Донцов Дмитрий Андреевич
Word 2007. Легкий старт Серия «Легкий старт» Заведующий редакцией Ведущий редактор Литературный редактор Художник Корректоры Верстка
Д. Гурский Е. Каляева Н. Шловенец С. Шутов Е. Павлович, В. Субот О. Махлина
ББК 32.973.23-018 УДК 004.42 Д67
Донцов Д. А. Word 2007. Легкий старт. — СПб.: Питер, 2007. — 128 с.: ил. — (Серия «Легкий старт»). ISBN 978-5-91180-589-0
Данная книга — своеобразная «скорая помощь» для новичков, которым нужно быстро разобраться с возможностями новой версии текстового процессора Mirosoft Word 2007. Кроме того, это полезное пособие для более опытных пользователей — с его помощью они смогут быстрее освоить новый интерфейс программы. В книге нет слишком подробных описаний, не рассматриваются экзотические возможности приложения. Ее основная цель — помочь вам за несколько минут найти ответы на свои вопросы.
© ООО «Питер Пресс», 2007 Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в виду возможные человеческие или технические ошибки, издательство не может гарантировать абсолютную точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственности за возможные ошибки, связанные с использованием книги.
ISBN 978-5-91180-589-0
ООО «Питер Пресс», 198206, Санкт-Петербург, Петергофское шоссе, 73, лит. А29. Налоговая льгота — общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, том 2; 95 3005 — литература учебная. Подписано в печать 24.05.07. Формат 60×901/16. Усл. п. л. 8. Тираж 4000. Заказ Отпечатано с готовых диапозитивов в ООО «Типография Правда 1906». 191126, Санкт-Петербург, Киришская ул., 2.
Содержание Введение ......................................................................................................... 4 От издательства ....................................................................................... 4 1. Знакомство с Word 2007 ....................................................................... 5 Зачем нужен Word 2007? ....................................................................... 5 Основные отличия Word 2007 от предыдущих версий ................. 6 В помощь новичку .................................................................................. 8 2. Интерфейс Word 2007 ......................................................................... 11 Структура интерфейса ....................................................................... 11 Меню Office — преемник меню Файл ............................................. 12 Что такое панель быстрого доступа? ............................................... 24 Лента Word 2007 вместо главного меню ......................................... 27 Контекстное меню Word 2007 ............................................................ 60 3. Настройка программы ....................................................................... 62 Настройка основных параметров Word 2007 ................................. 63 Настройка отображения и печати .................................................... 64 Настройка параметров правописания ............................................ 66 Настройка сохранения документов ................................................. 71 Настройка дополнительных параметров ....................................... 73 Настройка строки состояния ............................................................. 80 4. Описание режимов работы .............................................................. 83 Форматирование текста ...................................................................... 83 Вставка объектов ................................................................................... 86 Оформление титульной страницы ................................................ 101 Создание экспресс-таблицы ............................................................. 103 Рисунки SmartArt — наглядность информации ........................ 105 Что такое подложка документа? ..................................................... 108 Создание границ ................................................................................. 112 Оформление документа с помощью заливки и узора .............. 115 Подбор синонимов ............................................................................. 117 Пример создания табличного документа .................................... 118 5. Полезно знать ..................................................................................... 121 Справочная подсистема Word 2007 ................................................ 121 Полезные сочетания клавиш ........................................................... 123 6. Тонкости и нештатные ситуации ................................................ 125 Заключение ............................................................................................... 128
Введение
Текстовый редактор Word является одной из программ, включенных в состав пакета Microsoft Office, и по своей популярности занимает среди них первое место. Word используют представители самых разных профессий и сфер деятельности: школьники, студенты, секретари, бухгалтеры, экономисты, математики, инженеры, аналитики и т. д. Такая популярность редактора Word объясняется широкими функциональными возможностями приложения и простотой в применении (удобный и понятный интерфейс, возможность быстрого ввода и обработки данных, наглядность представления информации и др.). Несомненно, многие пользователи с нетерпением ждали появления новой версии редактора Word. Какие же изменения произошли в программе, что нового смогли предложить разработчики? Ответы на эти вопросы вы найдете в данной книге. Издание ориентировано как на новичков, так и на людей, ранее имевших опыт работы в предыдущих версиях текстового редактора Word. Начинающим пользователям будет полезно ознакомиться с основными аспектами работы в редакторе (описание пользовательского интерфейса, порядок настройки приложения, ввод и форматирование текста, создание рисунков и таблиц, сохранение документов и т. д.). А более опытным коллегам интересно будет узнать, каковы же основные отличия Word 2007 от предыдущих версий и на что следует обратить особое внимание при работе с программой. Отдельно описываются трудности и различные нештатные ситуации, с которыми пользователь может столкнуться в процессе работы в Word 2007.
От издательства Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты
[email protected] (издательство «Питер», компьютерная редакция). На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.
1. Знакомство с Wor d 2007
Прежде чем приступить к изучению последней версии Word, давайте вспомним — что же представляет собой эта программа и какие задачи можно решать с ее помощью? Какие характерные особенности имеет Word 2007 по сравнению с предыдущими версиями? Что необходимо учесть в первую очередь, приступая к работе с данным текстовым редактором? Об этом, а также о многом другом рассказывается в первой главе книги.
Зачем нужен Word 2007? Широкая функциональность Word 2007 позволяет выполнять разнообразные операции по созданию и редактированию текстовых документов. Задачи, решаемые с помощью данной программы, следующие. Ввод и редактирование текста с использованием большого количества шрифтов и стилей. Оформление текстовых документов: создание заголовков, оглавления, колонтитулов; формирование предметного указателя; расстановка переносов; расположение текста на странице; настройка шрифтов и параметров абзаца. В программе также можно создавать тексты с использованием различных шаблонов (как системных, так и пользовательских), предназначенных для соответствующего оформления документа. Вставка в текст символов, рисунков, примечаний, гиперссылок, сносок и т. п. Работа с блоками текста: копирование, вставка, перемещение текста с использованием буфера обмена и др. Представление текста в табличной форме благодаря возможности рисовать таблицы по заданным параметрам. Настройка отображения текстового документа на экране. Просмотр статистики документа: количество страниц, абзацев, символов и др.
6 • Word 2007 • Легкий старт Автоматическая проверка текста на наличие в нем различных ошибок (грамматических, стилистических и др.) с возможностью оперативного их устранения. Создание рисунков. Сохранение документа в различных форматах. Вывод на печать текстового документа с возможностью предварительного просмотра. При помощи текстового редактора Word 2007 можно решать и другие задачи.
Основные отличия Word 2007 от предыдущих версий В первую очередь следует отметить серьезные изменения в пользовательском интерфейсе и инструментах программы. В частности, вместо привычного главного меню программы теперь используется лента Word 2007, состоящая из различных вкладок (названия и назначение этих вкладок во многом аналогичны пунктам бывшего главного меню). При этом группировка элементов управления на этих вкладках не всегда соответствует тому, как были расположены команды в главном меню более ранних версий Word (это поначалу может вызывать затруднения у пользователей, работавших с предыдущими версиями программы). ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Включать и выключать отображение ленты Word 2007 пользователь может самостоятельно. Ниже будет описано, как это делается.
Команды и подменю, которые ранее входили в состав меню Файл (Создать, Открыть, Сохранить и др.), теперь находятся в меню Office, которое открывается нажатием кнопки, расположенной в верхнем левом углу интерфейса. Более подробно пользовательский интерфейс и инструменты программы рассматриваются во втором разделе. Пользователю Word 2007 предоставлен широкий выбор вариантов сохранения документов, причем некоторые из этих вариантов отсутствовали в предыдущих версиях. Например, файл документа Word 2007 имеет расширение DOCX. При необходимости его можно
1. Знакомство с Word 2007 •
7
сохранить в формате, совместимом с предыдущими версиями (расширение файла — DOC), или в формате с поддержкой макросов (расширение DOCM). При этом если документ сохранен в формате, отличном от Word 2007, то работа с ним ведется в режиме ограниченной функциональности (информация об этом отображается в заголовке окна). Любой документ иного формата можно преобразовать в документ Word 2007 — для этого следует выполнить команду Преобразовать, которая находится в меню Office, и утвердительно ответить на появившийся запрос. Формат файла, используемый по умолчанию при сохранении документа, можно изменить в настройках программы командой Сохранить как, которая находится в меню Office. Существенно доработан режим настройки параметров программы Word 2007. Во-первых, настройки находятся в меню Office, а не в меню Сервис, как было ранее. Во-вторых, изменилась структура окна: теперь это не набор вкладок, а перечень разделов, в каждом из которых собраны однотипные параметры настройки. В-третьих, стало больше настроек, что значительно повышает гибкость программы. В верхней части интерфейса (справа от кнопки Office) расположена панель быстрого доступа, которой не было в предыдущих версиях Word. С помощью кнопок этой панели осуществляется переход к различным режимам работы программы. Содержимое данной панели пользователь может определить самостоятельно в настройках программы (раздел Настройка). Усовершенствован режим работы с таблицами. В частности, перед началом построения пользователь может видеть автоматически созданную таблицу при текущих настройках. В предыдущих версиях Word была реализована возможность вставки в документ разных объектов: рисунков, ссылок, символов, автофигур, фигурного текста (WordArt) и др. Дополнительно к этому новая версия предусматривает вставку клипа (фильма, звука и т. д.) и диаграммы. Особо следует отметить возможность работы с экспресс-блоками. В Word 2007 повышена информативность строки состояния. Помимо представления информации (номер текущей страницы в общем листаже страниц, количество слов в документе, язык документа), строка состояния наделена и другими функциями. Например, при щелчке на названии языка открывается окно Язык, в котором настраивается
8 • Word 2007 • Легкий старт правописание. Слева от названия языка расположена кнопка, с помощью которой можно быстро переходить в режим просмотра и исправления ошибок правописания. Справа от названия языка находится кнопка, предназначенная для запуска записи макроса и ее прекращения. В правой части строки состояния расположен ползунок, которым можно быстро изменять масштаб отображения документа, — этой возможности не было в предыдущих версиях программы.
В помощь новичку Текстовый редактор Word 2007 позволяет даже неопытному пользователю быстро понять, для чего предназначены различные элементы управления и режимы работы программы, и соответственно быстрее ее освоить. В данном случае речь идет не о справочной подсистеме, а о всплывающих подсказках, которые отображаются при подведении указателя мыши к элементам интерфейса (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Всплывающая подсказка
Включается отображение таких подсказок в настройках программы. Для этого необходимо в разделе Экран окна Параметры Word установить флажок Показывать всплывающие подсказки при наведении указателя мыши (по умолчанию этот флажок установлен). С помощью
1. Знакомство с Word 2007 •
9
всплывающих подсказок пользователь быстро узнает, для чего предназначен каждый элемент интерфейса. При рисовании таблицы можно заранее увидеть, какой она будет в выбранном в данный момент представлении (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Предварительный просмотр таблицы
Структура таблицы (количество строк и столбцов) указывается с помощью мыши в подменю, открываемом при нажатии кнопки Таблица (вкладка Вставка). На рис. 1.2 видно, что при данном представлении будет нарисована таблица с пятью столбцами и тремя строками; ниже показано, как будет выглядеть таблица в документе. Если отказаться от создания таблицы, то ее изображение исчезнет. Аналогичным образом можно заранее посмотреть, как будет выглядеть фрагмент текста, если применить к нему тот или иной стиль (шрифт, его размер и т. д.). На рис. 1.3 показано, как к первому слову фразы «примеряется» шрифт размера 16.
10 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 1.3. «Примерка» размера шрифта
При выделении размера шрифта слово с установленным в нем курсором либо выделенный текстовый фрагмент сразу отобразится поновому. Чтобы изменения применились, нужно щелкнуть кнопкой мыши на выбранном размере шрифта, а чтобы оставить слово (текстовый фрагмент) в первоначальном виде — просто свернуть список или щелкнуть кнопкой мыши в любом месте окна.
2. Интерфейс Word 2007
Интерфейс — первое, что видит пользователь после запуска программы. Именно с его изучения и начинается знакомство с Word 2007.
Структура интерфейса Общий вид текстового редактора Word 2007 представлен на рис. 2.1.
Рис. 2.1. Интерфейс Wor d 2007
Основные элементы интерфейса следующие: кнопка Office — круглая кнопка, которая находится в левом верхнем углу окна; панель быстрого доступа — расположена справа от кнопки Office; лента Word 2007 — находится между рабочей областью и панелью быстрого доступа;
12 • Word 2007 • Легкий старт контекстное меню — вызывается щелчком правой кнопки мыши в рабочей области; рабочая область — центральная часть интерфейса, в которой производятся операции с содержимым документа (набирается и редактируется текст, вставляются объекты, создаются таблицы и т. д.); строка состояния — информационно-функциональный элемент, расположенный над нижним краем окна программы. Можно самостоятельно настраивать некоторые объекты интерфейса — это осуществляется либо в режиме настройки программы, либо с помощью ленты Word 2007. Далее мы подробнее изучим интерфейс Word 2007.
Меню Office — преемник меню Файл Чтобы открыть меню Office (рис. 2.2), следует нажать кнопку Office.
Рис. 2.2. Меню Office
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
13
Пользователь, работавший в предыдущих версиях Word, наверняка узнает команды и подменю, которые он видел в меню Файл. Для тех же, кто только начинает изучать Word, объясню, для чего предназначен каждый элемент меню Office.
Создание документа При выполнении команды Создать открывается окно, изображенное на рис. 2.3.
Рис. 2.3. Создание документа
В данном окне выбирается режим для создания документа (на основе шаблона или без его использования). ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ В данном случае шаблон — это набор настроек, стилей, инструментов, ко& торые применяются к документу . Для деловых писем можно использовать один шаблон, для отчетов — другой и т. д. Можно как создавать собствен& ные, так и применять стандартные, заложенные в Word 2007, шаблоны. Та& кой файл имеет одно из следующих расширений: DOT , DOTX, DOTM.
14 • Word 2007 • Легкий старт Для создания документа без использования шаблона нужно в поле Шаблоны диалогового окна Создание документа (см. рис. 2.3) выбрать раздел Пустые и последние. Затем в центральной части необходимо щелкнуть кнопкой мыши на значке Новый документ и нажать кнопку Создать, которая расположена справа внизу. В результате откроется окно нового документа; ему по умолчанию будет присвоено имя Документ1 (для следующего документа — Документ2 и т. д.). Чтобы создать документ на основе стандартного шаблона, следует в левой части окна Создание документа в поле Шаблоны выбрать раздел Установленные шаблоны. В результате в центральной части окна отобразится список имеющихся вариантов (см. рис. 2.3). В этом перечне нужно щелкнуть кнопкой мыши на подходящем объекте и нажать кнопку Создать. Так образуется и новый документ, и новый шаблон (требуемый элемент указывается переключателем Создать). Для создания документа на основе пользовательского шаблона нужно в поле Шаблоны выбрать раздел Мои шаблоны. В результате откроется окно Создать (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Выбор пользовательского шаблона
В данном окне следует выбрать значок Шаблон и нажать кнопку ОK. Здесь также можно создавать как новый документ, так и новый шаблон — необходимый режим указывается переключателем Создать. Чтобы пользовательский шаблон отобразился в окне выбора, вначале нужно его получить: либо создать (документ можно сохранить в виде шаблона соответствующей командой подменю Сохранить как, которое входит в состав меню Office; см. рис. 2.2), либо скачать его из Интернета (взять у знакомых и т. п.). Затем необходимо поместить
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
15
шаблон в предназначенную для этого папку (по умолчанию — C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Application Data\Microsoft\ Templates). После этого он будет доступен в окне выбора пользо-
вательских шаблонов (см. рис. 2.4). Кстати, можно изменить путь к папке с шаблонами: нужно войти в режим настройки программы, открыть раздел Дополнительно и в подразделе Общие нажать кнопку Расположение файлов. В открывшемся окне следует выбрать пункт шаблоны пользователя, нажать кнопку Изменить и указать новый путь. Чтобы на основе имеющегося шаблона создать новый, нужно в окне Создание документа (см. рис. 2.3) в поле Шаблоны выбрать раздел Из существующего документа. В открывшемся окне необходимо указать путь к документу, шаблон которого будет использован, и нажать кнопку Создать новый. Можно создать документ на основе шаблона, взятого с сайта корпорации Microsoft. Для этого следует выбрать необходимый раздел в списке Microsoft Office Online (см. рис. 2.3). Выполнение данной операции возможно только при действующем подключении к Интернету.
Открытие документа Чтобы открыть ранее созданный документ Word, следует в меню Office выполнить команду Открыть. В результате появится окно, изображенное на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Открытие документа
16 • Word 2007 • Легкий старт В данном окне следует указать путь к необходимому файлу и нажать кнопку Открыть. Можно использовать и нестандартный режим: открыть документ только для чтения или как копию. Для этого нужно нажать черный маленький треугольник в правой части кнопки Открыть — появится меню с перечнем команд. Здесь и выбирается подходящий режим открытия документа.
Преобразование документа в новый формат Команда Преобразовать, которая также находится в меню Office, предназначена для изменения текущего формата документа на последний формат (Word 2007). Это позволяет использовать все возможности Word 2007 (в противном случае — ограниченная функциональность) и существенно уменьшает размер файла. ВНИМАНИЕ __________________________________________________________ После того как документ изменен, команда Преобразовать для него боль& ше не отображается.
При щелчке кнопкой мыши на команде Преобразовать открывается окно, которое представлено на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Преобразование формата
Чтобы выполнить преобразование, необходимо в данном окне нажать кнопку ОK. Следует учитывать, что в результате этого может измениться разметка документа. Если установить флажок Больше не задавать вопросы о преобразовании документов, данное окно (см. рис. 2.6) больше не будет появляться. В этом случае процесс изменения начнется сразу после выполнения команды Преобразовать.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
17
Сохранение документа Для сохранения документа предназначена команда Сохранить в меню Office. Также она может вызываться комбинацией клавиш Shift+F12. Для этой же цели служит подменю Сохранить как. Команда Сохранить обычно используется повторно в документе, то есть после того, как он был сохранен в файле. Это можно описать так: вы открыли документ Word, который ранее был сохранен, и работаете с ним. Чтобы изменения остались, нужно выполнить команду Сохранить. Если в процессе работы приходится вносить много нового, то рассматриваемую команду рекомендуется выполнять периодически — таким образом не потеряется важная информация при возникновении непредвиденных обстоятельств (внезапное отключение электроэнергии, аппаратный или программный сбой и т. п.). ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Если были внесены изменения, которые не сохранялись, то при закры& тии документа программа выдаст дополнительный запрос о выполнении этого действия.
При первом выполнении команды Сохранить открывается окно, изображенное на рис. 2.7.
Рис. 2.7. Сохранение документа
18 • Word 2007 • Легкий старт В данном окне в поле Папка нужно указать путь для сохранения документа. В поле Имя файла вводится название, а в поле Тип файла — выбирается необходимый вариант раскрывающегося списка. Они перечислены ниже. Документ Word — текущий документ сохраняется в формате Word 2007 (расширение DOCX). Документ Word с поддержкой макросов — формат Word 2007 с под
держкой макросов (расширение DOCM). Документ Word 97-2003 — совместимый с форматом предыдущих версий — с 1997 по 2003 — Word (расширение DOC). Шаблон Word — документ сохраняется как шаблон Word 2007 (расширение DOTX). Шаблон Word с поддержкой макросов — также как шаблон Word 2007, но с поддержкой макросов (расширение DOTM). Шаблон Word 97-2003 — шаблон, совместимый с форматом шаблонов предыдущих версий — с 1997 по 2003 — Word (расширение DOT).
Затем необходимо нажать кнопку Сохранить. С помощью команд, расположенных в подменю Сохранить как, осуществляется сохранение документа в отдельном файле (под другим именем или с тем же, но по иному пути). Это обычно используется для отдельного сохранения изменений (то есть чтобы остался и первоначальный вариант, и документ с внесенными изменениями). Чтобы открыть подменю Сохранить как, необходимо задержать на нем указатель мыши либо щелкнуть на расположенном справа маленьком треугольнике. Но данное подменю может выступать и в качестве самостоятельной команды. Чтобы ее выполнить, нужно щелкнуть на ней. При выполнении команды Сохранить как открывается окно, изображенное на рис. 2.8. Если в поле Тип файла этого окна указано одно из следующих значений: Документ Word, Документ Word с поддержкой макросов, Шаблон Word или Шаблон Word с поддержкой макросов, то под ним появляется флажок Поддерживать совместимость с Word 97-2003. При его установке документ будет совместим с форматом предыдущих версий — с 1997 по 2003 — Word. Раскрывающийся список поля Тип файла содержит множество вариантов, что позволяет сохранять документ в разных форматах: Вебстраница, Текст в формате RTF, Обычный текст, XML-документ Word и др.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
19
Рис. 2.8. Окно документа, появляющееся при выполнении команды Сохранить как
После выбора параметров нажимается кнопка Сохранить. Подменю Сохранить как позволяет выбрать из трех вариантов: документ Word 2007, шаблон Word 2007 или формат, совместимый с редактором Word предыдущих версий (с 1997 по 2003). При выполнении команд Сохранить какДругие форматы открывается окно, изображенное на рис. 2.8. В нем выполняется настройка сохранения.
Вывод документа на печать Для распечатки документа в меню Office предназначены команды подменю Печать: Печать, Быстрая печать и Предварительный просмотр. При выполнении команды Печать открывается окно, изображенное на рис. 2.9. В области Принтер указывается название выводного устройства и отображаются некоторые его характеристики. Для изменения настроек следует воспользоваться кнопкой Свойства. Чтобы печать осуществлялась на обеих сторонах листа, установите флажок двусторонняя печать. В области настроек Страницы определяется текст, который требуется напечатать. Если необходимо распечатать целый документ, то следует установить переключатель в положение все. Если же он
20 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 2.9. Настройка параметров печати
в положении текущая, то будет выведена та страница документа, в которой находится курсор. При необходимости выборочной печати нужно установить переключатель в положение номера и в находящемся правее поле ввести номера определенных страниц. Режим выделенный фрагмент используется для вывода произвольного участка текста (его следует предварительно выделить). Возможности программы предусматривают вывод на печать любого количества копий — оно указывается в поле число копий. В поле Включить определяется та часть документа, которую необходимо напечатать: Все страницы диапазона, Нечетные страницы или Четные страницы. Данное поле доступно для редактирования только в том случае, если в расположенном выше поле Напечатать установлено значение Документ. В области настроек Масштаб определяется формат выводимого на печать документа. В раскрывающемся списке поля число страниц на листе выбирается требуемое их количество (они будут расположены на одном печатном листе). В поле по размеру страницы указывается размер бумаги для печати, который также выбирается из раскрывающегося списка. Для отправки документа на печать после установки параметров следует нажать ОK. При щелчке на кнопке Отмена окно Печать будет закрыто без сохранения изменений и документ распечатан не будет.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
21
Если нет необходимости в просмотре и редактировании параметров печати, то можно воспользоваться командой Быстрая печать, которая также находится в подменю Печать. В этом случае документ будет выводиться сразу. Команда OfficeПечатьПредварительный просмотр предназначена для того, чтобы увидеть содержимое файла так, как оно будет выглядеть на листе. Это позволяет своевременно подкорректировать документ (например, если страница не помещается на печатном листе).
Просмотр и редактирование свойств документа Для перехода в режим просмотра и редактирования свойств документа нужно в подменю Подготовить, которое входит в состав меню Office, выбрать команду Свойства. При выполнении данной команды между лентой Word 2007 и линейкой отобразится окно, представленное на рис. 2.10.
Рис. 2.10. Основные свойства документа
В данном окне содержится информация об основных свойствах документа. Поле Автор заполняется автоматически: в нем отображается имя создателя документа. В информационной строке Расположение показан полный путь к файлу (это значение не редактируется). Все остальные поля заполняются самостоятельно. В поля Название и Тема набираются соответствующие значения, а в поле Ключевые слова можно ввести текст, который кратко описывает (характеризует) документ. Если пользователь практикует сортировку документов по категориям, то в поле Категория вводится ее название (например, Отчетные документы или Документы для руководства). В поле Состояние можно указать текущий статус документа (например, На согласовании, Черновик, Отработан и т. п.). В поле Примечания можно ввести произвольную информацию, относящуюся к данному документу.
22 • Word 2007 • Легкий старт Перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения. При необходимости можно просмотреть и отредактировать дополнительные свойства документа. Для этого нужно нажать кнопку Свойства документа, которая находится в левом верхнем углу окна (см. рис. 2.10), и в открывшемся меню выбрать пункт Дополнительные свойства. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.11.
Рис. 2.11. Окно дополнительных свойств документа
Параметры, содержащиеся в окне, сгруппированы на вкладках: Общие, Документ, Статистика, Состав, Прочие. Вкладка Общие содержит информацию о редактируемом докумен-
те: имя, тип файла, его месторасположение и размер, дату создания и изменения и др. С помощью параметров, находящихся на вкладке Документ, определяются свойства файла, позволяющие его идентифицировать. В соответствующих полях указывается название документа, его тема, автор и руководитель, а также наименование учреждения
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
23
(некоторые из этих параметров присутствуют в окне основных свойств, см. рис. 2.10). При необходимости можно сгруппировать текущий документ с целью облегчения его поиска; также для этого можно использовать поля Ключевые слова и Заметки. На вкладке Статистика можно просмотреть подробные сведения о текущем документе. В поле Статистика указывается количество страниц, абзацев, строк, слов, печатных знаков (без пробелов и с пробелами), а также объем документа в байтах. Также на данной вкладке приводится информация о дате и времени создания документа и внесения в него последних изменений, открытия и времени его последней распечатки. В центральной части вкладки указывается имя автора изменений и общее время редактирования документа с момента его создания. Вкладка Состав включает в себя сведения о частях текущего документа, например здесь может содержаться перечень глав (разделов и т. п.) документа. На вкладке Прочие определяются значения других параметров, дополнительно характеризующих документ.
Проверка совместимости документа Программа Word 2007 позволяет проверять текущий документ на возможности, которые несовместимы с предыдущими версиями Word. Чтобы сделать такую проверку, нужно выполнить команду Office ПодготовитьПроверка совместимости. Результаты отображаются в окне, которое показано на рис. 2.12.
Рис. 2.12. Проверка совместимости
24 • Word 2007 • Легкий старт Если в процессе проверки ничего не найдено, то в данном окне отобразится соответствующее сообщение (см. рис. 2.12). В противном случае в поле Сводка будет представлен перечень обнаруженных ошибок.
Что такое панель быстрого доступа? Один из элементов интерфейса Word 2007, позволяющий оптимизировать работу, — это панель быстрого доступа, с которой мы познакомимся ниже.
Описание панели быстрого доступа Панель быстрого доступа расположена правее кнопки Office (рис. 2.13). По своему внешнему виду и структуре она во многом напоминает обыкновенную инструментальную панель в предыдущих версиях Word. Каждая ее кнопка вызывает какой-либо режим (команду).
Рис. 2.13. Панель быстрого доступа
Чтобы появилась всплывающая подсказка с названием и назначением любой кнопки данной панели, необходимо подвести к ней указатель мыши. Правее находится кнопка с маленьким треугольником (см. рис. 2.13). При ее нажатии открывается меню, изображенное на рис. 2.14. Здесь пользователь щелчком выбирает команды, кнопки которых необходимо включить в состав панели быстрого доступа; аналогичным образом осуществляется и их удаление. СОВЕТ _______________________________________________________________ Любой элемент, находящийся на ленте Word 2007, можно добавить на па& нель быстрого доступа. Для этого нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выполнить команду Добавить группу на па& нель быстрого доступа.
Чтобы разместить панель быстрого доступа ниже ленты Word 2007, нужно выполнить соответствующую команду — Разместить под лентой. После этого она будет называться Разместить над лентой.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
25
Рис. 2.14. Меню настройки панели быстрого доступа
При выполнении команды Свернуть ленту останутся видны только названия вкладок. Чтобы лента Word 2007 приняла первоначальный вид, необходимо повторить операцию. С помощью команды Другие команды осуществляется переход в режим тонкой настройки; его описание приводится ниже.
Настройка панели быстрого доступа Перейти в режим настройки панели быстрого доступа можно двумя способами: используя команду Другие команды или кнопку Параметры Word, находящуюся в меню Office (в данном случае в открывшемся окне выбирается раздел Настройка). При этом появится окно, изображенное на рис. 2.15. Здесь пользователь выбирает команды (кнопки), которые должны отображаться на панели быстрого доступа. Для этого необходимо выбрать категорию, к которой относится данная команда (кнопка). Она указывается в раскрывающемся списке Выбрать команды из. Помимо того, что здесь перечислены все вкладки, имеющиеся в Word 2007, он включает в себя следующие категории: Часто используемые команды, Команды не на ленте, Все команды, Макросы и Меню Office.
26 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 2.15. Настройка панели быстрого доступа
После выбора категории команды отображаются в расположенном ниже поле. Для добавления какой-либо из них на панель нужно выделить ее и нажать кнопку Добавить. После этого она отобразится в расположенном справа списке. Каждую команду можно добавить на панель быстрого доступа только один раз; при попытке повторить действие появится сообщение о невозможности выполнения данной операции. Чтобы убрать кнопку (команду) с панели быстрого доступа, нужно выделить ее в расположенном справа списке и нажать кнопку Удалить. С помощью кнопки Сброс можно быстро восстановить содержимое рассматриваемой панели. ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ По умолчанию в состав панели быстрого доступа включено три кнопки: Со& хранить (вызов команды Сохранить, которая описана выше), Отменить и Вернуть.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
27
Выполненные настройки вступают в силу при нажатии кнопки ОK. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Лента Word 2007 вместо главного меню Если читатель знаком с предыдущими версиями Word, то первое, что бросается в глаза в Word 2007, — это отсутствие главного меню, которое располагалось вверху окна программы. В изучаемом редакторе вместо главного меню отображается лента Word 2007 (рис. 2.16).
Рис. 2.16. Лента Wor d 2007
На вкладках сгруппированы сходные по назначению элементы управления. Они объединены в группы соответственно своему назначению. Например, вкладка Главная (см. рис. 2.16) включает следующие из них: Буфер обмена, Шрифт, Абзац и Стили. Справа от названия многих групп находится кнопка со стрелкой; она открывает соответствующий режим работы. Далее мы познакомимся с часто используемыми вкладками ленты Word 2007.
Вкладка Главная Вкладка Главная (см. рис. 2.16) включает в себя инструменты, которые необходимы пользователю при работе с каждым документом. Крайней слева на данной вкладке является группа Буфер обмена. ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Буфер обмена предназначен для копирования (с удалением или без него) выделенного текста в какое&либо место документа. Если процесс происхо& дит с удалением из первоначального места расположения, то эта опера& ция называется Вырезать, а если без удаления — Копировать. Для встав& ки фрагмента из буфера обмена используется команда Вставить.
28 • Word 2007 • Легкий старт Чтобы поместить текст в буфер обмена, нужно выделить его и нажать в группе Буфер обмена кнопку Копировать (либо комбинацию клавиш Ctrl+C). При вырезании действия те же, только используется кнопка Вырезать (либо комбинация клавиш Ctrl+X или Shift+Delete). ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Названия кнопок группы отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши. Это относится и к другим вклад& кам ленты Wor d 2007.
Для вставки текста из буфера обмена нужно установить курсор в требуемое место документа и нажать кнопку Вставить или комбинацию клавиш Ctrl+V. Под кнопкой Вставить находится треугольник (см. рис. 2.16). Если щелкнуть на нем кнопкой мыши, то откроется меню, в котором можно выбрать режим вставки из перечисленных ниже. Вставить — вставка произойдет в место, где стоит курсор (как и при нажатии кнопки Вставить или комбинации клавиш Ctrl+V). Специальная вставка — откроется окно, в котором нужно вы-
брать подходящий режим вставки. Вставить как гиперссылку — текст будет помещен в виде гиперссылки, при щелчке на которой курсор установится в то место, откуда произведено копирование (не вырезка — иначе операция невозможна). Команды Вырезать, Копировать и Вставить присутствуют также в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши в любом месте документа. При этом первые две операции доступны только при наличии выделения, а последняя — когда буфер обмена не пустой. Группа Шрифт, которая расположена справа от группы Буфер обмена (см. рис. 2.16), предназначена для выбора шрифта (из раскрывающегося списка) и его настройки. Справа указывается его размер (также при помощи раскрывающегося списка). ВНИМАНИЕ __________________________________________________________ Все настройки шрифта, выполняемые инструментами группы Шрифт , при& меняются либо к выделенному фрагменту, либо к слову, в котором уста& новлен курсор.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
29
Кнопки Полужирный, Курсив и Подчеркнутый предназначены для включения соответственно полужирного, курсивного и подчеркнутого начертания. Кнопка Зачеркнутый предназначена для включения зачеркнутого начертания, а кнопки Подстрочный знак и Надстрочный знак — для возможности создания индексов и степеней. Если необходимо быстро удалить все форматирование, оставив только исходный текст, нужно воспользоваться кнопкой Очистить формат (она расположена справа от кнопки Надстрочный знак). Чтобы сделать подцветку текста (подобно маркеру), необходимо выделить фрагмент и нажать кнопку Цвет выделения текста. Если вариант, предложенный по умолчанию, не устраивает, то можно выбрать другой. Для этого следует нажать маленький треугольник, расположенный справа от кнопки. Аналогично можно поменять цвет шрифта кнопкой Изменение цвета текста. Если нажать кнопку Шрифт (справа от названия группы), откроется окно настройки параметров шрифта (рис. 2.17). Оно может быть вызвано также комбинацией клавиш Ctrl+D. В данном окне две вкладки. Рассмотрим содержимое каждой из них. На вкладке Шрифт определяется шрифт выделенного текста (выбирается начертание, размер и цвет текста, способ и цвет подчеркивания). В области настроек Видоизменение можно установить эффект, который будет применен к тексту (одинарное либо двойное зачеркивание, приподнятый либо утопленный шрифт и др.). На вкладке Интервал в поле Масштаб можно указать высоту символов относительно исходной (в процентах). Поле Интервал предназначено для настройки расстояния между символами (Обычный, Разреженный либо Уплотненный). При выборе любого значения, кроме Обычный, в поле на указывается величина изменения интервала (по умолчанию — 1). В поле Смещение можно задать сдвиг выделенного текста относительно опорной линии (возможные варианты — Нет, Вверх либо Вниз). Если установлено любое значение, кроме Нет, то в поле на указывается величина смещения (по умолчанию — 3). При нажатии кнопки По умолчанию новые параметры шрифта будут использоваться как в текущем документе, так и в других, созданных на основе данного шаблона. В процессе настройки шрифта внизу каждой вкладки отображается образец того, как будет выглядеть текст при заданных параметрах.
30 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 2.17. Настройка параметров шрифта
Завершается процесс настройки нажатием кнопки ОK. Для выхода из данного режима без сохранения изменений следует воспользоваться кнопкой Отмена. Группа Абзац предназначена для форматирования абзаца (в котором установлен курсор) или выделенного фрагмента. Рассматриваемая группа включает в себя перечисленные ниже кнопки (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок). Маркеры — используются для создания маркированных списков
(маркирован будет текущий абзац либо выделенный фрагмент). Настоящий перечень кнопок группы Абзац является примером маркированного списка.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
31
Нумерация — предназначена для создания нумерованных спис-
ков (вместо маркеров будут отображаться порядковые номера). После каждого нажатия клавиши Enter номер следующего абзаца списка будет автоматически увеличен на 1. Многоуровневый список — необходима для создания многоуровневых списков (как маркированных, так и нумерованных). Уменьшить отступ и Увеличить отступ — данные кнопки используются для изменения расстояния от края страницы текущего абзаца или выделенного фрагмента. Выровнять текст по левому краю, По центру, Выровнять текст по правому краю и По ширине — предназначены для выравнивания абзаца соответствующим образом. Междустрочный интервал — с помощью данной кнопки осуществляется изменение расстояния между строками. При выполнении этой операции открывается меню, в котором пользователь выбирает размер интервала. Заливка — для изменения фона текста. Чтобы выбрать цвет, необходимо нажать маленький треугольник справа от кнопки — откроется меню с имеющимися вариантами. Сортировка — используется для сортировки данных документа. Отобразить все знаки — с помощью данной кнопки можно включать или выключать отображение скрытых элементов (символы ввода, пробелов и т. п.).
Отдельная кнопка (расположена между кнопками Заливка и Сортировка) предназначена для выбора границы текстового фрагмента. Если нажать кнопку Абзац (она расположена справа от названия группы), откроется окно настройки параметров абзаца (рис. 2.18). Как видно на рисунке, в данном окне есть две вкладки: Отступы и интервалы и Положение на странице. Каждую рассмотрим подробнее. На вкладке Отступы и интервалы осуществляется настройка позиционирования текущего абзаца или выделенного фрагмента на странице. В поле Выравнивание из раскрывающегося списка выбирается требуемый способ положения текста относительно края страницы (возможные значения — По ширине, По центру, По левому краю, По правому краю). Для настройки отступов предназначена область Отступ: в полях Слева и Справа указывается необходимое расстояние в сантиметрах. Если необходимо, чтобы строки выходили за границы набора, следует ввести отрицательные значения. Для выделения начала абзаца используется
32 • Word 2007 • Легкий старт поле первая строка: здесь можно установить отступ либо выступ начальной строки, а в расположенном правее поле на — определить расстояние в сантиметрах. Если в первом поле стоит значение (нет), то второе становится недоступным для редактирования.
Рис. 2.18. Настройка параметров абзаца
В области настроек Интервал устанавливается расстояние текущего абзаца от предыдущего (поле Перед) и последующего (поле После). В поле междустрочный из раскрывающегося списка выбирается требуемый интервал между строками абзаца; если здесь установлено одно из значений: Минимум, Точно или Множитель, то в рас-
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
33
положенном правее поле значение требуется указать конкретную величину. В поле Образец демонстрируется, как будет выглядеть абзац (или выделенный текстовый фрагмент) на странице при данных настройках. С помощью кнопки Табуляция выводится окно настройки табуляции абзаца. На вкладке Положение на странице определяются варианты размещения абзаца на листе. В области Разбивка на страницы настраивается перенос выделенного текста при переходе с одной страницы на другую. Установка флажка запрет висячих строк включает режим, при котором последняя строка абзаца не может быть перенесена на следующую страницу, равно как и первая не будет оставлена на предыдущем листе. При необходимости размещения абзаца целиком на одной странице следует установить флажок не разрывать абзац (таким образом, он будет размещен целиком либо на текущей, либо на следующей странице). Если установлен флажок не отрывать от следующего, то текущий абзац будет расположен на одной странице со следующим абзацем. При установленном флажке с новой страницы выделенный абзац будет размещен на следующем листе, а перед ним будет вставлен разрыв страницы. С помощью флажка запретить нумерацию строк выключается/включается отображение номеров строк для выделенного абзаца. Данный параметр имеет смысл только в том случае, когда в документе используется режим нумерации строк. Чтобы запретить автоматическую расстановку переносов, следует установить флажок запретить автоматический перенос слов. Группа Стили предназначена для быстрого изменения слова, абзаца, выделенного фрагмента либо всего документа. В данном случае стиль — это набор правил форматирования. Например, разными стилями выделяются заголовок, цитата, список, название, подзаголовок и иные элементы. В Word 2007 существует большой выбор стилей; помимо этого, пользователь может создавать и применять собственные. При нажатии кнопки Редактирование, которая находится справа от группы Стили, открывается меню, которое предназначено для поиска, замены или быстрого выделения текста. При выборе пункта РедактированиеНайти появляется окно, изображенное на рис. 2.19. В данном окне три вкладки: Найти, Заменить и Перейти.
34 • Word 2007 • Легкий старт С помощью вкладки Найти осуществляется нахождение слова, словосочетания, числа и др. Для этого необходимо в поле Найти ввести соответствующий объект поиска и нажать кнопку Найти далее. Если искомый фрагмент встречается в нескольких местах, то эту кнопку следует нажимать до тех пор, пока не будет просмотрен весь документ, о чем система выдаст соответствующее сообщение.
Рис. 2.19. Настройка параметров поиска
На вкладке Заменить в поле Найти вводится элемент, который требуется найти с целью изменения, а в поле Заменить на — текст, которым будет заменен найденный фрагмент. Для внесения поправок следует заполнить эти поля и нажать кнопку Заменить все; в результате во всем документе будет произведена замена старого текста на новый. Вкладка Перейти предназначена для оперативного перемещения в документе. В поле Объект перехода осуществляется выбор текста, к которому следует перейти, — для этого нужно установить курсор в соответствующую позицию. Затем в расположенном правее поле следует указать номер либо имя необходимого фрагмента в документе. Если в поле Объект перехода выбран элемент Страница, то данное поле будет называться Введите номер страницы; при выборе варианта Закладка — наименование Введите имя закладки и т. д. После нажатия кнопки Далее курсор переместится в начало выбранного текста. Для быстрого выделения всего документа нужно выбрать пункт РедактированиеВыделитьВыделить все (или можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+A). Чтобы быстро выделить текст аналогичного формата, нужно выбрать пункт РедактированиеВыделитьВыделить текст.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
35
Вставка объектов в текущий документ В программе Word 2007 возможна вставка различных объектов: таблицы, рисунка, произвольной фигуры, декоративного текста и др. Для этого следует на ленте Word 2007 открыть вкладку Вставка (рис. 2.20).
Рис. 2.20. Вкладка Вставка
Чтобы поместить рисунок в документ, нужно установить курсор в требуемое место и на вкладке Вставка нажать кнопку Рисунок. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.21.
Рис. 2.21. Вставка рисунка в документ
В поле Папка данного окна указывается путь к каталогу с необходимым рисунком. Затем следует щелкнуть кнопкой мыши на значке требуемого файла и нажать кнопку Вставить, расположенную справа внизу.
36 • Word 2007 • Легкий старт Для улучшения наглядности в редакторе Word 2007 существует возможность вставки в документ текста, который создан с применением специальных эффектов. Объекты такого типа имеют общее название WordArt. Чтобы вставить в документ элемент WordArt, следует на вкладке Вставка нажать кнопку WordArt. В результате откроется меню, изображенное на рис. 2.22.
Рис. 2.22. Коллекция Wor dArt
Здесь содержатся образцы фигурных текстов. Основное отличие между ними заключается в начертании и цвете. Для выбора подходящего элемента нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши (при этом выбранный образец выделится рамкой) — в результате откроется окно, которое показано на рис. 2.23. Здесь можно изменить параметры надписи, предложенные программой. В поле Шрифт из раскрывающегося списка выбирается необходимый шрифт (для большинства надписей установлен Arial). В поле Размер также из раскрывающегося списка выбирается требуемая величина текста (по умолчанию установлено значение 36). С помощью кнопок Полужирный и Курсив можно применить соответственно полужирное начертание и курсив (для некоторых образцов они включены по умолчанию). Все изменения надписи сразу же отображаются в поле Текст. В это же поле вводится или вставляется из буфера обмена текст надписи.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
37
Рис. 2.23. Настройка параметров текста надписи
После выполнения всех перечисленных действий следует в данном окне нажать кнопку ОK — в результате декоративный элемент будет помещен в документ (рис. 2.24).
Рис. 2.24. Пример декоративного текста
Можно изменять размеры фигурных текстов (например, растягивать или сжимать их в любом направлении). Для этого вначале нужно щелкнуть кнопкой мыши на тексте, в результате чего вокруг него появится рамка, как на рис. 2.25.
Рис. 2.25. Рамка вокруг фигурно го текста
38 • Word 2007 • Легкий старт Затем можно потянуть за любую из квадратных точек рамки — текст соответствующим образом изменится. Чтобы изменить содержание фигурного элемента, нужно его выделить щелчком кнопки мыши — в результате на ленте Word 2007 появится контекстный инструмент Работа с объектами WordArt и его контекстная вкладка Формат. Здесь необходимо нажать кнопку Изменить текст и в открывшемся окне (см. рис. 2.23) внести изменения. С помощью контекстной вкладки Формат можно также отформатировать текст. Для удаления фигурного объекта нужно выделить его щелчком кнопки мыши и нажать клавишу Delete. В Word 2007 реализована возможность вставки в документ разных фигур. Это бывает необходимо для рисования схем, иллюстраций и т. д. Чтобы поместить в документ фигуру, нужно на вкладке Вставка нажать кнопку Фигуры — в результате откроется меню, изображенное на рис. 2.26. Здесь представлены варианты фигур. Нужно щелчком выбрать необходимый элемент, после чего указателем мыши (который примет вид крестика) его нарисовать. При необходимости можно вставлять в документ символы либо специальные знаки. Для этого следует на вкладке Вставка выбрать пункт СимволыСимволДругие символы — в результате откроется окно, представленное на рис. 2.27. На вкладке Символы в поле Шрифт из раскрывающегося списка выбирается шрифт, знаки которого будут видны в расположенной ниже таблице. Здесь следует установить курсор на требуемый элемент и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц первой вкладки (вставка таких объектов осуществляется аналогично). В процессе работы может потребоваться представить информацию в табличном виде. Для этого нужно на вкладке Вставка выбрать пункт ТаблицаВставить таблицу. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.28. Здесь задаются предварительные параметры таблицы (в дальнейшем в нее можно вносить необходимые корректировки, например добавлять/удалять столбцы либо строки, объединять ячейки и др.). В полях Число столбцов и Число строк указываются значения, определяющие структуру таблицы. С помощью переключателя Автопод-
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
39
бор ширины столбцов выбирается необходимый вариант определения ширины ячеек. При выборе положения постоянная справа открывается поле, в котором по умолчанию установлено значение Авто (все столбцы будут одинаковой ширины, определяемой форматом полосы набора); при необходимости здесь можно указать конкретную величину в сантиметрах. Если выбрано положение по содержимому, то ширина ячеек будет определяться количеством символов. Положение по ширине окна рекомендуется устанавливать для таблиц, просматриваться которые будут с помощью веб-обозревателя, — в этом случае ширина таблицы будет изменяться так, чтобы она помещалась в окне веб-обозревателя.
Рис. 2.26. Коллекция фигур
40 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 2.27. Вставка символа в документ
Рис. 2.28. Вставка таблицы в документ
Если установить флажок По умолчанию для новых таблиц, настройки текущей таблицы будут предлагаться при создании новых. После нажатия кнопки ОK таблица будет вставлена в место расположения курсора.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
41
Можно помещать в текст гиперссылку, что позволит быстро переходить к другому документу, папке, веб-странице или иному объекту. Для вставки гиперссылки нужно установить курсор в место ее будущего расположения. Затем на вкладке Вставка в группе Связи нажимается кнопка Гиперссылка. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.29.
Рис. 2.29. Вставка гиперссылки
Здесь осуществляется формирование гиперссылки. В поле Текст вводятся слова гиперссылки, которые будут выделены в документе (по умолчанию — синим цветом с подчеркиванием). При нажатии кнопки Подсказка появляется окно для ввода текста всплывающей подсказки (она будет появляться при подведении указателя мыши к гиперссылке). ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Чтобы всплывающие подсказки отображались, на компьютере должен быть установлен обозреватель Internet Explor er (не ниже версии 4.0).
Затем следует указать адрес гиперссылки; это можно сделать тремя способами. В списке файлов и папок (он находится в центральной части окна) выбрать необходимый объект (при этом поле Адрес будет заполнено автоматически).
42 • Word 2007 • Легкий старт Выбрать требуемое место из раскрывающегося списка в поле Адрес. Воспользоваться кнопками, расположенными в правой части окна (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок). При нажатии одной из них — Поиск файла — открывается окно, в котором указывается путь к объекту. Если нажать кнопку Интернет, открывается интернет-обозреватель для перехода к необходимой странице. Завершается процесс формирования и вставки гиперссылки нажатием кнопки ОK. Для выхода из данного режима без сохранения изменений предназначена кнопка Отмена. Программа позволяет использовать в документе неограниченное количество гиперссылок. Бывает необходимо пронумеровать страницы документа. Неопытные пользователи делают это вручную. Однако для нумерации страниц существует специальный механизм. На вкладке Вставка нужно нажать кнопку Номер страницы — в результате откроется меню, отображенное на рис. 2.30.
Рис. 2.30. Варианты нумерации страниц
В программе заложено много вариантов нумерации, которые сгруппированы в подменю Вверху страницы, Внизу страницы, На полях страницы и Текущее положение. С помощью команды Формат номеров страниц осуществляется переход в режим форматирования номеров страниц. При выполнении данной команды открывается окно, изображенное на рис. 2.31. В данном окне в поле Формат номера из раскрывающегося списка следует выбрать подходящий вариант (например, страницы могут нумероваться цифрами, буквами и др.).
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
43
При установленном флажке Включить номер главы добавляется обозначение текущей главы. В этом случае становятся доступны поля начинается со стиля и разделитель. В поле начинается со стиля нужно указать вариант заголовка, по которому будут распознаваться главы при нумерации страниц.
Рис. 2.31. Форматирование номеров страниц ВНИМАНИЕ __________________________________________________________ Добавление названий глав к номерам страниц возможно только в том слу& чае, если они оформлены стилем из набора Word 2007 (например, Заго& ловок 1, Заголовок 2 и т. д.). При ручном оформлении они не распознают& ся и, следовательно, заголовки не добавятся.
В поле разделитель из раскрывающегося списка выбирается символ, который будет располагаться между названием главы и номером страницы. С помощью переключателя Нумерация страниц указывается, откуда нужно начать нумерацию. Если он установлен в положение продолжить, то действие начнется с первого листа документа (или с последнего непронумерованного). При установке переключателя в положение начать с в расположенном справа поле нужно указать страницу, с которой начнется нумерация. Выполненные настройки вступают в силу после нажатия кнопки ОK.
44 • Word 2007 • Легкий старт В Word 2007 можно вставлять колонтитулы. Для этого на вкладке Вставка предназначены кнопки Верхний колонтитул и Нижний колонтитул. При нажатии каждой из этих кнопок открывается меню, в кото-
ром выбирается вид помещаемого объекта (рис. 2.32).
Рис. 2.32. Выбор колонтитула
Для выбора подходящего варианта нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши. Чтобы их просмотреть, нужно воспользоваться находящейся справа полосой прокрутки.
Разметка страницы Большое значение имеет разметка страницы. Например, один документ удобнее просматривать и выводить на печать в книжной ориентации, другой — в альбомной, а третий — в виде нескольких колонок и т. д. Программа Word 2007 обладает широкими возможностями для разметки. Необходимые действия выполняются на вкладке Разметка страницы, содержимое которой представлено на рис. 2.33.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
45
Рис. 2.33. Разметка страницы
Для оформления страниц удобно применять специальные темы (совокупность настроек оформления документа: цвет, шрифт, эффекты и др.), встроенные в программу. Они определяют общий стиль оформления документа. ВНИМАНИЕ __________________________________________________________ Изменение темы оформления документа возможно только в том случае, если он сохранен в файле Word 2007. В противном случае его можно пре& образовать в этот формат с помощью команды Преобразовать, находя& щейся в меню Office.
Чтобы выбрать тему для оформления, нужно на вкладке Разметка страницы нажать кнопку Темы. При этом откроется меню, изображенное на рис. 2.34. В данном меню щелчком кнопки мыши следует выбрать подходящий вариант. По умолчанию для всех документов используется тема Стандартная (она выделена на рис. 2.34). Параметры пользователь может изменять по своему усмотрению. Для этого предназначены кнопки Цвета темы, Шрифты темы и Эффекты темы (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок), расположенные справа от кнопки Темы. При нажатии одной из них открывается меню для выбора подходящего параметра. С помощью кнопки Поля выполняется быстрая настройка полей. При ее нажатии открывается меню с настройками, у каждой из которых определены размеры всех полей. Если пользователя не устраивают предложенные параметры, то он может самостоятельно выполнить настройку страницы. Для этого нужно выбрать пункт ПоляНастраиваемые поля и в открывшемся окне выполнить необходимые действия. В Word 2007 предусмотрена возможность двух видов ориентации страниц документа: книжная ориентация и альбомная. Наиболее часто пользователи применяют книжную ориентацию (этот
46 • Word 2007 • Легкий старт вид ориентации используется в программе по умолчанию), то есть когда страница расположена вертикально. При использовании альбомной ориентации страница размещается горизонтально. Чтобы быстро изменить ориентацию страницы, нужно на вкладке Разметка страницы нажать кнопку Ориентация и в открывшемся меню выбрать требуемый пункт.
Рис. 2.34. Выбор темы
Иногда необходимо представить текст в виде двух или более столбцов (например, в газетных и журнальных статьях). Для этого нужно на вкладке Разметка страницы нажать кнопку Колонки и в открывшемся меню выбрать подходящий вариант (количество колонок и их разме-
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
47
щение на странице). Он будет применен либо ко всему документу, либо к выделенному текстовому фрагменту. На рис. 2.35 показан текст предыдущего абзаца, размещенный в трех колонках. Пользователь может сам выбрать цвет фона листов. Для этого нужно на вкладке Разметка страницы нажать кнопку Цвет страницы — откроется меню, изображенное на рис. 2.36.
Рис. 2.35. Представление текста в трех колонках
Рис. 2.36. Выбор цвета страницы
При наведении указателя мыши на какой-либо цвет страница сразу же окрашивается, но только для просмотра. Чтобы изменение произошло, нужно щелкнуть кнопкой мыши на выбранном варианте. С помощью пункта Способы заливки осуществляется переход в режим тонкой настройки цветового оформления. Например, можно изменять насыщенность и прозрачность цвета, настраивать плавные цветовые переходы и др. Все это украшает документ.
48 • Word 2007 • Легкий старт На вкладке Разметка страницы можно изменить отступ абзаца (или выделенного фрагмента), а также интервал между абзацами. Требуемые значения набираются либо указываются с помощью кнопок счетчика в полях Отступ (отдельно для левого и правого поля) и Интервал (отдельно для расстояния над и под выделенными абзацами).
Настройка представления данных Пользователь может определить то, как будут представлены данные (масштаб отображения, вид документа, представление окон и др.). Такая настройка осуществляется на вкладке Вид, содержимое которой показано на рис. 2.37.
Рис. 2.37. Вкладка Вид
В левой части данной вкладки находятся кнопки Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик. Рассмотрим назначение каждой из них. Кнопка Разметка страницы предназначена для просмотра документа в том виде, в котором он будет напечатан; кроме этого, в данном режиме обычно ведется работа с документом (ввод и редактирование текста, форматирование и т. д.). При щелчке на кнопке Режим чтения документ представляется в полноэкранном виде (то есть увеличивается область просмотра). По умолчанию содержимое в данном режиме выводится на двух страницах. Кнопка Веб-документ предназначена для представления текста в виде веб-страницы (то есть документ будет выглядеть, как в окне интернет-обозревателя после сохранения в соответствующем формате). При нажатии кнопки Структура документ будет представлен в виде иерархии. Это позволяет работать с текстом, применяя правила работы с многоуровневыми списками и структурами. Например, можно щелчком свернуть какой-либо раздел — в результате этого после его заголовка будет идти следующий раздел. Это возможно в случае, когда к названиям применены специальные стили (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д.; более подробно о стилях рассказано выше).
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
49
Нажатием кнопки Черновик осуществляется переход в режим просмотра черновика. Это целесообразно при быстром редактировании текста. Здесь не отображаются некоторые элементы документа (колонтитулы, номера страниц и др.). Все перечисленные кнопки продублированы в строке состояния слева от ползунка, предназначенного для настройки масштаба документа (см. рис. 2.1). Названия этих кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок. Пользователь может управлять отображением некоторых элементов интерфейса Word 2007. Доступ к соответствующим настройкам осуществляется на вкладке Вид с помощью кнопки Показать или скрыть. При ее нажатии открывается меню, которое показано на рис. 2.38.
Рис. 2.38. Меню кнопки Показать или скрыть
Управление отображением осуществляется путем установки/снятия соответствующих флажков в данном меню. Если установлен флажок Линейка, то сверху и слева будут отображаться линейки, предназначенные для измерения и позиционирования объектов в документе. Флажок Сетка включает отображением линий, по которым осуществляется выравнивание элементов. С помощью установки флажка Панель сообщений осуществляется открытие соответствующей панели для выполнения действий в документе. При установленном флажке Схема документа в левой части интерфейса откроется окно схемы (карты) документа, с помощью которой можно быстро передвигаться по страницам, выбирая на ней те или иные элементы (названия глав и разделов, рисунки и др.). Если установить флажок Эскизы, то в левой части интерфейса откроется окно с эскизами страниц (рис. 2.39).
50 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 2.39. Режим эскизов
Для быстрого перехода к требуемой странице нужно щелкнуть на ней кнопкой мыши в данном окне. При необходимости можно оперативно принять режим работы со схемой документа. Для этого нужно в раскрывающемся списке, который расположен в верхней части окна (см. рис. 2.39), выбрать значение Схема документа. Группа Масштаб предназначена для настройки формата отображения документа. Напомню, что требуемое значение можно установить также с помощью соответствующего ползунка, который находится в строке состояния (см. рис. 2.1). С помощью кнопки 100% можно быстро установить оригинальное отображение документа. Для более тонкой настройки следует нажать кнопку Масштаб — в результате откроется окно, изображенное на рис. 2.40. В данном окне переключатель, находящийся в области Масштаб, устанавливается в требуемое положение. Если пользователя не устраивают предложенные варианты, то в поле Произвольный набирается либо кнопками счетчика указывается любой масштаб в диапазоне 10–500%.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
51
Рис. 2.40. Настройка масштаба документа
Если переключатель установлен в положение несколько страниц, то на экране отобразится определенное количество листов. Оно указывается пользователем с помощью расположенной ниже кнопки (при ее нажатии открывается меню для выбора количества страниц). В области Образец демонстрируется то, как будет выглядеть документ в текущем масштабе. Выполненные изменения вступают в силу после нажатия кнопки ОK. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных настроек. Справа от кнопки 100% находятся еще три кнопки, которые также предназначены для изменения масштаба документа (их названия отображаются в виде всплывающих подсказок): Одна страница — при ее нажатии масштаб документа изменит-
ся таким образом, чтобы страница поместилась в окне; Две страницы — с помощью данной кнопки в окне помещаются
две страницы; По ширине страницы — масштаб документа изменится так, что-
бы ширина страницы равнялась ширине окна. Группа Окно предназначена для работы с окнами Word. При нажатии кнопки Новое окно текущий документ будет открыт в отдельном
52 • Word 2007 • Легкий старт окне. С помощью кнопки Разделить можно разбить текущее окно на две части (это позволит одновременно работать с двумя разными частями документа). Кнопка Перейти в другое окно предназначена для быстрой навигации по всем окнам Word (при ее нажатии появляется меню с перечнем открытых файлов). Чтобы быстро перейти к необходимому файлу, нужно щелкнуть кнопкой мыши на его названии.
Работа на вкладке Ссылки Инструменты, расположенные на вкладке Ссылки, предназначены для вставки в документ ссылок и других элементов: оглавления, сносок, списка литературы, названия объектов (рисунков, таблиц и др.) и т. д. Содержимое данной вкладки представлено на рис. 2.41.
Рис. 2.41. Вкладка Ссылки
В программе Word 2007 возможно автоматическое формирование оглавления документа. ВНИМАНИЕ __________________________________________________________ Автоматическое формирование оглавления возможно только в том случае, если названия глав, разделов и других подобных фрагментов оформлены с помощью стилей (могут использоваться как стили Wor d 2007, включенные по умолчанию, так и созданные пользователем). Иначе они не будут рас& познаны программой и соответственно не будут включены в ог лавление.
Чтобы сформировать оглавление, нужно на вкладке Ссылки нажать кнопку Оглавление — в результате откроется меню, в котором выбирается определенный вид. При выборе пункта Ручное оглавление программа выполнит операцию независимо от стилей, используемых в документе, и пользователь самостоятельно введет названия глав, разделов и т. д. Если ни один из вариантов оглавления не подходит, то можно самостоятельно настроить необходимый вид. Для этого в меню кнопки
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
53
Оглавление нужно выбрать пункт Оглавление — в результате откро-
ется окно, изображенное на рис. 2.42.
Рис. 2.42. Формирование оглавления
Это окно состоит из нескольких вкладок, но в данном случае будет доступна только одна — Оглавление, на которой и выполняются все настройки. Если установить флажок Показать номера страниц, то в оглавлении будут отображаться номера страниц включенных в оглавление объектов (главы, разделы, подразделы и др.). При установленном флажке Номера страниц по правому краю номера будут выровнены по правому краю листа (в противном случае они отображаются сразу после наименований частей). Рассматриваемая операция доступна только при установленном флажке Показать номера страниц. Поле Заполнитель, расположенное ниже, становится доступно при установленном флажке Номера страниц по правому краю. Здесь из раскрывающегося списка можно выбрать тип заполнителя, который будет находиться между названием части и номером страницы.
54 • Word 2007 • Легкий старт С помощью флажка Гиперссылки вместо номеров страниц определяется отображение оглавления, если документ будет представлен в виде веб-страницы. При установке данного флажка каждый элемент оглавления будет представлять собой гиперссылку. При щелчке кнопкой мыши на ней пользователь попадет на соответствующий фрагмент документа. Если же данный флажок снят, то оглавление в веб-документе будет нести чисто информационные функции и не может быть использовано для перехода по главам и разделам документа. В верхней части окна в полях Образец печатного документа и Образец веб-документа отображается оглавление документа при установленных настройках. В поле Форматы из раскрывающегося списка осуществляется выбор размера оглавления: Из шаблона (по умолчанию), Классический, Изысканный, Простой и др. В поле Уровни указывается количество подчинений заголовков, которые должны быть включены в оглавление. Данное поле заполняется вводимым значением либо с помощью кнопок счетчика. Например, если установлено значение 3 (используется по умолчанию), то в состав оглавления будут включены заголовки первого, второго и третьего уровней (Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3). С помощью кнопки Параметры можно перейти в режим тонкой настройки оглавления. При ее нажатии открывается окно, изображенное на рис. 2.43. С помощью флажков стили, уровни структуры (установлены по умолчанию) и поля элементов оглавления можно определить, какие объекты будут учтены при формировании оглавления. При установленном флажке стили доступны параметры для выбора стилей, которые должны быть учтены при формировании оглавления. Для каждого такого стиля следует указать его уровень. Например, текст разделен на главы, каждая из которых состоит из разделов. В таком случае стиль Название главы будет иметь первый уровень, а стиль Название раздела — второй уровень. Номер иерархии набирается, и после этого данный стиль будет помечен соответствующим флажком (на рис. 2.43 выбраны стили Заголовок 1, Заголовок 2 и Заголовок 3). Кнопка Сброс предназначена для восстановления параметров оглавления, используемых по умолчанию.
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
55
Рис. 2.43. Настройка оглавления
Для того чтобы завершить операцию, следует на вкладке Оглавление (см. рис. 2.42) нажать кнопку ОK. Готовое оглавление будет расположено в том месте документа, в котором находится курсор. Элементы оглавления могут использоваться как ссылки для перехода к главам и разделам документа. Для этого нужно щелкнуть кнопкой мыши на требуемом элементе, удерживая при этом нажатой клавишу Ctrl. Итак, оглавление вставлено. Однако его необходимо обновить, если продолжение работы предполагает добавление новых элементов либо внесение иных изменений (например, перенос разделов с одной страницы на другую). Для этого следует нажать кнопку Обновить таблицу (ее название отображается в виде всплывающей подсказки), расположенную справа от кнопки Оглавление, — в результате данное оглавление будет исправлено. Как уже отмечалось ранее, в процессе работы может понадобиться вставка в документ тех или иных объектов (рисунков, схем, таблиц и т. д.). Такие элементы целесообразно сопровождать подписями (например, подпись под рисунком — Рис. 1. Динамика прибыли за 1 квартал). В программе можно формировать и вставлять подписи (речь идет о специальном механизме). Чтобы создать подпись, нужно на вкладке
56 • Word 2007 • Легкий старт Ссылки нажать кнопку Вставить название — в результате откроется окно,
изображенное на рис. 2.44. В поле подпись из раскрывающегося списка следует выбрать тип объекта, к которому нужно добавить название. Здесь есть три варианта: Рисунок, Таблица и Формула. В соответствии с выбранным значением будет автоматически заполнено поле Название (в нем отобразится имя элемента и его номер в документе). При установке флажка Исключить подпись из названия в поле Название отобразится только номер объекта.
Рис. 2.44. Вставка названия объекта
Если ни один из вариантов не устраивает пользователя, то он сам может добавить необходимый тип объекта. Для этого нужно нажать кнопку Создать, затем в открывшемся окне ввести произвольное название и нажать кнопку ОK. В результате новый тип будет доступен в раскрывающемся списке поля подпись. С помощью кнопки Удалить возможно удаление из поля подпись созданных пользователем типов. Кнопка Нумерация предназначена для перехода в режим форматирования номеров названий (например, нужно изменить арабскую цифру на римскую). Название объекта в соответствии с установленными параметрами будет сформировано при нажатии в окне Название (см. рис. 2.44) кнопки ОK. Пользователь может сделать так, что при вставке в текст какого-либо объекта его название будет сформировано автоматиче-
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
57
ски. Для этого нужно в окне Название (см. рис. 2.44) нажать кнопку Автоназвание — в результате откроется окно, представленное на рис. 2.45.
Рис. 2.45. Настройка автоназвания
В верхней части данного окна установкой флажка выбирается тип объекта, при вставке которого будет автоматически сформировано его название. После этого в поле подпись нужно из раскрывающегося списка выбрать текст подписи: Рисунок, Таблица или Формула (пользователь может дополнить этот перечень с помощью кнопки Создать). В поле положение также в раскрывающемся списке следует указать, куда должно быть вставлено название объекта: Под объектом или Над объектом. Кнопка Нумерация предназначена для перехода в режим форматирования номеров названий. Настройки вступают в силу после нажатия кнопки ОK. Кнопка Закрыть предназначена для выхода из данного режима без сохранения изменений. Если необходимо вставить в документ сноску, следует установить курсор в требуемое место и нажать на вкладке Ссылки кнопку Вставить сноску, после чего внизу страницы ввести текст.
58 • Word 2007 • Легкий старт Оформление многих документов предполагает включение в их состав предметного указателя. Работа по его созданию осуществляется на вкладке Ссылки с помощью группы Предметный указатель. Чтобы в состав указателя включить слово или словосочетание, нужно его пометить — выделить и нажать кнопку Пометить элемент, после чего в открывшемся окне определить параметры элемента и нажать кнопку Пометить (при работе с большими документами процесс может затянуться, так как необходимо внимательно просмотреть весь текст). После того как помечены все элементы, можно приступать к созданию самого указателя. Для этого следует нажать кнопку Предметный указатель (она находится справа от кнопки Пометить элемент, и ее название отображается в виде всплывающей подсказки) — в результате откроется окно настройки, изображенное на рис. 2.46.
Рис. 2.46. Формирование предметного указателя
С помощью переключателя Тип следует указать, как будут представлены объекты: с отступом или без отступа. В поле Колонки вводится
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
59
либо указывается с помощью счетчика количество колонок предметного указателя (по умолчанию — 2). В поле Язык из раскрывающегося списка выбирается язык указателя. Если установлен флажок Номера страниц по правому краю, то номера страниц будут выровнены по правому краю листа (колонки); в противном случае они отображаются сразу после названия. При рассматриваемом установленном флажке становится доступно поле Заполнитель. Здесь из раскрывающегося списка можно выбрать тип заполнителя между названием элемента указателя и номером страницы. В поле Форматы из раскрывающегося списка осуществляется выбор вида предметного указателя: Из шаблона (по умолчанию), Классический, Затейливый, Простой и др. В поле Образец печатного документа демонстрируется то, как будет выглядеть предметный указатель при текущих настройках. С помощью кнопки Изменить осуществляется переход в режим редактирования стиля указателя. При щелчке на ней появляется окно Стиль, в котором выполняются необходимые действия. После нажатия в окне Указатель (см. рис. 2.46) кнопки ОK предметный указатель будет автоматически сформирован в том месте документа, где находится курсор. При этом будут сохранены его настройки (далее они будут предлагаться по умолчанию). С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений. Созданный ранее предметный указатель можно обновлять (аналогично обновлению оглавления, которое описано выше).
Прочие вкладки ленты Word 2007 В предыдущих подразделах были рассмотрены основные вкладки ленты Word 2007, необходимые для работы в программе. Сейчас мы кратко рассмотрим те вкладки, с которыми пользователи работают нечасто либо без которых обходятся вовсе. Вкладка Рецензирование предназначена для проверки правописания, перевода текста на другой язык, сравнения и защиты документа и т. д. Здесь можно создавать примечания к выделенному фрагменту, а также работать с документом в режиме исправлений. Вкладку Разработчик обычно используют опытные пользователи для перехода в режим работы с макросами (макрос — это программа, созданная на языке программирования Visual Basic For
60 • Word 2007 • Легкий старт Application и предназначенная для расширения функциональности программы). Здесь выполняется вставка различных элементов управления, редактирование шаблонов и др. Данная вкладка отображается на ленте Word 2007 только при условии, что в настройках программы в разделе Основные установлен флажок Показывать вкладку “Разработчик” на ленте . Вкладка Надстройки отображается только в случае применения каких-либо надстроек, работы с нестандартными шаблонами и т. п. На данной вкладке содержатся созданные пользователем элементы управления (команды, инструментальные панели, кнопки и т. д.). На вкладке Рассылки ведется работа с электронной корреспонденцией, марками и т. п. Здесь может использоваться почтовая программа Outlook Express или Microsoft Outlook. Помимо перечисленных, на ленте Word 2007 могут отображаться и другие вкладки (это зависит от режима работы). Например, при работе с графическими объектами отображаются контекстные вкладки Средства рисования и Формат, при создании диаграмм — Работа с диаграммами, Конструктор, Макет и Формат и т. д. Здесь содержатся инструменты, необходимые только при текущем режиме, следовательно, их постояное отображение нецелесообразно (тем более что все вкладки ленты Word 2007 одновременно на ней не поместятся).
Контекстное меню Word 2007 Состав контекстного меню Word 2007, вызываемого щелчком правой кнопки мыши, зависит от режима работы. Например, при работе с текстом будут включены одни команды, при работе с графическими объектами — другие и т. д. В этой книге будет рассмотрено только контекстное меню для работы с текстом, которое отображено на рис. 2.47. Первые три команды — Копировать, Вырезать и Вставить — предназначены для работы с блоками; они дублируют соответствующие инструменты вкладки Главная, расположенной в группе Буфер обмена. С помощью команды Вырезать осуществляется удаление выделенной части текста и помещение ее в буфер обмена; команда Копировать также помещает в буфер обмена выделенный фрагмент, но при этом оставляет его в документе (данные команды доступны только при выделении какой-либо части). Командой Вставить объект помещается в то место, в котором установлен курсор (она доступна только при наличии данных в буфере обмена).
2. Интерфейс Wo rd 2007 •
61
Рис. 2.47. Контекстное меню для работы с текстом
С помощью команд Шрифт и Абзац выводятся соответственно окна Шрифт (см. рис. 2.17) и Абзац (см. рис. 2.18). Подменю Маркеры и Нумерация (они продублированы на вкладке Главная в группе Абзац) предназначены для создания списков. Команда Поиск используется для нахождения данных. При ее выполнении открывается окно, в котором осуществляется настройка и происходит процесс поиска. Подменю Синонимы используется для замены некоторых слов сходными (например, чтобы избежать частого повторения одних и тех же элементов). Для поиска синонима необходимо установить курсор в слово, которое нужно заменить, вызвать контекстное меню и просто подвести указатель мыши к команде Синонимы. В результате откроется перечень вариантов (при их наличии); для осуществления замены достаточно щелкнуть кнопкой мыши на выбранном слове. Подменю Перевод предназначено для перевода выделенного фрагмента на другой язык. С помощью команды Стиль можно обновить стиль слова, в котором стоит курсор, в соответствии с выделенным фрагментом, сохранить выделенный фрагмент как новый стиль или выделить текст, имеющий такой же стиль. С помощью команды Сохранить все осуществляется сохранение всех открытых документов Word.
3. Настройка программы
Перед эксплуатацией любой программы, в том числе и текстового редактора Word 2007, рекомендуется просмотреть и при необходимости, отредактировать ее настройки. Несмотря на то что в Word 2007 параметры, предложенные по умолчанию, пригодны для работы большинства пользователей, не исключено, что потребуется внести некоторые изменения в настройку программы. О том, как это выполнить, и рассказывается в данном разделе. Поскольку режим настройки Word 2007 включает в себя большое количество параметров, целесообразно рассмотреть только наиболее важные, знакомство с которыми желательно для каждого пользователя. Для перехода в режим настройки программы нужно нажать кнопку Office, а затем в открывшемся меню — кнопку Параметры Word. В результате появится окно настройки (рис. 3.1), в левой части которого приведен перечень разделов, а в правой — параметры текущего раздела.
Рис. 3.1. Настройка основных параметров
3. Настройка программы
•
63
Все изменения вступают в силу только после нажатия кнопки ОK. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без сохранения выполненных настроек.
Настройка основных параметров Word 2007 Начинать настройку программы следует в разделе Основные, который показан на рис. 3.1. В верхней части находится несколько флажков. Рассмотрим назначение каждого из них. В Word 2007 предусмотрено автоматическое отображение панели инструментов (после выделения текстового фрагмента), включающей в себя некоторые команды форматирования. Это удобно при работе с выделенным фрагментом, поскольку важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Основные установить флажок Показывать мини-панель инструментов при выделении (по умолчанию он установлен). При установленном флажке Предварительный просмотр вариантов пользователь может видеть будущий результат (можно определить, подходит данный вариант или нет). Это удобно, например, при рисовании таблиц (см. рис. 1.2), при форматировании текста и в иных случаях. Более подробно об этом рассказывалось выше, в подразделе «В помощь новичку». С помощью флажка Показывать вкладку “Разработчик” на ленте осуществляется управление отображением вкладки Разработчик на ленте Word 2007. Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен (это значение используется по умолчанию), то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения. В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать оттенок, используемый для оформления интерфейса Word 2007. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя (по умолчанию), Серебристая и Черная. В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к элементам. Начинающим пользователям рекомендуется в данном поле установить значение
64 • Word 2007 • Легкий старт Показывать улучшенные всплывающие подсказки (оно используется в про-
грамме по умолчанию). Более опытные могут включить отображение обычных всплывающих подсказок — для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Также можно отключить появление таких «шпаргалок», выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки. В полях Имя пользователя и Инициалы указываются соответствующие личные данные пользователя. С помощью кнопки Языковые параметры осуществляется переход в режим настройки языков интерфейса и редактирования, с которыми предполагается работа в Word 2007. В большинстве случаев параметры языков, используемые по умолчанию, вполне приемлемы для работы.
Настройка отображения и печати После изменения основных параметров программы можно приступать к настройке отображения и печати документов. Она осуществляется в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 3.2. Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (он включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля (иначе между листами будет только горизонтальная полоса). По умолчанию данный флажок установлен. В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех объектов, которые обычно не видны в документе. Это знаки табуляции, абзацев и привязки объектов, пробелы, скрытый текст и мягкие переносы. Чтобы включить их отображение, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования. В области настроек Параметры печати осуществляется настройка вывода документов. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word вместе с текстом будут печататься и рисунки, созданные средствами Word (иначе они не будут выводиться на печать). Чтобы напечатать фоновые цвета и иллюстрации, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при выводе они будут проигнорированы.
3. Настройка программы
•
65
Рис. 3.2. Настройка отображения и печати
Можно вывести на печать наряду с содержимым документа и его основные свойства, которые находятся в отдельном окне (см. рис. 2.10); оно отображается с помощью команды ПодготовитьСвойства, расположенной в меню Office. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа. По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст. Однако при необходимости можно распечатать документ с такими элементами — для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста. Если пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия (например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и т. п.), то периодически нужно обновлять поля документа. Это требуется для того, чтобы все изменения нашли свое отражение там, где необходимо (корректировка названий глав и разделов должна отразиться в оглавлении; перенумерация страниц и т. д.). Обновление полей выполняется следующим образом: нужно выделить весь текст (для этого удобно воспользоваться комбинацией Ctrl+A) и нажать клавишу F9, после чего в открывшемся окне выбрать режим обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком). Однако можно применить автоматическое обновление полей
66 • Word 2007 • Легкий старт перед каждой отправкой документа на печать, что очень удобно. Для этого достаточно в разделе Экран установить флажок Обновлять поля перед печатью. Аналогичным образом можно включить автоматическое обновление связанных данных перед выводом текста на печать — для этого нужно установить флажок Обновлять связанные данные перед печатью.
Настройка параметров правописания В программе Word реализованы возможности тонкого изменения параметров правописания. Для этого нужно в настройках программы открыть раздел Правописание, содержимое которого показано на рис. 3.3.
Рис. 3.3. Настройка параметров правописания
В первую очередь мы рассмотрим автозамену — механизм предотвращения случайных ошибок набора. Ее смысл заключается в том, что неправильно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия пробела или клавиши Enter.
3. Настройка программы
•
67
Настройка автозамены Для перехода в режим настройки автозамены следует в разделе Правописание нажать кнопку Параметры автозамены. При выполнении данной команды открывается окно, изображенное на рис. 3.4.
Рис. 3.4. Настройка автозамены
В данном окне на вкладке Автозамена осуществляется основная настройка. Если установлен флажок Показать кнопки возможностей автозамены, то рядом с введенными данными, которые подверглись автоматической правке, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький прямоугольник синего цвета, а при наведении на него указателя он примет вид кнопки. Если ее нажать, то открывается меню, в котором можно либо отменить последнюю автозамену, либо вообще отключить ее. Если установлен флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова, то при вводе слов с первыми двумя прописными буквами вторая автоматически будет преобразована в строчную.
68 • Word 2007 • Легкий старт При установленном флажке Делать первые буквы предложений прописными следующее за точкой слово будет начинаться с прописной буквы. Флажок Делать первые буквы ячеек прописными используется при работе с таблицами — если он установлен, то первые буквы в ячейках таблиц будут автоматически изменяться на прописные. При установленном флажке Писать названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную. Устранять последствия случайного нажатия cAPS LOCK — установка данного флажка используется для изменения опечаток, связанных со случайным включением режима Caps Lock. Например, если введено слово рОССИЯ, то оно изменится на Россия. В программе предусматривается формирование пользовательского списка возможных ошибок и вариантов их устранения. Например, если в процессе работы часто вводится слово аккумулятор и при этом неоднократно повторяется опечатка акумулятор, то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняются в нижней части вкладки. Для этого нужно установить флажок Заменять при вводе. ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при не& обходимости в этот список можно и добавлять данные, и удалять вве& денные ранее.
Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле заменять с клавиатуры ввести ошибочный текст (слово, число, дату и др.), а в поле на — вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести акумулятор, а в поле на — правильное написание — аккумулятор. Для добавления в список введенной позиции нужно нажать кнопку Добавить. Для удаления позиции из списка следует выделить ее и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос о подтверждении данной операции. В процессе работы могут возникать ситуации, когда не нужно, например, исправлять две прописные буквы в слове либо после точки
3. Настройка программы
•
69
писать слово с большой буквы. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в такой режим работы следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения — в результате откроется окно, изображенное на рис. 3.5.
Рис. 3.5. Список исключений
Данное окно состоит из трех вкладок: Первая буква, ДВе ПРописные и Прочие. На первой вкладке формируется список исключений при замене первой буквы слова на прописную в начале предложения (то есть после точки). Чтобы добавить новую позицию, нужно в поле Не заменять прописной буквой после ввести слово либо его фрагмент (в конце обязательно нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Популярные исключения подобного рода — т. д., водит., доп., повыш., нач., обл. и др. Для изъятия позиции из списка нужно ее выделить и нажать кнопку Удалить. На вкладке ДВе ПРописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять вводится необходимый текст, после чего нужно нажать кнопку Добавить. Удаление позиций происходит при нажатии кнопки Удалить (лишний вариант должен быть выделен в списке). На вкладке Прочие ведется список иных исключений, которые должны игнорироваться механизмом автозамены.
70 • Word 2007 • Легкий старт В окне Автозамена: русский (см. рис. 3.4) на вкладках Автоформат при вводе и Автоформат с помощью установки соответствующих флажков можно определить еще ряд параметров автозамены. В частности, здесь можно включить режим изменения электронных адресов гиперссылками; замены кавычек, дробей, тире и т. п.; автоматического формирования маркированных списков и границ документа и др. Выполненные настройки автозамены вступают в силу только после нажатия в окне Автозамена: русский (см. рис. 3.4) кнопки ОK. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Прочие параметры правописания Word автоматически исправляет допускаемые пользователем ошибки, чем существенно облегчает его работу. Если же программа встречает незнакомое слово, то оно подчеркивается красной волнистой линией для обращения внимания пользователя — вдруг оно написано неправильно? Если же это просто новое слово, то пользователь может добавить его в словарь либо проигнорировать замечание (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данном слове и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт). Есть целый ряд слов, которые не должны распознаваться как ошибка. В предыдущем пункте уже рассказывалось о том, что их целесообразно поместить в список исключений. Что же касается аббревиатур и иных объектов из прописных букв, слов с цифрами, веб-адресов и имен файлов и папок, то их вносить в список исключений не обязательно — для этого в разделе Правописание существуют соответствующие флажки. Чтобы аббревиатуры и иные слова, набранные прописными буквами (например, ФНС, ФСБ, УЕФА и т. п.), не распознавались как ошибка, нужно установить флажок Пропускать слова из прописных букв. Если установлен флажок Пропускать слова с цифрами, то при проверке орфографии они будут игнорироваться. При установленном флажке Пропускать адреса Интернета и имена файлов во время проверки не будут приниматься во внимание веб-адреса (например, www.yandex.ru,
[email protected]) и имена файлов (например, C:\Program Files\File.bmp). По умолчанию все перечисленные флажки установлены. В процессе работы пользователь может случайно дважды набрать одно и то же слово. Если установить флажок Помечать повторяющиеся
3. Настройка программы
•
71
слова, то Word будет подчеркивать набранный повторно элемент
красной волнистой линией (так же, как и слово с ошибкой). Если на данном объекте щелкнуть правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором следует выбрать команду Удалить повторяющееся слово. При снятом флажке такая проверка не выполняется. С помощью установки флажка Автоматически проверять орфографию включается режим проверки правописания. По умолчанию данный флажок установлен. Аналогичным образом с помощью флажка Автоматически проверять грамматику включается режим проверки грамматики (этот флажок также установлен по умолчанию). В поле Набор правил из раскрывающегося списка можно выбрать правила, согласно которым будет автоматически осуществляться проверка грамматики. Например, построение фраз, выражения и т. п., которые можно использовать в процессе ведения личной переписки, но совершенно недопустимы в деловой. По умолчанию в поле Набор правил установлено значение Для деловой переписки. С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки такой проверки. При необходимости пользователь может установить исключения для какого-либо файла при проведении орфографической и грамматической проверки. Его имя указывается в поле Исключения для файла, а соответствующий режим исключений включается с помощью флажков Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе. Следует учитывать, что данные флажки доступны только при установленных флажках Автоматически проверять орфографию и Автоматически проверять грамматику соответственно.
Настройка сохранения документов Поскольку в программе Word 2007 возможно сохранение документов в разных форматах, то для его настройки предусмотрен отдельный раздел, содержимое которого представлено на рис. 3.6. В поле Сохранять файлы в следующем формате указывается формат документа, который будет предлагаться по умолчанию при его первом сохранении либо при сохранении с помощью команды Сохранить как, расположенной в меню Office. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка (по умолчанию в данном поле установлен вариант Документ Word (*.docx) — это формат файла Word 2007).
72 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 3.6. Настройка сохранения документов
В программе возможно автоматически сохранять документ через определенные промежутки времени — для этого следует установить флажок Автосохранение каждые… минут и набрать либо указать с помощью кнопок счетчика требуемый интервал времени в специальном поле. Использование режима автосохранения рекомендуется для предотвращения потерь информации вследствие аппаратных сбоев («зависание» компьютера, внезапное отключение электроэнергии и др.) — в этом случае не сохраненные в обычном порядке данные могут быть восстановлены из файла автосохранения, который сразу открывается при последующем запуске Word 2007. Следует отметить, что данный режим не заменяет обычного сохранения документа — после завершения работы необходимо сохранить его стандартным образом (с помощью команды Сохранить, которая находится в меню Office). В поле Каталог данных для автовосстановления указывается путь к месту, в котором будут помещаться данные для последующего автовосстановления документа. Без необходимости не рекомендуется изменять значение, которое установлено в данном поле по умолчанию. В поле Расположение файлов по умолчанию указывается путь, который будет предлагаться программой при первом сохранении файла или
3. Настройка программы
•
73
при использовании команды Сохранить как. По умолчанию в данном поле отображается путь к папке Мои документы. Чтобы изменить значения полей Каталог данных для автовосстановления и Расположение файлов по умолчанию, нужно нажать кнопку Обзор и в открывшемся окне указать требуемый путь.
Настройка дополнительных параметров В данном разделе мы рассмотрим настройки, находящиеся в разделе Дополнительно, которые пользователь может применять к документу Word 2007.
Параметры правки Параметры правки документа находятся в разделе Дополнительно в области настроек Параметры правки, содержимое которой представлено на рис. 3.7.
Рис. 3.7. Параметры правки документа
Рассмотрим часто используемые настройки. Если установлен флажок Заменять выделенный фрагмент, то выделенный текст будет автоматически удален сразу после того, как пользователь вновь начнет набор. Иначе говоря, знаки будут вводиться
74 • Word 2007 • Легкий старт на месте выделенного фрагмента; такой вариант работы предлагается в программе по умолчанию. Если же данный флажок снят, то новый текст будет набираться таким образом, что выделенная часть будет находиться все время перед ним. Это удобно, например, для быстрого сравнения существующего и вновь набранного фрагмента. При установленном флажке Разрешить перетаскивание текста пользователь может указателем мыши перетаскивать выделенные элементы (то есть с помощью метода Drag & Drop). По умолчанию данный флажок установлен. Флажок CTRL + щелчок для выбора гиперссылки определяет порядок использования гиперссылок, имеющихся в тексте. Если он установлен, то для перехода по гиперссылке нужно щелкнуть на ней кнопкой мыши, удерживая нажатой клавишу Ctrl; при снятом флажке — щелкнуть кнопкой мыши без удержания данной клавиши. Первый вариант удобно использовать, например, для редактирования: при обычном щелчке на гиперссылке в ней спозиционируется курсор, и можно будет изменить текст. При втором варианте такая возможность отсутствует. По умолчанию флажок CTRL + щелчок для выбора гиперссылки установлен. Если установлен флажок Использовать клавишу INS для переключения режимов вставки и замены, то клавишу Insert можно будет использовать для переключения режимов правки и замены слов. В первом случае старый текст при наборе нового будет сохранен, во втором случае — будет автоматически удаляться. По умолчанию данный флажок снят. Для использования этого режима следует установить флажок Использовать режим замены. В поле Стиль абзаца по умолчанию из раскрывающегося списка следует выбрать название стиля, который будет использоваться для абзаца документа. Раскрывающийся список включает перечень имеющихся в данном шаблоне вариантов. В процессе работы пользователь может случайно переключить раскладку клавиатуры, и, если он привык набирать тексты не глядя на экран, есть вероятность того, что большой текстовый фрагмент будет набран впустую. Например, вместо фразы мама мыла раму будут набраны символы vfvf vskf hfve. Чтобы избежать подобных недоразумений, рекомендуется установить флажок Автоматически переключать раскладку клавиатуры в соответствии с языком окружающего текста. В данном случае программа будет анализировать язык документа и при
3. Настройка программы
•
75
необходимости переключать раскладку клавиатуры, что избавит пользователя от перенабора фрагмента.
Параметры работы с буфером обмена Одним из важнейших механизмов текстового редактора является режим работы с буфером обмена. Для его настройки в разделе Дополнительно предназначены параметры, находящиеся в области Вырезание, копирование и вставка (рис. 3.8).
Рис. 3.8. Параметры работы с буфером обмена
В полях Вставка в пределах одного документа и Вставка в другой документ определяется порядок форматирования при помещении текста из буфера обмена в тот же документ, из которого он был скопирован, и в другой документ соответственно. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Для каждого поля возможны варианты — Сохранить исходное форматирование (по умолчанию), Использовать форматирование конечного фрагмента и Сохранить только текст. Аналогичным образом в поле Вставка из других программ выбирается порядок форматирования при помещении текста из буфера обмена, куда он был помещен из другой программы. По умолчанию нумерованные и маркированные списки при вставке из буфера обмена в режиме Сохранить только текст становятся обычным текстом (без маркеров и номеров). Однако если установить флажок Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме “Сохранить только текст”, то списки будут сохранены в первоначальном виде.
76 • Word 2007 • Легкий старт Если установлен флажок Учитывать пробелы, то при вставке текста из буфера обмена будет учитываться форматирование документа, в который он вставляется. Эту возможность целесообразно использовать, например, при вставке слов в таблицы или списки.
Параметры отображения данных Выше уже были рассмотрены параметры отображения данных. Однако в разделе Дополнительно, а именно — в области настроек Экран (рис. 3.9), содержится еще несколько параметров.
Рис. 3.9. Параметры отображения данных
Для быстрого перехода к последним открывавшимся файлам Word в меню Office предусмотрен список, который располагается в правой части данного меню (см. рис. 2.2). По умолчанию список может включать в себя до 17 документов (причем речь идет не только о тех, которые были открыты в последнем сеансе работы, а обо всех открывавшихся). При необходимости пользователь может изменять максимальное количество файлов, отображающихся в списке последних открывавшихся документов. Для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Экран указать требуемое значение в поле Число документов в списке последних файлов (это поле заполняется либо набором, либо с помощью кнопок счетчика). Максимальное число данного поля — 50, но следует учитывать, что при большом количестве документов они могут не уместиться в списке.
3. Настройка программы
•
77
В поле Единицы измерения из раскрывающегося списка следует выбрать название единицы измерения, которая будет использоваться при работе. По умолчанию в данном поле отображается значение Сантиметры. При установленном флажке Включить в подсказки сочетания клавиш в текст всплывающих подсказок будут включены сочетания клавиш, дублирующие тот или иной элемент интерфейса. Например, если данный флажок установлен, то при подведении указателя мыши к кнопке Полужирный, которая находится на вкладке Главная в группе Шрифт, отобразится следующая всплывающая подсказка: Полужирный (Ctrl+Shift+B). Это означает, что нажатие данного сочетания клавиш аналогично нажатию кнопки Полужирный. Если установлены флажки Показывать горизонтальную полосу прокрутки и Показывать вертикальную полосу прокрутки, то соответствующие полосы будут отображаться. По умолчанию они установлены. Флажок Показывать вертикальную линейку в режиме разметки предназначен для управления отображением линейки, которая расположена вдоль левого края окна программы в режиме разметки документа. Если данный флажок установлен (по умолчанию), то она отображается.
Настройка печати Выше уже рассмотрен ряд параметров, предназначенных для настройки печати документов. Однако в разделе Дополнительно, а именно — в области настроек Печать (рис. 3.10), содержатся еще некоторые параметры.
Рис. 3.10. Настройка печати
78 • Word 2007 • Легкий старт С помощью установки флажка Использовать черновое качество включается режим печати черновика. По умолчанию данный флажок снят. Флажок Фоновая печать предназначен для включения соответствующего режима — пользователь может продолжать работу в программе во время печати документа. Следует учитывать, что при этом возможно замедление скорости вывода. По умолчанию данный флажок установлен. Если необходимо распечатать документ, начиная не с первой, а с последней страницы, нужно в разделе Дополнительно в области настроек Печать установить флажок Печать в обратном порядке. Если установлен флажок Печать XML-тегов, то документ будет распечатан вместе с XML-тегами, используемыми в синтаксисе языка XML. Эта возможность используется редко, поэтому по умолчанию данный флажок снят. При необходимости можно сделать так, что в печатной форме документа вместо значений полей будут распечатаны их коды. Это означает, что вместо, например, рисунка будет выведено его обозначение. Для этого нужно установить флажок Печать кодов полей вместо их значений. Данную возможность удобно использовать, когда нужно распечатать только текст, а рисунки и прочие объекты, присутствующие в документе, можно пропустить. По умолчанию данный флажок снят. С помощью флажков Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати и Печатать на задней стороне листа при двусторонней печати выбирается требуемый способ вывода документа при включенном режиме двусторонней печати. По умолчанию оба флажка сняты. Если установлен флажок Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter, то программа будет исходить из того, что для печати используется бумага формата А4 или Letter. Поскольку большинство пользователей используют именно такую бумагу, по умолчанию данный флажок установлен. В поле Подача бумаги из раскрывающегося списка выбирается способ подачи бумаги в принтер, который будет использоваться при печати. Возможен выбор одного из следующих значений: Использовать настройки принтера, Автовыбор, Ручная подача бумаги и Подача с перфорацией. По умолчанию в данном поле установлено значение Использовать настройки принтера.
3. Настройка программы
•
79
Настройка общих параметров Выше мы уже изучили несколько параметров общего назначения, используемых для настройки Word 2007. Однако в разделе Дополнительно есть еще несколько общих параметров, с которыми следует познакомиться. Они расположены в области настроек Общие (рис. 3.11).
Рис. 3.11. Настройка общих параметров
Некоторым пользователям нравится, когда операции в программе сопровождаются звуками, например открытие файла — одним звуком, запрос о его удалении — другим и т. д. Чтобы включить данный режим, нужно в разделе Дополнительно в области настроек Общие установить флажок Звуковое сопровождение событий . Иногда, помимо этого, нужно будет еще использовать соответствующую надстройку — в таком случае появится информационное сообщение. Если установлен флажок Эффекты анимации, то при работе в Word эти эффекты будут применяться при открытии меню и в некоторых других режимах работы. Как отмечалось выше, можно работать с документами в режиме разметки, чтения и др. Если установить флажок Разрешить открытие
80 • Word 2007 • Легкий старт документа в режиме черновика, то пользователь сможет открывать до-
кументы в этом режиме. По умолчанию данный флажок снят. С помощью кнопки Расположение осуществляется переход в режим просмотра и редактирования путей к файлам (а также шаблонам и др.), используемым при работе в Word.
Настройка строки состояния Строка состояния, которая расположена внизу окна программы, является важным информационно-функциональным элементом, который существенно повышает удобство работы пользователя. В редакторе Word 2007 можно гибко настраивать строку состояния, что позволяет пользователю включать в нее только те элементы и инструменты, которые ему необходимы для работы. Чтобы перейти в режим настройки строки состояния, нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши — в результате откроется меню, изображенное на рис. 3.12. В данном меню щелчком кнопки мыши осуществляется включение/выключение отображения элементов и инструментов строки состояния. Выбранные позиции помечены соответствующими флажками. Если в данном меню включить значение Форматированный номер страницы, то в начале строки состояния будет отображаться номер текущей страницы. В процессе работы с документами больших размеров пользователю бывает необходимо следить за тем, в каком разделе документа он находится. Для реализации такой возможности следует в рассматриваемом меню пометить пункт Раздел — в результате в строке состояния будет отображаться номер текущего раздела (в котором установлен курсор). С помощью пункта Номер страницы осуществляется включение отображения номера страницы в формате Страница: № из №, то есть в левой части строки состояния указывается номер текущей страницы и общее количество страниц в документе. Например, если документ состоит из 100 листов, а курсор находится на 75 странице, то в строке состояния отобразится следующая информация: Страница: 75 из 100. При включенном режиме отображения номера строки (для этого нужно в рассматриваемом меню выбрать пункт Номер строки) будет
3. Настройка программы
•
81
показан номер строки данного листа, в которой установлен курсор. Аналогичным образом можно с помощью пункта Столбец включить отображение номера столбца (места, занимаемого одним печатным знаком).
Рис. 3.12. Настройка строки состояния
Если включить режим Число слов, то в строке состояния будет постоянно отображаться информация о количестве слов в текущем документе. Это значение изменяется автоматически при редактировании документа (добавлении либо удалении слов и текстовых фрагментов). При необходимости можно сделать так, что из строки состояния пользователь сможет быстро переходить в режим проверки правописания и исправления обнаруженных в документе ошибок.
82 • Word 2007 • Легкий старт Для этого в меню настройки следует выбрать пункт Проверка правописания. В результате в строке состояния появится кнопка, которая называется Ошибки правописания не найдены или Найдены ошибки правописания, щелкните для исправления (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки). Если в документе есть недочеты, то при нажатии этой кнопки осуществляется переход в режим проверки правописания и исправления ошибок. Если в меню настройки включен режим Язык, то в строке состояния будет отображаться название языка, на котором в данный момент ведется работа. С помощью пункта Исправления можно включить отображение информации о режиме исправлений. В настройках программы можно включить использование клавиши Insert для переключения режимов вставки и замены текста, информацию о которых можно включить в строку состояния — для этого в меню настройки нужно выбрать пункт Замена Вставка. В процессе работы с документами Word 2007 можно использовать макросы. При необходимости в состав строки состояния включается кнопка, которая запускает процесс автоматической записи макроса. Это избавляет пользователя от необходимости писать код (все действия, которые он выполнит после нажатия данной кнопки, будут зафиксированы в коде макроса, и впоследствии их можно будет быстро выполнить, запустив данный макрос). Чтобы включить отображение данной кнопки, нужно в меню настройки выбрать пункт Запись макроса. С помощью этой же кнопки можно прекратить действие. Если включен пункт Ярлыки режимов просмотра, то в правой части строки состояния будут находиться пять кнопок, предназначенных для переключения режимов работы с документом. Они дублируют кнопки Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик, расположенные на вкладке ВидРежимы просмотра документа ленты Word 2007. Пункты Масштаб и Ползунок масштаба предназначены для отображения соответствующих включенных объектов. Эти элементы располагаются в правой части строки состояния. Все изменения настроек строки состояния сразу же вступают в силу.
4. Описание режимов работы
Изучив интерфейс, инструментарий программы и порядок ее настройки, можно приступать к рассмотрению основных режимов работы Word 2007. Об этом и пойдет речь в данном разделе. Для осуществления каких-либо действий в редакторе вначале нужно создать новый либо открыть имеющийся документ. Об этом рассказывалось выше.
Форматирование текста В данном подразделе мы на конкретном примере рассмотрим, как в Word 2007 выполняются действия по изменению текста. Предположим, что нам нужно отформатировать текст, который представлен на рис. 4.1.
Рис. 4.1. Текст для форматирования
Отформатируем данный текст так, чтобы выделялись следующие элементы: заголовок, обычный текст, маркированный список, нумерованный список и заключение.
84 • Word 2007 • Легкий старт Заголовок — это словосочетание Форматирование текста, которое находится в начале документа. Его необходимо выделить, а затем в группе Стили вкладки Главная нажать кнопку со стрелочкой, расположенную справа от названия группы, либо комбинацию клавиш Alt+Ctrl+Shift+S. В результате откроется окно со списком имеющихся в программе стилей (рис. 4.2).
Рис. 4.2. Список стилей
Здесь нужно щелкнуть кнопкой мыши на требуемом варианте. В примере к заголовку применен стиль Заголовок 1 — результат представлен на рис. 4.3. Далее отформатируем основной текст (между заголовком и словами Вот маркированный список). Выполним выравнивание по ширине (на рис. 4.1 и 4.3 строки выровнены по левому краю). Для этого нужно выделить основной текст, после чего в группе Абзац нажать кнопку По ширине либо комбинацию клавиш Ctrl+J. Результат выполненных действий показан на рис. 4.4. Основной текст стал нагляднее. Далее оформим маркированный список нашего документа. Вначале сделаем заметными слова Вот маркированный список — применим к ним полужирное начертание. Для этого нужно выделить этот фрагмент и в группе Шрифт нажать кнопку Полужирный или комбинацию клавиш Ctrl+Shift+B.
4. Описание ре жимов работы
•
85
Рис. 4.3. Выделение заголовка
Рис. 4.4. Выравнивание основного текста
Затем выделим позиции списка и в группе Абзац нажмем кнопку Маркеры.
Теперь аналогичным образом отформатируем нумерованный список — оформим текст Вот нумерованный список полужирным начертанием, а для изменения самого списка нажмем в группе Абзац кнопку Нумерация. Результат выполненных действий показан на рис. 4.5. Заключительную часть документа выровняем (с помощью комбинации клавиш Ctrl+J) и применим к ней курсив, нажав в группе Абзац кнопку Курсив или комбинацию клавиш Ctrl+Shift+I. Изменения отображены на рис. 4.6.
86 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 4.5. Оформление списков
Рис. 4.6. Отформатированный текст
Сравнив полученный вариант с исходным текстом (см. рис. 4.1), можно убедиться, что документ стал нагляднее.
Вставка объектов В документ Word 2007 можно вставлять рисунки, гиперссылки, сноски, таблицы и др. Далее мы на примерах рассмотрим, как осуществляется данная операция.
4. Описание ре жимов работы
•
87
Вставка рисунка Нам нужно поместить в документ Word рисунок, который изображен на рис. 4.7.
Рис. 4.7. Необходимый рисунок
Программа предусматривает вставку в документ изображений разных форматов: BMP, TIFF, JPG, GIF и др. Мы вставим рисунок формата TIFF (на операцию вставки формат не влияет). Иллюстрация будет помещена в текст, который мы уже отформатировали (см. рис. 4.6). После первого предложения дважды нажмем клавишу Enter: первый раз — чтобы следующее предложение начиналось с нового абзаца, второй раз — чтобы подготовить пустой абзац для вставки рисунка, — и установим курсор в данное место. После этого нужно открыть на ленте Word 2007 вкладку Вставка и нажать на ней кнопку Рисунок. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.8. Здесь следует указать путь к необходимому рисунку. Если в требуемом каталоге находится много файлов разных форматов, то для облегчения поиска можно включить фильтр по формату файла. Для этого выбирается нужное значение из раскрывающегося списка в поле Тип файлов — в результате отобразятся только файлы данного формата (в нашем примере — TIFF). После выбора иллюстрации нужно нажать кнопку Вставить — результат выполненных действий представлен на рис. 4.9. Рисунок можно отформатировать. Например, поместить его не у левого края документа, как на рис. 4.9, а по центру. Для этого следует выделить его и воспользоваться соответствующими кнопками, расположенными в группе Абзац вкладки Главная. Теперь создадим подрисуночную подпись. Если в документе немного рисунков (до пяти), то подрисуночные подписи не обязательны,
88 • Word 2007 • Легкий старт а при большом количестве иллюстраций без них не обойтись (иначе можно запутаться).
Рис. 4.8. Выбор файла рисунка
Рис. 4.9. Вставленный в текст рисунок
Выделим рисунок, откроем на ленте Word 2007 вкладку Ссылки и нажмем кнопку Вставить название — появится окно, изображенное на рис. 4.10.
4. Описание ре жимов работы
•
89
Рис. 4.10. Вставка подрисуночной надписи
В поле подпись нужно выбрать значение Рисунок, а в поле положение — Под выделенным объектом (в этом случае подпись будет размещена под иллюстрацией). После этого нажимаем кнопку ОK — результат представлен на рис. 4.11.
Рис. 4.11. Подрисуночная подпись
В нашем документе это первая иллюстрация, что нашло свое отражение в подписи к ней (при создании следующего рисунка ему будет присвоен номер 2 и т. д.).
90 • Word 2007 • Легкий старт
Формирование оглавления Читатели уже познакомились с тем, каков порядок автоматического формирования оглавления. Здесь же мы научимся делать это на конкретном примере. Создадим оглавление документа, с которым мы уже работали (см. рис. 4.11). Вначале установим курсор перед заголовком и нажмем клавишу Enter, после чего к появившемуся пустому абзацу применим стиль Обычный (он указывается в окне выбора стилей, см. рис. 4.2). Набираем слово Оглавление и опять нажимаем Enter; в результате выполненных действий документ примет вид, показанный на рис. 4.12.
Рис. 4.12. Подготовка места для ог лавления
Теперь нужно на ленте Word 2007 открыть вкладку Ссылки, нажать кнопку Оглавление и в открывшемся меню выбрать команду Оглавление. В результате появится окно формирования оглавления (см. рис. 2.42). Не меняя настроек, нажимаем кнопку Параметры — откроется окно, изображенное на рис. 4.13. В данном окне нужно выбрать стили, которые будут распознаваться как элементы оглавления при автоматическом его формировании. Поскольку наш документ небольшой и лишь два его фрагмента оформлены стилями (это заголовок документа и подпись под рисунком), то в полях Заголовок 1 и Название объекта введем значение 1.
4. Описание ре жимов работы
•
91
Рис. 4.13. Настройка оглавления
Затем последовательно нажмем кнопки ОK в данном окне и в окне формирования оглавления (см. рис. 2.42) — результат выполненных действий представлен на рис. 4.14.
Рис. 4.14. Сформированное оглавление
92 • Word 2007 • Легкий старт Как видно на рисунке, в месте установки курсора (см. рис. 4.12) появилось оглавление. Оно включает в себя два элемента: заголовок документа и подпись под рисунком, которые находятся на первой странице. Если бы в нашем документе использовались заголовки разных уровней, то в оглавлении была бы соблюдена иерархия.
Создание предметного указателя Теперь мы вставим в документ предметный указатель. Он будет включать в себя два уровня. Для примера возьмем тот же текст, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14). Предметный указатель обычно располагается в конце документа, являясь его заключительной частью. Вначале нужно подготовить место для вставки. Для этого установим курсор в конец документа и нажмем клавишу Enter, после чего введем заголовок Предметный указатель и опять нажмем Enter — в этом месте и будет сформирован новый объект. Название указателя оформим стилем Заголовок 1 — по аналогии с тем, как мы ранее оформляли заглавие. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.15.
Рис. 4.15. Место для предметного указателя
Теперь приступим к пометке объектов указателя. В нашем примере элементами первого уровня будут текстовые фрагменты Заголовок и Обычный текст, а элементами второго уровня (подчиненного) — слова маркированный и нумерованный. Выделим слово Заголовок и нажмем на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель кнопку Пометить элемент. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.16.
4. Описание ре жимов работы
•
93
Здесь в поле основной указывается текст объекта первого уровня, а в поле дополнительный — второго уровня. По умолчанию в первом поле отображается выделенный текст, но его можно изменить. Текст элемента второго уровня набирается.
Рис. 4.16. Определение элемента указателя
В области Параметры с помощью переключателя указывается, что именно будет представлять собой объект указателя (перекрестную ссылку, номер страницы или диапазон страниц). Чаще переключатель устанавливается в положение текущая страница — в этом случае будет отображен номер листа, где был помечен элемент указателя. Это положение установлено по умолчанию, и мы его менять не будем. С помощью флажков полужирный и курсив, которые находятся в области Формат номера страницы, можно выбрать начертание номера страницы для данного элемента указателя. В нашем примере мы сделаем так, чтобы номера страниц элементов первого уровня отображались полужирным шрифтом, а элементов второго уровня — курсивом. Следовательно, сейчас нам нужно установить флажок полужирный.
94 • Word 2007 • Легкий старт После нажатия кнопки Пометить наш элемент будет обозначен соответствующим образом в тексте (рис. 4.17).
Рис. 4.17. Помеченный элемент указателя
При этом автоматически включается отображение скрытых символов. Чтобы отключить данный режим, нужно в группе Абзац нажать кнопку Отобразить все знаки. Аналогичным образом пометим еще один объект указателя первого уровня — обычный текст. Теперь приступим к обозначению элементов второго уровня. Для этого выделим в документе слово маркированный и откроем окно Определение элемента указателя (см. рис. 4.16). Здесь в поле основной введем значение обычный текст (ему будет подчинен создаваемый элемент), а в поле дополнительно — значение маркированный. В области Формат номера страницы установим флажок курсив, после чего нажмем кнопку Пометить — в результате будет обозначен элемент указателя второго уровня. Затем аналогичным образом помечаем слово нумерованный, который также будет подчинен элементу обычный текст. Таким образом, мы пометили все объекты, которые должны быть включены в состав предметного указателя, и нам осталось сформировать сам указатель. Для этого устанавливаем курсор в требуемое место (под заголовком предметного указателя) и нажимаем в группе Предметный указатель вкладки Ссылки кнопку Предметный указатель (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.18. Здесь в поле Форматы из раскрывающегося списка выберем значение Классический и снимем флажок Номера страниц по правому краю. Переключатель Тип установим в положение с отступом, в поле Колонки введем значение 2, затем нажмем кнопку ОK. Результат выполненных действий представлен на рис. 4.19. Как видно на рисунке, элементы первого уровня указателя сгруппированы по алфавиту — в соответствии с выбранным форматом Классический, который демонстрируется в поле Образец печатного документа (см. рис. 4.18). Указатель сформирован в двух колонках, так как мы выбрали соответствующее значение (поле Колонки, см. рис. 4.18).
4. Описание ре жимов работы
•
95
Рис. 4.18. Формирование предметного указателя
Рис. 4.19. Предметный указатель
Номера страниц элементов первого уровня имеют полужирное начертание, второго уровня — курсивное (в соответствии с выполненной настройкой).
96 • Word 2007 • Легкий старт Word 2007 предусматривает формирование разных предметных указателей, причем пользователь может сам настроить оптимальный вариант. Теперь нам осталось лишь обновить документ, чтобы заголовок указателя отобразился в оглавлении. Для этого нужно выделить весь документ (комбинацией клавиш Ctrl+A) и нажать клавишу F9 — в результате откроется окно, изображенное на рис. 4.20.
Рис. 4.20. Обновление оглавления
Здесь нужно установить переключатель в положение обновить целиком и нажать кнопку ОK. В результате оглавление примет вид, показанный на рис. 4.21.
Рис. 4.21. Обновленное оглавление документа
Добавился новый элемент — заголовок предметного указателя.
Вставка гиперссылки Гиперссылки дают возможность пользователю быстро переходить от одного документа к другим, хранящимся на компьютере или в локальной сети, а также — к веб-страницам, расположенным в Интернете. ПРИМЕЧАНИЕ _______________________________________________________ Не стоит забывать, что для перехода к веб&странице необходимо действу& ющее подключение к Интернету .
4. Описание ре жимов работы
•
97
Далее поместим гиперссылку в документ, с которым мы уже работали (см. рис. 4.14 и 4.21). Будем вставлять ссылку, с помощью которой возможен переход к файлу primer.txt, находящемуся в папке D:\Мои документы. Ссылкой у нас станет первый пункт маркированного списка — Позиция 1. Итак, выделим элемент Позиция 1, откроем на ленте Word 2007 вкладку Вставка, нажмем кнопку Связи и в открывшемся меню выберем пункт Гиперссылка. В результате появится окно, изображенное на рис. 4.22.
Рис. 4.22. Вставка гиперссылки
В данном окне в поле Текст отобразится значение — Позиция 1. При необходимости его можно изменить, но мы этого делать не будем. В поле Папка из раскрывающегося списка выберем диск D:, а затем в расположенном ниже поле откроем папку Мои документы и выделим требуемый файл (см. рис. 4.22). При этом автоматически заполнится поле Адрес. Затем нажимаем кнопку ОK — результат представлен на рис. 4.23.
Рис. 4.23. Гиперссылка в документе
98 • Word 2007 • Легкий старт Первый пункт маркированного списка превратился в гиперссылку (по умолчанию она работает следующим образом: нужно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть кнопкой мыши на ссылке). После выполнения этих действий откроется окно редактора, в котором будет отображен текст файла primer.txt.
Вставка текста из другого документа Большинство пользователей для вставки текста применяют буфер обмена. Его удобно использовать в пределах одного или двух файлов. Но если необходимо фрагменты из нескольких документов поместить в один, то применение буфера обмена — неэффективно (так как нужно проделать множество операций). В таких случаях удобнее копировать текст из документов, не открывая их, и Word 2007 предоставляет такую возможность. Для этого нужно установить курсор в то место документа, куда должен быть вставлен фрагмент, затем в группе Текст вкладки Вставка щелкнуть кнопкой мыши на маленьком треугольнике, расположенном справа от кнопки Вставить объект (ее название отображается в виде всплывающей подсказки), и в открывшемся меню выбрать пункт Текст из файла. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.24.
Рис. 4.24. Вставка файла
4. Описание ре жимов работы
•
99
Здесь нужно указать путь к требуемому файлу и нажать кнопку Вставить. Если элемент помещается из документа Word, то он будет
вставлен в место позиционирования курсора, если из другого — то дальнейшие действия зависят от формата файла-источника. Например, при вставке текста из HTM-документа появится предложение по умолчанию использовать Word для открытия веб-страниц. После ответа на этот запрос будет вставлен текст HTM-документа. Если вставка текста осуществляется из документа формата TXT, то при нажатии в окне Вставка файла (см. рис. 4.24) кнопки Вставить откроется окно, изображенное на рис. 4.25.
Рис. 4.25. Выбор кодировки текста
Здесь пользователю предлагается выбрать необходимую кодировку (для прочтения одного фрагмента в разных форматах может потребоваться разная кодировка). Если в рассматриваемом окне в поле Образец текст читается нормально (как на рис. 4.25), значит, используемый вариант подходит. Если же выбрать, например, положение MS-DOS, то вместо букв будут отображаться непонятные символы. Чтобы применить иную кодировку, нужно установить переключатель Кодировка текста в положение Другая — в результате станет доступно расположенное справа поле с вариантами. Здесь нужно последовательно выбирать значения до тех пор, пока текст в поле Образец не станет читаемым.
100 • Word 2007 • Легкий старт После нажатия кнопки ОK фрагмент будет вставлен в текущий документ Word.
Вставка даты и времени Необходимость вставки даты и времени может быть обусловлена разными причинами: кому-то нужно знать день создания документа, кому-то — число месяца получения денег и т. д. Многие пользователи набирают требуемую дату сами, а для этого в Word 2007 предусмотрена функция, которую мы рассмотрим на примере нашего текста. Вначале нужно установить курсор в требуемое место (будем вставлять дату перед предметным указателем), затем открыть на ленте Word 2007 вкладку Вставка и в группе Текст нажать кнопку Дата и время (ее название отображается в виде всплывающей подсказки). В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.26.
Рис. 4.26. Выбор формата даты и времени
В поле Форматы содержатся варианты представления даты и времени. Щелчком кнопки мыши выбираем подходящий формат. В поле Язык из раскрывающегося списка указывается язык текста (названия месяца и дня недели). Если установить флажок Обновлять автоматически, то вставленные в документ элементы будут изменяться вместе с системной датой компьютера.
4. Описание ре жимов работы
•
101
С помощью кнопки По умолчанию можно восстановить в документе формат вставляемых объектов, который предлагается по умолчанию (первая позиция в поле Форматы). После нажатия кнопки ОK дата и время будут вставлены в наш документ (рис. 4.27).
Рис. 4.27. Вставка текущей даты
Здесь мы поместили только дату, без указания времени. Как видно на рис. 4.26, Word предлагает разные варианты, среди которых присутствуют форматы с точным временем.
Оформление титульной страницы Многие документы должны начинаться с титульного листа, будь то годовой отчет, стратегический план развития или список штатных сотрудников. Возможности программы Word 2007 предусматривают автоматическое создание и вставку в документ данного объекта, что избавляет пользователя от необходимости создавать титульную страницу самому и заниматься ее форматированием. Мы произведет данную операцию в документе, с которым работали в предыдущих подразделах. Чтобы вставить титульный лист, нужно установить курсор в начало документа (перед оглавлением), затем на вкладке Вставка выбрать пункт СтраницыТитульная страница. В результате откроется меню, в котором можно выбрать подходящий элемент (рис. 4.28). Выберем вариант Полоски, для чего щелкнем кнопкой мыши на соответствующем пункте меню. Результат выполненных действий показан на рис. 4.29.
102 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 4.28. Выбор титульной страницы
Рис. 4.29. Шаблон титульной страницы
4. Описание ре жимов работы
•
103
Отобразился шаблон титульной страницы, который следует изменить. Предположим, что наш документ называется Общая информация, а его подзаголовок — Для начальников отделов. Эти значения и нужно ввести вместо слов Введите название документа и Введите подзаголовок документа. После этого следует указать дату создания документа. При щелчке кнопкой мыши на словах Выберите дату появится раскрывающийся список с календарем, в котором нужно выбрать соответствующее значение. Под датой по умолчанию отображается наименование организации и имя пользователя; эти элементы можно отредактировать. Предположим, что наша организация называется ООО «Фирма», а документ составил директор Иван Петров. Наберем эти данные на титульной странице. В результате документ примет вид, показанный на рис. 4.30. Подобным образом можно выбирать и другие виды оформления (см. рис. 4.28).
Рис. 4.30. Оформленная титульная страница
Создание экспресс>таблицы Выше было рассказано, как осуществляется вставка таблицы. Word 2007 позволяет создать ее таким образом, чтобы в ней уже были заполнены некоторые ячейки (заголовки строк, столбцов и др.) и чтобы ее
104 • Word 2007 • Легкий старт не надо было форматировать (выделять те либо иные ячейки, менять шрифт и т. п.). Для этого существует механизм создания экспресс-таблиц, который дает возможность быстро получить заполненную таблицу, выполнив всего пару действий. Вначале нужно установить курсор в место вставки. Затем на вкладке Вставка выбирается пункт ТаблицаЭкспресс-таблицы. В результате откроется меню, изображенное на рис. 4.31.
Рис. 4.31. Меню выбора экспресс&таблицы
Здесь содержится перечень видов экспресс-таблиц. Чтобы увидеть все варианты, следует воспользоваться полосой прокрутки. Предположим, что нам нужно сформировать список сотрудников. Для этого выберем в меню вид С подзаголовками 1 (здесь по умолчанию представлен список студентов, рис. 4.32). Мы получили готовую отформатированную таблицу, в которую осталось лишь внести корректировки. Составим список сотрудников предприятия (отдельно со сдельной и повременной оплатой труда), указав их рабочий стаж (рис. 4.33). Подобным образом можно использовать и другие экспресс-таблицы, имеющиеся в меню выбора. Например, вариант Двойная таблица удобно использовать для сравнения данных (допустим, плановой и фактической выработки); Табличный список можно применять для создания спецификаций и т. д.
4. Описание ре жимов работы
•
105
Рис. 4.32. Вставка экспресс&таблицы
Рис. 4.33. Список работников предприятия
Рисунки SmartArt — наглядность информации Во многих случаях целесообразно представить данные не в виде текста, а в какой-либо другой форме: с помощью таблицы, рисунка и т. д. (даже хорошо оформленный документ, состоящий только из текста,
106 • Word 2007 • Легкий старт нередко выглядит рутинно). В данном подразделе рассмотрим инструмент, с помощью которого информацию можно сделать наглядной. Речь идет о рисунках SmartArt. Они по своей сути являются схемами, отображающими те или иные моменты, и содержащими поясняющий текст. Доступ к этим объектам осуществляется на вкладке Вставка с помощью кнопки SmartArt, расположенной в группе Иллюстрации (рис. 4.34).
Рис. 4.34. Коллекция SmartArt
В данном окне осуществляется выбор рисунка, который требуется вставить в документ. Все варианты коллекции SmartArt, в зависимости от вида и назначения, собраны в разделы, перечень которых отображается в левой части окна. В поле Список отображены иллюстрации выделенного раздела. В правой части окна показан выбранный рисунок с названием и кратким пояснением (как рекомендуется его использовать и каким образом вводить в него текст). Для вставки элемента SmartArt нужно выделить его и нажать кнопку ОK. На рис. 4.35 показан вариант, который был выбран ранее (см. рис. 4.34). Данная иллюстрация состоит из пяти блоков, в каждом из которых пользователь может набрать текст. Предположим, что данный объект должен отобразить структуру предприятия. В таком случае можно ввести в него слова, как показано на рис. 4.36. Программа автоматически определяет оптимальный размер шрифта. При этом он будет одинаковым во всех блоках.
4. Описание ре жимов работы
•
107
Рис. 4.35. Вставка рисунка SmartArt
Рис. 4.36. Структура предприятия в рисунке SmartArt
Теперь рассмотрим, каким образом можно проиллюстрировать, например, производственный цикл товарно-материальных ценностей. На многих предприятиях они продвигаются следующим образом: поставщик — склад материалов — производственный цех — склад готовой продукции — покупатель. Эту схему удобно представить рисунком SmartArt, который называется Простой ломаный процесс. Применив этот вариант, получим результат, показанный на рис. 4.37.
Рис. 4.37. Схема движения материалов
С помощью объекта SmartArt можно представить, например, такую цепочку отношений между поставщиком и покупателем:
108 • Word 2007 • Легкий старт отпуск со склада поставщика — прием на склад покупателя — расчет за полученные товары. В коллекции SmartArt выберем рисунок Простой уголковый процесс и заполним его соответствующим текстом. Результат представлен на рис. 4.38.
Рис. 4.38. Схема взаимоотношений поставщика и покупателя
Подобным образом можно иллюстрировать разные данные: производственные циклы, схемы движения денежных средств, структуру ассортимента продукции и т. д.
Что такое подложка документа? Иногда возникает необходимость придать тексту вид, позволяющий быстро и правильно понимать задачи и особенности документа (секретный, не предназначенный для копирования и размножения, требует срочного ознакомления и т. д.). В программе Word 2007 реализована возможность вставки скрытого элемента, расположенного позади текста. На рис. 4.39 показан знакомый нам документ, в который вставлена подложка с текстом Срочно.
Рис. 4.39. Документ с подложкой Срочно
4. Описание ре жимов работы
•
109
Пользователь может как вставлять заложенные в Word элементы, так и создавать свои. В первом случае нужно в группе Фон страницы вкладки Разметка страницы нажать кнопку Подложка и в открывшемся меню (рис. 4.40) выбрать подходящий вариант.
Рис. 4.40. Меню выбора подложки
Чтобы просмотреть всю коллекцию, нужно использовать полосу прокрутки. Если ни один из вариантов подложки не устраивает, то можно ее создать. Для этого в меню, которое открывается кнопкой Подложка (см. рис. 4.40), нужно выбрать команду Настраиваемая подложка — откроется окно, изображенное на рис. 4.41. В данном окне с помощью соответствующего переключателя следует определить вид объекта: Рисунок или Текст. Положение переключателя Без подложки предназначено для удаления из документа уже имеющейся подложки.
110 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 4.41. Настройка подложки
Если переключатель установлен в положение Рисунок, то становятся доступны кнопка Выбрать, поле масштаб и флажок обесцветить. При помощи упомянутой кнопки выбирается рисунок, который будет использован для подложки. При ее нажатии открывается окно, в котором указывается путь к необходимому файлу. В поле масштаб из раскрывающегося списка выбирается требуемый вариант отображения. По умолчанию здесь установлено значение Авто, следовательно, программа подберет оптимальный масштаб. Если установить флажок обесцветить, то подложка будет «приглушенной», не бросающейся в глаза. На рис. 4.42 в качестве скрытого элемента использована иллюстрация, изображенная на рис. 4.7. При настройке данной подложки был выбран масштаб Авто, флажок обесцветить был снят. Если же в рассматриваемом окне (см. рис. 4.41) переключатель установлен в положение Текст, то становятся доступны поля язык, текст, шрифт, размер, цвет, а также переключатель расположение и флажок полупрозрачный. Рассмотрим их назначение. В поле язык из раскрывающегося списка выбирается необходимый вариант. Программой поддерживается множество языков (русский, английский, арабский, испанский и др.), и в зависимости от выбранного будет сформирован перечень стандартных текстов подложки, содержащихся в раскрывающемся списке поля текст.
4. Описание ре жимов работы
•
111
Рис. 4.42. Подложка с рисунком
В этом поле следует набрать или выбрать из готовых вариантов необходимое значение. Введенный текст не сохраняется для последующего применения. Шрифт выбирается из раскрывающегося списка соответствующего поля (можно выбрать любой поддерживаемый Word 2007 — Arial, Times New Roman и др.). По умолчанию предлагается вариант Calibri. В поле размер вводится либо выбирается предложенное значение. По умолчанию в данном поле установлен параметр Авто (программа определит оптимальный размер шрифта для подложки данного документа). Можно выбрать и цвет текста с палитры в соответствующем поле. С помощью переключателя расположение указывается способ позиционирования текста подложки. Возможен выбор одного из двух вариантов — по диагонали или горизонтально (по умолчанию). Чтобы придать словам эффект дымки (см. рис. 4.39), следует установить флажок полупрозрачный. Завершается процесс нажатием кнопки Применить (подложка будет вставлена без закрытия окна настройки) либо ОK (окно настройки будет закрыто). С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений и без вставки скрытого элемента.
112 • Word 2007 • Легкий старт
Создание границ Можно оформить документ таким образом, чтобы он был обрамлен (например, рамкой, рисунком и др.). Иногда требуется создать границу только абзаца или выделенного фрагмента, например, чтобы привлечь к нему внимание. Word 2007 предусматривает создание и вставку в документ таких элементов. Чтобы войти в режим формирования границы, нужно в группе Фон страницы вкладки Разметка страницы нажать кнопку Границы страниц. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.43.
Рис. 4.43. Настройка границы
На вкладке Граница выполняется настройка обрамления текущего абзаца или выделенного фрагмента, а на вкладке Страница — настройка параметров листа. Поскольку порядок работы на данных вкладках во многом аналогичен, мы рассмотрим первую, а для второй укажем характерные особенности. В левой части рассматриваемой вкладки отображаются типы границы. Щелчком кнопки мыши выбирается необходимый вариант. Позиция Нет используется для удаления обрамления. В поле Тип, расположенном правее, выбирается вариант линии границы (сплошная, пунктирная, полужирная, жирная, двойная и др.).
4. Описание ре жимов работы
•
113
В поле Цвет указывается цвет линий (по умолчанию используется черный). Можно изменять ширину контура. Для этого в поле Ширина из раскрывающегося списка выбирается требуемый вариант. Эта настройка будет применена к той линии, которая выделена в поле Тип. В поле Образец отображается граница абзаца при текущих настройках. Слева и снизу расположено по две кнопки. С их помощью осуществляется включение/выключение отображения соответствующих линий. В поле Применить к следует указать ту часть документа, которая должна быть обрамлена. В раскрывающемся списке — возможные варианты: тексту или абзацу. В первом случае граница будет применена к выделенному фрагменту, во втором — к абзацу, где находится курсор. С помощью кнопки Параметры осуществляется переход к дополнительным настройкам (рис. 4.44).
Рис. 4.44. Дополнительные параметры
В соответствующих полях вводятся либо выбираются с помощью кнопок счетчика требуемые размеры полей. Данные изменения демонстрируются в поле Образец. После нажатия в окне настройки (см. рис. 4.43) кнопки ОK граница будет вставлена в документ. На рис. 4.45 показан пример, в котором использована двойная линия.
114 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 4.45. Граница абзаца с двойной линией
На вкладке Страница осуществляется настройка обрамления применительно ко всему документу или целой странице. Здесь мы рассмотрим некоторые отличия данной вкладки от предыдущей. В поле Рисунок выбирается вариант обрамления. Например, можно сделать границу в виде узора, орнамента, набора символов и т. д. В поле Применить к из раскрывающегося списка выбирается одно из перечисленных ниже значений: всему документу — граница будет применена ко всему документу; этому разделу — обрамленным будет только раздел; этому разделу (только 1-й странице) — граница будет только на
первой странице; этому разделу (кроме 1-й страницы) — обрамлен будет весь доку-
мент, за исключением первой страницы. При нажатии на вкладке Страницы кнопки Параметры откроется окно, изображенное на рис. 4.46. В области Поля указываются соответствующие значения. В поле Относительно определяется, относительно чего заданы размеры: края страницы либо текста. Если в поле Относительно выбран первый вариант, то в области Параметры становится доступным флажок всегда впереди. Если он установлен (по умолчанию), то граница будет находиться перед краями страницы. Если же в рассматриваемом поле установлено значение текста, то, помимо флажка всегда впереди, становятся доступны и выровнять границы абзацев и таблиц по границам страницы, вокруг верхнего колонтитула и вокруг нижнего колонтитула. Если установлен первый флажок, то границы абзацев и таблиц будут выровнены строго по границе. При установке двух последних флажков рамка будет располагаться соответственно вокруг верхнего и нижнего колонтитулов.
4. Описание ре жимов работы
•
115
Рис. 4.46. Настройка полей границы
Данные изменения демонстрируются в поле Образец. После нажатия в окне настройки (см. рис. 4.43) кнопки ОK граница будет вставлена в документ. Чтобы отказаться от операции, применяется кнопка Отмена.
Оформление документа с помощью заливки и узора В некоторых случаях необходимо украсить, например, созданные в программе пригласительные и поздравительные открытки и т. п. Word может решить данную задачу. Чтобы создать заливку и оформить узор, нужно в группе Фон страницы вкладки Разметка страницы нажать кнопку Границы страниц. В открывшемся окне необходимо перейти на вкладку Заливка (рис. 4.47). В поле Заливка следует выбрать требуемый цвет. В поле тип указывается вариант узора (штриховка, горизонтальные линии, сетка, решетка и др.), а цвет его фона выбирается в поле цвет фона (оно доступно для редактирования только в том случае, если в поле тип установлено любое значение, кроме нет).
116 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 4.47. Настройка заливки и узора
В поле Применить к следует указать, к какой части документа применяется заливка или узор. Возможные варианты — тексту или абзацу. В первом случае настройки будут применены к выделенному фрагменту, во втором — к абзацу, где находится курсор. Значение тексту присутствует в раскрывающемся списке только в том случае, если в документе был выделен текст. В поле Образец демонстрируется документ с текущими настройками. Завершается процесс нажатием кнопки ОK. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима. На рис. 4.48 показан абзац, к которому был применен узор Светл. гориз., без использования заливки и цвета фона.
Рис. 4.48. Применение узора к документу
4. Описание ре жимов работы
•
117
Подобным образом можно придавать оригинальный вид как документу в целом, так и его фрагментам.
Подбор синонимов При работе с текстовыми документами может возникнуть потребность в поиске синонимов, например, во избежание частого повторения одного и того же слова. В программе Word 2007 существует механизм автоматического подбора синонимов. Чтобы произвести данную операцию, нужно выделить необходимое слово, после чего в группе Правописание вкладки Рецензирование нажать кнопку Тезаурус. В результате откроется окно, изображенное на рис. 4.49.
Рис. 4.49. Подбор синонимов
Если в тексте отсутствует слово, для которого нужно подобрать синоним, то его можно ввести в поле Искать. Поиск инициируется нажатием кнопки Начать поиск, которая расположена справа от данного поля (ее название отображается в виде всплывающей подсказки).
118 • Word 2007 • Легкий старт Результаты поиска отображаются в центральной части рассматриваемого окна. На рис. 4.49 показаны результаты поиска синонимов для слова область. Результаты сгруппированы. Например, данное слово может иметь географический (Московская область), экономический смысл (область деятельности) либо характеризовать какую-то сферу (область интересов). Именно по этим смысловым характеристикам и объединены синонимы (см. рис. 4.49). С помощью кнопок, расположенных над списком вариантов, можно быстро перейти к предыдущим либо следующим результатам. Это возможно только в том случае, если поиск синонимов выполнялся более одного раза.
Пример создания табличного документа В данном подразделе средствами Word 2007 сформируем ведомость движения товарно-материальных ценностей с указанием остатков ТМЦ на начало отчетного периода, оборотов за отчетный период и остатков на конец отчетного периода в количественном и суммарном выражении и в разрезе номенклатуры. Для примера возьмем следующие ценности: Канистра, Бензин, Глушитель, Фара. В окне Вставка таблицы, открываемом на вкладке Вставка командой ТаблицаВставить таблицу, установим параметры таким образом, как это показано на рис. 4.50.
Рис. 4.50. Настройка таблицы
4. Описание ре жимов работы
•
119
В данном случае переключатель в области Автоподбор ширины столбцов установлен в положение по содержимому. Сетка таблицы будет иметь несколько необычный вид — она отличается небольшими размерами (рис. 4.51); однако по мере заполнения ячеек таблица будет увеличиваться в зависимости от количества вводимого текста. Теперь введем заголовки столбцов: Наименование, Ед. изм., Остаток на начало периода, Приход, Расход, Остаток на конец периода; затем в столбец Наименование введем перечень товарно-материальных ценностей, движение которых будет отражено в нашем документе. Результат выполненных действий приведен на рис. 4.52.
Рис. 4.51. Сетка таблицы документа
Рис. 4.52. Заголовки строк и столбцов таблицы
Поскольку данные в складской ведомости должны быть представлены в количественном и суммарном выражении, нам необходимо соответствующим образом разбить столбцы Остаток на начало периода, Приход, Расход и Остаток на конец периода. Порядок действий рассмотрим на примере одного из них. Щелкнем правой кнопкой мыши на ячейке Остаток на начало периода и в открывшемся контекстном меню выберем команду Разбить ячейки. В появившемся окне укажем Число столбцов — 1, а Число строк — 2; в результате произойдет разбиение ячейки на две части. Теперь установим курсор в ее нижнюю часть и снова выполним команду Разбить ячейки; в окне Разбиение ячеек укажем Число столбцов — 2, а Число строк — 1. В левую из образовавшихся частей введем наименование Кол-во, а в правую — Сумма.
120 • Word 2007 • Легкий старт После этого нижележащие ячейки разобьем на две части. Все перечисленные действия необходимо повторить для столбцов Приход, Расход и Остаток на конец периода — в результате таблица примет вид, изображенный на рис. 4.53.
Рис. 4.53. Разбиение ячеек таблицы
Теперь можно приступать к заполнению таблицы. После ввода всех необходимых данных с помощью команды контекстного меню ВставитьВставить строки сверху добавим строку вверху таблицы, объединим ее ячейки и введем название документа Ведомость движения ТМЦ. Затем выделим таблицу и выровняем текст ячеек по центру (с помощью команды контекстного меню Выравнивание ячеек Выровнять по центру). Сформированный документ изображен на рис. 4.54.
Рис. 4.54. Ведомость движения материалов
Предварительно посмотрев расположение документа на странице с помощью команды ПечатьПредварительный просмотр, можно выводить его на печать, воспользовавшись командой ПечатьПечать (они находятся в меню Office).
5. Полезно знать
В данном разделе мы познакомимся с тем, что полезно знать каждому пользователю Word 2007. Речь пойдет о справочной подсистеме, предназначенной для получения ответов на возникающие вопросы, а также о полезных комбинациях клавиш, с помощью которых можно быстро переходить в те или иные режимы работы без применения соответствующих инструментов.
Справочная подсистема Wor d 2007 Справочная подсистема — неотъемлемая часть любого программного продукта, в том числе и программы Word 2007. Она предназначена для оперативного получения помощи, которая может понадобиться при возникновении затруднений. Многие пользователи не умеют рационально работать со справкой, а некоторые даже не подозревают о ее существовании. Знание, как пользоваться данной подсистемой, позволяет успешно эксплуатировать программу даже начинающим. Чтобы вызвать справочную информацию, нужно нажать клавишу F1 либо специальную кнопку, которая расположена на ленте Word 2007 справа от названия последней вкладки. При работе в окнах диалога (например, см. рис. 4.16 или 4.47) для вызова пояснений можно нажать кнопку с символом вопросительного знака, которая находится в правом верхнем углу. В результате выполнения любого из перечисленных действий открывается окно справки Word 2007, изображенное на рис. 5.1. Данное окно состоит из двух панелей. На первой отображается оглавление справки (имеет иерархическое представление), на второй — содержимое выбранного раздела. Текст некоторых пояснений включает в себя одну или несколько ссылок на другие разделы. Это позволяет пользователю быстро просмотреть всю информацию, которая имеет отношение к интересующему его вопросу. В верхней части окна находится инструментальная панель. Названия ее кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок.
122 • Word 2007 • Легкий старт
Рис. 5.1. Окно справочной подсистемы Word 2007
Кнопка Назад предназначена для быстрого перехода к предыдущему разделу оглавления, а кнопка Вперед — к следующему. С помощью кнопки Обновить осуществляется обновление текущей страницы справки. Кнопка Домашняя страница используется для перехода к тому месту, которое открывается по умолчанию при появлении окна справки. Для вывода на печать содержимого текущей страницы следует на панели инструментов нажать кнопку Печать — откроется окно, в котором осуществляется выбор принтера (или переход в режим подключения выводного устройства) и настройка параметров печати. Запускается процесс нажатием кнопки Печать. При необходимости пользователь может изменить размер шрифта информации. Для этого нужно нажать кнопку Изменить размер шрифта и в открывшемся меню выбрать подходящий размер. Возможны следующие варианты: Самый крупный, Крупнее, Средний, Мельче и Самый мелкий. По умолчанию для отображения используется значение Средний. При необходимости пользователь может скрыть оглавление разделов, а впоследствии — вновь его отобразить. Данное управление осуществляется с помощью кнопки Скрыть/Показать оглавление, которая также находится на инструментальной панели. В программе реализована возможность быстрого нахождения информации. Для этого нужно ввести объект поиска (например, название режима работы либо элемента пользовательского интерфейса, ка-
5. Полезно знать
•
123
кой-то вопрос и т. п.) в поле, которое находится под инструментальной панелью. Необходимое значение также можно выбрать из раскрывающегося списка (он включает в себя перечень введенных ранее объектов поиска). Запуск процесса инициируется нажатием кнопки Поиск, которая находится справа от данного поля, либо с помощью клавиши Enter. Результат поиска отобразится в правой части окна. Если по запросу ничего не найдено, то отобразится перечень советов пользователю: каким образом можно найти требуемую информацию. Есть возможность просмотреть исходный код страницы, которая открыта в правой части окна. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на любом месте этой страницы и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Просмотр исходного кода. В результате исходный код будет открыт в окне текстового редактора, используемого по умолчанию (в большинстве случаев это программа Блокнот).
Полезные сочетания клавиш Данный подраздел наверняка будет интересен как начинающим, так и опытным пользователям. Здесь мы познакомимся с некоторыми комбинациями клавиш, с помощью которых пользователь может быстро переключать режимы работы, вызывать диалоговые окна, выполнять действия по форматированию документов и т. д. Для быстрого сохранения документа удобно использовать клавиши Shift+F12 — аналог команды Сохранить, находящейся в меню Office. Создать новый документ в отдельном окне Word 2007 можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+N, а для открытия ранее созданного удобно использовать комбинацию Ctrl+O. Первое действие аналогично выполнению команды Создать, а второе — команды Открыть (они находятся в меню Office). Для вывода документа на печать можно нажать Ctrl+P. При этом откроется окно, изображенное на рис. 2.9 (описание работы в котором приведено в подразделе «Вывод документа на печать»). Чтобы быстро перейти в режим настройки параметров шрифта (см. рис. 2.17), нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Для вызова окна со списком имеющихся стилей удобно использовать сочетание Alt+Ctrl+Shift+S. Управлять отображением ленты Word 2007 можно комбинацией Ctrl+F1. При первом нажатии этих клавиш лента исчезает с экрана, при повторении действия — восстанавливается на прежнем месте.
124 • Word 2007 • Легкий старт С помощью сочетания клавиш Shift+F3 можно последовательно переключать начертание слова, в котором установлен курсор, или выделенного фрагмента. При первом нажатии этих клавиш слова будут написаны с большой буквы, при втором — все буквы станут прописными, при третьем — текст примет первоначальный вид. Чтобы скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена, можно использовать клавиши Ctrl+C, а для его вырезания — Ctrl+X. Чтобы произвести вставку, следует нажать комбинацию Ctrl+V. Для быстрого выделения всего документа рекомендуется пользоваться сочетанием клавиш Ctrl+A. Переход в режим поиска данных (см. рис. 2.19) осуществляется нажатием комбинации клавиш Ctrl+F, а в режим замены — Ctrl+H. С помощью клавиши Home и End можно быстро переходить соответственно к началу и концу текущей строки. Жирное, курсивное и подчеркнутое начертания быстро включаются с помощью сочетаний клавиш Ctrl+B, Ctrl+I и Ctrl+U соответственно. Для выравнивания текста абзаца или выделенного фрагмента удобно использовать следующие комбинации клавиш:
Ctrl+L — по левому краю; Ctrl+E — по центру; Ctrl+R — по правому краю; Ctrl+J — по ширине.
Чтобы перейти в режим обновления документа, нужно нажать клавишу F9 (предварительно следует выделить весь документ). Для вставки в документ сноски удобно использовать комбинацию клавиш Ctrl+Alt+F, а для обозначения элемента предметного указателя — Alt+Shift+X. Чтобы пометить выделенный текстовый фрагмент как объект таблицы ссылок, следует нажать сочетание Alt+Shift+I. Переход в режим проверки правописания осуществляется нажатием клавиши F7. Для открытия области задач Справочные материалы (не путать со справочной подсистемой) следует щелкнуть кнопкой мыши в любом месте рабочей области, удерживая нажатой клавишу Alt. Для быстрого перехода в режим подбора синонимов (тезаурус) целесообразно использовать комбинацию клавиш Shift+F7. Окно списка макросов можно быстро вызвать, нажав Alt+F8. Чтобы открыть редактор Visual Basic (здесь осуществляется работа по созданию и редактированию макросов), нажмите Alt+F11.
6. Тонкости и нештатные ситуации
В данном разделе я постараюсь в режиме «вопрос-ответ» подсказать читателю, как оптимально выходить из некоторых затруднительных положений, которые могут возникнуть при работе в Word 2007. На основе одного документа Word формировался другой путем копирования и вставки блоков текста. Помимо этого, в новый текст вносились корректировки, при этом по ошибке был изменен и документ-источник. Можно ли избежать подобных ситуаций? Такое нередко случается с начинающими пользователями. Чтобы исключить редактирование, следует воспользоваться механизмом защиты документа. Для этого на вкладке Разработчик нужно нажать кнопку Защитить документ и в открывшемся меню выбрать пункт Ограничить форматирование и редактирование. В результате отобразится окно настройки защиты; здесь пользователь сам определяет операции, которые можно производить с текущим документом. В данном случае рекомендуется разрешить только чтение. При необходимости установите пароль на снятие защиты, которое осуществляется в этом же режиме. Как изменить количество запоминаемых системой файлов (отображаемых в меню Office), которые открывались последними? Для решения данной задачи следует в настройках программы открыть раздел Дополнительно. Здесь в области Экран нужно ввести требуемый вариант в поле Число документов в списке последних файлов (по умолчанию отображается значение 17). Для формирования нескольких однотипных документов я использую один вариант таблицы. Есть ли возможность избежать многократной однотипной настройки? Да, такая возможность есть. Для этого в окне настройки таблицы (см. рис. 4.50) следует установить флажок По умолчанию для новых таблиц. В результате данная конфигурация будет использоваться по умолчанию при формировании следующей таблицы.
126 • Word 2007 • Легкий старт При первом сохранении документа система по умолчанию предлагает сохранять его как файл с расширением DOCX. Ввиду того что на нашем предприятии более популярен формат RTF, хотелось бы, чтобы по умолчанию было установлено именно это значение. Возможно ли это? Для решения задачи в настройках программы откройте раздел Сохранение. Здесь в области настроек Сохранение документов находится поле Сохранять файлы в следующем формате, в котором из раскрывающегося списка выбирается требуемый вариант — он будет предлагаться по умолчанию при сохранении документа. В данном случае в качестве значения этого поля выберите Текст в формате RTF (*.rtf). При открытии созданного документа Word 2007 в нем, помимо текста, отображаются какие-то непонятные знаки. Что это за символы, откуда они взялись и можно ли их убрать? По-видимому, в данном случае речь идет о скрытых объектах форматирования. Пользователь, который последним работал с данным документом, включил этот режим. Чтобы отключить отображение таких символов, откройте вкладку Главная и в группе Абзац нажмите кнопку Отобразить все знаки (название кнопки можно увидеть при подведении к ней указателя мыши). После применения к тексту стиля и нажатия клавиши Enter этот стиль применяется и к следующему абзацу. Каким образом можно вернуться к обыкновенному виду шрифта? Нужно в группе Стили вкладки Главная нажать кнопку со стрелочкой, которая находится справа от названия группы, — в результате в правой части окна откроется список имеющихся стилей. В этом списке нужно выбрать стиль Обычный. В некоторых случаях решить задачу помогает нажатие комбинации клавиш Ctrl+Пробел. При редактировании созданного ранее документа пришлось вставить в него новые рисунки с подписями. При этом нарушилась нумерация имеющихся ранее иллюстраций. Также изменился порядок расположения глав и разделов (а оглавление уже было создано). Можно ли быстро привести в порядок нумерацию рисунков и оглавление документа? Проблема решается путем обновления. Для этого нужно выделить весь документ (используйте комбинацию клавиш Ctrl+A), затем — нажать F9. В открывшемся окне выберите режим Обновить целиком и нажмите кнопку ОK. В результате будут приведены в соответствующий
6. Тонкости и нештатные ситуации
•
127
вид не только нумерация рисунков и оглавление, но и предметный указатель, сноски, список литературы и иные аналогичные элементы. Не получается открыть документ Word 2007, сохраненный с расширением DOCX, из проводника FAR. Проводник распознает документ как папку; ни один файл из этой папки также не открывается. В чем может быть причина и как решить данную проблему? Это обусловлено тем, что FAR действительно не открывает файлы формата Word 2007 (кстати, то же самое относится и к файлам формата Excel 2007). Для их открытия нужно использовать либо стандартный Проводник Windows XP, либо проводник Total Commander. Не стоит забывать, что для открытия документа Word можно просто запустить программу и в меню Office выбрать команду Открыть. Можно ли вернуть настройки шрифта, используемые в программе по умолчанию? Да, можно. Для этого нужно в окне настройки шрифта (вызывается комбинацией клавиш Ctrl+D) нажать кнопку По умолчанию. Можно ли в Word 2007 сохранять в буфере обмена не только последний скопированный (вырезанный) фрагмент, но и предыдущие, которые были туда помещены ранее? В буфере обмена Word 2007 предусмотрено хранение до 24 помещенных в него текстовых фрагментов. Они сохраняются автоматически. Чтобы их найти, нужно в группе Буфер обмена вкладки Главная нажать кнопку со стрелочкой, которая находится справа от названия группы. В результате отобразится окно со списком фрагментов, которые ранее были помещены в буфер обмена. Любой объект из этого перечня можно вставить в документ — для этого достаточно на нем щелкнуть кнопкой мыши. Чтобы вставить все имеющиеся фрагменты, нажмите кнопку Вставить все. Для быстрого удаления всех элементов из буфера обмена предназначена кнопка Очистить все. С помощью кнопки Параметры открывается меню настройки. Как быстро убрать все форматирование документа (или фрагмента)? Чтобы убрать форматирование абзаца или другого фрагмента, нужно в группе Шрифт вкладки Главная нажать кнопку Очистить формат. Отмена форматирования будет применена к абзацу, в котором установлен курсор, либо к выделенному объекту. В некоторых случаях для этой цели можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+Пробел, однако этот способ работает не всегда.
Заключение
Во всем мире миллионы людей так или иначе используют в своей деятельности приложение Word. И с полной уверенностью можно заявить, что данная программа в настоящее время является самым популярным текстовым редактором. Широкие функциональные возможности Word и в то же время простота использования стали причиной того, что эту программу одинаково успешно применяют и в крупных фирмах, и дома. Сегодня никто не станет отрицать, что знание Word повышает профессионализм любого специалиста. Помочь читателям разобраться в последней версии Word и призвана данная книга. Она рассчитана в первую очередь на начинающих пользователей приложения; однако и более опытные их коллеги найдут в издании немало интересного. Благодаря доступному изложению, а также большому количеству примеров предложенный материал легко усваивается.
