Excel 2007 einfach professionell

Excel 2007

Horst-Dieter Radke

Excel 2007

EINFACH PROFESSIONELL

Horst-Dieter Radke CHIP Edition – einfach professionell Excel 2007 © 2007 Smart Books Publishing AG ISBN 978-3-908497-55-4

Lektorat: Peter Filinski, Düsseldorf Korrektorat: Asta Hemmerlein, München Gestaltung: Johanna Voss, Florstadt Satz: Peter Murr Coverdesign: Johanna Voss unter Verwendung eines Fotos von Varadi / F1 ONLINE Druck: Stürtz GmbH, Würzburg

Smart Books Publishing AG Dorfstrasse 147 • CH-8802 Kilchberg www.smartbooks.ch • www.smartbooks.de

Alle Rechte vorbehalten, auch auszugsweise

Inhaltsverzeichnis Excels neue Kleider 7 - Neuer Wein in alten Schläuchen? 7 - Intuitive Kontextmenüs 9 - Optimierte Multifunktionsleiste 11 - Leistungsfähige Bearbeitungs- und Statusleiste 12 - Jim »Knopf« - oder: Wo ist der Lokomotivführer? 15 - Tastaturkommandos 17 - Und sonst? 18

Wie die Zahlen in die Tabelle kommen 23 Daten in Zellen eingeben 23

Von der Tabelle zur Arbeitsmappe 37 - Was ist in der Mappe drin? 37 Bearbeitung »en bloc« 40 - Tabellen verknüpfen 43 - Arbeitsmappen verknüpfen 46

Excel rechnet von allein 51 - Mit Funktionen arbeiten 56 - Richtig Runden mit und ohne Funktionen 61 - Finanzmathematische Funktionen 69

Gestaltung von Inhalten 81 - Zellen formatieren 81 - Tabellen formatieren 93 - Mit Mustervorlagen arbeiten 97

Bilder sagen mehr als Worte 103 - Diagramm im Schnelldurchgang 103 Diagramme nachträglich bearbeiten 107 - Statistiken in Diagrammen darstellen 114

Schwarz auf Weiß 131 - Drucken auf die Schnelle 131 - Drucken – wie gewünscht 134 - Den richtigen Drucker wählen und einstellen 140

Excel im Internet 143 - Tabellen und Diagramme für das Web aufbereiten 143

Excel-Anwendungen automatisieren 153 - Abläufe automatisieren 153 - Mit Excel programmieren 166

Excel kommunikativ 175 - Woher und wohin 175 - Importieren – aber wie? 181 - Excel im Office-Verbund 188

Anhang 197 - Tastenkombinationen  Stichwortverzeichnis 205

Excels neue Kleider

Excels neue Kleider Erfahrene Anwender fanden die benötigten Funktionen in früheren Excel-Versionen meist auf Anhieb. Viele haben sich kürzere Wege über selbst erstellte Makros und Menüleisten geschaffen. Aber wenn etwas Neues gefragt war, dann begann das Suchen und Forschen. Man hatte zwar schon davon gehört oder gelesen, dass es diese oder jene »Fähigkeit« gab – aber wo genau war diese zu finden? Die Wege durch mehrfach verschachtelte Menüs waren zu lang und Eigenschaften in den zahlreichen Symbolleisten nicht immer leicht auszumachen.

Neuer Wein in alten Schläuchen? Mit Office 2007 – im Speziellen hier: mit Excel 2007 – soll das laut Microsoft anders werden. Man hat sich mit den Nöten der Anwender beschäftigt und die Oberfläche so aufgeräumt und eingerichtet, dass alle benötigten Funktionen nur noch wenige Mausklicks voneinander entfernt sind.



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Ob das stimmt? Sehen wir uns die neue Oberfläche doch einmal näher an.

Zumindest die Tabelle selbst sieht mit ihren Zellen noch so aus wie früher.

Die neue Symbolleiste am oberen Rand fällt als Erstes auf. Menüs gibt es nicht mehr, aber das merkt man erst, wenn man das »vermeintliche Menü« einmal anklickt. Dabei entpuppt es sich als Register für verschiedene Symbolleisten, die deutlich umfangreicher ausfallen als beim alten Excel.



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Multifunktionsleisten Microsoft hat den Begriff Multifunktionsleisten (engl. Ribbon) dafür geprägt. Die Funktionen werden darin aufgabenorientiert zusammengestellt. Dadurch sollen kurze Mauswege und in der Folge schnellere Resultate erzielt werden.

Wenn sich die erste Aufregung über die veränderte Situation gelegt hat (»Hier findet man ja nichts wieder!« – erinnern Sie sich an Ihre Jugendzeit, als Sie nach Hause kamen und die Mutter hatte das Zimmer aufgeräumt?) und man sich ein wenig mit der neuen Situation beschäftigt, stellt man schnell fest, dass tatsächlich eine gewisse Effektivitätssteigerung erwartet werden kann. Vorausgesetzt, das richtige Register ist ausgewählt, bietet sich ein schneller Zugriff auf alle Funktionen, die für die augenblickliche Aufgabe benötigt werden. Etwas Unruhe bleibt allerdings, da man nicht auf den ersten Blick erkennt, wie man diese oder jene Funktion erreichen soll, die man früher automatisch und intuitiv aus den Menüs gefischt hat (die Macht der Gewohnheit!). Damit diese Unruhe schnell verschwindet und Sie sich in kürzester Zeit so sicher im neuen Excel bewegen wie im alten, folgen hier einige konkrete Hinweise.

Intuitive Kontextmenüs Ist bei Ihnen der Mittelfinger der rechten (bei Linkshändern der linken) Hand auch kräftiger als etwa der Ringfinger? Dann haben Sie sicherlich oftmals mit den Kontextmenüs gearbeitet. Nein, keine 

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Angst, auf die müssen Sie künftig nicht verzichten – in Office 2007 wurden diese in allen Anwendungen beibehalten. Das Kontextmenü wird jetzt zusammen mit einer Kontextsymbolleiste angezeigt.

Haben Sie eine Zelle oder ein Objekt ausgewählt, so liefert Ihnen ein Klick auf die rechte Maustaste das bekannte und vertraute Kontextmenü und zusätzlich eine kleine Symbolleiste in dem Stil, den Sie aus den älteren Excel-Versionen kennen. Sie müssen also nicht ganz auf Ihre bisherigen Gewohnheiten verzichten.

Es gibt kein zurück! Anders als in den vorangegangenen Versionen kann man in Office 2007-Anwendungen allerdings nicht zur alten Bedienoberfläche zurückschalten. Es gibt keine Einstellung, die das bewirken würde.

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Und noch ein Tipp: Doppelklicken Sie auf den Inhalt einer ausgewählten Zelle, so erscheint darüber, zunächst transparent, eine kleine Symbolleiste. Bewegen Sie den Mauszeiger darauf, so tritt die Symbolleiste deutlich hervor und die darin enthaltenen Funktionen können angewählt werden.

Optimierte Multifunktionsleiste

Ein Doppelklick holt wesentliche Funktionen an das zu bearbeitende Objekt heran.

Das Ziel, dem Anwender genau die Funktionen zur Verfügung zu stellen, die er gerade benötigt, scheint wirklich näher gerückt zu sein. Menüs müssen nicht mehr umständlich und verschachtelt aufgeklappt werden, um eine bestimmte Funktionalität zu erreichen, ein rechter Mausklick oder das richtige Register der Multifunktionsleiste reichen aus. Wenn Sie sich die Multifunktionsleiste genauer ansehen, werden Sie feststellen, dass in der Anordnung der Funktionen dieses Bestreben ebenfalls umgesetzt wurde. Im linken Bereich finden Sie die Funktionen, die zumeist häufiger benötigt werden. In der rechten Hälfte sind diejenigen angeordnet, die eher nicht so häufig gebraucht werden. Die Multifunktionsleiste nimmt jetzt mehr Platz ein als die alten Symbolleisten. Zumindest könnte man das meinen. Wenn man aber Excel-Anwendern alter Schule über die Schulter schaut, dann findet man oft zahlreiche Symbolleisten in unterschiedlicher Zusammenstellung, und die nehmen durchaus nicht weniger Platz in Anspruch. Dafür sind sie im Vergleich aber deutlich unübersichtlicher.

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Wenn Sie jetzt vermuten, dass diese gut ausgestatteten »Ribbons« nur in der größtmöglichen Darstellung eines Excel-Fensters zu sehen und zu gebrauchen sind, dann täuschen Sie sich. Verkleinern Sie doch einfach einmal das Excel-Fenster und beobachten Sie dabei die Veränderungen der Multifunktionsleiste. Multifunktionsleisten passen sich der Darstellungsgröße an.

Zuerst verkleinern sich die Symbole, dann verschwinden immer mehr in den einzelnen Funktionsgruppen. Sie müssen das Fenster sehr weit zusammenschieben, bis nicht mehr alle Inhalte angezeigt werden und zuletzt die Multifunktionsleiste ganz ausgeblendet wird. In derart kleinen Fenstern kann man aber sowieso nicht mehr vernünftig arbeiten.

Leistungsfähige Bearbeitungs- und Statusleiste Relativ unverändert ist die Bearbeitungsleiste geblieben. Sie hat ein anderes Design bekommen – passend zum neuen Excel-Outfit –, aber nur eine neue Funktion. Am rechten Rand gibt es einen Pfeil, mit dem die Bearbeitungsleiste erweitert und wieder reduziert werden kann. Die Erweiterung bezieht sich lediglich auf die Eingabefläche.

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Kaum mehr Funktionen, aber ein moderneres Outfit.

Ganz unscheinbar am unteren Rand gerät die Statusleiste leicht aus dem Blickfeld. Aber bereits in den früheren Versionen barg sie einige hilfreiche Eigenschaften. Die Statusleiste wurde – anders als die Bearbeitungsleiste – runderneuert. Hier hat sich deutlich mehr verändert. Ganz links sehen Sie, welcher Modus eingeschaltet ist. Meist ist der Betriebsmodus aktiv. Mit der kleinen Pfeilschaltfläche daneben können Sie ein Makro starten. Weiter rechts – neben der langen, leeren Fläche – sehen Sie drei kleine Symbole, mit denen Sie die Ansicht umschalten können. Am äußersten rechten Rand finden Sie einen Schieberegler, mit dem Sie das Tabellenblatt stufenlos zoomen können.

Die Statusleiste hat neue Funktionen bekommen.

Kleiner Tipp: Sie schieben den Zoom-Regler hin und her und nichts verändert sich in der Tabelle? Dann ist die Eingabe in der aktivierten Zelle nicht abgeschlossen. In diesem Fall verhindert Excel das Zoomen. Betätigen Sie [Eingabe] (um die Eingabe abzuschließen) oder drücken Sie [Esc] (um die Eingabe zu verwerfen), und sofort funktioniert der Zoom-Regler wieder. Geübte Anwender werden die Informationen über gedrückte Tasten (etwa [Num Lock], [Caps Lock] oder [Scroll Lock]) vermissen. 13

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Egal, wie oft Sie auch drücken, es wird in der Statusleiste nichts mehr angezeigt. Klicken Sie aber mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Statusleiste, so öffnet sich ein Menü mit der Anzeige verschiedener Einstellungen. Die Konfiguration der Statusleiste ist einsehbar.

Sie sehen, welche Einstellungen vorgenommen sind (beispielsweise welche Tasten festgestellt wurden, welcher Modus aktiv ist). Durch Anklicken können Sie diese Einstellungen aktivieren oder deaktivieren. Das geht oft schneller, als wenn Sie spezielle Einstellungsdialoge wählen. Ein rechter, dann ein linker Mausklick – und schon ist die Angelegenheit erledigt. 14

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Richtig interessant wird die Statusleiste, wenn eine Tabelle bereits gefüllt ist. Dann können Sie diese nämlich zu Zwischenrechnungen benutzen, ohne Formeln eingeben zu müssen. Excel zeigt dann in der Statusleiste den Mittelwert, die Anzahl der markierten Zellen und die Summe der Zellinhalte (sofern dort Zahlenwerte vorhanden sind) an. Verlieren Sie also die Statusleiste nicht aus den Augen; sie kann Ihnen sehr nützlich sein. Für schnelle Zwischenergebnisse ist die Statusleiste immer gut.

Jim »Knopf« - oder: Wo ist der Lokomotivführer? Inzwischen dürfte Ihnen das neue Excel schon sehr vertraut vorkommen. Möglicherweise ist Ihnen aber immer noch ein wenig unwohl, weil Sie etwas noch nicht gefunden haben, was im alten Excel eine Reihe wichtiger Funktionen enthielt: das Datei-Menü. Mit dem Datei-Menü ist es wie mit Lukas, dem Lokomotivführer und Lummerland. Von beiden hätten wir nichts erfahren, wenn Michael Ende in seinem berühmten Buch nicht auch Jim Knopf hätte auftreten lassen. So ist das auch mit dem Datei-Menü. :-) 15

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Schauen Sie in die linke obere Ecke über der Multifunktionsleiste. Dort finden Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Symbole für die Funktionen Speichern, Rückgängig, Wiederholen und Drucken sind dort direkt zu erreichen. Ganz wichtig aber ist der große, runde Knopf mit dem Windows-Logo. Ein Klick hierauf, und es öffnet sich das vermisste Datei-Menü, das jetzt aber viel übersichtlicher daherkommt. Das Dateimenü ist da, wo Sie es immer schon gefunden haben: links oben.

Sie finden alles Wichtige aus dem alten Datei-Menü wieder. Einige Funktionen (etwa Seite einrichten) fehlen allerdings. Aber waren diese Funktionen im Datei-Menü eigentlich am richtigen Platz? Für die Arbeit mit Dateien werden Sie sie zukünftig sicher nicht vermissen und dort, wo Sie diese Funktionen benötigen, finden Sie 16

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sie auch wieder – die Funktion Seite einrichten zum Beispiel in der Multifunktionsleiste Seitenlayout. Die Funktionen Vorbereiten und Veröffentlichen beziehen sich jedenfalls direkt auf die gesamte Datei und sie haben hier genau den richtigen Platz. Über Vorbereiten gelangen Sie an den Dialog Eigenschaften. Sie können das Dokument prüfen, Berechtigungen einschränken, eine digitale Signatur erstellen, eine Kompatibilitätsprüfung (zu früheren Versionen) durchführen und – das ist neu – ein Dokument als abgeschlossen kennzeichnen. Über Veröffentlichen legen Sie Ihr Dokument auf einen Dokumentenverwaltungsserver und erstellen daraus eine Internetseite. Ein wichtiger Tipp: Sie finden hier im Datei-Menü einen wichtigen Befehl: den zum Beenden der jeweiligen Anwendung. Sie suchen vergeblich danach? Dann schauen Sie im Datei-Menü-Fenster einmal nach rechts unten. Dort finden Sie – direkt neben den ExcelOptionen – die Schaltfläche Excel beenden.

Tastaturkommandos In einer Sache fürchten Sie aber sicher, Microsoft auf dem falschen Fuß zu erwischen. Die mühevoll gelernten und liebevoll angewendeten Tastaturkommandos, die werden doch sicher nicht mehr funktionieren! Zumindest nicht mehr wie gewohnt. Irrtum. Die meisten Tastaturkommandos funktionieren nach wie vor, und zwar genauso wie in der alten Version. Mit [F1] rufen Sie die Hilfe auf, mit [Alt][F1] 17

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erstellen Sie in Windeseile ein Diagramm, mit [F2] schalten Sie in die Zellenbearbeitung um und so weiter. [Strg][F1] blendet beispielsweise. die Multifunktionsleiste ein und aus.

Selbstverständlich gibt es auch für die Multifunktionsleiste Tastaturkommandos, die spezielle Funktionen aufrufen, ohne dass Sie die Maus nur um einen Millimeter verrücken müssen. Diese finden Sie jedoch nicht wie gewohnt über einen unterstrichenen Buchstaben. Drücken Sie [Alt] und die jeweils gültigen Tastencodes werden direkt in der Multifunktionsleiste eingeblendet.

Die jeweils gültigen Tastaturkommandos können Sie über [Alt] direkt einblenden.

Und sonst? Inzwischen schauen Sie sich im neuen Excel sicher um wie ein geübter Anwender. Und sonst? Mehr ist nicht? Nur ein bisschen Oberflächen-Tuning? Lassen Sie sich nicht täuschen – Excel hat noch mehr zu bieten. Wollen Sie sich das alles auf einmal ansehen? Doch? Na gut, schauen wir uns noch ein paar »Neuigkeiten« an. Die Livevorschau. Die Livevorschau ist eine tolle Sache. Erinnern Sie sich daran, wie mühsam es war, beispielsweise eine passende Schrift für eine Tabelle zu finden, die sich von der Standardschrift abhob und trotzdem gut lesbar war? Bereich markieren – Schrift 18

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­auswählen – Ergebnis im Tabellenblatt ansehen – wieder in die Schriftauswahl und so weiter. Das ist jetzt alles Vergangenheit. Machen Sie einmal den Versuch: 1. Markieren Sie einen beliebigen Bereich in einer Tabelle, der ausreichend Daten enthält. 2. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste (Register Start) die Liste für die Schriftart aus. 3. Zeigen Sie nacheinander auf verschiedene Schriftarten, ohne jedoch eine davon durch Anklicken auszuwählen. Sie sehen das Ergebnis sofort in der Tabelle. Sie müssen nicht immer hin und herwechseln, sondern können die ganze Schriftartliste raufund runtersuchen, bis Sie die passende Schriftart gefunden haben. Diese wählen Sie dann durch einen Mausklick aus. Das hat Sie beeindruckt? Na dann probieren Sie einmal Folgendes aus: 1. Wenn der Bereich in der Tabelle noch markiert ist, gehen Sie gleich zu Schritt 2, sonst formatieren Sie ihn erneut. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste (Register Start) in der Gruppe Formatvorlage auf Zellenformatvorlagen. 3. Zeigen Sie nacheinander auf die verschiedenen Formate im geöffneten Katalog. 19

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Kataloge mit vorgefertigten Designs erlauben zusammen mit der Livevorschau eine schnelle Layoutgestaltung der Tabellen.

Kataloge Kataloge finden Sie an vielen Stellen der Office-Anwendungen. Sie erlauben Ihnen, zusammen mit der Livevorschau, schnell die professionelle Gestaltung von Dokumenten vorzunehmen. Sie suchen aus und sehen sich an, was das ausgewählte Design bewirkt, und erst wenn Sie zufrieden sind, wählen Sie aus. Eben wie in einem Katalog!

Neues Dokumentformat. Microsoft hat mit Office 2007 ein neues Dokumentformat eingeführt, das sogenannte Open XML. Entsprechend wurden auch die Dateierweiterungen (Extensionen) geändert. Bei Excel heißt es nun nicht mehr .XLS, sondern .XLSX. Ein Vorteil soll darin liegen, dass ein Dokument auch dann noch lesbar bleibt, wenn einzelne Bestandteile beispielsweise durch einen Systemabsturz unbrauchbar geworden sind. Darüber hinaus möchte Micro20

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soft eine bessere Austauschbarkeit der Dokumente und eine Standardisierung – ähnlich wie PDF – erreichen. Nicht lesbar sind diese Dateien allerdings für ältere Office-Versionen. Möchten Sie, dass die Excel-Arbeitsmappe, die Sie mit Excel 2007 erstellt haben, auch von anderen Personen, die Excel 2003, Excel 2000 oder sogar noch Excel 97 besitzen, gelesen und bearbeitet werden kann, dann müssen Sie Ihre Arbeit in einem entsprechend kompatiblen Format abspeichern.

Der Austausch mit anderen Excel-Versionen muss über das alte Dokumentformat erfolgen.

Support und Hilfe. Dass Sie mit der Taste [F1] immer noch die Hilfe aufrufen können, habe ich einige Absätze zuvor schon erwähnt. Auch das Fragezeichen ist geblieben – rechts oben unter der Titelleiste. Beides zaubert Ihnen das Hilfe-Fenster auf den Bildschirm, in dem Sie nach Informationen und Ratschlägen suchen können. Vorhanden ist eine Offline-Hilfe, die auf Ihrem Computer abgelegt ist. Sie können beim ersten Start der Hilfe auch eine Online-Funktion aktivieren. Dann sucht die Office-Hilfe immer auf dem Server von Microsoft nach neuen und weiterführenden Informationen. Voraussetzung ist natürlich eine Internetverbindung.

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Ein letzter Tipp in diesem Kapitel: Wollen Sie die Online-Hilfe abschalten (oder später wieder einschalten), dann klicken Sie unten rechts in die Statusleiste des Hilfefensters auf Online bzw. Offline.

Online lernen Es lohnt sich auch, regelmäßig bei Microsoft im Internet vorbeizuschauen. Dort wurde ein Forum für Office 2007 eingerichtet und außerdem werden seit einiger Zeit Online-Kurse (nicht nur für Office 2007) durchgeführt, für die Sie sich anmelden und an denen Sie kostenlos teilnehmen können.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Wie die Zahlen in die Tabelle kommen Eine leere Tabelle ist nicht das Ziel derjenigen, die mit Excel arbeiten. Deshalb beschäftigen wir uns in diesem Kapitel mit der Dateneingabe. Eingaben werden in Excel immer in einer Zelle abgelegt. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um nummerische (Zahlen) oder alphanummerische (Texte) Werte handelt. Vielleicht ist Ihnen das alles schon bekannt, weil Sie Hunderte von Zellen mit Informationen unterschiedlichster Art bestückt haben. Da ich mir aber vorgenommen habe, das Thema Dateneingabe an dieser Stelle gründlich zu behandeln, fange ich trotzdem ganz von vorne an. Was Sie schon kennen, überspringen Sie einfach. Es sollte mich aber wundern, wenn Sie nicht dennoch das eine oder andere entdecken, was Ihnen noch nicht geläufig war.

Daten in Zellen eingeben Damit eine Zelle Daten aufnehmen kann, muss sie ausgewählt sein. Um eine Zelle auszuwählen, klicken Sie einfach in sie hinein. Sie können durch einen Mausklick an eine andere Stelle die nächste

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Zelle auswählen. Alternativ lässt sich der Zellcursor auch mit den Pfeiltasten durch die Tabelle bewegen. Eine ausgewählte Zelle erkennen Sie daran, dass der Rand durch einen kräftigen schwarzen Rahmen hervorgehoben wird. Daten in die Zellen einfügen. Um die Dateneingabe exemplarisch vorzuführen, vollziehen Sie die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung einmal nach: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A1. 2. Schreiben Sie »Text« und drücken Sie [Eingabe]. Der Zellcursor springt eine Zelle weiter, je nach Einstellung nach unten oder rechts. Der Text wurde linksbündig angeordnet. 3. Geben Sie »15,234« ein. Drücken Sie [Eingabe]. 4. Schreiben Sie »15.12.2006« und drücken Sie [Eingabe]. 5. Geben Sie als Letztes »23:59« ein und bestätigen Sie mit [Pfeilnach-unten]. Die letzten drei Eingaben wurden von Excel rechtsbündig angeordnet. Es wurden auch alle Formate erkannt: Text, Zahl mit Nachkommastellen, Datum und Uhrzeit. Es scheint also, dass man sich um den Typ der Information, die man in die Zelle eingibt, nicht groß zu kümmern braucht.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Standard ist Standard Die Vorgabe von Excel für eine Zelle ist immer Standard. Inhalte, die in einer solchen Zelle eingegeben werden, untersucht Excel immer automatisch und ordnet ein passendes Format zu. Legen Sie selbst ein bestimmtes Format für eine Zelle fest, dann kann Excel sich bei der Eingabe schon mal stur stellen und nicht das von Ihnen gewünschte Format benutzen, sondern das der Zelle zugewiesene.

Das Datum 15.12.2006 sieht in einem Feld, das mit dem Format Zahl belegt ist, merkwürdig aus.

Die Dateneingabe beeinflussen. Sie haben gesehen, dass die [Eingabe]-Taste nicht nur die Eingabe abschließt und diese an die Zelle übergibt, sondern auch noch dafür sorgt, dass die nächste Zelle (rechts daneben oder direkt darunter) angesprungen wird. Dieses Verhalten können Sie beeinflussen: 1. Öffnen Sie das Datei-Menü und klicken Sie rechts unten auf den Button Excel-Optionen.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

2. Markieren Sie durch Anklicken in der linken Liste die Option Erweitert. Unter den Excel-Optionen finden sich auch solche, die die Eingabe betreffen.

Hier stehen Ihnen eine ganze Reihe Optionen zur Verfügung, mit denen Sie das Verhalten von Excel bei der Eingabe beeinflussen können. Gleich als Erstes steht die Option Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben. Entfernen Sie hier das Häkchen im Kontrollkästchen, bleibt der Zellcursor nach dem Betätigen der Eingabetaste dort, wo er sich auch zuvor befunden hat. Ist das Häkchen dort aber gesetzt – das ist für den Normalfall unbedingt anzuraten –, dann können Sie in der Auswahl Richtung die Einträge unten, rechts, oben und links bestimmen. Sie steuern damit, in welche Richtung der Zellcursor nach Betätigen der Eingabetaste springen soll. Ziel ist immer die nächste, an die aktuelle Zelle angrenzende Zelle. 26

Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Ein kleiner Tipp: Ist als Richtung unten eingestellt, dann können Sie Excel bewegen, den Zellcursor in die andere Richtung (in diesem Fall nach oben) zu schicken, wenn Sie die [Hochstell]-Taste gedrückt halten, während Sie [Eingabe] drücken. Haben Sie rechts voreingestellt, dann springt der Zellcursor bei [Hochstell][Eingabe] nach links.

In Pfeilrichtung Oft ist es aber so, dass man nur für den Einzelfall eine andere Bewegungsrichtung für den Zellcursor benötigt, als die Einstellung vorgibt. Dann können Sie die Eingabe eines Wertes auch mit einer Pfeiltaste abschließen. Ist etwa die Sprungrichtung des Zellcursors rechts, Sie möchten aber die linke Zelle nach der Eingabe anspringen, so drücken Sie die [Pfeil-nach-unten]Taste, wenn Sie die Eingabe abgeschlossen haben.

Die Option Dezimalkomma automatisch einfügen sollte in der Regel besser deaktiviert bleiben. Sind allerdings lange Zahlenkolonnen mit Nachkommastellen einzugeben, dann ist dies eine interessante Variante. Man gibt einfach die Stellen ohne Komma ein und Excel fügt dieses automatisch hinzu. Der Druck auf die Kommataste entfällt und je mehr Zahlen es sind, umso mehr Zeit können Sie bei der Dateneingabe einsparen. Auch die Tippfehlerquote dürfte sich dadurch erheblich verringern.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Auch die anderen Einstellungen in diesem Bereich sorgen für eine optimale Dateneingabe. Nachfolgend finden Sie einige knappe Erläuterungen zu den wichtigsten Optionen: • Was es mit dem Ausfüllkästchen auf sich hat, erfahren Sie gleich im nächsten Abschnitt. • Die direkte Zellbearbeitung durch Doppelklicken bewirkt, dass Sie nach einem Doppelklick auf eine Zelle nicht in der Bearbeitungszeile über der Tabelle die Bearbeitung vornehmen, sondern direkt in der Zelle. Das Ergebnis ist dasselbe, aber Sie müssen nicht den Blick aus dem Zusammenhang bewegen, der gerade bearbeitet werden soll. • Automatische Prozenteingabe aktivieren funktioniert so ähnlich wie das automatische Einfügen des Dezimalkommas, nur eben mit dem Prozentformat (und -zeichen). • Trennzeichen vom Betriebssystem übernehmen bedeutet, dass Excel mit dem Trennzeichen arbeitet, das bei Ihrem Betriebssystem voreingestellt ist. Wenn Sie aber Tabellen für ein anderes Land erstellen müssen (etwa für die Filiale in England), dann können Sie diese Vorgabe hier vorübergehend ausschalten und das jeweils passende Trennzeichen (zum Beispiel Punkt und Komma vertauscht) festlegen. Daten in Bereiche eingeben. Normalerweise steht für die Eingabe die ganze Tabelle zur Verfügung. Sie können den Bereich aber auch begrenzen. Gehen Sie zur Übung folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie den Bereich B3 bis C8.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

2. Geben Sie eine Zahl ein und schließen Sie mit der [Eingabe]-Taste ab. Excel setzt die Zahl in die erste Zelle des Bereichs, der Zellcursor springt aber – wie voreingestellt – in die nächste Zelle. 3. Geben Sie die nächste Zahl ein, drücken Sie erneut [Eingabe] und wiederholen Sie diesen Schritt. Der Bewegungsspielraum des Zellcursors lässt sich auf einen markierten Bereich begrenzen.

Der Zellcursor bewegt sich nur innerhalb des zuvor markierten Bereichs. Ist die letzte Zelle erreicht, wird wieder in die erste gesprungen. Diese Eingabevariante bietet sich überall dort an, wo Eingaben in zusammenhängende Bereiche gemacht werden. Dazu ein Tipp: Müssen Sie mehrere Bereiche mit Zahlen füllen, die nicht aneinandergrenzen, dann funktioniert die Begrenzung des Zellcursors auf diese Bereiche ebenfalls. Ist der erste Bereich gefüllt, springt der Zellcursor direkt in den nächsten Bereich, danach zum übernächsten und nach dem letzten wieder in den ersten. Nicht zusammenhängende Bereiche markieren Sie, indem Sie [Strg] bei der Markierung der Bereiche gedrückt halten.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Auch nicht zusammenhängende Bereiche können zur gezielten Eingabe genutzt werden.

Bereiche ausfüllen. Wo der Mensch Arbeit sparen kann, da tut er es auch. Wahrscheinlich hätte er es in der kurzen Zeit seit seinem ersten Auftreten in der Evolutionsgeschichte ansonsten auch nicht so weit gebracht, dass er die Erde sogar zeitweise verlassen kann. Übertragen auf Excel bedeutet dies: Wo man sich das Tippen sparen und trotzdem viele Zellen füllen kann, da sollte man dies aus Gründen der Effizienz auch tun. Es gibt einige hilfreiche Varianten, ganze Bereiche auszufüllen, die alle mit dem kleinen Kästchen zusammenhängen, das rechts unten an der Ecke des Zellcursors zu sehen ist. Im allgemeinen Sprachgebrauch der Excel-Anwender nennt man es das »Ausfüllkästchen« – warum, das werden Sie gleich sehen. 1. Tragen Sie in die Zelle B2 eine »3« ein. Betätigen Sie die [Eingabe]-Taste jedoch nicht. 2. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen an und ziehen Sie es bis zur Zelle B10. 3. Sie sehen, es wird nicht nur der Bereich markiert, sondern jede Zelle auch mit der Zahl 3 gefüllt.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Gleiche Inhalte füllen Sie mit der Maus automatisch in weitere Zellen.

Das war aber erst die einfache Übung. Machen Sie folgendermaßen weiter: 4. Setzen Sie den Zellcursor durch einen Mausklick in Zelle C2. 5. Geben Sie dort eine »4« ein und bestätigen Sie mit [Eingabe]. 6. Sollte der Cursor nicht nach unten in Zelle C3 gesprungen sein, so setzen Sie ihn bitte dort hin. Geben Sie dort eine »5« ein. 7. Markieren Sie die Zellen C2 bis C3. 8. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle C10. Jetzt hat Excel den Bereich nicht mit gleichen Zahlen gefüllt, sondern eine Reihe gebildet. Aus den beiden Zahlen 4 und 5 hat Excel abgeleitet, dass es mit 6, 7, … weitergehen soll. Überschreiben Sie die 5 in Zelle C3 mit 6 und wiederholen Sie die letzten beiden

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Schritte (6–7). Schon wird die Reihe verändert, weil Excel die Differenz zwischen 4 und 6 erkannt hat. Excel analysiert unterschiedliche Zellinhalte und bildet Reihen.

Wir sind noch nicht am Ende dieser Technik angelangt: 9. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle D2. 10. Geben Sie die Formel »=B2*C2« ein. 11. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle D10. Sie sehen – Excel überträgt auch Formeln in die markierten Bereiche und passt dabei gleich die Bezüge an. Aus dem Bezug B2 wird in Zelle D3 der Bezug B3 und so weiter. Man spricht in diesem Zusammenhang von einem relativen Bezug. Ein relativer Bezug verändert sich beim Kopieren in andere Zellen demnach relativ zu seiner Position. 32

Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Formeln werden ebenfalls in den markierten Bereich kopiert und relative Bezüge dabei korrekt angepasst.

Reihen bilden. Wahrscheinlich haben Sie jetzt Blut geleckt. Die bereits gezeigten Beispiele eröffnen für die schnelle und effektive Dateneingabe bereits einige Möglichkeiten. Wenn Sie aber glauben, damit sei auch schon das Ende der Fahnenstange erreicht, dann haben Sie sich geirrt. Für den Anfang zunächst ein weiteres einfaches Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle A2. 2. Geben Sie »Januar« ein. 3. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle A10. Sie sehen, dass Excel den markierten Bereich mit den folgenden Monatszahlen (bis September) gefüllt hat. Genauso funktioniert es auch mit Uhrzeitangaben: 33

Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle E2. 2. Geben Sie »8:00« ein und drücken Sie [Eingabe]. 3. Geben Sie »9:00« ein. 4. Fassen Sie mit dem Mauscursor das Ausfüllkästchen und ziehen Sie den Bereich bis Zelle E10. Wie schon bei einfachen Zahlen werden die Uhrzeiten in den markierten Zellen fortgesetzt. Verändern Sie die Uhrzeiten folgendermaßen: 08:15 und 09:15, und Sie werden sehen, auch das macht Excel mit. Dann setzen Sie die Uhrzeit in Zelle E3 auf 09:30, markieren E2 bis E3 und ziehen am Ausfüllkästchen bis E10. Auch hierbei reagiert Excel korrekt und addiert jeweils 75 Minuten zur vorhergehenden Uhrzeit hinzu.

Auch Monatsangaben und Uhrzeiten bereiten Excel beim Ausfüllen von Reihen keine Probleme.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Sie müssen lange experimentieren, bis Sie eine Reihe finden, die Excel nicht automatisch vervollständigen kann. Alles, was wir bisher gemacht haben, geht auch ohne Ausfüllkästchen. Sie finden in der Multifunktionsleiste (Register Start) in der Gruppe Bearbeiten ein kleines Symbol (Pfeil nach unten), das aufgeklappt einige Varianten von Ausfülloptionen anbietet. Die Richtungsangaben sind selbsterklärend und sollen hier nicht weiter ausgeführt werden. Was interessant und neu ist, ist der Menüeintrag Reihe. Was man damit machen kann, zeigt ein abschließendes kleines Beispiel: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle F1. 2. Geben Sie eine »1« ein und drücken Sie [Eingabe]. 3. Markieren Sie mit der Maus den Bereich F2:F10. 4. Klappen Sie in der Multifunktionsleiste in der Gruppe Bearbeiten das Menü Füllbereich auf und wählen Sie Reihe. 5. Markieren Sie bei Typ Geometrisch und tragen Sie bei Inkrement »3« ein. 6. Bestätigen Sie mit OK.

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Wie die Zahlen in die Tabelle kommen

Auch zu geometrischen Reihen lässt sich Excel überreden.

Wenn Sie sich den Dialog Reihe näher anschauen (für altgediente Excel-Füchse: Dieser Dialog hat sich seit Excel 5.0 nicht verändert), erkennen Sie schnell, dass auch Datumsreihen flexibel angepasst werden können und dass Trendreihen nur einen Mausklick weit entfernt sind. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, sollten Sie in der Lage sein, eine Excel-Tabelle effektiv mit Daten zu füllen. Ich hoffe, auch die fortgeschrittenen Excel-Anwender konnten noch etwas Neues erfahren , und wenn nicht, dann können Sie wenigstens behaupten, dass Sie zu den wenigen gehören, die Excel wirklich gut kennen.

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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe

Von der Tabelle zur Arbeitsmappe Excels Konzept geht über die einer einzelnen Tabelle hinaus. Eine Arbeitsmappe enthält standardmäßig bereits drei leere Tabellen (oder mehr beziehungsweise weniger, wenn Sie die Voreinstellungen ändern). Diese Tabellen können komfortabel und effizient miteinander verknüpft werden. Wenn Sie dieses Kapitel durchgearbeitet haben, werden Sie das Arbeitsmappenkonzept verstehen und für eigene Anwendungen nutzen können.

Was ist in der Mappe drin? Eine neu geöffnete, noch leere Excel-Arbeitsmappe enthält, je nach Voreinstellung, eine oder mehrere leere Tabellen. Sie erkennen dies, wenn Sie an das untere Ende der Tabelle schauen. Direkt über der Statusleiste finden Sie die Register für die einzelnen Tabellen.

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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe

Neue Tabellen für die Arbeitsmappe Um eine weitere Tabelle in die Arbeitsmappe einzufügen, klicken Sie auf das kleine, ganz rechts stehende Registerblatt mit dem Arbeitsmappensymbol oder Sie nutzen die Tastenkombination [Umschalt][F11].

Neben Tabellen kann eine Arbeitsmappe natürlich auch noch andere Objekte enthalten, wie etwa Diagrammblätter. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie in dem Kapitel Bilder sagen mehr als Worte. Blattschiebereien. Tabellen (oder andere Arbeitsmappenobjekte) müssen nicht dort platziert bleiben, wo Excel sie ursprünglich einfügt hat. 1. Klicken Sie ein Register an und halten Sie die Maustaste gedrückt. An den Mauscursor hängt sich ein kleines Dokumentsymbol und links oberhalb vom Register ist ein schwarzes Dreieck zu sehen. 2. Ziehen Sie das Register nun bei gedrückter Maustaste nach links oder rechts und lassen Sie die Maustaste an der jeweils gewünschten Stelle los. Das Tabellenblatt wird nun an der neuen Position eingefügt. Die Reihenfolge wurde verändert.

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Von der Tabelle zur Arbeitsmappe

Voreinstellungen anpassen. Haben Sie so viele Tabellen in der Arbeitsmappe, dass diese nicht mehr auf einmal dargestellt werden können, dann erhalten Sie eine Übersicht über die Arbeitsblätter, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die kleinen Schaltflächen links von den Registern klicken. Es öffnet sich eine Liste, die alle vorhandenen Arbeitsblätter der Arbeitsmappe (Tabellen, Diagramme) anzeigt. Mit einem Mausklick auf einen Eintrag in der Liste wählen Sie die Tabelle aus, die aktiv im Vordergrund stehen soll. Die aktive Tabelle lässt sich über die Liste per Mausklick auswählen.

Um die Voreinstellung, wie viele Blätter in neuen Arbeitsmappen enthalten sein sollen, anzupassen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Office-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 2. Aktivieren Sie links in der Navigationsleiste die Option Häufig verwendet. 3. Unter der Optionsgruppe Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen stellen Sie bei Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen die Zahl 39

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ein, die für Sie infrage kommt. Mit den kleinen Pfeilschaltflächen rechts neben der Zahl können Sie hoch- oder runterzählen. Selbstverständlich können Sie die Zahl dort auch direkt eingeben. Was in den neuen Arbeitsmappen drin ist, bestimmen Sie.

Sie können hier auch Schriftart, Schriftgrad und Standardansicht für die Arbeitsmappen als Voreinstellung festlegen.

Ändern der Farbpalette Wenn Ihnen das »Babyblau« von Excel nicht gefällt, dann stellen Sie in der Optionsgruppe Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel bei Farbschema eine andere Farbe (zum Beispiel silber) ein.

Sie erreichen die Excel-Optionen übrigens auch über die Tastenkombination [Alt][D] und [I].

Bearbeitung »en bloc« Dass in einer Arbeitsmappe verschiedene Blätter aufbewahrt werden können, ist nicht wirklich das Besondere. Das können Sie mit einem einfachen Schnellhefter auf Ihrem Schreibtisch auch. Interessanter ist, dass die in einer Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen auch gemeinsam bearbeitet werden können. 40

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Tabellen gruppieren. Zunächst müssen Sie die Tabellen gruppieren. Um das folgende Beispiel nachvollziehen zu können, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe öffnen, die mindestens fünf Tabellen enthält. 1. Klicken Sie auf das Register der ersten Tabelle. 2. Halten Sie die [Hochstell]-Taste gedrückt und klicken Sie auf das Register der fünften Tabelle. Sie erkennen nun, dass alle Tabellen markiert sind. Jeden Eintrag in eine Zelle der Tabelle finden Sie nun auf allen markierten Tabellen identisch wieder. Um diese Gruppierung wieder aufzulösen, müssen Sie lediglich ein beliebiges Register anklicken. Gruppierung bearbeiten. Legen Sie eine einfache Tabelle wie in der folgenden Abbildung an. Klicken Sie dann auf ein beliebiges Register und prüfen Sie dann alle Arbeitsblätter. Sie finden die Eingabe überall wieder. Einmal eingegeben – fünfmal vorhanden. Gleiche Eingaben für mehrere Tabellen lassen sich durch Gruppierung vereinfachen.

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Bevor Sie neu gruppieren, um Formatierungen vorzunehmen, sollten Sie die Register mit aussagekräftigen Namen versehen: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das erste Register. 2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umbenennen. 3. Überschreiben Sie den Registertitel, der automatisch markiert wurde, mit der gewünschten Bezeichnung. 4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der [Eingabe]-Taste. Gleichermaßen verfahren Sie mit allen anderen Registern. Dann gruppieren Sie die fünf Tabellen neu und nehmen die nötigen Formatierungen vor, um die Tabelle präsentabel zu gestalten. Zum Abschluss fügen Sie noch eine Formel hinzu: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C8. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Start in der Gruppe Bearbeiten auf das Summensymbol. 3. Markieren Sie die Zellen C4 bis C7 mit der Maus. 4. Bestätigen Sie mit der [Eingabe]-Taste.

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5. Kopieren Sie die Formel in die angrenzenden Felder D8 und E8 (sehen Sie dazu gegebenenfalls im Kapitel 2 Wie die Zahlen in die Tabelle kommen nach). Die Formel zum Summieren von Feldern klicken Sie mit der Maus zusammen.

Lösen Sie die Gruppierung wieder auf und tragen Sie auf den ersten vier Tabellen Zahlen ein, um die Funktionalität zu testen.

Tabellen verknüpfen Die fünfte Tabelle soll zur Auswertung der vier ersten Tabellen dienen. Aktivieren Sie nun dieses Tabellenblatt und verfahren Sie wie folgt: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste Start in der Gruppe Bearbeiten auf das kleine schwarze Dreieck neben dem Summensymbol. 3. Wählen Sie den Eintrag Mittelwert aus der Liste aus.

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4. Klicken Sie nun das Register der ersten Tabelle an. 5. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und drücken Sie die Tasten [Hochstell][;]. 6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5 ebenfalls für die zweite und dritte Tabelle. 7. Klicken Sie nun das Register der vierten Tabelle an. 8. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4 und bestätigen Sie mit der [Eingabe]-Taste. Excel errechnet den Mittel­ wert über alle Tabellen hinweg.

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Excel ermittelt nun den Mittelwert aus der Zelle C4 über alle Tabellen hinweg. Sie können nun diese Formel in die restlichen Felder kopieren. Zuvor sollten Sie die Formel aber kurz näher betrachten. =MITTELWERT(’2003’!C4;’2004’!C4;’2005’!C4;’2006’!C4) Um die Formel kümmern wir uns hier einmal nicht (das kommt im nächsten Kapitel). Wichtiger sind die Bezüge. • In einfache Anführungszeichen eingeschlossen steht der Name des Tabellenblattes. Diese Anführungszeichen entfallen, wenn es sich eindeutig um einen Text handelt. Beim Bezug auf das Tabellenblatt Statistik sind diese Anführungszeichen also nicht nötig: =Statistik!C4 • Mit dem Ausrufezeichen wird die Zelle (C4) vom Tabellenblatt abgegrenzt. Mit diesem Wissen können Sie nun auch Bezüge innerhalb einer Arbeitsmappe herstellen, ohne zwischen den Registern wechseln zu müssen. Manchmal geht das einfach schneller über die Tastatur. Über die Ausfülloptionen ist auch eine über mehrere Tabellen gehende Formel schnell kopiert.

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Arbeitsmappen verknüpfen Mit diesem Wissen denken Sie nun künftig dreidimensional – und nicht mehr nur in zwei Dimensionen (Zeilen und Spalten). Arbeitsmappenübergreifende Bezüge erstellen. Sie können aber auch noch einen Schritt weitergehen und mehrere Arbeitsmappen miteinander verknüpfen. Speichern Sie die bisher benutzte Arbeitsmappe und lassen Sie die Mappe geöffnet. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an.

Mehrere Arbeitsmappen anzeigen Um alles besser überblicken zu können, sollten Sie die Arbeitsmappen gleichzeitig im Excel-Fenster anzeigen. Dazu klicken Sie in der Multifunktionsleiste Ansicht in der Gruppe Fenster auf Alle anordnen, wählen im Dialog Fenster anordnen die Option Überlappend und klicken auf OK.

Arbeitsmappen-Fenster können unterschiedlich im Excel-Fenster angeordnet werden.

Erstellen Sie eine neue Tabelle entsprechend der folgenden Abbildung.

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Diese Tabelle soll nun aus einer anderen Arbeitsmappe gefüllt werden.

Sie werden nun diese Tabelle mit den Werten aus der anderen Arbeitsmappe füllen, ohne dass Sie dazu die Zahlen noch einmal eintippen müssen.

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Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Zellcursor in die Zelle C4. 2. Geben Sie ein Gleichheitszeichen »=« ein. 3. Wechseln Sie zur Quellarbeitsmappe und aktivieren Sie die Zelle C8 auf dem Register 2003. 4. Bestätigen Sie die [Eingabe]-Taste. 5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle anderen Zellen. 6. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter dem Namen Umsatz ab (sie wird für folgende Übungen noch benötigt). Bezüge über mehrere Arbeitsmappen sind immer absolut.

Leider sind die Bezüge über mehrere Arbeitsmappen in Excel immer absolut, sodass hier ein Kopieren der Formeln nicht infrage kommt. Wenn Sie die Formeln näher untersuchen, dann werden Sie feststellen, dass der Bezug den Arbeitsmappennamen in eckigen Klammern enthält. Ein vollständiger Bezug auf eine Zelle (über Arbeitsmappen hinweg) lautet also: =[Dateiname]Tabellenname!Zelle(n)

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Die Werte werden aus der anderen Arbeitsmappe geholt.

Vor- und Nachteile. Diese Art von Datenübernahme – selbst über unterschiedliche Arbeitsmappen hinweg – bringt einige Vorteile: • Tippfehler entfallen. Es werden in beiden Arbeitsmappen identische Werte benutzt. • Änderungen werden sofort realisiert. Es müssen also bei geänderten Werten nicht zwei Arbeitsmappen gepflegt werden. Allerdings soll auch eine Problematik nicht verschwiegen werden: Wenn eine Arbeitsmappe verschoben wird, dann funktioniert der Bezug nicht mehr. Für die Arbeit mit der Tabelle Umsatz muss die Quelldatenbank übrigens nicht geöffnet sein. Die Daten werden automatisch aktualisiert. Eventuell müssen Sie die automatische Aktualisierung von 49

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Hyperlinks aktivieren, um von dieser automatischen Aktualisierung profitieren zu können. Das hängt von Ihren Einstellungen im Windows-Sicherheitscenter ab. Sie verstehen nun das Excel-Arbeitsmappenkonzept und sind in der Lage, auch arbeitsmappenübergreifend mit Excel zu arbeiten.

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Excel rechnet von allein

Excel rechnet von allein Eingebaute Funktionen lassen sich schnell in Tabellen und Formeln integrieren. Warum keine Berührungsängste notwendig sind, zeigt Ihnen dieses Kapitel. Der Aufbau einer Formel und der Einsatz des Funktionsassistenten wird ausführlich beschrieben und erklärt. Aufgrund ausgewählter Funktionen erlernen Sie, den praktischen Einsatz in Ihren Tabellen effektiv zu planen und umzusetzen. Formeln eingeben. Zellen können beliebige Inhalte aufnehmen. Excel versucht zu erkennen, ob es sich um Texte, Zahlen oder Formeln handelt, und reagiert entsprechend. Formeln richtig schreiben. Eigentlich ist es ganz einfach: Eine Formel erkennt Excel immer in dem Fall automatisch, wenn ein Gleichheitszeichen am Anfang steht. Dann versucht das Programm, die dahinterstehende Berechnung, die aus Bezügen, Zahlen und Bereichen bestehen kann, auszuführen.

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Excel rechnet von allein

Excel reagiert auf ein Gleichheitszeichen und versucht, alle Angaben dahinter zu berechnen.

Allerdings muss das, was hinter dem Gleichheitszeichen steht, auch zu berechnen sein. Schreiben Sie etwa =(Zahl1+Zahl2)*5 dann reagiert Excel in der Zelle mit der Fehlermeldung #Name?, weil es die beiden Textbegriffe Zahl1 und Zahl2 nicht addieren kann. Excel versucht zwar, Bereiche in der Tabelle mit diesen Namen zu entdecken, findet aber keine, wenn diese nicht zuvor angelegt wurden. So kann Excel nicht rechnen – zumindest nicht ohne weitere Vorbereitung.

Mit Bereichsnamen arbeiten. Sie können Bereiche aber durchaus auch eindeutig benennen. Das funktioniert ganz einfach: 1. Setzen Sie den Zellencursor in die Zelle, die einen Bereichsnamen erhalten soll. Schreiben Sie einfach eine Bezeichnung in das Namenfeld.

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2. Schreiben Sie in das Namenfeld einen beliebigen Namen und schließen Sie Ihre Eingabe mit der [Eingabe]-Taste ab.

Excel rechnet von allein

Jetzt können Sie die Namen auch in der Formel verwenden. Mit »bekannten« Namen rechnet Excel also auch.

Regeln für Namen • Das erste Zeichen muss immer ein Buchstabe, ein Unterstrich oder ein umgekehrter Schrägstrich sein. • Alle weiteren Zeichen können auch aus Ziffern oder Punkten bestehen. • Auch einzelne Buchstaben kommen als Name infrage, mit Ausnahme von »c«, »C«, »r« oder »R«. • Leerzeichen sind nicht erlaubt. Als Alternative kann der Unterstrich »_« benutzt werden. • Zellbezüge (zum Beispiel A1 oder $B$2) sind nicht erlaubt. • Die Länge eines Namens darf maximal 255 Zeichen betragen. • Groß- und Kleinbuchstaben können benutzt werden. Excel kann sie aber nicht unterscheiden. »Kosten« oder »KOSTEN« sind für Excel identische Namen und können so nicht zweimal eingesetzt werden.

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Excel rechnet von allein

Funktionen in Formeln. Auch Funktionen können in Formeln eingesetzt werden. Auch hier gilt: Ob Groß- oder Kleinbuchstaben benutzt werden, spielt für Excel keine Rolle. Aber die Schreibweise der Funktion muss vollständig sein. Eine der gängigsten Funktionen ist SUMME. Sie können »Summe«, »SUMME«, »SUMme« oder »summe« schreiben – aber nicht »SUM« oder »SUMM«. Dann weiß Excel nicht, was es machen soll, und reagiert mit einer Fehlermeldung. Manchmal steht auch nur die Funktion als Formel da. Auch dann darf das Gleichheitszeichen nicht fortgelassen werden. Excel vermutet sonst einen Text – und berechnet nichts. Funktionen vereinfachen Berechnungen in Formeln.

Operatoren in Formeln. Zur Berechnung der Formeln werden noch die Operatoren benötigt. Zur Verfügung stehen mathematische Operatoren, Vergleichsoperatoren, Bezugsoperatoren und (Text) Verkettungsoperatoren.

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Excel rechnet von allein

Operator

Gruppe

Bedeutung

Beispiel

+ (Plus)

Mathem.

Addition

3+4

- (Minus)

Mathem.

Subtraktion

4-3

* (Stern)

Mathem.

Multiplikation

3*4

/ (Schrägstrich)

Mathem.

Division

4/2

% (Prozent)

Mathem.

Prozent

4%

^ (Caret)

Mathem.

Potenzierung

4^2

=(Gleichheitsz.)

Vergleich

Zielwert

A1=B1

> (Größer)

Vergleich

Größer als

A1>B1

< (Kleiner)

Vergleich

Kleiner als

B1
>= (Größer-

Vergleich

Größer oder gleich als

A1>=B1

<= (Kleiner gleich)

Vergleich

Kleiner oder gleich

B1<=A1

<> (Ungleich)

Vergleich

Ungleich

A1<>B1

& (Kaufm. Und)

Textverket-

Verbindet zwei Werte zu

»Jagd« & »wild«

tung

einem zusammenhän-

gleich)

genden Textwert : (Doppelpunkt)

Bezug

Bezug auf die Zellen

A1:B10

zwischen zwei Bezügen ; (Semikolon)

Bezug

Verbindungsoperator,

SUMME(A1:A3;B2:

verbindet mehrere Be-

B9;D3:D5)

züge in einem Bezug (Leerschritt)

Bezug

Schnittmengenoperator

A1:A3 B1:B3

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Mit Funktionen arbeiten Excel besitzt eine Vielzahl an eingebauten Funktionen. Viele Berechnungen können damit schneller und effektiver, vor allem aber einfacher und bequemer durchgeführt werden. Deshalb beschäftigt sich der Hauptteil dieses Kapitels mit dem Einsatz und der exemplarischen Erläuterung einiger ausgewählter Funktionen. Die Funktionsgruppen In Excel werden die Funktionen verschiedenen Gruppen zugeordnet: • Finanzmathematik • Datum & Zeit • Mathematik & Trigonometrie • Statistik • Matrix • Datenbank • Text • Logik • Information • Konstruktion (technische Funktionen) • Cube Arbeitet man in einem bestimmten Fachgebiet, ist diese Zuordnung eine hilfreiche Sache, da die Vielzahl an Funktionen deutlich eingegrenzt und so der Überblick erleichtert wird. In der Gruppe Alle sind sämtliche in Excel enthaltenen Funktionen wiederzufinden. 56

Excel rechnet von allein

Funktionen manuell eingeben Eine Funktion setzen Sie ein, indem Sie die Funktion in die Zelle schreiben (Gleichheitszeichen nicht vergessen) und die notwendigen Parameter mit Zahlen oder Bezügen versehen. Es gibt auch einige Funktionen ohne Parameter, wie beispielsweise die Funktionen HEUTE und JETZT, die das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit wiedergeben.

Klammern nicht vergessen Auch wenn keine Parameter benötigt werden, die Funktion muss immer mit Klammern versehen werden. Leere Klammern sagen Excel immerhin, dass es sich um eine Funktion handelt. Sonst versucht Excel, einen Bereich zu finden, und scheitert, wenn es diesen Bereich nicht gibt. Die Funktion HEUTE wird also folgendermaßen in einer Zeile eingesetzt: =HEUTE() Geben Sie eine Funktion ein, versucht Excel, diese bereits ab dem ersten Buchstaben zu identifizieren, und bietet Ihnen eine Liste zur Auswahl an. Diese Funktionalität nennt Microsoft AutoAusfüllen und ist immer dann eine große Hilfe, wenn man die Funktionen kennt und den Tippaufwand reduzieren möchte.

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Excel rechnet von allein

AutoAusfüllen hilft Tipparbeit sparen.

Sie können die Funktion auch direkt mit den Pfeiltasten auswählen. Drücken Sie dann die [Tab]-Taste und Excel schreibt die Funktion in die Zelle und setzt sofort die öffnende Klammer dahinter. Sie können jetzt die Parameter angeben. Vergessen Sie dabei die schließende Klammer nicht. Mit dem Funktionsassistenten arbeiten. Besser ist es aber, mit dem Funktionsassistenten zu arbeiten. Sie haben dann nicht nur Zugriff auf alle Funktionen, sondern können auch direkt zu jeder Funktion auf eine Hilfe aus der Funktionen-Referenz zugreifen. Außerdem hilft Ihnen der Assistent bei der Zusammenstellung der Parameter. Das Beste ist, diese Arbeitsweise einfach auszuprobieren: 1. Tragen Sie in die Spalte A einer leeren Tabelle einige Zahlen ein (zehn Stück). 2. Kontrollieren Sie, ob der Zellencursor in A11 steht. Gegebenenfalls setzen Sie ihn dort hinein. 3. Öffnen Sie in der Multifunktionsleiste Start in der Gruppe Bearbeiten die Liste beim Summensymbol und wählen Sie daraus die Option Weitere Funktionen. 58

Excel rechnet von allein

4. Wählen Sie im Dialog Funktion einfügen die Kategorie Statistik aus. 5. Drücken Sie die Taste [M]. Die erste Funktion, die mit M beginnt wird daraufhin angesprungen. 6. Drücken Sie so lange [Pfeiltaste-nach-unten], bis Sie die Funktion Median erreicht haben, und bestätigen Sie die Auswahl mit OK. Funktionen lassen sich im Assistenten schnell aufspüren.

7. Der Funktionsassistent versucht nun, den Auswertungsbereich zu erkennen, was insbesondere dann gelingt, wenn die Zelle mit der Formel/Funktion direkt unter oder neben dem Bereich steht. Ansonsten markieren Sie den Bereich mit der Maus – er wird automatisch in das Eingabefeld bei Zahl1 übernommen. Bestätigen Sie abschließend mit OK. 59

Excel rechnet von allein

Die Funktionsargumente werden automatisch ermittelt oder können mit der Maus direkt in der Tabelle markiert werden.

Mehr oder weniger gleich läuft die Arbeit auch mit anderen Funktionen im Assistenten ab. Manchmal sind mehrere Parameter anzugeben und – wie schon gesagt – manchmal sind auch keine nötig. Eine schnelle Art und Weise, den Funktionsassistenten aufzurufen, ist ein Klick auf das Funktionssymbol direkt neben der Eingabezeile in der Bearbeitungsleiste. Einen vollständigen Überblick über alle Funktionen zu geben, ist in einem Buch mit begrenztem Umfang ein aussichtsloses Unterfangen. Und es ist eigentlich auch nicht notwendig, da die OnlineFunktionsreferenz durchaus hilfreich ist. Klicken Sie im Funktionsassistenten auf den Link Hilfe für diese Funktion, so öffnet sich das Hilfefenster mit den gewünschten Referenztexten – Sie müssen gar nicht erst lange danach suchen.

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Excel rechnet von allein

Auf den folgenden Seiten dieses Kapitels wird Ihnen aber anhand ausgewählter Themen die Arbeit mit Funktionen vorgestellt, sodass Ihnen nach Durcharbeitung dieser Seiten auch die Arbeit mit den anderen Funktionen nicht (mehr) schwerfällt.

Richtig Runden mit und ohne Funktionen Excel rechnet genau, auch wenn es manchmal nicht so aussieht. Vierzehn Nachkommastellen berücksichtigt Excel, wenn Sie nichts anderes einstellen oder vereinbaren. Bereits über die Formatierung können Sie Excel anweisen, eine zu lange Zahl zu runden. Darüber hinaus gibt es auch Funktionen zum Runden. Gerundet wird überdies nicht nur hinter, sondern auch vor dem Komma und wenn Sie wollen, rundet Excel sogar komplexe Zahlen. Runden durch Formatierung. Legen Sie keine spezielle Formatierung fest, so zeigt Excel bis zu 13 Nachkommastellen an. Alles dahinter wird einfach abgeschnitten. Eine Rundung nach der 14. Stelle findet also nicht statt. Grenzen Sie die Anzeige der Nachkommastellen jedoch ein, so rundet Excel ab der ersten Stelle, die nicht mehr angezeigt werden soll, auf oder ab. Legen Sie zum Beispiel zwei Nachkommastellen fest, so betrachtet Excel den Rest der Zahl ab der dritten Stelle und rundet entsprechend. Dies führt manchmal zu überraschenden Ergebnissen, etwa dann, wenn Sie Prozentwerte oder Währungsbeträge addieren und dann bei der Summenbildung der Gesamtbetrag der einzelnen Werte und die von Excel errechnete bzw. die angezeigte Summe voneinander abweichen.

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Excel rechnet von allein

Die gleichen Zahlen, die gleiche Formel – nur anders formatiert.

Ist Ihnen dieser Effekt nicht recht, so können Sie vorbeugen und festlegen, dass nur mit den angezeigten Werten (und Stellen) gerechnet werden soll. 1. Öffnen Sie das Office-Menü und klicken Sie auf die Schaltfläche Excel-Optionen. 2. Markieren Sie in der linken Navigationsleiste den Eintrag Erweitert. 3. Suchen Sie rechts die Gruppe Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Genauigkeit wie angezeigt festlegen.

Auf Wunsch rechnet Excel nur mit den Nachkommastellen, die auch angezeigt werden.

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Excel rechnet von allein

Haben Sie Genauigkeit wie angezeigt eingestellt, so wird tatsächlich nur mit den sichtbaren Nachkommastellen gerechnet. Alle Stellen, die nicht sichtbar sind, spielen keine Rolle mehr. Allerdings kann dies zu Problemen führen. Insbesondere beim Weiterrechnen mit multiplizierten Werten, die mehrere Nachkommastellen haben, können Unstimmigkeiten mit den ermittelten Summen auftreten. Außerdem gilt diese Einstellung für die gesamte Arbeitsmappe – was nicht immer erwünscht ist. In beiden Fällen ist es besser, das Runden den Funktionen zu überlassen. Runden mit Funktionen. Excel stellt einige Funktionen zum Runden von Zahlen zur Verfügung. Sie finden diese innerhalb der Gruppe der mathematischen Funktionen. Die meisten funktionieren nach folgendem Schema: =Runden-Funktion (Zahl;Stellen) Der erste Parameter der Funktion stellt die Zahl oder den Bezug auf eine Zahl dar. Der zweite Parameter gibt an, auf wie viele Stellen nach (oder vor) dem Komma gerundet werden soll. Einige Funktionen wie GANZZAHL, GERADE, UNGERADE kommen mit einem Parameter aus. Eine Angabe der Stellen ist dann nicht nötig.

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Funktionen beeinflussen das Rundungsverhalten in unterschiedlicher Weise.

Die Auswirkung der Funktionen zum Runden und das Runden über Formatierung erkennen Sie in der Abbildung genau.

Rechnen in Funktion Selbstverständlich können Sie in den Funktionen auch rechnen. Sollen beispielsweise zwei Zahlen addiert werden, bei denen Nachkommastellen vorkommen können, dann übergeben Sie diese Rechenformel einer RUNDEN()-Funktion. =RUNDEN(A1+B1;2). Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet.

Runden mit Komma und Punkt. Das Thema Runden hört nicht mit den Nachkommastellen auf. Es gibt einige Situationen, in denen das Runden auch vor dem Komma erwünscht ist. In anderen Fällen ist das Weglassen von Stellen sinnvoller.

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Excel rechnet von allein

Sie möchten eine Zahl auf Zehner-, Hunderter- oder Tausenderstellen vor dem Komma runden? Kein Problem! Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Fügen Sie in die entsprechende Zelle die RUNDEN-Funktion ein; am besten mit dem Funktionsassistenten. 2. Den zweiten Parameter geben Sie mit einem Minuszeichen ein: »-1« für Zehner-, »-2« für Hunderter- und »-3« für die Tausenderstellen-Rundung. Excel rundet auch auf glatte Zehner, Hunderter und Tausender.

Das Runden auf glatte Zehner, Hunderter usw. ist eine feine Sache. Manchmal stören aber die Nullen und insbesondere bei großen Zahlen ist es sinnvoller, diese durch Streichung überschaubarer zu machen.

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Benutzerdefinierte Formate helfen beim Reduzieren und Runden.

Soll eine Zahl wie 1.748.362,68 so dargestellt werden, dass nur noch die Tausenderwerte zu sehen sind, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle mit der zu bearbeitenden Zahl. 2. Öffnen Sie den Dialog Zellen formatieren (Start | Zahl). 3. Markieren Sie unter Kategorie den Eintrag Benutzerdefiniert. 4. Geben Sie bei Typ folgenden Eintrag ein: »#.###.###« und bestätigen Sie mit OK.

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Excel rechnet von allein

5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für die nächste Zelle mit »#.###«. 6. Probieren Sie es mit »#.«. Beim Runden vor dem Komma kommt es auf den Punkt an.

Die angezeigten Stellen vor dem Komma können ebenfalls reduziert und gerundet werden. Beachten Sie, dass bei der weiteren Reduzierung die gesamte Zahl von Excel entsprechend der unterdrückten Stellen gerundet wird. Runden einer komplexen Zahl. Auch das Runden einer komplexen Zahl – zum Beispiel auf zwei Stellen – ist möglich; allerdings nicht über die Formatierung. Die Lösung liegt in der Kombination mit einer Runden-Funktion. Die Formel sieht dann folgendermaßen aus: =KOMPLEXE(RUNDEN(A3;2);C3) Dabei steht der Realteil der komplexen Zahl in Zelle A3 und der Imaginärteil in Zelle C3. Eine interessante Funktion zum Runden ist VRUNDEN. Während normalerweise immer die 5er-Rundung benutzt wird (kleiner als 5 67

Excel rechnet von allein

ab-, größer als 5 aufgerundet), kann mit dieser Funktion differenzierter gerundet werden. =VRUNDEN(Zahl;Vielfaches) Während der erste Parameter die Zahl (oder den Verweis auf eine Zahl) aufnimmt, gibt der zweite Parameter an, auf welches Vielfache die Zahl gerundet werden soll. 2. Parameter

Auswirkung

0,1

Rundet auf 1 Nachkommastelle

0,01

Rundet auf 2 Nachkommastellen

0,5

Rundet auf 0,5

0,05

Rundet auf 0,05

Die folgende Abbildung zeigt einige Auswirkungen der VRUNDENFunktion wieder. Mit VRUNDEN legen Sie die Nachkommastellen fast beliebig fest.

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Finanzmathematische Funktionen Excel bietet zahlreiche Funktionen zur Finanzanalyse. Diese lassen sich prinzipiell in vier Gruppen einteilen: • Funktionen zur Investitionskalkulation • Funktionen für die Berechnung der Kapitalverzinsung • Funktionen für die Berechnung der Abschreibung • Funktionen zur Analyse von Wertpapieren In diesem Abschnitt beschränken wir uns in den Erläuterungen auf die Funktionen der ersten beiden Gruppen. Damit die Funktionen richtig arbeiten können, sind zahlreiche Parameter nötig. Diejenigen, die in vielen finanzmathematischen Funktionen eingesetzt werden, sind mit folgenden Abkürzungen in den Funktionsbeschreibungen angegeben:

Abkürzung

Bedeutung

Zzr

Zahlungszeitraum

Rmz

Regelmäßige Zahlungen

F

Fälligkeit: 0 = Periodenende, 1 = Periodenanfang (0 = Standard)

Periode

Folgenummer einer unregelmäßigen periodischen Zahlung

Barwert

Heutiger Wert einer Investition

Zins

Zinssatz (oder Diskontsatz)

Zw

Zukunftswert einer Investition am Ende des Zahlungszeitraums. Wenn nicht angegeben = 0

Wert_1

…

Periodische Zahlungen

Wert_n

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Excel rechnet von allein

Um die folgenden Beispiele nachzuvollziehen, sollten Sie eine neue Arbeitsmappe anlegen. Benutzen Sie für jedes Beispiel ein eigenes Arbeitsblatt. Sie müssen die Gestaltung der Beispiele nicht exakt nachbauen (schon gar nicht, wenn Ihnen nicht viel Zeit zur Verfügung steht). Es ist auch nur ein schwacher Gestaltungsvorschlag. Wichtiger ist das Ausprobieren der Formeln. Die Funktion BW. Mit der Funktion BW berechnen Sie den Barwert einer Investition. Interessant ist diese Funktion vor allem dann, wenn berechnet werden soll, ob eine Anlage eines bestimmten Betrags mit Blick auf die Zukunft rentabel ist. Tatsächlich gibt es zwei Formen der Anwendung für diese Funktion: Mit der einen werden regelmäßige Zahlungen ermittelt und mit der anderen wird eine Zahlung zu einem Endzeitpunkt festgestellt. Die Funktion samt Parameter lautet: =BW(Zins;Zzr;Rmz;Zw;F)

Um diese Funktion an einem kleinen Beispiel zu testen, folgen Sie am besten der folgenden Vorgehensweise: 1. Beschriften Sie das erste Register der neuen Arbeitsmappe mit Barwert. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Register und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Option Umbenennen. Sie können den Begriff Tabelle1 dann direkt überschreiben. 2. Übernehmen Sie dann aus der folgenden Tabelle die Texte und Formeln für die Zellen:

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Excel rechnet von allein

Zelle

Inhalt

B2

Funktion BW

B3

Barwert einer Investition

B5 + D5

Zins:

B6 + D6

Zahlungszeitraum:

B7 + D7

Regelmäßige Zahlungen:

B8 + D8

Zukunftswert:

B9 + D9

Fälligkeit:

B11 + D11

Ergebnis:

C11

=BW(C5;C6;;C8;C9)

E11

=BW(E5;E6;E7;;E9)

3. Speichern Sie die Arbeitsmappe ab, bevor Sie weitermachen. Testen Sie am besten gleich, ob die Tabelle funktioniert: • In fünf Jahren sollen 20.000,00 € zurückgezahlt werden. Welcher Betrag muss zu 4,5 Prozent Zinsen heute dafür angelegt werden? • In den nächsten fünf Jahren sollen jährlich 4.000,00 € aus einer Anlage zurückgezahlt werden. Der Zinssatz ist für diesen Zeitraum festgeschrieben auf 4,5 Prozent. Was muss heute für ein Betrag angelegt werden? Beide Beispiele finden Sie in der folgenden Abbildung dargestellt. Stimmt Ihre Lösung überein, können Sie auch andere Werte mit der Tabelle berechnen und ausprobieren. 71

Excel rechnet von allein

Gleich zwei Fragestellungen können mit der Funktion BW beantwortet werden.

Negative Zahlen Lassen Sie sich durch die negativen Zahlen nicht irritieren. Tatsächlich handelt es sich ja auch um eine Zahlungsverpflichtung, die Sie heute leisten müssen, damit die beschriebenen Zahlungen an Sie in Zukunft realisiert werden können.

Die Funktion NBW Die Funktion NBW ermittelt den Nettobarwert (man spricht auch vom Kapitalwert) einer Investition auf Basis eines Abzinsungsfaktors für eine Reihe von periodischen Zahlungen. Die Funktion samt Parameter lautet: =NBW(Zins; Wert_1; … Wert_29)-Anlagebetrag

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Beschriften Sie das Register eines neuen Tabellenblattes mit der Bezeichnung Nettobarwert und erstellen Sie die Anwendung nach der folgenden Tabelle:

Excel rechnet von allein

Zelle

Inhalt

B2

Funktion NBW

B3

Kapitalwert einer Investition

B5

Anlagesumme:

B6

Zins:

B7

Wert_1:

B8

Wert_2:

B9

Wert_3:

B10

Wert_4:

B12

Bis Wert_4:

B13

Bis Wert_3:

C12

=NBW(C6;C7;C8;C9;C10)-C4

C13

=NBW(C6;C7;C8;C9)-C4

Probieren Sie mit dieser Tabelle folgendes Beispiel aus: • Eine Anlage von 15.000,00 € bringt voraussichtlich in den nächsten Jahren folgende Erträge: Im ersten Jahr 9.000 € (Verlust), im zweiten Jahr 0 (keinen Ertrag), im dritten Jahr 10.000,00 € (Ertrag) und im vierten Jahr 20.000 € (Ertrag). Der Zinssatz, der zum Vergleich herangezogen werden soll, beträgt 6,5 Prozent. Jedes Ergebnis, das größer als null ist, deutet darauf hin, dass die Investition rentabel ist. Im Beispiel wird deutlich gezeigt, dass dies erst nach vier Jahren der Fall ist. Für eine kurzfristige Investition ist diese Anlage also nicht geeignet. 73

Excel rechnet von allein

Ob eine Investition rentabel ist, können Sie mit der Funktion NBW schnell feststellen.

Die Funktion ZW. Die Funktion ZW ist das Gegenstück zur Funktion BW. Diese Funktion ermittelt den zukünftigen Wert, also den Endwert einer Investition. Die Funktion samt Parameter lautet: =ZW(Zins;Zzr;Rmz; Barwert;F)

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Beschriften Sie ein neues Tabellenblatt mit Zukünftiger Wert und erstellen Sie die Anwendung nach der folgenden Tabelle: Zelle

Inhalt

B2

Funktion ZW

B3

Endwert einer Investition

B5 + D5

Zins:

B6 + D6

Zahlungszeitraum:

B7 + D7

Regelmäßige Zahlungen:

B8 + D8

Barwert:

B9 + D9

Fälligkeit:

B11 + D11

Zukünftige Werte:

C11

=ZW(C5;C6;C7;;C8)

E11

=ZW(E5;E6;E7;E8;E9)

Excel rechnet von allein

Halbe Arbeit für das Ganze Sie können sich bei der Anlage der Tabelle die Arbeit erleichtern, wenn Sie zunächst die erste Spalte (B) eingeben, den Bereich B5:B11 kopieren und in E5:E11 einfügen (Start | Zellen | Einfügen).

Probieren Sie folgende Beispiele mit der fertigen Tabelle aus: • Ein Sparkonto soll eröffnet und auf sieben Jahre festgelegt werden. Dafür gibt es einen Zinssatz von 4,5 Prozent. Jedes Jahr werden 1.000,00 € eingezahlt. Fälligkeit ist der Periodenanfang. Welches Kapital steht am Ende der sieben Jahre zur Verfügung? • Es sind schon 2.000,00 € auf dem Konto angespart worden, bevor die Festlegung auf sieben Jahre erfolgte. Wie sieht der Endbetrag in diesem Fall aus? Regelmäßige Sparleistung und Festanlage bringen erstaunliche Ergebnisse.

Die regelmäßigen Zahlungen müssen mit einem negativen Betrag eingesetzt werden. Es handelt sich ja erst einmal um eine Zahlungs75

Excel rechnet von allein

verpflichtung (an die Bank). Zum Auszahlungszeitpunkt wird daraus erst die Forderung. Die Funktion ZINS. Die Funktion ZINS liefert die Kapitalverzinsung einer Anlage oder Investition, wenn diese in regelmäßigen Zahlungen oder einer einmaligen Pauschalzahlung erbracht wird. Die Funktion samt Parameter lautet: =ZINS(Zzr;Rmz;Barwert; Zw;F;Schätzwert)

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Erstellen Sie ein neues Tabellenblatt und beschriften Sie es mit »ZINS«. Erstellen Sie anschließend die Anwendung nach der folgenden Tabelle: Zelle

Inhalt

B2

Funktion ZINS

B3

Kapitalverzinsung einer Investition

B5

Zahlungszeitraum:

B6

Regelmäßige Zahlungen:

B7

Barwert:

B8

Zukünftiger Wert:

B9

Fälligkeit:

B10

Schätzwert:

B12

Zins:

C12

=ZINS(C5;C6;C7;C8;C9;C10)

Excel rechnet von allein

Nicht verunsichern lassen! Lassen Sie sich nicht irritieren, wenn in der noch leeren Tabelle bei Zins die Fehlermeldung #ZAHL! angezeigt wird. Sobald Sie Werte in die Tabelle eingeben, verschwindet diese Fehlermeldung. Sie können diese zwar unproblematische, aber unschöne Meldung unterdrücken, wenn Sie die Formel in Zelle C12 folgendermaßen erweitern: =WENN(C7=0;““;ZINS(C5;C6;C7;C8;C9;C10) Die WENN-Funktion prüft zunächst, ob der Wert von Zelle C7 gleich null ist. Trifft das zu, wird der zweite Parameter ausgeführt. Der fügt lediglich »Nichts« in die Zelle ein. Ist der Wert von Zelle C7 aber von null verschieden, dann wird der dritte Parameter ausgeführt, der die Funktion ZINS enthält. Probieren Sie das folgende Beispiel mit der Tabelle aus: • Bei einer Anlage von 24.000,00 € wird eine jährliche Rückzahlung von 5.000,00 € versprochen. Wie lautet der effektive Jahreszins?

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Die Funktion ZINS liefert auch bei komplizierten Sachverhalten einen annähernd richtigen Zinssatz.

Die Funktion ZINS rechnet iterativ, das heißt, sie nähert sich dem Ergebnis durch zahlreiche Berechnungen an. Findet es die Lösung nicht innerhalb von 20 iterativen Berechnungen, so zeigt die Funktion den Fehler #ZAHL! an. Tragen Sie in solch einem Fall einen Schätzwert ein, um die Näherungsrechnung etwas einzugrenzen.

Die Iterationsgenauigkeit kann angepasst werden.

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Iterationen Bei einer Iteration handelt es sich um eine Näherungsrechnung. Jede neue Berechnung bezieht das vorherige Ergebnis mit ein, um sich so dem eigentlichen Ergebnis »anzunähern«. Excel verwendet dieses Verfahren in bestimmten Funktionen (zum Beispiel ZINS). Über die Excel-Optionen | Formeln | Berechnungsoptionen kann die Iterationsgenauigkeit eingestellt und beeinflusst werden.

Sie müssen nicht immer alle Parameter füllen. Verbindlich sind nur die ersten drei bzw. drei überhaupt. Füllen Sie beispielsweise das Feld Zukünftiger Wert aus, können Sie auf Barwert verzichten. Auf diese Weise können Sie etwas mit dieser Anwendung experimentieren. Wollen Sie beispielsweise ermitteln,wie rentabel eine Lebensversicherung ist, die Ihnen nach zwölf Jahren mit 100.000 € ausgezahlt wird und für die Sie jeden Monat 500 € einzahlen müssen, dann realisieren Sie dies mit der bereits erstellten Anwendung folgendermaßen: 1. Geben Sie bei Zahlungszeitraum »144« ein (12 Monate * 12 Jahre = 144 Zahlungszeiträume). 2. Geben Sie bei Regelmäßige Zahlungen »-500,00 €« ein. 3. Tragen Sie bei Zukünftiger Wert »100.000 €« ein. 79

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4. Erweitern Sie in der Zelle C12 die Formel folgendermaßen: = ZINS(C5;C6;C7;C8;C9;C10)*12 Damit ergibt sich eine Verzinsung der eingezahlten Beträge für die Lebensversicherung von 5,25 Prozent. Bei abweichenden Aufgabenstellungen muss gegebenenfalls die Formel etwas angepasst werden.

Die Zahl der finanzmathematischen Funktionen, die Excel bereithält, ist groß. 53 Stück haben wir gezählt. Sie alle hier zu erläutern, würde den Rahmen des Kapitels und Buches sprengen. An den vier beispielhaft gezeigten Funktionen in den Kapitelabschnitten zuvor haben Sie den generellen Umgang mit Funktionen erlernt.

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Gestaltung von Inhalten

Gestaltung von Inhalten Excel ist ein Gestaltungskünstler: Von der Formatierung einer einfachen Zelle bis zur Anpassung kompletter Bereiche sind alle notwendigen Funktionen mit wenigen Mausklicks erreichbar.

Zellen formatieren Die Anwender der ersten Tabellenkalkulation »Visicalc« gaben Ihre Zahlen und Texte in die Zellen einer Tabelle ein und konnten allenfalls das Zahlenformat noch ein wenig anpassen. Mehr Formatierungsmöglichkeiten gab es nicht. Inzwischen ist das anders. Gelegentlich wird sogar schon vom »Spreadsheet-Publishing« gesprochen. So weit wollen wir hier nicht gehen, aber das ansprechende Formatieren einer Zelle, um die Ergebnisse ansprechend und übersichtlich anzuordnen, soll ausgiebig vorgestellt werden. Zellen über die Multifunktionsleiste(n) formatieren. Die meisten der Werkzeuge für das Formatieren von Zellen und Zellbereichen finden Sie in der Multifunktionsleiste Start.

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Gestaltung von Inhalten

In der Multifunktionsleiste Start finden sich die meisten Formatwerkzeuge.

In der Gruppe Schriftart passen Sie die Schrift in Typ und Größe sowie mit diversen Auszeichnungen (fett, kursiv etc.) an. Sie legen hier Schrift- und Hintergrundfarbe fest und können auch diverse Rahmen zur Hervorhebung von Zellen und Zellbereichen einsetzen. In der Gruppe Ausrichtung legen Sie fest, wie der Textinhalt in der Zelle horizontal (linksbündig, rechtsbündig, zentriert) und vertikal (oben, Mitte, unten) dargestellt werden soll. Auch die Zentrierung über mehrere Spalten hinweg ist möglich. In der Gruppe Zahl legen Sie für unterschiedliche Zellenformate (nicht nur für Zahlen) die Darstellungsform fest. Formatvorlagen sorgen für das Formatieren größerer Bereiche. Diese werden wir uns an anderer Stelle in diesem Kapitel noch genauer anschauen. Auch in der Gruppe Zellen sind über Format noch einige Optionen für die Zellenbearbeitung zu erreichen (zum Beispiel für die Spaltenbreite und Zeilenhöhe etc.). Sie finden auch in anderen Multifunktionsleisten noch das eine oder andere Tool zur Formatierung (beispielsweise in der Leiste Seitenlayout die Gruppe Designs), aber eigentlich müssen Sie nicht 82

Gestaltung von Inhalten

wechseln, um die Formatierungsarbeit Ihrer Tabelle durchzuführen. Die Multifunktionsleiste Start bietet Ihnen einfach nahezu alle benötigten Optionen. Der Dialog Zellen formatieren. Den Dialog Zellen formatieren aus früheren Versionen finden Sie auch in Excel 2007 wieder. Klicken Sie in den Gruppen Schriftart, Ausrichtung oder Zahlen einfach auf den kleinen Pfeil rechts unten in der Gruppenleiste, um diesen Dialog zu öffnen. Der Dialog Zellen formatieren ist nach wie vor vorhanden.

Dieser Dialog sieht genauso aus wie früher. Er enthält alle Funktionen; Neues ist nicht hinzugekommen. Deshalb erläutern wir den Umgang hier auch nicht bis ins Detail, sondern stellen nur kurz die 83

Gestaltung von Inhalten

einzelnen Registerkarten vor. Zudem finden sich in anderen Kapiteln bereits weitere Hinweise zu den einzelnen Format-Funktionen. Auf der Registerkarte Zahlen legen Sie die Formate für die Anzeige in den Zellen fest, und zwar nicht nur für Zahlenformate, sondern auch für Datums- und Textformate. Ein Datumsformat kann nämlich nicht nur aus Zahlen, sondern auch aus Texten bestehen.

Datumsformate sind vielfältig vorhanden.

Probieren Sie auch die Kategorie Benutzerdefiniert aus: 1. Markieren Sie eine Zelle, die ein Datum enthält. Datumsanzeige über "T", "M" und "J" steuern.

2. Rufen Sie den Dialog Zellen formatieren auf. 3. Markieren Sie die Kategorie Benutzerdefiniert. 4. Verändern Sie bei Typ die Anzahl "T", "M" und "J".

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Gestaltung von Inhalten

Sie werden sehen, dass das, was in der Zelle ausgegeben wird, mit der Anzahl dieser drei Buchstaben ursächlich zusammenhängt. Das Register Ausrichtung hilft Ihnen, Inhalte von Zellen bestmöglich anzupassen. Sie können Texte schräg in die Zelle stellen, indem Sie bei Orientierung einfach in den Halbkreis klicken oder die Schrägstellung in Grad angeben. Die Ausrichtung kann horizontal oder/ und vertikal eingestellt werden. Interessant ist auch, einen Zeilenumbruch vornehmen zu können, nämlich dann, wenn der Eintrag nicht mehr in die Zelle passt. Im Normalfall überlagert Excel die rechts angrenzende Zelle. Sind dort bereits Inhalte vorhanden, wird der überhängende Teil der linken Zelle nicht mehr angezeigt. Ein Text kann auch an die Zellgröße angepasst werden. Die Textausrichtung lässt eine flexible Textgestaltung in der Tabelle zu.

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Gestaltung von Inhalten

Die Register Schrift, Rahmen und Ausfüllen bieten Formatierungsmöglichkeiten wie auch in Word. Sämtliche Optionen erschließen sich von selbst, wenn man bereits etwas Erfahrung im Umgang mit Textverarbeitungen und Tabellenkalkulationen hat. Zellen sperren und entsperren. Eine Besonderheit, die eigentlich nichts mit Formatierung zu tun hat, ist auf dem Register Schutz zu finden. Hier können Sie Zellen »entsperren« und Formeln »ausblenden«. Das Aktivieren oder Deaktivieren der jeweiligen Kontrollkästchen hat aber nur Auswirkungen im Zusammenhang mit der Funktion Blatt schützen.

Zellschutz und Formelausblendung werden hier geregelt.

Nehmen wir ein ganz einfaches Beispiel, um diese Funktionen zu verdeutlichen. Erstellen Sie nach der folgenden Abbildung eine Tabelle. Die Formel ist einfach und subtrahiert lediglich den Inhalt der Zelle C4 von C5. Die Formatierung ist nicht wichtig und kann von Ihnen nach Belieben vorgenommen oder fortgelassen werden.

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Gestaltung von Inhalten

Diese Tabelle soll die gefahrenen Kilometer je Fahrt errechnen.

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Zellen C4:C5. 2. Öffnen Sie den Dialog Zellen formatieren und aktivieren Sie die Registerkarte Schutz. 3. Entfernen Sie den Haken aus dem Kontrollkästchen vor Gesperrt. 4. Bestätigen Sie mit OK. 5. Markieren Sie die Zelle C7. 6. Öffnen Sie den Dialog Zellen formatieren und aktivieren Sie die Registerkarte Schutz. 7. Setzen Sie einen Haken in das Kontrollkästchen vor Ausgeblendet. 87

Gestaltung von Inhalten

8. Bestätigen Sie mit OK. 9. Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste Überprüfen in der Gruppe Änderungen die Schaltfläche Blatt schützen. 10. Deaktivieren Sie Gesperrte Zellen auswählen, da in unserem Beispiel nur in zwei Zellen Eingaben getätigt werden dürfen. 11. Geben Sie ein Kennwort für den Blattschutz ein, ansonsten kann dieser von jedem Benutzer problemlos wieder aufgehoben werden. 12. Bestätigen Sie mit OK. 13. Wiederholen Sie das Kennwort und wählen Sie erneut OK .

Was soll der Anwender alles dürfen?

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Sie werden, falls der Zellcursor zuvor in Zelle C7 stand, bemerken, dass die Formel in der Bearbeitungsleiste nicht mehr angezeigt wird. Wenn Sie versuchen, eine Eingabe in die Zelle C7 zu schreiben, bekommen Sie von Excel den Hinweis, dass dies nicht erlaubt ist. Sie können dies an jeder Position in der Tabelle versuchen, es funktioniert aber nur noch in den Zellen C4 und C5. Sie erinnern sich? Dort haben Sie die Sperrung in Schritt 3 entfernt.

Sprung von Zelle zu Zelle Zwischen den nicht geschützten Zellen kann jetzt mit der [Tab]Taste hin- und hergesprungen werden. Andere – geschützte – Zellen werden einfach ignoriert. [Umschalt][Tab] lässt den Sprung von Zelle zu Zelle in umgekehrter Richtung zu.

Die Formel ist nicht mehr zu sehen und Eingaben sind nur noch in zwei Zellen möglich.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist offensichtlich: Eingaben sind nur noch dort möglich, wo sie auch wirklich stattfinden sollen. Formeln können nicht mehr versehentlich überschrieben werden. 89

Gestaltung von Inhalten

Ausgeblendete Formeln können nicht kopiert werden!

Und wenn Sie außerdem Ihre Formeln vor »Formeldieben« schützen wollen, so wissen Sie jetzt auch, wie das geht. Selbst wenn ein ganz Schlauer solch eine ausgeblendete Formel kopiert und in einem ungeschützten Arbeitsblatt versucht, diese über Inhalte einfügen zu übertragen, wird er keine Anzeige erhalten, außer das Ergebnis, das die Formel ermittelt hat. Zellen mit Formatvorlagen formatieren. Eine sehr effiziente Möglichkeit, Zellen und insbesondere Zellbereiche zu formatieren, sind die Zellenformatvorlagen, die Sie über Start | Formatvorlagen finden. Das Vorgehen ist denkbar einfach: 1. Sie markieren die zu formatierenden Zellen und öffnen den Katalog mit den Vorlagen über Zellenformatvorlagen. 2. Sie zeigen mit dem Mauscursor auf die verschiedenen Vorlagen und bekommen mit der Livevorschau direkt in der Tabelle angezeigt, wie die Formatierung aussehen wird. 3. Klicken Sie abschließend auf eine Vorlage, um diese in die Tabelle zu übernehmen, oder drücken Sie [Esc], um den Vorgang abzubrechen.

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Gestaltung von Inhalten

Zahlreiche Zellenformate sind bereits vorbereitet und per Katalog auswählbar.

Der Vorteil ist, dass Sie die Formate sofort übernehmen können. Sie müssen sich nicht umständlich durch die verschiedenen Register des Dialogs Zellen formatieren klicken und jedes einzelne Detail auswählen. Um während der Auswahl die Tabelle in den Ausgangszustand zurückzusetzen, ohne den Katalog zu schließen, setzen Sie den Cursor links oben auf Standard.

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Eigene Zellenformatvorlagen Um den Katalog zu erweitern, wählen Sie Neue Zellenformatvorlage und erstellen einfach eine eigene Vorlage, die Ihnen dann später ebenfalls im Katalog zur Verfügung steht. Wie man eigene Zellenformate definiert, haben Sie zu Beginn dieses Kapitels erfahren. 1. Wählen Sie im Katalog Zellenformatvorlagen die Option Neue Zellenformatvorlage. 2. Geben Sie der Formatvorlage einen Namen. In unserem Beispiel „Eigene_1“. Alle Einstellungen werden in diesem Dialog angezeigt.

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3. Klicken Sie auf Formatieren und wählen Sie auf den Registerkarten alle Einstellungen aus, die für die Formatvorlage gewünscht werden. 4. Beenden Sie die Definition der Formatvorlage zweimal mit OK. Sie finden die selbst erstellte Formatvorlage unter Benutzerdefiniert wieder.

Tabellen formatieren Um ganze Tabellen mit einem Mausklick zu formatieren, können Sie natürlich auch die Zellenformatvorlagen nutzen, vorausgesetzt, Sie haben den zu formatierenden Bereich vorher markiert. Diese Methode bringt aber einige Nachteile mit sich: • Alle Zellen sind gleich formatiert. • Überschriften und Zusammenfassungen (zum Beispiel Summenzeilen) werden nicht besonders hervorgehoben. Mit Tabellenvorlagen arbeiten. Besser ist es, die Tabellenvorlagen zu nutzen, die ebenfalls über einen Katalog, der sich über die Option Als Tabelle formatieren öffnet, erreicht werden kann. Dabei ist es nicht einmal notwendig, dass der Zellbereich markiert ist. 1. Nehmen Sie eine beliebige, unformatierte Tabelle oder legen Sie eine neue an. 2. Öffnen Sie den Katalog mit den Vorlagen über Start | Formatvorlagen | Als Tabelle formatieren. 93

Gestaltung von Inhalten

3. Wählen Sie per Mausklick eine Vorlage aus.

Formate können für eine ganze Tabelle per Mausklick festgelegt werden.

4. Legen Sie im nächsten Dialog den Bereich fest, indem Sie diesen in der Tabelle mit der Maus markieren. 5. Prüfen Sie, ob das Kontrollkästchen vor Tabelle hat Überschriften ein Häkchen enthält. 6. Bestätigen Sie mit OK.

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Die Tabelle ist komplett formatiert und enthält in der Überschrift sogar bereits den Autofilter, mit dem Sie die Tabelle sortieren und selektieren können.

Die fertig formatierte Tabelle mit Autofilter.

Möchten Sie den Autofilter ausschalten, weil er Sie stört, dann markieren Sie die Tabelle und wählen Sie Start | Sortieren und Filtern | Filtern. Genauso wie bei den Zellenformatvorlagen können auch Tabellenformatvorlagen selbst erstellt und im Katalog verwaltet werden. Bedingte Formatierung. Einige interessante Optionen bietet die Bedingte Formatierung. Damit können Formate für Zellen und Bereiche von einer Bedingung abhängig gemacht werden. Probieren Sie das einmal aus: 1. Markieren Sie einen größeren Zellbereich. 2. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung. 3. Wählen Sie Regeln zum Hervorheben von Zellen | Größer als.

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4. Geben Sie im folgenden Dialog einen Wert ein, der auf einige, aber nicht auf alle Zelleinträge zutrifft. Im Beispiel wählen wir "500". 5. Stellen Sie bei mit eine Formatierung ein und klicken Sie auf OK. Sie sehen, Excel hat nur die Zellen hervorgehoben, auf die die eingestellte Bedingung zutrifft.

Hervorgehoben wird nicht bedingungslos.

Sie können auch Bedingungen selber festlegen sowie nach Obere/ untere Regeln markieren lassen. Probieren Sie auch einmal die Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze aus. Das gibt interessante Tabellenansichten, die allerdings nicht immer angebracht sind, da sie die Tabelle auch »unruhig« wirken lassen. Im Einzelfall ist das auszuprobieren.

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Eines ist aber gewiss: Selbst bei vorsichtigem Einsatz der bis jetzt erläuterten Formatierungsmöglichkeiten sehen Ihre Tabellen nicht mehr langweilig aus.

Mit Mustervorlagen arbeiten Bis jetzt haben wir alle Tabellen von Grund auf neu erstellt. Das muss aber nicht so sein, genauso wenig, wie Sie das Rad neu erfinden müssen, wenn Sie ein Auto kaufen wollen. Excel bringt einige fertige Anwendungen als Mustervorlagen mit. Außerdem ist es möglich, online auf weitere Vorlagen zuzugreifen. Installierte Mustervorlagen. Angenommen, Sie stehen vor der Aufgabe, einen Kredittilgungsplan zu erstellen, um zu prüfen, ob Sie die laufenden Belastungen in den nächsten Jahren tragen können. Dann müssen Sie nicht lange darüber nachdenken, wie solch ein Plan aufgebaut werden muss. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Office | Neu. 2. Markieren Sie links unter Vorlagen den Eintrag Installierte Vorlagen. 3. Klicken Sie rechts auf Kreditberechnung und bestätigen Sie mit Erstellen.

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Excel bringt bereits einige Vorlagen für fertige Anwendungen mit.

Sekunden später sehen Sie einen Kredittilgungsplan vor sich auf dem Bildschirm. Sie müssen nur noch Ihre Daten eingeben. Dabei werden Sie feststellen, dass die Zellen, die für Eingaben vorgesehen sind, leicht anzusteuern sind. Andere Zellen können Sie gar nicht erreichen. In der Vorlage ist der Blattschutz eingestellt, so wie einige Abschnitte zuvor beschrieben. Wollen Sie den Blattschutz aufheben, zum Beispiel um die Formeln zu untersuchen, dann wählen Sie Überprüfen | Blattschutz aufheben.

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So schnell wie über eine Mustervorlage können Sie eine solche Anwendung nicht erstellen.

Wenn Sie sich die Formeln näher anschauen, dann erkennen Sie schnell, dass nicht nur Funktionen eingesetzt wurden, um die Formeln überschaubar zu halten, sondern auch mit Bereichsnamen gearbeitet wurde. Dadurch wird aus kryptischen Bezugs- und Funktionsauflistungen eine aus sich selbst heraus verständliche Formel. Online-Mustervorlagen. Zugegeben – die Anzahl der installierten Vorlagen ist nicht allzu groß. Allerdings stehen Ihnen weitere Vorlagen zum Download zur Verfügung.

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Angenommen, Sie suchen ein Formular für eine Spesenabrechnung, dann gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Office | Neu. 2. Markieren Sie unter Microsoft Office Online den Eintrag Spesenabrechnungen. 3. Klicken Sie eine der beiden Spesenabrechnungen an und klicken Sie auf Download.

Online sind weitere Mustervorlagen verfügbar.

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4. Die Meldung, dass nur Anwender der Originalversion von Microsoft Office für den Download berechtigt sind, übergehen Sie mit Weiter. Sie können auch vorher das Kontrollkästchen bei Diese Meldung nicht mehr anzeigen aktivieren, dann sind Sie zukünftig von dieser Meldung befreit.

5. Wenig später steht Ihnen die Anwendung zur Bearbeitung zur Verfügung. Doch verändern Sie zunächst nichts an der Tabelle. Speichern Sie diese erst als Mustervorlage ab – dann brauchen Sie diese das nächste Mal nicht erneut herunterzuladen. Wählen Sie Office | Speichern unter | Andere Formate.

6. Stellen Sie bei Dateityp die Excel-Vorlage ein und klicken Sie auf Speichern. Sie finden diese Vorlagen später unter Meine Vorlagen wieder.

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Die Spesenabrechnung ist nun auch offline verfügbar. Vor dem Speichern als Vorlage die Inhalte löschen.

Auf die gleiche Weise machen Sie übrigens aus jeder Ihrer selbst erstellten Excel-Anwendungen eine Mustervorlage. Sorgen Sie dafür, dass vor dem Abspeichern der Musterdatei die Excel-Tabelle von allen Werten geleert wird (Achtung: Formeln nicht löschen!). Sie können aber auch den umgekehrten Weg gehen und über die Option Neu von vorhandenem aus einer vorhandenen Excel-Anwendung oder Mustervorlage eine neue Vorlage anlegen.

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Bilder sagen mehr als Worte Für die Erstellung ansprechender und übersichtlicher Diagramme benötigen Sie keine Spezialsoftware. Excel 2007 sorgt in kürzester Zeit für präsentationsfähige Ergebnisse. Obwohl die Standardfunktion zur Diagrammerzeugung deutlich verbessert wurde, wird in diesem Kapitel beschrieben, wie Sie durch gezielte individuelle Anpassungen noch bessere Ergebnisse erhalten.

Diagramm im Schnelldurchgang Um die Diagrammerstellung praktisch zu erproben, benutzen Sie die bereits in den vorangegangenen Kapiteln erstellte Umsatztabelle oder eine andere Tabelle mit ähnlich einfacher Struktur, die Zahlen in wenigen zusammenhängenden Spalten und Zeilen enthält.

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Diagramm im Arbeitsblatt erstellen. Gehen Sie nun folgendermaßen vor, um ein Diagramm zu erstellen: Aus dem markierten Bereich soll ein Diagramm entstehen.

1. Markieren Sie den Zahlenbereich, aus dem das Diagramm erstellt werden soll.

Markierung von Bereichen Eigentlich genügt es, wenn der Zellcursor irgendwo inmitten des Zahlenbereichs, aus dem das Diagramm erstellt werden soll, liegt. Excel analysiert dann die umliegenden Daten und erstellt das Diagramm automatisch. Allerdings klappt das nicht immer so, wie man es sich wünscht, und dann ist größere Nacharbeit angesagt. Deshalb ist es besser, den entsprechenden Bereich selbst zu markieren.

2. Wechseln Sie auf die Multifunktionsleiste Einfügen.

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3. Öffnen Sie in der Gruppe Diagramme den Katalog bei Säule und wählen Sie einen beliebigen Säulendiagrammtyp aus. Im Beispiel arbeiten wir mit einem 3D-Säule-Diagrammtyp. Das war’s auch schon. Excel erstellt das Diagramm und platziert es inmitten in der Ansicht der Tabelle. Sie können das Diagramm mit der Maus verschieben und auch in der Größe anpassen.

Ein Diagramm lässt sich quasi mit zwei Mausklicks erstellen.

Diagramm auf eigenem Arbeitsblatt. Wenn es Ihnen nicht zusagt, dass das Diagramm zusammen im Arbeitsblatt mit der Tabelle steht, dann verschieben Sie es auf ein eigenes Arbeitsblatt.

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1. Klicken Sie auf Diagrammtools | Entwurf | Diagramm verschieben. 2. Wählen Sie Neues Blatt und geben Sie dem Diagrammblatt einen Namen. 3. Bestätigen Sie mit OK.

Das Diagramm muss nicht im Arbeitsblatt bleiben.

Mehr ist zu Diagrammen im Schnelldurchgang eigentlich nicht zu sagen. Sie können es auch mit anderen Diagrammtypen ausprobieren und werden feststellen, dass sich die Qualität der »Schnelldiagramme« im Vergleich zu denen in früheren Excel-Versionen deutlich verbessert hat. Es ist deutlich weniger Nacharbeit erforderlich. Aber notwendig ist diese sicherlich noch immer und deshalb beschäftigen wir uns im nächsten Abschnitt mit den Bearbeitungsmöglichkeiten der Diagramme.

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Diagramme nachträglich bearbeiten Wurde ein Diagramm erstellt, ist die Funktionsleiste erweitert. Sie finden in der Titelzeile den Eintrag Diagrammtools und darunter drei neue Register: Entwurf, Layout und Format.

Die Diagrammwerkzeuge.

Diese Werkzeuge verschwinden übrigens sofort, wenn Sie neben das Diagramm klicken und damit dessen Aktivierung aufheben. Den Entwurf anpassen. Gefällt Ihnen der Entwurf des Diagramms nicht, so können Sie diesen mit wenigen Mausklicks über Diagrammtools | Entwurf anpassen. • Gefallen Ihnen die Farben nicht, so suchen Sie in der Gruppe Diagrammvorlagen eine andere Farbkombination aus. Um das Diagramm zum Beispiel auf einem Schwarz/Weiß-Laserdrucker auszudrucken, genügt eine Variante in Graustufen.

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Excel bringt einen Katalog verschiedener Farbkombinationen für Diagramme mit.

• Um einen anderen Diagrammtyp zu wählen, klicken Sie in der Gruppe Typ auf Diagrammtyp ändern. Auch hier genügt ein Mausklick auf eine Vorlage, um direkt einen anderen Typ einzustellen. • Um die Spalten und Reihen zu vertauschen, klicken Sie in der Gruppe Daten auf Zeile/Spalte wechseln. Sie sehen das Ergebnis sofort im Diagramm. Ein erneutes Anwählen macht diesen Tausch wieder rückgängig. • Um Datenreihen in der Tabelle anzupassen, wählen Sie Daten auswählen. Sehr vielfältige Bearbeitungsmöglichkeiten bietet der Dialog Datenquelle auswählen. Hier können Sie über den Button Zeile/Spalte wechseln ebenfalls eine Umkehrung des Diagramms vornehmen. Außerdem lassen sich alle Spalten und Zeilen anpassen, löschen und 108

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neue hinzufügen. Sie müssen lediglich die gewünschte Reihe markieren und dann auf Bearbeiten klicken.

Die Grundlage – die Datenreihen – kann auch bei einem fertigen Diagramm noch angepasst werden.

Das Layout bearbeiten und festlegen. Über Diagrammlayouts können Sie ein bestimmtes Layout für Ihr Diagramm wählen, in dem auch ein Diagrammtitel vorhanden ist. Da dieser aber noch zusätzlich bestimmt werden muss, übergehen wir diese Option hier und schauen uns stattdessen das Register Layout an. Klicken Sie eine Reihe im Diagramm an, so wird diese komplett markiert. Sie erkennen das an den Punkten, die um die Diagrammobjekte gelegt werden. Um Objekte im Diagramm bearbeiten zu

Objekte müssen vor dem Formatieren ausgewählt werden.

können, müssen diese markiert sein. Nur auf Objekte, die markiert 109

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sind – wie beispielsweise das ganze Diagramm, eine Reihe oder ein einzelnes Reihenobjekt –, wirken sich die Formatierungseinstellungen aus. Haben Sie eine Reihe durch Anklicken ausgewählt, können Sie über Auswahl formatieren aus der Gruppe Aktuelle Auswahl einen Dialog öffnen, der eine detailreiche Bearbeitung dieser Objekte ermöglicht.

Kein Objekt muss bleiben, wie es Excel vorgibt.

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Um einen Diagrammtitel hinzuzufügen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie aus der Gruppe Beschriftungen Diagrammtitel | Über Diagramm oder alternativ die Option: Zentrierter Überlagerungstitel aus. 2. Doppelklicken Sie auf Diagrammtitel und überschreiben Sie den Blindtext mit dem tatsächlichen Titel. 3. Klicken Sie neben den Diagrammtitel, um die Markierung aufzulösen. Eine Legende fügen Sie über Legende in der Gruppe Beschriftungen hinzu oder entfernen diese. Auch eine Verlagerung an eine andere Position ist damit möglich. Einfacher ist es aber, auf die Legende selbst zu klicken, diese mit der Maus am Rand zu fassen und dorthin zu ziehen, wo Sie sie haben möchten. Die Werte der Datenpunkte können über die Achsenbeschriftungen bestimmt werden. Wem das nicht exakt genug ist, der kann über Datenbeschriftungen auch die Anzeige der Werte direkt an jedem Datenpunkt einblenden. Standardmäßig werden horizontale Gitternetzlinien eingeblendet, um die Datenpunkte besser zuordnen zu können. Über Gitternetzlinien aus der Gruppe Achsen können Sie diese ausblenden oder zum Beispiel zusätzlich vertikale Gitternetzlinien einblenden.

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Einfügen von Trendlinien In einem Diagramm, das die Säulen nur auf zwei Ebenen anzeigt, können über Analyse Trendlinien hinzugefügt werden. In einem Diagramm wie in unserem Beispiel, bei dem die Daten auch in einer dritten Ebene angeordnet werden, funktioniert dies allerdings selbst dann nicht, wenn eine Datenreihe ausgewählt ist.

Excel-Standarddiagramme können vielfältig ergänzt werden.

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Formatierungen von Diagramm-Details. Über das Register Format gelangen Sie zu weiteren Formatierungsmöglichkeiten. Auch hier gilt: Was formatiert werden soll, muss zuvor ausgewählt werden. Besonders interessant ist die Gruppe Formenarten. Hier finden Sie einen Vorlagen-Katalog, mit dem Sie einer markierten Datenreihe schnell ein anderes Aussehen geben. Der Formenreichtum für Reihenobjekte ist groß.

Über Fülleffekt, Formkontur und Formeffekte können Sie auch eigene Kreationen gestalten. Ob sich der Aufwand lohnt, jedes Diagramm individuell bis ins Allerkleinste anzupassen, sollte allerdings immer hinterfragt werden. Gut ist es auf jeden Fall, auf diese Anpassungsmöglichkeiten zurückgreifen zu können, insbesondere dann, wenn einmal ein einzelnes Reihenobjekt hervorgehoben werden soll. 113

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Statistiken in Diagrammen darstellen Ein Anwendungsgebiet, für das eine Tabellenkalkulation oft genutzt wird, ist die Statistik. Das Zahlenmaterial der Statistik wird gerne in Diagrammen dargestellt, um die Aussagen anschaulicher zu machen. Grund genug, einmal die Umsetzung von statistischem Datenmaterial von der Tabelle bis zur richtigen Diagrammauswahl näher zu betrachten. Ausgangsdaten aufbereiten. Bevor das Diagramm erstellt wird, sollten Sie sich einige Gedanken über die Zusammenstellung des Zahlenmaterials machen. Letztendlich gehört auch die absolute Zahl zur Präsentation und die Art und Weise, wie sie dargestellt wird, trägt zum Verständnis nicht unwesentlich bei. Jede Tabelle sollte einen Titel haben, der den Inhalt kennzeichnet. Dieser Titel steht über dem eigentlichen Hauptteil, der die Daten enthält. Im Tabellenkopf und gegebenenfalls der Vorspalte werden die einzelnen Inhalte beschrieben. Unter der Tabelle können Anmerkungen zu einzelnen Tabellendetails gemacht werden. Es sollte dort auch eine Quellenangabe stehen. Eine Tabelle sollte – so weit als möglich – aus sich selbst heraus verständlich sein. Je weniger Erläuterungen in Fußnoten benötigt werden, umso eindeutiger ist auch die Tabelle.

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Eine Statistik, die in Diagrammen umgesetzt werden soll.

Eine einfache Krankenstatistik (siehe Abbildung) soll als Ausgangsbasis für einige Diagramme dienen. Die Tabelle enthält keine Besonderheiten und kann von Ihnen anhand der Abbildung schnell umgesetzt werden. Die einzige Funktion, die eingesetzt wird, ist SUMME. In der Tabelle taucht mehrere Male der Wert »0« auf. Er besagt in diesem Fall, dass in dieser Klasse keine Merkmale gezählt werden konnten. Tatsächlich ist das aber nicht korrekt, sondern ein Zugeständnis an die Berechnungsmöglichkeiten der Tabellenkalkulation. Normalerweise gelten in amtlichen Statistiken folgende Regeln: • Ein »-« kennzeichnet genau den Wert »Null«. • Eine »0« kennzeichnet einen von »Null« verschiedenen Wert, der aber kleiner als die kleinste Einheit ist. • Ein ».« besagt, dass kein Nachweis erbracht werden konnte. 115

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Zur Tabellengestaltung gibt es keine offiziellen Regeln, sondern nur Empfehlungen. Wenn Sie selbst eine Tabelle für eine Präsentation erarbeiten, so klären Sie vorher folgende Fragen: • Liegen die Datenbestände in einer Urliste vor, oder sind sie schon sortiert oder gruppiert? • Falls nicht, müssen Sie die Daten immer in eine Rangfolge bringen (also sortieren). • Die sortierten Daten müssen dann nach Häufigkeiten zusammengefasst werden. • Falls es sich um viele Merkmale handelt, sind diese zu klassifizieren. • Liegt offensichtlich keine gleichmäßige Häufigkeitsverteilung der Daten vor, sind die Werte je Merkmal zu kumulieren (absolut und in Prozentwerten). • Die Daten müssen anschließend in »einer« Tabelle zusammengefasst werden. • Zum Schluss bekommt die Tabelle einen Titel und eine Quellenangabe. Diagramme veranschaulichen die Präsentation. Die bekannteste Form, in der Zahlen und Werte präsentiert werden, ist das Diagramm, das Sie in unterschiedlichen Ausprägungen finden. In den verschiedenen Medien begegnen uns Diagramme häufiger als die reine statistische Zahlendarstellung. Kein Wunder, denn »ein Bild sagt mehr als tausend Worte«. Diagramme können aber auch Ergebnisse verfälschen. Außerdem passt nicht jeder Diagrammtyp zu jeder Art von Zahlen. Einen klei116

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nen Überblick erhalten Sie in den folgenden Absätzen dieses Kapitels. Das Stabdiagramm. Die einfachste Darstellungsform, das Stabdiagramm, können Sie zweidimensional in einem Koordinatensystem anlegen. Auf der X-Achse tragen Sie die Ausprägungen der Untersuchungsvariablen ab, auf der Y-Achse die Häufigkeiten. Die einzelnen Werte zeichnen Sie dann mit Punkten in das Diagramm. Abschließend ziehen Sie eine Linie parallel zur Y-Achse bis zur X-Achse.

Ein Säulendiagramm kann nicht als Stabdiagramm durchgehen.

Sie werden in Excel vergeblich nach einem Stabdiagramm suchen. Das »Säulendiagramm« ist mit dem Stabdiagramm nicht zu vergleichen, da eine Fläche auch eine Überschneidung der Werte auf der 117

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X-Achse simuliert, die ja eigentlich nur selten vorhanden ist. Sie können sich einem Stabdiagramm mit Excel allenfalls annähern. Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie es funktioniert. 1. Markieren Sie – bei gedrückter [Strg]-Taste – die Bereiche A3:A9 und D3:D9 in der Tabelle. 2. Wechseln Sie zur Multifunktionsleiste Einfügen und öffnen Sie den Diagrammkatalog Säule. 3. Wählen Sie den Diagrammtyp Gruppierte Säulen. 4. Doppelklicken Sie in den Titel und überschreiben Sie ihn mit »Krankentage 2007«. 5. Markieren Sie die Legende und entfernen Sie diese – für dieses Diagramm ist sie nicht notwendig. 6. Markieren Sie die Säulenreihe durch Anklicken und wählen Sie auf dem Register Diagrammtools | Layout bei Aktuelle Auswahl den Befehl Auswahl formatieren. 7. Im Dialog Datenreihen formatieren ziehen Sie den Regler bei Abstandsbreite ganz nach rechts. Die Anzeige darunter sollte 500 Prozent zeigen. 8. Bestätigen Sie mit Schließen.

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Die Säulen wirken jetzt nicht mehr so aufdringlich.

Kurven bringen Dynamik in das Diagramm. Stetige Verteilungen und die Veränderungen von Messzahlen im Zeitablauf werden gern als Kurvendiagramm dargestellt. Verbindet man zum Beispiel die Punkte in einem Stabdiagramm, so erhält man eine Linie, die auch als Polygonzug bezeichnet wird. Gestaltet man die Punkte und deren Verbindungen detaillierter aus, spricht man von einem Kurvendiagramm. Beim Kurvendiagramm sollten Sie – wie generell bei allen grafischen Darstellungen– darauf achten, alle notwendigen Informationen durch Beschriftungen darzustellen. Der Kurvenverlauf einer Linie ist zwar in seiner Grundtendenz wichtig, dazu gehören aber wenigstens die Werte in einer groben Skalierung auf den beiden Achsen.

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Um solch einen Polygonzug zu erstellen, vollziehen Sie die folgenden Schritte nach: 1. Wählen Sie Diagrammtools | Entwurf | Diagrammtyp ändern. 2. Aktivieren Sie Linie und wählen Sie das erste Liniendiagramm im Katalog. 3. Bestätigen Sie mit OK.

Ein Polygonzug.

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Das korrekte Histogramm. Liegen viele Informationen – beispielsweise in Zahlenlisten – vor, so werden diese oft erst transparent, wenn man sie in Häufigkeiten zusammenfasst. Stellt man diese Häufigkeiten in einem Diagramm dar, spricht man von einem Histogramm. Dazu werden sinnvollerweise zunächst Klassen gebildet. Excel hat eine Analysefunktion, die ein Histogramm erzeugt. Allerdings erstellt diese Option auch nur ein annäherndes Diagramm und muss nachbearbeitet werden. Deshalb schauen wir uns der Einfachheit halber am vorhandenen Beispiel an, wie ein echtes Histogramm erzeugt werden kann. 1. Wählen Sie Diagrammtools | Entwurf | Diagrammtyp ändern. 2. Aktivieren Sie Säule und wählen Sie das erste Säulendiagramm im Katalog. 3. Markieren Sie die Säulenreihe durch Anklicken mit der rechten Maustaste und aktivieren Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Datenreihen formatieren. 4. Ziehen Sie den Regler für die Abstandsbreite ganz nach links (0 Prozent) und klicken Sie auf Schließen.

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Ein Histogramm.

Balken- und Säulendiagramme. Mehrfach war das Säulendiagramm schon Basis für andere Darstellungen (Stabdiagramm, Polygon, Histogramm). Tatsächlich bietet Excel die Säule als Standard an und setzt diese bei einem automatisch erstellten Diagramm auch immer ein. Mit Säule und Balken erreichen Sie optisch ähnlich wirkende Darstellungen wie beim Histogramm. Hierbei sollten Sie aber immer beachten, dass die Balken oder die Säule nicht die Häufigkeit durch die Fläche repräsentiert, sondern allein durch die Höhe beziehungsweise Länge. Insofern kann die Darstellung einer Säule oder eines Balkens irreführend sein, sodass der Betrachter annehmen könnte, die Breite oder Dicke repräsentiere auch einen statistischen Inhalt.

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Noch kritischer ist die dreidimensionale Darstellung solcher Diagramme. Sie wirken optisch zwar sehr ansprechend, suggerieren aber eine zusätzliche dritte Dimension, die aus dem Datenmaterial tatsächlich gar nicht darzustellen ist. Eine weitere Variante dieses Diagrammtyps sind die gestapelten Säulen oder Balken. Sie entsprechen in etwa den kumulierten Werten einer Tabelle. Dabei werden verschiedene Merkmale in einer Säule übereinander dargestellt, die sich durch Farben oder Muster hervorheben lassen. Um ein gestapeltes Säulendiagramm zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie in der Tabelle den Bereich von A3 bis C9. 2. Wählen Sie über Einfügen | Säule den Typ Gestapelte Säulen aus.

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Gestapelte Säulen geben kumulierte Werte wieder.

Das Säulendiagramm stapelt mehrere Merkmale aufeinander. Sie können hier nicht nur ablesen, wie hoch der Krankenstand insgesamt ist, sondern auch wie hoch der Anteil der Männer und Frauen am Gesamtkrankenstand ist. Wollen Sie die prozentuale Verteilung einzelner Werte innerhalb eines Gesamtwertes, so wählen Sie den Untertyp Gestapelte Säulen (100 %). Der prozentuale Anteil lässt sich dann an der Y-Achse ablesen. 124

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Prozentanteil im Diagramm sichtbar gemacht.

Kreisdiagramme. Kreis- oder Tortendiagramme zeigen auf einen Blick, wie etwas verteilt ist. Vielleicht sind sie deshalb so beliebt, weil hier kein Koordinatenkreuz erscheint – so wirken diese statistischen Präsentationen weniger »mathematisch«, lassen aber klare Aussagen zu. Diese Diagrammtypen eignen sich besonders für die Darstellung von Aufteilungen. Die Häufigkeit des jeweiligen Untersuchungsmerkmals spiegelt sich dann in der Größe der Tortenstücke wider. 125

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Um die Darstellung mit genauen, harten Fakten zu untermauern, sollten Sie die Verteilung in Prozent auch immer in der Beschriftung mit angeben. Wenn Sie ein bestimmtes Merkmal hervorheben wollen, können Sie das betreffende Tortenstück auch aus dem Kreis herauslösen. Das wirkt besonders effektvoll. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Bereiche A4:A9 und D4:D9. 2. Wählen Sie Einfügen | Kreis und klicken Sie auf das erste Kreisdiagramm. 3. Auf dem Register Diagrammtools | Layouts wählen Sie Datenbeschriftungen | Weitere Datenbeschriftungsoptionen. 4. Unter den Beschriftungsoptionen deaktivieren Sie Wert und aktivieren Sie Prozentsatz. 5. Bestätigen Sie mit Schließen. 6. Klicken Sie einmal neben das Diagramm und dann doppelt auf das größte Tortenstück (55 %). Es sollte jetzt allein markiert sein. Ist das nicht der Fall, klicken Sie noch einmal oder wiederholen den Vorgang. 7. Ziehen Sie jetzt bei gedrückter linker Maustaste das Tortenstück ein wenig von den anderen ab.

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Eine fertige »Torte« mit herausgezogenem »Tortenstück«.

Tortendiagramme eignen sich hervorragend für kleine Spielereien, die während einer Präsentation für Erheiterung und für Aufmerksamkeit sorgen. So können Sie zum Beispiel die einzelnen Tortenstücke einfliegen lassen. Für diese Animation benötigen Sie das Office-Programm PowerPoint, mit dem Sie die in Excel erstellte Grafik weiterbearbeiten können.

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Der Nachteil von Kreisdiagrammen ist, dass Sie damit immer nur ein Merkmal darstellen können wie hier die Verteilung der Krankentage. Bei zwei oder mehr Merkmalen müssen zwei oder mehr Kreisdiagramme nebeneinander dargestellt werden, was schnell unübersichtlich wirken kann. Die richtige Darstellung wählen. Wer die Wahl hat, hat die Qual. Welcher Diagrammtyp ist denn nun der richtige? Bei der Wahl eines Diagrammtyps sollte zunächst die Frage im Vordergrund stehen: »Wie stelle ich die statistischen Werte angemessen dar?« Erst dann kommt die Frage nach der Zielgruppe: • Für eine wissenschaftliche oder rein dokumentarische Arbeit ist die eher sachlich nüchterne, weitgehend korrekte Art der Darstellung (Stabdiagramm, Histogramm, Kurven- oder Streudiagramm) angemessen. • Für eine allgemeinverständliche, populäre Darstellung können auch andere Diagramme gewählt werden, soweit dadurch die Daten und die Aussage nicht grob verfälscht werden. Welche grafische Darstellung ist nun für Ihre Zahlen angemessen und sinnvoll? Die folgende Tabelle dient als Orientierungshilfe:

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Was wollen Sie darstellen

Diagrammtyp und Vorgehen

Sie wollen eine Häufigkeitsverteilung für ein statistisches Merkmal darstellen.

Histogramm: Häufigkeiten müssen in einer sortierten und gruppierten Liste vorliegen.

Sie wollen die Klassenmittelpunkte einer klassifizierten Tabelle deutlich hervorheben.

Histogramm durch ein Polygon ergänzt: Dazu legen Sie eine Linie über die Säulen des Histogramms und verbinden die Klassenmittelpunkte untereinander.

Sie wollen eine Häufigkeitsverteilung darstellen, der zwei Merkmale (Untersuchungsvariablen) zugrunde liegen.

Sie erstellen ein Streudiagramm.

Sie wollen kumulierte Werte darstellen.

Gestapelte Diagrammform: Balken, Säulen, Linien – weniger geeignet: die Fläche.

Ihre Daten lassen sich im Koordinatenkreuz nur unzureichend sinnvoll darstellen. Es ist auch nur ein Merkmal auszuwählen.

Das Kreis- oder Tortendiagramm ist die richtige Wahl für diesen Fall.

Sie suchen nach der besten Lösung für eine Aufteilung beziehungsweise Verteilung.

Tortendiagramm. Denken Sie auch an die Möglichkeit, wichtige Tortenstücke herauszulösen.

Sie wollen Zeitreihen darstellen.

Das Liniendiagramm eignet sich dafür besonders.

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Schwarz auf Weiß

Schwarz auf Weiß Das Drucken von Tabellen ist keine Angelegenheit, die man grafischen Spezialisten und Betrieben überlassen muss. Der Ausdruck einer Tabelle auf dem heimischen Drucker ist schnell erledigt. Die Einstellungen für einen perfekten Ausdruck werden in diesem Kapitel detailliert beschrieben.

Drucken auf die Schnelle Dass es manchmal schnell gehen muss – weil der Chef gerufen hat oder weil man dringend einen Fax-Ausdruck benötigt –, steht außer Frage. Aber wie druckt man schnell? Und vor allem: Wie druckt man »richtig« schnell? Drucken über die Schnellstartleiste. Die einfachste und schnellste Art zu drucken ist ein Klick auf das Druckersymbol in der Schnellstartleiste. Ehe Sie sichs versehen, beginnt der Drucker, die aktive Tabelle zu drucken. Allerdings haben Sie keinen Einfluss darauf, wie die Tabelle ausgedruckt wird.

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Diese Art, den Ausdruck zu starten, ist deshalb nur in wenigen Fällen wirklich angebracht. Etwa beim Ausdruck einer Tabelle, die vom Umfang her auf eine DIN-A4-Seite passt und keine Besonderheiten enthält, auf die Rücksicht zu nehmen sind. Drucken über den Dialog. Schnell geht es auch über den Dialog, den Sie über das Office-Menü erreichen.

Schnell gedruckt werden kann auch über das Office-Menü.

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Der Schnelldruck hat genau die gleiche Wirkung, die über die Schnellstartleiste oder die Tastenkombination erreicht werden kann. Deshalb lohnt es eigentlich nicht, diese Art des Drucks über das Office-Menü aufzurufen. Interessanter ist der Befehl Drucken, mit dem Sie den gleichna-

Dialog Drucken: [Strg][P]

migen Dialog erreichen. Das funktioniert übrigens auch über die Tastenkombination [Strg][P]. Hier genügt ein Klick auf OK, um die Tabelle – so wie sie ist – auszudrucken. Allerdings können Sie zuvor noch diverse Einstellungen vornehmen. Doch ich will nicht vorgreifen, damit beschäftigen wir uns in den nächsten Abschnitten des Kapitels. Berücksichtigen sollten Sie beim Schnelldruck immer: • Dass Excel den Seitenumbruch (rechts und unten) immer radikal vornimmt, also auch Diagramme teilt, wenn sie nicht auf die Seiten passen. • Dass keinesfalls Konzeptdruck gewählt wird, sondern immer in der normalen Druckeinstellung ausgedruckt wird, unter Umständen also viel Tinte und Toner verschwendet werden. • Dass immer der Standarddrucker benutzt wird, falls mehrere unterschiedliche Drucker vom PC angesteuert werden können. • Dass keinesfalls, wie im Dialog angegeben, die ganze Arbeitsmappe, sondern in der Standardeinstellung immer nur die aktive Tabelle gedruckt wird.

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Drucken – wie gewünscht Für einen brauchbaren Ausdruck Ihrer Tabellen sollten Sie also im Regelfall besser den Dialog Drucken aufrufen, selbst – oder gerade – dann, wenn Sie einen Konzeptdruck benötigen. Der Dialog Drucken lässt vielfältige Einstellungen zu.

Bevor Sie aber an den Ausdruck gehen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Tabelle ausdrucken möchten, und diese dafür entsprechend vorbereiten. Seitenlayout anpassen. Über die Menüleiste Seitenlayout haben Sie alle Werkzeuge zur Hand, um die Tabelle für den Ausdruck »fit« zu machen.

Die Multifunktionsleiste Seitenlayout.

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Die Gruppe Designs übergehen wir an dieser Stelle. Sie finden dazu mehr im Kapitel Gestaltung von Inhalten. Wichtiger ist an dieser Stelle die Gruppe Seite einrichten. Seitenränder. Über die Schaltfläche Seitenränder werden Ihnen vier verschiedene Grundanpassungen für den Ausdruck angeboten. Außerdem sind individuelle benutzerdefinierte Einstellungen für die Seitenränder möglich. Die letzten individuellen Randeinstellungen werden Ihnen dabei als Erstes angeboten. Wenn Sie also eine Vorliebe für eine bestimmte Randeinstellung haben, so müssen Sie diese nur einmal vornehmen. Diese wird dann per Mausklick an jede Tabelle übertragen. Mit Normal, Breit und Schmal liegen drei Standardeinstellungen vor, die in Situationen, in denen es schnell gehen muss, für ausgewogene Einstellungen an allen vier Rändern sorgen. Randeinstellungen können per Mausklick vorgenommen werden.

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Wenn diese Vorgaben doch einmal nicht ausreichen sollten, wählen Sie Benutzerdefinierte Seitenränder und stellen die Ränder für jede Seite individuell ein. Formatanpassungen. Über Orientierung und Größe legen Sie die Formate für den Ausdruck fest. Das DIN-A4-Format ist standardmäßig vorgegeben und braucht nur geändert werden, wenn andere Papierarten in den Drucker eingelegt werden. Orientierung legt fest, ob die Tabelle im Hoch- oder Querformat auf das Papier gedruckt wird. Seitenaufteilung. Um einen Druckbereich festzulegen, markieren Sie diesen und wählen Druckbereich festlegen. Haben Sie keinen Bereich markiert, zeigt Excel eine Meldung, in der darauf hingewiesen wird, dass nur eine einzige Zelle als Druckbereich ausgewählt wurde. Sie können dann Abbrechen und den Bereich durch Markierung bestimmen oder auf OK klicken. Damit legt Excel diese eine Zelle als Druckbereich fest. Das kann allerdings zu Problemen führen. Excel druckt dann nämlich nur diese Zelle und wenn es eine leere Zelle ist, dann druckt Excel einfach nichts. Auf dieses Problem wurde ich durch einen Der Druckbereich ist durch einen gestrichelten Rahmen erkennbar.

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verzweifelten Anwender aufmerksam, der behauptete, dass Excel eine bestimmte Tabelle nicht mehr drucken wolle.

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Druckbereiche sollten besser nicht nur aus einer Zelle bestehen.

Einen Druckbereich löschen Sie wieder, indem Sie Druckbereich | Druckbereich aufheben wählen. Horizontale Seitenumbrüche legen Sie über Umbrüche | Seitenumbrüche fest. Hier können Sie diese auch wieder entfernen, entweder einzeln (Seitenumbrüche entfernen) oder alle auf einen Schlag (Alle Seitenumbrüche zurücksetzen). Anpassungen der Tabelle für den Druck. Über Hintergrund können Sie der Tabelle ein Foto oder ein sonstiges grafisches Objekt zuordnen, das dann beim Druck mit ausgegeben wird. Wer’s mag, wird sich freuen. Praktischen Wert hat das aber selten, vielleicht dann, wenn ein Logo oder etwas Ähnliches in die Tabelle mit eingebunden werden soll. Ansonsten stört es eher die Übersichtlichkeit und Lesbarkeit. Interessanter ist die Schaltfläche Drucktitel. Damit öffnet sich der Dialog Seite einrichten, in dem wichtigere Anpassungen für den Ausdruck vorgenommen werden können.

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Wichtige Druckanpassungen der Tabelle finden sich im Dialog Seite einrichten auf dem Register Tabelle.

Im Register Tabelle legen Sie unter Druckbereich fest, was überhaupt gedruckt werden soll. Haben Sie vorher schon eine solche Einstellung vorgenommen, wird diese hier bereits angezeigt. Wiederholungszeilen oben und Wiederholungszeilen links erlauben die Angabe von Bereichen, die auf jeder Seite wiederholt werden sollen. Spalten- und Zeilenüberschriften werden so auf jeder Seite angezeigt, auch wenn sie in der Tabelle nur einmal vorkommen. Es genügt, für die Bereichsangaben mit der Maus in die Tabelle zu klicken und die nötigen Bereiche zu markieren. Diese Bezüge werden dann im Dialog automatisch übernommen.

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Unter Drucken nehmen Sie einige kleinere Anpassungen vor, zum Beispiel, ob ohne oder mit Gitternetzlinien gedruckt werden soll. Bei Seitenreihenfolge legen Sie fest, ob erst nach unten und dann nach rechts oder umgekehrt gedruckt werden soll. Bei umfangreichen Tabellen, die nicht auf eine Seite passen, kann das eine gute Hilfe zur Sortierung sein. Bei Fußzeilen mit Seitenangaben ist diese Einstellung nicht unwichtig, damit die Reihenfolge der Seitenzählung mit der späteren Sortierung übereinstimmt.

Der Umweg über die Seitenansicht.

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Über einen kleinen Umweg erreichen Sie die wichtigsten Einstellungen zur Seiteneinrichtung auch über den Drucken-Dialog: Wählen Sie die Schaltfläche Vorschau und dann Drucken | Seite einrichten. Skalieren. Ist Ihre Tabelle nur wenig größer, als auf eine Seite passt, dann ist oft die Skalierung das geeignete Mittel, den Ausdruck auf einer Seite zu realisieren. Im Dialog Seite einrichten finden Sie auf dem Register Papierformat entsprechende Einstellmöglichkeiten. Sie können bei Anpassen festlegen, dass die Tabelle genau x Seite(n) breit und hoch sein soll. Dann berechnet Excel die Ausgabe der Tabelle so, dass es mit Ihrer Vorgabe übereinstimmt. Dabei kommt aber nicht immer eine lesbare Tabelle aus dem Drucker. Über Verkleinern/Vergrößern stellen Sie einen prozentualen Faktor für die Anpassung der Tabelle ein. Bei einer Tabelle, bei der nur zwei Spalten oder Zeilen auf die nächste Seite rutschen, reicht meist schon eine Anpassung auf 90 Prozent. Probieren Sie es aus. Sie müssen dazu nicht gleich den Drucker nutzen, sondern können das ja über die Vorschau zuerst am Bildschirm überprüfen.

Den richtigen Drucker wählen und einstellen Ist die Tabelle so weit vorbereitet, können die Einstellungen für den Drucker vorgenommen werden. Drucker auswählen. Sind am PC oder im Netzwerk mehrere Drucker vorhanden, dann kann unter Name: der Drucker ausgewählt werden, der die Tabelle drucken soll.

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Wohin soll die Tabelle geschickt werden?

Über die Schaltfläche Drucker suchen können Sie auch nach einem vorhandenen und noch nicht aufgeführten Drucker im Netzwerk suchen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn Sie den Verzeichnisdienst nicht abgestellt haben. Über die Schaltfläche Eigenschaften rufen Sie einen Dialog auf, in dem Sie die Papierquelle (falls der Drucker mehrere Papierfächer hat), die Papierart, das Layout und die Qualitätseinstellungen vornehmen können. Hier legen Sie zum Beispiel die Qualität Entwurf für einen Konzeptdruck oder Optimal für einen hochwertigen Ausdruck fest. Wie soll gedruckt werden?

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Statt in eine Datei zu drucken, wählen Sie besser die Ausgabe als PDF-Dokument.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Ausgabe in Datei umleiten, wird direkt in eine Datei gedruckt. Diese können Sie später, ohne Excel zu starten, an den Drucker schicken. Das ist allerdings nicht ganz unproblematisch. Dies funktioniert nur mit dem eingestellten Drucker problemlos. Besser ist der Weg, aus der Tabelle eine PDFDatei zu erzeugen. Diese kann dann auf jedem anderen Computersystem und mit beliebigen Druckern ausgedruckt werden. Druckumfang festlegen. Bei Druckbereich stellen Sie ein, ob Alles (Vorgabe) oder nur eine bestimmte Anzahl Seiten gedruckt werden soll. Bei der Seitenangabe beachten Sie die Druckreihenfolge, die Sie möglicherweise verändert haben. Mit Exemplare legen Sie fest, wie viel Exemplare je Seite gedruckt werden sollen. Ganz wichtig bei mehreren Exemplaren je Seite ist die Aktivierung des Kontrollkästchens vor Sortieren. Dann können Sie sich nämlich das spätere Sortieren des Papierstapels sparen. Excel erledigt dies automatisch für Sie. Unter Drucken ist als standardmäßige Voreinstellung Ausgewählte Blätter aktiviert. Das heißt, dass immer nur das aktive Tabellenblatt gedruckt wird. Sie können auch Markierung wählen, um einen zuvor markierten Bereich zu drucken. Aktivieren Sie Druckbereiche ignorieren, nimmt Excel auf festgelegte Druckbereiche bei diesem Ausdruck keine Rücksicht. Wählen Sie die Option Gesamte Arbeitsmappe, druckt Excel alles, was in der jeweiligen Arbeitsmappe enthalten ist. Damit kennen Sie alle wesentlichen Details zum Drucken von Tabellen und Arbeitsmappen.

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Excel im Internet

Excel im Internet Das Veröffentlichen von Tabellen im Internet ist mit Excel inzwischen leichter denn je. Eine Einführung in diese Technik wird Ihnen dieses Kapitel geben.

Tabellen und Diagramme für das Web aufbereiten Vorhandene Tabellen und Diagramme lassen sich schnell und problemlos für die Präsentation im Web aufbereiten. Bevor Sie die Tabelle im HTML-Format speichern, prüfen Sie noch einmal, ob die Tabelle alle Elemente für die Veröffentlichung enthält. Ein Titel kann allerdings im Verlauf der folgenden Prozedur noch hinzugefügt werden. Tabelle als Website speichern. Gehen Sie folgende Schritte, um die Excel-Tabelle in eine Webseite zu verwandeln: 1. Wählen Sie Office | Speichern unter | Andere Formate oder drü-

Speichern unter: [F12]

cken Sie die Funktionstaste [F12].

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Excel im Internet

Excel speichert auch in andere Formate.

2. Geben Sie einen passenden Dateinamen ein. 3. Wählen Sie als Dateityp Einzelnes Webarchiv aus. 4. Markieren Sie bei Speichern: die Option Neu veröffentlichen: Tabelle. Haben Sie den zu veröffentlichenden Teil der Tabelle zuvor markiert, so erscheint hier die Auswahl mit Bezug.

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Excel im Internet

5. Wenn Sie noch einen Titel hinzufügen wollen, so klicken Sie auf Titel ändern. 6. Wählen Sie den Schalter Veröffentlichen. 7. Aktivieren Sie Veröffentlichte Webseite im Browser öffnen. Wenn Sie wollen, dass die Webseite immer auf dem neuesten Stand ist, aktivieren Sie außerdem noch: Automatisch Wiederveröffentlichen immer wenn die Arbeitsmappe gespeichert wird. 8. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

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Excel im Internet

Die Excel-Tabelle als Webseite.

So schnell erstellen Sie eine Webtabelle mit reinem HTML-Code ansonsten sicher nicht. Excel leistet dabei gute Hilfe. Im Prinzip müssen Sie ja nichts anderes machen, als die bereits vorhandene Tabelle noch einmal neu abzuspeichern. Sie können nun diese neue Webseite mit dem Internet-Explorer öffnen und ansehen. Sie lässt sich entweder isoliert oder im Zusammenhang mit anderen Webseiten im Internet veröffentlichen und wird von allen Browsern richtig dargestellt. Wenn Sie den Code sehen wollen, der hinter einer Excel-Webseite steht, dann wählen Sie im Internet Explorer Seite | Quelltext anzeigen.

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Excel im Internet

Hinter der Excel-Webseite steht ein umfangreicher HTML-Code.

Browserkompatibilität anpassen. Standardmäßig ist die Kompatibilität für den Internet Explorer Version 4 oder höher eingestellt. Sie können diese Einstellung jedoch leicht anpassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Vor dem Veröffentlichen klicken Sie, links unten im Dialogfenster Speichern unter, auf den Schalter Extras). 2. Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Weboptionen.

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Excel im Internet

3. Aktivieren Sie das Register Browser und stellen Sie bei Besucher dieser Webseite verwenden eine passende Browser-Einstellung ein. Hier legen Sie die Kompatibilität so eng oder so weit aus, wie Sie möchten.

Um eine möglichst große Kompatibilität zu gewährleisten, wählen Sie einen der ersten beiden Einträge, die auch noch den Netscape Navigator mit einbeziehen. Diagramm als Webseite speichern. Genauso einfach ist die Übertragung eines Diagramms in eine HTML-Webseite. Achten Sie allerdings darauf, dass das Diagramm als eigenes Arbeitsblatt vorliegt. Gegebenenfalls nutzen Sie die Option Diagramm verschieben im Register Diagrammtools | Entwurf. Näheres dazu können Sie im Kapitel Bilder sagen mehr als Worte nachlesen.

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Excel im Internet

1. Aktivieren Sie das Arbeitsblatt, das das Diagramm enthält. 2. Wählen Sie Office | Speichern unter | Andere Formate. 3. Stellen Sie bei Dateityp wieder Einzelnes Webarchiv ein. 4. Aktivieren Sie Neu veröffentlichen: Diagramm. 5. Falls bei Ihnen auch der Diagrammtitel fehlt, klicken Sie auf Titel ändern und geben Sie im folgenden Dialog den Titelnamen ein. Bestätigen Sie diesen mit OK. Titel können während der Veröffentlichung noch festgelegt werden.

6. Klicken Sie auf Veröffentlichen. 7. Aktivieren Sie im nächsten Dialog Automatisch wiederveröffentlichen immer wenn die Arbeitsmappe gespeichert wird. 8. Bestätigen Sie abschließend erneut mit Veröffentlichen.

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Excel im Internet

Das Diagramm als Webseite wurde erstellt.

Auch den HTML-Code zur Diagramm-Webseite können Sie sich über den Internet Explorer auf dem bereits beschriebenen Weg über die Option Quelltext anzeigen anschauen. Dieser ist überraschend kompakt. Webseitenvorschau aktivieren. Wenn es Ihnen zu umständlich ist, eine Webseite zu erstellen, zu prüfen, nach Excel zurückzukehren, Korrekturen vorzunehmen und so weiter, dann aktivieren Sie eine Option, die scheinbar verschwunden ist.

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Excel im Internet

In früheren Excel-Versionen gab es im Datei-Menü die Option Webseitenvorschau. Diese ist in den Multifunktionsleisten nicht mehr erreichbar. Um sie wieder zu aktivieren, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie den Schalter rechts neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff. 2. Aktivieren Sie im Menü den Eintrag Weitere Befehle. 3. Stellen Sie bei Befehle auswählen Alle Befehle ein. 4. Suchen Sie darunter die Webseitenvorschau. Wenn Sie den Cursor in der Liste an den Anfang setzen und die [W]-Taste drücken, springt der Cursor in der Liste zum ersten Eintrag, der mit W beginnt. Sie brauchen dann nicht lange zu scrollen. 5. Klicken Sie auf Hinzufügen und kontrollieren Sie, ob die Webseitenvorschau in der rechten Liste enthalten ist. 6. Klicken Sie auf OK.

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Excel im Internet

So erweitern Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff um die Webseitenvorschau.

Sie sehen, wie einfach es ist, mit Excel eine Tabelle für die Anzeige auf einer Webseite zu erzeugen.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Excel-Anwendungen automatisieren Mit Makros und kleinen VBA-Programmen kann man die Funktionalität von Excel deutlich erweitern. Wie Sie Makros aufzeichnen und ausführen, erfahren Sie in diesem Kapitel. Ebenso gibt es eine kleine Einführung in den Umgang mit dem VBA-Editor.

Abläufe automatisieren Sie kennen das sicherlich auch: Da gibt es Vorgänge, die man immer wieder auf die gleiche Art durchführt. Man ruft Menüs auf, nimmt Einstellungen vor, klickt Kontrollkästchen und Schaltflächen an, nur um immer wieder und wieder die gleiche Aufgabe zu erfüllen. Das muss doch einfacher gehen? Geht es auch, wenn Sie sich ein wenig mit Makros beschäftigen. Makros sind nichts anderes als aufgezeichnete Befehle, die dann nach dem Aufrufen über das Menü, eine Tastenkombination oder eine Schaltfläche ausgeführt werden. So ähnlich wie man bei einem Kassettenrekorder Musik aufnimmt und dann immer wieder abspielen kann.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Tabelle vorbereiten. Sie erfahren direkt, wie Makros funktionieren. Damit dies nicht abstrakt, sondern an einem konkreten Beispiel durchgeführt werden kann, sollten Sie ein paar Vorbereitungen treffen. Bauen Sie eine Excel-Tabelle mit einer kleinen Adressliste auf. Das geht schnell – notfalls tragen Sie Fantasienamen ein oder übernehmen einfach die aus der Abbildung. Wichtig ist, dass Sie die erste Zeile freilassen und in der zweiten Zeile die Überschriften stehen. Außerdem darf es keine Leerzeilen geben.

Eine Adressliste ist in Excel schnell erstellt.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Ziehen Sie die erste Zeile außerdem etwas größer auf, indem Sie den Mauscursor in der Zeilennummerierung am linken Rand zwischen Zeile 1 und 2 platzieren. Wenn der Cursor sich zu einem nach oben und unten weisenden Doppelpfeil verändert, ziehen Sie ihn mit der Maus einfach etwas nach unten. Für diese Adressliste werden wir jetzt zwei Makros erstellen, welche die Liste jeweils nach Postleitzahlen und nach Namen sortieren. Zwar ist es gar nicht so umständlich, den Weg über Start | Sortieren und Filtern zu gehen, aber es sind doch immer ein paar Mausklicks notwendig, bis man das gewünschte Ergebnis hat. Wir wollen es jetzt noch einfacher machen. Die Werkzeuge zur Makroerstellung vorbereiten. Über die Multifunktionsleiste Ansicht erreichen Sie ganz rechts die Schaltfläche Makros und damit die wichtigsten drei Befehle: Makros anzeigen, Makro aufzeichnen und Relative Aufzeichnung. Excel hat aber noch mehr Funktionen zu bieten, und zwar auf der Multifunktionsleiste Entwicklertools.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Vielleicht sehen Sie bei sich bereits die Multifunktionsleiste Entwicklertools. Dann können Sie diesen Abschnitt eigentlich überspringen. Wenn nicht, dann sind Sie hier richtig. Um diese Multifunktionsleiste hinzuzuschalten, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Office | Excel-Optionen. 2. Aktivieren Sie in der Kategorie Häufig verwendet das Kontrollkästchen vor Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen. 3. Bestätigen Sie mit OK.

Die Entwicklerwerkzeuge von Excel.

Damit stehen Ihnen die Werkzeuge zur Makroentwicklung und VBAProgrammierung zur Verfügung. Ob Sie allerdings die Befehle für die nächsten Abschnitte über diese Werkzeuge oder über Ansicht | Makros aufrufen, macht keinen Unterschied.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Das erste Makro aufzeichnen. Bevor Sie die Makroaufzeichnung starten, überzeugen Sie sich davon, dass der Zellcursor innerhalb der Adressliste steht. 1. Starten Sie die Makroaufzeichnung über Entwicklertools | Makro aufzeichnen oder Ansicht | Makros | Makro aufzeichnen. 2. Geben Sie bei Makroname einen möglichst selbsterklärenden Namen ein, legen Sie eine Tastenkombination für den Aufruf des Makros fest und tragen Sie bei Beschreibung ein, wozu das Makro dienen soll. Wenn Sie später einmal viele Makros erstellt haben, werden Sie dankbar dafür sein, dies von Anfang an gemacht zu haben.

Vor der Aufzeichnung werden einige Informationen zur Wiedererkennung und für den Aufruf des Makros festgelegt.

3. Bestätigen Sie mit OK.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Nun läuft der Makrorekorder und zeichnet alle Befehle auf, die Sie jetzt in der Tabelle ausführen. Sie müssen sich nun aber nicht extra abhetzen – der Zeitfaktor spielt keine Rolle. Machen Sie in aller Ruhe weiter und wenn Sie möchten, zwischendurch auch eine Kaffeepause. 4. Wechseln Sie auf das Register Start. 5. Wählen Sie Sortieren und Filtern | Benutzerdefiniertes Sortieren. 6. Stellen Sie bei Spalte »PLZ«, bei Sortieren nach »Werte« und bei Reihenfolge »A bis Z« ein.

Sortierkriterien können fast beliebig festgelegt werden.

7. Bestätigen Sie mit OK. 8. Klicken Sie in den Entwicklertools oder über Ansicht | Makros auf Aufzeichnung beenden (). 158

Excel-Anwendungen automatisieren

Sortierwarnung von Excel Haben Sie die Postleitzahlen als Text formatiert – was zur besseren Darstellung und Sortierung der führenden Nullen bei einigen Postleitzahlen anzuraten ist –, erscheint noch eine Sortierwarnung, weil Excel die als Text formatierten Zahlen erkannt hat. Aktivieren Sie Alles was wie eine Zahl aussieht, als Zahl sortieren und klicken Sie auf OK. Sofort ist die Adressliste nach Postleitzahlen sortiert. Sortieren Sie über Sortieren und Filtern | Benutzerdefiniertes Sortieren jetzt nach Namen und rufen Sie anschließend das Makro über die für das Makro festgelegte Tastenkombination auf. In unserem Beispiel also über [Strg][p]. Makros ausführen. Rufen Sie über Ansicht | Makros | Makros an-

Über Sortieren und Filtern | Von A bis Z sortieren oder Sortieren und Filtern | Von Z bis A sortieren sortieren Sie die Spalte aufsteigend oder absteigend, in der sich gerade der Zellcursor befindet.

zeigen oder Entwicklertools | Makros den Dialog auf, in dem alle Makros gesammelt werden. Hier finden Sie das soeben aufgezeichnete Makro wieder. Über die Schaltfläche Ausführen können Sie dieses starten.

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Excel-Anwendungen automatisieren

Die Makros werden im Dialog Makro gesammelt, können hier bearbeitet und ausgeführt werden.

Schneller geht es natürlich über die voreingestellte Tastenkombination. Über Makro-Schaltflächen geht es auch noch einfacher – aber bevor wir dies erläutern, erstellen Sie schnell noch ein zweites Makro. Gehen Sie dabei wie zuvor beschrieben vor, lassen Sie die Inhalte aber nach Name sortieren. Bevor Sie weitermachen, probieren Sie beide Makros aus und überprüfen Sie, ob diese richtig funktionieren. Im Notfall löschen Sie das Makro (Entwicklertools | Makros | Löschen) und probieren es erneut. Wir werden jetzt die bereits angekündigten Schaltflächen erstellen, mit denen die Makros gestartet werden können. Falls noch nicht geschehen, erweitern Sie zuvor die erste Zeile der Tabelle etwas.

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Excel-Anwendungen automatisieren

1. Wechseln Sie zum Register Einfügen. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formen und treffen Sie in der Gruppe Rechtecke eine passende Auswahl. 3. Ziehen Sie in der ersten Zeile ein Rechteck auf. 4. Sie befinden sich jetzt in den Zeichentools. Über Fülleffekt passen Sie die Farbe an. Wenn Sie wollen, können Sie über Formkontur und Formeffeket dem Rechteck noch ein anderes Aussehen geben. 5. Klicken Sie neben das Rechteck, um die Markierung aufzuheben. 6. Wählen Sie die Schaltfläche Textfeld und klicken Sie erneut in die Schaltfläche. 7. Schreiben Sie »Name sortieren« hinein und klicken Sie neben das Rechteck. 8. Klicken Sie mit der rechten Maustaste wieder auf das Rechteck und wählen Sie aus dem Kontextmenü Makro zuweisen. 9. Markieren Sie das Makro Name_sortieren und bestätigen Sie mit OK. 10. Klicken Sie irgendwo in die Tabelle.

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Das Makro wird der Schaltfläche zugewiesen.

Das Makro ist jetzt fertig. Fahren Sie jetzt mit der Maus über das Rechteck, so wandelt sie sich zu einer Hand. Sie können das Rechteck beziehungsweise die neue Schaltfläche anklicken und das Makro und damit die Sortierung auslösen. Mit diesem kleinen Beispiel haben Sie gelernt, • wie einfach ein Makro erstellt werden kann, • welche Möglichkeiten der Ausführung der aufgezeichneten Makros es gibt und • wie hilfreich ein Makro bei oft durchgeführten Aufgaben ist.

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Zwei neue Schaltflächen erlauben jetzt das Sortieren der Tabelle per Mausklick.

Sicherheitseinstellungen bearbeiten. Möglicherweise erhalten Sie eine Fehlermeldung, die Ihnen mitteilt, dass die Ausführung des Makros nicht möglich ist – aus Sicherheitsgründen. Öffnen Sie über Entwicklertools | Makrosicherheit das Vertrauensstellungscenter und nehmen Sie die Aktivierung der Makros vor. Anschließend müssen Sie die Arbeitsmappe schließen und neu öffnen.

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Die Aktivierung der Makros müssen Sie vornehmen, wenn sie ausgeführt werden sollen.

Makroviren können ein Problem sein, deshalb ist die Voreinstellung, die die Ausführung von Makros erst einmal verhindert, nicht unsinnig. Wenn Sie sich aber beim Umgang mit dem PC an einige Vorsichtsmaßnahmen halten (aktualisierter Virenscanner, keine Anhänge öffnen, deren Herkunft und Bedeutung unbekannt ist, fremde Arbeitsmappen immer zunächst prüfen etc.), dann ist die Aktivierung dieser Funktion kein großes Risiko für Sie. Relative Makroaufzeichnung. Zugegeben – die dargestellten Makros waren sehr einfach. Sie sind aber nicht beschränkt auf ein oder zwei Befehle. Prinzipiell können Sie lange Folgen von Excel-Befehlen in ein Makro integrieren. Sie werden aber bei komplexeren Makros schnell auf ein Problem stoßen: Die Ausführung des Makros 164

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bezieht sich immer auf absolute Adressen in der Tabelle. Wollen Sie aber zum Beispiel nicht immer die Zelle C4 anspringen und bearbeiten, sondern eine Zelle abhängig vom zu bearbeitenden Kontext, dann sollten Sie die relative Aufzeichnung wählen. Nehmen wir ein ganz einfaches Beispiel: Sie wollen, egal in welcher Zeile der Cursor steht, immer in die erste Spalte, so brauchen Sie ja nur den Makrorekorder starten, sechsmal die Pfeil-nach-linksTaste drücken und den Makrorekorder stoppen. Probieren Sie es aus. Wenn Sie dann das Makro starten, werden Sie feststellen, dass Sie den Zellcursor hinsetzen können, wo Sie wollen – es wird nach Aufruf immer genau die Zelle angesprungen, die Sie bei der Aufzeichnung angewählt haben. So sollte das ja nicht sein. 1. Setzen Sie den Zellcursor in die letzte Spalte. Im Beispiel die Spalte G. 2. Schalten Sie die Relative Aufzeichnung durch Anklicken der Schaltfläche oder über Ansicht | Makros | Relative Aufzeichnung ein. 3. Starten Sie die Makroaufzeichnung. 4. Weisen Sie dem Makro einen Namen, eine Tastenkombination und möglichst auch eine Beschreibung zu und klicken Sie auf OK. 5. Drücken Sie sechsmal die Pfeil-nach-links-Taste. 6. Beenden Sie die Makroaufzeichnung und schalten Sie die Relative Aufzeichnung wieder aus. 165

Excel-Anwendungen automatisieren

Egal, wohin Sie nun den Zellencursor setzen, es wird immer die erste Spalte der aktuellen Zeile angesteuert, auch dann, wenn Sie die Spalte C oder D ausgewählt haben, denn ist die Spalte A erreicht, bewirkt jeder Pfeiltastendruck nichts mehr. Das Makro muss aber nun nicht mehr eine bestimmte Zelle ansteuern, sondern kann relativ zur Ausgangsposition ausgeführt werden. Damit haben Sie ein Werkzeug an der Hand, das sehr flexible Makroabläufe ermöglicht.

Mit Excel programmieren Es gibt Excel-Anwender, die das Programm seit Jahren nutzen, sehr ausgefeilte Anwendungen entwickeln und noch nicht eine Zeile programmiert haben. Das ist auch nicht schlimm, denn Excel ist als Tabellenkalkulation ja nicht auf Programmierbarkeit ausgelegt. Aber bereits die frühen Versionen ab Excel 3.0 enthielten im Zusammenhang mit dem Makrorekorder eine Liste von Scriptbefehlen, die unabhängig von einer Aufzeichnung zur Programmierung eingesetzt werden konnten. Visual Basic for Application. Seit Excel 5.0 heißt die integrierte Programmiersprache »Visual Basic for Application«, auf Deutsch »Visual Basic für Anwendungen« oder einfach kurz »VBA«. In diesem Kapitel ist eine vollständige Einführung in die Programmierung mit VBA nicht möglich; das Thema ist zu komplex. Es gibt aber trotzdem gute Gründe, einmal etwas genauer hinzuschauen. So können Sie bereits mit geringen Kenntnissen VBA-Scripte in den Editor eingeben und damit die erweiterten Funktionen, die durch diese Scripte bereitgestellt werden, nutzen. 166

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Schauen Sie doch zunächst einmal, wie das Ganze aussieht: 1. Öffnen Sie den Dialog Makros über die Schaltfläche in der Multifunktionsleiste Entwicklertools oder über Ansicht | Makros. 2. Markieren Sie das Makro PLZ_Sortieren. 3. Klicken Sie auf Bearbeiten.

Das aufgezeichnete Makro hat Excel im VBA-Code gespeichert.

Es öffnet sich der Microsoft Visual Basic-Editor und zeigt das aufgezeichnete Makro im VBA-Code an. Selbst ohne Vorkenntnisse werden Sie bei näherer Betrachtung einige Details erkennen können: 167

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• Das gesamte Makro ist in die Zeilen Sub <Makroname> und End Sub eingeschlossen. • Grüne Zeilen mit einem vorangestellten ’ dienen offensichtlich als Kommentar. • Das Arbeitsblatt (Worksheet) Adressen ist im Zusammenhang mit der aktiven Arbeitsmappe (ActiveWorkbook) aufgeführt. • Der Tabellenbereich, in dem die Adressen enthalten sind, ist genau aufgelistet (A2:G62), obwohl das bei der Makroaufzeichnung nicht durch eine Markierung vorgegeben wurde. Excel denkt also bei der Makroaufzeichnung im übertragenen Sinne mit. Um ohne Makrorekorder mit dem VBA-Editor manuell Module zu entwickeln, geht dies nicht, ohne das Objektmodell von Excel zu kennen und etwas von objektorientierter Programmierung zu verstehen. Den Editor aber zu bedienen, das ist schnell gelernt und soll an einem kleinen Beispiel erprobt werden. Eine eigene Funktion entwickeln. Das Entwickeln einer eigenen Funktion geht relativ leicht, ohne sich intensiv in VBA einarbeiten zu müssen. Wir wollen hier exemplarisch einmal eine Funktion neu erstellen, die die Lagerumschlagsgeschwindigkeit errechnet. Folgende Formel liegt der Funktion zugrunde: Umsatz Lagerumschlagsgeschwindigkeit= durchschnittl. Lagerbestand

168

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Der durchschnittliche Lagerbestand errechnet sich folgendermaßen: Anfangsbest. + Endbest. durchschnittl. Lagerbestand= 2 Bevor Sie die Funktion entwickeln, bauen Sie eine Beispieltabelle auf, mit der Sie die Funktion später testen können. Die Lösung soll eine eigene Funktion liefern.

Die drei erforderlichen Parameter sind Anfangs- und Endbestand, um die durchschnittliche Lagerdauer zu berechnen, und der Umsatz. Alle Werte in Stück. Der Preis spielt hier keine Rolle. Mit dem Editor arbeiten. Der VBA-Editor wird über die Tastenkombination [Alt][F11] aufgerufen. Er steht, falls keine weiteren Arbeitsmappen mit Modulen geöffnet sind, leer zur Verfügung.

169

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Der leere VBA-Editor.

Um ein neues Modul und darin eine neue Prozedur anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie Einfügen | Modul. 2. Klicken Sie auf Einfügen | Prozedur. 3. Geben Sie bei Name: »Lagerumschlag« ein. 4. Bei Typ aktivieren Sie Function. 5. Der Gültigkeitsbereich sollte auf Public stehen, wenn Sie die Funktion nicht nur innerhalb einer Arbeitsmappe nutzen wollen. 170

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6. Bestätigen Sie abschließend mit OK. Ein neues Modul ist schnell angelegt.

Im VBA-Editor steht Ihnen nun die leere Prozedur zur Verfügung. Um diese zu füllen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Setzen Sie den Cursor zwischen die runden Klammern. 2. Geben Sie ein: »AB, EB, Umsatz«. 3. Schreiben Sie: »Lagerumschlag =Umsatz/(AB+EB/2)«. 4. Speichern Sie die Funktion und kehren Sie zu Excel zurück.

171

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Eine einfache neue Funktion ist schnell erstellt.

Diese Funktion dürfte nicht schwer zu verstehen sein. In der Klammer sind die Parameter enthalten, welche die Funktion benötigt, um die Kennzahl errechnen zu können. In diesem Fall Anfangsbestand (AB), Endbestand (EB) und Umsatz. Den berechneten Wert, den die Funktion zurückgeben soll, ermittelt sie über die zuvor beschriebene Formel. Mit der Funktion arbeiten. Diese eigene Funktion setzen Sie nun so ein wie die integrierten Excel-Funktionen: 1. Setzen Sie den Cursor in die Zelle, in die die Funktion eingefügt werden soll. Im Beispiel in Zelle C6. 2. Wählen Sie das Register Formeln und klicken Sie auf Funktion einfügen. 172

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3. Bei Kategorie auswählen stellen Sie Benutzerdefiniert ein. 4. Unter Funktion auswählen finden Sie die soeben neu erstellte Funktion wieder. Markieren Sie diese und klicken Sie unten im Dialog auf OK. Die benutzerdefinierten eigenen Funktionen sammelt Excel in einer speziellen Kategorie.

5. Die Parameter »sammeln« Sie durch Anklicken in der Tabelle ein. 6. Bestätigen Sie mit OK. Sie sehen, es geht wie bei den Standardfunktionen. Natürlich können Sie die Funktion auch per Hand eintippen. So geht es aber leichter. 173

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Im Beispiel hat die Funktion eine Lagerumschlagsgeschwindigkeit von 0,67 errechnet, was bedeutet, dass sich das Lager im angegebenen Zeitraum nicht komplett umgeschlagen hat. Das ist sicher noch optimierungsfähig, hängt aber auch von der Art der Ware ab, sodass die absolute Zahl nicht alleine aussagefähig ist.

Mit benutzerdefinierten Funktionen lässt sich arbeiten wie mit den integrierten Funktionen.

Sie sehen, die Arbeit mit dem VBA-Editor ist so schwierig nicht. Legen Sie sich eine eigene Funktionsbibliothek an, mit den Funktionen, die Excel nicht besitzt. Vielleicht haben Sie auch Interesse, tiefer in die VBA-Programmierung einzusteigen. Dann sollten Sie allerdings zu spezieller Fachliteratur greifen oder einen entsprechenden Kurs besuchen.

174

Excel kommunikativ

Excel kommunikativ Die Daten einer Tabelle werden oft auch in anderen Anwendungen benötigt. Andererseits gibt es oft Informationen an anderer Stelle, die man gerne in eine Excel-Tabelle integrieren möchte. Alle Daten noch einmal neu und damit doppelt eingeben? Nicht mit Excel. Über flexible Import- und Exportschnittstellen geht das viel schneller und dazu auch noch recht einfach.

Woher und wohin Eigenständige Export- und Importfunktionen werden Sie in Excel vergeblich suchen. Dies wird alles über den Datei öffnen- und Datei speichern unter-Dialog geregelt.

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Excel kommunikativ

Importformate. Wählen Sie im Office-Menü Datei | Öffnen, so bietet Ihnen Excel im folgenden Dialog unter Dateityp verschiedene Dateien an: • Alle Excel-Dateien (wobei hier zwischen den verschiedenen Versionen zunächst nicht differenziert wird. Excel versucht selbst zu erkennen, welches Versionsformat vorliegt) • Excel-Dateien (die sich auf die neuen Versionen mit der Extension .xlsx beziehen) • Alle Webseiten und Webarchive (htm/html-Dateien in der Hauptsache) • XML-Dateien • Textdateien (dahinter verbirgt sich der sogenannte Textkonvertierungsassistent) • Alle Datenquellen (womit vor allem externe Datenquellen/Datenbanken gemeint sind) • Access-Datenbanken (das relationale Datenbankmanagementsystem aus der Microsoft Office-Familie) • Abfragedateien (Dateien aus Datenbankabfragen) • dBase-Dateien (dBase war sozusagen die Ur-Datenbank für PC-Systeme und das spezielle Dateiformat wurde auch von vielen anderen Datenbanken unterstützt. Inzwischen veraltet, aber noch sehr verbreitet, besonders bei Anwendungsprogrammen) • Microsoft Excel 4.0-Makrovorlagen 176

Excel kommunikativ

• Microsoft Excel 4.0-Arbeitsmappen (können noch geöffnet, nicht aber mehr geschrieben werden. Damit wird eine Kompatibilität zu älteren Excel-Anwendungen gewährleistet) • Arbeitsblätter (einzelne Excel-Arbeitsblätter) • Arbeitsbereiche (man kann Excel-Arbeitsbereiche abspeichern und wieder laden. Diese enthalten vor allem Einstellungen der Arbeitsoberfläche) • Mustervorlagen (enthalten leere Excel-Anwendungen, die als Mustervorlage gespeichert wurden) • Add-Ins (Befehlserweiterungen, spezielle Anwendungen, die in Excel integriert werden können) • Symbolleisten (man kann eigene Symbolleisten zusammenstellen und zu Sicherungszwecken abspeichern) • SYLK-Dateien (eine Art standardisierte Tabellendatei, ähnlich PDF für Textdokumente, aber weniger verbreitet) Liegen Ihnen Daten aus älteren Programmen vor, die nicht von Excel unterstützt werden und bei denen das Programm nicht mehr zur Verfügung steht oder auf den aktuellen Rechnern nicht mehr läuft,

Uralt-Dateien können nicht so ohne Weiteres eingelesen werden.

dann haben Sie ein echtes Problem. Mit etwas Glück finden Sie im Internet ein Konvertierungsprogramm oder haben einen Bekannten, der dieses Programm noch im Einsatz hat oder auf seinem Computer installieren kann.

177

Excel kommunikativ

Standardformate bieten Datensicherheit Aus diesem Grund ist es gut, bei einem Rechnerwechsel oder einer PC-Neuanschaffung zu überlegen, welche Programme man nicht erneut installieren wird. Da ist es dann durchaus angebracht, die Daten, die man weiter nutzen will, in einem Format abzuspeichern, das auch von anderen Programmen gelesen werden kann. Bei Textverarbeitungen etwa das RTFFormat, bei Tabellenkalkulationen das SYLK-Format. Notfalls einfach als Textdatei. Zwar gehen dann die Formate verloren, aber etwas später in diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie diese – sozusagen halbautomatisch – wiederherstellen können.

Exportformate. Öffnet man die Vorschau über Office | Speichern unter, werden zunächst die Standardformate angeboten, mit denen in der Regel gearbeitet werden sollte: • Excel-Arbeitsmappe (das neue .xlsx-Dateiformat, das übrigens auch noch zu älteren Versionen kompatibel ist, wenn dort ein entsprechendes Modul installiert wird, das von der Microsoft Homepage heruntergeladen werden kann) • Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm-Dateiformat, das ansonsten mit der Excel-Arbeitsmappe identisch ist) • Excel-Binärarbeitsmappe (die Excel-Arbeitsmappe wird in einem binären Format gespeichert. Das Laden und Speichern funktioniert schneller, aber die Kompatibilität zu früheren Versionen ist nicht gegeben).

178

Excel kommunikativ

• Excel 97-2003 Arbeitsmappe (gespeichert wird im Format der genannten Excel-Versionen. Eine gute Wahl, wenn man die Arbeitsmappen austauschen muss und die Voraussetzungen der anderen Benutzer nicht genau kennt). Über Add-Ins für andere Dateiformate suchen gelangen Sie ins Internet, und zwar auf die Website von Microsoft, auf der Ihnen Add-Ins zum Download und zur Integration in Microsoft Office zur Verfügung stehen.

Das PDF-Format einzurichten ist unbedingt empfehlenswert, da es mittlerweile ein QuasiStandard für Dokumente ist, die nur gelesen und nicht bearbeitet werden sollen.

Weitere Dateiformate (hier PDF und XPS) können als Add-In integriert werden.

Auch Lösungen von Drittanbietern lassen sich auf diesem Wege als Add-In einbinden.

179

Excel kommunikativ

Über Andere Formate erreichen Sie den Speichern unter-Dialog und können bei Dateityp wiederum aus einer langen Liste auswählen. Im Folgenden erscheinen nur diejenigen Formate, die nicht schon bei den Importformaten erwähnt wurden: • XML-Daten • Einzelnes Webarchiv • Webseite • Excel-Vorlage und Excel-Vorlage mit Makros • Excel 97-2003-Vorlagen (das ist praktisch, da damit die neu erstellten Vorlagen auch für ältere Versionen noch genutzt werden können) • Text (Tabstopp-getrennt) • Unicode Text • XML-Kalkulationstabelle 2003 (bereits die Version Excel 2003 war auf XML ausgerichtet. Wer solche Tabellen nutzt und in diesem Format abspeichern möchte, ist mit diesem Dateityp gut beraten) • Microsoft Excel 5.0/95-Arbeitsmappe • CSV (Trennzeichen getrennt) • Formatierter Text (Leerzeichen getrennt) • Text (Macintosh und MS-DOS) • DIF (Data-Interchange-Format) • SYLK-Dateien • Microsoft Office Excel-Add-In (falls Sie selbst ein Add-In erstellen möchten) • Excel97-2003-Add-In (für die Weitergabe von Add-Ins an ältere Versionen)

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Excel kommunikativ

Die Auswahl ist groß und eine Datei zu generieren, die nicht von einem anderen Programm gelesen werden kann, ist mit Excel kaum vorstellbar. Datenaustausch mit OpenOffice & Co. Sollen Daten und Informationen mit anderen Tabellenkalkulationen ausgetauscht werden, ist es sinnvoll, das Format Excel 97-2003-Arbeitsmappe zu wählen. Die meisten Fremdanwendungen, wie beispielsweise OpenOffice, können dieses Format relativ problemlos verarbeiten.

Importieren – aber wie? Bisher waren das alles theoretische Überlegungen. Aber wenn es darauf ankommt – wie wird es gemacht? Als Beispiel importieren wir eine Liste mit Bankleitzahlen samt der dazugehörigen Informationen. Diese gibt es bei der Bundesbank sogar schon im Excel-Format. Da uns dies aber an dieser Stelle nicht interessiert, nehmen wir die Variante als Textdatei und testen damit den Datenimport. Zunächst die URL für den Download: http://www.bundesbank.d/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_ bankleitzahlen_download.php

181

Excel kommunikativ

Die Liste der Bankleitzahlen wird regelmäßig von der Bundesbank aktualisiert.

Wenn Sie die Bankleitzahlen heruntergeladen und gegebenenfalls entpackt haben, kann es direkt losgehen. Mit dem Textkonvertierungsassistenten arbeiten. Für dieses Beispiel muss nicht zwingend eine Tabelle geöffnet sein. 1. Wählen Sie Office | Öffnen und stellen Sie bei Dateityp die Textdateien ein. 2. Suchen Sie den Ordner, in dem Sie die Datei abgespeichert haben. 3. Markieren Sie die Datei und bestätigen Sie mit Öffnen.

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Excel kommunikativ

Im ersten Schritt benötigt der Assistent einige Informationen, damit er die Datei richtig importieren kann. In einer Vorschau sehen Sie bereits die Daten. Hier erkennen Sie, dass mit Feste Breite der richtige Typ erkannt wurde. Andere Trennzeichen gibt es nicht. Allerdings stimmt der Dateiursprung nicht.

Korrekte Einstellungen bereits im ersten Schritt sind für die Konvertierung enorm wichtig.

4. Stellen Sie bei Dateiursprung »Mitteleuropäisch (Windows)« ein und bestätigen Sie mit Weiter. Im zweiten Schritt müssen die Spaltenwechsel festgelegt werden. Der Assistent erkennt zum Beispiel dort keinen Spaltenwechsel, wo eine Spalte an eine andere Spalte ohne Zwischenraum grenzt. Durch Anklicken im Spaltenlineal können Sie die Spaltenwechsel festlegen oder korrigieren. In diesem Fall werden Sie jedoch unschwer erkennen, wo Spalten liegen und wo nicht. 183

Excel kommunikativ

Spalten werden per Mausklick definiert oder korrigiert.

5. Korrigieren Sie die Spalteneinteilung und klicken Sie auf Weiter. Im dritten und letzten Schritt können Sie für jede Spalte das Datenformat anpassen. Diesen Punkt meinte ich einige Absätze zuvor mit »halbautomatisch«. Sie legen hier fest, welches Format jede Spalte haben soll, und beim Import wird diese Einstellung dann direkt berücksichtigt – für alle Einträge in der jeweiligen Spalte. Sie können in diesem Fall alles bei Standard belassen, oder, wenn Sie möchten, auch Festlegungen vornehmen (zum Beispiel für die Bank- und Ortsnamen das Textformat).

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Excel kommunikativ

Ausnahmeregeln Sie können hier auch Spalten vom Import ausnehmen. Wenn Sie an den BIC- und IBAN-Codes (die letzten beiden Spalten) nicht interessiert sind, dann markieren Sie diese und klicken dafür jeweils auf Spalten nicht importieren (überspringen).

Jede Spalte kann individuell für den Import eingestellt werden.

6. Weisen Sie den Spalten das passende Format zu, bestimmen Sie gegebenenfalls, welche Spalten nicht importiert werden sollen, und klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

185

Excel kommunikativ

Sekunden später stehen Ihnen die Bankleitzahlen in einer Excel-Tabelle zur Verfügung. Scrollen Sie einmal bis ganz nach unten. 19.724 Zeilen, das ist schon eine ganz schön große Tabelle geworden. Die Grenzen von Excel.

Grenzwerte von Excel. Aber sind damit schon die Grenzen von Excel ausgelotet? Nicht einmal im Ansatz. Als kleiner Exkurs deshalb hier ein paar Grenzwerte für die Arbeit mit Excel. Spezifikation

Obergrenze

Max. Zeilen

1.048.576

Max. Spalten

16.384

Spaltenbreite

255 Zeichen

Zeilenhöhe

409 Punkt

Maximale Anzahl von Zei-

32.767

chen in einer Zelle Zahlenformate in einer Ar-

200–250, je nach installierter

beitsmappe

Sprachversion

Ebenen zum Rückgängig-

100

Machen Genauigkeit von Zahlen

15 Stellen

Größte Zahl in einer Zelle

9,99999999999999E+307

Länge der Formelinhalte

8.192 Zeichen

Interne Länge von Formeln

16.384 Byte

Argumente einer Funktion

255

Verschachtelte Ebenen von

64

Funktionen

186

Excel kommunikativ

Spezifikation

Obergrenze

Anzahl der verfügbaren Ar-

341

beitsblattfunktionen Frühestes für eine Berech-

1. Januar 1900 (bzw. 1. Januar

nung zulässiges Datum

1904)

Spätestes für eine Berech-

31. Dezember 9999

nung zulässiges Datum

Die Bankleitzahlen aus der Textdatei wurden erfolgreich importiert.

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Excel kommunikativ

Excel im Office-Verbund Microsoft bietet Excel nicht nur einzeln, sondern bevorzugt im Verbund mit anderen Programmen an und nennt dies: Microsoft Office. Es gibt unterschiedliche Ausstattungen. In den meisten Varianten sind aber neben Excel vor allem Word und PowerPoint enthalten. Grund genug, einmal zu schauen, wie sich Excel mit diesen Anwendungen verträgt. Word und die Tabellen. Word kann selbst Tabellen erstellen und in diesen sogar rechnen. Und wer altgedienter Word-Anwender ist, der weiß, dass Word sogar ein Diagramm-Modul besaß. Braucht es da überhaupt Excel? Diese Frage kann man so nicht eindeutig beantworten. Wenn es um das Addieren weniger Zahlen geht, reichen die Rechenfunktionen in Word möglicherweise aus. Aber komplexe Tabellen, mit Berechnungen und langen Formeln, die bekommt man nur mit Excel richtig hin. Und wie sieht es mit dem Diagramm-Modul von Word aus? Machen Sie doch einen kleinen Test: 1. Starten Sie Word und öffnen Sie ein leeres Dokument. 2. Wechseln Sie auf die Multifunktionsleiste Einfügen und wählen Sie Diagramm. 3. Suchen Sie im Dialog Diagramm einfügen einen Diagrammtyp, zum Beispiel Säule aus. 4. Bestätigen Sie mit OK. 188

Excel kommunikativ

Wird ein Diagramm in Word angefordert, taucht unvermittelt Excel auf.

Da ist es also möglich, in Word eine Diagrammanfrage zu starten, gleich das Excel-Diagramm-Modul angezeigt zu bekommen und in die geöffnete Tabelle die Daten einzugeben. Diagrammanpassung im Word-Dokument garantiert. Die richtige Methode, um eine spontane Diagrammidee ohne vorhandene Vorlagen gleich aus Word heraus grafisch umzusetzen. Excel-Tabellen und -Diagramme in Word übernehmen. Der Haken bei der Diagrammerstellung innerhalb von Word ist aber, dass die Daten dazu neu eingegeben werden müssen. Stehen die Tabellen und Diagramme in Excel bereits zur Verfügung, so ist dies keine Lösung.

189

Excel kommunikativ

Kopieren – Einfügen

Sie können die Tabelle und die Grafik in der Excel-Tabelle kopieren und in das Word-Dokument einfügen. Das ist kein Problem, geht schnell und übertragen werden nicht nur die nackten Daten, sondern auch sämtliche Formatierungen.

Tabellen und Diagramme sind ruck, zuck! in ein Word-Dokument eingefügt.

Finden nach dem Einfügen Anpassungen in der Excel-Tabelle statt, so werden diese nicht automatisch in das Word-Dokument übernommen. Auch in der Word-Tabelle findet keine weitere Berechnung statt, weil die Formeln nicht übertragen werden, sondern nur 190

Excel kommunikativ

die Werte. Ändern Sie einen Wert, stimmt schon die ganze Tabelle nicht mehr, weil keine Neuberechnung stattfindet. Wer mit Tabellen arbeitet, die sich ständig verändern, sollte deshalb

Tabellen einbetten.

einen anderen Weg gehen. Benutzen Sie testweise eine beliebige Tabelle mit Diagramm. 1. Markieren Sie die Tabelle in Excel und kopieren Sie diese. 2. Wechseln Sie nach Word und setzen Sie den Cursor an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle eingefügt werden soll. 3. Wählen Sie Start | Einfügen | Inhalte einfügen. 4. Markieren Sie Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt und bestätigen Sie mit OK.

Die Tabelle wird als Excel-Diagramm-Objekt übertragen.

191

Excel kommunikativ

5. Wechseln Sie nach Excel und markieren Sie das Diagramm. 6. In Word platzieren Sie den Cursor und wählen Bearbeiten | Inhalte einfügen. 7. Markieren Sie Microsoft Office Excel-Diagramm-Objekt und klicken Sie auf OK. Zunächst sieht alles aus wie beim einfachen Kopieren und Einfügen. Den Unterschied bemerken Sie, wenn Sie die Tabelle doppelt anklicken. Dann steht Ihnen im Word-Dokument der Ausschnitt einer Excel-Tabelle zur Verfügung, in dem Sie wie gewohnt in den Zellen arbeiten können.

In Word öffnet sich eine Excel-Tabelle.

192

Excel kommunikativ

Auch die Formeln funktionieren. Änderungen, die Sie in die Zellen übernehmen, führen auch zu Neuberechnungen in der gesamten Tabelle. Allerdings werden diese Änderungen nicht an die Ursprungstabelle in Excel weitergegeben. Sie haben eine statische Kopie, die zwar wie eine Excel-Tabelle bearbeitet werden kann, von der Ursprungstabelle aber abgekoppelt ist. Mit Verknüpfungen arbeiten. Um Aktualisierungen in der ExcelTabelle an Word weitergeben zu können, müssen Sie mit Verknüpfungen arbeiten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Markieren Sie die Tabelle oder den Zellenbereich in Excel und wechseln Sie zum Word-Dokument. 2. Klicken Sie auf Einfügen | Inhalte einfügen. 3. Aktivieren Sie das Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe-Objekt. 4. Wählen Sie links Verknüpfung einfügen und bestätigen Sie mit OK. Für die Aufrechterhaltung der Beziehung zur Quelldatei muss eine Verknüpfung gewählt werden.

193

Excel kommunikativ

Auch wenn Sie jetzt nach Excel wechseln und dort eine Änderung in der Tabelle vornehmen, passiert in Word zunächst nichts. Sie sehen nach wie vor die zuvor eingefügten Zahlen, die sich jetzt von der Tabelle unterscheiden. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Word-Dokument auf die Tabelle. 6. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Verknüpfungen aktualisieren. Schon ist die Sache erledigt. Im Word-Dokument sind die aktualisierten Quelldaten enthalten. Jedes Mal, wenn Sie per Doppelklick die Tabelle im Word-Dokument öffnen, landen Sie in der verknüpften Quelltabelle. Jede Änderung, die Sie hier vornehmen, ist dann automatisch in beiden Dokumenten enthalten. Das hier beschriebene Vorgehen gilt nicht nur für Tabellen, sondern auch für Diagramme. Erst wenn Sie diese verknüpfen, funktioniert die Aktualisierung bei veränderten Ausgangsdaten. Wählen Sie im Word-Dokument aus dem Kontextmenü Verknüpftes Worksheet-Objekt | Verknüpfungen, gelangen Sie in einen Dialog, in dem Sie alle im Word-Dokument enthaltenen Verknüpfungen sehen und bearbeiten können. Sie müssen also nicht per Maus, Scrollleiste oder Pfeiltasten im Dokument blättern, um die Verknüpfungen aufzuspüren. 194

Excel kommunikativ

Verknüpfungen können per Dialog von Word aus bearbeitet werden.

PowerPoint. In PowerPoint ist es nicht viel anders, sodass die Darstellung der Vorgehensweise nicht unbedingt wiederholt werden muss. Aber es bietet sich noch eine interessante Option. 1. Öffnen Sie PowerPoint. 2. Legen Sie eine neue, leere Folie an. 3. Wechseln Sie zur Multifunktionsleiste Einfügen. 4. Klicken Sie auf Tabelle | Excel-Tabelle. 5. Ziehen Sie den Tabellenausschnitt in der Folie größer auf.

195

Excel kommunikativ

Nun haben Sie ein Excel-Arbeitsblatt in Ihrer Folie. Bei einer Präsentation können Sie es benutzen, um die Arbeit in der Excel-Tabelle zu demonstrieren. So müssen Sie nicht während der Präsentation zwischen PowerPoint und Excel hin- und herspringen.

Auch PowerPoint verweigert die Zusammenarbeit mit Excel nicht.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Varianten der Zusammenarbeit zwischen den Office-Anwendungen. So kann eine Excel-Tabelle mit Adressdaten beispielsweise hervorragend für die Serienbrieferstellung in Word eingesetzt werden. Durch eine solche Zusammenarbeit kann der Arbeitsalltag wesentlich erleichtert werden.

196

Anhang

Anhang Tastenkombinationen In der Regel ist es effektiv, mit der Maus zu arbeiten, insbesondere dann, wenn es um größere Bereiche geht. Im Buch wurde an vielen Stellen gezeigt, wie gut das funktionieren kann. Etwa, wenn Bereiche in Dialogfenster übernommen oder Quellbereiche für ein Diagramm angepasst werden sollen. Wenn man etwas geübter im Umgang mit Excel ist, lässt sich vieles aber auch über Tastenkombinationen regeln. Man muss die Hände nicht von der Tastatur nehmen und erreicht manche Funktion schneller. Allerdings liegt auch in den Tastenkombinationen eine kleine Gefahr. Drückt man eine Kombination versehentlich, kann das Auswirkungen auf das Dokument haben, die nicht gewollt sind. Man bringt auch nicht immer die Tastenbefehle in Verbindung mit dem, was da gerade im Dokument passiert ist, da es ja meistens »unbewusst« geschehen ist. Deshalb meine Empfehlung: Wenn Sie einmal nicht verstehen, was Excel da gerade gemacht hat, schauen Sie in der Schnellstartleiste unter Rückgängig nach. In der aufgeklappten Liste sehen Sie den Befehl, der ausgeführt wurde und können ihn notfalls zurücknehmen. 197

Anhang

Eine vollständige Liste aller Tastenkombinationen in Excel lässt sich über die Hilfe schnell erreichen.

Alle möglichen Tastenkombinationen finden Sie in der Excel-Hilfe. Geben Sie Tastenkombinationen als Suchbegriff ein und schauen Sie sich die umfangreichen Auflistungen an. Sicherlich ist es wie so oft – die Vielzahl verwirrt am Anfang eher und alles auf einmal lässt sich sowieso nicht merken. Deshalb hier eine Hitliste von Tastenkombinationen aus meiner persönlichen Sicht. Vielleicht stellen Sie sich auch eine eigene zusammen?

198

Anhang

Tastenkombination

Funktion

[Strg][Umschalt][$]

Weist das Währungsformat mit zwei Dezimalstellen zu (negative Zahlen in Klammern)

[Strg][Umschalt][%]

Weist das Prozentformat ohne Dezimalstellen zu

[Strg][Umschalt][!]

Weist das Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen, Tausender-Trennzeichen und Minuszeichen (-) für negative Werte zu

[Strg][Umschalt][:]

Gibt die aktuelle Uhrzeit in der Zelle aus

[Strg][’]

Wechselt zwischen der Anzeige von Zellen und der Anzeige von Formeln

[Strg][1]

Zeigt das Dialogfeld Zellen formatieren an

[Strg][2]

Formatiert fett oder hebt die Formatierung fett im markierten Bereich auf

[Strg][3]

Formatiert kursiv oder hebt die kursive Formatierung im markierten Bereich auf

[Strg][C]

Kopiert die markierten Zellen

[Strg][F]

Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen an, wobei die Registerkarte Suchen ausgewählt ist

[Strg][G]

Zeigt das Dialogfeld Gehe zu an

[Strg][H]

Zeigt das Dialogfeld Suchen und Ersetzen an, wobei die Registerkarte Ersetzen ausgewählt ist

[Strg][N]

Erstellt eine neue, leere Arbeitsmappe

[Strg][O]

Zeigt das Dialogfeld Öffnen an

[Strg][P]

Zeigt das Dialogfeld Drucken an

199

Anhang

Tastenkombination

Funktion

[Strg][V]

Fügt den Inhalt der Zwischenablage an der Einfügemarke ein oder ersetzt eine Auswahl

[Strg][X]

Schneidet die markierten Zellen aus

[F1]

Ruft die Excel-Hilfe auf

[F2]

Bearbeitet die aktive Zelle und stellt die Einfügemarke an das Ende des Zelleninhalts

[F4]

Wiederholt den letzten Befehl, sofern möglich

[F7]

Zeigt das Dialogfeld Rechtschreibung an

[F9]

Berechnet alle Tabellenblätter in allen geöffneten Arbeitsmappen

[F11]

Erstellt mit den Daten im aktuellen Bereich ein Diagramm

[ESC]

Bricht die Eingabe in einer Zelle oder auf der Bearbeitungsleiste ab, schließt ein geöffnetes Menü, Untermenü, Dialogfeld oder Meldungsfenster

200

Anhang

Fehlermeldungen Führt eine Formel zu einem falschen oder keinem Ergebnis, wird eine Fehlermeldung in der Zelle ausgegeben. Diese Fehlermeldungen (oder genauer: die Fehlerwerte) lassen meist relativ genaue Rückschlüsse auf die Fehlerursache zu.

Fehlerwert

Bedeutung

#DIV/0!

Mit der Formel wird eine Division durch 0 durchgeführt, entweder direkt oder durch einen Bezug auf eine andere Zelle. Manchmal ist dies nur ein vorübergehender Zustand, weil die Zellen später mit Werten gefüllt werden.

#NV

Ein Wert ist nicht verfügbar. Ein Bezug weist zum Beispiel auf eine Zelle, die keinen gültigen Inhalt hat, etwa eine leere Zelle oder eine Zelle mit einem Format, das nicht zur Formel passt.

#BEZUG!

Ein ungültiger Zellbezug ist vorhanden. Dies trifft beispielsweise dann zu, wenn Zellen gelöscht oder verschoben wurden, der Bezug aber nach wie vor versucht, auf die Inhalte dieser Zellen zuzugreifen.

#NAME?

Ein in der Formel oder Funktion verwendeter Name ist nicht verfügbar. Diese Meldung tritt auch auf, wenn ein Text in einer Formel nicht in Anführungszeichen gesetzt wird oder der Doppelpunkt in einem Bereichsbezug fehlt.

#NULL!

In einer Bereichsangabe wurde ein ungültiger Operator verwendet oder er fehlt. Es wird auf eine falsche Schnittmenge hingewiesen.

201

Anhang

Fehlerwert

Bedeutung

#WERT!

Die Formel enthält einen Wert, der für die Berechnung ungültig ist. Es ist zum Beispiel ein Text angegeben statt einer Zahl oder eines Wahrheitswerts. In einer Matrixformel taucht dieser Fehler auf, wenn die Formel lediglich mit der [Eingabe]-Taste abgeschlossen wurde oder eine ungültige Matrix benutzt wird. Außerdem erscheint die Fehlermeldung, wenn ein Makro eine Zelle benutzt, die den Fehlerwert #BEZUG! enthält.

#ZAHL!

Eine Formel oder Funktion verwendet eine ungültige Zahl oder überschreitet einen für Excel gültigen Zahlenbereich. Funktionen, die mit Iterationen arbeiten, melden mit diesem Wert auch falsche Iterationsergebnisse.

################

Diese Fehlermeldung weist lediglich darauf hin, dass der Zellinhalt nicht dargestellt werden kann. In der Regel ist die Spalte zu schmal. Passen Sie die Spalte in der richtigen Größe an, verschwindet die Fehlermeldung.

Möchten Sie eine Fehlermeldung unterdrücken, kombinieren Sie diese mit der WENN-Funktion etwa nach folgendem Prinzip:

WENN(Prüfung; Wahr_dann_dies;Falsch_dann_das)

Beispiel:

202

WENN(B12=0;““;A3/B12().

Anhang

Markieren Bearbeitet werden können auf einem Arbeitsblatt immer nur markierte Zellen und Bereiche. Standardmäßig ist immer nur eine Zelle markiert, und zwar diejenige, auf die der Zellencursor weist. Größere Bereiche werden mit der Maus oder bestimmten Tastenkombinationen markiert. Der folgenden Tabelle sind die wichtigsten Markierungsmodi zu entnehmen.

Tastenkombination

Funktion

[F8]

Markierungserweiterung einschalten (in der Statuszeile ist Auswahl erweitern zu sehen).

[Umschalt][F8]

Hinzufügen einer Zelle oder eines Bereichs zu Auswahl.

[Alt][;]

Markieren sichtbarer Zellen innerhalb der aktuellen Auswahl.

[Umschalt][Pfeiltaste]

Die Markierung wird um eine Zelle in der gewählten Richtung erweitert.

[Umschalt][Strg][Pfeiltaste]

Die Markierung wird bis zur letzten nicht leeren Zelle in der gewählten Richtung erweitert.

[Umschalt][Pos1]

Die Markierung wird bis zum Anfang der Zeile erweitert.

[Umschalt][Strg][Pos1]

Die Markierung wird bis zum Tabellenanfang erweitert.

[Umschalt][Strg][Ende]

Die Markierung wird bis zur letzten nicht leeren Zelle des Tabellenblatts erweitert.

203

Anhang

Tastenkombination

Funktion

[Strg][Leertaste]

Die gesamte Spalte wird markiert.

[Strg][A]

Das gesamte Tabellenblatt wird markiert.

[Strg][Umschalt][O]

Alle Zellen mit Kommentaren werden markiert.

[Strg][Umschalt][+]

Den aktuellen Datenblock markieren.

[Umschalt][Rück]

Sind mehrere Zellen markiert, bewirkt diese Kombination, dass nur die aktuelle Zelle markiert wird.

[Umschalt][Bild-ab]

Die Markierung wird um eine Bildschirmseite nach unten erweitert.

[Umschalt][Bild-auf]

Die Markierung wird um eine Bildschirmseite nach oben erweitert.

[Strg][Umschalt][*]

Steht der Zellencursor in einem Datenbereich, der durch leere Zellen nach allen Seiten abgegrenzt ist, wird die Markierung durch diese Tastenkombination auf den ganzen Bereich erweitert.

[Strg][/]

Markieren der aktuellen Matrix (Zellzeiger muss in einer Zelle dieser Matrix stehen).

204

Stichwortverzeichnis

Bezug 48 relativer 32

Druckbereich 136, 138, 142 Drucken 131

.XLS 20

Blatt schützen 86

Drucker 140

.XLSX 20

Blattschutz 88

Drucktitel 137

A

Browserkompatibilität 147

E

Access-Datenbanken 176

BW 70

Eingabe 25

Achsenbeschriftungen 111

C

Entwicklertools 156

Add-Ins 177, 179

CSV 180

Excel-Arbeitsmappe 178

Analyse-Funktionen 121

D

Excel-Binärarbeitsmappe 178

Arbeitsbereiche 177

Datei-Menü 15

Excel-Dateien 176

Arbeitsblätter 177

Dateneingabe 23

Excel-Optionen 25, 39

Liste 39

Datenimport 181

Excel-Vorlage 180

Arbeitsmappe 37

Datenquelle 176

Excel 97-2003-Arbeitsmappe 181

Voreinstellungen 39

auswählen 108

Excel 97-2003 Arbeitsmappe 179

Ausfüllkästchen 30

Datumsreihen 36

Excel beenden 17

Ausrichtung 82

dBase-Dateien 176

F

AutoAusfüllen 57

Dezimalkomma 27

Fehlermeldung

Autofilter 95

Diagramm 148

B

verschieben 105

#NAME? 52 #ZAHL! 77

Bankleitzahlen 182

Diagrammblätter 38

Fehlermeldungen 201

Barwert 70

Diagramm einfügen 188

Finanzmathematik 56

Bearbeitungsleiste 12

Diagrammlayouts 109

Formatieren

Bedingungen

Diagrammtitel 111

festlegen 96 Bereich Daten eingeben 28 Bereiche 52 ausfüllen 30 Bereichsnamen 52

Diagrammtools 107 Diagrammtyp 108 auswählen 128

Zellen 81 Formatierung Bedingte 95 Formatvorlagen 82

Diagrammvorlagen 107

Formel 42, 51

DIF 180

Formeln 54, 99

Dokumentformat 20

205

Funktion

Internet-Explorer 146

Microsoft Office 188

benutzerdefinierte 168

Iterationen 79

MITTELWERT 43

eingeben 57

J

Mittelwert 15

JETZT 57

Module 168

Finanzmathematische 69

K

Multifunktionsleisten 9, 11, 18

mathematische 63

Kapitalverzinsung 76

Mustervorlage

Runden 63

Kataloge 20

speichern 101

Funktionen-Referenz 58

Kennwort 88

Mustervorlagen 97, 177

Funktionsassistent 59

KOMPLEXE 67

N

Funktionsassistenten 58

Kontextmenüs 9

Näherungsrechnung 79

G

Konzeptdruck 134

Nachkommastellen 61

GANZZAHL 63

Kredittilgungsplan 97

Namen

Genauigkeit

Kreisdiagramme 125

Funktionen 51, 54, 56

wie angezeigt 63

Regeln 53

Kurvendiagramm 119

NBW 72

GERADE 63

L

Netscape Navigator 148

Gestapelte Säulen 124

Lagerumschlagsgeschwindigkeit

Nettobarwert 72

Gitternetzlinien 111

168, 174

O

Gleichheitszeichen 51

Legende 111

Operatoren 54

Grenzwerte 186

Livevorschau 18

P

Gruppierung

M

Papierformat 140

Makro 153

Parameter 57, 69

auflösen 41

H

ausführen 159

Polygonzug 119

HEUTE 57

starten 13

PowerPoint 195

Hilfe 198

Makroaufzeichnung 157

Prozenteingabe 28

Histogramm 121

Makrosicherheit 163

R

HTML 143

Makroviren 164

Randeinstellungen 135

I

Markieren 203

Reihe 31, 36

Importfunktionen 175

Microsoft Excel 4.0 176

relative Aufzeichnung 165

Internet 143

Microsoft Excel 5.0/95 180

Ribbon 9

206

Ribbons 12

SUMME 42, 54, 115

Vorbereiten 17

RTF-Format 178

SYLK-Dateien 177, 180

VRUNDEN 67

RUNDEN 64

Symbolleiste 11

W

Runden 63

Symbolleisten 177

Webarchiv 180

T

Webarchive 176

Tabellen

Webseite 143, 180

komplexe Zahl 67

S Säulendiagramm 117, 122 Schätzwert 78

gruppieren 41 Tabellenblatt

Schaltflächen erstellen 160

Webseiten 176 Webseitenvorschau 151

verschieben 38

WENN 77, 202

zoomen 13

Wiederholungszeilen 138

Schnelldruck 133

Tabellenvorlagen 93

X

Schriftart 82

Tastaturkommandos 17

XML-Dateien 176

Schutz 86

Tastenkombination 159, 169

XML-Daten 180

Seite einrichten 17

Tastenkombinationen 197

XML-Kalkulationstabelle 2003 180

Seiteneinrichtung 140

Textdateien 176

Z

Seitenlayout 134

Tortendiagramme 125

Zahl 82

Seitenränder 135

Trendlinien 112

Zahlenformate 84

Trendreihen 36

Zahlungen

benutzerdefinierte 136 Seitenreihenfolge 139

Trennzeichen 28

Seitenumbrüche 137

U

Zeichentools 161

Seitenumbruch 133

UNGERADE 63

Zellcursor 24

Skalieren 140

Unicode 180

Zelle

Sortieren 159

V

Spaltenwechsel 183

VBA 166

Zellen 82

Spesenabrechnung 100

VBA-Editor 169

Zellen formatieren 83

Stabdiagramm 117

VBA-Programmierung 156

Zellenformatvorlagen 90

Standard 25

Verknüpfungen 193, 194

ZINS 76

Statistik 114

Veröffentlichen 17

ZW 74

Statusleiste 13, 37

Visual Basic for Application 166

regelmäßige 70

auswählen 23

207

EINFACH PROFESSIONELL

SmartBooks und das führende PC-Magazin CHIP veröffentlichen eine gemeinsame Buchreihe zu allen aktuellen und wichtigen Themen für fortgeschrittene Computernutzer.

CHIP Edition Windows Vista 2007

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Das neue Windows Vista eröffnet Ihnen viele neue Möglichkeiten. Damit Sie das Betriebssystem optimal nutzen können, hat dieses Buch ausführliche Tipps, pfiffige Alternativen und hilfreiche Abkürzungen für Sie parat.

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Aktuelle Bücher von SmartBooks. PC-Tuning So wird Ihr Rechner wieder richtig schnell

Voice over IP Telefonieren übers Internet

Jörg Schieb gilt als einer der bekanntesten Autoren von Computerbüchern in Deutschland. Mit der Edition Jörg Schieb gibt er eine Fachbuch-Reihe heraus, in der sich seine langjährige Erfahrung aufs Beste versammelt: leicht verständlich, immer kompetent.

Mit der Zeit wird jeder Computer langsam und träge. Wir zeigen Einsteigern und Profis, wie sie ihre Rechner wieder flott bekommen – mit Bordmitteln, Tipps und Tricks, hilfreichen Spezialprogrammen.

In diesem Buch erfährt der Leser, wie er aus der Fülle von Angeboten den für ihn passenden Provider findet und wie er mit der Internettelefonie eine Menge Geld sparen kann.

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Spannende, unterhaltsame und informative Angebote, die jeder kennen sollte: die »Perlen« des Webs.

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Digitalfotos Aufnahme, Bearbeitung am PC und Druck

Bestell-Coupon. Dieses Buch zeigt, was zu beachten ist – vom Kauf der Kamera bis zum Ausdruck der fertigen Fotos. Jörg Schieb Michael Müller Hardcover | 320 S. farbige Abbildungen € 29,95 | CHF 49,95 ISBN 3-908497-31-0

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