Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов по курсу ''Информационные технологии''. Часть 3. Табличный процессор MS Excel. Вычисления и расчеты

Министерство общего и профессионального образования РФ Ростовский Государственный Университет

Методические указания

для студентов исторического и филологического факультетов по курсу

«Информационные технологии» часть 3.

Табличный процессор MS Еxcel. Вычисления и расчеты

Ростов-на-Дону 2003г.

Расчеты в Excel

2

Содержание 1. ВЫПОЛНЕНИЕ РАСЧЕТОВ .............................................................................................................................3

ФОРМУЛЫ И МАСТЕР ФУНКЦИЙ .............................................................................................................3 РЕДАКТИРОВАНИЕ ФОРМУЛ......................................................................................................................8 КОПИРОВАНИЕ И ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ФОРМУЛ ......................................................................................9 РАСПРОСТРАНЕНИЕ ФОРМУЛ .................................................................................................................10 ФОРМУЛЫ МАССИВОВ ...............................................................................................................................10 2. РАБОТА С ДАННЫМИ СПИСКА ..................................................................................................................11

РАБОТА С КОМАНДОЙ ФОРМА ..............................................................................................................12 КОРРЕКТИРОВКА, ДОПОЛНЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ. ......................................................14 ПОИСК ЗАПИСЕЙ ...........................................................................................................................................14 3. СОРТИРОВКА, ФИЛЬТРАЦИЯ И КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ..............................15

СОРТИРОВКИ ДАННЫХ...............................................................................................................................15 ФИЛЬТРАЦИЯ ( ОТБОР) ДАННЫХ В СПИСКЕ ...................................................................................16 ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ........................................................................................................................19 КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ .......................................................................................................................20 4.

СВОДНАЯ ТАБЛИЦА ..................................................................................................................................22

5.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ....................................................................................25

6.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ .......25

Расчеты в Excel

3

1. Выполнение расчетов Введенные в таблицу MS Excel данные можно не только переформатировать, но и произвести с ними вычисления.

Формулы и мастер функций Для получения результата вычислений в какой-либо ячейке листа MS Excel, в нее вводят формулу. Формула представляет собой указание выполнить вычисления в ячейке. Признак формулы – знак равенства (=), введенный первым символом. В последовательность символов формулы можно включать: ♦ Постоянные значения (константы), например, 2, 17.3, 0.34; ♦ Ссылки на ячейки, вводятся в виде адреса ячейки, например, b1, d3; ♦ Знаки действий, например плюс(+), минус(-) и т.д.; ♦ Имена, их можно присвоить любой ячейке, представляют последовательность символов; ♦ Функции или операторы, вызываются с помощью мастера функций; ♦ Круглые скобки, позволяющие изменить последовательность выполняемых в формуле действий. В качестве примера приведем формулы, включающие вычисление корней квадратного трехчлена вида ax2 + bx + c=0: =(-B1+КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1 =(-B1-КОРЕНЬ(B1*B1-4*A1*C1))/2/A1 Здесь в ячейках A1, B1, C1 находятся значения коэффициентов a, b и c, соответственно. Если предварительно в эти ячейки ввести значения коэффициентов a=1, b=-5 и c=6, а в ячейки A2 и A3 записать формулы, то в этих ячейках получим значения вычисленных по формулам корней, соответственно 2 и –3. Если изменить числа в ячейках с коэффициентами, например в A1

Расчеты в Excel

4

ввести число –1, то в ячейках с формулами вы получим новые значения корней –6 и 1. В приведенных выше формулах использовались константы, адреса ячеек, функция КОРЕНЬ, скобки и знаки операций. Для облегчения ввода формул используется строка формул. Ее расположение показано на рис.1. В ячейку А1 введена формула, использующая константу и адреса ячеек. Эта формула размещена и в строке формул. Имя

Изменить

Строка

Рис.1. Строка формул. Функции в MS Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций, можно создавать средствами MS Excel пользовательские функции, а затем их использовать в формулах. Чтобы использовать функцию надо внести ее, как часть формулы, в ячейку рабочего листа книги MS Excel. Последовательность, в которой должны располагаться символы и аргументы функции называется синтаксисом функции. При нарушении правил синтаксиса, MS Excel выдаст сообщение, что в формуле ошибка. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса:

Расчеты в Excel

5

♦ Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции; ♦ Разделяются аргументы функции знаком “точка с запятой” (;) ♦ Аргументы могут быть как константами, так и формулами; ♦ Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными; ♦ Если функция не имеет аргументов, то круглые скобки все равно ставятся, например, =пи(); MS Excel содержит более 400 встроенных функций. Поэтому непосредственно вводить в формулу названия функций не очень удобно. В программе имеется специальное средство для работы с функциями – Мастер функций. Чтобы открыть окно Мастера функций надо выбрать режим Вставка Функция, или нажать кнопку на панели инструментов MS Excel. Эта кнопка располагается на панели инструментов Стандартная или в строке формул (см. указатель 2 на рис.3). В открытом окне Мастера функций в левой части его или в поле «Категория» располагается перечень категорий (групп) функций. Выбрав группу функций, увидим в правой части окна или в поле «Выберите функцию» перечень функций этой группы. Окно Мастера функций с открытым полем «Категория» показано на рис.2. Выбрав функцию в перечне любой категории, увидим в нижней части окна описание обращения к функции, а также назначение функции. Кнопка с вопросительным знаком позволит открыть окно справки по выбранной функции с примерами ее использования. Нажав кнопку ОК или сделав двойной щелчок на названии функции откроем окно диалога выбранной функции. Окно диалога необходимо для ввода значений или адресов аргументов.

Расчеты в Excel

6

Рис.2. Окно Мастера функций. В качестве аргумента можно ввести: ‰

константу – она вводится непосредственно в поле аргумента (указатель1 на рис.3);

‰

адрес ячейки – его можно набрать в поле аргумента, а можно указать. Как это сделать посмотрите на примере функции, показанной на рис.3. Надо выбрать курсором мыши кнопку в конце поля аргумента (указатель 3 на рис.3). При этом окно функции уменьшится до размеров поля аргумента и можно увидеть и выбрать на рабочем листе нужную ячейку (также щелчком). При этом адрес ячейки автоматически введется в поле аргумента. Чтобы развернуть окно функции надо повторно щелкнуть по этой же кнопке в конце поля аргумента (указатель 3 на рис.3).

‰

Массив из адресов ячеек. Для этого в поле аргумента адреса ячеек вводят или указывают через запятую. Если ячейки стоят подряд, то можно указать первую и последнюю ячейку массива. При этом между их адресами надо поставить знак “двоеточие” (:). Количество аргументов функции определяет количество полей в окне

функции. После ввода всех аргументов в нижней части окна функции

Расчеты в Excel

7

2 3 1

Рис.3. Окно функции в развернутом виде. показывается результат расчета. После нажатия кнопки ОК он будет записан в текущую ячейку рабочего листа. Если ячейки с исходными данными формулы размещены на разных листах, то при указании их непосредственно, щелчком мыши, в формулу кроме адреса ячейки будет помещена ссылка на лист, с которого взята ячейка. Ссылка отделяется от адреса знаком “восклицательный знак” (!). Также можно ссылаться на ячейки таблиц, размещенных в других книгах MS Excel. Каждую ячейку или группу можно поименовать и использовать в формуле Имя. Чтобы присвоить Имя ячейке надо сделать ее активной и выбрать режим ВставкаИмяПрисвоить. При этом откроется окно “Присвоение имени” (см. рис. 4). В этом окне в поле Имя надо ввести присваиваемое имя. При этом в поле Формула будет виден адрес ячейки, которой присваивается имя.

Расчеты в Excel

8

Рис.4. Окно «Присвоение имени». Открыв окно «Присвоение имени», можно дать имена разным ячейкам, используя для их выбора кнопку в конце поля Формула. Присвоенные имена можно использовать в формулах как идентификаторы, вместо адресов. Присвоив имя ячейке с формулой легче ее использовать в другой формуле. Кроме того, удобнее использовать имя, если на ячейку с формулой есть неоднократные ссылки на этом или других листах книги. При изменении формулы в поименованной ячейке, все ячейки, использующие ее имя, автоматически обновляются. Значение формулы выводится в числовом формате ячейки, содержащей формулу. Если формат числа для этой ячейки не установлен, то значение формулы выводится в числовом формате первой из ячеек, на которые ссылается формула.

Редактирование формул Можно редактировать как параметры функций, используемых в формуле, так и непосредственно символы формулы. Перед редактированием формулы в ячейке эту ячейку надо активизировать одним щелчком левой кнопки мыши. Далее надо включить режим редактирования. Для этого можно нажать клавишу F2 в верхнем ряду клавиатуры или, поместив курсор на ячейку, сделать двойной щелчок левой кнопкой. При этом в ячейке появится формула, в которой можно, перемещая курсор в нужные позиции, заменять, вставлять или удалять символы, т.е. редак-

Расчеты в Excel

9

тировать ее. Одновременно формула будет видна в строке формул (см. рис.1). Если размеры формулы значительны, то удобнее выполнять редактирование, поместив курсор в строку формул.

Копирование и перемещение формул При перемещении формулы в новую ячейку таблицы ссылки в формуле не изменяются, а ячейка, где раньше была формула, становится свободной. Чтобы переместить формулу, надо: • Установить курсор в ячейку с формулой и щелчком левой кнопки активизировать ячейку; • Переместить указатель курсора к тому месту на границе ячейки, где изображение указателя изменится с белого крестика на белую или четырехстороннюю стрелку; • Прижать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещать ячейку в нужное место таблицы. Для завершения перемещения левую кнопку отпустите. При копировании формула перемещается в другое место таблицы, адреса ссылок изменяются, но ячейка, где раньше была формула, остается без изменения. Если надо оставить неизменной формулу, то перед копированием необходимо установить в формуле абсолютные адреса ссылок. Для этого перед символами адреса строки и (или) столбца надо вставить знак «$». Действия при копировании такие же, как и при перемещении формул, только перед перетаскиванием формулы, перед нажатием левой кнопки мыши, надо нажать и удерживать клавишу Ctrl. Для завершения копирования формулы надо отпустить кнопку мыши и клавишу Ctrl. При необходимости скопировать несколько формул – блок – надо их вначале выделить. Для этого:

Расчеты в Excel

10

• если они размещены в подряд расположенных ячейках, то надо сделать щелчок кнопкой мыши на первой ячейке блока, прижать и удерживать клавишу Shift и, переместив курсор мыши, сделать щелчок кнопкой мыши на последней ячейке блока. • если они размещены в несовмещенных ячейках, то надо сделать щелчок кнопкой мыши на любой ячейке блока, прижать и удерживать клавишу Ctrl и, перемещая курсор мыши, делать щелчок кнопкой мыши на каждой ячейке блока. Далее следовать инструкции по копированию одной формулы.

Распространение формул Часто необходимо выполнить одинаковые расчеты в строках или столбцах таблицы. При этом, понятно, действия формулы не изменяются, но аргументы формул берутся из ячеек соответствующих строки или столбца, т.е. изменяются относительные адреса ссылок в формуле. Для распро-странения формулы надо выполнить следующие действия: 1. Установите курсор в ячейку с введенной формулой. 2. Подведите курсор мыши к черной точке в правом нижнем углу ячейки. Изображение курсора изменится на черный тонкий крестик. 3. Прижмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перемещайте курсор до нужного места. Для окончания распространения формулы отпустите кнопку мыши. Распространение блока формул происходит по той же схеме. Формулы массивов Если столбцы таблицы имеют много записей, то использовать механизм распространения формул не очень удобно. В этом случае надо выделить столбец, в который будет введена формула и записать формулу массива. Такая формула отличается от обычной тем, что в качестве ссылок на ячейки указывается ссылка на диапазон ячеек. Например, формула A2:A10*B2:B10 в диапазон ячеек C2:C10 введет результат расчета по этой формуле. Завер-

Расчеты в Excel

11

шить ввод формулы надо нажатием клавиш Ctrl+Shift+Enter, чтобы результат попал во все ячейки диапазона. Чтобы внести изменение в формулу массива, надо выделить любую ячейку массива ввести в нее измененную формулу и завершить ввод той же комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter. Формула изменится во всех ячейках массива. Немало статистических функций в качестве аргументов используют массивы данных. Но некоторые из них и результат расчетов возвращают в виде массива. Чтобы увидеть все результаты такой функции надо: 1. ввести формулу с функцией в первую ячейку для результатов; 2. указать все аргументы в окне мастера функций и нажать клавишу Enter. Результат расчета будет только в этой ячейке. 3. Нажать клавишу F2, при этом в ячейке будет показана формула расчета. 4. Далее выделить диапазон ячеек для результата расчета и завершить ввод комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.

2. Работа с данными списка Для управления большими массивами данных используются специальные программы баз данных. Excel также имеет средства для обработки данных, организованных по аналогичному принципу- это так называемые функции списка. В виде списка можно представить таблицу, строки которой содержат однородную информацию. «Классическим» примером является список адресов, в котором имена и адреса различных фирм или людей. С помощью списка можно значительно облегчить выполнение ручной различной работы при обработке данных.

Расчеты в Excel

12

Заголовки столбцов

Имеющиеся при этом в распоряжении пользователя возможности довольно разнообразны: 9 Организация ввода и просмотра 9 Сортировка, фильтрация и консолидация данных в таблицах 9 Подведение итогов и сводная таблица Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях. При работе с базами данных в Excel, прежде всего, нужно ввести заголовки столбцов таблицы. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Работа с командой Форма Ввод данных и просмотр информации осуществляется с помощью команды Данные/ Форма. Команда Форма отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога, предназначенное для просмотра и редактирования одной записи в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев. Окно команды представлено на рис.5.

Расчеты в Excel

13

Рис.5. Окно диалога Форма.

В окне формы данных представлен шаблон для ввода и обработки записи в виде нескольких полей ввода, каждое из которых соответствует одному столбцу в области списка. Переместите указатель мыши в любое место внутри списка и откройте окно формы данных с помощью выбора команды Форма из меню Данные. В заголовке этого окне указано имя текущего рабочего листа. Если первая строка выделенной области не содержит заголовков столбцов, и при автоматическом выделении области списка вы задали использование в качестве меток столбцов данных первой строки, то тогда данные первой записи выделенной области будут указаны в этом диалоговом окне в качестве имен полей. Кроме того, в диалоговом окне формы данных указывается общее количество записей в списке и позиция текущей записи. С помощью нажатия кнопок полосы прокрутки можно вызвать показ любой записи списка. Для

Расчеты в Excel

14

перехода к предыдущей (следующей) записи списка можно также использовать клавиши управления курсором со стрелкой, направленной вниз (вверх).

Корректировка, дополнение и удаление записей. По умолчанию при представлении записи в диалоговом окне формы данных первое поле выделено. С помощью ввода нового значения с клавиатуры можно заменить существующие данные. Редактирование данных выполняется, как и редактирование обычного текста. Клавиша [Tab] используется для перехода к следующему полю диалогового окна, а клавиатурная комбинация [Shift + Tab] – к предыдущему. Выполненные в записи изменения сохраняются при переходе к следующему полю диалогового окна или предыдущей записи с помощью клавиш со стрелками или в результате нажатия клавиши [Enter]. При нажатии кнопки «Закрыть» диалоговое окно формы данных закрываются и сохраняются изменения, выполненные в текущей записи. С помощью кнопки «Удалить» текущая запись будет удалена из списка. Если необходимо вставить новую запись в список, выполните щелчок на кнопке «Создать». Поля диалогового окна будут очищены и готовы к вводу новых данных. После того как новая запись будет введена, следует нажать клавишу [Enter], и введенная запись будет представлена в списке. Если сразу после ввода новой записи нажать кнопку «Создать», новая запись появится в списке, а поля ввода будут готовы к вводу новой записи.

Поиск записей Для поиска определенных записей с помощью формы данных пользователь может задать критерии поиска. Для этого надо воспользоваться кнопкой «Критерии». На экране будет представлена форма данных без записей, но с текущими именами полей. Введите в поля в качестве критериев наименова-

Расчеты в Excel

15

ние и задайте поиск записи нажатием кнопки «Следующая». После этого в диалоговом окне будет представлена первая найденная запись, соответствующая заданному критерию. Другие найденные записи можно представить в диалоговом окне нажатием кнопки «Следующая». Кнопка «Предыдущая» служит, соответственно, для «пролистывания» найденных записей в обратной последовательности. Перед проведением поиска записей по критерию лучше сделать текущей первую запись списка.

3. Сортировка, фильтрация и консолидация данных в таблицах Операции, описанные в данном разделе, часто используются в управленческих и коммерческих документах. Сортировки данных Процесс упорядочения строк в таблице называется сортировкой. При сортировке изменяется исходный порядок следования строк таблицы или записей базы данных. Чтобы можно было вернуть исходный порядок записей лучше ввести столбец номеров записей. Команда ДанныеСортировка устанавливает порядок следования строк в таблице в соответствии с возрастанием или убыванием значений в конкретном столбце. Если необходимо отсортировать записи по значениям только одного столбца, надо установить курсор в этот столбец и использовать кнопку сортировки на панели инструментов. В случае многоуровневой сортировки, в окне команды ДанныеСортировка указываются последовательно заголовки столбцов таблицы. Окно команды с введенными названиями столбцов приведено на рис.6. Если таблица размещена не в начале листа Excel, то перед вызовом команды сортировки надо выделить таблицу или заголовки ее столбцов. Если в таблице нет строки заголовков столбцов, то идентифицировать столбцы можно по обозначениям Excel (A1, B1 и т.д.). Для этого уста-

Расчеты в Excel

16

новите переключатель внизу окна команды в нужную позицию. Если сортировку надо произвести не по строкам таблицы, а по столбцам, то нажав кнопку Параметры внизу окна команды откроете возможность указать это в окне параметров (см. на рис.6).

Рис.6. Окно команды ДанныеСортировка Восстановить исходный порядок записей можно. Если вы не вносили исправления в поля таблицы после сортировки, то просто нажмите клавиши Ctrl+z. Если были внесены изменения в какую-либо ячейку, то отсортируйте по полю №строки. Фильтрация ( отбор) данных в списке Для отбора части записей таблицы удобно использовать команду ДанныеФильтр. В этой команде имеется несколько функций. Функция Автофильтр проста. Она используется тогда, когда надо отобрать записи по значениям одного из столбцов таблицы. Чтобы применить Автофильтр надо: 1. Поместите курсор мыши внутрь таблицы (лучше на строку заголовков столбцов). Если курсор будет вне таблицы (списка), то программа выдаст сообщение, что список не найден.

Расчеты в Excel

17

2. Выберите команду ДанныеФильтр Автофильтр. При этом справа в каждой ячейке заголовка столбца появиться кнопка с флажком. 3. Нажав на эту кнопку можно увидеть перечень всех значений, встречающихся в столбце. Выбрав щелчком одно из них, получим на экране список только тех записей таблицы, которые включают это значение. На рис.8 показана таблица до отбора, а на рис.9 -- после выбора фильтра. Номера отобранных строк таблицы и кнопка Автофильтра соответствующего отбору столбца выделяются цветом.

Рис.8. Выбор критерия отбора в команде Автофильтр

Рис.9. Результаты действия команды Автофильтр

В строке состояния листа Excel указано число отобранных записей, соответствующих критерию фильтрации и общее число записей таблицы. Если в качестве критерия фильтра выбрать не значение, а режим Условие, то откроется окно для ввода условия отбора (см. рис.10). В этом окне можно выбором задать любые одно или несколько условий на значения отбираемых записей столбца.

Расчеты в Excel

18

Рис.10.Окно пользовательского Автофильтра. Чтобы отменить автофильтр для таблицы надо повторно открыть команду ДанныеФильтрАвтофильтр и щелчком убрать галочку в режиме. Другая функция команды фильтрации ДанныеФильтрРасширенный Фильтр. Она позволяет связать условия отбора по значениям нескольких столбцов списка. Предпосылкой применения этой функции является создание диапазона условий. Диапазон условий размещается в двух свободных строках листа. Рекомендуется, чтобы не закрывать условия, размещать строки с диапазоном условий над таблицей с данными. Чтобы сформировать эти строки, надо: 1. Вставить перед таблицей три пустых строки. 2. Скопировать в первую строку названия столбцов по которым надо задать условия отбора. 3. Вторая и каждая следующая (при необходимости) содержат сами условия. Вид их приведен на рис.11. Между диапазоном условий и самой таблицей должна быть хоть одна пустая строка. Пример диапазона условий и порядка указания его размещения в окне функции Расширенный фильтр приведены на рис.11. Результат отбора можно размещать на месте исходной таблицы или скопировать в другие ячейки листа. В этом случае откроется поле «Поместить результат в диапазон», в котором надо указать хотя бы левый верхний угол нового места таблицы.

Расчеты в Excel

19

Рис.11. Отбор записей в режиме Расширенный фильтр. Промежуточные итоги На практике часто приходится анализировать данные части таблицы как группы по разным критериям. Для решения этой задачи можно использовать команду ДанныеИтоги. Перед выполнением команды Итоги надо отсортировать данные таблицы. Затем, открыть окно этой команды (см. рис.7) выбрав в меню Данные режим Итоги. В поле Операция можно задать подсчет при определении итогов одной из следующих величин: Сумма; Количество значений; Среднее; Максимум; Минимум; Произведение и др.

Рис.7. Окно команды ДанныеИтоги

Расчеты в Excel

20

В поле «Добавить итоги по» галочкой выбираются те столбцы, по которым надо определить выбранную в поле Операция величину, в нашем случае (на рис.7) сумму в столбцах таблицы с названиями «Кол-во» и «Стоимость». Итоги будут подсчитываться по группам записей, относящихся к одному складу. Если ранее были уже сформированы промежуточные итоги и их надо заменить, поставьте галочку в поле «Заменить текущие итоги». Если при выводе на печать каждая группа данных с итогами должна размещаться на отдельной странице, то поставьте галочку в поле «Конец страницы между группами». Если галочка не стоит в поле «Итоги под данными», то итоговые величины будут размещены над данными группы. Для размещения в таблице итогов программа вставляет после (или перед) каждой группой данных дополнительные строки. Если надо из таблицы убрать сформированные итоги, то, открыв снова окно команды ДанныеИтоги, нажмите кнопку «Убрать все» внизу окна. Консолидация данных Если стоит задача свести данные из нескольких таблиц-источников в одну по определенному функцией алгоритму, то используется команда ДанныеКонсолидация. В Excel существует два способа консолидации: ¾ По расположению, в этом случае таблицы-источники должны иметь одинаковые заголовки строк и столбцов, т.е. должны быть расположены идентично; ¾ По категориям, в этом случае в таблицах-источниках должны иметься одинаковые заголовки строк и столбцов, но размещены они могут быть по-разному. Если надо, чтобы в таблице консолидированных данных были заголовки строк и столбцов как в исходных таблицах, то эти заголовки включаются в ссылки на местонахождение таблиц-источников в окне режима Консолидация (см. рис.12).

Расчеты в Excel

21

Рис.12. Окно команды ДанныеКонсолидация Для консолидации данных надо выполнит следующие действия: 1. Определить область таблицы консолидированных данных и поставить курсор мыши в верхний левый угол ее. 2. Открыть окно команды ДанныеКонсолидация и определить Функцию консолидации в окне режима ( на рис.12 - это «Сумма»). 3. Выбрать через поле Ссылка ячейки исходных таблиц. Выбрав каждую таблицу-источник в этом поле надо ее поместить в поле Список диапазонов нажатием кнопки «Добавить». 4. Поставить галочки при необходимости указания имен из таблицисточников. 5. Поставить галочку в поле режима «Создавать связи с исходными данными», если в таблицах-источниках могут быть изменены данные. Тогда пересчет консолидированной таблицы будет выполнен автоматически. 6. Нажав кнопку ОК, получим в указанной области таблицу с консолидированными данными. Если таблицы-источники размещены на разных листах, то для заполнения поля Ссылка надо переходить на нужный лист книги Excel. На рис.13.

Расчеты в Excel

22

показаны исходные таблицы и таблица с результатами консолидации, алгоритм которой задан там же.

Рис.13. Три окна с разными листами одной рабочей книги и окно диалога Консолидация с установленными параметрами В левом углу в окне, где расположена таблица с результатами консолидации, отображены элементы структуры. Нажав кнопку 2, увидим данные источников получения таких результатов. Для удаления структуры выполните команду ДанныеСтруктура Отменить структуру.

4. Сводная таблица Сводная таблица - это инструмент Excel для переупорядочивания данных уже существующих таблиц или списков. Так как построение сводной таблицы многошаговый процесс, то помогает ее строить режим Мастер сводных таблиц. Он открывается из меню Данные. Мастер сводных таблиц имеет три окна. Переход в каждое следующее окно выполняется после установки всех сведений окна и нажатия кнопки Далее.

Расчеты в Excel

23

В первом из окон Мастера можно выбрать с помощью переключателя откуда будут использоваться данные для формирования сводной таблицы – из таблицы Excel или внешней базы данных. В этом же окне имеется переключатель, который позволяет выбрать вид сводной таблицы – только таблица или таблица с диаграммой. Во втором окне мастера надо задать ссылку на диапазон ячеек исходной таблицы. В третьем окне мастера надо выбрать куда поместить сводную таблицу – на этот или на новый лист Excel, а также, после нажатия кнопки Макет, сформировать вид сводной таблицы, и, после нажатия кнопки Параметры, установить параметры представления данных в сводной таблице.

Рис.14. Пример макета сводной таблицы. Макет сводной таблицы определяет ее структуру, т.е. какие показатели будут размещены в строках, столбцах таблицы и какие действия надо над ними произвести. Справа в окне макета размещены кнопки с названиями столбцов исходной таблицы. Перетаскивая кнопку с названием поля исходной таблицы в поле Страница, Строка или Столбец мы определяем размещение показателя этой кнопки в сводной таблице. Поле Данные может включать разные показатели, но для указания действий над ними надо поставить в

Расчеты в Excel

24

это поле кнопку показателя и сделать по ней двойной щелчок. Тогда откроется окно вычислений , как это показано на рис.15.

Рис.15. Окно вычисления поля Данные сводной таблицы. В поле Операция окна вычислений можно выбрать действие, которое надо произвести над показателем поля Данные. Окно выбора параметров показано на рис.16. Ставя галочки в соответствующих полях, выбираем нужные значения параметров.

Рис.16.Окно Параметры

Расчеты в Excel

25

Сводную таблицу можно в любой момент изменить. Для этого надо на область таблицы поставить курсор и повторно вызвать Мастер сводных таблиц. При этом откроется сразу третье окно мастера и нажав кнопку Макет можно открыть окно структуры и внести в него изменения. Это элементарные действия со сводной таблицей. Имеется дополнительная панель инструментов, которая позволяет формировать форму печатного отчета, показывать детальные и сводные результаты и многое другое.

5. Список рекомендуемой литературы 1. 1.Овчаренко Е.К., Ильина О.П., Белыбердин Е.В. Финансовоэкономические расчеты в Excel..- М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997.- 152с 2. Гончаров А. Excel 97 в примерах – СПб:Питер, 1997. 3. Долголаптев В.Г. Работа в Excel 7.0 на примерах: М.:БИНОМ. – 1995г. 4. Столяров А., Столярова Е. Шпаргалка по Excel 7.0. – М., “ВЕРБО”, 1997г. 5. С.Ковальски. Excel 2000 – М.: ЗАО

“Издательство БИНОМ”,1999г.

6. Фратер Г.. Excel 5.0 . - М. : Экономика, 1995г. 7. Running Microsoft Excel для Windows: В2т./Пер.с англ. – М.:Издательский отдел «Русская Редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.»,1995г

6. Список рекомендуемых источников дополнительной информации Сайты Internet: Www.webschool.narod.ru Www.pronet.ru Www.education.kulichki.net Www.gor.h1.ru