Электронные таблицы Excel

Министерство образования Российской федерации

Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

Я.М. Русанова, И.Г. Спивак

Электронные таблицы Excel Часть 4 Методические указания для студентов дневного и заочного отделений геолого-географического факультета

Ростов - на - Дону 2001

Печатается по решению учебно-методической комиссии механико-математического факультета РГУ от 13.11.2000.

АННОТАЦИЯ Методические указания содержат описание некоторых возможностей электронных таблиц и методов работы с ними. Приведены типовые задачи, которые могут быть решены средствами Excel. Методические указания предназначены для студентов геологогеографического факультета РГУ и могут быть использованы как в контактных, так и в дистанционных формах обучения. Авторы: Я.М. Русанова, И.Г. Спивак

© Я.М. Русанова, И.Г. Спивак, 2001

3 Содержание 1 Рабочая книга Excel........................................................................................... 5 1.1 Создание, сохранение и закрытие рабочих книг..................................... 5 1.2 Режим автосохранения. ............................................................................... 5 1.3 Сохранение книг в других форматах......................................................... 6 1.4 Создание файла рабочей области............................................................... 6 1.5 Поиск рабочей книги................................................................................... 7 1.6 Разделение окна рабочей области .............................................................. 7 2 Работа с рабочими листами .............................................................................. 8 2.1 Перемещение между рабочими листами................................................... 8 2.2 Переименование рабочих листов. .............................................................. 8 2.3 Вставка, удаление рабочих листов............................................................. 8 3 Ввод данных....................................................................................................... 9 3.1 Куда можно вводить данные ...................................................................... 9 3.2 Добавление примечаний ............................................................................. 9 3.3 Редактирование данных ............................................................................ 10 3.4 Быстрое заполнение ячеек ........................................................................ 11 3.5 Добавление и удаление ячеек ................................................................... 13 3.6 Поименованный диапазон ........................................................................ 13 3.7 Ввод формул в ячейки листа .................................................................... 13 3.8 Поиск и замена данных ............................................................................. 15 4 Форматирование данных ................................................................................ 15 4.1 Режим автоформатирования..................................................................... 15 4.2 Выбор ширины столбцов. ......................................................................... 15 4.3 Форматирование ячеек. ............................................................................. 16 4.4 Копирование форматов. ............................................................................ 17 5 Защита данных................................................................................................. 17 6 Добавление графических изображений в рабочие листы. .......................... 18

4 7 Работа с диаграммами в Excel........................................................................ 18 8 Использование Excel для моделирования баз данных................................. 23 9 Макросы в Excel. ............................................................................................. 26 10 Упражнения для выполнения в Excel............................................................ 29 Литература………………………………………………………………………..31

5 1 РАБОЧАЯ КНИГА EXCEL. Файл в Excel называется рабочей книгой. Каждая из книг содержит по крайней мере один рабочий лист. Каждый лист разбит на строки и столбцы. Строки нумеруются цифрами, а столбцы - буквами. Пересечения строк и столбцов называются ячейками. Ячейки задаются своими координатами (например, А1).

1.1 Создание, сохранение и закрытие рабочих книг. Пустая рабочая книга создаётся при запуске Excel. Если Вы хотите создать рабочую книгу сами, воспользуйтесь командой Создать меню Файл. Чтобы открыть уже существующую книгу - командой Открыть того же меню. Чтобы сохранить рабочую книгу, щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, откройте вашу личную папку, укажите имя книги и щёлкните на кнопке ОК. Чтобы закрыть рабочую книгу выполните команду Закрыть меню Файл. Чтобы сохранить некоторую специальную информацию (название книги, имя автора, ключевые слова, комментарии) нужно выполнить команду Свойства из меню Файл и выбрать вкладку Документ.

1.2 Режим автосохранения. Excel имеет возможность автоматического сохранения - замечательное средство защиты Вашей информации. Чтобы использовать эту возможность воспользуйтесь командой Автосохранение меню Сервис. В диалоговом окне

Автосохранение

установите

флажок

Сохранять

каждые … минут установите размер промежутка времени, через который

6 будут сохраняться данные. В этом диалоговом окне Вы также можете выбрать сохранять ли все открытые книги или только активную, запрашивать ли

подтверждение

Автосохранения.

команды

Если

команды

Автосохранеия в меню Сервис нет, воспользуйтесь командой Надстройки того же меню и из списка надстроек в диалоговом окне выберите Автосохранение. Соответствующая команда появится в меню Сервис.

1.3 Сохранение книг в других форматах. Excel позволяет сохранять данные в форматах, отличных от своего "родного" формата (например, в формате Excel

более ранних версий, в

формате других электронных таблиц и средств ведения баз данных).Для того, чтобы сохранить файл в другом формате, воспользуйтесь командой Сохранить как меню Файл. В появившемся диалоговом окне измените, если нужно,

имя

рабочей

книги,

в

поле

Имя,

установите

формат

результирующего файла, выбрав один из списка Тип файла и щёлкните на кнопке Сохранить. Для создания Web-страницы на основе Вашей рабочей книги, воспользуйтесь командой Сохранить в формате HTML меню Файл и следуйте указаниям активизированного мастера Web-страниц.

1.4 Создание файла рабочей области. Сохранение файла рабочей области – одна из очень удобных возможностей Excel 97. Такой файл можно использовать для сохранения и последующего открытия рабочих книг, с которыми вы постоянно работаете, причём в нужном для вас порядке и с теми листами, которые вы обычно открываете. Для создания файла рабочей области выполните следующие действия.

7 1. Откройте нужные рабочие книги, которые вы хотите включить в файл рабочей области и расположите их в необходимом порядке. 2. Выполните команду Сохранить рабочую область меню Файл. 3. Введите имя файла рабочей области и щёлкните на кнопке ОK. Чтобы файл рабочей области открывался при запуске Excel, поместите его в папку запуска (обычно это папка \Excel\Xlstart).

1.5 Поиск рабочей книги. Поиск рабочих книг осуществляется посредством выполнения команды Открыть меню Файл. В диалоговом окне Открытие документа можно осуществлять поиск по имени, местоположению, фамилии автора и другой информации. Кроме того, можно искать файл по содержащемуся в нём тексту.

1.6 Разделение окна рабочей области При работе с данными может возникнуть ситуация, при которой необходимо отображенных

просматривать на

экране.

содержимое Выходом

из

ячеек, этого

одновременно положения

не

является

использование механизма разделения окна на подобласти. Чтобы разделить окно, переместите рамку выделения в предполагаемое место разбивки и выполните команду Разделить меню Окно или переместите одну из вешек разбивки. Чтобы снять разделение выполните команду Снять разделение меню Окно.

8 2 РАБОТА С РАБОЧИМИ ЛИСТАМИ 2.1 Перемещение между рабочими листами. Итак, любая рабочая книга состоит из рабочих листов. Перемещения по рабочему листу осуществляется также, как по ячейкам таблицы: с помощью мыши, управляющих клавиш и клавишей Tab. Для перемещения между рабочими листами используются их ярлычки с именами

или клавиша F5, если рабочая книга довольно велика. При

использовании этой клавиши выполните следующие действия(этим методом нельзя пользоваться, если имена листов содержат пробелы). 1. Нажмите клавишу F5, чтобы открыть окно Переход. 2. В строке Ссылка введите название ярлычка, восклицательный знак и координаты ячейки (например, Лист3!F4). 3. Нажмите ОК.

2.2 Переименование рабочих листов. Чтобы переименовать ярлык рабочего листа, щёлкните на нём правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите команду Переименовать, после чего введите новое имя листа.

2.3 Вставка, удаление рабочих листов. Для выполнения операций вставки или удаления листов, а также для их форматирования нужно уметь выбирать сразу несколько рабочих листов. Выбор смежных рабочих листов осуществляется так. Щелкните на первом ярлычке рабочего листа и, нажав клавишу Shift, щёлкните по последнему ярлычку. Выбор нескольких несмежных рабочих листов осуществляется почти так же, только вместо клавиши Shift используется клавиша Ctrl.

9 Чтобы добавить новый лист в рабочую книгу, выполните следующие действия. 1. Щёлкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, перед которым должен появиться новый рабочий лист. 2. В появившемся меню выберите пункт Добавить, чтобы открыть окно Вставка. 3. Выберите пиктограмму Лист и щёлкните на кнопке ОК. Чтобы удалить рабочий лист, нужно щёлкнуть на его ярлыке правой кнопкой мыши. В появившемся меню выберите команду Удалить. 3 ВВОД ДАННЫХ. 3.1 Куда можно вводить данные Ввод данных в Excel осуществляется непосредственно в ячейки рабочего листа, если выполнить команду Параметры меню Сервис и установить флажок Правка прямо в ячейке. Затем нажмите OK и дважды щёлкните на той ячейке, в которую надо ввести данные. Закончите ввод данных клавишей Enter, а если хотите отменить то, что ввели, нажмите клавишу Esc. Каждая ячейка содержит не больше 255 символов. В ячейку можно вводить числовые значения, текст, а также дату и время. Причём значения даты и времени необходимо вводить в определённом формате. Чтобы посмотреть на этот формат, введите текущую дату с помощью комбинации клавиш Ctrl + ; и текущее время с помощью комбинации клавиш Ctrl + :. 3.2 Добавление примечаний Excel предоставляет возможность добавлять к любой ячейке рабочего листа примечания. Чтобы добавить примечание, выберите нужную ячейку, а потом выполните команду Примечание меню Вставка. Откроется область

10 ввода текста примечания, в которую можно внести нужный текст. Для того, чтобы скрыть все примечания используется команда Примечание меню Вид. Эта же команда используется для того, чтобы снова увидеть все примечания. Если к ячейке добавлено примечание, в её правом верхнем углу отображается маленький красный треугольник. Для того, чтобы изменить или удалить примечание, щёлкните по ячейке с треугольником правой кнопкой мыши и выберите соответствующий пункт меню.

3.3 Редактирование данных В Excel вносить изменения в ячейки можно двумя способами: в строке формул и непосредственно в ячейке. В обоих случаях вам сначала нужно выбрать ячейку для редактирования и поместить в неё рамку выделения. Если вы хотите редактировать данные в строке формул, то поместите указатель мыши в область строки формул и установите его в то место, откуда вы хотите начать редактирование. Если же вы собираетесь редактировать данные прямо в ячейке, то либо дважды щёлкните в ячейке левой кнопкой мыши, либо нажмите клавишу F2, а потом приступайте к правке. Чтобы удалить содержимое ячеек, выделите одну или несколько ячеек и нажмите клавишу Delete. Чтобы переместить или скопировать информацию в рабочих листах нужно проделать следующее. 1. Выберите информацию для перемещения / копирования. 2. Щёлкните на кнопке Вырезать / Копировать панели инструментов. 3. Переёдите в ту ячейку, в которую перемещается или копируется информация. 4. Щёлкните на кнопке Вставить. Для перемещения и копирования можно использовать также команды меню Правка.

11

3.4 Быстрое заполнение ячеек В Excel есть два средства, помогающих быстро заполнить ячейки данными: команда Заполнить и Автозаполнение. 3.4.1 Режим заполнения

С помощью команды Заполнить копируются данные из одной ячейки в соседние. Делается это так. 1. Выберите ячейку, данные которой вы хотите скопировать в соседние ячейки. 2. Выделите эту и соседние с ней ячейки. 3. Выполните команду Заполнить меню Правка. В появившемся подменю выберите направление заполнения (Вверх, Вниз, Влево или Вправо). После этого данные будут скопированы в соседние ячейки. 3.4.2 Режим автозаполнения.

С помощью автозаполнения можно вводить названия дней недели месяцев года. Для этого введите в ячейку начальный элемент списка (например, Январь) и перетащите маркер заполнения, чтобы выделить ячейки, которые вы хотите заполнить с помощью автозаполнения. Как только вы отпустите кнопку мыши, появится последовательность элементов списка, следующих за введённым. Можно создавать и свои собственные списки автосохранения. Для этого выполните команду Параметры меню Сервис. В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Списки, а на ней пункт Новый Список. Затем в области Элементы списка введите элементы нового списка,

12 отделяя каждый элемент запятой и пробелом. Закончив ввод, щёлкните на кнопке Добавить и нажмите OK. При создании собственного списка помните о следующем. 1. Ошибочные значения и формулы игнорируются. 2. Каждый элемент списка может содержать до 80 символов. 3. Списки не могут начинаться с цифры. 4. Пользовательский список может содержать максимум до 2000 символов. 3.4.3 Числовые списки

Для создания числовых списков (прогрессии) применяется команда Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Excel может работать с четырьмя

типами

геометрической

прогрессии:

(5,10,20,40,…),

арифметической дат

(1,2,3,4,5,6,…),

(1995,1996,1997,1998,…)

и

автозаполнения. Создать прогрессию в последовательности ячеек можно так. 1. Введите в ячейку значение. Это значение станет начальным значением прогрессии. 2. Начиная с ячейки, содержащей введённое значение, выделите ячейки, в которых хотите продолжить прогрессию. 3. Выберите команду Прогрессия подменю Заполнить меню Правка. Появится диалоговое окно Прогрессия. 4. Убедитесь, что в группе Расположение этого окна установлен соответствующий режим. 5. В группе Тип выберите тип прогрессии. 6. Введите значение шага. 7. Если

вы

хотите,

чтобы

значения

прогрессии

были

не

больше

определённого значения, введите это значение в строке Предельное

13 значение. Если эту строку оставить незаполненной, значениями прогрессии заполнятся все выделенные ячейки. 8. Щёлкните на кнопке OK. 9. Прогрессия закончится, достигнув предельного значения или конца выделенного диапазона.

3.5 Добавление и удаление ячеек Если Вы хотите вставить / удалить ячейки (строки, столбцы), то выделите их и воспользуйтесь командами Ячейки (Строки, Столбцы) меню Вставка или Удалить меню Правка. С помощью команды Ячейки Вы можете вставить строки и столбцы целиком.

3.6 Поименованный диапазон Чтобы избежать использования координат, ячейке или группе ячеек можно присвоить имя, которое затем будет использоваться в формулах. Делается это так. 1. Выберите диапазон ячеек, которому хотите присвоить имя. 2. Выполните подменю Присвоить команды Имя меню Вставка. Появится диалоговое окно Присвоение имени. 3. В строке ввода Имя введите имя диапазона (без пробелов). 4. Щёлкните на кнопке Добавить, а затем - на кнопке Закрыть. 3.7 Ввод формул в ячейки листа В ячейки рабочего листа вводятся не только значения, но и формулы. Формулы позволяют выполнять различные операции (математические, логические, текстовые) над значениями из ячеек рабочего листа. В Excel все формулы всегда начинаются со знака равенства, а заканчиваются нажатием клавиши

Enter. Формула может быть введена в строке формул или

14 непосредственно в ячейку, в которой должно располагаться значение, вычисленное по этой формуле. Формулы можно вводить вручную или с помощью мыши. Она используется для указания ячеек, координаты которых используются в формуле. Этот метод позволяет снизить риск появления ошибок. В формуле могут использоваться знаки математических (+,-,*,/,^,%), логических

(<, >, =, <>, <=, >=) и текстовых (&) операций. Формулы

редактируются также, как и содержание ячеек. По умолчанию Excel заново пересчитывает все формулы рабочего листа всякий раз, когда вносятся изменения в ячейки, указанные в формуле. Параметры пересчёта Excel изменяются на вкладке Вычисления диалогового окна Параметры, активизируемого командой Параметры меню Сервис. Для того, чтобы отключить автоматический пересчёт выберите переключатель Вручную. Для создания формул в Excel встроены стандартные компоненты, называемые функциями, позволяющие выполнять ряд специальных расчётов автоматически. Каждая функция состоит из имени и аргументов. Имя функции указывает на её назначение, а аргументы - на адреса ячеек, задействованных в данной функции. В этом качестве можно использовать и отдельные ячейки, и диапазоны ячеек, и конкретные значения. Функции вводятся так же, как и значения: в ячейке или в строке формул. Вставка функции осуществляется выбором команды Функция меню Вставка или нажатием кнопки

f x , расположенной на стандартной панели инструментов.

Так как функция суммирования элементов вызывается пользователями наиболее часто, для неё на панель инструментов вынесена отдельная кнопка

Σ.

Мастер функций позволяет вводить функцию в создаваемую формулу. Чтобы сделать это, выполните следующие действия.

15 1. Поместите рамку выделения в ячейку, в которую вы собираетесь ввести функцию. Если Вы хотите ввести функцию в уже готовую формулу, щёлкните в том месте строки формул, куда нужно вставить функцию. 2. Щелкните на кнопке Вставка функции панели инструментов или воспользуйтесь соответствующей командой меню Вставка. 3. В списке Категория выберите нужную категорию функций. 4. В списке Функция выберите функцию и щёлкните на кнопке ОК. 5. Для аргументов функции введите нужные значения и нажмите ОК.

3.8 Поиск и замена данных Поиск и замена элементов текста или других данных, а также проверка орфографии осуществляется так же, как и в приложении Word, с помощью команд Найти, Заменить и Перейти меню Правка и Орфография меню Сервис. 4 ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ 4.1 Режим автоформатирования. С помощью средства автоформатирования автоматически выполняется форматирование данных (или их части) в рабочем листе. Делается это следующим образом. 1. Выделите ячейки, которые следует отформатировать. 2. Выполните команду Автоформат меню Формат. 3. В списке Список форматов выберите нужный формат. 4. Щёлкните на кнопке OK. 4.2 Выбор ширины столбцов. Excel автоматически устанавливает такую высоту строки, чтобы в неё поместился весь текст, а приемлемую ширину столбца пользователь должен устанавливать сам. Есть два способа это сделать. При первом способе нужно

16 щёлкнуть левой кнопкой мыши на правом крае столбца и переместить его, чтобы изменить ширину. Лучше воспользоваться вторым способом: щёлкните на заголовке столбца, чтобы выделить его, и выполните подменю Автоподбор ширины команды Столбец меню Формат. Аналогично (используя подменю команды Строка меню Формат) можно изменять высоту строк.

4.3 Форматирование ячеек. Для того, чтобы таблица была оформлена на соответствующем уровне и имела привлекательный вид, используйте возможности форматирования ячеек таблицы: выравнивание текста, изменение шрифта и начертания, использование различных способов обрамления, узоров и цветов. Перед форматированием выделите группу изменяемых ячеек и выберите команду Ячейки меню Формат. На экране появится диалоговое окно

Формат

воспользуйтесь

ячеек.

Для

выбора

возможностями,

нужного

типа

предоставляемыми

форматирования

соответствующими

вкладками этого диалогового окна (для установления типа вводимых данных, а также числа знаков после запятой, применяется вкладка Число) и щёлкните на кнопке ОК. Помимо представления чисел в имеющихся форматах пользователь имеет возможность определять собственные форматы. Чтобы создать собственный формат, выполните следующее. 1. Выделите ячейки и выполните команду Ячейки меню Формат или щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат ячеек. 2. В диалоговом окне Формат ячеек откройте вкладку Число. 3. Из списка Числовые форматы выберите категорию (все форматы). В списке Тип выберите формат, который наилучшим образом соответствует тому формату, в котором вы хотите представить значение.

17 4. Внесите необходимые изменения в код формата в поле Тип. 5. Щёлкните на кнопке ОК, чтобы сохранить новый формат.

4.4 Копирование форматов. Если для некоторого диапазона ячеек Вы уже установили тип форматирования и хотите применить его к другому диапазону скопируйте этот формат, проделав следующие действия. 1. Выделите ячейку, отформатированную нужным образом. 2. Щёлкните на кнопке Формат по образцу

стандартной панели

инструментов (рядом с указателем мыши появится кисточка). 3. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите "кисточкой" по изменяемому диапазону ячеек. После того, как кнопка будет отпущена, ячейки будут отформатированы. 5 ЗАЩИТА ДАННЫХ Чтобы в ячейки рабочего листа нельзя было внести изменения после того, как Вы включите защиту, выполните следующие действия. 1. Выделите ячейки, которые не должны быть защищены. 2. Выполните команду Ячейки меню Формат. 3. В диалоговом окне Формат ячеек выберите вкладку Защита. 4. Сбросьте флажок защищаемая ячейка, если хотите снять защиту. Чтобы предотвратить

появление

содержимого

ячейки

в

строке

формул,

установите флажок Скрыть формулы. 5. Щёлкните на кнопке ОК и повторите те же действия для всех ячеек, которые не будут защищены. 6. Выберите подменю Защитить книгу команды Защита меню Сервис.

18 7. В диалоговом окне Защита книги введите, если нужно, пароль. Чтобы предотвратить перемещение и изменение размеров окон,

установите

флажок Окна. 8. Для завершения работы щёлкните на кнопке ОК. 6 ДОБАВЛЕНИЕ ГРАФИЧЕСКИХ ИЗОБРАЖЕНИЙ В РАБОЧИЕ ЛИСТЫ. Для надлежащего оформления рабочих листов Вы можете использовать внедрение графических объектов, осуществляемое так же, как и в Word, командой Рисунок меню Вставка. Кроме того, Excel позволяет размещать на рабочем листе надписи, текст которых редактируется и форматируется также, как в текстовых процессорах. Чтобы разместить на листе надпись, проделайте следующее. 1. На панели инструментов Рисование щёлкните на кнопке Надпись. Указатель мыши примет форму тонкой стрелки. 2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, установите первоначальный размер создаваемой надписи. 3. После того, как поле примет нужную форму, отпустите кнопку мыши, а в образовавшемся поле введите текст. 4. При необходимости воспользуйтесь командой Надпись меню Формат, появляющейся после того, как надпись выделена, для того, чтобы определить шрифт и размещение текста с помощью появившегося диалогового окна. 7 РАБОТА С ДИАГРАММАМИ В EXCEL. Диаграмма предназначена для графического представления данных. Для отображения числовых данных, введенных в ячейки таблицы, используются линии, полосы, столбцы, сектора и другие визуальные

19 элементы. Вид диаграммы зависит от её типа. Все диаграммы, за исключением круговой, имеют две оси: горизонтальную – ось категорий и вертикальную – ось значений. При создании объёмных диаграмм добавляется третья ось – ось рядов. Часто диаграмма содержит такие элементы, как сетка, заголовки и легенда. Линии сетки являются продолжением делений, находящихся на осях, заголовки используются для пояснений отдельных элементов диаграммы и характера представленных на ней данных, легенда помогает идентифицировать ряды данных, представленные на диаграмме. Добавлять диаграммы можно двумя способами: внедрять их в текущий рабочий лист и добавлять отдельный лист диаграммы. В том случае, если интерес представляет сама диаграмма, то она размещается на отдельном листе. Если же нужно одновременно просматривать диаграмму и данные, на основе которых она была построена, то тогда создаётся внедрённая диаграмма. Чтобы вставить диаграмму, воспользуйтесь командой Диаграмма меню Вставка или выполните следующее. 1. На рабочем листе выделите ячейки, содержащие данные, которые следует представить в виде диаграммы. Выделите также описания данных, которые будут использоваться для легенды на диаграмме. 2. Щёлкните

на

кнопке

Мастер

диаграмм

стандартной

панели

инструментов. При этом откроется первое диалоговое окно мастера диаграмм, содержащее возможные типы диаграмм. 3. Выберите нужный тип диаграммы, щёлкните на кнопке Далее и выполните инструкции, указанных в появляющихся диалоговых окнах мастера,

выбирая

диапазон

данных,

формат

отображения названий, заголовков и текста легенды.

диаграммы,

режим

20 Диаграмма сохраняется и печатается вместе с рабочей книгой (см. разделы, посвященные командам Сохранить, Печать, Параметры страницы меню Файл). После того, как диаграмма будет сформирована, в неё можно будет внести изменения. Прежде чем выполнять какие-либо действия с элементами диаграммы, выделите их, щёлкнув по ним левой кнопкой мыши. После этого вызовите контекстное меню с помощью правой кнопки мыши или воспользуйтесь

соответствующими

кнопками

панели

инструментов

Диаграмма. Назначение кнопок представлено в таблице 1. Чтобы добавить в диаграмму заголовки нужно 1. выбрать диаграмму 2. выполнить команду Параметры диаграммы меню Диаграмма и щёлкнуть на вкладке Заголовки 3. в соответствующие поля ввода ввести заголовки и щёлкнуть на кнопке ОК. Если возникла необходимость добавить к диаграмме текстовый фрагмент, который не относится к какому либо элементу диаграммы (такой текст называется неприкреплённым), щёлкните на кнопке Надпись панели инструментов Рисование, а затем щелкните в том месте диаграммы, где должен появиться этот фрагмент и определите размер поля ввода указателем мыши.

21 Таблица 1. Назначение кнопок панели инструментов Диаграммы Кнопка

Назначение

Элементы диаграммы Выбирает элемент диаграммы из списка Формат

Тип диаграммы

Отображает диалоговое окно Формат области диаграммы, с помощью которого можно отформатировать выделенную область диаграммы Выбирает тип диаграммы

Легенда

Добавляет или удаляет легенду

Таблица данных

Добавляет к диаграмм таблицу данных

По строкам

Размещает ряды данных по строкам

По столбцам

Размещает ряды данных по столбцам

Текст сверху вниз

Размещает текст в выделенном объекте сверху вниз Размещает текст в выделенном объекте снизу вверх

области диаграммы

Текст снизу вверх

Текстовые фрагменты диаграммы можно форматировать так же, как и текст, вводимый в ячейки рабочего листа. Щелкните правой кнопкой мыши на форматированном тексте и в контекстном меню выберите нужную команду (Формат заголовка \ Формат легенды \ Формат объекта), а в появившемся диалоговом окне вкладку Шрифт. Чтобы отформатировать оси диаграммы, щёлкните на них правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Формат оси. Для

добавления

диалогового окна

легенды

воспользуйтесь

вкладкой

Легенда

Параметры диаграммы, активизируемого командой

Параметры диаграммы меню Диаграмма, которое появляется после того, как осуществлён выбор редактируемой диаграммы. Для

добавление

диалогового окна

сетки

воспользуйтесь

вкладкой

Линии

сетки

Параметры диаграммы, активизируемого командой

22 Параметры диаграммы меню Диаграмма, которое появляется после того, как осуществлён выбор редактируемой диаграммы. Для того, чтобы настроить область диаграммы, выберите диаграмму и щёлкните на пустой области внутри неё, чтобы выделить всю диаграмму, и щёлкните правой кнопкой мыши. В контекстном меню выберите команду Формат

области

диаграммы.

Для

форматирования

воспользуйтесь

возможностями диалогового окна Формат области диаграммы. Вид диалогового окна может изменяться в зависимости от размещения диаграммы. В Excel существует несколько типов диаграмм. 1. График отображает тенденции или реальные изменения данных за равные промежутки времени. 2. Круговая диаграмма отображает соотношение частей и целого. Такая диаграмма отображает лишь один ряд данных. Кольцевая - это круговая диаграмма с вырезанной серединкой. 3. Гистограмма представляет изменения в течении некоторого времени или соотношение компонентов. (Категории - по горизонтали, а значения - по вертикали). В Excel существует несколько специальных видов гистограмм: цилиндрическая, коническая, пирамидальная. 4. Диаграмма с областями

представляет отношение величин в

течении некоторого времени, демонстрируя объём изменений, а не изменения во времени и их скорость. 5. Линейчатая

диаграмма

отображает

отдельные

значения

в

определенный момент времени или отражает соотношение компонентов. (Категории - по вертикали, а значения - по горизонтали). 6. Точечная диаграмма показывает взаимосвязь между числовыми значениями в нескольких рядах данных или представляет две группы

23 чисел в виде одного ряда в координатах (х,у). Этот тип диаграмм используется для представления научных данных. 7. Поверхность

отражает

непрерывное

изменение

значений,

организованных в виде двухмерного массива 8. Пузырьковая диаграмма позволяет сравнить наборы из трёх значений (аналогична точечной, но третье значение соответствует размеру пузырька). Внимание!!! Excel

позволяет комбинировать в одной диаграмме

несколько типов диаграмм. Чтобы сделать это, определите тип диаграммы для каждого ряда данных отдельно. Вместо абсолютных координат ячеек в Excel можно использовать поименованные диапазоны. Если создать диаграмму, в которой используются координаты ячеек, а потом вставить дополнительные строки или столбцы так, что данные используемые в диаграмме сместились на новое место, диаграмма будет строиться неправильно. При использовании в диаграмме поименованных диапазонов в формах ряда Excel всегда сможет найти данные, по которым необходимо строить диаграмму, даже после добавления новых строк и столбцов. 8 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ EXCEL ДЛЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БАЗ ДАННЫХ Как уже говорилось, данные в Excel представляются в виде таблиц. Таблицу можно считать элементарной моделью базы данных, а потому к ней применимы процедуры обработки, которые традиционно используются для работы с базами данных: фильтрация, сортировка и др. При этом строки таблицы считаются записями, соответствующими объектам работы, а столбцы - полями (в них содержится информация об атрибутах объектов). Для просмотра данных об отдельных объектах удобно использовать специальные формы. Для этого поместите рамку выделения в любую ячейку

24 таблицы и выполните команду Форма меню Данные. На экране появится форма с полями таблицы. Чтобы добавить новую запись, щёлкните в форме на кнопке Добавить. После чего введите данные в пустые поля новой формы. Чтобы отредактировать данные также используется режим формы. Для поиска нужной записи на форме расположены кнопки Назад и Далее. Нажатие кнопки Удалить приводит к удалению текущей записи. Данные можно искать не только прямым перебором, но и с помощью критериев поиска. Для этого щёлкните на кнопке Критерии формы введите критерии поиска в соответствующие поля. Заполняются только те поля, которые

участвуют

в

процессе

поиска. Указывая

критерии

можно

использовать те же операторы сравнения, которые используются в формулах. В критериях можно использовать символы шаблона '*' и '?'. Нажмите на клавишу Enter или кнопку Правка, чтобы вернуться к исходной форме. Для перехода между отобранными записями используйте кнопки Назад и Далее. Завершив просмотр записей, щёлкните на кнопке Закрыть. Для упорядочивания записей таблицы по какому-либо признаку используется режим сортировки. Чтобы сортировка выполнялась правильно, необходимо указать поля, которые будут определять новый порядок записей. Такие поля называются ключевыми. Сортировка может осуществляться по одному полю или по группе полей одновременно. Чтобы отсортировать записи таблицы выполните следующие действия. 1. Если нужно отсортировать только часть записей, выделите их. Если необходимо отсортировать всю таблицу, выделите любую её ячейку. 2. Выполните команду Сортировка меню Данные. 3. В списке Сортировать по… выберите первое ключевое поле и определите порядок сортировки. 4. Чтобы сортировка выполнялась по нескольким полям выберите их названия в списках Затем по… и В последнюю очередь, по …

25 5. Если Вы хотите отсортировать всю таблицу, то, чтобы избежать ошибки, убедитесь, что в группе Идентифицировать поля по … активизирован переключатель подписям. В результате строка, в которую занесены названия столбцов не будет участвовать в сортировке. 6. Нажмите ОК, чтобы выполнить сортировку. Для отбора данных на основе сложных критериев можно воспользоваться командой Автофильтр. Чтобы отобрать записи с помощью этой команды выполните следующие действия. 1. Выделите любую ячейку таблицы. 2. Выберите подкоманду Автофильтр команды Фильтр меню Данные. 3. Рядом с названием каждого поля появится кнопка раскрытия списка. Этот список можно использовать для фильтрации строк таблицы, которые не соответствуют заданным критериям. 4. Щелкните на кнопке раскрытия списка и выберите значение, которое должно содержать это поле. Здесь же можно выбрать пункт Условие, чтобы определить более сложный критерий. Отобранные данные можно сохранить на новом рабочем листе. Для этого

выберите

отфильтрованные

данные,

воспользуйтесь

командой

Копировать меню Правка, перейдите на новый лист и воспользуйтесь командой Вставить меню Правка. Для

отключения

команды

Автофильтр

снова

подкоманда Автофильтр команды Фильтр меню Данные.

используется

26 9 МАКРОСЫ В EXCEL. В Excel существуют два типа макросов: процедуры и функции. При

выполнении

процедуры

выполняется

определённая

последовательность команд, а функции выполняют определённые действия над значениями и возвращают результат вычислений. Чтобы создать макрос, сначала выполните действия, которые не нужно помещать в макрос. Рассмотрим создание макроса на примере. Ниже описывается, как создать макрос, который будет выделять ряд ячеек рабочего листа и строить по ним гистограмму. 1. Откройте рабочий лист, при работе с которым будет использоваться макрос. 2. Выполните подкоманду Начать запись команды Макрос меню Сервис. 3. Введите имя ПостроитьГистограмму в строке Имя макроса диалогового окна Запись макроса. 4. Щёлкните в строке Сочетание клавиш и укажите комбинацию клавиш, после нажатия которой будет запускаться макрос. 5. Щёлкните на кнопке OK и выполните действия, которые будут записаны в макросе. 6. Выделите диапазон данных на рабочем листе и выполните команду Диаграмма меню Вставка, чтобы открыть диалоговое окно Мастер диаграмм(шаг 1 из 4): тип диаграммы. Выберите тип гистограмма и нажмите Готово. 7. Щёлкните на кнопке Остановить запись. Существует пять способов запуска макросов: подкоманда Макросы команды Макрос меню Сервис, нажатие комбинации клавиш, связанных с этим макросом, активизация графического объекта, связанного с макросом, нажатие специальной кнопки на панели инструментов и нажатие кнопки макроса, размещённой на рабочем листе.

27 После того, как вы завершите запись макроса, он будет помещён в список, доступный подкоманде Макросы команды Макрос меню Сервис. Выберите эту подкоманду и щёлкните по макросу, который вы хотите запустить. Затем нажмите на кнопку Выполнить. Для

запуска

с

помощью

комбинации

клавиш,

нажмите

комбинацию, которая была определена при записи данного макроса. Чтобы связать макрос с графическим объектом, необходимо выполнить следующее. 1. Вставьте в лист нужный графический объект. 2. Щёлкните на графическом объекте, чтобы у его границ появились маркеры выделений. 3. Щёлкните правой кнопкой мыши на маркере выделения и выберите из меню пункт Назначить макрос. Откроется окно Назначить макрос объекту. 4. Введите имя макроса или выберите его из списка Имя макроса и нажмите ОК. Чтобы связать макрос с кнопкой панели инструментов, выполните следующее. 1. Выберите команду Настройка меню Сервис. 2. На вкладке Панели инструментов пометьте нужную Вам панель. 3. Щёлкните на вкладке Команды, а затем выберите из списка Категории пункт Макросы. Из появившегося списка Команды перетащите элемент Настраиваемая кнопка на панель инструментов. 4. Щёлкните правой кнопкой мыши на этой кнопке и выберите команду Назначить макрос из контекстного меню. 5. В списке Имя макроса/ссылка введите имя макроса и щёлкните на кнопке OK.

28 Чтобы поместить на рабочий лист кнопку, после щелчка на которой будет запускаться макрос, выполните следующее. 1. Выведите на экран панель инструментов Формы с помощью команды Панели инструментов меню Вид. 2. Щёлкните на инструменте Кнопка панели инструментов Формы. 3. На рабочем листе, перетаскивая указатель мыши, определите размеры кнопки. 4. После создания кнопки на экране появится диалоговое окно Назначить макрос объекту. 5. Из списка Имя макроса выберите имя макроса, который Вы хотите связать с этой кнопкой. 6. Щёлкните на кнопке OK. Иногда необходимо изменить описание макроса, комбинацию клавиш или имя макроса. Для этого выполните такие действия. 1. Выберите подкоманду Макросы команды Макрос меню Сервис. 2. Из списка Имя макроса выберите имя макроса, параметры которого следует изменить. 3. Щёлкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры макроса. 4. Измените соответствующие параметры и щёлкните на кнопке OK.

29 10 УПРАЖНЕНИЯ ДЛЯ ВЫПОЛНЕНИЯ В EXCEL 1. Ввести данные о средней месячной

и годовой температуре по

метеорологическим станциям Ростовской области (таблица 2). Построить графики, отображающие динамику изменения температуры на отдельных станциях. Определить, какой район является самым холодным и самым теплым в Ростовской области . Таблица 2. Среднее месячное количество осадков по метеорологическим станциям Ростовской области, мм. Месяцы

2. Данные

таблицы

Станция

1

2

3

4

5

6

Казанская

25

25

26

29

38

46

Вешенская

26

26

27

31

39

48

Чертково

32

32

30

35

44

53

Боковская

27

27

27

28

33

46

Тарасовка

30

30

28

32

39

46

Обливская

27

27

26

31

39

47

Лихая

30

30

28

33

42

50

Шахты

30

30

29

34

42

50

2

содержат

информацию

о

средних

месячных

количествах осадков по метеорологическим станциям Ростовской области. Построить графики, позволяющие проследить динамику выпадения осадков для некоторых станций. Опираясь на полученные результаты, ответить на вопрос: в каком месяце выпадает наибольшее количество осадков.

30 3. Используя данные об экспликации земель Ростовской области, построить столбчатые

и

круговые

диаграммы,

отображающие

характер

землепользования в сельскохозяйственных районах. Определить, в каких районах

пахотные земли занимают большую площадь, чем пастбища

(таблица 3).

4. В таблице 4 приведены данные о производстве важнейших видов промышленной продукции на предприятиях Ростовской области на период с 1980

по 1991 г. Определить, в каких отраслях

промышленности

наблюдается тенденция снижения и роста производства.

Приведите

иллюстрации, подтверждающие сделанные Вами выводы. Таблица 3. Экспликация земель Ростовской области. Район

Общая

Пашня,

Сенокосы,

Пастбища,

Многолетние

площадь земле-

тыс. га

тыс. га

тыс. га

насаждения,

пользования,

тыс. га

тыс. га Азовский

285.4

187.3

3.6

24.7

7.8

Аксайский

119.3

61.5

8.6

19.3

1.9

Багаевский

100.1

48.6

10.2

17.7

0.9

Боковский

209.7

129.9

1.6

51.6

0.2

Веселоский

130.2

84.7

0.1

16.1

0.1

Дубовский

404.3

221.8

2.7

121.8

0.1

Каменский

257.7

135.5

0.8

66.5

0.6

Кошарский

314.4

202.9

3.1

72.7

0.5

Обливский

312.7

185.9

1.8

77.8

0.16

31 Таблица 4. Производство важнейших видов промышленной продукции. Виды промышленной продукции

1980 г.

1985 г.

1990 г.

1991 г.

Уголь, млн. т.

32.3

31.1

28.9

23.9

Сталь, млн. т.

1.6

1.4

1.25

1.1

Стал. трубы, млн. т.

1.5

1.6

1.6

1.4

Экскаваторы, шт.

1204

1351

126

874

Культиваторы, тыс. шт.

97.6

109.4

44.5

35.6

Ткани, млн. м2

94.1

102.2

110.8

11.6

Обувь, млн. пар

32.6

32.2

29.3

20.1

Трикотажные изделия, млн. шт.

16.8

17.4

17.6

14.2

Кирпич, млн. шт.

964

847

843

808

Литература 1. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: изд. "Нолидж", 1998. 2. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97./ Перев. с англ. - К.: Диалектика, 1997. 3. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 1. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1997. 4. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 3. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 2000.