Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов по курсу ''Информационные технологии''. Часть 2. Табличный процессор MS Excel. Ввод и форматирование исходных данных

Министерство общего и профессионального образования РФ

Ростовский Государственный Университет

Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов

по курсу

«Информационные технологии» Часть 2 . Табличный процессор MS Еxcel. Ввод и форматирование исходных данных.

Ростов-на-Дону 2002 г

2

Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов по курсу “ Информационные технологии“ часть 2. Табличный процессор MS EXCEL

Печатается по решению кафедры Информатики и вычислительного эксперимента. Протокол №1 от 9 сентября 2002г.

Методические указания разработаны Клименко Н.Б. и Трясоруковым

А.И.

3

Содержание 1.НАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ MS EXCEL..............................................................................................4 2.СПОСОБЫ ЗАПУСКА ПРОГРАММЫ......................................................................................................5 3.СТРУКТУРА ЭКРАНА. .................................................................................................................................5 4.ЭЛЕМЕНТЫ ФАЙЛА MS EXCEL ..............................................................................................................6 ОЧИСТКА РАБОЧЕГО ЛИСТА.....................................................................................................................8 5.ДЕЙСТВИЯ СО СТОЛБЦАМИ И СТРОКАМИ. .....................................................................................8 6.ДЕЙСТВИЯ С ЯЧЕЙКАМИ .........................................................................................................................9 7.ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ДЕЙСТВИЙ С ДАННЫМИ. ..................................................................11 8.ИНСТРУМЕНТЫ EXCEL ПРИ РАБОТЕ С ДАННЫМИ.....................................................................12 8.1ВВОД ЧИСЕЛ................................................................................................................................................12 Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей................................14 Изменение способа отображения чисел, дат и времени в Microsoft Excel .........................................14 Основные числовые форматы..................................................................................................................14 Фиксированный десятичный формат.....................................................................................................16 Пользовательские форматы чисел, дат и времени ...............................................................................17 Форматы валют, процентов и экспоненциального изображения .......................................................18 8.2. ВВОД ДАТ И ВРЕМЕНИ СУТОК ...................................................................................................................19 8.3. ВВОД ТЕКСТА ............................................................................................................................................20 8.4 ВВОД ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫХ РЯДОВ ДАННЫХ ............................................................................................20 АВТОКОПИРОВАНИЕ .............................................................................................................................21 АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ................................................................................................................................21 Способ заполнение рядов чисел, дат и других элементов .....................................................................22 ТИПЫ РЯДОВ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ .....................................................................................................................23 Арифметическая и геометрическая прогрессии ....................................................................................23 Время ..........................................................................................................................................................24 9. КОПИРОВАНИЕ ФОРМАТОВ ИЗ ОДНОЙ ЯЧЕЙКИ ИЛИ ДИАПАЗОНА ...................................24 ЯЧЕЕК В ДРУГОЙ ..........................................................................................................................................25 10. ВЫДЕЛЕНИЕ ДАННЫХ, ОТВЕЧАЮЩИХ ОПРЕДЕЛЕННЫМ СВОЙСТВАМ........................25 11. ПРИМЕНЕНИЕ УСЛОВНЫХ ФОРМАТОВ В ЯЧЕЙКАХ ...............................................................26 12. ИЗМЕНЕНИЕ, ДОБАВЛЕНИЕ И УДАЛЕНИЕ УСЛОВНЫХ ФОРМАТОВ.................................27 13. СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ……..27

4

1.Назначение программы MS Excel MS Еxcel - одна из самых популярных сегодня программ - процессоров электронных

таблиц. Электронные таблицы – это двумерные массивы,

состоящие из столбцов и строк. С их помощью простейшими приемами обработки данных, понятными всем, кто знаком с клетчатой бумагой, выполняют самые разнообразные действия: ведут списки и таблицы, обсчитывают данные опросов общественного мнения, формируют базы данных. MS Еxcel может вычислять суммы по столбцам и строкам таблиц, вычислять проценты, посчитать среднее значение, в нем множество стандартных функций: финансовых,

математических,

логических,

статистических. ЕXCEL выполняет : • копирование однородных элементов; • сохранение значений и форматов; • построение графиков и диаграмм разного вида; • формирование одной ячейки из нескольких; • и многое другое. Ехсе1 предназначен и для более сложных манипуляций с данными, например для сортировки данных, их перегруппировки, формирования выборочных таблиц по разным критериям, расчета итогов по разным группам данных, исследования влияния одних факторов на другие, выполнять различные статистические расчеты. Можно продолжать перечисление, но нельзя забывать, что чем сложнее требуемое действие над данными, тем

более сложный математический

инструментарий нужно подготовить. Поэтому вернемся к началу. MS ЕXCEL

ПОЗВОЛЯЕТ АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ДЕЙСТВИЯ НАД

ДАННЫМИ РАЗМЕЩЕННЫМИ В ЯЧЕЙКАХ ТАБЛИЦЫ.

5

2.Способы запуска программы Программа ЕXCEL является частью пакета МS Оffice. Чтобы его загрузить, можно использовать разные пути: • Из главного меню выбрать режим «Пуск—Программы—Ехсе1»; • Из панели МS Оffice выбрать режим Создать или Открыть документ. Щелкнув по строке «Создать...» в открывшемся окне надо выбрать тип документа «Новая кннга» (с пиктограммой X). Щелкнув по строке «Открыть документ» надо выбрать файл с расширением *.xls. • если файл ЕXCEL недавно использовался, то в режиме «Пуск— Документы» в открывшемся перечне он может быть выбран.

3.Структура экрана. Экран

Ехсе1

является

стандартным

окном. В

строке

состояния

указывается стандартное имя файла. Ниже располагается системное меню, в котором кроме стандартных имеются новые меню: Сервис и Данные. Ниже располагаются

кнопки

панелей

инструментов.

Кроме

известных,

в

стандартной панели добавлена кнопка «Копировать формат» с изображением кисти, кнопки «Отменить» и «Повторить» включают только один шаг. Кнопка «Автосуммирование» позволяет суммировать группу чисел, а кнопка «ƒх» - вызывать мастер функций для набора формул. Следом располагаются кнопки сортировок, кнопка «мастера диаграмм», вызова географических карт и

кнопки

рисования.

В

панель

форматирования

добавлена

кнопка

центрирования по столбцам, преобразования форматов и др. Ниже располагается строка формул в которой в левой зоне располагается поле имени. Рядом кнопки для работы со строкой формул, которая расположена правее. Ниже расположена рабочая зона экрана Ехсе1. Она представляет собой таблицу, состоящую из строк, столбцов и ячеек на их пересечении. В верху рабочей зоны имеется строка заголовков столбцов. Они называются селекторами столбцов и обозначаются латинскими буквами, для строк они

6

располагаются слева в окне программы и обозначаются цифрами. Элементом экрана является ячейка, обозначаемая селектором столбца и строки. Вид и элементы экрана MS ЕXCEL приведена ниже на рис.1. Рис.1. Рабочее окно программы MS Excel.

Строка формул Поле имени

Кнопка ввода Селекторы столбцов и строк

Кнопки прокрутки ярлычков

Ярлычок листа

Маркер разделения окна

4.Элементы файла MS Excel Данные формируются в файлах, называемых книгами. Каждый файл можно Сохранить или Открыть из меню Файл. Табличный редактор MS Excel – многооконный, т.е. можно иметь несколько открытых книг,и переходить из одной в другую через меню Окно. В книгах стандартно имеется 16 рабочих листов, но это количество можно изменить в режиме Сервис – Параметры – закладка Общие. В каждой книге переход с одного листа на другой выполняется щелчком

7

на ярлычке нужного листа. Иногда надо выполнить одни и те же операции на нескольких листах. В этом случае листы «склеивают» и действия выполняются как «под копирку». Для склеивания всех листов книги в контекстном меню листа (оно вызывается щелчком правой кнопки мыши по ярлычку листа) выбирают команду «Выбрать все листы». Для склеивания нескольких смежных листов делают щелчок левой кнопкой на ярлычке первого листа группы и, прижав клавишу Shift, на ярлычке последнего листа группы. Для склеивания нескольких несмежных листов делают щелчок левой кнопкой на ярлычке каждого листа группы, удерживая при этом клавишу Ctrl. Чтобы снять склеивание надо сделать щелчок левой кнопкой в любом месте любого листа, при этом выделение ярлычков склеенных листов снимется. В книгу можно добавить листы. Для этого надо установить курсор на листе, перед которым хотите вставить лист, и выбрать режим Вставка→Лист. Название вставляемого листа сформируется автоматически. Для его изменения, или, как говорят, переименования листа надо сделать щелчок правой кнопкой мыши по ярлычку листа и в открывшемся контекстном меню выбрать режим Переименовать. Имя листа выделится и прямым набором можно изменить его. Ненужный лист можно удалить. Для этого надо из контекстного меню листа выбрать соответствующий режим Удалить. Данные на удаляемом листе теряются и отсутствует возможность сделать откат, т.е. отменить операцию по удалению листа. Иногда имеется необходимость поменять расположение листов в книге. Это выполняется довольно просто. Установите курсор на ярлычок перемещаемого листа, прижмите левую кнопк и тащите лист в нужное место. Там отпустите кнопку мыши. Если эту операцию выполнять с прижатой клавишей Ctrl, то будет выполнено копирование листа. Полоса прокрутки работает в пределах текущего листа. Каждый лист состоит из строк и столбцов, т.е. из таблицы. Разделительные линии таблицы видна только на рабочем экране. Для формирования этих линий при

печати таблицы пользуются панелью

8

обрамления.

ОЧИСТКА РАБОЧЕГО ЛИСТА

выполняется в режиме Правка – Очистить все.

5.Действия со столбцами и строками. Столбец или строку таблицы листа можно изменять по ширине, перемещать, копировать, вставлять, удалять. Перед выполнением действия элемент надо выделить. Для этого достаточно сделать щелчок по селектору столбца вверху таблицы или селектору строки слева таблицы. Выполнение режимов: • Удалить столбец — выделить столбец — меню Правка — режим Удалить; • Вставить столбец—установить курсор в столбец, перед которым надо вставить столбец -- меню Вставка – режим Столбцы; • Вставить строку—установить курсор в строку, перед которой надо добавить строку -- меню Вставка – режим Строки; В режимах добавления вставляется пустые строка или столбец, таблица как бы раздвигается. • Копирование столбца (строки) – выделить исходный элемент (строку или столбец) и нажать кнопку «Копировать в буфер» либо выбрать режим Правка - Копировать, перевести курсор в ту ячейку, начиная с которой будет выполняться вставка из буфера обмена, выбрать режим Правка - Специальная вставка - Все. Так как элемент таблицы имеет такие атрибуты как содержание ячеек и формат данных в ячейках, то простой вставкой из буфера мы не сможем установить все атрибуты правильно. Если же надо копировать только содержимое ячеек, то можно использовать режим Вставить из буфера или «перетащить»

9

содержимое при прижатой клавише CTRL. • Перемещение столбца (строки) выполняется аналогично, но с режимом Вырезать. • Чтобы изменить ширину столбца, надо установить курсор на границу селектора, он примет форму двусторонней стрелки, и, не отпуская левую кнопку, двигать границу. Сделав двойной щелчок по левой кнопке мыши при таком положении курсора, запустим режим автоширины, т.е. столбец примет такую ширину, при которой данные в ячейках столбца размещаются в одну строку. • Ширина строки изменяется автоматически при вводе данных, чтобы начать ввод с новой строки внутри ячейки надо нажать Alt-Enter. 6.Действия с ячейками

Элементом таблицы является ячейка. Активизированная ячейка - это та ячейка, в которой будет производиться в данный момент ввод символов. Активизацию ячейки можно производить: • непосредственно, щелкнув по ней курсором «мышки»; •

по ее адресу в формуле, который образован из буквы столбца и номера строки, например, A2, D4;

• по ее имени, оно видно в поле Имя. В поле Имя в строке формул отражается адрес активной ячейки. В это поле можно ввести другое имя для ячейки, которое и использовать при вводе формул для других ячеек. Иногда надо выделить блок ячеек. • Чтоб выделить непрерывный блок ячеек надо: •

щелкнуть на верхней левой ячейке;

• перевести курсор на самую нижнюю правую ячейку блока; • прижать клавишу Shift и сделать щелчок левой кнопкой мыши. Чтоб выделить прерывистный блок ячеек надо:

10

• щелкнуть на верхней левой ячейке; • перевести курсор на следующую ячейку блока; • прижать клавишу Ctrl и сделать щелчок левой кнопкой мыши. Предыдущий и этот пункты повторять пока не выделите все ячейки блока. В каждую ячейку можно ввести текст, число, рисунок, формулу и прочее. При этом, если над данными не выполняются преобразования, то символы ячейки и строки формул совпадают. При вводе данных в ячейку, устанавливается формат (форма представления данных) по умолчанию. Он может быть общий, числовой, текстовый и пр. Чтобы изменить формат данных в ячейках, надо их выделить, выбрать режим «Формат—Ячейки» и в открывшемся окне установить нужный формат в закладке «Число» или в текстовой закладке. В этом режиме можно изменить для активной ячейки параметры шрифта – тип, стиль, размер, способ выравнивания. Если надо чтобы в ячейке данные переносились по словам на строку вниз включают в закладке Выравнивание режим Переносить по словам. Если надо, чтобы фрагмент текста, как заголовок, размещался над несколькими столбцами, то там же включают режим Объединить ячейки. Числа, занесенные в ячейки, могут участвовать в расчетах по формулам в других ячейках. Занесение формул начинается со знака =. При составлении формул используется знаки арифметических операций, адреса ячеек, числовые константы и функции. При вводе формулы в ячейке отражается результат преобразования по формуле, а в строке формул - символы формулы. Ввод адресов ячеек производить ЛАТИНСКИМ ШРИФТОМ. АДРЕСАЦИЯ БЫВАЕТ: 1.ОТНОСИТЕЛЬНАЯ - при копировании подвергается модификации автоматически; 2.АБСОЛЮТНАЯ - при копировании не изменяется. Значок доллара в адресе перед индексом строки и (или) столбца - знак абсолютной

11

адресации. Информация, записанная в ячейку и имеющая размер больше ,чем ширина столбца высвечивается в строке, если в последующей ячейке нет заполнения. Ввод информации в ячейку заканчивается нажатием клавиши Еnter. Чтобы удалить из ячейки символы, надо выделить ячейку и ввести в нее новую последовательность символов или нажать клавишу DELETE. Чтобы откорректировать содержание ячейки или добавить в нее символы, надо ее выделить и ввести изменения в строку формул. 7.Последовательность действий с данными. Порядок построения несложной таблицы может быть следующим: 1. В ячейку А1 вводим заголовок таблицы. 2. В следующую строку вводятся заголовки граф таблицы. 3. Выделяется область ячеек, в которые будут введены данные, и устанавливается их формат. 4. Ввод данных в ячейки. Редактирование содержания активной ячейки, без ее полной очистки выполняется в строке формул 5. В ячейках расчета вводятся формулы 6. В строке заголовка выделяются все столбцы таблицы и нажимается кнопка «Объединить и Центрировать по столбцам», заголовок помещается в середине таблицы 7. Выделяются заголовки граф и нажимается кнопка «Разместить по центру». Если в ячейку вставляют надпись из нескольких слов, необходимо установить режим «Перенос по словам». 8.Выделяются все клетки таблицы и, с помощью панели обрамления, формируется рамка ячеек таблицы. Для этого ¾ выберем режим Формат→Границы и заливки или щелкнем по кнопке панели инструментов с таким же названием; откроется панель с разными типами обрамления; ¾ выберем щелчком левой кнопки мыши необходимый тип рамок .

12

Если выбранный тип рамки не удовлетворяет, то, прежде чем выбрать другой, надо имеющийся удалить. Для этого в панели с типами обрамления выберите ячейку, состоящую из невидимых линий. 9. Просмотр таблицы в режиме Файл-просмотр, подготовка размещения таблицы на странице в режиме Файл – Параметры страницы и Печать.

8.Инструменты Excel при работе с данными 8.1Ввод чисел

· Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. · В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания

клавиш,

состоящие

из

цифр

и

нецифровых

символов,

рассматриваются как текст. Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стандарты панели управления. · Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2 · Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). · Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, выберите команду Ячейки в меню

13

Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры. · Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Если число вводится в ячейку, имеющую общий числовой формат, то может быть использован другой формат. Например, если вводится 14,73р., то будет использован денежный формат. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число выберите необходимый формат. · В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+." Чтобы использовать числа

с

большим

количеством

разрядов,

используйте

встроенный

экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат. · Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули (0). · Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные.

14

Ввод чисел с заданным количеством десятичных разрядов или конечных нулей

Используйте

данную

операцию

при

вводе

множества

чисел

с

фиксированным количеством десятичных разрядов или больших целых чисел с фиксированным количеством конечных нулей (0).

Изменение способа отображения чисел, дат и времени в Microsoft Excel

1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить. 2.Нажмите кнопку требуемого формата. Основные числовые форматы

· Для форматирования дробей и чисел с десятичной запятой необходимо включить в секцию следующие шаблоны. Если дробная часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, число округляется так, чтобы количество разрядов соответствовало количеству шаблонов. Если же целая часть числа содержит цифр больше, чем формат содержит шаблонов, отображаются все значащие разряды. Если в целой части числа содержатся только знаки номера (#), то числа, меньшие 1, начинаются с десятичной запятой. · При использовании шаблона # выводятся только значащие числа, незначащие нули не отображаются. · При использовании шаблона 0 (ноль) незначащие нули отображаются, если количество разрядов числа меньше количества нулей в формате. · При использовании шаблона ? до и после десятичной запятой вместо незначащих нулей отображаются пробелы. Таким образом в числах достигается выравнивание положения десятичной запятой. Этот шаблон

15

можно также применять для выравнивания символа деления в дробях с различным количеством цифр. Для отображения

чисел используйте шаблон

1234,59 в виде 1234,6 8,9 в виде 8,900

####,#

#,000

,631 в виде 0,6 0,# 12 в виде 12,0 и 1234,568 в виде 1234,57

#,0#

44,398, 102,65 и 2,8 с выровненной десятичной запятой ???,??? 5,25 в виде 5 1/4 и 5,3 в виде 5 3/10 с выровненными символами деления # ???/???. · Для использования пробела в качестве разделителя групп разрядов числа следует включить пробел в шаблон. Для отображения

чисел используйте шаблон

12000 в виде 12 000 # ### 12000 в виде 12

#

12200000 в виде 12,2

0,0

· Чтобы установить цвет, введите в секцию формата название цвета в квадратных скобках. Первым элементом в секции должен быть код цвета. [ЧЕРНЫЙ]

[СИНИЙ]

[ГОЛУБОЙ] [ЗЕЛЕНЫЙ] [РОЗОВЫЙ] [КРАСНЫЙ] [БЕЛЫЙ]

[ЖЕЛТЫЙ]

16

· Для определения числовых форматов, используемых только для чисел, отвечающих заданному условию, заключите данное условие в квадратные скобки. Оно должно состоять из оператора сравнения и значения. Например, приведенный ниже формат отображает пятизначный индекс с последующими нулями и девятизначный индекс+4 цифры с переносом. [<=99999]00000;00000-0000

Примечание.

Чтобы выделить ячейки с определенным значением,

например, цветом, то к ним можно применить условные форматы. Для этого выберите команду Условное форматирование в меню Формат. Для изменения формата чисел, дат и времени в меню Формат выберите команду Ячейки, а затем перейдите к вкладке Число. · Применение формата чисел не влияет на действительное значение ячейки, которую Microsoft Excel использует для вычислений. Значение активной ячейки отображено в поле формул. · Для получения дополнительных сведений о создании специальных форматов чисел нажмите кнопку Помощь.

Фиксированный десятичный формат

1. Выберите команду Параметры в меню Сервис, а затем – вкладку Правка. 2. Установите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе, десятичных разрядов. 3. Введите необходимое количество десятичных разрядов, которые должны располагаться справа от десятичной точки, в поле десятичных разрядов.

17

Чтобы автоматически добавлять нули (0) при вводе больших целых чисел, укажите отрицательное число, обозначающее количество нулей. Например, для автоматического ввода 283000 при наборе 283 введите -3 в поле десятичных разрядов. При вводе чисел в указанное место вставляется десятичная точка или добавляется

определенное

количество

нулей.

Изменение

параметра

Фиксированный десятичный формат при вводе не оказывает влияния на введенные до этого данные. После того как будет закончен ввод чисел с десятичными разрядами или конечными нулями, снимите флажок Фиксированный десятичный формат при вводе. Совет.

Чтобы параметр Фиксированный десятичный формат при вводе

при наборе числа не использовался, введите десятичную точку.

Пользовательские форматы чисел, дат и времени

Если встроенный числовой формат не виден, то для отображения данных требуемым способом можно создать пользовательский числовой формат при помощи формата (все форматы) на вкладке Число (в меню Формат команда Ячейки). Пользовательский числовой формат создается путем описания шаблона отображаемых данных: числа, даты, время или текст. Определить можно до четырех секций шаблонов. В секциях, разделенных точкой с запятой, в указанном ниже порядке определены форматы положительных числе, отрицательных, нулевых значений и текста. Если указаны только две секции, то первая используется для положительных чисел и нулевых значений, а вторая - для отрицательных чисел. Если определена только одна

18

секция, то все числа используют данный формат. Чтобы задать пустую секцию, следует ввести знак точки с запятой.

Форматы валют, процентов и экспоненциального изображения

· Для отображения чисел в виде процента от 100 включите в числовой формат знак процента (%). Например, такие числа как ,08 будут представлены в виде 8%; число 2,8 будет представлено в виде 280%. · Для указания одного из перечисленных ниже символов валют в числовом формате включите клавишу NUM LOCK, нажмите клавишу ALT и на цифровой клавиатуре введите код ANSI для символа валюты. Для ввода символов, не отпуская клавишу ALT, введите ў 0162 Ј 0163 Ґ 0165 Примечание.

Пользовательские форматы сохраняются при сохранении

книги. Чтобы Microsoft Excel всегда использовал заданный символ валюты, измените символ, обозначающий валюту, выбранный на панели управления «Язык и стандарты» до запуска Microsoft Excel.

Чтобы отображать числа в научном формате (экспоненциальной нотации), необходимо включить шаблоны "E-," "E+," "e-" или "e+" в секцию. Если формат содержит шаблоны 0 (ноль) или # (знак номер) справа от экспоненциальных шаблонов, Microsoft Excel отображает числа в научном формате и включает символы "E" или "e." Количество знаков 0 или # справа соответствует количеству цифр в показателе степени. При задании шаблонов

19

E- или e- перед отрицательным показателем степени отражается знак минус. При задании шаблонов E+ или e+ перед отрицательными показателями степени ставится знак минус, а перед положительными - плюс. 8.2. Ввод дат и времени суток · В Microsoft Excel даты и время суток интерпретируются как числа. Внешнее представление времени или даты на листе зависит от числового формата, назначенного ячейке. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю. · Параметры, установленные с помощью значка Язык и стандарты панели управления, определяют формат для текущей даты и времени и символы, использующиеся в качестве разделителей, например, двоеточие (:) и точка (/) в стандарте России. · Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел. · Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или PM (A или P). В противном случае, время будет интерпретировано с использованием 24часового формата. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM, время будет хранится в ячейке в виде 3:00 AM. · Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Microsoft Excel все даты сохраняются как последовательные числа и время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время,

20

выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число из списка Числовые форматы выберите элемент Общий. · Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Например, приведенная ниже формула возвращает результат, равный 68: ="05.12.94"-"03.05.94" · В Microsoft Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. 8.3. Ввод текста · В Microsoft Excel текстом является любая последовательность, состоящая

из

цифр,

пробелов

и

нецифровых

символов,

например,

приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. · Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры. · Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание. · Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER. 8.4 Ввод последовательных рядов данных Чтобы не набирать вручную массивы чисел, значения которых можно вычислить по некоторому алгоритму, можно использовать следующие инструменты Excel:

21

АВТОКОПИРОВАНИЕ

1 .Внести в ячейку элемент из списка данных. 2.Активизировать ячейку и перевести курсор в нижний правый угол. 3.При появлении тонкого черного крестика нажать левую кнопку мыши и произвести движение курсора в нужное направление. 4. Для периодического копирования (например значений 3; 5; 7; 3; 5 и т.д.) надо выделить копируемую группу (в примере значения 3; 5; 7) и выполнить действия пункта 3. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ

Для получения значений, отличающихся от предыдущих на постоянный шаг надо: 1. Если значение числовое, то, выделив две рядом стоящих ячейки, перевести курсор в нижний правый угол и превратить его в тонкий черный плюс. Далее

передвигать курсор на столько ячеек сколько

значений надо получить. При этом значения ячеек изменяются на постоянный шаг, равный разности между значениями первых двух выделенных ячеек. 2. Если ячейка имеет текстовый формат, то автозаполнение выполняется в виде периодического копирования. 3. Если в выделенной группе имеются и числовые и текстовые значения, то автозаполнение будет выполняться для каждой ячейки по своему алгоритму, т.е. если в исходной группе ячеек выделены значения 5; “текст”; то автозаполнение выполнится так: 6; «текст»; 7; «текст»; 8 и т.д. 4. Если в ячейке размещена формула, то при автозаполнении с ее использованием по строке будут в формуле наращиваться адреса ячеек данных с относительными адресами (без знака $). Например, в ячейке размещена

формула

=СУММ(A1:C1).

При

перемещении

черного

крестика-курсора по строке формула в следующих за выделенной

в

строке ячейках будет иметь вид: =СУММ(B1:D1); =СУММ(C1:E1); и т.д.

22

При перемещении черного крестика-курсора по столбцу эта же формула преобразуется в вид: =СУММ(A2:C2); =СУММ(A3:C3); и т.д. 5. Если алгоритм автозаполнения более сложный можно использовать режим Правка→Заполнить→Прогрессия. В этом режиме (его окно приведено на рис.2) выбираются все параметры вставляемого ряда значений. Рис.2. Окно режима Прогрессия.

6. Если же список автозаполнения имеет особенности и часто используется, то имеет смысл создать его в режиме Сервис→Параметры→Вкладка списки. Вид этой вкладки представлен на рис.3. Рис.3.

Вкладка

Списки

окна

Параметры.

Чтобы выбрать тип ряда из контекстного меню, укажите для ряда начальные значения, а затем при перетаскивании маркера заполнения удерживайте нажатой правую кнопку мыши.

Способ заполнение рядов чисел, дат и других элементов

23

1.Укажите первую ячейку заполняемого диапазона и введите начальное значение. Чтобы задать приращение, отличное от 1, укажите вторую ячейку ряда и введите соответствующее ей значение. Величина приращения будет задана разностью значений, находящихся в этих значениях. 2.Выделите ячейку или ячейки, содержащие начальные значения. 3.Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Для заполнения в возрастающем порядке перетащите маркер вниз или вправо. Для заполнения в убывающем порядке перетащите маркер вверх или влево. Совет.

Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера

заполнения удерживайте нажатой правую кнопку мыши. Затем освободите ее и выберите соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение – дата «янв-96», то для ряда «фев-96», «мар-96», . . .выберите команду Заполнить по месяцам. Для ряда «янв-96», «янв-97» выберите команду Заполнить по годам.

Типы рядов автозаполнения

Арифметическая и геометрическая прогрессии

При создании арифметической прогрессии с помощью перетаскивания маркера

заполнения

значения

увеличиваются

или

уменьшаются

на

24

постоянную величину, основанную на указанных начальных значениях. При создании

геометрической

прогрессии

с

помощью

выбора

команды

Геометрическая прогрессия в контекстном меню значения умножаются на постоянный множитель. Для получения сведений об арифметической или геометрической прогрессиях, которые создаются с помощью команды Ряды значений, нажмите кнопку . Начальное значение Продолжение ряда (арифметическая прогрессия) 1; 2

3; 4; 5

1; 3

5; 7; 9

100; 95 90; 85

Начальное значение Продолжение ряда (геометрическая прогрессия) 1;2

4; 8; 16

1;3

9; 27; 81

2;3

4,5; 6,75; 10,125

Время

В ряде времени используются приращения по дням, неделям или месяцам, которые

можно

указать,

или

предопределенные

последовательности,

например, дни недели, названия месяцев или кварталы. Например, из перечисленных в нижеследующей таблице начальных значений времени суток могут быть построены следующие ряды: Начальное значение Продолжение ряда 9. Копирование форматов из одной ячейки или диапазона

25

ячеек в другой

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек, формат которых необходимо скопировать. 2.Нажмите кнопку Формат по образцу. 3.Выделите ячейку или диапазон ячеек, в который необходимо скопировать формат. Совет. Для копирования формата выбранной ячейки или диапазона ячеек в несколько мест дважды щелкните кнопку мыши на кнопке Формат по образцу. Когда копирование закончится, снова нажмите эту кнопку.

10. Выделение данных, отвечающих определенным свойствам

Для выделения результатов вычисления или других значений эти ячейки можно определить при помощи условных форматов. Например, пусть ячейка содержит формулу, вычисляющую разницу между прогнозируемыми и реальными продажами. Если реальные продажи превышают прогнозируемые, Microsoft Excel может выделить ячейку зеленым цветом, а в обратном случае - красным. Если значение ячейки изменилось и больше не соответствует необходимым свойствам, Microsoft Excel временно скрывает форматы, выделяющие это свойство. Условные форматы остаются до тех пор, пока их не удалят, даже если ни одно из свойств не соответствует данным, и определенные форматы ячеек не выводятся на экран. Примечание. форматы,

В книгах с многопользовательским доступом условные

установленные

до

организации

многопользовательского

использования книги, продолжают действовать, но в таком случае изменять существующие и добавлять новые форматы нельзя. Условные форматы могут быть применены к данным в сводных таблицах, но при изменении таблицы

26

или ее формата установленные условные форматы будут потеряны. 11. Применение условных форматов в ячейках

1. Выделите ячейки, формат которых необходимо изменить. 2. В меню Формат выберите команду Условное форматирование. 3. Чтобы в качестве условия форматирования использовать значения выделенных ячеек, выберите параметр значение, выберите операцию сравнения, а затем в необходимое поле введите значение. Ввести можно заданное значение или формулу, но перед формулой необходимо поставить знак равенства (=). Для оценки данных или условий, отличных от значений выделенных ячеек, в качестве критерия форматирования используйте формулу. Слева из поля выберите параметр формула, а затем в поле справа введите формулу. Формула должна принимать логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. 4. Выберите команду Формат. 5. Выберите шрифт, его цвет, подчеркивание, рамку и затенение ячеек или шаблоны. Выбранные форматы будут применены, только если значение ячейки отвечает поставленному условию или если формула принимает значение ИСТИНА. 6. Для добавления условия выберите команду Добавить, а затем повторите шаги 3-5. Указать можно до трех условий. Кроме того: · Условные форматы можно копировать в другие ячейки. Для выделения ячеек, имеющих условный формат, нажмите кнопку Формат по образцу , а затем выделите ячейки, которые должны иметь тот же условный формат. Чтобы скопировать только условный формат, вместе с ячейками, которые необходимо отформатировать, выделите одну, имеющую условный формат,

27

который необходимо скопировать. В меню Формат выберите команду Условное форматирование и нажмите кнопку OK. · Для изучения условных форматов определите три условия. Если ячейка содержит значения, меньшие указанного минимума, то для ее выделения используйте красный цвет, желтый - для значений, находящихся в указанном диапазоне, и зеленый - для значений, превышающих ожидаемый максимум. · Если из нескольких указанных условий и более одного принимают истинное

значение,

то

применяется

только

тот

формат,

который

соответствует первому истинному условию. · Если ни одно из заданных условий не принимают истинного значения, то формат ячеек остается прежним. Существующий формат можно использовать для определения четвертого условия. 12. Изменение, добавление и удаление условных форматов

1. Выделите ячейку, имеющую условный формат, который необходимо удалить или изменить. 2. В меню Формат выберите команду Условное форматирование. 3.Для каждого условия измените оператор, значения или формат. Для изменения формата выберите команду Формат для каждого условия, которое необходимо изменить. Для повторного выбора форматов на текущей вкладке диалогового окна Формат ячеек выберите команду Очистить. Для добавления нового условия выберите команду Добавить. Для удаления одного или нескольких условий выберите команду Удалить, а затем установите флажки для тех условий, которые необходимо удалить. Совет. Чтобы для выделенных ячеек удалить как условные, так и другие форматы, в меню Формат установите указатель на пункт Очистить и выберите команду Форматы.

28

Список рекомендуемых источников дополнительной информации Сайты Internet: Www.webschool.narod.ru Www.pronet.ru Www.education.kulichki.net Www.gor.h1.ru Литература 1. Гончаров А. Excel 97 в примерах – СПб:Питер, 1997. 2. Долголаптев В.Г. Работа в Excel 7.0 на примерах: М.:БИНОМ. – 1995г. 3. Столяров А., Столярова Е. Шпаргалка по Excel 7.0. – М., “ВЕРБО”, 1997г. 4. С.Ковальски. Excel 2000 – М.: ЗАО

“Издательство БИНОМ”,1999г.

5. Фратер Г.. Excel 5.0 . - М. : Экономика, 1995г. 6. Running Microsoft Excel для Windows: В2т./Пер.с англ. – М.:Издательский отдел «Русская Редакция» ТОО «Channel Trading Ltd.»,1995г