Outlook 2002 - Das Handbuch

Malte Borges, Andreas Neumann

Outlook 2002 Das Handbuch

Markt+Technik Verlag

Die Deutsche Bibliothek – CIP-Einheitsaufnahme Ein Titeldatensatz für diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. Die Informationen in diesem Buch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Buch wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschrumpffolie – zum Schutz vor Verschmutzung – ist aus umweltverträglichem und recyclingfähigem PE-Material.

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ISBN 3-8272-6105-8 © 2001 by Markt+Technik Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Einbandgestaltung: Grafikdesign Heinz H. Rauner, Gmund Lektorat: Jürgen Bergmoser, [email protected] Herstellung: Marcus Jost, [email protected] Satz: reemers publishing services gmbh, Krefeld, www.reemers.de Druck und Verarbeitung: fgb, freiburger graphische betriebe, www.fgb.de Printed in Germany

Inhaltsverzeichnis Vorwort 1

Was ist Outlook 2002? Personal Information Management mit Outlook Leistungsüberblick für Einsteiger Leistungsüberblick für Umsteiger von Outlook 2002 und Outlook Express Die Hilfefunktionen

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Der schnelle Einstieg Outlook – der erste Start Kontakte eingeben Einen Termin anlegen Eine Aufgabe erstellen Elektronische Post

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Outlook-Grundlagen Outlook 2002 starten und beenden Bildschirmaufbau und Bedienung Die Outlook-Oberfläche anpassen

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7 11 11 12 25 28

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Die Elemente von Outlook 2002

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Der Persönliche Ordner Arbeiten mit Kontakten Aufgaben unter Outlook Mit dem Kalender arbeiten Der Bildschirm als Notizblock Das Journal führt Protokoll

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Inhaltsverzeichnis

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Up to date – die Kommunikationsfunktionen Anpassung der Installationsoptionen für E-Mail und Fax Der Posteingang Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen Postausgang und Gesendete Objekte Das Adressbuch

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Mit Outlook arbeiten Outlook Heute Abholen und Versenden von E-Mail Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Drucken mit Outlook Arbeiten mit Outlook und dem Internet Explorer Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office Import und Export Teamarbeit über das Internet

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Anpassen von Outlook Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten Formulare anpassen und erstellen Das Briefpapier oder die persönliche Note

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Outlook 2002 in der Praxis Das Adressbuch Die Telefonliste Gruppierte Aufgaben

Anhang Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick Glossar

Stichwortverzeichnis 6

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Vorwort »PIM«? Personal Information Management – ein Schlagwort, das inzwischen eine immer größere Verbreitung findet. Doch was ist das eigentlich – PIM? Vereinfacht gesagt, verwaltet ein PIM alle Informationen, die zur Arbeit benötigt werden. Mit Outlook 2002 rundet Microsoft seine Produktpalette in diesem Bereich ab. Aber auch der Begriff Workgroup-Computing – das Zusammenarbeiten mehrerer Bearbeiter an verschiedenen Projekten – gewinnt in diesem Zusammenhang eine neue Bedeutung. Outlook 2002 ist weit mehr als ein bloßes Programm zur Verwaltung der E-Mail oder eines Kalenders. Outlook integriert je nach Anforderungen den Arbeitsplatz mit den Microsoft-Office-Produkten oder managt die Kommunikation mit Freunden, Geschäftspartnern und der restlichen weiten Welt. Dieses Buch beschreibt die Nutzung und Konfiguration von Outlook 2002 in kompakter Form und zeigt, wo Ihnen Outlook bei der täglichen Arbeit helfen kann.

Die Geschichte von Outlook Mit Outlook 97, dem Nachfolger von Schedule+ und Microsoft Mail, fing alles an. Outlook, das zusammen mit den verschiedenen Versionen von Office 97 vertrieben wurde, verband die persönlichen Informationsdaten und Office 97 zu einem leistungsfähigen System. Es war erstmalig möglich, per Drag&Drop aus Notizen E-Mails zu erstellen oder ein Bearbeitungsjournal für Office-Dokumente zu erhalten. Mit der Entwicklung des Internets konnten die normalen Update-Fristen der Software-Industrie jedoch nicht mehr mithalten. So musste ein leistungsfähigeres Produkt geschaffen werden. Outlook Express, ein Outlook-Ableger, der sich vorrangig mit dem E-Mail-Handling auseinander setzt, erschien zusammen mit der Version 4.x des Internet Explorers. Einige Zeit später folgte Outlook 98, das vor allem in puncto Benutzerfreundlichkeit zugelegt hatte und viele neue Funktionen besaß. Einen weiteren Schritt in Richtung Benutzerfreundlichkeit machte Outlook 2002. Mittlerweile geht Outlook in die vierte Runde: Outlook 2002 enthält zahlreiche Neuerungen, die auch im Office-XP-Paket enthalten sind. Darüber hinaus wurde besonderes Augenmerk auf einfachere Bedienbarkeit und Sicherheit gelegt.

Vorwort

Betriebssysteme

Hinweis

Gruppenarbeit und weltweiter Kontakt setzen voraus, dass man nicht auf ein Betriebssystem beschränkt ist. Dies gilt auch für Outlook. Obwohl das eigentliche Outlook 2002 und seine Vorgänger für Windows 95 und Windows NT entwickelt worden sind, gibt es Clients für Windows 3.x und die große Produktfamilie des Apple Macintosh. Diese Clients haben nicht die volle Funktionalität von Outlook, jedoch wird mit ihnen eine Integration dieser Plattformen erreicht. Für den großen Bereich der Unix-Welt steht dem Anwender Outlook Web Access, als Teil des Microsoft Exchange Servers, zur Verfügung. Wir beziehen uns in den folgenden Kapiteln auf die Standardplattformen Windows 95/98/ME und NT, da diese Versionen den größten Leistungsumfang bieten. Im Anhang finden Sie eine direkte Gegenüberstellung der Fähigkeiten der verschiedenen Outlook-Versionen.

Die verschiedenen Formatierungen Zur Erleichterung des Lesens wurden unterschiedliche Formatierungen im laufenden Text verwendet: DATEI/NEU

Kapitälchen kennzeichnen Menüeinträge, Bezeichnungen und Texte in Dialogboxen oder auf Schaltund Optionsflächen.

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(Strg) + (S)

Tastatureingaben und die sehr hilfreichen Tastaturkürzel sind in einer eigenen Schriftart gesetzt. Dieses Beispiel bedeutet, dass die Tasten »Steuerung« und »S« gleichzeitig gedrückt werden müssen.

Hinweis

왘

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Tipps geben hilfreiche Hilfestellungen zur momentanen Thematik.

Achtung

Diese Hinweise deuten auf potentielle Gefahrenquellen hin.

Fachwort

Vorwort

Diese Anmerkungen erklären Fachbegriffe.

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Kapitel 1 Was ist Outlook 2002? Zeit ist ein kostbares Gut – diese Erkenntnis wird einem spätestens dann schmerzlich bewusst, wenn die Zeit nicht mehr ausreicht, um allen Verpflichtungen nachzukommen. Das einzig wirksame Gegenmittel ist ein ausgereiftes Zeitmanagement. Die Grundlage dieses Zeitmanagements ist es, alle anfallenden Termine zentral festzuhalten. Outlook 2002 unterstützt Sie bei der Planung Ihrer Termine und Besprechungen, hilft Ihnen, den Überblick über Ihre unterschiedlichen Aufgaben zu bewahren, und verwaltet die Liste Ihrer geschäftlichen oder privaten Kontakte. Dieses Programm ist ein kompletter Desktop-Informationsmanager: Alle Termine, Informationen und Dokumente können personen- oder auftragsgebunden verwaltet und bearbeitet werden. Gerade in der vorliegenden Version ist Outlook bedeutend mehr als das elektronische Pendant zum herkömmlichen Zeitplaner oder Organizer. Durch eine umfassende Integration von Informationsdiensten auf der einen und Zusammenarbeit mit den Programmen von Microsoft Office auf der anderen Seite stellt Outlook ein leistungsfähiges Hilfsmittel bei der täglichen Arbeit dar: Alle wesentlichen Informationen lassen sich zentral an einem Ort erfassen und bearbeiten.

Personal Information Management mit Outlook Reichte bis vor Kurzem noch ein einfaches Heftchen mit Anschriften, kommt heute ein umfangreiches Informations-Management-System in Form der allgegenwärtigen Organizer zum Einsatz. Ein weiteres Merkmal des Informationszeitalters ist, dass die gesuchten Informationen immer schneller zur Verfügung stehen sollen. An dieser Stelle kommt der Computer ins Spiel. Er eignet sich ganz hervorragend zum Speichern und Auswerten großer Datenbestände. In diesem Zusammenhang wird häufig vom »Personal Information Management« gesprochen. Doch was ist darunter zu verstehen? Angenommen, Sie verkaufen Spielzeug, dann sind natürlich alle Daten wie Einkaufspreise, Verkaufspreise und Bestellnummern Ihr tägliches Handwerkszeug. Ein Perso-

Leistungsüberblick für Einsteiger nal Information Manager – kurz PIM – verwaltet systematisch alle Informationen, die Sie zusätzlich zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Sei es die Terminplanung für die kommende Woche, Notizen und To-Do-Listen und natürlich Adressen, um die Erreichbarkeit Ihrer Kollegen und Geschäftspartner sicherzustellen. Mit der Einführung von Outlook 97 hat Microsoft seine Produktpalette in diesem Bereich abgerundet. Besonders in der aktuellen Version ist Outlook weit mehr als ein Programm zur Verwaltung von Adressen und Terminen. Outlook 2002 stellt zudem eine leistungsfähige Kommunikationsschnittstelle mit umfangreichen Planungs- und Verwaltungswerkzeugen dar.

Leistungsüberblick für Einsteiger Der Funktionsumfang von Outlook lässt sich zunächst oberflächlich als Adressverwaltung mit integriertem Kalender beschreiben – das ist jedoch längst nicht alles.

Hinweis

Vorrangig geht es um die Speicherung und Verwaltung von Informationen der unterschiedlichsten Art. Darüber hinaus lässt sich mit Outlook eine projekt-, aufgaben- oder personenbezogene Zeiterfassung und -planung durchführen. In Outlook finden wir einen Kalender mit Aufgabenblock (auch unter dem neudeutschen Begriff »To-Do-Liste« bekannt) ebenso wie das zentrale Adressbuch und den Notizblock, der mit der Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch Schluss macht. Outlook integriert die verschiedenen Kommunikationsdienste wie z.B. E-Mail und das Internet. Internet-, E-Mail-Unterstützung und Faxdienste müssen gesondert installiert werden, stehen dann aber in allen Teilprogrammen von Outlook 2002 und allen anderen Anwendungen aus Microsoft Office zur Verfügung.

Alle Einzelfunktionen für sich genommen sind längst bekannt und stellen kein herausragendes Merkmal dar. Adresslisten lassen sich z.B. auch in Word oder Excel erstellen. Als Spezialist für die Informationsverarbeitung geht Outlook noch einen entscheidenden Schritt weiter, indem sich verschiedene Informationen miteinander verknüpfen lassen. Für die Planung

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002? einer Besprechung können Sie Adressdaten mit dem Kalender und der elektronischen Post zusammenführen. So können Sie einen Termin planen und im Anschluss daran alle Teilnehmer benachrichtigen. Aufgaben können angelegt, akribisch geplant und innerhalb einer Arbeitsgruppe ganz oder teilweise delegiert werden. Innerhalb einer vernetzten Arbeitsgruppe ist es möglich, auf vorhandene Daten gemeinsam zuzugreifen. Um die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten, lassen sich periodisch wiederkehrende Termine und Aufgaben festlegen: täglich, wöchentlich, monatlich oder gar alljährlich. Selbstverständlich lassen sich die gespeicherten Anschriften (Kontakte) ebenso wie die anderen Informationen in allen Programmen von Office verwenden. Alle Anwendungen und Funktionen sind eng miteinander verbunden und gewährleisten einen umfassenden Einsatz von Outlook im Rahmen von Office.

Die Ordner in der Gruppe Outlook-Verknüpfungen

Hinweis

Damit Sie einen ersten Eindruck von der Leistungsfähigkeit dieses Programms erhalten, sollen hier die Funktionen von Outlook XP kurz im Überblick dargestellt werden. Dreh- und Angelpunkt bei der Arbeit mit Outlook 2002 ist die so genannte Outlook-Leiste, die sich standardmäßig auf der linken Bildschirmseite befindet. In ihr befinden sich die drei Gruppen OUTLOOK-VERKNÜPFUNG, EIGENE VERKNÜPFUNG und WEITERE VERKNÜPFUNG, die Sie über die gleichnamigen Schaltflächen erreichen. Innerhalb der Gruppen werden die einzelnen Funktionen von Outlook 2002 durch Symbol-Schaltflächen dargestellt – ein Mausklick genügt, um die entsprechende Funktion aufzurufen. Die Outlook-»Ordner« existieren nicht als physikalische Verzeichnisse auf der Festplatte, sondern repräsentieren nur unterschiedliche Dateien, in denen die Informationen gespeichert sind.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Outlook Heute Der Ordner OUTLOOK HEUTE liefert auf einen Blick eine Zusammenfassung aller Kalendereinträge, Aufgaben und Nachrichten, die am aktuellen Tag anstehen. Wenn Sie einen der Einträge anklicken, gelangen Sie direkt in den zugehörigen Ordner und sehen den ausgewählten Eintrag. Bei Bedarf können Sie das Aussehen des Ordners OUTLOOK HEUTE anpassen.

Bild 1.1: Outlook achtet darauf, dass Sie keinen Termin versäumen.

Posteingang Der Ordner POSTEINGANG enthält alle eingegangenen E-Mails, bis sie verschoben oder gelöscht werden. Die Übersicht der Eingänge zeigt den Absender, den Betreff und das Eingangsdatum. Unterhalb der Nachricht wird ein Teil des Nachrichtentextes als Vorschau dargestellt. Zum Öffnen einer Nachricht führen Sie einen Doppelklick auf den Eintrag aus.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Bild 1.2: Der Posteingang enthält alle eingegangenen E-Mails. Sie können die Nachrichten von hier aus beantworten, verschieben oder löschen.

Kalender Der Sinn und Zweck eines Kalenders ist unstrittig: Wichtige Termine wollen festgehalten, Aufgaben und Abläufe müssen geplant werden. Im Kalender lassen sich Termine in unterschiedlichen Ansichten eintragen und verwalten. Da Termine in aller Regel auch eingehalten werden sollen, können Sie Outlook veranlassen, Sie automatisch zu benachrichtigen. Auf Wunsch generiert Outlook 2002 gleich eine E-Mail als Einladung oder Bestätigung zum Termin.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Bild 1.3: Mit dem Ordner Kalender lassen sich Ihre Termine übersichtlich verwalten und gleichzeitig mit Ihren zu erledigenden Aufgaben abstimmen. Auf Wunsch erinnert Sie Outlook daran, wichtige Termine wahrzunehmen.

Kontakte Der Ordner KONTAKTE dient zum Erfassen, Nachschlagen und Verwalten von Adressen und anderer Informationen zu einer Kontaktperson. Neben den Anschriften eines Kontakts lassen sich unter anderem alle Erreichbarkeitsinformationen, aber auch unterschiedliche Details wie Geburts- und Jahrestage festhalten.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Bild 1.4: Im Ordner Kontakte lassen sich alle privaten und geschäftlichen Adressen mit den dazugehörigen Daten ablegen. Ein alphabetisches Register unterstützt Sie bei der Arbeit mit den vorhandenen Adressen. Neue Kontakte werden automatisch in die alphabetische Reihenfolge einsortiert. Bei Bedarf lassen sich die Kontakte nach unterschiedlichen Kriterien filtern. Die wichtigsten Standardaktionen, wie z.B. die Rufnummer anwählen, eine E-Mail versenden oder eine Besprechungsanfrage stellen, lassen sich blitzschnell über das Kontextmenü des Kontakts ausführen.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Bild 1.5: Über das Kontextmenü treten Sie ohne lange Umschweife mit dem gewünschten Partner in Kontakt.

Aufgaben Komplexere Abläufe – privat oder geschäftlich – kommen in der Regel nicht mit einem Termin bis zur Erledigung aus. Mit Outlook 2002 lassen sich diese Abläufe im Ordner AUFGABEN erfassen. Hier stehen Ihnen Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie komplette oder Teilaufgaben delegieren, verschiedene Termine festlegen und Prioritäten vergeben können. Damit Sie eine umfangreiche Aufgabenliste besser im Blick behalten, lassen sich die erfassten Aufgaben unterschiedlichen Kategorien zuordnen. Wie bei den Terminen kann Outlook Sie zu festgelegten Zeitpunkten automatisch an die Fälligkeit einer Aufgabe erinnern.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Bild 1.6: Bewahren Sie den Überblick über abzuwickelnde Aktivitäten mit dem Ordner Aufgaben. Mit der integrierten Zeiterfassung und Reisekilometerabrechnung haben Sie die Kosten einer Aufgabe besser im Griff – die so ermittelten Informationen lassen sich dann später für die Planung neuer Aufgaben berücksichtigen.

Notizen Nicht alles, was Sie festhalten wollen, gipfelt gleich in neuen Aufgaben oder Terminen. Mit dem Ordner NOTIZEN steht Ihnen ein Hilfsmittel zur Verfügung, mit dem die Übersicht auf dem Schreibtisch gewahrt bleibt. Anstelle eines herkömmlichen Notizzettels wird die schnelle Notiz in Outlook erfasst. In Form der bekannten, kleinen Klebezettelchen lassen sich kurze Erinnerungen oder spontane Ideen schnell und einfach erfassen.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Bild 1.7: Kurze Erinnerungen, spontane Einfälle und Ideen lassen sich schnell notieren und stehen Ihnen auch außerhalb von Outlook zur Verfügung.

Gelöschte Objekte Der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE kommt dann zum Einsatz, wenn Sie in Outlook versehentlich ein Objekt gelöscht haben und dieses rückgängig machen wollen. Ein Objekt in Outlook ist z.B. eine E-Mail, ein Termin oder ein Kontakt. Alle gelöschten Objekte werden zunächst in diesen Ordner – eine Art interner Papierkorb – verschoben und verbleiben dort, bis Sie den Ordner leeren.

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Hinweis

Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register WEITERE können Sie angeben, dass alle Objekte aus dem Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE entfernt werden sollen, wenn Sie Outlook schließen. Alle Inhalte, die Sie aus diesem Ordner entfernen, sind unwiderruflich verloren. Sie landen nicht im Papierkorb von Windows. Hier ist also Vorsicht geboten.

Bild 1.8: Alle gelöschten Objekte verbleiben zunächst im Ordner Gelöschte Objekte und können von dort wieder an ihren Ausgangspunkt zurückgebracht werden.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Die Ordner in der Gruppe Eigene Verknüpfungen Ein Klick auf die Schaltfläche EIGENE VERKNÜPFUNGEN in der OutlookLeiste zeigt weitere Symbole. Jetzt stehen die Ordner ENTWÜRFE, der POSTAUSGANG, die Liste GESENDETE OBJEKTE, das JOURNAL und das OUTLOOK UPDATE zur Verfügung. Diese Ordner sind zwar wichtig für die Arbeit mit Outlook, es sind aber nicht die Hauptarbeitsordner.

Entwürfe Wenn Sie eine E-Mail erstellen, diese aber noch nicht abgesandt haben, dann landet sie zunächst im Ordner ENTWÜRFE. Ein Entwurf wird dann erstellt, wenn Sie eine begonnene Nachricht speichern, aber noch nicht versenden.

Postausgang Alle E-Mails, die Sie erstellt und abgesandt haben, kommen zunächst in den POSTAUSGANG. Hier verbleiben sie, bis Sie die nächste Verbindung zu Ihrem Internet Provider hergestellt haben und die Nachricht übertragen. Wenn Sie permanent mit einem Exchange-Server verbunden sind, werden Sie in diesem Ordner im Regelfall keine Nachrichten finden, da der Versand direkt erfolgt.

Gesendete Objekte In diesem Ordner werden Kopien aller E-Mails abgelegt, die Sie erfolgreich versandt haben. Dieser Ordner wird nicht automatisch geleert. Wenn Sie die Kopie einer Nachricht nicht mehr benötigen, sollten Sie sie aus diesem Ordner löschen. Achten Sie darauf, dass eine Kopie nur dann erstellt wird, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben. Prüfen Sie dazu die Einstellungen im Menü EXTRAS/OPTIONEN, Register EINSTELLUNGEN. Dort gelangen Sie mit der Schaltfläche E-MAIL-OPTIONEN in das gleichnamige Dialogfenster. Hier können Sie im Abschnitt NACHRICHTENBEHANDLUNG die automatische Kopie ein- und ausschalten.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Journal Im JOURNAL werden Ihre Aktivitäten aufgezeichnet und entlang einer Zeitleiste dargestellt. Aktivitäten sind z.B. die Bearbeitung eines Word-, Exceloder Access-Dokuments, das Senden oder Empfangen einer E-Mail usw. Die Aktivitäten können nach unterschiedlichen Kriterien gegliedert werden. Je nach Bedarf ist die Gliederung z.B. nach Kontakten, Aufgaben, Dokumenten oder anderen Kriterien möglich.

Bild 1.9: Das Journal zeichnet festgelegte Aktivitäten chronologisch entlang einer Zeitachse auf. Outlook ermöglicht so eine umfassende Zeitund Kostenkontrolle. Auch hier wird durch die Verknüpfung zu den anderen Ordnern von Outlook sichergestellt, dass zusammengehörige Aktivitäten zusammen ausgeführt werden können. Sobald Sie einen Anruf aus dem Ordner KONTAKTE heraus durchführen, dokumentiert ein automatischer Journaleintrag den Zeitaufwand.

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Leistungsüberblick für Einsteiger

Outlook Update Über diesen Ordner lässt sich Outlook direkt aus dem Internet auf den neuesten Stand bringen. Dazu wird eine Internet-Verbindung mit dem Microsoft Update-Server hergestellt. Das Modul vergleicht alle Versionen der Programmdateien auf Ihrem Rechner und im Internet. Ist eine neuere Datei auf dem Server vorhanden, wird diese auf Ihrem Rechner aktualisiert. Um diese Funktion nutzen zu können, benötigt Ihr Computer einen Internet-Zugang.

Die Gruppe Weitere Verknüpfungen In der Gruppe WEITERE VERKNÜPFUNGEN – zu aktivieren durch Anklicken der Schaltfläche in der Outlook-Leiste – finden Sie den ARBEITSPLATZ, wie Sie ihn von Ihrem Desktop her kennen, den Ordner EIGENE DATEIEN und den Ordner FAVORITEN. Mit diesen Ordnern greifen Sie aus Outlook heraus jederzeit auf Dokumente oder Webseiten zu.

Bild 1.10: Finden Sie schnell die von Ihnen benötigten Dokumente über die Gruppe Weitere Verknüpfungen. 24

Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Leistungsüberblick für Umsteiger von Outlook 2002 und Outlook Express Seit dem Erscheinen von Outlook 2002 haben die Entwickler von Microsoft den Funktionsumfang erweitert.

Bild 1.11: Praktisch: Der Ordner Outlook heute bietet Ihnen alle tagesaktuellen Daten im schnellen Zugriff. Spätestens, wenn Sie sich etwas näher mit Outlook 2002 auseinander setzen, fällt auf, dass das Arbeiten flüssiger vonstatten geht: Outlook 2002 ist gegenüber allen seinen Vorgängern deutlich schneller geworden. So positiv eingestimmt fallen die weiteren Neuerungen zunächst nicht so sehr ins Auge. Das Gros der Änderungen passt sich nahtlos in die bisherige Bedienstruktur von Outlook ein – dadurch reduziert sich der Einarbeitungsaufwand erheblich.

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Leistungsüberblick für Umsteiger von Outlook 2002 und Outlook Express

Allgemeine Funktionen 왘

Im Ordner OUTLOOK HEUTE haben Sie einen gesamten Tag im Überblick. Auf einen Blick sehen Sie, wie viele neue Nachrichten für Sie eingegangen sind und welche Termine in den nächsten Tagen anstehen. Dazu wird die Aufgabenliste eingeblendet. Verknüpfungen zu häufig genutzten Programmfunktionen, z.B. das Suchen einer Adresse im Ordner KONTAKTE, beschleunigen die Arbeit weiter. Alle angezeigten Informationen sind als Hyperlink ausgeführt: Mit einem Klick auf den Eintrag gelangen Sie sofort zum entsprechenden Formular.

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Um Nachrichten, Termine, Adressen oder Aufgaben zu suchen, steht eine neue kontextsensitive Suchfunktion zur Verfügung. Je nachdem, in welchem Ordner Sie auf die Schaltfläche SUCHEN klicken, zeigt Outlook eine Suchseite für die entsprechenden Inhalte im oberen Teil des Arbeitsbereichs an. Hier geben Sie einfach die zu suchenden Informationen ein. Eine ERWEITERTE SUCHE hilft Ihnen, die allgemeine Suche weiter einzugrenzen.

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Kontakte lassen sich in der vorliegenden Version wie Nachrichten zur Nachverfolgung markieren. Diese Funktionalität erspart Ihnen das Anlegen eines neuen Termins, wenn Sie lediglich einen Rückruf vornehmen müssen – Outlook sendet auch hier bei Bedarf eine Erinnerung zum festgelegten Zeitpunkt.

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Durch die integrierte, frei konfigurierbare Vorschaufunktion lassen sich die wichtigsten Inhalte auf einen Blick erfassen. Häufig genügen diese Informationen völlig, so dass Sie das entsprechende Element nicht öffnen müssen.

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Viele Menüs öffnen sich zunächst nur mit einer reduzierten Menüauswahl. Selten verwendete Menüpunkte sind ausgeblendet und werden erst nach einer Wartezeit von fünf Sekunden oder nach einem Klick auf den Doppelpfeil (letzter Eintrag im Menü) dargestellt.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Neue E-Mail-Funktionen Mittlerweile ist der Empfang einer E-Mail eher die Regel denn die Ausnahme. Dementsprechend wurden die Funktionen von Outlook bereits in der Version Outlook 2002 stark erweitert und in Outlook 2002 weiter ausgebaut, um auch einem höheren Mail-Aufkommen Herr zu werden.

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Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, erkennt Outlook diese von früheren verfassten E-Mails wieder und vervollständigt sie automatisch. Diese Funktion erspart Ihnen jede Menge Zeit beim Erstellen von E-Mails.

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In dieser Version lässt sich auf einfache Art und Weise ein E-MailZugang für ein Hotmail-Konto (oder andere Internetmail Provider) erstellen. Diese Funktion stellt Ihnen schnell und einfach einen Zugang zu all Ihren E-Mail-Konten bereit, ohne dabei Outlook verlassen zu müssen.

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Beim Erstellen einer E-Mail lässt sich nun festlegen, welche E-Mail für diese Nachricht genutzt werden soll.

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Outlook 2002 erlaubt Ihnen das Erstellen von E-Mails in unterschiedlichen Formaten. Durch die Formate HTML, Rich Text und Plain Text hat der Empfänger eine Auswahl für die beste Darstellung der Nachricht.

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Mit dem neuen Tool »Postfach aufräumen« verwalten Sie die Postfachgröße.

Ein Programm, zwei Gesichter Wie bereits erläutert, dient Outlook 2002 als Personal Information Manager. Gerade bei der Arbeit in Netzwerken kann diese Funktionalität noch deutlich erweitert werden, wenn Sie Outlook zusammen mit einem Microsoft Exchange Server einsetzen. Jetzt lassen sich Aufgaben im Team planen und abstimmen und andere Benutzer können bei Bedarf auf Ihren Terminkalender zugreifen. Die Netzordner-Funktionalität kann nachträglich installiert werden, indem Sie erneut das Setup-Programm aufrufen. Die zusätzliche Funktionalität im Zusammenhang mit einem Exchange-Server schlägt sich auch in der Programmoberfläche von Outlook 2002 nieder.

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Die Hilfefunktionen Die Dialogbox OPTIONEN (EXTRAS/OPTIONEN) weist jetzt sechs Registerkarten auf:

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EINSTELLUNGEN: Im Untermenü E-MAIL-OPTIONEN auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN gibt es eine weitere Einstellung für das Entfernen von zusätzlichen Zeilenumbrüchen in einer E-Mail. Die Dialogbox ERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN ist um drei weitere Einstellungsvarianten ergänzt. Diese Optionen betreffen das Senden und Empfangen Ihrer E-Mails.

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MAIL-SETUP:

Neu in Outlook 2002 ist die Registerkarte MAIL-SETUP. Hier werden alle E-Mail-Konten und Verzeichnisse festgelegt und eingerichtet.

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WEITERE:

Neu ist der Bereich INSTANT MESSAGING. Mit diesem Feature lässt sich genauso mit den Kontakten kommunizieren wie in einem persönlichen Gespräch.

Die Hilfefunktionen Es ist nicht wichtig, alles zu wissen, man muss nur wissen, wo es steht. Angesichts des Umfangs der heutigen Programme ist es entscheidend, den Überblick zu halten. Dazu gehört ein Überblick über die verschiedenen Formen der Online-Hilfe. Wenn sich dann herausstellt, dass Sie eine bestimmte Funktion benötigen, genügt ein schneller Aufruf der Hilfe von Outlook 2002.

Der Office-Assistent Mit Einführung von Office 97 hat Microsoft die gesamte Bedienstruktur überarbeitet und entscheidende Verbesserungen an der Anwenderunterstützung vorgenommen. Das augenfälligste Merkmal dieser Änderungen ist der Office-Assistent, eine kontextsensitive Anwenderunterstützung. Dieser drahtige Kerl reagiert auf ihm gestellte Fragen. Mit Outlook 2002 hat er einige optische Aufwertungen erfahren, seine Funktionsweise ist aber gleich

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002? geblieben. Drücken Sie die Taste (F1), um ihn um Hilfe zu bitten. Falls der Office-Assistent noch nicht auf dem Bildschirm zu sehen ist, wird er automatisch gestartet.

Bild 1.12: Karl Klammer – allzeit für Sie bereit.

Hinweis

Geben Sie folgende Frage ein »Wie beende ich eine E-Mail«. Die animierte Büroklammer »überlegt« deutlich angestrengt und bietet Ihnen dann eine Auswahl möglicher Antworten an. Auch wenn Sie Fragen in natürlicher Sprache stellen können, kommen Sie durch die Eingabe eines Stichworts schneller zum Ziel.

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Die Hilfefunktionen Nach einem Klick auf einen der Themenvorschläge öffnet der Assistent ein Fenster, in dem das gewünschte Thema behandelt wird.

Bild 1.13: Nachdem Sie einen der Themenvorschläge des Office-Assistenten angeklickt haben, erscheint die gewünschte Information in einem weiteren Hilfe-Fenster.

Optionen des Assistenten Klicken Sie in der Sprechblase auf die Schaltfläche OPTIONEN, um die Dialogbox OFFICE-ASSISTENT zu öffnen. Im Register OPTIONEN lässt sich der Office-Assistent individuell anpassen.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

Bild 1.14: Das Herz des Office-Assistenten. In dieser Registerkarte werden durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollkästchen die einzelnen Funktionen an und ausgeschaltet. Diese Karte ist in zwei Bereiche aufgeteilt:

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AUF (F1)-TASTE REAGIEREN:

Diese Option ruft beim Drücken von (F1) den Assistenten auf, ansonsten werden die Hilfethemen angezeigt.

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VERSCHIEBEN, WENN IM WEG:

Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens stellen Sie sicher, dass das Fenster des Assistenten automatisch verschoben wird, sobald es bei der Arbeit im Weg ist.

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HILFE ZU ASSISTENTEN: Mit einem Klick auf dieses Kontrollkästchen erhalten Sie auch Hilfe zu den anderen Assistenten des Programms.

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Die Hilfefunktionen

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HILFETHEMEN ERRATEN:

Aktiviert die IntelliSense-Technologie, bei der die Programmsituation ständig ausgewertet wird. Der Office-Assistent versucht, Ihre Probleme vorherzusehen, und meldet sich bereits, bevor Sie eine Frage an ihn richten.

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WARNMELDUNGEN ANZEIGEN:

Mit diesem Kontrollkästchen werden alle Systemmeldungen über den Assistenten ausgegeben. Wenn Sie z.B. versuchen, auf eine schreibgeschützte Diskette zu schreiben, erscheint normalerweise eine Dialogbox mit einem Hinweis, dass dieser Vorgang nicht durchführbar ist. Durch die Aktivierung dieses Kontrollkästchens gibt der Assistent diese Meldung in der eigenen Sprechblase aus.

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SOUNDS AKTIVIEREN:

Bestimmte Vorgänge des Assistenten sind mit Geräuschen hinterlegt. Hier werden diese Sounds an- bzw. abgestellt.

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SOWOHL PRODUKTALS AUCH PROGRAM-

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LEISTUNGSMERKMALE EFFEKTIVER NUTZEN:

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Normalerweise werden bei der Programmierung nur die Programmierhilfedateien nach Antworten durchsucht. Mit dieser MIERHILFE WÄHREND Option weitet sich die Suche auch auf die DER PROGRAMMIERUNG DURCHSUCHEN: eigentliche Produkthilfe aus. Der Assistent überwacht ständig Ihre Aktionen während der Arbeit. Stellt er fest, dass bestimmte Arbeitsschritte schneller zu erledigen wären, so meldet er sich zu Wort. Diese Funktion eignet sich hervorragend, um als Einsteiger die neuen Funktionen kennen zu lernen – ganz nebenbei sind die Vorschläge teilweise unfreiwillig komisch.

Kapitel 1: Was ist Outlook 2002?

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NUR TIPPS MIT HOHER Der Assistent hat Tipps zu vielen FunkPRIORITÄT ANZEIGEN: tionen parat. In bestimmten Situationen stören diese Hinweise eher als dass sie nutzen, z.B. wenn Sie den angezeigten Tipp bereits kennen oder sich auf die Formulierung von Sätzen konzentrieren wollen. Mit diesem Kontrollkästchen schränken Sie den Assistenten auf das Wesentliche ein.

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MAUS EFFEKTIVER NUTZEN:

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Bei jedem Start des Programms wird ein TIPPS UND TRICKS BEIM START ANZEIGEN: Fenster mit einem Tipp angezeigt. Das Kontrollkästchen dient zum Aktivieren bzw. Deaktivieren dieser Funktion.

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TASTENKOMBINATIONEN:

Der Assistent überwacht ständig Ihre Aktionen während der Arbeit. Stellt er fest, dass bestimmte Arbeitsschritte schneller zu erledigen wären, wenn Sie dafür Tastenkombinationen nutzen würden, dann werden diese angezeigt. Diese Funktion eignet sich hervorragend, wenn Sie als fortgeschrittener Anwender die bekannten Arbeitsschritte schneller erledigen wollen.

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MEINE TIPPS

Tipps, die schon einmal angezeigt worden sind, erscheinen normalerweise nicht noch einmal. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche wird der Merker für diese Tipps zurückgesetzt.

ZURÜCKSETZEN:

Auch hier wird die Arbeit überwacht und der Assistent meldet Ihnen direkte Zugänge über die Symbol- oder Menüleiste des Programms, die Ihnen die Wege über die Menüstruktur abnehmen.

Ein Klick auf OK übernimmt die aktuellen Einstellungen als neue Vorgabe für den Office-Assistenten.

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Die Hilfefunktionen

Das Erscheinungsbild des Office-Assistenten Haben Sie sich an »Karl Klammer« satt gesehen? Im Register KATALOG der Dialogbox OFFICE-ASSISTENT legen Sie das Erscheinungsbild des Assistenten fest.

Bild 1.15: Ist Ihnen Karl Klammer zu eckig? Versuchen Sie es z.B. mit Merlin, dem Magier.

Achtung

Nach der Auswahl eines neuen Assistenten übernehmen Sie die Änderung mit OK. Zur Auswahl eines anderen Assistenten benötigen Sie die Installations-CD, da Bilddaten nachgeladen werden müssen.

Hilfethemen suchen Statt des Office-Assistenten können Sie auch auf die althergebrachte Methode zurückgreifen, um die notwendige Unterstützung zu bekommen. Schalten sie dafür den Office-Assistenten zunächst ab. Klicken Sie in der Sprechblase auf OPTIONEN und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen DEN OFFICE-ASSISTENTEN verwenden. Jetzt können Sie mit der Taste F1 in

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002? die Online-Hilfe gelangen. Alternativ können Sie dieses Hilfe-Fenster auch über das Menü ?/ MICROSOFT OUTLOOK HILFE öffnen.

Die Registerkarte Antwort-Assistent Die Microsoft Outlook-Hilfe öffnet sich mit dem Register ANTWORTASSISTENT. Dieses Register entspricht in seiner Funktion dem Verhalten des Office-Assistenten. Geben Sie im Bereich WAS MÖCHTEN SIE TUN? ein Stichwort oder einen Satz ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche SUCHEN. Im Bereich ANZUZEIGENDES THEMA AUSWÄHLEN erscheint entweder der Hinweis, dass Sie die Frage anders formulieren müssen, da so keine Antwort gefunden wurde, oder eine Liste mit Themenüberschriften, die zu Ihrer Frage passen könnten.

Bild 1.16: Der Antwort-Assistenten beantwortet Fragen in natürlicher Sprache und ist übersichtlicher als der Office-Assistent. 35

Die Hilfefunktionen Im rechten Teil des Fensters wird der Hilfetext zum aktuell ausgewählten Thema angezeigt. Klicken Sie auf eine andere Themenüberschrift, um den Hilfeeintrag darzustellen. Neu ist die Schaltfläche IM WEB SUCHEN. Mit diesem Feature wird Ihre Anfrage direkt ans Internet übergeben.

Bild 1.17: Leiten Sie Ihre Fragen direkt ans Internet weiter.

Die Registerkarte Inhalt Im Register INHALT erscheinen die verfügbaren Hilfethemen in verschiedene Bücher und Unterkapitel gegliedert. Mit einem Doppelklick auf ein

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002? Buch wird es geöffnet und die Kapitel des Buchs werden angezeigt. Wenn Sie nun auf ein Kapitel klicken, wird der Inhalt im rechten Teil des HilfeFensters angezeigt.

Bild 1.18: Die Registerkarte Inhalt zeigt verschiedene Themengebiete in Buchform an. Sorry, in der uns vorliegenden Version leider nur in Englisch. Ein Klick auf SCHLIESSEN beendet die Online-Hilfe und Sie gelangen zurück zu Outlook.

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Die Hilfefunktionen

Die Registerkarte Index Im Register INDEX greifen Sie über ein Stichwortregister auf die Inhalte der Online-Hilfe zu. Um ein bestimmtes Schlagwort zu finden, geben Sie den Suchbegriff in das Eingabefeld 1. SCHLÜSSELWORT EINGEBEN ein. Wenn Sie abschließend die Eingabetaste drücken, werden Ihnen die gefundenen Themen im Bereich 3. THEMA AUSWÄHLEN angezeigt. Ein Klick auf das gewünschte Thema fördert den zugehörigen Hilfetext in den Anzeigebereich.

Bild 1.19: Das Register Index erlaubt die Suche nach Stichworten und die Auswahl von Schlüsselworten aus einer alphabetischen Liste.

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Kapitel 1: Was ist Outlook 2002? Mit Hilfe der Schlüsselwortliste unter ... SCHLÜSSELWÖRTER AUSWÄHLEN lassen sich Suchbegriffe aus einer alphabetischen Liste der bekannten Begriffe auswählen.

Die Direkthilfe Die Direkthilfe ist wohl die einfachste und schnellste Form der Hilfe. Sie bietet eine kurze Beschreibung zu den Objekten der Programmoberfläche von Outlook. Nach dem Anklicken des Menübefehls ?/DIREKTHILFE wird diese Anwenderunterstützung aktiviert – erkennbar am veränderten Mauszeiger mit angehängtem Fragezeichen. Mit diesem Mauszeiger klicken Sie auf das fragliche Steuerelement, z.B. eine Schaltfläche, deren Bedeutung Sie nicht mehr parat haben. Die Direkthilfe zeigt Ihnen daraufhin ein kleines Fenster mit einer kurzen Beschreibung des Symbols.

Hinweis

Nach der einmaligen Anwendung ist der Mauszeiger wieder »normal« und Sie können weiterarbeiten. Um die Direkthilfe erneut anzuwenden, müssen Sie wieder das entsprechende Menü anwählen. Über die Tastenkombination (ª)+(F1) rufen Sie die Direkthilfe sofort auf.

Hilfe im Internet

Achtung

Der vierte große Hilfebereich ist die Hilfe im Internet. Hier erhalten Sie keine direkte Hilfe zu einem Thema oder zu spezifischen Programmfunktionen, sondern Informationen rund um Outlook – z.B. Hinweise auf Updates oder Fehlerkorrekturen. Diese Hilfefunktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie einen funktionsfähigen Internet-Zugang besitzen.

Öffnen Sie das Menü ?/OFFICE IM WEB. Outlook öffnet dann den Internet Explorer und versucht, auf die Webseiten zuzugreifen.

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Kapitel 2 Der schnelle Einstieg Ein Exkurs durch die wichtigsten Funktionen von Outlook 2002 zeigt, dass die Arbeit mit einem modernen Kommunikationsprogramm schnell zu erlernen ist. Organisieren Sie Ihre E-Mails und Aufgaben in Outlook, verwalten Sie Ihre Kontakte und Termine – Outlook ist der ideale Ersatz oder die elektronische Ergänzung für den klassischen Terminplaner.

Outlook – der erste Start PIM – unter diesem Akronym werden Programme wie Outlook zusammengefasst. Es steht für »Personal Information Manager« und beschreibt recht gut, was das Programm leisten soll: Kontakte und Aufgaben organisieren, Termine und Notizen im Auge behalten und natürlich Informationen festhalten, ordnen und verteilen. In diesem Abschnitt erhalten Sie eine kurze Einführung in den Umgang mit Outlook. Outlook gibt sich auf den ersten Blick als elektronischer Bürohelfer mit den üblichen Fähigkeiten: ein Kalender, eine Adressdatenbank, eine Aufgabenliste; dazu ein integriertes Notizbuch – und das war es dann auch schon? Neben der Tatsache, dass Outlook auch hervorragend zur Verwaltung elektronischer Briefe – so genannter E-Mails – geeignet ist, entfaltet das Programm erst in einem entsprechend ausgestatteten Netzwerk seinen vollen Funktionsumfang. Dann greifen Sie gemeinsam mit anderen auf übergeordnete Adressdateien zu, verteilen Aufgabenanfragen oder richten für den Fall Ihrer Abwesenheit eine Stellvertretung ein – dies ist Thema eines späteren Kapitels. Beim ersten Start werden eine Reihe von Einstellungen vorgenommen – z.B. die Art des Datenzugriffs. Outlook setzt für den Datenaustausch einen bestehenden Zugang zu einem Postfachordner oder einen Internet-Zugang voraus. Dann muss ein Konto eingerichtet werden – auch eine Aufgabe, die Outlook sofort startet.

Outlook – der erste Start

Bild 2.1: Ehe Sie E-Mails empfangen oder versenden können, müssen Sie ein Konto anlegen. Wenn Ihr Computer in einem Netzwerk läuft, sind vermutlich die Einträge MICROSOFT EXCHANGE SERVER oder IMAP-SERVER für Sie relevant. POP3 kommt bei Postfächern bei einem Internet Provider zum Einsatz, während HTTP die Option der Wahl bei webbasierten Maildiensten wie z.B. Hotmail, GMX oder Freenet ist. Am Beispiel eines Zugangs bei T-Online demonstriert der Schnelleinstieg die Einrichtung des Kontos: Nach einem Klick auf WEITER öffnet sich die Dialogbox E-MAIL-KONTEN. Die Zuordnung von E-Mail-Adresse, Benutzername und Kennwort ist bei T-Online nicht ganz einfach. Die erforderlichen Informationen finden Sie auf der Anmeldebestätigung, die Sie per Post erhalten. Dabei gelten folgende Regeln:

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.2: Ein POP3-Konto erfordert eine ganze Reihe von Angaben, damit der elektronische Postverkehr reibungslos läuft.

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Die E-Mail-Adresse setzt sich normalerweise aus der Anschlusskennung, erweitert um »@t-online.de« zusammen. Das Erste, was Sie nach dem Anmelden tun sollten: Ersetzen Sie diese kryptische, zwölfstellige Ziffernfolge durch ein Synonym, also eine Kurzform, damit Ihre E-Mail-Partner Ihre Sendungen anhand der E-MailAdresse identifizieren können.

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Der Benutzername setzt sich aus der zwölfstelligen Anschlusskennung, der zwölfstelligen T-Online-Nummer und einem Rautenzeichen, gefolgt von einer vierstelligen Mitbenutzernummer (meist: 0001) zusammen. Also: insgesamt 28 Ziffern und eine Raute in der Form: 1234567891212345678912#0001 (Anschlusskennung+T-OnlineNr.+#+MITBENUTZERNUMMER).

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Hinweis

Outlook – der erste Start

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Die Raute zwischen T-Online-Nummer und Mitbenutzernummer ist nur erforderlich, wenn die T-Online-Nummer nicht zwölf Zeichen lang ist. Das Passwort finden Sie wiederum als Ziffernfolge auf der Anschlussbenachrichtigung.

Zusätzlich brauchen Sie noch zwei Serverangaben: Der POP3-Server für TOnline verbirgt sich hinter dem Eintrag »POP.T-ONLINE.DE« und wird beim Abholen von E-Mails aus dem Internet angewählt. Der Server, der ausgehende Mails annimmt und an den Empfänger weiterleitet, heißt SMTPServer und wird mit »MAILTO.T-ONLINE.DE« angesteuert. Klicken Sie nach vollständiger Eingabe aller Daten auf KONTOEINSTELLUNGEN TESTEN, um den korrekten Verbindungsaufbau zu kontrollieren. Wenn Sie an einem Netzwerk angeschlossen sind, läuft die Anmeldung viel einfacher. Wählen Sie unter E-Mail-Konten z.B. MICROSOFT EXCHANGE SERVER. In der darauf folgenden Dialogbox müssen Sie nur noch den Server- und Ihren Benutzernamen eingeben – das war’s schon.

Bild 2.3: Mit bestehender Exchange-Anbindung ist das Anlegen eines Kontos ganz einfach. 44

Kapitel 2: Der schnelle Einstieg Die dritte Möglichkeit besteht in der Zuordnung eines Internet-Kontos: Zwei von Microsoft dominierte Dienste sind bereits mit Serveradressen angelegt. Ehe Sie solch ein Internet-Konto zuordnen können, müssen Sie es zunächst anlegen. Am Beispiel Hotmail: Surfen Sie im Browser auf die Seite www.hotmail.de und melden Sie sich als neuer Benutzer an. Dieser Vorgang nimmt nur wenige Minuten in Anspruch und versorgt Sie mit einer kostenlosen E-Mail-Adresse, die von jedem beliebigen Browser einsehbar ist. Dann müssen Sie auch in der Dialogbox E-MAIL-KONTEN die geforderten Einstellungen vornehmen – nach Bestätigung der Konfigurationsdaten stehen die neu angelegten Konten bereit.

Hinweis

Bild 2.4: Outlook 2002 mit Hotmail- und Exchange-Konten

Bei einer Installation mit vorhandenem Outlook 98 oder 2000 übernimmt Outlook alle bisherigen Daten und Einstellungen.

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Outlook – der erste Start Der erste Kontakt zu Outlook findet im Ordner OUTLOOK HEUTE statt. Dieser Ordner stellt die Eingangshalle zur Ihrem persönlichen Postfach dar und präsentiert Ihnen im Bereich KALENDER in kurzer knapper Form alle aktuellen Termine, die anstehen. AUFGABEN weist Sie auf eingetragene oder übernommene Verpflichtungen hin und im Bereich NACHRICHTEN sehen Sie auf einen Blick, welche bislang ungelesenen oder nicht abgeschickten E-Mails auf ihre Betrachtung warten. Das Outlook-Fenster ist stark kontextabhängig gestaltet. Eine Vielzahl von zuschaltbaren Fenstern, Ansichtsmodi und kontextabhängigen Symbolleisten helfen dabei, das System nach ganz individuellen Wünschen einzurichten. Bereits die Standardeinstellungen erlauben ein effektives Arbeiten. Das wichtigste Steuerelement ist die Outlook-Leiste, die mit ANSICHT/OUTLOOK-LEISTE ein- bzw. ausgeschaltet werden kann. Sie enthält Symbole für die wichtigsten Grundfunktionen. Klicken Sie auf das Symbol KONTAKTE.

Bild 2.5: Outlook sammelt alle möglichen Informationen in Outlook Heute und zeigt sie in einer Übersicht an. Ganz links: die Outlook-Leiste.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg Outlook erzeugt beim ersten Start selbständig zehn Ordner mit sechs unterschiedlichen Elementen im persönlichen Postfach. Jeder dieser Ordner hat seine spezielle Funktion und gibt dies auch durch seine Bezeichnung wieder.

Kontakte eingeben Eine zentrale Aufgabe für die Kommunikation nimmt der Ordner KONTAKTE ein. Er verwaltet Adressdaten. Dabei ist er nicht auf Name, Straße und Ort begrenzt: E-Mail-Adresse, mehrere Telefonnummern, Kategorien und sogar Spitznamen und Geburtsdatum. Klicken Sie auf das KontaktSymbol in der Outlook-Leiste, sofern diese Daten noch nicht am Schirm zu sehen sind.

Achtung

Gut gepflegte Kontakte sind in Verbindung mit Office XP noch wichtiger als in den Vorversionen! Der Zugriff aus Word – z.B. für Serienbriefe – ist einfach, setzt aber Selbstdisziplin voraus. Das Element Adressblock aus Word greift auf alle Adressfelder zurück – einschließlich der Anrede. PCTelefonie, NetMeeting und E-Mail-Adressen – diese Funktionen versagen, wenn die Daten nicht vollständig vorliegen. Gewöhnen Sie sich die vollständige Adresseingabe an: Nur Daten, die vollständig und auf dem neuesten Stand sind, haben einen Nutzen. Eine unvollständige und veraltete Datensammlung können Sie mit vernünftigem Aufwand kaum noch sinnvoll einsetzen.

Die Kontaktverwaltung funktioniert ähnlich wie die Ablage von Adressdaten auf Karteikarten – mit der Ausnahme, dass Outlook diese Karten blitzschnell nach unterschiedlichsten Kriterien sortiert oder sie auch als Liste darstellt.

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Klicken Sie auf das Symbol NEU, um in den Eingabemodus zu gelangen.

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Geben Sie wie dargestellt im Feld NAME einen Namen mit vorangestellter Anrede ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche NAME – hier sehen Sie in der Dialogbox NAMEN ÜBERPRÜFEN, wie Outlook die drei Worte Herr Franz Gans auf Felder verteilt hat.

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Kontakte eingeben

Hinweis

Bild 2.6: Ein neuer Kontakt, eine neue Dialogbox. Die Kontaktbearbeitung erfolgt durch diese Eingabehilfe, auf insgesamt fünf Registern. Outlook zerlegt eingegebene Namen selbständig in ihre Bestandteile. Ähnlich wie beim Namen erscheint auch nach einem Klick auf die Schaltfläche ADRESSE eine separate Dialogbox, die die eingegebenen Daten eindeutigen Feldbezeichnungen zuordnet.

Gewöhnen Sie sich an, Kontakte mit Kategorien zu versehen. Diese Kategorien machen es sehr einfach, bestimmte Gruppen aus einem umfangreichen Datenbestand zu extrahieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche KATEGORIEN am unteren Fensterrand, um die gleichnamige Dialogbox auf den Bildschirm zu holen. Wenn Sie die Arbeit mit Outlook gerade beginnen, ist dies ein guter Zeitpunkt, sich über die Kategorienzusammenstellung Gedanken zu machen. Ein Beispiel: Sind Sie Kassenwart in einem Sportverein, brauchen Sie mindestens einmal im Jahr alle Daten der Mitglieder. Klicken Sie auf die Schaltfläche HAUPTKATEGORIENLISTE, geben Sie Ihren Kategorienbegriff in das Eingabefeld ein und klicken Sie auf HINZUFÜGEN. In dieser Dialogbox lassen sich auch überflüssige Einträge löschen. 48

Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.7: Die angebotenen Kategorien helfen später, die eingegebenen Kontakte in Gruppen zusammenzufassen.

Bild 2.8: Die Arbeit, die Sie sich beim Anlegen der eigenen Kategorien im Vorfeld der Adresserfassung machen, sparen Sie im späteren Programmeinsatz sicher wieder ein. Nach der Eingabe der Daten sichert ein Klick auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN die Adresse dauerhaft. Der Kontakteintrag erscheint im Kontaktmodul unter der Bezeichnung, die im Feld SPEICHERN UNTER steht. 49

Einen Termin anlegen

Einen Termin anlegen Der Kalender hilft Ihnen, Ihre Termine im Griff zu behalten. Er verwaltet nicht nur die direkt eingegebenen Termineinträge, sondern erinnert auf Wunsch auch rechtzeitig daran. Daneben kann er auch periodische Termine anlegen und verwalten – bei intensiver Arbeit mit Outlook besteht also keine Gefahr mehr, Hochzeits- oder Geburtstage zu vergessen. Klicken Sie auf das Symbol KALENDER.

Bild 2.9: Der Kalender in der Tagesansicht. Auf der rechten Seite erscheint eine Monatsübersicht und der Aufgabenblock.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg Klicken Sie anschließend auf ANSICHT, erweitern Sie das Menü und klicken Sie auf AKTUELLE ANSICHT. Damit offenbart Outlook die Vielfalt der Darstellungsmöglichkeiten.

Bild 2.10: Mit Hilfe der Ansichtsoptionen finden Sie Ihre individuelle Zusammenstellung der kurz-, mittel- und langfristigen Terminverpflichtungen.

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Einen Termin anlegen Klicken Sie mit der Maus in den Kalender, um die Menüs wieder zu schließen. Geben Sie jetzt einen neuen Termin ein: Klicken Sie auf 13.00 Uhr und ziehen Sie die Maus bis auf 15.00 Uhr. Outlook hinterlegt diesen Bereich blau. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.

Bild 2.11: Zum Eintrag eines Termins markieren Sie zunächst die Zeitspanne im Kalender.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg Jetzt öffnet sich eine Dialogbox mit der Bezeichnung UNBENANNT – TERMIN. Die hinterlegte Zeitspanne ist bereits eingetragen. Durch eine Vielzahl von Einstellungen können Sie Ihre Termine gut strukturieren, sie mit Kontakten verknüpfen oder auch als ONLINE-BESPRECHUNG definieren. Geben Sie einen BETREFF ein: Dieser Text erscheint später im Kalender.

Hinweis

Bild 2.12: Die Termin-Dialogbox bietet vielfältige Einstelloptionen.

Ortsangaben erscheinen in der Kalenderansicht in Klammern hinter dem Betreff.

Nun zu den wiederkehrenden Terminen: Ein Geburtstag ist ein Serientyp. Geben Sie einen Geburtstag ein, legen Sie eine neue Kategorie GEBURTSTAGE an, wählen Sie die Beschriftung Privat und klicken Sie auf die Schaltfläche SERIENTYP. In der Dialogbox TERMINSERIE legen Sie wiederkehrende Termine an, in diesem Fall jährlich an jedem 6. JULI. Selbstverständlich sind

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Einen Termin anlegen auch andere Terminfolgen möglich: Der Skatabend an jedem ersten Montag im Monat oder die Weiterbildungsveranstaltung mit acht Abendterminen in aufeinander folgenden Wochen lassen sich mit dieser Dialogbox leicht abbilden. In der folgenden Darstellung ist eine weitere wichtige Funktion aktiviert: Eine Woche vor dem Geburtstag erinnert Outlook an die fälligen Geschenke.

Hinweis

Bild 2.13: Ob Geburtstag oder Buchhaltungstermin: Outlook trägt Terminserien automatisch in den Kalender ein.

Geburtstage lassen sich auch in den Kontakten eingeben und im Kalender darstellen.

Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN, um einen Termin zu übernehmen. Jetzt erscheint der Termin je nach Art der Festlegung in unterschiedlichen Farben. Um den Betreff oder die Zeitspanne zu verändern,

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg brauchen Sie die Dialogbox nicht noch einmal zu öffnen: Ziehen Sie mit der Maus am Start- oder Endtermin. Um den Text anzupassen, genügt ein einfacher Mausklick in den Text, damit Sie mit der Tastatur Änderungen vornehmen können.

Hinweis

Bild 2.14: Die Termine erscheinen – hier in der Ansicht ARBEITSWOCHE – als hervorgehobene Passagen im Terminplan. Verschiebungen nehmen Sie direkt im Kalender mit der Maus vor.

Ein Doppelklick auf den linken Farbbalken öffnet die Termin-Dialogbox.

Interessant ist auch die Monatsansicht. Diese stellen Sie zunächst nicht über ein Symbol in der Symbolleiste, sondern über den Befehl ANSICHT/ MONATSANSICHT ein. Auch in dieser Ansicht lassen sich Termine verschie-

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Einen Termin anlegen ben. Diese Ansicht oder Zwischenablageoperationen sind sinnvoll, wenn größere Distanzen zu überbrücken sind.

Bild 2.15: In dieser Monatsansicht sind einige Termine zu sehen. In der Monatsansicht werden zwar die eingegebenen Termine, aber nicht die gesetzlichen Feiertage angezeigt. Wählen Sie EXTRAS / OPTIONEN und klicken Sie auf die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN. Hier stellen Sie das grundlegende Verhalten des Kalenders ein. Ein Klick auf FEIERTAGE HINZUFÜGEN öffnet die Dialogbox, mit deren Hilfe Sie gesetzliche Feiertage in den Kalender übernehmen.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.16: Outlook kann die gesetzlichen Feiertage selbständig in den Kalender eintragen. Leider unterscheidet das Programm nicht nach Bundesland – hier ist also noch etwas Handarbeit erforderlich.

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Eine Aufgabe erstellen

Bild 2.17: Endlich komplett: Nach dem Importieren der Feiertage stellt Outlook die bislang unterschlagenen arbeitsfreien Tage als ganztägige Ereignisse dar.

Eine Aufgabe erstellen Klicken Sie jetzt auf das Symbol AUFGABEN in der Outlook-Leiste. Schon wieder reagiert Outlook mit einer veränderten Ansicht. Die Aufgabenliste ist tatsächlich eine Liste. Die wichtigsten Aufgabendaten sind hier für einen besseren Überblick zusammengefasst. Klicken Sie doppelt in eine leere Aufgabenzeile, um die Dialogbox AUFGABE aufzurufen. Diese Dialogbox ähnelt der Termineingabe, unterscheidet sich jedoch in einigen Punkten: Sie finden hier z.B. Statusfelder oder auch das Listenfeld PRIORITÄT.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.18: Die Aufgabenliste stellt alle definierten Aufgaben übersichtlich zusammen.

Bild 2.19: Bei den Aufgaben nimmt die Dialogbox nicht nur die Kerndaten, sondern auch Zusatzinformationen auf. 59

Eine Aufgabe erstellen Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Eingabefeld FÄLLIG AM. Outlook zeigt ein Kalendermodul. Klicken Sie auf ein Datum – dieser Eintrag erscheint dann im Eingabefeld. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Wie erwartet, verschwindet die Dialogbox, das Outlook-Fenster tritt wieder in den Vordergrund und weist jetzt diesen Aufgabeneintrag in der Liste auf. In Bild 2.20 ist ERLEDIGT auf 50 Prozent und die PRIORITÄT auf HOCH gesetzt. Diese Daten repräsentieren gemeinsam mit dem Feld STATUS eine einfache Projektverfolgung. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN, um den neuen Termin in Ihre Aufgabenliste zu übernehmen.

Bild 2.20: Der neu angelegte Termin erscheint in der Aufgabenliste. Wie erwartet erscheint die Aufgabe in der Aufgabenliste. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen rechts neben der Aufgabenbezeichnung: Outlook streicht den Eintrag durch und markiert die Aufgabe damit als »erledigt«.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.21: Ein Klick auf das Kontrollkästchen und die Aufgabe ist erledigt – zumindest für Outlook. Neben der durchgestrichenen Darstellung setzt Outlook auch noch eine Farbe ein: Eine rote Aufgabe ist überfällig, hätte also schon in der Vergangenheit erledigt sein müssen. Ehe Sie den Aufgabenbereich verlassen, sollten Sie die Ansicht noch umstellen: Mit ANSICHT/LISTE MIT DETAILS stellt Ihnen Outlook zusätzlich zur Aufgabenbezeichnung auch noch den Status, den Projektfortschritt und die Kategorien dar. Eine weitere Ansicht hilft, den Überblick zu behalten: Bei Aufgaben in ZEITSKALAANSICHT ordnet Outlook 2002 die Aufgabeneinträge an einem Zeitstrahl an.

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Elektronische Post

Elektronische Post Nach der Einrichtung der E-Mail-Konten im Kapitel 2.1 steht dem elektronischen Postverkehr nichts mehr im Weg. Das Versenden elektronischer Post ist nicht nur preisgünstiger, sondern auch noch schneller als der herkömmliche Briefverkehr und verbindlicher als ein Telefonat. Bei einer E-Mail tippen Sie einen Text ein, wählen einen oder mehrere Empfänger und senden die E-Mail an den eingestellten Postausgangsserver – das setzt einen Internet-Zugang voraus. Der Postausgangsserver überträgt die Nachricht an den Posteingangsserver des Empfängers und die Mail wird diesem beim nächsten Abfragen des Postfachs übermittelt. Die Ordner, in denen diese Arbeiten stattfinden, heißen POSTEINGANG, POSTAUSGANG und GESENDETE OBJEKTE.

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Im POSTEINGANG finden Sie Mails, die an Sie gerichtet sind. Im POSTAUSGANG werden noch nicht gesendete E-Mails vor dem Übertragen zwischengespeichert. Der Ordner GESENDETE OBJEKTE enthält die E-Mails, die bereits übertragen worden sind.

Aber es sind nicht nur E-Mails, die Sie im Posteingang finden. Auch Termin- und Aufgabenanfragen tauchen hier – mit speziellen Symbolen versehen – auf. Ist einer der Ordner fett hervorgehoben, weist dies auf noch nicht gelesene Objekte hin. In Abbildung 2.23 steht eine 1 in Klammern hinter dem Ordnernamen: Eine Nachricht wartet darauf, gelesen und gegebenenfalls beantwortet zu werden. Wenn einer der Maileinträge markiert wird, erscheint sein Inhalt im Bereich VORSCHAU unterhalb der Liste. Ist bei Ihnen dieser Bereich nicht zu sehen, können Sie ihn mit ANSICHT/AUTOVORSCHAU aufrufen. Ein neue E-Mail erzeugen Sie, indem Sie auf die Schaltfläche NEU klicken. Dann öffnet sich die Dialogbox UNBENANNTE NACHRICHT – MICROSOFT WORD. Das Textprogramm von Microsoft ist als Vorgabeeditor eingestellt – dafür muss es natürlich installiert sein. In diesem Fall haben Sie Zugriff auf alle Funktionen der Textverarbeitung, inklusive Formatvorlagen, Rechtschreibprüfung und Tabellenfunktion.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.22: Der Ordner POSTEINGANG enthält alle an Sie gerichteten Nachrichten.

Hinweis

Im ersten Schritt geben Sie einen Empfänger an. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche AN, links neben dem oberen Eingabefeld. Outlook 2002 öffnet eine Dialogbox mit der Bezeichnung NAMEN AUSWÄHLEN – das Adressbuch. Hier finden Sie die bereits eingegebenen Kontakte des aktuellen Kontaktordners. Wie Sie weitere Kontaktordner in das Adressbuch übernehmen, erfahren Sie in Kapitel 5. Im Adressbuch landen alle Einträge, die in den Kontakten einen E-Mail- oder Faxeintrag aufweisen. Deshalb finden Sie oft zwei Einträge zum gleichen Empfänger – einen für die Faxnummer und einen für die E-Mail-Adresse.

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Elektronische Post Klicken Sie einen Namen an und dann auf die Schaltfläche AN->. Outlook überträgt den Namen in das Feld auf der rechten Seite. Der schnellere Weg für die Aufnahme eines Namens in die Liste ist ein Doppelklick auf einen Eintrag. Diesen Vorgang können Sie mit anderen Namen wiederholen: Jeder Eintrag erhält die Nachricht, die Sie im Folgenden erstellen.

Bild 2.23: Empfänger lassen sich im Adressbuch einfach mit einem Doppelklick wählen. Die Felder CC und BCC haben eine besondere Bedeutung: CC steht »Carbon Copy« und bezeichnet eine Kopie. Der Empfänger sieht, dass Nachricht noch an jemand anderen gegangen ist. Das »B« in BCC steht »Blind« – die Empfänger in den Feldern AN und CC sehen nicht, dass Nachricht an weitere Empfänger gegangen ist.

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Nachdem alle Empfänger zugewiesen sind, klicken Sie auf OK. Sie gelangen zurück in die Dialogbox UNBENANNTE NACHRICHT, die Empfänger sind in der Anschriftenzeile eingetragen.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg Geben Sie nun einen Betreff ein. Der Betreff sollte tatsächlich einen Bezug zur Nachricht haben – Absender und Betreff bilden die so genannte Kopfzeile, die im Posteingangsfenster erscheint. Nur mit einer aussagekräftigen Bezeichnung ist der Empfänger auch später noch in der Lage, die Mail einem Vorgang zuzuordnen.

Bild 2.24: Diese Mail wartet nur noch auf den Versand. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN. Je nach Umfeld landet die E-Mail zunächst in Ihrem Postausgangsordner oder wird sofort übertragen. Nutzer, die an einem E-Mail-Server angeschlossen sind, werden feststellen, dass die Nachricht nur für einen kurzen Moment im Postausgang verbleibt. Klicken Sie nach der Übertragung auf den Ordner GESENDETE OBJEKTE. An oberster Position finden Sie die E-Mail wieder, das Vorschaufeld darunter zeigt den Inhalt der Mail an.

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Elektronische Post

Bild 2.25: Nicht nur zu Dokumentationszwecken: Gesendete E-Mails finden Sie im Ordner GESENDET OBJEKTE wieder. Auf der Empfängerseite sieht die E-Mail etwas anders aus: Die Formatierungssymbole im Kopf des Nachrichtenfensters fehlen, die Titelzeile zeigt den Betreff an. Auch die Schaltflächen AN und CC suchen Sie vergeblich, sie sind durch einfache Textangaben ersetzt. Interessant sind die drei linken Schaltflächen unter der Menüzeile:

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ANTWORTEN übernimmt den Inhalt der E-Mail in eine neue E-Mail an den Absender und erlaubt so das schnelle Kommentieren.

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ALLEN ANTWORTEN sendet die Antwort nicht nur an den Absender, sondern an alle in den Feldern AN und CC eingetragene Adressaten.

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WEITERLEITEN antwortet nicht dem Empfänger, sondern sendet die Nachricht, gegebenenfalls mit Ihren Anmerkungen versehen, an eine beliebige andere Adresse.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.26: Der Adressbereich hat bei einer eingegangenen E-Mail nur noch informierende Funktion. Klicken Sie auf ANTWORTEN. Outlook öffnet eine Nachrichten-Dialogbox, die im Unterschied zur neuen Nachricht nicht leer ist. Interessant ist z.B. die Betreffzeile: Sie enthält den ursprünglichen Betreff-Text mit einem vorangestellten »AW:« für »Antwort«. Aber auch der Inhaltsbereich verdient Beachtung. Dort findet sich der Ursprungstext und zusätzlich ein Kopfzeilensatz der Ursprungsnachricht. Die Schreibmarke blinkt in der obersten Zeile und ist bereit, Ihre Tastatureingaben in die Nachricht zu übernehmen.

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Elektronische Post

Bild 2.27: Bei einer Antwort werden die Adressdaten und der Text der Ursprungsnachricht übernommen. Nach Betätigung der Schaltfläche SENDEN gelangt auch die Antwort auf ihren elektronischen Weg zum Empfänger. Klicken Sie nun noch einmal auf die erhaltene Nachricht, auf die Sie soeben geantwortet haben. Die Ausgangsnachricht wird von Outlook mit einem Hinweis versehen: »Sie haben am XXX geantwortet. Klicken Sie hier, um alle assoziierten Nachrichten anzuzeigen« steht in einer Info-Zeile. Kommen Sie der Aufforderung nach: Outlook öffnet die Dialogbox ERWEITERTE SUCHE und startet den Suchvorgang auch gleich. Im Ergebnisbereich finden Sie nach diesem Suchvorgang die Kopfzeilen aller Nachrichten, die mit der Ausgangsnachricht über die Funktionen ANTWORTEN oder WEITERLEITEN verbunden sind. Die gefundenen E-Mails lassen sich wie in der Posteingangsliste auch bearbeiten. Sie können sie löschen, verschieben oder öffnen – ein rechter Mausklick zeigt die vorhandenen Optionen an.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.28: Mit der Suchfunktion lokalisieren Sie blitzschnell alle mit einer Nachricht verbundenen E-Mails. Der letzte Aspekt des Schnelleinstiegs behandelt den Datentransfer per E-Mail. Auf diese Weise versorgen Sie Familienangehörige und Freunde mit einer brandaktuellen Digitalaufnahme des neu geborenen Sprösslings, senden Konzepte zur Abstimmung an Teammitglieder oder erleichtern Geschäftspartnern die Arbeit, indem Sie ihnen die benötigten Dokumente zur Überarbeitung vorbereiten. Legen Sie eine neue E-Mail an und geben Sie einen Text ein. Dann genügt ein Klick auf das Symbol DATEI EINFÜGEN oder der Aufruf des Befehls EINFÜGEN/DATEI, um die entsprechende Dialogbox zu aktivieren. In dieser Dialogbox können Sie eine oder mehrere Dateien aktivieren und mit einem

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Elektronische Post Klick auf die Schaltfläche EINFÜGEN in die Nachricht übernehmen. Die Kopfzeilen der Nachricht werden dann erweitert: Die soeben integrierten Dateien finden Sie dort mit dem Symbol des zugeordneten Programms, dem Dateinamen und der Dateigröße wieder.

Hinweis

Bild 2.29: Durch das Anfügen von Dateien wird die E-Mail zum elektronischen Datentransporter.

Outlook 2002 kann Bilder und Dokumente auch direkt in bearbeitbarer Form in die Nachricht integrieren. Das setzt jedoch beim Empfänger die Möglichkeit zur Übernahme voraus – die sicherste Form des Transfers ist derzeit immer noch das Anlegen von Dateien als E-Mail-Anhang.

Eine auf diese Weise empfangene Mail weist die Büroklammer bereits in der Kopfzeile auf – ein Hinweis auf die anhängenden Dateien. Im Vorschaubereich erscheint die Zeile ANLAGEN mit den gleichen Informationen wie die Zeile ANFÜGEN der SENDEN-Dialogbox. Mit einem rechten Mausklick auf diese Anlage erscheint ein Kontextmenü, mit dessen Hilfe sich die Datei auf der Festplatte ablegen lässt.

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Kapitel 2: Der schnelle Einstieg

Bild 2.30: Mit dem Kontextmenü speichern Sie Dateianlagen.

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Kapitel 3 Outlook-Grundlagen Dieses Kapitel legt die Grundlagen für die Arbeit mit Outlook 2002. Es befasst sich mit der allgemeinen Bedienstruktur und der Programmoberfläche von Outlook 2002. Die hier vorgestellten Bezeichnungen und Schreibweisen werden durchgängig im gesamten Buch verwendet. Eine Vielzahl von Tipps und Tricks helfen Ihnen, einen Einstieg in die Materie zu finden.

Outlook 2002 starten und beenden

Achtung

Um die Arbeit mit Outlook 2002 aufzunehmen, stehen Ihnen mehrere Wege offen: Als Standard werden bei der Installation von Outlook eine Verknüpfung im Start-Menü von Windows und ein Programmsymbol auf dem Desktop angelegt. Das Programmsymbol auf dem Desktop ist keine normale Windows-Verknüpfung. Nach dem Löschen kann das Programmsymbol nicht aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.

Hinweis

Wie gewohnt genügt ein Klick auf START/PROGRAMME/MICROSOFT OUTLOOK oder ein Doppelklick auf die Verknüpfung auf dem Desktop. Outlook wird gestartet und öffnet den Startordner mit dem Standardformular. Den Startordner von Outlook bestimmen Sie mit EXTRAS/ OPTIONEN im Register WEITERE. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERTE OPTIONEN im Bereich ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN.

Um Ihren persönlichen Informationsmanager automatisch bei jedem Start von Windows aufzurufen, hilft ein Eintrag im Ordner AUTOSTART. Öffnen Sie dazu das Start-Menü mit einem Klick auf die Schaltfläche START. Wählen

Bildschirmaufbau und Bedienung Sie jetzt EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE bzw. EINSTELLUNGEN/TASKLEISTE & STARTMENÜ und wählen Sie das Register ERWEITERT. Mit einem Klick auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN wird die Dialogbox VERKNÜPFUNG ERSTELLEN geöffnet. Mit der Schaltfläche DURCHSUCHEN wird eine weitere Dialogbox angezeigt, in der Sie jetzt das Programm OUTLOOK.EXE im Installationsverzeichnis von Outlook – normalerweise das Installationsverzeichnis von Microsoft Office (C:\PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\OFFICE) – markieren und öffnen können. Sie gelangen nun zurück zur Dialogbox VERKNÜPFUNG ERSTELLEN. In der sich öffnenden Dialogbox PROGRAMMGRUPPE WÄHLEN markieren Sie den Eintrag AUTOSTART. Ein Klick auf WEITER ermöglicht es, eine eigene Bezeichnung für die Verknüpfung anzugeben oder die Vorgabe zu übernehmen. Die Schaltfläche FERTIGSTELLEN schließt diese Dialogbox und legt die Verknüpfung an.

Outlook 2002 beenden Um die Arbeit mit Outlook zu beenden, steht Ihnen im Menü DATEI der Eintrag BEENDEN zur Verfügung. Wenn Sie über eine Wählverbindung mit dem Internet verbunden sind und noch E-Mails im Postausgang liegen, zeigt Ihnen Outlook einen Hinweis. Im Hinweisfenster läuft ein Countdown von 15 Sekunden, innerhalb dessen Sie die Beendigung von Outlook abbrechen können, um die Nachrichten noch zu versenden.

Bildschirmaufbau und Bedienung Die Programmoberfläche ist die Schnittstelle zwischen Anwender und Programm – sie stellt die ständige Arbeitsumgebung dar. Die Bedienung der einzelnen Menüs und Symbole ist im gesamten Office-Paket einheitlich. Um ein Menü aufzurufen, wählen Sie es durch einen Klick mit der Maus an. In der Symbolleiste finden Sie Symbol-Schaltflächen für die am häufigsten genutzten Programmfunktionen – auch hier genügt ein Klick mit der linken Maustaste.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Achtung

Bild 3.1: In der Standardeinstellung erscheint Outlook Heute als Startordner. Hier haben Sie die wichtigsten tagesaktuellen Informationen im direkten Zugriff.

Abhängig von den gewählten Voreinstellungen und der aktuellen Bildschirmauflösung können sich die Darstellungen in diesem Buch von Ihrer Bildschirmdarstellung unterscheiden.

Die Bedienung aller Windows-Programme erfolgt in weiten Teilen einheitlich. Dabei sorgt neben dem Arbeiten mit der Maus die Beherrschung der wichtigsten Tastenkombinationen für einen schnellen Arbeitsfortschritt. In diesem Abschnitt werden nur die wichtigsten Arbeitsweisen behandelt, eine komplette Beschreibung können Sie der Windows-Dokumentation entnehmen.

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Bildschirmaufbau und Bedienung

Menüleiste Ein wesentlicher Bestandteil der Programmoberfläche von Windows-Programmen sind die Menüs – auch Outlook macht hier keine Ausnahme. Unter der Titelleiste befindet sich die Menüleiste von Outlook 2002. Die einzelnen Menüs fassen die zur Verfügung stehenden Befehle und Funktionen thematisch geordnet zusammen. Um eine Funktion aus einem Menü aufzurufen, stehen Ihnen zwei Wege zur Auswahl. Zunächst öffnet ein Klick mit der Maus den ausgewählten Menüpunkt.

Bild 3.2: Mit einem Klick auf das Wort Datei in der Menüleiste öffnet sich das zugehörige Menü zunächst in der Kurzform.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Bild 3.3: Nach fünf Sekunden erweitert sich das Menü und es zeigt nun alle Funktionen an. Die weniger häufig benötigten Menüpunkte sind am linken Menürand dunkler dargestellt. Alternativ lassen sich die Menüs über die Tastatur ansprechen. Grundsätzlich aktiviert die (Alt)- oder die (F10)-Taste die Menüzeile und hinterlegt den ersten Eintrag. Mit Hilfe der Pfeiltasten wechseln Sie zwischen den Menüs. Das jeweils hinterlegte Menü kann dann mit (¢) oder (¼) geöffnet werden. Ein Buchstabe – der Kennbuchstabe – in der Menübezeichnung ist unterstrichen dargestellt. Durch gleichzeitiges Drücken von (Alt)+ lassen sich die entsprechenden Menüeinträge öffnen und Befehle aufrufen: So ruft die Tastenkombination (Alt)+(D), (B) den Befehl DATEI/BEENDEN auf. Menüeinträge, deren Schrift heller dargestellt ist als bei anderen, lassen sich in der aktuellen Programmsituation nicht aktivieren. Hinter einigen Menüeinträgen finden Sie weitere Einträge:

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Bildschirmaufbau und Bedienung

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Drei Punkte weisen darauf hin, dass sich nach Wahl des Menüpunkts eine Dialogbox öffnet.

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Buchstaben hinter einem Menüeintrag stellen eine Tastenkombination dar, mit der eine Menüoption aufgerufen werden kann, wenn das Menü nicht aktiviert ist. Mit diesen Hotkeys oder Kurztasten erhalten Sie einen schnellen Zugriff auf die entsprechende Funktion.

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Ein nach rechts gerichteter Pfeil bedeutet, dass nach dem Überfahren eines Menüpunkts mit der Maus ein weiteres Untermenü geöffnet wird.

Durch Drücken von (Alt)+(____), einen Klick auf das Programmsymbol der Titelzeile oder einen rechten Mausklick in die Titelzeile wird in jedem Anwendungsfenster das Systemmenü aufgeklappt. Die angezeigten Menüs bleiben unverändert, unabhängig davon, in welchem Programmbereich Sie sich befinden. Die Menüleiste hat folgende sieben Menüs:

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DATEI

Innerhalb dieses Menüs werden wie bei anderen Programmen die grundlegenden Dateioperationen durchgeführt, wie z.B. Neuerstellung, Öffnen, Drucken und Beenden.

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BEARBEITEN

Die Elemente dieses Menüs bearbeiten die momentane Auswahl der Arbeitsfläche. Das Menü ändert sich im unteren Bereich je nachdem, welcher Outlook-Ordner gerade geöffnet ist

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ANSICHT

Über dieses Menü wird die Ansicht der Arbeitsfläche verändert. Auch dieses Menü ist abhängig vom momentanen Arbeitsbereich. Hier lassen sich auch einige Grundeinstellungen verändern.

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FAVORITEN

Dieses Menü erlaubt einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Objekte – z.B. Ordner oder auch Internet-Seiten.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

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EXTRAS

Die Optionen dieses Menüs steuern die Grundeinstellungen von Outlook 2002. In einer laufenden Installation von Outlook benötigen Sie dieses Menü für die tägliche Arbeit nicht.

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AKTIONEN

Dieses Menü steuert alle Sonderfunktionen des aktuellen Arbeitsbereichs. Es verändert sich komplett, wenn Sie einen anderen Arbeitsbereich anwählen.

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Wie schon besprochen, erhalten Sie über dieses Menü die Outlook-Hilfe.

Symbolleiste Die Symbolleiste ist direkt unter der Menüleiste angeordnet. Jeder Arbeitsbereich hat seine eigene Symbolleiste. Verwenden Sie z.B. gerade den Ordner OUTLOOK HEUTE, so steht Ihnen eine spezielle Schaltfläche zum Erstellen einer neuen E-Mail, zum Drucken und zum Senden bzw. Empfangen von Nachrichten zur Verfügung. Im Ordner POSTEINGANG erscheinen spezielle Schaltflächen zum Erstellen einer neuen E-Mail, zum Drucken einer E-Mail, zum Verschieben und Löschen einer Nachricht, zum Beantworten und zum Weiterleiten von E-Mails, zum Versenden und schließlich zum Suchen und Organisieren des Posteingangs.

Hinweis

Im Ordner KALENDER haben Sie Zugriff auf Schaltflächen für einen neuen Termin, zum Verschieben und Löschen eines Termins, eine Schaltfläche, um zum aktuellen Tag zu wechseln, den Wechsel zwischen Ansichten sowie eine Schaltfläche, mit der Sie nach bestimmten Einträgen suchen können. Um einen Hinweis auf die Funktion eines Symbols zu bekommen, fahren Sie mit der Maus auf das Symbol und verweilen dort einen Augenblick. Outlook öffnet daraufhin die QuickInfo des Symbols.

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Bildschirmaufbau und Bedienung

Hinweis

Die Symbolleiste für den Ordner KONTAKTE enthält die Schaltflächen für einen neuen Kontakt, zum Drucken, Verschieben und Löschen eines Kontakts, zur Kennzeichnung, zum Öffnen einer neuen E-Mail an diesen Kontakt, zum Wählen, zum Suchen und zum Organisieren. Vor einigen Menüeinträgen in den Menüs der Menüleiste stehen Symbole. Diese Symbole entsprechen den Symbolen der Symbolleiste.

Der Ordner AUFGABEN bietet in der Symbolleiste eine Schaltfläche zum Anlegen einer neuen Aufgabe, zum Drucken, Verschieben und Löschen einer Aufgabe und die Schaltflächen zum Suchen und Organisieren. Ihre NOTIZEN können Sie über Schaltflächen neu erstellen, drucken, verschieben und löschen. Für die Darstellung der Symbole haben Sie die Wahl zwischen großen, kleinen und nur Listensymbolen. Darüber hinaus bieten sich Ihnen auch hier die Möglichkeiten der Suche und Organisation. Der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE hat die gleiche Symbolleiste wie der Ordner POSTEINGANG.

Outlook-Leiste

Fachwort

Die vertikal angeordnete Outlook-Leiste befindet sich auf der linken Bildschirmseite. Sie ermöglicht die Navigation durch die unterschiedlichen Programmmodule von Outlook. Durch Anklicken der Symbole der Leiste wechseln Sie in den anderen Programmbereich. Weiterhin unterstützt diese Leiste die komplette Drag&Drop-Funktionalität.

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»Drag&Drop« bedeutet soviel wie Ziehen und Ablegen. Dabei werden Objekte bei gedrückter linker Maustaste an eine neue Position gezogen. In Outlook lassen sich so ausgewählte Informationen in andere Bereiche übergeben.

Kapitel 3: Outlook-Grundlagen Jeder Programmbereich hat ein Symbol auf der Outlook-Leiste. Diese Symbole sind in drei Gruppen organisiert: OUTLOOK-VERKNÜPFUNGEN, EIGENE VERKNÜPFUNGEN und WEITERE VERKNÜPFUNGEN. Ein Klick auf eine Schaltfläche öffnet eine dieser Gruppen.

Bild 3.4: Durch Anklicken eines Symbols der Outlook-Leiste wechseln Sie schnell in einen anderen Programmbereich. Im rechten Arbeitsbereich wird der Kalender geöffnet. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche EIGENE VERKNÜPFUNGEN, um diese Gruppe zu öffnen. Durch einen Rechtsklick mit der Maus in die Outlook-Leiste öffnet sich ein Kontextmenü. Wenn Sie einen der Ordner anklicken, können Sie einen Eintrag umbenennen oder aus der Outlook-Leiste entfernen. Zeigen Sie dabei in einen freien Bereich der Outlook-Leiste, stehen Ihnen Menüpunkte zum Anlegen, Umbenennen und Löschen von Gruppen zur Verfügung.

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Bildschirmaufbau und Bedienung

Bild 3.5: Über die Schaltflächen zum Wechseln der Gruppen gelangen Sie an weitere Einträge der Outlook-Leiste.

Arbeitsfläche Auf der rechten Bildschirmseite befindet sich der Arbeitsbereich. Hier findet die eigentliche Arbeit mit Outlook statt. Jeder Programmbereich hat seine eigene Arbeitsfläche. Am oberen Rand des Arbeitsbereichs befindet sich eine Titelleiste. Diese Leiste enthält auf der linken Seite den Titel des gerade verwendeten Ordners, versehen mit einem kleinen Pfeilsymbol – der Titel ist als Schaltfläche ausgebildet. Ein Klick auf diesen Titel öffnet eine hierarchische Ordnerliste zum schnellen Wechseln zwischen den einzelnen Ordnern. Kapitel 3, die Elemente von Outlook, geht detailliert auf jeden Bereich ein.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Statusleiste In der Statusleiste werden Informationen zur aktuellen Tätigkeit von Outlook übermittelt. Sie schließt das Outlook-Fenster nach unten hin ab.

Die Outlook-Oberfläche anpassen Die Programmoberfläche von Outlook 2002 lässt sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Dabei lässt Ihnen Outlook viele Freiheiten. Aber Vorsicht: Wer viel ändert, kann viel verstellen.

Menüleiste verschieben

Hinweis

In der Menüleiste finden Sie ein neues Kombinationsfeld zum Eingeben Ihrer Fragen. Die Antworten erhalten Sie auf die gleiche Weise wie im Kapitel 1 bereits beschrieben.

Hinweis

Die Menüleiste ist als frei verschiebbares Element ausgelegt und kann beliebig auf dem Bildschirm und selbst außerhalb des Programmfensters platziert werden. Am linken Rand der Menüleiste erscheint ein senkrechter Strich, der als Anfasser dient. Zum Verschieben klicken Sie mit der Maus auf diesen Anfasser und halten die linke Maustaste gedrückt. Wenn Sie jetzt die Maus bewegen, folgt die Menüleiste den Mausbewegungen. Ziehen Sie diesen Kasten an die gewünschte neue Position und lassen Sie die linke Maustaste los, um die Menüleiste an dieser Stelle abzulegen. Beachten Sie, dass sich die Menüleiste auch an anderen Stellen anfassen und verschieben lässt. Der Bereich neben dem letzten Menüpunkt (?) kann ebenfalls als Anfasser zum Verschieben verwendet werden.

Ein Doppelklick in die Titelleiste dieses Schwebemenüs versetzt die Menüleiste wieder an den ursprünglichen Ort zurück.

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Die Outlook-Oberfläche anpassen

Bild 3.6: Das Verschieben der Menüleiste kann Platzvorteile schaffen.

Symbolleisten verschieben

Hinweis

Wie die Menüleiste lassen sich die Symbolleisten durch Ziehen mit der Maus auf dem Bildschirm positionieren. Fassen Sie, wie bei der Menüleiste, den senkrechten Strich an der linken Seite mit der Maus an und ziehen Sie dann die Leiste an die neue Position.

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Mit einem Doppelklick in die Titelleiste des Schwebemenüs der Symbolleiste bringen Sie diese wieder an den Ursprungsort zurück.

Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Bild 3.7: Auch die Symbolleisten können beliebig auf dem Bildschirm platziert werden.

Inhalte der Menü- und Symbolleisten ändern

Achtung

Um den Inhalt der Menü- oder Symbolleisten anzupassen, rufen Sie das Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN/ANPASSEN auf. Es öffnet sich die Dialogbox ANPASSEN. Outlook macht an dieser Stelle keine Unterschiede zwischen Menü- oder Symbolleisten. Für alle Veränderungen an den Menü- oder Symbolleisten muss diese Dialogbox geöffnet sein. Dabei ist es nicht relevant, welche Registerkarte gewählt wurde.

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Die Outlook-Oberfläche anpassen

Bild 3.8: Über die Dialogbox Anpassen wird die individuelle Konfiguration vorgenommen. Diese Dialogbox ist in drei Registerkarten aufgeteilt. Jede der drei übernimmt eigene Funktionen.

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Durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollkästchen auf der Registerkarte SYMBOLLEISTEN werden die entsprechenden Leisten ein- bzw. ausgeblendet.

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Mit den Steuerelementen auf der Registerkarte BEFEHLE lassen sich die Inhalte der Menü- und Symbolleisten verändern.

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Im Register OPTIONEN legen Sie fest, wie sich die Menüs und Symbolleisten verhalten sollen. Im Bereich ANDERE wird eingestellt, wie Symbole und Schriftarten erscheinen und ob QuickInfos ausgegeben werden sollen.

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Hinweis

Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Falls Sie lieber mit Tastenkombinationen als mit der Maus arbeiten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen TASTENKOMBINATIONEN IN QUICKINFO ANZEIGEN. So lernen Sie schnell die möglichen Tastenkombinationen.

Symbole oder Menüeinträge hinzufügen Um nun die Inhalte der Leisten zu verändern, aktivieren Sie die Registerkarte BEFEHLE. Klicken Sie im Listenfeld KATEGORIEN das Menü an, in dem sich normalerweise das Symbol oder der Menüeintrag verbirgt. Das Listenfeld BEFEHLE verändert dementsprechend seinen Inhalt. Ziehen Sie nun das Symbol aus diesem Listenfeld mit der Maus an die Stelle der Symbol- oder Menüleiste, an der es später auftauchen soll. Die Menüs der Menüleiste öffnen sich automatisch, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

Bild 3.9: Durch Ziehen der Befehle auf die Einfügestelle lassen sich neue Einträge platzieren. 87

Die Outlook-Oberfläche anpassen Outlook zeigt Ihnen die momentane Position durch einen schwarzen Strich an. Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Einfügestelle los, um das Symbol zu platzieren.

Den Symbolen andere Grafiken zuweisen Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol, das eine neue Grafik erhalten soll. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag SCHALTFLÄCHENSYMBOL ÄNDERN an. Outlook öffnet ein Untermenü mit einer Auswahl an vordefinierten Grafiken. Durch einen Klick mit der Maus wählen Sie die Grafik aus. Die Änderung wird dann sofort übernommen.

Bild 3.10: Über das Kontextmenü lassen sich den Symbolen andere Grafiken zuweisen.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Grafiken der Symbole selbst erstellen Um die Grafik auf der Schaltfläche zu bearbeiten, steht Ihnen der SCHALTFLÄCHEN-EDITOR zur Verfügung. Er wird über den Eintrag SCHALTFLÄCHE BEARBEITEN im Kontextmenü geöffnet.

Bild 3.11: Mit dem Schaltflächen-Editor werden Icons bearbeitet. Im Vorschaubild sehen Sie das momentan aktuelle Bild. Mit der Maus setzen Sie direkt in dem Bild einzelne Bildpunkte. Um eine andere Farbe auszuwählen, klicken Sie mit der Maus auf die gewünschte Farbe und dann auf den Punkt im Bild, der diese Farbe erhalten soll. Wenn Sie fertig sind, übernehmen Sie das Bild mit der Schaltfläche OK. Entscheiden Sie sich, dass das Original doch besser aussieht, können Sie Ihre Veränderungen über die Schaltfläche ABBRECHEN rückgängig machen. Mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die bearbeitete Fläche einheitlich grau gefüllt.

Symbole löschen Öffnen Sie das Kontextmenü des zu löschenden Symbols und klicken Sie auf den Eintrag LÖSCHEN. Das Symbol verschwindet sofort von der Position.

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Achtung

Die Outlook-Oberfläche anpassen

Es gibt keine Sicherheitsabfrage für das Löschen eines Symbols. Wenn Sie das Symbol wieder an seine Position bringen möchten, müssen Sie es über die Registerkarte BEFEHLE neu platzieren.

Symbole oder Menüeinträge verschieben Häufig benutzte Symbole möchte man manchmal an andere Positionen schieben. Dazu fassen Sie das entsprechende Symbol mit der Maus an und ziehen es auf die neue Stelle. Dort lassen Sie die Maustaste wieder los. Outlook zeigt die neue Stelle durch einen schwarzen Balken an.

Bild 3.12: Symbole können auch verschoben werden.

Die Darstellungsart der Symbole festlegen Einige Symbole werden nur als Grafik dargestellt, andere nur als Text und wieder andere als eine Kombination aus beidem. Auch diese Darstellung kann manuell verändert werden. Klicken Sie das Symbol DRUCKEN der Symbolleiste mit der rechten Maustaste an, um das Kontextmenü zu öffnen. In der vierten Gruppe wird die Darstellungsart festgelegt.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Bild 3.13: Über diese Gruppe wird die Darstellungsart der Symbole festgelegt.

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STANDARD

Aktiviert die Standardvorgabe von Outlook.

NUR TEXT (IMMER)

Zeigt alle Symbole ohne die Grafik an.

NUR TEXT (IN MENÜS)

Wenn sich dieses Symbol in einem Menü befindet, wird es als Text angezeigt. Außerhalb des Menüs gilt die Standardvorgabe.

SCHALTFLÄCHENSYMBOL UND TEXT

Die Darstellung zeigt die Grafik und den Text an.

Symbolnamen und Tastenkürzel verändern Auch die Symbolnamen und die Tastenkombinationen zum direkten Aufrufen können bei Outlook festgelegt werden. Dazu öffnen Sie wieder das Kontextmenü des entsprechenden Symbols. In der zweiten Gruppe sehen Sie die Zeile NAME. Alles, was Sie hier eintragen, wird später auch angezeigt, sofern Sie den Text bei der Darstellung nicht deaktiviert haben. Das Zeichen »&« steht vor dem Kennbuchstaben, der später unterstrichen dargestellt wird und zum Aufrufen des entsprechenden Steuerelements dient. Benutzen Sie dazu die Tastenkombination (Alt)+.

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Achtung

Die Outlook-Oberfläche anpassen

Achten Sie bei der Vergabe von Tastenkombinationen darauf, dass kein anderes Symbol auf dem Bildschirm denselben Buchstaben benutzt. Statt eine Funktion aufzurufen, wechseln Sie sonst durch Eingabe der Tastenkombination lediglich von einem Symbol zum anderen.

Veränderungen zurücksetzen Falls Ihnen nach der Anpassung wichtige Funktionen oder Befehle fehlen, können Sie die Symbole wieder auf die Standardvorgabe zurücksetzen. Rufen Sie das Kontextmenü des Symbols auf, welches Sie wiederherstellen möchten. Sie haben nun die Wahl zwischen drei verschiedenen Arten des Rücksetzens:

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Durch Anwahl von ZURÜCKSETZEN werden der Name und die Grafik wieder auf den Standard gesetzt.

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SCHALTFLÄCHENSYMBOL ZURÜCKSETZEN stellt die Standardgrafik wieder her.

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Der Eintrag STANDARD setzt die Darstellungsart wieder auf die Standardvorgaben zurück.

Menü- oder Symbolleisten selbst gruppieren Als letzte Möglichkeit der Veränderung lassen sich Menü- oder Symbolleisten durch eine eigene Gruppierung individuell strukturieren. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü des Symbols, an dem die Gruppierung beginnen soll. Mit dem Eintrag GRUPPIERUNG BEGINNEN fügen Sie jetzt einen grauen Strich vor dem angeklickten Symbol ein. Den Abschlussstrich der Gruppierung erhalten Sie, wenn Sie bei dem ersten Symbol nach der neuen Gruppe wieder die Funktion GRUPPIERUNG BEGINNEN aufrufen.

Outlook-Leiste anpassen Die Outlook-Leiste stellt die Verbindung zwischen den einzelnen Komponenten her. Auch diese Leiste besitzt umfangreiche Möglichkeiten der Anpassung. Änderungen an der Outlook-Leiste werden über das Kontextmenü durchgeführt – durch einen Klick mit der rechten Maustaste in einen

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen freien Bereich der Leiste. Auch die einzelnen Symbole haben ein eigenes Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste direkt auf ein Symbol. Alle Einstellungen, die Sie dann vornehmen, gelten dann für dieses Symbol.

Bild 3.14: Die Outlook-Leiste bildet die Schnittstelle zu den einzelnen Programmbereichen. Auch ihr Erscheinungsbild lässt sich modifizieren.

Symbolgrößen ändern Je nach Bildschirmauflösung oder der Anzahl der Symbole in der OutlookLeiste kommt es vor, dass nicht alle Symbole in der Leiste dargestellt werden können und Sie einen Bildlauf durchführen müssen, um alle Symbole zu Gesicht zu bekommen. Um Ihnen mehr Spielraum zu geben, lässt sich die Symbolgröße anpassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Outlook-Leiste. In der ersten Gruppe des Kontextmenüs haben Sie die Wahl, ob Sie große oder kleine Symbole angezeigt haben möchten.

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Die Outlook-Oberfläche anpassen

Gruppen hinzufügen Bei der Installation von Outlook 2002 werden automatisch drei Gruppen in der Outlook-Leiste angelegt. Zur besseren Übersicht lassen sich noch weitere Gruppen hinzufügen. Rufen Sie dazu den Eintrag NEUE GRUPPEN HINZUFÜGEN im Kontextmenü der Outlook-Leiste auf. Outlook öffnet daraufhin am unteren Rand der Outlook-Leiste ein Eingabefeld, in dem der Vorgabename NEUE GRUPPE erscheint. Tragen Sie hier den Namen der neuen Gruppe ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit (¢). Die neue Gruppe wird dann sofort in die Outlook-Leiste aufgenommen.

Gruppen umbenennen

Achtung

Aussagekräftige Namen sind das A und O, um die Übersicht zu behalten. Um den Namen einer Gruppe zu ändern, rufen Sie wieder das Kontextmenü auf und wählen den Eintrag GRUPPE UMBENENNEN. Outlook verwandelt den Gruppenkopf daraufhin in ein Eingabefeld und Sie können den Namen ändern. Schließen Sie die Eingabe mit (¢) ab. Um den Namen zu ändern, muss entweder die Gruppe geöffnet sein oder Sie klicken mit der rechten Maustaste direkt auf den zu ändernden Gruppennamen und wählen dann aus dem Kontextmenü den Eintrag GRUPPE UMBENENNEN.

Gruppen löschen

Achtung

Wenn Sie bestimmte Gruppen nicht mehr benötigen, so können sie auch wieder gelöscht werden. Im Kontextmenü finden Sie dazu den Eintrag GRUPPE ENTFERNEN. Nach Anwahl dieser Option erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen.

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Beim Löschen einer Gruppe werden alle darin enthaltenen Symbole ebenfalls gelöscht.

Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Verknüpfungen auf der Outlook-Leiste erstellen Nachdem Sie neue Gruppen erstellt haben, müssen diese noch mit Leben gefüllt werden. Dazu öffnen Sie wieder das Kontextmenü und wählen den Eintrag VERKNÜPFUNG AUF OUTLOOK-LEISTE an. Outlook öffnet dann die Dialogbox ZUR OUTLOOK-LEISTE HINZUFÜGEN.

Bild 3.15: Über diese Dialogbox nehmen Sie neue Elemente in die OutlookLeiste auf. Über das Listenfeld SUCHEN IN geben Sie an, wo Outlook die Elemente suchen soll, auf die sich die Verknüpfung bezieht. Das Listenfeld ORDNERNAME spezifiziert den Namen des Objekts. In der Dialogbox sehen Sie eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Ordner. Statt den Namen aus dem Listenfeld zu wählen, reicht auch ein Klick mit der Maus darauf. Mit der Schaltfläche OK übernehmen Sie die Verknüpfung in die Outlook-Leiste. Falls Sie die bestehenden Symbole der Outlook-Leiste neu zusammenstellen oder die Kopie eines Symbols in einer anderen Gruppe anlegen wollen, gelangen Sie auch mit »Drag&Drop« zum Ziel. Klicken Sie dazu mit links auf das zu bearbeitende Symbol und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann den Mauszeiger an die gewünschte Position. Outlook zeigt beim Ziehen einen schwarzen Balken an, der die Einfügestelle kenn-

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Die Outlook-Oberfläche anpassen zeichnet. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, wird das Symbol an die neue Position verschoben. Um eine Kopie zu erstellen, halten Sie beim Ziehen die (Strg)-Taste gedrückt – an dem kleinen Pluszeichen am Mauszeiger erkennen Sie, dass Sie mit der Kopie des Symbols arbeiten.

Die Outlook-Leiste ausblenden Zwar ist die Outlook-Leiste eines der wichtigsten Arbeitsmittel, dennoch lässt sie sich ausblenden. Dies geschieht über den Eintrag OUTLOOK-LEISTE AUSBLENDEN des Kontextmenüs oder über das Menü ANSICHT/OUTLOOK-LEISTE. Der Menüeintrag ANSICHT/OUTLOOK-LEISTE aktiviert sie wieder.

Symbole von der Outlook-Leiste löschen Die bestehenden Symbole der Outlook-Leiste sind Verknüpfungen mit bestimmten Ordnern. Um diese Verknüpfungen wieder zu entfernen, wählen Sie die Verknüpfung mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie den Eintrag VON OUTLOOK-LEISTE LÖSCHEN an. Auch hier warnt Sie Outlook durch eine Sicherheitsabfrage. Mit dem Bestätigen dieser Abfrage entfernen Sie die Verknüpfung von der Leiste.

Verknüpfungen umbenennen Der Name der Verknüpfung ist normalerweise der Name des Ordners, auf den sich die Verknüpfung bezieht. Um diesen Namen zu ändern, wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag VERKNÜPFUNG UMBENENNEN an. Outlook wandelt dann den Namen in ein Eingabefeld um. Tragen Sie hier den neuen Namen ein und bestätigen Sie ihn mit (¢). Dieser wird dann sofort übernommen.

Mehrere Arbeitsbereiche öffnen Durch Anklicken der Verknüpfung wechseln Sie den aktuellen Arbeitsbereich. Outlook 2002 ist in der Lage, mehrere Arbeitsbereiche gleichzeitig offen zu halten. Dazu wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag IN NEUEM FENSTER ÖFFNEN an. Outlook öffnet so ein neues Fenster mit dem neuen Arbeitsbereich.

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Kapitel 3: Outlook-Grundlagen

Statusleiste anpassen

Hinweis

Die Statusleiste ist wohl die einzige Leiste innerhalb von Outlook, die nicht weiter angepasst werden kann. Über das Menü ANSICHT/STATUSLEISTE legen Sie fest, ob sie am unteren Fensterrand erscheint oder nicht. Die Statuszeile zeigt kontinuierlich wichtige Informationen zu den gerade dargestellten Arbeitsbereichen. Im Normalfall sollten Sie sie geöffnet halten.

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Kapitel 4 Die Elemente von Outlook 2002

Hinweis

Auf den ersten Blick erscheint Outlook 2002 recht komplex – doch schon nach kurzer Zeit werden Sie bemerken, dass es sich dabei um ein durchdachtes System zur Informationsverarbeitung handelt. Bevor Sie die einzelnen Elemente kennen lernen, werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen. Während der Installation legt Outlook 2002 eine persönliche Ordner-Datei (PST) an. In ihr befinden sich z.B. der Kalender, das Adressbuch, der Notizblock, eine Poststelle und auch das Journal. Die PST-Datei ist kompatibel zu den vorherigen OutlookVersionen 2000, 98 und 97.

Achtung

Neu in Outlook 2002 ist eine lokale Informationsspeicher-Datei (LIS). Diese Datei bietet verbesserte Such- und Sortierungsmöglichkeiten. Des Weiteren unterstützt sie mehrsprachige Informationen in Kontakten, Nachrichten und anderen Elementen. Die LIS-Dateien sind nicht abwärts kompatibel. Sie stehen nur auf Computern mit Windows 2000, Internet Explorer 5.0 oder höher und mindestens 128 MB RAM zur Verfügung.

Für jedes dieser Werkzeuge existiert innerhalb der Datei ein Ordner.

Der Persönliche Ordner Da der Persönliche Ordner grundsätzlich unabhängig vom Inhalt ist, beschäftigen wir uns zuerst mit dieser Datei und deren Schutzmechanismen. Rufen Sie das Menü ANSICHT/ORDNERLISTE auf. Innerhalb der Arbeitsfläche wird daraufhin das Fenster ORDNERLISTE eingeblendet. Dies passiert unabhängig von dem momentan aktiven Programmbereich.

Der Persönliche Ordner

Bild 4.1: Das Fenster Ordnerliste bietet einen Überblick über die existierenden Ordner-Dateien. Dieses Fenster ist hierarchisch angeordnet. Als Erstes wird die aktuelle Persönliche Ordner-Datei OUTLOOK HEUTE – (PERSÖNLICHER ORDNER) angezeigt. Darunter etwas versetzt sind alle Ordner aufgeführt, die darin enthalten sind. Klicken Sie mit der Maus auf den Ordner KALENDER. Sofort wechselt Outlook in diesen Ordner und zeigt Ihnen den Inhalt an – natürlich als Kalenderblatt.

Anlegen einer Ordner-Datei Unter bestimmten Umständen (z.B. im Netzwerk) ist es sinnvoll, mit mehreren Ordner-Dateien zu arbeiten. Um eine neue Ordner-Datei anzulegen, rufen Sie den Menüeintrag DATEI/NEU/OUTLOOK-DATENDATEI auf. In der Dialogbox NEUE OUTLOOK-DATENDATEI legen Sie den Speichertyp

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 fest und klicken auf OK. In der sich öffnenden Dialogbox OUTLOOKDATENDATEI ERSTELLEN ODER ÖFFNEN legen Sie fest, wo und unter welchem Namen die Datei gespeichert werden soll.

Bild 4.2: Wählen Sie den Speicherort und den Namen, unter dem die OrdnerDatei abgespeichert werden soll. Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK gelangen Sie in die dritte Dialogbox PERSÖNLICHEN ORDNER ERSTELLEN. Diese wird für zusätzliche Angaben zur neuen Ordner-Datei benötigt. Da Sie den Dateinamen schon in der Dialogbox zuvor festgelegt haben, hat die Anzeige von Pfad und Dateinamen nur informativen Charakter. Das Eingabefeld NAME legt fest, unter welcher Bezeichnung Outlook diese Ordner-Datei später anzeigen soll. Über den Bereich VERSCHLÜSSELUNG legen Sie den Grad der Verschlüsselung der Ordner-Datei fest.

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Der Persönliche Ordner

Achtung

Bild 4.3: In dieser Dialogbox werden die erweiterten Einstellungen der Ordner-Datei vorgenommen.

Die Art der Verschlüsselung kann nachträglich nicht mehr verändert werden. KEINE VERSCHLÜSSELUNG: Die Ordner-Datei wird nicht verschlüsselt und kann somit auch von anderen Programmen gelesen werden.

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KOMPRIMIERBARE VERSCHLÜSSELUNG: Die Datei wird so verschlüsselt, dass sich die Daten zur Platz sparenden Lagerung komprimieren lassen.

Hinweis

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Benutzen Sie diese Verschlüsselung, falls Sie mit einem Festplattenkomprimierprogramm arbeiten und Sie nicht den größtmöglichen Schutz Ihrer Persönlichen Ordner-Datei benötigen.

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

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OPTIMALE VERSCHLÜSSELUNG: Mit dieser Optimierung erhalten Sie die größtmögliche Sicherheit für Ihre Ordner-Datei in Bezug auf andere Programme. Diese Option kodiert die gespeicherten Daten.

Hinweis

Im Bereich KENNWORT wird Ihrer neuen Ordner-Datei ein Kennwort zugewiesen. Wenn Outlook nach dem Start zum ersten Mal auf diese Datei zugreift, werden Sie zur Eingabe des Kennworts aufgefordert. Richten Sie sich ein Kennwort ein, wenn Sie Ihren Computer mit anderen teilen oder wenn Ihre Festplatte im Netzwerk freigegeben ist. Für den Fall, dass Sie sich immer an Ihrem Computer anmelden müssen, können Sie auch das Kontrollkästchen DAS KENNWORT IN DER KENNWORTLISTE SPEICHERN aktivieren. Dann brauchen Sie selbst das Kennwort nie einzugeben. Sobald ein anderer Benutzer über das Netzwerk oder direkt an dem Arbeitsplatz, auf die Ordner-Datei zugreifen will, erscheint die Kennwortabfrage.

Haben Sie alle Eingaben gemacht, so wird die neue Ordner-Datei mit einem Klick auf die Schaltfläche OK angelegt.

Bild 4.4: Wenn Sie ein Kennwort vergeben haben, müssen Sie es zum Öffnen der Ordner-Datei eingeben. Nach dem Erstellen öffnet Outlook gleich die neue Ordner-Datei. Wenn Sie ein Kennwort vergeben haben, so müssen Sie es eingeben. Outlook übernimmt die neue Ordner-Datei sofort in die Ordnerliste.

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Der Persönliche Ordner

Bild 4.5: Die neue Ordner-Datei erscheint in der Ordnerliste.

Die Ordner-Datei schließen Um eine aktive Ordner-Datei zu schließen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Ordnerliste auf den Namen der Ordner-Datei. Wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den Eintrag SCHLIESSEN »PERSÖNLICHER ORDNER«. Der Name innerhalb der Anführungszeichen ist der Name Ihrer Ordner-Datei. Die Ordner-Datei wird dann sofort aus der Ordnerliste genommen.

Die Ordner-Datei öffnen Eine Ordner-Datei wird in die Ordnerliste automatisch aufgenommen, wenn sie neu erstellt wird. Ist sie bereits vorhanden, so wird sie über den Menüpunkt OUTLOOK-DATENDATEI ÖFFNEN des Kontextmenüs geöffnet. Zum Öffnen dieses Menüs klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Ordnerliste. Markieren Sie dann den entsprechenden Eintrag. Outlook öffnet für Sie die Dialogbox OUTLOOK-DATENDATEI ÖFFNEN.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.6: Mit der Dialogbox Outlook-datendatei öffnen nehmen Sie zusätzliche Ordner-Dateien in die Ordnerliste auf. Wählen Sie nun den Speicherort und den Namen der Ordner-Datei. Nach Aktivieren der Schaltfläche OK wird die Ordner-Datei endgültig geöffnet und in die Ordnerliste übernommen.

Die Ordner-Datei löschen

Hinweis

Ordner-Dateien können zwar unter Outlook angelegt, geöffnet und geschlossen werden, aber ein direktes Löschen ist nicht vorgesehen. Um eine Ordner-Datei endgültig zu löschen, bleibt Ihnen nur der Weg über den Windows Explorer. Sie können keine Ordner-Datei löschen, wenn Outlook diese Datei gerade in der Ordnerliste anzeigt. Schließen Sie die Ordner-Datei daher vor dem Löschen.

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Der Persönliche Ordner

Nachträgliche Änderungen an den Ordner-Dateien Alle Arbeiten an Ordner-Dateien werden über das Menü EIGENSCHAFTEN im Kontextmenü der Ordner-Datei durchgeführt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste die Ordner-Datei in der Ordnerliste an. Aktivieren Sie den Eintrag EIGENSCHAFTEN VON »PERSÖNLICHE ORDNER«. Der Name innerhalb der Anführungszeichen ist der Name Ihrer Ordner-Datei. Outlook öffnet daraufhin die Eigenschaften-Dialogbox. VON

Bild 4.7: Über Eigenschaften können nachträgliche Änderungen an den Ordner-Dateien durchgeführt werden.

Die Ordner-Datei umbenennen Öffnen Sie die Dialogbox mit den Eigenschaften der Ordner-Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERT, um die Dialogbox mit den erweiterten Eigenschaften zu öffnen. Im Eingabefeld NAME können Sie nun den Namen ändern. Klicken Sie danach auf OK, um die Änderung zu übernehmen. Der geänderte Name wird in der Ordnerliste angezeigt.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.8: Die erweiterten Eigenschaften geben Ihnen Zugriff auf die Ordnereinstellungen.

Das Kennwort der Ordner-Datei ändern Öffnen Sie die Eigenschaften-Dialogbox der Ordner-Datei. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERWEITERT und anschließend auf KENNWORT ÄNDERN. Outlook öffnet daraufhin die Dialogbox KENNWORT ÄNDERN.

Bild 4.9: Über die Dialogbox Kennwort ändern wird das Kennwort einer Ordner-Datei geändert. Mit dem Kontrollkästchen DAS KENNWORT IN DER KENNWORTLISTE legen Sie fest, ob das Kennwort in der Kennwortliste hinterlegt werden soll und dann automatisch benutzt wird, wenn Sie auf die Ordner-

SPEICHERN

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Der Persönliche Ordner Datei zugreifen. Bestätigen Sie die Kennwortänderung mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Die Ordner-Datei komprimieren

Hinweis

Ordner-Dateien sind die Datenbanken für Ihre Informationen in Outlook. Wenn Sie häufig Mail bekommen oder Termine ein- und austragen, entstehen freie Bereiche in der Datenbank. Ab und an sollte die Ordner-Datei daher komprimiert werden, um so die Löcher wieder zu schließen. Um eine Ordner-Datei zu komprimieren, öffnen Sie die Dialogbox EIGENSCHAFTEN und rufen dann die erweiterten Eigenschaften über die Schaltfläche ERWEITERT auf. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche JETZT KOMPRIMIEREN. Outlook startet dann den Komprimierungsvorgang und informiert Sie über ein Hinweisfenster über diesen Vorgang. Sie können den Vorgang jederzeit abbrechen. Je nach Größe und Grad der Fragmentierung kann dieser Vorgang einige Zeit dauern. Die Größe einer Ordner-Datei erhalten Sie über die Eigenschaften der Datei. Klicken Sie nach dem Öffnen des EigenschaftenDialogs auf die Schaltfläche ORDNERGRÖSSE. In dem darauffolgenden Infofenster stehen alle Unterordner mit der Größenangabe aufgelistet.

Ordner in den Ordner-Dateien Alle zu verarbeitenden Informationen werden von Outlook in Ordnern abgelegt. Dabei ist es egal, ob es sich z.B. um E-Mails, Termine oder Kontakte handelt. Während der Installation von Outlook wird eine Auswahl von häufig benötigten Ordnern für Sie angelegt. Diese automatisch erstellten Ordner reichen aus, um den vollen Funktionsumfang von Outlook zu nutzen. Aber aus Gründen der Übersichtlichkeit werden Sie früher oder später eigene Ordner anlegen müssen. Da sich alle Programmbereiche auf Ordner beziehen, ist es sinnvoll, das Ordner-Handling unabhängig von den Elementen zu beschreiben, da diese Vorgänge für alle Ordner gleich sind.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Ordnertypen Wenn Sie einen Ordner erstellen, müssen Sie angeben, welche Elemente er später enthalten soll. Outlook benutzt diese Information zur Auswahl des darzustellenden Programmmoduls. Folgende Elementtypen kann ein Ordner enthalten:

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Aufgabe-Elemente E-Mail-Elemente Journal-Elemente Kalender-Elemente Kontakt-Elemente Notiz-Elemente

Neue Ordner anlegen Rufen Sie das Menü DATEI/ORDNER/NEUER ORDNER auf. Die Dialogbox NEUEN ORDNER ERSTELLEN wird dadurch geöffnet.

Bild 4.10: Neue Ordner werden in der Dialogbox Neue Ordner erstellen angelegt.

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Der Persönliche Ordner

Hinweis

Tragen Sie in dem Eingabefeld NAME den Namen für den neuen Ordner ein. Öffnen Sie danach das Listenfeld ORDNER ENTHÄLT. Im Listenfeld bietet Outlook alle Elementtypen an. Wählen Sie den von Ihnen benötigten Typ aus. Das Listenfeld schließt sich wieder und das entsprechende Element wurde übernommen. In dem Listenfeld ORDNER SOLL ANGELEGT WERDEN UNTER bestimmen Sie die Lage des Ordners. Für Outlook ist die Lage der Ordner unerheblich, aber aus Gründen der Übersicht sollten Sie eine wohlüberlegte Struktur benutzen. Es ist auch möglich, Ordner in anderen Ordnern – als Unterordner – anzulegen.

Für eine Lage auf derselben Ebene wie die Standardordner markieren Sie die Ordner-Datei. Wenn Sie z.B. einen Unterordner des Notizordners erstellen möchten, so markieren Sie mit der Maus den Ordner Notizen. Um den Ordner anzulegen, klicken Sie auf OK. Outlook öffnet daraufhin eine Dialogbox, in der Sie gefragt werden, ob Sie für diesen Ordner auch eine Verknüpfung in der Outlook-Leiste erstellen wollen. Bei einer positiven Antwort legt Outlook ein Symbol in der Gruppe EIGENE VERKNÜPFUNGEN für Sie an.

Ordnerleiste Jede Arbeitsfläche hat in Outlook eine eigene Titelleiste. Outlook bezeichnet diese als ORDNERLEISTE. Sie gibt zusätzliche Informationen über die momentan in der Arbeitsfläche angezeigten Ordner.

Bild 4.11: Die Ordnerleiste zeigt Informationen zu dem momentan geöffneten Ordner an. Auf der linken Seite der Ordnerleiste befinden sich zwei Schaltflächen zum Vor- und Zurückblättern. Daneben befindet sich ein Symbol, welches den Inhalt des Ordners beschreibt, gefolgt vom Ordner-Namen. Im Arbeitsbereich Kalender steht hier zusätzlich die Datumsangabe.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Im rechten Bereich finden Sie ein Adressfeld, die Schaltfläche GEHE ZU, die Symbole ABBRECHEN und AKTUALISIEREN.

Bild 4.12: Ein kleines Haus mit einer Uhr steht für Outlook Heute.

Bild 4.13: Das Briefsymbol kennzeichnet den Posteingang.

Bild 4.14: Ein kleiner Kalender zeigt Termin-Elemente.

Bild 4.15: Visitenkarten verweisen auf Kontakt-Elemente.

Bild 4.16: Ein Buch mit einer Uhr zeigt Journal-Elemente.

Bild 4.17: Der Notizzettel legt Notiz-Elemente fest.

Bild 4.18: Das Klemmbrett mit dem Arbeitsblatt steht für das AufgabenElement. 111

Der Persönliche Ordner

Bild 4.19: Der Papierkorb bezeichnet das Element Gelöschte Objekte.

Bild 4.20: Entwurfselemente werden mit diesem Ordnersymbol abgelegt.

Bild 4.21: Der Postausgang wird mit einem Ablagekasten gekennzeichnet.

Bild 4.22: Eine verschickte E-Mail erhält dieses Symbol. Durch einen Klick auf den Ordnernamen in der Ordnerleiste wird die Ordnerliste geöffnet und geschlossen, falls diese noch nicht über das Menü ANSICHT/ORDNERLISTE geöffnet wurde.

Die Ordnerliste Die Ordnerliste haben Sie schon in Zusammenhang mit den Ordner-Dateien kennen gelernt und benutzt. Sie gibt Ihnen eine ideale Übersicht über die momentan geöffneten Ordner-Dateien. Die Standardmethode, um diese Liste zu öffnen, verwendet das Menü ANSICHT/ORDNERLISTE. Aber auch ein Klick auf den Ordnernamen in der Ordnerleiste öffnet die Ordnerliste, allerdings mit einigen Einschränkungen. Dieser Weg, die Ordnerliste zu öffnen, lässt direkt nur einen Wechsel zwischen den einzelnen Ordnern zu. Erst wenn der Pin – Heftnagel im oberen Bereich des Fensters – zum Festhalten der Ordnerliste gedrückt wird, steht die komplette Funktionalität der Liste wieder zur Verfügung, wie z.B. der Aufruf des Kontextmenüs eines Ordners.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.23: Über den Ordnernamen in der Ordnerleiste kann auch die Ordnerliste geöffnet werden.

Ordner löschen Alle Ordner, die Sie selbst erstellen, können Sie auch wieder löschen. Die Ausnahmen bilden die Standardordner von Outlook. Um einen Ordner zu löschen, markieren Sie ihn in der Ordnerliste. Rufen Sie dann das Kontextmenü dieses Ordners auf und wählen Sie den Eintrag »NAME« LÖSCHEN aus. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob Sie wirklich den Ordner mit seinem gesamten Inhalt in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE verschieben wollen. Wenn Sie dies bestätigen, wird der Ordner komplett in den Papierkorb verschoben.

Ordner verschieben Manchmal stellt sich im Nachhinein heraus, dass die gewählte Ordnerstruktur wohl doch nicht ganz die richtige ist. Outlook ist in der Lage, die Ordner an eine andere Stelle zu verschieben. Auch diese Funktion wird über das

113

Der Persönliche Ordner

Achtung

Kontextmenü des Ordners aufgerufen. Markieren Sie dazu wieder den entsprechenden Ordner in der Ordnerliste. Rufen Sie dann mit einem Klick der rechten Maustaste auf den Ordner das Kontextmenü auf. Wählen Sie den Eintrag »NAME« VERSCHIEBEN aus. Outlook blendet daraufhin die Dialogbox ORDNER VERSCHIEBEN ein. Auch hier gilt: Es können nur die selbst erstellten Ordner verschoben werden. Die Systemordner lassen sich weder verschieben noch löschen.

Bild 4.24: Die Dialogbox Ordner verschieben zeigt Ihnen die neue Zielposition des zu verschiebenden Ordners.

Hinweis

Hier wählen Sie mit der Maus die Zielposition aus. Klicken Sie nach dem Festlegen der Zielposition auf die Schaltfläche OK. Der Ordner wird daraufhin ohne weitere Rückfrage an diese Position verschoben.

114

Auf dieselbe Weise können Sie auch Ordner von einer Ordner-Datei in eine andere verschieben.

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Der Ordner Gelöschte Objekte Eine Spezialität ist der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE. Dieser Ordner erscheint automatisch in jeder Ordner-Datei. Dies ist der Ordner, in dem alle gelöschten Objekte gesammelt werden. Das Objekt wird erst dann wirklich entfernt, wenn Sie in diesem Ordner noch einmal das Löschen-Kommando aufrufen – z.B. direkt aus dem Kontextmenü. Auch komplette Ordner tauchen vor dem endgültigen Löschen zunächst in diesem Ordner auf.

Bild 4.25: Der Ordner Gelöschte Objekte ist der Papierkorb von Outlook und existiert in jeder Ordner-Datei. Von hier aus wird auch ein versehentlicher Löschvorgang rückgängig gemacht.

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Hinweis

Der Persönliche Ordner

Der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE funktioniert ähnlich wie der Windows-Papierkorb. Im Kontextmenü dieses Ordners finden Sie den Eintrag ORDNER »GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN«, der den gesamten Ordner endgültig leert.

Gelöschte Ordner wiederherstellen Um einen gelöschten Ordner wiederherzustellen, verschieben Sie den Ordner wieder an eine Position außerhalb des Ordners GELÖSCHTE OBJEKTE.

Ordner umbenennen Wie alle nachträglichen Arbeiten an den Ordnern erfolgt auch die Änderung des Namens über das Kontextmenü des Ordners. Rufen Sie den Menüeintrag »NAME« UMBENENNEN im Kontextmenü des Ordners auf.

Bild 4.26: Über ein Eingabefeld wird der Name direkt in der Ordnerliste geändert. 116

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Hinweis

Outlook gibt Ihnen dann die Möglichkeit, den Namen direkt in der Ordnerliste über ein Eingabefeld zu verändern. Schließen Sie die Eingabe über (¢) ab. Der Name wird dann sofort in die Ordnerliste übernommen. Durch Drücken der Taste (F2) wird sofort das Eingabefeld aktiviert, ohne den Umweg über das Kontextmenü.

Ordner kopieren Gerade bei der Arbeit mit mehreren Ordner-Dateien ist es manchmal nötig, dass sich ein Ordner an mehreren Orten mit demselben Inhalt befindet. Dazu wird der Ordner an diese Positionen kopiert. Wählen Sie aus dem Kontextmenü des Ordners den Eintrag »NAME« KOPIEREN. Outlook öffnet daraufhin die Dialogbox ORDNER KOPIEREN.

Bild 4.27: Über die Dialogbox Ordner kopieren werden Ordner an andere Positionen kopiert. Wählen Sie aus dem Listenfeld die neue Position des Ordners aus. Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OK. Outlook kopiert dann sofort den Ordner an die neue Position.

117

Achtung

Der Persönliche Ordner

Sollte der Ordner in dieselbe Ordner-Datei und in dieselbe Ebene kopiert werden, so benennt Outlook den Ordner automatisch um. An den alten Namen wird eine laufende Nummer angehängt.

Ordner archivieren Bei längerer Arbeit mit Outlook sammeln sich immense Mengen an Informationen an. Darunter leidet normalerweise die Übersichtlichkeit innerhalb der Ordner. Ihnen bleibt dann nur die Möglichkeit, alte Informationen in andere Ordner zu verschieben oder zu löschen. Outlook bietet mit der AutoArchivierung die Möglichkeit, dies nach bestimmten Bedingungen zu automatisieren. Dabei haben Sie die Wahl, ob die Elemente gelöscht oder archiviert werden sollen. Auf die archivierten Daten kann selbstverständlich noch zugegriffen werden. Markieren Sie in der Ordnerliste den Ordner, für den Sie die AutoArchivierung aktivieren möchten. Rufen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Ordners auf und wählen Sie den Eintrag EIGENSCHAFTEN aus. Outlook zeigt Ihnen daraufhin die Dialogbox mit den Eigenschaften des Ordners. Klicken Sie auf die Registerkarte AUTOARCHIVIERUNG. Auf dieser Registerkarte stellen Sie alle Optionen der AutoArchivierung ein. Solange die erste Option ELEMENTE IN DIESEM ORDNER NICHT ARCHIVIEREN aktiviert ist, wird keine AutoArchivierung durchgeführt. Aktivieren Sie die Option STANDARDARCHIVIERUNGSEINSTELLUNGEN VERWENDEN, wird die Schaltfläche STANDARDARCHIVIERUNGSEINSTELLUNGEN zugänglich. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie die Dialogbox AUTOARCHIVIERUNG. In dieser Dialogbox finden Sie alle Einstellungsoptionen für die AutoArchivierung. Soll der gewählte Ordner von den Standardeinstellungen abweichen, aktivieren Sie die Option FÜR DIESEN ORDNER FOLGENDE EINSTELLUNGEN VERWENDEN:. Die Optionsschaltflächen legen fest, ob die alten Informationen archiviert (Optionsschaltfläche ALTE ELEMENTE IN DEN STANDARDARCHIVORDNER VERSCHIEBEN und ALTE ELEMENTE VERSCHIEBEN NACH) oder gelöscht (Optionsschaltfläche ALTE ELEMENTE ENDGÜLTIG LÖSCHEN) werden. Wenn Sie die Option ALTE ELEMENTE VERSCHIEBEN NACH auswählen, verlangt Outlook nach einer Ordner-Datei als Zwischenspeicher für die alten Elemente. Die Standardvorgabe ist die

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Datei Archiv.pst. Um Ihre Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Bei jedem Start überprüft Outlook nun die Ordner, für die eine AutoArchivierung eingerichtet wurde. Findet Outlook Elemente, die archiviert werden müssen, meldet es dies durch eine Sicherheitsabfrage. Erst wenn diese Abfrage bestätigt wird, archiviert Outlook diese Elemente. Archivieren lassen sich alle Ordner außer dem Ordner Kontakte.

Bild 4.28: Die Registerkarte AutoArchivierung aktiviert die automatische Archivierung des Ordners.

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Der Persönliche Ordner

Bild 4.29: Alle Optionen für die AutoArchivierung in einem Zugriff.

Das Vorschaufenster Seit Outlook 98 gibt es das Vorschaufenster. Dieses Fenster ermöglicht eine Schnellanzeige des gewählten Elements in einem Ordner. Die Outlook Express-Benutzer unter Ihnen kennen dieses Fenster ebenfalls.

Ein- und Ausblenden der Vorschau Über das Menü ANSICHT/VORSCHAUFENSTER wird das Vorschaufenster aktiviert und deaktiviert. Die Arbeitsfläche wird waagerecht aufgeteilt, um dem Vorschaufenster genug Platz einzuräumen. Innerhalb des Vorschaufensters sehen Sie die Daten des Elements, das gerade im Ordner aktiviert ist.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.30: Das Vorschaufenster zeigt Ihnen das Element in verkleinerter Form an. Falls dieses Vorschaufenster nicht genug Platz bietet, um alle Informationen des Elements gleichzeitig anzuzeigen, gelangen Sie mit Hilfe der Bildlaufleisten in die ausgeblendeten Bereiche. Die Aufteilung der Arbeitsfläche kann durch Verschieben der Trennlinie zwischen Objekten und Vorschaufenster individuell angepasst werden.

Die Titelleiste des Vorschaufensters Eine weitere Besonderheit ist die Titelleiste des Vorschaufensters. In ihr stehen die Kopfinformationen des ausgewählten Elements. Diese Kopfinformationen werden über das Kontextmenü des Vorschaufensters aktiviert. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Titelleiste des Vorschaufensters. Rufen Sie dann das Menü KOPFZEILENINFORMATIONEN auf. Die Titelleiste des Vorschaufensters minimiert sich in diesem Moment zu einem kleinen Balken.

121

Arbeiten mit Kontakten

Bild 4.31: Die Anzeige der Kopfzeileninformationen des Vorschaufensters können auch abgestellt werden.

Arbeiten mit Kontakten Der Kontaktordner speichert alle Informationen, die Ihre Kontakte betreffen. Die Kontakte lassen sich grob in zwei Gruppen einteilen – die Privat- und die Geschäftskontakte. Die Kontaktverwaltung von Outlook beherrscht beide Varianten, so dass Sie wirklich alle Daten an einem Ort speichern können. Aber der Kontaktordner sammelt die Daten nicht nur, hier können sie auch sortiert, gefiltert und geändert werden.

Die Arbeitsfläche der Kontakte Die Darstellung von Elementen auf der Arbeitsfläche richtet sich nach dem Elementtyp des Ordners. Für die Kontakte hat Outlook mehrere verschiedene Ansichten bereits vorgefertigt. Beim ersten Aufruf des Kontaktordners benutzt Outlook die Standardansicht ADRESSKARTEN.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.32: Der Kontaktordner verwaltet für Sie alle Informationen, die mit Kontakten zu tun haben. Am rechten Rand der Arbeitsfläche befindet sich ein Register, mit dem Sie sich schnell innerhalb der Kontakte bewegen können. Der momentan aktive Kontakt ist auf der Arbeitsfläche blau unterlegt und wird, falls Sie das Vorschaufenster geöffnet haben, dort angezeigt.

Verschiedene Ansichten für die Kontakte Rufen Sie das Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/TELEFONLISTE auf. Outlook stellt nun die Kontakte in Tabellenform als Telefonliste dar. Die Entwickler von Outlook haben für Sie noch eine Reihe weiterer Ansichten erstellt. Probieren Sie sie ruhig einmal aus. Jede dieser Ansichten zeigt Ihnen die Kontakte auf andere Art. Für den Anfang werden Sie bequem mit diesen fertigen Ansichten auskommen. Outlook ermöglicht es Ihnen aber auch, eigene Ansichten zu definieren. Doch dazu später mehr in Kapitel 5.

123

Arbeiten mit Kontakten

Hinweis

Bild 4.33: Outlook bietet verschiedene Ansichten zur Darstellung der Kontaktelemente.

Ein Klick auf eine Spalte in der Listendarstellung sortiert die gesamte Tabelle auf- oder absteigend, entsprechend der angeklickten Information.

Kontakte anlegen Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie auf das Symbol NEUER KONTAKT der Symbolleiste oder auf den Menüeintrag DATEI/NEU/KONTAKT. Outlook öffnet nun die Dialogbox UNBENANNT – KONTAKT. Mit Hilfe dieser Dialogbox erfassen Sie Ihre Kontakte. Bei zwei Eingabefeldern ist der Name mit einer Schaltfläche unterlegt. Hinter diesen Schaltflächen verbergen sich Dialogboxen, die für eine erweiterte einheitliche Eingabe sorgen. Klicken Sie auf die Schaltfläche NAME.

124

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Hinweis

Bild 4.34: In der Dialogbox Unbenannt – Kontakt erfassen Sie Ihre Kontakte.

Über das Feld SPEICHERN UNTER wird die Einsortierung der Adresskarte in die bestehenden Karten vorgenommen. Arbeiten Sie in diesem Feld mit Begriffen, die Sie auch wiederfinden.

Bild 4.35: Die Dialogbox Name überprüfen sorgt für eine einheitliche Erfassung des Namens der Kontaktperson.

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Arbeiten mit Kontakten Outlook öffnet für Sie die Dialogbox NAME ÜBERPRÜFEN. Im Detailbereich können Sie die Eingabefelder nun ausfüllen. In den Listenfeldern sind häufig verwendete Vorgaben für Sie abgelegt. Fehlt Ihnen eine Vorgabe, so tragen Sie sie in dem entsprechenden Eingabefeld ein. Das Kontrollkästchen DIESEN DIALOG EINBLENDEN, WENN NAME UNVOLLSTÄNDIG ODER UNKLAR IST aktiviert die Überprüfung des Namens in der Dialogbox UNBENANNT – KONTAKT. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie die Überprüfung nicht benötigen. Schließen Sie die Dialogbox mit der Schaltfläche OK zum Übernehmen der Eingaben. Outlook kehrt daraufhin in die Dialogbox zum Erfassen des Kontakts zurück und zeigt Ihnen im Eingabefeld NAME Ihre Eingabe in der Dialogbox NAME ÜBERPRÜFEN an. Des Weiteren macht Outlook gleich im Eingabefeld SPEICHERN UNTER einen Vorschlag, unter welchem Begriff dieser Kontakt gespeichert werden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSE. Auch hier wird eine Dialogbox geöffnet, welche dafür sorgt, dass Ihre Adressen immer auf die richtige Art erfasst werden.

Bild 4.36: Auch die Adresse wird auf korrekte Eingaben hin überprüft. Nach der Eingabe der Adresse schließen Sie die Dialogbox ADRESSE ÜBERPRÜFEN mit einem Klick auf OK. Die Adresse wird, wie der Name, sofort in die Adresskarte übernommen. Aber nicht nur der Name und die Adresse werden von Outlook auf eine korrekte Eingabe hin geprüft, sondern auch die Telefonnummern. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Eingabefeld, damit sich die Dialogbox TELEFONNUMMER ÜBERPRÜFEN öffnet.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Hinweis

Bild 4.37: Auch die Telefonnummer wird auf Wunsch überprüft.

Der internationale Standard für Telefonnummern ist: »+« »Landeskennzahl« »Ortskennzahl« »Rufnummer«. Das Pluszeichen steht für die internationale Vorwahl, also die <00>, die Landeskennzahl von Deutschland ist <49> und die Ortsnetzkennzahl wird ohne führende Null angegeben.

Bei den Telefonnummern, der E-Mail-Adresse und bei der Postadresse gibt es je eine zusätzliche Schaltfläche, welche jeweils ein Listenfeld öffnet. In diesen Listenfeldern verbergen sich zusätzliche Felder, welche weitere Informationen aufnehmen können. Öffnen Sie das Listenfeld GESCHÄFTLICH durch einen Klick mit der Maus.

Hinweis

Wählen Sie den Eintrag ASSISTENT aus. Der Name des Eingabefeldes GESCHÄFTLICH wird ersetzt durch die Bezeichnung ASSISTENT. Tragen Sie eine Telefonnummer ein und wechseln Sie zurück zu GESCHÄFTLICH. An den Häkchen in dem Listenfeld können Sie erkennen, welche Felder bereits benutzt sind.

Es erscheint wieder die ursprüngliche Rufnummer. Auf diese Art können Sie wirklich viele Informationen zu den Kontakten hinterlegen. Nach Abschluss Ihrer Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN der Symbolleiste. Der neue Kontakt wird in die Arbeitsfläche übernommen und gleich richtig einsortiert.

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Arbeiten mit Kontakten

Bild 4.38: Bei vier verschiedenen Rufnummern ist Outlook noch längst nicht am Ende seiner Fähigkeiten angelangt.

Kontakte sortieren Das Arbeitsfenster stellt die Kontakte standardmäßig alphabetisch aufsteigend sortiert dar. Für bestimmte Fälle ist es sinnvoll, vorübergehend eine andere Sortierung zu benutzen. Dazu müssen Sie Outlook erst einmal sagen, wie die Kontakte sortiert werden sollen. Klicken Sie also mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Arbeitsfläche und rufen Sie im Kontextmenü den Eintrag SORTIEREN auf. Die Dialogbox SORTIEREN erscheint. Diese Dialogbox definiert den neuen Sortierschlüssel. Im Bereich SORTIEwählen Sie aus dem Listenfeld das Feld aus, nach dem Outlook die Kontakte zuerst sortieren soll. Die Felder, die im Listenfeld erscheinen, sind abhängig vom Listenfeld VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS. Wenn Sie ein Feld nicht in der Liste SORTIEREN NACH finden, so setzen Sie das Listenfeld VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS auf ALLE KONREN NACH

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 TAKTFELDER.

Die Optionsschaltflächen legen fest, ob die Kontakte aufoder absteigend sortiert werden. Der Bereich ANSCHLIESSEND NACH legt einen zweiten Sortierschlüssel fest, der erst dann greift, wenn der erste abgearbeitet wurde. Durch einen dritten und vierten Sortierschlüssel lassen sich umfangreiche Sortierkriterien definieren. Nach dem Bestätigen der Dialogbox mit OK werden die Kontakte nach diesem Schlüssel geordnet.

Hinweis

Bild 4.39: Über die Dialogbox Sortieren werden eigene Sortierschlüssel definiert.

Benutzen Sie häufiger bestimmte Sortierungen, sollten Sie sich eigene Ansichten definieren. Dann müssen Sie nicht immer die Sortierungen von Hand erstellen, sondern einfach nur die Ansicht wechseln.

Kontakte filtern Eine andere Methode, für eine bessere Übersicht bei den Kontakten zu sorgen, ist das Anwenden eines »Filters«. Mit diesen Filtern sind Sie z.B. in der Lage, sich alle Personen anzeigen zu lassen, deren Vorname »Christian« lautet und die nicht in Heidelberg wohnen. Damit steht Ihnen ein leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Kontakte eingrenzen kön-

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Arbeiten mit Kontakten nen. Zum Erstellen eines Filters klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich der Arbeitsfläche und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag FILTERN aus.

Bild 4.40: Über die Dialogbox Filtern werden die Filterkriterien eingegeben. Die Dialogbox FILTERN ist in vier Registerkarten aufgeteilt. Die Registerkarte KONTAKTE bezieht sich direkt auf den Kontaktordner. Mit den Optionen, die Ihnen auf dieser Karte zur Verfügung stehen, sind häufig verwendete Filter innerhalb der Kontakte abgedeckt. Tragen Sie z.B. in das Eingabefeld SUCHEN NACH »Hannover« ein und wählen Sie aus dem Listenfeld IN den Eintrag »Nur in Adressfeldern« aus. Wenn Sie nun den Filter aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken, zeigt Outlook nur noch die Kontakte, in denen das Wort Hannover in der Adresse vorkommt. Ein erweiterter Filter wird über die Registerkarte ERWEITERT angelegt. Klicken Sie diese Registerkarte mit der Maus an. Die Registerkarte ERWEITERT ist in zwei Bereiche unterteilt. Ein Teil zeigt den momentanen Filter, der andere Teil legt diesen Filter fest. Öffnen Sie im Bereich WEITERE KRITERIEN DEFINIEREN das Listenfeld FELD und wählen Sie aus der Liste den Eintrag ADRESSFELDER/ADRESSE PRIVAT: PLZ aus. Die Auswahl wird in das Eingabefeld übernommen und Sie haben nun die Möglichkeit, die Bedingung und den Wert festzulegen. Folgende Bedingungen stehen Ihnen zur Verfügung:

130

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.41: Komplexere Filter werden mit dieser Registerkarte angelegt.

왘

ENTHÄLT:

Diese Bedingung erlaubt es, auf Teilübereinstimmungen zu prüfen. Der Wert muss nur irgendwo in dem Suchfeld vorhanden sein.

왘

IST (GENAU):

Der Wert muss exakt mit dem Suchfeld übereinstimmen

왘

ENTHÄLT NICHT:

Wählt den Kontakt nur, wenn der Begriff nicht vorkommt.

왘 왘

IST LEER:

Prüft, ob das Suchfeld leer ist.

IST NICHT LEER:

Prüft, ob das Suchfeld irgendwelche Werte enthält.

Lassen Sie das Bedingungsfeld zunächst auf ENTHÄLT stehen und tragen Sie bei WERT »31535« ein. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche ZUR LISTE HINZUFÜGEN. Die erste Filterbedingung haben Sie nun angelegt und sie wird Ihnen im oberen Bereich der Registerkarte angezeigt. Tragen Sie nun bei FELD »Name«, bei BEDINGUNG »ENTHÄLT NICHT« und bei WERT »Kleine« ein. Klicken Sie danach wieder auf die Schaltfläche ZUR LISTE HINZUFÜGEN.

131

Arbeiten mit Kontakten

Bild 4.42: Über die Registerkarte Erweitert werden auch mehrere Filterbedingungen akzeptiert. Im oberen Bereich der Registerkarte werden alle Filterbedingungen angezeigt. Wenn Sie nun den Filter über die Schaltfläche OK aktivieren, bekommen Sie nur noch die Kontakte angezeigt, die als Postleitzahl »31535« enthalten und nicht Kleine heißen. Sie sehen: Die erweiterten Filterbedingungen sind ausgesprochen umfangreich und stellen ein wirklich hilfreiches Werkzeug für Ihre Arbeit dar. Ist ein Filter aktiviert, so meldet Outlook dies in der Statusleiste.

Hinweis

Neu in Outlook 2002 ist die Registerkarte SQL. Hier lassen sich komplexe Filter mit den SQL-Anweisungen manuell ohne Berücksichtigung der drei anderen Registerkarten erstellen. Benutzen Sie bestimmte Filter öfter, so erstellen Sie sich eigene Ansichten mit diesem Filter. Dann brauchen Sie den Filter nicht immer wieder einzugeben.

Kontakte bearbeiten Die Bearbeitung von Kontakten unterscheidet sich nicht vom Anlegen neuer Kontakte. Nur der Aufruf erfolgt anders. Klicken Sie den zu bearbeitenden

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Kontakt doppelt an. Outlook öffnet die Adresskarte zur Bearbeitung. Über die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN übernehmen Sie dann Ihre Änderungen.

Kontakte löschen Um einen Kontakt zu löschen, markieren Sie ihn in der Arbeitsfläche durch einen Klick mit der Maus. Drücken Sie (Entf) oder klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche in der Symbolleiste. Dieser Kontakt wird dann sofort in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE verschoben. Um einen gelöschten Kontakt wiederherzustellen, müssen Sie ihn aus dem Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE wieder in den Ordner KONTAKTE verschieben.

Kontakte verschieben Ein Kontakt lässt sich auf mehrere Arten an andere Positionen verschieben. Wohl die angenehmste Form ist Drag&Drop. Ziehen Sie den entsprechenden Kontakt von der Arbeitsfläche auf den Zielordner in der OutlookLeiste. Wenn Sie dort die Maustaste wieder loslassen, wird der Kontakt an diese Stelle verschoben. Oder markieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche IN ORDNER VERSCHIEBEN. Wählen Sie daraus den Eintrag IN ORDNER VERSCHIEBEN, wenn sich der gewünschte Zielordner nicht schon unter den angezeigten ersten Ordnern befindet. Die Dialogbox ELEMENTE VERSCHIEBEN wird geöffnet. Wählen Sie hier den Zielordner aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Bestimmte Kontakte suchen Eine Suche ist eigentlich nichts anderes als ein sehr enger Filter von Informationen. Dennoch verfügt Outlook zur Vereinfachung über einen eigenen Suchdialog. Klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHEN in der Symbolleiste. Im oberen Bereich der Arbeitsfläche erscheint eine Suchleiste. Das Feld SUCHEN NACH: nimmt den entsprechenden Suchtext auf. Im Listenfeld SUCHEN IN legen Sie den Suchbereich fest. Nach der Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche SUCHE STARTEN. Wenn Outlook die Suche abgeschlossen

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Aufgaben unter Outlook hat, werden die Ergebnisse eingeblendet. Standardmäßig sucht diese Suchfunktion nur in den Adressfeldern des Kontakts. Die Suchergebnisse löschen Sie mit der Schaltfläche LÖSCHEN in der Suchleiste.

Bild 4.43: Über die Suchleiste in der Arbeitsfläche finden Sie schnell bestimmte Kontakte.

Aufgaben unter Outlook Zu einem Schreibtisch gehört nicht nur die Adresskartei, sondern auch eine Aufgabenliste, die Ihnen stets verrät, was wann zu erledigen ist. Mit dem Outlook-Element AUFGABE sind Sie nicht nur in der Lage, Aufgaben anzulegen und zu überwachen, sondern auch Aufgaben an Dritte zu delegieren. Weiterhin können Sie Aufgabenserien anlegen, wie z.B. jeden Monat die Miete überweisen. Und falls Sie dies doch einmal vergessen, werden Sie so lange erinnert, bis Sie die Aufgabe als erledigt kennzeichnen.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Das Aufgabenblatt Wechseln Sie in den Aufgabenordner über die Schaltfläche AUFGABE der Outlook-Leiste. Der Arbeitsbereich präsentiert sich in einer großen Tabelle.

Bild 4.44: Die Standardansicht zeigt eine klare Übersicht über Ihre Aufgaben. Dies ist die Standardansicht für die Aufgabenliste. Wie bei allen Ordnern in Outlook können andere Ansichten über das Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT ausgewählt werden. Jede dieser Ansichten hat bestimmte Vorteile und sollte dementsprechend eingesetzt werden. Probieren Sie die verschiedenen Ansichten später durch, um einen Überblick über die Vor- und Nachteile zu erhalten.

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Aufgaben unter Outlook

Bild 4.45: Über das Menü Ansicht/Aktuelle Ansicht erhalten Sie Zugriff auf andere Ansichten.

Aufgabe anlegen Am schnellsten erstellt man eine Aufgabe direkt in der Arbeitsfläche des Aufgabenordners. Wechseln Sie in die Ansicht EINFACHE LISTE oder LISTE MIT DETAILS. Die oberste Zeile der Tabelle ist für die Anlage neuer Aufgaben zuständig. Klicken Sie auf HIER KLICKEN, UM AUFGABE ZU ERSTELLEN. Der Text verschwindet und Sie erhalten eine Schreibmarke zur Eingabe des Aufgabentextes. Um die Eingabe abzuschließen, drücken Sie (¢). Der Aufgabentext wird dann in die Aufgabenliste übernommen und Sie können sofort die nächste Aufgabe anlegen. Nach Abschluss aller Eingaben verlassen Sie dieses Eingabefeld mit (Esc) oder durch einen Klick mit der Maus in die Arbeitsfläche.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.46: Neue Aufgaben lassen sich direkt im Arbeitsbereich Aufgaben anlegen.

Hinweis

Um das Feld FÄLLIG AM mit Leben zu füllen, klicken Sie mit der Maus hinein. Auch hier erhalten Sie ein Eingabefeld, in dem Sie direkt ein Datum eingeben können. Die Umsetzung dieses Feldes und aller anderen Datumsfelder ist faszinierend. Tragen Sie z.B. »nächsten Donnerstag« ein. Nachdem Sie die Eingabe mit (¢) abgeschlossen haben, setzt Outlook diese Angabe in das reale Datum um. Dies funktioniert auch mit Angaben wie »Nikolaus« oder einfach nur »Sonntag«.

Falls Sie lieber mit der Maus arbeiten, klicken Sie zuerst in das Feld FÄLLIG Öffnen Sie dann das Listenfeld an der rechten Seite des Eingabefeldes.

AM.

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Aufgaben unter Outlook

Bild 4.47: Über den Datumsnavigator wählen Sie Termine aus der Übersicht des Monats aus. Öffnen Sie dann das Listenfeld und wählen Sie aus dem Datumsnavigator das entsprechende Datum durch einen Klick mit der Maus aus. Die Monate wechseln Sie über die Schaltflächen mit den Pfeilen nach rechts und links.

Eine komplexe Aufgabe erstellen Um eine Aufgabe mit allen Einzelheiten anzulegen, klicken Sie mit der Maus auf das Symbol NEUE AUFGABE in der Symbolleiste. Outlook blendet daraufhin die Dialogbox UNBENANNT – AUFGABE ein. Diese Dialogbox gibt Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Aufgaben zu erstellen. Für die Aufgabe »Kaffee besorgen« ist dies nicht nötig, es sei denn, Sie erfassen diese Aufgabe und übertragen Sie anschließend an eine andere Person. Tragen Sie im Eingabefeld BETREFF eine Kurzform des Aufgabentextes ein. Dieser Text wird Ihnen später in der Übersicht der Arbeitsfläche angezeigt. Das Feld FÄLLIG AM spezifiziert den Endtermin dieser Aufgabe.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Geben Sie hier ein Datum oder eine Zeitangabe wie »morgen« ein. Über das Feld BEGINNT AM legen Sie das Startdatum der Aufgabe fest. Im Listenfeld STATUS finden Sie eine Auswahl von möglichen Zuständen der Aufgabe.

Bild 4.48: Über die Dialogbox Unbenannt – Aufgabe legen Sie detaillierte Aufgaben an. Mit dem Listenfeld PRIORITÄT legen Sie die Wichtigkeit der Aufgabe fest. Das Auswahlfeld % ERLEDIGT klärt den momentanen Grad der Fertigstellung. Im Eingabefeld im unteren Bereich der Registerkarte können Sie die Aufgabe näher beschreiben. Wenn Sie das Kontrollkästchen ERINNERUNG aktivieren, so erinnert Outlook Sie mit einem Infofenster und dem Abspielen einer Tonfolge an die Fälligkeit dieser Aufgabe. Entscheiden Sie sich für die Erinnerung, so können Sie zusätzlich angeben, wann Outlook Sie erinnern soll. Die Standardvorgabe für die Erinnerung ist der Tag der Fälligkeit zu Beginn des Arbeitstags.

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Aufgaben unter Outlook

Hinweis

Bild 4.49: Outlook bietet Ihnen verschiedene Zustände von Aufgaben an.

Die Vorgabe der Uhrzeit wird über das Menü EXTRAS/ OPTIONEN in der Registerkarte EINSTELLUNGEN vorgenommen.

Hinweis

Über die Schaltfläche KATEGORIEN wählen Sie eine oder mehrere Kategorien aus, die für die Aufgabe zutreffen. Dies erleichtert es Ihnen bei vielen Aufgaben, die Übersicht zu behalten. Das Kontrollkästchen PRIVAT weist dieser Aufgabe den Status Privat zu und verbirgt so die Aufgabe vor anderen Benutzern derselben Ordner-Datei.

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Sie können an eine Aufgabe auch ein Objekt, z.B. ein WordDokument oder eine Excel-Tabelle, anhängen. Dazu klicken Sie auf das Symbol DATEI EINFÜGEN IN der Symbolleiste. Wählen Sie im anschließenden Dialogfenster die entsprechende Datei aus. Angehängte Dateien werden Ihnen als Symbol im Notizfeld angezeigt.

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Weitere Einstellungen der Aufgabe legen Sie auf der Registerkarte DETAILS fest. Wechseln Sie zur Registerkarte DETAILS.

Bild 4.50: Abrechnungsinformationen werden auf der Registerkarte Details eingetragen. In dieser Registerkarte lassen sich die Hintergrundinformationen zur Aufgabe näher festlegen. Das Feld ERLEDIGT AM füllt Outlook automatisch aus, wenn Sie den Status der Aufgabe auf »erledigt« setzen. Haben Sie alle benötigten Eingaben gemacht, so speichern Sie die Aufgabe durch einen Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN in der Symbolleiste. Die Aufgabe wird in die Arbeitsfläche übernommen.

Aufgaben ändern Eine einzelne Aufgabe kann komplexe Prozesse nicht ausreichend beschreiben – eine Differenzierung in Teilergebnissen ist fast immer erforderlich. Dazu muss die Aufgabe nachträglich bearbeitet werden. Ein Doppelklick

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Aufgaben unter Outlook auf den Eintrag in der Aufgabenliste öffnet die Aufgabe erneut. Ändern Sie die Felder, die angepasst werden müssen, und speichern Sie die Änderung durch einen Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN ab.

Aufgaben als erledigt markieren Die schönste Aufgabenliste nützt nichts, wenn Aufgaben nicht irgendwann erledigt und als solches auch markiert werden. Den einfachsten Weg, eine Aufgabe zu erledigen, bietet das Kontrollkästchen ERLEDIGT in der Tabellenansicht. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen durch einen Klick mit der Maus.

Bild 4.51: Erledigte Aufgaben werden durchgestrichen in der Aufgabenliste angezeigt. Outlook streicht den Beschreibungstext der erledigten Aufgabe durch, lässt sie aber weiterhin in der Aufgabenliste stehen. Erst wenn die Aufgabe gelöscht wird, verschwindet sie aus der Aufgabenliste. Der zweite Weg, eine

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Aufgabe als erledigt zu markieren, führt über die Dialogbox. Klicken Sie doppelt auf die entsprechende Aufgabe. In der Dialogbox setzen Sie den Status dann auf »erledigt«.

Aufgaben löschen Um eine Aufgabe zu löschen, öffnen Sie das Kontextmenü mit der rechten Maustaste. Wählen Sie den Eintrag LÖSCHEN aus. Die Aufgabe verschwindet ohne weitere Hinweise in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE. Um eine bereits gelöschte Aufgabe wiederherzustellen, verschieben Sie die Aufgabe aus dem Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE in den Aufgabenordner.

Aufgabenserien Eine Aufgabenserie besteht aus stets wiederkehrenden Aufgaben. Dies sind z.B. Mietzahlungen, Termine für das Finanzamt oder einfach nur der Küchendienst. Outlook verwaltet auch diese Art Aufgaben. Eine Aufgabenserie wird erstellt wie eine komplexe Aufgabe. Klicken Sie dazu auf das Symbol NEUE AUFGABE in der Symbolleiste des Aufgabenordners. Füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Vorgaben aus. Nach Abschluss Ihrer Eingabe klicken Sie auf das Symbol SERIENTYP der Symbolleiste.

Bild 4.52: In der Dialogbox Aufgabenserie wird die Serie festgelegt. Outlook öffnet die Dialogbox AUFGABENSERIE, um die Serie näher zu beschreiben. Im Bereich SERIENMUSTER wird die Art der Serie festgelegt

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Aufgaben unter Outlook und im Bereich SERIENDAUER der Zeitrahmen der Serie. Eine Serie entsteht immer auf dieselbe Art und Weise: 1. Legen Sie fest, ob sich die Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen soll. Je nach Auswahl verändert sich die rechte Seite des Bereichs SERIENMUSTER. 2. Legen Sie die Optionen im rechten Bereich des Serienmusters fest. 3. Bestimmen Sie die SERIENDAUER im unteren Bereich der Dialogbox.

Bild 4.53: Nach dem Festlegen einer Aufgabenserie zeigt Outlook zusätzliche Informationen auf der Registerkarte Aufgabe an. Mieten müssen bekanntlich Anfang des Monats bezahlt werden. Wählen Sie dafür also die Option MONATLICH im Bereich SERIENMUSTER aus. Anschließend wählen Sie die mittlere Option im rechten Bereich des Serienmusters und aus dem ersten Listenfeld den Eintrag LETZTEN aus. Im zweiten Listenfeld wählen Sie den Eintrag ARBEITSTAG und im Eingabefeld MONAT geben Sie eine 1 ein. Die Aufgabe ABGEBEN DER ÜBERWEISUNG FÜR DIE MIETZAHLUNG ist also jeden letzten Arbeitstag im Monat fällig. Im Bereich SERIENDAUER wählen Sie die Option KEIN ENDDATUM aus. Klicken Sie nun auf OK.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Achtung

Sie kehren so zurück in die Dialogbox AUFGABE. Outlook verschiebt die Bereiche der Registerkarte nach unten und stellt einen zusätzlichen Informationsblock für Sie bereit. In diesem Block finden Sie die Angabe, wann die Aufgabe fällig ist und wann sie sich wiederholt. Klicken Sie auf das Symbol SPEICHERN UND SCHLIESSEN der Symbolleiste, um diese Aufgabe in die Aufgabenliste zu übernehmen. Wenn Sie eine Fälligkeit einer Seriendauer um zwei Termine überschreiten lassen, zeigt Outlook Ihnen nur eine Aufgabe mit dem ersten Termin an. Erst wenn diese Aufgabe als erledigt markiert ist, wird Ihnen die neue Aufgabe mit dem zweiten Termin angezeigt.

Voreinstellungen für Aufgaben Über die Dialogbox EXTRAS/OPTIONEN auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN werden die globalen Optionen für den Aufgabenordner eingestellt.

Bild 4.54: Auf der Registerkarte Einstellungen wird die Standardvorgabe der Erinnerungszeit angepasst. 145

Mit dem Kalender arbeiten Im Bereich AUFGABEN finden Sie die Erinnerungszeit. Diese Uhrzeit ist die Standardvorgabe für Erinnerungen. Mit der Schaltfläche AUFGABEOPTIONEN öffnen Sie die gleichnamige Dialogbox. Hier ändern Sie die Farbeinstellungen für erledigte und überfällige Aufgaben.

Mit dem Kalender arbeiten In der Arbeitsplanung ist nichts wichtiger als ein Kalender. Ohne ihn hätte man keine Übersicht über die anfallenden Termine und keine Kontrollmöglichkeiten für die Aufgaben. Der Outlook-Kalender führt die Aufgaben und Termine zusammen und zeigt Ihnen diese in der Arbeitsfläche an – auch für die nächsten Jahre. Eines der größten Probleme der Kalender sind die Feiertage. Meistens sind bei uns in Deutschland nur die deutschen Feiertage aufgeführt. Was macht man, wenn man viel mit Menschen in den USA oder Spanien zusammenarbeitet? Outlook verwaltet die Feiertage von 28 verschiedenen Ländern und fügt die benötigten in den Kalender ein.

Das Kalenderblatt Der Kalender präsentiert sich mit einer sehr übersichtlichen Arbeitsfläche. Die Anzeige von Outlook springt beim Aufrufen des Kalenders immer auf das aktuelle Datum. Neben der Tagesansicht sind der Datumsnavigator und der Aufgabenblock für eine bessere Übersicht angeordnet (siehe Bild 4.55). Beim ersten Aufruf des Kalenders befinden Sie sich in der Tagesansicht. Der Standardarbeitstag bei Outlook beginnt um 8:00 Uhr und endet um 17:00. Sie erkennen diesen Bereich an den gelb hinterlegten Feldern. Die Felder außerhalb dieser Zeit sind grünlich hinterlegt, können aber dennoch benutzt werden. Nur die automatischen Funktionen von Outlook sind auf den offiziellen Arbeitstag beschränkt. Weiterhin ist der Tag zunächst im Halbstunden-Rhythmus eingeteilt. Auch dies ist nur die Standardvorgabe und lässt sich jederzeit bei den Terminen ändern. Da es gerade im Kalender wichtig ist, die Übersicht zu behalten, sind in der Symbolleiste die Symbole für die verschiedenen Ansichten angebracht. Klicken Sie auf die Schaltfläche ARBEITSWOCHE in der Symbolleiste (siehe Bild 4.56).

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.55: Übersichtlich zeigt sich der Kalender auf der Arbeitsfläche.

Bild 4.56: Die Ansicht Arbeitswoche zeigt Ihnen die komplette Arbeitswoche an. 147

Mit dem Kalender arbeiten In der Ansicht ARBEITSWOCHE werden Ihnen nur die Arbeitstage angezeigt. Selbstverständlich können die Tage der Arbeitswoche angepasst werden. Im Abschnitt »Voreinstellungen für den Kalender« sehen Sie, wie das geht. Klicken Sie auf die Schaltfläche WOCHENANSICHT in der Symbolleiste (siehe Bild 4.57).

Bild 4.57: Die Wochenansicht zeigt die komplette Woche an. Die Woche mit Samstag und Sonntag wird Ihnen in der Wochenansicht angezeigt. Klicken Sie als Letztes auf die MONATSANSICHT der Symbolleiste (siehe Bild 4.58). In der Monatsansicht wird Ihnen der gesamte Monat angezeigt. Der Datumsnavigator und die Aufgabenliste sind ausgeblendet. Diese Ansicht eignet sich hervorragend für ganztägige Termine.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Hinweis

Bild 4.58: Eine Kurzübersicht der Termine erhalten Sie in der Monatsansicht.

Der Datumsnavigator mit der Aufgabenliste lässt sich auch in der Monatsansicht anzeigen. Zeigen Sie mit der Maus auf den rechten Fensterrand und ziehen Sie sie dann so weit nach links, bis der Mauszeiger ein Teilungsmauszeiger wird. Nun können Sie damit den Datumsnavigator aufziehen.

Der Datumsnavigator Direkt rechts unter der Ordner-Leiste ist der Datumsnavigator angebracht. Über ihn erhalten Sie eine schnelle Übersicht über den aktuellen Monat.

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Mit dem Kalender arbeiten

Bild 4.59: Der Datumsnavigator sorgt für die Übersicht. Ist an Tagen ein Termin hinterlegt, so wird Ihnen dies durch Fettdruck des Datums angezeigt. Das aktuelle Datum ist durch einen roten Kasten markiert. Wenn Sie sich in der Tagesansicht befinden, so ist der angezeigte Tag grau hinterlegt. In der Wochen- bzw. Monatsansicht sind die momentan angezeigten Tage grau hinterlegt. Klicken Sie vor eine beliebige Woche im Datumsnavigator (siehe Bild 4.60). Die Arbeitsfläche springt auf die Wochenansicht um. Im Datumsnavigator werden alle angezeigten Tage grau hinterlegt. Klicken Sie in der Kopfzeile auf das »M« für Montag oder einen anderen Wochentag (siehe Bild 4.61). Die Arbeitsfläche springt in die Monatsansicht und der Datumsnavigator zeigt den gesamten Monat grau hinterlegt an. Um andere Monate in die Ansicht zu bekommen, klicken Sie auf den nach rechts oder links weisenden Pfeil in der Titelleiste des Wechslers. Alternativ können Sie direkt auf den Monatsnamen klicken und die Maustaste gedrückt halten.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.60: Die Wochenansicht wird im Datumsnavigator grau hinterlegt.

Bild 4.61: In der Monatsansicht ist der gesamte Monat grau hinterlegt. 151

Mit dem Kalender arbeiten

Bild 4.62: Einen direkten Zugriff auf andere Monate erhalten Sie über den Monatsnamen. Es öffnet sich ein Listenfeld, in dem Sie den Monat direkt anwählen können. Fahren Sie mit gedrückter Maustaste über oder unter den Rand dieses Feldes, um Monate zu erreichen, die außerhalb der Liste liegen.

Der Aufgabenblock in der Kalenderansicht Was bringt die beste Übersicht des Kalenders, wenn Sie immer zwischen dem Kalender und den Aufgaben wechseln müssen? Der Kalender von Outlook zeigt Ihnen deshalb die Aufgabenliste in der rechten unteren Ecke der Arbeitsfläche mit an. Die Funktionalität der Liste entspricht der des Ordners AUFGABE. Auch hier können Aufgaben neu angelegt und als erledigt markiert werden. Zusätzlich werden per Drag&Drop aus Aufgaben Termine erstellt und aus Terminen Aufgaben angelegt. Dazu fassen Sie mit der Maus das entsprechende Element an und ziehen es in den anderen Bereich. Outlook blendet daraufhin die entsprechende Dialogbox ein, um die zusätzlich benötigten Daten zu erhalten.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Einen Termin anlegen Auch im Ordner KALENDER hat Outlook eine ganze Reihe von Möglichkeiten, neue Elemente anzulegen. Der bewährteste Weg führt über das Kontextmenü. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Bereich Ihrer aktuellen Ansicht. Aus dem Kontextmenü wählen Sie den Eintrag NEUER TERMIN.

Hinweis

Bild 4.63: Termine werden in der Dialogbox Unbenannt – Termin angelegt.

Um einen Termin über eine bestimmte Zeitdauer anzulegen, markieren Sie zuerst den Bereich mit der linken Maustaste und wählen dann den Eintrag NEUER TERMIN des Kontextmenüs. Die Startzeit und die Dauer des Termins werden so automatisch über diesen Bereich gelegt.

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Mit dem Kalender arbeiten

Hinweis

Die Dialogbox UNBENANNT – TERMIN enthält alle Felder, die für einen Termin wichtig sind. Um den Termin näher zu beschreiben, tragen Sie als Erstes ein Stichwort im BETREFF ein. Dieses Stichwort wird Ihnen nach Abschluss aller Eingaben im Kalender angezeigt. Im Eingabefeld ORT erfassen Sie, wo der Termin stattfinden soll. Das Kontrollkästchen DIES IST EINE ONLINEBESPRECHUNG weist dem Termin den Status ONLINEBESPRECHUNG zu. Eine Onlinebesprechung ist ein Treffen im Inter- oder Intranet. Die richtige Hardware vorausgesetzt, ist es möglich, gleichzeitig mit mehreren Personen Dokumente zu bearbeiten, Videokonferenzen abzuhalten und auch Sprachübertragungen durchzuführen.

Hinweis

Im Bereich ZEIT legen Sie das Anfangs- und Enddatum sowie die Start- und Endzeit des Termins fest. Sie können die Werte entweder direkt in diese Felder eingeben oder aber aus den entsprechenden Listenfeldern auswählen. Das Kontrollkästchen GANZTÄGIG weist dem Termin den ganzen Tag zu und wandelt ihn so zu einem Ereignis. Ganztägige Termine heißen in Outlook »Ereignisse«.

Das Kontrollkästchen ERINNERUNG aktiviert die Meldung vom Kalender, wenn ein Termin ansteht. Die Angabe der Minuten bezieht sich auf die Vorwarnzeit der Meldung. Sie können verschiedene Zeiten für verschiedene Termine eingeben. Outlook kann für Termine unterschiedliche Erinnerungs-Sounddateien abspielen. Hierfür klicken Sie auf die Schaltfläche SOUND, um die entsprechende Sounddatei zuzuordnen. Das Listenfeld ANZEIGEN ALS definiert, wie der Termin im Kalender angezeigt wird und wie andere Benutzer diese Termine angezeigt bekommen. Die folgenden Einstellungen stehen zur Auswahl:

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

왘

FREI – farblose Darstellung im Kalender

steht für Planung anderer zur Verfügung

왘

MIT VORBEHALT – blau schraffierte Darstellung im Kalender

steht für Planung anderer zur Verfügung

왘

GEBUCHT – blaue Darstellung im Kalender

steht für Planung anderer zur Verfügung

왘

ABWESEND – violette Darstellung im Kalender

steht anderen nicht zur Verfügung

Eine Neuheit in Outlook 2002 ist das Listenfeld BESCHRIFTUNG. Mit dieser Auswahl ist es nun möglich, den Termin zweckgebunden farbig hervorzuheben.

Bild 4.64: Termine lassen sich je nach Zweck farbig hervorheben.

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Mit dem Kalender arbeiten Im Notizblatt des Termins wird der Termin genauer beschrieben. Alternativ dazu lassen sich hier über das Symbol DATEI EINFÜGEN eine oder mehrere Dateien an den Termin anhängen. Aus dem Listenfeld KATEGORIEN wählen Sie die entsprechenden Kategorien für diesen Termin aus. Dies erleichtert Ihnen später die Zuordnung und das Auffinden von Terminen. Das Kontrollkästchen PRIVAT setzt den Termin auf »nicht zugänglich für andere Personen«. Schließen Sie den Termin durch einen Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN und SCHLIESSEN. Der so angelegte Termin wird in den Kalender übertragen.

Andere Personen zu einem Termin einladen Legen Sie wie gehabt einen neuen Termin an. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche TEILNEHMER EINLADEN. Sofort erscheinen in der Registerkarte eine neue Zeile und die dazugehörende Schaltfläche AN. Klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Bild 4.65: Sie können andere Teilnehmer zu Ihren Terminen einladen. Die Dialogbox TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN ermöglicht Ihnen die Auswahl von Teilnehmern für Ihren Termin. Sie wählen die Teilnehmer aus, indem Sie sie markieren und dann über die Schaltflächen ERFORDERLICH, OPTIONAL und RESSOURCEN der Empfängerliste zuteilen.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Nachdem Sie alle Kontakte ausgewählt haben, übernehmen Sie die Auswahl mit einem Klick auf OK. Eine Ressource ist im Normalfall kein Teilnehmer an einer Besprechung, sondern beispielsweise der Besprechungsraum selbst. Wenn für einen Raum ebenfalls ein Kalender angelegt wird, kann hierüber eine Buchung erfolgen. Damit lassen sich die Belegungszeiten von Besprechungsräumen koordinieren und überwachen. Die ausgewählten Kontakte erscheinen im Adressfeld. In der Symbolleiste ist nun die Schaltfläche SENDEN zu sehen. Benutzen Sie diese, um den Termin zu speichern und die Einladungen automatisch zu verschicken.

Termine bearbeiten Um einen Termin zu bearbeiten, reicht ein Doppelklick auf diesen Termin in einer der Ansichten des Kalenders. Outlook öffnet die Dialogbox TERMIN zur Bearbeitung. Führen Sie alle Veränderungen durch und schließen Sie die Bearbeitung über die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN wieder ab.

Terminserien Eine Terminserie besteht aus einer Reihe von Terminen mit demselben Inhalt. Ein Beispiel dafür wäre der Wunsch, eine Fernsehserie aufzunehmen, die entweder an jedem Arbeitstag oder vielleicht nur einmal die Woche erscheint. Der Termin ist derselbe, nur das Datum ändert sich. Um eine Terminserie zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Zeitraum des Kalenders. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag NEUE TERMINSERIE aus. Eine Terminserie zeichnet sich durch eine feste Zeit und eine feste Dauer und die Frequenz der Wiederholung aus. In der Dialogbox TERMINSERIE finden Sie deshalb auch als Erstes die Angabe dieser Daten. Tragen Sie im Bereich TERMIN die gewünschten Daten ein. Der Bereich SERIENMUSTER beschreibt die Frequenz der Serie. Wählen Sie als Erstes in diesem Bereich aus, ob die Serie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftreten soll. Der rechte Bereich ändert sich aufgrund Ihrer Auswahl. Wählen Sie einmal die Option WÖCHENTLICH aus. Der rechte Bereich wechselt nun auf die Kriterien, die einen wöchentlichen Termin betreffen. Das Eingabefeld JEDE/ ALLE beschreibt, in welchem Rhythmus der Termin wieder auftreten soll. Das Kontrollkästchen mit den Tagesbezeichnungen legt die Wochentage für den Termin fest. Markieren Sie dazu einfach die Tage.

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Mit dem Kalender arbeiten

Bild 4.66: Terminserien nehmen viel Arbeit bei der Erstellung von wiederkehrenden Terminen ab. Der Bereich SERIENDAUER definiert Anfang und Ende der Serie. Das Eingabefeld BEGINN legt das Startdatum fest. Die Optionsschaltflächen bezeichnen das Enddatum. Nachdem die Serie definiert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Dialogbox TERMINSERIE wird geschlossen und Sie gelangen zur Dialogbox NEUER TERMIN. Geben Sie hier die Restdaten des Termins ein und schließen Sie die Eingabe über SPEICHERN UND SCHLIESSEN ab.

Termine löschen Auch das Löschen eines Termins erfolgt am einfachsten über das Kontextmenü. Klicken Sie dazu mit der rechten Taste auf den zu löschenden Termin und wählen Sie dann das Menü LÖSCHEN aus. Der Termin wird ohne weitere Rückfrage gelöscht. Auch ein gelöschter Termin landet im Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE.

Eine Terminserie löschen Der einzige Unterschied beim Löschen einer Terminserie ist, dass Outlook nach Anwahl des Menüs LÖSCHEN eine Abfrage macht, ob nur der einzelne Termin oder die gesamte Terminserie gelöscht werden soll. Entsprechend Ihrer Auswahl führt Outlook den Löschvorgang durch.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Eine Besprechung planen Outlook hat extra für diesen Bereich eine Funktion integriert – die Besprechungsanfrage. Besprechungsanfragen werden an alle Teilnehmer geschickt und diese geben dann Rückmeldung, ob der geplante Termin wahrgenommen werden kann. Kommen diese Rückmeldungen, so werden sie von Outlook automatisch bearbeitet. Um eine Besprechungsanfrage zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einen terminfreien Bereich der Arbeitsfläche und wählen aus dem Kontextmenü den Eintrag NEUE BESPRECHUNGSANFRAGE aus.

Bild 4.67: Besprechungsanfragen werden wie Termine festgelegt, nur dass Sie zusätzlich eine Empfängeradresse mit eingeben müssen. Die Dialogbox UNBENANNT – BESPRECHUNG wird von Outlook geöffnet. Auf den ersten Blick sieht diese Dialogbox der Termineingabe sehr ähnlich und es ist wirklich nur ein Feld hinzugekommen: die Schaltfläche AN und das dazugehörige Eingabefeld. In der Symbolleiste gibt es zwei Änderungen. Als Erstes ist die Schaltfläche SPEICHERN UND SCHLIESSEN der Schaltfläche SENDEN 159

Mit dem Kalender arbeiten gewichen und als Zweites wurde die Schaltfläche TEILNEHMER EINLADEN durch die Schaltfläche EINLADUNG STORNIEREN ersetzt. Diese Punkte unterscheiden eine Besprechungsanfrage von einem Termin. Mit der Schaltfläche AN öffnen Sie die Dialogbox TEILNEHMER UND RESSOURCEN AUSWÄHLEN. Hier bestimmen Sie alle Teilnehmer Ihrer Besprechung und legen außerdem die benötigten Ressourcen fest. Dazu markieren Sie jeweils den Kontakt und weisen ihm eines der Felder ERFORDERLICH, OPTIONAL oder RESSOURCEN durch einen Klick zu. Ist ein Kontakt noch nicht enthalten, so können Sie ihn über die Schaltfläche NEUER EINTRAG kurz anlegen. Haben Sie alle Teilnehmer definiert, gelangen Sie über die Schaltfläche OK wieder zurück zur Eingabe der Besprechung. Füllen Sie hier alle weiteren Felder aus und beenden Sie die Eingabe über die Schaltfläche SENDEN. Outlook erstellt nun alle Besprechungsanfragen und schickt sie automatisch mit der nächsten Post hinaus.

Voreinstellungen für den Kalender Zur Voreinstellung des Kalenders bieten sich Ihnen diverse Optionen. Sie erreichen die Voreinstellungen über das Menü EXTRAS/OPTIONEN. Wählen Sie in der Dialogbox OPTIONEN die Registerkarte EINSTELLUNGEN.

Bild 4.68: Über die Registerkarte Einstellungen der Dialogbox Optionen nehmen Sie Änderungen an der Grundeinstellung des Kalenders vor. 160

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Als Erstes sehen Sie im Bereich KALENDER ein Kontrollkästchen, welches die Standarderinnerung von 15 Minuten aktiviert. Deaktivieren Sie das Kästchen, falls Sie keine Erinnerung bei neuen Terminen wollen. Manuell können diese Termine immer noch auf ERINNERN gesetzt werden. Die »15 Minuten« geben die Standardzeit der Terminerinnerungen an. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN.

Bild 4.69: Die Kalenderoptionen legen die Grundeinstellungen des Kalenders fest. KALENDEROPTIONEN nennt sich diese Dialogbox und genau das legen Sie hier auch fest. Andere Länder, andere Sitten – im Bereich ARBEITSWOCHE spezifizieren Sie Ihre typische Arbeitswoche. Die Kontrollkästchen MO, DI, MI, DO, FR, SA und SO legen die Tage fest, die in Ihrer Arbeitswoche zu sehen sind. Alle Tage, die mit einem Häkchen markiert sind, tauchen in der Kalenderansicht ARBEITSWOCHE auf. Weiterhin geben Sie im Listenfeld ERSTER WOCHENTAG den Tag an, mit dem die Woche beginnen soll. Die Eingabefelder BEGINNT UM und ENDET UM legen Ihre normalen Arbeits-

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Mit dem Kalender arbeiten zeiten fest. Dieser Bereich wird Ihnen in der TAGESANSICHT gelb angezeigt, während alle anderen Zeiten grünlich hinterlegt sind. Das Listenfeld ERSTE JAHRESWOCHE legt die Woche fest, mit der Outlook das Jahr beginnt. Der Bereich KALENDEROPTIONEN spezifiziert die näheren Optionen des Kalenders. Für alle Geschäftsleute ist das Kontrollkästchen WOCHENNUMMERN IM DATUMSNAVIGATOR ANZEIGEN von großer Bedeutung, denn bei Aktivierung erscheint im Datumsnavigator die Angabe der Kalenderwoche vor den Wochen. Eine Option steht nur zur Verfügung, falls Sie Outlook in der Version UNTERNEHMEN ODER IN ARBEITSGRUPPEN installiert haben. Outlook ist dann in der Lage, mit älteren Kalendern von Schedule+ zusammenzuarbeiten. Fragen Sie aber auf jeden Fall bei Ihrem Administrator nach, ob diese Option benutzt werden muss. Über die Schaltfläche ZEITZONE gelangen Sie in eine Dialogbox, in der Sie Ihre benutzten Zeitzonen beschreiben. Diese Funktion wird im nächsten Abschnitt näher besprochen. Klicken Sie auf die Schaltfläche FEIERTAGE HINZUFÜGEN.

Bild 4.70: Outlook ist in der Lage, eine spezielle Auswahl an Feiertagen in den Kalender zu übernehmen. Die norddeutschen Bundesländer kennen diese Situation: Man ruft irgendwo an und niemand hebt ab. Man probiert es öfter und wird langsam sauer. Später stellt sich heraus, dass eigentlich ein Feiertag ist und daher niemand ans Telefon gehen kann. Outlook bietet für diesen Fall die Funktion FEIERTAGE IN DEN KALENDER AUFNEHMEN. Markieren Sie in dieser Dialogbox alle Länder, deren Feiertage Sie in Outlook aufnehmen möchten. Nach dem Bestätigen der Auswahl überträgt Outlook diese Daten in Ihren Kalender.

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Hinweis

Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Falls Sie es noch nicht getan haben, lassen Sie sich die Feiertage von Deutschland eintragen.

Die dritte Dialogbox RESSOURCENPLANUNG kümmert sich um die Handhabung von Besprechungsanfragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Dialogbox zu öffnen.

Bild 4.71: Die automatische Handhabung von Besprechungsanfragen kann Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen. Oftmals wird die Verwaltung von Objekten an einer zentralen Stelle vorgenommen, z.B. in einem Sekretariat. Will nun jemand so ein Objekt haben oder benutzen, kann er dies über eine Besprechungsanfrage anfordern. Die Optionen dieser Dialogbox haben die Aufgabe, den Verwaltungsmechanismus zu automatisieren. Wenn Sie die Option AUTOMATISCHE BESPRECHUNGSANFRAGEN ANNEHMEN/ABSAGEN BEARBEITEN aktiviert haben, bucht Outlook automatisch den entsprechenden Zeitraum in Ihrem Kalender und schickt dem Absender eine Bestätigung für diesen Termin, wenn eine Besprechungsanfrage bei Ihnen erscheint. Ist das Kontrollkästchen BESPRECHUNGSANFRAGEN AUTOMATISCH BEI ÜBERSCHNEIDUNG ABLEHNEN aktiviert, so erteilt Outlook automatisch eine Absage auf die Anfrage, wenn dieser Termin schon belegt ist. Das dritte Kontrollkästchen lehnt für Sie automatisch alle Besprechungsserien ab. Schließen Sie die Dialogbox über OK.

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Mit dem Kalender arbeiten Die Schaltfläche FREI/GEBUCHT-OPTIONEN öffnet die gleichnamige Dialogbox.

Bild 4.72: Andere Personen erhalten über diese Einstellungen Zugriff auf Ihre freien Zeiten. Der Abstimmungsbedarf bei Terminen steigt mit der Anzahl der Teilnehmer. Mit den Optionen dieser Dialogbox erhält der Veranstalter Zugriff auf die freien Zeiten im Terminplan der Teilnehmer und kann so Besprechungen ohne direkten Kontakt planen. Das erste Eingabefeld legt den Zeitraum fest, der von Outlook an andere Personen übermittelt wird. Im zweiten Eingabefeld legen Sie fest, wie oft Ihr Outlook diese Informationen an den Server weitergeben soll und sich dementsprechend aktualisiert. Im Bereich INTERNET FREI/GEBUCHT steuern Sie die automatische Weitergabe dieser Informationen. Haben Sie sich entschieden, Ihre Informationen automatisch herauszugeben, so muss ein Servername im Feld VERÖFFENTLICHEN UNTER angegeben werden. Planen Sie selbst Besprechungsanfragen, so tragen Sie im Eingabefeld SUCHEN UNTER den Servernamen ein, wo die anderen Personen ihre Frei/Gebucht-Informationen ablegen. Falls Sie den Namen des Servers nicht wissen, fragen Sie Ihren Systemadministrator.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Das Arbeiten mit einer oder zwei Zeitzonen Für viele Arbeitsbereiche kommt man einfach nicht mehr ohne die Angabe einer zweiten Zeitzone aus. Outlook beherrscht auch diese Aufgabe. Rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf. Wählen Sie die Registerkarte EINSTELLUNGEN. Klicken Sie im Bereich KALENDER auf die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN. Outlook öffnet die Dialogbox KALENDEROPTIONEN. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche ZEITZONE.

Bild 4.73: Die Dialogbox Zeitzone ermöglicht die Arbeit mit zwei Zonen gleichzeitig. In der Dialogbox ZEITZONE nehmen Sie die Änderungen an den Zeitzonen und deren Anzeige vor. Im Bereich AKTUELLE ZONE sind die Einstellungen für die gerade aktive Zeitzone zu finden. Im Eingabefeld BESCHRIFTUNG können Sie bei Bedarf der Zeitzone einen Namen zuweisen. Dies ist im Normalfall nur nötig, wenn Sie die zweite Zeitzone aktivieren. Zu Ihrer Information erscheinen im Feld AKTUELLE ZEIT die Uhrzeit und das aktuelle Datum. Aus dem Listenfeld ZEITZONE wird die benötigte Zeitzone ausgewählt. Und das Kontrollkästchen AUTOMATISCH ZW. SOMMER- UND WINTERZEIT UMSCHALTEN wechselt laut Weltkalender diese beiden Zeiten an den richtigen Tagen. Das Kontrollkästchen EINE ZUSÄTZLICHE ZEITZONE ANZEIGEN aktiviert den Bereich der zweiten Zeitzone. Tragen Sie im Eingabefeld BESCHRIFTUNG »Kanada« ein und wählen Sie aus dem Listenfeld den Eintrag »(GMT-04:00) Atlantik (Kanada)«. Das Kontrollkästchen AUTOMATISCH ZW. SOMMER- UND WINTERZEIT UMSCHALTEN wird in diesem 165

Mit dem Kalender arbeiten

Achtung

Moment auch weiß unterlegt, da Outlook erkennt, dass diese Zeitzone eine Sommerzeit haben kann. Aktivieren Sie auch dieses Kontrollkästchen und tragen Sie noch im Bereich AKTUELLE ZEITZONE bei BESCHRIFTUNG ein »D« für Deutschland ein. Die Schaltfläche ZEITZONENWECHSEL wechselt zwischen der aktiven und der zweiten Zeitzone hin und her. Benutzen Sie den Zeitzonenwechsel nur, wenn Sie sich wirklich sicher sind, denn er beeinflusst Ihre Termine und Aufgaben, wenn Sie sie neu anlegen. Beachten Sie, dass Besprechungsanfragen beim Empfänger ebenfalls entsprechend der eingestellten Zeitzone ausgegeben werden.

Übernehmen Sie nun die Anpassung der Zeitzonen und schließen Sie alle Dialogboxen über die Schaltfläche OK.

Bild 4.74: Outlook stellt Ihnen zwei Zeitzonen gleichzeitig dar.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002 Neben der Standardzeitskala finden Sie nun noch eine zweite Skala. Über den Skalen stehen die Beschriftungen der Zeitzonen. So haben Sie zwei Zeitzonen auf einen Blick zur Verfügung. Termine und Aufgaben beziehen sich immer auf die aktuelle Zeitzone.

Der Bildschirm als Notizblock Kein Schreibtisch ohne Notizzettel. Überall liegen sie herum, aber man findet sowieso nie den, der gerade dringend gebraucht wird. Abhilfe schafft auch hier Outlook 2002. Der Ordner NOTIZEN übernimmt diese Funktion für Sie. Mit ihm erstellen Sie verschiedenfarbige Notizzettel für die Übersicht. Öffnen Sie den Ordner NOTIZEN über einen Klick auf die Schaltfläche NOTIZEN der Outlook-Leiste.

Bild 4.75: Im Ordner Notizen sehen Sie alle Ihre Eintragungen. Die Ansicht der Notizen ist sehr einfach aufgebaut. Die gesamte Arbeitsfläche ist leer.

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Der Bildschirm als Notizblock

Notizen erstellen Das Arbeiten mit Notizen ist genauso einfach wie weiterhin mit dem Zettelblock zu arbeiten. Klicken Sie einfach mit einem Doppelklick auf einen freien Bereich der Arbeitsfläche.

Bild 4.76: Der Zettel nimmt Ihre Notizen auf. Outlook öffnet daraufhin einen Zettel mit einer Schreibmarke. Geben Sie hier Ihre Notiz ein. Zum Schließen der Notiz klicken Sie auf das Symbol SCHLIESSEN in der Titelleiste der Notiz. Normalerweise ist diese Funktion einem Abbruch gleichzusetzen, aber bei den Notizen wird die Notiz nur geschlossen. Eingegebener Text bleibt erhalten. Ist die Notiz geschlossen, so wird sie in der Arbeitsfläche angezeigt.

Notizen ändern Um eine Notiz zu ändern, reicht ein Doppelklick auf die Notiz. Outlook öffnet dann wieder das Eingabefenster und Sie können den Text der Notiz ändern.

Notizen löschen Wie alle Elemente von Outlook werden Notizen beim Löschen in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE verschoben. Rufen Sie zunächst das Kontextmenü der Notiz durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf. Anschließend wählen Sie aus dem Menü den Eintrag LÖSCHEN. In der Symbolleiste befindet sich ebenfalls eine Schaltfläche, mit der Sie Notizen löschen können.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Die Farbe von Notizen ändern Wenn alle Notizzettel dieselbe Farbe haben, finden Sie sich bei vielen Notizen nicht mehr so schnell zurecht. Deswegen lässt sich den Notizzetteln eine andere Farbe zuordnen. Dazu rufen Sie das Kontextmenü des entsprechenden Zettels auf. Wählen Sie den Eintrag FARBE/GRÜN.

Bild 4.77: Für eine bessere Übersicht lassen sich die Farben der Notizzettel anpassen.

Die Fenstergröße von Notizen ändern Eine neu angelegte Notiz ist nicht übermäßig groß – für eine bessere Übersicht über die Eingabe lässt sich das Notiz-Fenster vergrößern. Klicken Sie dazu auf die rechte untere Ecke des Fensters und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Durch Bewegen der Maus können Sie jetzt das Fenster vergrößern.

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Der Bildschirm als Notizblock Der Notizzettel passt so seine Größe an. Aber es funktionieren auch alle anderen Standard-Windows-Funktionen zum Verändern der Fenstergröße, wie z.B. der Doppelklick in die Titelleiste des Notizzettels, um ihn auf Vollbildgröße zu bringen.

Verschiedene vordefinierte Ansichten

Hinweis

Sogar für die Notizfunktion hält Outlook verschiedene Ansichten bereit. Sie erreichen diese über das Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT. Hier können Sie die verschiedenen Ansichten ausprobieren. Falls Sie mit Farben arbeiten, benutzen Sie die Ansicht, welche Ihre Notizen nach Farben sortiert.

Notizen kategorisieren Um einer Notiz eine Kategorie zuzuordnen, öffnen Sie das Kontextmenü der Notiz mit der rechten Maustaste. Wählen Sie dann den Eintrag KATEGORIEN. Outlook öffnet die Dialogbox KATEGORIEN. Wählen Sie aus der Liste die entsprechenden Kategorien aus und bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

Bild 4.78: Kategorien strukturieren die Notizen.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Voreinstellung für Notizen Rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf. Auf der Registerkarte EINSTELLUNGEN klicken Sie im Bereich NOTIZEN auf die Schaltfläche NOTIZENOPTIONEN.

Bild 4.79: Sogar die Notizzettel haben Voreinstellungen. Die Dialogbox NOTIZENOPTIONEN bestimmt das Aussehen neuer Notizen. Im Listenfeld FARBE wählen Sie die Standardfarbe. Das Listenfeld GRÖSSE legt die Größe des Zettels fest und über die Schaltfläche SCHRIFTART wird die Standardschriftart bestimmt.

Das Journal führt Protokoll Outlook wird nicht nur von Ihnen und anderen Personen mit Information gefüttert, es kann sich die Informationen auch selbst suchen. Die OfficeProduktfamilie wird von Outlook komplett überwacht. Jede Datei, die geöffnet und geschlossen wird, die Dauer der Bearbeitung und der Arbeitsbeginn – all diese Informationen speichert Outlook sortiert in einem Journal. So behalten Sie immer den Überblick, was auf Ihrem Rechner gerade passiert. Das Journal hat aber noch weitere Vorteile, z.B. können Sie abfragen, welche Dokumente an die Person X gegangen sind. Wechseln Sie in die Gruppe EIGENE VERKNÜPFUNGEN in der Outlook-Leiste und öffnen Sie dort den Ordner JOURNAL. Das Journal für den aktuellen Tag wird angezeigt, geordnet nach Typ der Anwendung.

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Das Journal führt Protokoll

Bild 4.80: Outlook verwaltet selbständig Journale zu ausgewählten Anwendungen und Aufgaben. Klicken Sie auf ein Kästchen mit einem Plus-Zeichen, um eine Liste für einen bestimmten Eintragungstyp einzublenden. Durch Anklicken der Schaltflächen für die Tages-, Wochen- bzw. Monatsansicht in der Symbolleiste wird der eingeblendete Kalenderausschnitt verändert.

Kontakte automatisch protokollieren Mit Outlook ist es auch möglich, unterschiedliche Aktivitäten in Bezug auf verschiedene Kontakte automatisch verfolgen zu lassen. So wird z.B. jedes Fax, das Sie über Outlook an einen bestimmten Kunden verschicken, automatisch protokolliert. Um das automatische Journal einzurichten, öffnen Sie die Dialogbox OPTIONEN über das Menü EXTRAS/OPTIONEN. Klicken Sie in der Registerkarte EINSTELLUNGEN auf die Schaltfläche JOURNALOPTIONEN.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Bild 4.81: Legen Sie in den Journaloptionen fest, welche Aktivitäten in das Journal aufgenommen werden sollen.

Hinweis

Die Dialogbox JOURNALOPTIONEN ist in vier Bereiche aufgeteilt. Im ersten Bereich, DIESE ELEMENTE AUTOM. EINTRAGEN, aktivieren Sie mit Hilfe der Steuerelemente die Journalaufzeichnung dieser Elemente. Der Bereich FÜR DIESE KONTAKTE führt über die einzelnen Kontakte Buch. Aktivieren Sie jeden Kontakt, der überwacht werden soll. Der Bereich AUCH DATEIEN EINTRAGEN VON bezieht sich auf installierte Microsoft-Office-Produkte. Ist z.B. das Steuerelement für Microsoft Word aktiviert, so wird jede Bearbeitung an Word-Dokumenten protokolliert. Der vierte Bereich legt das Verhalten von Outlook fest, wenn ein Journaleintrag in der Anzeige doppelt angeklickt wird. Wenn Sie alleine an Ihrem Computer arbeiten, aktivieren Sie die Option ÖFFNET DAS ELEMENT, AUF DAS DER JOURNALEINTRAG VERWEIST. So wird das Dokument sofort geöffnet und nicht nur eine Übersicht, wann auf das Element zugegriffen wurde.

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Das Journal führt Protokoll

Manuelles Aufzeichnen von Aktivitäten Mit der Schaltfläche NEUER JOURNALEINTRAG, am linken Rand der Symbolleiste, erstellen Sie einen neuen Journaleintrag. Bei einem Journaleintrag wird ein Eintragstyp aus einem Listenfeld für die Aufzeichnung zugrunde gelegt.

Bild 4.82: Verschiedene Eintragstypen stehen zum Protokollieren bereit. Zusätzlich kann der Journaleintrag einem Kontakt zugewiesen werden. Der Zeitpunkt der Messung und die Dauer der Protokollierung lassen sich nach eigenen Wünschen einstellen. Ein Klick auf die Schaltfläche ZEITMESSUNG BEGINNEN öffnet das Protokoll. Der rotierende Zeiger einer stilisierten Stoppuhr zeigt die Aufzeichnung der festgelegten Aktivitäten an. Durch einen weiteren Klick auf die Schaltfläche ZEITMESSUNG BEENDEN wird die Aufzeichnung beendet – auch das Schließen des aktiven JournaleintragFensters beendet die Zeitmessung. Eine nachträgliche Anzeige der Aktivitäten von Kontaktpersonen ist nicht möglich.

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Kapitel 4: Die Elemente von Outlook 2002

Das Journal nach Kontakten auswerten Durch ein einfaches Ändern der aktuellen Ansicht erhalten Sie eine Übersicht aller Journaleinträge nach verschiedenen Kontakten aufgeschlüsselt. Dadurch wird eine personen- oder auch projektbezogene Auswertung möglich. Wählen Sie dazu ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/NACH KONTAKT. Outlook zeigt eine Liste aller Kontakte, die mit einem Klick geöffnet werden können. Hier finden Sie dann die einzelnen Einträge.

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Kapitel 5 Up to date – die Kommunikationsfunktionen Outlook ist nicht ausschließlich Arbeitsplatzwerkzeug mit Kalender, Kartei und Aufgaben. Das Programm eignet sich auch vorzüglich für die elektronische Kommunikation. Mit Outlook versenden Sie einen Text als elektronische Post (E-Mail), wenn Sie und der Empfänger über ein E-Mail-Konto verfügen. Hat der Empfänger kein E-Mail-Konto, versenden Sie solche E-Mails alternativ per Fax. Eine Sonderform der E-Mail sind die Newsgroups. Das ist eine im Internet platzierte Art elektronisches schwarzes Brett für Kommentare und Beiträge, die dann anderen Teilnehmern zugänglich sind.

Anpassung der Installationsoptionen für E-Mail und Fax Installation und Konfiguration der E-Mail Bereits bei der Installation legen Sie fest, welche Funktionalitäten Outlook besitzt. Dies soll nicht bedeuten, dass sich die getroffenen Entscheidungen später nicht mehr verändern lassen. Selbstverständlich können Sie nachträglich weitere Komponenten hinzufügen oder bereits installierte entfernen. Es gibt verschiedenste Arten, den E-Mail-Dienst zu installieren. Um die verschiedenen Möglichkeiten überschaubar zu gestalten, bietet der Setup-Assistent von Outlook drei verschiedene Optionen:

왘

KEIN E-MAIL-DIENST installiert den Informationsmanager ohne E-Mail-Funktionen

왘 왘

E-Mail-Dienst NUR VIA INTERNET Zusätzlich zur Internet-E-Mail der E-Mail-Dienst UNTERNEHMEN UND ARBEITSGRUPPEN

Anpassung der Installationsoptionen für E-Mail und Fax

Informationsmanager ohne E-Mail Outlook ist auch ohne E-Mail-Anbindung ein vollständiger Informationsmanager. Sie können dann mit diesem Programm zwar keine E-Mails versenden oder Besprechungsanfragen verschicken, aber Kontakte, Aufgaben und Termine verwalten. Verwenden Sie diese Option vor allem, wenn Sie die elektronische Post bereits mit einem anderen Programm erledigen.

E-Mail-Dienst Nur via Internet

Hinweis

Die Auswahl, E-Mail nur über das Internet zu versenden, treffen Sie unter ganz bestimmten Voraussetzungen. Sie haben entweder einen E-MailZugang über ein Modem oder einen ISDN-Adapter zu einem ISP (Internet Service Provider – Dienst-Anbieter) oder Sie sind physikalisch mit einem Netzwerk verbunden, das aber nicht über einen eigenen Mail-Server wie z.B. den Microsoft Exchange Server verfügt. Im zweiten Fall erfolgt die Anbindung des Unternehmens an das Internet häufig mit denselben Mitteln (Modem oder ISDN-Adapter) wie bei einer Privatperson. Die bekanntesten ISPs bzw. Online-Dienste in Deutschland sind zur Zeit T-Online, AOL und CompuServe.

Hinweis

POP3/SMTP wird häufig als Bezeichnung für die Art der Bereitstellung und den Versand von E-Mails verwendet.

Fachwort

In jedem Fall erfolgen der Versand und der Empfang von E-Mails direkt mit den Internet-Protokollen wie POP3 (Post Office Protocol Version 3) und SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) oder IMAP (Internet Message Access Protocol).

Ein Protokoll enthält Vereinbarungen über den Austausch von Daten zwischen zwei Computern oder Endgeräten.

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Durch die Wahl der Option E-MAIL NUR VIA INTERNET beeinflussen Sie ausschließlich den E-Mail- und Fax-Dienst. Die Funktionen für Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben funktionieren weiterhin wie bisher. Die Funktionen von Outlook unterscheiden sich in wenigen Details, je nachdem, ob Sie POP3 oder IMAP als Protokolle verwenden. In jedem Fall bieten beide eine sichere Nachrichtenübermittlung und viele Verwaltungsfunktionen für den Posteingang. Neben dem Versand von E-Mails erlaubt es diese Anbindung auch, die bereits mit Outlook 98 hinzugekommenen Protokolle vCalendar und iCalendar einzusetzen. vCalendar erlaubt den Versand von Besprechungsanfragen und iCalendar übermittelt Informationen zu freien und gebuchten Terminen.

E-Mail-Dienst Unternehmen und Arbeitsgruppen

Achtung

왘

Wenn Sie Outlook mit einem Mail-Server wie dem Exchange-Server in einem Unternehmensnetzwerk einsetzen, steht Ihnen die umfassende Vielfalt von Funktionen für Nachrichten, Terminplanung und Zusammenarbeit zur Verfügung. Der Exchange Server bietet erweiterte E-Mail-Funktionen. Das sind z.B. der Rückruf von zugestellten E-Mails, solange der Empfänger diese noch nicht gelesen hat, oder das Verfallsdatum, mit dem Nachrichten nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gehalten werden. Darüber hinaus bietet ein Exchange-Server Gruppenterminplanungen oder die Freigabe von Kontaktinformationen für andere Personen. Soll Outlook als Client an einem Exchange Server arbeiten, dann müssen Sie eine Client-Lizenz erwerben. Die erforderlichen Treiber sind bereits im Lieferumfang von Outlook enthalten.

Assistent für den Internet-Zugang Mit dem Assistenten für den Internet-Zugang richten Sie einen oder mehrere Internet-Zugänge ein. Wenn Sie Outlook zum ersten Mal auf einem Computer installieren und dabei die Option NUR VIA INTERNET wählen, meldet sich der Assistent beim ersten Start und fragt Sie nach den Konfigurations-

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Anpassung der Installationsoptionen für E-Mail und Fax angaben zu Ihrem E-Mail-Zugang. Installieren Sie Outlook über eine alte Version, dann verwendet Outlook die Angaben aus dieser alten Installation, falls dort ein Internet-Zugang konfiguriert war. Sie können den Internet-Zugang jederzeit installieren und zusätzlich weitere Anbieter aufnehmen. Dazu rufen Sie den Assistenten manuell auf. Klicken Sie auf das Menü EXTRAS/E-MAIL-KONTEN. In der sich öffnenden Dialogbox gibt es zwei Bereiche: E-MAIL und VERZEICHNIS. Der E-Mail-Bereich verwaltet die E-Mail-Konten, der Bereich VERZEICHNIS dient zum Hinzufügen von Verzeichnissen und Adressbüchern. Falls nicht bereits aktiviert, klicken Sie auf das Optionsfeld EIN NEUES E-MAIL-KONTO HINZUFÜGEN und anschließend auf WEITER.

Bild 5.1: Unterschiedliche Servertypen stehen für E-Mail-Konten bereit. In dieser Dialogbox legen Sie den Servertyp für das E-Mail-Konto fest. Dies kann z.B. POP3 für T-Online sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER, um mit der Einrichtung fortzufahren. Im nächsten Schritt müssen Sie alle Textfelder ausfüllen. Folgende Informationen müssen eingetragen werden:

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen BENUTZERINFORMATIONEN

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IHR NAME

왘

E-MAIL-ADRESSE Hier tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, wie sie mit Ihrem ISP vereinbart ist.

Tragen Sie hier den Namen ein, so wie er in jeder Ihrer E-Mails als Absender erscheinen soll. Dieser Name muss nicht mit Ihrer E-MailAdresse identisch sein!

SERVERINFORMATIONEN

왘

POSTEINGANGSSERVER (POP3)

Tragen Sie hier den Namen des Posteingangsservers ein. Die Angaben erfragen Sie beim Dienstanbieter.

왘

POSTAUSGANGS-

In dieses Feld wird der Name des Postausgangsservers eingetragen. Auch diese Angaben erfragen Sie bei Ihrem Dienstanbieter.

SERVER

ANMELDEINFORMATIONEN Um E-Mails von Ihrem ISP zu erhalten, müssen Sie sich dort anmelden. Die Anmeldung erfolgt auf zwei unterschiedliche Arten.

왘

BENUTZERNAME

Der Benutzername für den Account. Wird vom ISP vergeben.

왘

KENNWORT

Ihr persönliches Kennwort.

Die zweite Variante ist die ANMELDUNG DURCH GESICHERTE KENNWORTAUTHENTIFIZIERUNG (SPA). Auch in diesem Fall erhalten Sie alle erforderlichen Angaben von Ihrem ISP. Im nächsten Schritt geben Sie an, wie Sie die Verbindung zum Internet mit diesem Zugang herstellen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN. Outlook benötigt noch einen Namen für die DFÜ-Netzwerkverbindung. Diesen geben Sie auf der Registerkarte ALLGEMEIN in das Textfeld E-MAILKONTO ein. Benutzen Sie einen aussagekräftigen Namen wie z.B. VERBINDUNG MIT T-ONLINE. 181

Anpassung der Installationsoptionen für E-Mail und Fax

Bild 5.2: Alle Informationen für den Internet-Zugang in einer Dialogbox.

Bild 5.3: Wählen Sie den Verbindungstyp zum Internet aus. Auf der Registerkarte VERBINDUNG legen Sie den Verbindungstyp für dieses E-Mail-Konto fest. Sie können dazu ein Modem oder ein lokales Netz-

182

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen werk verwenden. Die dritte Auswahl gibt Ihnen die Möglichkeit, die Verbindung zum Internet auf eine andere Weise manuell herzustellen. Falls Sie die Verbindung über ein Modem herstellen, muss das DFÜ-Netzwerk von Windows installiert sein. Mit OK übernehmen Sie die Einstellungen und gelangen zur Dialogbox E-MAIL-KONTEN zurück. Ein Klick auf die Schaltfläche KONTOEINSTELLUNGEN TESTEN stellt eine Verbindung zu Ihrem E-Mail-Konto her.

Bild 5.4: Outlook testet die hinterlegten Kontoeinstellungen.

Hinweis

Mit einem Klick auf die Schaltfläche WEITER schließen Sie die Einrichtung ab. Nachdem Sie Ihren Internet-Zugang konfiguriert haben, können Sie E-Mails versenden und empfangen. E-Mail-Einstellungen testen Sie, indem Sie z.B. eine Nachricht an sich selbst schicken. Auch eine solche Nachricht geht zunächst an Ihren ISP, wird dort in Ihrem Postfach bereitgestellt und häufig mit demselben Anruf versandt. Damit testen Sie ebenso die technischen Einstellungen. Ihr ISP stellt die an Sie gerichtete Nachricht innerhalb weniger Sekunden bereit. Gibt es beim ISP technische Probleme, dann bemerken Sie dies häufig schon beim Versenden der Nachrichten. Wenn Sie eine E-Mail an eine Person schicken, die über einen anderen ISP an das Internet angebunden ist, kommt es im schlimmsten Fall vor, dass eine Nachricht länger als 24 Stunden unterwegs ist.

183

Der Posteingang

Der Posteingang Der Posteingang ist ein Ordner, in dem Sie die E-Mails bearbeiten. Dort lesen und bearbeiten Sie eingegangene Nachrichten. Klicken Sie in der Outlook-Leiste auf das Symbol POSTEINGANG, um zu diesem Ordner zu gelangen.

Bild 5.5: Der Posteingang ist die Kommunikationszentrale von Outlook. Der Posteingang zeigt alle eingegangenen Nachrichten in einer Tabelle an. Wenn Sie Outlook neu installieren, enthält der Posteingang eine Willkommensnachricht von Microsoft Outlook 2002. Die Tabelle des Posteingangs besteht aus acht Spalten:

왘

184

WICHTIGKEIT – Sie können die Wichtigkeit einer Nachricht über die Optionen einstellen. Wenn Nachrichten mit normaler Wichtigkeit eingehen, erscheint kein Symbol. Wurde vom Absender eine niedrige Wichtigkeit eingestellt, erscheint in dieser Spalte ein blauer

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Abwärtspfeil. Wurde die Nachricht mit einer hohen Wichtigkeit versandt, erscheint ein rotes Ausrufezeichen. Die Wichtigkeit setzt ein optisches Signal für den weiteren Umgang mit der eingegangenen Nachricht.

왘

SYMBOL – Das Symbol stellt die Art der Nachricht dar. Eine E-Mail wird durch einen Umschlag dargestellt. Ist der Umschlag verschlossen, haben Sie diese Nachricht noch nicht gelesen. Andernfalls ist er geöffnet. Daneben gibt es noch Symbole z.B. für weitergeleitete Nachrichten, Besprechungsanfragen oder Aufgabenanforderungen.

왘

KENNZEICHNUNGSSTATUS – Sie kennzeichnen eine Nachricht zum Beispiel, um sich selbst an die Nachverfolgung dieses Vorgangs zu erinnern. Ein anderer Grund für eine solche Markierung könnte darin bestehen, eine ausgehende Nachricht mit einer Anfrage an eine andere Person besonders hervorzuheben. Wenn Sie eine Nachricht oder ein Kontakt kennzeichnen, zeigt Outlook ein Fähnchen-Symbol. Ein rotes Fähnchen steht für GEKENNZEICHNET, ein weißes Fähnchen für ERLEDIGT.

왘

ANLAGEN – Wenn Sie an eine Nachricht eine Datei anfügen, erscheint als Symbol eine Büroklammer.

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ABSENDER (VON) – In dieser Spalte steht der Name des Absenders. Beachten Sie, dass sich der Name des Absenders häufig von seiner E-Mail-Adresse unterscheidet.

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BETREFF – Diese Spalte enthält den vom Absender eingetragenen Betreff. Ist der Eintrag länger als der zur Verfügung stehende Platz, dann wird der Betreff abgeschnitten und an das Ende werden drei Punkte gesetzt.

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ERHALTEN – Gibt den Zeitpunkt des Eintreffens wieder. Sie erkennen, an welchem Wochentag, Datum und zu welcher Uhrzeit die E-Mail eingegangen ist.

왘

GRÖSSE – Die letzte Spalte enthält Angaben über die Größe der E-Mail.

Sie können die eingegangenen Nachrichten nach einer beliebigen Spalte aufsteigend oder absteigend sortieren. Klicken Sie dazu auf den Spaltenkopf. Ein weiterer Klick kehrt die Sortierreihenfolge um. In den Spalten VON, BETREFF, ERHALTEN und GRÖSSE erscheint ein kleiner Pfeil hinter dem Spaltennamen, der die Sortierreihenfolge anzeigt.

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Hinweis

Der Posteingang

Wenn die Breite der Spalte VON, BETREFF, ERHALTEN oder GRÖSSE nicht ausreicht, können Sie diese zu Lasten der anderen vergrößern oder verkleinern. Positionieren Sie dazu die Maus auf die Trennlinie zwischen den Spaltenköpfen. Der Mauszeiger ändert an der richtigen Stelle sein Aussehen in einen schwarzen senkrechten Balken mit einem waagerechten Doppelpfeil. Jetzt verändern Sie die Breite mit gedrückter linker Maustaste.

Wenn Sie eine der Spalten nicht mehr benötigen, zeigen Sie auf das zugehörige Symbol und ziehen Sie es so weit nach unten, bis es mit einem dicken schwarzen Kreuz durchgestrichen wird. Wenn Sie die linke Maustaste freigeben, verschwinden dieses Feld und die zugehörige Spalte aus der Anzeige. Auch die Reihenfolge der Felder ändern Sie auf diese Weise. Zeigen Sie auf ein Feld, das an einer anderen Position erscheinen soll, und ziehen Sie es bei gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung. Wenn Sie eine zulässige Landeposition erreicht haben, erscheinen an dieser Stelle rote Pfeile ober- und unterhalb der Zeile mit den Spaltenköpfen. Lassen Sie die linke Maustaste los, um die Position zu ändern. Neue Felder fügen Sie mit dem Kontextmenü der Spaltenköpfe ein. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Spaltenkopf und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag FELDAUSWAHL. Ziehen Sie aus dem Dialogfenster FELDAUSWAHL die gewünschten Felder in die Zeile mit den Spaltenköpfen. Schließen Sie das Dialogfenster FELDAUSWAHL, wenn alle gewünschten Änderungen vorgenommen sind.

Ansichten des Posteingangs Outlook bietet für den Posteingang eine Reihe von Standardansichten vom Typ TABELLE oder ZEITSKALA an. Standardmäßig verwendet Outlook die Ansicht NACHRICHTEN. Um die Darstellung der Nachrichten zu ändern, klicken Sie auf ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT und wählen eine andere Ansicht aus. Die nachfolgenden Darstellungen zeigen eine Auswahl der verschiedenen Nachrichtendarstellungen:

186

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bild 5.6: Posteingang in der Ansicht Nachrichten – eine Liste aller Nachrichten.

Bild 5.7: Posteingang in der Ansicht Nach Nachverfolgungskennzeichnung: Die Liste der Nachrichten wird nach den Kennzeichnungen gruppiert. 187

Der Posteingang

Bild 5.8: In der Ansicht Nach Absender zeigt der Posteingang eine Liste aller Nachrichten, gruppiert nach Absender.

Bild 5.9: In der Ansicht Nachrichten in Zeitskala-Ansicht zeigt der Posteingang die Nachrichten als Symbole auf der Zeitskala, abhängig vom Sendedatum. 188

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen E-Mail-Format

Fachwort

E-Mails werden als NUR-TEXT Nachrichten, als MICROSOFT OUTLOOK RICH TEXT oder als HTML versandt. Im HTML-Format stehen die unterschiedlichsten Formatierungsvarianten zur Verfügung. Wenn der Empfänger Ihrer Nachricht ein E-Mail-Programm einsetzt, das HTML-kodierte Nachrichten verarbeitet, bleiben alle Formatierungen erhalten. Verwenden Sie MICROSOFT OUTLOOK RICH TEXT nur, wenn Sie Nachrichten mit anderen Outlook-Anwendern austauschen. HTML steht für Hypertext Markup Language. Diese Sprache beschreibt Seiteninhalte, insbesondere im Internet, und stellt sicher, dass Sender und Empfänger eine identische oder zumindest ähnliche Darstellung erhalten.

Nachrichten erstellen Ausgehend vom Posteingang haben Sie verschiedene Möglichkeiten, in das Nachrichtenformular zu gelangen und dort eine Nachricht zu erstellen:

왘 왘 왘

Klicken Sie auf das Menü DATEI/NEU/E-MAIL-NACHRICHT. Klicken Sie in der Symbolleiste auf NEU/E-MAIL-NACHRICHT. Drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(N).

Innerhalb des Nachrichtenformulars finden Sie die Eingabefelder AN, CC, BETREFF und einen Textbereich für die eigentliche Nachricht. Mit (ÿ__) gelangen Sie von einem Feld in das nächste. (¢) erzeugt innerhalb des Feldes einen Absatz und ist daher nicht für den Feldwechsel geeignet. Mit der Tastenkombination (ª) + (ÿ__) springen Sie rückwärts durch die Felder. Im Textbereich bewirkt (ÿ__) einen Tabulator-Sprung. Der Empfänger einer Nachricht wird im Eingabefeld AN festgelegt. Wenn Sie die Adresse nicht wissen, klicken Sie auf die Schaltfläche AN.

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Bild 5.10: Das Nachrichtenformular ist einem herkömmlichen Brief nachempfunden. Beginnen Sie mit der Empfängeranschrift und einer Betreffzeile. Weiter unten folgt der eigentliche Text.

Bild 5.11: In der Dialogbox Namen auswählen legen Sie die Empfänger der E-Mail fest.

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Hinweis

Outlook öffnet für Sie die Dialogbox NAMEN AUSWÄHLEN. In dieser Dialogbox wählen Sie die Empfänger durch Anklicken aus Ihren KontakteOrdnern. Dazu markieren Sie den Empfänger und weisen ihn mit den Schaltflächen AN oder CC als Nachrichtenempfänger aus. Dabei steht AN für den direkt angesprochenen Empfänger und CC (Carbon Copy) für die Empfänger, die die Mail ebenfalls zur Kenntnis erhalten. Sie können mehrere Empfänger für einen Bereich auswählen. Die Namen erscheinen dann hintereinander, durch Semikolon getrennt.

Hinweis

Nach Auswahl der Empfänger gelangen Sie über OK wieder in das Dialogfenster NACHRICHT. Die in der Dialogbox NAMEN AUSWÄHLEN selektierten Namen überträgt Outlook in die entsprechenden Felder. Wenn Sie eine E-Mail per Cc an eine Person senden, dann erfahren davon auch die eigentlichen Empfänger der E-Mail. Die Empfänger sehen alle AN- und CC-Empfänger der Mail. Von dieser Regel gibt es eine Ausnahme: die Bcc-Empfängerliste. BCC steht für Blind Carbon Copy. Die Funktion entspricht der CC-Funktion, allerdings mit dem Unterschied, dass die anderen Empfänger nicht sehen, dass weitere Empfänger diese Nachricht ebenfalls erhalten haben. Sie aktivieren diese Funktion über das Listenfeld OPTIONEN/BCC. Unter dem Eingabefeld CC erscheint dann eine weitere Eingabezeile – BCC.

Das Eingabefeld BETREFF bezeichnet die Überschrift Ihrer Mail. Sie tragen einen Betreff oder eine Kurzbeschreibung für die Nachricht ein. Sobald Sie dieses Eingabefeld verlassen, sehen Sie den Eintrag in der Titelleiste des Fensters. Beachten Sie dabei, dass der Empfänger zuerst die Betreffzeile Ihrer Nachricht liest und eventuell bereits danach über die Wichtigkeit oder Eilbedürftigkeit entscheidet. Im Nachrichtenfeld schreiben Sie die eigentliche Nachricht. Wenn Sie HTML oder Rich Text als Nachrichtenformat

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen verwenden, lohnt es sich, den eingegebenen Text zu formatieren – im NurText-Format werden die Formatierungen nicht mit übertragen. Wenn Sie die Eingabe Ihrer E-Mail abgeschlossen haben, leitet ein Klick auf die Schaltfläche SENDEN den Übertragungsvorgang ein. Die Nachricht wird dann zunächst im Ordner POSTAUSGANG abgelegt. Von dort wird sie beim nächsten Verbindungsaufbau an Ihren ISP übermittelt.

Speichern von Nachrichten ohne Absenden

Hinweis

Ist eine Nachricht noch nicht fertig oder soll sie noch nicht auf den Weg gehen, speichern Sie den Arbeitsstand für eine spätere Verwendung im Ordner ENTWÜRFE. Outlook fragt Sie beim Schließen des Nachrichtenfensters automatisch, ob Sie die Nachricht als Entwurf speichern wollen, wenn die Nachricht zuvor nicht verschickt wurde. Alternativ genügt ein Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN in der Symbolleiste oder der Befehl DATEI/SPEICHERN. Im Ordner ENTWÜRFE können Sie die Nachrichten zur Bearbeitung wieder öffnen oder abschicken. Nachrichten werden automatisch – auch ohne die manuelle Speicherung – alle 3 Minuten gesichert. Der Ort des Abspeicherns und die Vorgabe für die automatische Speicherung richten sich nach den getroffenen Voreinstellungen.

Ändern der Voreinstellungen für E-Mail Outlook 2002 besitzt einen großen Funktionsumfang im Umgang mit E-Mails. Dabei gibt es nicht nur zahlreiche Hilfefunktionen bei der Erstellung einer E-Mail, Sie können auch das Verhalten von Outlook durch Vorgaben steuern. Um diese Voreinstellungen zu ändern, rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf. In der Dialogbox OPTIONEN wählen Sie die Registerkarte EINSTELLUNGEN. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-MAIL OPTIONEN im Bereich E-MAIL. Die Dialogbox E-MAIL-OPTIONEN enthält zwei Bereiche. Der Bereich NACHRICHTENBEHANDLUNG beschreibt die Vorgehensweise beim Empfang und der Bearbeitung von Nachrichten.

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bild 5.12: Die Voreinstellungen für E-Mails regeln Sie in der Dialogbox E-Mail-Optionen. Im Listenfeld NACH DEM VERSCHIEBEN ODER LÖSCHEN EINES GEÖFFNEELEMENTS wählen Sie die Reaktion von Outlook, wenn die geöffnete E-Mail gelöscht oder verschoben wird. Die Standardeinstellung ist VORHERIGES ELEMENT ÖFFNEN, als Alternativen stehen NÄCHSTES ELEMENT ÖFFNEN oder ZURÜCK ZUM POSTEINGANG zur Verfügung. Achtung

Diese Einstellung greift nur, wenn Sie die E-Mail im Nachrichtenfenster betrachten, nicht im Vorschaufenster.

Hinweis

TEN

Wenn Sie dieses Listenfeld auf NÄCHSTES ELEMENT ÖFFsetzen, springt Outlook beim Löschen oder Verschieben immer zur nächsten E-Mail in der Liste. NEN

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Hinweis

Das aktivierte Kontrollkästchen ORIGINALNACHRICHT BEIM ANTWORTEN UND WEITERLEITEN SCHLIESSEN sorgt dafür, dass Outlook das E-MailFenster automatisch schließt, wenn Sie auf eine Mail antworten oder diese Mail weiterleiten. Lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert. Andernfalls müssten Sie nach Fertigstellung der Antwort die Mail wieder aufrufen, um an der Stelle weiterzumachen.

Hinweis

Das Kontrollkästchen NACHRICHTENKOPIEN IM ORDNER GESENDETE OBJEKTE SPEICHERN aktiviert die Funktion, dass versendete Nachrichten automatisch in diesen Ordner kopiert werden. Arbeiten Sie so lange mit dem aktivierten Kontrollkästchen, bis Sie sicher sind, dass keine Mail ungewollt verschwindet. Richten Sie sich mit der Zeit Regeln für die ein- und ausgehende Post ein.

Hinweis

Mit dem aktivierten Kontrollkästchen BENACHRICHTIGUNGSTEXT BEI ANKUNFT NEUER E-MAIL erscheint ein Text, wenn eine neue E-Mail eintrifft. Dieses Kontrollkästchen kann deaktiviert bleiben. Die Ansicht OUTLOOK HEUTE zeigt sowieso immer die Anzahl der ungelesenen Nachrichten an. Das Fenster wird auch eingeblendet, wenn Outlook im Hintergrund aktiv ist. Die Hauptanwendung, mit der Sie gerade arbeiten, wird unterbrochen.

Das Kontrollkästchen NICHT GESENDETE NACHRICHTEN AUTOMATISCH SPEICHERN legt fest, ob Outlook noch nicht gespeicherte Nachrichten selbständig speichert. Das Intervall bestimmen Sie in den ERWEITERTEN E-MAIL-OPTIONEN.

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Hinweis

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Dieses Kontrollkästchen sollte aktiviert bleiben. Nur wenn Sie an einem Computer arbeiten, dessen Systemauslastung schon an der oberen Grenze liegt, ist eine Deaktivierung zur Erhöhung der Arbeitsgeschwindigkeit sinnvoll.

Hinweis

Mit dem Kontrollkästchen ZUSÄTZLICHE ZEILENUMBRÜCHE IN NURTEXT-NACHRICHTEN ENTFERNEN aktivieren oder deaktivieren Sie das Löschen von Zeilenumbrüchen in Nachrichten, die im Format Rich Text geschrieben wurden. Dieses Kontrollkästchen kann aktiviert bleiben. In der Kopfzeile des Vorschaufensters lässt sich diese Funktion von E-Mail zu E-Mail mit einem Klick einfach verändern.

Klicken Sie im Bereich NACHRICHTENHANDHABUNG auf die Schaltfläche ERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN.

Bild 5.13: Zusätzliche Einstellungen nehmen Sie in der Dialogbox Erweiterte E-Mail-Optionen vor.

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen Die Dialogbox ERWEITERTE E-MAIL-OPTIONEN bietet Ihnen zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für die E-Mail-Behandlung. Dieses Dialogfenster ist in die drei Bereiche NACHRICHTEN SPEICHERN, BEIM EINTREFFEN NEUER ELEMENTE und BEIM SENDEN EINER NACHRICHT aufgeteilt. Der obere Bereich steuert die Speicheroptionen. Im Listenfeld NICHT ELEMENTE SPEICHERN IN wählen Sie einen Ordner, der als Mail-Element definiert ist. In diesen Ordner speichert Outlook die E-Mails, wenn Sie das Symbol SPEICHERN der Symbolleiste oder das Menü DATEI/ SPEICHERN beim Erstellen einer Nachricht verwenden. Hinweis

GESENDETE

Stellen Sie zum Speichern der Entwürfe nicht den Ordner POSTAUSGANG ein. Mit dieser Einstellung könnten unfertige E-Mails das System verlassen.

Achtung

Das Kontrollkästchen NICHT GESENDETE ELEMENTE ALLE .... MINUTEN SPEICHERN arbeitet in Zusammenhang mit dem Ordner zuvor und dem Kontrollkästchen NICHT GESENDETE NACHRICHTEN AUTOMATISCH SPEICHERN der Dialogbox E-MAIL-OPTIONEN. Sie legen damit fest, in welchen Intervallen Outlook die Nachricht automatisch speichert. Wählen Sie eine Zeitangabe, die Sie bei der Arbeit nicht stört. Das günstigste Intervall ist von der Leistungsfähigkeit Ihres Computers abhängig.

Mit dem Kontrollkästchen WEITERGELEITETE NACHRICHTEN SPEICHERN bestimmen Sie, ob von weitergeleiteten Nachrichten Sicherheitskopien angelegt werden. Im Bereich BEIM EINTREFFEN NEUER ELEMENTE regeln Sie die Art der Benachrichtigung beim Eintreffen neuer Elemente. Bei aktiviertem Kontrollkästchen SOUND ABSPIELEN macht Outlook mit einem akustischen Signal auf neue Elemente aufmerksam. Zusätzlich oder alternativ bestimmen Sie mit dem Kontrollkästchen KURZZEITIG DEN MAUSZEIGER VERÄNDERN, ob

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Hinweis

sich der Mauszeiger beim Eingang in ein anderes Symbol verändern soll. Als dritte Option bestimmen Sie, ob ein Briefumschlag in der Taskleiste angezeigt werden soll. Wählen Sie die Art der Benachrichtigung, die für Ihre Zwecke die beste ist. Der Mauszeiger ist eine hübsche Idee, setzt aber voraus, dass Sie den Bildschirm im Auge haben. Ein kurzer Hinweis mit Sound und das Anzeigen eines Briefumschlags in der Taskleiste hat sich allgemein bewährt.

Hinweis

Der letzte Bereich des Dialogfensters ERWEITERTE OPTIONEN bestimmt die Hintergrundvorgänge BEIM SENDEN EINER NACHRICHT. Das erste Listenfeld WICHTIGKEIT EINSTELLEN AUF legt die Priorität der erstellten Nachrichten fest. Setzen Sie die Wichtigkeit nicht automatisch herauf. Falls Ihre E-Mail-Partner mitbekommen, dass Sie ohne Grund die Wichtigkeit auf HOCH setzen, werden Ihre E-Mails irgendwann nicht mehr ernst genommen.

Im zweiten Listenfeld VERTRAULICHKEIT EINSTELLEN AUF legen Sie die Standardvorgabe für den Status der E-Mails fest. Sie können den Status auch beim Schreiben einer Mail verändern. Ansonsten gilt dasselbe wie bei der Wichtigkeit. Das Kontrollkästchen KOMMA ALS ADRESSTRENNZEICHEN ZULASSEN verhindert, dass Outlook ein Komma zwischen zwei E-MailAdressen im Nachrichtenkopf VON als Fehler bemängelt. Mit Aktivierung des nächsten Kontrollkästchens NAMEN AUTOMATISCH ÜBERPRÜFEN prüft Outlook bei der Eingabe des Empfängers, ob für diesen eine E-MailAdresse in der Kontaktdatenbank enthalten ist. Wird eine E-Mail-Adresse gefunden, wird der Eintrag vervollständigt und unterstrichen. Das Kontrollkästchen BESPRECHUNGSANFRAGEN NACH ANTWORT AUS POSTEINGANG LÖSCHEN nimmt Ihnen wieder Arbeit ab. Sie legen damit fest, dass Outlook automatisch Besprechungsanfragen löscht, wenn sie abgearbeitet sind.

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen Eine sinnvolle Neuerung in Outlook 2002 ist die Funktion BEIM AUSFÜLLEN DER ADRESSFELDER ÄHNLICHE NAMEN VORSCHLAGEN. Sobald Sie mit der Eingabe des Empfängers beginnen, überprüft Outlook die Datenbank nach ähnlichen Empfängern und schlägt diese für die Übernahme vor. Das letzte Kontrollkästchen dieser Dialogbox, EIGENSCHAFTEN MIT ANLAGEN SENDEN..., erlaubt es Ihnen, Änderungen innerhalb der Nachricht durchzuführen und dann wieder an den Absender zurückzuschicken. Um zum Dialogfenster E-MAIL-OPTIONEN zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Bild 5.14: Mit der Verlaufkontrolle kontrollieren Sie, wann Ihre E-Mails beim Empfänger eingetroffen sind. Die Schaltfläche VERLAUFOPTIONEN öffnet die Dialogbox OPTIONEN ZUR VERLAUFKONTROLLE. Hier gibt es zwei unterschiedliche Bereiche. In der oberen Fensterhälfte legen Sie fest, ob und wie Outlook mit Übermittlungsnachrichten umgeht. Mit ANFRAGEN UND ANFRAGEANTWORTEN BEIM EINTREFFEN BEARBEIerstellt Outlook alle vom Absender angeforderten Rückmeldungen automatisch. Wenn Sie keine Rückmeldungen wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. TEN

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Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Wenn Sie BESTÄTIGUNGEN BEIM EINTREFFEN BEARBEITEN aktivieren, schickt Outlook automatisch eine Eingangsbestätigung an den Absender, wenn dieser eine angefordert hat. Wenn Sie keine derartige Rückmeldung wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen. Mit der Einstellung BESTÄTIGUNGEN NACH BEARBEITUNG VERSCHIEBEN NACH kopiert Outlook alle Rückmeldungen der von Ihnen verschickten E-Mails in den angegebenen Ordner. Rückmeldungen sind Zustell-, Leseund Verfallsbestätigungen. Wenn Sie eine Besprechungsanfrage erstellen, werden alle Rückmeldungen, die keinen zusätzlichen Text beinhalten, in die Besprechungsanfrage eingetragen und in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Aktivieren Sie dazu BEARBEITETE LEERE ABSTIMMUNGS-/BESPRECHUNGSANTW. LÖSCHEN. Wenn Sie stets eine Rückmeldung bekommen wollen, sobald der Empfänger einer E-Mail diese zum Lesen geöffnet hat, aktivieren Sie LESEBESTÄTIGUNG. Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn der Empfänger die automatische Bestätigung aktiviert hat. Benötigen Sie die Information, wann Ihre E-Mail zugestellt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen ÜBERMITTLUNGSBESTÄTIGUNG. Im unteren Bereich der Dialogbox legen Sie generell fest, wie auf Anfragen für Lesebestätigungen reagiert wird. Lassen Sie Outlook stets, nie oder nur nach Rückfrage eine Bestätigung schicken. In der Dialogbox E-MAIL-OPTIONEN bleibt noch der zweite Bereich BEIM ANTWORTEN UND WEITERLEITEN. Dieser Bereich definiert das Verhalten von Outlook, wenn Sie diese beiden Funktionen nutzen. Im Listenfeld BEIM ANTWORTEN AUF NACHRICHTEN wählen Sie aus, wie Outlook die Originalnachricht bei den Antworten behandelt. Das Listenfeld BEIM WEITERLEITEN VON NACHRICHTEN regelt dieselbe Option für das Weiterleiten von Nachrichten. Das Eingabefeld JEDER ZEILE VORANSTELLEN legt das Präfix fest, das dem ursprünglichen Text vorangestellt wird. Dieses Präfix erscheint bei einer beantworteten oder weitergeleiteten Nachricht, sofern die Optionen der Listenfelder auf PRÄFIX VOR JEDE ZEILE DER URSPR. NACHRICHT eingestellt sind. Wenn Sie das Kontrollkästchen MEINE KOMMENTARE MARKIEREN aktivieren, werden Kommentare mit Ihrem Namen versehen. Klicken Sie auf OK, um die E-Mail-Optionen zu verlassen.

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Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Dateitypen, die Outlook 2002 als Anlage sperrt Eine neue Ära beim Versenden von Dateianhängen mit E-Mails ist in Outlook 2002 angebrochen. Outlook beherrscht zwei Stufen der Anlagensicherheit, um dem Versenden von Viren Einhalt zu gebieten. Dabei handelt es sich um »Stufe 1« und »Stufe 2«. Den Zugriff auf die Stufe 1 haben die Entwickler von Microsoft gesperrt und dies kann nicht geändert werden. Empfangen Sie eine E-Mail mit einem Dateityp der Stufe 2 als Anlage, werden Sie aufgefordert, die Datei auf der Festplatte zu speichern. Ist bei Ihnen Microsoft Exchange Server im Einsatz, kann der Administrator für beide E-MailSicherheitsstufen Dateitypen hinzufügen und entfernen. Wird ein Dateityp zu beiden Stufen hinzugefügt, wird er als Dateityp der Stufe 1 behandelt.

Dateinamenerweiterung

Dateityp

ADE

Microsoft Access-Projekterweiterung

ADP

Microsoft Access-Projekt

BAS

Microsoft Visual Basic-Klassenmodul

BAT

Stapelverarbeitungsdatei

CHM

Kompilierte HTML-Hilfedatei

CMD

Microsoft Windows NT-Befehlsskript

COM

Microsoft MS-DOS-Programm

CPL

Systemsteuerungserweiterung

CRT

Sicherheitszertifikat

EXE

Programm

HLP

Hilfedatei

HTA

HTML-Programm

INF

Installationsinformationen

INS

Internetnamensdienst

ISP

Internetkommunikationseinstellungen

JS

JScript-Datei

Tabelle 5.1: Eine lange Liste mit gesperrten Dateianhängen zum Schutz vor Viren.

200

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Dateinamenerweiterung

Dateityp

JSE

Verschlüsselte JScript-Datei

LNK

Verknüpfung

MDA

Microsoft Access-Add-In

MDB

Microsoft Access-Programm

MDE

Microsoft Access MDE-Datenbank

MDZ

Microsoft Access-Assistentenprogramm

MSC

Microsoft Common Console-Dokument

MSI

Microsoft Windows Installer-Paket

MSP

Windows Installer-Patch

MST

Visual Test-Quelldateien

PCD

Photo CD-Bild oder kompiliertes Microsoft Visual Test-Skript

PIF

Verknüpfung mit MS-DOS-Programm

REG

Registrierungseinträge

SCR

Bildschirmschoner

SCT

Windows Script-Komponente

SHS

Shell Scrap-Objekt

URL

Internetverknüpfung

VB

VBScript-Datei

VBE

Verschlüsselte VBScript-Datei

VBS

VBScript-Datei

WSC

Windows Script-Komponente

WSF

Windows Script-Datei

WSH

Windows Script Host-Einstellungsdatei

Tabelle 5.1: Eine lange Liste mit gesperrten Dateianhängen zum Schutz vor Viren (Forts.).

201

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Einfügen von Dateien Eine E-Mail besteht im Normalfall aus Text. Sie können an eine E-Mail andere Dateien anhängen. So ist es möglich, an eine E-Mail Dokumente einer Textverarbeitung, Tabellen einer Tabellenkalkulation, Grafiken oder ausführbare Programme anzuhängen. Anschließend werden diese Dateien mit der E-Mail über das Internet versandt. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf das Menü EINFÜGEN/DATEI.

Bild 5.15: In dieser Dialogbox legen Sie fest, welche Datei an die E-Mail angehängt wird. Anschließend wählen Sie im Dialogfenster DATEI EINFÜGEN die Datei oder Dateien aus, die Sie mit Ihrer Nachricht versenden wollen. Nachdem die Auswahl mit OK bestätigt ist, erscheinen die angehängten Dateien in der Zeile EINFÜGEN. Beim Empfänger der Nachricht erscheinen die angehängten Dateien in der gleichen Weise. Der Empfänger öffnet die Dateien mit einem Doppelklick oder speichert sie für den späteren Gebrauch auf seinem Computer. Bei allem Komfort, den diese »Attachments« – angehängte Dateien – bieten, ohne die notwendige Überlegung sind unangenehme Überraschungen möglich:

202

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bedenken Sie, dass Dokumente, Grafiken oder Programmdateien eine erhebliche Größe erreichen. Wenn Sie solche Anlagen mit versenden, kann das eine beträchtliche Zeit in Anspruch nehmen. Es ist daher sinnvoll, solche Dateien zunächst zu komprimieren. Dafür verwenden Sie z.B. solche Produkte wie WinZIP oder PKZip. Bei Packprogrammen gilt, wie bei den Dokumenten, dass der Empfänger ebenfalls ein Packprogramm braucht, um die Dateien zu dekomprimieren.

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Wenn Sie eine Programmdatei der Stufe 1 erhalten, verweigert Outlook den Zugriff auf diese Anlage.

Hinweis

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Wenn Sie eine Programmdatei der Stufe 1 versenden wollen, komprimieren Sie diese Datei z.B. mit WinZIP. Das Versenden und Empfangen solcher komprimierten Dateien klappt wunderbar.

Hinweis

Beachten Sie, dass der Empfänger die für das Öffnen der Datei notwendige Software besitzen muss. Wenn Sie z.B. ein Word-Dokument verschicken, dann muss der Empfänger ebenfalls Word auf seinem Computer installiert haben. Die Firma Microsoft bietet spezielle Betrachtungsprogramme, mit denen Sie Dokumente von Word oder PowerPoint-Präsentationen einsehen können, auch wenn Sie die Originalprogramme nicht besitzen. Beachten Sie, dass Dokumente einer neueren Programmversion nicht immer mit einer älteren Programmversion zu öffnen sind.

Eine versehentlich hinzugefügte Datei klicken Sie an und entfernen sie anschließend mit (Entf) aus der Dateiliste.

Achtung

왘

Beachten Sie, dass einige ISP den Speicherplatz für Ihre E-Mails begrenzen. Wenn die für Sie eingehenden Nachrichten diesen Speicherplatz überschreiten, werden neue Nachrichten nicht angenommen oder die ältesten gelöscht. Bevor Sie größere Dateien über das Internet versenden, sollten Sie diesen Punkt prüfen.

203

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Anhängen von Outlook-Elementen an eine E-Mail Neben einer Datei können Sie an eine E-Mail auch Elemente von Outlook anhängen. Klicken Sie zum Einfügen eines Outlook-Elements auf den Pfeil neben dem Symbol EINFÜGEN und wählen Sie den Eintrag ELEMENT.

Bild 5.16: Mit der Dialogbox Element einfügen werden Outlook-Elemente in eine E-Mail aufgenommen.

Hinweis

Wenn Sie mehrere nicht zusammenhängende Elemente markieren wollen, halten Sie die Taste (Strg) gedrückt und klicken nacheinander auf die gewünschten Elemente.

Achtung

Wählen Sie im Listenfeld SUCHEN IN den Ordner, der das gewünschte Element enthält, und klicken Sie in der Elementliste auf das gewünschte Element.

Eine Warnung: Wenn der Empfänger einer Nachricht mit eingefügten Objekten nicht über Outlook verfügt, kann er diese Objekte nicht sehen. In diesem Fall kopieren Sie die Daten über die Zwischenablage direkt in die Nachricht.

204

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Sind alle Elemente gewählt, die Sie der Datei anhängen oder einfügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Bild 5.17: Outlook-Elemente erkennen Sie in der Mail an den bekannten Symbolen.

Signaturen erstellen Eine Signatur ist ein vordefinierter Text, der am Ende einer Nachricht erscheint. Eine Signatur kann z.B. Ihren Namen, Anschrift und Telefonnummer enthalten und lässt sich wie ein Textbaustein für eine Grußformel verwenden. Sie können mehrere Signaturen erstellen und bei Bedarf die passende aussuchen. Abhängig vom verwendeten E-Mail-Editor nimmt die Signatur neben reinem Text verschiedene Formatierungen auf. Wenn Sie Word als E-Mail-Editor nutzen, können Sie als Signatur auch ein Element dieses Programms verwenden. Rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf. Wählen Sie das Register E-MAIL-FORMAT.

205

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Bild 5.18: In der Registerkarte E-Mail-Format legen Sie das eigentliche Format der E-Mail fest.

Hinweis

Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie das Standardformat der E-Mails. Der Bereich SIGNATUR ist für die Signaturen bestimmt. Wenn Sie noch nicht mit Signaturen gearbeitet haben, stehen die Listenfelder ohne weitere Auswahl auf . Um alle E-Mails mit einer Signatur zu erstellen, wählen Sie in den Listenfeldern die Signatur aus, die jede E-Mail automatisch haben soll.

Klicken Sie auf die Schaltfläche SIGNATUREN. Um mit Signaturen zu arbeiten, müssen diese erst einmal erstellt werden. In der Dialogbox SIGNATUR ERSTELLEN verwalten Sie die Signaturen – diese werden bearbeitet, gelöscht und neu erstellt. Im Bereich SIGNATUR stehen alle verfügbaren Signaturen zur Auswahl. Der Bereich VORSCHAU stellt Ihnen die markierte Signatur als kleine Übersicht dar. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.

206

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bild 5.19: Die Dialogbox Signatur erstellen gibt Ihnen Zugriff auf die vorhandenen Signaturen.

Bild 5.20: Für die Signaturen gibt es unter Outlook 2002 einen Assistenten. Er hilft Ihnen beim Erstellen der Signatur.

207

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen Der Signatur-Assistent startet. Er führt Sie durch den Erstellungsvorgang. Tragen Sie unter Punkt 1 den Namen der neuen Signatur ein. Unter Punkt 2 geben Sie – wenn vorhanden – eine Vorlage für die Signatur an. Klicken Sie auf WEITER, um zur nächsten Dialogbox zu gelangen.

Hinweis

Der Bereich SIGNATURTEXT nimmt die eigentliche Signatur auf. Wenn Sie als Nachrichtenformat HTML bzw. RICH TEXT angegeben haben, ist es möglich, die Schriftarten zu bearbeiten. Der zweite Bereich gibt an, ob Sie der Signatur automatisch eine Visitenkarte beifügen wollen. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN, wenn die Eingaben abgeschlossen sind. Schließen Sie alle Dialogboxen über OK. Wenn Sie Signaturen mit Formatierungen erstellen wollen, müssen Sie zuvor ein anderes Nachrichtenformat als NUR-TEXT wählen. Klicken Sie dazu im Menü EXTRAS/OPTIONEN auf die Registerkarte E-MAIL FORMAT. Wählen Sie unter SENDEN IM NACHRICHTENFORMAT z.B. HTML aus und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Signaturen ändern Um eine Signatur anzupassen, gehen Sie vor wie beim Erstellen.

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Wählen Sie im Menü EXTRAS/OPTIONEN die Registerkarte E-MAIL-FORMAT.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche SIGNATUREN.

왘 왘

Ändern Sie im Feld SIGNATURTEXT den Text der Signatur.

Markieren Sie eine Signatur und klicken Sie anschließend auf BEARBEITEN. Bestätigen Sie die geöffneten Dialogboxen mit OK.

Achtung

Die geänderte Signatur steht Ihnen danach zur Verfügung.

208

Bei E-Mails, die schon in der Bearbeitung sind, wird die Signatur nicht angepasst.

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Standardsignatur Outlook ist in der Lage, eine Standardsignatur zu benutzen, um alle E-Mails automatisch zu signieren. Das Einrichten dieser Funktion geschieht ebenfalls über die Optionen. Rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf. Klicken Sie auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT. Wählen Sie im Bereich SIGNATUR mit einem Klick aus dem Listenfeld die gewünschte Signatur. Klicken Sie auf OK, um die Standardsignatur zu bestätigen. Ab diesem Moment unterschreibt Outlook automatisch alle neu erstellten E-Mails mit dieser Signatur.

Signaturen wechseln Wenn Sie die Signatur einer Nachricht ändern wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die vorhandene Signatur. Im Kontextmenü wählen Sie dann den Namen der zu verwendenden Signatur aus.

Formatierung von Nachrichten

Fachwort

Sie verändern das Aussehen von Nachrichtentexten, um sie informativer oder einfach nur schöner zu gestalten. Wenn Sie eine Formatierung mit Outlook erstellen und diese Nachricht an einen Empfänger senden, kann dieser Ihre Formatierungen nur sehen, wenn er ebenfalls über Outlook oder ein anderes E-Mail-Programm verfügt, das Rich-Text- bzw. HTML-Format versteht. Formatierung steht für Veränderung des Aussehens von Zeichen. Eine typische Zeichenformatierung ist es, Zeichen »fett, kursiv oder unterstrichen« darzustellen.

Beachten Sie, dass die Formatierungen verloren gehen, wenn das E-MailProgramm des Empfängers die Formatierungen nicht versteht. In einem solchen Fall wird nur der reine Text übermittelt. Die meisten E-Mail-Programme – wie Lotus Notes und Novell GroupWise – erlauben den Versand von formatierten Texten im Rich-Text-Format. Notfalls verfügt nahezu jeder Anwender zumindest über einen Browser, der HTML-Dokumente anzeigen kann.

209

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Hinweis

Sie formatieren eine Nachricht auf zwei Arten. In der ersten Variante geben Sie zunächst den Text ein, markieren danach die Passagen und stellen die Formatierung ein. Alternativ stellen Sie die Formatierung jeweils direkt vor der Eingabe der Zeichen ein. Outlook verfügt über eine spezielle Symbolleiste FORMAT. Wenn diese nicht zu sehen ist, klicken Sie auf das Menü ANSICHT/SYMBOLLEISTEN und wählen Sie dort FORMAT. Falls die Symbolleiste zwar erscheint, die Symbole aber deaktiviert sind, steht das E-MailFormat auf NUR-TEXT oder der Cursor befindet sich noch nicht im Textbereich. Die Arbeitsweise der Formatierungen sollte Ihnen hinlänglich aus anderen Programmen bekannt sein.

Wenn Sie standardmäßig mit Formatierungen arbeiten möchten, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Listenfeld NACHRICHTENFORMAT und wählen Sie den Eintrag HTML aus.

Bild 5.21: E-Mail mit aktiver Symbolleiste Format.

210

Achtung

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Nachrichtenköpfe können nicht formatiert werden.

Nachrichten lesen Beim Start von Outlook wird automatisch der Posteingang dargestellt. Wenn Sie Outlook als Client in einem Netzwerk einsetzen, werden alle für Sie im Postfach neu eingegangenen Nachrichten angezeigt. Beziehen Sie Ihre E-Mails über einen ISP, müssen Sie, je nach Voreinstellung, eine Verbindung herstellen, um die neuen Nachrichten zu erhalten. Wenn Outlook nach dem Start nicht den POSTEINGANG anzeigt, sondern das Fenster OUTLOOK HEUTE, dann klicken Sie einfach auf NACHRICHTEN, um zu Ihren Nachrichten zu gelangen. Wird nicht der POSTEINGANG, sondern ein anderer Ordner angezeigt, ändern Sie diese Einstellungen. Wählen Sie dazu das Menü EXTRAS/OPTIONEN, Registerkarte WEITERE und klicken Sie dort auf die Schaltfläche ERWEITERTE OPTIONEN. Hier bestimmen Sie unter den allgemeinen Einstellungen den Ordner beim Programmstart.

Hinweis

In der Statuszeile sehen Sie, wie viele Elemente sich zurzeit im Ordner POSTEINGANG befinden und wie viele davon noch ungelesen sind. Wenn Sie Outlook neu installieren, befindet sich bereits eine E-Mail in Ihrem POSTEINGANG. Es ist eine Nachricht von Microsoft Outlook 2002 mit dem Betreff »Willkommen bei Microsoft Outlook«.

Wenn Sie diese Nachricht nur kurz einsehen wollen, klicken Sie darauf. Der Anfang der Nachricht erscheint im Vorschaufenster in der unteren Bildschirmhälfte. Im Kopf des Vorschaufensters erscheinen der Absender, der Empfänger, der Betreff und gegebenenfalls weitere CC-Angaben. Wenn Sie die Nachricht öffnen wollen, klicken Sie den Eintrag im POSTEINGANG doppelt an. Es öffnet sich das Nachrichtenfenster. In der Titelleiste des Fensters wird die Betreffzeile wiederholt und das Format der Nachricht gezeigt.

211

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Bild 5.22: Das Nachrichtenfenster.

Achtung

Die wichtigsten Funktionen des Nachrichtenfensters sind über Schaltflächen in der Symbolleiste zu erreichen: ANTWORTEN – Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die eingegan왘 gene Nachricht zu beantworten.

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212

Wenn Sie eine Nachricht beantworten, werden dem Original beigefügte Dateien nicht in die Antwort übernommen. ALLEN ANTWORTEN – Wenn eine Nachricht nicht nur an Sie, sondern auch – z.B. über einen Eintrag im Feld CC – an andere Personen gesandt worden ist, erstellen Sie mit dieser Schaltfläche eine Antwort an alle Personen. WEITERLEITEN – Wenn Sie die Nachricht – so wie sie bei Ihnen eingetroffen ist – an eine andere Person senden wollen, verwenden Sie diese Schaltfläche.

Achtung

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bei einer weitergeleiteten Nachricht bleiben – im Unterschied zu einer Antwort – alle Anlagen erhalten.

왘

DRUCKEN – Mit dieser Schaltfläche leiten Sie die Nachricht sofort an den angeschlossenen Windows-Standarddrucker.

왘

KOPIEREN – Mit dieser Schaltfläche übertragen Sie einen zuvor markierten Bereich der Nachricht in die Zwischenablage.

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KENNZEICHNUNG – Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie die Dialogbox ZUR NACHVERFOLGUNG KENNZEICHNEN und nehmen dort die gewünschten Einstellungen vor.

Bild 5.23: Die Dialogbox Zur Nachverfolgung kennzeichnen unterstützt Sie bei der Verlaufskontrolle.

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IN ORDNER VERSCHIEBEN – Mit dieser Schaltfläche verschieben Sie eine eingegangene Nachricht in einen anderen Ordner. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie eigene Ordner für die Ablage bestimmter Nachrichten verwenden.

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LÖSCHEN – Ein Klick auf dieses schwarze Kreuz befördert die aktuelle Nachricht in den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE.

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NÄCHSTE/VORHERIGE – Die beiden blauen Aufwärts- und Abwärtspfeile erlauben es Ihnen, zur vorherigen oder zur nächsten Nachricht im aktuellen Ordner zu wechseln.

Das Nachrichtenfenster schließen Sie über das Symbol SCHLIESSEN der Titelleiste oder durch (Alt)+(F4).

213

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Eine Anlage speichern Befindet sich im Kopfbereich des Nachrichtenfensters eine Zeile mit Anlagen, in der ein oder mehrere Symbole zu sehen sind, dann wurden Ihnen mit der eingegangenen Nachricht Anlagen übersandt. Das sind beliebige Dateien oder Elemente von Outlook. Sie öffnen die Anlage mit einem Doppelklick auf das Symbol, wenn es sich um eine Datei handelt, die von einem anderen Programm eingelesen wird. Ein rechter Mausklick auf die Anlage öffnet das Kontextmenü zur Verwaltung der Anlage.

Bild 5.24: Outlook kann eine Anlage sofort öffnen, drucken oder an einem anderen Ort speichern. Um die Anlagen zu speichern, wählen Sie entweder den Eintrag im Kontextmenü oder DATEI/ANLAGEN SPEICHERN.

214

Hinweis

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Wenn in der Mail mehrere Anlagen vorhanden sind, öffnet sich die Dialogbox ALLE ANLAGEN SPEICHERN. In dieser Dialogbox wählen Sie die zu speichernden Anlagen aus. Dazu halten Sie (Strg) gedrückt und klicken mit der Maus alle Anlagen an, die Sie speichern wollen. Bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit OK.

Bild 5.25: Sie können das Zielverzeichnis für die Anlagen frei wählen.

Hinweis

In der Dialogbox ANLAGE SPEICHERN legen Sie den Speicherort und den zu verwendenden Dateinamen fest. Standardmäßig wird der Name der Anlage vorgeschlagen und der Ordner EIGENE DATEIEN. Um die Anlagen endgültig zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Beachten Sie, dass mit E-Mails auch ausführbare Dateien versandt werden können. Wenn Sie eine Nachricht mit einer ausführbaren Datei aus unsicherer Quelle erhalten, sollten Sie vor dem Programmstart eine Virenprüfung durchführen. Das Gleiche gilt für Viren in Makros, die sich möglicherweise in Dokumenten verstecken.

215

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Eine Nachricht beantworten

Fachwort

Um einem Absender zu antworten, klicken Sie auf das Symbol ANTWORTEN in der Symbolleiste. Das Nachrichtenfenster erscheint, der Name des (vorherigen) Absenders der Originalnachricht taucht direkt in der Empfängerzeile auf. Die Betreffzeile enthält bereits einen Eintrag: die ursprüngliche Betreffzeile mit vorangestelltem »AW«. AW steht für Antworten.

Bild 5.26: Antworten auf eine Nachricht. Die Schreibmarke wartet im Textbereich auf Ihre Eintragungen. Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, klicken Sie auf SENDEN, um die Antwort abzuschicken. Sie nutzen beim Antworten alle Möglichkeiten wie beim Erstellen einer Nachricht. Outlook nimmt Ihnen beim Antworten einige Arbeiten ab, indem verschiedene Felder ausgefüllt sind. 216

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Eine Nachricht weiterleiten Im Gegensatz zur Antwort auf eine Nachricht bedeutet das Weiterleiten, dass Sie die Originalnachricht mit allen Anlagen an eine andere Person weitergeben wollen. Um eine Nachricht weiterzuleiten, klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERLEITEN. Outlook erstellt eine neue Nachricht, der Textbereich enthält die ursprüngliche Nachricht. Füllen Sie den Rest der Nachricht aus und klicken Sie dann auf das Symbol SENDEN der Statusleiste. Vorbelegt wird die Betreffzeile mit WG für »Weitergeleitet«, gefolgt von der ursprünglichen Betreffzeile.

Bild 5.27: Weiterleiten einer Nachricht Im Textbereich der Nachricht wird die Originalnachricht komplett zitiert. Im oberen Teil des Zitats ist eingetragen, von wem die Originalnachricht wann, an wen und mit welchem Betreff gesandt worden ist. Die Schreibmarke steht vor der zitierten Originalnachricht. Fügen Sie, falls noch nötig, eigenen Text hinzu. Klicken Sie auf SENDEN, um die Nachricht weiterzuleiten.

217

Nachrichten erstellen, bearbeiten und löschen

Die Nachrichtenoptionen Beim Erstellen von Nachrichten können Sie die Optionen der Nachricht abweichend vom Standard festlegen. Klicken Sie dazu das Symbol OPTIONEN der Symbolleiste an.

Bild 5.28: Optionen zu einer E-Mail.

Achtung

Outlook öffnet daraufhin das Dialogfenster NACHRICHTENOPTIONEN für Abweichungen von den Standardeinstellungen. Ein Großteil der Einstellungen ist bereits beschrieben. Die Einstellung ÜBERMITTLUNG VERZÖGERN BIS hält die Nachricht bis zu diesem Datum auf Ihrem System. Erst danach verschickt Outlook sie an den Empfänger. Die Einstellung NACHRICHT LÄUFT AB NACH sorgt dafür, dass die Nachricht nur zugestellt wird, wenn dies vor dem angegebenen Zeitpunkt – Datum und Uhrzeit – möglich ist. Nach Ablauf dieser Frist verfällt die Nachricht.

218

Eine Nachricht mit Verfallsdatum wird nur gelöscht, wenn sie vorher nicht geöffnet worden ist.

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Zur Vereinfachung der Suche nach dieser E-Mail oder für eine Übersicht aller E-Mails weisen Sie der E-Mail eine Kategorie zu. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche KATEGORIEN.

Bild 5.29: Auch die E-Mails sollten Sie in Kategorien unterteilen. Nach Auswahl der Kategorien durch Aktivierung eines oder mehrerer Kontrollkästchen bestätigen Sie die Dialogbox KATEGORIEN mit OK.

Postausgang und Gesendete Objekte

Hinweis

Der Postausgang enthält die Nachrichten, die Sie erstellt und mit der Schaltfläche SENDEN bestätigt haben. Die Nachrichten verbleiben so lange im Postausgang, bis Sie die nächste Verbindung zu Ihrem ISP herstellen. Dann werden die Nachrichten versandt und aus dem Postausgang gelöscht. Je nach Einstellung erstellt Outlook von jeder versandten Nachricht eine Kopie im Ordner GESENDETE OBJEKTE. Standardmäßig ist diese Option angeschaltet. Alle Nachrichten, die Sie versenden, verbleiben im Ordner GESENDETE OBJEKTE – ebenfalls alle Anlagen, die Sie mit der E-Mail versandt haben. Dadurch kann der Ordner schnell wachsen und einen großen Platz auf Ihrer Festplatte belegen. Sie sollten daher regelmäßig nicht mehr benötigte Nachrichten aus allen Ordnern löschen.

219

Postausgang und Gesendete Objekte

Gelöschte Objekte Der Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE enthält alle Nachrichten, die Sie aus anderen Ordnern des Postfachs entfernen. Hierher werden die gelöschten Nachrichten aus dem POSTEINGANG und aus dem Ordner GESENDETE OBJEKTE verschoben. Wenn Sie eine Nachricht oder ein anderes Element von Outlook versehentlich löschen, können Sie es bis zur Leerung des Ordners GELÖSCHTE OBJEKTE wieder herausholen. Öffnen Sie zunächst den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE durch einen Klick auf den Eintrag in der Outlook-Leiste. Wählen Sie dann in der Liste der gelöschten Objekte den Eintrag aus, den Sie rekonstruieren wollen. Klicken Sie dann auf das Menü BEARBEITEN/IN ORDNER VERSCHIEBEN und wählen Sie in der Ordnerliste den Zielordner für den Eintrag aus. Bestätigen Sie die Eingaben mit OK. Der Eintrag befindet sich danach wieder an seinem ursprünglichen Platz. Alternativ verschieben Sie den Eintrag per »Drag&Drop« in den Zielordner.

Bild 5.30: Outlook hat einen eigenen Papierkorb.

220

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen Kümmern Sie sich von Zeit zu Zeit selbst um das Entleeren des Ordners GELÖSCHTE OBJEKTE oder überlassen Sie dieses der Outlook-Automatik. Um die Einstellung zu ändern, öffnen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN und wählen Sie dort die Registerkarte WEITERE. Je nach Wunsch aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen BEI PROGRAMMBEENDIGUNG ORDNER GELÖSCHTE OBJEKTE LEEREN. Wenn Sie eine Sicherheitsabfrage erhalten wollen, bevor Outlook den Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE leert, öffnen Sie ebenfalls das Menü EXTRAS/OPTIONEN und wählen WEITERE. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ERWEITERTE OPTIONEN. In der Dialogbox ERWEITERTE OPTIONEN nutzen Sie das Kontrollkästchen bei WARNUNG ANZEIGEN, BEVOR ELEMENTE ENDGÜLTIG GELÖSCHT WERDEN.

Das Adressbuch Das Adressbuch ist ein speziell aufbereiteter Kontaktordner. Im Adressbuch legen Sie einfach und schnell neue Kontakte und Gruppen an. Das Adressbuch speichert Rufnummern, Anschriften und E-Mail- sowie HomepageAdressen. Freitextbereiche nehmen zusätzliche, unstrukturierte Informationen auf. Sie erreichen das Adressbuch über den Menüpunkt EXTRAS/ ADRESSBUCH oder mit der Tastenkombination (Strg)+(ª)+(B).

Bild 5.31: Das Adressbuch ist eine kleine Version des Ordners Kontakte. In der Detail-Ansicht sehen Sie die Liste der Namen, E-Mail-Adressen sowie die geschäftliche und private Telefonnummer.

221

Das Adressbuch

Neuer Kontakt Um einen Kontakt neu anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche NEUER Tragen Sie in den Eigenschaften des Kontakts auf den verschiedenen Registerkarten die gewünschten Informationen ein. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. EINTRAG.

Anlegen von Verteilerlisten Wenn Sie eine E-Mail stets an mehrere Empfänger versenden wollen – z.B. eine Preisliste Ihres Unternehmens an bestimmte Kunden, eine Personengruppe wie die Mitglieder eines Vereins oder Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe –, dann fassen Sie diese Empfänger zu einer Gruppe zusammen. Immer wenn Sie eine E-Mail an alle Gruppenmitglieder senden möchten, verwenden Sie den Gruppennamen, statt jeden Kontakt einzeln einzugeben. Durch das Erstellen von Gruppen ordnen Sie ein großes Adressbuch übersichtlich. Klicken Sie zum Erstellen einer Empfängergruppe auf die Schaltfläche NEUER EINTRAG in der Symbolleiste. In der Dialogbox NEUER EINTRAG wählen Sie den Listeneintrag NEUE VERTEILERLISTE und bestätigen mit OK. So erstellen Sie eine Verteilerliste:

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Geben Sie der Liste zunächst einen Namen. Beachten Sie, dass Sie diesen Namen im Empfänger-Feld der E-Mail eintragen müssen, wenn alle Mitglieder der Gruppe die Nachricht erhalten sollen. Der Name sollte daher nicht zu lang sein.

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Klicken Sie auf MITGLIEDER AUSWÄHLEN, um der Empfängergruppe einen bestehenden Kontakt zuzuordnen.

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Klicken Sie auf NEU HINZUFÜGEN, um einen neuen Kontakt zu erstellen und automatisch in die aktuelle Empfängergruppe aufzunehmen.

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Mit der Schaltfläche ENTFERNEN löschen Sie einen zuvor markierten Kontakt aus der Verteilerliste.

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Im Register NOTIZEN hinterlegen Sie weitere Angaben zur Verteilerliste.

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Mit der Schaltfläche SCHLIESSEN beenden Sie die Eingaben.

222

Kapitel 5: Up to date – die Kommunikationsfunktionen

Bild 5.32: Eine neue Verteilerliste anlegen.

Bild 5.33: Verteilerlisten werden durch Fettschrift und das Symbol hervorgehoben.

223

Kapitel 6 Mit Outlook arbeiten Die gesamte Funktionsvielfalt von Outlook 2002 dient lediglich einem Zweck: Sie soll Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen. In diesem Kapitel folgen die praktischen Arbeiten mit Outlook 2002.

Outlook Heute Der besondere Ordner OUTLOOK HEUTE ist ein Hilfsmittel für Ihre Tagesplanung, der eine Übersicht über alle Aktivitäten für den aktuellen Tag anzeigt. Er enthält Verabredungen, Besprechungen, Aufgaben für den laufenden Tag und zeigt unerledigte oder neu eingegangene Nachrichten an. Klicken Sie in der Outlook-Leiste auf OUTLOOK HEUTE, um in den entsprechenden Arbeitsbereich zu wechseln. Das Fenster von OUTLOOK HEUTE unterteilt sich in fünf Bereiche. In der linken Hälfte der obersten Zeile stehen der Wochentag und das Tagesdatum. Wenn Sie OUTLOOK HEUTE aufrufen, werden zunächst alle Aufgaben, Termine und Nachrichten für den aktuellen Tag eingelesen. Ist der Vorgang beendet, erscheint das Datum in diesem Bereich. Am rechten Rand der gleichen Zeile befindet sich die Schaltfläche OUTLOOK HEUTE ANPASSEN. Mit dieser Schaltfläche ändern Sie die Grundeinstellungen von OUTLOOK HEUTE. In der linken Spalte unter der Titelleiste ist ein Bereich mit Informationen aus dem KALENDER angeordnet. Dieser Bereich unterteilt sich in zwei weitere Spalten. In der ersten Spalte sind Beginn und Ende eines Termins zu sehen. Hier stehen die Kalenderinformationen ANFANGS- UND ENDEUHRZEIT oder der Text GANZTÄGIGES EREIGNIS. In der nächsten Spalte finden Sie die Betreffzeile zu den Terminen. In der mittleren Spalte sind die anstehenden AUFGABEN untereinander angeordnet. Mit dem Kontrollkästchen am Anfang jeder Zeile kennzeichnen Sie die Aufgabe als erledigt. Auf den Aufgabentext folgt – in Klammern – das Fälligkeitsdatum, sofern ein Datum festgelegt ist.

Outlook Heute

Bild 6.1: Das Fenster von Outlook Heute bietet einen Überblick über alle anstehenden Termine und Nachrichten. Im Bereich NACHRICHTEN sehen Sie, ob und wie viele ungelesene Nachrichten sich im POSTEINGANG, im POSTAUSGANG und im Ordner ENTWÜRFE befinden. Der Mauszeiger hat im Arbeitsbereich von OUTLOOK HEUTE eine besondere Funktion. Wenn Sie auf die Schaltflächen KALENDER, AUFGABEN oder NACHRICHTEN zeigen, wird das Wort unterstrichen dargestellt. Nach einem Klick auf eine der Schaltflächen wechselt die Ansicht in diesen Bereich. Auch wenn Sie auf einen der Einträge zeigen, wird der Eintrag unterstrichen. Durch einen Klick darauf öffnen Sie das zugehörige Fenster für die Bearbeitung des Eintrags.

226

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Die Optionen von Outlook Heute Mit den Optionen von OUTLOOK HEUTE stellen Sie ein, wie die Informationen in der Arbeitsfläche dargestellt werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche OUTLOOK HEUTE ANPASSEN, um zu den Einstellungen zu gelangen.

Bild 6.2: Passen Sie das Outlook Heute-Fenster Ihren Erfordernissen an. Um das Fenster wieder zu schließen und die neuen Einstellungen zu übernehmen, klicken Sie auf den Link ÄNDERUNGEN SPEICHERN. Wenn Sie Änderungen nicht speichern wollen, klicken Sie auf ABBRECHEN. Unterhalb dieser Schaltfläche ordnen Sie im Bereich START an, dass OUTLOOK HEUTE direkt beim Starten von Outlook geöffnet werden soll. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen in dieser Zeile. Im Bereich NACHRICHTEN bestimmen Sie, welche Ordner in OUTLOOK HEUTE auftauchen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ORDNER WÄHLEN. In der sich öffnenden Dialogbox sehen Sie alle Ordner des Postfachs.

227

Outlook Heute Vor den Einträgen ENTWÜRFE, POSTAUSGANG und POSTEINGANG befindet sich bereits ein Häkchen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die gewünschten Ordner.

Hinweis

Bild 6.3: Legen Sie fest, über welche Ordner Outlook Heute informieren soll.

Auf den ersten Blick scheint es nicht sinnvoll, andere Ordner als die bereits ausgewählten anzuzeigen. Outlook gestattet es aber, weitere Ordner anzulegen und eingehende E-Mails sofort in diese einzusortieren. Neue Nachrichten in diesen Ordnern würden Ihnen bei der Standardeinstellung nicht auffallen.

Der Bereich KALENDER legt fest, wie viele Tage das Kalendersegment anzeigt. Öffnen Sie dazu das Listenfeld und wählen Sie eine Zahl zwischen 1 und 7. Die Arbeitsfläche von OUTLOOK HEUTE zeigt dann die definierten Termine innerhalb der gewählten Zeitspanne. Der Bereich AUFGABEN regelt die Anzeige der Aufgaben. Im Bereich IN MEINER AUFGABENLISTE ANZEIGEN legen Sie fest, ob alle Aufgaben oder nur die am heutigen Tag fälligen bzw. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum sichtbar sind. Im Bereich MEINE AUFGABENLISTE SORTIEREN NACH nehmen Sie Einstellungen vor, die wichtige Aufgaben an den Anfang der Liste sortieren. Verwenden Sie bei Bedarf die beiden nacheinander ausgeführten Sortierkriterien mit

228

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten den Einstellungsmöglichkeiten (KEINE ANGABE), WICHTIGKEIT, FÄLLIGERSTELLZEIT und STARTDATUM. (KEINE ANGABE) bedeutet, dass nicht sortiert wird.

KEITSDATUM,

Mit dem Bereich FORMATE legen Sie fest, wie OUTLOOK HEUTE die Daten optisch aufbereitet. In der Auswahlliste finden Sie die Einträge:

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STANDARD

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STANDARD (EINE SPALTE)

Alle Informationen stehen untereinander, vom Kalender über Nachrichten bis hin zu den Aufgaben. Diese Darstellung ist nützlich, wenn die einzelnen Angaben lange Betreffzeilen aufweisen und Sie diese in voller Länge sehen wollen.

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SOMMER

Entspricht der Version STANDARD (zwei Spalten), mit geänderten Farben

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WINTER

Ähnelt der Version STANDARD (zwei Spalten), mit geänderten Farben. Die Schaltfläche OUTLOOK HEUTE ANPASSEN wird in den unteren Fensterbereich verlegt.

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Unter der Auswahlliste erscheint eine Vorschau. Darauf erahnen Sie das Aussehen von OUTLOOK HEUTE mit der getroffenen Einstellung.

Die Standardeinstellung enthält drei Spalten.

Die erste Spalte enthält die KalenderinformatioSTANDARD (ZWEI SPALTEN) nen, in der zweiten Spalte stehen Nachrichten und Aufgaben untereinander.

Schließen Sie das Optionsfenster, wenn die Einstellungen vollständig sind, und prüfen Sie die Darstellung der Arbeitsfläche von OUTLOOK HEUTE.

Abholen und Versenden von E-Mail Auch die beste E-Mail-Verwaltung nützt nichts, wenn der Versand scheitert. Genauso wenig hilft es zu wissen, dass bei Ihrem Internet Provider E-Mails auf Sie warten. Der Transfer muss initiiert werden. Wechseln Sie in ein beliebiges Mail-Element oder nach OUTLOOK HEUTE. Klicken Sie dann auf das Symbol SENDEN/EMPFANGEN IN der Symbolleiste oder drücken Sie die Taste (F5). 229

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Outlook blendet daraufhin eine Dialogbox ein, die den aktuellen Status der Übertragung angibt. Nach Abschluss einer fehlerfreien Übertragung verschwindet dieses Objekt wieder. Treten Fehler auf, dann werden diese in der Registerkarte FEHLER angezeigt. Rufen Sie das Menü EXTRAS/OPTIONEN auf, um Einstellungen an der Übertragung vorzunehmen. Wählen Sie die Registerkarte MAIL-SETUP.

Bild 6.4: Die Registerkarte Mail-setup steuert die Art der Verbindung. In der Registerkarte MAIL-SETUP nehmen Sie die Einstellungen für die Verbindung vor. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Outlook verfügt über einen Assistenten, mit dem Sie für bestimmte E-Mails feste Aktionen definieren. Er ist in der Lage, automatische Funktionen abhängig von Inhalt oder Absender zu initiieren. Wechseln Sie zunächst

230

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten durch einen Klick zum POSTEINGANG in der Outlook-Leiste bzw. zu OUTHEUTE. Nur aus den Mail-Elementen heraus können Sie den RegelAssistenten über das Menü EXTRAS/REGEL-ASSISTENT starten.

LOOK

Bild 6.5: Der Regelassistent von Outlook.

Fachwort

Im oberen Listenfeld bestimmen Sie das Postfach, aus das die Regel angewandt werden soll. Das zweite Listenfeld beinhaltet alle vorhandenen Regeln mit Namen. Über die Schaltflächen am rechten Rand werden Regeln neu erstellt, kopiert, geändert, umbenannt und gelöscht. Der untere Bereich der Dialogbox zeigt, welche Aufgabe die markierte Regel hat. Die Regeln erlauben es Outlook, automatisch auf ein- oder ausgehende Nachrichten zu reagieren. Eine Regel besteht aus einer oder mehreren Bedingungen und einer daraus resultierenden Folge, die eintreten soll, wenn die Bedingung erfüllt ist. Outlook reagiert anhand von Regeln auf eingehende E-Mails.

231

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail

Eine Regel erstellen Klicken Sie in der Dialogbox des Regel-Assistenten auf die Schaltfläche NEU. Der Regelassistent bietet Ihnen eine Liste mit häufig verwendeten Regeln zur Auswahl. Für den Anfang reichen die mitgelieferten Regeln von Outlook aus.

Bild 6.6: Outlook hat für Sie eine Auswahl an Regeln vorbereitet. Für besondere Regeln, die Sie nicht in dieser Liste finden, bietet Outlook die Möglichkeit, eigene Regeln zu definieren. Es gibt grundlegend zwei verschiedene Regeln: Eine Gruppe regelt das System verlassende E-Mails, die andere die eingehende Post. Wenn Sie eine REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN wollen, klicken Sie auf die gleichnamige Optionsschaltfläche. Soll sich die Regel auf eingehende E-Mails beziehen, klicken Sie auf NACHANKUNFT PRÜFEN. Um eine Regel zu erstellen, die den Postausgang betrifft, klicken Sie auf NACHRICHT NACH DEM SENDEN PRÜFEN. Im unteren Bereich des Fensters erscheint die Beschreibung der ausgewählten Regel. Wenn diese Beschreibungen Textpassagen enthält, die unterstrichen und in blauer Schriftfarbe dargestellt sind, dann handelt es sich hierbei um zusätzliche Informationen, die für die Regel nötig sind. Sie müssen auf diese Markierungen klicken, um die Zusatzinformationen einzutragen.

RICHT BEI

232

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Ein Beispiel soll dies erläutern: Wählen Sie die Regelvorlage NEUE NACHPERSONEN VERSCHIEBEN.

RICHTEN BESTIMMTER

Bild 6.7: Vorbereitete Regeln helfen beim Organisieren des Posteingangs. Im unteren Bereich mit der Regelbeschreibung erscheint der Text NACH ERHALT EINER NACHRICHT, DIE VON EINER PERSON/VERTEILERLISTE KOMMT DIESE IN DEN ORDNER ZIELORDNER VERSCHIEBEN. Sie sehen zwei Bereiche, in denen Sie Zusatzinformationen eingeben müssen. Klicken Sie zunächst auf EINER PERSON/VERTEILERLISTE und wählen Sie danach aus dem Adressbuch den Kontakt oder die Gruppe, für die eine Regel gelten soll. Zur Vereinfachung der Suche tragen Sie den Namen im Feld NAMEN EINGEBEN ODER AUS LISTE AUSWÄHLEN ein, die Liste springt dann automatisch auf diesen Kontakt. Sobald der gewünschte Kontakt in der Liste zu sehen ist, markieren Sie ihn mit der Maus und weisen ihn den ABSENDERADRESSEN über die Schaltfläche VON zu. An dieser Stelle können Sie mehrere Kontakte angeben.

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Hinweis

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail

Sie können die weiteren Informationen zu einem Kontakt sehen, indem Sie auf den Kontakt und anschließend auf die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN klicken. Um einen neuen Kontakt anzulegen, klicken Sie auf NEUER EINTRAG und tragen Sie, wie im Adressbuch, alle benötigten Felder auf den Registerkarten ein.

Bild 6.8: Das Fenster Regel-Adressen erlaubt es Ihnen festzulegen, für welche Personen eine Regel gelten soll. Nach Auswahl und Übernahme der Kontakte für diese Regel werden die Namen an der Stelle in den Regeltext eingesetzt, an der zuvor der Eintrag PERSON ODER VERTEILERLISTE stand. Der Text ist weiterhin in blauer Schriftfarbe und unterstrichen dargestellt. Durch einen erneuten Klick an diese Stelle kann nachträglich der Eintrag geändert werden. Ein Klick auf ZIELORDNER öffnet die Dialogbox mit Ihrer Ordnerstruktur. Die Schaltfläche NEU legt einen neuen Ordner an. Wählen Sie den Zielordner für die entsprechenden E-Mails aus. Nachdem Sie den Zielordner mit OK übernommen haben, ist die Regel definiert. Theoretisch ist diese einfache Regel fertig. Wenn Sie auf die Schaltfläche FERTIG STELLEN klicken, wird die Regel gespeichert und sie steht Outlook zur Verfügung.

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.9: Die Auswahl des Zielordners geschieht über eine Dialogbox des Regel-Assistenten.

Bild 6.10: In der Regelbeschreibung lesen Sie in natürlicher Sprache, was Outlook mit den eingehenden E-Mails macht. Klicken Sie aber auf die Schaltfläche WEITER, um Ausnahmen festzulegen und der Regel einen Namen zu geben. In dieser Dialogbox wird die Regel auf weitere Bedingungen geprüft. Wählen Sie das entsprechende Kontroll-

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Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail kästchen im oberen Bereich der Dialogbox. Die Bedingung taucht dann im unteren Bereich der Dialogbox bei der bisherigen Regel auf. Erscheint im unteren Teil der Dialogbox wieder ein blau unterstrichener Bereich, so müssen Sie diesen erst ausfüllen, bevor Sie fortfahren. Auch in dieser Dialogbox speichert die Schaltfläche FERTIG STELLEN die bisherige Definition ab. Klicken Sie aber zunächst auf WEITER.

Bild 6.11: Im oberen Teil des Regel-Assistenten entscheiden Sie mit weiteren Kontrollkästchen über Ergänzungen der bisherigen Regel. Treffen alle Bedingungen der Regel zu, entscheidet diese Dialogbox, wie mit der E-Mail weiter verfahren wird. Wählen Sie eine oder mehrere Handlungen aus dem oberen Teil der Dialogbox durch Aktivierung des Kontrollkästchens aus. Im unteren Teil der Dialogbox erscheint die Erweiterung in klar lesbarer Sprache. Erscheint wieder eine blaue Markierung, verfahren Sie wie beschrieben. Klicken Sie auf WEITER, um die letzten Angaben zur eigentlichen Regel zu machen. Für den Fall, dass die Regel eine Ausnahme braucht, definieren Sie diese an dieser Stelle. Markieren Sie die Kontrollkästchen aller Ausnahmen, die zutreffen sollen. Füllen Sie falls erforderlich die blauen Markierungen aus. Klicken Sie dann auf WEITER.

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.12: Keine Regel ohne Ausnahmen. Das gilt auch für den RegelAssistenten.

Bild 6.13: Im letzten Schritt vergeben Sie einen Namen für die Regel und entscheiden über die Aktivierung.

237

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Geben Sie in dieser abschließenden Dialogbox der Regel einen Namen. Das Kontrollkästchen DIESE REGEL AKTIVIEREN legt fest, ob die Regel sofort aktiviert wird. Da die neue Regel zunächst nur für eintreffende Nachrichten gilt, gibt es das Kontrollkästchen DIESE REGEL JETZT AUF NACHRICHTEN ANWENDEN, DIE SICH BEREITS IN »PERSÖNLICHE ORDNER« BEFINDEN. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die bereits vorhandene Post nachträglich mit der definierten Regel zu bearbeiten. Durch einen Klick auf FERTIG STELLEN speichern Sie die Regel.

Bild 6.14: Im Regel-Assistenten sehen Sie die eben erstellte Regel. Abschließend sehen Sie die Regel im Regel-Assistenten. Das Kontrollkästchen vor der Regel gibt an, ob die Regel aktiv oder inaktiv ist. Um es zu ändern, reicht ein Klick in das Kästchen.

Selbst definierte Regeln für eingehende Nachrichten Wenn Sie eine eigene Regel für eingehende E-Mails entwerfen wollen, dann wählen Sie bei der ART DER REGEL den Eintrag NACHRICHT BEI ANKUNFT PRÜFEN. Klicken Sie anschließend auf WEITER, um die Bedingungen festzu-

238

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten legen. Wenn Sie alle erforderlichen Bedingungen ausgewählt haben, klicken Sie auf WEITER. Ohne aktive Bedingungen wird die Regel auf alle eingehenden E-Mails angewandt. Leider sind die Bedingungen in der Auswahlliste nicht gruppiert. Entnehmen Sie daher die gewünschte Regel aus der nachfolgenden Aufstellung. Prüfung auf E-Mails an einen bestimmten Empfänger, die ...:

왘 왘 왘 왘 왘 왘

Die meinen Namen im Feld »An« enthält Nur an mich gesendet wurde Die meinen Namen im Feld »Cc« enthält Die meinen Namen im Feld »An« oder »Cc« enthält Die meinen Namen im Feld »An« nicht enthält Die an EINE PERSON ODER VERTEILERLISTE gesendet wurde

Prüfung auf Mail von einem bestimmten Absender ...:

Fachwort

왘

왘

Die Junk-Mail ist oder von JUNK-MAIL-VERSENDERN – ein elektronisches Pendant zu störenden Werbebriefen. Um die Versender von Junk-Mail festzulegen, müssen Sie die Namen dieser Versender erfassen. Junk-Mail ist eine unerwünschte Mail. Einige Systembetreiber versuchen, möglichst viele E-Mail-Adressen aufzuschnappen, um an diese Werbung per E-Mail zu verschicken. Da diese Werbung meistens nur stört, sollten Sie sie mit einer einfachen Regel gleich automatisch löschen. Mit nicht jugendfreiem Inhalt oder von VERSENDER NICHT JUGENDFREIER INHALTE. Sie müssen hier die Absenderadresse oder den Domänennamen des Versenders eintragen.

왘 왘

Von einer bestimmten Person oder Verteilerliste kommt. Über ein bestimmtes Konto eingegangen ist (falls Sie mehrere E-Mail-Konten eingerichtet haben).

239

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Prüfung auf Mail mit einem bestimmten Inhalt:

Hinweis

왘 왘 왘 왘 왘 왘 왘

Mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse. Mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse. Mit bestimmten Wörtern im Betreff. Mit bestimmten Wörtern im Text. Mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text. Mit bestimmten Wörtern in der Nachrichtenkopfzeile. Mit Versender deren Name im Adressbuch ADRESSBUCHNAME vorkommt. Beachten Sie, dass der komplette Ausdruck, den Sie hier eingeben, im Prüftext vorhanden sein muss. Sie haben keine Möglichkeit, mehrere Begriffe als Alternativen einzugeben. Allerdings können mehrere Regeln erstellt werden, welche dann diese Aufgabe übernehmen. Verwenden Sie dafür die Option REGEL KOPIEREN.

Prüfung auf besondere Eigenschaften der Nachricht:

왘

Die mit einer Aktion gekennzeichnet ist. Gemeint ist hier die Kennzeichnung der Nachricht.

왘

Die mit WICHTIGKEIT markiert ist. Gibt die Dringlichkeit an, die der Nachricht zugeordnet wurde. Damit reagieren Sie auf Nachrichten mit geringer, normaler und hoher Wichtigkeit.

왘

Die mit VERTRAULICHKEIT markiert ist. Gibt den Vertraulichkeitsgrad an, der für die Nachricht festgelegt wurde. Die Vertraulichkeit kann normal, persönlich, privat und vertraulich sein.

왘

Die zu KATEGORIEN zugeordnet ist. Geben Sie eine oder mehrere Kategorien an, die der Nachricht zugeordnet sein sollen. Achten Sie auf die richtige Schreibweise beim Namen der Kategorie. Wenn Sie mehrere Kategorien eingeben wollen, trennen Sie die Namen durch Semikolons.

왘 왘

Die eine Abwesenheitsbenachrichtigung ist.

240

Mit einer Anlage.

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Mit DOKUMENT/FORMULAR/EIGENSCHAFTEN. Legt auf Basis der Dokument- oder Formularfelder fest, welche bestimmten Werte in ihnen enthalten sein müssen.

왘

Mit einer bestimmten Größe (KB). Erlaubt es Ihnen, die Mindestgröße und die Maximalgröße der Nachricht in Kilobyte festzulegen.

왘

Die in einem bestimmten Zeitraum erhalten wurde. Geben Sie dazu an, nach welchem Datum und vor welchem Datum die Nachricht eingegangen sein soll.

왘 왘

Die das Formular FORMULARNAME verwendet.

Fachwort

왘

Die Regel NUR AUF DIESEM COMPUTER anwenden. Ein Formular ist eine gestaltete Eingabeoberfläche, mit der Sie Daten erfassen. Outlook enthält bereits zahlreiche Formulare, es ist aber möglich, eigene Formulare zu erstellen.

Bild 6.15: Die Bedingungen im Regel-Assistenten. Hier markieren Sie die Bedingungen, die der Assistent prüfen soll.

241

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail Der Regel-Assistent bietet im nächsten Schritt die Aktionen an, die ausgeführt werden, wenn die Bedingung erfüllt ist. Sie können weitere Aktionen festlegen und auf WEITER klicken, wenn alle Aktionen festgelegt sind.

Bild 6.16: Die Aktionen im Regel-Assistenten. Hier bestimmen Sie die Aktivitäten, die der Assistent bei erfüllter Bedingung ausführt. Die Aktionen sind in der Auswahlliste nicht gruppiert. Sie können die gewünschte Aktivität aus der nachfolgenden Aufstellung entnehmen. Die eingegangene Nachricht bearbeiten:

왘 왘 왘 왘

in den Ordner ZIELORDNER verschieben als Kopie in den Ordner ZIELORDNER zu verschieben löschen endgültig löschen

Eine automatische Aktion starten – die Nachricht bleibt im Posteingang:

왘 왘

242

an eine Person oder Verteilerliste weiterleiten als Anlage an eine Person oder Verteilerliste weiterleiten

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

왘 왘 왘

die Nachricht drucken

왘

einen Sound abspielen. Hier ordnen Sie eine Sounddatei zu, z.B. die WAV-Dateien im Ordner WINDOWS\MEDIA, die bei erfüllter Bedingung zu hören ist.

왘

Eine Anwendung starten. Dabei kann es sich um eine beliebige ausführbare Datei handeln.

왘

Diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten. Hierbei handelt es sich um benutzerdefinierte Aktionen. Bei einer Standardinstallation sind keine solchen Aktionen vorhanden. Es handelt sich dabei um Zusatzfunktionen, die Sie bei Drittanbietern beschaffen.

왘 왘

EIN SKRIPT ausführen

diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten mich mit einer Info benachrichtigen. Zusätzlich geben Sie einen eigenen Nachrichtentext an, der angezeigt wird.

Keine weiteren Regeln anzuwenden. Sie legen mit der Erstellung von Regeln die Reihenfolge fest, in der sie abgearbeitet werden. Um die Ausführung weiterer Regeln zu verhindern, verwenden Sie diese Aktion.

Die Eigenschaften der Nachricht ändern:

왘 왘 왘 왘 왘

diese mit einer Aktion in ... Tagen kennzeichnen die Nachrichten-Kennzeichnung löschen diese der Kategorie KATEGORIEN zuordnen diese als »Wichtig« markieren diese als gelesen markieren

Der Regel-Assistent fragt Sie anschließend, ob es zu dieser Regel Ausnahmen geben soll. Dabei handelt es sich um Ausnahmen zu der zuvor geprüften Bedingung. Wenn Sie mehrere Ausnahmen aktivieren, reicht es, wenn eine davon erfüllt ist, um die Regel nicht mehr anzuwenden. Die Ausnahmen entsprechen bezüglich ihrer Prüfkriterien den Bedingungen. Sie können den Regeltext in der Regelbeschreibung nachlesen und müssen bei einigen Ausnahmen Zusatzinformationen eintragen. Klicken Sie auf WEITER, wenn Sie die Ausnahmen festgelegt haben.

243

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail

Bild 6.17: Die Ausnahmen im Regel-Assistenten verhindern die Ausführung der Regel in Spezialfällen. Um die Regel später einfacher wiederzufinden und zuzuordnen, haben Sie die Möglichkeit, die Regel zu benennen. Mit dem Kontrollkästchen DIESE REGEL AKTIVIEREN legen Sie fest, ob die Regel angewandt werden soll oder nicht. Damit erstellen Sie eine Regel vorsorglich und setzen Sie zunächst nicht ein. Das Kontrollkästchen kann die Regel ebenso vorübergehend deaktivieren. Wenn Sie die Regel auf bereits eingegangene E-Mails anwenden wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen DIESE REGEL JETZT AUF NACHRICHTEN ANWENDEN, DIE SICH BEREITS IN »POSTEINGANG« BEFINDEN. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche FERTIG STELLEN. Das Eingangsfenster des Regel-Assistenten wird Ihnen angezeigt. Es enthält die Regel mit einem Kontrollkästchen davor. Über dieses Kontrollkästchen aktivieren und deaktivieren Sie die Regel. Im Regelbeschreibungstext lesen Sie nach, welche Funktion die Regel hat.

244

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.18: Das Fenster des Regel-Assistenten zeigt die erstellte Regel und den Regelbeschreibungstext.

Selbst definierte Regeln für ausgehende Nachrichten Die automatische Bearbeitung von E-Mails ist nicht auf eingehende Mails beschränkt, sondern auch bei ausgehender Post möglich. Wenn Sie eine solche Regel erstellen wollen, klicken Sie im Regel-Assistenten zunächst auf NACHRICHTEN NACH DEM SENDEN PRÜFEN. Klicken Sie dann auf WEITER, um die Bedingungen anzugeben. Die vorhandenen Bedingungen entsprechen in ihrer Bedeutung denen beim Nachrichteneingang. Ebenso gilt, dass die Regel auf alle E-Mails angewandt wird, wenn Sie keine Bedingung angeben. Wenn Sie alle Bedingungen ausgewählt haben, klicken Sie auf WEITER. Alle Aktionen, die Sie bei Bedarf durch das Versenden einer Nachricht auslösen, finden Sie in der nun folgenden Liste. Die Liste ist aus Gründe der besseren Übersicht gruppiert dargestellt.

245

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail

Bild 6.19: Der Regel-Assistent enthält verschiedenste Aktionen, die beim Versenden einer E-Mail ausgeführt werden. Eine zusätzliche Kopie erstellen:

왘 왘

diese als Kopie in den Ordner ZIELORDNER verschieben; diese an eine Person oder Verteilerliste kopieren (Cc).

Die Eigenschaften der ausgehenden Nachricht ändern:

왘 왘 왘 왘 왘

diese als »Wichtig« markieren diese als »Vertraulich« markieren diese der Kategorie KATEGORIEN zuordnen Sie als Anwender informieren, wenn die Nachricht gelesen wurde Sie als Absender benachrichtigen, wenn sie erhalten wurde

Besondere Aktionen:

왘 왘 왘 왘 246

diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln diese mit einer vordefinierten Aktion bearbeiten diese mit einer Aktion in ... Tagen kennzeichnen keine weiteren Regeln anwenden

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Wenn Sie alle Aktionen für den Versand der E-Mail benannt haben, klicken Sie auf WEITER. Dadurch gelangen Sie zur Festlegung von Ausnahmen. Hier geben Sie an, wie auch schon beim Bearbeiten von eingehender E-Mail, wann die erstellte Regel nicht beachtet wird. Klicken Sie auf WEITER, wenn Sie die Ausnahmen festgelegt haben.

Bild 6.20: Für bestimmte Fälle legen Sie Ausnahmen von der Regel fest. Nachfolgend müssen Sie für die Regel einen Namen vergeben. Vorbelegt als Name ist die Aktion, die durch die Regel ausgeführt wird. Mit dem Kontrollkästchen DIESE REGEL AKTIVIEREN legen Sie fest, ob die Regel angewandt wird. Wenn Sie Regel auf Nachrichten anwenden wollen, die sich bereits im Postausgang befinden, aber noch nicht versandt worden sind, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen DIESE REGEL JETZT AUF NACHRICHTEN ANWENDEN, DIE SICH BEREITS IN »POSTAUSGANG« BEFINDEN. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN.

247

Assistent zur Bearbeitung von ein- und ausgehender E-Mail

Bearbeiten von Regeln Eine Regel ist nicht von Anfang an perfekt. Die Praxis macht immer wieder Änderungen erforderlich. Wenn Sie die Eingabe der Regeln abgeschlossen haben, lässt sie sich über die Dialogbox REGEL-ASSISTENT weiter bearbeiten. Um eine Regel zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche KOPIEREN. Diese Option spart viel Zeit beim Erstellen einer Regel, die in weiten Teilen einer vorhandenen Regel entspricht. Erstellen Sie eine Kopie und ändern Sie nur die Teile, die diese neue Regel von der bereits existierenden unterscheiden. Die durch das Kopieren erstellte Regel wird sofort in die Liste aufgenommen und trägt den Namen Kopie {Name der alten Regel}. Die so erstellte Regel ist zunächst inaktiv. Ein Klick auf die Schaltfläche ÄNDERN ruft wieder alle bisher beschriebenen Dialogboxen auf, die beim Erstellen durchlaufen wurden. Damit passen Sie eine Regel neuen Anforderungen an oder vervollständigen die durch einen Kopiervorgang erstellte Regel. Die Anpassung beenden Sie jederzeit über die Schaltfläche FERTIG STELLEN. Mit der Schaltfläche UMBENENNEN ändern Sie den Namen einer Regel. Markieren Sie die entsprechende Regel und klicken Sie auf diese Schaltfläche. Outlook öffnet eine entsprechende Dialogbox. Bestätigen Sie die neue Eingabe mit OK.

Achtung

Wenn Sie eine Regel nicht mehr benötigen, klicken Sie nach der Markierung auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Sie werden in einem weiteren Fenster gefragt, ob die Löschung tatsächlich erfolgen soll. Nach Bestätigung dieser Sicherheitsabfrage verschwindet die Regel aus der Liste. Um den Regel-Assistenten zu verlassen, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Die Regel wird beim Löschen endgültig gelöscht. Es gibt an dieser Stelle keinen Papierkorb.

Wenn Sie eine Regel außer der Reihe ausführen wollen, klicken Sie auf JETZT AUSFÜHREN. In der sich öffnenden Dialogbox legen Sie fest, welche Regel auf welchen Ordnern und für welche Nachrichten ausgeführt wird.

248

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.21: Bei Bedarf starten Sie Regeln manuell – so behalten Sie den Überblick. Diese Funktion von Outlook 2002 setzen Sie z.B. dann sinnvoll ein, wenn Sie eine Regel für Reorganisationsmaßnahmen in Ihrem Ordner definiert haben, diese aber in ihrer Wirkung verfolgen wollen.

Drucken mit Outlook Da alle Ordner von Outlook nach dem gleichen Schema aufgebaut sind, ist auch die Druckausgabe bei allen Ordnern gleich. Aus jedem Ordner drucken Sie entweder Ansichten oder einzelne Elemente. Um mehrere Elemente eines Ordners zu drucken, müssen sie markiert sein. Markieren Sie ein Element des aktuellen Ordners und rufen Sie dann das Menü DATEI/DRUCKEN auf. Es öffnet sich die Dialogbox DRUCKEN. In dieser Dialogbox nehmen Sie alle Druckereinstellungen vor. Im Bereich DRUCKFORMAT wählen Sie das zu verwendende Druckformat. Je nach Elementtyp stehen verschiedene Formate zur Verfügung. Eines existiert bei jedem Element – das MEMOFORMAT. Wählen Sie im Listenfeld dieses Format mit einem Klick aus. Geben Sie die weiteren Optionen des Ausdrucks an, wie z.B. im Bereich EXEMPLARE die Anzahl der Kopien oder die zu druckenden Seiten. Über die Schaltfläche SEITENANSICHT erhalten Sie eine Vorschau auf das zu erwartende Druckergebnis.

249

Drucken mit Outlook

Bild 6.22: Die Dialogbox Drucken bietet verschiedene Einstellmöglichkeiten.

Bild 6.23: Die Seitenansicht gibt Ihnen eine Vorschau auf das Ergebnis des Drucks.

250

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Klicken Sie mit der Maus in die Seitenansicht, um den Seitenbereich zu vergrößern und wieder zu verkleinern. Mit den Bildlaufleisten verschieben Sie die Seite nach oben bzw. nach unten, um an verdeckte Bereiche zu gelangen. Mit dem Symbol SCHLIESSEN brechen Sie den kompletten Druck ab. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um den Druck zu starten.

Die Druckseite einrichten Stellen Sie fest, dass etwas an der Seitengröße nicht stimmt, gelangen Sie über die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN in die gleichnamige Dialogbox. So erreichen Sie die Einstellungen für die PAPIERGRÖSSE, die SEITENRÄNDER oder die KOPFZEILEN/FUSSZEILEN.

Bild 6.24: Über die Dialogbox Seite einrichten: Memoformat legen Sie das Layout des Ausdrucks fest. Über den Registerkarten steht, welches Druckformat Sie momentan für den Ausdruck nutzen. Die drei Registerkarten legen Randbedingungen für den Ausdruck fest. Auf der Registerkarte FORMAT finden Sie die Einstellungen für die Schriftarten und für die Schattierung. Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHRIFTART im Bereich ÜBERSCHRIFTEN.

251

Drucken mit Outlook

Bild 6.25: Vor dem Druck bestimmen Sie die Schriftarten für den Ausdruck.

Hinweis

Die Dialogbox SCHRIFTART legt die für Überschriften zu verwendende Schrift fest. Wählen Sie die Schriftart, den Schriftschnitt und den Grad aus. Klicken Sie auf OK, um die Auswahl zu übernehmen. Nachdem Sie in die Dialogbox DRUCKEN zurückgekehrt sind, sehen Sie Ihre Wahl im Eingabefeld ÜBERSCHRIFTEN. Dieser Vorgang lässt sich für die auszudruckenden Felder wiederholen. Das Kontrollkästchen AUSDRUCK MIT GRAUER SCHATTIERUNG im Bereich SCHATTIERUNG legt fest, ob Schattierungen mit ausgedruckt werden. Wenn Sie diese Auswahl aktivieren, erhalten Überschriften, Datumsangaben und sonstige Elemente eine leichte Grauschattierung. Testen Sie die Schattierungsoption vor dem endgültigen Dauereinsatz. Einige ältere Drucker können diese Option nicht umsetzen. Wenn Sie das gedruckte Dokument faxen wollen, sollten Sie auf die Grauschattierung ebenfalls verzichten. Faxgeräte setzen diese Option oft falsch um: Beim Empfangsgerät erscheint nur noch ein schwarz gefüllter Bereich.

Klicken Sie auf die Registerkarte PAPIER. Alles, was mit dem eigentlichen Papier zu tun hat, regeln Sie in dieser Registerkarte.

252

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.26: Die Registerkarte Papier nimmt die Papier- und Druckerdaten auf. Klicken Sie auf die Registerkarte KOPFZEILEN/FUSSZEILEN. Mit Hilfe dieser Registerkarte fügen Sie jedem Ausdruck Kopf- oder Fußzeilen hinzu.

Bild 6.27: Das Register Kopfzeilen/Fusszeilen enthält verschiedene Optionen zur Gestaltung dieser Elemente.

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Drucken mit Outlook Die Schaltflächen haben folgende Bedeutung:

왘 왘 왘 왘 왘

Ganz links – Seitenzahl Rechts daneben – Gesamtseitenzahl Rechts daneben – Datum Rechts daneben – Uhrzeit Rechts daneben – Benutzername

Mit dem Kontrollkästchen BEI GERADEN SEITENZAHLEN SEITENVERtauschen Sie die Informationen der rechten und linken Bereiche der Kopf- und Fußzeile auf jeder geraden Seite. Mit dieser Option wird der linke Bereich einer Druckausgabe immer am äußeren Rand gedruckt. Dies entspricht dem Seitenlayout für Bücher. KEHRT

Bild 6.28: Kopf- und Fußzeilen können Sie ebenfalls mit der Schrift gestalten. Mit der Schaltfläche SCHRIFTART bei Kopf- und Fußzeilen wird die Dialogbox SCHRIFTART für die weitere Formatierung geöffnet. Hier haben Sie die

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten verschiedenen Varianten zum Ändern von SCHRIFTART, SCHRIFTSCHNITT, SCHRIFTGRÖSSE oder FARBE der Kopf- und Fußzeile. Durch einen Klick auf OK übernehmen Sie Ihre Einstellungen. Die aktuellen Einstellungen sind in den Anzeigefeldern auf der Registerkarte KOPFZEILEN/FUSSZEILEN sichtbar. Kopf- und Fußzeilen werden in drei Teile unterteilt: den linken, den mittleren und den rechten Bereich. Jedes dieser Felder wird unabhängig voneinander benutzt. Entweder lässt sich ein beliebiger Text oder eine Variable in die Felder einsetzen. Um eine Eingabe vorzunehmen, klicken Sie mit der Maus in eines der Felder. Die Schreibmarke erscheint in dem Feld. Entweder geben Sie jetzt einen Text ein oder Sie klicken auf eine der Schaltflächen unter den beiden Felderreihen. Damit ist die Einrichtung der Seite abgeschlossen. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um zur Dialogbox DRUCKEN zurückzukehren.

Drucken einer Ansicht Wenn Sie eine Ansicht drucken wollen, öffnen Sie zunächst den zugehörigen Ordner. Wählen Sie dann den Befehl DATEI/DRUCKEN. Klicken Sie im Feld DRUCKFORMAT auf das Druckformat, das Sie verwenden möchten. Die Anzahl der Druckformate ist davon abhängig, welche Ansicht Sie drucken. Zum Ändern des Formats, des Papiers oder der Kopf- und Fußzeilen wählen Sie SEITE EINRICHTEN. Klicken Sie nach Eingabe der Änderungen auf OK, um den Ausdruck zu starten.

Änderung der Druckreihenfolge Die Daten eines Elements werden so gedruckt, dass Sie die am häufigsten verwendeten Felder am Anfang des Ausdrucks finden. Wenn Sie diesen Standard individuell verändern wollen, müssen Sie entweder die Ansicht selbst oder das Druckformat anpassen.

Druckausgabe von Kontaktkarten Für die Ausgabe von Kontaktkarten reichen die Druckformate TABELLENFORMAT und MEMOFORMAT nicht immer aus. Darüber hinaus gibt es weitere Formate, die speziell für den Ausdruck von Kontakten vorbereitet sind. Es stehen die Formate KARTENFORMAT, HEFT-FORMAT (A7), HEFT-FORMAT (A6) oder TELEFONBUCHFORMAT zur Verfügung.

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Drucken mit Outlook

Druckausgabe eines Monatskalenders

Hinweis

Um den Monatskalender mit Ihren Terminen auszugeben, wählen Sie zunächst den Kalender. Klicken Sie dann auf das Menü DATEI/DRUCKEN und im Feld DRUCKFORMAT auf MONATSFORMAT. Darunter, im DRUCKBEREICH, legen Sie in den Feldern BEGINN und ENDE fest, für welchen Bereich der Ausdruck erfolgt. Für einen Jahreskalender geben Sie als Beginndatum den 1.1. des Jahres und als Endedatum den 31.12. des Jahres ein. Um Verschiebungen beim Monatsausdruck über mehrere Monate zu verhindern, sollten Sie auf die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN klicken und das Kontrollkästchen GENAU EINEN MONAT PRO SEITE DRUCKEN aktivieren.

Wenn Sie lediglich die Arbeitswochen - von Montag bis Freitag – ausgeben wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN und aktivieren Sie das Kontrollkästchen WOCHENENDEN NICHT DRUCKEN. Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie die geöffneten Dialogboxen mit OK – der Ausdruck beginnt.

Drucken eines Hefts Die Elemente von Outlook drucken Sie auf Wunsch so aus, dass sie ausgeschnitten und abgeheftet werden können. Wenn Sie ein Heft erstellen, passt das Programm Seitenlayout und Seitenzahlen für die spätere Heftung an. Kann Ihr Drucker das Papier nur einseitig bedrucken, wählen Sie zunächst das zu druckende Element. Klicken Sie dann auf das Menü DATEI/DRUCKEN. 1. Stellen Sie im Feld DRUCKFORMAT das von Ihnen gewünschte Format ein. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche SEITE EINRICHTEN und dann auf die Registerkarte PAPIER. 3. Klicken Sie im Feld GRÖSSE auf das benötigte Format. Stellen Sie Schriftart oder Seitenausrichtung ein. 4. Prüfen Sie das Ergebnis in der Seitenansicht. 5. Klicken Sie auf OK, um die Seite auszudrucken.

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Arbeiten mit Outlook und dem Internet Explorer Auch ohne einen Internet-Zugang stellt Outlook 2002 eine große Hilfe im Arbeitsalltag dar. Aber erst im Zusammenspiel mit einem Internet-Browser entfaltet das Programm seine volle Leistungsfähigkeit. Wie könnte es anders sein: Da Outlook 2002 und der Internet Explorer aus dem Hause Microsoft stammen, arbeiten sie gut zusammen.

Senden einer WWW-Seite als E-Mail Um eine WWW-Seite als E-Mail an jemanden zu senden, rufen Sie aus dem Internet Explorer das Menü DATEI/SENDEN/SEITE DURCH E-MAIL auf. Der Internet Explorer startet automatisch Outlook und präsentiert sofort ein Nachrichtenfenster, in dem Sie den Adressaten eingeben. Im Nachrichtenbereich erscheint bereits die WWW-Seite als Anlage. Nach dem Versenden gelangen Sie zurück in den Internet Explorer.

Einfügen von Hyperlinks

Fachwort

Um einen Hyperlink in einer Nachricht zu erstellen, genügt es, diesen in das Textfeld der Nachricht einzutragen. Ein Hyperlink ist eine Verknüpfung (Link) auf einer dargestellten Seite, die nach dem Anklicken eine andere Datei oder HTML-Seite im World Wide Web oder Intranet darstellt. Ein Hyperlink ist eine Art Schaltfläche für Internet- oder Intranet-Anwendungen. Er erscheint entweder als farbig abgesetzter und unterstrichener Text oder als Grafik.

Outlook stellt Hyperlinks in der Textfarbe Blau und unterstrichen dar. Sobald Sie den Anfang einer Internet-Adresse oder eines Internet-Protokolls eingeben, wandelt Outlook diese Eingabe in einen Hyperlink um. Der Empfänger der Nachricht kann dann in der Nachricht auf den Hyperlink klicken und gelangt zur angegebenen Position.

257

Arbeiten mit Outlook und dem Internet Explorer Outlook prüft nach jedem Wort, ob Sie einen Hyperlink eingegeben haben. Für Outlook endet ein Wort mit einem Leerzeichen. Wenn Ihr Hyperlink Leerzeichen enthält, müssen Sie den gesamten Hyperlink in spitze Klammern setzen. Outlook erkennt unter anderem nachfolgende Notationen.

Protokoll

Beschreibung

File://

File steht für Datei. Damit erstellen Sie einen Verweis auf eine Datei in einem Intranet.

Ftp://

Ftp steht für File Transfer Protocol. Damit werden im Internet Dateien übertragen.

Http://

Http steht für Hypertext Transfer Protocol für die Übertragung von Webseiten.

Https://

Https steht für Hypertext Transfer Protocol Secure. Mit ihm werden Webseiten in einem zusätzlich gesicherten Modus übertragen.

Mailto:

Mailto steht für E-Mail. Mit diesem Protokoll werden Nachrichten versandt. Wenn Sie einen Mailto-Hyperlink anklicken, öffnet sich das Nachrichtenfenster: Ein vordefinierter Empfänger ist bereits eingetragen.

News:

News steht für Nachrichtenbretter. Mit diesem Protokoll öffnen Sie eine Internet-Newsgroup.

Outlook: oder Outlook://

Mit diesem Protokoll öffnen Sie einen Outlook-Ordner oder ein Element. Das Protokoll steht nur in Outlook zur Verfügung.

Tabelle 6.1: Hyperlink-Ausdrücke, die Outlook erkennt

Einen Hyperlink auf ein Outlook-Element erstellen Wenn Sie einen Hyperlink in einer Nachricht erstellen wollen, der auf ein bestimmtes Element oder einen bestimmten Ordner von Outlook verweist, verwenden Sie nachfolgende Syntax:

258

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Link soll zeigen auf

Tragen Sie Folgendes ein

Kalender

Outlook:Kalender

Kontakte

Outlook:Kontakte

Posteingang

Outlook:Posteingang

Einen beliebigen Ordner in Ihrem Postfach

Outlook:Ordnername\Unterordner

Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office Als wichtiger Bestandteil von Microsoft Office ist Outlook perfekt auf die Zusammenarbeit mit den anderen Komponenten vorbereitet. Vielfältige Aufgabenstellungen der täglichen Praxis erledigen Sie effektiv, wenn Sie diese besonderen Funktionen nutzen.

Mit Outlook Daten für einen Serienbrief erstellen Wenn Sie mit Outlook und Microsoft Word arbeiten, lassen sich aus den Kontaktdaten von Outlook Steuerdaten für einen Word-Serienbrief erstellen.

Hinweis

Ein Serienbrief ist zunächst ein einfacher Brief. In diesen Brief werden dann aber z.B. die Kontaktadressen aus Outlook automatisch eingefügt, um ihn als Anschreiben für die ausgewählten Kontaktpersonen zu verwenden. Alle Eingabefelder aus den Kontakten, wie Vorname, Nachname und Straße, übernehmen Sie bei Bedarf in den Serienbrief. Um Word mitzuteilen, an welcher Stelle im Brief diese Daten stehen sollen, legen Sie in dem Brief an den gewünschten Stellen Seriendruckfelder an. Outlook stellt – als so genannte Datenquelle – die erforderlichen Daten für die Seriendruckfelder bereit. Sie verfassen also einen Brief, wählen in Outlook z.B. 20 Kontakte aus und erstellen mit der Serienbrief-Funktion von Word 20 individuelle Anschreiben. Word kann die Informationen aus einer Datenquelle nicht nur für einen Serienbrief, sondern ebenso für den Aufdruck auf Briefumschläge und Adressetiketten nutzen.

259

Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office

Hinweis

Im ersten Schritt erstellen Sie in Outlook eine Datenquelle. Diese Datenquelle entspricht im Aufbau dem Ordner KONTAKTE. Sie enthält aber ausschließlich die Adressaten, an die später der Serienbrief geschickt wird. Mit Word selektieren Sie einzelne Datensätze aus einer Datenquelle nur bedingt. Wenn Sie eine Auswahl nach Kategorien oder nach der Kennzeichnung PRIVAT treffen wollen, sollte dies bereits in Outlook erfolgen. Selektieren Sie bereits in Outlook die Kontakte, an die ein Serienbrief geschickt werden soll. Aus Word heraus wird dann ohne weiteren Aufwand ein Serienbrief erstellt, der an alle Kontakte aus der Datenquelle geht.

Bild 6.29: Für Serienbriefe sollten Sie in Outlook einen eigenen Ordner anlegen.

260

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Legen Sie dazu einen Ordner für den Seriendruck an. Öffnen Sie das Menü DATEI/NEU/ORDNER und geben Sie als Namen ADRESSEN SERIENBRIEFE ein. Wählen Sie im Listenfeld ORDNER ENTHÄLT den Eintrag KONTAKTELEMENT. Wenn Sie eine Verknüpfung zu diesem Ordner in der Outlook-Leiste haben möchten, klicken Sie in der folgenden Dialogbox auf JA. Sie sehen dann jederzeit den Inhalt des Ordners mit den Seriendruck-Kontakten, wenn Sie in der Outlook-Leiste darauf klicken. Sie finden den Ordner in der Gruppe EIGENE VERKNÜPFUNGEN. Anschließend kopieren Sie die Kontakte, die Sie für den Seriendruck verwenden wollen, in den Ordner ADRESSEN SERIENBRIEFE.

Hinweis

Wählen Sie dazu in der Outlook-Leiste den Ordner KONTAKTE und halten Sie dann die Taste (Strg) gedrückt. Klicken Sie mit der Maus auf die entsprechenden Kontakte. Wenn Sie alle gewünschten Kontakte markiert haben, ziehen Sie die Markierung mit der rechten Maustaste auf den Ordner ADRESSEN SERIENBRIEFE. Geben Sie die Maustaste frei: Es öffnet sich ein Kontextmenü, aus dem Sie den Eintrag KOPIEREN wählen. Bei vielen Kontakten verwenden Sie zum Kopieren am besten die Filterfunktion der Kontakte. Bauen Sie einen Filter auf, der die Adressaten herausfiltert. Drücken Sie dann (Strg)+(A), um alle angezeigten Kontakte zu markieren. Ziehen Sie dann die Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Ordner ADRESSEN SERIENBRIEFE. Lassen Sie die Maustaste los – wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag KOPIEREN.

Einen Serienbrief in Word erstellen Der Serienbrief selbst wird mit den Werkzeugen von Word erstellt. Beginnen Sie mit einem neuen leeren Dokument. Wenn Sie Word bereits gestartet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche NEU in der Symbolleiste. Geben Sie dann den gewünschten Serienbrieftext ein. Für das Beispiel ist es ausreichend, wenn Sie mit den Daten aus den Kontakten das Adressfeld des Serienbriefs füllen. Alle anderen Angaben tragen Sie in Word als Text ein.

261

Hinweis

Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office

Wenn Sie in Outlook direkt den Befehl EXTRAS/SERIENDRUCK aufrufen, öffnet sich nach einer Abfrage der Kontaktdaten ebenfalls Microsoft Word.

Bild 6.30: Ein Serienbrief in Word beginnt mit einem normalen Dokument. Klicken Sie nach der Erstellung des Textes auf das Menü EXTRAS/BRIEFE UND SENDUNGEN/SERIENDRUCK-ASSISTENT. Sie gelangen dadurch in den SERIENDRUCK-MANAGER von Word. Er führt Sie schrittweise durch die nötigen Arbeitsschritte zum Erstellen des Serienbriefs. Wählen Sie als Dokumenttyp BRIEFE und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche WEITER. Im nächsten Schritt klicken Sie auf die Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN, damit Word den zuvor erstellten Brief als Serienbrief verwendet. Alternativ verwenden Sie ein bereits zuvor gespeichertes Dokument.

262

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.31: Mit dem Seriendruck-Manager von Word verknüpfen Sie den Brief mit den Seriendruckdaten zu einem Serienbrief. Nutzen Sie dann die Option VON OUTLOOK-KONTAKTEN WÄHLEN. Mit einem Klick auf den Link WÄHLEN SIE EINEN KONTAKTEORDNER gelangen Sie zur Dialogbox KONTAKTLISTENORDNER WÄHLEN. Wählen Sie den Ordner, der Ihre Seriendruckkontakte enthält, und klicken Sie dann auf OK.

Bild 6.32: Als Datenquelle für den Seriendruck stehen alle Ordner mit Kontakten zur Verfügung. 263

Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office Nach der Auswahl des Ordners öffnet Word die Dialogbox SERIENDRUCKEMPFÄNGER. Hier legen Sie endgültig die Empfänger fest und bestimmen die Sortierung beim Druck. Mit OK gelangen Sie zurück zum Dokument.

Fachwort

Bild 6.33: Eine Auswahl der Empfänger lässt sich auch in Word 2002 durchführen.

Seriendruckfelder sind Platzhalter in Ihrem Schreiben, an denen bei Zusammenführung von Hauptdokument und Datenquelle die Daten aus den Kontakten eingesetzt werden. Sie setzen also z.B. das Seriendruckfeld ANREDE an die Position in Ihrem Brief, an der später automatisch die Anreden der Personen aus den Kontakten erscheinen.

Im nächsten Schritt fügen Sie die Seriendruckfelder in das Dokument ein. Positionieren Sie nun den Cursor jeweils an der Stelle, an der Sie ein Seriendruckfeld einfügen wollen. Klicken Sie dann auf den Link WEITERE ELEMENTE. Wählen Sie aus der sich öffnenden Liste das Feld, das Sie einsetzen wollen. In Ihrem Dokument erscheint das Seriendruckfeld an der Position, an der sich der Cursor befindet. Der Name des Feldes wird von französischen Anführungszeichen eingerahmt, wie z.B. das Feld »Anrede«.

264

Hinweis

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Sie erkennen sofort, ob es sich bei einem Eintrag in französischen Anführungszeichen um ein Seriendruckfeld oder normalen Text handelt, wenn Sie mit der Maus in das Wort klicken. Handelt es sich um ein Seriendruckfeld, wird das ganze Word farblich hinterlegt.

Beachten Sie bei der Erstellung eines Serienbriefs, dass Sie zwischen den Feldern Leerzeichen eintragen müssen, wenn Sie diese im Ausdruck benötigen. Setzen Sie also die Felder »Vorname»«Nachname« direkt hintereinander, dann erscheint als Ergebnis: »ChristianSehlmann«. Wenn Sie ein Leerzeichen setzen, werden die Wörter korrekt getrennt.

Bild 6.34: Word blendet den Aufgabenbereich Seriendruck ein, wenn Sie ein Hauptdokument mit einer Datenquelle verbinden. Tragen Sie anschließend die Seriendruckfelder ein und speichern Sie das Dokument.

265

Arbeiten mit Outlook 2002 und Microsoft Office Haben Sie alle Eintragungen im Hauptdokument vorgenommen, sollten Sie speichern. Sie sichern ein Hauptdokument – wie jedes andere Dokument auch – über das Menü DATEI/SPEICHERN. Im Beispiel wurde das Dokument unter dem Namen HAUPTDOKUMENT.DOC gespeichert. Nachdem Sie alle Seriendruckfelder angelegt haben, können Sie sich die Daten aus den Kontakten im Seriendruckdokument anzeigen lassen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche WEITER. Die Seriendruckfelder verschwinden, an ihrer Stelle erscheinen die Daten aus dem ersten Kontakt.

Hinweis

Wenn Sie sich durch die Kontakte bewegen wollen, verwenden Sie die Navigationsschaltflächen im Aufgabenbereich. Navigationsschaltflächen sind Schaltflächen, die den Symbolen auf einem Kassettenrecorder entsprechen. Ein Pfeil nach links bewegt die Anzeige einen Datensatz zurück, ein Pfeil nach rechts einen Datensatz vorwärts. Mit den Schaltflächen ERSTER DATENSATZ und LETZTER DATENSATZ blättern Sie schnell an den Anfang und das Ende.

Zwischen den Navigationsschaltflächen befindet sich eine Anzeige, die Sie darüber informiert, welcher Datensatz zu sehen ist. Word ist in der Lage, alle Serienbriefe zunächst nur zu erstellen und in eine neue Datei zu speichern. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche SERIENDRUCK IN NEUES DOKUMENT. Word erstellt dann ein Dokument mit der Bezeichnung SERIENBRIEFE und einer laufenden Nummer. In diesem Dokument können Sie z.B. Veränderungen in dem Serienbrief für einen bestimmten Empfänger vornehmen, bevor Sie das Dokument drucken. Die einzelnen Serienbriefe werden durch einen Abschnittswechsel (Nächste Seite) getrennt dargestellt. Wenn Sie die Serienbriefe sofort drucken wollen, klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche SERIENDRUCK AN DRUCKER. Bestätigen Sie die Angaben in der sich öffnenden Dialogbox DRUCKEN mit OK. Word druckt alle Serienbriefe aus. Jeder Serienbrief beginnt dabei auf einer neuen, ersten Seite.

266

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Einen Serienbrief mit neuen Daten öffnen Einen weiteren Serienbrief mit neuen Kontaktdaten zu erstellen, bedeutet weit weniger Arbeit als beim ersten Mal. Wenn Sie die Seriendruckdaten nicht gespeichert haben, fragt Word Sie beim Öffnen des Serienbrief-Hauptdokuments, welche Datenquelle verwendet werden soll. Dies bietet Ihnen die Möglichkeit, die Steuerdaten für den Serienbrief zwischenzeitlich zu verändern. Wenn Sie dann die neuen Steuerdaten als Datenquelle benennen, werden diese sofort in das Dokument übernommen.

Import und Export Manchmal benötigen Sie in anderen Programmen die Daten, die Sie in den Ordnern von Outlook abgelegt haben. Nicht jedes Programm kann direkt auf die Ordner von Outlook zugreifen. Die Daten der Ordner müssen dann in ein anderes Datenformat exportiert werden, um dem anderen Programm zugänglich zu werden. In der Programmierung haben sich zwei Standards etabliert, mit denen viele Programme umgehen können:

왘

Die Trennung der Werte eines Datensatzes erfolgt durch Kommata oder Semikolon. Die Datenfelder der einzelnen Datensätze sind hintereinander geschrieben und durch das Komma oder Semikolon getrennt. Beispiel: Herr; Wilfried; Fischer; Grünstraße 17; 43343; Herta Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass die Informationen in den Datenfeldern selbst kein Komma bzw. Semikolon enthalten dürfen, da diese als Trennzeichen fungieren.

왘

Die Verwendung fester Spaltenbreiten. Alle Datenfelder eines Datensatzes sind durch eine bestimmte maximale Zeichenzahl gekennzeichnet. Wenn ein Eintrag nicht die maximale Länge besitzt, wird er mit Leerzeichen aufgefüllt. Der Nachteil dieser Methode besteht darin, dass die zu übertragenden Daten durch die Leerzeichen aufgebläht werden.

267

Import und Export

Exportieren von Kontaktdaten Wenn Sie z.B. die Daten aus dem Ordner ADRESSEN SERIENBRIEFE exportieren wollen, klicken Sie auf das Menü DATEI/IMPORTIEREN/EXPORTIEREN. Es öffnet sich der Import/Export-Assistent.

Bild 6.35: Der Import/Export-Assistent ermöglicht es Ihnen, Daten mit anderen Anwendungen auszutauschen. Bild ist in der Beta leider nur in Englisch Wählen Sie EXPORTIEREN IN EINE DATEI. Um zur nächsten Dialogbox zu gelangen, klicken Sie auf WEITER. Die nächste Dialogbox fragt Sie nach dem Datenformat. Wählen Sie für den Export den Dateityp KOMMAGETRENNTE WERTE (WINDOWS). Klicken Sie dann auf WEITER.

Bild 6.36: Wählen Sie den Ordner aus, der die zu exportierenden Daten enthält. 268

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Falls Sie vor dem Einstieg in den Import/Export-Assistenten bereits den Ordner ADRESSEN SERIENBRIEFE in der Outlook-Leiste ausgewählt hatten, ist er bereits markiert. Anderenfalls müssen Sie dies nun tun. Bestätigen Sie die Auswahl mit WEITER, um dann den Namen – mit Pfadangaben – anzugeben, den die Exportdatei bekommen soll. Hier bietet sich z.B. C:\SERIENDRUCKDATEN an. Die Dateiendung wird automatisch angehängt und braucht daher nicht angegeben zu werden. Um den Export abzuschließen, klicken Sie auf WEITER.

Bild 6.37: Der Assistent fasst die gewünschte Aktion noch einmal in einem Satz zusammen. Klicken Sie nun auf FERTIG STELLEN. Je nach Anzahl der ausgewählten Kontakte kann dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch nehmen.

Adressbücher von anderen Programmen importieren Wenn Sie in einer Vorgängerversion von Outlook 2002 oder anderen Programmen wie ACT!, Lotus Organizer, Microsoft Mail, Schedule oder Sidekick bereits ein Adressbuch haben, können Sie die Informationen daraus in Ihr neues Adressbuch importieren. Für den Import von Daten ist bei Outlook der Import/Export-Assistent zuständig. Rufen Sie den Befehl DATEI/IMPORTIEREN/EXPORTIEREN auf. Der Assistent wird gestartet. Wählen Sie IMPORTIEREN AUS ANDEREN PRO-

269

Import und Export GRAMMEN ODER DATEIEN. In der nachfolgenden Dialogbox müssen Sie das Programm oder das Dateiformat auswählen, das die Ursprungsdaten erstellt hat.

Hinweis

Bild 6.38: Geben Sie an, welches Ursprungsformat die importierten Daten haben.

Wenn das von Ihnen verwendete Programm nicht enthalten ist, versuchen Sie, aus Ihrem bisherigen Programm heraus die Daten in ein Format zu exportieren, das Outlook lesen kann. Anschließend können Sie die Daten über diesen Umweg einlesen.

Klicken Sie auf WEITER, wenn Sie einen entsprechenden Datentyp gefunden haben. In der folgenden Dialogbox müssen Sie angeben, wie die zu importierende Datei heißt und was mit doppelt vorhandenen Daten passieren soll. Wenn Sie nicht sicherstellen können, dass die zu importierenden Daten älter oder neuer als die vorhandenen sind, sollten Sie die ERSTELLUNG VON DUPLIKATEN ZULASSEN und anschließend diese Fälle von Hand nachbearbeiten. Klicken Sie auf WEITER. Geben Sie den Zielordner für die kopierten Daten an. In der nachfolgend dargestellten Zusammenfassung müssen Sie noch einmal auf FERTIG STELLEN klicken, dann beginnt der Importvorgang. Je nach Anzahl der zu importierenden Datensätze nimmt dieser Vorgang einige Zeit in Anspruch.

270

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Bild 6.39: Beim Import von Daten müssen Sie angeben, was mit Duplikaten passieren soll.

Teamarbeit über das Internet Outlook stellt verschiedene Funktionen für den Austausch von Informationen über das Internet bereit. Dabei werden bereits Funktionen verwendet, die sich derzeit noch in der Entwicklung zu Internet-Standards befinden. Wenn Sie diese Funktionen nutzen wollen, sollten Sie darauf achten, dass die Software des Empfängers diese ebenfalls beherrscht. Er sollte z.B. die gleiche Version von Outlook verwenden – nur dann ist die Übertragung aller Attribute gewährleistet.

vCalendar – Besprechungen über das Internet planen Mit dem vCalendar werden Angaben, die für Besprechungsanfragen erforderlich sind, über das Internet ausgetauscht. Diese Funktion wurde mit Outlook 98 neu eingeführt.

Erstellen eines vCalendar als Datei Um einen Termin als vCalendar-Datei zu speichern, klicken Sie in der Outlook-Leiste auf KALENDER. Markieren Sie dann den Termin, für den Sie eine Datei erstellen wollen. Klicken Sie auf das Menü DATEI/SPEICHERN UNTER.

271

Teamarbeit über das Internet

Bild 6.40: Einen als Datei gespeicherten vCalendar-Eintrag geben Sie als E-Mail-Anlage oder per Diskette weiter. Geben Sie einen Dateinamen ein – als Vorbelegung steht hier die Bezeichnung für den Termin – und ändern Sie den Dateityp auf VCALENDAR-FORMAT (*.VCS). Weiterhin müssen Sie angeben, wo die Datei gespeichert wird. Klicken Sie dann auf SPEICHERN. Damit ist es möglich, Termine auch an Personen weiterzuleiten, die keinen E-Mail-Zugang besitzen.

Versenden eines Termins als Anlage zur E-Mail Üblicherweise erfolgt der Versand eines Termins als Anlage an eine E-Mail. Klicken Sie dazu zunächst den Ordner KALENDER in der Outlook-Leiste an. Markieren Sie den entsprechenden Termin mit der Maus. Rufen Sie AKTIONEN/ALS ICALENDAR WEITERLEITEN auf. Outlook öffnet dann ein Nachrichtenfenster für eine neue Nachricht. Die Bezeichnung des Termins ist als Betreff eingetragen und der Termin ist als Anlage an die Nachricht angehängt. In der Betreffzeile wird WG vorangestellt. Geben Sie in der Nachricht den Namen des Empfängers und gegebenenfalls zusätzliche Informationen im Textbereich der Nachricht ein. Klicken Sie dann auf SENDEN.

272

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Hinweis

Bild 6.41: In der E-Mail taucht der Termin als Anlage auf.

Wenn Sie mehrere Termine gleichzeitig versenden wollen, müssen Sie diese markieren, bevor Sie das Menü AKTIONEN öffnen. Alle ausgewählten Termine werden dann einzeln als Anlagen zur E-Mail aufgeführt.

Importieren einer vCalendar-Datei Natürlich kann Outlook vCalender-Dateien nicht nur versenden, sondern auch importieren. Klicken Sie dazu auf das Menü DATEI/IMPORTIEREN/ EXPORTIEREN. Wählen Sie in der Liste der Aktionen den Eintrag ICALENDAR- ODER VCALENDAR-DATEI (.VCS) IMPORTIEREN aus. Klicken Sie auf WEITER. Wählen Sie dann Verzeichnispfad und Dateiname der Datei sowie den Dateityp vCalendar-Format aus.

273

Teamarbeit über das Internet

Bild 6.42: Bestimmen Sie die zu importierende vCalendar-Datei.

Achtung

Klicken Sie abschließend auf OK. Die Datei wird importiert und zu den vorhandenen Terminen hinzugefügt. Wenn Sie einen Termin importieren, der in Ihren Kalender bereits eingetragen ist, erhalten Sie zwei Termine mit gleichem Inhalt.

Importieren eines vCalendar aus der Anlage zur E-Mail

Hinweis

Wenn Sie eine vCalendar-Datei mit einer E-Mail erhalten, ist diese als Anlage beigefügt. Öffnen Sie den vCalendar durch einen Doppelklick. Dadurch öffnet sich das Fenster TERMIN und zeigt die Angaben zu diesem Termin an. Outlook zeigt Ihnen sofort das normale Terminfenster an. Um den Termin jetzt in dem Ordner KALENDER abzuspeichern, klicken Sie auf die Schaltfläche SPEICHERN und schließen die Symbolleiste.

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Sie können den oder die angehängten vCalendar auch markieren und auf den Kalender in der Outlook-Leiste ziehen.

Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

iCalendar – Übergabe von Frei/Belegt-Informationen im Kalender Mit dieser Funktion veröffentlichen Sie die freigegebenen Bereiche aus Ihrem Kalender im Internet. Dies geschieht über eine Webseite.

Festlegen der iCalendar-Webseite Klicken Sie auf das MENÜ EXTRAS/OPTIONEN. Wählen Sie die Registerkarte EINSTELLUNGEN und klicken Sie dort auf die Schaltfläche KALENDEROPTIONEN. Im Bereich ERWEITERTE OPTIONEN wird angeben, ob und welche Informationen für andere freigegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche FREI/GEBUCHT-OPTIONEN.

Bild 6.43: Wenn Sie die freien und belegten Zeiten aus Ihrem Kalender veröffentlichen wollen, müssen Sie angeben, wie und wo dies geschehen soll. In dieser Dialogbox legen Sie fest, welcher Zeitraum aus Ihrem Kalender auf dem Server zur Verfügung gestellt und wie dieser mit aktuellen Informationen aktualisiert wird. Außerdem bestimmen Sie die Speicherorte und den Namen Ihrer iCalendar-Datei.

275

Teamarbeit über das Internet

vCard – Kontakte über das Internet versenden und empfangen Der Name vCard steht für Visitenkarte. Er bezeichnet ein spezielles Kontaktformat, mit dem Sie Kontaktinformationen über das Internet verschicken.

Erstellen einer vCard als Datei Wenn Sie die Daten eines Kontakts im Visitenkarten-Format speichern wollen, klicken Sie in der Outlook-Leiste zunächst auf KONTAKTE. Markieren Sie dann in der Arbeitsfläche den entsprechenden Kontakt, für den Sie eine vCard erstellen wollen. Klicken Sie anschließend auf das Menü DATEI/SPEICHERN UNTER.

Bild 6.44: Wenn Sie einen Kontakt als vCard speichern wollen, müssen Sie den Dateityp auf vCard-Dateien (*.vcf) umstellen. Geben Sie einen Dateinamen ein – als Vorbelegung erscheint der Name des Kontakts – und ändern Sie den Dateityp auf VCARD-DATEIEN. Weiterhin müssen Sie angeben, wo die Datei gespeichert wird. Klicken Sie abschließend auf SPEICHERN. Sie können diese Datei – z.B. auf Diskette – an andere Personen weitergeben, die ein Programm einsetzen, das dieses Dateiformat importieren kann. Damit ist es möglich, Kontaktdaten auch an Personen weiterzuleiten, die keinen E-Mail-Zugang besitzen.

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Versenden einer vCard als Anlage zur E-Mail Um die Daten eines Kontakts zu versenden, klicken Sie in der OutlookLeiste zunächst auf KONTAKTE. Klicken Sie in der Übersicht der Kontakte auf den Kontakt, für den Sie eine vCard erstellen wollen. Rufen Sie das Menü AKTIONEN/ALS VCARD WEITERLEITEN auf. Outlook öffnet ein Nachrichtenfenster für eine neue Nachricht. Der Name der Kontaktperson ist als Betreff eingetragen und die vCard ist als Anlage an die Nachricht angehängt.

Bild 6.45: Wenn Sie eine vCard versenden, wird diese erstellt und als Anlage an die E-Mail verschickt. Der Name des Kontakts wird als Betreffzeile eingesetzt. Geben Sie in der Nachricht den Namen des Empfängers ein und gegebenenfalls zusätzliche Informationen im Textbereich der Nachricht. Klicken Sie dann auf SENDEN.

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Hinweis

Teamarbeit über das Internet

Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig versenden wollen, müssen Sie diese markieren, bevor Sie das Menü AKTIONEN öffnen. Alle ausgewählten Kontakte werden dann einzeln als Anlagen zur E-Mail aufgeführt.

Importieren einer vCard-Datei Erhaltene vCard-Dateien können Sie in Ihre Kontakte übernehmen. Klicken Sie dazu auf das Menü DATEI/IMPORTIEREN/EXPORTIEREN. Wählen Sie in der Liste der Aktionen den Eintrag VCARD-DATEI (*.VCF) IMPORTIEREN aus. Klicken Sie auf WEITER. Wählen Sie Verzeichnispfad und Dateinamen. Der Dateityp VCARD-DATEIEN ist bereits vorbelegt.

Bild 6.46: Wählen Sie die zu importierende vCard-Datei. Klicken Sie abschließend auf ÖFFNEN. Die Datei wird importiert und zu den vorhandenen Kontakten hinzugefügt.

Importieren einer vCard aus der Anlage zur E-Mail Wenn Sie eine vCard als E-Mail erhalten, ist diese als Anlage beigefügt. Führen Sie einen Doppelklick auf die Anlage durch. Das Fenster KONTAKTE

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten

Hinweis

öffnet sich und zeigt die Angaben zu diesem Kontakt an. Um diesen Kontakt zu speichern, klicken Sie auf das Symbol SPEICHERN UND SCHLIESSEN der Symbolleiste. Sie können den oder die angehängten Kontakte ebenso markieren und auf KONTAKTE in der Outlook-Leiste ziehen.

Verschicken Sie Ihre eigene vCard als AutoSignatur automatisch mit jeder E-Mail Wenn Sie eine vCard Ihres eigenen Kontakteintrags erstellt haben, können Sie diese automatisch mit jeder E-Mail versenden. Klicken Sie dazu auf EXTRAS/OPTIONEN. Wechseln Sie zur Registerkarte E-MAIL-FORMAT und klicken Sie dort auf die Schaltfläche SIGNATUREN. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU.

Bild 6.47: Erstellen Sie eine Signatur, die automatisch Ihre vCard mit jeder E-Mail verschickt. Tragen Sie unter GEBEN SIE EINEN NAMEN FÜR DIE NEUE SIGNATUR EIN einen Namen, wie z.B. MIT VCARD, ein und klicken Sie auf WEITER. Wenn Sie an die ausgehende Nachricht zusätzlich einen Text anhängen wollen, tragen Sie diesen unter SIGNATURTEXT ein.

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Teamarbeit über das Internet

Bild 6.48: Tragen Sie einen Signaturtext ein und geben Sie die vCard an, die mitgeschickt wird. Im Bereich VCARD-OPTIONEN wird im Feld DIESER SIGNATUR DIESE VISITENKARTE (VCARD) HINZUFÜGEN angegeben, welche vCard mitgesandt wird.

Bild 6.49: Geben Sie an, aus welchem Kontakteintrag eine vCard erstellt werden soll.

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Kapitel 6: Mit Outlook arbeiten Wählen Sie den entsprechenden Kontakt und klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN. Durch die Bestätigung mit OK kehren Sie zur vorherigen Dialogbox zurück. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN. Die so erstellte neue Signatur wird Ihnen anschließend in der Signaturauswahl angeboten. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. In den Optionen steht unter STANDARDSIGNATUR der Eintrag VCARD MITSCHICKEN. Klicken Sie auf ÜBERNEHMEN und anschließend auf OK: Alle zukünftigen E-Mails werden mit Ihrer vCard versehen.

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Kapitel 7 Anpassen von Outlook Individuelle Informationen und Aufgaben erfordern häufig individuelle Lösungen für die Arbeitsumgebung. Outlook 2002 unterstützt Sie nach Kräften und erlaubt umfassende Änderungen der Standardvorlagen.

Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten Outlook lebt von den verschiedenen Ansichten. Die unterschiedlichen Darstellungen der Informationen bringen Erleichterung im Alltag. Nichts verbraucht mehr Zeit, als aus einem Terminkalender alle Termine herauszusuchen, die einem bestimmten Thema zugeordnet sind. Oder eine einfache Liste mit allen Kunden aus der Kontaktverwaltung. Outlook nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Erstellen Sie eine eigene Ansicht und rufen Sie diese bei Bedarf mit ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT auf. Alle von Ihnen selbst erstellten Ansichten werden automatisch in dieses Menü aufgenommen, einsortiert und stehen Ihnen bei Bedarf zur Verfügung. Wenn Sie bei der Ansichtsdefinition Filter und Sortierung verwenden, erstellen Sie für jeden Anwendungszweck fertige Ansichten. Im letzten Kapitel haben Sie die Serienbrieffunktion von Word in Zusammenarbeit mit Outlook kennen gelernt, mit einer eigenen Ansicht vereinfachen Sie diesen Prozess weiter. Erstellen Sie z.B. eine Ansicht, in der nur die Empfänger Ihres Serienbriefs erscheinen. Die angezeigten Kontakte kopieren Sie dann in den Serienbrief-Ordner. Auf diese Art brauchen Sie die Kontakte nicht von Hand zu selektieren.

Erstellen einer neuen Ansicht Wechseln Sie über die Outlook-Leiste in den Ordner KONTAKTE und aktivieren Sie den Befehl ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/ANSICHTEN DEFINIEREN. Im Bereich ANSICHTEN FÜR DEN ORDNER »KONTAKTE« sind alle momentan verfügbaren Ansichten aufgeführt. Dieser Bereich besteht aus einer dreispaltigen Tabelle. In der ersten Spalte steht der Name der Ansicht, wie er im Menü ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT aufgeführt ist. Die zweite Spalte gibt

Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten an, auf welche Ordnertypen sich diese Ansichten anwenden lassen. Die letzte Spalte gibt den Typ der Ansicht an, doch dazu gleich mehr. Klicken Sie die Schaltfläche NEU an, um eine neue Ansicht zu erstellen.

Bild 7.1: Mit Dialogbox Ansichten definieren für »Kontakte« erstellen Sie eigene Ansichten.

Bild 7.2: Die Dialogbox Neue Ansicht erstellen legt den Namen und den Typ der neuen Ansicht fest.

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Kapitel 7: Anpassen von Outlook Als Erstes legen Sie die grundlegenden Einstellungen der neuen Ansicht fest. Dazu gehören der Name, der Typ und wofür diese Ansicht gilt. Geben Sie in dem Eingabefeld NAME DER NEUEN ANSICHT einen Namen ein, der die Ansicht kurz beschreibt. Damit wissen Sie noch in einem Monat, was sich hinter dieser Ansicht verbirgt. Wählen Sie dann aus dem Listenfeld ANSICHTENTYP den Grundaufbau der Ansicht aus. Dabei haben Sie folgende Auswahl:

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TABELLE

Ein Beispiel für eine Tabellen-Ansicht haben Sie in der Ansicht TELEFONLISTE bei den Kontakten.

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ZEITSKALA

Die Standardansicht des Journals ist eine Zeitskala.

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KARTE

Karte steht für Visitenkarten – die Kontakte werden normalerweise so angezeigt.

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TAGES-/WOCHEN-/ Diese Ansichten kennen Sie aus dem TerminMONATSANSICHT kalender mit seinen verschiedenen Darstellungen des Kalenders.

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SYMBOL

Eine Symbolansicht zeigt die Elemente als kleine Symbole auf der Arbeitsfläche an.

Jeder dieser Typen hat Vor- und Nachteile. Sie sollten genau überlegen, mit welchem Typ Sie in der Ansicht den besten Überblick bekommen. Markieren Sie den Typ SYMBOL. Im Bereich KANN ANGEWENDET WERDEN AUF wählen Sie die Option ALLE ORDNER DES TYPS »KONTAKT«. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Hier sehen Sie bereits den ersten Unterschied zwischen den einzelnen Ansichtstypen. Die ersten beiden Schaltflächen sind grau hinterlegt und nicht nutzbar. Das liegt daran, dass eine Symbolansicht keine verschiedenen Felder hat und dementsprechend keine Gruppierung möglich ist. Das soll Sie für den Moment nicht stören. Die Schaltfläche SORTIERUNG legt eine Sortierung für diese Ansicht fest. Mit der Schaltfläche FILTER wird für die Ansicht eine Filterbedingung angegeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche WEITERE EINSTELLUNGEN.

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Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten

Bild 7.3: Die Ansichtseinstellungen legen fest, wie die Informationen aufbereitet werden.

Bild 7.4: In dieser Dialogbox nehmen Sie die Einstellungen der Symbolansicht vor. Die Dialogbox SYMBOLANSICHT FORMATIEREN gibt Ihnen Zugriff auf die Darstellung der Symbole. Im Bereich ANSICHTSTYP definieren Sie die Größe der Symbole. Die SYMBOLANORDNUNG bestimmt die Art und Weise, wie die Symbole auf dem Bildschirm platziert werden. Kontrollieren Sie, ob die Optionen GROSSES SYMBOL und SORTIEREN UND AUTOMATISCH ANORDNEN gewählt sind. Schließen Sie diese Dialogbox wieder mit einem Klick auf OK. Ihre erste Ansicht ist fertig, klicken Sie auf OK, um die Ansicht zu speichern. Je nachdem, wo Sie die Markierung in der Tabelle hatten, erscheint die Ansicht in der Liste. Klicken Sie auf ANSICHT ÜBERNEHMEN, um auch diese Dialogbox zu schließen und die Ansicht gleich zu aktivieren.

286

Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Bild 7.5: In der Dialogbox Ansichten definieren ist nun auch Ihre Ansicht aufgeführt.

Bild 7.6: Die Arbeitsfläche in der neu erstellten Ansicht. 287

Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten Die Kartenansicht verschwindet und Ihre neu erstellte Symbolansicht füllt die Arbeitsfläche aus. Auf diese Art erstellen Sie bei Bedarf für alle Ordner in Outlook eigene Ansichten.

Ändern einer Ansicht Um eine Ansicht nachträglich zu ändern, rufen Sie die Dialogbox ANSICHT/ AKTUELLE ANSICHT/ANSICHTEN DEFINIEREN auf.

Bild 7.7: Die Dialogbox Ansichten definieren zeigt die verfügbaren Ansichten.

Achtung

Markieren Sie in der Tabelle die zu ändernde Ansicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Outlook öffnet die Dialogbox ANSICHTSZUSAMMENFASSUNG. Sie haben in dieser Dialogbox nur die Möglichkeit, Änderungen an der Informationsaufbereitung vorzunehmen.

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Eine nachträgliche Änderung des Ansichttyps ist nicht möglich.

Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Löschen einer Ansicht Alle Arbeiten an den Ansichten werden über den Befehl ANSICHT/AKTUELLE ANSICHT/ANSICHTEN DEFINIEREN durchgeführt. Aktivieren Sie diesen Befehl. Outlook öffnet die Dialogbox ANSICHTEN DEFINIEREN FÜR ... Markieren Sie in der Tabelle die zu löschende Ansicht und klicken Sie dann mit der Maus auf die Schaltfläche LÖSCHEN.

Bild 7.8: Eine Sicherheitsabfrage schützt vor versehentlichem Löschen der Ansichten.

Achtung

Wie bei jedem »echten« Löschvorgang stellt Outlook eine Sicherheitsabfrage, ob Sie sicher sind. Mit einem Klick auf OK zur Bestätigung des Löschvorgangs löschen Sie die Ansicht endgültig. Gelöschte Ansichten werden nicht im Papierkorb oder dem Ordner GELÖSCHTE OBJEKTE zwischengelagert, sondern sofort entfernt.

Sortierungen in einer Ansicht Sortierungen geben Sie entweder direkt beim Erstellen einer Ansicht an oder erst in der Nachbearbeitung. Beide Möglichkeiten werden im selben Dialogfenster geregelt. In beiden Fällen erfolgt dies im Dialogfenster ANSICHTSZUSAMMENFASSUNG. Klicken Sie in der Dialogbox auf die Schaltfläche SORTIEREN. Es öffnet sich die Dialogbox SORTIEREN. Im Bereich SORTIEREN NACH wird das erste Sortierkriterium bestimmt. Wählen Sie aus dem Listenfeld das Feld aus, nach dem die Sortierung erfolgt. Falls Sie das von Ihnen gesuchte Feld in der Liste nicht finden, wählen Sie aus dem Listenfeld VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS einen anderen Eintrag. Die Optionsschaltflächen

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Erstellen und Arbeiten mit eigenen Ansichten AUFSTEIGEND und ABSTEIGEND legen die Sortierrichtung fest. Auf dieselbe Art definieren Sie zusätzliche Sortierkriterien, falls dies erforderlich ist. Geben Sie Ihre Sortierkriterien dafür in den Bereichen ANSCHLIESSEND NACH ein. Wenn Sie einen zweiten Schlüssel angeben, dann können Sie noch einen dritten und später einen vierten festlegen. Zur Übernahme der Sortierung klicken Sie auf OK, um die Dialogbox wieder zu verlassen. Den Sortierschlüssel sehen Sie hinter der Schaltfläche SORTIERUNG.

Achtung

Bild 7.9: Die Dialogbox Sortieren legt die Sortierung der Ansicht fest.

Wenn Sie ein Feld für die Sortierung wählen, das bisher nicht angezeigt wird, gibt Outlook einen entsprechenden Hinweis aus und bietet Ihnen an, das Feld mit anzuzeigen.

Definition eines Filters in einer Ansicht Wie die Sortierung, kann ein Filter beim Erstellen und in der Nachbearbeitung angegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTERN in der Dialogbox ANSICHTSZUSAMMENFASSUNG. Dieses Dialogfenster kennen Sie bereits aus der Arbeit mit der Arbeitsfläche. Wie dort bereits beschrieben, besteht sie aus vier Registerkarten, die Filterbedingungen aufnehmen. Geben Sie hier die benötigten Filterbedingungen

290

Kapitel 7: Anpassen von Outlook ein. Schließen Sie die Eingabe über die Schaltfläche OK ab. Um alle bisherigen Filterangaben in einer Ansicht zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche ALLES LÖSCHEN.

Bild 7.10: Filter werden bei der Erstellung von Ansichten vorgegeben.

Formulare anpassen und erstellen

Fachwort

Mit Formularen strukturieren Sie die Darstellung und Bearbeitung von Daten. Für jeden Elementtyp existiert ein spezieller Formulartyp, der zu den Feldern und Funktionen des Elements passt. Ein Formular ist ein Dialogfenster, das Sie selbst erstellen können. Es hat die Aufgabe, die Bearbeitung eines Vorgangs zu vereinheitlichen oder fest vorzuschreiben, welche Daten für einen Kontakt erfasst werden müssen.

Outlook enthält bereits zahlreiche Formulare. Jedes Element in Outlook wird über Formulare erfasst. Die integrierten Formulare heißen deshalb »Standardformulare«. Formulare werden nach der Fertigstellung als Datei gespeichert, um sie als Vorlage für weitere Formulare verwenden zu können oder in ein anderes Programm zu übernehmen. Outlook selbst speichert und organisiert diese Formulare in speziellen Formularbibliotheken.

291

Formulare anpassen und erstellen

Bild 7.11: Das Formular zum Erstellen einer Nachricht.

Bestehende Formulare anpassen Das aufwendigste Verfahren für ein neues Formular ist die komplette Neuerstellung. Einfacher ist die Anpassung eines vorhandenen Formulars. Dafür besonders gut geeignet ist das Formular für die Eingabe und Pflege von Kontaktdaten. Öffnen Sie zunächst dieses Formular. Klicken Sie dazu in der Outlook-Leiste auf KONTAKTE. Klicken Sie dann in der Symbolleiste auf NEUER KONTAKT. Das Formular ist geöffnet und bereit, Daten aufzunehmen. Es befindet sich im Dateneingabemodus. Änderungen am Formular sind im Entwurfsmodus möglich. Klicken Sie dafür im Menü EXTRAS/FORMULARE/DIESES FORMULAR ENTWERFEN. Das Formular wird jetzt in der Entwurfsdarstellung angezeigt. Sie erkennen den Entwurfsmodus an der zusätzlichen Bezeichnung (Entwurf) in der Titelleiste.

292

Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Achtung

Bild 7.12: Das Formular zur Pflege der Kontaktdaten in der Dateneingabeansicht.

Beachten Sie, dass die Erläuterungstexte zu einem Teil der Formularfelder in englischer Sprache erscheinen.

Fachwort

Das Fenster ist mit einem Gitternetz aus Punkten hinterlegt, damit Sie die Formularelemente einfacher positionieren können. Formularelemente sind Elemente wie Schaltflächen, Text oder Eingabefelder, die im Entwurfsmodus in ein Formular eingesetzt und beliebig verschoben werden.

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Formulare anpassen und erstellen

Bild 7.13: Das Formular zur Pflege der Kontaktdaten in der Entwurfsansicht.

Hinweis

Zusätzlich zum Dialogfenster KONTAKT wird die Dialogbox FELDAUSWAHL gezeigt. Dieses Fenster dient dazu, häufig benötigte Felder einfach und schnell in ein Formular einzusetzen. Im Kopf dieses Fensters wählen Sie zunächst die Gruppe von Feldern, aus deren Bereich Sie ein Feld benötigen. Anschließend ziehen Sie das entsprechende Feld mit der Maus in die Arbeitsfläche und geben die Maustaste an der Zielposition frei.

294

Wenn Sie versehentlich ein Feld an eine Stelle gesetzt haben, an die es nicht soll, machen Sie diesen Bearbeitungsschritt rückgängig. Das ist häufig einfacher, als das Feld zu löschen. Klicken Sie auf BEARBEITEN/RÜCKGÄNGIG oder drücken Sie (Strg)+(Z).

Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Bild 7.14: Die Dialogbox Feldauswahl erleichtert die Erstellung von Eingabefeldern in einem Formular. Das Eingabeformular für Kontakte besitzt kein Eingabefeld für eine Kundennummer. Mit den nachfolgenden Schritten erstellen Sie ein eigenes Formular, das die Eingabe der Kundennummer erlaubt. Die Kundennummer soll in diesem Beispiel zwischen dem Eingabefeld für die KATEGORIEN und dem Kontrollkästchen PRIVAT platziert sein. Dazu verkleinern Sie das Eingabefeld für die Kategorien. Klicken Sie im Entwurfsbereich auf das Eingabefeld KATEGORIEN. Um das Feld erscheint ein schraffierter Rahmen mit Anfassern an den Ecken und den Seiten. Anfasser sind die acht weißen Rechtecke um das Eingabefeld. Zeigen Sie mit der Maus auf den mittleren Anfasser an der rechten Seite und ziehen Sie diesen so weit nach links, bis das Feld halbiert ist. Der Mauszeiger muss in dem Augenblick, in dem Sie den Anfasser anklicken, sein Aussehen in einen Doppelpfeil verwandeln. Nachdem Sie die linke Maustaste losgelassen haben, ist das Eingabefeld KATEGORIEN nur noch halb so breit wie bisher. Halbieren Sie in der gleichen Weise die Größe des Eingabefeldes für KONTAKTE. Anschließend verschieben Sie die Schaltfläche KATEGORIEN und das Eingabefeld für die KATEGORIEN so weit nach links, dass ein wenige Millimeter großer Zwischenraum verbleibt.

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Formulare anpassen und erstellen

Bild 7.15: Um die Größe eines Eingabefeldes zu ändern, klicken Sie auf dieses Feld und positionieren Sie den Mauszeiger auf die Anfasser am Rand. Wählen Sie in der Feldauswahl die Gruppe VERSCHIEDENE FELDER und anschließend das Feld KUNDENNR. Ziehen Sie mit der Maus dieses Feld in das Formular. Lassen Sie die linke Maustaste los, wenn sich der Mauszeiger im Bereich zwischen den KATEGORIEN und dem Kontrollkästchen PRIVAT befindet. Arrangieren Sie die vorhandenen Schaltflächen und Eingabefelder, so dass ein übersichtlicher Eingabebereich entsteht. Zeigen Sie zum Verschieben der Elemente auf den schraffierten Rand. Wenn sich der Mauszeiger in einen Pfeil in vier Richtungen verwandelt, verschieben Sie das Feld an die richtige Position. Klicken Sie danach in einen Bereich außerhalb der grauen Schraffur. Die Markierung der Eingabefelder oder Schaltflächen wird dadurch aufgehoben. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort KUNDENNR. Es öffnet sich das Kontextmenü dieses Objekts. Wählen Sie den Eintrag EIGENSCHAFTEN aus.

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Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Bild 7.16: Das Formular Kontakte wurde um das Feld Kundennummer erweitert.

Bild 7.17: Über die Dialogbox Eigenschaften bestimmen Sie die Objekteigenschaften. 297

Formulare anpassen und erstellen Outlook öffnet durch diesen Aufruf die Dialogbox EIGENSCHAFTEN. Diese Dialogbox nimmt alle Eigenschaften des Objekts auf. Tragen Sie in dem Eingabefeld TITEL »Kundennummer:« ein, damit in dem Formular keine Abkürzung erscheint. Übernehmen Sie die Veränderung über die Schaltfläche OK.

Bild 7.18: Die Beschriftung des Eingabefeldes Kundennummer hat nun die komplette Bezeichnung. Das Formular muss noch gespeichert werden. Dabei gibt es eine Besonderheit, die mit den Netzwerkfunktionen von Outlook zu tun hat. Ein normales Speichern legt zwar das Formular auf dem Datenträger ab, dadurch steht es aber innerhalb der Ordner nicht zur Verfügung. Ein so gespeichertes Formular rufen Sie z.B. mit einem Doppelklick auf. Besser ist es, wenn es in der entsprechenden Programmsituation automatisch erscheint, wenn z.B. ein neuer Kontakt über die Symbolleiste NEUER KONTAKT angelegt wird. Dazu müssen Sie das Formular veröffentlichen. Dies geschieht mit dem Befehl EXTRAS/FORMULARE/FORMULAR VERÖFFENTLICHEN UNTER.

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Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Bild 7.19: Mit der Speicherart entscheiden Sie über die Verfügbarkeit des Formulars. Outlook öffnet die Dialogbox FORMULAR VERÖFFENTLICHEN UNTER. Wählen Sie aus dem Listenfeld SUCHEN IN den Eintrag BIBLIOTHEK FÜR PERSÖNLICHE FORMULARE. Geben Sie im Eingabefeld ANGEZEIGTER NAME den Namen für das Formular ein, so wie er Ihnen später von Outlook angezeigt werden soll. Outlook überträgt direkt bei der Eingabe den Namen in das Eingabefeld FORMULARNAME. Bei Bedarf ändern Sie den Formularnamen. Klicken Sie zum Abschluss auf VERÖFFENTLICHEN. Sie kehren so zurück in den Formularentwurf. Verlassen Sie den Entwurf mit der Schaltfläche SCHLIESSEN der Titelleiste. Öffnen Sie einen bestehenden Kontakt. Dieser Kontakt wird Ihnen auf die bekannte Weise angezeigt. Schließen Sie das Formular und öffnen Sie dann die Ordnerliste mit dem Befehl ANSICHT/ORDNERLISTE. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner KONTAKTE. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag EIGENSCHAFTEN aus. Outlook öffnet die Eigenschaften des Kontaktordners. Wählen Sie aus dem Listenfeld BEREITSTELLEN IN DIESEM ORDNER MIT den Eintrag FORMULARE aus.

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Formulare anpassen und erstellen

Bild 7.20: In den Eigenschaften eines Ordners bestimmen Sie das Standardformular.

Bild 7.21: Die Dialogbox Formular wählen gibt Ihnen Zugriff auf selbst erstellte Formulare.

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Kapitel 7: Anpassen von Outlook Es öffnet sich die Dialogbox FORMULAR WÄHLEN. Hier legen Sie fest, welche Formulare den Ordnern zugeordnet sind. Stellen Sie das Listenfeld SUCHEN IN auf den Eintrag BIBLIOTHEK FÜR PERSÖNLICHE FORMULARE. In dem Listenfeld darunter erscheint das Formular KONTAKTE MIT KDNR. Führen Sie einen Doppelklick auf diesen Eintrag aus. Die Dialogbox schließt sich und in dem Feld BEREITSTELLEN IN DIESEM ORDNER MIT ist der Name Ihres Formulars zu sehen. Übernehmen Sie die Veränderung, indem Sie auf OK klicken. Sie gelangen zurück in die Arbeitsfläche des Kontaktordners. Legen Sie einen neuen Kontakt an.

Bild 7.22: Die Anzeige des Kontakts ist um die Kundennummer erweitert. Das neue Formular ist nun das Standardformular. Alle neuen Kontakte werden mit dem geänderten Formular angezeigt. Auf diese Art verändern Sie die Eingabemasken von Outlook, aber nicht nur das. Über die Eigenschaften der Objekte in der Entwurfsansicht definieren Sie z.B. Gültigkeitsregeln für Felder (z.B. die Eingabe muss eine Zahl oder ein Datum sein). Aus den unterschiedlichen Gestaltungsformen, Filtern und Gültigkeitsregeln ergibt sich so die universelle Konfigurierbarkeit – gestalten Sie Ihren eigenen Informations-Manager.

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Das Briefpapier oder die persönliche Note

Das Briefpapier oder die persönliche Note Ein Brief ist etwas Persönliches und ein eigenes Briefpapier ist das berühmte I-Tüpfelchen. Dank der HTML-Fähigkeit von Outlook 2002 müssen langweilige Nur-Text-Nachrichten selbst gestalteten E-Mails weichen.

Ein Briefpapier erstellen Rufen Sie die Optionen von Outlook 2002 mit dem Befehl EXTRAS/OPTIONEN auf. Klicken Sie auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT.

Bild 7.23: Die Anpassung des Briefpapiers geschieht über das E-Mail-Format in den Optionen. Kontrollieren Sie als Erstes, ob im Bereich NACHRICHTENFORMAT das Listenfeld SENDEN IM NACHRICHTENFORMAT auf HTML gestellt ist. Falls das E-Mail-Format noch nicht auf HTML eingestellt ist, ändern Sie das. Der Bereich BRIEFPAPIER UND SCHRIFTARTEN weiter unten wird in diesem Moment aktiv und kann verändert werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche BRIEFPAPIERAUSWAHL.

302

Kapitel 7: Anpassen von Outlook

Bild 7.24: Mit der Dialogbox Briefpapierauswahl erzeugen Sie das zu verwendende Briefpapier. Outlook öffnet die Dialogbox BRIEFPAPIERAUSWAHL. Diese Dialogbox ist in zwei Bereiche aufgeteilt: das Listenfeld BRIEFPAPIER, in dem alle derzeit zur Verfügung stehenden Briefpapiere stehen, und ein Vorschaufenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche NEU, um ein neues Briefpapier zu erstellen.

Bild 7.25: Die Dialogbox Neues Briefpapier erstellen hilft Ihnen bei der Erstellung von neuen Briefpapieren.

303

Das Briefpapier oder die persönliche Note Es öffnet sich eine 2-Schritt-Anleitung für das Erstellen des neuen Briefpapiers. Im ersten Schritt geben Sie dem Papier einen Namen. Tragen Sie diesen im ersten Eingabefeld ein. Wählen Sie im zweiten Schritt die Vorlage für das neue Briefpapier. Aktivieren Sie die Option DAS VORHANDENE BRIEFPAPIER ALS VORLAGE BENUTZEN und wählen Sie dann aus dem Listenfeld den Eintrag TECHNISCH aus. Im nächsten Schritt gestalten Sie die Details.

Bild 7.26: Passen Sie das Briefpapier den eigenen Wünschen an.

Hinweis

Das Anpassen des Briefpapiers erfolgt in drei Bereichen. Im ersten Bereich ändern Sie die Schriftart. Der zweite Bereich legt den Hintergrund des Briefpapiers fest und der dritte Bereich ist die Vorschau. Ausnahmsweise können Sie in dieses Vorschaufenster hineinschreiben. Klicken Sie dazu mit der Maus in das Fenster. Probieren Sie auf jeden Fall immer Ihre Farbzusammenstellungen aus.

Wählen Sie eine Schriftkombination, die Ihnen auf diesem Hintergrund gefällt. Um die Auswahl zu übernehmen, klicken Sie abschließend auf OK. Sie gelangen so zurück in die Dialogbox BRIEFPAPIERAUSWAHL. Über die

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Kapitel 7: Anpassen von Outlook Schaltfläche ERWEITERTE BRIEFPAPIERAUSWAHL startet der Internet Explorer und versucht, eine Microsoft-WWW-Seite anzuwählen. Dort sind noch mehr Hintergründe und Bilder für Sie abgelegt.

Ein Briefpapier ändern Das Ändern von Briefpapieren passiert an derselben Stelle wie das Erstellen. Rufen Sie dazu den Befehl EXTRAS/OPTIONEN auf, wählen Sie die Registerkarte E-MAIL-FORMAT und dann die Schaltfläche BRIEFPAPIERAUSWAHL. Markieren Sie das zu ändernde Briefpapier und klicken Sie auf die Schaltfläche BEARBEITEN. Es öffnet sich die Dialogbox BRIEFPAPIER BEARBEITEN. Ändern Sie die Schriften und den Hintergrund. Über das Listenfeld BILD haben Sie eine reichhaltige Auswahl von verschiedenen Bildern. Brauchen Sie einen einfarbigen Hintergrund, aktivieren Sie die zweite Option und wählen aus dem Listenfeld die Farbe für den Hintergrund. Die Änderungen übernehmen Sie mit OK, mit ABBRECHEN verwerfen Sie die Änderungen.

Ein Briefpapier löschen Um ein Briefpapier zu löschen, öffnen Sie die Dialogbox BRIEFPAPIERAUSWAHL. Sie erreichen sie über die EXTRAS/OPTIONEN und dann über die Registerkarte E-MAIL-FORMAT/BRIEFPAPIERAUSWAHL. Markieren Sie mit der Maus das zu löschende Briefpapier. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche ENTFERNEN.

Bild 7.27: Eine Sicherheitsabfrage verhindert das unbeabsichtigte Löschen von Briefpapieren. Outlook bringt eine Sicherheitsabfrage, ob das Briefpapier wirklich gelöscht werden soll, denn für die Briefpapiere gibt es keinen Papierkorb.

305

Kapitel 8 Outlook 2002 in der Praxis Sie haben in den bisherigen Kapiteln alle Bereiche von Outlook kennen gelernt – jetzt geht es darum, die Arbeit mit Outlook so effizient wie möglich zu gestalten. Dieses Kapitel enthält eine Reihe von Praxistipps, die den Einsatz von Outlook 2002 optimieren.

Das Adressbuch Das Adressbuch ist eine Kernanwendung im Rahmen von Outlook. In der Grundeinstellung machen sich jedoch einige Schwachstellen bemerkbar, die sich mit wenigen Einstellungen ausmerzen lassen. Sortierreihenfolge anpassen In der Grundeinstellung weist das Adressbuch eine unglückliche Sortierung auf: Outlook zeigt die Adresseinträge in der Form »Vorname Nachname« an. Das ist wenig praxisgerecht und erhöht die Zeit, die man für die Lokalisierung der Adressaten benötigt.

Bild 8.1: Wer sortiert schon Adressatennamen nach dem Vornamen? Outlook2002 ist mit den Standardeinstellungen wenig praxisgerecht.

Das Adressbuch Die Einstellungen für die Veränderung der Sortierreihenfolge sind leider etwas versteckt. Sie finden sie nicht etwa unter EXTRAS/OPTIONEN des Adressbuchs (wie man vielleicht vermuten würde), sondern an ganz anderer Stelle. Rufen Sie den Befehl EXTRAS/E-MAIL-KONTEN in Outlook direkt auf. Aktivieren Sie dann die Option VORHANDENE VERZEICHNISSE ODER ADRESSBÜCHER ANZEIGEN ODER BEARBEITEN. Bestätigen Sie diese Dialogbox mit WEITER.

Bild 8.2: Die Sortiereinstellung für das Adressbuch versteckt sich unter EXTRAS/E-MAIL-KONTEN. Wählen Sie in der Liste der Adressbücher das OUTLOOK-ADRESSBUCH und klicken Sie auf ÄNDERN. Dann erscheint die Dialogbox MICROSOFT OUTLOOK – ADRESSBUCH mit allen als Adressbuch definierten Kontaktordnern. In dieser Liste können – wie in der Abbildung – mehrere Kontaktordner auftauchen. Unter der Liste finden Sie die gewünschte Option. Aktivieren Sie die Option WIE »SPEICHERN UNTER« und bestätigen Sie die Schaltfläche SCHLIESSEN.

308

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis

Bild 8.3: In dieser Liste wählen Sie das anzupassende Adressbuch aus.

Bild 8.4: Diese Dialogbox zeigt die gültigen Kontaktordner und legt die Sortierung der Einträge fest.

309

Das Adressbuch Übernehmen Sie die Einstellungen mit einem Klick auf FERTIG STELLEN in der Dialogbox E-MAIL-KONTEN. Kontrollieren Sie die Änderungen: Sie werden erst wirksam, nachdem Sie Outlook beendet haben. Beenden Sie Outlook und starten Sie das Programm neu. Der Befehl EXTRAS/ADRESSBUCH oder die Tastenkombination (Strg)+(ª)+(B) rufen die entsprechende Dialogbox auf – sie erscheint jetzt in der gewünschten Sortierung.

Bild 8.5: So ist die Sortierung praxisnah. Wichtige Einträge nach oben

Beim Neuanlegen einer Nachricht steht die Schreibmarke im Feld NAMEN Wenn Sie die ersten Buchstaben tippen, springt die Markierung in der darunter liegenden Liste auf den ersten entsprechenden Eintrag. Ein Doppelklick oder die entsprechende Schaltfläche übernimmt den Eintrag in die Liste NACHRICHTENEMPFÄNGER. Bei einzelnen Adressaten ist dieses Verfahren ausreichend schnell. Wenn Sie jedoch häufig Mails an mehrere Teilnehmer aus einem begrenzten Empfängerkreis versenden – z.B. an mehrere Mitglieder in einem Projektteam –, dauert der ständige Wechsel zwiEINGEBEN.

310

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis schen Eingabe und Liste zu lange. Mit einem Kunstgriff liegen alle häufig benötigten Einträge oben in der Liste und sind damit ohne störende Positionierungen direkt erreichbar. Zunächst wechseln Sie in den Kontaktordner. Klicken Sie auf den ersten der zu platzierenden Einträge und wählen Sie BEARBEITEN/KOPIEREN. Wählen Sie dann BEARBEITEN/EINFÜGEN – schon haben Sie eine Kopie des Kontakts angelegt.

Bild 8.6: Der erste Schritt: Lokalisieren Sie die Premiumkontakte und erzeugen Sie eine Kopie. Öffnen Sie die Kopie mit einem Doppelklick und entfernen Sie alle Daten mit Ausnahme des Namens, des Eintrags SPEICHERN UNTER und der E-Mail-Adresse. Setzen Sie die Schreibmarke dann vor den ersten Buchstaben im Feld SPEICHERN UNTER und geben Sie einen Unterstrich ein. Outlook verwaltet nämlich nicht nur die automatisch generierten Ablageadressen, sondern auch manuell vergebene Bezeichnungen.

311

Das Adressbuch

Bild 8.7: In der Adresskopie benötigen Sie nur den Namen, die Speicherbezeichnung und die E-Mail-Adresse. Klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Wenn Sie zwei oder drei Einträge in dieser Form modifiziert haben, sollten Sie die Auswirkungen im Adressbuch kontrollieren. Wenn Ihnen dieses Verfahren zusagt: Es funktioniert auch für Verteilerlisten. Eine neue Verteilerliste lässt sich direkt im Adressbuch anlegen, klicken Sie auf das Symbol NEUER EINTRAG. In der Dialogbox NEUER EINTRAG legen Sie fest, in welchem der als Adressbuch definierten Kontaktordner die Liste abgelegt wird. Fügen Sie in der bekannten Dialogbox VERTEILERLISTE die Mitglieder hinzu und speichern Sie die Liste unter einem Namen mit vorangestelltem Pluszeichen. Nach SPEICHERN UND SCHLIESSEN wird der Eintrag in das Adressbuch übernommen. Durch das vorangestellte Pluszeichen erhalten Sie:

왘

Eine Sortierung nach wichtigen Einzelkontakten, die mit vorangestelltem Unterstrich ganz oben stehen

왘 왘

Darunter alle Verteilerlisten mit vorangestelltem Pluszeichen

312

Abschließend die komplette Liste aller Kontakteinträge

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis

Bild 8.8: Die beiden kopierten Einträge stehen über allen anderen Einträgen in der Liste und sind damit sofort nach dem Öffnen der Dialogbox ohne Bildlauf anzuwählen. Innerhalb der Gruppen sind alle Einträge alphabetisch sortiert. Auch die Suchfunktion bei der Namenseingabe funktioniert nach wie vor – bei den Sondereinträgen müssen Sie nur die Sonderzeichen als Erstes eintippen.

Die Telefonliste Nicht immer ist Outlook als Kontaktordner sinnvoll. Wer möchte auf einer Reise extra einen Computer starten, um eine Telefonnummer nachzuschlagen. Die klassische Telefonliste hat in vielen Fällen noch immer ihre Daseinsberechtigung, zumal sie in Outlook mit geringem Aufwand zu erstellen ist.

313

Die Telefonliste

Bild 8.9: Der Trick mit den vorangestellten Zeichen reduziert den Positionieraufwand bei der Adresswahl erheblich. Wechseln Sie zunächst in den Kontakte-Ordner und wählen Sie ANSICHT/ TELEFONLISTE. Leider sind Sie noch nicht am Ziel. Der vorgegebenen Zusammenstellung von Outlook fehlen Felder, dafür sind überflüssige Daten in der Ansicht integriert.

Bild 8.10: Die Feldauswahl der vordefinierten Telefonliste in Outlook ist unbefriedigend.

314

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis Um eine neue, dauerhafte Ansicht für die Telefonliste anzulegen, wählen Sie ANSICHT/ANSICHT DEFINIEREN. Klicken Sie in der Dialogbox ANSICHTEN DEFINIEREN auf den Eintrag TELEFONLISTE und dann auf die Schaltfläche KOPIEREN. Verändern Sie die Bezeichnung für die neue Ansicht in »Telefonliste Druck«.

Bild 8.11: Die ursprüngliche Telefonliste dient als Basis für die Druckversion. Danach erscheint die Dialogbox ANSICHTSZUSAMMENFASSUNG, die Sie getrost ohne Änderungen mit OK bestätigen können. Klicken Sie auf ANSICHT ÜBERNEHMEN, um in die Listendarstellung zurückzugelangen. Nun werden die überflüssigen Spalten entfernt: Nach einem rechten Mausklick auf den Spaltenkopf blendet der Befehl DIESE SPALTE ENTFERNEN die aktuelle Spalte aus.

315

Die Telefonliste

Bild 8.12: Die überflüssigen Spalten werden mit Hilfe des Kontextmenüs ausgeblendet. Übrig bleiben nur die Spalten FIRMA, SPEICHERN UNTER, TELEFON und MOBILTELEFON. Im nächsten Schritt verschieben Sie den Spaltenkopf FIRMA hinter die Spalte SPEICHERN UNTER – fertig ist die Telefonliste für den Druck. Outlook sichert Veränderungen an einer Ansicht automatisch, so dass die entsprechenden Feldzusammenstellungen auch nach einem Wechsel erhalten bleiben. GESCHÄFTLICH

316

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis

Hinweis

Bild 8.13: Kurz und knapp: Outlook erstellt durch eine neu definierte Ansicht eine Telefonliste zum Mitnehmen.

Markieren Sie vor dem Ausdruck alle Einträge mit Ausnahme der Sondereinträge mit den vorangestellten Sortierzeichen. Wählen Sie vor dem Ausdruck in der Dialogbox DRUCKEN die Option NUR MARKIERTE ZEILEN, um eine Liste ohne die Sondereinträge zu erhalten.

317

Gruppierte Aufgaben

Gruppierte Aufgaben Outlook kann, etwas Vorarbeit vorausgesetzt, auch als einfaches Projektplanungstool dienen. Voraussetzung dafür ist der sinnvolle Umgang mit Aufgaben. Die wenig genutzte Gliederungsfunktion bietet in Verbindung mit speziell angelegten Kategorien das Werkzeug, um ein Projekt in Einzelprozesse zu zerlegen. Der Trick besteht in der Zuweisung einer einheitlichen Kategorie. Diese Kategorie wird neu angelegt und allen Aufgaben des Projekts zugewiesen. Legen Sie folgende Aufgaben an:

왘

Eine Gesamtaufgabe beginnt am ersten Tag und endet am Abschlussdatum des Gesamtprojekts.

왘

Alle Teilprozesse werden mit Start- und Enddatum angelegt.

Legen Sie dann eine neue Ansicht an, die eine spezielle Einstellung enthält. Wählen Sie z.B. die Ansicht LISTE MIT DETAILS als Basis und erzeugen Sie daraus die Ansicht NACH KATEGORIE. Über die Schaltfläche GRUPPIEREN in der Dialogbox ANSICHTSZUSAMMENSTELLUNG sorgen Sie dann für die Zusammenstellung NACH KATEGORIE.

Bild 8.14: In einer neuen Ansicht legen Sie die Gruppierung nach Kategorie fest.

318

Kapitel 8: Outlook 2002 in der Praxis Passen Sie dann die Zusammenstellung der Spalten in der Ansicht noch an, indem Sie nicht benötigte Spalten aus- und zusätzliche mit Hilfe des Kontextmenüs (ein rechter Mausklick auf die Spaltenköpfe und Wahl des Befehls FELDAUSWAHL) einblenden. Wichtig ist z.B. das Feld BEGINNT AM.

Bild 8.15: Durch die Gruppierung nach Kategorie lassen sich mehrere Teilprozesse projektbezogen in den Aufgaben verwalten.

319

Anhang Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick Neben den üblichen Funktionsaufrufen mit der Maus sparen Sie gerade durch die Verwendung von Tastenkombinationen viel Zeit. Der Aufwand zum Erlernen und zum bewussten Einsetzen dieser Tastenkombinationen macht sich besonders bei häufig benötigten Funktionen und Befehlen bezahlt: Das Abrufen neuer Mails oder das Speichern des aktuell bearbeiteten Kontakts seien an dieser Stelle als Beispiel genannt. Natürlich müssen Sie nicht alle Tastenkombinationen im Kopf behalten – nachfolgend finden Sie zu Ihrer Orientierung die Standard-Tastenbelegung von Outlook.

Allgemeines Zweck

Tastenkombination

Abbrechen der aktuellen Aktion

(Esc)

Anzeigen von QuickInfo für das aktive Element

(ª)+(F1)

Ein-/Ausblenden einer Gruppe (wenn diese markiert ist)

Ziffernblock-(+) oder Ziffernblock-(-)

Auswählen

(¢)

Aktivieren der Bearbeitung eines Felds (mit Ausnahme der Symbolansicht)

(F2)

Wechseln zwischen Elementen

(½), (¼), (æ) oder (Æ)

Wechseln zur nächsten Registerkarte in einem Element

(Strg)+(ÿ__) oder (Strg)+(Bild¼)

Wechseln zur vorherigen Registerkarte in einem Element

(Strg)+(ª)+(ÿ__) oder (Strg)+(Bild½)

Anzeigen des Adressbuchs

(Strg)+(ª)+(B)

Wählen

(Strg)+(ª)+(D)

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Suchen

(Strg)+(ª)+(F)

Zur Nachverfolgung kennzeichnen

(Strg)+(ª)+(G)

Neues Office-Dokument erstellen

(Strg)+(ª)+(H)

Nächstes Element (bei geöffnetem Element)

(Strg)+(ª)+(>)

Vorheriges Element (bei geöffnetem Element)

(Strg)+(ª)+(<)

Als gelesen markieren

(Strg)+(Q)

Antworten auf eine E-Mail

(Strg)+(R)

Antworten an alle Empfänger einer E-Mail

(Strg)+(ª)+(R)

Groß-/Kleinschreibung wechseln (Text muss markiert sein)

(ª)+(F3)

Umwandeln einer HTML- oder RTFNachricht in Nur Text

(Strg)+(ª)+(P)

Wechseln zwischen der Ordnerliste und dem Informationsansichtsfenster auf der rechten Seite

(F6) oder (Strg)+(ª)+(ÿ__)

Hinzufügen von World Wide Web-Informationen zu Elementen Zweck

Tastenkombination

Bearbeiten eines URLs im Text einer Notiz

(Strg)+linke Maustaste

Angeben eines Webbrowsers

(ª)+linke Maustaste

Einfügen eines Hyperlinks

(Strg)+(K) (nur bei Word als E-MailEditor)

322

Anhang

Formatieren Zweck

Tastenkombination

Fett formatieren

(Strg)+(B)

Als Aufzählung formatieren

(Strg)+(ª)+(L)

Zentrieren

(Strg)+(E)

Kursiv formatieren

(Strg)+(I)

Einzug vergrößern

(Strg)+(T)

Einzug verkleinern

(Strg)+(ª)+(T)

Linksbündig ausrichten

(Strg)+(L)

Unterstreichen

(Strg)+(U)

Schriftgrad vergrößern

(Strg)+(»)

Schriftgrad verkleinern

(Strg)+(«)

Formatierung löschen

(Strg)+(ª)+(Z) oder (Strg)+(____)

Erstellen eines Elements oder einer Datei Zweck

Tastenkombination

Erstellen oder Öffnen eines Termins

(Strg)+(ª)+(A)

Erstellen oder Öffnen eines Kontakts

(Strg)+(ª)+(C)

Erstellen oder Öffnen eines Ordners

(Strg)+(ª)+(E)

Erstellen oder Öffnen eines Journaleintrags

(Strg)+(ª)+(J)

Erstellen oder Öffnen einer Aufgabe

(Strg)+(ª)+(K)

Erstellen oder Öffnen einer Verteilerliste

(Strg)+(ª)+(L)

Erstellen oder Öffnen einer Nachricht

(Strg)+(ª)+(M)

Erstellen oder Öffnen einer Notiz

(Strg)+(ª)+(N)

Suchen von Personen

(Strg)+(ª)+(P)

323

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Erstellen oder Öffnen einer Besprechungsanfrage

(Strg)+(ª)+(Q)

In diesem Ordner veröffentlichen

(Strg)+(ª)+(S)

Erstellen oder Öffnen einer Aufgabenanfrage

(Strg)+(ª)+(U)

Menübefehle Sie können jeden Menübefehl mit Hilfe der Tastatur aktivieren. Drücken Sie (Alt) und den im Menünamen unterstrichenen Buchstaben und drücken Sie dann den unterstrichenen Buchstaben im gewünschten Befehl. Daneben gibt es aber noch einige spezielle Tastenkombinationen, mit denen Sie die entsprechenden Funktionen und Befehle aufrufen.

Zweck

Tastenkombination

Öffnen eines Menüs

(Alt)+der im Menünamen unterstrichene Buchstabe

Speichern

(Strg)+(S) oder (ª)+(F12)

Speichern und Schließen, Senden

(Alt)+(S)

Speichern unter

(F12)

Wechseln des Ordners

(Strg)+(Y)

Veröffentlichen von Informationen in einem Ordner

(Strg)+(ª)+(S)

Drucken

(Strg)+(P)

Öffnen einer neuen Nachricht

(Strg)+(N)

Ausschneiden

(Strg)+(X) oder (ª)+(Entf)

Kopieren

(Strg)+(C) oder (Strg)+(Einfg)

Element kopieren

(Strg)+(ª)+(Y)

Einfügen

(Strg)+(V) oder (ª)+(Einfg)

Element verschieben

(Strg)+(ª)+(V)

324

Anhang

Zweck

Tastenkombination

Namen überprüfen

(Strg)+(K) (mit Ausnahme von WordMail) (Alt)+(K) (nur bei WordMail)

Rückgängig

(Strg)+(Z) oder (Alt)+(æ___)

Löschen

(Strg)+(D)

Alles markieren

(Strg)+(A)

Anzeigen des Kontextmenüs

(ª)+(F10)

Öffnen des Systemmenüs des Programms

(____) (wenn die Menüleiste aktiv ist)

Öffnen des Symbolmenüs des Programms (in der Titelleiste des Programms)

(Alt)+(____)

Auswählen des nächsten oder des vorherigen Befehls im Menü oder Untermenü

(¼) oder (½) (bei eingeblendetem Menü bzw. Untermenü)

Auswählen des linken oder rechten Menüs bzw. (bei eingeblendetem Untermenü) Wechseln zwischen Haupt- und Untermenü

(æ) oder (Æ)

Auswählen des ersten oder des letzten Befehls im Menü oder Untermenü

(Pos1) oder (Ende)

Aktivieren der Menüleiste

(F10)

Wechseln zwischen Symbolleisten

(ª)+(Strg)+(ÿ__)

Suchen, Elemente suchen

(F3) bzw. (Strg)+(ª)+(F)

Suchen nach Text

(F4)

Weitersuchen

(ª)+(F4)

Aktualisieren

(F5)

Rechtschreibprüfung

(F7)

Anzeigen des Menüs FORMAT

(Alt)+(O)

Schließen der Seitenansicht; Übernehmen (in einem Element)

(Alt)+(C)

325

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Ablehnen

(Alt)+(D)

Anzeigen des Menüs AUFGABE

(Alt)+(K) (im Ordner AUFGABEN)

Weiterleiten

(Strg)+(F)

Nachrichten übermitteln

(Strg)+(M), (F5)

Senden / Veröffentlichen / Alle einladen

(Strg)+(¢) (mit Ausnahme von WordMail)

Gleichzeitiges Schließen des geöffneten Menüs und Untermenüs

(Alt)

Schließen des geöffneten Menüs bzw. (bei geöffnetem Untermenü) Schließen des Untermenüs

(Esc)

Navigieren in einer Dialogbox Zweck

Tastenkombination

Wechseln zur nächsten Registerkarte in einer Dialogbox

(Strg)+(ÿ__)

Wechseln zur vorherigen Registerkarte in einer Dialogbox

(Strg)+(ª)+(ÿ__)

Wechseln zur nächsten Option oder Optionsgruppe

(ÿ__)

Wechseln zur vorherigen Option oder Optionsgruppe

(ª)+(ÿ__)

Wechseln zwischen Optionen in einer geöffneten Dropdownliste oder zwischen einigen Optionen in einer Optionsgruppe

Pfeiltasten

Ausführen der einer ausgewählten Schaltfläche zugewiesenen Aktion; Aktivieren bzw. Deaktivieren eines Kontrollkästchens

(____)

326

Anhang

Zweck

Tastenkombination

Wechseln in einem Dropdownlistenfeld zu einer Option über den ersten Buchstaben im Optionsnamen

Buchstabentaste des ersten Buchstabens der gewünschten Option (bei aktiviertem Dropdownlistenfeld)

Auswählen einer Option bzw. Aktivieren oder Deaktivieren eines Kontrollkästchens über den im Optionsnamen unterstrichenen Buchstaben

(Alt)+Buchstabentaste

Öffnen eines Dropdownlistenfelds

(Alt)+(¼) (bei aktiviertem Dropdownlistenfeld)

Schließen eines Dropdownlistenfelds

(Alt)+(½) oder (Esc) (bei aktiviertem Dropdownlistenfeld)

Ausführen der einer Schaltfläche zugewiesenen Aktion

(¢)

Abbrechen des Befehls und Schließen des Dialogfelds

(Esc)

Verschieben der Einfügemarke in Textfeldern Zweck

Tastenkombination

Verschieben der Einfügemarke zum Anfang eines Eintrags

(Pos1)

Verschieben der Einfügemarke zum Ende eines Eintrags

(Ende)

Verschieben der Einfügemarke um ein Zeichen nach links oder rechts

(æ) oder (Æ)

Verschieben der Einfügemarke um ein Wort nach links oder rechts

(Strg)+(æ) oder (Strg)+(Æ)

Markieren von der Einfügemarke bis zum Anfang des Eintrags

(ª)+(Pos1)

Markieren von der Einfügemarke bis zum Ende des Eintrags

(ª)+(Ende)

327

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Markieren bzw. Aufheben der Markierung des Zeichens links neben der Einfügemarke

(ª)+(æ)

Markieren bzw. Aufheben der Markierung des Zeichens rechts neben der Einfügemarke

(ª)+(Æ)

Markieren bzw. Aufheben der Markierung des Wortes links neben der Einfügemarke

(Strg)+(ª)+(æ)

Markieren bzw. Aufheben der Markierung des Wortes rechts neben der Einfügemarke

(Strg)+(ª)+(Æ)

Navigieren in der Seitenansicht Zweck

Tastenkombination

Öffnen einer Seitenansicht

(Strg)+(F2)

Drucken einer Seitenansicht

(Alt)+(P)

Einrichten der Seite

(Alt)+(S), (Alt)+(U)

Verkleinern/Vergrößern

(Alt)+(Z)

Blättern durch die Seiten

(¦), (Ø), (Bild½) oder (Bild¼)

Wechseln zum Anfang des Elements

(Strg)+(½) oder (Pos1)

Wechseln zum Ende des Elements

(Strg)+(¼) oder (Ende)

Wechseln zwischen Fenstern Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum nächsten Programm

(Alt)+(ÿ__)

Wechseln zum vorherigen Programm

(Alt)+(ª)+(ÿ__)

Wechseln zum nächsten Fenster

(ª)+(Alt)+(Esc)

328

Anhang

Zweck

Tastenkombination

Anzeigen des Menüs START

(Strg)+(Esc)

Beenden des aktiven Programms bzw. Herunterfahren des Systems

(Strg)+(Alt)+(Entf)

Wechseln zum nächsten/vorherigen Ausschnitt

(F6)/(ª)+(F6)

Wechseln zum nächsten/vorherigen Outlook-Fenster

(ª)+(Strg)+(F6)

Schließen des ausgewählten OutlookFensters; sofern es das einzige geöffnete Fenster ist: Schließen von Outlook

(Alt)+(F4)

Kopieren einer Abbildung des aktiven Fensters in die Zwischenablage

(Alt)+(Druck)

Kopieren einer Abbildung des Bildschirms in die Zwischenablage

(Druck)

Anzeigen des Titelleistenmenüs des aktiven Fensters

(Alt)+(____)

Wechseln zwischen den Ausschnitten des aktiven Fensters (nacheinander)

(F6)

Auswählen eines Ordners in der Dialogbox SPEICHERN UNTER (klicken Sie im Menü DATEI auf SPEICHERN UNTER)

(Alt)+(I), um die Ordnerliste zu aktivieren; (¼), (½), (Æ), (æ), um einen Ordner auszuwählen

Auswählen einer Symbolleistenschaltfläche in der Dialogbox SPEICHERN UNTER (klicken Sie im Menü DATEI auf SPEICHERN UNTER)

(Alt)+Zahl (1 ist die Schaltfläche ganz links, 2 die nächste usw.)

Aktualisieren der Dateien, die in der Dialogbox SPEICHERN UNTER angezeigt werden (klicken Sie im Menü DATEI auf SPEICHERN UNTER)

(F5)

329

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Wechseln zum Posteingang oder Postausgang Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum Posteingang

(Strg)+(ª)+(I)

Wechseln zum Postausgang

(Strg)+(ª)+(O)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren in einer Karte Tasten zum Markieren von Karten Um die folgenden Tasten zu verwenden, muss eine Karte markiert sein. Um eine Karte zu markieren, klicken Sie auf die Kartenüberschrift.

Zweck

Tastenkombination

Markieren der vorherigen Karte

(½)

Markieren der nächsten Karte

(¼)

Markieren der ersten Karte in der Liste

(Pos1)

Markieren der letzten Karte in der Liste

(Ende)

Markieren der ersten Karte auf der aktuellen Seite

(Bild½)

Markieren der ersten Karte auf der nächsten Seite

(Bild¼)

Markieren der angrenzenden Karte in der nächsten Spalte

(Æ)

Markieren der angrenzenden Karte in der vorherigen Spalte

(æ)

Markieren der aktiven Karte bzw. Aufheben der Markierung

(Strg)+(____)

Markieren einer bestimmten Karte in der Liste

Geben Sie mindestens einen Buchstaben des Namens ein, unter dem die Karte gespeichert ist, bzw. des Felds, nach dem Sie sortieren.

330

Anhang

Zweck

Tastenkombination

Erweitern der Markierung auf die vorherige Karte und Aufheben der Markierung aller dem Ausgangspunkt nachgeordneten Karten

(ª)+(½)

Erweitern der Markierung auf die nächste Karte und Aufheben der Markierung aller dem Ausgangspunkt vorangestellten Karten

(ª)+(¼)

Erweitern der Markierung auf die vorherige Karte, unabhängig vom Ausgangspunkt

(Strg)+(ª)+(½)

Erweitern der Markierung auf die nächste Karte, unabhängig vom Ausgangspunkt

(Strg)+(ª)+(¼)

Erweitern der Markierung bis zur ersten Karte in der Liste

(ª)+(Pos1)

Erweitern der Markierung bis zur letzten Karte in der Liste

(ª)+(Ende)

Erweitern der Markierung bis zur ersten Karte auf der vorherigen Seite

(ª)+(Bild½)

Erweitern der Markierung bis zur letzten Karte auf der nächsten Seite

(ª)+(Bild¼)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Wechseln zwischen Karten Um die folgenden Tasten zu verwenden, muss eine Karte markiert sein. Zum Markieren einer Karte klicken Sie auf die Kartenüberschrift.

Funktion

Tastenkombination

Zur nächsten Karte

(Strg)+(¼)

Zur vorherigen Karte

(Strg)+(½)

Zur ersten Karte in der Liste

(Strg)+(Pos1)

331

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zur letzten Karte in der Liste

(Strg)+(Ende)

Zur ersten Karte auf der vorherigen Seite

(Strg)+(Bild½)

Zur ersten Karte auf der nächsten Seite

(Strg)+(Bild¼)

Zur angrenzenden Karte in der vorherigen Spalte

(Strg)+(æ)

Zur angrenzenden Karte in der nächsten Spalte

(Strg)+(Æ)

Zu einer bestimmten Karte in der Liste

Geben Sie mindestens einen Buchstaben des Namens ein, unter dem die Karte gespeichert ist, bzw. des Felds, nach dem Sie sortieren.

Zu einem Feld auf der aktiven Karte

(F2)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Wechseln zwischen Feldern auf einer Karte Um die folgenden Tasten zu verwenden, muss ein Feld auf einer Karte ausgewählt sein. Um ein Feld auszuwählen, wenn eine Karte markiert ist, klicken Sie auf das Feld oder drücken Sie (F2).

Zweck

Tastenkombination

Auswählen eines Felds

(ÿ__)

Wechseln zum nächsten Feld bzw. vom letzten Feld auf einer Karte zum ersten Feld auf der nächsten Karte

(ÿ__)

Wechseln zum vorherigen Feld bzw. vom ersten Feld auf einer Karte zum letzten Feld auf der vorherigen Karte

(ª)+(ÿ__)

Wechseln zum nächsten Feld oder Hinzufügen einer neuen Zeile zu einem mehrzeiligen Feld

(¢)

332

Anhang

Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum vorherigen Feld, ohne die aktive Karte zu verlassen

(ª)+(¢)

Aktivieren der Einfügemarke im aktiven Feld, um Text zu bearbeiten

(F2) oder klicken Sie auf das Feld

Verwenden von Tastenkombinationen zum Wechseln zwischen Zeichen in einem Feld Um die folgenden Tasten zu verwenden, muss ein Feld auf einer Karte markiert sein. Um ein Feld auszuwählen, wenn eine Karte markiert ist, klicken Sie auf das Feld oder drücken Sie (F2).

Zweck

Tastenkombination

Hinzufügen einer Zeile zu einem mehrzeiligen Feld

(¢)

Verschieben der Einfügemarke an den Anfang einer Zeile

(Pos1)

Verschieben der Einfügemarke an das Ende einer Zeile

(Ende)

Verschieben der Einfügemarke an den Anfang eines mehrzeiligen Felds

(Bild½)

Verschieben der Einfügemarke an das Ende eines mehrzeiligen Felds

(Bild¼)

Verschieben der Einfügemarke in die vorherige Zeile in einem mehrzeiligen Feld

(½)

Verschieben der Einfügemarke in die nächste Zeile in einem mehrzeiligen Feld

(¼)

Verschieben der Einfügemarke in einem Feld um ein Zeichen nach links

(æ)

Verschieben der Einfügemarke in einem Feld um ein Zeichen nach rechts

(Æ)

333

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren in der Tages-/Wochen-/Monatsansicht Zweck

Tastenkombination

Anzeigen von 1 Tag

(Alt)+(1)

Anzeigen von 2 bis 9 Tagen

(Alt)+Taste für die Anzahl der Tage

Anzeigen von 10 Tagen

(Alt)+(0)

Wechseln zu Wochen

(Alt)+(-)

Wechseln zu Monaten

(Alt)+(=)

Wechseln zwischen Kalender, Aufgabenblock und Ordnerliste

(Strg)+(ÿ__) oder (F6)

Auswählen des vorherigen Termins

(ª)+(ÿ__)

Auswählen des nächsten Termins

(ÿ__)

Wechseln zum vorherigen Tag

(æ)

Wechseln zum nächsten Tag

(Æ)

Verschieben des markierten Elements zum vorherigen Tag, wenn mehrere Tage angezeigt werden

(Alt)+(æ)

Verschieben des markierten Elements zum nächsten Tag, wenn mehrere Tage angezeigt werden

(Alt)+(Æ)

Wechseln zum gleichen Tag in der vorherigen Woche

(Alt)+(½)

Wechseln zum gleichen Tag in der nächsten Woche

(Alt)+(¼)

Verschieben des markierten Elements zum gleichen Tag in der vorherigen Woche

(Alt)+(½)

Verschieben des markierten Elements zum gleichen Tag in der nächsten Woche

(Alt)+(¼)

Wechseln zwischen Elementen

(ÿ__)

334

Anhang

Tag Zweck

Tastenkombination

Markieren des Beginns eines Arbeitstags

(Pos1)

Markieren des Endes eines Arbeitstags

(Ende)

Markieren des vorherigen Zeitblocks

(½)

Markieren des nächsten Zeitblocks

(¼)

Markieren des Zeitblocks am oberen Bildschirmrand

(Bild½)

Markieren des Zeitblocks am unteren Bildschirmrand

(Bild¼)

Erweitern oder Reduzieren des ausgewählten Zeitbereichs

(ª)+(½) oder (¼)

Verschieben eines Termins

Wenn sich der Cursor im Termin befindet, (Alt)+(½) oder (¼)

Ändern von Beginn und Ende eines Termins

Wenn sich der Cursor im Termin befindet, (Alt)+(ª)+(½) oder (¼)

Woche oder Monat Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum ersten Wochentag

(Pos1)

Wechseln zum letzten Wochentag

(Ende)

Wechseln zum gleichen Tag in der vorherigen Woche (bzw. 5 Wochen früher in der Monatsansicht)

(Bild½) oder (½)

Wechseln zum gleichen Tag in der nächsten Woche (bzw. 5 Wochen später in der Monatsansicht)

(Bild¼) oder (¼)

335

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Ändern der Dauer des markierten Zeitblocks

(ª)+(æ), (Æ), (½) oder (¼) bzw. (ª)+(Pos1) oder (Ende)

Verschieben des Termins (½), (¼), (æ) oder (Æ)

(Alt)+(½), (¼) , (æ) oder (Æ)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren in einer Tabelle Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum nächsten Element

(¼)

Wechseln zum vorherigen Element

(½)

Wechseln zum ersten Element

(Pos1)

Wechseln zum letzten Element

(Ende)

Wechseln zum untersten Bildschirmelement und Anzeigen der nächsten Seite mit Elementen

(Bild¼)

Wechseln zum obersten Bildschirmelement

(Bild½)

Erweitern oder Reduzieren der markierten Elemente um ein Element

(ª)+(½) oder (ª)+(¼)

Öffnen eines Elements

(¢)

Wechseln zum nächsten oder vorherigen Element, ohne die Markierung zu erweitern

(Strg)+(½) oder (Strg)+(¼)

Markieren bzw. Aufheben der Markierung des aktiven Elements

(Strg)+(____)

Markieren aller Elemente in einem Ordner

(Strg)+(A)

Verschieben aller Elemente in der Markierung an den Anfang bzw. das Ende einer Liste

(Strg)+(Pos1) oder (Strg)+(Ende)

336

Anhang

Ausgehend von einer markierten Gruppe in einer Tabelle Zweck

Tastenkombination

Einblenden der Gruppe

(¢) oder (Æ)

Ausblenden der Gruppe

(¢) oder (æ)

Markieren der vorherigen Gruppe

(½)

Markieren der nächsten Gruppe

(¼)

Markieren der ersten Gruppe

(Pos1)

Markieren der letzten Gruppe

(Ende)

Markieren des ersten Elements in einer eingeblendeten Gruppe oder des ersten nicht angezeigten Elements rechts daneben

(Æ)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren in einer Zeitskala Bei einem markierten Element auf einer Zeitskala

Zweck

Tastenkombination

Markieren des vorherigen Elements

(æ)

Markieren des nächsten Elements

(Æ)

Markieren mehrerer angrenzender Elemente

(ª)+(æ) oder (ª)+(Æ)

Markieren mehrerer nicht angrenzender Elemente

(Strg)+(æ)+(____) oder (Strg)+(Æ)+(____)

Öffnen der markierten Elemente

(¢)

Anzeigen der Elemente auf der vorherigen Bildschirmseite

(Bild½)

Anzeigen der Elemente auf der nächsten Bildschirmseite

(Bild¼)

337

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Markieren des ersten Elements auf der Zeitskala (bei nicht gruppierten Elementen) oder des ersten Elements in einer Gruppe

(Pos1)

Markieren des letzten Elements auf der Zeitskala (bei nicht gruppierten Elementen) oder des letzten Elements in einer Gruppe

(Ende)

Anzeigen (ohne Markieren) des ersten Elements auf der Zeitskala (bei nicht gruppierten Elementen) oder des ersten Elements in einer Gruppe

(Strg)+(Pos1)

Anzeigen (ohne Markieren) des letzten Elements auf der Zeitskala (bei nicht gruppierten Elementen) oder des letzten Elements in einer Gruppe

(Strg)+(Ende)

Bei einer markierten Gruppe auf der Zeitskala

Zweck

Tastenkombination

Einblenden der Gruppe

(¢) oder (Æ)

Ausblenden der Gruppe

(¢) oder (æ)

Markieren der vorherigen Gruppe

(½)

Markieren der nächsten Gruppe

(¼)

Markieren der ersten Gruppe auf der Zeitskala

(Pos1)

Markieren der letzten Gruppe auf der Zeitskala

(Ende)

Markieren des ersten Elements in einer eingeblendeten Gruppe oder des ersten nicht angezeigten Elements rechts daneben

(Æ)

338

Anhang Bei markierter Zeiteinheit auf einer Zeitskala für Tage

Zweck

Tastenkombination

Schrittweises Zurückbewegen entsprechend den auf der Zeitskala angezeigten Zeiteinheiten

(æ)

Schrittweises Vorwärtsbewegen entsprechend den auf der Zeitskala angezeigten Zeiteinheiten

(Æ)

Aktivieren der oberen Zeitskala (wenn die untere Zeitskala aktiviert ist)

(ª)+(ÿ__)

Aktivieren der unteren Zeitskala (wenn die obere Zeitskala aktiviert ist)

(ÿ__)

Markieren des ersten angezeigten Elements oder, bei gruppierten Elementen, der ersten angezeigten Gruppe (wenn die untere Zeitskala aktiviert ist)

(ÿ__)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren im Office-Assistenten Für die Mehrzahl der folgenden Aktionen muss der Office-Assistent aktiv sein.

Zweck

Tastenkombination

Aktivieren der (sichtbaren) Sprechblase des Office-Assistenten

(Alt)+(F6)

Auswählen eines Hilfethemas aus den Themen, die vom Office-Assistenten angezeigt werden

(Alt)+Zahl (1 ist das erste, 2 das zweite Thema usw.)

Anzeigen weiterer Hilfethemen

(Alt)+(¼)

Anzeigen der vorherigen Hilfethemen

(Alt)+(½)

339

Die wichtigsten Tastenkombinationen im Überblick

Zweck

Tastenkombination

Schließen einer Meldung des OfficeAssistenten

(Esc)

Aufrufen der Hilfe über den OfficeAssistenten

(F1)

Anzeigen des nächsten Tipps

(Alt)+(N)

Anzeigen des vorherigen Tipps

(Alt)+(B)

Schließen der Tipps

(Esc)

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren im Datumswechsler Der Datumswechsler ist der kleine Kalender neben dem Terminbereich im Kalender. Sie können damit auf einfache und schnelle Weise Kalenderdaten ändern und anzeigen.

Zweck

Tastenkombination

Wechseln zum ersten Tag der aktuellen Woche

(Alt)+(Pos1)

Wechseln zum letzten Tag der aktuellen Woche

(Alt)+(Ende)

Wechseln zum gleichen Tag in der vorherigen Woche

(Alt)+(½)

Wechseln zum gleichen Tag in der nächsten Woche

(Alt)+(¼)

Wechseln zum ersten Tag des Monats

(Alt)+(Bild½)

Wechseln zum letzten Tag des Monats

(Alt)+(Bild¼)

340

Anhang

Verwenden von Tastenkombinationen zum Navigieren in Symbolleisten Zweck

Tastenkombination

Aktivieren der Menüleiste

(F10)

Aktivieren der nächsten oder der vorherigen Symbolleiste

(Strg)+(ÿ__) oder (Strg)+(ª)+(ÿ__)

Aktivieren der nächsten oder vorherigen Schaltfläche bzw. des nächsten oder vorherigen Menüs auf einer Symbolleiste

(ÿ__) oder (ª)+(ÿ__) (bei aktiver Symbolleiste)

Öffnen des Menüs

(¢) (wenn auf einer Symbolleiste ein Menü aktiviert ist)

Ausführen der einer Schaltfläche zugewiesenen Aktion

(¢) (bei aktivierter Schaltfläche)

Eingeben von Text in ein Textfeld

(¢) (bei aktiviertem Textfeld)

Auswählen einer Option aus einem Dropdownlistenfeld oder einem Dropdownmenü auf einer Schaltfläche

Pfeiltasten, um sich durch die Optionen in der Liste oder im Menü zu bewegen; (¢), um die gewünschte Option auszuwählen (bei aktiviertem Dropdownlistenfeld)

341

Glossar

Glossar Wissen, was gemeint ist. Dieses Glossar stellt die wichtigsten Fachbegriffe verständlich dar. Absatzmarke

Durch Drücken der (¢)-Taste fügen Sie z.B. in Word einen Absatz ein. Dieser Absatz wird durch ein nicht druckbares Zeichen, die Absatzmarke (ein umgekehrtes P), repräsentiert. Nicht druckbare Zeichen lassen sich durch Einstellungen bei den Optionen für die Bildschirmwiedergabe einschalten, sie werden nicht gedruckt. Das Löschen einer Absatzmarke entfernt alle besonderen Einstellungen zu diesem Absatz.

Add-Ins

Eigenständige Programmodule, die den Funktionsumfang einer Applikation erweitern. Add-Ins werden über genormte Schnittstellen in den Programmablauf eingebunden und bei Bedarf aufgerufen.

Aktivieren, Aktiviert

1) Bezeichnet das Werkzeug oder Steuerelement, mit dem Sie gerade arbeiten. 2) In den verschiedenen Dialogboxen sind kleine Kästchen angeordnet, die für eine bestimmte Einstellung stehen. Ein Häkchen schaltet diese Einstellung ein, sie ist aktiviert.

Assistenten

Als Assistenten bezeichnet Microsoft Programmabläufe, die Schritt für Schritt zu einem bestimmten Ergebnis führen. Ein Beispiel: Der Brief-Assistent fragt nacheinander die wesentlichen Briefelemente ab und ordnet sie in der richtigen Reihenfolge an.

Attachment

Bedeutet übersetzt »Anhängsel« oder »Anlage«. Bezeichnet die Kombination einer E-Mail mit einer ihr angehängten Binärdatei (z.B. ein Word- oder Excel-Dokument).

Bitmap

Bilder, die aus einzelnen Bildpunkten (Pixel) aufgebaut sind. Bitmaps kommen z.B. bei den Schaltflächen-Symbolen zum Einsatz.

342

Anhang Bounce

Aus dem Englischen: auf- oder zurückprallen; Bezeichnung für die Rücksendung einer E-Mail wegen eines Fehlers.

Client

1) Bezeichnung für das Anwendungsprogramm, das OLE-Objekte anderer Anwendungen enthält. 2) Allgemeine Bezeichnung für einen Computer, der die Dienste eines Servers nutzt. Clients (Kunden) sind die Benutzer, die Informationen von Servern haben wollen. Client-Programme sind die Programme, mit denen die Benutzer von ihren eigenen Rechnern aus auf die Informationen, die auf den Servern gespeichert sind, zugreifen. WWW-Client-Programme heißen auch Web-Browser oder Browser.

Dateierweiterung

Ein vollständiger Dateibezeichner besteht aus dem Dateinamen, einem Punkt und weiteren drei Zeichen. Diese hinteren drei Zeichen sind die Dateierweiterung. Anhand dieser Erweiterung identifizieren die Anwendungsprogramme unter Windows 95 das Dateiformat.

Dateiformat

Das Dateiformat bestimmt die Art und Weise, in der die Informationen in einer Datei gespeichert sind.

Dateiname

Dies ist die eigentliche Dateibezeichnung. Windows 95 stellt Ihnen bis zu 256 Zeichen zur Verfügung – Fragezeichen, Anführungszeichen und Doppelpunkt sowie einige Sonderzeichen ( \ , /, *, (, ), |) sind nicht zulässig.

DFÜ-Netzwerk

Datenfernübertragungs-Netzwerk. Modul in Windows 95, über das der PC per Modem oder ISDN-Karte mit einem anderen Netzwerk verbunden werden kann. Das DFÜ-Netzwerk stellt eine Möglichkeit dar, um unter Windows 95 eine Verbindung zum Internet aufzubauen.

343

Glossar Direkthilfe

Viele Dialogboxen und Steuerelemente sind mit Hilfetexten hinterlegt. Ein rechter Mausklick auf eines dieser Elemente bietet den Eintrag DIREKTHILFE im Kontextmenü an. Das Aktivieren dieses Menüeintrags öffnet eine Hilfebox mit dem Hilfetext zu diesem Eintrag.

Domain

Ein Teilnetz in einer größeren Netzwerkumgebung (wie dem Internet oder einem Firmennetz). Der Domain-Name ist Bestandteil einer jeden InternetAdresse.

Doppelklick

Ein Doppelklick ist ein doppeltes, schnell aufeinander folgendes Klicken mit der linken Maustaste. Während ein einfacher Mausklick ein Objekt normalerweise markiert, ruft der Doppelklick z.B. eine Bearbeitungsfunktion auf.

Dialogbox

Bei vielen Befehlen werden die eigentlichen Programme durch kleinere, separate Steuerobjekte überblendet. Diese Fenster dienen der Kommunikation zwischen dem Anwender und dem Programm. Sie enthalten die notwendigen Steuerelemente, um weitere Einstellungen vorzunehmen. In der Regel weist die Titelzeile auf die bestimmte Programmfunktion hin.

Drag&Drop

Drag&Drop heißt »Ziehen und Ablegen«. Ein Objekt wird mit gehaltener linker Maustaste an eine neue Position geschoben. Nach Loslassen der Maustaste erscheint es dort. Die Drag&Drop-Funktion kann meist auch zwischen unterschiedlichen Fenstern angewandt werden und dient dem schnellen Datenaustausch.

344

Anhang Druckertreiber

Um den Datenstrom zu steuern, den der Drucker aus einem Programm erhält, müssen die Programmdaten in ein dem Drucker verständliches Format aufbereitet werden. Diese Aufgabe übernimmt der Druckertreiber. In Windows können mehrere Treiber für unterschiedliche Drucker installiert sein (Systemsteuerung). So lassen sich Druckdaten erzeugen und an anderer Stelle ausgeben.

Einbetten

Das Einbetten ist eine Form der OLE-Verknüpfung. Das eingebettete Objekt muss nicht als eigenständige Datei auf der Festplatte existieren, da die gesamten Objektdaten im Dokument der Client-Anwendung gespeichert werden.

Einfügemarke

Siehe Schreibmarke.

Eingabefelder

Diese Felder nehmen Eingaben von der Tastatur entgegen. Ein Beispiel: Beim Speichern einer neuen Datei wird der Dateiname in ein Textfeld eingetragen. Häufig werden auch Einträge, die aus einem Listenfeld gewählt werden können, in Textfelder übertragen.

E-Mail

Electronic Mail wird mit Elektronische Post übersetzt. Eine Möglichkeit, über das Internet oder Intranet Nachrichten auszutauschen.

Exportieren

Übertragen von Daten, z.B. Grafiken oder Texte, in ein anderes Dateiformat. Für jedes Format wird ein Exportfilter benötigt, der das programmspezifische Format in das Fremdformat übersetzt.

FAQ

Frequently Asked Questions, eine Zusammenstellung von häufig gestellten Fragen und den Antworten darauf.

Favoriten

In einem speziellen Ordner FAVORITEN legen Sie häufig benötigte Ordner oder auch Dokumente ab. Sie stehen in der Datei-Dialogbox dann mit einem Mausklick zur Verfügung.

345

Glossar Fenster

Rechteckiger Bereich innerhalb eines Programms, in dem eigenständige Daten dargestellt werden. So werden z.B. mehrere Dokumente in getrennten Fenstern dargestellt. Diese Fenster können sich gegenseitig verdecken.

Formate

1) Sammlungen von Einstellungen zu verschiedenen Bereichen (z.B. Schriftart, Schriftgröße und Farbeinstellungen), die separat gespeichert und schnell auf andere Objekte übertragen werden. 2) Siehe Dateiformat.

Formulare

Das Eingeben immer wieder gleicher Daten beschleunigen Sie durch einen entsprechenden Aufbau des Eingabesystems erheblich. Die Formulare in Outlook unterstützen genau diese Art der strukturierten Eingabe.

FTP

File Transfer Protocol (Datei-Übertragungsprotokoll), das im Internet zum Einsatz kommt. FTP-Server sind Internet-Rechner, die dieses Protokoll benutzen und Dateien, Verzeichnisse oder sogar ganze Festplatten Internet-Anwendern zum Herunterladen zur Verfügung stellen. Auf einem FTP-Server muss man sich zunächst einmal anmelden (Login), worauf die Zugriffsrechte auf bestimmte Verzeichnisse geregelt werden. Auf vielen FTP-Servern melden Sie sich mit der Benutzerkennung »Anonymous« und der eigenen E-Mail-Adresse als Passwort an.

Gateway

Übergang bzw. Schnittstelle zwischen zwei Netzwerken, etwa den Mailboxen und Online-Diensten, die dabei mit unterschiedlichster Systemsoftware betrieben werden.

346

Anhang GIF

Bitmap-Format, das bis zu 256 Farben einer individuellen Farbpalette enthalten kann. Eine GIF-Grafik kann mehrere unabhängige Bilder speichern und erlaubt eine verlustlose Kompression der Bilddaten. Beim »Interlaced-Modus« werden die Grafiken bereits beim Ladevorgang mit einer geringen Auflösung wiedergegeben. Dieses Format hat im Internet große Bedeutung erlangt.

Gopher

Die Bezeichnung für einen speziellen Informationsdienst im Internet; wörtlich übersetzt heißt Gopher »Maulwurf« und ist als Kunstwort aus »Go« und »For« gebildet worden. Gopher ist ein menügesteuertes Hilfsprogramm, mit dem sich auf die großen Datenbankbestände im Internet zugreifen lässt, ohne dass die jeweilige Internet-Adresse bekannt sein muss. Mit Hilfe von Gopher können unter anderem Dateien über FTP geladen und Datenbankabfragen durchgeführt werden. Gopher wird mittlerweile jedoch durch die intelligenten Suchmaschinen wie Yahoo, AltaVista oder Lycos im WWW weitgehend abgelöst.

Homepage

Homepage bedeutet soviel wie Leitseite, Einstiegsseite, Startseite, persönliche Seite. In der Regel erfüllt die Homepage die Funktion eines Inhaltsverzeichnisses des gesamten WWW-Angebots des jeweiligen Anbieters. Bei natürlichen Personen ist die Homepage als Gegenstück zu einer Visitenkarte zu sehen, bei Unternehmen eher als Titelseite eines Hochglanzprospekts.

HTML

Abkürzung für »Hypertext Markup Language«. Bezeichnung für eine Kodierungssprache, die Inhalt und Formatierung von WWW-Seiten definiert. HTML ist eine Programmiersprache, die logische Komponenten innerhalb eines Dokuments, wie Überschriften oder Bilder, definiert.

347

Glossar HTTP

Abkürzung für »Hypertext Transfer Protocol«. HTTP ist das Protokoll, mit dem die Informationen zwischen WWW-Servern und WWW-Clients über das Internet übertragen werden.

Hyperlinks

Verweise auf andere Seiten im WWW, die mit Mausklick erreicht werden.

Hypertext

Unter Hypertext versteht man Texte mit Querverweisen, die ähnlich einem Lexikon die Verbindung zu weiteren Informationen herstellen. Bei HypertextDokumenten gibt es nicht wie bei Druckwerken eine lineare Lesereihenfolge, sondern der Benutzer kann jede Einzelinformation über viele verschiedene Wege und von vielen verschiedenen Stellen aus erreichen.

IMAP4

steht für Internet Message Access Protocol 4. Es handelt sich dabei um ein Protokoll, nach dem E-Mails abgefragt werden. IMAP4 ist dem POP3-Protokoll sehr ähnlich. Es besitzt aber einige Zusatzfunktionen, wie z.B. das Durchsuchen von E-Mails nach bestimmten Begriffen, während sie sich noch auf dem MailServer befinden. Sie können dann die Nachrichten für die Übertragung auf Ihren PC auswählen, in denen der Suchbegriff vorkommt. Wie POP3 benutzt auch IMAP das SMTP, um die Nachrichten auf den PC zu übertragen.

IntelliSense

Als IntelliSense-Technologie bezeichnet Microsoft ein Programmverhalten, das die aktuelle Programmsituation erkennt und entweder von sich aus Hilfe anbietet oder direkt Korrekturen vornimmt. Ein Beispiel dafür: Der automatische Leerzeichenausgleich bei Einfügen oder Löschen von Text. Ein weiterer Aspekt: Der Office-Assistent erlaubt die Eingabe in natürlichen Worten und schlägt von sich aus passende Hilfethemen vor.

348

Anhang Interaktiv

Bezeichnet Bearbeitungsaktionen, die manuell durchgeführt werden – im Gegensatz zu der numerischen Vorgehensweise, bei der die Bearbeitung durch Zahleneingaben vorgenommen wird.

Internet-Kennung

Die letzte Zeichenfolge eines Domain-Namens. Aus ihr geht entweder das Land hervor, in der die Domain steht, oder die Art des Teilnehmers. Ein Auszug: at: Österreich; au: Australien; ca: Kanada; ch: Schweiz; de: Deutschland; fi: Finnland; fr: Frankreich; nl: Niederlande; uk: Großbritannien; com: kommerzielle Organisation; edu: amerikanische Bildungseinrichtung; gov: amerikanische Regierungsstellen; net: Netzwerkorganisationen; mil: US-Verteidigungsministerium, org: sonstige nicht kommerzielle Organisation.

IP-Adresse

Bei Netzwerken, die mit dem TCP/IP-Protokoll arbeiten, also auch im Internet, ist jeder angeschlossene Rechner über eine numerische Adresse identifiziert. Eine IP-Adresse besteht aus vier durch einen Punkt getrennten Zahlen, die jeweils einen Wert zwischen 0 und 255 annehmen. Eine typische IP-Adresse ist 123.123.123.123. Auch der Rechner eines Anwenders, der sich über einen Online-Dienst in das Internet einwählt, erhält eine IP-Adresse.

ISP

Steht für Internet Service Provider. Ein ISP ist eine Firma, eine Bildungseinrichtung (Universität) oder eine Behörde, die einer Privatperson oder einem Unternehmen Zugang zum Internet zur Verfügung stellt. Die bekanntesten ISPs in Deutschland sind: T-Online, AOL und CompuServe.

349

Glossar Java

Bezeichnung für eine von Sun entwickelte plattformunabhängige Programmiersprache auf der Grundlage von C++, mit der ohne viel Aufwand unterschiedliche Anwendungen, so genannte »Applets«, geschrieben werden, die dann anschließend ein Java-Compiler optimiert. Der Java-File wird kompiliert auf dem Server abgelegt und über einen Verweis im HTMLDokument aufgerufen. WWW-Seiten, die über reine Gestaltung von HTML-Seiten hinausgehen, etwa Online-Datenbanken, werden meist in Java geschrieben.

JavaScript

Eine von Netscape entwickelte Programmiersprache, die direkt in ein HTML-Dokument eingebunden wird.

JPEG

Bitmap-Format, das eine Farbtiefe bis zu 24 Bit (TrueColor) unterstützt. Das JPEG-Format zeichnet sich besonders durch hohe Kompressionsraten aus – allerdings zu Lasten der Bilddetails. Beim »progressiven« Bildaufbau werden die Grafiken bereits nach einer geringen übertragenen Datenmenge als grobe Vorschauabbildung angezeigt. Dieses Format hat im Internet große Bedeutung erlangt.

Kontextmenü

Mit einem rechten Mausklick auf ein Objekt oder einen Bildschirmbereich wird das Kontextmenü aufgerufen. Hier finden Sie die wichtigsten Befehle zum jeweiligen Objekt.

Link

Querverweis auf ein weiteres Informationsangebot im WWW, meist in Form einer HTML-Seite.

Listenfeld

Diese Felder zeigen zunächst nur einen Eintrag einer Liste an. Ein Klick auf den nach unten gerichteten Pfeil öffnet die eigentliche Liste.

350

Anhang MIME

Abkürzung für Multipurpose Internet Mail Extensions, ein Kodierungsstandard für die Kombination von E-Mail mit Binärdateien. Wenn sowohl Absender als auch Adressat über eine MIME-fähiges E-Mail-Programm verfügen, können sie einfach beliebige Dateien in Nachrichten einbinden, ohne sich um das Kodieren oder Dekodieren kümmern zu müssen.

Modem

Kunstwort aus Modulator und Demodulator. Überträgt das digitale Datensignal des Computers in ein analoges Signal zum Transport über analoge Telefonleitungen (nicht ISDN!).

Netiquette

(von »Net-Etikette«) Die Netiquette enthält Grundregeln zum Umgang mit anderen Netzteilnehmern. Grobe Verstöße gegen die Netiquette werden bisweilen sogar von den Systembetreibern mit dem Ausschluss aus dem jeweiligen System geahndet. Die Netiquette verbietet beziehungsweise regelt:

왘 왘

Persönliche Beleidigungen

왘 왘 왘

Kommerzielle oder politische Werbung

왘

Das Schreiben in Großbuchstaben wird als ANSCHREIEN verstanden

왘 왘

Üblicherweise duzt man sich im Netz

Grobe Verletzung religiöser, weltanschaulicher oder auch ethischer Empfindungen anderer Netzteilnehmer Rassistische und faschistische Äußerungen Aufforderungen zu Gewalttaten und kriminellen Delikten

Man sollte sich kurz fassen

351

Glossar Netzwerk

Verbindung von mehreren Computern. Verschiedene Netzwerkrechner stellen anderen Computern unterschiedliche Fähigkeiten und Funktionen (z.B. Drucker, Modem oder Festplattenspeicher) zur Verfügung.

Newsgruppen

Bezeichnung für eine Diskussionsgruppe oder ein Forum zu einem bestimmtem Thema, über das sich die Anwender öffentlich austauschen können. Im Unterschied zur E-Mail werden Beiträge nicht direkt an die Adresse eines bestimmten Teilnehmers gesandt, sondern alle Teilnehmer können sie bei Bedarf abrufen. Newsgruppen sind die »Schwarzen Bretter« im Internet, einige davon sogar im wahrsten Sinne des Wortes: Sind es doch bestimmte Newsgruppen, die das Internet wegen ihres pornographischen oder rassistischen Inhalts in Verruf gebracht haben. Nach Schätzungen gibt es derzeit etwa achtzehntausend verschiedene Newsgruppen.

NNTP

Das Network News Transport Protocol wird eingesetzt, um Nachrichten in Internet- oder IntranetNewsgroups zu veröffentlichen oder von dort zu lesen.

OLE

Objekt Linking and Embedding – bezeichnet die Integration von Daten aus anderen Programmen. Dabei werden die spezifischen Bearbeitungsfunktionen und Datenstrukturen eines »OLE-Servers« (das Ursprungsprogramm) in einen »OLE-Client« (das Zielprogramm) übertragen. Ein Doppelklick öffnet das Ursprungsprogramm und erlaubt die Bearbeitung des Objekts.

Option

1) Möglichkeit des Handelns. 2) Programmeinstellungen, siehe Optionsschaltflächen.

352

Anhang Optionsschaltflächen Kreisförmige Steuerelemente, die zum Festlegen einer Programmeinstellung dienen. Sie sind immer in Gruppen angeordnet, eine Optionsschaltfläche ist immer aktiviert, da sich die einzelnen Einstellungen in der Regel gegenseitig ausschließen. Pfad

Kennzeichnet den »Weg« zu einer Datei auf der Festplatte. Die Pfadangabe setzt sich aus der Laufwerksbezeichnung (in der Regel ein Laufwerksbuchstabe, z.B. C:\ ) und der Angabe aller Ordner zusammen.

Pixel

Bezeichnung für einen Bildpunkt bei Bitmaps.

Plug-In

Erweiterung für einen WWW-Browser, um Seiten zu betrachten, die nicht im HTML-Format vorliegen.

POP3

POP3 steht für Post Office Protocol Version 3. Dabei handelt es sich um eine Reihe von Anweisungen und Regeln, nach denen das Herunterladen von Mail auf den eigenen PC erfolgt. Der ISP verwendet in diesem Fall einen POP3-Host oder POP3-Server, um die Nachrichten für Sie bereitzustellen. Dieses Protokoll ist zurzeit das meistverbreitete.

POP

Kürzel für »Point of Presence«. Bezeichnung für einen Einwählpunkt im Internet, den ein Provider seinen Kunden zur Verfügung stellt.

PPP

Abkürzung für Point-to-Point Protocol. PPP wurde 1991 von der IETF (Internet Engineering Task Force) definiert. Ähnlich SLIP ist PPP ein Übertragungsprotokoll, mit dessen Hilfe man sich per Modem über die Telefonleitung in das Internet einwählen kann. Das Protokoll regelt die Verständigung zwischen dem Rechner des Anwenders und dem POP-Rechner des Providers.

353

Glossar Protokoll

Ein Protokoll enthält Vereinbarungen über den Austausch von Daten zwischen zwei Computern oder Endgeräten. Insbesondere wird vereinbart, wie die Fehlerkontrolle erfolgen soll, ob und wie Daten komprimiert werden und die Art der Mitteilung, die eine sendende Station abgibt, wenn sie alle Daten übermittelt hat, und die Mitteilung der empfangenden Station, dass sie alle Daten erhalten hat. Es existiert eine Vielzahl von Protokollen, auf die zurückgegriffen werden kann. Sie unterscheiden sich zumeist in ihrer Komplexität, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit. Damit sich zwei Computer verständigen können, müssen sie das gleiche Protokoll benutzen.

RGB

Farbsystem, bei dem die Buntfarben durch eine Zerlegung in die Grundfarben Rot, Grün und Blau dargestellt werden.

Schaltflächen

Schaltflächen starten die Aktion, die auf ihnen angegeben ist, z.B. Bestätigung (OK) oder Abbruch (Abbrechen). In Office lassen sich über Schaltflächen auch unterschiedliche Programmfunktionen aufrufen.

Schattierung

Als Schattierung wird das Hinterlegen von Grafik-, Rahmen- oder Textobjekten bezeichnet. Die OfficeApplikationen sind in der Lage, Ausdehnung, Farbe und Richtung des Schattens zu verändern.

Schlüssel

Eine eindeutige Kennzeichnung eines Datensatzes. Schlüssel sind immer eindeutig, d.h., sie kommen innerhalb einer Datentabelle immer nur einmal vor.

Schnittstellen

Bezeichnen Verbindungsmöglichkeiten. Hardwaremäßig ist z.B. die Druckeransteuerung in der Regel über die parallele Schnittstelle realisiert, während sich die Maus einer seriellen Schnittstelle bedient. Auch auf der Software-Seite existieren diese Schnittstellen: So übernimmt der Block der OLE-Funktionen diese Schnittstellenfunktion.

354

Anhang Schreibmarke

Eine spezielle Form des Mauszeigers. Die Schreibmarke erscheint in der Regel als blinkender senkrechter Strich an der Stelle, an der Tastatureingaben eingefügt werden können.

Seitenumbruch

Ein Seitenumbruch kennzeichnet die Stelle, ab der ein Text auf der nächsten Seite fortgesetzt wird. In der Regel erfolgt der Seitenumbruch beim Erreichen des Seitenendes automatisch. Über [Strg]+[Enter] lassen sich aber auch manuelle Seitenumbrüche erzeugen: Der Text wird auf der folgenden Seite fortgesetzt, obwohl das Seitenende noch nicht erreicht ist.

Server

Server (Verkäufer, Bedienender) sind die Computer, auf denen die Informationen im Internet gespeichert sind. WWW-Server laufen oft auf Unix-Rechnern und werden auch als HTTP-Daemons (Dämonen) bezeichnet.

Sicherheitsabfrage

Eine Sicherheitsabfrage ist ein Warnhinweis, der erscheint, bevor Aktionen durchgeführt werden, die zu einem größeren Datenverlust führen können. Die Office-Programme verlangen in diesem Fall eine ausdrückliche Bestätigung.

Sicherheitskopien

Bei einer Sicherheitskopie wird eine bestehende Datei vor dem Speichern eines neuen Bearbeitungsstands umbenannt und bleibt so erhalten. Durch Öffnen der Sicherheitskopie gelangen Sie bis zum Bearbeitungsstand der vorletzten Speicherung zurück. Sicherheitskopien werden von Word und PowerPoint angeboten.

Skalieren

Als Skalieren wird das proportionale Vergrößern oder Verkleinern von Elementen bezeichnet.

355

Glossar SLIP

Abkürzung für Serial Line Internet Protocol und Bezeichnung für ein einfaches und leicht einzusetzendes Internet-Protokoll für serielle Leitungen, ähnlich dem PPP. SLIP ist dabei ein Übertragungsprotokoll, mit dessen Hilfe man sich per Modem über die Telefonleitung in das Internet einwählen kann. Doch wird SLIP mehr und mehr durch das schnellere PPP ersetzt.

SMTP

steht für Simple Mail Transfer Protocol. Dieses Protokoll regelt den Versand von E-Mails.

Steuerelement

Oberbegriff für alle Bildschirmelemente, die Benutzereingaben mit Hilfe der Maus oder über Tastatur entgegennehmen. Steuerelemente lösen ein bestimmtes Verhalten des Anwendungsprogramms aus.

Symbolleisten

Symbolleisten enthalten kleine Schaltflächen, oft mit Bildern, die bestimmte Programmfunktionen auslösen. Sie können entweder frei verschiebbar als Palette am Bildschirm oder in einen der Bildschirmränder integriert werden.

TCP/IP

Abkürzung für Transmission Control Protocol/Internet Protocol. Der Ausdruck steht für ein in den 70er Jahren entwickeltes Paket an Protokollen für Netzwerke. Diese bilden die technische Grundlage für den Datenverkehr im Internet.

URL

Uniform Resource Locator, übersetzt bedeutet dies etwa eindeutige Quellangabe. Standardisierter Bezeichner für Internet-Adressen, z.B. www.microsoft.com.

356

Anhang Verknüpfung

Bei einer Verknüpfung wird eine dauerhafte Verbindung zwischen einem eingebetteten Objekt und einer Datei auf der Festplatte hergestellt. Wenn sich die Datei auf der Festplatte verändert, wird die Verknüpfung automatisch oder manuell angepasst – das verknüpfte Objekt ist damit immer auf dem neuesten Stand.

Web-Browser

Dies ist die Bezeichnung für ein Anwenderprogramm mit grafischer Benutzeroberfläche, die das Navigieren im WWW per Mausklick ermöglicht.

WWW

(World Wide Web) Ein Informationssystem, das einen bequemen Zugriff auf Informationen ermöglicht, die auf vielen verschiedenen Computern gespeichert sind. Der Zugriff erfolgt über das Internet mit dem HTTP-Protokoll. Textinformationen werden auf den WWW-Servern in Form von HTML-Dokumenten gespeichert. Außerdem können auch Bilder, Töne und beliebige sonstige Dateien im WWW übertragen werden.

Zwischenablage

Die Windows-Zwischenablage dient dem Austausch von Daten oder Elementen zwischen einzelnen Windows-Anwendungen. Sie kann jeweils eine Transferoperation zwischen einem oder mehreren Programmen durchführen.

357

Stichwortverzeichnis Symbols *.vcs 272

A

Absenderprüfung 239 ACT! 269 Adreßbuch 12, 221, 269 Adreßbücher 269 Adressen –, erfassen 16 –, nachschlagen 16 –, verwalten 16 Adressen überprüfen 126 Adresstrennzeichen 197 Adreßverwaltung 12 Anhang 321 Anlage speichern 214 Ansicht –, Ansichtentyp 285 –, Einstellungen 285 –, Filtern 285 –, Karte 285 –, Sortierung 285 –, Symbol 285 –, Symbolanordnung 286 –, Symbolgröße 286 –, Tabelle 285 –, Tag/Woche/Monat 285 –, Zeitskala 285 Ansicht drucken 255 Ansichten 283 –, anpassen 288 –, erstellen 283 –, filtern 290

–, löschen 289 –, sortieren 289 Ansichtsdefinition 283 Antworten, Einstellungen 199 AOL 178 Aufgabe erledigen 60 Aufgabe erstellen 58 Aufgaben 18, 134, 152 –, ändern 141 –, als erledigt markieren 142 –, anlegen 136 –, Ansichten 135 –, Aufgabenblatt 135 –, Beginnt am 139 –, Details 141 –, einfache 136 –, Erinnerung 139 –, Fällig am 138 –, komplex 138 –, löschen 143 –, Priorität 139 –, Serien 143 –, Voreinstellungen 145 Aufgabenblatt 135 Aufgabenliste 60 Aufgabenserien 143 automatisch starten, Outlook 73 Automatische Besprechungsanfragen annehmen 163 Autosignatur 209 AutoVorschau 62 AW 216

Stichwortverzeichnis

B

Bcc 64, 191 Beenden, Outlook 74 Besprechungen 159 –, Personen einladen 160 Besprechungsanfrage 159 Betreffzeile 65 Bildschirmaufbau 74 Blind Carbon Copy 191 Briefpapier 302 –, ändern 305 –, erstellen 302 –, löschen 305 Briefpapierauswahl 302

C

Carbon Copy 191 Cc 64, 191 CompuServe 178

D

Darstellungen 283 Daten exportieren 268 Daten importieren 269 Dateneingabeansicht 293 Datenformat 268 Datenquelle 259 Datentyp 270 Datumsfelder 137 Datumswechsler 149, 162 DFÜ-Netzwerk 183 DFÜ-Netzwerkverbindung 181 Direkthilfe 39 Drag & Drop 133 Drucken 249 –, Ansicht 255 –, Arbeitswochen 256

360

–, Druckformat 249, 255 –, Druckreihenfolge 255 –, Druckseite einrichten 251 –, Format 251 –, Heft 256 –, Jahreskalender 256 –, Kontakte 255 –, Kopfzeilen/Fußzeilen 253 –, Kopien 249 –, Memoformat 249 –, Monatsansicht 256 –, Papierformat 252 –, Schattierung 252 –, Schriftart 252 –, Schriftschnitt 252 –, Seitenansicht 249 Druckformat 249 Druckreihenfolge 255

E

Eigenschaftsprüfung 240 Eingangsregeln definieren 238 Einladen 156 Eintragen, Termine 15 E-Mail 229 –, Ausgangsregeln selbst erstellen 245 –, Automatisch Bearbeiten 230 –, Dateien anhängen 202 –, Dateien integrieren 70 –, Eingangsregeln erstellen 238 –, Einstellungen testen 183 –, Erweiterte Optionen 196 –, Internet 178 –, Konfiguration 177 –, Outlook-Elemente anhängen 204 –, Regelassistent 230 –, Regeln erstellen 232

Stichwortverzeichnis –, Signatur 205 –, Suchfunktion 69 –, Verlaufskontrolle 198 –, Voreinstellungen 192 –, WWW-Seite senden 257 E-Mail empfangen 229 E-Mail versenden 229 E-Mail-Konten 42 Empfängergruppen 222 Empfängerliste 191 Empfängerprüfung 239 Endtermin 138 Entwurfsbereich 295 Entwurfsdarstellung 292 Entwurfsmodus 292 Erfassen, Adressen 16 Erinnerung 139 Erinnerungssound 154 Erste Woche des Jahres 162 Erster Tag der Woche 161 Erweiterte E-Mail Optionen 196 Erweiterte Suche 68 Exchange-Server 179 Export 267 Exportdatei 269 Exportieren von Kontaktdaten 268

F

Faxdienste 12 Feiertage 162 Feiertage hinzufügen 56 Feldauswahl 294 file 258 File Transfer Protocol 258 Filter 285 Formular 241, 291 Formular entwerfen 292

Formularbibliotheken 291 Formulare anpassen 292 Formulare Ordnern zuordnen 299 Formulare speichern 298 Formulare veröffentlichen 298 Formularelemente 293 Formularelemente positionieren 293 Formularfelder anpassen 296 Formulartyp 291 Freenet 42 Frei/Gebucht-Optionen 164 ftp 258 Funktionen, Outlook 13

G

Gelöschte Objekte 115 –, Outlook 20 Gelöschte Objekte leeren 221 Gesendete Objekte 65 Gitternetz 293 Glossar 342 GMX 42 Grauschattierung 252 Grundeinstellungen wiederherstellen 92 Grundlagen 73 Gruppen 81, 94 Gruppenterminplanungen 179 Gruppierte Aufgaben 318 Gültigkeitsregeln für Felder 301

H

Hauptkategorienliste 48 Heft drucken 256 Hilfe –, Direkthilfe 39 –, Internet 39

361

Stichwortverzeichnis –, Office-Assistent 28 –, Optionen des Assistenten 30 –, suchen 34 Hilfefunktion 28 Hilfethemen suchen 34 Hotmail 42 HTML 302 –, Definition 189 http 258 https 258 Hyperlink 257 Hypertext Markup Language 189 Hypertext Transfer Protocol 258 Hypertext Transfer Protocol Secure 258

I

iCalendar 179, 275 –, Web-Seite 275 IMAP 178 Import 267 Import/Export-Assistent 269 Installation –, E-Mail 177 –, Fax 177 Installationsverzeichnis 74 Internet 271 –, Assistent 179 –, E-Mail 178 Internet Explorer 257 Internet Service Provider 178 Internet-Protokolle 178 Internetunterstützung, E-Mailunterstützung 12 ISP 178

362

J

Journal 22, 171 –, Ansicht 171 –, Auswertung 175 –, Automatisch 172 –, Kontakte protokollieren 172 –, Manuell 174 –, Optionen 173 –, Zeitmessung 174 Junk-Mail 239

K

Kalender 12, 50, 146, 259 –, Arbeitsfläche 146 –, Arbeitswoche 161 –, Arbeitswochenansicht 146 –, Aufgabenblock 152 –, Datumswechsler 149 –, Erinnerung 154 –, Feiertage 162 –, Frei/Gebucht-Optionen 164 –, GEBURTSTAGE 53 –, Hyperlink 259 –, mit Aufgabenblock 12 –, Monatsansicht 148 –, Optionen 56 –, Ortsangaben 53 –, Outlook 15 –, Outlook Heute 14 –, Ressourcenplanung 163 –, Standarderinnerung 161 –, Tagesansicht 50, 146 –, Termin anlegen 153 –, Termine verschieben 55 –, Terminvorgaben 154 –, Voreinstellungen 160 –, Wochenansicht 148 –, Zeitzonen 165

Stichwortverzeichnis –, Zeitzonenwechsel 166 Kalenderblatt 146 Kalenderoptionen 161, 165 Karl Klammer 29 Kartenansicht 285 Kategorien 49 Kennwort 103, 107 Kennwort ändern 107 Kennwort in der Kennwortliste speichern 103 Kommunikationsdienste, Outlook 12 Kommunikationsfunktionen 177 komprimieren 108 Kontakt –, Adreßbuch 221 –, Empfängergruppen 222 Kontakte 46, 122, 259 –, Adresse überprüfen 126 –, Ansichten 123 –, Arbeitsfläche 122 –, Austausch 276 –, bearbeiten 132 –, Hyperlink 259 –, Name überprüfen 126 –, Outlook 16 –, Sortierschlüssel 129 –, suchen 133 –, Telefonnummer überprüfen 126 –, verschieben 133 Kontakte anlegen 124 Kontakte automatisch protokollieren 172 Kontakte eingeben 47 Kontakte filtern 129 Kontakte sortieren 128 Kontakte suchen 130 Kontakt-Element 261

Kontaktkarten 255 Konto einrichten 41 Kopfzeilen/Fußzeilen 253

L

Leistungsüberblick 25 Lotus Organizer 269

M

Maildienste 42 Mail-Server 179 MAILTO 44 mailto 258 Maus, Programmfunktionen auswählen 80 Memoformat 249 Menü, Einträge hinzufügen 87 Menüleiste 76 Menüs –, Kurzbeschreibung 78 –, Tastaturbedienung 77 Microsoft Exchange Server 44 Microsoft Mail 269 Microsoft Office 259 Monatsansicht 149 Monatskalender 256

N

Nachricht –, drucken 213 –, löschen 213 –, Virenprüfung 215 –, Vorschaufenster 211 Nachrichten –, Anlage speichern 214 –, Darstellungen 186 –, erstellen 189 –, Format 302

363

Stichwortverzeichnis –, formatieren 209 –, Formular 189 –, Funktionen 212 –, lesen 211 –, Optionen 218 –, Rich Text Format 209 –, speichern 192 Nachrichten erstellen 189 Nachschlagen, Adressen 16 Name überprüfen 126 Namen überprüfen 47 Namensüberprüfung 126 Navigationsschaltflächen 266 Neuer Kontakt 124 News 258 Notizblock 167 Notizen 167 –, ändern 168 –, anpassen 169 –, Ansichten 170 –, Arbeitsfläche 167 –, erstellen 168 –, Kategorien 170 –, löschen 168 –, Outlook 19 –, Voreinstellungen 171

O

Oberfläche anpassen 83 Objekteigenschaften 297 Office-Assistent 28 Onlinebesprechung 154 Ordner –, anlegen 109 –, archivieren 118 –, AutoArchivierung 118 –, Eigene Verknüpfungen 22

364

–, Gelöschte Objekte 115 –, Journal 171 –, Kennwort 103 –, Kontakte 122 –, kopieren 117 –, Notizen 167 –, Ordner-Datei 108 –, Ordner-Datei erstellen 100 –, Ordnergröße 108 –, Ordnerliste 112 –, Ordnertypen 109f. –, Persönlicher Ordner 99 –, Übersicht 99 –, umbenennen 116 –, verschieben 113 –, Verschlüsselung 101 –, wiederherstellen 116 Ordner-Datei –, bearbeiten 106 –, Eigenschaften 106 –, Kennwort ändern 107 –, komprimieren 108 –, löschen 105 –, öffnen 104 –, schließen 104 –, umbenennen 106 Ordnerleiste 110 Ordnerliste 112 Outlook 41, 318 –, Adreßbuch 12 –, Adressen erfassen 16 –, Adressen nachschlagen 16 –, Ansichtsoptionen 51 –, Aufgaben 18 –, automatisch starten 73 –, beenden 74 –, Entwürfe 22

Stichwortverzeichnis –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –, –,

Funktionen 13 Gelöschte Objekte 20 Gesendete Objekte 22 Journal 22f. Kalender 15 Kalender mit Aufgabenblock 12 Kommunikationsdienste 12 Kontakte 16 Notizblock 12 Notizen 19 Outlook Heute 14 Outlook Update 22, 24 Postausgang 22 Posteingang 14 Symbolleiste bei Notizen 80 Symbolleisten 79 To-Do-Liste 12 Weitere Verknüpfungen 24 zu Elementen im persönlichen Ordner wechseln 82 Outlook Anpassen 283 Outlook Heute 26 –, Aufgaben 228 –, Formate 229 –, Kalenderbereich 228 –, Nachrichten 227 –, Optionen 227 –, Start 227 Outlook Update 22 Outlook-Leiste 80 –, Eigene Verknüpfungen 81 –, Gruppen 81 –, Outlook-Verknüpfungen 81 –, Verknüpfungen hinzufügen 81 –, Weitere Verknüpfungen 81 Outlook-Verknüpfungen 13

P

Packprogramme 203 Papier 252 Passwort 44 Persönlicher Ordner 99 Personal Information Management 7 Personal Information Manager 41 PIM 7 POP3 178 POP3-Konto 43 Postausgang 22 Posteingang 184, 259 –, Absender (Von) 185 –, Anlagen 185 –, Ansichten 186 –, Betreff 185 –, Erhalten 185 –, Hyperlink 259 –, Kennzeichnungsstatus 185 –, Nachrichten 211 –, Outlook 14 –, Sortierreihenfolge 185 –, Symbol 185 –, Wichtigkeit 184 Praktisches Arbeiten 225 Praxis –, Adressbuch 307 –, Ansichten anpassen 316 –, Ansichten definieren 315 –, Gruppierte Aufgaben 318 –, Sondereinträge 310 –, Sortierreihenfolge anpassen 307 –, Telefonliste 313 –, Verteilerliste 312 Premiumkontakte 311 Prioritäten 139

365

Stichwortverzeichnis Programm anpassen 283 Programmoberfläche 74 –, Arbeitsfläche 82 –, Menüs 76 –, Outlook-Leiste 80 –, Symbolleisten 79 Protokoll 171 –, Definition 178

R

Regelassistent 230 Regeln –, Aktionen 242 –, aktivieren 244 –, Ausgang Aktionen 245 –, Ausnahme 243 –, Bearbeiten 248 –, Eigenschaftsprüfung 240 –, Empfängerprüfung 239 –, Inhaltsprüfung 240 –, Nachricht bearbeiten 242 –, Namen 247 Regeln anpassen 235 Regeln erstellen 232, 238 Regeln selbst erstellen – Ausgang 245 Ressourcenplanung 163 Rückmeldungen, Einstellungen 199

S

Schaltflächen-Editor 89 Schattierung 252 Schedule 269 Schnelleinstieg 41 Schriftart 252, 254 Schriftschnitt 252 Seite einrichten 251 Senden einer WWW-Seite 257

366

Serienbrief 259 Serienbrieffunktion 283 Serienbrief-Ordner 283 Seriendauer 144, 158 Seriendruckfelder 259, 264 Serientyp 143 Setup-Assistent, E-Mail 177 Sidekick 269 Signatur 205, 279 –, auswahl 279 –, vCard 279 Signaturen mit Formatierungen 208 Signaturtext 279 SMTP 178 SMTP-Server 44 Sondereinträge 310 Sortiereinstellung 308 Sortierreihenfolge 185 Sortierreihenfolge anpassen 307 Sortierschlüssel 129 Sortierung 289 Spaltenbreite ändern 186 Speicherplatz für E-Mail 203 Standard für Telefonnummern 127 Standarderinnerung 161 Standardformular 301 Standardsignatur 209 Startdatum 139 Starten 73 –, Outlook automatisch 73 Startordner 73 Statusleiste 83 Steuerdaten 259, 267 Steuerelemente 74 Symbolansicht 285 Symbolgröße einstellen 93 Symbolleisten –, Aufgaben 80

Stichwortverzeichnis –, –, –, –, –,

T

Gelöschte Objekte 80 Kalender 79 Kontakte 80 Outlook Heute 79 Posteingang 79

Tabellenansicht 285 Tages-/Wocheen-/Monatsansicht 285 Tagesansicht 50, 146 Tagesplanung 225 Tastenkombinationen 321 –, Allgemein 321 –, Arbeiten in einer Karte 332 –, Arbeiten mit Fenstern 328 –, Datumswechsler 340 –, Erstellen von Elementen 323 –, Formatieren von Text 323 –, Internet 322 –, Markieren von Karten 330 –, Menübefehle 324 –, Navigation in Dialogboxen 326 –, Navigation in Seitenansicht 328 –, Navigation Tabelle 336 –, Navigation Zeitskala 337 –, Office Assistent 339 –, Postein- und Postausgang 330 –, Symbolleiste 341 –, Tag 335 –, Tages/Wochen/Monatsansicht 334 –, Textfelder 327 –, Wechsel von Karten 331 –, Woche oder Monat 335 –, Zeichenbearbeitung 333 Teamarbeit 271 Telefonliste 313

Telefonnummer überprüfen 126 Termin, Personen einladen 156 Termin anlegen 50, 53, 153 Termin Start- und Endzeit 154 Termin verändern 54 Termine –, bearbeiten 157 –, eintragen 15 –, in Kategorien einteilen 156 –, koordinieren 164 –, löschen 158 –, verwalten 15 Terminserien 157 Terminserien löschen 158 To-Do-Liste 12 T-Online 42, 178 –, Benutzername 43

U

Überblick 12 –, Elemente 110 –, Ordner 109 –, Ordnertypen 110 –, Posteingang 184 –, Tastenkombinationen 321 –, Verschlüsselung 102 Übersicht –, Bildschirmaufbau 74 –, Gelöschte Objekte 220 –, Gesendete Objekte 219 –, Gruppen 94 –, Kalender 146 –, Kommunikationsfunktionen 177 –, Netzwerkfunktionen 27 –, Postausgang 219 –, Symbolleisten 79 Uhrzeit 140 Unbenannte Nachricht 62 Ursprungsdaten 270 367

Stichwortverzeichnis

V

vCalendar 179, 271 –, als Datei 271 –, Anlage zur E-Mail 272 –, Datei importieren 273 vCalendar – Mailanlage importieren 274 vCard 276 –, als Datei 276 –, Anlage zur E-Mail 277 –, AutoSignatur 279 –, Datei importieren 278 –, Importieren aus E-Mail 278 –, Optionen 280 VCF 276 Verfallsdatum 179 Verknüpfungen 95 Verschlüsselung –, Komprimierbar 102 –, Optimal 103 Verwalten –, Adressen 16 –, Termine 15

368

Virenprüfung 215 Voreinstellungen für E-Mail 192 Vorgängerversion von Outlook 2000 269 Vorschaufenster 120, 211

W

Weiterleiten, Einstellungen 199 Wiederherstellen gelöschter Objekte 116 Wochenansicht 148 Wochenzahlen im Datumswechsler 162 Word 259, 261 –, Serienbrief 259

Z

Zeitmessung 174 Zeitskala 285 Zeitskalaansicht 61 Zeitzonen 165 Zeitzonenwechsel 166

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C++ Dirk Louis ISBN 3-8272-6026-4 DM 29,95/öS 219,00/sFr 28,00

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