Office XP Das Buch Zusatzkapitel

Projektbersicht Arbeitsgrundlagen Kapitel 1 1 Teamwork Kapitel 2 41 Zeichnungsobjekte und Grafiken Kapitel 3 5...

Author: Peyton Christine | Heil Andreas

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Projektbersicht

Arbeitsgrundlagen

Kapitel 1

1

Teamwork

Kapitel 2

41

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Kapitel 3

59

Individuelle Anpassung

Kapitel 4

103

Index

137

I

Inhalt

41

Kapitel 1

Arbeitsgrundlagen

2 3 5 5 7

Programme starten Office-Dokumente erstellen Office-Dokumente ffnen Verknpfung auf dem Desktop Eine Verknpfung per Drag & Drop

Aufbau des Arbeitsbildschirms

8

Das Men Ansicht Der Umgang mit Symbolleisten

10 10 13

Dateien speichern

14 15 16

Ordner zum Speichern whlen Dateinamen Dateien ffnen

Favoriten

18 18

Dateien suchen

20

Die Fenstertechnik

22 23 24

Die Ordnerstruktur

Die Fenstergrße Mehrere Fenster in einem Programm

25 25 27 28

Die Hilfe Der freundliche Office-Assistent Andere Helfer-Figuren Die Direkthilfe Die konventionelle Hilfe mit Indexsuche und Inhaltsverzeichnis

29 31 31 31 32

Hilfreiche Funktionen SmartTags – Schaltflchen im Text Die Funktion Rckgngig Format bertragen

III

Inhalt

33 34

Drucken Details fr den Ausdruck

36 36

Die Zwischenablage Umgang mit der Zwischenablage

Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien Kapitel 2

Teamwork Identifizieren Sie sich

Kommentare einfgen und bearbeiten Kommentare drucken

48 49 53 57

Dokumente/Dateien berarbeiten Word-Dateien berarbeiten lassen Excel-Dateien berarbeiten lassen PowerPoint-Folien berarbeiten lassen Kapitel 3

ClipArts einfgen Bilder aus Datei einfgen Schriftzge mit WordArt Zeichnen – AutoFormen etc.

Bearbeitung von Objekten Die Grße eines Objekts ndern Die Position eines Objekts ndern Objekte formatieren 3D-Effekte Text in AutoFormen Reihenfolge – Wer sitzt in der ersten Reihe? Gruppieren von Objekten Bearbeitung von ClipArts

Der Clip Organizer Eine Grafik hinzufgen

Strukturen darstellen mit Organigrammen IV

41 43 45 45 47

Der Umgang mit Kommentaren

Zeichnungsobjekte und Grafiken

38

59 60 62 63 65 67 67 69 70 79 81 83 85 87 90 93 95

Inhalt

99

Schematische Darstellungen

101

Weitere Organigrammtypen: Radial, Venn etc.

Individuelle Anpassung

103

Kapitel 4

Mauseinstellungen

104

Taskleiste

108

Symbolleisten und Mens nach Maß

110 110 113 116 120 121

Menpunkte und Symbole Eine neue Symbolleiste erstellen Symbole bearbeiten Symbolleisten auf die Schnelle anpassen Shortcuts mit der Tastatur

122 123 124

AutoFormate und AutoKorrektur Die AutoKorrektur AutoFormate

126 126 131 135

Grundstzliche Einstellungen – Optionen Optionen in Word Optionen bei Excel Optionen bei PowerPoint

Index

137

V

Arbeitsgrundlagen Programme starten Aufbau des Arbeitsbildschirms Dateien speichern Die Ordnerstruktur Dateien suchen Die Fenstertechnik Die Hilfe Hilfreiche Funktionen Drucken Die Zwischenablage Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien

2 8 13 18 20 22 25 31 33 36 38

1

Arbeitsgrundlagen

In diesem Kapitel werden Sie mit den wichtigsten Handgriffen bei der Arbeit mit dem Office-Paket vertraut gemacht. Sie werden u.a. die Arbeitsoberflche(n) und die Grundlagen der Bedienungsfhrung kennen lernen, etwas ber die Systematik beim Speichern von Dateien erfahren und Hinweise erhalten, wie Sie mit Hilfe von Windows nach Dateien suchen knnen. Das Kapitel richtet sich in erster Linie an den Einsteiger, andere Leser knnen es nur im Bedarfsfall durchforsten und werden vielleicht den einen oder anderen Hinweis auf eine bisher unbekannte Funktion entdecken.

Programme starten Seit Windows 95 haben sich die Mglichkeiten, wie man ein Programm aufruft, vermehrt und gleichzeitig vereinfacht. Je nach persnlichem Geschmack knnen Sie sich einen Weg aussuchen oder mal diesen, mal jenen whlen. Der klassische Weg ist der ber die Schaltflche Start auf der Taskleiste am unteren Rand des Bildschirms. Fhren Sie den Mauszeiger im Start-Men auf die Option Programme und whlen Sie im Untermen per Mausklick das Programm aus, das Sie zur weiteren Bearbeitung bentigen. Praktisch ist mitunter die Mglichkeit, Programme zusammen mit einer Datei zu ffnen. Die zwanzig zuletzt verwendeten Dateien finden Sie unter Dokumente im Start-Men. Das Start-Men ist das Men, das Sie erhalten, wenn Sie auf die Schaltflche Start klicken. Wenn Sie hier die gewnschte Datei auswhlen, wird automatisch das entsprechende Programm gestartet und die Datei geffnet.

Abb. 1.1 Ein Dokument zusammen mit dem Programm ffnen

2

Programme starten

Office-Dokumente erstellen Mit der Installation von Office XP finden Sie zwei weitere Eintrge im Start-Men vor: Neues Office Document und Open Office Document, ber die Sie ein Dokument in einer der Office-Anwendungen ffnen bzw. neu erstellen knnen. Hinter diesem Angebot steht das Konzept, dass die Anwender (also wir alle) nicht mehr in erster Linie anwendungsorientiert arbeiten sollen, sondern verstrkt objektorientiert. bersetzt heißt dies: Man berlegt bzw. weiß, was man erstellen mchte, whlt die passende Vorlage oder eine vorhandene Datei aus und macht sich dann mit den zur Verfgung stehenden Mitteln an die Bearbeitung. Der klassische anwenderorientierte – und letztendlich auch nach wie vor gngige – Weg funktioniert andersherum: Man ffnet das passende Programm und erstellt bzw. ffnet dann eine Datei. Unabhngig davon, ob Sie die objektorientierte Variante mitspielen mchten, lohnt sich ein Blick in die entsprechenden Dialoge: 1

Klicken Sie auf Start>Neues Office Document (Neues Office-Dokument).

2

Im Dialog Neues Office-Dokument auf der Registerkarte Allgemein whlen Sie die gewnschte Dateiart. Damit ffnen Sie dann das entsprechende Programm und ein leeres Dokument. Sie sehen, dass sich dieser Weg in der Praxis kaum vom klassischen Weg unterscheidet.

Abb. 1.2 Ein neues Office-Dokument erstellen

Die Vorlagen Auf den anderen Registerkarten befinden sich die von Microsoft vorgefertigten und mitgelieferten Vorlagen.

3

Arbeitsgrundlagen

Hinweis

Position der mitgelieferten Vorlagen Die mitgelieferten Vorlagen sind in einem bestimmten Ordner gespeichert. Dieser Ordner trgt (in der vorliegenden Beta-Office-Version) die Bezeichnung Templates, zu finden unter C:\Programme\Microsoft Office.

Diese Vorlagen haben sich in der Praxis nicht als sehr brauchbar erwiesen, weil deren Anpassung an die jeweils eigenen Vorstellungen meistens lnger dauert, als einfach ein leeres Dokument zu ffnen und durch die gewnschten Elemente zu ergnzen. Sie entsprechen oft auch nicht bestimmten DIN-Normen zum Verfassen von Schriftstcken (stattdessen den amerikanischen Gepflogenheiten!), so dass auch deswegen Vorsicht geboten ist. Wenn Sie beispielsweise die Registerkarte Briefe & Faxe ffnen und hier doppelt auf Aktueller Brief klicken, erhalten Sie eine Vorlage fr einen Brief, der jemandem, der professionell mit Korrespondenz umgeht, die Haare zu Berge stehen lassen wrde. Sehr viel gnstiger ist es, eigene Format- bzw. Dokumentvorlagen zu erstellen. (Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel 2 Word – Das Programm fr Text und Co. im Abschnitt "Nicht immer von vorn – Formatvorlagen und Dokumentvorlagen".)

Abb. 1.3 Eine Vorlage fr einen Brief

4

Programme starten

Office-Dokumente ffnen Mit dem Eintrag Open Office-Document im Start-Men ffnen Sie eine bereits vorhandene Datei eines Office-Programms. Sie erhalten nach dem Klicken den Dialog Office-Dokument ffnen. Der Unterschied zum "normalen" ffnen ist wieder, dass Sie nicht erst ein Programm aufrufen mssen und dann eine Datei ffnen, sondern mit der ausgewhlten Datei das Programm starten. Der Dialog Office-Dokument ffnen unterscheidet sich nicht im geringsten von dem Dialog zum ffnen von Dateien in den Einzelanwendungen. Wie Sie mit diesem Dialog umgehen, knnen Sie im Abschnitt "Dateien speichern" nachlesen.

Abb. 1.4 Ein vorhandenes OfficeDokumente ffnen

Verknpfung auf dem Desktop Am schnellsten lassen sich hufig verwendete Dateien und Programme ber Verknpfungen auf dem Desktop aufrufen. Verknpfung bedeutet, dass die Datei in dem ursprnglichen Ordner gespeichert bleibt und mit dem neuen Symbol lediglich ein Verweis auf die Datei erstellt wird. Um eine solche Verknpfung anzulegen, unternehmen Sie die folgenden Schritte: 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo auf Ihren Desktop und whlen Sie aus dem Kontextmen Neu. Im Untermen klicken Sie auf Shortcut (Verknpfung).

5

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.5 Eine neue Verknpfung erstellen

2

Danach sehen Sie den Dialog Verknpfung erstellen. Klicken Sie auf die Schaltflche Durchsuchen, wandern Sie im folgenden Dialog durch die Ordnerstruktur und whlen Sie die Datei, fr die Sie ein Symbol erzeugen wollen. (Lesen Sie gegebenenfalls zunchst den Abschnitt "Die Ordnerstruktur", wenn unklar ist, wie Sie eine Datei finden.) Abb. 1.6 Der Dialog Durchsuchen, in dem Sie die Datei oder das Programm auswhlen

6

3

Achten Sie hier darauf, dass Sie den Dateityp von Programme auf Alle Dateien ndern, z.B. wenn Sie eine Verknpfung fr ein Word-Dokument erstellen mchten. Nachdem Sie das Programm/die Datei markiert haben, klicken Sie auf ffnen, um wieder in den Dialog Verknpfung erstellen zu gelangen.

4

Der Pfad zu der Datei wird im Feld Befehlszeile eingetragen. Klicken Sie auf Weiter. Es folgt der Dialog Programmbezeichnung whlen.

5

Geben Sie den Text ein, der unter dem Symbol auf den Desktop erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Programme starten

Abb. 1.7 Das neue Symbol wurde auf dem Desktop angelegt

Eine Verknpfung per Drag & Drop Mit den eben beschriebenen Aktionen haben Sie eine Verknpfung erstellt. Der etwas schnellere Weg zu einer Verknpfung ist der ber den Explorer und die Drag & Drop-Methode. ffnen Sie ber Start>Programme den Windows-Explorer, suchen und markieren Sie die gewnschte Datei und ziehen Sie sie mit gedrckter rechter Maustaste aus dem Windows-Explorer auf den Desktop. Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint ein Kontextmen. Klicken Sie auf die Option Verknpfung(en) hier erstellen.

Abb. 1.8 Eine Verknpfung per Drag & Drop erstellen

7

Arbeitsgrundlagen

Aufbau des Arbeitsbildschirms Zu den Vorteilen der Programme in Office gehrt, dass der Aufbau der Arbeitsbildschirme in allen Programmen eine Reihe von hnlichkeiten aufweist. Diese bereinstimmungen werden in den folgenden Abschnitten am Beispiel von Word kurz erlutert. Auf die Besonderheiten der Arbeitsbildschirme der einzelnen Programme wird dann in den entsprechenden Kapiteln eingegangen.

Abb. 1.9 Der Word-Arbeitsbildschirm

a

Die Titelleiste In der Titelleiste stehen die Programmbezeichnung und der Dateiname des aktiven Dokuments. Rechts in der Leiste befinden sich die kleinen Schaltflchen zum Minimieren, Maximieren oder Schließen des aktuellen Fensters, das so genannte Schließkreuz. Mit Minimieren legen Sie das Programm als Symbol auf der Taskleiste ab, mit dem Schließkreuz wird es regelrecht beendet. Die Optionen finden Sie auch im Systemmen, das Sie per Mausklick ber das Symbol links neben der Programmbezeichnung in der Titelleiste ffnen.

b

Die Menleiste In der Menleiste sind alle Befehle des Programms in Kategorien eingeteilt. Beachten Sie, dass beim ersten Anklicken der Mens in den Pulldown-Mens in der Standardeinstellung nur die bisher verwendeten Befehle angezeigt werden. Um die Mens in vollem Umfang zu erhalten, mssen Sie den Mauszeiger auf den nach unten zeigenden Doppelpfeil am Ende des Mens bewegen.

8

Aufbau des Arbeitsbildschirms

c

Die Symbolleisten Direkt unter der Menleiste sehen Sie je nach Einstellung unterschiedlich viele Symbolleisten. In der Standardeinstellung werden die Symbolleisten Standard und die Symbolleiste Format angezeigt.

d

Der Aufgabenbereich Neu in dieser Office-Version sind die Aufgabenbereiche, die eingeblendet werden knnen, sowie Links (gemeint sind Hyperlinks: Sprungadressen zu bestimmten Zielen) zu wichtigen Funktionen des jeweiligen Programms oder Dokuments. Der Eingangsbildschirm von Word zeigt den Aufgabenbereich Neues Dokument, in dem Sie Eintrge zum ffnen einer vorhandenen Datei oder eines leeren Dokuments finden. Mit einem Mausklick auf den Eintrag Leere E-Mail-Nachricht ffnet sich Outlook, das Programm zum Verschicken von E-Mails. ber den kleinen Auswahlpfeil neben der Bezeichnung Neues Dokument ffnen Sie das Men, ber das Sie in den Aufgabenbereich wechseln knnen. Aufgabenbereiche lassen sich ber Ansicht>Aufgabenbereich einblenden. Abb. 1.10 Der Aufgabenbereich

9

Arbeitsgrundlagen

e

Die Statuszeile In der Statuszeile finden Sie bestimmte Informationen, in Word z.B. ber den aktuellen Standort des Cursors, die Seitenanzahl des Dokuments und den Modus (die Symbole MAK, ND, ERW, B), in dem Sie gerade arbeiten, in PowerPoint hingegen erscheint hier die Foliennummer. Weiterhin erhalten Sie in der Statuszeile Hinweistexte zu Befehlen oder Symbolen, auf denen sich der Mauszeiger befindet.

f

Bildlaufleisten Mit den Bildlaufleisten knnen Sie den angezeigten Bereich des Dokuments bestimmen. Ziehen Sie dazu das Bildlauffeld in die gewnschte Richtung oder klicken Sie auf die Navigationspfeile.

Das Men Ansicht Im Men Ansicht befinden sich Befehle, mit denen Sie grundstzlich festlegen, wie Ihr Arbeitsbildschirm aussehen soll. Sie bestimmen mit den ersten vier Optionen die Ansicht, legen fest, welche Elemente auf dem Bildschirm zu sehen sind und knnen den Zoom, d.h. den Vergrßerungsfaktor der Anzeige, variieren.

Abb. 1.11 Das Men Ansicht

Der Umgang mit Symbolleisten Es liegt ganz bei Ihnen, welche Symbolleisten auf dem Bildschirm angezeigt werden sollen. Klicken Sie im Men Ansicht auf Symbolleisten. Whlen Sie aus dem Untermen die Symbolleiste, die auf dem Bildschirm eingeblendet werden soll.

10

Aufbau des Arbeitsbildschirms

Abb. 1.12 Symbolleisten einblenden

Die Symbolleisten mssen nicht unbedingt unter der Menleiste liegen. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand der Symbolleiste (aber nicht auf ein Symbol) und ziehen Sie die Symbolleiste mit gedrckter Maustaste an den gewnschten Ort. Mit einem Doppelklick auf die Titelleiste der Symbolleiste bringen Sie die ausgewhlte Leiste wieder an den oberen Bildschirmrand. Symbolleisten lassen sich auch wechselweise anzeigen oder ausblenden. Bei genauer Betrachtung werden Sie am linken Rand der Symbolleisten dunkelgraue Striche entdecken, welche in diesem Fall als Greifmarken zur freien Bewegung und Positionierung auf der Arbeitsoberflche dienen. Mit gedrckter Maustaste knnen Sie eine Symbolleiste ber einer anderen positionieren. Von der verdeckten Symbolleisten bleibt immer nur das ganz links liegende Symbol sichtbar. Teilen sich zwei Symbolleisten eine Zeile, kann es dazu kommen, dass nicht alle Symbole gleichzeitig dargestellt werden. Doppelklicken Sie auf die gewnschte Greifmarke, um der angeklickten Symbolleiste maximalen Raum in der Zeile zu verschaffen.

11

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.13 Symbolleisten verschieben

Den Zoom verndern Mit dem Zoom stellen Sie den Vergrßerungsfaktor der Bildschirmdarstellung in Prozent ein. Um Details besser sehen zu knnen, erhhen Sie den Faktor, fr einen besseren berblick verringern Sie den Zoom. Klicken Sie im Men Ansicht auf den Eintrag Zoom.

Abb. 1.14 Der Dialog Zoom

Dieser Dialog variiert von Anwendung zu Anwendung, ist aber im Prinzip hnlich aufgebaut. Sie knnen den Zoom auch direkt in der Standard-Symbolleiste angeben, entweder ber die Auswahlliste des Symbols Zoom oder indem Sie den gewnschten Faktor in das Feld eintragen und dann die -Taste drcken. Klicken Sie einfach in das Symbol und geben Sie eine neue Prozentzahl ein oder klicken Sie auf den Pfeil daneben, um die Auswahlliste zu ffnen.

12

Dateien speichern

Abb. 1.15 Den Zoomfaktor in der Symbolleiste angeben

Dateien speichern Es ist kein Geheimnis, dass Dokumente auf einem Datentrger gespeichert werden mssen, wenn sie aufbewahrt werden sollen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Speichern. Beim erstmaligen Speichern eines Dokumentes ffnen Sie damit den Dialog Speichern unter. Diesen Dialog erreichen Sie auch ber Datei>Speichern unter.

Abb. 1.16 Im Dialog Speichern unter legen Sie den Ordner und den Dateinamen fest

Im Feld Speichern in legen Sie den Ordner fest, in dem die Datei gespeichert werden soll. Ist der richtige Ordner noch nicht geffnet, mssen Sie das als Erstes nachholen.

13

Arbeitsgrundlagen

Ordner zum Speichern whlen 1

Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Feld Speichern in, um ein Fenster mit der Verzeichnisstruktur auf Ihrem Rechner zu ffnen.

2

Suchen Sie hier den Ordner, in den Sie die aktuelle Datei speichern mchten. Durch Anklicken wird er geffnet und wandert in das Feld Speichern in. In der linken grauen Leiste knnen Sie per Mausklick auf die Symbole die dort angezeigten Ordner ebenfalls ffnen.

3

In dem Bereich unter dem Feld Speichern in wird der Inhalt des aktuellen Ordners aufgelistet. Unterordner werden durch einen Doppelklick zum aktuellen Ordner. Zum Navigieren durch die Verzeichnisstruktur bieten sich die Symbole Eine Ebene nach oben und das Symbol daneben an, das eine Ebene zurck fhrt (bzw. das Auswahlmen des Symbols).

Abb. 1.17 Den Ordner, in dem gespeichert werden soll, whlen

Hinweis

Neue Ordner bzw. Unterordner erstellen Schon seit Windows 95 kann man im Dialog Speichern unter auch neue Ordner anlegen, man muss diese Aktion also nicht unbedingt im Windows-Explorer erledigen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Neuen Ordner erstellen und geben Sie in dem dann erscheinenden kleinen Dialog einen Namen fr den neuen Ordner. Gleich darauf knnen Sie ihn per Doppelklick ffnen (siehe Abbildung 1.18).

14

Dateien speichern

Abb. 1.18 Den Namen des Ordners eingeben

Dateinamen Haben Sie den richtigen Ordner aktiviert, geben Sie in das Feld Dateiname den Namen ein, unter dem Sie Ihre Datei speichern und wiederfinden wollen. In diesem Feld finden Sie zunchst einen Namensvorschlag des Programms, bei Word gebildet aus dem Textanfang des Dokuments. Diesen Vorschlag knnen Sie akzeptieren, Sie knnen ihn natrlich auch berschreiben. Bei der Vergabe eines Dateinamens sollten Sie darauf achten, dass einige Sonderzeichen nicht zugelassen sind. Nicht verwenden drfen Sie:

Nicht erlaubte Zeichen in Dateinamen

Verbotene Zeichen bei Dateinamen Schrgstrich

/

umgekehrter Schrgstrich

\

Grßer als-Zeichen

>

Kleiner als-Zeichen

<

Sternchen

*

Fragezeichen

?

Anfhrungszeichen

"

senkrechter Strich

|

Doppelpunkt

:

Semikolon

; Tabelle 1.1

Hinsichtlich der Lnge des Dateinamens sind Ihnen kaum Grenzen auferlegt; eine Dateibezeichnung knnte durchaus wie folgt aussehen: Antwortschreiben an die Firma Schulze wegen der nicht pnktlich gelieferten Damenoberteile. Dateinamen ber acht Zeichen werden in den DOS-Namensversionen verstmmelt und mit Tilden gefolgt von einer Ziffer angezeigt, was es schwer macht, Dateien mit hnlichem Namen auseinander zu halten. Aus dem eben erwhnten Dateinamen

15

Arbeitsgrundlagen

wrde Antwor~1.doc werden; haben Sie zahlreiche Dateien, deren Namen mit Antwortschreiben beginnen, abgespeichert, ist es unter DOS dann in der Tat kaum mglich, auf Anhieb die richtige Datei herauszufischen. Sie knnen den DOS-Namen im Dialog Eigenschaften der Datei anschauen. Um den Dialog aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und whlen im Kontextmen den Eintrag Eigenschaften.

Der Dateityp Im Dialog Speichern unter knnen Sie auch den Dateityp festlegen. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie die Datei mit einer lteren Version von Word, Excel etc. ffnen wollen. Klicken Sie zum ndern des Dateityps auf den Pfeil rechts am Feld Dateityp und whlen Sie aus der Liste den entsprechenden Eintrag. Aber Vorsicht: Teilweise knnen Formatierungen verloren gehen.

Nachspeichern Weiter oben wurde schon erwhnt, dass es sinnvoll ist, Dateien selbst nachzuspeichern, obwohl Windows in regelmßigen Abstnden ebenfalls dafr sorgt. Erstens kann auch innerhalb von zehn Minuten einiges verloren gehen, und zweitens: Doppelt hlt besser! Klicken Sie zum Nachspeichern einfach wieder auf das Symbol Speichern; der Dialog Speichern unter erscheint dann nicht, aber die seit dem letzten Speichern vorgenommenen nderungen und Ergnzungen werden gesichert.

Dateien ffnen Es gibt mehrere Mglichkeiten, ein vorhandenes Dokument wieder zu ffnen. Haben Sie den Aufgabenbereich Neues Dokument aktiviert, finden Sie hier – in der Standardeinstellung – die vier zuletzt geffneten Dateien, die Sie direkt durch Anklicken ffnen knnen. Unter diesen Eintrgen sehen Sie Weitere Dokumente. Mit einem Klick auf diese Option landen Sie im Dialog ffnen. Diesen Dialog erreichen Sie auch, wenn Sie auf das Symbol ffnen klicken oder den Weg ber Datei>ffnen whlen. Der Dialog ffnen ist fast identisch mit dem Dialog Speichern unter. Das Feld zum ffnen des richtigen Verzeichnisses heißt hier Suchen in. Klicken Sie gegebenenfalls auf den kleinen Pfeil rechts am Feld und whlen Sie den Ordner aus der dann auftauchenden Verzeichnisstruktur. Zum Aufrufen der Datei klicken Sie doppelt auf den Dateinamen oder markieren ihn und klicken danach auf die Schaltflche ffnen. Wie im Dialog Speichern in werden auch hier in der linken Leiste einige der hufig benutzten Ordner als Symbole angezeigt. Mglicherweise liegt die gesuchte Datei in einem Unterordner des aktuellen Verzeichnisses. Setzen Sie Ihre Suche also fort, indem Sie per Doppelklick weitere Unterordner ffnen, und prfen Sie, ob der Name der gewnschten Datei dann auftaucht.

16

Dateien speichern

Abb. 1.19 Dateien ffnen

Mehrere Dateien ffnen Sie sind nicht darauf beschrnkt, nur jeweils eine Datei ffnen zu knnen. Lassen Sie das aktuelle Dokument einfach geffnet und klicken Sie wieder auf das Symbol ffnen. Mehrere Dokumente gleichzeitig geffnet zu haben, hat Vorteile, wenn Sie zwischen den Dokumenten hin- und herwechseln mssen oder wenn Sie Teile eines Dokuments in ein anderes kopieren wollen. Sie knnen im Dialog ffnen die Dateien nicht nur nacheinander aufrufen, sondern auch gleichzeitig. 1

Markieren Sie alle Dateien, die Sie aufrufen mchten. Wenn die Dateinamen hintereinander aufgefhrt sind, halten Sie beim Markieren die H-Taste gedrckt. Sofern die Dateien, die Sie ffnen mchten, verstreut liegen, klicken Sie diese nacheinander an und halten dabei die S-Taste gedrckt. Abb. 1.20 Die geffneten Dateien im Men Fenster

2

Danach klicken Sie auf die Schaltflche ffnen. 17

Arbeitsgrundlagen

3

Die Dateien werden nun eine nach der anderen geffnet. Im Men Fenster werden die geffneten Dateien namentlich aufgelistet. Hier knnen Sie auch das jeweils aktuelle Dokument wechseln. Fr jede Datei wird in der Taskleiste ein Symbol angezeigt, so dass Sie die aktuelle Datei auch ber die Symbole der Taskleiste wechseln knnen.

Abb. 1.21 Die geffneten Dateien in der Taskleiste

Die Ordnerstruktur Noch bevor Sie eigene Ordner anlegen, finden Sie, wie Sie in den Dialogen Speichern unter und ffnen sehen, bereits Ordner auf Ihrer Festplatte vor, z.B. den Ordner Eigene Dateien und hier wiederum als Unterordner Eigene Bilder. Diese Ordner werden mit Office mitgeliefert und bieten sich als Speicherorte fr bestimmte Dateitypen an. In der Standardeinstellung werden sie beim Speichern automatisch geffnet, so dass hier Dateien abgelegt werden, wenn Sie selbst keine anderen Zielordner festlegen. Da sich im Lauf der Zeit sehr viele Dateien sammeln, reichen die zur Verfgung gestellten Ordner in der Regel nicht aus und man legt sich selbst weitere Ordner an – in etwa so, wie man es in einem Bro macht, wo die unterschiedlichen Schriftstcke in diversen, jeweils passend beschrifteten Aktenordnern abgeheftet werden.

Favoriten Windows bietet die Mglichkeit, Ordner, in denen Sie hufig suchen oder speichern, und Dateien, die Sie viel verwenden, zu Favoriten zu erklren.

Der Umgang mit Favoriten Sie nehmen Ordner oder Dateien im Dialog ffnen in den Kreis der Auserwhlten auf.

18

1

Markieren Sie zunchst die Datei bzw. den Ordner.

2

Klicken Sie auf das Symbol Extras und im Pulldown-Men auf Zu Favoriten hinzufgen.

Die Ordnerstruktur

Abb. 1.22 Eine Datei oder einen Ordner als Favoriten aufnehmen

Windows erstellt dann eine Verknpfung, also eine Art Pfad, zu dem Ordner oder der Datei. Die Verknpfung erscheint im Ordner Favoriten, so dass ein Doppelklick auf das Symbol Favoriten im Dialog ffnen (bzw. Speichern unter) gengt, um in diesen Ordner zu gelangen bzw. die Datei zu ffnen.

Abb. 1.23 Verknpfungen im Ordner Favoriten

In diesem Ordner werden die Verknpfungen zu Ordnern und Dateien aufgelistet. Auch die Webseiten, die Sie im Internet Explorer den Favoriten hinzufgen, finden Sie im Ordner Favoriten wieder (Nheres dazu erfahren Sie im Kapitel 7 Office und das Internet). Dass es sich um Verknpfungen handelt, erkennen Sie an dem kleinen Pfeil in den jeweiligen Symbolen. Doppelklicken Sie auf eine Verknpfung, wird der Ordner bzw. die Datei (oder die Webseite) automatisch geffnet. 19

Arbeitsgrundlagen

Sie entfernen Verknpfungen aus dem Ordner Favoriten, indem Sie die Verknpfung markieren und die _-Taste drcken. Sie knnen die Eintrge in Ihren Favoriten wie "gewhnliche" Ordner auch im Explorer bearbeiten. Sie finden den Ordner Favoriten mit den Eintrgen bzw. Verknpfungen unter C:\Windows\Favoriten (Windows 98) bzw. unter Windows NT in dem Ordner, in dem die Informationen des Users gespeichert werden.

Dateien suchen Trotz der besten Ordnung auf der Festplatte kommt es mitunter vor, dass eine Datei abhanden kommt bzw. dass man den Eindruck hat, sie sei abhanden gekommen. Fr diesen Fall stellt Windows eine Suchhilfezur Verfgung, die Sie im StartMen finden. Klicken Sie im Untermen von Suchen auf Dateien/Ordner. Sie erhalten einen Dialog mit drei Registerkarten.

Abb. 1.24 Wo soll gesucht werden? Wie heißt die Datei?

Auf der ersten Registerkarte knnen Sie den Dateinamen oder Namensfragmente des Dateinamens angeben und festlegen, in welchen Ordnern oder auf welcher Festplatte gesucht werden soll. Auf der Registerkarte Datum knnen Sie die Suche nach der Datei/dem Ordner ber zeitliche Angaben fortsetzen. Auf der dritten Registerkarte knnen Sie den Dateityp bestimmen. Wenn Sie auf die Schaltflche Starten klicken, erweitert sich der Dialog nach unten. In diesem Bereich werden die gefundenen Dateien angezeigt. Sie knnen die Dateien dann markieren und verschieben oder per Doppelklick direkt ffnen.

20

Dateien suchen

Abb. 1.25 Das nderungsdatum

Abb. 1.26 Weitere Optionen

Abb. 1.27 Das Ergebnis der Suche

21

Arbeitsgrundlagen

Sie knnen auf der Registerkarte Name/Ort im Feld Name auch mit Wildcards arbeiten. Das Zeichen * ist der Platzhalter fr mehrere beliebige Zeichen und das Fragezeichen (?) fr ein beliebiges Zeichen. Verwenden Sie Wildcards, wird entsprechend dieses Ausdrucks gesucht, andernfalls nach dem Suchausdruck – egal, wo er im Dateinamen vorkommt.

Beispiele fr Suchausdrcke

Suchausdruck

Findet

Meier

Brief an Meier.doc, Mahnung an Meier.doc, Meierlein.xls, angemeiert.ppt

M??er

Maier.doc, Mayer.xls, Meier.ppt

*Meier

Brief an Meier.doc, Mahnung an Meier.doc

Meier*

Meierlein.xls, Meier-Ldenscheid.doc Tabelle 1.2

Die Fenstertechnik Nicht umsonst heißt Windows auf gut Deutsch Fenster, denn die Programme und Dateien werden in unterschiedlichsten "Fenstern" angezeigt. Der Vorteil dieses Aufbaus ist, dass man die Grße und die Position von Fenstern ndern und mit mehreren Fenstern gleichzeitig arbeiten kann: In einem Fenster kann z.B. Excel geffnet sein und in dem anderen Word. Das Word-Fenster knnte nochmals unterteilt sein in ein Fenster fr Dokument 1 und in ein anderes fr Dokument 17.

Abb. 1.28 Ein Fenster mit Excel, ein Fenster mit Word

22

Die Fenstertechnik

Die Fenstergrße Sie knnen Fenster minimieren, also auf Symbolgrße verkleinern, maximieren, so dass das Fenster den ganzen Bildschirm einnimmt, oder wiederherstellen, dann nimmt das Fenster die vorhergehenden Grße an. Die entsprechenden Schalter sind in der Titelleiste der Fenster zu finden.

Abb. 1.29 Die Titelleiste mit den Schaltflchen zur Bestimmung der Fenstergrße

Die Grße eines Fensters verndern Sie, indem Sie mit der Maus auf den Rand des Fensters gehen und mit gedrckter Maustaste ihn in die gewnschte Richtung ziehen.

Abb. 1.30 Fenstergrße mit der Maus bestimmen

Sie verschieben ein Fenster, indem Sie mit der Maus in die Titelleiste klicken und es mit gedrckter Maustaste an den neuen Platz ziehen.

23

Arbeitsgrundlagen

Mehrere Fenster in einem Programm Der grundstzliche Fensteraufbau wiederholt sich in den Einzelanwendungen. Sie knnen in Word, in Excel oder den anderen Programmen mehrere Dateien ffnen und diese Dateien dann gleichzeitig in verschiedenen Fenstern anzeigen lassen. Damit haben Sie die Mglichkeit, Text, Zellen oder andere Dinge auf schnelle Art und Weise zu verschieben oder zu kopieren. Die Befehle zum Umgang mit den Fenstern finden Sie im gleichnamigen Men.

Die Befehle des Mens Fenster

Befehl

Effekt

Neues Fenster

ffnet ein neues Fenster mit dem gleichen Inhalt wie das aktive Fenster.

Alle anordnen

Zeigt alle geffneten Dateien der Anwendung in Fenstern an, die sich nicht berschneiden.

Teilen

Teilt das aktive Fenster in zwei Ausschnitte. In beiden Ausschnitten knnen Sie sich unabhngig von dem jeweils anderen Ausschnitt bewegen.

Teilung aufheben

Hebt die Teilung wieder auf. Tabelle 1.3

Sie knnen bei einem geteilten Fenster die Trennlinie verschieben. In den einzelnen Fensterteilen arbeiten und navigieren Sie wie gewohnt.

Abb. 1.31 Ein Dokument in zwei Fenstern unterteilt

24

Die Hilfe

Kontextmens Falls Sie zu den Einsteigern gehren, an dieser Stelle noch ein Hinweis: Windows 95 berraschte die Computerheerscharen mit einer Funktion, die zunchst etwas ungewohnt war, mittlerweile aber zu den gngigen Handgriffen gehrt: den Kontextmens. Diese Mens sind deswegen so praktisch, weil man sie direkt an der Stelle oder in dem Bereich, in dem man eine Aktion durchfhren mchte, mit einem Klick auf die rechte Maustaste aufruft. Man erhlt dann ein spezifisches Kontextmen (auf Deutsch also etwa "ein Men in diesem Zusammenhang"), das die zu diesem Bereich passenden Befehle auflistet – so, als ob Word bzw. die anderen Programme ahnen wrden, was der Anwender hier eventuell machen mchte. Die Kontextmens ersparen das Herumirren in den Pulldown-Mens, in denen man nach einem Befehl sucht. Als "alter Hase" weiß man zwar nach einiger Zeit, welche Mens welche Funktionen anbieten, aber der Klick mit der rechten Maustaste ist oft die einfachere und schnellere Methode.

Die Hilfe Je umfangreicher die Programme werden, desto dringender braucht man mitunter schnell zu erreichende Erklrungen zu bestimmten Funktionen. Ohne die Autoren von Computerhandbchern arbeitslos machen zu wollen, muss man gestehen, dass Office nicht mit Hilfestellung geizt! Eine mitgelieferte Hilfe zu den Programmfunktionen gibt es schon seit vielen Versionen, und seit Office 97 steht mit dem Trend zu mehr und mehr grafischer Gestaltung eine Art Comic-Figur zur Verfgung, die Hilfe anbietet und – wenn man es so mchte – immer am Bildschirm zu sehen ist. Diese Figur trgt den Namen Office-Assistent.

Der freundliche Office-Assistent Den Office-Assistenten lernen Sie in der Regel gleich nach dem Programmstart kennen. In der Standardeinstellung ist es eine muntere kleine Broklammer, die meistens in Bewegung ist! Diese Broklammer begleitet Sie whrend Ihrer Arbeit mit Office, es sei denn, Sie fhlen sich durch die Figur gestrt und blenden sie aus. 1

Wenn Sie dem Office-Assistenten eine Frage stellen mchten, geben Sie sie in das Feld Was mchten Sie tun? ein und klicken dann auf Suchen bzw. drcken die -Taste.

2

Sie erhalten daraufhin in der Regel eine Auflistung von mglichen Hilfethemen, aus der Sie sich per Mausklick das passende heraussuchen knnen. 25

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.32 Den Office-Assistenten befragen

3

Dadurch ffnet sich der Hilfe-Dialog, in dem Sie im rechten Bereich entweder direkt eine Antwort erhalten oder per Mausklick auf den entsprechenden Hyperlink – farbig hervorgehobene Texte, der Mauszeiger wandelt er sich in eine Hand – zu weiteren Hilfestellungen wandern knnen.

Den Office-Assistenten ausblenden/deaktivieren Sie knnen – wie weiter oben erwhnt – den Office-Assistenten auch ausblenden. Mit ein paar Mausklicks knnen Sie ihn hervor- oder wegzaubern: 1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Helferlein.

2

Im Kontextmen, das Sie dadurch aufrufen, klicken Sie auf Ausblenden.

3

Wenn Sie die Hilfe-Figur dann doch vermissen, knnen Sie sie wieder hervorlocken, indem Sie in der Symbolleiste Standard auf das Symbol mit dem Fragezeichen klicken, die !-Taste drcken oder im Aufgabenbereich auf das

Abb. 1.33 Den Office-Assistenten ausblenden

26

Die Hilfe

Fragezeichen klicken. Auch im Men des "Fragezeichens", also im eigentlichen Hilfemen, lsst sich die Broklammer aktivieren, und zwar mit der Option Microsoft Word-Hilfe (bzw. je nach Programm, in dem Sie gerade arbeiten, mit der entsprechende Option fr die Microsoft-Hilfe). 4

Sie knnen den Office-Assistenten auch regelrecht deaktivieren, so dass Sie beim Aufrufen der Hilfe den "normalen" Hilfe-Dialog erhalten. Klicken Sie in der Sprechblase der Hilfe-Figur auf Optionen.

5

Im Dialog Office-Assistent deaktivieren Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Den Office-Assistenten verwenden.

Gut zu wissen Der Assistent wartet nicht immer auf Ihre Initiative, mitunter bietet er sogar ungefragt Hilfe an: Wenn er meint, eine bessere Idee zu Ihren Aktionen zu haben, klopft er an den Bildschirm und schaltet eine Lampe an. Klicken Sie auf die Lampe, um den Tipp des Office-Assistenten abzurufen.

Andere Helfer-Figuren Reagieren Sie allergisch auf kleine Broklammern, weil Sie jahrelang bei der Inventur die Broklammern zhlen mussten? Deswegen brauchen Sie nicht auf diese Variante der Hilfe verzichten. Microsoft hat weitere kleine Helfer mitgeschickt. 1

Klicken Sie in der Textblase des Helfers auf den Eintrag Optionen.

2

Wechseln Sie im Dialog Office-Assistent auf die Registerkarte Katalog.

3

Klicken Sie auf die Schaltflche Weiter, um durch die Liste der Figuren zu wandern und sich fr eine andere zu entscheiden.

27

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.34 Die Registerkarte Optionen zur Definition des Hilfe-Angebots

By the way Leserinnen und Leser, die bereits Office benutzt haben, werden vielleicht die an Einstein erinnernde Hilfe-Figur vermissen. Sie ist tatschlich nicht mehr im Angebot. Mglicherweise gab es rechtliche Probleme mit der Benutzung dieser Figur. Schade, denn den Autoren – und wie wir wissen auch vielen anderen Usern – war gerade dieser Assistent ans Herz gewachsen.

Die Direkthilfe Wie eingangs erwhnt, stehen nach wie vor die Hilfefunktionen zur Verfgung, die Sie ber das Fragezeichen in der Menleiste aufrufen. Praktisch ist die so genannte Direkthilfe. Wenn Sie im Pulldown-Men des "Fragezeichens" auf die Option Direkthilfe klicken, wird der Mauszeiger selbst zu einem Fragezeichen. Klicken Sie dann einfach auf das Element oder Objekt, zu dem Sie Hilfe brauchen, um eine kurze Erklrung zu erhalten. In vielen Dialogen finden Sie neben dem Schließkreuz ebenfalls ein kleines Fragezeichen, mit dem Sie die Direkthilfe fr diesen Dialog aufrufen.

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Die Hilfe

Abb. 1.35 Die Direkthilfe verwenden

Abb. 1.36 Die Direkthilfe im Dialog

Klicken Sie mit dem Fragezeichen der Direkthilfe z.B. in Ihren Word-Text, werden Ihnen die Formatierungseinstellungen des betreffenden Textstckchens angezeigt.

Die konventionelle Hilfe mit Indexsuche und Inhaltsverzeichnis Um auf die konventionelle Hilfe direkt zugreifen zu knnen, muss der Hilfe-Assistent ausgeschaltet sein. Sie rufen die Hilfe dann genau so auf wie den Assistenten, also mit der !-Taste, dem Eintrag im Men Fragezeichen mit dem entsprechenden Symbol in der Symbolleiste Standard oder ber das Symbol im Aufgabenbereich. Nachdem die Hilfe eingeblendet ist, sehen Sie im linken Bereich drei Registerkarten. Auf der Registerkarte Contents (Inhalt) finden Sie ein Inhaltsverzeichnis der gesamten Hilfe. Doppelklicken Sie auf die Eintrge, um die Untereintrge anzeigen zu lassen. Klicken Sie anschließend auf den gewnschten Eintrag, damit die Hilfeseite im rechten Teil des Bildschirms erscheint. In einigen Hilfetexten finden Sie Hyperlinks, um per Mausklick direkt Hilfe zu verwandten Themenbereichen zu erhalten. 29

Arbeitsgrundlagen

Abb. 1.37 Die Registerkarte Inhalt im Hilfe-Dialog

Auf der Registerkarte Antwort-Assistent wird ein Bereich angeboten, in dem Sie eine Frage formulieren knnen, und auf der Registerkarte Index knnen Sie sich ber Schlsselwrter auf die Suche nach Erklrungen machen. Geben Sie hier einen Begriff ein, werden im mittleren Bereich die Indexeintrge angezeigt. Wenn Sie per Doppelklick einen Indexeintrag auswhlen, erscheinen die entsprechenden Hilfethemen im unteren Bereich. Das Thema, das Sie durch Mausklick markieren, wird im rechten Bereich des Dialogs prsentiert. Beachten Sie die Schaltflchen Forward (Vorwrts) und Back (Zurck) in der kleinen Symbolleiste des Dialogs, mit denen Sie durch die Hilfethemen wandern knnen. Diese Mglichkeit bietet auch das Men des Symbols Optionen, in dem Sie außerdem den Eintrag Hide Tabs (Register ausblenden) finden, mit dem Sie die Registerkarten ausblenden knnen. Ein Klick auf das Symbol Print (Drucken) druckt die aktuelle Hilfeseite.

Abb. 1.38 Durch die Hilfethemen wandern

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Hilfreiche Funktionen

Hilfreiche Funktionen Neben der Hilfe, die Erklrungen und Beschreibungen anbietet, stehen Ihnen auch in den Programmen selbst einige hilfreiche Funktionen zur Seite. Im Folgenden werden die SmartTags, die Funktion Rckgngig und Format bertragen beschrieben.

SmartTags – Schaltflchen im Text Neu in dieser Office-Version ist, dass bei bzw. nach verschiedenen Aktionen kleine Schaltflchen mit einem Auswahlpfeil im Text erscheinen, in Word z.B. nach dem Einfgen eines vorher kopierten oder ausgeschnittenen Textabschnitts. Das Men dieser Schaltflche bietet Optionen zur genaueren Definition, wie der Text eingefgt werden soll. In Excel erscheinen diese kleinen Schaltflchen beispielsweise beim Ausfllen einer Zahlenreihe. Die entsprechende Schaltflche heißt dann AutoAusflloptionen.

Abb. 1.39 SmartTags in Excel

Die Funktion Rckgngig Es liegt in der Natur der Sache, dass man mitunter Befehle eingibt oder Aktionen durchfhrt, deren Effekt eigentlich nicht gewollt war. Auf solche Missgeschicke ist Office mit der Funktion Rckgngig vorbereitet, denn mit diesem Befehl knnen Sie die letzten Aktionen einfach wieder zurcknehmen. In Windeseile ist das Dokument wieder in dem Zustand, in dem es vor der ungewollten Aktion war.

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Arbeitsgrundlagen

Falls Sie nur eine Aktion zurcknehmen wollen, reicht ein Mausklick auf das Symbol Rckgngig in der Symbolleiste Standard. Mchten Sie mehrere Aktionen zurcknehmen, klicken Sie mehrmals auf das Symbol oder auf den Pfeil rechts neben dem Symbol und whlen aus der Liste, bis zu welcher Aktion Sie Ihre Befehle und Eingaben widerrufen mchten. Sind Sie beim Widerrufen zu weit gegangen, klicken Sie auf das Symbol Wiederherstellen.

Abb. 1.40 Fehler revidieren – der Befehl Rckgngig

Noch ein Hinweis: In Access kann man nur die zuletzt gettigte Aktion zurcknehmen. In den anderen Office-Programmen scheint die Rcknahme-Mglichkeit kein Ende zu haben.

Format bertragen In diesem Abschnitt wird kurz beschrieben, wie man Formatierungen auf einfache Art und Weise bertragen kann. Da es bisher nur um die Grundlagen ging und die Bearbeitung von Dokumenten noch gar nicht das Thema war, ist der Hinweis hier etwas verfrht. Aber die Funktion steht in fast allen Office-Programmen zur Verfgung, und daher wird die Beschreibung an dieser Stelle mit aufgenommen. Blttern Sie gegebenenfalls zu diesem Abschnitt zurck, nachdem Sie mehr ber die Formatierung von Dokumenten gelesen haben. In aller Regel ist es unkompliziert, Formatierungsmerkmale zu vergeben. Noch einfacher ist es, wenn man Formate einfach bertrgt. Diese Funktion bietet sich vor allem an, wenn zahlreiche Zeichen- und Absatzformate verwendet wurden und einzelne Abschnitte identisch aussehen sollen. Markieren Sie dazu den Text oder die Zellen etc. mit der Formatierung, die Sie auch anderen Textstellen/Zellen zuweisen wollen. Klicken Sie dann auf das Symbol Format bertragen, gut zu erkennen an dem kleinen Pinsel.

Abb. 1.41 Den Pinsel nehmen

Fhren Sie den Mauszeiger zur nchsten, noch unformatierten Textstelle/Zelle – der Cursor sieht nun auch aus wie ein Pinsel – und ziehen Sie ihnl mit gedrckter Maustaste ber diesen Bereich. 32

Drucken

Abb. 1.42 Ein Format bertragen

Soll das Format fr mehrere Bereiche bertragen werden, klicken Sie nicht nur einmal auf das Symbol, sondern fhren Sie einen Doppelklick aus. Sie knnen dann mehrmals hintereinander die Formatierung bertragen. Klicken Sie nochmals auf das Symbol, um den Pinsel abzustellen und im normalen Modus weiterzuarbeiten.

Drucken Wenn Sie keine besonderen Wnsche bezglich des Ausdrucks haben, knnen Sie Ihr Dokument schnell in den Hnden halten. Mit einem Klick auf das Symbol Drucken erteilen Sie den Auftrag, das aktuelle Dokument zu drucken. Der Klick auf das Symbol Drucken reicht nicht aus, wenn Sie bestimmte Einstellungen vornehmen, z.B. den Drucker wechseln, mehrere Exemplare drucken oder den zu druckenden Bereich einschrnken mchten. Dazu klicken Sie im Men Datei auf die Option Drucken. Auf diese Weise gelangen Sie in den Dialog Drucken.

Abb. 1.43 Einstellungen zum Drucken

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Arbeitsgrundlagen

Details fr den Ausdruck Fr Word gilt Folgendes: Im Bereich Seitenbereich knnen Sie genauer festlegen, welche Teile des Dokuments Sie drucken mchten. Aktuelle Seite bedeutet, dass Sie die Seite drucken, in der der Cursor stand, bevor Sie den Dialog aufgerufen haben, die Option Markierung ist nur aktiv, wenn Sie vorher auch einen Bereich markiert hatten. Mit der Option Seiten legen Sie bestimmte Seiten fest, die gedruckt werden sollen. Hinweise zur Syntax lesen Sie unterhalb der Option.

Abb. 1.44 Festlegen, was gedruckt werden soll

Im Feld Drucken legen Sie fest, was ausgedruckt werden soll. Sie haben u.a. die Wahl zwischen Dokument, Dokument mit Markups, Markuplisten und AutoText-Eintrge. Word bietet in diesem Dialog außerdem die Mglichkeit, mehrere Seiten auf einem Blatt zu drucken und den Ausdruck im Verhltnis zum Papierformat zu skalieren. Die Skalierung ist vergleichbar mit der Zoomfunktion eines Kopiergerts. Haben Sie in Word Ihre Seiten im A5-Format eingerichtet und erstellt (Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Papierformat) und mchten Sie sie jetzt auf A4-Papier ausdrucken, knnen Sie im Feld Papierformat skalieren den Eintrag A4 210X297MM whlen. Die Seiten werden gleichmßig vergrßert, so dass das A4-Papier voll ausgenutzt wird. In Excel finden Sie statt Seitenbereich den Druckbereich. Im Bereich Drucken knnen Sie sich u.a. fr Markierung, also den markierten Bereich auf dem aktuellen Arbeitsblatt, die Gesamte Arbeitsmappe oder ausgewhlte Bltter entscheiden. Auch bei PowerPoint knnen Sie einen Druckbereich bestimmen: Entweder Sie drucken alles, die aktuelle Folie oder bestimmte Folien. Das Feld Drucken bietet die Wahl zwischen Folien, Handzettel, Notizseiten und der Gliederungsansicht. Oben rechts im Dialog zum Drucken finden Sie die Schaltflche Eigenschaften. Damit rufen Sie einen Dialog auf, dessen Einstellungsmglichkeiten von dem angeschlossenen Drucker abhngen, der im Wesentlichen aber dazu da ist, die Qualitt des Ausdrucks und die Art der Papierzufuhr festzulegen.

34

Drucken

Abb. 1.45 Der Dialog Drucken in Excel

Abb. 1.46 Die Qualitt des Ausdrucks festlegen

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Arbeitsgrundlagen

Hinweis

Spezielle Druckeinstellungen in Word Nur in Word finden Sie im Dialog Drucken die Schaltflche Optionen. Mit dieser Schaltflche rufen Sie die Registerkarte Drucken im Dialog Optionen auf. Hier knnen Sie eine Reihe von Einstellungen vornehmen, z.B. bestimmen, dass Sie mit Umgekehrter Druckreihenfolge drucken mchten. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, fngt der Drucker beim Ausdrucken eines Dokuments mit der letzten Seite an. Je nach Drucker legen sich die nchsten Seiten darber. Da so die erste Seite schließlich oben liegt, ist diese Einstellung eigentlich viel sinnvoller als die Standardeinstellung.

Die Zwischenablage Ausgebaut wurde in dieser Office-Version die Funktion der Zwischenablage oder des Zwischenspeichers. Hier knnen Sie Text- und Grafikelemente aus verschiedenen Office-Dokumenten ablegen und anschließend in ein beliebiges Office-Dokument einfgen. Die gesammelten Elemente werden in einem Aufgabenbereich angezeigt und bleiben, sofern sie nicht gelscht werden, in der Zwischenablage, bis Office beendet wird. Die Zwischenablage kann bis zu 24 Elemente aufnehmen; kopieren Sie ein weiteres in die Zwischenablage, wird das erste gelscht. Fr den Umgang mit der Zwischenablage verwenden Sie zwei Befehle: Kopieren bzw. Ausschneiden und Einfgen. Sie kopieren ein Element in die Zwischenablage, um es der Sammlung hinzuzufgen, und benutzen den Befehl Einfgen, um es in das "Zieldokument" zu bertragen.

Umgang mit der Zwischenablage Sofern ein Aufgabenbereich eingeblendet ist, knnen Sie ber den Auswahlpfeil des Aufgabenbereichs zum Aufgabenbereich Zwischenablage wechseln, ansonsten ffnen Sie ihn ber Bearbeiten>Office-Zwischenablage. Mit eingeblendetem Aufgabenbereich sehen Sie, wie das kopierte/ausgeschnittene Element sofort in die Zwischenablage wandert. Kopieren Sie gegebenenfalls weitere Elemente – sie werden in der Zwischenablage gesammelt. Dann brauchen Sie nur noch den Cursor an der Stelle zu positionieren, an der das Element eingefgt werden soll. Dies kann das gleiche Dokument sein oder ein anderes, das Sie erst ffnen mssen bzw. ber das Men Fenster zum aktuellen Dokument machen.

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Die Zwischenablage

Abb. 1.47 Der Aufgabenbereich Zwischenablage

Markieren Sie dann das Element, das Sie einfgen mchten, in der Zwischenablage – klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste darauf oder bewegen Sie den Mauszeiger auf das zu kopierende Element sowie auf die dadurch hervorgerufenen Pfeilschaltflche – und klicken Sie in dem daraus resultierenden Kontextmen auf Einfgen. Ein einfacher Mausklick befrdert das Element ebenfalls in das Dokument.

Abb. 1.48 Ein Element einfgen

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Arbeitsgrundlagen

Mit der Schaltflche Alle einfgen in der Zwischenablage knnen Sie auch alle Elemente auf einmal einfgen (bzw. lschen mit der Schaltflche Alle lschen). Einzelne Elemente lschen Sie im Men des markierten Elements.

Hinweis

Zwischenablage-Symbol in der Statusleiste Wenn das Symbol Office-Zwischenablage in der Statuszeile sichtbar ist, wird die Zwischenablage in mindestens einem aktiven Office-Programm angezeigt. Eine Meldung zeigt an, dass ein neues Element hinzugefgt wurde.

Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien Auch in den bisherigen Versionen von Office wurden automatisch Informationen gespeichert, um im Falle eines Absturzes des Programms die zu diesem Zeitpunkt geffneten Dateien mglichst vollstndig zu retten. Waren diese Sicherheitsfunktionen bisher mitunter nicht sehr bedienungsfreundlich, hat sich die Lage mit Office XP eindeutig verbessert. Zum einen liefen die Programme (zumindest whrend der Arbeit an diesem Buch) erstaunlich stabil (auf Win98), zum anderen ist eine verbesserte Funktion zum Wiederherstellen der Dateien hinzugekommen. Die Bedienung dieser Funktion setzt keine tieferen Kenntnisse der "geheimen" Ordnerstruktur von Office voraus, sondern lsst sich bequem ber einen eigenen Aufgabenbereich steuern. In dem Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung werden alle beim Absturz noch zu rettenden Dateien aufgelistet. In dieser Auflistung sehen Sie in Klammern den Status der Datei. Durch Anklicken ffnen Sie die gewnschten Dateien und entscheiden, welche Version Sie weiterhin benutzen wollen. Diese Version sollten Sie dann speichern und die anderen Versionen der Datei lschen, damit Sie nicht den berblick verlieren. Falls Sie Word schließen, bevor Sie sich durch die Liste der wiederherstellbaren Dateien gearbeitet haben, werden Sie gefragt, wie Word mit den Sicherungsdateien umgehen soll. Whlen Sie hier die Option Nein, die Dateien entfernen, werden diese Sicherungskopien endgltig gelscht, andernfalls stehen sie beim nchsten Start des Programms wieder im Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung zur Verfgung.

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Wiederherstellen von Dokumenten/Dateien

Abb. 1.49 Der Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung

Abb. 1.50 Lschen oder nicht – das ist hier die Frage

39

Teamwork Der Umgang mit Kommentaren Dokumente/Dateien berarbeiten

45 48

2

Teamwork

Die Mglichkeiten in Office, Dateien mit mehreren Benutzern auszutauschen und zu bearbeiten, haben sich in der vorliegenden Version verbessert. Die Funktionen sind zwar nicht neu – auch Office 2000 untersttzte schon Kommentare und die Protokollierung von nderungen an Dokumenten – aber die Handhabung ist merklich einfacher geworden. Office XP vermittelte in den bisherigen Tests den Eindruck, dass die Funktionen zur "Teamarbeit" einwandfrei arbeiten, was in der Vorgngerversion nicht immer der Fall war. Im Prinzip beruht das gemeinsame Bearbeiten von Dateien in Word, PowerPoint und Excel auf dem gleichen Verfahren: Sie stellen den Co-Arbeitern das Dokument zur Verfgung. Hierfr stehen zwei Methoden zur Auswahl: Entweder Sie verschicken eine Kopie des Dokuments per E-Mail, oder Sie nutzen ein freigegebenes, gemeinsam genutztes Verzeichnis. Damit die nderungen aufgezeichnet werden, mssen Sie die Datei zur Bearbeitung freigeben und gegebenenfalls so schtzen, dass die Protokollierung der nderungen von den Co-Arbeitern nicht abgeschaltet werden kann. Ihre Co-Arbeiter nehmen nderungen an dem Dokument, das berarbeitet werden soll, vor und/oder fgen Kommentare in das Dokument ein. Anschließend schicken sie das Dokument wieder an Sie (als "Auftraggeber" der berarbeitung) zurck. Sie prfen dann die nderungen und Kommentare und knnen sie bernehmen oder lschen, bis eine endgltige Fassung des Dokuments existiert. Dieses Schema ist in den Office-Anwendungen, PowerPoint, Excel und Word identisch, leider unterscheiden sich die einzelnen Anwendungen sowohl in der Leistungsfhigkeit der Bearbeitungsfunktionen als auch in der Bedienung selbst – wenn auch nur geringfgig. Diese Unterschiede beruhen zum einen auf programmspezifisch unterschiedlichen Anforderungen bei der Protokollierung der berarbeitung und zum anderen darauf, dass die Funktionen in unterschiedlichem Maß implementiert sind. Am weitesten wird die Teamarbeit von Word untersttzt, das Schlusslicht bildet PowerPoint. In PowerPoint knnen Sie nur Kopien der Dateien zum berarbeiten per Mail verschicken, wieder einsammeln und die nderungen bearbeiten. Die folgenden Beschreibungen, wie Sie im Team mit den Programmen arbeiten, setzen zwar nicht die komplette vorhergehende Lektre der Kapitel ber die entsprechenden Programme voraus, aber einige Grundlagen sollten Ihnen schon vertraut sein – auch der Umgang mit Outlook als Mail-Programm wird vorausgesetzt.

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Identifizieren Sie sich Damit zu erkennen ist, wer den Kommentar geschrieben bzw. die nderung vorgenommen hat, mssen Sie preisgeben, wer Sie sind. Diese Einstellung nehmen Sie in jedem Programm etwas anders vor. ndern Sie den Benutzernamen in einer Anwendung, wird diese nderung von den anderen Programmen bernommen.

Benutzerinformationen In Word ffnen Sie im Men Extras den Dialog Optionen. In diesem Dialog aktivieren Sie die Registerkarte Benutzerinformationen, auf der Sie Ihren Namen und Ihre Initialen eingeben. Ob Sie auch Ihre Adresse eingeben, ist Ihnen berlassen.

Abb. 2.1 Identifizieren Sie sich in Word!

Benutzerinformationen in Excel ffnen Sie im Men Extras den Dialog Optionen. In diesem Dialog aktivieren Sie die Registerkarte Allgemein. Im Feld Benutzername tragen Sie Ihren Namen ein.

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Teamwork

Abb. 2.2 Identifizieren Sie sich in Excel!

Benutzerinformationen in PowerPoint ffnen Sie im Men Extras den Dialog Optionen. Auch in diesem Dialog aktivieren Sie die Registerkarte Allgemein, auf der Sie Ihren Namen und Ihre Initialen eingeben.

Abb. 2.3 Identifizieren Sie sich in PowerPoint!

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Der Umgang mit Kommentaren

Der Umgang mit Kommentaren Kommentare knnen Sie in allen drei Programmen problemlos hinzufgen, auch ohne die Dokumente zur berarbeitung freizugeben. Dennoch knnen Sie Kommentare zusammen mit den berarbeitungen lesen und lschen.

Kommentare einfgen und bearbeiten Kommentare fgen Sie in allen Programmen mehr oder minder auf die gleiche Art und Weise ein. 1

Setzen Sie den Cursor an die Stelle, auf die sich der Kommentar bezieht. In Word also in den Text, in Excel aktivieren Sie die betreffende Zelle und in PowerPoint die entsprechende Folie bzw. das Objekt auf der Folie.

2

Klicken Sie im Men Einfgen auf den Eintrag Kommentar.

3

Geben Sie Ihren Kommentar in die Textbox ein, die dann eingeblendet wird.

Kommentare in Word In Word werden die Kommentare in der Standardeinstellung in so genannten Sprechblasen am rechten Rand des Dokuments angezeigt. Eine Verbindungslinie weist auf die Textstelle, an der der Cursor stand, als Sie den Kommentar eingefgt haben. Die jeweiligen Verfasser werden ber die Farben der Sprechblase kenntlich gemacht. Wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment auf der Sprechblase verharren, werden die Namen des Verfassers sowie das Erstellungsdatum des Kommentars angezeigt. Um einen Kommentar zu bearbeiten, klicken Sie einfach in die Textbox. Sie lschen den Kommentar mit dem Befehl Lschen im Kontextmen des Kommentars.

Abb. 2.4 Kommentare in einem Word-Dokument

45

Teamwork

Kommentare in Excel In Excel wird eine kleine Textbox an die Zelle geheftet. In der rechten oberen Ecke der Zelle erscheint ein kleiner Indikator, der anzeigt, dass die Zelle mit einem Kommentar versehen ist. Sie knnen in Excel pro Zelle nur einen Kommentar einfgen. ber Extras>Optionen>Registerkarte Ansicht>im Bereich Kommentare bestimmen Sie, ob nur der Indikator oder zustzlich auch der Kommentar auf dem Tabellenblatt erscheinen soll. Sie knnen auch ber das Men Ansicht die Kommentarboxen ein- bzw. ausblenden. Wenn Sie nur die Indikatoren anzeigen lassen, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine Zelle mit einem Indikator, um den Text in der Textbox einblenden zu lassen. ber das Kontextmen der Zelle knnen Sie einzelne Kommentare aus- bzw. einblenden. Zum Bearbeiten des Kommentars klicken Sie auf den gleichlautenden Befehl im Kontextmen der Zelle. Hier finden Sie auch den Befehl zum Lschen eines Kommentars.

Abb. 2.5 Kommentare in einem Excel-Arbeitsblatt

PowerPoint In PowerPoint erscheinen Kommentare zunchst als Symbole auf der Folie. Ein Kommentar wird in der Textbox angezeigt, sobald Sie den Mauszeiger auf das Symbol fr den Kommentar bewegen. Bewegen Sie den Mauszeiger an eine andere Stelle, wird die Textbox wieder ausgeblendet. Klicken Sie hingegen auf das Symbol, bleibt der Kommentar bis zum nchsten Mausklick eingeblendet. Sie lschen und bearbeiten einen Kommentar ber die Befehle des Kontextmens des Symbols.

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Der Umgang mit Kommentaren

Abb. 2.6 Kommentare auf einer Folie in PowerPoint

Kommentare drucken Sie knnen beim Ausdruck entscheiden, ob die Kommentare mit gedruckt werden sollen oder nicht.

Word Rufen Sie ber Datei>Drucken den Dialog Drucken auf. Whlen Sie im Feld Drucken die Option Dokument mit Markups. Es ist auch mglich, nur eine Liste der Kommentare auszudrucken. Dann whlen Sie die Option Markupliste.

Abb. 2.7 Kommentare drucken in Word

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Teamwork

Excel In Excel ffnen Sie ber Datei>Seite einrichten den gleichnamigen Dialog. Wechseln Sie auf die Registerkarte Tabelle. Im Feld Kommentare whlen Sie die gewnschte Option.

Abb. 2.8 Kommentare drucken in Excel

PowerPoint In PowerPoint aktivieren Sie im Dialog Drucken die Option Kommentarseiten einbeziehen. Ist diese Option aktiviert, werden auf den Folien die Symbole fr Kommentare gedruckt und am Ende neue Seiten mit einer Liste der Kommentartexte hinzugefgt.

Dokumente/Dateien berarbeiten Je mehr Menschen einen Text/eine Datei durchsehen, desto mehr nderungsvorschlge enthlt ein Text. Es wird dann mhselig, diese nderungen mit der Ursprungsdatei zu vergleichen. Office bietet die Mglichkeit, nderungen protokollieren zu lassen, so dass man spter entscheiden kann, welche bernommen werden sollen und welche nicht. Wie bereits erwhnt, mssen Sie die Dateien, die von anderen berarbeitet werden sollen, vorbereiten, verteilen und wieder einsammeln. Dann entscheiden Sie, welche nderungen bernommen oder abgelehnt werden. Da sich die Programme in der Handhabung teilweise deutlich unterscheiden, wird diese berarbeitung fr jedes Programm getrennt behandelt.

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Dokumente/Dateien berarbeiten

Word-Dateien berarbeiten lassen In Word benutzen Sie zu diesem Zweck den berarbeitungsmodus. In diesem Modus werden nderungen kenntlich gemacht, Ergnzungen werden automatisch in der Farbe des Bearbeiters unterstrichen und Zeichen, die mit der _-Taste entfernt werden, werden nicht endgltig gelscht, sondern in eine "Blase" mit der Beschriftung Gelscht verschoben. Weiterhin untersttzt Word Sie – im Zusammenspiel mit Outlook – beim Verteilen und Einsammeln des Dokuments. Im Folgenden wird dieser Vorgang vom Versand des Dokuments via E-Mail bis hin zum Kontrollieren und Annehmen/Ablehnen der nderungen beschrieben. Sie aktivieren den berarbeitungsmodus, indem Sie auf das Symbol nderungen verfolgen auf der Symbolleiste berarbeiten klicken.

Abb. 2.9 Der berarbeitungsmodus, in dem nderungen kenntlich gemacht werden

Dokumente fr die berarbeitung vorbereiten Zunchst sorgen Sie dafr, dass die berarbeitungen des Dokuments auch im berarbeitungsmodus ausgefhrt werden. Nur so werden die nderungen protokolliert. Word bietet hierfr eine mit einem Passwort belegte Schutzfunktion an. Wenn ein Dokument geschtzt ist, kann der berarbeitungsmodus nicht versehentlich oder willentlich verlassen werden. 1

ffnen Sie das Dokument und klicken Sie im Men Extras auf den Eintrag Dokument schtzen. Abb. 2.10 Das Dokument schtzen

49

Teamwork

2

Im Dialog Dokument schtzen entscheiden Sie sich fr die Option nderungen verfolgen, wenn sowohl nderungen als auch Kommentare zulssig sind, oder fr die Option Kommentare, wenn nur Kommentare zulssig sind. Nachdem Sie das Dokument geschtzt haben, befindet es sich es automatisch im berarbeitungsmodus. Auch Ihre nderungen werden nun protokolliert.

3

Speichern Sie das Dokument, um diese Einstellung zu sichern.

Hinweis

Sinnvolle Optionen zum Versenden Die Option Formulare im Dialog Dokument schtzen ist beim Versand von Formularen sinnvoll, um die Eingabe auf die Formularfelder zu beschrnken.

Das Dokument versenden Nachdem Sie das Dokument geschtzt haben, knnen Sie es verteilen. 1

Klicken Sie im Men Datei auf Senden an und im Untermen auf E-Mail-Empfnger (zur berarbeitung).

2

Besttigen Sie jetzt, dass das Dokument an die E-Mail angehngt werden soll, klicken Sie also auf Ja.

3

Outlook wird gestartet. Ergnzen Sie den vorformulierten E-Mail-Text und verschicken Sie die E-Mail mit der Word-Datei an die weiteren Bearbeiter.

Das Dokument berarbeiten Wenn Sie (als Bearbeiter) ein Dokument zur berarbeitung als Anhang einer E-Mail erhalten, verfahren Sie folgendermaßen:

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1

Speichern Sie das Dokument auf Ihre Festplatte. Klicken Sie dazu die angehngte Word-Datei mit der rechten Maustaste an und whlen Sie im Kontextmen den Eintrag Speichern unter. Bestimmen Sie dann den Speicherort.

2

Anschließend ffnen Sie die Datei. Das Dokument erscheint im berarbeitungsmodus. Sofern – wie hier beschrieben – der Schutz aktiviert wurde, knnen Sie als Bearbeiter nur in diesem Modus agieren. Nehmen Sie alle nderungen an dem Dokument vor. Sie sehen, dass alle nderungen entsprechend gekennzeichnet werden. Fgen Sie gegebenenfalls auch Kommentare ein.

Dokumente/Dateien berarbeiten

Abb. 2.11 Das Dokument an weitere Bearbeiter verschicken

Abb. 2.12 Das berarbeitete Dokument zurckschicken

3

Haben Sie die berarbeitung abgeschlossen, schicken Sie das Dokument wieder an den Absender zurck. Klicken Sie dazu auf die Schaltflche Bearbeitung zurcksenden. Anschließend wird Outlook geffnet und Sie erhalten eine Nachricht, die einen Antworttext enthlt; die betreffende Datei ist angehngt und die Empfngeradresse bereits eingesetzt. Ihre berarbeitung ist damit beendet.

berarbeitungen kontrollieren Nachdem Sie die berarbeiteten Dateien zurckerhalten haben, ist es an der Zeit, sich die Texte genauer anzuschauen und eine endgltige Fassung des Dokuments zu verabschieden. Um die berarbeitungen in das Ursprungsdokument zu ber51

Teamwork

nehmen, ffnen Sie zunchst die Mail(s) mit den berarbeiteten Dokumenten. Doppelklicken Sie also auf die angehngten Dateien. Word erkennt, dass es sich um berarbeitete Dokumente handelt und fragt Sie, ob die berarbeitungen zum Ursprungsdokument hinzugefgt werden sollen. Besttigen Sie diese Frage mit Ja.

Abb. 2.13 Die berarbeitungen zum Dokument hinzufgen

Das Ursprungsdokument wird geffnet. Prfen Sie nun die nderungen und Kommentare der Co-Arbeiter.

Abb. 2.14 Die Kommentare und berarbeitungen im Dokument

Mit Hilfe des Symbols Anzeige fr berarbeitung knnen Sie vorab unterschiedliche Versionen des Dokuments betrachten. Es werden dadurch aber noch keine berarbeitungen angenommen oder abgelehnt, es handelt sich lediglich um unterschiedliche Ansichten.

Abb. 2.15 Die Symbolleiste zum berarbeiten mit aufgeklappten Symbol Anzeige fr berarbeitung

Sie knnen die aufgelisteten berarbeitungen und Kommentare auch im berarbeitungsfenster kontrollieren. Dieses Fenster blenden Sie mit dem gleichnamigen Symbol auf der Symbolleiste berarbeiten ein. 52

Dokumente/Dateien berarbeiten

Wenn Sie die berarbeitungsvorschlge endgltig annehmen oder lschen mchten, mssen Sie den berarbeitungsmodus verlassen. 1

Heben Sie zunchst den Schutz auf. Klicken Sie dazu im Men Extras auf Dokumentschutz aufheben. Geben Sie gegebenenfalls im folgenden Dialog das Kennwort ein.

2

Verlassen Sie den berarbeitungsmodus mit Hilfe des Symbols nderungen verfolgen. Sie erkennen in der Statusleiste am deaktivierten Schalter ND, dass Sie den berarbeitungsmodus verlassen haben.

3

Entscheiden Sie nun, welche nderungen Sie bernehmen oder ablehnen mchten. Springen Sie mit dem Symbol Weiter von einer nderung zur nchsten und nehmen Sie die nderung jeweils mit dem Symbol nderungen annehmen an oder lehnen Sie sie ab, indem Sie auf das Symbol nderung ablehnen klicken.

4

Speichern Sie abschließend die endgltige Fassung.

Abb. 2.16 Die nderungen annehmen oder ablehnen

Excel-Dateien berarbeiten lassen Excel bietet zwei Methoden der berarbeitung. Sie knnen Ihre Excel-Datei per E-Mail versenden, damit sie vom Empfnger bearbeitet wird; handelt es sich um ein Netzwerk, ist es mglich, dass die Arbeitsmappe auf mehreren Rechnern gleichzeitig geffnet und bearbeitet wird. Beim Verschicken via E-Mail sind die ersten Schritte genau so wie in Word:

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Teamwork

Das Dokument verschicken 1

ffnen Sie die Excel-Datei, die Sie von anderen berarbeiten lassen mchten.

2

Klicken Sie im Men Datei auf Senden an und im Untermen auf E-Mail-Empfnger (zur berarbeitung).

3

Besttigen Sie den Dialog mit Ja, um die Arbeitsmappe freizugeben, speichern Sie sie unter einem neuen Namen.

4

Microsoft Outlook wird gestartet. Sie erhalten eine vorausgefllte Nachricht, die Sie an Ihre Co-Arbeiter senden. An diese Nachricht ist automatisch eine Kopie der Excel-Datei angehngt.

5

Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht auf den Weg zu bringen.

Abb. 2.17 Die Datei zum Bearbeiten verschicken

Das Dokument berarbeiten Haben Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie darum gebeten werden, eine Excel-Datei zu berarbeiten, verfahren Sie folgendermaßen:

Abb. 2.18 Die Symbolleiste Bearbeiten

54

1

ffnen Sie die Nachricht und speichern Sie ber das Kontextmen der Datei die angehngte Datei auf Ihrer Festplatte.

2

ffnen Sie die Datei und nehmen Sie die von Ihnen beabsichtigten Vernderungen vor. Klicken Sie anschließend auf der Symbolleiste Bearbeiten auf Bearbeitung zurcksenden.

Dokumente/Dateien berarbeiten

3

Daraufhin ffnet sich Outlook mit einer vordefinierten Nachricht. Schicken Sie die Datei nun wieder an den Absender zurck. Damit haben Sie als Bearbeiter Ihren Part erledigt.

berarbeitungen kontrollieren 1

ffnen Sie die Nachricht mit der berarbeiteten Datei. Doppelklicken Sie auf die angehngte Datei, um sie zu ffnen.

2

Excel erkennt, dass es sich um eine von der berarbeitung zurckgekehrte Datei handelt (auch wenn der Bearbeiter sie umbenannt hat) und fragt, ob die berarbeitungen in die Ursprungsdatei eingefgt werden sollen. Besttigen Sie diesen Dialog mit Ja. Die Ursprungsdatei mit den nderungen wird dann automatisch geffnet. Die nderungen werden als Kommentare an den Zellen kenntlich gemacht.

Abb. 2.19 Die nderungen der zurckgesandten Datei bernehmen

Abb. 2.20 Die nderungen in der Tabelle

Prfen Sie nun die nderungen in der Tabelle. Sofern Sie bestimmte nderungen verwerfen mchten, mssen Sie den (Ursprungs-)Wert per Hand wieder in die Zelle eintragen bzw. – bei Formatierungsnderungen – die von Ihnen gewnschte For55

Teamwork

matierung erneut zuweisen. Die Ursprungswerte werden in den Kommentarboxen angezeigt. Sobald Sie die Datei speichern, existiert nur noch die berarbeitete Version, und die nderungen sind nicht mehr gekennzeichnet.

Eine Arbeitsmappe im Netzwerk gemeinsam nutzen Ein praktische Funktion ist, dass bei vernetzten Rechnern mehrere Benutzer eine Arbeitsmappe gleichzeitig ffnen und bearbeiten knnen. Wenn Sie diese Mglichkeit ausschpfen mchten, verfahren Sie folgendermaßen: 1

ffnen Sie die Arbeitsmappe. Klicken Sie dann auf Extras>Schutz>Arbeitsmappe schtzen und freigeben.

2

Aktivieren Sie im folgenden Dialog die Option Freigabe mit nderungsprotokoll. Vergeben Sie gegebenenfalls ein Kennwort.

3

Sowie die Arbeitsmappe freigegeben ist, kann sie von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet werden. Alle Benutzer arbeiten mit dieser Datei wie mit einer "normalen" Excel-Arbeitsmappe.

Sobald ein Benutzer die Arbeitsmappe ndert und speichert, werden seine nderungen der Datei hinzugefgt und sind ohne Kennzeichnung beim nchsten ffnen fr alle sichtbar in der Arbeitsmappe enthalten. Mchten Sie die nderungen der anderen Bearbeiter sehen, whrend Sie die Arbeitsmappe geffnet haben, klicken Sie auf das Symbol Datei aktualisieren auf der Symbolleiste berarbeiten. berschneiden sich nderungen, wird ein Dialog eingeblendet, in dem entschieden werden kann, welche nderung bernommen werden soll.

Abb. 2.21 Konflikte lsen bei gemeinsamer berarbeitung

Um die gemeinsame Bearbeitung einer Datei aufzuheben, Klicken Sie auf das Symbol Bearbeitung beenden auf der Symbolleiste berarbeiten.

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Dokumente/Dateien berarbeiten

PowerPoint-Folien berarbeiten lassen Auch die Folien einer Prsentation knnen Sie von anderen begutachten und berarbeiten lassen.

Die Prsentation verschicken 1

ffnen Sie die Prsentation, die berarbeitet werden soll.

2

Klicken Sie auf Datei>Senden an>E-Mail-Empfnger (zur berarbeitung). Dadurch wird automatisch das Mail-Programm gestartet.

3

Verschicken Sie die Nachricht mit der bereits angefgten Datei zur berarbeitung an den/die Empfnger.

Die Folien berarbeiten Haben Sie eine E-Mail erhalten, in der Sie darum gebeten werden, eine Prsentation zu berarbeiten, verfahren Sie folgendermaßen: 1

Laden Sie die Nachricht und speichern Sie die angehngte Datei auf Ihrer Festplatte.

2

ffnen Sie die Datei und nehmen Sie die von Ihnen beabsichtigten Vernderungen vor. Klicken Sie anschließend auf der Symbolleiste Bearbeiten auf das Symbol Bearbeitung zurcksenden.

3

Daraufhin ffnet sich das Mail-Programm mit einer vordefinierten Nachricht. Senden Sie die Datei an den Absender zurck. Damit haben Sie als Bearbeiter Ihre Aufgabe erfllt.

berarbeitungen kontrollieren Sie als Autor der Prsentation ffnen die E-Mail-Nachricht mit der berarbeiteten Datei und ffnen die Prsentation. Auch PowerPoint erkennt, dass es sich um eine berarbeitung handelt.

Abb. 2.22 Die nderungen zusammenfgen

Nachdem Sie die Frage, ob die nderungen eingearbeitet werden sollen, besttigt haben, wird die Prsentation mit den nderungen am Bildschirm angezeigt.

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Teamwork

Im Aufgabenbereich berarbeitungsfenster sehen Sie eine tabellarische Auflistung der nderungen. Auf der Folie sind die nderungen durch kleine Symbole gekennzeichnet. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eines der Symbole, wird die nderung in einer Textbox angezeigt. Im Kontextmen der Symbole knnen Sie die nderung mit dem gleichnamigen Befehl bernehmen. Sie knnen in PowerPoint auch wie in Word mit Hilfe der Symbolleiste berarbeiten von einer nderung zur nchsten springen und die nderungen mit den entsprechenden Symbolen annehmen oder ablehnen.

Abb. 2.23 Folie mit berarbeitungen

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Zeichnungsobjekte und Grafiken Bearbeitung von Objekten Der Clip Organizer Strukturen darstellen mit Organigrammen Schematische Darstellungen

67 90 95 99

3

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Office-Dokumente, speziell die aus Word und PowerPoint, aber auch Excel-Dokumente und in gewisser Weise sogar Access-Objekte (z.B. Berichte), knnen "bebildert", also mit Grafiken und/oder Zeichnungsobjekten ausgestaltet werden. Grafiken knnen ClipArts sein, d.h. Bilder (Grafiken, Fotos und andere Medienclips), die zum Lieferpaket von Office gehren, andere Grafiken, die als Datei auf Ihrer Festplatte in unterschiedlichen Formaten (z.B. .bmp, .emf, .wmf, .jpg, .tif) vorliegen oder Zeichnungsobjekte und/oder eine WordArt, die Sie mit den Mitteln der Symbolleiste Zeichnen bzw. dem WordArt-Katalog selbst erstellen. Um Grafiken zu bernehmen, stehen Ihnen im Wesentlichen zwei Wege zur Verfgung. Beide Wege fhren ber das Men Einfgen und das Untermen der Option Grafik. Liegt die Grafik im Clip Organizer, klicken Sie im Untermen auf ClipArt, liegt die Grafik als Datei auf der Festplatte Ihres Rechners vor, whlen Sie die Option Aus Datei. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Grafiken einfgen und wie Sie eine Zeichnung mit Hilfe der AutoFormen erstellen. Danach erfahren Sie, wie Sie die Grafiken bearbeiten und formatieren knnen. Das ist zum Teil bei allen Grafiktypen identisch, zum Teil variieren die Mglichkeiten von Objekttyp zu Objekttyp.

ClipArts einfgen Wenn ein Dokument mit einer ClipArt zustzlichen Pfiff erhalten soll, ffnen Sie als Erstes den Aufgabenbereich ClipArt einfgen. 1

Whlen Sie Einfgen>Grafik>ClipArt oder klicken Sie in einem eingeblendeten Aufgabenbereich auf den Auswahlpfeil und whlen hier ClipArt einfgen. Abb. 3.1 Der Aufgabenbereich ClipArt einfgen

60

2

Im Aufgabenbereich ClipArt einfgen knnen Sie Grafiken suchen, einfgen und/oder zum Clip Organizer wechseln.

3

Geben Sie im Feld Text Suchen einen Begriff ein, der das gewnschte Bild beschreibt, und klicken Sie dann auf Suchen. Gegebenenfalls knnen Sie im Bereich Andere Suchoptionen im Feld Suchen in die Einstellungen fr die Suche genauer bestimmen bzw. eingrenzen, z.B. die Web Sammlungen ausschalten. Abb. 3.2 Einen Clip mit einem Suchbegriff finden

4

Aus der Liste der Ergebnisse suchen Sie sich die passende Grafik aus. Durch einen einfachen Mausklick wird sie in das Dokument bertragen. Alternativ knnen Sie auch auf den Pfeil am Minibild klicken und die Grafik ber die Option Einfgen in das Dokument importieren.

Tipp

Gut zu wissen Sofern Sie mit den eingegebenen Suchbegriffen keinen Erfolg haben, probieren Sie es am besten ganz ohne Stichwort. Klicken Sie einfach auf Suchen. Sie erhalten dann die komplette Liste der Clips. Mit der Schaltflche ndern definieren Sie eine neue Suche. 61

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.3 Eine ClipArt einfgen

Zur weiteren Formatierung und Bearbeitung werfen Sie einen Blick in den Abschnitt "Objekte formatieren".

Bilder aus Datei einfgen Wenn Sie die Grafik, die Sie einfgen mchten, irgendwo auf Ihrer Festplatte abgelegt haben, ffnen Sie den Dialog Grafik einfgen. 1

Whlen Sie den Menbefehl Einfgen>Grafik>Aus Datei.

2

Der Dialog Grafik einfgen ist in der Bedienung dem Dialog ffnen sehr hnlich. Aktivieren Sie zuerst den Ordner, in dem die Datei liegt, und markieren Sie dann per Mausklick die Datei.

3

Wenn Sie vor dem Einfgen einen Blick auf die Grafik riskieren mchten, blenden Sie die Vorschau ein. Whlen Sie dazu die gleichnamige Option in der Auswahlliste des Symbols Ansichten.

In PowerPoint und Word finden Sie in der Auswahlliste der Schaltflche Einfgen noch die Optionen Mit Datei verknpfen und nur in Word Einfgen und Verknpfen. Was es damit auf sich hat, lesen Sie im Kapitel 12 Von A nach C ber B – Der Datenaustausch bzw. im Kapitel 2 Word – Das Programm fr Text und Co. im Abschnitt "Grafiken richtig platzieren". Die eingefgte Grafik knnen Sie weiter formatieren. Hinweise dazu finden Sie weiter unten in diesem Kapitel.

62

Abb. 3.4 Eine Grafikdatei einfgen

Abb. 3.5 Die Optionen im Men der Schaltflche Einfgen

Schriftzge mit WordArt Mit WordArt knnen Sie Ihren knstlerischen Neigungen nachgehen. Es ist das richtige Instrument, wenn Sie Schriftzge, z.B. Firmenlogos oder hnliches, gestalten wollen. Auf einfachem Weg erzielt man Resultate, die beeindruckend und professionell wirken. 1

Whlen Sie im Men Einfgen den Befehl Grafik>WordArt oder klicken Sie auf das Symbol WordArt in der Symbolleiste Zeichnen.

2

Dadurch ffnet sich der Wordart-Katalog. Hier finden Sie eine Auswahl unterschiedlich manipulierter Schriftzge. Durch Anklicken entscheiden Sie sich fr einen dieser Schriftzge.

63

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.6 Der WordArt-Katalog

3

Daraufhin erscheint der Dialog WordArt-Text bearbeiten, in dem Sie das Textmuster mit Ihrem eigenen Text berschreiben. Leider gibt es keinen Vorschaubereich, so dass Sie mit einem Klick auf OK ins kalte Wasser springen.

Abb. 3.7 Geben Sie Ihren Text ein!

Nun sehen Sie Ihren Text in der gewnschten Form auf dem Bildschirm. Außerdem hat sich automatisch die Symbolleiste WordArt geffnet, mit der Sie in den Katalog zurckkehren oder den Schriftzug weiterbearbeiten knnen. Sie finden hier bei64

spielsweise das Symbol WordArt als vertikaler Text und das Symbol WordArt-Form, mit dem Sie eine Palette mit unterschiedlichen Formen ffnen, die Sie als neue Kontur fr die WordArt nutzen knnen.

Abb. 3.8 WordArt – Das Ergebnis

Zeichnen – AutoFormen etc. Mit den Mglichkeiten der Symbolleiste Zeichnen knnen Sie eigene Zeichenobjekte zusammenstellen, falls mehr Kreativitt in Ihnen schlummert, als eine fertige ClipArt einzufgen. Hier bieten die Office-Programme berraschend viele Funktionen. Als Erstes sollten Sie Ihren Bildschirm durch die Symbolleiste Zeichnen ergnzen, so dass Sie die notwendigen Symbole zur Verfgung haben. Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol Zeichnen oder rufen Sie die Symbolleiste ber das Men Ansicht auf.

Abb. 3.9 Die Symbolleiste zum Zeichnen

Wenn Sie einen Blick auf die Symbole und ihre Kurzbeschreibungen werfen, erhalten Sie eine erste Ahnung davon, was Sie zeichnen knnen: Ellipsen, Rechtecke, Pfeile und Linien werden angeboten. Wollen Sie mit einer dieser Formen arbeiten, sind folgende Aktionen erforderlich: 1

Klicken Sie zunchst auf das Symbol fr die gewnschte Form, z.B. auf die Ellipse.

2

Setzen Sie dann den Mauszeiger auf das Blatt, drcken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Form mit gedrckter Maustaste in die gewnschte Grße und Richtung.

65

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Tipp

Gut zu wissen Wenn Sie beim Aufziehen eines Rechtecks die H-Taste gedrckt halten, zeichnen Sie automatisch ein Quadrat, beim Aufziehen einer Ellipse einen Kreis.

Abb. 3.10 Eine Form aufziehen

Bei Word erscheint in der Standardeinstellung nach dem Anklicken einer AutoForm der Zeichnungsbereich mit der Aufforderung, die Zeichnung zu erstellen (auf Wunsch zu deaktivieren ber Extras>Optionen>Allgemein>Automatisch beim Einfgen von AutoFormen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen). Die Formatierung eines einzelnen Objekts funktioniert innerhalb eines Zeichnungsbereichs genau so wie ohne Zeichnungsbereich, einige Funktionen sind allerdings nur ber die Formatierung des Zeichnungsbereichs einzustellen, z.B. der Textfluss bzw. die Umbruchart. Mehr Formen verbergen sich hinter der Schaltflche AutoFormen in der Symbolleiste Zeichnen. Damit ffnen Sie ein Untermen, das Kategorien enthlt, die auf Untermens mit weiteren AutoForm-Paletten verweisen. Diese Formen werden genau so gezeichnet bzw. aufgezogen wie die direkt auf der Symbolleiste abgelegten Formen. Mit der Option Weitere AutoFormen in diesem Men ffnet sich der Aufgabenbereich ClipArt einfgen mit einer ganzen Liste von Formen, die Sie teilweise auch erhalten, wenn Sie in diesem Aufgabenbereich nach Clips suchen. 66

Bearbeitung von Objekten

Abb. 3.11 Das Men AutoFormen

Sie bearbeiten und formatieren die gezeichnete Form ber die Symbole der Symbolleiste Zeichnen, z.B. mit einer Fllfarbe und/oder einer Linienfarbe. Weitere Einstellungen wie Text einfgen etc. nehmen Sie ber das AutoFormen-Kontextmen vor.

Bearbeitung von Objekten Mit Objekten sind im Folgenden Zeichnungsobjekte, ClipArt-Bilder, Grafiken, WordArt-Text und eingefgte Organigramme gemeint sein. Diese Festlegung ist nicht ganz deckungsgleich mit der eigentlichen Office-Terminologie, aber es kommt der Sache nahe und vereinfacht die folgenden Beschreibungen. Nachdem Sie ein Objekt eingefgt bzw. gezeichnet haben, muss es normalerweise in irgendeiner Weise bearbeitet und verndert werden, weil es zu groß ist, zu klein, genau an der falschen Stelle steht, der Rand die falsche Farbe hat etc. Die Wege und Methoden, Objekte zu bearbeiten, entsprechen dem klassischen Motto: Viele Wege fhren nach Rom. Einige Vernderungen sind am einfachsten mit der Maus zu erledigen, przise Vorstellungen lassen sich zum Teil am besten (oder nur) ber die Registerkarten eines Dialogs realisieren, der im Kontextmen des entsprechenden Objekts aufzurufen ist. Je nach Art des Objekts variieren die Eintrge im Kontextmen: Grafik formatieren, AutoForm formatieren, Diagramm formatieren etc. Dieser Dialog ist gemeint, wenn im Folgenden der Einfachheit halber vom Dialog Formatieren die Rede ist.

Die Grße eines Objekts ndern In der Regel haben Zeichenobjekte nicht automatisch die richtige Grße und meistens muss auch die Position verndert werden. Beides ist leicht zu verndern.

67

Zeichnungsobjekte und Grafiken

1

Klicken Sie auf das Objekt, um es zu markieren. Sie erkennen die Markierung an den Ziehpunkten.

2

Fhren Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte und ziehen Sie das Objekt auf die gewnschte Grße.

3

Alternativ knnen Sie die Grße im Dialog Formatieren in der Registerkarte Grße eingeben – hier lassen sich dann die genauen Maße bestimmen. Sie rufen den Dialog im Kontextmen des Objekts auf. Klicken Sie hier auf den Eintrag formatieren und wechseln Sie auf die Registerkarte Grße.

Abb. 3.12 Verndern Sie die Grße an den Ziehpunkten

Abb. 3.13 Die Grße eines Objekts im Dialog festlegen

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Bearbeitung von Objekten

Hinweise zur Festlegung der Grße Geben Sie die Grße in Zentimetern an oder als prozentuale nderung zur Ursprungsgrße. Mit der ersten Option bleibt das Verhltnis von Hhe zu Breite konstant. Die zweite Option ist nur bei Grafiken verfgbar und bewirkt, dass die Grße der Grafik bei prozentualer nderung auf der Basis der Originalgrße der Grafik berechnet wird. Ansonsten wird die bisherige Grße als 100% angenommen.

Die Position eines Objekts ndern Wie Sie die Position eines Objekts festlegen, wurde im Kapitel 2 Word – Das Programm fr Text und Co. im Abschnitt "Grafiken richtig platzieren" bereits beschrieben. Da die Dialoge von Programm zu Programm nicht ganz deckungsgleich sind, erfahren Sie in diesem Abschnitt, wie sich Objekte in Excel und PowerPoint an die richtige Stelle bringen lassen. In Excel bestimmen Sie die Lage des Objekts mit der Maus. Klicken Sie das Objekt an und ziehen Sie es an die gewnschte Position. Anschließend knnen Sie entscheiden, ob das Objekt an die darunter liegenden Zellen gekoppelt wird oder seine "Unabhngigkeit bewahrt". Nehmen Sie diese Einstellung im Dialog Formatieren auf der Registerkarte Eigenschaften vor. In der Standardeinstellung verndert sich das Zeichenobjekt mit der Vernderung der Zelle; wenn die Zelle beispielsweise verbreitert wird, geht auch das Objekt in die Breite. Soll das nicht geschehen, aktivieren Sie auf der Registerkarte Eigenschaften die Option Von Zellposition- und grße unabhngig.

Abb. 3.14 Die Position von Objekten in Excel bestimmen

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Zeichnungsobjekte und Grafiken

In PowerPoint knnen Sie die Position des Objekts ebenfalls mit der Maus festlegen. Sofern Sie das Objekt nicht mit der Maus verschieben wollen, geben Sie im Dialog Formatieren auf der Registerkarte Position in den entsprechenden Feldern die Maße an. Achten Sie darauf, dass Sie in den Feldern Von den gewnschten Bezugspunkt eingegeben. Die Abstnde werden vom Bezugspunkt zur oberen linken Ecke des Objekts gemessen. Whlen Sie als Bezugspunkt Zentriert, wird der Abstand vom Mittelpunkt der Folie bis zur linken oberen Ecke des Objekts abgetragen.

Abb. 3.15 Die Position eines Objekts in PowerPoint festlegen

Objekte formatieren Abgesehen von der Vernderung der Grße und Position ist es mglich, die Objekte so zu bearbeiten und zu manipulieren, dass sie zum Teil ein ganz anderes Aussehen annehmen und kaum noch an ihren Ursprungszustand erinnern. Die Formatierungsmglichkeiten finden Sie zum Teil auf den Symbolleisten Zeichnen und/ oder Grafik, zum Teil im Dialog Formatieren, den Sie ber das Kontextmen aufrufen.

Bildausschnitte Bei eingefgten Grafiken knnen Sie einen neuen Ausschnitt festlegen, d.h. einen Teil der Grafik abschneiden, so dass nur ein Ausschnitt brig bleibt. 1

70

Markieren Sie die Grafik und klicken Sie in der Symbolleiste Grafik auf das Symbol Zuschneiden. (Whlen Sie aus dem Kontextmen der Grafik die Option Grafiksymbolleiste anzeigen, sofern sich diese Symbolleiste mit Markierung der Grafik nicht automatisch einblendet.)

Bearbeitung von Objekten

Abb. 3.16 Zuschneiden einer Grafik

2

Fhren Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte und ziehen Sie ihn mit gedrckter Maustaste nach innen.

3

Statt mit der Maus knnen Sie auch im Dialog Formatieren einen Ausschnitt festlegen. Klicken Sie dazu im Kontextmen auf Grafik formatieren und wechseln Sie auf die Registerkarte Bild. Hier geben Sie die Maße ein.

Abb. 3.17 Den Ausschnitt im Dialog festlegen

71

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Nach dem Ausschneiden ist es mitunter sinnvoll, die Grafik wieder zu vergrßern.

Helligkeit, Kontraste und Wasserzeichen Die Symbolleiste Grafik bietet auch die Mglichkeit, die Farbtne der eingefgten Grafik zu manipulieren. Sie knnen mit den entsprechenden Symbolen mehr oder weniger Kontrast und/oder Helligkeit einstellen oder interessante Effekte erzielen, indem Sie die Grafik beispielsweise als eine Art Wasserzeichen formatieren. Die Grafik liegt dann – wie Sie das von vielen Werbebroschren und anderen Druckerzeugnissen kennen – als blasses Bild hinter dem Text.

Hinweis CD: Wasserzeichen.doc

1

Markieren Sie die Grafik und Klicken Sie auf das Symbol Farbe in der Symbolleiste Grafik.

2

Fr den Wasserzeicheneffekt whlen Sie die Option Intensitt.

Abb. 3.18 Eine Grafik als Wasserzeichen formatieren

Sie knnen diesen Effekt auch im Dialog einstellen. ffnen Sie dazu mit der rechten Maustaste ber das Kontextmen den Dialog Grafik formatieren und wechseln Sie auf die Registerkarte Bild. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil am Feld Farbe und whlen Sie hier die Option Ausgeblichen. Warum die Funktion einmal Intensitt und einmal Ausgeblichen heißt, gehrt zu den Geheimnissen der Lokalisierung.

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Bearbeitung von Objekten

Abb. 3.19 Die ausgeblichene Grafik im Dialog Grafik formatieren einstellen

3

Um nun diese Grafik hinter einen Text zu legen, muss deren Layout gegebenenfalls gendert werden. Klicken Sie auf das Symbol Textfluss in der Symbolleiste Grafik und whlen Sie als Umbruchart Hinter den Text. Abb. 3.20 Den Textfluss festlegen

4

Schreiben Sie dann den Text – sofern Sie ihn noch nicht geschrieben haben – und ziehen Sie die Grafik hinter den Text.

73

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.21 Die fertige Grafik: Text mit Wasserzeichen im Hintergrund

Hintergrundfarben Hintergrundfarben spielen im Zusammenhang mit Objekten ein große Rolle, insbesondere bei den AutoFormen, die Sie ja erst einmal als eine Art Strichzeichnung bzw. Schwarzweißzeichnung aufziehen. Am besten, Sie zeichnen mittels der Symbolleiste Zeichnen eine Form, um so die folgenden Beispiele nachvollziehen zu knnen. Zeichnen Sie beispielsweise eine Sonne, die Sie fr eine Einladungskarte zu einem Picknick verwenden mchten. 1 Hinweis CD: Sonne und Wolke.doc Abb. 3.22 Die Sonne aus dem Men Standardformen auswhlen

74

Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf AutoFormen und im Untermen des Eintrags Standardformen auf das Symbol der Sonne.

Bearbeitung von Objekten

2

Ziehen Sie die Sonne auf. Halten Sie dabei die H-Taste gedrckt, damit die Sonne automatisch einen Kreis bildet.

3

Klicken Sie in der Symbolleiste Zeichnen auf den Auswahlpfeil am Symbol Fllfarbe. Whlen Sie eine gelbe oder rtliche Farbe oder klicken Sie auf den Eintrag Flleffekte, um den gleichnamigen Dialog aufzurufen. In diesen Dialog gelangen Sie auch ber das Kontextmen mit dem Eintrag AutoForm formatieren>Registerkarte>Farben und Linien. Abb. 3.23 Die Registerkarte Graduell im Dialog Flleffekt

4

Der Dialog Flleffekte besteht aus vier Registerkarten; auf der Registerkarte Graduell stellen Sie einen Farbverlauf ein. Aktivieren Sie dazu die Option Zweifarbig und whlen Sie dann in den Feldern Farbe 1 und Farbe 2 die beiden Farben fr den Verlauf, beispielsweise Orange und Hellgelb.

5

Legen Sie im Bereich Schattierungsarten fest, wie die beiden Farben ineinander verlaufen sollen. Stellen Sie fr die Sonne die Option Aus der Mitte ein und klicken Sie auf OK.

75

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Tipp

Gut zu wissen Beachten Sie auf der Registerkarte Graduell auch die Option Voreinstellung: Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie im Feld Voreingestellte Farben "fertige" Farbverlufe mit so klangvollen Namen wie Morgendmmerung. Die Einstellungsmglichkeiten der brigen Registerkarten sind recht eindeutig. Allerdings mssen Sie sich fr die Effekte einer Registerkarte entscheiden, Kombinationen untersttzen die Programme nicht. Der Effekt der zuletzt aktiven Registerkarte wird bernommen. Auf der Registerkarte Grafik knnen Sie eine Grafik auswhlen, die dann als Hintergrund des Objekts erscheint.

Abb. 3.24 Die Sonne mit einem Farbverlauf

Bei eingefgten ClipArts oder anderen Grafikdateien knnen Sie ebenfalls eine Hintergrundfarbe einstellen. In der Regel erhalten Sie, wenn Sie fr eine ClipArt eine Fllfarbe einstellen, einen farbigen rechteckigen Hintergrund, der das Bild einrahmt.

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Bearbeitung von Objekten

Abb. 3.25 Die ClipArt mit Hintergrundfarbe

Abb. 3.26 Eine ClipArt ohne Hintergrundfarbe

Tipp

Gut zu wissen In PowerPoint gibt es bei den Optionen zur Fllung mit Farbe zustzlich noch die Option Hintergrund, wodurch die Farbe des Folienhintergrundes bernommen wird.

Umrandungen Nach dem Aufziehen einer Form ist sie in der Standardeinstellung mit einer relativ dnnen schwarzen Linie umrandet. ber den Auswahlpfeil des Symbols Linienfarbe knnen Sie die Farbe ndern oder die Linie entfernen. Mit dem Symbol Linienart legen Sie die Strke der Linie fest. Der Eintrag Weitere Linien fhrt zur Registerkarte Farben und Linien im Dialog AutoForm formatieren, den Sie auch ber das Kontextmen aufrufen knnen.

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Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.27 Die Linienstrke festlegen

Schatteneffekte Neben dem Spiel mit Farben und Linien knnen Sie die Objekte auch Schatten werfen lassen. Diese Schatteneffekte finden Sie ebenfalls auf der Symbolleisten Zeichnen. 1

Abb. 3.28 Einen Schatten werfen lassen

78

Markieren Sie durch Anklicken die AutoForm bzw. das Objekt und klicken Sie auf das Symbol Schatten.

Bearbeitung von Objekten

2

Dadurch ffnet sich ein Untermen, in dem Sie auswhlen knnen, wie bzw. wo der Schatten "fallen" soll.

3

Klicken Sie auf die Option Schatteneinstellung, um die gleichnamige Symbolleiste aufzurufen. In dieser Symbolleiste knnen Sie noch weiter an der Position und der Farbe der Schatteneffekte basteln, sie beispielsweise mit den Symbolen zur Przisionsausrichtung in eine bestimmte Richtung versetzen oder ihre Farbe verndern.

Abb. 3.29 Den Schatten nher definieren

3D-Effekte Hoch im Kurs stehen Zeichnungen und Objekte mit 3D-Effekten. Viele der AutoFormen und einige der ClipArts lassen sich in 3D-Manier darstellen.

Tipp

Einsatz von 3D-Effekten Man sollte trotz aller Begeisterung dennoch nicht alles in 3D-Manier gestalten, sondern die Mglichkeiten sparsam einsetzen. Ansonsten hat man die Wirkung eher verspielt als sinnvoll zur Geltung gebracht.

Markieren Sie das Objekt, das Sie dreidimensional darstellen wollen, klicken Sie auf das Symbol 3D in der Symbolleiste Zeichnen und whlen Sie aus dem Untermen die von Ihnen bevorzugte 3D-Variante. Beachten Sie bitte, dass Sie nur einen der 79

Zeichnungsobjekte und Grafiken

beiden Effekte, entweder Schatten oder 3D, einstellen knnen. Beide Effekte gleichzeitig sind nicht mglich. Einen Schatteneffekt mssten Sie also gegebenenfalls wieder entfernen.

Abb. 3.30 Einen 3D-Effekt festlegen

Mit der Option 3D-Einstellungen rufen Sie die gleichnamige Symbolleiste auf, mit der Sie den Effekt noch verfeinern knnen. Die Ergebnisse sind verblffend. Interessant sind z.B. die Optionen des Symbols Oberflche oder auch die Mglichkeiten der Beleuchtung. Probieren Sie am besten einige Effekte aus.

Abb. 3.31 3D-Effekte verfeinern und verndern

80

Bearbeitung von Objekten

Drehen und Kippen Wenn Zeichnungsobjekte und Grafiken markiert sind, entdecken Sie zustzlich zu den Ziehpunkten noch einen grnen Punkt: den Drehpunkt. Mit diesen Drehpunkten, an die Sie den Mauszeiger so heranfhren, dass ein gebogener Pfeil erscheint, knnen Sie die Objekte und Grafiken frei drehen. Auch im Men des Symbols Zeichnen in der gleichnamigen Symbolleiste finden Sie Optionen zum Drehen und Kippen. So knnen Sie beispielsweise ein Objekt spiegeln: 1

Markieren Sie das Objekt und klicken Sie auf das Symbol Kopieren.

2

Fgen Sie das kopierte Objekt ein und markieren Sie es.

3

Klicken Sie im Men des Symbols Zeichnen im Untermen der Option Drehen oder kippen auf Horizontal kippen.

Abb. 3.32 Ein gespiegeltes Objekt

Text in AutoFormen In den meisten AutoFormen lsst sich zustzlich Text eingeben. Fr die ClipArts gibt es diese Funktion nicht. (Hier mssten Sie dann beispielsweise mit einem Textfeld arbeiten, fr das Sie auf der Registerkarte Farben und Linien im Dialog Textfeld formatieren die Optionen Keine Fllung und Keine Linie einstellen.) Wenn Sie beispielsweise die als AutoForm gezeichnete Sonne mit einem freundlichen "Hallo" ergnzen mchten, machen Sie Folgendes: 81

Zeichnungsobjekte und Grafiken

1

Rufen Sie dazu das Kontextmen des Zeichenobjekts auf, indem Sie es mit der rechten Maustaste anklicken.

2

Whlen Sie die Option Text hinzufgen. Dadurch landet der Cursor in dem Objekt, in dem Sie jetzt schreiben knnen.

3

Formatieren Sie den Text mit den normalen Mitteln der Absatz- und Zeichenformatierung. Mit dem Hinzufgen des Textes hat sich eine kleine Symbolleiste eingeblendet, die Symbolleiste Textfeld. Mit dem Symbol Textausrichtung ndern knnen Sie den Text gegebenenfalls auch als vertikalen Schriftzug ausrichten.

Abb. 3.33 Einen Text hinzufgen

Abb. 3.34 Text in eine AutoForm schreiben und formatieren

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Bearbeitung von Objekten

Reihenfolge – Wer sitzt in der ersten Reihe? Haben Sie mehrere Objekte, die sich berschneiden oder gar ganz berdecken, knnen Sie festlegen, welches Objekt im Hintergrund oder Vordergrund sein soll. Damit Sie dies ausprobieren knnen, sollten Sie mindestens zwei Objekte auf dem Arbeitsblatt haben. Ergnzen Sie das Bild mit der Sonne beispielsweise mit einer Wolke, die die Sonne teilweise verdecken soll. Eine Wolke finden Sie als AutoForm in der Auswahlliste der Option Weitere AutoFormen.

Abb. 3.35 Eine Wolke einfgen

Um die Farbe der Wolke zu ndern, formatieren Sie sie als Schwarzweiß-Form oder als Graustufenform. Klicken Sie dazu auf das Symbol Farbe in der Symbolleiste Grafik und whlen Sie die entsprechende Option. Blenden Sie die Symbolleiste gegebenenfalls ber das Kontextmen ein. 1

Um die Position eines Objekts in der Reihenfolge zu verndern, markieren Sie es und klicken dann in der Symbolleiste Zeichnen auf Zeichnen.

2

Aus dem Men whlen Sie den Eintrag Reihenfolge. Im Untermen finden Sie die Befehle, um die Reihenfolge zu beeinflussen. Setzen Sie die Wolke In den Vordergrund.

83

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.36 Die Farbe der Wolke ndern

Alternativ ffnen Sie das Kontextmen des markierten Objekts. Auch hier finden Sie den Befehl Reihenfolge.

Abb. 3.37 Die Befehle fr die Reihenfolge von Objekten

84

Bearbeitung von Objekten

In der folgenden Abbildung sehen Sie, dass die Wolke nun vor der Sonne liegt – fr unsere Breiten eine realistische Annahme!

Abb. 3.38 Das Objekt im Vordergrund

Genaues Anordnen Bei dem obigen Beispiel mit der Sonne und einer Wolke kam es nicht darauf an, die Wolke przise auszurichten. Hin und wieder knnen Sie es aber auch mit Zeichnungen zu tun haben, bei denen eine genaue Ausrichtung der Objekte zueinander wnschenswert oder erforderlich ist. Auch dies ist machbar. Wenn Sie beispielsweise ein Rechteck aufgezogen haben und dazu einen Kreis, der genau in der Mitte dieses Rechtecks liegen soll, sollten Sie sich nicht auf Ihre Augen verlassen, sondern die Funktion Ausrichten oder verteilen benutzen. Markieren Sie beide Objekte ber die Mehrfachmarkierung, also indem Sie die H-Taste gedrckt halten. ffnen Sie dann ber Zeichnen>Ausrichten oder verteilen das Untermen mit den verschiedenen Optionen der Ausrichtung. Um das Objekt genau in die Mitte zu setzen, whlen Sie Horizontal zentrieren und im selben Untermen in einem zweiten Schritt Vertikal zentrieren. Mit dem Eintrag Przisionsausrichtung und den entsprechenden Optionen im Untermen knnen Sie Objekte jeweils ein Stckchen nach oben, unten, links oder rechts rcken.

Gruppieren von Objekten Haben Sie mehrere Objekte auf einer Seite, einem Tabellenblatt oder einer Folie, knnen Sie sie zusammenfassen; diese Aktion nennt sich Gruppieren. Die gruppierten Objekte werden wie ein Objekt behandelt: Sie ndern die Position und Grße aller gruppierten Objekte en bloc, ohne die relative Position der Objekte zueinander zu ndern. Auch alle Formatierungseinstellungen, sei es eine Fllfarbe, eine Linienfarbe etc., gelten dann fr alle Elemente der Gruppierung. 1

Markieren Sie das erste Objekt, halten Sie die H-Taste gedrckt und markieren Sie per Mausklick das zweite Objekt.

85

Zeichnungsobjekte und Grafiken

2

ffnen Sie das Kontextmen der Objekte und fhren Sie den Mauszeiger auf Gruppieren.

3

Whlen Sie im Untermen die Option Gruppieren.

Abb. 3.39 Mehrere markierte Objekte als Vorstufe zum Gruppieren

Wenn Sie jetzt eines der Objekte anklicken, werden Sie sehen, dass sich die Ziehpunkte um das "Ensemble" legen. Es ist dann nicht mehr mglich, nur eines der Objekte zu markieren. Daher sollten Sie daran denken, Formatierungen, die sich nur auf eines der Objekte beziehen, vor der Gruppierung vorzunehmen. Gegebenenfalls knnen Sie die Gruppierung auch wieder aufheben. Klicken Sie dazu im Kontextmen auf Gruppierung und im Untermen auf Gruppierung aufheben.

Abb. 3.40 Gruppierte Objekte

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Bearbeitung von Objekten

Der Umgang mit mehreren Objekten in einem Zeichnungsbereich In Word, wo Sie mit dem Zeichnungsbereich arbeiten knnen, ist der Umgang mit mehreren Objekte in mancher Hinsicht etwas einfacher. Befinden sich verschiedene Objekte in einem Zeichnungsbereich, lsst sich die Grße dieser Objekte zusammenhngend verndern, ohne dass Sie sie vorher gruppieren. Klicken Sie einfach auf Zeichnung skalieren auf der Symbolleiste Zeichnungsbereich, die eingeblendet wird, sobald der Zeichnungsbereich markiert ist. Wenn Sie nun an den Ziehpunkten des Zeichnungsbereichs nach innen oder außen ziehen, verndern Sie die Grße aller Objekte proportional zueinander. Auch die Position lsst sich en bloc verschieben. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand des markierten Zeichnungsbereichs und ziehen Sie ihn an die gewnschte Stelle. Alle Objekte im Zeichnungsbereich wandern mit.

Abb. 3.41 Objekte im Zeichnungsbereich skalieren

Beim Einfgen einer ClipArt oder einer anderen Grafikdatei wird nicht automatisch ein Zeichnungsbereich darum platziert. Sie knnen jedoch ein Bild zu einem Zeichnungsbereich hinzufgen. Aktivieren Sie zunchst ber Einfgen>Grafik>Neue Zeichnung einen leeren Zeichnungsbereich und fgen Sie dann die Grafik bzw. mehrere Grafiken ein.

Bearbeitung von ClipArts Im Kontextmen von ClipArts finden Sie den Eintrag Grafik bearbeiten. Diese Option verwandelt die Grafik in ein Zeichnungsobjekt. Als ein solches Objekt lassen sich Clips vielfach verndern – nicht nur durch Farbe, Schattenspiele etc. – sondern durch die Manipulation der einzelnen Elemente einer ClipArt selbst. Probieren Sie es an einer Grafik aus. 1

Fgen Sie ber den Aufgabenbereich ClipArt einfgen eine Grafik ein, z.B. ein Bild, das Sie fr eine Einladung verwenden mchten. 87

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.42 Die ClipArt suchen und einfgen

2

Deaktivieren Sie gegebenenfalls die Umbruchart Mit Text in Zeile. Klicken Sie dazu auf das Symbol Textfluss in der Symbolleiste Grafik.

3

Klicken Sie im Kontextmen auf Grafik bearbeiten und bejahen Sie die dann erscheinende Frage mit Ja. Abb. 3.43 Die Grafik wird in ein Zeichenobjekt verwandelt

88

4

Sie erhalten dann ein in seine Einzelteile zerlegtes Objekt, deutlich zu erkennen an den vielen Markierungs- bzw. Ziehpunkten.

5

Klicken Sie einmal außerhalb der Grafik, um die Markierungspunkte zunchst einmal loszuwerden. Sie knnen dann einzelne Elemente markieren und sie beispielsweise aus der Grafik herausziehen, ber die Ziehpunkte verndern und einzelnen Elemente eine andere Farbe zuweisen.

Bearbeitung von Objekten

Abb. 3.44 Ein nicht gruppiertes Objekt

6

Markieren Sie beispielsweise einen der Luftballons, klicken Sie mit der rechten Maustaste und whlen Sie aus dem Kontextmen AutoForm formatieren. Auf der Registerkarte Farben und Linien entscheiden Sie sich im Feld Farbe fr eine andere Farbe. Ein Doppelklick auf den Ballon fhrt ebenfalls in diesen Dialog. Abb. 3.45 Die Farbe eines Elements ndern

7

Eine weitere Mglichkeit der Bearbeitung besteht darin, die einzelnen Elemente ber die zugrunde liegende Linie zu verndern. Markieren Sie dazu ein Element und klicken Sie im Kontextmen auf Punkte bearbeiten.

89

Zeichnungsobjekte und Grafiken

8

Sie sehen dann die Punkte der Linienfhrung. Diese Punkte knnen Sie greifen und so das Element in verschiedene Richtungen ziehen und – wenn Sie mchten – drastisch verndern.

Um aus dem Objekt wieder ein Ganzes, also eine Gruppierung, zu machen, markieren Sie es komplett – ziehen Sie dafr am besten mit gedrckter linker Maustaste einen Markierungsrahmen um das Objekt – und whlen im Kontextmen Gruppierung wieder herstellen.

Der Clip Organizer Der Clip Organizer ist der Ort, an dem vorhandene Zeichnungen, Grafiken, Sounds und Videos, also alle Mediendateien verwaltet werden. In dem "Organizer" erhalten Sie einen schnellen berblick darber, welche Mediendateien zu einem Thema zur Verfgung stehen. Sie knnen hier die Clip-Sammlungen durchsuchen, Clips hinzufgen und katalogisieren sowie neue Sammlungen erstellen. ffnen Sie diesen Organizer am besten ber den Aufgabenbereich Clipart einfgen. Im unteren Bereich unter Siehe auch finden Sie den Eintrag Clip Organizer. Damit ffnen Sie das Hauptfenster: Microsoft Clip Organizer.

Abb. 3.46 Den Clip Organizer aufrufen

Im Clip Organizer sehen Sie die aktuellen Aufbewahrungsorte fr die Clips. Die Standard-ClipArts befinden sich in dem bergeordneten Verzeichnis Office Samm90

Der Clip Organizer

lungen. Wenn Sie dieses Verzeichnis ffnen, werden die Unterordner aufgelistet. Mit einem Klick auf einen dieser Unterordner erscheinen die Symbole fr die darin enthaltenen Grafiken im rechten Bereich.

Abb. 3.47 Die Vorschau auf die Clips im Clip Organizer

Wenn Sie den Ordner Web Sammlungen ffnen, erhalten Sie den Unterordner Design Gallery Live, der eine spezielle Clip-Sammlung im Netz anzeigt. Dadurch vergrßert sich die ansonsten etwas magere Auswahl an ClipArts betrchtlich. Sie knnen Clips aus der Design Gallery in einen der anderen Ordner kopieren, so dass sie zur Verfgung stehen, ohne dass Sie online sein mssen, was ja dem Geldbeutel nicht immer gut bekommt. Zum Organisieren einzelner Clips klicken Sie auf den Pfeil am rechten Rand des Symbols. Das Men bietet Optionen zum Verwalten dieses Clips, z.B. Kopieren oder Zur Sammlung kopieren.

91

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.48 Das Angebot der Design Gallery Live

Abb. 3.49 Clips verwalten

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Der Clip Organizer

Wenn Sie Kopieren whlen, verfahren Sie wie blich: Nach dem Klick auf Kopieren markieren Sie den Zielordner und klicken dann auf das Symbol Einfgen. Wenn Sie den Eintrag Zur Sammlung kopieren whlen, ffnet sich der gleichnamige Dialog. Hier knnen Sie durch Anklicken einen der vorhandenen Ordner als Zielordner fr die Grafik bestimmen, beispielsweise Favoriten, oder ber die Schaltflche Neu auch einen neuen Ordner erstellen und die ausgewhlte Grafik dann in diesen Ordner kopieren.

Abb. 3.50 Den Clip einer neuen Sammlung hinzufgen

Eine Grafik hinzufgen Wenn Sie eine bestimmte Grafikdatei hufig verwenden, ist es vorteilhaft, sie einer Sammlung des Organizers hinzuzufgen. Danach haben Sie dann ber den Aufgabenbereich ClipArt einfgen Zugriff auf diese Grafik. Gehen Sie folgendermaßen vor: 1

ffnen Sie im Clip Organizer ber Datei>Clips zum Organizer hinzufgen>Manuell den gleichnamigen Dialog. Suchen Sie die gewnschte Datei und klicken Sie auf Hinzufgen zu.

2

Whlen Sie im Dialog Zur Sammlung importieren eine Sammlung aus (oder klicken Sie auf Neu, um einen neuen Ordner zu erstellen).

3

Klicken Sie dann auf OK und im Dialog Clips zum Organizer hinzufgen auf Hinzufgen.

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Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.51 Eine Grafik zum Organizer hinzufgen

Sie knnen die hinzugefgte Grafik nun im Organizer im entsprechenden Ordner wiederfinden. Die Beschriftung des Clips wird brigens aus dem Dateinamen gebildet, den Sie jetzt als Suchbegriff verwenden knnen. Sie knnen auch weitere Suchbegriffe eingeben. Klicken Sie dazu auf den Pfeil des Minibildes und auf die Option Schlsselwrter bearbeiten. Im Dialog Schlsselwrter und im gleichnamigen Feld geben Sie den neuen Suchbegriff an und klicken auf Hinzufgen.

Abb. 3.52 Der neue Clip in den Favoriten

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Strukturen darstellen mit Organigrammen

Suchen im Organizer Sie knnen im Clip Organizer auch nach ClipArts suchen. Klicken Sie einfach auf die Schaltflche Suchen. Sie erhalten dann genau wie im Aufgabenbereich ClipArt einfgen ein Suchfeld fr die Eingabe eines Suchbegriffs. Wenn eine Internetverbindung geffnet ist und Sie die Suche im Feld Suchen in nicht auf bestimmte Sammlungen begrenzen, werden als Suchergebnis auch automatisch Clips aus Clips Online, also aus der Design Gallery Live, prsentiert. Sie haben auch die Mglichkeit, diese Webseite direkt zu besuchen, klicken Sie dazu auf den Hyperlink Clips Online im Aufgabenbereich ClipArt einfgen.

Strukturen darstellen mit Organigrammen Organigramme sind kleine – oder auch grßere – Gebilde, die mittels Kstchen und Linien Strukturen verdeutlichen. Office XP stellt das Modell eines Organigramms zur Verfgung. Dieses Modell kann man dann auf die spezifischen Strukturen, die man darstellen mchte, zurechtbiegen. Wenn Sie sich beispielsweise bereiterklrt haben, ein Organigramm zu erstellen, das den Aufbau Ihres Sportvereins wiedergibt, gehen Sie wie folgt vor: 1

Whlen Sie im Men Einfgen die Option Grafik und klicken Sie im Untermen auf den Eintrag Organigramm.

2

Als Vorgabe erhalten Sie nun ein Organigramm, das einen Organisationsaufbau zeigt, der sich aus einem "Chef" und drei Mitarbeitern zusammensetzt.

Hinweis CD: organigramm.doc

Abb. 3.53 Das Muster-Organigramm

95

Zeichnungsobjekte und Grafiken

3

Klicken Sie in die oberste Form, um den Namen und die Position (oder etwas hnliches) einzutragen. Den Text innerhalb einer Form knnen Sie auf die bliche Weise formatieren. Verfahren Sie genau so mit den brigen drei Formen, sofern sie zu dem Aufbau passen.

4

Eine nicht bentige Form werden Sie los, indem Sie das Kontextmen aufrufen und auf Lschen klicken.

5

ffnen Sie das Kontextmen der Form, der Sie eine neue Form zuordnen mchten, im Beispiel wre dies die Form Sparte Klicken Sie auf den Eintrag Untergebene.

6

Vervollstndigen Sie auf diese Weise das Organigramm. In den jeweiligen Kontextmens finden Sie auch Eintrge fr andere Hierarchien. Je nach gewhlter Hierarchieebene wird die Form an einer bestimmten Stelle (unterhalb/daneben) an die Ursprungsform angeheftet.

Abb. 3.54 Eine Form hinzufgen – die Option im Kontextmen

Abb. 3.55 Weitere Formen anhngen

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Strukturen darstellen mit Organigrammen

Hinweis

Gut zu wissen Um eine andere Darstellungsweise als das Standardmodell zu verwenden, muss die oberste Form in der Hierarchie markiert sein, also die "Chef-Form". Dann whlen Sie im Kontextmen Layout und im Untermen eines der anderen Angebote. Seien Sie vorsichtig: Hier geschehen mitunter unerwnschte Vernderungen. Sie sollten vorher Ihr Diagramm gespeichert haben, damit Sie notfalls zur Ursprungsform zurckkehren knnen.

7

Sie knnen dem Organigramm nun noch optisch Schliff geben. Die Formatierung funktioniert am einfachsten ber die Symbolleiste Zeichnen. Den Formen lassen sich Hintergrundfarben zuweisen, farbige Umrandungen, 3D-Effekte etc. Markieren Sie beispielsweise alle Formen (Achtung: Klicken Sie ziemlich genau auf den Rand der Form, ansonsten markieren Sie sie nicht, sondern gelangen in den Bearbeitungsmodus!), klicken Sie auf das Symbol Schattenart und whlen Sie aus, wie der Schatten fallen soll. Auch die Verbindungslinien knnen Sie markieren und formatieren.

Tipp

Gut zu wissen Zum Markieren knnen Sie auch die entsprechenden Optionen im Men des Symbols Markieren in der Symbolleiste des Organigramms verwenden. Markieren Sie beispielsweise eine der Formen und klicken Sie in diesem Men auf Ebene. Dadurch werden dann alle Formen dieser Hierarchie markiert. Das Kontextmen bietet ebenfalls diese Optionen zum Markieren.

Um dem ganzen Organigramm einen farbigen Hintergrund zuzuweisen, klicken Sie auf das Organigramm, um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen – Sie sehen die grau gestrichelte Umrandung – und anschließend auf den Pfeil am Symbol Fllfarbe.

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Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.56 Organigramm mit Formatierung: Hintergrundfarbe und Schattierung

Zur Vernderung der Grße der einzelnen Formen muss die Einstellung AutoLayout deaktiviert sein. Diese Option finden Sie im Men des Symbols Layout in der Symbolleiste Organigramm. Sie knnen dann wie blich die Form mit den Ziehpunkten vergrßern oder verkleinern. Um ein Organigramm und dessen Elemente als Ganzes unter Beibehaltung des Grßenverhltnisses zu verkleinern oder zu vergrßern, bietet sich die Skalierungsfunktion an. Klicken Sie auch hierzu auf Layout in der Symbolleiste Organigramm und whlen Sie Organigramm skalieren. Dadurch erhalten Sie am Zeichnungsbereich Ziehpunkte, mit denen Sie das Organigramm insgesamt beeinflussen. Sowohl die Formen als auch die Beschriftungen werden zusammen verkleinert bzw. vergrßert. Denken Sie daran, das Blatt gegebenenfalls im Querformat (Seite einrichten>Orientierung) zu formatieren, sofern es in die "Breite geht".

Abb. 3.57 Ein Organigramm insgesamt verkleinert

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In der Standardeinstellung ist auch bei den Organigrammen als Umbruchart Mit Text in Zeile aktiviert. Um das Organigramm frei versetzen zu knnen, mssen Sie wie blich die Umbruchart verndern. Sie finden das Symbol Textfluss in der Symbolleiste Organigramm; alternativ ffnen Sie ber das Kontextmen den Dialog Organigramm formatieren und hier die Registerkarte Layout.

Schematische Darstellungen

Schematische Darstellungen Mit Office XP sind die Mglichkeiten, Zusammenhnge grafisch aufzubereiten, um einige Features gewachsen. Abgesehen von dem eben beschriebenen Modell knnen Sie aus fnf Darstellungsformen whlen. Exemplarisch wird zunchst das Pyramidenmodell gezeigt. 1

Klicken Sie im Men Einfgen auf Schematische Darstellung. Whlen Sie im Dialog Diagrammsammlung den gewnschten Typ.

Hinweis CD: pyramide.doc Abb. 3.58 Den Darstellungstyp whlen

2

Sie erhalten auf dem Bildschirm eine Rohpyramide, die Sie mit Ihren Texten ausfllen. Klicken Sie dazu einfach in die jeweilige Pyramidenschicht. Abb. 3.59 Die Rohpyramide

3

Um eine neue Schicht einzufgen, klicken Sie in der Symbolleiste Diagramm auf das Symbol Form einfgen oder im Kontextmen der Form auf gleichnamige Option. Die neue Schicht wird unterhalb der vorher ausgewhlten Schicht eingefgt.

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Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.60 Eine Schicht einfgen

Abb. 3.61 Die AutoFormate

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4

Klicken Sie auf das Symbol Form nach hinten verschieben bzw. Form nach vorne verschieben, um die ausgewhlte Schicht nach oben bzw. unten zu versetzen.

5

Mit dem Symbol AutoFormat in der Symbolleiste Diagramm knnen Sie vorgefertigte Farbschemata fr die Pyramide bernehmen.

Schematische Darstellungen

6

Sie knnen die Pyramide auch individuell mit den Formatierungsmitteln der Symbolleiste Zeichnen verschnern. Markieren Sie dazu eine oder mehrere Formen, indem Sie an den Rand klicken (gegebenenfalls halten Sie dabei die H-Taste gedrckt), und klicken Sie dann auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste Zeichnen.

7

Um die Schichten zu "verformen", markieren Sie die Form und ziehen an dem gelben Ziehpunkt. Sie sehen, dass Sie die Pyramide hierdurch weit von ihrer Ursprungsform entfernen und fast neu gestalten knnen. Achten Sie bei dieser Aktion darauf, dass Sie das AutoLayout deaktiviert haben, ansonsten steht dieser Ziehpunkt nicht zur Verfgung. Sie deaktivieren das AutoLayout ber das Symbol Layout in der Symbolleiste Diagramm.

Abb. 3.62 Eine Form am Ziehpunkt verziehen

Weitere Organigrammtypen: Radial, Venn etc. Sie knnen den Typ der schematischen Darstellung auch komplett ndern, indem Sie auf das Symbol ndern zu in der Symbolleiste Organigramm klicken. Im Men werden Ihnen die weiteren Modelle fr schematische Darstellungen angeboten. Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass die Darstellung inhaltlich passt. Fr ein Schema, das eine lineare Hierarchie abbildet, sind die anderen Modelle kaum zu gebrauchen. Wollen Sie dagegen die Verteilungsstruktur eines Warenlagers zeigen, ist beispielsweise der Organigrammtyp Radial gut geeignet. Die Bearbeitung der anderen Organigrammtypen funktioniert im Prinzip genau so wie die Bearbeitung des oben beschriebenen Organigramms zur Darstellung hierarchischer Beziehungen. Bei dem Typ Radial ergnzen Sie die vorhandenen Formen mit dem Symbol Form einfgen. Dadurch wird an die Form im Mittelpunkt jeweils eine weitere Form geheftet. Auch hier knnen Sie mit dem Symbol AutoFormat fertige Formate zuweisen. Etwas anders gehen Sie bei dem Schema Venn vor, das vor allem dazu verwendet wird, berlappungen darzustellen: Sie schreiben den Text nicht in die Formen hinein, sondern jeweils neben die Form in ein Textfeld. Mchten Sie diese Textfelder auf mglichst einfache Art formatieren, bernehmen Sie am besten das AutoFormat Quadratschattierung.

101

Zeichnungsobjekte und Grafiken

Abb. 3.63 Der Organigrammtyp Radial

Abb. 3.64 AutoFormate: Quadratschattierung

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Individuelle Anpassung Mauseinstellungen Taskleiste Symbolleisten und Mens nach Maß AutoFormate und AutoKorrektur Grundstzliche Einstellungen – Optionen

104 108 110 122 126

4

Individuelle Anpassung

Wenn Sie Programme aufrufen, werden die Elemente des Bildschirms und der Funktionsumfang des Programms in einer bestimmten Art und Weise prsentiert: Die Befehle sind zu Kategorien zusammengefasst, die als Hauptmenpunkte in der Menleiste erscheinen und in den Pulldown-Mens aufgelistet werden, auf den Symbolleisten sind Schaltflchen gesammelt, deren Verwendung (nach Meinung der Programmierer) zu den mehr oder minder alltglichen Handgriffen gehrt und auch die Anordnung dieser und anderer Elemente erfolgte nach bestimmten berlegungen. Dies heißt nicht, dass Sie es mit einem statischen Erscheinungsbild zu tun haben, das so akzeptiert werden muss, wie es Ihnen angeboten wird. Die Arbeitsbildschirme lassen sich – wie Sie wissen – problemlos verndern und anpassen, und auch zahlreiche Funktionen knnen Sie in ihren Ablufen beeinflussen. Fr ein rationelles Arbeiten ist es daher zu empfehlen, sich den Arbeitsbildschirm mit seinen Elementen, aber auch bestimmte Programmablufe (sofern man darauf Einfluss hat, ohne in die Programmierung einzusteigen) so einzurichten, dass sie am besten sowohl zu den anstehenden Aufgaben als auch den individuellen Bedrfnissen und Prferenzen passen. Vieles in dieser Hinsicht ist bereits bekannt, z.B. wie Sie Symbolleisten oder auch andere Elemente ein- oder ausblenden. Dieses Kapitel beschreibt weitere Mglichkeiten der individuellen Anpassung. Sie werden u.a. erfahren, wie Sie Symbolleisten und Meneintrge und sogar Symbole selbst verndern knnen, wie Sie mit der AutoKorrektur umgehen und eigene Shortcuts erstellen. Die meisten der Beschreibungen beziehen sich beispielhaft auf Word, sie gelten aber mit Abweichungen fr alle Office-Programme. Eine Sonderstellung nimmt der Internet Explorer ein; die Anpassung des Browsers folgt naturgemß nicht den sonst blichen Mglichkeiten. Wie Sie den Internet Explorer so einstellen, dass Sie gerne mit ihm umgehen, lesen Sie im Kapitel 7 Office und das Internet. Zunchst folgen ein paar Hinweise zu einem Ihrer wichtigsten Arbeitsmittel am Computer: der Maus.

Mauseinstellungen Die Maus ist zu dem wichtigsten Hilfsmittel im Umgang mit dem Computer geworden. Fr viele Anwender hat sie die Tastatur als Eingabegert mehr oder minder vollstndig ersetzt, sieht man mal von der Texterfassung ab. Das ist zwar nicht immer die beste aller Methoden, aber einmal in Bewegung gesetzte Trends lassen sich schwer aufhalten – zumal die grafischen Arbeitsoberflchen mit den Schaltflchen und Icons kaum den Eindruck erwecken, dass man auch ohne Maus arbeiten knnte. Dennoch sei an dieser Stelle daran erinnert, dass die Arbeit mit der Tastatur mitunter schneller und komfortabler ist als die Arbeit mit der Maus. Um einen Befehl abzubrechen bzw. einen Dialog zu verlassen, verrichtet beispielsweise die E-Taste sehr gute Dienste und auch die Besttigung mit der -Taste ist oft schneller gemacht als ein Klick auf die Schaltflche OK. 104

Mauseinstellungen

Gut zu wissen Menschen, die schon vor Jahren am Computer gearbeitet haben, wissen es noch, jngere Semester, die mit der Maus "groß" (im doppelten Sinn!) geworden sind, kaum noch: Die Bedeutung der Unterstriche unter bestimmten Buchstaben von Menbezeichnungen oder Optionsbezeichnungen in Dialogen und Pulldown-Mens. Bei gedrckter A-Taste lassen sich mit den jeweils unterstrichenen Buchstaben die Mens aufrufen bzw. die Optionen aktivieren – ganz ohne Maus.

Aber zurck zur Maus: Man muss den "Arbeitsstil" der Maus nicht passiv hinnehmen, sondern kann ihn an die individuellen Vorlieben bzw. die individuelle Geschicklichkeit anpassen, z.B. lsst sich die Zeigergeschwindigkeit und die Zeit, die zwischen zwei Mausklicks vergehen darf, damit sie als Doppelklick interpretiert werden, festlegen. Außerdem lassen sich die Maustasten umdrehen, so dass Linkshndler ebenfalls bequem mit der Maus arbeiten knnen.

Abb. 4.1 Hier kommt die Maus

ffnen Sie fr die Anpassung der Maus ber das Start-Men und die Option Einstellungen die Systemsteuerung und doppelklicken Sie auf den Eintrag Maus. Im Dialog Eigenschaften von Maus knnen Sie die Einstellungen verndern. Das Testfeld

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Individuelle Anpassung

auf der Registerkarte Schaltflchen dient der berprfung, ob Sie mit der eingestellten Doppelklickgeschwindigkeit noch Erfolg haben: Es muss Ihnen gelingen, per Doppelklick einen Kasper aus der Box zu zaubern und wieder verschwinden zu lassen!

Abb. 4.2 Die Doppelklickgeschwindigkeit einstellen

Auf der Registerkarte Bewegung wird die Option Mausspur anzeigen angeboten. Sie sehen den Effekt, sobald Sie die Option aktiviert haben und mit der Maus ber den Dialog fahren. Als Gag mag man dies ganz lustig finden, ob man diese Spur tatschlich mit jeder Mausbewegung sehen mchte, sei dahingestellt, scheint aber eher unwahrscheinlich. Auf der Registerkarte Zeiger knnen Sie das Erscheinungsbild des Mauszeigers ndern. Haben Sie den Mauszeiger bis zur Unkenntlichkeit verunstaltet, knnen Sie im Feld Schema den Windows-Standard wiederherstellen. Je nach installiertem Maustreiber kann das Aussehen und die Angebotsvielfalt der Registerkarten variieren. Bei einigen "Musen auf Rdern" kann man z.B. die Schrittweite des Rades einstellen und dem Klick auf das Rad eine zustzliche Funktion zuweisen, beispielsweise einen Doppelklick oder den Aufruf des Explorers.

106

Mauseinstellungen

Abb. 4.3 Die Maus hinterlsst eine Spur

Abb. 4.4 Das Aussehen des Mauszeigers

107

Individuelle Anpassung

Taskleiste Auf der Taskleiste erscheinen die Symbole der geffneten aber minimierten Programme. Somit ermglicht die Taskleiste einen raschen Wechsel zwischen den Programmen, da Sie nur die Symbole anklicken mssen, um Programme aus dem Hintergrund wieder in den Vordergrund zu stellen. In Word werden auch die geffneten Dateien als Symbole auf der Taskleiste abgelegt, so dass man von hier aus schnell in eine andere Datei wechseln kann. Die Standardeinstellung sieht vor, dass die Taskleiste am unteren Bildschirmrand zu sehen ist. Sie knnen sie aber auch mit der Maus anklicken und mit gedrckter Maustaste an einen anderen Bildschirmrand ziehen.

Abb. 4.5 Die Taskleiste wird verschoben

Die Taskleiste lsst sich auch so einstellen, dass sie nur sichtbar ist, wenn Sie die Maus an den Bildschirmrand bewegen. Die folgenden Schritte sind dazu erforderlich:

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1

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Taskleiste und whlen Sie aus dem Kontextmen den Eintrag Eigenschaften oder gehen Sie im Start-Men auf Einstellungen>Taskleiste & Startmen.

2

Aktivieren Sie die Option Automatisch im Hintergrund. Die Taskleiste wird so lange ausgeblendet, bis Sie wieder mit dem Mauszeiger an den Rand des Bildschirms kommen.

Taskleiste

Abb. 4.6 Die Eigenschaften der Taskleiste definieren

Mit der Option Immer im Vordergrund, erscheint die Taskleiste vor den Fenstern, auch wenn diese im Vollbild angezeigt werden.

Abb. 4.7 Den Bereich der Taskleiste vergrßern

109

Individuelle Anpassung

Legen Sie Wert darauf, in der Taskleiste die Beschriftung der Symbole lesen zu knnen, knnen Sie die Taskleiste vergrßern, damit selbst bei vielen geffneten Anwendungen alle Symbole Platz finden. Ziehen Sie dazu den Rand der Taskleiste weiter zur Mitte des Bildschirms.

Symbolleisten und Mens nach Maß Die Zusammenstellung der Befehle in den Mens und der Symbole auf den Symbolleisten sind, wie bereits erwhnt, eine Art Angebot, das Standardbedrfnissen entspricht oder entsprechen soll. Beides ist jedoch variabel und lsst sich an andere Bedrfnisse anpassen. Sie knnen die Pulldown-Mens durch Eintrge ergnzen, die Symbolleisten durch Symbole erweitern, aktuelle Eintrge in den Pulldown-Mens auf Symbolleisten verschieben und genauso gut Symbole von Symbolleisten in Pulldown-Mens ziehen.

Tipp

Gut zu wissen Unterscheidet man aus alter Gewohnheit zwischen Symbolleisten und Menleiste, ist dies aufgrund des unterschiedlichen Erscheinungsbildes sicherlich in Ordnung, aber bei der Bearbeitung kann man darauf inzwischen verzichten. Die neuen Office-Programme behandeln Menleisten wie Symbolleisten, und auch Menpunkte lassen sich in Symbole verwandeln.

Menpunkte und Symbole Entscheidend fr alle Vernderungen an Mens und Symbolleisten ist der Dialog Anpassen. ffnen Sie diesen Dialog, um als Erstes zu probieren, einen Meneintrag auf eine Symbolleiste zu ziehen.

110

1

Gehen Sie im Men Ansicht auf Symbolleisten und klicken Sie im Untermen auf Anpassen. Alternativ knnen Sie diesen Dialog auch ber das Kontextmen einer Symbolleiste ffnen.

2

Ist der Dialog Anpassen geffnet, knnen Sie die Symbole sowie die Eintrge in den Pulldown-Mens mit gedrckter linker Maustaste verschieben. Wenn Sie beispielsweise auf ein Symbol klicken, werden Sie sehen, dass dieses Symbol fett umrandet wird. Sie knnten es nun "greifen" und an einen anderen Ort befrdern.

Symbolleisten und Mens nach Maß

Abb. 4.8 Den Dialog Anpassen aufrufen

Abb. 4.9 Symbole knnen verschoben werden

111

Individuelle Anpassung

3

Um einen Pulldown-Eintrag auf eine Symbolleiste zu legen, ffnen Sie – beispielsweise – das Men Bearbeiten. Klicken Sie die Option Alles markieren an und ziehen Sie diese Option mit gedrckter Maustaste auf einen freien Platz in der Symbolleiste Standard. Ein kleiner schwarzer Strich zeigt, an welcher Position das Symbol eingefgt wird.

4

Um das neue Symbol wieder zu lschen, ziehen Sie es einfach aus einer Symbolleiste oder Menleiste heraus. Sie erkennen den "Lschbereich" daran, dass das Symbol beim Ziehen mit einem Kreuz versehen wird.

Abb. 4.10 Einen Eintrag/ein Symbol lschen

Hinweis

Gut zu wissen Sie knnen das Symbol wieder in das Men aufnehmen: Verschieben Sie es wie in Schritt 3 beschrieben in das Men Bearbeiten, ohne es vorher zu lschen. Die Pulldown-Mens ffnen sich automatisch, wenn Sie den Mauszeiger auf einen Haupteintrag bewegen.

5

112

Wenn Sie diese Option doch wieder im Men Bearbeiten vorfinden mchten, wechseln Sie im Dialog Anpassen zunchst auf die Registerkarte Befehle. Hier werden im Bereich Kategorien smtliche Hauptmens aufgelistet und rechts daneben jeweils die Befehle.

Symbolleisten und Mens nach Maß

Abb. 4.11 Die Registerkarte Befehle im Dialog Anpassen

6

Markieren Sie Bearbeiten und wandern Sie im rechten Bereich durch die Liste, bis Sie den Eintrag Alles markieren entdecken. Greifen Sie diesen Eintrag und ziehen Sie ihn mit gedrckter linker Maustaste zurck in das Men Bearbeiten.

Auf diese Weise, also ber die Auflistung der Befehle auf der Registerkarte Befehle, knnen Sie sowohl die Symbolleisten als auch die Pulldown-Mens um neue Symbole bzw. Eintrge erweitern.

Eine neue Symbolleiste erstellen Wenn Sie im Zusammenhang mit der Arbeit an einem lngeren Dokument bestimmte Funktionen besonders hufig benutzen, bietet es sich an, diese Funktionen zu sammeln und sie auf einer neuen Symbolleiste abzulegen, z.B. bestimmte Formatierungssymbole, die nicht auf der Symbolleiste Format zu finden sind, den Befehl fr Indizes und zum Einfgen von Grafikdateien. Damit haben Sie diese Befehle dann griffbereit und mssen keine Mens ffnen. 1

ffnen Sie gegebenenfalls – sofern er nicht mehr geffnet ist – den Dialog Anpassen ber Ansicht>Symbolleisten oder indem Sie eine der angezeigten Symbolleisten mit rechts anklicken.

2

Klicken Sie im Dialog Anpassen auf der Registerkarte Symbolleisten auf die Schaltflche Neu. 113

Individuelle Anpassung

Abb. 4.12 Eine neue Symbolleiste erstellen

3

Geben Sie der neuen Symbolleiste einen Namen. Im unteren Feld legen Sie fest, wo die Symbolleiste gespeichert wird.

Hinweis

Gut zu wissen Im Normalfall haben Sie die Auswahl zwischen dem gerade aktiven Dokument – dann steht diese Symbolleiste nur zur Verfgung, wenn Sie dieses Dokument bearbeiten – und der Formatvorlage Normal.Dot. Entscheiden Sie sich fr Normal.Dot, knnen Sie die Symbolleiste immer dann aktivieren, wenn Sie mit einem Dokument arbeiten, das auf dieser Dokumentvorlage basiert.

4

114

Daraufhin erscheint eine kleine Symbolleiste auf dem Bildschirm, die Sie nun mit Symbolen/Schaltflchen fllen knnen. Lassen Sie sich nicht dadurch irritieren, dass die Symbolleiste so wirkt, als ob sie nur ein Symbol aufnehmen kann; sie wchst quasi mit jedem weiteren Symbol, das Sie dort ablegen.

Symbolleisten und Mens nach Maß

5

Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle und markieren Sie die gewnschte Kategorie, beispielsweise Format. Wandern Sie im rechten Bereich durch die Befehle und klicken Sie auf Doppelt unterstrichen, ein Befehl der standardmßig nicht als Symbol abgelegt ist. Ziehen Sie den Befehl auf die neue Symbolleiste.

Abb 4.13 Eine neue, noch leere Symbolleiste Abb. 4.14 Die neue Symbolleiste mit Symbolen fllen

Tipp

Gut zu wissen Auf der Registerkarte Optionen knnen Sie bestimmte Einstellungen vornehmen, die die Symbolleisten und Pulldown-Mens betreffen. Aktivieren Sie gegebenenfalls die Option Mens immer vollstndig anzeigen. Dann sind die Befehle eines Menpunkts alle auf einmal zu sehen und nicht erst nach einem Mausklick auf die nach unten weisenden Pfeile.

Als Beschriftung erscheint ein D mit doppeltem Unterstrich. Sie knnen auch diese Beschriftung bzw. das ganze Symbol noch ndern. Wie Sie einzelnen Symbolen ein anderes Aussehen verleihen, lesen Sie im nchsten Abschnitt. Ergnzen Sie zunchst die Symbolleiste um die weiteren Symbole. Um ein Symbol fr die Zuwei-

115

Individuelle Anpassung

sung einer bestimmten Formatvorlage auf die neue Symbolleiste zu legen, markieren Sie die Kategorie Formatvorlagen, in der die vorhandenen Formatvorlagen aufgelistet werden.

Abb. 4.15 Die Kategorie Einfgen

Abb. 4.16 Die neuen Symbole/ Schaltflchen in der Symbolleiste

Symbole bearbeiten Ist die Zusammenstellung individueller Symbolleisten sicher eine ntzliche Aktion, so mag man darber streiten, inwieweit es sinnvoll ist, das Aussehen der Symbole zu verndern, zumindest der Symbole, an deren Aussehen man sich mittlerweile gewhnt hat. Mglich ist es – Sie knnen jedes Symbol bearbeiten oder auch mit einem ganz anderen Schaltflchensymbol ausstatten, aber tuschen Sie sich nicht: In der Regel funktioniert das visuelle Gedchtnis recht gut und bestimmte Symbole sind Ihnen schnell vertraut. Sobald Sie ein Symbol deutlich verndern, werden Sie das alte vermissen und den Befehl suchen! Bei einem Rechner, den Sie mit anderen Anwendern teilen, verbietet sich diese Aktion an sich ohnehin von selbst – es sei denn, Sie haben Grund, den/die Kollegen zu rgern! Bei Symbolleisten mit neuen Symbolen/Schaltflchen bietet es sich indes an, dafr zu sorgen, dass sie auch optisch einigermaßen eindeutig sind und sich durch 116

Symbolleisten und Mens nach Maß

bestimmte Merkmale ins Gedchtnis schleichen. Von daher ist das Editieren von Schaltflchen/Symbolen dann ganz ratsam. Auch die Vernderung der Beschriftung bietet sich mitunter an: Die Schaltflche Index und Verzeichnisse nimmt beispielsweise viel Platz auf der Symbolleiste weg, deswegen sollte die Beschriftung abgekrzt werden: 1

ffnen Sie den Dialog Anpassen. Klicken Sie dann auf die Schaltflche, die ihr Aussehen verndern soll, im Beispiel also Index und Verzeichnisse. Abb. 4.17 Das zu bearbeitende Symbol auswhlen

2

Wechseln Sie auf die Registerkarte Befehle. Mit der Schaltflche Auswahl ndern erhalten Sie eine Liste von Eintrgen, mit denen Sie die Beschriftung und das Erscheinungsbild der markierten Schaltflche verndern knnen.

3

Aktivieren Sie im unteren Bereich des Mens die Option Schaltflchensymbol und Text. Mit dieser Einstellung erscheint auf der Schaltflche eine Beschriftung und gegebenenfalls ein kleines Schaltflchensymbol.

4

Klicken Sie in das Feld Name und geben Sie beispielsweise Folgendes ein: I + V.

5

Sofern Sie die Schaltflche um ein kleines Symbol ergnzen mchten, klicken Sie auf Schaltflchensymbol ndern. In der Palette whlen Sie ein noch nicht vergebenes Schaltflchensymbol aus. Es erscheint neben der Beschriftung.

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Individuelle Anpassung

Abb. 4.18 Beschriftung eines Symbols bearbeiten

Abb. 4.19 Ein Schaltflchensymbol auswhlen

6

118

Nun knnen Sie auch dieses Symbol noch bearbeiten. Klicken Sie auf die Option Schaltflchensymbol bearbeiten, um den Editor aufzurufen. In diesem Editor knnen Sie sich knstlerisch bettigen und das Design/die Farbe des Symbols verndern.

Symbolleisten und Mens nach Maß

Abb. 4.20 Der Schaltflchen-Editor

7

Whlen Sie zuerst eine Farbe; dann frben Sie per Mausklick im Bereich Bild die Pixel in der gewhlten Farbe ein. Die kleine Vorschau hilft ein wenig beim Bearbeiten.

8

Wenn Sie, nachdem Sie Ihr Werk im Editor besttigt haben, feststellen, dass Ihnen das Aussehen des Symbols ganz und gar nicht gefllt, klicken Sie am besten auf Schaltflchensymbol zurcksetzen. Damit machen Sie die nderungen am Symbol rckgngig. Um den Text und das Symbol wieder in den Ursprungszustand zu versetzen, klicken Sie auf Zurcksetzen.

Abb. 4.21 Die vernderte Schaltflche – man kann alles wieder zurcksetzen

119

Individuelle Anpassung

Eine Erklrung der weiteren Optionen in dem Men Auswahl ndern finden Sie in der unten stehenden Tabelle.

Die Einstellungen im Men Auswahl ndern

Option

Erklrung

Standard

Im Men erscheint Text, in der Symbolleiste das Symbol

Nur Text (immer)

Im Men und in der Symbolleiste erscheint Text

Nur Text (in Mens)

Im Men erscheint Text, die Einstellung der Symbolleiste kann gesondert vorgenommen werden

Schaltflchensymbol und Text

Es erscheinen der Text und das Symbol Tabelle 4.1

Tipp

nderungen verwerfen Sind Ihre nderungen etwas außer Rand und Band geraten, setzen Sie am besten alles zurck. Markieren Sie im Dialog Anpassen auf der Registerkarte Symbolleisten die Symbolleiste und klicken Sie dann auf die Schaltflche Zurcksetzen.

Symbolleisten auf die Schnelle anpassen Sie knnen die von Microsoft mitgelieferten Symbolleisten im begrenzten Umfang auch auf einfache Weise anpassen.

120

1

Blenden Sie die Symbolleiste, die Sie anpassen wollen, gegebenenfalls ein. Sofern Sie die Symbolleiste Standard oder Format anpassen mchten, sollten sie ohnehin angezeigt werden.

2

Klicken Sie beispielsweise auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil am rechten Rand der Symbolleiste Format. In der Infobox lesen Sie Optionen fr Symbolleisten.

Symbolleisten und Mens nach Maß

Abb. 4.22 Symbolleisten auf die Schnelle anpassen

3

Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Option Schaltflchen hinzufgen oder entfernen und im Untermen auf Format.

4

Whlen Sie in der Liste der zur Verfgung stehenden Symbole die von Ihnen gewnschten aus oder entfernen Sie angezeigte Symbole, indem Sie das Kontrollkstchen deaktivieren. Abb. 4.23 Symbole anzeigen lassen oder entfernen

5

Drcken Sie die E-Taste, um die Auswahlliste zu schließen.

Shortcuts mit der Tastatur Sie wissen, dass es mglich ist, auch mit bestimmten Tastenkombinationen Aktionen zu starten. Es hngt in erste Linie vom persnlichen Geschmack ab, inwieweit man hufig Tastenkrzel verwendet, und sicherlich auch von der Funktionstchtigkeit des eigenen Gedchtnisses, denn Sinn macht die Arbeit mit diesen Krzeln nur, 121

Individuelle Anpassung

wenn man sie auch auf die Schnelle parat hat. Auf die Sprnge helfen notfalls die Pulldown-Mens, in denen die Tastenkombinationen fr bestimmte Befehle nachzulesen sind. Abgesehen von den Tastenkrzeln, die Office mitliefert, knnen Sie auch selbst welche definieren. Dazu brauchen Sie mal wieder den Dialog Anpassen. Klicken Sie hier auf die Schaltflche Tastatur.

Abb. 4.24 Tastatur anpassen – ein neuer Shortcut

Markieren Sie im Dialog Tastatur anpassen die Kategorie und im Bereich Befehle die Aktion, fr die Sie ein Krzel festlegen mchten. Klicken Sie dann in das Feld Neue Tastenkombination und drcken Sie nun die Tastenkombination, die den Befehl aufrufen soll. Erwischen Sie zufllig eine Tastenkombination, die schon vergeben ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Achten Sie auf den Schriftzug: Derzeit zugewiesen an. Sofern keine Fehlermeldung erscheint, klicken Sie anschließend auf Zuordnen.

AutoFormate und AutoKorrektur Fr alle, die nicht fehlerfrei tippen, sondern immer wieder mit Buchstabenverdrehern und anderen Tippfehlern kmpfen, die wie ferngesteuert in den Text geraten, ist die Funktion AutoKorrektur eine praktische Hilfe. Die Office-Programme kontrollieren schon bei der Eingabe den Text. Treffen Sie dabei auf einen bekannten Tippfehler, wird er automatisch korrigiert. Ein typisches Beispiel fr diese Autokorrektur: Aus dei wird automatisch die. 122

AutoFormate und AutoKorrektur

Eine große Anzahl dieser typischen Tippfehler ist von Microsoft schon eingegeben worden, aber Sie knnen die Liste durch individuelle Autokorrektur-Wnsche beliebig verlngern. Genauso, wie die Office-Programme Ihnen bei der Rechtschreibung auf die Finger schauen, knnen die Programme Sie bei der Formatierung untersttzen. Geben Sie in Word bestimmte Zeichenfolgen ein, z.B. "1.", werden diese Eingaben ausgewertet und gegebenenfalls automatisch formatiert, im Beispiel als Nummerierung. Fhren Sie bei der Formatierung lieber selbst Regie, knnen Sie diese AutoFormate ausschalten.

Die AutoKorrektur Wandern Sie als Erstes durch die Liste der vorhandenen AutoKorrektur-Eintrge; Sie sehen, dass viele Fehler bereits bercksichtigt wurden. Sie finden hier nicht nur typische Tippfehler, sondern auch Zeichenfolgen, mit denen Sie Sonderzeichen auf die Schnelle aufrufen knnen. Ein Blick in die Liste lohnt sich also. 1

Klicken Sie im Men Extras auf den Eintrag AutoKorrektur-Optionen. Abb. 4.25 Der Dialog AutoKorrektur

2

Geben Sie im gleichnamigen Dialog auf der Registerkarte AutoKorrektur im Feld Ersetzen das Wort mit Tippfehler ein und tragen Sie dann in das Feld Durch ein, wie das Wort richtig geschrieben wird. 123

Individuelle Anpassung

Achten Sie in diesem Dialog auf die Einstellungsmglichkeiten im oberen Bereich. Hier kann z.B. die Option deaktivieren, dass jeder neue Satz mit einem Großbuchstaben beginnt. Mit der Schaltflche Ausnahme knnen Sie die AutoKorrektur-Einstellungen wiederum genauer bestimmen und Ausnahmen festlegen.

Abb. 4.26 Ausnahmen von der AutoKorrektur

AutoFormate Auch auf der Registerkarte AutoFormat bzw. AutoFormat whrend der Eingabe im Dialog AutoKorrektur finden Sie Einstellungen, die Sie eventuell verndern mchten. Sie knnen beispielsweise deaktivieren, dass sich die Nummerierung automatisch einschaltet, sobald Sie ein "1." tippen und/oder, dass Internetadressen im Text als Hyperlinks mit der entsprechenden Formatierung erscheinen. Um die automatische Nummerierung auszuschalten, weil sie mitunter eher strend ist als praktisch, wechseln Sie auf die Registerkarte AutoFormat whrend der Eingabe. Hier deaktivieren Sie die Option Automatische Nummerierung. Genauso gut knnen Sie die automatischen Aufzhlungszeichen ausschalten. Auf dieser Registerkarte finden Sie auch die Option Internet- und Netzpfade durch Hyperlinks. Ist diese Option aktiviert, was der Standardeinstellung entspricht, erhlt eine Internetadresse automatisch eine bestimmte Formatvorlage. Wenn Sie diese Formatvorlage nicht verndert haben, erscheint eine Internetadresse automatisch als Hyperlink, und zwar in blauer Farbe und unterstrichen. Abgesehen von der Formatierung, die in einem Textfluss mitunter strt, kann es auch passieren, dass man ungewollt einen Hyperlink anklickt und dann den Standardbrowser aufruft. Um dies zu vermeiden, deaktivieren Sie die oben erwhnte Option auf der Registerkarte AutoFormat whrend der Eingabe. Die Internetadresse erscheint dann als ganz "normaler" Text.

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AutoFormate und AutoKorrektur

Abb. 4.27 Die automatische Nummerierung ausschalten

Um nur die Formatierung eines Hyperlinks zu ndern, ndern Sie die Formatvorlage fr Hyperlinks: Format>Formatvorlagen und Formatierung. Aktivieren Sie im gleichnamigen Aufgabenbereich im Feld Anzeigen die Option Alle Formatvorlagen und markieren Sie in der Auflistung der Formatvorlagen Hyperlink. Klicken Sie auf den Pfeil an diesem Eintrag und whlen Sie ndern. Im Dialog Formatvorlage ndern stellen Sie dann die gewnschte neue Formatierung ein.

Tipp

Gut zu wissen Beachten Sie auch die anderen Optionen der Registerkarte AutoFormat whrend der Eingabe. Sie knnen hier beispielsweise dafr sorgen, dass Bruchzahlen durch Sonderzeichen ersetzt werden und hnliches.

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Individuelle Anpassung

Abb. 4.28 Die Formatvorlage fr Hyperlinks ndern

Grundstzliche Einstellungen – Optionen In allen Office-Programmen finden Sie den Dialog Optionen, der aus vielen Registerkarten besteht und zahlreiche Einstellungsmglichkeiten bietet. Wann immer Sie mit einer Standardeinstellung nicht einverstanden sind und nicht genau wissen, ob und wo es die Mglichkeit der Anpassung gibt, sind Sie gut beraten, diesen Dialog zu ffnen. Sie haben gute Chancen, die gesuchte Option hier zu entdecken und gegebenenfalls zu ndern. Sie ffnen den Dialog im Men Extras. Im Folgenden erhalten Sie Hinweise zu interessanten Einstellungsmglichkeiten bei Word, Excel und PowerPoint. Die Einstellungen in den anderen Programmen sind zu programmspezifisch, als dass sie im Rahmen eines allgemeinen berblicks erwhnt werden knnen.

Optionen in Word Im Folgenden werden wichtige Einstellungsmglichkeiten vorgestellt. Einige wurden in den entsprechenden Abschnitten im Kapitel 2 Word – Das Programm fr Text und Co. bereits erwhnt – hier finden Sie sie noch einmal gesammelt. Verstehen Sie diesen Abschnitt aber bitte nur als einen Ausschnitt aus den Mglichkeiten! Gehen Sie die Registerkarte am besten sorgfltig durch, dann werden Sie noch einiges entdecken, was fr Sie persnlich interessant ist. 126

Grundstzliche Einstellungen – Optionen

Registerkarte Ansicht Auf dieser Registerkarte stellen Sie – wie der Name schon sagt – im Großen und Ganzen ein, welche Elemente auf dem Arbeitsbildschirm angezeigt werden und welche der Formatierungszeichen zu sehen sein sollen.

Abb. 4.29 Der Dialog Optionen, Registerkarte Ansicht

Registerkarte Allgemein Neu auf dieser Registerkarte ist die Option Automatisch beim Einfgen von AutoFormen einen neuen Zeichnungsbereich erzeugen. Wie Sie sehen, knnen Sie dieses Feature auch deaktivieren, wenn es Sie eher strt, als dass es Ihnen hilft. Hier stellen Sie auch ein, wie viele der zuletzt geffneten Dateien das Men Datei anzeigt.

Registerkarte Bearbeiten Hier steuern Sie das Verhalten einiger grundstzlicher Funktionen. Wenn Sie hufig mit Grafiken und Zeichenobjekten arbeiten, ist das Feld Bild einfgen als interessant. In diesem Feld knnen Sie die Standardeinstellung, dass Bilder/Objekte mit dem Umbruch Mit Text in Zeile eingefgt werden, verndern.

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Individuelle Anpassung

Abb. 4.30 Der Dialog Optionen, Registerkarte Allgemein

Abb. 4.31 Der Dialog Optionen, Registerkarte Bearbeiten

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Grundstzliche Einstellungen – Optionen

Registerkarte Speichern Hier stellen Sie u.a. ein, ob immer eine Sicherungskopie erstellt wird, ob Hintergrundspeicherung mglich ist, und in welchen Abstnden das Programm das geffnete Dokument automatisch speichern soll. Die Option Anlegen lokaler Kopien von Netzwerk- und Wechselfestplattendateien ist neu und verspricht Hilfe bei instabilen Netzwerkverbindungen. Mit der Option Anfrage fr Dateieigenschaften wird beim erstmaligen Speichern automatisch der Dialog eingeblendet, in dem Sie die Dateieigenschaften eintragen knnen.

Abb. 4.32 Der Dialog Optionen, Registerkarte Speichern

Registerkarte Speicherort fr Dateien Hier knnen Sie angeben, welche Ordner beim Speichern bestimmter Dateitypen automatisch geffnet werden. Um die Standardeinstellung zu ndern, markieren Sie den zu bearbeitenden Eintrag und klicken dann auf die Schaltflche ndern. Mit der Option Arbeitsgruppenvorlagen wird der Ordner bestimmt, in dem gemeinsam genutzte Dokumentvorlagen zu finden sind. Diese Vorlagen werden beim Arbeiten mit Dokumentvorlagen zustzlich zu den auf dem Rechner vorhandenen Benutzervorlagen angezeigt.

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Individuelle Anpassung

Abb. 4.33 Der Dialog Optionen, Registerkarte Speicherort fr Dateien

Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik Auf dieser Registerkarte stellen Sie u.a. die Rechtschreibprfung und Grammatikprfung ein oder aus. Wenn Sie die Word-Korrektur wieder mit Ihrem Schulwissen in Einklang bringen mchten, deaktivieren Sie die Option Neue deutsche Rechtschreibung. Außerdem knnen Sie von hier aus das Wrterbuch ffnen, um Korrekturen an hinzugefgten Eintrgen vorzunehmen.

Registerkarte Sicherheit Sie knnen hier ein Kennwort fr ein Dokument eingeben, so dass es nur mit diesem Kennwort geffnet werden kann. Klicken Sie auf die Schaltflche Makro Sicherheit, um im nachfolgenden Dialog zu bestimmen, wie sensibel Word auf Dateien, die Makros enthalten, reagieren soll.

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Grundstzliche Einstellungen – Optionen

Abb. 4.34 Der Dialog Optionen. Registerkarte Sicherheit

Optionen bei Excel Auch bei Excel gibt es eine Flle von Einstellungsmglichkeiten auf insgesamt dreizehn Registerkarten. Vieles wurde im Kapitel 3 Excel – Ihr Kalkulationsgenie bereits angesprochen, manches ist vergleichbar mit Word. Auf die folgenden Optionen sei noch einmal hingewiesen:

Registerkarte Ansicht Wie bei Word stellen Sie hier ein, welche Elemente auf dem Arbeitsbildschirm zu sehen sind. Sie knnen hier die Option Formeln aktivieren. Dann erscheinen auf dem Arbeitsblatt nicht die errechneten Werte, sondern die zugrunde liegenden Formeln.

Registerkarte Bearbeiten Auf dieser Registerkarte knnen Sie u.a. bestimmen, in welche Richtung sich die Markierung verschiebt, nachdem die -Taste gedrckt wurde: nach unten, oben, links oder rechts. Wenn Sie z.B. Zellen nebeneinander ausfllen, ist Rechts wesentlich praktischer als die Standardeinstellung Unten. Weiterhin knnen Sie die SmartTags (hier Optionen-Schaltflchen genannt) deaktivieren. 131

Individuelle Anpassung

Abb. 4.35 Der Dialog Optionen, Registerkarte Ansicht

Abb. 4.36 Die Registerkarte Bearbeiten

Registerkarte Allgemein Hier legen Sie u.a. fest, wie viele Bltter in einer neuen Arbeitsmappe enthalten sind. Außerdem knnen Sie auf dieser Registerkarte die Standardschriftart (Arial) und den Standardschriftgrad ndern und ebenso den Standardspeicherort. Sie tragen hier auch den Benutzernamenein, der u.a. bei Kommentaren relevant ist. 132

Grundstzliche Einstellungen – Optionen

Abb. 4.37 Die Registerkarte Allgemein

Registerkarte Berechnung Auf dieser Registerkarte bestimmen Sie u.a., wann Excel die Berechnungen in Zellen aktualisieren soll. Im Bereich Iterationen geben Sie Excel vor, wie genau es versuchen soll, Zirkelbezge in Formeln zu berechnen. Die Option Genauigkeit wie angezeigt reduziert die fr Berechnungen verwendeten Nachkommastellen von 15 Stellen auf den in den Zellen angezeigten Wert. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie hufig Rundungsfehler in Ihren Tabellen entdecken.

Abb. 4.38 Die Registerkarte Berechnung

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Individuelle Anpassung

Registerkarte Diagramm Haben Sie ein Diagramm aktiviert, bevor Sie den Dialog Optionen aufgerufen haben, nehmen Sie auf dieser Registerkarte Einstellungen fr dieses Diagramm vor. Im Bereich Leere Zellen legen Sie fest, wie im Diagramm leere Zellen dargestellt werden sollen.

Abb. 4.39 Die Registerkarte Diagramm

Registerkarte Fehlerprfung Auf dieser Registerkarte knnen Sie Excel veranlassen, Ihre Arbeitsmappe bei der nchsten Prfung auf Fehler vollstndig zu kontrollieren, auch wenn Sie bereits angewiesen haben, einige Fehler zu ignorieren. Verwenden Sie dazu die Schaltflche Zu ignorierende Fehler zurcksetzen.

Registerkarte International Mchten Sie die verwendeten Trennzeichen unabhngig von denen im Betriebssystem festgelegten bestimmen, geben Sie die gewnschten Trennzeichen hier ein.

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Grundstzliche Einstellungen – Optionen

Abb. 4.40 Die Registerkarte Fehlerprfung

Optionen bei PowerPoint Bei PowerPoint sind es "nur" sieben Registerkarten, auf denen Sie individuelle Einstellungen vornehmen knnen. Auch hier wurden diverse Einstellungen in dem Kapitel 4 PowerPoint – Folien und bewegte Bilder bereits erwhnt. Die Angaben auf den Registerkarten Speichern, Sicherheit und Rechtschreibung und Format sind vergleichbar mit den entsprechenden Registerkarten bei Word.

Registerkarte Allgemein In PowerPoint geben Sie hier den Benutzernamen ein. Außerdem gelangen Sie von hier aus zu speziellen Weboptionen, die im Kapitel 7 Office und das Internet nher erklrt werden.

Registerkarte Ansicht Abgesehen von den mehr oder minder blichen Optionen auf dieser Registerkarte (Elemente des Arbeitsbildschirms festlegen) finden Sie hier spezifische Einstellungsmglichkeiten fr die Bildschirmprsentation.

Registerkarte Bearbeiten Auf dieser Registerkarte knnen Sie einige der neuen Features deaktivieren. Außerdem legen Sie die Anzahl der maximal mglichen Rckgngig-Vorgnge fest.

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Individuelle Anpassung

Abb. 4.41 Die Registerkarte Allgemein in PowerPoint

Abb. 4.42 Die Registerkarte Bearbeiten

136

Index

! 3D

79

A Allgemein, Optionen 127, 132 Anfrage fr Dateieigenschaften 129 Anlegen lokaler Kopien von Netzwerk- und Wechselfestplattendateien 129 Anpassen Symbole 116 Symbolleisten 110, 120 Ansicht, Optionen 127, 131, 135 Antwort-Assistent 30 Arbeitsgruppenvorlagen, Word 129 Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten 56 schtzen und freigeben 56 Arbeitsmappe schtzen 56 Aufgabenbereich 9 Aufgabenbereiche, einblenden 9 Aufzhlung, Automatische 124 Ausgeblichen 72 Ausrichten und verteilen, Zeichnungsobjekte 85 AUTO-AUSFLLOPTIONEN 31 AutoFormat, Schematische Darstellung 100 AutoFormate 124 AutoFormen 66 AutoKorrektur 123 Automatisch im Hintergrund, Taskleiste 108 Automatische Aufzhlung 124 Nummerierung 124

B Bearbeiten, Optionen 127, 131, 135 Beleuchtung, 3D 80 Benutzerinformationen 43 Benutzernamen Excel 132 PowerPoint 135 berarbeitungen kontrollieren 51

unterschiedliche Ansichten berarbeitungsfenster berarbeitungsmodus, Word Berechnung, Optionen Bildausschnitte, Objekte Bildlauffeld Bildlaufleisten

52 58 49 133 70 10 10

E Eigene Dateien Einfgen Aus Datei ClipArt Excel-Dateien, berarbeiten lassen

18 62 60 54

C Clip Organizer ClipArt Clips hinzufgen Kopieren Organisieren Schlsselwrter

90 60 93 93 90 94

D Dateien, wiederherstellen 38 DATEINAMEn 15 Regeln 15 Dateityp 16 Diagramm leere Zellen 134 Optionen 134 Direkthilfe 28 Dokumente ffnen 16 gemeinsam bearbeiten 42, 48 schtzen 49 speichern 13 suchen 20 Dokumentwiederherstellung 38 Doppelklickgeschwindigkeit 106 drehen:, Zeichnungsobjekte 81 Druckbereich 34 drucken 33 Eigenschaften 34 in Excel 34 mehrere Seiten auf dem Blatt 34 Druckreihenfolge 36

F Favoriten 18 Fehler, ignorierte zurcksetzen 134 Fehlerprfung, Optionen 134 Fenster Grße verndern 23 minimieren/maximieren 23 teilen 24 verschieben 23 Flleffekte 75 Folien, berarbeiten lassen 57 Form Einfgen, Schematische Darstellung 99 Form nach hinten, Schematische Darstellung 100 Format bertragen 32 Formatieren, Objekte 70 Formatierung, Hyperlinks 125 Formulare, schtzen 50

G Graduell Grafik Helligkeit Kontrast Reihenfolge zu Clips hinzufgen Grafik einfgen Grammatik, Optionen Gruppieren, Zeichnungsobjekte

75 72 72 83 93 62 130 85

H Helligkeit Hilfe aufrufen

72 29

137

Index

drucken Index Hilfethemen Hinter den Text Hintergrundfarben Hyperlinks formatieren

30 30 25 73 74 9, 29 125

I Intensitt 72 International, Optionen 134 Internet- und Netzpfade durch Hyperlinks, Automatische 124 Iterationen 133

K kippen:, Zeichnungsobjekte Kommentar, in PowerPoint Kommentare bearbeiten drucken einfgen in Excel in Word Kommentare:, einblenden Kontextmen Kontrast

81 46 45 47 45 46 45 46 25 72

L Linienart, Umrandung Linienfarbe, Umrandung

77 77

M Makro, Sicherheit Maus Menleiste

130 105 8

N Nachspeichern 16 ndern zu, Schematische Darstellung 101 nderungen annehmen 53 nderungen verfolgen 53 nderungsprotokoll 56 Nummerierung, Automatische 124

Oberflche, 3D 80 Objekt Helligkeit 72 Hintergrundfarben 74 Kontrast 72 Objekte formatieren 70 mit Text 81 positionieren 69 Reihenfolge 83 Office-Assistent 25 Office-Assistenten ausblenden 26 ausschalten 27 Office-Dokumente 3 Optionen Allgemein 135 anpassen 126 Excel 131 PowerPoint 135 Word 126 Optionen-Schaltflchen, Excel 131 Ordner 13, 18 erstellen 14 Organigramme 95 Formen formatieren 97 Formen lschen 96 neue Formen 96 skalieren 98 Organigrammtypen, Schematische Darstellung 101

P

138

22 2

79 85 8 99

R Radial, Schematische Darstellung RCKGNGIG Rechtschreibung, Optionen Reihenfolge, Grafiken

O

Platzhalter Programme starten Przisionsausrichtung

Schatten Zeichnungsobjekte Pulldown-Mens Pyramide, Schematische Darstellung

101 31, 135 130 83

S Schatteneffekte, Zeichnungsobjekte Schatteneinstellung Schattierungsarten Schematische Darstellung Schließkreuz Schlsselwrter, Clips Shortcuts Sicherheit, Optionen Skalieren, Organigramme skalieren:, Zeichnung Skalierung SmartTags Excel Speichern Optionen Speicherort, Optionen Standardschrift, Excel Start-Men Statuszeile Suchhilfe Symbole lschen neu verschieben zurcksetzen Symbolleisten anpassen neu Symbole anpassen verschieben zurcksetzen Systemmen

78 79 75 99 8 94 121 130 98 87 34 31 131 13 129 129 132 2 10 20 112 112 112 119 9 120 113 116 11 120 8

Index

T Taskleiste 8, 108 Tastaturkrzel 121 Text, in Zeichnungsobjekten 81 Textfluss 73 Titelleiste 8 Trennzeichen, Excel 134

U Umbruchart Umrandungen

73 77

V Venn, Schematische Darstellung 101 Verknpfungen 5, 19 entfernen 20 per Drag & Drop 7

Verzeichnisstruktur Von Zellposition- und grße unabhngig, positionieren Vorlagen

14 69 3

W Wasserzeichen Weitere AutoFormen, Grafiken Wiederherstellen Wiederherstellen von Dateien Wildcards Word-Dateien, berarbeiten lassen WordArt

72 83 32 38 22 49 63

Z Zeichnen Zeichnung skalieren

65 87

Zeichnungsbereich Zeichnungsobjekt Helligkeit Kontrast Zeichnungsobjekte bearbeiten drehen/kippen formatieren Grße Gruppieren mit Text positionieren Reihenfolge Schatteneffekte Zeichungsobjekt, Hintergrundfarben Ziehpunkte Zirkelbezge Zoom Zuschneiden Zwischenablage Element hinzufgen Symbol

139

66 72 72 67 81 70 67 85 81 69 83 78 74 68 133 10, 12-12 70 36 37 38