации определяет число уровней или число уровней вложен* ности товара. Спецификация может содержать не более 50 уровней вложенности. Для изменения компонентов после сертификации производственного заказа часто создается новая версия спецификации вместо редактирования исходной спе* цификации. В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Спецификация . Откроется окно Спецификация:

Глава 6. Производство

71

Заголовок спецификации Для создания новой спецификации в заголовке необходимо нажать клавишу (F3) и заполнить поля Но, Описание. Если для товара предполагается использовать одну спецификацию, то можно в полеНо ввести код родительского товара, а в полеОисание — описание родительского товара. Для редактирования спецификации поле Статус должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования спецификации — значение Сертифицирован.

Строки спецификации Строки можно скопировать из существующей спецификации, последовательно выбрав пункты Функции > Копировать Комплект для выбора существующих строк, или ввести строки вручную. В поле Тип необходимо выбрать значение Товар. Строки спецификации могут представлять купленные товары, произведенные товары или узлы. В поле Но. нажать кнопку AssistButton и выбрать любой номер товара, кроме родительского. Номер товара не должен совпадать с родительским номером в струк* туре продукта. В поле Кол-во в ввести количество единиц товара, который входит в единицу родительского товара (например, 4 колеса для 1 автомобиля). По окончании настройки спецификации для возможности ее использования следует в поле Статус заголовка выбрать параметр Сертифицирован. Примечание. Не забудьте вернуться к карточке товара для родительского номера детали и ввести номер этой спецификации на вкладке Пополнение в поле Спецификация Но . Это необходимо для того, чтобы система использовала правильные номера спецификации для всех развертываний спецификации (процесс идентификации компонентов, количеств на сбор* ку и других данных об отношении родитель/компонент для родительско* го товара.). Это необходимо сделать после создания маршрута. Также не* обходимо пересчитать стандартную себестоимость товара (все уровни). Вы научитесь это делать после создания маршрута.

72

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция где:используется Функция где*используется позволяет определить, где в структуре продукта используется спецификация или товар. (Аналогичная функция предусмотрена для маршрутов.) Одно* и многоуровневые функции могут оказаться полезными во время обслуживания и при устранении неполадок. При просмотре множества уровней отступы полей описания ука* зывают уровень в структуре спецификации (аналогично структурированной специ* фикации). Требуемое количество включает процент брака из строки спецификации.

Маршруты Маршрут определяет последовательность операций, необходимых для производ* ства продукта. Операции могут выполняться в рабочем центре или машинном цент* ре. Рабочие и машинные центры называются производственными мощностями или производственными объектами. Производственные компании используют марш* руты для контроля и отображения производственного процесса. Маршруты также служат основой планирования процесса, планирования производственной мощно* сти и производственной документации. Маршруты назначаются карточке товара так же, как спецификации. Рабочие и машинные центры играют ключевую роль в создании маршрутов. В этих центрах выполняется работа, и для них предусмотрен собственный набор факторов настройки, описывающих мощности, количество ресурсов, продолжительность смен и т. д. Эти сведения используются для ретроспективного планирования производствен* ных заказов и планирования производственных мощностей.

Заголовок маршрута В меню Производство при последовательном выборе пунктов Проектирование Товаров > Маршруты откроется окно Маршрут:

Данные заголовка применяются к целому маршруту. В строках сведений о заго* ловке вводятся данные, относящиеся к машинным и рабочим центрам, в которых выполняется обработка продукта. Поля маршрута:

Глава 6. Производство • • • •

73

Но — номер маршрута (например, соответственно процессу или родительскому товару). Описаниие — название маршрута (например, соответственно процессу или ро* дительскому товару). В поле Тип определяется размещение производственных операций (последователь* ное или параллельное) для последующего расчета производственного заказа. Значения поля Статус определяют состояние маршрута: для редактирования оно должно иметь значение Новый или В Разработке, а для использования мар* шрута — значение Сертифицирован.

Строки маршрута В строках маршрута перечисляются заданные пользователем требуемые операции. • • • •

Произв. Операция Но номер операции. При вводе первого значения 10 каждый новый номер операции увеличивается на 10. В поле Тип указывается Рабочий Центр или Машинный Центр. Это значение оп* ределяет тип используемого ресурса. В поле Но выбирается из списка конкретный рабочий или машинный центр. В поля Время Работы и Время Наладки вводится время, необходимое для выпол* нения производственной операции. Значение Время Наладки вычисляется для производственного заказа, а Время Работы — для произведенного товара.

После создания спецификации и номера маршрута необходимо в карточке то* вара на вкладке Пополнение указать номера маршрута и спецификации.

Расчет стандартной себестоимости В меню Производство необходимо последовательно выбрать пункты Проектирование Товаров > Товары . Откроется окно Товар Карточка. Стандартная себестоимость этого товара рассчитывается на основе себестои* мости товаров*компонентов или материалов, указанных в спецификации товара, а также трудовых издержек, обусловленных операциями созданного маршрута. Для расчета стандартной себестоимости необходимо в карточке товара последователь* но выбрать пункы Товар > Производство > Расчет Станд. Себестоимости . Если товар имеет несколько уровней спецификации и множество маршрутов для производства и сборки товаров нижнего уровня, они все будут учтены при рас* чете стандартной себестоимости основного товара.

Планирование и производственный заказ Для производства товаров в организации обычно выпускается производственный заказ или заказ на работу для производственного или сборочного объекта. В производствен* ном заказе указано, какие товары и в каком количестве необходимо изготовить, а также срок их изготовления. В производственном заказе также указаны составные части или сырье, необходимое для производства конечного продукта. Это называется специфика* цией. Наконец, в производственном заказе указаны этапы производства или сборки товара, а также инструкции по выполнению этих этапов. Это называется маршрутом. Определение последовательности производства товаров требует тщательного планирования. Еще более сложное планирование необходимо для того, чтобы обес*

74

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

печить доступность необходимых компонентов или сырья в соответствии с графи* ком производства конечного продукта для выполнения заказов продажи, пополне* ния запасов и т. д. Возможна ситуация, в которой заказ продажи является источником спроса на конечные продукты, выпускаемые заводом. Сделовательно процессу создания про* изводственного заказа будет предшествовать процесс планирования. Для создания производственного заказа из планирования необходимы настройки системы, которые детально будут рассмотрены в главе Производство. В меню Производство при последовательном выборе пунктов Планирование > Произ. Планы откроется окно Производственный План.

Система должна выполнить операции планирования, чтобы определить това* ры, которые необходимо купить, и товары, которые нужно произвести, на основе открытых заказов продажи, полученных от клиентов, а также заранее подготовлен* ных прогнозов продаж. Последовательный выбор пунктов Функции > Вычислить Регенеративный План вызывает не частичное обновление, а перерасчет всего плана Система собирает все ресурсы, необходимые для удовлетворения спроса на про* дукт на основе данных заказов продаж и прогнозов. Спецификация для каждого требуемого товара разворачивается в целях определения компонентов, необходи* мых для производства этих товаров. Выполняется сравнение требуемого количе* ства всех компонентов с имеющимися запасами, а также с открытыми заказами покупки и заказами на работу для создания запаса этих компонентов. Система сообщает о недостающих товарах и дает рекомендации по их получе* нию (покупке или производству). При этом учитываются сроки получения каждого товара на основе заданного для него периода ожидания и положения в структуре продукта или спецификации. Система пытается обеспечить наличие нужных това* ров в нужном количестве в соответствии с нашими требованиями. Журнал планирования содержит результаты процедуры планирования. Для создания производственного заказа из журнала планирования следует ото* брать фильтром только требуемые строки журнала, а затем запустить задание, пос* ледовательно нажав пункты Функции > Выполнить Указание . После окончания ра* боты задания строки в журнале планирования удаляются. Они перенесены из журнала в производственные заказы. При создании производственных заказов из журнала планирования строки производственных заказов автоматически резервируются для заказов продажи.

Глава 6. Производство

75

При выборе в производственном заказе пунктов Функции > Авто Резервирование И Строка > Операции Резервирования видна взаимосвязь производственного зака* за с исходным заказом продажи.

Извлечение составных частей или сырья В меню Производство при последовательном выборе пунктов Исполнение > Журналы Потребления откроется окно Журнал Потребления. В журнале потребления мы сообщаем системе о том, что необходимые компо* ненты были извлечены со склада для производства готовой продукции, указанной в запущенном производственном заказе. Он также используется для переноса себесто* имости составных частей со склада в производственный заказ. Материалы извлека* ются со склада. Microsoft Navision включает ряд параметров, позволяющих автомати* чески оживлять компоненты со склада по сообщению о начале производственной деятельности или при вводе в систему сведений о том, что продукты были изготов* лены. Для автоматического заполнения журнала (расчета потребления компонентов) следует запустить задание Расчет Потребления , последовательно выбрав пункты Функции > Вычислить Потребление , указав в нем на закладке Произв. Заказ номер производственного заказа

В форму добавляются строки с товаром, необходимым для производства гото* вой продукции. При учете журнала (последовательном выборе пунктов Учет > Учет , положи* тельном ответе на запрос) товары извлекаются со склада и их себестоимость вклю* чается в производственный заказ.

Учет трудовых издержек и готовых изделий В процессе производства можно следить за ходом выполнения работы, а также со* бирать сведения о трудовых издержках, чтобы по завершении работы можно было определить фактические затраты на производство продукта. Последовательный выбор пунктов в меню Производство Исполнение > Журналы Учета Выхода открывает окно Журнал Выхода Продукции .

76

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эта форма используется для регистрации времени, затрачиваемого на каждую опе* рацию, а также сведений об изготовленных продуктах. Можно регистрировать сведе* ния о прохождении каждой операции товарами, но эти сведения нужны не во всех слу* чаях. Однако регистрация последней операции сообщает системе о том, что изготовление соответствующих товаров было завершено, и они могут использоваться для удовлетворения заказа продажи или для сборки товаров более высокого уровня. Для заполнения журнала необходимо указать в строке в поле Произ. Заказ Но номер производственного заказа и выбрать пункты Функции > Раскрыть Маршрут .

В созданных строках журнала необходимо указать время выполнения операций, а затем учесть журнал.

Результаты Для просмотра результатов необходимо зайти в запущенный производственный заказ, последовательно выбрав пункты в меню Производство Исполнение > Запущенные Произ. Заказы. В самом производственном заказе при выборе Заказ > Статистика. Откроется окно Произ. Заказ Статистика:

В нем отображаются сведения по всем расходам, связанным с этим производ* ственным заказом.

Глава 7. Другие функциональные области

77

Глава 7

Другие функциональные области Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Маркетинг Планирование ресурсов Сервисный центр Персонал Business Notification Электронная коммерция

Обзор В этом разделе приведен обзор компонентов Маркетинг, Работы, Ресурсы, Сервисный центр, Персонал, Business Notificatio n и Электронная коммерция. Более подроб* но эти программные компоненты обсуждаются в последующих курсах.

Маркетинг Маркетинг — это мощное средство поддержки продаж, разработанное для компа* ний с отделами сбыта и маркетинга. Это средство также интегрировано в Microsoft Outlook. Модуль Маркетинг предоставляет пользователю полную и точную информацию для оптимизации делового взаимодействия с контактами.

Управление контактами Модуль Управление контактами позволяет поддерживать общие сведения о контактах и записывать контактную информацию для всех бизнес*связей. Для каждого контакта можно указать отдельных контактных лиц в контактной фир* ме. Функция проверки дубликатов автоматически оповещает пользователя о вводе уже существующей информации. Можно систематизировать контакты на основе собственных критериев профиля. Модуль Управление контактами позво* ляет настроить работу с контактами в соответствии с индивидуальными требо* ваниями.

78

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка контакта используется для регистрации сведений о контактах. Программное обеспечение Microsoft Dynamics NAV интегрировано с интерфей* сом Microsoft T API (Telephony Applicatio n Progr amming Interface) . Используя TAPI*совместимые телекоммуникационные устройства, можно звонить кон* тактам, просто нажимая кнопку на вкладке Контакты карточки контакта (ма* ленький значок с изображением телефона рядом с номером телефона или мо* бильного телефона). Контакты тесно интегрированы с модулем Продажи. Это означает, что мож* но, например, сообщать расценки потенциальным клиентам или создавать до* кументы продажи для конкретных контактных лиц. Для отображения карточки контакта в меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пункты Маркетинг > Контакты . Откроется окно Контакт Карточка:

Поиск контакта Функция Поиск Контакта позволяет находить контакты в базе данных, даже если у вас отсутствуют точные сведения о них. Даже если вы допустили орфографичес* кую ошибку в строке поиска, нужный контакт будет найден. Данная функция до* ступна не только через меню Продажи и маркетинг (модуль Маркетинг), но также в мастерах, списке контактов и карточке контактов. Чтобы ограничить область поиска, можно выполнить поиск по полям (на* пример, Название, Адрес, Телефон и E-Mail Address) и таблицам (Контакт, Взаимодействие Операция, Задача, Возможность, Комментарий ) либо по всем таб* лицам.

Управление задачами Управление задачами позволяет организовывать задачи кампании, маркетинга и продаж. Можно создавать собственные списки задач. Задачи можно связывать с контактами и/или кампаниями. Можно назначать задачи, состоящие из несколь*

Глава 7. Другие функциональные области

79

ких задач, другим пользователям или группам пользователей, записанным в про* грамме. Действия могут состоять из нескольких задач. В окне Число Задач можно различными способами отображать существующие задачи. Например, можно отображать число задач или номер соответствующего контакта, используя группировку по кампании, продавцу, группе или контакту. Чтобы открыть это окно, в меню Продажи и маркетинг необходимо последователь* но выбрать пункты Маркетинг > Задачи.

Классификация контактов Функция Классификация контактов позволяет классифицировать клиентов на основе заданных критериев, например, в зависимости от доходов. Данная функ* ция предоставляет информацию, необходимую для планирования кампаний, це* ленаправленной работы с контактами и оптимизации маркетинговых сообще* ний. Система рейтинга контактов позволяет создавать специально настроенные рейтин* ги, отражающие, например, значение лояльности клиентов, поставщиков и партнеров. Рейтинги можно отображать на карточке контакта для быстрого доступа и обновления.

Управление кампаниями Функция управления кампаниями позволяет организовывать кампании на основе сегментов рынка, созданных пользователем. Можно выполнять сегментирование контактов на основе определенных критериев, таких как продажи, профили и вза* имодействия контактов. Можно многократно использовать существующие сегменты. Например, мож* но указать, следует ли обновлять сегменты при вводе новых сведений о контакте, или зафиксировать группу для последующих действий (например, для прямых рас* сылок). Можно выполнять слияние идентифицированного сегмента с документом Microsoft Word или отправлять файлы любого другого типа контактам, входящим в сегмент. Можно отправлять копии одного документа на разных языках контактам из разных стран. Сведения о кампании вводятся на карточке кампании. Чтобы открыть окноКампания Карточка , в меню Продажи и маркетинг последовательно выберите пункты Маркетинг > Кампании.

Управление документами и регистрация взаимодействия Можно регистрировать взаимодействие с клиентами, например телефонные разго* воры, встречи и переписку. Если взаимодействие включает документ, можно со* хранить этот документ с соответствующим контактом, а затем отслеживать его с помощью функции управления документами. Документы Microsoft Navision, отправляемые контакту (например, заказы про* дажи и квоты), можно регистрировать, а затем извлекать для последующего исполь* зования. Это позволяет получать актуальные и точные сведения обо всех взаимо* действиях с контактом.

80

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Управление возможностями Модуль Управление возможностями позволяет отслеживать возможности продажи. Продавцы могут получать сведения о готовящихся к выпуску товарах и осуществ* лять планирование в соответствии с этой информацией. Управление возможностями позволяет разбить процесс продаж на несколько этапов. Существующие возможности отображаются в окне Возможности. Можно использовать различные режимы отображения существующих возможностей в окне Возможности. Например, можно просматривать число возможностей или их значе* ние (определяемое различными способами), используя группировку по кампании, продавцу или контакту. В меню Продажи и маркетинг необходимо последовательно выбрать пунктыПродажа > Возможности . Откроется окно Возможности:

Интеграция с клиентом Outlook Большинство пользователей модуля Продажи и маркетинг строят отношения с кон* тактами с помощью средств управления календарем и задачами, при этом значи* тельная часть внешнего взаимодействия осуществляется через Microsoft Outlook. Таким образом, интеграция между Microsoft Navision и Outlook имеет важное значе* ние для эффективной работы пользователя системы управления отношениями с клиентами. Интеграция с клиентом Outlook позволяет планировать собрания в программе Outlook и просматривать задачи в Microsoft Navision перед собранием. После прове* дения собрания можно зарегистрировать его в окне Протокол Взаимодействий как взаимодействие. Функции планирования Outlook позволяют планировать и выпол* нять назначенные задачи, а в среде Microsoft Navision можно создавать действия для клиентов и контактных лиц.

Глава 7. Другие функциональные области

81

Данные, вводимые в Microsoft Navision (например, задача или контакт), автома* тически обновляются в Outlook. Вам не нужно дважды обновлять одну и ту же ин* формацию в двух разных приложениях.

Регистрация электронной почты с использованием Microsoft Exchange Данная функция обеспечивает интеграцию Microsoft Navision со службой электрон* ной почты Microsoft Outlook. Все сообщения электронной почты (как входящие, так и исходящие) могут автоматически или вручную регистрироваться в Microsoft Navision для последующего совместного использования в организации. Это позво* ляет сотрудникам получить непосредственный доступ к последней переписке с де* ловыми контактами. Это серверное решение требует наличия Microsoft Exchange Server. Использова* ние серверного решения позволяет хранить сообщения электронной почты в есте* ственной среде, не сохраняя их на сервере приложений и не снижая таким образом уровня производительности. Интеграция с программой Outlook также позволяет ис* пользовать встроенные функциональные возможности Outlook. Например, можно создать в программе Outlook правила для отправки определенных сообщений элект* ронной почты в специальные папки для последующей автоматической интеграции в Microsoft Navision.

Планирование ресурсов Функциональные возможности модуля Работы и ресурсы сосредоточены в области Планирование ресурсов Microsoft Navision. В настоящем разделе все пути для досту* па к этим функциональным возможностям начинаются с меню Планирование Ресурсов, если не указано обратное.

Работы Модуль Работы обеспечивает возможность детального планирования и управления издержками, связанными с любой долгосрочной работой или проектной деятель* ностью. Он также может применяться для множества различных служб и задач, свя* занных с консультированием. Для успешного управления работами требуется актуальная сводная информа* ция, детальное планирование и возможность выполнения контрольного анализа на основе объективных данных. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые компа* нией для управления работами и проектами. В частности, он включает карточки работ, бюджеты работ, журналы работ, а также отчеты и регистры, относящиеся к ресурсам.

Бюджеты работ Окно Работа Бюджет позволяет настроить бюджет для работы. Возможна настрой* ка бюджета для каждой работы. Бюджет используется для планирования ресурсов, выделяемых для работы. Бюджет может быть как общим, с небольшим количеством операций, так и под* робным, с операциями, разделенными на уровни действий. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Бюджеты для ото* бражения бюджетов работ.

82

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы работ Журналы работ можно использовать в следующих целях: • Учет использования ресурсов, товаров и ресурсов главной книги при выполне* нии работ. • Применение учетных операций работ и товаров. • Назначение операций этапам, задачам и подзадачам. • Выверка ресурсов. В меню Планирование Ресурсов необходимо последовательно выбрать пункты Работы > Журналы Работ для отображения журналов работ.

Продажи работ Интеграция с модулем Продажи и маркетинг позволяет осуществлять продажи ра* бот. Все продажи работ должны учитываться в счете продаж.

Ресурсы Модуль Ресурсы используется для определения ресурсов — персонала или машин. Можно связывать отдельные ресурсы с группами ресурсов. Этот модуль включает все элементы, используемые для управления ресурсами в компании: отдельные ресурсы, группы ресурсов, планирование производственных мощностей, журналы ресурсов, а также все отчеты и регистры, связанные с ресурсами. Модуль Ресурсы представляет собой мощное средство для оптимизации управ* ления персоналом и машинами.

Карточки ресурсов Новые ресурсы задаются в карточке ресурсов. Для отображения карточек ресурсов в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурсы. Откроется окно Ресурс Карточка:

Глава 7. Другие функциональные области

83

Группы ресурсов Можно работать с отдельными ресурсами или с группами ресурсов. Группе ресур* сов можно назначить любое число ресурсов.

Емкость ресурса Может потребоваться регулярно увеличивать емкость ресурсов (например, техни* ческих специалистов) за определенный период. Емкость ресурса определяет, какая часть ресурса доступна в указанный период. Можно назначать или изменять емкость отдельных ресурсов или групп ресур* сов. Например, можно ввести доступные человеко*часы для сотрудников. Для ма* шин можно указывать производственную мощность для определенного временно* го интервала. В качестве единицы измерения емкости можно использовать день, неделю, месяц, квартал, год или отчетный период. Для записи емкости ресурсов используется окно Ресурс Емкость. Для отображения этого окна в меню Планирование Ресурсов выберите Ресурс Емкость.

Распределение ресурсов для работ Можно назначить ресурс или емкость группы ресурсов одной или нескольким ра* ботам. Для этого можно использовать модуль Ресурсы или модуль Работы. Окно Ресурс Распред. для Работ используется для просмотра и изменения значе* ний единиц измерения для ресурсов, назначенных различным работам в разные пе* риоды времени. Для отображения этого окна откройте окно Ресурс Емкость и необ* ходимо последовательно выбрать пункты Планирование > Ресурс Распред. Для Работ.

Наличие ресурсов В окне Ресурс Наличие отображается прокручиваемая сводка емкости ресурсов. Окно разделено на строки, в которых указаны следующие параметры: общая емкость; количество, назначенное работам в заказе; емкость, назначенная работам в квоте; наличие после заказа; остаток емкости после всех работ из квоты или заказа. Чтобы открыть это окно из карточки ресурса, необходимо последовательно выбрать пунк* ты Планирование > Ресурс Наличие .

Интеграция ресурсов и работ Модули Ресурсы и Работы интегрированы между собой, что позволяет назна* чать емкость ресурса или группы ресурса одной или нескольким работам.

84

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Журналы ресурсов Журналы ресурсов позволяют отслеживать использование ресурсов и рентабель* ность ресурсов. Можно выполнять учет использования и продажи ресурсов в журнале ресурсов, а также генерировать статистику на основе этих сведений для внутренних процес* сов управления. Для отображения журнала ресурсов выберите Журналы Ресурсов. Статистика по ресурсам В окне Ресурс Статистика отображаются все транзакции, записанные в журна* лах работ, журналах ресурсов или (с некоторыми ограничениями) документах про* дажи. Чтобы открыть это окно из карточки ресурсов, необходимо последовательно выбрать пункты Ресурс > Статистика .

Сервисный центр Модуль Сервисный центр позволяет получать выгоду за счет высококачествен* ного обслуживания клиентов. С его помощью вы сможете лучше удовлетво* рить потребности клиентов и обеспечить такое качество обслуживания, кото* рое превзойдет их ожидания. Модуль Сервисный центр включает следующие возможности: • • •

Быстрый и удобный доступ к истории обслуживания клиентов. Прогнозирование потребностей клиентов. Регистрация сведений о заказах клиентов, таких как дата, время и назначенный технический специалист, в режиме реального времени.

В настоящем разделе все пути для доступа к этим функциональным возможнос* тям начинаются с меню Сервис, если не указано обратное.

Управление сервисными заказами Можно регистрировать послепродажное обслуживание, в том числе заявки на об* служивание, гарантированные услуги, сервисные заказы и заявки на ремонт. Сер* висные заказы могут инициироваться (клиентами либо автоматически) в соответ* ствии с условиями сервисного контракта. Важные данные при обработке сервисного заказа могут вводиться в центре обработки вызовов или ремонтной мастерской. Можно регистрировать специ* альные или единичные сервисные заказы. В протоколе сервисного заказа дос* тупна полная история сервисного заказа, квоты сервисного заказа, а также воз* можность управления арендами. Сервисные заказы создаются в окне Сервисный Заказ. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Заказы. Откроется окно Сервисный Заказ:

Глава 7. Другие функциональные области

85

Управление сервисной ценой Создание продуманной стратегии в области сервисных цен — один из способов, позволяющих компаниям отслеживать и контролировать цены на обслуживание. Использование такой стратегии в конечном итоге способствует повышению рента* бельности сервисных операций. Функция управления сервисными ценами в моду* ле Сервисный Центр предоставляет компаниям эффективные средства поддержки стратегии в области сервисных цен любого уровня сложности. Функции управления сервисными ценами позволяют создавать различные группы сервисных цен в зависимости от сервисного товара (или группы сервисных товаров), а также типа проблемы, с которой связана сервисная задача. Подобные группы можно создавать на ограниченный срок, а также для определенного клиента или валюты. Схе* мы расчета цен могут использоваться в качестве шаблонов для назначения цены сер* висной задаче. Например, можно назначить определенные товары, связанные с дан* ной сервисной ценой, а также тип необходимых работ. Чтобы обеспечить правильное применение цен, можно назначать фиксированную, минимальную или максимальную цену, в зависимости от условий соглашения с клиентами. Статистика сервисных цено* вых групп позволяет отслеживать рентабельность каждой сервисной ценовой группы.

Управление сервисными товарами Функция управления сервисными товарами позволяет создать базу данных по всем сервисным товарам и частям, включая сведения о контракте и управлении компо* нентами, ссылки на спецификации и гарантийную информацию. Можно просматривать соглашение об уровне обслуживания для получения необ* ходимых сведений (например, о времени отклика). Можно зарегистрировать все товары и запасные части с серийными номерами, а также любое замещающее оборудование, используемое техническими специалис*

86

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тами, а затем связать их с протоколом сервисного товара. Можно отслеживать все запчасти и оборудование. Функция Анализ по периодам обеспечивает доступ к ос* новным бизнесиндикаторам сервисного товара. Для отслеживания сведений о сервисном товаре используется карточка сервис* ного товара. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Сервисные Товары. Откроется окно Сервисные Товары.

Управление сервисными контрактами С помощью сервисных контрактов можно создать соглашение с клиентом, ого* варивающее уровень обслуживания. Функции управления контрактами обес* печивают доступ к информации об истории, обновлении и шаблонах контрак* тов. Сервисные контракты позволяют записывать подробные сведения об уровнях обслуживания, времени отклика и уровнях скидок, а также историю обслуживания каждого контракта, в том числе информацию об использованных сервисных това* рах, запчастях и человеко*часах. Функция управления контрактами обеспечивает гибкие возможности подготов* ки счетов, оценки рентабельности и определения квот контрактов. Для настройки сервисных контрактов используется окно Сервисный Контракт. Чтобы открыть это окно, в меню Сервис необходимо последовательно выбрать пункты Контракты > Контракты. Откроется окно Сервисные Контракты.

Планирование и диспетчеризация Компонент Планирование И Отправка позволяет назначать персонал заказам на работу. С его помощью также можно регистрировать такие данные, как статус зака* за на работу. Можно фильтровать сервисный персонал и специалистов по ремонту в зависимости от доступности и квалификации. Доступны краткие сведения о при* оритете сервисных задач, сервисных нагрузках и эскалации задач.

Планирование задач Функция планирования задач позволяет автоматизировать сервисные задачи, в том числе генерировать профилактические сервисные заказы, обновления сервисных контрактов и счета по сервисным контрактам. Также можно настроить диспетчер задач для выполнения автоматических проверок наличия пакетных заданий, на* значенных для обработки в определенный день. Параметры планирования задач настраиваются в окне Диспетчер Задач Настройка. Чтобы открыть это окно, в меню Администрирование Необходимо последовательно выбрать пункты Настройка Приложения > Диспетчер Задач > Диспетчер Задач Настройка . Откроется окно Диспетчер Задач Настройка.

Персонал Персонал — это полностью интегрированный модуль, обеспечивающий эффектив* ные возможности регистрации и обновления сведений о сотрудниках. Этот модуль включает все функциональные возможности, используемые отделом кадров ком*

Глава 7. Другие функциональные области

87

пании: карточки сотрудников, функции регистрации отсутствия и отчеты о сотруд* никах. Это повышает эффективность управление персоналом за счет оптимального использования данных о сотрудниках. В настоящем разделе все пути для доступа к функциональным возможностям начинаются с главного меню Персонал, если не указано обратное.

Сотрудники В карточке сотрудника регистрируются все сведения о сотруднике. Для отображе* ния этого окна следует выбрать Сотрудники:

Регистрация отсутствия Коды отсутствия помогают отслеживать отсутствие сотрудников, а также причины отсутствия. Чтобы открыть окно Регистрация Отсутствия , выберите Регистрация Отсутствия.

Причины увольнения Окно Причины Для Увольнения используется для указания причин увольнения со* трудников из компании. Чтобы открыть это окно, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Причины Для Увольнения .

Трудовое соглашение Коды трудовых соглашений используются для задания типов контрактов, заключен* ных компанией со своими сотрудниками. Чтобы открыть окно Сотрудник Контрак* ты, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Сотрудник Контракты.

Квалификация Коды квалификации вводятся для указания различных квалификаций сотрудни* ков. Чтобы открыть окно Сотрудники Квалификация, необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Квалификации .

88

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Родственники Коды родственников вводятся для регистрации связи сотрудника с родственниками или близкими людьми. Чтобы открыть окно Сотрудники Родственники из карточки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Родственник.

Прочая информация Можно задавать коды и описания льгот, предоставляемых сотрудникам, а также собственности компании, находящейся во временном пользовании сотрудников. Для этого используется окно Прочая Информация. Чтобы открыть это окно из кар* точки сотрудника, необходимо последовательно выбрать пункты Сотрудник > Прочая Информация.

Конфиденциальная информация Коды конфиденциальной информации используются для регистрации конфиден* циальных пунктов трудового соглашения сотрудника, таких как зарплата, учас* тие в акционерном капитале компании, пенсиях и т. д. Конфиденциальные све* дения о сотруднике записываются в окне Конфид. Информация. Чтобы открыть это окно из карточки сотрудника, необходимо последовательно выб* рать пункты Сотрудник > Конфид. Информация . Откроется окно Конфид. Информация:

Глава 7. Другие функциональные области

89

Business Notification Решение Business Notificatio n служит для создания и отправки уведомлений по* ставщикам или коллегам из других подразделений относительно определенных событий. Например, уведомления можно отправлять, если по размещенному за* казу получены некоторые из купленных товаров и ожидается доставка остальной части заказа. Уведомление информирует поставщика о том, что некоторые из то* варов еще не были доставлены. Если эта функция включена в окне Настройка Уведомлений, программа может создавать шесть стандартных уведомлений.

Типы уведомлений Существует два варианта создания уведомлений: на основе времени и на основе изменения значений полей. В решении Business Notification предлагается пять уведомлений на основе вре* мени, которые информируют получателя относительно: • • • • •

предстоящих поставок; товаров, не полученных после обещанной даты поставки; подтверждений заказов на покупку, которые не были получены; задержанных производственных заказов; текущего статуса наличия.

Для отображения списка доступных уведомлений на основе времени, следует открыть окно Уведомления из меню Администрирование и последовательно выб* рать пункты Настройка Приложения > Общее > Настройка Оповещений . Откроется окно Настройка Уведомлений. Теперь необходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Отчеты Об Уведомлениях. Откроется окно Отчеты Об Уведомлениях :

Шестое уведомление, основанное на изменении значений полей, используется для контроля изменений статуса спецификаций. Если в окне Настройка Уведомле* ний установлен флажок Отправить уведомления, это уведомление отправляется при каждом изменении статуса в соответствующих полях.

90

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Период регистрации Имеется возможность указать, как долго требуется хранить записи об отправлен* ных уведомлениях. Этот период можно задать в окне Настройка Уведомлений, а за* тем использовать по умолчанию для всех уведомлений на основе времени либо за* дать период регистрации для каждого отдельного раздела.

Разделы Разделы используются для управления определенным набором уведомлений. В каж* дом разделе может быть отправлено до пяти стандартных уведомлений на основе времени. Уведомления на основе изменения полей отправляются автоматически.

Отправка уведомлений Для отправки строк уведомлений необходимо сначала собрать их. Среди собира* емых строк могут попадаться записи уведомлений, отправленных ранее. Если стро* ки были отправлены ранее, в поле Отправлено для этих строк появится соответ* ствующая отметка, а время последней отправки уведомления будет отображаться в окне Строки Уведомлений.

Электронная коммерция Функция Электронная коммерция в Microsoft Na vision представлена модулем Commerce Gateway.

Commerce Gateway Функциональные возможности Commerce Gateway позволяют настраивать партне* ров BizTalk в среде Microsoft Navision. Выполнив такую настройку, вы сможете об* мениваться документами BizTalk со своими партнерами BizTalk. Далее перечислены некоторые из документов, которые можно отправлять парт* нерам Biztalk: • • • •

заказы продажи; счета продажи; кредит ноты продажи; заказы покупки.

Глава 8. Учетные группы

91

Глава 8

Учетные группы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Специальные учетные группы Общие учетные группы Общая настройка учета Учетные группы НДС Определение учетных групп Учет транзакций в финансовых счетах

Обзор Если кроме области приложения Финансы Microsoft Dynamics NAV используют* ся и другие области приложений и, следовательно, выполняется учет таких сче* тов, как Клиенты, Поставщики, Товары или Ресурсы, необходимо будет настро* ить связь между этими счетами и финансовыми счетами. Если используется только область приложения Финансы, в создании учетных групп нет необходи* мости. Учетные группы используются для создания связей между различными об* ластями приложений и областью Финансы. Поэтому для создания учетных групп необходимо предварительно настроить план счетов. Если запись и учет продаж, покупок и других транзакций ведется без прямого указания конкретного фи* нансового счета, учетные группы позволяют сопоставить эти операции соответ* ствующим счетам. Например, если товар продается клиенту по заказу продажи, какие*либо финансовые счета явно не указываются. Однако при использова* нии функции Навигатор просмотр учтенного счета позволяет определить опера* ции, учтенные в финансовых счетах. Это возможно в том случае, если клиентам и товарам назначены учетные группы, указывающие на соответствующие фи* нансовые счета. Существует три основных типа учетных групп, которые имеют отношение к продаже товаров и ресурсов клиентам, а также к покупке товаров у постав* щиков. • • •

Специальные учетные группы Общие учетные группы Учетные группы НДС

В этом курсе сначала изучаются специальные учетные группы, затем рассмат* риваются общие учетные группы и учетные группы НДС. В конце приводится анализ совместного использования учетных групп на примере учета счета про* дажи.

92

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Специальные учетные группы Главное назначение специальных учетных групп — определять основной счет ба* лансового отчета для каждой поддерживаемой книги. Например, совокупная теку* щая дебиторская задолженность по всем клиентам должна равняться сводному по* казателю счетов по дебиторской задолженности в балансовом отчете. Таким образом, специальные учетные группы назначаются клиентам, поставщикам, товарам, бан* ковским счетам и основным средствам. Данные учетные группы образуют прямую связь с основным счетом балансового отчета для каждого из основных товаров. Ниже перечисляются возможные специальные учетные группы: Специальная учетная группа

Описание

Учетная группа клиента

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с клиентами, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к клиентам

Учетная группа поставщика

Эта учетная группа соотносит счет расчетов с поставщиками, счета скидок оплаты, счета*фактуры и счета округления приложения, счета процентов и сборов, относящиеся к поставщикам

Учетные группы основных средств

Эта учетная группа определяет счета, по которым учитываются транзакции с основными средствами

Учетные группы банковских счетов

Эта учетная группа соотносит банковский финансовый счет с банковским счетом в программе

Учетная группа склада/ настройка учета склада

Эта учетная группа определяет конкретный склад. Каждая учетная группа склада комбинируется с соответствующим кодом склада в окне Товары Настройка Учета. Каждой такой комбинации можно сопоста* вить счета товаров, финансовый счет НЗП и другие счета вариаций, относящиеся к товарам в плане счетов

Настройка специальной учетной группы Теперь выполните настройку учетных групп клиента, поставщика и склада. Важно по* мнить, что каждая учетная группа напрямую связана с планом финансовых счетов. Та* ким образом, для создания учетных групп необходимо заранее настроить план счетов.

Учетная группа клиента Чтобы настроить учетную группу клиента с помощью команд меню Финансы, не* обходимо последовательно выбрать пункты Настройка > Группы Учета > Клиент . Откроется окно Клиент Учетные Группы . Используйте эту таблицу для назначения кода каждой учетной группе клиентов.

Глава 8. Учетные группы

93

В поле Код вводится имя учетной группы. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Следует помнить, что один и тот же код нельзя использовать в одной таблице дважды. Каждый код должен быть уникальным. Однако можно настроить неогра* ниченное количество кодов. Поле Описание позволяет добавить более подробное описание. Сам код должен быть коротким, но понятным. Необходимо указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет учитывать транзакции с участием клиентов. Могут быть указаны сле* дующие счета: • • • • • •

Поступления Плата за обслуживание Скидки оплаты Дополнительные затраты Проценты Округление Счета

Чтобы назначить учетную группу клиента для карточки клиента, в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Клиенты . 1. На карточке клиента перейти на вкладку Счет. 2. Щелкнуть поле Клиент Учетная Группа . 3. Нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Клиент Учетная Групп . После этого при учете заказов, счетов, кредит*нот, платежей и т. п. Microsoft Navision будет использовать сведения, отраженные в коде данной учетной группы клиента, для учета на указанных счетах.

Учетная группа поставщика Для создания учетной группы поставщика в меню Финансы необходимо последо* вательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Поставщик . От* кроется окно Поставщик Учетные Группы. Данная таблица используется для назна* чения кода каждой учетной группе поставщика. В окне Поставщик Учетные Группы следует указать для каждой учетной группы те счета, на которых Microsoft Navision будет вести учет транзакций с участием по* ставщиков. Могут быть указаны следующие счета: • •

Платежи Плата за обслуживание

94 • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Скидки оплаты Округление Счета

В каждой карточке поставщиков можно указать код в поле Поставщик Учетная Группа. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кредит*нот, плате* жей и т. п., Microsoft Navision использует сведения, отраженные в данном коде, для учета на указанных счетах. Чтобы назначить учетную группу поставщика для карточки поставщика, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Платежи > Поставщики. 1. 2. 3. 4.

Перейти к карточке, в которой требуется указать код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Поставщик Учетная Группа нажать кнопку Assistbutton. Выделить строку с требуемой учетной группой и нажать кнопку ОК, чтобы до* бавить код в карточку.

Учетная группа склада Чтобы настроить учетную группу склада, необходимо последовательно выбрать пун* кты Финансы > Настройка > Группы Учета > Наличие . Откроется окно Товар Учетные Группы. В окне Товар Учетные Группы указывается код и сопутствующие сведения для каждой учетной группы. Затем можно ввести код в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара. Когда пользователь выполняет учет заказов, счетов, кре* дит*нот и прочих операций с этим товаром, Microsoft Navision использует данную учетную группу склада для определения счета, по которому будет учтена транзак* ция. Учетные группы товаров позволяют также группировать товары для статисти* ческой отчетности. Следует использовать понятные, легко запоминающиеся коды, например: • • •

Готовые Сырье Продажи

После завершения формирования учетных групп складов следует нажать кноп* ку Настройка. Откроется окно Товары Настройка Учета. Эта таблица содержит информацию о настройке учета товаров на финансовых счетах. Примечание. Первоначально требуется наличие только двух счетов — Товары Фин. Счет и Товары Фин. Счет (Врем.). Прочие счета относятся к конкретным более детальным блокам, которые могут либо использо* ваться, либо не использоваться. В этой таблице можно создать связи между учетными группами товаров, скла* дами товаров и финансовыми счетами. При учете операций, относящихся к дан* ному товару, ведется учет на финансовом счете, созданном для комбинации учет* ной группы этого товара и склада, связанного с данным товаром. Когда в поле Товар Учетная Группа в каждой карточке товара вводится код учет* ной группы, добавление учетных данных производится автоматически. Эти сведе* ния основаны на комбинациях, определенных в этой таблице.

Глава 8. Учетные группы

95

Можно использовать одни и те же номера финансовых счетов или различные номера счетов для каждой комбинации учетной группы и склада. Чтобы назначить товарам учетные группы складов, необходимо последователь* но выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Товары И Цены > Товары . • • • • •

Перейти на карточку товара, в которой требуется ввести код учетной группы. Щелкнуть вкладку Счет. В поле Товар Учетная Группа нажать кнопку AssistButton. В окне Товар Учетные Группы выбрать строку с требуемой учетной группой. Нажать кнопку Ок, чтобы добавить код в карточку.

Общие учетные группы Существует два вида общих учетных групп: Общая учетная группа

Описание

Общая бизнес*группа

Указывает, кому продается товар (т. е. клиентов) и у кого покупается товар (т. е. поставщиков)

Общая товарная группа

Указывает, что продается (т. е. товары и ресурсы) и что покупается (т. е. товары)

Общая бизнес:группа Общие бизнес*группы присваиваются клиентам и поставщикам. В окне Общие Бизнес Группы вводятся код и описание учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Бизнес . Откроется окно Общие Бизнес Группы:

При настойке бизнес*групп необходимо определить, сколько групп может по* требоваться для классификации продаж по клиентам и сколько — для классифика* ции покупок по поставщикам. В бизнес*группах может вестись группировка кли*

96

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ентов и поставщиков по географическому признаку (отечественные, страны ЕС, ближнее зарубежье и т. д.) или по виду деятельности (розничная торговля, произ* водство, оптовая торговля, обслуживание), а также на основе критерия собствен* ности — частные предприятия и государственные организации. Если разделение продаж и закупок по местоположению не требуется, можно отказаться от соответ* ствующей настройки общих бизнес*групп. Количество групп напрямую определя* ется планом счетов. В окне Общие Бизнес Группы могут вводиться следующие сведения: Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе клиентам, поставщикам и финансовым счетам

Описание

Описание общей бизнес*группы

Станд. НДС Бизнес Группа

Выбор бизнес*группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций, связанных с данной общей бизнес*группой. При изменении сведений в данном поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, клиентов и поставщиков

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей бизнес*группы клиенту, поставщику или финансовому счету программа автоматически записывает в поле НДС Бизнес Группа для клиента, поставщика или финансового счета значение из поля Станд. НДС Бизнес Группа

Общие товарные группы Общие товарные группы назначаются для товаров и ресурсов. В окне общих товар* ных групп следует ввести код и описание соответствующей учетной группы. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Товар . Откроется окно Общие Товарные Группы. При настройке товарных групп необходимо принять во внимание следующие факторы: • •

сколько групп понадобится для классификации продаж по продуктам (товарам и ресурсам); сколько групп потребуется для классификации закупок по товарам.

Общие товарные группы подразделяются на категории Сырье, Розница, Ресурсы, Производственные Мощности , Прочее С НДС и Прочее Без НДС . Общие то* варные группы отражают основные группы продуктов, представленные в плане счетов. Каждому товару и ресурсу назначается соответствующая общая товарная группа. В окне Общие Товарные Группы можно указать следующие сведения:

Глава 8. Учетные группы

97

Поле

Описание

Код

Код, назначаемый в программе финансовым счетам, товарам, ресурсам и товарным издержкам

Описание

Описание общей товарной группы

Станд. НДС Товарная Группа

Выбор товарной группы по НДС, используемой по умолчанию для транзакций с участием данной общей группы товара. При изменении сведений в этом поле будет выведен запрос на соответствующее обновление финансовых счетов, товаров, ресурсов и товарных издержек

Авто Вставка По Умолчанию

Если это поле выбрано, при назначении общей группы товара программа автоматически записывает в поле НДС Товарная Группа для финансового счета, товара, ресурса или товарных издержек значение из поля Станд. НДС Товарная Группа

Назначение общих учетных групп Коды общих бизнес*групп назначаются счетам клиентов и поставщиков, в то вре* мя как коды общих товарных групп должны назначаться товарам и ресурсам, что обеспечивает учет транзакций с участием данных клиентов, товаров поставщиков, а также ресурсов на правильных финансовых счетах. Чтобы назначить общую бизнес*группу для клиента, поставщика или ресурса, перейти на соответствующую карточку. На вкладке Счет введите соответствующую общую бизнес*группу.

Общая настройка учета Окно Общая Настройка Учета представляет собой матрицу, объединяющую общие бизнес*группы и общие товарные группы. С помощью каждой из таких комбинаций пользователь может определить, по каким счетам программа будет вести учет: • • • • • •

Продажи и покупки Кредит*ноты продаж и покупок Скидки счетов продаж и покупок, а также скидки оплаты Себестоимость проданных товаров и корректировки наличия товаров Применяемая прямая себестоимость и применяемые накладные расходы Вариации покупок

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета . Откроется окно Общая Настройка Учета. Для каждой комбинации общей товарной группы и бизнес*группы можно на* значить различные наборы финансовых счетов. Продажу одного и того же товара можно учитывать в финансовых счетах по различным счетам продаж, поскольку клиентам назначены разные общие бизнес*группы.

98

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Копирование строк настройки учета Чем больше общих товарных групп и общих бизнес*групп имеется, тем больше строк отображается в окне Общая Настройка Учета . В результате для настройки общего учета в масштабе предприятия может потребоваться ввод большого коли* чества данных. Несмотря на разнообразие комбинаций общих товарных и биз* нес*групп, различные их комбинации могут учитываться на одних и тех же фи* нансовых счетах. Чтобы сократить объем вводимых вручную данных, можно скопировать финансовые счета из уже имеющихся строк в окне Общая Настройка Учета. Необходимо ввести значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, в которую планируется выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и нажать кнопку Копировать. Откроется окно Копировать Общую Настр. Учета:

В пакетном задании Копировать Общую Настр. Учета указать значения Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа той строки, из которой будут копироваться данные. После нажатия кнопки ОК будут скопированы все счета из выбранной настройки учета или только из указанной группы счетов, которая была выбрана для копирования. Создание строк настройки для конкретной учетной товарной группы и учетной бизнес*группы. Настройка учета может также выполняться с помощью кнопок Настройка в ок* нах Общие Бизнес Группы или Общие Товарные Группы. При выборе строки в окне Общие Товарные Группы и нажатии кнопки Настройка откроется окно Общая Настройка Учета. Строки настройки учета фильтруются, в результате чего отображаются только строки с общей учетной товарной группой из строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Если строки не указаны, поле Общая Товарная Группа будет под* ставлено программой в первую пустую строку на основе строки, выбранной в окне Общие Товарные Группы . Точно такая же процедура используется при работе с ок* ном Общие Бизнес Группы.

Глава 8. Учетные группы

99

Учетные группы НДС Налог на добавленную стоимость (НДС) — это налог на транзакции. НДС уплачи* вается конечным покупателем, в том числе юридическими лицами. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупается товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо пред* варительно создать учетные группы НДС. Принципы формирования учетных групп НДС как по организациям, так и по товарам схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных бизнес* групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Чтобы открыть окно бизнес*групп НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне учетных бизнес*групп НДС вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков — как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес* групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рас* считывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участву* ющего в транзакции. Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, например ЕС или БЛЗАРУБЕЖ. Код должен быть уникальным — один и тот же код не может применяться дважды в одной таблице. Можно создать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом NATIONAL в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицами. Чтобы открыть окно товарных групп НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно НДС Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы вводятся коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды товарных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом закупаемого товара или типом продаваемого товара или ресурса. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗНДС для групп, к которым не применяет* ся НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС18 для групп со ставкой 18% и т. п. Кроме того, в окне Ндс Настройка Учета требуется сформировать комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выб* рать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета. Откроется окно НДС Настройка Учета :

100

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует заполнить строки по каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для каждой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении скидок оплаты. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каждой группы идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Иден* тификатор обычно применяется для настроек со сходными значениями процент* ной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были со* зданы на базе ставок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении настройки общего учета. В строке, куда предполагается выполнить вставку, ввести значения НДС Биз* нес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор. В окне НДС Настройка Учета выбрать строку, в которую будут скопирова* ны данные, и щелкнуть Копировать. Откроется окно Копир. — НДС Учет Настройка. В пакетном задании Копир. — НДС Учет Настройка установить значения НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа для строки, из которой требуется скопиро* вать данные. Программа скопирует из этой строки все сведения или только выб* ранные пользователем. Параметр

Описание

НДС % и т. п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов покупок и возврата НДС

Глава 8. Учетные группы

101

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В программе может использоваться четыре метода расчета НДС. Методы

Описание

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов общей бизнес*группы и общей товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими в ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается возврат НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Необходимо выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете платежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку за своевременную оплату, программа заново рассчитает сумму НДС, используя ту же ставку НДС, которая применялась при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким образом, на счете НДС продаж учтенная сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой возможности необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансовые Операции Настройка.

102

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС в документах Неучтенные суммы в документах округляются и отображаются таким образом, ко* торый соответствует окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на базе суммы всех строк этого документа с одним и тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать возврат НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли с юридическим лицом, зарегистрированным как плательщик НДС в дру* гой стране ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с физическими ли* цами в других странах ЕС, следует обратиться в налоговые органы этих стран для получения сведений о правилах учета НДС.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС добавляется к НДС по внутренним продажам и закупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем закупок у компаний стран ЕС (итого* вая сумма, на основе которой начисляется НДС) следует отдельно указывать в от* четности по НДС. Чтобы НДС на импорт из стран ЕС начислялся в программе корректно, следует: •

•

Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета НДС. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться возврат НДС, в соответствующее поле. Назначить учетные бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщика для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистрационный номер НДС поставщика в поле Инн на вкладке Внешняя Торговля.

При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет возврата НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа соз* дает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до на* числения НДС), и указывает сумму возврата НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчетности по НДС сумма экспортных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 8. Учетные группы •

•

103

Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. Назначить параметр Ндс Бизнес Группы в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компании*клиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента.

При учете продаж клиенту из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о возврате НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Определение учетных групп Ранее были рассмотрены общие бизнес*группы и общие товарные группы. Теперь нам предстоит определить принципы объединения этих групп. Указанные группы создавались на основе плана счетов. Давайте обратимся к нему еще раз. Основное внимание следует уделить счетам прибылей и убытков, поскольку общие учетные группы взаимодействуют в основном с этим типом счетов. В исходной классификации счетами продаж являются счета ресурсов, сырья и розничных продаж. Эта классификация соответствует особенностям продукции, продаваемой компанией Cronus. При более детальном рассмотрении плана счетов можно увидеть, что для розничной торговли и сырья существуют также счета поку* пок. Эти три подразделения соответствуют особенностям продукции, покупаемой компанией Cronus. Таким образом, данные настройки общей учетной товарной группы непосредственно поддерживают конфигурацию плана счетов Cro nus. Как счета продажи, так и счета покупки подразделяются на отечественные, стра* ны ЕС и экспортные. Это соответствует классификации клиентов и поставщиков, используемой в компании Cro nus. Указанные сведения, представленные в плане счетов компании Cronus, используются при настройке ее общей бизнес*группы.

Учет транзакций в финансовых счетах с использованием учетных групп Проанализируем влияние, оказываемое на план счетов, а также последствия настрой* ки учета на примере учтенной транзакции. Рассмотрим простую транзакцию продажи. Ниже приводятся финансовые операции, обычно реализуемые при такой продаже. Счет

Дебет

Поступления

Сумма продаж + НДС

Кредит

Счет продаж

Сумма продажи

Счет НДС продаж

НДС

Счет себестоимости проданных товаров Наличие

Себестоимость проданных товаров Себестоимость проданных товаров

104 • • • • • • •

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка счета поступлений производится в настройке Клиент Учетные Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Клиент в поле Расчеты с Клиентами Фин. Счет). Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Клиент Учетная Группа. Счет продаж настраивается на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Продажа Фин. Счет). Код настройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет НДС настраивается в настройке НДС: Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета в поле Продажа НДС Фин. Счет . Код настройки указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле НДС Бизнес Группа и в карточке соответствующего товара на вкладке Счет в поле Ндс Товарная Группа. Если в настройке Склад > Настройка > Товары Настройка не установлен флажок Автомат. Учет Себестоим., то для создания последних двух операций потребует* ся запуск задания Финансы > Наличие > Учет Себестоимости > Фин. Учет Себест. Товаров. Счет себестоимости проданных товаров настраивается также на пересечении Общей Товарной Группы и Общей Бизнес Группы (Финансы > Настройка > Группы Учета > Общее > Настройка Учета в поле Себест. Продажи Фин. Счет ). Код на* стройки бизнес группы указан в карточке клиента на вкладке Счет в поле Общая Бизнес Группа . Код настройки товарной группы указывается в карточке продаваемого товара на вкладке Счет в поле Общая Товарная Группа. Счет наличия указывается в настройке Товар Настройка Учета: Финансы > Настройка > Группы Учета > Товары Настройка в поле Товары Фин. Счет на пересечении учетной группы товара и кода склада. Код учетной группы то* вара указывается в карточке товара на вкладке Счет в поле Товар Учетная Группа.

Глава 9. Настройка измерений

105

Глава 9

Настройка измерений Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Измерения и значения измерений Комбинации измерений Стандартные измерения Приоритеты стандартных измерений

Обзор В материалах предыдущих курсов были введены понятия измерений и значений из* мерений. В этой главе подробно рассматриваются вопросы настройки измерений. Рекомендуется отвести достаточно времени на построение структуры измерений для компании, что позволит в полной мере воспользоваться преимуществами изме* рений. Структуру измерений необходимо определять одновременно с планом счетов и структурой учетных групп. Необязательно проводить детальную настройку учет* ных групп и плана счетов: использование упрощенного плана счетов и применение измерений позволит более эффективно анализировать финансовую информацию.

Измерения и значения измерений В предыдущих главах было показано, как использовать измерения в документах. Там же объяснялось, каким образом можно в окне Финансовые Операции Настройка выб* рать измерения для использования в программе в качестве глобальных измерений и ярлыков измерений. Для создания новых измерений и новых значений для измерений необходимо последовательно пункты выбрать Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . Откроется окно Измерения.

106

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне показаны все измерения, определенные в системе. У каждого изме* рения имеются следующие атрибуты: Поле

Описание

Код

Ссылка на измерение, выбранное при вводе измерений в журналах и документах

Название

Имя измерения, отображаемое в отчетах и аналитических представлениях

Описание

Данное поле используется только для информационных целей

Код Caption, Фильтр Caption

Это заголовки, которые отображаются соответственно в виде имен полей ярлыков измерений в документах и журналах и в виде фильтров ярлыков измерений в отчетах, бюджетах, аналитических и финансовых отчетах

Блокировка

Если данное поле выбрано, это не позволит проводить учет журналов, содержащих данное измерение

Соотнесение МФ Измерение Код

Это поле указывает, какое межфирменное измерение соответствует измерению, заданному в строке. Воспользуйтесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измерений

Код Консолидации

Это поле используется для консолидации. Более подробные сведения об использовании измерений в процессе консолидации см. в следующем разделе

Чтобы ввести новые значения, необходимо выполнить следующие действия: • •

В окне Измерения выделить код измерения, для которого создаются значения. Нажать пункты Измерение > Значения Измерения , чтобы открыть окно Измерение Значения.

Глава 9. Настройка измерений

107

Значение измерения представляет собой подмножество соответствующего измере* ния. Например, для измерения РЕГИОН пользователь может выбирать значения 20, 50, 85 и т. д.; всем им можно присвоить общее имя РЕГИОН. Каждое измерение может иметь неограниченное число значений, но каждый код значения должен быть уника* лен в пределах данного измерения. Эти измерения используются в операциях книги. Тип значения измерения используется для создания иерархических отношений между значениями одного измерения. Он описывает способ использования значе* ния измерения в процессе учета и практически однозначно соответствует типу сче* та в плане счетов. В иерархии значений измерения, как и в плане счетов, можно создать отступ, выбрав Функции > Cоздать Отступы . В демонстрационной фирме используется иерархия, построенная для измерения РЕГИОН. Поэтому значениями измерения РЕГИОН будут 30, 85 и т. д. Это означа* ет, что пользователь может выполнить учет операции со значением измерения 30, однако анализ продаж для значения 45 или 55 будет также включать операцию 30. Существуют следующие типы значений измерений. Поле

Описание

Стандарт

Используется для стандартного учета значений измерений

Заголовок

Заголовок группы значений измерения

Сумма

Используется для суммирования последовательности остатков для значений измерений, которые не предшествуют непосредственно значению измерения типа Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

От*Сумма

Метка начала последовательности суммируемых значений измерения , заканчивающейся значением измерения типа До*Сумма

До*Сумма

Сумма последовательности значений измерения, начинающейся значением измерения типа От* Сумма. После этого необходимо ввести в поле Группировка диапазон суммируемых счетов

Значениям измерений автоматически назначается тип Стандарт. Учет операций можно проводить только для типов значений Стандарт и От-Сумма. Заблокировать можно не только измерение целиком, но и учет журналов, со* держащих определенные значения измерения; для этого используется поле Блоки* ровка соответствующего значения измерения.

Консолидация С введением понятия межфирменного учета в Microsoft Dynamics NAV 4.0 в процес* сы консолидации стали также включаться измерения. Каждое измерение можно отобразить в измерения компании, участвующей в консолидации. Это делается в окне измерений с использованием полей Соотнесение МФ Измерение Код и Код Консолидации. Выбрать последовательно пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения, чтобы открыть окно Измерения. Соотнесение МФ Измерение Код — в этом поле отмечается, какое межфир* менное измерение соответствует измерению, указанному в строке. Воспользуй* тесь кнопкой AssistButton для поиска и выбора кодов межфирменных измере* ний.

108

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При вводе кода измерения в строку межфирменной продажи или покупки программа помещает соответствующий код межфирменного измерения в стро* ку, которая отправляется межфирменному партнеру. Код Консолидации — это поле используется для консолидации. Не вводите ничего в это поле, если только при выполнении консолидации не будет производиться переме* щение всех данных о компании, включая измерения, в консолидированную компанию. Если выполняется перемещение всех данных компании, введите код измерения кон* солидированной компании, который соответствует коду данного измерения в этом фи* лиале. Например, чтобы консолидировать измерение Регион данного филиала компа* нии в измерение Регион консолидированной компании, введите в этом поле Регион. Примечание. Нескольким измерениям может быть присвоен один и тот же код консолидации, если при консолидации требуется добавлять все операции для этих измерений одновременно. Чтобы отобразить данное измерение в измерения консолидированной компа* нии, в окне Измерения необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Мф Измер. С Тем Же Кодом . Эта функция действует аналогично отображению финансовых счетов внутрен* него плана счетов в финансовые счета консолидированной компании.

Комбинации измерений Комбинации измерений позволяют определить, можно ли в журнале или докумен* те объединять конкретные измерения и при каких условиях это допускается. Бла* годаря этому можно, например, сделать так, чтобы измерения использовались в компании с учетом стратегических решений или областей полномочий. Такая возможность может оказаться полезной, если в компании действуют биз* нес*правила, регламентирующие комбинирование информации в операциях: напри* мер, пользователям может быть запрещено выполнять учет счетов, если с операцией связаны измерение отдела и измерение проектной группы. Кроме того, можно огра* ничить использование конкретной комбинации измерений в зависимости от того, какая комбинация значений измерений используется для этих двух измерений. Для настройки комбинаций измерений необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерение Комбинации , тем самым открыть окно Измерение Комбинации.

Глава 9. Настройка измерений

109

В этом окне содержится матрица всех комбинаций измерений, созданных в про* грамме. Можно задать отображение заголовков столбцов по имени измерения, а не по коду измерения; для этого достаточно установить флажок Показать Название Столбца. Выделить комбинацию измерений, которую требуется изменить, щелкнуть стрелку раскрывающегося списка или нажать клавишу (F6) (F6), а затем выбрать один из следующих параметров. Поле

Описание

Пробел

Такую комбинацию измерений можно использовать в операциях всегда. Это значение используется для комбинаций измерений по умолчанию

Ограничена

Такая комбинация измерений допустима только при определенных условиях, в зависимости от того, какие значения измерений были выбраны при создании операции

Блокировка

Такая комбинация измерений никогда не используется в операциях

Если выбран вариант Ограничена, необходимо определить в окнеИзмерение Комбинации Значений, какие комбинации значений измерений запрещается использо* вать; для этого следует воспользоваться кнопкой AssistButton. Окно Измерение Комбинации Значений выглядит так:

В этом окне показаны все комбинации значений измерений для выбранной ком* бинации измерений. Следует указать, какие комбинации должны быть запрещены, нажав кнопку AssistButton для соответствующей комбинации измерений и установив флажок Блокировка. Если строка комбинации остается пустой, это означает, что она разрешена.

Стандартные измерения Настроив коды и значения измерений, можно начинать вводить стандартные изме* рения. Значения стандартных измерений можно определять для всех измерений по

110

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

всем счетам. Можно также определить значения стандартных измерений для отдель* ных счетов, для групп счетов или для всех счетов некоторого типа, например для сче* тов клиентов. Для каждого стандартного варианта можно ввести правила учета зна* чений, которые определяют, каким образом можно проводить учет данных измерения. Использование стандартных измерений облегчает обработку большого числа измерений для различных типов счетов. Это необходимо, поскольку пользователь должен экономить рабочее время, не теряя при этом ценной аналитической ин* формации. • • •

Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем сче* там, а не только финансовым счетам. Значения стандартных измерений и критерии учета можно назначать всем из* мерениям. Однако значения стандартных измерений и критерии учета необязательно на* значать каждому счету в отдельности. Можно назначать стандартные измере* ния для групп счетов и для всех типов счетов. Стандартные измерения можно вводить на трех уровнях.

• • •

Одиночные измерения: один счет Несколько измерений: несколько счетов Стандартные измерения типов счетов: все счета

Одиночные измерения Можно проиллюстрировать использование одиночных измерений на примере кар* точки клиента. Необходимо последовательно выбрать пункты Продажи И Маркетинг > Продажа > Клиенты и затем выбрать запись клиента и нажать Клиент > Измерения , чтобы открыть окно Станд. Измерения для этого клиента.

В окне Станд. Измерения показаны существующие стандартные измерения для данного клиента. Всем операциям, учтенным для этого клиента, назначаются эти значения стандартных измерений. Чтобы добавить новое стандартное измерение, необходимо выполнить следую* щие действия.

Глава 9. Настройка измерений

111

1. В пустой строке выбрать Код Измерения для новой операции. 2. Выбрать код значения измерения. 3. В поле Учет Значения задать правила, по которым в процессе учета должны бу* дут проверяться операции, содержащие стандартное измерение. Возможны сле* дующие варианты. • •

•

•

Пробел: учет значений проводится без каких*либо ограничений. Код Обязателен: в процессе учета по данному счету проверяется, содержит ли операция этот код измерения. Однако в операции для данного измерения мо* жет быть указано любое значение измерения, которое необязательно должно совпадать со значением поля Измерение Значение в окне Станд. Измерение. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использованием измерения РЕГИОН, но его значением необязательно должна быть область 30. Если изме* рение РЕГИОН удаляется из операции, система регистрирует ошибку и до ис* правления операции исключает ее из учета. Единый Код: в процессе учета по данному счету проверяется, определены ли для операции оба параметра Код Измерения и Измерение Значение в окне Станд. Измерения. Для клиента 10000 все операции должны быть учтены с использова* нием измерения КЛИЕНТГРУППА, которое должно иметь значениеСРЕДНИЙ. Если это условие не соблюдено, система регистрирует ошибку и до исправле* ния операции исключает ее из учета. Нет Кода: в процессе учета по данному счету программа проверяет, что опера* ция не содержит значение Код Измерения. Это означает, что отсутствуют после* дующие операции для этого клиента с данным измерением.

Параметр Нет Кода обеспечивает блокировку измерений на уровне счета. Этот механизм дополняет блокировку по коду измерения и значению измерения, при* меняемую ко всем счетам.

Несколько измерений Стандартные измерения можно определить для группы счетов (например, для клиентов, поставщиков или основных средств), воспользовавшись списком на карточке счета. Выделить в списке диапазон клиентов и выбрать последовательно пункты Клиент > Измерения > Для Выбранных . Откроется окно Станд. Измерения-Несколько Для Счетов. Если выбранным клиентам назначены в индивидуальном порядке значе* ния измерений и правила учета значений, причем эти значения измерений и правила учета значений не совпадают между собой, появится сообщение (Конфликт). Чтобы избежать этого, указать значение измерения в окне Станд. Измерения-Несколько. Новое значение будет применено ко всем выбранным клиен* там. Можно также задать стандартные измерения для одного клиента из списка кли* ентов, последовательно выбрав пункты Клиент > Измерения > Для Одного .

Стандартные измерения типов счетов Последний уровень настройки стандартных измерений — это определение стан* дартных измерений для всех счетов определенного типа. В качестве примера пред* положим, что в компании требуется проводить учет операций клиентов только с

112

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

использованием конкретного измерения группы клиентов. Вместо того чтобы каж* дый раз вводить это измерение при создании нового клиента, можно настроить стан* дартное измерение группы клиентов для всей таблицы клиентов. Можно также за* дать стандартное значение и правило учета значений. Для этого в меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Измерения > Измерения . В окне Измерения выбрать код измерения, для которого требуется создать стандар* тное значение, и последовательно выбрать пункты Измерение > Тип Счета Станд. Изм .

В поле Таблица ID выбрать номер соответствующей таблицы. Например, табли* ца клиентов имеет номер 18. Имя таблицы будет подставлено автоматически. Теперь можно выбрать стан* дартное значение и правило учета значений. Чтобы узнать, нет ли конфликтов между измерениями для существующих кли* ентов, можно составить отчет, последовательно выбрав пункты Функции > Проверка Учета Значения . Указать на вкладке Станд. Измерение значения Таблица ID и Код Измерения, которые требуется проверить. Обратите внимание, что несколько клиентов настроены с использованием зна* чений измерения Группа Клиентов, отличных от МАЛЫЙ. Если попытаться выпол* нить учет операций для этих клиентов, будет выдано сообщение об ошибке с объяс* нением, почему учет невозможен. О конфликтах также будет сообщено в предупреждении по тестовым отчетам, которые будут печататься перед учетом журнала документа. Примечание. Будьте внимательны при использовании правил учета зна* чений Код Обязателен и Единый Код для финансовых счетов. В этих слу* чаях могут возникнуть проблемы, связанные с автоматическим учетом, например с учетом расчета НДС.

Приоритет стандартного измерения Как видно из последнего примера, между значениями стандартных измерений мо* гут возникать конфликты. Чтобы программа могла разрешать эти конфликты меж*

Глава 9. Настройка измерений

113

ду значениями одного измерения, необходимо назначить значениям стандартных измерений приоритеты. В строке журнала, например, можно ввести и учетный счет, и балансирующий счет. Если заданы стандартные измерения для обоих счетов, автоматически будут предложены значения стандартных измерений для обоих счетов. При этом для од* ного и того же измерения могут быть предложены разные стандартные значения, что приведет к конфликту. Такой же конфликт может возникнуть между счетами или типами счетов в документах и журналах, а также между заголовками и строка* ми в документах. Распределение типов счетов по приоритетам позволяет влиять на способы раз* решения конфликтов между значениями измерений в программе. Например, если финансовым счетам присвоен более высокий приоритет, чем клиентским, то в слу* чае конфликта между значениями измерений финансового и клиентского счетов отдается предпочтение финансовому счету. В случае конфликта между стандартными измерениями, который не удается разрешить на основе установленных приоритетов, применяются следующие пра* вила. •

• •

Если два счета с конфликтующими значениями стандартных измерений имеют одинаковые приоритеты или относятся к одному типу, конфликт разрешается в пользу счета, введенного последним. Непустые значения измерений обычно имеют более высокий приоритет, чем пустые. В случае конфликта между значениями стандартных измерений, определенны* ми для отдельного счета, и значениями, заданными в таблице счетов, более вы* сокий приоритет имеет значение стандартного измерения отдельного счета. Это связано с тем, что значения стандартных измерений для отдельных счетов обычно устанавливаются с определенными целями. Значения стандартных измерений в таблице счетов могут быть настроены для более общего применения. Примечание. Приоритеты стандартных измерений не отменяют правила учета значений. Если в окне Станд. Измерение Приоритеты одному счету назначается более высокий приоритет, чем другому, однако счету с мень* шим приоритетом назначено правило учета значения Единый Код, то учет проводиться не будет. В журналах таких конфликтов можно избежать, если не использовать балансирующий счет и вводить балансирующую строку отдельной строкой журнала.

114

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 10

НДС и Интрастат Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • •

Обзор Настройка НДС Ручной режим расчета НДС в журналах Расчет НДС в документах продажи и покупки НДС на импорт Корректировки НДС Отчетность НДС Отчет по НДС Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Отчетность Интрастат

Обзор Налог на добавленную стоимость (НДС) является налогом на транзакции. НДС уплачивается конечным покупателем, включая деловых партнеров. Чтобы устано* вить процентную ставку НДС, которая будет использоваться программой при про* ведении расчетов в зависимости от того, кому продается товар или у кого покупает* ся товар, а также какой товар продается или какой товар покупается, необходимо предварительно создать учетные группы НДС.

Настройка НДС Принципы формирования учетных групп НДС, как по организациям, так и по товарам, схожи с принципами, используемыми при настройке общих учетных групп. Чтобы настроить НДС, необходимо предварительно создать коды учетных биз* нес*групп НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов.

Учетные бизнес,группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Бизнес Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Бизнес . Откроется окно Ндс Бизнес Группы. В окне Ндс Бизнес Группа вводятся коды учетных бизнес*групп НДС. Можно ввести не более 10 знаков–как букв, так и цифр. Коды учетных бизнес*групп НДС в примере с Cro nus установлены таким образом, что сумма НДС рассчитывается исходя из местоположения (страны) клиента или поставщика, участвующего в тран* закции.

Глава 10. НДС и Интрастат

115

Рекомендуется использовать легко запоминающиеся коды, описывающие осо* бенности группы, — например, ЕС или БЛИЖЗАРУБЕЖЬЕ. Код должен быть уни* кальным — один и тот же код не может использоваться в одной таблице дважды. Можно задать любое количество кодов. Примечание. Количество учетных бизнес*групп НДС в базе компании Cronus является минимально возможным. В некоторых случаях могут по* надобиться более детальные группы. Например, различная ставка НДС может применяться к одному и тому же товару для клиентов группы с ко* дом РОССИЯ в зависимости от того, являются ли они физическими или юридическими лицам.

Учетные товарные группы НДС Чтобы открыть окно Ндс Товарная Группа , необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар . Откроется окно Ндс Товарные Группы. В окне Ндс Товарные Группы введите коды учетных товарных групп НДС. Эта операция аналогична вводу кодов для учетных бизнес*групп НДС. Коды то* варных групп НДС определяют особенности расчета и учета НДС в соответствии с типом покупаемого товара или типом или ресурсом продаваемого товара. Следует использовать легко запоминающиеся коды, описывающие особен* ности группы учета. Например, БЕЗ-НДС для групп, к которым не применя* ется НДС, НДС10 для групп со ставкой НДС 10%, НДС25 для групп со ставкой 25% и т. п. Кроме того, в окне НДС Настройка Учета требуется настроить комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. Чтобы открыть окно настройки учета НДС, необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Откроется окно Ндс Настройка Учета :

116

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка учета НДС Следует заполнять строки для каждой комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной товарной группы НДС. Каждая комбинация предполагает ввод таких па* раметров, как процент НДС, тип расчета НДС и номера финансовых счетов, пред* назначенных для учета НДС при продаже, покупке, а также возврате НДС. Кроме того, для любой комбинации можно указать, будет ли пересчитываться НДС при предоставлении или получении скидок. Можно вводить неограниченное количество комбинаций. Если требуется сгруп* пировать настройки учета НДС со сходными параметрами, можно установить для каж* дой из групп идентификатор НДС и затем назначить его членам группы. Идентифика* тор обычно применяется для настроек со сходными значениями процентной ставки НДС. В демонстрационном примере идентификаторы НДС были созданы на базе ста* вок НДС. Чтобы облегчить ввод данных, можно копировать сведения из уже созданных строк окна Ндс Настройка Учета. Данная операция аналогична копированию строк при выполнении общей настройки учета. Для копирования необходимо ввести значения НДС Бизнес Группа, НДС Товарная Группа и НДС Идентификатор строки, в которую предполагается выполнить копирование. В окне Общая Настройка Учета выбрать строку, в которую будет выполняться копирование, и щелкнуть Копировать. В пакетном задании Копир. - Ндс Учет Настройка указать значения НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа строки, из которой предполагается выполнить ко* пирование. Программой будут скопированы из этой строки все или только выб* ранные данные.

Выбранные поля

Описание

НДС % и т.п.

Копируются параметры НДС %, Тип Расчета НДС, Тип Нереал. НДС и Корр. для Скидки Оплаты

Продажа Фин. Счета

Копируются все сведения по счетам продаж

Покупка Фин. Счета

Копируются данные счетов Покупки и Реверс

Глава 10. НДС и Интрастат

117

Как и в случае с общими учетными группами, нажатие кнопки Настройка в ок* нах НДС Бизнес Группы и Ндс Товарные Группы позволяет создавать новые строки настройки учета НДС.

Тип расчета НДС В системе доступно четыре способа расчета НДС: Методы

Описание:

Обычный

Этот метод следует использовать, чтобы рассчитывать НДС для купленных или проданных товаров, которым соответствует данная конкретная комбинация кодов учетной бизнес*группы и учетной товарной группы. В данном случае НДС рассчитывается и удерживается продавцом товара

Обратный

Этот метод следует использовать, когда торговля ведется с другими странами, входящими ЕС, где рассчитывать НДС и переводить его в местные налоговые органы обязан покупатель товара. Необходимо также заполнить поле Обратный НДС Фин. Счет. При продаже товаров, для которых предусматривается реверс НДС, продавец этот налог не исчисляет и не удерживает. При покупке товара программа вычисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС

Полный

Этот метод применяется в том случае, когда сумма, которую нужно учесть для данной комбинации НДС учетной бизнес*группы и НДС учетной товарной группы, полностью состоит из НДС. Данный метод может быть полезен, если, например, требуется учесть НДС при импорте или сделать корректирующую запись для исправления ошибки вычисления НДС. Транзакции с использованием полного НДС будут рассмотрены более подробно в обучающем материале по управлению финансами. Обратите внимание, что при выполнении корректирующей операции в случае использования полного НДС, эта операция не будет относиться к исходным операциям НДС. Это может затруднить подготовку отчета по НДС

Налог

Этот метод учета налогов должен применяться только в том случае, если в программе требуется вместо НДС использовать налог с продаж, применяемый в США

Корр. для Скидки Оплаты Выбрать это поле, если требуется выполнить перерасчет сумм НДС при учете пла* тежей, для которых предусмотрены скидки. Например, если клиент получает скидку оплаты за своевременную оплату, в программе будет заново рассчитана сумма НДС с использованием того же % НДС, который применялся при первоначальном учете счета продажи для этого клиента. Перерасчет ведется по сумме счета, уменьшенной на сумму скидки. Таким обра* зом, на счете НДС продаж сумма уменьшится на разницу между суммами нового и исходного НДС. Перед использованием этой функции необходимо активировать ее, выбрав поле Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка.

118

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Округление суммы НДС для документов Суммы неучтенных документов округляются и отображаются таким образом, кото* рый соответствуют окончательному округлению уже учтенных сумм. НДС рассчи* тывается для документа в целом. Это означает, что НДС вычисляется на основе сум* мы всех строк данного документа с тем же идентификатором НДС.

Реверс НДС в торговле между странами ЕС Компании, расположенные в одной из стран ЕС, обязаны использовать реверс НДС при торговле с компаниями других стран ЕС. Примечание. Это правило применяется ТОЛЬКО в отношении торговли между компаниями, зарегистрированными как плательщики НДС в дру* гих странах ЕС. Если бизнес ведется непосредственно с клиентами, рас* положенными в других странах ЕС, следует связаться с национальными налоговыми органами и прояснить, какие правила учета НДС действуют в данном конкретном случае.

Покупки в странах ЕС Если выполняется учет покупки товара от поставщика, расположенного в другой стране ЕС, НДС исчисляется по ставкам, действующим в стране местоположения компании*покупателя. В отчете по НДС данная сумма НДС плюсуется к НДС по внутренним продажам и покупкам. Таким образом, данный расчет НДС никак не влияет на сумму уплачиваемого НДС. Объем покупок у компаний стран*членов ЕС (итоговая сумма, на основе кото* рой начисляется НДС) следует отдельно указывать в отчете по НДС. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо: 1. Настроить комбинации НДС Бизнес Группа и Ндс Товарная Группа с парамет* ром Обратный в поле Тип Расчета Ндс. 2. Также необходимо ввести финансовый счет, на котором будет учитываться ре* верс НДС, в поле Обратный НДС Фин. Счет . 3. Назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа карточки поставщи* ка для каждого поставщика из стран ЕС. Кроме того, следует ввести регистра* ционный номер НДС поставщика в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля. При учете покупки у поставщика из страны ЕС программа исчисляет сумму НДС, дебетует счет НДС покупки и кредитует счет реверса НДС. Таким образом, учет НДС не влияет на финансовую отчетность компании. Кроме того, программа со* здает запись НДС, содержащую балансовую сумму НДС (стоимость покупки до начисления НДС), и указывает сумму реверса НДС.

Продажи в страны ЕС НДС не начисляется по продажам, выполненным для компании, зарегистрирован* ной как плательщик НДС в одной из других стран ЕС. В отчете по НДС сумма экс* портных операций в страны ЕС должна указываться отдельно. Чтобы НДС на покупки из стран ЕС исчислялся программой корректно, необ* ходимо:

Глава 10. НДС и Интрастат

119

1. Если в окне Ндс Настройка Учета уже были настроены строки для покупок в странах ЕС, их можно использовать также для учета продаж. В ином случае не* обходимо настроить строку по продажам, указав при этом те же сведения, кото* рые уже описывались ранее для покупок. 2. Следует назначить бизнес*группы НДС в поле НДС Бизнес Группа на вкладке Счет карточки поставщика для каждой компанииклиента из стран ЕС. Кроме того, в поле ИНН на вкладке Внешняя Торговля следует ввести регистрацион* ный номер НДС клиента. При учете продаж клиенту из страны*члена ЕС программа исчисляет сумму НДС и создает запись НДС, содержащую сведения о реверсе НДС и базе НДС (сумме, на основании которой начисляется НДС). На финансовых счетах НДС учет этих опе* раций не ведется.

Ручной режим расчета НДС в журналах В журналах допускается ручная корректировка рассчитанной в программе суммы НДС. Это может потребоваться при вводе счета поставщика в финансовый журнал, если сумма НДС, рассчитанная программой, отличается от суммы НДС, указанной в полученном от поставщика счете. Как вам уже известно, для выполнения ручной корректировки сумм НДС в Microsoft Dynamics NAV необходимо предварительно указать значение Макс. Разреш. Разница НДС в окне Финансы Настройка . Выбрать поле Разрешить Разницу НДС корректируемого журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны. В окне Фин. Журнал Разделы будет установлен флажок Разрешить Разницу НДС для всех разделов этого журнала. Для отдельного раздела данный флажок может быть снят в любое время в окне Фин. Журнал Разделы . После обновления шаблона журнала можно изменить поле НДС Сумма строки журнала таким образом, чтобы его значение совпало с суммой НДС счета. В про* грамме выполняется автоматическая проверка размера расхождения — он не дол* жен превышать установленное значение. Если расхождение превысило допусти* мое максимальное значение, на экран будет выведено предупреждающее сообщение, в котором указывается сумма максимально допустимого расхождения, и работа пользователя приостанавливается до тех пор, пока имеющееся расхождение не бу* дет уменьшено соответствующим образом. Если расхождение по НДС меньше или равно установленному показателю, оно будет отображено в поле НДС Разница.

Суммы НДС в документах продаж и покупок Суммы НДС в документах продаж и покупок можно отобразить разными способа* ми, в зависимости от типа клиента или поставщика. Также доступно переопределе* ние суммы НДС, рассчитанной программой, чтобы она совпадала с суммой, рас* считанной поставщиком.

Цена единицы товара и сумма строки с учетом и без учета НДС При выборе товара в поле Но документа продажи автоматически заполняется поле Цена Единицы. Цена единицы рассчитывается либо по карточке товара, либо исхо* дя из цен за единицу товара, установленных для конкретного товара и клиента. Зна* чение Строка Сумма рассчитывается только при указании количества для данной строки.

120

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В случае розничных продаж клиентам можно отображать цены в документах про* даж с учетом НДС — как при выводе на экран, так и при распечатке материалов. Для этого следует установить флажок в поле Цены Включают НДС, которое нахо* дится в заголовке документа. Если этот флажок не установлен, в значениях полей Цена Единицы и Сумма Строки Ндс учитываться не будет, что отражается в названи* ях этих полей. Например, в заказе продажи 101017 клиента 20000 флажок в поле Цены Включают НДС снят. При установке флажка Цены Включают НДС производится обновление значе* ний полей Цена Единицы и Сумма Строки, уже с учетом НДС, что также указывает* ся в названиях этих полей. Установите флажок Цены Включают Ндс . При установке этого флажка пользо* ватель уведомляется, что данный параметр изменен. Кроме того, выводится запрос на обновление цены единицы товара в соответствующих строках. В данном случае следует нажать кнопку Да. Убедитесь, что значения полей Цена Единицы и Сумма Строки изменились. Примечание. Следует отклонять запрос на изменение цен в следующих случаях: в строке была вручную введена цена единицы товара без учета НДС, а впоследствии выяснилось, что на самом деле она включала НДС; в строке была вручную введена цена единицы товара с учетом НДС, а впос* ледствии выяснилось, что на самом деле она не включала НДС. Пользователь может настроить для конкретного клиента значение по умол* чанию параметра Цены Включают НДС для всех документов продажи, внеся со* ответствующие изменения в поле Цены Включают НДС в карточке этого клиен* та. В нашем примере флажок Цены Включают НДС для клиента 20000 снят, поскольку флажок Цены Включают НДС был по умолчанию снят в документе продажи. Можно указать, должна ли цена единицы включать НДС или нет. Как пра* вило, цена единицы в карточке товара не учитывает НДС. Однако карточку то* вара можно настроить таким образом, чтобы указываемая в ней цена единицы товара включала НДС. Это удобно при продаже товаров в розницу конечным потребителям. Для определения цены единицы для документов продажи в программе исполь* зуется значение поля Цена Включает НДС из карточки товара. Примечание. Если флажок Цена Включает НДС в карточке товара уста* новлен, необходимо заполнить поле НДС Бизнес Группа (Цена). Програм* ма комбинирует информацию поля НДС Бизнес Группа (Цена) с Ндс Товарная Группа для данного товара, что позволяет определить сумму НДС, включаемую в цену единицы. В следующей таблице приводится обзор используемой в программе процедуры расчета цены единицы товара для документа продажи в случае, если цены не были заданы в окне Цены Продажи.

Глава 10. НДС и Интрастат

121

Флажок Цена Включает НДС в карточке товара

Флажок Цены Включают НДС в заголовке документа продажи

Действие

Снят

Снят

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы без НДС в строках документов продажи

Снят

Установлен

Рассчитывается сумма НДС для единицы товара, которая добавляется к значению поля Цена Единицы карточки товара. Рассчитанная итоговая цена единицы товара вводится в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продаж

Установлен

Снят

Сумма НДС для поля карточки товара Цена Единицы рассчитывается по ставке НДС, относящейся к НДС Бизнес Группа (Цена) и НДС Товарная Группа . Значение поля карточки товара Цена Единицы, уменьшенное на расчетную сумму НДС, затем вводится в поле Цена Единицы без НДС строк документа продажи

Установлен

Установлен

Значение поля Цена Единицы карточки товара копируется в поле Цена Единицы Вкл. НДС строк документа продажи

Ручная корректировка сумм НДС в документах продаж и покупок Сумма НДС автоматически рассчитывается в программе с использованием учет* ной бизнес*группы НДС клиента и учетной товарной группы НДС товара. Од* нако доступен и ручной режим ввода сумм НДС, если расчетная сумма НДС слег* ка отличается от указанной клиентом или поставщиком (например, из*за округления). Чтобы вручную ввести НДС в документы продажи, прежде всего следует: • •

Указать в поле Макс. Разреш. Разница НДС окна Финансы Настройка допусти* мое расхождение между расчетной суммой и вручную вводимой суммой. Установить флажок в поле Разрешить Разницу НДС в окне Продажи и Клиенты Настройка. Чтобы выполнить корректировку НДС для документа продажи:

• •

Нажать клавишу (F9) (F9), чтобы отобразить окно статистики для заказа. В окне Продажа Заказ Статистика изменения можно вносить только в полеСумма НДС в нижней табличной части . В окне Продажа Счет Статистика измените значение Сумма НДС на вкладке Общее.

122

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Итоговая сумма Сумма НДС для данного счета, сгруппированная по иденти* фикатору НДС, указывается в строках формы статистики. В рассматриваемом примере можно вручную изменять сумму на вкладке Счет в поле Сумма НДС для каждого идентификатора НДС. Сумма корректировки НДС пропорционально делится между строками с одним идентификатором НДС. Если требуется про* верить это действие, можно вставить поле НДС Разница в строки заказа, после* довательно выбрав пункты Вид > Показать Столбец , а затем изменить НДС в форме статистике и просмотреть результат в строках заказа. При учете заказа программой выполняется проверка, в ходе которой определяется, не было ли изменено значение НДС на величину, указанную в качестве максимально допу* стимого расхождения.

НДС на импорт При записи НДС на импорт может понадобиться учесть документ, вся сумма кото* рого рассматривается как НДС. Это необходимо, когда налоговыми органами при* слан счет НДС за импортированные товары. Например, компания A импортировала товаров и должна выполнить учет счета покупки (без НДС) на сумму 100 000,00 рублей. Этот счет покупки учитывается стан* дартным способом, и соответствующая строка настройки учета НДС содержит зна* чение ставки НДС, равное 0. Впоследствии компания получает счет НДС от нало* говых органов. Этот счет НДС отражает расчетную сумму НДС на импорт, составляющую 25% от суммы счета, то есть 25 000,00 рублей. При оплате компани* ей этого счета необходимо создать операцию НДС, где ставка НДС равна 0, а сумма НДС составляет 25 000,00 рублей.

Настройка финансового счета НДС и настройка учета НДС Чтобы отразить НДС на импорт, необходимо создать новый финансовый счет НДС, учетную товарную группу НДС и соответствующую строку настройки учета НДС. • • •

• • •

Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Товар. Добавить в план счетов новый счет, указав в нем Общий Тип Учета, Ндс Бизнес Группу, Ндс Товарную Группу Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Ндс Группа > Настройка Учета . Можно использовать любую существующую учет* ную бизнес*группу НДС в комбинации с новой учетной товарной группой НДС ИМПНДС. В поле Тип Расчета НДС нажать кнопку AssistButton и выбрать параметр Полный. В поле НДС % ввести 0. В поле Покупка Ндс Фин. Счет указать финансовый счет, который будет исполь* зоваться для учета НДС на импорт. В этой строке не следует указывать другие финансовые счета.

Глава 10. НДС и Интрастат

123

Учет НДС на импорт с использованием журналов и документов Для учета НДС на импорт в этом примере можно использовать журнал или счет.

Учет НДС на импорт с использованием журнала Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы и заполнить строку журнала следующим образом: Поле

Значение

Дата Учета

Дата

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Фин. Счет

Счет Но.

Номер фин. счета

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

Выбрать соответствующий код

НДС Товарная Группа

Выбрать соответствующий код

Сумма

Сумма

Примечание. При учете сумм полного НДС с использованием журналов достаточно указать номер финансового счета и заполнить поляОбщий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа, чтобы автоматически учесть в программе сумму полного НДС. Настройка значений по умолча* нию для полей Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа И НДС Товарная Группа финансового счета позволяет автоматически подставлять все све* дения, необходимые для учета суммы полного НДС при вводе финансо* вого счета в журнал. Программой было создано две операции для выбранного финансового счета. Сумма первой равняется 0,00, сумма второй составляет сумму НДС. Для просмотра суммы НДС необходимо в строке меню последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец, выделить поле Сумма НДС и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что для первой записи сумма НДС составляет саму сумму, а для второй — 0,00. Просмотреть строку Ндс Книга Операций можно, воспользовавшись кнопкой Навигатор.

Учет НДС на импорт с использованием счета покупки Вместо финансового журнала для учета счета НДС на импорт можно использовать счет покупки. Для этого необходимо выполнить подготовительные действия, не* сколько отличные от описанных выше. •

Создать карточку поставщика для зарубежного налогового органа, присылаю* щего счет о НДС на импорт. Для этого поставщика должны быть установлены

124

• •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

те же значения полей Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа, что и для фи* нансового счета НДС на импорт. Создать группу общую товарную группу и настроить товарную группу со стандартным НДС. На счете финансовом счете заполнить поле Общая Товарная Группа . Значение НДС товарной группы будет автоматически подставлено в поле НДС Товарная Группа. В окне Общая Настройка Учета создать комбинацию группыОбщая Бизнес Группа Учета и Общая Товарная Группа, указав финансовый счет в поле Покупка Фин. Счета. Примечание. При учете документов покупки необходимо заполнять поля Общая Бизнес Группа и Общая Товарная Группа, в противном случае этот документ не может быть учтен. Кроме того, для учета суммы полного НДС потребуется указать номер финансового счета НДС и задать значе* ния в полях, Общий Тип Учета, НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа.

Значения Общая Бизнес Группа и НДС Бизнес Группа копируются из сведений по данному поставщику. Значения Общая Товарная Группа, НДС Товарная Группа и Общий Тип Учета копируются из финансового счета в соответствующей строке по* купки. Значение Покупка Фин. Счет в комбинации Общая Настройка Учета, создан* ной на последнем шаге, представляет собой финансовый счет, на котором учиты* вается НДС на импорт. После завершения настройки можно создать счет и выполнить его учет. При просмотре финансового регистра и регистра НДС учтенного счета можно заметить, что учтенные операции по счету покупки полностью аналогичны опера* циям, учтенным с использованием журнала.

Корректировка НДС В уже учтенные операции НДС допускается вносить изменения. Это позволяет ме* нять итоговые суммы НДС продажи или покупки, не меняя базу НДС. Данная воз* можность может быть использована в случае, если от поставщика получен счет с неверно рассчитанным НДС. Например, в счете покупки сумма без НДС составляет 1000,00, а сумма с вклю* чением НДС равняется 1240,00. При учете данного счета с использованием ком* бинации НДС учетной группы, в которой ставка НДС установлена (правильно) как 25%, соответствующий счет поставщика и счет расчетов с поставщиками бу* дут кредитованы на сумму 1 250,00, а счет НДС по покупкам будет дебетован на 250,00. Чтобы исправить ошибку, подобную приведенной в примере, понадобится на* стройка учета НДС, при которой поле Тип Расчета НДС имеет значение Полный (как описывалось для НДС на импорт). Если один и тот же финансовый счет нельзя использовать в поле Покупка НДС Фин. Счет строки НДС настройка учета, для от* ражения НДС на импорт необходимо создать по меньшей мере одну группу НДС Товарная Группа (например, с кодом Коррект), с помощью которой будут выпол* няться нужные корректировки — даже если уже были настроены одна или несколь* ко комбинаций для обработки НДС на импорт.

Глава 10. НДС и Интрастат

125

При наличии нескольких кодов НДС Бизнес Группа может потребоваться со* здать столько комбинаций новых кодов НДС Товарная Группа, сколько имеется кодов Бизнес-группа. Это зависит от того, сколько корректировок требуется сде* лать и для каких именно поставщиков. Предположим, необходимо исправить операцию НДС, сделанную по счету 5630. Для выполнения корректировки необходимо предварительно разрешить прямой учет по счету 5630. После создания комбинации или ряда комбинаций для учета требуемой операции необходимо выполнить следующие действия: • •

Создать НДС учетную группу НДС Товарная Группа с кодом КОРРЕКТ. Создать комбинацию НДС Настройка Учета групп РОССИЯ и КОРРЕКТ для настройки учета НДС в окнеНдс Настройка Учета. Эта комбинация должна иметь следующие параметры:

Поле

Значение

Тип Расчета НДС

Полный

VAT %

0

Покупка НДС Фин. Счет

5630

•

После выполнения настройки можно учесть корректировку журнала. Ввести в строке финансового журнала следующие ниже данные.

Поле

Значение

Дата Учета

01/25/01

Тип документа

Оставить пустым

Документ Но.

Оставить без изменений

Тип Счета

Финансовый счет

Счет Но.

Корректируемый финансовый счет НДС (5630)

Общий Тип Учета

Покупка

НДС Бизнес Группа

РОССИЯ

НДС Товарная Группа

КОРРЕКТ

Сумма

–10,00

Обратите внимание, в поле Сумма необходимо ввести –10,0. Также следует учи* тывать, что в поле НДС База Сумма остается значение 0,00 (данное поле изменить невозможно). • Выполнить учет журнала. После учета журнала счет НДС покупки кредитуется, а счет расчетов с постав* щиками дебетуется на 10,00. Кроме того, создана операция НДС с суммой кредита 10,00. Эти операции можно просмотреть в окне План Счетов в поле Баланс для счета номер 5630, нажав кнопку AssistButton. В окне финансовых операций выбрать со* ответствующую операцию и нажать кнопку Навигатор.

126

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отчетность НДС Система содержит ряд специальных таблиц для управления заданиями, необхо* димыми для выполнения настройки НДС и составления отчетов для таможенных и налоговых органов. Можно использовать эти таблицы для того, чтобы в про* грамме: • • •

выполнялся расчет суммы НДС, подлежащей выплате за период; подготавливался и распечатывался отчет по НДС; создавались отчеты Интрастат — распечатывался список продаж в страны ЕС (с выводом на бумагу или на дискету).

Для каждой учтенной транзакции, включающей НДС, в программе создается операция в окне НДС Операции . Эти операции используются для расчета НДС, подлежащего уплате за данный период. Для определения базы расчета НДС, подлежащего перечислению налоговым органам, используется отчет по НДС. Отчет по НДС составляется в окне НДС Отчет. В этом окне можно выбрать, будет ли отчет по НДС основан на счетах окна План Счетов или на операциях Окна НДС Операции . Преимущество ис* пользования операций по НДС состоит в том, что эти операции можно закрыть посредством учета отчета по НДС. Работая с операциями по НДС, упрощается поиск корректирующих операций по НДС в предыдущих отчетных периодах, для которых составлялся отчет по НДС. Отчет по НДС, как правило, определяется при первичном вводе компа* нии в программу. Настройка данного отчета по компании должна выполнять* ся в окне НДС Отчет в формате, соответствующем требованиям налоговых органов. Далее вы узнаете, как создавать отчет по НДС и определять операции НДС за определенный период.

Создание отчетов по НДС 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Ндс > Ндс Отчеты , чтобы открыть окно Ндс Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

127

2. В поле заголовка Название нажать кнопку AssistButton. 3. В окне НДС Отчет Названия введите новое имя в поле Название — НДС ЕВРОПА, а в поле Описание описание отчета по НДС для стран Европы. 4. Выделить новое имя отчета по НДС и нажать кнопку ОК, чтобы отобразить новое имя в окне Ндс Отчет. Если щелкнуть первую строку, все строки ока* жутся пустыми. Обратите внимание, что расположение и функции столбцов в строках отчета по НДС имеют значительное сходство с финансовым отче* том. Заполните строки отчета. 5. В первую очередь следует решить, как будет рассчитываться отчет по НДС: на основе финансовых операций или операций НДС. В этом примере расчет про* изводится по операциям НДС. После выбора типа операций можно начать ввод строк. 6. В первой строке в поле Описание указать Ежемесячный отчет по НДС , в а поле Тип — Описание. 7. Пропустите одну строку и на следующей строке создайте первую строку отчета, введя в поле Строка Но. значение ВЕЛ1. 8. Введите описание этой строки: Величина отечественного НДС, 25%. 9. Поскольку используются операции НДС, в поле Тип необходимо выбрать пара* метр Группировка Операций Ндс . Для данного поля доступны следующие параметры: Параметр

Описание

Группировка Счетов

Устанавливается при использовании финансовых операций при расчете отчета по НДС. Необходимо указать в поле Группировка Счетов диапазон финансовых счетов, для которых будет вычисляться итоговая сумма

Групировка Строк

Указывается, если в этой строке должны рассчитываться итоговые значения по другим строкам данного отчета по НДС. В поле Групировка Строк необходимо указать, для каких строк будет вычисляться итоговое значение

Описание

Указывается, если строка должна содержать только текст или специальные символы

10. В поле Общий Тип Учета указать значение Продажа, чтобы работать только с операциями НДС, созданными в результате учета продаж. Можно также выпол* нять фильтрацию по операциям покупки и операциям отчета по НДС. Это поле требуется заполнять только при выборе в поле Тип значения Группировка Операций НДС. 11. Выбрать для учетной бизнес*группы НДС код РОССИЯ, а для НДС учетной товарной группы НДС — НДС 25. Эти поля требуется заполнять только в том случае, если в поле Тип указан параметр Группировка Операций Ндс. 12. Поле Тип Суммы должно быть заполнено только в том случае, если в поле Тип выбран параметр Группировка Операций НДС. Доступны следующие па* раметры:

128

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Параметр

Описание

Пусто

Итоговые суммы не вычисляются

Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Сумма НДС выбранных операций НДС

База

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю База Сумма выбранных операций по НДС

Нереал. Сумма

В данной строке вычисляется итоговая сумма по полю Нереал. НДС Сумма выбранных операций НДС

Нереал. База

В данной строке вычисляется итоговая сумма нереализованного НДС по полю Нереал. База Сумма выбранных операций НДС

Для текущей строки следует выбрать Сумма. 13. В поле Расчет с определяется знак рассчитываемой суммы. Выбрать значение Знак, чтобы использовать знак операций НДС, илиПротивоположный Знак, что* бы применить обратный знак. В данном примере это поле следует оставить без изменений. 14. Если установлен флажок Печать, данная строка будет печататься в отчете В поле Печать с можно определить знак, с которым данная сумма будет выведена на печать. Параметры данного поля аналогичны параметрам поля Расчет с. Если установить флажок в поле Новая Страница, то после распечатки данной строки печать будет продолжена с новой страницы. В нашем примере эти поля менять не следует. 15. В следующей строке указать те же параметры, что и в предыдущей строке, за исключением указанных ниже изменений: Поле

Значение

Линия Но.

ВЕЛ2

Описание

Величина отечественного НДС, 10%

НДС Товарная Группа

НДС 10

16. В последней строке указать следующие значения: Поле

Значение

Строка Но.

ВЕЛ 3

Описание

Величина отечественного НДС

Тип

Групировка Строк

Групировка Строк

ВЕЛ1..ВЕЛ2

Печать отчета по НДС Периодически в налоговые органы необходимо предоставлять печатные отчеты, детализирующие транзакции по НДС. Чтобы вывести на печать отчет по НДС, не* обходимо последовательно выбрать пункты Функции > Печать в окне НДС Отчет.

Глава 10. НДС и Интрастат

129

На вкладке НДС Отчет Раздел для данного отчета можно указать значения по* лей НДС Отчет Название Шаблона и Название. На вкладке НДС Отчет Строка можно отфильтровать номера строк, кото* рые требуется вывести на печать. Поля НДС Отчет Название Шаблона и Название Выписки заполняются автоматически на основе отчета по НДС, отобра* жаемого в окне НДС Отчет при последовательном выборе пунктов Функции > Печать. На вкладке Настройка с помощью полей Дата Начала и Дата Конца определяет* ся отчетный период для данного отчета. Можно также выполнить фильтрацию по типу операции НДС, чтобы вывести на печать итоговые показатели, основанные на любой комбинации открытых или закрытых операций НДС. Кроме того, допус* кается округление сумм в отчете до целых величин и печать отчета в дополнитель* ной валюте. Чтобы выполнить предварительный просмотр выводимого на печать отчета, необходимо последовательно выбрать пункты Ндс Отчет > Просмотр в окне НДС Отчет. Аналогичные возможности доступны и на вкладке Настройка окна НДС Рас* чет Просмотр отчета по НДС. Здесь можно ввести фильтр даты, а также выб* рать, какие операции НДС будут включены в отчет — открытые или закрытые, попадающие в данный период или лежащие за его пределами. Кроме того, мож* но детализировать любую из сумм в поле Сумма Столбца и просмотреть опера* ции НДС или финансовые операции, по которым вычисляется итоговое значе* ние.

Отчет по НДС Периодически требуется перечислять сумму чистого НДС в налоговые органы. Для этого используется пакетное задание Вычисление и Учет Отчета НДС. Выполнение этого задания позволяет рассчитать отчет по НДС на основе открытых операций НДС за предыдущие отчетные периоды. Данное пакетное задание можно использовать сколь угодно часто для определе* ния взносов по НДС. Для каждой учетной группы НДС (то есть для каждой комбинации учетной биз* нес*группы НДС и учетной товарной группы НДС в окне НДС Настройка Учета) с помощью этого пакетного задания можно найти все записи НДС в окне Ндс Книга Операций. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Опера* ции > Периодич. Задания > Ндс > Вычисление И Учет Отчета Ндс. Откроется окно Вычисление и Учет Отчета НДС. 2. На вкладке Ндс Настройка Учета можно отфильтровать данные по любому из полей таблицы настройки учета НДС, в том числе по учетной бизнес*группе НДС и учетной товарной группе НДС. 3. Перейти на вкладку Настройка.

130

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. В полях Дата Начала и Дата Конца указать период времени, в котором должны находиться зачитываемые операции НДС. 2. В поле Дата Учета указать учетную дату отчета. 3. Перед выполнением пакетного задания необходимо заполнить поле Документ Но. 4. В поле Зачет Фин. Счет введите финансовый счет, на который будет перево* диться сальдо операций НДС для продаж и покупок. В демонстрационном при* мере для этого служит счет пассива НДС оплачив (счет номер 5710). При установке флажка в поле Показать НДС Операции в отчете выводятся все операции НДС, используемые для расчета сумм по каждой из учетных групп НДС. Если этот флажок не установлен, отображается только общее сальдо для каждой из учетных групп НДС. Если установлен флажок в поле Учет и предполагается печать или предвари* тельный просмотр отчета, учет отчета в пакетном задании будет выполнен только после того, как пользователь подтвердит необходимость выполнения учета. Если этот флажок не установлен, но отчет планируется вывести на печать или предвари* тельный просмотр, будет распечатан пробный отчет. Операции НДС закрываются только после учета данного отчета по НДС. Когда сумма НДС переводится на счет отчета по НДС, счет НДС покупки кре* дитуется, а счет НДС продажи дебетуется на сумму, определяемую для периода от* чета по НДС. Номера счетов можно просмотреть в окнеНДС Настройка Учета. Счет для отчета по НДС кредитуется на величину чистой суммы (или дебетуется, если сумма НДС покупок больше). Когда операции НДС закрываются, в окне НДС Книга Операций устанавливает* ся флажок Закрыто. Номер зачетной операции, закрывшей данную операцию по НДС, автоматически подставляется в поле Закрыта Операцией Но. Однако это происходит только в том слу* чае, если данную сумму необходимо перевести с одного финансового счета на другой. Примечание. После учета операций по НДС и присвоения им статуса зак* рытых их нельзя открыть повторно. Однако по этим закрытым операци* ям по*прежнему допускается составление отчетов НДС.

Глава 10. НДС и Интрастат

131

Коррекция нереализованного НДС и НДС по скидкам оплаты Чтобы настроить учетные группы НДС, необходимо предварительно создать коды учетной бизнес*группы НДС для клиентов и поставщиков, а затем коды учетных товарных групп НДС для товаров и ресурсов. Когда создание этих кодов будет за* вершено, в окне НДС Настройка Учета вводятся сведения, соответствующие конк* ретным комбинациям учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп НДС. К настоящему моменту вы изучили, как выполнять простую настройку учета НДС, включая поля НДС %, Покупка НДС Фин. Счет, Продажа НДС Фин. Счет, Обратный НДС Фин. Счет и Тип Расчета НДС . Теперь вам предстоит узнать о на* значении других полей в окне Ндс Настройка Учета.

Нереализованный НДС Поле Нереализованный НДС в окне Финансы Настройка используется для обра* ботки нереализованного НДС. В окне НДС Настройка Учета затем можно указать, как будет определяться нереализованный НДС и когда он будет распознаваться. Как правило, НДС начисляется при создании счета, однако до оплаты этого счета НДС считается нереализованным. Таким образом, может понадобиться записывать НДС до оплаты счета как нереализованный. С помощью поля Тип Нереал. НДС в окне НДС Настройка Учета определяется, как и когда происходит реализация Ндс. По умолчанию это поле остается пустым, указывая, что для данной комбинации учетной бизнес*группы НДС и учетной то* варной группы нереализованный НДС не рассчитывается. Для расчета нереализованного НДС можно применить один из пяти следующих методов: Тип нереализованного НДС Описание Процент

Каждый платеж покрывает как НДС, так и сумму счета пропорционально проценту опплаты по оставшейся сумме счета. Оплаченная сумма НДС переводится со счета нереализованного НДС на счет НДС Первый Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС, а затем сумму счета. В этом случае сумма, переводимая со счета нереализованного НДС на счет НДС, будет всякий раз равна сумме платежа до тех пор, пока не будет оплачен весь НДС Платежи покрывают сначала сумму счета, а затем сумму Последний НДС. В этом случае со счета нереализованного НДС на счет НДС не производится перемещения сумм до тех пор, пока не будет оплачена общая сумма счета за вычетом НДС Первый Оплаченный Платежи в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Первый), однако сумма со счета нереализованного НДС на счет НДС не перемещается до уплаты полной суммы НДС Последний Оплаченный Платеж в первую очередь покрывают сумму НДС (как в методе Последний), однако сумма на счет НДС не переводится до полной оплаты НДС

132

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При выборе типа нереализованного НДС необходимо указать счета, на которых будет учитываться нереализованный НДС, в поляхПродажа Нереал. НДС Фин. Счет, Покупка Нереал. НДС Фин. Счет и Обратный Нереал. Ндс Фин. Счет .

Корректировка НДС по скидкам с оплаты При учете счета со скидкой по оплате создаются операции НДС и клиентские опера* ции на полную сумму счета и НДС, как если бы реализация скидок не выполнялась. Если скидка рассчитана по полной стоимости счета, включая НДС, и счет оплачен вовремя, что позволяет реализовать скидку по оплате, операция НДС и клиентская операция исправляются таким образом, чтобы отразить данную скидку. Суммы НДС для счетов со скидкой по оплате пересчитываются в программе, если установлен флажок Корр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка. Од* нако в окне НДС Настройка Учета необходимо указывать конкретные комбинации учетных бизнес*групп НДС и учетных товарных групп, для которых будет выпол* няться перерасчет. Установка флажкаКорр. для Скидки Оплаты в окне Ндс Настройка Учета для определенной комбинации учетных бизнес*групп НДС означает, что дан* ная сумма НДС подлежит перерасчету. Примечание. При установке флажка Скидка Оплаты без НДС в окне Финансы Настройка флажок Корр. Для Скидки Оплаты должен быть снят. Расчет скидки по оплате в этом случае производится по сумме без учета НДС, что делает корректировку суммы НДС неактуальной.

Отчетность Интрастат Все торговые предприятия, находящиеся в странах ЕС, должны отчитываться о своей торговле с предприятиями других стран ЕС. В программе это называется отчетностью Интрастат. Для составления регуляр* ных отчетов Интрастат следует использовать окно Журнал Интрастат. Чтобы операции с товаром содержали требуемые сведения, в момент их импорта программой в строку журнала Интрастат необходимо ввести соответствующие данные в следующие таблицы, вызываемые с помощью подменю Настройка в меню Финансы: Таблица/окно

Команда меню Финансы

Требуемые сведения

Тарифные Номера

Настройка > Интрастат > Тарифные Номера

Типы Транзакций

Настройка > Интрастат > Типы Транзакций

Опубликованные тарифные номера для продаваемых и покупаемых товаров Двадцать два встроенных в Интрастат типов и кодов транзакций

Методы Перевозки

Настройка > Интрастат > Методы Перевозки

Семь встроенных в Интрастат методов и кодов транспортировки

Для выполнения учета продаж и покупок в программе необходимо предвари* тельно заполнить эти таблицы. В разбираемых примерах указанные сведения уже имеются. Введя эти данные, для каждого из товаров необходимо назначить тариф*

Глава 10. НДС и Интрастат

133

ный номер на вкладке Внешняя Торговля карточки этого товара. На вкладке Внешняя Торговля определяются для каждого документа покупки и продажи значения Тип Транзакции и Метод Перевозки. В меню настройки Интрастат можно также указать спецификации транзак* ций и области, в которых будут содержаться дополнительные сведения по типу транзакции и странам. Предоставляется возможность указать таможенные пун* кты, например, аэропорт Домодедово. После создания таможенных пунктов их можно выбирать в полях Таможня строк продажи и покупки. Эти сведения также копируются из операций по данному товару при создании журнала Интрастат.

Журналы Интрастат Настройка разделов журнала Интрастат исключительно важна, поскольку она оп* ределяет фильтр даты для включаемых в отчет операций. Разделы журнала Интрастат отличаются от разделов иных журналов, используемых в программе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Интрастат > Интрастат Журнал Шаблоны . В окне Интрастат Журнал Шаблоны можно создать ряд шаблонов, если пла* нируется использовать несколько различных форм. выбрать пунктыШаблон > Разделы.

В окне Интрастат Журнал Разделы указать значение поля Статист. Период, оп* ределяющее, какие операции будут перемещаться пакетным заданием Получить Товарные Операции в журнал Интрастат. Отчеты Интрастат представляются ежемесячно, поэтому формат поля Статист. Период должен представлять собой 4*значное число ГГММ, где ГГ отражает две последние цифры отчетного года, а ММ — цифры соответствующего месяца, на* пример, число 0201 будет обозначать январь 2002 года. В поле Идентификатор Валюты вводится валюта отчета, например Датская кро* на или Евро. Если оставить это поле пустым, операции будут отражаться в рублях. Если требуется печать сумм в дополнительной валюте отчета, следует указать это в поле Дополн. Отчетная Валюта .

134

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Отчет Сдан указывает, была ли предоставлена отчетность по операциям соответствующего отчетного периода в налоговые органы. Это поле автоматически заполняется при выполнении пакетного задания Интрастат — Создать Дискету. Од* нако оно может быть изменено, если потребуется заново составить отчет. Примечание. Поскольку отчетность Интрастат, как правило, предостав* ляется ежемесячно, рекомендуется создать 12 заданий на базе одного шаб* лона — 12 отдельных журналов Интрастат для каждого месяца. Для создания журнала Интрастат необходимо выполнить следующие действия: 1. Создать новый раздел журнала Интрастат для отчетного периода. 2. Перейти в меню Продажи и маркетинг и создать счет продажи для отчета, ис* пользуя журнал Интрастат: Поле

Значение

Продажа Клиент Но.

Код клиента

Дата Учета

дата

Дата Документа

Дата

3. На вкладке Внешняя Торговля в заголовке счета ввести следующие ниже коды еще ДО создания строк продажи. Если эти данные вводятся поле того, как стро* ки уже созданы, их придется добавлять для каждой строки отдельно. Поле

Значение

Тип Транзакции

11

Метод Перевозки

3

4. Ввести строки счета в соответствии со следующими ниже указаниями. Если будут выведены предупреждения по складу, нажать кнопку Да, чтобы отме* нить их. 5. Выполнить учет счета, последовательно выбрав пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Интрастат Журналы . 6. В поле Имя Раздела выбрать пакетное задание и нажать кнопку Получить Операции. Будет открыто пакетное задание Получить Товарные Операции с датами начала и конца операций, определенными в соответствующем разделе журнала. В поле Себестоимость Рег. % введите процентную надбавку на фрахт и страхование к статис* тическому значению каждой из операций. 7. Нажать кнопку ОК для запуска пакетного задания. В окне журнала Интрастат будут отображены операции Интрастат за январь 2002 года. При нажатии кнопки Печать становятся доступны функции завершения от* чета. Рекомендуется использовать эти функции в порядке их отображения.

Глава 10. НДС и Интрастат

135

Команда печати

Описание

Проверочный Отчет

Отчет Интрастат — Тест представляет собой печатный проверочный отчет, позволяющий проверить правильность указанных в журнале сведений

Форма

Отчет Интрастат — Форма содержит все сведения, необходимые для заполнения официальной формы Интрастат, используемой налоговыми органами данной страны. Необходимо распечатать отдельный отчет по отгрузке и приемке товара

Создать Дискету

Кроме заполненной формы, необходимо предоставить в налоговые органы ряд компьютерных файлов, содержащих информацию по транзакциям за отчетный период. Для создания требуемых файлов может использоваться пакетное задание Интрастат — Создать Дискету. Необходимо создать отдельный файл по отгрузке и приемке товара. В результате выполнения этого пакетного задания будет установлен флажок в поле Отчет Сдан для соответствующего раздела в окне Интрастат Раздел Журнала и будет заполнено поле Внутренний номер ссылки в каждой строке журнала в данном разделе

136

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 11

Журналы Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Журналы и разделы Типовые журналы Учет корректировок в финансовых журналах

Обзор В этой главе дается обзор журналов и разделов журнала, разбирается нумерация жур* налов, рассматривается создание шаблона журнала, разделов, журналов, типовых журналов, а также учет корректировок с использованием финансовых журналов.

Журналы и разделы журнала Общие сведения по журналам и разделам журнала С помощью финансовых журналов можно вводить данные в финансовые и прочие счета, например счета клиентов, счета поставщиков и банковские счета. Система ввода дан* ных в журнал имеет три уровня: шаблоны журнала, разделы журнала и строки журнала.

Шаблоны журнала Журналы используются для различных типов и групп операций, таких как покуп* ки, платежи, продажи и расчеты с клиентами. Для создания каждого из типов жур* налов применяется свой шаблон журнала. Шаблоны журналов содержат базовую структуру журнала, где можно указать значения по умолчанию для всех разделов, созданных с использованием этого шаблона.

Разделы журнала Разделы журнала создаются на базе шаблонов. Все разделы, созданные на основе одного шаблона, имеют одинаковые структуру, параметры по умолчанию и сведе* ния, определяемые в шаблоне. Однако все эти настройки являются значениями по умолчанию, поэтому допускается их изменение для конкретного раздела журнала. Как правило, разделы применяются для разграничения операций различных пользо* вателей. Например, Станислав и Екатерина работают с операциями финансового журнала. Станислав обычно создает операции и выполняет их учет после того, как они утверждены. Чтобы введенные Екатериной операции не смешивались с запи* сями Станислава, этим двум пользователям можно назначить разные разделы.

Глава 11. Журналы

137

Строки журналов Строка журнала представляет собой совокупность подлежащих учету операций жур* нала. К сведениям, вводимым в строки журнала, относятся номер счета, дата учета, а также сумма журнала. На следующем рисунке демонстрируется структура журнала:

Все три указанных выше слоя постоянно доступны, однако в окне журнала все* гда отображаются лишь строки журнала и название раздела. Если не созданы до* полнительные шаблоны и разделы журнала, используются стандартные шаблоны и раздел СТАНДАРТ. Однако при добавлении нового шаблона или раздела журнала все шаблоны и разделы отображаются в списке элементов, доступных для выбора.

Создание шаблонов журнала 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Общее > Журналы Шаблоны .

138

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Фин. Журнал Шаблоны содержит список стандартных шаблонов журнала, доступных для данной компании. Шаблоны журнала должны отражать транзакции, к которым относится этот журнал. Например, журнал ОБЩИЙ содержит следующие поля: Поле

Описание

Название и Описание

Код и описание, характеризующие данный шаблон журнала

Тип

Тип журнала определяет структуру окна журнала.например, отображаемые в нем поля.Можно выбрать один из следующих типов: Общий, Продажи, Покупки, Кассовые поступления, Платежи и ОС и пр.

Типовой

Определяет, может ли использоваться данный шаблон для создания типовых журналов. Если установлен флажок в поле Типовой, поле Серия Номеров должно оставаться пустым

Бал.Тип Счета и Бал.Счет Но

Используется для добавления балансирующего счета по умолчанию для всех строк журнала всех разделов, созданных на базе данного шаблона. Этот счет по умолчанию может быть изменен для конкретного раздела или отдельной строки

Серия Номеров

Определяет серию номеров по умолчанию, применяемую при нумерации документов в строках разделов журнала, созданных на базе данного шаблона.Если оставить это поле пустым, потребуется вручную вводить номера документов в строках этих разделов журнала.Следует запомнить, что поле Ручная Нумерация в окне Серия Номеров не оказывает какого*либо влияния на журналы

Учетная Серия Номеров

Позволяет выбрать серию номеров, назначаемых документам в операциях, учтенных из данного шаблона журнала. Номера документов при желании можно назначать только при выпол* нении учета журналов. В этом случае следует оставить поле Серия Номеров пустым и заполнить поле Учетная Серия Номеров. Кроме того, можно заполнять строки журнала с помощью одной серии номеров, а для нумерации учтенных строк журнала применять другую серию номеров. В этом случае следует ввести в поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров разные коды серий номеров. При учете журнала значение поля Документ Но строки журнала автоматически заменяется программой следующим номером серии

Код Источника

Позволяет указать код источника, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Код Причины

Позволяет указать стандартный код причины, который будет назначен всем разделам, созданным на базе данного шаблона

Проверять Баланс Определяет, требуется ли составлять баланс для документов, по Документу учтенных в данном общем шаблоне, по номеру и типу доку* мента. Если это поле оставлено пустым, баланс для журнала составляется только по дате

Глава 11. Журналы

139

Поле

Описание

Коп. Настройку НДС в Строки

При установке этого флажка в строках выбранного шаблона журнала автоматически подставляются значения поля Общий Тип Учета и учетных групп НДС для счетов и балансирующих счетов. Этот параметр используется по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако значение параметра можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Разрешить Разницу НДС

Установка этого флажка означает, что в журналах допускается ручная корректировка сумм НДС. Флажок установлен по умолчанию для всех разделов журнала, созданных на базе данного шаблона. Однако его значение можно изменить для конкретного раздела журнала. При установке или снятии этого флажка выводится запрос на обновление разделов выбранного журнала

Создание раздела журнала Чтобы открыть разделы журнала, необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Финансовые Журналы и в окне Финансовый Журнал нажать кнопку AssistButton в поле Имя Раздела. Будет выведен список текущих разделов, основанных на шаблоне журнала ОБЩИЙ. Альтернативный способ просмотра существующих разделов состоит в сле* дующем: выбрать шаблон журнала в окне Фин. Журнал Шаблоны , а затем необхо* димо последовательно выбрать пункты Шаблон > Разделы. Поля Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. .данные разделы журнала основаны на шаб* лоне журнала ОБЩИЙ, который не имеет балансирующего счета. Если в новом раз* деле нет балансирующего счета, указанные поля следует оставить без изменений. Поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров.разделы в этом примере основы* ваются на шаблоне журнала ОБЩИЙ. В результате в поле Серия Номеров автома* тически подставляются значения Серия Номеров, определенные в шаблоне журна* ла. Если нужно использовать серии номеров, назначенные в шаблоне, следует сохранить в поле Серия Номеров значение ФЖУР-ОБЩ, а поле Учетная Серия Номеров оставить пустым. Поля Код Причины , Коп. Настройку НДС в Строки и Разрешить Разницу НДС . Если нет специальных кодов причин и настроек НДС, следует оставить в этих по* лях значения по умолчанию, скопированные из шаблона журнала ОБЩИЙ.

Автоматическая нумерация в журналах Чтобы использовать автоматическую нумерацию, необходимо определить коды и строки серий номеров. После этого в каждом шаблоне или разделе журнала требу* ется ввести в поле Серия Номеров код серии номеров. Если указать код серии номе* ров в шаблоне журнала, этот код будет скопирован во все разделы, созданные на базе данного шаблона, однако для любого из таких разделов этот код можно изме* нить или удалить. Если код не указан в шаблоне, то для выполнения автоматичес* кой нумерации необходимо его указать в каждом разделе журнала отдельно.

140

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ручная нумерация в журналах Чтобы вручную нумеровать документы в разделе журнала, оставьте поля Серия Номеров и Учетная Серия Номеров для этого раздела пустыми. Можно установить руч* ную нумерацию для одного или нескольких разделов и автоматическую нумерацию для остальных. Например, в разделах финансового журнала можно указать ручную нумерацию документов для раздела КАССА и автоматическую нумерацию для раз* дела СТАНДАРТ. Это означает, что поле Серия Номеров строки с именем КАССА должно быть очищено, однако в строке с именем СТАНДАРТ следует оставить код Фжур-Общ.

Создание операций журнала Для создания операций необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы. 2. В поле Имя Раздела нажать кнопку AssistButton и выбрать конкретный раздел. 3. Указать дату в поле Дата Учета. Примечание.Чтобы указать в поле даты текущую дату, можно ввести T и нажать клавишу Ввод.В данное поле будет автоматически подставлена сегодняшняя дата, которой считается системная дата клиентского компь* ютера.Кроме того, можно ввести значение Пон, чтобы получить день не* дели, или W, чтобы использовать установленную в системе дату работы. 4. Выбрать, если это необходимо, значение в поле Тип документа. 5. В поле Номер документа оставить автоматически подставленный номер или из* менить его на определенный. Если речь идет о простой корреспонденции между жвумя финансовыми счетами, то в поле Тип Счета следует нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Фин. Счет. 6. В поле Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать счет и нажать кнопку ОК. Обратите внимание, что в поле Описание было автоматически подставлено на* звание счета. Это позволяет дополнительно убедиться, что счет выбран верно. Мож* но ввести собственное описание, например объяснение причины этой транзакции. 7. В поле Сумма ввести положительное значение 60,00, чтобы выполнить для ука* занного счета дебетовую операцию. В финансовом журнале положительная сумма отражает дебет по счету, указан* ному в поле Счет Но., а отрицательная сумма.кредит по данному счету. 8. В поле Бал. Счет Но. нажать кнопку AssistButton, выбрать балансирующий фи* нансовый счет и нажать кнопку ОК. 9. Щелкнуть следующую строку журнала. Создана новая строка. Обратите внимание, что в новой строке указана та же дата, а номер документа указан как номер предыдущей строки + 1. Это связано с тем, что предыдущая строка журнала была сбалансирована. Поэтому система ожи* дает ввода новой операции. Однако необязательно заполнять поля Бал. Тип Счет и Бал.Счет Но. для каждой строки журнала. Можно создать балансирующую строку

Глава 11. Журналы

141

журнала позже. Поле Общий Баланс в нижней части окна обновляется с вводом в раздел каждой новой строки журнала. Строки журнала считаются сбалансированными, если значение поля Общий Баланс равно 0. Нельзя выполнить учет несбалансированных строк. Примечание. При нажатии клавиши (F8) предыдущее поле или операция автоматически копируются в новую строку. Не все доступные поля отображаются в данном окне. Это объясняется тем, что полей слишком много и выводить их все на просмотр непрактично. Для каждой из компаний существуют свои параметры отображения элементов каждого из экра* нов. В программе имеется средство под названием Скрыть/Показать, с помощью которого пользователь может настроить вид окна. Если какой*то столбец не виден, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке столбца и выбрать команду Показать столбец. Установить флажок ря* дом с полем Отдел Код и нажать кнопку ОК. На экран выводятся все поля, отмеченные флажком в окне Показать Столбец.

Учет операций журнала Если перед выполнением учета требуется просмотреть пробный отчет, необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Тестовый Отчет . Выбор команд Учет > Выверить позволяет проверить, какое влияние окажет журнал на счета, которые были настроены для проведения выверки. При выполнении учета журнала можно также распечатать копию этого журна* ла. В данном примере мы ограничимся учетом журнала. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Учет. 2. Для подтверждения нажать кнопку Да. Будут учтены все видимые в журнале сбалансированные строки. Если к строкам журнала применен фильтр поля или таблицы по конкретным значениям полейДата Учета и Номер документа, будет выполнен учет только тех строк, которые остались видимыми после применения фильтра. Операции, которые в результате фильтрации оказались скрыты, не будут учте* ны, даже если являются сбалансированными. Можно выполнить учет для нескольких разделов одновременно, последователь* но выбрав в окне Фин. Журнал Разделы пункты Учет > Учет. В результате будет вы* полнен учет всех строк всех разделов, отображаемых в окне Фин. Журнал Разделы. Результат учета журнала можно узнать, просмотрев последнюю операцию фи* нансового регистра. Необходимо последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > История > Регистры , чтобы отобразить созданные финансовые операции.

Типовые журналы Если приходится часто и с незначительными изменениями учитывать определен* ные транзакции, удобно использовать типовые журналы. Типовой журнал это фи* нансовый журнал со специальными полями для управления типовыми транзакци* ями. Окно Типовой Финансовый Журнал можно открыть выбором команды Типовые Журналы подменю Периодич. Задания меню Финансы в любом из следующих моду* лей приложения:

142 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Финансовые операции Клиенты Расчеты Поставщики Расчеты Основные средства

Кроме того, в меню Покупка модуля Товары И Себестоимость доступно созда* ние типовых журналов товаров и комплектов, а в подменю Планирование Ресурсов меню Периодич. Задания.типовых журналов ресурсов и работ. Это не означает, что для этих журналов может выполняться финансовый учет, поскольку для учета све* дений по товарам и работам применяются особые функции учета, а для журналов ресурсов финансовый учет не ведется в принципе. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Финансовые Операции > Периодич. Задания > Типовые Журналы .

Строки в окне Типовой Финансовый Журнал основаны на той же таблице, что и в окне Финансовый Журнал. Чтобы создать типовой журнал, заполните поля в окне Типовой Финансовый Журнал . Варианты значения поля Метод Повтора. Метод

Описание

Примеры

F Фиксир. Применяется, когда сумма журнала одинакова для всех периодов. Сумма в строке журнала сохраняется после учета

Ежемесячная уплата заранее рассчитанной годовой страховой премии в течение года. Запись счетов с фиксированной суммой в отсутствие платежных документов (например, уборка помещений по контракту)

V Перем.

Запись счетов с разной суммой без применения платежных документов (например, канцелярские принадлеж* ности, техобслуживание). Запись продаж регулярным клиентам без использования платежных документов

Используется, если сумма журнала отличается для различных периодов. Сумма строки типового журнала удаляется после его учета

Глава 11. Журналы

143

Метод

Описание

Примеры

B Баланс

Баланс счета данной строки распределяется по прочим счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. В результате баланс счета для данной строки равен нулю. Не забудьте заполнить поле Распределение % в окне Распределения.

Периодическое распределение расхо* дов между отделами. Периодическое распределение по нескольким особым счетам накладных расходов, учтенных на одном расходом счете. Распределение межфирменных расходов

RF Реверс. Сумма в строке журнала сохраняется после учета, Фикс. а балансирующая операция будет учтена на следующий день

Накопление в течение месяца расходов по уборке, не уплаченных до начала следующего месяца

RV Реверс. Сумма в строке журнала после учета удаляется, а учет Перем. балансирующей операции выполняется на следующий день

Накопление в течение месяца счетов за электричество, не оплаченных до конца первой недели следующего месяца. Накопление в течение месяца прибыли за отгруженные товары, по которым не выставлен счет

RB Реверс. Баланс счета данной строки распределяется по прочим Баланс счетам, установленным для этой строки в окне Распределения. Баланс счета становится равен нулю. Балансирующая операция учитывается на следующий день

Те же примеры, что и для метода Баланс, но распределения имеют временный характер. (Например, распределения являются временными, поскольку они представляют собой лишь оценочные величины для периодической отчетности.)

В поле Период Повтора следует ввести так называемую формулу даты, напри* мер, 2Д = 2 дня, 1М = 1 месяц. Эта формула определяет следующую дату, которая появится в поле Дата Учета после выполнения учета. Например, если вводится 1М и дата учета составляет 01/ 15/01, эта дата после учета журнала изменится на 02/15/01. Если требуется учитывать данную операцию в последний день каждого месяца, начиная с текущего, можно выполнить одно из следующих действий: •

•

Учесть первую операцию в последний день месяца и ввести формулу 1Д+1М*1Д (1 день + 1 месяц . 1 день). С помощью этой формулы дата вычисляется коррек* тно независимо от количества дней в том или ином месяце. Учесть первую операцию в произвольный день месяца, а затем ввести формулу: 1М+ТМ. С помощью этой формулы программа вычислит один полный месяц + остающиеся дни текущего месяца.

144

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Учет начислений за месяц, которые должны быть аннули* рованы в следующем месяце (методы Реверс. Фикс, Реверс. Перем и Реверс. Баланс), следует выполнять в последний день месяца. Первая опе* рация Должна быть учтена в последний день текущего месяца, а значение Период Повтора должно равняться либо 1Д+1М*1Д, либо 1М+ТМ. Это гарантирует, что реверсирование будет учтено в первый день следующе* го месяца.

Значение в поле Дата Учета должно соответствовать установленной в системе дате работы или предшествовать ей, чтобы учет типового журнала выполнялся кор* ректно. Например, если текущая дата составляет 01/31/.01, нельзя учесть операции с датой 02/01/01. Если для данного раздела журнала не установлена автоматическая нумерация, номер документа необходимо ввести вручную. Если поле Документ Но. в строке оставлено пустым, можно ввести формулу, по которой будет указываться номер документа для каждой последующей опе* рации. Номер документа автоматически обновляется при учете журнала. Одна* ко если для поля Учетная Серия Номеров выбранного раздела журнала установ* лена заранее определенная последовательность номеров, ручной ввод номеров недоступен. Для образования серии номеров можно использовать текст и специальные бук* венные коды: • • • • •

%1 %2 %3 %4 %5

номер текущего дня номер текущей недели номер текущего месяца название текущего месяца название текущего отчетного периода

Если в журнале несколько строк, тот же номер будет сохраняться в ряде строк до достижения нулевого баланса журнала. В следующей строке будет введен следую* щий номер. Поле Дата Окончания Действия ограничивает период учета, так как в нем указы* вается последняя дата повторения данной операции. Если дата не указана, эта строка журнала будет учитываться до тех пор, пока не будет удалена или не будет заполне* но поле Дата Окончания Действия .

Распределения Типовые операции не имеют балансирующих счетов. Следует вводить отдельную строку, содержащую компенсирующую сумму, либо распределить эту операцию по другим счетам с помощью окна Распределения. Чтобы указать распределение для строки типового журнала, выделить эту стро* ку в окне Типовой Финансовый Журнал и необходимо последовательно выбрать пун* кты Строка > Распределения .

Глава 11. Журналы

145

Сумму строки можно распределить по различным счетам и измерениям. Используется один из следующих методов распределения: • • •

•

Распред. Кол-во.распределение суммы пропорционально количеству. Например, можно распределить сумму пропорционально количеству сотрудников в отделе. Распределение %.распределение суммы по процентам. Сумма.если выбраны поля Распред. Кол-во или Распределение % , в этом поле рассчитывается распределенная сумма. Однако допускается ввод в этом поле рассчитанной вручную распределенной суммы. Распределение можно применять в сочетании с методами повтора. Метод Баланс подразумевает обязательное использование распределения, поскольку не* возможно выполнять учет на балансовом счете в другой строке журнала.

При использовании метода Баланс не требуется вводить сумму. Это связано с тем, что в программе определение сумм, учитываемых с баланса счета данной стро* ки, воспринимается, как часть процесса учета. При использовании метода Баланс просмотр распределенных сумм становится возможен только после учета типово* го журнала. В тестовом отчете не отображаются рассчитанные суммы распределе* ния. После ввода строк с распределениями закройте окно Распределения. В окне Типовой Финансовый Журнал теперь заполнено поле Распред. Сумма (РУБ). Если строка типового журнала указана в рублях, поле Распред. Сумма (РУБ) должно соответствовать полю Сумма, но иметь противоположный знак. Примечание. Поля НДС могут быть заполнены или в строке типового жур* нала, или в строке журнала распределения, но не в обоих журналах одно* временно. Это означает, что поля НДС могут быть заполнены в журнале распределения только в том случае, если они не заполнены в типовом журнале. Если поле Метод Повтора в типовом журнале имеет значение Баланс или Реверс. Баланс, любые коды значений измерений в типовом журнале будут игнориро* ваться при нулевом балансе счета.

146

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Запись начислений Ввод начисленных прибылей и убытков осуществляется в конце отчетного периода, что обеспечивает включение в финансовую отчетность всех прибылей и убытков за истекший период. Данные начисления реверсируются из книги в начале следующего отчетного периода. Для записи начислений идеально подходит типовой журнал.

Учет корректировок в финансовых журналах Учет финансовых журналов Для учета транзакций финансовых и банковских счетов, счетов клиентов, постав* щиков и основных средств следует использовать окно Финансовый Журнал. В фи* нансовом журнале можно вводить соответствующие сведения по данной транзак* ции, например дату учета, сумму и учитываемые счета. Вводимые в журнал сведения являются временными, пока находятся в журнале, и могут быть изменены. Будут рассмотрены следующие процессы: • • •

вставка строк локальной валюты с округлением; учет строк операций корректировки; учет журнала.

Вставка строк конвертации в национальную валюту с округлением В случае ввода сумм в финансовый журнал в иностранной валюте они будут авто* матически конвертироваться в рубли. Однако если даже все строки журнала сба* лансированы в иностранной валюте, при конвертировании и округлении каждой строки журнала в рубли, суммы в рублях могут оказаться несбалансированными. Это означает, что сбалансированная транзакция в иностранной валюте может ока* заться несбалансированной в рублях и, следовательно, не может быть учтена. Для вставки в финансовый журнал строки корректировки округления можно использовать функцию Вставить Строки Окр. Конв. РУБ . Данная строка корректи* ровки округления будет балансировать суммы, выраженные в рублях, при условии, что суммы в иностранной валюте также сбалансированы. После этого станет досту* пен учет журнала. Прежде чем использовать эту функцию, необходимо определить финансовые счета, которые будут использоваться для корректировки округления. Эти счета оп* ределяются в полях Конв. РУБ Окр. Дебет Фин.Счет и Конв. РУБ Окр. Кредит Фин.Счет окна Валюта.

Учет строк корректирующих операций При выявлении ошибочной операции ее необходимо скорректировать. Так как из* менить или удалить учтенную операцию невозможно, единственный способ испра* вить ошибку.произвести учет одной или нескольких корректирующих операций. Это можно сделать в финансовом журнале. Чтобы просмотреть действие корректирующих операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поле Коррекция. Для этого нажать сочетание клавиш (Ctrl) + (F2) и вставьте это поле с помощью меню Поле. Чтобы наглядно увидеть различие

Глава 11. Журналы

147

между учетом корректирующих и обычных операций, вставьте в окне Финансовый Журнал поля Дебет Сумма и Кредит Сумма. Ошибочную операцию можно скорректировать с помощью поля Коррекция, однако это можно сделать и не прибегая к использованию данного поля. Если ве* дется учет без использования поля Коррекция, поле Сумма в данной строке должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции. В этом случае вы* полняется учет на противоположной стороне счета, на котором была учтена оши* бочная операция: • •

Положительные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Дебет Сумма. Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как положительная сумма в поле Кредит Сумма.

Если установлен флажок в поле Коррекция, для определения способа учета сум* мы используется знак поля Сумма данной строки. Поле Сумма все равно должно иметь знак, противоположный значению ошибочной операции, однако в этом слу* чае соответствующая сумма не учитывается на противоположной стороне счета: • •

Отрицательные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Дебет Сумма. Положительные суммы в поле Сумма учитываются как отрицательная сумма в поле Кредит Сумма.

Чтобы узнать, как корректировочный учет воздействует на финансовые счета, воспользуйтесь отчетом Карточка. Суммарные величины дебета и кредита в данном отчете не включают ошибочные операции и их корректировки, если при учете кор* ректировок используется поле Коррекция. Если флажок Коррекция не установлен, в отчете нет отрицательных операций. Итоговый баланс для каждого из финансовых счетов включает как ошибочные операции, так и корректировки.

Учет журнала Каждый журнал поддерживает правила учета (последовательность кодов), исполь* зуемые в процессе учета для учета данных, введенных из журнала в одну или не* сколько книг. Например, в журнале продаж используется последовательность ко* дов от 11 до 15 включительно, что позволяет учесть данные на счетах клиентов и на финансовых счетах. Поскольку в системе используется единообразная структура данных, эти коды также применяются для учета финансового журнала, журнала продаж, кассовых поступлений, покупок, платежей и финансового журнала. Однако в связи с суще* ственными отличиями журналов товаров, комплектов, ресурсов и работ в них ис* пользуются собственные функции учета.

148

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 12

Область приложения Финансы Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Общие сведения Настройка модуля Финансы План счетов Банковские операции Бюджеты

Общие сведения Модуль Финансы является центральным модулем системы Microsoft Dynamics NAV. В нем учитываются, сводятся, обрабатываются и выводятся в отчетах все финансо* вые данные.

Настройка модуля Финансы В этой главе описаны карточка настройки модуля Финансы, поля Серия Номеров и Коды Аудита.

Карточка настройки модуля Финансы В окне Финансы Настройка можно установить способы решения определенных задач бухгалтерского учета в организации пользователя. Например, в этом окне указываются параметры округления счета, определяются код локальной валюты (руб.), форматы адресов и использование дополнительной валюты отчета. На* стройка в окне Финансы Настройка выполняется для каждой компании системы Microsoft Navision. Это окно содержит шесть вкладок, предназначенных для ввода различных ти* пов сведений. Ряд параметров этого окна являются необязательными. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка, будет открыто окно Финансы Настройка:

Глава 12. Область приложения Финансы

149

Вкладка Общее Поля Разрешить Учет От и Разрешить Учет До позволяют устанавливать период вре* мени, для которого будет выполняться учет. Используемые по умолчанию для компании и конкретного пользователя огра* ничения по отчетному периоду задаются в параметрах настройки. Если ограниче* ния для отдельного пользователя не установлены, применяются параметры, ука* занные для компании. Если параметры по умолчанию не определены и для компании, ограничения на ввод и учет дат не действуют. Поскольку в системе для успешного ведения бухгалтерского учета необяза* тельно закрывать отчетные периоды, диапазон учетных дат можно использо* вать для автоматического завершения периодов, чтобы предотвратить возник* новение операций, которые могли измениться раньше данных периода. Допускается временная корректировка данных с целью учета отдельных опе* раций. Вкладка Общее также содержит следующие поля: Поле

Описание

Учитывать Время

Здесь определяется, будет ли регистриро* ваться время работы пользователя в системе

Местный Адрес Формат

Здесь выбирается формат адресов, исполь* зуемый при выводе документов на печать

Местный Формат Адреса Контакта

В этом поле можно указать, будет ли имя контакта отображаться в почтовых адресах

Счет Точность Округления (РУБ)

Здесь указывается интервал, используемый при округлении сумм в национальной валюте

Счет Тип Округления (РУБ)

Здесь устанавливается метод округления сумм счетов

150

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Разрешить Удаление Фин. Счета До

Дата, указанная в этом поле, определяет, могут ли финансовые счета быть удалены и какие именно. Финансовые счета с операциями на введенную в поле дату и позднее ее удалять не допускается

Проверка Использования Фин. Счета

Установка этого флажка запрещает удале* ние финансовых счетов, используемых в таблицах настройки, например учетных групп

Валюта ЕС

Этот флажок следует установить, если в качестве национальной валюты выступает валюта Европейского валютного союза. Поле используется только при вводе операций в различных валютах

Код Валюты Баланса

Здесь вводится код национальной валюты. Данное значение отображается только в печатных материалах, поскольку внутри системы для обозначения национальной валюты применяется пробел

Скидка Оплаты без НДС

Здесь устанавливается сумма расчета скидки по оплате–с учетом или без учета НДС

Корр. Для Скидки Оплаты

Здесь определяется, будут ли пересчитаны суммы НДС при учете платежей, для которых действуют скидки на оплату

Нереализованны й НДС

Здесь укаывается, будет ли обрабатываться нереализованный НДС

Макс. Разреш. Разница НДС

Здесь определяется максимальная сумма корректировки НДС в национальной валюте

НДС Тип Округления

В этом поле указывается принцип округления НДС в национальной валюте

Вкладка Нумерация Перейти на вкладку Нумерация. Вкладка Нумерация содержит поле Банк. Счет Серия Номеров. Здесь вводится код серии номеров, которая будет применяться для нумерации банковских счетов. Серии номеров рассмотрены ниже в этом разделе.

Вкладка Измерения Перейти на вкладку Измерения. На этой вкладке требуется указать два глобальных измерения, наиболее часто используемых в отчетах. Кроме того, здесь можно выб* рать измерения*ярлыки. Измерения выбираются на базе кодов измерений, создан* ных в таблице Измерение. Вкладка Измерение содержит поля Глобал. Измерение 1 Код, Глобал. Измерение 2 Код, а также восемь полей измерений*ярлыков. Первые два измерения*ярлыка создаются автоматически на основе глобальных измерений. Остальные шесть из*

Глава 12. Область приложения Финансы

151

мерений*ярлыков доступны только в том случае, если приобретен и установлен блок Дополнительные Измерения .

Вкладка Отчет Перейти на вкладку Отчет. Вкладка Отчет имеет поля — Дополн. Отчетная Валюта и НДС Курс Валюты Коррекция. В поле Дополн. Отчетная Валюта указывается валюта, исполь* зуемая в модуле Финансы в качестве дополнительной валюты отчета. Если указать в этом поле дополнительную валюту отчета, финансовые и некоторые другие операции, напри* мер операции по НДС, будут отражены одновременно в национальной валюте и до* полнительной валюте отчета. Это позволяет печатать отчеты в любой из двух валют.

Вкладка Применение Перейти на вкладку Применение. На этой вкладке определяются параметры оплаты сумм задолженности. Сюда включаются как платежи клиентов, так и выплаты поставщикам. Поле

Описание

Примен. Точность Округления

Здесь определяется допустимое расхождение по национальной валюте, если операции в национальной валюте применяются к операциям в иной валюте

Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд., Учет Отклон. в Скидках Оплаты и Скидка Оплаты Период Отсрочки

В этих полях устанавливаются отклонения по условиям предоставления скидки на оплату. Отклонения по предоставлению скидки на оплату более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклон. в Оплатах Предупрежд. и Учет Отклон. в Оплатах

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность платежами, чья сумма отличается от размера задолженности. Отклонения по оплате более подробно рассматриваются в главе Управление расчетами с поставщиками

Отклонение в Оплате % и Макс. Сумма Отклонения Оплаты

Заполнение этих полей позволяет погашать текущую дебиторскую и кредиторскую задолженность в национальной валюте платежами с суммой, отличающейся от размера задолженности. В этих полях определяется допустимое отклонение в виде процента от суммы счета и в абсолютном выражении как максимальная сумма отклонения. Эти поля обновляются только выбором команд ФУНКЦИИ — ИЗМЕНИТЬ ОТКЛОНЕНИЕ В ОПЛАТЕ. Эта тема более подробно рассматрива* ется в главе Управление расчетами с поставщиками

Серия номеров В окне Серия Номеров создаются все серии номеров, которые будут использованы в данной компании. Серии номеров можно присвоить таблицам (например таб* лицам Клиент, Поставщик и Товар), документам продажи и закупки (таким как

152

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

квоты, транспортные накладные и счета*фактуры), а также шаблонам и разделам журналов. Можно создать завершенную систему нумерации, включающую неограничен* ное число серий номеров для всех типов основных данных (за исключением фи* нансовых счетов) и документов. Допускается сочетать это с ручной нумерацией от* дельных областей, а также применять исключительно нумерацию вручную. Возможности нумерации документов позволяют создать гибкую систему нуме* рации для всех документов, журналов, разделов и строк журналов. К таким доку* ментам относятся заказы, счета, транспортные накладные, кредитные ноты, а так* же некоторые другие документы. В таблицах параметров каждого из модулей приложения, а также в шаблонах журналов указывается, какие серии номеров будут использованы и для каких це* лей. Например, если задана серия номеров для клиентов, код этой серии будет вве* ден в поле Клиент Серия Номеров таблицы Продажи И Клиенты Настройка . Впос* ледствии, при создании нового клиента, связанные с этим кодом данные будут использоваться присвоения номера данному клиенту. В окне Серия Номеров создайте коды для каждого из типов документов. Если выбрать команды Финансы > Настройка > Серия Номеров , будет открыто окно Серия Номеров:

Окно Серия Номеров содержит следующие поля. Поле

Описание

Код

В это поле вводится значимый код. Можно ввести не более 10 знаков, букв или цифр. Код должен быть уникальным — нельзя дважды использовать один и тот же код в одной таблице

Описание

Здесь вводится описание серии номеров. Можно ввести не более 30 знаков, букв или цифр

Начальный Но и Конечный Но

В эти поля подставляются сведения, введенные в таблице Серия Номеров Строка

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Эти поля заполняются автоматически в начале использо* вания серий номеров

Глава 12. Область приложения Финансы

153

Поле

Описание

Станд. Серия Номеров

С помощью этого флажка можно указать, будет ли данная серия номеров применяться для автоматической нумерации. Например, если установить флажок на строке для серии номеров клиентов, при создании нового клиента ему будет присвоен следующий доступный номер клиента из этой серии. Если флажок не установлен, для автоматической подстановки номера можно нажать кнопку AssistButton в поле Но. карточки клиента и выбрать используемую серию номеров

Ручная Нумерация

Установка этого флажка позволяет вводить номера вручную, не прибегая к сериям номеров. Этот параметр не действует в отношении серий номеров, используемых в журналах

Порядок Дат

Установка этого флажка указывает, что номера из данного диапазона должны назначаться в хронологической последовательности. Другими словами, если этот флажок установлен, в процессе учета выполняется проверка, обеспечивающая нумерацию документов и строк журнала по возрастанию в соответствии с датами их учета

Серии номеров связаны с одной или несколькими строками таблицы Серия Номеров Строки, где задаются дополнительные сведения по сериям номеров. В окне Серия Номеров необходимо выделить интересующую серию номеров и нажать Серии > Строки. Будет открыто окно Серия Номеров Строки. В этом окне определяется используемая нумерация (в том числе даты начала конкретных диапазонов номеров)а также указываются дополнительные сведения о сериях номеров. Поле

Определение

Дата Начала

Здесь вводится дата, с которой должна применяться данная строка. Это поле используется для начала новой серии номеров в новом периоде. Для каждого периода определена строка серии номеров. При достижении очередной даты начала будет происходить автоматическое переключение на новую серию. Если поле оставлено пустым, переключение на новую серию выполняется немедленно

Начальный Но и Конечный Но

Здесь указывается диапазон номеров, используемый для определенного кода. Эти поля являются буквенно* цифровыми и имеют длину 20 знаков, что обеспечивает необходимую гибкость.

Посл. Исп. Дата и Посл. Исп. Но

Значения данных полей подставляются автоматически и отражают последнюю дату простановки номера и использованный номер. Эти поля также выведены в окне Серия Номеров

154

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Определение

Предупредительный Но.

В этом поле можно выбрать номер из заранее определенной серии, при использовании которого будет выведено предупреждающее сообщение. Это позволяет уведомить пользователя о том, что номера в данной серии заканчиваются

Увеличивать На

С помощью этого поля можно выбрать интервал, на который будет увеличиваться порядковый номер. Использование инкремента вместо последовательных номеров делает возможным в будущем добавление номеров в диапазоне между присвоенными номерами. Например, код клиента имеет инкремент 10. Это означает, что номера для данного клиента будут C00010, C00020 и так далее. Впоследствии, при необходимости вставить один номер вручную, можно присвоить номер C00015, если нумерация велась с интервалом между номерами

Открыта

Указывает, является ли данная серия номеров открытой. Серия номеров открыта, пока не использован последний входящий в нее номер. В этот момент данный флажок автоматически снимается. Это поле не подлежит редактированию

Иногда необходимо присвоить несколько кодов серии номеров одному полю Серия Номеров. Например, если существует несколько серий номеров для складс* ких запасов, можно установить связь между этими сериями номеров. Для указания связей между несколькими сериями номеров используется окно Серия Номеров Связи. При этом необходимо назначить все связанные серии номе* ров для одного кода. Затем данный код вводится на вкладке Нумерация окна на* стройки соответствующего модуля приложения, что позволяет при назначении но* меров выбрать одну из этих серий. В окне Серия Номеров выбрать код Товар1. Обратите внимание — для нуме* рации товаров выделено 5 разных кодов серий: Товар1, Товар2, Товар3, Товар4, Товар5. Выбрать команды Серии > Связи . Будет открыто окно Серия Номеров Связь. Существует связь между этими пятью сериями номеров товаров: серии Товар2, Товар3, Товар4 и Товар5 связаны с серией Товар1. Серия Товар1 назначается при настройке параметров складских запасов как код серии поля Товар Серия Номеров При создании нового товара нажатие кнопки про* пуска рядом с полем Товар Но откроет окно Серия Номеров, где будут отображены серия Товар1 и связанные с ней серии. Теперь можно указать серию, которая будет применяться для нового товара.

Анализ кодов Это основа аудита в Navision. Анализ кодов позволяет определить коды источ* ника и коды причины, которые помогают указать назначаемые для транзакций сведения. Доступна настройка трех элементов, применяемых при анализе ко* дов.

Глава 12. Область приложения Финансы

155

Коды источников Чтобы открыто окно Коды Аудита необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Коды Аудита . Анализ кодов источников помогает пользователю выявить исходные точки опе* раций (для проведения аудита). Коды источников присваиваются транзакциям. Любой из журналов может иметь код источника; перечисленные в окне Коды Аудита коды установлены по умолчанию. При добавлении журнала или записи следует внести код источника, указывающий на истоки данной транзакции. Коды источ* ников являются основой проведения аудита в системе. Чтобы просмотреть все уч* тенные операции с конкретным кодом источника, нажать кнопкуАудит в окне Коды Аудита и выбрать соответствующий регистр.

Создание кода источника Коды источника назначаются различным журналам и функциям, выполняющим учет данных, в окне Аудит Настройка. Чтобы открыто окно Аудит Настройка необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Аудит Настройка .

Коды причин Коды причин объясняют причину выполнения конкретной операции. Напри* мер, при возврате товара можно указать код, отражающий причину возврата, например повреждение товара, неподходящий цвет, неверный размер и т. п. После создания кодов причин в журнал или другое окно добавляется поле кода причины. Это позволяет выполнять фильтрацию учтенных операций по коду причины. Чтобы открыто окно Коды Причин необходимо выбрать команды Финансы > Настройка > Коды Аудита > Коды Причин .

План счетов Ядром компании является план счетов, то есть перечень финансовых счетов, на которых учитываются финансовые операции. Для ввода и просмотра финансовых счетов и балансов по счетам служит окно План Счетов.

Карточка финансового счета Доступен список всех финансовых счетов, что позволяет просматривать одновре* менно ряд счетов. Однако каждый финансовый счет имеет собственную карточку, которую можно открыть нажатием сочетания клавиш (Shift) + (F5) (F5). Для открытия окна План Счетов необходимо выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > План Счетов . Для открытия карточки счета необходимо выбрать команды Фин. Счет > Карточка. Можно также нажать клавиши (Shift) + (F5) (F5).

156

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В данном разделе рассмотрены только поля на вкладках Общее и Учет. Поля вкладок Консолидация и Отчеты будут разбираться подробнее в главах Операции Между Несколькими Компаниями и Мультивалютные Операции.

Вкладка Общее Поле

Определение

Но.

Здесь вводится номер финансового счета. Можно ввести не более 20 знаков, букв или цифр. Номер идентифицирует данный счет

Название

Здесь вводится название счета (не более 30 знаков)

Операционный/ Балансовый

Здесь можно указать, является ли данный счет счетом доходов или счетом балансового отчета. Это поле важно для определения счетов, которые следует закрыть в конце текущего финансового года.

Дебет/Кредит

В данном поле пользователь может определить обычный тип транзакций по данному счету. Это не ограничивает тип транзакций, а лишь расширяет возможности формирования отчетности

Тип Счета

Это поле позволяет указать назначение счета. Доступны следующие параметры:

Учет

Используется для аккумулирования транзакций

Заголовок

Используется только для описания

Сумма

Используется для вычисления итоговых значений по ряду счетов. Диапазон исходных счетов определяется пользователем. Такие счета удобны при группировке счетов, относящихся к разным классификациям (валовый доход)

От*Сумма и До*Сумма

Счет От*Сумма отмечает начало диапазона счетов, а счет До* Сумма — конец этого диапазона. Каждый из счетов До*Сумма имеет диапазон счетов, для которого вычисляется результи* рующее значение в поле Группировка. Этот диапазон может вычисляться автоматически или подставляться вручную

Глава 12. Область приложения Финансы Поле

157

Определение Если диапазон не указан вручную, для определения началь* ного счета этого диапазона используется поле Отступ. Завершающий счет диапазона всегда должен быть счетом До*Сумма. Можно создать многоуровневый план счетов, где счета одного диапазона будут включаться в другой диапазон

Группировка

Здесь можно указать, какие счета будут включены в операцию Сумма или До*Сумма

Число Пустых Строк и Новая Страница

Эти поля определяют вид счета в отчетах. С их помощью задается количество пустых строк, идущих перед счетом в отчете, а также указывается, будет ли после данного счета начата новая страница

Выверять Счет

Здесь определяется, будет ли этот счет включен в окно Выверка общего журнала. Окно Выверка можно открыть из журнала, выбрав команды Учет > Выверить или нажав клавиши (CTRL) + (F9). Это окно используется после заполне* ния общего журнала (но до его учета) для выверки учитывае* мых в журнале счетов. В примере флажок Выверять Счет установлен для кассовых счетов. Таким образом, ликвидные ресурсы можно выверять по платежам, полученным и выполненным за день

Авто Вставка Расш. Текста

Если этот флажок установлен, расширенное текстовое описание счета добавляется в поле описание в документах продажи и закупки. Если автоматическое добавление описания нежелательно, есть возможность добавлять его для документов вручную. Чтобы создать расширенное описание, необходимо выбрать команды Фин. Счет > Расширенные Тексты. Параметр Авто Вставка Расш. Текста действует в отношении счетов, товаров и ресурсов.

Прямой Учет

В этом поле указывается, допустим ли непосредственный учет на данном счете из строки журнала.

Блокировка

Здесь можно установить блокировку счета, чтобы запретить для него учет операций. Для блокировки счета установите этот флажок. Иногда по разным причинам требуется блокировка определенных счетов, не позволяющая производить на них учет операций. Это поле позволяет менять статус счета на заблокированный или открытый

158

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Учет Вкладка Учет содержит сведения, используемые для записи финансовых транзак* ций и транзакций по НДС. Поле

Определение

Общий Тип Учета

Здесь указывается, будет ли данный счет использован для транзакций продаж, транзакций закупок или для обоих типов транзакций. Поле Общий Тип Учета применяется в сочетании с полями НДС Бизнес Группа и НДС Товарная Группа, что позволяет выявить счет, на котором следует учитывать НДС. Это поле заполняется только для счетов доходов и расходов, включающих НДС. Для других счетов следует оставить это поле пустым

Общая Бизнес Группа

Общая учетная группа по организации, используемая по умолчанию для данного счета. Здесь указывается, кому выполняются продажи и у кого ведутся закупки. В сочетании со значениями полей Общая Товарная Группа и Общий Тип Учета этот код позволяет определить финансовые счета, на которых учитываются суммы продаж, закупок, скидок, себестоимость продаж и корректировки складских запасов

Общая Товарная Группа

Общая учетная группа по товару, используемая по умолчанию для данного счета. Она указывает, какой тип товара продается или покупается. В сочетании со значениями полей Общая Бизнес Группа и Общий Тип Учета этот код позволяет определить финансовые счета, на которых учитываются суммы продаж, закупок, скидок, себестоимость продаж и корректировки складских запасов

НДС Бизнес Группа

Общая НДС учетная группа, используемая по умолчанию для данного счета. Этот код в сочетании со значениями полей НДС Товарная Группа и Общий Тип Учета приме* няется для определения ставки НДС и типа расчета НДС, а также для указания финансовых счетов, на которых будет учитываться НДС

НДС Товарная Группа

НДС учетная группа по товару, используемая по умолча* нию для данного счета. Сочетание этого кода и значений полей НДС Бизнес Группа и Общий Тип Учета позволяет определить ставку НДС и тип расчета НДС, а также указать финансовые счета, на которых будет учитываться НДС

Номер Фин. Сч. Станд. МФ Партн.

Это поле можно использовать для счетов, часто вводимых в поле Бал. Счет Но. межфилиальных общих журналов. Это поле содержит номер счета межфилиального общего журнала, выбранного по умолчанию для учета партнером при учете данной строки на финансовом счете

Глава 12. Область приложения Финансы

159

Примечание. Можно создать используемую по умолчанию НДС учетную группу по организации для общей учетной группы по организации. При вводе названия этой учетной группы в поле Общая Бизнес Группа система автоматически копирует используемую по умолчанию НДС учетную груп* пу по организации в поле Ндс Бизнес Группа. После того, как финансовому счету назначен тип учета и соответствующие коды учетных групп, при выборе при выборе данного финансового счета эти коды авто* матически вставляются в строки журналов, книг продаж и закупок.

Кнопка Фин. Счет Каждая карточка имеет кнопку Фин. Счет. Следует нажать кнопку Фин. Счет в окне Фин. Счет Карточка , чтобы просмотреть следующие функции: Функция

Определение

Список

Отображает список всех счетов. Обратите внимание, что этот список отличается от плана счетов, поскольку не включает данные по балансу и сумме

Учтенные операции

Отображает все учтенные операции

Комментарии

Отображает или позволяет ввести комментарии для Данного счета

Измерения

Отображает и позволяет ввести измерения для данного счета

Расширенное описание

Отображает и позволяет ввести расширенное описание для данного счета

Поступления*Платежи

Предоставляет сводные данные по ожидаемому чистому операционному движению денежных средств от операций с клиентами и поставщиками за опреде* ленный промежуток времени. Это сводный отчет по открытым операциям книг клиентов и поставщиков, отсортированных по дате выполнения вместо даты учета. Можно указать период, за который будут отображены эти сведения, например за день, за месяц, за квартал и т. д. Если требуется просмотреть планируемое чистое сальдо по балансам клиентов и поставщиков по состоянию на конкретную дату, выбрать вид Баланс на Дату. Если же нужно просмотреть движение денежных средств за определенный период, выбрать вид Оборот.

Список применений

Отображает список таблиц, в которых используется данный финансовый счет

Кнопка Баланс Кнопка Баланс применяется для вывода сведений по балансам и суммам транзак* ций для данного счета. Следует нажать кнопку Баланс в окне Фин. Счет Карточка , чтобы просмотреть следующие функции:

160

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Функция

Определение

Баланс фин. счета

Отображает баланс или оборот по данному финансовому счету за определенный период

Фин. Баланс

Отображает баланс или оборот по всем финансовым счетам за определенный период

Фин. Баланс по Измерениям

Отображает сведения по балансу или обороту для всех счетов. Можно выбрать сведения, приведенные в столбцах и строках для финансового счета, периода или двух глобальных измерений

Окно План Счетов

Окно План Счетов включает те же поля, что и карточка финансового счета, но в форме таблицы. Кроме сведений карточек счетов, это окно отображает текущие сведения по обороту и балансу для данных счетов. Примечание. Если выбраны только числовые номера счетов, порядок их сортировки будет зависеть от того, какой сервер используется — Microsoft Dynamics–Navision Serv er или Microsoft® Sql Serv er®. Сервер Microsoft Dynamics–Navision Serv er сортирует номера счетов как числа в порядке возрастания. Сервер Microsoft Sql Server сортирует номера счетов в алфа* витном порядке по возрастанию. В результате необходимо тщательно про* думать структуру нумерации счетов, чтобы обеспечить корректный поря* док их отображения в плане счетов. В нижней части окна План Счетов расположена кнопка Функции. Функция Создать Отступы В Плане Счетов применяется для форматирования полей Сумма, ОтСумма и До-Сумма и проставления отступа для счетов в соответствии с их иерархи* ей. Иерархия счетов определяется по счетам типа От-Сумма и До-Сумма. Счета, расположенные между подобными счетами, будут включены как итоговый диапа* зон в поле Группировка. Кроме того, в окне План Счетов расположены кнопки Фин. Счет и Баланс, ана* логичные карточкам счетов. По своим функциям эти кнопки очень похожи на кноп* ки Фин. Счет и Баланс карточки счета. При выборе функции кнопки обрабатывает* ся строка плана счетов, в которой находится курсор.

Глава 12. Область приложения Финансы

161

Кнопка Фин. Счет Функция

Определение

Карточка

Отображает карточку счета для счета строки плана счетов, в которой находится курсор

Измерения–одно

Функция аналогична функции измерений карточки счета

Измерения–несколько

Присваивает одни и те же измерения нескольким счетам. Поскольку окно План Счетов представляет собой перечень счетов, можно назначить одни и те же измерения нескольким счетам, выбрав строки этих счетов. Это сокращает время ввода при настройке измерений по умолчанию

Финансовые операции, комментарии, расширенные тексты, Поступления*Платежи, Список применений

Функции аналогичны рассмотренным для карточки счета

Кнопка Баланс Функция

Определение

Баланс Фин., Фин. Баланс, Фин. баланс по измерениям

Отображают те же сведения, что и в карточке счета

Фин. Счет Баланс

Отображает фактический и бюджетный баланс или оборот по данному финансовому счету за определенный период времени

Фин. Баланс/Бюджет

Отображает фактические и бюджетные балансы или обороты по всем финансовым счетам за определенный период

Составление отчетов при помощи кнопки Баланс карточки счета описывается ниже в главе Финансовые Отчеты.

Банковские операции Создание карточки банковского счета Каждый банковский счет имеет свою собственную карточку, содержащую разные типы сведений. Для каждой транзакции с использованием банковского счета вы* полняется учет операции банковской книги. Кроме того, при ручной или автома* тической оплате чека выполняется учет операции книги чеков, отражающей тран* закцию с данным чеком и его текущий статус. Назначение данному банковскому

162

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

счету учетной группы банковского счета позволяет учитывать вместе с данной тран* закцией связанные с ней финансовые операции. Для открытия карточки банковского счета необходимо Выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Банковские Счета .

Вкладка Общее Эта вкладка содержит общие сведения о банке, в котором находится данный счет, такие как название, адрес, контактное лицо в банке и его имя поиска. Помимо это* го вкладка общих сведений включает следующие поля: Поле

Определение

Но.

Буквенно*цифровой код, отображающий данный банковский счет в системе. В качестве кода НЕОБЯЗАТЕЛЬНО использовать номер счета в банке.Этот номер вводится в поле Банк Расчетный Счет Но

Баланс и Баланс (РУБ)

Эти поля являются полями потока, в которых рассчитывается текущий банковский баланс на основе операций банковской книги

Миним. Баланс Минимальный остаток на банковском счете. Эта сумма выражается в валюте банковского счета и может быть положительной или отрицательной Наш Код Контакта

Контактное лицо компании, ответственное за ведение этого банковского счета. В системе таким лицом должен быть сотрудник, чьи данные были введены в окне Менеджеры/Закупщики

Блокировка

Этот флажок устанавливается, если требуется заблокировать банковский счет для проведения на нем любых транзакций.

Вкладка Контакты Эта вкладка содержит номера телефонов и факсов банка, адреса электронной по* чты его сотрудников, а также адрес домашней страницы банка.

Глава 12. Область приложения Финансы

163

Вкладка Учет Вкладка Учет включает следующие поля: Поле

Определение

Код Валюты

Валюта банковского счета. Обратите внимание, что оплата чеков может выполняться только в валюте банковского счета. Если поле Код Валюты оставлено пустым, это означает, что для данного счета оплату чеков можно выполнять только в национальной валюте. Если это поле содержит код валюты, по данному банковскому счету можно выполнять и принимать платежи только в установленной валюте. Если код валюты не указан, платежи можно получать в любой валюте, включая национальную. Платежи, за исключением оплаты чеков, можно выполнять в любой валюте, в том числе национальной. Оплата чеков может производиться только в национальной валюте

Посл. Платеж. Но.

Если используются чеки, здесь можно указать номер последнего чека. Этот номер автоматически обновляется при создании нового чека

Банк Корр. Счет Но.

Буквенно*цифровой код, служащий для идентифи* кации банка, в котором открыт транзитный номер

Посл. Выписка Но.

Содержит номер последней выписки по банковскому счету, выверенной в системе

Баланс Последней Выписки

Содержит итоговый баланс последней выписки по банковскому счету, выверенной в системе

Банк. Счет Учетная Группа

Учетная группа банковского счета, назначенная этому банковскому счету. Она используется для учета связанных финансовых операций для всех транзакций по этому банковскому счету

Вкладка Реквизиты Вкладка Реквизиты включает следующие поля, необходимые для выполнения транс* фертных операций с данным банковским счетом: Поле

Определение

Банк Отделение Но.

Содержит номер филиала банка

Банк Расчетный Счет Но. Содержит номер, используемый для данного банковского счета банком Банк Корр. Счет Но.

Содержит присваиваемый пользователем идентификационный номер банка. Обычно используется транзитный номер банка

164

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Определение

SWIFT Код

В этом поле содержится код SWIFT (международный идентификационный код банка) того банка, в котором находится счет

IBAN

В данном поле содержится международный номер данного банковского счета. Система проверяет введенный код IBAN на корректность формата и длины

Кнопка Банк. Счет Поле

Определение

Список

Отображает список всех банковских счетов в системе.

Статистика

Отображает текущий баланс по счету в валюте банков * ского счета и национальной валюте, а также соответ* ствующие показатели за предыдущие периоды

Комментарии

Отображает и позволяет ввести подробные коммента* рии по этому банковскому счету

Измерения

Отображает и позволяет ввести измерения по Умолчанию для данного банковского счета

Баланс

Выводит на экран окно банковского счета. В этом окне отображается баланс или оборот банковского счета в валюте банковского счета и национальной валюте за определенный промежуток времени

Выписки

Отображает выверенные выписки по счету для данного банковского счета

Учтенные Операции

Отображает операции книги банковских счетов для данного банковского счета

Платеж Книга Операций

Отображает операции с чеками для данного банковского счета

Контакт

Создает карточку контакта для этого банка в модуле Управление Отношениями

Банковские счета и платежи по чекам рассматриваются более подробно в гла* вах, посвященных управлению поступлениями и платежами.

Банковская выверка При ведении в системе банковских счетов их следует регулярно выверять, что под* разумевает сравнение операций и остатка по счетам в системе с соответствующими данными банковской выписки. Выверка банковских счетов проводится в несколько этапов. 1. Заполнение банковской выверки.

Глава 12. Область приложения Финансы

165

2. Корректировка строк банковской выверки и применение операций (при необ* ходимости). 3. Запись расхождений в суммах транзакций. 4. Учет банковской выверки.

Заполнение банковской выверки В первую очередь заполняются заголовок и строки выверки. 1. Необходимо последовательно выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Банк. Счет Выверки. Будет открыто окно Банк. Счет Выверка:

2. В поле Банк Расчетный Счет Но. следует нажать кнопку AssistButton и выбрать банковский счет. Будут автоматически заполнены поля Выписка Но. и Баланс Последней Выписки на основе данных карточки банковского счета. Если это первая банковская выписка и выверка для данного счета, необходимо ввести номер выписки вручную. В дальнейшем номер и значение последнего остатка на счету будут подставляться автоматически. 3. В поле Дата Выписки необходимо ввести последнюю дату периода, охваченного выпиской по счету. 4. В поле Конечный Баланс Выписки указать конечный баланс по банковской вы* писке. 5. Чтобы в строки банковской выверки автоматически подставлялись транзакции, учтенные на данном банковском счете, следует выбрать команды Функции > Предложить Строки. Будет открыто окно Предложить Банк. Выв. Строки . 6. В поле Дата Начала необходимо указать начальную дату учета для выверяемых операций. В поле Дата Конца ввести дату завершения для данных операций. В большинстве случаев определяемый этими двумя полями период должен соот* ветствовать периоду банковской выписки. Обратите внимание, что поле Дата Начала можно оставить пустым. В данном случае будут предложены все открытые или невыверенные операции книги бан* ковского счета на дату, равную или предшествующую дате поля Дата Конца. Если в системе доступна распечатка чеков, можно установить флажок Включать Платеж. Поручения. Если этот флажок установлен, предлагается подстановка опе*

166

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

раций чековой книги вместо соответствующих операций банковской книги. В строке выверки будет заполнено поле Платежный Документ Но. Предложенные системой строки выверки состоят из всех открытых операций по банковскому счету для периода, установленного в пакетном задании Предложить Банк. Выв. Строки. Созданные строки автоматически применяются к соответ* ствующим финансовым операциям. Это можно проверить, просмотрев значение полейПримененные Операции и Примененная Сумма для каждой из строк выверки. Если выбрать одну из строк выверки и нажать кнопку Применить Операции, будет отображена операция банковский или чековой книги, к которой применена данная строка выверки. При подстановке строк выверки были установлены флажки Применено для соответствующих операций.

Корректировка строк банковской выверки и применение операций Если все предложенные строки выверки в точности совпадают с транзакциями бан* ковской выверки для соответствующего периода, можно сразу же выполнить учет выверки. Однако, иногда некоторые строки введены в банковский счет в системе, но отсутствуют в банковской выписке, и наоборот. Перед выполнением учета не* обходимо по возможности устранить эти расхождения.

Удаление транзакций, не включенных в банковскую выписку Введенные в систему наличные поступления и платежи, отсутствующие в банковс* кой выписке из*за временных лагов, следует удалить. К подобным транзакциям относятся выданные поставщикам чеки, которые не были предъявлены в банке, а также полученные и введенные в систему не переданные в банк чеки. 1. В окне Банк. Счет Выверка выбрать строки выверки, не отраженные в банковс* кой выписке, и нажать кнопку Удалить. 2. Нажать кнопку Ok, чтобы удалить эти строки. В процессе удаления строки вы* верки снимается флажок Применено для операции, к которой применялась дан* ная строка выверки.

Учет транзакций, записанных только банком Иногда банковская выписка содержит сумму начисленных процентов или взысканных комиссий. Эти транзакции не могут применяться к операциям книги, так как в системе данные транзакции отсутствуют. Для завершениявыверки необходимо добавитьэти тран* закции вручную в строки банковской выверки и затем учесть их в общем журнале. Чтобы ввести сумму процентов, необходимо выполнить следующие действия. 1. В окне Банк. Счет Выверка необходимо последовательно выбрать команды Вид > Показать Столбец , чтобы отобразить поле Документ Но. в строках банковской выверки. 2. Заполнить новую строку выверки данными из операции начисления процентов банковской выписки. Теперь суммы только что созданной операции отобража* ются в поле Разница, поскольку она пока не применена для операций банковс* кой книги данного банковского счета. Для операций, предложенных системой, подобное применение было выполнено автоматически. Поэтому в поле Разница для этих операций указано значение 0,00. Учет банковской выверки допускается только в том случае, если значение поля Всего Разница равняется нулю либо сумме значений поляСумма Выписки всех строк выверки с типом Разница. Чтобы выполнить учет данной выверки, необходимо вве* сти журнал, который будет применяться к строке выверки процента.

Глава 12. Область приложения Финансы

167

1. Если в окне Банк. Счет Выверка выбрать команды Функции > Перенести В Фин. Журнал, будет открыто окно Перенос Банк. Выв. В Фин. Жур . 2. Выбрать в поле Фин. Журнал Шаблон соответствующий шаблон журнала, а в поле Фин. Журнал Раздел –раздел журнала. 3. Нажать кнопку ОК, чтобы переместить данную операцию. 4. Выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > Финансовые Журналы . Будет открыто окно Финансовый Журнал. 5. Выбрать раздел Стандарт, чтобы просмотреть только что перемещенный журнал. Данная операция появится в верхней строке окна Финансовый Журнал . При вы* полнении этого пакетного задания перемещаются все строки банковской выверки с типом Банк. Счет Книга Операций и ненулевым балансом в столбце Разница. В поле журнала Счет Но. был подставлен номер данного банковского счета, а в поле Документ Но. — следующий доступный номер из серии номеров для данного раздела журнала. Примечание. Если оставить пустым поле Документ Но в строке выверки, а для раздела журнала указана определенная серия номеров, создаваемым строкам журнала будут присваиваться номера из этой серии. Если в стро* ке выверки указан номер документа, этот номер документа будет скопи* рован непосредственно в строку журнала. Если для журнала, в который выполняется копирование, назначена серия номеров и номер документа из строки выверки не совпадает со следующим номером из этой серии, журнал нельзя будет учесть до тех пор, пока номер документа в строке журнала не будет исправлен вручную. Если номера документов планиру* ется ввести в строке банковской выверки вручную, следует переместить эту строку выверки в раздел журнала с указанием не серии номеров, а се* рии учетных номеров, что позволяет легко учесть данный журнал. 1. Выбрать в поле Тип Документа значение Оплата, которое указывает, что данный журнал оперирует наличными платежами. 2. Ввести номер соответствующего финансового счета в качестве балансирующе* го счета. 3. Учесть журнал. После учета операции примените к ней транзакцию из банковской выписки.

Сопоставление транзакции из банковской выписки и двух или более операций банковской книги Может оказаться так, что одна транзакция из выписки банка соответствует двум отдельным операциям банковской книги в системе. Примените эти две операции к строке выверки транзакции банковской выписки.

Запись расхождений в суммах транзакций Банковская выписка может содержать ошибочные транзакции. В этом случае вы* писку нельзя применять к операции книги. В поле Разница указывается сумма рас* хождения, что не позволяет выполнить учет данной банковской выверки. Для записи расхождений необходимо: 1. В окне Банк. Счет Выверка выделить строку ошибочной транзакции. 2. В поле Тип нажать кнопку Assistbutton и выбрать значение Разница.

168

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При этом может появиться сообщение с запросом на удаление данного применения. 3. Нажать кнопку Да, чтобы снять флажок Применено в операции книги. После того, как применение удалено, переместите курсор из поля Тип, чтобы обно* вить данную строку выверки. Удаленное применение оставляет операцию книги открытой при учете банков* ской выверки, как обычные операции по депозитам. В поле Всего Разница все еще указана сумма расхождения. Однако, поскольку данная сумма равна сумме всех тран* закций банковской выписки для строк, в которых значением поля Тип указано как Разница, выверка может быть учтена. Учет банковской выверки все же невозможен, пока сумма строки выверки рав* на ошибочной сумме банковской выписки. Необходимо исправить сумму строки выверки таким образом, чтобы она равня* лась сумме в банковской выписке. Можно также оставить в строке выверки сумму расхождений и ввести новую строку выверки, где поле Тип имеет значение Разница, а сумма составляет сумму расхождений. При использовании любого из этих способов в итоге остается открытой операция книги на сумму расхождений. Ее следует применить, когда банк исправит свою ошибку. Иногда вместо аннуляции ошибочной транзакции и последующей записи верной транзакции банк включает в следующую выписку корректирующую транзакцию. Примечание. Операции расхождения отражают расхождение только по выбранной выверке. Если пользователь не распечатывает старые банков* ские выверки, устранение расхождений выявить нельзя. Кроме того, воз* можно применение данной операции в первой банковской выверке вмес* то выверки с корректировкой. Однако транзакция, оставленная открытой до ее корректировки, отображается в печатном отчете по открытым тран* закциям. Это позволяет пользователю обратить внимание на задержку банковской транзакции и принять меры по устранению ошибки. Преимущество этого метода состоит в том, что в системе корректно ведутся финансовые банковские счета. Недостаток метода — при учете выверки не суще* ствует однозначного способа выявить, были ли устранены расхождения и опреде* лить, что ошибки в последующих банковских выписках на самом деле являются корректировками сделанных ранее ошибок.

Учет банковской выверки После того, как заполнено окно выверки, скорректированы строки (при необходимо* сти) и применены операции (при необходимости), можно выполнить учет выверки. Чтобы учесть банковскую выверку, должны выполняться следующие ниже условия: • •

Баланс в поле Конечный Баланс Выписки должен быть равен балансу поля Общий Баланс. (Значение поля Общий Баланс равняется сумме значения поля Баланс Последней Выписки и сумм в столбце Сумма Выписки по всем строкам выверки.)

И • •

Поле Всего Разница должно равняться сумме всех операций с типом Разница. Значение поля Конечный Баланс Выписки совпадает со значением поля Общий Баланс. Поле Всего Разница также должно равняться сумме всех операций с ти*

Глава 12. Область приложения Финансы

169

пом Разница, что позволяет учесть данную выверку. Если выбрать команды Учет > Тестовый Отчет, пробный отчет должен указывать, что для данной выверки мож* но выполнить учет. Для учета выверки следует выбрать команды Учет > Учет. Все операции по банковским счетам модифицируются и отражают применение транзакции банковской выписки. Флажок Открыта снят, а номер банковской вы* писки зарегистрирован в операциях. После учета банковской выверки создается выписка по банковскому счету, ко* торую можно просмотреть в карточке соответствующего банковского счета, выбрав команды Банк. Счет > Выписки .

Финансовые бюджеты Для каждого бюджета можно назначать до четырех измерений помимо двух гло* бальных измерений. Эти шесть измерений выбираются в окне Бюджет. Дополни* тельные измерения можно менять в любое время, при этом бюджетные операции обновляются в соответствии с новым набором измерений. Финансовые бюджеты не привязаны к финансовым счетам, поскольку в окне Бюджет можно задать коды измерений для столбцов и для строк. Можно указать и финансовый счет, однако это необязательно.

Создание бюджетов Рассмотрим, как создавать финансовые бюджеты с фильтрами измерений и без них. Обратите внимание: поскольку измерения указываются отдельно для каждого клиента, некоторые из терминов данного материала не совпадают с фактическими подписями полей. Система динамически отображает имя выбранного измерения как подпись поля выбора фильтра. В данном материале поля Глобал. Измерение 1 и 2 и Бюджет Измерение относятся к доступным фильтрам. Для открытия окна Бюджет необходимо выбрать команды Финансы > Финансовые Операции > Бюджеты

170

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Общее Поле

Определения

Код Бюджета

Здесь задается имя бюджета, с которым будет вестись работа. В окне Фин. Бюджет Названия выбираются включаемые в данный бюджет измерения. Эти четыре бюджетных измерения являются специфическими для каждого бюджета. Для разных бюджетов могут использоваться различные измерения. Измерения бюджета выбираются из уже настроенных измерений

Показывать в Строках

Здесь выбирается измерение, используемое для отображения в строках окна Бюджет. Доступны значения Глобал. Измерение 1 и 2, Фин. Счет и Период. При создании в окне Код Бюджета новых измерений они добавляются как значения данного поля

Показывать в Столбцах

Здесь выбирается измерение, используемое для отображения в столбцах окна Бюджет. Доступны те же значения, что и для поля Показывать в Строках

Вкладка Фильтры Поле

Определения

Дата Фильтр

Здесь вводится дата или диапазон дат, применяемых для фильтрации сведений окна

Фин. Счет Фильтр

Здесь указываются финансовые счета, применяемые для фильтрации сведений в окне

Отдел Фильтр, Проект Фильтр

Здесь вводятся значения глобальных измерений, которые используются для фильтрации сведений в окне

Бюджет Измерение Фильтр

В этом поле устанавливается измерение бюджета, используемое в качестве фильтра, в результате чего значения в полях бюджета будут основаны только на операциях бюджета с данными значениями измерений

Вкладка Параметры Поле

Определения

Фактор Округления Показать Название Столбца

Здесь указывается фактор округления, используемый для округления сумм в столбцах При установке этого флажка заголовками столбцов вместо соответствующих кодов будут выступать описания, присвоенные измерениям и финансовым счетам. Это упрощает понимание матричного окна, если используются числовые коды измерений и финансовых счетов

Глава 12. Область приложения Финансы

171

В столбцах данного окна отображаются следующие сведения: Поле

Определения

Название

Отображается название измерения для данной строки

Бюджет Сумма

Отображается итоговый бюджет для измерения или финансового счета. Если поле Код Бюджета содержит название бюджета, будут выводиться итоговые значения для конкретного бюджета

При нажатии кнопки AssistButton в любом из полей суммы будут отображены операции финансового бюджета, по которым подсчитывается эта сумма. Если на* жать кнопку AssistButton в пустом поле, будет открыто окно Фин. Бюджет Операции, в котором будет создана новая строка со значениями измерения, основанны* ми на выбранных отфильтрованных значениях. Затем вводится бюджетная сумма в поле Сумма. Операции в окне Бюджет отображают историю всех бюджетных операций для выбранного фильтра измерений.

Создание бюджета Для создания бюджета необходимо 1. Выбрать команды Финансы > Денежные Средства > Бюджеты. В окне Фин. Бюджет Названия ведите новое значение Код Бюджета, а также описание бюджета. 2. Если требуется выбрать дополнительные измерения помимо глобальных, необ* ходимо ввести эти измерения вручную в поле Бюджет Измерение Код. 3. Нажать кнопку ОК, чтобы закрыть окно Фин. Бюджет Названия. 4. Выбрать измерения, для которых нужно ввести бюджетные операции, указав измерения, отображаемые в строках и столбцах. Можно выбрать значения Фин. Счет, Период, Глобал. Измерения, а также любое из установленных бюджетных измерений. 5. На вкладке Фильтры можно назначить фильтр для бюджета, используя отдель* ные измерения, диапазоны счетов и временные интервалы. Чем детальнее фильтр для финансового бюджета, тем подробнее будет управленческая отчет* ность. Рекомендуется выполнять ввод бюджетных данных и их фильтрацию с тем же уровнем детализации, что и для фактических финансовых операций. 6. При вводе любой суммы создается бюджетная операция. Нажав для данной сум* мы кнопку AssistButton, можно изменить измерения этой бюджетной операции, а также добавить дополнительные измерения, не включенные в окно Фин. Бюджет Операция Измерения окна Бюджет. Если для формирования бюджета необходимо использовать все четыре измере* ния, следует создать бюджетные операции с суммами для каждой строки и столбца бюджета по каждой из комбинаций этих измерений. Это реализуется либо новой настройкой фильтра для каждой из комбинаций, либо ручным вводом многочис* ленных бюджетных операций с разными комбинациями измерений. Данная работа занимает много времени, поэтому при создании объемного многомерного бюджета в первый раз рекомендуется экспортировать структуру бюджета в редактор таблиц Microsoft® Excel и выполнить ввод данных в нем. Завершенный бюджет импорти* руется в систему с помощью пакетного задания Импорт Бюджета Из Excel.

172

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При удалении суммы в окне Бюджет создается отрицательная бюджетная опе* рация, что позволяет отслеживать изменения в бюджете. Однако бюджетные опе* рации можно удалять или изменять непосредственно в окне Фин. Бюджет Операция. Примечание. Для ввода бюджетных сумм по группе счетов можно исполь* зовать счет От-Сумма. Итоговая сумма не разбивается по суммам отдель* ных финансовых счетов группы. Если требуется сравнить бюджетные операции с финансовыми операциями по отдельным счетам (а не на базе групп счетов), придется вводить данные бюджета для каждого счета от* дельно.

Копирование бюджетных операций Чтобы избежать ручного ввода нового бюджета, можно скопировать данные из уже созданных операций финансового бюджета либо финансовых счетов. Для этого не* обходимо: 1. В окне Бюджет выделить только что созданный бюджет. 2. Выбрать команды Функции > Копировать Бюджет . Будет открыто окно Копировать Фин. Бюджет :

Глава 12. Область приложения Финансы

173

Пакетное задание Копировать Фин. Бюджет позволяет определить бюджетные или финансовые операции, которые будут скопированы при создании нового бюд* жета. Указывается источник Копировать из, назначение Копировать в, а также спо* соб копирования данных.

Копирование из источника Источник определяется выбранным типом операции: Поле

Определения

Фин. Книга Операций

Бюджет основан на фактических финансовых операциях за указанный период. В полях Фин. Счет Но. и Дата можно указать диапазоны счетов и дат, которые будут определять копируемые данные, а также выбрать, следует ли включать Закрывающие Операции. Нажатие кнопки AssistButto n в поле Измерения позволяет определить измерения, копируемые в новые бюджетные операции. Доступен дальнейший отбор копируемых данных с помощью отдельных фильтров измерений

Фин. Бюджет Операция

Бюджет основан на финансовых операциях существующего бюджета. Необходимо ввести название бюджета, из которого будет выполняться копирование. Затем в полях Фин. Счет Но. и Дата устанавливается диапазон счетов и дат, с помощью которого можно отобрать копируемые данные. Нажатие кнопки AssistButton в поле Измерения позволяет выбрать измерения, копируемые в операции нового бюджета. Доступен дальнейший отбор копируемых данных с помощью отдельных фильтров измерений

Копирование в место назначения Нажав кнопку AssistButton в поле Код Бюджета, можно указать название нового бюд* жета, в который будет скопирован данный бюджет. Чтобы скопировать несколько операций в один финансовый счет, следует указать этот счет в поле Фин. Счет Но. раздела Копировать в.

Применение (при копировании) При копировании бюджета можно использовать различные параметры вычислений. Поле

Определения

Коэффициент При выполнении копирования операции источника будут умножаться на поправочный коэффициент Метод Округления

Здесь можно указать, как будут округляться новые бюджетные операции

Формула Изменения Даты

Здесь можно ввести формулу, рассчитывающую дату новых операций на базе копируемых операций, например, 1M для следующего месяца

Компрессия

Чтобы сократить количество создаваемых операций, можно сжать копируемые операции по выбранному периоду

174

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Например, следует создать новые бюджетные операции с тем же фильтром измерений для февраля, какой использовался в январе. Согласно плану про* дажи в феврале должны возрасти на 10% по сравнению с январем. Вместо руч* ного ввода данных воспользуйтесь пакетным заданием Копировать Фин. Бюджет.

Экспорт бюджетов в Microsoft Excel Пакетное задание Экспорт Бюджета В Excel позволяет выполнить экспорт бюд* жета в рабочую книгу Microsoft Excel. В редакторе Excel можно изменять и допол* нять созданный бюджет. Можно также создавать новые бюджеты на базе данных экспортированного бюджета. Кроме того, можно создать новый бюджет на базе фактических показателей экспортированного финансового отчета. Импорт бюд* жета обратно в систему выполняется с помощью пакетного задания Импорт Бюджета Из Excel . В окне Бюджет выделить бюджет и выбрать командыФункции > Экспорт В Excel. Будет открыто окно Экспорт В Excel. На вкладке Фин. Бюджет Операция будут подставлены фильтры Код Бюджета, Глобал. Измерение и Бюджет Измерение, используемые по умолчанию для данного бюджета. При желании можно в любое время изменить применяемые фильтры и значение поля Код Бюджета. Фильтры определяют экспортируемые в Excel опера* ции. Можно выбрать только те измерения бюджета, которые содержались в выб* ранном бюджете. Примечание. Если на вкладке Фин. Бюджет Операция настроены фильтры измерений, те же измерения обязательно должны быть выбраны в поле Столбец Измерения на вкладке Параметры. Если это не сделано, при им* порте бюджета из Excel обратно в Navision сведения об измерениях будут потеряны. Перейти на вкладку Параметры. На вкладке Параметры можно уточнить, какие записи будут экспортиро* ваться: Поле

Описание

Дата Начала

Здесь вводится начальная дата, которая будет включена в бюджет при экспорте в Excel

Число Периодов

Здесь указывается число экспортируемых в Excel периодов

Длина Периода

Здесь определяется длительность периодов экспортируемого в Excel бюджета

Столбец Измерения

Здесь указываются измерения, которые будут отображаться как столбцы экспортируемого в Excel бюджета. Сюда должны включаться измерения, установленные как фильтры на вкладке Фин. Бюджет Операция

Включать Формулы Итогов

Этот флажок следует установить, если необходимо создать в Excel формулы сумм на базе полей Группировка, используемых в окне План Счетов

Глава 12. Область приложения Финансы

175

Импорт бюджетов, созданных или обработанных в ре: дакторе Microsoft Excel После выгрузки данных в редактор Excel их можно изменять, не обращаясь к базе данных Navision. Затем измененные данные можно импортировать обратно в Navision, создав новый бюджет или изменив существующий. Примечание. Фильтр измерений и название бюджета следует вводить в оп* ределенных местах рабочего листа. Чтобы импорт бюджета был выпол* нен успешно, столбцы должны идти в определенной последовательнос* ти. В связи с этим рекомендуется сначала создать структуру бюджета с указанием фильтров измерений, а затем выполнить экспорт этой струк* туры в Excel. Впоследствии при необходимости можно добавлять столб* цы измерений и строки фильтров измерений одновременно в рабочем листе Excel и в бюджетных измерениях перед импортом окончательных сумм бюджета. Чтобы выполнить импорт бюджета из Excel необходимо: 1. В окне Бюджет выбрать команды Функции > Импорт Из Excel . Будет открыто окно Импорт Бюджета Из Excel . 2. Введите значения Рабочий Лист Имя Файла и Рабочий Лист Название, указыва* ющие на местонахождение бюджета. Затем выбрать имя бюджета, для которого должны импортироваться операции, а также метод импорта в поле Параметр: Параметр

Описание

Заменить Операции

Импортируемые операции заменят существующие операции с той же комбинацией измерения, даты и финансового счета

Добавить Операции

Импортируемые операции будут добавляться к существующим операциям с той же комбинацией измерения, даты и финансового счета. Этот способ можно использовать для формирования консолидированного бюджета из ряда обособленных бюджетов, созданных в отдельных рабочих листах Excel

Кроме того, допускается ввод описания, присвоенного импортируемым опера* циям при выполнении пакетного задания Импорт Бюджета из Excel. Это помогает отличить данные операции от других операций финансового бюд* жета, введенных вручную или импортированных ранее.

176

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 13

Управление расчетами с клиентами Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • •

Анализ поступлений Применение клиентских операций Применение клиентских операций в иностранных валютах Отмена примененных клиентских операций Обращение проводок журналов Скидки оплаты Отклонение в оплате Памятки и процент*ноты

Обзор В этой главе рассматриваются только те части модулей приложения Финансы и Продажи И Маркетинг , которые непосредственно относятся к операциям с дебиторской задолженностью. Сначала вы ознакомитесь со структурой клиен* тских операций и подробными клиентскими операциями. Затем вы узнаете, как обращаться с более сложными сценариями при применении клиентских записей, включая применение нескольких операций, применение после учета и применение с разными валютами. Будут подробно рассмотрены темы Отмена Примененных Операций, Скидки В Оплате, Отклонение В Скидке Оплаты и Отклонение В Оплате . В заключительном разделе этой главы описываются в общих чертах функции управления, используемые в программе, памятки и процент*ноты.

Анализ поступлений Анализ клиентских операций Если требуется подробнее рассмотреть данные по клиентам и коммерческим опе* рациям с каждым из них, можно использовать окно Клиент Книга Операций. В этом окне можно просмотреть все операции, относящиеся к выбранному клиенту. Кли* ентские операции недоступны для изменения, однако окно можно использовать в целях анализа данных. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты. (В альтернативном варианте в меню Продажи И Маркетинг выбрать пос*

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

177

ледовательно пункты Продажи > Клиенты .) В карточке клиента нажать Клиент > Учтенные Операции . Если выбрать строку с типом счет и последовательно выбрать пункты Операция > Памятка/Процент Нота Операции, можно получить доступ к списку всех памяток и процент*нот, выпущенных в связи с выбранным счетом. Эти сведения можно использовать, чтобы увидеть, насколько своевременно клиент оплачивает счета.

Также с помощью кнопки Операция можно открыть окно Подроб. Клиент Книга Операций, в котором отображаются подробности для строки, выделенной в окне Клиент Книга Операций .

Подробные клиентские операции Операции клиента состоят из клиентских операций и субоперации, называемой подробной клиентской операцией. Существуют идентичные операции поставщика и подробные операции поставщика в модулях Покупка и Платежи. Подробные кли* ентские операции хранят фактические суммы счета, кредит*ноты, платеж, скидки и т. д., тогда как клиентские операции дают представление о суммах в виде вычис* ляемых полей. Изменения, вносимые в первоначальные операции клиента, можно проанали* зировать с помощью подробных операций клиента. Данный тип операций содер* жит все операции, относящиеся к первоначальному документу. Корректировки клиентских операций обычно встречаются, когда имеются меж* дународные клиенты, операции которых скорректированы для учета изменений в курсах обмена или платежах в иностранной валюте. При предоставлении скидок также необходимо скорректировать клиентские операции, если клиент производит оплату до срока действия скидки в оплате. Подробные клиентские операции пре* доставляют также возможность контроля всех платежей и применений платежей к счетам фактурам.

Применение клиентских операций В этом разделе будет показано, как обрабатывать и применять одиночную налич* ную выручку к одному счету, где сумма платежа полностью оплачивает счет. Также

178

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

будет показано, как применить частичную оплату или неполное возмещение к сче* ту или кредит*ноте. Наличную выручку или возмещение можно применить к книге клиента в виде открытой наличной выручки или возмещения, не указывая счета или кредит*ноты, к которым они применяются.

Применение наличной выручки 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Ден. Средства. Журналы Платежей и создать строку получения оплаты от кли* ента: • • • • •

Выбрать для параметра Тип Документа значение Оплата. Оставить без изменений поле Документ Но. В поле Тип Счета выбрать значение Клиент. Выбрать клиента. Поле Сумма можно оставить пустым или ввести в это поле сумму оплаты.

В большинстве случаев сумма оплаты известна из сведений о чеке, поэтому ее можно ввести. При вводе суммы оплаты в поле Сумма строки журнала оплат проще также сравнить сумму оплаты с оставшейся суммой применения. Разница содер* жится в поле Баланс окна Применить Операции Клиента. 2. В поле Бал. Тип Счета выбрать Банк. Счет. 3. Для параметра Бал. Счет Но. выбрать определенный банковский счет. Теперь эту одну строку в журнале можно применить к открытым клиентским операциям. 4. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. Или можно нажать сочетание клавиш (SHIFT) + (F9) (F9). В окне Применить Операции Клиента отобразятся открытые операции кли* ента. Чтобы применить операцию к строке наличной выручки, необходимо 5. Нажать клавишу (F9) (F9). В альтернативном варианте можно последовательно выб* рать пункты Применение > Установить Примен. Id в нижней части окна. Все счета, промаркированные одним и тем же значением параметра Примен. Id, применяются к одной и той же строке наличной выручки. Сумма всех промаркированных счетов скопирована в поле Сумма окна Журнал Оплат Клиентов. Теперь все готово для учета. 6. Необходимо последовательно выбрать пункты Учет > Учет и нажать кнопку Да, чтобы выполнить учет для журнала. В этом примере показано, как применить несколько счетов с операцией, для которой параметр Тип Документа имеет значение Оплата. Счета и кредит*ноты мож* но также применить к одной и той же строке наличной выручки. Если в примере общая сумма примененных счетов больше, чем общая сумма примененных кредит* нот, их можно применить к строке наличной выручки с параметром Тип Документа равным Оплата. Можно также применить несколько операций кредит*нот и операций счетов к возмещению клиента. В процедуре применения имеются лишь следующие отличия.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами • • •

179

В окне Журнал Оплат Клиентов для параметра Тип Документа должно быть уста* новлено значение Возмещение. В окне Журнал Оплат Клиентов значение поля Сумма должно быть положительным. Общая сумма примененных кредит*нот больше, чем общая сумма применен* ных счетов.

Применение частичных оплат Существует два способа применения сумм частичной оплаты к операции — приме* нение во время обработки наличной выручки и применение после обработки на* личной выручки, выполняемой без применения к счету.

Применение частичной оплаты во время обработки наличной выручки 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Ден. Средства. Журналы Платежей . 2. Заполнить журнал оплат, включая сумму частичной оплаты. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. 4. Выделить операцию, которая будет применяться, и необходимо последователь* но выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . Обратите внимание, что в поле Применяемая Сумма строки операции установлена полная сумма операции. 5. Изменить сумму на сумму частичной оплаты, которая должна применяться к счету. Сейчас значение параметра Баланс в нижней части окна равно нулю. 6. Нажать кнопку OK, затем выполнить учет журнала оплат.

Применение частичной оплаты после учета наличной выручки 1. Учесть оплату через журнал оплат, не применяя оплату к счету. 2. Затем необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, выбрать клиента и перейти вглубь на поле Баланс (РУБ) к клиен* тским операциям. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции. 4. Выделить еще не примененную операцию частичной оплаты и последовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . 5. Выделить применяемую операцию и последовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . Обратите внимание, что в поле Применяемая Сумма задана полная сумма операции. 6. Изменить сумму на частичную сумму, которая будет применяться к счету. Сей* час значение параметра Баланс в нижней части окна равно нулю.

180

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Применить Операции Клиента

На вкладке Общее содержится применяемая операция. Эта операция определяет, будет ли получена скидка оплаты, отклонение и/или реализованная прибыль либо реализованный убыток по валютам. На вкладке Общее должна содержаться опера* ция, в противном случае учет не будет разрешен. Вкладка Параметры позволяет выбирать, будут ли отображаться только те опе* рации, которые отмечены для данного применения. В нижней части формы доступны балансовые поля, позволяющие отслеживать применение операций. Имеются следующие балансовые поля: Валюта Применения, Применяемая Сумма, Опл. Скдк. Сумма, Округление, Примененная Сумма, Сумма в Наличии и Баланс. Кнопка Применение : • • •

Команда Задать операцию применения служит для задания на вкладкеОбщее при* меняемой операции. Команда Удалить операцию применения служит для удаления применяемой опе* рации с вкладки Общее. Команда Установить Примен. ID служит для задания поля Примен. ID в строке для каждой строки, к которой будет применяться параметр Применение Операции на вкладке Общее.

Применение операций после учета В некоторых случаях можно учесть оплату, кредит*ноту или возмещение без их при* менения к каким*либо открытым клиентским операциям. После учета оплат, кре* дит*нот и возмещений их можно по*прежнему применять в окне Клиент Книга Операций.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

181

1. В окне Применить Операции Клиента выбрать строку с оплатой, которая только что была учтена. Параметр Сумма Остатка равен сумме оплаты. Необходимо последовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . Обратите внимание, что вкладка Общее в заголовке заполнена сведениями об оплате. 2. Теперь выбрать строку с типом счет. 3. Нажать клавишу (F9) (F9), чтобы включить операцию в применение. В альтернатив* ном варианте необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Установить Примен. Id. После того, как выбраны все операции для выполнения применения, в ниж* ней части окна Применить Операции Клиента клиента можно увидеть, балансиру* ются ли операции после применения. Если применение не балансируется, оно все равно учитывается. Это позволяет программе записать частичные оплаты и применения. Предупреждение. Когда все готово для учета, очень важно поместить кур* сор на правильную операцию. Если уже учтенная оплата или кредит*нота применяется к нескольким счетам, то прежде чем нажать кнопку Применение, Учет Применения , Следует убедиться, что кредит*нота или оплата выделена. Если применяется кредит*нота, это делается так, что програм* ма уменьшит возможную остающуюся скидку оплаты по счету. Если при* меняется оплата или возмещение, программа включает сведения о скид* ке оплаты при расчете суммы оплаты или возмещения. Вследствие этого настоятельно рекомендуется при применении уже учтенных операций включать только ОДНУ операцию с параметром Тип Документа равным Оплата или Возмещение. Следует убедиться, что имеется выделенная строка оплаты, и необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения либо нажать клави* шу (F11) (F11), чтобы применить операции. Появится окно Учет Применения.

182

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В этом окне содержатся Документ Но. и Дата Учета для клиентской операции, на которой был установлен курсор при нажатии кнопки Учет Применения. Ото* бражаемая дата используется как дата учета применения операций. При необходи* мости можно изменить оба значения. Операции можно применить в закрытом пе* риоде путем изменения даты учета на дату в текущем открытом периоде. Можно также изменить номер документа, если необходимо использовать другой номер до* кумента для идентификации проводок применения. 1. Если вас устраивают номер документа и дата учета, необходимо нажать кнопку OK, чтобы учесть применение. Примечание. Если функции отклонения в оплате не используются, про* грамма применяет сумму оплаты следующим образом. Если оплата больше суммы счетов, к которым она применяется, разница будет записана в виде остатка суммы в строке оплаты, и все счета будут закрыты. Если оплата меньше суммы счетов, к которым она применяется, счета будут применены в полном объеме и закрыты в порядке следования дат. Разница будет записана в виде остатка суммы по счетам, к которым опла* та не применена в полном объеме.

Применение клиентских операций в иностранных валютах Применение операций клиента с разными валютами Если для клиента имеются клиентские операции в разных валютах (например, при изменении основной валюты на евро), эти операции легко применить с помощью одной оплаты. Для этого следует в журнале оплат создать строку с типом оплата и применить ее к открытым операциям с типом счет выставленным в разных валютах. Иногда при применении сумм в разных валютах, могут возникать разницы ок* ругления. Если ожидаются разницы округления по оплатам, можно задать Примен. Точность Округления для каждой валюты в соответствующем поле окна Валюта. Это значение должно быть равно сумме отклонения округления. Существует три подробные клиентские операции, задействованные в учете оп* латы и применении оплаты к счету. Для первой операции параметр Тип Операции равен Исход. Операция и содержит сумму и валюту оплаты. Это соответствует одиночной операции для оплаты в окне Клиент Книга Операций со значением Оплата параметра Тип Документа. Остальные две операции являются операциями применения, причем для обеих из них значение параметра Тип Операции равно Применение. •

Первая операция применения предназначена для клиентской операции, по ко* торой выставляется счет. Она совпадает с начальной операцией за исключени* ем того, что имеет дату платежа и выражена в валюте счета, к которому приме* няется. Программа учитывает эту операцию для уменьшения значения параметра Сумма Остатка клиентской операции, относящейся к счету.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами •

183

Вторая операция применения предназначена для учетной операции клиента, относящейся к оплате. Она содержит ту же валюту и дату платежа, что и началь* ная операция, но сумма имеет противоположный знак. Программа учитывает эту операцию для уменьшения значения параметра Сумма Остатка в клиентс* кой операции, относящейся к оплате.

Отмена примененных клиентских операций Возможность отмены примененных клиентских операций позволяет аннулировать операции с тем, чтобы можно было обработать надлежащее применение. Имеется возможность отмены примененных клиентских операций из двух разных форм: Клиент Книга Операций и Подроб. Клиент Книга Операций . Следует заметить, что отмена может выполняться только снизу вверх. Это озна* чает, что если было применено несколько операций, необходимо сначала отменить последнюю операцию применения.

Отмена примененной операции с формы Клиент Книга Операций 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, Перейти на поле Баланс (РУБ) вглубь к параметру Клиент Книга Операций. 2. Выбрать отменяемую операцию. 3. Выбрать пункты Функции > Отменить Операции . В окне Отменить Операции Клиента отображаются исходные подробные опера* ции, которые используются для отмены исходной операции. Выбрать соответству* ющую операцию для отмены.

4. Нажать кнопку Отменить Применение. 5. Нажать кнопку Нет, чтобы остановить процесс отмены. Нажать кнопку Да, что* бы продолжить выполнение процедуры.

184

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При отмене операции программа создает новую операцию с противоположным знаком в поле Сумма. В окне Клиент Книга Операций теперь значение в поле Сумма Остатка не равно нулю и столбец Открыта теперь отмечен флажком, являющимся признаком откры* той операции. Сейчас можно применить открытую сумму к правильной операции, используя для этого функцию применения клиентских операций.

Обращение проводок журналов В этом разделе описано, как обращать клиентские операции, обработанные с помощью проводок журналов, таких как Журналы Продаж или Ден. Средства. Журналы Платежей. Крайне важно отметить следующие моменты: • • • • •

Обращаться могут только операции с заполненным полем Журнал Раздел Код. Клиентские операции не должны быть применены. Банковские операции не должны быть закрыты посредством согласования счетов. Общая сумма финансовых операций должна быть равна нулю. Товарные операции не могут быть обращены.

Обращение проводок журналов из окна Клиент Книга Операций 1. Необходимо последовательно выбрать пунктыФинансы > Клиенты Расчеты > Клиенты, перейти на поле Баланс (РУБ) вглубь к параметру Клиент Книга Операций. 2. Выбрать обращаемую операцию счета, которая была создана через журнал уче* та реализации. 3. Необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию. В окне Аннулировать Транзакцию отображаются учтенные операции, связанные одним и тем же номером транзакции.

4. Необходимо последовательно выбрать пункты Аннулирование > Аннулировать . Можно также воспользоваться функциональной клавишей (F11) быстрого вы* зова команды или параметром Аннулировать и Напечатать. Появится сообще* ние, уведомляющее о том, что для обращения операций программа учтет ис* правляющие операции.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

185

5. Нажать кнопку Нет, чтобы остановить процесс отмены. Нажать кнопкуДа, чтобы продолжить выполнение процедуры. При обращении операции программа создает новую операцию с противополож* ным знаком в поле Сумма. Появится сообщение для подтверждения выполняемого учета. В окне Клиент Книга Операций следует обратить внимание, что теперь суще* ствует новая операция, которая обращает выбранную учтенную операцию, и стол* бец Открыта показывает, что операция закрыта.

Скидки оплаты Существуют разные способы задания для счета скидки в оплате. Если скидка в оп* лате известна на момент ввода счета или заказа на закупку, можно выделить суще* ствующую формулу оплаты и ввести для счета или заказа на закупку новую форму* лу оплаты. Если скидка в оплате не согласована до момента оплаты счета, тогда она обрабатывается иначе. В этом случае клиент уменьшает платеж без согласования скидки в оплате. Если скидка приемлема, формулу оплаты для счета можно скор* ректировать после его учета. Можно также рассчитать суммы скидок в оплате в кредит*нотах. Это позволяет автоматически уменьшать скидку в оплате, предоставляемую по счетам, к которым применяется кредит*нота.

Задание счетов главной книги для скидок в оплате Счета главной книги для скидок в оплате должны настраиваться по*разному в за* висимости от того, должны ли скидки в оплате рассчитываться по суммам, включа* ющим НДС, или по суммам, не содержащим НДС.

Скидки в оплате, рассчитываемые по суммам, не включающим НДС Поле Скидка Оплаты без НДСв окне Финансы Настройка определяет, будут ли скид* ки в оплате рассчитываться по суммам, включающим или не включающим НДС. Сумма скидки в оплате рассчитывается по суммам в документе и журналах следую* щим образом. Статус поля Скидка Оплаты без НДС

Документ продаж и закупок

Главные журналы учета

Флажок

Поле Сумма

Поле Продажа/Покупка (РУБ)

Пусто

Поле Сумма Включая НДС

Поле Сумма

Примечание. Если для ввода продаж и покупок используются журналы, а в поле Скидка Оплаты Без НДС установлен флажок, необходимо ввести сумму в поле Продажа/Покупка (Руб) журнала. Если этого не сделать, скид* ка в оплате будет равна 0. Если выбрать поле Скидка Оплаты без НДС, тогда счета скидок в оплате дол* жны настраиваться в окнах Клиент Учетная Группа и Поставщик Учетная Группа.

186

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Клиент Учетная Группа представлены следующие счета скидок в оплате продаж. Поле

Описание

Скидка Оплаты Дебет Фин. Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями предоставляемые суммы скидок в оплате продаж при учете платежей за продажи для данной конкретной учетной группы компаний

Скидка Оплаты Кредит Фин. Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями уменьшения сумм скидок в оплате продаж при учете платежей за продажи для данной конкретной учетной группы компаний

Аналогичные счета существуют в окне Поставщик Учетная Группа для скидок в оплате покупок, предоставляемых поставщиками. Различие состоит в том, что скид* ки, предоставляемые поставщиками, учитываются на счете Скидка Оплаты Кредит Фин. Счет, а снижения этих скидок учитываются на счете Скидка Оплаты Дебет Фин. Счет.

Скидки в оплате, рассчитываемые по суммам, включающим НДС Если скидки в оплате должны рассчитываться по суммам, включающим НДС, тог* да, если скидка принимается, может потребоваться перерасчет НДС. Если вы хо* тите, чтобы программа перерассчитывала суммы налога при учете платежей, ко* торые активизируют скидки в оплате, установите флажокКорр. для Скидки Оплаты в окне Финансы Настройка . В общем случае это просто приводит к включению функции. Для того чтобы произошел перерасчет, в окне НДС Настройка Учета следует установить флажок Корр. для Скидки Оплаты в соответствующей комби* нации. Если установлен флажок Корр. для Скидки Оплаты, в окне Общая Настройка Учета следует настроить счета скидки в оплате продаж. Поле

Описание

Продажи Скид. Опл. Дебет Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями предоставляемые суммы скидок в оплате продаж при этой конкретной комбинации учетной группы компаний и учетной товарной группы

Продажи Скид. Опл. Кредит Счет

Финансовый счет, на который программа заносит в соответствии с вашими требованиями уменьшения сумм скидок в оплате продаж при этой конкретной комбинации учетной группы компаний и учетной товарной группы

Аналогичные счета существуют для скидок в оплате покупок, предоставляемых поставщиками. Различие состоит в том, что скидки, предоставляемые поставщика* ми, учитываются на счете Покупка Скид. Опл. Кредит Счет, а снижения этих скидок учитываются на счете Покупка Скид. Опл. Дебет Счет.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

187

Примечание. В окне Финансы Настройка можно установить или только флажок Корр. для Скидки Оплаты или флажок Скидка Оплаты без НДС . Однако одновременно могут быть сняты оба флажка. Вследствие этого программа не позволит заполнить в окнах Клиент Учетные Группы и Поставщик Учетные Группы поля счета, относящегося к скидке в оплате, если был установлен флажок Скидка Оплаты без НДС. Аналогично, программа не позволит заполнить в окне Общая Настройка Учета счета, относящие* ся к скидкам в оплате, если установлен флажок Скидка Оплаты Без НДС.

Скидки в оплате, известные на момент выставления счета Первый метод записи скидки в оплате, относящейся к счету, состоит в задании при создании счета соответствующей формулы оплаты в полеФормула Оплаты на вклад* ке Счет. По умолчанию программа всегда использует формулу оплаты с карточки клиента. Формулы оплаты можно настраивать в окне Формула Оплаты. Для доступа к окну Формула Оплаты необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка Или Финансы > Поставщики Расчеты > Настройка . Скидка в оплате, возможная для счета продажи или кредит*ноты продажи, записы* вается в клиентскую операцию. Первоначальная сумма скидки в оплате на момент уче* та счета или кредит*ноты записывается в поля Ориг. Скидка Оплаты Возможна и Остаток Возмож. Скидки Оплаты. Поле Ориг. Скидка Оплаты Возможна недоступно для изменения. До полного применения клиентской операции сумму скидки в оплате можно изменить в любой момент, изменив сумму в поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты.

Скидки в оплате, известные только на момент платежа В другом случае, когда клиент уменьшает сумму платежа и вы учитываете разницу как скидку, можно изменить открытую клиентскую операцию. Для редактирования доступ* но только одно из следующих полей: Дата Оплаты, Дата Скидки Оплаты и Остаток Возмож. Скидки Оплаты. Возможная сумма скидки в оплате представляется в валюте счета.

Применение клиентских операций с суммами скидок в оплате При применении кредит*нот, платежей и возмещений программа проверяет поле Дата Скидки Оплаты примененных клиентских операций. Когда дата учета применения равна или предшествует дате, заданной в поле Дата Скидки Оплаты для примененной опера* ции, сумма скидки рассчитывается, если применяемая операция применена полностью.

Применение кредит,нот Если к счету применяется кредит*нота с суммой скидки в оплате, то при учете кре* дит*ноты сумма, заданная в поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты для счета, будет уменьшена на сумму скидки в оплате для кредит*ноты. Если к счету требуется применить уже учтенную кредит*ноту с суммой скидки в оплате, выполните следующие действия.

188

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Выделить кредит*ноту в окне Применить Операции Клиента. Необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Задать Операцию Применения . 2. Выделить счет, к которому требуется применить кредит*ноту. Необходимо пос* ледовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id . 3. Чтобы применить операции, в окне Применить Операции Клиента необходимо последовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения . Если взглянуть на поле Остаток Возмож. Скидки Оплаты клиентской операции счета, то можно заметить, что сумма уменьшена на сумму скидки в оплате для кредит*ноты.

Применение возмещений и платежей к операциям со скидками в оплате Если платеж или возмещение применить к операциям одновременно с проводкой платежа или возмещения, то при расчете платежа или возмещения программа авто* матически включит сведения о скидке в оплате как в операции счета, так и в опера* ции кредит*ноты. При применении уже учтенных платежей и возмещений к операциям с сумма* ми скидок в оплате настоятельно рекомендуется применять только один платеж или одно возмещение с каждым применением уже учтенных операций.

Отклонение в оплате Бывают случаи, когда в силу различных причин сумма, оплачиваемая клиентом, несколько отличается от суммы, указанной в счете. Разница в оплате может быть как недоплатой, так и переплатой. Эти суммы могут оставаться открытыми и, в конце концов, должны быть аннулированы другими средствами. Не всегда у вас будет желание заниматься этой проблемой, и вы скорее предпочтете попросту закрыть счет во время осуществления оплаты. Использование отклонения в оплате позволяет закрыть операцию, даже если существует разница между суммой долга и оплаченной суммой. Можно задать про* цент отклонения в оплате, срок отсрочки скидки в оплате и максимальную сумму отклонения в оплате. Вы можете решить, хотите ли вы получать предупреждение, когда выполняете применение в пределах заданных параметров отклонения в оп* лате. Вы также решаете, на каком счете будет учитываться разница, чтобы можно было отслеживать суммы и частоту их возникновения. Для разных валют могут ус* танавливаться разные отклонения в оплате. Отклонения в оплате можно устанав* ливать как для дебиторской, так и для кредиторской задолженности. Таким обра* зом, можно работать с отклонением в оплате по счетам и платежам, а также по кредит*нотам и возмещениям. Кроме того, можно указывать, для каких клиентов и поставщиков разрешены или заблокированы отклонения в оплате. В приложении Microsoft Dynamics NAV имеется два типа отклонений в оплате. • •

Отклонение в скидке оплаты — разрешение клиенту брать скидку в оплате даже после окончания действия скидки в оплате. Отклонение в сумме оплаты — принятие несколько большей или меньшей сум* мы в качестве полного расчета по неоплаченному счету. В программе отклоне* ние в сумме оплаты упоминается просто как Отклонение в Оплате.

Настройка отклонения По умолчанию отклонение в оплате разрешено для всех клиентов и поставщи* ков. Если принято решение не разрешать отклонение в оплате, следует устано*

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

189

вить флажок Блокировать Отклонение в Оплатах для карточек клиентов и по* ставщиков, чтобы отключить данную функцию. Повторяя данную процедуру, можно также повторно активизировать отклонение для любого ранее заблоки* рованного клиента или поставщика. В каждом случае выводится запрос, позво* ляющий выбрать, будет ли применяться или удаляться отклонение в оплате для открытых операций. В этом разделе описывается, как настроить отклонения в рублях и других валютах. Обычно эти отклонения настраиваются администратором или главным бухгалтером.

Настройка главной книги — вкладка Применение 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Финансовые Операции Настройка и откройте вкладку Применение.

К отклонению в оплате относятся следующие поля. Поле

Описание

Отклон. В Скидках Оплаты Предупрежд.

Установите этот флажок, если хотите получать предупреждение при выполнении применения между датой действия скидки в оплате и датой действия отклонения в скидке оплаты. Если вы обычно разрешаете отклонения в скидке оплаты, то, возможно, захотите оставить этот флажок снятым

Учет Отклон. В Скидках Оплаты

Выбрать тип счетов главной книги, на которые будет заноситься отклонение в скидке оплаты. Имеется два варианта учета: счета отклонений в оплате и счета скидок в оплате. Финансовые счета для отклонения в оплате и для скидки в оплате задаются в учетных группах клиентов и поставщиков (или в общей настрой* ке учета, если корректируются суммы НДС для скидок в оплате)

190

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Скидка Оплаты Период Отсрочки

Введите число дней, разрешенных для отклонения. Необходимо задать формулу даты. Таким образом, если требуется 5 дней, разрешенных для отклонения, следует ввести 5Д

Отклон. в Оплатах Предупрежд.

Установите флажок, если требуется получать предупреждение при выполнении применения и имеется остаток, который находится в пределах допустимой суммы отклонения в оплате

Учет Отклон. В Оплатах

Выбрать счета главной книги, на которые заносится отклонение в скидке оплаты. Имеется два варианта учета: счета отклонений в оплате и счета скидок в оплате. Финансовые счета для отклонения в оплате и для скидки в оплате задаются в учетных группах клиентов и поставщиков (или в общей настройке учета, если корректируются суммы НДС для скидок в оплате)

Отклонение в Оплате %

Содержит допустимый процент отклонения. Данное поле не подлежит редактированию. Если требуется изменить значение в этом поле, следует использовать пакетное задание Изменить Отклонение в Оплатах, последовательно выбрав в окне Финансы Настройка пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах

Макс. Сумма Отклонения Оплаты

Содержит максимальную сумму отклонения, которая разрешена для применения. Данное поле не подлежит редактированию. Если требуется изменить значение в этом поле, следует воспользоваться пакетным заданием Изменить Отклонение в Оплатах, последо* вательно выбрав в окне Финансы Настройка пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах

Примечание. Можно установить один или все эти параметры. В некото* рых случаях клиент может захотеть установить только флажок Скидка Оплаты Период Отсрочки для расширения срока действия скидок в опла* те. Может потребоваться установка только процента или только макси* мальной суммы отклонения. Если оставить поле Макс. Сумма Отклонения Оплаты равным 0, программа считает его пустым и использует поле Отклонение в Оплате %, чтобы определить, следует разрешить или нет применение несоответствующей операции.

План счетов и учетные группы клиентов или поставщиков Если требуется занести отклонение на определенный счет главной книги, кото* рый отличается от обычного счета скидки в оплате, следует создать счета в плане счетов. Затем данные счета вводятся в поля Отклон. в Оплате Дебет Счет и Отклон. в Оплате Кредит Счет.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

191

Настройка отклонения в оплате для местной валюты Сейчас будут заданы некоторые примерные параметры для отклонения в местной валюте. В этом примере для практики будут заданы все параметры. 1. Мы хотели бы, чтобы система уведомляла, возможно или нет отклонение в скид* ке оплаты или отклонение в оплате. Чтобы получать уведомления, установите флажки Отклон. в Оплатах Предупрежд. и Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд. 2. Мы хотим использовать специальные счета для учета отклонений, поэтому в полях Учет Отклон. в Скидках Оплаты и Учет Отклон. в Оплатах выбрать вари* ант Отклонения в Оплатах Фин. Счета . 3. Решено предоставить срок отсрочки скидки в оплате равный 5 дням, поэтому введите 5Д в поле Скидка Оплаты Период Отсрочки . 4. Нажать кнопку Да, чтобы обновить изменения существующих операций клиен* тов и поставщиков. Будет обновлено поле Дата Отклонения Скидки Оплаты всех открытых опера* ций клиентов и поставщиков, для которых не установлена блокировка отклонения в оплате. Мы хотим настроить процент отклонения в оплате для сделок в местной валю* те, установив его равным 3% от суммы сделки. Однако мы не хотим разрешать от* клонение, превышающее 200 единиц в местной валюте. 1. Чтобы задать данный процент отклонения в оплате, необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Изменить Отклонение В Оплатах .

2. Оставьте поля Все Валюты и Код Валюты пустыми. Это означает, что только опе* рации в местной валюте будут обновляться при изменении отклонения в оплате. 3. Введите 3 в поле Отклонение в Оплате %. 4. Введите 200 в поле Макс. Сумма Отклонения Оплаты . 5. Нажать кнопку OK, чтобы изменить отклонение. 6. Нажать кнопку Да, чтобы внести изменение в существующие операции клиен* тов и поставщиков.

192

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Будет обновлено поле Оплата Макс. Отклонение всех выраженных в местной валюте открытых операций клиентов и поставщиков, для которых не установлена блокировка отклонения в оплате. Примечание. Нет необходимости обновлять существующие открытые опе* рации. Если требуется предоставить отклонение в скидке оплаты или от* клонение в оплате только для новых операций, то при выводе програм* мой запроса о том, хотите ли вы обновить существующие операции или нет, следует нажать кнопку Нет. После завершения процедуры окно Финансы Настройка будет иметь следующие настройки. Поле

Значение

Примен. Точность Округления

0,00

Отклон. в Скидках Оплаты Предупрежд.

Да (флажок установлен)

Учет Отклон. в Скидках Оплаты

Отклонения в Оплатах Фин. Счета

Скидка Оплаты Период Отсрочки

5Д

Отклон. в Оплатах Предупрежд.

Да (флажок установлен)

Учет Отклон. в Оплатах

Отклонения в Оплатах Фин. Счета

Отклонение в Оплате %

3

Макс. Сумма Отклонения Оплаты

200,00

Настройка отклонения в оплате для валют После настройки отклонения в местной валюте можно настроить отклонение для других валют, встречающихся в клиентской базе. Можно также изменить отклоне* ние, используемое по умолчанию для всех валют, установив флажок Все Валюты в пакетном задании Изменить Отклонение в Оплатах . Отклонение в оплате для валют может быть настроено также с помощью пакетного задания Изменить Отклонение в Оплатах в окне Финансы Настройка или в окне Валюты.

Учет и применение с отклонением в оплате В этом разделе будет описано несколько случаев применения отклонения и соот* ветствующие действия программы Microsoft Navision. Бухгалтер получил различные платежи, которые должны применяться к одному или нескольким счетам. Оплаченные суммы не соответствуют суммам одного счета или нескольких счетов. Возможны следующие причины несоответствия: • • • •

Клиент вычел скидку в оплате, хотя срок действия скидки в оплате уже истек. Клиент неправильно вычислил скидку в оплате. Клиент объединил неоплаченные остатки двух счетов, но оплатил неправиль* ную сумму, которая явилась причиной недоплаты. Клиент объединил остатки счетов в двух иностранных валютах, но переплатил требуемую сумму.

193

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

Для рассматриваемых сценариев были составлены и учтены следующие счета для компаний Cannon Group, Beef House и Durbandit Fruit Exporters. Строка

Дата учета

Номер документа

Номер клиента

1

01/10/01

G01001

2

01/11/01

G01002

3

01/15/01

G01003

49525252

4

01/16/01

G01004

5

01/18/01

G01005

6

01/19/01

G01006

Код валюты

Сумма

Фин. Бал. Счет

10000

5000,00

6120

10000

6500,00

6120

EUR

1275,00

6120

49525252

EUR

4750,00

6120

27489991

EUR

5845,00

6120

27489991

ZAR

25000,00

6120

Учет отклонения При применении операций и учете остатков в виде отклонений в оплате или откло* нений в скидке оплаты программа выполнит проводку отдельной подробной опе* рации клиента или поставщика с суммой отклонения. Существуют следующие типы операций отклонения: • •

Отклонение в скидке оплаты — эта операция содержит сумму скидки, которая была разрешена даже по истечении срока действия скидки в оплате. Отклонение в оплате — эта операция содержит сумму недоплаты или перепла* ты, которая была принята для закрытия примененных операций.

Если программа настроена для корректировки сумм НДС по скидкам в опла* те, суммы НДС будут также корректироваться для любого разрешенного откло* нения. С целью получения обзора разрешенных отклонений в оплате для определенно* го клиента или поставщика во времени, можно просмотреть статистические дан* ные, которые предоставляют периодические и суммарные итоги, относящиеся к суммам оплат. Чтобы просмотреть статистические данные по клиенту, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Клиенты . Вос* пользовавшись функцией обзора, перейти к карточке клиента, данные которого необходимо проанализировать. 2. Находясь на карточке клиента, нажать клавишу (F9) (F9), чтобы открыть окно Статистика. В окне Клиент Статистика выводятся подробные сведения в местной валюте по значениям скидок в оплате, отклонениям в скидках оплаты и отклонениям в оплате в течение некоторого времени. Поле

Описание

Скидка Оплаты (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение скидок, которые были взяты на дату действия скидки в оплате или до нее

194

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Скидка Оплаты Отклон. (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение скидок, которые были взяты после даты действия скидки в оплате, но в пределах срока отсрочки скидки в оплате

Оплата Отклонение (РУБ)

Это поле показывает рублевое значение недоплат и переплат, которые были приняты в отношении клиента

Памятки и процент:ноты В большинстве случаев требуется система памяток, так как вряд ли стоит ожидать, что все клиенты будут своевременно оплачивать свои счета. Чтобы создать Формула Оплаты и Памятка Формулы, необходимо последователь* но выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка . Обратите внимание, что для получения правильной системы памяток очень важно использовать под* робные формулы оплаты. Формула оплаты определяет для заказа или счета дату платежа и дату скидки в оплате. При необходимости эту дату можно изменять в счете. В учтенных клиентских операци* ях можно изменять дату платежа, дату скидки в оплате и сумму скидки в оплате.

Формулы памяток Создание формул памяток Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка > Памятка Формулы. Окно Памятка Формулы позволяет настраивать разные формулы и коды памя* ток для клиентов.

В поле Максим. Число Памяток можно определить максимальное число памя* ток, которые могут быть созданы для счета. Это значение не зависит от определяе* мого числа уровней памяток.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

195

Например, можно установить 3 уровня памяток и ввести значение 5 в это поле. В таком случае программа позволит данному счету появиться в пяти памятках (пер* вое на первом уровне, второе на втором уровне, а остальные три на третьем уров* не). После того как счет появится в максимальном количестве памяток, все па* мятки по клиенту будут заблокированы до тех пор, пока не будет оплачен данный конкретный счет. Дополнительные памятки невозможно будет создать, даже если клиент имеет другие просроченные счета, по которым еще не достигнуто макси* мальное число памяток. Если нужно создать памятку, несмотря на то, что по од* ному из счетов уже достигнуто максимальное число памяток, можно либо увели* чить это максимальное число памяток, либо заполнить в клиентской операции поле Задержка. Можно также указать, должны ли какие*либо проценты или дополнительные платы, перечисляемые в памятке, учитываться в финансовых и клиентских счетах при выпуске памяток. Для учета процентов и плат следует установить флажки Учет Процентов и Учет Доп. Платы. Для каждой формулы памятки можно указать минимальную рублевую сумму долга, при превышении которой будет создаваться памятка. Сумма записывается в поле Миним. Сумма (РУБ) окна Памятка Формулы. При выполнении для клиента пакетного задания Создать Памятки значение поля Миним. Сумма (РУБ) по каждой валюте сравнивается с общей рублевой суммой просроченных сделок в этой валю* те. Если общая рублевая сумма просроченных сделок в этой валюте больше значе* ния поля Миним. Сумма (РУБ), тогда будут созданы строки памяток для всех про* сроченных сумм в этой валюте. В отдельную формулу памятки можно добавить уровни памятки, выбрав фор* мулу памятки и нажав кнопку Уровни в окне Памятка Формулы. Появится окно Памятка Уровни.

Для каждого созданного уровня необходимо ввести значения параметров Период Отсрочки и Дата Оплаты. Для первого уровня срок отсрочки равен периоду времени, по истечении которого после даты платежа по счету должна создаваться

196

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

первая памятка. Для последующих уровней это период времени, который должен пройти после даты предыдущей памятки, прежде чем будет создана следующая памятка. Если в памятках требуется рассчитывать проценты и дополнительные рублевые платы, их необходимо определить на уровнях памятки. Содержимое поля Расчет Процентов определяет, будут ли в памятке указываться проценты или нет. Процен* ты рассчитываются с помощью кода процентных ставок, приводимого на карточке клиента. Если проценты учитываются, процент на следующем уровне памяток рас* считывается по проценту предыдущего уровня. Дополнительные платы могут также создаваться для каждого уровня памяток каждой формулы памятки в валютах, отличных от рублей. Чтобы сделать это, сле* дует выделить уровень памятки в окне Памятка Уровни и последовательно выбрать пункты Уровень > Валюты . Также необходимо ввести код валюты и платы в окне Валюты для Уровней Памятки. Для каждого уровня памятки каждой формулы памятки можно также до* бавлять начальные текстовые строки и конечные текстовые строки. Эти стро* ки могут содержать инструкции, касающиеся оплаты и последствий неуплаты. В эти тексты можно включать несколько предопределенных текстовых пере* менных. 1. В окне Памятка Формулы необходим выбрать формулу и нажать кнопку Уровни. 2. Выделить уровень памятки в окне Памятка Уровни и последовательно выбрать пункты Уровень > Начальный Текст Или Конечный Текст . 3. Ввести свой текст в окно Памятка Текст. Для использования доступны следую* щие текстовые переменные. • • • • • • • • • •

% 1 = Дата Документа (из заголовка памятки) = Дата Оплаты (из заголовка памятки) = Процентная Ставка (из формул процент*нот) = Сумма Остатка (из заголовка памятки) = Сумма Процентов (из заголовка памятки) = Доп. Плата (из заголовка памятки) = Сумма (Сумма Остатка + Сумма Процентов + Доп. Плата + НДС) = Памятка Уровень (из заголовка памятки) = Код Валюты (из заголовка памятки) % 10 = Дата Учета (из заголовка памятки)

После создания формул памятки можно поместить эти коды на соответствую* щие карточки клиентов в поле Код Формулы Памятки.

Создание памяток Автоматическое создание памяток Можно легко создавать памятки с помощью пакетного задания Создать Памятки . Для определения соответствующих условий памятки пакетное задание использует информацию из карточки клиента. При создании памяток для клиентов имеются также дополнительные возможности, такие как применение ряда предварительно определённых текстовых параметров, гибких ставок процента и других плат. Также можно выбрать, должны ли учитываться проценты и/или оплаты на соответствую* щие счета главной книги и клиента.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

197

Для создания памятки следует: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Памятки . 2. В окне Памятка последовательно выбрать пункты Функции > Создать Памятки . 3. Заполнить поля следующим образом: Вкладка / поле

Описание

Значение

Номера клиентов, которые будут включены в пакетное задание. Это пакетное задание создает на* поминания для клиентов, имею* щих просроченную задолжен* ность

Оставить пустым

Вкладка Клиент Но.

Вкладка Клиент Книга Операций Тип Документа

Выбрать тип документов, которые будут включены в пакетное зада* ние

Если необходимо создать памятки, включающие все типы документов, следует оставить эту вкладку без изменений

Вкладка Параметры Дата Учета

Необходимо указать дату, которая будет являться датой учета в заго* ловке напоминания, созданного пакетным заданием

Дата

Дата Документа

Следует ввести дату, которая будет являться датой документа в заго* ловке напоминания, созданного пакетным заданием. Эта дата ис* пользуется для расчета процентов и для определения даты

Дата

Только Просроченная Задолженность

Если выбрать это поле, то пакет* ным заданием будут вставлены только открытые операции клиен* та с датой оплаты, предшествую* щей дате документа, введенной в описанном выше поле. Если это поле оставить пустым, в нижней части памятки отображаются еще не просроченные суммы задол* женности клиента

Например, можно выбрать поле Только Просроченная Задолженность

198

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка / поле

Описание

Значение

Исп. Уровень Заголовка

Флажок, установленный в данном поле, задействует уровень памят* ки в заголовке памятки, чтобы указать, будут ли рассчитываться проценты для определенной стро* ки памятки. Если оставить это поле пустым, программа исполь* зует уровень памятки в каждой строке памятки, чтобы опреде* лить, будут ли рассчитываться проценты или нет

Например, у клиента име* ется две просроченные за* долженности. Первая сумма уже появлялась в памятке и сейчас находится на уров* не 2 при создании следую* щей памятки. Вторая сум* ма ранее не появлялась в памятке и поэтому нахо* дится на уровне 1 при со* здании следующей памят* ки. Заголовок памятки будет иметь уровень памят* ки равный 2, так как им используется наивысший уровень из строк. Для при* мера настроены формулы памятки так, что на уровне 2 должны рассчитываться проценты, а на уровне 1 проценты рассчитываться не должны. Если при созда* нии памятки установить флажок Исп. Уровень Заго* ловка, программа будет использовать уровень па* мятки из заголовка и рас* считает проценты в памят* ке для обеих строк

4. Для создания помяток следует нажать кнопку OK. Примечание. Пакетное задание вставляет только те клиентские операции, которые отражены в валюте, представленной кодом валюты в заголовке напоминания. Пакетное задание создает по одному напоминанию на каж* дую валюту, в которой отражены клиентские операции с просроченной задолженностью. Пакетное задание получает дату оплаты счета, выписанного ранее остальных, и выполняет расчет в поле Период Отсрочки из таблицы Памятка Уровень. Затем итого* вая дата сравнивается с полем Дата Документа из формы запроса пакетного задания. Если более поздней является дата документа, тогда все счета с датами оплат, предше* ствующими дате документа пакетного задания, будут иметь созданную для них строку. Если выбирается расчет процентов в памятках, а поле Расчет Процентов в таб* лице Процентные Ставки содержит параметр Закрытые Операции, пакетное задание будет вычислять также проценты из закрытой (оплаченной) части открытых опера* ций.

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

199

Создание напоминаний вручную Когда требуется создать только одну памятку для одного клиента, нет необходимо* сти в использовании пакетного задания Создать Памятки. Можно вручную создать заголовок новой памятки, ввести сведения о клиенте и затем последовательно выб* рать пункты Функции > Предложить Строки Памятки . Пакетное задание Предложить Строки Памятки создает строки памятки для уже созданных заголовков памя* ток. Возможности фильтрации позволяют указывать, какие заголовки памяток и какие типы клиентских операций будут включаться в строки памятки. Следует ус* тановить флажок Только Просроченная Задолженность, если в строках памятки тре* буется предлагать только просроченные суммы. Если требуется рассчитать процен* ты на основе поля Памятка Уровень в заголовке памятки вместо значения поля Памятка Уровень в каждой строке памятки, необходимо установить флажок Исп. Уровень Заголовка в заголовке памятки, прежде чем запустить пакетное задание Предложить Строки Памятки .

Выпуск памяток До выпуска памятки можно изменять все в документе памятки. Если требуется про* смотреть памятки перед их выпуском, можно распечатать тестовый отчет, прежде чем выпустить памятку. После того как памятка будет соответствовать вашим требованиям, ее можно выпустить для клиента. 1. В окне Памятка выбрать памятку, которую требуется выпустить, и последова* тельно выбрать пункты Учет > Учет. 2. Для фильтрации памяток перед выпуском следует использовать вкладку Памятка. 3. На вкладке Параметры имеются следующие поля. Поле

Описание

Печать

Флажок в этом поле распечатывает памятку при ее выпуске

Заменить Дату Учета

Установленный флажок в этом поле необходим для использования другой дату учета в заголовке памятки

Дата Учета

Если дата учета заменяется, необходимо ввести новую дату дату учета в данном поле

При выпуске памятки программа учитывает операции в соответствии со спе* цификациями в таблице Памятка Формулы . Эта таблица определяет, учитыва* ются ли проценты и/или дополнительные платы на счете клиента и в Главной Книге. Таблица Клиент Учетная Группа определяет, на какие счета производится учет. Если требуется отслеживать выпущенные памятки, можно использовать возмож* ности окна Учт. Памятка. При последовательном выборе пунктов Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Учт. Памятки появится окно Учт. Памятка. Список всех выпущенных памяток можно также просмотреть, последовательно выбрав пункты Памятка > Список.

200

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Формулы процент:нот Памятки могут использоваться в качестве подсказки клиентам, заставляющей их уплатить просроченные суммы и информирующей о возможных процентах по не* уплаченной сумме, если оплата не будет произведена немедленно. Если клиент после получения памятки попрежнему отказывается уплатить просроченную сумму, тог* да ему, вероятнее всего, будут выставлены проценты в отдельном документе, назы* ваемом процент*нотой.

Создание формул процент,нот Для создания формул следует последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Настройка > Формулы Процент Нот . В окне Процентные Ставки имеются следующие поля. Поле

Описание

Код

Уникальный код процент*ноты. Например, если требуется, чтобы процент*нота начала действовать по истечении 30 дней с момента создания счета, можно присвоить процент*ноте код ОБЩАЯ30

Расчет Процентов

В этом поле следует указать, какие операции должны использоваться в расчете процентов в процент*нотах. Это могут быть открытые операции, закрытые операции или все операции

Метод Расчета Процентов

Следует выбрать метод расчета процентов для данного набора формул процент*нот: баланс задолженности или средний ежедневный баланс. Метод Баланс задолженности: в методе Баланс задолженности процент*нота–это просто процент от просроченной суммы. Процент*нота = Сумма Остатка * (процентная ставка/100) Метод Средний ежедневный баланс: в методе Средний ежедневный баланс учитывается количество дней просрочки оплаты: Процент*нота = Просроч. Задолж. * (Просроченные Дни / Кредитный Период) * (процентная ставка/100)

Процентная Ставка

Проценты, которые будут взыскиваться при использовании данного типа процент*ноты

Кредитный Период (Дни)

Это количество дней, в течение которых действует процент* ная ставка, например: 12% в течение 360 ней, 1% в течение 30 дней

Миним. Сумма (РУБ)

Здесь можно ввести минимальные процентные платежи в рублях

Доп. Плата

Если требуется, чтобы программа определяла помимо процент*ноты дополнительное начисление, введите сумму в это поле

Период Отсрочки

Показывает число дней, в течение которых счет клиента может не оплачиваться, прежде чем программа установит для выплаты процент*ноту

Глава 13. Управление расчетами с клиентами

201

После того как код создан, его можно ввести в полеКод Процентной Ставки на кар* точках клиентов. Каждый код в таблице Процентные Ставки связан с подчиненной таблицей Процент Нота Текст. Для каждого набора условий начисления процентов можно опре* делять начальный и/или конечный текст, включаемый в процент*ноту.

Создание процент:нот Процент*нота — это документ, содержащий информацию о процентах, рассчитан* ных для неоплаченных остатков. Она используется для извещения клиента о том, что неоплаченный остаток увеличивается на сумму процентов. Проценты могут так* же рассчитываться и печататься в памятках. Для создания процент*ноты необходимо: 1. В окне Процент Нота последовательно выбрать пункты Функции > Создать Процент Ноты. 2. Оставить все поля на всех вкладках без изменений и нажать кнопку OK, чтобы создать процент*ноты для всех клиентов. 3. Для просмотра статистики нажать клавишу (F9) (F9). 4. Ввыпустить кредитноту, последовательно щелкнув в окне Процент Нота пунк* ты Учет > Учет. 5. Пакетное задание Учет Процент Нот сходно с пакетным заданием Учет Памяток. Кредит*ноты можно фильтровать для выпуска, а также выбирать, будут кредит*ноты печататься при их выпуске или нет. Как и в случае памяток, дату в поле Дата Учета в заголовке кредит*ноты можно заменять на другую дату учета. Примечание. Прежде чем программа рассчитает кредит*ноты, необходи* мо удостовериться, что все открытые кредит*ноты применяются к суще* ствующим открытым счетам. Так как кредит*ноты имеют отрицательные балансы, функция начисления процентов выдает ошибку при попытке расчета для этой открытой записи. Как и в случае памяток, можно также получить список всех выпущенных кре* дит*нот. Для этого следует последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Периодич. Задания > Учт. Процент Ноты . Откроется окно Учт. Процент Нота с карточкой для последней из созданных процент*нот. Снова можно также просмотреть список всех выпущенных процент*нот, после* довательно выбрав пункты Нота > Список.

Расчет процентов в процент:нотах и памятках Расчет процентов в процент,нотах Операции, предлагаемые в процент*нотах и сумма процентов, рассчитываемая в процент*нотах, зависят от состояния флажков Расчет Процентов и Метод Расчета Процентов в окне Формулы Процент Нот. В приводимой ниже таблице показана сводка правил расчета процентов для формул процент*нот.

202

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Расчет \ процентов

Метод расчета процентов

Клиентские операции, предлагаемые в процент-ноте

База, используемая для расчета процентов

Баланс задолжен* ности

Открытые операции

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты

Баланс задолжен* ности Баланс задолжен* ности

Закрытые операции

Операции, открытые на дату, указанную в поле Дата Документа, для процент*ноты Никакие процент*ноты не создаются

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты

Средний ежедневный баланс Средний ежедневный баланс

Открытые операции

Средний ежедневный баланс

Все операции

Операции, открытые на дату, заданную в поле Дата Документа, для процент*ноты Операции, открытые на дату документа для процент*ноты Операции, закрытые на дату, заданную в поле Дата Документа для процент*ноты, которые были открыты на дату, указанную в поле Дата Оплаты Объединенные операции для вариантов открытых и закрытых операций

Все операции

Закрытые операции

Никакие процент*ноты не создаются

Сумма Остатка каждой строки процент*ноты Сумма Остатка на дату, заданную в поле Дата Оплаты каждой предлагаемой закрытой операции

Та же база, что и для вариантов открытых и закрытых операций

Расчет процентов в памятках В отличие от процент*нот, клиентские операции, предлагаемые в памятках, явля* ются ТОЛЬКО операциями, открытыми на дату, указанную в поле Дата Документа соответствующей памятки. Если памятка присвоена формуле процент*ноты с Балансом задолженности как Метод Расчета Процентов, поле Расчет Процентов не оказывает никакого влияния. Сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, бу* дет основана на поле Сумма Остатка строки памятки. Если памятка присвоена формуле процент*ноты со Средним ежедневным балансом как Метод Расчета Процентов, то поле Расчет Процентов оказывает следующий эффект. •

•

Если в поле Расчет Процентов выбран вариант Открытые Непроср или Все Операции, то сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, будет основываться на поле Сумма Остатка строки памятки. Если в поле Расчет Процентов выбрать значение Закрытые Операции, то сумма процентов, рассчитываемая для каждой предлагаемой строки памятки, будет основана на поле Сумма Остатка соответствующей клиентской операции на ее дату, заданную в поле Дата Оплаты. Это позволяет рассчитывать проценты по полной сумме счета частично примененных операций, если они были просро* чены на момент применения частичной оплаты.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

203

Глава 14

Управление расчетами с поставщиками Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • •

Журналы оплат Скидки оплаты Отмена платежных документов Отмена примененных операций поставщика Обращение проводок журналов поставщика

Обзор В данной главе основное внимание уделяется вопросам, связанным с кредитор* ской задолженностью, или, другими словами, рассматриваются способы оплаты раз* личных покупок.

Журналы оплат Выбор вручную счетов для оплаты Строки для оплаты можно создать вручную, построчно вводя соответствующие сведения в журнал оплат. Процедура записи неавтоматических денежных плате* жей сходна с процедурой записи неавтоматических поступлений денежных средств. Для создания оплаты необходимо: 1. Последовательно выбрать Пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей.

204

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В окне Журнал Оплат Поставщикам выбрать раздел БАНК в поле Код Раздела. 3. В первой строке ввести дату в поле Дата Учета. 4. В поле Тип Документа выбрать Оплата. В данном случае значение поля Документ Но. представляет номер платежного документа. В действительности при работе с этим полем доступно несколько вари* антов. Если платежные документы являются неавтоматическими, можно ввести здесь номер платежного документа и убедиться, что источником банковского пла* тежа является неавтоматический платежный документ. Сценарий печати платеж* ных документов не доступен для использования. Если источник банковского платежа — компьютерный платежный доку* мент, существует два метода. Обычно поле Документ Но. оставляется пустым, а затем при печати платежных документов ему назначается значение. Если ис* пользуется этот метод, то для каждого поставщика печатается один платеж* ный документ, даже если в журнале существует несколько строк. Однако воз* можно имеется несколько строк, но пользователь хотел бы распечатать два платежных документа для одного и того же поставщика. В этом случает в поле Документ Но. пользователь мог бы ввести 1 в первой строке и 2 в другой стро* ке, а при печати программа обнаружит разные номера и напечатает два разных платежных документа. Выбрать Поставщик в поле Тип Счета. Выбрать код поставщика в поле Счет Но. Оставить поле Сумма пустым. Оставить поля Бал. Тип Счета и Бал. Счет Но. без изменений. Выбрать Счет в поле Примен. Тип Документа. Установив указатель в поле Примен. Документ Но ., нажать клавишу (F6) (F6), от* кроется окно Применить Операции Поставщика . 7. Выбрать необходимый счет и нажать кнопку OK. 8. Выбрать в поле Источник Платеж. Документа значение Компьютерный. 9. Чтобы завершить оплату, следует распечатать платежный документ и выполнить его учет. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Подобно денежным поступлениям в модуле оплат могут также выполняться сле* дующие процедуры.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками •

•

205

Оплата нескольких счетов вручную с помощью одного платежа посредством вво* да номера документа. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции . Прежде чем применить операции в окне Применить Операции Поставщика , следует ввести сумму оплаты в окне Журнал Оплат Поставщикам. Это позволит ввести откло* нение в оплате и отклонение в скидке оплаты, предоставляемые поставщиками.

Оплата счетов и принятие кредит:нот Достоинством системы является возможность учета любых выпущенных кредит* нот (например, для возврата брака) при обработке платежного документа для опла* ты покупок. Далее будет показано, как это можно сделать. 1. В окне Журнал Оплат Поставщикам необходимо последовательно выбрать пунк* ты Оплаты > Предложить Оплаты Поставщикам. Появится экран запросаПредложить Оплаты Поставщикам . 2. На вкладке Поставщик указать код поставщика. 3. На вкладке Параметры ввести дату в поле Последняя Дата Оплаты. 4. Выбрать поле Одна Строка Для Поставщика . В результате все неуплаченные суммы, включая кредит*ноты, сводятся в одну выплачиваемую сумму. Если поставщик имеет неуплаченные суммы в разных ва* лютах, по каждой отдельной валюте будет предлагаться одна сумма нетто. 1. Ввести Дату Учета. 2. Указать номер документа в поле Начальный Документ Но. 3. Параметр Начальный Документ Но следует ввести, если выбрано полеОдна Строка для Поставщика. Выбрать Компьютерный в поле Источник Платеж. Документа . 6. Нажать кнопку OK, чтобы предложить оплаты. Появится сообщение, указыва* ющее, что вами созданы строки Предложить Оплаты Поставщикам. Пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам объединяет все открытые счета и кредит*ноты в одну строку оплаты. Если оплата осуществляется с помощью компью* терного платежного документа, на корешке платежного документа выводятся также но* мера документов и суммы операций, объединенные для создания суммы*нетто оплаты.

Предложение оплат на основе сведений об измерении Предлагаемые суммы можно также суммировать на основе выбранных измерений. При выборе поля Одна Строка для Поставщика становится также доступным для выбора поле Одна Строка для Измерения. Если в поле нажать кнопку AssistButton, откроется окно Измерение Выбор. Можно выбрать, какие измерения будут суммироваться предложением, установив флажки для соответствующих измерений. На основе выбранных измерений программа рассчитает общую сумму для каждого значения измерения, содержащегося в неоплачен* ных операциях поставщика. Каждая сумма переносится в новую строку оплат, значе* ние измерения также переносится в качестве значения измерения для строки оплат.

Применение частичных оплат Существует два способа применения сумм частичных оплат к операции — приме* нение в процессе обработки оплат и применение после обработки оплаты, выпол* ненной без применения к счету*фактуре.

206

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Применение частичной оплаты во время обработки оплаты Для применения оплаты во время обработки необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Заполнить журнал оплат, включая сумму частичной оплаты, и убедиться, что введен номер документа. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Применить Операции . 4. Выделить применяемую операцию и последовательно выбрать пункты Применение > Установить Примен. Id. Обратите внимание, что в полеПрименяемая Сумма задана полная сумма операции. 5. В поле Применяемая Сумма изменить сумму на частичную сумму, которая долж* на применяться к счету*фактуре. Обратите внимание, что значение в поле Баланс, расположенном в нижней части окна, теперь равно нулю. 6. Учесть оплату.

Применение частичной оплаты после выпуска оплаты Для применения оплаты после учета оплаты необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики . 2. Перейти вниз (F6) в иерархии значений поля Баланс (Руб) к пункту Поставщик Книга Операций. начение в поле Баланс, расположенном в нижней части окна, теперь равно нулю. 7. Последовательно выбрать пункты Применение > Учет Применения .

Окно Применить Операции Поставщика Описание окна Применить Операции Поставщика .

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

207

На вкладке Общее содержится применяемая операция. Этой операцией опреде* ляется, получаете ли вы скидку, отклонение в оплате и/или реализованную при* быль либо реализованный убыток по валютам. • •

На вкладке Общее должна содержаться операция, иначе выполнение учета не будет разрешено. В нижней части формы доступны балансовые поля, позволяющие отслеживать применение операций. Имеются следующие балансовые поля: Валюта Применения, Применяемая Сумма, Опл. Скдк. Сумма, Округление, Примененная Сумма, Сумма в Наличии и Баланс.

Вкладка Параметры позволяет выбирать, будут ли отображаться только опера* ции, помеченные для данного применения. • • •

•

Нажать кнопку Применение. Команда Задать операцию применения использует* ся для задания операции в качестве применяемой на вкладке Общее. Команда Удалить операцию применения используется для удаления применяе* мой операции с вкладки Общее. Команда Установить Примен. ID используется для задания поля Примен. ID в строке для каждой строки, к которой будет применяться Применение Операции на вкладке Общее. Необходимо использовать команду Учет Применения для учета применения.

Использование приоритета поставщика и имеющейся суммы (руб.) При вводе сведений на карточку поставщика имеется возможность задания для каждого поставщика приоритета. Значение приоритета вводится в поле Приоритет на вкладке Оплаты в окне Поставщик Карточка . Приоритет поставщика ис* пользуется, только когда имеются ограниченные фонды, доступные для оплат по* ставщикам, и требуется определить порядок, в котором будут осуществляться оплаты поставщикам. Когда для оплат поставщикам используется журнал оплат, возможно использовать эту функцию и учитывать приоритеты, назначенные по* ставщикам. Для частичного закрытия кредиторской задолженности необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Последовательно выбрать пункты Оплаты > Предложить Оплаты Поставщикам . 3. Установить, если необходимо, фильтр в поле Но., указав диапазон поставщи* ков. 4. Заполнить поле Последняя Дата Оплаты и Дата Учета. 5. Установить флажок в поле Найти Скидки Оплаты. 6. Убедиться, что флажок Одна Строка Для Поставщика не установлен. 7. Установить флажок Использ. Приоритеты. 8. Указать располагаемую сумму в поле Макс. Сумма (РУБ). 9. Заполнить Начальный Документ Но . 10. Указать банк и нажать Ok. Программой будут предложены платежи, общая сумма которых меньше, чем располагаемая сумма. Чтобы определить конкретные предлагаемые платежи, па* кетным заданием используются следующие правила:

208 • •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Предлагаются только те операции поставщика, которые могут быть полностью оплачены. Сначала предлагаются все операции поставщика с приоритетом 1, кото* рые могут быть оплачены в пределах имеющейся суммы (руб.). Затем пред* лагаются любые операции для поставщиков с меньшими приоритетами, которые могут быть полностью оплачены в пределах остатка имеющейся суммы. Для каждого поставщика программой предлагаются суммы на основе даты оплаты учтенных операций для данного поставщика. Сначала предлагают* ся счета*фактуры с самой ранней датой оплаты.

Когда в пакетном задании Предложить Оплаты Поставщикам задается име* ющаяся сумма (руб.), программа не вычисляет автоматически отклонение в оп* лате или отклонение скидки оплаты при предложении сумм для оплаты. Примечание. Платежи, предлагаемые пакетным заданием, перечисляют* ся по поставщикам в порядке их расположения в окне Журнал Оплат Поставщикам. Они не перечисляются в порядке приоритетов поставщиков или в порядке предложения платежей.

Номера документов и печать компьютерных платежных документов Количество печатаемых платежных документов и сумма каждого платежного доку* мента зависят от состояния флажка Один Чек для Поставщика/Документа в отчете Печать Платеж. Документа . Действие установленного флажка Один Чек для Поставщика/Документа зависит от того, как заполнены поля Документ Но. в строках платежа в окне Журнал Оплат Поставщикам.

Заполнение полей Документ Но в окне Журнал Оплат Поставщикам При желании номера документов и оплаты можно заполнить вручную. Однако про* ще использовать пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам. Если исполь* зовать данное пакетное задание, можно выбрать ввод параметра Начальный Документ Но. В приводимой ниже таблице показан результат в окне Журнал Оплат Поставщикам, полученный при выполнении пакетного задания без установки флаж* ка Одна Строка для Поставщика. Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Пустое

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Для каждой строки платежа имеется пустое поле Документ Но

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

209

Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Содержит номер документа

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Строки платежа с одинаковой валютой имеют одно и то же значение в поле Документ Но

Несколько поставщиков

Пустое

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции каждого поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответствующей открытой учтенной записи поставщика. Для каждой строки платежа имеется пустое поле Документ Но

Несколько поставщиков

Содержит номер документа

Одна строка платежа для каждой открытой учтенной операции каждого поставщика. Каждая строка платежа применяется к соответ* ствующей открытой учтенной записи постав* щика. Строки платежа с одной и той же валю* той для одного и того же поставщика имеют одно и то же значение в поле Документ Но

Если установить флажок Одна Строка для Поставщика, пакетное задание запол* нит строки платежа следующим образом. Количество поставщиков

Поле Начальный Документ Но

Результат в окне Журнал Оплат Поставщикам

Только один поставщик

Содержит номер документа

Строка платежа в валюте взаимно компенси* рует требования и обязательства по открытым учтенным операциям поставщика с той же валютой. Каждая строка платежа применяется к соответствующим открытым учтенным опера* циям поставщика. Каждая строка платежа отличается по валюте и номеру документа

Несколько поставщиков

Содержит номер документа

Для каждого поставщика одна строка платежа в валюте взаимно компенсирует требования и обязательства по открытым учтенным опера* циям с той же валютой. Каждая строка платежа применяется к соответствующим открытым учтенным операциям поставщика. Для каж* дого поставщика каждая строка платежа отличается по валюте и номеру документа

Примечание. Если установлен флажок Новый Док. Но. для строки и вве* ден номер документа в полеНачальный Документ Но., каждая строка пред* лагаемого платежа будет иметь номер документа, отличный от других.Поле Один Чек для Поставщика/Документа в отчете Печать Платеж. Документа

210

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При печати платежного документов можно выбрать печать платежного документа для каждой строки платежа или объединение строк платежей в один платежный документ. Данный выбор определяется состоянием флажка Один Чек для Поставщика/Документа. Состояние данного флажка и содержимое поля Документ Но. в окне Журнал Оплат Поставщикам используются программой для определения ко* личества печатаемых платежных документов и суммы каждого платежного доку* мента. Примечание. Программа печатает только компьютерные или ручные пла* тежные документы для строк платежей, имеющих такую же валюту, как и банковский счет, содержащийся в поле Бал. Счет Но. В следующей таблице показано, как работает флажок Один Чек для Поставщика/Документа. Предполагается, что строки платежа выражены в той же валюте, что и банковский счет, содержащийся в поле Бал. Счет Но. Поле Один Чек для Поставщика/ Документа

Номер документа в окне Журнал Оплат Поставщикам

Номера и суммы печатаемых платежных документов

Пустое

Пусто

Программой печатается платежный документ для каждой строки платежа. Если какая*либо строка содержит отрицательную сумму, возникает ошибка и программа не печатает платеж ны документы для оставшихся строк платежей после отрицательной суммы

Пустое

Содержит номер документа

Программой печатается платежный документ для каждой строки платежа. Если какая*либо строка содержит отрицательную сумму, возникает ошибка и программа не печатает платежные документы для оставшихся строк платежей после отрицательной суммы

Содержит флажок

Пусто

Программа печатает один платежный документ для каждого поставщика. Сумма платежного документа для каждого поставщика равна сумме нетто всех строк платежей для этого поставщика. Для каждого поставщика программа очищает балансирующий банковский счет по всем строкам платежей и создает новую строку платежа для суммы*нетто. Номер счета для новой строки платежа равен номеру балансирующего банковского счета

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

211

Поле Один Чек для Поставщика/ Документа

Номер документа в окне Журнал Оплат Поставщикам

Номера и суммы печатаемых платежных документов

Содержит флажок

Содержит номер документа

Программа печатает один платежный документ на поставщика для каждого документа. Для каждого поставщика сумма каждого платежного документа равна сумме*нетто строк платежей с одним и тем же номером документа. Для каждого поставщика программа очищает балансирующий банковский счет по строкам платежей с одним и тем же номером документа и создает новую строку платежа для суммы*нетто. Номер счета для новой строки платежа равен номеру балансирующего банковского счета

Ограничения, накладываемые валютой банковского счета на денежные поступления и платежи Валютой банковского счета могут определяться ограничения на валюту платежей и денежных поступлений, осуществляемых с помощью банковского счета. В следую* щей таблице приводится сводка ограничений по валюте для банковских счетов. Код валюты банковского счета

Поступления

Платежи

Тип банковского платежа = компьютерный платеж* ный документ / ручной платежный документ

Тип банковского платежа = пусто

Пусто (Руб.)

Учитываются строки поступ* лений с любым кодом валюты, включая рубли

Печатаются платежные документы только для строк платежей в рублях. Учитываются только строки платежей в рублях

Учитываются строки платежей с любым кодом валюты, включая рубли

Код валюты

Учитываются только строки поступлений с кодом валюты банковского счета

Печатаются платежные документы только для строк платежей с кодом валюты банковского счета. Учитываются только строки платежей с кодом валюты банковского счета

Учитываются только строки платежей с кодом валюты банковского счета

212

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Скидки оплаты Когда созданы платежные документы с помощью пакетного задания Предложить Оплаты Поставщикам, необходимо учесть платежи из журнала оплат. Однако если оплата поставщику введена вручную, она учитывается в финансовом журнале со всеми другими банковскими операциями. Скидки в оплате, предоставляемые поставщиками, задаются также как и скид* ки в оплате, предоставляемые вами своим клиентам. На вкладке Счет карточки по* ставщика определяется код формулы платежа для соответствующего поставщика. Эти сведения могут также вводиться вручную в счете покупки. Если учтенная операция поставщика создается путем учета счета или заказа на покупку, значение поля Остаток Возмож. Скидки Оплаты вычисляется с помощью значения поля Скидка Оплаты % в заголовке счета. Если учтенная операция по* ставщика создается путем учета журнала покупок или заказа на покупку, значение поля Остаток Возмож. Скидки Оплатывычисляется с помощью значения поляСкидка Оплаты % в строке журнала. Скидку в оплате можно изменять, пока для операции поставщика в поле Открыта установлен флажок. Для каждой открытой операции поставщика редактиру* емыми являются поля Дата Выполнения, Опл. Скидка Датаи Остаток Возмож. Скидки Оплаты.

Предложение оплат поставщику со скидками Если требуется, чтобы пакетным заданием Предложить Оплаты Поставщикам пред* лагались также платежи, по которым могут получаться скидки в оплате не позднее последней даты оплаты, установите флажок Найти Скидки Оплаты. В этом случае программой предлагаются следующие платежи. • •

Все открытые операции, для которых дата оплаты предшествует или равна пос* ледней дате оплаты. Все открытые учтенные операции поставщика, для которых дата скидки в опла* те находится между датой учета и последней датой оплаты.

Если поле Найти Скидки Оплаты является пустым, пакетным заданием предла* гаются только те операции, для которых дата, заданная в поле Дата Выполнения, не позднее даты, заданной в поле Последняя Дата Оплаты. Пакетным заданием всегда предлагаются дисконтированные суммы, если Дата Учета для пакетного задания не позднее даты, указанной в поле Опл. Скидка Дата для счета*фактуры.

Применение учтенных операций поставщика с суммами скидок в оплате При применении учтенных операций поставщика со скидками в оплате действуют те же процедуры и рекомендации, что и при применении учтенных операций кли* ента со скидками в оплате. Дополнительные сведения см. в главе Управление рас* четами с клиентами данного обучающего материала.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

213

Отклонения в оплате и отклонения в скидке оплаты, предоставляемые поставщиками Для ввода предоставляемых поставщиками отклонений в оплате и отклонений в скид* ке оплаты используются те же процедуры и рекомендации, что и для ввода отклоне* ний в оплате, предоставляемых вами своим клиентам. Дополнительные сведения см. в главе Управление расчетами с клиентами данного обучающего материала.

Отмена платежных документов В этом разделе вы узнаете, как отменять платежные документы. Процедура варьи* руется в зависимости от состояния платежных документов в программе.

Отмена платежных документов, которые были распечатаны, но не учтены Если платежные документы для поставщика уже напечатаны и затем обнаружена ошибка, можно аннулировать или отменить платежный документ и по возможнос* ти выпустить новый платежный документ. Эти действия выполняются в окне Журнал Оплат Поставщикам. Для формирования платежа и его отмены необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Журналы Платежей. 2. Удалить все существующие строки платежей. 3. Запустить пакетное задание Предложить Оплаты Поставщикам, установив фла* жок Одна Строка для Поставщика 4. В окне Журнал Оплат Поставщикам выбрать строку платежа. 5. Выпустить платежный документ, последовательно выбрав пункты Оплаты > Печать Платеж. Документа . 6. Убедиться, что на вкладке Параметры отчета Платеж в поле Банк. Счет установ* лен код банка. Оставить все другие поля без изменений. 7. Щелкнуть Печать, чтобы напечатать платежный документ. Требуется напеча* тать файл, поэтому в качестве имени файла необходимо ввести строку, напри* мер c:/test.prn. Оплата поставщику произведена. 8. Напечатанный платежный документ для оплаты можно просмотреть, выбрав строку журнала оплат и последовательно щелкнув пункты Оплаты > Просмотр Платеж. Документа. 9. Если при просмотре платежного документа в нем обнаружена ошибка, можно отменить платежный документ и выпустить новый платежный документ, вы* полнив следующие действия. 10. В окне Журнал Оплат Поставщикам последовательно выбрать пункты Оплаты > Отменить Платеж. Документ . Появится окно с запросом, хотите ли вы отменить платежный документ XXXX? 11. Необходимо ответить утвердительно. Последний платежный документ отменен, и можно выпустить новый платеж* ный документ на сумму, которую необходимо выплатить поставщику. Строка жур* нала оплат не удаляется из окна Журнал Оплат Поставщикам , но в строке журнала из поля Документ Но. будет удален номер отмененного платежного документа.

214

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отмена учтенных платежных документов — финансовая отмена платежных документов Если платежный документ уже учтен и затем, например, обнаружена неправиль* ная сумма, можно аннулировать или отменить учтенный платежный документ. В альтернативном варианте на банковском счете может быть недостаточно средств, когда платежный документ предъявляется поставщиком. Этот процесс сильно отличается от отмены напечатанного платежного документа, который не был учтен, а отмена учтенного платежного документа иногда также упоминает* ся как финансовая отмена. При отмене учтенного платежного документа следу* ет также убедиться, что отменяются все финансовые транзакции, возникающие при оплате платежного документа. Для отмены учтенногоплатежного докумен* та необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Денежные Средства > Банковские Счета и выбрать интересующий банк 2. Последовательно выбрать пункты Банк. Счет > Учтенные Операции. 3. В окне Банк. Счет Книга Операций выбрать платеж, который требуется отме* нить, и последовательно щелкнуть пункты Операция > Платеж Книга Операций. (Вместо предыдущих двух шагов можно перейти напрямую к учтенным опера* циям платежного документа, последовательно выбрав пункты Банк. Счет > Платеж. Книга Операций на карточке банковского счета.) 4. Выбрать строку, которую нужно отменить. В поле Статус Операции должно содержаться значение Учтено, показывающее, что платежный документ уч* тен. 5. Последовательно выбрать пункты Платеж. > Отменить Платеж. Документ. По* явится сообщение с запросом на подтверждение отмены платежного доку* мента. 6. Для отмены платежного документа ответить утвердительно. Это приведет к отмене платежного документа и других, связанных с ним учтенных опера* ций. Если взглянуть на исходную операцию в окне Платеж. Книга Операций, то можно заметить, что в поле Статус Операции содержится значение Фин. Отменена. 7. Если закрыть окно Платеж. Книга Операций и просмотреть учтенные операции банковского счета, можно увидеть, что создана новая учтенная операция бан* ковского счета, относящаяся к отмене платежного документа. Финансово отмененный платежный документ отображается в виде открытой операции с описанием Отмена платежного документа xx. Примечание. Открытая учтенная операция поставщика, созданная в ре* зультате финансовой отмены платежного документа, не содержит исход* ных сведений об операции платежа, для которой был создан платежный документ. Она не содержит также сведений о счете, к которому приме* нялся платеж, например, отсутствуют данные по скидкам в оплате. Обратите внимание, что операции, учтенные для отмены платежного докумен* та, имеют такой же номер документа, как и у исходной отменяемой транзакции пла* тежного документа. Это означает, что при просмотре в окне навигатора отменяю* щей транзакции отображаются как исходная транзакция платежного документа, так и отменяющая транзакция.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

215

Примечание. После учета платежного документа, будут применены опе* рации, по которым при помощи данного платежного документа произ* ведена оплата поставщикам. Поэтому если необходимо повторно под* готовить платежный документ, который был отменен, следует ввести новый платеж в журнал оплат поставщикам и применить его к открытой операции поставщика, созданной программой при отмене платежного документа.

Отмена примененных операций поставщика Функция отмены примененных операций поставщика позволяет аннулировать опе* рации с тем, чтобы можно было обработать надлежащее применение. Отмена уч* тенных операций поставщика может производиться с двух разных форм: учтенных операций поставщика и подробных учтенных операций поставщика. Важно отметить, что отмена возможна только снизу вверх. Это означает, что если операция была применена посредством нескольких операций применения, необходимо отменить сначала последнюю операцию применения.

Отмена учтенной операции с формы учтенных операций поставщика Для отмены необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики . 2. Выбрать поставщика и перейти в иерархии поля Баланс (РУБ) вниз к значению Поставщик Книга Операций . 3. Выбрать отменяемую операцию. 4. Последовательно выбрать пункты Функции > Отменитьоперации . На форме Отменить Операции Поставщика отображаются исходные подробные учтенные операции, которые используются для отмены первоначальной операции. Требуется выбрать отменяемую операцию.

216

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Нажать кнопку Отменить применение. Появится сообщение о том, что от* мена этих операций вызывает учет программой корректирующих операций. 2. При отмене операции программой создается новая операция с противопо* ложным знаком в поле Сумма. 3. Появится сообщение с запросом на подтверждение учета. Теперь можно применить открытую сумму к правильной операции, используя для этого функцию применения учтенных операций поставщика.

Обращение проводок журналов В этом разделе описывается, как обращать учтенные операции поставщика, обра* ботанные с помощью проводок журналов, таких как журналы покупок или журна* лы оплат. Следует обратить внимание на следующие положения: • • • • •

Обращаться могут только операции с заполненным полем Журнал Раздел Код. Не должны быть применены учтенные операции поставщика. Учтенные банковские операции не должны быть закрыты путем согласования. Общая сумма финансовых операций должна быть равна нулю. Учтенные товарные операции не могут быть обращены.

Обращение проводок журналов с формы Поставщик Книга Операций Для обращения провок необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Поставщики. 2. Выбрать поставщика и перейти в иерархии поля Баланс (Руб) вниз к значе* нию Поставщик Книга Операций . 3. Выбрать обращаемую операцию счета. 4. Последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию . 5. Выбрать для реверса операцию счета, которая была создана через журнал покупок. 6. Последовательно выбрать пункты Функции > Аннулировать Транзакцию . 7. В окне Аннулировать Операции Транзакции отображаются учтенные опера* ции, связанные одним и тем же номером транзакции.

Глава 14. Управление расчетами с поставщиками

217

8. Последовательно выбрать пункты Аннулирование > Аннулировать . Можно также нажать (F11) (клавишу быстрого вызова команды) или воспользоваться параметром Аннулировать И Напечатать . Появится сообщение, уведомляю* щее о том, что для обращения операций программа учтет исправляющие операции. 9. При реверсе операции программой создается новая операция с противопо* ложным знаком в поле Сумма.

218

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 15

Мультивалютные операции Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Обзор Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте Дополнительная отчетная валюта

Обзор В предыдущих главах было рассмотрено, как в приложении настраиваются валюты и курсы обмена валют. Курсы обмена валют постоянно меняются. Если регулярно не приводить обменные курсы в соответствие с текущим обменным курсом, суммы в иностранной валюте, сконвертированные и учтенные на счетах в рублях, могут оказаться неверны. Более того, операции, учтенные до ввода в систему дневного обменного курса, необходимо обновлять после ввода этого курса.

Обновление валютных курсов для балансов в иностранной валюте Корректировка обменного курса для учтенных записей Для корректировки ставок обменного курса в учтенных операциях можно использо* вать пакетное задание Коррекция курсовых разниц. Данное пакетное задание может применяться для коррекции операций по клиенту, поставщику и банков*ским сче* там. Оно позволяет обновить баланс этих операций, если обменный курс изменился со времени их учета. Кроме того, с помощью этого пакетного задания можно обнов* лять суммы финансовых операций, выраженные в дополнительной отчетной валюте. Чтобы выполнить это задание, необходимо в меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц.

Ввод корректировки обменного курса В первую очередь следует ввести валютный курс, по которому будут скорректиро* ваны учтенные операции: 1. В меню Финансы последовательно надо выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Валюты . 2. В окне Валюты указать корректируемую валюту и щелкнуть Курсы Валюты, чтобы ввести корректировку. 3. В полях Корр. Курс Валюты и Связ. Корр. Курс Валюты новой строки ввести сум* мы валютного курса, которыми будут корректироваться учтенные записи.

Глава 15. Мультивалютные операции

219

Иногда после ввода сумм валютного курса с использованием пакетного задания выясняется, что валютный курс корректировки, заданный в пакетном задании, не* верен. Эти суммы можно переписать в полях Корр. Курс Валюты и Связ. Корр. Курс Валюты и снова выполнить пакетное задание. Новая корректировка будет учтена на базе уже сделанных корректировок.

Выполнение пакетного задания Коррекция курсовых разниц 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц. 2. На вкладке Валюта задать фильтр для кодов валют, которые будут скорректиро* ваны в результате выполнения этого пакетного задания. 3. Перейти на вкладку Параметры.

220

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Определяет временной диапазон корректируемых операций по клиентам, поставщикам, банковским счетам и финансам. В большинстве случаев требуется скорректировать валютный курс для всех существующих транзакций. Для этого оставьте поле Дата Начала пустым и заполните поле Дата Конца Поле Дата Конца также используется для определения валютного курса корректировки, используемого пакетным заданием. Значения полей Дата Конца и Дата Начала сравниваются для всех операций в окне Курсы валют. Для корректировки операций по клиентам, поставщикам, банковским и финансовым счетам будет применяться валютный курс коректировки, взятый из самой поздней операции, в которой дата в поле Дата Начала предшествует или равна дате в поле Дата Конца

Описание Учета

Здесь можно ввести текст для финансовых операций, создаваемых в результате выполнения пакетного задания. Стандартный текст — Корр. Курс. Разницы для %1 %2, где вместо %1 подставляется код валюты, а вместо %2 — корректируемая сумма в этой валюте (например, Корр. Курс. Разницы для EUR 38 000)

Дата Учета

Здесь задается дата, на которую будут учтены корректировочные операции

Документ Но.

Здесь вводится номер документа, который будет указан в финансовых операциях, созданных данным пакетным заданием

Коррекция Банк. Счетов

Этот флажок устанавливается, если требуется скорректировать в соответствии с колебаниями валютного курса счета клиентов, поставщиков и банковские счета

Коррекция Доп.*Валюты

Этот флажок должен быть установлен, если производится учет в дополнительной отчетной валюте или если необходимо скорректировать финансовые счета на курсовые разницы между валютой баланса и дополнительной отчетной валютой. Это поле применимо только в том случае, если дополнительная отчетная валюта не является фиксированной, как, например, евро

Примечание. При периодической корректировке валютных курсов реко* мендуется регулярно создавать строки нового валютного курса в окне Курсы валют. Это означает, что документы и журналы будут формиро* ваться с использованием верного курса. Не рекомендуется перезаписы* вать или удалять операции в окне Курсы валют. С помощью этих опера* ций можно отслеживать динамику корректировок курсов конкретной валюты. Настоятельно не рекомендуется удалять и перезаписывать операции по до* полнительной отчетной валюте в окне Курсы валют.

Глава 15. Мультивалютные операции

221

Процесс корректировки обменного курса Счета клиентов и поставщиков В отношении счетов клиентов и поставщиков пакетное задание выполняет коррек* тировку с использованием валютного курса, действовавшего на учетную дату, ко* торая указана в этом задании. Пакетное задание рассчитывает разницу по балансам отдельных валют и учитывает итоговые суммы на финансовом счете, указанном в поле Нереал. Прибыль Фин. Счет или Нереал. Убытки Фин. Счет окна Валюта. Ба* лансирующие операции автоматически учитываются на счете дебиторской/креди* торской задолженности в главной книге. Пакетное задание обрабатывает все от* крытые учтенные операции заказчика и учтенные операции поставщика. Если есть курсовая разница для операции, пакетное задание создает новую детальную учтен* ную операцию заказчика или поставщика, которая отражает скорректированную сумму по учтенной операции заказчика или поставщика.

Банковские счета В отношении банковских счетов пакетное задание корректирует валютные операции с использованием валютного курса, действовавшего на учетную дату, которая указана в этом задании. Пакетное задание рассчитывает разницу по балансу каждого из банков* ских счетов, имеющих валютный код, и учитывает итоговые суммы на финансовом счете, указанном в поле Реализ. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Убытки Фин. Счет окна Валюта. Балансирующие операции автоматически учитываются на финансовых бан* ковских счетах, указанных в учетных группах по банковским счетам. Пакетное задание выполняет расчет для каждой операции каждой валюты каждой из учетных групп.

Финансовые счета Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, пакетное задание может со* здать новые финансовые операции для корректировки курсов между националь* ной и дополнительной отчетной валютой. Пакетное задание рассчитывает разницу для каждой финансовой операции и корректирует финансовую операцию в зави* симости от содержимого поля Корректировка курсов валют для каждого финансово* го счета. Дополнительная отчетная валюта рассматривается ниже в данной главе.

Корректировка валютных курсов Предположим, что при составлении месячной отчетности необходимо скорректи* ровать остатки по счетам клиентов в норвежских кронах таким образом, чтобы они отражали изменения валютного курса на 31.01.01. Валютный курс на эту дату со* ставлял 100 NOK = 10,35 RUR. Требуется обновить валютный курс, применяемый для новых транзакций, а также валютный курс корректировки для корректировок от 01/31/01 в соответствии с новым валютным курсом. Рассмотрим изменения операций книги клиента для одного из норвежских кли* ентов. 1. В меню модуля Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Клиенты Расчеты > Клиенты . 2. Найти клиента с кодом 47563218 . 3. Нажать кнопку Клиент в нижней части окна карточки клиента. 4. Открыть Учтенные Операции (сочетание клавиш (Ctrl) + (F5) (F5)).

222

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В настоящий момент учтенные операции клиента для данного клиента отобра* жаются следующим образом:

В этом учтенном счете использовалась обменная ставка 100NOK = 10,2609RUR. Требуется ввести новый валютный курс, чтобы скорректировать баланс по состоя* нию на 31.01.01. Курсовая сводка из банка свидетельствует, что крона несколько под* росла по отношению к рублю, на 31.01.01 ее курс составлял 100NOK = 10,35 RUR. После того как определен текущий статус учтенных операций, следует выпол* нить корректировку валютных курсов и выявить разницу. Для этого необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Валюты . 2. Выделить Nok и щелкнуть Курсы Вылюты. 3. Ввести новую строку валютного курса, содержащую следующие данные: Поле

Описание

Дата Начала

31.01.01

Курс Валюты Сумма

Оставить значение 100,00

Связанный Курс Валюты Сумма

10,3 5

Корр. Курс Валюты

Оставить значение 100,00

Связ. Корр. Курс Валюты

10,35

Фикс. Курс Валюты

Оставить значение Валюта

Примечание. Использовать одну и ту же ставку в полях Связанный Курс Валюты Сумма и Связ. Корр. Курс Валюты необязательно. Это позволяет гибко настраивать валютный курс. Например, поле Связанный Курс Ва* люты Сумма можно обновлять ежедневно, а поле Связ. Корр. Курс Валюты — лишь в конце каждого месяца. Это также позволяет использовать валютные курсы из одного источника для выполнения корректировок, а из другого источника — как стандартные валютные курсы транзакций. Например, в поле Связанный Курс Валюты Сумма можно указывать курсы валют своего банка, а в поле Связ. Корр. Курс Валюты — официальные валютные курсы Центрального банка .

Глава 15. Мультивалютные операции

223

4. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Коррекция Курсовых Разниц . 5. На вкладке Валюта указать фильтр по коду NOK. 6. Ввести на вкладке Параметры следующие сведения: Поле

Описание

Дата Начала

Оставить пустым

Дата Конца

31.01.01

Описание Учета

Оставить без изменений

Дата Учета

31.01.01

Документ Но.

ADJEXCH001

Коррекция Банк. Счетов

Да (флажок установлен)

Коррекция Доп.*Валюты

Нет (флажок не установлен)

7. Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. 8. Снова вывести на экран учтенные записи клиента для клиента ~ 47563218 и просмотреть результат. Отобразить в этих строках поля Оригин. Сумма (РУБ) и Сумма (РУБ). 9. Сумма в поле Сумма (РУБ) изменилась. Для просмотра операций, по которым была получена эта сумма, следует нажать кнопку AssistButto n в поле Сумма (Руб). Баланс в национальной валюте был скорректирован путем учета детализиро* ванной операции по каждой открытой операции в NOK. В окне Подроб. Клиент Книга Операций можно увидеть, что получена нереализованная прибыль. Чтобы получить сводный отчет по всем корректировкам валютных курсов, вы* полненным с помощью пакетного задания Коррекция Курсовых Разниц , можно вос* пользоваться регистром Регистр корректировки курсов. Для этого в меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Валюта > Регистры Коррекции Курсовых Разниц . В окне Регистр корректировки курсов можно увидеть единственную строку, отображающую тип скорректированных операций, валюту, базовую сумму и сумму корректировки. В нашем примере присутствует только одна учтенная операция по клиенту в норвежских кронах. Однако несколько открытых учтенных операций в норвежских кронах также были бы объединены в одной строке регистра. В этой строке суммируются все базовые суммы и корректировки. Тем не менее, для каж* дой учтенной операции по клиенту учитывается отдельная детализированная опе* рация. Более подробно детализированные операции по клиентам рассматриваются в главе Поступления.

Общие сведения по окну Курсы валют Иногда трудно разобраться в принципах работы в окне Курсы Валют. В следующей таблице приведен обзор применения сумм, указанных в этом окне.

224

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Задача

Используемые поля окна Курсы валют

Принципы использования полей

Ввод базового валютного курса для журналов и документов

(1) Курс Валюты Сумма (2) Связанный Курс Валюты Сумма (3) Дата Начала

Поле Дата Начала сравнивается с полем Дата Учета журнала или документа. Определяется последняя по времени операция, где дата начала <= даты учета, после чего поля (1) и (2) используются для расчета базового валютного курса.

Корректировка валютного курса для учтенных операций клиентов и поставщиков, банковских и финансовых операций

(a) Корр. Курс Валюты (b) Связ. Корр. Курс Валюты (c) Дата Начала

Значение поля Дата Начала сравнивается со значением поля Дата Конца в пакетном задании Коррекция курсовых разниц. Определяется последняя по времени операция, где дата

Дополнительная отчетная валюта Иногда требуется отражать финансовые транзакции не только в национальной, но и в иной валюте. Это облегчает составление отчетности в следующих слу * чаях: • •

•

Если компания находится в стране, входящей в ЕС, и должна предоставлять отчетность в евро и национальной валюте на время переходного периода. Если компания находится в стране, не входящей в ЕС, однако большая часть ее сделок приходится на компании из стран ЕС. В результате данная компания так* же может составлять отчетность в двух валютах, чтобы ее финансовые отчеты были удобны в работе для торговых партнеров из ЕС. Если компания стремится вести отчетность в более распространенной валюте, чем национальная.

Для реализации этой возможности в системе внедрена дополнительная отчет* ная валюта. Если определена дополнительная отчетная валюта, суммы автомати* чески отражаются как в национальной, так и в дополнительной валюте баланса по каждой финансовой операции и некоторым другим операциям, таким как опера* ции с НДС. При расчете сумм финансовых операций в дополнительной отчетной валюте будут использованы сведения из окна Курсы валют для поиска соответству* ющего обменного курса. Если указано, что финансовые транзакции должны отражаться в дополнитель* ной отчетной валюте, можно выбрать национальную валюту либо дополнительную отчетную валюту для следующих целей: • • •

формирование финансовых отчетов; просмотр различных финансовых отчетов; формирование отчетности по НДС и отчетов Интрастат.

Глава 15. Мультивалютные операции

225

Внимание. Дополнительную отчетную валюту нельзя использовать как базу перевода финансовой отчетности. Она не может выступать как средство перевода финансовой отчетности зарубежных филиалов для консолида* ции отчетности компании. Дополнительная отчетная валюта лишь дает возможность выбрать, в какой валюте будет сформирован отчет, при этом она рассматривается как национальная валюта.

Создание дополнительной отчетной валюты Создание дополнительной отчетной валюты выполняется в четыре этапа.

Определение финансовых счетов для корректировок учетного валютного курса Необходимо указать для дополнительной отчетной валюты четыре финансовых счета в следующих полях окна Валюты: Поле

Описание

Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет

Финансовый счет, на котором будет учитываться прибыль от разницы валютного курса при выполнении корректировки между национальной и дополнительной отчетной валютами

Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет

Финансовый счет, на котором учитываются убытки от разницы валютного курса при выполнении корректировки между национальной и дополнительной отчетной валютами

Остат. Прибыли Фин. Счет

Финансовый счет, на котором должны учитываться остаточные суммы прибыли, если учет в области приложения главной книги операций ведется как в национальной валюте, так и в дополнительной отчетной валюте

Остат. Убытки Фин. Счет

Финансовый счет, на котором учитываются остаточные суммы прибыли, если учет в области приложения главной книги операций ведется как в национальной, так и в дополнительной отчетной валюте. Остаточные суммы могут возникнуть при округлении сумм дебета и кредита, сконвертированных из национальной валюты в дополни* тельную отчетную валюту

Определение метода корректировки валютного курса для всех финансовых счетов Для каждого финансового счета требуется указать, как будут скорректированы сум* мы данного финансового счета при колебаниях валютного курса между националь* ной и дополнительной отчетной валютами. 1. В меню Финансы последовательно выбрать пунктыФинансовые Операции > План Счетов.

226

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Выбрать счет 01-050 Здания и сооружения и нажать сочетание клавиш (SHIFT) + (F5) (F5), чтобы открыть окно карточки этого счета. 3. В окне карточки счета перейти на вкладку Отчетность. 4. В поле Корректировка курсов валют указать требуемый метод. Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, в поле Корректировка курсов валют можно указать, как должны корректироваться финансовые счета при колебаниях валютного курса между национальной валютой и дополнитель* ной отчетной валютой. Прибыль и убытки по валютному курсу в первую оче* редь учитываются, когда выполняется пакетное задание Коррекция Курсовых Разниц. При запуске этого задания в окне Курсы валют выявляется корректиро* вочный валютный курс, а затем сравниваются суммы в полях Сумма и Сумма (ДОВ) финансовой операции, что позволяет определить наличие прибыли или убытка по курсовой разнице. Пакетное задание использует параметр, выбран* ный в поле Корректировка курсов валют, чтобы определить, следует ли вычис* лять и учитывать прибыль или убытки по курсовой разнице для финансовых сче* тов. Доступны три параметра: Поле

Описание

Нет

Этот параметр установлен по умолчанию. По данному финан* совому счету корректировка валютного курса не проводится При выборе этого параметра сумма в национальной валюте корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки учитываются на данном финансо* вом счете (поле Сумма), а также на счетах, указанных для при* были и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Сумма

Доп.*Вал. Сумма

При выборе этого параметра дополнительная отчетная валюта корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на финансовом счете (указанном в поле Сумма (ДОВ)), а также на счетах, определенных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Примечание. Параметр Нет следует выбирать, если валютный курс между национальной валютой и дополнительной отчетной валютой является фиксированным. Эта ситуация типична для компаний, которые готовят* ся к переходу на евро и используют евро в качестве дополнительной от* четной валюты. Последние два параметра выбираются, если курс обмена между национальной валютой и дополнительной отчетной валютой не является фиксированным.

Выбор метода корректировки обменного курса для операций с НДС 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Финансовые Операции Настройка .

Глава 15. Мультивалютные операции

227

2. Перейти на вкладку Отчетность в окне Финансы Настройка. 3. Указать в поле Ндс Курс Валюты Коррекция требуемый метод. Если учет ведется в дополнительной отчетной валюте, в поле НДС Курс Валюты Коррекция можно определить, как счета, настроенные для учета НДС в окне НДС Настройка Учета, будут корректироваться при колебаниях курсовой разницы меж* ду национальной валютой и дополнительной отчетной валютой. При запуске па* кетного задания Коррекция курсовых разниц в окне Курсы Валют выявляется кор* ректировочный валютный курс, а затем сравниваются суммы в поляхСумма и Сумма (ДОВ) операции с НДС, что позволяет определить прибыль или убыток по курсо* вой разнице. Это задание использует параметр, выбранный в этом поле, чтобы определить, как учитывать прибыль и убытки по курсовой разнице для счетов НДС. Доступны те же три параметра, что и для финансовых счетов, однако в этом слу* чае корректируются операции с НДС: Поле

Описание

Нет

Этот параметр установлен по умолчанию. На чете НДС коррекция валютного курса не ведется

Сумма

При выборе этого параметра национальная валюта корректи* руется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на данном счете НДС (поле Сумма), а также на счетах, указанных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Доп.*Вал. Сумма

При выборе этого параметра дополнительная отчетная валюта корректируется на значение прибыли или убытков по курсовой разнице. Прибыль и убытки по курсовой разнице учитываются на данном счете НДС (поле Сумма), а также на счетах, указанных для прибыли и убытков в полях Реализ. Фин. Прибыль Фин. Счет или Реализ. Фин. Убыток Фин. Счет окна Валюты

Активация дополнительной отчетной валюты 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Общее > Валюты . 2. Щелкнуть правой кнопкой мыши заголовок столбца и выбрать Показать столбец. 3. Если поля Остат. Прибыли Фин. Счет и Остат. Убытки Фин. Счет еще не выбра* ны, установить галочки напротив этих полей и нажать Ок. 4. Присвоить значения новым столбцам по валюте, которую требуется активировать. Примечание. Валюту невозможно активировать, не присвоив ей счета по остаточной прибыли или убыткам. 5. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Настройка > Финансовые Операции Настройка . 6. Перейти на вкладку Отчетность окна Финансы Настройка. 7. Нажать кнопку AssistButton в поле Дополн. Отчетная Валюта и в окне Валюты указать валюту, в которой будут составляться отчеты.

228

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

8. Нажать кнопку ОК, чтобы закрыть окно Валюты. Система выводит запрос на подтверждение с описанием эффекта выбора (и акти* вации) данной дополнительной отчетной валюты. 9. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить активацию этой валюты в качестве до* полнительной отчетной валюты. Система запускает пакетное задание Коррекция Допол. Отчет. Валюты . Это задание конвертирует суммы в национальной валюте по существующим опера* циям в дополнительную отчетную валюту. Пакетное задание использует базо* вый валютный курс, установленный в окне Курсы Валют по состоянию на дату работы. Суммы остатков, возникшие в результате округления при конвертации нацио* нальной валюты в дополнительную отчетную валюту, учитываются на счетах оста* точной прибыли и убытков, установленных в окне Валюта. Дата учета и номер доку* мента для таких операций аналогичны содержащимся в исходных финансовых операциях. После учета операций с остатками пакетное задание учитывает запись округления на дату закрытия для каждого закрытого года на счете нераспределен* ной прибыли. Эта мера гарантирует, что конечные балансы счетов доходов для каждого закры* того года будут равняться нулю и в национальной, и в дополнительной отчетной ва* люте.

Это пакетное задание имеет следующие поля: Поле

Описание

Дополн. Отчетная Валюта

Это поле содержит дополнительную отчетную валюту, выбранную в окне Финансовые Операции Настройка. Нажав в этом поле кнопку AssistButto n, можно изменить валютный курс, применяемый при конвертации сумм в национальной валюте в дополнительную отчетную валюту

Документ Но.

В этом поле можно ввести номер документа, который будет скопирован в созданную пакетным заданием операцию, учтенную на счете нераспределенной прибыли. В отношении операций по остаткам применяется номер документа, указанный в исходной транзакции

Глава 15. Мультивалютные операции

229

Поле

Описание

Нераспр. Прибыль Фин. Счет

Необходимо указать счет нераспределенной прибыли, на котором будет выполняться учет при выполнении пакетного задания. Это должен быть тот же счет, что используется пакетным заданием Закрытие отчета о прибылях

Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. После выполнения этого пакетного задания суммы по следующим операциям будут указаны как в национальной валюте, так и в дополнительной отчетной валюте: Операции Финансовые операции

Операции применения товара

Операции с НДС

Операции книги работ

Операции стоимости

Операции строк производственного заказа и книги производственного заказа

Кроме того, для всех будущих операций того же типа суммы будут указаны в национальной валюте и дополнительной отчетной валюте. Примечание. Дополнительная отчетная валюта активируется только после того, как нажата кнопка ОК в пакетном задании Коррекция Допол. Отчет. Валюты.

Вывод отчетов и сумм в дополнительной отчетной валюте На финансовых операциях основано несколько финансовых отчетов модуля Финансы. Чтобы отобразить финансовые данные в отчете в дополнительной отчетной валюте, достаточно установить флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры для соответствующего финансового отчета. Аналогично этому, в дополнительной отчетной валюте могут создаваться все от* четы по НДС, в том числе выписки по НДС, диски декларации VIES и зачеты по НДС. Установите флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры для соот* ветствующего отчета по НДС. Помимо печатных отчетов, финансовые данные в дополнительной отчетной валюте можно выводить на экран в следующих окнах: • • • •

План Счетов Фин. Отчет Просмотр Анализ по Измерениям Фин. Баланс по Измерению

В окне План Счетов следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец, чтобы отобразить данные суммы в полях Оборот (ДОВ) и Баланс (ДОВ). В других окнах следует установить флажок Показать Суммы в ДОВ на вкладке Параметры. Можно также экспортировать суммы в дополнительной отчетной валю* те в Microsoft® Excel ® из окон Фин. Отчет Просмотр и Анализ По Измерениям.

230

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 16

Финансовая отчетность Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Анализ плана счетов Финансовые отчеты Операции по закрытию отчетного года

Обзор В курсе Введение в Micr osoft Dy namics NAV были рассмотрены средства анализа, доступные в карточке счета. Помимо этого, существуют стандартные виды анали* за, которые могут выполняться из плана счетов. В этой главе также разбираются финансовые отчеты. Они используются для ана* лиза данных в финансовых счетах или для сравнения финансовых операций с фи* нансовыми бюджетными операциями. Наконец, эта глава освещает операции по закрытию отчетного года, доступные в Microsoft Navision.

Анализ плана счетов Применение фильтров в плане счетов Фильтрацию счетов и сумм, отображаемых в окне План Счетов, можно выполнять без использования фильтров полей, таблиц и потоков. Фильтры полей и таблиц в любом поле таблицы Фин. Счет можно использовать для фильтрации счетов, ото* бражаемых в окне План Счетов. Для вычисления суммы счета суммируются финансовые операции счета. Вы* численные суммы отображаются в полях окна План Счетов. Поле

Описание

Оборот

Итоговая сумма финансовых операций за период времени, определенный в фильтре вычислений Дата Фильтр

Баланс на Дату

Баланс данного счета по состоянию на дату, введенную в фильтре вычислений Дата Фильтр. Если в поле Дата Фильтр задан диапазон дат, используется только дата завершения

Баланс

Текущий баланс по данному счету. Представляет собой сумму всех финансовых операций для этого счета. Поле Дата Фильтр игнорируется

231

Глава 16. Финансовая отчетность

Применив фильтр вычислений, можно определить учетные операции, сумми* рованные для финансовых счетов. В плане счетов доступны следующие фильтры вычислений: Поле

Описание

Дата Фильтр

Позволяет отфильтровать суммы, отображенные для каждого счета на базе значения поля Дата Учета финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету

Филиал Фильтр

Позволяет выполнять фильтрацию сумм, отображаемых для каждого счета на базе значения поля Код Филиала финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету

Бюджет Фильтр

Позволяет отфильтровать суммы, отображенные для каждого счета на базе значения поля Бюджет финансовых бюджетных операций по данному счету.

Фильтры Глобал. Измерение 1 и Глобал. Измерение 2

Позволяет выполнять фильтрацию сумм, отображаемых для каждого счета на базе значений полей Глобал Измерение 1 Код и Глобал. Измерение 2 Код финансовых операций и финансовых бюджетных операций по данному счету. В демонстрационной компании это фильтры по отделам и по проектам

Анализ балансов в окне плана счетов Окна стандартного анализа упрощают процесс применения фильтров вычисле* ний к плану счетов. Все окна анализа доступны через кнопку Баланс в окне План Счетов.

Окно Фин. Счет Баланс 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Операции > План Счетов. Будет открыто окно План Счетов:

Финансовые

232

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Перейти к счету 90-130 Выручка от прод. тов., Розница. 3. Последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Счет Баланс . 4. Выбрать временной интервал 31, чтобы просматривать операции помесячно. В этом окне отображаются итоговые значения по финансовым операциям од* ного счета за несколько периодов времени. Выводятся сведения по счету, на кото* ром располагался курсор в плане счетов, когда было открыто это окно. Для каждого из периодов отображаются поля Оборот, Дебет Сумма и Кредит Сумма финансовых операций, учтенных на данном счете. Суммы можно фильтровать, используя для этого фильтры вычислений. • • •

•

•

Отдел Фильтр и Проект Фильтр. Позволяют выполнять фильтрацию сумм на основе значений глобальных измерений. Закрывающие опреации. Позволяет включать или исключать закрывающие опе* рации по данным суммам. Всего Дебет & Кредит. При установке этого флажка учтенные в одном и том же периоде дебетовые и кредитные суммы отображаются раздельно. Если флажок не установлен, будет выведено сальдо по всем операциям, учтенным в данном периоде, как дебетовая сумма или кредитная сумма. Кнопки временного интервала. Позволяют указать временной интервал, за ко* торый будут отображены строки. Доступны следующие параметры: День, Неделя, Месяц, Квартал, Год и Учетный Период. Дата в поле Дата Начала каждой из строк является датой начала каждого из периодов. Кнопки типа суммы. С помощью этих кнопок можно определить, будет ли ото* бражаться оборот или баланс.

Если временной интервал больше одного дня и выводятся суммы оборота, дата в строке указывает на дату начала данного периода времени. Если период больше одного дня и отображаются суммы балансов, эти балансы будут заданы по состоя* нию на конечную дату данного периода времени. Например, если выбран баланс и период времени составляет месяц, в строке с датой 01/01/01 в поле Дата Начала будет отображаться баланс на дату 01/31/01.

Окно Фин. Баланс 1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс . Будет открыто окно Фин. Баланс. В этом окне отображаются итоговые значения по финансовым операциям для всех счетов за один промежуток времени. Окно позволяет оперировать теми же сум* мами и фильтрами, которые доступны в окне Фин. Счет Баланс . Дополнительно доступны следующие фильтры: •

•

Дата Фильтр. В дополнение к кнопкам выбора временного интервала позволяет вводить более сложные фильтры даты. Это позволяет сочетать выбранные опе* рации из разных периодов. Кнопки выбора временного интервала Следующий Период и Предыдущий период. Эти кнопки позволяют оперативно отображать те же суммы за прошлые и будущие периоды. Окно Фин. Счет Баланс/Бюджет

1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Счет Баланс/Бюджет. Будет открыто окно Фин. Счет Баланс/Бюджет . 2. Выбрать промежуток времени 31 для просмотра балансов по месяцам.

Глава 16. Финансовая отчетность

233

В этом окне сравниваются фактические и бюджетные итоговые значения по одному счету за несколько временных интервалов. Отображаются все суммы окна Фин. Счет Баланс . Помимо фактических сумм это окно включает также значения Бюджет Дебет Сумма, Бюджет Кредит Сумма и Бюджет Сумма для тех же периодов. Сравнение учтенных и бюджетных операций рассчитывается как индексный про* цент в поле Баланс/Бюджет (%). Фильтры в этом окне те же, что и в окне Фин. Счет Баланс, за исключением двух отличий. •

•

В окне Фин. Счет Баланс/Бюджет невозможно вывести значения Всего Дебет & Кредит. Это связано с тем, что суммы бюджетного дебета и кредита не записы* ваются непосредственно в финансовые бюджетные операции. Бюджет Фильтр позволяет отфильтровывать включенные в данное окно данные бюджета.

Окно Фин. Баланс/Бюджет 1. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс/ Бюджет. Будет открыто окно Фин. Баланс/Бюджет. В этом окне сравниваются фактические и бюджетные операции для всех счетов за один промежуток времени. Включаемые в анализ суммы и фильтры идентичны доступным в окне Фин. Счет Баланс/Бюджет. Кроме того, можно указать значение Дата Фильтр и использовать кнопки временного интервала Следующий Период и Предыдущий Период.

Окно Фин. Баланс по Измерению 1. Закройте окно Фин. Баланс/Бюджет. 2. В окне План Счетов последовательно выбрать пункты Баланс > Фин. Баланс По Измерению. Будет открыто окно Фин. Баланс По Измерению . В этом окне можно выполнить анализ по измерениям фактических или бюд* жетных операций в определенном пользователем формате. Используется тот же формат, что и в окне Анализ по Измерениям, однако он основан на финансовых опе* рациях и финансовых бюджетных операциях, а не на аналитических операциях и аналитических бюджетных операциях. В итоге в окне Фин. Баланс По Измерению доступен просмотр сведений только по глобальным измерениям. Анализ по измерениям рассматривается более подробно в главе Измерения.

Финансовые отчеты Финансовые отчеты предназначены для расчетов, которые невозможно выполнить непосредственно в плане счетов. Финансовые отчеты можно использовать для вы* числения промежуточных итогов по группам счетов. Данные промежуточные ито* ги можно включать в новые итоги, которые, в свою очередь, могут быть включены в другие итоги. Более того, доступен от* бор любых данных финансовых операций и финансовых бюджетных операций (например, оборот или сумма дебета). Также допускается сравнение двух или не* скольких финансовых отчетов и наборов столбцов с использованием формул. Это означает, что можно создавать индивидуальные финансовые отчеты, не прибегая к конструктору отчетов. Доступно создание любого числа финансовых отчетов, каж* дый из которых будет иметь уникальное имя. Можно настраивать различные маке* ты отчетов и в любой момент печатать отчеты с текущими данными.

234

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Создание финансовых отчетов

Финансовый отчет содержит имя финансового отчета, несколько рядов и расклад* ку столбцов. В окне Фин. Отчет Название допускается указывать несколько имен финансовых отчетов. Строки в окне Фин. Отчет определяют финансовые отчеты. Некоторые из определяемых строк отображаются в отчетах, другие предназначены исключительно для вычислений. В окне Фин. Отчет Просмотр можно просмотреть финансовые отчеты, исполь* зуя предварительно созданные макеты. Макеты можно просмотреть в отчете Измерения Итоги. Создание финансового отчета включает три действия: 1. Создание рядов 2. Создание столбцов 3. Комбинирование рядов и столбцов Мы рассмотрим каждое из этих действий на примере.

Создание раскладки рядов 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . 2. Будет открыто окно Фин. Отчет. 3. Щелкнуть поле Название в заголовке отчета, чтобы открыть окно Фин. Отчет Названия. 4. Нажать клавишу (F3) (F3), чтобы создать новый финансовый отчет со значением поля Название. 5. Оставить поля Станд. Раскладка Столбцов и Название Аналитического Отчета пустыми и выбрать имя финансового отчета, нажав кнопку ОК. Окно Фин. Отчет служит для настройки рядов отчета. Если создан новый отчет, оно содержит только пустые строки. Необходимо заполнить поля следующим образом:

Глава 16. Финансовая отчетность

235

Поле

Описание

Линия Но.

Здесь вводится номер строки финансового отчета. Номера рядов указывать необязательно. Можно использовать один и тот же номер ряда в нескольких строках. Тогда ряды будут обрабатываться как группы. Например, если включить номер ряда в формулу в поле Группировка, оно отобразит сумму всех строк с этим номером ряда. При использовании функции Вставить Счета это поле будет автоматически копировано из поля Но

Описание

Здесь вводится текст, который появится в ряду финансового отчета. Если использовать функцию Вставить Счета, это поле будет автоматически скопировано из поля Название списка финансовых счетов

Тип Группировки

В этом поле можно выбрать тип группировки для строки финансового отчета. Данный тип определяет, для каких счетов в пределах интервала группировки, определенного в поле Группировка, будут вычисляться итоговые значения. При использовании функции Вставить Счета счетам, имеющим тип Сумма или До*Сумма на плане счетов, будет назначен общий тип группировки Итоговые Счета. Всем другим строкам будет автоматически назначен тип группировки Учетные Счета. Возможен выбор одного из следующих типов группировки: Учетные Счета Итог будет вычисляться по суммам учетных счетов плана счетов. Этот тип задается по умолчанию

Группировка

Итоговые Счета

Итог будет вычисляться по суммам итоговых счетов и конечных счетов из плана счетов

Строки Отчета

Итог будет вычисляться по суммам других рядов плана счетов. Данная формула вводится в поле Группировка

В этом поле можно указать, какие суммы будут сгруппированы в данной строке. Способ заполнения поля зависит от значения поля Тип Группировки. Если строке финансового отчета назначить тип группировки Строки Отчета, можно ввести формулу с номерами рядов (или итоговыми интервалами) из финансового отчета. Если тип группировки — Учетные Счета или Итоговые Счета, следует ввести номер счета (или интервал группировки) из плана счетов. При нажатии кнопки AssistButton в данном поле будет выведен список финансовых счетов, в котором можно выбрать счет или ряд счетов

236

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание При создании формул допускается использование следующих знаков: + (сложение) * (вычитание) * (умножение) / (деление) ^ (возведение в степень) () (скобки) Если нужно включить в формулу число, оно не должно использоваться как номер ряда в финансовом отчете. При использовании функции Вставить Счета это поле будет автоматически скопировано из поля Но. списка финансовых счетов

Показать

В этом поле определяется, будет ли строка финансового отчета распечатываться в отчете. Доступны следующие параметры: Да

Этот ряд будет напечатан

Нет

Этот ряд не будет напечатан

Если Есть Нену* левой Столбец

Ряд будет напечатан, если в нем есть ненулевые суммы

Новая Страница

Здесь указывается, будет ли при печати финансового отчета вставляться разрыв страницы после текущего счета. Установите данный флажок, чтобы задать разрыв страницы

Выделение, Наклон и Подчеркивание

Поля Выделение, Наклон и Подчеркивание позволяют выбрать формат ряда. В окне Фин. Отчет Просмотр отображается только полужирный шрифт, однако при печати отчета или экспорте данных в редактор Microsoft ® Excel® будут видны все три параметра форматирования

Показать с Против. Знаком

Этот флажок следует установить, если нужно, чтобы дебетовые суммы были показаны с отрицательным знаком, а кредитные суммы — с положительным знаком.

Итоговые фильтры измерения

Здесь вводятся значения или диапазоны значений измерений, которые будут использоваться для отбора отображаемых в ряду сумм. Эта тема будет рассмотрена более подробно ниже в данной главе

При создании отчета, имеющего несколько рядов из плана счетов, использо* вание функции Вставить Счета позволяет значительно ускорить эту процедуру. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Функции > Вставить Счета. Указать выводимые счета и нажать кнопку ОК. По каждому счету, выбранному в окне Фин. Счет Список , будет создан новый ряд в финансовом отчете. Поля Линия Но., Описание, Группировка и Тип Группировки заполняются на основе типа выбранных счетов.

Глава 16. Финансовая отчетность

237

Создание раскладки столбцов Теперь, когда созданы ряды, предстоит создать раскладку столбцов, которые будут содержать числовые данные. В столбцах определяется, какие данные из строк будут использованы (например, только суммы дебета). После создания раскладки столб* цов ее можно назначить по умолчанию для любого из финансовых отчетов в окне Фин. Отчет Названия . Для создания раскладки столбцов необходимо: 1. В окне Фин. Отчет последовательно выбрать пунктыФункции > Раскладка Столбцов. Будет открыто окно Раскладка Столбцов. Это окно также доступно при пос* ледовательном выборе пунктов Финансовые Операции > Настройка > Расположение Столбцов. 2. В поле Название нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Раскладка Столб* цов Названия. 3. Заполнить имя и описание. 4. Нажать кнопку ОК для выбора новой раскладки столбцов. В окне Раскладка Столбцов определить столбцы, создав строку для каждого из них. Поля в данном окне заполняются следующим образом: Поле

Описание

Столбец Но

Это поле используется для идентификации ряда данного столбца. Номера столбцов являются необязательными. Один и тот же номер столбца можно использовать в нескольких строках. В таком случае эти столбцы будут считаться группой. Например, если номер столбца входит в формулу, он будет представлять сумму всех строк, содержащих такой же номер столбца

Заголовок Столбца

Здесь вводится заголовок столбца. Этот заголовок будет печататься в отчетах, содержащих данный столбец

Тип Столбца

В этом поле выбирается тип столбца финансового отчета. Этот тип определяет способ расчета сумм, представленных в столбце. Нажать кнопку AssistButto n с правой стороны поля для просмотра параметров. Суммы рассчитываются за период, определенный в поле Дата Фильтр отчета или окна, следующим образом: Формула

В данном столбце отображаются суммы, рассчитанные на основе сумм других столбцов финансового отчета. Формула вводится в поле Формула

Оборот

В данном столбце отображается оборот по счетам за указанный период

Баланс

В данном столбце отображается баланс по счетам по состоянию на конец периода

Начальный Баланс В данном столбце отображаются балансы по счетам на начало периода

238

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание С Начала Года

В данном столбце отображаются обороты по счетам с начала финансового года до конца заданного периода

До Конца Года

В данном столбце отображаются обороты по счетам с конца периода до конца финансового года, в котором заканчивается заданный период

Год

Тип Учтенной Операции

В данном столбце отображаются обороты по счетам за финансовый год, в котором заканчивается заданный период В этом поле выбирается тип учтенных операций, которые будут включены в суммы данного столбца финансового отчета Фин. Операции

Тип Суммы

Итог рассчитывается по учтенным финансовым операциям

Итог рассчитывается по финансовым Фин. Бюджет бюджетным операциям Операции В этом поле выбирается тип операций, суммы по которым будут включены в этот столбец финансового отчета Сумма Без НДС

В данную сумму входят как дебетовые, так и кредитные операции

Дебет Сумма

В данную сумму входят только дебетовые операции

Кредит Сумма

В данную сумму входят только кредитные операции

Закрывающие Операции

Установка данного флажка означает, что операции, учтенные на дату закрытия, будут включены в столбцы финансового отчета, если эта дата закрытия непосредственно предшествует периоду, заданному в поле Дата Фильтр. Операции с более ранними датами закрытия включаются всегда, независимо от статуса этого поля

Формула

Здесь вводится формула, если в поле Тип Столбца данной строки выбран параметр Формула. Результат расчета, выпол* ненного по этой формуле, представлен в данном столбце при распечатке финансового отчета. Этим полем можно воспользоваться для выполнения вычислений по данным других столбцов. Для ссылок на другие столбцы использу* ются соответствующие номера столбцов. Доступные симво* лы арифметических операций идентичны используемым в формулах в рядах. Например, если требуется рассчитать разницу в процентах между финансовыми и бюджетными операциями, можно ввести следующую формулу: 100*(номер столбца финансовой операции / номер столбца финансовой бюджетной операции –1)

Глава 16. Финансовая отчетность

239

Поле

Описание

Показать с Против. Знаком

При установке данного флажка суммы дебета будут отображены с отрицательным знаком, а суммы кредита — с положительным

Формула Сравнения Дат

Это поле содержит формулу даты, задающую даты, которые должны использоваться для расчета суммы в этом столбце. В программе эта формула используется для расчета сравнительной суммы для некоторого периода относительно периода, заданного в фильтре дат запроса отчета. Для использования в формулах доступны стандартные периоды W(неделя), M(месяц), Y(год), Q(квартал) и так далее. Например, *1Y означает тот же период годом ранее

Формула Периода Сравнения

Это поле содержит формулу для периода, которая определяет, какие учетные периоды должны использоваться для расчета сумм в этом столбце. Учетный период не обязательно должен совпадать с календарным, но все финансовые годы должны содержать одинаковое количество учетных периодов, даже если периоды могут различаться по длине. В программе формула для периода используется для расчета суммы из периода, аналогичного периоду, представленному в фильтре дат запроса отчета. Используются следующие сокращения для обозначений периодов: P = период LP = последний период финансового года, полугодия или квартала. CP = текущий период финансового года, полугодия или квартала. FY = финансовый год Примеры формул:

Показать

(пусто)

Текущий период

*1P

Предыдущий период

*1FY

Предыдущий финансовый год

* 1FY[ 1. .3]

Первый квартал предыдущего финансового года

*1FY[1..CP]

С начала предыдущего финансового года до текущего периода в предыдущем финансовом году, включительно

*1FY[CP..LP]

С текущего периода в предыдущем финансовом году до последнего периода предыдущего финансового года включительно

*1FY[1..LP] Весь предыдущий год Этот флажок устанавливается, если необходимо, чтобы представленные в данном столбце суммы выводились в отчетах. Обратите внимание, что в печатном отчете может быть отображено не более пяти столбцов финансового отчета. Доступны следующие параметры:

240

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Фактор Округления

Описание Всегда

Всегда отображаются все суммы столбца. Этот параметр установлен по умолчанию

Никогда

Этот столбец не будет представлен в отчетах. Он используется только для вычислений

Когда Положительно

В этом столбце будут отображаться только положительные суммы (суммы, которые являются положительными, если не применен параметр Показать с Против. Знаком)

Когда Отрицательно

В этом столбце будут отображаться только отрицательные суммы (суммы, которые являются отрицательными, если не применен параметр Показать с Против. Знаком)

Здесь указывается фактор округления для сумм данного столбца. По умолчанию округление не выполняется. Обратите внимание, что суммы в печатном отчете будут округлены. Например, если выбрано 1 000, это означает, что все суммы будут отображаться с точностью до тысяч. Суммы в окне Фин. Отчет Просмотр округляться не будут

Комбинирование рядов и столбцов при формировании отчета Заключительное действие при создании финансового отчета — комбинирование рядов и раскладки столбцов. Для просмотра данных в формате, определенном данным отчетом, надо по * следовательно выбрать пункты Фин. Отчет > Просмотр , чтобы отобразить новый отчет. В окне Фин. Отчет Просмотр можно изменить отображаемые данные, уста* новив соответствующие фильтры или изменив показываемые в отчете ряды и столбцы. Поле Фин. Отчет Название. В этом поле можно выбрать нужный финансовый отчет, если требуется изменить раскладку рядов. Поле Название Раскладки Столбцов. В этом поле можно выбрать финансовый отчет, если требуется изменить раскладку столбцов. Поле Дата Фильтр. Здесь определяется период или дата баланса отчета. Поле Бюджет Фильтр. Если раскладка столбцов включает столбцы, основанные на финансовых бюджетных операциях, эти операции можно отбирать на основе их бюджетного кода. Поле Показать Ошибку. В этом поле находится выбранный параметр, определя* ющий, какие ошибки должны отображаться в окне матрицы в случае деления на ноль или ошибок периода. Доступны следующие параметры:

Глава 16. Финансовая отчетность • •

• •

241

Нет. Программа не показывает никаких ошибок. Деление на 0. Если при использовании формулы в финансовом отчете происхо* дит деление на ноль, будет отображено выражение *Ошибка* вместо соответ* ствующей суммы. Ошибка Периода . Если обнаруживается разница в длине периодов, то вместо суммы будет выведено значение Недоступно. Обе Ошибки. Проверяется наличие как ошибки деления на ноль, так и ошибки периода.

Поле Показать Суммы в ДОВ. Этот флажок устанавливается, если суммы отчета требуется выводить в дополнительной отчетной валюте. Как правило, эти суммы отображаются в национальной валюте соответствующей компании.

Кнопки временного интервала С помощью этих кнопок можно менять период, за который будут выводиться дан* ные. Чтобы получить тот же отчет за иной период, можно воспользоваться кнопка* ми следующего периода или предыдущего периода. Детализация рассчитанной по формуле суммы позволяет просмотреть со* ответствующую расчетную формулу. При детализации сумм отчета, основан* ных на финансовых или финансовых бюджетных операциях, будет открыто окно План Счетов (Фин.) . В окне План Счетов (Фин.) отображаются сводные данные по финансовым и финансовым бюджетным операциям. Нажав кнопку AssistButton для любой из сумм данного окна, можно просмотреть финансо* вые и финансовые бюджетные операции, использовавшиеся для расчета этой суммы. Если требуется просмотреть этот же отчет за другой период, нет необходимости заново создавать или распечатывать финансовый отчет. Достаточно просто изме* нить значение поля Дата Фильтр или выбрать в окне другую кнопку периода време* ни. Кроме того, можно создавать дополнительные отчеты , комбинируя другую рас* кладку столбцов с рядами финансового отчета. Можно также использовать раскладку столбцов Базов с другими рядами финансового отчета, чтобы провести подобные сравнения по иным финансовым данным (например, административным расходам или валовой выручке).

Печать финансовых отчетов Печать финансовых отчетов доступна из окна Фин. Отчет Просмотр или из меню Отчет. Отчет будет иметь те же параметры и фильтры, что и окно Фин. Отчет Просмотр. Однако на печать может выводиться не более пяти столбцов финансового отчета. В окне Фин. Отчет Просмотр отображаются все столбцы. Для печати финансового отчета необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Отчеты > Финансовый Отчет > Фин. Отчет . Будет открыто окно Фин. Отчет:

242

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. В поле Фин. Отчет Название нажать кнопку AssistButton и Выбрать имя от* чета. 3. В поле Название Раскладки Столбцов автоматически подставляется указанная по умолчанию раскладка столбцов. 4. В поле Дата Фильтр ввести 01.02.00. .29.02.00. Обратите внимание, что допускается устанавливать фильтры по измерениям; это удобно, если требуется распечатать отчет по одному из созданных измерений. При печати сравнения с бюджетом здесь также можно указать, с каким именно бюджетом оно будет проводиться. При нажатии кнопки Просмотр доступен предварительный просмотр финансо* вого отчета. Кроме меню Отчет для вывода отчета на печать можно воспользоваться кноп* кой Печать, расположенной в нижней части окна Фин. Отчет Просмотр. В этом слу* чае фильтры данных, измерений и бюджетные фильтры автоматически копируют* ся из окна Фин. Отчет Просмотр на вкладку отчета Параметры.

Глава 16. Финансовая отчетность

243

Экспорт финансовых отчетов в Excel Обзор финансового отчета можно экспортировать в Microsoft Excel . Для этого следует: 1. В окне Фин. Отчет Просмотр последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт В Excel. Будет открыто окно Экспорт Фин. Отчета в Excel . 2. Можно выбрать, будет ли создан новый рабочий лист или обновлен старый. Если требуется обновить старый лист, необходимо заполнить поля Рабочий Лист Имя Файла и Рабочий Лист Название. 3. Нажать кнопку ОК. Будет автоматически открыт редактор Excel и выполнен экспорт данных выбранного финансового отчета, включая сведения о филь* трах. Для названия рабочего листа используется поле финансового отчетаНазвание. Примечание. Итоговые суммы окна Фин. Отчет Просмотр не экспортиру* ются в Excel как формулы. Итоговое значение просто копируется в ячей* ку рабочего листа Excel. Кроме того, для экспортируемых в Excel сумм не применяется фактор округления.

Фильтрация финансовых отчетов с использованием измерений Записи, используемые для расчета сумм в финансовых отчетах, можно фильтро* вать по измерениям. Фильтры по измерениям применяются по рядам и действуют для всех сумм всех столбцов данного ряда. Для фильтрации финансовых отчетов с использованием измерений необходи* мо выполнить следующие действия: 1. В окне Фин. Отчет нажать кнопку AssistButton в поле Название. 2. В окне Фин. Отчет Названия выбрать имя финансового отчета, который требу* ется отфильтровать по измерениям, и нажать кнопку ОК. 3. В поле Название Аналитического Отчета данного финансового отчета выбрать аналитическое представление, содержащее измерения, которые планируется использовать в качестве фильтра. Это поле необязательно заполнять, если филь* трами будут выступать только глобальные измерения. 4. Использовать функцию Вид > Показать Столбец, чтобы отобразить четыре поля Измерение Группировка в окне Фин. Отчет. Действие полей Измерение Группировка аналогично полю Группировка финан* сового отчета за тем исключением, что вместо финансовых счетов используются измерения. Допускается ввод диапазонов измерений и формул. Если не выбран аналитический отчет, поля группировки первых двух измере* ний всегда будут глобальными измерениями. Если финансовому отчету назначено аналитическое представление, поля Измерение Группировка будут определяться включенными в финансовый отчет измерениями. Более подробно аналитические представления будут рассматриваться в главеИзмерения.

244

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Операции по закрытию отчетного года Закрытие финансового года и перевод балансов отчета о прибыли и убытках в балансовый отчет В конце каждого финансового года балансы отчета о прибыли и убытках необхо* димо переводить в балансовый отчет. Это выполняется с помощью пакетного за* дания Закрытие отчета о прибылях. Однако перед выполнением данного пакет* ного задания требуется закрыть отчетные периоды закрываемого финансового года. Данное пакетное задание нельзя использовать для открытых отчетных пери* одов.

Закрытие финансового года Процедура закрытия финансового года: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Фин. Год > Учетные Периоды. Будет открыто окно Учетные Периоды. 2. Выбрать команду Закрыть Год. 3. Будет автоматически выбран самый старый открытый год. Автоматически вы* водится сообщение, информирующее пользователя о том, какой год будет зак* рыт, и запрашивающее подтверждение на продолжение операции. 4. После подтверждения операции нажатием кнопки Да для всех периодов данно* го финансового года будут установлены флажки Закрыто и Дата Закрыта, кото* рые невозможно снять. Также нельзя будет изменить продолжительность пери* одов. В демонстрационных материалах это показано на примере 1999 года:

Отчетные периоды финансового года можно закрыть, даже если завершены не все операции за этот год. Поскольку для закрытых отчетных периодов допускается выполнять учет, балансы будут автоматически обновляться. Каждая операция бу* дет отмечена как закрывающая, если в поле Операция Прошлого Года указано зна* чение Да.

Глава 16. Финансовая отчетность

245

При выполнении учета для закрытого финансового года можно с помощью па* кетного задания Закрытие отчета о прибылях перевести данный баланс в балансо* вый отчет. Примечание. При закрытии года блокируется изменение продолжитель* ности периода, однако допускается ввод и учет записей. Можно запре* тить ввод только для отдельного периода, указав диапазон дат, к которо* му блокируется доступ пользователей. Учет можно запретить с помощью полей Разрешить Учет От и Разрешить Учет До в окне Финансовые Операции Настройка.

Перевод балансов прибыли и убытков — закрытие отчета о прибыли и убытках Пакетное задание Закрытие отчета о прибылях переводит все балансы счетов дохо* дов в балансовый отчет и закрывает счета отчета о прибыли и убытках. В ходе вы* полнения этого задания создаются строки журнала, которые затем можно учесть. Данное пакетное задание обрабатывает все финансовые счета с типом Отчет О Прибыли и создает операции, подводящие итог соответствующих балансов (други* ми словами, каждая из таких операций представляет собой сумму финансовых опе* раций по данному счету в закрываемом финансовом году). Эти закрывающие опе* рации помещаются в журнал, где перед выполнением учета необходимо указать балансирующий счет балансового отчета. При учете этого журнала для каждого счета отчета о прибыли и убытках учитываются операции, обнуляющие баланс этого сче* та, а в балансовый отчет переводится сумма с противоположным знаком. Необходимо самостоятельно выполнять учет журнала. Пакетное задание не де* лает этого автоматически. Однако при учете в дополнительной отчетной валюте учет будет выполнен автоматически, так как это гарантирует корректный учет расхож* дений при округлении. Дата в строках, которые пакетное задание вставляет в журнал, всегда будет да* той закрытия для данного финансового года. Дата закрытия — это вымышленная дата между последним днем старого финансового года и первым днем нового года. Она назначается датой закрытия с помощью формата Змм/дд/гг. Преимущество учета на дату закрытия состоит в том, что сохраняются правильные балансы для обычных дат финансового года.

Замечания по датам закрытия Не изменяйте формулу даты закрытия в операциях Закрытие отчета о прибылях, иначе эти операции будут учтены в обычных отчетных периодах. Дата с форматом Змм/дд/гг помещается между закрываемым финансовым годом и следующим фи* нансовым годом. Это дает возможность просматривать балансы по прибыли и убыт* кам за любой финансовый год, используя в фильтрах даты обычные даты учета, 01.01.xx ..31.12.xx. Не следует вводить даты в формате даты закрытия для закрывающих записей, если они не используются для перевода балансов по прибыли и убыткам в балан* совый отчет. Иначе эти операции не будут включены в обычные отчеты, опериру* ющие диапазоном данных 01.01.xx ..31.12.xx. Закрывающую дату в формате З31.12.xx можно включить в фильтр даты отчета, однако в результате будут выве*

246

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

дены все закрывающие записи, что даст нулевое сальдо по всем счетам отчета о прибыли и убытках. Пакетное задание Закрытие отчета о прибылях можно использовать несколько раз. Даже после закрытия счетов прибыли и убытков допускается учет в предыду* щем финансовом году при повторном выполнении пакетного задания. Чтобы выполнить пакетное задание Закрытие Отчета О Прибылях : 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Фин. Год > Закрытие Отчета О Прибылях . Будет открыто окно Закрытие Отчета О Прибылях :

Значения полей позволяют определить, каким образом будет выполняться па* кетное задание. Необходимо заполнить их следующим образом: Поле

Описание

Дата Конца Фин. Года

Предлагается последний день последнего закрытого финансового года. Закрывающие записи будут учтены на вымышленную дату (Змм/дд/гг), что позволяет сохранить корректный баланс для обоих дней до и после закрытия. Не следует менять эту дату в разделе журнала

Фин. Журнал Шаблон

Здесь выбирается название шаблона общего журнала, в который будут помещены данные операции. Нажать кнопку AssistButton справа от данного поля, чтобы просмотреть шаблоны общего журнала

Фин. Журнал Раздел

Здесь указывается название раздела общего журнала, в который будут помещены операции. Для просмотра существующих разделов общего журнала следует нажать AssistButton справа от данного поля

Глава 16. Финансовая отчетность

247

Поле

Описание

Документ Но.

Если заполнены поля Фин. Журнал Шаблон и Фин. Журнал Раздел, в это поле пакетным заданием автоматически заносится следующий доступный номер из серии номеров, назначенной данному разделу журнала. Также можно заполнить это поле вручную

Нераспр. Прибыль Фин. Счет

В этом поле вводится балансирующий счет, который закрывает излишек по отчету о прибыли и убытках. Чтобы выполнить это, необходимо нажать кнопку AssistButton справа от данного поля и выбрать счет из списка финансовых счетов

Описание Учета

В этом поле вводится сопроводительный текст. Текст по умолчанию — Закрытие отчета о прибыли

Закрыто

Здесь можно сколько строк будет создано указать, пакетным заданием: Код Филиала

Если данный флажок установлен, а компания является консолидированной, для каждого филиала создается отдельная операция

Измерения

При выборе в этом поле одного из измерений учитывается одна запись для каждой из комбинаций измерений, применяемых в финансовом счете. Если ни одно измерение не выбрано, для каждого счета создается только одна операция

248

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 17

Язык XBRL Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

XBRL — расширяемый язык бизнес*отчетности Импорт таксономии Ввод определений строк XBRL Экспорт строк XBRL

Обзор Язык XBRL представляет собой глобальный проект в сфере финансовой отчетно* сти, развиваемый многочисленными компаниями, специализирующимися на раз* работке систем управления ресурсами предприятий, а также международными орга* низациями бухгалтерского учета. Цель данного проекта — разработать единый стандарт финансовой отчетности, предоставляемой банкам, инвесторам и органам власти. Бизнесотчетность может включать финансовую отчетность, дополнитель* ные финансовые сведения и сведения, не связанные с финансовой деятельностью организации, а также обязательную отчетность, например квартальные и годовые финансовые отчеты. Язык XBRL включает ядро — элементы и атрибуты XML, ис* пользуемые в экземплярах документов, а также раздел языка, с помощью которого определяются новые элементы и их таксономии, применяемые в экземплярах до* кументов.

Терминология XBRL Приведенные ниже определения взяты с веб*узла по языку XBRL (www.xbrl.org). •

•

•

•

Документ Экземпляр XBRL представляет собой бизнес*отчет, например финан* совый отчет, подготовленный в соответствии со спецификациями языка XBRL. Смысл значений в документеэкземпляре объясняется таксономией. Документ в некотором роде бесполезен, если неизвестна таксономия, на базе которой он был подготовлен. Схемой XBRL называются низкоуровневые компоненты ядра XBRL. Схема пред* ставляет собой файлы XSD и DTD, в которых определяются принципы постро* ения документов и таксономий. Спецификация XBRL объясняет, что такое XBRL, как строить документы и так* сономии XBRL. Спецификация XBRL объясняет XBRL с технической точки зре* ния, что предполагает определенный уровень подготовки аудитории. XBRL таксономия это словарь, созданный группой или организацией, кото* рый удовлетворяет спецификации XBRL и предназначен для обмена бизнес* данными.

Глава 17. Язык XBRL

249

Спецификации и таксономии XBRL В декабре 2001 года была выпущена спецификация 2 языка XBRL. СистемаMicrosoft Dynamics NAV соответствует требованиям спецификации 2, хотя оперирует таксо* номиями, подготовленными на базе спецификации 1. Потребность в новой специ* фикации обусловлена развитием технологий с момента появления предыдущей спецификации — в основном в отношении схемы XML и XML*связывания. Новая спецификация базируется на опыте реализации, показавшем, что требуются более гибкие метаданные и упрощенный доступ к ним. База данных компании Cro nus содержит две таксономии: • •

IAS — IAS, Спец. XBRL 2 USGAAP — U SGAAP для коммерческих и промышленных предприятий (Спец. 1)

Доступен импорт других таксономий, если они подготовлены в соответствии со спецификациями 1 или 2 языка XBRL. Импорт таксономий будет рассматри* ваться в следующем разделе. Примечание. Для импорта таксономий и экспорта документов на компь* ютере должно быть установлено приложение Microsoft XML P arser v. 3.0. Оно доступно для свободной загрузки с веб*узла корпорации Майкрософт.

Импорт таксономии В этом разделе будет рассмотрено, как импортировать таксономию XBRL. В при* мере демонстрируется импорт таксономии по спецификации 2. Для импорта так* сономий спецификации 1 достаточно выполнить первые пять приведенных ниже шагов, без присоединения баз ссылок. Описание выполнения импорта таксономии IAS, созданной Комитетом по XBRL. После выполнения импорта можно связать эти строки с планом счетов. Как говори* лось выше, таксономии USGAAP и IAS уже включены в базу данных Cronus, однако в тестовых целях можно импортировать эти данные повторно под именем TES T. В меню Финансы небходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Xbrl Таксономии. Будет открыто окно Xbrl Таксономии:

250

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Для создания новой таксономии следует нажать клавишу (F3) (F3). В поля Название и Описание ввести значения (например, ТЕСТ, I AS Окончат). 2. Последовательно выбрать Таксономии > Схемы. Будет открыто окно Xbrl Схемы. 3. В поле Описание ввести значение Ias Окончат. Спец. 4. Последовательно выбрать пункты Схема > Импорт , чтобы выполнить импорт схемы. Будет открыто диалоговое окно Импорт Memo. 5. Указать . каталог и папку на локальном жестком диске. Обратите внимание, выбираемый здесь файл имеет расширение XSD (данный файл должен быть включен в материалы курса). Нажать кнопку Открыть и подождите некото* рое время, чтобы система Microsoft Dynamics NAV импортировала эту таксо* номию. В итоге будет импортирована таксономия IAS. Однако перед ее использованием необходимо подключить базы ссылок.

Подключение баз ссылок Базы ссылок представляют собой файлы в формате XML, с помощью которых так* сономия может быть представлена в читаемом виде. Чтобы данные отображались корректно, необходимо подключать базы ссылок к таксономиям спецификации 2. Для таксономий спецификации 1 этого не требуется. В Microsoft Navision доступно четыре типа баз ссылок: • • • •

Метка: эти ссылки управляют текстом элементов таксономии на разных язы* ках. Представление: данные ссылки располагают метки в пригодном для использо* вания порядке. Расчет: с помощью этих ссылок устанавливаются расчетные связи между при* сутствующими метками. Ссылка: Данные ссылки отображают сведения, предоставленные поставщиком таксономии. Для подключения базы ссылок к импортированной таксономии необходимо:

1. Последовательно выбрать пункты Схема > Базы Ссылок . Будет открыто окно XBRL Базы Ссылок. 2. Указать в поле Тип значение Метка, а в поле Описание — База ссылок меток . 3. Последовательно выбрать пункты База > Импорт . Выбрать на локальном жест* ком диске каталог и имя файла (в данном случае оно должно содержать слово labels). У файла будет расширение XML. Примечание.Необходимо ознакомиться с сопроводительной документа* цией для данной таксономии. Файлы баз ссылок, как правило, имеют рас* ширение XML. 4. Будет выведен запрос на подключение базы ссылок. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить выполнение подключения. После выполнения импорта будет ус* тановлен флажок XSD Файл Импортирован. Необходимо повторить шаги для каждого типа базы ссылок. После импорта всех требуемых баз ссылок окно Xbrl Базы Ссылок должно вы* глядеть следующим образом:

Глава 17. Язык XBRL

251

Примечание. Если в ответ на запрос о подключении базы ссылок нажать кнопку Нет, можно подключить базы ссылок к данной таксономии поз* же. Это выполняется отдельно для каждой из баз ссылок с помощью кнопки Функции в окне Xbrl Базы Ссылок. Кроме того, кнопка Функции в окне Xbrl Базы Ссылок позволяет выбрать и подключить сразу все базы ссылок. Правка строки Таксономии, на предмет подлючения базы ссылок. 1. Открыть окно Xbrl Таксономии. 2. Выделить созданную строку таксономии и последовательно выбрать пункты Таксономии > Строки. Будет открыто окно Xbrl Таксономия Строки. 3. Последовательно раскрыть строки Первичные Финансовые Отчеты, План Счетов, Активы. (Строки можно раскрыть, щелкнув по стрелке около выделенно* го ряда или последовательно выбрав пункты Функции > Раскрыть/Скрыть .) 4. Раскрыть строку Текущие Активы. Если таксономия была успешно импортиро* вана, окно должно быть похоже на следующий рисунок:

252

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обновление таксономии Время от времени таксономия изменяется и ее необходимо обновлять. Вероятно, поменяется лишь несколько строк. Microsoft Navision позволяет обновлять только измененные строки, чтобы не вводить каждый раз определения заново. Для завер* шения обновления необходимо предпринять следуещие действия: 1. Выбрать соответствующую запись в окне Xbrl Схема. 2. Последовательно выбрать пункты Схема > Импорт, а затем имя файла, содержа* щего обновленную схему таксономии. Таксономия будет обновлена.

Обновление баз ссылок Если изменена база ссылок, необходимо: 1. Выбрать соответствующую запись в окне Xbrl База Ссылок. 2. Последовательно выбрать пункты База > Импорт , а затем имя файла базы ссылок. База ссылок будет обновлена.

Добавление базы ссылок меток Если получена новая база ссылок меток (например, на другом языке), следует: 1. Ввести новую запись в таблице Xbrl База Ссылок. 2. Последовательно выбрать пункты База > Импорт, а затем выбрать или ввес* ти имя файла базы ссылок. Таксономия обновляется новыми метками. Если файл не содержит допустимый документ XML, выводится сообщение об ошибке и изменения не производятся.

Ввод определений строк XBRL Необходимо сопоставить строки таксономии с соответствующими данными. Пос* ле импорта или обновления схемы строки должны быть дополнены данными, соот* ветствующими типам этих строк, таким как комментарии и описания, финансовые счета, константы и т. п. Строки неподходящего типа помечаются Пропустить и не экспортируются. Сопоставление с планом счетов одинаково для таксономий спецификации 1 и спецификации 2. Различие состоит в том, что таксономии спецификации 1 не тре* буют импорта баз ссылок для вывода окна, отражающего план счетов.

Отображение таксономии на план счетов Для отображения строк таксономии на счета кассы плана счетов компании Cro nus необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Xbrl Таксономии .

Глава 17. Язык XBRL 2. Выбрать таксономию, а затем последовательно выбрать пункты Строки. Будет Открыто Окно Xbrl Таксономия Строки .

253 Таксономии >

Это перечень данных, требуемых для финансовой отчетности, который по сво* ей структуре напоминает план счетов. Примечание. В верхнем правом углу формы присутствует поле, которое позволяет выбрать язык. Оно предназначено для таксономий с разными версиями языка. Другие языки доступны только в том случае, если для этой таксономии были импортированы базы ссылок этикеток на других языках. 3. 4.

5. 6. 7.

8.

Последовательно раскрыть строки Первичные Финансовые Отчеты, План Счетов, Активы. Раскройте строку Текущие Активы. Система выводит метки, типы источников и данные, импортированные в базах ссылок. Допускается изменения типа источника, если он не соответствует при* нятым правилам ведения записей. Если источник предоставлен поставщиком таксономии, следует подтвердить использование этого типа источника и про* должить процедуру отображения в главной книге. Выделить строку Торговля и Другие Поступления (Текущие), поместив в нее кур* сор. Последовательно выбрать пункты Xbrl > Фин. Соответствие Строки . Будет от* крыто окно XBRL Фин. Соотв. Строки . В поле Фин. Счет Фильтр ввести 62-000..62-999, чтобы включить счета российс* ких и иностранных клиентов. Для поиска счета или диапазона счетов можно также воспользоваться кнопкой просмотра. В поле Тип Временного Интервала выбрать значение Конечное Сальдо.

Это поле позволяет определить тип экспортируемых в документ сумм — Оборот, Начальное Сальдо или Конечное Сальдо. Если вводится элемент балансового отчета, следует выбрать значение Конечное Сальдо. 9. В поле Тип Суммы выбрать Сумма Без НДС. 10. В этом поле можно указать, какие финансовые операции включаются в итого* вые значения, экспортируемые в документ. Можно выбрать все операции (Сумма Без Ндс) только дебетовые ( Дебет) или кредитные ( Кредит) операции. 11. В поле Обычный Баланс выбрать Дебет. В этом поле можно выбрать либо Дебет (положительный), либо Кредит (отри* цательный). Таким образом, определяется способ обработки баланса при выполне* нии расчетов, позволяя балансам, совместимым с типом Обычный Баланс, экспор* тироваться с положительными значениями. Например, если нужно, чтобы документ содержал положительные числа, необходимо для всех финансовых счетов с обыч* ным кредитным балансом выбрать в этом поле значение Кредит (отрицательный). Если выполняется отображение на счет кассы, следует использовать значение Де* бет (положительный). Теперь в сумме итоговых балансов по счетам Расчеты С Клиентами, Всего глав* ной книги отражена строка XBRL под названием Торговля И Другие Поступления (Текущие). В окне Xbrl Таксономия Строки появился флажок в полеФин. Соответствие Строки, который означает, что данная строка таксономии отражена в главной книге.

254

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Прочие определения строк В окне Xbrl Таксономия Строки можно ввести дополнительные определения строки, а именно: Поле

Описание

Тип Источника

Эти сведения содержатся в базе ссылок Расчет, однако при необходимости их можно изменить. Доступны следующие типы источника: Не применимо

Этот параметр выбирается, если экспорт данной строки в документ XML не требуется

Развертка

Этот параметр означает, что данная стро ка является сводной для других строк. С помощью последовательного выбора пунктов Xbrl Строка > Развертки можно указать, какие строки будут свернуты в данную строку. Обратите внимание, свертываемые строки определены в базе ссылок по расчету, поэтому менять их стоит только при необходимости

Константа

При выборе этого типа источника следует ввести в поле Постоянная Сумма фиксиро* ванную сумму. Например, так можно указать количество акций

Главная Книга

Этот параметр указывает, что сведения в данной строке взяты из главной книги. После отражения на счетах плана счетов в поле Фин. Соответствие Строки устанавливается флажок

Заметки

Этот тип источника используется, если требуется записать сведения, которые будут экспортироваться в составе документа. При наличии примечания будет установлен флажок Заметки

Описание

Этот параметр используется для экспорта краткого описания строки. Описание вводится в поле Описание

Кортеж

Эта строка представляет ряд связанных строк. Связанные строки располагаются ниже этой строки с отступом

Постоянная Сумма Здесь вводится фиксированное значение, например число сотрудников. Следует выбрать константу как тип источника Информация

Установка этого флажка означает, что к таксономии прилагается сообщение. Это могут быть любые сведения на усмотрение поставщика таксономии. Сведения в этом поле можно просмотреть, выделив строку и последовательно выбрав пункты Xbrl Строка > Информация

Глава 17. Язык XBRL

255

Поле

Описание

Ссылка

Если в этом поле установлен флажок, это означает, что в таблице Комментарий есть ссылка на официальные материалы об этой строке. Эта ссылка была импортирована из базы данных ссылок при импорте таксономии

Примечания

В этом поле вводятся сведения, которые планируется экспортировать вместе с финансовыми данными. Для этого выделить соответствующую строку и последовательно выбрать пункты Xbrl Строка > Примечания

Фин. Соответствие В этом поле устанавливается флажок, если было выполнено Строки отражение в плане счетов Развертка

Установленный в этом поле флажок означает, что в таблице Развертка Строка есть записи по этой строке. Эти данные были импортированы при импорте таксономии. Содержимое этого поля нельзя изменять или удалять

Описание

В этой строке можно ввести описание. Если требуется экспортировать данный текст вместе с финансовыми сведениями, необходимо выбрать в поле Тип Источника параметр Описание. Это поле предназначено для очень краткого описания, поскольку для более развернутого используется поле Примечания

Название

Таблица XBRL Строка содержит все определения, которые присутствуют в данной таксономии. С помощью этой таблицы указывается, какая информация должна быть экспортирована в XML*формате и каким образом. Создаваемый экспортный файл называется экземпляром документа

Копирование параметров XBRL Доступно копирование таксономии в другую таксономию. Настоятельно реко* мендуется выполнять копирование только в пределах одной спецификации — например спецификации 2. Предположим, используемая банком таксономия ос* нована на таксономии I AS спецификации 2, которая уже отражена в главной книге. С целью экономии времени можно скопировать ее параметры. Копирование конфигурации таксономии доступно из окна Xbrl Таксономия Строки с помощью последовательного выбора пунктов Функции > Копировать Xbrl Настройку. Здесь выбираются таксономии, между которыми будет выполнено копи* рование.

Экспорт строк XBRL Конечная цель определения строк XBRL состоит в том, чтобы создать и экспорти* ровать экземпляр документа XBRL. Этот документ содержит требуемую финансо* вую отчетность в формате XML. Перед экспортом отчета можно просмотреть дан* ные сведения.

256

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для экспортирования отчета следует: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Анализ И Отчетность > Отчетность Xbrl > Документ Xbrl Спец . 2. Будет открыто окно Xbrl Экспорт Данных — Спец. 2 . На этом этапе можно установить фильтры по филиалам, отделам и проектам (глобальные измерения 1 и 2) на вкладке XBRL Таксономия Строка. 3. На вкладке Параметры в поле XBRL Название Таксономии ввести имя таксо* номии. 4. В поле Метка Языка выбрать язык. 5. Установить флажок Создать Файл, чтобы иметь возможность просмотреть отчет. 6. Ввести в поле XBRL Имя Файла имя файла. 7. В поле Дата Начала ввести дату начала периода. 8. В поле Число Периодов ввести количество периодов. 9. В поле Длина Периода ввести 1Г. 10. В поле Закрывающие Операции выбрать значение Включать. 11. Установить флажок Документ Завершен. Установка этого флажка означает, что данный экземпляр документа содержит все необходимые сведения для выпол* нения дальнейшего анализа. 12. Код валюты Rur уже подставлен в поле Код Валюты ISO, не следует его менять. Код валюты должен соответствовать национальной валюты компании, чьи дан* ные экспортируются, а не дополнительной отчетной валюте (при ее наличии). Не следует устанавливать флажок Показать Нулевые Строки. Этот флажок уста* навливается, если в экземпляр документа необходимо поместить все строки, даже содержащие ноль. 13. Нажать кнопку Просмотр, чтобы создать пробный отчет. Теперь отчет может быть отправлен внешнему получателю. Будет отослан доку* мент в формате XML, сохраненный на жестком диске. Отчет, сформированный Microsoft Navision, предназначен для внутреннего использования.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

257

Глава 18

Финансовый анализ с использованием измерений Эта глава состоит из следующих разделов: • • • •

Ввод измерений в журналах и документах Просмотр учтенных сведений по измерениям Анализ финансовых данных с использованием измерений Экспорт аналитических отчетов в Microsoft® Excel ®

Ввод измерений в журналах и документах В предыдущих разделах учебного материала рассматривался ввод сведений по из* мерениям в документах и журналах с использованием измеренийярлыков и стан* дартных измерений. Ниже приводится краткий обзор этих процедур.

Измерения:ярлыки Измерения*ярлыки представляют собой измерения, реализованные как поля до* кументов и журналов и предназначенные для упрощения ввода данных. Сведения по измерениям, не выбранным в качестве измерений*ярлыков, можно вводить с помощью команды меню Измерения в кнопках, находящихся в журналах и доку* ментах: Команда меню Измерения в

Кнопка строки

Журнале

Для ввода измерений в выделенной строке журнала

Документе

Для ввода измерений в выделенной строке документа

Кнопка документа (например, Квота, Заказ)

Для ввода измерений в целом документе

258

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Стандартные измерения Присваивая стандартные измерения счетам, клиентам, поставщикам, товарам и другим объектам, можно минимизировать ввод данных при записи сведений по измерениям.

Хранение данных измерений в неучтенных документах и журналах Все сведения по измерениям, введенные в журнал или документ, до учета этого журнала или документа хранятся в следующих двух таблицах: • •

Таблица измерений строк журнала Таблица измерений документа

После выполнения учета сведения по измерениям переводятся в соответствую* щую таблицу учтенных сведений.

Просмотр учтенных сведений по измерениям Учтенные сведения по измерениям Доступен просмотр всех измерений, присвоенных учтенным операциям по финан* совым счетам, счетам клиентов и так далее. В итоге можно быстро найти все сведе* ния по измерениям, относящиеся к конкретной операции, что повышает прозрач* ность и эффективность запросов. При учете журнала или документа, содержащего сведения по измерениям, эти сведения сохраняются двумя способами.

Непосредственная запись в главную книгу Сведения о глобальных измерениях хранятся в полях Глобал. Измерение 1 и Глобал. Измерение 2 операций книги. Сюда относятся финансовые операции, операции книг клиентов, поставщиков и так далее. Система динамического присваивания имен автоматически изменит заголовок поля, включив в него имя этого измерения. За* пись измерений в учтенных операциях позволяет выполнять отбор по глобальным измерениям во всех отчетах и формах, основанных на данных учтенных операциях.

Запись сведений об учтенных измерениях в отдельной таблице Учтенные глобальные измерения и другие измерения также могут быть записаны в отдельную таблицу, если они связаны с учтенным документом или операцией. •

•

Таблица Учт. Документ Измерение — сведения об учтенных измерениях для уч* тенных документов. Для учтенных документов вместе со сведениями об измере* ниях записываются такие данные, как номер таблицы, код документа и номер строки, что позволяет просматривать измерения из учтенного документа. Таблица Книга Операций Измерение — сведения по измерениям для учтенных операций. Наряду со сведениями об измерениях записываются такие данные, как номер таблицы и номер операции, что обеспечивает просмотр измерений из учтенных операций или плана счетов.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

259

Сохранение учтенных измерений в отдельной таблице позволяет иметь неогра* ниченное количество измерений. Если бы измерения записывались только в опе* рациях, для каждого нового измерения пришлось бы добавлять новое поле во всех таблицах, содержащих данные операции. Это невозможно без приобретения ли* цензии у разработчиков системы.

Просмотр измерений для учтенных операций Для посмотра сведений об измерении, связанных с учтенными финансовыми опе* рациями по финансовому счету, необходимо: 1. В меню Финансы в группе Финансовые Операции выбрать команду План Счетов. 2. В окне План Счетов выбрать финансовый счет, а затем последовательно выб* рать пункты Фин. Счет > Учтенные Операции . 3. Чтобы просмотреть измерения для конкретной учтенной операции, выде* лить эту операцию и последовательно выбрать пункты Операция > Измерения.

В окне Книга Операций Измерения доступны измерения и их значения, связан* ные с данной конкретной учтенной операцией. Пункты меню Операция > Измерения доступны и для операций других типов книг, например операций книги клиентов и операций книги поставщиков. 1. Можно в окне Фин. Книга Операций вывести на экран поля Глобал. Измерение 1 Код и Глобал. Измерение 2 Код, если они еще не показаны. Обратите внимание, в демонстрационной компании это поля Код Подразделения и Код Проекта. Как можно видеть, в данную финансовую операцию также были непосред* ственно записаны сведения о глобальном измерении Отдел Продаж. Кроме того, можно просмотреть соответствующие сведения по измерениям для всех операций по отдельному финансовому счету.

260

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Для этого необходимо последовательно выбрать пункты Операция > Фин. Измерение Обзор в окне Фин. Книга Операций. В окне Фин. Операции Измерение Обзор отображена матрица измерений, исполь* зуемых во всех финансовых операциях по конкретному счету. Измерения представ* лены в столбцах, а операции — в рядах. Значение измерения, примененное для от* дельной операции, находится в поле на пересечении столбца измерения и строки операции.

Анализ финансовых данных с использованием измерений Как было продемонстрировано в главе Финансовая отчетность, аналитические воз* можности финансового отчета основаны главным образом на финансовых счетах и их структуре в плане счетов. Аналитический отчет обеспечивает возможность просмотра данных главной кни* ги в определенном формате на основе критериев, предусмотренных на предприя* тии. Для группировки финансовых операций в аналитическом отчете используют* ся измерения в количестве до четырех и такие критерии, как финансовые счета, период. Другими словами, если финансовая операция была учтена в конкретном счете с выбором одного из четырех измерений, она будет включена в аналитичес* кий отчет как операция аналитического отчета. Фильтр аналитического отчета по* зволяет с высокой точностью отобрать сведения по измерениям, добавляемые в аналитический отчет. На следующей диаграмме представлена структура данных аналитического отчета:

Фильтрация по критериям, выбранным в окне «Анализ по измерениям»

Создано на основе критериев карточки аналитического отчета

В аналитический отчет также можно включать операции финансового бюджета для сравнения фактических и ожидаемых значений. Последующее добавление новых финансовых операций в аналитический отчет осуществляется следующими способами: • •

С помощью кнопки Обновить в карточке аналитического отчета. С помощью пакетного задания Обновить Аналитические Отчеты в поле Периодич. Задания.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений •

261

Установив флажок Обновлять при Учете в карточке аналитического отчета. Сле* дует отметить, что автоматическое обновление аналитического отчета каждый раз при учете финансовой операции может отразиться на быстродействии.

Для обновления бюджетных операций, включенных в аналитический отчет, до* пускается использование только первых двух способов. Аналитический отчет можно вывести в окнеАнализ по Измерениям. Обратите вни* мание, что здесь можно выполнять фильтрацию по отображаемым суммам, управ* лять представлением сумм, а также сравнивать фактические и бюджетные суммы.

Создание аналитических отчетов 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Измерения > Аналитические Отчеты . 2. Для создания нового отчета рекомендуется нажать клавишу (F3) и ввести значения Код и Название. Рассмотрим уже существующий отчет Выручка.

Карточка аналитического отчета содержит критерии создания операций анали* тического отчета для окна Анализ по Измерениям. 1. В поле Фин. Счет Фильтр указать, что при обновлении аналитических операций следует включать только операции, учтенные на счетах фильтра. 2. Для аналитических операций можно задать период Компрессии. С помощью сжатия данных задается уровень детализации аналитического отчета, например день, месяц, квартал и т. п. Если оставить это поле пустым, компрессия по дате выполняться не будет. 3. Все финансовые операции, учтенные после указанной даты начала, будут под* вергнуты компрессии с уровнем детализации, заданным в поле Компрессия, и включены в аналитический отчет. Учетной датой для свернутых операций счи* тается первая дата соответствующего периода. Например, при компрессии по месяцам с датой начала 01/01/02 учетной датой для свернутых операций для месяца будет считаться соответственно 01/01/02, 02/01/02, 03/01/02 и так далее. Все операции с датой, предшествующей дате, заданной в поле Дата Начала, бу* дут свернуты из расчета одна операция для одного финансового счета и одной ком* бинации измерений. В поле Дата Учета для таких операций будет указан день, пред* шествующий дате, заданной в поле Дата Начала.

262

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Установка флажка Обновлять при Учете позволяет автоматически выполнять обновление аналитического отчета при учете операции. 5. Если в аналитических отчетах используются бюджеты, следует установить фла* жок Включать Бюджеты. Это может понадобиться, если бюджет был создан с теми же измерениями, что и аналитический отчет. Одновременное обновление операций аналитического отчета и операций аналитического бюджетного отче* та позволяет избежать использования устаревшей информации при сравнении фактических и бюджетных цифр. 6. Установка флажка Блокировка запрещает выполнение обновления аналитиче* ского отчета. Пока отчет заблокирован, для его обновления не могут быть ис* пользованы ни функция Обновлять при Учете, ни пакетное задание Обновить Аналитические Отчеты. 7. На вкладке Измерения представлены четыре измерения, которые можно ис* пользовать как фильтры в окне Анализ По Измерениям . Эти суммы обновля* ются автоматически при установке значения фильтра по измерению Измерение Значение. Измерения на вкладке Измерение составляют основу комбинаций измерений, используемых при компрессии финансовых операций в аналитические операции. Финансовые операции с одинаковым периодом компрессии и одной комбинацией значений измерений, представленных на вкладке Измерения, сворачиваются в одну операцию. 8. Доступно дальнейшее уточнение аналитических операций с помощью фильт* ров по измерениям, не включенных во вкладку Измерения. чтобы открыть окно Аналитический Отчет Фильтр надо последовательно выбрать пункты Анализ > Фильтр.

Ввести значения полей Код Измерения и Измерение Значение Фильтр, на базе которых будет выполняться фильтрация. Суммы отчета Анализ по Измерениям об* новляются с учетом применения фильтра только при нажатии кнопки Обновить в данном отчете.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

263

9. Чтобы обновить аналитический отчет, следует нажать кнопку Обновить. 10. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Анализ По Измерениям. В окне Анализ по Измерениям выбрать анали* тический отчет с кодом Выручка. На вкладке Общее определяется, какие измерения будут использоваться в стол* бцах и строках. На вкладке Фильтры указываются фильтры для данного анализа, в том числе даты, финансовые счета, бюджеты и значения измерений, созданных в карточке аналитического отчета. Это позволяет дополнительно уточнить аналитические опе* рации, созданные при обновлении анализа. Примечание. Кнопку временного интервала, который равен одному дню (1), следует применять только в том случае, если для операций аналити* ческого отчета установлено значение компрессии Нет или День. На* пример, при компрессии аналитических операций по месяцам за ян* варь 2001 года и последующем просмотре этих операций с дневным (1) интервалом отчет будет выглядеть так, словно все операции прошли 01.01.01. Вкладка Параметры используется для изменения параметров вывода сумм, рас* считанных на основе аналитических операций. Для получения инструкций по от* дельным полям следует обратиться к интерактивной справке. При нажатии кнопки AssistButton в любом поле окна Анализ По Измерениям бу* дет выведен список операций аналитического отчета, по которым рассчитана сум* ма этого поля. Нажав затем кнопку AssistButton в поле Сумма отдельной аналити* ческой операции, можно просмотреть финансовые операции, послужившие основой данной аналитической операции. Можно также поменять местами столбцы и строки в окне Анализ По Измерениям, последовательно выбрав пункты Функции > Поменять Строки И Столбцы . Примечание. При удалении аналитического отчета будут удалены все свя* занные с ним аналитические операции.

Отчеты по измерениям Аналитический отчет нельзя распечатать непосредственно из окна Анализ по Измерениям. Однако можно печатать сведения по измерениям, объединяя операции ана* литического отчета с раскладками столбцов финансового отчета в отчетах Измерения — Всего и Измерения — Подробно.

Отчет Измерения — Всего В этом отчете показана классификация того, как использовались измерения в опе* рациях за период путем применения итоговых сумм. В этом отчете представлен об* зор сведений о связанных с конкретным аналитическим отчетом измерениях с ис* пользованием суммарных итогов, учитывающих многие операции. Таким образом, в отчете отражаются только итоги для измерений или комбинаций измерений, вклю* ченных в выбранный аналитический отчет.

264

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Этот отчет также подходит для анализа применения измерений при решении отдельных задач, а также для сбора общих сведений об использовании измерений внутри фирмы. 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Отчеты > Операции > Измерения — Всего .

Необходимо ввести в поля Код Аналитического Отчета и Название Раскладки Столбцов соответствующие значения. В отчете можно также указать значение Дата Фильтр и имя Фин. Бюджет Название, которое будет применяться при отображе* нии бюджетных операций в этом отчете. 2. Чтобы выбрать измерения, которые будут отображены в отчете, надо нажать кнопку AssistButton в поле Включать Измерения, в результате будет открыто окно Измерение Выбор.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

265

В поле Уровень назначить для отчета иерархию анализа. Максимальное количе* ство уровней иерархии — четыре. Если не назначен уровень хотя бы для одного измерения или финансового счета, отчет не будет создан. 3. Доступны только измерения и финансовые счета, указанные на вкладке Измерения выбранного аналитического отчета. Из карточки аналитического отчета будет скопирован стандартный фильтр по финансовому счету, однако его мож* но изменить в окне Измерение Выбор . Отчет можно уточнить более детально, введя отдельные значения измерения в поле Измерение Значение Фильтр этого измерения. Примечание. Уровни для отчета следует назначать с осторожностью. Если поместить измерение с несколькими значениями на нижний уровень, от* чет может получиться очень длинным. Если при наличии большого коли* чества финансовых счетов поместить их на нижний уровень, это также приведет к раздуванию размеров отчета. Возможно, в таком случае будет лучше поместить финансовые счета или измерения на более высокий уро* вень, например уровень 1. 4. Доступна печать отчета в дополнительной отчетной валюте, а также печать ком* бинаций измерений, не имеющих итоговых значений. 5. Нажатие кнопки Просмотр позволяет просмотреть отчет.

Отчет Измерения — Подробно В этом отчете показана подробная классификация того, как применялись из* мерения к операциям за выбранный период. Операции этого отчета представ* ляют собой финансовые операции, использовавшиеся для создания аналити* ческих операций выбранного аналитического отчета. Таким образом, в отчете отражаются только операции с измерениями или комбинациями измерений, включенными в выбранный аналитический отчет. Этот отчет можно исполь* зовать для изучения того, в каких заданиях какие измерения применяются и как сочетаются отдельные измерения с другими измерениями для отдельных операций. Поля данной формы запроса идентичны полям отчета Измерения — Всего, за исключением того, что вместо раскладки столбцов для отчета используется стан* дартный формат. Уровни для измерений и финансовых счетов вводятся так же, как в отчете Измерения — Всего . 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Отчеты > Операции > Измерения — Подробно . 2. Выбрать для отчета аналитический отчет, фильтры даты, уровни и измерения 3. Нажать кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет. В отчете отображены финансовые операции, разделенные на дебетовые и кре* дитные операции. Примечание. Увеличение числа присвоенных для данного отчета уровней увеличивает время генерации отчета. Сокращение уровней фильтрации также влияет на скорость генерации отчета.

266

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Комбинирование аналитических отчетов с финансовыми отчетами В окне Фин. Отчет Названия можно назначить аналитический отчет для существу* ющего финансового отчета. 1. В меню Финансовые Операции последовательно выбрать пункты Анализ И Отчетность > Фин. Отчеты . 2. В поле Название нажать кнопку просмотра. Эти действия превратят финансовые операции, использованные для расчета сумм в данном финансовом отчете, в аналитические операции. Кроме того, с их помощью можно выполнить фильтрацию сумм по рядам с использованием полей Измерение Группировка в окне Фин. Отчет. Это можно проверить, выбрав финансовый отчетВЫРУЧКА с назначенным ему аналитическим отчетом ВЫРУЧКА. Если вывести финансовый отчет ВЫРУЧКА в окне Фин. Отчет Просмотр и на* жать кнопку AssistButton для любой из сумм, будет открыто окно План Счетов (Аналит. Отчет), отображающее балансы по данному счету.

При щелчке любой из сумм в данной строке будут выведены аналитические операции. Если теперь вернуться в окно Фин. Отчет Названия, удалить аналитический от* чет, а затем щелкнуть сумму в окне Фин. Отчет Просмотр, будет открыто окно План Счетов (Фин.).

Экспорт аналитических отчетов в Microsoft Excel Как и финансовые отчеты, аналитические отчеты можно экспортировать в Excel. Экспорт аналитических отчетов позволяет передавать сведения по измерениям сто* ронним лицам, не имеющим доступа к системе. Также можно использовать сред* ства построения диаграмм Excel для отображения аналитических отчетов в графи* ческом представлении. Чтобы выполнить экспорт аналитического отчета:

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

267

1. В окне Анализ по Измерениям необходимо выбрать отчет, который планируется экспортировать. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт В Excel . Microsoft Navision экспортирует данные в текстовый файл. Откройте текстовый файл в Excel и создайте сводную таблицу на основе содержащихся в нем данных.

Книга Excel Книга Excel содержит три листа: •

•

•

Лист данных (Data) — в этом листе содержатся данные, на основе которых со* здается сводная таблица. Он включает все аналитические операции и бюджет* ные операции аналитического отчета, которые использовались для создания эк* спортированного в файл анализа по измерениям. Кроме того, он содержит номера финансовых счетов, значения измерений и периоды, не имеющие уч* тенных операций. Лист общих сведений — в этом листе находятся данные, отображаемые в окнах Аналитический Отчет Карточка и Анализ По Измерениям при выполнении экс* порта. Лист сводной таблицы (Pivot Table) — в этом листе содержится сводная таблица, созданная на основе данных в листе данных.

Рассмотрим эти листы более подробно и разберем, как параметры, устанавли* ваемые в окне Анализ По Измерениям, влияют на экспортируемые данные.

Лист данных Лист данных можно разделить на две основные секции. Первая секция содержит сведения из аналитических и бюджетных операций аналитического отчета. Вторая секция включает все счета, измерения и периоды, для которых не существует дан* ных. Если бы второй секции не было, сводная таблица включала бы только счета и значения измерений с данными. В первой секции каждая строка листа отражает аналитическую или бюджетную операцию аналитического отчета. Обратите внимание, что параметры в окне Анализ По Измерениям влияют только на число экспортируемых операций. Для всех операций экспортируются все данные независимо от выбранных строк и столбцов. В результате каждая строка, как правило, содержит следующие ниже сведения. •

•

•

Уровень финансового счета — финансовый счет для данной строки. Чтобы ото* бразить в сводной таблице иерархию счетов для счетов От-Сумма и До-Сумма, следует использовать функции группировки Excel. Для подстановки в структу* ру счетов От-Сумма используется поле Отступ учетного счета. Если план счетов не имеет иерархии, эти операции отображаются только с уровнем финансового счета 0. Код Измерения — значения измерений также могут иметь иерархию. Принципы иерархии финансовых счетов применимы и для значений измерений. Если зна* чения измерений не имеют иерархии, операции будут отражены только с уров* нем кодов измерений 0. Даты — каждая строка в Excel содержит данные за период, рассчитанные на базе даты учета аналитической или бюджетной операции аналитического от* чета. К этим периодам относятся день, неделя, месяц, квартал, год и отчетный период. Если аналитические операции свернуты за период, превышающий

268

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

день, рассчитанная для дневного периода дата будет считаться датой начала периода компрессии. Это не Дата Учета базовой финансовой транзакции. Это напоминает просмотр аналитических операций в окне Анализ по Измерениям. Суммы — если строка Excel относится к аналитической операции, эта строка будет содержать значения Сумма, Дебет Сумма и Кредит Сумма для данной операции. Если же строка Excel относится к бюджетной операции аналитического отчета, эта строка будет содержать бюджетную сумму (поле Сумма) по данной операции.

Вторая секция листа данных включает все финансовые счета, значения измере* ний и периоды, не имеющие операций. Исключением является период в один день. Независимо от компрессии аналитического отчета лист данных будет включать толь* ко дни с данными. Это правило способствует ограничению числа строк, созданных в листе Excel. Количество операций и объем данных, созданных в текстовом файле, зависят от настройки параметров в окне Анализ по Измерениям: • • • • •

•

•

•

•

•

•

Поля Фин. Счет Фильтр и Дата Фильтр — фильтрация количества экспортируе* мых операций по полям Счет Но. и Дата Учета. Поле Бюджет Фильтр — фильтрация количества Экспортируемых аналитических бюджетных операций по полю Бюджет Но. Поле Измерение Фильтры — фильтрация количества экспортируемых операций по включенным в аналитический отчет измерениям. Поле Показать — при выборе значений Вариация, Вариация Или Индекс выво* дится предупреждающее сообщение, поскольку не будет экспортировано ни од* ной операции. Это объясняется тем, что данные типы сумм рассчитываются в окне и не записываются в операции аналитического отчета. При выборе факти* ческих или бюджетных сумм всегда экспортируются оба типа. Поле Показать Поле Суммы — всегда экспортируются значения суммы, дебето* вой суммы и кредитной суммы для фактических сумм и значение суммы для бюджетных значений независимо от указанных в данном поле параметров. При выборе дебетовой или кредитной суммы для бюджетных сумм будет выведено соответствующее предупреждающее сообщение. Поле Закрывающие Операции — если выбрано значение Включать, операции на даты закрытия будут включены в анализ по измерениям и, следовательно, экс* портированы в Excel. Поле Фактор Округления — это поле не влияет на экспорт данных в Excel. Если требуется округлить и отформатировать числовые данные, это следует выпол* нить в редакторе Excel. Поле Показать Суммы в ДОВ — если задана дополнительная отчетная валюта, суммы, выведенные в листе данных как сумма, дебетовая сумма, кредитная сумма и бюджетная сумма, будут выражены в дополнительной отчетной валюте. Если дополнительная отчетная валюта не установлена, экспорт не выполняется. Поле Показать Название Столбца — при установке этого флажка и наличии в поле Показывать в Строках кода измерения или финансового счета экспортиру* емые данные будут включать имя данного счета или значения измерения. Если в поле Показывать в Строках указан период, выполняется экспорт только сведе* ний по датам. Если этот флажок не установлен, экспортируются только номер счета или код значения измерения. Поле Показать с Против. Знаком — если выбран этот параметр, экспортируемые в строки суммы будут иметь знак, противоположный знаку значения поля Сумма операций аналитического отчета.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений •

269

Поле Тип Суммы — количество экспортируемых операций зависит от указания типа суммы как баланса на дату или как оборота. Если выбран оборот, будет выполнен экспорт всех операций в диапазоне фильтра даты. Если указан ба* ланс на дату, программа игнорирует дату начала и выполняет экспорт всех опе* раций до установленной в фильтре даты окончания включительно. Примечание. Лист Excel может содержать не более 65536 строк. При экс* порте многочисленных операций за несколько периодов это число может быть превышено. В этом случае следует применить фильтр даты, ограни* чивающий количество экспортируемых в Excel периодов.

Лист общих сведений При экспорте аналитического отчета записываются параметры из карточки отчета и окна Анализ по Измерениям. Примечание. Эти сведения записываются только при экспорте и не об* новляются для внесения изменений в сводной таблице или при измене* ниях в системе. На этом листе отображаются значения следующих полей карточки аналитичес* кого отчета: • • • • • •

Код Аналитического Отчета Название Аналитического Отчета Фин. Счет Фильтр Компрессия Дата Начала Посл. Дата Обновления На данном листе включены следующие поля окна Анализ по Измерениям:

• • • • • •

Дата Фильтр Фин. Счет Фильтр Бюджет Фильтр Измерение Фильтры Закрывающие Операции Показать с Против. Знаком

Также включается поле Тип Суммы (оборот или баланс на дату) и Код Валюты. Обратите внимание, если фильтры не заполнены, они не будут отображены на ли* сте общих сведений.

Лист сводной таблицы Итоговые поля создаются по столбцам экспортированных данных и служат основой для формирования сводной таблицы. Поля окна Анализ по Измерениям определяют, какие итоговые поля будут использованы как ряды и столбцы сводной таблицы. • •

Поле Показывать в Строках — значение этого поля определяет, какие итоговые поля будут выступать в качестве строк сводной таблицы. Поле Показывать в Столбцах — значение в этом поле определяет, какие итого* вые поля будут использоваться как столбцы сводной таблицы.

270

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для определения итоговых полей данных, которые будут отображены в сводной таблице, служат поля Показать и Показать Поле Суммы. Для фактических значений можно отобразить сумму, дебетовую сумму и кредитную сумму, для бюджетных зна* чений — сумму. Примечание. В сводной таблице могут отображаться только фактические суммы и бюджетные суммы. Это связано с тем, что другие типы сумм не хранятся в операциях аналитического отчета и не экспортируются. Одна* ко допускается создание в сводной таблице расчетных полей, которые будут отображать суммы расхождения, суммы расхождения в процентах, а также суммы индекса в процентах.

Преимущества сводной таблицы Создав сводную таблицу, можно оперировать данными непосредственно в редак* торе Excel. Изменяя включенные в раскладку поля, можно менять отображаемые в сводной таблице ряды, столбцы и данные. Однако при этом форматирование дан* ных может быть утрачено. Рекомендуется изменить раскладку в окне Анализ по Измерениям и снова выполнить экспорт данных. Использование сводной таблицы также позволяет одновременно просматри* вать несколько типов сумм. Например, здесь могут быть включены как фактичес* кие, так и бюджетные суммы. В столбце или ряду можно вывести несколько ито* говых полей. Так, ряд может содержать все уровни финансовых счетов. Одновременно в столбцах может быть представлено значение измерения РЕГИОН по месяцам. Автоматически созданные сводные таблицы можно дополнять собственными. Например, можно сформировать расчетные сводные таблицы, в которых сравни* ваются фактические и бюджетные суммы. Наконец, еще одно преимущество сводных таблиц заключается в том, что на их основе можно создавать графики, используя соответствующие мастера Excel. Это позволяет отобразить анализ по измерениям в графическом виде. Изменения в диаграмме приводят к автоматическому обновлению сводной таб* лицы. Дополнительные сведения по использованию данных, экспортированных из Microsoft Dynamics NAV в Excel, содержатся в техническом руководстве Анализ данных измерений с использованием сводных таблиц .

Ограничения на вывод данных в сводной таблице Существует ряд ограничений на экспорт и отображение данных в сводных табли* цах Excel:

Измерения и счета Сумма Счета типа Сумма не имеют учтенных операций и не включаются в число экспорти* руемых счетов. Если иерархия плана счетов реализована с использованием счетов типа Сумма вместо счетовОт-Сумма и До-Сумма, можно экспортировать только учет* ные счета. Те же ограничения действуют и в отношении значений измерений типа Сумма.

Глава 18. Финансовый анализ с использованием измерений

271

Счета От,Сумма, До,Сумма и измерения При наличии иерархического плана счетов с использованием счетов От-Сумма и До-Сумма следует отобразить итоговые поля всех уровней финансовых счетов, что* бы включить в сводную таблицу весь план счетов. Экспортируются только счета От-Сумма. Сведения о счетах До-Сумма включа* ются в сводную таблицу как промежуточный итог по учетным счетам, назначен* ным для данного счета От-Сумма. Строка сводной таблицы по данным До-Сумма имеет описание, включающее номер счета От-Сумма и слово Сумма. Те же правила применяются и к значениям измерений От-Сумма и До-Сумма.

Сортировка номеров счетов и числовых значений измерений Если номера счетов выражены в числах, они будут сортироваться в Excel как числа. Если план счетов содержит номера счетов различной длины, сортировка может выполняться некорректно при использовании сервера Microsoft® SQL Serv er® или изменении порядка сортировки в сервере Microsoft Navision Server на сортировку по тексту. Чтобы в этих случаях сортировка выполнялась корректно, следует экс* портировать как номер счета, так и его имя (установив флажок Показать Название Столбца в окне Анализ по Измерениям).

Экспорт сумм балансов на дату При экспорте отчета с типом суммы Сальдо на Дату дата начала в поле Дата Фильтр игнорируется. В Excel экспортируются все аналитические операции с датой до даты окончания, что позволяет вывести в сводной таблице корректный текущий баланс. Если не требуется указывать баланс на дату для всех периодов в сводной таблице, ненужные периоды следует скрыть. Кроме того, если дата окончания в фильтре сле* дует за датой последней операции аналитического отчета, сводная таблица не будет включать периоды, не имеющие данных. Эта мера призвана сократить количество экспортируемых в Excel операций.

272

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 19

Бизнес-аналитика Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • •

Обзор Терминология бизнес *аналитики Конфигуратор данных Хранилище данных Настройка конфигуратора Microsoft Dynamics NAV Настройка базы данных бизнес*аналитики Создание виртуальных кубов

Обзор Корпоративные информационные и аналитические системы Корпоративные информационные системы Сегодня сотрудникам компаний приходится иметь дело с немыслимыми ранее объе* мами информации. Успех или неудача бизнеса в большой степени зависят от того, насколько эффективно используется эта информация для оперативного принятия верных решений. Однако, если данные находятся в неудобном для понимания виде, возникает информационный пробел и принятие решения превращается в попытку угадать правильный ответ. Корпоративные информационные системы (КИС) по* зволяют извлекать из накопленных данных крупицы ценной информации, кото* рые и ложатся в основу принимаемых решений. Все больше и больше компаний начинают использовать КИС, стремясь заполнить информационные пробелы, ус* корить рост и повысить доходность бизнеса.

Бизнес,аналитика Бизнес*аналитикой (далее БА) называется средство анализа и поддержки при* нятия решений, предоставляющее инструментарий оценки (от подробной до сводной) различных аспектов деятельности предприятия. С его помощью пользо* ватели могут быстро получить нужные сведения с требуемым уровнем детализа* ции.

Бизнес,аналитика и Microsoft Navision Базовое средство БА, включенное в решение Microsoft Navision, обеспечивает сбор данных из различных областей Microsoft Navisio n, организует эти данные в иерар*

Глава 19. Бизнес:аналитика

273

хической форме и предоставляет пользователям возможность выполнения анализа через программу*клиент. В качестве клиента для базового решения используется Excel, хотя доступен и целый ряд других клиентов. Пользователи могут легко ана* лизировать данные через программу*клиент, выполняя их свертку и детализацию до нужного уровня. Например, можно отобразить общие данные продаж для всех товаров, а затем выполнить детализацию до уровня семейства продуктов или ото* бразить подробные сведения об отдельном товаре. Поскольку большинство совре* менных аналитиков используют Excel как средство анализа данных, именно эта программа является клиентом базового решения Microsoft Navision. Это качествен* ный двухмерный клиент для представления данных, который позволяет не только отображать данные, но и управлять ими с помощью пользовательских формул.

Терминология бизнес:аналитики Типичная корпоративная информационная система состоит из трех основных ком* понентов. Это база данных, фоновая аналитическая обработка и инструментарий бизнес*аналитики, в качестве которого в нашем случае выступает конфигуратор данных Microsoft Navision. Перед тем, как перейти к процедуре настройки Microsoft Navision, рассмотрим эти компоненты системы и связанные с ними термины.

Интерактивная обработка транзакций/ERP Интерактивная обработка транзакций (OLTP) составляет основу данных — базу дан* ных. Системы OLTP зачастую относят к системам ERP (Enterprise Resource System — система управления ресурсами предприятия). Эти системы предназначены для хра* нения данных по транзакциям. Решения ERP, такие как Microsoft Navision, собира* ют сведения о транзакциях и объединяют их в базы данных. Эти базы данных явля* ются основой пула данных, используемого инструментарием БА. Данные извлекаются из базы данных ERP с помощью фоновой аналитической обработки или кубов OLAP.

Фоновая аналитическая обработка (OLAP) Фоновая аналитическая обработка (O LAP) представляет собой ядро обработки. Чтобы ускорить выполнение запросов, приложения КИС используют технологию, известную как O LAP. OLAP переводит данные в единицы информации, называе* мые кубами, что упрощает и ускоряет поиск требуемых данных. В системеMicrosoft Navision обработка O LAP выполняется службой Microsoft ® Sql Serv er ® A nalysis Services, которая включена в состав сервера SQL Serv er 2000.

Конфигуратор данных Конфигуратор состоит из настроенной соответствующим образом служебной про* граммы, с помощью которой определяются кубы, а также схемы таблиц фактов и таблиц измерений. Кроме того, здесь генерируются необходимые скрипты импор* та данных, используемые службами Microsoft DTS (службы обработки данных) для выполнения миграции из базы данных Microsoft Navision в хранилище данных БА* решения. Конфигуратор можно разделить на два компонента: первый служит для опреде* ления конфигурации, а второй отвечает за создание фактической конфигурации на базе предварительно определенной конфигурации.

274

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Конфигуратор данных Navision представляет собой средство настройки, позво* ляющее пользователям определять и изменять элементы данных, необходимые для выполнения анализа. Это средство используется для задания атрибутов кубов OLAP путем выбора соответствующих элементов данных вMicrosoft Navision. Данные кон* фигурации хранятся в формате XML с определенными тегами и атрибутами, отра* жающими связи между таблицами, заголовки параметров и типы данных полей, существующие в системе Microsoft Navision. Пользователь может сохранить несколько конфигураций, создать новую кон* фигурацию, удалить конфигурацию или изменить ее. Одновременно может суще* ствовать несколько определений, хотя активным будет только одно из них.

Хранилище данных Хранилищем данных называется база данных, чья структура оптимизирована для выполнения запросов по большим объемам данных. В принципе, хранилище дан* ных может включать все данные по предприятию. Все зависит от настройки кубов для извлечения данных. В хранилище данных доступны две группы данных: единицы измерения и изме* рения. Ядро OLAP не работает непосредственно с базой данных Microsoft Navision. В БА требуемые данные переводятся из Microsoft Navision в отдельную базу дан* ных, где они настраиваются таким образом, чтобы обеспечить оперативную об* работку объемных запросов. Эту базу данных обычно называют хранилищем данных. Она содержит набор объединенных вместе так называемых витрин дан* ных, каждая из которых хранит данные по конкретной области, а также опреде* ление таблиц измерений. Таблицы измерений отражают связи между членами группы, а также определение группы. Например, здесь указано, какие товары составляют семейство продуктов. Кроме таблиц измерений, витрины данных хранят таблицу фактов, содержащую данные, собираемые на самом низком уров* не детализации, например данные по зарплате сотрудников в системе управле* ния персоналом.

Витрина данных Витрина данных напоминает хранилище данных, однако здесь представлены толь* ко поднаборы данных по предприятию, на базе которых выполняется анализ.

Единицы измерений Единицы измерений представляют собой логические типы данных в витрине данных. Единицы измерений — это числовые значения, представляющие ин* терес для конечных пользователей. Ниже приведены правила единиц измере* ний: •

•

Единица измерения всегда отражает числовое значение соответствующей ей таблицы. Если поле таблицы базы данных не было определено как числовое, его нельзя использовать в качестве единицы измерения. Все единицы измерений представляют собой числовые значения, однако не все числовые значения являются единицами измерения. В процессе внедрения си* стемы определяется, достаточно ли важно какое*либо значение для пользовате* лей, чтобы установить его в качестве единицы измерения. Иначе оно будет ис* пользоваться только как измерение.

Глава 19. Бизнес:аналитика

275

Измерения Измерения позволяют распределить по категориям данные в витрине данных. Это атрибуты или описательные свойства единиц измерения. Они предоставляют све* дения о единицах измерения, например когда, где, кто, что и так далее. Измерения могут быть основаны на всех физических типах данных. Ряд связанных измерений можно объединить в единое измерение, отображающее то же общее измерение на нескольких уровнях детализации. Такое объединение называется иерархией и час* то применяется при построении структур измерений в службах Microsoft A nalysis Services.

Таблицы фактов Эти таблицы всегда содержат и единицы измерений, и измерения. Таблицы фактов являются ядром структур схем звезда и снежинка, рассматриваемых ниже.

Таблицы измерений В этих таблицах содержатся только измерения. Числовое значение, включенное в таблицу измерений, в данном контексте не может использоваться как единица из* мерения. Примечание. Обратите внимание, основной акцент в этой главе делается не на выбор единиц измерения и измерений, не на влияние этого выбора на конечный результат анализа, а на простоту использования и гибкость интерфейса конфигуратора данных Navisio n.

Схема звезда Схемой звезда (или логической структурой звезда) называется таблица фактов с нулевым или большим количеством таблиц измерений. Схема звезда отличается тем, что все таблицы измерений (при их наличии) связаны с ней напрямую.

Давая внешним и первичным ключам одинаковые названия, вы автоматически связываете их в редакторе куба Внешние ключи

Таблицы измерений

Таблица фактов Отношение между внешними ключами (фактом) и первичными ключами всегда должно быть 1/Н > 1

Первичные ключи

276

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Схема снежинка Схема снежинка (или логическая структура снежинка) основана на схеме звезда. Единственное различие состоит в том, что эта схема подразумевает таблицы измерений, не связанные непосредственно с таблицей фактов (2*ой уровень и далее).

Таблица фактов Таблицы измерений первого уровня 1 Таблицы измерений первого уровня 2

Настройка конфигуратора Navision Создание нового куба Наиболее распространенная задача бизнес*аналитики в системе Microsoft Navision — создание нового или изменение существующего куба. Поэтому интерфейс пользо* вателя разработан таким образом, чтобы максимально облегчить выполнение этих задач. Создание нового куба требует некоторых базовых знаний структуры базы дан* ных в системе Microsoft Navision, однако в большинстве случаев будет достаточно встроенных в базу данных сведений. Поскольку созданные кубы можно использо* вать в нескольких компаниях, в первую очередь следует создать кубы, а затем на* значить компанию. 1. На панели навигации следует последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Будет открыто окно БД БА. Обзор:

Глава 19. Бизнес:аналитика

277

2. Выделить строку Куб и последовательно выбрать пункты Функции > Новый. 3. Будет выведено сообщение с запросом на создание нового куба. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить создание куба. Будет открыто окноБд Ба. Карточка Куба:

278

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. В поле Таблица Данных Номер нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Объекты. 5. Найти и выделить поля Объект ID 379, Название Подроб. Клиент Книга Операций. 6. Поля окна БД БА. Карточка Куба будут заполнены сведениями об объекте. 7. Нажать кнопку Куб, чтобы просмотреть выбранные параметры: •

Связанные Таблицы . Необязательный параметр. Например, если пользователь хочет дополнить детализированную операцию книги клиентов данными из таб* лицы операций книги клиентов, это можно выполнить с помощью команды меню Связанные Таблицы. В результате создается описанная выше схема снежинка.

•

•

•

Измерения. Измерения позволяют распределить по категориям данные в витрине данных. Это атрибуты или описательные свойства единиц измерения. Они содер* жат сведения о единицах измерения, например когда, где, кто, что и так далее. Меры. Единицы измерений представляют собой логические типы данных в вит* рине данных. Единицы измерений — это числовые значения, имеющие важное значение для конечных пользователей. Функции. Необязательный параметр. Функции применяются для работы с еди* ницами измерений.

8. Для настройки связанных таблиц последовательно выбрать пункты Куб > Связанные Таблицы. Будет открыто окно Бд Ба. Связи Таблиц Кубов:

9. Нажать кнопку Выбор полей. Будет открыто окно Выбор Поля Ба. Это окно используется для указания дополнительных сведений, которые требу* ется добавить в данный куб. Система Microsoft Navision отображает таблицы, свя* занные с выбранной таблицей фактов. Затем в этих связанных таблицах выбирают* ся поля, которые следует добавить в куб. 10. Щелкнуть столбец Выбран (Selected) для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций

2

Клиент Операция Но.

Клиент Книга Операций

9

Клиент Но.

Глава 19. Бизнес:аналитика

279

11. Нажать кнопку ОК. Выбранные таблицы и поля будут выведены в окне Бд Ба. Связи Таблиц Кубов. Теперь для куба установлены связанные таблицы. Установить единицы измерений для куба. 12. Последовательно выбрать пунктыКуб > Меры. Будет открыто окноБд Ба. Меры Куба:

13. Нажать кнопку Выбор полей. Будет открыто окно Выбор Поля БА. Это окно содержит все поля сумм из всех таблиц куба. В данном случае речь идет о таблице Подроб. Клиент Книга Операций и таблицах Клиент и Клиент Книга Операций из конфигурации связанных таблиц. 14. Щелкнуть поле Выбран (Selected) для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций Клиент Книга Операций

7 8

Сумма Сумма (РУБ)

15. Нажать кнопку ОК. будут выведены выбранные таблицы и поля. Обратите вни* мание, что поле Название может быть изменено в окне БД БА. Меры Куба . Те* перь для куба установлены единицы измерений. Указать измерения для куба. 1. Последовательно выбрать пункты Куб > Измерения . Будет открыто окно Бд Ба. Измерения Куба:

280

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. Последовательно выбрать пункты Функции > Выбор Полей . Откроется окно Выбор Поля БА. Снова отображены поля всех трех связанных таблиц. Если пользователь выбе* рет поля, имеющее связь с таблицей, или тип Параметр (например, тип документа), будет выполнена проверка существования соответствующего измерения. Если из* мерения нет, оно будет создано. Если поле имеет тип Параметр, для него будет так* же создан нумерованный список (перечисление), который будет служить основой для данного измерения. 3. Щелкнуть поле Выбран для следующих элементов: Таблица

Но.

Имя

Клиент Книга Операций

3

Клиент Но.

Клиент Книга Операций

4

Дата Учета

Клиент Книга Операций

5

Документ Тип

Клиент Книга Операций

11

Код Валюты

Клиент Книга Операций

21

Продажа Клиент Но.

4. Нажать кнопку ОК. Будут отображены выбранные таблицы и поля. 5. Выбрать измерения Microsoft Navision, которые будут соответствовать измере* нию этого куба. Выбрать любую из строк в окне БД БА. Измерения Куба, а затем последовательно выбрать пункты Функции > Выбор Измерений . Будет открыто окно Измерение Выбор. 6. Щелкнуть поле Выбран для измерения РЕГИОН. 7. Нажать кнопку ОК. Измерение РЕГИОН добавлено в окно БД БА. Измерения Куба. Теперь для куба установлены измерения. Формирование функции для куба. 1. Последовательно выбрать пункты Куб > Функции . Будет открыто окно Бд Ба. Функции Куба:

2. В поле Мера Строка Номер нажать кнопку AssistButton и выбрать значение Сумма (РУБ).

Глава 19. Бизнес:аналитика

281

3. В поле Временное Измерение Строка Номер нажать кнопку AssistButton и выб* рать значение Дата Учета. 4. В окне БД БА. Функции Куба подставляются выбранные функции. Теперь фун* кции для данного куба определены. 5. Нажать клавишу (ESC) для возвращения к карточке Бд Ба. Карточка Куба . 6. Раскрыть строки куба (щелкнув стрелки рядом с требуемыми строками или пос* ледовательно выбрав пункты Функции > Раскрыть), чтобы просмотреть оконча* тельную конфигурацию:

Обновление данных XML При каждом изменении определения кубов должны быть обновлены данные XML. Чтобы обновить данные XML: 1. В окне БД БА. Обзор щелкнуть поле Название, чтобы открыть окно Базы данных БА. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Обновить Xml .

282

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка баз данных бизнес:аналитики Прежде чем можно будет использовать конфигуратор бизнес*аналитики для на* стройки базы данных БА в службах анализа SQL, необходимо настроить базу дан* ных БА и определить экспортируемые кубы данных. Для базы данных СТАНДАРТ кубы данных уже определены. 1. На панели навигации последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Будет открыто окно БД БА. Обзор. 2. Щелкнуть поле Название, чтобы открыть окно Базы Данных БА. 3. На свободной строке ввести код и описание этой базы данных. 4. В поле Путь к Конфигуратору нажать кнопку AssistButton и найти файл с расши* рением EXE, запускающий конфигуратор. Нажать кнопку Открыть. 5. Последовательно выбрать пункты Базы Данных Ба > Фирмы. Будет открыто окно БД БА. Фирмы. В этом окне отображаются все введенные в базу данных компании. Текущей компанией является компания, установленная по умолчанию, однако можно выб* рать любую другую компанию. 6. Ядро конфигуратора можно настроить так, чтобы оно ежедневно автоматичес* ки запускалось в одно и то же время. Для выполнения настройки надо последо* вательно выбрать пункты Базы Данных Ба > Отчеты. Будет открыто окно БД БА. Отчеты. Первая строка в этом окне содержит заданное по умолчанию время, однако это значение можно изменить. Если требуется, чтобы ядро запускалось несколько раз в день, можно ввести дополнительные строки. Примечание. Помимо использования планировщика конфигуратор мож* но в любое время запустить вручную. Для внепланового запуска конфи* гуратора в окне БД БА. Обзор последовательно выбрать пункты Функции > Запустить Конфигуратор . В целях обеспечения безопасности конфигуратор должен запускаться на серве* ре, обрабатывающем базу данных O LAP. Шаги, описанные выше, можно повторить для всех требуемых баз данных. Од* нако активной может быть только одна из них. 7. Чтобы указать используемую в данный момент базу данных, следует устано* вить для этой базы данных флажок Активна.

Создание виртуальных кубов Обратите внимание, что при включении в конфигурацию нескольких кубов, например куба продаж и куба бюджета, можно создать виртуальный куб, по* зволяющий объединить и сравнить эти два куба. Например, может быть со* здан куб данных, который включает несвязанные таблицы. Имеется возмож* ность настроить отдельные кубы для таблиц и затем объединить эти кубы в виртуальный куб.

Глава 19. Бизнес:аналитика

283

Перед созданием виртуальных кубов необходимо заранее определить кубы, включаемые в виртуальный куб. Для объединения требуется, по меньшей мере, два куба, однако в виртуальный куб можно включить неограниченное количество кубов.

Создание виртуального куба Создание виртуального куба напоминает создание обычного куба за тем исключе* нием, что не требуется настраивать связи таблиц, измерения, единицы измерений и функции, поскольку они уже настроены. 1. На панели навигации необходимо последовательно выбрать пункты Администрирование > Настройка Приложения > Общее > Настройка Business A nalytics. Бу* дет открыто окно БД БА. Обзор. 2. Выделить строку Виртуальный Куб и последовательно выбрать пункты Функции > Новый. 3. Будет выведено сообщение с запросом на создание нового виртуального куба. Нажать кнопку Да, чтобы подтвердить создание куба. Будет открыта карточка Бд Ба. Карточка Виртуального Куба :

4. В поле Куб Строка Номер нажать кнопку AssistButton. Будет открыто окно Бд Ба. Список Кубов. 5. Выбрать куб из списка и нажать кнопку Ок. 6. Повторите шаги 4–5 для добавления в виртуальный куб нового куба.

284

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 20

Операции между несколькими компаниями I Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • •

Создание компании консолидации и дочерних компаний Экспорт данных для консолидации (при необходимости) Тестирование консолидированных данных Консолидирование данных Обработка исключений консолидации Консолидированные отчеты

Обзор Консолидация означает объединение финансовой отчетности двух или более от* дельных компаний (дочерних компаний) в консолидированную отчетность. В сис* теме Microsoft Dynamics NAV вовлеченные в консолидацию компании называются филиалами. Компания, чья отчетность консолидируется, называется консолиди* рованной компаний. Обычно для этой цели создается отдельная компания, факти* чески не ведущая деловых операций. Доступны следующие типы консолидации: • • • • •

по разным планам счетов; по компаниям с различными финансовыми годами; по полному объему или части финансовой отчетности отдельной компании; по компаниям с разной валютой; по разным методам перевода финансовых счетов. Консолидацию можно выполнять для следующих компаний:

• • •

•

компаний, находящихся в той же базе данных, что и консолидированная ком* пания; компаний, находящихся в других базах данных Microsoft Navision; компаний, чья отчетность ведется в других системах бухгалтерского учета и фи* нансовой отчетности (при условии, что из таких программ можно выполнять экспорт в файл допустимого формата); компаний, чьи данные записаны в текстовом формате (расширение TXT до вер* сии 4.0) с фиксированной длиной полей либо в формате XML.

Консолидированная компания вводится в базу данных подобно обычным ком* паниям. Ее план счетов независим от планов счетов других филиалов, а планы сче* тов филиалов могут отличаться друг от друга. Функции консолидации позволяют

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

285

формировать список компаний, для которых будет выполнена консолидация, про* верять данные бухгалтерского учета перед выполнением консолидации, осуществ* лять импорт данных из файлов и баз данных и генерировать консолидированные отчеты.

Процедура выполнения консолидации В этом разделе рассматриваются действия, с помощью которых выполняется кон* солидация. Процесс консолидации подразделяется на шесть основных шагов: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Создание компании консолидации и дочерних компаний Экспорт данных для консолидации (при необходимости) Тестирование консолидированных данных Консолидирование данных Обработка исключений консолидации Консолидированные отчеты

В приложении Б к данному руководству содержатся более подробные сведения по вопросу межфирменной консолидации.

Настройка элементов консолидации Создание консолидированной компании и дочерних компаний Перед выполнением консолидации необходимо создать консолидированную компанию. Такая компания создается аналогично любой другой компании в системе; она создается со своим планом счетов и, при желании, измерениями. Если новая компания будет использоваться для консолидации дочерних ком* паний, следует помнить, что для копирования в новую компанию плана сче* тов и других данных может использоваться контрольный список настройки главной книги.

Настройка сведений о консолидации в финансовых счетах В плане счетов консолидированной компании должно быть указано, по каким счетам будет выполняться консолидация. Для каждого из учетных финансовых счетов каждой компании необходимо указать финансовый счет консолидиро* ванной компании, на который при консолидации будет переводиться баланс. Такое сопоставление позволяет консолидировать компании с разными планами счетов. Для ввода информации о консолидации в финансовые счета необходимо: 1. В строке меню последовательно выбрать пунктыФайл > Фирма > Открыть. Выб* рать дочернюю компанию из списка компаний. 2. Последовательно выбрать пункты Финансы > План Счетов . 3. Последовательно выбрать пункты Фин. Счет > Карточка и перейти на вкладку Консолидация.

286

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Для каждого финансового счета с типомУчет заполнить поля Консол. Дебет Счет Но. и Консол. Кредит Счет Но. Поле

Описание

Консол. Дебет Счет Но.

Счет консолидированной компании, на который переводятся дебетовые балансы

Консол. Кредит Счет Но.

Счет консолидированной компании, на который переводятся кредитовые балансы

Консол. Метод Перевода

Это поле содержит метод перевода консолидации, который будет использоваться для данного счета. Методология перевода указывает на курс пересчета валюты, который должен быть применен к данному счету. Возможны следующие варианты: Средний Курс Средний курс за период консолидации. Ручн. Рассчитывается либо как среднее арифмети* ческое, либо как наиболее вероятная оценка для каждого из филиалов Курс закрытия

Основной курс валютных рынков на дату, для которой подготавливается отчет по балансу или отчет о прибыли. Курс вводится для каждого филиала

Исторический Курс

Курс обмена иностранной валюты, который преимущественно использовался во время прохождения транзакции

Сложный Курс

Суммы текущего периода переводятся по среднему курсу и добавляются к ранее записанному балансу в консолидированной компании. Этот метод обычно используется для счетов нераспределенной прибыли, так как эти счета включают суммы из разных периодов и, таким образом, являются объединением сумм, переведенных по разным обменным курсам

Курс Собств. Средств

Аналогичен составному курсу. Учет расхожде* ний ведется на отдельных финансовых счетах

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

287

В случае необходимости ежедневного перемещения балансов рекомендуется указывать номера счетов как для поля Консол. Дебет Счет Но., так и для поля Консол. Кредит Счет Но. по следующим причинам: • •

хотя суммы, равные 0, не перемещаются, счет, по которому итоговый баланс равен 0, мог иметь на некоторые даты ненулевой баланс; если даже ожидается, что итоговый баланс за данный период будет иметь креди* товое или дебетовое сальдо, вполне возможно, что на некоторые даты действо* вало обратное сальдо.

Если для счета не требуется различать дебетовое и кредитовое сальдо, можно использовать один и тот же счет в полях Консол. Дебет Счет Но. и Консол. Кредит Счет Но. 5. Повторить процедуру в каждой дочерней компании. Счета дебетовой и кредитовой консолидации должны быть указаны и для кон* солидированной компании. Примечание. Если компания консолидации одновременно является до* черней компанией для другой компании, дебетовые и кредитовые счета консолидации будут теми же, что и финансовый счет.

Настройка сведений о филиале Для консолидации данных по нескольким компаниям в одной консолидированной компании, следует сначала ввести информацию о филиалах, которые должны быть включены в консолидацию, а также о степени детализации включаемых в консоли* дацию данных. 1. В консолидированной компании следует настроить сведения о филиалах. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыта карточка филиала:

288

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка филиала содержит следующие поля: Поле

Описание

Код

Можно ввести не более 10 знаков. При импорте данных из филиалов содержание поля кода используется для определения соответству* ющей компании. Затем этот код применяется в отчетах и других документах уже в самой консолидированной компании. Следует использовать легко запоминающиеся, описательные коды. Код должен быть уникальным

Название

Ввести название филиала. Можно ввести не более 30 знаков, включая как буквы, так и цифры

Название Фирмы

Выбрать дочернюю компанию, которая будет связана с данным филиалом в системе. Нажать кнопку просмотра или клавишу (F6), чтобы просмотреть доступные в базе данных имена компаний. Имена компаний в других базах должны иметь пригодную для распознавания форму

Код Валюты

Выбрать код валюты, являющейся национальной валютой для данного филиала. Значение Код Валюты определяет, как будет прочитан файл консолидации. Если это поле оставлено пустым, суммы файла консолидации считаются выраженными в национальной валюте. Если выбран код валюты из таблицы Код Валюты, предполагается, что числа деноминированы в данной валюте. Если финансовая отчетность предоставляется зарубежной дочерней компанией, поле Код Валюты должно быть пустым. При консолидации эти суммы рассматриваются как выраженные в национальной валюте и не преобразовываются

Курс валюты

Содержимое этого поля показывает, какая таблица курса обмена валют будет использоваться при импорте данных консолидации. Доступны следующие значения: Локальный

Будет применяться курс обмена валюты в текущей (локальной) компании

Филиал

Будет использована таблица курса обмена валюты этого филиала

Консоли* дировать

Установленный флажок означает, что эта компания будет участвовать в консолидации. В окне Подразделения можно настроить все компании, из которых состоит эта группа, а затем перед консолидацией с помощью флажка Консолидировать указать, будет ли каждая конкретная компания включена в эту консолидацию. Флажок устанавливается, если для данного филиала будет выполняться консолидация

Консоли* дация %

Здесь вводится значение в процентах, которое указывает, какая доля каждого счета этого филиала должна быть включена в консолидацию. Если это поле оставлено пустым, будет импортироваться 100% каждого счета данной компании

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I Поле

289

Описание

Дата Начала Поля Дата Начала и Дата Конца определяют за какой период будут и Дата Конца импортированы данные. Если финансовый год филиала отличается от финансового года консолидированной компании, здесь следует ввести даты начала и завершения финансового года этого филиала Источник Данных

Содержимое этого поля показывает, в какой валюте будут извлекаться данные по этому филиалу: в национальной валюте филиала или в дополнительной отчетной валюте

Формат файла

Значение этого поля указывает, в каком формате файлов филиал предоставляет свои данные. Если филиал имеет версию программы 3.70 или более раннюю, предоставляется файл TXT. Если филиал имеет версию программы 4.00 или более позднюю, данные предоставляются в файле XML

Перейти на вкладку Фин. Счета.

Поля вкладки Фин. Счета Поле

Описание

Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Здесь вводится номер финансового счета, на котором будут учитываться прибыль и убытки курсовой разницы. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6)

Сч. Дох. Курс. Разн. по Комп. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Комп.

Счета прибыли и убытков по курсовым разницам для компонента корректировок преобразований, составленного из финансовых счетов, имеющих значение Сложный в поле Консол. Метод Перевода. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

290

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Сч. Дох. Курс. Разн. по Собств. Ср. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Собств. Ср.

Счета прибыли и убытков по курсовым разницам для компонента корректировок преобразований, составленного из финансовых счетов, имеющих значение Собственные Средства в поле Консол. Метод Перевода. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Остаточный Фин. Счет

Используется для учета сумм остатков, возникающих в результате импорта данных при консолидации из*за переопределения начальных балансов балансового отчета. Для просмотра доступных финансовых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6)

Сч. Приб. Курс. Рзн. по Меньш. и Сч. Уб. Курс. Разн. по Меньш.

Счета прибыли и убытков для компонента корректировок преобразования, составленного из пропорциональных долей итоговых корректировок преобразования, назначаемых меньшим пакетам акций. Для просмотра доступных финан* совых счетов нажать кнопку просмотра или клавишу (F6). Если эти поля пусты, будут использоваться поля Курс. Прибыль Фин. Счет и Счет Уб. Курс. Разн.

Примечание. Используемые при консолидации поля финансовых счетов зависят от значения поля Консол. Метод Перевода , выбранного в окне План Счетов (Фин.) на вкладке Консолидация. Если метод преобразова* ния при консолидации не указан при создании новых финансовых сче* тов, по умолчанию используется значение Среднее. Методы преобразова* ния при консолидации рассматриваются в приложении Б.

Задание обменных курсов для консолидации Существуют три валютные курса, которые используются программой для консоли* дации финансовой отчетности филиалов, выраженной в иностранной валюте. Это курсы Средний Курс Ручн., Курс закрытия и Последний курс закрытия. Поле

Описание

Средний Курс Ручн.

Средний курс валютных рынков в период, за который формируется балансовый отчет или отчет о прибыли и убытках

Курс закрытия

Основной курс валютных рынков на дату, для которой подготавливается балансовый отчет или отчет о прибыли и убытках

Последний курс закрытия

Курс, используемый на последнюю дату закрытия балансового отчета

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

291

Чтобы задать обменные курсы для консолидации следует: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . 2. Выбрать строку соответствующего филиала в окне Подразделения, затем после* довательно выбрать пункты Курсы Валют > Средний Курс Ручн., Курс Закрытия Или Последний Курс Закрытия . Независимо от сделанного выбора будет открыто окно Изменить Курс Валюты.

В зависимости от метода ввода обменных курсов можно изменить курс, испра* вив значение редактируемого поля в данном окне и нажав кнопку ОК. Примечание. Если значения Средний Курс Ручн, Курс Закрытия и Последний курс закрытия не исправлены вручную, по умолчанию для консолида* ции будет использоваться последний обменный курс, указанный в окне Курсы валют. Однако при добавлении в окне Курсы валют новых обменных курсов, которые предполагается применять при консолидации, значенияСредний Курс Ручн , Курс закрытия и Последний Курс Закрытия не обновля* ются автоматически. Чтобы установить новый курс по умолчанию, необходимо заново выбрать эту валюту в поле Код Валюты окна Подразделения.

Настройка сведений об измерениях для консолидации Помимо финансовых счетов можно выполнять консолидацию сведений об изме* рениях следующим образом:. 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Измерения > Измерения. 2. В окне Измерения выделить одно из измерений и последовательно выбрать пункты Измерение > Значения Измерения. Будет открыто окно Измерение Значения:

292

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Код Консолидации используется для консолидации. Выбор значения для данного поля зависит от того, будут ли сведения об измерениях преобразованы для консолидированной компании при выполнении консолидации: •

•

•

Если для сведений об измерениях не требуется консолидация, следует оставить поле Код Консолидации пустым. Кроме того, необходимо убедиться, что изме* рения не указаны в полях Копировать Измерения функций консолидации или отчетов, рассматриваемых далее в этом разделе. Если планируется консолидировать сведения об измерениях, поле Код Консолидации все равно следует оставить пустым. Однако консолидация будет выпол* нена только в том случае, если измерения филиала точно соответствуют изме* рениям консолидированной компании. Поле Код Консолидации заполняется только тогда, когда требуется консоли* дировать значение измерения, установленное в филиале, с другим значени* ем измерения, принятым в консолидированной компании. Это поле должно содержать код значения измерения, действующий в консолидированной ком* пании.

Например, филиал по Северной Европе имеет отдельные измерения для Дании, Швеции и Норвегии. Консолидированной компании требуются только консоли* дированные сведения по скандинавским странам. Чтобы консолидировать сведе* ния по измерению Норвегии в этом филиале в значение измерения по скандинавс* ким странам, ввести значение Nordic в поле Код Консолидации для значения измерения Норвегия. Окно Измерение Значение должно быть заполнено следующим образом: Код

Имя

Код консолидации

ДАНИЯ

Территория продаж, Дания

NORDIC

НОРВЕГИЯ

Территория продаж, Норвегия

NORDIC

ШВЕЦИЯ

Территория продаж, Швеция

NORDIC

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

293

Примечание. Консолидация измерений идентична консолидации фи* нансовых счетов. Как и в случае с планами счетов, филиалы могут иметь значения измерений, отличные от измерений консолидирован* ной компании. Однако коды измерений для филиала и консолидиро* ванной компании ДОЛЖНЫ БЫТЬ одинаковы. Поскольку коды из* мерений создаются для всей компании, это означает, что они применяются во всех филиалах. Нескольким значениям измерения можно присвоить один и тот же код консолидации, если требуется объединить операции с этими значениями измерений при консоли* дации.

Экспорт данных для консолидации Если филиал находится в другой базе данных, перед выполнением консолидации необходимо экспортировать соответствующие данные. Компании должны быть экспортированы по отдельности. Для этой цели в системе Microsoft Navision пре* дусмотрено пакетное задание. 1. В строке меню необходимо последовательно выбрать пункты Файл > База Данных > Открыть. Выбрать базу данных, содержащую данные по дочерней компа* нии, которые требуется экспортировать, и нажать кнопку ОК. 2. В выбранной компании в меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Экспорт Консолидации. Будет открыто окно Экспорт Консолидации:

3. На вкладке Параметры заполните поля, указывающие, каким образом это па* кетное задание будет создавать файл.

294

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Формат файла

Здесь указывается тип формата файла. Это поле показывает, в каком формате файлов филиал предоставляет свои данные. Если филиал имеет версию программы 3.70 или более раннюю, предоставляется файл в формате TXT. Если филиал имеет версию программы 4.00 или более позднюю, данные предоставляются в файле формата XML. Единственная причина для выбора старого формата — отсутствие в компании*учредителе версии Microsoft Navision 4.00 или более поздней

Имя файла

Здесь вводится имя файла (на дискете или на жестком диске), в который будет производиться экспорт данных

Дата Начала

Данное поле содержит первую дату в периоде, из которого будут экспортироваться операции. Период, определенный в поле Дата Начала, не может превышать 500 дней

Дата Конца

Данное поле содержит последнюю дату в периоде, из которого будут экспортироваться операции. Период, определенный в поле ДАТА КОНЦА, не может превышать 500 дней

Копировать Измерения

Здесь можно выбрать измерения, по которым требуется классифицировать операции при экспорте в консолидированную компанию. Для просмотра доступных измерений нажать кнопку AssistButto n в этом поле

Код родительской валюты

Здесь указывается код валюты для компании*учредителя

Обрабатываются все операции каждого из финансовых счетов. Для каждой ком* бинации выбранных измерений и даты содержимое полей операций Сумма сумми* руется и экспортируется. После этого обрабатывается следующая комбинация гло* бальных измерений и даты с тем же самым номером счета, затем обрабатываются комбинации в следующем номере счета и так далее. Экспортируемые операции содержат поля Счет Но., Дата Учета и Сумма. Если также экспортируются сведения об измерениях, будут включены коды измерений и значения измерений. •

• •

Для каждой экспортируемой строки с положительным итоговым значением поля Сумма экспортируется счет, установленный для данного филиала в поле Консол. Дебет Счет Но. Если итоговое значение отрицательное, в строку экс* портируется соответствующий номер в поле Консол. Кредит Счет Но. Датой для экспортируемых строк является либо дата завершения, либо, если передача ведется за день, точная дата расчета. Экспортируемое для данной операции значение измерения будет значением измерения консолидированной компании, установленным в поле Код Консолидации для данного значения измерения. Если в поле Код Консолидации не указа*

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

•

295

но значение измерения консолидированной компании, в строку экспортирует* ся само значение измерения. Файлы в формате XML дополнительно содержат курсы обмена валют за пе* риод консолидации. Эти курсы находятся в специальном разделе в начале файла.

Тестирование консолидированных данных Перед консолидацией данных желательно проверить, есть ли различия между базовыми сведениями в филиалах и консолидированной компании. Для этой цели существует два отчета — для тестирования базы данных и для тестирова* ния файла.

Проверка данных, хранящихся в файле 1. В строке меню необзодимо последовательно выбрать пункты Файл > Фирма > Открыть. Выбрать консолидированную компанию из списка. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка.

3. Последовательно выбрать пункты Функции > Тест Файла . Будет открыто окно Консолидация — Тест Файла : 4. Выделить формат файла для импорта. 5. Указать имя тестируемого файла, после чего нажать кнопку Печать. При формировании отчета будут обработаны экспортированные в файл фи* нансовые данные этого филиала, а также выведены финансовые счета и изме* рения, включенные в файл, но отсутствующие в консолидированной компа* нии. Если счет отображается в данном отчете, это связано с отсутствием в консоли* дированной компании дебетового либо кредитового счета. Если в отчете отображается измерение, это объясняется одной из следующих причин:

296 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Установленный для филиала код консолидации не является значением измере* ния, определенным в консолидированной компании. Если коды консолидации не используется, в консолидированной компании не указан код значения измерения. Измерение в данном файле не соответствует измерению в консолидированной компании. До импорта файла для консолидации все ошибки должны быть исправлены.

Проверка данных, хранящихся в базе данных Проверка данных филиала, хранящихся в той же базе данных, что и данные кон* солидированной компании, аналогична сочетанию рассмотренных выше экс* порта файла и проверки файла. Если файл не создается, формируется тот же от* чет. Для тестирования базы данных перед консолидацией необходимо: 1. В строке меню последовательно выбрать пунктыФайл > Фирма > Открыть. Выб* рать из списка консолидированную компанию. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Тест Базы Данных . Будет открыто окно Консолидация — Тест БД . 4. На вкладке Филиал доступна настройка фильтра для отбора тестируемых фили* алов. Если фильтр не настроен, будут протестированы все филиалы в окне Подразделения с установленными флажками Консолидировать. 5. Перейти на вкладку Параметры.

Поля Дата Начала, Дата Конца и Копировать Измерения заполняются и обраба* тываются таким же образом, как соответствующие поля рассмотренного выше па* кетного задания Экспорт консолидации. 6. Заполнить поля вкладки Параметры и нажать кнопку Печать или Просмотр.

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

297

В отчете обрабатываются учтенные финансовые операции в финансовых дан* ных филиалов и отображаются финансовые счета и измерения, которые в отдель* ных филиалах задаются со ссылкой на консолидированную компанию, но отсут* ствуют в консолидированной компании. Причины, по которым счета и измерения включаются в отчет, те же, что и при проверке файла.

Консолидирование данных После исправления ошибок, выявленных при проверке, можно выполнить консо* лидацию данных.

Консолидация из той же базы данных Чтобы выполнить консолидацию компаний из одной базы данных необходимо: 1. Убедиться, что активна консолидированная компания. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Фи* лиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт Базы Данных . Будет от* крыто окно Консолидация Импорт Из БД :

4. На вкладке Филиал можно настроить фильтр в поле Код таким образом, чтобы отобрать консолидированные филиалы. Если фильтр не настроен, будет выпол* нена консолидация для всех филиалов в окне Подразделения с установленны* ми флажками Консолидировать. 5. Перейти на вкладку Параметры.

298

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поля Дата Начала, Дата Конца, Копировать Измерения и Код родительской валюты заполняются и обрабатываются таким же образом, как соответствующие поля рассмотренных выше отчетов и пакетного задания Экспорт Консолидации. В идеале следует проводить консолидацию за тот же период, для которого формировался те* стовый отчет. 6. Заполнить соответствующие поля на вкладке Параметры. 7. Нажать кнопку ОК, чтобы начать импорт. 8. Будет выведен запрос на подтверждение выполнения консолидации. Для продол* жения нажать кнопку Да. 9. Если период консолидации выходит за рамки последнего финансового года кон* солидированной компании, будет выведено предупреждающее сообщение с зап* росом на подтверждение выполнения консолидации. Для продолжения нажать кнопку Да. Пакетное задание обрабатывает все операции в филиале, которые должны быть включены в консолидацию. После начала выполнения пакетного задания на экра* не появляется сообщение, показывающее, какой филиал, какой номер счета и ка* кая дата обрабатываются. В процессе обработки обрабатывается непосредственно таблица финансовых операций. Для учета в консолидированной компании не созданы пакетные зада* ния. Учтенные операции можно просмотреть, последовательно выбрав пункты Финансовые Операции > История > Регистры . Суммы новых операций консолидированной компании конвертируются из сумм филиалов на основе сведений по филиалу, указанных в следующих полях окна Подразделения: Консолидация %, Операционный Курс и Балансовый Курс. Более подробно эти поля рассматривались в разделе Настройка сведений о фи* лиале. Итоговая сумма перемещается на счета консолидированной компании, кото* рые в отдельных финансовых счетах филиала уже настроены как Консол. Дебет Счет Но. или Консол. Кредит Счет Но. в зависимости от того, является ли итог дебетом или кредитом. Если для данного филиала уже созданы операции в кон* солидированной компании, они будут перезаписаны с добавлением следующего текста: Изменено при консолидации (рабочая дата).

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

299

При импорте уже импортированных балансовых счетов может потребоваться корректировка начальных балансов. С помощью полей Балансовый Курс и Посл. Балансовый Курс проверяется наличие курсовых разниц между прошлым и теку* щим импортом. Если такая разница существует, начальный баланс балансового отчета корректируется на курсовую разницу для счетов балансового отчета. Впос* ледствии все курсовые разницы рассчитываются и учитываются на счетах прибыли и убытков по курсовым разницам, установленных в окне Филиал. Возможная сум* ма остатка рассчитывается по всем импортированным операциям и позже учиты* вается на счете остатков консолидированной компании. Она используется при формировании консолидированного пробного балансо* вого отчета и отчета по исключениям консолидации для финансов. Ряд сумм остатков также возникает из*за разниц при округлении 50% операций филиала.

Консолидация из файлов Чтобы выполнить консолидацию из файла требуется: 1. Убедиться, что активна консолидированная компания. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Фи* лиал Карточка. 3. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт Файла. Будет открыто окно Консолидация Импорт Из Файла :

4. На вкладке Параметры ввести значения Формат файла, Имя файла (включая имя диска и путь). Кроме того, необходимо указать номер документа, который будет назначен импортированным операциям. 5. Нажать кнопку ОК, чтобы начать импорт. Консолидация выполняется точно. Консолидированные операции генерируются на основе данных, содержащихся в строках файла экспорта.

300

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обработка исключений консолидации После выполнения консолидации всех компаний необходимо создать операции исключения (то есть операции, которые удаляют транзакции, записанные одно* временно для нескольких компаний) или удалить операции по межфирменным транзакциям. В первую очередь следует рассчитать исключения, а затем ввести соответствующие суммы в общий журнал. Расчет исключений вручную — трудо* емкая задача, выполнение которой облегчается созданием специальных межфир* менных счетов, межфирменных клиентов и поставщиков и межфирменных учет* ных групп. В данном примере предположим, что за период произошли следующие межфир* менные транзакции: •

Компания Cronus International Ltd. продала товары дочерней компании Cro nus Subsidiary Ltd., которая перепродала их стороннему клиенту.

Связанные с этими транзакциями операции исключений консолидации следу* ет ввести для консолидированной компании в разделе журнала, в котором не уста* новлен флажок в поле Коп. Настройку НДС в Строки. Это раздел журнала CO N* SOLELIM. Если в разделе журнала с установленным флажком в этом поле выполнить учет операции исключения, уменьшающий баланс счета, включенного в отчет о прибы* ли и убытках с установленным учетом НДС, например, счета продаж, будет автома* тически учтена операция НДС, уменьшающая сумму НДС к уплате. Это неверно, поскольку данная транзакция подлежит обложению НДС, хотя она является меж* фирменной транзакцией. После создания соответствующего раздела необходимо ввести журналы исклю* чений. Пример строк журнала, требуемых для исключения межфирменных тран* закций между компаниями Cronus International Ltd. и Cronus Affiliate Ltd., приведен на следующем рисунке:

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

301

Примечание. Поле Код филиала ДОЛЖНО быть ПУСТЫМ, чтобы опера* ции исключений не входили как импортированные операции консолида* ции в отчет исключений финансовой консолидации и отчеты пробного консолидированного балансового отчета. Перед выполнением учета исключений следует просмотреть их воздействие на пробный баланс консолидированной компании с помощью отчета исключений финансовой консолидации. Этот отчет отображает пробный баланс, позволяющий оценить последствия исключения операций путем сравнения операций в консоли* дированной компании с исключениями, которые были введены в финансовый жур* нал, откуда они впоследствии будут учтены. 1. В меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения. Будет открыто окно Филиал Карточка. 2. Последовательно выбрать пункты Функции > Исключения . Будет открыто окно Консолидация Исключения . 3. На вкладке Фин. Счет для данного отчета можно задать фильтры счетов и гло* бальных измерений. 4. Перейти на вкладку Параметры.

Поле

Описание

Дата Начала

Здесь вводится первая дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Дата Конца

Здесь вводится последняя дата периода, за который должны быть отображены учтенные операции консолидированной компании

302

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Код Филиала

Здесь выбираются филиалы, которые будут включены в отчет

Код Шаблона Журнала

Здесь выбирается шаблон журнала, который будет использован для неучтенных исключений

Раздел Журнала

Здесь указывается раздел журнала, куда будут включены неучтенные исключения

Показать

Здесь выбирается тип отображения сумм как оборота или баланса на текущую дату

5. Нажать кнопку Печать или Просмотр, чтобы создать отчет. Будет выведен отчет Консолидация Исключения. Каждый счет выводится в строке отдельно (в соответствии со структурой плана счетов). Если все суммы в строке равны 0, счет не отображается. Для каждого из счетов указывается следующая информация: • • •

•

• •

• •

Номер счета. Название счета. Если в поле Код Филиала вкладки Параметры выбран код филиала, итого* вые суммы для консолидированной компании включают учтенные исклю* чения, но без операций консолидации выбранного филиала и неучтенных исключений. Если поле Код Филиала не заполнено, будет показан общий итог для консолидированной компании, кроме учтенных и неучтенных ис* ключений. Если в поле Код Филиала вкладки Параметры выбран код филиала, будет вы* ведена итоговая сумма по импортированным операциям данного филиала. Если поле Код Филиала оставлено пустым, будет отображен итог для учтен* ных исключений в консолидированной компании. Общий итог для консолидированной компании со всеми филиалами и всеми учтенными исключениями. Неучтенные исключения, которые должны быть введены для консолидирован* ной компании, т. е. операции в разделе общего журнала, выбранного в окне Параметры. Текущее итоговое значение по неучтенным исключениям приво* дится в нижней части каждой страницы отчета. Текст проводки копируется из неучтенных исключений общего журнала. Проектное итоговое значение для консолидированной компании после учета неучтенных исключений.

Если проектный консолидированный итог приемлем, можно учесть неучтен* ные исключения. Таким образом, отчет Консолидация Исключения можно рассмат* ривать как тестовый отчет по журналу.

Печать консолидированных отчетов После учета исключений можно распечатать пробные консолидированные балан* совые отчеты для консолидированной компании. Доступны отчеты Консолидация Оборотка и Консолидация Оборотка (4) .

Глава 20. Операции между несколькими компаниями I

303

Отчет

Описание

Консолидация Оборотка

Этот отчет рекомендуется для консолидированной компании, имеющей более четырех филиалов. Включены сведения о балансе и обороте по каждому счету до и после применения исключений, а также учтенные исключения для каждого счета. В отдельных строках отображаются итоги по отдельному счету для каждого филиала

Консолидация оборотка (4)

Этот отчет рекомендуется для консолидированной компании, имеющей не более четырех филиалов. В отдельных строках выводятся сведения по каждому счету. В отдельных столбцах отображаются итоги по отдельному счету для каждого филиа* ла. В связи с ограничениями, налагаемыми шириной страни* цы, баланс и оборот нельзя вывести одновременно. Отобра* жаются выбранные сведения по каждому счету до и после применения исключений, а также учтенные исключения для каждого счета

Примечание. В связи с ограниченной шириной страницы в отчете могут не отображаться большие числа. Если задать вывод в тысячах, вероятность корректного отображения больших чисел повысится. Чтобы распечатать пробный балансовый отчет необходимо: 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Периодич. Задания > Консолидация > Подразделения . Будет открыто окно Филиал Карточка. 2. Последовательно выбрать пункты Отчеты > Оборотка. Будет открыто окно Консолидация Оборотка . 3. На вкладке Фин. Счет можно задать для отчета фильтры по счетам и глобаль* ным измерениям. 4. Перейти на вкладку Параметры.

304

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Здесь вводится первая дата и последняя дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Суммы в целых тысячах

Этот флажок устанавливается, если требуется отображать суммы в отчете округленными до тысяч

5. Вернуться в окно Филиал Карточка, и последовательно выбрать пункты Отчеты > Консолидация Оборотка (4) . Будет открыто окно Консолидация Оборотка (4 ). 6. Перейти на вкладку Параметры.

Поле

Описание

Дата Начала и Дата Конца

Здесь вводится первая дата и последняя дата периода, за который должны быть показаны учтенные операции консолидированной компании

Показать

Здесь выбирается тип отображения сумм как оборота или баланса на текущую дату

Суммы в целых тысячах

Этот флажок устанавливается, если требуется отображать суммы в отчете округленными до тысяч

7. Заполнить поля вкладки Параметры и нажать кнопку Печать или Просмотр, что* бы создать отчет. Отчет Консолидация Оборотка (4) будет распечатан или выве* ден на экран.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

305

Глава 21

Операции между несколькими компаниями II Эта глава состоит из следующих разделов: • • • • • • • • • • • • • •

Обзор Настройка характеристик межфирменного партнера Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка плана счетов для МФ документов Настройка измерений для МФ документов Создание МФ документа Отправка МФ рассылки Обработка МФ документа Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций Возврат отклоненного МФ документа, находящегося в МФ папке исходящих транзакций, в МФ папку входящих транзакций Распределение расходов по МФ партнерам

Обзор Приложение Microsoft Dynamics NAV 4.0 содержит новый набор функциональных возможностей, Межфирменный учет, внутри своего модуля Управление финансами. Межфирменный учет предназначен для пользователей Microsoft Navision, которые управляют несколькими хозяйственными организациями и выполнили настройку нескольких компаний в Microsoft Navision для разделения функций учета по каж* дой из этих организаций. Эта широкая характеристика применяется ко многим ви* дам коммерческой деятельности пользователей Microsoft Navision, особенно тех из них, кто работает на международных рынках или в регионах с большим разбросом в правилах ведения коммерческой деятельности и разнообразными нормативными требованиями. Организация клиента может состоять из нескольких компаний и при этом мо* жет не иметь эквивалентного количества групп, занимающихся бухгалтерскими и административными задачами. Межфирменный учет позволяет упростить и опти* мизировать бизнес*процессы и транзакции между всеми этими хозяйственными объектами. Межфирменный учет представляет собой значительное расширение

306

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

возможностей предыдущих версий Microsoft Navision, которые не включали дан* ный набор функций. Пользователи предыдущих версий программного продукта должны были повторно вводить вручную все сведения по всем компаниям и опера* циям. Это было не только неэффективно, но такие действия служили также источни* ком множества потенциальных ошибок. После реализации межфирменного учета ведение бизнеса с дочерними ком* паниями и собственными партнерскими организациями стало таким же простым делом, как и взаимодействия с внешними поставщиками и клиентами. Сведения о межфирменных операциях вводятся один раз в соответствующий документ. Мож* но использовать уже знакомые функции Microsoft Na vision, такие как функции управления дебиторской и кредиторской задолженностями. Средства отображе* ния плана счетов и измерений помогают обеспечить появление сведений в нуж* ных местах. В итоге существует четыре основных преимущества межфирменного учета: • • • •

Повышенная производительность, которая является результатом экономии вре* мени и упрощения операций Минимизация возможных ошибок за счет однократного ввода сведений и авто* матизированных обновлений в рамках системы Доскональная система пометок для аудита и полная доступность для просмотра деловых операций и журналов транзакций Эффективные, экономичные транзакции с дочерними компаниями и филиа* лами

Оптимизация потока деловых операций Межфирменный учет позволяет рассылать документы продаж и покупок, а также операции главной книги во все вспомогательные службы, отделы сбыта и дочерние компании, используя для этого деловую среду Microsoft Navision. Благодаря исклю* чению избыточных операций ввода данных, а также отправки, приема, печати и архивирования бумажных документов продаж и покупок в пределах всей организа* ции достигается экономия времени и повышается эффективность труда. Пользователи полностью контролируют все документы коммерческих операций. Например, они могут отклонять посланный им документ и, таким образом, отме* нять неправильные операции учета. Или при покупке у партнера либо в дочерней компании они могут обновлять заказ покупки до тех пор, пока продающая компа* ния не отгрузит какие*либо товары. Когда пользователи вводят сведения по транзакции, им не требуется указывать счета для отдельного набора бухгалтерских книг, а достаточно идентифицировать партнерскую компанию. Подпрограмма межфирменного учета создает строки в главной книге, результатом которых (после того, как они будут учтены) будет саль* дирование книг обеих компаний, участвующих в сделке. Пользователь имеет дос* туп к открывающемуся меню для назначения кода межфирменного партнера любо* му клиенту или поставщику. Начиная с этого момента все генерируемые заказы и счета, относящиеся к сделкам с этими компаниями, порождают соответствующие документы в партнерской компании, осуществляя опять же согласование счетов. Функции межфирменного учета ориентированы на поддержку межфирмен* ных транзакций с помощью документов продаж и покупок, а также с помощью строк главной книги. В пределах данной области функционирования межфирмен*

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

307

ный учет допускает использование нескольких баз данных Microsoft Navision или нескольких приложений Microsoft Navision, например, в разных странах, а также нескольких валют, разных планов счетов, различных измерений и разной нуме* рации товаров. В межфирменных транзакциях межфирменным учетом используется ряд опе* раций и документов: • • • • •

Операции главной книги Заказы покупок и продаж Счета на покупки и продажи Кредит*ноты Возвраты

При настройке пользователями межфирменного учета они создают список меж* фирменных партнеров, называемых МФ (МФ — межфирменный) партнерами, и межфирменный план счетов. Выполняя эти шаги, пользователи могут осуществ* лять межфирменные транзакции в главной книге. При необходимости они настра* ивают измерения отдельно. Обратите внимание, что главная книга сама по себе не содержит функций работы с валютой, но преобразует все суммы в местную валюту по соответствующему курсу. После того как в системе пользователь настроит партнеров в качестве клиен* тов и поставщиков и назначит им коды межфирменных партнеров, становится возможным обмен межфирменными документами покупок и продаж, включая товары и плату за них. Функции управления дебиторской и кредиторской задол* женностями в Microsoft Navision включают возможность обработки разных валют; межфирменные сделки могут осуществляться в любой требуемой валюте. При полном использовании возможностей межфирменного учета отдельные транзакции могут стать элементами одного, полностью связанного процесса бух* галтерского учета с доскональной системой пометок для аудита деловых операций между вашим партнером и дочерними компаниями. Необходимые шаги по выполнению межфирменного учета описываются в сле* дующих разделах. Процедура межфирменного учета может быть разбита на несколь* ко основных шагов: • • • • • • •

Настройка характеристик межфирменных партнеров в системе Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка плана счетов для межфирменных документов Настройка связанных значений измерений Создание, отправка, обработка и отклонение МФ документа Учет в межфирменной главной книге Распределение расходов по МФ партнерам

Настройка межфирменного партнера В конфигурации межфирменного учета дочерняя компания должна быть настрое* на как МФ партнер . В меню Финансы надо последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Партнеры . Откроется окно Внутренние партнеры. (F5), чтобы открыть список межфирменных партнеров. Откро* 1. Нажать клавишу (F5) ется окно МФ Партнеры Список. 2. Выбрать Icp20.

308

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Описание полей на вкладке Общее в окне Внутренние Партнеры. Вкладка Учет. Поле

Описание

Код

Уникальный идентификатор, который применяется к каждой строке, отправленной в партнерские компании

Название

В этом поле содержится имя межфирменного партнера

Код Валюты

Это поле содержит код валюты межфирменного партнера. Если код МФ партнера введен в строку журнала, программа автоматически введет код валюты в строку

Тип Вход.

Это поле определяет тип папки входящих транзак* ций у межфирменного партнера. Если партнеру будут отправляться файлы, содержащие межфир* менные транзакции, значением данного поля будет Размещение файла. Если в качестве партнера настроена другая компания в общей базе данных, значением поля будет База данных. Если транзакции будут отправляться партнеру по электронной почте, значением поля будет Эл. почта

Входящие Подробно

Это поле содержит сведения о папке входящих транзакций у межфирменного партнера. Его содер * жимое зависит от содержимого поля Тип Вход Тип Вход. Сведения о папке Размещение файла

Имя и расположение файла, подлежащего отправке партнеру. Пример: //networkdesc/folder/ subfolder/ interco_inbox

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

309

Описание

Блокировка

База данных

Название компании партнера. Выбирается из списка названий компаний

Эл. почта

Адрес электронной почты партнера. Пример: [email protected]

Флажок в этом поле указывает, что межфирменный партнер блокирован. Для заблокированного МФ партнера невозможно выполнить учет строки

Примечание. Прежде чем можно будет использовать функции межфир*

Поле

Описание

Расчеты с Клиентами Фин. Счет

Это поле содержит дебетовый счет, используемый по умолчанию в главной книге для межфирменного партнера. Если при провод* ке строки из МФ папки входящих транзакций поле Счет Но. содержит код МФ Партнера, этот счет или счет из поля Партнер Платеж используется как балансирующий счет. Если выполняется учет строки из МФ папки входящих транзакций и типом источ* ника является документа продаж, дебетовый или кредитный счет извлекается из учетной группы клиента или поставщика

Расчеты с Постав. Фин. Счет

Это поле содержит кредитный счет, используемый в операциях с МФ партнером. Если при проводке строки из МФ папки входящих транзакций поле Счет Но. содержит код МФ Партнера, этот счет или счет из поля Расчеты с Клиентами Фин. Счет используется как балансирующий счет. Если выполняется учет строки из МФ папки входящих транзакций и типом источника является документ покупки, дебетовый или кредитный счет извлекается из учетной группы клиента или поставщика

310

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Тип Исход. Прод. Товар Номер

Содержимое этого поля указывает, какой тип номера товара будет введен в поле МФ Партнер Ссылка для товаров в строках продаж, отправляемых данному МФ партнеру

Тип Исход. Покуп. Товар Номер

Внутренний Номер

Номер товара копируется из поля Но

Общий Товар Но.

Программой копируется для товара содержимое поля Общий Товар Но. на карточке товара в строке продаж

Перекрестная ссылка

Если для партнера в таблице Товар Перекр. Ссылка существует операция и товар в строке продаж, программой копируется содержимое поля Перекр. Ссылка Но. в этой таблице

Содержимое этого поля указывает, какой тип номера товара вводится в поле МФ Партнер Ссылка для товаров в строках покупки, отправляемых данному МФ партнеру Внутренний Номер

Номер товара копируется программой из поля Но. в строке покупки

Общий Товар Но.

Программой копируется для товара содержимое поля Общий Товар Но. на карточке товара в строке покупки

Перекрестная ссылка

Если для партнера в таблице Товар Перекр. Ссылка существует операция и товар в строке покупки, программой копируется содержимое поля Перекр. Ссылка Но. в этой таблице

Поставщик Товар Но.

Если для партнера в таблице Поставщик Товар существует операция и товар в строке покупки, программой копируется содержимое поля Поставщик Товар Но в этой таблице

менного учета, необходимо настроить свою компанию и другую компа* нию в качестве МФ партнеров. Например, другая компания могла бы быть компанией*учредителем или дочерней компанией. Входящей папкой транзакций может быть совместная база данных, адрес электронной почты или папка файлов. Если ваша компания осуществляет МФ транзакции с МФ партнерами, сведения которых находятся вне со* вместной базы данных, тогда в качестве папки файлов можно определить специальную папку в сети (например, http: \\..\МФ транзакции) или адрес электронной почты (например, [email protected]), куда будет экспортироваться стандартный XML*документ. Настройка МФ партнера в Microsoft Financial Management позволяет вы* полнять разную настройку для разных МФ партнеров в зависимости от настройки компаний и способов обмена данными.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

311

Назначение МФ партнера клиенту и/или поставщику Настройка МФ партнера позволяет легко назначить МФ партнера существующему клиенту или поставщику. Имеется возможность настройки МФ транзакций с ис* пользованием тех же настроек клиента и поставщика, которые применяются для обычных транзакций клиента и поставщика. Для пользователя существуют очень небольшие различия между обработкой документов для/от МФ партнеров и обра* боткой обычных документов клиента и поставщика. После создания нового МФ партнера следует назначить МФ партнера клиенту и/или поставщику. Примечание. МФ партнер может назначаться только одному клиенту и/или поставщику. В следующей процедуре показано, как клиент или партнер назначается в каче* стве МФ партнера посредством добавления кода МФ партнера на карточку клиента или поставщика: 1. В меню Покупка необходимо последовательно выбрать пункты Обработка Заказов > Поставщики. Откроется окно Поставщик Карточка. 2. Нажать клавишу (F5) (F5), чтобы открыть список поставщиков. Откроется окноПоставщик Список. 3. Найти поставщика, компанию Cronus Consultancy, Ltd. 4. В окне Поставщик Список нажать кнопку OK, чтобы открыть окно Поставщик Карточка. Обратите внимание, что на вкладке Контакты код МФ партнера равен Icp20.

Настройка плана счетов для МФ документов Прежде чем можно будет пользоваться функциями межфирменного учета, необхо* димо определить соответствие между планом счетов вашей компании и планом сче* тов МФ партнера. При выполнении межфирменных транзакций обе компании ис* пользуют номера счетов из межфирменного плана счетов. Затем межфирменный план счетов преобразовывается в план счетов соответствующей компании. Для компании*учредителя и дочерней компании настройка межфирменного плана счетов будет другой. В компании*учредителе определяют МФ план счетов, используемый для МФ транзакций, на основе собственных финансовых счетов, а затем экспортируют XML*документ для дочерней компании, которая импортирует его в Microsoft Financial Management . После импорта дочерней компанией предва* рительно определенных номеров МФ счетов из компании*учредителя в дочерней компании выполняется отображение импортированных счетов на собственный план счетов. МФ план счетов можно также заполнять вручную. Компания*учредитель по* прежнему определяет, какие номера счетов и названия будут вводиться в МФ план счетов. При отображении МФ плана счетов на план счетов вашей компании можно также отобразить вручную номера МФ счетов, которые не имеют соответствия в плане

312

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

счетов компании. Такая ситуация возникает, когда план счетов отличается от МФ плана счетов, например, торгующая компания может иметь план счетов, отличный от плана счетов компанииучредителя. Ниже на примере показывается, как настроить МФ план счетов с помощью функ* ций копирования и отображения, а также объясняется, как экспортировать и им* портировать XML*документ, содержащий МФ план счетов. 1. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > План Счетов . Откроется окно План Счетов Межфирменного Учета.

2. Последовательно выбрать пункты Функции > Копировать Из Плана Счетов . 3. Появится сообщение с запросом на подтверждение копирования из плана сче* тов. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сообще* ния. Список плана счетов компании копируется в список МФ плана счетов. 4. В окне План счетов межфирменного учета выделить все строки, а затем пос* ледовательно выбрать пункты Функции > Соотнести Со Счетом С Тем Же Номером. 5. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. МФ план счетов отображается на план счетов компании. 6. Последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт . 7. Теперь, пользуясь функцией обзора, можно найти на жестком диске папку для экспорта XML. 8. Ввести ICGLA.xml в поле Имя файла. 9. Нажать кнопку Сохранить, чтобы экспортировать настройки МФ плана счетов в виде стандартного XML*документа. 10. Открыть дочернюю компанию.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

313

11. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > План Счетов . Откроется окно План счетов межфирменного учета . 12. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт . 13. С помощью функции обзора найти на жестком диске файл ICGLA .xml. 14. Выбрать файл и нажать кнопку Открыть. Появится сообщение с добавленными счетами. Нажать кнопку OK, чтобы при* нять условия сообщения. 15. В окне План Счетов Межфирменного Учета выделить все строки и последо* вательно выбрать пункты Функции > Соотнести Со Счетом С Тем Же Номером. 16. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран со* общения.

Настройка измерений для МФ документов Прежде чем пользоваться функциями межфирменного учета, необходимо опреде* лить соответствие кодов и значений измерений вашей компании кодам и значени* ям измерений МФ партнера. При выполнении межфирменных транзакций обе ком* пании используют коды и значения измерений из МФ измерений. Затем коды и значения МФ измерений преобразуются в коды и значения измерений соответству* ющей компании. Для компании*учредителя и дочерней компании настройка МФ измерений бу* дет другой. В компании*учредителе определяют коды и значения МФ измерений на основе собственных кодов и значений, а затем экспортируют XML*документ для дочерней компании, которая импортирует его в Microsoft Navisio n. После импорта дочерней компанией предварительно определенных кодов и значений МФ измере* ний из компании*учредителя в дочерней компании выполняется отображение им* портированных кодов и значений на коды и значения своих собственных измере* ний. Коды и значения МФ измерений можно также заполнять вручную. Компания* учредитель и дочерняя компания должны согласовать измерения, по которым коды и значения вводятся в МФ измерения, а затем отобразить их на коды и значения своих измерений. При отображении МФ измерений на коды и значения измерений компании можно также вручную отображать коды и значения МФ измерений, для которых нет соответствующих им кодов и значений измерений компании. В этом разделе показывается, как настроить МФ измерения с помощью функ* ций копирования и отображения, а также объясняется, как экспортировать и им* портировать XML*документ, содержащий МФ измерения. 1. Необходимо открыть сведения компании Cronus International Ltd. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Измерения . Откроется окно Измерения межфирменного учета .

314

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Доступ к окну Мф Измерение Значения можно получить, нажав кнопку МФ Измерение.

4. Нажать клавишу (ESC) (ESC), чтобы вернуться в окно Измерения межфирменного учета. 5. В окне Измерения межфирменного учета выделить измерения и последовательно выбрать пункты Функции > Копировать Из Измерения . 6. В окне Измерения межфирменного учета выбрать коды измерений с ОТДЕЛ по ПРОДМЕНЕД, удерживая нажатой клавишу(CTRL) (CTRL), и нажать клавишу(Delete) (Delete), чтобы удалить эти коды измерений из списка МФ измерений. 7. Появится сообщение с запросом на удаление выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия сообщения.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

315

8. В окне Измерения межфирменного учета выделить все коды МФ измерений и последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Измер. С Тем Же Кодом. 9. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. 10. В окне Измерения межфирменного учета последовательно выбрать пункты Функции > Экспорт. 11. Сейчас можно просмотреть жесткий диск, чтобы найти папку XML Export Files. 12. Ввести значение ICDIM.xml в поле Имя файла. 13. Нажать кнопку Сохранить, чтобы экспортировать настройки МФ измерений в виде стандартного XML*документа. 14. Закрыть окно Измерения межфирменного учета . 15. Открыть дочернюю компанию. 16. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Настройка > Межфирменный Учет > Измерения . Откроется окно Измерения Межфирменного Учета . 17. Последовательно выбрать пункты Функции > Импорт . 18. Теперь можно просмотреть жесткий диск, чтобы найти файл ICDIM.Xml. 19. Выбрать XML*файл и нажать кнопку Открыть. 20. Принять условия выведенного на экран сообщения. Обратите внимание, что измерения добавлены. 21. В окне Измерения межфирменного учета выделить все строки кодов МФ измере* ний и последовательно выбрать пункты Функции > Соотнести С Измер. С Тем Же Кодом. 22. Появится сообщение с запросом на подтверждение отображения выбранных строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия выведенного на экран сооб* щения. 23. Закрыть окно Измерения Межфирменного Учета .

Создание МФ документа Первый шаг в обработке МФ документов состоит в создании заказа или счета в модулях управления дебиторской задолженностью, кредиторской задолженностью или обработки заказов. При создании МФ документа используются те же функции, что и при создании обычного заказа в модуле обработки заказов или счета в моду* лях управления дебиторской задолженностью или кредиторской задолженностью. Единственное различие заключается в том, что при выполнении учета заказа или счета программа автоматически отправляет документ в МФ папку исходящих транзакций. В поле МФ Партнер Ссылка должен находиться номер МФ финансового счета. При создании заказов можно, воспользовавшись кнопкой Функции, отправить подтверждение заказа в МФ папку исходящих транзакций, прежде чем будет вы* полнен учет. В этом случае сведения о заказе отправляются партнеру, который мо* жет затем создать соответствующий заказ в своей компании. Если заказ посылается дважды, например, по причине внесения изменений, это приведет к отправке нового заказа. Когда партнер получит новый заказ и согласит* ся с ним, произойдет обновление существующего заказа. Новый заказ должен быть принят, а старый удален. Вот почему обновление межфирменных заказов должно разрешаться только до тех пор, пока партнер*продавец не начал отгрузку какой* либо части заказа.

316

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Отправка МФ документа Функции межфирменного учета включают МФ папку входящих транзакций и МФ папку исходящих транзакций, в которых можно легко просмотреть выполняемые транзакции и источники МФ документов. Все МФ документы помечены кодом МФ партнера в целях обеспечения отчетнос* ти и облегчения последующего аудита, т. е. указаны номер операции и код источника. После того как МФ документ создан и попал в МФ папку исходящих транзак* ций, следующим шагом является отправка МФ документа в МФ папку входящих транзакций МФ партнера. В окне Исход. Транзакции отображаются МФ транзакции, которые настроены вами для отправки МФ партнеру. Строка представляет транзакцию, которая создана в вашей компании или транзакцию, которая поступила в вашу МФ папку входящих транзакций от МФ партнера и была отклонена (так что она может быть отправлена обратно). 1. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Исход. Транзакции . Откроется окно Мф Исход. Транзакции.

В строках МФ Исход. Транзакции следует обратить внимание на следующие поля: Поле

Значение

МФ Партнер Код

Это поле содержит код МФ партнера на карточке клиента или поставщика

Тип Источника

Это поле указывает, где была создана транзакция: в журнале, документе продажи или документе покупки. Доступны следующие варианты: Строка Журнала, Продажи Документ и Покупка Документ

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

Значение

Транзакция Источник

Это поле содержит компанию, которая создала данную транзакцию. Существуют следующие возможности:

Строка Действие

317

Отклонено текущей фирмой

Показываются только те транзакции, которые созданы вами и возвращены вам межфирменными партнерами

Создано текущей фирмой

Показываются только новые транзакции, которые созданы вашими МФ партнерами

Это поле можно использовать для фильтрования строк, отображаемых в окне. Имеется возможность просмотреть все строки или только строки, соответствующие определенному значению поля Строка Действие. Существуют следующие возможности: Нет Действия Это действие строки используется по умолчанию и применяется к МФ документам, к которым не требуется применять какие* либо действия Отправить МФ Партнеру

Это действие строки применяется, когда необходимо отправить МФ документ (например, заказ покупки или счет)

Вернуть во Вход.

Данное действие строки применяется при необходимости вернуть МФ документ (например, заказ покупки) в МФ папку входящих транзакций в ситуации, когда первоначально вы отклонили заказ покупки, поступивший от МФ партнера, но потом обнаружили, что заказ покупки должен быть принят в МФ папку входящих транзакций

Отмена

Это действие строки применяется, когда необходимо отменить МФ документ. Затем МФ документ перемещается программой в окно Обработанные МФ Исход. Транзакции

2. Последовательно выбрать пункты Исход. Транзакция > Подробно. Откроется окно МФ Исход. Документы Продажи, показывающее отдельные подробности о до* кументе продажи.

318

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Закрыть окно МФ Исход. Документы Продажи . 4. В окне МФ Исход. Транзакции последовательно выбрать пункты Функции > Задать Действие По Строке . 5. Выбрать вариант Отправить МФ Партнеру . 6. В окне Исход. Мф Транзакция последовательно выбрать пункты Функции > Завершение Действия По Строке . 7. Появится сообщение, запрашивающее, не хотите ли вы выполнить действия строк. Нажать кнопку Да, чтобы принять условия сообщения.

Обработка МФ документа Когда МФ партнер отправляет вам МФ документ, транзакция появляется в МФ папке входящих транзакций. Если МФ документ передан через совместную базу данных, транзакция автоматически появляется в МФ папке входящих транзакций. Если МФ документ получен в виде XML*документа, XML*файл импортируется в МФ папку входящих транзакций (пункты меню Функции > Импортировать Файл Транзакций). В окне Мф Вход. Транзакции строка представляет транзакцию, которая была создана и отправлена вам вашим МФ партнером или транзакция, созданная в ва* шей компании, но отклоненная вашим МФ партнером и отправленная обратно вам. Примечание. Вначале определяется действие строки, а затем действие стро* ки выполняется. В окне Счет — Покупка Список отображается счет покупок, который автомати* чески был создан в системе компании при принятии счета покупки, отправленного вам в МФ папку входящих транзакций.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

319

Просмотр обработанных МФ входящих и исходящих транзакций Оба окна Обработанные МФ Вход. Транзакции и Обработанные МФ Исход. Транзакции позволяют просматривать статусы и источники всех обработанных МФ тран* закций. В окне обработанных МФ входящих (или исходящих) транзакций строка пред* ставляет МФ транзакцию, обработанную в МФ папке входящих транзакций (или в МФ папке исходящих транзакций). В этом разделе описывается, как просматривать документы, которые ранее были приняты в компании в МФ папку входящих транзакций. 1. В меню Финансы необходимо последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Обраб. Вход. Транзакции . Откроется окно Обработанные Мф Вход. Транзакции .

2. В окне Обработанные МФ Вход. Транзакции можно просмотреть счета покупок, ранее принятые в компании в МФ папку входящих транзакций. 3. Щелкнуть Функции. Доступны следующие возможности:

320

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле

Описание

Заново Создать Вход. Транзакцию

Данная функция используется для восстановления строки транзакции в папке входящих транзакций, если, например, по какой*нибудь технической причине документы, созданные из строк МФ входящих транзакций, были удалены до выполнения их учета. Поступая таким образом, можно всегда иметь резервную копию полученных МФ транзакций. В окне Обработанные МФ Исход. Транзакции функция Заново Создать Исход. Транзакцию может использоваться для резервирования транзакции, если МФ партнер не получил транзакцию или XML*файл был случайно удален или поврежден каким*либо образом

Удалить Строки

Эта функция используется для безвозвратного удаления строк МФ транзакций из системы

4. Выбрать строку МФ транзакции и последовательно выбрать пункты Вход. Транзакция > Подробности . Откроется окно Обраб. МФ Вход. Документы Покупки. В окне Обраб. Мф Вход. Документы Покупки можно просмотреть подробности, касающиеся счета покупки.

5. Закрыть все окна, чтобы вернуться к панели навигации.

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II

321

Отклонение МФ документа в МФ папке входящих транзакций Функция Вернуть МФ Партнеру позволяет отклонять неправильные МФ транзак* ции, которые были посланы вам МФ партнером. МФ документ сначала отклоняется в МФ папке входящих транзакций, затем направляется в вашу МФ папку исходящих транзакций и из этой папки в конечном итоге отправляется в МФ папку входящих транзакций МФ партнера. В поле Транзакция Источник можно просмотреть статус ( Отклонено текущей фирмой) МФ документа. Чтобы отклонить МФ документ, используется действие строки Вернуть Мф Партнеру. После выполнения действия строки МФ документ направляется в вашу МФ папку исходящих транзакций.

Возврат отклоненного МФ документа Если вы по ошибке отклонили находящийся в МФ папке входящих транзакций МФ документ, который был создан и отправлен вам МФ партнером, вы можете вернуть МФ документ из МФ папки исходящих транзакций в МФ папку входя* щих транзакций.

Учет МФ общего журнала МФ общие журналы можно использовать для выполнения учета МФ транзакций на финансовых, банковских счетах, счетах клиентов, поставщиков или счетах ос* новных фондов. Обратите внимание, что МФ общие журналы могут использовать* ся только для счетов МФ партнера либо для счета клиента или поставщика, которо* му назначен код МФ партнера. МФ общие журналы обычно применяются для выполнения учета внутри отчет* ного периода, причем проводки реверсируются надлежащими документами в кон* це периода. Это объясняется тем, что транзакции, происходящие между двумя юри* дическими организациями, должны быть правильными, законными коммерческими документами. 1. Следует открыть данные компании Cro nus International Ltd. 2. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Финансовые Журналы . Откроется окно МФ Фин. Журнал.

322

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне МФ Фин. Журнал следует обратить внимание на следующие поля: Поле

Описание

Тип Счета

В этом поле указывается, кому будет назначаться код МФ партнера: клиенту, поставщику или МФ партнеру

Счет Но.

В этом поле вводится код МФ партнера для клиента, поставщика или МФ партнера. Обратите внимание, что если в поле Счет Но. вводится номер клиента или поставщика, он должен иметь назначенный ему код МФ партнера

Бал. Тип Счета

В это поле вводится тип балансового счета, например финансовый счет. Обратите внимание, что значением поля Бал. Тип Счета должен быть финансовый счет или банковский счет

Бал. Счет Но.

В этом поле вводится финансовый счет или банковский счет

МФ Партнер Фин. Счет Номер

В этом поле вводится МФ финансовый счет, на котором будет учтена сумма. Обратите внимание, что финансовый счет должен быть настроен для прямого учета

Затем следует выполнить учет МФ общего журнала для дочерней компании: 3. Заполнить МФ Общий Журнал следующим образом. Поле

Значение

Дата Учета

Дата

Тип документа

Счет

Документ Но.

Номер счета

Тип Счета

Поставщик

Глава 21. Операции между несколькими компаниями II Поле

Значение

Счет Но.

IC1020

Сумма

Сумма счета

Бал. Тип Счета

Фин. Счет

Бал. Счет Но.

Балансирующий счет

МФ Партнер Фин. Счет Номер

Соответствующий МФ Фин. Счет

323

4. Нажать клавишу (F11) (F11), чтобы выполнить учет счета и принять условия после* дующего сообщения. 5. Закрыть окно МФ Фин. Журнал . 6. В меню Финансы последовательно выбрать пункты Финансовые Операции > Межфирменный Учет > Исход. Транзакции . Откроется окно МФ Исход. Транзакции. Теперь можно отправить строки МФ Журнала из МФ папки исходящих тран* закций.

Распределение расходов по МФ партнерам Расходы можно записать на одного МФ партнера или распределить по нескольким МФ партнерам, используя для этого возможности МФ общих журналов. Такая си* туация может возникнуть, если была бы куплена услуга, такая как консультацион* ная услуга по настройке компьютерных систем в двух дочерних компаниях. Счет посылается в вашу компанию, а вы распределяете расходы на эту конкретную услу* гу по двум МФ партнерам. Примечание. Для успешного распределения расходов строки МФ общего журнала должны ссылаться на один и тот же номер балансового счета.

324

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 22

Настройка основных средств Обзор Модуль Microsoft Dynamics NAV: Основные Средства содержит полностью интегри* рованные возможности по управлению основными средствами. Использование функций этого модуля позволяет компании эффективно управлять принадлежащи* ми ей основными средствами (ОС). Доступен мониторинг всех сведений, относя* щихся к основным средствам, таким как стоимость и график обслуживания, расхо* ды на приобретение и соответствующие данные по страхованию. Для каждого из основных средств можно использовать неограниченное количество книг аморти* зации, что позволяет уверенно контролировать издержки на амортизацию. Пред* лагаются все обычные методы амортизации, кроме того, можно создавать собствен* ные методы. В итоге, в системе содержатся самые свежие и точные данные, хотя условия учета основных средств могут изменяться. С помощью блока Основные Средства можно записывать, обрабатывать и вы* полнять расчеты при приобретении, амортизации, удорожании, удешевлении и реализации основных средств. Этот блок идеально подходит для использования в международном масштабе, поскольку позволяет одновременно применять несколь* ко методов амортизации. Он полностью интегрирован с другими модулями прило* жения. Кроме блока Основные Средства, существуют еще четыре блока. Это блоки Страхование, Обслуживание, Распределения и Реклассификация. Для всех четырех блоков требуется приобретение блока Основные Средства , для кото* рого, в свою очередь, необходимо приобрести базовый блок Финансы. • • •

•

Блок Страхование позволяет контролировать страховое покрытие и ежегодные выплаты по основным средствам, а также индексировать страховые суммы. С помощью блока Обслуживание можно регистрировать расходы по обслужива* нию основных средств. Он также интегрируется с главной книгой. Блок Распределения позволяет распределять процентные доли периодической амортизации основного средства по разным финансовым счетам либо по раз* ным измерениям и значениям измерений. Блок Реклассификация позволяет выполнять реклассификацию основного средства, например, из одного отдела в другой. Кроме того, с его помощью основные средства можно детализировать по нескольким составляющим. Если планируется ликвидировать часть основного средства, необходимо предвари* тельно разделить это средство на две части, что выполняется именно в данном блоке.

Глава 22. Настройка основных средств

325

Настройка основных средств Окно ОС Настройка Прежде чем рассмотреть различные области модуля Основные средства, следует разоб* раться, как настраивается управление основными средствами в окне Ос Настройка . Чтобы открыть окно Ос Настройка, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > ОС Настройка .

Вкладка Общее В поле Станд. Книга Амортизации указана книга амортизации, используемая по умол* чанию. Это не означает, что применяется только эта книга. Если требуется разделить основные средства на главное средство и компоненты с последующим контролем этих компонентов, можно выполнять учет непосред* ственно для главного средства. Однако не исключено, что эти сведения потребует* ся учитывать через компоненты. Установка флажка Разрешить Учет в Комплект ОС позволяет выполнять учет в главном средстве. Поля Разрешить Учет От и Разрешить ОС Учет До схожи с полями Учет До и Учет От модуля Финансы. Если конфигурация включает блок Страхование, необходимо ввести код в поле Страхов. Книга Амортизации , чтобы иметь возможность учитывать операции страхо* вания. Этот код указывает на книгу амортизации, заданную по умолчанию. Перед настройкой страховой книги амортизации необходимо настроить книгу амортиза* ции, заданную по умолчанию. Программа использует код в этом поле, если автома* тически отсоединяются реализованные основные средства от страховых полисов. При установке флажка Автомат. Учет Страхования доступен автоматический учет в книге страхового покрытия издержек на приобретение, учтенных на основных средствах.

Вкладка Нумерация Здесь можно настроить серии номеров для основных средств и соответствующих страховых полисов. Для просмотра указанных в этом поле серий номеров следует нажать кнопку выбора, чтобы открыть окно Серия Номеров.

326

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Учетные группы по основным средствам Далее необходимо настроить учетные группы для транзакций, связанных с основ* ными средствами. Чтобы открыть окноОС Учетные Группы — следует выбрать пунк* ты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство Требуется ввести код для каждой группы средств, по которым будет идти рабо* та. Здесь указываются номера финансовых счетов, необходимых для различных ти* пов расходов и издержек. Требуется указать счета для стоимости приобретения, сум* мы накопленной амортизации, остаточную стоимость при ликвидации, прибыль от реализации, убытки от реализации, расходы на обслуживание и амортизацион* ные расходы.

Обратите внимание, что в стандартной раскладке отображаются не все счета. Для просмотра всех счетов следует последовательно выбрать пункты Учетная Группа > Карточка, чтобы открыть карточку учетной группы основного средства. На вкладках

Глава 22. Настройка основных средств

327

Общее и Бал. Счет представлены все поля счетов. Возможно, будет более эффектив* но добавить некоторые из этих полей в окно Ос Учетные Группы.

С помощью окна Ос Учетная Группа Карточка можно оперативно просмот* реть структуру счетов данной учетной группы. Каждая из учетных групп может иметь несколько связей с финансовым счетом. В большинстве случаев один и тот же счет используется для всех типов амортизации. Другим счетом может быть только счет издержек на приобретение, поскольку он соединен с учетной груп* пой НДС.

Вкладка Общее На этой вкладке содержатся финансовые счета балансового отчета по основным средствам, используемые в системе при учете приобретения, амортизации и реали* зации основных средств. Здесь также вводятся счета прибыли и убытков от реали* зации, если в стандартной книге амортизации выбран метод нетто.

Вкладка Бал. Счет На этой вкладке вводится номер финансового счета, с помощью которого выпол* няется учет расходов на амортизацию основных средств в этой учетной группе. Этот счет автоматически подставляется при выполнении пакетного задания Рас* чет амортизации. Как правило, вводятся только используемые в системе счета рас* ходов, если не выбран автоматический учет каждой из транзакций с собственным балансирующим счетом. Это удобно при учете с использованием балансирующе* го трансфертного счета для обработки финансовых транзакций по основным сред* ствам.

Вкладка Оптовая Реализация При учете итогов продажи по методу Гросс на этой вкладке необходимо указать свя* занные финансовые счета в полях Продажи и Учетная Стоимость . Они разделены на счета прибыли и убытков, поэтому сумма продажи учитывается на счете прибы* ли от реализации, если средство реализовано с прибылью, и на счете убытка от прода* жи, если средство реализовано с убытком. Учетная стоимость, используемая для расчета прибыли или убытка от реализации, также учитывается на отдельных сче* тах прибыли или убытков. Метод учета реализации, Гросс или нетто, выбирается в стандартной амортизационной книге.

328

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Распределение Если требуется разделить разные типы расходов и издержек, связанных с данным средством, следует настроить ключи распределения. Это выполняется с помощью команд Учетная Группа > Распределения. Обратите внимание, что можно задать рас* пределения для определенных типов транзакций. Необходимо выбрать Амортизация и откройте окно Ос Распределения. В данном окне указывается номер финансового счета для учета распределения и доли конкретного распределяемого средства. Для данной строки распределения можно также указать значения глобальных измерений. Для этого необходимо в дан* ных строках вывести поля Ярлык Измерение 1 и Ярлык Измерение 2 . В демонстра* ционных данных это поля Отдел и Проект. Для того, чтобы указать распределение по измерениям, следует выполнить сле* дующие шаги: 1. В окне Ос Распределения последовательно выбрать пункты Строка > Измерения. Будет открыто окно Ос Распределение Измерения . 2. В окне ОС Распределение Измерения указываются коды и значения допол* нительных измерений, по которым будут распределяться доли распределе* ния. Можно выбрать любые доступные в системе коды и значения измере* ний. 3. В данном примере следует разделить амортизационные издержки между адми* нистративным и производственным отделами. 4. В поле Код Измерения необходимо нажать кнопку выбора, что позволит выб* рать код измерения. Необходимо выбрать код Отдел. 5. В поле Код Значения Измерения нажать кнопку выбора и выбрать значение дан* ного измерения в окне Измерение Значение Список.

6. Необходимо выбрать код АДМ и нажать кнопку ОК, чтобы скопировать его в данное поле. Эта же процедура позволяет создать вторую строку распределения в окне Распределения для производственного отдела.

ОС

Глава 22. Настройка основных средств

329

Можно указать процент или тип суммы транзакции, который планируется на* значить для данного средства. После настройки ключей распределения процент распределения будет выведен на вкладкеРаспределение карточки ОС Учетная Группа. В окне Ос Учетные Группы необходимо выбрать пункты Учетная группа > Карточка. Примечание. При распределении типов учета по учетным группам выде* ляется одна финансовая операция для комбинации распределения и сред* ства. Это зависит от количества связанных с ней средств. Все типы транзакций с основными средствами приводятся вместе с итоговой суммой доли распределения. Для просмотра подробного перечня распределений по типам транзакций следует воспользоваться детализацией с переходом в окно Ос Распределения.

Классы, подклассы и местонахождения ОС Для запуска соответствующих форм, следует последовательно выбрать Финансы > Основные Средства > Настройка > Классы, Подклассы, Местонахождение ОС Классы ОС, подклассы ОС и Местонахождения ОС тесно связаны друг с другом, поэтому к их настройке следует отнестись с особым вниманием. Необходимо заб* лаговременно продумать, как будут классифицированы ОС, а затем использовать для классификации эти три кода. Код класса ОС может использоваться для группировки средств по категориям (например, материальные и нематериальные средства).

Подклассы ОС Этот код можно использовать для дальнейшего распределения основных средств по категориям, таким как здания, транспортные средства, мебель и оборудование.

Местонахождение ОС Код Местонахождения ОС применяется для регистрации местонахождения основ* ных средств. Например, здание администрации, склад Красный, здание ~2. Этот код полезен для целей страхования и инвентаризации.

Типы страхования и обслуживание Эти темы будут разобраны подробнее в главах Обслуживание Основных Средств .

Страхование Основных Средств и

Амортизационные книги Для выполнения амортизации основных средств необходимо создать амортизаци* онные книги в карточке Книга Амортизации. Если требуется использовать несколь* ко книг, в этом окне создаются дополнительные книги. После создания книг ос* новному средству присваивается одна или несколько книг, что позволяет указать, как должна выполняться амортизация для основных средств, приписанных к раз* ным книгам.

330

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Рассмотрим необходимую настройку книги амортизации. Для этого, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации.

Вкладка Общее Наличие суммы в поле Станд. Оконч. Сумма Округления гарантирует, что дан* ное основное средство будет полностью амортизировано за период амортиза* ции. Сумма в поле Станд. Конечное Учетное Знач. позволяет избежать полной амор* тизации данного средства. В поле Метод Расчета Реализации указывается метод Гросс или нетто. При ме* тоде нетто учет выполняется на счете прибыли либо счете убытков, а при методе Гросс учет дополнительно ведется на счете прибыли или на счете убытков учетной стоимости. Флажок Вычитать Скид. в Счете Покупки устанавливается, если из учтенной для данного основного средства стоимости приобретения должны вычитаться скидки строки и скидки счета. При установке этого флажка скидки строки и счета будут учитываться на счете, указанном в поле Покупка ОС Скид. Фин. Счет окна Общая Настройка Учета. Поле Разрешить Изм. В Полях Аморт . позволяет указать, что поля амортиза* ции в книгах амортизации ОС могут быть изменены после учета операций. Если этот флажок не установлен и выполнен учет операций, не связанных с расхода* ми на приобретение и стоимостью восстановления, изменения не могут быть учтены. Поле Разрешить Аморт. Меньше 0 указывает, что периодическая амортизация с использованием пакетного задания Расчет амортизации должна быть продолжена даже в том случае, если учетная стоимость этого основного средства равна нулю или отрицательна. В поле Разрешить Переоценку устанавливается, допустима ли индексация опе* раций. Индексацией называется процесс корректировки стоимости средств в свя* зи с изменением общего уровня цен. Она может использоваться при расчете сто* имости основных средств по восстановительной стоимости. Индексацию не следует выполнять для операций книги ОС, которые были учтены в финансах.

Глава 22. Настройка основных средств

331

Если установлен флажок Использ. Проверку Книги ОС , проверяется тот факт, что стоимость приобретения была зафиксирована первой, а стоимость реализа* ции — последней. Кроме того, проверяется дебетовое значение базиса амортиза* ции и учетной стоимости. Также проводится проверка отнесения накопленной амортизации, стоимости восстановления и накопленной цены продажи к креди* товым балансам. Если этот флажок не установлен, проверяется только порядок учета стоимости приобретения и стоимости реализации. При установленном флажке Использ. Окр. в Период. Аморт. сумма амортизации будет округляться до целого значения. Установка флажка Исп. Одну Ос+Фин. Дату Учета означает, что в обоих по* лях будет подставлена одна и та же дата, если указана только одна дата. В даль* нейшем при необходимости использовать разные даты придется вводить их от* дельно.

Вкладка Интеграция

Вкладка Интеграция позволяет указать, какие операции должны интегрироваться в главную книгу. В главную книгу интегрируется только одна книга амортизации, в противном случае будет иметь место двойной учет. Следует установить флажки для тех учетных типов транзакций по ОС, которые планируется интегрировать в главную книгу. При включении интеграции с глав* ной книгой для записи сведений будет использоваться финансовый журнал ОС или Журнал ОС.

332

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Вкладка Копии

На вкладке Копии указывается, должны ли операции дублироваться в других кни* гах амортизации. Такое дублирование полезно при использовании нескольких книг амортизации. Дублирование операций позволяет автоматически создавать одни и те же операции во всех используемых книгах, что существенно экономит время при вводе данных. Если установлен флажок Часть Списка Копий , данная книга амортизации счи* тается частью списка дублирования. В поле Использ. ОС Курс в Копиях указывается, следует ли применять курс ва* люты для ОС при копировании операций из одного журнала в другой. Это поле применяется при пересчете суммы копирования. В поле Станд. Курс Валюты задается курс валюты, используемый по умолчанию, если курс валюты не указан в книге амортизации ОС.

Вкладка Отчетность

Глава 22. Настройка основных средств

333

Вкладка Отчетность позволяет использовать дополнительную отчетную валюту для учетных типов транзакций. Примечание. Нет необходимости вводить дополнительную отчетную ва* люту или устанавливать соответствующие флажки, если в главной книге уже используется дополнительная отчетная валюта с фиксированным курсом, например EUR. Все операции модуля ОС будут пересчитаны в корректную отчетную валюту в связанных финансовых операциях. Эта дополнительная отчетная валюта понадобится только в том случае, если она имеет плавающий курс обмена. В таком случае существует риск не* совпадения балансов по ОС при корректировках в дополнительной ва* люте. По данной причине следует фиксировать курс для дополнитель* ной валюты с плавающим курсом в модуле ОС для каждого из основных средств.

Настройка учетных типов ОС В книгах амортизации необходимо определить, как должны обрабатываться раз* личные транзакции по ОС для каждого из учетных типов ОС. Например, следует указать, должен ли учет быть дебетовым или кредитовым, а также должны ли учет* ные типы включаться в базис амортизации или они должны являться частью расче* та прибыли и убытков. Эти параметры настраиваются в окне Ос Тип Учета Настройка . Чтобы открыть это окно, следует последовательно выбрать в карточке Амортизация пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > Ос Тип Учета Настройка.

Можно оставить стандартную конфигурацию, которая используется по умолча* нию. В этом окне не разрешается добавлять или удалять строки, можно только ме* нять уже имеющиеся здесь строки.

334

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка журнала ОС Чтобы открыть окно ОС Журнал Настройка , следует последовательно выбрать в карточке книги амортизации пункты Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка .

В этом окне указывается стандартная настройка для шаблонов и разделов журнала, используемая при копировании строк из одного журнала в другой, если строки журнала созданы с помощью пакетных заданий Расчет амортизации или Переоценка Ос и если стоимость приобретения дублируется в страхо* вом журнале. Кнопка Функции, доступная в карточке книги амортизации, содержит три па* кетных задания, облегчающих работу с операциями данной книги: •

•

•

Задание Создать Ос Книги Амортизации позволяет автоматически создавать необходимую базу амортизации для одного или нескольких основных средств. Задание Копировать Книгу Амортизации представляет собой пакетное зада* ние, используемое для копирования операций из одной книги амортизации в другую. Задание Отменить ОС Операции позволяет отменить некорректную амортиза* ционную операцию. После выполнения этого задания можно выполнить учет правильной суммы амортизации с помощью пакетного задания Расчет амортизации. Это пакетное задание можно также выполнить из окон ОС Книга Операций и Ос Регистр.

Амортизационные таблицы Амортизационные таблицы применяются для настройки пользовательских мето* дов амортизации. Чтобы открыть карточку амортизационной таблицы, следует по* следовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Таблицы Амортизации.

Глава 22. Настройка основных средств

335

Например, если имеется станок с установленным заранее количеством произ* водимых за срок службы изделий, амортизация может быть основана на количе* стве единиц, выпущенных за данный период. Таблица позволяет указать продол* жительность этого периода и общее число производимых единиц. После того как заданы сведения по базе, таблица строится для каждого периода, в котором пред* полагается наличие амортизационных расходов. Обратите внимание, что можно воспользоваться либо долей распределения, либо количеством выпущенных еди* ниц. При использовании поля Процент количество изделий будет подставлено ав* томатически. При использовании определенных пользователем методов для расчета амортиза* ции применяется следующая формула: Сумма амортизации = % амортизации * число дней амортизации * база аморти* зации Пример. Используется метод амортизации, который позволяет амортизи* ровать средства ускоренным путем с целью снижения налогов. Для этого нужно использовать следующие нормы амортизации основных средств с трехгодичным сроком: Год 1: 25% Год 2: 38% Год 3: 37% Стоимость приобретения — 100 000 рублей, а срок амортизации — пять лет. Амортизация вычисляется ежегодно

336

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В следующей ниже таблице показано, как вычисляется амортизация: Дата

Тип учета ОС

01/01/00

Стоимость приобретения

12/31/00

Амортизация

12/31/01 12/31/02 12/31/03

Амортизация

0

12/31/04

Амортизация

0

Дни

Сумма

Учетная стоимость

100 000,00

100 000,00

360

–25 000,00

75 000,00

Амортизация

360

–38 000,00

37 000,00

Амортизация

360

–37 000,00

0

Шаблоны журнала ОС В модуле Основные Средства допускается указывать сведения по используемым журналам. Существует три типа журналов, для которых следует настроить пара* метры шаблонов. Это журналы ОС, журналы реклассификации ОС и Журналы Страхования. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Настройка > Ос Журнал Шаблоны .

Обратите внимание, что эти шаблоны журналов идентичны другим шаблонам журналов в системе. Как и в других модулях, можно создавать типовые журналы основных средств. Кроме того, с помощью команд Шаблон > Разделы определяют* ся разделы журнала.

Карточка основного средства Для каждого основного средства необходимо настроить карточку, содержащую информацию об этом основном средстве. Здания или производственное обору* дование можно записать как основные средства, имеющие список компонен* тов. Чтобы открыть карточку основного средства, следует последовательно выб* рать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Окно карточки основного средства состоит из заголовка, который содер* жит базовую информацию о данном ОС, такую как описание, серийный но*

Глава 22. Настройка основных средств

337

мер, класс и местонахождение ОС, и строк, непосредственно связанных с амор* тизационной книгой.

Этот список содержит все поля данной формы.

Вкладка Общее • • • • • • • •

• •

Поле Но. — это поле кода. Его можно связать с полем Серия Номеров в системе. Поле Описание — здесь вводится имя данного средства. Поле Серийный Но. — это поле заполняется, если у средства уже есть серийный номер. Поле Комплект ОС/Компонент — с помощью этого поля можно определить, является ли это средство базовым средством или компонентом. Поле Компонент Комплекта ОС — в этом поле отображается номер главного ОС, если данное главное ОС является компонентом. Поле Описание Поиска — здесь вводится имя, используемое при поиске этого средства. Поле Материально-Ответственное Лицо — это поле содержит код сотрудника, отвечающего за данное основное средство. Поле Неактивно — этот флажок следует установить, если требуется запретить учет данного ОС. Кроме того, будет запрещено его включение в отчеты и функ* ции пакетных заданий. Поле Блокировка — если ОС заблокировано, для него нельзя выполнять учет. Поле Дата Посл. Изменения — в это поле автоматически подставляется систем* ная дата при внесении изменений в карточке основного средства.

Вкладка Учет •

Поле ОС Код Класса — позволяет распределить основные средства по катего* риям с помощью кодов классов ОС.

338 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле ОС Код Подкласса — коды подклассов применяются, если нужна группи* ровка основных средств на более детальном уровне. Поле ОС Код Склада — это поле позволяет задать местонахождение для каждого из ОС. Поле Бюджетное ОС — флажок в этом поле устанавливается, если данное ОС планируется использовать как бюджетное. Это поле можно выбрать только до учета первой операции.

Вкладка Обслуживание • • • • • •

Поле Поставщик Но. — информационное поле, содержащее номер поставщика, у которого приобретен данное ОС. Поле Обслуживание Поставщик Но. — содержит номер поставщика, обслужива* ющего данное основное средство. Поле На Обслуживании — этот флажок следует установить, если данное сред* ство находится на обслуживании. Поле След. Дата Обслуживания — здесь вводится дата следующего планового сервиса. Поле Дата Гарантии — хорошо подходит для записи расходов на обслуживание и других сведений об обслуживании. Поле Застраховано — установка этого флажка означает, что для этого ОС учтено страхование.

Кроме упомянутых выше полей, в карточку основного средства можно доба* вить следующие сведения: • •

•

Поле Комментарий — можно ввести подробные сведения о данном ОС в табли* це комментариев, нажав кнопку Комментарий рядом с полем Но. Поле Серия Номеров — нажав кнопку выбора справа от поля Но., можно за* дать последовательность номеров, которая будет использоваться для нумера* ции этого ОС. Поле Картинка — при необходимости в карточку ОС можно добавить файл изоб* ражения в формате BMP, последовательно выбрав пункты Основное Средство > Картинка.

Таблица книги амортизации ОС — строки Из нижней части окна карточки основного средства можно получить доступ к окну Ос Книга Амортизации, где вводятся сведения об амортизации для этого ОС. Окно книги амортизации ОС имеет много полей. Эти поля будут разбираться позже в данном курсе. До указания метода амортизации для этого ОС необходимо убедиться, что со* зданы требуемые амортизационные книги и учетные группы ОС. Примечание. Для основных средств можно использовать несколько ме* тодов амортизации. Более того, несколько методов амортизации мо* гут применяться для одного основного средства. Чтобы использовать для одного ОС несколько методов амортизации, необходимо создать для него несколько книг амортизации. При амортизации основного средства ему должна быть назначена хотя бы одна книга амортиза* ции. Зачем использовать несколько книг амортизации для одного ОС?

Глава 22. Настройка основных средств

339

Как правило, причиной создания нескольких книг амортизации является ис* пользование разных методов амортизации основных средств. Часто выясняется, что выбранный способ амортизации неоптимален с точки зрения налогообложения. Поэтому система предусматривает применение нескольких книг амортизации, на* пример одной для внутреннего учета и другой для расчета налогов. Это только одна из возможных причин использования нескольких книг амортизации. Поле Книга Амортизации Код содержит имя назначенной данному средству кни* ги амортизации. В поле ОС Учетная Группа указывается учетная группа, к которой принадлежит это ОС. Если нажать на кнопку выбора в поле Метод Амортизации , то можно увидеть, что доступно семь методов амортизации: линейный (SL), снижающийся остаток 1 (DB 1), снижающийся остаток 2 (DB2), DB1/SL, DB2/SL, пользовательский и Ручной. Более подробное описание этих методов приводится в интерактивной справ* ке. Можно создавать и использовать другие методы в комбинации с типом Учета ОС Метод1 и Метод2. Линейный (SL) метод — основное средство амортизируется на одну и ту же сум* му каждый год. При использовании этого метода необходимо указать один из сле* дующих параметров: • • • • • •

Период амортизации (годы и месяцы) или дата окончания амортизации. Для рас* чета суммы амортизации используется следующая формула: Сумма амортизации = ((Учетная стоимость — Стоимость восстановления) * Число дней амортизации) / Оставшиеся дни амортизации) Фиксированный ежегодный процент. Если ввести фиксированный годовой про* цент, для расчета суммы амортизации будет использоваться следующая формула: Сумма амортизации = (Линейная в % * База амортизации * Количество дней амортизации) / (100 * 360) Фиксированная ежегодная сумма. Если ввести фиксированную ежегодную сум* му, для расчета суммы амортизации будет использоваться следующая формула: Сумма амортизации = (Фиксированная сумма амортизации * Число дней амор* тизации)/ 360

Снижающийся остаток 1 (DB1) — это метод ускоренной амортизации, с помо* щью которого самая большая часть себестоимости средства амортизируется в пер* вые годы срока службы. При использовании этого метода необходимо ввести фик* сированный ежегодный процент. Снижающийся остаток 2 (DB2) — рассчитывается та же итоговая сумма аморти* зации в год, что и при методе DB 1. Однако, если пакетное задание Расчет аморти* зации выполняется чаще, чем раз в год, использование метода DB 1 приведет к рав* ным суммам амортизации за каждый период. Использование метода DB2 дает в результате суммы амортизации, которые уменьшаются с каждым периодом. DB1/SL — это сокращение, обозначающее сочетание методов DB 1 и SL. Сум* мы рассчитываются как по методу снижающегося остатка, так и по линейному ме* тоду, а затем выбирается большая из двух сумм. При использовании этого метода необходимо заполнить как поле Число Лет Амортизаци, так и поле DB %. Амортиза* ция начинается с метода DB1 и завершается линейным методом. DB2/SL — этот метод идентичен предыдущему за тем исключением, что суммы рассчитываются по методу DB2. Пользовательский метод — с помощью этого метода пользователи могут созда* вать свои методы амортизации. Для этого используются таблицы амортизации.

340

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ручной метод — сумма амортизации вводится вручную либо в финансовом жур* нале ОС, либо в журнале ОС. Пакетное задание Расчет амортизации исключает все ОС, для которых указан метод амортизации Ручной. Поле Дата Начала Амортизации — здесь вводится дата, с которой должна на* чаться амортизация. Поле SL % — если требуется амортизировать основное средство по линейному методу, но с фиксированным ежегодным процентом, в этом поле указывается дан* ный процент. Поле Фиксир. Сумма Амортизации — если требуется амортизировать основное сред* ство с помощью фиксированной ежегодной суммы, данная сумма вводится в этом поле. Поле DB % — в этом поле указывается процент, используемый при амортиза* ции ОС по методу снижающегося остатка. Поле Исп. Half-Year Convention — необходимо установить этот флажок, если тре* буется, чтобы в первый финансовый год срока службы средства амортизация вы* полнялась за шесть месяцев независимо от даты начала амортизации. Обратите вни* мание — полугодовое соглашение может использоваться только для методов амортизации SL, DB1 и DB1/SL. Поле Исп. DB% Первый Фин. Год — установка этого флажка означает, что при использовании методов амортизации DB1/SL и Db2/Sl объем амортизации за пер* вый финансовый год рассчитывается по методу сокращающегося баланса.

Главные ОС и компоненты Главное основное средство — это средство, которое содержит другие основные средства, называемые компонентами. Например, конвейер является главным средством, посколь* ку состоит из других основных средств, включая ремень, компьютер и подъемник. 1. Чтобы просмотреть пример такого средства, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейдите в кар* точку главного основного средства ОC000040.

Глава 22. Настройка основных средств

341

2. Чтобы просмотреть компоненты, следует последовательно выбрать пункты Основное Средство > Комплект Ос Компоненты . Будет открыто окно Комплект Ос Компоненты , содержащее перечень компонентов, из которых состо* ит данное ОС.

Если основное средство является компонентом другого основного средства, программа будет заполнять поля в карточке основного средства (для основного сред* ства*компонента) следующими значениями: • •

Поле Комплект ОС/Компонент будет иметь значение Компонент. Поле Компонент Комплекта ОС будет включать номер главного основного сред* ства.

Статистика главного основного средства Обзор компонентов главного ОС вместе с общей стоимостью приобретения, сто* имостью амортизации и учетной стоимостью главного основного средства приво* дится в окне Главное Ос Статистика. Чтобы открыть это окно из карточки основ* ного средства, следует последовательно выбрать пункты Основное Средство > Статистика.

342

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Главное ОС Статистика отображаются общая стоимость приобретения, амортизации и учетная стоимость всех компонентов главного ОС. Также отобра* жаются все компоненты данного средства и сведения об их реализации. Если есть реализованные компоненты, приводятся совокупные данные по прибыли или убыт* кам от реализации, а также ее учетной стоимости. В поле Дата Приобретения ото* бражается самая ранняя дата приобретения компонента. Таким же образом в поле Дата Реализации показана дата реализации компонента.

Дублирование операций При заполнении строк журнала, которые должны быть учтены в книге амортиза* ции, можно настроить программу таким образом, чтобы дублировались строки в отдельном журнале, из которого они могут быть учтены в другой книге амортиза* ции. Для этого в карточке книги амортизации следует указать, что книга или книги амортизации, которые требуется продублировать, являются частью списка копий, а затем установить флажок Использ. Список Копий в соответствующих строках жур* нала. Еще одним способом дублирования операции в отдельную книгу является ввод кода книги амортизации в поле Копировать в Книге Амортизации при заполнении строки журнала.

Настройка списков копий Чтобы включить книгу амортизации в список копий, требуется выполнить следую* щие действия: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации .

Глава 22. Настройка основных средств

343

2. В карточке книги амортизации необходимо выбрать соответствующую книгу и перейдите на вкладку Копии. 3. Необходимо установить флажок Часть Списка Копий .

Копирование основных средств и операций книги ОС Создание основных средств путем копирования уже присутствующих в системе ОС Если требуется оперативно создать несколько основных средств, похожих на уже созданное ОС, можно воспользоваться пакетным заданием Копировать Ос. Напри* мер, приобретено 30 стульев, у которых одинаковые производитель, модель и усло* вия амортизации. Вместо того чтобы вводить одни и те же сведения 30 раз, создайте первое средство и выполните это пакетное задание для создания оставшихся 29 средств и копирования для них этих сведений. Для копирования основных средств следует выполнить следующие шаги • •

Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Перейти в карточку ОС, которое планируется использовать для создания ко* пий, и последовательно выбрать пункты Основное Средство > Копировать Ос . Будет открыто окно Копировать Ос:

В поле Копировать Из ОС Но . следует выбрать номер основного средства, которое требуется скопировать. В поле Число Копий необходимо ввести номер нового основного средства, которое будет создано. В поле Первый ОС Но. не* обходимо указать номер первого основного средства. Если значение поляЧисло Копий превышает 1, в поле Первый ОС Но. должен быть указан номер, напри* мер ОC045. Если требуется, чтобы новому средству был присвоен номер из серии номеров, указанной в поле ОС Серия Номеров окна ОС Настройка, следует установить фла* жок Использовать Ос Серию Номеров . Не допускается наличие значения в поле Первый ОС Но . и одновременно установленного флажка Использовать Ос Серию Номеров.

344

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

При выполнении этого пакетного задания система создает новые карточки ос* новных средств и копирует сведения книги амортизации из карточки существую* щего средства. Это задание не копирует операции, учтенные по существующему средству.

Копирование операций книги ОС из существующих книг амортизации в новые Доступно копирование операций из одной книги амортизации в другую при помо* щи пакетного задания Копировать Книгу Амортизации. Это пакетное задание созда* ет строки журнала в разделе журнала, который указан в окне Ос Журнал Настройка для книги амортизации, в которую необходимо выполнить копирование. Это по* лезно, если бухгалтерский учет ОС начался в стандартной книге амортизации, а затем понадобилось создать дополнительную книгу амортизации для оптимизации налогообложения и скопировать стоимость приобретения в новую книгу амортиза* ции. Важно помнить, что эту новую книгу амортизации не следует интегрировать с главной книгой. Чтобы запустить пакетное задание, выполните следующие действия: 1. Выбрать пункты Финасы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации и перейдите на соответствующую карточку. 2. В карточке книги амортизации выбрать пункты Функции > Копировать Книгу Амортизации. Будет открыто пакетное задание Копировать Книгу Амортизации.

3. На вкладке Основное Средство с помощью фильтра следует выбрать основные средства, из которых будут скопированы операции. Если фильтр не задан, будут скопированы операции для всех основных средств.

Глава 22. Настройка основных средств

345

4. На вкладке Параметры следует заполнить поля в соответствии с приведенными ниже рекомендациями. • • • • •

• •

•

Поле Копировать Из Книги — необходимо ввести имя книги амортизации, из которой будут скопированы операции. Поле Копировать В Книгу — необходимо ввести имя книги амортизации, в кото* рую будут скопированы операции. Поле Дата Начала — будут скопированы операции с датой учета ОС, равной этой дате или более поздней. Поле Дата Конца — будут скопированы операции с датой учета ОС, равной этой дате или предшествующей ей. Поле Документ Но. — необходимо ввести номер документа или оставить это поле пустым. Если поле оставлено пустым, раздел журнала, в который будет выполне* но копирование, должен быть пустым и иметь присвоенную ему серию номеров. Поле Описание Учета — здесь вводится текст, который должен появиться в дан* ной книге. Вставить Бал. Счет — этот флажок следует использовать только при копи* ровании в книгу амортизации, имеющую интеграцию с главной книгой. Ус* тановка этого флажка означает, что в финансовом журнале ОС будут авто* матически подставляться балансирующие счета по скопированным операциям. Флажки Копировать — здесь выбирается учетный тип или типы, для которых будет выполнено копирование.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить это пакетное задание. В зависимости от того, была ли активирована интеграция с главной книгой для копируемого журнала, копированные строки создаются либо в финансовом жур* нале, либо в журнале ОС. Чтобы скопировать операции, следует выполнить учет журнала.

346

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 23

Транзакции по основным средствам Журналы основных средств Все транзакции по основным средствам (ОС) могут вводиться в следующие журналы:

Финансовые журналы учета ОС Все операции, учитываемые в данном журнале, будут учитываться в книге основ* ных средств и главной книге. Чтобы выполнить учет в главной книге, необходимо выбрать соответствующие поля на вкладке Интеграция, принадлежащей карточке книги амортизации ОС.

Журналы ОС Операции, учитываемые в данном журнале, будут учитываться только в книге ос* новных средств. Никакие поля на вкладке Интеграция книги амортизации не выби* раются.

Журналы реклассификации ОС Для перевода, разделения и объединения основных средств можно использовать журнал реклассификации ОС. Этот журнал используется для переноса учтенных операций с одного средства на другое. Операции рассчитываются в этом журнале и затем вставляются в финансовый журнал учета ОС или в Журнал ОС.

Журналы страхования Журнал страхования используется для учета операций книги страхования. Возможности типовых транзакций. Если приходится часто выполнять учет транзакций, которые являются одина* ковыми или имеют незначительные отличия друг от друга, можно воспользоваться средствами программы для работы с типовыми транзакциями. Эти средства помо* гут вам управлять учетом как фиксированных, так и переменных сумм. С типовыми операциями можно также использовать ключи распределения.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

347

Следует последовательно выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Типовые Финансовые Журналы . 2. Мы хотим амортизировать основные средства ОС000020 и ОС000030 на сумму 250 в месяц и хотим выполнять учет амортизации в последний день каждого ме* сяца. 3. Необходимо ввести строки журнала за декабрь 2000, как показано на следую* щем рисунке. Обратите внимание на то, что поле ОС Тип Учета не показано в стандартной настройке журнала, но его можно вставить при помощи функции Показать столбец. Также, если необходимо, в плане счетов у счета 02-300 следу* ет указать Прямой учет = Да

4. Для проведения учета следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет . Обратите внимание, что теперь Дата Учета изменилась на один месяц

Покупка основных средств Ранее уже было показано, как создавать записи основных средств с помощью карточки основных средств в модуле Основные Средства. Однако, если используются также до* кументы покупки, можно оформить покупку основного средства с помощью докумен* та покупки и создать запись основного средства непосредственно из строки счета по* купки. Следует осуществить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Покупка > Обработка Заказов > Счета 2. Добавить поле Ос Тип Учета в строки счета покупки, вызвав нужную функцию с помощью последовательного выбора команд Вид > Показать Столбец . В этом поле необходимо выбрать значение Приобретение. 3. Заполнить поля счета, как показано на следующем рисунке:

348

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Выбрать пункты Учет > Учет.

Расчет и учет амортизации Амортизация используется, чтобы распределить стоимость основных средств, та* ких как станки и оборудование, по их сроку службы. Для каждого основного сред* ства необходимо определить метод амортизации. Существует два способа учета амортизации: • •

Вручную с использованием финансового журнала учета ОС или Журнала ОС. Автоматически, посредством запуска пакетного задания Расчет амортизации.

Учет амортизации вручную В этом разделе объясняется, как выполнить учет операций амортизации вручную с помощью финансового журнала учета ОС или Журнала ОС.

Финансовый журнал учета ОС Если учет выполняется в книгу амортизации, для которой амортизация интегриро* вана в главную книгу, необходимо выполнить следующую процедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средстав > ОС Фин. Журналы и указать в строке журнала следующие сведения:

Глава 23. Транзакции по основным средствам Дата Учета

31.01.05

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

Книга Амортизации Код

ОПЕРАЦИЯ

ОС Тип Учета

Амортизация

Описание

Амортизация за январь 2005

Сумма

–100,00

349

2. Далее следует последовательно выбрать пунктыФункции > Вставить Ос Бал. Счет. Так как ключ распределения уже настроен, создаются балансирующие строки с кодами отделов. 3. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пунктыУчет > Учет. Чтобы увидеть операции, которые были созданы в главной книге, необходимо: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства , а затем перейти к карточке основных средств для ОС000090. 2. В поле Учетная Стоимость нажать кнопку выбора, чтобы увидеть операции по ОС. 3. Выбрать строку с соответствующей операцией амортизации и щелкните Навигатор. 4. В окне Навигатор выбрать строку финансовой операции и щелкнуть Показать. Откроется окно Фин. Книга Операций . 5. В окне Навигатор выберать строку учтенной операции по ОС и щелкнуть Показать. Откроется окно Ос Книга Операции. В этом окне отображается амортизация, которая была учтена в книге амортиза* ции Фирма для основного средства с номером ОС000090.

Журнал ОС Процедура учета той же самой транзакции амортизации в книге амортизации, у кото* рой нет интеграции с финансами, будет отличаться от только что описанной процеду* ры. В следующем примере выполняется учет той же самой информации в журнале ОС. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы > Шаблон Активы . Вводится та же самая информация, что и в фи* нансовый журнал учета ОС, но используются следующие поля: 2. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет ОС Дата Учета

31.01.05

ОС Но.

ОС000090

Книга Амортизации Код ОС

ОПЕРАЦИИ

Тип Учета

Амортизация

Описание

Амортизация за январь 2005

Сумма

–100,00

Автоматический расчет амортизации Один раз в месяц или по выбору можно запустить пакетное задание Расчет аморти* зации. Игнорируются проданные, блокированные и неактивные средства, а также средства, для которых используется ручной метод амортизации.

350

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Для того чтобы было легче разобраться, как работает программа, будет рассчи* тана амортизация только для основного средства ОС000080. Прежде чем начать, просмотрите в окне ОС Статистика информацию, относя* щуюся к средству. Необходимо выбрать требуемую книгу амортизацииОС — (ОПЕ(F9). Или можно последовательно выбрать пунктыКнига РАЦИЯ) и нажать клавишу(F9) Аморт. > Статистика Последний расчет амортизации выполнялся 31 декабря 2004 года, поэтому амор* тизация будет рассчитываться за январь 2005 года.

1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Расчет Амортизации . 2. Откроется окно Расчет Амортизации.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

351

1. На вкладке Основное Средство устанавливается фильтр для выбора основных средств, для которых требуется вычислить амортизацию. Значение для данного поля — ОС000080. 2. На вкладке Параметры необходимо ввести информацию, показанную на следу* ющем рисунке:

3. Чтобы вычислить амортизацию на 31 января 2005 года следует нажать Ок. 4. Пакетным заданием рассчитана амортизация для основного средства с номе* ром ОС000080 и созданы строки в окне Ос Фин. Журнал. 5. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > ОС Фин. Журналы. Откроется окно Ос Фин.Журнал.

352

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Пакетным заданием рассчитана амортизация для основного средства с номе* ром ОС000080 и созданы строки в окне Ос Фин. Журнал. Поле Число Дней Амортизации заполнено. При запуске пакетного задания про* грамма рассчитывает амортизацию только по числу дней, введенному в этом поле. Обычно число дней амортизации рассчитывается программой. Была создана балансирующая строка, так как на вкладке Параметры для пакет* ного задания Расчет амортизации было выбрано поле Вставить Бал. Счет. 1. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет.

Номер документа Эти правила применяются к полю Документ Но. на вкладке Параметры пакетного задания Расчет амортизации (Финансы > Основные Средства > Периодические Задания > Расчет Амортизации ): •

•

Если раздел журнала, используемый пакетным заданием, имеет серию номеров в поле Серия Номеров, то следует оставить полеДокумент Но. пустым. Всем стро* кам журнала будет присвоен один и тот же номер из серии номеров. Если при* меняется данный метод, журнал должен быть пустым. Если раздел журнала, используемый пакетным заданием, не имеет серии номе* ров в поле Серия Номеров, необходимо заполнить поле Документ Но. Этот но* мер будет присвоен всем строкам журнала.

Журнал, используемый пакетным заданием, указывается пользователем в окне ОС Журнал Настройка (Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > (Необходимо Выбрать Нужную Книгу Амортизации) > Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка).

Количество дней амортизации При расчете амортизации программой используется стандартный год из 360 дней и стандартный месяц, состоящий из 30 дней.

Дата начала амортизации Дата, используемая программой при расчете амортизации для каждого основного средства, является датой последней операции (из поля ОС Дата Учета ). Если для основного средства выполнен учет только стоимости приобретения и стоимости восстановления, то для расчета амортизации программой используется дата в поле Дата Начала Амортизации книги амортизации ОС. Если последняя операция отличается от операции амортизации, в расчет числа дней амортизации включается дата учета ОС. Пример. Интервал 01.01.01..10.01.01 рассматривается программой как 10 дней, если операция, учтенная 01.01.01, не является операцией амор* тизации, и этот же интервал считается как 9 дней, если операция, уч* тенная на 01.01.01, является операцией амортизации.

Дата окончания амортизации Амортизация рассчитывается программой включительно по дату в поле Учета на вкладке Параметры в пакетном задании Расчет Амортизации.

Ос Дата

Глава 23. Транзакции по основным средствам

353

Обязательное число дней Если требуется, чтобы программа рассчитала амортизацию за полный месяц для операции, которая учитывается в начале месяца, необходимо ввести 30 в поле Число Дней Обязательно и установить флажок в поле Исп. Число Дней Обязательно па* кетного задания Расчет Амортизации. Если данные поля заполнены, всегда исполь* зуется введенное число дней. Здесь приводится ряд примеров того, как программа рассчитывает число дней амортизации. Предполагается, что последней операцией была операция амортиза* ции, поэтому в расчеты включается только последняя дата интервала. Интервал дат

Количество дней амортизации

01/31/01..02/28/01

30

03/31/01..04/30/01

30

12/31/01..12/31/02

360

02/27/01..03/01/01

4

02/28/01..03/01/01

1

03/30/01..04/01/01

1

03/31/01..04/01/01

1

03/30/01..03/31/01

0

03/30/01..03/31/02

360

Если выбрать линейный метод (SL) амортизации и заполнить в книге амортиза* ции ОС поле Число Лет Амортизации, программа сосчитает дату окончания и вы* числит оставшееся число дней. Затем базис амортизации делится на оставшееся число дней и умножается на количество дней в периоде амортизации. Это означа* ет, что может потребоваться округление конечной суммы амортизации. Кроме того, программа не выполнит учет сумм амортизации равных нулю, поэтому ничего не произойдет, если по ошибке дважды запустить пакетное задание Расчет амортиза* ции. Если используется линейный метод и заполняется поле Число Лет Амортизации, амортизируемую сумму можно скорректировать путем изменения даты в поле Дата Конца Амортизации.

Просмотр учтенных операций Чтобы просмотреть учтенные операции для основного средства ОС000080, выпол* ните следующую процедуру: 1. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства. Используя функцию обзора, перейти к карточке средства ОС000080. 2. В строке, в поле Учетная Стоимость необходимо нажать кнопку выбора, чтобы открыть окно Ос Книга Операции. Амортизация рассчитана следующим образом: • •

Учтенная стоимость была равна 163 403,83. Дата начала амотризации — 01.05.04

354 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Число лет амортизации — 8 лет Период амортизации: 1 месяц = 30 дней. Сумма амортизации определяется как 163 403,83*30/(8*360)=1702,12.

Отмена и перерасчет амортизации Если запустить пакетное задание Расчет амортизации, а затем выполнить учет не* правильной операции амортизации, ее можно будет отменить. Это можно сделать с помощью пакетного задания Отменить Ос Операции . После этого можно выпол* нить учет правильной суммы амортизации посредством повторного запуска пакет* ного задания Расчет Амортизации. Предположим, что амортизация для ОС000080 была вычислена неправильно и ее требуется пересчитать. 1. На вкладке Основное Средство следует установить фильтр для выбора основных средств, у которых должны быть отменены операции. Значение для этого поля — ОС000080. 2. На вкладке Параметры следует заполнить поля, как показано на следующем рисунке: Примечание. Следует обратить внимание на даты, доступные для ввода (в полях Дата Начала, Дата Конца)

3. При нажатии на Ок, запускается это пакетное задание. 4. Далее следует закрыть данное окно.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

355

5. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . Откроется окно Ос Фин. Журнал. Вы увидите, что на правом крае первой строки поле заполнено.

Ос Ошибка Операция Но .

6. Чтобы выполнить учет журнала, следует последовательно выбрать пункты Учет > Учет. Строки учитываются как ошибочные учтенные операции по ОС. Чтобы увидеть операции, необходимо закрыть окна и затем выполнить следующую процедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства и, используя функцию обзора, перейти к карточке средства ОС000080. 2. Выбрать пункты Ос > Ошибка Книга Операций. Откроется окно Ос Ошибка Книга Операции. 3. После проверки операций необходимо закрыть окно и щелкнуть Книга Аморт (обратите внимание, что курсор установлен на строку с Код Книги Амортизации = ОПЕРАЦИЯ). 4. При нажатии на Статистика, откроется окно Ос Статистика. 5. Теперь окно выглядит так же, как оно выглядело до запуска пакетного задания Расчет амортизации. Примечание. При использовании описанного выше метода отмены про* граммой предлагается для отмены вся амортизация в выбранном перио* де. Если были выполнены какие*либо ручные проводки с этими типами учета в выбранном периоде, программа также включает эти операции в предлагаемую отмену.

Понижение, повышение стоимости и реализация основных средств Понижение стоимости основных средств Понижение стоимости — это списание стоимости основных средств. Его при* чиной может быть устаревание или повреждение средства. Во многих случаях понижение стоимости основного средства происходит во время проверки отчет* ности для определения налогооблагаемой базы. Операция понижения стоимос* ти может использоваться в качестве корректировки для уменьшения амортиза* ционной базы средства в случаях, когда амортизация средства в прошлом была слишком низкой. Эта стоимость будет учитываться в финансовом отчете как убыток.

Учет понижения стоимости из финансового журнала Для учета операции понижения стоимости в книге амортизации, для которой по* нижение стоимости интегрировано в главную книгу, следует использовать финан* совый журнал учета ОС. Прежде чем можно будет осуществить учет понижения стоимости, необходи* мо сначала настроить финансовые счета, на которые вы хотите выполнить учет.

356

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство. Откроется окно ОС Учетные Группы. 2. Необходимо выбрать ТЕЛЕФОН и последовательно щелкнуть Учетная Группа > Карточка. Откроется окно ОС Учетная Группа Карточка . 3. На вкладке Общее в поле Понижение Фин. Счет следует ввести номер кредитно* го финансового счета, равный 01-200. 4. На вкладке Бал. Счет в поле Понижение Расх. Фин. Счет следует ввести номер дебетового финансового счета, равный08-300 (если необходимо, в карточке фин счета 08-300 следует установить Прямой Учет = ДА). Учет понижения стоимости Чтобы осуществить учет понижения стоимости, необходимо выполнить следу* ющую шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . 2. В окне Ос Фин. Журнал ввести следующую информацию: Дата Учета

31.01.05

Документ Тип

Пусто

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

ОС Тип

Понижение стоимости

Учета Сумма

–300

3. Выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет . Программа создаст вторую строку с балансирующей операцией. 4. При желании, вы можете учесть данные строки журнала. Для этого следует выб* рать Учет > Учет 5. То же самое можно сделать из журнала ОС, если вы не хотите, чтобы ваши опе* рации были интегрированы с главной книгой.

Повышение стоимости основных средств Повышение стоимости представляет собой увеличение стоимости основного средства, обычно земли и строений. Повышение стоимости может также исполь* зоваться для основного средства, такого как установка для добычи нефти, сто* имость которой возрастает, так как возрастает спрос на этот товар. Во многих случаях повышение стоимости средства происходит при проверке отчетности, проводимой для определения налогооблагаемой базы. Операция повышения стоимости может использоваться как корректировка для повышения амортиза* ционной базы средства в тех случаях, когда амортизация средства в прошлом была очень высокой. Эта стоимость будет учитываться в финансовом отчете как прибыль. Учет транзакций повышения стоимости из финансового журнала учета ОС. Для учета транзакции повышения стоимости в книге амортизации, для которой повышение стоимости интегрировано в главную книгу, следует использовать фи* нансовый журнал учета ОС. Прежде чем можно будет осуществить учет, необходимо сначала настроить фи* нансовые счета, на которые вы хотите выполнить учет.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

357

Необходимо выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Настройка > Учетные Группы > Основные Средства . Откроется Окно ОС Учетные Группы . 2. Далее необходимо выберать ТЕЛЕФОН и последовательно щелкнуть пункты Учетная Гр. > Карточка. Откроется окно Ос Учетная Группа Карточка . 3. На вкладке Общее в поле Повышение Фин. Счет необходимо ввести номер дебе* тового финансового счета, равный 01*200. 4. На вкладке Бал. Счет в поле Повышение Бал. Фин. Счет необходимо ввести финансовый счет, на который хотите выполнить учет балансирующих опера* ций для повышения стоимости. В данном примере используйте счет с номе* ром 08-300.

Учет транзакций повышения стоимости Чтобы осуществить учет операции повышения стоимости, необходимо выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . 2. Ввести следующую информацию в окно Ос Фин. Журнал. Дата Учета

31.01.05

Документ Тип

Пусто

Тип Счета

Основное средство

Счет Но.

ОС000090

ОС Тип Учета

Повышение стоимости

Сумма

150

3. Выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет . Программа создаст вторую строку с балансирующей операцией. 4. При желании вы можете учесть строки журнала. Для этого следует выбрать Учет > Учет То же самое можно сделать из журнала ОС, если вы не хотите, чтобы ваши опе* рации были интегрированы с главной книгой.

Реализации основных средств Стоимость восстановления Стоимость восстановления — это остаточная стоимость основного средства, когда его уже нельзя использовать. Учет стоимости восстановления средства можно вы* полнить из счета покупки или из журнала ОС во время учета стоимости приобрете* ния. Чтобы выполнить учет стоимости восстановления из счета покупки, необходи* мо убедиться, что в строки покупки добавлено полеВосст. Стоимость. Для просмотра информации следует последовательно щелкнуть пункты Вид > Показать Столбец . Стоимость восстановления можно ввести в поле в виде положительного или отри* цательного числа и выполнить учет счета обычным способом.

358

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Чтобы осуществить учет стоимости восстановления со стоимостью приобретения через журнал ОС, следует убедиться, что в строки журнала добавлено поле Сумма. Для просмотра информации следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец. Затем можно ввести в поле стоимость восстановления в виде отрица* тельного числа и выполнить учет строк обычным способом. Обратите внимание, что в случае, если средство содержит стоимость восстанов* ления, амортизация ниже нуля означает амортизацию меньше стоимости восста* новления.Стоимость восстановления уменьшает амортизируемую стоимость основ* ных средств и поэтому уменьшает все суммы амортизации. Конечная сумма округления уменьшает только последнюю сумму амортизации.

Стоимость восстановления — пример Если учетная стоимость основного средства равна 800 и его стоимость восстановле* ния — 800, это означает, что основное средство полностью амортизировано. Если в книге амортизации ОС ввести для средства в поле Фиксир. Сумма Аморт. меньше 0 значение 1000 и запустить для средства пакетное задание Расчет Амортизации , то программа рассчитает амортизацию как 1000, доведя учетную стоимость до –200. Если стоимость восстановления равна 0, программа рассчитает амортизацию как 1800, что приведет к учетной стоимости в –1000. Обратите внимание, что стоимость восстановления не учитывается в качестве альтернативы суммы, заданной в поле Оконч. Сумма Округления . Оконч. Сумма Округления настраивается в книге амортизации ОС и уменьшает последнюю сумму амортизации. Программа не выполняет учет конечной суммы округления.

Окончательная конечная учетная стоимость Окончательная конечная учетная стоимость часто используется для представления полностью амортизированного средства, которое до сих пор работает. Использова* ние стоимости восстановления позволяет уменьшать амортизацию в течение срока службы средства. Однако некоторые местные законы допускают уменьшение толь* ко последней суммы амортизации. Это можно сделать путем вставки в книгу амор* тизации ОС конечной учетной стоимости. Если вы применяете эту функцию для большей части своих основных средств, можно настроить в соответствующей кни* ге амортизации конечную учетную стоимость по умолчанию.

Реализация основных средств При продаже или иной реализации основного средства необходимо выполнить учет стоимости реализации вместе с любыми связанными с ней убытками или прибы* лью. Операция реализации должна быть последней операцией, учтенной для сред* ства, поэтому имеющиеся соответствующие расходы по реализации, которые вы хотите записать для средства, следует записать в финансовый журнал учета ОС до самой операции реализации. Учет операций реализации выполняется через финан* совый журнал учета ОС, журнал ОС или через счет продажи. Метод реализации настраивается для каждой книги амортизации на вкладке Общее карточки книги амортизации в поле Метод Расчета Реализации. Программа может обрабатывать реализации с помощью метода Гросс или Нетто. При использовании метода Нетто учет выполняется на счет убытков реализа* ции или на счет прибыли реализации. В большинстве случаев применяется данный метод.

359

Глава 23. Транзакции по основным средствам

При использовании метода Гросс учет выполняется на счет прибыли или убыт* ка, связанного с учетной стоимостью, а также на счет прибыли или убытка от про* дажи. При вводе в журнал цены продажи программа рассчитывает прибыль или убыток от реализации и вычисляет все остальные операции, связанные с реализа* цией. Сумма прибыли или убытка рассчитывается из разницы между ценой прода* жи и учетной стоимостью. В приводимых далее примерах применяются оба метода. Используются следую* щие суммы: Стоимость приобретения

100 000

Амортизация

70 000 40 000

Повышение стоимости

70 000 (стоимость приобретения – накопленная амортизация + повышение стоимости)

Учетная стоимость

20 000

Цена продажи Убыток

50 000 (цена продажи – учетная стоимость)

При осуществлении учета реализации основного средства с помощью журнала или счета продажи программа рассчитывает прибыль или убыток от реализации и создает другие операции. В следующих примерах показано, какие суммы учитыва* ются на различных счетах при осуществлении учета реализации основного сред* ства. При применении обоих методов в финансовом отчете получается одинако* вый результат.

Реализация основных средств — пример А В этом примере повышение стоимости включается в учетную стоимость и является частью расчета прибыли или убытка. Данная настройка задается в окнеОс Тип Учета Настройка (Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > ОС Тип Учета Настройка ). Метод Нетто

Метод Гросс

Фин. Счет

Дебет

Дебет

Наличные

20 000

Приобр. Фин. Счет при Реализ. Накопл. Аморт. Фин. Счет Реал.

Кредит

20 000 100 000

100 000 70 000

70 000

Повыш. Фин. Счет при Реализ. Убыток Фин. Счет при Реализ.

Кредит

40 000

40 000 50 000

Пов. Бал. Фин. Счет при Реал. Уч. Знач. Фин. Счет при Прод. Продажа Фин. Счет при Продаже

70 000 20 000

Реализация основных средств — пример Б В этом примере повышение стоимости включается в учетную стоимость, но не вклю* чается в расчет прибыли и убытка.

360

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Метод Нетто

Метод Гросс

Фин. Счет

Дебет

Дебет

Наличные

20 000

Приобр. Фин. Счет при Реализ. Накопл. Аморт. Фин. Счет Реал.

Кредит

100 000

100 000 70 000

70 000

Повыш. Фин. Счет при Реализ.

40 000

40 000

Убыток Фин. Счет при Реализ.

10 000

Пов. Бал. Фин. Счет при Реал.

40 000

Кредит

20 000

Уч. Знач. Фин. Счет при Прод. Продажа Фин. Счет при Продаже

70 000 20 000

Учет реализации через журналы ОС Учет реализации можно выполнять через финансовые журналы учета ОС. Необхо* димо заполнить строку соответствующей информацией и убедитесь, что сумма ре* ализации введена как кредит или в виде отрицательного числа. Следует выполнить учет обычным способом. Учет реализации ОС можно выполнять в комбинации с учетной группой НДС. Программа автоматически создает сумму НДС продажи. Если требуется, чтобы про* грамма выполнила учет НДС продажи автоматически, следует ввести в поле Сумма валовую сумму. Чтобы увидеть результаты операции журнала, откройте учтенные операции из книги амортизации, относящейся к средству. Чтобы просмотреть действующие опе* рации, созданные в главной книге, можно воспользоваться функцией Навигатор. Она позволяет выводить на экран учтенную операцию реализации. Запись реализации для средства, не имеющего интеграции с финансами, долж* на выполняться в журнале ОС. В основном, записывается та же самая информация, что и в финансовый журнал учета ОС. Если вы проводите бартер одного основного средства на другое, то необходимо записать как продажу старого средства (реализацию), так и покупку нового сред* ства (приобретение). Этот тип транзакции нельзя записать одной транзакцией. Примечание. Если ОС продается в текущем финансовом году, а вы запи* сываете ОС как неактивное, тогда это средство не появится в отчете Ос — Учетное Значение 01 за текущий финансовый год. Это неправильно. В об* щем случае не используйте полеНеактивно, пока не пройдет 1–2 года после последней транзакции по средству.

Частичная реализация В случае продажи или какой*либо иной реализации части основного средства, сле* дует разделить основное средство до регистрации транзакции реализации. Други* ми словами, следует разделить средство на два (или более) средства, прежде чем можно будет реализовать его часть. В главе Реклассификация основных средств бу* дет показано, как это сделать.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

361

Реализация из счета продажи или заказа продажи Можно создать счет продажи и в строке в поле Тип выбрать Ос. Это облегчает со* ставление счета средства для клиента. Реализация средства действует так же, как реализация через финансовый журнал учета ОС. Чтобы создать счет продажи для реализации средства, необходимо выполнить следующие шаги 1. Следует выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Счета, после чего откро* ется окно Продажа Счет. 2. Далее нужно нажать на клавиши (F3) и Ввод, чтобы получить следующий но* мер счета, и выбрать запись клиента с номером 30000. 3. Следует ввести в поля Дата Учета и Дата Документа дату 31.01.05. 4. В строке в поле Тип необходимо выбрать ОС.

5. В поле Но. следует нажать кнопку выбора. Откроется окно Ос Список. 6. Нужно выбрать средство ОС000030, автомобиль Фольцваген Транспортер, а за* тем щелкнуть Ok для того, чтобы скопировать его в поле. 7. Следует последовательно выбрать пункты Вид > Показать Столбец чтобы вызвать функцию для добавления поля Амортизация до ОС Даты Учета в строки продажи окна Продажа Счет. Может потребоваться выполнить учет окончательной операции амортизации в связи с реализацией. Эта сумма амортизации относится к периоду, который начинается с даты, содержа* щейся в поле Ос Дата Учета последней учтенной операции по ОС рассмат* риваемого средства, и оканчивается датой реализации. Посредством учета этой окончательной операции амортизации достигается точный расчет при* были или убытка. Чтобы программой автоматически выполнялся учет этой окончательной опе* рации амортизации, следует установить флажок в поле Амортизация До ОС Даты Учета.

362

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Необходимо заполнить в строке соответствующие поля. В поле Кол-во не* обходимо ввести количество. Обычно количество равно 1. На одну строку продажи не может приходиться более одного средства. Следует ввести цену чистой продажи в поле Цена Единицы строки продажи . После того как это сделано, нажатием на клавишу (F9) (F9), можно просмотреть статистику про* даж для данного счета. Вы увидите, что программа рассчитала НДС прода* жи автоматически. 2. Программа автоматически заполняет поле ОС Тип Учета значением Реализация, поскольку в счете продажи для средств существует только один тип учета ОС. 3. Следует выполнить учет счета. Будет выведено сообщение об ошибке комбина* ции измерений проекта и клиентской группы. 4. Следует последовательно выбрать пункты Строка > Измерения и удалить строку измерения ФВ Проект. Теперь можно выполнить учет счета. Примечание. Учет НДС продажи работает, только когда для уменьшения стоимости ОС, происходящей в течение года, настроен отдельный счет, который включает учетную группу НДС продажи.

Исправление операций Если учтена ошибочная операция, она может быть отменена. Это означает, что уч* тенную операцию можно пометить как ошибочную учтенную операцию и затем выполнить учет правильной операции. Основанием для существования данной функции является то, что программа использует дату учета ОС во многих расчетах. Поэтому операции с неправильными датами учета ОС должны быть скорректированы.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

363

Отмена операций В следующем примере показывается, как исправить операцию: 1. Необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства . Вам потребуется основное средство ОС000060. 2. Необходимо выбрать строку с книгой амортизации Приобретен. Далее КНИГА АМОРТ. > Учтен. Операции. Откроется Окно ОС Книга Операции .

На рисунке показана операция приобретения. 3. Необходимо выбрать строку и последовательно щелкнуть Функции > Отменить Операции. Программа создаст необходимые операции в журнале. 4. Далее Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы . Обратите внимание, что программа автоматически заполняет поле Ос Ошибка Операция Но . 5. Для завершения отмены следует вставить строку с балансирующим счетом и учесть журнал

Отмена нескольких учтенных операций по ОС Операции можно отменять также из книги амортизации путем использования па* кетного задания Отменить ОС Операции . 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации . 2. В окне Книга Амортизации Карточка следует последовательно выбрать пункты Функции > Отменить Ос Операции . Откроется окно ОС Книга Операции. 3. На вкладке Основное средство необходимо выбрать средства, для которых тре* буется отменить операции. Это можно сделать с помощью фильтра. 4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля в соответствии со следую* щими указаниями: • •

Отменить Книгу — необходимо ввести имя книги амортизации, из которой вы хотите отменить операции. Дата Начала — отменяться будут только операции с датой учета, совпадающей с введенной датой или следующей после нее.

364 • •

•

•

• •

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата Конца — удаляться будут только операции с датой учета, совпадающей с введенной датой или предшествующей ей. Исп. Новую Дату Учета — необходимо установить флажок в этом поле, если не* обходимо выполнить учет отмены с датой учета ОС, отличной от даты учета ОС отменяемой операции. Новая Дата Учета — необходимо ввести дату учета ОС, с которой хотите выпол* нить учет отмены. Убедитесь, что эта дата находится в текущем финансовом году и не является датой закрытия. Документ Но. — если не используется предварительно определенная серия но* меров в журнале ОС, для журнала отмен в этом поле следует ввести номер доку* мента. Описание Учета — необходимо ввести свой текст, который должен отображать* ся в книге. Вставить Бал. Счет — для того, чтобы пакетное задание автоматически вставля* ло балансирующий счет (или счета) в итоговый журнал, необходимо установить флажок в этом поле. Пакетное задание использует счета, заданные в окне Ос Учетная Группа. Отмена — щелкайте, чтобы установить флажки рядом с типами учета, для кото* рых хотите отменить учтенные операции.

5. При нажатии на кнопку Ок, запускается пакетное задание. Отмененные строки помещаются в финансовый журнал учета ОС или в журнал ОС, из которых производится учет строк. После учета программа заполняет поле Ос Ошибка Операция Но . для выбора операций, которые рассматриваются как ошибочные учтенные операции.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

365

Отмена и перерасчет амортизации Можно отменять операции ошибочной амортизации путем использования па* кетного задания Отменить Ос Операции. После того как вы отменили операции, можно снова выполнить пакетное задание Расчет амортизации. Если отменяет* ся операция по ОС, из расчета калькуляции исключаются и первоначальная опе* рация, и операция отмены. Используемый пакетным заданием период аморти* зации — это период между датой учета ОС последней операции перед отмененной операцией по ОС и датой учета ОС, введенной на вкладке Параметры пакетного задания.

Исправление операций по ОС Иногда может возникать необходимость в отмене операции по ОС, выполнявшей* ся в финансовом году, который уже закрыт. Пакетное задание отмены обычно вы* полняет учет с первоначальной датой учета ОС. Это может привести к учету в зак* рытом финансовом году. Если вы ввели ограничения на период учета в поляхРазрешить ОС Учет От и Разрешить Ос Учет До окна Ос Настройка, вы не сможете выполнить учет отмены. Однако существует возможность создания операции исправления для средства в текущем финансовом году. Это можно сделать, выбрав отменяемые операции и запустив пакетное задание Отменить Ос Операции как обычно. Когда откроется окно запроса, убедитесь в вы* боре на вкладке Параметры следующих настроек. Необходимо установить флажок в поле Исп. Новую Дату Учета . В поле Новая Дата Учета необходимо ввести дату учета ОС, с которой требуется выполнить учет отмены. Убедитесь, что дата находится в текущем финансовом году, который не закрыт. Необходимо проверить, чтобы были заполнены поля на вкладке Параметры. Обязательные для заполнения поля показаны на следующем снимке экрана:

Отмена нескольких операций по ОС функционирует так же, как и отмена не* скольких операций.

366

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. При учете отмены или исправлений операций по ОС, кото* рые принадлежат к книге амортизации, имеющей интеграцию с финан* сами, создаются финансовые операции. В этом случае ограничения на пе* риод учета, настроенные в полях Разрешить Учет От и Разрешить Учет До окна Финансовые Операции Настройка также могут препятствовать учету отмены.

Документирование транзакций по основным средствам Всем операциям, которые учитываются в книгах амортизации, автоматически на* значаются последовательные номера операций. В регистрах ОС операции отсортированы в порядке номеров операций незави* симо от номера ОС и номеров книг амортизации.

Регистры ОС Регистр создается автоматически при выполнении каждого учета (либо напря* мую из журнала основных средств, либо косвенно из счетов покупок или сче* тов продаж). Отдельные регистры также нумеруются (1 является первым номе* ром). Чтобы увидеть список существующих номеров регистров, необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > История > Ос Регистры. Откроется окно Ос Регистры. Оно показывает номера операций в каждом регистре. Поле Дата Создания в каждом регистре содержит действительную дату (систем* ную дату) создания регистра. Дата создания не обязательно должна совпадать с да* той учета или датой документа в операциях регистра. Чтобы увидеть отдельные операции, следует последовательно выбрать пункты Регистр > Книга Ос .

Печать регистров ОС Чтобы распечатать регистры ОС, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства, затем необходимо выб* рать Регистр и нажать кнопку Печать. Откроется окно ОС Регистр — Печать , в котором указывается требуемый регистр, после чего следует нажать на кнопкуПечать. Примечание. Отчет может быть очень длинным, если существует несколь* ко учтенных операций и печатается регистр ОС без фильтра

Отслеживание транзакций Всем учтенным операциям автоматически назначается код источника, так что лю* бую транзакцию можно проследить до момента ее происхождения.Можно также назначать транзакциям код причины.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

367

Отчеты по ОС Когда вы подготавливаете балансовый отчет и отчет о прибыли и убытках, может понадобиться распечатать отчеты, чтобы проанализировать амортизацию, приоб* ретение, реализацию, прибыль и убытки за отчетный период, а также накопленную амортизацию и учетную стоимость в конце периода. Для целей управления запасами, страхования и для других управленческих за* дач может понадобиться список всех основных средств. Примечание. При печати отчетов за предыдущие годы, которые включают реализованные основные средства, данные отчетов могут быть неправиль* ными. Список основных средств. Чтобы напечатать список всех основных средств (включая средства без данных о транзакциях), необходимо выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства. Далее необходимо выбрать отчет 2. Список и нажать кнопку Печать. 3. На вкладке Основное средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые требуется включить в отчет. Если оставить поля пус* тыми, будут включены все средства. 4. На вкладке Параметры необходимо выбрать книгу амортизации, из которой не* обходимо распечатать данные, и указать, надо ли печатать сведения по каждому основному средству на отдельной странице. 5. Щелкнуть Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра отчета на экране. Отчет включает информацию из карточки основного средства и книги аморти* зации ОС.

Основное средство — учетная стоимость Для печати отчета по амортизации, приобретениям и реализациям за выбранный период, а также учетной стоимости в конце периода можно выбрать один из двух отчетов: Баланс. Стоимость 01 и Баланс. Стоимость 02 . Эти два отчета включают почти одинаковую информацию, но формат первого отчета показывает одну стро* ку по каждому основному средству и должен печататься с использованием альбом* ной ориентации, тогда как второй отчет показывает информацию по каждому ос* новному средству на нескольких строках. Для получения информации о понижениях стоимости, повышениях стоимости, типах учета методом 1 и методом 2, включаемых в отчет Баланс. Стоимость 02, следует установить флажок в поле Тип Приобретения или Тип Амортизации в окне Ос Тип Учета Настройка для соответствующей книги амортизации ( Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации > Книга Аморт. > Ос Тип Учета Настройка ). В отчет Баланс. Стоимость 02 могут включаться реклассифицированные опера* ции. Чтобы распечатать один из этих отчетов, выполните следующую процедуру: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства. Необходимо выбрать отчет Баланс. Стоимость 01 или Баланс. Стоимость 02 и нажмите кнопку Печать.

368

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

2. На вкладке Основное Средство можно установить фильтр для выбора основных средств, подлежащих включению в отчет. Если оставить эти поля пустыми, от* чет будет содержать информацию по всем основным средствам (за исключени* ем неактивных средств). 3. Вкладки Параметры двух отчетов идентичны за исключением поля Включать Реклассификацию, присутствующего на этой вкладке в отчете Баланс. Стоимость 02. Если выбрать данное поле, распечатываемый отчет будет включать операции рек* лассификации. 4. Необходимо установить флажок в поле Бюджетный Отчет , чтобы программа рассчитывала амортизацию от последней даты учета ОС до заданной даты окон* чания. 5. Необходимо щелкнуть Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра отчета на экране.

Отчет ОС — Анализ Отчет ОС — Анализ — это объединенный отчет, в котором можно печатать основ* ную часть учетной информации, относящейся к основным средствам. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . Необходимо выбрать отчет Анализ и нажать кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство выделите основные средства для включения в отчет. Если оставить поля пустыми, в отчет будут включены все имеющиеся ос* новные средства.

3. Необходимо заполнить поля на вкладке Параметры в соответствии со следую* щими рекомендациями: •

Книга Амортизации — необходимо выбрать соответствующую книгу амортиза* ции.

Глава 23. Транзакции по основным средствам • • •

•

•

•

• •

369

Дата Начала — необходимо ввести первый день, данные за который требуется включить в отчет. Дата Конца — необходимо ввести последний день, данные за который требу* ется включить в отчет. Поля Дата Поле 1 и Дата Поле 2 — следует нажать кнопку выбора, чтобы увидеть список типов дат, далее необходимо выбрать требуемый тип для пе* чати в отчете и нажать кнопку OK, чтобы скопировать выбранный тип в поле. Поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 и Сумма Поле 3 — в отчете есть три столб* ца, в которых могут отображаться суммы трех типов. Необходимо нажать кнопку выбора, чтобы появилось окно ОС Типы Учета, необходимо выбрать тип учета, который требуется включить в отчет, и нажать кнопку OK для ко* пирования выбранного типа в поле. Доступны следующие параметры: • Перед Датой Начала — включаются только суммы до даты начала. • Оборот — включаются суммы с датой учета ОС, находящейся между датами, заданными в полях Дата Начала и Дата Конца. В оборот также включаются суммы, приходящиеся на дату начала и дату окончания. • После Даты Конца — включаются суммы, учтенные не позднее даты, введен* ной в поле Дата Конца Группа Всего — нажав кнопку выбора, чтобы увидеть параметры, необходи* мо выбрать параметр, по которому требуется рассчитать и распечатать итог группы. Новая Страница для ОС — необходимо установить флажок, если хотите, что* бы вместо строки итога печатались значения для каждого основного сред* ства. Только Реализов. ОС — необходимо установить флажок, если хотите просмот* реть только проданные средства. Бюджетный Отчет — необходимо установить флажок, если хотите, чтобы амор* тизация рассчитывалась до даты окончания.

4. Далее можно нажать Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра от* чета на экране.

Основное средство — финансовый анализ Если для книги амортизации активизирована интеграция с финансами, в отчете отображаются учтенные в главной книге суммы, которые поступают из модуля ос* новных средств. Данный отчет базируется на дате учета в книге ОС, тогда как во всех других отчетах используется дата учета ОС. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . Необходимо выбрать отчет Фин. Анализ и нажмите кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство необходимо выделить основные средства для включения в отчет. Если оставить эти поля пустыми, то будет получена ин* формация по всем основным средствам (за исключением неактивных средств).

370

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля в соответствии со следую* щими рекомендациями: • • • •

•

Книга Амортизации — необходимо выбрать соответствующую книгу амортиза* ции. Дата Начала — необходимо ввести первый день, данные за который хотите вклю* чить в отчет. Дата Конца — необходимо ввести последний день, данные за который хотите включить в отчет. Поля Дата Поле 1 и Дата Поле 2 — необходимо нажать кнопку выбора, чтобы увидеть список типов дат, необходимо выбрать требуемый тип для печати в отчете и нажать кнопку OK, чтобы скопировать выбранный тип в поле. Поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 и Сумма Поле 3 — в отчете есть три столб* ца, в которых могут отображаться суммы трех типов. При нажатии на кнопку выбора, появитсяь окно ОС Типы Учета , где необходимо выбрать тип учета, который требуется включить в отчет, и нажать кнопку Ok для копирования выбранного типа в поле. Доступны следующие параметры: • Пусто — суммы, учтенные в книге ОС, соответствующие типу учета, выб* ранному в поле Сумма Поле 1. Если выбран параметр Приобретение, в отчет включаются стоимости приобретения. • Реализация — суммы, учтенные на счетах реализации. В этом столбце ото* бражаются стоимости только реализованных средств. Если выбран параметр Приобретение, в отчет включаются стоимости приобретения. • Бал. Реализация — суммы, учтенные на балансовых счетах реализации. Данный параметр может использоваться только совместно со следующи* ми типами учета ОС: Понижение стоимости, Повышение стоимости, Метод 1, Метод 2 . Балансовые счета реализации используются, только если типы учета не включаются в расчет прибыли и убытка и для расчета сум* мы реализации применяется метод Нетто. Балансовые счета реализации не используются, если для расчета суммы реализации применяется метод Гросс.

Глава 23. Транзакции по основным средствам •

•

•

371

Группа Всего — необходимо нажать кнопку выбора, чтобы увидеть параметры, и, далее, выбрать параметр, по которому требуется рассчитать и распечатать итог группы. Новая Страница для ОС — необходимо установить флажок в этом поле, если хотите, чтобы вместо строки итога распечатывались значения для каждого ос* новного средства. Только Реализов. ОС — необходимо установить флажок в этом поле, если хотите просмотреть только проданные средства.

4. Необходимо нажать Печать для печати отчета или Просмотр для просмотра от* чета на экране.

Учетная группа ОС — отчет по оборотам В этот отчет выводится оборот, учтенный в операциях по ОС по каждой учетной группе ОС. Если для книги амортизации активизирована интеграция с финансами, суммы в отчете совпадают с оборотами на финансовых счетах, присвоенных учет* ным группам ОС. Поэтому отчет можно использовать при согласовании книги ОС и главной книги. Отчет содержит два раздела. В первый раздел выводится оборот по каждо* му финансовому счету для каждой учетной группы ОС. Во второй раздел выво* дится общий оборот по каждому финансовому счету для всех учетных групп ОС. На вкладке ОС Книга Амортизации можно устанавливать фильтры, если требу* ется, чтобы отчет включал только некоторые книги амортизации, основные сред* ства или учетные группы ОС. Как и в предыдущих примерах, выбирая параметры на вкладке Параметры, можно сформировать отчет, отвечающий конкретным тре* бованиям. 1. В меню Основные средства необходимо выбрать пункт Отчеты. 2. Необходимо выбрать отчет ОС Учетная Группа — Оборот и нажмите кнопку Печать. 3. На вкладке Ос Книга Амортизации необходимо заполнить следующие поля:

372 •

• •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ОС Но . — необходимо ввести номера тех основных средств, которые должны быть включены в отчет. Для просмотра имеющихся номеров следует нажать кнопку выбора в поле Фильтр. Код Книги Амортизации — необходимо нажать кнопку выбора и выбрать код той книги амортизации, которая должна быть включена в отчет. ОС Учетная Группа — необходимо ввести коды тех учетных групп ОС, которые должны быть включены в отчет. Чтобы просмотреть существующие коды, на* жмите кнопку выбора в поле Фильтр.

4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля, как описано выше.

Составление бюджета по транзакциям основных средств Чтобы подготовить бюджетный отчет о прибыли и убытках, бюджетный балан* совый отчет и отчет по движению денежной наличности, необходимо иметь ин* формацию о будущих вложениях, реализациях и амортизации основных средств. Настраивая бюджетные основные средства, можно планировать добавление до* полнительных средств. После приобретения средства можно создать новую за* пись средства и выполнить учет фактической стоимости приобретения через жур* нал ОС или финансовый журнал учета ОС. Можно сравнить бюджетную стоимость с фактической стоимостью. Бюджетное средство не интегрировано в главную книгу. В программе эту информацию можно получить из отчета Прогнозируемое значение. На вкладке Учет карточки ОС в поле Бюджетное ОС можно указать, что сред* ство создано в целях планирования бюджета. В заключение вам необходимо запол* нить поле Бюджетное ОС.

Глава 23. Транзакции по основным средствам

373

Составление бюджета стоимостей будущих приобретений 1. Для подготовки бюджета следует настроить карточки основных средств для тех основных средств, которые намечены для приобретения в будущем. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства. Появится карточка ОС. 2. Необходимо нажмите клавишу (F3) (F3), чтобы создать запись нового основного средства и заполнить соответствующие поля. 3. На вкладке Учет в поле Бюджетное ОС необходимо установить флажок, чтобы предотвратить учет в главной книге.

4. В строках настройте книги амортизации ОС. 5. Далее необходимо закрыть окно и последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы, чтобы открыть окно Ос Журнал. Необходимо ввести бюджетную стоимость приобретения и выполнить ее учет, аналогично тому, как показано в следующем примере:

374

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Бюджетную стоимость приобретения можно просмотреть в окне Ос Статистика, которое открывается из книги амортизации ОС для бюджетного сред* ства.

Отслеживание бюджетных стоимостей приобретения При покупке предусмотренного бюджетом основного средства вы настраиваете но* вую карточку основного средства. Необходимо выполнить предыдущую процеду* ру, однако при выполнении учета фактической стоимости приобретения (в финан* совом журнале учета ОС или в журнале ОС) необходимо ввести номер бюджетного средства в поле Бюджетное Ос Но. Для бюджетного средства программа учитывает стоимость приобретения с противоположным знаком. Это означает, что общая сто* имость приобретения бюджетного основного средства равна разнице между бюд* жетной и действительной стоимостью.

Составление бюджета будущей реализации основных средств Если планируется продажа основных средств в пределах бюджетного периода, то можно ввести информацию о ценах продажи и дате продажи. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и, используя функцию обзора, перейдите к основному сред* ству с номером ОС000090. 2. Необходимо щелкнуть мышью по строке с книгами амортизации и далее Вид > Показать Столбец. 3. Далее необходимо щелкнуть поля Планируемая Дата Реализации и Планируемая Выручка От Реализ и нажать Ок. 4. Необходимо заполнить в поля информацию, показанную на следующем ри* сунке:

Глава 23. Транзакции по основным средствам

375

Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

Для просмотра планируемых стоимостей реализации и расчета прибыли и убыт* ков, следует выполнить отчет Ос — Прогноз Значения . 5. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . 6. Необходимо выбрать отчет Прогнозируемое Значение и нажать кнопку Печать. 7. На вкладке Основное Средство необходимо ввести ОС000090. 8. Далее нужно щелкнуть Печать, чтобы запустить печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Бюджетная амортизация Чтобы рассчитать будущую амортизацию, выполните следующую процедуру: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Основные Средства . 2. Необходимо выбрать отчет Прогнозируемое Значение и нажмите кнопку Печать. 3. Если нужно включить все основные средства, нужно оставить пустым поле Но. на вкладке Основное средство. В поле Бюджетное ОС необходимо ввести Нет, чтобы исключить бюджетные основные средства, или Да для просмотра только бюджетных основных средств. 4. Чтобы рассчитать амортизацию за период с 2001 по 2005, необходимо запол* нить поля на вкладке Параметры следующим образом:

376

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

5. Далее необходимо нажать Печать, чтобы запустить отчет на печать, или смотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Про-

В отчете показана учетная стоимость и накопленная амортизация на начало выбранного периода, изменения в течение данного периода, а также учетная сто* имость и накопленная амортизация на конец выбранного периода. Для просмотра общих стоимостей по всем основным средствам необходимо снять флажок в поле Новая Страница для ОС на вкладке Параметры отчета и затем по* вторно выполнить отчет.

Копирование транзакций по ОС в финансовый бюджет Учтенные или прогнозируемые транзакции по основным средствам можно также скопировать в финансовый бюджет. Чтобы скопировать учтенные операции по ОС, включая операции по ОС, уч* тенные для бюджетных основных средств, необходимо выполнить следующую про* цедуру: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации. 2. В карточке книги амортизации следует выбрать пункты Функции > Копировать Ос Операции В Фин. Бюджет .

Глава 23. Транзакции по основным средствам

377

3. На вкладке Основное средство можно выбрать средства, из которых вы хотите скопировать операции по ОС. 4. На вкладке Параметры необходимо заполнить поля следующим образом:

• •

Копировать Книгу Аморт. — необходимо ввести книгу амортизации, из которой хотите скопировать операции. Копировать в Фин. Бюджет Название — необходимо выбрать имя бюджета, в ко* торый будет выполняться копирование.

378 • • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Дата Начала и Дата Конца — в бюджет будут копироваться все операции с датой учета ОС, совпадающей с одной из этих дат или находящейся между ними. Описание — необходимо ввести описание бюджетных операций. Вставить Бал. Счет — необходимо установить флажок в этом поле, если в фи* нансовый бюджет требуется также скопировать балансирующую операцию. Копировать — необходимо выбрать тип копируемых операций посредством ус* тановки флажка в соответствующем поле.

При запуске пакетного задания все операции, которые учтены для выбранных средств, копируются в финансовый бюджет. Дата операций финансового бюджета и измерения для операции бюджета будут совпадать с датой учета ОС и измерения* ми, учтенными в операции по ОС. Если необходимо скопировать в финансовый бюджет прогнозируемые транзак* ции по основным средствам, бюджет, в который будет выполняться копирование, выбирается в поле Копировать В Фин. Бюджет Название Отчета ОС — Прогноз Значения. Если в финансовый бюджет необходимо также скопировать балансирующие операции, необходимо установить флажок в поле Вставить Бал. Счет отчета. При предварительном просмотре или печати отчета учтенные и прогнозируемые тран* закции копируются в выбранный финансовый отчет. Каждой бюджетной опера* ции будет присвоено описание, состоящее из номера основного средства и типа транзакции, которая была скопирована в бюджет

Калькуляционная амортизация Некоторые компании желают частично вести учет затрат из области приложения основных средств. Программа обрабатывает калькуляционную амортизацию для учета затрат. Чтобы сделать это, нужно выполнить следующие шаги: 1. Создать новую книгу амортизации для учета затрат, назвав ее Стоимость.

2. Нужно настроить книгу амортизации следующим образом : • • •

Разрешить Аморт. меньше 0 Да Разрешить Переоценку Да Использ. Окр. В Период. Аморт .

Нет

Глава 23. Транзакции по основным средствам

379

3. На вкладке Интеграция в поле Амортизация необходимо установить флажок, чтобы только амортизация интегрировалась в главную книгу. Учет этой амортизации осу* ществляется с помощью учетной группы для калькуляционной амортизации. 4. Нужно настроить учетную группу Стоимость так, чтобы калькуляционная амор* тизация учитывалась правильно в главной книге. Потребуется создать два счета прибыли и убытков с тем, чтобы операции не влияли на прибыль и убытки в финансовом отчете, хотя они и будут учитываться в этом отчете. Чтобы выполнить данный пример, необходимо создайть для амортизации счета 8920 и 8930 и настроить учетную группу так, как показано на следующем рисунке (Финансы > Настройка > Группы Учета > Основное Средство ):

Настройте в книгах амортизации ОС для каждого средства, для которого вы хо* тите калькулировать амортизацию, новую строку, которая будет содержать рассчи* тываемую калькуляционную амортизацию.

380

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Не забудьте выбрать новую учетную группу ОС, в противном случае учет будет выполнен на неправильные счета. На приведенном выше рисунке показан пример средства такого вида. Когда будут настроены книги амортизации ОС для всех соот* ветствующих средств, можно приступить к созданию стоимостей приобретения для всех этих средств. Если они идентичны стоимостям приобретения, содержащимся в других книгах амортизации ОС, можно воспользоваться пакетным заданием Копировать Книгу Амортизации, чтобы скопировать существующие суммы из стандартной книги амортизации. После учета скопированных строк в журнале ОС можно начать расчет аморти* зации, используя стоимость приобретения в качестве базы. Если вы хотите аморти* зировать свое средство ниже учетной стоимости равной нулю, задайте процент еже* годной амортизации или значение ежегодной амортизации в соответствующих полях книги амортизации ОС так, как это делается обычно. После того как учетная стоимость станет равна нулю, можно будет учитывать только последующую амортизацию для учета затрат, если вы установили флажок в поле Разрешить Аморт. меньше 0 в карточке книги амортизации Стоимость. При запуске пакетного задания Расчет амортизации для книги амортизации Стоимость обратите внимание, что созданные операции находятся в финансовом жур* нале учета ОС, поскольку проводки амортизации интегрированы в главную книгу. Для этого вам потребуется балансирующий счет. На вкладке Параметры щелкните в поле Вставить Бал. Счет, чтобы программа автоматически вставила счет расходов из учетной группы Ос Стоимость. Учет затрат не регулируется какими*либо законами. Поэтому можно изменять амортизационную базу средств, имеющих книгу амортизации Стоимость. Это де* лается с помощью переоценки. Использование пакетного задания Переоценка Ос описывается в следующем раз* деле.

Переоценка Переоценка используется для коррекции стоимостей по общему изменению уров* ня цен. Пакетное задание Переоценка ОС может использоваться для расчета сто* имостей основных средств по стоимостям замены. Для использования этого пакетного задания следует активизировать поле Разрешить Переоценку в книге амортизации. Необходимо выбрать книгу амортизации Стоимость. Вы увидите, что эта книга подготовлена для переоценки. Переоценку можно проводить с книгой амортизации Стоимость, но не с книгой амортизации, исполь* зуемой по умолчанию (в данном случае это книга ПРИОБРЕТЕН. Это обусловлено тем, что книга амортизации Приобретен используется для балансового отчета и финансового отчета. Амортизируемая стоимость основных средств в книге Приобретен не должна изменяться при переоценке. Чтобы произвести переоценку, необходимо выполнить следующие шаги 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Индекс > Основные Средства . 2. Появится пакетное задание Переоценка ОС. 3. На вкладке Основное средство необходимо выбрать основные средства, которые хотите переоценить. В этом примере оставьте на вкладке все поля пустыми. 4. На вкладке Параметры имеются следующие поля.

Глава 23. Транзакции по основным средствам • •

•

• •

•

• •

•

381

Книга Амортизации — необходимо выбрать подходящую книгу амортизации. Индекс Переоценки — необходимо ввести индекс переоценки. Это коэффициент, используемый пакетным заданием для расчета сумм переоценки, вводимых в жур* нал. Например, если вы хотите выполнить переоценку на 2%, необходимо ввести 102 в это поле; если требуется переоценка на –3%, необходимо ввести 97 в это поле. ОС Дата Учета — необходимо ввести дату учета основного средства, которая должна использоваться в пакетном задании. В пакетное задание войдут учтен* ные операции вплоть до этой даты. Эта дата появится в сформированных стро* ках журнала в поле Ос Дата Учета. Если для книги амортизации в поле Исп. Одну Ос + Фин. Дату Учета установлен флажок, эта дата должна совпадать с датой учета, введенной в поле Дата Учета. Дата Учета — необходимо ввести дату учета, которая должна использоваться пакетным заданием. В итоговых строках финансового журнала учета ОС для средств, интегрированных с финансами, в поле Дата Учета появится эта дата. Документ Но. — оставьте это поле пустым, если вы настроили серию номеров для раздела журнала ОС в таблице Серия Номеров и в настоящее время в разделе журнала ОС нет введенных в него строк журнала. Строкам журнала, скопиро* ванным в раздел журнала ОС, пакетным заданием автоматически назначается следующий доступный номер в серии. Описание Учета — необходимо ввести описание учета, которое появится в ито* говых строках журнала. Вставить Бал. Счет — необходимо установить флажок, чтобы пакетным заданием автоматически вставлялся балансирующий счет(или счета) в итоговом журнале. Пакетное задание использует счета, заданные в таблице Ос Учетная Группа. Индекс — необходимо выбрать типы транзакций по ОС, которые хотите пере* оценить для основных средств, включенных в пакетное задание.

5. Чтобы завершить выполнение данного примера, необходимо заполнить поля на вкладке Параметры так, как показано на следующем рисунке.

382

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обратите внимание, что только стоимости приобретения, учтенные не позднее 31 января 2001 года, будут включены в переоценку. 6. Чтобы создать операции переоценки, необходимо нажать кнопку OK. Программа создаст необходимые строки в журнале. Используемые шаблон жур* нала и раздел определяются путем настройки параметров в окне Ос Журнал Настройка. 7. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы Или Ос Журналы. В поле Операция Переоценки (для увеличения масштаба отображения и просмотра поля — сочетание клавиш (Ctrl) + (F8) (F8)) содержится значение Да. Необходимо проверить созданные операции и выпол* нить их учет в финансовых книгах. Если данные переоценки предназначены только для целей моделирования, то для их сохранения можно создать специальную книгу амортизации. Эти операции переоценки не влияют на любые другие книги амортизации. Переоценку можно проводить также вручную путем ввода строки журнала. Щелкните поле Операция Переоценки для маркировки операций. Это позволит сде* лать операции переоценки опознаваемыми.

Обращение переоценки Если необходимо исправить переоценку, это можно сделать, запустив пакетное за* дание Отменить Ос Операции , а затем повторно выполнив пакетное задание Переоценка Ос.

Второстепенные средства Второстепенные средства — это средства, которые полностью амортизируются в том же финансовом году, в котором они куплены. Отнесение средства к категории второстепенных средств определяется национальным законодательством. Для второстепенных средств в книге амортизации ОС существует два важных параметра: В качестве метода амортизации обычно используется линейная амортизация (Sl). Дата начала амортизации и дата окончания амортизации совпадают друг с дру* гом. В результате этого программа всегда рассчитывает 100% амортизацию, даже в случаях, когда для этого средства уже были учтены другие приобретения и аморти* зация.

Настройка второстепенного средства — пример 1. Создайте новое средство, назвав его Малоценные Активы 2000. 2. В книге амортизации основного средства должна содержаться следующая ин* формация. Книга Амортизации Код

ПРИОБРЕТЕН

ОС Учетная Группа

ОБОРУДОВ

Дата Начала Амортизации

01.01.05

Дата Конца Амортизации

01.01.05

Глава 23. Транзакции по основным средствам

383

Обычно для амортизации второстепенных средств задаются отдельный финан* совый счет и отдельная учетная группа ОС. Однако в данном примере для простоты будет использоваться существующая учетная группа машин. 3. Используя финансовый журнал учета ОС, добавьте следующие стоимости при* обретения в рассматриваемом году. В качестве балансирующего счета для каж* дого приобретения используется финансовый счет 10*600 (Финансы > Настройка > Группы Учета > Основные Средства > (Оборудование) > Учетная Гр. > Закладка Балансирующий Счет > Приобретение Бал. Фин. Счет ). Дата

Приобретение

07.01.05

600

09.01.05

800

12.01.05

500

4. После того как выполнен учет журналов, карточка основного средства для вто* ростепенного средства 2000 должна иметь следующий вид:

Обычно для второстепенного средства задается одна карточка ОС на год. Это объясняется тем, что законодательство, действующее в отношении второ* степенных средств, может изменяться каждый год. Каждый раз, когда покупается средство, которое относится к категории второстепенных средств, вы выполняете учет стоимости покупки и амортизации в одну и ту же карточку второстепенного средства, которая была задана вами. Стоимости приобретения всех второстепен* ных средств собираются для этого средства и амортизируются на 100% при следую* щем периодическом расчете амортизации.

384

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Расчет Амортизации . 1. На вкладке Основное средство необходимо ввести номер с карточки ОС второ* степенного средства в поле Но. Фильтр. 2. Необходимо ввести на вкладке Параметры следующие сведения: Книга амортизации ОС Дата Учета Дата Учета Описание

ПРИОБРЕТЕН 31.01.05 31.01.05 Амортизация второстепенных средств за 2000 год

3. Нужно нажать на кнопку Ok, чтобы запустить пакетное задание, а затем следует выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Фин. Журналы , чтобы про* смотреть журнал, созданный пакетным заданием. 4. Следует выбрать пункты Функции > Вставить Ос Бал. Счет , чтобы вставить ба* лансирующий счет и затем выполнить учет журнала. Если открыть карточку ОС для второстепенных средств, то можно заметить, что учетная стоимость равна 0. Операции журнала можно просмотреть, нажав кнопку выбора в поле Учетная Стоимость. В примере было выполнено несколько проводок стоимостей приобретения, про* веденных в финансовом году, и один годовой расчет амортизации. Однако, если необходимо, амортизацию второстепенных средств можно также выполнять каж* дый месяц. Средство будет всегда амортизироваться на 100% текущей учетной сто* имости на момент расчета амортизации.

Глава 24. Реклассификация основных средств

385

Глава 24

Реклассификация основных средств Перемещение средств Для перемещения, разделения или объединения основных средств (ОС) использу* ется журнал реклассификации. В первую очередь рассмотрим перемещение ОС в другое местонахождение. Пред* положим, во время сборки панели переключения ( ОС000090) она находилась на складе. По завершению сборки ее необходимо переместить в коммутационное по* мещение административного здания. Для примера реклассификации необходимо выполнить следующие шаги: 1. Создать новое основное средство с номером ОС000190 и необходимо ввести код МАТЕРИАЛЬН в поле ОС Код Cклада. 2. Создать книгу амортизации ОС для средства ОС000190. Используется книга амортизации ПРИОБРЕТЕН, а также тот же метод и те же данные, что и для средства ОС000090. 3. Это можно выполнить в карточке книги амортизации ПРИОБРЕТЕН, после* довательно выбрав пункты Функции > Создать Ос Книги Амортизации. Необхо* димо выбрать ОС000190 в поле Но. на вкладке основное средство и ОС 000090 в поле Копировать из ОС Но. на вкладке Параметры и нажмите кнопку Ок, что* бы выполнить пакетное задание Создать ОС Книги Амортизации . 4. Для перемещения 100% стоимости приобретения и амортизационных расходов для данного ОС в меню ОС ( Финансы > Основные Средства ) необходимо выб* рать команду ОС Журналы Реклассификации, что приведет к открытию окна Ос Журнал Реклассификации . 5. В окне ОС Журнал Реклассификации следует указать следующие значения: • • • • •

•

ОС Дата Учета — дата реклассификации. Документ Но. — номер документа для данной сделки (не используйте это значе* ние, если номера документов заданы в таблице Серия Номеров). ОС Но. — номер ОС, из которого выполняется перемещение. Новый ОС Но. — номер ОС, в которое выполняется перемещение. Описание — текстовое описание транзакции. Рекласс. Приобретение Сумма и Рекласс. Приобретение % — сумма стоимости приобретения перемещаемого ОС. Она вводится в виде процента или абсолют* ного значения. Рекласс. Приобретение — в этом поле указывается, следует ли перемещать сто* имость приобретения.

386 • • •

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Рекласс. Амортизацию — в этом поле указывается, будет ли перемещена амортизация. Кроме того, доступна реклассификация операций Понижение Стоимости, Повышение Стоимости, Метод 1, Метод 2 и Восст. Стоимость. Вставить Бал. Счет — при наличии балансирующих счетов в учетной группе ОС и установке данного флажка будут подставлены эти балансирующие счета. Если это не нужно, не следует устанавливать данный флажок.

6. После заполнения данных строк журнала нажмите кнопку Реклассифицировать в нижней части окна. При этом в финансовом журнале ОС будут созданы соответствующие строки на базе выбранных шаблона и раздела журнала. Для этих строк допускается перекрест* ный учет. Балансирующие счета не требуются. При учете данного финансового журнала ОС из одного счета в другой перемеща* ются как финансовые операции, так и операции по ОС. В ряде стран подобные реклас* сификации являются обязательными для годовых отчетов по основным средствам. Для выполнения этой задачи следует распечатать отчет ОС — Учетное Значение 02 . В дан* ном отчете можно просмотреть сводные значения по всем средствам или итоговые зна* чения для каждого средства в отдельности. Для просмотра операций реклассификации необходимо установить флажок Включать Реклассификацию на вкладке Параметры.

Разделение основных средств Разделение основных средств выполняется в журнале реклассификации аналогич* но перемещению ОС (см. предыдущий пример). Единственное различие состоит в том, что перемещение ведется в несколько ОС. Ниже приводится пример настрой* ки журнала реклассификации, которая позволяет разделить основное средство на два других с сохранением части в первоначальном ОС. В данном случае 25% пере* мещаются в ОС000060, 45% — в ОС000070, а в ОС000050 остаются 30%. В некото* рых случаях доли раздела точно неизвестны. Вместо них можно использовать сум* му реклассификации. Эта сумма связана с исходной суммой приобретения.

Глава 24. Реклассификация основных средств

387

Не забудьте, что при перемещении стоимости приобретения и амортизации в другие основные средства необходимо предварительно создать их.

Частичная ликвидация основного средства Частичная ликвидация идентична разделению ОС. 1. Прежде всего следует создать новое ОС на сумму частичной ликвидации. 2. Необходимо выполнить учет реклассификации той части, которую планиру* ется продать. 3. Далее необходимо выполнить учет реализации для нового ОС. Это гарантирует, что прибыль или убыток от частичной ликвидации будут рас* считаны корректно. Примечание. При учете выручки от реализации части ОС это ОС будет считаться полностью проданным. Для него нельзя будет выполнять учет любых операций, поскольку была учтена операция с типом учета ОС Реа* лизация. Более низкая цена продажи при частичной реализации, как пра* вило, приводит к возникновению убытков. Учет частичной реализации таким образом некорректен.

Объединение основных средств Эта задача решается аналогично разделению ОС за тем исключением, что обычно в качестве перемещаемой суммы указывается 100%, поле ОС Но . содержит ОС, из которого выполняется объединение, а поле Новый Ос Но . — основное средство, в которое выполняется объединение.

388

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 25

Обслуживание основных средств Настройка информации по обслуживанию Расходы на обслуживание — это рутинные периодические затраты, предпринимае* мые, чтобы сохранить стоимость основных средств (ОС). В отличие от капиталь* ных улучшений, они не увеличивают стоимости основных средств.

Карточка ОС Вкладка Обслуживание карточки основного средства содержит следующие поля: • • •

•

• •

Поле Поставщик Но. — здесь указывается номер поставщика данного основно* го средства. Поле Обслуживание Поставщик Но. — здесь вводится номер поставщика, кото* рый обычно выполняет обслуживание. Поле На Обслуживании — установка этого флажка означает, что для основно* го средства в настоящее время выполняется обслуживание. Эти сведения можно использовать как фильтр в отчетах. Поле След. Дата Обслуживания — здесь вводится дата следующего плано* вого обслуживания. Эти сведения можно использовать как фильтр в отче* тах. Поле Дата Гарантии — дата истечения гарантийного срока. Поле Застраховано — это поле заполняется автоматически.

Учетная группа ОС При записи издержек на обслуживание следует заполнить поля карточки основно* го средства и ввести номер счета в окне ОС Учетные Группы , что позволит учесть эти издержки на финансовых счетах. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Настройка > Группы Учета > Основные Средства, Будет открыто окно ОС Учетные Группы. 2. Чтобы заполнить поле Обслуж. Расх. Фин. Счет для соответствующих учетных групп, например Авто, необходимо раскрыть список финансовых счетов нажа* тием кнопки выбора и выбрать нужный счет.

Глава 25. Обслуживание основных средств

389

Ключи распределения Если требуется, чтобы расходы на обслуживание были распределены по отделам и/или проектам, следует настроить ключ распределения. Для этого необходимо выполнить следующие действия: 1. В окне Ос Учетные Группы следует последовательно выбрать пункты Учетная Гр. > Распределения >Обслуживание. Будет открыто окно Ос Распределения. 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендациями: • • •

Поле Счет Но. — необходимо ввести номер финансового счета. Для просмотра плана счетов воспользуйтесь кнопкой выбора. Поле Название Счета — здесь автоматически подставляется номер счета. Поле Распределение % — необходимо ввести долю, распределяемую для указан* ного отдела или проекта.

3. Если требуется выполнить распределение по измерениям, не являющимся гло* бальными, следует последовательно выбрать пункты Строка > Измерения и ука* зать код и значения необходимого измерения в окне ОС Распределение Измерения. В следующем примере демонстрируется ключ распределения для обслуживания телефонов по отделам АДМ, ПРОДАЖИ и Произ.

Настройка кодов обслуживания При учете стоимостей обслуживания (из финансового журнала или из счета покуп* ки) заполняется поле Код Обслуживания, описывающее тип выполненного обслу* живания (например, профилактическое обслуживание, ремонт). Для настройки этих кодов следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Обслуживание . Будет открыто окно Обслуживание.

390

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Эти коды затем могут применяться в качестве фильтров в отчетах по обслужива* нию основных средств и в операциях книги.

Регистрация и стоимость обслуживания Мониторинг сервисных работ Каждый раз при проведении обслуживания его можно регистрировать по соответ* ствующему основному средству. Это выполняется в окне Регистрация Обслуживания. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейдите к основному средству, для которого требуется реги* стрировать обслуживание. 2. Следует последовательно выбрать пункты Ос > Регистрация Обслуживания. Будет открыто окно Регистрация Обслуживания.

Глава 25. Обслуживание основных средств

391

3. Необходимо заполнить поля следующим образом: • • • • •

Поле Дата Сервиса — здесь вводится дата обслуживания основного средства. Поле Обслуживание Поставщик Но. — здесь указывается номер выполняющего обслуживание поставщика. Поле Комментарий — здесь вводится описание проводимых работ. Поле Имя Агента — здесь указывается имя лица, выполняющего обслуживание или ремонт. Поле Телефон Агента — здесь вводится номер телефона соответствующего аген* та по обслуживанию.

Работа по сервисным посещениям С помощью отчета Обслуживание — След. Сервис можно узнать, для каких основ* ных средств запланированы сервисные посещения. Этот отчет можно также ис* пользовать при обновлении поля След. Дата Обслуживания в карточках основных средств. На вкладке Параметры вводится дата начала и/или дата завершения. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание.> След. Сервис и нажмите кнопку Печать. 2. На вкладке Параметры укажите дату начала и дату конца 3. Нажмите кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет.

Запись расходов на обслуживание При получении счета обслуживания его можно записать одним из следующих спо* собов: •

•

При наличии финансовой интеграции для книги амортизации, которую тре* буется учесть, можно использовать счет закупки или финансовый журнал ОС. Если интеграция для книги амортизации, которую требуется учесть, отсутству* ет, доступен только журнал ОС.

Запись расходов на обслуживание с использованием счета Чтобы записать расходы на обслуживание с использованием счета: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Счета. 2. Необходимо заполнить счет, как показано на следующем рисунке:

392

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. Обратите внимание, что поле ОС Тип Учета не включено в стандартную рас* кладку, но может быть вставлено с помощью функции Показать столбец. Поле Код Обслуживания также не включено в стандартную раскладку, его следует добавить в дизайнере форм. В данном примере поле Код Обслуживания следу* ет оставить пустым. Как правило, следует выбрать код для расходов на обслу* живание. 4. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет счета.

Запись расходов на обслуживание с использованием журнала ОС При выполнении учета в книгу амортизации, для которой отключена интеграция с финансами в отношении расходов на обслуживание, необходимо использовать журнал основных средств. Учет расходов на обслуживание в финансовом журна* ле ОС аналогичен учету в журнале ОС. Однако в финансовый журнал ОС необхо* димо ввести балансирующий счет. Рассмотрим следующий пример. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Ос Журналы. В окне ОС Журнал необходимо ввести: ОС Дата Учета

18.01.05

Документ Тип

Счет

ОС Но.

ОС000050

ОС Тип Учета

Обслуживание

Сумма

95 1,20

Код Обслуживания

СЕРВИС

Глава 25. Обслуживание основных средств

393

Поле Код Обслуживания не является частью стандартной раскладки, но его можно вставить с помощью функции Показать Столбец.

2. В поле Код Книги Амортизации нажав на кнопку выбора, следует выбрать нуж* ную книгу амортизации (ПРИОБРЕТЕН), а затем перейти на вкладку Интеграция и снять флажок Обслуживание. 3. Следует вернуться в окно ОС Журнал. 4. Необходимо выбрать пункты Учет и Учесть, чтобы выполнить учет журнала. После выполнения учета журнала снова подключите интеграцию с финан* сами в отношении расходов на обслуживание в книге амортизации ПРИОБРЕТЕН.

Отчет о расходах на обслуживание Расходы на обслуживание доступны при просмотре статистики по основному сред* ству и операций книги обслуживания.

Статистика Чтобы открыть окно Ос Статистика, следует выполнить следующие шаги: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . 2. Перейти к основному средству под номером ОС000050. Выделить поле Код Книги Амортизации и нажать клавишу (F9) или следует последовательно выбрать пункты Книга Аморт. > Статистика. Будет открыто окно ОС Статистика. 3. На вкладке Общее необходимо выбрать поле Обслуживание и нажать кнопку выбора. Будет открыто окно Обслуживание Книга Операций . В этом окне ото* бражаются операции, составляющие сумму в окне Ос Статистика.

Отчет по операциям книги обслуживания Операции книги обслуживания можно вывести на печать с помощью стандартных отчетов.

394

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание > Подробности и нажать кнопку Печать. 2. На вкладке Основное Средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые должны быть включены в отчет. 3. На вкладке Параметры можно выбрать, какую книгу амортизации требуется печатать и будет ли выделена отдельная страница для каждого основного сред* ства. 4. Нужно нажать на кнопку Печать, чтобы вывести отчет на печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Обслуживание — анализ В этом отчете можно выбрать просмотр расходов по одному, двум или трем кодам обслуживания на указанную дату или за определенный период. Можно также выб* рать, требуются ли итоги по всем выбранным основным средствам или итоги по каждому основному средству. Ниже приведен отчет для демонстрационной компании, отображающий началь* ный баланс, оборот и конечный баланс расходов на обслуживание Сервис для каж* дого из ОС за нужный вам период. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Обслуживание > Анализ и нажать на кнопку Печать. 2. Оставьте вкладку Основное Средство без изменений. 3. Необходимо заполнить вкладку Параметры, как показано на следующем ри* сунке: Примечание. обратите внимание на даты, доступные для ввода в демонст* рационной фирме.

Если оставить поля Сумма Поле 1, Сумма Поле 2 или Сумма Поле 3 пустыми, отчет будет включать все расходы на обслуживание независимо от их кода. 4. Нужно нажать на кнопку Печать, чтобы вывести отчет на печать, или Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране до его печати.

Глава 26. Страхование основных средств

395

Глава 26

Страхование основных средств Настройка параметров страхования Чтобы использовать возможности учета страхования, необходимо настроить общие сведения о страховании, а также создать отдельную страховую карточку для каждо* го полиса.

Окно ОС Настройка Чтобы настроить общие сведения в окне ОС Настройка, необходимо выполнить следующие действия: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Ос Настройка . Будет открыто окно Ос Настройка.

2. На вкладке Общее необходимо заполнить следующие поля по страхованию: •

Поле Страхов. Книга Амортизации — нажатие кнопки выбора в этом поле рас* крывает список книг амортизации. Учет операций приобретения, имеющих стра*

396

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

ховые номера, а также операций ликвидации застрахованного средства допус* кается только в том случае, если это поле заполнено.Это связано с тем фактом, что реализация основного средства автоматически снимает его страховое по* крытие. Поле Автомат. Учет Страхования — при установке этого флажка затраты на при* обретение будут учитываться как операции в книге страхового покрытия. В об* ратном случае эти операции помещаются в журнал страхования.

3. На вкладке Нумерация нужно нажать кнопку выбора в поле Страхов. Серия Номеров, что раскроет список серий номеров. Необходимо выбрать соответствую* щий код для номеров страхования.

Типы страхования Можно группировать страховые полисы по категориям, например страхование от хищений, пожаров и т. д. Чтобы настроить типы страхования, следует последова* тельно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Типы Страхования. Будет открыто окно Типы Страхования.

Допускается настройка неограниченного числа кодов, а также ввод описа* ния по каждому коду. Виды страхования используются в карточке страхова* ния.

Карточка страхования В карточке страхования сводятся сведения по каждому страховому полису. Чтобы создать новый страховой полис, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование , в результате чего будет открыта карточка страхования.

Глава 26. Страхование основных средств

397

Необходимо заполнить поля в карточке страхования следующим образом:

Вкладка Общее • • • • • •

• •

•

•

Поле Но. — номер или код страхового полиса, используемого в системе. Поле Описание — описание страхового полиса. Поле Страховщик Но. — номер поставщика страхового полиса. Поле Дата Начала Действия — дата начала действия страхового полиса. Поле Дата Окончания Действия — дата истечения срока действия страхового по* лиса. Поле Вид Страхования — здесь определяется тип страховых случаев (например, воровство или пожар), покрываемых страховым полисом. Это поле может ис* пользоваться для фильтрации в окнах и отчетах. Поле Полис Но. — номер полиса, указанный в этом страховом полисе. Поле Годовая Премия — здесь вводится сумма годовой страховой премии. За* пись таких сведений для всех страховых полисов позволяет впоследствии ото* бразить расходы на страхование и прочие данные, связанные со страхованием, в различных отчетах по страхованию. Поле Страховое Покрытие — здесь вводится сумма страхового покрытия, обес* печиваемая данным полисом. Регистрация этих данных для всех страховых по* лисов позволяет в дальнейшем оперативно обнаружить избыток или недостаток страхования в окне Страхов. Статистика. Поле Блокировка — этот флажок следует установить, если требуется запретить выполнение учета для данного страхового полиса.

Вкладка Учет • • •

Поле ОС Код Класса — здесь указывается код класса основного средства, кото* рый будет присвоен данному страховому полису. Поле ОС Код Подкласса — здесь выбирается код подкласса основного средства, который будет присвоен данному страховому полису. Поле Ос Код Cклада — здесь выбирается код местонахождения ОС, который будет присвоен данному страховому полису.

Обратите внимание, что для страхового полиса можно также указать код склада. Этот код выбирается из кодов, созданных при настройке складов.

398

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Настройка шаблонов журнала страхования

Шаблон журнала страхования ОС создается автоматически при первом выборе пун* кта Ос Журналы главного меню. Чтобы настроить дополнительные шаблоны жур* налов, выполните следующие действия: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Страхов. Журнал Шаблоны. Будет открыто окноСтрахов. Журнал Шаблоны. В этом окне выводятся имена шаблонов журналов страхования (при их наличии). 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендаци* ями: • • • •

•

Поле Название — здесь вводится имя, которое будет присвоено данному шаб* лону. Поле Описание — здесь вводится описание шаблона журнала. Поле Серия Номеров — нажав кнопку выбора, можно выбрать из списка требуе* мую серию номеров. Поле Учетная Серия Номеров — нажатие кнопки выбора позволяет выбрать из списка требуемую серию номеров. Поле Код Источника — код источника под* ставляется автоматически. Поле Код Причины — нажав кнопку выбора, можно выбрать из списка соответ* ствующий код причины.

Настройка разделов журнала страхования Чтобы настроить разделы в шаблоне журнала страхования, следует выполнить сле* дующие действия: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Страхов. Журнал Шаблоны. 2. В окне Страхов. Журнал Шаблоны необходимо выбрать пункты Шаблон, а затем Разделы. Будет открыто окно Страхов. Журнал Разделы.

Глава 26. Страхование основных средств

399

1. Чтобы создать новый раздел журнала, нужно последовательно нажмать клави* ши (F3) и ВВОД или воспользоваться одной из пустых строк. 2. Необходимо заполнить поля в соответствии со следующими рекомендаци* ями: • •

•

•

Поле Название — здесь указывается код раздела. Поле Описание — здесь вводится описание журнала. Поле Серия Номеров — это поле заполняется автоматически, если для данного шаблона журнала определена серия номеров. В обратном случае следует нажать кнопку вы* бора, в результате чего будет выведен список серий номеров. Необходимо выбрать одну из серий и нажмите кнопку ОК, чтобы скопировать ее в это поле. Поле Учетная Серия Номеров — это поле заполняется автоматически, если для данного шаблона журнала указана серия номеров. В обратном случае следует нажать кнопку выбора, в результате чего будет выведен список серий номеров. Необходимо выбрать одну из серий и нажмите кнопку ОК, чтобы скопировать ее в это поле. Поле Код Причины — нажатие кнопки выбора позволяет открыть окноКоды Причин и выбрать соответствующий код причины. Значения в разделе журнала ис* пользуются как значения по умолчанию, если поля в строках журнала не запол* нены.

Индивидуальная конфигурация по умолчанию Для каждой книги амортизации необходимо настроить комплект шаблонов разде* лов по умолчанию. Можно также создать индивидуальный комплект по умолча* нию для каждого пользователя. Значения по умолчанию используются при вводе номера в поле Страховка Но . в строке журнала и с помощью пакетного задания Переоценка Страхования . 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Настройка > Книги Амортизации. 2. В карточке книги амортизации следует последовательно выбрать пункты Книга Аморт. > Ос Журнал Настройка . Будет открыто окно Ос Журнал Настройка.

400

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

3. В поле Страхов. Журнал Код Шаблона нужно нажать кнопку выбора, чтобы от* крыть окно Страхов. Журнал Шаблон Список. Необходимо выбрать один из шаб* лонов и нажмите кнопку ОК. 4. В поле Страхов. Журнал Код Раздела нужно нажать кнопку выбора, в результате чего будет открыто окно Страхов. Журнал Разделы . Необходимо выбрать один из разделов и нажать кнопку Ок.

Привязка основных средств к страховым полисам Привязка основных средств к страховым полисам После того как настроена информация страхования, можно связывать основные средства со страховыми полисами. С одним страховым полисом можно связать одно или несколько основных средств. Также можно связать одно основное средство с одним страховым полисом на разные суммы. Основное средство назначается страховому полису двумя способами: • •

путем учета стоимости приобретения с помощью заполнения поля Страховка Но. в строке журнала; путем учета стоимости приобретения без заполнения в строке журнала поля Страховка Но. с последующим использованием журнала страхования для учета стоимости приобретения в книге страхового покрытия.

После учета операции с проставленным в поле Страховка Но. номером будет автоматически установлен флажок Застраховано на вкладке Обслуживание карточ* ки основного средства. Стоимость приобретения можно учитывать в книге страхования из: •

счета покупки

Глава 26. Страхование основных средств • • •

401

финансового журнала учета ОС журнала ОС журнала страхования

При продаже основного средства автоматически снимается флажок в поле За* страховано карточки основного средства. Ниже будут рассмотрены примеры учета стоимости приобретения и ее привяз* ка к страховым полисам.

Учет счетов покупки При учете счета покупки стоимость приобретения записывается в финансовом жур* нале, журнале ОС и книге страхового покрытия. Для выполнения следующего примера: • •

•

Необходимо создать новое основное средство ОС1500. Необходимо создать новую книгу амортизации ОС, в которой с данным сред* ством будут связаны книга амортизации Приобрет и учетная группа основного средства Оборудов. Необходимо установить дату начала амортизации 01.01.05 и количество лет амортизации = 10. Нужно убедиться, что для стоимости приобретения в книге амортизации Приобретен включена финансовая интеграция.

Выполним учет стоимости приобретения для данного ОС и свяжем ее со страхо* вым полисом счета покупки: 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Поставщики Расчеты > Счета. 2. Необходимо заполнить новый счет на закупку в соответствии со следующим рисунком (следует указать вновь созданное ОС= ОС1500):

402

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Следует обратить внимание на то, что поля ОС Тип Учета и Страховка Но . не включены в стандартную раскладку, однако они могут быть добавлены с помощью функции Показать Столбец. 3. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет счета. Если не установлен флажок Автомат. Учет Страхования в окне Ос Настройка, добавляется строка в журнал страхования. Для просмотра этого журнала необ* ходимо выбрать в меню Основные средства команду Страхов. Журналы. Чтобы создать операцию книги страхового покрытия, необходимо выполнить учет жур* нала. Чтобы убедиться, что основное средство под номером ОС1500 было отмечено как застрахованное, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства . Необходимо перейти к номеру ОС1500 и от* крыть вкладку Обслуживание. Был установлен флажок Застраховано. Чтобы просмотреть операции книги страхового покрытия, необходимо выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. Необходимо перейти к номе* ру СТР000040. Необходимо выбрать пункты Страхов., а затем Страхов. Книга Операций. Будет открыто окно Страхов. Книга Операции.

Учет журнала ОС или финансового журнала учета ОС Приобретение ОС можно также связать со страховым полисом, выбрав требуемый полис в поле Страховка Но. строки журнала.

Учет журнала страхования Если выполняется учет стоимости приобретения из счета покупки, финансового журнала учета ОС или журнала ОС, где не указан номер страховки в поле Страховка Но. в строке покупки или строке журнала, основное средство можно свя* зать со страховым полисом путем учета стоимости приобретения из журнала стра* хования. Операции из журнала страхования учитываются только в книге страхования. Пример. Если бы в поле Страховка Но счета покупки для средства ОС1500 не был указан номер СТР000040, можно было бы связать страховой полис со стоимостью приобретения данного средства с помощью журнала стра* хования. 1. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхов. Журналы. Будет открыто окно Журнал Страхования. 2. Необходимо проставить в полеСумма соответствующей строки журнала стоимость приобретения данного средства. Если бы эти сведения использовались дляОС1500, в поле ОС Но. следовало бы ввести ОС1500, в поле Страховка Но. — СТР000040, а в поле Сумма — стоимость приобретения 17 350.

Глава 26. Страхование основных средств

403

3. Следует последовательно выбрать пункты Учет > Учесть, чтобы выполнить учет журнала. Примечание. Если флажок Автомат. Учет Страхования не установлен, учет из счета или журнала приведет к созданию строк в журнале страхования в соответствии с конфигурацией окна Ос Журнал Настройка для данной книги амортизации. В этом случае следует использовать шаблон и раз* дел, которым не назначены серии номеров документов. Это обусловле* но тем, что в строки журнала страхования будет скопирован номер до* кумента из исходного счета или исходной строки журнала. Эти номера нельзя использовать в журнале страхования, которому присвоена серия номеров.

Мониторинг страхового покрытия В программе реализована определенная статистика, используемая при анализе страховых полисов и превышения/недостатка страхового покрытия основных средств. Для просмотра того, какие основные средства покрыты страховкой, или какие полисы покрывают данное основное средство, можно либо просмотреть статисти* ку, либо напечатать отчет.

Статистика Чтобы получить итоговое значение страхования для отдельного ОС, необходимо выполнить следующие шаги: 1. В любой из карточек страхования щелкните Страхов. и затем Ос Общее Страх. Значение.

404

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В окне Ос Общее Страх. Значение отображается страховая сумма каждого из по* лисов для данного основного средства.

Отчет по итоговой стоимости страхования Можно распечатать отчет Страхов. — Общее Страх.Сумма . В этом отчете для каж* дого ОС указаны страховые полисы, покрывающие данное ОС, и их сумма. 1. Чтобы распечатать отчет, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основное Средство > Отчеты > Страхование > Общая Страх. Сумма 2. В окне Страхов. — Общее Страх. Знач следует задать фильтр, позволяющий ото* брать основные средства, выводимые в отчете. 3. Нужно нажать кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или кноп* ку Печать, чтобы распечатать его.

Список всех страховых полисов Чтобы просмотреть все страховые полисы, можно распечатать отчет Страхов. — Список, в котором отображаются все полисы и наиболее важные поля из страховых карточек. 1. Чтобы распечатать этот отчет, следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основное Средство > Отчеты > Страхование > Список 2. Нажмите кнопку Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или кнопку Печать, чтобы вывести его на печать.

Недострахованные или перестрахованные основные средства Проверку недостаточного или избыточного страхования ОС можно выполнить в окне ОС Статистика либо с помощью отчета.

Глава 26. Страхование основных средств

405

Статистика Чтобы открыть окно со статистикой, выполните следующие действия: 1. В меню Основные средства необходимо выбрать команду Страхование. 2. Далее необходимо выделить соответствующую карточку страхования и выбрать Страхов. > Статистика . Будет открыто окно Страхов. Статистика , содержащее суммы недостаточного или избыточного страхования.

3. Чтобы просмотреть значения, из которых складывается итоговое значение стра* ховки, нужно щелкнуть кнопку выбора в поле Общее Страх. Значение . Нужно нажать появившуюся кнопку выбора, в результате чего будет открыто окноСтрахов. Книга Операции .

Отчет Чтобы вывести на печать отчет по недостаточному или избыточному страхованию, необходимо: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Отчеты > Страхование > Анализ. 2. Нажать Просмотр, чтобы просмотреть отчет на экране, или Печать, чтобы выве* сти его на печать. 3. На вкладке Страхование можно установить фильтр для отбора страховых поли* сов, подлежащих включению в отчет. 4. На вкладке Параметры можно указать, что для каждого страхового полиса дол* жна выделяться одна строка. Нужно нажать кнопку Просмотр, чтобы просмот* реть отчет на экране, или кнопку Печать, чтобы распечатать его. Этот отчет показывает покрытие полиса, общее страховое значение и пере/не* дострахованные суммы.

Незастрахованные основные средства Для проверки наличия страхового полиса для данного основного средства исполь* зуется отчет Незастрах. Ос. В этом отчете выводятся те основные средства, для ко* торых в страховом полисе не были учтены суммы.

406

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обновление информации о страховании Изменение и удаление карточек страхования Как правило, вносить изменения в карточки страхования не требуется, но иногда необходимо добавить, изменить или удалить полисы. Чтобы приступить к измене* нию карточки страхования, следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Страхование .

Годовая премия и сумма страхового покрытия При получении ежегодного уведомления об обновлении при необходимости следу* ет обновить поле Годовая Премия страховой карточки вручную. Это поле служит исключительно в информационных целях. При получении информации об изменениях суммы страхования следует изме* нить ее в страховой карточке, чтобы правильно проанализировать покрытие стра* хового полиса.

Удаление карточки страхования Чтобы удалить карточку страхования, в строке меню необходимо выбрать пункты Правка и Удалить, можно также нажать клавишу (F4) (F4), а затем подтвердить удале* ние. Примечание. Перед удалением не выполняется проверка .

Ликвидация покрытия основного средства из страхового полиса Страховое покрытие основного средства автоматически снимается при учете опе* рации реализации в книге амортизации, которая указывается в полеСтрахов. Книга Амортизации окна ОС Настройка. Например, если в поле Страхов. Книга Амортизации указано значение ПРИОБРЕТЕН., а учет операции реализации выполняется в книге амортизации НАЛОГ, это не отразится в книге страхового покрытия. При ликвидации не учитывается наличие флажка в поле Автомат. Учет Страхования окна Ос Настройка. В следующем примере основное средство было продано. Для выполнения при* мера нужно 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства , а затем Ос Фин. Журналы или Ос Журналы в зависимости от наличия финансовой интеграции для реализации ОС в книге амортизации Приобретен. 2. Ввести строку реализации в соответствии со следующим рисунком:

Глава 26. Страхование основных средств

407

Можно выполнить учет этой строки и проверить карточку основного средства. 3. Для этого нужно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Основные Средства и перейти в карточку основного средства. Обратите внимание, поле Застраховано на вкладке Обслуживание оставлено пустым. 4. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. 5. В карточке страхования нужно щелкнуть Страхов., а затем Ос Общее Страх. Значение. Будет открыто окно Ос Общее Страх. Значение . 6. Обратите внимание, что оно больше не содержит значения основного средства из примера 7. Следует последовательно выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Страхование. 8. Перейдите к номеру страхования вашего основного средстав из примера и пос* ледовательно выберите Страхов. > Страхов. Книга Операций. Будет открыто окно Страхов. Книга Операции . Обратите внимание, что операция для вашего основного средства из примера отмечена как реализация.

Исправление операций страхования Если в книге страхового покрытия учтена неправильная операция, ее можно ис* править, создав операцию реклассификации в журнале страхования.

Пример исправления операции страхования Основное средство под номером ОС1234 (имеющее стоимость приобретения 6 550) было связано с номером страхования СТР3000 вместо номера СТР4000. Чтобы исправить эту ошибку, необходимо ввести в журнале страхования две строки: • •

Первая должна иметь сумму –6 550 и номер страхования СТР3000. Вторая строка должна иметь сумму 6 550 и номер страхования СТР4000.

408

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

После учета этих строк основное средство будет отсоединено от номераСТР3000 и связано с номером СТР4000.

Переоценка страхования В следующем примере демонстрируется, как можно использовать пакетное зада* ние Переоценка Страхования для обновления значений покрываемых страховкой основных средств. Если стоимость автомобилей снизилась на 5%, в книге страхового покрытия требуется выполнить следующие изменения: 1. Выбрать пункты Финансы > Основные Средства > Периодич. Задания > Индекс > Страхование. Будет открыто окно Переоценка Страхования.

2. На вкладке Основное Средство необходимо установить фильтр для отбора ос* новных средств, которые требуется переоценить. В поле Ос Код Подкласса не* обходимо ввести значение АВТО. Будут выбраны все основные средства в дан* ной карточке основного средства с кодом подкласса АВТО.

Глава 26. Страхование основных средств

409

3. Необходимо заполнить поля на вкладке Параметры в соответствии со следую* щими указаниями: • • •

Индекс Переоценки 95 Дата Учета 31.01.05 Описание Учета Стоимость автомобиля 2005

4. Следует оставить поле Документ Но . пустым. В результате операции журнала переоценки, созданные этим пакетным заданием, будут использовать значение поля Серия Номеров для данного раздела журнала страхования. 5. Нужно нажать кнопку ОК. 6. Пакетное задание рассчитывает эту сумму как 5% от общей стоимости страхова* ния, доступной в окне Страхов. Статистика, и создает соответствующую строку в журнале страхования. 7. В меню Финансы следует последовательно выбрать пункты Основные Средства > Страхов. Журналы. Просмотрите созданные операции и выполните их учет в кни* ге страхового покрытия.

410

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 27

Ресурсы Обзор ресурсов Ресурсами считаются работники и оборудование, выделяемые (используемые) для определенных работ, оплачиваемые клиентами по счету в ходе выполнения этих работ или впоследствии. К ресурсам компании относятся ее сотрудники и оборудо* вание. Модуль Microsoft Dynamics NAV, Ресурсы И Работы предоставляет возмож* ность установить связь между ресурсами компании и себестоимостью работ и цикла* ми продаж. Ресурсы можно планировать и распределять, основываясь на их емкости и доступности. Кроме того, ресурсы могут использоваться безотносительно к работам в следу* ющих ситуациях: •

•

Ресурсы используются для записи сведений о товарах, для которых не отслежи* вается количество на складе и не рассчитывается себестоимость единицы, на* пример человеко*часы или стоимость фрахта. Клиенту выставляется счет за ре* сурс со следующим условием: цена берется из карточки ресурса. Ведется мониторинг проданного количества и общей суммы продажи. Финансовый учет выполняется только для счетов продаж и продаж ресурсов. Себестоимость ре* сурса учитывается в финансах только в том случае, если ресурс использован для выполнения работ. Инструментарий работы с ресурсами можно использовать как средство адми* нистрирования для записи емкости и степени использования ресурсов компа* нии. Применение журнала ресурсов позволяет отразить степень использования ресурсов с помощью учета операций в книге ресурсов. Однако это значение не учитывается в финансах. Журнал ресурсов не имеет связи с работами, он связан только с книгой ресурсов.

Карточка ресурса Карточка ресурса аналогична карточке товара, поставщика или клиента и содер* жит те же сведения, что и большинство прочих карточек главного товара. 1. В главном меню необходимо выбрать команды Планирование Ресурсов, Ресурсы. (F5), чтобы просмотреть список ресурсов, и ввести Михаил: 2. Нажать клавишу (F5)

Глава 27. Ресурсы

411

Вкладка Общее

•

•

•

• •

• •

Поле Но. В этом поле указывается номер из заданной серии номеров ресур* са. Карточка ресурсов недоступна для ввода данных, пока не заполнено это поле. Поле Название. В поле Название выводится описание ресурса. Если речь идет о человеке, описание, как правило, представляет собой имя этого че* ловека. Поле Тип. Поскольку в качестве ресурсов могут выступать как люди, так и обо* рудование, необходимо указать в поле Тип, к какой категории относится теку* щий ресурс. Поле Имя Поиска. В поле Имя Поиска вводится аббревиатура или альтернатив* ное имя, используемое при поиске ресурса. Поле Ресурс Группа Но. В этом поле указывается группа, к которой принадле* жит данный ресурс. Так ресурсы распределяются по группам. Группы могут от* ражать разные формы ресурсов (например, сотрудники и оборудование) или раз* ные типы ресурсов (например, бухгалтеры, слесари, техники). Кроме того, группы могут включать уровни с разными ставками, например acc1 (главный бухгалтер) и acc2 (младший бухгалтер). Группы ресурсов предоставляют гибкий способ определения себестоимости и ставки для каждой из групп. Примени* тельно к работам это означает, что при составлении бюджета работы можно вос* пользоваться группой ресурсов вместо отдельного ресурса. Например, можно не знать, кто выполняет конкретную работу и когда ее можно будет выполнить, однако известно, что на выполнение этой работы бухгалтер (главный или млад* ший) затратит четыре часа. Поле Блокировка. При установке данного флажка для ресурса запрещается учет операций. Поле Баз. Единица Измерения. Здесь выбирается базовая единица измерения, которая будет применяться для измерения емкости и степени использования ресурса. Например, единицами измерения могут быть час, штука или километр. Следует нажать в этом поле кнопку выбора, чтобы открыть окно Ресурс Единицы Измерения.

412

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

В данном окне задаются единицы измерения емкости и степени использо* вания ресурса. Базовая единица измерения всегда должна иметь значение 1 в поле Кол-во в Единице Измерения . Можно также задать дополнительные еди* ницы измерения и указать, соотносятся ли они с базовой единицей или нет. Например, можно записать степень занятости Михаила с помощью базовой единицы измерения час, но можно, помимо этого, воспользоваться двумя до* полнительными единицами измерения — день (8 ЧАСОВ) и км. Единица из* мерения день соотносится с базовой единицей измерения, поскольку также является единицей времени. Единица измерения км не соотносится с базовой единицей, поскольку не является единицей времени. Если установлен флажок Связано С Баз. Единицей Измерения, все операции по использованию ресурса с данной единицей измерения преобразуются в базовые единицы измерения и включаются в расчет использованной емкости, оставшейся емкости и доступ* ности данного ресурса.

Вкладка Счет

Глава 27. Ресурсы •

•

•

413

Поле Прямая Себест. Единицы. Это поле содержит прямую себестоимость базо* вой единицы измерения ресурса. Ресурсы имеют свою себестоимость и цены. Прямой себестоимостью единицы называются расходы компании, непосред* ственно связанные с конкретным ресурсом. Поле Косвен. себест. %. Большинство компаний несут дополнительные издерж* ки, связанные со своими ресурсами. Здесь вводится доля дополнительных рас* ходов, охватывающая, например, оплачиваемое работодателем социальное стра* хование, премии и административные расходы. Поле Себест. единицы. Стоимость единицы рассчитывается на основе сведений, вве* денных в полях Прямая Себест. Единицы и Косвен. себест. % по следующей формуле: Себестоимость единицы = Прямая Себест. Единицы + Косвен. себест. %.

•

•

•

•

• •

Поле Расчет Цена/Прибыль. В этом поле определяется соотношение между се* бестоимостью единицы ресурса, ценой единицы ресурса и долей прибыли, свя* занной с данным ресурсом. Нажатие кнопки выбора справа от данного поля по* зволяет получить доступ к параметрам формулы. Поле Прибыль %. При выборе параметра Прибыль = Цена-Себестоимость в поле Расчет Цена/Прибыль значение этого поля рассчитывается автоматически. При выборе другого метода расчета цены и прибыли здесь указывается доля прибы* ли для данного ресурса. Поле Цена Единицы. При выборе параметра Цена = Себестоимость+Прибыль в поле Расчет Цена /Прибыль значение этого поля рассчитывается автоматичес* ки. При выборе другого метода расчета цены и прибыли здесь указывается цена единицы данного ресурса. Значение Цена Единицы отражает цену продажи од* ной базовой единицы измерения ресурса. Позже в этом курсе будет изложено, как указывать цены на основании работ, типов производства и валют. Поле Общая Товарная Группа Учета. С помощью общих товарных учетных групп определяются счета продаж и себестоимости проданных товаров в финансах. Они используются для автоматической записи транзакций по продаже в финан* сах при продаже ресурсов клиентам. Поле НДС Товарная Группа. Здесь можно определить товарную группу НДС, к которой относится ресурс. Поле Авто Вставка Расш. Текста. Если этот флажок установлен, автоматически добавляется развернутый текст в документах продажи и закупки данного ресур* са. Для ввода этого текста выбрать команды Ресурс, Расширенные Тексты.

Вкладка Личные данные

414

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

На вкладке Личные данные вводятся личные сведения о ресурсе. Как видно из снимка экрана, на этой вкладке представлены поля Адрес, Индекс/Город, Соц. Страх. Но, Образование, Класс Контракта и Дата Приема На Работу, которые доступны только в том случае, если ресурс является человеком. Если для данного ресурса создана карточка сотрудника, можно указать но* мер карточки ресурса в поле Ресурс Но . этой карточки сотрудника. При этом личные и контактные сведения копируются из карточки сотрудника в карточку ресурса.

Настройка цен и себестоимости ресурса Инструментарий работы с ценами и себестоимостью позволяет создавать раз* личные цены и издержки на базе комбинаций типа, кода и вида работы. Здесь можно указать себестоимость, а также дополнительную долю в процентах либо национальной валюте. Цены могут указываться для работы или вида работ. На* пример, клиенту может быть выставлен счет на оплату сверхурочной работы со* трудника. Как издержки, так и цены могут применяться к ресурсу, группе ре* сурсов или всем ресурсам. Это один из наиболее важных шагов процедуры создания ресурса, поскольку неверное определение цены ресурса приведет к потере денег. 1. В карточке ресурса Михаил необходимо выбрать команды Цены, Стоимости.

2. В первой строке в поле Тип ввести Ресурс. Поскольку это карточка ресурса Михаил, в поле Код проставлено значение по умолчанию Михаил. 3. В поле Код Вида Работы нажать кнопку выбора, в результате чего будет открыто окно Виды Работ. 4. Ввести в окне Виды Работ следующие сведения:

Глава 27. Ресурсы

415

5. Ввести РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ и нажать кнопку ОК. 6. В поле Тип Себест. окна Ресурс Стоимость можно выбрать один из трех типов издержек: • • •

Фиксир.: вводится соответствующая сумма. % Наценки: следует указать вид работы для ввода процентной доли. Она добав* ляется к себестоимости единицы в карточке ресурса. Сумма Наценки: дополнительная сумма в национальной валюте. Она добавля* ется к себестоимости единицы в карточке ресурса. Кроме того, необходимо ука* зать вид работы.

7. В полях Прямая Себест. Единицы и Себест. Единицы ввести сумму себестоимости. Если требуется использовать косвенные издержки, в поля Прямая Себест. Еди* ницы и Себест. Единицы вводятся разные суммы, разница между которыми и со* ставляет косвенную себестоимость данного ресурса. Поле Косвен. себест. % кар* точки ресурса не используется для автоматического расчета значения поля Себест. единицы в окне Ресурс Стоимость. Если требуется включить в окне Ресурс Стоимость косвенные издержки, будет проще выбрать метод % Наценки и указать одинаковые доли в полях Прямая Себест. Единицы и Себест. единицы. 8. Во второй строке ввести Михаил, указать переработку и фиксированные издер* жки 100,00. Настройка себестоимости ресурса Михаил выполнена. Стоимость работы ресурса Михаил в рабочее время составляет 70,00, а во время переработ* ки 100,00. Примечание. Указанная в окне Ресурс Карточка себестоимость использу* ется только в следующих случаях: в окне Ресурс Стоимость не указана се* бестоимость, применимая для данного ресурса, и ресурс не включен в груп* пу ресурсов, для которой указаны соответствующие издержки в окнеРесурс Группа Стоимость.

416

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Затем следует выполнить настройку суммы, взимаемой с клиента, если Михаил задействован в этом проекте. 1. В карточке ресурса Михаил необходимо выбрать команды Цены, Цены. 2. В поле Тип указать Ресурс, а в поле Код ввести Михаил.

3. Оставьте поле Работа Но . пустым, а в поле Код Вида Работы ввести Рабочее Время. 4. В поле Цена Единицы ввести 200,00. 5. Перейти к следующей строке. 6. Ввести в поле Код Вида Работы значение Сверхурочные. 7. В поле Цена Единицы указать 250,00. Цены, указанные в карточке ресурсов, используются аналогично себестоимости.

Изменение цен и себестоимости ресурса В меню Периодич. Задания доступны следующие команды, применяемые при из* менении установленных для ресурсов себестоимости и цен. • •

•

•

Команда Коррекция Цен/Себест. Ресурсов — это пакетное задание используется для настройки себестоимости или цены ресурса в карточке ресурса. Команды Изм. Цен Ресурсов (из Ресурсы) и Изм. Цен Ресурсов (из Цены) — эти два пакетных задания устанавливают для ресурсов новые цены на основе цен карточки ресурсов либо цен, заданных для группы ресурсов. Просмотр и опре* деление этих цен доступны в окне Ресурс Изменения Цен. Команда Ресурс Изменения Цен — это окно содержит изменения цен, предло* женные пакетными заданиями Изм. Цен Ресурсов. В этом окне можно добавить, изменить или удалить любую из цен. Команда Обновить Цены Ресурсов — это пакетное задание используется для ус* тановки новых цен, указанных в окне Ресурс Изменения Цен.

Глава 27. Ресурсы

417

Более подробные сведения по работе этих пакетных заданий приведены в ин* терактивной справке.

Меню настройки ресурсов Альтернативный способ настройки значений вида работ, единиц измерения, цен и себестоимости для любого из ресурсов — использовать соответствующие команды меню Ресурсы Настройка. Тем не менее, сведения о конкретных ресурсах, напри* мер сведения, указываемые на вкладке Личные данные, необходимо вводить в кар* точке ресурса.

Планирование ресурсов Планирование ресурсов является важной частью модуля Ресурсы. Процесс пла* нирования ресурса включает в себя ввод емкости ресурса с ее последующим рас* пределением по работам и сервисным заказам. Это выполняется с помощью сле* дующих окон: •

•

•

Ресурс Емкость. Окно Ресурс Емкость позволяет ввести емкость ресурса или указать количественную характеристику использования ресурса. Если речь идет о человеке, это может быть 8 часов в день. Обратите внимание на то, что можно менять время и назначать величину с любым интервалом. Кноп* ки Цены и Планирование предоставляют те же возможности в карточке ре* сурса. Ресурс Распред. для Работ. В окне Ресурс Распред. для Работ показано время ресурса, отведенное для каждой из работ. Выводятся операции бюджета рабо* ты для данного ресурса по каждой из работ. Емкость ресурса можно сравнить с распределенным значением, что позволяет избежать превышения емкости ре* сурса. Это очень полезно при оценке доступности ресурсов и длительности выполнения работы. Кнопка Цены идентична кнопке Цены в карточке ресур* са за тем исключением, что в данном окне отображаются только цены по выб* ранной работе. При выборе команд Планирование, Работа Бюджет в окне Ра* бота Бюджет будет выведен полный бюджет для выбранной работы. Ресурс Распред. для Сервисного Заказа. Это окно идентично окну Ресурс Распред. для Работ , однако в данном случае ресурс распределяется по сервисным заказам. Эта возможность доступна только при приобретении модуля Сервисный Центр.

•

Ресурс Наличие. В окне Ресурс Наличие можно просмотреть наличие ресурсов в различные периоды времени. В окне отображается полная емкость ресурса, ем* кость, отведенная для квот и заказов, и свободное наличие ресурса. Примечание. В окнах Ресурс Наличие, Ресурс Распред. Для Работ и Ресурс Емкость выходные дни не исключаются автоматически.

418

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Ввод емкости ресурса Следующая процедура демонстрирует ввод емкости для ресурса. Для ввода емкости ресурса необходимо: 1. Выбрать команды Планирование Ресурсов, Ресурсы . 2. Открыть карточку ресурса Михаил. 3. Выбрать команды Планирование, Ресурс Емкость . Будет открыто окно Ресурс Емкость. 4. В левом нижнем углу окна Ресурс Емкость нажать кнопку 31 (месяц), чтобы вы* вести емкость ресурса по месяцам. 5. Выбрать интересующий месяц. 6. Ввести 160 часов для ресурса Михаил. 7. Ввести емкость 160 часов для ресурса Мария этом месяце.

Если нажать кнопку выбора в столбце месяца для ресурса Михаил, можно уви* деть, что при вводе емкости была создана новая операция емкости в окне Ресурс Емкость Операции.

Распределение емкости ресурса по работам Отведем некоторый объем емкости, введенной для ресурсаМихаил, для работы ЗАО «Водоканал». Для этого необходимо: 1. Выбрать карточку ресурса Михаил. 2. Выбрать команды Планирование, Ресурс Распред. для Работ. Будет открыто окно Ресурс Распред. для Работ . 3. В нижнем левом углу окна Ресурс Распред. для Работ нажать кнопку 31 (месяц), чтобы отобразить распределенную емкость по месяцам. 4. В строке работы Зао «Водоканал» в столбце конкретного месяца ввести опреде* ленное количество часов.

Глава 27. Ресурсы

419

Для каждого вводимого значения создается операция бюджета работы. Однако эти операции не содержат сведений об этапе, задаче или подзадаче, что ограничи* вает возможности анализа. Если требуется включить сведения об этапе, задаче и подзадаче, в окне Ресурс Распред. для Работ следует выбрать команды Планирование, Работа Бюджет. Затем в окне Работа Бюджет вводятся данные по этапу, задаче и подзадаче.

Просмотр наличия ресурса и невостребованной емкости ресурса Чтобы оценить наличие ресурса Михаил по месяцам с целью его назначения для другой работы, необходимо выполнить следующие действия: 1. В карточке ресурса Михаил выбрать команды Планирование, Ресурс Наличие . 2. В нижнем левом углу окна Ресурс Наличие нажать кнопку 31 (месяц). Теперь в этом окне отображается распределенная емкость и свободное наличие ресурса Михаил по месяцам.

420

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Окно Ресурс Наличие содержит следующие сведения: • • • • • • •

Поле Емкость. Отображается общая емкость ресурса. Поле Кол-во в Заказах (Работа). Количество единиц емкости ресурса, отведен* ных для работ со статусом Заказ. Поле Наличие после Заказов. Разница между значениями в полях Емкость и Колво в Заказах (Работа). Поле Работа Распред. для Квот. Количество единиц емкости ресурса, отведен* ных для работ со статусом Квота. Поле Наличие после Заказов. Разница между значениями полей Наличие после Заказов и Работа Распред. для Квот. Поле Кол-во в Сервисных Заказах. Единицы емкости ресурса, отведенные для сервисных заказов. Поле Свободное Наличие. Свободная емкость ресурса, которую можно распре* делять между работами и сервисными заказами.

Журналы ресурсов Журнал ресурсов позволяет записывать использование часов сотрудников компа* нии и работы оборудования. Он идентичен остальным журналам за тем исключе* нием, что операции учитываются только в книге ресурсов без отражения в финан* сах. Журнал рекомендуется использовать только в следующих случаях: • •

Клиентам выставляется счет за использование ресурсов, однако это использо* вание не распределено по работам, так как не приобретен базовый блок Работы. Требуется записать использование ресурсов во внутренних целях, которое не оплачивается клиентами. Примечание. Журнал ресурсов нельзя применять для учета степени исполь* зования ресурса в работах, поскольку здесь нельзя назначать номер рабо* ты. Если требуется записать использование ресурса для последующей оп* латы клиентами, использование ресурса отражается в журнале работ, а продажи — в счете продаж.

Для открытия журнала ресурсов необходимо в разделе Планирование Ресурсов выбрать пункт Журналы Ресурсов. В поле Тип Операции значение по умолчанию Использование, оно означает, что емкость ресурса уменьшается. Обратите внимание, что значения себестоимости и цены подставляются в стро* ке журнала ресурсов автоматически на основе только что указанных нами значе* ний. Аналогично группам цен, которые можно применять для товаров на складе, вид работы предоставляет способ указания альтернативных цен и расходов для ре* сурса. Поскольку используется журнал ресурсов, эти расходы нельзя перевести на кли* ентов, поэтому следует убедиться, что флажок Оплачивается не установлен.

Глава 28. Работы

421

Глава 28

Работы Карточка работы Модуль Работы разработан таким образом, чтобы оптимально отражать потребности тех пользователей, бизнес которых ведется в подрядной или проектной форме, что тре* бует наличия функций по управлению проектами. В ходе выполнения работ расходу* ются время сотрудников, машинное время, материалы и другие типы ресурсов, кото* рые необходимо контролировать. С помощью модуля Работы можно планировать использование ресурсов компании и отслеживать расходы, связанные с потреблением ресурсов в конкретном проекте. Вместо заказов используются журналы работ, однако счета за проданные работы все равно выставляются в модуле Продажи И Клиенты. Стадии выполнения работы приведены на следующем рисунке:

422

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Карточка работы позволяет контролировать все работы, ведущиеся в компа* нии. Открыть карточку работы можно, выбрав пункты Работы, Работы, а затем соответствующую карточку. Карточка включает вкладки Общее, Учет и Длительность.

Вкладка Общее

• • •

• • •

•

•

•

Поле Но.: в этом поле отображается номер работы. Поле Описание: в этом поле содержатся дополнительные сведения о данной ра* боте и ее спецификации. Поле Выст. Счет Клиент Но.: в этом поле указывается номер клиента, кото* рому выставлен счет за данную работу. За одну работу счет может быть выс* тавлен только одному клиенту, указанному в поле Выст. Счет Клиент Но* мер. Поле Описание Поиска: если требуется вести поиск работы с помощью краткого поискового описания, оно задается в этом поле. Поле Статус: в этом поле можно выбрать один из следующих четырех парамет* ров — Планирование, Квота, Заказ и Завершено. Планирование — этот параметр используется для настройки шаблона бюджета. В ходе процесса планирования можно заполнять только карточку работы и пла* нировать бюджет, ввод операций в журнал работ не допускается. Этот параметр следует использовать перед предоставлением квоты клиенту. Квота — параметр Квота следует выбрать, если речь идет о запланированной работе, которая еще не начата. На этом статусе вводится бюджет работы, что позволяет оценить его воздействие на емкость ресурсов. Ввод операций в жур* нал работ не допускается. Заказ — параметр Заказ указывает, что работа активна. При выборе этого пара* метра можно вводить операции в журнал работ. Этот статус вступает в силу пос* ле того, как клиент принял работу. Завершено — параметр Завершено означает, что работа считается завершен* ной и выполнены все необходимые операции. При выборе этого статуса авто* матически заполняется поле Дата Завершения и блокируется ввод операций в журнал работ. Этот статус следует присваивать работе только после ее завер* шения.

Глава 28. Работы

423

Примечание. Изменения статуса необратимы, его можно менять только в определенном порядке, без возврата к предыдущему статусу. •

Поле Блокировка: если установлен флажок Блокировка, запрещается учет лю* бых данных, связанных с этой работой.

Вкладка Учет

Поле Метод Применения. Здесь вводится метод применения, который предполага* ется использовать для данной работы. Можно выбрать один из двух методов: Автоматический или Ручной. Метод применения Ручной всегда подразумевает ручное отнесение из операции журнала работ или строк продаж в открытую операцию использования в окнеРабота Книга Операций. В окне Журнал работ и в строках продаж для связи данных опе* раций служат два поля: Примен. ID и Примен.-К Операция. Метод Автоматический предоставляет дополнительную свободу при закры* тии и применении операций книги работ. Операции можно применять вруч* ную, однако в этом нет необходимости. Если оставить поля Примен. ID и Примен.-к Операция пустыми, операция в журнале работ уменьшает или закрывает наиболее старую противоположную операцию книги работ с тем же типом и номером. Если учитываемая и применяемая сумма строки журнала работ пре* вышает сумму, указанную в поле Сумма Остатка одной операции книги работ, наиболее старая операция закрывается, а следующая за ней по времени — уменьшается. Примечание. Рекомендуется всегда использовать методАвтоматический. Это позволяет избежать наличия отмененных операций продажи или использования. При выборе метода Ручной и последующем учете опе* рации продажи без применения к операции использования обе опера* ции остаются открытыми и отмененными. Единственный способ при* менить данные открытые операции — учесть другую операцию продажи или использования и применить их к открытым операциям.

424 •

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поле Учет Использования. Иногда необходимо перемещать в финансы себесто* имость незавершенной работы. Как правило, это называется незавершенным производством (НЗП). Обычно такие действия выполняются в конце финансо* вого года, чтобы сопоставить товары в производстве с расходами. ПолеУчет Использования относится к пакетному заданию Вычислить Знач. Текущих Работ. Если выбран параметр Нет, операции НЗП учитываются в финансах. Если выб* ран параметр Стоимости, учет использования для работы основан на себестои* мости единицы, а при выборе параметра Цены использование базируется на це* нах единицы. Поле Метод Приемки. Выбранный в этом поле параметр определяет, какие до* ходы от данной работы будут приняты в финансах. Доступно два варианта: Процент Завершения и Полное Завершение. При параметре Процент Завершения мож* но выполнять пакетные заданияВычислить Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ в любое время в ходе выполнения работы. Это означает, что се* бестоимость и доходы фиксируются на основе фактических значений себестои* мости и доходов, учтенных в данной работе до того, как ей был присвоен статус Завершено. Если выбран параметр Полное Завершение , себестоимость и доход для данной работы нельзя реализовать, пока ее статус не изменен на Завершено. Поле Работа Учетная Группа: здесь можно присвоить работе код учетной груп* пы. Для просмотра возможных кодов нажать кнопку выбора справа от этого поля. Учетные группы работ определяют финансовые счета для учета, выполняемого при помощи пакетных заданий Учет Значения Текущих Работ и Учет Значения Приемки Работ. В окне Общая Настройка Учета также выведены два поля счета корректировки по работе, с помощью которых можно определить, какие счета будут учтены в финансах при учете приемки работы и НЗП. Внимание. Если выбран метод применения Ручной и при этом операции продажи не сопоставлены операциям использования до выполнения уче* та продажи, будут созданы новые несвязанные операции продажи. В даль* нейшем следует выполнить учет соответствующей операции использова* ния и продажи, которая будет связана с данными операциями.

Вкладка Длительность

Глава 28. Работы • • • •

425

Поле Дата Создания: в этом поле указывается, когда была создана данная рабо* та. Обратите внимание, что дата создания не совпадает с датой начала. Поле Дата Начала: датой начала считается дата фактического начала выполне* ния работы. Поле Дата Конца : в этом поле указывается предполагаемая дата выполнения работы. Поле Дата Завершения: дата выполнения — это дата фактического закрытия ра* боты. Это поле заполняется автоматически при изменении статуса работы на Завершено.

Учетные группы работ В предыдущем разделе мы вкратце упомянули учетные группы работ, которые до* ступны на вкладке Учет карточки работы. Теперь рассмотрим эти учетные группы более подробно. Учетные группы работ относятся к счетам, на которых учитыва* ются другие расходы по работе. Эти учетные группы можно создать для любой из работ. На вкладке Учет карточки работы нажать кнопку выбора справа от поля Работа Учетная Группа. Будет открыто окно Работа Учетные Группы:

В поле Код отображается код текущей работы, а в остальных пяти столбцах пред* ставлены другие счета, на которых ведется учет по данной работе. •

•

НЗП Себест. Фин. Счет: в этом столбце создается счет, на котором учитываются расходы по непринятой незавершенной работе (ресурсы и товары). Как прави* ло, это счет баланса. Дебетование этого счета происходит при выполнении па* кетного задания Учет Значения Текущих Работ . Кредитуется счет Корр. себ. работ, Ресурсы (при использовании ресурса) или счет Корр. Себест. Работ , Розн., Сырье (если расходуются товары). НЗП Продажа Фин. Счет: на этом счету учитывается продажа незавершенного производства (ресурсы или товары). Как правило, это счет баланса. При вы* полнении пакетного задания Учет Значения Текущих Работ происходит креди*

426

•

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

тование этого счета и дебетование счета Корр. Продаж Работ, Ресурсы (если ис* пользуется ресурс) или Корр. Продаж Работ, Розн., Сырье (при потреблении то* варов). Себест. Фин. Счет: на этом счету наряду со счетом себестоимости проданной продукции учитываются (дебетуются) принятые расходы, которые снимаются (кредитуются) со счета себестоимости НЗП. Это происходит при выполнении пакетных заданий Расчет Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ . Продажа Фин. Счет: принятые продажи учитываются (кредитуются) на этом счете, а также на счете выручки, и удаляются (дебетуются) со счета продаж НЗП. Это также происходит при выполнении пакетных заданий Расчет Знач. Приемки Работ и Учет Значения Приемки Работ . Примечание. Вышеприведенные примеры дебетования и кредитования ос* нованы на данных компании, выбранной в качестве примера, и отобра* жают базовую конфигурацию, в которой для учета процессов продаж и закупок используются товарные учетные группы. При использовании иной конфигурации применяемые для НЗП и приемки счета могут отли* чаться.

•

Фин. Расх. Продажа Фин. Счет:этот счет используется для прочих расходов. Этот счет применяется вместо счета себестоимости, если это не финансовый счет и речь идет не о товаре или ресурсе.

Бюджеты работ Окно Работа Бюджет идентично строкам заказа продажи. Следует ввести в бюджет количество часов, которое ориентировочно займет эта работа, а также количество материалов, которое предполагается использовать. Если бюджет составлен верно, журнал работ и счет клиента должны отражать одинаковые операции, хотя, как пра* вило, не все сразу. Каждой из операций можно присваивать этапы, задачи и подза* дачи. Это позволяет организовать операции по графику, зависимостям или завер* шению другой операции. Обратите внимание, что окно Работа Бюджет содержит поля Себест. и Цена, которые позволяют задать ориентировочную бюджетную сумму себестоимости данной работы, а также ориентировочную цену работы, которую будет уплачи* вать клиент. На основании данных этой таблицы можно выполнить отчеты. Дос* тупен просмотр наличия и емкости ресурса, указанного в выделенной строке бюд* жета, в соответствующем окне. Бюджеты можно копировать из работы в работу с последующим изменением. Таким образом, бюджет может использоваться как шаблон для последующих идентичных работ. Бюджет предоставляет основу для сравнения фактического использования, отраженного в журнале работ, что по* могает определить степень выполнения работы. Рекомендуется использовать бюджеты для всех работ. Если работы основаны на методе приемки Процент Завершения , создание бюджета обязательно. Наличие бюджета помогает определить себестоимость и ценообразование, тем самым облег* чая оценку рентабельности на конкретный момент времени. Сравнение фактического значения с бюджетным и последующий анализ рас* хождений улучшают качество составления бюджета и оценки дальнейших работ, снижая риск неверной оценки себестоимости.

Глава 28. Работы

427

Структура работы Рекомендуется создавать работы с четко указанными этапами, задачами и подзада* чами. Количество требуемых уровней определяется уровнем детализации, на кото* ром планируется сравнивать фактическое и бюджетное использование. Работу можно разделить на три вида действий: этапы, задачи и подзадачи. Ко* личество действий, из которых может состоять работа, не ограничено. Совершенно необязательно использовать все три типа действий для каждой работы. Они при* званы обеспечить необходимую гибкость. Действия не зависят друг от друга или от определенной работы. Например, этап, называемый Планирование, может быть использован во всех работах, свя* занных с планированием. Доступно сравнение одинаковых действий по несколь* ким работам. Использование действий позволяет получать более детальную информацию о работах. В каждой строке журнала работ, счета продажи или счета покупки можно увидеть этапы, задачи и подзадачи, которые были включены в бюджет для конкрет* ной работы. Этапы представляют собой ключевые действия в работе. Этапы подразделяются на задачи, а задачи — на подзадачи. Возьмем в качестве примера строительство дома. Уровень действий

Фактическое действие

Этап 1

Подготовка фундамента

Задача 1

Подготовка площадки

Подзадача 1

Ориентировка на местности

Подзадача 2

Вырубка деревьев

Подзадача 3

Выравнивание земли

Задача 2

Заливка фундамента

Задача 1

Распил древесины

Задача 2

Конструирование опалубки

Рекомендуется создавать этапы, задачи и подзадачи перед составлением бюд* жета. Чтобы открыть окно этапа, задач или подзадач, выбрать команды Работы, Настройка, а затем соответствующую команду меню.

Настройка бюджетов Рассмотрим бюджет работы 8 РМ. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Работы. 2. Нажать клавишу (F5) и выбрать работу 8 РМ. Выбрать команды Планирование, Работа Бюджет. 3. Будет открыто окно Работа Бюджет:

428

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Обратите внимание, что для каждого этапа, задачи и подзадачи создана отдельная строка бюджета. Если этапы, задачи и подзадачи не используются, можно просто ука* зать ресурсы и товары для данной работы. Рассмотрим поля данного окна более под* робно. •

Поле Код Этапа: в этом поле выводится код этапа для данной строки. Если на* жать в этом поле кнопку выбора, будет открыто окно Этапы, в котором можно просмотреть этапы, созданные в настоящий момент для этой работы.

•

Поля Код Задачи и Код Подзадачи: в этих двух полях отображаются коды соот* ветствующих задач и подзадач. Поле Тип: здесь можно выбрать тип операции. Доступны параметры Ресурс, Товар, Фин. Счет и Группа Ресурсов. Поле Но .: здесь указывается номер ресурса, товара, финансового счета или группы ресурсов, который должен выводится в текущей строке. Нажатие кнопки выбора позволяет открыть список ресурсов непосредственно из это* го поля.

• •

Глава 28. Работы •

429

Поле Дата Начала : здесь указывается дата, на которую начнется выполнение задачи или потребуется определенный ресурс или товар. Эта дата копируется из карточки работы, однако ее можно переопределить. Ее изменение допускается в любой момент работы над проектом.

Как подразумевается, эта дата выступает только в качестве даты начала. Если необходимо распределить потребление ресурсов на несколько дат, следует выбрать параметр Распред. по Датам кнопки Функции в окне Работа Бюджет.

В окне Работа Кол-во Распред выбирается временной интервал и вводятся сум* мы за соответствующие периоды. Для каждой суммы создается операция бюджета работы, рассчитываются итоговые значения, которые выводятся в окне Работа Бюджет. Чтобы просмотреть операции бюджета работы, нажать кнопку выбора в поле соответствующей распределенной суммы. Примечание. Если в окне Работа Кол-во Распред используется дата, отли* чающаяся от даты поля Дата Начала окна Работа Бюджет, дополнитель* ные строки в окне Работа Бюджет не создаются. При распределении суммы ресурса в окне Работа Кол-во Распред, отличаю* щейся от суммы поля Кол-во окна Работа Бюджет, сумма в окне Работа Бюджет автоматически изменяется таким образом, чтобы соответствовать распределен* ной сумме. Примечание. При изменении существующей суммы распределения со* ответствующая операция бюджета работы не переписывается. Исход* ная операция сохраняется, и создается новая операция бюджета рабо* ты для оборота. Это позволяет отслеживать все изменения бюджета работ. С этой же целью запрещено удалять операции в окне Работа Бюджет Операции . • •

Поле Описание: в этом поле отображается описание, введенное в поле Тип. Эти сведения можно изменить. Поле Кол-Во: это поле содержит количество, указанное в бюджете для текущего этапа, задачи или подзадачи данной строки. Нажатие кнопки выбора в этом поле

430

•

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

позволяет просмотреть все операции бюджета работы, которые имеют отноше* ние к количеству. Поля Прямая Себест. Единицы, Себест. единицы, Общая Себест., Цена Единицы и Общая Цена. Эти поля заполняются в соответствии с указанными в бюджете значениями. Значения в эти поля можно также вводить вручную.

Изменение дат существующих операций бюджета работы Значение поля Дата Начала конкретной строки можно изменить в окне Работа Бюджет или Работа Кол-во Распред, выбрав команды Функции, Изменить Даты.

Ввести период изменений в поле Формула Изменения Даты, например 1M для той же даты в следующем месяце или –1 M для той же даты в предыдущем месяце. Используется формула поля Формула Изменения Даты для обновления полей Дата Начала во всех строках бюджета работ с теми же значениями кода этапа, кода зада* чи, кода подзадачи, типа, номера и кода варианта.

Копирование бюджетов Ввод бюджета вручную может занимать много времени. Если регулярно обраба* тываются работы с одинаковыми этапами, задачами, подзадачами и структурой бюджета, можно воспользоваться составленным бюджетом как шаблоном. Если речь идет о новых работах, допускается копирование строк нового бюджета из существующего бюджета с помощью пакетного задания Копировать Бюджет Работы. Чтобы скопировать бюджет необходимо: 1. Создать пустой бюджет работы для новой работы, выбрав команды Планирование Ресурсов, Работы, Работы, затем нажав клавишу (F3) и выбрав команду Работа Бюджет. 2. В окне бюджета работы новой работы выбрать команды Функции, Копировать Бюджет. Будет открыто окно Копировать Бюджет Работы :

Глава 28. Работы

431

3. На вкладке Работа Бюджет Строка ввести номер бюджета работы, который тре* буется скопировать. Можно также поставить фильтры, чтобы при выполнении задания копировались только строки бюджета с конкретным значением этапа, задачи и подзадачи. 4. Перейти на вкладку Параметры и заполнить соответствующие поля.

Поля вкладки Параметры определяют, будут ли в новом бюджете изменены даты и следует ли копировать сюда сведения о количестве. •

•

Поле Копировать Распред. Кол-во — это поле позволяет скопировать количе* ства, распределенные по датам. Также в новый бюджет будут скопированы со* ответствующие значения операций бюджета работы. Поле Формула Изменения Даты — при вводе формулы в это поле дата копируемых операций бюджета работы будет изменена в соответствии с введенной формулой.

Выполнить копирование бюджета работы можно также, выбрав команды Функции, Копировать Бюджет в окне Работа Кол-во Распред.

Запись себестоимости работы Получить доступ к разделу себестоимости в приложении по работам можно двумя способами: • •

Используя заказы покупки и счета в модуле Покупки и Поставщики. Используя журналы работ в модуле Работы.

432

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Заказы покупки и счета При отражении расходов можно воспользоваться одним из двух способов — за* писать товары, заказанные специально для работы, в модуле Покупки И Поставщики, либо записать счета с накладными расходами непосредственно на финан* совых счетах. Если требуется указать товары, приобретенные специально для данной работы, при выписке счета по заказу покупки создается операция в книге работы и книге поставщика. В книге товаров операция не отражается, поскольку данный товар не являлся частью товарных запасов. Учет операции ресурса с использованием заказов покупки или счетов невоз* можен. Примечание. Возможно, потребуется отобразить поле Работа Но. в стро* ке заказа покупки. Кроме того, можно добавить поля Этап, Задача и Под* задача, используя функцию Показать столбец . В строке меню выбрать команды Вид, Показать Столбец , чтобы отобразить требуемые скрытые поля.

Журналы работ В журналах работ отражается процесс выполнения работ. Например, здесь можно записать время, которое сотрудники потратили на выполнение работы, а также ис* пользованные для работы материалы, которые изначально закупались как товары. Операции книги работ отображают действия за определенный период времени. Примечание. В журналах работ, в отличие от журналов ресурсов, нельзя выбирать тип операции. Это означает, что с помощью журнала работ мож* но выполнять учет только журналов использования. В журнале работ нельзя выполнить учет продажи клиенту. Это возможно только из счета продажи в модуле Продажи и Клиенты.

Учет операций использования на финансовых счетах Чтобы присвоить работе элементы финансового счета (например, почтовые плате* жи), необходимо указать счет Корр. Себест. Работ , связанный с финансовым сче* том, на котором учитывается использование. Номер счета Корр. Себест. Работ вво* дится в окне Общая Настройка Учета в строке, содержащей общую учетную бизнес*группу и общую учетную товарную группу финансового счета, на котором учитывается использование. Примечание. При выполнении учета журнала использования для работы на финансовом счете необходимо убедиться, что введены значения коли* чества, себестоимости единицы и цены единицы. Учет журнала работ, в котором отсутствует цена единицы, делает невозможным создание издер* жек.

Глава 28. Работы

433

Запись продаж работ Для отражения продажи работ можно использовать счета продажи. Чтобы рассмотреть выполнение этой процедуры, выставим счет клиенту за то* вары, только что приобретенные для работы 8 РМ. 1. Необходимо последовательно выбрать пункты Финансы > Клиенты Расчеты > Счета. 2. Последовательно нажать клавиши (F3) и Ввод, чтобы создать новый счет. 3. В поле Продажа Клиент Но. выбрать клиента 40000 ООО Графика. 4. На вкладке Отгрузка в поле Код Склада удалить значение Желтый. При учете в модуле Покупки и Поставщики счета, выставляемого за работу, жур* нал работ по использованию учитывается в книге работ. Это является дополнением к операциям использования, созданным в окне журнала работ. Чтобы переместить открытые операции использования, записанные в книге работ, необходимо выпол* нить следующие действия: 5. Последовательно выбрать пункты Функции > Получить Выполн. Работы . Будет открыто окно Получить Выполн. Работы. 6. В поле Работа Но. выбрать работу 8 РМ. В нашем примере следует оставить поле фильтра Дата Учета пустым.

7. Нажать кнопку ОК, чтобы запустить пакетное задание. В результате операции использования для работы 8 РМ копируются в строки продаж, и клиенту выставляется счет по этим конкретным операциям. Поля Работа Но., Этап, Задача и Подзадача для этих строк счета продажи также копируются из данных операций использования. В этом можно убедиться, применив функцию ) + (F 8) ) в любой из строк. На этом этапе можно изме* Раскрыть (клавиши ( CTRL CTRL) (F8 нять и удалять строки, по которым не требуется выставлять счет. 8. Следует просмотреть строки и проверить, что счет выписан корректно.

434

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

9. Последовательно выбрать пункты Учет > Учесть , чтобы выполнить учет счета. После создания и учета счета операции продаж учитываются в книге работ, в дополнение к обычным элементам финансов и книги клиента. ) + (F 5) , что* 10. Открыть карточку работы 8 РМ и нажать сочетание клавиш ( Ctrl Ctrl) (F5 бы просмотреть операции только что учтенного счета.

Как видно, флажок Открыта для этих операций снят, поскольку они были за* крыты операциями продажи для этой работы. Строки счета можно создавать вручную, не используя для этого пакетное за* дание. В зависимости от выбранного для работы метода применения допускает* ся применение строк продажи к отдельным операциям использования вручную. Для этого нажать кнопку выбора в поле Примен. Работа Операция Но. и выбрать соответствующую операцию использования, за которую будет выставлен счет клиенту.

Глава 28. Работы

435

Учет продаж операций использования в финансовом счете Ранее вы узнали, что при отнесении расходов, отраженных в финансах, на кли* ентов конкретной работы следует создать счет продаж по учтенным в финансах расходам в учтенной группе работ для этой работы. При выполнении задания Получить Выполн. Работы в первую очередь копиру* ется операция использования в строку счета продажи, если операции использова* ния включают расходы, учтенные на финансовых счетах. Затем финансовый счет данной операции использования заменяется счетом, содержащимся в поле Фин. Расх. Продажа Фин. Счет данной учетной группы работ. Примечание. Этот счет заменяется только в том случае, если используется пакетное задание Получить Выполн. Работы . При создании строки счета продажи и применении этого счета к работе вручную финансовый счет не меняется при учете этого счета.

Корректировка операций, учтенных с неверно указанным этапом, задачей и подзадачей Иногда при использовании функции Получить Этапы Работ операция исполь* зования или продажи для работы ошибочно относится к неверной строке в окне бюджета работы. При ручном вводе сведений по этапам, задачам и подзадачам в журналы и документы подобные ошибки возникают еще чаще. Кроме того, ввод кодов этапа, задачи и подзадачи может быть по невнимательности пропу* щен. При просмотре операций книги работ после учета неверных операций можно увидеть некорректные коды в полях Этап, Задача и Подзадача окна Работа Книга Операций. С помощью поля Связана с Бюджетом можно определить, содержал ли бюджет работы в момент учета строку бюджета с той же комбинацией этапа, задачи и подзадачи, что и операция книги работ. В обратном случае в этом поле выводится Нет. Можно также проверить наличие ошибок в сведениях по этапам, задачам и под* задачам, и увидеть, какие операции не соотносятся с бюджетными операциями, выполнив отчет Работа — Реализ ./Бюджет. Поля Этап, Задача и Подзадача операций книги работ можно изменить, нажав в 6) и затем нажав кнопку выбора, чтобы выбрать соответствующем поле клавишу (F (F6 корректные коды этапа, задачи и подзадачи. Это не обновляет параметр поля Связана с Бюджетом немедленно. Значение в этом поле обновляется только при вы* полнении отчета Работа — Реализ./Бюджет .

436

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Поток учета ресурсов и работ Поток учета в книгах ресурсов и работ представлен на следующем рисунке:

НЗП и приемка расходов и доходов по работе При учете журналов работ и заказов покупки для работы 8 РМ расходы по исполь* зованным материалам первоначально учитывались на финансовом счете по роз* ничным покупкам путем учета счета или выполнения пакетного задания Фин. Учет Себест. Товаров. Если работа выполняется в течение длительного срока, в ходе ее выполнения может понадобиться переместить эти расходы на счет незавершенно* го производства (НЗП). Затем в определенный момент эти расходы и продажи от* ражаются на счетах отчета о прибыли и убытках. Национальные стандарты бухгал* терского учета могут регулировать момент отражения доходов по контрактам и проектам в отчете о прибыли и убытках. Чтобы переместить расходы по работе на счет баланса по НЗП, можно ис* пользовать значение текущих работ и функции обработки значений приемки ра* бот, содержащиеся в меню Периодич. Задания . Данные команды следует выпол* нять в том порядке, в котором они представлены в меню. Каждая из команд является этапом процесса расчета этого значения и перемещения транзакций ра* боты в финансы. Действия по учету и расчету отделены друг от друга, что обеспе* чивает необходимые возможности по изменению и проверке данных до выполне* ния финансового учета.

Глава 28. Работы

437

В меню Работы необходимо выбрать меню Периодич. Задания и просмотреть команды: • •

•

•

Вычислить Знач. Текущих Работ — это пакетное задание рассчитывает совокуп* ный объем использования и продаж. Учет Значения Текущих Работ — это пакетное задание выполняет учет сумм исполь* зования и продаж, рассчитанных заданием Вычислить Знач. Текущих Работ на ба* лансовых счетах НЗП. Кроме того, учитывается балансирующая операция для со* ответствующих счетов себестоимости ресурсов и закупок, а также удаляется значение продаж из счета продаж, где оно было учтено при выписке счета продажи. Вычислить Знач. Приемки Работ — это пакетное задание рассчитывает сово* купный объем использования и продаж, уже учтенных на балансовых счетах НЗП. Учет Значения Приемки Работ — это пакетное задание учитывает суммы ис* пользования и продаж, рассчитанные заданием Вычислить Знач. Приемки Работ, на счетах расходов и доходов отчета о прибыли и убытках. Кроме того, выполняется учет балансирующей операции на балансовых счетах НЗП.

Допускается независимое перемещение на счета НЗП расходов и доходов в лю* бое время, а также независимая их приемка. Внимание. Данные пакетные задания могут выполняться только в выше* указанном порядке, этот процесс необратим. Поэтому перед запуском за* даний по учету необходимо убедиться, что данные, полученные в результа* те выполнения заданий по расчету, верны. Теперь возможно просмотреть результаты выполнения заданий без их учета.

Значение текущих работ Можно попробовать рассчитать использование и продажи для работы, которые дол* жны быть перемещены на счета НЗП баланса. Для этого следует: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. задания > Расчет Знач. Текущих Работ. Будет открыто пакетное задание Вычислить Знач. Текущих Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 Рм. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период.

438

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

4. Поскольку заполнены значения и использования, и продаж, следует оставить эти поля пустыми и нажать кнопку ОК. ) + (F 5) , что* 5. Открыть карточку работы 8 Рм и нажать сочетание клавиш ( CTRL CTRL) (F5 бы просмотреть операции книги работ. )+ 6. Выбрать последнюю операцию книги работ и нажать сочетание клавиш (Ctrl Ctrl) (F 8) , чтобы выполнить детализацию. (F8

В результате выполнения пакетного задания в поле Сумма для Фин. Учета под* ставлены значения общей цены для операций продажи и для операций использова* ния.

Финансовый учет приемки работы в НЗП Чтобы выполнить учет рассчитанных продаж и использования на финансовых сче* тах НЗП, необходимо выполнить следующие действия: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Фин. Учет Значения Нзп. 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно отфильтровать выбранные операции по периоду учета и типу операции (использование или продажи). В данном при* мере следует оставить эти поля пустыми. 4. На вкладке Параметры выбрать следующие параметры.

Глава 28. Работы •

•

•

439

Метод Учета — здесь можно выбрать учет по отдельной операции работы или по работе в целом. При выборе учета по операции работы, возможен мониторинг каждого учета в окне Работа Книга Операций . Если требуется минимизировать количество операций, для которых выполняется финансовый учет, следует выб* рать параметр учета по всей работе. Ниже приведены некоторые стандартные тексты, которые можно использовать как описание. Более подробные сведения по ним доступны в интерактивной справке для поля Описание Учета. Учет — этот флажок необходимо установить, если требуется учитывать это зада* ние при выборе команд Печать или Просмотр. Внимание. Это пакетное задание учитывается аналогично заданию Фин. Учет Себест. Товаров. Если установлен флажок Учет, это пакетное зада* ние будет учтено при выборе команд Печать или Просмотр. Поле Учтенная Сумма в операциях по работе заполняется автоматически. Поэтому необходимо убедиться, что рассчитанные сведения верны, до установки флажка Учет при выполнении пакетного задания Фин. Учет Значения Нзп.

5. Если требуется учесть данные операции, необходимо установить флажок Учет. 6. Выбрать команду Просмотр. Теперь можно просмотреть суммы, учтенные в фи* нансах. 7. Открыть карточку работы 8 Рм и повторно просмотреть операции книги ра* бот. Выбрать последнюю операцию и нажать сочетание клавиш(Ctrl) + (F8) (F8), чтобы выполнить детализацию по данной операции. Как видим, теперь в поле Учтенная Сумма подставлено содержимое поля Сумма для Фин. Учета. 8. Чтобы убедиться, что для этих сумм был выполнен финансовый учет, открыть последнюю операцию финансового регистра и просмотреть финансовые опе* рации с описанием Учет для учетной группы. Обратите внимание, что расходы отнесены на дебет счета себестоимости НЗП и на кредит счета корректировки по работе в группах счетов по розничным покупкам и се* бестоимости ресурсов. Продажи отнесены на кредит счета продаж НЗП и на дебет сче* та корректировки по работе в группах счетов по розничным продажам и продажам ре* сурсов. Таким образом, стоимость работы и доходы по ней перемещены на счета НЗП.

Себестоимость и продажи на финансовом счете При выполнении пакетного задания Фин. Учет Значения НЗП операции использо* вания и выручки по работе отражаются в следующем финансовом учете: Дебет

Кредит

Использование

Себестоимость НЗП

Счет Корр. Себест. Работ общей настройки учета для финансового счета операции использования

Продажи

Счет Корр. Продаж Работ общей настройки учета для счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет

Продажи НЗП

440

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя Примечание. Счет Фин. Расх. Продажа Фин. Счет определяется в учетной группе работ для данной работы и используется при финансовом учете исходной операции продаж. Пакетное задание, выполняющее финансо* вый учет в НЗП, использует счет Корр. Продаж Работ комбинации общей учетной бизнес *группы и общей учетной товарной группы для данного счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет . Чтобы повысить прозрачность по* тока себестоимости и продаж работ в финансах, рекомендуется создавать учетные группы работ и соответствующие счета Фин. Расх. Продажа Фин. Счет со структурой, используемой в общей настройке учета.

Расчет приемки работы Теперь можно выполнить расчет и учет приемки работы. Чтобы рассчитать сто* имость использования и продажи по работе, которые будут перемещены из НЗП на счета отчета о прибыли и убытках, необходимо: 1. Последовательно выбрать пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Вычислить Знач. Приемки Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период. В данном примере следует оставить эти поля пустыми. 4. Нажать кнопку Ок. В операциях книги работ будет автоматически заполнено поле Сумма для Приемки.

Финансовый учет приемки работы Чтобы выполнить учет рассчитанных сумм использования и продаж по работе на счетах продаж и себестоимости работы отчета о прибыли и убытках в финансах, следует: 1. Последовательно выбрать Пункты Планирование Ресурсов > Работы > Периодич. Задания > Учет Значения Приемки Работ . 2. На вкладке Работа в поле Но. выбрать 8 РМ. 3. На вкладке Работа Книга Операций можно выбрать тип (использование или про* дажа) и учетный период. Оставьте эти поля пустыми. 4. На вкладке Параметры выбрать следующие параметры.

Глава 28. Работы •

441

Метод Учета — здесь можно выбрать учет по отдельной операции работы или по работе в целом. При выборе учета по операции работы, возможен мониторинг каждого учета в окне Работа Книга Операций . Если требуется минимизировать количество операций, для которых выполняется финансовый учет, следует выб* рать параметр учета по всей работе.

Доступны некоторые стандартные описания, которые можно использовать в поле Описание Учета. Чтобы получить дополнительные сведения, обратитесь к интерак* тивной справке по данному полю. •

Учет — этот флажок необходимо установить, если требуется учитывать задание при выборе команд Печать или Просмотр. Внимание. Это пакетное задание учитывается аналогично заданию Фин. Учет Значения НЗП. Если установлен флажок Учет, это пакетное задание будет учтено при выборе командыПечать или Просмотр. Поле Сумма Приемки в операциях работы заполняется автоматически. Поэтому при вы* полнении задания Учет Значения Приемки Работ необходимо убедиться, что рассчитанные сведения верны, до установки флажка Учет.

Если требуется учесть данные операции, необходимо установить флажок Учет. Выбрать команду Просмотр. Теперь можно просмотреть суммы, учтенные в фи* нансах. Просматривая операции книги работ для данной работы, обратите внимание, что поле Сумма Приемки теперь заполнено. 5. Открыть окно Фин. Регистр и просмотрите последнюю операцию, где отражен учет операций на счетах себестоимости НЗП и продаж. Обратите внимание, что данные расходы отнесены на дебет счета Себест. Раб и на кредит счета НЗП Себест. Фин. Счет. Продажи отнесены на кредит счета Продажи Работ и на дебет счета Прод. Нзп. Таким образом, себестоимость и доходы по работам перемещена с балансовых счетов НЗП на счета отчета о прибыли и убыт* ках по себестоимости работ и доходе от работ.

442

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

Глава 29

Управление заказами продажи Эта глава состоит из следующих разделов: • • •

Обзор Настройка функций управления продажами Управление транзакциями продаж, включая следующее: • контракты • заказы продажи • прямые поставки • резервирование товара статус документа • учет заказов

Обзор Качественное обслуживание заказчиков является непременным условием выжива* ния компании. Одним из ключевых факторов, определяющих качество обслужива* ния, является способность компании быстро и точно отвечать на запросы клиентов (например, о цене и сроках доставки товаров). Кроме того, удовлетворение специ* альных требований заказчиков в отношении отгрузки товаров и выставления сче* тов существенно повышает шансы на повторный заказ. В числе типичных требова* ний можно назвать доставку заказов частями или на разные адреса, оплату счетов после доставки заказа, а также выставление счетов сразу за несколько выполнен* ных заказов. Компании также необходимо организовать простую регистрацию данных о тран* закциях продажи. Например, каждый раз при обработке продаж необходимо вы* полнять ряд задач, включая коррекцию баланса клиента и обновление сведений о доступности и количестве товара. Кроме того, может возникнуть потребность хра* нить сведения о заключении сделок каждым продавцом. Поскольку многие аспекты будущего соглашения о продаже обговариваются перед заключением сделки, продавцам может потребоваться возможность записы* вать нужные аспекты соглашения, а затем повторно использовать эти сведения при создании заказа продажи. Несколько блоков системы Microsoft Dynamics NAV обеспечивают возможность эффективной обработки транзакций продажи, предоставляя базовое решение ком* паниям, стремящимся добиться высокого уровня обслуживания клиентов. Далее перечислены эти блоки: Управление заказами продажи . Этот блок включает документы (ценовые пред* ложения, общие заказы и заказы продажи), которые помогают продавцам эффек*

Глава 29. Управление заказами продажи

443

тивно управлять продажами. Данный блок поддерживает частичную отгрузку зака* зов, разделение отгрузки и выставление счетов, а также объединение счетов. Альтернативные адреса поставки Этот блок упрощает обработку заказов прода* жи для клиентов с несколькими альтернативными адресами поставки. Прямые поставки. Этот блок помогает продавцам эффективно обрабатывать за* казы, доставляемые от поставщика к заказчику напрямую, без использования вза* имных финансовых расчетов компании. Менеджеры/Закупщики. Этот блок позволяет получать статистику продаж на уровне отдельного продавца. Агенты по Доставке . Этот блок упрощает управление перевозчиками (агентами по доставке) и сопутствующей информацией. В настоящей главе демонстрируются ключевые функции управления продажа* ми в Microsoft Navision. Главный раздел этой главы посвящен наиболее типичным аспектам обработки торговой сделки. Он охватывает следующие темы: • • • • •

Ценовые предложения, контракты и заказы продажи. Прямые поставки. Резервирования товаров. Статус документа. Учет заказов.

Глава начинается разделом, в котором описывается настройка перечисленных выше блоков. Список пакетных заданий продажи, отчетов и документов продажи содержится в приложении Д. Для получения сведений о типичных процедурах, связанных с выполнением конкретных задач управления продажами, рекомендуется прочитать соответствую* щий раздел справки. Для получения дополнительных сведений о функциях работы с дебиторской задолженностью вMicrosoft Navision рекомендуется обратиться к бло* ку Финансы данной документации.

Настройка функций управления продажами В этой главе описываются различные параметры настройки, определяющие функ* ции управления заказами продажи. Основное внимание уделяется наиболее типич* ным задачам управления продажами и физической обработке, а не финансовым аспектам транзакции продажи. Финансовые аспекты транзакций продаж подробно обсуждаются в документации посвященной финансам. Параметры настройки фун* кций программы, поддерживающих дополнительные операции и задачи продаж (например, скидки счетов, скидки продаж и управление возвратом), обсуждаются в главах, посвященных соответствующим блокам.

Настройка продаж состоит из следующих элементов: Настройка продаж и клиентов . В зависимости от принятых в компании процедур необходимо указать параметры управления различными аспектами транзакций про* даж с помощью программы. Это общие параметры настройки, применяемые ко всем транзакциям продаж, независимо от конкретных товара и клиента. Настройка клиента. Работа с информацией о клиентах является важной частью управления всей торговой и финансовой деятельностью компании. Основные све* дения (имя, адрес и т. д.) и подробные данные (кредитный лимит, выписка счетов,

444

Microsoft Dynamics NA V. Руководство пользователя

условия оплаты и предоставления скидок, валюты, схемы доставки, правила резер* вирования и т. д.) записываются для каждого заказчика в карточке клиента. Настройка учетных групп клиентов определяет связь между конкретным клиен* том и счетами в главной книге. Это осуществляется путем назначения клиента учет* ной группе, для которой затем настраиваются счета балансового отчета и счета при* были и убытков. Настройка продавца . Можно настраивать коды для идентификации и описа* ния продавцов, работающих в компании. Эти коды служат для установления свя* зи между продавцом и производительностью его труда, которая может выражать* ся, например, в количестве обработанных транзакций продажи (заказов, счетов или возвратов).

Настройка Продажи и Маркетинг Для выполнения общих настроек блока Продажи и маркетинг необходимо выпол* нить следующие шаги: 1. Нажать Продажи И Маркетинг > Настройка > Продажи И Клиенты Настройка . Откроется окно Продажи И Клиенты Настройка . Параметры полей на вкладке Общее определяют функции управления заказами продажи в программе. Поле Кредитный Контроль определяет, выдается ли предупреждение о кредите клиента при создании заказа продажи или счета для соответствующего клиента. Предупреждение может выдаваться при просроченной задолженности, ожидаемом кредитном лимите либо при выполнении обоих условий. Флажок в поле Минус-Контроль указывает, что программа должна выводить предупреждение в том случае, если на складе недостаточно товаров для выполне* ния заказа продажи. Предупреждение выдается на основе результатов расчета сум* мы количеств для всех товарных учтенных операций, а также неучтенных строк за* каза продажи с учетом зарезервированных количеств. Флажок в полях Накладная из Счета и Возврат Прих. Накл. на Кр.Ноту указыва* ет, что программа должна автоматически создавать учтенные документы по отгруз* ке и приходные накладные возврата при учете счетов продажи и кредит*нот прода* жи соответственно. Если эти поля не активированы, программа создает только учтенные счета или кредит*ноты. Наличие учтенных документов по отгрузке (при* ходных накладных возврата) необходимо для: • •

использования функциональных возможностей блока Товарные и ОС Издержки ; использования функции автоматической трассировки посылки. (Данный параметр настройки применяется только в тех случаях, когда помимо блока Выставление счетов продаж компания также использует блоки Управле* ние заказами продажи и Управление возвратами продаж.)

Определение и параметры настройки других полей на вкладках Общее и Нумерация окна Продажи и Клиенты Настройка см. в справке программы. Кроме того, поля, определяющие настройку скидок счета и параметры возврата себе* стоимости, описываются далее в разделах Цены продажи и скидки и Управление Возвратами. Поля на вкладке Измерения используются для группировки клиентов и продав* цов в целях составления бюджета и анализа продаж. Эти поля описываются далее в настоящем курсе.

Глава 29. Управление заказами продажи

445

Настройка клиентов Основы настройки клиента можно посмотреть в справочном руководстве програм* мы. Эти сведения не повторяются здесь. Параметры настройки, определяющие счета и скидки строк продажи для конкретных клиентов, а также специальные расценки, описаны далее. Данный раздел посвящен дополнительным параметрам настройки программы, обеспечивающим дальнейшую оптимизацию управления данными клиентов. Эти параметры связаны с функциями программы для управления процессами и данны* ми, относящимися к отгрузке, а также правилами резервирования товаров. Затем следует описание вопросов настройки учетной группы клиента.

Настройка параметров отгрузки Достаточно распространена ситуация, когда клиенту необходимо получать заказы на альтернативные адреса, а не только на основной адрес компании. Например, если клиент является субподрядчиком, ему может б�