Методические указания по курсу ''Информатика'' для студентов экономического факультета. Часть 2. Приёмы работы с электронными таблицами Excel

Министерство образования Российской Федерации Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

И.Г. Спивак, И.А. Спивак Методические указания по курсу "Информатика" для студентов экономического факультета Часть 2. Приёмы работы с электронными таблицами Excel.

Ростов - на - Дону 2000

Печатается по решению заседания кафедры прикладной математики и программирования от 27 января 2000 г.

© И.Г. Спивак, И.А. Спивак, 2000

3 Содержание Тема 5. Рабочая книга Excel. Ввод данных, форматирование, добавление графических изображений в рабочие листы. ........................................... 4 Тема 6. Работа с данными и диаграммами в Excel. Печать в Excel. ................ 21 Тема 7. Макросы в Excel. Использование Excel при работе с Internet. ........... 35 Литература ............................................................................................................. 40

4 Тема 5. Рабочая книга Excel. Ввод данных, форматирование, добавление графических изображений в рабочие листы. Файл в Excel называется рабочей книгой. Каждая из них содержит по крайней мере один рабочий лист. Каждый лист разбит на строки и столбцы. Строки нумеруются цифрами, а столбцы - буквами. Пересечения строк и столбцов называются ячейками. Ячейки задаются своими координатами (например, А1). Пустая рабочая книга создаётся при запуске Excel. Если Вы хотите создать рабочую книгу сами, воспользуйтесь командой Создать меню Файл. Чтобы открыть уже существующую книгу - командой Открыть того же меню. Перемещения по рабочему листу осуществляется также,

как по

ячейкам таблицы: с помощью мыши, управляющих клавиш и клавишей Tab. Для перемещения между рабочими листами используются их ярлычки с именами

или клавиша F5, если рабочая книга довольно велика. При

использовании этой клавиши выполните следующие действия. 1. Нажмите клавишу F5, чтобы открыть окно Переход. 2. В строке Ссылка введите название ярлычка, восклицательный знак и координаты ячейки (например, Лист3!F4). 3. Нажмите ОК. Этим методом нельзя пользоваться, если имена листов содержат пробелы. Чтобы переименовать ярлык рабочего листа, щёлкните на нём правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Переименовать, после чего введите новое имя листа. Для выполнения операций вставки или удаления листов, а также для их форматирования нужно уметь выбирать сразу несколько рабочих листов. Выбор смежных рабочих листов осуществляется так. Щелкните на первом

5 ярлычке рабочего листа и, нажав клавишу Shift, щёлкните по последнему ярлычку. Выбор нескольких несмежных рабочих листов осуществляется почти так же, только вместо клавиши Shift используется клавиша Ctrl. Чтобы добавить новый лист в рабочую книгу, выполните следующие действия. 1. Щёлкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, перед которым должен появиться новый рабочий лист. 2. В появившемся меню выберите пункт Добавить, чтобы открыть окно Вставка. 3. Выберите пиктограмму Лист и щёлкните на кнопке ОК. Чтобы удалить рабочий лист, нужно щёлкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите команду Удалить. Чтобы переместить или скопировать информацию в рабочих листах нужно проделать следующее. 1. Выберите информацию для перемещения / копирования. 2. Щёлкните на кнопке Вырезать / Копировать панели инструментов. 3. Переёдите в ту ячейку, в которую перемещается или копируется информация. 4. Щёлкните на кнопке Вставить. Для перемещения и копирования можно использовать также команды меню Правка. Чтобы разделить окно, переместите рамку выделения в предполагаемое место разбивки и выполните команду Разделить меню Окно или переместите одну из вешек разбивки. Чтобы снять разделение выполните команду Снять разделение меню Окно. Чтобы сохранить рабочую книгу, щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, укажите имя книги и щёлкните на кнопке ОК.

6

Окно разбито на четыре части

Чтобы закрыть рабочую книгу выполните команду Закрыть меню Файл. Чтобы сохранить некоторую специальную информацию (название книги, имя автора, ключевые слова, комментарии) нужно выполнить команду Свойства из меню Файл и выбрать вкладку Документ. Excel имеет возможность автоматического сохранения замечательное

средство

защиты Вашей информации. Чтобы

использовать

эту

возможность воспользуйтесь командой Автосохранение меню Сервис. В диалоговом

окне

Автосохранение

установите

флажок

Сохранять

каждые … минут установите размер промежутка времени, через который будут сохраняться данные. В этом диалоговом окне Вы также можете выбрать сохранять ли все открытые книги или только активную, запрашивать ли подтверждение команды Автосохранения. Если команды Автосохранеия в меню Сервис нет, воспользуйтесь командой Надстройки того же меню и

7 из списка надстроек в диалоговом окне выберите

Автосохранение.

Соответствующая команда появится в меню Сервис.

Режим автосохранения

Excel позволяет сохранять данные в форматах, отличных от своего "родного" формата (например, в формате Excel

более ранних версий, в

формате других электронных таблиц и средств ведения баз данных).Для того, чтобы сохранить файл в другом формате, воспользуйтесь командой Сохранить как меню Файл. В появившемся диалоговом окне измените, если нужно, имя рабочей книги, в поле Имя,

установите формат

8 результирующего файла, выбрав один из списка Тип файла и щёлкните на кнопке Сохранить. Для создания Web-страницы на основе Вашей рабочей книги, воспользуйтесь командой Сохранить в формате HTML меню Файл и следуйте указаниям активизированного мастера Web-страниц. Сохранение файла рабочей области – одна из очень удобных возможностей Excel 97. Такой файл можно использовать для сохранения и последующего открытия рабочих книг, с которыми вы постоянно работаете, причём в нужном для вас порядке и с теми листами, которые вы обычно открываете. Для создания файла рабочей области выполните следующие действия. 1. Откройте нужные рабочие книги, которые вы хотите включить в файл рабочей области и расположите их в необходимом порядке. 2. Выполните команду Сохранить рабочую область меню Файл. 3. Введите имя файла рабочей области и щёлкните на кнопке ОK. Чтобы файл рабочей области открывался при запуске Excel, поместите его в папку запуска (обычно это папка \Excel\Xlstart). Поиск рабочих книг осуществляется посредством выполнения команды Открыть меню Файл. В диалоговом окне Открытие документа можно осуществлять поиск по имени, местоположению, фамилии автора и другой информации. Кроме того, можно искать файл по содержащемуся в нём тексту. Ввод данных в Excel осуществляется непосредственно в ячейки рабочего листа, если выполнить команду Параметры меню Сервис и установить флажок Правка прямо в ячейке. Затем нажмите OK и дважды щёлкните на той ячейке, в которую надо ввести данные. Закончите ввод данных клавишей Enter, а если хотите отменить то, что ввели, нажмите клавишу Esc. Каждая ячейка содержит не больше 255 символов. В ячейку можно вводить числовые значения, текст, а также дату и время.

9

Причём значения даты и времени необходимо вводить в определённом формате. Чтобы посмотреть на этот формат, введите текущую дату с помощью комбинации клавиш Ctrl + ; и текущее время с помощью комбинации клавиш Ctrl + :. Excel предоставляет возможность добавлять к любой ячейке рабочего листа примечания. Чтобы добавить примечание, выберите нужную ячейку, а потом выполните команду Примечание меню Вставка.

Откроется

область ввода текста примечания, в которую можно внести нужный текст. Для того, чтобы скрыть все примечания используется команда Примечание меню Вид. Эта же команда используется для того, чтобы снова увидеть все примечания. Если к ячейке добавлено примечание, в её правом верхнем углу отображается маленький красный треугольник. Для того, чтобы изменить или удалить примечание, щёлкните по ячейке с

10 треугольником правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт меню. В Excel вносить изменения в ячейки можно двумя способами: в строке формул и непосредственно в ячейке. В обоих случаях вам сначала нужно Строка

выбрать ячейку для редактирования и поместить в неё рамку выделения. Если вы хотите редактировать данные в строке формул, то поместите указатель мыши в область строки формул и установите его в то место, откуда вы хотите начать редактирование. Если же вы собираетесь редактировать данные прямо в ячейке, то либо дважды щёлкните в ячейке левой кнопкой мыши,

либо нажмите клавишу F2, а потом приступайте к правке. Чтобы удалить содержимое ячеек, выделите одну или несколько ячеек и нажмите клавишу Delete. В Excel есть два средства, помогающих быстро заполнить ячейки данными: команда Заполнить и Автозаполнение. С помощью команды Заполнить копируются данные из одной ячейки в соседние. Делается это так. 1. Выберите ячейку, данные которой вы хотите скопировать в соседние ячейки. 2. Выделите эту и соседние с ней ячейки. 3. Выполните команду Заполнить меню Правка. В появившемся подменю выберите направление заполнения (Вверх, Вниз, Влево или Вправо). После этого данные будут скопированы в соседние ячейки.

11 С помощью автозаполнения можно вводить названия дней недели месяцев года. Для этого введите в ячейку начальный элемент списка (например, Январь) и перетащите маркер заполнения, чтобы выделить ячейки, которые вы хотите заполнить с помощью автозаполнения. Как только вы отпустите кнопку мыши, появится последовательность элементов списка, следующих за введённым. Можно создавать и свои собственные списки автосохранения. Для этого выполните команду Параметры меню Сервис. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Списки, а на ней пункт Новый Список. Затем в области Элементы списка введите элементы нового списка, отделяя каждый элемент запятой и пробелом. Закончив ввод, щёлкните на кнопке Добавить и нажмите OK.

При создании собственного списка помните о следующем. 1. Ошибочные значения и формулы игнорируются. 2. Каждый элемент списка может содержать до 80 символов. 3. Списки не могут начинаться с цифры.

12 4. Пользовательский список может содержать максимум до 2000 символов. Для создания цифровых списков (прогрессии) применяется команда Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Excel может работать с четырьмя

типами

геометрической

прогрессии:

(5,10,20,40,…),

арифметической дат

(1,2,3,4,5,6,…),

(1995,1996,1997,1998,…)

и

автозаполнения. Создать прогрессию в последовательности ячеек можно так. 1. Введите в ячейку значение. Это значение станет начальным значением прогрессии. 2. Начиная с ячейки, содержащей введённое значение, выделите ячейки, в которых хотите продолжить прогрессию. 3. Выберите команду Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Появится диалоговое окно Прогрессия.

4. Убедитесь,

что

в

группе

Расположение

этого

окна

установлен

соответствующий режим. 5. В группе Тип выберите тип прогрессии. 6. Введите значение шага. 7. Если

вы

хотите,

чтобы

значения

прогрессии

были

не

больше

определённого значения, введите это значение в строке Предельное значение.

Если

эту

строку

оставить

незаполненной,

значениями

прогрессии заполнятся все выделенные ячейки. 8. Щёлкните на кнопке OK. 9. Прогрессия закончится, достигнув предельного значения или конца выделенного диапазона.

13 Если Вы хотите вставить / удалить ячейки (строки, столбцы), то выделите их и воспользуйтесь командами Ячейки (Строки, Столбцы) меню Вставка или Удалить меню Правка. С помощью команды Ячейки Вы можете вставить строки и столбцы целиком.

Чтобы избежать использования координат, ячейке или группе ячеек можно присвоить имя, которое затем будет использоваться в формулах. Делается это так. 1. Выберите диапазон ячеек, которому хотите присвоить имя. 2. Выполните подменю Присвоить команды Имя меню Вставка. Появится диалоговое окно Присвоение имени.

3. В строке ввода Имя введите имя диапазона (без пробелов). 4. Щёлкните на кнопке Добавить, а затем - на кнопке Закрыть.

14 В ячейки рабочего листа вводятся не только значения, но и формулы. Формулы позволяют выполнять различные операции (математические, логические, текстовые) над значениями из ячеек рабочего листа. В Excel все формулы всегда начинаются со знака равенства, а заканчиваются нажатием клавиши

Enter. Формула может быть введена в строке формул или

непосредственно в ячейку, в которой должно располагаться значение, вычисленное по этой формуле. Формулы можно вводить вручную или с помощью мыши. Она используется для указания ячеек, координаты которых используются в формуле. Этот метод позволяет снизить риск появления ошибок. В формуле могут использоваться знаки математических (+,-,*,/,^,%), логических

(<, >, =, <>, <=, >=) и текстовых (&) операций. Формулы

редактируются также, как и содержание ячеек. По умолчанию Excel заново пересчитывает все формулы рабочего листа всякий раз, когда вносятся изменения в ячейки, указанные в формуле. Параметры пересчёта Excel изменяются на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры, активизируемого командой Параметры меню Сервис. Для того, чтобы

15 отключить автоматический пересчёт выберите переключатель Вручную. Для создания формул в Excel встроены стандартные компоненты, называемые функциями, позволяющие выполнять ряд специальных расчётов автоматически. Каждая функция состоит из имени и аргументов. Имя функции указывает на её назначение, а аргументы - на адреса ячеек, задействованных в данной функции. В этом качестве можно использовать и отдельные ячейки, и диапазоны ячеек и конкретные значения. Функции вводятся так же, как и значения: в ячейке или в строке формул. Вставка функции осуществляется выбором команды Функция меню Вставка или нажатием кнопки

, расположенной на стандартной панели инструментов.

Так как функция суммирования элементов вызывается пользователями наиболее часто, для неё на панель инструментов вынесена отдельная кнопка . Мастер функций позволяет вводить функцию в создаваемую формулу. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

16 1. Поместите рамку выделения в ячейку, в которую вы собираетесь ввести функцию. Если Вы хотите ввести функцию в уже готовую формулу, щёлкните в том месте строки формул, куда нужно вставить функцию. 2. Щелкните на кнопке Вставка функции панели инструментов или воспользуйтесь соответствующей командой меню Вставка. 3. В списке Категория выберите нужную категорию функций. 4. В списке Функция выберите функцию и щёлкните на кнопке ОК. 5. Для аргументов функции введите нужные значения и нажмите ОК. Поиск и замена элементов текста или других данных, а также проверка орфографии осуществляется так же, как и в приложении Word, с помощью команд Найти, Заменить и Перейти меню Правка и Орфография меню Сервис. С помощью средства автоформатирования автоматически выполняется форматирование данных (или их части) в рабочем листе. Делается это следующим образом. 1. Выделите ячейки, которые следует отформатировать. 2. Выполните команду Автоформат меню Формат. 3. В списке Список форматов выберите нужный формат. 4. Щёлкните на кнопке OK. Excel автоматически устанавливает такую высоту строки, чтобы в неё поместился весь текст, а приемлемую ширину столбца пользователь должен устанавливать сам. Есть два способа это сделать. При первом способе нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши на правом крае столбца и переместить его, чтобы изменить ширину. Лучше воспользоваться вторым способом: щёлкните на заголовке столбца, чтобы выделить его, и выполните подменю Автоподбор ширины команды Столбец меню Формат. Аналогично (используя подменю команды Строка меню Формат) можно изменять высоту строк.

17 Для того, чтобы таблица была оформлена на соответствующем уровне и имела привлекательный вид, используйте возможности форматирования ячеек таблицы: выравнивание текста, изменение шрифта и начертания, использование различных способов обрамления, узоров и цветов. Перед форматированием выделите группу изменяемых ячеек и выберите команду Ячейки меню Формат. На экране появится диалоговое

окно

Формат

воспользуйтесь

ячеек.

Для

выбора

возможностями,

нужного

типа

предоставляемыми

форматирования

соответствующими

вкладками этого диалогового окна (для установления типа вводимых данных, а также числа знаков после запятой, применяется вкладка Число) и щёлкните на кнопке ОК. Помимо представления чисел в имеющихся форматах пользователь имеет возможность определять собственные форматы. Чтобы создать собственный формат, выполните следующее.

18 1. Выделите ячейки и выполните команду Ячейки меню Формат или щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. 2. В диалоговом окне Формат ячеек откройте вкладку Число. 3. Из списка Числовые форматы выберите категорию (все форматы). В списке Тип выберите формат, который наилучшим образом соответствует тому формату, в котором вы хотите представить значение. 4. Внесите необходимые изменения в код формата в поле Тип. 5. Щёлкните на кнопке ОК, чтобы сохранить новый формат. Если для некоторого диапазона ячеек Вы уже установили тип форматирования и хотите применить его к другому диапазону скопируйте этот формат, проделав следующие действия. 1. Выделите ячейку, отформатированную нужным образом. 2. Щёлкните на кнопке Формат по образцу

стандартной

инструментов (рядом с указателем мыши появится кисточка). 3. Удерживая

нажатой

левую кнопку мыши, проведите "кисточкой" по

изменяемому

диапазону ячеек. После того, как кнопка будет отпущена, ячейки будут отформатированы. Чтобы рабочего

в

ячейки

листа

нельзя

было

внести

после

того,

включите

изменения как

Вы

защиту,

панели

19 выполните следующие действия. 1. Выделите ячейки, которые не должны быть защищены. 2. Выполните команду Ячейки меню Формат. 3. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита. 4. Сбросьте флажок защищаемая ячейка, если хотите снять защиту. Чтобы предотвратить

появление

содержимого

ячейки

в

строке

формул,

установите флажок Скрыть формулы. 5. Щёлкните на кнопке ОК и повторите те же действия для всех ячеек, которые не будут защищены.

6. Выберите подменю Защитить книгу команды Защита меню Сервис. 7. В диалоговом окне Защита книги введите, если нужно, пароль. Чтобы предотвратить перемещение и изменение размеров окон,

установите

флажок Окна. 8. Для завершения работы щёлкните на кнопке ОК. Для

надлежащего

оформления

рабочих листов Вы можете использовать внедрение

графических

объектов,

осуществляемое так же, как и в Word, командой Рисунок меню Вставка. Кроме того, Excel позволяет размещать на рабочем листе надписи, текст которых редактируется и форматируется также, как в

20 текстовых процессорах. Чтобы разместить на листе надпись, проделайте следующее. 1. На панели инструментов Рисование щёлкните на кнопке Надпись. Указатель мыши примет форму тонкой стрелки. 2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, установите первоначальный размер создаваемой надписи. 3. После того, как поле примет нужную форму, отпустите кнопку мыши, а в образовавшемся поле введите текст. 4. При необходимости воспользуйтесь командой Надпись меню Формат, появляющейся после того, как надпись выделена, для того, чтобы определить шрифт и размещение текста с помощью появившегося диалогового окна.

21 Тема 6. Работа с данными и диаграммами в Excel. Печать в Excel. Что собой представляет диаграмма. Диаграмма предназначена для графического представления данных. Для отображения числовых данных, введенных в ячейки таблицы, используются линии, полосы, столбцы, сектора и другие визуальные элементы. Вид диаграммы зависит от её типа. Все диаграммы, за исключением круговой, имеют две оси: горизонтальную – ось категорий и вертикальную – ось значений. При создании объёмных диаграмм добавляется третья ось – ось рядов. Часто диаграмма содержит такие элементы, как сетка, заголовки и легенда. Линии сетки являются продолжением делений, находящихся на осях, заголовки используются для пояснений отдельных элементов диаграммы и характера представленных на ней

данных,

легенда

помогает

идентифицировать

ряды

данных,

представленные на диаграмме. Добавлять диаграммы можно двумя способами: внедрять их в текущий рабочий лист и добавлять отдельный лист диаграммы. В том случае, если интерес представляет сама диаграмма, то она размещается на отдельном листе. Если же нужно одновременно просматривать диаграмму и данные, на основе которых она была построена, то тогда создаётся внедрённая диаграмма. Чтобы вставить диаграмму, воспользуйтесь командой Диаграмма меню Вставка или выполните следующее. 1. На рабочем листе выделите ячейки, содержащие данные, которые следует представить в виде диаграммы. Выделите также описания данных, которые будут использоваться для легенды на 2. Щёлкните

на

кнопке

Мастер

диаграмме.

диаграмм

стандартной

панели инструментов. При этом откроется первое диалоговое окно мастера диаграмм, содержащее возможные типы диаграмм.

22 3. Выберите нужный тип диаграммы, щёлкните на кнопке Далее и выполните инструкции, указанных в появляющихся диалоговых окнах мастера,

выбирая

диапазон

данных,

формат

диаграммы,

режим

отображения названий, заголовков и текста легенды. Диаграмма сохраняется и печатается вместе с рабочей книгой (см. разделы, посвященные командам Сохранить, Печать, Параметры страницы меню Файл). После того, как диаграмма будет сформирована, в неё можно будет внести изменения. Прежде чем выполнять какие либо действия с элементами диаграммы, выделите их, щёлкнув по ним левой кнопкой мыши. После этого вызовите контекстное меню с помощью правой кнопки мыши или Элементы диаграммы

Тип диаграммы

Таблица данных

По столбцам Текст снизу вверх

Формат области диаграмм

воспользуйтесь

Легенда

По строкам

соответствующими

кнопками

Текст сверху вниз

панели

инструментов

Диаграмма. Назначение кнопок представлено в таблице 3. Чтобы добавить в диаграмму заголовки нужно 1. выбрать диаграмму 2. выполнить команду Параметры диаграммы меню Диаграмма и щёлкнуть на вкладке Заголовки 3. в соответствующие поля ввода ввести заголовки и щёлкнуть на кнопке ОК.

23

Таблица 3 Назначение кнопок панели инструментов Диаграммы Кнопка

Назначение

Элементы диаграммы Выбирает элемент диаграммы из списка Формат

Тип диаграммы

Отображает диалоговое окно Формат области диаграммы, с помощью которого можно отформатировать выделенную область диаграммы Выбирает тип диаграммы

Легенда

Добавляет или удаляет легенду

Таблица данных

Добавляет к диаграмм таблицу данных

По строкам

Размещает ряды данных по строкам

По столбцам

Размещает ряды данных по столбцам

Текст сверху вниз

Размещает текст в выделенном объекте сверху вниз Размещает текст в выделенном объекте снизу вверх

области диаграммы

Текст снизу вверх

24 Если возникла необходимость добавить к диаграмме текстовый фрагмент, который не относится к какому либо элементу диаграммы (такой текст называется неприкреплённым), щёлкните на кнопке Надпись панели инструментов Рисование, а затем щелкните в том месте диаграммы. Где должен появиться этот фрагмент и определите размер поля ввода указателем мыши. Текстовые фрагменты диаграммы можно форматировать так же, как и текст, вводимый в ячейки рабочего листа. Щелкните правой кнопкой мыши на форматированном тексте и в контекстном меню выберите нужную команду (Формат заголовка \ Формат легенды \ Формат объекта), а в появившемся диалоговом окне вкладку Шрифт. Чтобы отформатировать оси диаграммы, щёлкните на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат оси.

Для

добавления

диалогового окна

легенды

воспользуйтесь

вкладкой

Легенда

Параметры диаграммы, активизируемого командой

25 Параметры диаграммы меню Диаграмма, которое появляется после того, как осуществлён выбор редактируемой диаграммы. Для добавление сетки воспользуйтесь вкладкой Линии сетки диалогового окна

Параметры диаграммы, активизируемого командой

Параметры диаграммы меню Диаграмма, которое появляется после того, как осуществлён выбор редактируемой диаграммы. Для того, чтобы настроить область диаграммы, выберите диаграмму и щёлкните на пустой области внутри неё, чтобы выделить всю диаграмму, и щёлкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду Формат

области

возможностями

диаграммы.

диалогового

Для

окна

форматирования

Формат

области

воспользуйтесь диаграммы.

Вид

диалогового окна может изменяться в зависимости от размещения диаграммы.

26 В Excel существует несколько типов диаграмм. 1. Диаграмма с областями

представляет отношение величин в

течении некоторого времени, демонстрируя объём изменений, а не изменения во времени и их скорость. 2. Линейчатая

диаграмма

отображает

отдельные

значения

в

определенный момент времени или отражает соотношение компонентов. (Категории - по вертикали, а значения - по горизонтали). 3. Гистограмма представляет изменения в течении некоторого времени или соотношение компонентов. (Категории - по горизонтали, а значения - по вертикали). 4. График отображает тенденции или реальные изменения данных за равные промежутки времени. 5. Круговая диаграмма отображает соотношение частей или целого. Такая диаграмма отображает лишь один ряд данных. 6. Кольцевая - это круговая диаграмма с вырезанной серединкой. 7. Лепестковая диаграмма отображает изменения или частотность рядов данных по отношению к центральной точке и одного ряда к другому. Каждая категория имеет собственную ось значений, исходящую из центральной точки. 8. Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах данных или представляет две группы чисел в виде одного ряда в координатах (х,у). Этот тип диаграмм используется для представления научных данных. 9. Поверхность

отражает

непрерывное

изменение

значений,

организованных в виде двухмерного массива 10. Пузырьковая диаграмма позволяет сравнить наборы из трёх значений (аналогична точечной, но третье значение соответствует размеру пузырька).

27 11. Биржевая диаграмма используется для отображения ежедневных значений биржевых данных или других данных финансового рынка. Для построения

такой диаграммы требуются четыре значения (открытие,

закрытие, высшее и низшее). 12. Цилиндрическая - разновидность гистограммы. 13. Коническая - разновидность гистограммы. 14. Пирамидальная - разновидность гистограммы. Внимание!!! Excel

позволяет комбинировать в одной диаграмме

несколько типов диаграмм. Чтобы сделать это, определите тип диаграммы для каждого ряда данных отдельно. Вместо абсолютных координат ячеек в Excel можно использовать поименованные диапазоны. Если создать диаграмму, в которой используются координаты ячеек, а потом вставить дополнительные строки или столбцы так, что данные используемые в диаграмме сместились на новое место, диаграмма будет строиться неправильно. При использовании в диаграмме поименованных диапазонов в формах ряда Excel всегда сможет найти

28 данные, по которым необходимо строить диаграмму, даже после добавления новых строк и столбцов. В Excel предусмотрены различные способы представления документа на бумаге, которые выбираются после выполнения команды Печать меню Файл или после щелчка на кнопке Печать стандартной панели инструментов (если Вы собираетесь печатать часть документа, перед обращением к функции печати выделите его). В появившемся диалоговом окне Печать укажите, какую часть документа следует распечатать, диапазон страниц и количество копий, а затем щёлкните на кнопке ОК. Если печатается несколько листов одной рабочей книги, их надо выделить, удерживая нажатой клавишу . Если вы укажете, что нужно распечатать рабочий лист, то распечатается весь лист. Чтобы распечатать часть листа, нужно указать, какую именно. Для этого используйте команду Параметры страницы меню Файл и задайте диапазон в строке Выводить на печать диапазон вкладки Лист. Чтобы указать, какую часть рабочей книги следует вывести на печать, выполните следующее.

29 1. Выберите Параметры страницы меню Файл, а затем в появившемся диалоговом окне Параметры страницы вкладки Лист. 2. Выберите параметр Выводить на печать диапазон. 3. На рабочем листе выделите ячейки, которые нужно вывести на печать. Адреса выделенных ячеек появятся в строке Выводить на печать диапазон этого диалогового окна. Если нужно вывести на печать несколько диапазонов, перечислите их через запятую. 4. Если нужно перед печатью задать другие параметры щёлкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Параметры страницы. Если Вас устраивают все параметры, щёлкните на кнопке Печать в окне Параметры страницы. Предварительный

просмотр

осуществляется

нажатием

кнопки

Предварительный просмотр стандартной панели инструментов или выбором команды Предварительный просмотр меню Файл. Прежде чем приступить к печати, определите на странице поля. Делается это так. 1. Выполните команду Параметры страницы меню Файл. 2. Выберите вкладку Поля. 3. Установите ширину полей в соответствующих строках. Чтобы добавить сквозные заголовки строк и столбцов выполните следующее. 1. Выполните команду Параметры страницы меню Файл. 2. Выберите вкладку Лист. 3. Выберите параметр Сквозные строки или Сквозные столбцы. 4. С помощью мыши выделите те строки или столбцы, которые должны выводиться на каждой странице. 5. Щёлкните на кнопке OK. Если Вы работаете с большой таблицей, то автоматическая разбивка на страницы листов рабочей книги при выводе на печать Вас может не устроить.

30 Вы можете установить разрыв страницы вручную в том месте, где он будет наиболее уместен. Для этого выберите ячейку внизу, справа от того места, где необходимо вставить разрыв страницы и воспользуйтесь командой Разрыв страницы меню Вставка. Команда Сбросить разрывы страниц меню Вставка убирает разрывы страниц, вставленные в ручную. Чтобы эта команда стала доступной, выберите ячейку, в которой был вставлен разрыв. Если Вы выделите весь рабочий лист, то будут убраны все разрывы, вставленные вручную, на данном рабочем листе. Разрыв страницы можно установить как по горизонтали, так и по вертикали. Для этого выделите столбец или строку, рядом с которой будет находиться разрыв страницы, и выполните команду Разрыв страницы меню Вставка. Для изменения внешнего вида рабочего листа может потребоваться убрать сетку. Для этого выберите команду Параметры меню Сервис, и в появившемся диалоговом окне на вкладке Вид сбросьте флажок Сетка в разделе Параметры окна, а затем щёлкните на кнопке ОК.

31 Для лучшего оформления листов рабочей книге при выводе на печать можно воспользоваться колонтитулами. Чтобы разместить колонтитулы на рабочем листе, выполните следующие операции. 1. Выберите команду параметры страницы меню Файл. 2. В диалоговом окне выберите вкладку Колонтитулы. 3. Определите размещение колонтитула (верхний или нижний) и щёлкните на соответствующей вашему выбору кнопке Создать верхний/нижний колонтитул. На экране появится диалоговое окно, в котором Вы зададите Вставить номер страницы

Вставить общее количество страниц в рабочей книге

Вставить имя текущего рабочего листа

Изменение шрифта

Вставить текущую дату

Вставить имя рабочей книги

Вставить время

информацию, отображаемую на колонтитуле. 4. В областях ввода введите текст колонтитула. Для добавления в текст специальных функций и форматирования воспользуйтесь кнопками, расположенными на окне. 5. Для завершения создания колонтитула щёлкните на кнопке ОК. При печати Вы можете выбрать устройство печати из списка, представленного

в диалоговом окне Печать, активизируемом командой

печать меню Файл. Если в списке отсутствует нужный Вам принтер нужно установить его драйвер. Для этого откройте папку Принтеры в Windows 95 и щёлкните на пиктограмме Установка принтера, чтобы активизировать

32 мастер установки принтера, с помощью которого можно выполнить все необходимые действия. Параметры принтера можно устанавливать, щёлкнув на кнопке

Свойства диалогового окна Печать. Вкладки появляющегося в этом случае диалогового окна различаются в зависимости от типа используемого принтера. Вкладка БУМАГА этого окна используется для указания размеров, ориентации и источника бумаги. Вкладка ГРАФИКА - для изменения интенсивности печати (помните, чем выше качество, тем медленнее скорость печати). Для лазерных принтеров с помощью вкладки ПАРАМЕТРЫ УСТРОЙСТВА можно управлять памятью принтера, а вкладка ШРИФТЫ позволяет выбирать способ печати TrueType-шрифтов. Как уже говорилось, данные в Excel представляются в виде таблиц. Таблицу можно считать элементарной моделью базы данных, а потому к ней применимы процедуры обработки, которые традиционно используются для работы с базами данных: фильтрация, сортировка и др. При этом строки таблицы считаются записями, соответствующими объектам работы, а столбцы - полями (в них содержится информация об атрибутах объектов).

33 Для просмотра данных об отдельных объектах удобно использовать специальные формы. Для этого поместите рамку выделения в любую ячейку таблицы и выполните команду Форма меню Данные. На экране появится форма с полями таблицы. Чтобы добавить новую запись, щёлкните в форме на кнопке Добавить. После чего введите данные в пустые поля новой формы. Чтобы отредактировать данные также используется режим формы. Для поиска нужной записи на форме расположены кнопки Назад и Далее. Нажатие кнопки удалить приводит к удалению текущей записи. Данные можно искать не только прямым перебором, но и с помощью критериев поиска. Для этого щёлкните на кнопке

Критерии

формы

введите

критерии поиска в соответствующие поля. Заполняются только те поля, которые

участвуют

в

процессе

поиска. Указывая

критерии

можно

использовать те же операторы сравнения, которые используются в формулах. В критериях можно использовать символы шаблона '*' и '?'. Нажмите на клавишу Enter или кнопку Правка, чтобы вернуться к исходной форме. Для перехода между отобранными записями используйте кнопки Назад и Далее. Завершив просмотр записей, щёлкните на кнопке Закрыть. Для упорядочивания записей таблицы по какому-либо признаку используется режим сортировки. Чтобы сортировка выполнялась правильно, необходимо указать поля, которые будут определять новый порядок записей. Такие поля называются ключевыми. Сортировка может осуществляться по одному полю или по группе полей одновременно. Чтобы отсортировать записи таблицы выполните следующие действия.

34 1. Если нужно отсортировать только часть записей, выделите их. Если необходимо отсортировать всю таблицу, выделите любую её ячейку. 2. Выполните команду Сортировка меню Данные. 3. В списке Сортировать по… выберите первое ключевое поле и определите порядок сортировки. 4. Чтобы сортировка выполнялась по нескольким

полям

выберите

их

названия в списках Затем по… и В последнюю очередь, по … 5. Если Вы хотите отсортировать всю таблицу, то, чтобы избежать ошибки, убедитесь,

что

Идентифицировать активизирован

в

группе

поля

по

переключатель

подписям. В результате строка, в которую занесены названия столбцов не будет участвовать в сортировке. 6. Нажмите ОК, чтобы выполнить сортировку. Для

отбора

данных

на

основе

сложных

критериев

можно

воспользоваться командой Автофильтр. Чтобы отобрать записи с помощью этой команды выполните следующие действия. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Выберите подкоманду Автофильтр команды Фильтр меню Данные. 3. Рядом с названием каждого поля появится кнопка раскрытия списка. Этот список

можно

использовать

для

фильтрации строк таблицы, которые не соответствуют заданным критериям. 4. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите значение, которое должно

35 содержать это поле. Здесь же можно выбрать пункт Условие, чтобы определить более сложный критерий. Отобранные данные можно сохранить на новом рабочем листе. Для этого

выберите

отфильтрованные

данные,

воспользуйтесь

командой

Копировать меню Правка, перейдите на новый лист и воспользуйтесь командой Вставить меню Правка. Для отключения команды Автофильтр снова используется подкоманда Автофильтр команды Фильтр меню Данные. Тема 7. Макросы в Excel. Использование Excel при работе с Internet.

В Excel существуют два типа макросов: процедуры и функции. При

выполнении

процедуры

выполняется

определённая

последовательность команд, а функции выполняют определённые действия над значениями и возвращают результат вычислений. Чтобы создать макрос, сначала выполните действия, которые не нужно помещать в макрос. Рассмотрим создание макроса на примере. Ниже описывается, как создать макрос, который будет выделять ряд ячеек рабочего листа и выводить их содержимое на печать. 1. Откройте рабочий лист, при работе с которым будет использоваться макрос. 2. Выполните подкоманду Начать запись команды Макрос меню Сервис.

36 3. Введите имя ПечатьДиапазона в строке Имя макроса диалогового окна Запись макроса. 4. Щёлкните в строке Сочетание клавиш и укажите комбинацию клавиш, после нажатия которой будет запускаться макрос. 5. Щёлкните на кнопке OK и выполните действия, которые будут записаны в макросе. 6. Выделите диапазон данных на рабочем листе и выполните команду Печать меню Файл, чтобы открыть диалоговое окно Печать. 7. В группе Вывести на печать выберите переключатель Выделенный диапазон. 8. Щёлкните на кнопке OK. Это приведёт к распечатке выделенных данных рабочего листа. 9. Щёлкните на кнопке Остановить запись. Существует пять способов запуска макросов: подкоманда Макросы команды Макрос меню Сервис, нажатие комбинации клавиш, связанных с этим макросом, активизация графического объекта, связанного с макросом, нажатие специальной кнопки на панели инструментов и нажатие кнопки макроса, размещённой на рабочем листе. После того, как вы завершите

запись

макроса,

он

помещён

в

доступный Макросы

будет список,

подкоманде команды

Макрос меню Сервис. Выберите

эту

подкоманду и щёлкните по макросу, который вы

37 хотите запустить. Затем нажмите на кнопку Выполнить. Для

запуска

с

помощью

комбинации

клавиш,

нажмите

комбинацию, которая была определена при записи данного макроса. Чтобы связать макрос с графическим объектом, необходимо выполнить следующее. 1. Вставьте в лист нужный графический объект. 2. Щёлкните на графическом объекте, чтобы у его границ появились маркеры выделений. 3. Щёлкните правой кнопкой мыши на маркере выделения и выберите из меню пункт Назначить макрос. Откроется окно Назначить макрос объекту.

4. Введите имя макроса или выберите его из списка Имя макроса и нажмите ОК. Чтобы связать макрос с кнопкой панели инструментов, выполните следующее. 1. Выберите команду Настройка меню Сервис. 2. На вкладке Панели инструментов пометьте нужную Вам панель.

38 3. Щёлкните на вкладке Команды, а затем выберите из списка Категории пункт Макросы. Из появившегося списка Команды перетащите элемент Настраиваемая кнопка на панель инструментов.

4. Щёлкните правой кнопкой мыши на этой кнопке и выберите команду Назначить макрос из контекстного меню. 5. В списке Имя макроса/ссылка введите имя макроса и щёлкните на кнопке OK. Чтобы поместить на рабочий лист кнопку, после щелчка на которой будет запускаться макрос, выполните следующее. 1. Выведите на экран панель инструментов Формы с помощью команды Панели инструментов меню Вид. 2. Щёлкните на инструменте Кнопка панели инструментов Формы. Панель инструментов

Кнопка

39 3. На рабочем листе, перетаскивая указатель мыши, определите размеры кнопки. 4. После создания кнопки на экране появится диалоговое окно Назначить макрос объекту. 5. Из списка Имя макроса выберите имя макроса, который Вы хотите связать с этой кнопкой. 6. Щёлкните на кнопке OK. Иногда необходимо изменить описание макроса, комбинацию клавиш или имя макроса. Для этого выполните такие действия. 1. Выберите подкоманду Макросы команды Макрос меню Сервис. 2. Из списка Имя макроса выберите имя макроса, параметры которого следует изменить. 3. Щёлкните

на

Параметры, открыть окно

кнопке чтобы

диалоговое Параметры

макроса. 4. Измените соответствующие параметры и щёлкните на кнопке OK. Важной особенностью Excel 97 является возможность использования гиперссылок в переходить

к

рабочих таблицах. Создание гиперссылок позволяет другим

документам

Office,

хранящимся

на

Вашем

компьютере. В качестве гиперссылки можно использовать как текст, помещённый в ячейку рабочего листа, так и графическое изображение. Чтобы создать гиперссылку с другим документом Office необходимо выполнить следующие действия. 1. Откройте документ, с которым нужно установить связь. 2. Выберите фрагмент документа, с которым нужно установить связь. 3. Выполните команду Копировать меню Правка.

40 4. В Excel выберите ячейку, в которую следует вставить гиперссылку. 5. Выберите команду Вставить как гиперссылку меню Правка. Литература 1. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. - М.: ФиС. 1990 и последующие издания. 2. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: изд. "Нолидж", 1998. 3. Мэтьюз М., Мэтьюз К. Windows 95: книга ответов/ Перев. с англ. - СПб: 1996. 4. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97./ Перев. с англ. - К.: Диалектика, 1997. 5. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 1. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1997. 6. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 2. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1998.