Использование средств автоматизации программы MS WORD 2007 для подготовки текстовых документов. Часть 1: Методические указания к лабораторным работам

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное общеобразовательное учреждение высшего профессионального учреждения ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Использование средств автоматизации программы MS Word 2007 для подготовки текстовых документов Методические указания к лабораторным работам Часть 1

2010

УДК 681.3 Н 22 Приведено описание лабораторных работ, в котором рассмотрены следующие вопросы: автоматизация почтовой рассылки, разработка шаблонов средствами Word 2007, совместная работа пользователей с документом. Методические указания подготовлены на кафедре «Информационное обеспечение управления и производства» и предназначены для студентов специальности 032001 при изучении дисциплины «Системы подготовки текстовых документов». Ил. 13, библиогр. 3 назван. Составители: Н.Н. Надеева, М.А. Катышева Рецензент: В.В. Пикулин, кандидат технических наук, доцент, заведующий кафедрой «Информатика» Пензенской государственной технологической академии

2

Лабораторная работа № 1 Использования механизма слияния документов для автоматизации почтовой рассылки Цель работы: получить практические навыки в формировании конвертов, почтовых наклеек, комплектов писем с помощью механизма слияния документов Word 2007. Общие сведения Создание отдельных конвертов Для того, чтобы создать один конверт для письма нужно выбрать вкладку Рассылки/Создать и нажать кнопку Конверты. Открывается диалоговое окно Конверты и наклейки (Рисунок 1.1), в котором на вкладке Конверты в специально отведенные места нужно ввести адрес отправителя и адрес получателя. Кнопка Добавить вставляет конверт в начало активного документа. Форматирование в процессе создания конвертов/наклеек недоступно, поэтому при необходимости нужно предварительно набрать и отформатировать текст адреса.

Рисунок 1.1 – Вкладка Конверты диалогового окна Конверты и наклейки Создание почтовых наклеек и визитных карточек Для того, чтобы создать собственные почтовые наклейки или серию визитных карточек, необходимо выполнить следующие действия: − выбрать на ленте вкладку Рассылки/Создать и нажать кнопку Наклейки; 3

− нажав на кнопку Параметры, выбрать нужные параметры наклеек (Рисунок 1.2);

Рисунок 1.2 – Общий вид вкладки Параметры наклейки диалогового окна Конверты и наклейки − в поле Тип выбрать тип наклеек подходящего размера; − нажать кнопку Настройка и сравнить размеры наклейки и число наклеек на листе (для печати на лазерных и струйных принтерах) или число столбцов в бланке наклейки (для печати на матричных принтерах); − если размеры и разметка наклейки соответствует требованиям, используйте выбранную наклейку, если же размеры и разметка не соответствуют требованиям, то необходимо нажать кнопку Отмена; − в диалоговом окне Параметры необходимо указать вид принтера, а затем выбрать пункт Создать; − в поле Тип ввести имя наклейки, сведения о ней и нажать кнопку OK; − в поле Сорт появится новая наклейка, обозначенная как «Тип Создана пользователем». Примечание - Наклейки необходимо точно измерять, так как размер наклейки может быть слегка меньше или больше фактического размера. Например, наклейка размером 3 на 6 сантиметров может фактически иметь размер 2,8 сантиметра в высоту и 6,1 сантиметра в ширину.

4

Автоматизация почтовой рассылки Если необходимо разослать большое количество писем, которые отличаются только несколькими словами, то можно использовать для автоматизации процесс Слияние, с помощью которого можно напечатать персональные письма, используя шаблон письма и список имен, фамилий и адресов получателей. Для того, чтобы создать тираж персональных писем с помощью слияния, необходимо выполнить следующую последовательность действий: − выбрать на ленте вкладку Пошаговый мастер слияния;

Рассылки / Начать

слияние /

− выполнить поэтапно шаги слияния, которые отображены в нижней части панели Мастер слияния; − на 1-м этапе в группе Выбор типа документа выбрать Письма; − на 2-м этапе активизировать опцию Текущий документ; − на 3-м этапе Выбор получателей активизировать опцию Создание списка и нажать на кнопку Создать; − в диалоговом окне Новый список адресов нажать на кнопку Настройка столбцов (Рисунок 1.3), открывающую окно Настройка списка адресов (Рисунок 1.4), в котором слева можно видеть список уже готовых полей, который можно скорректировать в соответствии с потребностями, т.е. можно добавлять, переименовывать и удалять поля из списка, формируя таким образом необходимую структуру источника данных.

5

Рисунок 1.3 –Диалоговое окна Новый список адресов

Рисунок 1.4 –Диалоговое окна Настройка списка адресов Для того чтобы удалить поле из списка, необходимо выделить поле в списке и нажать кнопку Удалить Поле. Для переименования поля нужно выделить его имя в списке, нажать кнопку Переименовать и ввести новое имя. Для того чтобы добавить поле в список, необходимо установить курсор в поле диалога под названием Поле, ввести название нового поля источника данных и нажать кнопку Добавить. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с буквы. В имени можно использовать буквы, цифры и знаки

6

подчеркивания. Пробелы в имени поля не допускаются. После того, как Вы добавите нужные поля и удалите ненужные, нажмите кнопку ОК. − затем в окне Новый список адресатов ввести данные для подстановки и, нажав на кнопку ОК, выполнить процедуру сохранения источника данных; − на 4-м этапе Создание письма ввести в основной документ ввести неизменяемые данные, оставляя незаполненными места для вставки полей слияния; − в текст основного документа письма через кнопку Вставить поле слияния поочередно вставить поля, которые будут заменяться в процессе слияния на соответствующие данные из источника данных (Рисунок 1.5);

Рисунок 1.5 –Кнопка для вставки полей слияния − проверить, правильно ли работает подстановка, т.е. замена полей на реальное содержание; − осуществить слияние и создать тираж писем. Вставка условий в текст письма С помощью специальных инструкций пользователь может повлиять на процесс слияния и внести в ходе слияния в результирующий документ дополнительные данные. Все специальные инструкции являются кодами полей и подчиняются общим правилам ввода и оформления кодов. Они вставляются посредством кнопки Правила, которая открывает список полей Word (Рисунок 1.6).

7

Рисунок 1.6 – Список полей Word При тиражировании текста письма потребуется обращаться к клиенту в зависимости от его пола: Уважаемый господин или Уважаемая госпожа или вставлять какие-либо другие условия. Для этого необходимо выполнить следующие действия: − установить текстовый курсор в начале строки, в которой должно находиться условие; − нажать кнопку Добавить Поле Word и затем выбрать из списка строку IF...Then...Else; − в появившемся диалоговом окне необходимо выбрать то поле, у которого нужно проверить условие; − в списке Оператор установить нужную альтернативу; − в поле Значение установить, с чем сравнивать; − в поле Вставить следующий текст ввести текст, используемый при выполнении условия; − в поле В противном случае вставить следующий текст ввести текст, используемый при невыполнении условия; − закончить диалог с помощью кнопки ОК. После того, как подготовлен источник данных, создание и распечатки тиража персональных писем осуществляется очень просто. Word предоставляет возможность использовать для слияния все записи 8

источника данных или только выбранные. Проверить выбор записей можно с помощью предварительного просмотра результатов слияния. Создание комплекта конвертов Чтобы создать конверты для комплектов писем в диалоговом окне Слияние необходимо: − на 1-м этапе в группе Выбор типа документа выбрать Конверты; − на 2-м этапе в группе Изменить макет документа нажать на кнопку Параметры конверта, установить размер конверта и выбрать способ его подачи в принтер; − на 3-м этапе в группе Выбор получателей активизировать опцию Использование списка; − в текст основного документа конверта через кнопку Вставить поле слияния поочередно вставить поля, которые будут заменяться в процессе слияния на соответствующие данные из источника данных (Рисунок 1.5). Задания и контрольные вопросы Задания 1 Изучить раздел Общие сведения. 2 Набрать текст № 1 (Приложение А) и создать для него отдельный конверт. 3 Создать визитные карточки на каждого члена бригады. 4 Создать и отпечатать одну копию стандартного письма для каждого из указанных адресатов, (Приложение А, текст № 2), вставив соответствующие сведения в текст каждого из писем (элементы в фигурных скобках {} должны быть заменены на данные из файла с именами и адресами). Создать источник данных (Приложение А, Таблица А.1), используя поля слияния: {Пол}, {Инициалы Фамилия}, {Имя}, {Отчество}, {Должность}, {Организация}, {Адрес1}, {Адрес2}, {Объем закупок}. Вставить условия: − Использовать Поле Word IF...Then...Else для вставки в письмо обращения: Уважаемая или Уважаемый в зависимости от пола адресата; − Использовать это же поле для анализа объема закупок в прошлом году. Если объем закупок в прошлом году превысил 600 000 рублей, 9

вставлять в текст письма предложение о 3% скидке: Благодаря тому, что в прошлом году Ваш объем продаж был очень высок, мы предлагаем Вам специальную скидку в 3% в случае завершения сделки. 5 Создать конверты для полученного комплекта писем. 6 Показать результат работы преподавателю в электронном виде. 7 Оформить отчет. Контрольные вопросы 1 Как при помощи текстового процессора Word 2007 можно автоматически создать серию конвертов к письмам? 2 Как при помощи текстового процессора Word 2007 можно автоматически создать серию визитных карточек? 3 Что такое слияние документов и для чего оно применяется? 4 Какие документы необходимы для того, чтобы начать процесс слияния? 5 Какие документы можно получить в результате слияния? 6 Каким образом вставляется условие в текст письма? 7 Как можно создать серию конвертов для писем при помощи слияния документов?

Лабораторная работа № 2 Рецензирование документа в процессе совместной работы над ним нескольких пользователей Цель работы: получить практические навыки в организации совместной работы пользователей с документом с помощью Word 2007, научиться вносить исправления, примечания в документ и создавать лист регистрации изменений. Общие сведения Подготовленные документы отправляются на согласование для внесения корректировок, замечаний и дополнений. При этом автор документа обязан отслеживать процесс согласования документа до момента его утверждения. Для привлечения внимания автора документа или другого лица, участвующего в согласовании документа, к какому-либо фрагменту текста 10

документа следует применять способ Выделение цветом. Способ подобен выделению фрагмента текста на бумаге с помощью цветных фломастеров или маркеров. Для выделения цветом фрагмента текста документа следует использовать кнопку Выделение цветом на вкладке Главная / Шрифт. Указателем мыши (он приобретает вид фломастера) провести по выделяемому фрагменту текста. Для выбора цвета использовать стрелку, направленную вниз. Для отмены режима выделения нажать клавишу ESC или повторно кнопку Выделение цветом. При работе нескольких пользователей с одним документом происходит процесс, называемый рецензированием документа. В программе MS Word 2007 есть специальная вкладка Рецензирование, с помощью которой можно: −

вставить в документ примечания;

− отследить документ;

исправления,

внесенные

разными

−

принять исправления или отказаться от них;

−

сравнить разные версии одного документа;

−

установить защиту документа.

лицами

в

Вставка в документ примечаний Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ свои примечания. Примечания, вставленные пользователем, будут автоматически помечены инициалами, принадлежащими лицу, которое внесло примечание в документ. Для внесения примечания следует выполнить следующие действия: − установить указатель мыши в тексте документа в месте ввода примечания; − прейти на вкладку Рецензирование / Примечания; − нажать на кнопку Создать примечание; − в специально отведенной области, ввести текст примечания. 11

Текст примечания в документе может отображаться в выносках, либо в специальной панели Примечания, которая появляется в левой части экрана. Выбрать тип отображения примечаний и исправлений в документе можно нажатием на кнопку Выноски (Рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 Для просмотра, введенных в текст документа примечаний предназначены кнопки Предыдущее и Следующее. Примечания будут показаны в левой части окна на Панели примечаний, либо справа в тексте документа в специальных выносках. Для удаления примечания нужно поставить курсор в месте примечания в тексте документа и нажать на кнопку Удалить. Оставшиеся примечания будут автоматически перенумерованы. Каждое примечание маркируется инициалами его автора и порядковым номером [И.И.П.1]. Инициалы пользователя берутся из поля Инициалы диалогового окна Параметры Word/Основные, которое вызывается на экран путем нажатия кнопки Office, если это поле было заполнено пользователем. Внесение изменений Лица, участвующие в согласовании документа, имеют право ввести в документ любые изменения. Можно удалять текст автора и вводить собственный текст (заменять или добавлять). Для сохранения первоначального варианта текста документа, перед началом редактирования документа следует включить режим индикации маркеров исправлений. Для этого нужно щелкнуть по кнопке Исправления и в открывшемся меню выбрать пункт Исправления, который включает режим индикации маркеров исправлений. (Рисунок 2.2).

12

Рисунок 2.2 – Меню Исправления В этом режиме добавленный текст помечается подчеркиванием; перечеркивание фрагмента текста, показывает, что этот фрагмент удален из текста; линия слева от абзаца указывает на то, что в этот абзац внесено исправление. Выбрав команду Параметры исправлений в открывшемся одноименном диалоговом окне можно изменить стандартные параметры маркировки исправлений (Рисунок 2.3). Для этого на вкладке Рецензирование открыть меню Показать исправления и выбрать пункт Выделение области исправлений. Все исправления будут запоминаться и отслеживаться.

Рисунок 2.3 – Окно Параметры исправлений 13

Для просмотра исправлений, внесенных разными лицами, участвующими в согласовании документа, в разное время в меню Показать исправления, выбрать команду Рецензенты и установить флажок в пункте Все рецензенты либо установить флажок для конкретного рецензента (Рисунок 2.4).

Рисунок 2.4 – Меню Показать исправления Исправления, внесенные разными лицами, выделяются разными цветом шрифта. Для поочередного перехода от одного исправления к другому нужно перейти на вкладку Рецензирование/Изменения и нажимая на кнопки Назад или Далее перейти к предыдущему или следующему исправлению. В процессе просмотра исправлений документа можно принять (кнопка Принять), либо отклонить (кнопка Отклонить) любые исправления (Рисунок 2.5). При отказе от исправления восстанавливается исходный текст.

Рисунок 2.5 – Меню Принять исправления Создание подписей в документе Лица, участвующие в согласовании документа, могут одновременно производить согласующие подписи. Последнюю утверждающую подпись производит руководитель предприятия. Подписи в документ вводятся с помощью Автотекста. Предварительно с помощью инструмента

14

Рисованная кривая (вкладка Вставка/Фигуры) необходимо создать образец подписи. Затем выполнить следующие действия: − выделить подпись, которая должна быть оформлена как элемент Автотекста; на панели быстрого доступа и − нажать на кнопку Автотекст выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию Автотекста, или нажать сочетание клавиш Alt + F3; − в появившемся диалоговом окне Создание нового стандартного блока в поле Имя ввести имя подпись и нажать кнопку ОК; − ввести в текст документа слово подпись; − нажать клавишу F3. Согласующая подпись будет внесена в текст документа вместо слова подпись. Порядок внесения изменений Работнику, подготовившего изменения документа, перед внесением изменений необходимо включить режим индикации маркеров исправлений. Перед внесением любого изменения в текст необходимо выполнить следующие действия: − перед абзацем, который будет изменен, следует вставить концевую сноску; − если абзац будет удален, концевая сноска должна быть поставлена перед абзацем, следующим за удаленным; − если абзац вводится вновь, концевая сноска должна быть поставлена перед введенным вновь абзацем; − если изменяются, удаляются или вводятся вновь несколько абзацев подряд, то в этом случае для этих абзацев вводится одна концевая сноска. Для вставки концевой сноски нужно выполнить следующие действия: − установить курсор перед началом нужного абзаца;

15

− перейти на вкладку Ссылки и выбрать пункт Вставить концевую сноску (курсор перейдет в конец документа на лист регистрации изменений и ей будет присвоен порядковый номер); − рядом с порядковым номером концевой сноски следует написать Изменено (если абзац будет изменен), Удалено (если абзац будет удален), Введено вновь (если абзац будет введен вновь); − установить курсор на порядковый номер концевой сноски и выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши (курсор будет установлен на соответствующий номер сноски в тексте документа, то есть на изменяемый абзац). Создание листа регистрации изменений Последняя страница документа должна быть листом регистрации изменений. Прежде чем создать лист регистрации изменений необходимо выполнить следующие действия: − открыть файл с документом, содержащим исправления; − открыть файл с основным документом; − в тексте документа, содержащего исправления, визуально, ориентируясь на концевые сноски, просмотреть все внесенные изменения; − если абзац был изменен или удален, перейти в основной документ, найти, выделить и скопировать в буфер обмена Microsoft Windows первоначальный текст этого абзаца; − создать новый файл и поместить из буфера первоначальный текст абзаца в новый файл; − присвоить новому файлу имя; − если абзац был введен вновь, выделить и скопировать в буфер обмена этот абзац полностью, для того, чтобы затем можно было определить границы введенного вновь изменения; − создать новый файл и поместить из буфера данный абзац в новый файл; − принять все изменения и присвоить новому файлу имя; − закрыть файл с основным документом; 16

− перейти на лист регистрации изменений; − присвоить дату проведения изменения в первой строке листа регистрации изменений (для этого установить курсор после текста Изменено, Удалено, или Введено вновь и выбрать пункт Дата и время, в качестве формата даты выбрать первую строку и нажать кнопку ОК); − связать первую строку листа регистрации изменений с соответствующим файлом, содержащим первоначальный текст абзаца документа или текст, введенный вновь. Для этого выполнить следующие действия: 9 установить курсор после даты проведения изменения, перейти на вкладку Вставка/ Текст и нажав на кнопку Объект, выбрать пункт Объект; 9 в открывшемся диалоговом окне переключиться на вкладку Создание из файла; 9 нажать кнопку Обзор из появившегося диалогового окна Обзор выбрать имя файла, содержащего первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь; 9 установить флажки Связь с файлом и В виде значка, нажать кнопку ОК (в лист регистрации изменений будет помещен значок со ссылкой на файл, содержащий первоначальный текст абзаца документа или текст введенный вновь); 9 повторить два предыдущих пункта для каждой строки листа регистрации изменений. На листе регистрации изменений должны быть расположены строки, имеющие следующую структуру: Номер концевой сноски

Характер изменения

Дата внесения изменения

Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом введенным вновь

− Номер концевой сноски: порядковый номер сноски в тексте документа; − Характер изменения: описание изменения (Изменено, Удалено, Введено вновь); 17

− Дата внесения изменения: дата в соответствующем формате (например, 21.01.2010, либо 21 января 2010 г.); Ссылка на файл с первоначальным текстом или текстом, введенным вновь: значок документа. −

Двойное нажатие левой кнопки мыши на концевой сноске в тексте документа переносит курсор на соответствующую концевую сноску на листе регистрации изменений. Эта возможность позволяет определить характер внесенного изменения и время внесения изменения. Задания и контрольные вопросы Задания 1 Изучить раздел «Общие сведения». 2 Набрать документ 1 в соответствии с приложением Б. 3 Выделить желтым цветом место проведения медицинских услуг, а также срок действия договора.

и

получения

4 Ввести инициалы пользователя (одного из членов бригады) в поле Инициалы диалогового окна Параметры Word/Основные, для идентификации вставленных в документ примечаний. 5 Ввести следующие примечания в документ: − изменить в пункте 3.3 договора число дней оплаты с 10 на 7, а также размер первоначальной оплаты услуг с 50% на 30%, а размер остальной оплаты с 50% на 70%; − удалить статью 4 «Стоимость работ» договора»; − добавить перед статьей 8 «Адреса и подписи сторон» статью «Прочие условия». 6 Сделать копию договора и внести в него исправления согласно примечаниям, внесенным в документ 1 (см. п.5). При этом включить режим индикации маркеров исправлений. 7 Просмотреть все исправления, внесенные в документ в режиме отображения исправлений на экране. под

8 Скопировать каждое исправление в новые документы и сохранить соответствующими именами: измененный пункт – Изменен 18

Док1_(№ бригады), удаленный пункт – под именем Удален Док2_(№ бригады); вставленный пункт – Вставлен Док3_(№ бригады). 9 Показать результат работы преподавателю, и, после просмотра им всех исправлений в документе, принять все исправления. 10 Поставить утверждающие подписи руководителей предприятий, составивших договор. 11 Вставить концевые сноски в нужные места документа для того, чтобы можно было составить лист регистраций изменений. 12 Составить лист регистраций изменений с простановкой даты внесения исправлений (Приложение Б). 13 Продемонстрировать результат работы.

преподавателю

в

электронном

виде

14 Оформить отчет. Контрольные вопросы 1 С какой целью применяется способ Выделение цветом в документах? 2 Как вводятся примечания в документ? 3 Как можно просмотреть дату и имя рецензента, вставившего в документ данное примечание? 4 Каким образом вносятся исправления в документ? 5 Как осуществляется автоматическое проставление утверждающей подписи? 6 Для чего применяются концевые сноски в документах и способ их создания? 7 Каким образом создается лист регистраций изменений?

Лабораторная работа № 3 Создание документов с помощью шаблонов Цель работы: научиться разрабатывать в текстовом процессоре MS Word 2007 пользовательские шаблоны документов и пользоваться готовыми шаблонами для создания некоторых видов документов.

19

Общие сведения При создании любого документа в программе MS Word 2007 необходимо создать шаблон этого документа. Шаблон документа – это файл, хранящийся отдельно от файла документа и содержащий совокупность стилей, шаблонных текстов, элементов автотекста, макросов, дополнений к меню, сочетаний клавиш и пользовательских панелей инструментов, сохраненных в отдельном файле с расширением имени .DOT. Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, например, шапка с логотипом фирмы, почтовые и банковские реквизиты в колонтитуле письма. Шаблонный текст вводится прямо в шаблон документа, после чего он доступен для каждого документа, связанного с этим шаблоном. Шаблонный текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа. Шаблон можно связать с любым текстовым файлом. Благодаря этому документы, которые должны иметь похожее оформление или посвященные одной теме, в состоянии использовать одни и те же форматы, элементы автотекста и макросы. Если к документу явным образом не присоединен никакой специальный шаблон документа, то к нему автоматически присоединяется обычный шаблон документа NORMAL.DOT. Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру, в особенности, если процедуры форматирования сохраняются в виде макросов, входящих в шаблон. Прежде, чем подвергнуть обработке шаблон документа, связанный с текущим текстом, его необходимо загрузить. Загрузка шаблона выполняется путем нажатия кнопки Office и выбора пункта меню Открыть. В диалоговом окне Открытие документа в поле Тип файла необходимо выбрать элемент Шаблоны Word. Теперь в поле списка файлов будут отражены все шаблоны текущей папки. Из списка нужно

20

выбрать соответствующее имя файла. Обычно шаблоны документов находятся в папке шаблонов Microsoft Office. Создать пользовательский шаблон можно несколькими способами: на основе документа или на основе существующего шаблона. Рассмотрим эти способы. Создание пользовательского шаблона на основе документа Для создания пользовательского шаблона этим способом нужно выполнить следующее: − открыть документ, который будет служить шаблоном; − нажать кнопку Office, а затем подвести курсор в кнопке Сохранить как и задержать его там, пока не откроется подменю с дополнительными вариантами сохранения документа; − выбрать вариант Шаблон Word; − ввести название шаблона в поле Имя файла; − выбрать папку для сохранения шаблона; − нажать кнопку Сохранить. Создание пользовательского шаблона на основе существующего шаблона Чтобы создать новый шаблон из существующего необходимо: − загрузить шаблон, из которого будет создаваться новый; − внести необходимые изменения в стили, элементы автотекста, расширения меню и сочетания клавиш, макросы и панели инструментов; − сохранить шаблон под новым именем. Создание совершенно нового пользовательского шаблона Чтобы создать совершенно новый шаблон документа необходимо: − нажать кнопку Office, а затем выбрать команду Создать; − в открывшемся диалоговом окне на вкладке Общие выбрать Новый документ активизировать опцию Шаблон; − внести в шаблон необходимые изменения; − выполнить команду сохранение документа. 21

В любой момент к документу можно присоединить новый шаблон. Однако при этом действует ограничение, заключающееся в том, что новым шаблоном документа будут модифицированы элементы автотекста и макрокоманды, расширения меню и сочетания клавиш, но не стили и шаблонный текст. Для того, чтобы обновить документ в соответствии со стилями нового шаблона, в диалоговом окне Шаблоны и надстройки команды вкладки Разработчик/Шаблон документа следует установить флажок Автоматически обновлять стили (Рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 – Диалоговое окно Шаблоны и надстройки Кнопка Организатор открывает одноименное диалоговое окно, в котором через кнопку Копировать можно скопировать Макросы и Стили из одного шаблона в другой. Кнопка Удалить удаляет выделенный макрос или стиль из шаблона, а кнопка, Переименовать позволяет переименовать эти элементы шаблона. Иногда стандартные формы документов удобно создавать не самостоятельно, а с помощью специальных средств, так называемых Мастеров создания документов. Мастер – компонент, упрощающий процесс создания документа на основе шаблона, так как при создании документа информация вводится

22

посредством ответа на вопросы, затем введенные данные размещаются в соответствующих местах документа и им присваивается нужный формат. Чтобы создать документ с помощью Мастера, необходимо нажать кнопку Office, а затем выбрать команду Создать. Открывшееся диалоговое окно Шаблоны содержит список Общие и список программ-мастеров: Письма, Факсы, Отчеты, Резюме, и Другие документы. Вкладка Резюме содержит несколько форм резюме: современное резюме, изысканное резюме, стандартное резюме, обычное резюме и городское резюме (Рисунок 3.2). Аналогичные наборы форм документов содержатся на остальных вкладках.

Рисунок 3.2 – Диалоговое окно Шаблоны Из списка шаблонов можно выбирать поочередно все виды резюме и создавать документы на основе конкретного шаблона резюме с заложенным в нем стилем. Например, выбирая стандартное резюме, на экране появляется стандартная форма резюме, которую можно редактировать, и при этом вся вводимая информация будет автоматически форматироваться в соответствии со стандартами данного шаблона. Задания и контрольные вопросы Задания 1 Изучить раздел «Общие сведения». 2 Создать резюме на одного из членов бригады, используя все стили, предложенные программой Мастер.

23

3 Создать шаблон бланка организации согласно варианту задания (Приложение В). 4 Разработать логотип для организации согласно варианту задания и вставить его в созданный бланк. 5 Создать организации.

документ

на

основе

созданного

шаблона

бланка

6 Продемонстрировать преподавателю в электронном виде результат работы. 7 Оформить отчет. Контрольные вопросы 1 Что такое шаблон документа? 2 Что такое шаблонный текст? 3 Как создать новый шаблон из существующего шаблона? 4 Как создать совершенно новый шаблон документа? 5 Как сохранить документ в виде шаблона? 6 Как создаются документы с помощью программы - Мастера? 7 Где рекомендуется сохранять шаблоны документов?

Список использованной литературы 1. ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 2. ГОСТ документам.

2.105-95

ЕСКД.

Общие

требования

к

текстовым

3. Надеева Н.Н. Системы подготовки текстовых документов: Учебное пособие/ Под ред. проф. Фионовой Л.Р. – Пенза: ИИЦ, 2007.

24

Приложение А (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 1 Текст № 1 Общество с ограниченной ответственностью ОАО «Диво» (ОАО «Диво») Ясный пр., 26, Зеленоград, 111321 тел. 554-33-11, факс: (095) 4435677 р/с 079675431 АКБ «Инкомбанк» МФО 99765

Генеральному директору ОАО «Виконт» Д.В. Демченко Березовая аллея, д. 6, Москва, 114665

ОКПО 028847777264 ОГРН 1049287569643 ИНН/КПП 7704653289/770532876 30.09.20__ № 25-02/09 На № ___________ от ________________ Об участии в выставке Уважаемый Дмитрий Владимирович! Прошу Вас рассмотреть предложение о долевом участии Вашей фирмы в организации коммерческой выставки продукции, выпускаемой ОАО «Диво». Уверены, что выставка принесет обоюдную выгоду. Заранее благодарны за скорейший ответ

С уважением,

Генеральный директор

И.И. Смирнов

А.А. Маслова 152 76 34

25

Текст № 2 Открытое акционерное общество «Русский мех» (ОАО «Русский мех») ул. Суворова, 147 г. Пенза, 440008 тел. (8412) 68-66-02, факс: (8412) 68-66-03 р/с 40702810148003070135 в ПФАКБ «Мегаватт-банк» г. Пенза

{Должность} {Организация} {Инициалы Фамилия} {Адрес 1} {Адрес 2}

к/с 30101810500000000755 БИК 045655755 ОКПО 55994670 ОГРН 10258001443359 ИНН/КПП 5830004289/583701001 15.10.20__ № 51 На № ___________ от ________________ О формировании заказа на поставку продукции (Условие для вставки обращения), {Имя} {Отчество}! Предлагаем Вас новый каталог выставки-ярмарки «Русский мех» для формирования заказа на оптовую поставку продукции. Цены и условия поставки Вы найдете в конце каталога. (Условие для анализа объема закупки). Надеемся на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.

С уважением, Генеральный директор

Ю.Е. Корнеев

А.Д. Смирнова 68-66-02

26

Таблица А.1 - Данные для источника данных Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок Должность Организация Инициалы Фамилия Адрес1 Адрес2 Имя Отчество Объем закупок

Генеральному директору ОАО "Медведь" Н.В. Бубенцову ул. Калинина, 9, г. Пенза, 440034 Николай Васильевич Объем закупок 750 000 рублей Генеральному директору ОАО "Стиль" П.Н. Коневскому ул. Онежская, 25, г. Пенза, 440028 Петр Николаевич Объем закупок 550 000 рублей Генеральному директору ООО «Модус» И.А. Сафоновой ул. Байдукова, 10, г. Пенза, 440030 Ирина Александровна Объем закупок 950 000 рублей

27

Приложение Б (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 2 ДОГОВОР 00.00.0000

№ 00 г. Пенза предоставления лечебно-профилактической помощи (платных медицинских услуг)

Муниципальное учреждение здравоохранения «Городская стоматологическая поликлиника», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», действующее на основании Устава данного учреждения, в лице главного врача _______________________________ (Фамилия, инициалы)

с одной стороны, и ОАО «Биосинтез», именуемый в дальнейшем «Заказчик», действующий на основании Устава данного предприятия, в лице генерального директора ______________________________ с другой стороны, заключили настоящий (Фамилия, инициалы)

договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Исполнитель берет на себя обязательство по оказанию услуг зубопротезирования сотрудникам Заказчика по направлению Заказчика. 1.2. Заказчик своевременно оплачивает услуги по пункту 1.1 в соответствии с условиями договора. 2. Объем и качество помощи 2.1. Исполнитель обязан оказывать услуги зубопротезирования в соответствии с установленными для данного учреждения медико-экономическими стандартами, утвержденными Министерством здравоохранения Пензенской области. 2.2. Исполнитель обязан поставить в известность Заказчика о возникших обстоятельствах, которые могут привести к нарушению стандартов объема, оказываемой лечебно-профилактической помощи. 3. Порядок проведения работ и расчетов 3.1. Место проведения получения медицинских услуг - ПГКБ № 4, МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника». 3.2. После проведения осмотра для зубопротезирования сотрудников Заказчика, Исполнитель представляет Заказчику на согласование калькуляцию за оказанные им услуги (без учета затрат на напыление) счет-фактуру на оплату услуг, списки

28

прошедших лечение и Акт выполненных работ. 3.3. Затраты Исполнителя должны быть оплачены в течение 10 дней Заказчиком в размере 50 %, а остальные 50% оплачивает пациент в кассу Исполнителя. 4. Стоимость работ 4.1. Указанные в пункте 1.1. услуги оплачиваются по ценам, действующим на момент их оказания в соответствии с согласованной сторонами калькуляцией. 4.2. При повышении цен на услуги Исполнитель обязан представить письменное обоснование в представляемой калькуляции. 5. Срок действия договора 5.1. Настоящий договор вступает в силу с ____ января 20___ года и действует до ____ января 20___ года. 6. Ответственность сторон 6.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Заказчик и Исполнитель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 7. Изменение и расторжения настоящего договора 7.1. Условия настоящего договора могут быть изменены по взаимному согласию сторон с обязательным составлением письменного документа об изменении условий настоящего договора. 7.2. Договор может быть расторгнут досрочно в любое время по взаимному согласию сторон, или в случае систематического невыполнения или ненадлежащего выполнения установленных условий договора. 8. Адреса и подписи сторон Исполнитель МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника» ул. Володарского, 69 г. Пенза, 440600 р/с 40205810900000310278 в Пензенском ОСБ 8624 г. Пенза к/с 40101819300000010001 БИК 045656001 ОКПО 55994725 ОГРН 10258001443420 ИНН/КПП 5836010441/583601004 ______________ И.О. Фамилия

Заказчик Открытое акционерное общество ОАО «Биосинтез» (ОАО «Биосинтез) ул. Дружбы, 4 г. Пенза, 440033 р/с 40702810148000112968 в Пензенском ОСБ 8624 г. Пенза к/с 30101810000000000635 БИК 045655635 ОКПО 55994540 ОГРН 10258001443487 ИНН/КПП 5834001025/583401001 ______________ И.О. Фамилия

(подпись)

(подпись)

М.П.

29

Копия ДОГОВОР 00.00.0000

№ 00 г. Пенза предоставления лечебно-профилактической помощи (платных медицинских услуг)

Муниципальное учреждение здравоохранения «Городская стоматологическая поликлиника», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», действующее на основании Устава данного учреждения, в лице главного врача Н.П. Дроновой (Фамилия, инициалы)

с одной стороны, и ОАО «Биосинтез», именуемый в дальнейшем «Заказчик», действующий на основании Устава данного предприятия, в лице генерального ____ другой стороны, заключили настоящий директора С.В. Ефимова (Фамилия, инициалы)

договор о нижеследующем: 1. Предмет договора 1.1. Исполнитель берет на себя обязательство по оказанию услуг зубопротезирования сотрудникам Заказчика по направлению Заказчика. 1.2. Заказчик своевременно оплачивает услуги по пункту 1.1 в соответствии с условиями договора. 2. Объем и качество помощи 2.1. Исполнитель обязан оказывать услуги зубопротезирования в соответствии с установленными для данного учреждения медико-экономическими стандартами, утвержденными Министерством здравоохранения Пензенской области. 2.2. Исполнитель обязан поставить в известность Заказчика о возникших обстоятельствах, которые могут привести к нарушению стандартов объема, оказываемой лечебно-профилактической помощи. 3. Порядок проведения работ и расчетов 3.1. Место проведения получения медицинских услуг - ПГКБ № 4, МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника». 3.2. После проведения осмотра для зубопротезирования сотрудников Заказчика, Исполнитель представляет Заказчику на согласование калькуляцию за оказанные им услуги (без учета затрат на напыление) счет-фактуру на оплату услуг, списки прошедших лечение и Акт выполненных работ. 3.3. 1Затраты Исполнителя должны быть оплачены в течение 7 дней Заказчиком в размере 30 %, а остальные 70% оплачивает пациент в кассу Исполнителя.

30

4. 2Срок действия договора 4.1. Настоящий договор вступает в силу с ____ января 20___ года и действует до ____ января 20___ года. 5. Ответственность сторон 5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Заказчик и Исполнитель несут ответственность в соответствии с действующим законодательством. 6. Изменение и расторжения настоящего договора 6.1. Условия настоящего договора могут быть изменены по взаимному согласию сторон с обязательным составлением письменного документа об изменении условий настоящего договора. 6.2. Договор может быть расторгнут досрочно в любое время по взаимному согласию сторон, или в случае систематического невыполнения или ненадлежащего выполнения установленных условий договора. 7. 3 Прочие условия 7.1. Ни одна из сторон не вправе передавать свои права по настоящему договору третьей стороне без письменного согласия другой стороны. 7.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую силу, один экземпляр находится у МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника», другой у ОАО «Биосинтез. 8. Адреса и подписи сторон Исполнитель МУЗ «Городская стоматологическая поликлиника» ул. Володарского, 69 г. Пенза, 440600 р/с 40205810900000310278 в Пензенском ОСБ 8624 г. Пенза к/с 40101819300000010001 БИК 045656001 ОКПО 55994725 ОГРН 10258001443420 ИНН/КПП 5836010441/583601004 ______________ Н.П. Дронова

Заказчик Открытое акционерное общество ОАО «Биосинтез» (ОАО «Биосинтез) ул. Дружбы, 4 г. Пенза, 440033 р/с 40702810148000112968 в Пензенском ОСБ 8624 г. Пенза к/с 30101810000000000635 БИК 045655635 ОКПО 55994540 ОГРН 10258001443487 ИНН/КПП 5834001025/583401001 ______________ С.В. Ефимов

(подпись)

(подпись)

М.П.

31

Лист регистрации изменений

1

Изменено 19.09.2011

D:\Student\SPTD\Изменен Док1_1.doc

2

Удалено 19.09.2011

D:\Student\SPTD\Удален Док2_1.doc

3

Введено вновь 19.09.2011

D:\Student\SPTD\Вставлен Док3_1.doc

32

Приложение В (обязательное)

Задания к лабораторной работе № 3 Вариант 1 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «САЛЮТ» (ООО «САЛЮТ») ПРИКАЗ 20.02.20____

№ 12 г. Пенза О проведении инвентаризации

В связи с проведением инвентаризации на складе продукции ПРИКАЗЫВАЮ: 1 Назначить инвентаризационную комиссию в составе: председатель комиссии - заместитель директора по коммерческим вопросам Щербаков С.И., члены комиссии - главный бухгалтер Маренова Л.А., заместитель главного бухгалтера Юртаева Т.П., офис-менеджер Цветкову Л.Д. 2 Акты инвентаризации и сличительные ведомости предоставить комиссии в срок до 27.02.20__. 3 Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор

Личная подпись

Заместитель директора по коммерческим вопросам Личная подпись С.И. Щербаков 20.02.20__

И.А. Храмова 55-33-90

33

И.С. Резников

Вариант 2 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «СТАРТ» (ООО «СТАРТ»)

РАСПОРЯЖЕНИЕ 13.09.20__

№9 г. Пенза О контроле расходования ТМЦ

В целях обеспечения своевременного контроля за расходованием ТМЦ ОБЯЗЫВАЮ: 1 Подавать ежедневно офис-менеджеру Ивлиевой О.С. справку-отчет, содержащую информацию о проведении оплаты от клиентов в учетной базе, с 15.09.20__ в период с 10.00 до 12.00. 2 Ответственным за подготовку данных назначить заместителя главного бухгалтера Юртаеву Т.П. 2 Своевременно информировать офис-менеджеру Ивлиевой О.С. директора о справке-отчете. 3 Установить срок хранения отчетов без замечаний три месяца. 4 Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного бухгалтера Барынкину А.И. Директор

Личная подпись

Заместитель директора по коммерческим вопросам Личная подпись С.И. Щербаков 13.09.20__ Главный бухгалтер Личная подпись А.И. Барынкина 13.09.20__ Заместитель главного бухгалтера Личная подпись Т.П. Юртаева 13.09.20__ Офис-менеджер Личная подпись О.С. Ивлиева 13.09.20__ Р.Г. Шильева 44-25-40

34

Т.Л. Михайлов

Вариант 3 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПОЛЕТ» (ООО «ПОЛЕТ») ул. Измайлова, 13А, г. Пенза, 440023 тел/факс (8412) 56-51-91, р/с 40702810822000001675 филиал ОАО «Внешторгбанк» в г. Пенза к/с 30101810700000000715 БИК 045655715

Генеральному директору ООО «Русфинанс Банк» В.М. Жирнову

ОКПО 14315256, ОГРН 1035803001728 ИНН/КПП 5836308005/583601001 СПРАВКА 15.03.20___ № 17

Иванов И.М. работает в отделе оптовых и розничных продаж в должности агента с 31.07.2006.

Директор

Личная подпись

Д.А. Федин

Инспектор отдела кадров

Личная подпись

В.В. Викулова

35

Вариант 4 ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ТРИУМФ» (ООО «ТРИУМФ») УКАЗАНИЕ 23.12.20__

№9 г. Пенза Об организации дежурств в праздничные дни

В целях обеспечения порядка на предприятии во время праздничных дней с 31.12.20__ по 10.01.20__ ОБЯЗЫВАЮ: 1. Заместителю директора по АХЧ Барынкиной А.И. организовать дежурство сотрудников на время праздников. 2. Старшего менеджера по персоналу Юртаеву Т.П. назначить ответственным за подготовку графика дежурств. 3. Старшему менеджеру по персоналу Юртаеву Т.П. представить директору на утверждение график дежурства до 31.12.20__. 4. Начальнику службы безопасности Иванову К.М. проверить и опечатать все служебные помещения 31.12.20__ до 17.00. 5. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя директора по АХЧ Барынкину А.И. Директор

Личная подпись

Заместитель директора по АХЧ Личная подпись А.И. Барынкина 24.12.20__ Старший менеджер по персоналу Личная подпись Т.П. Юртаева 24.12.20__ Начальник службы безопасности Личная подпись К.М. Иванов 24.12.20__

З.Д. Абрамова 35-09-76

36

А.А. Копнов

Содержание Лабораторная работа № 1 Использования механизма слияния документов для автоматизации почтовой рассылки ......................................................................3 Лабораторная работа № 2 Рецензирование документа в процессе совместной работы над ним нескольких пользователей.............................................................10 Лабораторная работа № 3 Создание документов с помощью шаблонов ...........19 Список использованной литературы ........................................................................24 Приложение А. Задания к лабораторной работе № 1 ............................................25 Приложение Б. Задания к лабораторной работе № 2.............................................28 Приложение В. Задания к лабораторной работе № 3.............................................33

37