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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen und weitere Stichworte und sonstige Angaben, die in diesem Buch verwendet werden, sind als eingetragene Marken geschützt. Da es nicht möglich ist, in allen Fällen zeitnah zu ermitteln, ob ein Markenschutz besteht, wird das ®-Symbol in diesem Buch nicht verwendet.
Einführung Willkommen zu Microsoft Office 2010 Professional. Wer ein Buch zu diesem Thema aufschlägt, der hat sicherlich eine gewisse Ahnung davon, was man mit den Programmen dieses Pakets machen kann. Wir können uns daher in dieser Einleitung kurz halten, Ihnen einen Überblick über den generellen Leistungsumfang dieses Produkts ersparen und gleich zum Inhalt dieses Buchs kommen. Sie finden darin alles, was Sie für die Arbeit mit der Version 2010 von Microsoft Office wissen müssen. Es ist in sieben Teile gegliedert. Jeder Teil beginnt mit einer einführenden Doppelseite, auf der die Inhalte des Teils skizziert sind.
»» Im ersten Teil des Buchs wollen wir uns mit einigen Aspekten beschäftigen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich an die Arbeit mit den einzelnen Programmen des Pakets machen. Sie finden darin Hinweise zur Installation, eine Einführung in die Arbeit mit den Elementen der neuen Programmoberfläche – insbesondere dem seit der Version 2007 neuen Menüband – und die Techniken der Verwaltung von Dokumenten wie das Erstellen neuer, leerer Dokumente, das Speichern von Dokumenten, das Schließen von Dokumenten und das Öffnen bereits vorhandener Dokumente. Wir werden auch auf einige wichtige Befehle eingehen, die von allen Programmen gemeinsam genutzt werden.
»» In den folgenden Teilen beschäftigen wir uns mit den einzelnen Programmen des Pakets – also Word für die Textverarbeitung, Excel für die Tabellenkalkulation, Access für Datenbanken, Outlook für die Kommunikation, PowerPoint zum Erstellen von Präsentationen, Publisher für das Desktop-Publishing und OneNote für kurze Notizen. Wir gehen auf alle wichtigen Elemente dieser Programme ein und zeigen Ihnen, wie man damit wirkungsvoll umgeht. Besonders herausgestellt werden die jeweiligen Neuheiten. Außerdem werden wir die wichtigsten Optionen zur Anpassung des Programms an Ihre persönlichen Wünsche und Anforderungen aufzeigen.
»» Im letzten Teil des Buchs beschäftigen wir uns mit Aspekten, die alle Programme der Office 2010-Famile gemeinsam betreffen. Die Bestandteile der einzelnen Programme sind ja so weit modularisiert, dass Sie die wichtigsten Funktionen in allen Einzelprogrammen in derselben Weise verwenden können. Die Kapitel dieses Teils betreffen beispielsweise die optische Aufbereitung durch grafische Elemente, das Drucken von Dokumenten oder die Automatisierung von Abläufen durch Makros oder die Programmiersprache VBA.
Zu den Softwarevoraussetzungen Wenn Sie die in diesem Buch beschriebenen Hinweise selbst am Rechner nachvollziehen wollen, sollten Sie über Microsoft Office in der Version 2010 verfügen. Wir haben für dieses Buch Windows 7 als Betriebssystem verwendet und empfehlen dieses Betriebssystem auch Ihnen. Auf einige Unterschiede zum Betrieb unter Windows Vista oder Windows XP gehen wir aber an den entsprechenden Stellen ein.
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Einführung
Über den Autor Michael Kolberg ist seit 1984 als Berater und Autor selbstständig. Er hat etwa 150 Bücher bei verschiedenen Verlagen geschrieben – insbesondere zu Themen im Bereich der MicrosoftOffice-Programme und deren Anwendung im betriebswirtschaftlichen Bereich. Davor studierte er Musik, Luft- und Raumfahrttechnik sowie Betriebswirtschaft und arbeitete für sieben Jahre für die Unternehmensberatungsfirma McKinsey & Co., Inc. und war für einige Zeit leitender Controller bei einem großen deutschen Einzelhandelskonzern.
Die CD-ROM zum Buch Auf der beiliegenden CD-ROM finden Sie Folgendes:
»» Das Buch als farbiges eBook. Damit können Sie auch unterwegs schnell mal etwas nachschlagen.
»» Außerdem finden Sie auf der CD-ROM die Mehrzahl der in diesem Buch verwendeten Beispiele. Sie können diese zum Experimentieren verwenden und müssen die erforderlichen Daten nicht mehr selbst eingeben. Die Dateien dafür sind in Unterordnern organisiert, die als Namen die jeweilige Kapitelnummer tragen.
Schreiben Sie uns! Autor und Verlag sind immer bemüht, Ihnen als unseren Kunden und Lesern die optimale Information zum Thema zu bieten. Scheuen Sie sich deshalb nicht, uns über Fehler und andere Ärgernisse zu informieren. Nur so können wir laufend an der Verbesserung unserer Bücher arbeiten. Aber auch Lob, Erfolgserlebnisse und Ihre Ergebnisse interessieren uns. Schreiben Sie uns unter [email protected], Ihre Mails werden sofort an den Autor weitergeleitet! Ihre Markt+Technik-Buchlektorin und der Autor dieses Buchs Brigitte Bauer-Schiewek Michael Kolberg
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Teil 1 Grundlagen und Neuheiten
Kapitel 1 Installieren und starten
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Kapitel 2 Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten 44 Kapitel 3 Arbeiten mit Office-Dokumenten Kapitel 4 Programmübergreifende Standardbefehle
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Teil 5 • Grundlagen und Neuheiten In diesem ersten Buchteil wollen wir uns mit einigen Aspekten beschäftigen, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich an die Arbeit mit den einzelnen Programmen von Office 2010 machen. Wenn Sie das Programmpaket bereits von einer seiner vorherigen Versionen her kennen, werden Ihnen einige Aspekte davon wahrscheinlich schon bekannt sein. Wir empfehlen Ihnen aber, die Kapitel dieses Teils zumindest zu überfliegen, da sich in der aktuellen Programmversion auch bei den Grund lagen – manchmal etwas versteckt – einige Neuheiten zeigen. Dieser Rat gilt besonders für Leser, die nur auf Erfahrungen mit Office 2003 – und nicht auf die Kenntnis der direkten Vorgängerversion 2007 – zurückgreifen können.
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Grundlagen und Neuheiten
Kapitel 1: Installieren und starten
Kapitel 3: Arbeiten mit Office-Dokumenten
Viele Anwender werden dieses Buch wohl erst zur Hand nehmen, nachdem sie Office 2010 installiert haben. Mit dem Thema Installation hängen aber auch andere Aspekte – wie die Programmpflege, dessen Erweiterung durch Zusätze und die Behandlung von Updates – zusammen. Deswegen wird dieser Bereich gleich zu Anfang behandelt. Windows verfügt über eine Reihe von Methoden, die Ihnen das Öffnen von Programmen erleichtern können. Dazu gehören beispielsweise Verknüpfungen oder das automatische Starten. Darauf werden wir im letzten Abschnitt dieses Kapitels eingehen.
Die Arbeitsdateien mit Ihren Eingaben werden in Microsoft Office als Dokumente bezeichnet. Die wesent lichen Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung dieser Dokumente – wie das Speichern oder Öffnen – werden bei den unterschiedlichen Microsoft-Office-Programmen auf die gleiche Weise abgewickelt. Sie sollten diese Dinge kennen, bevor Sie sich mit Fragen wie der Texteingabe oder der Berechnung von Zahlenwerten beschäftigen. Hier haben sich bei der Version 2010 im Vergleich zu den Vorgängerversionen einige interessante Neuerungen ergeben!
Kapitel 2: Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten
Kapitel 4: Programmübergreifende Standardbefehle
Das folgende Kapitel führt Sie in die Grundlagen ein, die Sie beherrschen sollten, um mit Microsoft Office vernünftig arbeiten zu können. Dazu gehört die Kenntnis der Elemente der Programmoberfläche – insbesondere das bei der Version 2010 neue Menüband und die Registerkarte Datei. Wir wollen dieses Kapitel auch gleich dazu nutzen, Sie mit den weiteren Elementen der Oberflächen der einzelnen Programme bekannt zu machen. Außerdem werden wir Ihnen die wichtigsten Neuerungen der einzelnen Programme des Pakets vorstellen und auch gleich noch sagen, wo in diesem Buch Sie die Details zur Arbeit mit diesen Neuerungen finden.
Neben der im vorherigen Kapitel angesprochenen Dokumentenverwaltung können Sie auch viele weitere Befehle in allen Programmen der Office-Familie auf dieselbe oder zumindest fast dieselbe Weise einsetzen. Damit wir uns bei der Behandlung dieser Dinge nicht andauernd wiederholen, wollen wir zumindest einen Teil davon in diesem Kapitel abhandeln, bevor wir in die Details der Arbeit mit den einzelnen Programmen gehen. Dabei beschränken wir uns aber auf die Funktionen, die Sie zur Eingabe von Daten in den einzelnen Programmen benötigen werden. Weitere programmübergreifende Tätigkeiten – wie beispielsweise das Drucken, das Illustrieren von Dokumenten oder das Freigeben für eine gemeinsame Bearbeitung – handeln wir in dem Teil zu den gemeinsamen Aufgaben ab (à Kapitel 24 bis 28).
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Kapitel 1 Installieren und starten Wahrscheinlich werden Sie dieses Buch erst zur Hand nehmen, nachdem Sie Microsoft Office 2010 bereits installiert haben. Wenn wir trotzdem dieses Buch mit einem Kapitel zur Installation beginnen, so liegt das daran, dass mit diesem Thema auch andere Aspekte zusammenhängen, von denen zumindest einige für Sie interessant sein könnten: Beispielsweise sollten Sie wissen, wie man nur ausgewählte Teile von Office 2010 einrichtet. Außerdem wollen wir auch noch einige Worte über das effektive Starten der Programme verlieren.
»» Bei der Erstinstallation von Office – oder eines der in diesem Paket enthaltenen Programme – müssen Sie über das Setupprogramm festlegen, welche Form von Installation Sie wünschen (à Abschnitt 1.1). Bei einer typischen Installation werden beispielsweise nur die Komponenten des Programms von dem Datenträger auf die Festplatte kopiert, die der durchschnittliche Anwender in der Regel benötigt.
»» Je nach Form der ursprünglich vorgenommenen Installation des Programms sind gegebenenfalls nur ein Teil der in Office vorhandenen Komponenten auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Komponenten benötigen oder nicht benötigte entfernen wollen, können Sie sich der Programmwartung bedienen (à Abschnitt 1.2).
»» Zum Starten eines der Office-Programme verwenden Sie dieselben Methoden wie zum Starten
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anderer Programme (à Abschnitt 1.3). Wir wollen uns in diesem Abschnitt auch kurz mit einigen Aspekten beschäftigen, die beim ersten Starten nach der Installation auftauchen. Dazu gehören die Aufforderung zur Aktivierung des Programms und die Angaben zur Installation der aktuellen Service- und Sicherheits-Updates.
»» Windows verfügt daneben noch über eine Reihe von weiteren Methoden, die Ihnen das Öffnen von Programmen erleichtern können (à Abschnitt 1.4). Dazu gehören beispielsweise Verknüpfungen oder das automatische Starten.
1.1
Die Erstinstallation
Vor dem Installieren sollten Sie unter Umständen die Mindestanforderungen überprüfen, die das Programm an den Rechner stellt (à Tabelle 1.1). Bei der Version 2010 ist das aber nicht so wichtig, da dieses Paket mit den Ressourcen des Rechners sparsam umgeht und die notwendigen Anforderungen erfüllt sind, wenn eines der Betriebssysteme Windows XP, Windows Vista oder – natürlich am besten – Windows 7 auf dem Rechner läuft. Es dreht sich bei diesen Anforderungen also nur darum, dass ausreichend Speicherplatz auf der Festplatte zur Verfügung steht. Sie benötigen aber nur ca. 3 GB für eine Standardinstallation. Das Erstellen von Sicherungskopien von allen wichtigen Daten ist sinnvoll. Eine Sicherung ist besonders dann angeraten, wenn Sie bereits eine vorherige Version von Microsoft Office benutzt und bestimmte Vorlagen erstellt oder modifiziert haben.
Tabelle 1.1 Die Systemanforderungen sind relativ gering.
1.1.1
Die Installation starten
Starten Sie den Computer wie gewohnt, schließen Sie alle gegebenenfalls bereits vorhandenen Office-Anwendungen und legen Sie den Datenträger in das entsprechende Laufwerk. Danach wird das Setupprogramm nach dem Beantworten einer Aufforderung im Allgemeinen automatisch gestartet. Sollte die AutoRun-Funktion für das Laufwerk nicht verfügbar sein und kein automatischer Start erfolgen, verwenden Sie Start/Ausführen. Bei Windows 7 als Betriebssystem drücken Sie einfach die Tastenkombination Ý+R. Geben Sie im Feld Öffnen den Befehl zum Starten des Installationsprogramms ein. Wenn Sie beispielsweise für die Installation ein Laufwerk mit dem Kennzeichen D: benutzen, geben Sie im Feld Öffnen die Zeile D:/setup ein. Bestätigen Sie mit Æ oder durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
TIPP
32 Bit oder 64 Bit Neu bei Office 2010 ist, dass Sie sich zwischen zwei verschiedenen Versionen entscheiden können – 32 Bit und 64 Bit. Sie sollten bei der Wahl der für Sie geeigneten Version gleich die folgenden Punkte beachten:
» Die 32-Bit-Version kann auch auf Betriebssystemen installiert werden, die mit einer 64-Bit-Architektur arbeiten. Die Zahlen müssen also nicht übereinstimmen. Umgekehrt ist dies jedoch nicht möglich. Die 64-Bit-Version von Office 2010 kann nicht unter einem 32-Bit-Betriebssystem installiert werden.
» Der – zunächst einzig wichtige – Vorteil der 64-BitVersion von Office 2010 liegt darin, dass Dateien verwaltet werden können, die größer sind als 2 GB. Das betrifft wohl vordringlich die Programme Excel und Access.
» Die gesamte Architektur der Office-Programme ist aber auf 32 Bit ausgelegt. Das betrifft besonders Steuerelemente, Add-Ins und VBA von Microsoft und anderen Anbietern. Heute sind noch keine Add-Ins vorhanden, die die Synchronisierung zwischen den Office-Programmen und anderen Elementen und Geräten – beispielsweise Ihrem Telefon und Outlook – durchführen können. Microsoft empfiehlt selbst, zunächst die 32-Bit-Version zu verwenden – es sei denn, Sie müssen mit sehr großen Dateien arbeiten! Wie schon gesagt: Diese Version läuft auch unter Windows 7 x64. Wenn Ihr Office-2010-Installationsdatenträger sowohl die 32-Bit- als auch die 64-Bit-Version enthält, wird standardmäßig bei der Installation die 32-Bit-Version von Office 2010 verwendet, und zwar auch dann, wenn auf Ihrem Computer die 64-Bit-Version von Windows ausgeführt wird. Eine Ausnahme zeigt sich aber, wenn auf einem Rechner mit einem 64-Bit-Betriebssystem bereits eine 64-Bit-Version von Office installiert war. Dann wird standardmäßig ebenfalls die 64-Bit-Version von Office installiert.
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Kapitel 1 • Installieren und starten
Wenn Sie gezielt die 64-Bit-Version von Office installieren wollen, müssen Sie die automatisch gestartete Installationsroutine abbrechen und im Office-2010-Datenträger zunächst zum Ordner x64 wechseln. Doppelklicken Sie dann auf Setup.exe.
» Eine Option mit der Überschrift Jetzt installieren
Die vorbereitenden Angaben
» Wenn auf dem Computer eine frühere Version von
ACHTUNG
Anschließend wird die Begrüßungsseite der Installation angezeigt und die Installationsroutine beginnt. In allen folgenden Fenstern finden Sie eine kleine Schaltfläche mit einem Fragezeichen darin. Klicken Sie darauf, um zusätzliche Informationen zu den im Fenster angebotenen Optionen zu erhalten. Auf den ersten Seiten des Installations-Assistenten müssen Sie zunächst einige Angaben machen, bevor Sie die eigentliche Installation durchführen können:
» Sie müssen zunächst den 25-stelligen Product Key eingeben. Sie finden diese Angabe auf Ihrem Echtheitszertifikat oder auf dem Aufkleber auf der Rückseite der Hülle für den Datenträger. Zwischen großen und kleinen Buchstaben wird nicht unterschieden. Die Trennstriche brauchen Sie bei der Eingabe nicht mit einzutippen. Nach der vollständigen Eingabe wird der Schlüssel über das Internet geprüft.
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische Onlineaktivierung meines Produktes versuchen angeschaltet lassen, können Sie sich später meist ein manuelles Aktivieren ersparen (à unten). Bestätigen Sie danach durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter.
» Sie müssen dann bestätigen, dass Sie die Bedingungen des Endbenutzer-Lizenzvertrags akzeptieren. Die Schaltfläche Weiter können Sie erst anwählen, nachdem Sie das Kontrollkästchen Ich stimme den Bedingungen dieses Vertrags zu aktiviert haben. Klicken Sie dann erneut auf Weiter.
Die Form der Installation festlegen Anschließend wird ein Dialogfeld mit der Überschrift Gewünschte Installation auswählen angezeigt. Dieses Dialogfeld ist wichtig! Sie entscheiden damit, wie mit bereits vorhandenen Office-Installationen verfahren werden soll. Die darin angezeigten Optionen unterscheiden sich teilweise je nach den gegebenen Voraussetzungen.
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wird angezeigt, wenn auf dem Computer keine frühere Version von Microsoft Office installiert ist. Wenn Sie diese wählen, können Sie eine vollständige Installation mit Ausnahme einiger spezieller Dateien ausführen. Microsoft Office installiert ist, wird oben die Option Upgrade angezeigt. Damit führen Sie eine vollständige Installation mit Ausnahme einiger spezieller Dateien aus. Frühere Microsoft-Office-Versionen auf dem Computer werden automatisch entfernt!
» Mit der Option Anpassen können Sie eine bestimmte Auswahl zu den einzelnen Aspekten der Installation treffen, einschließlich der installierten Programme und der Installationsverzeichnisse. Wählen Sie diese Option auch immer dann, wenn Sie eine bestimmte Auswahl installieren möchten.
1.1.2
Die angepasste Installation
Wir beschreiben im Folgenden den Installationsvorgang für die Option Anpassen. Die nachfolgenden Schritte entfallen zum größten Teil, wenn Sie eine andere Option benutzen. Nach Wahl von Anpassen meldet sich ein Fenster, das über vier Registerkarten verfügt. Je nachdem, was Sie bei der Installation anpassen wollen, müssen Sie zuerst die Einstellungen auf den entsprechenden Registerkarten abarbeiten. Klicken Sie erst dann auf Upgrade, wenn Sie alle gewünschten Einstellungen durchgeführt haben!
Die früheren Versionen von Office aktualisieren Sollte auf Ihrem Rechner eine vorherige Version von Microsoft Office gefunden worden sein, meldet sich zuerst die Registerkarte Update, in der Sie festlegen müssen, wie mit dieser Version verfahren werden soll (à Abbildung 1.1).
» Über Alle früheren Versionen entfernen legen Sie fest, dass frühere Versionen von Microsoft Office deinstalliert werden und anschließend nicht mehr benutzt werden können. Es werden dabei aber keine persönlichen Daten wie beispielsweise selbst erstellte Dateien oder Benutzereinstellungen entfernt. Enthält die neue Office-Version einige Programme
Die Erstinstallation
Abbildung 1.1 Bestimmen Sie, wie mit der Vorversion verfahren werden soll.
nicht, die im Rahmen der früheren Office-Version installiert wurden, werden diese älteren Programme möglicherweise nicht automatisch entfernt.
» Wenn Sie Alle früheren Versionen beibehalten wählen, können Sie anschließend sowohl Office 2010 als auch die bereits installierte Vorversion benutzen. Das gilt aber nicht für Outlook: Von diesem Programm können nicht zwei Versionen auf demselben Computer vorhanden sein! Wenn Sie eine frühere Version von Outlook behalten möchten, müssen Sie auf der Registerkarte Installationsoptionen ausdrücklich auswählen, dass Outlook 2010 nicht installiert werden soll (à unten).
» Nachdem Sie Nur die folgenden Anwendungen entfernen gewählt haben, können Sie über die Optionen darunter festlegen, welche der bereits vorhandenen Anwendungen entfernt werden sollen. Theoretisch ist ein Parallelbetrieb verschiedener Version möglich. Sie müssen aber bei jedem Starten einer Version mit einer zwar automatischen, aber zeitaufwändigen Umstellung der Systemeinstellungen rechnen. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine bereits installierte ältere Version von Office zu verzichten, da sich diese manchmal mit der aktuellen Version in die Quere kommen kann.
Abbildung 1.2 Wählen Sie die gewünschten Anwendungen aus.
Die zu installierenden Programme auswählen Auf der Registerkarte Installationsoptionen müssen Sie angeben, welche Produkte Sie installieren wollen (à Abbildung 1.2). Welche Produkte zur Verfügung gestellt werden, hängt natürlich von dem jeweiligen von Ihnen benutzten Editionenpaket ab. Das Symbol neben jedem Anwendungsprogramm kennzeichnet, wie das Programm standardmäßig installiert wird. Sie können die Form ändern, indem Sie auf dessen Symbol klicken und dann ein anderes Symbol aus der angezeigten Liste auswählen.
»
Mit Von 'Arbeitsplatz' ausführen wird das Programm auf der Festplatte installiert und gespeichert, wenn Sie das Setup abschließen. Ein grau eingefärbtes Symbol zeigt an, dass einige untergeordnete Programmelemente nicht auf der Festplatte installiert und gespeichert werden.
»
Die Option Alle von 'Arbeitsplatz' ausführen bewirkt, dass das Programm mit allen untergeordneten Elementen auf der Festplatte installiert und gespeichert wird, wenn Sie das Setup abschließen. Das Symbol wird auf weißem Hintergrund angezeigt.
TIPP
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Kapitel 1 • Installieren und starten
»
»
Mit Bei der ersten Verwendung installiert wird das Programm auf der Festplatte installiert, wenn Sie es zum ersten Mal verwenden. Dann kann der Zugriff auf die CD oder den Netzwerkserver erforderlich sein, von der bzw. dem Sie die Installation ursprünglich ausgeführt haben. Auch hier kann das Symbol grau eingefärbt sein, um anzuzeigen, dass einige untergeordnete Programmelemente nicht auf der Festplatte installiert und gespeichert werden. Wenn Sie Nicht verfügbar auswählen, wird das jeweilige Programm nicht installiert und steht anschließend nicht zur Verfügung. Es kann aber später nachinstalliert werden.
Wenn Sie auf das Pluszeichen vor einem Programmsymbol klicken, werden die zu diesem Programm vorhandenen Unterelemente angezeigt. Sie können dann regeln, welche davon Sie installieren möchten (à unten).
HINWEIS
Den Speicherort festlegen Auf der Registerkarte Dateispeicherort können Sie angeben, in welchem Verzeichnis die Installation durchgeführt werden soll. Sie können auch auf Durchsuchen klicken und dann das gewünschte Verzeichnis auswählen. In der Mehrzahl der Fälle können Sie es bei dem vom Programm gelieferten Vorschlag belassen. Eine Änderung empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn Sie sowohl die Version 2010 als auch eine frühere Version des Programms auf Ihrem Rechner betreiben wollen. In einem solchen Fall könnten Sie den Namen des Verzeichnisses durch die Angabe 2010 – oder auch durch Office 14 – erweitern. Notwendig ist eine solche Trennung in separate Ordner zwar nicht, sie hilft aber bei einem späteren Durchsuchen der einzelnen Ordner.
Die Benutzerinformationen Auf der Registerkarte Benutzerinformationen geben Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Initialen und den Namen Ihrer Organisation – beispielsweise Ihrer Firma – ein. Die Einstellungen werden zunächst aus den Angaben für das Betriebssystem übernommen, können aber hier für die Programme von Microsoft Office abgeändert werden. Diese Daten werden von einigen Elementen in Microsoft Office verwendet, um die Dokumenturheberschaft zurückverfolgen zu können und eine Zuordnung
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der von Ihnen vorgenommenen Änderungen oder Kommentare zu Ihrer Person für andere Benutzer, die ein Dokument bearbeiten, zu ermöglichen. Die Eingabe der Informationen ist optional und kann später noch geändert werden.
Die Installation durchführen Nachdem Sie die Eingaben auf diesen vier Registerkarten vorgenommen haben, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Jetzt installieren die eigentliche Installation starten. Den Status dieses Vorgangs können Sie am Bildschirm kontrollieren. Nach Abschluss der Installation erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Sie können an dieser Stelle im Internet über Office.com nach zusätzlichen Komponenten, Aktualisierungen und Sicherheitsupdates suchen und diese installieren lassen. Hinweise dazu finden Sie anschließend. Nach einem Klick auf Schließen werden Sie gegebenenfalls aufgefordert, einen Neustart des Rechners durchzuführen.
1.2
Die Programmwartung
Je nach Form der ursprünglich vorgenommenen Installation des Programms sind gegebenenfalls nur ein Teil der in Microsoft Office vorhandenen Komponenten auf Ihrem System eingerichtet. Wenn Sie weitere Komponenten benötigen oder nicht benötigte entfernen wollen, können Sie sich der Programmwartung bedienen.
1.2.1
Deinstallieren oder Ändern von Programmen
Um Änderungen an der Installation durchzuführen, schließen Sie alle Office-Programme und legen dann zur Sicherheit den Microsoft-OfficeDatenträger in das Laufwerk. Öffnen Sie die Systemsteuerung und doppelklicken Sie in der klassischen Ansicht auf Programme und Funktionen. Ein Fenster wird angezeigt, in dem die momentan installierten Programme angezeigt werden. Nach dem Markieren des Eintrags Microsoft Office … 2010 in dieser Liste finden Sie oben mehrere Schaltflächen, über die Sie die Darstellung im Fenster regeln und bestimmte Aktionen starten können.
» Mit Deinstallieren können Sie das Programm wieder entfernen. Meist müssen Sie nach der Auswahl dieser Schaltfläche noch zusätzliche Angaben machen.
Die Programmwartung
» Über Ändern können Sie bei einigen Programmen – auch Microsoft Office 2010 – die dafür installierten Funktionen ändern.
Ändern der Office-2010-Installation Um neue Komponenten hinzuzufügen oder einzelne installierte zu entfernen, wählen Sie die Schaltfläche Ändern. Daraufhin wird der Konfigurations-Assistent gestartet und anschließend das Dialogfeld mit mehreren Optionen zur Wartung geöffnet. Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die gewünschte:
» Features hinzufügen oder entfernen benutzen Sie, wenn Sie einzelne Programmelemente entfernen oder hinzufügen möchten.
» Reparieren kann hilfreich sein, wenn Office oder bestimmte Komponenten nicht mehr einwandfrei funktionieren.
» Über die Option Entfernen können Sie Microsoft Office 2010 von Ihrem Computer entfernen. Änderungen gegenüber den Standardeinstellungen können Sie auch bereits bei der ersten Installation vornehmen, indem Sie die Option Benutzerdefinierte Installation wählen.
TIPP
Abbildung 1.3 Die Installationsoptionen erlauben ein Ändern der installierten Programme.
Symbol vor dem Namen einer Komponente können Sie erkennen, ob diese Komponente installiert ist. Wenn Sie eine Änderung wünschen, öffnen Sie das entsprechende Listenfeld und wählen Sie die gewünschte Installationsart aus. Beachten Sie, dass einige Komponenten noch über weitere Unterebenen verfügen, die Sie wiederum
Office-Programme hinzufügen oder entfernen Nach Wahl von Features hinzufügen oder entfernen und einem Klick auf Weiter wird die schon von der Erstinstallation bekannte Registerkarte Installationsoptionen angezeigt (à Abbildung 1.3). Sie können dann angeben, welche Office-Anwendung Sie komplett entfernen oder hinzufügen wollen. Klicken Sie dazu auf das kleine schwarze Dreieck in der jeweiligen Schaltfläche und benutzen Sie dieselben Methoden wie die der anfänglichen benutzerdefinierten Installation. Wählen Sie beispielsweise Nicht verfügbar, wenn Sie das Programm nicht installiert haben möchten. Es gelten die oben genannten Optionen. Klicken Sie dann auf Weiter. Die Installation wird entsprechend Ihren Anweisungen geändert.
Komponenten hinzufügen oder entfernen Durch einen Klick auf das Pluszeichen vor einem Programmnamen können Sie die dazu vorhandenen Unterkomponenten anzeigen lassen (à Abbildung 1.4). Am
Abbildung 1.4 Auch Unterkomponenten der Programme können hinzugefügt oder entfernt werden.
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Kapitel 1 • Installieren und starten
durch einen Klick auf den Knoten anzeigen lassen können. Hierin können Sie einzelne Komponenten für jedes der installierten Office-Programme an- und abschalten. Ein Klick auf das Symbol mit dem Minuszeichen schließt einen Knoten wieder. Klicken Sie dann auch hier auf Weiter. Die Installation der Unterkomponenten wird entsprechend Ihren Anweisungen geändert. Oft übersehen wird die Gruppe OfficeTools. Diese beinhaltet Anwendungs- und Unterstützungsdateien zur Verwendung mit Microsoft Office – wie Microsoft Graph oder Microsoft Office Picture Manager. Sie sollten gegebenenfalls diese Listen durcharbeiten und die Komponenten zur Installation aktivieren, die Sie eventuell benötigen. Nicht benötigte Komponenten können Sie entfernen.
ACHTUNG
1.3
Starten und Beenden von Programmen
Sie verwenden zum Starten eines Office-Programms zunächst dieselben Methoden wie zum Starten eines anderen Programms. Nach dem ersten Starten eines Office-Programms müssen Sie noch einige Einstellungen vornehmen. Diese gelten dann für alle Programme des installierten Pakets.
1.3.1
Ein Programm über das Menü Start starten
Den Zugang zu den auf dem Rechner installierten Microsoft-Office-Programmen finden Sie über die Schaltfläche Alle Programme im Start-Menü.
» Öffnen Sie das Start-Menü, indem Sie auf die Schaltfläche Start in der Taskleiste klicken. Oder verwenden Sie dazu die üblichen Tasten.
» Führen Sie den Mauszeiger innerhalb des Start-Menüs auf die Schaltfläche Alle Programme und klicken Sie mit der linken Maustaste. Die Liste der auf dem Computer installierten Programme wird angezeigt. Sie finden darin auch die Gruppe Microsoft Office.
» Um den Inhalt einer Gruppe anzuzeigen, führen Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Zeile und klicken Sie darauf. Der Inhalt der Gruppe wird geöffnet (à Abbildung 1.5).
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Abbildung 1.5 Sie starten ein Office-Programm wie jedes andere über das Startmenü von Windows.
» Sie finden jetzt darin alle von Ihnen installierten Office-Komponenten. Hier können Sie eines dieser Programme durch einen Linksklick darauf starten. Nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos wird die Oberfläche angezeigt.
1.3.2
Der erste Start
Nach dem ersten Starten eines Programms müssen Sie noch einige zusätzliche Angaben vornehmen. Dazu gehören die Wahl des Dateiformats, das Aktivieren, das Festlegen der Datenschutzoptionen und die Regelung für das Update.
Die Wahl des Standards für die Dateiformate Geben Sie nach dem ersten Programmaufruf an, welches Dateiformat Sie als Standard für die Arbeit mit Word, Excel und PowerPoint verwenden wollen (à Abbildung 1.6). Microsoft geht damit möglichen zukünftigen Gefahren aus dem Weg, denen es schon bis zum Jahr 2009 wegen der festen Integration des Internet Explorers in das Betriebssystem Windows ausgesetzt war. Deswegen werden Ihnen gleich zu Beginn der Arbeit mit
Starten und Beenden von Programmen
Office 2010 zwei Formate zum Speichern Ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt.
Aktivieren Das Aktivieren geschieht im Anschluss an die Installation beim ersten Start des Programms. Die Aufforderung dazu meldet sich automatisch. Zur Aktivierung erstellt das Programm aus der Seriennummer der erworbenen Software und »unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware« – das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres Systems – eine sogenannte Identifikationsnummer. Diese beiden Angaben werden bei Microsoft gespeichert und sollen sicherstellen, dass Ihre Seriennummer des Produkts nicht auf weiteren Rechnern installiert und aktiviert werden kann. Die Aktivierung kann entweder direkt über das Internet erfolgen oder per Anruf bei Microsoft:
» Wenn Sie die Aktivierung – und gegebenenfalls die Abbildung 1.6 Wählen Sie, welches Dateiformat Sie als Standard für die Arbeit mit einigen Office-Programmen benutzen wollen.
» Seit der Version 2007 verfügen praktisch alle OfficeProgramme über neue Dateiformate, die den Namen Office Open XML-Format tragen. Dabei handelt es sich um einen offenen Standard für Bürodokumente, der den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht bzw. vereinfacht.
» Neu bei der Version 2010 ist die Unterstützung des freien Dokumentformats OpenDocument in der Version 1.1, das sonst vor allem bei OpenOffice.org genutzt wird. Dieses Format wurde ursprünglich von Sun Microsystems entwickelt und durch die Organisation OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) als Standard für Dateiformate von Bürodokumenten spezifiziert und als internationale Norm veröffentlicht. Wollen Sie die Dateien, die Sie mit Word und den anderen genannten Programmen erzeugen, immer nur mit den jeweiligen Office-Programmen in der Version 2010 weiterbearbeiten, sollten Sie die Option Office Open XML-Formate aktivieren und über OK bestätigen. Auf weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen diesen Dateiformaten werden wir noch eingehen (à Kapitel 3).
HINWEIS
Registrierung – über das Netz durchführen wollen, müssen Sie bereits die Einrichtung einer funktionsfähigen Internetverbindung vorgenommen haben. Aktivieren Sie die entsprechende Option und klicken Sie dann auf Weiter. Die Verbindung zum Aktivierungsserver wird daraufhin hergestellt und der Austausch der Daten erfolgt automatisch.
» Bei der Aktivierungsvariante per Telefon wird zuerst eine mehrstellige Zahlenkolonne durch Drücken der Telefontasten übermittelt und dann eine ebenso lange über einen Sprachcomputer zurückdiktiert; dies erfordert also ein gewisses Maß an Konzentration und Geduld. Beenden Sie die Aktivierung durch einen Klick auf Fertig stellen. Der Erfolg wird gemeldet. Wie Sie die Aktivierung zu einem späteren Zeitpunkt manuell durchführen oder den Schlüssel für Ihre Produktkopie ändern können, beschreiben wir Ihnen, nachdem wir Ihnen einige Einzelheiten der neuen Programmoberfläche vorgestellt haben (à Kapitel 2).
TIPP
Die Datenschutzoptionen Nachdem Sie die Aktivierung abgeschlossen haben, müssen Sie in einem mit Microsoft Office schützen und verbessern überschriebenen Fenster festlegen, wie Sie es in Zukunft mit der Kommunikation des Programms über das Internet zu Microsoft halten wollen (à Abbildung 1.7).
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Kapitel 1 • Installieren und starten
Abbildung 1.7 Die Einstellungen zu den Datenschutzoptionen
Updates können die Sicherheit eines Rechners verbessern. Der normale Anwender möchte ja meist den Computer für produktive Zwecke – welche auch immer – einsetzen und dazu gehören die Fragen der Sicherheit nur bedingt. Da die Welt aber nun einmal schlecht ist, ist er trotzdem gezwungen, sich damit zu beschäftigen. Für ihn ist es wahrscheinlich die beste Strategie, das Aufspüren solcher Lücken den Experten auf diesem Gebiet zu überlassen und möglichst schnell und vollständig von deren Erkenntnissen zu profitieren. Er sollte sich also bezüglich der Informationen zu neu entdeckten Sicherheitslücken immer auf dem neuesten Stand halten und diese anschließend wirksam mit den angebotenen Hilfsmitteln schließen. Die Wahl der Option Nur Updates installieren ist darum zu empfehlen. Mit den Einstellungen im Fenster Microsoft Office schützen und verbessern legen Sie auch das Verhalten hinsichtlich Updates für Windows fest. Um den Bereich zur Regelung dieser Frage zu betreten, doppelklicken Sie in der Systemsteuerung von Windows auf Windows Update. Im dann angezeigten Fenster finden Sie die Möglichkeiten zur Einstellung.
ACHTUNG
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Beim ersten Starten von Microsoft Outlook 2010 meldet sich ein Assistent, mit dessen Hilfen Sie ein E-Mail-Konto einrichten können. Auf diese Besonderheiten beim Starten von Outlook gehen wir später ein (à Kapitel 17).
HINWEIS
1.3.3
Ein Office-Programm beenden
Um ein Office-Programm zu beenden, stehen die unter Windows üblichen Verfahren zur Verfügung: Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Anwendungsfensters oder öffnen Sie im Menüband die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Beenden. Falls die vorher geöffnete Datei Elemente enthält, die geändert und noch nicht gespeichert wurden, wird nachgefragt, ob diese Änderungen vor dem Schließen gespeichert werden sollen (à Abbildung 1.8 links). Aber auch wenn Sie sich dazu entschließen sollten, die Eingaben oder Änderungen in der Datei nicht zu speichern, können Sie bei der Office-Version 2010 in vielen Fällen auf diese Daten später noch zugreifen. Das Warnfeld hat dann eine etwas andere Form (à Abbildung 1.8 rechts). Welche Bedingungen vorhanden sein müssen, damit diese Situation eintritt, beschreiben wir zusammen mit den weiteren Informationen zu den Themen der Dateiverwaltung im übernächsten Kapitel (à Kapitel 3).
ACHTUNG
Starten und Beenden von Programmen
Abbildung 1.8 Wollen Sie speichern? Beachten Sie die Unterschiede zwischen den beiden Dialogfeldern. Links gehen die Daten verloren, rechts können Sie sie zurückholen.
1.4 Hilfsmittel zum Programmstart Microsoft Windows verfügt neben der eben beschriebenen grundlegenden Technik noch über eine Reihe von weiteren Methoden, die Ihnen das Öffnen von Programmen erleichtern und auch gleich spezielle Einstellungen beim Starten anwenden.
1.4.1
Verknüpfungen benutzen
Sie können Verknüpfungen zu den am häufigsten verwendeten Programmen erstellen. Sie erhalten damit die Möglichkeit, schneller auf solche Programme zuzugreifen, so dass Sie nicht mehr diverse Ordner im Startmenü öffnen müssen. Als Ort für die Ablage einer solchen Programmverknüpfung bietet sich vor allem der Desktop an, aber auch der linke Bereich des Startmenüs und die Taskleiste sind dafür möglich. Durch einen Doppelklick auf ein Verknüpfungssymbol zu einem Programm öffnen Sie das dahinter stehende Programm.
Verknüpfung über einen Eintrag im Startmenü anlegen Mehrere Methoden zum Erstellen einer Verknüpfung sind üblich – wir wollen Ihnen zunächst die einfachste davon vorstellen.
»» Navigieren Sie im Startmenü zu dem Bereich, in dem Sie die Symbole für die Office-Programme finden. Öffnen Sie dazu das Startmenü, klicken Sie auf Alle Programme und dann auf die Gruppe Microsoft Office.
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Programmsymbol, zu dem Sie eine Verknüpfung anlegen wollen. Im Kontextmenü werden Ihnen mehrere Befehle angezeigt – darunter auch solche zum An legen von Verknüpfungen zu gewählten Programm (à Abbildung 1.9).
Abbildung 1.9 Sie haben mehrere Möglichkeiten, eine Verknüpfung zu einem Programm anzulegen.
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Kapitel 1 • Installieren und starten
» Über den Befehl An Taskleiste anheften sorgen Sie dafür, dass in der Taskleiste ein Symbol für das Programm abgelegt wird.
» Mit An Startmenü anheften bewirken Sie, dass oben links im Startmenü ein Verknüpfungssymbol erscheint.
» Wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop anlegen wollen, wählen Sie zunächst Senden an und dann Desktop (Verknüpfung erstellen). Viele Benutzer legen – wie eben beschrieben – Verknüpfungen zu Programmen auf dem Desktop ab. Geöffnete Fenster können die Sicht auf den Desktop jedoch blockieren. Die Verknüpfung in der Taskleiste behebt dieses Problem, da diese auch bei geöffneten Fenstern sichtbar ist.
TIPP
Eine Verknüpfung auf Basis des Programmsymbols erstellen Eine Sache sollten Sie beachten, wenn Sie – wie eben beschrieben – eine Verknüpfung auf der Basis der Eintragungen im Startmenü vornehmen. Bei diesen Elementen handelt es bereits um Verknüpfungen. Eine auf Basis einer Verknüpfung angelegte Verknüpfung erlaubt es nicht, zusätzliche Programmoptionen für den Start festzulegen. Wenn Sie dies vorhaben sollten, soll-
ten Sie als Basis der Verknüpfung das Symbol für das Programm selbst benutzen. Dazu müssen Sie zunächst über den Windows-Explorer zu dem Ordner der Festplatte navigieren, der die Office2010-Programme selbst beinhaltet. Bei einer Standardinstallation auf der Festplatte C: finden Sie sie unter C:\Programme\Microsoft Office\.... Markieren Sie dort das Office-Programm, zu dem eine Verknüpfung erstellt werden soll – beispielsweise das Programm WINWORD. Wählen Sie dann den Typ der Verknüpfung über das Kontextmenü aus (à Abbildung 1.10).
Ein Programm über eine Verknüpfung starten Zum Starten eines Programms über eine Verknüpfung im Startmenü oder in der Taskleiste reicht ein einfacher Klick aus. Wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop abgelegt haben, müssen Sie darauf doppelklicken, um das Programm zu starten (à Abbildung 1.11).
Automatisches Starten Wenn Sie nach dem Hochfahren Ihres Computers sowieso immer dasselbe Programm öffnen – beispielsweise Outlook 2010 zum Abruf von E-Mails – ist es praktisch, wenn dieses automatisch gleich nach dem Start von Windows geöffnet wird. Dazu legen Sie im Ordner Autostart das Programm oder – besser noch – eine Verknüp-
Abbildung 1.10 Verknüpfungen können auch direkt auf Basis der Programmsymbole selbst angelegt werden.
40
Hilfsmittel zum Programmstart
Allgemeine Optionen Einige Optionen können für alle Verknüpfungen festgelegt werden – auch für die im Startmenü angezeigten. Auf der Registerkarte Allgemein werden die Grunddaten zusammengefasst. Die Registerkarte Verknüpfung zeigt den Typ des Elements an und wo sich das Element befindet, auf das diese Verknüpfung verweist (à Abbildung 1.12).
Abbildung 1.11 Hier wurden Verknüpfungen im linken Bereich des Startmenüs, in der Taskleiste und auf dem Desktop angelegt.
fung dazu ab. Standardmäßig werden beim Starten von Windows keine Programme geöffnet. Um eines dazu zu bewegen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
»» Erstellen Sie eine Verknüpfung zum gewünschten Programm auf dem Desktop.
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Kopieren – oder auch Ausschneiden – aus dem Kontextmenü.
»» Öffnen Sie dann das Startmenü, klicken Sie auf Alle Programme und dann auf den in diesem Bereich angezeigten Eintrag Autostart. Der Inhalt dieses Bereichs wird angezeigt. Standardmäßig finden Sie hier zunächst die Anzeige (Leer). Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner Autostart und wählen Sie dann Öffnen aus dem Kontextmenü.
»» Setzen Sie den Mauszeiger in diesen Bereich und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Eintrag Einfügen aus.
1.4.2 Die Starteigenschaften festlegen Über das Dialogfeld zum Befehl Eigenschaften des Kontextmenüs zu einer Verknüpfung können Sie diverse Parameter der Verknüpfung ändern.
Abbildung 1.12 Die Eigenschaften einer Verknüpfung – hier zu Microsoft Word 2010.
»» Ausführen in gibt den Ordner an, der das ursprüngliche Element oder einige dazugehörige Dateien enthält.
»» Das Feld Tastenkombination dient zur Eingabe einer Tastenkombination, mit der Sie ein Programm starten oder zu einem Programm wechseln können. Tastenkombinationen enthalten automatisch Ÿ+Ç. Geben Sie hier die Taste ein, die Sie dieser Kombination hinzufügen möchten. Um beispielsweise die Tastenkombination Ÿ+Ç+O zu definieren, geben Sie einfach O ein. Die Tasten È, Æ, Å, þLeerÿ, þDruckÿ, ¢ oder à können in Tastenkombinationen nicht verwendet werden. Außerdem darf die Tastenkombination von keinem anderen Programm verwendet werden. Anderenfalls funktioniert die Zugriffstaste nicht.
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Kapitel 1 • Installieren und starten
» Ausführen bestimmt, wie das Element angezeigt werden soll, wenn Sie die Verknüpfung aufrufen: in einem Standardfenster, als Vollbild (maximiert) oder als Schaltfläche auf der Taskleiste (minimiert).
Spezielle Startoptionen Ein Office-Programm kann mit verschiedenen Startoptionen aufgerufen werden. Im Feld Ziel auf der Registerkarte Verknüpfung ist der Pfad zum Programm vermerkt. Dieses Feld kann aber nur ausgewählt werden, wenn Sie die Verknüpfung direkt auf Basis des Programmsymbols angelegt haben. Durch Eingabe eines zusätzlichen Befehlszeilenschalters am Ende des Pfads können Sie ein Office-Programm mit unterschiedlichen Optionen starten (à Tabelle 1.2).
Beachten Sie, dass die Möglichkeit zur Eingabe solcher zusätzlicher Startoptionen nur dann im Dialogfeld Eigenschaften zur Verfügung steht, wenn Sie beim Anlegen der Verknüpfung vom Programm selbst ausgegangen sind.
ACHTUNG
1.4.3
Microsoft Outlook 2010 automatisch öffnen
Viele Anwender möchten, dass beim Hochfahren des Rechners das Programm Outlook 2010 automatisch geöffnet und ein Nachrichtenaustausch vorgenommen wird. Um dies zu erreichen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
» Erstellen Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung zu Outlook 2010.
» Markieren Sie das Verknüpfungssymbol und wählen Sie Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
» Lassen Sie im Dialogfeld der Registerkarte Verknüpfung anzeigen. Legen Sie im Feld Ausführen fest, dass das Programm beim Starten als Schaltfläche auf der Taskleiste – also minimiert – angezeigt werden soll. Bestätigen Sie mit OK.
Tabelle 1.2 Beim Starten des Programms können zusätzliche Schalter benutzt werden – hier für Word.
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knüpfung in den Ordner Autostart (à oben). leiste erscheint ein Symbol für Outlook. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dieses Symbol und aktivieren Sie die Option Ausblenden, wenn minimiert (à Abbildung 1.13).
Abbildung 1.13 Das Outlook-Symbol in der Taskleiste verfügt über mehrere Optionen.
Hilfsmittel zum Programmstart
1.4.4
Mehrere Office-Versionen gemeinsam nutzen
Wir hatten es oben schon angesprochen: Wenn Sie mehrere Versionen von Office auf Ihrem Rechner installiert haben, müssen Sie bei jedem Aufruf einer Version mit einer zwar automatischen, aber zeitaufwändigen Umstellung der Systemeinstellungen rechnen. Dazu meldet sich immer ein Konfigurations-Assistent der jeweiligen Office-Version. Dies dauert besonders bei Word einige Zeit. Sie können das aber durch eine Manipulation in der Registrierung ändern. Sie sollten die nachfolgend beschriebenen Änderungen in der Registrierung wirklich nur dann durchführen, wenn Sie über ausreichende Erfahrungen auf diesem Gebiet verfügen. Auf jeden Fall ist es angebracht, die Registrierungsdatenbank vorher zu sichern.
ACHTUNG
» Navigieren Sie über den Bereich auf der linken Seite des Fensters zu der Ebene HKEY_CURRENT_USER\ Software\Microsoft\Office. Sie finden darin mehrere Unterebenen. Die Zahlen stehen für die einzelnen vorhandenen Office-Versionen: 11.0 steht für Office 2003, 12.0 steht für Office 2007 und 14.0 steht für Office 2010.
» Wenn Sie die automatische Meldung des Konfigurations-Assistenten beim Öffnen von Word 2010 abschalten wollen, navigieren Sie weiter runter zur Ebene 14.0\Word\Options.
» Fügen Sie einen neuen DWord-Schlüssel hinzu. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in den rechten Fensterbereich, wählen Neu und dann DWORDWert (à Abbildung 1.14). Achten Sie darauf, ob Sie mit einem 32-Bit- oder einem 64-Bit-System arbeiten.
» Benennen Sie den neuen DWord-Schlüssel mit NoRereg.
» Rufen Sie den Registrierungseditor auf, indem Sie regedit in das Suchfeld des Startmenüs eintippen und dann auf den anschließend angezeigten Link oben im Startmenü klicken.
» Doppelklicken Sie auf den Namen des Schlüssels und geben Sie den Wert 1 ein. Bestätigen Sie und verlassen Sie regedit. Anschließend meldet sich nach dem Starten von Word 2010 der Konfigurations-Assistent nicht mehr.
Abbildung 1.14 Einen neuen Schlüssel in der Registrierung erzeugen
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Kapitel 2 Die Programmoberflächen und weitere Neuheiten In diesem Kapitel geht es um die neuen Oberflächen der Office-Programme in der Version 2010 im Allgemeinen und die wichtigsten weiteren Neuheiten bei den einzelnen Programmen im Speziellen.
»» Wir wollen zunächst kurz auf die Arbeit mit den Programmfenstern eingehen, die sich nach dem Starten eines Programms auf dem Bildschirm zeigen (à Abschnitt 2.1). Hier gibt es aber nicht viel Neues zu vermelden, abgesehen von einigen Dingen, die sich bei der Arbeit mit dem aktuellen Betriebssystem Windows 7 ergeben.
»» Wichtiger ist der folgende Abschnitt, in dem wir auf die Methoden zur Steuerung der Programme eingehen (à Abschnitt 2.2). Das vielleicht wichtigste Element der Oberfläche ist das Menüband, das (fast) alle Elemente zur Steuerung eines Office-Programms beherbergt. Dieses Menüband ersetzt die aus den noch weit verbreiteten Programmversionen 2003 her bekannte Struktur der Menüs und Symbolleisten. Absolut neu darin ist in der Version 2010 die Registerkarte Datei, die die von der Vorversion 2007 her vielleicht bekannte Schaltfläche Office ablöst. Dieses Element dient zum Verwalten von Dateien
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und dateispezifischen Daten. Kurz gesagt, führen Sie damit Aufgaben mit Dateien, aber nicht innerhalb von Dateien aus. In diesem Zusammenhang werden Sie daher für diesen Bereich häufig auch auf den Begriff Backstage-Bereich stoßen.
»» Wir wollen dieses Kapitel auch gleich dazu nutzen, Sie mit den weiteren Elementen der Oberflächen bekannt zu machen. Dazu gehören beispielsweise der Zugang zu den Programmoptionen (à Abschnitt 2.3), die wichtigsten Bereiche darin und die Nutzung der integrierten Programmhilfen (à Abschnitt 2.4).
»» Außerdem werden wir Ihnen auch die wichtigsten Neuerungen der einzelnen Programme des Pakets vorstellen und zusätzlich noch sagen, wo in diesem Buch Sie die Details der Arbeit mit diesen Neuerungen finden (à Abschnitt 2.4.5).
2.1
Die Programmfenster
Nach dem Starten eines Microsoft Office 2010-Programms wird – nach kurzer Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms angezeigt. Bei einigen Programmen – beispielsweise Word oder Excel – wird auch gleich ein neues Dokument erstellt, in dem Sie Ihre Eingaben vornehmen können (à Abbildung 2.1). Bei anderen Programmen – beispielsweise Access – müssen Sie zunächst eine neue Datenbank anlegen.
Die Programmfenster
Abbildung 2.1 Die Programmoberfläche eines Office-2010-Programms – hier die von Microsoft Word 2010
2.1.1
Die Elemente des Bildschirms
Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst einmal mit den wesentlichen Elementen eines solchen Programmfensters vertraut. Im Folgenden werden wir Ihnen die wichtigsten Techniken der Arbeit damit kurz vorstellen; sie unterscheiden sich aber kaum von denen bei der Arbeit mit den Vorversionen von Microsoft Office oder anderen Programmen. Details zu den einzelnen Programmen werden dann in den einzelnen Kapiteln im jeweiligen Funktionszusammenhang erläutert.
rung des Programms notwendig sind. Dazu gehören das Menüband und die Symbolleiste für den Schnellzugriff (à unten).
»» Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentliche Arbeitsbereich des Programms ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Bei Word kennzeichnet die blinkende Einfügemarke in Form eines senkrechten Strichs die Stelle, an der die eingegebenen Zeichen auf dem Bildschirm – also auch im Dokument – erscheinen. Ähnlich ist das bei anderen Programmen.
»» Die Titelleiste des Fensters enthält den Dokument-
»» In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters
und den Programmnamen sowie ganz links das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs. Ganz rechts befinden sich die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters.
werden unter anderem Hinweise zum Programm ablauf angezeigt. Diese unterscheiden sich je nach Programm.
»» In dieser Titelleiste und in dem Bereich direkt darunter finden Sie praktisch alle Elemente, die zur Steue-
Einige dieser Elemente können Sie über das Fenster der Optionen abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen (à unten).
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
2.1.2
Arbeiten mit dem Programmfenster
Die Techniken zum Arbeiten mit einem solchen Programmfenster entsprechen denen, die Sie wahrscheinlich schon von anderen Anwendungen kennen, die unter Windows laufen. Bei der Arbeit mit Windows 7 ergeben sich dabei allerdings einige Besonderheiten, auf die wir noch einmal schnell eingehen wollen.
Symbole in der Taskleiste Nach dem Starten von Programmen werden Symbole dafür in der Windows-Taskleiste angezeigt. Das Symbol für das gerade aktive Fenster wird darin mit einem etwas helleren Hintergrund und mit einem leicht stärkeren Rahmen angezeigt. Sie können diese Symbole benutzen, um zu einem anderen Programm zu wechseln. Ein Klick auf das Symbol in der Taskleiste öffnet das Fenster für die Anwendung. Wenn Sie mit Windows 7 als Betriebssystem arbeiten, sollten Sie die folgenden Besonderheiten beachten.
»» Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Programmsymbol in der Taskleiste bewegen, wird ein Symbol für das Programmfenster angezeigt. Wie diese Darstellung der Elemente erfolgt, ist auch eine Frage der Leistungsfähigkeit des Computers. Leistungsstärkere Rechner sorgen automatisch dafür, dass diese Elemente in Form von Miniaturansichten angezeigt werden. Die Form der Darstellung können Sie aber auch über die Einstellungen zu den Systemeigenschaften von Windows 7 regeln.
»» Der Sinn dieser Form der Anzeige zeigt sich erst dann richtig, wenn Sie in einem Anwendungsprogramm mehrere Dateien geöffnet haben – beispielsweise mehrere Dokumente im Programm Microsoft Word (à Abbildung 2.2): Dass mehrere Dateien vorhanden sind, erkennen Sie daran, dass das Symbol für die Anwendung als Gruppe mehrerer Symbole angezeigt wird. Damit wird der Eindruck vermittelt, mehrere Symbole lägen direkt hintereinander. Wenn Sie den Mauszeiger auf diese Symbolgruppe bewegen, werden die Namen der dazugehörenden Fenster – also Anwendung und die gerade geöffneten Dateien – eingeblendet.
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Abbildung 2.2 Fenstersymbole in der Taskleiste bei Windows 7
»» Wenn Sie den Mauszeiger in eine solche Liste hinein bewegen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Fenster über die dann darin auftauchende kleine Schaltfläche zu schließen.
Größe und Position des Fensters ändern Sollte ein zu groß eingestelltes oder maximiertes Fenster die Aussicht auf die anderen Fenster versperren, können Sie sich zum Wechseln einer der anschließend beschriebenen Methoden bedienen. Am rechten Rand der Titelleiste eines Fensters finden Sie drei – für Windows-Anwendungen typische – Schaltflächen, über die Sie durch einen Klick die Fensterdarstellung regeln sowie das Programm schließen können (à Tabelle 2.1). Symbol
Name und Wirkung Minimieren: reduziert das Fenster zu einem Symbol in der Taskleiste. Ein Klick auf dieses Symbol zeigt den Inhalt wieder an. Maximieren: schaltet von der Fensterdarstellung auf die volle Bildschirmgröße um. Damit nutzen Sie den zur Ver fügung stehenden Platz voll aus. Verkleinern: schaltet von der vollen Bildschirmgröße zur vorher eingestellten Fensterdarstellung um. Schließen: schließt das Anwendungsprogramm. Vorher sollten Sie Ihre Eingaben in diesem Programm speichern.
Tabelle 2.1 Die Schaltflächen in der Titelleiste
»» Außerdem können Sie sowohl die Lage als auch die Größe mit der Maus direkt über den Fensterrahmen verändern (à Tabelle 2.2).
Bei Windows 7 können Sie ein nicht maximiertes Fenster maximieren, indem Sie die Titelleiste an den oberen Bildschirmrand ziehen. Das funktioniert auch umgekehrt: Ist ein Fenster maximiert, können Sie es zur vorher eingestellten Größe zurückbewegen, indem Sie die Titelleiste vom oberen Bildschirmrand auf eine Stelle in der Bildschirmmitte bewegen.
TIPP
Fenster andocken Die bei Windows 7 neue Funktion Aero Snap vereinfacht das Arbeiten mit Fenstern. Vor allem für Anwender, die mit vielen Fenstern gleichzeitig hantieren, dürfte das interessant sein.
» Wenn Sie die Titelleiste eines Fensters an den linken oder rechten Bildschirmrand verschieben, bis der Mauszeiger den Bildschirmrand berührt, wird die Fenstergröße so angepasst, dass jeweils die eine Hälfte des Bildschirms davon eingenommen wird. Dadurch lassen sich bequem zwei Fenster direkt nebeneinander postieren. Sobald ein so gesetztes Fenster vom Bildschirmrand entfernt wird, nimmt das Fenster die ursprünglichen Maße wieder an.
» Wenn Sie den unteren Rand eines nicht maximierten Fensters nach unten bis zur Taskleiste ziehen, wird das Fenster nur in seiner Höhe maximiert, die Breite bleibt wie vorher eingestellt. Um wieder zum vorherigen Zustand zurückzukehren, verschieben Sie den unteren Fensterrand wieder nach oben. Sie können das aktuell geöffnete Fenster auch über die Tastatur neu positionieren: Die Tastenkombination Ý+{ sorgt beispielsweise dafür, dass das Fenster an der linken Seite des Desktops angedockt wird, Ý+} dockt es rechts an. Mit Ý+| wird das Fenster maximiert, mit Ý+| kehren Sie zurück zur vorher eingestellten Fenstergröße.
2.2 Die neue Programmsteuerung Bis zur Version 2003 fanden Sie die wichtigsten Elemente zur Steuerung eines Microsoft-Office-Programms in den Menüs und den Symbolleisten. Um eine Aktion auszuführen, mussten Sie oft eine Reihe von Stellen mit der Maus anklicken: Sie mussten zuerst das Menü öffnen und darin oft noch ein Untermenü anzeigen lassen. Dann mussten Sie einen Befehl wählen. Die gewünschten Einstellungen mussten Sie in einem Dialogfeld festlegen, das oft über mehrere Registerkarten verfügte. Schließlich mussten Sie diese Angaben bestätigen.
2.2.1
Das Menüband
Mit der Programmversion 2007 wurde dieses System durch die Multifunktionsleiste abgelöst. Diese Technik wurde in der aktuellen Version 2010 konsequent weiterentwickelt. Die Multifunktionsleiste trägt jetzt den einprägsamen Namen Menüband und Sie werden schnell feststellen, dass Sie bedeutend weniger Mausklicks benötigen, um eine Aktion durchzuführen (à Abbildung 2.3). Am oberen Rand des Menübands finden Sie mehrere Registerkarten vor. Jede Registerkarte bezieht sich auf eine Art von Aktivität – beispielsweise liefert die Registerkarte Einfügen alle Werkzeuge, die Sie zum Einfügen von Elementen benötigen. Innerhalb einer Registerkarte sind die einzelnen Elemente in Gruppen zusammengefasst.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.3 Das Menüband ersetzt die Menüs und die Symbolleisten – hier bei Word 2010.
» Der Hauptvorteil der Arbeit mit dem Menüband besteht wohl darin, dass es die Aufgaben und Einstiegspunkte vereint, die früher über verschiedene Menüs, Symbolleisten, Aufgabenbereiche und andere Komponenten der Benutzeroberfläche angezeigt werden mussten. Diese werden jetzt in Registerkarten und Gruppen darin zusammengefasst. Nun müssen Sie nur noch an einer einzigen Stelle nach Befehlen suchen und nicht mehr an verschiedenen Orten.
Menüs aus den früheren Versionen von Microsoft Office zu ersetzen. Sie können aber das Menüband und seine Elemente an Ihre Vorstellungen anpassen (à unten). Außerdem existieren im Internet Zusatzprogramme, die eine weitere Anpassung ermöglichen. Beispielsweise finden Sie unter http://beqiraj.net/post/KlassischesMenue-fuer-Office-2010-gratis-herunterladen.aspx auch eine Möglichkeit, die klassische Menüstruktur wieder anzuzeigen. Durchgetestet haben wir das aber nicht.
» Der wesentliche Nachteil dieser Idee von Microsoft besteht darin, dass wohl jeder Anwender einige Zeit brauchen wird, bis er sich in dieser neuen Struktur so gut zurechtfindet, dass er keine Zeit mehr mit dem Suchen nach bestimmten Befehlen und Funktionen verbringen muss. Nach einiger Zeit der Arbeit mit den Programmen der Office-Generation 2010 stellt sich aber ein intuitives Verständnis ein. Es ist übrigens mit den programmeigenen Werkzeugen nicht möglich, das Menüband zu löschen oder durch die Symbolleisten und
ACHTUNG
2.2.2 Die Standardregisterkarten Am oberen Rand des Menübands finden Sie die Laschen für mehrere Registerkarten. Klicken Sie darauf, um die jeweiligen Inhalte anzuzeigen. Jede Registerkarte bezieht sich auf eine Art von Aktivität – beispielsweise liefert in Word die Registerkarte Einfügen alle Werkzeuge, die Sie zum Einfügen von Elementen in ein Dokument benötigen. Von Vorteil für den Anwender ist, dass er bei allen Office-Programmen oft dieselben Befehle findet (à Abbildung 2.4 und Abbildung 2.5).
Abbildung 2.4 Die Registerkarte Einfügen bei Word beinhaltet alle Befehle, die Sie zum Einfügen von Elementen benötigen.
Abbildung 2.5 Die Registerkarte Einfügen bei Excel beinhalt ähnliche Elemente.
48
Die neue Programmsteuerung
Die Gruppen in den Registerkarten Innerhalb einer Registerkarte sind die einzelnen Elemente in Gruppen zusammengefasst. Das sind die Bereiche innerhalb des Menübands, die durch senkrechte Trennstriche voneinander abgesetzt sind. Diese verfügen über eine Gruppenbezeichnung – beispielsweise Kopf- und Fußzeile in der Registerkarte Einfügen von Word. Microsoft ist der Meinung, dass diese Gruppenbildung das Auffinden der einzelnen Werkzeuge erleichtert, da diese Gruppen immer bestimmte Aufgaben typen zusammenfassen. Das stimmt unserer Meinung nach nur bedingt: Oft gibt es auch Gruppen, die Elemente zusammenfassen, die nirgendwo sonst hineingepasst haben.
Die Befehle
»» Was sich innerhalb einer Gruppe befindet, wird von Microsoft als Befehle oder Befehlsschaltflächen bezeichnet. Viele dieser Elemente verfügen über dieselbe Funktionsweise wie die von den Vorversionen bekannten Schaltflächen der Symbolleisten bzw. die Menübefehle:Bei einigen dieser Befehle handelt es sich um Umschalter, die durch einen Klick darauf einund ausgeschaltet werden können. Beispielsweise finden Sie in der Gruppe Schriftart der Registerkarte Start bei fast allen Programmen die Schaltfläche Fett , mit der Sie eine Darstellung des gerade markierten Bereichs in Fettdruck bewirken oder diese wieder abschalten können. Eine unterschiedliche Farbgebung kennzeichnet den jeweiligen Zustand.
Nun können Sie eine der in der Liste angezeigten Optionen auswählen, indem Sie darauf klicken.
»»
Beachten Sie, dass einige der Befehlsschaltflächen mit Pfeilspitzen auch über eine einfache Einschalt- oder Umschaltfunktion verfügen, die Sie auswählen können, indem Sie auf eine Stelle in der Schaltfläche außerhalb der Pfeilspitze klicken. Eine unterschiedliche Farbgebung weist Sie darauf hin, ob Sie die Liste der Optionen aufklappen oder die Schaltfläche direkt ansprechen wollen.
Die Kataloge Einige Befehlsschaltflächen verfügen über eine Katalogfunktion. Sie ermöglichen eine Auswahl aus mehreren Alternativen. Es gibt mehrere Typen von Katalogen:
»» Allgemein bekannt dürften die Schaltflächen sein, bei denen Sie durch einen Klick auf eine nach unten weisende Pfeilspitze eine Liste von Alternativen anzeigen lassen können. Typische Beispiele dafür sind bei der Mehrzahl der Programme die Listen zu den Schaltflächen Schriftart und Schriftgrad der Gruppe Schriftart (à Abbildung 2.6).
»» Andere Befehlsschaltflächen bewirken die Durchführung einer Aktion oder leiten diese zumindest ein. Beispielsweise können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Kopieren in der Gruppe Zwischenablage in der Registerkarte Start bewirken, dass ein vorher im Dokument markierter Bereich in die Windows-Zwischenablage kopiert wird.
»»
Andere Befehlsschaltflächen erlauben es, eine Liste mit weiteren Optionen aufzuklappen. Sie erkennen diese Typen daran, dass sie mit einer meist nach unten zeigenden kleinen Pfeilspitze ausgestattet sind. Ein Beispiel dafür finden Sie in der Gruppe Zwischenablage der Registerkarte Start in der Schaltfläche Einfügen. Sie lassen diese Liste anzeigen, indem Sie auf die Pfeilspitze klicken.
Abbildung 2.6 Über die Listenfelder können Sie die Schriftart und den Schriftgrad einstellen.
49
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.7 Einige Kataloge sind in die Gruppen des Menübands integriert – hier beispielsweise die Formatvorlagen.
»» Andere Kataloge sind bereits in die Gruppen einer Registerkarte integriert. Bei Word finden Sie beispielsweise in der Gruppe Formatvorlagen der Registerkarte Start einen Katalog mit Formatvorlagen (à Abbildung 2.7). Von diesen Vorlagen sind im Menüband aber zunächst nur wenige Alternativen sichtbar.
»» Sie können einen solchen Katalog aufklappen, indem Sie auf die Schaltfläche Weitere klicken – das ist die Schaltfläche mit der kleinen nach unten weisenden Pfeilspitze mit dem darüber liegenden Strich. Dann werden Ihnen weitere Alternativen angezeigt, aus denen Sie die jeweils gewünschte durch einen Klick auswählen können (à Abbildung 2.8).
Der Zugang zu den Dialogfeldern Aber auch die aus früheren Versionen her bekannten Dialogfelder sind nicht völlig von den Oberflächen der Programme verbannt worden. Viele Gruppen verfügen rechts neben der Gruppenbezeichnung über eine kleine Schaltfläche mit einem nach rechts unten weisenden Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie meist alle Befehle finden, die Sie auch über die Befehlsschaltflächen der Gruppe finden. In vielen Fällen finden Sie darin noch zusätzliche Optionen. Bei Word zeigen Sie beispielsweise über die Schaltfläche zur Gruppe Schriftart das gleichnamige Dialogfeld an, in dem Sie einige weitere zusätzliche Schriftpara meter für den vorher markierten Bereich einstellen können. Manche dieser Dialogfelder verfügen – wie auch bei den früheren Programmversionen – über mehrere Registerkarten.
Abbildung 2.8 Kataloge können Sie aufklappen. Sie erhalten dann Zugriff auf viele weitere Alternativen.
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Die neue Programmsteuerung
Abbildung 2.9 Die kontextbezogenen Registerkarten Tabellentools/Entwurf und Tabellentools/Layout werden gezeigt, wenn bei Word eine Tabelle markiert ist.
2.2.3 Die kontextbezogenen Registerkarten Zusätzlich zu den eben erwähnten standardmäßigen Befehlsregisterkarten verwendet Office 2010 noch ein weiteres Element – die kontextbezogenen Befehlsregisterkarten. Diese werden je nach Kontext – also je nachdem, an welchem Objekt Sie arbeiten oder welche Aufgabe Sie gerade ausführen –neben den standardmäßigen Registerkarten angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in Word eine Tabelle erstellt haben, werden zusätzlich die kontextbezogenen Befehlsregisterkarten Tabellentools/ Entwurf und Tabellentools/Layout angezeigt (à Abbildung 2.9). Diese Registerkarten stehen nur zur Verfügung, solange das jeweilige Objekt – beispielsweise die Tabelle – markiert ist.
Befehl in der aktuellen Situation nicht ausgeführt werden kann.
»» Bei einer geringeren Breite des Programmfensters werden die Befehlsschaltflächen in den weniger wichtigen Gruppen ausgeblendet und nur noch die Gruppennamen selbst angezeigt. Wenn Sie in einem solchen Zustand einen Befehl aus einer solchen Gruppe ansprechen wollen, müssen Sie die Gruppe erst aufklappen, indem Sie auf die dann angezeigte Pfeilspitze unter der Gruppenbezeichnung klicken (à Abbildung 2.10).
2.2.4 Das Arbeiten mit dem Menüband Um sich schnell an die Arbeit mit dem neuen Menüband zu gewöhnen, sollten Sie auch die folgenden Punkte im Gedächtnis behalten:
»» Standardmäßig wird beim Öffnen eines Dokuments meist die Registerkarte Start angezeigt. Sie können zu einer anderen Registerkarte wechseln, indem Sie auf die dazugehörende Lasche klicken. Auch Tastenkombinationen stehen Ihnen dafür zur Verfügung (à unten).
»» Wenn Schaltflächen im Menüband in abgeblendeter Form angezeigt werden, bedeutet das, dass dieser
Abbildung 2.10 Bei einer geringeren Breite des Programm fensters müssen Sie Gruppen erst aufklappen.
»» Manche der Steuerelemente im Menüband sind beschriftet, andere nicht. Welche Elemente beschriftet sind, hängt auch von der Breite des Anwendungsfensters ab. Wenn Sie diese verringern, verschwinden einige der Beschriftungen.
51
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.11 Im minimierten Zustand sind nur die Namen der Registerkarten sichtbar.
Das Minimieren des Menübands Wenn Sie mehr Platz auf dem Bildschirm benötigen, können Sie das Menüband minimieren.
herstellen wollen, wählen Sie nochmals diesen Befehl. Sie können auch die Tastenkombination Ÿ+É benutzen, um das Menüband zu minimieren oder wiederherzustellen.
» Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Menüband minimieren rechts im Fenster auf Höhe der Namen der Registerkarten. Das hat den Erfolg, dass nur noch die Namen der Registerkarten angezeigt werden, nicht mehr ihre Inhalte (à Abbildung 2.11).
» Aus dem minimierten Zustand heraus können Sie die Befehle des Menübands verwenden, indem Sie auf die gewünschte Registerkarte klicken. Die Inhalte werden dann angezeigt und Sie können den gewünschten Befehl wählen. Nach dieser Wahl wird das Menüband wieder minimiert.
» Wenn Sie zur normalen Darstellung zurückkehren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Menüband erweitern auf Höhe der Namen der Registerkarten. Das Menüband wird dann wieder vollständig angezeigt.
Das Verwenden der Tastatur zur Steuerung Für den Fall, dass Sie lieber die Tastatur als die Maus verwenden, bieten die Programme mit Menüband eine Reihe von Tastenkombinationen an, mit denen Sie Aufgaben schnell auch ohne die Maus erledigen können. Dabei spielt es keine Rolle, an welcher Stelle im Programm Sie sich befinden. Sie können diese Tastenkombinationen immer verwenden, auch wenn das Menüband minimiert ist.
» Drücken Sie die Taste Ç und lassen Sie sie wieder los. Die Information zu den Zugriffstasten der obersten Ebene wird angezeigt (à Abbildung 2.12). Kleine Indikatoren zeigen an, durch welche Tasten Sie Zugriff zu den einzelnen Elementen erhalten.
» Drücken Sie die Taste, die als Zugriffstasteninfo neAuch der Befehl Menüband minimieren in der TIPP Liste zur Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen erlaubt ein Minimieren des Menübands (à unten). Wenn Sie das Menüband wieder-
ben, unter oder über dem gewünschten Element angezeigt wird. Je nach der gedrückten Taste können weitere Zugriffstasteninfos angezeigt werden (à Abbildung 2.13). Wenn beispielsweise die Registerkarte
Abbildung 2.12 Die Zugriffstasten auf der ersten Ebene zeigen die Codes zum Auswählen der Registerkarten.
Abbildung 2.13 Die Zugriffstasten für die zweite Ebene beziehen sich auf die einzelnen Befehle innerhalb einer Registerkarte.
52
Die neue Programmsteuerung
Start aktiv ist, werden die Zugriffstasteninfos für die Gruppen und Befehle dieser Registerkarte angezeigt. Kombinationen aus mehreren Zeichen müssen hier nacheinander über die Tastatur eingegeben werden, nicht zusammen.
» Drücken Sie so lange die entsprechenden Tasten, bis Sie den Buchstaben des gewünschten Befehls oder der gewünschten Option drücken können.
» Wenn Sie die Auswahlaktion abbrechen wollen, drücken Sie nochmals die Ç-Taste. Die Zugriffstasteninfos werden dann wieder ausgeblendet.
2.2.5 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff Links oben in bzw. über dem Menüband befindet sich noch eine kleine Symbolleiste, die mit Symbolleiste für den Schnellzugriff bezeichnet wird. Das ist die einzige übrig gebliebene Symbolleiste. Diese Symbolleiste beinhaltet bei den meisten Programmen standardmäßig vier Schaltflächen (à Tabelle 2.3). Sie finden darin die Möglichkeit für den sofortigen Zugriff auf die am häufigsten verwendeten Befehle – wie beispielsweise Speichern und Rückgängig. Einige davon können aber nur angewählt werden, wenn bereits Eingaben oder Änderungen im Dokument vorgenommen wurden. Symbol
Weitere Hinweise zum Speichern und zu damit zusammenhängenden Befehlen finden Sie im nachfolgenden Kapitel über die Dateiverwaltung (à Kapitel 3). Über das Rückgängig machen, Wiederholen und Wiederherstellen reden wir im Kapitel über die programmübergreifenden Standardbefehle (à Kapitel 4).
HINWEIS
Das schnelle Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff Sie können die Symbolleiste für den Schnellzugriff auch anpassen, damit sie Befehle enthält, die Sie persönlich häufig verwenden. Sie können auch die Position ändern, an der die Symbolleiste angezeigt wird. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Eine Liste mit Optionen wird geöffnet (à Abbildung 2.14).
Abbildung 2.14 Die Symbolleiste kann angepasst werden.
Name und Wirkung Speichern:.speichert.das.aktuell.geöffnete.Dokument .. Wenn.es.bisher.noch.nicht.gespeichert.wurde,.wird.das. Dialogfeld.Speichern unter.angezeigt,.in.dem.Sie.dem. Dokument.einen.Namen.geben.und.den.Speicherort.und. das.Dateiformat.festlegen.können . Rückgängig:.macht.einen.gerade.gewählten.Befehl.oder. eine.Eingabe.wieder.rückgängig . Wiederherstellen:.ein.rückgängig.gemachter.Befehl.oder. eine.Eingabe.wird.wiederhergestellt . Wiederholen:.wiederholt.–.beispielsweise.bei.Word.–.die. gerade.vorgenommene.Eingabe . Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen.–.erlaubt.es,. weitere.Befehle.in.der.Symbolleiste.anzeigen.zu.lassen. oder.wieder.daraus.zu.entfernen .
Die mit einem Häkchen versehenen Optionen in der Liste werden in der Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf eine Option, um sie anzuzeigen oder aus der Symbolleiste zu entfernen. Auf weitere Möglichkeiten zur Anpassung dieser Symbolleiste werden wir weiter unten in diesem Kapitel noch zu sprechen kommen, wenn wir über die Programmoptionen sprechen. Sie können damit jeden beliebigen Befehl in dieser Symbolleiste ansiedeln.
HINWEIS
Tabelle 2.3 Die Schaltflächen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff
53
Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Die Symbolleiste verschieben
Die Kontextmenüs
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann sich an zwei Positionen befinden: Die Standardposition ist oben links; außerdem kann sie unterhalb des Menübands angezeigt werden. Sie ist damit näher am eigentlichen Arbeitsbereich. Zum Einstellen der Position benutzen Sie die Option Unter dem Menüband anzeigen.
Sie lassen ein Kontextmenü anzeigen, indem Sie auf eine bestimmte Stelle mit der rechten Maustaste klicken (à Abbildung 2.15). Welche Befehle darin dann aufgelistet werden, ist eine Frage der Stelle, auf die Sie geklickt haben. Wenn Sie beispielsweise im Programm Word auf eine Stelle im Hauptbereich des Programmfensters klicken, liefert Ihnen das Kontextmenü vordringlich Befehle zum Formatieren und zum Einfügen von Elementen. Das sind ja genau die Dinge, die Sie wahrscheinlich am häufigsten an einer solchen Stelle tun werden.
2.2.6 Die Kontextmenüs und die Minisymbolleiste Beibehalten als Element der Programmsteuerung wurden die Kontextmenüs. Das sind Listen der wichtigsten Befehle für eine bestimmte Stelle auf der Oberfläche. Auch die mit der Programmversion 2007 eingeführte Minisymbolleiste ist noch vorhanden.
Die Minisymbolleiste Außerdem wird bei einem Rechtsklick im Hauptbereich eines Programmfensters ein als Minisymbolleiste benanntes Element eingeblendet (à Abbildung 2.15). Darin
Abbildung 2.15 Ein Klick mit der rechten Maustaste zeigt ein Kontextmenü und die Minisymbolleiste an.
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Die neue Programmsteuerung
finden Sie Schaltflächen für die wichtigsten Formatierungsoptionen – beispielsweise solche für Fett, Kursiv oder die Auswahlmöglichkeiten für die Schriftart oder den Schriftgrad. Die Minisymbolleiste allein wird bei einigen Programmen auch angezeigt, wenn Sie im Dokument einen Bereich markieren – beispielsweise mehrere Zeichen oder Wörter.
TIPP
2.2.7
Die Registerkarte Datei
Eine Sonderrolle unter den Registerkarten des Menübands nimmt die Registerkarte Datei ein. Die unterschiedlichen Farben, die die Programme der neuen Office-Generation für diese Schaltfläche verwenden, liefern Ihnen einen zusätzlichen Hinweis dazu, in welchem Programm Sie sich gerade befinden. Das ist für den er-
fahrenen Anwender vielleicht etwas trivial, aber auch wieder nett. Die Registerkarte Datei löst die Schaltfläche Office der Programmversion 2007 ab. Wenn Sie darauf klicken, wird die bei allen Programmen der Microsoft-Office-Familie so genannte Backstage-Ansicht angezeigt (à Abbildung 2.16). Diese Ansicht dient zum Verwalten von Dateien und dateispezifischen Daten. Kurz gesagt, führen Sie in dieser Ansicht Aufgaben mit Dateien, aber nicht innerhalb von Dateien aus. Natürlich finden Sie darin alle Befehle, die Sie zum Speichern, Öffnen, Schließen und Anlegen von neuen Office-Dateien benötigen.
» Ein Klick auf Speichern speichert die von Ihnen vorgenommenen Änderungen mit den bereits festgelegten Einstellungen. Hatten Sie das Dokument vorher noch nicht gespeichert, wird das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, in dem Sie dem Doku-
Abbildung 2.16 Die Registerkarte Datei bei Microsoft Word 2010 – hier wurde darin der Bereich Informationen markiert.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
ment einen Namen geben und den Speicherort und das Dateiformat festlegen können.
» Auch ein Klick auf Speichern unter zeigt das gleichnamige Dialogfeld an, über das Sie beispielsweise das Dokument unter einem anderen Namen, an einem anderen Ort oder in einem anderen Dateiformat speichern können.
» Öffnen zeigt das gleichnamige Dialogfeld an, über das Sie ein bereits gespeichertes Dokument auswählen und öffnen können.
» Schließen schließt das aktuell geöffnete Dokument. Hatten Sie vorher Änderungen durchgeführt und noch nicht gespeichert, werden Sie gefragt, ob Sie diese jetzt speichern wollen.
» Der Bereich Informationen bietet beispielsweise einige neue Funktionen, die das gemeinsame Bearbeiten von Dateien vereinfachen. Sie können darüber Dokumente schützen oder für eine Freigabe vorbereiten.
» Unter Zuletzt verwendet haben Sie einen schnellen Zugriff auf die Dokumente, die Sie kürzlich im Programm geöffnet hatten. Damit müssen Sie nicht mehr das Dokument suchen oder den entsprechenden Speicherort einstellen.
» Über Neu können Sie ein neues Dokument für das aktuelle Programm erstellen. Bei allen Programmen wird ein Fenster angezeigt, über das Sie eine Vorlage oder ein vollständig leeres Dokument auswählen können.
» Der Bereich Drucken im Menü Datei erlaubt es, alle Druckaufgaben – inklusive der für den Ausdruck wichtigen Seiteneinstellungen – von einer zentralen Stelle her anzusprechen.
» Über den Bereich Speichern und Senden – bei Access heißt er Speichern und Veröffentlichen – haben Sie Zugang auf alle Befehle, die Sie zum gemeinsamen Bearbeiten Ihrer Dateien mit anderen Personen benötigen.
» Auch die Optionen, mit denen Sie das Programm an Ihre Vorlieben anpassen können, lassen sich über diese Backstage-Ansicht ansprechen.
» Beenden schließt das Office-Programm.
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Auf alle Bereiche des Menüs Datei gehen wir an anderen Stellen in diesem Buch noch intensiv ein: Hinweise zum Bereich Informationen sowie zum Speichern, Öffnen, Schließen und Anlegen neuer Dateien über Neu und zu den damit zusammenhängenden Optionen finden Sie in Kapitel 3. Über das Drucken reden wir in Kapitel 24, über das Speichern und Senden in Kapitel 25. Auf den Bereich Optionen kommen wir weiter unten in diesem Kapitel und an anderen Stellen noch zu sprechen.
HINWEIS
2.3 Die Programmoptionen Wenn Ihnen Microsoft Office aus der Version 2003 her bekannt ist, kennen Sie sicherlich das Dialogfeld, das Sie über den Befehl Optionen im Menü Extras aufrufen konnten. Im Rahmen der Neugestaltung der Benutzeroberfläche finden Sie diesen Befehl jetzt unter Optionen innerhalb der Registerkarte Datei. Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt ein Fenster mit mehreren Bereichen an, zwischen denen Sie über die Schaltflächen im linken Teil des Fensters wählen können (à Abbildung 2.17). Bei praktisch allen Programmen der Office-Familie finden Sie in dieser Navigationsspalte mehrere Bereiche, die durch einen dünnen Strich voneinander abgegrenzt sind:
» Die Überschriften in den beiden unteren Bereichen davon sind im Prinzip bei allen Office-Programmen identisch. Wenn Sie hier Änderungen vornehmen, gelten diese gleichermaßen auch für die anderen Programme der Familie. Es gibt aber auch einige wenige Ausnahmen, in denen sich die Optionen bei den Programmen unterscheiden.
» Der obere Teil der Überschriften bezieht sich auf die Arbeit mit dem Programm, von dem aus Sie das Fenster mit den Optionen aufgerufen haben. Sie finden darin die unterschiedlichsten Formen von Optionen. Allerdings besteht hier auch manchmal die Möglichkeit, allgemeingültige Einstellungen zu regeln: Der Bereich Dokumentprüfung erlaubt beispielsweise das Festlegen diverser Optionen für die Rechtschreibprüfung und die automatische Fehlerkorrektur für das aktuelle Programm einerseits und Office allgemein andererseits.
Die Programmoptionen
Abbildung 2.17 Der Bereich Allgemein unter den Optionen – hier bei Word – zeigt die wichtigsten Einstellungen an.
Wir wollen anschließend auf einige wichtige Bereiche unter diesen Optionen eingehen. Einige andere Bereiche unter den Optionen werden wir im jeweiligen Zusammenhang mit den entsprechenden Aufgaben behandeln: Auf die Einstellungen zur Dokumentprüfung gehen wir in Kapitel 4 im Zusammenhang mit der Rechtschreibprüfung und der AutoKorrektur ein. Dasselbe gilt für die Optionen im Bereich Sprache. Die Optionen zum Speichern behandeln wir in Kapitel 3. Die möglichen Einstellungen in dem bei Word oder Excel als Erweitert bezeichneten Bereich unterscheiden sich stark abhängig vom gerade verwendeten Programm. Andere Programme zeigen außerdem noch weitere Bereiche an. Sie finden Informationen dazu in den jeweiligen Teilen dieses Buchs zu den einzelnen Programmen.
HINWEIS
2.3.1
Der Bereich Allgemein
Über den Bereich Allgemein in der Navigationsspalte der Optionen haben Sie Zugriff auf eine Zusammenfassung der Optionen, die der typische Anwender des Programms am häufigsten ändern möchte (à Abbildung 2.17). Einige Optionen darin sind bei allen Office-Programmen identisch – andere unterscheiden sich.
Auf die bei den einzelnen Programmen unterschiedlichen Optionen gehen wir noch innerhalb der Kapitel zu den einzelnen Programmen gesondert ein.
HINWEIS
Benutzeroberflächenoptionen Unter der Überschrift Benutzeroberflächenoptionen finden Sie einige Einstellungen, die für Sie interessant sein können:
» Über das Kontrollkästchen Minisymbolleiste für die Auswahl anzeigen können Sie festlegen, ob diese Symbolleiste automatisch angezeigt werden soll, wenn Sie einen Bereich im Dokument markieren – beispielsweise bei Word mehrere Zeichen oder Wörter.
» Ein Einschalten von Livevorschau aktivieren bewirkt, dass die Auswirkungen eines Befehls direkt im Dokument angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger auf die entsprechende Befehlsschaltfläche im Menüband bewegen. Haben Sie beispielsweise im Programm Word einen Textbereich markiert und bewegen Sie den Mauszeiger auf eine Option in einem Katalog im Menüband, wird die Auswirkung dieser Auswahl direkt im Text angezeigt. Damit haben Sie die Möglichkeit, die möglichen Auswirkungen zu kon-
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
trollieren, bevor Sie wirklich auf die Befehlsschaltfläche klicken.
»»
Über das Listenfeld Farbschema können Sie einstellen, mit welchen Farben sich Micro soft Office 2010 auf dem Bildschirm präsentieren soll. Sie haben die Auswahl zwischen den drei Alternativen Blau, Silber und Schwarz.
»» Über das Listenfeld QuickInfo-Format regeln Sie, ob bzw. wie kleine Programmhilfen zu den Befehlsschaltflächen im Menüband angezeigt werden sollen, wenn Sie den Mauszeiger darauf bewegen. Die Grundeinstellung für diese Option lautet Featurebeschreibungen in QuickInfos anzeigen. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Befehlsschaltfläche bewegen, bewirkt dies, dass sowohl der Name der Befehlsschaltfläche – gegebenenfalls mit dem dazugehörenden Tastaturkürzel – als auch eine weitere Beschreibung zu diesem Befehl eingeblendet werden. Wenn Sie stattdessen die Einstellung Featurebe-
schreibungen nicht in QuickInfos anzeigen benutzen, wird die zusätzliche Beschreibung der Auswirkung des Befehls nicht mit angezeigt. Die dritte Alternative – QuickInfos nicht anzeigen – blendet alle diese Anzeigen aus.
Microsoft-Office-Kopie personalisieren Die Angaben in den Feldern darunter werden bei der Installation festgelegt. Sie personalisieren Ihre Kopie von Microsoft Office insgesamt. Ändern Sie hier gegebenenfalls Benutzername und/oder Initialen.
2.3.2 Die Spracheinstellungen Nach einem Klick auf die Kategorie Sprache in den Optionen können Sie die Standardbearbeitungssprache für Microsoft Office 2010 festlegen. Die bereits aktivierten Bearbeitungssprachen werden im Dialogfeld in der Liste rechts angezeigt. Standardmäßig sind nur die Sprachen Deutsch (Deutschland) und Englisch (USA) installiert.
Abbildung 2.18 Sie können in Microsoft Office mit mehreren Benutzersprachen arbeiten.
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Die Programmoptionen
Zu einer Bearbeitungssprache gehören das Tastaturlayout und die Korrekturhilfen für die jeweilige Sprache. Die Korrekturhilfen umfassen sprachspezifische Werkzeuge wie Wörterbücher für die Rechtschreib- und Grammatikprüfung oder Schaltflächen für die Absatzrichtung.
Aktivieren einer Sprache in Windows 7 Wenn Sie mit einer weiteren Bearbeitungssprache arbeiten wollen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass diese im Betriebssystem aktiviert ist. Dann können Sie diese Sprache auch in einem Office-Programm benutzen.
» Öffnen Sie die Windows-Systemsteuerung und klicken Sie in der Kategorie Zeit, Sprache und Region auf den Link Anzeigesprache ändern. Im gleichnamigen Dialogfeld wählen Sie die Registerkarte Tastaturen und Sprachen.
» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Tastaturen ändern auf der Registerkarte Tastaturen und Sprachen können Sie die installierten Tastaturen kontrollieren und weitere hinzufügen. Regeln Sie gegebenenfalls zunächst die Einstellung für die Standardeingabesprache. Diese wird beim Starten von Windows automatisch benutzt. Im Bereich darunter werden zusätzlich installierte Sprachen angezeigt.
» Sie können über die Schaltfläche Hinzufügen im Dialogfeld Textdienste und Eingabesprache weitere Sprach/Tastatur-Kombinationen hinzufügen. Wählen Sie in der Liste zunächst die Sprache und darunter das dazu gewünschte Tastaturlayout. Nach einem Klick auf Vorschau können Sie die Belegung der Tasten für das Tastaturlayout anzeigen lassen.
» Schließen Sie alle zur Systemsteuerung gehörenden Dialogfelder per Klick auf die Schaltfläche OK.
Einstellen einer Sprache zu einem Office-Programm Nachdem Sie die zu verwendende Bearbeitungssprache über das Betriebssystem installiert haben, können Sie diese in einem Office-Programm nutzen. Klicken Sie im Bereich Sprachen der Optionen auf den Pfeil mit dem Feld, das standardmäßig mit Weitere Bearbeitungssprachen hinzufügen beschriftet ist, und wählen Sie die hinzuzufügende Sprache aus. Klicken Sie dann auf Hinzu-
fügen. Die Sprache erscheint anschließend in der Liste. Bestätigen Sie die Einstellungen über OK. Nachdem Sie die Standardsprache geändert haben, müssen Sie alle Office-2010-Programme schließen und danach erneut öffnen, damit die vorgenommene Änderung wirksam wird. Wenn der Computer nicht ordnungsgemäß für die hinzugefügte Bearbeitungssprache konfiguriert ist, wird in der Spalte Tastaturlayout oder Dokumentprüfung möglicherweise Nicht aktiviert bzw. Nicht installiert angezeigt.
ACHTUNG
Die Reihenfolge der Anzeige- und Hilfesprachen Die Reihenfolge der Sprachen im Bereich Anzeigeund Hilfesprachen auswählen entspricht der Reihenfolge, in der die Sprachen in Microsoft Office verwendet werden. Ein Eintrag mit dem Namen An Microsoft Windows anpassen darin bedeutet, dass die Sprache benutzt wird, die auch das Betriebssystem verwendet. Wenn Sie die Reihenfolge ändern wollen, klicken Sie auf die Sprache, die Sie als Standardsprache festlegen möchten, und klicken Sie dann auf den Pfeil, bis die Sprache oben in der Liste mit dem Zusatz <Standardeinstellung> hinter dem Namen angezeigt wird. Nachdem Sie die Standardsprache geändert haben, müssen Sie alle Office-2010-Programme schließen und anschließend erneut öffnen, damit die vorgenommene Änderung wirksam wird.
Die QuickInfo-Sprache QuickInfos sind kleine Popupfenster, in denen eine kurze kontextbezogene Hilfe eingeblendet wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Anzeigeelement wie eine Schaltfläche, eine Registerkarte, ein Steuerelement in einem Dialogfeld oder ein Menü zeigen. Sie können die dafür zu verwendende Sprache ändern. Wenn die gewünschte Sprache nicht in der Liste vorhanden ist, müssen Sie gegebenenfalls weitere Sprachdienste hinzufügen. Klicken Sie auf Weitere QuickInfo-Sprachen von Office.com beziehen und folgen Sie dann den Downloadund Installationsanweisungen. Wenn Sie die QuickInfoSprache in einem Microsoft-Office-Programm festlegen, wird sie für alle Microsoft-Office-Programme festgelegt.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
2.3.3 Das Menüband anpassen Die Programme der Office-Version 2010 liefern die Möglichkeit, die Registerkarten des Menübands und deren Inhalte an Ihre Wünsche anzupassen. Das ist eine der wesentlichen Neuheiten bei dieser Version. Sie können neue Registerkarten mit eigenen Namen erstellen, diese mit Gruppen versehen und in diesen Gruppen Befehle ansiedeln. Die Werkzeuge dazu finden Sie in der Kategorie Menüband anpassen unter den Optionen (à Abbildung 2.19).
»» Im rechten Listenfeld finden Sie die bereits vorhandenen Registerkarten des jeweiligen Office-Programms. Welche Typen von Registerkarten in der Liste angezeigt werden, können Sie über das darüber befindliche Listenfeld regeln. In der Grundeinstellung werden hier die Hauptregisterkarten angezeigt. Sie können aber auch mit Registerkarten für Tools die kontextbezogenen Registerkarten anzeigen las-
sen oder die Einstellung Alle Registerkarten wählen. Beachten Sie auch, dass sich durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit dem Pluszeichen die Namen der einzelnen Gruppen in den jeweiligen Registerkarten anzeigen lassen.
»» Das Listenfeld auf der linken Seite zeigt die im Programm verfügbaren Befehle. Beachten Sie hier, dass beim Aufruf des Bereichs Menüband anpassen in der Liste zunächst nur Häufig verwendete Befehle aufgelistet werden. Weitere Befehle finden Sie, wenn Sie eine andere Option über Befehle auswählen einstellen. Beispielsweise können Sie hier die Einstellung Alle Befehle benutzen und haben dann Zugriff auf alle im Programm vorhandenen Befehle. Darunter befinden sich auch solche, die Sie vielleicht noch nie kennengelernt haben. Wir wollen Ihnen in den folgenden Abschnitten zeigen, über welche Möglichkeiten dieser Bereich verfügt.
Abbildung 2.19 Das Menüband eines Programms kann beliebige Befehle aufnehmen – auch solche, die man selten verwendet.
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Die Programmoptionen
Abbildung 2.20 Bis auf die Registerkarte Start wurden alle anderen Registerkarten ausgeblendet.
Vorhandene Registerkarten ein- und ausblenden Die bereits in einem Programm standardmäßig vorhandenen Registerkarten können Sie ausblenden (à Abbildung 2.20). Dazu müssen Sie nur das Kontrollkästchen vor dem Namen der Registerkarte deaktivieren. Wenn Sie die Registerkarte später wieder anzeigen lassen wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder. Die Registerkarte Datei ist übrigens die einzige Registerkarte, die nicht ausgeblendet werden kann.
Die Registerkarte Entwicklertools Fast alle Office-Programme verfügen über eine mit Entwicklertools bezeichnete Registerkarte, die Werkzeuge zum Automatisieren des Programms beinhaltet (à Abbildung 2.21). Diese Registerkarte ist standardmäßig abgeschaltet. Um damit arbeiten zu können, müssen Sie diese erst auf den Bildschirm bringen, indem Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen einschalten. Die Inhalte dieser Registerkarte unterscheiden sich teilweise je nach Programm. In den meisten Fällen finden Sie darin – unter anderem – die drei Gruppen Code, Steuerelemente und XML. Die Gruppe Code liefert den
Zugang zu allen Werkzeugen, die Sie zum Erstellen von Makros und zum Arbeiten mit VBA benötigen. Mit den Schaltflächen der Gruppe Steuerelemente können Sie beispielsweise Schaltflächen in der Tabelle erstellen, wobei ein Klick darauf eine bestimmte Aktion bewirkt. Die Gruppe XML ist etwas für Experten auf diesem Gebiet. Auf die Arbeit mit einigen Elementen dieser Registerkarte gehen wir im letzten Teil dieses Buchs ein (à Kapitel 28).
HINWEIS
Eine neue Registerkarte erstellen Um eine neue Registerkarte zu erstellen, markieren Sie im rechten Listenfeld zunächst die bereits vorhandene Registerkarte, nach der die neu zu erstellende angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf Neue Registerkarte. Eine neue Karte wird mit einer ersten Gruppe erstellt. Sie trägt zunächst den Namen Neue Registerkarte (Benutzerdefiniert) und beinhaltet auch schon eine Gruppe mit dem Namen Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) (à Abbildung 2.22 links).
Abbildung 2.21 Die Registerkarte Entwicklertools liefert zusätzliche Werkzeuge.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.22 Eine neue Registerkarte und eine neue Gruppe wurden erstellt – sie sollten noch benannt werden.
Eine weitere Gruppe hinzufügen Sie können sowohl den bereits vorhandenen als auch den von Ihnen selbst erstellten Registerkarten neue Gruppen hinzufügen. Überladen Sie die Registerkarte aber nicht, sonst wird die Arbeit damit unübersichtlich. Wenn Sie einer Registerkarte eine weitere Gruppe hinzufügen wollen, markieren Sie die Gruppe, nach der die neue erstellt werden soll, und klicken Sie auf Neue Gruppe. Eine neue Gruppe wird erstellt. Sie trägt wieder den Namen Neue Gruppe (Benutzerdefiniert) (à Abbildung 2.22 rechts).
Registerkarten und Gruppen benennen Sie können sowohl den standardmäßig vorhandenen Elementen – also Registerkarten und Gruppen – als auch den von Ihnen hinzugefügten einen anderen Namen geben. Markieren Sie das Element in der Liste, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Umbenennen, geben Sie dem Element den gewünschten Namen und bestätigen Sie durch einen Klick auf OK.
Befehle zu einer Gruppe hinzufügen Der eigentliche Sinn beim Hinzufügen neuer Registerkarten und Gruppen besteht natürlich darin, einen Raum im Menüband zu schaffen, in dem Sie Befehlsschaltflächen ansiedeln können. Um einen Befehl hinzuzufügen, markieren Sie zunächst die Gruppe, die den Befehl beinhalten soll. Markieren Sie dann im linken Listenfeld den Befehl, den Sie hinzufügen wollen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen zwischen den beiden Listen. Der Befehl erscheint als Unterpunkt zur Gruppe (à Abbildung 2.23).
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Abbildung 2.23 Eine neue Registerkarte mit einer neuen Gruppe und drei Befehlen darin
Die Reihenfolge der Elemente festlegen Wenn Sie die Reihenfolge der Elemente im Menü band ändern wollen, markieren Sie das zu verschiebende Element – also die Registerkarte, die Gruppe oder den Befehl – und benutzen Sie die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen rechts im Fenster.
Die Anpassungen exportieren Wenn Sie sich die Mühe gemacht haben, ein eigenes Menüband mit neuen Registerkarten, Gruppen und Befehlen darin zu erstellen, möchten Sie dieses vielleicht auch auf anderen Rechnern benutzen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren/Exportieren rechts unten im Bereich Menüband anpassen und wählen den Befehl Alle Anpassungen exportieren. Dieser Befehl
Die Programmoptionen
heißt so, weil damit nicht nur die Anpassungen des Menübands, sondern auch die der Symbolleiste für den Schnellzugriff exportiert werden. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern der Exportdatei einen Namen und bestätigen Sie über Speichern.
»» Wählen Sie zunächst über das Listenfeld Kategori-
Übertragen Sie die Datei auf einen anderen Rechner, öffnen Sie den Bereich Menüband anpassen unter den Optionen, klicken Sie auf Importieren/Exportieren und wählen Sie Anpassungsdatei importieren. Navigieren Sie im Dialogfeld Datei öffnen zu dem Ordner, in dem die Anpassungsdatei abgelegt ist, und öffnen Sie sie.
Befehle werden dann im Listenfeld Befehle auf der rechten Seite angezeigt. Markieren Sie hier den Befehl, für den Sie eine Tastenkombination festlegen wollen.
Die Anpassungen zurücksetzen Wenn Sie benutzerdefinierte Anpassungen wieder entfernen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen. Wählen Sie Alle Anpassungen zurücksetzen und bestätigen Sie das daraufhin angezeigte Meldungsfeld mit Ja.
Die Tastenkombinationen anpassen Manchmal benötigen Sie einen Befehl nur so selten, dass es sich nicht lohnt, dafür eine Schaltfläche im Menüband abzulegen. Sie können sich den Aufwand sparen, wenn Sie für diesen Befehl eine Tastenkombination vereinbaren. Bei Word – und nur da – können Sie beispielsweise nach einem Klick auf Anpassen neben der Bezeichnung Tastenkombinationen das Dialogfeld Tastatur anpassen auf den Bildschirm bringen, das Sie für diesen Zweck verwenden können (à Abbildung 2.24).
en auf der linken Seite die Kategorie aus, zu der der Befehl gehört, für den Sie eine Tastenkombination vereinbaren wollen.
»» Die zu der ausgewählten Kategorie gehörenden
»»
Der nächste Punkt ist wichtig: Sie müssen auch festlegen, für welche Fälle die Tastenkombination verfügbar sein soll. Bei Word haben Sie beispielsweise die Wahl zwischen dem aktuell geöffneten Dokument und der Vorlage, auf der dieses basiert.
»» Setzen Sie dann die Schreibmarke in das Feld Neue Tastenkombination und drücken Sie die gewünschte Kombination auf der Tastatur. Falls Sie eine Tastenkombination gewählt haben, die bereits einem Befehl zugewiesen wurde – standardmäßig oder benutzerdefiniert –, wird das links im Dialogfeld neben der Bezeichnung Derzeit zugewiesen an: angezeigt. Wenn Sie es bei Ihrer Wahl belassen, wird die derzeit benutzte Zuordnung nach der Bestätigung durch die Ihre überschrieben.
»» Durch einen Klick auf Zuordnen wird die Tastenkombination festgelegt. Das Dialogfeld bleibt zum Festle-
Abbildung 2.24 Für alle Befehle können bei Word individuelle Tastenkombinationen eingerichtet werden. Das gilt aber nur für dieses Programm.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
gen weiterer Kombinationen geöffnet. Sie können es durch einen Klick auf Schließen wieder ausblenden.
»» In dem großen Feld auf der linken Seite finden Sie eine Liste der Befehle, die Sie der Symbolleiste hinzufügen können. Wenn Sie das tun wollen, markieren Sie den Befehl und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen in der Mitte zwischen den beiden Listen.
Beachten Sie außerdem die folgenden wichtigen Punkte:
»» Die von Ihnen festgelegten Zuordnungen müssen gespeichert werden, bevor Sie das Dokument schließen. Hatten Sie gefordert, dass die Tastenkombination in der Vorlage gespeichert werden soll, meldet sich ein Dialogfeld mit einer entsprechenden Nachfrage.
»» Beachten Sie wieder, dass beim Aufruf dieses Bereichs in der Liste zunächst nur Häufig verwendete Befehle aufgelistet werden. Weitere Befehle finden Sie, wenn Sie eine andere Option über Befehle auswählen einstellen. Beispielsweise können Sie hier die Einstellung Alle Befehle benutzen und haben dann Zugriff auf alle im Programm vorhandenen Befehle. Darunter befinden sich auch solche, die Sie vielleicht noch nie kennengelernt haben.
»» Wenn Sie zu den werksmäßigen Zuordnungen zurückkehren wollen, klicken Sie auf Alle zurücksetzen.
2.3.4 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Wahl der Option Weitere Befehle im Menü der Symbolleiste für den Schnellzugriff öffnet das Dialogfeld für die Optionen mit aktivierter Kategorie Symbolleiste für den Schnellzugriff, über die Sie dieser Symbolleiste zusätzliche Befehle hinzufügen können (à Abbildung 2.25).
»» Ähnlich gehen Sie vor, wenn Sie einen in der Symbolleiste angezeigten Befehl aus dieser entfernen möchten. Markieren Sie ihn in der Liste auf der rechten Seite und klicken Sie auf Entfernen.
»»
Über die beiden Schaltflächen am rechten Rand des Fensters können Sie die Reihenfolge der Anzeige der Befehle in der Leiste ändern.
Abbildung 2.25 Das Anpassen der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Rechts werden die bereits vorhandenen Befehle aufgelistet.
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Die Programmoptionen
Markieren Sie vorher den Befehl, den Sie in der Liste verschieben wollen, und klicken Sie – gegebenenfalls mehrfach – auf eine der beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen, um ihn nach oben oder unten zu verschieben. Klicken Sie auf OK, nachdem Sie alle gewünschten Befehle hinzugefügt haben.
Befehle aus dem Menüband übernehmen
Inhalt aktivieren. Sie sollten das aber nur tun, wenn Sie sicher sind, dass das Element aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt
Abbildung 2.26 Eine Sicherheitswarnung taucht beim Öffnen auf, wenn das Dokument Bestandteile enthält, die gefährlich werden könnten.
Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff einen Befehl auch direkt über die im Menüband angezeigten Befehle hinzufügen. Dazu klicken Sie im Menüband auf die entsprechende Registerkarte oder Gruppe, um die Befehle anzuzeigen, die Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf den Befehl und klicken Sie im Kontextmenü auf Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen.
Wenn Sie weitere Informationen zu dieser Meldung wünschen, klicken Sie in dieser Leiste auf die angezeigte Meldung – beispielsweise auf Makros wurden deaktiviert. Dadurch wird der Bereich Informationen auf der Registerkarte Datei angezeigt, in dem Sie unter Sicherheitswarnung weitere Hinweise zur Natur der Gefährdung erhalten (à Abbildung 2.27).
Die Inhalte der meisten Kataloge, wie die Werte für den Einzug und den Abstand sowie einzelne Formatvorlagen, die ebenfalls im Menüband angezeigt werden, können der Symbolleiste für den Schnellzugriff aber nicht hinzugefügt werden.
»
ACHTUNG
2.3.5 Das Sicherheitscenter
Ein Klick auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren liefert mindestens zwei Optionen: Alle Inhalte aktivieren bewirkt, dass die bisher gesperrten Dinge wirksam werden. Beispielsweise können Makros und VBA-Code ausgeführt werden. Diese Option können Sie auch durch einen Klick auf die Schaltfläche Inhalt aktivieren in der Statusleiste mit der Warnung auswählen. Sie sollten das nur tun, wenn Sie sicher sind, dass das Element aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt.
Wenden wir uns an dieser Stelle einem wichtigen Element unter den Bereichen zu, die für Office-Programme allgemein gelten: Der Bereich Sicherheitscenter dient zum Festlegen der Einstellungen für Sicherheit und Datenschutz für alle Programme von Office 2010. Bei der Version 2007 wurde dafür noch der etwas seltsame Name Vertrauensstellungscenter verwendet.
» Wenn Sie stattdessen auf Erweiterte Optionen kli-
Die Wirkung des Sicherheitscenters
Der Bereich Sicherheitscenter unter den Optionen dient zum Festlegen der Einstellungen für Sicherheit und Datenschutz für alle Programme von Office 2010. Die Anwahl dieses Bereichs zeigt zunächst ein Übersichtsfenster an. Details liefert ein Klick auf die darin befindliche Schaltfläche Einstellungen für das Sicherheitscenter (à folgende Abschnitte). Sie öffnen damit ein separates Fenster, das auf seiner linken Seite über mehrere Schaltflächen verfügt, über die Sie einzelne Bereiche anzeigen lassen können. Die Anzahl dieser Schaltflächen variiert je nach Programm.
Beginnen wir mit einem Beispiel zur Wirkung dieses Werkzeugs: Wenn Sie eine Datei öffnen, die Elemente enthält, die nicht diesen Anforderungen entsprechen, wird in Office 2010 eine Statusleiste angezeigt, die bereits einige Angaben zur Natur der Bedrohung enthält. Beinhaltet die Datei beispielsweise Makros, wird das gemeldet (à Abbildung 2.26). Wenn diese Meldung auftaucht, sind die möglicherweise gefährlichen Elemente – wie Makros oder anderer VBA-Code – zunächst deaktiviert. Dann können Sie entscheiden, ob diese Elemente trotzdem ausführbar sein sollen. Klicken Sie dazu auf
cken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie auch entscheiden können, ob Sie den Inhalt für die momentane Sitzung aktivieren wollen (à Abbildung 2.28).
Das Sicherheitscenter anzeigen
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.27 Die Optionen zur Sicherheitswarnung finden Sie im Bereich Informationen der Registerkarte Datei.
Der Bereich Vertrauenswürdige Herausgeber Unter einem Herausgeber versteht Microsoft einen Entwickler, der ein Makro, ein Add-In oder eine andere Erweiterung erstellt hat, die von Ihnen und von anderen Personen verwendet werden kann. Vertrauenswürdige Herausgeber sind Entwickler, die das Projekt mit einer digitalen Signatur signiert haben. Diese digitale Signatur muss gültig und aktuell sein – also nicht abgelaufen – und das Zertifikat, das der digitalen Signatur zugeordnet ist, muss von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt sein. Die Daten eines solchen Herausgebers werden im Bereich Vertrauenswürdige Herausgeber im Sicherheitscenter angezeigt.
»» Sie können einen Eintrag auf der Registerkarte VerAbbildung 2.28 Die erweiterten Optionen zur Sicherheitswarnung. Lesen Sie die Warnung durch.
trauenswürdige Herausgeber löschen, indem Sie die entsprechende Zeile markieren und dann auf Entfernen klicken.
»» Klicken Sie in der Liste Vertrauenswürdige Herausgeber auf den Namen des Herausgebers, dessen Zertifikat Sie anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf Anzeigen.
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Die Programmoptionen
Abbildung 2.29 Der Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte
Der Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte Ein vertrauenswürdiger Speicherort ist normalerweise ein Ordner auf der Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe. Jede Datei, die Sie an einem vertrauenswürdigen Speicherort ablegen, kann ohne eine Überprüfung durch das Sicherheitscenter geöffnet werden. Im Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte innerhalb des Sicherheitscenters können Sie diese Speicherorte einrichten und kontrollieren (à Abbildung 2.29). Ein vertrauenswürdiger Speicherort kann also ein Ordner auf der Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe sein:
»» Es ist immer sicherer, einen lokalen Ordner wie einen Unterordner im Ordner Dokumente unter Microsoft Windows 7 bzw. Vista oder in Eigene Dateien unter Microsoft Windows XP zu verwenden, sofern Sie ein Anmeldekennwort für Microsoft Windows zum Schutz des Computers verwenden. Bei dem Kennwort sollte es sich um ein sicheres Kennwort handeln. Sie sollten aber nicht den gesamten Ordner Dokumente oder Eigene Dateien als vertrauenswürdigen Speicherort vorsehen. Erstellen Sie einen Unterordner in Dokumente oder Eigene Dateien und bestimmen Sie nur diesen Ordner als vertrauenswürdigen Speicherort.
»» Speicherorte, die sich nicht auf Ihrem Computer befinden – beispielsweise Netzwerkordner – sind weniger sicher. Sie sollten keinen öffentlichen Ordner auf einer Netzwerkfreigabe zum vertrauenswürdigen Speicherort für Ihre Dateien bestimmen. Um einen neuen vertrauenswürdigen Speicherort zu erstellen, klicken Sie im Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte des Sicherheitscenters auf Neuen Speicherort hinzufügen. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie den Ort definieren können.
»» Geben Sie in das Feld Pfad den Namen des Ordners ein, den Sie als vertrauenswürdigen Speicherort verwenden möchten, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um nach dem Ordner zu suchen.
»» Wenn Sie einen vertrauenswürdigen Speicherort erstellen möchten, der sich nicht auf Ihrem Computer befindet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vertrauenswürdige Speicherorte im Netzwerk zulassen. Das ist aber nicht zu empfehlen.
»» Wenn Sie Unterordner als vertrauenswürdige Speicherorte einschließen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterordner dieses Speicherorts sind ebenfalls vertrauenswürdig.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
» In das Feld Beschreibung können Sie einen beliebigen Text als Beschreibung für den Zweck des vertrauenswürdigen Speicherorts eingeben.
» Klicken Sie auf OK. Wenn Sie einen solchen Speicherort als ACHTUNG nicht mehr vertrauenswürdig zurückstufen möchten, markieren Sie ihn unter Pfad im Bereich Vertrauenswürdige Speicherorte des Sicherheitscenters, klicken Sie auf Entfernen und dann auf OK. Sie können die vertrauenswürdigen Speicherorte auch durch Einschalten eines Kontrollkästchens vorübergehend deaktivieren lassen. So muss bei Bedarf nicht alles erneut eingerichtet werden.
Die Registerkarte Add-Ins Ähnlich wie Makros (à Kapitel 28) können Add-Ins von Hackern ausgenutzt werden, um umfangreiche Schäden anzurichten, wie beispielsweise das Verbreiten eines Virus. Da es viele verschiedene Add-Ins gibt, die nicht von Microsoft stammen, müssen spezifische Kriterien erfüllt werden, bevor ein Add-In als vertrauenswürdig eingestuft wird. Auf der Registerkarte Add-Ins im Dialogfeld Sicherheitscenter können Sie die Einstellungen für AddIns allgemein regeln. Aktivieren Sie hier die gewünschten Optionen. Standardmäßig sind sie alle abgeschaltet. Änderungen darin werden erst nach dem Beenden und erneuten Starten des Programms wirksam.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen AnwendungsAdd-Ins müssen von einem vertrauenswürdigen Herausgeber signiert sein, wenn das Sicherheitscenter überprüfen soll, ob eine digitale Signaturdatei, die das Add-In enthält, vorhanden ist. Ist der Herausgeber nicht vertrauenswürdig, wird das Add-In vom Office-Programm nicht geladen. In der Statusleiste wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das Add-In deaktiviert wurde.
» Das Kontrollkästchen Benachrichtigung für nicht signierte Add-Ins deaktivieren (Code bleibt deaktiviert) ist nur verfügbar, wenn Sie das erste Kontrollkästchen aktiviert haben. In bestimmten Situationen ist die DLL-Datei, die das Add-In enthält, möglicherweise nicht signiert. In diesen Fällen werden von einem
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vertrauenswürdigen Herausgeber signierte Add-Ins aktiviert, während nicht signierte Add-Ins im Hintergrund deaktiviert werden.
» Benutzen Sie Alle Anwendungs-Add-Ins deaktivieren (möglicherweise Funktionsbeeinträchtigung), wenn Sie Add-Ins grundsätzlich nicht vertrauen. Alle AddIns werden ohne Benachrichtigung deaktiviert, und alle anderen Kontrollkästchen für Add-Ins stehen nicht mehr zur Verfügung.
Der Bereich ActiveX-Einstellungen Über den Bereich ActiveX-Einstellungen des Sicherheitscenters können Sie ActiveX-Steuerelemente aktivieren oder deaktivieren. Die Einstellungen beziehen sich auf ActiveX-Steuerelemente in Dateien, die sich nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befinden oder bei denen es sich nicht um vertrauenswürdige Dokumente handelt. Wenn Sie die Datei an einem vertrauenswürdigen Speicherort ablegen, erhalten Sie keine der nachfolgend erwähnten Warnungen.
» Mit der Option Alle Steuerelemente ohne Benachrichtigung deaktivieren werden alle ActiveX-Steuerelemente in den Dokumenten deaktiviert.
» Die Wirkung von Eingabeaufforderung anzeigen, bevor ... unterscheidet sich je nachdem, ob VBA-Code im Dokument vorhanden ist: Ist solcher vorhanden, werden alle ActiveX-Steuerelemente deaktiviert und die Statusleiste wird angezeigt. Klicken Sie zum Aktivieren der Steuerelemente auf Inhalt aktivieren. Anderenfalls werden bestimmte Steuerelemente mit minimalen Einschränkungen aktiviert und die Statusleiste wird nicht angezeigt.
» Die Standardeinstellung ist Eingabeaufforderung anzeigen, bevor alle Steuerelemente mit minimalen Einschränkungen aktiviert werden. Auch hier wird je nach dem Vorhandensein von VBA-Code unterschieden: Bei Dokumenten mit VBA-Code werden alle ActiveX-Steuerelemente deaktiviert und die Statusleiste wird angezeigt.
» Die Option Alle Steuerelemente ohne Einschränkungen und ohne Eingabeaufforderung aktivieren wird nicht empfohlen.
Die Programmoptionen
Der Bereich Einstellungen für Makros Der Zweck eines Makros besteht darin, häufig auszuführende Aufgaben zu automatisieren (à Kapitel 28). Dahinter verbergen sich oft leistungsfähigere VBAProgramme, die einen Code verwenden, mit dem viele Befehle auf einem Computer ausgeführt werden können. Aus diesem Grund stellen Makros ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. Hacker können ein bösartiges Makro durch ein Dokument einschleusen, das nach dem Öffnen des Dokuments ausgeführt wird und möglicherweise einen Virus auf dem Computer verbreitet. Die Gefahr geht dabei besonders von sogenannten AutoMakros aus, die automatisch in bestimmten Situationen – etwa beim Öffnen des Dokuments – ausgeführt werden. Deswegen kann ein Makro standardmäßig in einem Dokument erst aktiviert werden, nachdem das Sicherheitscenter die folgenden Punkte überprüft hat:
»» Das Makro wurde vom Entwickler mit einer digitalen Signatur signiert und die digitale Signatur ist gültig und aktuell – also nicht abgelaufen.
»» Das der digitalen Signatur zugeordnete Zertifikat wurde von einer bekannten Zertifizierungsstelle ausgestellt.
»» Der Entwickler, der das Makro signiert hat, ist ein vertrauenswürdiger Herausgeber. Erkennt das Sicherheitscenter ein Problem bei einer dieser Voraussetzungen, wird das Makro standardmäßig deaktiviert und ein Dialogfeld angezeigt, um Sie auf
ein potenziell unsicheres Makro hinzuweisen. Sie sollten das Makro nur aktivieren, wenn Sie sicher sind, dass es aus einer vertrauenswürdigen Quelle stammt. Je nach dem darin angezeigten Hinweis können unterschiedliche Verfahrensweisen notwendig sein. Sie haben im Bereich Einstellungen für Makros des Sicherheitscenters die Möglichkeit, diese Standardverhaltensweise zu ändern. Vier Optionen stehen zur Verfügung (à Abbildung 2.30):
»» Aktivieren Sie Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren, wenn Sie Makros nicht vertrauen. Alle Makros sowie Sicherheitshinweise zu Makros werden deaktiviert. Dokumente mit nicht signierten Makros, die Sie für vertrauenswürdig halten, können Sie an einen vertrauenswürdigen Speicherort verschieben (à vorherige Abschnitte). Diese werden dann ohne Überprüfung durch das Sicherheitssystem des Sicherheitscenters ausgeführt.
»» Die Option Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren ist die Grundeinstellung. Wählen Sie diese, wenn Makros deaktiviert werden sollen, Sie jedoch benachrichtigt werden möchten, falls Makros vorhanden sind.
»» Die Einstellung Alle Makros außer digital signierten Makros deaktivieren ist mit der Option Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren identisch, außer dass das Makro ausgeführt werden kann, wenn es von einem vertrauenswürdigen Herausgeber signiert wurde, dem Sie bereits vertrauen. Wenn Sie
Abbildung 2.30 Der Bereich Einstellungen für Makros
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
den Herausgeber nicht als vertrauenswürdig eingestuft haben, werden Sie benachrichtigt. So können Sie auswählen, ob Sie die signierten Makros aktivieren oder dem Herausgeber vertrauen möchten. Alle nicht signierten Makros werden ohne Benachrichtigung deaktiviert.
» Wählen Sie die Option Alle Makros aktivieren (nicht empfohlen; potenziell gefährlicher Code kann ausgeführt werden), um die Ausführung aller Makros zuzulassen. Bei dieser Einstellung ist der Computer für Angriffe durch potenziell bösartigen Code gefährdet, deshalb ist sie nicht zu empfehlen. Wenn Sie die Makroeinstellungen im Sicherheitscenter ändern, werden sie ausschließlich für das Office-Programm geändert, das Sie derzeit verwenden. Die Makroeinstellungen für andere Office-Programme werden nicht geändert.
ACHTUNG
die Schaltfläche angezeigt wird. Folgen Sie andernfalls den Anweisungen zum Beenden der geschützten Ansicht.
» Wenn die Statusleiste in roter Farbe angezeigt wird, finden Sie in der Statusleiste die Schaltfläche Bearbeitung aktivieren nicht. Wenn Sie dann die Datei bearbeiten wollen, öffnen Sie das Menü Datei und klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten. Diese Schaltfläche Trotzdem bearbeiten wird angezeigt, um darauf aufmerksam zu machen, dass ein erhöhtes Risiko besteht, wenn Sie die Bearbeitung in diesem Modus aktivieren. Gehen Sie vorsichtig vor und achten Sie darauf, dass die Quelle der Datei zuverlässig und Ihnen bekannt ist. Sie können die Einstellungen für die geschützte Ansicht im Sicherheitscenter anzeigen oder ändern. Wählen Sie Geschützte Ansicht und dann die gewünschte Option:
» Mit Geschützte Ansicht für Dateien aus dem InterDer Bereich Geschützte Ansicht Dateien aus dem Internet und von anderen potenziell unsicheren Speicherorten können Viren, Würmer oder andere Arten von Malware enthalten, die auf Ihrem Computer Schaden anrichten können. Zum Schutz Ihres Computers werden Dateien, die von diesen potenziell unsicheren Speicherorten stammen, in der geschützten Ansicht geöffnet. Unter Verwendung der geschützten Ansicht können Dateien ohne allzu großes Risiko gelesen und ihre Inhalte untersucht werden. Diese geschützte Ansicht ist ein schreibgeschützter Modus, in dem die meisten Bearbeitungsfunktionen deaktiviert sind. Sie erkennen sie nach dem Öffnen der Datei an der Angabe Geschützte Ansicht in der Titelleiste und in der gelb hinterlegten Statusleiste unterhalb des Menübands. Wenn Sie die Datei lesen, aber nicht bearbeiten wollen, kann sie in der geschützten Ansicht geöffnet bleiben. Wenn Sie wissen, dass die Datei von einer vertrauenswürdigen Quelle stammt, und wenn Sie die Datei bearbeiten, speichern oder drucken möchten, können Sie die geschützte Ansicht verlassen. Nachdem Sie die geschützte Ansicht verlassen haben, wird die Datei zu einem vertrauenswürdigen Dokument.
» Zum Verlassen der geschützten Ansicht klicken Sie in der Statusleiste auf Bearbeitung aktivieren, wenn
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net aktivieren wird das Internet wird als unsichere Quelle angesehen, weil es Benutzern mit böswilligen Absichten unzählige Möglichkeiten bietet.
» Geschützte Ansicht für Dateien an potenziell unsicheren Speicherorten aktivieren zielt auf Ordner auf dem Computer oder im Netzwerk, die als unsicher eingestuft werden, beispielsweise der Ordner Temporäre Internetdateien. Systemadministratoren können auch andere Ordner als potenziell unsichere Speicherorte festlegen.
» Geschützte Ansicht für Outlook-Anlagen aktivieren ist wirksam, wenn Anlagen in E-Mails von unzuverlässigen oder unbekannten Quellen stammen.
Der Bereich Vertrauenswürdige Dokumente Vertrauenswürdige Dokumente sind Dateien, die aktive Inhalte aufweisen und ohne Anzeige der Warnungen in der Statusleiste geöffnet werden. Ein typischer Fall ist, dass Sie ein Dokument aus einem Netzwerkspeicherort öffnen. Sie werden dann über das Dialogfeld Sicherheitswarnung gefragt, ob Sie das Dokument zu einem vertrauenswürdigen Dokument machen wollen. Nachdem ein Dokument als vertrauenswürdig eingestuft wurde, wird es nicht mehr in der geschützten Ansicht geöffnet. Die Aufforderung in der Statusleiste erscheint jedoch wieder, wenn die Datei, nachdem sie zuletzt als vertrauenswürdig eingestuft wurde, verschoben wurde.
Die Programmoptionen
Die generellen Einstellungen zu diesem Sicherheitsbereich nehmen Sie unter Vertrauenswürdige Dokumente innerhalb des Sicherheitscenters vor.
»» Wenn Vertrauenswürdigkeit von Dokumenten in einem Netzwerk zulassen aktiviert ist, wird das Dialogfeld Sicherheitswarnung nicht mehr für Dateien an Netzwerkspeicherorten angezeigt.
»» Mit Vertrauenswürdige Dokumente deaktivieren wird das Dialogfeld Sicherheitswarnung bei jedem Öffnen von Dateien angezeigt.
»» Durch einen Klick auf Bereinigen löschen Sie die Liste der Dokumente, die zuvor als vertrauenswürdig eingestuft wurden. Die Statusleiste wird dann wieder für diese Dokumente angezeigt.
Der Bereich Statusleiste In der Statusleiste werden Sicherheitshinweise angezeigt, wenn potenziell unsichere, aktive Inhalte in dem geöffneten Dokument enthalten sind (à oben). So kann das Dokument beispielsweise ein nicht signiertes Makro oder ein Makro mit einer ungültigen Signatur enthalten. Um Sie auf das Problem hinzuweisen, wird in solchen Fällen standardmäßig ein von Microsoft als Statusleiste bezeichnetes Element eingeblendet. Verwechseln Sie dies nicht mit der auch als Statusleiste bezeichneten Leiste am unteren Rand des Anwendungsfensters. Wenn Sie keine solchen Benachrichtigungen erhalten möchten, können Sie die Statusleiste deaktivieren. Dazu dient der Bereich Statusleiste im Sicherheitscenter.
»» Standardmäßig ist Meldungsleiste in allen Anwendun gen anzeigen, wenn aktiver Inhalt, wie z.B. ActiveXSteuerelemente, gesperrt ist aktiviert. Benachrichtigungen der Statusleiste werden also angezeigt, sobald potenziell unsicherer Inhalt deaktiviert wurde. Das Optionsfeld ist übrigens nicht aktiviert, wenn Sie im Sicherheitscenter unter Einstellungen für Makros das Optionsfeld Alle Makros ohne Benachrichtigung deaktivieren aktiviert haben. Sie erhalten dann keine Benachrichtigungen der Statusleiste, das ist dann aber auch nicht notwendig.
»» Mithilfe von Informationen zu gesperrtem Inhalt niemals anzeigen wird die Statusleiste deaktiviert. Unabhängig von den Sicherheitseinstellungen im Sicherheitscenter erhalten Sie keine Benachrichtigungen bei möglichen Sicherheitsproblemen.
Der Bereich Einstellungen für den Zugriffsschutz Sie haben die Möglichkeit, im Sicherheitscenter im Bereich für den Zugriffsschutz Änderungen an den Einstellungen vorzunehmen, so dass Sie eine gesperrte Datei öffnen, bearbeiten und speichern können. Es empfiehlt sich aber, keine Änderungen an den Standardeinstellungen vorzunehmen, die eine Bearbeitung der gesperrten Dateitypen zulassen. Durch Aktivieren der einzelnen Kontrollkästchen in den Spalten Öffnen und Speichern können Sie festlegen, welche Dateitypen mit Word 2010 nicht geöffnet und nicht gespeichert werden können. Beachten Sie auch die Optionen im unteren Bereich des Fensters:
»» Wenn Ausgewählte Dateitypen nicht öffnen gewählt ist, wird beim versuchten Dateizugriff eine Fehlermeldung angezeigt.
»» Bei Ausgewählte Dateitypen in geschützter Ansicht öffnen werden die ausgewählten Dateitypen in der geschützten Ansicht geöffnet. Die Schaltfläche Bearbeitung aktivieren ist in der Statusleiste und der Backstage-Ansicht deaktiviert.
»» Auch bei Ausgewählte Dateitypen in der geschützten Ansicht öffnen und Bearbeitung erlauben werden die ausgewählten Dateitypen in der geschützten Ansicht geöffnet. Hier ist aber die Schaltfläche Bearbeitung aktivieren in der Statusleiste und der Backstage-Ansicht aktiviert.
Der Bereich Datenschutzoptionen Über die Registerkarte Datenschutzoptionen regeln Sie den für Sie im Allgemeinen unsichtbaren Kommunikationsfluss zwischen Ihrem Rechnersystem und Microsoft über das Internet. Extrem auf Sicherheit ausgerichtete Anwender sehen vielleicht auch hierin ein mögliches Risiko. Auf jeden Fall hat Microsoft damit eine zusammenfassende Stelle geschaffen, über die diese Kommunikation kontrolliert werden kann. Im oberen Abschnitt dieses Bereichs finden Sie sieben Optionen, die für Sie interessant sein könnten. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, sind gültig für alle bzw. die Mehrzahl der Office-2010-Programme.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Verbindung mit Microsoft Office.com herstellen … aktivieren, werden die aktuellsten Hilfeinhalte auf Ihren Computer her-
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
untergeladen. Sie müssen mit dem Internet verbunden sein, um die Downloads empfangen zu können. Es wird nicht das gesamte Hilfesystem heruntergeladen, sondern nur der Artikel in der Hilfe, auf den Sie im Feld mit den Suchergebnissen klicken.
»» Das Aktivieren von Datei in bestimmten Abständen herunterladen … bewirkt, dass eine Datei auf den Rechner heruntergeladen wird, damit bei instabilem Verhalten oder einem Absturz des Computers automatisch das Tool Microsoft-Office-Diagnose ausgeführt wird. Sie werden in einem solchen Fall von Microsoft gefragt, ob Fehlerberichte für bestimmte Arten von Fehlermeldungen gesendet werden sollen.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Beim Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit anmelden aktivieren, sammelt Microsoft automatisch Informationen von Ihrem Computer, einschließlich der Fehlermeldungen, die von der Software generiert werden, des Zeitpunkts, zu dem die Fehlermeldungen generiert werden, der Art der verwendeten Computerausstattung, etwaiger Schwierigkeiten Ihres Computers beim Ausführen von Microsoft-Software und ob die Hardware bzw. Software erwartungsgemäß und schnell reagiert. Alle an Microsoft gesendeten Informationen sind aber angeblich anonym.
»» Durch Aktivieren von Installierte Office-Anwendungen automatisch erkennen … wird die Suche in Office.com auf Ergebnisse konzentriert, die sich auf die Office-Programme beziehen, die auf Ihrem Rechner installiert sind.
»» Ist Microsoft Office-Dokumente auf mögliche Spoofingangriffe auf internationale Domänennamen überprüfen aktiviert, ist die Erkennung gefälschter Websites zum Schutz vor Phishing-Schemas eingeschaltet. Falls eine Verknüpfung mit einer Website mit einem gefälschten Domänennamen erkannt wird, werden Sie in einem Sicherheitshinweis benachrichtigt.
»» Mit Dem Aufgabenbereich 'Recherchieren' das Prüfen auf neue Dienste und deren Installation erlauben ermöglichen Sie es den Programmen, automatisch auf neue Recherchedienste zu prüfen und diese zu installieren.
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Die Optionen im Abschnitt darunter sind spezifisch für das jeweilige Office-Programm. Bei Microsoft Word finden Sie hier beispielsweise die folgenden Optionen:
»» Wenn Sie die Option Vor dem Drucken, Speichern oder Senden einer Datei mit Überarbeitungen oder Kommentaren warnen einschalten, erhalten Sie eine Warnmeldung, wenn Sie versuchen, ein Dokument mit Überarbeitungen zu drucken, zu speichern oder zu senden.
»» Über Zufallszahlen zur Verbesserung der Kombiniergenauigkeit speichern verbessern Sie die Chancen, ein optimales Ergebnis beim Zusammenführen von Überarbeitungen mehrerer Bearbeiter zu erzielen.
»» Beim Aktivieren von Ausgeblendete Markups beim Öffnen oder Speichern anzeigen wird sichergestellt, dass alle Überarbeitungen, die noch in einem Dokument enthalten sind, beim Öffnen oder Speichern des Dokuments angezeigt werden. Dadurch können Sie unerwünschte Änderungen vor dem Senden an Bearbeiter aus dem Dokument entfernen.
»» Die Option Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen ist in Excel, PowerPoint und Word deaktiviert und in Publisher und SharePoint Designer aktiviert. In den Programmen mit deaktivierter Option ist die Option nur verfügbar, wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das in einer früheren Office-Version erstellt wurde, und Sie die Option in der jeweiligen Version zum Entfernen persönlicher Daten verwendet haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumentprüfung, um persönliche Informationen aus diesem Dokument zu entfernen.
»» Die Schaltfläche Dokumentprüfung existiert nur bei den Programmen Excel, PowerPoint und Word. Durch einen Klick darauf können Sie persönliche Informationen und andere ausgeblendete Daten aus Dokumenten entfernen, die mit den Programmen in der Version 2010 und früheren Versionen erstellt wurden.
2.4 Die Programmhilfen Denken Sie bei Problemen während Ihrer Arbeit mit einem Office-Programm immer daran, dass das Programm über ein umfangreiches Hilfesystem verfügt, das Sie jederzeit aufrufen können. Dieses Hilfesystem
Die Programmhilfen
wurde in der Version 2010 verbessert: Im Gegensatz zu früheren Versionen bietet die aktuelle Version im selben Hilfefenster einen einfachen Zugriff auf die Endbenutzerhilfe und die Entwicklerhilfe. Sie können auf Wunsch die Suche problemlos auf die Entwicklerhilfe beschränken. Der gesamte Inhalt der Endbenutzer- und Entwicklerhilfe ist auf Office.com verfügbar.
2.4.1
Der Zugang zur Hilfe
Um schnell zu den gewünschten Informationen zu gelangen, sollten Sie die folgenden Methoden zum Aufruf der Hilfe kennen:
»» Den Zugang zur Hilfe erhalten Sie, indem Sie auf die Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Menübands klicken. Denselben Effekt erreichen Sie, indem Sie É drücken. Daraufhin wird die Startseite der Hilfe angezeigt (à Abbildung 2.31). Jedes Programm in Microsoft Office weist eine eigene HilfeHomepage auf, auf der Sie sich einen Überblick über das Programm verschaffen können.
»» Die Mehrzahl der Dialogfelder in den Office-Programmen verfügt über eine eigene Schaltfläche für den Zugang zur Hilfe. Wenn Sie darauf klicken, sollte automatisch eine Hilfeseite zu den Optionen im aktuell geöffneten Dialogfeld angezeigt werden. Wenn für das Dialogfeld kein Hilfethema verfügbar ist, wird die Startseite der Hilfe angezeigt.
»» Auch die Hilfe zu vielen Steuerungselementen im Menüband können Sie auf diese Weise gezielt ansprechen. Setzen Sie den Mauszeiger auf das entsprechende Element und drücken Sie É.
2.4.2 Die Startseite der Hilfe Auf der Startseite können Sie zu speziellen Hilfethemen navigieren:
»» Benutzen Sie die Optionen darin, um zu bestimmten Themenbereichen weitere Unterpunkte anzuzeigen. Beispielsweise können Sie im Programm Word durch einen Klick auf Anzeigen der Hilfe eine Übersicht zu den Unterpunkten dazu anzeigen lassen. Sie können sich damit stufenweise durch die Hierarchie des Hilfesystems zum gewünschten Thema vorarbeiten.
»» Ebenso können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis einblenden in der Symbolleiste auf der linken Seite des Fensters ein Inhaltverzeichnis zur Hilfe einblenden lassen (à Abbildung 2.32). Wenn Sie hier auf einen Themenbereich klicken, werden die Unterpunkte dazu eingeblendet. Navigieren Sie in der Hierarchie weiter nach unten, bis Sie auf eine Textzeile mit einem davor stehenden Fragezeichen stoßen. Ein Klick auf ein solches Element zeigt den Inhalt des Themas im rechten Bereich des Fensters an.
»» Sie können auch zu anderen Themen navigieren oder nach Themen suchen, indem Sie die Frage in das Feld Geben Sie die zu suchenden Wörter ein eingeben und anschließend über die Taste Æ oder durch einen Klick auf Suchen bestätigen.
Abbildung 2.31 Die Startseite zur Hilfe – hier für Microsoft Word
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Abbildung 2.32 Das Inhaltsverzeichnis zur Hilfe – die Buchsymbole können Sie aufund zuklappen.
2.4.3 Offline- und Online-Inhalte Sie können auswählen, welche Version der MicrosoftOffice-Hilfethemen angezeigt werden soll: Sie können einerseits die auf dem Computer im Rahmen von Micro soft Office installierten Hilfethemen verwenden oder andererseits die auf Microsoft Office Online verfüg baren Hilfethemen.
»» Welche Version benutzt wird, erfahren Sie durch die Anzeige in der unteren rechten Ecke des Hilfefensters. Hier finden Sie beispielsweise eine der Anzeigen Verbunden mit Office.com oder Offline .
»» Zur generellen Wahl der Version öffnen Sie im Hilfefenster die mit Verbindungsstatus bezeichnete Liste zu dieser Schaltfläche und wählen die gewünschte Option (à Abbildung 2.33 links). Jedes Mal, wenn Sie nun ein Hilfefenster in einem beliebigen MicrosoftOffice-Programm öffnen, wird im Hilfefenster Inhalt von der ausgewählten Quelle angezeigt. In den meisten Fällen ist Inhalte von Office.com die optimale Option. In manchen Situationen können Sie jedoch Inhalte von diesem Computer anzeigen auswählen – beispielsweise wenn keine Internetverbindung besteht oder wenn der Office.com-Server nicht verfügbar ist. Es kann vorkommen, dass Sie vorübergehend Hilfeinhalte online durchsuchen oder suchen möchten. Dazu ändern Sie die Option in der Liste Suchen und geben an, welcher Inhalt gesucht und durchsucht werden soll (à Abbildung 2.33 rechts).
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Abbildung 2.33 Entscheiden Sie zwischen online und offline.
2.4.4 Die Symbolleiste im Hilfefenster Beachten Sie auch die Schaltflächen in der Symbolleiste des Hilfefensters (à Tabelle 2.4). Symbol
Name und Wirkung Zurück: zeigt die vorher angezeigte Seite der Hilfe wieder an. Ist nur verfügbar, wenn die Seite vorher gewechselt wurde. Weiter: schaltet nach der Wahl von Zurück wieder zur vorher angezeigten Seite. Anhalten: stoppt das Herunterladen der Hilfeinhalte aus dem Internet. Aktualisieren: lädt die aktuelle Hilfeseite nochmals herunter.
Tabelle 2.4 Die Schaltflächen der Symbolleiste im Hilfefenster
Die Programmhilfen
Symbol
Name und Wirkung Zurück:.zeigt.die.vorher.angezeigte.Seite.der.Hilfe. wieder.an ..Ist.nur.verfügbar,.wenn.die.Seite.vorher. gewechselt.wurde . Weiter:.schaltet.nach.der.Wahl.von.Zurück.wieder.zur. vorher.angezeigten.Seite . Anhalten:.stoppt.das.Herunterladen.der.Hilfeinhalte.aus. dem.Internet . Aktualisieren:.lädt.die.aktuelle.Hilfeseite.nochmals. herunter .
Tabelle 2.4 Die Schaltflächen der Symbolleiste im Hilfefenster (Forts.)
Mit der Einstellung Im Vordergrund anzeigen wird das Hilfefenster nur im Vordergrund vor Microsoft-Office-Programmen angezeigt. Diese Einstellung hat keine Auswirkung auf andere Anwendungen, die nicht Bestandteil von Microsoft Office sind.
TIPP
2.4.5 Der Bereich Hilfe auf der Registerkarte Datei Zugang zu den Programmhilfen haben Sie auch noch über den Bereich Hilfe auf der Registerkarte Datei (à Abbildung 2.34). Die Links im zentralen Bereich dieses Fensters bewirken keine wesentlich neuen Aktionen:
» Durch einen Klick auf Microsoft Office-Hilfe lassen Sie das Hilfefenster anzeigen (à oben).
» Erste Schritte führt Sie zu einer Webseite mit einem Artikel zu speziellen Aufgaben und Funktionen des Programms. Sie finden darin auch Links zu den Neuheiten.
» So erreichen Sie uns verbindet Sie mit der Seite Microsoft Hilfe und Support im Internet.
» Über Optionen lassen Sie die Programmoptionen anzeigen (à oben).
Abbildung 2.34 Auch der Bereich Hilfe in der Registerkarte Datei liefert den Zugang zur Programmhilfe.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
» Auf Updates prüfen zeigt eine Information über Sinn und Zweck der Updates an und öffnet außerdem den Bereich Windows-Updates aus der Systemsteuerung, über den Sie auch die Aktualisierung von Office-Programmen einstellen können. Wenn Sie Ihre Programmkopie noch nicht aktiviert haben, können Sie das über dieses Fenster tun. Klicken Sie dazu auf den Link Product Key ändern im rechten Bereich. Daraufhin öffnet sich ein Dialogfeld mit der Überschrift Product Key eingeben. Wir hatten es bereits erwähnt: Zur Aktivierung erstellt das Programm aus der Seriennummer der erworbenen Software und unbedenklichen Informationen zur eingesetzten Hardware – das sind einige typische Merkmale der Hardware Ihres Systems – eine sogenannte Identifikationsnummer. Diese beiden Angaben werden bei Microsoft gespeichert und sollen sicherstellen, dass Ihre Seriennummer des Produkts nicht auf weiteren Rechnern installiert und aktiviert werden kann.
Unterstützung des freien Dokumentformats OpenDocument in der Version 1.1. Mehr zu diesen Dateiformaten erfahren Sie später (à Kapitel 3).
Die Freigabe Der Bereich Speichern und Senden auf der Registerkarte Datei fasst alle Werkzeuge zusammen, die auf irgendeine Weise mit der Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form zusammenhängen (à Abbildung 2.35). Dabei kommen zusätzliche Aspekte ins Spiel, die sowohl die Sicherheit als auch andere Dinge betreffen. Sie finden darin beispielsweise sowohl die Befehle für die Ablage auf einem Server als auch den Wechsel des Dateiformats oder – beispielsweise im Programm Publisher – die Vorbereitung für den professionellen Druck. Die folgenden Punkte könnten bereits an dieser Stelle interessant sein:
» Wenn Sie ein freigegebenes Dokument öffnen, wird
2.5 Weitere interessante Neuheiten Die wichtigen Neuheiten der Oberfläche der Programme zur Generation 2010 haben wir damit angesprochen. Aber auch direkt darunter zeigt die neue Version bei praktisch allen Programmen mehr oder weniger interessante Neuheiten, über die wir nun noch einen Überblick liefern wollen.
es automatisch zwischengespeichert, so dass Sie offline Änderungen daran vornehmen können, die dann automatisch synchronisiert werden, sobald Sie wieder online arbeiten. Beim Arbeiten außerhalb des Büros müssen Sie also keine lokalen Kopien mehr erstellen oder Ihre Änderungen nach der Rückkehr ins Büro manuell mit dem Serverdokument zusammenführen.
» Mehrere Autoren können ein Dokument gleichzeitig
2.5.1
Bei allen Programmen
Einige dieser Neuheiten sind bei (fast) allen Programmen der Office-Familie zu finden. Wir wollen sie hier zusammenfassen:
Neue Dateiformate Seit der Version 2007 gibt es bei Microsoft Excel auch neue Dateiformate. Diese ermöglichen es Ihnen, die Daten über verschiedene Speicher- und Abfragesysteme hinweg mit höherer Sicherheit gemeinsam zu nutzen. Während die Dateien der Excel-Version 2003 noch die Namenserweiterung .xls trugen, lautet diese jetzt .xlsx bzw. .xlsm. Bei Word werden statt .doc die Kürzel .docx und .docm benutzt. In beiden Fällen repräsentiert der letzte Buchstabe m, dass die Datei einen Code enthält. Die Vielfalt der Formate wurde mit der Programmversion 2010 noch vergrößert. Neu ist beispielsweise die
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bearbeiten, wobei die verschiedenen Änderungen synchronisiert werden. Autoren haben die Möglichkeit, den Zugriff auf Dokumentbereiche zu blockieren, während sie daran arbeiten. Eine ausführliche Beschreibung der Werkzeuge im Bereich Speichern und Senden für alle Office-Programme finden Sie in Kapitel 25.
HINWEIS
Office Web Apps Office Web Apps sind Online-Begleitprodukte zu Word, Excel, PowerPoint und OneNote, mit denen der Benutzer von überall aus auf seine Dokumente zugreifen kann. Zwei Möglichkeiten der Nutzung sind möglich:
» Einerseits können alle Anwender ihre Dokumente über Windows Live in einem SkyDrive-Ordner im
Weitere interessante Neuheiten
Abbildung 2.35 Die Kategorie Speichern und Senden auf der Registerkarte Datei fasst viele Aufgaben zusammen.
Internet speichern. Zusätzliche Installationen sind dafür nicht erforderlich. Nachdem Sie Dokumente von Programmen wie Word, Excel und PowerPoint an einem Speicherort im Web abgelegt haben, können Sie diese über Office Web Apps problemlos und direkt im Browser anzeigen lassen. Sie können auch dort neue Dokumente erstellen und einfache Änderungen vornehmen, wobei Ihnen fast alle Elemente der vertrauten Office-Benutzeroberfläche zur Verfügung stehen (à Kapitel 25).
Die Einfügevorschau Nach dem Einfügen aus der Zwischenablage müssen Sie jetzt weder auf Rückgängig klicken noch die Daten neu formatieren. Sie können für die aus der Zwischenablage eingefügten Daten eine Vorschau und somit verschiedene mögliche Ergebnisse anzeigen, bevor Sie das Einfügen der Daten ausführen (à Abbildung 2.36).
»» Unternehmen können aber auch ihren eigenen Microsoft SharePoint Server 2010 zur Verwaltung einsetzen. Dazu müssen Sie Office Web Apps auf dem Server installieren. Der Word-Anzeigedienst, der Excel-Berechnungsdienst und die PowerPoint-Dienstanwendung werden damit der Liste der gemeinsam genutzten SharePoint-Dienste hinzugefügt. Zum Bearbeiten in Word oder für OneNote-Dateien sind keine zusätzlichen SharePoint-Dienste erforderlich. Abbildung 2.36 Über die Einfügeoptionen können Sie noch vor dem Einfügen von Daten steuern, wie diese im Dokument erscheinen sollen – hier bei Word und bei Excel.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Neue Werkzeuge für den Umgang mit Bildern
2.5.2 Neuheiten bei Word 2010
Die Kommunikation von Ideen in Programmen ist beispielsweise auch bei Programmen wie Word oder Excel nicht auf die Anzeige von Texten, Zahlen oder Diagrammen beschränkt. Sie können auch viele grafische Elemente benutzen und müssen kein Grafikdesigner sein, um professionell und elegant aussehende Bilder zu erstellen.
Wenden wir uns jetzt den individuellen Neuheiten der einzelnen Programme zu: Bei Microsoft Word 2010 wurde besonders die Navigation in umfangreichen Dokumenten verbessert. Zudem gibt es neue Werkzeuge für den Feinschliff des Erscheinungsbilds der fertigen Dokumente, um deren Wirkung zu optimieren.
» Mit der Screenshot-Funktion erstellen Sie schnell eine Bildschirmabbildung und fügen diese Ihrer Datei hinzu. Dieses Werkzeug eignet sich besonders für Dokumentationen.
» An den eingefügten Bildern können Sie sehr einfach Korrekturen vornehmen und künstlerische Effekte darauf anwenden. Beispielsweise können Sie die Farbintensität und den Farbton von Bildern optimieren oder deren Helligkeit, Kontrast oder Schärfe anpassen, ohne ein zusätzliches Bildbearbeitungsprogramm verwenden zu müssen.
» Eine weitere verbesserte Bildbearbeitungsoption ist die Möglichkeit, unerwünschte Teile eines Bilds – wie beispielsweise den Hintergrund – mehr oder minder automatisch zu entfernen, um die eigentliche Bildaussage zu akzentuieren oder hervorzuheben oder um ein störendes Detail zu entfernen.
HINWEIS
Wie man bei der Bearbeitung von eingefügten Bildern vorgeht, sagt Ihnen das
Kapitel 26.
Mathematische Gleichungen Um anderen Personen, die sich zwar etwas in der Mathematik – nicht aber in Excel – auskennen, zu verdeutlichen, wie eine Formel zu interpretieren ist, können Sie die Formel zusätzlich in Form einer Gleichung auf dem Blatt als Text anzeigen lassen. Alle Programme stellen dafür eine spezielle Funktion bereit, die auch die Darstellung von komplizierten mathematischen Zusammenhängen in einer grafisch ansprechenden Form ermöglicht. Die Technik hat aber keinerlei Bezug zur Berechnung, sondern dient nur der Illustration.
HINWEIS
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Wie man mit solchen Formeln arbeitet, erfahren Sie in Kapitel 27.
Der neue Dokumentnavigationsbereich Der Navigationsbereich auf der linken Seite des WordFensters erlaubt es, Dokumente durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu zu organisieren (à Abbildung 2.37). Sie müssen also keine langen Abschnitte mehr kopieren und einfügen, um die Struktur des Dokuments neu zu gestalten.
Die Suche Der neue Navigationsbereich findet auch bei der Suche Verwendung und vereinfacht das Suchen in umfangreichen Dokumenten. Nach dem Starten der Suche meldet sich bei Word 2010 links auf dem Bildschirm der Arbeitsbereich Navigation (à Abbildung 2.38). Geben Sie darin im Suchen-Feld – das ist das Feld, in dem zunächst der Ausdruck Dokument durchsuchen steht – die Zeichenfolge ein, nach der gesucht werden soll. Bereits nach Eingabe der ersten Zeichen werden die Stellen im Dokument markiert, an denen diese Zeichen verwendet wurden. Auch im Bereich Navigation werden die Abschnitte mit den Fundstellen im Text aufgelistet. Darin wird oben auch die Anzahl der Fundstellen genannt. Hinweise zum Arbeiten mit der neuen Suchfunktion in Word finden Sie im Kapitel über das Eingeben und Bearbeiten von Text (à Kapitel 5).
HINWEIS
2.5.3 Neuheiten bei Excel 2010 Neben den oben schon angesprochenen Neuerungen, die alle Office-Programme betreffen, bietet Excel 2010 auch einige programmspezifische Neuheiten.
Weitere interessante Neuheiten
Abbildung 2.37 Der neu gestaltete Navigationsbereich bietet die Möglichkeit zum schnellen Ändern der Struktur des Dokuments.
Datenschnitte
Abbildung 2.38 Die Suchergebnisse werden bereits nach Eingabe der ersten Zeichen sowohl im Dokument als auch im Navigationsbereich angezeigt.
Ein PivotTable-Bericht ist ein interaktiver Kreuztabellenbericht, der Daten zusammenfasst und analysiert. In früheren Versionen von Excel können Sie Berichtsfilter verwenden, um die Daten darin zu filtern, es ist aber nicht einfach, den aktuellen Filterstatus zu erkennen. In Microsoft Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit, zum Filtern der Daten Datenschnitte zu verwenden. Die Funktion für Datenschnitte wird in Form von Schaltflächen bereitgestellt, auf die Sie klicken können, um Daten schnell zu filtern. Darüber hinaus wird bei Datenschnitten auch der aktuelle Filterstatus angegeben, so dass Sie sofort erkennen können, was genau in einem gefilterten PivotTable-Bericht angezeigt wird.
HINWEIS
Die Arbeit mit Datenschnitten beschreibt das Kapitel 12.
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Kapitel 2 • Die Programmoberflächen und Neuheiten
Sparklines Sparklines sind kleine Diagramme, die in eine Zelle passen und die neben den Daten eine visuelle Übersicht eines Trends in den Daten bereitstellen (à Abbildung 2.39).
gibt es eine größere Zahl von sonstigen Neuerungen. Hier folgen die wichtigsten:
»» Sie können Webdatenbanken erstellen, die auf einem SharePoint-Server bereitgestellt werden, auf dem Access Services ausgeführt wird. Die Inhalte einer solchen Webdatenbank können über einen Webbrowser eingesehen werden, Access selbst ist nicht erforderlich.
»» Zusätzlich zum Verknüpfen mit externen Datenquel-
Abbildung 2.39 Mit Hilfe von Sparklines können Sie Trends in einer Zahlenreihe schnell als kleine Grafik anzeigen lassen.
Erweiterungen für die bedingte Formatierung Mithilfe der bedingten Formatierung können unter Verwendung von Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätzen interessante Zellen oder Zellbereiche hervorgehoben, ungewöhnliche Werte herausgestellt und Daten optisch dargestellt werden. Bei Excel 2010 wurden die Möglichkeiten der Arbeit mit diesen Elementen noch erweitert.
2.5.4 Neuheiten bei den weiteren Programmen Die weiteren Programme von Office 2010 in der Professional-Edition beinhalten natürlich ebenfalls die oben angesprochenen allgemeinen Neuerungen. Zusätzlich gibt es aber auch dort programmspezifische Neuheiten. Hier folgt ein Überblick. Auf die Details werden wir in den Teilen dieses Buchs eingehen, die sich auf das jeweilige Programm beziehen.
Access 2010 Access 2010 beinhaltet Änderungen und Erweiterungen in der Benutzeroberfläche. Wenn Sie das Programm aus der Version 2003 kennen, ist der Navigationsbereich für Sie wahrscheinlich neu. Dieser ersetzt und erweitert die Funktionalität des Datenbankfensters. Außerdem
80
len wie Excel-Arbeitsmappen und SharePoint-Listen können Sie nun eine Verbindung mit Daten in Web sites erstellen, die eine Webdienstschnittstelle bereitstellen. Sie können beispielsweise eine Verknüpfung mit Daten in der Website eines Online-Händlers einrichten und anschließend eine eigene Anwendung zum Anzeigen von Artikeln oder Auslösen von Bestellungen erstellen.
»» Das Erstellen von Tabellen wurde vereinfacht: Sie können ohne die Definition von Feldern gleich mit der Eingabe von Daten in einem Datenblatt beginnen. Der bestmögliche Datentyp für die einzelnen Felder wird dann automatisch ermittelt. Wenn Sie den Datentyp oder das Anzeigeformat eines neuen oder vorhandenen Felds ändern müssen, können Sie dazu die Befehle im Menüband auf der Registerkarte Felder verwenden.
»» Mit dem neuen Datentyp Berechnet können Sie in einer Tabelle ein Feld erstellen, das auf einer Berechnung anderer Felder in derselben Tabelle basiert. Sie benötigen dazu also keine separate Abfrage mehr.
»» Access 2010 verfügt über einen Makro-Generator, der eine einfachere Oberfläche hat. Sie können auch direkt über die Tabellentools den Ereignissen in der Tabelle Makros zuordnen: Damit können Sie Aktionen ausführen lassen, wenn ein Datensatz geändert, eingefügt oder gelöscht wird. Diese Makros dienen beispielsweise zum Überprüfen der Gültigkeit von Daten oder zum Durchführen von Berechnungen.
»» Mit Anwendungsparts können Sie einer Datenbank recht einfach zusätzliche Funktionen hinzufügen. Dabei handelt es sich um Vorlagen, die einen Teil einer Datenbank beinhalten – beispielsweise eine vorformatierte Tabelle oder eine Tabelle mit einem zugeordneten Formular oder Bericht.
Weitere interessante Neuheiten
Outlook 2010 In Outlook 2010 wurde die Programmsteuerung über das Menüband jetzt vollständig integriert. Zusätzlich gibt es noch einige interessante Neuerungen:
»» Outlook verwaltet jetzt E-Mail-Konten aus mehreren Postfächern, auch aus Diensten der Konkurrenz beispielsweise googlemail.
»» Die neue Unterhaltungsansicht hilft Ihnen, die wachsende Nachrichtenflut zu bändigen. Sie können damit schnell die Nachrichten zusammen anzeigen lassen, die mit einer anderen Person unter demselben Betreff ausgetauscht wurden.
»» QuickSteps ermöglicht es Ihnen, mehrere Arbeitsschritte zu einem Schritt zusammenzufassen und diesen dann mit einem einzelnen Klick zu erledigen.
»» Der Terminkalender ist übersichtlicher geworden und bietet zusätzliche Möglichkeiten für Gruppen arbeiten.
»» Sie haben auch die Möglichkeit, Outlook mit Windows Live oder anderen sozialen Netzwerken – wie Facebook oder Flickr – direkt zu verbinden.
PowerPoint 2010 PowerPoint 2010 bietet mehr Neuerungen, als man vielleicht nach dem ersten Aufruf des Programms vermutet. Besonders zu erwähnen sind diese:
»» Mithilfe von Abschnitten können Sie umfangreiche Foliengruppen zusammenfassen und organisieren. Sie können damit eine Präsentation einfacher gemeinsam mit anderen Benutzern erstellen. Beispielsweise könnte jeder Kollege für die Vorbereitung der Folien eines bestimmten Abschnitts verantwortlich sein.
»» Sie können eine Präsentation mit einer anderen vergleichen und diese dann sofort mithilfe der Funktion zum Zusammenführen und Vergleichen kombinieren. Dies ist hilfreich, wenn Sie Präsentationen zusammen mit anderen Benutzern bearbeiten und Änderungen per E-Mail und Netzwerkfreigaben austauschen.
»» Zwei Präsentationen können nebeneinander mit sämtlichen Animationseffekten und der vollständigen Medienunterstützung auf einem einzigen Bildschirm ausgeführt werden.
»» Die Befehle für Übergänge und Animationen finden Sie nun auf eigenen Registerkarten und die dort vorhandenen Werkzeuge sind professioneller und reichhaltiger geworden.
»» Wenn Sie in PowerPoint 2010 Videos in Ihre Präsentationen einfügen, werden diese Videos Teil der Präsentationsdatei. Es gehen keine Videodateien mehr verloren. Videos lassen sich jetzt in HD-Qualität in Präsentationen einbinden. Sie können Ihre Videos auch mit programmeigenen Mitteln kürzen, synchronisierten Überlagerungstext hinzufügen oder auch langsam ausblenden. Genau wie bei Bildern können Sie Rahmen, Schatten, Spiegelungen, Leuchteffekte, weiche Kanten, 3D-Drehung, Abschrägungen und weitere Designereffekte hinzufügen.
»» Präsentationen können als Video aufgezeichnet werden. Die Größe der damit entstehenden Multimediadatei und damit die Qualität des Videos können Sie steuern.
»» Über Ihr Windows-Live-Konto oder eine SharePointWebsite können Sie Ihre Bildschirmpräsentation direkt an andere Standorte übertragen. Die Empfänger benötigen dafür weder PowerPoint noch eine Software für Webkonferenzen.
OneNote 2010 Neu in der Edition Office 2010 Professional ist das Programm OneNote 2010. Dabei handelt es sich um ein Notizbuchprogramm, in das Sie Bemerkungen, Gedanken, Ideen, Skizzen, Erinnerungen und viele anderen Arten von Informationen eintragen können. Im Gegensatz zu anderen Programmen ist dieses Werkzeug nicht an ein Seitenformat für Dokumente gebunden, sondern benutzt zur Eingabe einen freien Zeichenbereich, in dem Sie Text, Grafiken und Bilder an beliebiger Stelle anordnen können. Die Techniken der Eingabe sind identisch mit jenen, die Sie auch in anderen Programmen der Microsoft Office 2010-Familie verwenden.
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Kapitel 3 Arbeiten mit OfficeDokumenten Die von Ihnen in einem Office-Programm eingegebenen Daten werden in Dateien verwaltet, die meist als Dokumente bezeichnet werden. Die grundlegenden Techniken zum Verwalten dieser Dokumente sollten Sie kennen, bevor Sie sich an die eigentliche Arbeit der Dateneingabe machen.
» Zu diesen Aufgaben gehört das Erstellen neuer, lee-
» Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir Ihnen noch zeigen, wie Sie die Eigenschaften für Dokumente anzeigen und zuordnen (à Abschnitt 3.4). Das Prinzip der Arbeit ist wie von früher her gewohnt, der Zugang zu diesen Tätigkeiten hat sich aber aufgrund der geänderten Benutzeroberfläche geändert. Im Vergleich zur Programmversion 2007 verwenden Sie dafür nicht mehr die Befehle aus der Liste zur Schaltfläche Office, sondern aus der Registerkarte Datei.
3.1
Ein neues Dokument erstellen
rer Dokumente für weitere Aufgaben (à Abschnitt 3.1). Sie können bei den meisten anderen OfficeProgrammen dabei von einem vollständig leeren Dokument ausgehen oder eine der mitgelieferten Vorlagen benutzen.
Nach dem Starten eines Office-Programms wird bei der Mehrzahl der Programme in der Standardeinstellung ein neues Dokument erstellt. In einem solchen Dokument können Sie Ihre Daten eingeben und später speichern.
» Das Speichern von Dokumenten – zusammen mit den
Eine Ausnahme in diesem Verhalten des automatischen Öffnens eines Dokuments beim Starten zeigen die Programme Access, Publisher und Outlook. Auf diese speziellen Verhaltensweisen werden wir bei der Behandlung dieser Programme eingehen (à Kapitel 17 und 22).
von Ihnen eingegebenen Daten – ist natürlich besonders wichtig (à Abschnitt 3.2). Office 2010 benutzt hier standardmäßig die seit der Version 2007 neu eingeführten Formate, ältere Formate können aber – mit einigen Einschränkungen – nach wie vor benutzt werden. Außerdem gibt es auch neue Formate.
» Hinsichtlich der Techniken zum Öffnen bereits vorhandener Dokumente haben sich bei der Version 2010 einige Neuheiten ergeben (à Abschnitt 3.3). Interessant ist besonders, dass Sie auch nicht gespeicherte Dokumente unter gewissen Voraussetzungen wieder auf den Bildschirm bringen können.
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HINWEIS
Wenn Sie während derselben Sitzung mit dem Programm ein weiteres leeres Dokument benötigen, müssen Sie dieses zuerst erstellen. Dazu klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Datei und dann auf Neu (à Abbildung 3.1). Dann legen Sie fest, was Sie als Nächstes tun wollen: Sie können mit einem leeren Dokument oder mit einer Vorlage starten.
Ein neues Dokument erstellen
Abbildung 3.1 Der Bereich Neu der Registerkarte Datei – hier bei Word – dient zum Erstellen neuer Dokumente.
Beachten Sie gleich die neuen Navigationsmöglichkeiten unterhalb von Verfügbare Vorlagen in diesem Fenster:
»» Nachdem Sie die Ebene gewechselt haben – beispielsweise nachdem Sie auf eine Vorlagengruppe geklickt haben – können Sie über den nach links weisenden Pfeil wieder zur zuvor gewählten Ebene zurückwechseln.
»» Danach können Sie die vorher besuchte Ebene wieder ansteuern, indem Sie auf den nach rechts weisenden Pfeil klicken.
»» Ein Klick auf Start
bringt Sie zur Startseite des Bereichs Neu – das ist jene, die beim Aufruf des Bereichs angezeigt wird.
3.1.1
Leeres Dokument
Oben im Bereich Neu finden Sie eine Reihe von Optionen, die Sie als Grundlage für das neue Dokument benutzen können. Wenn Sie von einem vollständig leeren Dokument ausgehen wollen, belassen Sie es zunächst in der Grundeinstellung. Diese heißt bei Word Leeres Dokument, bei Excel Leere Arbeitsmappe. Klicken Sie auf Erstellen. Das Programm erstellt ein neues, leeres Dokument. Dieses erhält standardmäßig zunächst den Standardnamen für Dokumente dieses Programms – bei Word heißt dieser einfach Dokument – mit einer angehängten Zahl. Diese Zahl wird bei jedem neu erstellten Dokument während der Sitzung mit Word jeweils um 1 erhöht – auf Dokument1 folgt Dokument2
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
usw. Bei Excel finden Sie als Namen die Bezeichnung Mappe – wiederum mit einer angehängten Zahl.
3.1.2
Vorlagen
Wenn Sie häufig ein Dokument mit derselben Grundstruktur erstellen müssen – beispielsweise bei monatlichen Abrechnungen –, sollten Sie für diesen Zweck Vorlagen verwenden, in denen die konstant bleibenden Elemente – wie beispielsweise die Absenderadresse bei einem Brief – bereits eingegeben sind. Auf diese Weise brauchen Sie solche Elemente nicht immer vollständig neu zu erstellen. Die Verwendung einer Vorlage bietet zwei Vorteile: Erst einmal werden Vorlagen in einem separaten Ordner verwaltet, also nicht mit normalen Dateien gemischt, und sind damit leichter zu finden. Nachdem Sie eine solche Vorlage geöffnet und darin die speziellen Daten eingegeben haben, wird beim Aufruf des Befehls Speichern oder nach einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche automatisch das Dialogfeld Speichern unter angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen für die Datei mit den speziellen Daten eingeben müssen (à unten). Auf dieser Weise wird verhindert, dass Sie die später noch zu verwendende leere Vorlage mit konkreten Daten überschreiben. Man kann es nicht oft genug erwähnen: Auch die Option Leeres Dokument bei Word benutzt eine Vorlage. Diese beinhaltet zwar keine Textinhalte, aber Einstellungen für den Standard von Parametern wie Schriftart, Schriftgröße usw.
ACHTUNG
Die Beispielvorlagen Einige dieser Vorlagen werden bereits bei der Installation von Office auf Ihrem Rechner abgelegt. Sie finden diese nach einem Klick auf die Schaltfläche Beispielvorlagen im Bereich Neu der Registerkarte Datei. Beispielsweise finden Sie bei Word diverse Vorlagen für Briefe oder Berichte. Auch bei Excel können Sie aus Tabellen für unterschiedliche Aufgaben wählen. Wir empfehlen Ihnen, die vorhandenen Beispielvorlagen bei allen Programmen einmal durchzublättern, um das Angebot zu überprüfen.
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Wenn Sie im Fenster das Symbol für eine Vorlage markiert haben, wird rechts eine Ansicht der Vorlage skizziert. Das gilt aber nur, wenn Sie die Vorlage bereits auf Ihrer Festplatte installiert haben. Wenn Sie eine solche Vorlage für Ihr Dokument benutzen wollen, markieren Sie sie und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Nach dem Öffnen einer Vorlage können Sie diese für die entsprechende Aufgabe – beispielsweise das Schreiben von eigenen Rechnungen – verwenden. Geben Sie einfach die benötigten Daten ein. Anschließend können Sie sie speichern. Beachten Sie, dass Sie Änderungen in der Vorlage auch wiederum als Vorlage speichern können (à unten).
Die Vorlagen auf Office.com Im Abschnitt unterhalb der Überschrift Office.com-Vorlagen des Bereichs Neu der Registerkarte Datei finden Sie mehrere Gruppen von Vorlagen, die Sie über das Internet herunterladen können. Klicken Sie auf eine solche Gruppenüberschrift – beispielsweise auf Belege –, um die darin verfügbaren Inhalte anzuzeigen. Auch hier empfehlen wir Ihnen, die im Netz vorhandenen Vorlagen bei allen Programmen einmal durchzublättern, um das verfügbare Angebot zu überprüfen. Um eine diese Vorlagen auf Ihrem Rechner nutzen zu können, müssen Sie sie zuerst herunterladen. Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie rechts im Fenster auf Download. Damit wird auch gleich ein neues Dokument auf der Basis dieser Vorlage erstellt.
Die zuletzt verwendeten Vorlagen Auf die von Ihnen bereits benutzten Vorlagen können Sie später auch zugreifen, nachdem Sie auf die Schaltfläche Zuletzt verwendete Vorlagen im oberen Abschnitt des Bereichs Neu auf der Registerkarte Datei geklickt haben. Im Fenster werden sowohl die bereits benutzten Beispielvorlagen aufgelistet als auch die, die Sie von Office.com heruntergeladen hatten. Das ermöglicht auch den Zugriff, wenn eine Internetverbindung gerade nicht zur Verfügung steht. Markieren Sie die Vorlage und bestätigen Sie dann über Erstellen oder führen Sie einen Doppelklick auf dem Symbol aus.
Dokumente speichern
3.2 Dokumente speichern Um mit den in einem Dokument vorgenommenen Eingaben zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten zu können, müssen Sie sie vor dem Schließen oder dem Beenden des Programms speichern. Dabei müssen Sie – wie üblich – zwischen dem ersten und den weiteren Speichervorgängen unterscheiden:
» Beim ersten Speichern geben Sie dem Dokument einen Namen und legen fest, auf welchem Laufwerk und in welchem Ordner die Datei abgelegt werden soll.
» Beim wiederholten Speichern sorgen Sie im Allgemeinen nur dafür, dass Erweiterungen oder Änderungen des Dokuments erhalten bleiben. Angaben zum Speicherort oder Dateinamen müssen Sie nicht mehr vornehmen, es sein denn, Sie wollen diese oder andere Speicherparameter ändern.
3.2.1
Zum ersten Mal speichern
Zum ersten Speichern wählen Sie den Befehl Speichern unter auf der Registerkarte Datei oder klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt (à Abbildung 3.2). Legen Sie darin die Para-
meter – den Speicherort, also Laufwerk und Ordner, den Dateinamen und gegebenenfalls das Dateiformat – fest (hierzu gleich mehr). Nachdem Sie das getan haben, führen Sie die Speicherung durch, indem Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken.
Der Speicherort Den gewünschten Speicherort müssen Sie je nach verwendetem Betriebssystem auf unterschiedliche Weise einstellen. Standardmäßig benutzen die Office-Programme bei Windows Vista den Unterordner Dokumente im persönlichen Ordner des Benutzers, bei Windows XP den Ordner Eigene Dateien. Bei Windows 7 wird die Bibliothek Dokumente verwendet. Wünschen Sie einen anderen Ordner, müssen Sie ihn zuerst auswählen. Wie man das möglichst schnell tut, sagen wir Ihnen gleich im folgenden Abschnitt. Eine einfache Möglichkeit zum Wechseln des Laufwerks besteht im Eintippen der Laufwerkskennung (Buchstabe und Doppelpunkt – beispielsweise F:) im Textfeld für den Dateinamen und einer anschließenden Bestätigung mit Æ. Das Dialogfeld Speichern unter bleibt geöffnet und zeigt die Ordnerstruktur des gewählten Laufwerks an.
TIPP
Abbildung 3.2 Über das Dialogfeld Speichern unter legen Sie den Dateinamen, das Dateiformat und den Speicherort fest.
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Dateiname Beim Aufruf des Dialogfelds Speichern unter wird automatisch das Feld Dateiname markiert. Hier wird bei einem noch leeren Dokument eine Kurzform des automatisch vergebenen Namens angezeigt – wenn Sie beispielsweise bei Word das Dokument Dokument1 zum ersten Mal speichern wollen, heißt dieser Name Dok1. Bei Excel wird Mappe1 angezeigt. Hatten Sie bei Word bereits Text eingegeben, wird der Anfang des Textes als Dateiname vorgeschlagen. Sie können es zwar bei diesem Namensvorschlag belassen, sollten aber der Datei besser einen anderen Namen geben. Wählen Sie hierfür eine Bezeichnung, die Auskunft über den Inhalt gibt – also statt Dok1 besser Brief Finanzamt 2010-12-02. Beachten Sie auch, dass Sie eine spätere Suche nach einem bestimmten Dokument einfacher gestalten, wenn Sie bei der Namenswahl immer dieselbe Struktur verwenden. Beispielsweise könnten Sie bei allen Briefen den Namen immer mit Brief beginnen, bei Berichten immer mit Bericht. Alternativ können Sie bei Briefen aber auch immer mit dem Namen des Empfängers beginnen.
TIPP
Bei der Namensvergabe für eine neue Datei müssen Sie sich an verschiedene Regeln halten, damit Windows den neuen Namen akzeptiert:
Sie können eine Datei direkt in einem bestimmten Ordner auf einem bestimmten Laufwerk speichern, indem Sie zusätzlich den Pfad angeben. Wollen Sie beispielsweise die Datei Bilanz auf einem Wechseldatenträger im Laufwerk F: speichern, geben Sie F:Bilanz ein und bestätigen dann.
TIPP
3.2.2
Die Navigation zwischen den Speicherorten
Beim Speichern – und später beim Öffnen – von Dokumenten arbeiten Sie wie bei den Vorversionen mit den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen. Wie man mit diesen oder damit verwandten Dialogfeldern in Windows im Detail umgeht, ist eigentlich eine Frage für ein Buch über dieses Betriebssystem. Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf die Arbeit mit dem Betriebssystem Windows 7. Bei Vista ergeben sich kaum Abweichungen davon, bei XP allerdings schon.
Über den Navigationsbereich navigieren Standardmäßig wird links im Dialogfeld Speichern unter ein Navigationsbereich angezeigt (à Abbildung 3.3). Sollte er ausgeblendet sein, können Sie ihn über Organisieren/Layout/Navigationsbereich wieder sichtbar machen. Über diese Liste können Sie die Speicherorte in ei-
» Der komplette Dateiname darf bis zu 255 Zeichen lang sein.
» Leerzeichen im Dateinamen sind erlaubt. » Die folgenden Zeichen sind in Dateinamen nicht erlaubt: /, \, >, <, *, ?, ", :, ; und |.
» Der Dateiname muss mit einer Zahl oder einem Buchstaben beginnen. Im Namen sind alle Buchstaben und Zahlen sowie die folgenden Zeichen erlaubt: _, $, !, -, &, #, %, ~, ^ und @.
» Folgende Ausdrücke dürfen für Dateinamen nicht verwendet werden: CON, AUX, COM1, COM2, COM3, COM4, LPT1, LPT2, LPT3, PRN und NUL. Abbildung 3.3 Der Navigationsbereich links im Dialogfeld Speichern unter erlaubt einen schnellen Wechsel zu anderen Speicherorten.
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Dokumente speichern
ner hierarchischen Struktur anzeigen lassen. Beachten Sie für die Arbeit damit die folgenden Punkte:
» Der Behälter, dessen Inhalt gerade im Hauptbereich des Dialogfelds angezeigt wird, ist im Navigationsbereich unterlegt. Wollen Sie den Inhalt eines anderen Behälters anzeigen lassen, sorgen Sie über die Pfeilspitzen dafür, dass die gewünschte Ebene angezeigt wird, und klicken Sie diese an. Der Inhalt wird dann im Hauptbereich des Dialogfelds wiedergegeben.
» Wenn Sie den Mauszeiger in den Bereich des Navigationsfensters bewegen, werden darin Symbole mit kleinen Pfeilspitzen angezeigt. Die Eintragungen mit einer nach rechts zeigenden weiß eingefärbten Pfeilspitze verfügen über Unterordner. Sie können diese aktuell machen, indem Sie auf die entsprechende Zeile klicken. Eine so geöffnete Ebene wird durch eine nach rechts unten weisende schwarze Pfeilspitze gekennzeichnet. Durch einen Klick darauf können Sie die Unterelemente wieder ausblenden.
» Wenn in dem gerade angezeigten Ordner weitere Unterordner angezeigt werden, können Sie einen solchen aktuell machen, indem Sie darauf doppelklicken. Dasselbe gilt für die einzelnen Laufwerkssymbole auf der Ebene Computer. Eine Schaltfläche für den gerade übergeordneten Ordner – wie etwa bei Windows XP – finden Sie bei Windows 7 – wie schon bei Windows Vista – nicht mehr.
ACHTUNG
Über die Titelleiste navigieren Sie können auch über die Eintragungen in der Titelleiste des Dialogfelds navigieren. Die Techniken dazu sind vielleicht für die früheren Anwender von XP etwas gewöhnungsbedürftig, aber durchaus interessant.
Zurück und wieder vorwärts Nachdem Sie im Dialogfeld die Ebene gewechselt haben, können Sie mit Hilfe der beiden blauen Pfeilsymbole in der linken oberen Fensterecke vor- und zurückschalten. Der nach links zeigende Pfeil zeigt die vorher gewählte Ebene wieder an. Danach können Sie durch einen Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil wieder zurückspringen. Ein Klick auf das Symbol rechts von den beiden Pfeilen öffnet eine Liste mit den Ebe-
nen der Hierarchie, innerhalb derer Sie sich gerade bewegen.
3.2.3
Die Dateiformate
Bevor wir fortfahren, sollten wir einige Worte über die bei den Office-Programmen zur Verfügung stehenden Dateiformate verlieren. In der Voreinstellung werden die Dateien im Standardformat des jeweiligen Programms gespeichert. Bei Word lautet dieses Format beispielsweise Word-Dokument. Sollten Sie Ihre Dateien immer nur mit Word 2010 weiterbearbeiten wollen, besteht kein Grund, von dieser Grundeinstellung abzuweichen. Wollen Sie Ihre Dateien aber später auch in ein anderes Programm einlesen, müssen Sie gegebenenfalls ein entsprechendes Dateiformat wählen. Dazu bedienen Sie sich der Einträge im Listenfeld Dateityp im Dialogfeld Speichern unter. Wählen Sie hier das gewünschte Dateiformat. Über die Angabe im Feld Dateityp können Sie Ihre Datei beispielsweise auch als Webseite speichern. Wenn Sie ein bestimmtes Dateiformat als Standarddateiformat verwenden möchten, öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie dann auf Speichern und unter Dokumente speichern im Feld Dateien in diesem Format speichern auf das Dateiformat, das standardmäßig verwendet werden soll (à unten).
TIPP
Das Office Open XML-Format Seit der Version 2007 verfügen praktisch alle OfficeProgramme über neue Dateiformate, die den Namen Office Open XML-Format tragen. Dabei handelt es sich um einen offenen Standard für Bürodokumente, der den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen ermöglicht bzw. vereinfacht. Die bis zur Version 2003 verwendeten Formate – beispielsweise .doc für Word, .xls für Excel oder .ppt für PowerPoint – waren zwar weltweit etabliert, aber nicht offen dokumentiert und mussten bei Microsoft lizenziert werden. Die neuen Formate wurden eingeführt, da vor allem Regierungen, aber auch manche Unternehmen gefordert hatten, dass nur noch offen dokumentierte, herstellerunabhängige, standardisierte Dateiformate benutzt werden sollen. Dass eine Datei in einem dieser neuen Formate vorliegt, erkennen Sie an der aus vier Buchstaben bestehenden Namenserweiterung; die ersten drei Buchstaben dar-
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
in geben Aufschluss über das zuständige Office-Programm, der letzte Buchstabe liefert zusätzliche Informationen (à Tabelle 3.1). Dateityp
Office 2003
Office 2007/2010
Word-Dokument
.doc
.docx
Word-Dokument mit Makros
.doc
.docm
Word-Vorlage
.dot
.dotx
Word-Vorlage mit Makros
.dot
.dotm
Excel-Arbeitsmappe
.xls
.xlsx
Excel-Arbeitsmappe mit Makros
.xls
.xlsm
Excel-Vorlage
.xlt
.xltx
Excel-Vorlage mit Makros
.xlt
.xltm
Tabelle 3.1 Einige Dateinamenserweiterungen
Als Grundlage der seit der Version 2007 verwendeten Dateiformate wird XML benutzt. XML ist die Abkürzung für Extensible Markup Language – englisch für erweiterbare Auszeichnungssprache. Der Name deutet die Funktion an: Sie können damit in Dateien einzelne wichtige Daten kennzeichnen, auf die andere Werkzeuge zugreifen können – etwa so, als würden Sie in Ihren Akten wichtige Stellen mit einem Marker kennzeichnen. Der Vorgang der Kennzeichnung wird als Markup – also Markieren – bezeichnet. Dabei werden als Tags oder Token bezeichnete Codeelemente in den Datenbestand eingefügt, die die Bedeutung einzelner Elemente definieren. Der Einsatz von XML bietet beispielsweise einfachere Möglichkeiten zur Informationswiederherstellung und damit mehr Sicherheit. Da XML visuell lesbar ist, können Sie beschädigte Dateien auch im Editor öffnen und zumindest Teile der Informationen wiederherstellen. Sie sollten vielleicht noch wissen, dass die neuen OfficeDateiformate eine Art von .zip-komprimiertem XML darstellen. Um das zu verstehen, können Sie einmal in Word eine Testdatei erstellen, diese mit einigen Inhalten versehen und unter dem Namen test speichern. Dann können Sie die Datei außerhalb von Word die Datei von test.docx in test.docx.zip umbenennen. Es ist sinnvoll, bei Windows dafür zuerst das Kontrollkästchen Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zu den Ordneroptio
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nen abzuschalten. Beim Umbenennen taucht ein Warnhinweis auf, den Sie aber missachten können, wenn es sich hier wirklich um eine Testdatei handelt und wenn Sie keine anderen Änderungen an den Inhalten vornehmen. Durch dieses Umbenennen ändert sich das Dateisymbol in das eines komprimierten Ordners. Sie können dann den damit angezeigten Ordner wie einen normalen komprimierten Ordner öffnen (à Abbildung 3.4). Sie finden darin mehrere Unterordner und Dateien.
Abbildung 3.4 Der Inhalt einer umbenannten .docx-Datei
Die einzelnen Dateien in dieser Struktur können Sie mit einem normalen Editor oder in Ihrem Browser öffnen.
»» Der Ordner word beinhaltet den größten Teil der Tätigkeiten, die Sie am Dokument in Word durchgeführt haben.
»» In der Datei document.xml sind auch beispielsweise die eigentlichen Texteingaben im Dokument abgelegt. Hier zeigt sich der Vorteil der Verwendung von XML: Da XML-Daten in einem Textformat und nicht in einem Binärformat gespeichert werden, sind sie direkt lesbar.
»» Im Ordner _rels werden die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Bestandteilen gespeichert und zwar je Part in einer eigenen Datei mit der Erweiterung .rels. Wenn Sie beispielsweise in Word einen Test mit eingebetteten Bildern gespeichert haben, finden Sie – wie gerade beschrieben – den Text in der Datei document.xml im Ordner word, die Verweise auf die eingebetteten Bilder sind in der Datei /word/_rels/ document.xml.rels. Es gibt auch immer eine Datei /_rels/.rels, in der der Gesamtzusammenhang der einzelnen Bestandteile festlegt wird. Diese Datei ist die erste Datei, die beim Öffnen in Word gelesen wird.
»» Der Ordner docProps enthält in den Dateien core. xml, app.xml und custom.xml diverse Metadaten zu Dokumenteigenschaften wie beispielsweise Autor, Speicherdatum und mehr.
Dokumente speichern
Das OpenDocument-Format Neu ist außerdem die Unterstützung des freien Dokumentformats OpenDocument in der Version 1.1, das sonst vor allem bei OpenOffice.org genutzt wird. Dieses Format wurde ursprünglich von Sun Microsystems entwickelt und durch die Organisation OASIS als Standard für Dateiformate von Bürodokumenten spezifiziert und als internationale Norm veröffentlicht. Auch OpenDocument nutzt für das eigentliche Dokument eine an HTML angelehnte Auszeichnungssprache, kann aber mit beliebigen weiteren XML-Sprachen ergänzt werden. Sie erkennen eine Datei dieses Formats an einer Namenserweiterung, die mit .od – für Dokumente – bzw. mit .ot – für Vorlagen – beginnt. Beispiele wären .odt für ein Textdokument, .ods für eine Kalkulationstabelle oder .ott für eine Textvorlage. Die Vorteile der Verwendung dieses Dateiformats sind offensichtlich: Sie können das Dokument problemlos in den meisten anderen Büroanwendungen öffnen und weiter verarbeiten. Allerdings gehen viele Details, die Sie mit einem Office-2010-Programm Ihrem hinzufügen, beim Speichern in diesem Programm verloren. Wenn Sie dieses Format verwenden wollen, sollten Sie immer vorher eine Sicherungsdatei im Standardformat des jeweiligen Office-Programms anlegen. Auf der Begleit-CD finden Sie im Ordner 03 zwei Word-Dateien und eine Excel-Datei mit dem Namen OpenDocument, in denen die unterstützten, teilweise unterstützten und nicht unterstützten Elemente aufgelistet werden. Als Quelle dafür diente die Programmhilfe. Bei den unterstützten Elementen bleiben alle Einstellungen erhalten. Bei den teilweise unterstützten Elementen gehen keine Texte oder Daten verloren, es bestehen jedoch möglicherweise Unterschiede in der Formatierung. Einige Elemente von Word 2010 und Excel 2010 werden vom OpenDocumentFormat nicht unterstützt. Sie sollten diese in Word oder Excel nicht anwenden, wenn Sie das Dokument im OpenDocument-Format speichern möchten.
HINWEIS
Kompatibilität Wir erwähnten es schon am Anfang dieses Abschnitts und auch gerade vorher: Wenn Sie Ihre mit einem Office-2010-Programm erstellten Daten nur in dieser Programmversion weiterverarbeiten wollen, besteht kein
Grund, von den automatisch eingestellten neuen Dateiformaten abzuweichen. Nur damit wird garantiert, dass die im Office-2010-Programm für das Dokument eingestellten Details erhalten bleiben. Beachten Sie aber die folgenden Bemerkungen zur Kompatibilität:
» In Office 2010 können Sie Dateien in den Formaten früherer Office-Versionen speichern. Auch dabei gehen einige Details verloren. Wenn Sie eine Weiterverarbeitung in einer früheren Office-Version anstreben, sollten Sie das erste Speichern gleich vornehmen, bevor Sie mit den Eingaben im Dokument beginnen. Das Office-2010-Programm wechselt dann in den Kompatibilitätsmodus, in dem Sie nur noch Funktionen benutzen können, die verlustfrei übernommen werden können.
» Auch wenn Sie in Office 2010 eine Datei öffnen, die mit einer Vorversion dieses Programms erstellt wurde, wechselt das Office-2010-Programm in den Kompatibilitätsmodus. Dies hat den Vorteil, dass Änderungen im Dokument ohne zusätzliche Angaben im ursprünglichen Dateiformat abgelegt werden und dass Sie keine Office-2010-Funktionen benutzen, die mit diesem nicht kompatibel sind. Wenn Sie die volle Funktionalität von Office 2010 benutzen wollen, müssen Sie die Datei erst über das Dialogfeld Speichern unter im Standardformat des jeweiligen Programms speichern.
» Besonderheiten treten auf, wenn Sie in einer mit einer Vorversion erstellten Datei individuelle Anpassungen an der Oberfläche vorgenommen haben – beispielsweise wenn Sie in einem Word-2003-Dokument zusätzliche Menüs, Menübefehle oder Symbolleisten eingefügt haben. Diese werden nach dem Öffnen in Office 2010 auf der speziellen Registerkarte Add-Ins angezeigt.
» Wenn Sie eine in einem Office-2010-Format gespeicherte Datei in früheren Office-Versionen weiterverarbeiten wollen, können Sie auch die erforderlichen Dateikonverter herunterladen. Wechseln Sie auf dem Computer, auf dem die ältere Office-Version installiert ist, zum Microsoft Download Center und laden Sie das Microsoft Office Compatibility Pack für Word-, Excel- und PowerPoint-2007-Dateiformate herunter. Damit diese Konverter funktionieren, muss
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
die ältere Microsoft-Office-Version zuerst mit einem Service Pack aktualisiert werden. Installieren Sie zuerst den Service Pack für Ihre Office-Version und laden Sie dann den Konverter herunter.
» Es gibt auch einige wenige Details, in denen sich Office 2007 und 2010 unterscheiden – beispielsweise verfügt Word 2010 für Aufzählungen über zusätzliche Nummerierungsformate, die in Word 2007 weder angezeigt noch bearbeitet werden können.
nen. Der Bearbeitungsmodus für den Namen wird aktiviert. Tippen Sie den neuen Namen ein oder editieren Sie den vorhandenen. Bestätigen Sie den neuen Namen mit Æ. Schließen Sie den vorher geöffneten Ordner wieder. Sie können für diese Tätigkeiten aber auch eines der Dialogfelder Öffnen oder Speichern unter verwenden. Auch hier darf die entsprechende Datei jedoch nicht geöffnet sein.
3.2.6 Speicheroptionen
Wie Sie sehen, ist der Wechsel des Formats relativ unproblematisch, es können aber Probleme auftauchen. Wir empfehlen, über den Bereich Informationen in der Registerkarte Datei unter Auf Probleme überprüfen vorher eine Kompatibilitätsprüfung vorzunehmen und dann das Speichern über Dateityp ändern im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte Datei vorzunehmen (à Kapitel 25).
Über Speicheroptionen in der Liste der Befehle zu Tools im Dialogfeld Speichern unter lassen Sie den Bereich Speichern im Fenster zu den Programmoptionen anzeigen. Hier können Sie festlegen, in welcher Form Ihre Dokumente gespeichert und wie oft die Wiederherstellungsinformationen für Ihre Dokumente gesichert werden sollen (à Abbildung 3.5).
3.2.4 Datei erneut speichern
Der erste Abschnitt in diesem Bereich trägt bei Word den Namen Dokumente speichern, bei Excel Arbeitsmappe speichern usw. Mit den Optionen darin legen Sie das Standarddateiformat und die Verwendung von automatischen Sicherungsdateien fest.
TIPP
Wichtig ist ein häufiges Speichern der Datei während der Arbeit am Dokument. Ist die Datei schon einmal gespeichert worden, führt ein Aufruf von Speichern auf der Registerkarte Datei oder ein Klick auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff zu einer kommentarlosen weiteren Speicherung. Gespeichert wird dabei immer nur das gerade aktuelle Dokument. Wenn Sie eine bereits gespeicherte Datei noch einmal unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort speichern wollen, wählen Sie erneut den Befehl Speichern unter und geben dann den gewünschten Namen beziehungsweise das gewünschte Laufwerk und den Ordner für die Datei an.
3.2.5 Dokument umbenennen Wenn Ihnen der Name eines Dokuments nicht mehr gefällt, können Sie es umbenennen. Dabei gehen Sie genau so vor, wie Sie es vom Umbenennen anderer Dateien unter Windows her kennen: Sorgen Sie dafür, dass das Dokument geschlossen ist, und öffnen Sie den Windows-Explorer. Wechseln Sie in den Ordner, der das gewünschte Dokument enthält. Klicken Sie die Datei, die Sie umbenennen wollen, mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Umbenen-
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Dokumente speichern
» Die Option Dateien in diesem Format speichern ermöglicht die Festlegung der Voreinstellung für das im Feld Dateityp angezeigte Format im Dialogfeld zum Speichern von Dateien. Benutzen Sie beispielsweise bei Word eine andere Option als Word-Dokument, wenn Sie Word nur als Dateigenerator für andere Programme verwenden wollen.
» Mithilfe der Einstellungen zu den AutoWiederherstellen-Informationen können Sie in bestimmten Intervallen automatisch eine Datei mit Wiederherstellungsinformationen für das Dokument anlegen lassen. Falls der Computer nicht mehr reagiert oder es zu einem Stromausfall gekommen ist, öffnet das Office-Programm beim nächsten Programmstart diese Datei. Sie enthält dann möglicherweise ungespeicherte Daten, die andernfalls verloren wären. Standardmäßig ist diese Funktion aktiviert. Durch Abschalten des Kontrollkästchens können Sie das regelmäßige Speichern verhindern, was nicht empfehlenswert ist. Im Bereich daneben legen Sie fest, wie häufig die Informationen gespeichert werden sollen. Geben Sie hier einen Wert zwischen 1 und
Dokumente speichern
Abbildung 3.5 Über den Bereich Speichern in den Optionen legen Sie die Standardeinstellung für das Speichern fest – hier für das Programm Word.
120 Minuten ein. Das Aktivieren von AutoWiederherstellen bietet einen weiteren Vorteil. Wenn die Option aktiviert ist, werden bei einem Neustart des Programms nach einer unvorhergesehenen Beendigung bestimmte Aspekte des Programmzustands wiederhergestellt. Wenn Sie beispielsweise mit mehreren Excel-Arbeitsmappen gleichzeitig arbeiten, wird jede Datei in einem separaten Fenster geöffnet. Wenn Excel abstürzt, werden nach einem Neustart die Arbeitsmappen wieder geöffnet und die Fenster werden in demselben Zustand wie vor dem Absturz wiederhergestellt, einschließlich der Informationen in der markierten Zelle.
» Dateispeicherort für AutoWiederherstellen zeigt den Standardspeicherort für die AutoWiederherstellenDatei an. Geben Sie in dieses Textfeld den Pfad ein, den Sie als Speicherort für diese Datei verwenden möchten. Oder benutzen Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um zu dem gewünschten Speicherort zu navigieren.
» Unter Standardspeicherort können Sie einen Stan-
» Neu in der Version 2010 ist die Option Beim Schlie-
dardarbeitsordner mit dem vollständigen Pfad angeben. Dieser Ordner ist dann in den Öffnen- und Speichern-Dialogfeldern voreingestellt. Auch hier können Sie wieder den Pfad zu dem gewünschten Speicherort direkt in das Textfeld eingeben oder die Schaltfläche Durchsuchen verwenden.
ßen ohne Speichern die letzte automatisch wiederhergestellte Datei beibehalten. Diese ist standardmäßig aktiviert und interessant: Wenn Sie eine Datei beim Schließen oder Beenden des jeweiligen Programms nicht gespeichert hatten, bleiben die darin eingegebenen Daten oder Änderungen trotzdem erhalten und können wieder angezeigt werden (à unten). Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Programm genügend Zeit hatte, die AutoWiederherstellen-Informationen abzulegen.
Die in der wiederhergestellten Datei enthaltene Menge neuer Daten ist abhängig von dem Speicherintervall, das in einem Microsoft-Office-Programm zum Speichern der Wiederherstellungsdatei verwendet wird. Wird beispielsweise die Wiederherstellungsdatei lediglich alle 15 Minuten gespeichert, gehen die in den letzten 14 Minuten vor einem Stromausfall oder einem anderen Problem durchgeführten Änderungen verloren.
ACHTUNG
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Offlinebearbeitungsoptionen auf einem Server Unter den Offlinebearbeitungsoptionen für Dateien auf einem Dokumentverwaltungsserver können Sie über Ausgecheckte Dateien speichern in den Speicherort angeben, in dem Sie ausgecheckte Dokumente speichern möchten (à Abbildung 3.5). Über das Textfeld Speicherort für Serverentwürfe können Sie den Pfad angeben, den Sie als Speicherort für Serverentwürfe verwenden möchten. Alternativ können Sie auch auf Durchsuchen klicken, um einen Speicherort für Serverentwürfe zu suchen.
Genauigkeit beim Freigeben Unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten können Sie bei Word dafür sorgen, dass Leser beim Bearbeiten des Dokuments auf anderen Rechnern die Schriftarten im Dokument sehen und verwenden können, auch wenn sie auf deren Computern nicht installiert sind. Die Datei wird damit größer. Standardmäßig ist der Name des aktuellen Dokuments eingestellt. Wenn Sie diese Einstellung für ein anderes geöffnetes Dokument festlegen wollen, wählen Sie es aus.
»» Durch Aktivieren von Schriftarten in der Datei einbetten können Sie die Schriftarten im Dokument speichern, die im Dokument verwendet werden.
»» Nach dem Aktivieren dieser Option sind die beiden weiteren Optionen unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten wählbar: Mit Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten werden nur die Schriftarten eingebettet, die in dem Dokument tatsächlich verwendet werden. Wenn Sie 32 oder weniger Zeichen einer Schriftart verwenden, werden lediglich diese Zeichen von Word eingebettet. Über Allgemeine Systemschriftarten nicht einbetten werden nur Schriftarten eingebettet, die nicht allgemein auf Computern installiert sind, auf denen Microsoft Windows und Office ausgeführt werden.
3.2.7 Weitere Optionen zum Speichern Im Dialogfeld Speichern unter können Sie beim Speichern noch eine Reihe weiterer Optionen einstellen, die für Sie vielleicht interessant sein können. Dazu gehören
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beispielsweise Einstellungen zur Sicherheit durch ein Kennwort und andere Dinge. Den Zugriff auf diese Optionen haben Sie über das kleine Menü zur Schaltfläche Tools. Welche Optionen hier verfügbar sind, unterscheidet sich etwas je nach Office-Programm.
Abbildung 3.6 Weitere Optionen zum Speichern können über die Schaltfläche Tools eingestellt werden – hier für Word (links) und Excel (rechts).
Dateisicherheit Durch diverse Maßnahmen können Sie beispielsweise ein Dokument vor der Anzeige oder der Änderung durch Unbefugte schützen: Zum einen können Sie beim Speichern einer Datei als zusätzliche Option ein Kennwort festlegen, das zum erfolgreichen Öffnen dieser Datei eingegeben werden muss. Darüber hinaus ist es möglich, ein Schreibschutzkennwort festzulegen, das zum Speichern von Änderungen in der Datei benötigt wird. Öffnen Sie dazu im Dialogfeld Speichern unter das Menü zur Schaltfläche Tools und wählen Sie dort den Befehl Allgemeine Optionen. Daraufhin wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie – unter anderem – Kennwörter zum Öffnen und/oder zum Ändern des Dokuments vergeben können (à Abbildung 3.7). Bei Kennwörtern wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Um das Ablesen durch andere Personen zu verhindern, erfolgt die Anzeige bei der Kennworteingabe in Form von Punkten. Das Kennwort muss beim Festlegen aus Sicherheitsgründen noch einmal wiederholt werden. Sowohl bei Word als auch bei Excel können Sie hier zwei verschiedene Typen von Kennwörtern festlegen:
»» Wenn Sie im Feld Kennwort zum Öffnen ein Kennwort angeben, kann das Dokument nur von Personen geöffnet werden, denen das korrekte Kennwort bekannt ist.
Dokumente speichern
Abbildung 3.7 Bei Word (links) und Excel (rechts) können Sie den Dokumentinhalt durch die Zuweisung von Kennwörtern schützen.
» Unter Kennwort zum Ändern können Sie ein Kennwort angeben, damit andere Benutzer das Dokument nur schreibgeschützt öffnen und keine Bearbeitungen speichern können. Sie können zwar Änderungen in der Datei durchführen, diese aber nicht unter demselben Namen und im selben Ordner speichern. Ein Speichern unter einem anderen Namen oder in einem anderen Ordner ist aber möglich.
» Unabhängig von der Kennwortvergabe können Sie bei Word über die Option Schreibschutz empfehlen festlegen, dass der Benutzer beim Öffnen des Dokuments die Option Schreibgeschützt aktivieren soll. Das heißt, beim Öffnen kann der Benutzer entscheiden, ob das Dokument mit oder ohne Schreibschutz geöffnet wird. Ohne zusätzliche Kennwortvergabe bringt diese Option natürlich keinen Schutz. Bei Word zeigt ein Klick auf die Schaltfläche Dokument schützen rechts auf dem Bildschirm einen Aufgabenbereich an, in dem Sie festlegen können, welche Dinge eine andere Person ändern darf.
HINWEIS
Beim Öffnen einer kennwortgeschützten Datei wird zunächst das Kennwort abgefragt. Wurde ein Kennwort zum Öffnen der Datei vergeben, müssen Benutzer dieses Dokuments das Kennwort eingeben, wenn sie die Datei öffnen wollen. Wurde ein Kennwort für den Schreibschutz vergeben, muss der Benutzer dieses eingeben, um das Dokument öffnen zu können. Der Schreibschutz ist dann abgeschaltet. Alternativ kann er das Dokument aber durch einen Klick auf die Schaltfläche Schreibgeschützt im entsprechenden Modus öffnen. Ein Speichern des Dokuments – mit oder ohne Änderungen – ist dann nur unter einem anderen Namen oder an einem anderen Ort möglichSie können einige Office-Programme so einstellen, dass eine Sicherungskopie jedes Mal gespeichert wird, wenn Sie ein Dokument speichern. Das kann Ihre Arbeit schützen, wenn das Originaldokument beschädigt ist oder gelöscht wird. Bei der Sicherungskopie handelt es sich um die Version des Dokuments, die vor dem letzten Speichern gespeichert wurde. Das heißt, dass die letzten Änderungen nicht in die Sicherungskopie übernommen wurden. Mit der Sicherungskopie wird jedoch verhindert, dass das Dokument vollständig verloren geht. Hinweise dazu finden Sie im Abschnitt zu den programmspezifischen Optionen (à Kapitel 8 für Word und Kapitel 12 für Excel).
TIPP
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
3.2.8 Vorlagen speichern
Eigene Vorlagen speichern
Auch wenn Sie Ihre Daten in einem Dokument eingegeben haben, das Sie auf der Basis einer Vorlage erstellt haben, gehen Sie im Prinzip genauso vor. Beachten Sie aber hier einige Besonderheiten:
Neben den mitgelieferten Vorlagen können Sie auch mit eigenen Vorlagen arbeiten. Zunächst müssen Sie die Vorlage aus einem ganz normalen Dokument erstellen. Geben Sie in einem solchen Dokument die konstant bleibenden Elemente ein und lassen Sie alle speziellen Daten weg. Speichern Sie dieses Dokument dann unter einem geeigneten Namen mit dem Dateityp Word-Vorlage. Der Ordner Vorlagen wird dabei automatisch als Speicherort verwendet. Anschließend können Sie diese selbst erstellte Vorlage genauso benutzen wie die standardmäßig mitgelieferten.
Auf Basis von Vorlagen erstellte Dokumente speichern Wenn Sie Ihre Daten – also die Struktur der Vorlage zusammen mit den von Ihnen eingegebenen Informationen – speichern wollen, wählen Sie Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Speichern unter auf der Registerkarte Datei (à oben). Weisen Sie dieser speziellen Rechnung einen geeigneten Namen zu, beispielsweise MeineRechnung 01-02-2010. Als Speicherort wird automatisch der Standardordner eingestellt und als Dateityp Word-Dokument. Die – leere – Vorlage selbst wird damit also nicht überschrieben und kann später erneut benutzt werden.
Personalisierte Vorlagen selbst speichern Wenn Sie eine dieser Vorlagen häufiger benutzen wollen, sollten Sie sie personalisieren, beispielsweise nicht gewünschte Elemente entfernen und/oder zusätzliche Daten, Ihren Namen, bestimmte Formate oder andere Dinge hinzufügen. Zum Personalisieren müssen Sie die Vorlage öffnen, die Änderungen vornehmen und dann die geänderte Vorlage wiederum als Vorlage speichern. Auch dazu wählen Sie Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder Speichern unter und weisen der Vorlage einen eigenen Namen zu (à unten). Wählen Sie aber als Dateityp beispielsweise die Option Word-Vorlage.
Abbildung 3.8 Wollen Sie speichern?
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3.2.9 Ein Dokument schließen Auf dem Bildschirm nicht mehr benötigte Dokumente können Sie schließen. Das verbessert den Überblick. Sie entfernen das Dokument damit aus dem Arbeitsspeicher, beenden des Programm selbst aber nicht. Wählen Sie dazu Schließen auf der Registerkarte Datei oder klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche ganz rechts in der Titelleiste des Dokumentfensters (nicht des Programmfensters!). Falls keine Änderungen im Dokument durchgeführt wurden, wird das Dokument sofort geschlossen. Wurden Änderungen vorgenommen, die bislang nicht gesichert wurden, werden Sie gefragt, ob Sie diese speichern möchten (à Abbildung 3.8). Aber auch, wenn Sie sich dazu entschließen sollten, die Eingaben oder Änderungen in der Datei nicht zu speichern, können Sie bei der Office-Version 2010 in vielen Fällen auf diese Daten später noch zugreifen (à Abbildung 3.8 rechts). Auf die Frage, welche Bedingungen vorhanden sein müssen, damit diese Situation eintritt, gehen wir gleich noch ein.
Dokumente öffnen
3.3 Dokumente öffnen Ein vorher gespeichertes Dokument können Sie in einer späteren Arbeitssitzung weiterbearbeiten. Dazu müssen Sie es wieder in dem entsprechenden Programm öffnen. Nach dem Öffnen erscheint das Dokument wieder in derselben Form auf dem Bildschirm, die es vor dem letzten Speichern hatte. Zum Öffnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.
3.3.1
Die zuletzt verwendeten Dokumente
Auf der Registerkarte Datei finden Sie bei fast allen Office-Programmen einen Bereich mit dem Namen Zuletzt verwendet (à Abbildung 3.9). Dieser wird beim Öffnen der Registerkarte auch immer gleich automatisch angezeigt, nachdem Sie einmal eine Datei mit dem jeweiligen Programm gespeichert hatten. Darin werden die zuletzt von Ihnen geöffneten Dateien aufgelistet. Um eines der hier gezeigten Dokumente wieder zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol mit seinem Namen.
Die Pinnsymbole Beachten Sie auch die kleinen Symbole mit den Pinn nadeln rechts neben den Namen der Dokumente:
»» Standardmäßig finden Sie neben den Einträgen in diesem Fenster ein kleines Symbol für einen liegenden Pinn . Dies deutet an, dass die Datei nur so lange im Bereich Zuletzt verwendet angezeigt wird, bis dieser voll ist. Wenn Sie nach einiger Zeit viele Dateien geöffnet hatten, wird der jeweils älteste Eintrag aus der Liste entfernt und durch neuere ersetzt.
»» Wenn Sie auf ein Symbol mit einem liegenden Pinn klicken, wechselt das Symbol zu einem eingesteckten Pinn . Dies deutet an, dass das Dokument auch dann immer im Bereich Zuletzt verwendet angezeigt wird, wenn die Liste so groß wird, dass Dokumente mit liegenden Pinns durch andere ersetzt werden.
Abbildung 3.9 Über den Bereich Zuletzt verwendet auf der Registerkarte Datei haben Sie einen schnellen Zugriff auf die kürzlich verwendeten Dokumente.
95
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Wenn Sie also auf bestimmte Dokumente immer wieder schnell zugreifen wollen, sorgen Sie dafür, dass diese mit einem Symbol für einen eingesteckten Pinn ausgestattet sind.
TIPP
Der Zugriff auf die nicht gespeicherten Dokumente In der Kategorie Zuletzt verwendet der Registerkarte Datei finden Sie unten noch eine unscheinbare kleine, aber wichtige Option: Durch einen Klick auf Nicht gespeicherte Dokumente wiederherstellen rufen Sie das Dialogfeld Öffnen auf. Darin ist ein mit UnsavedFiles bezeichneter Ordner eingestellt, in dem Sie die Dateien finden, die Sie nicht gespeichert hatten. Sie können diese Dokumente aus diesem Ordner wie gewohnt öffnen. Ob Sie Zugriff auf eine nicht gespeicherte Datei haben, hängt davon ab, ob das Programm Zeit hatte, die AutoWiederherstellen-Informationen für die Datei zu speichern. Die Häufigkeit dieses Speichervorgangs legen Sie über den Bereich Speichern im Fenster zu den Programmoptionen fest.
ACHTUNG
Der Schnellzugriff Unten im Bereich Zuletzt verwendet finden Sie ferner eine Option mit dem Namen Schnellzugriff auf diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente mit der – manchmal abgeblendeten – Standardeinstellung 4 dahinter. Darüber regeln Sie, dass eine bestimmte Anzahl der zuletzt verwendeten Dokumente als separate Eintragungen im linken Bereich der Registerkarte Datei angezeigt werden sollen. Durch Aktivieren dieser Option sorgen Sie zunächst dafür, dass die Namen der Dokumente angezeigt werden. Anschließend können Sie deren Anzahl festlegen. Ein Deaktivieren blendet die Namen der Dokumente im Bereich der Kategorien der Registerkarte Datei wieder aus.
3.3.2
Das Dialogfeld Öffnen
Wenn Sie die gewünschte Datei nicht im Bereich Zuletzt verwendet finden, wählen Sie den Befehl Öffnen auf der Registerkarte Datei, um das Dialogfeld Öffnen anzuzeigen (à Abbildung 3.10).
Abbildung 3.10 Das Dialogfeld Öffnen zeigt die im Standardspeicherort gespeicherten Dateien an.
96
Dokumente öffnen
Hinsichtlich Speicherort und Dateityp finden Sie hier viele Ähnlichkeiten zu den Möglichkeiten im Dialogfeld Speichern unter.
»» Standardmäßig wird nach dem ersten Aufruf des Dialogfelds – wie beim Speichern – der Inhalt des Standardordners angezeigt. Bei Windows 7 wird die Bibliothek Dokumente benutzt. Bei Vista ist das der Unterordner Dokumente im persönlichen Ordner des Benutzers, bei Windows XP der Ordner Eigene Dateien. Wünschen Sie einen anderen Ordner, müssen Sie ihn zuerst auswählen (à oben). Auch die übrigen Schaltflächen in diesem Dialogfeld dienen zum großen Teil der Navigation zwischen den einzelnen Ordnern und haben meist dieselbe Funktion wie im Dialogfeld Speichern unter.
»» Im Hauptbereich des Dialogfelds werden die im aktuell eingestellten Ordner vorhandenen Unterordner und solche Dateien angezeigt, die der Angabe im Feld Dateityp entsprechen. Der Standarddateityp des jeweiligen Programms ist hier die Voreinstellung für den Dateityp. Damit werden alle Typen von Dateien angezeigt, die mit Microsoft Word geöffnet werden können – mit Ausnahme der als Dateiexport erstellten Fremdformate (à Abbildung 3.11 links). Letztere können Sie durch Wahl eines anderen Dateityps anzeigen lassen. Das brauchen Sie aber nur zu tun, wenn Sie eine Datei aus einer anderen Anwendung importieren wollen oder die unterschiedlichen Typen von Dateien einschränken wollen.
Öffnen Um eine Datei zu öffnen, markieren Sie sie und führen Sie dann einen Doppelklick auf der Markierung aus oder klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Öffnen. Alternativ können Sie auch im Feld Dateiname den gewünschten Dateinamen eingeben und dann auf die Schaltfläche Öffnen klicken. Sobald Sie in diesem Feld die ersten Buchstaben eingeben, wird der Rest des Namens vom Programm ergänzt, wenn sich eine Datei mit diesen Anfangsbuchstaben im aktuellen Ordner befindet.
Die Schaltfläche Öffnen im Dialogfeld verfügt über ein Drop-down-Menü. Mithilfe der Befehle in diesem Menü können Sie ein Dokument auf unterschiedliche Arten öffnen (à Abbildung 3.11 rechts).
Abbildung 3.11 Die Schaltfläche Öffnen verfügt über verschiedene Optionen.
»» Öffnen öffnet die markierte Datei regulär. »» Schreibgeschützt öffnen öffnet die Datei so, dass Änderungen nicht in derselben Datei gespeichert werden können.
»» Als Kopie öffnen erlaubt es, mit einer Kopie der markierten Datei zu arbeiten. Sie können dann diese Datei speichern, ohne damit das Original zu verändern.
»» Im Browser öffnen zeigt die Datei im Webbrowser an. Diese Option ist nur für Webdokumente verfügbar.
»» Mit In geschützter Ansicht öffnen können Dateien ohne allzu großes Risiko gelesen und ihre Inhalte untersucht werden, wenn die Datei aus dem Internet und von anderen potenziell unsicheren Speicher orten stammt.
»» Öffnen und reparieren sollten Sie verwenden, wenn das Programm feststellt, dass die Datei beschädigt ist. Damit wird versucht, die unbeschädigten Teile der Datei zu öffnen. Fehler werden anschließend angezeigt.
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Mehrere Dokumente öffnen Sie können bei den meisten Office-Programmen auch mehrere Dokumente in einem Arbeitsgang öffnen. Dazu halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und markieren die Namen der zu öffnenden Dokumente, indem Sie sie mit der Maus anklicken. Ein weiterer Klick auf einen bereits markierten Namen deaktiviert die Markierung wieder, solange Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten. Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Dateinamen aufzuheben, lassen Sie die Ÿ-Taste los und klicken dann auf einen beliebigen Dateinamen.
Öffnen vom Desktop aus Sie können Dokumente auch vom Windows-Desktop her öffnen, ohne zuerst das zugehörige Programm öffnen zu müssen.
»» Wenn bei Windows 7 das jeweilige Office-Programm links im Startmenü angezeigt wird – beispielsweise weil Sie dort eine Verknüpfung dazu abgelegt hatten, erscheint in diesem Menü neben dem Symbol für die Anwendung eine kleine Pfeilspitze. Ein Klick darauf zeigt rechts die Namen der mit dem Programm erstellten Dateien an (à Abbildung 3.12). Dadurch erübrigt sich in vielen Fällen das lange Suchen nach einer kürzlich verwendeten Datei. Damit entfällt natürlich die bei den Vorversionen von Windows vorhandene Schaltfläche Zuletzt verwendet rechts im Startmenü.
Abbildung 3.12 Die Sprungliste im Startmenü von Windows 7. Hier werden nach dem Markieren eines Programms die zuletzt geöffneten Dokumente angezeigt.
»» Diese Sprunglisten finden Sie auch an mehreren anderen Stellen – besonders wichtig ist sie bei den Symbolen in der Taskleiste. Sie zeigen diese neue Funktion beispielsweise durch einen Rechtsklick auf ein Symbol für eines der Standardprogramme in der Taskleiste an (à Abbildung 3.13). Dies ermöglicht es Ihnen, komfortabel auf die Dateien zuzugreifen, die Sie kürzlich benutzt haben.
»» Andere Dokumente können Sie öffnen, indem Sie zu dem Ordner navigieren, in dem diese abgelegt sind – beispielsweise der Ordner Eigene Dateien oder die Bibliothek Dokumente – und auf dem betreffenden Dateisymbol einen Doppelklick ausführen. Sie können auch die Verknüpfungen zu Ihren wichtigen Arbeitsdateien auf dem Desktop anzeigen lassen. Durch einen Doppelklick starten Sie dann das Programm und öffnen gleichzeitig die Arbeitsdatei.
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Abbildung 3.13 Die Sprungliste zum Programmsymbol in der Taskleiste erlaubt auch das Öffnen von Dokumenten.
Dokumente öffnen
3.3.3 Öffnen von Dokumenten aus älteren Programmversionen Beim Öffnen einer Datei, die in einer Version vor der Generation 2007 von Office erstellt wurde, wird diese zunächst im sogenannten Kompatibilitätsmodus angezeigt. Damit werden einige Werkzeuge des Office-2010Programms zunächst deaktiviert, um sicherzustellen, dass die gerade geöffnete Datei später noch in der älteren Programmversion weiterbearbeitet werden kann.
»» Wenn Sie an einer so im Kompatibilitätsmodus geöffneten Datei Änderungen durchführen und diese speichern, wird automatisch das ursprüngliche – alte – Dateiformat benutzt.
»» Wenn Sie das für die Programmversionen 2007 und 2010 eigene Dateiformat zum Speichern benutzen wollen, können Sie das über das Dialogfeld Speichern unter erreichen, indem Sie das gewünschte Format über das Feld Dateityp einstellen und anschließend auf Speichern klicken. Die Originaldatei wird dabei nicht überschrieben und steht für die Bearbeitung mit der Vorversion weiter zur Verfügung.
»»
Um nach dem Öffnen einer Datei im Kompatibilitätsmodus wieder den vollen Zugriff auf alle Werkzeuge der aktuellen Programmversion zu haben, müssen Sie sie konvertieren. Dazu öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen den Bereich Informationen. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Konvertieren. Eine Warnung wird angezeigt, in der Sie über die Konsequenzen informiert werden (à Abbildung 3.14). Nach der Bestätigung über OK wird die Datei in das neue Format umgewandelt. Gespeichert wird noch nicht, allerdings ist im Dialogfeld Speichern unter jetzt im Feld Dateityp das Format für die aktuelle Office-Version eingestellt.
3.3.4 Nach Dokumenten suchen Wenn Sie ein Dokument, an dem Sie früher gearbeitet haben, nicht mehr finden können, sollten Sie sich der Suchen-Funktion des Betriebssystems bedienen. Bei Windows 7 haben Sie zum Suchen nach Dateien mehrere Möglichkeiten. Sorgen Sie dabei dafür, dass auch alle externen Speicher – inklusive der früher verwendeten Netzlaufwerke – in den Suchvorgang eingeschlossen werden. Prüfen Sie auch CD-Laufwerke und sonstige Wechselspeicher. Ein Ausfüllen der Felder auf den Registerkarten des Dialogfelds Eigenschaften kann bei einer späteren Suche hilfreich sein (à unten).
Suchen über das Windows-Startmenü Sie können das Startmenü von Windows direkt dazu verwenden, nach Programmen, anderen Dateien und Ordnern zu suchen. Tippen Sie dazu in das Sucheld, das standardmäßig mit Programme/Dateien durchsuchen beschriftet ist, den Namen des gewünschten Objekts (Programm, Datei oder Ordner) ein. Die Programme, Dateien oder Ordner, in denen der Text der Eingabe enthalten ist, werden dann im Bereich darüber angezeigt. Klicken Sie auf die Zeile mit dem Dateinamen, um die Datei im dazugehörenden Programm zu öffnen.
Suchen über den Windows-Explorer oder ein Dialogfeld Sie können den Start einer solchen Suche auch anstoßen, indem Sie die Eingabe des Suchbegriffs in einem beliebigen Ordnerfenster des Windows-Explorers im Feld oben rechts vornehmen. Diese Möglichkeit haben Sie auch innerhalb von Word oben rechts in den Dialogfeldern Speichern unter oder Öffnen (à Abbildung 3.15). Beachten Sie aber, dass in diesem Fall die Suche nur innerhalb des vorher aktuellen Ordners und der darin enthaltenen Unterordner durchgeführt wird. Wenn Sie also
Abbildung 3.14 Warnhinweis beim Konvertieren
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Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Abbildung 3.15 Auch das Suchen-Feld in einem Explorer-Fenster ermöglicht die Suche.
den gesamten Rechner durchsuchen wollen, sollten Sie vorher das Fenster zur Ebene Computer wählen.
»» Die Suche beginnt wieder sofort nach der Eingabe der ersten Zeichen. Sie können hier auch mit Platzhaltern arbeiten: ? steht für ein beliebiges Zeichen, * steht für eine beliebige Zeichenkette. Nachdem Sie eine Suche durch Eingabe eines Suchbegriffs in einem beliebigen Ordnerfenster gestartet haben, wechselt der Ordner zum Suchordner. Das merken Sie zunächst einmal daran, dass oben in der Navigationszeile nicht mehr der ursprünglich gewählte Speicherort allein, sondern mit der Bezeichnung Suchergebnisse in davor angezeigt wird.
»» Im Hauptbereich des Ordnerfensters werden Dateien oder Ordner als Suchergebnisse angezeigt, wenn der Suchbegriff mit dem Namen der Datei oder gewissen Dateieigenschaften übereinstimmt. Textdokumente werden auch dann angezeigt, wenn der Suchbegriff im Text des Dokuments enthalten ist. Sie können eine der in den Suchergebnissen angezeigten Dateien durch einen Doppelklick auf ihre Zeile oder ihr Symbol öffnen.
100
Meist werden Sie von der Vielzahl der Suchergebnisse fast erschlagen. Beachten Sie die folgenden Hinweise zur effektiven Durchführung:
»» In dieser Liste finden Sie auch die Möglichkeit, die Ergebnisse über einen Suchfilter hinsichtlich Änderungsdatum und Größe einzuschränken.
»» Die schon einmal verwendeten Suchbegriffe werden in einer Liste angezeigt, wenn Sie in das Suchenfeld klicken. Sie können diese dann erneut verwenden.
»» Um die Suchergebnisse wieder auszublenden und den Inhalt des vorher gewählten Ordners wieder vollständig anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Kreuz im Feld zur Eingabe das Suchbegriffs.
Filterfunktionen einsetzen Die Verwendung boolescher Filter stellt eine weitere Möglichkeit dar, um präzisere Suchen auszuführen. Solche Filter ermöglichen es, Suchwörter mittels einfacher Logik zu verknüpfen (à Tabelle 3.2). Die Filterfunktionen UND oder ODER müssen vollständig in Großbuchstaben eingegeben werden.
Dokumente öffnen
Filter
Beispiel
Zu suchende Datei
UND
Dokument UND 1
Dateien, die sowohl das Wort Dokument als auch die Zahl 1 enthalten (auch wenn diese Elemente nicht direkt nebeneinander stehen)
NICHT
Dokument NICHT 1
Dateien, die das Wort Dokument, aber nicht die Zahl 1 enthalten
ODER
Dokument ODER 1
Dateien, die das Wort Dokument oder die Zahl 1 enthalten
Anführungszeichen
"Dokument 1"
Dateien, die den genauen Ausdruck Dokument 1 enthalten
Klammern
(Dokument 1)
Dateien, die das Wort Dokument und die Zahl 1 in beliebiger Reihenfolge enthalten
>
Datum: >01.05.10
Dateien, die einen bestimmten Wert überschreiten, z.B. Dateien mit einem Datum nach dem 01.05.10
<
Größe: < 2 MB
Dateien, die einen bestimmten Wert unterschreiten, z.B. Dateien, die weniger als 2 MB groß sind. Sie können auch andere Größeneinheiten angeben, beispielsweise KB und GB.
Tabelle 3.2 Filterfunktionen in der Suche können sehr dienlich sein.
3.3.5 Frühere Versionen eines Dokuments Wir hatten es oben bereits erwähnt. Während der Arbeit an einem Dokument werden automatisch AutoWiederherstellen-Informationen gespeichert. Bei den früheren Versionen der Office-Programme dienten diese eigentlich nur dazu, im Falle eines Absturzes ein Wiederher-
stellen zu ermöglichen. In der Office-Version 2010 können Sie auf diese auch bequem zugreifen und so eine frühere Version des Dokuments wieder anzeigen lassen. Im Bereich Informationen der Registerkarte Datei finden Sie unter Versionen eine Liste der verfügbaren Versionen (à Abbildung 3.16). Beachten Sie aber, dass es sich hier nur um Versionen handelt, die während der
Abbildung 3.16 Den Zugriff auf frühere Versionen haben Sie über den Bereich Informationen der Registerkarte Datei.
101
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
Abbildung 3.17 Eine Warnung zeigt an, dass es sich nicht um die zuletzt gespeicherte Version handelt.
aktuellen Sitzung mit dem Programm als AutoWiederherstellen-Informationen zwischengespeichert wurden. Die meisten davon gehen verloren, wenn Sie die Datei schließen. Ein Klick auf die Schaltfläche Versionen verwalten zeigt die Optionen Entwurfsversionen wiederherstellen und Alle Entwurfsversionen löschen. Sie können zum Öffnen einer dieser Versionen auch auf eines der weiter rechts angezeigten Symbole für die Versionen klicken. Wenn Sie eine dieser Versionen auf diese Weise öffnen, zeigt eine Warnung an, dass es sich nicht um die zuletzt gespeicherte Version handelt (à Abbildung 3.17). Beachten Sie, dass diese Datei schreibgeschützt ist.
»» Wenn Sie darin auf Wiederherstellen klicken, überschreiben Sie die zuletzt gespeicherte Version mit der gerade geöffneten Vorversion.
»» Es empfiehlt sich auf jeden Fall, vorher auf Vergleichen zu klicken. Die Versionen können dann kontrolliert werden.
3.3.6 Die Dokumentwiederherstellung Auch bei der aktuellen Version kann es vorkommen, dass ein Microsoft-Office-Programm unerwartet geschlossen wird, bevor Sie Änderungen speichern können. In diesem Fall wird nach einem erneuten Starten des Office-Programms links im Fenster der Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung mit bis zu drei wiederhergestellten Versionen der Datei angezeigt (à Abbildung 3.18). Dann können Sie bestimmen, welche Version Sie behalten möchten. Für jede im Bereich Dokumentwiederherstellung angezeigte Datei stehen die Befehle Öffnen, Speichern unter und Löschen zur Auswahl. Diese Optionen finden Sie in der Liste zur Datei, wenn Sie in der Liste Verfügbare Dateien auf den Pfeil neben der wiederhergestellten Datei klicken.
»» Wenn Sie die wiederhergestellte Version der Datei überprüfen möchten, klicken Sie auf Öffnen.
»» Um die Datei umzubenennen und als neue Version zu speichern, klicken Sie auf Speichern unter.
»» Möchten Sie diese wiederhergestellte Version der Datei löschen, klicken Sie auf Löschen.
102
Dokumente öffnen
Abbildung 3.18 Der Bereich Dokumentwiederherstellung erlaubt ein Retten der Informationen.
3.4 Die Eigenschaften eines Dokuments Sie können für ein Dokument diverse Eigenschaften definieren, die es Ihnen unter anderem erleichtern, dieses Dokument später schneller wieder zu finden. Ein Teil dieser Dateieigenschaften wird vom Programm automatisch ermittelt und festgelegt – beispielsweise der Speicherort, die Größe oder das Datum der Erstellung und des letzten Zugriffs. Sie können aber auch eigene Eigenschaften definieren. Dazu gehören der Name des Autors, eine Beschreibung des Inhalts und mehrere Stichwörter.
Die Eigenschaften können für das Verwalten von Dokumenten sehr dienlich sein. Wenn Sie das Dokument aber später an andere Benutzer freigeben wollen, verraten die Angaben darin vielleicht mehr, als Ihnen lieb ist. Microsoft Office stellt Ihnen deswegen eine Möglichkeit zur Verfügung, ein Dokument vor der Freigabe auf das Vorhandensein solcher Informationen zu prüfen und diese gegebenenfalls automatisch entfernen zu lassen. Darauf werden wir in Kapitel 25 zu sprechen kommen.
HINWEIS
103
Kapitel 3 • Arbeiten mit Office-Dokumenten
3.4.1
Die Übersicht zu den Eigenschaften
Eine Übersicht zu den wichtigsten Eigenschaften wird Ihnen rechts im Bereich Informationen der Registerkarte Datei angezeigt (à Abbildung 3.16). Sie finden dort beispielsweise Angaben zur Größe der Datei, zum Datum der letzten Änderung oder zum Autor des Dokuments. Viele Informationen davon sind erst verfügbar, nachdem die Datei zum ersten Mal gespeichert wurde. Wenn Sie darin auf die Pfeilspitze neben der Überschrift Eigenschaften klicken, wird eine Liste von weiteren Befehlen angezeigt, über die Sie die Eigenschaften der Datei bearbeiten können (à Abbildung 3.19). Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch den Link Alle Eigenschaften anzeigen weiter unten in diesem Bereich.
Abbildung 3.19 Sie können wählen, welche Eigenschaften wo angezeigt werden sollen.
3.4.2 Die Eigenschaften im Dokument anzeigen Wenn Sie in dieser Liste die Option Dokumentbereich anzeigen wählen, wird über dem Dokument ein zusätzlicher Bereich angezeigt, in dem Sie bereits einige Angaben zu den Eigenschaften vornehmen oder editieren können (à Abbildung 3.20). Wenn Sie die Option Erweiterte Eigenschaften aus der Liste zur Schaltfläche Dokumenteigenschaften wählen, wird ein Dialogfeld mit fünf Registerkarten angezeigt, auf denen die Eigenschaften des Dokuments angezeigt oder eingegeben werden können.
»» Auf der Registerkarte Allgemein finden Sie generelle Angaben zum Namen, zur Größe und zum Speicherort der Datei etc. Diese Angaben werden erst angezeigt, nachdem die Datei einmal gespeichert wurde.
»» Die Registerkarte Zusammenfassung ermöglicht die Angabe zusätzlicher Informationen zum Dokument. Diese Angaben können Ihnen helfen, die Datei später wiederzufinden, da Sie beim Suchen nach dem Dokument darauf zugreifen können. Sie können
Abbildung 3.20 Die Dokumenteigenschaften im Dokument
104
Die Eigenschaften eines Dokuments
einen Titel und ein Thema eingeben. Eine Kategorie erlaubt eine einfachere Einordnung. Mit Stichwörtern vereinfachen Sie eine eventuelle Suche nach der Datei. Durch Aktivieren von Miniaturen … speichern bewirken Sie, dass eine entsprechende Abbildung für die Vorschau – beispielsweise im Dialogfeld Öffnen – erstellt wird.
»» Die Registerkarte Statistik liefert eine Zusammenfassung der Datums- und Benutzerangaben für die Erstellung und Änderung des Dokuments.
»» Auf der Registerkarte Inhalt finden Sie eine Liste der Inhalte des Dokuments, bei Word beispielsweise die Anzahl der Seiten, Absätze, Zeilen usw., bei Excel werden hier die Namen der Blätter in der Arbeitsmappe angezeigt.
»» Die Registerkarte Anpassen erlaubt das Festlegen benutzerdefinierter Eigenschaften und das Verknüpfen dieser Eigenschaften mit bestimmten Inhalten der Datei. Über eine Kombination von Einstellungen
in den Feldern Name, Typ und Wert können Sie eine Eigenschaft definieren. Klicken Sie anschließend auf Hinzufügen, um die Eigenschaft zu übernehmen. Im unteren Bereich werden die bereits festgelegten Eigenschaften angezeigt.
3.4.3 Alle Eigenschaften anzeigen Wir hatten es schon erwähnt: Die Liste zu den Eigenschaften wird im Bereich Informationen der Registerkarte Datei angezeigt. Hier lassen sich auch einige Eigenschaften – wie Autor, Kommentar, Titel usw. – eingeben und ändern. Wenn Sie die Eigenschaften vor einem Speichervorgang kontrollieren und vielleicht noch abändern wollen, verringern Sie die Höhe des Dialogfelds Speichern unter, indem Sie seinen unteren Rand mit Hilfe der Maus nach oben verschieben. Die Anzeige von Navigationsbereich und Speicherort wird dann ausgeblendet und die wichtigsten Eigenschaften zum Dokument werden eingeblendet (à Abbildung 3.21). Sie können hier auch geändert werden.
Abbildung 3.21 Die Eigenschaften werden im Dialogfeld Speichern unter angezeigt.
105
Kapitel 4 Programmübergreifende Standardbefehle Viele Befehle können Sie in allen Programmen der Office-Familie auf dieselbe oder zumindest fast dieselbe Weise einsetzen. Damit wir uns bei der Behandlung dieser Dinge nicht andauernd wiederholen müssen, wollen wir zumindest einen Teil davon in diesem Kapitel abhandeln, bevor wir in die Details der Arbeit mit den einzelnen Programmen gehen. Etwas mehr erfahrenen Benutzern werden diese bereits zum größten Teil bekannt sein:
»» In allen Programmen finden Sie beispielsweise allgemeine Korrekturfunktionen – wie die Rechtschreiboder Grammatikprüfung und diverse Möglichkeiten zum Nachschlagen und Übersetzen (à Abschnitt 4.1).
»» Bei der Eingabe kommt es häufig vor, dass Textpassagen oder Zahlenwerte von einer Stelle an eine andere verschoben oder dorthin kopiert werden müssen. Dafür gibt es unter Windows Standardmethoden für die Vorgehensweise, bei den Office-Programmen können aber noch zusätzliche Techniken eingesetzt werden (à Abschnitt 4.2).
»» Auch für die Grundelemente der Zeichenformatierung – also beispielsweise das Festlegen von Schriftart und Schriftgröße – finden Sie in fast allen Programmen dieselben Werkzeuge (à Abschnitt 4.3).
106
Bei einigen Programmen gibt es dafür aber noch spezielle Werkzeuge.
»» Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Werkzeuge und Befehle, die im Prinzip in allen Programmen der Familie Microsoft Office vorhanden sind. Dazu gehören beispielsweise das Rückgängigmachen und Wiederherstellen von Befehlen und Eingaben, die Einstellung der Vergrößerung auf dem Bildschirm, das Verwenden von Symbolzeichen in einem Dokument oder das Arbeiten mit Farben (à Abschnitt 4.4). Wir wollen uns in diesem Kapitel zunächst auf die Dinge konzentrieren, die Ihnen bereits bei der Dateneingabe und -bearbeitung in den einzelnen Programmen begegnen werden. Auf andere programmübergreifende Funktionen – wie beispielsweise das Drucken oder die Freigabe – gehen wir im letzten Teil dieses Buchs ein (à Kapitel 24 bis 28).
4.1
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
Besonders wichtig sind die allgemeinen Korrekturfunktionen, die Sie in leicht unterschiedlicher Form in allen Programmen vorfinden. Natürlich ist der Haupteinsatzbereich vordringlich in der Textverarbeitung zu sehen, aber Sie können diese Werkzeuge auch in anderen Arbeitsbereichen – wie in der Tabellenkal kulation, beim Erstellen von Publikationen und Präsen-
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
tationen sowie in Datenbanken – verwenden. Die Befehlsschaltflächen dazu finden Sie in der Gruppe Dokumentprüfung. Diese ist bei Word und Excel beispielsweise in der Registerkarte Überprüfen angesiedelt.
4.1.1
Die Rechtschreibprüfung
Mit der Rechtschreibprüfung können Sie das gesamte Dokument oder einen markierten Bereich auf Fehler hinsichtlich der Rechtschreibung untersuchen und gegebenenfalls korrigieren lassen. Für die Rechtschreibprüfung stellt Microsoft Office interne Wörterbücher zur Verfügung. Diese Wörterbücher sind bei allen Programmen der Familie dieselben. Sie können aber auch eigene Wörterbücher verwenden, in die Sie Einträge einfügen können, die nicht bekannt sind. Bei fast allen Programmen können Sie eine Prüfung nach Abschluss der Eingaben durchführen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik bzw. Rechtschreibung in der Gruppe Dokumentprüfung der Registerkarte Überprüfen. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich im Dokument prüfen wollen, markieren Sie diesen zuerst. Dem Wörterbuch nicht bekannte Wörter und Konstruktionen werden dann im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik bzw. Rechtschreibung gemeldet. Sie können die Korrekturen direkt in diesem Dialogfeld vornehmen (à Abbildung 4.1). Bei einem Rechtschreibfehler wird im Feld Nicht im Wörterbuch das unbekannte Wort in roter Schrift hervorgehoben.
» Unter Vorschläge wird ein Vorschlag oder eine Liste mit Vorschlägen für die Korrektur angezeigt. Wählen Sie hier die korrekte Schreibweise des Wortes aus oder korrigieren Sie das Wort im darüber liegenden Feld manuell.
» Ein Klick auf Einmal ignorieren behält die Schreibweise bei diesem Wort bei, meldet aber bei einem weiteren Auftreten die Schreibweise erneut als Fehler.
» Mit Alle ignorieren legen Sie fest, dass die Schreibweise des Wortes innerhalb des gesamten Bereichs beibehalten und in diesem Dokument nicht mehr als Fehler gemeldet wird.
» Falls das Wort tatsächlich korrekt geschrieben wurde, es dem Programm aber unbekannt ist, können Sie es über die Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen in das aktuelle Wörterbuch aufnehmen.
» Ändern korrigiert das Wort entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge beziehungsweise entsprechend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch.
» Bei einer Bestätigung über Alle ändern wird sowohl das aktuell hervorgehobene als auch jedes weitere Auftreten dieses Wortes entsprechend Ihrer Auswahl im Feld Vorschläge beziehungsweise entsprechend Ihrer Korrektur im Feld Nicht im Wörterbuch geändert.
» AutoKorrektur übernimmt die fehlerhafte und die korrekte Schreibweise in die AutoKorrektur-Funktion. Im Programm Word können die Rechtschreibfehler auch direkt im Hauptfenster des Dokuments angezeigt und korrigiert werden. Darauf und auf die Möglichkeit zur Grammatikprüfung in diesem Programm gehen wir im zweiten Teil dieses Buchs ein (à Kapitel 5).
HINWEIS
Abbildung 4.1 Vermeintliche Rechtschreibfehler werden in roter Schrift angezeigt.
107
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Abbildung 4.2 Die Einstellungen zur Dokumentprüfung finden Sie unter den Programmoptionen.
4.1.2
Die Einstellungen zur Dokumentprüfung
Nach einem Klick auf Optionen im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik bzw. Rechtschreibung werden die Optionen zur Dokumentprüfung angezeigt. Sie können dieses Fenster auch auf den Bildschirm bringen, indem Sie die Registerkarte Datei öffnen und dann in den Optionen den Bereich Dokumentprüfung wählen. Im Fenster werden die Optionen zur Einstellung für dieses Werkzeug in mehreren Abschnitten angezeigt (à Abbildung 4.2).
Allgemeine Einstellungen Die Rechtschreibprüfung ist seit der Office-2007-Generation durchweg einheitlicher geworden. Einige der Optionen für die Rechtschreibprüfung sind nun global verfügbar. Wenn Sie eine dieser Optionen in einem Office-Programm ändern, wird diese Änderung auch für alle anderen Office-Programme übernommen. Im Bereich Dokumentprüfung unter den Optionen sind das diejenigen, die unter Bei der Rechtschreibkorrektur in Microsoft Office-Programmen zusammengefasst sind:
»» Sind Optionen aktiviert, deren Bezeichnung mit ... ignorieren endet, werden die entsprechenden Elemente bei der Rechtschreibprüfung nicht berücksichtigt – dies betrifft Wörter in GROSSBUCHSTABEN, Wörter mit Zahlen sowie Internet- und Dateiadressen.
108
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
»» Wiederholte Wörter kennzeichnen macht genau das, was es sagt.
»» Sie können ferner die neue deutsche Rechtschreibung ein- oder ausschalten.
»» Großbuchstaben behalten Akzent weist Sie auf Großbuchstaben mit Akzent hin, denen der Akzent fehlt. Wenn Sie die französische Sprache verwenden, ist diese Option standardmäßig immer aktiviert, da das Wörterbuch für diese Sprache Großbuchstaben mit Akzent umfasst.
»» Ist Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch aktiviert, werden gegebenenfalls vorhandene Vorschläge aus geöffneten Benutzerwörterbüchern nicht mit angezeigt.
»» Die Rechtschreibprüfung enthält seit Office 2007 das reformierte Französisch-Wörterbuch. In Office 2003 handelte es sich hierbei um ein Add-In, das separat installiert werden musste.
Benutzerwörterbücher Auch die Eintragungen in die Benutzerwörterbücher werden für alle Office-Programme gemeinsam geregelt. Über die Schaltfläche Benutzerwörterbücher können Sie eine Liste mit allen geöffneten Benutzerwörterbüchern anzeigen lassen sowie neue Wörterbücher anlegen (à Abbildung 4.3). Wenn Sie mehrere davon erstellt haben, wählen Sie hier das Wörterbuch aus, in das bestimmte Schreibweisen aufgenommen werden sollen.
Abbildung 4.3 Die Benutzerwörterbücher
»» Über Wortliste bearbeiten können Sie die vorhandenen Einträge in dem vorher markierten Wörterbuch kontrollieren, editieren, erweitern oder löschen (à Abbildung 4.4). Sie finden hier beispielsweise alle Ergänzungen, die Sie über die Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen im Dialogfeld Rechtschreibung und Grammatik in das aktuelle Wörterbuch aufgenommen haben. Falls Sie versehentlich ein falsch geschriebenes Wort aufgenommen haben, können Sie es markieren und löschen. Über das Feld Wort/ Wörter können Sie auch neue Wörter hinzufügen. Um ein Wort zu bearbeiten, löschen Sie es zuerst und fügen Sie es dann in der gewünschten Schreibweise hinzu.
»» Wenn Sie viel mit Fachausdrücken zu tun haben, können Sie dafür spezielle Wörterbücher anlegen. Um ein neues Wörterbuch anzulegen, klicken Sie im Dialogfeld Benutzerwörterbücher auf Neu. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen des neuen Benutzerwörterbuchs ein und klicken Sie auf Speichern. Neue Wörterbücher müssen Sie aktivieren: Überprüfen Sie im Dialogfeld Benutzerwörterbücher, ob das Kontrollkästchen neben dem Namen des betreffenden Wörterbuchs aktiviert ist. Außerdem deaktivieren Sie auf der Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen Vorschläge nur aus Hauptwörterbuch.
Abbildung 4.4 Der Inhalt eines Benutzerwörterbuchs.
109
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
»» Im Dialogfeld Benutzerwörterbücher sind alle Wörterbücher aufgelistet, die für die Rechtschreibprüfung in Word zur Verfügung stehen. Wenn Sie ein Wörterbuch von einem Drittanbieter erworben und auf dem Computer installiert haben, müssen Sie es hier verfügbar machen. Wenn das gewünschte Wörterbuch im Dialogfeld Benutzerwörterbücher nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Hinzufügen, öffnen Sie den Ordner, der das gewünschte Benutzer wörterbuch enthält, und doppelklicken Sie auf die Wörterbuchdatei.
»» Wenn Sie ein Wörterbuch als Standardwörterbuch verwenden möchten, klicken Sie auf den Namen des Wörterbuchs und dann auf Standard ändern.
4.1.3
Sprachfunktionen
Sie können – beispielsweise bei Word – Dokumente in anderen Sprachen verfassen oder auch mehrere Sprachen in einem Dokument verwenden. Außerdem können Sie den Text im Dokument oder Teile davon in andere Sprachen übersetzen lassen. Die Befehle dazu finden Sie in der Gruppe Sprache der Registerkarte Überprüfen.
Die verwendete Sprache für die Rechtschreibprüfung einstellen Das Programm sollte die Sprache, in der Ihr Text verfasst ist, und die darin enthaltenen fremdsprachigen Ausdrücke automatisch erkennen. Falls das Programm damit Probleme hat, können Sie diese über das Dialogfeld Sprache in der Liste beheben (à Abbildung 4.5). Dieses lassen Sie anzeigen, indem Sie die Liste zu Sprache in der Gruppe Sprache der Registerkarte Überprüfen öffnen und darin Sprache für die Korrekturhilfen festlegen wählen. Markieren Sie bei mehrsprachigen Dokumenten gegebenenfalls vorher die einzelnen Textbereiche und legen Sie dann für diese die Sprache individuell fest.
110
Abbildung 4.5 Die im Dokument verwendete Sprache können Sie festlegen – meist wird sie aber auch automatisch erkannt.
»» Im Betriebssystem installierte Sprachen werden oben im Listenfeld angezeigt, damit sie schneller wieder zugewiesen werden können.
»» Für einige Sprachen können Sie zwischen landesspezifischen Varianten wählen, zum Beispiel Deutsch (Deutschland) und Deutsch (Schweiz).
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung und Grammatik nicht prüfen aktivieren, wird im markierten Bereich keine Prüfung in der gewählten Sprache durchgeführt.
»» Die Option Sprache automatisch erkennen sollte dafür sorgen, dass Word in einer anderen Sprache geschriebene Textabschnitte automatisch richtig interpretiert. Das funktioniert jedoch meist nur bei etwas längeren Abschnitten und auch dort nicht immer zuverlässig.
»» Nach einem Klick auf Als Standard festlegen wird die gewählte Sprache als neue Standardsprache eingetragen.
Übersetzungen Die Liste zur Schaltfläche Übersetzen – beispielsweise bei Word und Excel – beinhaltet drei Optionen, über die Sie ein Dokument als Ganzes oder ausgewählte Teile davon in andere Sprachen übersetzen können (à Abbildung 4.6).
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
Vertrauen Sie diesen maschinellen Übersetzungsprogrammen nur bedingt. Eine einfache Qualitätsprüfung können Sie durchführen, indem Sie einen Text erst in eine andere Sprache übersetzen und dann zurück übersetzen lassen. Oft zeigt sich dabei ein starkes Maß an »Kreativität«.
ACHTUNG
Anschließend können Sie über die Optionen im Katalog zur Schaltfläche Übersetzen die gewünschte Aktion auswählen:
» Die Option Dokument übersetzen sendet den Inhalt des Dokuments in unverschlüsselter Form an einen Online-Dienst. Sie müssen dem nach Wahl des Befehls noch zustimmen. Anschließend wird Ihr Browserprogramm geöffnet und die Übersetzung wird auf einer Webseite präsentiert. Sie können diesen Text mit den üblichen Methoden kopieren und in Ihr Dokument übernehmen oder in ein neues Dokument einfügen.
» Wenn Sie einen Textbereich markiert und in der
Abbildung 4.6 Die Optionen zum Übersetzen
Wählen Sie darin zunächst den Befehl Sprache für Übersetzung auswählen. Das Fenster Optionen für die Übersetzungssprache wird angezeigt. Es verfügt über zwei Bereiche – Sprache für die Übersetzungshilfe auswählen und Dokumentübersetzungssprachen auswählen (à Abbildung 4.7). Gegebenenfalls müssen Sie in beiden die gewünschte Sprache bzw. Sprachkombination einstellen.
Liste zu Übersetzen die Option Ausgewählten Text übersetzen gewählt haben, wird rechts auf dem Bildschirm der Aufgabenbereich Recherchieren mit bereits ausgewählter Funktion Übersetzen eingeblendet. Die zunächst benutzte Sprache entspricht der vorher eingestellten. Sie können über das Feld Nach auch eine andere Sprache wählen.
» Als dritte Möglichkeit können Sie Übersetzungshilfe benutzen. Wenn Sie danach den Mauszeiger auf ein Wort im Text bewegen, wird die Übersetzung dazu in einem zusätzlichen Feld eingeblendet. Über die Schaltflächen in diesem Feld können Sie beispielsweise diese Übersetzung in die Zwischenablage kopieren.
Abbildung 4.7 Wählen Sie eine Sprachkombination aus.
111
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
4.1.4 Weitere Funktionen zum Recherchieren Eine bereits für Office 2003 neu eingerichtete Funktion nennt sich Recherchieren . Damit lassen sich Referenzinformationen zu bestimmten Begriffen sammeln. Als Quellen können Sie die vorhandenen Wörterbücher, Enzyklopädien oder das Internet verwenden. Dazu lassen Sie über den Befehl Recherchieren in der Gruppe Dokumentprüfung den Aufgabenbereich Recherchieren anzeigen (à Abbildung 4.8 links). Geben Sie dann im Feld Suchen nach den Begriff ein, zu dem Sie Informationen wünschen. Ein vorher im Dokument markierter Textbereich wird automatisch in das Feld übernommen. Legen Sie im Listenfeld unterhalb von Suchen nach fest, in welchem Nachschlagewerk gesucht werden soll. Standardmäßig können Sie beispielsweise – wie schon oben angesprochen – eine Übersetzung vornehmen lassen oder im Wörterbuch oder im Thesaurus nachschlagen lassen. Sie können auch diverse Quellen im Internet zurate ziehen. Bestätigen Sie durch einen Klick auf die grüne Schaltfläche mit dem Pfeil. Die Ergebnisse werden anschließend im entsprechenden Listenfeld angezeigt. Nachdem Sie
112
mehrere Recherchen durchgeführt haben, können Sie über die beiden Schaltflächen mit dem nach rechts und dem nach links zeigenden Pfeil zwischen diesen wechseln.
Wörterbuch Über die Option Wörterbuch können Sie die Bedeutung eines Wortes nachschlagen lassen (à Abbildung 4.8 rechts). Sie finden unter den Ergebnissen auch Beispiele für die Verwendung des Wortes und weitere Informationen.
Thesaurus Damit die Feinheiten der deutschen Sprache auch im Zeitalter des Computers nicht untergehen, können Sie den Thesaurus einsetzen, um Ersatzwörter für ein Wort zu suchen – beispielsweise dann, wenn Sie die häufige Wiederholung eines Wortes in einem Text umgehen möchten. Markieren Sie das Wort, zu dem Sie Synonyme suchen. Klicken Sie dann auf Thesaurus in der Gruppe Dokumentprüfung. Sie können den Begriff auch direkt im Feld Suchen nach im Aufgabenbereich Recherchieren eingeben. Klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche mit dem Pfeil, um die Suche zu starten.
Abbildung 4.8 Eine Recherche liefert unterschiedliche Informationen.
Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
»» In manchen Fällen müssen Sie zuerst die Bedeutung des Wortes bestimmen. Diese Bedeutungen sind fett formatiert. Durch einen Klick auf das Minuszeichen vor einer Bedeutung blenden Sie die darunter gezeigten Synonyme aus. Ein Klick auf das dann angezeigte Pluszeichen blendet sie wieder ein.
»» Markieren Sie das gewünschte Ersatzwort und öffnen Sie das zugehörige Menü, um das Wort an der markierten Stelle in das Dokument zu übernehmen oder es in die Zwischenablage zu kopieren. Der Befehl Nachschlagen in diesem Menü führt dazu, dass das in der Liste mit Synonymen markierte Wort selbst in das Feld Suchen nach übernommen wird.
Optionen zur Recherche Ein Klick auf Recherche-Optionen ganz unten im Aufgabenbereich öffnet ein Dialogfeld, über das Sie festlegen können, welche Suchdienste standardmäßig verwendet und im Listenfeld angezeigt werden sollen (à Abbildung 4.9). Aktivieren Sie hier die gewünschten Dienste. Wenn Sie Enzyklopädieprogramme auf Ihrem Rechner installiert haben, können auch diese mit in die Suchfunktion eingeschlossen werden. Über die Schaltfläche Dienste
hinzufügen können Sie – nachdem Sie eine Verbindung zum Internet hergestellt haben – weitere Suchdienste in Anspruch nehmen.
4.1.5
Die AutoKorrektur
Über die AutoKorrektur können Sie beispielsweise typische Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen, automatisch bei der Eingabe korrigieren lassen. Aber auch andere Eingaben können umgewandelt werden: Wenn Sie beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben, wird das automatisch in das Symbol ® geändert. Das Programm führt diese Korrekturen unmittelbar durch, nachdem Sie die þLeerÿ-Taste gedrückt haben, um ein neues Wort zu beginnen.Ist dieses Werkzeug aktiviert, wird zunächst ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positionieren, der automatisch korrigiert wurde. Dieser Balken wird zum Schaltflächensymbol AutoKorrektur-Optionen, wenn Sie darauf zeigen. Nach einem Klick auf dieses Symbol können Sie aus mehreren Optionen auswählen – beispielsweise die Korrektur rückgängig machen oder die AutoKorrektur-Funktion für dieses Wort deaktivieren (à Abbildung 4.10).
Abbildung 4.9 Aktivieren Sie die gewünschten Dienste.
113
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Abbildung 4.10 Mit der Schaltfläche für die AutoKorrektur arbeiten
Wie dieses Werkzeug arbeiten soll, können Sie im Fenster für die Optionen nach einem Klick auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen im Bereich Dokumentprüfung regeln. Das ruft ein Dialogfeld auf den Bildschirm, welches – je nach Programm – über eine unterschiedliche Zahl von Registerkarten verfügt.
Die Registerkarte AutoKorrektur Über die Registerkarte AutoKorrektur können Sie die generellen Einstellungen zum Ersetzen bestimmen (à Abbildung 4.11).
»» Ist ganz oben auf der Registerkarte das Kontrollkästchen Schaltflächen für AutoKorrektur-Optionen anzeigen aktiviert, wird zunächst ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger in der Nähe von Text positionieren, der automatisch korrigiert wurde. Dieser Balken wird zum Schaltflächen-
symbol AutoKorrektur-Optionen, wenn Sie darauf zeigen. Durch einen Klick auf dieses Symbol können Sie aus mehreren Optionen auswählen – beispielsweise die Korrektur rückgängig machen oder die AutoKorrektur-Funktion für dieses Wort deaktivieren.
»» Über die Optionen im Bereich darunter können Sie typische Fehler korrigieren lassen: Bei zwei Großbuchstaben am Anfang eines Wortes wird der zweite automatisch in einen Kleinbuchstaben umgewandelt, der erste Buchstabe eines Satzes, einer Tabellenzelle und Wochentage werden großgeschrieben. Unbeabsichtigtes Verwenden der fESTSTELLTASTE korrigieren schaltet die Â-Taste ab und korrigiert die Eingabe automatisch, wenn diese Taste eingeschaltet war und Sie ein Wort mit einem Kleinbuchstaben begonnen und anschließend Großbuchstaben eingegeben haben.
»» Im Listenfeld im unteren Bereich werden automatische Ersetzungsvorschriften angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die drei Zeichen (r) eingeben, wird das automatisch in das Symbol ® umgewandelt. Weitere automatisch zu ersetzende Eingaben können Sie selbst definieren. Sie können diesen Bereich auch dazu benutzen, um für Sie typische Tippfehler
Abbildung 4.11 Die Registerkarte AutoKorrektur ermöglicht das Einstellen der Grundfunktionen.
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Allgemeine Korrektur- und Recherchefunktionen
– sogenannte Buchstabendreher – automatisch korrigieren zu lassen. Wenn Sie beispielsweise dazu neigen, statt des Wortes Dialogfeld häufig das Wort Dialogfled zu tippen, geben Sie in den Feldern Ersetzen und Durch die falsche und die korrekte Schreibweise hierfür ein und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen. Sobald Ihnen nach dem Schließen des Dialogfelds bei der nächsten Eingabe dieser Fehler unterläuft, wird er automatisch korrigiert. Wollen Sie einen Eintrag aus der AutoKorrektur-Liste entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen.
»» Wenn Sie generell verhindern wollen, dass während der Eingabe die in der AutoKorrektur-Liste aufgeführten Rechtschreibfehler automatisch korrigiert und Wörter ersetzt werden, deaktivieren Sie oberhalb der Felder Ersetzen und Durch das Kontrollkästchen Während der Eingabe ersetzen.
Ausnahmen definieren Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ausnahmen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das sich Ausnahmen für die
auf der Registerkarte AutoKorrektur festgelegten Ersetzungsregeln definieren lassen:
»» Auf der Registerkarte Erster Buchstabe legen Sie die Ausnahmen für das Unterdrücken der Großschreibung nach Abkürzungen fest.
»» Entsprechend legen Sie auf der Registerkarte WOrt anfang GRoß die Ausnahmen für bestimmte technische Bezeichnungen fest.
»» Die Registerkarte Andere erlaubt die Angabe von Wörtern, die nicht automatisch korrigiert werden sollen.
Die Registerkarte AutoFormat während der Eingabe Mittels der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe im Dialogfeld zum Befehl AutoKorrektur-Optionen können Sie bei Word während der Eingabe von Text einige Formatierungen automatisch durchführen lassen (à Abbildung 4.12). Wenn Sie die Option Schaltflächen für AutoKorrekturOptionen anzeigen auf der Registerkarte AutoKorrektur aktiviert haben, können Sie auch die automatischen
Abbildung 4.12 Auch automatische Formatierungen können durchgeführt werden.
115
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Korrekturen durch AutoFormat während der Eingabe ablehnen, wenn Ihnen das Ergebnis nicht zusagt. Wie bei der Texteingabe-AutoKorrektur wird unterhalb der automatisch formatierten Stelle ein kleiner blauer Balken angezeigt, wenn Sie den Mauszeiger darauf zurückbewegen. Klicken Sie auf diesen Balken beziehungsweise die kleine Schaltfläche, um das Menü aufzuklappen, über dessen Befehle sich unter anderem die Formatierung rückgängig machen lässt. Im Bereich Während der Eingabe ersetzen können Sie durch Aktivierung der betreffenden Optionen dafür sorgen, dass die dort genannten Elemente entsprechend ersetzt werden. Standardmäßig werden beispielsweise "gerade" durch „typografische“ Anführungszeichen oder Brüche – wie 1/2 – durch Sonderzeichen – wie ½ – ersetzt. Der Bereich Während der Eingabe übernehmen ist bei Word interessant. Sie können hier festlegen, welche der hier aufgelisteten Formatierungen automatisch vorgenommen werden sollen:
» Automatische Aufzählung erstellt aus einer Liste eine Aufzählung, wenn Sie am Absatzanfang ein Sternchen, einen Bindestrich oder Ähnliches, jeweils gefolgt von einem Leerzeichen oder Tabstopp, eingeben. Wenn Sie nach Eingabe des Textes die Taste Æ drücken, um das nächste Listenelement hinzuzufügen, wird automatisch das nächste Aufzählungszeichen eingesetzt. Wenn Sie die Aufzählung beenden wollen, drücken Sie zweimal Æ oder einmal die Ã-Taste.
» Entsprechend erstellt Automatische Nummerierung eine nummerierte Liste, wenn Sie am Absatzanfang eine Zahl oder einen Buchstaben eingeben, auf die/ den ein Punkt, ein Leerzeichen, eine schließende Klammer oder ein Tabstopp folgt.
» Rahmenlinien bewirkt, dass die Eingabe von drei Bindestrichen oberhalb des Absatzes in eine dünne Rahmenlinie umgesetzt wird. Verwenden Sie Unterstriche für dicke Linien und Gleichheitszeichen für Doppellinien.
» Mit Tabellen wird bei Word eine Tabelle eingefügt, wenn Sie eine Folge von Bindestrichen und Pluszeichen eingeben. Beispielsweise legt die Zeichenfolge + - - - + - - - + eine zweispaltige Tabelle an.
116
» Ist Integrierte Formatvorlagen für Überschriften aktiviert, wird einer Eingabe nach zweimaligem Drücken der Æ-Taste die Überschrift-Formatvorlage zugewiesen. Im Bereich Während der Eingabe automatisch ersetzen geben Sie für Listeneinträge, Einzüge und Formatvorlagen die gewünschten automatisch vorzunehmenden Korrekturen an. In Word wird im Dialogfeld AutoKorrektur noch eine weitere Registerkarte mit dem Namen AutoFormat angezeigt. Die Optionen darin, die Bestandteil von Office 2003 waren, sind seit der Version Office 2007 nicht enthalten. Sie können diese Registerkarte also ignorieren. Die Registerkarte AutoKorrektur von Mathematik werden wir im Zusammenhang mit der Eingabe von mathematischen Formeln ansprechen (à Kapitel 27).
TIPP
4.2 Verschieben oder Kopieren Bei der Eingabe kommt es häufig vor, dass Textpassagen oder Zahlenwerte von einer Stelle an eine andere verschoben oder dorthin kopiert werden müssen.
4.2.1
Grundprinzipien der Arbeit
Hierbei können Sie mit der Maus mit Drag & Drop, mit den entsprechenden Befehlen oder mit der Zwischenablage arbeiten. Wie üblich gelten diese Aktionen nur für den markierten Bereich.
Mit der Maus – Drag & Drop Zum Verschieben eines Bereichs mit der Maus markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich. Bewegen Sie dann den Mauszeiger in die Markierung, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie anschließend den Mauszeiger – zusammen mit dem am Mauszeiger angezeigten gestrichelten Rechteck – zur gewünschten Stelle. Lassen Sie abschließend die Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben. Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, gehen Sie wie beim Verschieben vor, halten Sie aber zusätzlich die Ÿ-Taste gedrückt, woraufhin am Mauszeiger ein zusätzliches Pluszeichen angezeigt wird, um zu kennzeichnen, dass eine Kopie angelegt wird.
Verschieben oder Kopieren
Mit Elementen der Gruppe Zwischenablage Wenn Sie das Verschieben oder Kopieren über Elemente des Menübands abwickeln wollen, müssen Sie die Wirkung von drei Funktionen kennen, mit denen Sie diese Aktionen durchführen können: Ausschneiden , Kopieren und Einfügen. Sie finden diese bei praktisch allen Programmen in der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start.
Sie können auch die üblichen Tastenkürzel zum Kopieren, Ausschneiden und Einfügen verwenden. Diese lauten Ÿ+C zum Kopieren, Ÿ+X zum Ausschneiden und Ÿ+V zum Einfügen. Bei Word können Sie auch mit Ê einen vorher markierten Text ausschneiden beziehungsweise mit Á+Ê kopieren. Wenn Sie dann die Einfügemarke an die gewünschte Stelle bewegen und die Taste Æ drücken, wird der ausgeschnittene oder kopierte Bereich an der aktuellen Cursorposition eingefügt.
TIPP
» Wenn Sie einen markierten Bereich ausschneiden, wird dieser aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt.
» Auch beim Kopieren wird der markierte Bereich in die Zwischenablage verschoben, er verbleibt aber auch – im Gegensatz zum Ausschneiden – an seiner ursprünglichen Stelle im Dokument.
»
Wenn sich durch ein vorheriges Ausschneiden oder Kopieren ein Element in der Zwischenablage befindet, können Sie es an einer beliebigen Stelle im selben oder in einem anderen Dokument wieder einfügen. Einfügen steht nur zur Verfügung, wenn sich ein Element in der Zwischenablage befindet.
Durch Einsatz einer Kombination dieser Funktionen können Sie Bereiche verschieben oder kopieren. In jedem Fall müssen Sie den Bereich vor einer Aktion markieren. Wenn Sie an der Zielstelle vor dem Einfügen einen Bereich markieren, wird der im Bereich markierte Text durch den kopierten/verschobenen Text ersetzt.
» Um ein Element zu verschieben, wählen Sie nach dem Markieren den Befehl Ausschneiden. Das Element verschwindet daraufhin vom Bildschirm. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle, an die das Element verschoben werden soll. Wählen Sie nun den Befehl Einfügen. Das Element erscheint daraufhin an der gewählten Stelle.
» Um ein Element zu kopieren, markieren Sie es und wählen Sie den Befehl Kopieren. Klicken Sie dann auf die Stelle, an der das kopierte Element erscheinen soll, und wählen Sie Einfügen. Daraufhin wie eine Kopie des markierten Bereichs an der aktuellen Cursorposition eingefügt.
Die Einfügeoptionen Nach dem Einfügen wird neben dem eingefügten Element die Schaltfläche Einfügeoptionen angezeigt, über deren Liste Sie zusätzliche Einstellungen vornehmen können (à Abbildung 4.13). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die verfügbaren Optionen anzuzeigen. Die Mehrzahl der Optionen bezieht sich im Allgemeinen auf das Format des einzufügenden Bereichs. Je nach Art des Objekts können hier aber auch andere Einstellmöglichkeiten angeboten werden.
Abbildung 4.13 Nach dem Einfügen können Sie wählen, in welcher Form der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
Wenn sich Text in der Zwischenablage befindet und Sie diesen einfügen, stehen Ihnen beispielsweise drei Optionen zur Verfügung:
» Ursprüngliche Formatierung beibehalten
: zeigt den Text nach dem Einfügen mit derselben Formatierung an, über die er beim vorherigen Ausschneiden oder Kopieren verfügte.
» Formatierung zusammenführen
: Übernimmt die an der Zielstelle vorhandene Formatierung. Das ist beispielsweise bei der Verwendung von Formatvorlagen wichtig.
» Nur Text übernehmen
: ignoriert die Formatierung des vorher ausgeschnittenen oder kopierten Textes und übernimmt die Formatangabe an der Zielstelle.
117
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Bei anderen Programmen finden Sie hier andere Optionen. Neu bei der Version 2010 ist, dass Sie zwischen diesen Optionen bereits beim Einfügen selbst wählen können. Klicken Sie dazu nicht direkt auf die Schaltfläche Einfügen, sondern auf die darunter angezeigte Pfeilspitze (à Abbildung 4.14). Sie können dann wählen, wie eingefügt werden soll.
Inhalte einfügen Wenn Sie unter den Einfügeoptionen den Befehl Inhalte einfügen wählen, haben Sie noch mehr Möglichkeiten (à Abbildung 4.15). Was Ihnen im Dialogfeld angeboten wird, hängt davon ab, was für ein Element sich momentan in der Zwischenablage befindet. Bei Text in der Ablage finden Sie beispielsweise andere Optionen als bei einer Grafik.
Die Office-Zwischenablage Wie schon erwähnt, wird das zuletzt kopierte oder ausgeschnittene Element immer in der Systemzwischenablage von Microsoft Windows abgelegt. Zusätzlich verfügen die Programme der Office-Familie auch über eine eigene Zwischenablage. Diese Microsoft Office-Zwischenablage verfügt über eine Funktion, die es ermöglicht, bis zu 24 unterschiedliche Inhalte abzulegen.
Abbildung 4.14 Die Optionen zum Einfügen können auch direkt beim Einfügen angezeigt und ausgewählt werden – hier bei Word und Excel.
Die Anzeige der Schaltfläche Einfügeoptionen kann im Bereich Erweitert im Fenster zu den Programmoptionen deaktiviert werden. Soll die Schaltfläche nur für den Moment ausgeblendet werden, drücken Sie È.
TIPP
Zur Arbeit mit diesen Inhalten dient der Aufgabenbereich Zwischenablage. Dieser kann – je nach Konfiguration – automatisch angezeigt werden, sobald Sie mehr als ein Element kopiert oder ausgeschnitten haben. Auf jeden Fall können Sie ihn aber auf den Bildschirm bringen, nachdem Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem nach unten rechts weisenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Zwischenablage geklickt haben (à Abbildung 4.16).
Abbildung 4.15 Über Inhalte einfügen haben Sie eine noch größere Auswahl.
118
Verschieben oder Kopieren
Abbildung 4.16 Über die Office-Zwischenablage können Sie mehrere Elemente ablegen und diese bei Bedarf wieder einfügen.
»» In der Titelleiste wird angezeigt, wie viele Inhalte
»» Über die Schaltfläche Optionen ganz unten im Auf-
bereits in der Zwischenablage abgelegt sind. Sind in dieser Zwischenablage bereits 24 Elemente vorhanden, wird bei einem weiteren Kopieren oder Ausschneiden das Element, das als Erstes dort eingefügt wurde, wieder daraus entfernt.
gabenbereich öffnen Sie ein Menü, mit dessen Befehlen Sie das Verhalten der Zwischenablage steuern können (à Abbildung 4.17).
»» Nachdem Sie eines der im Listenfeld angezeigten Elemente markiert und auf den nach unten zeigenden Pfeil geklickt haben, können Sie über ein kleines Menü wählen, ob Sie dieses Element an der aktuell markierten Stelle einfügen wollen oder ob es aus der Zwischenablage entfernt werden soll.
»» Über die Schaltflächen oberhalb des Listenfelds kön-
Abbildung 4.17 Das Verhalten der Office-Zwischenablage können Sie individuell steuern.
nen Sie außerdem alle Elemente der Zwischenablage an der aktuellen Cursorposition einfügen oder die Zwischenablage leeren.
Befehl
Beschreibung
Office-Zwischenablage automatisch anzeigen
Die Zwischenablage wird automatisch angezeigt, wenn zwei Ausschneide-/Kopierbefehle ohne eine Eingabe dazwischen aufeinander folgen.
Office-Zwischenablage anzeigen wenn Strg+C zweimal betätigt wurde
Die Zwischenablage wird über die entsprechende Tastenkombination auf den Bildschirm gebracht.
Sammeln ohne Anzeige der OfficeZwischenablage
Alle ausgeschnittenen oder kopierten Elemente werden in der Zwischenablage gesammelt, ohne dass diese angezeigt wird.
Office-Zwischenablagensymbol auf Taskleiste anzeigen
Ein Symbol für die Zwischenablage wird in der Taskleiste angezeigt. Die Steuerung kann dann über das Kontextmenü zu diesem Symbol erfolgen. Das funktioniert auch bei Nicht-Office-Programmen.
Beim Kopieren Status bei Aufgabenbereich anzeigen
Beim Kopieren wird eine QuickInfo zum Symbol in der Taskleiste angezeigt, in der die Anzahl der Elemente in der Zwischenablage angegeben wird.
Tabelle 4.1 Die Optionen der Zwischenablage
119
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
4.3 Die Zeichenformatierung Eine weitere Funktionsgruppe, die Ihnen in fast allen Programmen der Office-2010-Familie begegnen wird, ist die Zeichenformatierung. Sie finden die Werkzeuge dazu einerseits in der Gruppe Schriftart der Registerkarte Start. Nicht alle Befehle darin sind bei allen Programmen vorhanden, wohl aber die Mehrzahl. Außerdem stehen Ihnen die wichtigsten Befehle dafür auch immer über die Minisymbolleiste zur Verfügung, die automatisch angezeigt wird, sobald Sie einen Datenbereich markieren (à Abbildung 4.18).
»» Von diesen Grundformaten abweichende Formatierungen können Sie parallel zur Eingabe des Textes oder aber auch nach dessen Fertigstellung festlegen. Im ersten Fall schalten Sie vor jedem Textteil, der abweichend vom gewählten Standard dargestellt werden soll, auf das neue Format um, geben den Textteil ein und schalten anschließend wieder zurück. Der Vorteil dieses Vorgehens liegt darin, dass der auf dem Bildschirm dargestellte Zeilenumbruch bereits dem Druckbild entspricht. Wollen Sie den Text erst nach Abschluss der Eingabe formatieren, müssen Sie die Stellen, die vom Standardformat abweichen, zuerst markieren und dann die betreffenden Formatierungsanweisungen ausführen. Bevor Sie einen Formatbefehl für die Schrift auswählen, müssen Sie zunächst den zu formatierenden Textbereich markieren. Wollen Sie das Zeichenformat für ein ganzes Wort festlegen, genügt es, die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Wort zu setzen. In allen anderen Fällen müssen Sie zum Zuweisen eines Zeichenformats den gesamten zu formatierenden Bereich markieren.
Abbildung 4.18 Auch die Minisymbolleiste hält Werkzeuge zur Formatierung bereit.
Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen (Buchstaben, Ziffern usw.) können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.), die Position (normal, tiefgestellt oder hochgestellt) sowie die Farbe und einige weitere Effekte festlegen.
4.3.1
Vorgehensweisen
Hinsichtlich der Vorgehensweise beim Formatieren gibt es einige allgemeine Grundregeln, die Sie beachten sollten, um den Aufwand für diesen Arbeitsschritt möglichst gering zu halten.
»» Zunächst sollten Sie immer erst die Formate festlegen, mit denen der größte Teil des Dokuments dargestellt werden soll – beispielsweise bei Word die Grundschrift für den Fließtext. Anschließend können Sie einzelne Teile des Textes – also einzelne Zeichen, Wörter, Sätze oder Absätze – in einer von diesem Standard abweichenden Form formatieren.
120
4.3.2 Schriftart, Schriftgrad und Schriftschnitt Die wichtigsten Parameter einer Schrift sind deren Art und Größe:
»» Die beiden wesentlichen Arten von Schriften sind die Serifenschriften, auch Antiqua – englisch roman – genannt, und die serifenlosen, auch Grotesk – oder englisch modern – genannt. Serifen sind bei einer Schrift die geschwungenen oder rechteckigen Enden der Striche, auch Endstriche genannt. Serifenlose Schriften werden vielfach als modern empfunden und zunehmend auch in umfangreichen Texten eingesetzt. Man sollte jedoch beachten, dass bei größeren Texten Serifenschriften für die meisten Menschen eine bessere Lesbarkeit mit sich bringen. Eine Schrift, bei der die Zeichen verschiedene Zeichenbreiten (diese werden als Dickten bezeichnet) haben, nennt man Proportionalschrift. Dies ist für die meisten Druckschriften heute der Standard. Schriften, die im Gegensatz dazu für jedes Zeichen die gleiche Breite aufweisen, werden als dicktengleiche – oder englisch monospaced – Schriften bezeich-
Die Zeichenformatierung
net. Kennzeichnend für Schreibschriften ist, dass die Zeichen in einem Wort fast oder konkret aneinander anschließen, so dass das Bild einer handgeschriebenen Schrift entsteht. Symbolschriften ermöglichen die Darstellung von grafischen Symbolen.
»» Schriftgrößen werden in Punkt gemessen. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Eine Serifenschrift zwischen 8 und 10 Punkt ist gut lesbar. Bei Dokumenten, die mit normalem Abstand zwischen Augen und Papier gelesen werden, sollte die Grundschrift einen Schriftgrad zwischen 8 und 12 Punkt aufweisen. Für Informationen, die aus größerer Entfernung gelesen werden, gelten natürlich andere Regeln. Für Anmerkungen, Hinweise und Fußnoten empfehlen sich Schriftgrade von 6 bis 10 Punkt. Sie sollten jedenfalls ein bis zwei Punkt kleiner als der Schriftgrad der Grundschrift sein. Überschriften müssen Texte gliedern und eine schnelle Suche im Text erleichtern, deshalb sollten sie sich vom Grundtext abheben. Die hierfür zu verwendende Schriftgröße ist sehr stark von der Art des Dokuments abhängig. Um die Schriftart und -größe für einen bestimmten Textbereich festzulegen, markieren Sie diesen und wählen die gewünschten Parameter aus den Listenfeldern Schriftart und Schriftgrad aus.
»» Die Einstellung der Schriftart nehmen Sie über das entsprechende Listenfeld vor (à Abbildung 4.19 links). Die Mehrzahl der Schriften in diesem Katalog sind OpenType-Schriften, die mit einem O-Symbol gekennzeichnet sind. Diese werden mit Windows mitgeliefert und können auf jedem grafikfähigen Drucker gedruckt werden. Mit diesen Schrifttypen können auch spezielle Varianten abgebildet werden (à Kapitel 6). Bei den Schriften mit dem vorangestellten doppelten T handelt es sich um sogenannte TrueType-Schriften. Schriften mit dem vorangestellten Druckersymbol sind Schriften, die Ihnen der festgelegte Drucker zur Verfügung stellt; sie ändern sich also je nach verwendetem Drucker.
»» Über das Listenfeld Schriftgrad
in diesem Bereich legen Sie die Größe der Schrift fest (à Abbildung 4.19 rechts). Schriftgrößen werden in Punkt gemessen. 1 Punkt entspricht 0,351 mm bzw. 1/72 Zoll.
Abbildung 4.19 Zum Einstellen von Schriftart und Schriftgrad verwenden Sie die Kataloge.
»» Mithilfe der beiden Schaltflächen Schriftart vergrößern und Schriftart verkleinern können Sie die Größe der Schrift des markierten Bereichs stufenweise an Ihre Vorstellungen anpassen. Die Pfeilspitzen darin dienen nicht zum Aufklappen von Listen, sie beschreiben nur die Richtung der Änderung der Größe. Wählen Sie einen Schriftschnitt, um den vorher markierten Teil des Textes hervorzuheben.
»» Eine fette Darstellung
benutzt man häufig zum Hervorheben von Begriffen etc., die nicht übersehen werden sollen. Gehen Sie bei der Anwendung im Textkörper besser sparsam damit um.
121
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
»» Die kursive Darstellung
ist dezenter und eignet sich besser für die Hervorhebung längerer Passagen.
»» Zum Unterstreichen
können Sie zwischen mehreren Optionen wählen: Sie können zwischen mehreren Linienarten und der zu verwendenden Farbe wählen.
»» Auch ein Durchstreichen
ist möglich. Sie sollten aber dieses Format nur in Ausnahmefällen für Korrekturen benutzen.
4.3.3 Weitere Optionen Beachten Sie auch die Schaltflächen für zusätzliche Aufgaben bei der Formatierung:
»» Tiefgestellt
erzeugt tiefer gestellten Text in kleinerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option beispielsweise für Indizes.
»» Hochgestellt
erzeugt hochgestellten Text in kleinerer Schriftgröße. Verwenden Sie diese Option beispielsweise für Exponenten.
»» Groß-/Kleinschreibung
liefert diverse Alternativen, den markierten Text in großen oder kleinen Buchstaben anzuzeigen. Es ist vermutlich überflüssig zu erwähnen: Sie ändern damit nicht die Buchstaben selbst, nur die Art der Formatierung.
4.3.4 Farbgebung Zur Farbgebung der Schrift stehen Ihnen zwei weitere Parameter zur Verfügung.
»» Im Listenfeld Schriftfarbe
wählen Sie die Farbe der Schrift aus (à Abbildung 4.20 links). Mit Automatisch wird die Standardtextfarbe unter Windows verwendet. Darunter stehen Ihnen mehrere Designfarben und noch weiter unten einige Standardfarben zur Verfügung.
»» Wenn Sie innerhalb eines Textbereichs einen Abschnitt farblich besonders hervorheben wollen, benutzen Sie das Werkzeug Texthervorhebungsfarbe (à Abbildung 4.20 rechts). Damit wird der Hintergrund hinter dem vorher markierten Textbereich eingefärbt.
122
Abbildung 4.20 Schriftfarbe und Texthervorhebungsfarbe
Wenn Ihnen die zur Verfügung gestellten Designfarben nicht genügen, können Sie auch eigene Farben zusammenstellen. Klicken Sie dazu im Listenfeld Schriftfarbe auf Weitere Farben. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie eine andere Farbe auswählen (à unten).
4.3.5 Formatierung ändern Microsoft Office stellt verschiedene Verfahren zur Verfügung, die im markierten Bereich verwendeten Formate zu ändern. Zur Korrektur können Sie entweder die einzelnen Formatierungen individuell ändern oder bestimmte Formatierungen durch andere ersetzen. Um eine zugewiesene Formatierung zu ändern, können Sie genauso wie beim ursprünglichen Formatieren vorgehen: Markieren Sie das zu formatierende Element und legen Sie die Parameter des Formats über die entsprechenden Werkzeuge neu fest – beispielsweise über die Gruppe Schriftart der Registerkarte Start. Denken Sie daran, dass einige der Schaltflächen in der Gruppe Schriftart als Umschalter wirken. Um beispielsweise ein fett formatiertes Wort wieder normal darzustellen, markieren Sie das Wort und klicken Sie dann auf die aktiviert dargestellte Schaltfläche Fett. Sie können auch ein für ein Textelement festgelegtes Format auf ein anderes übertragen:
»» Dazu markieren Sie zunächst das Element, dessen Format Sie übertragen wollen. Bei einem Zeichenformat reicht es aus, wenn Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in den so formatierten Textbereich setzen.
Weitere Standardwerkzeuge
»» Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Gruppe Zwischenablage der Registerkarte Start.
»» Markieren Sie abschließend das Element, auf das das Format übertragen werden soll. Wenn Sie auf der Schaltfläche Format übertragen einen Doppelklick ausführen, bleibt die Funktion nach dem Übertragen auf das Zielelement aktiviert. Sie können dann anschließend weitere Elemente anklicken, um auch diesen das Format zuzuweisen. Ein Drücken der Taste È oder ein erneuter Klick auf die Schaltfläche schaltet die Funktion wieder aus Formatierung löschen entfernt bei Word die gesamte Zeichenformatierung aus dem vorher markierten Bereich.
4.4 Weitere Standardwerkzeuge Daneben gibt es noch eine Reihe weiterer Werkzeuge und Befehle, die im Prinzip bei alle Programmen der Familie Microsoft Office vorhanden sind. Dazu gehören
beispielsweise das Rückgängigmachen und Wiederherstellen von Befehlen und Eingaben, die Einstellung der Vergrößerung auf dem Bildschirm, das Verwenden von Symbolzeichen in einem Dokument oder das Arbeiten mit Farben.
4.4.1
Arbeiten mit Dokumentfenstern
Sie werden feststellen, dass nicht alle Programme der Office-Familie dieselben Stile bei ihren Benutzeroberflächen benutzen. Einige Programme erlauben es beispielsweise, gleichzeitig mehrere Dokumente geöffnet zu halten.
»» Wenn jeweils nur ein einzelnes Dokument geöffnet sein kann, spricht man von einem sogenannten Single-Document Interface – abgekürzt SDI. Ein Beispiel für die SDI-Oberfläche ist das Programm Access. Es kann nur ein einzelnes Dokument geöffnet werden und dieses wird automatisch geschlossen, wenn Sie ein anderes öffnen.
»» Können mehrere Dokumente in einer Anwendung gleichzeitig geöffnet sein, bezeichnet man das als
Abbildung 4.21 Excel kann mehrere Dokumentfenster anzeigen.
123
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Multiple-Document Interface – abgekürzt MDI. Micro soft Excel ist ein Beispiel für eine MDI-Oberfläche. In Excel haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig anzuzeigen, wobei jedes Dokument in einem eigenen Dokumentfenster innerhalb des Anwendungsfensters erscheint (à Abbildung 4.21).
»» Anders ist es bei Word: Rein technisch gesehen wird beim Öffnen mehrerer Word-Dokumente nur eine Instanz von Word geöffnet, der Benutzer hat aber den Eindruck, als würden zwei oder mehr Versionen existieren. Sie können diese Einstellungen ändern und Word dazu bewegen, ein ähnliches Verhalten wie beispielsweise Excel zu zeigen. Dazu müssen Sie in den Word-Optionen die Kategorie Erweitert öffnen und im Bereich Anzeigen das Kontrollkästchen Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen deaktivieren. Mehrere geöffnete Dokumente können dann in sogenannten Dokumentfenstern innerhalb des Anwendungsfensters angezeigt werden.
Fensterdarstellung ändern Mithilfe der drei Schaltflächen rechts oben in der Titelleiste eines Fensters können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln (à Tabelle 4.2). Diese Werkzeuge werden Ihnen wahrscheinlich schon bekannt sein. Bei Excel
Symbol
gelten die Techniken sowohl für das Anwendungsfenster als auch für die Dokumentfenster darin.
Zwischen Fenstern wechseln Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, wird bei Windows XP und Vista jedes einzelne in einem separaten Fenster geöffnet, deren Namen als separate Schaltflächen in der Taskleiste angezeigt werden. Klicken Sie auf eine dieser Schaltflächen, um zum gewünschten Dokument zu wechseln. Wenn Sie mit Windows 7 als Betriebssystem arbeiten, sollten Sie die folgenden Besonderheiten beachten:
»» Wenn Sie den Mauszeiger auf ein Programmsymbol in der Taskleiste bewegen, wird ein Symbol für das Programmfenster angezeigt. Wie diese Darstellung der Elemente erfolgt, ist natürlich auch eine Frage der Leistungsfähigkeit des Computers. Leistungsstärkere Rechner sorgen automatisch dafür, dass diese Elemente in Form von Miniaturansichten angezeigt werden. Wenn Sie in einem Anwendungsprogramm mehrere Dateien geöffnet haben – beispielsweise mehrere Dokumente im Programm Microsoft Word –, erkennen Sie das daran, dass das Symbol für die Anwendung als Gruppe mehrerer Symbole angezeigt wird ( Abbildung 4.22): Wenn Sie den Mauszeiger auf diese Symbolgruppe bewegen, werden die Namen der dazugehörenden Fenster – also An-
Beschreibung Die Fensterdarstellung erlaubt es, die Größe und Position des Fensters zu verändern. Haben Sie mehrere Dokumente geöffnet, können Sie diese in unterschiedlicher Form überlappend oder nebeneinander darstellen. Von der Vollbilddarstellung können Sie mit dieser Schaltfläche zur Fensterdarstellung zurückschalten. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche schalten Sie zurück zur Vollbilddarstellung. Damit nutzen Sie den zur Verfügung stehenden Platz voll aus, können aber immer nur ein Dokument auf dem Bildschirm kontrollieren. Wenn Sie ein geöffnetes Dokument im Augenblick nicht benötigen, können Sie dessen Fenster durch einen Klick auf diese Schaltfläche zum Symbol in der Taskleiste reduzieren. Um das dazugehörende Fenster wieder zu öffnen, klicken Sie einfach auf das betreffende Symbol in der Taskleiste. Ein Klick auf diese Schaltfläche schließt das Fenster.
Tabelle 4.2 Schaltflächen regeln die Form der Fensterdarstellung.
124
Weitere Standardwerkzeuge
Abbildung 4.22 Fenstersymbole in der Taskleiste bei Windows 7
wendung und die gerade geöffneten Dateien – eingeblendet.
»»
»» Wenn Sie den Mauszeiger in eine solche Liste hinein bewegen, haben Sie auch die Möglichkeit, das Fenster über die dann darin auftauchende kleine Schaltfläche zu schließen. Bei Word und Excel können Sie auch das Dokument über die Schaltfläche Fenster wechseln auf der Registerkarte Ansicht auswählen. Das gerade aktive Dokument ist hier mit einem Häkchen gekennzeichnet. Access erlaubt beispielsweise nur das Öffnen von jeweils einer Datenbank. Outlook erlaubt die Wahl eines Elements im Prinzip nur über die Taskleiste.
4.4.2 Befehle und Eingaben rückgängig machen Das Programm merkt sich während der Arbeit an einem Dokument Ihre durchgeführten Aktionen und Eingaben. Das bedeutet, dass Sie die meisten Eingaben und Befehle auch wieder rückgängig machen können und auch anschließend wiederherstellen können:
»» Falls Sie also einen Befehl irrtümlich aufgerufen oder eine falsche Eingabe vorgenommen haben, können Sie dies durch einen Klick auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff widerrufen. Die zuletzt durchgeführte Aktion wird dann rückgängig gemacht.
Über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche können Sie auch mehrere nacheinander ausgeführte Befehle oder Eingaben in einem Arbeitsschritt widerrufen. Mehrere hintereinander durchgeführte Aktionen können nur insgesamt als Kette von Eingaben widerrufen werden. Es ist also beispielsweise nicht möglich, lediglich die fünftletzte Aktion zu widerrufen; Sie müssen hierfür alle fünf zuletzt getätigten Aktionen rückgängig machen.
»» Auch beim Rückgängigmachen kann man sich irren. Um den zuletzt rückgängig gemachten Befehl wieder gültig zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
»»
Bei einigen Programmen – beispielsweise Excel – können Sie über das Listenfeld zu dieser Schaltfläche mehrere rückgängig gemachte Befehle in einem Schritt wiederherstellen. Das ist aber nur bei einigen Programmen der Familie möglich.
Außerdem stehen Ihnen für diese Aufgaben auch Tastenkombinationen zur Verfügung (à Tabelle 4.3). Tasten
Beschreibung
Ÿ+Z
Aktion rückgängig machen
Ÿ+Y
Rückgängig gemachte Aktion wiederherstellen
Tabelle 4.3 Tastenkürzel zum Rückgängigmachen und Wiederherstellen
125
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
Der Speicher, in dem die Informationen zum Rückgängigmachen abgelegt werden, wird gelöscht, sobald Sie das aktuelle Dokument speichern. Nach dem Speichern können Sie also keine der vorher durchgeführten Aktionen mehr rückgängig machen!
TIPP
4.4.3 Den Vergrößerungsmaßstab einstellen Über die Zoomfunktion eines Programms können Sie festlegen, in welchem Maße das Dokument auf dem Bildschirm vergrößert beziehungsweise verkleinert dargestellt werden soll. Wenn Sie die Anzeige vergrößern, können Sie den Text besser lesen, wenn Sie sie verkleinern, sehen Sie mehr vom Dokument. Praktisch alle Programme verfügen im rechten Bereich der Statusleiste über mehrere Elemente, über die Sie den Vergrößerungsmaßstab ändern können. Der Prozentwert links zeigt den aktuell eingestellten Maßstab an. Durch Klicks auf die kleinen Schaltflächen mit dem Plus- und dem Minuszeichen können Sie den Maßstab der Darstellung stufenweise verändern, über den Schieberegler dazwischen lassen sich auch Zwischenwerte einstellen. Außerdem finden Sie im Menüband auf der Registerkarte Ansicht meist eine Gruppe mit dem Namen Zoom, über deren Befehlsschaltflächen Sie die Vergrößerung einstellen können (à Abbildung 4.23).
Abbildung 4.23 Die Gruppe Zoom bei Word und Excel
Ein Klick auf die Schaltfläche Zoom darin zeigt ein Dialogfeld an, über das Sie den gewünschten Maßstab einstellen können (à Abbildung 4.24)
» Die häufig verwendeten Darstellungsmodi können Sie durch Wählen von 200 %, 100 % oder 75 % usw. einstellen. Im Feld Prozent oder Benutzerdefiniert können Sie aber auch einen Zahlenwert im Bereich zwischen 10 % und 500 % eingeben.
126
Abbildung 4.24 Das Dialogfeld Zoom bei Word (links) und Excel (rechts)
» Über die weiteren Optionen können Sie beispielsweise bei Word die Anzeige so einstellen, dass entweder die gesamte Seitenbreite (inklusive Rand), die Textbreite (also die Seite ohne Rand) oder die Ganze Seite vollständig angezeigt wird. Diese Optionen sind nur in der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenansicht verfügbar.
» Wenn Sie bei Word die Option Mehrere Seiten aktivieren, legen Sie über die darunter angezeigte Schaltfläche mit dem Monitor fest, wie viele Seiten angezeigt werden sollen. Diese Option wirkt nur in der Ansicht Seitenlayout und in der Seitenansicht. Für die einzelnen Ansichten eines Dokuments können Sie unterschiedliche Vergrößerungsmaßstäbe einstellen.
» Bei Excel können Sie durch Wahl von An Markierung anpassen bewirken, dass ein vorher markierter Zellbereich maximal vergrößert wird.
Weitere Standardwerkzeuge
4.4.4 Farben und Muster
Zusätzliche Farben
Alle Programme verfügen über unterschiedliche Möglichkeiten, Farben für bestimmte Zwecke im Dokument einzusetzen. Sie können beispielsweise Farben für Texte und Hintergründe wählen. Auf Details dazu werden wir in den Kapiteln über das Formatieren eingehen (à beispielsweise Kapitel 6 oder 12).
Wenn Ihnen die in der Liste angezeigten Farben nicht ausreichen, können Sie neue Farben mischen. Das erreichen Sie über das Dialogfeld Farben, das Sie über die Schaltfläche Weitere Farben in der Liste zur Farbwahl anzeigen lassen. Sie können hier entweder die Auswahl über die verfügbaren Basisfarben vornehmen oder die Farben vollkommen frei mischen (à Abbildung 4.26). Dafür stehen Ihnen mehrere Farbmodelle zur Verfügung.
Die Standardfarben Befehlsschaltflächen zur Wahl einer Farbe zeigen in fast allen Fällen eine kleine Liste an, in der die verfügbaren Farben dargestellt sind (à Abbildung 4.25, links).
»» Über die Registerkarte Standard können Sie eine weitere Standardfarbe auswählen (à Abbildung 4.25 links). Klicken Sie in dem Farbsechseck auf eine solche Basisfarbe. Rechts unten im Dialogfeld finden Sie dann die Felder Neu und Aktuell, über die Sie die bisherige und die neue Farbe vergleichen können. Zum Vergleich reicht es aus, dass Sie den Mauszeiger auf einer Farbe ruhen lassen.
»» Über die Registerkarte Benutzerdefiniert können Sie eine Farbe aus den Basisfarben selbst mischen (à Abbildung 4.25 rechts). Durch Verschieben der Marke im Feld können Sie die Farbe ändern. Durch Verschieben in der Horizontalen ändern Sie den Farbton, durch Verschieben in der Vertikalen die Sättigung.
Abbildung 4.25 Die Liste der Farben
Abbildung 4.26 Eine neue Farbe erstellen
127
Kapitel 4 • Programmübergreifende Standardbefehle
»» Alternativ zum Verschieben der Marke über die Maus können Sie die Farbe auch durch Eingabe von Zahlenwerten festlegen. Wählen Sie dazu zuerst ein Farbmodell aus. Wenn Sie das Farbmodell HSL gewählt haben, können Sie die Farbparameter Farbton, Sättigung und Intensität auch durch Eingabe der Werte oder über die Drehfelder regeln. Haben Sie das Farbmodell RGB gewählt, können Sie die Farb parameter auch über die Intensitäten der drei Elementarfarben Rot, Grün und Blau regeln. Nach der Bestätigung wird die von Ihnen definierte Farbe in der Liste unter Zuletzt verwendete Farben angezeigt und kann wie die anderen Farben verwendet werden.
Muster und Fülleffekte In einigen Fällen finden Sie im Farbkatalog auch die Option Fülleffekte – bei Word beispielsweise im Katalog zur Seitenfarbe auf der Registerkarte Seitenlayout. Nach einem Klick darauf wird das gleichnamige Dialogfeld geöffnet, mit dessen Hilfe Sie Ihre Seiten mit speziellen Hintergrundeffekten versehen können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Grafiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen.
128
Abbildung 4.27 Als Fülleffekt können Sie Farbverläufe oder Strukturen verwenden.
Auf der Registerkarte Graduell haben Sie die Wahl zwischen einfarbigen, zweifarbigen und vordefinierten Farbverläufen (à Abbildung 4.27 links).
»» Je nachdem, welche Option Sie im Bereich Farben wählen, ändern sich die Einstellungen, die Sie in diesem Bereich vornehmen können.
»» Ist die Option Einfarbig aktiviert, klappen Sie für Farbe 1 das Drop-down-Listenfeld zum Wählen einer Farbe auf. Danach können Sie durch Ziehen des Feldes darunter die Helligkeit des Farbverlaufs einstellen.
»» Bei Zweifarbig müssen Sie zunächst im entsprechenden Drop-down-Listenfeld die erste Farbe einstellen und dann in einem weiteren Drop-down-Listenfeld die zweite Farbe auswählen.
»» Bei Verwenden einer Voreinstellung wählen Sie im Drop-down-Listenfeld den gewünschten Stimmungseffekt – beispielsweise Früher Sonnenuntergang oder Abenddämmerung – aus.
»» Unter Schattierungsarten wählen Sie die Richtung aus, in der der Farbverlauf erfolgen soll. Danach werden im Feld Varianten die zur gewählten Schattierungsart möglichen Darstellungen angezeigt. Klicken Sie auf das Feld der Variante, die Sie verwenden möchten.
Weitere Standardwerkzeuge
Abbildung 4.28 Als Fülleffekt können Sie aber auch Muster oder Grafikdateien verwenden.
Über die Registerkarte Struktur haben Sie Zugriff auf eine große Auswahl von Strukturfüllungen, wie zum Beispiel verschiedenfarbiger Marmor, Pergament oder Sand (à Abbildung 4.28 rechts).
»» Legen Sie über die Drop-down-Listenfelder Vorder-
»» Markieren Sie das Feld der Strukturfüllung, die Sie
ters, das Sie zuweisen wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
zuweisen wollen, und bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.
»» Mit Weitere Strukturen öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie eine andere Datei auswählen können, die Sie als Hintergrund verwenden wollen. Auf der Registerkarte Muster stehen verschiedene Muster mit wählbaren Vorder- und Hintergrundfarben zur Verfügung (à Abbildung 4.27 links).
grund und Hintergrund die gewünschten Farben des Musters fest.
»» Markieren Sie im Bereich Muster das Feld des Mus-
Über die Registerkarte Grafik können Sie eine Grafik als Hintergrundbild hinzufügen (à Abbildung 4.27 rechts). Sie sollten aber wie bereits angesprochen darauf achten, beispielsweise ein niedrig auflösendes Bild zu verwenden, damit die Ladezeiten nicht zu hoch werden. Klicken Sie auf Grafik auswählen, um über ein weiteres Dialogfeld die gewünschte Grafik anzugeben. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK. Die gewählte Grafik wird dann im Feld Beispiel angezeigt.
129
Teil 2 Textverarbeitung mit Word 2010
Kapitel 5 Texte eingeben und bearbeiten
134
Kapitel 6 Textdokumente formatieren
158
Kapitel 7 Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
192
Kapitel 8 Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
206
Teil 5 • Textverarbeitung mit Word 2010 Das Programm Microsoft Word ist innerhalb der Microsoft Office 2010-Familie für den Bereich Textverarbeitung zuständig. Die Aufgaben einer solchen Art von Programm sind Ihnen wahrscheinlich bereits bekannt: Sie können damit Texte eingeben, korrigieren und formatieren. Dieser Teil des Buchs ist in vier Kapitel gegliedert, in denen wir Ihnen alle wichtigen Funktionen des Programms vorstellen.
132
Textverarbeitung mit Word 2010
Kapitel 5: Texte eingeben und bearbeiten Sie können in ein Word-Dokument Text eingeben, indem Sie die Tastatur wie eine Schreibmaschine benutzen. Für die Eingabe und Korrektur helfen Ihnen mehrere Werkzeuge, die über das reine Tippen hinausgehen. Diese sollten Sie kennen, um bei der Arbeit keine Überraschungen zu erleben.
Kapitel 6: Textdokumente formatieren Anschließend – oder auch parallel zur Eingabe – können Sie das Dokument formatieren – also optisch gestalten. Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung. Die verschiedenen Elemente eines Textes lassen sich individuell formatieren. Die wichtigsten Gestaltungsmerkmale betreffen den Satzspiegel des gesamten Dokuments, die Gestaltung der Absätze und – nicht zuletzt – die der einzelnen Zeichen. Sie sollten sich auch mit den Dokument- und Formatvorlagen auskennen, die Ihnen eine flexible Gestaltung des Erscheinungsbilds ermöglichen.
Kapitel 7: Zusätzliche Elemente in den Text einfügen Nach oder während der Eingabe des Textes können Sie weitere Elemente in das Textdokument übertragen. In vielen Fällen sind beispielsweise Datum- und/oder Uhrzeitangaben sowie Seitenzahlen erforderlich. Microsoft Word stellt auch mehrere Werkzeuge für die Arbeit mit umfangreichen Dokumenten unter dem Stichwort Referenzen bereit, über die Sie Fußnoten, Beschriftungen, Indizes und Verzeichnisse in das Dokument einfügen können.
Kapitel 8: Weitere Word-Funktionen und Optionen Sie können Microsoft Word nicht nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kürzeren Dokumenten verwenden, sondern auch zum Verfassen von umfangreicheren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten. Wir zeigen Ihnen, wie man mit Hilfe des neuen Navigationsbereichs Dokumentstrukturen organisiert. Wie alle Programme des Pakets Office verfügt auch Word über vielfältige Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten. Darauf gehen wir im letzten Teil dieses Kapitels ein.
Denken Sie daran, dass Sie in Word auch viele Funktionen einsetzen können, die in (fast) allen Office-Programmen benutzt werden können – beispielsweise können Sie grafische Elemente in Ihr Dokument einfließen lassen und dieses so informativer und interessanter gestalten. Diese Funktionen sprechen wir im Teil über die von den Programmen gemeinsam bewältigten Aufgaben an (à Kapitel 24 bis 28).
HINWEIS
133
Kapitel 5 Texte eingeben und bearbeiten Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Dabei helfen Ihnen verschiedene Werkzeuge – die für die Eingabe und Bearbeitung wichtigsten werden in diesem Kapitel zusammengefasst.
» Wir wollen Ihnen zuerst die Elemente der Oberfläche des Programms Word 2010 vorstellen (à Abschnitt 5.1).
» Die Methoden zur Texteingabe entsprechen den für ein solches Programm üblichen (à Abschnitt 5.2). Einige Besonderheiten sollten Sie aber beachten, beispielsweise die nichtdruckbaren Sonderzeichen.
» Dann wollen wir die Methoden zur Korrektur ansprechen (à Abschnitt 5.2.4). Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, können Sie ganz einfach die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen und den Fehler korrigieren. Außerdem stellt Ihnen Microsoft Word mit der Rechtschreibund Grammatikprüfung und der AutoKorrektur Werkzeuge zur Erleichterung der Eingabe zur Verfügung.
134
» Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit bearbeiten – also verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren, verschieben, löschen oder durch andere Elemente ersetzen (à Abschnitt 5.4).
» Mithilfe der Funktionen Suchen und Ersetzen können Sie im gesamten Dokument nach Zeichen, Wörtern oder Textpassagen suchen und diese auch durch andere ersetzen lassen (à Abschnitt 5.5).
» Nachdem Sie mit den Grundtechniken der Eingabe und Bearbeitung vertraut sind, Sie sollten auch gleich noch wissen, dass Microsoft Word Ihnen mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung stellt, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung eines Dokuments gezielt einsetzen können (à Abschnitt 5.6). Im Ordner 05 auf der Begleit-CD finden Sie einige kleine Dateien, mit deren Hilfe Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Tätigkeiten nachvollziehen können, ohne selbst Texte eingeben zu müssen. Wahrscheinlich benötigen Sie diese aber nicht.
CD-ROM
Das Programmfenster von Word
Abbildung 5.1 Die Programmoberfläche von Microsoft Word 2010
5.1
Das Programmfenster von Word
Nach dem Starten von Microsoft Word wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Oberfläche des Programms zusammen mit einem leeren Dokument angezeigt (à Abbildung 5.1). Machen Sie sich vor der Arbeit an einem Dokument zunächst einmal mit den typischen Elementen dieser Oberfläche vertraut. Im Folgenden werden diese Elemente kurz vorgestellt, Details werden dann in den folgenden Kapiteln im jeweiligen Zusammenhang erläutert.
» Die Titelleiste des Fensters enthält den Dokumentund den Programmnamen sowie ganz links das Symbol zum Öffnen des Systemmenüs und ganz rechts die Schaltflächen zum Regeln der Fensterdarstellung sowie zum Schließen des Fensters.
» In dieser Titelleiste und in dem Bereich direkt darunter finden Sie praktisch alle Elemente, die zur Steuerung des Programms notwendig sind. Dazu gehören die Symbolleiste für den Schnellzugriff und das Menüband (à Kapitel 2).
» Den Großteil des Bildschirms nimmt der eigentliche Arbeitsbereich des Programms ein. Hier geben Sie den Inhalt Ihres Dokuments ein. Der Mauszeiger hat die Form eines großen I, sofern er sich innerhalb des eigentlichen Textbereichs befindet. Er kann aber auch andere Formen – beispielsweise im Rahmen der Funktion Klicken und Eingeben – annehmen (à unten). Die blinkende Einfügemarke in Form eines senkrechten Strichs kennzeichnet die Stelle, an der die eingegebenen Zeichen auf dem Bildschirm – also auch im Dokument – erscheinen. In der Statusleiste am unteren Rand des Fensters werden unter anderem Hinweise zum Programmablauf angezeigt (à Tabelle 5.1). Einige dieser Elemente können Sie über das Kontextmenü zur Statusleiste abschalten, wieder einschalten und auch an Ihre speziellen Arbeitsgewohnheiten anpassen (à Kapitel 8). Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben das Verhalten des Programms mit den automatisch gewählten Standardeinstellungen.
ACHTUNG
135
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Anzeige
Beschreibung Die Einfügemarke befindet sich auf Seite 1 in einem Dokument, das insgesamt 1 Seite umfasst. Ein Klick auf die Schaltfläche zeigt das Dialogfeld Gehe zu an, über das Sie zu anderen Stellen im Dokument navigieren können. Im Dokument sind 0 Wörter eingegeben worden. Ein Klick zeigt das Dialogfeld Wörter zählen an ( unten). Wenn im Dokument keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler erkannt wurden, finden Sie ein Symbol mit einem Häkchen. Sind Fehler vorhanden, wird das durch eine andere Form der Schaltfläche angezeigt. Ein Klick darauf startet dann die Rechtschreibprüfung ( Kapitel 4 und unten). Die Standardsprache für die Dokumentprüfung im Dokument ist Deutsch. Ein Klick darauf erlaubt die Wahl einer anderen Sprache. Zurzeit werden keine Makros aufgezeichnet. Ein Klick auf diese Schaltfläche startet die Aufzeichnung ( Kapitel 28). Diese Anzeige erfolgt nur, wenn die Registerkarte Entwicklertools eingeblendet ist ( Kapitel 2). Über diese Schaltflächen können Sie zwischen unterschiedlichen Ansichten für das Dokument wählen ( unten). Die Zahl mit dem Prozentzeichen zeigt den aktuell eingestellten Vergrößerungsmaßstab an. Ein Klick darauf zeigt das Dialogfeld Zoom an, über das Sie einen anderen Maßstab wählen können ( Kapitel 4). Ein schnelles Ändern des Vergrößerungsmaßstabes ist auch über den Schieberegler möglich. Setzen Sie den Mauszeiger darauf und verschieben Sie die Maus mit gedrückt gehaltener Maustaste ( Kapitel 4).
Tabelle 5.1 Wichtige Anzeigen in der Statusleiste
5.2 Text eingeben Nachdem Sie Microsoft Word gestartet haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen, indem Sie die Tastatur wie die einer Schreibmaschine benutzen.
5.2.1
Zeichen eingeben
Wenn Sie die Arbeit des Eintippens von Text in einem Programm für Textverarbeitung noch nicht gewohnt sind, sollten Sie grundsätzlich einige Besonderheiten beachten:
»» Das zu einer gedrückten Taste gehörende Zeichen wird auf dem Bildschirm an der durch die Einfügemarke gekennzeichneten Stelle eingefügt. Durch die fortlaufende Eingabe von Zeichen werden die Einfügemarke und damit das Ende des Dokuments automatisch nach hinten verschoben. Die Einfügemarke kann nicht hinter das Ende des Dokuments bewegt werden. Beachten Sie, dass sich die Einfügemarke unter Umständen in einem anderen als dem gerade auf dem Bildschirm angezeigten Teil des Dokuments befindet. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um den angezeigten Bereich zu verschieben.
136
»» Kleinbuchstaben und Zahlen erzeugen Sie durch Drücken der entsprechenden Taste. Um Großbuchstaben oder die oben auf einer Taste angezeigten Zeichen zu erzeugen, halten Sie gleichzeitig die Taste Á gedrückt.
»» Wenn Sie die Â-Taste drücken, werden alle Buchstaben als Großbuchstaben dargestellt. Zum Abschalten dieses Modus drücken Sie noch einmal Â.
»» Für einen Zwischenraum zwischen Wörtern benutzen Sie beispielsweise die þLeerÿ-Taste.
»» Wird ein Wort am Ende einer Zeile zu lang, so dass es nicht mehr in die Zeile passt, wird es automatisch in die nächste Zeile gesetzt. An einen Zeilenvorschub – wie bei der Schreibmaschine – brauchen Sie also nicht zu denken.
»» Um einen neuen Absatz zu beginnen, drücken Sie die Taste Æ.
»» Eine zusätzliche Leerzeile können Sie durch ein zweites Drücken der Taste Æ erreichen.
Text eingeben
In der Textverarbeitung mit dem Computer gilt aber: Wollen Sie zwischen zwei Absätzen einen Leerraum schaffen, erreichen Sie das besser über das Setzen eines entsprechendes Absatzabstands – also einen Formatierungsbefehl (à Kapitel 6).
HINWEIS
5.2.2 Nicht druckbare Zeichen in der GrupWenn Sie die Schaltfläche Alle anzeigen pe Absatz der Registerkarte Start aktiviert haben, werden neben Ihren Eingaben auch noch andere Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt (à Tabelle 5.2). Diese Zeichen werden nicht ausgedruckt, sie dienen lediglich der Information. Beispielsweise können Sie am Vorhandensein des Zeichens ¶ erkennen, dass Sie am Ende einer Zeile mit der Taste Æ eine Absatzmarke gesetzt haben. Ein hochgestellter, auf der Zeilenhöhe zentrierter Punkt symbolisiert ein Leerzeichen. Nachdem dieses Zeichen auch noch etwas größer als das Interpunktionszeichen Punkt ist, ist es nicht mit dem Satzendezeichen zu verwechseln. Zeichen
Bedeutung Absatzmarke.
.(ein.auf.Zeilenhöhe.zentrierter.Punkt)
Für Autoren oder Texter, die nach Anzahl der Wörter entlohnt werden, ist vielleicht gleich hier der Befehl Wörter zählen in der Gruppe Dokumentprüfung der Registerkarte Überprüfen interessant, mit dem auf die Schnelle die Anzahl der Wörter im gesamten Dokument oder im zuvor markierten Bereich festgestellt werden kann (à Abbildung 5.2).
Abbildung 5.2 Die eingegebenen Zeichen, Wörter, Zeilen und Absätze können Sie zählen lassen.
Achten Sie darauf, dass in der Grundeinstellung des Dialogfelds nicht nur die Zeichen und Wörter im eigentlichen Text selbst, sondern auch die in Textfeldern, Fuß- und Endnoten mitgezählt werden. Sie können das ändern, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen im Dialogfeld abschalten.
Leerzeichen.
5.2.4 Zeilen- und Absatzabstand
Tabulatorsprung.
Mit Microsoft Office Word 2007 wurde eine neu konzipierte Standardvorlage zum Erstellen von Dokumenten eingeführt, die – unter anderem – auch über eine größeren Standardwert für den Zeilenabstand und größere Anstände zwischen den Absätzen verfügt.
Manueller.Zeilenwechsel. Tabelle 5.2 Die Anzeige von nicht druckbaren Zeichen kann die Interpretation erleichtern .
Die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen mag anfangs etwas störend wirken, sie ist aber in gewissen Arbeitssituationen sehr hilfreich, beispielsweise wenn es darum geht, herauszufinden, warum eine bestimmte Textanordnung nicht wie beabsichtigt ausfällt. Wenn Sie sich beispielsweise darüber wundern, warum ein Abstand zwischen zwei Wörtern etwas größer ist als üblich, kann das daran liegen, dass Sie zwischen diesen beiden versehentlich ein Tabulatorzeichen gesetzt haben. Dies erkennen Sie auf dem Bildschirm, wenn Sie Alle anzeigen eingeschaltet haben.
TIPP
5.2.3 Wörter zählen
» Der Zeilenabstand ist um 15% größer als bei Word in der Version 2003. Dies dient dazu, mehr Leerraum zwischen Textblöcken zu schaffen, um den Text lesbarer zu gestalten.
» Der Abstand zwischen den Absätzen wurde erweitert, damit der Anwender nicht mehr zweimal die Taste Æ drücken muss, um zusätzlichen Leerraum zu schaffen.
137
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Wenn Sie zu der von Word 2003 her gewohnten Darstellung zurückkehren möchten, verwenden Sie die folgenden Schritte:
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern. Wählen Sie Stil-Set und dann Word 2003.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern. Wählen Sie Schriftarten und klicken Sie unter Integriert auf Larissa Klassisch.
»» Wenn Sie alle neuen Dokumente mit dem Formatvorlagensatz und den Schriftarten von Word 2003 erstellen wollen, klicken Sie dann noch in der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern und dann auf Als Standard festlegen. Wenn Sie später wieder zur von Word 2010 standard mäßig benutzten Form zurückkehren wollen, müssen Sie wieder zum Word-2010-Formatvorlagensatz und zu den Office-Schriftarten wechseln. Sie können die Standardeinstellungen wiederherstellen, indem Sie in der Gruppe Formatvorlagen auf Formatvorlagen ändern klicken, dann Stil-Set wählen und auf Auf die Schnellformatvorlagen aus der Vorlage zurücksetzen klicken.
5.3 Text korrigieren Fehler bei der Eingabe passieren natürlich (fast) immer. Sie sollten also wissen, wie man solche korrigiert. Das geht sehr einfach.
5.3.1
Die Korrekturfunktionen bei Word
Es ist eigentlich überflüssig, zu erwähnen, dass Ihnen bei Word 2010 die schon angesprochenen Korrekturfunktionen der Office-Familie zur Verfügung stehen ( Kapitel 4): Über die AutoKorrektur können Sie typische Tippfehler, die Ihnen häufiger unterlaufen, automatisch bei der Eingabe korrigieren lassen. Mit der Rechtschreibprüfung können Sie beispielsweise das gesamte Dokument oder einen markierten Bereich auf Fehler hinsichtlich Rechtschreibung untersuchen und gegebenenfalls korrigieren lassen. Bei Word ergeben sich aber dabei noch einige Besonderheiten, auf die wir hier eingehen wollen.
138
Die Prüfung im Hintergrund Bei Word ist die Rechtschreib- und Grammatikprüfung im Hintergrund standardmäßig automatisch eingeschaltet. Das bedeutet, dass beim Schreiben von Text das Rechtschreib- und Grammatikprogramm aktiv ist.
»» Rechtschreibfehler werden mit einer roten Wellenlinie auf dem Bildschirm gekennzeichnet werden ( Abbildung 5.3). Zur Korrektur eines durch eine rote Wellenlinie gekennzeichneten Rechtschreibfehlers klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Wort, um über das Kontextmenü zu entscheiden, ob und wie zu korrigieren ist.
»» Die Grammatikprüfung funktioniert ähnlich wie die Rechtschreibprüfung. Zur Kennzeichnung von Grammatikfehlern wird eine grüne Wellenlinie benutzt ( Abbildung 5.4). Auch hier können Sie über das Kontextmenü die Optionen für die Korrektur festlegen. Auch in der Statusleiste wird bei Word das Vorhandensein von Fehlern vermerkt. Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie bewirken, dass die Stellen mit Schreibfehlern markiert und Vorschläge zur Korrektur eingeblendet werden.
Die nachträgliche Prüfung Wenn Sie bei Word durch einen Klick auf Rechtschreibung und Grammatik in der Gruppe Dokumentprüfung der Registerkarte Überprüfen die Prüfung erst nachtäglich vornehmen, werden auch Grammatikfehler in diesem Dialogfeld gemeldet. Im oberen Bereich des Dialogfelds wird die Regelverletzung in grüner Schrift hervorgehoben ( Ab bildung 5.5).
»» Unter Vorschläge werden Vorschläge zum Beheben des Grammatikfehlers angezeigt.
»» Klicken Sie auf Ändern, um die im Feld Vorschläge markierte Änderung durchzuführen oder die im Feld darüber vorgenommene Korrektur auszuführen.
»» Einmal ignorieren überspringt die als Regelverletzung gemeldete Stelle und setzt die Prüfung fort.
»» Regel ignorieren überspringt alle Stellen im Dokument, an denen Word eine solche Regelverletzung sieht, und setzt die Prüfung fort.
Text korrigieren
Abbildung 5.3 Die Prüfung der Rechtschreibung im Hintergrund bewirkt, dass Rechtschreibfehler mit roten Schlangenlinien unterstrichen werden.
Abbildung 5.4 Auch Fehler in der Grammatik werden mit Korrekturvorschlägen angezeigt.
Abbildung 5.5 Grammatikfehler werden in grüner Schrift angezeigt.
139
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
5.3.2
Einfache manuelle Korrekturen
Bewegungsrichtung
Tastenkombination
Falls Ihnen bei der Eingabe ein Fehler unterlaufen ist, müssen Sie zur Korrektur die Einfügemarke zurück zu der betreffenden Stelle bewegen. Setzen Sie dann dort die gewünschten Zeichen ein und/oder entfernen Sie die nicht gewünschten.
Ein.Zeichen.nach.links
{
Ein.Zeichen.nach.rechts
}
Ein.Wort.nach.links
Ÿ+{
Ein.Wort.nach.rechts
Ÿ+}
Die Einfügemarke bewegen
Ein.Absatz.nach.oben
Ÿ+|
Ein.Absatz.nach.unten
Ÿ+~
Eine.Zelle.nach.links.(in.einer.Tabelle)
Á+Å
Eine.Zelle.nach.rechts.(in.einer.Tabelle)
Å
Eine.Zeile.nach.oben
|
Eine.Zeile.nach.unten
~
Zeichen löschen
An.das.Zeilenende
¤
Einzelne Zeichen können Sie mit den Tasten ¢ oder à löschen, nachdem Sie die Einfügemarke an die entsprechende Stelle im Text gesetzt haben (à Tabelle 5.4).
An.den.Zeilenanfang
£
An.den.oberen.Rand.des.Fensters
Ç+Ÿ+¦
An.den.unteren.Rand.des.Fensters
Ç+Ÿ+¥
Eine.Bildschirmseite.aufwärts.(Bildlauf)
¦
Eine.Bildschirmseite.abwärts.(Bildlauf)
¥
An.den.Anfang.der.nächsten.Seite
Ÿ+¦
An.den.Anfang.der.vorherigen.Seite
Ÿ+¥
An.das.Ende.des.Dokuments
Ÿ+¤
An.den.Anfang.des.Dokuments
Ÿ+£
Zur.letzten.Bearbeitungsstelle
Á+Í
Die Einfügemarke können Sie nur innerhalb des bereits eingegebenen Textes bewegen. Bei der Arbeit mit der Maus setzen Sie den Mauszeiger auf die gewünschte Stelle und klicken dann. Zum Bewegen der Einfügemarke mit der Tastatur dienen die Pfeiltasten beziehungsweise Kombinationen aus Ÿ und einer Taste (à Tabelle 5.3).
Wollen Sie mehrere zusammenhängende Buchstaben löschen, können Sie das natürlich Buchstabe für Buchstabe erledigen. Sinnvoller ist es aber, den zu löschenden Textabschnitt zuerst als Ganzes zu markieren und dann in einem Zug zu löschen.
Zeichen einfügen Um ein zusätzliches Zeichen im Text einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke einfach an die Stelle, an der es erscheinen soll, und geben es dann ein.
Zeichen überschreiben Microsoft Word verfügt zusätzlich – beziehungsweise alternativ – zum standardmäßig eingeschalteten Einfügemodus über einen Überschreibmodus. Dieser bewirkt, dass beim Eintippen weiterer Zeichen innerhalb eines vorhandenen Textes die nach der Position der Einfügemarke stehenden Zeichen überschrieben werden. Sie schalten den Überschreibmodus durch Drücken der ¡-Taste ein und durch erneutes Drücken dieser Taste wieder aus. Diese Möglichkeit ist aber standardmäßig zunächst ausgeschaltet und muss erst über den Bereich Erweitert unter den Word-Optionen aktiviert werden (à Kapitel 8).
ACHTUNG
140
Nach.dem.Öffnen.eines.Dokuments.zu.der. Á+Í Stelle.im.Dokument,.an.der.Sie.vor.dem. letzten.Schließen.gearbeitet.haben Tabelle 5.3 Tasten zum Bewegen der Schreibmarke durch das Dokument
Taste(n)
Beschreibung
¢
Löscht.das.Zeichen.nach.der.Einfügemarke .
Ã
Löscht.das.Zeichen.vor.der.Einfügemarke .
Ÿ+Ã
Löscht.das.Wort.links.von.der.Einfügemarke .
Ÿ+¢
Löscht.das.Wort.rechts.von.der.Einfügemarke .
Tabelle 5.4 Tastenkürzel zum Löschen von Zeichen oder Wörtern
Text bearbeiten
5.3.3
Automatisierte Eingaben
Mit der Funktion Klicken und Eingeben können Sie einfach per Doppelklick auf die gewünschte Stelle im Dokument präzise an dieser Position Text, Grafiken etc. einfügen, ohne zuerst einen Einzug, eine links- oder rechtsbündige Ausrichtung oder Ähnliches festlegen zu müssen – seien Sie also vorsichtig mit einem unkontrollierten Klicken auf leere Stellen im Dokument. Welche Art von Formatierung vom Programm für den Absatz gewählt wird, können Sie vor dem Doppelklick am Symbol der Einfügemarke ablesen. Symbol
Word füllt beim Klicken und Eingeben die Lücke zwischen dem vorhandenen Text und dem neuen Absatz automatisch mit Standardabsätzen auf. Diese Funktion steht Ihnen nur in den Ansichten Seitenlayout, Weblayout und Vollbild-Lesemodus zur Verfügung. Außerdem muss die entsprechende Option auf der Registerkarte Erweitert im Fenster Word-Optionen aktiviert sein (à Kapitel 8).
5.4 Text bearbeiten Einer der wesentlichen Vorteile der Arbeit mit dem Computer gegenüber der mit der Schreibmaschine besteht darin, dass Sie Ihren Text jederzeit verändern oder erweitern können. Sie können beispielsweise Textelemente – also Zeichen, Wörter, Sätze, Absätze usw. – an andere Stellen kopieren oder verschieben. Die wesentlichsten Befehle für ein solches Editieren von Text finden Sie in der Gruppe Zwischenablage in der Registerkarte Start. Auf das Arbeiten damit sind wir bereits eingegangen (à Kapitel 4). Bei Word können Sie aber dafür auch mit einfacheren Methoden – wie beispielsweise Drag & Drop – arbeiten.
5.4.1
Markieren
Das Verschieben und Kopieren von Textelementen verlangt – wie auch viele andere Befehle zum Bearbeiten – ein vorheriges Markieren des betreffenden Textbereichs. Eine Markierung erkennen Sie an der unterlegten Darstellung auf dem Bildschirm. Markieren können Sie mit der Tastatur oder mit der Maus.
Markieren mit der Maus Um einen Bereich mit der Maus zu markieren, überstreichen Sie diesen mit gedrückt gehaltener Maustaste. Mithilfe eines Doppelklicks können Sie schnell Wörter oder mit einem dreifachen Mausklick ganze Absätze markieren.
» Um einen Bereich zusammenhängender Zeichen zu markieren, bewegen Sie den Zeiger auf den Anfang des zu markierenden Bereichs, drücken die Maustaste und halten sie gedrückt, während Sie den Mauszeiger zum anderen Ende des Bereichs bewegen. Lassen Sie abschließend die Maustaste los.
» Wollen Sie mehrere zusammenhängende Wörter markieren, halten Sie die Maustaste nach dem Doppelklick zum Markieren eines Wortes gedrückt und erweitern Sie dann die Markierung in die gewünschte Richtung.
» Zum Markieren einer Zeile klicken Sie am linken Rand – in der sogenannten Markierungsspalte – auf Höhe der gewünschten Zeile. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Zeilen markieren, markieren Sie die erste Zeile und halten Sie die Maustaste gedrückt. Bewegen Sie dann die Maus in die entsprechende Richtung abwärts oder aufwärts, bis alle gewünschten Zeilen markiert sind.
» Doppelklicken Sie am linken Rand in der Markierungsspalte auf der Höhe des Absatzes, um diesen zu markieren. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Absätze markieren, halten Sie anschließend die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger entsprechend abwärts beziehungsweise aufwärts.
» Um das gesamte Dokument zu markieren, klicken Sie dreimal am linken Rand in der Markierungsspalte. Um eine Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb der Markierung.
141
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Abbildung 5.6 Zum Markieren von Textabschnitten können Sie bequem mit der Maus arbeiten.
Sie können auch mehrere, nicht zusammenhängende Textpassagen in einem Dokument markieren. Dazu halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und markieren nacheinander die gewünschten Stellen. Lassen Sie dann die Taste los, bleiben diese Stellen markiert. Wenn Sie anschließend eine andere Stelle auf dem Bildschirm anklicken, wird die vorher eingestellte Markierung wieder aufgehoben.
TIPP
Markieren mit der Tastatur Zum Markieren mit der Tastatur stehen unterschiedliche Verfahren zur Verfügung:
» Sie können die Á-Taste gedrückt halten und die Markierung mit den Tasten zum Positionieren der Einfügemarke erweitern (à Tabelle 5.3).
» Außerdem können Sie mit dem Erweiterungsmodus arbeiten. Dabei können Sie die Markierung allein mit den Tasten zum Positionieren der Einfügemarke definieren, ohne die Á-Taste gedrückt zu halten. Diesen Modus schalten Sie durch Drücken der Taste Ð an. Mit Ð schalten Sie den Erweiterungsmodus auch wieder aus.
142
» Um das gesamte Dokument zu markieren, können Sie auch auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten in der Liste zur Schaltfläche Markieren den Befehl Alles markieren wählen. Um eine bestehende Markierung wieder aufzuheben, klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des markierten Bereichs.
5.4.2 Verschieben oder Kopieren mit Drag & Drop Zum Verschieben eines Bereichs mit der Maus mit Drag & Drop markieren Sie zunächst den gewünschten Bereich (à Abbildung 5.7). Bewegen Sie dann den Mauszeiger in die Markierung, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Verschieben Sie anschließend den Mauszeiger – zusammen mit dem am Mauszeiger angezeigten gestrichelten Rechteck – zur gewünschten Stelle (à Abbildung 5.8). Lassen Sie abschließend die Maustaste los, um den Bereich hierher zu verschieben (à Abbildung 5.9).
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Abbildung 5.7 Zum Verschieben eines Textbereichs müssen Sie diesen erst markieren.
Abbildung 5.8 Verschieben Sie dann den Bereich. Ein kleines Symbol zeigt die aktuelle Position an.
Abbildung 5.9 Lassen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste los. Der Bereich wird verschoben.
Wenn Sie den markierten Bereich kopieren wollen, gehen Sie wie beim Verschieben vor, halten aber zusätzlich die Ÿ-Taste gedrückt, woraufhin am Mauszeiger ein zusätzliches Pluszeichen angezeigt wird, um zu kennzeichnen, dass eine Kopie angelegt wird.
TIPP
5.5 Gehe zu, Suchen und Ersetzen Über die Gruppe Bearbeiten der Registerkarte Start im Menüband können Sie mehrere Werkzeuge einsetzen, die zum gezielten Navigieren und zum Ersetzen von Textelementen benutzt werden können. Sie haben die Möglichkeit, zu einer bestimmten Stelle im Dokument zu springen, nach einem Begriff suchen zu lassen oder einen Begriff automatisch durch einen anderen zu ersetzen. Alle diese Funktionen werden ab der aktuellen Position
143
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
der Einfügemarke ausgeführt. Befindet sich diese nicht am Dokumentanfang, wird am Ende des Dokuments abgefragt, ob am Anfang fortgefahren werden soll. Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich des Dokuments nach einem Begriff durchsuchen lassen wollen, müssen Sie diesen Bereich zunächst markieren.
5.5.1
Gehe zu
Anstatt durch ein Dokument mithilfe der Bildlaufleisten oder der Tastatur zu blättern, können Sie auch zu bestimmten Elementen springen und damit auch gleich die Einfügemarke zu dieser Stelle verschieben. Dazu lassen Sie die Registerkarte Start anzeigen, öffnen in der Gruppe Bearbeiten das Drop-downMenü zur Schaltfläche Suchen und wählen dann den Befehl Gehe zu. Geben Sie dann an, welche Stelle angesteuert werden soll (à Abbildung 5.10).
Seiten zurück. Die Eingabe 8 ohne Vorzeichen positioniert die Einfügemarke auf Seite 8.
» Solange Sie im Feld Seitenzahl eingeben – oder bei anderen Elementen im entsprechend benannten Feld – noch nichts eingegeben haben, können Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Weiter einen Sprung zur nächsten Seite – beziehungsweise zum nächsten gewählten Element – durchführen.
» Sobald Sie im Feld Seitenzahl eingeben etwas angeben, wird die Schaltfläche Weiter in Gehe zu umbenannt. Klicken Sie darauf, um die Einfügemarke entsprechend Ihren Eingaben zu verschieben.
» Über Zurück können Sie, wenn im Feld Seitenzahl eingeben – oder bei anderen Elementen im entsprechend benannten Feld – noch nichts eingegeben wurde, zur vorherigen Seite – beziehungsweise zum vorherigen gewählten Element – springen. Durch Drücken von Á+Í können Sie zu den letzten drei Stellen zurückspringen, an denen Sie Text eingegeben oder geändert haben.
TIPP
HINWEIS Abbildung 5.10 Mit Gehe zu können Sie gezielt zu einem Textelement in dem Dokument wechseln.
» Wählen Sie zuerst im Listenfeld Gehe zu Element die Art des Elements aus, zu dem Sie springen wollen – beispielsweise Seite oder Abschnitt.
» Geben Sie dann auf der rechten Seite des Dialogfelds die entsprechende Nummer des Elements – beispielsweise die Nummer der Seite, der Fuß-/Endnote, der Tabelle – oder den Namen des Felds ein. Für einige Elemente – beispielsweise Textmarke, Feld, Kommentar oder Objekt – wird anstelle des Textfelds ein Drop-down-Listenfeld angezeigt, aus dem Sie einen Eintrag wählen können. Beispielsweise können Sie hier die Textmarke festlegen, zu der gesprungen werden soll. Bei der Wahl von Seite können Sie auch mithilfe von zusätzlichen Vorzeichen relative Sprünge bewirken: Eine Eingabe von +6 bewegt die Einfügemarke um sechs Seiten nach vorn, –6 um sechs
144
Hinweise zum Einfügen von Textmarken finden Sie in Kapitel 27.
5.5.2 Suchen Sie können in Ihrem Dokument nach Textpassagen, speziellen Elementen und/oder Formatierungen suchen lassen. Positionieren Sie dazu die Einfügemarke an beliebiger Stelle des Dokuments oder markieren Sie einen Bereich, wenn nur dieser durchsucht werden soll. Dazu lassen Sie die Registerkarte Start anzeigen und wählen in der Gruppe Bearbeiten erst Suchen und dann den Befehl Suchen.
Der neue Dokumentnavigationsbereich und die Suche Die Navigation in umfangreichen Dokumenten wurde vereinfacht. Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden. Darüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles Suchen nach Inhalten gesucht werden. Sie müssen also keine langen Dokumentabschnitte mehr kopieren und
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie suchen, um fündig zu werden.
len im Text aufgelistet. Darin wird oben auch die Anzahl der Fundstellen aufgelistet.
»» Sie können dann auf die beiden Schaltflächen Such
Die einfache Suche Wenn Sie im Katalog der Befehle zu Suchen auf Suchen klicken, wird links im Programmfenster der neue Aufgabenbereich Navigation angezeigt ( Abbildung 5.11).
ergebnis vor und Suchergebnis zurück im Navigationsbereich klicken und damit die einzelnen Fundstellen markieren. Die jeweils markierte Stelle wird im Dokument grün unterlegt und die im Navigationsbereich angezeigte Textpassage wird jeweils angezeigt.
»» Je mehr Zeichen Sie eingeben, desto präziser wird die Suche. Damit wird auch meist die Anzahl der Fundstellen geringer.
»» Wenn Sie einen der vorherigen Suchläufe wiederAbbildung 5.11 Über den neuen Arbeitsbereich Navigation können Sie suchen lassen.
»» Geben Sie darin im Suchen-Feld – das ist das Feld, in dem zunächst der Ausdruck Dokument durchsuchen steht – die Zeichenfolge ein, nach der gesucht werden soll. Bereits nach Eingabe der ersten Zeichen werden die Stellen im Dokument markiert, an denen diese Zeichen verwendet wurden. Auch im Bereich Navigation werden die Abschnitte mit den Fundstel-
holen wollen, können Sie den zu verwendenden Suchtext auch über das Listenfeld auswählen. Wenn Sie nach weiteren Vorkommen einer längeren Textpassage suchen wollen, sollten Sie diese Passage zuerst in die Zwischenablage kopieren und dann im Feld Suchen nach über die Tastenkombination Ÿ+V einfügen.
»» Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche Weitersuchen beginnt das Programm mit der Suche. Microsoft Word markiert dann die erste Fundstelle. Durch nochmaliges Klicken auf die Schaltfläche Weitersuchen wird die Suche nach dem nächsten Vorkommen des Suchtextes fortgesetzt.
Abbildung 5.12 Die Suchergebnisse werden bereits nach Eingabe der ersten Zeichen sowohl im Dokument als auch im Navigationsbereich angezeigt.
145
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Abbildung 5.13 Je genauer Sie den Suchbegriff formulieren, desto weniger Fundstellen werden markiert.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Gefundene Elemente markieren in auf der Registerkarte Suchen aktivieren, können Sie in einem Arbeitsgang alle Vorkommen des Suchtextes markieren lassen. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle suchen – diese Bezeichnung ersetzt Weitersuchen – markiert die Stellen im gewählten Bereich. Durch Bewegen der Einfügemarke oder durch Drücken von È schalten Sie die Markierung wieder ab.
Durch einen Klick auf Optionen darin zeigen Sie das Dialogfeld Suchoptionen an ( Abbildung 5.15).
»» Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Meier suchen und Groß-/Kleinschreibung beachten aktiviert haben, wird der Eintrag MEIER nicht als Fundstelle gemeldet.
»» Mit Nur ganzes Wort suchen legen Sie fest, ob der
Die Optionen zur Suche Wenn Sie im Navigationsbereich auf die kleine Schaltfläche Suchoptionen und zusätzliche Suchbefehle klicken, wird ein Menü mit weiteren Befehlen aufgeklappt.
eingegebene Begriff nur als ganzes Wort oder auch dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines Wortes auftritt. Ist diese Option aktiviert, wird beispielsweise Meierling bei der Suche nach Meier nicht angezeigt.
»» Sie können im Suchtext auch Platzhalterzeichen benutzen – aktivieren Sie hierzu das entsprechende Kontrollkästchen ( Tabelle 5.6). Wollen Sie beispielsweise nach den Namen Meier, Maier, Mayer usw. suchen, geben Sie M??er ein.
Abbildung 5.14 Den Zugang zu den Suchoptionen liefert ein Klick auf die kleine Schaltfläche mit der Pfeilspitze.
146
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Abbildung 5.15 Zum Suchen können Sie Optionen einstellen.
Abbildung 5.16 Auch das klassische Dialogfeld zum Suchen ist weiterhin verfügbar.
Die klassische Form der Suche Wenn Sie sich mit dieser neuen Form des Suchens nicht anfreunden können, klicken Sie in der Liste der Befehle zur Schaltfläche Suchen in der Gruppe Bearbeiten auf Erweiterte Suche. Dann wird Ihnen das aus den Vorversionen her bekannte Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit aktivierter Registerkarte Suchen angezeigt ( Abbildung 5.16). Geben Sie im Feld Suchen nach den Begriff ein und klicken Sie auf Weitersuchen. Standardmäßig wird das nächste Auftreten des Suchbegriffs im Dokument markiert. Ist das nicht der Fall, sollten Sie die erweiterten Suchoptionen kontrollieren ( unten).
Die erweiterte Suche Wenn Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf der Registerkarte Suchen auf die Schaltfläche Erweitern klicken, können Sie zusätzliche Optionen definieren ( Abbildung 5.17). Der Name der Schaltfläche ändert sich daraufhin in Reduzieren, womit die zusätzlichen Suchoptionen wieder ausgeblendet werden.
»» Begonnen wird die Suche an der aktuellen Position der Einfügemarke. Über das Drop-down-Listenfeld
Suchen können Sie bestimmen, in welcher Richtung gesucht werden soll. Mit Gesamt können Sie das vollständige Dokument durchsuchen lassen. Andernfalls werden Sie gefragt, ob die Suche fortgesetzt werden soll, wenn das Ende oder der Anfang des Dokuments erreicht ist.
»» Sie können festlegen, ob bei der Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll oder nicht. Wenn Sie beispielsweise nach Meier suchen und Groß-/Kleinschreibung beachten aktiviert haben, wird der Eintrag MEIER nicht als Fundstelle gemeldet.
»» Mit Nur ganzes Wort suchen legen Sie fest, ob der eingegebene Begriff nur als ganzes Wort oder auch dann gemeldet werden soll, wenn er als Teil eines Wortes auftritt. Ist diese Option aktiviert, wird beispielsweise Meierling bei der Suche nach Meier nicht angezeigt.
»» Sie können im Suchtext auch Platzhalterzeichen benutzen – aktivieren Sie hierzu das entsprechende Kontrollkästchen ( Tabelle 5.6). Wollen Sie beispielsweise nach den Namen Meier, Maier, Mayer usw. suchen, geben Sie M??er ein.
147
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Abbildung 5.17 Weitere Suchoptionen stehen zur Verfügung.
Zeichen
Sucht ...
*
nach.einer.beliebigen.Anzahl.von.Zeichen .
?
nach.einem.beliebigen.Zeichen .
\*
nach.dem.Zeichen.* .
\?
nach.dem.Zeichen.? .
Tabelle 5.6 Gängige Platzhalterzeichen für die Suche
Wenn als Sprache Englisch gewählt ist, können Sie nach ähnlich geschriebenen Wörtern oder nach zusammengehörigen Wortformen suchen lassen. Gemeint sind hier beispielsweise unterschiedliche Deklinationsformen eines Verbs.
TIPP
Weitere Optionen Wenn Sie die Option Alle hervorheben in der Liste zur Schaltfläche Lesehervorhebung auf der Registerkarte Suchen aktivieren, können Sie in einem Arbeitsgang alle Vorkommen des Suchtextes im Dokument markieren lassen. Durch Wahl von Hervorhebung löschen blenden Sie diese Markierung wieder aus.
148
Legen Sie im Listenfeld zur Schaltfläche Suchen in fest, welcher Bereich des Dokuments durchsucht werden soll. Sie haben hier die Wahl zwischen Hauptdokument, Kopf- und Fußzeilen sowie Fußnoten. Es werden aber nur die bereits eingerichteten Bereiche angeboten. Ein Klick auf die Schaltfläche Alle suchen – diese Bezeichnung ersetzt Weitersuchen – markiert die Stellen im gewählten Bereich.
Formate und sonstige Elemente einbeziehen Über die Liste zur Schaltfläche Format können Sie sowohl nach Formatierungen als auch nach formatierten Zeichenfolgen im Dokument suchen lassen (à Abbildung 5.18, links). Suchen Sie nach einem Begriff, der in bestimmter Weise formatiert ist, geben Sie diesen im Feld Suchen nach an und legen Sie die betreffende Formatierung über die Schaltfläche Format fest. Wenn Sie lediglich eine bestimmte Formatierung suchen, geben Sie nur die betreffende Formatierung über die Schaltfläche Format an und lassen Sie das Feld Suchen nach leer. Das ausgewählte Format wird unterhalb des Feldes Suchen nach angezeigt. Um ein Format wieder aus den Suchkriterien zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Keine Formatierung.
Gehe zu, Suchen und Ersetzen
Sie können über die Liste zur Schaltfläche Format nacheinander mehrere Formateigenschaften auswählen und nach dem gemeinsamen Auftreten suchen lassen – beispielsweise können Sie so Stellen mit dem Absatzformat Zentriert und dem Zeichenformat Fett ausfindig machen lassen.
TIPP
Über die Schaltfläche Sonderformat öffnen Sie eine Liste, mit deren Einträgen Sie nach Steuerzeichen suchen lassen können (à Abbildung 5.18, rechts). Die Wahl eines solchen Elements fügt einen Code im Feld Suchen nach ein – beispielsweise ^t für einen Tabstopp oder ^p für eine Absatzmarke. Wenn Sie den betreffenden Code auswendig wissen, können Sie ihn auch direkt in das Feld Suchen nach eingeben.
5.5.3
Ersetzen
Als Erweiterung zum Suchen können Sie einen gefundenen Text durch einen anderen ersetzen lassen. Dazu lassen Sie die Registerkarte Start anzeigen und wählen in der Gruppe Bearbeiten den Befehl Ersetzen .
Einfaches Ersetzen Die Registerkarte Ersetzen im Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt. Geben Sie dann den Such- und den Ersatzbegriff ein (à Abbildung 5.18). Diese sonstigen Optionen entsprechen denen auf der Registerkarte Suchen (à vorherige Abschnitte). Wiederum können Sie Formate oder sonstige Elemente mit in den Ersetzungsvorgang einschließen – Sie können also beispielsweise ein Format durch ein anderes ersetzen lassen.
Abbildung 5.19 Bestimmte Zeichenfolgen durch andere ersetzen lassen – hier nur die Grundfunktionen
Wie dann ersetzt wird, hängt von der Art Ihrer Bestätigung ab:
» Wenn Sie mit Ersetzen bestätigen, werden Sie bei der nächsten Fundstelle erneut gefragt, ob ersetzt werden soll oder nicht.
» Wenn Sie Weitersuchen verwenden, wird der markierte Begriff an der aktuellen Stelle nicht ersetzt.
» Bestätigen Sie mit Alle ersetzen, wird der im Feld Suchen nach eingegebene Begriff im gesamten Text automatisch durch den im Feld Ersetzen durch eingegebenen Begriff ersetzt. Abbildung 5.18 Sie können auch Formatierungen und Steuerzeichen suchen lassen.
Sie können über die Liste zur Schaltfläche Format nacheinander mehrere Formateigenschaften auswählen und nach dem gemeinsamen Auftreten suchen lassen – beispielsweise können Sie so Stellen mit dem Absatzformat Zentriert und dem Zeichenformat Fett ausfindig machen lassen.
TIPP
149
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Abbildung 5.20 Bestimmte Zeichenfolgen durch andere ersetzen lassen – hier die erweiterten Funktionen.
Ersetzen mit Optionen Auch auf der Registerkarte Ersetzen stehen Ihnen die erweiterten Optionen zur Verfügung, die Sie schon vom Suchen her kennen.
Suchen von der Programmoberfläche aus Auch über drei Schaltflächen unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste können Sie schnell nach bestimmten Elementen im Dokument suchen lassen. Das ist insbesondere bei umfangreichen Dokumenten ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit der Kugel in der Mitte lässt sich das Feld Browseobjekt auswählen öffnen, über das Sie das Element festlegen können, nach dem gesucht werden soll ( Abbildung 5.21 und Tabelle 5.7).
Symbol
Bedeutung Nach einem Feld suchen Nach einer Endnote suchen Nach einer Fußnote suchen Nach einem Kommentar suchen Nach einem Abschnitt suchen Nach einer Seite suchen Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Gehe zu Öffnet das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, Registerkarte Suchen Nach einer Bearbeitung suchen
Abbildung 5.21 Browseobjekt auswählen
Mithilfe der blauen Doppelpfeile unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste können Sie die zuletzt im Dialogfeld Suchen und Ersetzen definierte Suche nach oben oder nach unten fortsetzen, ohne das Dialogfeld erneut öffnen zu müssen.
150
Nach einer Überschrift suchen Nach einer Grafik suchen Nach einer Tabelle suchen Tabelle 5.7 Über die Symbole können Sie das zu suchende Objekt auswählen.
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
5.6 Die Gestaltung des Arbeitsbereichs Sie sollten auch gleich wissen, dass Microsoft Word Ihnen mehrere Ansichten für die Darstellung von Dokumenten auf dem Bildschirm zur Verfügung stellt, die Sie in verschiedenen Stadien der Bearbeitung eines Dokuments gezielt einsetzen können. Zur Kontrolle dieser Eigenschaften benutzen Sie die Befehle der Gruppen in der Registerkarte Ansicht im Menüband ( Abbildung 5.22). Beachten Sie beim Betrachten dieser Registerkarte auch, dass Sie darüber diverse Elemente ein- und ausblenden können, die Ihnen bei der Bearbeitung des Dokuments hilfreich sind.
5.6.1
Ansichten
Wichtig sind aber zunächst die grundsätzlichen Formen der Ansicht, mit denen ein Textdokument auf dem Bildschirm angezeigt werden kann. Die Form wählen Sie über die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Dokumentansichten der Registerkarte Ansicht. Zwischen den jeweiligen Ansichten können Sie auch mithilfe der Schaltflächen unten in der Statusleiste wechseln.
Seitenlayout Standardansicht ist jetzt die Ansicht Seitenlayout. Darin können Sie Text eingeben, bearbeiten und formatieren und erhalten gleichzeitig eine druckgetreue Darstellung Ihres Dokuments. Sie können hier Kopf- und Fußzeilen bearbeiten sowie Seitenränder und Spalten definieren ( Abbildung 5.23). Die zusätzlich einblendbaren horizontalen und vertikalen Lineale helfen Ihnen bei der Positionierung. Zwischen den Seiten des Dokuments wird standardmäßig ein Zwischenraum angezeigt. Durch einen Klick auf diesen Leerraum können Sie ihn aus- und wieder einblenden.
Vollbild-Lesemodus Die Ansicht mit dem Namen Vollbild-Lesemodus stellt den Inhalt des Dokuments in einer optimierten Form zum bequemen Arbeiten am Bildschirm dar. Diese Ansicht eignet sich besonders für eine abschließende Kontrolle des Inhalts. Sie können hierin aber auch Korrekturen vornehmen. Eine Kontrolle des Zeilen- und Seitenumbruchs ist in der Standardeinstellung dieser Ansicht jedoch nicht möglich, da die Texte zur besseren Lesbarkeit optisch vergrößert werden ( Abbildung 5.24).
Abbildung 5.22 Die Registerkarte Ansicht
151
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Abbildung 5.23 Die Ansicht Seitenlayout
Abbildung 5.24 Der Vollbild-Lesemodus ist gut geeignet zum Korrekturlesen.
152
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
Im Vollbild-Lesemodus werden Bildschirmelemente und das Menüband entfernt. Stattdessen verfügt dieser Modus über eine eigene kleine Symbolleiste, mit deren Schaltflächen Sie die Feinheiten dieser Ansicht steuern können. Interessant sind hier die Optionen der Schaltflächen Tools und Ansichtsoptionen ( Abbildung 5.25). Sie finden hierin sowohl die Möglichkeiten zum Recherchieren, zur Übersetzung oder zur Eingabe von Kommentaren als auch diverse Optionen für die Darstellung.
Weblayout verwenden Sie wähDie Ansicht Weblayout rend der Gestaltung von Webseiten. In dieser Ansicht wird Ihr Dokument wie bei der Anzeige in einem Webbrowser dargestellt – also als fortlaufende Seite ohne Seitenumbrüche. Außerdem wird der Zeilenumbruch automatisch an die Fensterbreite angepasst.
Abbildung 5.25 Tools und Ansichtsoptionen
153
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Gliederung eignet sich besonders Die Ansicht Gliederung zum Überarbeiten der Struktur umfangreicher Dokumente. Sie ermöglicht das Ein- und Ausblenden verschiedener Gliederungsebenen sowie das Höher- oder Tieferstufen dieser Ebenen. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein (à Abbildung 5.26). Mehr zur Arbeit mit dieser Ansicht finden Sie im Kapitel über die weiteren WordFunktionen (à Kapitel 8).
HINWEIS
Abbildung 5.26 Die Ansicht Gliederung – beachten Sie die Einzüge, anhand derer Sie die Struktur des Dokuments erkennen können.
154
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
Entwurf Zum Eingeben, Bearbeiten und Formatieren von Text können Sie auch in der Ansicht Entwurf arbeiten. In dieser Ansicht sind zwar alle Zeichen- und Absatzformate sichtbar, das Layout einer Seite wird jedoch vereinfacht dargestellt, um eine schnelle Text eingabe und -bearbeitung zu ermöglichen. Beispielsweise werden Seitenränder, Kopf- und Fußzeilen, Hintergründe, Zeichnungsobjekte und Bilder sowie einige andere Elemente nicht angezeigt. Diese Ansicht eignet sich vor allem für das fortlaufende Eingeben und auch für das Formatieren von Text – wenn Sie über einen einigermaßen leistungsfähigen Rechner verfügen, können Sie aber auf diese Ansicht verzichten und stattdessen standardmäßig in der Ansicht Seitenlayout arbeiten.
5.6.2 Zusätzliche Elemente ein- und ausblenden Über die Optionen in der Gruppe Anzeigen der Registerkarte Ansicht können Sie bei der Mehrzahl der eben beschriebenen Ansichten zusätzliche Elemente ein- und ausschalten.
Lineal Ein Aktivieren der Option Lineal zeigt ein waagerechtes und ein senkrechtes Zeilenlineal an ( Abbildung 5.27). Sie können dieses verwenden, wenn Sie Elemente genauer positionieren müssen. Auch ein Klick auf die Schaltfläche Lineal oberhalb der senkrechten Bildlaufleiste erfüllt diese Funktion.
Abbildung 5.27 Zwei Lineale werden angezeigt.
155
Kapitel 5 • Texte eingeben und bearbeiten
Der Navigationsbereich Zu jeder der zuvor angesprochenen Ansichten können Sie zusätzlich einen Navigationsbereich einblenden lassen, der bei den früheren Versionen als Dokumentstruktur bezeichnet wurde. Aktivieren Sie dazu in der Gruppe Anzeigen der Registerkarte Ansicht das Kontrollkästchen Navigationsbereich. Dabei handelt es sich um einen separaten Fensterausschnitt, in dem eine Liste der im Dokument enthaltenen Überschriften angezeigt wird ( Abbildung 5.28).
Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein ( Kapitel 6). Verwenden Sie dieses zusätzliche Element, um auf schnelle Weise durch das Dokument zu navigieren und Ihre Position im Dokument zu verfolgen: Wenn Sie auf eine Überschrift in der Dokumentstruktur klicken, wechselt Word zur entsprechenden Überschrift im Dokument, zeigt diese im oberen Bereich des Fensters an und markiert die Überschrift in der Dokumentstruktur. Die Breite der Spalte können Sie mit der Maus regeln.
Abbildung 5.28 Der Navigationsbereich – früher hieß er Dokumentstruktur.
156
Die Gestaltung des Arbeitsbereichs
Miniaturansichten
Gitternetzlinien
Interessant ist beispielsweise das Einblenden der Miniaturansichten: Nach dem Klicken auf die mittlere der drei Schaltflächen unterhalb des Suchfelds im Navigationsbereich wird im linken Bildschirmbereich eine Spalte mit kleinen Seitensymbolen angezeigt, über die Sie schnell zwischen den einzelnen Seiten navigieren können ( Abbildung 5.29).
Die Befehlsschaltfläche Gitternetzlinien sorgt dafür, dass auf der Arbeitsfläche ein Raster eingeblendet wird. Sie können dieses als Hilfsinstrument für die genauere Positionierung – beispielsweise von eingefügten grafischen Elementen – benutzen.
Abbildung 5.29 Der Navigationsbereich zeigt im linken Bereich ein Inhaltsverzeichnis zum Navigieren durch das Dokument an.
157
Kapitel 6 Textdokumente formatieren
6.2). Für die Darstellung einzelner Zeichen oder Wörter können Sie Zeichenformate wie beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Schriftstil (normal, fett, unterstrichen usw.) und Schriftfarbe sowie weitere Effekte einstellen.
Neben der Eingabe und Bearbeitung von Text gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Textverarbeitung die optische Gestaltung der Elemente eines Dokuments. Diesen Arbeitsschritt bezeichnet man als Formatieren. Microsoft Word stellt dazu eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Verfügung und unterscheidet dabei zwischen Dokument-, Absatz- und Zeichenformaten:
»» Erst nachdem die Formatierung des Dokuments
»» Dokumentformate liefern die Randbedingungen
»» Der längerfristig einfachste Weg, einem Dokument
für die weitere Formatierung. Dazu gehören beispielsweise das Format der Seiten und der Satzspiegel – also der zu bedruckende Bereich der Seite ( Abschnitt 6.1). Diese Formate gelten im einfachsten Fall für das gesamte Dokument. Wenn einzelne Bereiche des Dokuments anders als der Rest dargestellt werden sollen – beispielsweise mit einer anderen Spaltenzahl oder mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen –, müssen Sie das Dokument in mehrere Abschnitte unterteilen und diese entsprechend formatieren.
ein durchgängiges Format zuzuweisen, besteht in der Anwendung einer Formatvorlage ( Abschnitt 6.4). Dieser Themenkreis ist für den damit unerfahrenen Anwender etwas kompliziert, Sie sollten sich aber zumindest mit den Grundbegriffen dieses Themas auseinandersetzen.
»» Für einen Absatz können Sie die Ausrichtung, die Einzüge, die Abstände zwischen den Absätzen und zwischen den Zeilen innerhalb eines Absatzes, die Position der Tabulatorstopps, Nummerierung und Aufzählungszeichen, Rahmen und Schattierungen sowie andere Parameter definieren ( Abschnitt
158
vorgenommen ist, sollten Sie eine Silbentrennung und einen manuellen Seitenumbruch durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise bei Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren und die endgültige Seitentrennung festzulegen ( Abschnitt 6.3).
6.1
Dokumentformate
In diesem ersten Abschnitt wollen wir uns zunächst den Formaten zuwenden, die sich auf das gesamte Dokument oder zumindest auf einen Teil davon beziehen. Dazu gehören beispielsweise das zu verwendende Papierformat, die Randeinstellungen und die Papierausrichtung. Diese Formatierungsoptionen sind auf der Registerkarte Seitenlayout zusammengefasst ( Abbildung 6.1).
Dokumentformate
Abbildung 6.1 Die Registerkarte Seitenlayout fasst die Optionen für die Dokumentenformatierung zusammen.
Beachten Sie auch, dass Sie einige diese Einstellungen bei der Version 2010 auch über den Bereich Drucken auf der Registerkarte Datei festlegen können (à Kapitel 24).
HINWEIS
6.1.1
Abschnitte erstellen
Gerade haben wie es schon angedeutet: In Microsoft Word lassen sich innerhalb eines Dokuments verschiedene Abschnitte festlegen, für die unterschiedliche Einstellungen für Dokumentformate angegeben werden können. Beispielsweise könnten Sie einen Teil des Dokuments im Hochformat und einen anderen Teil im Querformat gestalten oder Sie könnten auf bestimmten Seiten des Dokuments einen zusätzlichen Rand für Notizen vorsehen. Ein Abschnitt ist also ein Teil eines Dokuments, für den bestimmte Einstellungen hinsichtlich des Dokumentenformats gelten. Zu den für jeden Abschnitt einzeln einstellbaren Optionen gehören unterschiedliche Layouts innerhalb einer Seite, aber auch andere Eigenschaften, wie beispielsweise die Form der Zeilennummerierung, die Spaltenanzahl oder die Inhalte der Kopf- und Fußzeilen. Die Trennung zwischen zwei aufeinanderfolgenden Abschnitten wird als Abschnittsumbruch bezeichnet.
Manueller Abschnittswechsel
Abbildung 6.2 Abschnittswechsel können manuell eingefügt werden.
Setzen Sie die Einfügemarke vorher an die Stelle im Dokument, an der ein Abschnittswechsel durchgeführt werden soll, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Umbrüche und wählen Sie die gewünschte Option aus.
Zum Einfügen von Abschnitten dienen die Optionen im unteren Bereich der Liste zur Schaltfläche Umbrüche (à Abbildung 6.2). Der obere Teil der Befehle darin fasst die Optionen zum Seitenumbruch zusammen. Darauf werden wir später eingehen (à unten).
Abbildung 6.3 Mehrere Alternativen für den Abschnittswechsel
159
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
»» Mit Nächste Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf der nächsten Seite ( Abbildung 6.3 links). Damit wird also automatisch ein Seitenwechsel durchgeführt. Benutzen Sie diese Form des Abschnittsumbruchs beispielsweise, um ein neues Kapitel im Dokument zu beginnen. Sie können dann die Kapitel mit unterschiedlichen Kopf- und/oder Fußzeilen versehen.
»» Mit Fortlaufend fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf derselben Seite ( Abbildung 6.3 Mitte). Das ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie den Text im oberen Teil einer Seite einspaltig, den im unteren Teil aber mehrspaltig anzeigen lassen wollen. Da die Spaltenzahl immer für einen Abschnitt gilt, benötigen Sie hier einen Abschnittsumbruch.
»» Mit Ungerade Seite oder Gerade Seite fügt Word einen Abschnittsumbruch ein und beginnt den neuen Abschnitt auf der nächsten ungeraden oder geraden Seite ( Abbildung 6.3 rechts). Wenn ein Kapitel im Dokument beispielsweise immer mit einer ungeraden bzw. einer geraden Seite beginnen soll, verwenden Sie eine dieser Abschnittsumbruchoptionen. Ist der Text vor dem Abschnittsumbruch nicht lang genug, wird automatisch eine leere Seite eingefügt. Ist die Schaltfläche Alle anzeigen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start aktiviert, wird ein solcher Abschnittsumbruch durch eine Doppellinie mit dem zentrierten Begriff Abschnittswechsel auf dem Bildschirm angezeigt. Ein solches Doppelliniensymbol markiert das Ende des vorherigen Abschnitts und speichert bestimmte Formatierungselemente des Bereichs. Dazu gehören die oben erwähnten Randeinstellungen, Papierformat und -ausrichtung, Papierzufuhr für einen Drucker, vertikale Ausrichtung, Kopf- und Fußzeilen, Spalten, Seitennummerierung, Zeilennummern sowie Fuß- und Endnoten. Wenn Sie einen solchen Abschnittsumbruch löschen, wird der vorhergehende Text in den folgenden Abschnitt übernommen, wobei ihm auch die Abschnittsformatierung dieses Abschnitts zugewiesen wird. Beachten Sie auch, dass mit der letzten Absatzmarke im Dokument die Abschnittsformatierung für den letzten Abschnitt im Dokument festgelegt wird – oder für das ganze Dokument, falls es keine Abschnitte enthält.
160
Automatischer Abschnittswechsel Der wohl typischste Fall von Dokumenten mit mehreren Abschnitten besteht darin, dass Sie einem mehrseitigen Dokument unterschiedliche Abschnittsformate für die geraden und die ungeraden Seiten zuweisen. So können Sie – beispielsweise in einem Buch – die Seitenzahlen auf den geraden Seiten links oben, auf den ungeraden Seiten rechts oben anzeigen lassen. Sie können über die Registerkarte Layout des Dialogfelds Seite einrichten unterschiedliche Seitenlayoutparameter festlegen und so dafür sorgen, dass Seiten mit geraden und ungeraden Seitenzahlen oder auch die erste Seite eines Dokuments als unterschiedliche Abschnitte behandelt werden ( Abbildung 6.4). Sie können auch dafür sorgen, dass die erste Seite eines Dokuments als unterschiedlicher Abschnitt behandelt wird. Beispielsweise fügt man auf der ersten Seite oft keine Seitenzahl ein. Dieses Dialogfeld bringen Sie auf den Bildschirm, indem Sie auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Gruppenbezeichnung Seite einrichten klicken.
Abbildung 6.4 Legen Sie das Seitenlayout fest.
Dokumentformate
» Über das Listenfeld zu Abschnittsbeginn geben Sie an, wo der neue Abschnitt anfangen soll. Um beispielsweise nur zwischen geraden und ungeraden Seiten zu unterscheiden, belassen Sie es bei der Grundeinstellung Neue Seite.
» Im Bereich Kopf- und Fußzeilen legen Sie die Optionen für diese Bereiche fest. Gerade/ungerade anders erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl andere Kopf- beziehungsweise Fußzeilen als für Seiten mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt für die erste Seite des gewählten Dokumentbereichs eine andere Kopf- beziehungsweise Fußzeile als für die folgenden Seiten. Unter Abstand vom Seitenrand legen Sie die Abstände der Kopf-/Fußzeile zum Rand des Papiers fest.
» Wählen Sie im Listenfeld Vertikale Ausrichtung die gewünschte Option für die Ausrichtung des Textes zwischen dem oberen und dem unteren Seitenrand. Die Einstellung Blocksatz wirkt sich nur auf volle Seiten aus; nur zum Teil beschriebene Seiten werden hierbei am oberen Seitenrand ausgerichtet.
» Über die Schaltfläche Ränder können Sie den gewünschten Bereich mit einem Rahmen versehen (à unten).
» Über die Schaltfläche Zeilennummern können Sie eine fortlaufende Zeilennummerierung am linken Rand des festgelegten Bereichs einfügen.
6.1.2
Die Seite einrichten
Nachdem Sie – gegebenenfalls – die einzelnen Abschnitte bestimmt haben, können Sie die Seitenformate dafür festlegen. Haben Sie keine Unterteilung in Abschnitte vorgenommen, gelten diese Seitenformate für das gesamte Dokument. Dabei bildet das Format des zu verwendenden Papiers die erste wichtige Randbedingung. Dieses können Sie entweder im Hochformat oder Querformat benutzen. Außerdem definieren die Seitenränder dann den Bereich der Seite, den Sie für den Inhalt Ihres Dokuments nutzen können. Um diese Parameter festzulegen, benutzen Sie die Befehle der Gruppe Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenlayout.
Nach einer Unterteilung des Dokuments in Abschnitte sollten Sie vor dem Festlegen eines Formats immer die Einfügemarke zuerst in den Abschnitt setzen, für den die Angaben gelten sollen.
ACHTUNG
Das Papierformat Im Allgemeinen empfiehlt es sich, zunächst das Papierformat – also die Größe des für den Ausdruck zu verwendenden Papiers und dessen Ausrichtung – festzulegen. Öffnen Sie dazu den Katalog zur Schaltfläche Größe in der Gruppe Seite einrichten. Diese Liste beinhaltet die gängigsten Formate (à Abbildung 6.5 links). Wählen Sie die gewünschte Papiergröße aus. Nach Wahl der Option Weitere Papierformate wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die verschiedenen Parameter auf drei Registerkarten einstellen können. Sie können zur Anzeige auch auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Gruppenbezeichnung klicken. Über die Registerkarte Papier können Sie das zu verwendende Papierformat entweder aus einer Liste der international gängigen Formate auswählen oder es über die Felder Breite und Höhe selbst definieren (à Abbildung 6.5 rechts). Die Standardwerte für diese Parameter werden über die Einstellungen im Betriebssystem festgelegt. Die beiden Listenfelder unter Papierzufuhr haben für Sie nur dann Bedeutung, wenn Sie über einen Drucker mit mehreren Einzugsschächten verfügen. Auf allen Registerkarten finden Sie das Listenfeld Übernehmen für, über das Sie angeben, für welchen Teil des Dokuments die gewählten Einstellungen gelten sollen.
» Mit Gesamtes Dokument werden die Einstellungen für das Dokument insgesamt gesetzt. Das ist auch die Grundeinstellung.
» Bei Wahl von Dokument ab hier gelten die im Dialogfeld festgelegten Einstellungen ab der aktuellen Position der Einfügemarke. An der aktuellen Cursorposition wird hierbei ein Abschnittswechsel eingefügt.
» Die Option Markierten Text bewirkt, dass die Einstellungen nur für den vorher markierten Bereich gelten. Davor und dahinter wird ein Abschnittswechsel eingefügt.
161
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
»» Die Option Markierte Abschnitte bezieht die Einstellungen auf vorher markierte Abschnitte.
»» Mit Aktuellen Abschnitt ist nur der Abschnitt von den Einstellungen betroffen, in dem sich die Ein fügemarke gerade befindet.
Abbildung 6.5 Der Katalog zur Schaltfläche Größe beinhaltet bereits viele Papier formate; weitere Formate finden Sie im Dialogfeld Seite einrichten.
der linken Seite ein Spiegelbild des Layouts der rechten Seite. Sie haben es dann beispielsweise nicht mehr mit einem rechten und linken Rand einer Seite zu tun, sondern mit einem äußeren und einem inneren Rand.
Ein Klick auf die Schaltfläche Orientierung zeigt zwei Optionen dafür an: Hochformat und Querformat. Die Bedeutung dieser Alternativen dürfte klar sein.
Die Seitenränder Nach der Wahl des Papierformats können Sie die Seitenränder festlegen. Gemeint sind die nicht bedruckten Bereiche oben, unten, rechts und links. Benutzen Sie die Schaltfläche Seitenränder in der Gruppe Seite einrichten. Die Liste dazu erlaubt eine schnelle Auswahl zwischen mehreren Alternativen ( Abbildung 6.6). Die Option Gespiegelt in der Liste zu Seitenränder tut, was ihr Name andeutet: Bei einem gebundenen mehrseitigen Dokument bildet das Layout
162
Abbildung 6.6 Der Katalog für die Seitenränder beinhaltet die wichtigsten Alternativen dafür.
Dokumentformate
Nach Wahl der Option Benutzerdefinierte Seitenränder wird das schon erwähnte Dialogfeld Seite einrichten angezeigt. Sie können zur Anzeige auch auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Gruppenbezeichnung klicken. Auf der Registerkarte Seitenränder legen Sie im gleichnamigen Bereich die Randeinstellungen für die Seite fest ( Abbildung 6.7). Dabei empfiehlt sich eine bestimmte Reihenfolge bei der Eingabe:
»» Legen Sie zuerst unter Ausrichtung fest, ob Sie ein Layout im Hochformat oder im Querformat wünschen.
»» Wenn Sie mit einem mehrseitigen Dokument arbeiten, sollten Sie über das Listenfeld Mehrere Seiten festlegen, wie das Druckergebnis aussehen soll ( Tabelle 6.1).
»» Legen Sie dann im oberen Bereich der Registerkarte im Bereich Seitenränder die Randeinstellungen fest. Die Bezeichnungen für die Ränder ändern sich je nach Wahl der Einstellungen im Listenfeld Mehrere Seiten. Bei der Einstellung Standard finden Sie hier die Bezeichnungen Oben, Unten, Links und Rechts. Gegenüberliegende Seiten zeigt Oben, Unten, Innen
Abbildung 6.7 Über das Dialogfeld können Sie die Ränder individuell gestalten.
Option
Beschreibung
Standard
Benutzen Sie diese Option, wenn die Seitenränder immer gleich bleiben.
Gegenüberliegende Seiten
Wenn Sie an einem Dokument arbeiten, das in einer buchähnlichen Form publiziert werden soll, können Sie durch Wahl dieser Option dafür sorgen, dass die Innen- und Außenränder entsprechend vertauscht, das heißt spiegelverkehrt, dargestellt werden.
2 Seiten pro Blatt
Die Seite wird sozusagen halbiert, so dass zwei kleine Seiten auf ein Blatt Papier passen. Die Ränder werden dann spiegelverkehrt dargestellt, damit Innen- und Außenrand jeweils identisch sind.
Buch
Hiermit werden Buchseiten definiert; anschließend steht eine weitere Option zur Verfügung: Seiten pro Broschüre. Damit können Sie die Anzahl der Seiten festlegen.
Beispiel
Tabelle 6.1 Mehrseitige Dokumente können unterschiedlich gestaltet werden.
163
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
und Außen an. Entsprechendes gilt für die anderen Optionen im Listenfeld Mehrere Seiten.
» Im Feld Bundsteg geben Sie an, wie viel Weißraum zum Binden des Dokuments zugegeben werden soll. Ist im Listenfeld Mehrere Seiten die Option Gegenüberliegende Seiten oder 2 Seiten pro Blatt aktiviert, wird der Bundsteg den Innenrändern hinzugefügt, ansonsten dem linken oder dem oberen Rand.
» Die Bundstegposition kann nur für Standardseiten (Hoch- oder Querformat) angegeben werden, für alle anderen Optionen im Listenfeld Mehrere Seiten ist die Position festgelegt und kann nicht geändert werden. Denken Sie daran: Auf allen Registerkarten finden Sie das Listenfeld Übernehmen für, über das Sie angeben, für welchen Teil des Dokuments die gewählten Einstellungen gelten sollen (à oben).
ACHTUNG
Mit Microsoft Word können – je nach Papierformat und Randeinstellungen – bis zu 45 Spalten auf einer Seite dargestellt werden. Kleinere Formate oder breitere Ränder erlauben weniger Spalten. Den Abstand zwischen den Spalten können Sie festlegen. Auf Wunsch können Sie zwischen den Spalten vertikale Linien ziehen lassen. Auch hier haben Sie über die Liste zur Schaltfläche Spalten in der Gruppe Seite einrichten die Möglichkeit zur schnellen Wahl zwischen den am häufigsten verwendeten Alternativen (à Abbildung 6.8 links). Beachten Sie in diesem Katalog auch die beiden Optionen Links und Rechts. Diese ermöglichen es, eine schmale Spalte – eine sogenannte Marginalspalte – am Rand einzurichten. Über die Option Weitere Spalten der Liste können Sie die Spalten mit einem höheren Detailgrad einstellen (à Abbildung 6.8 rechts). Legen Sie in dem dann angezeigten Dialogfeld zunächst einmal fest, wie viele Spalten definiert werden sollen:
» Wenn Sie mehrere Spalten gleicher Breite benötiDie Spaltenzahl Nachdem Sie über das Dialogfeld zum Befehl Seite einrichten zumindest das Papierformat und die Randeinstellungen festgelegt haben, können Sie bei Bedarf die Anzahl der fortlaufenden Spalten ändern. Auch diese Spalteneinstellungen werden auf das gesamte Dokument oder auf einzelne Abschnitte innerhalb des Dokuments angewendet. Positionieren Sie zunächst die Einfügemarke entsprechend.
gen, können Sie deren Anzahl unter Voreinstellungen durch einen Klick auf eine der beiden Optionen Zwei oder Drei oder über das Feld Spaltenanzahl einstellen. Durch einen Klick auf Eine können Sie auch wieder zu einer einspaltigen Darstellung zurückkehren.
» Alternativ können Sie unter Voreinstellungen mit Links oder Rechts zwei Spalten definieren, bei denen – in der Grundeinstellung – die eine halb so breit ist wie die andere.
Abbildung 6.8 Die wichtigsten Einstellungen für die Spalten finden Sie im Katalog. Das Dialogfeld Spalten erlaubt eine Feineinstellung.
164
Dokumentformate
Anschließend können Sie die Einstellungen für die Spalten verfeinern. Die Felder im Bereich Breite und Abstand ermöglichen eine individuelle Anpassung der einzelnen Spalten.
»» Wenn das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite aktiviert ist, können im Bereich Breite und Abstand nur die Daten in der ersten Zeile geändert werden. Alle anderen Spalten werden automatisch auf Satzspiegelbreite angepasst. Bei mehr als drei Spalten lässt sich mittels der dann angezeigten Bildlaufleiste durch die Liste blättern.
»» Ist das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite deaktiviert, können alle Spalten individuell eingestellt werden. Word berechnet den jeweils noch zur Verfügung stehenden Platz und schlägt die entsprechenden Werte vor.
»» Durch Aktivieren von Zwischenlinie wird zwischen den Spalten eine vertikale Linie eingefügt, die so lang ist wie die längste Spalte.
»» Legen Sie über das Listenfeld Übernehmen für fest, für welchen Bereich im Dokument die Spaltendefinition gelten soll. Die hier angezeigten Alternativen unterscheiden sich je nachdem, ob bereits Abschnitte im Dokument existieren und ob Sie vor dem Aufruf des Dialogfelds einen Bereich markiert hatten.
»» Wenn Sie unter Übernehmen für die Option Dokument ab hier gewählt haben, können Sie durch Aktivieren von Neue Spalte beginnen dafür sorgen, dass an der aktuellen Cursorposition eine neue Spalte anfängt. Die Breite der Spalten können Sie nach dem Erstellen auch über das horizontale Lineal verändern. Verschieben Sie dazu die entsprechenden Spaltenmarken. Ein Doppelklick auf eine Spaltenmarke öffnet das Dialogfeld Spalten.
6.1.3
Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen
Zur Eingabe von Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenzahlen dienen die Befehle in der Gruppe Kopf- und Fußzeile der Registerkarte Einfügen. Kopf- und Fußzeilen werden – zumindest bei einfachen Dokumenten – auf allen Seiten des Dokuments in der gleichen Form angezeigt und müssen auch nur einmal für das gesamte Dokument eingegeben werden. Ausnahmen bilden hier die Fälle, in denen Sie im Dokument mehrere Bereiche definiert haben oder in denen Sie Unterschiede zwischen geraden und ungeraden Seiten wünschen ( oben). In diesen Fällen müssen Sie die Kopf- und Fußzeilen für jeden Bereich – beziehungsweise für alle geraden und für alle ungeraden Seiten – separat festlegen.
Kopf- und Fußzeilen anzeigen Um diese Zeilen zu definieren, wählen Sie Kopfzeile oder Fußzeile in der Gruppe Kopfund Fußzeile. Wenn Sie die Listenfelder zu diesen Befehlsschaltflächen benutzen, haben Sie darin die Auswahl zwischen verschiedenen Formen des Layouts ( Abbildung 6.9). Nach der Wahl werden die entsprechenden Bereiche im Dokument eingefügt. Bei einigen der für die Kopf- und Fußzeilen bereitgestellten Alternativen sind ein zentrierter Tabstopp für die Mitte der Seite und ein rechtsbündiger Tabstopp am rechten Rand bereits vordefiniert. Sie können diese Tabulatorstopps als Haltepunkte für linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Eintragungen benutzen, aber auch eigene Einstellungen – wie beispielsweise andere Tabulatoreinstellungen, mehrere Absätze usw. – definieren.
Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Zusätzlich wird eine kontextbezogene Registerkarte mit dem Namen Kopf- und Fußzeilentools im Menüband angezeigt. Dieses beinhaltet Schaltflächen zum Einfügen der in den Kopf- und Fußzeilen am häufigsten benutzten Elemente sowie solche für einen schnellen Wechsel zwischen diesen Zeilen. Wenn Sie die Schaltflächen zum Einfügen benutzen, markieren Sie vorher die Stelle in der Kopf-/Fußzeile, an der Sie das Element einfügen wollen.
165
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
»»
Über die Listen zu den beiden Schaltflächen Kopfzeile oder Fußzeile in der Gruppe Kopf- und Fußzeile können Sie das gewählte Layout für die bereits angezeigten Elemente ändern. Ein vorheriges Markieren ist nicht notwendig. Sie ersetzen damit das bereits vorhandene Layout. Bereits vorgenommene Eingaben werden ersetzt.
»» Wenn Sie feste Texte in ein Element dieser Zeilen eingeben wollen, markieren Sie es und geben Sie den Text ein. Sie können hierüber auch Grafiken einfügen oder Schnellbausteine benutzen ( folgende Abschnitte).
»»
166
Wenn Sie ein Datum oder eine Uhrzeitangabe in einen Bereich dieser Zeilen einfügen wollen, markieren Sie den Bereich und wählen Sie die entsprechende Befehlsschaltfläche.
Abbildung 6.9 Die Alternativen für die Layouts von Kopfund Fußzeilen
»» Die Schaltflächen in der Gruppe Navigation dienen zum Bewegen zwischen Kopf- und Fußzeilen ( Tabelle 6.2).
»» Über die ersten beiden Optionsschaltflächen in der Gruppe Optionen können Sie festlegen, wie die Kopf- und Fußzeilen bei mehrseitigen Dokumenten gestaltet werden sollen. Untersch. gerade ungerade Seiten erstellt für Seiten mit gerader Seitenzahl andere Kopf- beziehungsweise Fußzeilen als für Seiten mit ungerader Seitenzahl. Erste Seite anders erstellt für die erste Seite des gewählten Dokumentbereichs eine andere Kopf- beziehungsweise Fußzeile als für die folgenden Seiten. Sie können diese Einstellungen auch über die Registerkarte Layout im Dialogfeld Seite einrichten vornehmen.
Dokumentformate
Symbol
Beschreibung Wechselt bei markierter Fußzeile zur Kopfzeile.
Wechselt bei markierter Kopfzeile zur Fußzeile.
Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fußzeile des vorherigen Bereichs an. Zeigt die Kopf- beziehungsweise Fußzeile des nächsten Bereichs an. Übernimmt die Kopf-/Fußzeile vom vorherigen Abschnitt. Diese Schaltfläche ist nur ansprechbar, wenn Sie mit mehreren Abschnitten im Dokument arbeiten. Tabelle 6.2 Die Funktionen der Schaltflächen in der Gruppe Navigation
»» Dokumenttext anzeigen blendet den Text im eigent-
Bereich verlassen Wenn Sie die Arbeit an den Kopf- und Fußzeilen abschließen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile schließen in der Gruppe Schließen. Nach der Eingabe der Daten für die Kopf-/Fußzeile und dem Schließen der Ansicht werden die eingefügten Informationen in der Seitenlayoutansicht in einer leichteren Schriftfarbe – beispielsweise in einem hellen Grau – auf allen Seiten des Dokuments angezeigt. Das symbolisiert, dass diese Elemente unabhängig vom Fließtext sind. Wenn Sie Änderungen daran vornehmen möchten, müssen Sie einen Doppelklick auf dem Element ausführen.
Seitenzahlen in der Mit der Befehlsschaltfläche Seitenzahl Gruppe Kopf- und Fußzeile der Registerkarte Einfügen werden im Dokument Platzhalter für die automatische Seitennummerierung eingesetzt. Die Liste zu dieser Schaltfläche enthält Alternativen für die Position der Seitenzahlen. Nach Auswahl einer solchen können Sie das Format der Seitenzahlen festlegen ( Abbildung 6.11).
lichen Dokument zwischen Kopf- und Fußzeile ein oder aus.
Position Über die Elemente der Gruppe Position können Sie die Abstände der Kopf- und Fußzeilen vom oberen und unteren Rand der Seite einstellen. Benutzen Sie die beiden Drehfelder oder geben Sie die gewünschten Zahlen werte direkt ein. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Ausrichtungstabstopp einfügen wird das Dialogfeld Ausrichtungstabstopp angezeigt, über das Sie die Feinheiten der Ausrichtung der Elemente in der Zeile steuern können ( Abbildung 6.10).
Abbildung 6.10 Das Dialogfeld Ausrichtungs tabstopp
Abbildung 6.11 Die Positionierung der Seitenzahlen bestimmen Sie über einen Katalog.
167
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Über die Option Seitenzahlen formatieren in der Liste zu Seitenzahl rufen Sie ein zusätzliches Dialogfeld auf den Bildschirm, über das Sie das für die Nummerierung zu verwendende Zahlenformat festlegen (à Abbildung 6.12).
6.1.4
Der Seitenhintergrund
Wenn Sie nicht gerade mit fertig bedrucktem Papier arbeiten, könnten die Optionen der Gruppe Seitenhintergrund auf der Registerkarte Seitenlayout für Sie interessant sein. Sie können darüber eine Hintergrundfarbe festlegen, die Seiten mit Rahmenlinien an den Rändern versehen oder ein Wasserzeichen auf den Seiten simulieren. Um ein solches Element nur zu ausgewählten Seiten hinzuzufügen, müssen Sie das Dokument in Abschnitte unterteilen (à oben). Wenn Sie ein Wasserzeichen beispielsweise nur auf das Inhaltsverzeichnis in einem Dokument anwenden möchten, müssen Sie drei Abschnitte erstellen: einen Abschnitt mit dem Deckblatt, einen Abschnitt mit dem Inhaltsverzeichnis und einen Abschnitt mit dem restlichen Dokumenttext.
TIPP
Abbildung 6.12 Seitenzahlenformat und Farben für den Hintergrund
» Es stehen im entsprechenden Listenfeld mehrere Zahlenformate zur Verfügung. In der Grundeinstellung werden arabische Zahlen verwendet. In den einzelnen Abschnitten des Dokuments können Sie unterschiedliche Formate benutzen.
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Kapitelnummer einbeziehen aktivieren, erhalten Sie Zugriff auf die darunter gezeigten Listenfelder. Mit diesen können Sie der Seitenzahl die Nummerierung der gewählten Überschriftenebene hinzufügen – beispielsweise in der Form II-10 für Seite 10 in Kapitel II. Kapitelüberschriften müssen hierzu mit einer einheitlichen und nummerierten Formatvorlage formatiert sein (à Kapitel 6).
» Im Bereich Seitennummerierung können Sie festlegen, mit welcher Zahl die Nummerierung beginnen soll. Das ist wichtig, wenn Sie beispielsweise die einzelnen Kapitel eines Buchs auf verschiedene Dokumente aufgeteilt haben. Wenn Sie ein aus mehreren Dateien bestehendes Gesamtdokument mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen wollen, können Sie dieses auch in ein Masterdokument eingliedern.
TIPP
168
Farben und Muster Um die gesamte Seite mit einem Hintergrund – beispielsweise einer Farbe oder einem Muster oder Bild – zu versehen, benutzen Sie die Liste zur Schaltfläche Seitenfarbe im Bereich Seitenhintergrund. Nach dem Öffnen des Katalogs zu dieser Schaltfläche können Sie eine Farbe auswählen. Es stehen Ihnen mehrere Designfarben und einige Standardfarben zu Verfügung. Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterscheiden sollte, um die Schrift lesbar zu halten. Wenn Ihnen die zur Verfügung gestellten Designfarben nicht genügen, können Sie auch eigene Farben zusammenstellen. Klicken Sie dazu in der Liste auf Weitere Farben. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie eine andere Farbe auswählen (à Kapitel 4).
Fülleffekte Nach einem Klick auf Fülleffekte in dieser Liste wird das gleichnamige Dialogfeld geöffnet, mit dessen Hilfe Sie Ihre Seiten mit speziellen Hintergrundeffekten versehen können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Grafiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen (à Kapitel 4).
Dokumentformate
Wasserzeichen Unter einem Wasserzeichen versteht man traditionell schwächere Hintergrundbilder auf dem Papier. Bei Word handelt es sich um hinter dem Dokumenttext angezeigten Text bzw. angezeigte Bilder. Wasserzeichen gestalten ein Dokument interessanter oder geben den Status des Dokuments an, indem Sie es beispielsweise als »Entwurf« kennzeichnen. Wasserzeichen werden in der Drucklayoutansicht und in der Ansicht Vollbild-Lesemodus oder auf einem gedruckten Dokument angezeigt. Sie können ein vordefiniertes Wasserzeichen aus einem Katalog mit Wasserzeichentexten oder ein Wasserzeichen mit einem benutzerdefinierten Text einfügen.
Die Abkürzung SFWM steht für So Früh Wie Möglich und wurde aus den englischen ASAP – für As Soon As Possible – übersetzt. SFWM wird ausschließlich in Microsoft Office verwendet und ist sonst ungebräuchlich.
TIPP
Wenn Sie ein eigenes Wasserzeichen erstellen wollen, klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Wasserzeichen. Im Dialogfeld Gedrucktes Wasserzeichen haben Sie dann die Wahl zwischen mehreren Alternativen (à Abbildung 6.14).
Mit dem Befehl Wasserzeichen in der Gruppe Seitenhintergrund können Sie solche Effekte auf Ihren Druckseiten nachahmen. Klicken Sie im angezeigten Wasserzeichenkatalog auf ein vordefiniertes Wasserzeichen – beispielsweise Eilt oder Nicht kopieren (à Abbildung 6.13).
Abbildung 6.14 Ein Wasserzeichen selbst erstellen
» Wenn Sie die Option Textwasserzeichen einschalten, können Sie im Feld Text den Inhalt für den Wasserzeichentext eingeben. Sie können den Text dann auch über die Felder Schriftart, Größe, Farbe und über die Optionen zu Layout formatieren.
» Wenn Sie ein Bild als Wasserzeichen verwenden möchten, aktivieren Sie Bildwasserzeichen und klicken Sie dann auf Bild auswählen. Wählen Sie das gewünschte Bild aus und klicken Sie dann auf Einfügen. Wählen Sie unter Skalieren eine Prozentzahl aus, um das Bild in einer bestimmten Größe einzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswaschen, um das Bild aufzuhellen, so dass die Textanzeige nicht gestört wird. Um ein Wasserzeichen so anzuzeigen, wie es auf der gedruckten Seite aussehen wird, verwenden Sie die Drucklayoutansicht.
TIPP
Abbildung 6.13 Der Wasserzeichenkatalog
169
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
6.1.5
Rahmen und Schattierung für die Seite
Sie können die Seiten eines Dokuments mit Rahmenlinien an den Rändern versehen. Außerdem können Sie den Seiten eine Schattierung unterlegen ( unten). Um Linien an die Ränder der Seite zu setzen, benutzen in der GrupSie die Schaltfläche Seitenränder pe Seitenhintergrund. Daraufhin wird das Dialogfeld Rahmen und Schattierung mit der Registerkarte Seitenrand geöffnet ( Abbildung 6.15).
»» Um die Art und/oder die Farbe einer Rahmenlinie nachträglich zu ändern, wählen Sie zuerst die neue Art und/oder Farbe aus und klicken dann in der Vorschau auf das zu ändernde Linienelement.
»» Hatten Sie einen Textbereich markiert, können Sie mit den Optionen im Listenfeld Übernehmen für festlegen, wofür der Rahmen gelten soll. Die Grundeinstellung im Listenfeld Übernehmen für ist die Option Gesamtes Dokument. Alternativ können Sie nur die Seiten des aktuellen Abschnitts, die erste Seite des aktuellen Abschnitts oder alle Abschnittsseiten bis auf die erste Seite mit dem Rahmen verzieren.
»» Zusätzlich finden Sie hier das Listenfeld Effekte, über das Sie grafische Elemente anstelle von Linien für den Seitenrahmen verwenden können. Über die Schaltfläche Optionen können Sie die Abstände des Rahmens beziehungsweise der Linie zum Seitenrand einstellen ( Abbildung 6.16). Die Werte für Oben, Unten, Links und Rechts können individuell eingestellt werden. Die Wirkung wird in der Vorschau skizziert.
Abbildung 6.15 Rahmen und Schattierung
»» Es empfiehlt sich, zuerst die Formatvorlage, die Farbe und die Breite (oder besser gesagt, die Stärke) der Linien beziehungsweise des Rahmens festzulegen.
»» Anschließend können Sie sich für eine der Optionen im Bereich Einstellung entscheiden. Das Ergebnis wird in der Vorschau angezeigt.
»» Über die Schaltflächen im Feld Vorschau oder durch den Klick auf eine entsprechende Stelle in der Vorschau können Sie einzelne Linien der eingestellten Linienart, -farbe und -stärke definieren.
Abbildung 6.16 Der Abstand zum Seitenrand ist einstellbar.
»» Durch einen Klick auf ein bereits vorhandenes Ele-
»» Das Listenfeld Gemessen von verfügt über zwei Op-
ment in der Vorschau blenden Sie es aus. Um alle Rahmen oder Linien wieder zu entfernen, wählen Sie unter Einstellungen die Option Ohne.
tionen: Seitenrand und Text. Legen Sie hier fest, von wo aus die darüber angegebenen Abstände gemessen werden sollen. Nur wenn Text ausgewählt wird,
170
Absatz- und Zeichenformatierung
stehen die Kontrollkästchen Absatzrahmen und Tabellenränder am Seitenrand ausrichten, Kopfzeile umgeben und Fußzeile umgeben zur Verfügung.
» Mit Absatzrahmen und Tabellenränder am Seitenrand ausrichten bewirken Sie, dass zusätzliche Rahmen um Absätze und Tabellen rechts, links, oben beziehungsweise unten mit dem Seitenrahmen abschließen.
» Wenn Sie Immer im Vordergrund anzeigen aktivieren, überlagert der Rahmen alle Objekte, die sich mit ihm überschneiden.
6.2 Absatz- und Zeichenformatierung Ein Absatz wird in Microsoft Word – wie in praktisch allen Textverarbeitungsprogrammen – als der Bereich vor einer Absatzmarke definiert, die Sie durch Drücken der Taste Æ erzeugen. Ist die Option Alle anzeigen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start aktiviert, wird die Absatzmarke auf dem Bildschirm durch das Zeichen ¶ angezeigt. In diesem Zeichen sind alle definierten Absatzformate enthalten. Wenn Sie in einem mit Absatzformaten versehenen Absatz die Taste Æ betätigen, übernimmt der damit erstellte neue Absatz die Formatierungsmerkmale des vorherigen. Wird das Zeichen ¶ gelöscht, gehen diese Formate verloren, der Absatz wird mit dem darauf folgenden Absatz verbunden und übernimmt seine Formateinstellungen.
ACHTUNG
6.2.1
Sie können auch mehrere Absätze markieren, die dieselben Absatzformate aufweisen sollen, und diesen dann die gewünschten Formate in einem Arbeitsgang zuweisen (à Kapitel 5).
TIPP
Die Ausrichtung Für die Einstellung der Ausrichtung und der Einzüge eines Absatzes stehen Ihnen in der Gruppe Absatz vier Schaltflächen zur Verfügung: Damit kann ein Absatz neben der standardmäßigen linksbündigen Ausrichtung auch zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausgerichtet sein (à Tabelle 6.3).
Die Einzüge Ein Absatz kann mit einem rechten und/oder einem linken Einzug versehen werden. Über zwei Schaltflächen im Bereich Absatz der Registerkarte Start können Sie den Einzug vergrößern und verkleinern (à Tabelle 6.4).
Der Zeilenabstand Auch den gewünschten Zeilenabstand können Sie über ein Listenfeld zu einer Schaltfläche regeln (à Abbildung 6.17). Oben im Katalog stehen Ihnen sechs Alternativen mit Zahlenwerten zur Verfügung; die Standardeinstellung ist 1,15, was das Bild eines einfachen Zeilenabstands vermittelt. Über die beiden letzten Optionen im Katalog können Sie jeweils einen Zeilenabstand vor oder nach dem aktuellen Absatz hinzufügen. Der Befehl Zeilenabstandsoptionen zeigt das Dialogfeld Absatz an, auf das wir gleich näher eingehen werden.
Die Gruppe Absatz
Der Standardabsatz eines Dokuments ist linksbündig ausgerichtet und zeigt weder Einzüge noch Anfangs- oder Endabstände. Der Zeilenabstand passt sich automatisch an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle in den gewünschten Absatz und benutzen die Werkzeuge der Gruppe Absatz auf der Registerkarte Start.
Abbildung 6.17 Die Optionen zum Zeilenabstand
171
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Option
Beschreibung
Beispiel
Links: Der linke Rand wird bündig abgeschlossen, rechts flattert der Rand.
Zentriert: Die Zeilen stehen in der Mitte, beide Ränder flattern.
Rechts: Der rechte Rand wird bündig abgeschlossen, links flattert der Rand.
Blocksatz: Der rechte und der linke Rand werden bündig abgeschlossen.
Tabelle 6.3 Vier Alternativen für die Absatzausrichtung stehen zur Verfügung.
Option
Beschreibung Einzug vergrößern: Der linke Rand wird nach jedem Klick auf die Schaltfläche um 1,25 cm nach rechts verschoben.
Einzug verkleinern: Hatten Sie einen Einzug festgelegt, können Sie ihn durch einen Klick wieder schrittweise um 1,25 cm verkleinern.
Tabelle 6.4 Ein linker Einzug kann eingestellt werden.
172
Beispiel
Absatz- und Zeichenformatierung
6.2.2 Das Dialogfeld Absatz Eine zusammenfassende Darstellung der Parameter für die Formatierung eines Absatzes können Sie einblenden lassen, indem Sie im Bereich Absatz auf das kleine Pfeilsymbol unten rechts klicken ( Abbildung 6.18). Mithilfe der Optionen im daraufhin angezeigten Dialogfeld Absatz können Sie sämtliche Änderungen am vorher markierten Absatz in einem Schritt vornehmen. Die gewählten Optionen werden in der Vorschau skizziert.
definierten linken beziehungsweise rechten Rand. Durch Eingabe einer negativen Zahl wird ein negativer Einzug – also eigentlich ein »Auszug« – erzeugt; der Absatz ragt dann über den Rand hinaus. Über zwei Schaltflächen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start können Sie den Einzug vergrößern und verkleinern.
»»
Einzüge und Abstände Über die Registerkarte Einzüge und Abstände im Dialogfeld Absatz legen Sie die wesentlichen Absatzparameter fest ( Abbildung 6.18).
Für die erste Zeile des Absatzes ist über das Listenfeld Sondereinzug ein separater Einzug einstellbar ( Tabelle 6.5). Damit können Sie den linken Einzug so gestalten, dass sich die erste Zeile des Absatzes anders verhält als die folgenden. Gemessen wird hierbei von dem durch den linken Einzug bestimmten Nullpunkt. Wählen Sie zuerst eine Option aus dem Listenfeld und geben Sie dann im Feld Um einen Wert ein.
»» Vor und hinter einem Absatz können Sie einen Abstand festlegen. Beispielsweise sollte der Abstand oberhalb und unterhalb einer Überschrift ausreichend groß und jeweils so gewählt sein, dass klar ist, zu welchem Bereich die Überschrift gehört. Das erübrigt das Einfügen von Leerzeilen, wenn Sie Absätze optisch voneinander absetzen wollen. Benutzen Sie dazu die Felder Vor und Nach im Bereich Abstand. Diese Werte werden in der Einheit Punkt angegeben. 1 Punkt entspricht 0,351 mm oder 1/72 Zoll. Verwenden Sie zur Eingabe die Drehfelder oder tippen Sie den gewünschten Wert direkt in das Feld ein. Verbreitet ist ein Abstand von 0,5 Zeilen zur Erhöhung der Lesbarkeit – bei einer Schriftgröße von 10 Punkt mit einem Zeilenabstand von 12 Punkt also ein Abstand von 6 Punkt.
»»
Abbildung 6.18 Einzüge und Abstände festlegen
»»
Über das Listenfeld Ausrichtung können Sie den Absatz linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten.
»» Ein Absatz kann mit einem rechten und/oder einem linken Einzug versehen werden. Gemessen wird von dem durch das Dokument- oder Abschnittsformat
Die Abstände zwischen den Zeilen können Sie separat regeln. Der Zeilenabstand lässt sich als Vielfaches des Standardwerts angeben – beispielsweise Einfach oder Doppelt. Der Standardwert wird durch das größte in der Zeile verwendete Zeichen bestimmt. Sie können aber auch ein Mindestmaß oder mit Genau einen exakten Zeilenabstand angeben. Diesen müssen Sie dann im Feld Von präzisieren. Nach Angabe eines exakten Zeilenabstands wird dieser nicht mehr an die Zeichengröße angepasst. Bei einem zu großen Schriftgrad überschneiden sich daher die Zeilen.
Wenn Sie die Lineale anzeigen lassen, werden im horizontalen Lineal die Einzüge für den Absatz angezeigt, in dem sich die Einfügemarke befindet (à Abbildung 6.19 und Tabelle 6.6). Gegebenenfalls müssen Sie zuerst dafür sorgen, dass das Lineal angezeigt wird. Das tun Sie durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche Lineal oberhalb der vertikalen Bildlaufleiste. Mithilfe der Maus können Sie die Einzüge verändern. Setzen Sie den Mauszeiger auf das Symbol und verschieben Sie es mit gedrückt gehaltener Maustaste. Symbol
Zeilen und Seitenumbruch Sie können für den Absatz festlegen, wie er bei einem Seitenwechsel umbrochen werden soll. Darüber hinaus ist es möglich, die automatische Silbentrennung sowie die Zeilennummerierung zu steuern. Verwenden Sie dazu die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch im Dialogfeld Absatz (à Abbildung 6.20).
Tabelle 6.6 Im Lineal werden die festgelegten Einzüge durch entsprechende Symbole repräsentiert.
Abbildung 6.19 Die Einzüge werden im horizontalen Lineal angezeigt.
174
es passieren, dass die erste Zeile eines Absatzes am Ende einer Seite beginnt und der Rest davon erst auf der folgenden Seite angezeigt wird. So etwas bezeichnet man in der Typografie als Schusterjungen. Genauso wäre es möglich, dass die letzte Zeile eines Absatzes auf der Folgeseite erscheint. Die typografische Bezeichnung dafür ist Hurenkind. Beides wird als schwerer handwerklicher Fehler angesehen, da die Ästhetik des Satzspiegels dadurch stark beeinträchtigt wird. Ein Aktivieren der Option Absatzkontrolle bewirkt, dass keine einzelne Zeile eines Absatzes am Ende oder am Anfang einer Seite ange-
Absatz- und Zeichenformatierung
»» Unter der Überschrift Formatierungsausnahmen können Sie außerdem regeln, dass für den Absatz keine Zeilennummern angezeigt werden und keine Silbentrennung durchgeführt wird.
6.2.3 Tabulatorstopps Tabulatoren dienen als Haltepunkte innerhalb einer Zeile. Durch Drücken der Taste Å springt die Einfügemarke zum nächsten Tabulatorstopp. Standardmäßig sind linksbündige Tabulatorstopps alle 1,25 cm gesetzt. Individuell gesetzte Stopps können unterschiedlich ausgerichtet und mit Füllzeichen versehen werden. Beim manuellen Setzen eines neuen Tabulatorstopps werden alle standardmäßig gesetzten Stopps links davon für diesen Absatz unwirksam.
Über das Dialogfeld Tabstopps setzen
Abbildung 6.20 Ein Absatz kann Zeilen- und Seitenumbruch automatisch steuern.
zeigt wird. Wenn ein Absatz auf zwei Seiten verteilt wird, erscheinen also immer mindestens zwei Zeilen davon auf jeder dieser Seiten. Besteht der Absatz nur aus drei Zeilen, wird er in diesem Fall insgesamt auf der Folgeseite gezeigt.
Tabulatorstopps können absatzspezifisch definiert werden. Um eigene Stopps festzulegen, setzen Sie die Einfügemarke in den betreffenden Absatz, öffnen das Dialogfeld Absatz und klicken auf Tabstopps. Legen Sie anschließend im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen fest. Diese gelten nur für den markierten Absatz ( Abbildung 6.21).
»» Diesen Absatz zusammenhalten verhindert generell ein Aufteilen des Absatzes auf zwei Seiten. Das kann manchmal sinnvoll sein, führt aber bei längeren Absätzen zu vielen leeren Stellen auf den Seiten.
»» Nicht vom nächsten Absatz trennen garantiert, dass der aktuelle zusammen mit dem folgenden Absatz auf derselben Seite erscheint. Das ist beispielsweise wichtig für Überschriften, die nicht als letzter Absatz auf einer Seite stehen dürfen.
»» Seitenumbruch oberhalb bewirkt, dass mit dem Absatz automatisch eine neue Seite begonnen wird. Bei einem Dokument mit mehreren Kapiteln können Sie die Kapitelüberschrift mit dieser Option ausstatten und so dafür sorgen, dass jedes Kapitel mit einer neuen Seite beginnt.
Abbildung 6.21 Tabulatorstopps können individuell gesetzt und mit Füllzeichen versehen werden.
»» Geben Sie im Feld Tabstoppposition die gewünschte Position für den neuen Tabstopp ein. Gemessen wird hier vom linken Satzspiegelrand aus.
»» Wählen Sie die Form der Ausrichtung und gegebenenfalls das Füllzeichen. Letztere werden in den nicht durch andere Zeichen belegten Raum vor einem Tabstopp gesetzt.
175
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Festlegen, um den neuen Tabstopp zu setzen und das Dialogfeld geöffnet zu halten. Sie können dann weitere Tabulatorstopps hinzufügen.
Symbol
Linksbündiger.Tabstopp Zentrierter.Tabstopp
» Die manuell eingegebenen Tabulatorstopps werden im Listenfeld unterhalb von Tabstoppposition aufgelistet. Um einen gesetzten Tabstopp zu entfernen, markieren Sie ihn in der Liste und klicken dann auf die Schaltfläche Löschen. Über Alle löschen entfernen Sie alle manuell festgelegten Tabstopps. Die standardmäßig gesetzten linksbündigen Tabstopps werden dann wieder gültig.
Über das Lineal Tabstopps setzen Im horizontalen Lineal werden die manuell gesetzten Tabulatorstopps durch kleine Markierungen angezeigt. Die Standardstopps werden hier nicht vermerkt! Sie müssen zuerst dafür sorgen, dass das Lineal angezeigt wird. Das tun Sie durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche Lineal oberhalb der vertikalen Bildlaufleiste. Das Lineal wird oben im Textbereich des Dokuments angezeigt (à Abbildung 6.22). Sie können die Stopps hier auch direkt setzen beziehungsweise ändern.
» Sie können einen Tabstopp und sein Füllzeichen setzen, indem Sie im Lineal auf die gewünschte Stelle doppelklicken. Dadurch öffnen Sie das Dialogfeld Tabstopps, in dem die Stelle, an der Sie auf das Lineal geklickt hatten, bereits als Position für den neuen Tabstopp vermerkt ist.
» Auch wenn Sie einen einfachen Klick im Lineal durchführen, setzen Sie an dieser Stelle einen Tabstopp. Welche Ausrichtung der Tabstopp hat, müssen Sie vorher regeln. Klicken Sie dazu so lange in das kleine Feld mit dem Rahmen am linken Rand des Lineals, bis die gewünschte Ausrichtung eingestellt ist (à Tabelle 6.7). Die jeweils aktive Art der Ausrichtung wird durch ein Symbol gekennzeichnet.
Beschreibung
Rechtsbündiger.Tabstopp Dezimal-Tabstopp.–.bei.Zahlenangaben.werden.die. Dezimaltrennzeichen.–.also.Punkt.oder.Komma.–. übereinander.gesetzt . Tabstopp.zum.Einfügen.einer.vertikalen.Linie Tabelle 6.7 Symbole für unterschiedliche Formen von Stopps.
» Um einen Tabstopp zu löschen, setzen Sie den Mauszeiger auf sein Symbol im Lineal und ziehen Sie es dann mit gedrückt gehaltener Maustaste aus dem Lineal heraus.
» Zum Ändern der Position setzen Sie den Mauszeiger auf das betreffende Symbol im Lineal und verschieben es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Um tabellarische Aufstellungen zu erzeugen, können Sie – anstatt mit Tabulatorstopps zu arbeiten – auch eine Tabelle in den Text einfügen (à Kapitel 7).
HINWEIS
6.2.4 Nummerierung und Aufzählungszeichen Aufeinanderfolgende Absätze können nummeriert oder mit Aufzählungszeichen versehen werden. Aufzählungszeichen oder Nummern werden vor den Absatz gesetzt und der Absatz selbst wird um ein bestimmtes Maß eingezogen. Markieren Sie dazu die gewünschten Absätze und wählen Sie dann den entsprechenden Befehl.
Abbildung 6.22 Die Tabulatoren werden im Lineal angezeigt – beachten Sie die kleinen Marken darin.
176
Absatz- und Zeichenformatierung
Aufzählungslisten Unter einer Aufzählungsliste versteht man eine Folge von Absätzen, die sich mit einem Blickfangzeichen am Zeilenanfang vom Fließtext abheben. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start können Sie dafür sorgen, dass die anschließend durch Drücken von Æ erzeugten Absätze mit einem Aufzählungszeichen versehen werden. Wenn Sie die Liste zur Schaltfläche öffnen, können Sie ein grafisches Symbol als Aufzählungszeichen festlegen, indem Sie dort einfach eine der sieben angebotenen Varianten markieren (à Abbildung 6.23). Nach dem Bestätigen werden die Absätze in der gewählten Form formatiert. Durch Wahl der Option Ohne heben Sie die Formatierung als Aufzählungsliste wieder auf.
Abbildung 6.24 Ein neues Aufzählungszeichen definieren
» Die Schaltfläche Bild öffnet das Dialogfeld Bildaufzählungszeichen, in dem Sie ein anderes grafisches Symbol auswählen können. Hier können Sie über die Schaltfläche Importieren auch eigene Grafiksymbole für den Einsatz als Aufzählungszeichen hinzufügen.
» Abbildung 6.23 Legen Sie die Form der Aufzählungszeichen fest.
Um für ein Aufzählungszeichen eine andere Form zu wählen oder die Abstände zwischen Aufzählungszeichen und Text zu ändern, wählen Sie in dieser Liste zuerst eine der dort angebotenen Varianten und klicken dann auf Neues Aufzählungszeichen definieren. Nehmen Sie anschließend die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor (à Abbildung 6.24).
Über die Einträge des Listenfelds Ausrichtung regeln Sie die Ausrichtung des Zeichens vom für den Absatz festgelegten linken Einzug.
Wenn Sie zu Beginn einer Zeile ein Sternchen (oder ein anderes Aufzählungszeichen) eingeben und dann die þLeerÿ-Taste oder die Å-Taste drücken, wird dieser Absatz automatisch als Beginn einer Aufzählungsliste interpretiert, sobald Sie zum Abschluss des Absatzes die Taste Æ drücken. Ein zweimaliges Drücken von Æ beendet die Aufzählungsliste wieder. Das funktioniert jedoch nur, wenn die entsprechende Option in den Word-Optionen aktiviert ist (à unten).
TIPP
» Im Bereich Aufzählungszeichen können Sie die Gestaltung des gewünschten Zeichens festlegen. Zugriff auf die Parameter zur Zeichenformatierung erhalten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Schriftart. Daraufhin wird das Dialogfeld Schriftart angezeigt, in dem Ihnen alle üblichen Zeichenformate – beispielsweise auch Größe und Farbe – zur Verfügung stehen.
» Über die Schaltfläche Symbol öffnen Sie das Dialogfeld Symbol, in dem Sie ein anderes Sonderzeichen festlegen können.
Nummerierte Listen Eine nummerierte Liste besteht aus aufeinanderfolgenden Absätzen, die mit einer fortlaufenden Nummerierung versehen sind. Beim Löschen, Einfügen oder Umstellen von Absätzen in dieser Folge wird die Nummerierung automatisch angepasst. Um einen oder mehrere Absätze mit einer solchen Formatierung zu versehen, markieren Sie den gewünschten Bereich und klicken Sie auf die Schaltfläche Nummerierung in der Gruppe Absatz der Registerkarte
177
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Start. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche entfernt die Formatierung als nummerierte Liste wieder. Wenn Sie die Liste zur Schaltfläche öffnen, können Sie eine bestimmte Form der Formatierung wählen ( Abbildung 6.25). Hier haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Nummerierungsarten Nach dem Bestätigen werden die Absätze in der gewählten Form formatiert. Durch Wählen der Option Ohne können Sie eine vorher eingestellte Nummerierung wieder abschalten.
Abbildung 6.26 Über das Dialogfeld definieren Sie ein neues Format für die Nummerierung.
»» Das gewählte Nummerierungsformat wird anschließend im Feld Zahlenformat angezeigt. Hier können Sie dem gewählten Format weitere Zeichen – Klammer, Punkt, Leerzeichen usw. oder anderen Text vor oder hinter dem hellgrau unterlegten Nummerierungsformat – hinzufügen. Hiermit können Sie beispielsweise aus dem Format 1. das Format Zum 1. Punkt machen.
Abbildung 6.25 Wählen Sie die Nummerierungsart aus.
Um für die Nummerierung eine andere Form zu wählen, mit einer bestimmten Nummer zu beginnen oder die Abstände zwischen Nummer und Text zu ändern, markieren Sie in der Liste zu Nummerierung zunächst eine der sieben dort angebotenen Nummerierungsarten. Klicken Sie dann auf Neues Zahlenformat definieren und nehmen Sie die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor ( Abbildung 6.26).
»»
178
Beginnen Sie mit der Einstellung im Feld Zahlenformatvorlage. Hier können Sie zwischen unterschiedlichen integrierten Formen des eigentlichen Nummerierungszeichens wählen. Wenn Sie den Eintrag (ohne) wählen, wird die vorhandene Nummerierung entfernt, alle anderen Einstellungen, zum Beispiel Abstände, bleiben aber erhalten. Beachten Sie gegebenenfalls, dass Word 2010 neue Nummerierungsformate mit fester Stellenzahl bereitstellt, etwa 001, 002, 003... oder 0001, 0002, 0003 ...
»»
Mit der Angabe unter Ausrichtung regeln Sie die Position des Nummerierungszeichens relativ zum Text des Absatzes.
Die Option Nummerierungswert festlegen unten in der Liste zur Schaltfläche Nummerierung ist erst dann verfügbar, wenn vor den aktuell zu formatierenden Absätzen bereits Absätze mit einem Nummerierungsformat versehen sind. Durch Wahl dieser Option können Sie den Anfangswert der Nummerierung festlegen.
»» Standardmäßig ist die Option Neue Liste beginnen gewählt. Das bedeutet, dass beim Formatieren der Absätze mit der Nummerierung neu begonnen wird.
»» Wenn Sie eine nummerierte Liste durch ein anderes Absatzformat unterbrechen und anschließend mit der nummerierten Liste fortfahren möchten, müssen Sie für den zweiten Teil der Liste die Option Vorherige Liste fortsetzen wählen. Damit sorgen Sie dafür, dass die Nummerierung des zweiten Teils an die des ersten anschließt.
Absatz- und Zeichenformatierung
Wenn Sie zu Beginn einer Zeile eine Zahl eingeben und dann die þLeerÿ-Taste oder die ÅTaste drücken, wird dieser Absatz automatisch als Beginn einer nummerierten Liste interpretiert, sobald Sie zum Abschluss des Absatzes die Taste Æ drücken. Ein zweimaliges Drücken von Æ beendet die Liste wieder. Das funktioniert nur, wenn die Option Automatische Aufzählung auf der Registerkarte AutoFormat im Dialogfeld zum Befehl AutoKorrektur in den Word-Optionen aktiviert ist (à folgende Abschnitte).
Nach dem Bestätigen wird der Absatz mit dem gewählten Hierarchiekennzeichen – einer Zahl, einem Symbol, dem Wort Artikel oder Ähnliches – versehen. Geben Sie dann – wenn nicht schon geschehen – den Text zu dieser Ebene ein.
Gegliederte Listen
» Um den Absatz auf der aktuellen Ebene zu belassen,
TIPP
Eine gegliederte Liste zeichnet sich – im Gegensatz zu einer nummerierten Liste – durch eine hierarchische Struktur aus. Die einzelnen Ebenen können dabei durch Nummerierungen und/oder Aufzählungszeichen gekennzeichnet werden. Bis zu neun Ebenen können auf diese Weise erstellt werden. Zum Erstellen einer solchen Liste gibt es mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten geht es, wenn Sie die Formatierung während der Texteingabe vornehmen. Markieren Sie dazu zunächst den ersten Absatz der obersten Ebene, klicken Sie auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen im Bereich Absatz der Registerkarte Start. Legen Sie dann den gewünschten Gliederungstyp in der Liste fest (à Abbildung 6.27).
Nach Drücken der Taste Æ erstellen Sie einen neuen Absatz derselben Hierarchieebene. Sie müssen dann festlegen, ob dieser Absatz diese Ebene behalten, eine andere Ebene der Gliederung erhalten oder Bestandteil des eigentlichen Textes werden soll: geben Sie den Text zu dieser Ebene ein.
» Um einen Absatz eine Ebene tiefer – oder später höher – zu stufen, benutzen Sie die Schaltflächen zum Steuern des Einzugs im Bereich Absatz der Registerkarte Start (à Tabelle 6.8). Symbol
Tabelle 6.8 Abkürzungen zum Steuern der zu verwendenden Ebene
» Um den Absatz zum Bestandteil des Fließtextes zu machen, drücken Sie nochmals die Taste Æ. Um für die Gliederung eine andere Form festzulegen, wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen zunächst eine der sieben dort angegebenen Varianten aus. Klicken Sie dann auf Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren und nehmen die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor (à Abbildung 6.28). Sie können darin durch einen Klick auf Erweitern zusätzliche Optionen anzeigen lassen.
» Wählen Sie dann zuerst über das Listenfeld Klicken Sie auf die Ebene … die Gliederungsebene aus, die Sie ändern wollen. Die gewählte Ebene wird in der Vorschau markiert.
» Nehmen Sie dann die Einstellung für diese Ebene im Abbildung 6.27 Die Optionen zur Liste mit mehreren Ebenen
Listenfeld Formatierung für Zahl eingeben vor. Hier können Sie zwischen unterschiedlichen Formen von Nummerierungen wählen.
179
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Abbildung 6.28 Die Form der Gliederung können Sie anpassen – das Dialogfeld wurde bereits erweitert.
»» Das gewählte Format wird im Feld Zahlenformatvor-
»» Durch Aktivieren von Nummerieren nach Norm lässt
lage ... angezeigt. Hier können Sie – wie zuvor für die Nummerierung beschrieben – dem vorher gewählten Format weitere Zeichen – Klammer, Punkt, Leerzeichen usw. – hinzufügen.
sich die Auswahl der zur Verfügung stehenden Zahlenformate auf deutsche Normen beschränken.
»» Beginnen mit erlaubt das Setzen eines Startwerts. »» Über die Felder Zahlenausrichtung und Ausrichtung regeln Sie die Position des Nummerierungszeichens relativ zum Text des Absatzes.
»» Über die Schaltfläche Erweitern lassen sich im unteren Teil des Dialogfelds weitere Optionen zum Anpassen des Gliederungsformats einblenden.
»» Bei Bedarf können Sie der ausgewählten Ebene über das Feld Verbinden mit Vorlage eine vorhandene Formatvorlage zuweisen.
»» Ein Tabstopp, ein Leerzeichen oder nichts kann im Anschluss an das Gliederungssymbol über das Feld Text danach eingefügt werden.
180
»» Durch Aktivieren von Liste neu beginnen nach beginnt die Nummerierung der aktuellen Ebene von vorne, wenn es sich bei der vorhergehenden Ebene um eine höhere Ebene handelt; die Nummerierung wird fortgesetzt, wenn die vorhergehende Ebene eine niedrigere Ebene ist. Um für die Gliederung eine generell neue Form festzulegen, wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen die Option Neuen Listentyp definieren und nehmen Sie die Einstellungen im daraufhin angezeigten Dialogfeld vor. Im Feld Name können Sie der neu zu definierenden Liste einen Namen geben.
Absatz- und Zeichenformatierung
6.2.5 Rahmen und Schattierung Absätze, Tabellen, Grafiken, Textfelder oder ganze Seiten können mit Rahmenlinien versehen werden. Außerdem können Sie eine Schattierung unterlegen.
Absatzrahmen Um einen Absatz mit Linien an bestimmten Seiten oder mit einem vollständigen Rahmen zu versehen, benutzen Sie nach dem Markieren des Absatzes die Schaltfläche Rahmenlinie in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start. Für diese Schaltfläche gibt es eine Voreinstellung. Standardmäßig heißt sie Rahmenlinie unten. Ein Klick auf die Schaltfläche sorgt also für eine Linie unter dem Absatz. Durch Aufklappen der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie aber andere Formen der Linienbildung wählen (à Abbildung 6.29). Nachdem Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird diese als neue Voreinstellung für die Schaltfläche benutzt.
Abbildung 6.30 Das Dialogfeld erlaubt zusätzliche Einstellungen für einen Rahmen.
Schattierung Absätze, einzelne Textabschnitte, Tabellen und Textfelder können über die Schaltfläche Schattierung in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start mit einer Schattierung versehen werden. Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterscheiden sollte, um die Schrift lesbar zu halten. Nach dem Öffnen der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie eine Farbe auswählen. Es stehen Ihnen 60 Designfarben und zehn Standardfarben zur Verfügung.
Abbildung 6.29 Um einen Absatz kann ein Rahmen gezeichnet werden.
Wollen Sie einen gemeinsamen Rahmen um TIPP mehrere aufeinanderfolgende Absätze ziehen, müssen Sie diese vorher auch gemeinsam markieren. Sollte Ihnen die Auswahl in der Liste zur Schaltfläche Rahmenlinie … nicht genügen, klicken Sie darin auf die Option Rahmen und Schattierung. Im gleichnamigen Dialogfeld können Sie auf der Registerkarte Rahmen zusätzliche Optionen einstellen (à Abbildung 6.30).
Wenn Ihnen die zur Verfügung gestellten Designfarben nicht genügen, können Sie auch eigene Farben zusammenstellen. Klicken Sie dazu in der Liste auf Weitere Farben. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie eine andere Farbe auswählen (à Kapitel 4).
Muster Wirkliche Schraffuren – also Muster – können Sie über die Registerkarte Schattierung im Dialogfeld Rahmen und Schattierung erzeugen. Sie rufen es über die Option Rahmen und Schattierung in der Liste zur Schaltfläche Rahmenlinie in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start auf den Bildschirm.
» Bestimmen Sie unter Füllung die Grundfarbe für den markierten Bereich. Über den Listeneintrag Weitere Farben können Sie unter zusätzlichen Farben die
181
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
gewünschte auswählen und auch eigene Farben mischen.
»» Wenn Sie diese Grundfarbe mit einem zusätzlichen Muster versehen wollen, können Sie dies im Bereich Muster durch Definieren von Linienart und Farbe erledigen. Wenn Sie hier eine andere Option als Transparent wählen, können Sie über das darunter liegende Listenfeld Farbe eine Farbe für die Schraffur festlegen. Die Option Automatisch entspricht der Standardtextfarbe von Windows.
»» Im Feld Vorschau wird die gewählte Kombination von Farbe und Muster zur Kontrolle angezeigt.
6.2.6 Zeichenformatierung Die Grundwerkzeuge zur Zeichenformatierung sind bei fast allen Programmen von Office 2010 identisch. Wir haben sie deshalb bereits im Kapitel über die programmübergreifenden Standardbefehle angesprochen ( Kapitel 4). Die häufig verwendeten Parameter zur Zeichenformatierung – beispielsweise Schriftart, -größe und -farbe sowie die Attribute Fett, Kursiv und Unterstrichen – können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe Schriftart einstellen. Im Programm Word gibt es zu diesem Thema aber noch einige Besonder heiten zu erwähnen – dabei geht es um die speziellen Einstellungen, die Sie über das Dialogfeld Schriftart vornehmen können.
Abbildung 6.31 Schrifteinstellungen können auf vielfältige Weise abgewandelt werden.
»» Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie zusätzliche Effekte auswählen. Einige dieser Effekte können gemeinsam aktiviert werden, andere schließen sich aus, wie beispielsweise Hochgestellt und Tiefgestellt.
Die Registerkarte Erweitert Über die Registerkarte Erweitert im Dialogfeld Schriftart können Sie Zeichen sperren, unterschneiden sowie hoch- oder tiefstellen ( Abbildung 6.32).
Dieses Dialogfeld können Sie einblenden lassen, indem Sie in der Gruppe Schriftart der Registerkarte Start auf das kleine Pfeilsymbol unten rechts neben der Gruppenbezeichnung klicken.
»» Skalieren streckt oder komprimiert die Zeichen hori-
Die Registerkarte Schriftart
»» Über den Abstand vergrößern oder verkleinern Sie
Mithilfe der Optionen im daraufhin angezeigten Dialogfeld können Sie sämtliche Änderungen an den markierten Zeichen in einem Schritt vornehmen ( Abbildung 6.31). Die gewählten Optionen werden in der Vorschau skizziert.
»» Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie die schon vom Menüband und der Minisymbolleiste her bekannten Möglichkeiten zur Einstellung – wie Schriftart, Schriftschnitt, Größe usw.
182
zontal um einen bestimmten Prozentsatz. Eingaben von 1 bis 600 sind möglich. den Abstand zwischen den Zeichen entsprechend dem im Feld Von angegebenen Maß. Die Option Erweitert bewirkt ein Sperren des Textes: Der Abstand zwischen den Zeichen wird vergrößert. Schmal bewirkt ein Unterschneiden – auch als Kerning bezeichnet: Die Abstände zwischen den Zeichen werden verkleinert. Das wird häufig für große Schriftgrade verwendet, um zu groß wirkende Abstände auszugleichen.
Absatz- und Zeichenformatierung
Ligatur würde eine Lücke zwischen den Buchstaben entstehen Solche optischen Lücken, auch bedingt durch den normalen Zeichenabstand, stören beim flüssigen Lesen ( Abbildung 6.33).
Abbildung 6.33 Ein Text ohne und mit Standardligatur. Beachten Sie den Abstand zwischen den Buchstaben.
»» Über die Optionen darunter liefert Word 2010 erweiterte Funktionen – beispielsweise zur Darstellung von Zahlenzeichen –, um einen typografischen Feinschliff zu erzielen ( Abbildung 6.34).
Abbildung 6.32 Texte können gesperrt oder unterschnitten werden.
Abbildung 6.34 Zwei Optionen zur Darstellung von Zahlen. Beachten Sie beispielsweise die Zahl 1.
»» Über das Listenfeld Position können Sie den Text in
»» Im Listenfeld zu Stil-Sets finden Sie eine Reihe
Bezug auf eine gedachte Grundlinie um exakte Werte hoch- oder tiefstellen. Im Gegensatz zu den Optionen Hochgestellt oder Tiefgestellt auf der Registerkarte Schriftart wird hiermit die Schriftgröße nicht automatisch reduziert. Achten Sie aber darauf, dass der Zeilenabstand dadurch beeinflusst werden kann.
von Optionen, mit denen Sie die Ausprägung für die meisten Schriftarten beeinflussen können. Diese sind einfach nur von 1 bis 20 durchnummeriert ( Abbildung 6.35).
»» Wenn Sie eine automatische Unterschneidung wünschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unterschneidung ab und geben im Feld daneben den Schriftgrad ein, ab dem Sie das Kerning anpassen möchten. Neu in Word 2010 ist der untere Bereich auf der Registerkarte Erweitert im Dialogfeld Schriftart. Er dient zur Feinabstimmung von Text mit OpenType-Schriften. Diese neuen Elemente können mit jeder OpenType-Schriftart verwendet werden.
»» Unter dem Begriff Ligatur versteht man die Verschmelzung zweier oder mehrerer Buchstaben zu einer gemeinsamen Einheit. Typischer Weise verwendet man Ligaturen, wenn zwei Buchstaben mit Oberlängen – wie t oder f – aufeinanderfolgen. Ohne
Abbildung 6.35 Zwei verschiedene Stil-Sets bei der Schrift Gabriola
Die eben angesprochenen Möglichkeiten werden aber nicht von allen Schriften unterstützt. Prüfen Sie auch, ob die Möglichkeit zur Nutzung dieser erweiterten Formatierungselemente nicht deaktiviert wurde: Im Bereich Erweitert unter den Word-Optionen finden Sie unter den Layoutoptionen die Option Formatierungsfeatures für OpenType-Schriftarten deaktivieren. Diese Layoutoptionen müssen Sie erst durch einen Klick auf den gleichnamigen Link ganz unten im Fenster unterhalb von Kompatibilitätsoptionen für anzeigen lassen. Schalten Sie gegebenenfalls dieses Kontrollkästchen ab.
183
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
6.3 Zeilen- und Seitenumbruch Erst nachdem die Formatierung des Dokuments vorgenommen ist, sollten Sie eine Silbentrennung und einen manuellen Seitenumbruch durchführen lassen, um den Flattersatz an den Rändern beziehungsweise bei Blocksatz die Lücken zwischen den Wörtern zu reduzieren und die endgültige Seitentrennung festzulegen.
6.3.1
Die Silbentrennung
Bei der Silbentrennung werden Wörter, die nicht mehr in eine Zeile passen, automatisch getrennt. Der dabei eingefügte Trennstrich ist ein bedingter Trennstrich. Er wirkt nur dann als Trennstrich, wenn sich die entsprechende Silbe am Ende der Zeile befindet. Passt das getrennte Wort aufgrund von Textverschiebungen wieder in eine Zeile, ist der Trennstrich nicht mehr sichtbar. Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Silbentrennung . Wählen Sie dann die gewünschte Option aus ( Abbildung 6.36). Standardmäßig ist die Silbentrennung bei jedem neuen Dokument abgeschaltet. Wenn Sie nur den Text in einem bestimmten Bereich trennen lassen möchten, markieren Sie diesen vorher.
Abbildung 6.36 Die Silbentrennung ist bei neuen Dokumenten abgeschaltet.
Bei aktiviertem Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung führt Microsoft Word während der Texteingabe automatisch die Silbentrennung durch. Wenn Sie nachträglich Text einfügen oder löschen, passt sich die Silbentrennung entsprechend an.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische Silbentrennung einschalten, wird im Dokument immer eine solche vorgenommen.
»» Standardmäßig werden auch Wörter in Großbuchstaben getrennt. Falls dies nicht erwünscht sein sollte, können Sie dies durch Abschalten der Option Wörter in Großbuchstaben trennen unterbinden.
»» Im Feld Silbentrennzone geben Sie die Position zum rechten Rand an, bis zu der Microsoft Word versuchen soll zu trennen. Je breiter die Silbentrennzone, umso weniger Silben werden getrennt – je kleiner die Silbentrennzone, desto mehr wird der rechte Rand ausgeglichen.
»» Über Aufeinanderfolgende Trennstriche können Sie regeln, wie viele untereinander stehende Zeilen mit einem Trennstrich enden dürfen.
Kontrolle In manchen Fällen führt die automatische Silbentrennung zu unerwünschten Ergebnissen. Sie sollten also immer eine nachträgliche Kontrolle durchführen. Durch Verwenden von geschützten Leerzeichen, geschützten Trennstrichen und bedingten Trennstrichen können Sie die automatische Silbentrennung so gestalten, dass typische Fehler reduziert werden.
»» Wenn Sie bei einer Kopplung von mehreren Wörtern
Automatische Silbentrennung Um festzulegen, wie getrennt wird, klicken Sie in der Befehlsliste zur Schaltfläche Silbentrennung auf Silbentrennungsoptionen. Im Dialogfeld Silbentrennung können Sie die Einstellungen vornehmen ( Abbildung 6.37).
mittels eines Bindestrichs – beispielsweise bei MSDOS – vermeiden möchten, dass nach dem Bindestrich getrennt wird, benutzen Sie statt des normalen Minuszeichens auf der Tastatur einen geschützten Trennstrich. Diesen fügen Sie mit Ÿ+Á+oder über die Registerkarte Sonderzeichen des Dialogfeldes Symbol ein.
»» Wenn zwei durch ein Leerzeichen verbundene WörAbbildung 6.37 Die Parameter für die automatische Silbentrennung können Sie festlegen.
184
ter – wie beispielsweise Wilhelm II – nicht getrennt werden dürfen, verwenden Sie statt des normalen Leerzeichens ein geschütztes Leerzeichen. Dazu benutzen Sie die Tastenkombination Ÿ+Á+þLeerÿ oder die Registerkarte Sonderzeichen.
Zeilen- und Seitenumbruch
Soll ein Wort im Bedarfsfall an einer bestimmten Stelle getrennt werden, fügen Sie an der entsprechenden Stelle durch Drücken von Ÿ+- einen bedingten Trennstrich ein – beispielsweise bei Wörtern wie Modem¬auswahl oder Autoren¬nennung. Anderenfalls könnte die automatische Silbentrennung zu unerwünschten Ergebnissen führen – zum Beispiel Mode-mauswahl oder Autorennen-nung.
Manuelle Silbentrennung Sollten dem Programm beim Trennen Fehler unterlaufen, können Sie im Dialogfeld Silbentrennung durch Klicken auf die Schaltfläche Manuell die Silbentrennung auch von Hand erledigen. Positionieren Sie vorher die Einfügemarke am Anfang des Dokuments oder markieren Sie den Bereich, in dem manuell getrennt werden soll. Für Wörter, die getrennt werden könnten, wird ein Dialogfeld eingeblendet ( Abbildung 6.38).
Abbildung 6.38 Die Silbentrennung kann auch manuell gesteuert werden.
dann durchführen, wenn Sie alle Korrekturen eingegeben haben. Falls Sie Ihr Dokument formatieren wollen, sollten Sie die Silbentrennung erst anschließend durchführen, da sich die Proportionen der Elemente im Dokument durch das Formatieren ändern.
6.3.2 Seitenumbruch Microsoft Word umbricht die Seiten Ihres Dokuments standardmäßig automatisch im Hintergrund. Jede die Länge einer Seite beeinflussende Änderung im Text führt zu einer Verschiebung aller nachfolgenden Seitenumbrüche. Um an einer bestimmten Stelle im Dokument – sinnvoller Weise am Anfang eines Absatzes oder einer Zeile – einen gezielten Seiten- oder Spaltenumbruch durchzuführen, markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument. Sie können aber auch an einer beliebigen Stelle im Dokument – nicht nur am Beginn einer Seite – einen neuen Abschnitt beginnen. Dann fügen Sie einfach an der gewünschten Stelle einen Seitenumbruch ein. Verwenden Sie hierfür auf der Registerkarte Seitenlayout in der Gruppe Seite einrichten die Befehlsschaltfläche Umbrüche ( Abbildung 6.39). Über die Optionen im oberen Bereich der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie mehrere Arten von Umbrüchen einfügen.
»» Der dünne senkrechte Strich im Feld Trennvorschlag kennzeichnet, bis zu welchem Zeichen das Wort noch in die Zeile passen würde.
»» Der blinkende Cursor zeigt die Stelle, an der vom Programm die Silbentrennung vorgenommen würde. Wenn Sie damit einverstanden sind, klicken Sie auf Ja. Das Wort wird dann an dieser Stelle getrennt und das nächste zu trennende Wort wird gesucht.
»» Wollen Sie das Wort an einer Stelle trennen, die vor dem Trennvorschlag liegt, positionieren Sie zuerst den Cursor an der gewünschten Stelle im Feld Trennvorschlag und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Ja.
»» Bei einem Klick auf Nein wird das Wort nicht getrennt. Anschließend wird das nächste zu trennende Wort im Text angezeigt.
»» Da sich die Position der Wörter in einer Zeile meist ändert, wenn Sie Korrekturen im Dokument durchführen, sollten Sie die manuelle Silbentrennung erst
Abbildung 6.39 Sie können auch einen manuellen Umbruch durchführen.
185
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
» Die Option Seite unterbricht den automatisch durch-
» Designs bilden seit der Office-Version 2007 eine zu-
geführten Umbruch an der markierten Stelle. Alle darauf folgenden – automatischen – Seitenumbrüche werden an diesen manuell gesetzten angepasst. Ein manueller Seitenumbruch wird im Dokument als gepunktete Linie angezeigt, wenn über die Schaltfläche Alle anzeigen in der Gruppe Absatz der Registerkarte Start die Anzeige der nicht druckbaren Zeichen aktiviert ist.
sätzlich Ebene, mit deren Hilfe Sie dem Dokument schnell andere Farben und Schriftarten zuweisen können.
» Um bei mehrspaltigen Dokumenten mit einer neuen
» Eine Dokumentvorlage beinhaltet einen Satz von Formatvorlagen, aber noch mehr: Sie können darüber beispielsweise alle Parameter auf den Bereich Seite einrichten vorgeben. Wenn Sie auf Basis einer Dokumentvorlage ein neues Dokument erstellen, sind diese Einstellungen bereits vorhanden.
Spalte zu beginnen, benutzen Sie die Option Spalte.
» Ein Textumbruch beendet die aktuelle Zeile und veranlasst, dass der Text erst unterhalb eines Bilds, einer Tabelle oder eines anderen Objekts fortgesetzt wird. Um einen manuell eingefügten Umbruch zu entfernen, markieren Sie ihn per Doppelklick und löschen ihn dann – wie jedes Zeichen – durch Drücken von ¢.
6.4 Format- und Dokumentvorlagen Der längerfristig einfachste Weg, einem Dokument ein durchgängiges Format zuzuweisen, besteht in der Anwendung einer Formatvorlage. Dieser Themenkreis ist für den damit unerfahrenen Anwender etwas kompliziert. Der Grund dafür liegt einerseits in der Vielfalt der damit vorhandenen Möglichkeiten, ergibt sich aber auch daraus, dass man mit den dabei verwendeten Begriffen leicht durcheinandergerät. Darum wollen wir gleich mit einer kurzen Begriffsdefinition beginnen:
» Eine Formatvorlage oder Vorlage ist eine Zusammenfassung von Formatangaben – beispielsweise hinsichtlich Schriftart, -größe oder Absatzabstand. Sie können eine solche Vorlage auf einzelne Elemente im Text anwenden.
» Ein Formatvorlagensatz oder Vorlagensatz ist die Bezeichnung für alle in einem Dokument verwendeten Formatvorlagen.
» Schnellformatvorlagen sind ein Teil des Formatvorlagensatzes. Darin sind im Allgemeinen diejenigen Formatvorlagen enthalten, die Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden werden.
186
6.4.1
Grundlegende Arbeiten mit Formatvorlagen
Wie eben erwähnt, ist eine Formatvorlage eine Definition für die Darstellung von Absätzen und Zeichen. Ein neues Word-Dokument verfügt bereits über eine Reihe von Vorlagen, mit deren Hilfe Sie den einzelnen Elementen eines Textes mehr oder minder automatisch bestimmte Formatierungsparameter zuweisen können. Zum Arbeiten damit benutzen Sie die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start. Beispielsweise können Sie im Dokument jeden Absatz für die zweite Überschriftenebene markieren und diesem dann ein Format mit dem Namen Überschrift 2 zuweisen. Damit wird dieser Absatz mit den in der Vorlage festgelegten Parametern angezeigt. Wenn Sie das Format dieser Überschriftenebene später für das Dokument ändern wollen, brauchen Sie diese Änderung nur in der Formatvorlage durchzuführen. Alle mit dieser Vorlage verbundenen Bereiche ändern ihr Format dann automatisch. Die in diesem Abschnitt beschriebenen Techniken beziehen sich zunächst einmal immer nur auf das aktuell geöffnete Dokument. Wenn Sie sie für andere oder viele Dokumente einsetzen wollen, werden Sie im Allgemeinen mit einer Dokumentvorlage arbeiten (à unten).
ACHTUNG
Format- und Dokumentvorlagen
6.4.2 Elemente im Dokument kennzeichnen Die erste Aufgabe beim Arbeiten mit Formatvorlagen besteht also darin, einzelne Elemente im Text mit einem Vorlagennamen zu kennzeichnen. Bevor Sie solche Kennzeichnungen vornehmen, ist der gesamte Text zunächst mit der Formatvorlage Standard versehen. Sie müssen also nur noch die Elemente separat kennzeichnen, die eine andere Vorlage benutzen sollen – beispielweise Überschriften oder Hervorhebungen im Text.
Über Schnellformatvorlagen
Über die Liste der Formatvorlagen Manche Anwender finden die Arbeit mit dem Bereich Schnellformatvorlagen unbequem, da die Anzeige der einzelnen Vorlagen etwas unübersichtlich ist. Sie arbeiten lieber mit einer einfacheren Liste der Formatvorlagen. Diese bringen Sie durch einen Klick auf das kleine Pfeilsymbol rechts neben der Gruppenbeschriftung Formatvorlagen auf den Bildschirm. Ein Fenster mit dem Namen Formatvorlagen wird angezeigt ( Abbildung 6.41). Durch Aktivieren der Option Vorschau anzeigen können Sie die Grundeinstellungen für die Formatierung in der Liste sichtbar machen.
Dazu markieren Sie das entsprechende Element – beispielsweise eine Überschrift – und öffnen die Liste zum Befehl Schnellformatvorlagen im Bereich Formatvorlagen ( Abbildung 6.40).
Abbildung 6.40 Die Schnellformat vorlagen
Wählen Sie dann in der Liste den Vorlagentyp aus, mit dem das vorher markierte Element gekennzeichnet werden soll. Die einzelnen Typen darin sind immer mit der Überschrift AaBbCcDd gekennzeichnet. Diese Buchstabenfolge soll aber nur das Format anzeigen, das Sie damit zuweisen. Bedeutsam sind die Angaben in der Zeile darunter – beispielsweise Standard, Überschrift 1, Überschrift 2 usw. Wenn Sie den zugewiesenen Typ wieder entfernen wollen, markieren Sie das Element und wählen die Option Formatierung löschen unten in der Liste der Schnellformatvorlagen oder drücken die Tastenkombination Ÿ+þLeerÿ.
Abbildung 6.41 Formatvorlagen (ohne und mit Vorschau anzeigen)
Hier erkennen Sie auch gleich, dass diese Liste drei Typen von Vorlagen beinhaltet:
»» Diejenigen mit dem Buchstaben
dahinter sind solche, für die ein Zeichenformat festgelegt ist.
»» Die Vorlagen, die mit dem Zeichen gekennzeichnet sind, verfügen über ein Absatzformat.
»» Sind beide Kennzeichnungen
vorhanden, bedeutet das, dass sowohl Zeichen- als auch Absatzfor mate in der Vorlage vorhanden sind.
187
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Auch hier gehen Sie zum Zuweisen einer Vorlage zu einem Element im Text so vor, dass Sie zuerst das Element markieren und dann auf die gewünschte Vorlage in der Liste klicken.
6.4.3 Erscheinungsbild ändern Als Ergebnis der Kennzeichnung der Elemente mit einer Formatvorlage sind diese Elemente mit den Formaten ausgezeichnet, die der aktuelle Vorlagensatz des Dokuments verwendet. Word verfügt standardmäßig über eine Reihe von bereits definierten Vorlagensätzen, die Sie nun dem Dokument als Ganzes zuweisen können. Indem Sie den zu verwendenden Vorlagensatz wechseln, können Sie schnell das Erscheinungsbild des gesamten Dokuments ändern.
Vorlagensatz zuweisen Dazu öffnen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Formatvorlagen die Liste zum Befehl Formatvorlagen ändern, wählen darin die Option Stil-Set und wählen einen Satz aus ( Abbildung 6.42). Die einzelnen Elemente des Dokuments, die Sie vorher unterschiedlich gekennzeichnet hatten, werden je nach dem gewählten Vorlagensatz in unterschiedlicher Form dargestellt.
Designelemente zuweisen Diese Wahl eines Formatvorlagensatzes ist aber nur ein Schritt. Bei Word 2003 war das noch die einzige Möglichkeit, das Aussehen des Dokuments zu ändern. Seit Word 2007 ist noch eine zusätzliche Dimension hinzugekommen. Hier sind zumindest die verwendeten Farben und Schriftarten noch offen und können separat eingestellt werden. Ein Design ist eine Kombination aus einem Farbdesign, einem Schriftartendesign und einem Effektdesign und kann mit einer einzigen Auswahl auf das ganze Dokument angewendet werden. Ein Dokumentdesign besteht aus mehreren Formatierungsoptionen, die einen Satz von Designfarben, einen Satz von Designschriftarten und einen Satz von Designeffekten – das ist eine Gruppe von visuellen Attributen, die auf Elemente in einer Datei angewendet werden – umfassen. Jedes Dokument, das Sie in Microsoft Word erstellen, verfügt über ein Design – selbst leere, neue Dokumente. Das Standarddesign ist das Office-Design, mit einem weißen Hintergrund und dunklen, sanften Farben. Nachdem Sie also einen Vorlagensatz eingestellt haben, können Sie über die Wahl von Farben oder Schriftarten in der Liste zum Befehl Formatvorlagen ändern diese Parameter noch zusätzlich ändern ( Abbildung 6.43).
»» Über Farben stehen Ihnen eine Vielzahl von einzelnen Farbpaletten zur Verfügung. Zusätzliche können Sie nach einem Klick auf Neue Designfarben erstellen selbst definieren ( Abbildung 6.43 links).
»» In der Liste zu Schriftarten finden Sie mehrere Sätze von Kombinationen zweier Schriftarten. Beispielsweise sorgt die Kombination Larissa dafür, dass für Überschriften die Schriftart Cambria verwendet wird und für den normalen Fließtext die Schriftart Calibri ( Abbildung 6.43 rechts).
»» Neu bei Word 2010 ist, dass Sie auch die Möglichkeit haben, über die Formatvorlagen schnell die Absatzabstände ändern zu können ( Abbildung 6.44).
Abbildung 6.42 Über ein Stil-Set können Sie einen Satz von Formatvorlagen auswählen.
188
Format- und Dokumentvorlagen
Abbildung 6.43 Farben und Schriftarten
Abbildung 6.44 Die Absatzabstände ändern
189
Kapitel 6 • Textdokumente formatieren
Über das Seitenlayout Über die Schaltflächen in der Gruppe Designs der Registerkarte Seitenlayout öffnen Sie Listen mit Alternativen, die jeweils Kombinationen von Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten zusammenfassen. Markieren Sie darin die gewünschte Gestaltungsvor lage. Die Wirkung einer Alternative können Sie direkt im Dokument kontrollieren, indem Sie den Mauszeiger auf einer der Optionen ruhen lassen.
»»
Über die Schaltfläche Design können Sie eine der Voreinstellungen für die Kombination dieser Elemente wählen ( Abbildung 6.45 links). Diese setzen aber meist voraus, dass Sie zum Formatieren des Dokuments die Standard-Überschriftfor-
190
matvorlagen – wie Überschrift 1, Überschrift 2 etc. – benutzt haben ( oben). Eine besondere Markierung einzelner Textelemente müssen Sie aber dann nicht mehr vornehmen.
»» Sie können auch die einzelnen Elemente eines solchen integrierten Designs separat ansprechen. Dazu benutzen Sie die Schaltflächen Designfarben , Designschriftarten und Designeffekte in der Gruppe Designs. Sie öffnen darüber jeweils eine Liste, über die Sie den entsprechenden Parameter einstellen können ( Abbildung 6.45 rechts und Abbildung 6.46). Auch hier ist keine spezielle Markierung im Text notwendig. Die Optionen betreffen das gesamte Dokument.
Abbildung 6.45 Die integrierten Designs
Format- und Dokumentvorlagen
Standard festlegen Wenn Sie mit einer Kombination von Formatvorlagensatz, Farben und Schriftarten immer wieder arbeiten, können Sie auch dafür sorgen, dass diese beim Erstellen eines neuen Dokuments immer automatisch eingestellt ist. Dazu nehmen Sie bei einem beliebigen Dokument zuerst die gewünschten Einstellungen vor und klicken dann auf Als Standard festlegen in der Liste zur Schaltfläche Formatvorlagen ändern.
Abbildung 6.46 Die Designschriftarten und die Designeffekte
191
Kapitel 7 Zusätzliche Elemente in den Text einfügen Nach oder auch während der Texteingabe können Sie weitere textbezogene oder grafische Elemente in das Dokument einfügen. Dazu gehören beispielsweise Sonder- oder Steuerzeichen, Datums- und/oder Uhrzeitangaben, Schnellbausteine – ganz früher einmal als AutoTexte bezeichnet – bzw. Bilderelemente oder Fotos. Als Werkzeuge dienen hier vor allem die betreffenden Befehle auf der Registerkarte Einfügen.
» Wir wollen uns zunächst einmal mit einigen typischen Textelementen beschäftigen, die Sie oft in das eigentliche Dokument selbst einfügen werden (à Abschnitt 7.1). Dazu gehören beispielsweise Schnellbausteine oder die Angaben für Datum und Uhrzeit, aber auch anderes.
» Damit sich Leser besser in Ihrem Dokument zurechtfinden, stehen unter dem Begriff Referenzen folgende Funktionen zur Verfügung (à Abschnitt 7.2): Fuß- und Endnoten können in gedruckten Texten für Erläuterungen, Kommentare, Verweise und Quellenangaben verwendet werden. Tabellen, Abbildungen und verschiedene andere Elemente im Dokument lassen sich mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen. Damit ist es beispielsweise auch möglich, im Dokument Querverweise auf Abbildungen, Tabellen und andere Elemente einzufügen.
192
» Sie können Indizes und Verzeichnisse in das Dokument einfügen (à Abschnitt 7.3): Der Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo im Dokument Informationen zum jeweiligen Stichwort zu finden sind. Bei einem Verzeichnis handelt es sich beispielsweise um das klassische Inhaltsverzeichnis, das automatisch anhand der Überschriften im Dokument generiert wird. Es können aber auch verschiedene andere Arten von Verzeichnissen erstellt werden, beispielsweise Literatur-, Rechtsgrundlagen-, Abbildungs- oder Tabellenverzeichnisse. Die Registerkarte Einfügen bei Word beinhaltet ebenfalls viele Elemente, die Sie auch bei vielen anderen Programmen der Generation Office 2010 finden. Wir werden diese zusammenfassend im letzten Teil dieses Buchs über die gemeinsamen Aufgaben behandeln. Die Werkzeuge zum Einfügen von grafischen Elementen in ein Dokument finden Sie in Kapitel 26, das Arbeiten mit Tabellen, Diagrammen und anderen Objekten in Kapitel 27.
HINWEIS
Textelemente
7.1
Textelemente
Zu den typischen Elementen, die Sie in ein Dokument einfügen werden, gehören Symbole und Sonderzeichen, Schnellbausteine oder eine Signaturzeile zum Signieren von Dokumenten oder eine Initiale.
7.1.1
Symbole, Sonderzeichen und Formeln
Für die Eingabe von Zeichen, auf die Sie über die Tastatur nicht direkt zugreifen können, stellt Word den Befehl Symbole in der Gruppe Symbole auf der Registerkarte Einfügen zur Verfügung. Sie haben so Zugriff auf einen großen Vorrat an Zeichen, die Sie über die Tastatur nur mithilfe von ANSI-Zeichen eingeben könnten. Beispielsweise lässt sich das Zeichen ½ mithilfe des Codes Ç+0189 (auf der Zehnertastatur – die Taste ´ muss gedrückt sein) eingeben.
Symbole Setzen Sie die Einfügemarke an die richtige Stelle im Dokument und öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Symbol. Bei Word können Sie zunächst eine Liste mit den am häufigsten verwendeten Symbolen öffnen. Vielleicht finden Sie darin bereits das gewünschte Symbol. Die Wahl von Weitere Symbole zeigt das Dialogfeld Symbol an (à Abbildung 7.1).
» Der verfügbare Zeichenvorrat lässt sich durch Wahl einer anderen Schriftart beeinflussen. Währungskennzeichen wie beispielsweise €, £, ¥, Brüche wie ¼, ½, ¾, sprachenabhängige Umlaute und andere Zeichen wie à, á, â, ã, å, æ oder Ähnliches können Sie in allen gängigen Schriftarten einfügen. Einen Satz häufig verwendeter mathematischer Zeichen finden Sie in der Schriftart Symbol. Grafische Elemente finden Sie unter anderem in der Schriftart Wingdings.
» Die meisten Schriftarten verfügen über verschiedene Subsets, in denen Zeichen für unterschiedliche Einsatzzwecke zusammengefasst sind – Sie finden im Listenfeld Subset meist die Gruppen Lateinisch, Griechisch, Kyrillisch, Hebräisch, aber auch geometrische Formen oder Linienzeichen. Im Listenfeld in der Mitte des Dialogfelds werden die verfügbaren Symbole angezeigt. Fügen Sie das gewünschte Zeichen durch einen Doppelklick oder durch Markieren und anschließendes Bestätigen über die Schaltfläche Einfügen an der aktuellen Cursorposition in das Dokument ein. Das Dialogfeld bleibt nach dem Einfügen eines Zeichens geöffnet, um die Eingabe weiterer Symbole zu ermöglichen. Wenn Sie ein weiteres Zeichen einfügen wollen, klicken Sie zunächst auf eine beliebige Stelle im Dokument und setzen Sie dann die Einfügemarke an die gewünschte Stelle. Klicken Sie anschließend wieder das Dialogfeld an und fügen Sie dann das Symbol wie beschrieben ein.
TIPP
Abbildung 7.1 Hierüber können Sie auf einfache Weise Symbole in Ihr Dokument einfügen.
193
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
Tastenkürzel definieren
Sonderzeichen
Für häufig verwendete Sonderzeichen können Sie über die Schaltfläche Tastenkombination für das gerade im Dialogfeld markierte Zeichen ein Tastenkürzel definieren. Im Dialogfeld Tastatur anpassen ist das Symbol im Feld Befehle dargestellt. Setzen Sie die Einfügemarke in das Feld Neue Tastenkombination und drücken Sie die gewünschte Kombination. Sie können eine oder mehrere der Tasten Á, Ç und Ÿ mit einer anderen Taste kombinieren. Die gewählte Kombination wird angezeigt. Durch Drücken einer weiteren Kombination kann auch diese dem Symbol zugeordnet werden. Wenn Sie eine eingegebene Kombination vor der Bestätigung ändern wollen, müssen Sie sie zuerst löschen.
Die Registerkarte Sonderzeichen ermöglicht das Einfügen von Steuerzeichen und häufig verwendeten Symbolen (à Abbildung 7.2). Am Anfang der Liste Zeichen finden Sie eine Reihe von Elementen, die auch den automatischen Zeilenumbruch in einer Zelle beeinflussen.
Wenn die von Ihnen eingegebene Kombination bereits einer bestimmten Aufgabe zugeordnet ist, wird dies im Dialogfeld angezeigt. Wenn Sie dann die gerade festgelegte Tastenkombination bestätigen, wird sie der neuen Aufgabe zugeordnet. Das gilt auch für die in Microsoft Word standardmäßig vorhandenen Tastenkürzel – beispielsweise Á+Ô für den Befehl Speichern. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Alle zurücksetzen können Sie alle benutzerdefinierten Tastenkombinationen aus der Vorlage entfernen und die in Word standardmäßig vorhandenen Tastenkombinationen wieder wirksam machen.
TIPP
Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zuordnen übernehmen Sie die eingegebene(n) Kombination(en). Nach dem Bestätigen werden die für das vorher markierte Zeichen eingegebene(n) Kombination(en) im Feld Aktuelle Tasten aufgelistet. Sie können eine solche Tastenfolge wieder löschen, indem Sie sie dort markieren und dann auf Entfernen klicken. Standardmäßig wird eine solche Tastenkombination in der Vorlage Normal gespeichert. Das heißt, dass sie in allen Dokumenten zur Verfügung steht, die auf dieser Vorlage basieren. Wenn die neue Tastenkombination für eine andere Vorlage verwendet werden soll, müssen Sie sie über das Drop-down-Listenfeld Speichern in auswählen, bevor Sie auf die Schaltfläche Zuordnen klicken.
TIPP
Abbildung 7.2 Symbole und Sonderzeichen sind über ein Dialogfeld verfügbar.
» Den Halbgeviertstrich kennen Sie wahrscheinlich eher unter dem Begriff Gedankenstrich. Sie benutzen ihn zur optischen Trennung von in einem Satz eingefügten Nebenbemerkungen – wie etwa auch in diesem Satz.
» Ein bedingter Trennstrich trennt ein Wort dann, wenn es sich am Ende einer Zeile befindet. Befindet sich das Wort in der Mitte einer Zeile, erscheint das Trennzeichen nicht im Ausdruck. Sie können dieses Zeichen benutzen, wenn die automatische Silbentrennung von Microsoft Word Wörter immer an einer falschen oder einer ungünstigen Stelle trennt. Beispielsweise kann die Automatik dazu führen, dass Word das Wort Autorennennung zwischen Autorennen und nung trennt. Sinnvoller ist hier sicherlich eine Trennung zwischen Autoren und nennung. Das erreichen Sie durch die Eingabe eines bedingten Trennstrichs an der betreffenden Stelle.
» Der geschützte Trennstrich ist ein Bindestrich, mit dem verhindert wird, dass eine Wortkopplung mit Bindestrich am Zeilenende getrennt wird. Beim Verwenden eines normalen Minuszeichens als Binde-
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Textelemente
strich zwischen zwei Wörtern wird dieses Zeichen als Trennzeichen verwendet, wenn das erste der beiden Wörter am Zeilenende steht. Wollen Sie beispielsweise vermeiden, dass ein Ausdruck wie LH2LOX-Triebwerk am Bindestrich zwischen LH2 und LOX getrennt wird, benutzen Sie einen geschützten Trennstrich statt des normalen Bindestrichs.
»» Das geschützte Leerzeichen zwischen zwei Wörtern vermeidet, dass diese Wörter durch einen Zeilenumbruch getrennt werden. Typische Beispiele dafür finden Sie bei Namen von Königen – etwa Ludwig XIV –, bei denen der Name und die nachfolgende römische Zahl nicht in verschiedenen Zeilen stehen sollten. Sie können zum Einfügen solcher Steuer- und Sonderzeichen auch Tastenkürzel verwenden (à Abbildung 7.2 und Kapitel 30).
7.1.2
Einen Schnellbaustein erstellen Um einen neuen Schnellbaustein zu erstellen, geben Sie den dafür gewünschten Text zunächst in ein Dokument ein. Falls gewünscht, können Sie den Text auch formatieren und/oder zusätzliche Elemente – wie Grafiken oder Ähnliches – mit eingeben. Markieren Sie dann den gesamten Bereich, den Sie als Schnellbaustein verwenden wollen, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Schnellbausteine in der Gruppe Text der Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Weisen Sie anschließend im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen dem Textbaustein einen Namen zu (à Abbildung 7.4). Die ersten Zeichen des markierten Bereichs werden als Voreinstellung für den Namen des Eintrags angezeigt. Sie sollten diese Voreinstellung durch eine einprägsame, kurze und eindeutige Bezeichnung ersetzen.
Schnellbausteine
Sie können häufig verwendete Textpassagen als Schnellbausteine speichern und so immer wieder schnell an der gewünschten Position im Text einfügen. Auf diese Weise müssen Sie immer wiederkehrende Texte nicht jedes Mal neu schreiben, sondern Sie können sie aus dem Speicher zurückrufen. Das funktioniert übrigens auch mit Grafiken. Bereits vor einer Definition eigener Bausteine verfügt der Katalog zu dieser Schaltfläche über einige Eintragungen, die allerdings auf Ihren Namen und Ihre Initialen beschränkt sind (à Abbildung 7.3).
Abbildung 7.4 Ein neuer Schnellbaustein wird hinzugefügt.
Abbildung 7.3 Einige Bausteine sind standardmäßig bereits vorhanden.
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Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
Beachten Sie auch die restlichen Felder im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen:
»» Im Feld Katalog werden Sie wahrscheinlich keine Änderungen durchführen wollen. Die Grundeinstellung Schnellbausteine sorgt dafür, dass der Baustein in diesem Katalog gespeichert wird.
»» Wenn Sie häufig mit vielen Schnellbausteinen arbeiten, sollten Sie sich überlegen, ob Sie diese nicht in verschiedenen Kategorien organisieren sollten. Standardmäßig werden Schnellbausteine in der Kategorie Allgemein abgelegt. Durch Öffnen der Liste zum Feld Kategorie können Sie nach Wahl von Neue Kategorie erstellen weitere Kategorien definieren. Geben Sie der Kategorie einen Namen und bestätigen Sie diesen. Die Kategorie steht anschließend in der Liste zur Verfügung.
»» Wichtig im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen ist das Feld Speichern in. Darüber legen Sie mit Building Blocks fest, dass der Baustein allgemein für alle Dokumente nutzbar sein soll. Alternativ können Sie den Baustein aber auch in der aktuell benutzten Dokumentvorlage ablegen.
»» Über das Feld Optionen können Sie regeln, ob genau der vorher markierte Inhalt als Schnellbaustein benutzt oder ob diesem eine Absatzmarke hinzugefügt werden soll. Sie können für den Baustein auch eine eigene Seite verwenden. Bestätigen Sie das Anlegen des Schnellbausteins abschließend durch einen Klick auf OK.
Einen definierten Schnellbaustein in den Text einfügen Um einen definierten Schnellbaustein in ein Dokument einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle und wählen dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text den betreffenden Eintrag über die Liste zur Schaltfläche Schnellbausteine aus (à Abbildung 7.5). Alternativ können Sie den entsprechenden Namen des Bausteins im Dokument eintippen und dann – ohne ein zusätzliches Leerzeichen eingefügt zu haben – Ë drücken.
196
Abbildung 7.5 Einen definierten Baustein einfügen
Oder Sie geben die ersten Buchstaben vom Namen des Elements ein und drücken – sofern in der eingeblendeten QuickInfo der korrekte Text angezeigt wird – die Æ-Taste. Damit Letzteres funktioniert, muss die Option Schaltfläche für AutoKorrektur-Optionen anzeigen auf der Registerkarte AutoKorrektur im Fenster zu den Word-Optionen aktiviert sein (à Kapitel 8).
Einen Schnellbaustein bearbeiten Um die so definierten Bausteine zu editieren, wählen Sie Organizer für Bausteine im Katalog zu den Schnellbausteinen. Im gleichnamigen Dialogfeld wird eine Liste der vorhandenen Bausteine angezeigt. Nachdem Sie darin den gewünschten markiert haben, können Sie ihn Löschen oder seine Eigenschaften bearbeiten. Das Dialogfeld zu Eigenschaften bearbeiten entspricht dem Dialogfeld Neuen Baustein erstellen.
7.1.3
Datum und Uhrzeit
Über die Schaltfläche Datum und Uhrzeit auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text können Sie das aktuelle Datum, die aktuelle Uhrzeit oder beide Angaben in Ihr Dokument einfügen. Setzen Sie vorher die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Im Dialogfeld Datum und Uhrzeit können Sie entscheiden, in welcher Form die Daten eingefügt werden sollen (à Abbildung 7.6).
Textelemente
Anschließend wird das Dialogfeld Signatureinrichtung angezeigt (à Abbildung 7.7). Geben Sie hier die Informationen zu der Person ein, die in dieser Signaturzeile signieren wird. Wenn Sie dem Signierer Anweisungen bereitstellen möchten, geben Sie diese in das entsprechende Feld ein.
Abbildung 7.6 Legen Sie das Format für Datums-/Uhrzeitangaben fest.
»» Über das Listenfeld Sprache bewirken Sie, dass die sprachtypischen Formate für Datums- und Uhrzeitangaben angezeigt werden. Im Feld Verfügbare Formate können Sie dann zwischen unterschiedlichen Formaten wählen.
»» Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Datumsund/oder Uhrzeitangabe entweder zum Zeitpunkt des Einfügens oder zum jeweils aktuellen Zeitpunkt anzeigen zu lassen. Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatisch aktualisieren deaktiviert lassen, werden Datum und Uhrzeit zum Zeitpunkt des Einfügens angezeigt, das heißt, die Angaben ändern sich später nicht. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wird später der aktuelle Zeitpunkt angezeigt.
7.1.4
Abbildung 7.7 Das Dialogfeld Signatureinrichtung
Klicken Sie auf OK. Diese Informationen werden direkt neben der Signaturzeile im Dokument angezeigt (à Abbildung 7.8). Eine solche Signaturzeile sieht wie ein typischer Signaturplatzhalter in einem gedruckten Dokument aus, unterscheidet sich aber bezüglich der Funktionsweise (à unten).
Signaturzeile
Eine digitale Signaturzeile kann als Unterschrift in einem papierlosen Signierprozess für Dokumente wie Verträge oder andere Abkommen eingesetzt werden.
Abbildung 7.8 Eine Signaturzeile wurde dem Dokument hinzugefügt.
Eine Signaturzeile erstellen
Ein Dokument signieren
Wählen Sie Microsoft Office-Signaturzeile aus der Liste zur Schaltfläche Signaturzeile in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen. Über das dann angezeigte Informationsfenster haben Sie auch Zugriff auf kommerzielle Dienste, mit deren Hilfe Sie digitale Signaturen hinzufügen können.
Sie können natürlich das Dokument ganz normal auf Papier ausdrucken und unterschreiben. Wenn Sie oder Ihre Organisation aber zusätzlich über ein digitales Zertifikat verfügen, können Sie die Vorteile einer papierlosen Signatur nutzen. Der Autor des Dokuments kann im Dialogfeld Signatureinrichtung Informationen über den vorgesehenen Signierer sowie Anweisungen für den Signierer angeben. Wenn eine elektronische Kopie des
197
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
Dokuments an den vorgesehenen Signierer gesendet wird, sieht diese Person die Signaturzeile und eine Benachrichtigung, dass ihre Signatur erforderlich ist. Wenn Sie die Funktionsweise einmal austesten wollen, doppelklicken Sie auf die Signaturzeile. Wenn Sie noch über kein Zertifikat verfügen, haben Sie über das Dialogfeld Digitale ID anfordern nochmals die Möglichkeit, ein solches zu erwerben. Dann wird das Dialogfeld Signieren angezeigt (à Abbildung 7.9).
7.1.5
Initiale
Der Befehl Initiale zählt technisch gesehen wohl eher zu den Absatzformaten, da Sie damit den jeweils ersten Buchstaben eines Absatzes in eine spezielle – vergrößerte – Form bringen (à Abbildung 7.10).
Abbildung 7.10 Mit einer Initiale wird der erste Buchstabe im Absatz vergrößert angezeigt.
Setzen Sie hierfür die Einfügemarke in den gewünschten Absatz und rufen Sie dann im Menüband auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text den Befehl Initiale auf. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Form aus und legen Sie gegebenenfalls über den Befehl Initialoptionen weitere Optionen fest (à Abbildung 7.11). Abbildung 7.9 Das Dialogfeld Signieren
»» Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein, um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzufügen.
»» Klicken Sie auf den Link Bild auswählen, um ein Bild Ihrer schriftlichen Signatur auszuwählen. Suchen Sie im Dialogfeld Signaturbild auswählen den Speicherort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie dann auf Auswählen.
»» Ein Tablet-PC-Benutzer kann mithilfe der Freihandfunktion mit seinem Namen in dem Feld neben dem X unterschreiben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Signieren. Wenn ein Dokument digital signiert wurde, ist es schreibgeschützt, um Änderungen am Inhalt des Dokuments zu verhindern. Wenn dem Dokument eine sichtbare Darstellung einer Signatur hinzufügt wird, wird gleichzeitig eine digitale Signatur hinzugefügt, um die Identität des Signierers zu authentifizieren.
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Abbildung 7.11 Das Einfügen einer Initiale und die Initialoptionen
»» Über die Varianten Im Text und Im Rand im Bereich Position legen Sie die Grundform der Initiale fest.
»» In den darunter liegenden Feldern können Sie die Schriftart, die Initialhöhe und den Abstand vom Text angeben.
Referenzen
Abbildung 7.12 Die Befehle der Registerkarte Verweise
7.2 Referenzen Sie können Ihre Dokumente mit Fußnoten, Beschriftungen, Querverweisen, Indizes und Verzeichnissen versehen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen Elementen auf der Registerkarte Verweise die betreffenden Werkzeuge bereit (à Abbildung 7.12).
7.2.1
Fuß- und Endnoten
Fuß- oder Endnoten benutzt man im Allgemeinen dazu, dem Leser zu einem bestimmten Begriff oder einer Aussage im Fließtext zusätzliche Erläuterungen zu liefern, die im Fließtext selbst von der beabsichtigten Argumentation ablenken würden. Solche erläuternden Ergänzungen werden in Microsoft Word entweder als Fußnoten am Ende der aktuellen Seite oder als Endnoten am Ende des Dokuments angezeigt. Die Befehlsschaltflächen dafür finden Sie in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte Verweise.
Fußnoten einfügen Eine Fußnote oder eine Endnote besteht aus zwei miteinander verknüpften Teilen: dem Fußnotenzeichen im eigentlichen Fließtext und dem Fuß- beziehungsweise Endnotentext am Ende der Seite. Sie können in eine Fußnote Text von beliebiger Länge eingeben und diesen Text wie normalen Text formatieren. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der das Fußnotenzeichen erscheinen soll. Wählen Sie dann den Befehl Fußnote einfügen in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte Verweise. Die Fußnote wird erzeugt und die Schreibmarke springt in den Fußnotenbereich (à Abbildung 7.13).
Abbildung 7.13 Fußnoten werden in einem eigenen Bereich angesiedelt.
Geben Sie hier den gewünschten Text ein. Sie können praktisch alle Befehle zur Bearbeitung und Formatierung nutzen, die Ihnen auch im normalen Fließtext zur Verfügung stehen. Durch einen Doppelklick auf das Symbol für die Fußnote können Sie zwischen der Fußnote und dem eigentlichen Text wechseln. Sie können für eine erweiterte Navigation auch die Optionen zur Befehlsschaltfläche Nächste Fußnote in der Gruppe Fußnoten benutzen.
Endnote einfügen Zum Einfügen einer Endnote gehen Sie entsprechend vor. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der das Endnotenzeichen erscheinen soll. Wählen Sie dann den Befehl Endnote einfügen in der Gruppe Fußnoten der Registerkarte Verweise.
Zusätzliche Optionen Wo und wie die Fuß- und/oder Endnoten im Dokument gehandhabt werden sollen, können Sie über ein Dialogfeld steuern, das Sie durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche neben der Gruppenbezeichnung auf den Bildschirm bringen (à Abbildung 7.14).
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Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
Wenn Sie die Optionen für die erste Fußnote oder Endnote festgelegt haben, können Sie alle weiteren Fußnoten durch Drücken von Ç+Ÿ+F und alle weiteren Endnoten durch Drücken von Ç+Ÿ+D definieren.
TIPP
7.2.2
Abbildung 7.14 Legen Sie die Einstellungen für Fußnoten und/oder Endnoten fest.
» Legen Sie als Erstes fest, ob Sie die Fußnoten oder die Endnoten steuern wollen, indem Sie die entsprechende Option wählen, und bestimmen Sie gegebenenfalls im zugehörigen Drop-down-Listenfeld den Ort, an dem der Fuß-/Endnotentext erscheinen soll.
» Wenn Sie eine der Optionen im Drop-down-Listenfeld Zahlenformat wählen, hat das den Vorteil, dass die Fuß-/Endnotenzeichen zusammen mit den dazugehörigen Texten automatisch verwaltet werden. Wird beispielsweise zwischen zwei vorhandenen Fußnoten eine neue eingefügt oder ein Textbereich mit Fußnoten verschoben, sorgt das Programm automatisch für eine Aktualisierung der Nummerierung.
» Mit der Option Benutzerdefiniert können Sie ein beliebiges Zeichen zur Kennzeichnung der Fuß-/ Endnote angeben. In diesem Fall wird aber keine automatische Aktualisierung der Fuß-/Endnoten durchgeführt. Über die Schaltfläche Symbol können Sie ein geeignetes Zeichen auswählen.
Beschriftungen
Sie können die unterschiedlichsten Dokumentelemente – beispielsweise Abbildungen, Tabellen, Formeln usw. – mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen, um beispielsweise an anderen Stellen im Dokument auf diese Elemente verweisen zu können. Wenn Sie eine weitere Beschriftung zwischen vorhandenen Beschriftungen einfügen oder Beschriftungen aus dem Dokument entfernen, wird die Nummerierung sowohl der beschrifteten Elemente als auch die der Verweisstelle(n) automatisch angepasst. Mit der Beschriftungsfunktion ist es beispielsweise auch möglich, Abbildungsoder Tabellenverzeichnisse in einem Dokument zu erstellen. Zum Einsatz solcher Funktionen benutzen Sie die Befehlsschaltfläche in der Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Verweise.
Beschriftung einfügen Markieren Sie die Stelle im Dokument, der Sie eine Beschriftung zuweisen wollen, beispielsweise unterhalb einer Tabelle oder einer Abbildung. Wählen Sie dann Beschriftung einfügen in der Gruppe Beschriftungen auf der Registerkarte Verweise und legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld die Art und Position der Beschriftung fest (à Abbildung 7.15).
» Über Beginnen bei können Sie die Anfangsziffer für die automatische Nummerierung festlegen. So können Sie bei einem aus mehreren Dateien bestehenden Dokument für eine fortlaufende Nummerierung der Fuß-/Endnoten sorgen.
» In den Drop-down-Listenfeldern Nummerierung und Änderungen übernehmen für können Sie die festgelegten Einstellungen gegebenenfalls auch nur auf Abschnitte im Dokument oder markierte Bereiche anwenden lassen.
200
Abbildung 7.15 Bestimmen Sie die Art der Beschriftung und deren Position.
Referenzen
»» Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erweitern oder auch komplett neu schreiben. Definieren Sie hier aber nur den Typ der Bezeichnung – beispielsweise Abbildung oder Bild –, lassen Sie den eigentlichen Inhalt noch weg.
»»
Wenn Sie mehrere unterschiedliche Arten von Elementen in Ihrem Dokument beschriften wollen, beispielsweise sowohl Abbildungen als auch Tabellen, müssen Sie im Feld Bezeichnung die aktuell gewünschte auswählen. Standardmäßig haben Sie hier die Wahl zwischen den Kategorien Abbildung, Formel und Tabelle.
Nach dem Bestätigen über OK wird an der aktuellen Cursorposition die festgelegte Beschriftung zusammen mit einer Nummer eingefügt (à Abbildung 7.16). Geben Sie nun den dazugehörenden Text – beispielsweise die Beschreibung der Abbildung – ein.
Abbildung 7.16 Ein Bild wurde beschriftet.
Abbildung 7.17 Sie können eigene Beschriftungen definieren.
»» Wie die aktuell gewählte Beschriftung nummeriert werden soll, legen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Nummerierung fest (à Abbildung 7.17, rechts). Sie können im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Format der Nummerierung wählen und die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbeziehen.
»» Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche AutoBeschriftung aufrufen, erlaubt die Zuordnung von automatischen Bezeichnungen zu Elementen, die Sie aus anderen Anwendungen einfügen (à Abbildung 7.18). Im Listenfeld Beschriftung beim Einfügen hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die vom Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Element, dem automatisch eine Beschriftung hinzugefügt werden soll. Wählen Sie im Drop-down-Listenfeld Bezeichnung einen Kategorienamen für die Beschriftung aus. Möchten Sie eine weitere Kategorie für das markierte Element erstellen, klicken Sie auf Neue Beschriftung und geben Sie dann die gewünschte Bezeichnung ein.
Zusätzliche Optionen Im Dialogfeld Beschriftung stehen Ihnen noch zusätzliche Optionen zur Verfügung:
»» Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine Abbildung – vor dem Aufrufen des Dialogfelds markiert haben, lässt sich über das Drop-down-Listenfeld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzugefügt werden soll.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeichnung können Sie eigene Beschriftungsbezeichnungen definieren (à Abbildung 7.17, links).
Abbildung 7.18 AutoBeschriftung listet Elemente aus anderen Anwendungen auf.
201
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
7.2.3 Querverweise Mithilfe von Querverweisen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder eine Überschrift. Solche Verweise werden automatisch aktualisiert, wenn Sie im Dokument Änderungen durchführen, die beispielsweise die Reihenfolge der Elemente, auf die verwiesen wird, betreffen.
»» Markieren Sie im Feld Für welche Beschriftung das Element, auf das der Verweis Bezug nehmen soll, und klicken Sie dann auf Einfügen, um den Querverweis in den Dokumenttext eintragen zu lassen (à Abbildung 7.20).
Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der der Verweis eingetragen werden soll, und wählen Sie dann Querverweis in der Gruppe Beschriftungen auf der Registerkarte Verweise. Legen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Querverweis fest (à Abbildung 7.19).
Abbildung 7.20 Ein Verweis auf eine Abbildung
7.3 Indizes und Verzeichnisse Mithilfe von Indizes und Verzeichnissen – beispielsweise einem Inhalts- oder einem Abbildungsverzeichnis – können Sie den Lesern längerer Dokumente die Möglichkeit bieten, sich darin schneller zurechtzufinden.
7.3.1 Abbildung 7.19 Fügen Sie über das Dialogfeld Querverweise ein.
»» Wählen Sie im Drop-down-Listenfeld Verweistyp den Elementtyp aus, für den Sie einen Querverweis erstellen möchten. Aufgelistet werden hier alle definierten Kategorien wie beispielsweise mit der Standardformatvorlage formatierte Überschriften, Textmarken, Abbildungen, Tabellen etc.
»» Im Drop-down-Listenfeld Verweisen auf legen Sie fest, was Sie in den Text des Querverweises einbeziehen möchten – beispielsweise das Wort Abbildung und die zugehörige Nummer. Die Elemente in dieser Liste beziehen sich auf die Auswahl im Drop-downListenfeld Verweistyp.
202
Indizes
Ein Index enthält Stichwörter mit den entsprechenden Seitenverweisen darauf, wo im Dokument Informationen zu dem entsprechenden Stichwort zu finden sind. Zur Steuerung der dafür notwendigen Eingaben benutzen Sie die Gruppe Index der Registerkarte Verweise.
Einen Indexeintrag erstellen Bevor Sie ein Stichwortverzeichnis generieren können, müssen Sie die entsprechenden Stellen in Ihrem Dokument als Indexeinträge kennzeichnen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der ein Indexeintrag eingefügt werden soll, oder markieren Sie den Text im Dokument, der an dieser Stelle als Indexeintrag verwendet werden soll. Wählen Sie dann Eintrag festlegen in der Gruppe Index
Indizes und Verzeichnisse
auf der Registerkarte Verweise. Im nun angezeigten Dialogfeld Indexeintrag festlegen können Sie den Eintrag spezifizieren sowie weitere Einträge definieren (à Abbildung 7.21).
Mit Festlegen schließen Sie die Definition des aktuellen Eintrags ab. Das Dialogfeld bleibt danach für die Kennzeichnung weiterer Indexeinträge im Dokument geöffnet. Sie können also zwischen dem Dialogfeld und dem Text beliebig hin- und herwechseln. Schließen Sie das Dialogfeld mit Abbrechen, nachdem Sie alle Einträge im Dokument gekennzeichnet haben. Indexeinträge werden als verborgen formatierte Feldfunktion in das Dokument eingefügt. Sie können sie sichtbar machen, wenn Sie die Option Alle anzeigen eingeschaltet haben (à Abbildung 7.22). Sie können den Eintrag dann auch direkt im Dokument editieren, passen Sie aber auf, dass Sie dabei nur den in Anführungszeichen gesetzten Bereich ändern, nicht die Elemente der Feldfunktion {XE "…"}.
Abbildung 7.21 Definieren Sie über dieses Dialogfeld die Indexeinträge.
»» Falls Sie vor dem Aufruf des Dialogfelds Text markiert haben, wird dieser im Feld Haupteintrag angezeigt. Sie können den gewünschten Eintrag hier aber auch direkt eingeben oder bearbeiten.
»» Im Feld Untereintrag können Sie einen Unterpunkt zum Haupteintrag definieren. Wollen Sie mit mehr als zwei Ebenen arbeiten, geben Sie diese auch hier ein – jeweils getrennt durch einen Doppelpunkt.
»» Im Bereich Optionen wird standardmäßig auf die aktuelle Seite des Eintrags verwiesen. Über die Option Querverweis kann aber auch ein Verweis auf einen anderen Indexeintrag festgelegt werden. Den Vorgabetext Siehe können Sie ändern. Mit Seitenbereich lässt sich auf eine bereits definierte Textmarke verweisen.
»» Für das Seitenzahlenformat können Sie zwischen Fett und Kursiv wählen oder beide Formate kom binieren, wenn Sie bei mehreren Seitenangaben zu einem Indexeintrag den Haupteintrag besonders kennzeichnen möchten.
»» Über die Schaltfläche Alle festlegen werden alle Stellen im Dokument als Indexeintrag gekennzeichnet, bei denen die Schreibweise exakt mit dem Haupteintrag übereinstimmt.
Abbildung 7.22 Ein Indexeintrag im Dokument – die Option Alle anzeigen wurde eingeschaltet.
Den Index erstellen Nachdem Sie die zu erfassenden Einträge im Dokument gekennzeichnet haben, können Sie diese im eigentlichen Index zusammenfassen. Setzen Sie hierfür die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, an der der Index erstellt werden soll – in der Regel am Ende des Dokuments –, und klicken Sie dann auf Index einfügen in der Gruppe Index auf der Registerkarte Verweise. Im Dialogfeld legen Sie die gewünschte Formatierung fest (à Abbildung 7.23). Die Einträge im Feld Seitenansicht dienen nur als Vorschau mit einem Beispieltext.
203
Kapitel 7 • Zusätzliche Elemente in den Text einfügen
7.3.2 Inhaltsverzeichnis Zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Inhaltsverzeichnis der Registerkarte Verweise. Standardmäßig erstellt Word ein Inhaltsverzeichnis auf der Basis der integrierten Überschrift-Formatvorlagen (à Kapitel 6). Damit wird die Gliederung des Textes erkannt und im Inhaltsverzeichnis wiedergegeben.
Inhaltsverzeichnis erstellen
Abbildung 7.23 Hierüber formatieren und erstellen Sie das Stichwortverzeichnis.
Um ein Inhaltsverzeichnis an einer bestimmten Stelle im Dokument einfügen zu lassen, setzen Sie die Einfügemarke an die betreffende Stelle und öffnen dann die Liste zur Schaltfläche Inhaltsverzeichnis in der gleichnamigen Gruppe. Darin können Sie zwischen unterschiedlichen Formen wählen (à Abbildung 7.24).
»» Wählen Sie unter Typ, ob die Untereinträge in separaten Zeilen mit Einzug oder nacheinander, durch Semikolon getrennt, in einer Zeile angeordnet werden sollen.
»» In wie vielen Spalten der Index gesetzt werden soll, können Sie im entsprechenden Feld festlegen.
»» Sie können die Seitenzahlen rechtsbündig – statt direkt hinter dem Eintrag – anzeigen lassen. Diese Option ist nicht für Fortlaufend wählbar. Wenn Sie unter Typ die Option Eingezogen und außerdem Seitenzahlen rechtsbündig gewählt haben, können Sie ein Füllzeichen zwischen Indexeintrag und Seitenzahl einfügen lassen.
»» Im Drop-down-Listenfeld Formate stehen Ihnen mehrere integrierte Darstellungsmöglichkeiten für Indizes zur Verfügung. Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen gegebenenfalls über Ändern anhand der Index-Formatvorlagen bestimmen. Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird der Index an der aktuellen Cursorposition im Dokument generiert.
Abbildung 7.24 Der Katalog für die Inhaltsverzeichnisse
Nach der Wahl einer Option wird das Inhaltsverzeichnis erstellt (à Abbildung 7.25).
204
Indizes und Verzeichnisse
»»
Über das Drop-down-Listenfeld Formate stehen Ihnen mehrere integrierte Darstellungsmöglichkeiten für ein Inhaltsverzeichnis zur Verfügung. Am flexibelsten bleiben Sie, wenn Sie die Option Von Vorlage wählen und das Format der einzelnen Ebenen gegebenenfalls über Ändern anhand der Verzeichnis-Formatvorlagen bestimmen.
Nach dem Bestätigen über die Schaltfläche OK wird das Inhaltsverzeichnis an der aktuellen Cursorposition im Dokument generiert. Abbildung 7.25 Ein Inhaltsverzeichnis wurde erstellt.
Weitere Optionen
Über die Option Inhaltsverzeichnis einfügen in diesem Katalog können Sie vorher die Form der Einträge im Verzeichnis festlegen (à Abbildung 7.26).
Über die Schaltfläche Optionen lassen Sie das Dialogfeld Optionen für Inhaltsverzeichnis anzeigen, in dem Sie die zu berücksichtigenden Ebenen festlegen können (à Abbildung 7.27).
Abbildung 7.27 Sie können bestimmen, aus welchen Vorlage elementen das Inhaltsverzeichnis generiert wird.
Abbildung 7.26 Legen Sie die Struktur des Inhaltsverzeichnisses fest.
»» Die Seitenzahlen können Sie anzeigen lassen oder ausblenden. Außerdem können Seitenzahlen rechtsbündig angeordnet werden oder direkt auf die entsprechende Überschrift folgen. Wenn Sie sie rechtsbündig setzen lassen, können Sie ein Füllzeichen zwischen Eintrag und Seitenzahl definieren.
Wenn Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen aktivieren, wird das Verzeichnis anhand der Formatvorlagen erstellt, ansonsten auf Basis der Verzeichniseintragsfelder. In der Liste unter Verfügbare Formatvorlagen werden die für das Dokument definierten Vorlagen angezeigt. Standardmäßig werden zunächst die Überschriften im Dokument für das Inhaltsverzeichnis verwendet. Diese sind mit einem Häkchen versehen. Sie können aber auch jede andere Formatvorlage als Eintrag für das Inhaltsverzeichnis verwenden. Geben Sie dazu neben der Bezeichnung für die Vorlage in der Spalte Inhaltsverzeichnisebene die entsprechende Zahl für die gewünschte Ebene ein, also beispielsweise 4 für Ebene 4.
205
Kapitel 8 Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen Wenn Sie Microsoft Word nicht nur zum Schreiben von Briefen oder anderen kurzen Dokumenten verwenden wollen, sondern auch zum Verfassen von längeren und gegebenenfalls komplexeren Arbeiten, dürften die Techniken, die in diesem Kapitel vorgestellt werden, interessant für Sie sein. Word bietet eine ganze Reihe von Werkzeugen, die Ihnen das Organisieren Ihrer Dokumente beziehungsweise der Dokumentinhalte erleichtern.
»» Mit der aktuellen Version von Word wurde die Navigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht (à Abschnitt 8.1). Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden.
»» Das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Fluss der Argumentation im Dokument festzulegen oder zu korrigieren (à Abschnitt 8.2). Beispielsweise können Sie darin angeben, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aussagen zu Papier bringen wollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage dargestellt werden soll.
206
»» Mithilfe eines Zentraldokuments – auch Masterdokument genannt – kann ein mehrere Teile umfassendes Werk, beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch, in einem Dokument zusammengefasst und verwaltet werden (à Abschnitt 8.3). Ein solches Zentraldokument enthält meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filial- beziehungsweise Unterdokumenten.
»» Im letzten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir auch noch auf die Optionen zum Programm Word eingehen, über die Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und das Programm an Ihre persönlichen Erfordernisse anpassen können (à Abschnitt 8.4).
8.1 Der Navigationsbereich In der aktuellen Version von Word wurde die Navigation in umfangreichen Dokumenten vereinfacht. Der neu eingeführte Navigationsbereich leistet mehr als die von den Vorversionen her bekannte Dokumentstruktur: Dokumente können durch Ziehen und Ablegen von Abschnitten auf einfache Weise neu organisiert werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie das Dokument mit Formatvorlagen für Überschriften versehen haben. Darüber hinaus kann jetzt durch inkrementelles Suchen nach Inhalten gesucht werden. Dabei wird automatisch das gesamte Dokument durchsucht. Die ersten Zeichen, die im Dokument gefunden werden und mit der Suchzeichenfolge übereinstimmen, werden markiert. Sie müs-
Der Navigationsbereich
Abbildung 8.1 Der Navigationsbereich wird links angezeigt.
sen also keine langen Dokumentabschnitte mehr kopieren und einfügen oder ganz genau wissen, wonach Sie suchen, um fündig zu werden.
Die Register
8.1.1
»» Standardmäßig ist der Bereich Durchsuchen der
Die Grundaufgaben
Die Aufgabe des Navigationsbereichs besteht zunächst einmal darin, die Struktur des Dokuments in verkürzter Form darzustellen. Sie können darin die Logik Ihrer Argumentation überprüfen.
Den Navigationsbereich anzeigen lassen Zur Anzeige des Navigationsbereichs schalten Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anzeigen die Option Navigationsbereich ein. Daraufhin wird im linken Bereich des Bildschirms eine Spalte angezeigt, in der die Überschriftenebenen im Dokument vermerkt werden (à Abbildung 8.1). Die Breite dieser Spalte können Sie – wie gewohnt – mit Hilfe der Maus verändern.
Der Bereich verfügt über drei Register, die Sie je nach Aufgabenstellung einsetzen können: Überschriften in Ihren Dokument aktiviert. Dann wird die Struktur der Überschriftenebenen im Dokument angezeigt und Sie können damit zwischen den einzelnen Abschnitten wechseln.
»» Die beiden anderen Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument und Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche eignen sich hauptsächlich für die Suche im Dokument (à unten).
Die Navigation Durch einen Klick auf eine der darin angezeigten Überschriftenebenen können Sie schnell zu der entsprechenden Stelle im Dokument wechseln. Sie können zum Wechsel auch die beiden Schaltflächen mit den Pfeil spitzen rechts oben im Navigationsbereich benutzen.
207
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
Neu ist, dass Sie die Ebenen in der Dokumentgliederung reduzieren können, um geschachtelte Überschriften auszublenden, so dass Sie selbst bei tief strukturierten, komplexen, umfangreichen Dokumenten problemlos mit der Gliederung arbeiten können. Zum Ausblenden der Unterebenen klicken Sie auf die nach rechts unten weisende Pfeilspitze links neben einer Ebene. Dass unterhalb einer Überschriftenebene noch weitere Ebenen im Dokument vorhanden sind, erkennen Sie an der weißen nach rechts weisenden Pfeilspitze.
Die Suche über den Navigationsbereich Über das Suchen-Feld oben im Navigationsbereich haben Sie die Möglichkeit, direkt nach Zeichenfolgen im Dokument suchen zu lassen. Sobald Sie damit beginnen, darin Text einzugeben, werden die Fundstellen im Dokument farbig hervorgehoben (à Abbildung 8.2). Außerdem werden die Abschnitte, in denen die Zeichenfolge gefunden wurde, markiert. Die Anzahl der Fundstellen wird ebenfalls angezeigt.
» Durch einen Klick auf die Schließen-Schaltfläche im Feld Suchen schalten Sie die Suchfunktion wieder ab.
» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument anzeigen lassen, werden darin Miniaturansichten der Seiten angezeigt, in denen die Fundstellen auftauchen (à Abbildung 8.3 links). Wenn Sie scharfe Augen haben, finden Sie darin bereits die gewünschte Seite und können diese durch einen Mausklick im Hauptfenster anzeigen lassen.
» Nach Wahl des Register Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche werden die Fundstellen im Zusammenhang aufgelistet (à Abbildung 8.3 rechts). Auch hier können Sie durch einen Klick auf ein Element in der Liste zum jeweiligen Bereich im Dokument navigieren.
8.1.2
Die Struktur des Dokuments ändern
Sie können den Navigationsbereich auch dazu benutzen, die Struktur des Dokuments zu ändern oder das Dokument durch die Eingabe weiterer Überschriftenebenen zu erweitern. Außerdem können Überschriften und deren Inhalt gelöscht, ausgeschnitten und kopiert werden.
Ebenen verschieben Zum Ändern der Dokumentgliederung können Sie Überschriften innerhalb eines Dokuments ziehen und ablegen. Klicken Sie zunächst im Register Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument auf die Überschriftenebene, die Sie zu einer anderen Stelle im Dokument verlagern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Zeiger in senkrechte Richtung (à Abbildung 8.4 links). Lassen Sie die Maustaste an der gewünschten Stelle los. Der vorher markierte Bereich wird verschoben (à Abbildung 8.4 rechts). Abbildung 8.2 Eine Suche im Navigationsbereich markiert auch die Abschnitte, in denen der Suchbegriff auftaucht.
» Über das Menü zum Feld Suchen können Sie die weiteren wesentlichen Befehle zum Suchen bzw. Ersetzen ansteuern.
208
Beachten Sie, dass mit einer Ebene immer auch die dazugehörenden Unterebenen mit verschoben werden.
ACHTUNG
Der Navigationsbereich
Abbildung 8.3 Die beiden anderen Register im Navigationsbereich liefern weitere Möglichkeiten zur Navigation.
Abbildung 8.4 Überschriftenebenen können mit der Maus verschoben werden.
209
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Weitere Aktionen im Navigationsbereich Für weitere Aktionen können Sie das Kontextmenü zum Navigationsbereich benutzen (à Abbildung 8.5). Markieren Sie immer zuerst die Überschriftenebene, an der Sie Änderungen durchführen wollen.
»» Der Befehl Neue Unterüberschrift fügt nach den bereits vorhandenen Unterebenen eine weitere Überschrift der tieferen Ebene ein. Auch damit erstellen Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz, der mit der Formatvorlage der vorher markierten Überschrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text müssen Sie gleich im Hauptfenster eintragen.
»» Über Löschen können Sie die markierte Überschrift samt der gegebenenfalls vorhandenen Unterebenen aus dem Dokument entfernen.
»» Der Befehl Überschrift und Inhalt auswählen markiert den entsprechenden Bereich im Dokument selbst und der Befehl Überschrift und Inhalt drucken führt zur Ausgabe des Bereichs auf dem Drucker.
»» Die drei letzten Befehle im Kontextmenü arbeiten unabhängig von der gerade im Navigationsbereich vorgenommenen Markierung: Mit Alle Ebenen erweitern und Alle Ebenen reduzieren können Sie die einzelnen Unterebenen ausblenden oder wieder anzeigen lassen. Über die Optionen im Untermenü zu Überschriftenebenen anzeigen können Sie regeln, bis zu welcher Gliederungsebene die Überschriften im Navigationsbereich angezeigt werden sollen.
8.2 Arbeiten in der Gliederungsansicht Abbildung 8.5 Das Kontextmenü zum Navigationsbereich beinhaltet viele nützliche Befehle.
»» Die Ebene der markierten Überschrift innerhalb des Dokuments lässt sich einfach ändern. Verwenden Sie die Befehle Höher stufen bzw. Tiefer stufen. Damit ändern Sie auch immer die Ebenen der zu der markierten Überschrift gehörenden Unterebenen.
»» Sie können auch einfach neue Überschriften zum Dokument hinzufügen – beispielsweise um vergessene Abschnitte hinzuzufügen. Markieren Sie dazu die gewünschte Stelle und verwenden Sie Neue Überschrift vor bzw. Neue Überschrift nach. Damit erstellen Sie im Dokument zunächst einen leeren Absatz, der mit der Formatvorlage der vorher markierten Überschrift formatiert ist. Den dazugehörenden Text können Sie gleich im Hauptfenster eintragen.
210
Auch das Arbeiten in der Gliederungsansicht ermöglicht es Ihnen, auf schnelle Weise den logischen Aufbau Ihres Dokuments überblicken und gegebenenfalls korrigieren zu können. Sie können darin festlegen, in welcher Reihenfolge Ihre Aussagen im Dokument erscheinen sollen und ob eine Aussage als selbstständiges Element in der Argumentationskette oder als Unterpunkt zu einer anderen Aussage angeordnet werden soll. Um zur Gliederungsansicht zu wechseln, wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Ansicht und klicken auf die Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumentansichten oder Sie benutzen die gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts unten im Programmfenster in der Statusleiste (à Abbildung 8.6). Beachten Sie in der dann angezeigten Ansicht gleich die Registerkarte Gliederung. Wichtig sind für uns zunächst nur die Schaltflächen in der Gruppe Gliederungstools.
Arbeiten in der Gliederungsansicht
Abbildung 8.6 Ein Dokument zeigt in der Gliederungsansicht eine weitere Registerkarte an.
Hatten Sie nur ein noch leeres Dokument geöffnet, finden Sie im Hauptbereich des Fensters lediglich ein Kreissymbol mit einem Minuszeichen (à Abbildung 8.6). Enthält das aktuelle Dokument bereits Inhalte, hängt die Darstellung davon ab, ob Sie bereits zuvor Textelemente mit den integrierten Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. entsprechend gekennzeichnet haben (à Kapitel 6). Ist das der Fall, werden diese als Gliederungsebenen angezeigt.
8.2.1
Eingaben in der Gliederungsansicht
Im Allgemeinen arbeitet man in dieser Ansicht vorzugsweise auf der Ebene von Überschriften. Sie können hierin aber auch Eingaben bis hinunter zum eigentlichen Textkörper vornehmen und Bearbeitungen durchführen. Da die Gliederungsansicht jedoch über eine auf ihre speziellen Zwecke der Organisation ausgerichtete Darstellungsform verfügt, sollten Sie für ausführlichere Arbeiten am Textkörper besser zur Seitenlayoutansicht wechseln.
Die oberste Ebene Wenn Sie in einem noch leeren Dokument in der Gliederung eine Eingabe durchführen, wird dem Absatz damit automatisch die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen. Das erkennen Sie in der Gliederungsansicht daran, dass im Feld Gliederungsebene der Ausdruck Ebene 1 steht, solange der Absatz markiert ist. Wenn Sie von der Gliederungsansicht zur Ansicht Seitenlayout wechseln, ist im Bereich der Schellformatvorlagen die Option Überschrift 1 eingestellt. Auch weitere Absätze, die Sie dann nach Drücken der Æ-Taste eingeben, tragen diese Kennzeichnung. Word nimmt in der Gliederungsansicht also an, dass Sie zunächst einmal die Überschriften der obersten Ebene eingeben wollen – beispielsweise die Überschriften der Kapitel (à Abbildung 8.7).
Abbildung 8.7 Vier Elemente der obersten Gliederungsebene werden angezeigt.
211
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Untere Ebenen Um unterhalb einer mit Ebene 1 markierten Ebene arbeiten zu können, gehen Sie wie folgt vor:
»» Setzen Sie die Einfügemarke an das Ende des bereits eingegebenen Textes für eine Überschrift der Ebene 1 – beispielsweise an das Ende der Überschrift Kapitel 1.
»» Drücken Sie die Taste Æ. Word nimmt zunächst an, dass Sie eine weitere Ebene 1 einfügen wollen, und weist dem Absatz eine entsprechende Markierung zu.
»» Wechseln Sie dann die Ebene. Das können Sie auf zwei Arten tun: Entweder Sie stellen über das Feld Gliederungsebene die Ebene Ebene 2 ein. Die Liste zum Feld Gliederungsebene enthält neun Überschriftenebenen. Sie könnten auch jede andere Ebene einstellen, im Allgemeinen wird man nach der Ebene 1 die Ebene 2 verwenden. Anschließend können Sie den Text für die Überschrift dieser Ebene eingeben (à Abbildung 8.8). Sie können zum Wechsel auf die nächste Ebene nach der Eingabe eines neuen Absatzes aber auch einfach die Schaltfläche Tiefer stufen benutzen. Dadurch weisen Sie dem Absatz automatisch die nächst tiefere Ebene zu. Fahren Sie auf diese Weise mit dem Aufbau der Überschriftenebenen des Dokuments fort. Wenn Sie bei-
spielsweise unterhalb von Ebene 2 eine Ebene 3 einrichten wollen, setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der Überschrift von Ebene 2, drücken Sie die Taste Æ und ändern Sie die Ebene des neuen Absatzes in Ebene 3.
Die Ebene des Textkörpers Natürlich besteht ein Dokument nicht nur aus Überschriften, sondern üblicherweise auch aus normalem Text. Um irgendwo zwischen den Überschriften einen solchen Fließtext einzufügen, setzen Sie die Einfügemarke an das Ende der davor stehenden Überschriftenebene, drücken Sie die Taste Æ und wechseln Sie die Ebene des neuen Absatzes in Textkörper. Geben Sie dann den Text auf dieser Ebene ein (à Abbildung 8.9). Sie können zum Zuweisen dieser Ebene auch einfach auf die Schaltfläche Tieferstufen zu Textkörper klicken.
8.2.2 Die Gliederung bearbeiten Zum Bearbeiten einer Gliederung sind meist zwei verschiedene Aufgaben zu bewerkstelligen: Zum einen muss die Reihenfolge einzelner Abschnitte – Überschriftenebenen mit den dazugehörigen Unterpunkten und Texten – geändert werden, ohne dass sich dabei deren Gliederungsebene ändert. Zum anderen ergibt sich manchmal auch die Notwendigkeit, die Gliederungsebene oder Einzugsebene bestimmter Abschnitte zu ändern, diese also höher oder tiefer zu stufen. Details dazu finden Sie in den nachfolgenden Ausführungen.
Abbildung 8.8 Zwei Gliederungsebenen – die Unterebene ist eingezogen.
212
Arbeiten in der Gliederungsansicht
Abbildung 8.9 Zwei Überschriftenebenen und Textkörper – beachten Sie die Einzüge.
»»
Ebenen anzeigen und ausblenden In der Grundeinstellung werden nach dem Wechseln zur Gliederungsansicht alle Ebenen im Dokument inklusive der Bestandteile des Textkörpers vollständig angezeigt. Sie können aber die Dokumentstruktur in der Regel besser überblicken und sich leichter durch das Dokument bewegen und größere Textabschnitte neu anordnen, wenn Sie die Anzeige so reduzieren, dass nur die von Ihnen gewünschten Überschriftenebenen und Teile des Textkörpers angezeigt werden. Beachten Sie, dass nur mit den integrierten Überschrift-Formatvorlagen oder Absatzgliederungsebenen formatierte Elemente einund ausgeblendet werden können.
Sie können zum einen die Anzahl der in der Ansicht anzuzeigenden Ebenen generell festlegen. Dazu wählen Sie im Drop-down-Listenfeld zur Schaltfläche Ebene anzeigen in der Gruppe Gliederungstools die gewünschte Anzahl aus. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Ebene 1 bestimmen, dass nur die Überschriften der ersten Ebene angezeigt werden. Wollen Sie wieder sämtliche Ebenen inklusive Textkörper anzeigen, wählen Sie im Drop-down-Listenfeld die Option Alle Ebenen. Beachten Sie, dass die Ebenen, zu denen ausgeblendete Unterebenen – dazu gehört auch Textkörper – existieren, durch einen grauen Strich besonders gekennzeichnet sind (à Abbildung 8.10).
Abbildung 8.10 Ebene 1 anzeigen und Ebene 2 anzeigen
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Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
Abbildung 8.11 Bereiche können insgesamt mit den dazu gehörenden Überschriften markiert werden.
» Manchmal geht es schneller, wenn Sie stattdessen die Schaltfläche Gliederung erweitern und Gliederung reduzieren benutzen. Damit können Sie die Anzeige schrittweise – also Ebene für Ebene – erweitern oder reduzieren.
dazugehörigen Textkörper – zu markieren, klicken Sie auf das kleine Symbol links von der betreffenden Überschrift. Um nur den Textkörper einer Ebene zu markieren, klicken Sie auf den Punkt links vom betreffenden Text (à Abbildung 8.11).
» Sie können auch nur die Gliederung innerhalb eines bestimmten Bereichs reduzieren, indem Sie auf das Symbol mit dem Pluszeichen links neben der betreffenden Überschrift doppelklicken. Ein zweiter Doppelklick blendet die Unterebenen wieder ein.
» Auch ein zu langer Textkörper erschwert die Übersicht in der Gliederungsansicht. Um den Textkörper im gesamten Dokument bis auf die erste Zeile in jedem Abschnitt auszublenden, aktivieren Sie die Option Nur erste Zeile in der Gruppe Gliederungstools. Die auf die Zeile folgenden Auslassungspunkte weisen anschließend darauf hin, dass weitere Textzeilen reduziert sind. Um den Text wieder vollständig anzuzeigen, deaktivieren Sie diese Option.
» Formatierungen können Sie in der Gliederungsansicht nicht vornehmen. Dazu wechseln Sie zu einer anderen Ansicht. Wenn Sie später die Zeichenformatierung in dieser Ansicht – beispielsweise große Schriftarten oder Kursivschrift – irritiert, können Sie die Gliederung als einfachen Text anzeigen. Deaktivieren Sie dazu die Option Textformatierung anzeigen. Durch Aktivieren schalten Sie die Formatierung wieder an.
Elemente markieren Bevor Sie beginnen, Elemente in der Gliederungsansicht zu verschieben oder auf andere Art zu bearbeiten, müssen Sie zunächst das, was Sie bearbeiten wollen, markieren. Das geht am einfachsten mit der Maus: Um einen Bereich – also eine Überschrift samt der in den Ebenen darunter vorhandenen Überschriften und dem
214
Beachten Sie dabei zwei wichtige Punkte: Die unter der markierten Ebene vorhandenen Ebenen werden – inklusive des Textkörpers – mit markiert! Und wenn Sie eine Überschrift mit reduziertem untergeordnetem Text markieren, wird auch der reduzierte Text markiert, obwohl er in der Anzeige nicht zu sehen ist.
ACHTUNG
Die Reihenfolge ändern Ein häufig durchgeführter Arbeitsschritt bei der Bearbeitung eines Dokuments besteht darin, die Reihenfolge bestimmter Abschnitte zu ändern. In der Normalansicht und der Seitenlayoutansicht können Sie für diese Aufgaben die Befehle der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start zum Ausschneiden und Einfügen von Text benutzen. Einfacher arbeiten Sie aber in diesen Fällen in der Gliederungsansicht mit den entsprechenden Schaltflächen oder durch Verschieben mit der Maus.
» Zum Verschieben eines Dokumentabschnitts samt seiner Unterelemente markieren Sie ihn zunächst, indem Sie auf das Symbol links neben der betreffenden Überschrift klicken. Um diesen Bereich dann im Dokument nach hinten zu verschieben, klicken Sie anschließend – falls notwendig mehrmals – auf die Schaltfläche Nach unten . Um einen Abschnitt nach oben zu verschieben, benutzen Sie die Schaltfläche Nach oben. Beachten Sie, dass dabei die zugewiesene Gliederungsebene nicht verändert wird. Die zur markierten Ebene gehörigen Unterüberschriften
Zentral- und Filialdokumente
und der Textkörper werden damit ebenfalls verschoben.
» Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie das betreffende Gliederungssymbol – das Pluszeichen links neben der Überschrift – mit der Maus nach oben oder unten verschieben. Beim Ziehen mit der Maus zeigt Microsoft Word für jede mögliche Einfügeposition eine horizontale Linie an. Lassen Sie an der gewünschten Stelle die Maustaste los, um dem Abschnitt die neue Position zuzuweisen. Der Abschnitt wird vor der durch die Markierung gekennzeichneten Stelle eingefügt und behält seine ursprüngliche Gliederungsebene bei. Auch in diesem Fall werden die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ebenfalls mit verschoben.
Die Einzugsebenen ändern In der Gliederungsansicht lassen sich Überschriften auch höher oder tiefer stufen. Beispielsweise können Sie damit eine Überschrift samt Textkörper und eventuellen Unterüberschriften eine Ebene tiefer setzen und so zu einem Unterpunkt der vorherigen Ebene machen. Markieren Sie zunächst den Abschnitt, den Sie neu einordnen wollen. Benutzen Sie dann die entsprechenden Schaltflächen auf der Registerkarte Gliederung des Menübands.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Tiefer stufen
, um den Abschnitt eine Ebene zurückzustufen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Höher stufen , um den Abschnitt eine Ebene höher zu setzen. Klicken Sie so oft auf die entsprechende Schaltfläche, bis die gewünschte Ebene erreicht ist.
» Um schnell einer Überschrift oder einem Textkörper die erste Gliederungsebene zuzuweisen, klicken Sie nach dem Markieren auf die Schaltfläche Höher stufen zu Überschrift 1 . Um umgekehrt eine Überschrift in Textkörper umzuwandeln, klicken Sie auf Tieferstufen zu Textkörper . Sie können Text auch neu anordnen, indem Sie die betreffenden Gliederungssymbole für die Überschriften und Textkörper nach dem Markieren des entsprechenden Bereichs mit der Maus nach links beziehungsweise nach rechts ziehen. Auch hierbei passen die dazugehörigen Unterüberschriften und der Textkörper ihre Gliederungsebene entsprechend an.
8.3 Zentral- und Filialdokumente Der zweite große Aufgabenbereich für die Ansicht Gliederung ist das Arbeiten mit Zentral- und Filialdokumenten. Ein Zentraldokument – auch Masterdokument genannt – ist ein Behälter für eine bestimmte Anzahl von separaten Unterdokumenten, die auch als Filialdokumente bezeichnet werden. Mithilfe eines Masterdokuments kann ein aus mehreren Teilen bestehendes Werk – beispielsweise ein aus mehreren Kapiteln bestehendes Buch – auf einfache Weise organisiert und verwaltet werden. Dazu erstellen Sie die einzelnen Teile in separaten Dateien, den Filialdokumenten, und fassen diese im Zentraldokument zusammen. Das Zentraldokument enthält dann meist nur Verknüpfungen zu den einzelnen Filialdokumenten, die dazu verwendet werden, Kopien der Filialdokumente in das Zentraldokument einzufügen. Sie können diese Technik verwenden, um ein umfangreiches Dokument in einzelne Teile aufzuspalten, zu organisieren und zu verwalten. Bevor Sie einen Satz von Zentral- und Filialdokumenten erstellen, sollten Sie zunächst einen gemeinsamen Speicherort für diese Dateien festlegen. Legen Sie dazu beispielsweise über den Windows-Explorer einen entsprechenden Ordner an. Wenn Sie bereits vorhandene Word-Dokumente als Filialdokumente verwenden möchten, verschieben oder kopieren Sie die betreffenden Dokumente in diesen Ordner.
ACHTUNG
Zur Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten arbeiten Sie mit der Gruppe Zentraldokument auf der Registerkarte Gliederung. Wenn diese ausgeblendet dargestellt wird, müssen Sie zuerst auf die Schaltfläche Dokument anzeigen klicken.
8.3.1
Zentraldokument in Filialdokumente aufteilen
Im Allgemeinen werden Sie ein Zentraldokument mit bereits vorhandenen Filialdokumenten füllen wollen (à unten). Wir wollen trotzdem zunächst einmal von dem Fall ausgehen, in dem Sie die Filialdokumente direkt im Zentraldokument erstellen, da dabei einige wichtige Punkte klarer werden.
215
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
Ein Zentraldokument erstellen Wenn Sie ein Zentraldokument später in Filialdokumente aufteilen wollen, müssen Sie zunächst das Zentraldokument anlegen.
» Dazu erstellen Sie innerhalb von Microsoft Word ein neues Dokument. Aktivieren Sie dann gleich zu Anfang die Gliederungsansicht, indem Sie auf die Schaltfläche Gliederung im Bereich Dokumentenansichten klicken oder Sie benutzen die gleichbedeutende kleine Schaltfläche Gliederung rechts unten im Programmfenster in der Statusleiste.
» Geben Sie die Überschrift für den Gesamttitel des Dokuments und darunter die Überschriften für jeden Abschnitt ein, den Sie später als Filialdokument benutzen wollen. Wenn Sie nach der Eingabe einer Überschriftenzeile die Taste Æ drücken, wird jede dieser Ebenen automatisch mit der integrierten Überschrift-Formatvorlage Ebene 1 – bzw. Überschrift 1 – formatiert.
» Weisen Sie den Überschriften für die Filialdokumente eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Sie können mit einer von mehreren Alternativen arbeiten: Wenn Sie nur auf einer Ebene arbeiten wollen, verwenden Sie Ebene 1 für jedes Filialdokument (à Abbildung 8.12 links). Sie können aber das Zentraldokument auch mit einem übergeordneten Titel versehen (à Abbildung 8.12 rechts). In diesem Fall können Sie die darunter liegenden Überschriften eine Ebene tiefer stufen. Dazu können Sie die Schaltflächen des Bereichs Gliederungstools benutzen (à oben).
» Im weiteren Vorgehen können Sie dann unterhalb der Ebenen der Überschriften für die einzelnen Filialdokumente weitere Eingaben vornehmen. Sie können beispielsweise weitere Unterebenen und auch Eingaben für den Textkörper festlegen. Gehen Sie dazu genauso vor, wie bei einem normalen Dokument in der Gliederungsansicht (à oben).
Alternativ können Sie auch ein bestehendes Dokument in ein Zentraldokument umwandeln: Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zentraldokument verwenden möchten, und weisen Sie jeder Überschrift eine geeignete Überschrift-Formatvorlage zu. Wechseln Sie dann in die Gliederungsansicht.
TIPP
Filialdokumente aus dem Zentraldokument heraus erstellen Nachdem das Zentraldokument damit über eine Gliederung verfügt, können Sie die Filialdokumente anhand der bereits vorhandenen Gliederungsüberschrift erstellen. Dabei werden im Prinzip die Überschriften und deren Unterebenen durch die vorher separat gespeicherten Dateien ersetzt.
» Dazu markieren Sie in der Gliederungsansicht im Zentraldokument die Überschriften, die Sie als Filialdokumente verwenden möchten (à Abbildung 8.13). Wenn Sie mehrere Überschriften der obersten dafür verwendeten Ebene markieren, werden nachfolgend mehrere Filialdokumente erstellt – für jede Überschrift der Ebene eines.
Abbildung 8.13 Der Abschnitt Kapitel 1 ist insgesamt markiert.
» Klicken Sie nach dem Markieren in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Erstellen . Die vorher markierte Überschrift wird dann als Überschrift eines Filialdokuments umfunktioniert (à Abbildung 8.14).
Abbildung 8.12 Zwei Alternativen für die Gestaltung eines Zentraldokuments
216
Zentral- und Filialdokumente
Abbildung 8.14 Ein Filialdokument in einem Zentraldokument.
»» Word fügt einen fortlaufenden Abschnittswechsel vor und hinter jedem Filialdokument ein. Das erkennen Sie aber erst dann, wenn Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen aktiviert haben. Ein solcher Abschnittsumbruch speichert die Formatierungselemente des Bereichs, beispielsweise Randeinstellungen, Seitenausrichtung, Kopf- und Fußzeilen sowie fortlaufende Seitenzahlen (à Kapitel 4). Auf diese Weise können Sie weitere Filialdokumente im Zentraldokument erstellen und diese danach auch bereits mit weiteren Inhalten versehen. Sie sollten gleich wissen, dass die erste Überschrift der Markierung mit der Formatvorlage – oder mit der Gliederungsebene – formatiert ist, die für den Beginn des jeweiligen Filialdokuments verwendet wird. Haben Sie beispielsweise das Zentraldokument mit der Überschrift Ebene 1 versehen und darunter mehrere Überschriften der Ebene 2 eingegeben, müssen Sie mindestens eine dieser Überschriften der Ebene 2 markieren, um diese Überschrift in ein Filialdokument umzuwandeln.
Speichern Geben Sie dann den Befehl zum Speichern des Zent raldokuments. Dazu gehen Sie wie üblich bei Word vor.
Der Unterschied zum Speichern eines normalen WordDokuments besteht darin, dass dabei auch automatisch die gerade erstellten Filialdokumente gespeichert werden. Darum empfiehlt es sich, zum Speichern einen separaten Ordner zu verwenden. Word verwendet beim automatischen Speichern der Filialdokumente jeweils die ersten Zeichen der Überschrift, die Sie in der Gliederungsansicht den einzelnen Dokumenten zugewiesen haben. So wird ein Filialdokument, das mit der Gliederungsüberschrift Kapitel 1 beginnt, Kapitel 1.docx genannt. Dies können Sie über das Dialogfeld Speichern unter oder das Dialogfeld Öffnen kontrollieren.
Filialdokument reduzieren Die Wirkung der bisher durchgeführten Tätigkeiten wird klarer, wenn Sie in der Gruppe Zentraldokument auf die Schaltfläche Filialdokumente reduzieren klicken. Dann erkennen Sie auf dem Bildschirm, dass der Inhalt des als Filialdokument definierten Bereichs eigentlich nicht mehr Bestandteil des Zentraldokuments ist. Stattdessen finden Sie im Zentraldokument einen Hyperlink zum Speicherort des Filialdokuments (à Abbildung 8.15).
Abbildung 8.15 Das Filialdokument wurde reduziert.
217
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Abbildung 8.16 Ein Filialdokument verfügt am Ende über einen Abschnittswechsel.
Wollen Sie zur vorherigen – vollständigen – Darstellung zurückkehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Filial dokumente erweitern in der Gruppe Zentraldokument. Der Hyperlink wird dann wieder durch den Inhalt des Filialdokuments ersetzt (à Abbildung 8.14).
Filialdokument öffnen Nachdem Sie das Speichern durchgeführt haben, können Sie die damit erzeugten Filialdokumente auch separat öffnen (à Abbildung 8.16). Gehen Sie dazu wie üblich vor (à Kapitel 3). Sie können dann an diesem Dokument wie gewohnt weiterarbeiten und es mit weiteren Inhalten füllen. Nachdem Sie das Filialdokument erneut gespeichert haben können Sie zum Zentraldokument zurückkehren. Die am Filialdokument durchgeführten Erweiterungen werden dann auch im Zentraldokument angezeigt. Standardmäßig werden die Inhalte nach dem Öffnen zunächst in reduzierter Form dargestellt. Zur vollständigen Anzeige müssen Sie wieder auf die Schaltfläche Filialdokumente erweitern in der Gruppe Zentraldokument klicken.
Verknüpfung aufheben Seien Sie vorsichtig mit der Schaltfläche Verknüpfung aufheben . Wenn Sie den Bereich eines bereits ausgegliederten Filialdokuments im Zentral dokument markieren und dann auf diese Schaltfläche in der Gruppe Zentraldokument klicken, wird die Verknüpfung zwischen den beiden separaten Dateien aufgehoben und der Inhalt des Filialdokuments wird wieder als fester Bestanteil in das Zentraldokument übernommen. Die Datei des Filialdokuments wird dabei aber nicht gelöscht.
Filialdokument weiter aufteilen Manchmal wollen Sie ein Filialdokument weiter aufteilen – beispielsweise dann, wenn Sie den zweiten Teil eines Kapitels in einer separaten Datei ablegen wollen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke im Zentraldokument innerhalb des aufzuteilenden Filialdokument an die Stelle, nach der die Teilung vorgenommen werden soll, und klicken Sie auf Teilen in der Gruppe Zentraldokument. Als Erfolg wird der Bereich nach der Einfügemarke in ein neues Filialdokument übernommen (à Abbildung 8.17). Nach dem Speichern wird auch eine neue Datei dafür erstellt.
Abbildung 8.17 Ein Filialdokument wurde geteilt.
218
Zentral- und Filialdokumente
8.3.2 Filialdokumente zusammenführen Das Grundprinzip der Arbeit mit Zentral- und Filialdokumenten dürfte damit klar geworden sein. Meist werden Sie aber in der Praxis insofern anders vorgehen, als Sie bereits bestehende Dokumente als Filialdokumente in einem Zentraldokument zusammenstellen.
»» Dazu erstellen Sie ein neues Dokument, das Sie anschließend als Zentraldokument nutzen wollen. Sie können dafür auch ein bereits vorhandenes WordDokument öffnen. Wechseln Sie zur Ansicht Gliederung und markieren Sie dort die Stelle, an der ein bestehendes Dokument eingefügt werden soll.
»» Klicken Sie dann im Bereich Zentraldokument der Registerkarte Gliederung auf Einfügen, navigieren Sie zum Speicherort des einzufügenden Dokuments, markieren Sie dieses und bestätigen Sie über Öffnen. Daraufhin wird der Inhalt des Dokuments als Filialdokument angezeigt (à Abbildung 8.18). Fahren Sie auf diese Weise mit dem Einfügen weiterer Dokumente fort. Wenn Sie ein Dokument zwischen zwei bereits eingefügte Filialdokumente setzen wollen, stellen Sie sicher, dass Sie vorher in eine Leerzeile zwischen den bereits vorhandenen Filialdokumenten klicken. Nachdem Sie auf diese Weise das Zentraldokument definiert haben, können Sie die einzelnen Filialdokumente gemeinsam bearbeiten.
Automatische Anpassungen Wenn Sie innerhalb der Filialdokumente bereits Fußnoten oder Beschriftungen verwendet haben, werden die Fußnoten nach dem Zusammenfügen der Filialdokumente zu einem Gesamtwerk automatisch neu nummeriert; die Nummerierung der Beschriftung muss mit
Hilfe der Option Felder aktualisieren auf den aktuellen Stand gebracht werden. Dies gilt in beiden Fällen allerdings nur dann, wenn die automatischen Standards für die Fußnoten- bzw. die Beschriftungsnummerierung verwendet wurden. Auch eine bereits vergebene Seitennummerierung wird nur dann automatisch aktualisiert, wenn Sie diese nicht händisch eingegeben bzw. nicht die Funktion Beginnen mit im Filialdokument verwendet haben!
Eingaben und Änderungen Eingaben und Änderungen in bereits vorhandenen Inhalten können Sie innerhalb des Zentraldokuments – zum Teil aber auch in den Filialdokumenten – durchführen. Direkt zum Zentraldokument gehörende Inhalte können Sie natürlich nur direkt in diesem bearbeiten.
»» Die Reihenfolge der Filialdokumente im Zentraldokument können Sie über die Schaltflächen im Bereich Gliederungstools (à oben) oder per Drag & Drop mit der Maus verändern. Nummerierte Inhalte in den Filialdokumenten werden dabei automatisch angepasst.
»» Um den Inhalt eines Filialdokuments zu bearbeiten, können Sie zum einen dieses Dokument separat öffnen und dann darin arbeiten. Zum Öffnen können Sie entweder wie gewohnt das Dialogfeld Öffnen benutzen oder auf den in der reduzierten Ansicht des Masterdokuments angezeigten Hyperlink mit gedrückter Ÿ-Taste klicken. Auch nach dem Klicken auf den Hyperlink zeigt Microsoft Word das Filialdokument in einem separaten Dokumentfenster an. Zum anderen können Sie die Eingaben oder Änderungen in einem Filialdokument auch direkt im Zentraldokument in der nicht reduzierten Ansicht vornehmen.
Abbildung 8.18 Ein Filialdokument wurde eingefügt.
219
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und -Optionen
Zur Anzeige von Details können Sie das Masterdokument auch in einer anderen Ansicht als der Gliederungsansicht anzeigen lassen – beispielsweise in der Ansicht Seitenlayout. Wenn Sie in einer solchen Ansicht Änderungen direkt im Zentraldokument vornehmen, sei es im Zentraldokument selbst oder in einem darin integrierten Filialdokument, sollten Sie sich davon überzeugen, dass Sie diese Änderungen an der richtigen Stelle vornehmen. Die Abschnittswechselmarkierungen liefern die entsprechenden Hinweise. Diese werden aber nur angezeigt, wenn Sie auf der Registerkarte Start im Bereich Absatz die Schaltfläche Alle anzeigen aktiviert haben.
Filialdokument sperren Wenn Sie Änderungen und Ergänzungen am Inhalt der Filialdokumente nur in der Datei des Filialdokuments selbst durchführen wollen, können Sie im Zentraldokument auf die Schaltfläche Dokument sperren klicken. Das Symbol eines Vorhängeschlosses links im Bereich der Filialdokumente zeigt an, dass diese im Zentraldokument nicht bearbeitet werden können. Ist diese Option abgeschaltet, werden Änderungen beim Speichern automatisch auch in die separate Datei des Filialdokuments übernommen.
8.4 Die Word-Optionen Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten der Anpassung von Microsoft Word finden Sie in dem Fenster, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Optionen innerhalb der Registerkarte Datei auf den Bildschirm bringen. Sie haben damit einen Bereich zur Verfügung, über den Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und Microsoft Word an Ihre persönlichen Erfordernisse anpassen. Einige der links im Fenster zu den Optionen angezeigten Bereiche gelten für die Office-2010-Programmen allgemein bzw. zeigen dieselben Möglichkeiten zur Einstellung. Die Optionen zum Sicherheitscenter finden Sie in Kapitel 2, die Dokumentprüfung wird in Kapitel 4 angesprochen.
8.4.1
Der Bereich Anzeige
Mithilfe der Optionen im Bereich Anzeige können Sie die Darstellung des Dokuments in den verschiedenen Ansichten des Programms anpassen.
Optionen für die Seitenanzeige
» Mit Leerraum zwischen Seiten in der Drucklayoutansicht anzeigen können Sie bestimmen, ob die oberen und unteren Seitenränder mit dem Inhalt von Kopfund Fußzeile angezeigt werden sollen.
» Textmarkerzeichen anzeigen bewirkt, dass markierter Text auf dem Bildschirm und in gedruckten Dokumenten dargestellt wird.
» Ist Dokument-QuickInfos beim Daraufzeigen anzeigen aktiviert, werden Informationen – wie beispielsweise URLs und Kommentare von Bearbeitern – in Pop-up-Feldern angezeigt. Die QuickInfos werden angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf einen Hyperlink, ein Kommentarverweiszeichen oder ähnlichen Inhalt zeigen.
Formatierungszeichen Die Optionen unter Diese Formatierungszeichen immer auf dem Bildschirm anzeigen liefern die Einstellungen dafür, welche Zeichen nach wie vor angezeigt werden, wenn Sie auf die Schaltfläche Alle anzeigen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz klicken, die Option also auf Ausblenden stellen (à Tabelle 8.1). Symbol
Element angezeigt als Tabstoppzeichen.als.Pfeile Leerzeichen.zwischen.einzelnen.Wörtern.als.Punkte Absatzmarken.mit.einem.Absatzsymbol Ausgeblendeter Text.als.Inhalt.mit.einer.gepunkteten.Linie. unter.dem.Text. Bedingte Trennstriche.–.die.angeben,.an.welcher.Stelle. ein.Wort.am.Ende.einer.Zeile.getrennt.werden.soll.–.als. Hakensymbol Objektanker.–.der.Ort,.an.dem.ein.Objekt.in.einem.bestimmten.Absatz.verankert.ist.–.als.Ankersymbol
Tabelle 8.1 Die nicht druckbaren Formatierungszeichen
220
Die Word-Optionen
Wählen Sie die Option Alle Formatierungszeichen anzeigen aus, um sämtliche Formatierungszeichen anzuzeigen, unabhängig davon, ob das zu den jeweiligen Optionen gehörende Kontrollkästchen aktiviert ist. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden nur die Formatierungszeichen angezeigt, die im Bereich darüber aktiviert sind.
Kopieren und Verschieben von Daten festgelegt. Wir können hier nur auf die wichtigsten davon eingehen.
Druckoptionen
»» Über Eingabe ersetzt markierten Text geben Sie an,
Über die Druckoptionen steuern Sie die Vorgänge beim Ausdrucken:
»» Wählen Sie die Option In Word erstellte Zeichnungen drucken aus, um alle im Dokument erstellten Zeichnungsobjekte mit zu drucken. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird der Druckvorgang möglicherweise beschleunigt. Word druckt dann anstelle der einzelnen Zeichnungsobjekte ein leeres Feld.
»» Auch wenn Sie Hintergrundfarben und -bilder drucken deaktivieren, wird der Druckvorgang möglicherweise beschleunigt.
»» Ist Dokumenteigenschaften drucken aktiviert, werden die Dateiinformationen des Dokuments nach dem Dokument auf einer eigenen Seite gedruckt. Word speichert diese Dateiinformationen im Dokumentinformationsbereich.
Bearbeitungsoptionen Mit den Bearbeitungsoptionen werden die Einstellungen für Eingabe- und Bearbeitungsvorgänge in Dokumenten festgelegt. ob ein vorher markierter Bereich durch eine Eingabe überschrieben wird. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, fügt Word den neuen Text vor dem markierten Text ein, ohne ihn zu ersetzen.
»» Wenn Automatisch ganze Wörter markieren aktiviert ist, wird das ganze Wort markiert, wenn Sie einen Teil eines Worts und dann einen Teil des nächsten Worts markieren. Außerdem markiert Word ein Wort und das Leerzeichen nach diesem Wort, wenn Sie auf ein Wort doppelklicken.
»» Nach dem Einschalten von Drag und Drop für Text zulassen können Sie markierten Text durch Ziehen mit der Maus verschieben oder kopieren.
»» Über STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks
sorgen, dass als ausgeblendet formatierter Text mit gedruckt wird. Die gepunktete Unterstreichung, die auf dem Bildschirm unter dem ausgeblendeten Text angezeigt wird, wird nicht mit gedruckt.
verwenden können Sie das Bearbeiten des Texts von Hyperlinks erleichtern. Ist diese Option aktiviert, müssen Sie die Ÿ-Taste drücken und dabei auf die Verknüpfung klicken, um der Verknüpfung zu folgen. Wenn diese Option deaktiviert ist, wechselt Word bereits beim Klicken auf die Verknüpfung zum Ziel der Verknüpfung, ohne dass Sie die Ÿ-Taste drücken müssen.
»» Über Felder vor dem Drucken aktualisieren erreichen
»» Ist Automatisch beim Einfügen von AutoFormen ei-
Sie, dass alle Felder in einem Dokument – beispielsweise automatische Bild- und Absatznummerierungen – vor dem Drucken aktualisiert werden.
nen neuen Zeichenbereich erstellen eingeschaltet, wird beim Einfügen eines Zeichnungsobjekts ein Zeichenbereich eingefügt. Ein solcher Zeichenbereich erleichtert das Anordnen von Zeichnungselementen und Bildern sowie deren Verschieben als Einheit.
»» Mit Ausgeblendeten Text drucken können Sie dafür
»» Wählen Sie die Option Verknüpfte Daten vor dem Drucken aktualisieren aus, um alle verknüpften Informationen – beispielsweise verknüpfte Bilder – in einem Dokument vor dem Drucken zu aktualisieren.
8.4.2 Der Bereich Erweitert Im Bereich Erweitert unter den Word-Optionen hat Microsoft die eigentlich wichtigen Einstellmöglichkeiten zum Programm zusammengefasst. Beispielsweise werden die Einstellungen für das Eingeben, Bearbeiten,
»» Mit Intelligente Absatzmarkierung verwenden wird beim Markieren des ganzen Absatzes die Absatzmarke mit markiert. Damit bleibt beispielsweise die Formatierung des Absatzes automatisch erhalten, wenn Sie den Absatz ausschneiden und einfügen.
»» Ist Einfügemarke mit Bildlauf verschieben eingeschaltet, wird der Cursor beim Bildlauf nach oben oder nach unten verschoben. Wenn Sie nach dem
221
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
Durchführen eines Bildlaufs eine der Pfeiltasten drücken, steht der Cursor auf der aktuell angezeigten Seite und nicht an seiner vorhergehenden Position.
»» Wenn EINFG-Taste zum Steuern des Überschreibmodus verwenden aktiviert ist, können Sie die ¡-Taste verwenden, um den Überschreibmodus zu aktivieren oder zu deaktivieren.
»» Mit Überschreibmodus verwenden wird dieser Modus generell verwendet: Beim Eingeben von Text wird vorhandener Text zeichenweise ersetzt.
»» Ist Aufforderung zur Vorlagenaktualisierung eingeschaltet, werden Sie beim Ändern von Text, auf den eine Formatvorlage angewendet wurde, gefragt, ob Sie die Formatvorlage auf den geänderten Text erneut anwenden wollen. Sie können dann die Formatvorlage basierend auf der zuletzt vorgenommenen Änderung aktualisieren oder die Formatierung der Formatvorlage erneut anwenden.
»» Mit Einfügen zwischen zwei Dokumenten wird das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalt angezeigt, der aus einem anderen Dokument in Word kopiert wurde.
»» Die Optionen unter Einfügen zwischen Dokumenten, wenn Formatvorlagendefinitionen nicht übereinstimmen legen das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalt fest, der aus einem anderen Dokument in Word kopiert wurde. Zudem wird die Formatvorlage angezeigt, die dem kopierten Text zugewiesen und in dem Dokument anders definiert ist, in das der Text eingefügt wird.
»» Mit Einfügen aus anderen Programmen wird das Standardverhalten beim Einfügen von Inhalt angezeigt, der aus einem anderen Programm kopiert wurde. Wählen Sie für diese Optionen in der Drop-down-Liste eine der folgenden Einstellungen (à Tabelle 8.2):
»» Mit Standardformatvorlage für Aufzählungen oder nummerierte Listen verwenden werden Listenformatvorlagen statt auf der Grundlage der Aufzählungsformatvorlage auf der Grundlage der Standard-Absatzformatvorlage erstellt.
Option
Wirkung
Ursprüngliche Formatierung beibehalten
Zeichenformate und direkte Formatierungen, die auf den kopierten Text angewendet wurden, werden beibehalten. Direktformatierungen umfassen Formate, die in der Absatzformatvorlage nicht enthalten sind.
Formatierung zusammenführen
Für den Text werden die Eigenschaften der Formatvorlage in dem Abschnitt übernommen, in den er eingefügt wird. Formatierungen zum Hervor heben, wie Fett- oder Kursiv-Formatierungen, die nur auf einen Teil der Markierung angewendet sind, bleiben dagegen erhalten.
Nur den Text übernehmen
Alle Formatierungselemente werden verworfen. Für den Text werden die Eigenschaften der Formatvorlage in dem Abschnitt übernommen, in den er eingefügt wird.
»» Wählen Sie die Option Klicken und Eingeben aktivieren aus, um Eingaben an einer leeren Stelle im Dokument durch Doppelklicken auf diesen leeren Bereich durchführen zu können. Dieses Werkzeug ist nur in der Seitenlayoutansicht und in der Weblayoutansicht verfügbar.
»» Unter Standard-Absatzformatvorlage wählen Sie die Formatvorlage aus, die beim Klicken und Eingeben auf den Text angewendet werden soll.
Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Über den Abschnitt darunter können Sie das Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Elementen steuern. Die ersten vier Optionen bestimmen das Standardverhalten beim Einfügen von Elementen in das Dokument:
»» Über Einfügen innerhalb desselben Dokuments wird das Verhalten beim Einfügen von Inhalt innerhalb desselben Dokuments angezeigt, aus dem Sie den Inhalt kopiert haben.
222
Tabelle 8.2 Optionen zum Einfügen innerhalb desselben Dokuments
»» Mit Bilder einfügen als wird angezeigt, wie Word am Text ausgerichtete Bilder in das Dokument einfügt. Sie können Bilder in einer Zeile mit dem Text einfügen, zulassen, dass Bilder mit dem Text verschoben werden können, oder Text um ein Bild vor oder hinter dem Bild anordnen.
Die Word-Optionen
»» Ist EINFG-Taste zum Einfügen verwenden aktiviert,
»» Textanimation anzeigen hat nur eine Wirkung, wenn
können Sie den Inhalt der Office-Zwischenablage mithilfe der Taste ¡ in ein Dokument einfügen.
Sie animiertem Text in Dokumenten anzeigen lassen wollen, die in einer älteren Version als Word 2007 erstellt wurden. Mit der aktuellen Version von Word kann kein animierter Text mehr erstellt werden.
»» Mit Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird bewirken Sie, dass die Schaltfläche Einfügeoptionen beim Einfügen von Inhalt angezeigt wird. Mit den Optionen zu dieser Schaltfläche können Sie die Einstellungen außer Kraft setzen oder ändern, die Sie in diesem Abschnitt des Dialogfelds Word-Optionen vornehmen.
»» Über Intelligentes Ausschneiden und Einfügen können Sie die Formatierung beim Einfügen von Text automatisch anpassen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben, können Sie weitere Einfügeoptionen festlegen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen. Darin können Sie Abstände und Formatierungen beim Zusammenführen, Ausschneiden und Einfügen von Text steuern.
Dokumentinhalt anzeigen Der Abschnitt Dokumentinhalt anzeigen steuert die Anzeigeparameter für den Dokumentinhalt. Die Optionen in diesem Abschnitt erklären sich teilweise selbst. Auf einige davon sollten wir aber noch eingehen:
»» Wählen Sie Textumbruch im Dokumentfenster anzeigen, um Text am Dokumentfenster umzubrechen, so dass er sich auf dem Bildschirm leichter lesen lässt. Der Umbruch ändert sich dabei je nach Fensterbreite.
»» Mit Platzhalter für Grafiken anzeigen können Sie anstelle der in den Dokumenten eingefügten Bilder ein leeres Feld anzeigen. Mit dieser Option wird die Durchführung eines Bildlaufs in Dokumenten beschleunigt, die eine große Anzahl von Bildern enthalten.
»» Mit Zeichnungen und Textfelder auf dem Bildschirm anzeigen werden Objekte angezeigt, die in der Seitenlayoutansicht oder in der Weblayoutansicht mit den Word-Zeichentools erstellt wurden. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Objekte auszublenden und gegebenenfalls die Anzeige von Dokumenten mit mehreren Zeichnungen zu beschleunigen. Zeichnungen werden auch dann gedruckt, wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren.
»» Textmarken anzeigen bewirkt, dass Textmarken auf dem Bildschirm angezeigt werden. Bei einem Element, dem Sie eine Textmarke zuweisen, wird das in Klammern angezeigt. Wenn Sie einer Stelle eine Textmarke zuweisen, wird die Textmarke als Strich dargestellt. Die Klammern und Striche werden in gedruckten Dokumenten nicht dargestellt.
»» Textbegrenzungen anzeigen zeigt für Textränder, Spalten und Absätze gepunktete Linien an. Die Begrenzungen dienen Layoutzwecken und werden in gedruckten Dokumenten nicht dargestellt.
»» Über Zuschnittsmarken anzeigen können Sie die Ecken von Rändern anzeigen lassen.
»» Ist Feldfunktionen anstelle von Werten anzeigen aktiviert, werden anstelle von Feldwerten in den Dokumenten die entsprechenden Feldfunktionen angezeigt. So kann beispielsweise { TIME @\"MMMM, d, YYYY" } anstelle des aktuellen Datums angezeigt werden. Unabhängig von dieser Einstellung können Sie immer zwischen der Anzeige von Feldfunktionen und Feldergebnissen wechseln, indem Sie Ç+Ñ drücken.
»» Mit Feldschattierung wird angezeigt, ob und wann Felder schattiert dargestellt werden. Durch eine Schattierung können Felder besser erkannt werden. Wählen Sie in der Liste die Option Immer oder Wenn ausgewählt aus, um die Felder zu schattieren. Die Schattierung wird auf dem Bildschirm, nicht jedoch im gedruckten Dokument dargestellt.
»» Wenn Sie mit einem Rechner mit sehr begrenzten Ressourcen arbeiten, sollten Sie Konzeptschriftart in Entwurfs- und Gliederungsansichten verwenden benutzen, um die Bildschirmanzeige von Dokumenten zu beschleunigen. Über Name wählen Sie dann die Schriftart für die Dokumententwürfe aus, mit Größe bestimmen Sie den Schriftgrad der Entwurfsschriftart.
»» Ein Klick auf Schriftarten ersetzen öffnet das gleichnamige Dialogfeld. Mit dieser Option können Sie er-
223
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
mitteln, ob das aktive Dokument Schriftarten enthält, die auf dem Computer nicht verfügbar sind. Wenn im Dokument Schriftarten enthalten sind, die auf dem Computer nicht verfügbar sind, können Sie mithilfe dieses Dialogfelds eine Ersatzschriftart festlegen.
Anzeigen Über den Abschnitt Anzeigen regeln Sie die standardmäßige Anzeige diverser Elemente auf der Oberfläche.
»» Im Feld Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen geben Sie die Anzahl von Elementen zwischen 1 und 50 ein, die in der Liste Zuletzt verwendete Dokumente angezeigt werden sollen. Den ersten neun Dateien in der Liste wird eine Tastenkombination zugewiesen. Sie können diese Dokumente öffnen, indem Sie die Tastenkombination Ç+D, dann die Taste V und anschließend eine Taste zwischen 1 und 9 drücken.
»» Über Maße in folgenden Einheiten anzeigen können Sie die Maßeinheit auswählen, die für das horizontale Lineal sowie für Maße verwendet werden soll, die Sie in Dialogfeldern eingeben.
»» Über Breite des Formatvorlagenbereichs in Entwurfs- und Gliederungsansichten geben Sie eine positive Dezimalzahl – wie beispielsweise 3 cm – in das Feld ein, um den Formatvorlagenbereich zu öffnen, in dem die Namen der auf den Text angewendeten Formatvorlagen angezeigt werden. Geben Sie den Wert 0 ein, um die Anzeige zu schließen.
»» Mit Pixel für HTML-Features anzeigen können Sie Pixel als Standardeinheit für Maße in Dialogfeldern verwenden, die sich auf HTML-Elemente beziehen.
»» Ist Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen aktiviert, wird jedes in einem Office-Programm geöffnete Fenster in der Windows-Taskleiste als Symbol angezeigt. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, wird in der Taskleiste für jedes Programm ein Symbol angezeigt.
das Kontrollkästchen Lineal in der Gruppe Anzeigen auf der Registerkarte Ansicht im Menüband aktiviert haben.
»» Wenn Sie Zeichenpositionierung für Layout anstatt für Lesbarkeit optimieren einschalten, wird die Zeichenposition bei der Darstellung im gedruckten Dokument im Hinblick auf Textblöcke exakter angezeigt. Abstände zwischen Zeichen können aber verzerrt dargestellt werden, wenn diese Option aktiviert ist. Eine bessere Lesbarkeit am Bildschirm erzielen Sie, wenn Sie diese Option deaktivieren.
Drucken Im Abschnitt Drucken sind die allgemeinen Druckoptionen zusammengefasst. Beachten Sie, dass die verfügbaren Optionen vom verwendeten Drucker abhängig sind. Einige der Einstellmöglichkeiten unter diesen Druckoptionen seien kurz erwähnt:
»» Entwurfsqualität verwenden druckt das Dokument mit einer minimalen Formatierung, wodurch der Druckvorgang beschleunigt wird. Nicht alle Drucker unterstützen diese Funktion.
»» Drucken im Hintergrund bewirkt, dass Sie während des Druckens weiterarbeiten können. Diese Option erfordert aber einen größeren verfügbaren Arbeitsspeicher. Wenn die Arbeit mit dem Dokument beim Drucken sehr langsam wird, deaktivieren Sie diese Option.
»» Wenn Sie Seiten in umgekehrter Reihenfolge drucken aktivieren, werden mehrseitige Dokumente in umgekehrter Reihenfolge ausgedruckt, die letzte Seite also zuerst. Sollen Briefumschläge im Dokument mit gedruckt werden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nicht.
»» Wählen Sie die Option XML-Tags drucken aus, um die
Bildlaufleiste und die Vertikale Bildlaufleiste können angezeigt und ausgeblendet werden.
XML-Tags für die in einem XML-Dokument verwendeten XML-Elemente zu drucken. An das Dokument muss ein Schema angefügt sein, und die durch das angefügte Schema bereitgestellten Elemente müssen angewendet werden. Die Tags werden im gedruckten Dokument angezeigt.
»» Mit Vertikales Lineal im Seitenlayout anzeigen kön-
»» Mit Feldfunktionen anstelle von Werten drucken wer-
nen Sie seitlich am Dokumentfenster ein vertikales Lineal anzeigen. Achten Sie darauf, dass Sie auch
den anstelle von Feldergebnissen die dazugehörenden Feldfunktionen gedruckt.
»» Tastenkombinationen in QuickInfos, die Horizontale
224
Die Word-Optionen
»» Über Blattvorderseite für Duplexdruck drucken und
»» Mit Bestätigung vor dem Speichern von 'Normal.dot'
Blattrückseite für Duplexdruck drucken können Sie einen zweiseitigen Druck auch auf Druckern durchführen, die über keine Duplexfunktion verfügen. Damit wird jeweils die Blattvorderseite oder die Blattrückseite – also nur die ungeraden oder die geraden Seiten eines Dokuments – in einem Durchlauf bedruckt. Die Seiten werden in umgekehrter Reihenfolge gedruckt, sodass die Seiten in der richtigen Reihenfolge gedruckt werden, wenn Sie den Stapel zum Bedrucken der Blattrückseite umgedreht haben.
sorgen Sie dafür, dass Sie beim Schließen von Word gefragt werden, ob Änderungen gespeichert werden sollen, die an der Standarddokumentvorlage vorgenommen wurden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden Änderungen automatisch gespeichert, ohne Sie darüber zu informieren.
»» Mit Inhalt an das Papierformat A4 oder 8,5 x 11 Zoll anpassen können Sie Dokumente automatisch anpassen, die so konzipiert sind, dass das Papierformat 8,5 x 11 Zoll auf ein A4-Papier passt, oder so, dass ein A4-Format auf ein Papier mit dem Format 8,5 x 11 Zoll passt. Diese Option ist nur wirksam, wenn das Papier im Format A4 oder 8,5 x 11 Zoll im Drucker nicht mit der Papiergröße übereinstimmt, die in Word auf der Registerkarte Seitenlayoutansicht festgelegt ist. Diese Option wirkt sich nur auf den Druck aus, nicht auf die Formatierung.
»» Über den Standardschacht wird der Druckerschacht festgelegt, der standardmäßig verwendet wird. Um die Vorgaben des Druckers zu verwenden, wählen Sie die Option Druckereinstellungen verwenden aus. Um einen bestimmten Schacht auszuwählen, wählen Sie ihn in der Liste aus. Die Optionen in der Liste hängen von der Konfiguration des Druckers ab.
Beim Drucken dieses Dokuments Die Einstellungen unterhalb der Überschrift Beim Drucken dieses Dokuments gelten standardmäßig für das aktuelle Dokument. Wählen Sie das Dokument aus, auf das diese Druckeinstellungen angewendet werden. Wählen Sie in der Liste den Namen eines Dokuments aus, das bereits geöffnet ist, oder wählen Sie den Eintrag Alle neuen Dokumente aus, so dass die Einstellung auf alle Dokumente angewendet wird, die Sie erstellen. Nur Formulardaten drucken bewirkt, dass die in ein Onlineformular eingegebenen Daten gedruckt werden, das Formular selbst aber nicht.
Speichern Der Bereich unter der Überschrift Speichern bestimmt, wie Word beim Speichern eines Dokuments vorgeht.
»» Immer Sicherungskopie erstellen bewirkt das auto matische Erstellen einer Sicherungskopie im Arbeitsordner bei jedem Speichervorgang. Word ergänzt den Dateinamen mit Sicherungskopie von und fügt an alle Sicherungskopien die Dateierweiterung .wbk an. Jede Sicherungskopie ersetzt die vorherige Version. Die Sicherungskopien werden im selben Ordner wie die Originaldokumente gespeichert.
»» Wenn Sie Remote gespeicherte Dateien auf Computer kopieren und beim Speichern aktualisieren einschalten, wird die Kopie einer in einem Netzlaufwerk oder in einem Wechsellaufwerk gespeicherten Datei temporär gespeichert. Beim Speichern der lokalen Kopie speichert Word die vorgenommenen Änderungen in der Originalversion. Wenn die Originaldatei nicht verfügbar ist, fordert Word Sie auf, die Datei an einem anderen Ort zu speichern, um Datenverluste zu vermeiden.
»» Wählen Sie die Option Speicherung im Hintergrund zulassen aus, um das Dokument während der Arbeit zu speichern. Während Word eine automatische Speicherung im Hintergrund vornimmt, wird in der Statusleiste darauf hingewiesen.
Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten Für die Optionen unter Genauigkeit beim Freigeben dieses Dokuments beibehalten müssen Sie wieder das Dokument auswählen, auf das diese Einstellungen angewendet werden. Wählen Sie in der Liste den Namen eines bereits geöffneten Dokuments oder den Eintrag Alle neuen Dokumente aus, so dass die Einstellung auf alle Dokumente angewendet wird, die Sie erstellen.
»» Nach Aktivieren von Formulardaten als durch Trennzeichen getrennte Textdatei speichern können Sie die in ein Onlineformular eingegebenen Daten als eine einzelne, durch Tabstopptrennzeichen getrennte Textdatei im Nur-Text-Format speichern. Anschlie-
225
Kapitel 8 • Weitere Word-Funktionen und ‑Optionen
ßend können Sie den Inhalt der Datei in eine Datenbank importieren.
»» Die Option Sprachspezifische Daten einbetten bezieht sich auf die Spracherkennungsfunktion für Office. Wenn Sie sie einschalten, werden diverse zusätzliche Daten im Dokument gespeichert. Die Datei kann dann sehr groß werden!
Allgemein Unter Allgemein sind Einstellmöglichkeiten für visuelle und akustische Effekte bei bestimmten Programmereignissen zu finden.
»» Über Feedback mit Sound bereitstellen werden bestimmten Aktionen oder Ereignissen in Word oder anderen Office-Programmen Klangdateien hinzugefügt. So kann Word beispielsweise beim Abschließen eines Prozesses einen Sound abspielen. Um den mit einem Ereignis verknüpften Sound zu ändern, öffnen Sie den Ordner für Sounds und Audiogeräte in der Systemsteuerung. Zum Abspielen der meisten Sounds muss auf dem Computer eine Soundkarte installiert sein.
»» Feedback mit Animation animiert die Bewegung des Mauszeigers in Word und anderen Office-Programmen. Mit dieser Option können Sie außerdem einen bewegten Cursor für Aktionen, wie Drucken, Speichern, automatische Formatierung und Operationen zum Suchen und Ersetzen, auswählen.
Entwurf klicken. Nehmen Sie dann einige Änderungen am Dokument vor und speichern Sie das Dokument.
»» Mit Seitenumbruch im Hintergrund werden die Seiten des Dokuments während der Bearbeitung automatisch neu nummeriert. Diese Option ist nur in der Entwurfs- und in der Gliederungsansicht verfügbar. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen deaktivieren, werden Seitenzahlen erst aktualisiert, wenn Sie in die Seitenlayoutansicht wechseln.
»» Unter Postanschrift geben Sie die Adresse ein, die Word als Standardabsenderadresse für Umschläge und Briefe verwenden soll.
Dateispeicherorte Nach einem Klick auf die Schaltfläche Dateispeicherorte werden die Standardspeicherorte sowie Suchpfade für Dokumente, Vorlagen und andere Elemente aufgelistet, die in Word erstellt oder verwendet werden (à Abbildung 8.19). Um hier Änderungen vorzunehmen, klicken Sie im Listenfeld auf den betreffenden Eintrag und dann auf die Schaltfläche Ändern. Legen Sie anschließend den neuen Standardspeicherort fest. Die Standardspeicherorte für Vorlagen und der AutoStart-Ordner werden als vertrauenswürdige Speicherorte behandelt. Wenn Sie
»» Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen bewirkt, dass beim Öffnen von Dateien, die in einem anderen Programm erstellt wurden, ein Dialogfeld zur Auswahl des Dateikonverters angezeigt wird. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Word automatisch einen Dateikonverter auswählen soll.
»» Ist Automatische Verknüpfungen beim Öffnen aktualisieren eingeschaltet, werden Inhalte, die mit anderen Dateien verknüpft sind, bei jedem Öffnen eines Dokuments aktualisiert.
»» Mit Öffnen eines Dokuments in der Entwurfsansicht zulassen können Sie ein Dokument in der Entwurfsansicht öffnen. Damit ein Dokument standardmäßig in der Entwurfsansicht geöffnet wird, müssen Sie diese Option aktivieren und dann auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Dokumentansichten auf
226
Abbildung 8.19 Die Speicherorte für Dateien
Die Word-Optionen
den Speicherort ändern, stellen Sie sicher, dass es sich bei dem neuen Ordner um einen sicheren Speicherort handelt.
Weboptionen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weboptionen im Abschnitt Allgemein können Sie über fünf Registerkarten festlegen, wie Microsoft Word Webseiten erstellen und formatieren soll. Bestimmte Formate beschleunigen das Herunterladen und Speichern von Webseiten in einem Webbrowser und die Webseiten beanspruchen weniger Speicherplatz. Beachten Sie aber, dass unterschiedliche Browser und Browserversionen nicht alle Formate unterstützen.
Kompatibilitätsoptionen Auch im Bereich Kompatibilitätsoptionen definieren Sie Kompatibilitätsaspekte für Dokumente, die mit einer älteren Word-Version beziehungsweise einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt wurden, um sie so ähnlich wie möglich in der aktuellen Version von Word darzustellen. Wählen Sie das Dokument aus, auf das die-
se Einstellungen angewendet werden. Wählen Sie in der Liste den Namen eines bereits geöffneten Dokuments oder den Eintrag Alle neuen Dokumente aus, so dass die Einstellung auf alle Dokumente angewendet wird, die Sie erstellen.
»»
Unter Dokument so gestalten, als ob es erstellt wurde in wählen Sie das Textverarbeitungsprogramm aus, das zum Öffnen des Dokuments verwendet werden soll. Die Einstellungen in der Liste von Layoutoptionen ändern sich entsprechend dem ausgewählten Textverarbeitungsprogramm. Um eine eigene Konfiguration von Einstellungen anzugeben, wählen Sie die Option Benutzerdefiniert aus.
»» Ein Klick auf das kleine weiße Dreieck vor Layoutoptionen listet Optionen für das Layout des Dokuments auf. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die gewünschten Optionen.
227
Teil 3 Tabellenkalkulation mit Excel 2010
Kapitel 9 Daten eingeben und bearbeiten
232
Kapitel 10 Berechnungen und Analysen
254
Kapitel 11 Die optische Gestaltung der Daten
276
Kapitel 12 Weitere Excel-Funktionen und Optionen
308
Teil 5 • Tabellenkalkulation mit Excel 2010 Das Programm Microsoft Excel ist innerhalb der Microsoft-Office-Familie für den Bereich Tabellenkalkulation zuständig. In den vier Kapiteln dieses Teils stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte bei der Arbeit mit diesem Programm vor.
230
Tabellenkalkulation mit Excel 2010
Kapitel 9: Daten eingeben und bearbeiten Excel-Dateien werden als Arbeitsmappen bezeichnet. Eine Arbeitsmappe besteht aus mehreren Blättern, in denen die Daten organisiert werden. Die Blätter einer Mappe können auch als verschiedene Fenster auf dem Bildschirm dargestellt werden. Die Tabellenblätter liefern ein Raster aus Spalten und Zeilen, in dessen Elemente – die Zellen – Texte und Zahlenwerte eingetragen werden können. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Werkzeuge zur Eingabe und Korrektur.
Kapitel 10: Berechnungen und Analysen Auf der Basis dieser Eingaben können Sie Berechnungen durchführen. Excel beinhaltet dafür eine Vielzahl von Werkzeugen. Neben einfachen Berechnungen – wie beispielsweise dem Bilden von Summen – können Sie in den Tabellen auch komplexe Analysen durchführen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Konsolidierungsfunktion eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Mithilfe von Szenarios können Sie mehrere Ergebnisse auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen verwalten.
Kapitel 11: Die optische Gestaltung der Daten Mit Formatbefehlen bestimmen Sie die optische Gestaltung. Das gilt auch für Excel. Zahlenwerte können in unterschiedlichen Formen – beispielsweise mit einem Prozent- oder Währungszeichen – angezeigt werden. Zusätzliche Formatelemente erlauben die Wahl von Schriftarten und -größen, Farben, Mustern, Rahmen und mehr. Die eingegebenen oder errechneten Zahlenwerte können Sie außerdem grafisch in Form von Diagrammen anzeigen lassen. Unterschiedliche Formen von Diagrammen erlauben es, Ihre Daten in der jeweils gewünschten Form zu präsentieren.
Kapitel 12: Weitere Excel-Funktionen und Optionen Im letzten Kapitel dieses Teils über Microsoft Excel gehen wir noch auf einige weitere Funktionen dieses Programms ein – beispielsweise auf das Arbeiten mit Listen. Wie alle Programme des Pakets Microsoft Office verfügt auch Excel über Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten.
Denken Sie daran, dass Sie auch in Excel viele Funktionen einsetzen können, die in (fast) allen Office-Programmen benutzt werden können – beispielsweise können Sie grafische Elemente in Ihr Dokument einfließen lassen und dieses so informativer und interessanter gestalten. Diese Funktionen sprechen wir im Teil über die gemeinsamen Aufgaben an (à Kapitel 24 bis 28).
HINWEIS
231
Kapitel 9 Daten eingeben und bearbeiten In diesem Kapitel wollen wir uns mit der Eingabe von Daten in Excel 2010 und deren Bearbeitung beschäftigen. Es liefert also die Grundlagen für die Arbeit mit diesem Programm. Das nächste Kapitel zeigt Ihnen dann, wie Sie auf Basis dieser Daten Berechnungen und Analysen durchführen können.
» Wir wollen Sie zunächst mit den Besonderheiten der Arbeit mit der Oberfläche des Programms vertraut machen (à Abschnitt 9.1). Excel verfügt hier über einige Besonderheiten, die Sie kennen sollten.
» Eine Arbeitsmappe ist in mehrere – standardmäßig sind es drei – Blätter unterteilt, auf oder in denen Sie Ihre Eingaben vornehmen können. Diese Unterteilung erlaubt es Ihnen, verschiedene – zusammengehörende – Tabellen in einer gemeinsamen Arbeitsmappe abzulegen. Auf die Arbeit mit diesen Blättern wollen wir im zweiten Abschnitt eingehen (à Abschnitt 9.2).
» Dann werden wir Ihnen zeigen, wie man in diesen Blättern Daten eingibt und diese korrigiert (à Abschnitt 9.3).
» Der letzte Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich mit dem Editieren von bereits vorhandenen Eingaben in Tabellen. Wir wollen beispielsweise zeigen,
232
wie man Zellen oder Zellbereiche kopiert oder verlagert, einfügt und löscht (à Abschnitt 9.4). Die Mehrzahl der in diesem Kapitel gezeigten Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD zu diesem Buch im Ordner 09. Sie müssen sie nur benutzen, wenn Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wollen und Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
HINWEIS
9.1
Die Elemente der Oberfläche
Die Oberfläche von Microsoft Excel 2010 besteht aus dem Anwendungsfenster, in dem die wesentlichsten Steuerungselemente angezeigt werden, und einem Dokumentfenster, in dem Sie Ihre Daten eingeben und bearbeiten können (à Abbildung 9.1).
» Das Anwendungsfenster von Microsoft Excel ist der durch den äußeren Rahmen umschlossene Bereich. Es beinhaltet ein als Arbeitsmappe bezeichnetes Dokument. Diese Arbeitsmappe hat zunächst den allgemeinen Namen Mappe1, der in der Titelleiste des Anwendungsfensters angezeigt wird.
» Eine Arbeitsmappe beinhaltet mehrere – standardmäßig drei – Arbeitsblätter, die auch als Tabellenblätter bezeichnet werden. Zwischen diesen Blättern können Sie per Mausklick auf eines der Blattregister Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 im unteren Bereich des Fensters wechseln.
Die Elemente der Oberfläche
Abbildung 9.1 Die Excel-Arbeitsfläche beinhaltet Tabellenblätter mit einem gitterförmigen Netz.
»» Ein Tabellenblatt selbst besteht aus einem recht-
»» Der Mauszeiger hat die Form eines Kreuzes, solange
eckigen Gitternetz mit 16.384 Spalten und bis zu 1.048.576 Zeilen. Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z beschriftet. Nach Z wird die Beschriftung mit AA bis AZ fortgeführt, dann BA bis BZ usw. bis XFD. Die Zeilen sind von 1 bis 1048576 nummeriert. Damit stehen 1.500% mehr Zeilen und 6.300% mehr Spalten als bei Excel 2003 zur Verfügung.
er sich innerhalb der Tabelle befindet. Wenn Sie diesen Mauszeiger auf eine Zelle bewegen und dann die linke Maustaste drücken, wird diese Zelle aktiviert. Den Erfolg erkennen Sie an der stärkeren Umrandung der Zelle.
»» Die Schnittflächen der Spalten und Zeilen werden als Zellen bezeichnet. Eine Zelle ist die Grundeinheit der Tabelle. Hier werden die einzelnen Daten eingegeben. In eine Zelle lassen sich bis zu 32.767 Zeichen eingeben, wobei jedoch nur 1.024 Zeichen in einer Zelle angezeigt werden. Die restlichen Zeichen lassen sich in der Bearbeitungsleiste einsehen. Zellen werden mit den Bezeichnungen der dazugehörenden Spalte und Zeile benannt. Beispielsweise trägt die Zelle in der oberen linken Ecke – also die in der ersten Zeile der ersten Spalte – den Namen A1. Diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet. Mindestens eine der Zellen ist immer markiert. Diese erkennen Sie an der stärkeren Umrandung. Beim Öffnen von Excel mit einer leeren Arbeitsmappe ist beispielsweise die Zelle A1 markiert.
»» Oben im Programmfenster finden Sie das Menüband (unter Office 2007 als Multifunktionsleiste bezeichnet), das die Menüs und die Symbolleisten der früheren Versionen bis Office 2003 ersetzt ( Kapitel 2). Unterhalb des Menübands befindet sich eine sogenannte Bearbeitungsleiste. In dieser erscheinen während der Eingabe die eingegeben Zeichen. Später werden hierin die Inhalte der gerade markierten Zelle angezeigt.
»» Am unteren Rand des Excel-Fensters befindet sich die Statusleiste, die nützliche Informationen und zusätzliche Elemente zur Steuerung bereithält.
»» Über die Bildlaufleisten können Sie den im Fenster angezeigten Bereich der Tabelle mit den üblichen Methoden verschieben: Klicken Sie auf die entsprechende Pfeilschaltfläche, um eine weitere Zeile oder Spalte anzuzeigen; verschieben Sie das Bildlauffeld, um größere Bereiche zu überspringen. Durch Kli-
233
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
cken auf den Bereich zwischen Bildlauffeld und Pfeilschaltflächen erreichen Sie eine Bewegung um die Breite beziehungsweise Höhe des Bildschirms.
9.1.1
Fenster
Beachten Sie, dass Excel – im Gegensatz zur Standard einstellung von Word – über ein eigenes Dokumentfenster verfügt, dessen Einstellungen Sie separat – also als Fenster im Fenster – regeln können. Mithilfe der drei Schaltflächen auf der Höhe der Namen der Registerkarten im Menüband können Sie die Anzeige zwischen den bei Windows üblichen Formen Fenster, Vollbild und Symbol wechseln ( Abbildung 9.2). Dazu benutzen Sie die üblichen kleinen Schaltflächen in der oberen rechten Ecke der Titelleiste eines Fensters. Wenn das Dokumentfenster in der Fensterdarstellung geöffnet ist, lässt sich die Form der Anzeige auch über das Systemmenü des Fensters regeln. Hierüber können Sie unter anderem auch die Position und Größe des Fensters ändern.
Fenster für mehrere Arbeitsmappen Wenn mehrere Arbeitsmappen geöffnet sind, können diese in separaten Fenstern angezeigt werden. Auch die unterschiedlichen Tabellenblätter einer Mappe lassen sich in verschiedenen Fenstern anzeigen. Durch unterschiedliche Darstellungsweisen dieser Fenster können
Sie den Arbeitsbereich an Ihre momentanen Erforder nisse anpassen.
»» Die gerade aktive Arbeitsmappe erkennen Sie am farbigen oder zumindest stärker durchgezeichneten Rahmen. Um eine andere Arbeitsmappe zu aktivieren, klicken Sie eine beliebige sichtbare Stelle in ihr an.
»» Haben Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, werden diese – je nach verwendeter Windows-Version – entweder als separate Symbole oder als Symbolgruppe in der Windows-Taskleiste angezeigt. Klicken Sie auf eines dieser Symbole, um zur gewünschten Arbeitsmappe zu wechseln. Weitere geöffnete Programme werden ebenfalls in der Taskleiste angezeigt. Die Befehle zum Arbeiten mit Fenstern sind in der Gruppe Fenster auf der Registerkarte Ansicht des Menübands zusammengefasst. Dort ist die gerade aktive Mappe in der Liste zur Schaltfläche Fenster wechseln mit einem Häkchen gekennzeichnet. Um das aktive Fenster zu wechseln, klicken Sie auf eine Stelle im gewünschten Fenster oder auf das betreffende Symbol in der Taskleiste oder wählen es über den entsprechenden Eintrag in der Liste zur Schaltfläche Fenster wechseln aus. Zum Wechseln können Sie auch die Tastatur verwenden ( Tabelle 9.1).
Abbildung 9.2 Das Excel-Dokument kann als separates Fenster innerhalb des Programmfensters angezeigt werden.
234
Die Elemente der Oberfläche
Taste(n)
Beschreibung
Î
Zum nächsten Fenster in einer geteilten Mappe
Á+Î
Zum vorhergehenden Fenster in einer geteilten Mappe
Ÿ+Î
Zum nächsten Arbeitsmappenfenster
Ÿ+Á+Î
Zum vorhergehenden Arbeitsmappenfenster
trollkästchens Fenster der aktiven Arbeitsmappe erreichen, dass nur diese entsprechend angeordnet werden.
Abbildung 9.3 Fenster können automatisch angeordnet werden.
Tabelle 9.1 Tasten zum Wechseln zwischen Fenstern
Fenster anordnen Sie können über die Befehle der Gruppe Fenster auch ein neues Fenster für die aktive Arbeitsmappe erstellen, die Fenster anordnen und ein- beziehungsweise ausblenden oder durch geeignete Teilung eines Fensters gleichzeitig verschiedene Bereiche anzeigen lassen. Durch eine geeignete Anordnung der Fenster auf der Arbeitsfläche können Sie sich viel Arbeit sparen. Wenn Sie unterschiedliche Teile einer Arbeitsmappe gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigen lassen wollen, wählen Sie in der Gruppe Fenster den Befehl Neues Fenster . Microsoft Excel öffnet dann ein neues Fenster, das die gleichen Informationen wie die aktive Tabelle enthält. Der Name des ursprünglichen Fensters wird durch eine Zahl erweitert. In den verschiedenen Fenstern können Sie – beispielsweise durch Wechseln der aktiven Tabelle – unterschiedliche Bereiche der Arbeitsmappe anzeigen lassen.
Vergrößerungsmaßstab Der Maßstab der Anzeige der verschiedenen Fenster einer Arbeitsmappe kann über den Befehl Zoom auf der Registerkarte Ansicht separat für jedes einzelne Fenster geändert werden ( Kapitel 4). Auf diese Weise können Sie ein Fenster für den groben Überblick und eines für Feinarbeiten verwenden.
Automatisch anordnen Wenn Sie mehrere Fenster geöffnet haben, können Sie diese auf dem Bildschirm automatisch übersichtlich anordnen lassen. Dazu wählen Sie den Befehl Alle anordnen in der Gruppe Fenster der Registerkarte Ansicht und dann im Dialogfeld die gewünschte Option ( Abbildung 9.3). Wenn Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet haben, können Sie durch Aktivieren des Kon-
Die Option Überlappend ist besonders gut für Fälle geeignet, in denen Sie größere Bereiche eines Fensters benutzen, aber auch schnell zwischen einzelnen Fenstern wechseln wollen.
Ganzer Bildschirm In einigen Fällen empfiehlt es sich, den Bereich des Menübands auszublenden und die gesamte Bildschirmfläche für die Tabelle zu nutzen. Das erreichen Sie über den Befehl Ganze Bildschirmansicht ein/aus in der Gruppe Arbeitsmappenansicht der Registerkarte Ansicht. Ein Doppelklick auf die Titelleiste oder das Drücken der È-Taste zeigt wieder die normale Ansicht an.
Fenster aus- und einblenden Wenn Sie ein Fenster momentan nicht benötigen, können Sie es ausblenden lassen. Es ist dann weiterhin geöffnet, aber nicht mehr auf dem Bildschirm sichtbar. Dazu aktivieren Sie das Fenster und wählen in der Gruppe Fenster den Befehl Ausblenden . Ein ausgeblendetes Fenster wird beim Wechseln zwischen den Fenstern oder beim Wählen des Befehls Alle anordnen in der Gruppe Fenster nicht mehr berücksichtigt. Ausgeblendete Fenster können Sie individuell wieder anzeigen lassen. Wählen Sie dazu den Befehl Einblenden in der Gruppe Fenster. Im Dialogfeld markieren Sie zunächst das gewünschte Fenster und klicken dann auf OK.
Nebeneinander vergleichen Über den Befehl Nebeneinander anzeigen in der Gruppe Fenster können Sie die Inhalte zweier geöffneter Mappen schnell vergleichen ( Abbildung 9.4). Dies empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie verschiedene
235
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 9.4 Fenster können miteinander verglichen werden.
Versionen einer Tabelle aufeinander abstimmen wollen. Das aktive und das mit diesem zu vergleichende Fenster werden nach Wahl des Befehls übereinander eingeblendet.
» Außerdem wird die Schaltfläche Synchroner Bildlauf wählbar. Hiermit lässt sich bewirken, dass bei einer Änderung des angezeigten Bereichs in einem Fenster derselbe Bereich im anderen Fenster angezeigt wird.
» Wenn Sie nach einem Verschieben eines der Fenster in dieser vergleichenden Darstellung wieder zur Standardanordnung der Fenster zurückkehren wollen, brauchen Sie nur auf die Schaltfläche Fensterposition zurücksetzen zu klicken.
9.1.2
Arbeitsbereiche
Wenn Sie regelmäßig mit mehreren gleichzeitig geöffneten Arbeitsmappen oder verschiedenen Fenstern arbeiten, können Sie diese gemeinsam als sogenannten Arbeitsbereich speichern und auch wieder öffnen. In dieser Arbeitsbereichsdatei werden nicht nur die Namen der Arbeitsmappen, sondern auch die Größe und Position der dafür verwendeten Fenster gespeichert.
236
Die Daten in den Arbeitsmappen selbst werden beim Speichern des Arbeitsbereichs nicht gespeichert. Vergessen Sie also nicht, diese separat zu speichern.
ACHTUNG
Arbeitsbereich speichern Legen Sie zuerst den Arbeitsbereich in der gewünschten Form fest. Öffnen Sie dazu alle Arbeitsmappen, die der Arbeitsbereich umfassen soll, und ordnen Sie die Fenster dafür wie gewünscht an. Wählen Sie dann Aufgabenbereich speichern (Microsoft meint wahrscheinlich Arbeitsbereich speichern) in der Gruppe Fenster der Registerkarte Ansicht. Die Elemente in diesem Dialogfeld und deren Verwendung entsprechen denen im Dialogfeld Speichern unter (siehe Kapitel 3). Geben Sie hier den gewünschten Dateinamen ein. Als Standard wird hierfür resume verwendet. Sie können aber auch einen anderen Namen verwenden. Der Dateityp Arbeitsbereiche wird automatisch eingestellt.
Arbeitsbereich wiederherstellen Ein gespeicherter Arbeitsbereich lässt sich wie eine herkömmliche Datei öffnen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Datei den Befehl Öffnen. Im anschließend angezeigten Dialogfeld wählen Sie gegebenenfalls den
Tabellenblätter
Ordner aus, in dem die Arbeitsbereichsdatei abgelegt wurde. Die Elemente in diesem Dialogfeld sind dieselben wie die im Dialogfeld zum Öffnen von Dokumenten (siehe Kapitel 3). Wählen Sie als Dateiformat den Typ Arbeitsbereiche oder Alle Excel-Dateien und wählen Sie dann unter den angezeigten Dateien die gewünschte Arbeitsbereichsdatei aus. Nach dem Öffnen des Arbeitsbereichs werden alle Arbeitsmappen so angeordnet, wie sie in der Arbeitsbereichsdatei gespeichert wurden.
9.2 Tabellenblätter Arbeitsmappen beinhalten Tabellenblätter, in denen Sie Ihre Daten und Berechnungen eingeben können. Standardmäßig enthält eine Arbeitsmappe drei Tabellenblätter, in denen Sie die Daten eingeben können. Sie können diese Anzahl im Fenster für die Excel-Optionen erhöhen oder verringern (à Kapitel 12). Die wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Blatts sind im Kontextmenü für das Blattregister zusammengefasst. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Blattregister, um dieses Menü anzuzeigen. Sie können darüber die Blätter benennen, kopieren und verschieben, zusätzliche Blätter einfügen oder nicht benötigte löschen.
Aus Platzgründen sind aber am unteren Fensterrand immer nur die Registerlaschen von einigen Blättern sichtbar. Wie viele das sind, hängt auch von den Namen ab, die Sie den Blättern gegeben haben (à folgende Abschnitte). Bei der Standardanzahl von drei Blättern pro Mappe sind alle drei Registerlaschen sichtbar. Wenn Sie später der Mappe weitere Blätter hinzufügen, sind meist einige Blattregister verdeckt. Sie können dann den Registerteiler – der kleine senkrechte Balken vor der horizontalen Bildlaufleiste – weiter nach rechts ziehen, um mehr Blattregister anzuzeigen (à Abbildung 9.5). Das empfiehlt sich, wenn Sie beispielsweise mit vier Blättern arbeiten und oft zwischen dem ersten und dem vierten wechseln müssen.
TIPP
9.2.1
Die Navigation zwischen den Blättern
Von den Blättern einer Arbeitsmappe ist immer nur eines aktiv. Welches Blatt gerade aktiv ist, erkennen Sie an der hervorgehobenen Darstellung der Registerlasche am unteren Rand des Fensters . Nach dem Erstellen einer neuen Arbeitsmappe ist das immer das Blatt Tabelle1.
Das Blatt wechseln Wenn Sie ein anderes Blatt anzeigen wollen – beispielsweise um darin Daten einzugeben –, müssen Sie das gewünschte Blatt über das Blattregister aktivieren, indem Sie auf die entsprechende Registerlasche klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Lasche Tabelle2, um dieses Blatt zu aktivieren und anzuzeigen.
Abbildung 9.5 Der Registerteiler ist verschiebbar. Beachten Sie das Mauszeigersymbol mit dem Doppelpfeil rechts neben den Blattregistern.
Wenn Sie aber die Registerlaschen aller Blätter in der Mappe nicht gleichzeitig anzeigen wollen, können Sie die Registerlaufpfeile benutzen, um nicht angezeigte Blattregister sichtbar zu machen. Ein Klick auf einen der Registerlaufpfeile verschiebt nur die gerade angezeigten Registerlaschen, wechselt aber nicht die aktive Tabelle. Zum endgültigen Wechseln müssen Sie anschließend noch auf die Lasche des Blatts klicken. Einen schnellen Wechsel zwischen benachbarten Blättern können Sie auch mit Tastenkombinationen erreichen (à Tabelle 9.2). Taste(n)
Beschreibung
Ÿ+¦
Wechselt.zum.nächsten.Blatt
Ÿ+¥
Wechselt.zum.vorherigen.Blatt
Á+Ó
Fügt.ein.neues.Tabellenblatt.ein.
Tabelle 9.2 Zum Wechseln des Tabellenblatts oder zum Einfügen können Sie auch Tasten einsetzen.
237
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Gemeinsames Bearbeiten von Blättern Sie können mehrere Blätter einer Mappe gemeinsam markieren, um sie anschließend in einem Arbeitsgang zu bearbeiten – beispielsweise löschen, ausblenden oder jeweils danach ein weiteres Blatt einfügen. Markieren Sie dazu die Blätter gemeinsam, indem Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten und dann die Registerlaschen der zu bearbeitenden Tabellen anklicken. Alle markierten Registerlaschen werden dann in weißer Farbe angezeigt. Solange Sie Blätter gemeinsam markiert haben, gelten die Befehle für alle Blätter: Eine Eingabe in eine Zelle eines Blatts wird beispielsweise in allen markierten Blättern vorgenommen. Um eine gemeinsame Markierung mehrerer Blätter wieder aufzuheben und nur ein Blatt auszuwählen, klicken Sie auf die Registerlasche des gewünschten Blatts. Wollen Sie nur ein Blatt aus der gemeinsamen Markierung ausschließen, halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt und klicken dann auf die betreffende Registerlasche. Wenn Sie mehrere Arbeitsblätter gemeinsam markiert haben, sind viele Befehlsschaltflächen abgeblendet und können nicht angesprochen werden.
ACHTUNG
9.2.2
Blätter organisieren
Bezüglich der Anzahl der Blätter in einer Arbeitsmappe sind Sie nicht auf die standardmäßig vorgegebene Zahl von drei beschränkt: Sie können weitere hinzufügen,
aber auch nicht benötigte löschen. Außerdem können Sie Blätter kopieren und durch Verschieben in eine andere Reihenfolge bringen. Zum Arbeiten benutzen Sie beispielsweise die Befehle in den Listen zu den Schaltflächen Einfügen, Löschen und Format der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start (à Abbildung 9.6).
Ein Blatt einfügen Wenn Sie ein neues Blatt in die Mappe einfügen und dieses neue Blatt an das Ende der Liste der bereits vorhandenen Blätter stellen wollen, klicken Sie auf Tabellenblatt einfügen rechts neben den Blattregistern. Sie können das neue Blatt aber auch an einer beliebigen Stelle innerhalb des Blattregisters einfügen. Aktivieren Sie dazu zunächst das Blatt, vor dem Sie das neue einfügen wollen. Wollen Sie beispielsweise zwischen Tabelle1 und Tabelle2 eine neue Tabelle einfügen, markieren Sie Tabelle2. Wählen Sie dann den Befehl Blatt einfügen in der Liste zur Schaltfläche Einfügen der Gruppe Zellen. Das neue Tabellenblatt wird daraufhin links vom markierten eingefügt. Für den Namen des neuen Blatts wird die anfängliche Nummerierung fortgesetzt. Hatten Sie bisher die Blätter mit den Namen Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 in Ihrer Mappe, trägt das neue den Namen Tabelle4. Das gilt auch, wenn Sie vorher ein Blatt gelöscht haben. Hatten Sie beispielsweise vorher Tabelle2 gelöscht – sind also nur Tabelle1 und Tabelle3 in der Mappe –, wird dem neuen Blatt der Name Tabelle4 gegeben. Wenn aber die Arbeitsmappe nach dem Löschen eines Blatts gespei-
Abbildung 9.6 Einige Befehle zum Organisieren von Blättern
238
Tabellenblätter
chert, geschlossen und erneut geöffnet wird, wird der Name des gelöschten Tabellenblatts erneut vergeben – ein neu eingefügtes Blatt hat dann in diesem Beispiel den Namen Tabelle2. Wenn beim Hinzufügen eines neuen Tabellenblatts dieses an der falschen Stelle im Blattregister erscheint, markieren Sie es zunächst und verschieben Sie es dann (à unten).
TIPP
Blatt löschen Um ein Blatt aus der Arbeitsmappe zu entfernen, aktivieren Sie dieses Blatt und wählen dann Blatt löschen in der Liste zur Schaltfläche Löschen der Gruppe Zellen der Registerkarte Start. Beachten Sie den anschließend angezeigten Warnhinweis, der Sie darauf aufmerksam macht, dass mit dem Blatt auch alle darin enthaltenen Daten – sofern in dem Blatt tatsächlich Daten vorhanden sind – für immer verschwinden. Mehrere Blätter können Sie in einem Arbeitsgang löschen, indem Sie sie vorher gemeinsam markieren.
Blatt verschieben oder kopieren Das Verschieben oder das Kopieren von Blättern innerhalb einer Arbeitsmappe und zwischen verschiedenen Arbeitsmappen hat meist organisatorische Gründe.
» Durch Verschieben können Sie die Blätter einer Mappe in die gewünschte Reihenfolge bringen – beispielsweise wichtige an den Anfang und weniger wichtige an das Ende stellen.
» Das Kopieren eines Blatts bietet sich an, wenn Sie bestimmte Daten in einem Blatt – beispielsweise Tabellenüberschriften – in derselben Form in weiteren Blättern verwenden wollen. Verschieben und Kopieren können Sie sowohl innerhalb einer Mappe als auch zwischen verschiedenen Mappen. In beiden Fällen können Sie sowohl direkt mit der Maus als auch über ein Dialogfeld arbeiten: Zum Verschieben mit der Maus aktivieren Sie das gewünschte Blatt und verschieben es dann mittels der Maus an die gewünschte Stelle in der Blattregisterleiste. Sie können es zwischen zwei Blättern derselben oder in einer anderen geöffneten Arbeitsmappe ablegen. Der zwischen den
Registerlaschen angezeigte Pfeil kennzeichnet die Stelle, an der das Blatt eingefügt wird. Wollen Sie das Blatt kopieren, halten Sie während des gesamten Vorgangs die Ÿ-Taste gedrückt. Dabei wird ein zusätzliches Pluszeichen neben dem Mauszeiger angezeigt. Oder Sie markieren zuerst das zu verschiebende oder zu kopierende Blatt und wählen dann den Befehl Blatt verschieben/kopieren aus dem Kontextmenü zum Blattregister oder in der Liste zur Schaltfläche Format in der Gruppe Zellen der Registerkarte Start. Im Dialogfeld (fast) gleichen Namens können Sie angeben, wohin das gerade aktive Blatt kopiert oder verschoben werden soll (à Abbildung 9.7).
Abbildung 9.7 Über dieses Dialogfeld lassen sich Tabellenblätter verschieben oder kopieren.
» Über das Feld Zur Mappe können Sie angeben, welche Mappe das Blatt aufnehmen soll. Hier werden alle geöffneten Mappen angezeigt. Die zusätzliche Option (neue Arbeitsmappe) bedeutet genau das, was Sie vermuten: Sie können darüber das Blatt in eine Arbeitsmappe verschieben oder kopieren, die dabei erst erstellt wird.
» Nachdem Sie die gewünschte Mappe als Ziel ausgewählt haben, werden im Feld Einfügen vor die in dieser Mappe vorhandenen Blätter angezeigt. Markieren Sie in dieser Liste die Tabelle, vor der das Blatt eingefügt werden soll.
» Ob kopiert oder verschoben werden soll, regeln Sie über das Kontrollkästchen Kopie erstellen. Ist es aktiviert, wird kopiert, anderenfalls verschoben. Nach dem Bestätigen über OK wird das Blatt entweder an die gewählte Stelle kopiert oder verschoben.
239
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
9.2.3 Darstellungsoptionen für Blätter Mithilfe von mehreren zusätzlichen Optionen können Sie die Anzeige eines Blatts auf dem Bildschirm so verändern, dass die Eingabe und Bearbeitung von Daten in den Zellen erleichtert wird: Sie können bestimmte Zellbereiche fixieren oder das Blatt in mehrere Bereiche aufgeteilt anzeigen lassen.
Bereiche fixieren Wenn Sie die Zeilen- und Spaltenüberschriften auf dem Bildschirm sehen wollen, während Sie durch eine umfangreichere Tabelle blättern, können Sie einen Ausschnitt mit den ersten Zeilen und Spalten eines Fensters auf dem Bildschirm fixieren. Dazu markieren Sie in dem Fenster, in dem Sie Ausschnitte fixieren wollen, die Zelle, die unterhalb und/oder rechts der zu fixierenden Zeilen und/oder Spalten liegt. Dann öffnen Sie die Liste zum Befehl Fenster einfrieren in der Gruppe Fenster auf der Registerkarte Ansicht des Menübands und wählen die gewünschte Option aus ( Abbildung 9.8).
Abbildung 9.8 Die Optionen zum Befehl Fenster einfrieren
Als Ergebnis sehen Sie zunächst nur zwei etwas stärker gezeichnete Linien in der Tabelle ( Abbildung 9.9). Die eigentliche Wirkung erkennen Sie erst, wenn Sie zu weiter rechts und weiter unten liegenden Zellen navigieren: Die Zeilen oberhalb der Linie bleiben auf dem Bildschirm angezeigt, auch dann, wenn tiefer liegende Teile der Tabelle angezeigt werden. Ebenso bleiben die Spalten links der Linie auch dann auf dem Bildschirm angezeigt, wenn weiter rechts liegende Teile der Tabelle angezeigt werden ( Abbildung 9.9).
240
Abbildung 9.9 Fixierte Bereiche bleiben immer auf dem Bildschirm angezeigt.
Um eine solche Fixierung wieder aufzuheben, wählen Sie in der Liste zum Befehl Fenster einfrieren den Eintrag Fixierung aufheben. Das Einfrieren von Ausschnitten hat übrigens keinen Einfluss auf den Ausdruck. Sie können beim Drucken aber eine ähnliche Funktion einschalten ( Kapitel 24).
Blatt teilen Sie können ein Fenster in mehrere Ausschnitte teilen und in diesen Ausschnitten unterschiedliche Bereiche des Fensters anzeigen. Zum Teilen dienen die beiden Teilungsmarken oberhalb der senkrechten und rechts von der waagerechten Bildlaufleiste. Wenn Sie den Mauszeiger auf eine dieser Teilungsmarken setzen, ändert sich der Zeiger in einen Doppelpfeil ( Abbildung 9.10). Ziehen Sie dann den Fensterteiler an die gewünschte Stelle. Um die geteilten Ausschnitte anschließend zu verändern, ziehen Sie den Fensterteiler oder die Teilungsmarke an die gewünschte Stelle. Beachten Sie auch, dass mehrere Bildlaufleisten eingeblendet werden, über die Sie die in den einzelnen Ausschnitten anzuzeigenden Bereiche individuell regeln können. Alternativ können Sie die Teilung eines Fensters auch über den Befehl Teilen in der Gruppe Fenster auf der Registerkarte Ansicht des Menübands bewirken. In diesem Fall müssen Sie vorher die Spalte oder Zeile beziehungsweise die Zelle markieren, an der die Teilung durchgeführt werden soll.
Tabellenblätter
Abbildung 9.10 Fenster können in Ausschnitte unterteilt werden.
Wenn Sie sowohl die senkrechten als auch die waagerechten Teilungsmarken verwenden, können Sie vier verschiedene Ausschnitte erstellen. Im Gegensatz zu verschiedenen Fenstern einer Arbeitsmappe zeigen hier zwei übereinander liegende Ausschnitte dieselben Spalten, zwei nebeneinander liegende Ausschnitte dieselben Zeilen an. Um die Teilung in einem Fenster aufzuheben, doppelklicken Sie auf einen beliebigen Teil des Fensterteilers oder klicken nochmals auf Teilen .
9.2.4 Formatoptionen für Blätter Über weitere Befehle in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start können Sie Blätter umbenennen, aus- und einblenden, einen Hintergrund einstellen oder eine Farbe für die Registerlasche wählen. Markieren Sie vor dem Aufruf des gewünschten Befehls das zu formatierende Blatt.
Ein Blatt umbenennen Sie können jedem Blatt einen eigenen Namen geben. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Blatt und wählen Sie dann den Befehl Umbenennen in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe Zellen oder doppelklicken Sie in der Blattregisterleiste auf den Namen des betreffenden Blatts. Als Ergebnis wird zunächst der bisher verwendete Name des Blatts – beispielsweise Tabelle1 – markiert . Geben Sie dann den neuen Namen ein oder editieren Sie den alten, indem Sie die Einfügemarke per Maus oder Pfeiltasten an die gewünschte Stelle im Namen setzen und die entsprechenden Zeichen löschen oder hinzufügen.
ACHTUNG
Farbiges Blattregister Über den Befehl Registerfarbe in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe Zellen können Sie die Laschen der Blattregisterleiste einfärben. Das erleichtert das Organisieren: Sie können beispielsweise Blättern mit ähnlichen Inhalten die gleiche Farbe zuweisen. Nachdem Sie das Blattregister eingefärbt haben, erkennen Sie das gerade aktive Blatt am weißen Hintergrund der Registerlasche mit einer zusätzlichen Markierung in der gewählten Farbe.
Blatt aus- und einblenden Sie können Blätter aus der Arbeitsmappe vorübergehend ausblenden, ohne sie dadurch zu löschen. Auf die auf einem solchen Blatt eingegebenen Daten kann auch im ausgeblendeten Zustand – beispielsweise über Formeln – zugegriffen werden. Der Sinn eines solchen Ausblendens liegt darin, dass man damit Blätter, deren Inhalte selten oder nie geändert werden müssen, in der Blattregisterleiste nicht anzeigt und so die Navigation zwischen den häufiger benutzten Blättern erleichtert. Zum Ausblenden aktivieren Sie zunächst das betreffende Blatt, wählen dann den Befehl Blatt ausblenden im Untermenü Ausblenden & Einblenden in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe Zellen. Ausgeblendete Blätter können Sie selektiv über den Befehl Einblenden im Untermenü Ausblenden & Einblenden in der Liste zur Schaltfläche Format der Gruppe Zellen wieder anzeigen. Im Dialogfeld werden die ausgeblendeten Blätter der Arbeitsmappe aufgelistet. Markieren Sie das Blatt, das Sie wieder einblenden wollen, und bestätigen Sie dann.
Zwei Blätter in einer Arbeitsmappe dürfen nicht denselben Namen tragen.
241
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Ein Ausblenden kann nur dann durchgeführt werden, wenn mehr als eine Tabelle in der Arbeitsmappe vorhanden ist. Die letzte Tabelle kann also nicht ausgeblendet werden.
TIPP
Wenn eine Eingabe nicht in der gewünschten Zelle der Tabelle erscheint, haben Sie wahrscheinlich vergessen, die Zelle vor der Eingabe zu markieren. Ihre Eingaben werden immer in der aktuell markierten Zelle der Tabelle dargestellt!
ACHTUNG
Hintergrundbild Um eine Grafik als Hintergrundbild zu einer Tabelle einzusetzen, wählen Sie den Befehl Hintergrund in der Gruppe Seite einrichten der Registerkarte Seitenlayout und legen anschließend die gewünschte Datei fest. Es empfiehlt sich, bei einem Hintergrundbild vorab die Helligkeit zu erhöhen und den Kontrast zu verringern. Sonst heben sich die eingegebenen Daten nicht genügend ab. Auf diese Weise eingefügte Hintergründe können nicht mit ausgedruckt werden.
9.3 Daten eingeben und bearbeiten In die Zellen einer Tabelle können Sie Texte und Zahlenwerte eingeben. Texteingaben dienen meist als Titel für Bereiche, Zeilen oder Spalten. Zahlen können als einzelne Daten eingegeben werden und ermöglichen – und darin liegt die wesentlichste Aufgabe von Excel – das Durchführen von Berechnungen.
9.3.1
Das Grundprinzip der Eingabe
Beschäftigen wir uns zunächst kurz mit dem Grundprinzip der Eingaben in Excel: In der Regel – aber nicht immer – wird jede Eingabe in einer anderen Zelle der Tabelle vorgenommen. Das gilt auch umgekehrt: Jede Zelle kann nur eine Eingabe aufnehmen.
Bestätigen Jede Eingabe müssen Sie durch eine Bestätigung abschließen. Dazu können Sie sowohl die Schaltflächen in der Bearbeitungsleiste als auch die Tastatur verwenden (à Tabelle 9.3 und Tabelle 9.4). Nach dem Bestätigen werden in der Grundeinstellung Texteingaben linksbündig und Zahlenwerte rechtsbündig angezeigt. Logische Konstanten werden zentriert. Symbol
Eingaben Markieren Sie vor einer Eingabe also immer zuerst die Zelle, in der Sie die Eingabe vornehmen wollen. Der einfachste Weg dazu besteht darin, die gewünschte Zelle anzuklicken; Sie können aber auch andere Techniken benutzen. Die gerade markierte Zelle erkennen Sie an einem Rahmen um die Zelle. Geben Sie dann die Daten über die Tastatur ein. Die aktuellen Eingaben werden während der Eingabe sowohl in der Bearbeitungsleiste unterhalb des Menübands als auch in der gerade aktiven Zelle angezeigt.
242
Tabelle 9.4 Verschiedene Tasten dienen zum Bestätigen von Eingaben.
Sie können die automatische Bewegung bei Verwendung der Æ-Taste über Excel-Optionen auf der Registerkarte Datei ändern (à Kapitel 12).
TIPP
Daten eingeben und bearbeiten
Korrigieren
9.3.2 Zellen und Bereiche markieren
Fehler bei der Text- oder Zahleneingabe können Sie während der Eingabe oder auch erst nachträglich korrigieren.
Nicht nur die eben beschriebenen Eingaben, sondern auch viele Befehle beziehen sich immer auf die gerade aktive Zelle oder einen Bereich von Zellen. Durch das vorherige Markieren stellen Sie sicher, dass Sie genau die gewünschte Stelle in der Tabelle bearbeiten. Zum Markieren können Sie sich verschiedener Methoden bedienen.
»» Während der Eingabe – also vor dem Bestätigen – können Sie die links vom Cursor stehenden Zeichen durch Drücken der Ã-Taste löschen.
»» Wenn Sie schon bestätigt haben, müssen Sie die Zelle mit den zu korrigierenden Daten zunächst erneut markieren. Klicken Sie dann in der Bearbeitungsleiste die zu bearbeitende Stelle an. Die Einfügemarke erscheint in Form eines senkrechten Strichs. Korrigieren Sie dann den Zellinhalt und bestätigen Sie abermals. Statt in der Bearbeitungsleiste können Sie Eingaben auch in der Zelle selbst korrigieren. Dazu doppelklicken Sie in der Zelle, führen die Korrektur durch und bestätigen. Die Korrektur in der Zelle selbst ist nur möglich, wenn das Kontrollkästchen Direkte Zellbearbeitung zulassen in den Excel-Optionen aktiviert ist ( Kapitel 12).
Mit der Maus Am schnellsten markieren Sie eine Zelle oder einen Zellbereich mithilfe der Maus. Das gilt jedenfalls dann, wenn die zu markierenden Zellen bereits in dem auf dem Bildschirm angezeigten Ausschnitt der Tabelle sichtbar sind oder sich in unmittelbarer Nachbarschaft befinden ( Abbildung 9.11).
»» Um eine einzelne Zelle zu markieren, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Zelle und klicken sie dann mit der linken Maustaste an.
»» Wenn Sie mehrere Zellen, die in Form eines rechteckigen Bereichs zusammenhängen, gemeinsam mar-
Abbildung 9.11 Sie können einzelne Zellen oder aber auch Zellbereiche markieren.
243
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
kieren wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf eine Ecke des zu markierenden Zellbereichs und überstreichen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste den Bereich.
» Zum Markieren einer ganzen Zeile klicken Sie auf den Zeilenkopf – das ist das Feld, in dem die Zeilennummer angezeigt wird. Wollen Sie mehrere aufeinanderfolgende Zeilen markieren, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie dann den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Zeilen.
» Zum Markieren von Spalten gehen Sie entsprechend vor: Klicken Sie auf den Spaltenkopf – also das Feld, in dem der oder die Buchstaben zur Spaltenkennung angezeigt werden. Mehrere nebeneinander liegende Spalten markieren Sie, indem Sie die Maustaste gedrückt halten und den Mauszeiger über die Köpfe der zu markierenden Spalten verschieben.
» Sie können auch Zellen, die nicht in Form eines rechteckigen Blocks zusammenhängen, gemeinsam markieren. Markieren Sie dazu die erste Zelle oder den ersten Bereich und drücken Sie dann die Ÿ-Taste. Halten Sie diese gedrückt und wählen Sie die nächste Zelle oder den nächsten Bereich. Die Verwendung der Bildlaufleisten verschiebt zunächst nur den im Fenster angezeigten Ausschnitt der Tabelle. Um eine Zelle zu aktivieren, müssen Sie sie danach noch markieren.
Über die Tastatur Mithilfe der Pfeiltasten und zusätzlichen Tastenkombinationen können Sie die Zellen ebenfalls markieren (à Tabelle 9.5). Wenn Sie mehrere zusammenhängende Zellen gemeinsam markieren wollen, halten Sie die Á-Taste gedrückt und verwenden Sie dieselben Tastenkombinationen wie beim Markieren einzelner Zellen. In Tabellen mit gesperrten und nicht gesperrten Zellen können Sie mithilfe von Å beziehungsweise Á+Å zwischen den nicht gesperrten Zellen springen. Voraussetzung dafür ist, dass der Schutz für das Dokument aktiviert ist.
Tabelle 9.5 Tasten und Tastenkombinationen zum Markieren von Zellen
Über das Namenfeld Welche Zelle oder welcher Bereich gerade markiert ist, wird im Namenfeld im linken Teil der Bearbeitungsleiste angezeigt . Einfache Adressangaben – wie beispielsweise A1 oder Z120 – zeigen die Adresse einer einfachen Zelle an. Eine längere Adressangabe mit einem Doppelpunkt oder einem Semikolon darin bedeutet, dass mehrere Zellen markiert sind. Sie können dieses Feld auch dazu benutzen, einzelne oder mehrere Zellen zu markieren, indem Sie Ihre Adresse(n) darin eingeben und anschließend mit der Taste Æ bestätigen (à Tabelle 9.6). Die betreffende Zelle wird daraufhin markiert. Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn Sie zwischen Zellen wechseln wollen, die weit voneinander entfernt liegen. Haben Sie bereits Namen für Zellen oder Zellbereiche definiert (à Kapitel 10), können Sie im Namenfeld auch einen solchen Namen eingeben oder aus dem Listenfeld auswählen, um den benannten Bereich zu markieren.
TIPP
Daten eingeben und bearbeiten
Beispiel
Beschreibung
Z120
Um eine Zelle zu markieren, geben Sie deren Adresse ein. Das empfiehlt sich besonders für größere Sprünge.
B2:F4
Um einen Bereich mehrerer Zellen zu markieren, geben Sie die Adressen zweier Eckzellen – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein.
C:C
Zum Markieren einer Spalte geben Sie den Kennbuchstaben der Spalte zweimal – getrennt durch einen Doppelpunkt – ein.
6:6
Wenn Sie eine ganze Zeile markieren wollen, verfahren Sie genauso mit der Kennnummer der Zeile.
H2;I3;J4;J5
Um mehrere, nicht zusammenhängende Zellen oder Zellbereiche zu markieren, geben Sie die Adressen – getrennt durch Semikola – ein.
Tabelle 9.6 Das Namenfeld zeigt die Markierung an. Sie können darin auch Eingaben vornehmen, um Bereiche zu markieren.
Über das Dialogfeld Gehe zu Ebenfalls für weitere Sprünge – oder nachdem Namen in der Tabelle definiert wurden – eignet sich das Dialogfeld zum Befehl Gehe zu, den Sie in der Liste zur Befehlsschaltfläche Suchen und Auswählen in der Gruppe Bearbeiten der Registerkarte Start finden ( Abbildung 9.12). Geben Sie im Feld Verweis die Adresse der Zelle oder des Bereichs ein, die oder der markiert werden soll. Nach dem Bestätigen über OK wird die Markierung durchgeführt.
»» Nach mehrfacher Anwendung von Gehe zu werden die letzten vier Ziele des Befehls im Feld Gehe zu aufgelistet, und zwar beginnend mit dem letzten angesteuerten Ziel. Sie können unter den hier aufgelisteten Adressen und Namen das Ziel der Markierung auswählen. Haben Sie bereits Namen in der Tabelle definiert, werden diese ebenfalls als mögliche Sprungadressen mit aufgelistet.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche Inhalte im Dialogfeld Gehe zu zeigt ein weiteres Dialogfeld an, über das Sie zu Zellen mit bestimmten Formen von Inhalten springen können ( folgende Abschnitte).
9.3.3 Zahlenwerte eingeben Sie können in eine Tabelle Zahlen in unterschiedlichen Formaten eingeben, ohne dass Sie spezielle Formatanweisungen geben müssen. Dazu gehören sowohl normale Zahlenwerte als auch Datums- und Uhrzeitangaben und logische Konstanten. Sollten Sie das Format nachträglich ändern wollen, benutzen Sie die entsprechenden Formatierungsbefehle ( Kapitel 11).
Normale Zahlenwerte Im Prinzip geben Sie einen Zahlenwert so über die Tastatur ein, wie er in der Tabelle dargestellt werden soll ( Abbildung 9.13). Einige Dinge sollten Sie aber zusätzlich beachten.
»» Positive Zahlen geben Sie direkt ein. Bei negativen Zahlen setzen Sie ein Minuszeichen davor.
»» Dezimalzahlen können mit maximal 15 Stellen hinter dem Dezimalzeichen eingegeben werden. Als Dezimalzeichen wird in der Grundeinstellung das in den Ländereinstellungen des Betriebssystems gewählte Zeichen akzeptiert. Die deutschsprachigen Installationen von Windows benutzen dafür das Komma. Wenn Sie einen Punkt verwenden, wird die Eingabe als Datumswert interpretiert.
Abbildung 9.12 Über Gehe zu können Sie schnell zu anderen Stellen springen.
Excel zeigt im Format Standard die Stellen hinter dem Komma nur so weit wie notwendig an. Wenn Sie beispielsweise eine Dezimalzahl mit einer 0 als letzter Ziffer hinter dem Dezimalkomma eingeben, wird diese nach dem Bestätigen nicht angezeigt. Die Anzeige der Stellen hinter dem Komma regeln Sie über die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld Zellen formatieren ( Kapitel 11). Die Anzeige in der Tabelle
245
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 9.13 Zahlenwerte können in unterschiedlicher Form eingegeben werden.
ist dann unabhängig davon, wie viele Ziffern Sie hinter dem Komma eingeben.
»» Durch Anfügen oder Voranstellen des Währungszeichens € schalten Sie das Währungsformat ein. Die Leerstelle zwischen der Zahl und dem Währungszeichen können Sie bei der Eingabe weglassen. Automatisch werden bei mehr als dreistelligen Zahlenwerten Tausendertrennzeichen eingefügt. Eine Eingabe von 1000 € führt also zur Anzeige von 1.000 €. Die Form dieses Trennzeichens ist aber abhängig von der Ländereinstellung – so wird beispielsweise in der Schweiz ein Hochkomma als Tausendertrennzeichen verwendet. Auch hier ist eine beliebige Anzahl von Dezimalstellen möglich. Negative Werte im Währungsformat werden in der Grundeinstellung automatisch rot dargestellt.
»» Brüche können ebenfalls direkt eingegeben werden. Wichtig ist, dass Sie die Eingabe mit einer ganzen Zahl beginnen und zwischen dieser und dem Bruch ein Leerzeichen einfügen. Für den Wert 2/3 verwenden Sie also die Eingabe 0 2/3. Wenn bei Eingabe eines Bruchs dieser in eine Datumsangabe umgewandelt wird, haben Sie wahrscheinlich vergessen, zuerst eine führende 0 einzugeben. Setzen Sie nach der 0 eine Leerstelle und anschließend den gewünschten Bruchausdruck.
246
»» Durch Anfügen des Prozentzeichens schalten Sie das Prozentformat für diese Eingabe ein. Ein Wert von 100% entspricht dem Zahlenwert 1,00.
»» Auch das Format für die wissenschaftliche Darstellung – das die Eingabe von Zehnerpotenzen benutzt – können Sie direkt zur Eingabe verwenden. Um beispielsweise den Wert 1234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E3 – für 1,234*103. Auch kleine Zahlen können Sie in diesem Format eingeben. Um den Wert 0,001234 in diesem Format einzugeben, schreiben Sie 1,234E–3 – für 1,234*10–3.
»» Andere Einheiten – wie beispielsweise Fremdwährungsangaben oder Mengeneinheiten – sollten Sie nicht direkt eingeben. Eingaben dieser Art erscheinen zwar in der Zelle, werden aber als Text interpretiert und mit einem solchen können Sie keine Berechnungen durchführen. Sie können dafür aber Sonderformate definieren, die die Einheit nach Eingabe des Zahlenwerts mit anzeigen.
»» Wenn Sie eine Zahl als Text eingeben wollen, stellen Sie dem Wert ein einfaches Anführungszeichen (') voraus. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Bearbeitungsleiste. Auf der Basis von Zahlen im Textformat können keine numerischen Berechnungen durchgeführt werden.
Daten eingeben und bearbeiten
Falsche Anzeige?
Datums- und Uhrzeitangaben
In einigen Fällen werden Sie bemerken, dass der in der Zelle angezeigte Wert zumindest optisch nicht dem entspricht, was Sie über die Tastatur eingegeben haben. Das kann mehrere Gründe haben:
Auch Datumswerte und Uhrzeitangaben können mit unterschiedlichen Formaten direkt in die Zellen der Tabelle eingegeben werden ( Abbildung 9.15). Solche Werte werden intern als normale Zahlen verarbeitet, aber mit einem besonderen Format angezeigt. Beispielsweise entspricht das Datum 24.12.2010 der Zahl 40536, die Uhrzeitangabe 12:00 dem Wert 0,5. Normale Zahlenwerte, Datum- und Uhrzeitangaben können durch Wahl eines anderen Formats entsprechend umgewandelt werden.
»» Haben Sie für eine Zelle einmal eine Eingabe gewählt, die das Format der Zelle ändert, wird die Zelle auf dieses Format gesetzt. Haben Sie die Zelle beispielsweise durch Eingabe von 65% auf das Prozentformat gesetzt, führt eine nachfolgende Eingabe in derselben Zelle als Dezimalzahl wieder zur Anzeige im Prozentformat. Eine Eingabe von 5 wird dann als 500% angezeigt. Um das zu vermeiden, müssen Sie das Zahlenformat der Zelle auf das Standardformat zurücksetzen – beispielsweise indem Sie die Zelle markieren und dann Ÿ+& drücken.
»» Wesentlich für die Anzeige einer eingegebenen Zahl ist auch die Breite der Zelle beziehungsweise der Spalte, zu der diese Zelle gehört ( Abbildung 9.14). Ist diese zu klein, erfolgt die Anzeige möglicherweise in einer anderen Form als gewünscht. Wenn Sie beispielsweise in eine Zelle eine längere Zahl – etwa 1000000 – eingegeben haben, wird diese Eingabe nur in dieser Form angezeigt, wenn die Breite ausreicht – also Raum für mindestens sieben Stellen vorhanden ist. Ist das nicht der Fall, wird automatisch zur wissenschaftlichen Anzeige umgeschaltet: Der Zahlenwert erscheint als 1E+06. Ist die Breite auch zur Anzeige in dieser Form zu gering, erscheinen lediglich #-Zeichen in der Zelle. Das ist aber keine Fehlermeldung, Berechnungen auf der Basis eines in dieser Form angezeigten Zahlenwerts funktionieren wie gewünscht. Zum Ändern der Anzeige müssen Sie einfach die Spaltenbreite vergrößern ( Kapitel 11).
Abbildung 9.15 Datum und Uhrzeit können in mehreren Formaten eingegeben werden.
»» Zur Eingabe einer vollständigen Datumsangabe in Zahlenwerten verwenden Sie eines der Formate Tag. Monat.Jahr – beispielsweise 11.6.2010 –, Tag-MonatJahr – beispielsweise 11-6-2010 – oder Tag/Monat/ Jahr – beispielsweise 11/6/2010. Tag und Monat können dabei als ein- oder zweistellige Zahl, das Jahr als zwei- oder vierstellige Zahl eingegeben werden. Alle drei Eingabeformen werden standardmäßig nach dem Bestätigen in der Tabelle im Format Tag. Monat.Jahr angezeigt.
»» Im Fall von Datumsangaben können auch Abkürzungen für den Monatsnamen eingegeben werden. Wenn Sie den Monat ausschreiben, wird die Eingabe nach dem Bestätigen automatisch durch die Abkürzung ersetzt.
»» Auch die Uhrzeit können Sie direkt eingeben. Ver-
Abbildung 9.14 In allen Zellen wurde derselbe Zahlenwert eingegeben. Unterschiedlich Spaltenbreiten bewirken verschiedene Anzeigen.
wenden Sie eines der Eingabeformate Stunde:Minute oder Stunde:Minute:Sekunde. Stunde, Minute und Sekunde können als ein- oder zweistellige Zahl eingegeben werden, die Anzeige erfolgt immer zweistellig.
247
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Um die aktuellen Daten für Datum und/oder Uhrzeit aus dem Betriebssystem zu übernehmen, können Sie Tastenkombinationen verwenden. Diese Daten ändern sich zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr. Tasten
Beschreibung
Ÿ+.
Aktuelles.Datum.einfügen.
Ÿ+:
Aktuelle.Uhrzeit.einfügen.
den abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon eine Eingabe befindet. Für eine vollständige Anzeige müssen Sie in diesem Fall die Spaltenbreite vergrößern (à Kapitel 11).
Tabelle 9.7 Tastenkürzel für das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit
Wollen Sie erreichen, dass Datum und Uhrzeit nach jeder Berechnung der Tabelle aktualisiert werden, benutzen Sie die Funktion =JETZT().
TIPP
Logische Konstante Auch die beiden logischen Konstanten WAHR und FALSCH können Sie direkt in eine Zelle eingeben. Beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um Texteingaben, sondern um die Zahlenwerte 1 und 0 handelt, die in einem besonderen Format angezeigt werden. Um das auch optisch zu zeigen, werden die logischen Konstanten zentriert und in Großbuchstaben – auch wenn Sie Kleinbuchstaben zur Eingabe verwenden – angezeigt. Wollen Sie die Wörter Wahr oder Falsch tatsächlich als Texteingabe in einer Zelle verwenden, stellen Sie dem Wort ein einfaches Anführungszeichen (') voran. Eine solche Eingabe wird – wie jede Texteingabe – automatisch linksbündig angezeigt, das Anführungszeichen erscheint nicht in der Zelle, aber in der Bearbeitungsleiste.
TIPP
9.3.4
Texteingaben
Texteingaben dienen meist als Titel für Tabellen oder als Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen. Auch hier gelten die üblichen Methoden zur Eingabe: Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und geben Sie dann den Text ein. Ihre Eingaben erscheinen in der Bearbeitungsleiste und der vorher markierten Zelle (à Abbildung 9.16). Beachten Sie aber eine Besonderheit: Texteingaben, die für die eingestellte Spaltenbreite zu lang sind, wer-
248
Abbildung 9.16 Zu lange Texteingaben werden abgeschnitten, wenn sich in der Zelle rechts davon ein Eintrag befindet.
Für Texteingaben können Sie außerdem mehrere Methoden der AutoKorrektur und eine Rechtschreibprüfung vornehmen (à Kapitel 4). Über die AutoKorrektur-Optionen können Sie Tippfehler, die Ihnen häufig unterlaufen, automatisch korrigieren lassen. Außerdem finden Sie hier die bereits vordefinierten Codes für eine vereinfachte Eingabe von Sonderzeichen. Weitere Sonderzeichen können Sie definieren. Viele der hier verfügbaren Optionen sind natürlich bei einem Programm für Textverarbeitung wichtiger, haben aber auch in Excel ihren Sinn.
TIPP
9.4 Tabellen editieren Der letzte Abschnitt dieses Kapitels beschäftigt sich mit dem Editieren von bereits vorhandenen Eingaben in Tabellen. Wir wollen zeigen, wie man Zellen oder Zellbereiche kopiert oder verschiebt, einfügt und löscht.
9.4.1
Daten verschieben und kopieren
Einträge in Zellen können Sie an andere Stellen in der Tabelle kopieren oder verschieben. Dazu können Sie mit Drag & Drop oder mit Ausschneiden beziehungsweise Kopieren und Einfügen arbeiten. Beachten Sie, dass sich beim Kopieren von Zellen, die Bezugsadressen beinhalten, absolute und relative Bezüge unterschiedlich verhalten. Was diese absoluten und relativen Bezüge sind und worin die Unterschiede beim Kopieren bestehen, beschreiben wir etwas später in diesem Kapitel.
Tabellen editieren
Drag & Drop
Über die Zwischenablage
Am schnellsten funktioniert das Kopieren oder Verschieben mittels Maus und Drag & Drop.
Zum Verschieben oder Kopieren von Zellbereichen können Sie ebenso die Zwischenablage von Windows oder Office verwenden ( Kapitel 4). Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst die Zelle(n), die verschoben oder kopiert werden soll(en). Beachten Sie die folgenden Besonderheiten für Excel:
»»
»»
»»
Markieren Sie zuerst die entsprechende(n) Zelle(n) und positionieren Sie den Zeiger auf einem Rand des Auswahlrahmens. Dass Sie die richtige Stelle gewählt haben, erkennen Sie daran, dass sich der Zeiger in einen Vierfachpfeil ändert. Wenn Sie die Auswahl kopieren – nicht verschieben – wollen, drücken Sie zusätzlich die Ÿ-Taste und halten sie gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen wird in diesem Fall neben dem Mauszeiger eingeblendet. Ziehen Sie die Auswahl zu dem Bereich, in den Sie die Daten verschieben oder kopieren wollen. Während des Ziehens zeigt ein Rahmen die neue Position an. Die aktuelle Einfügeadresse wird in der QuickInfo angezeigt. Wenn Sie sich an der gewünschten Stelle befinden, lassen Sie die Maustaste los. Sollen die Zellen mit den einzufügenden Daten zwischen vorhandenen Zellen platziert werden, halten Sie beim Kopieren beziehungsweise Verschieben zusätzlich die Á-Taste gedrückt und bringen den Mauszeiger über eine Gitternetzlinie. Die Stelle, an der eingefügt wird, wird entsprechend gekennzeichnet. Vorhandene Zellen und Daten werden verschoben, um Raum für die neuen Zellen zu schaffen.
»»
Der anfangs markierte Bereich wird von einem blinkenden Laufrahmen umgeben. Das ist das Zeichen dafür, dass sich eine Kopie dieses Bereichs in der Zwischenablage befindet. Er kann jetzt noch an weiteren Stellen eingefügt werden. Um den Rahmen abzuschalten, drücken Sie die Taste È.
»» Die Schaltfläche Einfügeoptionen
wird unmittelbar unterhalb der eingefügten Auswahl angezeigt ( Abbildung 9.17). Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Menü angezeigt, in dem Sie auswählen können, wie die Informationen in das Arbeitsblatt eingefügt werden sollen. Die Verfügbarkeit der Optionen hängt von der Art des einzufügenden Inhalts, vom Programm, aus dem die einzufügenden Daten stammen, sowie vom Format der Inhalte, in die Sie einfügen möchten, ab.
»» Ist das Ziel eine andere Tabelle in derselben Arbeitsmappe, müssen Sie den Mauszeiger über das Blattregister führen. Sobald der Mauszeiger das Blattregister berührt, wird die Zieltabelle aktiviert. Bewegen Sie dort die Daten an die gewünschte Stelle.
»» Ist das Ziel eine andere geöffnete Arbeitsmappe, ziehen Sie die markierten Zellen einfach vom einen in das andere Dokumentfenster. Ordnen Sie vorher die Fenster entsprechend an ( oben).
Abbildung 9.17 Die Optionen zum Einfügen
249
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Inhalte vor dem Einfügen kontrollieren Beim Einfügen aus der Zwischenablage können Sie die einzufügenden Daten nicht nur einfach übernehmen, sondern auch gleich noch abwandeln. Dazu können Sie einerseits die Einfügeoptionen verwenden und dann angeben, wie die Daten verwendet werden sollen. Klicken Sie zum Einfügen aus der Zwischenablage auf die Pfeilspitze zur Schaltfläche Einfügen. Wählen Sie in der Liste aus, was Sie einfügen wollen ( Tabelle 9.8).
Inhalte einfügen Über den Befehl Inhalte einfügen in der Liste zur Schaltfläche Einfügen auf der Registerkarte Start erhalten Sie Zugriff auf eine Reihe weiterer Optionen, über die Sie bestimmte Teilelemente des gewählten Elements aus der Zwischenablage einfügen und/oder zusätzliche Operationen mit dem Einfügen verknüpfen können ( Abbildung 9.18). Sorgen Sie vor der Wahl des Befehls Inhalte einfügen dafür, dass sich Excel-Daten in der Zwischenablage befinden, indem Sie die entsprechenden Daten kopieren oder ausschneiden. Anderenfalls haben Sie nur die Möglichkeit, die Art des Objekts zu wählen, als das der Inhalt der Zwischenablage eingefügt werden soll.
Einfügen: ist die Standardeinstellung Formeln: fügt nur die in der Bearbeitungsleiste angezeigten Formeln der kopierten Daten ein Formeln und Zahlenformat: übernimmt neben den Formeln auch das eingestellte Zahlenformat Ursprüngliche Formatierung beibehalten: übernimmt beim Einfügen die Formate der Quelldaten Keine Rahmenlinien: entfernt beim Einfügen im Quellbereich vorhandene Rahmen und Linien Breite der Ursprungsspalte beibehalten: übernimmt beim Einfügen die Breite der Spalte der Quelldaten Transponieren: vertauscht beim Einfügen Zeilen und Spalten. Dazu muss sich ein Bereich aus mehreren Zeilen und Spalten in der Zwischenablage befinden. Werte: fügt nur die in den Zellen angezeigten Werte der kopierten Daten ein. Formeln werden nicht übernommen. Werte und Zahlenformat: übernimmt nur die Werte – nicht die Formeln – und das eingestellte Zahlenformat. Andere Formate – beispielsweise Zeichenformate – werden nicht übernommen. Werte und Quellformatierung: übernimmt nur die Werte – nicht die Formeln – und alle Formate aus dem Quellbereich Formatierung: übernimmt nur das für den Quellbereich eingestellte Format. Daten werden dabei nicht eingefügt. Verknüpfung einfügen: erzeugt eine Formel mit einem Bezug zum Quellbereich. Der Inhalt ändert sich, sobald der Inhalt des Quellbereichs geändert wird. Grafik: fügt den Inhalt als Grafik ein. Mit diesem Ergebnis können Sie später keine Berechnungen mehr durchführen. Verknüpfte Grafik: fügt den Inhalt als Grafik ein. Der Inhalt ändert sich, sobald der Inhalt des Quellbereichs geändert wird. Tabelle 9.8 Die Optionen zum Einfügen
250
Tabellen editieren
Typen von gemischten Bezügen sind möglich: ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2.
Abbildung 9.18 Elemente können in unterschiedlicher Form eingefügt werden.
»» Im oberen Bereich des Dialogfelds Inhalte einfügen können Sie festlegen, was von den kopierten oder ausgeschnittenen Daten eingefügt werden soll. Sie können hier beispielsweise wählen, ob Sie aus der Zwischenablage alle Inhalte, nur die Text-, Zahlenund Formeleingaben oder bestimmte Formate übernehmen wollen.
»» Die zweite Optionsgruppe unter der Überschrift Vorgang ermöglicht zusätzliche Operationen der kopierten oder ausgeschnittenen Zahlenwerte mit anderen Werten. Wenn sich in dem Bereich, in dem die Daten eingefügt werden sollen, bereits Zahlenwerte befinden, können Sie die einzufügenden zu den bereits vorhandenen addieren, von ihnen subtrahieren, damit multiplizieren oder dividieren.
»» In allen Fällen können Sie zusätzlich leere Zeilen eliminieren lassen oder Spalten und Zeilen vertauschen. Aktivieren Sie hierzu das beziehungsweise die entsprechenden Kontrollkästchen.
Relative und absolute Bezüge Wir hatten es schon angesprochenen: Microsoft Excel unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten. Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei
Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft Ì drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von Ì die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse umwandeln, drücken Sie nochmals Ì. Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals Ì. Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von Ì liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe. Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Bearbeitungsleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken von Ì wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe. Beim Kopieren von Zellinhalten wirkt sich die Form der verwendeten Bezüge auf das Ergebnis aus:
»» Relative Bezüge werden beim Kopieren an die Adressen der neuen Position angepasst.
»» Absolute Bezüge beziehen sich nach dem Kopieren auf dieselben Zelladressen.
»» Beim Kopieren von gemischten Bezügen wird der relative Teil der Adresse an die neue Position angepasst, der absolute Teil bleibt konstant.
9.4.2 Ausfüllen Wenn die Zellen, in die kopiert werden soll, direkt neben, unter oder über den Zellen liegen, die kopiert werden sollen, können Sie den Kopierprozess einfacher gestalten, indem Sie die Ausfüllfunktion von Microsoft Excel nutzen. Außerdem können Sie diese Technik dazu be-
251
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
nutzen, bestehende Datenreihen zu erweitern und damit fortzuschreiben.
Ausfüllen über Befehlsschaltfläche Markieren Sie die Zelle, die kopiert werden soll, zusammen mit dem benachbarten Bereich, in den ausgefüllt werden soll. Wählen Sie dann den gewünschten Befehl in der Liste zur Befehlsschaltfläche Füllbereich der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Start ( Abbildung 9.19).
»» Die ersten vier Optionen im Untermenü erlauben ein Ausfüllen in unterschiedliche Richtungen. Der Befehl Rechts kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die rechts angrenzenden Zellen. Um in die links angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl Links. Der Befehl Unten kopiert den Inhalt einer Zelle oder eines Bereichs in die darunter liegenden Zellen. Um die letzte Zeile der Auswahl in die oben angrenzenden Zellen zu kopieren, wählen Sie den Befehl Oben. Je nachdem, was Sie markiert haben, sind immer nur bestimmte Optionen verfügbar. Der Rest wird abgeblendet angezeigt.
»» Die Option Blocksatz im Untermenü zum Befehl Ausfüllen ordnet die Textinhalte von Zellen so an, dass diese den markierten Bereich ausfüllen. Zahlen oder Formeln können nicht bündig angeordnet werden.
»» Der Befehl Über Arbeitsblätter im Untermenü zum Befehl Ausfüllen kopiert den Inhalt des im aktiven Tabellenblatt markierten Zellbereichs in denselben Zellbereich aller anderen markierten Blätter einer Gruppe. Dieser Befehl ist nur verfügbar, wenn mehrere Blätter markiert sind. Texte und Zahlenwerte werden wie angezeigt kopiert, Formeln und Funktionen verhalten sich entsprechend der Form der verwendeten Bezüge.
Datenreihen ausfüllen Sie können mit Füllbereich auch automatisch eine Datenreihe erstellen beziehungsweise eine vorhandene ausweiten lassen. Geben Sie hierzu zumindest das erste Element der Reihe ein und markieren Sie dann den Bereich, in dem Sie die Reihe erstellen wollen. Wählen Sie anschließend den Befehl Reihe in der Liste zur Befehlsschaltfläche Füllbereich in der Gruppe Bearbeiten. Geben Sie im Dialogfeld Reihe die Parameter für die Fortschreibung der Reihe an ( Abbildung 9.20). Wenn Sie mehrere Spalten und Zeilen markiert haben, müssen Sie über Reihe in angeben, ob die Reihe in Spalten oder in Zeilen erstellt werden soll. Außerdem ergeben sich einige Unterschiede für reine Zahlenreihen und Reihen aus Datumswerten.
Abbildung 9.19 Zellinhalte können Sie in mehrere benachbarte Zellen kopieren.
252
Tabellen editieren
beispielsweise ist 1, 2, 4, 8, 16 usw. eine geometrische Reihe.
»» Wenn Sie die Option AutoAusfüllen wählen, wird der im Feld Inkrement eingegebene Wert ignoriert.
»» Wenn Sie die Option Datum aktivieren, müssen Sie
Abbildung 9.20 Mit Reihe können Sie auch Datenreihen erstellen.
Unter Typ geben Sie die Art der Fortschreibung an. Sie legen damit fest, um welchen Wert die Daten von Feld zu Feld ansteigen sollen:
»» Linear bedeutet, dass der Wert von Zelle zu Zelle um einen konstanten Wert erhöht wird. Die Reihe 1, 2, 3, 4, 5 usw. ist eine lineare Reihe. Den Wert, um den die Reihe erhöht werden soll, legen Sie über Inkrement fest. Alternativ können Sie hier auch den Wert für das letzte Feld der Reihe im Feld Endwert eingeben. Das Inkrement wird dann automatisch errechnet.
»» Mit Geometrisch geben Sie an, dass die Reihe einer geometrischen Struktur folgen soll. Solche Reihen vervielfachen den Wert von Element zu Element –
im Gruppenfeld Zeiteinheit eine Einheit wählen. Auf diese Weise können Sie einen Datumswert tage weise, monatlich oder jährlich fortschreiben. Die Option Wochentag bedeutet hier, dass nur die Tage von Montag bis Freitag benutzt werden. Auch hier können Sie ein Inkrement angeben – beispielsweise 3, wenn nur jeder dritte Monat in der Reihe verwendet werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Datenreihe erstellt.
AutoAusfüllen mit der Maus Die Funktion AutoAusfüllen ermöglicht das Ausfüllen allein durch Ziehen mit der Maus. Markieren Sie die Zelle(n) mit den zu kopierenden Daten und positionieren Sie den Zeiger auf dem Ausfüllkästchen – das schwarze Quadrat in der rechten unteren Ecke der Auswahl. Der Zeiger wechselt zur Form eines Kreuzes. Drücken Sie die Maustaste und markieren Sie dann den Bereich, der mit Daten ausgefüllt werden soll. Lassen Sie abschließend die Maustaste los. Die Daten werden fortgeschrieben ( Abbildung 9.21).
Abbildung 9.21 Verschiedene Daten werden unterschiedlich fortgeschrieben.
253
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
Abbildung 9.22 Die Daten werden fortgeschrieben.
Wenn Sie ein Ausfüllkästchen in der Auswahl nach oben oder nach links ziehen und in den ausgewählten Zellen anhalten, ohne es zuvor an der ersten Spalte oder an der obersten Zeile vorbeigezogen zu haben, werden die Daten in der Auswahl gelöscht.
ACHTUNG
» Texteingaben werden wie eingegeben fortgeschrieben, sofern sie nicht über Benutzerdefinierte Listen bearbeiten im Fenster der Excel-Optionen als Element einer Reihe aufgelistet sind (à Kapitel 12). Beispielsweise werden Textangaben für Monate und Wochentage fortgeschrieben, da sie in der Grundeinstellung des Programms als Liste eingetragen sind.
füllen-Mauszeiger angezeigt. Beachten Sie, dass sich dabei andere Ergebnisse zeigen (à Abbildung 9.22).
9.4.3
Zellbereiche einfügen oder löschen
Falls Sie zwischen Zellen, in denen Sie bereits Daten eingegeben haben, zusätzliche Eingaben vornehmen wollen, brauchen Sie die vorhandenen Eingaben nicht zu verschieben. Sie können stattdessen Spalten, Zeilen, einzelne Zellen oder Zellbereiche in die Tabelle einfügen. Auf ähnliche Weise können Sie auch Elemente aus der Tabelle entfernen. Benutzen Sie dazu die Befehlsschaltflächen zur Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start (à Abbildung 9.23).
» Zahlenwerte, Datums- und kombinierte Angaben werden fortgeschrieben: Zahlenwerte werden um den Wert 1 erhöht. Datumsangaben werden jeweils um einen Tag erhöht. Uhrzeitangaben werden um eine Stunde erhöht. Bei aus Texten und Zahlenwerten kombinierten Angaben wird der Zahlenteil um jeweils 1 erhöht.
» Die Schaltfläche Auto-Ausfülloptionen wird unmittelbar unterhalb der Füllauswahl angezeigt. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, wird ein Menü angezeigt, das Optionen für den Umgang mit dem Text oder den Daten beim Ausfüllen enthält – Zellen kopieren benutzt Inhalte und Formate, alternativ können Sie nur die Formate oder nur die Inhalte fortschreiben. Die Verfügbarkeit der Optionen hängt vom einzufügenden Inhalt, vom Programm, aus dem die einzufügenden Daten stammen, sowie vom Format des Textes beziehungsweise der Daten, die Sie einfügen möchten, ab. Wenn Sie beim Ausfüllen zusätzlich die Ÿ-Taste drücken, erreichen Sie ein reines Kopieren der Eingaben. Ein zusätzliches Pluszeichen wird dann neben dem Aus-
254
Abbildung 9.23 Die Befehle zum Einfügen und zum Löschen
Zeilen und Spalten einfügen Sie können leere Spalten und Zeilen mithilfe der Maus oder mit Befehlen erzeugen: Bei der Arbeit über das Menüband markieren Sie die Spalte(n) oder Zeile(n), vor der/denen die neue(n) Spalte(n) beziehungsweise Zeile(n) eingefügt werden soll(en), und wählen Sie dann in der Liste zur Befehlsschaltfläche Einfügen den Befehl Blattspalten einfügen beziehungsweise Blattzeilen einfügen.
Tabellen editieren
Sie können auch mehrere Spalten oder Zeilen in einem Arbeitsgang markieren und damit neue Zeilen beziehungsweise Spalten einfügen.
TIPP
Leere Zellen zwischendurch einfügen Markieren Sie einen Zellbereich links oder unterhalb der Stelle, an der Sie neue Zellen einfügen wollen. Wählen Sie dann in der Liste zur Befehlsschaltfläche Einfügen den Befehl Zellen oder im Kontextmenü den Befehl Zellen einfügen und legen Sie dann fest, wie die bereits vorhandenen Zellen verschoben werden sollen (à Abbildung 9.24, links).
Abbildung 9.24 Einzelne Zellen können eingefügt und gelöscht werden.
» Mit den ersten beiden Optionen im Dialogfeld Zellen einfügen können Sie entscheiden, ob der markierte Bereich und die daran angrenzenden Zellen nach rechts oder nach unten verschoben werden sollen.
» Die beiden unteren Optionen erlauben es, eine ganze Zeile oberhalb oder eine ganze Spalte links vom markierten Bereich einzufügen. Besteht dieser markierte Bereich aus mehreren Zellen, werden entsprechend viele Spalten beziehungsweise Zeilen eingefügt.
Zellen einfügen mit der Maus Beim Einfügen von Zellen durch Ziehen des Ausfüllkästchens verschieben Sie Zellen mit bereits vorhandenen Eingaben nach unten oder nach rechts. Definieren Sie dabei, wie viel Platz Sie schaffen wollen. Wählen Sie den Zellbereich so groß, dass Sie die gewünschte Anzahl von Zellen einfügen können. Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen. Drücken Sie die Á-Taste und halten Sie sie gedrückt. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Doppelpfeils an.
» Ziehen Sie den Mauszeiger nach rechts, wenn Sie rechts vom markierten Zellbereich Platz schaffen wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden nach rechts verschoben.
» Ziehen Sie den Mauszeiger nach unten, wenn Sie unterhalb des markierten Bereichs Platz schaffen wollen. In dem aufgezogenen Bereich werden neue Zellen eingefügt. Die vorhandenen Zellen werden nach unten verschoben.
9.4.4 Zellbereiche löschen In Zellen eingegebene Daten können natürlich bei Bedarf wieder gelöscht werden. Dazu drücken Sie nach dem Markieren einfach die Taste ¢. Sie können Zellbereiche auch direkt über die Maus löschen: Positionieren Sie den Mauszeiger auf dem Ausfüllkästchen in der unteren rechten Ecke der Auswahl. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die obere linke Ecke des vorher markierten Bereichs. Die ganze Auswahl wird grau angezeigt. Lassen Sie die Maustaste los. Die direkten Eingaben im Bereich werden daraufhin gelöscht. Vorhandene Formate und Kommentare bleiben erhalten. Anstatt nur die Inhalte von Zellbereichen zu löschen, können Sie Zellbereiche – auch ganze Spalten oder Zeilen – vollständig entfernen. Auch hier können Sie Befehle verwenden oder mit der Maus arbeiten. Denken Sie aber vorher daran, dass Formeln und Funktionen mit Bezügen, die sich auf eine gelöschte Zelle beziehen, nach dem Löschen andere – meist falsche – Werte aufweisen. Markieren Sie zunächst den Zellbereich, den Sie löschen wollen. Öffnen Sie dann die Liste zur Schaltfläche Löschen in der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start und wählen Sie den entsprechenden Befehl. Wenn Sie hier Zellen löschen wählen, wird das Dialogfeld Löschen angezeigt, in dem Sie angeben müssen, wie die verbleibenden Zellen verschoben werden sollen (à Abbildung 9.24, rechts).
» Mit den beiden Optionen im oberen Bereich können Sie die Zellen rechts vom vorher markierten Bereich nach links rücken beziehungsweise die darunter gelegenen Zellen nach oben.
255
Kapitel 9 • Daten eingeben und bearbeiten
» Die Optionen darunter entfernen die zu den markierten Zellen gehörenden Zeilen beziehungsweise Spalten vollständig. Die Ergebnisse eines solchen Vorgangs entsprechen nicht immer den Erwartungen. Überlegen Sie vorher genau, welche Verschiebung Sie wünschen. Formeln in Zellen, die sich auf die gelöschten Bereiche beziehen, zeigen nach dem Löschen eine Fehlermeldung.
ACHTUNG
Sie können einzelne Zellen auch direkt mit der Maus löschen. Dazu markieren Sie den Bereich und positionieren den Mauszeiger unten rechts auf dem Ausfüllkästchen. Der Zeiger wird daraufhin als Kreuz dargestellt. Drücken Sie Á und ziehen Sie das Ausfüllkästchen nach oben. Der Mauszeiger nimmt daraufhin die Form eines Doppelpfeils an. Lassen Sie dann die Maustaste und die Á-Taste los. Die Zellen werden gelöscht und die unterhalb des markierten Bereichs liegenden Zellen werden nach oben verschoben.
9.4.5 Suchen und Ersetzen Sie können eine Tabelle oder einen markierten Bereich nach Zeichen oder Zeichenfolgen durchsuchen und diese – wenn gewünscht – durch andere ersetzen lassen. Dazu benutzen Sie die Optionen in der Liste zur Befehlsschaltfläche Suchen und Auswählen in der Gruppe Bearbeiten auf der Registerkarte Start.
Suchen Zum Suchen markieren Sie in der Tabelle gegebenenfalls den Bereich, den Sie durchsuchen wollen. Falls nur eine Zelle markiert wurde, durchsucht Microsoft Excel die ganze Tabelle. Wählen Sie dann in der Liste den Befehl Suchen. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen wird angezeigt (à Abbildung 9.25).
256
Abbildung 9.25 Sie können nach Zellinhalten und Formaten suchen lassen.
» Geben Sie in das Feld Suchen nach das oder die Zeichen ein, nach denen gesucht werden soll. Sie können dabei beliebige Buchstaben, Zahlen, Satzzeichen oder die Stellvertreterzeichen * und ? verwenden (à Tabelle 9.9). Um nach den Zeichen * oder ? selbst zu suchen, müssen Sie dem Zeichen eine Tilde (˜) voranstellen. Zeichen
Beschreibung
*
Steht.für.eine.beliebige.Anzahl.von.Zeichen
?
Steht.für.ein.beliebiges.Zeichen
Tabelle 9.9 Stellvertreterzeichen können zum Suchen benutzt werden.
» Sie können auch – nur oder zusätzlich – ein Format angeben, nach dem gesucht werden soll. Öffnen Sie dazu im Dialogfeld Suchen und Ersetzen das Menü zur Schaltfläche Format und wählen Sie dann eine der angezeigten Optionen: Der Befehl Format öffnet das Dialogfeld Format suchen, in dem Sie eine oder mehrere Formatangaben – wie beispielsweise eine fett formatierte Zahl mit zwei Stellen hinter dem Dezimalzeichen – festlegen können. Wenn Sie mit komplexen Formatangaben arbeiten, sollten Sie den Befehl Format von Zelle wählen benutzen und anschließend auf eine Zelle klicken, die dieselben Formate enthält wie die zu suchende. Sie starten den Suchprozess über die Schaltfläche Weitersuchen. Die erste Fundstelle wird daraufhin in der Tabelle markiert. Setzen Sie den Suchprozess über die Schaltfläche Weitersuchen fort.
Tabellen editieren
Optionen Die Optionen im unteren Bereich des Dialogfelds Suchen und Ersetzen erlauben es, den Suchprozess weiter zu spezifizieren. Sie werden erst angezeigt, nachdem Sie auf die Schaltfläche Optionen geklickt haben.
die ersetzt werden sollen, und im Feld Ersetzen durch diejenigen, die stattdessen eingefügt werden sollen. Auch hier können Sie zusätzlich oder nur Formate festlegen (à Abbildung 9.26). Die sonstigen Optionen entsprechen den bei der Registerkarte Suchen beschriebenen (à vorherige Abschnitte).
» Über das erste Listenfeld mit dem Namen Suchen können Sie angeben, ob die Suche in der aktuellen Tabelle oder in der gesamten Arbeitsmappe durchgeführt werden soll.
» Das mit Durchsuchen bezeichnete Listenfeld darunter erlaubt es, die Suchrichtung festzulegen. Sie können entweder in Zeilen (von links nach rechts) oder in Spalten (von oben nach unten) suchen lassen.
» Über Suchen in können Sie festlegen, wo gesucht werden soll. Microsoft Excel sucht nur an der von Ihnen angegebenen Stelle nach den eingegebenen Zeichen.
» Über die beiden Kontrollkästchen können Sie festlegen, dass beim Suchen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden wird und dass nur Stellen gemeldet werden, bei denen eine vollständige Übereinstimmung zwischen eingegebenem Suchbegriff und vollständigem Zellinhalt vorliegt. Bei Deaktivierung von Gesamten Zellinhalt vergleichen wird beispielsweise bei der Suche nach Kosten auch der Begriff Herstellungskosten angezeigt. Wenn Sie Á gedrückt halten, während Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken, kehrt Microsoft Excel die Suchrichtung um und sucht von rechts nach links in Zeilen beziehungsweise von unten nach oben in Spalten.
TIPP
Ersetzen Um eine Zeichenkette gegen eine andere auszutauschen, wählen Sie den Befehl Ersetzen. Wenn das Dialogfeld Suchen und Ersetzen vorher geöffnet war, können Sie dafür auch die Registerkarte Ersetzen aktivieren. Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichen ein,
Abbildung 9.26 Sie können bestimmte Zellinhalte und/oder Formate ersetzen.
Zum Ersetzen können Sie sich folgender Vorgehensweisen bedienen:
» Wählen Sie die Schaltfläche Weitersuchen, wenn Sie das nächste Vorkommen der Zeichen markieren lassen wollen, ohne den gefundenen Begriff zu ersetzen.
» Wählen Sie Ersetzen, um die angegebenen Zeichen zu ersetzen und automatisch das nächste Vorkommen des Suchbegriffs markieren zu lassen.
» Wählen Sie Alle ersetzen, wenn Microsoft Excel automatisch jedes Vorkommen des angegebenen Begriffs suchen und entsprechend ersetzen soll.
Inhalte suchen Um Zellen mit speziellen Eigenschaften zu markieren, können Sie das Dialogfeld Inhalte auswählen verwenden, das Sie über den gleichnamigen Befehl in der Liste zur Befehlsschaltfläche Suchen und Auswählen anzeigen lassen. Stellen Sie im Dialogfeld die Option ein, die die zu markierende Zelle beschreibt. Nach dem Bestätigen werden die entsprechenden Zellen markiert.
257
Kapitel 10 Berechnungen und Analysen Die in die einzelnen Zellen einer Tabelle eingegebenen Zahlen ermöglichen – und darin liegt die wesentlichste Aufgabe von Excel – das Durchführen von Berechnungen: Wenn Sie beispielsweise in zwei Zellen die Werte für den Umsatz und die Kosten eingeben, können Sie in einer dritten Zelle den Gewinn – als Differenz zwischen Umsatz und Kosten – über eine Formel berechnen. Wenn sich die Ausgangsdaten für Umsatz und/oder Kosten anschließend ändern, ändert sich auch der Gewinn. In diesem Kapitel wollen wir uns mit den unterschiedlichen Methoden beschäftigen, mit denen Sie derartige Berechnungen durchführen können.
» Microsoft Excel kann Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen (à Abschnitt 10.1). Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – die sogenannten Argumente – ausführen.
» Das Benennen von Zellen oder Zellbereichen kann hilfreich sein (à Abschnitt 10.2). Ein Benennen hilft Ihnen sowohl bei der Navigation in der Tabelle als auch bei der Formulierung von Berechnungsanweisungen.
258
» Die wirkliche Leistungsfähigkeit von Excel zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen (à Abschnitt 10.3). Einige der in diesem Kapitel gezeigten Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 10. Sie müssen diese wiederum nur benutzen, wenn Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wollen und Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
HINWEIS
10.1 Berechnungen mit Formeln und Funktionen Microsoft Excel kann Berechnungen auf der Basis von eingegebenen Werten mithilfe von Formeln oder Funktionen durchführen.
» Für einfachere Berechnungen verwenden Sie Formeln, in denen Werte miteinander verknüpft werden. Meist verknüpfen Sie damit Zelladressen – beispielsweise in der Form =A1+A2+A3+A4. Für die Berechnung werden dann die Inhalte dieser Adressen benutzt.
» Funktionen sind vordefinierte Formeln, die Berechnungen unter Verwendung bestimmter Werte – die sogenannten Argumente – ausführen. Beispielsweise berechnet die Funktion SUMME die Summe mehrerer Zahlenwerte, bei denen die Adressen der zu addierenden Zellen als Argumente dienen.
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Abbildung 10.1 AutoBerechnen zeigt Zwischenergebnisse an.
Am Anfang noch ein kurze Bemerkung: Wenn Sie nur einfache Zwischenberechnungen durchführen müssen, können Sie dazu die – zumindest früher – als AutoBerechnen bezeichnete Funktion benutzen und das Ergebnis in der Statusleiste anzeigen ( Abbildung 10.1). Dazu markieren Sie den Bereich in der Tabelle, für den Sie die Berechnungen durchführen möchten. Standardmäßig werden die Summe, die Anzahl und der Mittelwert der Werte in den markierten Zellen in der Statusleiste des Programmfensters angezeigt.
10.1.1
Formeln
Formeln sind Gleichungen, die Berechnungen für Werte im Arbeitsblatt durchführen. Formeln beginnen mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von der eigentlichen Gleichung. Eine solche Gleichung kann unterschiedliche Aufgaben und Inhalte haben. Im Allgemeinen wird sie dazu verwendet, aus den Inhalten von zwei oder mehr Zellen einen Wert zu errechnen. Die Zelle, die die Formel enthält, wird als abhängige Zelle bezeichnet, weil ihr
Wert von Werten in anderen Zellen abhängt. In einem einfachen Beispiel können Sie die Inhalte zweier Zellen in einer abhängigen Zelle addieren. Wenn sich die Ausgangswerte in den Zellen A1 und A2 befinden, können Sie dazu die Formel =A1+A2 benutzen ( Abbildung 10.2 links). Der Vorteil der Verwendung von Zelldressen in der Formel wird klar, wenn Sie die Werte in den Bezugszellen ändern ( Abbildung 10.2 rechts). Die Zelle mit der Formel zeigt weiterhin das richtige Berechnungsergebnis, da sich die Formel nicht auf die Zahlenwerte, sondern auf die Adressen der Zellen bezieht, in denen diese Zahlen eingegeben wurden. Die Adressen, die eine Formel benutzt, werden auch als die Bezüge der Formel bezeichnet. Mithilfe solcher Bezüge können Sie Daten aus unterschiedlichen Teilen eines Arbeitsblatts in einer einzigen Formel verwenden oder den Wert einer Zelle in verschiedenen Formeln einsetzen ( Tabelle 10.1). Sie können Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsblättern derselben Arbeitsmappe oder in anderen Arbeitsmappen definieren.
Abbildung 10.2 Das Ergebnis ändert sich, wenn sich die Ausgangswerte ändern.
259
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
Anwendung
Beispiel
Im einfachsten Fall besteht die Formel aus zwei Zahlen, die durch einen Operator verknüpft sind. Sie besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und dem zu berechnenden Ausdruck.
=2003+2
Mithilfe von Übertragungsformeln können Sie Zellinhalte in andere Zellen übertragen. Den Formelausdruck sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und der Adresse der Bezugszelle. Die Übertragung funktioniert auch bei Texten als Zellinhalt.
=D2
Im Allgemeinen besteht der Formelausdruck aus Bezügen auf Zelladressen, die mit Operatoren verknüpft sind. Den Formelausdruck sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Er besteht aus einem einleitenden Gleichheitszeichen und den über Operatoren verknüpften Adressen der Bezugszellen.
=D2-D3
Sie können auch Texteingaben miteinander verknüpfen. Zum Verknüpfen von Textzellen verwenden Sie den Operator &. Die Verwendung eines arithmetischen Operators führt zu einer Fehlermeldung. Zusätzliche Textelemente können Sie – in Anführungszeichen eingeschlossen – einfügen.
=A2&" und "&A4
Formeln können sich auch auf andere Tabellen derselben Arbeitsmappe beziehen. Dazu müssen Sie als Bezug vor der eigentlichen Zelladresse den Namen der Tabelle – gefolgt von einem Ausrufezeichen – angeben.
=Tabelle2!D4
Auch die Übernahme von Daten aus den Tabellen anderer Arbeitsmappen ist möglich. Zusätzlich zur eigentlichen Zelladresse müssen Sie hier – in eckige Klammern eingeschlossen – den Namen der Arbeitsmappe und den Namen der Tabelle, gefolgt von einem Ausrufezeichen, voranstellen.
=[Mappe2.xlsx]Tabelle1!D4
Tabelle 10.1 Formeln können verschiedene Aufgaben wahrnehmen.
Formeln eingeben Zur Eingabe einer Formel markieren Sie zunächst die Zelle, in der Sie die Formel eingeben wollen. Geben Sie dann ein Gleichheitszeichen und anschließend die Formel ein. Im Allgemeinen verknüpfen Sie dazu Zelladressen oder Werte mithilfe von sogenannten Operatoren – beispielsweise können Sie auf diese Weise in der Zelle A3 die Summe der Werte in den Zellen A1 und A2 mit der Formel =A1+A2 berechnen ( Tabelle 10.2). Das Pluszeichen ist in diesem Fall der Operator. Bestätigen Sie die Eingabe mit den üblichen Methoden. Sollte Ihnen bei Operator
Funktion
+
Addieren
–
Subtrahieren
*
Multiplizieren
/
Dividieren
^
Potenzieren
&
Texte verknüpfen
Tabelle 10.2 Operatoren verknüpfen Zelladressen oder Werte.
260
der Eingabe einer Formel ein Syntaxfehler unterlaufen sein, wird das von Microsoft Excel – zusammen mit einem Korrekturvorschlag – gemeldet. Alternativ können Sie die in der Formel miteinander zu verknüpfenden Zelladressen nacheinander mit der Maus auswählen. Man redet dann auch von der Methode des »Zeigens«. Angenommen, Sie wollen wieder in der Zelle A3 die Summe der Zellen A1 und A2 mit =A1+A2 berechnen, dann gehen Sie wie folgt vor:
»» Klicken Sie auf die Zelle A3 und geben Sie ein Gleichheitszeichen ein.
»» Klicken Sie dann – ohne vorher zu bestätigen – auf die Zelle A1. In der Bearbeitungsleiste steht nun =A1.
»» Fügen Sie über die Tastatur ein Pluszeichen hinzu und klicken Sie anschließend auf die Zelle A2.
»» In der Bearbeitungsleiste steht jetzt die vollständige Formel =A1+A2. Nach dem Bestätigen ist die Formel funktionsfähig.
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Standardmäßig wird eine Tabelle nach jedem Bestätigen einer Eingabe oder Änderung neu berechnet. Das können Sie über die Excel-Optionen ändern (à Kapitel 12). Wenn Sie diese automatische Berechnung abgeschaltet haben, können Sie eine Neuberechnung durch die Eingabe einer Tastenkombination bewirken (à Tabelle 10.2).
Formeln korrigieren Um eine Formel zu korrigieren, markieren Sie zunächst die Zelle, in der die Formel steht. Die einzelnen Bezugsadressen in der Formel werden daraufhin in der Bearbeitungsleiste verschiedenfarbig dargestellt (à Abbildung 10.3). In der Tabelle werden die Zellen mit denselben Farben markiert. Auf diese Weise sehen Sie schnell, auf welche Zellen sich die Formel bezieht.
Wenn eine Formel einen falschen Wert als Ergebnis zeigt, haben Sie wahrscheinlich die Formel nicht korrekt eingegeben. Excel berechnet zusammengesetzte Ausdrücke in der üblichen Reihenfolge: Zuerst werden die Inhalte von Ausdrücken in Klammern berechnet, dann werden Exponenten berechnet, es folgen die Berechnungen von Multiplikationen und Divisionen, Additionen und Subtraktionen bilden den Abschluss. Das Beispiel =(1+2)*3+4 wird also in folgender Reihenfolge berechnet: (1+2) ergibt 3, 3*3 ergibt 9, 9+4 ergibt 13.
ACHTUNG
10.1.2 Relative und absolute Bezüge Microsoft Excel unterscheidet zwischen absoluten, relativen und gemischten Bezügen, die sich beim Kopieren der Zellinhalte unterschiedlich verhalten (à folgende Abschnitte). Standardmäßig werden relative Bezüge verwendet. Sie formulieren einen Bezug als absolut, indem Sie vor dem Buchstaben für die Spalte und der Zahl für die Zeile jeweils ein $-Zeichen eingeben. Statt der Eingabe =B2 verwenden Sie also die Eingabe =$B$2. Gemischte Bezüge bilden eine Kombination aus relativen und absoluten Elementen. Zwei Typen von gemischten Bezügen sind möglich: ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =$B2, und ein relativer Spaltenbezug mit einem absoluten Zeilenbezug, beispielsweise in der Form =B$2.
Bezugsformen eingeben Abbildung 10.3 Korrekturen können über die Tastatur oder mit der Maus vorgenommen werden.
Zur Korrektur können Sie zum einen in die Zelle selbst oder in die Bearbeitungsleiste an der zu bearbeitenden Stelle klicken und die Änderung manuell über die Tastatur vornehmen. Zum anderen können Sie die farbig markierten Bezugszellen mit der Maus an andere Stellen in der Tabelle verschieben. Beispielsweise können Sie eine Formel =A1+A2 in =A1+B2 ändern, indem Sie die farbige Markierung der Zelle A2 auf die Zelle B2 verschieben.
Relative, absolute und gemischte Bezugsadressen können Sie natürlich einfach über die Tastatur eingeben. Außerdem können Sie einen eingegebenen relativen Bezug vor dem Bestätigen in einen absoluten oder einen gemischten Bezug umwandeln, indem Sie direkt nach der Eingabe oder dem Markieren der Zelle entsprechend oft Ì drücken. Haben Sie beispielsweise den relativen Bezug B2 eingegeben, bewirkt ein erstes Drücken von Ì die Umwandlung in den absoluten Bezug $B$2. Wollen Sie diesen in einen gemischten Bezug mit relativer Spaltenadresse und absoluter Zeilenadresse umwandeln, drücken Sie nochmals Ì. Damit erhalten Sie B$2. Wollen Sie die Form des gemischten Bezugs umkehren, drücken Sie nochmals Ì. Das erzeugt $B2. Nochmaliges Drücken von Ì liefert wieder den ursprünglich eingegebenen relativen Bezug. Bestätigen Sie abschließend die Eingabe.
261
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
Zwischen Bezugsformen wechseln Auf dieselbe Weise können Sie die Art des Bezugs nachträglich ändern. Sie können dazu in der Bearbeitungsleiste in einer Formel jeden einzelnen Bezug oder aber auch die gesamte Formel markieren und dann die Form der Bezüge mittels Drücken der Ì-Taste wechseln. Bestätigen Sie abschließend wieder die Eingabe.
10.1.3 Funktionen Funktionen sind ein Spezialfall von Formeln. Sie erleichtern die Eingabe oder ermöglichen komplexere Formen der Berechnung. Beispielsweise ist bereits beim Addieren der Inhalte mehrerer Zellen die Eingabe einer einfachen Formel recht aufwändig – etwa mit =A1+A2+A3+A4+A5+A6. Einfacher geht es in diesem Fall mit einer Funktion: =SUMME(A1:A6). Außerdem ermöglichen Funktionen Formen von Berechnungen, die Sie über normale Formeln nicht oder nur sehr aufwändig ausführen können. Beispielsweise könnten Sie mit =SIN(PI()/2) den Sinus der Zahl π/2 berechnen. Auch eine Funktion beginnt mit einem Gleichheitszeichen, gefolgt von dem Funktionsnamen – beispiels weise SUMME. Anschließend folgen die Argumente der Funktion, die durch Semikola getrennt und zusammen in einer Klammer eingeschlossen werden müssen. Fast alle Funktionen verlangen Argumente. Argumente sind Werte oder Adressen, aus denen die Funktion den Funktionswert errechnet. Beispielsweise ist im Funktionsausdruck =SIN(A1) das Argument der Wert in der Zelladresse A1, bei =SUMME(A1:A6) befinden sich die Werte im Bereich A1:A6. Einige Funktionen benötigen keine Argumente, aber auch diese müssen mit zwei Klammern abgeschlossen werden: Um beispielsweise den Wert der Zahl π anzuzeigen, benutzen Sie die Funktion =PI().
Der Funktions-Assistent Funktionen können Sie wie normale Formeln direkt eintippen. Während Sie die Funktion eingeben, wird eine QuickInfo eingeblendet, die Sie hinsichtlich der Syntax und den Argumenten unterstützt. Einfacher ist es aber, wenn Sie den Funktions-Assistenten benutzen.
»» Markieren Sie dazu zunächst die Zelle, in die Sie die Funktion eingeben wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste ( Abbildung 10.4).
262
Abbildung 10.4 Funktionen können über einen Assistenten eingefügt werden.
»»
Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Funktion aus. Durch vorherige Wahl einer Kategorie können Sie eine Vorauswahl treffen. Die Kategorie Alle umfasst sämtliche Tabellenfunktionen. Markieren Sie die gewünschte Funktion und bestätigen Sie Ihre Wahl über OK. Einige Beispiele dafür finden Sie anschließend. Sie können im Feld Funktion suchen auch eine Beschreibung der gewünschten Funktion eingeben und durch Anklicken der Schaltfläche OK eine Suche durchführen lassen. Beispielsweise geben Sie den Text Wurzel ziehen ein. Der Assistent wechselt daraufhin zur Kategorie Empfohlen, in der geeignete Funktionen aufgelistet werden. Das funktioniert unserer Meinung nach aber mehr schlecht als recht.
»» Nach der Wahl der Funktion geben Sie im folgenden Dialogfeld des Assistenten die für die Funktion erforderlichen Argumente ein ( Abbildung 10.5). Je nach Art der Funktion finden Sie hier im oberen Bereich ein oder mehrere Felder für diese Argumente. Sie können darin Zahlenwerte, Bezüge, Formeln oder weitere Funktionen in die Bearbeitungsfelder für die Argumente eingeben. Im unteren Bereich finden Sie Hinweise zur Natur der Funktion und der Argumente.
»» Wenn Sie auf eine der Schaltflächen
am rechten Rand eines solchen Eingabefelds klicken, wird das
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Abbildung 10.6 Das verkleinerte Dialogfeld verbessert die Sicht auf die Tabelle.
wird das Ergebnis der Arbeit angezeigt. Nach dem Bestätigen wird die Funktion dann in die aktive Zelle eingefügt und das Ergebnis dort angezeigt. Abbildung 10.5 Die Argumente werden festgelegt.
Dialogfeld verkleinert, so dass Sie die Bezugszellen durch Zeigen in der Tabelle markieren können ( Abbildung 10.6). Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche am rechten Rand der Zeile zum Festlegen der Argumente, um das Dialogfeld wieder komplett anzeigen zu lassen.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche OK schließt die Arbeit mit dem Assistenten ab. In der Bearbeitungsleiste
Die Registerkarte Formeln Jeder Anwender wird aufgrund seines Aufgabenspektrums vordringlich mit bestimmten Funktionen oder Funktionskategorien arbeiten. Viele Funktionen werden Sie vielleicht nie anwenden, einige sind aber von allgemeinem Interesse. Die Registerkarte Formeln des Menübands von Excel stellt in der Gruppe Funktionsbib liothek mehrere Befehlsschaltflächen bereit, über die Sie die gerade benötigte Funktion auswählen können ( Abbildung 10.7).
Abbildung 10.7 Die Registerkarte Formeln beinhaltet in der Gruppe Funktionsbibliothek Kataloge mit vielen Funktionen.
263
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
Abbildung 10.8 Einige Funktionen – beispielsweise SUMME – verfügen über eine automatische Auswahl der Bezugszellen.
Wenn Sie wissen, welcher Gruppe die benötigte Funktion zugeordnet ist, können Sie sie aus der Liste zu einer Befehlsschaltfläche auswählen. Die Funktion wird dann eingefügt und muss noch mit den notwendigen Parametern versehen werden.
Die wichtigsten Funktionen Die wahrscheinlich für Sie wichtigsten Funktionen – wie SUMME, MITTELWERT usw. – sind in der Funktionsbibliothek unter dem Befehl AutoSumme zu erreichen. Diese – und auch einige andere – Funktionen verfügen über eine Besonderheit: Wenn Sie beispielsweise eine Summe direkt neben oder unter einem Block von Zahlenwerten berechnen wollen, werden beim Einfügen der Funktion automatisch die Adressen dieser benachbarten Zellen als Argumente für die Funktion eingefügt. Wenn diese Automatik nicht die von Ihnen gewünschten Bezugszellen markiert, können Sie diese aber auch selbst durch Verschieben des Bereichs mit der Maus festlegen. Wenn Sie für den zu verwendenden Bereich bereits einen Namen definiert haben, können Sie diesen aber auch einfach über die Tastatur eingeben.
»» Wenn Sie eine Summe von Zellinhalten berechnen wollen, markieren Sie die Zelle, in der die Summenformel erscheinen soll – beispielsweise die Zelle rechts neben dem Block der Zellen mit den zu summierenden Werten. Lassen Sie die Registerkarte Formeln anzeigen und öffnen Sie das Menü zur Schaltfläche AutoSumme in der Gruppe Funktionsbibliothek. Nach Wahl des Befehls SUMME wird der automatisch gewählte Bereich durch einen Laufrah-
264
men angezeigt ( Abbildung 10.8). Wenn der automatisch gewählte Bereich korrekt ist, bestätigen Sie. Das Ergebnis erscheint.
»» Wenn die automatisch gewählte Auswahl nicht Ihren Wünschen entspricht, können Sie nach dem Aufruf der Funktion und vor der Bestätigung den gewünschten Bereich mit der Maus markieren und dann bestätigen. Auf dieselbe Weise funktionieren auch die Funktionen MITTELWERT, ANZAHL, MAX und MIN. Wegen ihrer großen Bedeutung können Sie Funktionen SUMME, MITTELWERT, ANZAHL, MAX und MIN auch direkt über die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe Bearbeiten in der Registerkarte Start abrufen.
Mathematische und trigonometrische Funktionen Viele Grundfunktionen für typische Berechnungen finden Sie beispielsweise im Bereich Mathematik/Trigonometrie.
»» ABS(Zahl): der Absolutwert der Zahl »» BOGENMASS(Winkel): wandelt ein Winkelmaß von Grad in das Bogenmaß um
»» COS(Zahl): der Kosinus der Zahl »» EXP(Zahl): die Exponentialfunktion »» GANZZAHL(Zahl): der ganzzahlige Teil der Zahl »» LN(Zahl): der natürliche Logarithmus der Zahl
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
» LOG10(Zahl): der Logarithmus einer Zahl zur Basis 10
» PI(): die Zahl p mit einer Genauigkeit von 15 Stellen » POTENZ(Zahl;Potenz): die Potenz der Zahl » REST(Zahl:Divisor): der Rest der Division einer Zahl durch einen Divisor
» SIN(Zahl): der Sinus der Zahl » SUMME(Zahl1;Zahl2;): die Summe der Zahlen » TAN(Zahl): der Tangens der Zahl » VORZEICHEN(Zahl): das Vorzeichen der Zahl » WURZEL(Zahl): die Quadratwurzel der Zahl Die Funktion PI() benutzt keine ArguACHTUNG mente, die Klammern müssen aber trotzdem eingegeben werden, um anzuzeigen, dass es sich um eine Funktion handelt. Über die Funktion POTENZ können Sie Potenzen berechnen. Beispielsweise berechnet =POTENZ(2;3) die dritte Potenz von 2. Stattdessen können Sie aber auch den Ausdruck =2^3 benutzen. Auch zur Berechnung von Wurzeln höherer Ordnung können Sie beispielsweise die Funktion POTENZ benutzen. Diese erlaubt auch den Einsatz von nicht ganzen Zahlen als Argument für die Potenz. Sie können damit beispielsweise die dritte Wurzel aus einem Argument ziehen. Höhere Wurzeln lassen sich ebenfalls mit dem Potenzoperator ^ berechnen. Der Ausdruck =2^(1/3) berechnet beispielsweise die dritte Wurzel aus 2.
TIPP
Textfunktionen Interessant sind manchmal auch die Textfunktionen. Sie können damit beispielsweise in verschiedenen Zellen vorhandene Texteintragungen zu einem gemeinsamen Text in einer anderen Zelle zusammenfassen. Sie können Funktionen beispielsweise auch einsetzen, um Formatierungen einzustellen. Beispielsweise können Sie Zahlenwerte mit Einheiten oder anderen zusätzlichen Bezeichnungen versehen.
» DM(Zahl;Dezimalstellen): wandelt eine Zahl in einen Text im Währungsformat um
» ERSETZEN(AlterText:ErstesZeichen;AnzahlZeichen; NeuerText): ersetzt eine bestimmte Anzahl von Zeichen in einem Text
» GLÄTTEN(Text): löscht die Leerzeichen im Text » GROSS(Text): wandelt einen Text in Großbuchstaben um
» GROSS2(Text): wandelt die ersten Buchstaben in einem Text in Großbuchstaben um
» KLEIN(Text): wandelt einen Text in Kleinbuchstaben um
» LÄNGE(Text): bestimmt die Anzahl der Zeichen in einem Text
» SÄUBERN(Text): löscht alle nicht druckbaren Zeichen aus einem Text. Damit können Sie beispielsweise nach dem Import aus anderen Anwendungsprogrammen die unerwünschten Zeichen entfernen.
» TEIL(Text;ErstesZeichen;AnzahlZeichen): liefert eine bestimmte Anzahl von Zeichen aus einem Text, beginnend mit einem bestimmten Zeichen darin
» WERT(Text): wandelt ein als Text angegebenes Argument in einen Zahlenwert um
Funktionen für Datum und Uhrzeit Mit Hilfe der Funktionen im Bereich Datum und Zeit lassen sich Kalkulationen mit Datums- und Uhrzeitangaben durchführen. Beispielsweise können Sie das aktuelle Datum ausgeben lassen.
» ARBEITSTAG(Ausgangsdatum;Tage): gibt die fortlaufende Zahl eines Datums an, die um eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen nach einem Ausgangsdatum liegt
» BRTEILJAHRE(Anfangsdatum;Enddatum): die Anzahl der Jahre zwischen einem Anfangs- und einem Enddatum
» DATUM(): die fortlaufende Zahl des angegebenen Datums
» HEUTE(): die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums » JAHR(): die Jahreszahl eines fortlaufenden Datums » JETZT(): die fortlaufende Zahl des aktuellen Datums und der aktuellen Uhrzeit
265
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» MONAT(): die Monatszahl eines fortlaufenden Datums
» NETTOARBEITSTAGE(Anfangsdatum;Enddatum): die Anzahl der Arbeitstage in einem Zeitintervall. Nicht zu den Arbeitstagen gezählt werden Wochenenden sowie Feiertage.
» TAG(): Tageszahl eines fortlaufenden Datums » WOCHENTAG(): Wochentag eines fortlaufenden Datums Die Funktion JETZT() benutzt keine Argumente, die Klammern müssen aber trotzdem eingegeben werden, um anzuzeigen, dass es sich um eine Funktion handelt.
ACHTUNG
Einige Datumsberechnungen lassen sich aber auch ganz ohne Funktionen durchführen. Beispielsweise können Sie Ihr Alter in Tagen ganz schnell durch Subtraktion zweier Datumsangaben bestimmen (à Abbildung 10.9).
Abbildung 10.9 Datumsdifferenzen können durch Subtraktion zweier Datumswerte ermittelt werden.
Funktionen aus dem Bereich Finanzmathematik Die Bezeichnung der Gruppe Finanzmathematik in der Funktionsbibliothek ist nicht nur für Spezialisten in diesem Bereich interessant, sondern für alle Personen, die sich für Geldanlagen interessieren.
» BW(Zins;Zeitraum;Zahlung;Zukunftswert;F): der Barwert eines Zukunftswerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum
» IKV(Werte;Schätzwert): interner Zinsfuß einer Investition
» RMZ(Zins;Zeitraum;Barwert;Zukunftswert;F): die regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum, die einem Barwert oder einem Zukunftswert zu einem Zinssatz entspricht
266
» ZINS(Zeitraum;Zahlung;Barwert;Zukunftswert;F; Schätzwert): der Zinssatz, der notwendig ist, damit eine regelmäßige Zahlung über einen Zeitraum einem Gegenwartswert oder einem Zukunftswert entspricht
» ZW(Zins;Zeitraum;Zahlung;Barwert;F): der Zukunftswert eines Barwerts zu einem Zinssatz über einen Zeitraum
» ZZR(Zins;Zeitraum;Barwert;Zukunftswert;F): der Zeitraum, in dem ein Barwert bei einem Zinssatz zu einem Zukunftswert anwächst Sie können darüber beispielsweise schnell berechnen, auf welchen Betrag ein Sparguthaben anwachsen wird, wenn Sie es zu einem bestimmten Zinssatz über einen gewissen Zeitraum anlegen. Geben Sie zuerst die Grunddaten für die Berechnung ein. Sie benötigen dafür Angaben zur Zinsrate, zum Zeitraum der Anlage und zur Höhe der jährlichen Einzahlungen. Benutzen Sie dann die Funktion ZW, um den Wert der Anlage in der Zukunft zu berechnen (à Abbildung 10.10).
Abbildung 10.10 Die Funktion ZW berechnet den zukünftigen Wert einer Spareinlage.
Funktionen wie BW oder ZW – aber auch andere – berücksichtigen immer die Richtung der Zahlungsströme. Wenn Sie Einzahlungen zu einem Sparvertrag an ein Institut leisten und diese als positiven Wert angeben, wird der zukünftige Wert der Anlage als negative Zahl angezeigt, da der Wert an Sie zurückfließt. Sie können Irritationen vermeiden, indem Sie ein Minuszeichen vor die Berechnungsformel setzen.
ACHTUNG
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Logische Funktionen
Operator
Vergleich
=
Gleich
<
Kleiner als
>
Größer als
<=
Kleiner oder gleich
»» NICHT(Wahrheitswert): kehrt den Wahrheitswert um
>=
Größer oder gleich
»» ODER(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;…):
<>
Ungleich
Die Funktionen im Bereich Logik liefern zum großen Teil Ergebnisse in der Form WAHR oder FALSCH.
»» WENN(Bedingung;DannWert;SonstWert): führt eine Berechnung in Abhängigkeit von einer Bedingung durch
»» UND(Wahrheitswert1;Wahrheitswert2;…): liefert WAHR, wenn alle Argumente WAHR sind Eine Ausnahme in dieser Gruppe ist die Funktion WENN. Diese ermöglicht die Wahl oder die Berechnung eines Werts in Abhängigkeit davon, ob eine bestimmte Bedingung zutrifft oder nicht zutrifft. Beispielsweise können Sie die WENN-Funktion dazu verwenden, zu bestimmen, ob und in welcher Höhe Steuern zu zahlen sind ( Abbildung 10.11).
der erste Parameter den Wert true annimmt. Im oben gezeigten Beispiel heißt das: Ist Gewinn vor Steuern positiv, werden Steuern in Höhe von 50% dieses Werts fällig. Das erreichen Sie beispielsweise in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).
»» Der dritte Parameter – vom zweiten wiederum durch ein Semikolon getrennt – gibt an, welcher Wert geliefert werden soll, falls der erste Parameter den Wert false annimmt. Ist in unserem Beispiel Gewinn vor Steuern negativ, sind keine Steuern zu zahlen. Auch das erreichen Sie in der Zelle C5 durch die Funktion =WENN(C4>0;0,5*C4;0).
Funktionen zum Nachschlagen und Verweisen
Abbildung 10.11 Die WENN-Funktion gehört zu der Gruppe der logischen Funktionen.
zum NachschlaÜber die Gruppe der Funktionen gen und Verweisen können Sie aus einem Wertebereich einen geeigneten Wert für eine Berechnung heraus suchen lassen wollen.
»» SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex): Die WENN-Funktion besitzt drei Parameter:
»» Im ersten Parameter wird meist ein Vergleich zweier Werte mittels eines logischen Operators formuliert ( Tabelle 10.4). Das Ergebnis eines solchen Vergleichs ist entweder true (wahr) oder false (falsch). Beispielsweise hat in der oben gezeigten Tabelle der Vergleich des Ausdrucks C4>0 den Wert false, da der Wert in der Zelle C4 nicht größer als 0 ist. Der Ausdruck B4>0 dagegen ist aus entsprechenden Gründen true.
»» Im zweiten Parameter der WENN-Funktion – der vom ersten durch ein Semikolon getrennt ist – wird angegeben, welchen Wert die Funktion liefern soll, falls
sucht in der ersten Spalte einer Tabellenmatrix nach einem Wert und gibt in der gleichen Zeile einen Wert aus einer anderen Spalte in der Tabellenmatrix zurück
»» WVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Zeilenindex): Hierbei wird die erste Zeile eines Bereichs nach einer Übereinstimmung durchsucht. Dann geht sie in eine andere Zeile und ermittelt dort einen dazugehörenden Wert.
»» SPALTE(Bezug): gibt die Spaltennummer des jeweiligen Zellbezugs zurück. Beispielsweise gibt die Formel =SPALTE(D10) den Wert 4 zurück, da es sich bei Spalte D um die vierte Spalte handelt.
267
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» ZEILE(Bezug): gibt die Zeilennummer des jeweiligen Zellbezugs zurück.
» INDEX(Bezug;Zeile;Spalte;Bereich): gibt einen Wert oder den Bezug zu einem Wert aus einer Tabelle oder einem Bereich zurück. Beispielsweise könnten Sie einen zu einem Umsatz passenden Prämienwert aus einer Tabelle heraussuchen lassen (à Abbildung 10.12). Der rechte Block legt eine Staffel fest. Ist der Wert kleiner als 100000, beträgt der Rabatt 0 %. Ab 100000 und unterhalb von 250000 gibt es 5 % Rabatt usw. Die Funktion =SVERWEIS(B2;E2:F5;2) benutzt den in der Zelle B2 eingetragenen Wert für den Umsatz und sucht dann in der ersten Spalte des Bereichs E2:F5 nach einer geeigneten Zeile. Dann geht sie in die 2. Spalte des Bereichs E2:F5 und ermittelt dort den dazugehörenden Rabattwert. Beachten Sie, dass man in solchen und ähnlichen Fällen oft besser mit absoluten Bezügen in der Formel arbeitet. Wenn Sie in der Zelle C2 den Formelausdruck =SVERWEIS(B2;$E$2:$F$5;2) benutzen, können Sie diesen Ausdruck einfach in die weiteren Zellen der Spalte nach unten kopieren und müssen die Formel nicht in jede betreffende Zelle manuell neu eintippen.
TIPP
Funktionen verschachteln In bestimmten Fällen kann es erforderlich sein, eine Funktion als eines der Argumente einer anderen Funktion zu verwenden. Um beispielsweise den Mittelwert mehrerer Zahlenwerte zu berechnen und das Ergebnis mit einem Zahlenwert zu vergleichen, verschachteln Sie innerhalb einer Berechnungsvorschrift die Funktion MITTELWERT in die Funktion WENN (à Abbildung 10.13). Sie können den Funktions-Assistenten verwenden, um Formeln als Argumente zu verschachteln. Beispielsweise könnten Sie darüber zunächst die Funktion WENN eingeben lassen und dann im Feld Prüfung den Ausdruck für die Funktion MITTELWERT eingeben. Wenn eine verschachtelte Funktion als Argument verwendet wird, muss sie den gleichen Werttyp wie das Argument zurückgeben. Wenn das Argument beispielsweise WAHR oder FALSCH zurückgibt, muss die verschachtelte Funktion ebenfalls WAHR oder FALSCH zurückgeben.
ACHTUNG
Abbildung 10.12 Mit SVERWEIS können Sie passende Werte aus einer Tabelle heraussuchen lassen.
Abbildung 10.13 Diese Formel beinhaltet eine verschachtelte Funktion.
10.1.4 Fehlermeldungen Fehlermeldungen in der Tabelle können eigentlich nur dann auftauchen, wenn Sie eine Formel oder Funktion eingeben, bei der irgendetwas nicht stimmt. Die dann von Excel angezeigten Ausdrücke liefern Ihnen einen Hinweis zur möglichen Ursache des Fehlers (à Tabelle 10.5). Die Schaltfläche Spur zum Fehler wird neben der Zelle angezeigt, in der ein Formelfehler aufgetreten ist. Außerdem wird ein grünes Dreieck links oben in der Zelle dargestellt. Wenn Sie auf den Pfeil neben Spur zum Fehler klicken, wird eine Liste mit Optionen für die Fehlerüberprüfung angezeigt.
TIPP
10.1.5 Formelüberwachung Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Strukturen, die später – besonders für einen Anwender, der nicht an der Entwicklung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen sind. Über die Formelüberwachung können Sie die in einer Tabelle vorhandenen Berechnungsstrukturen
sichtbar machen (à Abbildung 10.14). Sie finden die dazugehörenden Werkzeuge in der Registerkarte Formeln.
Abbildung 10.14 Über die Befehle der Gruppe Formelüberwachung können Sie Berechnungsstrukturen besser sichtbar machen.
Prüfung auf gleiche Formelstruktur In vielen Fällen weisen die Formeln einer Tabelle gleiche oder ähnliche Strukturen auf. Wenn Sie beispielsweise in einer Tabelle den Umsatz, die Kosten und den sich daraus ergebenden Gewinn über mehrere Jahre hinweg darstellen, muss für jedes Jahr der Gewinn als Differenz zwischen Umsatz und Kosten des Jahres ermittelt werden. Excel vergleicht in einem solchen Fall die Struktur der Formel in einer Zelle mit der Struktur der Formeln in den Nachbarzellen. Wenn sich in einer solchen Rei-
269
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
he Abweichungen ergeben, wird das automatisch durch einen Indikator in Form eines kleinen grünen Dreiecks links oben in der betreffenden Zelle gekennzeichnet (à Abbildung 10.15).
wird automatisch vergrößert (à Abbildung 10.16). Zur Anzeige der Berechnungsergebnisse schalten Sie diesen Modus wieder aus.
Formelauswertung
Abbildung 10.15 Der Fehlerindikator zeigt Abweichungen in Formelstrukturen auf.
Dieser Indikator zeigt nur an, dass die Formel in dieser Zelle von den anderen Formeln im Bereich abweicht. Nach dem Markieren der Zelle mit dem Indikator können Sie über eine Schaltfläche die Befehle zur Korrektur anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie mithilfe des Befehls Formel von links kopieren die Formel aus der linken Nachbarzelle übernehmen. Welche Fälle durch einen Indikator gekennzeichnet werden sollen, können Sie über die Excel-Optionen einstellen (à Kapitel 12).
TIPP
Formelüberwachungsmodus Um einen Überblick über alle in der Tabelle verwendeten Formeln zu erhalten, können Sie den Befehl Formeln anzeigen in der Gruppe Formelüberwachung auf der Registerkarte Formeln wählen. Daraufhin werden in den Zellen statt der Berechnungsergebnisse die dahinter stehenden Formeln angezeigt. Die Breite der Spalten
Die Idee hinter einer Formel ist manchmal nicht einfach auf den ersten Blick zu verstehen. Das gilt besonders dann, wenn sich eine Formel auf Zellen bezieht, die auch wieder Formeln beinhalten. Um eine solche Berechnungskette schrittweise nachvollziehen zu können, eignet sich die Formelauswertung . Markieren Sie am besten zuerst die Zelle mit der Formel, die am Ende einer Berechnungskette steht. Wählen Sie dann den Befehl Formelauswertung in der Gruppe Formelüberwachung der Registerkarte Formeln. Im Dialogfeld wird links unter Bezug die Adresse der markierten Zelle und im Feld Auswertung die Formel angezeigt (à Abbildung 10.17). Ein Element der Formel ist dabei unterstrichen.
» Wenn Sie nachvollziehen wollen, wie diese Formel die in der Tabelle vorhandenen Zahlenwerte in das Ergebnis umsetzt, klicken Sie mehrmals auf die Schaltfläche Auswerten. Nach jedem Klick wird der unterstrichene Teil durch den Zahlenwert ersetzt, auf den dieser Teil der Formel Bezug nimmt.
» In komplexeren Tabellen können sich Formeln auf Zelladressen beziehen, die ihrerseits wiederum Formeln beinhalten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Einzelschritt können Sie solche Kettenbezüge nacheinander durchlaufen und die Formeln im Dialogfeld sichtbar machen. Nach jedem Klick auf die Schaltfläche werden Informationen zum gerade im Dialogfeld unterstrichenen Teil geliefert. Diese werden jeweils in einer neuen Zeile angezeigt. Die unterschiedliche Farbgebung gibt Auskunft darüber, wie die einzelnen Teile der so angezeigten Berechnungs-
Abbildung 10.16 Die Inhalte der Formeln können angezeigt werden.
270
Berechnungen mit Formeln und Funktionen
Abbildung 10.17 Die Formelauswertung kann die Funktionsweise von Formeln und Funktionen erklären.
kette zusammenhängen. Das funktioniert so lange, bis eine Zelle erreicht wird, die keine Formel, sondern einen konstanten Zahlenwert beinhaltet.
»» Sobald Sie den ersten Einzelschritt durchgeführt haben, wird die Schaltfläche Prozedurschritt verfügbar. Darüber können Sie in der aktuellen Ebene den Formelausdruck durch den Zahlenwert ersetzen.
Berechnungsstrukturen verfolgen Speziell für den Fall, dass Fehlerwerte in der Tabelle auftauchen, sollten Sie noch einige Techniken zum Verfolgen der Berechnungsstrukturen kennenlernen. Markieren Sie die zu überprüfende Zelle und wählen Sie einen der Befehle im linken Bereich der Gruppe Formelüberwachung:
»» Die Spur zum Nachfolger
kennzeichnet alle Zellen, die auf die vorher markierte Zelle Bezug nehmen, durch blaue Spurpfeile ( Abbildung 10.18). Doppelklicken Sie auf einen solchen Spurpfeil, um die Zelle am Ende des Pfeils zu markieren. Gestrichelte Spurpfeile mit einem Symbol an der Spitze beziehen sich auf andere Tabellen.
Abbildung 10.18 Die Spur zum Nachfolger zeigt die Zellen an, die auf die aktuelle Zelle Bezug nehmen.
»» Die Spur zum Vorgänger
kennzeichnet alle Zellen, auf die die vorher markierte Zelle Bezug nimmt. Alle im Bezug direkt vorhergehenden Zellen werden durch blaue Spurpfeile angezeigt ( Abbildung 10.19). Doppelklicken Sie auf einen Spurpfeil, um die Zelle am Pfeilende zu markieren.
Abbildung 10.19 Die Spur zum Vorgänger zeigt die Zellen an, auf die die aktuelle Zelle Bezug nimmt.
271
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» Mit den Optionen in der Liste zum Befehl Pfeile entfernen können Sie die angezeigten Spuren wieder ausblenden. Wenn Sie einen Überblick über die Originalspurpfeile behalten möchten, drucken Sie das Tabellenblatt mit den eingeblendeten Spurpfeilen aus, bevor Sie die Änderungen vornehmen.
TIPP
10.2 Zellen benennen Einzelne Zellen oder zusammenhängende Zellbereiche können mit einem Namen versehen werden. Beispielsweise können Sie die Zeile in der Tabelle, in der der Umsatz angegeben wird, mit dem Namen Umsatz versehen. Das Benennen von einzelnen Zellen oder Zellbereichen vereinfacht das Arbeiten. Die verwendeten Namen können Sie beispielsweise statt der Bezugsadressen in Formeln und Funktionen verwenden. Die Befehle zum Arbeiten mit Namen finden Sie in der Gruppe Definierte Namen auf der Registerkarte Formeln.
10.2.1 Namen einfügen und anzeigen Sie können Namen für Zellbereiche selbst definieren oder automatisch aus in der Tabelle vorhandenen Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen ableiten lassen.
Namen selbst definieren Markieren Sie den Bereich in der Tabelle, den Sie mit einem Namen versehen wollen, und wählen Sie dann den Befehl Namen definieren in der Gruppe Definierte Namen. Der von Ihnen markierte Bereich wird im Dialogfeld Neuer Name unter Bezieht sich auf angezeigt und kann dort gegebenenfalls editiert werden (à Abbildung 10.20).
Abbildung 10.20 Namen können eingegeben oder übernommen werden.
Namen übernehmen Wenn Sie Beschriftungen – besonders Zeilenbeschriftungen – in Ihrer Tabelle verwendet haben, können Sie diese als Namen für die entsprechenden Bereiche übernehmen lassen. Markieren Sie dazu den gesamten Zellbereich – inklusive der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen –, für dessen Teile Sie die Namen definieren möchten, und wählen Sie dann Aus Auswahl erstellen in der Gruppe Definierte Namen der Registerkarte Formeln. Im Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen müssen Sie angeben, welche Beschriftungen in der Tabelle für die Namen verwendet werden sollen (à Abbildung 10.21). Wenn Sie – wie meist üblich – die Beschriftungen aus der ersten Zeile und der ersten Spalte verwenden wollen, aktivieren Sie die beiden Kontrollkästchen Oberster Zeile und Linker Spalte.
Den gewünschten Namen legen Sie im Feld Name fest. Wenn innerhalb der Markierung oder daneben Beschriftungen vorhanden sind, schlägt Microsoft Excel für den markierten Bereich einen Namen vor. Sie können diesen Namensvorschlag auch editieren. Abbildung 10.21 Namen können auch aus den Überschriften übernommen werden.
272
Zellen benennen
Wenn Sie die Inhalte von Zellen mit Zahlen als Namen verwenden wollen, müssen diese Zahlen als Text eingegeben worden sein – etwa in der Form '2010.
ACHTUNG
men übernehmen. Im Dialogfeld können Sie durch eine entsprechende Markierung festlegen, welche Namen übernommen werden sollen (à Abbildung 10.22).
10.2.2 Namen verwenden Haben Sie in der Tabelle Namen für Zellen oder Bereiche definiert, können Sie diese benutzen, um die so benannten Elemente zu markieren oder in Formeln und Funktionen darauf Bezug zu nehmen.
Bereiche markieren Definierte Namen werden im Namenfeld links in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Sie können diese dazu verwenden, die Zelle(n) zu markieren. Öffnen Sie hierfür die Liste und wählen Sie dann aus dem aufgeklappten Namenfeld einen Namen aus. Der benannte Bereich wird markiert. Sie können den gewünschten Namen auch über die Tastatur direkt im vorher angeklickten Namenfeld eingeben und so den Bereich markieren.
Namen als Bezug verwenden Durch Namen wird auch die Eingabe von Formeln und Funktionen stark vereinfacht. Sie brauchen dann nicht mehr die Zelladressen zu verwenden, sondern benutzen einfach die Namen. Markieren Sie zuerst die Zelle, in der Sie die Formel oder Funktion einfügen wollen. Anschließend können Sie die Formel direkt über die Tastatur eingeben, indem Sie die Namen benutzen. Beispielsweise könnten Sie in einer entsprechenden Tabelle zum Berechnen des Gewinns statt der Formel =B2-B3 den Ausdruck =Umsatz-Kosten verwenden. Voraussetzung dafür wäre, dass beispielsweise der Bereich B2:C2 mit dem Namen Umsatz und der Bereich B3:C3 mit dem Namen Kosten versehen wurde. Beachten Sie dabei, dass die Formel in den Zellen B4 und C4 immer =UmsatzKosten lautet.
Bezüge durch Namen ersetzen Anfänglich durch Zelladressen eingegebene Bezüge können Sie nachträglich durch Namen ersetzen lassen. Markieren Sie dazu den Zellbereich, in dem Sie Namen verwenden wollen. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Namen definieren und wählen Sie dann die Option Na-
Abbildung 10.22 Adressen können durch Namen ersetzt werden.
Unten in diesem Dialogfeld können Sie regeln, was wie ersetzt werden soll. Einige dieser Optionen zeigen Sie an, indem Sie auf die gleichnamige Schaltfläche klicken:
» Die Option Relative/Absolute Bezugsart ignorieren ersetzt Verweise durch Namen, ohne die Form der Bezüge zu berücksichtigen. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, ersetzt Excel absolute Bezüge durch absolute Namen, relative Bezüge durch relative Namen und gemischte Verweise durch gemischte Namen.
» Wenn Sie Zellbezüge in benannten Zeilen und Spalten nicht durch die Namen dieser Spalten und Zeilen ersetzen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeilen- und Spaltennamen verwenden.
» Soll der Zeilen-/Spaltenname nicht entfallen, wenn sich die Formel in der gleichen Zeile/Spalte wie die Bezugszelle befindet, deaktivieren Sie das beziehungsweise die entsprechende(n) Kontrollkästchen Bei gleicher Spalte entfällt Spaltenname oder Bei gleicher Zeile entfällt Zeilenname.
273
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
»» Wählen Sie unter Reihenfolge der Namen die entsprechende Option, um die Reihenfolge festzulegen, in der zusammengesetzte Namen verwendbare Bezüge ersetzen.
10.3 Datenanalysen Die wirkliche Leistungsfähigkeit von Excel zeigt sich besonders dann, wenn Sie in Ihren Tabellen komplexere Formen der Kalkulationen und Analysen mit speziellen Zielrichtungen durchführen. Dieser Abschnitt liefert einen Überblick darüber, was alles möglich ist: Mithilfe der Konsolidierungsfunktion können Sie eine zusammenfassende Darstellung von Daten einer oder mehrerer Tabellen bewirken. Datentabellen und Matrixtabellen bieten ein schnelles Verfahren, tabellarische Auflistungen zu erstellen. Den Zugang zur Mehrzahl der Funktionen für die Analyse und Zusammenfassung finden Sie über verschiedene Befehlsschaltflächen in der Registerkarte Daten ( Abbildung 10.23).
10.3.1 Daten zusammenfassen Besonders bei größeren Dokumenten ist die Zusammenfassung einzelner Daten oft wichtig, um zu übergeordneten Aussagen zu kommen. Beispielsweise könnten Sie die Geschäftsdaten einzelner Länder zu einer Tabelle mit Gesamtdaten zusammenfassen lassen. Das erreichen Sie durch normale Additionsformeln, Sie können aber auch die Funktion Konsolidieren von Microsoft Excel verwenden. Dabei werden Daten aus einem oder mehreren Quellbereichen in einem Zielbereich zusammengefasst. Quellbereiche und Zielbereich können sich in verschiedenen Tabellen oder Arbeitsmappen befinden. Sie können bis zu 255 Quellbereiche zu einem Zielbereich zusammenfassen.
Markieren Sie zuerst einen Zielbereich für die Ergebnisse der Konsolidierung. Dieser kann sich im selben Blatt wie die zu konsolidierenden Daten, auf einem anderen Blatt oder auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden. Wählen Sie dann den Befehl Konsolidieren in der Gruppe Datentools der Registerkarte Daten ( Abbildung 10.24).
»» Wählen Sie zunächst unter Funktion die Art, mit der die noch zu bestimmenden Quellbereiche zusammengefasst werden sollen. Über das Listenfeld können Sie eine der typischen Funktionen – Summe, Anzahl, Mittelwert, Maximum, Minimum usw. – auswählen.
»» Anschließend müssen Sie angeben, welche Daten zusammengefasst werden sollen. Dazu definieren Sie unter Verweis den Quellbereich. Sie können ihn nach dem Anklicken des Felds in der Tabelle markieren. Wählen Sie nach dem Festlegen eines Quellbereichs die Schaltfläche Hinzufügen. Der eingegebene Bezug wird daraufhin in das Listenfeld Vorhandene Verweise eingefügt. Anschließend können Sie weitere Quellbereiche auf dieselbe Weise hinzufügen. Wollen Sie einen der so definierten Bereiche aus der Liste entfernen, markieren Sie ihn und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.
»» Um anzugeben, welche Beschriftungen bei der Konsolidierung nach Kategorien verwendet werden sollen, aktivieren Sie entweder das Kontrollkästchen Oberster Zeile oder Linker Spalte beziehungsweise beide Kontrollkästchen. Microsoft Excel kopiert diese Beschriftungen als Zeilen- und Spaltenüberschriften in den Zielbereich.
»» Um die Daten im Zielbereich automatisch aktualisieren zu lassen, wenn sich die Daten in einem Quellbereich ändern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfungen mit Quelldaten.
Abbildung 10.23 Die Registerkarte Daten beinhaltet einige interessante Befehle.
274
Datenanalysen
Abbildung 10.24 Teilbereiche werden zusammengefasst.
Nach dem Bestätigen werden im zuvor markierten Zielbereich die konsolidierten Daten angezeigt. Wenn Sie unterschiedliche Arbeitsmappen in verschiedenen Ordnern für die Quell- und Zielbereiche verwenden, müssen Sie den Pfad, den Namen der Arbeitsmappe und den der Tabelle zusammen mit dem Zellbezug angeben.
TIPP
10.3.2 Tabellen gliedern Mit der Gliederungsfunktion von Microsoft Excel können Sie erreichen, dass einzelne Bereiche – beispielsweise Zeilen oder Spalten mit untergeordneten Detailangaben – wahlweise einund ausgeblendet werden können. Wie eine Tabelle gegliedert wird, können Sie entweder automatisch festlegen lassen oder selbst bestimmen. Die Werkzeuge dazu finden Sie in der Gruppe Gliederung der Registerkarte
Daten. Sie können darüber eine manuelle oder eine automatische Gliederung erstellen und Detailelemente ein- und ausblenden.
AutoGliederung Automatische Gliederungen können Sie für Tabellen erstellen, in denen Zeilen andere Zeilen oder Spalten andere Spalten über Formeln zusammenfassen. Bei einer solchen Zusammenfassung wird es sich oft um ein Summieren handeln, es können aber auch andere Typen von Formeln verwendet werden. Markieren Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle und wählen Sie dann den Befehl Gruppieren in der Gruppe Gliederung. Aus der Liste zu diesem Befehl verwenden Sie AutoGliederung. Die Tabelle wird daraufhin automatisch unter Verwendung der vorhandenen Formeln und der Richtung der Bezüge gegliedert (à Abbildung 10.25). Hatten Sie sowohl spaltenweise als auch zeilenweise Zusammenfassungen eingegeben, wird sowohl nach Spalten als auch nach Zeilen gegliedert.
275
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
Abbildung 10.25 Automatische Gliederungen orientieren sich an der Berechnungsstruktur.
Ebenen ein- und ausblenden
Benutzerdefinierte Gliederung
Nach dem Ausführen der Gliederungsfunktion werden links von den Zeilen und oberhalb der Spalten mit den Formeln Symbole angezeigt, über die Sie die untergeordneten Zeilen beziehungsweise Spalten anzeigen und ausblenden können ( Abbildung 10.26). Klicken Sie dazu auf die Schaltflächen mit dem Plus- beziehungsweise Minuszeichen oberhalb des entsprechenden Spalten- oder links neben dem entsprechenden Zeilenkopf.
Etwas aufwändiger als bei der Anwendung der Funktion AutoGliederung müssen Sie vorgehen, wenn keine Formeln auf eine Gliederungsmöglichkeit hinweisen. Sie können dann eine Gliederungsstruktur selbst erstellen, indem Sie einzelne aufeinanderfolgende Zeilen oder Spalten zu Gruppen zusammenfassen.
Außerdem können Sie bestimmte Ebenen von Zeilen und Spalten für die gesamte Tabelle aus- und wieder einblenden, indem Sie in der linken oberen Ecke der Tabelle auf das Symbol mit der Nummer für die entsprechende Ebene klicken. Klicken Sie beispielsweise auf die Schaltfläche mit der 1, um nur die obersten Gliederungsebenen anzuzeigen.
276
Markieren Sie hierzu zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie zu einer Ebene zusammenfassen wollen. Wählen Sie dann Gruppieren in der Liste zum Befehl Gruppieren. Wenn Sie keine vollständigen Zeilen oder Spalten markiert hatten, müssen Sie entscheiden, welche Form gewählt werden soll. Nach dem Bestätigen wird die Gliederung erstellt – die markierten Elemente werden zu einer Ebene zusammengefasst.
Abbildung 10.26 Details können ein- und ausgeblendet werden.
Datentools
Wo die zu der so erstellten Gruppe gehörende Hauptzeile liegt, können Sie über das Dialogfeld Einstellungen festlegen, das Sie durch einen Klick auf die kleine Pfeilspitze neben dem Gruppennamen Gliederung anzeigen lassen ( Abbildung 10.27).
bei einer Vorhersage der Gewinnentwicklung bestimmte Daten für einen pessimistischen, einen wahrscheinlichen und einen optimistischen Fall festlegen und die unterschiedlichen Ergebnisse für diese Fälle berechnen. Excel ermöglicht es, für diese Berechnungen ein und dieselbe Tabelle zu verwenden und die Annahmen für die unterschiedlichen Fälle in dieser zu speichern. Szenarios müssen natürlich erst definiert werden:
»» Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der die gewünschten Zusammenhänge durch entsprechende Formeln wiedergegeben werden. Für das Beispiel einer Gewinnvorhersage erstellen Sie eine Tabelle, in der feste Werte für Umsatz und Kosten eingegeben werden und der Gewinn durch Subtraktion ermittelt wird.
Abbildung 10.27 Die Richtung können Sie festlegen.
10.4 Datentools
»»
Sie können auch weitergehende Analysen durchführen. Sehr interessant sind die Methoden Szenarien oder Zielwertsuche. Bei Excel benutzen Sie für derartige Fragestellungen einige Befehle in der Gruppe Datentools der Registerkarte Daten.
»» Wählen Sie dazu die Schaltfläche Hinzufügen im
Szenarien Bei der Arbeit mit Szenarien geht es um die Frage, wie sich Ergebnisse ändern, wenn bestimmte Ausgangsgrößen andere Werte annehmen. Beispielsweise können Sie
Öffnen Sie dann die Liste zur Be fehlsschaltfläche Was-wäre-wennAnalyse in der Gruppe Datentools und wählen Sie den Befehl Szenario-Manager. Wenn noch kein Szenario definiert wurde, müssen Sie zuerst eines erstellen. angezeigten Dialogfeld ( Abbildung 10.30). Anschließend geben Sie dem Szenario einen Namen und legen die in der Tabelle veränderbaren Zellen – beispielsweise die Zellen für den Umsatz und für die Kosten – fest.
Abbildung 10.28 Legen Sie fest, welche Werte veränderbar sein sollen.
277
Kapitel 10 • Berechnungen und Analysen
» Nach dem Bestätigen legen Sie im Dialogfeld Sze-
» Um Änderungen an einem Szenario vorzunehmen,
nariowerte die Werte für die veränderbaren Zellen fest (à Abbildung 10.28). Auf diese Weise können Sie mehrere Szenarien erstellen.
markieren Sie es und klicken dann auf Bearbeiten. Zum Entfernen benutzen Sie die Schaltfläche Löschen.
» Über die Schaltfläche Zusammenführen können Sie Abbildung 10.29 Für die veränderbaren Zellen müssen Werte gesetzt werden.
Um zu verhindern, dass andere Personen ÄnTIPP derungen an den Szenarien in der Tabelle selbst vornehmen, aktivieren Sie im Dialogfeld Szenario hinzufügen das Kontrollkästchen Änderungen verhindern. Aktivieren Sie außerdem den Blattschutz. Um eines der definierten Szenarien in der Tabelle anzuzeigen, wählen Sie wieder den Befehl Szenario-Manager in der Liste zur Befehlsschaltfläche Was-wäre-wennAnalyse in der Gruppe Datentools. Im Feld Szenarien des Dialogfelds werden die bereits definierten Szenarien angezeigt (à Abbildung 10.30). Markieren Sie das gewünschte Szenario und wählen Sie dann Anzeigen. Je nach gewähltem Szenario werden in der Tabelle unterschiedliche Werte angezeigt.
Szenarien aus verschiedenen Arbeitsmappen und Blättern zu einem Satz zusammenfassen. Öffnen Sie dazu vorher alle Arbeitsmappen, die die entsprechenden Szenarien enthalten.
Zielwertsuche Einfachste Optimierungsaufgaben ohne Nebenbedingungen können Sie lösen, indem Sie den Wert in einer angegebenen Zelle so lange verändern lassen, bis die Formel, die – mittelbar oder unmittelbar – auf diese Zelle zurückgreift, ein gewünschtes Ergebnis liefert. Das Problem könnte beispielsweise darin bestehen, bei einer vorhandenen Kostenstruktur den Break-Even-Wert zu bestimmen – also den Umsatz, bei dem gerade ein Gewinn von 0 erwirtschaftet wird.
» Erstellen Sie zunächst eine Tabelle, in der ein formelmäßiger Zusammenhang zwischen den einzelnen Daten definiert wird. Beispielsweise können Sie den Gewinn berechnen, indem Sie vom Umsatz sowohl den Anteil der variablen Kosten als auch die fixen Kosten abziehen. Im vorliegenden Beispiel geschieht das in der Zelle B4 mit der Formel =B1-B2*B1-B3.
»
Abbildung 10.30 Die definierten Szenarien können jederzeit wieder angezeigt werden.
278
Wählen Sie nun den Befehl Zielwertsuche in der Liste zur Befehlsschaltfläche Was-wäre-wennAnalyse in der Gruppe Datentools. Geben Sie im dann angezeigten Dialogfeld im Feld Zielzelle die Adresse der Zelle an, für die ein bestimmter Wert gefordert werden soll, und benutzen Sie das Feld Zielwert, um diesen Wert anzugeben (à Abbildung 10.31). Das Feld Veränderbare Zelle muss die Adresse der Zelle beinhalten, deren Wert verändert werden soll, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Datentools
Abbildung 10.31 Zielzelle, Zielwert und der veränderbare Wert müssen definiert werden.
»» Nach dem Bestätigen wird – wenn möglich – die Lösung geliefert und in die veränderbare Zelle wird der Wert geschrieben, der die Zielvorgabe erfüllt. Über
das zusätzlich angezeigte Dialogfeld Status der Zielwertsuche können Sie den Wert bestätigen oder den Vorgang abbrechen ( Abbildung 10.32).
Abbildung 10.32 Das Ergebnis wird angezeigt.
279
Kapitel 11 Die optische Gestaltung der Daten In diesem Kapitel wollen wir uns mit der optischen Darstellung der Zahlenwerte in Excel-Tabellen beschäftigen. Dazu gehören zwei Aspekte: das Formatieren und die Darstellung der Daten in Diagrammen.
» Wir wollen Ihnen zunächst einige Werkzeuge zur Abwicklung einfacher Formatierungsaufgaben zeigen und anschließend auf die individuellen Möglichkeiten zur Formatierung einzelner Zellen und Zellbereiche eingehen (à Abschnitt 11.1). Dazu gehören sowohl Angaben zur Form der Anzeige – beispielsweise die Darstellung mit einem Prozent- oder Währungszeichen – als auch solche zu grafischen Fragen – wie beispielsweise die Wahl der Schriftart.
» Mit Microsoft Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren (à Abschnitt 11.2). Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Es werden also immer die aktuellen Daten der Tabelle im Diagramm angezeigt. Solche Diagramme können entweder als eingebettete Diagramme innerhalb eines Tabellenblatts oder als separate Diagrammblätter in der Arbeitsmappe erstellt werden.
280
» Sparklines sind neu in Microsoft Excel 2010 (à Abschnitt 11.3). Eine Sparkline ist ein sehr kleines Diagramm in einem Arbeitsblatt, das Daten visuell darstellt. Mit Sparklines können Sie beispielsweise Trends für eine Wertereihe innerhalb einer Zelle aufzeigen. Für weitere optische Verfeinerungen können Sie die Tabelle über verschiedene Optionen mit zusätzlichen Objekten – wie Textelementen, Grafiken oder Medienclips – versehen (à Kapitel 26).
HINWEIS
Einige der in diesem Kapitel gezeigten Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 11. Sie müssen Sie wiederum nur benutzen, wenn Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wollen und Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
HINWEIS
11.1
Formatieren
Für die Formate aller neuen Tabellen sind standardmäßig bestimmte Voreinstellungen festgelegt. Generell wird die Schriftart Calibri in der Schriftgröße 11 verwendet. Die Spaltenbreite beträgt 10,71 Zeichen, die Zeilenhöhe 15,00 Punkt. Wenn Sie bestimmte Formateinstellungen – beispielsweise Schriftart, Schriftgröße, Zahlenformat usw. – für alle neuen Tabellen ändern wollen, öffnen Sie die Arbeitsmappe und benutzen Sie die Werkzeuge der vier Gruppen Schriftart, Ausrichtung, Zahl und Formatvorlagen in der Registerkarte Start des Menübands (à Abbildung 11.1).
Formatieren
Abbildung 11.1 Benutzen Sie zum Formatieren die Schaltflächen auf der Registerkarte Start.
11.1.1
Einfache Zellenformate
Für eine etwas individuellere Formatierung einzelner Zellen oder Zellbereiche können Sie über die Minisymbolleiste arbeiten, die automatisch angezeigt wird, wenn Sie einen Bereich markieren und auf die rechte Maustaste klicken ( Abbildung 11.2).
Abbildung 11.2 Die wichtigsten Formate werden in der Mini symbolleiste – oberhalb der Markierung – zusammengefasst.
Um die für eine Zelle definierten Formateinstellungen auf andere Teile der Tabelle zu übertragen, markieren Sie die Zelle mit dem gewünschten Format und klicken dann auf die Schaltfläche Format übertragen in der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start. Klicken Sie anschließend auf die Zelle oder markieren Sie den Bereich, auf die beziehungsweise den Sie das Format übertragen wollen.
11.1.2
Schriftformate
Für Text- oder Zahleneingaben können Sie die Schriftart, den Schriftstil, die Schriftgröße, die Form der Unterstreichung, die Schriftfarbe und andere Gestaltungsoptionen festlegen. Die Werkzeuge zur Zeichenformatierung sind bei fast allen Programmen der Office-Generation 2010 identisch. Wir haben sie deswegen schon in unserem Kapitel über die programmübergreifenden Standardbefehle angesprochen (à Kapitel 4). Für das schnelle Arbeiten verwenden Sie die Befehlsschaltflächen der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und wählen Sie dann den gewünschten Befehl. Wenn Sie noch weitere Details benötigen oder eine zusammenhängende Bearbeitung über ein Dialogfeld vorziehen, klicken Sie nach dem Markieren des zu formatierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem nach rechts unten weisenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Schriftart. Die Registerkarte Schrift im Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt. Sie können darüber die Schriftart, den Schriftstil, die Größe der Schrift, deren Farbe und weitere Effekte einstellen. Auch Tastenkombinationen stehen Ihnen für die wichtigsten Schriftformate zur Verfügung ( Tabelle 11.1). Tasten
Beschreibung
Ÿ+Á+F
Fett ein- oder ausschalten
Ÿ+Á+K
Kursiv ein- oder ausschalten
Ÿ+Á+U
Unterstrichen ein- oder ausschalten
Ÿ+5
Durchstreichen ein- oder ausschalten
Tabelle 11.1 Für die wichtigsten Schriftformate stehen auch Tastenkürzel zur Verfügung.
281
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Im Allgemeinen werden Sie für alle Zeichen eines Eintrags in einer Zelle dasselbe Format benutzen. Sie können aber auch innerhalb einer Zelle unterschiedliche Schriftformate zuweisen. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise innerhalb einer Zelle tief- oder hochgestellte Zeichen für Indizes und Exponenten erzeugen. Wählen Sie dazu zunächst die Zelle, in der Sie die Formateinstellungen vornehmen wollen. Markieren Sie dann den Bereich des Zellinhalts in der Bearbeitungsleiste, den Sie formatieren wollen, und legen Sie die gewünschten Schriftparameter für den markierten Bereich fest. Das eingestellte Format wird nur in der Zelle selbst angezeigt, nicht in der Bearbeitungsleiste ( Abbildung 11.3).
Symbol
Beschreibung Den Zelleintrag vertikal – oben, mittig oder unten – ausrichten Den Inhalt der Zelle linksbündig, zentriert, rechtsbündig ausrichten Den Inhalt der Zelle über mehrere Spalten zentrieren Den Einzug verkleinern, vergrößern Den Zellinhalt vertikal oder diagonal drehen Die Zeile so vergrößern, dass der Inhalt der Zelle vollständig angezeigt wird
Tabelle 11.2 Die wichtigsten Befehle können Sie über die Gruppe Ausrichtung ansprechen.
Abbildung 11.3 In einer Zelle können unterschiedliche Schriftformate verwendet werden.
11.1.3
Ausrichtung
Standardmäßig werden in einer Zelle Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert ausgerichtet. Sie können diese Voreinstellungen ändern und außerdem die horizontale und vertikale Ausrichtung, den Einzug in der Zelle, den Winkel und diverse andere Parameter einstellen. Die wesentlichsten Ausrichtungsparameter können Sie über die entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe Ausrichtung einstellen ( Tabelle 11.2). Markieren Sie vorher den zu formatierenden Zellbereich. Einige dieser Schaltflächen beherbergen Listen, die weitere Optionen anbieten ( Abbildung 11.4). Beispielsweise können Sie über Verbinden und zentrie ren dafür sorgen, dass benachbarte Zellen zu einer Zelle zusammengefasst werden und der Inhalt der Zelle links in diesem Zellverbund zentriert angezeigt wird. Markieren Sie vor der Anwendung dieses Befehls die Zelle mit den Nachbarzellen ( Abbildung 11.5).
282
Abbildung 11.4 Die Optionen zum Verbinden und zentrieren und zur Ausrichtung
Abbildung 11.5 Verbinden und zentrieren ermöglicht die Darstellung von gemeinsamen Überschriften.
Wenn Sie noch weitere Details benötigen oder eine zusammenhängende Bearbeitung über ein Dialogfeld vorziehen, klicken Sie nach dem Markieren des zu formatierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem nach rechts unten weisenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Ausrichtung. Die Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt ( Abbildung 11.6 und Tabelle 11.3). Sie können darüber den Text in den Zellen ausrichten und weiter anpassen.
Formatieren
sie hierüber aber auch oben oder in der Mitte (Verteilt) anzeigen lassen. Die Option Blocksatz bewirkt, dass ein längerer Text umbrochen, also auf mehrere Zeilen aufgeteilt wird. Die Einstellmöglichkeiten im Gruppenfeld Orientierung eignen sich besonders für Fälle, in denen eine Spaltenüberschrift – gemessen an den sonstigen Inhalten dieser Spalte – recht lang ist. In solchen Fällen spart es Platz, wenn Sie die Überschrift schräg oder senkrecht stellen. Zur senkrechten Anordnung klicken Sie auf das Feld mit dem senkrechten Eintrag Text. Um den Inhalt schräg zu stellen, verschieben Sie im Feld daneben den Zeiger auf die gewünschte Position oder geben im Feld Grad den gewünschten Winkel ein. Letzteres ermöglicht eine feinere Einstellung. Abbildung 11.6 Die Ausrichtung der Zelleinträge kann eingestellt werden.
Das hier wichtigste Feld ist jenes mit der Bezeichnung Horizontal im Bereich Textausrichtung. Hierüber stellen Sie die waagerechte Ausrichtung ein. Über das Feld Vertikal legen Sie die senkrechte Ausrichtung der Einträge in den Zellen fest. Der Effekt ist nur sichtbar, wenn Sie die Höhe der betroffenen Zeile vergrößern. Standardmäßig werden Einträge unten in der Zelle angezeigt. Sie können
Weitere Optionen bieten die Kontrollkästchen im Abschnitt Textsteuerung:
»» Zeilenumbruch legt fest, ob ein Zeilenumbruch vorgenommen werden soll, wenn der Zellinhalt länger als die Spaltenbreite ist. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt bei mehreren Wörtern in der Zelle der Umbruch automatisch. Bei einem langen Wort sollten Sie an einer geeigneten Stelle über die Bearbeitungsleiste einen Trennstrich einfügen. Um einen längeren Texteintrag in einer Zelle gezielt an einer Stelle zu umbrechen, verwenden Sie die Tastenkombination Ç+Æ.
Option
Beschreibung
Standard
Grundeinstellung: Textwerte linksbündig, Zahlenwerte rechtsbündig und Wahrheitswerte zentriert
Links (Einzug)
Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach rechts eingezogen.
Zentriert
Zentriert den Zellinhalt.
Rechts (Einzug)
Richtet den Inhalt am rechten Zellrand aus. Wenn im Feld Einzug ein Wert eingegeben wurde, wird der Zellinhalt um diese Zahl von Zeichen nach links eingezogen.
Ausfüllen
Der Inhalt der aktiven Zelle wird wiederholt, bis der markierte Bereich gefüllt ist.
Blocksatz
Richtet den Inhalt rechts- und linksbündig aus; ist nur bei mehrzeiligen Texteingaben relevant.
Über Auswahl zentrieren
Zentriert die Daten in einer Zelle innerhalb des vorher markierten Zellbereichs.
Verteilt (Einzug)
Wenn die Zelle einen Text mit einem Leerzeichen enthält, wird der Teil vor dem Leerzeichen linksbündig, der Teil danach rechtsbündig ausgerichtet.
Tabelle 11.3 Bei der horizontalen Ausrichtung gibt es mehrere Alternativen.
283
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
» An Zellgröße anpassen bewirkt, dass die Schriftgröße so verkleinert wird, dass die Zelle ganz ausgefüllt wird.
» Mit Zellen verbinden können Sie zwei oder mehr benachbarte Zellen, die Sie vorher gemeinsam markiert haben, zu einer einzigen verbinden.
» Über das Drop-down-Listenfeld Textrichtung unter Von rechts nach links können Sie bestimmen, in welche Richtung der Text laufen soll. Das ist aber abhängig von der Spracheinstellung: Wenn eine Sprache eingestellt ist, deren Textrichtung standardmäßig von links nach rechts läuft, ist eine anderweitige Einstellung hier wirkungslos.
11.1.4
Zahlenformate
Zahlen in einer Tabelle – dazu gehören auch Datums- und Uhrzeitangaben sowie Wahrheitswerte – können in unterschiedlichen Formaten angezeigt werden. Einige Zahlenformate können Sie auch über die entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start im Menüband einstellen (à Tabelle 11.4). Markieren Sie vorher den zu formatierenden Zellbereich. Symbol
Tabelle 11.4 Die wichtigsten Befehle können Sie über die Gruppe Zahl ansprechen.
Abbildung 11.7 Die Optionen zu Zahlenformat und Buchhaltungszahlenformat
Feinheiten über das Dialogfeld einstellen Auch hier können Sie wieder zusammenhängend über ein Dialogfeld arbeiten. Klicken Sie nach dem Markieren des zu formatierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem nach rechts unten weisenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Zahl. Die Registerkarte Zahlen im Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt (à Abbildung 11.8 bis Abbildung 11.9). Wählen Sie hier zuerst eine Kategorie und bestimmen Sie dann die zusätzlichen Parameter. Beachten Sie, dass sich einige Inhalte auf der Registerkarte ändern (können), wenn Sie die Kategorie wechseln. Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird im Feld Vorschau skizziert. Beachten Sie, dass einige der Formatoptionen mit einem kleinen Sternchen gekennzeichnet sind. Diese reagieren auf Änderungen der Einstellungen im Bereich Region und Sprache der Systemsteuerung von Windows. Wenn Sie dort auf der Registerkarte Formate Änderungen durchführen, wird diese Änderung auch in Excel übernommen. Der Sinn dieser Sache liegt darin, dass Anwender mit anderen
ACHTUNG
Wiederum gibt es hier Befehlsschaltflächen, deren Kataloge mehrere Optionen beinhalten (à Abbildung 11.7). Auf deren Bedeutung werden wir gleich noch eingehen.
284
Formatieren
Regionaleinstellungen die Angaben mit den Einstellungen sehen, die sie gewohnt sind. Formatoptionen ohne Sternchen reagieren nicht auf andere Vorgaben aus dem Betriebssystem.
Standardformate Die ersten zehn Kategorien werden Sie wahrscheinlich am häufigsten verwenden:
»» Die Kategorie Standard bewirkt die Übernahme der Grundeinstellungen, die Sie schon von der Dateneingabe über die Tastatur her kennen. Zahlenwerte werden mit allen Dezimalstellen (bei ausreichender Spaltenbreite; maximal 15 Zeichen) angezeigt.
»» Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl der Dezimalstellen und unterschiedliche Darstellungsformen für negative Zahlenwerte ( Abbildung 11.8). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 1000er-Trennzeichen verwenden, wenn zwischen den Tausendern – in der deutschsprachigen Version – jeweils ein Punkt gesetzt werden soll. Die Form des Trennzeichens wird über die Ländereinstellung des Betriebssystems geregelt. In der schweizer Version wird ein Hochkomma als Tausendertrennzeichen verwendet.
»»
Die Kategorie Währung erlaubt die Wahl unterschiedlicher Währungszeichen, die Festlegung der Zahl der Dezimalstellen und die separate Darstellungsform von negativen Zahlenwerten. Das Tausendertrennzeichen wird bei dieser Kategorie automatisch gesetzt.
»» Buchhaltung erlaubt die Ausrichtung der Zahlenwerte an Währungssymbolen und Dezimaltrennzeichen in einer Spalte – unabhängig von einer separat gewählten Ausrichtung.
»» In der Kategorie Datum haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen für Datumsangaben. Wählen Sie zuerst unter Gebietsschema den betreffenden Eintrag. Damit erreichen Sie, dass die für diese Region üblichen Alternativen zur Darstellung im Listenfeld Typ angezeigt werden. Sie können darin reine Datums-, reine Uhrzeit- und gemischte Formate auswählen.
»» Für die Kategorie Uhrzeit stehen entsprechende Optionen zur Verfügung. Normale Zahlenwerte können in Datums- oder Uhrzeitangaben umformatiert werden – und umgekehrt: Das Datum 1. Jul. 2010 entspricht dem Zahlenwert 40360 und entspricht damit dem 40360. Tag nach dem 1.1.1900. Die Uhrzeitangabe 18:30 entspricht dem Zahlenwert 0,77 – 24:00 Uhr entspricht dem Wert 1. Kombinationen von Datum und Uhrzeit werden entsprechend umgerechnet.
»» Das Format Prozent multipliziert den Zahlenwert mit dem Faktor 100 und setzt ein %-Zeichen hinzu. Beispielsweise wird die Eingabe 0,65 im Format Prozent als 65% dargestellt. Legen Sie außerdem die Zahl der Stellen hinter dem Komma fest.
»» Das Format Bruch erlaubt die Darstellung als Bruchzahl. Die Eingabe 1,25 kann beispielsweise als 1 1/4 oder als 1 2/8 dargestellt werden. Legen Sie unter Typ die Form der Darstellung des Bruchs fest. Auch Tastenkombinationen stehen Ihnen für die wichtigsten Zahlenformate zur Verfügung ( Tabelle 11.5). Abbildung 11.8 Im Format Zahl können Zahlen mit mehreren Dezimalstellen angezeigt werden.
285
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Tasten
Format
Ÿ+&
Standardzahlenformat
Ÿ+$
Standardwährungsformat mit zwei Dezimalstellen (negative Werte werden rot formatiert)
Ÿ+%
Prozentformat ohne Dezimalstellen
Ÿ+"
Exponentielles Zahlenformat mit zwei Dezimalstellen
Ÿ+#
Ein benutzerdefiniertes Datumsformat mit Tag, Monat und Jahr
Tabelle 11.5 Für die wichtigsten Zahlenformate gibt es Tasten kürzel.
Sonderformate Die Kategorie Sonderformat ist besonders beim Formatieren von Listen und Datenbankeinträgen hilfreich. Beispielsweise finden Sie hier Formate für die Postleitzahlen und Versicherungsnummern unterschiedlicher Länder. Geben Sie hier zuerst das Gebietsschema an. Unter Typ wählen Sie dann das gewünschte Format aus.
Benutzerdefinierte Formate Um Zahlenformate zu definieren, die von den in der Liste angezeigten abweichen, verwenden Sie die Kategorie Benutzerdefiniert ( Abbildung 11.9). Diese Kategorie erlaubt es, fast jedes Format für Zahlen sowie Datumsund Uhrzeitangaben zu definieren. Wählen Sie unter den im Listenfeld Typ aufgelisteten Formaten zunächst den Typ, der Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Durch das Bearbeiten eines solchen integrierten Formats wird dieses nicht verändert, sondern es wird ein neues hinzugefügt. Einige der hier angezeigten symbolischen Formate bestehen aus zwei oder drei Abschnitten, die jeweils durch ein Semikolon voneinander getrennt sind. Wenn nur zwei Abschnitte angegeben sind, wird der erste Abschnitt für positive Zahlen und Nullen benutzt, der zweite für negative. Ein dritter Abschnitt wird für Nullwerte und Text verwendet.
»» Im Textfeld Typ können Sie das gewählte Format abändern. Das Format wird mithilfe von Zahlenformatcodes definiert. Benutzen Sie die Codes #, 0 und ? zur Angabe der Zahlenformate ( Tabelle 11.6).
286
Abbildung 11.9 Auch benutzerdefinierte Formate können erstellt werden.
Zeichen
Beschreibung
#
Zeigt nur signifikante Ziffern an, nicht signifikante Nullen werden ignoriert.
0
Zeigt nicht signifikante Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden sind.
?
Fügt auf beiden Seiten der Dezimalstelle Leerzeichen für nicht signifikante Nullen ein, um Dezimalzahlen am Dezimalkomma auszurichten.
Tabelle 11.6 Zahlenformate werden mit Codes gekennzeichnet.
»» Zur Anzeige eines Punkts als Tausendertrennzeichen fügen Sie einen Punkt in das Zahlenformat ein.
»» Die Farbe für einen Abschnitt des Formats wird eingestellt, indem Sie den Namen der Farbe in eckigen Klammern eingeben.
»» Um Zahlenformate zu definieren, die nur dann angewendet werden, wenn eine Zahl eine angegebene Bedingung erfüllt, schließen Sie die Bedingung in eckige Klammern ein. Die Bedingung setzt sich aus einer Farbangabe und einem Wert zusammen.
Formatieren
11.1.5
Rahmen, Linien und Muster
Sie können einzelne Zellen oder Zellbereiche mit Rahmen, Linien oder Mustern versehen. Auf diese Weise können Sie eine optische Strukturierung der Tabellen vornehmen oder bestimmte Zellen oder Bereiche besonders betonen. Denken Sie aber auch hier an einen angemessenen Einsatz. Zu überladene Dokumente könnten die Seriosität der Aussage gefährden. Über die Befehlsschaltflächen Rahmenlinie und Füllfarbe der Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start des Menübands können Sie die wichtigsten Einstellungen sofort vornehmen ( Abbildung 11.10). Markieren Sie vorher die gewünschten Zellen in der Tabelle.
Rahmen und Linien Rahmen und Linien sind ähnliche Elemente. Ein Rahmen ist eine Linie, die eine Zelle oder einen Zellbereich voll umschließt. Zum Festlegen markieren Sie den gewünschten Zellbereich und wählen dann die Registerkarte Rahmen im Dialogfeld zum Befehl Zellen ( Abbildung 11.11). Hier können Sie Position, Stärke und Farbe der Linienelemente festlegen. Das Ergebnis wird in der Vorschau angezeigt.
Abbildung 11.11 Über die Registerkarte Rahmen können Sie Linienelemente einfügen.
Abbildung 11.10 Die Kataloge zu den Befehlsschaltflächen Rahmenlinie und Füllfarbe
Für Entwürfe mit höherem Detailgrad können Sie auch hier wieder zusammenhängend über ein Dialogfeld arbeiten. Klicken Sie nach dem Markieren des zu formatierenden Bereichs auf die Schaltfläche mit dem nach rechts unten weisenden Pfeil neben einer der Gruppenbezeichnungen Schriftart, Ausrichtung oder Zahl. Das Dialogfeld Zellen formatieren wird angezeigt. Benutzen Sie hierin die Registerkarten Rahmen oder Ausfüllen ( Abbildung 11.11). Die Wirkung der aktuell gewählten Einstellungen wird auch hier im Feld Vorschau skizziert.
Da Sie jedes Linienelement nach der Auswahl noch ändern können, spielt es im Prinzip keine Rolle, in welcher Reihenfolge Sie bei der Festlegung von Position, Art und Farbe vorgehen. Für ein schnelles Arbeiten empfiehlt es sich aber, immer zuerst Art und Farbe der zu verwendenden Linien einzustellen. Das erledigen Sie durch Auswahl in den Feldern auf der rechten Seite des Dialogfelds. Anschließend legen Sie fest, wo die Linien elemente erscheinen sollen. Alle Linien weisen dann die gewählte Art und Farbe auf. Auch wenn Sie Art und/ oder Farbe wechseln wollen, geht es schneller, wenn Sie das vor dem Festlegen der Position der Linie erledigen.
»» Mit den drei Schaltflächen unter Voreinstellungen können Sie die am häufigsten auftretenden Fälle einstellen ( Tabelle 11.7). Sie können diese Optionen auch als Voreinstellung benutzen, die Sie anschließend über weitere Schaltflächen abwandeln können.
287
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Symbol
Beschreibung Mit der Rahmenoption Außen können Sie einen vorher markierten Zellbereich mit einem umgebenden Rahmen versehen. Mit der Option Innen setzen Sie nur Linien im Inneren des markierten Bereichs.
gewünschten Zellbereich und wählen Sie dann die Registerkarte Ausfüllen im Dialogfeld zum Befehl Zellen. Hier können Sie den markierten Zellbereich mit einer einfachen Hintergrundfarbe versehen und/oder ein zusätzliches Muster verwenden.
»» Wählen Sie aus den 50 Farben im oberen Bereich der Registerkarte zunächst eine Grundfarbe für den markierten Bereich. Im Feld Beispiel wird die gewählte Farbe angezeigt. Die zehn zusätzlichen Farben im Bereich ganz oben benutzt Microsoft Excel standardmäßig für Diagramme.
Über die Option Keine entfernen Sie alle bisher festgelegten Linienelemente. Tabelle 11.7 Verschiedene Voreinstellungen ermöglichen ein schnelles Arbeiten.
»» Das Ergebnis der Auswahl wird in der Vorschau angezeigt. Durch Klicken auf eine entsprechende Stelle können Sie ein weiteres Element mit der vorher eingestellten Linienart und -farbe erstellen. Ein Klick auf ein bereits vorhandenes Element blendet es wieder aus.
»» Die Schaltflächen links und unterhalb des Vorschaufelds benutzen Sie, um einzelne Linienelemente um den oder in dem markierten Bereich zu setzen. Auch hier können Sie durch einen weiteren Klick auf eine der Schaltflächen das betreffende Element wieder abschalten.
»»
Wenn Sie die eingestellte Grundfarbe mit einem zusätzlichen Muster versehen wollen, benutzen Sie dazu die Einstellungen über die Listenfelder Musterfarbe und Musterformat. Hier können Sie einerseits die Form des Musters und andererseits dessen Farbe bestimmen. Benutzen Sie Automatisch, wenn Sie die Farbauswahl für das Muster Microsoft Excel überlassen wollen. Das Ergebnis wird wieder im Feld Beispiel angezeigt.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Fülleffekte können Sie einen solchen für den vorher ausgewählten Zellbereich festlegen ( Abbildung 11.12).
»» Eine weitere Möglichkeit zum Positionieren von Linien besteht darin, an der gewünschten Stelle im Feld für die Vorschau einen Klick durchzuführen. Damit erzeugen Sie dort eine Linie. Ein Klick auf eine schon vorhandene Linie entfernt diese wieder.
»» Um alle Rahmen oder Linien aus einem vorher markierten Bereich wieder zu entfernen, wählen Sie die Voreinstellung Keine. Um ein einzelnes bereits eingefügtes Element zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Bereich Rahmen oder Sie klicken direkt auf das Element in der Vorschau.
»» Um die Art und/oder die Farbe eines Elements nachträglich zu ändern, wählen Sie zuerst die neue Art und/oder Farbe und klicken dann in der Vorschau auf das zu ändernde Element.
Muster Zum Erzeugen eines Zellhintergrunds – beispielsweise farbig oder gemustert – in einem Zellbereich dient eine separate Registerkarte. Markieren Sie zunächst den
288
Abbildung 11.12 Die Fülleffekte
Formatieren
Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundgestaltung von der verwendeten Schriftfarbe gut unterscheiden sollte, damit die Zellinhalte lesbar sind.
TIPP
11.1.6
Zeilen und Spalten formatieren
Microsoft-Excel-Tabellen besitzen zunächst einen Standardwert für die Zeilenhöhe und die Spaltenbreite, den Sie über die Formatvorlage Standard regeln können (à Abschnitt 11.1.7). Sie können diese Standardwerte mithilfe der Befehlsschaltfläche Format in der Gruppe Zellen auf der Registerkarte Start oder direkt über die Maus an die speziellen Erfordernisse der Spalten und Zeilen anpassen. Bei Spalten, deren Höhe Sie nicht speziell TIPP festgelegt haben oder die auf eine optimale Höhe eingestellt wurden, ändert sich bei der Wahl eines größeren Schriftgrads für den Zellinhalt automatisch die Zeilenhöhe. Die Höhe einer Zeile wird automatisch an die größte, in dieser Zeile verwendete Schriftart angepasst. Nachdem Sie die Höhe einer Zeile manuell geändert haben, werden größere Schriften oft nicht mehr vollständig angezeigt, da die Zeile die eingestellte Höhe behält.
Befehlsschaltflächen verwenden Markieren Sie zunächst die zu ändernde(n) Zeile(n) oder Spalte(n) oder wählen Sie jeweils eine Zelle aus der zu ändernden Zeile oder Spalte. Verwenden Sie dann die
Optionen in der Liste zur Schaltfläche Format in der Gruppe Zellen des Registers Start (à Abbildung 11.13, links).
» Über die Befehle Zeilenhöhe und Spaltenbreite in der Liste können Sie die Maße für den markierten Bereich über zwei kleine Dialogfelder einstellen (à Abbildung 11.13, Mitte und rechts). Die Zeilenhöhe wird in Punkt angegeben. Ein Punkt entspricht 0,35 mm. Werte zwischen 0 und 409,5 sind zugelassen. Bei einer Eingabe von 0 wird die Spalte ausgeblendet. Die Spaltenbreite wird in Zeichen gemessen. Zugelassen sind Spaltenbreiten zwischen 0 und 255. Bei einer Breite von 0 wird die Spalte ausgeblendet.
» Der Befehl Zeilenhöhe automatisch anpassen stellt die Höhe so ein, dass die größte in dieser Zeile verwendete Schrift vollständig dargestellt wird. Bei einem maximalen Schriftgrad von 10 Punkt wird beispielsweise eine Zeilenhöhe von 12,75 Punkt gewählt: 12 Punkt für die Zeile selbst und 0,75 Punkt für die Linien des Gitternetzes.
» Spaltenbreite automatisch anpassen sorgt dafür, dass die Breite der Spalte so angepasst wird, dass der längste Eintrag in der Spalte vollständig angezeigt wird.
» Wenn die Anzeige der Inhalte von bestimmten Zeilen oder Spalten nicht notwendig ist, können Sie diese aus- und bei Bedarf wieder einblenden. Der Inhalt ausgeblendeter Zeilen oder Spalten bleibt aber weiterhin vorhanden und wird bei entsprechenden Berechnungen mit berücksichtigt. Dazu benutzen Sie den Befehl Ausblenden und Einblenden. Dass eine Zeile oder Spalte ausgeblendet ist, erkennen Sie an der fehlenden Nummer beziehungsweise dem fehlenden Buchstaben und dem etwas dickeren Trennstrich zwischen den entsprechenden Zeilenund Spaltenköpfen.
Abbildung 11.13 Zeilenhöhe und Spaltenbreite können geändert werden.
289
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
» Mit dem Befehl Standardbreite setzen Sie alle Spalten der Tabelle, deren Breite Sie nicht vorher manuell festgelegt hatten, auf einen bestimmten Wert, den Sie in einem Dialogfeld angeben müssen. Die Markierung spielt bei diesem Befehl keine Rolle.
Mit der Maus Um mit der Maus die Zeilenhöhe/Spaltenbreite festzulegen, ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs beziehungsweise die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle. Die neuen Werte für Breite beziehungsweise Höhe werden während des Ziehens angezeigt. Sie können mit diesem Verfahren auch Spalten und Zeilen ausblenden, indem Sie eine Breite/Höhe von 0 einstellen. Um die Höhe oder Breite benachbarter Zeilen oder Spalten zu ändern, markieren Sie diese vorher gemeinsam. Ziehen Sie dann die rechte Begrenzungslinie des Spaltenkopfs, um die Spaltenbreite zu ändern, oder ziehen Sie die untere Begrenzungslinie des Zeilenkopfs, um die Zeilenhöhe zu ändern.
» Zum Festlegen der optimalen Einstellungen doppelklicken Sie auf die Linie rechts vom entsprechenden Spaltenkopf beziehungsweise auf die Linie unterhalb des entsprechenden Zeilenkopfs.
» Eine breite Markierung im Spaltenkopf und eine fehlende Spaltenkennzeichnung zeigen an, dass ausgeblendete Spalten vorhanden sind. Positionieren Sie den Mauszeiger dort und ziehen Sie dann nach rechts, um die Spalte wieder einzublenden.
» Eine breite Markierung im Zeilenkopf und eine fehlende Zeilennummer zeigen an, dass ausgeblendete Zeilen vorhanden sind. Um eine ausgeblendete Zeile wieder einzublenden, positionieren Sie den Zeiger direkt unterhalb der Markierung für die ausgeblendete Zeile und ziehen Sie sie dann nach unten. Lange Einträge in einzelnen Zellen können Sie durch Aktivieren des Kontrollkästchens Zeilenumbruch auf der Registerkarte Ausrichtung im Dialogfeld Zellen formatieren in mehreren Zeilen aufgeteilt anzeigen lassen, ohne dabei die Spalte insgesamt verbreitern zu müssen.
TIPP
290
11.1.7
Formatvorlagen
Mithilfe eines Dokumentdesigns können Sie eine ganze Tabelle schnell und variabel formatieren. Ein solches Dokumentdesign ist eine Gruppe von Formatierungsoptionen, die aus einer Gruppe von Designfarben, einer Gruppe von Designschriftarten und einer Gruppe von Designeffekten besteht. Excel verfügt dafür über mehrere eingebaute Formatvorlagen, von denen Sie dann eine über die angezeigte Liste wählen können (à Abbildung 11.14). Damit eine Tabelle auf ein bestimmtes Dokumentdesign reagieren kann, müssen Sie einzelnen Elementen darin unterschiedliche Zellenformatvorlagen zuweisen. Danach können Sie ihr Aussehen schnell ändern, indem Sie ein anderes Design darauf anwenden.
Vorlagen zuweisen Um eine vorhandene Formatvorlage zu verwenden, markieren Sie zunächst den zu formatierenden Tabellenbereich und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start aus der Gruppe Formatvorlagen den Befehl Zellenformatvorlage. Wählen Sie eine Zellformatvorlage für den markierten Bereich aus (à Abbildung 11.14). Nach dieser Wahl werden die dafür eingestellten Parameter in der Zelle angezeigt. Wiederholen Sie diese Schritte für weitere Zellbereiche. Bei Tabellen, auf deren Elemente noch keine Formatvorlagen angewendet wurden, haben verschiedene Designs nur die Auswirkung, dass die verwendete Schrift in der gesamten Tabelle geändert wird. Das gilt auch für die Bezeichnung in den Spalten- und Zeilenköpfen der Tabelle.
Ein anderes Design wählen Nach dem Zuweisen von Zellformatvorlagen können Sie der Tabelle ein anderes Design zuweisen und damit Schriftarten und Falben schnell ändern. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout anzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Designs. Die Liste der auf Ihrem Rechner verfügbaren Designs wird angezeigt (à Abbildung 11.15). Wählen Sie darin ein Design aus. Danach wird das Format für den markierten Bereich übernommen. Beachten Sie dabei die Wahl der anderen Schriftarten, Farben und die Darstellung des Pfeilsymbols.
Formatieren
Abbildung 11.14 Formatvorlagen liefern die Standardwerte der Tabelle.
Neue Designelemente wählen Sie können zu jedem eingestellten Design auch die Schriftarten, die Farben und die sonstigen Effekte ändern. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout anzeigen und wählen Sie in der Gruppe Designs einen anderen Satz von Designschriftarten, Designfarben oder Designeffekten ( Kapitel 6).
11.1.8 Bedingte Formatierung Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie erreichen, dass Microsoft Excel ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit bewirken Sie, dass Zellen, in denen Berechnungsergebnisse angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Ergebnisses unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen.
Abbildung 11.15 Durch Wahl eines anderen Designs können Sie schnell Schriftarten und Farben ändern.
Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und öffnen Sie dann die Liste zur Schaltfläche Bedingte Formatierung in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start. In dieser Liste können Sie über zwei Stufen zunächst die Form der Formatierung wählen ( Abbildung 11.16).
291
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung Bei jeder Anwendung eines Befehls zur bedingten Formatierung auf denselben Bereich wird immer eine neue Regel erstellt. Bei mehrfacher Anwendung gelten dann mehrere Regeln gleichzeitig. Benutzen Sie den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung, um die nicht erwünschten Regeln zu löschen. Oder löschen Sie die vorhandene Regel, bevor Sie eine neue Regel formulieren.
» Markieren Sie den Zellbereich, für den die Regel gel-
Abbildung 11.16 Formate ändern sich in Abhängigkeit vom Wert in der Zelle.
Nach dieser Wahl müssen Sie die Werte konkretisieren, bei denen Excel von einem Format auf ein anderes umschalten soll. Wenn Sie beispielsweise die Option Zwischen ausgewählt hatten, müssen Sie zwei Zahlenwerte eingeben und dann das dafür gewünschte Format festlegen (à Abbildung 11.17).
Abbildung 11.17 Die Formate werden an Bedingungen geknüpft.
Wenn die bei der bedingten Formatierung angegebenen Bedingungen nicht richtig interpretiert werden, liegt die Ursache dafür meist darin, dass sich die Bedingungen überlappen: Wird bei mehreren definierten Bedingungen mehr als eine Bedingung durch den Inhalt einer Zelle erfüllt, wendet Microsoft Excel nur die Formatierungseinstellungen der ersten erfüllten Bedingung an.
TIPP
ten soll, und lassen Sie die Registerkarte Start anzeigen. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Bedingte Formatierung in der Gruppe Formatvorlagen der Registerkarte Start und wählen Sie darin die Option Regeln verwalten. Das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung wird angezeigt, in dem gegebenenfalls bereits definierte Regeln angezeigt werden.
Abbildung 11.18 Über den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung können Sie auch komplexe Regeln erstellen.
» Wenn Sie eine (weitere) Regel für den aktuellen Bereich aufstellen wollen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie eine solche definieren können. Oben im Dialogfeld können Sie einen Regeltyp auswählen. Belassen Sie es für diese Übung bei der Voreinstellung Alle Zellen basierend auf ihren Werten formatieren.
» Im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten können Sie die Details zur Regel festlegen. Angenommen, Sie wollen die Zahlenwerte mit einer abgestuften Farbskala kennzeichnen, die von rot (für die kleinsten Werte) über gelb bis nach grün (für die kleinsten Werte) reicht. Dazu wählen Sie in der Liste Formatstil die Option 3-Farben-Skala.
292
Diagramme
11.2 Diagramme Mit Microsoft Excel haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten grafisch in Form von Diagrammen zu präsentieren. Diagramme sind mit den Tabellendaten verknüpft, aus denen sie erstellt wurden, und werden immer dann aktualisiert, wenn Sie Ihre Tabelle aktualisieren. Es werden also immer die aktuellen Daten der Tabelle im Diagramm angezeigt. Solche Diagramme können entweder als eingebettete Diagramme innerhalb eines Tabellenblatts oder als separate Diagrammblätter in der Arbeitsmappe erstellt werden. Excel stellt Ihnen diverse Typen von Diagrammen für unterschiedliche Zwecke zur Verfügung. Sie können sie in der Grundform über den Diagramm-Assistenten erstellen und anschließend verfeinern. Die Wahl eines Diagrammtyps sollte sich vordringlich an der Art der darzustellenden Aussage und nicht an ästhetischen Gesichtspunkten orientieren. Viele Diagrammtypen können außerdem in dreidimensionaler Form angezeigt werden. Für diese gelten im Prinzip dieselben Richtlinien wie für ihre zweidimensionalen Brüder. Sie sehen interessanter aus, sind aber oft schwerer zu lesen.
11.2.1
Diagramm erstellen
die oberste Zeile, bei einer spaltenförmigen Darstellung durch die am weitesten links stehende Spalte gebildet. Die anderen markierten Zeilen oder Spalten werden dann im Diagramm in der Senkrechten angezeigt.
»» Wenn sich in den betreffenden Zeilen oder Spalten nur Daten befinden, die auch im Diagramm dargestellt werden sollen, können Sie durch einen Klick die gesamte Zeile beziehungsweise Spalte markieren, ansonsten führen Sie eine Bereichsmarkierung durch. Auch nicht direkt aufeinanderfolgende Zeilen oder Spalten können Sie einzeln markieren, indem Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten.
»» Achten Sie darauf, dass Überschriften, die als Grundlage für die waagerechte Achse dienen sollen, immer auch markiert werden müssen. Texte in Spalten- und Zeilenüberschriften können Sie ebenfalls markieren, das müssen Sie aber nicht. Wenn Sie sie markieren, werden diese Texte automatisch als Voreinstellung für Achsenbezeichnungen und Legenden verwendet.
»» Wenn Sie zusätzliche Texte markieren, achten Sie darauf, dass die Zelle in der oberen linken Ecke leer ist. Andernfalls wird der Eintrag an dieser Stelle als Element der waagerechten Achse missverstanden.
Wir haben es eben schon gesagt: Diagramme können bequem erstellt werden. Im Prinzip verwenden Sie dazu bei der Version 2010 nur zwei Schritte: Sie markieren die im Diagramm darzustellenden Daten und wählen den Typ für das Diagramm.
Daten markieren Der erste Schritt zum Erstellen eines Diagramms besteht darin, die Daten in der Tabelle zu markieren, die im Diagramm dargestellt werden sollen ( Abbildung 11.19). Wenn Sie sich die Arbeit erleichtern wollen, sollten Sie dabei einige Dinge beachten.
»» Wenn Sie planen, Werte in einem Diagramm mit senkrecht aufeinander angeordneten Achsen zu erstellen – also beispielsweise als Balkendiagramm, Säulendiagramm oder Liniendiagramm –, sollten Sie immer gleich mindestens zwei Datenreihen markieren. Diese können in Zeilen oder in Spalten angeordnet sein. Die horizontale Achse wird in der Grundeinstellung bei einer zeilenförmigen Darstellung durch
Abbildung 11.19 Sie können den Zahlenbereich zusammen mit den Überschriften markieren.
»» Kreis- und Ringdiagramme können nur eine einzelne Datenreihe wiedergeben – beispielsweise den Anteil einzelner Produkte am Gesamtumsatz. Daher sollten Sie auch in der Tabelle nur eine Datenreihe markieren. Wenn Sie mehrere Reihen markieren, wird nur die oberste beziehungsweise die am weitesten links stehende im Diagramm benutzt. Excel benutzt eine sogenannte Vorzugsform für Diagramme. Diese bestimmt, welcher Typ benutzt wird, wenn Sie keine speziellen Angaben zum Typ machen.
293
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Standardmäßig ist dies das Säulendiagramm. Sie können aber auch einen anderen Typ einstellen. Wenn Sie nach dem Markieren der Daten die Ó-Taste drücken, wird ein Diagramm in dieser Vorzugsform erstellt und als separates Blatt eingefügt. Sie können auch ein Diagramm eines beliebigen Typs erstellen, indem Sie nach dem Markieren der Daten auf die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe Diagramme der Registerkarte Einfügen klicken.
Diagrammtyp auswählen Nachdem Sie die darzustellenden Daten in der Tabelle markiert haben, benutzen Sie die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Diagramme des Registers Einfügen. Darin finden Sie zunächst einmal sechs Grundformen.
Diagramm
Öffnen Sie die Liste zu einer der dort gezeigten Optionen und wählen Sie die gewünschte Unterform des Diagramms aus ( Abbildung 11.20). Einen zusammenfassenden Überblick über alle zur Verfügung gestellten Typen bekommen Sie, nachdem Sie auf die kleine Schaltfläche neben der Gruppenbezeichnung Diagramme geklickt haben. Wählen Sie darin zuerst links den gewünschten Typ aus und legen Sie dann die spezielle Form fest. Nach einer solchen Wahl wird das Diagramm erstellt ( Abbildung 14.5). Es wird standardmäßig als eingebettetes Diagramm in der zugrunde liegenden Tabelle angezeigt. Sie können die voreingestellten Parameter anschließend ändern und/oder die Diagrammelemente verfeinern.
Beschreibung In einem Säulendiagramm werden die Datenbereiche als nebeneinanderstehende Säulen angezeigt. Sie vermitteln den Eindruck, als würde für jeden Abschnitt der waagerechten Achse ein Wert existieren – beispielsweise ein Umsatzwert für jedes Jahr. Balkendiagramme erfüllen dieselben Zwecke wie Säulendiagramme, die Elemente werden aber waagerecht angezeigt. Im üblichen Querformat erlauben sie meist die Anzeige von mehr Details. Liniendiagramme werden vordringlich dazu verwendet, einen Trend über die Zeit aufzuzeigen. Sie erwecken den Eindruck einer kontinuierlichen Entwicklung. Mit Kreisdiagrammen können Sie die Verteilung von Einzelwerten im Verhältnis zu deren Summe anzeigen. Ein Kreisdiagramm eignet sich nicht zur Darstellung einer Entwicklung. Es kann jeweils nur eine Datenreihe wiedergegeben werden. Bei Punktdiagrammen werden die zugrunde liegenden Werte paarweise angezeigt. Die Reihenfolge der Eingabe der Datenpaare in der Tabelle spielt keine Rolle, da die Werte im Diagramm sortiert werden. Flächendiagramme weisen dieselben Charakteristika wie Liniendiagramme auf, mit dem Unterschied, dass die Fläche unter der Linie eingefärbt wird. Damit werden kleinere Werte im Hintergrund durch größere im Vordergrund verdeckt. Weitere fasst eine Reihe von weiteren Typen zusammen, die Sie vielleicht weniger häufig verwenden werden.
Tabelle 11.8 Unterschiedliche Diagrammtypen eignen sich für unterschiedliche Aufgaben.
294
Diagramme
Abbildung 11.20 Wählen Sie die Unterform aus.
Abbildung 11.21 Ein Diagramm wurde erstellt.
295
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Bei eingebetteten Diagrammen können Sie die zugrunde liegenden Daten einfach kontrollieren, indem Sie das Diagramm markieren. Die Daten werden daraufhin farbig eingerahmt. Die Markierung kann mit der Maus geändert werden.
TIPP
Diagramm löschen Nicht (mehr) benötigte Diagramme können Sie jederzeit aus der Arbeitsmappe entfernen. Bei einem Diagramm auf einem separaten Blatt verfahren Sie wie üblich beim Löschen eines Blatts (à Kapitel 9). Haben Sie das Blatt als Objekt in eine Tabelle eingefügt, markieren Sie es zunächst, indem Sie darauf klicken, und drücken Sie die ¢-Taste.
11.2.2 Diagramm ändern Nach dem Erstellen eines Diagramms lassen sich der Speicherort (eingebettet oder separates Blatt), die Position und/oder Größe des Diagramms sowie der Typ des Diagramms mit wenigen Schritten abändern. Für derartige grundlegende Änderungen benutzen Sie die Befehlsschaltflächen der Gruppen der Registerkarte Diagrammtools/Entwurf (à Abbildung 11.22).
Abbildung 11.22 Die Registerkarte Diagrammtools/Entwurf
Den Ort der Anzeige ändern Um die Platzierung des Diagramms in der Arbeitsmappe festzulegen, markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann den Befehl Diagramm verschieben in der Gruppe Ort der automatisch angezeigten kontextbezogenen Registerkarte Diagrammtools/Entwurf. Im Dialogfeld Diagramm verschieben können Sie die Platzierung neu festlegen (à Abbildung 11.23).
296
Abbildung 11.23 Das Diagramm verschieben
Legen Sie fest, wo das Diagramm angezeigt werden soll. Sie können es als neues Blatt in die Arbeitsmappe einfügen. In diesem Fall können Sie dem Blatt gleich einen eigenen Namen geben oder die Voreinstellung – beispielsweise Diagramm1 – übernehmen. Alternativ dazu lässt sich das Diagramm als Objekt in ein von Ihnen festlegbares Tabellenblatt einfügen.
Position und Größe Hinsichtlich der Festlegung der Position und Größe eines Diagramms müssen Sie zwischen eingebetteten Diagrammen und solchen auf einem separaten Blatt unterscheiden.
» Bei einem eingebetteten Diagramm können Sie die Position und Größe des Diagramms nachträglich ändern. Markieren Sie das Diagramm, indem Sie darauf klicken. Verwenden Sie dann die Ziehpunkte, um die Größe und/oder die Proportionen des Diagramms mit der Maus zu ändern. Um die Lage auf dem Tabellenblatt zu verändern, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben die Maus. Die neue Position beziehungsweise die neuen Maße werden durch einen gestrichelten Rahmen angezeigt.
» Bei einem Diagramm auf einem separaten Blatt können Sie die Größe in Abhängigkeit von der jeweiligen Fenstergröße einstellen.
Diagrammtyp ändern Um den gewählten Typ des Diagramms zu ändern, markieren Sie das Diagramm und klicken auf die Befehlsschaltfläche Diagrammtyp ändern in der Gruppe Typ der Registerkarte Entwurf. Dadurch öffnet sich die Diagrammtyp-Palette (à Abbildung 11.24). Wählen Sie darin zuerst links den gewünschten Typ aus und legen Sie dann die spezielle Form fest.
Diagramme
oder zu ändern. Änderungen der Angaben auf dieser Registerkarte sind nur notwendig, wenn Sie einen grundsätzlich anderen Bereich im Diagramm darstellen lassen wollen.
»» Das Feld Diagrammdatenbereich zeigt den Bereich
Abbildung 11.24 Hier können Sie einen anderen Typ auswählen.
Datenreihen ändern Unter Datenreihen versteht man zusammengehörige Datenpunkte in einem Diagramm. Jede Datenreihe in einem Diagramm besitzt eine eindeutige Farbe bzw. ein eindeutiges Muster und wird in der Diagrammlegende dargestellt. In einem Diagramm können eine oder mehrere Datenreihen dargestellt werden. Kreisdiagramme können lediglich eine Datenreihe enthalten. Zum Ändern der aktuell angezeigten Datenreihe(n) aktivieren Sie das Diagramm und klicken dann auf die Befehlsschaltfläche Daten auswählen in der Gruppe Daten der Registerkarte Entwurf. Daraufhin wird das Dialogfeld Datenquelle auswählen angezeigt ( Abbildung 11.25). Sie können die Eintragungen darin benutzen, um den gesamten dargestellten Datenbereich zu kontrollieren
der im Diagramm gezeichneten Arbeitsblattdaten an. Wenn Sie die Quelldaten des Diagramms ändern möchten, markieren Sie den bestehenden Bereich und geben Sie dann einen neuen Bereich ein. Sie können auch auf das Feld Diagrammdatenbereich klicken und dann den Bereich auf dem Arbeitsblatt markieren. Mit der Schaltfläche zum Reduzieren des Dialogfelds am rechten Ende dieses Felds wird das Dialogfeld vorübergehend minimiert und verschoben, so dass Sie Zellen auf dem Arbeitsblatt markieren können. Wenn das Dialogfeld wieder vollständig angezeigt werden soll, klicken Sie nach dem Markieren des Bereichs erneut auf diese Schaltfläche.
»» Über die Schaltfläche Zeile/Spalte wechseln wird die Datenreihe im Diagramm entweder anhand der Zeilen oder anhand der Spalten des Arbeitsblatts gezeichnet.
»» Unterhalb von Legendeneinträge (Reihen) werden die Namen vorhandener Datenreihen aufgelistet. Sie können Datenreihen hinzufügen, bearbeiten und aus dem Diagramm entfernen, ohne die Daten auf dem Arbeitsblatt zu ändern. Klicken Sie auf Hinzufügen, um dem Diagramm eine neue Datenreihe hinzuzufügen, klicken Sie auf Bearbeiten, um die vorher ausgewählte Datenreihe zu ändern, klicken Sie auf Entfernen, um die im Feld Legendeneinträge (Rei-
Abbildung 11.25 Das Dialogfeld Datenquelle auswählen
297
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
hen) ausgewählten Datenreihen aus dem Diagramm zu entfernen.
»» Über die Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie eine ausgewählte Datenreihe im Listenfeld Legendeneinträge (Reihen) nach oben oder nach unten verschieben. Dadurch wird die Reihenfolge geändert, in der die Datenreihen im Diagramm gezeichnet werden.
»» Unterhalb von Horizontale Achsenbeschriftungen (Rubrik) werden vorhandene horizontale Achsenbeschriftungen aufgelistet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um diese zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgeblendete und leere Zellen, um ausgeblendete Arbeitsblattwerte im Diagramm zu zeichnen und um festzulegen, wie leere Arbeitsblattzellen in einer Datenreihe im Diagramm angezeigt werden sollen ( Abbildung 11.26).
Abbildung 11.27 Diagrammlayouts und Diagrammformatvorlagen
Das Gesamtlayout ändern Die Optionen in der Liste zur Schaltfläche Schnelllayout in der Gruppe Diagrammlayouts ermöglichen es, dem Diagramm auf einfache Weise ein Layout zuzuordnen, ohne erst die einzelnen Schritte zur Anzeige von Titeln und sonstigen Beschriftungen separat durchführen zu müssen. Sie können auf diese Weise schnell das Diagramm mit Platzhaltern für diese Elemente versehen.
Abbildung 11.26 Ausgeblendete und leere Zellen, Einstellungen
Sie können eine Reihe direkt im Diagramm löschen. Markieren Sie dazu die Datenreihe und drücken Sie die ¢-Taste. Sie können neue Datenreihen auch direkt von der Tabelle in das Diagramm kopieren.
Zeilen und Spalten vertauschen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Zeile/ Spalte wechseln in der Gruppe Daten der Registerkarte Entwurf können Sie schnell die zugrunde liegenden Spalten im Diagramm vertauschen.
11.2.3 Vorlagen verwenden Mithilfe der beiden Gruppen Diagrammlayouts und Diagrammformatvorlagen können Sie schnell das Erscheinungsbild des Diagramms ändern und auch Platzhalter für zusätzliche Elemente – wie Überschriften oder Achsenbeschriftungen – einblenden ( Abbildung 11.27).
298
Das Grafikformat des Diagramms ändern Über die Optionen in der Gruppe Diagrammformatvorlagen können Sie den Elementen des Diagramms schnell eine andere Farbgebung zuweisen. Nachdem Sie die Liste dazu geöffnet haben, werden Ihnen eine Vielzahl von Alternativen angeboten ( Abbildung 11.29). Die Optionen unterscheiden sich je nach dem eingestellten Diagrammtyp. Die Farbsystematik ist aber bei allen Typen dieselbe.
11.2.4 Diagrammelemente ändern Wenn Ihnen die eben gezeigten Werkzeuge nicht genügen, können Sie auch die einzelnen Elemente eines Diagramms nach dem Erstellen ändern oder verfeinern. Um ein Element eines Diagramms zur Bearbeitung auszuwählen, müssen Sie es markieren. Dazu benutzen Sie die Befehlsschaltflächen in den Gruppen der Registerkarte Diagrammtools/Layout ( Abbildung 11.30).
Diagramme
Abbildung 11.28 Mit Hilfe von Schnelllayouts können Sie schnell Platzhalter erzeugen – hier beispielsweise Diagrammtitel und Achsentitel.
Abbildung 11.29 Optionen in der Gruppe Diagrammformatvorlagen
Abbildung 11.30 Die Registerkarte Diagrammtools/ Layout
299
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Auswahl eines Elements
»» Auf der eigentlichen Zeichnungsfläche werden die
Was Sie im Diagramm ändern wollen, müssen Sie oft erst auswählen. Klicken Sie entweder das gewünschte Element direkt im Diagramm an oder verwenden Sie die Liste in der Gruppe Aktuelle Auswahl auf der Registerkarte Diagrammtools/Layout ( Abbildung 11.31).
Datenreihen dargestellt. Auch sie kann Farben oder Muster aufnehmen.
»» Die Mehrzahl der Diagrammtypen verfügt über Achsen. Bei zweidimensionalen Diagrammen sind es deren zwei, die mit Rubrikenachse (X) für die waagerechte Achse und Größenachse (Y) für die senkrechte Achse bezeichnet werden. Bei dreidimen sionalen Diagrammen kommt noch die sogenannte Reihenachse hinzu. Achsen werden in der Grundeinstellung links und unterhalb der Datenreihen angeordnet, aber auch eine zusätzliche Achse rechts davon ist möglich.
»» Der Titel sollte den Inhalt des Diagramms beschreiAbbildung 11.31 Die Liste in der Gruppe Aktuelle Auswahl
Welches Element eines Diagramms gerade markiert ist, erkennen Sie an den es umgebenden Markierungspunkten. Ein Klick auf ein Element einer Datenreihe markiert die gesamte Reihe. Ein zweiter Klick (kein Doppelklick) auf ein solches Element markiert dieses separat. Bei Textelementen können Sie mit einem zweiten Klick die Einfügemarke in den Text setzen und diesen ändern. Von vordringlichem Interesse in einem Diagramm sind natürlich die Teile, deren Größe die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle wiedergeben. Hier kann es sich – je nach Typ des Diagramms – um Säulen, Kreissegmente, Linien, Flächen oder Punkte handeln. Meist befinden sich mehrere Elemente eines Typs innerhalb eines Diagramms, also beispielsweise mehrere Säulen oder Kreissegmente. Excel spricht in diesem Fall von Datenreihen und damit sind sowohl die grafischen Elemente als auch die dahinter stehenden Wertebereiche in der Tabelle gemeint. Aber auch die weiteren Elemente sind zum Verständnis der Aussage eines Diagramms zum Teil von großer Bedeutung:
»» Die Hintergrund- oder Diagrammfläche füllt den Fenster- oder Objektrahmen aus. Auf ihr befinden sich alle sonstigen Elemente des Diagramms. Sie kann mit Farben oder Mustern versehen werden.
300
ben. In der Regel verwendet man dafür entweder eine Kurzbezeichnung, wie etwa Umsatzentwicklung, oder einen aktionsbezogenen Satz, beispielsweise Der Umsatz steigt wieder. Zusätzlich kann das Diagramm auch noch mit einem Untertitel versehen werden. Hierin liefert man meist zusätzliche Erklärungen – beispielsweise eine zusätzliche Angabe für den Zeitbereich – etwa Für die Jahre 1999 bis 2003 – oder auch eine Angabe zur Maßeinheit der dargestellten Werte – wie in Mio. €.
»» Achsenbezeichnungen sind ein absolutes Muss. Sie beinhalten einerseits die Erklärung der dargestellten Werte – beispielsweise mit Umsatz (in Mio. €) – und andererseits die Skala, die eine Interpretation und ein Ablesen der Werte ermöglicht. Die dargestellten Datenreihen können aber auch separat beschriftet werden, womit sich die Angabe einer Skala manchmal erübrigt. Eine solche Form der Beschriftung macht Diagramme aber etwas unübersichtlich.
»» Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Sie können sie an verschiedenen Stellen auf der Hintergrundfläche platzieren.
»» Gitternetzlinien – das sind die zusätzlichen senkrechten und waagerechten Linien auf der Zeichnungsfläche – verbessern die Lesbarkeit der im Diagramm dargestellten Größen. Sie können waagerechte und/ oder senkrechte Gitternetzlinien verwenden.
Diagramme
»» Über eine Datentabelle können Sie die dargestellten Daten zusätzlich anzeigen. Darin werden nur die im Diagramm benutzten Werte der Tabelle angezeigt.
Diagrammflächen Beginnen wir mit den Flächen, auf denen ein Diagramm angezeigt wird. Das ist zwar nicht das wichtigste Element, aber es beinhaltet Optionen, die auch bei vielen anderen Elementen eines Diagramms auftauchen werden. Alle Diagramme verfügen über einen Hintergrund – Diagrammfläche genannt – und eine oder mehrere Zeichnungsflächen. 2D-Diagramme verfügen über eine einzige Zeichnungsfläche, 3D-Diagramme über zwei Wände und eine Bodenfläche. Diese Flächen können Sie individuell formatieren. Aktivieren Sie dazu zunächst die Fläche, die Sie formatieren wollen, und wählen Sie dann über die Gruppe Hintergrund die entsprechende Befehlsschaltfläche. Die Option Weitere Zeichnungsflächenoptionen in dieser Liste öffnet ein aus mehreren Registerkarten bestehen-
des Dialogfeld. Wählen Sie zunächst links das Element aus, mit dem Sie das Diagramm versehen wollen, und stellen Sie anschließend rechts die Parameter dafür ein. Nach der Auswahl der Kategorie Füllungen im Dialogfeld Zeichnungsfläche formatieren werden Parameter angezeigt, über die Sie solche Effekte definieren können ( Abbildung 11.33). Die vielen Möglichkeiten darin verführen leicht dazu, den Hintergrund der Diagramme zu überladen. Seien Sie also etwas vorsichtig damit, so dass die eigentliche Aussage des Diagramms im Vordergrund immer betont bleibt. Wenn Sie einen Satz von mehreren Diagrammen zu einem Themenbereich erstellen, sollten Sie bei allen Diagrammen mit denselben Effekten arbeiten.
»» Keine Füllung meint, was es sagt: Die Diagrammfläche bleibt leer.
»» Eine Einfarbige Füllung erlaubt die Wahl einer Farbe und über Transparenz die Wahl eines Grads für die Durchsichtigkeit. Wählen Sie hier eine möglichst
Abbildung 11.32 Diagrammflächen können eingefärbt werden.
301
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Abbildung 11.33 Füllungen können auch graduell gestaltet werden – also verlaufen.
hohe Transparenz, um das Diagramm optisch nicht zu überladen.
»» Die Option Farbverlauf erlaubt die Wahl eines gleichmäßigen Farbübergangs. Es stehen unter Voreingestellte Farben eine Reihe von Grundmustern zur Verfügung, die Sie über weitere zusätzliche Optionen variieren können. Das Feld Richtung im unteren Bereich erlaubt die Wahl der Richtung des Farbverlaufs.
»» Über Bild- oder Texturfüllung erreichen Sie, dass eine Struktur für den Hintergrund gewählt wird. Klicken Sie zur Auswahl auf die Schaltfläche Textur. Ein Klick auf die Schaltfläche Datei zeigt das Dialogfeld Grafik einfügen an, über das Sie eine Grafik als Grundlage für eine weitere Struktur öffnen können. Legen Sie dann unter den Anordnungsoptionen fest, wie die Grafik die markierten Diagrammelemente ausfüllen soll. Über die beiden nächsten Kategorien im Dialogfeld Zeichnungsfläche formatieren können Sie die Rahmenfarbe und die Rahmenarten festlegen ( Abbildung 11.34).
302
Abbildung 11.34 Auch die Rahmenfarbe können Sie festlegen.
Die beiden letzten Registerkarten für die Diagrammflächen erlauben das Festlegen von Schatten und Einstellungen für ein 3D-Format.
»» Wählen Sie auf der Registerkarte Schatten zunächst über Voreinstellungen die Form und über Farbe die Farbe des Schattenwurfs. Anschließend können Sie die Transparenz und weitere Parameter dafür einstellen.
»» Für die 3D-Einstellung stehen unterschiedliche Parameter – wie Abschrägung, Tiefe und Oberfläche – zur Verfügung.
Datenreihen formatieren Die Formate für die einzelnen Datenreihen in einem Diagramm können Sie einstellen. Aktivieren Sie dazu zunächst die Datenreihe, die Sie formatieren wollen. Klicken Sie dann auf Auswahl formatieren. Das Dialogfeld Datenreihen formatieren wird daraufhin angezeigt. Welche Formatierungsoptionen Ihnen jeweils zur Verfügung stehen, hängt vom Typ des Elements ab. Hier wird beispielsweise zwischen Flächen, Linien und Punkten unterschieden.
Diagramme
Abbildung 11.35 Einzelne Datenreihen können ebenfalls speziell formatiert werden.
Wollen Sie nur einen einzelnen Datenwert – beispielsweise eine einzelne Säule – formatieren, markieren Sie diesen durch einen zweiten Klick darauf.
TIPP
Wenn Sie im Diagramm mindestens zwei Datenreihen darstellen lassen, können Sie der vorher markierten Datenreihe eine primäre oder eine sekundäre Achse zuweisen. Die Sekundärachse wird auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt und verfügt über eine separate Skalierung. Das Verwenden einer solchen zweiten Achse ist zu empfehlen, wenn in der Senkrechten verschiedene Daten mit unterschiedlichen Dimensionen, beispielsweise € und kg, und/oder starken Größenunterschieden, beispielsweise eine mit einem Maximalwert von 1000 und eine mit 1 als Maximum, dargestellt werden solleDie sonstigen Optionen zeigen – je nach Diagrammtyp – unterschiedliche Inhalte.
» Bei Balken- und Säulendiagrammen können Sie unter anderem den Abstand zwischen den Balken/Säulen festlegen. Über das Feld Reihenachsenüberlappung regeln Sie, ob und wie weit die zu einer Rubrik ge-
hörenden Elemente übereinander angezeigt werden sollen. Der Wert 0 setzt sie direkt nebeneinander, schaltet die Überlappung also aus. Abstandsbreite regelt den Abstand zwischen den Balken/Säulen zweier Rubriken. Bei gestapelten Diagrammformen können Sie durch Aktivieren von Verbindungslinien auch Linien zwischen den einzelnen Abschnitten des Stapels ziehen lassen.
» Kreis- und Ringdiagramme zeigen andere Optionen. Über Winkel des ersten Segments können Sie beispielsweise den Winkel des ersten Segments zur Senkrechten festlegen.
» Punkt- und Liniendiagramme erlauben das Einfärben der Punkte und Verbindungslinien.
» Bei Blasendiagrammen können Sie Einstellungen zur Größe und Farbe der Blasen vornehmen: Mit den Optionen unter Größe repräsentiert bestimmen Sie, ob die Fläche oder der Durchmesser der Blase für den zugrunde liegenden Wert stehen soll. Wenn Sie Blasendurchmesser wählen, treten im Allgemeinen größere Unterschiede hinsichtlich der Größe auf.
303
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Blasengröße anpassen an legt fest, wie groß die Blase – relativ zum vom Programm gewählten Standard – gezeichnet werden soll. Damit können Sie alle Blasen insgesamt vergrößern oder verkleinern. Je größer der eingegebene Wert, desto größer die Blase. Negative Blasen anzeigen bewirkt, dass Blasen ohne Füllfarbe gezeichnet werden, wenn die zugrunde liegenden Werte negativ sind. Punktfarbunterscheidung weist jedem Datenpunkt eine andere Farboder Stiloption zu.
» Bei Netzdiagrammen können Sie die Achsenbeschriftung ein- und ausschalten.
Achsen und Gitternetzlinien Wenden wir uns als Nächstes den Achsen des Diagramms zu. Bei der Mehrzahl der Diagramme mit Achsen wird an diesen Achsen automatisch eine Skala für die angezeigten Daten eingefügt. Sie können sowohl die Achsen als auch die dazugehörenden Skalen und deren Beschriftung ein- und ausschalten sowie zusätzliche Optionen dazu einstellen.
Um die Einstellungen dafür festzulegen, benutzen Sie die Befehlsschaltfläche Achsen in der gleichnamigen Gruppe auf der Registerkarte Diagrammtools/Layout. Wenn ein Diagramm über Achsen verfügt, können Sie in der Liste dazu zunächst die Achse auswählen, die Sie einstellen wollen. In einem Untermenü zu der gewählten Option nehmen Sie jeweils die gewünschten Grundeinstellungen für die Achse vor (à Abbildung 11.37). Sie können hierüber beispielsweise die gesamte Achse oder die Beschriftung dazu ein- und ausblenden sowie die Richtung und auch einige Formate bestimmen.
TIPP
3D-Diagramme verfügen über drei Achsen, die separat ein- und ausgeschaltet werden
können. Nach einem Klick auf die Option Weitere Optionen … können Sie die Einstellungen für die jeweilige Achse im Detail regeln. Die Optionen dafür unterscheiden sich teilweise zwischen der horizontalen und der vertikalen Achse.
Abbildung 11.36 Die Achsen können separat eingestellt werden.
304
Diagramme
Abbildung 11.37 Die Grundoptionen für die Achsen
Die horizontale Achse Die Optionen in der Kategorie Achsenoptionen für die waagerechte Achse dienen beispielsweise zum Festlegen der Art der zu benutzenden Teilstrichbeschriftungen. Hauptstriche unterteilen die Achsen an den Stellen, an denen auch ein Hauptgitternetz angezeigt werden würde – also beispielsweise zwischen den Rub riken. Zusätzliche Hilfsstriche unterteilen die Achsen an den Stellen, an denen auch ein Hilfsgitternetz angezeigt werden würde – also beispielsweise zwischen den Rubriken. Auch andere Einstellungen können hierüber vorgenommen werden ( Abbildung 11.38). Über die Kategorie Ausrichtung legen Sie beispielsweise die Textrichtung für Beschriftungen an der Achse fest. Die Kategorie Zahl erlaubt die Wahl des Zahlenformats.
Die vertikale Achse Die Optionen für die vertikale Achse ermöglichen unterschiedliche Formen der Skalierung ( Abbildung 11.39). Sie können sich durch Aktivieren der einzelnen Optionen im oberen Bereich des Dialogfelds einer automatischen Einstellung bedienen oder die entsprechenden Werte selbst eintragen. Als zusätzliche Optionen können Sie beispielsweise eine logarithmische Skala ver-
Abbildung 11.38 Die Grundoptionen zur horizontalen Achse
wenden und die angezeigten Zahlenwerte durch eine separate Angabe der Einheiten – beispielsweise Tausende – verkürzen.
305
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Diagrammtools/Layout. Sie können – getrennt für die horizontale und die vertikale Achse – ein Hauptgitternetz und ein Hilfsgitternetz ein-/ausschalten. Ein Hauptgitternetz bildet Linien zwischen den Rubriken beziehungsweise an den mit Zahlen markierten Stellen der senkrechten Achse. Ein Hilfsgitternetz liefert zusätzliche Linien. Standardmäßig wird für die vertikale Achse das Hauptgitternetz angezeigt.
11.2.5 Beschriftungen Diagramme gewinnen erst dann an Aussagekraft, wenn klar zu erkennen ist, was in ihnen dargestellt wird. Dazu benötigt ein Diagramm einen Titel und Achsenbeschriftungen. Sie können das Diagramm nachträglich mit diesen Elementen versehen. Alle eingefügten Beschriftungen können Sie nachträglich hinsichtlich der zu verwendenden Schriftparameter formatieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Beschriftung und benutzen Sie die Elemente der dann angezeigten Minisymbolleiste. Abbildung 11.39 Die Einstellungen für die vertikale Achse
»» Logarithmische Skalierung schreibt eine logarithmische Skala an die Größenachse. Das ist besonders dann interessant, wenn sich die darzustellenden Werte in der Größe stark voneinander unterscheiden. Beachten Sie, dass damit nur positive Werte dargestellt werden können.
»» Über Anzeigeeinheiten können Sie eine gemeinsame
Diagrammtitel Zum Einfügen eines Titels markieren Sie zunächst das Diagramm und wählen anschließend die Befehlsschaltfläche Diagrammtitel in der Gruppe Beschriftungen der kontextbezogenen Registerkarte Diagrammtools/Layout. Sie können in der Liste dazu zwischen drei Optionen auswählen ( Abbil dung 11.40 links).
Gitternetz ein- und ausschalten
Wählen Sie in der Liste die gewünschte Option aus. Das fügt zunächst ein Feld mit dem Text Diagrammtitel in das Diagramm ein. Sie können diesen Text – wie alle Texte im Diagramm – nachträglich direkt im Diagramm bearbeiten. Markieren Sie dazu zunächst das Diagrammelement, das Sie bearbeiten wollen. Klicken Sie dann auf die Stelle im Text, an der Sie Änderungen durchführen wollen, und bearbeiten Sie den Text mit denselben Verfahren, die Sie zum Bearbeiten der Inhalte von Tabellenzellen verwenden.
Daneben erleichtern Gitternetzlinien das Ablesen der im Diagramm dargestellten Werte. Ein Hauptgitternetz unterteilt die Achsen grob, das Hilfsgitternetz fügt eine zusätzliche Unterteilung hinzu. Zum Ein- oder Ausschalten von Gitternetzlinien aktivieren Sie zunächst das Diagramm und wählen dann die Befehlsschaltfläche Gitternetzlinien in der Gruppe Achsen auf der Registerkarte
Ein Klick auf Weitere Titeloptionen zeigt das Fenster Diagrammtitel formatieren an. Die Mehrzahl der Kategorien darin entspricht denen, die Sie schon von den Diagrammflächen her kennen ( vorherige Abschnitte). Nach Wahl von Ausrichtung können Sie den Titel über mehrere Optionen für das Layout anpassen ( Abbildung 11.40 rechts).
Einheit an der Achse einfügen und damit die einzelnen anzuzeigenden Zahlen verkürzen.
»» Mit Horizontale Achse schneidet können Sie festlegen, wo die waagerechte Achse die senkrechte Achse schneiden soll. Das ist besonders für Fälle interessant, in denen negative Werte für die waagerechte Achse vorhanden sind.
306
Diagramme
Abbildung 11.40 Lassen Sie einen Titel anzeigen.
Achsentitel
Legenden
Achsentitel sind im Allgemeinen notwendig, da sie dem Betrachter sagen, was dargestellt wird. Zum Einfügen eines Titels für die Achsen markieren Sie zunächst das Diagramm. Öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Achsentitel in der Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Diagrammtools/Layout. In der Liste zur Schaltfläche finden Sie mehrere Möglichkeiten für die Grundeinstellung. Je nach Diagrammtyp stehen Ihnen hier unterschiedlich viele Felder zur Verfügung: Bei Kreis- und Ringdiagrammen können Sie keine Titel eingeben, da diese Diagramme keine Achsen haben. Diagramme mit Achsen verfügen zumindest über zwei Unteroptionen. Flächendiagramme verfügen über drei Achsen, die Sie benennen können. Haben Sie eine oder mehrere Datenreihen einer Sekundärachse zugeordnet, können Sie auch für diese separate Beschriftungen benutzen.
Legenden dienen – wenn mehrere Datenreihen im Diagramm angezeigt werden – zur Identifizierung der einzelnen Datenreihen. Für die Darstellung gibt es einige Optionen. Aktivieren Sie zunächst das Diagramm und öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Legende in der Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Diagrammtools/Layout. In der Befehlsliste zur Schaltfläche finden Sie mehrere Möglichkeiten für die Grundeinstellung.
Ein Klick auf Weitere Optionen ... zeigt das Fenster Achsentitel formatieren an. Die Mehrzahl der Registerkarten darin entspricht denen, die Sie schon von den Diagrammflächen her kennen ( vorherige Abschnitte).
Ein Klick auf Weitere Legendenoptionen zeigt das Fenster Legende formatieren an. Die Mehrzahl der Kategorien darin entspricht denen, die Sie schon von den Diagrammflächen her kennen ( vorherige Abschnitte). Unter Legendenoptionen können Sie unter der Überschrift Legendenposition wählen, wo die Legende im Diagramm angezeigt werden soll. Standardmäßig setzt Microsoft Excel die Legende rechts innerhalb der Diagrammfläche ein. Sie können eine Legende mit der Maus verschieben beziehungsweise das gesamte Legendenfeld in der Größe ändern.
307
Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
Datenbeschriftungen In manchen Fällen wird man sich dazu entscheiden, die grafischen Elemente im Diagramm zusätzlich mit Zahlenwerten zu versehen. Aktivieren Sie dazu das Diagramm und öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Datenbeschriftungen in der Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Diagrammtools/Layout. In der Liste zur Schaltfläche finden Sie mehrere Möglichkeiten für die Grundeinstellung. Ein Klick auf Weitere Datenbeschriftungsoptionen zeigt das Fenster Datenbeschriftungen formatieren an. Die Mehrzahl der Kategorien darin entspricht denen, die Sie schon von den Diagrammflächen und anderen Beschriftungen her kennen ( vorherige Abschnitte). In der Kategorie Beschriftungsoptionen können Sie wählen, was wo im Diagramm angezeigt werden soll. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich wieder – zumindest teilweise – je nach Diagrammtyp. Folgende Elemente stehen (fast) immer zur Verfügung: Wert zeigt die Werte der Datenpunkte an, Kategoriename zeigt für alle Datenpunkte die zugehörige Beschriftung der waagerechten Achse an und Datenreihenname die der Größenachse. Bei Flächendiagrammen blendet diese Option die Namen der Datenreihen ein. Die zusätzliche Option Legendensymbol in Beschriftung einschließen bewirkt, was sie sagt: Neben den Datenbeschriftungen werden im Diagramm entsprechende Legendensymbole mit dem zugewiesenen Format und der festgelegten Farbe angezeigt. Kreis- und Ringdiagramme erlauben andere Optionen. Über Prozentsatz zeigen Sie beispielsweise die prozentuale Aufteilung an. Zusätzlich können Sie auch hier die Werte selbst oder die Beschriftungen anzeigen lassen. Sie können auch wieder die Legendensymbole neben der Datenbeschriftung platzieren und mit der Option Führungslinien anzeigen in Kreisdiagrammen eine Linie vom Kreissegment zur zugehörigen Beschriftung einsetzen.
Datentabelle Wenn die Notwendigkeit auftauchen sollte, das Diagramm und die zugrunde liegende Tabelle zusammen darzustellen, liefert die Datentabelle eine Lösung, die wenig Raum beansprucht. Sie können damit auch in separaten Diagrammblättern die Daten selbst anzeigen
308
lassen. Es werden nur die Daten dargestellt, die auch im Diagramm benutzt werden. Zur Anzeige einer Datentabelle aktivieren Sie das Diagramm und öffnen dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Datentabelle in der Gruppe Beschriftungen der Registerkarte Diagrammtools/Layout. In der Befehlsliste zur Schaltfläche finden Sie mehrere Möglichkeiten für die Grundeinstellung. Für die Datentabelle stehen einige Formatierungsoptionen zur Verfügung. Ein Klick auf Weitere Datentabellenoptionen zeigt das Fenster Datentabelle formatieren an. Über die Optionen im linken Bereich können Sie die Form und Farbe der in der Datentabelle zu verwendenden Linien festlegen. Auf der Registerkarte Datentabellenoptionen lässt sich bestimmen, wo Linien in der Datentabelle gezogen werden sollen. Sie können mehrere Optionen aktivieren. Horizontal zeigt nur innen horizontale Linien an, Vertikal zeigt nur innen vertikale Linien an, Gliederung zeigt nur den umgebenden Rahmen an. Durch Aktivieren von Legendensymbole anzeigen schalten Sie die Darstellung dieser Elemente innerhalb der Datentabelle an. Das kann dem Betrachter beim Identifizieren der Werte helfen.
11.2.6 Analysewerkzeuge Über die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Analyse der Registerkarte Diagrammtools/Layout können Sie dem Diagramm zusätzliche Verfeinerungen hinzufügen ( Abbildung 11.41). Mithilfe der Trendlinienfunktion können Sie Ausgleichskurven oder grafische Vorhersagen in Ihre Diagramme einfügen. Über Fehlerindikatoren lässt sich für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie können damit dem Betrachter zeigen, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt.
Trendlinien Zum Erstellen einer solchen Trendlinie markieren Sie zunächst das Diagramm und öffnen dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Trendlinie unterhalb von Analyse auf der Registerkarte Diagrammtools/Layout. Legen Sie die Grundeinstellungen für die Trendlinie fest. Wählen Sie unter den sechs Alternativen
Diagramme
Abbildung 11.41 Die Gruppe Analyse
den für Ihre Daten geeigneten Typ aus. Wenn Sie vorher noch keine einzelne Datenreihe ausgewählt haben, müssen Sie angeben, welche Datenreihe mit einem solchen Indikator versehen werden soll. Trendlinien können nur für Diagramme mit Achsen – also nicht für Kreis-, Ring- oder Blasendiagramme – erstellt werden. Ein Klick auf Weitere Trendlinienoptionen zeigt das Dialogfeld Trendlinie formatieren an ( Abbildung 11.42). Besonders interessant ist darin die Kategorie Trendlinienoptionen. Die restlichen Registerkarten kennen Sie schon von anderen Formatierungsaufgaben her ( vorherige Abschnitte). Einige Optionen darin bedürfen vielleicht einer zusätzlichen Erklärung:
»» Wenn Sie den Typ Polynomisch gewählt haben, können Sie im Feld Reihenfolge die Ordnung des Polynoms festlegen.
»» Wenn Sie die Option Benutzerdefiniert im Gruppenfeld Name der Trendlinie gewählt haben, können Sie eine Bezeichnung für die Trendlinie eingeben. Diese wird dann in der Legende angezeigt.
»» Im Gruppenfeld Prognose können Sie festlegen, um wie viele Perioden die Trendlinie vor und hinter die vorhandenen Daten extrapoliert werden soll.
Abbildung 11.42 Aktivieren Sie die Art der Kurve.
»» Wenn Sie das Kontrollkästchen Schnittpunkt aktivieren, geht die Trendlinie durch den im Feld rechts davon angegebenen Wert.
»» Mit Formel im Diagramm anzeigen können Sie zusätzlich die zur Berechnung der Trendlinie verwendete Funktion im Diagramm anzeigen lassen.
»» Die Option Bestimmtheitsmaß im Diagramm darstellen zeigt ein Maß für die Genauigkeit der Trendaussage im Diagramm an.
Fehlerindikatoren Mithilfe von Fehlerindikatoren können Sie für die Mehrzahl der Diagrammtypen die Anzeige eines Fehlerbereichs bewirken. Sie können damit dem Betrachter zeigen, dass es sich bei den im Diagramm dargestellten Daten nicht um genaue Zahlen, sondern um Werte innerhalb eines bestimmten Bereichs handelt. Markieren Sie zunächst das Diagramm und öffnen Sie dann die Liste zur Befehlsschaltfläche Fehlerindikatoren der Gruppe Analyse auf der Register-
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Kapitel 11 • Die optische Gestaltung der Daten
karte Diagrammtools/Layout. Legen Sie die Grundeinstellungen für den Indikator fest ( Abbildung 11.43 links). Auch hier müssen Sie – wenn Sie vorher noch keine einzelne Datenreihe ausgewählt haben – angeben, welche Datenreihe mit einem solchen Indikator versehen werden soll ( Abbildung 11.43 rechts). Nach Wahl von Weitere Fehlerindikatorenoptionen können Sie Feineinstellungen für die Anzeige vornehmen ( Abbildung 11.44).
Abbildung 11.43 Legen Sie Fehlerindikatoren fest.
»» Unter Anzeige wählen Sie die Form der Fehlerdarstellung. Solche Bereiche können entweder nach oben, nach unten oder in beide Richtungen angezeigt werden.
»» Die Optionen unter Fehlerbetrag liefern alternative Möglichkeiten zum Festlegen der Größe des Fehlers. Sie können diese als konstanten Wert oder Prozentsatz eingeben. Die Option Prozentsatz zeigt bei größeren Basisdaten auch größere Fehler an. Standardabweichung(en) verwendet für den Fehlerbetrag eine bestimmte – festlegbare – Anzahl von Standardabweichungen vom Mittel der grafisch dargestellten Werte. Standardfehler benutzt für den Fehlerbetrag den Standardfehler. Sie können auch im Feld Benutzerdefiniert einen Wert eingeben, um einen in der Tabelle definierten Wert als Fehlerbetrag für die einzelnen Datenpunkte zu verwenden.
11.3 Sparklines Sparklines sind neu in Microsoft Excel 2010. Eine Spark line ist ein sehr kleines Diagramm in der Zelle eines Arbeitsblatts, das Daten visuell darstellt. Mit Sparklines können Sie Trends für eine Wertereihe aufzeigen. Um eine größtmögliche Wirkung zu erzielen, sollten Sie eine Sparkline in der Nähe der zugehörigen Daten positionieren. Sie können auch in eine Zelle Text eingeben und eine Sparkline als Hintergrund verwenden.
Abbildung 11.44 Der Fehlerindikator beschreibt einen Genauigkeitsbereich.
310
Sparklines
11.3.1
Einen Trend anzeigen
Sorgen Sie dafür, dass sich neben den Datenreihen, zu denen Sie Sparklines benutzen wollen, leere Zellen befinden. Das ist zwar nicht unbedingt notwendig, vereinfacht aber die Anzeige. Markieren Sie die Zelle, in der die Sparkline erscheinen soll, und wählen Sie die Registerkarte Einfügen im Menü band. Klicken Sie auf die Gruppe Sparklines und wählen Sie eine Form. Sie haben hier die Wahl zwischen drei Typen. Ein Klick auf die jeweilige Schaltfläche zeigt das Dialogfeld Sparklines erstellen an ( Abbildung 11.45).
Klicken Sie im Dialogfeld Sparklines erstellen in das Feld Datenbereich und markieren Sie dann in der Tabelle den Bereich, der als Grundlage für das kleine Diagramm dienen soll. Bestätigen Sie über OK. Die Sparkline wird im vorher markierten Feld erstellt ( Abbildung 11.46).
11.3.2 Sparklines verfeinern Solange die Zelle mit der Sparkline markiert ist, wird die Registerkarte Sparklinetools/Entwurf angezeigt. Sie können darüber die Sparkline abwandeln oder verfeinern. Benutzen Sie beispielsweise den Katalog Formatvorlage.
Abbildung 11.45 Eine Sparkline erstellen
Abbildung 11.46 Eine Sparkline wurde eingefügt.
311
Kapitel 12 Weitere Excel-Funktionen und Optionen Im letzten Kapitel dieses Teils über Microsoft Excel 2010 wollen wir noch auf einige weitere Funktionen dieses Programms eingehen – beispielsweise auf das Arbeiten mit Listen. Wie alle Programme des Office-Pakets verfügt auch Excel über Möglichkeiten zum individuellen Anpassen des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen und speziellen Arbeitsgewohnheiten.
» Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen dient (à Abschnitt 12.1). Eine solche Liste kann in Excel als Datenbank verwendet werden. Mithilfe von PivotTables können Sie interaktive Übersichtstabellen erstellen, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können.
» Microsoft Excel verfügt über eine Vielzahl von Optionen zur individuellen Anpassung des Programms an Ihre persönlichen Präferenzen (à Abschnitt 12.2). Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten der Anpassung finden Sie vor allem in dem Programmbereich, den Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Excel-Optionen der Registerkarte Datei auf den Bildschirm bringen. Sie holen damit ein Fenster auf den Bildschirm, über das Sie mittels der Schaltflächen im linken Teil mehrere Bereiche anzeigen lassen können.
312
Einige der in diesem Kapitel gezeigten Beispiele finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 12. Benutzen Sie diese, wenn Sie die Ausführungen selbst nachvollziehen wollen und Ihnen die Eingabe der Daten zu mühsam ist.
HINWEIS
12.1 Listen Eine Liste ist ein zusammenhängender Bereich in einer Tabelle, der zum Organisieren, Verarbeiten und Abrufen von Informationen aus umfangreichen Datenbeständen dient. Eine solche Liste kann als Datenbank verwendet werden: Dabei stellen die Spalten die einzelnen Felder und die darunter liegenden Zeilen die einzelnen Datensätze dar. In der ersten Zeile einer Liste steht die Überschriftenzeile mit den Feldnamen. Jeder einzelne Auftrag darunter in dieser Liste wäre ein Datensatz beziehungsweise eine Zeile mit den entsprechenden Informationen. Verschiedene Filterfunktionen erlauben es, nur die Zeilen anzuzeigen, die einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen. Sie können in die Liste Teilergebniszeilen einfügen, in denen Daten der Liste zusammengefasst werden. Außerdem können Sie Teilsummen für die Werte der Datensätze bilden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Mithilfe von PivotTables können Sie eine interaktive Übersichtstabelle erstellen, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Die
Listen
Werkzeuge dafür finden Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern in der Registerkarte Daten.
12.1.1
Daten aus anderen Quellen übernehmen
Der mühsamste Teil beim Arbeiten mit Listen besteht meist darin, die Datenblöcke zu erstellen. Dafür stehen Ihnen in Excel mehrere Hilfsfunktionen zur Verfügung, die Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf der Registerkarte Daten finden.
Daten aus Textdateien importieren Oft liegen Daten, die Sie in einer Datentabelle bearbeiten wollen, zunächst nur in einem Textformat vor. Sie können solche Dateien in Excel importieren. Dazu öffnen Sie im Dialogfeld Öffnen die Liste zu der normalerweise mit Excel-Dateien beschrifteten Schaltfläche und wählen darin die Option Textdateien. Markieren Sie dann die gewünschte Textdatei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
Besser ist es aber, wenn Sie solche Dateien nicht direkt öffnen, sondern importieren. Dann meldet sich der Textkonvertierungs-Assistent, der die einzelnen Teile einer Zeile auf die Spalten der Tabelle aufteilt. Sie müssen dafür nur einige Angaben bezüglich des Datentyps der Textdatei machen.
»
Dazu markieren Sie die Zelle, an der später die importierten Daten beginnen sollen. Öffnen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus Text. Markieren Sie im Dialogfeld Textdatei importieren die Datei, die die gewünschten Textdaten enthält, und klicken Sie auf Importieren. Das startet den Assistenten.
» Wählen Sie im ersten Schritt des Assistenten den Datentyp aus (à Abbildung 12.1). Für die Mehrzahl der Fälle benutzen Sie die Option Getrennt. Klicken Sie dann auf Weiter.
» Wenn die Daten in der Textdatei durch Tabulatorzeichen und Absatzmarken voneinander getrennt sind, werden sie danach ohne weiteres Zutun als Tabelle angezeigt. Die einzelnen Bestandteile werden in diesem Fall auf mehrere Zellen aufgeteilt.
» Sind die Daten durch Leerzeichen oder Kommata voneinander getrennt, wird automatisch der Textkonvertierungs-Assistent gestartet, mit dessen Hilfe Sie die Datenbestandteile auf die einzelnen Zeilen der Tabelle verteilen können. Darauf werden wir gleich noch zu sprechen kommen. Zum Importieren kleinerer Datenbestände TIPP können Sie aber auch die Zwischenablage benutzen: Öffnen Sie über ein Explorer-Fenster die entsprechende Datei beispielsweise im Editor oder in WordPad. Markieren Sie den gesamten Inhalt der Datei und kopieren Sie ihn in die Zwischenablage. Markieren Sie in Excel die gewünschte Zelle und klicken Sie auf Einfügen auf der Registerkarte Start.
Abbildung 12.1 Legen Sie den Datentyp fest – beachten Sie besonders die Optionen Getrennt und Feste Breite.
» Aktivieren Sie im zweiten Schritt unter Trennzeichen die Option für das Zeichen, mit dem die einzelnen Elemente getrennt sind (à Abbildung 12.2). Meist ist das ein Tabstopp. Unten im Dialogfeld des Assistenten werden im Feld Vorschau die Datenfelder angezeigt. Wenn Sie nicht wissen, über welchen Datentyp die Textdatei verfügt, probieren Sie mehrere Optionen aus und kontrollieren Sie die Vorschau. Das Ziel ist, dass die Daten in getrennten Spalten angezeigt werden.
313
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Abbildung 12.3 Sie müssen angeben, welche Tabelle oder Abfrage die gewünschten Daten enthält.
» Markieren Sie das Format, in dem die Daten im Tabellenblatt angezeigt werden sollen, und kontrollieren Sie den Ort, an dem die Daten in die Mappe eingefügt werden sollen (à Abbildung 12.4). Sie können ihn hier noch ändern.
Abbildung 12.2 Legen Sie das verwendete Trennzeichen fest – meist werden Sie hier Tabstopp verwenden.
» Klicken Sie auf Fertig stellen. Geben Sie dann noch an, wo die zu importierenden Daten eingefügt werden sollen. Nach Abschluss der Arbeit mit dem Assistenten sind die einzelnen Bestandteile einer Zeile der Textdatei auf verschiedene Spalten der Tabelle aufgeteilt. In einem dritten Schritt des Assistenten können Sie Formate für die einzelnen Spalten festlegen. Meist erübrigt sich das aber.
TIPP
Daten aus Access importieren Sie können in Excel auch Daten importieren, die in einer Access-Tabelle oder -Abfrage vorliegen. Dazu müssen Sie zunächst die Datenbank auswählen, in der die Daten gespeichert sind. Eine Datenbank enthält meist mehrere Daten und/oder Abfragen. Wenn das der Fall ist, müssen Sie anschließend angeben, in welchem dieser Objekte die gewünschten Daten vorliegen.
»
Markieren Sie die Zelle, an der später die importierten Daten beginnen sollen. Öffnen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus Access. Markieren Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen die Access-Datei, die die gewünschten Daten enthält, und klicken Sie auf Öffnen.
» Markieren Sie die Tabelle oder Abfrage, die die gewünschten Daten enthält, und klicken Sie auf OK (à Abbildung 12.3).
314
Abbildung 12.4 Wählen Sie das Format aus und kontrollieren Sie den Ort, an dem die Daten eingefügt werden sollen.
» Nach einem weiteren Klick auf OK werden die Daten importiert.
Daten aus dem Web importieren Das Internet ist eine Quelle für viele Daten. Sie können diese auf einfache Weise von einer Webseite übernehmen. Dazu müssen Sie die gewünschte Webseite auswählen und dann festlegen, welche Daten Sie daraus übernehmen wollen.
»
Markieren Sie die Zelle, an der später die importierten Daten beginnen sollen. Öffnen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie in der Gruppe Externe Daten abrufen auf Aus dem Web.
» Geben Sie im Dialogfeld Neue Webabfrage die Adresse der Seite ein, von der aus Sie Daten importieren
Listen
wollen, und klicken Sie auf OK. Daten, die Sie übernehmen können, sind mit einem Pfeil auf gelbem Untergrund versehen. Klicken Sie auf einen dieser Pfeile. Die Daten werden markiert ( Abbildung 12.5).
»» Wählen Sie das Blatt aus, auf dem die importierten Daten abgelegt sind. Wählen Sie die Registerkarte Daten und öffnen Sie in der Gruppe Verbindungen den Katalog zur Schaltfläche Alle aktualisieren. Klicken Sie darin auf den Befehl Verbindungseigenschaften ( Abbildung 12.6).
Abbildung 12.5 Wählen Sie die zu importierenden Daten aus.
»» Klicken Sie auf Importieren und bestätigen Sie nochmals, wo die Daten in Ihre Mappe eingefügt werden sollen.
Daten aktualisieren Insbesondere Daten, die Sie aus dem Web importiert haben, können sich in kurzer Zeit ändern. Um die gerade aktuellen Daten in der Mappe verfügbar zu haben, wählen Sie zunächst das Blatt aus, auf dem die importierten Daten abgelegt sind. Wählen Sie dann die Registerkarte Daten, öffnen Sie in der Gruppe Verbindungen die Liste zu Alle aktualisieren und wählen Sie Aktualisieren.
Daten automatisch aktualisieren lassen Bequemer ist es natürlich, für eine automatische Aktualisierung zu sorgen . Auch das ist möglich:
Abbildung 12.6 Über die Verbindungseigenschaften können Sie für eine periodische Aktualisierung sorgen.
»» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisierung alle. Geben Sie rechts davon einen Wert für die Minuten ein und bestätigen Sie über OK.
12.1.2 Excel-Tabellen Neu bei Excel ist seit der Version 2007 der etwas missverständliche Begriff Tabelle. Damit ist nicht ein Tabellenblatt gemeint, sondern eine besondere Form der Darstellung von Daten auf einem solchen Tabellenblatt. Mit einer Tabelle können Sie Bereiche definieren, in denen Daten in einer Liste zusammengefasst werden. Das hat den Vorteil, dass Sie Sortier- und Filterfunktionen darin durchführen können, ohne dass rechts neben diesem Bereich vorhandene Eintragungen davon betroffen werden.
315
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Eine Excel-Tabelle erstellen
»» Nach dem Bestätigen über OK wird die Excel-Tabelle
Eine Tabelle müssen Sie zunächst erstellen. Sorgen Sie dafür, dass der Datenbestand in einem geschlossenen Tabellenbereich vorliegt. Keine leeren Zeilen oder Spalten dürfen vorhanden sein. Die Zeilen müssen über eine identische Struktur verfügen. Letzteres betrifft beispielsweise die Formeln ( Abbildung 12.7).
erstellt. Jede Spalte verfügt über eine Überschrift mit einer Schaltfläche zum Sortieren und Filtern. Außerdem wird der Tabellenbereich automatisch formatiert. Sie können das Erscheinungsbild aber später noch ändern.
Abbildung 12.9 Eine Excel-Tabelle wurde erstellt. Abbildung 12.7 Die Grunddaten müssen über eine identische Struktur verfügen.
»» Markieren Sie dann mindestens eine Zelle des Bereichs, in dem bereits Daten eingegeben wurden. Sie können auch den gesamten Bereich mit den Daten markieren.
»»
Klicken Sie dann auf Tabelle in der Gruppe Tabellen der Registerkarte Einfügen im Menü band. Excel sollte den Bereich der Liste automatisch ermitteln. In einem Dialogfeld müssen Sie ihn aber noch bestätigen ( Abbildung 12.8).
Abbildung 12.8 Bestätigen Sie den Tabellenbereich.
»» Sie können die Größe der Tabelle verändern, indem Sie die Markierung in der unteren rechten Ecke verschieben. Beachten Sie die zusätzliche Option Tabelle hat Überschriften.
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Als Tabelle formatieren Alternativ können Sie zum Erstellen einer Tabelle den Befehl Als Tabelle formatieren in der Gruppe Formatvorlagen der Registerkarte Start verwenden. Markieren Sie auch hier zunächst den Bereich in der Tabelle, den Sie formatieren wollen. Wenn Sie eine einzelne Zelle daraus wählen, bestimmt Microsoft Excel den Bereich für Sie, indem alle Nachbarzellen, die über eine Eingabe verfügen, ebenfalls markiert werden. Andere Zellbereiche der Tabelle, die durch leere Zellen von diesem Bereich getrennt sind, werden nicht automatisch mit eingeschlossen. Im Katalog zum Befehl Als Tabelle formatieren bestimmen Sie das gewünschte Format. Nach dem Bestätigen wird das Format für den markierten Bereich übernommen.
AutoVervollständigen Wenn Sie die Liste von Grund auf in eine Tabelle eingeben müssen, ermöglicht die Funktion AutoVervollständigen die schnelle Eingabe von sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte ( Abbildung 12.10).
»» Falls die ersten Buchstaben eines neuen Spalteneintrags mit denen eines bereits vorhandenen Eintrags in dieser Spalte übereinstimmen, setzt Microsoft Ex-
Listen
Solange mindestens eine Zelle in einer Excel-Tabelle markiert ist, wird im Menüband die Registerkarte Tabellentools/Entwurf angezeigt. Sie beinhaltet viele Werkzeuge zum Arbeiten mit Excel-Tabellen. Beispielsweise öffnet bei zusammengefasstem Menüband ein Klick auf Schnellformatvorlagen eine Liste mit verschiedenen Layoutalternativen für die Excel-Tabelle. Bei vollständig angezeigtem Menüband werden die Layoutalternativen direkt in der Gruppe Tabellenformatvorlagen angezeigt.
12.1.3 Filtern Abbildung 12.10 Die Funktion AutoVervollständigen hilft bei sich wiederholenden Einträgen in einer Spalte.
cel automatisch die restlichen Zeichen ein. Haben Sie beispielsweise in einer Spalte schon einmal den Vornamen Beatrix – sonst aber keinen mit dem Buchstaben B beginnenden Namen – eingegeben, genügt bereits die Eingabe des ersten Buchstabens, um Beatrix als neue Eingabe zu erzeugen. Sie müssen immer so viele Buchstaben eingeben, bis eine eindeutige Identifikation möglich ist. Um den Vorschlag des Programms zu akzeptieren, bestätigen Sie einfach mit der Æ-Taste. Um ihn zu ignorieren, setzen Sie die Eingabe in der gewünschten Weise fort.
» Falls Microsoft Excel den Eintrag selbst nicht ermitteln kann, können Sie auch einen über die Liste der Einträge im Kontextmenü auswählen, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf die Zelle anzeigen lassen können. Wählen Sie darin den Befehl Dropdown-Auswahlliste, um die Liste der Einträge in der Spalte einzusehen, und wählen Sie dann in dieser Liste den gewünschten Eintrag aus.
» Interessant ist außerdem, dass die in der Liste bereits vorhandenen Formate oder Berechnungsformeln übertragen werden. Sie brauchen die Zelleinträge in der neuen Zeile also weder separat zu formatieren noch eventuell benutzte Formeln zu kopieren. Die Funktion AutoVervollständigen steht in Excel immer zur Verfügung, nicht nur, wenn Sie Datenbereiche aufbauen. In manchen Fällen ist sie aber mehr störend als hilfreich.
TIPP
Durch Filtern können Sie die für Sie gerade wichtigen Datensätze in der Liste anzeigen lassen. Die anderen Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet. Zwei Filterfunktionen stehen zur Verfügung:
» Über die Option Filter können Sie solche Datensätze aus einer Liste herausfiltern, bei denen die Einträge in einer Spalte einen bestimmten Wert enthalten oder eine Reihe von Kriterien erfüllen.
» Mit dem Befehl Spezialfilter haben Sie die Möglichkeit, die Daten der Liste unter Verwendung eines separaten Kriterienbereichs zu filtern. Zusätzlich können Sie die Ergebnisse der Filterung an eine andere Stelle in der Tabelle oder in eine andere Tabelle kopieren lassen.
Der einfache Filter Die Feldnamen einer Excel-Tabelle sind mit Pfeilen zum Öffnen von Menüs ausgestattet. Wählen Sie darüber die Filterkriterien aus, indem Sie das Menü für die Spalte öffnen, für die Sie die Kriterien eingeben wollen. Die Liste beinhaltet alle Einträge in der Spalte sowie zusätzliche Optionen (à Abbildung 12.11).
Filtern nach Feldeinträgen Wenn Sie einen der aufgelisteten Feldeinträge wählen, werden die Datensätze herausgefiltert, die über diesen Eintrag verfügen.
» Klicken Sie in der Überschriftzeile auf die Pfeilspitze in der Spalte, nach deren Inhalten Sie filtern wollen.
» Klicken Sie dann auf das Kontrollkästchen (Alles auswählen), um es abzuschalten.
317
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Auswahl aus den in der Spalte vorhandenen Werten auch die Möglichkeit, ein Filterkriterium selbst festzulegen ( Abbildung 12.13). Optionen wie Ist gleich oder Ist nicht gleich zeigen ein Dialogfeld an, in dem Sie den gewünschten Wert eingeben können.
Abbildung 12.11 Mit dem AutoFilter können Sie über ein Listenfeld die Einträge filtern.
»» Klicken Sie anschließend auf das Optionskästchen für den Eintrag, der angezeigt bleiben soll. Beispielsweise können Sie für das Feld Wohnort nach dem Eintrag München filtern. Klicken Sie auf OK. Dass ein Filter noch aktiv ist, erkennen Sie an dem anders dargestellten Pfeil im entsprechenden Feld. In Abbildung 12.12 handelt es sich beispielsweise um das Feld Name.
Abbildung 12.13 Die Optionen für den Zahlenfilter
Top 10 Mit der Option Top 10 im Untermenü zu Zahlenfilter können Sie eine bestimmte Anzahl oder einen bestimmten Prozentsatz der Datensätze anzeigen lassen. Diese Möglichkeit trifft natürlich vordringlich auf Felder mit numerischem Inhalt zu. Sie haben hier die Möglichkeit, jeweils die obersten oder die untersten Werte anzeigen zu lassen – beispielsweise die obersten 15 oder die untersten 5 ( Abbildung 12.14).
Abbildung 12.12 Eine Liste wurde gefiltert.
Die Option (Alles auswählen) im Katalog bewirkt, dass wieder alle Einträge in der Liste angezeigt werden.
Zahlenfilter Auf dieselbe Weise können Sie bei Spalten mit Zahlenwerten die Unteroptionen zum Listeneintrag Zahlenfilter wählen. Hier haben Sie neben der Möglichkeit zur
318
Abbildung 12.14 Über Top 10 filtern Sie die Spitzenwerte heraus.
Wählen Sie im linken Feld, ob Sie die obersten oder die untersten Werte anzeigen lassen wollen. Geben Sie im mittleren Feld an, wie viele Elemente oder wie viel Pro-
Listen
zent der Gesamtheit nach dem Filtern angezeigt werden sollen. Legen Sie im rechten Feld fest, ob eine bestimmte Anzahl oder ein Prozentsatz der Gesamtheit nach dem Filtern angezeigt werden soll.
Benutzerdefinierter AutoFilter Sie können über das Untermenü zu Zahlenfilter oder Textfilter auch mit der Option Benutzerdefinierter Filter das Dialogfeld Benutzerdefinierter AutoFilter anzeigen lassen, in dem Sie zusätzliche Filterkriterien angeben können. In diesem Dialogfeld lassen sich maximal zwei vergleichende Filterkriterien für eine Spalte festlegen. Diese beiden Kriterien können Sie durch eine Und- oder eine Oder-Bedingung verknüpfen und damit bewirken, dass die Kriterien zusammen oder alternativ wirken (à Abbildung 12.15).
Sie zuerst in der Tabelle mit der Liste einen Zellbereich für die Kriterien definieren, in dem die Spaltenüberschriften zusammen mit den Auswahlkriterien angegeben werden. Am übersichtlichsten geht das oberhalb der eigentlichen Liste. Sie können den Kriterienbereich auch an jeder anderen Stelle der Tabelle festlegen. Die Lage oberhalb der Liste hat den Vorteil, dass die Namen der Feldspalten übereinanderliegen und dass die Liste später erweitert werden kann, ohne dass der Kriterienbereich dadurch überschrieben würde.
» Dazu fügen Sie beispielsweise zunächst oben im Tabellenblatt mehrere Zeilen ein und kopieren dann in die oberste Zeile die Zeile mit den Spaltenüberschriften.
» Geben Sie anschließend unterhalb dieser kopierten Überschriften die Filterkriterien ein. Wollen Sie beispielsweise aus einer Namensliste alle Einträge mit dem Nachnamen Kiddo herausfiltern, können Sie hier das Kriterium *Kiddo eingeben (à Abbildung 12.16).
Abbildung 12.15 Einen benutzerdefinierten Filter verwenden
Wählen Sie im linken Feld einen Vergleichsoperator aus und geben Sie rechts den Wert ein, den Sie zusammen mit dem Vergleichsoperator verwenden möchten, oder wählen Sie einen aus dem Listenfeld aus. Dieses Listenfeld beinhaltet alle in der Spalte vorhandenen Daten. Wenn Sie zwei Kriterien verwenden wollen, wählen Sie entweder die Option Und oder die Option Oder und wiederholen die Schritte. Wenn nach der Eingabe von Filterkriterien alle Datensätze aus der Liste verschwinden, liegt das daran, dass keiner der Datensätze die eingegebenen Filterkriterien erfüllt.
ACHTUNG
Spezialfilter Die Arbeit mit dem Spezialfilter ist umständlicher, bietet aber mehrere zusätzliche Möglichkeiten. Dazu müssen
Abbildung 12.16 Ein Spezialfilter benutzt einen separaten Kriterienbereich.
» Markieren Sie eine Zelle in der Liste – nicht im Kriterienbereich – und wählen Sie dann Erweitert in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Daten. Im Dialogfeld Spezialfilter müssen Sie die Adressen für den Listenbereich und den Kriterienbereich angeben. Sie können dazu den Bereich in der Tabelle mithilfe der Maus markieren oder die Adressen selbst eintippen (à Abbildung 12.17).
319
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Um sicherzustellen, dass in der Liste doppelt vorhandene Datensätze nur einmal angezeigt werden, aktivieren Sie im Dialogfeld Spezialfilter das Kontrollkästchen Keine Duplikate.
TIPP
Abbildung 12.17 Listen- und Kriterienbereich müssen festgelegt werden.
» Die Wahl der Option unter Aktion legt fest, wo die Ergebnisse des Vorgangs gezeigt werden sollen. Liste an gleicher Stelle filtern sorgt dafür, dass die Liste selbst gefiltert wird. Nicht den Kriterien entsprechende Datensätze werden aus der Liste ausgeblendet (à Abbildung 12.18).
12.1.4 Sortieren Die Einträge in einer Liste können nach mehreren Kriterien gleichzeitig sortiert werden. Wenn in dem Feld, nach dem zuerst sortiert wird, bei mehreren Datensätzen derselbe Eintrag vorliegt – wenn beispielsweise derselbe Name mehrfach auftritt –, tritt das zweite Sortierkriterium in Kraft. Entsprechendes gilt für das zweite und dritte Kriterium usw. Auf diese Weise können Sie dafür sorgen, dass die Datensätze in fast jede beliebige Reihenfolge gebracht werden können. Sortiert werden kann nach Zahlenwerten, Texteinträgen sowie Datums- und Uhrzeitangaben. Zusätzliche Sortierfolgen können Sie unter den Excel-Optionen eingeben (à unten). Hier sind bereits die Namen der Wochentage und der Monate als Reihenfolge vorgegeben. Wenn Sie solche also in einer Tabelle verwendet haben, können Sie auch danach sortieren lassen.
Einfaches Sortieren Abbildung 12.18 Das Ergebnis des Filterns
Um die Ergebnisse in einem anderen Tabellenblatt ablegen zu können, müssen Sie zuerst zu diesem wechseln und den Befehl dann von dort aus aufrufen.
TIPP
Ergebnisse an anderer Stelle Wollen Sie die Ergebnisse der Filterung nicht nur anzeigen, sondern weiterverarbeiten, empfiehlt es sich, diese automatisch an eine andere Stelle kopieren zu lassen. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Spezialfilter die Option An eine andere Stelle kopieren und geben Sie dann im Feld Kopieren nach den Zellbereich an, in den die Ergebnisse des Filterprozesses kopiert werden sollen. Es reicht aus, wenn Sie dazu auf die Zelle in der oberen linken Ecke des Zielbereichs klicken.
320
Wollen Sie die Liste nur nach einem Kriterium sortieren, können Sie dazu auch die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Daten verwenden. Markieren Sie zunächst eine Zelle in der Spalte, nach der die Liste sortiert werden soll, und klicken Sie dann je nach Sortierwunsch auf die Schaltfläche Aufsteigend (A bis Z) oder auf die Schaltfläche Absteigend (Z bis A).
Der Befehl Sortieren Markieren Sie eine Zelle in der Liste und wählen Sie dann Sortieren in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Daten. Das Dialogfeld Sortieren wird geöffnet (à Abbildung 12.19).
» Wählen Sie das erste Sortierkriterium aus, indem Sie unter Sortieren nach das Feld angeben, nach dessen Einträgen sortiert werden soll. Im Listenfeld dazu werden alle Spaltenüberschriften in der Liste aufgeführt. Über die Liste zu Sortieren nach können Sie angeben, ob nach den Werten oder nach einem
Listen
Abbildung 12.19 Sie können eine Liste nach Kriterien sortieren lassen.
Formatierungskriterium sortiert werden soll. Legen Sie auch fest, ob auf- oder absteigend sortiert werden soll.
»» Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ebene hinzufügen. Eine weitere Zeile mit der gleichen Struktur wird angezeigt. Geben Sie hier die entsprechenden Anweisungen ein.
»» Mit Daten haben Überschriften geben Sie an, ob die Überschriftenzeile auch markiert wurde. Wenn Sie vor dem Aufrufen des Befehls zum Sortieren nur eine Zelle in der Liste gewählt hatten, erfolgt die Einstellung automatisch. Haben Sie aber die Überschriftenzeile markiert und aktivieren das Kontrollkästchen nicht, wird diese Zeile in den Sortiervorgang mit eingeschlossen.
Sortieroptionen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Optionen im Dialogfeld Sortieren zeigen Sie ein zusätzliches Dialogfeld an, über das sich weitere Sortieroptionen einstellen lassen ( Abbildung 12.20). Sie können hierüber auch angeben, ob zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden und ob nach Spalten oder Zeilen sortiert werden soll.
Abbildung 12.20 Zusätzliche Sortieroptionen können eingestellt werden.
12.1.5 PivotTables und PivotCharts Was sich hinter dem Begriff PivotTable verbirgt, ist auf den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. Wenn man aber erst einmal den Sinn begriffen hat, wird man dieses Werkzeug für bestimmte Aufgaben gern einsetzen. Es handelt sich dabei um eine interaktive Übersichtstabelle, anhand derer Sie die Daten der Liste zusammenfassen und analysieren können. Durch Ziehen und Ablegen der Felder in dieser Tabelle können Sie Daten ordnen, organisieren und analysieren. Bei dem in diesem Kapitel benutzten Beispiel können Sie mit einer solchen Analyse beispielsweise eine Tabelle erzeugen, in der die einzelnen Aufträge nach Datum und Wohnort des Kunden aufgelistet werden. Der überragende Vorteil einer PivotTable besteht darin, dass Sie die Achsen der Tabelle – im Beispiel Datum und Wohnort – schnell gegen andere Spalten der Liste austauschen können.
PivotTable erstellen Um eine PivotTable zu erstellen, müssen Sie zunächst die Grundstruktur der PivotTable über die drei Schritte eines Assistenten festlegen. Anschließend werden diese Grundstruktur und die kontextbezogene Registerkarte PivotTable-Tools angezeigt. Mithilfe dieser Elemente können Sie dann die gewünschten Feinheiten einstellen. Markieren Sie zumindest eine Zelle in der Liste oder dem Datenblock und wählen Sie dann den Befehl PivotTable in der Liste zur gleichnamigen Schaltfläche der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Einfügen. Geben Sie anschließend die gewünschten Daten in den Dialogfeldern des Assistenten an ( Abbildung 12.21).
321
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
»» Anschließend geben Sie an, wo die PivotTable erstellt werden soll. Da eine solche Tabelle recht umfangreich sein kann, ist es meist besser, sie in einem neuen Arbeitsblatt zu erstellen.
Abbildung 12.21 Der Assistent erstellt die Grundstruktur.
»» Definieren Sie – falls der Datenbereich nicht automatisch erkannt wurde – den zu bearbeitenden Tabellenbereich. Ein Klick auf die Schaltfläche Dialog reduzieren rechts vom Feld Tabelle/Bereich verkleinert das Dialogfeld und erlaubt es, den Bereich mit der Maus zu markieren.
Damit haben Sie nur die Grunddaten – die Verbindung mit der Datenquelle und die Position – für die PivotTable festgelegt. Als Ergebnis wird die PivotTable-Feldliste angezeigt, über die Sie bestimmen müssen, welche Daten wie angezeigt werden sollen. Markieren Sie dazu einen Namen in der Liste und ziehen Sie ihn an die Stelle, an der er in der fertigen PivotTable angezeigt werden soll ( Abbildung 12.22). Sie können bereits angeord nete Symbole innerhalb der Tabelle verschieben oder sie zurücksetzen, indem Sie sie aus der Tabelle heraus ziehen. Zur Ablage stehen Ihnen hier vier Bereiche zur Verfügung: Mit den Spaltenbeschriftungen und Zeilenbeschriftungen bilden Sie den Rahmen für die Tabelle. Den
Abbildung 12.22 Felder müssen zuerst positioniert werden.
322
Listen
Abbildung 12.23 Die PivotTable besteht aus Spalten-, Zeilen- und Datenfeldern.
eigentlichen Tabelleninhalt – die Werte – legen Sie im Hauptbereich ab. Sie müssen mindestens Felder für die Spalten- und Zeilenbezeichnungen sowie für Datenfelder in der Tabelle angeben. Eine zusätzliche Dimension können Sie über den Berichtsfilter definieren, mit dessen Hilfe Sie verschiedene Seiten der Tabelle anzeigen lassen können. Auf der Basis der Position dieser Feldnamen erstellt Microsoft Excel dann die PivotTable ( Abbildung 12.23). Die Quelldaten in der Liste bleiben dabei unverändert. Sie können die Lage der Feldnamen in der Tabelle jederzeit durch Ziehen mit der Maus ändern – beispielsweise ein Spaltenfeld gegen ein Zeilenfeld oder gegen ein Datenfeld austauschen – und damit die Struktur der Tabelle ändern. Die Felder ermöglichen außerdem ein Aus- und Einblenden einzelner Feldinhalte und damit ein beliebiges Filtern der Tabelle. Öffnen Sie dazu das Menü zu der Spalten-, Zeilen- oder Seitenüberschrift und deaktivieren Sie die Elemente, die in der PivotTable nicht berücksichtigt werden sollen. Ein Doppelklick auf ein Datenfeld zeigt die Details dazu in einer separaten Tabelle an.
Datenschnitte In Microsoft Excel 2010 haben Sie die Möglichkeit, zum Filtern der Daten in einem PivotTable-Bericht Datenschnitte zu verwenden. Datenschnitte sind einfach zu verwendende Filterkomponenten, die eine Reihe von Schaltflächen enthalten, mit denen Sie die Daten in einem PivotTable-Bericht schnell filtern können, ohne zuvor Drop-down-Listen für die Suche nach den zu filternden Elementen öffnen zu müssen. Die Funktion für Datenschnitte wird in Form von Schaltflächen bereitgestellt, auf die Sie klicken können, um PivotTable-Daten schnell zu filtern. Darüber hinaus wird bei Datenschnitten auch der aktuelle Filterstatus angegeben, so dass Sie sofort erkennen können, was genau in einem gefilterten PivotTable-Bericht angezeigt wird.
»»
Markieren Sie eine beliebige Stelle im PivotTable-Bericht, für den Sie einen Datenschnitt erstellen möchten. Klicken Sie dann auf der Registerkarte PivotTable-Tools/Optionen in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Datenschnitt einfügen. Aktivieren Sie im Dialogfeld Datenschnitt auswählen das Kontrollkästchen der PivotTable-Felder, für die Sie einen Datenschnitt erstellen möchten ( Abbildung 12.24).
»» Klicken Sie auf OK. Für jedes aktivierte Feld wird ein Datenschnitt angezeigt ( Abbildung 12.25).
323
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Um einen Datenschnitt zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Datenschnittobjekt und wählen Sie … entfernen – beispielsweise 'Wohnort' entfernen – aus dem Kontextmenü. Um Datenschnitte zu formatieren, klicken Sie auf den zu formatierenden Datenschnitt. Dadurch wird die Registerkarte Datenschnitttools/Optionen angezeigt. Wählen Sie in der Gruppe DatenschnittFormatvorlagen das gewünschte Format aus. Bei reduzierter Anzeige des Menübands müssen Sie in der Gruppe Datenschnitt-Formatvorlagen die Liste zur Schaltfläche Schnellformatvorlagen öffnen.
TIPP
Abbildung 12.24 Geben Sie an, für welches Feld ein Datenschnitt erstellt werden soll.
» Klicken Sie in den einzelnen Datenschnitten auf das Element, nach dem gefiltert werden soll.
» Um die Filterwirkung wieder abzuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter löschen
.
PivotChart Sie können die Ergebnisse der PivotTable auch grafisch darstellen lassen. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Tabellen in der Liste zur Schaltfläche PivotTable den Befehl PivotChart. Zum Erstellen der Datenstruktur arbeiten Sie auch dieses Mal über die Feldliste und gehen dabei genauso vor, wie oben für das Erstellen der Tabelle beschrieben. Das Diagramm wird daraufhin automatisch auf der Basis der Einstellungen
Abbildung 12.25 Ein Datenschnitt wurde erstellt.
324
Die Optionen für Excel 2010
in der Tabelle erstellt. Auch hierin können Sie wieder über die Pfeile die Elemente wählen, die im Diagramm berücksichtigt werden sollen. Die Auswahl können Sie getrennt für die Seitenfelder, die Zeilenfelder und die Spaltenfelder vornehmen.
12.2 Die Optionen für Excel 2010 Den Zugang zu den wesentlichsten Möglichkeiten der Anpassung von Microsoft Excel finden Sie in dem Fenster, das Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Optionen innerhalb der Registerkarte Datei auf den Bildschirm bringen. Sie haben damit einen Bereich zur Verfügung, über den Sie eine Vielzahl von Einstellungen vornehmen und Microsoft Excel an Ihre persönlichen Erfordernisse anpassen. Einige der links im Fenster zu den Optionen angezeigten Bereiche gelten für die Office-2010-Programme allgemein bzw. zeigen dieselben Möglichkeiten zur Einstellung. Die Optionen zum Sicherheitscenter sind in Kapitel 2 erläutert, die Dokumentprüfung wird in Kapitel 3 angesprochen.
HINWEIS
12.2.1 Die am häufigsten verwendeten Optionen In der ersten Kategorie Allgemein der Excel-Optionen finden Sie eine Zusammenfassung der Optionen, die der typische Anwender am häufigsten ändern möchte. Auf den Großteil der hier angezeigten Elemente sind wir ebenfalls schon eingegangen (à Kapitel 2). Dazu gehören die Einstellmöglichkeiten unter den Überschriften Benutzeroberflächenoptionen und Microsoft OfficeKopie personalisieren. Speziell interessant für Excel sind hier die Optionen im mittleren Bereich unter Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen.
» Mit Folgende Schriftart verwenden legen Sie die Standardschriftart für neue Tabellenblätter und Arbeitsmappen fest. Eine neue Schriftart wird erst nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirksam.
» Über Schriftgrad stellen Sie hier die Standardgröße für die Schrift ein. Eine neue Schriftgröße wird erst nach dem nächsten Öffnen von Microsoft Excel wirksam.
» Wählen Sie unter Standardansicht für neue Blätter die Ansicht aus, die beim Starten von Excel standardmäßig angezeigt werden soll. Sie können Normale Ansicht, Umbruchvorschau oder Seitenlayoutansicht auswählen.
» Mit Die folgende Anzahl Blätter aufnehmen können Sie die vorgegebene Anzahl von Tabellenblättern in einer neuen Arbeitsmappe festlegen (maximal 52). Standardmäßig werden in einer neuen Arbeitsmappe drei Tabellenblätter automatisch geöffnet.
12.2.2 Formeln Mit den Optionen der Kategorie Formeln legen Sie fest, wann und wie Formeln in geöffneten Arbeitsmappen berechnet werden.
Berechnungsoptionen Unter der Überschrift Berechnungsoptionen können Sie die Art der Berechnung bestimmen:
» Standardmäßig wird eine Neuberechnung nach jeder Eingabe durchgeführt. Alle abhängigen Formeln werden also berechnet, sobald ein Wert, eine Formel oder ein Name geändert wird. Da jede Berechnung Zeit erfordert, empfiehlt es sich besonders bei Tabellen mit vielen Formeln, den Berechnungsmodus auf Manuell umzuschalten. Geöffnete Arbeitsmappen werden in diesem Fall nur dann neu berechnet, wenn Sie in diesem Abschnitt das Kontrollkästchen Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen aktivieren oder die Ñ-Taste drücken. Wenn Sie Automatisch außer bei Datentabellen wählen, werden alle abhängigen Formeln – außer bei Mehrfachoperationen – berechnet. Mehrfachoperationen können durch Aktivieren des Kontrollkästchens Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen in diesem Abschnitt oder durch Drücken der Ñ-Taste berechnet werden.
» Auf der rechten Seite können Sie nach Aktivieren von Iterative Berechnung aktivieren festlegen, wie oft oder wie genau Berechnungen in Zirkelbezügen durchgeführt werden sollen. Von einer Iteration spricht man, wenn das Ergebnis einer Berechnung wiederum als Ausgangswert derselben Berechnung verwendet wird. Diese manchmal etwas eigenartig anmutenden Berechnungsvorschriften dienen meist
325
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
dazu, sich schrittweise an einen Lösungswert anzunähern. Standardmäßig wird ein Iterationsvorgang nach 100 Operationen abgebrochen oder wenn sich die Berechnungsergebnisse um weniger als 0,001 ändern. Sie können die Anzahl der Iterationen begrenzen, indem Sie die eingegebenen Werte ändern.
Arbeiten mit Formeln Der Bereich unter der Überschrift Arbeiten mit Formeln regelt einige Einstellungen für die Eingabe und Bearbeitung von Berechnungsformeln.
»» Durch Aktivieren von Z1S1-Bezugsart erreichen Sie, dass sowohl Spalten als auch Zeilen numerisch bezeichnet werden. In diesem Fall müssten Sie beispielsweise für die Adressierung der Zelle D2 als Bezug Z2S4 angeben. Standardmäßig erhalten Spalten alphabetische und Zeilen numerische Bezeichnungen.
»» Das Kontrollkästchen AutoVervollständigen-Formel ist standardmäßig aktiviert. Damit wird bewirkt, dass nach der Eingabe eines Gleichheitszeichens und eines anschließenden Anfangsbuchstabens eine Liste mit gültigen Funktionen, Namen und Textzeichenfolgen bereitgestellt wird, aus der Sie einfach einen Eintrag übernehmen können. Damit reduzieren Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Eingabe.
»» Auch das Kontrollkästchen Tabellennamen in Formeln verwenden ist standardmäßig aktiviert und er-
leichtert die Arbeit mit Tabellendaten bzw. gestaltet diese intuitiver, wenn Sie Formeln verwenden, die auf eine Tabelle verweisen.
»» GetPivotData-Funktionen für PivotTable-Bezüge verwenden gibt den Typ des Zellbezugs an, der für eine Zelle einer PivotTable erstellt wird, wenn Sie in einer Formel außerhalb der PivotTable ein Semikolon verwenden.
Fehlerüberprüfung Unter der Überschrift Fehlerüberprüfung können Sie die Einstellungen zur Überprüfung auf logische Fehler in der Tabelle vornehmen.
»» Standardmäßig ist die Prüfung im Hintergrund aktiviert. Wird in einer Zelle ein Fehler entdeckt, wird diese Zelle durch einen grünen Indikator in der oberen linken Ecke gekennzeichnet. Über das Listenfeld der Schaltfläche neben Fehler mit der folgenden Farbe kennzeichnen können Sie die Farbe für den Indikator auswählen.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Ignorierte Fehler zurücksetzen, um die Fehlerprüfung für die aktuelle Arbeitsmappe erneut durchzuführen.
Regeln für die Fehlerüberprüfung Unter der Überschrift Regeln für die Fehlerüberprüfung können Sie festlegen, welche Fälle Excel als Ursache für eine Fehlermeldung ansehen soll (à Tabelle 12.1).
Option
Beschreibung
Zellen mit Formeln, die zu einem Fehler führen
Formeln, die zu fehlerhaften Ergebnissen führen, werden als Fehler angezeigt.
Inkonsistente berechnete Spaltenformel in Tabellen
Formeln in einem Bereich des Arbeitsblatts, die von anderen Formeln im gleichen Bereich abweichen, werden als Fehler behandelt.
Zellen, die zweistellige Jahreszahlen beinhalten
Formeln, die Zellen im Textformat mit zweistelligen Jahreszahlen enthalten, werden als Fehler betrachtet.
Zahlen, die als Text formatiert sind …
Als Text formatierte Zahlen oder solche, denen ein Apostroph vorangestellt ist, werden als Fehler angezeigt.
Formeln, die sich nicht auf alle Zellen im Bereich beziehen
Formeln, die bestimmte Zellen in einem Bereich auslassen, werden als Fehler gemeldet.
Nicht gesperrte Zellen, die Formeln enthalten
Ungesperrte Zellen, die eine Formel enthalten, werden als Fehler angezeigt.
Formeln, die sich auf leere Zellen beziehen
Formeln, die auf leere Zellen verweisen, werden als Fehler behandelt.
Tabelle 12.1 Einige Bedingungen für Fehlermeldungen
326
Die Optionen für Excel 2010
12.2.3 Speichern In der Kategorie Speichern der Excel-Optionen können Sie festlegen, in welcher Form Ihre Arbeitsmappen gespeichert und wie oft die Wiederherstellungsinformationen für Ihre Dokumente gesichert werden sollen. Die Optionen unter den Überschriften Arbeitsmappen speichern und Offlinebearbeitungsoptionen für Dateien auf dem Dokumentverwaltungsserver haben wir schon im Kapitel über das Arbeiten mit Dokumenten im ersten Teil dieses Buchs angesprochen (à Kapitel 3). Wir hatten dort bereits erwähnt, dass Sie jetzt die letzte automatisch gespeicherte Version einer Datei aufbewahren können, für den Fall, dass Sie diese Datei versehentlich ohne Speichern schließen, so dass Sie sie beim nächsten Öffnen wiederherstellen können. Damit diese Möglichkeit zur Verfügung steht, müssen die beiden Kontrollkästchen AutoWiederherstellen-Informationen speichern und Beim Schließen ohne Speichern die letzte automatisch gespeicherte Version beibehalten aktiviert sein.
ACHTUNG
AutoWiederherstellen-Ausnahmen für Unter der Überschrift AutoWiederherstellen-Ausnahmen für können Sie die Arbeitsmappe angeben, für die Sie AutoWiederherstellen deaktivieren oder aktivieren möchten. Wählen Sie die gewünschte Arbeitsmappe in diesem Listenfeld aus. AutoWiederherstellen nur für
diese Arbeitsmappe deaktivieren schaltet die Funktion AutoWiederherstellen für die Arbeitsmappe aus, die Sie im Listenfeld ausgewählt haben.
Beibehalten der grafischen Darstellung der Arbeitsmappe Unter Grafische Darstellung der Arbeitsmappe beibehalten geben Sie an, welche Farben in früheren Excel-Versionen angezeigt werden. Ein Klick auf Farben ermöglicht die Bearbeitung der Farbpalette, die verwendet wird, wenn die aktive Arbeitsmappe in einer früheren ExcelVersion geöffnet wird. Für einige aktuelle Excel-Elemente – beispielsweise Linien- und Kommentarindikatoren – wird diese Farbpalette ebenfalls verwendet.
12.2.4 Erweitert In der Kategorie Erweitert der Excel-Optionen hat Microsoft eine Vielzahl von Optionen zusammengefasst. Beispielsweise werden die Einstellungen für das Eingeben, Bearbeiten, Kopieren und Verschieben von Daten festgelegt. Außerdem enthält dieser Bereich Einstellmöglichkeiten, die den Wechsel von einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm beziehungsweise einer anderen Excel-Version erleichtern.
Bearbeitungsoptionen Mit zwei Ausnahmen sind die Einstellmöglichkeiten im Abschnitt Bearbeitungsoptionen alle aktiviert (à Tabelle 12.2).
Option
Beschreibung
Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben
Tabelle 12.2 Einige wichtige Optionen zum Bearbeiten von Zellinhalten
327
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Option
Beschreibung
Datenbereichsformate und -formeln erweitern
Bei Eingaben in eine neue Zeile einer Liste werden Formate und Formeln automatisch übernommen, wenn diese mindestens dreimal in den vorhergehenden fünf Zeilen verwendet wurden.
Automatische Prozenteingabe aktivieren
Eingaben in Zellen, die auf das Prozentformat gesetzt sind, werden automatisch durch 100 dividiert. Beispielsweise erscheint die Eingabe 2 als 2,00%.
AutoVervollständigen für Zell werte aktivieren
Hierdurch wird das automatische Eintragen von Text ermöglicht.
Tabelle 12.2 Einige wichtige Optionen zum Bearbeiten von Zellinhalten (Forts.)
Ausschneiden, Kopieren und Einfügen Unterhalb von Ausschneiden, Kopieren und Einfügen finden Sie drei Optionen, die spezielle Verhaltensweisen bei diesen Operationen steuern:
»» Durch Auswählen von Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird wird in Excel automatisch ein Dialogfeld mit speziellen Optionen beim Einfügen angezeigt, wie etwa Nur Formatierung und Zellen verknüpfen.
»» Mit dem zweiten Eintrag Schaltflächen für Einfügeoptionen anzeigen wird in Excel automatisch ein Dialogfeld mit speziellen Optionen beim Einfügen von Zellen, Zeilen oder Spalten angezeigt, wie etwa Gleiches Format wie Zelle oben und Formatierung löschen.
»» Wenn Eingefügte Objekte mit übergeordneten Zellen ausschneiden, kopieren und sortieren aktiviert ist, werden Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder, Zeichnungsobjekte und Bilder und ihre zugeordneten Zellen beim Ausschneiden, Kopieren, Filtern und Sortieren in einem Arbeitsblatt beibehalten.
Anzeige Unter der Überschrift Anzeige finden Sie in der Kategorie Erweitert mehrere Einstellmöglichkeiten für die Anzeige von Elementen:
»» Die Option Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen bewirkt, dass auf der Registerkarte Datei unter Zuletzt verwendete Dokumente eine Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen angezeigt wird. Sie können diese Arbeitsmappe damit
328
schnell aufrufen. Geben Sie die Anzahl der Arbeitsmappen an, die angezeigt werden sollen. Erlaubt sind Werte zwischen 0 und 50.
»» Mit Linealeinheiten können Sie die Einheiten auswählen, die für das Lineal in der Layoutansicht angezeigt werden sollen.
»» Über Bearbeitungsleiste anzeigen lässt sich die Bearbeitungsleiste oben im Arbeitsblatt ein- oder ausblenden.
»» Unterhalb von Für Zellen mit Kommentaren Folgendes anzeigen wählen Sie aus, wie Kommentare im Arbeitsblatt angezeigt werden: Keine Kommentare und Indikatoren blendet Kommentare und Kommentarindikatoren in Zellen aus, an die Kommentare angefügt sind. Nur Indikatoren, und Kommentare nur beim Daraufzeigen zeigt zunächst ein kleines Dreieck in der oberen rechten Ecke einer Zelle an, wenn der Zelle ein Kommentar zugewiesen ist. Kommentare werden angezeigt, wenn Sie den Zeiger auf einer Zelle mit einem Kommentar positionieren. Kommentare und Indikatoren zeigt generell den Kommentar und den Kommentarindikator an.
Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen Wie die Überschrift Optionen für diese Arbeitsmappe anzeigen schon andeutet, gelten die Optionen in diesem Abschnitt zunächst nur für die aktuell gewählte Mappe (à Tabelle 12.3). Hatten Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, können Sie über das Listenfeld neben der Abschnittsüberschrift die Arbeitsmappe auswählen, für die die folgenden Optionen gelten sollen.
Die Optionen für Excel 2010
Option
Wirkung
Horizontale Bildlaufleiste anzeigen
Zeigt die horizontale Bildlaufleiste unten auf dem Arbeitsblatt an.
Vertikale Bildlaufleiste anzeigen
Zeigt die vertikale Bildlaufleiste rechts auf dem Arbeitsblatt an.
Blattregisterkarten anzeigen
Zeigt die Registerkarten der Arbeitsblätter an, damit Sie zwischen den einzelnen Arbeitsblättern wechseln und diese auswählen können. Die Registerkarten für die Arbeitsblätter werden unten im Fenster des Arbeitsblatts angezeigt.
Datumswerte im Menü 'AutoFilter' gruppieren
Ändert die hierarchische Gruppierung von Datumswerten in der Liste der Datumswerte unten im Menü AutoFilter für einen Datumsfilter in nicht hierarchische Datumswertlisten. Beispielsweise können Sie nach zweistelligen Jahreszahlen filtern, indem Sie in einer nicht hierarchischen Liste manuell eine entsprechende Auswahl treffen.
Objekte anzeigen als
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um Grafikobjekte in der Arbeitsmappe anzuzeigen oder auszublenden: Alle zeigt alle Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder, Zeichnungsobjekte und Bilder an, Nichts (Objekte ausblenden) blendet alle Grafikobjekte, Schaltflächen, Textfelder, Zeichnungsobjekte und Bilder aus.
Tabelle 12.3 Optionen für die Arbeitsmappe
Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen
Formeln
Auch hier weist die Überschrift Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen bereits darauf hin, dass die Optionen in diesem Abschnitt nur für das gewählte Arbeitsblatt gelten. Wenn die Mappe mehrere Blätter enthält, können Sie das gewünschte über das Listenfeld neben der Abschnittsüberschrift auswählen. Für dieses gelten dann die folgenden Optionen (à Tabelle 12.4).
Die Optionen des Abschnitts Formeln beziehen sich auf den Einsatz der Hardware zur Berechnung. Sie sind eigentlich nur interessant, wenn Sie mit extrem formel intensiven Arbeitsblättern arbeiten und parallel dazu andere Arbeiten am Rechner durchführen möchten.
»» Die Option Multithreadberechnung aktivieren ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht eine schnelle Berechnung durch die Verwendung sämtlicher im
Option
Wirkung
Zeilen- und Spaltenüberschriften einblenden
Zeigt Zeilennummern links auf dem Arbeitsblatt und Spaltenbuchstaben oben auf dem Arbeitsblatt an.
Anstelle der berechneten Werte Formeln in Zellen anzeigen
Zeigt die Formeln in Zellen an, nicht die Werte, die durch diese Formeln berechnet werden.
Seitenumbrüche einblenden
Zeigt Seitenumbrüche an, die automatisch von Excel festgelegt wurden.
In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen
Zeigt in Zellen mit Nullwert eine 0 an.
Gliederungssymbole anzeigen, wenn eine Gliederung angewendet wurde
Zeigt Gliederungssymbole an. Gliederungssymbole werden nur anzeigt, wenn auf dem Arbeitsblatt eine Gliederung enthalten ist.
Gitternetzlinien einblenden
Zeigt Gitternetzlinien für Zellen an. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Drucken unter Gitternetzlinien in der Gruppe Tabellenblattoptionen auf der Registerkarte Seitenlayout aktiviert ist, damit Sie Gitternetzlinien drucken können.
Gitternetzlinienfarbe
Legt die Gitternetzlinienfarbe fest. Wenn Sie auf Automatisch klicken, wird die in der Systemsteuerung vordefinierte Gitternetzlinienfarbe verwendet.
Tabelle 12.4 Optionen für das Arbeitsblatt
329
Kapitel 12 • Weitere Excel-Funktionen und Optionen
Option
Wirkung
Verknüpfungen mit anderen Dokumenten aktualisieren
Berechnet und aktualisiert Formeln, die Verweise auf andere Anwendungen einschließen.
Genauigkeit wie angezeigt festlegen
Ändert gespeicherte Werte in Zellen dauerhaft von vollständiger Genauigkeit (15 Stellen) auf das angezeigte Format, einschließlich Dezimalstellen.
1904-Datumswerte verwenden
Ändert das Anfangsdatum, von dem alle Daten berechnet werden, von 01.01.1900 in 02.01.1904. Dieses alternative System hat seinen Ursprung in der Excel-Version für den Macintosh und hat unter Windows nur für spezielle Fälle Vorteile. Vermeiden Sie auf jeden Fall eine Änderung in der Einstellung, wenn Sie in einer Mappe schon Datumswerte eingegeben haben. Anderenfalls erhalten Sie eine falsche Anzeige.
Externe Verknüpfungswerte speichern
Speichert Kopien der Werte, die in externen Dokumenten, die mit einem Excel-Arbeitsblatt verknüpft sind, enthalten sind. Nimmt ein Arbeitsblatt mit Verknüpfungen zu umfangreichen Bereichen in einem externen Dokument ungewöhnlich viel Speicherplatz in Anspruch oder dauert es sehr lange, bis es geöffnet wird, können durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Externe Verknüpfungswerte speichern der belegte Speicherplatz sowie die Zeit bis zum Öffnen des Arbeitsblatts reduziert werden.
Tabelle 12.5 Optionen für Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe
Computer verfügbaren Prozessoren bzw. die Verwendung der manuell angegebenen Anzahl von Prozessoren.
»» Anzahl von Berechnungsthreads ermöglicht die Angabe einer spezifischen Anzahl von Prozessoren, die für die Berechnung verwendet werden.
»» Auch die Option Alle Prozessoren auf dem Computer verwenden ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die Verwendung sämtlicher auf dem Computer verfügbaren Prozessoren. Alternativ können Sie über Manuell eine spezifische Anzahl von Prozessoren angeben, die Sie verwenden möchten. Erlaubt sind hier Werte zwischen 1 und 1024.
Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe Die Optionen unter der Überschrift Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe beziehen sich – wieder einmal – zunächst nur auf die aktuell gewählte Mappe (à Tabelle 12.5). Hatten Sie mehrere Arbeitsmappen geöffnet, können Sie über das Listenfeld neben der Abschnittsüberschrift die Arbeitsmappe auswählen, für die die Optionen gelten sollen.
Allgemein Unter der Überschrift Allgemein finden Sie eine Reihe von Optionen, die nirgendwo anders zugeordnet werden konnten (à Tabelle 12.6).
330
Benutzerdefinierte Listen bearbeiten Mit den Optionen, die Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Listen bearbeiten auf den Bildschirm bringen, werden aus Datenreihen Listen erstellt, die zum AutoAusfüllen verwendet werden können (à Abbildung 12.26). Eine benutzerdefinierte Liste kann auch als benutzerdefinierte Sortierreihenfolge zum Sortieren einer Liste oder einer PivotTable eingesetzt werden.
»» Im Listenfeld Benutzerdefinierte Listen werden die vorhandenen integrierten und benutzerdefinierten Listen angezeigt. Um eine neue Zeile hinzuzufügen, markieren Sie zuerst den Eintrag Neue Liste und geben dann die einzelnen Bestandteile im Feld Listeneinträge Zeile für Zeile ein. Klicken Sie abschließend auf Hinzufügen, um die neue Liste aufzunehmen.
»» Alternativ können Sie einen Bezug auf einen Bereich in einer Tabelle angeben, aus dem Sie eine Liste definieren möchten. Ein Klick auf Importieren erzeugt die Liste anschließend aus dem im Feld Liste aus Zellen importieren angezeigten Bereich.
»» Um eine selbst definierte Liste zu editieren, markieren Sie sie im Feld Benutzerdefinierte Listen. Die Bestandteile werden dann im Feld Listeneinträge angezeigt und können dort geändert werden.
Die Optionen für Excel 2010
Option
Wirkung
Feedback mit Sound
Gibt verfügbare Sounds wieder, die Microsoft-Office-Programmereignissen, wie dem Öffnen, Speichern, Drucken von Dateien und dem Anzeigen von Fehlermeldungen, zugeordnet sind. Die den verschiedenen Ereignissen zugeordneten Sounds können Sie in der Systemsteuerung von Windows im Dialogfeld Audioeigenschaften ändern. Wenn Sie das Kontrollkästchen Feedback mit Sound in einem Office-Programm aktivieren bzw. deaktivieren, gilt dies auch für alle anderen Office-Programme. Wenn Sie den Sound, der einem Ereignis zugeordnet ist, ändern möchten, öffnen Sie den Ordner Sounds in der Systemsteuerung von Windows. Zur Wiedergabe der meisten Sounds benötigt ein Computer eine Soundkarte.
Feedback mit Animation
Zeigt Verschiebungen und Änderungen auf dem Arbeitsblatt beim Einfügen oder Löschen von Zellen, Zeilen oder Spalten an. Durch Animation kann die Grafikleistung auf einigen Systemen beeinträchtigt werden.
Andere Anwendungen ignorieren, Verhindert den Austausch von Daten mit anderen Anwendungen, die einen dynamischen Datenaustausch die Dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden. (Dynamic Data Exchange, DDE) verwenden Aktualisieren von automatischen Verknüpfungen anfordern
Zeigt eine Meldung an, über die Sie die Aktualisierung verknüpfter Elemente bestätigen können.
Fehler in Benutzeroberflächen in Add-Ins anzeigen
Zeigt Fehler in der Benutzeroberfläche von Add-Ins an, die Sie installieren und verwenden.
Inhalt für die Papierformate A4 oder 8,5 x 11 Zoll skalieren
Für einige Länder oder Regionen ist das Standardpapierformat Letter, für andere A4. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Dokumente, die dem Standardpapierformat eines anderen Gebietsschemas (z.B. Letter) entsprechen, in Excel automatisch angepasst werden sollen, so dass diese Dokumente korrekt im Standardpapierformat für Ihr Land bzw. Ihre Region gedruckt werden. Diese Option wirkt sich nur auf den Ausdruck aus, hat jedoch keine Auswirkungen auf die Formatierung in Ihrem Dokument.
Beim Start alle Dateien öffnen in
Beim Starten werden automatisch Dateien aus dem hier angegebenen Ordner in Excel geöffnet. Geben Sie den vollständigen Pfad zu dem Ordner in das Textfeld ein, um den Speicherort der Dateien anzugeben.
Tabelle 12.6 Allgemeine Optionen
Abbildung 12.26 Weitere benutzerdefinierte Listen können erstellt werden.
331
Teil 4 Datenbanken mit Access 2010
Kapitel 13 Die Datenbankobjekte
336
Kapitel 14 Tabellen und Abfragen
350
Kapitel 15 Formulare und Berichte
390
Kapitel 16 Weitere Access-Funktionen und Optionen
426
Teil 5 • Datenbanken mit Access 2010 Microsoft Access 2010 ist ein Programm, das Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die Sie für Ihre tägliche Arbeit an einer relationalen Datenbank brauchen. Darin werden gespeicherte Daten in Tabellen mit Feldern und Datensätzen organisiert. Ein Datensatz besteht also aus den Eingaben in mehreren – für alle Datensätze gleichen – Feldern, die nur einen bestimmten Typ von Information enthalten dürfen. Wie jede Generation von Office verfügt auch die Version 2010 über eine Vielzahl von Neuheiten. Einige davon sind wichtiger oder zumindest interessant, andere weniger.
334
Datenbanken mit Access 2010
Kapitel 13: Die Datenbankobjekte
Kapitel 15: Formulare und Berichte
Zunächst werden Sie mit den Grundlagen der Arbeit mit Microsoft Access vertraut gemacht. Sie lernen die Elemente der neuen Benutzeroberfläche kennen und erfahren, wie sie eingesetzt werden. Außerdem zeigen wir Ihnen auch gleich, welche Funktionen die einzelnen Objekte einer Access-Datenbank und die anderen Elemente der Oberfläche besitzen.
Das folgende Kapitel handelt von der Arbeit mit Formularen und Berichten. Ein Formular ist ein MicrosoftAccess-Datenbankobjekt, das die Eingabe, Ansicht und Änderung von in Tabellen gespeicherten Daten ermöglicht. Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Diese beiden Typen von Datenbankobjekten verfügen über viele Gemeinsamkeiten und wir wollen darum die wichtigsten davon gemeinsam vorstellen.
Kapitel 14: Tabellen und Abfragen In Tabellen werden bei Access die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle anderen Access-Datenbankobjekte beziehen. Wie die meisten anderen Access-Objekte verfügen Tabellen über zwei Modi: die Entwurfsansicht und die Datenblattansicht. Wir zeigen Ihnen, wie man Tabellen anlegt und Daten darin eingibt, und wir liefern auch Hinweise dazu, nach welchen generellen Prinzipien man Tabellen in einer Datenbank organisiert. Anschließend geht es um Abfragen. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren.
Kapitel 16: Weitere Access-Funktionen und Optionen Im letzten Kapitel zu Access 2010 finden Sie zunächst eine Einführung in die Möglichkeiten zum Automatisieren des Programms mit Hilfe von Makros. Außerdem verfügt auch Microsoft Access über eine Vielzahl von Optionen, über die Sie viele Einstellungen an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen können. Auf die wichtigsten davon wollen wir hier eingehen.
335
Kapitel 13 Die Datenbankobjekte Eine Access-Datenbank besteht als mehreren Datenbankobjekten – wie beispielsweise Tabellen, Abfragen, Berichten und Formularen. Wichtig bei der Arbeit mit diesem Programm ist zunächst, dass Sie wissen, was diese Objekte tun und wie man sie bearbeitet.
» Microsoft Access verhält sich insofern anders als die meisten anderen Mitglieder der Office-Familie – wie beispielsweise Word oder Excel –, als nach dem Öffnen des Programms nicht automatisch eine neue Datenbank angelegt wird. Nach dem Start wird der Bereich Neu der Registerkarte Datei angezeigt. Darin müssen Sie zunächst eine neue Datenbank anlegen oder über Öffnen die zu bearbeitende Datenbank wählen (à Abschnitt 13.1).
» Nach dem Erstellen oder Öffnen einer Datenbank wird links im Anwendungsfenster der Navigationsbereich für die Datenbank angezeigt (à Abschnitt 13.2). Dieser Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster aus früheren Access-Versionen – beispielsweise 2003. Er ist das zentrale Element der Oberfläche und Sie sollten wissen, wie man damit arbeitet.
» Im Navigationsbereich werden die einzelnen Datenbankobjekte aufgelistet. Wichtig darin sind zunächst einmal Tabellen, Abfragen, Berichte und Formulare. Wie werden Ihnen demonstrieren, wie man diese Elemente in unterschiedlichen Ansichten auf den Bildschirm bringt und wozu diese Objekte dienen (à Abschnitt 13.3).
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Die Beispiele zu diesem Kapitel finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 13 in der Datei Datenbank13. Beachten Sie, dass diese Datenbank Objekte enthält, die das Sicherheitscenter in seiner Grundeinstellung dazu bewegen, eine Warnmeldung anzuzeigen (à Kapitel 2)!
CD-ROM
13.1 Eine Datenbank erstellen oder öffnen Wenn Sie eigene Daten verwalten möchten, müssen Sie dafür eine neue Datenbank anlegen. Dazu können Sie von einer zunächst vollständig leeren Datenbank ausgehen oder eine der mit dem Programm ausgelieferten oder über das Internet beziehbaren Vorlagen benutzen.
13.1.1
Eine neue, leere Datenbank anlegen
Wenn Sie von Grund auf neu beginnen wollen, müssen Sie eine neue, leere Datenbank anlegen. Access kann immer nur eine Datenbank geöffnet halten. Wenn Sie eine andere Datenbank verwenden wollen, sollten Sie die aktuell geöffnete vorher schließen. Die anschließend beschriebene Vorgehensweise erstellt eine Datenbank, in der noch keine Objekte enthalten sind.
» Falls der Bereich Neu momentan nicht angezeigt wird – beispielsweise weil Sie gerade mit einer anderen Datenbank arbeiten –, öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie die Option Neu. Das Fenster wird dann auf dem Bildschirm angezeigt.
Eine Datenbank erstellen oder öffnen
Abbildung 13.1 Geben Sie rechts einen Dateinamen ein.
»»
Klicken Sie in diesem Fenster auf die Schaltfläche Leere Datenbank. Im rechten Bereich des Fensters Neu wird der Bereich Leere Datenbank angezeigt (à Abbildung 13.1).
»» Im Feld Dateiname wird zunächst der von Access automatisch erstellte vorläufige Name der Datenbank – beispielsweise Datenbank1 – übernommen. Tippen Sie dort den Namen ein, unter dem Sie die Datenbank speichern wollen. Wenn Sie keine Dateinamenerweiterung angeben, wird sie von Access automatisch hinzugefügt, aber nicht angezeigt. Lesen Sie auch die anschließenden Absätze über die Regeln für Dateinamen und die zur Verfügung stehenden Dateiformate (à folgende Abschnitte).
»» Klicken Sie auf Erstellen. Die Datenbank wird erstellt. In Access wird die Datenbank mit einer leeren Tabelle namens Tabelle1 erstellt und Tabelle1 wird in der Datenblattansicht geöffnet (à Abbildung 13.2). Der Cursor wird in die erste leere Zelle in der Spalte Zum Hinzufügen klicken gesetzt. Sie könnten jetzt direkt mit der Eingabe von Daten in die Tabelle beginnen. Auf Details dazu werden wir später eingehen (à Kapitel 14). Wenn Sie die Tabelle nicht benötigen oder sich erst später mit dem Anlegen von Tabellen in dieser neuen Datenbank beschäftigen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen im Tabellenfenster. Die Tabelle wird dann aus der Datenbank entfernt.
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Abbildung 13.2 Datenbank und Tabelle werden angelegt.
Den Speicherort festlegen Um beim Erstellen der Datenbank den Speicherort der Datei nicht beim Standardverzeichnis zu belassen, klicken Sie im Fenster Neu auf die Schaltfläche Öffnen neben dem Feld Dateiname. Das Dialogfeld Neue Datenbankdatei wird angezeigt. Navigieren Sie zum neuen Speicherort und klicken Sie auf OK (à Kapitel 13). Der Speicherort ist dann eingestellt. Anschließend erstellen Sie die Datenbank wie eben beschrieben.
Das Dateiformat festlegen Mit Office Access 2007 wurden neue Dateierweiterungen eingeführt. Wichtig ist hier besonders, dass das bei den Vorgängerversionen übliche Format .mdb seit der Version 2007 durch das Format .accdb ersetzt wurde. Wenn Sie also eine in der Version 2010 erstellte Datenbank später nur in einer Vorgängerversion von 2010 weiterbearbeiten wollen, können Sie sie gleich in einem geeigneten Format speichern. Das erreichen Sie im Dialogfeld Neue Datenbankdatei durch die Wahl der entsprechenden Option im Listenfeld Dateityp (à Abbildung 13.3). Beachten Sie aber, dass damit einige Befehle der Version 2010 nicht mehr angesprochen werden können.
Abbildung 13.3 Mehrere Formate stehen zur Verfügung.
13.1.2 Datenbank auf Basis einer Vorlage erstellen Mit Microsoft Access werden auch einige Vorlagen ausgeliefert, die Ihnen einen Teil der Arbeit beim Erstellen von typischen Geschäftsdokumenten – wie beispielsweise die Verwaltung von Aufgaben oder Kontakten – abnehmen. Im Bereich Vorlagen im linken Bereich des Fensters finden Sie mehrere Vorlagenkategorien. Diese Vorlagen sind so wie sie sind sofort einsetzbar, damit Sie schnell mit Ihrer Arbeit beginnen können. Andernfalls können Sie die Vorlage als Ausgangsbasis zum Erstellen einer Datenbank verwenden, die Ihre speziellen Anforderungen erfüllt.
13.1.3 Eine Access-Datenbank öffnen Wenn Sie eine gespeicherte Datenbank in Access öffnen wollen, gehen Sie vor wie bei den anderen Programmen der Office-Familie (à Kapitel 3). Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Öffnen. Das Dialogfeld Öffnen wird mit dem Inhalt des Standardordners angezeigt. Navigieren Sie gegebenenfalls zu dem Speicherort, an dem Sie die Datenbank abgelegt hatten, und markieren Sie die Datenbank. Doppelklicken Sie auf den Namen der Datenbank oder markieren Sie ihn und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Die Datenbank wird in Microsoft Access geöffnet.
Öffnen von Datenbanken aus der Vorversion Die Datenbank aus einer früheren Version kann in Office Access 2010 geöffnet werden. Die Datenbank objekte werden im Navigationsbereich angezeigt. Wenn
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Der Navigationsbereich
Abbildung 13.4 Eine Datenbank wurde geöffnet.
Sie – beispielsweise bei einer Access-2003-Datenbank – außerdem benutzerdefinierte Symbolleisten oder Me nüleisten erstellt haben, werden diese auf der Registerkarte Add-Ins als eine oder mehrere Gruppen angezeigt. Jede Gruppe verwendet den der benutzerdefinierten Symbolleiste oder Menüleiste ursprünglich zugewiesenen Namen. Sie können verwendet werden, wenn dies sinnvoll erscheint. Wenn Ihre Datenbank keine benutzerdefinierte Symbolleiste enthält, bleibt die Registerkarte Add-Ins ausgeblendet.
»» Der Navigationsbereich wird in Office Access 2010 standardmäßig beim Öffnen einer Datenbank angezeigt, auch bei Datenbanken, die in früheren Versionen von Access erstellt wurden. Sie können das standardmäßige Anzeigen des Navigationsbereichs verhindern, indem Sie eine globale Programmoption festlegen. Dazu wählen Sie in den Access-Optionen den Bereich Aktuelle Datenbank und schalten unter Navigation die Option Navigationsbereich anzeigen aus ( vorherige Abschnitte). Diese Option ist standardmäßig eingeschaltet. Wenn der Navigationsbereich ausgeblendet ist, können Sie ihn anzeigen, indem Sie auf den vertikalen Text Navigationsbereich klicken oder Ó drücken. Es wird empfohlen, den Navigationsbereich nur dann auszublenden, wenn Sie mit einem Formular oder einer Übersicht arbeiten oder eine andere Methode zum Öffnen von Datenbankobjekten verwenden.
13.2 Der Navigationsbereich Nach dem Öffnen einer Datenbank wird links im Anwendungsfenster der Navigationsbereich für die geöffnete Datenbank angezeigt, in dem die einzelnen Datenbank objekte aufgelistet werden (à Abbildung 13.4). Dieser Navigationsbereich ersetzt das Datenbankfenster aus der früheren Access-Version 2003. Dieser Bereich ist das zentrale Element in Microsoft Access, vom dem aus Sie zu allen Teilbereichen einer Datenbank – Tabellen, Abfragen, Formularen usw. – navigieren können.
13.2.1 Die Elemente des Navigationsbereichs Der Navigationsbereich links im Fenster beinhaltet eine Reihe von Details, die Sie kennen sollten, um damit effektiv arbeiten zu können. Der folgende Abschnitt lieferteine Übersicht.
»»
Über die Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste können Sie den Naviga tionsbereich kurzfristig verkleinern und wieder vollständig anzeigen lassen. Nutzen Sie diese Möglichkeit, wenn Sie mehr Platz auf dem Bildschirm für die einzelnen Datenbankobjekte benötigen. Der Bereich wird dabei nicht ganz ausgeblendet. Wenn Sie das erreichen wollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Navigations bereich anzeigen im Bereich Aktuelle Datenbank unterden Access-Optionen.
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
»» Die im Navigationsbereich angezeigten Gruppen können entweder nur mit ihrer Überschrift oder mit ihrem Inhalt angezeigt werden. Klicken Sie zum Wechsel zwischen diesen Formen auf die Schaltfläche mit den nach oben oder nach unten zeigenden Pfeilspitzen .
bereich können Sie eine Reihe von Aufgaben ausführen, die Sie aus dem Kontextmenü aufrufen können (à Abbildung 13.6). Sie können Kategorien ändern, die Elemente im Bereich sortieren und Details wie beispielsweise das Erstellungsdatum für die Objekte der einzelnen Gruppen ein- oder ausblenden.
»» Über das zum Navigationsbereich gehörende Menü
»» Auch wenn Sie ein Objekt markieren, können Sie mit
legen Sie die Kategorien fest, nach denen der Bereich der Datenbankobjekte gruppiert werden soll (à Abbildung 13.5).
der rechten Maustaste eine Aufgabe im Kontextmenü auswählen. Beachten Sie, dass sich die Befehle des Kontextmenüs je nach Typ des ausgewählten Objekts unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise auf eine Tabelle klicken, können Sie die Tabellendaten in Word veröffentlichen oder die Tabelle nach Excel exportieren. Wenn Sie dagegen ein Makro auswählen, stehen Ihnen weniger Befehle zur Verfügung.
»» Jedes Objekt in einer Access-Datenbank besitzt
Abbildung 13.5 Das Menü zum Navigationsbereich
»» Über das Kontextmenü zur Überschriftzeile des Navigationsbereichs können Sie diverse Befehle zur Einstellung des Navigationsbereichs wählen, beispielsweise das Öffnen des Dialogfelds Navigationsoptionen (à folgende Abschnitte). Durch Klicken mit der rechten Maustaste weiter unten im Navigations-
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eine Reihe von Eigenschaften. Dazu gehören das Erstellungsdatum und der Typ des Objekts. In Access werden die meisten Eigenschaften automatisch generiert, Sie können den einzelnen Objekten jedoch auch eine Beschreibung hinzufügen. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Element, für das Sie Eigenschaften anzeigen oder festlegen möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften. Das Dialogfeld Eigenschaften wird angezeigt, wobei der Name des Objekts dem Titel des Dialogfelds angefügt wird. Geben Sie optional eine Beschreibung des Objekts in das Feld Beschreibung ein.
Abbildung 13.6 Beachten Sie die unterschiedlichen Kontextmenüs.
Der Navigationsbereich
13.2.2 Kategorien und Gruppen Der Navigationsbereich unterteilt die Datenbankobjekte in Kategorien und diese Kategorien enthalten Gruppen. Diese Gruppen wiederum enthalten die einzelnen Datenbankobjekte, also Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte.
Die Standardform der Anzeige Über die Wahl der Kategorie regeln Sie, wie die einzelnen Objekte der Datenbank im Navigationsbereich in Gruppen zusammengefasst werden:
» Die Standardkategorie für neu in Access 2010 erstellte Datenbanken lautet Tabellen und damit verbundene Sichten und die Standardgruppe in dieser Kategorie ist Alle Tabellen. Dieser Standardgruppenname wird oben im Navigationsbereich angezeigt. Die Kategorie Tabellen und damit verbundene Sichten gruppiert die Objekte in einer Datenbank entsprechend den damit verbundenen Tabellen. Wenn beispielsweise eine Tabelle mit dem Namen Tabelle1 an ein Formular, eine Abfrage und einen Bericht gebunden ist, werden diese Objekte im Navigationsbereich in einer Gruppe namens Tabelle1 gruppiert (à Abbildung 13.7 links).
» Bei Datenbanken, die mit früheren Versionen von Access erstellt wurden, lautet die Standardkategorie Objekttyp und die Standardgruppe ist Alle AccessObjekte (à Abbildung 13.7 rechts). Dabei werden die Komponenten in der Datenbank nach dem Typ gruppiert. Die Tabellen befinden sich dabei in einer Gruppe mit der Bezeichnung Tabellen, die Abfragen in einer Gruppe Abfragen usw.
» Einige Objekte können mehrmals in der Kategorie Tabellen und damit verbundene Sichten vorkommen. Wenn ein Objekt auf mehr als einer Tabelle basiert, ist es jeweils in den für die einzelnen Tabellen erstellten Gruppen vorhanden. Wenn Sie verdoppelte Objekte ausblenden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das betreffende Objekt und anschließend auf In dieser Gruppe ausblenden. Wenn Sie eine nicht vertrauenswürdige Datenbank öffnen, dann blockiert Access standardmäßig die möglicherweise schädlichen Inhalte. Die blockierten Objekte werden in einer Gruppe mit der Bezeichnung Nicht verwandte Objekte angezeigt. Sie müssen zunächst angeben, dass Sie der Datenbank vertrauen, um ein Objekt wieder seiner normalen Gruppe zuzuordnen oder deaktivierte Objekte zu öffnen.
TIPP
Andere Formen der Anzeige Wenn Sie die Objekte anders gruppieren möchten, können Sie über das Menü oben im Navigationsbereich eine andere Kategorie auswählen (à Abbildung 13.8).
» Oben in diesem Menü finden Sie die Überschrift Navigieren zur Kategorie. Darunter werden die vordefinierten und benutzerdefinierten Kategorien der geöffneten Datenbank angezeigt. Das Häkchen gibt die aktuell ausgewählte Kategorie an. Wählen Sie die Kategorie aus, die sich am besten für eine logische Gruppierung der Datenbankobjekte eignet. Wenn Sie beispielsweise die Kategorie Objekttyp verwenden, erstellt der Bereich getrennte Gruppen für Tabellen, Formulare, Berichte usw. (à Abbildung 13.7 rechts). In
Abbildung 13.7 Zwei Alternativen für die Anzeige im Navigationsbereich – Alle Tabellen und Alle Access-Objekte
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Name als Menütitel verwendet, bis Sie eine andere Gruppe auswählen. Wenn Sie andere Kategorien auswählen, ändern sich die Gruppen. Wählen Sie die Kategorie Objekttyp, finden Sie unten Gruppen für die einzelnen Typen. Sie können die Elemente im Menü zwar nicht direkt filtern, jedoch ermöglichen die Kategorien und Gruppen eine Art von Filterung. Angenommen, Sie möchten nur Abfragen anzeigen. Dazu wählen Sie die Kategorie Objekttyp aus und wählen dann Abfragen im Gruppenbereich des Menüs aus.
TIPP
Abbildung 13.8 Das Menü zum Navigationsbereich erlaubt unterschiedliche Darstellungsformen.
jeder Gruppe werden wiederum diejenigen Objekte angezeigt, die logisch dazugehören – die Tabellengruppe zeigt nur Tabellen an usw.
» Im unteren Bereich des Menüs finden Sie die Überschrift Nach Gruppe filtern. Darunter werden die vordefinierten oder benutzerdefinierten Gruppen in einer oben bestimmten Kategorie aufgelistet. Sie erkennen die globale Gruppe für eine bestimmte Kategorie, da dem Gruppennamen das Wort Alle angefügt wird. Wenn Sie beispielsweise die Kategorie Tabellen und damit verbundene Sichten auswählen, wird in Access eine globale Gruppe mit dem Namen Alle Tabellen erstellt. Darüber hinaus wird dieser
13.2.3 Eigene Ordnungselemente erstellen Falls die vordefinierten Kategorien und Gruppen Ihren Anforderungen nicht entsprechen, können Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Auch diese Möglichkeit ist neu in Access 2007.
Erstellen von benutzerdefinierten Kategorien und Gruppen Erstellen Sie benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen, wann immer Sie die Gruppen und Objekte im Navigationsbereich beschränken oder anpassen möchten. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen, wird sie für die geöffnete Datenbank erstellt und bleibt in dieser Datenbank. Sie können benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen nicht auf andere Datenbanken übertragen.
Abbildung 13.9 Die Navigationsoptionen
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Der Navigationsbereich
Benutzerdefinierte Kategorien und Gruppen werden im Dialogfeld Navigationsoptionen erstellt und verwaltet (à Abbildung 13.9). Sie können es über die Access-Optionen oder das Kontextmenü zum Navigationsbereich auf den Bildschirm holen. Sie finden darin zwei Listenfelder – Kategorien und Gruppen. Wenn Sie links eine Kategorie ausgewählt haben, werden rechts die dazu vorhandenen Gruppen angezeigt.
te zu verschieben: Die einfachste besteht darin, den Befehl Zur Gruppe hinzufügen aus dem Kontextmenü zum Objekt zu verwenden (à Abbildung 13.10). Sie können aber die Datenbankobjekte per Drag & Drop oder durch Kopieren und Einfügen zuweisen.
Um neue Ordnungselemente zu erstellen, verwenden Sie grob die folgenden Schritte:
» Zuerst erstellen Sie eine benutzerdefinierte Kategorie. Dazu klicken Sie auf Element hinzufügen und geben der Kategorie dann einen Namen. Sie können auch die in Access bereitgestellte Kategorie Benutzerdefiniert verwenden, diese markieren und ihr nach einem Klick auf Umbenennen einen anderen Namen geben. Sie können einer Datenbank maximal zehn benutzerdefinierte Kategorien hinzufügen.
» Sorgen Sie dafür, dass mindestens eine Gruppe für die neue Kategorie definiert ist. Zunächst würden sich sämtliche Objekte der Kategorie in der standardmäßig vorhandenen Gruppe mit dem Namen Nicht zugewiesene Objekte befinden. Diese Gruppe wird in Access automatisch erstellt, wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie anlegen. Sie können aber auch eigene Gruppen definieren. Dazu klicken Sie auf Gruppe hinzufügen und benennen die Gruppe. Schließen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen. Die neue benutzerdefinierte Gruppe können Sie jedoch im Navigationsbereich noch nicht sehen, da sie noch nicht angezeigt wird. Sie müssen die neue Gruppe zuerst einblenden und der Gruppe Objekte hinzufügen:
» Öffnen Sie das Menü im Navigationsbereich und klicken Sie im oberen Abschnitt des Menüs auf die neue benutzerdefinierte Kategorie. Die für die Kategorie erstellten Gruppen werden im unteren Bereich des Menüs zusammen mit der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte angezeigt. Wählen Sie im Navigationsbereich in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte die Elemente aus, die Sie in der benutzerdefinierten Gruppe verwenden möchten, und verschieben Sie sie in diese Gruppe. In Access gibt es verschiedene Möglichkeiten, die ausgewählten Elemen-
Abbildung 13.10 Eine Tabelle zuweisen
» Wenn Sie die benutzerdefinierten Gruppen mit den gewünschten Objekten aufgefüllt haben, können Sie die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte sowie alle anderen Gruppen, die nicht angezeigt werden sollen, ausblenden. Dazu aktivieren Sie im Kontextmenü für die Kategorie das Kontrollkästchen Nur … anzeigen. Wenn Sie einer benutzerdefinierten Gruppe ein Datenbankobjekt hinzufügen, wird eine Verknüpfung zu diesem Objekt erstellt. Sie verschieben oder kopieren also nicht das Objekt selbst. Wenn Sie eine Verknüpfung in einer benutzerdefinierten Gruppe umbenennen oder löschen, wirken sich diese Änderungen nicht auf das übergeordnete Objekt, sondern lediglich auf die Verknüpfung aus. Beachten Sie aber, dass Verknüpfungen nur in benutzerdefinierten Kategorien und Gruppen vorhanden sein können. Sobald Sie mit Objekten außerhalb einer benutzerdefinierten Gruppe arbeiten, verwenden Sie direkt das Objekt. Sie können beispielsweise problemlos eine Verknüpfung zu einer Tabelle in einer benutzerdefinierten Gruppe löschen. Wenn Sie jedoch eine vordefinierte Kategorie oder Gruppe öffnen und eine Tabelle löschen, beeinträchtigt
TIPP
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
das möglicherweise Teile der Funktionalität oder die gesamte Funktionalität der Datenbank.
Ändern oder Löschen von Kategorien und Gruppen Die in Access bereitgestellten vordefinierten Kategorien können nicht gelöscht werden. Es ist nicht möglich, eine vordefinierte Kategorie zu löschen, eine Gruppe hinzuzufügen oder Gruppen zu entfernen. Diese Möglichkeiten haben Sie jedoch, wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen und dieser Kategorie benutzerdefinierte Gruppen hinzufügen. Sie können außerdem jede der Gruppen in einer vordefinierten Kategorie und jedes der Objekte in diesen Gruppen ausblenden.
13.2.4 Weitere Verwaltungsaufgaben im Navigationsbereich Neben dem Öffnen von in der Datenbank enthaltenen Objekten können Sie über den Navigationsbereich noch eine Reihe weiterer Verwaltungsaufgaben durchführen.
Suchen im Navigationsbereich Mithilfe des Felds Suchen können Sie Objekte in großen Datenbanken schnell finden, indem Sie einen Teil des Objektnamens oder den ganzen Namen eingeben. Um diese Option nutzen zu können, müssen Sie über das Kontextmenü zur Überschrift des Navigationsbereichs die Option Suchleiste aktivieren. Während der Eingabe werden im Navigationsbereich alle Gruppen ausgeblendet, die keine mit der Suche übereinstimmenden Objekte enthalten. Sollte der Bereich also plötzlich leer angezeigt werden, müssen Sie einen anderen Text eingeben. Wenn Sie die Suche abbrechen und ausgeblendete Gruppen wiederherstellen möchten, löschen Sie den Suchtext oder klicken Sie auf Suchzeichenfolge löschen rechts neben dem Feld Suchen.
Umbenennen oder Löschen von Objekten Sie können jedes der Objekte in einer Datenbank über den Navigationsbereich umbenennen oder löschen:
»» Zum Umbenennen markieren Sie das Objekt und drücken Ê oder klicken mit der rechten Maustaste auf das Objekt und klicken dann auf Umbenennen. Für den Objektnamen wird Schreibzugriff erteilt. Geben Sie den neuen Namen ein und drücken Sie die
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Taste Æ. Das Umbenennen ist relativ unproblematisch. Falls Sie den Namen eines Objekts ändern, wird versucht, diese Änderung an alle abhängigen Datenbankobjekte weiterzugeben. Namensänderungen können jedoch nicht über VBA-Code weitergegeben werden. Sie müssen die Weitergabe manuell vornehmen, sonst wird der Code beschädigt. Damit Namensänderungen weitergegeben werden können, müssen Sie außerdem die Objektnamenautokorrektur aktivieren.
»» Zum Löschen eines Datenbankobjekts klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt und anschließend auf Löschen. Sie können es stattdessen auch markieren und ¢ drücken. Berücksichtigen Sie jedoch, dass das Löschen eines Objekts die Funktionalität der Datenbank beeinträchtigen kann.
Ein- oder Ausblenden von Gruppen und Objekten Die Gruppen in vordefinierten und benutzerdefinierten Kategorien können ausgeblendet werden. Das Ausblenden von Gruppen und Objekten beeinträchtigt die Funktionalität der Datenbank nicht. Außerdem können Sie einige oder alle Objekte einer bestimmten Gruppe ausblenden. Solche ausgeblendeten Gruppen und Objekte können vollständig unsichtbar gemacht oder im Navigationsbereich als halbtransparente, deaktivierte Symbole angezeigt werden. Die folgenden Hinweise liefern einige Beispiele dafür:
»» Wenn Sie nur ein einzelnes Objekt ausblenden wollen, wählen Sie den Befehl Eigenschaften – also Tabelleneigenschaften, Abfrageeigenschaften usw. – aus dem Kontextmenü zum im Navigationsbereich markierten Objekt. Schalten Sie im dazugehörenden Dialogfeld die Option Ausgeblendet ein und bestätigen Sie.
»» Um eine Gruppe in einer Kategorie auszublenden, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste der auszublendenden Gruppe und anschließend auf Ausblenden. Wenn Sie die ausgeblendeten Gruppen als halbtransparente, deaktivierte Symbole anzeigen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgeblendete Gruppe und dann auf Einblenden.
Datenbankobjekte
Ausschneiden, Kopieren und Einfügen von Objekten Die Regeln für das Löschen eines Datenbankobjekts treffen auch auf das Ausschneiden eines Objekts zu. Falsches Ausschneiden beeinträchtigt möglicherweise Teile der Datenbank oder die gesamte Datenbank. Mithilfe von Kopieren und Einfügen können Sie folgende Aktionen ausführen:
» Zum Ausschneiden eines Objekts müssen Sie zuerst das Objekt schließen, falls es geöffnet ist. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Objekt, das Sie ausschneiden möchten, und wählen Sie Ausschneiden aus dem Kontextmenü. Sie können auch die Tastenkombination Ÿ+X benutzen.
» Zum Kopieren eines Objekts wählen Sie im selben Kontextmenü den gleichnamigen Befehl oder drücken Sie Ÿ+C.
» Für das Einfügen eines Objekts wählen Sie Einfügen aus dem Kontextmenü oder drücken Ÿ+V. Beim Ziel einer solchen Aktion kann es sich um eine Stelle im selben Navigationsbereich handeln oder um den Navigationsbereich einer anderen Datenbank. Sie müssen dem so eingefügten Objekt anschließend noch einen Namen geben.
13.3 Datenbankobjekte Vom Navigationsbereich aus können Sie auf alle Objekte einer Datenbank – wie beispielsweise Tabellen, Abfragen, Berichte und Formulare – zugreifen und diese verwalten. Für was diese Objekte gut sind, erklären wir gleich am Beispiel. Sie sollten aber zunächst wissen, dass die Methoden zum Öffnen und Bearbeiten für alle Objekte praktisch dieselben sind. Alle diese Objekte verfügen über zumindest zwei Ansichten – die Datenblattansicht und die Entwurfsansicht.
» Wenn Sie die Daten in einem Objekt sehen wollen, verwenden Sie eine Datenblattansicht. Wählen Sie das Objekt im Navigationsbereich aus und doppelklicken Sie darauf. Alternativ dazu können Sie das oder die Objekt(e) auf den Arbeitsbereich in Access ziehen. Sie können auch mehrere Objekte gleichzeitig auswählen, indem Sie beim Markieren die Taste Ÿ gedrückt halten und diese dann gemeinsam ausführen lassen. Sie können im Dialogfeld Naviga-
tionsoptionen auch eine Option festlegen, mit der Objekte durch einen einzigen Klick geöffnet werden.
» Wenn Sie am Entwurf eines Objekts etwas ändern wollen, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Datenbankobjekt und dann auf Entwurfsansicht. Stattdessen können Sie das Objekt auch einfach markieren und Ÿ+Æ drücken. Sie können eine Ansicht über die eben beschriebenen Methoden öffnen. Nachdem eine Ansicht angezeigt wird, können Sie auch einige Elemente in der Statusleiste am unteren Rand des Fensters benutzen, um zwischen den zur Verfügung stehenden Ansichten zu wechseln. Mithilfe der Steuerelemente im rechten Bereich der Statusleiste können Sie schnell für das aktive Fenster zwischen den verfügbaren Ansichten umschalten. Wir hatten es anfangs bereits erwähnt: Die Beispiele zu den Objekten einer Datenbank finden Sie auf der Begleit-CD im Ordner 13 in der Datei Datenbank13. Beachten Sie, dass diese Datenbank Objekte enthält, die das Sicherheitscenter in seiner Grundeinstellung dazu bewegen, eine Warnmeldung auszugeben (à Kapitel 2)!
CD-ROM
13.3.1
Tabellen
Tabellen bilden die Grundlage einer jeden MicrosoftAccess-Datenbank. In Tabellen werden die eigentlichen Daten abgelegt. Alle weiteren Datenbankobjekte beruhen auf den Daten in solchen Tabellen. Erst nachdem Sie eine Tabelle definiert haben, können Sie also auch Abfragen, Formulare oder Berichte erstellen, die auf den Daten in den Tabellen basieren. Mit Tabellen – ihrer Definition und der Eingabe von Daten – befassen wir uns im folgenden Kapitel (à Kapitel 14).
Die Datenblattansicht einer Tabelle Eine in der Datenbank vorhandene Tabelle können Sie über den Navigationsbereich öffnen, um so die darin abgelegten Daten einzusehen: Klicken Sie – wenn noch notwendig – auf die Gruppe Tabellen in der Objektspalte links im Navigationsbereich. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die Tabelle oder markieren Sie es nur und ziehen Sie es auf den Arbeitsbereich in Access. Der Inhalt der Tabelle wird angezeigt (à Abbildung 13.11).
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Abbildung 13.11 Tabellen sind nach Feldern und Datensätzen organisiert.
Eine solche Tabelle ist eine Liste mit Zeilen und Spalten, die an den Block eines Buchhalters oder an ein ExcelArbeitsblatt erinnern.
» Eine Tabelle beinhaltet mehrere Felder (mindestens eines), deren Namen in den Spaltenüberschriften wiedergegeben werden.
» In den darunterliegenden Zeilen werden Eintragungen zu diesen Feldern angezeigt. Die Summe der Eintragungen in einer Zeile wird als Datensatz bezeichnet. Seit der Version 2007 von Access werden Datenbankobjekte standardmäßig als Dokumente im Registerkartenformat anstelle von übereinander angeordneten Fenstern angezeigt. Bei Datenbanken, die mit einer früheren Version von Access erstellt wurden, werden standardmäßig überlappende Fenster verwendet. Wenn Sie die klassische Anzeige vorziehen, können Sie die Darstellung ändern. Wählen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie anschließend auf Optionen. Im Dialogfeld Access-Optionen klicken Sie im Navigationsbereich auf Aktuelle Datenbank. Unter den Anwendungsoptionen können Sie unter Dokumentfensteroptionen die Darstellungsform einstellen. Die Einstellung Dokumentregisterkarten anzeigen gilt jeweils für die aktuelle Datenbank. Sie muss – bzw. kann – also für jede Datenbank separat festgelegt werden. Nachdem Sie die Einstellung für Dokumentregisterkarten anzeigen geändert haben, müssen Sie die Datenbank schließen und wieder öffnen, damit die Änderungen wirksam werden.
TIPP
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Die Entwurfsansicht einer Tabelle Bevor Sie Daten in eine Tabelle eingeben können, müssen Sie die Struktur der Tabelle definieren. Im einfachsten Fall bedeutet das, dass Sie angeben, welche Felder in der Tabelle vorhanden sein sollen und welche Datentypen diese Felder aufnehmen dürfen. Dazu benutzen Sie oft eine spezielle Entwurfsansicht. In dieser können Sie später auch Änderungen an der Tabellenstruktur vornehmen. Zur Anzeige einer Tabelle im Entwurf markieren Sie das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die Tabelle und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann Entwurfsansicht. Stattdessen können Sie das Objekt auch einfach markieren und Ÿ+Æ drücken. Die Entwurfsansicht der Tabelle wird angezeigt (à Abbildung 13.12). Hier zeigt sich aber auch eine der Neuheiten der aktuellen Programmversion: Viele Dinge, die Sie bei den Vorgängerversionen noch über diese Entwurfsansicht erledigen mussten, können Sie bei Access 2010 auch in der Datenansicht der Tabelle erledigen. Darauf werden wir noch eingehen (à Kapitel 14).
Zwischen den Ansichten umschalten Zwischen diesen beiden Ansichten können Sie schnell über die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ansichten im Menüband umschalten. Sie finden die Gruppe beim Arbeiten mit Tabellen in mehreren Registerkarten – beispielsweise auf den Registerkarten Start und Tabellentools/Entwurf.
Datenbankobjekte
Abbildung 13.12 In der Entwurfsansicht definieren Sie die Struktur.
Hinweise zum Arbeiten mit den verschiedenen Ansichten einer Tabelle erhalten Sie in Kapitel 14.
HINWEIS
13.3.2 Abfragen Abfragen basieren auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen. Mit Abfragen veranlassen Sie Microsoft Access dazu, spezielle Daten aus den zugrunde liegenden Tabellen abzurufen, mit denen Sie arbeiten wollen. Beispielsweise kann eine Abfrage so gestaltet werden, dass aus einer zugrunde liegenden Tabelle nur noch bestimmte Datensätze angezeigt werden – beispielsweise alle Kunden mit einem bestimmten Wohnort. Klicken Sie zum Öffnen einer Abfrage auf die Schaltfläche Abfragen in der Objektspalte des Navigationsbereichs. Doppelklicken Sie dann auf das Symbol für die Abfrage oder markieren Sie es nur und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Inhalt der Abfrage wird angezeigt (à Abbildung 13.13).
Auch Abfragen müssen erst definiert werden. Dazu dient wiederum eine spezielle Entwurfsansicht. Um diese Ansicht für eine vorhandene Abfrage anzuzeigen, gehen Sie ähnlich wie bei Tabellen vor: Markieren Sie das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die Abfrage und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie dann Entwurfsansicht. Abfragen sind ein wesentlicher Bestandteil des Programms Access. Wir werden uns damit in Kapitel 14 ausführlicher beschäftigen.
HINWEIS
13.3.3 Formulare Formulare ermöglichen unter anderem eine bequeme Form der Eingabe und Bearbeitung von Daten, die in einer dem Formular zugrunde liegenden Tabelle abgelegt werden. Ein Formular ist also ein Datenbankobjekt, mit dem Sie Daten aus einer Tabelle oder einer Abfrage entweder eingeben, bearbeiten oder anzeigen können. Be-
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Kapitel 13 • Die Datenbankobjekte
Abbildung 13.13 Abfragen liefern eine Auswahl aus den Daten einer Tabelle. Hier wurde nach den Nachnamen Simon gefiltert.
stimmte Benutzer müssen beispielsweise nur einige Felder in einer Tabelle mit vielen Feldern anzeigen können. Wenn Sie diesen Benutzern ein Formular bereitstellen, das nur diese Felder enthält, erleichtern Sie ihnen den Umgang mit der Datenbank. Sie können einem Formular auch Schaltflächen und andere Funktionalitäten hinzufügen, um häufig ausgeführte Aktionen zu automatisie-
ren. Ein zusätzlicher Vorteil gegenüber der Bearbeitung der Daten in Tabellen selbst besteht darin, dass Sie hier auch Tabellen, Grafiken, Bilder, Töne und Videos anzeigen können. Zum Öffnen eines Formulars klicken Sie auf die Schaltfläche Formulare in der Objektspalte des Navigationsbe-
Abbildung 13.14 Auch Bilder können in Formularen wiedergegeben werden.
348
Datenbankobjekte
reichs. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für das Formular oder markieren Sie es nur und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Inhalt des Formulars wird abschließend angezeigt (à Abbildung 13.14). Auf die Arbeit mit Formularen gehen wir in Kapitel 15 intensiver ein. Es ist vermutlich überflüssig zu erwähnen: Auch Formulare müssen zuerst definiert werden, und dazu dient wieder eine Entwurfsansicht, die Sie mit den schon oben für Tabellen und Abfragen beschriebenen Methoden auf den Bildschirm holen. Zum ersten Erstellen eines Formulars hält Access aber eine größere Zahl von Standardbefehlen und Assistenten bereit, die Ihnen einen Teil der Definitionsarbeit abnehmen.
13.3.4 Berichte Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie gemeinsam aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Zum Anzeigen klicken Sie auf die Schaltfläche Berichte in der Objektspalte des Navigationsbereichs. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für den Bericht oder markieren Sie es nur und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Inhalt des Berichts wird anschließend angezeigt (à Abbildung 13.15).
HINWEIS
Hinweise zur Arbeit mit Berichten erhalten Sie in Kapitel 15.
13.3.5 Weitere Datenbankobjekte Access beinhaltet noch zwei weitere Typen von Datenbankobjekten, die zur Automatisierung von Abläufen eingesetzt werden können: Mit Makros lassen sich einfachere Arbeitsabläufe in der Microsoft-Access-Datenbank automatisieren. Komplexe Verfahren zur Automatisierung können Sie in Microsoft Access mit Visual Basic for Applications – abgekürzt VBA – aufbauen. Die einzelnen Programmelemente legen Sie in den Modulen ab.
Abbildung 13.15 Berichte fassen die Daten zusammen.
Auf die Arbeit mit Makros wird in Kapitel 16 eingegangen. Die Grundzüge der Automatisierung mit VBA liefert das Kapitel 28.
HINWEIS
Die aktuelle Programmversion unterstützt keine Datenzugriffsseiten mehr, die Ihnen vielleicht noch von Access 2003 her bekannt sind. Wenn Sie ein Dateneingabeformular über das Web bereitstellen möchten, können Sie Ihre Datenbank auf einem SharePoint-Server zur Verfügung stellen und die Werkzeuge verwenden, die Windows SharePoint Services bereitstellt. Wenn Sie eine Datenbank öffnen, die mit einer früheren Version von Access erstellt wurde und die Datenzugriffsseiten enthält, können Sie die Seiten im Windows Internet Explorer anzeigen. Diese Seiten lassen sich jedoch nicht bearbeiten.
TIPP
349
Kapitel 14 Tabellen und Abfragen Wie Sie bereits aus dem vorherigen Kapitel wissen, bilden Tabellen die Grundlage einer Datenbank. Darin werden die eigentlichen Daten abgelegt, auf die sich alle anderen Access-Datenbankobjekte beziehen. Eine einfache Datenbank enthält möglicherweise nur eine einzige Tabelle. Für die meisten Datenbanken werden jedoch mehrere Tabellen benötigt. Sie wissen auch schon, dass man mit Hilfen von Abfragen bestimmte Filterfunktionen auf die Daten einer Tabelle anwenden kann. Wir wollen in diesem Kapitel zeigen, wie man solche Objekttypen entwirft und damit arbeitet.
» Anschließend können Sie sich daran machen, die Tabelle mit Daten zu füllen und diese zu bearbeiten (à Abschnitt 14.3). Daten geben Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten.
» Dann wollen wir uns den Abfragen zuwenden. Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze – oder Teile davon – aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage (à Abschnitt 14.4). Zur Definition einer Abfrage können Sie verschiedene Techniken einsetzen
» Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen
» Neben der Auswahlabfrage können Sie noch eine
Sie in Access 2010 mehrere Aufgaben erledigen: Sie müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser Feldnamen bestimmen und sie anschließend speichern. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten und Sie sollten diese kennen, um je nach Situation die beste davon benutzen zu können (à Abschnitt 14.1).
Reihe von Aktionsabfragen einsetzen (à Abschnitt 14.5). Sie können damit beispielsweise neue Datensätze in einer Tabelle erstellen oder bestimmte andere löschen.
» Nachdem Sie prinzipiell wissen, wie Tabellen angelegt werden, können wir uns fragen, nach welchen generellen Prinzipien man Tabellen in einer Datenbank organisiert (à Abschnitt 14.2). Sie erfahren, wie Sie diese Informationen auf die entsprechenden Tabellen und Spalten aufteilen und wie sich diese Tabellen aufeinander beziehen.
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Wenn Sie die in diesem Kapitel gezeigten Beispiele an Ihrem Rechner selbst nachvollziehen wollen, können Sie dazu die im Ordner 14 der Begleit-CD vorhandenen Beispieldatenbanken benutzen. Darin liefert Datenbank14a die Daten zum Arbeiten in Tabellen, Datenbank14b können Sie verwenden, um Beziehungen zwischen Tabellen aufzubauen, und Datenbank14c liefert Material für das Erstellen von Abfragen.
CD-ROM
Tabellen definieren
Abbildung 14.1 Die Werkzeuge zum Erstellen von Tabellen finden Sie in der Gruppe Tabellen auf der Registerkarte Erstellen.
14.1 Tabellen definieren Zur Definition der Struktur einer Tabelle müssen Sie in Microsoft Access nur wenige Aufgaben erledigen: Sie müssen eine neue leere Tabelle anlegen, in dieser Feldnamen bestimmen und sie anschließend speichern.
14.1.1
Eine neue Tabelle anlegen
Bevor Sie eine Tabelle definieren können, muss natürlich eine Datenbank geöffnet sein, die diese Tabelle aufnehmen kann (à Kapitel 13). Wenn Sie eine neue Datenbank anlegen, wird dabei standardmäßig auch immer eine neue Tabelle erstellt. Sie können diese für die Eingabe der Daten verwenden oder sie gleich nach dem Erstellen der Datenbank schließen und damit löschen. Wenn Sie dann später eine oder weitere Tabellen anlegen wollen, benutzen Sie die Optionen in der Gruppe Tabellen der Registerkarte Erstellen des Menübands (à Abbildung 14.1 und Tabelle 14.1). Sie können sich darüber mehrerer Vorgehensweisen bedienen: Einerseits können Sie eine leere Tabelle direkt in der Datenblattansicht erstellen und anschließend darin Feldnamen und Feldinhalte eingeben. Andererseits kön-
Symbol
nen Sie den Tabellenentwurf verwenden, der eine Vielfalt von zusätzlichen Möglichkeiten liefert.
Eine neue Tabelle in der Datenansicht anlegen Sie können einerseits Tabellen in der Ansicht definieren, in der Sie später auch die Daten anzeigen werden. Die Methode eignet sich vor allem dann, wenn Sie als Feldinhalte nur Textinhalte eingeben wollen und sich nicht mit der etwas aufwändigeren Entwurfsansicht herumplagen möchten.
»» Falls nötig, wählen Sie im Menüband der bereits geöffneten Datenbank die Registerkarte Erstellen.
»»
Klicken Sie in dieser Registerkarte in der Gruppe Tabelle auf Tabelle. Daraufhin wird im Arbeitsbereich des Programms eine neue Tabelle angelegt (à Abbildung 14.2). Einen vorläufigen Namen dafür erstellt das Programm automatisch. Automatisch wird auch eine erste Feldspalte mit der Bezeichnung ID erstellt, deren Inhalte als Zähler für die Datensätze dienen. In einem solchen Feld können Sie keine Eingaben vornehmen. Die entsprechenden Einträge werden automatisch generiert (à folgende Abschnitte).
Name und Wirkung Tabelle: erstellt eine neue Tabelle in der Datenblattansicht. Sie können darin direkt mit der Eingabe von Inhalten beginnen.
SharePoint-Listen: Sie können eine Tabelle in der Datenbank erstellen, in die aus einer SharePoint-Liste importiert wird oder die mit dieser verknüpft ist. Tabellenentwurf: erstellt eine neue Tabelle in der Entwurfsansicht. Sie müssen darin die Feldnamen und die Datentypen angeben. Anschließend können Sie zur Datenblattansicht umschalten und dann die Inhalte eingeben. Tabelle 14.1 Die Alternativen zum Anlegen von Tabellen auf der Registerkarte Erstellen
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.2 Eine leere Tabelle in der Datenblattansicht
» Die Schreibmarke ist automatisch in der ersten Zeile der zweiten Feldspalte der Tabelle positioniert. Sie können dort direkt mit der Eingabe von Feldinhalten beginnen. Wenn Sie die Tabelle zum Speichern von Daten zu Personen benutzen wollen, tragen Sie hier beispielsweise einen Nachnamen ein. Bevor Sie das aber tun, sollten Sie den folgenden Punkt berücksichtigen.
»
Alle Felder einer Tabelle sind mit einem Felddatentyp versehen: Dieser entscheidet, welche Eingaben in diesem Feld akzeptiert werden. In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Felddatentyp Text verwendet. Wenn Sie aber als erste Eintragung in einem Feld einen Zahlenwert eingeben, legen Sie damit den Datentyp dieses Felds auf Zahl fest. Sie können aber auch vor jeder Eintragung eines Feldwerts den Felddatentyp selbst festlegen. Klicken Sie dazu auf die Pfeilspitze rechts neben Zum Hinzufügen klicken und wählen Sie den Typ aus. Mehr zu den einzelnen Felddatentypen erfahren Sie weiter unten in diesem Kapitel.
» Wir sagten es gerade: Sie können direkt mit der Eingabe von Feldinhalten beginnen. Sobald Sie die Eingabe im ersten Feld abgeschlossen haben, wird das Feld automatisch benannt. Als Name wird Feld1
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verwendet. Außerdem wird ein weiterer leerer Datensatz erzeugt. Felder werden also bei der gerade beschriebenen Form des Erstellens einer Tabelle automatisch benannt – Feld1, Feld2 usw. Meist werden Sie aber diese Namen selbst festlegen wollen – beispielsweise mit Nachname, Vorname usw. Sie können in der Datenblattansicht die automatisch vergebenen Feldnamen ändern, indem Sie auf den Namen doppelklicken und den bisherigen Namen überschreiben oder editieren. In Microsoft Access vergebene Namen dürfen bis zu 64 Zeichen lang sein und können aus einer – mit einigen Einschränkungen – beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen bestehen. Nicht zugelassen sind die Zeichen . (Punkt), ! (Ausrufezeichen), ' (Akzentzeichen), [ sowie ] (eckige Klammern) und die Steuerzeichen (ASCII-Werte 0 bis 32). Außerdem dürfen Namen nicht mit einem Leerzeichen beginnen.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie einen endgültigen Namen für die Tabelle ein. Bestätigen Sie über OK. Der Entwurf der Tabelle ist jetzt zusammen mit den bereits eingegebenen Feldinhalten gespeichert.
Nachdem Sie einen Feldwert eingetragen haben, kann der Felddatentyp in dieser Ansicht nicht mehr geändert werden. Benutzen Sie dazu dann die Entwurfsansicht der Tabelle (à unten).
ACHTUNG
Tabellen definieren
Den Standarddatentyp für Felder in neuen Tabellen oder für Felder, die Sie zu vorhandenen Tabellen hinzufügen, können Sie in der Kategorie Objekt-Designer unter den Access-Optionen einstellen.
TIPP
Eine neue Tabelle in der Entwurfsansicht anlegen Etwas komplizierter, aber ungleich vielfältiger ist die Möglichkeit, zur Definition einer Tabelle die Entwurfsansicht zu verwenden. Sie haben hierin aber die Option, für die einzelnen Felder bestimmte Namen festzulegen und auch einzelne Datentypen für die Inhalte zu fordern.
»
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Tabellen auf Tabellenentwurf. Daraufhin wird im Arbeitsbereich das Fenster für den Tabellenentwurf angezeigt (à Abbildung 14.3). Hierbei werden noch keine Feldbezeichnungen oder andere Eingaben automatisch vergeben. Alle diese Dinge müssen – oder können – Sie selbst festlegen. Zu dieser Definition der Struktur gehören zwingend das Festlegen der Feldnamen und der dazugehörenden Felddatentypen und Feldeigenschaften. Optional ist eine zusätzliche Beschreibung für die einzelnen Felder.
» Beginnen Sie sinnvollerweise mit der Eintragung in der Spalte Feldname.
»
Wechseln Sie dann in derselben Zeile zur Spalte Felddatentyp. Einen schnellen Wechsel dorthin bewirken Sie mit Å oder – in der Grundeinstellung des Programms – mit Æ. Hier müssen Sie für jedes Feld einen geeigneten Typ festlegen (à folgende Abschnitte).
» Wechseln Sie mit Å oder Æ zur Spalte Beschreibung. In dieser Spalte können Sie eine zusätzliche Erklärung zur Bedeutung des Feldnamens eingeben. Das lohnt sich beispielsweise dann, wenn Sie für die Feldnamen weniger verständliche Abkürzungen verwendet haben.
» Geben Sie auf dieselbe Weise weitere Feldzeilen ein. Zur jeweils nächsten Zeile können Sie von der Spalte Beschreibung wieder mit Å oder Æ springen.
» Für weitere Arbeiten müssen Sie die Tabelle zuerst speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Geben Sie einen endgültigen Namen für die Tabelle ein und bestätigen Sie über OK.
» Ein Warnhinweis wird angezeigt, der Sie darauf hinweist, dass Sie noch keinen Primärschlüssel definiert haben. Darauf gehen wir später noch ein.
Abbildung 14.3 Im Tabellenentwurf werden die Felder untereinander aufgelistet.
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Zwischen den Ansichten umschalten
Feldeigenschaften verstehen
Spätestens jetzt haben Sie gemerkt, dass eine Tabelle über mindestens zwei Ansichten verfügt – die Entwurfsansicht and die Datenblattansicht. Zwischen diesen beiden Ansichten können Sie schnell über die Gruppe Ansichten im Menüband umschalten. Sie finden die Gruppe beim Arbeiten mit Tabellen in mehreren Registerkarten – beispielsweise in den Registerkarten Start und Tabellentools/Entwurf. Die Schaltfläche Ansicht verfügt auch über ein zusätzliches Listenfeld, über das Sie die gerade gewünschte Ansicht einstellen können. Außerdem finden Sie in der rechten unteren Ecke eines Tabellenfensters mehrere kleine Schaltflächen, die ebenfalls den Wechsel zu unterschiedlichen Ansichten ermöglichen.
Im unteren Bereich des Fensters können Sie nach Wahl des Typs die Eigenschaften für das Feld festlegen (à Abbildung 14.4). Mit der Taste Î können Sie übrigens schnell zwischen dem oberen und dem unteren Fensterabschnitt wechseln.
14.1.2 Einen Tabellenentwurf editieren Nachdem Sie diese Grundtechniken kennen, können wir uns mit den Details zu diesem Themenbereich beschäftigen. Einige Editieraufgaben können Sie in der Datenblattansicht der Tabelle vornehmen. Ungleich vielfältiger sind jedoch die Möglichkeiten, die Ihnen in der Entwurfsansicht der Tabelle zur Verfügung stehen.
Datentypen verstehen Durch die Wahl des Felddatentyps entscheiden Sie, welche Eingaben in diesem Feld akzeptiert werden. In der Standardeinstellung wird automatisch zunächst der Felddatentyp Text verwendet. Andere Typen können Sie über das Listenfeld wählen, das Sie zu diesem Feld öffnen können (à Tabelle 17.2). Nach Wahl eines Felddatentyps ändern sich die Angaben in dem mit Feldeigenschaften überschriebenen unteren Teil des Fensters für den Tabellenentwurf. Sie können hierin bestimmte Eigenschaften des oben definierten Felddatentyps festlegen (à folgende Abschnitte). Den Standarddatentyp für Felder in neuen Tabellen oder für Felder, die Sie zu vorhandenen Tabellen hinzufügen, können Sie auf der Registerkarte Objekt-Designer unter den Access-Optionen einstellen (à Kapitel 16).
TIPP
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Abbildung 14.4 Die Eigenschaften ändern sich je nach Felddatentyp.
Eine kurze Hilfe zu den Feldeigenschaften wird rechts unten im Dialogfeld angezeigt, nachdem Sie das Feld markiert haben.
TIPP
Diese Parameter sind teilweise für die einzelnen Felddatentypen unterschiedlich:
» Die Eigenschaft Feldgröße dient beim Felddatentyp Text zum Festlegen der maximalen Anzahl von Zeichen im Feld. Bei Datentypen für Zahlen – beispielsweise bei den Typen Zahl oder Währung – regeln Sie hierüber die Größe und den Typ der Zahlen, die im Feld eingegeben werden können. Die gebräuchlichsten Einstellungen sind Double und Long Integer.
» Über das Feld Format bestimmen Sie für Zahlenfelder das Ausgabeformat – also wie der eingegebene Wert im Feld angezeigt werden soll.
» Das Eingabeformat beschreibt ein Muster für alle Daten, die in diesem Feld eingegeben werden können. Ein Klick auf die Schaltfläche dazu startet den Eingabeformat-Assistenten.
» Für den Typ Zahl steht zusätzlich die Eigenschaft Dezimalstellenanzeige zur Verfügung. Hiermit regeln Sie die Anzahl der Stellen rechts vom Dezimalzeichen. Die Option Automatisch regelt die Anzahl durch die Angabe im Feld Format.
Tabellen definieren
Datentyp
Anwendungsbereich
Text
Verwenden Sie diesen Felddatentyp für kürzere Texteingaben oder Zahlenwerte, mit denen Sie später nicht rechnen wollen – beispielsweise Telefonnummern, Postleitzahlen oder Ähnliches. Bis zu 255 Zeichen können pro Feld eingegeben werden. Niedrigere Werte erhöhen die Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Memo
Der Felddatentyp Memo dient zur Eingabe längerer Texte. Bis zu 63.999 Zeichen können in solche Felder eingegeben werden.
Zahl
Verwenden Sie diesen Typ bei Feldern für Daten, mit denen Sie auch rechnen wollen – also für Zahlenwerte. Welches Format hier benutzt werden soll, regeln Sie über die zugehörenden Feldeigenschaften (siehe unten). Beachten Sie, dass für Zahlenangaben mit Währungskennzeichen ein eigenes Format zur Verfügung steht.
Datum/Uhrzeit
Dieser Typ eignet sich für die Anzeige von Inhalten im Datums- und Uhrzeitformat. Sie können für die Anzeige im Bereich Feldeigenschaften zwischen verschiedenen Formaten wählen.
Währung
Verwenden Sie diesen Felddatentyp für die Anzeige einer Zahl zusammen mit einem Währungskennzeichen.
AutoWert
Bei Wahl dieses Typs setzt Microsoft Access für jeden Datensatz automatisch eine Zahl in das Feld ein. Standardmäßig wird fortlaufend nummeriert und die Nummerierung beginnt bei 1. Es ist immer nur ein AutoWert-Feld in einer Tabelle erlaubt.
Ja/Nein
Verwenden Sie diesen Felddatentyp für logische Werte wie Ja/Nein, Wahr/Falsch, Ein/Aus bzw. alle sonstigen Felder, die einen von zwei möglichen Werten enthalten.
OLE-Objekt
Verwenden Sie den Felddatentyp OLE-Objekt in Fällen, in denen in anderen Programmen erstellte Objekte in ein Formular oder einen Bericht eingefügt werden sollen. Dazu gehören beispielsweise Grafiken, Fotos, Klänge, aber auch AccessTabellen und Word-Dokumente.
Hyperlink
Hiermit können Sie Text oder Kombinationen aus Text und Zahlen eingeben, die als Text abgespeichert und als Hyperlinkadresse verwendet werden können. Das empfiehlt sich für die Darstellung von Webadressen in der Datenbank.
Anlage
Dient zum Speichern von Bildern, Grafiken, Office-Dateien oder einem beliebigen Dateityp. Dieser Datentyp ist neu in der Version 2007.
Berechnet
In Access 2010 können Sie diesen Datentyp zum Erstellen eines berechneten Felds in einer Tabelle verwenden. Dadurch kann das Ergebnis der Berechnung wesentlich einfacher angezeigt und in der Datenbank verwendet werden.
Nachschlage-Assistent
Erstellt ein Feld, das es Ihnen ermöglicht, einen Wert aus einer anderen Tabelle oder aus einer Liste von Werten mit Hilfe eines Listenfelds oder eines Kombinationsfelds zu wählen. Mit dieser Option wird der Nachschlage-Assistent gestartet (siehe unten).
Tabelle 14.2 Viele Datentypen stehen zur Verfügung.
»» Beim Felddatentyp AutoWert legen Sie über Neue
»» Die Beschriftung regelt die Bezeichnung des Felds
Werte fest, wie neue Werte für das AutoWert-Feld erstellt werden sollen.
in einem Formular. Wenn Sie keine Beschriftung eingeben, wird der in der Tabelle festgelegte Feldname verwendet.
»» In Feldern vom Typ Memo legen Sie die neue Textformateigenschaft auf Rich-Text oder Nur-Text fest. Rich-Text erlaubt eine weitergehende Zeichenformatierung im Feld.
»» Der Standardwert wird in neuen Datensätzen auto-
Viele Eigenschaften treffen aber auch auf mehrere oder sogar alle Felddatentypen zu.
»» Über die Gültigkeitsregel können Sie einen Ausdruck
matisch hinzugefügt. Ein Klick auf die Schaltfläche startet den Ausdrucks-Editor. eingeben, der die Werte, die Sie im Feld eingeben
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
können, einschränkt. Ein Klick auf die Schaltfläche startet den Ausdrucks-Editor.
»» Mit der Gültigkeitsmeldung können Sie die Fehlermeldung eingeben, die erscheinen soll, wenn der eingegebene Wert nicht der Gültigkeitsregel entspricht.
»» Die Eigenschaft Eingabe erforderlich regelt, ob im Feld eine Eingabe erforderlich ist oder nicht.
»» Mit Indiziert geben Sie hier an, ob und wie das Feld indiziert werden soll. Ein Index beschleunigt das Suchen oder Sortieren, verlangsamt aber das Aktualisieren. Die Wahl von Ja (Ohne Duplikate) verbietet die Eingabe von schon einmal vorhandenen Werten. Es empfiehlt sich, die Felder zu indizieren, in denen Sie häufig suchen, die Sie sortieren oder die Sie in Abfragen mit Feldern in anderen Tabellen verknüpfen. Sie sollten aber keine Felder indizieren, in denen voraussichtlich viele verschiedene Werte gespeichert werden. Anderenfalls können Abfragen verlangsamt werden. Sie können keine Felder vom Datentyp Memo, Hyperlink oder OLE-Objekt indizieren.
14.2 Grundlagen des Datenbank entwurfs Das Prinzip des Anlegens von Tabellen in einer Microsoft-Access-Datenbank haben wir gerade behandelt. Jetzt können wir uns fragen, nach welchen generellen Prinzipien man Tabellen in einer Datenbank organisiert. Sie erfahren, wie Sie entscheiden, welche Informationen benötigt werden, wie Sie diese Informationen auf die entsprechenden Tabellen und Spalten aufteilen und wie sich diese Tabellen aufeinander beziehen.
14.2.1 Das Grundprinzip Für ein richtiges Datenbankdesign gibt es eigentlich nur ein Prinzip, das Sie verinnerlichen sollten, und das lautet: Doppelt vorhandene Informationen sind schlecht, da dadurch Platz verschwendet wird, die Geschwindigkeit der Verarbeitung abnimmt und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Inkonsistenzen steigt. Wenn man das oben genannte Prinzip beherzigt, ergibt sich daraus die Konsequenz, dass man die in der Daten-
356
bank vorhandenen Informationen so in Tabellen aufteilt, dass darin immer nur die absolut notwendigen Informationen vorhanden sind. Bei einfachen Datenbeständen spielt das keine große Rolle: Wenn Sie beispielsweise nur eine einfache Adressdatenbank erstellen möchten, kommen Sie meist mit einer einzigen Tabelle aus, die beispielsweise Feldnamen wie Nachname, Vorname, Straße, Hausnummer usw. enthält. Wenn eine Datenbank umfangreichere Aufgaben erledigen muss, werden Sie meist mit noch mehr Tabellen arbeiten. Beispielsweise könnte man die Aufgaben für die Kundenverwaltung und für die Auftragsverwaltung auf mehrere Tabellen verteilen:
»» Eine erste Tabelle enthält beispielsweise nur die Namen der Personen und zusätzlich ein Identifikationselement – etwa eine Kundennummer –, das diesen Personendaten zugeordnet ist. Beachten Sie, dass bei solchen Tabellenkonfigurationen jeder Kunde nur ein einziges Mal in der Tabelle auftauchen soll.
»» In welcher Branche ein Kunde sein Geschäft betreibt, ist für die Ablauforganisation vielleicht weniger wichtig, aber für bestimmte statistische Auswertungen interessant. Diese Daten könnten Sie darum in einer separaten Tabelle ablegen. Wenn Sie bereits über eine Tabelle mit den Namen der Kunden verfügen, brauchen Sie darin zur eindeutigen Zuordnung nur noch die eine Feldspalte für die Kundennummer zu benutzen.
»» Die Adressdaten der Kunden könnten Sie in einer weiteren Tabelle ablegen. Diese Daten lassen sich beispielsweise dazu verwenden, Informationsmaterial an Ihre Kunden zu senden. Wiederum muss hier die Tabelle ein Identifikationsfeld beinhalten, so dass man weiß, welcher Person die jeweilige Adresse zuzuordnen ist. Für Kunden, die über zwei oder mehrere Adressen verfügen, ist der Inhalt dieses Identifikationsfelds in dieser Tabelle identisch. Wenn Sie eine solche Struktur in die Praxis umsetzen wollen, müssen Sie also mit drei Tabellen arbeiten:
»» In der ersten befinden sich die Felder für den Namen und eine Identifikation. Letztere sollte eindeutig sein, damit sie immer eine einzelne Kombination aus Nachname und Vorname identifiziert. Bei Fällen, in denen zwei verschiedene Personen mit identischen
Grundlagen des Datenbankentwurfs
Vor- und Nachnamen in der Datenbank auftauchen, muss sich die Identifikationsnummer unterscheiden. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie diesem Element den Datentyp AutoWert zuordnen und dafür sorgen, dass die Feldeigenschaft Indiziert auf Ja (Ohne Duplikate) gesetzt ist. Sie sollten diesem Feld einen Primärschlüssel zuordnen.
» Klicken Sie auf den Datensatzmarkierer für das Feld, das Sie als Primärschlüsselfeld benutzen wollen.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Primärschlüssel der Registerkarte Tabellentools/Entwurf des Menübands. Das für den Primärschlüssel gewählte Feld wird durch ein Schlüsselsymbol gekennzeichnet (à Abbildung 14.5).
» In der Tabelle mit den Informationen für die Branche gehen Sie ähnlich vor. Jedem Kunden sollte eine Branche zugeordnet werden. Dafür reicht hier aber die Angabe der Kundennummer, die wiederum nur einmal in der Tabelle auftauchen sollte.
» Die dritte Tabelle beinhaltet die verschiedenen Adressen. Auch hier muss die Identifikationsnummer vorhanden sein, damit Adressdatensätze einem Namen zugeordnet werden können. Wenn Sie auch die Möglichkeit haben wollen, einem Kunden mehrere Adressen zuzuordnen, sollten Sie hier nicht den Datentyp AutoWert verwenden. Eine solche Aufteilung hält die Datenbestände für verschiedene betriebswirtschaftliche Bereiche schlank.
14.2.2 Das Vergeben von Primärschlüsseln Ein wichtiger Punkt beim Datenbankentwurf ist die Vergabe von Primärschlüsseln. Jede Tabelle sollte eine Spalte oder einen Satz Spalten enthalten, durch die die einzelnen in der Tabelle gespeicherten Zeilen eindeutig identifiziert werden. Dies ist oft eine eindeutige Identifizierungsnummer – beispielsweise eine Artikelnummer oder eine Bestellnummer. In Access werden Primärschlüsselfelder verwendet, um schnell Daten aus mehreren Tabellen zuzuordnen und zu kombinieren.
Ein Schlüsselfeld einfügen Da die Bedingung des eindeutigen Inhalts manchmal nur schwierig zu erfüllen ist, zum Beispiel bei Namen, die ja durchaus mehrfach vorkommen können, werden häufig AutoWert-Felder als Schlüssel eingesetzt, bei denen der Inhalt von Access automatisch weitergezählt wird. Für das Schlüsselfeld wird von Microsoft Access automatisch ein Index angelegt, d.h., die Inhalte werden sortiert, um einen schnellen Zugriff auf die Daten zu gewährleisten.
Abbildung 14.5 Ein Symbol zeigt das Schüsselfeld an.
»
Beachten Sie, dass durch das Setzen eines Primärschlüssels automatisch auch die Feldeigenschaft Indiziert auf die Einstellung Ja (Ohne Duplikate) gesetzt wird. Das bedeutet, dass Sie in dem Feld bei verschiedenen Datensätzen keine identischen Inhalte eingeben können. Bei einem Feld vom Datentyp AutoWert ist das sowieso nicht möglich. Wenn Sie aber ein Feld mit einem anderen Datentyp als Primärschlüsselfeld verwenden würden, könnten Sie auch Duplikate zulassen.
Wenn beim Entwurf der Tabelle kein Schlüsselfeld angegeben wurde, wird beim Speichern abgefragt, ob ein solches gesetzt werden soll. Hatten Sie bei der Felddefinition ein Feld vom Typ AutoWert eingefügt, wird der Primärschlüssel automatisch auf dieses Feld gesetzt. Andernfalls wird automatisch ein Schlüsselfeld mit dem Namen ID vom Datentyp Auto-Wert eingefügt.
TIPP
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Die Wirkungsweise des Primärschlüssels
14.2.3 Tabellen verknüpfen
Sehr oft verwendet eine Tabelle nur ein einziges Primärschlüsselfeld. Beachten Sie die folgenden Richtlinien, die auch die Wirkungsweise eines Primärschlüssels weiter verdeutlichen:
Wenn Sie dann Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen abgelegt haben, gemeinsam darstellen wollen, können Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen erreichen. Notwendig dafür ist ein Feld, mit dem eine Beziehung zwischen den Datensätzen der Tabellen hergestellt werden kann. In unseren vorherigen Beispielen wäre dies das Feld Kundennummer, das in allen Tabellen vorhanden ist. Zum Definieren einer solchen Beziehung gibt es mehrere Methoden. Einerseits können Sie diese direkt in einer Abfrage deklarieren (à unten).
» Wenn Sie bereits ein eindeutiges Datenfeld in der Tabelle benutzen, können Sie dieses als Primärschlüssel verwenden. Beispielsweise haben Artikelnummern meist diese Eigenschaften: Jeder Artikel hat eine Nummer und zu jeder Nummer gibt es einen Artikel.
» Ein Wert eines Primärschlüsselfelds darf in einer Tabelle nicht mehrfach vorkommen. Beachten Sie also, dass Sie solche Artikelnummern nur dann als Primärschlüsselfeld in einer Tabelle verwenden können, wenn die Werte in dieser Spalte immer für jeden Datensatz unterschiedlich sind. Aus diesem Grund sollten Sie meist auch keine Namen – wie die von Artikeln oder Personen – als Primärschlüssel verwenden, da diese oft nicht eindeutig sind. Es ist beispielsweise leicht möglich, dass in der Tabelle zwei Personen mit dem gleichen Namen vorhanden sind.
» Ein Primärschlüsselfeld muss immer einen Wert haben. Wenn zu irgendeinem Zeitpunkt die Zuweisung des Werts in dieser Spalte aufgehoben werden kann, kann er nicht als Komponente eines Primärschlüssels verwendet werden.
» Aus den vorher genannten Gründen sollten Sie auch immer ein Feld für den Primärschlüssel auswählen, dessen Wert nicht geändert wird. Sollte eine solche Änderung passieren, muss sie überall dort durchgeführt werden, wo auf dieses Feld Bezug genommen wird, und das kann leicht zu Komplikationen führen. In manchen Fällen möchten Sie möglicherweise zwei oder mehr Felder verwenden, durch die gemeinsam der Primärschlüssel einer Tabelle bereitgestellt wird. In diesem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass die Kombination der Inhalte den oben genannten Kriterien entspricht.
TIPP
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Eine Beziehung definieren Wenn Sie Tabellen definieren, werden Sie bei dieser Tätigkeit ja meist auch schon wissen, welche Beziehungen zwischen den Elementen der Tabellen vorhanden sein sollen. Nach der Definition der Tabellen können Sie dann die gewünschten Zusammenhänge zwischen diesen auch über ein separates Dialogfeld festlegen.
»
Klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehungen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Datenbanktools. Ein spezielles Datenbankobjekt muss dafür nicht geöffnet sein. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird eingeblendet (à Abbildung 14.6).
» Markieren Sie nacheinander die Tabellen, zwischen denen Sie Beziehungen definieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Beenden Sie die Arbeit mit dem Dialogfeld durch einen Klick auf Schließen. Das Fenster Beziehungen wird angezeigt, in dem die Feldnamen der Tabellen wiedergegeben werden.
» Um beispielsweise eine Beziehung zwischen den Feldern Kundennummer herzustellen, ziehen Sie eines dieser Felder auf das andere. Automatisch wird das Dialogfeld Beziehungen bearbeiten angezeigt, in dem Sie die Form der Beziehung regeln können (à Abbildung 14.7, links).
» Beachten Sie die Anzeige zu Beziehungstyp unten im Dialogfeld. Wenn Sie den Typ der Beziehung ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfungstyp. Sie finden im dann angezeigten Dialogfeld drei Optionen, über die Sie angeben können, welche
Grundlagen des Datenbankentwurfs
Abbildung 14.6 Über das Dialogfeld Tabelle anzeigen wählen Sie die Tabellen aus, zwischen denen Sie Beziehungen definieren wollen.
Abbildung 14.7 Hier wird eine Beziehung zwischen den Feldern definiert.
Datensätze angezeigt werden sollen (à Abbildung 14.7, rechts). Darauf werden wir gleich noch eingehen.
» Wenn Sie das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften angezeigt hatten, schließen Sie es. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erstellen. Im Fenster Beziehungen wird die Verknüpfung durch eine Verbindungslinie symbolisiert. Schließen Sie dann das Fenster Beziehungen. Damit haben Sie eine Verknüpfung definiert, die auch automatisch anzeigt, wenn Sie mit diesen Tabellen eine gemeinsame Abfrage gestalten.
Wenn Sie weitere vorhandene Tabellen oder Abfragen hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehungen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Datenbanktools. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird wieder eingeblendet.
TIPP
Festlegen des Verknüpfungstyps Einer der Werte, die Sie für eine Beziehung festlegen können, ist der Verknüpfungstyp. Anhand dieses Parameters erkennt Access, welche Datensätze in ein Abfrageergebnis aufgenommen werden sollen. Zum Festlegen des Verknüpfungstyps lassen Sie das Dia-
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
logfeld Beziehungen bearbeiten anzeigen (à Abbildung 14.7, links). Beim Anlegen einer neuen Verknüpfung erscheint es – wie zuvor beschrieben – automatisch auf dem Bildschirm. Hatten Sie schon eine Verknüpfung festgelegt, doppelklicken Sie im Fenster Beziehungen auf die angezeigte Verbindungslinie oder wählen Sie auf der Registerkarte Beziehungstools/Entwurf in der Gruppe Tools den Befehl Beziehungen bearbeiten. Klicken Sie in diesem Dialogfeld auf Verknüpfungstyp. Das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird angezeigt (à Abbildung 14.7, rechts).
»» Gehen wir noch einmal von dem zuvor gezeigten Beispiel aus, in dem die Tabelle mit den Kundennamen und die mit den Branchen anhand der gemeinsamen Felder Kundennummer verknüpft wurden. Mit dem Standardverknüpfungstyp 1 – der auch als innere Verknüpfung bezeichnet wird – gibt eine solche Verknüpfung nur die Zeilen wieder, bei denen die gemeinsamen Felder übereinstimmen.
»» Angenommen, Sie möchten alle Kunden einschließen, auch diejenigen, für die im obigen Beispiel noch keine Branche angegeben worden ist. Hierzu müssen Sie den Verknüpfungstyp von einer inneren Verknüpfung in eine sogenannte linke äußere Verknüpfung ändern, indem Sie den Typ 2 aktivieren. Eine solche linke äußere Verknüpfung gibt alle Zeilen aus der Tabelle auf der linken Seite der Beziehung und nur diejenigen Zeilen zurück, die mit der Tabelle rechts übereinstimmen.
»» Eine rechte äußere Verknüpfung gibt alle Zeilen auf der rechten Seite und nur diejenigen Zeilen zurück, die mit der Tabelle links übereinstimmen.
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Links und rechts bezieht sich hier auf die Position der Tabellen im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten, nicht im Fenster Beziehungen. Bestätigen Sie abschließend über OK. Wenn Sie eine der Optionen 2 oder 3 auswählen, wird auf der Beziehungslinie ein Pfeil angezeigt (à Abbildung 14.8). Dieser Pfeil zeigt auf die Seite der Beziehung, die nur übereinstimmende Zeilen anzeigt.
14.2.4 Beziehungen zwischen Tabellen An den eben gezeigten Beispielen wurde auch gleich klar, dass es unterschiedliche Formen solcher Beziehungen gibt: Wenn ein Kunde bereits mehrere Aufträge vergeben hat, existieren zu jedem Kundendatensatz mehrere Auftragsdatensätze. Einen solchen Fall bezeichnet man als 1:n-Beziehung. Wenn hingegen jedem Datensatz einer Tabelle nur genau ein Datensatz einer anderen Tabelle zugeordnet werden kann, spricht man von einer 1:1-Beziehung.
1:1-Beziehungen Bei der einfachsten Form der Verknüpfung werden Tabellen über in allen Tabellen vorhandene Felder mit gleichen, eindeutigen Inhalten in Beziehung gesetzt. Diese Beziehung zwischen den Tabellen wird 1:1-Beziehung genannt, da für jeden Datensatz in einer Tabelle ein Datensatz in einer anderen Tabelle vorhanden ist. Zum Beispiel könnte eine Tabelle eine nur einmal vorkommende Kundennummer und die Namen der Kunden enthalten. Eine zweite Tabelle könnte die Kundennummer und zusätzliche Angaben zur Branche enthalten. Durch eine Verknüpfung dieser beiden Tabellen über die Kundennummer ist eine Abfrage möglich, bei der alle Daten dieser beiden Tabellen zusammengefügt werden (à vorherige Abschnitte).
Abbildung 14.8 Eine linke und eine rechte äußere Verknüpfung
Grundlagen des Datenbankentwurfs
Damit die Eindeutigkeit der Zuordnung garantiert ist, sollten Sie Tabellen über Felder verknüpfen, bei denen in beiden Fällen die Feldeigenschaft Indiziert auf Ja (Ohne Duplikate) eingestellt ist. Das erreichen Sie am einfachsten, indem Sie die Felder mit einem Primärschlüssel versehen.
TIPP
1:n-Beziehung Anders verhält es sich bei einer 1:n-Beziehung, bei der die zur Verknüpfung der Tabellen verwendeten Felder keine eindeutige, sondern eine mehrdeutige Beziehung zulassen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine der Tabellen zwar über ein eindeutiges Primärschlüsselfeld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle die einzelnen Kundennummern aber mehrfach auftauchen – beispielsweise im Zusammenhang mit verschiedenen Adressen, über die ein Kunde verfügt. In einer Abfrage würden Kunden, die über mehrere Adressen verfügen, mehrfach auftauchen. Auch eine solche Beziehung können Sie bereits nach dem Erstellen der Tabellen definieren.
» Öffnen Sie das Fenster Beziehungen durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Datenbanktools. In diesem Fenster werden die bereits definierten Beziehungen wieder angezeigt.
»
Wenn Sie eine neue Beziehung hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen in der Gruppe Beziehungen der kontextbezogenen Registerkarte Beziehungstools. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen wird angezeigt.
» Markieren Sie darin die gewünschte Tabelle und klicken Sie auf Hinzufügen. Anschließend können Sie auf Schließen klicken. Das Fenster zeigt die vorher ausgewählten Tabellen an.
» Ziehen Sie das Feld aus der einen Tabelle auf das in
Abbildung 14.9 Eine 1:n-Beziehung bearbeiten
» Sie können dann das Fenster Beziehungen schließen. Speichern Sie die eventuell vorgenommenen Änderungen. Auch in diesem Fall können Sie die gerade erstellte Verknüpfung kontrollieren und gegebenenfalls modifizieren. Die automatisch gewählte Option Beinhaltet nur die Datensätze, bei denen die Inhalte der verknüpften Felder beider Tabellen identisch sind bewirkt hier beispielsweise, dass Kunden, für die noch keine Adresse eingegeben wurde, nicht mit angezeigt werden.
TIPP
14.2.5 Die referentielle Integrität Im Dialogfeld Beziehungen bearbeiten finden Sie im unteren Bereich ein Kontrollkästchen mit dem Namen Mit referentieller Integrität (à Abbildung 14.9). Das ist ein Regelsystem, das Microsoft Access verwendet, um zu kontrollieren, wie Beziehungen zwischen Datensätzen in verknüpften Tabellen nach Änderungs- oder Löschoperationen geregelt werden sollen. Sie können diese Option dann aktivieren, wenn das Feld aus der Primärtabelle über einen Primärschlüssel oder über einen eindeutigen Index verfügt und die verknüpften Felder denselben Datentyp haben.
der anderen, zu dem die Beziehung erstellt werden soll. Das Dialogfeld Beziehung bearbeiten wird angezeigt, in dem unten bereits der Beziehungstyp mit 1:n vermerkt ist (à Abbildung 14.9).
Nach dem Aktivieren stehen Ihnen zwei weitere Optionen zur Verfügung, die auch den Sinn dieses Instruments verdeutlichen:
» Klicken Sie auf Erstellen. Wieder wird eine Verbin-
tergabe an verwandte Felder aktivieren, werden bei jedem Ändern eines Primärschlüsselwerts in der Primärtabelle automatisch auch die entsprechenden Werte in der verknüpften Tabelle mit aktualisiert.
dungslinie angezeigt, die die Form der Beziehung kennzeichnet.
» Wenn Sie das Kontrollkästchen Aktualisierungswei-
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Haben Sie beispielsweise den Wert im Primärschlüsselfeld geändert, werden damit auch die entsprechenden Werte in der verknüpften Tabelle geändert. Wenn Sie verhindern möchten, dass Änderungen an einem Primärschlüsselfeld in der Primärtabelle vorgenommen werden können, wenn es in der verknüpften Tabelle verknüpfte Datensätze gibt, wählen Sie Mit referentieller Integrität und deaktivieren dann Aktualisierungsweitergabe an verwandte Felder.
»» Beim Aktivieren von Löschweitergabe an verwandte Datensätze werden bei jedem Löschen eines Datensatzes in der Primärtabelle automatisch die verknüpften Datensätze in der verknüpften Tabelle gelöscht. Wenn Sie in unserem Beispiel einen Kunden in einer Tabelle löschen, werden damit auch die Aufträge des Kunden in der anderen Tabelle gelöscht. Wenn Sie verhindern möchten, dass Datensätze aus der Primärtabelle gelöscht werden können, wenn es in der verknüpften Tabelle verknüpfte Datensätze gibt, aktivieren Sie nur Mit referentieller Integrität, lassen aber Löschweitergabe an verwandte Datensätze deaktiviert. Wenn Sie das Kontrollkästchen Mit referentieller Integrität aktiviert haben, werden die beiden darunter angezeigten Kontrollkästchen aktivierbar. Mit den beiden nachfolgenden Aufgaben können Sie die Wirkung dieser beiden wichtigen Elemente austesten. Diese setzen voraus, dass Sie die vorherigen Aufgaben in diesem Kapitel bereits durchgeführt haben.
14.3 In Tabellen arbeiten Nachdem Sie – wie vorher beschrieben – die Struktur einer Tabelle entweder über einen Assistenten oder manuell erstellt haben, können Sie sich daran machen, die Tabelle mit Daten zu füllen. Daten geben Sie in der Datenblattansicht der Tabelle ein. Die Techniken dazu sind einfach zu beherrschen und Sie müssen nur einige Besonderheiten beachten, die in diesem Abschnitt angesprochen werden. Denken Sie aber daran, dass Sie über die Verwendung von Formularen eine in den meisten Fällen weit bequemere Möglichkeit haben, Ihre Daten in eine Tabelle einzugeben (à Kapitel 15).
362
14.3.1 Felddaten eingeben und korrigieren In der Datenblattansicht der Tabelle können Sie die Felddaten eingeben und eingegebene Felddaten korrigieren. Als zusätzliche Werkzeuge dienen die Schaltflächen in der Gruppe Datensätze auf der Registerkarte Start des Menübands. Lassen Sie also zunächst die gewünschte Tabelle in der Datenblattansicht anzeigen. Dazu öffnen Sie – wenn nötig – die Gruppe Tabellen in der Objektspalte links im Navigationsbereich. Doppelklicken Sie auf das im Navigationsbereich angezeigte Symbol für die Tabelle oder markieren Sie es nur und ziehen Sie es auf den Arbeitsbereich in Access. Der Inhalt der Tabelle wird angezeigt. Nach dem Öffnen einer Tabelle in der Datenblattansicht ist automatisch immer das erste Feld im ersten Datensatz markiert. Wenn Sie Daten in einer noch leeren Tabelle eingeben wollen, können Sie also sofort damit beginnen.
Einen neuen Datensatz anlegen Sind bereits Datensätze in der Tabelle vorhanden, müssen Sie zunächst den Datensatz markieren, in dem Sie mit der Eingabe beginnen wollen. Im Allgemeinen werden Sie die Daten in der ersten freien Zeile der Tabelle eingeben wollen. Diese Zeile ist zusätzlich auch durch den Datensatzmarkierer am linken Rand der Tabelle markiert. Klicken Sie diesen Datensatz mit der Maus an. Der neue Datensatz wird daraufhin markiert und die Schreibmarke erscheint im ersten Feld dieses Satzes (à Abbildung 14.10). Daneben gibt es noch weitere Methoden zum Anlegen eines neuen Datensatzes, die Sie kennen sollten:
»» Sie können auf das Steuerelement Neu
in der Gruppe Datensätze der Registerkarte Start im Menü band klicken.
»» In der Zeile zur Navigation am unteren Rand des Fensters können Sie auf die Schaltfläche Neuer (leerer) Datensatz klicken (à folgende Abschnitte).
»»
Auch über die Optionen der Liste zur Schaltfläche Gehe zu in der Gruppe Suchen der Registerkarte Start im Menü band können Sie durch Wahl von Neu einen neuen Datensatz erzeugen.
In Tabellen arbeiten
Abbildung 14.10 Die Tabelle ist bereit zur Eingabe eines neuen Datensatzes.
» Sie können zum Markieren eines neuen Datensatzes
Tastatur eingeben, das ist aber nur möglich, wenn die Eigenschaft Nur Listeneinträge für dieses Feld auf Nein geschaltet ist. Hatten Sie vereinbart, dass für ein Nachschlagefeld mehrere Werte zugelassen werden sollen, werden für die Optionen zu diesem Feld Kontrollkästchen angezeigt. Sie können Elemente in der Liste aktivieren oder deaktivieren und dann auf OK klicken, um die Optionen zu übernehmen. Die ausgewählten Elemente werden im Mehrfachwertfeld gespeichert und jeweils durch Kommas getrennt angezeigt.
auch die Tastenkombination Ÿ++ drücken oder einfach das erste Feld der letzten Zeile anklicken.
Daten eingeben Nach dem Markieren eines Felds können Sie die Daten eingeben. Nach der ersten Eingabe in einem Feld wird der Datensatz durch ein Schreibstiftsymbol in der Markierungsspalte gekennzeichnet. Außerdem wird gleich noch ein neuer leerer Datensatz erstellt. Um von einem Feld zum nächsten zu wechseln, benutzen Sie die Tasten Æ, Å oder }. Nachdem Sie die Eingaben an einem Datensatz abgeschlossen haben, kommen Sie mit diesen Tasten zum ersten Feld eines neuen Datensatzes. Über die Kategorie Clienteinstellungen in den Access-Optionen können Sie einstellen, welche Wirkung eine Betätigung von Æ hat. Ebenso können Sie hier das Standardverhalten einiger weiterer Tasten definieren (à Kapitel 16).
» Wenn Sie ein Eingabeformat
definiert haben – beispielsweise für die Eingabe einer Postleitzahl oder einer Telefonnummer –, werden die Möglichkeiten zur Eingabe durch die Anzeige von Unterstrichen oder anderen Zeichen eingeschränkt. Nur Eingaben in den so gekennzeichneten Bereichen sind möglich.
TIPP
Beachten Sie für die Eingabe in speziellen Feldern noch die folgenden Hinweise:
» In einem AutoWert-Feld können keine Eingaben durchgeführt werden. Diese Werte werden von Microsoft Access automatisch gesetzt.
»
In Nachschlagefeldern können Sie nach einem Klick auf die Pfeilspitze oder nach Drücken von Ì einen der eingestellten Werte auswählen. Sie können auch zusätzliche Daten über die
»
Wenn Sie die Schreibmarke in ein Feld mit dem eben für das neue Feld gewählten Datentyp Datum/Uhrzeit setzen, taucht rechts von diesem Feld eine kleine Kalenderschaltfläche auf. Wenn Sie darauf klicken, wird ein Kalenderfenster geöffnet, über das Sie einen Datumswert auswählen können. Der Kalender kann für ein Feld oder ein Steuerelement mithilfe einer Eigenschaft optional deaktiviert werden.
363
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
»» Felder mit dem Datentyp Ja/Nein zeigen in der Datenblattansicht ein Kontrollkästchen. Klicken Sie darauf, um es ein- oder auszuschalten. Sie können den Wert eines Kontrollkästchens in einem Feld nach dem Markieren auch durch Betätigung der Taste þLeerÿ umschalten.
»» Felder vom Typ OLE-Objekt können Sie auch in der Datenansicht der Tabelle mit Daten füllen, indem Sie die Option Objekt einfügen aus dem Kontextmenü zu einem solchen Feld benutzen. Grafische Inhalte können aber in dieser Ansicht nicht angezeigt werden. Wir werden darum erst im Kapitel über die Eingaben in Formularen darauf zu sprechen kommen (à Kapitel 15).
»» Felder vom Typ Memo sind meist dafür gedacht, längere Texte aufzunehmen. Zur Eingabe von Daten in ein solches Feld eignet sich das Fenster Zoom. Sie rufen es nach dem Markieren des Felds über die Tastenkombination Á+Ê auf den Bildschirm. Geben Sie darin den gewünschten Text ein und bestätigen Sie über OK. Der Text wird dann in das Feld übertragen. Mithilfe spezieller Tastenkombinationen können Sie die Eingabe von bestimmten Feldinhalten beschleunigen (à Tabelle 14.3). Tastenkürzel
Wirkung
Ÿ+;
Einfügen des aktuellen Datums
Ÿ+:
Einfügen der aktuellen Uhrzeit
Ÿ+Ç+þLeerÿ
Einfügen des Standardwerts für ein Feld
Ÿ+#
Einfügen des Werts aus dem vorherigen Datensatz
Tabelle 14.3 Tastenkürzel für bestimmte Feldinhalte
14.3.2 Daten speichern Um das Speichern der in der Datenansicht eingegebenen Elemente brauchen Sie nicht zu kümmern. Sobald Sie die Eingabe in einem Datensatz abschließen und einen anderen Datensatz markieren, werden die neu eingegebenen Daten automatisch in die Tabelle geschrieben.
Wenn Sie bei umfangreichen Eingabearbeiten innerhalb eines Datensatzes die Daten zwischendurch speichern wollen, wählen Sie Speichern in der Gruppe Datensätze der Registerkarte Start im Menüband oder drücken Sie die Tastenkombination Á+Æ. Gerade vorgenommene Änderungen können Sie rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Wenn Sie den Befehl vor dem Wechsel zu einem anderen Datensatz benutzen, wird die letzte Eingabe rückgängig gemacht. Nach einer vorher durchgeführten vollständigen Eingabe eines neuen Datensatzes wird immer der gesamte Datensatz entfernt.
14.3.3 Datensätze bearbeiten Mehrere Bearbeitungsvorgänge betreffen alle Felder eines Datensatzes. Sie können beispielsweise Datensätze kopieren oder aus der Tabelle löschen. Ein Verschieben von Datensätzen ist zwar möglich, eine solche Aktion macht aber in Datenbanken wenig Sinn, da die Reihenfolge der Eintragungen in einer Tabelle praktisch keine Bedeutung hat. Auch andere Datensatzaktionen sind möglich.
Datensatz markieren Bevor Sie einen Datensatz als Ganzes bearbeiten, müssen Sie ihn als Einheit markieren.
»» Beim Arbeiten mit der Maus klicken Sie dazu den entsprechenden Datensatzmarkierer am linken Rand des Tabellenfensters an. Der gerade markierte Datensatz wird optisch hervorgehoben.
»» Wenn sich die Schreibmarke bereits in einem Feld des Datensatzes befindet, den Sie markieren wollen, können Sie auch die Liste zum Steuerelement Markieren in der Gruppe Suchen öffnen und darin die Option Markieren auswählen. Zwischen markierten Datensätzen können Sie schnell wechseln. Dazu stehen mehrere Methoden zur Verfügung. An bequemsten geht es über die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Formularfensters (à Abbildung 14.11 und Tabelle 14.4).
Abbildung 14.11 Die Navigation zwischen den Datensätzen.
364
In Tabellen arbeiten
Sie können die Nummer des gewünschten Datensatzes auch direkt in dieser Leiste eingeben. Klicken Sie in das Feld, in dem normalerweise die Anzahl der Datensätze angezeigt wird, und geben Sie die Nummer des aus zuwählenden Datensatzes ein. Bestätigen Sie mit der Taste Æ. Symbol
Tasten
Wirkung
Ÿ+£
Zum ersten Datensatz
Ÿ+|
Zum jeweils vorherigen Datensatz
Ÿ+~
Zum jeweils nächsten Datensatz
Ÿ+¤
Zum letzten Datensatz
Ÿ++
Neuen Datensatz anlegen Zum Datensatz mit der vorher eingegebenen Zahl
Tabelle 14.4 Die Schaltflächen zur Navigation zwischen den Datensätzen
Wenn Sie vorher nicht den gesamten Datensatz, sondern nur ein Feld darin markiert hatten, können Sie zum Löschen des Datensatzes den Befehl Datensatz löschen in der Liste der Unterbefehle zur Schaltfläche Löschen in der Gruppe Datensätze der Registerkarte Start verwenden. Die Wahl der Option Löschenentfernt nur die aktuelle Markierung innerhalb eines Felds.
14.3.4 Summen und andere statistische Auswertungen Neu in der Datenblattansicht ist eine Summenzeile, in der Sie eine Summe, eine Anzahl, einen Mittelwert, ein Maximum, ein Minimum, eine Standardabweichung oder eine Varianz hinzufügen können.
Eine Summe berechnen Zum Erstellen einer solchen Zeile verwenden Sie die folgenden Schritte:
»» Öffnen Sie die gewünschte Tabelle in der Datenblatt ansicht. Klicken Sie innerhalb der Gruppe Daten sätze der Registerkarte Start auf das Steuerelement Summen . Unterhalb des vorhandenen Daten bestands in der Tabelle wird eine neue Zeile eingeblendet (à Abbildung 14.12).
Auch über die Optionen der Liste zur Schaltfläche Gehe zu in der Gruppe Suchen der Registerkarte Start des Menübands können Sie zwischen bestimmten Daten sätzen wechseln.
Einen Datensatz löschen Nicht mehr benötigte Datensätze können Sie löschen. Da diese Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann, sollten Sie damit vorsichtig sein. Dazu gehen Sie wie folgt vor:
»» Setzen Sie die Einfügemarke in den entsprechenden Datensatz oder markieren Sie den gewünschten Datensatz.
»» Klicken Sie in der Gruppe Datensätze der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Löschen . Auch die Tastenkombination Ÿ+- löscht einen Datensatz, falls dieser vorher vollständig markiert war. In allen Fällen wird ein Warnfeld angezeigt.
»» Wenn Sie den Datensatz wirklich löschen wollen, bestätigen Sie durch einen Klick auf Ja.
Abbildung 14.12 Die Summenzeile wird angezeigt.
»» Markieren Sie nacheinander die Felder in der Summenzeile, für die in dieser Zeile Auswertungen des Datenbestands angezeigt werden sollen. Öffnen Sie die Liste durch einen Klick auf den nach unten zeigenden Pfeil.
»»
Handelt es sich bei dem entsprechenden Feld um ein Textfeld, können Sie darin nur auswählen, ob in der Summenzeile die Anzahl der Datensätze oder kein Eintrag angezeigt werden soll.
365
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
»»
Bei numerischen Feldern können Sie hier zwischen zusätzlichen Optionen wählen. Typisch wären wohl Auswertungen für die Summe, den Mittelwert oder die Anzahl der Eintragungen in diesem Feld. Zum Auswählen zeigen Sie mit der Maus und klicken auf die gewünschte Option. Nach dieser Wahl werden die Daten in der Summenzeile angezeigt (à Abbildung 14.13). Wenn Sie weitere Datensätze eingeben oder die Daten in vorhandenen ändern, werden die Angaben in der Summenzeile automatisch aktualisiert.
den Vornamen sortieren wollen. In einem solchen Fall müssen Sie die Sortierarbeit in umgekehrter Reihenfolge vornehmen: Sortieren Sie die Tabelle zuerst nach den Vornamen und dann nach den Nachnamen. Der jeweils letzte Sortiervorgang ist immer der dominante.
Nach einem Feld sortieren Zum Sortieren der Datensätze nach den Eintragungen in einer Feldspalte gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»» Lassen Sie die Tabelle in der Datenblatt-Ansicht anzeigen und setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, nach deren Inhalten die Datensätze sortiert werden sollen, oder markieren Sie die gesamte Spalte.
»» Wenn Sie die Datensätze nach den Inhalten dieser
Abbildung 14.13 Die Auswertungen werden in der Summenzeile angezeigt.
Durch einen weiteren Klick auf die Schaltfläche Summen wird die Zeile wieder ausgeblendet. Ein erneuter Klick blendet sie wieder ein. Die vorher vorgenommenen Einstellungen hinsichtlich der Art der Auswertung bleiben dabei erhalten.
14.3.5 Sortieren und Filtern
Feldspalte aufsteigend sortieren lassen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufsteigend in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start des Menübands. Ein Klick auf Absteigend zeigt die umgekehrte Reihenfolge an. Sie können diese Befehle auch aus dem Kontextmenü zur Titelleiste der Spalte wählen. Beachten Sie, dass die Richtung der Sortierung durch einen kleinen Pfeil neben dem Namen des Felds in der Zeile der Überschriften angezeigt wird . Sie können aber auch die Werte sortieren, indem Sie die Optionen aus dem Kontextmenü zu einer Feldspalte verwenden (à Abbildung 14.14). Die darin angezeigten Optionen unterscheiden sich je nach Datentyp des Felds.
Eine typische Aufgabe in der Tabelle einer Datenbank ist das Sortieren der Datensätze oder das Filtern nach bestimmten Kriterien. Die Werkzeuge dafür finden Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern der Registerkarte Start des Menübands.
Datensätze sortieren Sie können die Datensätze einer Tabelle auch nach den Einträgen in einem bestimmten Feld sortieren lassen. Beachten Sie, dass sich diese Aufgabe auch auf mehrere Felder beziehen kann. Wenn eine Tabelle beispielsweise Felder für den Vornamen und den Nachnamen von Kontaktpersonen enthält, werden Sie meist nach den Nachnamen und – bei Fällen mit gleichen Nachnamen – nach
366
Abbildung 14.14 Sortieren über das Kontextmenü
In Tabellen arbeiten
Bei einem Datumsfeld finden Sie darin beispielsweise Optionen Nach Datum sortieren …, bei einem Textfeld Von A bis Z sortieren usw.
Die Sortierung ausschalten Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder auszuschalten und zur originalen Reihenfolge der Datensätze zurückzukehren, klicken Sie auf Sortierung entfernen in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start.
14.3.6 Datensätze filtern Über einen Filter können Sie sehr einfach die Anzeige auf Datensätze beschränken, die in einem Feld bestimmte Inhalte haben. Access verfügt über mehrere Filterfunktionen. Da Sie später wahrscheinlich Ihre Datensätze vordringlich in einem Formular bearbeiten werden, werden wir diese Funktionen erst dort intensiver behandeln.
Nach einem Feldinhalt filtern Eine typische Aufgabe besteht darin, in der Tabelle nur noch solche Datensätze anzeigen zu lassen, die in einem Feld einen bestimmten Inhalt haben. Beispielsweise könnten Sie wollen, dass in einer Tabelle mit Kontakten nur noch solche mit einem bestimmten Nachnamen gezeigt werden.
»» Lassen Sie die Tabelle in der Datenblatt-Ansicht anzeigen und setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, deren Inhalte zum Filtern benutzt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise
eine Spalte Nachname benutzen, können Sie Eintragungen mit einem bestimmten Nachnamen heraus filtern.
»»
Klicken Sie auf die Schaltfläche Filtern in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start. Für die Spalte wird ein zusätzliches Fenster geöffnet, in dessen unterem Bereich alle in dieser Spalte vorhandenen Feldinhalte aufgelistet werden. Ein Häkchen vor einem solchen Eintrag bedeutet, dass Datensätze mit diesem Inhalt in der Tabelle angezeigt werden (à Abbildung 14.15).
»» Deaktivieren Sie die Anzeige für die Feldinhalte, die herausgefiltert werden sollen, indem Sie die Anzeige des Häkchens durch einen Klick darauf abschalten. Bei vielen Elementen in der Liste geht das am einfachsten, indem Sie zuerst die Option (Alle auswählen) deaktivieren. Das schaltet die Kontrollkästchen für alle Elemente in der Liste ab. Aktivieren Sie dann das Element, nach dem gefiltert werden soll.
»» Bestätigen Sie die Auswahl durch einen Klick auf OK. Die Datensätze, die dem Filterkriterium nicht entsprechen, werden aus der Tabelle ausgeblendet (à Abbildung 14.16). Unten in der Tabelle wird durch die Anzeige Gefiltert der Zustand vermerkt. Sie können darauf klicken, um zum ungefilterten Zustand zurückzukehren. Daraufhin wird Ungefiltert angezeigt. Ein Klick auf Ungefiltert macht den vorher eingestellten Filter wieder wirksam. Wenn ein Filter definiert wurde, können Sie auch schnell zwischen dem gefilterten und dem ungefilterten Zu-
Abbildung 14.15 Standardmäßig werden alle Datensätze angezeigt – das erkennen Sie an den Häkchen in den Optionskästchen.
367
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.16 Die Tabelle wurde gefiltert – beachten Sie das Symbol neben dem Feldnamen Nachname und den Hinweis Gefiltert.
stand hin- und herschalten. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Filter ein/aus in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start.
Weitere Filtermethoden
Daten suchen
»» Um in Tabellen nach bestimmten Einträgen suchen zu lassen, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»» Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld, in dem gesucht werden soll. Wollen Sie in der gesamten Tabelle suchen lassen, markieren Sie die gesamte Tabelle.
Alternativ können Sie auch eine Methode verwenden, die bei mehreren Datensätzen in der Tabelle oft schnellere Ergebnisse liefert.
»» Setzen Sie die Einfügemarke diesmal in ein beliebiges Feld mit dem Inhalt, den Sie zum Filtern verwenden wollen. Wenn Sie beispielsweise nach einem bestimmten Nachnamen filtern wollen, setzen Sie sie in ein Feld mit diesem Namen.
»»
Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswahl in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start. In der Liste finden Sie mehrere Alternativen zur Filterung. Wählen Sie hier die gewünschte aus. Wenn Sie beispielsweise Ist gleich "Lichtblau" wählen, werden nur noch Datensätze angezeigt, die diesen Namen als Inhalt der Spalte haben.
Sie können in einer Tabelle auch andere Techniken zum Filtern einsetzen. Beispielsweise können Sie die Optionen Formularbasierender Filter oder Spezialfilter/sortierung aus der Liste der Schaltfläche Erweitert in der Gruppe Sortieren und Filtern auf der Registerkarte Start verwenden.
»»
Wählen Sie Suchen in der Gruppe Suchen auf der Registerkarte Start des Menübands. Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit aktivierter Registerkarte Suchen wird angezeigt (à Abbildung 14.17). Nehmen Sie darin die gewünschten Einstellungen vor.
Abbildung 14.17 Geben Sie hier den Suchbegriff ein.
»» Geben Sie im Feld Suchen nach die Zeichenfolge ein, nach der gesucht werden soll. Geben Sie für diese Übung den Wert Simon ein.
»» Über das Feld Suchen in können Sie festlegen, in
14.3.7 Suchen und Ersetzen Sie können in der Tabelle nach bestimmten Feldinhalten suchen und sie bei Bedarf durch andere Inhalte ersetzen lassen. Die Werkzeuge dazu finden Sie in der Gruppe Suchen auf der Registerkarte Start im Menüband. Diese Aufgaben können Sie aber ebenfalls in Formularen erledigen und wahrscheinlich ist das auch der Ort, an dem Sie es später vordringlich tun werden.
368
welchen Bereichen gesucht werden soll. Hatten Sie vorher ein Feld markiert, können Sie die Suche darauf beschränken. Sie können die Markierung auch bei einem geöffneten Dialogfeld ändern.
»» Das Feld Vergleichen erlaubt es, die Lage des Suchbegriffs innerhalb des Felds einzuschränken. Wählen Sie Ganzes Feld, wenn außer dem Suchbegriff keine weiteren Zeichen im Feld mehr vorhanden sein dürfen. Dagegen erfolgt bei Teil des Feldinhalts auch
In Tabellen arbeiten
eine Meldung, wenn noch weitere Zeichen im Feld vorhanden sind. Bei Anfang des Feldinhalts muss der Suchbegriff am Anfang in Feld stehen.
Ersetzen mit geöffneter Registerkarte Ersetzen zu öffnen (à Abbildung 14.18).
» Im Feld Suchen bestimmen Sie die Suchrichtung. Mit Abwärts gelangen Sie beispielsweise zum nächsten Datensatz, in dem der Suchbegriff auftaucht.
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Weitersuchen. Die erste Fundstelle in der Tabelle wird gekennzeichnet.
» Das Dialogfeld Suchen und Ersetzen bleibt weiterhin geöffnet und Sie können durch ein erneutes Anklicken von Weitersuchen nach einer weiteren Fundstelle suchen lassen. Sie beenden die Suche über die Schaltfläche Abbrechen.
Platzhalter verwenden Sie können bei der Formulierung des Suchbegriffs Platzhalter verwenden: ? steht für ein beliebiges einzelnes Zeichen; * steht für eine beliebige Zeichenfolge; [ ] entspricht einem einzelnen Zeichen innerhalb der eckigen Klammern; [!] entspricht einem einzelnen beliebigen Zeichen, das in der eckigen Klammer nicht enthalten ist; [–] steht für ein einzelnes beliebiges Zeichen innerhalb des angegebenen Bereichs und # entspricht einem einzelnen numerischen Zeichen.
Andere Methoden zum Suchen Access hält auch noch einen schnelleren Weg zur Suche bereit. Geben Sie im standardmäßig mit Suchen bezeichneten Feld in der Navigationszeile unten in der Tabelle den Begriff ein, nach dem Sie suchen. Nach der Bestätigung über die Taste Æ wird das erste Feld markiert, das diesen Begriff enthält. Bei jeder weiteren Betätigung von Æ wird eine weitere Fundstelle markiert.
Daten ersetzen Sie können bestimmte Zeichenfolgen in der Tabelle durch andere ersetzen lassen. Gehen Sie dazu in den folgenden Schritten vor:
» Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Tabelle, in der ersetzt werden soll, oder markieren Sie die gesamte Spalte.
Abbildung 14.18 Die Registerkarte Ersetzen
Nehmen Sie im Dialogfeld die notwendigen Einstellungen vor. Diese entsprechen denen, die Sie schon vom Dialogfeld Suchen her kennen. Wie ersetzt werden soll, regeln Sie über die Schaltflächen auf der rechten Seite des Dialogfelds:
» Wenn Sie zuerst den Suchbegriff anzeigen lassen wollen, bestätigen Sie über Weitersuchen. Die erste Fundstelle wird markiert.
» Um den Begriff an dieser Fundstelle auszutauschen, klicken Sie auf Ersetzen.
» Um bei allen im angegebenen Bereich vorhandenen Fundstellen einen Austausch durchzuführen, klicken Sie auf Alle ersetzen.
» Schließen Sie das Dialogfeld anschließend, indem Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken. Über die Registerkarte Clienteinstellungen im Dialogfeld Access-Optionen können Sie das Standardverhalten für Suchen/Ersetzen-Operationen regeln (à Kapitel 16): Die Option Schnelle Suche durchsucht das aktuelle Feld und meldet nur Felder, in denen der gesamte Feldinhalt dem Suchbegriff entspricht. Mit der Option Allgemeine Suche werden alle Felder durchsucht und die Felder gefunden, in denen ein Teil des Feldinhalts dem Suchbegriff entspricht. Über Feldanfang-Suche wird das aktuelle Feld durchsucht und es werden alle Felder gefunden, in denen der Anfang des Feldinhalts dem Suchbegriff entspricht.
TIPP
» Klicken Sie in der Gruppe Suchen der Registerkarte Start auf Ersetzen, um das Dialogfeld Suchen und
369
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.19 Abfragen konstruieren Sie über Befehle der Registerkarte Erstellen/Gruppe Abfragen.
14.4 Abfragen Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze – oder Teile davon – aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Sie können dieses Aufgabenspektrum noch erweitern und außerdem über diverse Aktionsabfragen bestimmte Datensätze aktualisieren oder löschen oder auch neue Tabellen darüber erstellen lassen.
14.4.1 Abfragen erstellen Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen, benötigen Sie zumindest eine Tabelle in der Datenbank, deren Daten als Grundlage für die Arbeit dienen können. Wenn Sie bereits Abfragen definiert haben, können Sie auch den damit erzeugten Datenbestand als Grundlage für eine weitere – darauf aufbauende – Abfrage benutzen. Beispielsweise können Sie in einer ersten Abfrage die zu einem bestimmten Kunden gehörenden Datensätze herausfiltern und dann nochmals einen Filter einsetzen, der die Daten aus dem laufenden Monat herausfiltert.
müssen Sie zumindest in drei Schritten vorgehen: Sie müssen zunächst die zu verwendende(n) Tabelle(n) auswählen. Dann müssen Sie die in der Abfrage zu verwendenden Felder festlegen und schließlich müssen Sie das Ergebnis anzeigen lassen. Der erste Schritt besteht also darin, die in der Abfrage zu verwendende(n) Tabelle(n) festzulegen. Dazu benutzen Sie die folgende Vorgehensweise:
»»
Wählen Sie die Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragen. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen erscheint.
Da die in einer Abfrage definierten Vorschriften auf den Daten einer oder mehrerer Tabellen oder anderer Abfragen basieren, müssen Sie in diesem Dialogfeld entscheiden, welche Tabellen oder – wenn bereits vorhanden – sonstigen Abfragen Sie als Grundlage für die neue Abfrage verwenden möchten. Bestätigen Sie über Hinzufügen. Das Dialogfeld bleibt geöffnet und erlaubt so das Hinzufügen weiterer Tabellen. Wenn Sie keine weiteren Tabellen benötigen, beenden Sie die Auswahl durch einen Klick auf Schließen.
Eine Abfrage erstellen Sie über die schon bekannte Registerkarte Erstellen im Menüband. Sie benutzen hier die Gruppe Abfragen. Sie können darüber direkt zum Entwurf einer Abfrage wechseln oder eine Abfrage über einen Assistenten erstellen.
Wenn Sie das Dialogfeld später wieder benötigen – beispielsweise um eine weitere Tabelle zur Abfrage hinzuzufügen –, können Sie es durch einen Klick auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen in der Gruppe Abfragesetup der Registerkarte Abfragetools/Entwurf wieder einblenden lassen.
14.4.2 Eine Abfrage über den Entwurf anlegen
Die Entwurfsansicht der Abfrage wird angezeigt (à Abbildung 14.20). Der Bildschirm zeigt ein aus zwei Teilen bestehendes Fenster. Im oberen Teil werden in individuellen Listen die in den ausgewählten Tabellen und Abfragen vorhandenen Feldnamen angezeigt. Der untere Teil wird als Entwurfsbereich bezeichnet. In diesem Bereich können Sie die Regeln der Abfrage mit der Maus zusammenstellen.
Beginnen wir gleich mit der Arbeit über den Abfrageentwurf. Diese Vorgehensweise ist zwar etwas komplizierter, schafft aber gleich das notwendige Verständnis der Grundlagen für den Einsatz dieses Objekttyps. Wenn Sie eine Abfrage über den Abfrageentwurf erstellen wollen,
370
Abfragen
Abbildung 14.20 Im Entwurfsbereich definieren Sie die Abfrage.
Nachdem Sie den ersten Schritt zur Erstellung der Abfrage vorgenommen haben, wird oben die kontextbezogene Registerkarte Abfragetools angezeigt.
Navigation im Abfrageentwurf Zur Navigation in der Entwurfsansicht für die Abfrage können Sie die Maus oder die Tastatur verwenden. Wollen Sie die Tastatur benutzen, müssen Sie zwischen dem Navigations- und dem Bearbeitungsmodus unterscheiden, bei denen einige Tasten unterschiedliche Bedeutungen haben. Im Navigationsmodus können Sie die Pfeiltasten und entsprechenden Tastenkombinationen zur Bewegung zwischen den Feldern verwenden. Im Bearbeitungsmodus können Sie diese Tasten und Kombinationen dazu verwenden, innerhalb eines Feldinhalts zwischen den Zeichen zu navigieren. Über die Taste Ê wechseln Sie zwischen dem Bearbeitungsmodus und dem Navigationsmodus. Für umfangreichere Eingaben in einem Feld können Sie sich der Zoom-Funktion bedienen, die Sie über Á+Ê aufrufen. Sie öffnen damit das Dialogfeld Zoom, das die Eingabe in mehreren Zeilen erlaubt.
Standardmäßig wird mit der eben beschriebenen Vorgehensweise zunächst eine Auswahlabfrage erstellt. Das erkennen Sie auch an der Markierung Auswählen in der Gruppe Abfragetyp. Auf andere Typen werden wir später eingehen.
Felder in die Abfrage übernehmen Um den Inhalt eines Felds in der Abfrage anzeigen zu lassen, müssen Sie den Feldnamen aus der Feldliste in den Entwurfsbereich übernehmen. Dazu gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie in der Liste der Felder den Namen des zu übernehmenden Felds.
»» Drücken Sie die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie den Feldnamen in die Zeile Feld im Entwurfsbereich.
»» Lassen Sie die Maustaste los. Der Name wird in der Feldzeile angezeigt. Die Zeile darunter zeigt die Herkunftstabelle an. Das aktivierte Kontrollkästen zwei Zeilen tiefer bedeutet, dass dieses Feld später in der Datenblattansicht angezeigt wird.
371
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.21 Die zu übernehmenden Felder werden im unteren Bereich des Fensters angezeigt.
»» Fügen Sie auf dieselbe Weise Felder hinzu, die in der Abfrage angezeigt werden sollen. Benutzen Sie dafür die jeweils nächste Spalte im Entwurfsbereich und markieren Sie diese. Sie können auch einmal anders vorgehen und den Inhalt über die Liste auswählen, die Sie durch einen Klick auf den Pfeil in der Zeile Feld anzeigen lassen (à Abbildung 14.21).
Alle Felder übernehmen Um alle vorhandenen Feldnamen einer Tabelle in den Abfrageentwurfsbereich zu übernehmen, können Sie das in der Liste der Feldnamen angezeigte Symbol mit dem Sternchen verwenden und dieses Element in die Zeile Feld schieben. Eine solche Aktion sorgt zwar für die Darstellung aller Inhalte, Sie können aber mit einer solchen zusammenfassenden Übernahme keine der nachfolgend beschriebenen Filter oder Auswahlaktionen durchführen.
Zwischen Ansichten wechseln Anders als beim Erstellen einer Tabelle, können Sie bei der Abfrage zwischen Entwurfs- und Datenblattansicht hin- und herschalten, ohne die
372
Struktur der Abfrage vorher speichern zu müssen. Mindestens ein Zielfeld muss dabei in der Abfrage bereits definiert sein. Zum Wechseln zwischen den Ansichten klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnisse der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. Standardmäßig schalten Sie damit von der Entwurfsansicht zur Datenblattansicht um. In der Datenblattansicht werden die Ergebnisse der Abfrage angezeigt. Um zur Entwurfsansicht zurückzuschalten, klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Ansicht. Sie könnten dann weitere Felder hinzufügen oder Änderungen an der Definition durchführen.
Abfrage speichern und schließen Wenn Sie die Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt wieder verwenden wollen, müssen Sie sie speichern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das schon bekannte Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie einen Namen für die Abfrage ein und bestätigen Sie über die Schaltfläche OK. Schließen Sie die Abfrage durch einen Klick auf die übliche Schaltfläche in der Titelleiste. Ein Symbol für die neu erstellte Abfrage wird im Navigationsbereich
Abfragen
angezeigt. Von dort aus können Sie sie – wie üblich – entweder in der Entwurfs- oder der Datenblattansicht öffnen. Beachten Sie, dass in der Standardansicht des Navigationsbereichs eine Abfrage in derselben Gruppe wie die zugrunde liegende Tabelle angezeigt wird.
Weitere Formen der Ansicht Standardmäßig wird bei einer Abfrage durch einen Klick auf die Schaltfläche Ansicht immer zwischen Entwurfsansicht und Datenblattansicht umgeschaltet. Im Listenfeld zur Schaltfläche Ansicht finden Sie noch weitere Optionen. Beispielsweise können Sie über die SQL-Ansicht eine Abfrage unter Verwendung der Abfragesprache SQL im SQL-Fenster erstellen oder zumindest anzeigen lassen. Änderungen, die im SQL-Fenster vorgenommen werden, erscheinen automatisch auch in der Abfrageentwurfsansicht und umgekehrt. Wenn Sie beispielsweise im SQL-Fenster ein Feld hinzufügen, erscheint dieses Feld auch im Abfrageentwurfsbereich. Hinweise zur Arbeit in der SQL-Ansicht finden Sie im Hilfesystem unter dem Stichwort SQL.
14.4.3 Die Abfrage-Assistenten benutzen Wenn Sie sich nicht der – bei umfangreichen Abfragen – etwas mühevollen Arbeit der Definition von Abfragen unterwerfen wollen, benutzen Sie zum Erstellen einer Abfrage einen der Abfrage-Assistenten. Die Grundtechniken für diese Arbeit kennen Sie schon vom Einsatz des Tabellenassistenten her. Access stellt hier vier Assistenten bereit und den Zugang zu diesen erhalten Sie immer auf dieselbe Weise. Wählen Sie die Registerkarte Erstellen im Menüband und klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrage-Assistent in der Gruppe Abfragen. Das Dialogfeld Neue Abfrage wird angezeigt, über das Sie den gewünschten Assistenten auswählen können.
»» Mithilfe einer Kreuztabellenabfrage können Sie beispielsweise Daten einer Tabelle in Form einer Matrix organisieren lassen. Eine solche Kreuztabelle zeigt zusammengefasste Werte – beispielsweise Summen, Anzahl und Durchschnittswerte – für ein Feld an und gruppiert diese nach einer Reihe von Kategorien, die untereinander auf der linken Seite des Datenblatts als Zeilenbeschriftungen erscheinen, sowie nach einer anderen Reihe von Kategorien, die am oberen Rand des Datenblatts als Spaltenüberschriften angezeigt werden. Sie erzeugen damit also im Prinzip das, was auch als PivotTable bezeichnet wird.
»» Der Abfrage-Assistent zur Duplikatsuche liefert eine ähnliche Form von Ergebnissen, nur dass hier die Datensätze herausgefiltert werden, in denen bei von Ihnen wählbaren Feldern identische Feldinhalte auftauchen.
»» Der Abfrage-Assistent zur Inkonsistenzsuche verwendet als Grundlage zwei Tabellen. Sie können damit Datensätze in der ersten Tabelle aufspüren, die in keiner Beziehung zu den Datensätzen der zweiten Tabelle stehen. Beinhaltet die erste Tabelle beispielsweise Kundennamen und die zweite die Umsätze mit Kunden, können Sie mit diesem Assistenten die Kunden in der ersten Tabelle anzeigen lassen, mit denen keine Umsätze getätigt wurden.
14.4.4 Editieren in der Entwurfsansicht Einen – wie eben beschrieben erstellten – Abfrageentwurf können Sie natürlich nachträglich ändern. Wechseln Sie dazu – wenn nötig – zur Entwurfsansicht und verwenden Sie die Befehlsschaltflächen in der Gruppe Abfragesetup (à Abbildung 14.22 und Tabelle 14.5).
»» Der Auswahlabfrage-Assistent liefert dieselbe Form von Ergebnis wie die zuvor beschriebene Vorgehensweise über den Abfrageentwurf.
Abbildung 14.22 Die Optionen in der Gruppe Abfragesetup
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Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Symbol
Name und Wirkung Tabelle anzeigen – zeigt das Dialogfeld Tabelle anzeigen wieder an (à oben). Sie können hierüber weitere Tabellen in den Abfrageentwurf mit einbeziehen (à folgende Abschnitte). Zeilen einfügen – fügt eine zusätzliche Zeile in den Bereich Kriterien ein. Zeilen löschen – löscht die vorher markierte Zeile aus dem Bereich Kriterien. Generator – ruft den Ausdruck-Generator auf den Bildschirm, über den Sie komplexe Formen von Berechnungen formulieren können.
Sie mit den Inhalten eines Felds Berechnungen durchführen, es aber selbst nicht anzeigen lassen wollen.
Abfrageeigenschaften Die für eine Abfrage definierten Parameter sind im Fenster Abfrageeigenschaften zusammengestellt. Sie können sie hierin kontrollieren, ändern und ergänzen. Um die Abfrageeigenschaften anzuzeigen, wählen Sie den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Abfragetools/Entwurf (à Abbildung 14.23).
Spalten einfügen – fügt links von einer markierten Spalte eine leere Spalte in den Entwurfsbereich ein. Spalten löschen – entfernt die vorher im Entwurfsbereich markierte Spalte. Zurückgeben – ermöglicht die Beschränkung der in der Datenblattansicht angezeigten Daten (à folgende Abschnitte). Standardmäßig werden alle Ergebnisse angezeigt. Tabelle 14.5 Die Schaltflächen in der Gruppe Abfragesetup
Spalten markieren Wenn Sie ein bereits übernommenes Feld wieder aus der Abfrage entfernen wollen, markieren Sie die gesamte Spalte durch einen Klick auf den Bereich oberhalb der Details zum Entwurf. Wenn der Mauszeiger die Form eines nach unten gerichteten Pfeils annimmt, merken Sie, dass Sie an der richtigen Stelle sind. Nach dem Klick ist die Feldspalte markiert. Sie können sie dann beispielsweise löschen oder links davon eine weitere Spalte einfügen.
Spalten ausblenden Wenn Sie ein neues Feld im Entwurfs bereich einfügen, wird dabei auch automatisch das Kontrollkästchen in der Zeile Anzeigen aktiviert. Das sorgt dafür, dass die Inhalte dieses Felds in der Datenblattansicht angezeigt werden. Durch Deaktivieren dieses Kästchens können Sie die Anzeige der entsprechenden Feldspalte verhindern. Das ist beispielsweise dann notwendig, wenn
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Abbildung 14.23 Einige Abfrage eigenschaften
Einige Eigenschaften sind hier von besonderem Inte resse:
»» Wenn Sie Alle Felder ausgeben auf Ja schalten, werden in der Datenblattansicht der Abfrage immer alle Felder der Tabelle wiedergegeben – unabhängig davon, welche Feldsymbole Sie im Abfragebereich benutzen.
»» Sie können die Eigenschaft Keine Duplikate verwenden, wenn Sie Datensätze ausschließen möchten, die mehrfach vorkommende Daten in den in der Datenblattansicht angezeigten Feldern enthalten.
»» Über Max Datensätze können Sie einen Zähler eingeben, der die Anzahl der angezeigten Datensätze beschränkt. Zusätzliche Hinweise zu diesen und weiteren Eigenschaften finden Sie anschließend.
Abfragen
Abbildung 14.24 Über die Abfragetools legen Sie fest, was die Abfrage bewirken soll.
14.4.5 Aktionen in Auswahlabfragen
Daten sortieren
Wir haben es zuvor schon angesprochen: Die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage ist die Standardform der Abfrage – die Auswahlabfrage. Das erkennen Sie auch an der Markierung in der Gruppe Abfragetyp (à Abbildung 14.24). Verwenden Sie diese in Fällen, in denen es beispielsweise darum geht, nur bestimmte Felder einer Tabelle anzeigen zu lassen, alle Felder einer Tabelle darzustellen, den Namen eines Felds zu ändern, die Daten einer Tabelle nach bestimmten Kriterien zu filtern oder zu sortieren und Kombinationen dieser genannten Fälle zu realisieren.
Eines der wesentlichsten Einsatzgebiete von Abfragen besteht darin, die Werte in der zugrunde liegenden Tabelle nach bestimmten Kriterien zu sortieren. Dazu verwenden Sie die Einstellmöglichkeiten im Feld Sortierung im Entwurfsbereich.
Mit einer solchen Auswahlabfrage können Sie eine Vielzahl von einfachen Aktionen durchführen: Sie können beispielsweise die Daten sortieren lassen, die Namen der Felder ändern oder Spitzenwerte anzeigen lassen. Sie können die Daten auch filtern. Mit dieser wichtigen Funktion wollen wir uns im folgenden Abschnitt beschäftigen.
»» Erstellen Sie die gewünschte Abfrage oder öffnen Sie eine bestehende in der Entwurfsansicht.
»» Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile Sortierung klicken. Benutzen Sie für diese Übung die Feldspalte Nachname.
»»
Wählen Sie die Form der Sortierung über das Listenfeld zu dieser Zeile aus (à Abbildung 14.25, links). Wählen Sie beispielsweise Aufsteigend.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht (à Abbildung 14.25, rechts). Die Datensätze werden nach den Inhalten des Felds Nachname aufsteigend sortiert.
Abbildung 14.25 Hier wird die Richtung der Sortierung gewählt.
375
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.26 Nach mehreren Feldern sortieren
Abbildung 14.27 Nach mehreren Feldern in anderer Reihenfolge sortieren
Nach mehreren Feldern sortieren Wollen Sie nach mehreren Feldern sortieren lassen, bestimmt die Reihenfolge der Feldnamen im Entwurfsbereich die Sortierreihenfolge (à Abbildung 14.26). Ist Nachname das erste Feld, wird zunächst nach Nachname sortiert. Die Sortierung unter Vorname kommt erst zur Wirkung, wenn es Felder gibt, die über einen identischen Eintrag im Feld Nachname verfügen. Wollen Sie bei der Sortierung mit einer anderen Reihenfolge arbeiten, müssen Sie zusätzliche Felder einfügen und diese dann von der Anzeige ausschalten (à Abbildung 14.27).
Felder umbenennen Sie können den angezeigten Namen des Felds ändern. Dazu geben Sie im Entwurfsbereich in der Zeile Feld
376
einen entsprechenden Ausdruck in der Form Neuer Feldname:Alter Feldname ein.
»» Erstellen Sie eine Abfrage oder öffnen Sie eine vorhandene.
»» Geben Sie in der ersten Spalte der Zeile Feld einen Ausdruck wie Ausdruck Name:Nachname ein. Der Eintrag in der Zeile Tabelle wird in diesem Fall automatisch hinzugefügt. Wenn die Abfrage auf mehreren Tabellen basiert, die über identische Feldnamen verfügen, müssen Sie den Eintrag selbst wählen.
»»
Schalten Sie um zur Datenblattansicht. In der Datenblattansicht werden die Daten dann unter der neuen Spaltenüberschrift angezeigt (à Abbildung 14.28).
Abbildung 14.28 Die neue Spaltenüberschrift wird angezeigt.
Abfragen
Spitzenwerte anzeigen
Zusammenfassende Funktionen einsetzen
Sie können in einer Abfrage die Spitzenwerte in einem Feld anzeigen lassen. Führen Sie gegebenenfalls zuerst eine Sortierung in der Abfrage durch, um die Datensätze in die gewünschte Reihenfolge zu bringen.
Sie können anstelle der Feldinhalte für die Datenfelder auch zusammenfassende Auswertungen – wie die Summe oder die Anzahl, das Minimum, das Maximum oder andere statistische Kenngrößen – anzeigen lassen.
»» Erstellen Sie eine Abfrage wie oben beschrieben und
»» Erstellen Sie eine neue Abfrage oder benutzen Sie
fügen Sie in den Entwurfsbereich je eine Spalte für die gewünschten Tabellenfelder hinzu.
als Basis eine bestehende. Fügen Sie in den Entwurfsbereich wieder je eine Spalte für die zu verwendenden Tabellenfelder ein.
»» Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in der entsprechenden Spalte in das Feld der Zeile Sortierung klicken. Wählen Sie die Art der Sortierung über das Listenfeld zu dieser Zeile aus.
»»
Öffnen Sie das Listenfeld zur Schaltfläche Zurückgeben in der Gruppe Abfragesetup der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. Legen Sie darin entweder fest, wie viele Datensätze angezeigt werden sollen, oder wählen Sie, welcher Prozentsatz der Datensätze angezeigt werden soll. Sie können die Anzahl der Datensätze oder den Prozentsatz auch direkt eingeben.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht. Die Datensätze mit den höchsten Werten werden angezeigt (à Abbildung 14.29). Um die Auswahl wieder abzuschalten, wählen Sie über die Schaltfläche Zurückgeben die Option Alle. In der Abfrage werden wieder alle Werte angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Gegenteil erreichen wollen – also die geringsten Werte einer Tabelle anzeigen wollen –, sortieren Sie das entsprechende Feld in aufsteigender Reihenfolge.
»»
Klicken Sie auf die Schaltfläche Summen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Abfragetools/Entwurf im Menü band. Im Entwurfsbereich wird eine neue Zeile mit dem Namen Funktion eingefügt. Standardmäßig ist hier die Funktion Gruppierung eingestellt. Das bedeutet, dass in der Abfrage die Datensätze der zugrunde liegenden Tabelle aufgelistet werden.
»»
Markieren Sie eine Spalte im Entwurfsbereich. Wählen Sie in der Spalte Funktion die Funktion aus, die Sie zur Auswertung benutzen wollen. Beispielsweise können Sie durch Wahl von Anzahl die Zahl der Datensätze an zeigen lassen. Sie können für verschiedene Spalten unterschiedliche Funktionen einsetzen (à Abbildung 14.30 links).
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht. In der Datenblattansicht werden dann die Ergebnisse angezeigt. Sie finden hier beispielsweise die Anzahl der Kunden und die Summe der Rechnungsbeträge (à Abbildung 14.30 rechts).
Abbildung 14.29 Die Spitzenwerte werden angezeigt – hier die Datensätze mit den fünf höchsten Werten im Feld Nettoumsatz.
377
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.30 Die Anzahl und die Summe werden angezeigt.
Die Wirkung der Funktion können Sie durch einen nochmaligen Klick auf die Funktionen wieder abschalten. Ein weiterer Klick schaltet die gewählte Funktion wieder ein. Wenn Sie für ein Feld mehrere verschiedene Funktionen benutzen wollen – beispielsweise die typischen statistischen Kenngrößen Anzahl und Mittelwert –, fügen Sie dieses Feld mehrfach in die Abfrage ein und benutzen Sie für die einzelnen Spalten die gewünschten Funktionen.
Eine 1:1-Beziehung definieren
14.4.6 Beziehungen zwischen Tabellen
» Übernehmen Sie nacheinander die gewünschten
TIPP
Was Beziehungen zwischen Tabellen bedeuten, sollten Sie schon wissen, wenn Sie den Abschnitt über die Grundlagen des Datenbankentwurfs weiter oben im Kapitel gelesen haben. Wenn Sie – wie dort beschrieben – Beziehungen zwischen Tabellen definiert haben und diese Tabellen in den Entwurf einer Abfrage übernehmen, werden die Beziehungen mit übernommen und als Verbindungslinien zwischen den Feldern angezeigt. Sie können aber im Abfrageentwurf auch direkt neue Beziehungen zwischen Feldern definieren. Wenn Sie mehrere Tabellen innerhalb einer Abfrage kombinieren, Verwendet Access – wie nachfolgend beschrieben – einige Standardeinstellungen. Sie können diese anfänglichen Standardwerte in der Abfrage außer Kraft setzen, die von der Beziehung bereitgestellten Werte stellen sich jedoch häufig als die richtigen heraus. Da Daten in allen Datenbanken, außer in den einfachsten, häufig aus mehreren Tabellen verglichen und zusammengebracht werden, kann es zeitsparend und von Vorteil sein, durch Erstellen von Beziehungen Standardwerte festzulegen.
378
Bei der einfachsten Form der Verknüpfung können Tabellen über in allen Tabellen vorhandene Felder mit gleichen, eindeutigen Inhalten in Beziehung gesetzt werden.
» Wählen Sie die Registerkarte Erstellen und klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrageentwurf in der Gruppe Abfragen. Das Dialogfeld Tabelle anzeigen erscheint. Tabellen in den Abfrageentwurf. Schließen Sie dann das Dialogfeld Tabelle anzeigen. Die Entwurfsansicht der Abfrage wird angezeigt.
» Um beispielsweise eine Beziehung zwischen den Feldern herzustellen, ziehen Sie eines dieser Felder auf das andere. Die Verknüpfung wird durch eine Verbindungslinie symbolisiert (à Abbildung 14.31).
Abbildung 14.31 Die Felder werden verknüpft.
Abfragen
»» Bestimmen Sie dann wieder, welche Felder in der Abfrage angezeigt werden sollen.
»» Zum Wechseln zwischen den Ansichten klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnisse der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. In der Datenblattansicht werden die Ergebnisse der Abfrage angezeigt.
Eine 1:n-Beziehung definieren Anders verhält es sich bei einer 1:n-Beziehung, bei der die zur Verknüpfung der Tabellen verwendeten Felder keine eindeutige, sondern eine mehrdeutige Beziehung zulassen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn eine der Tabellen zwar über ein eindeutiges Primärschlüsselfeld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle die einzelnen Kundennummern aber mehrfach auftauchen – beispielsweise im Zusammenhang mit verschiedenen Adressen, über die ein Kunde verfügt (à Abbildung 14.32).
mengebracht werden, kann es zeitsparend und von Vorteil sein, durch Erstellen von Beziehungen Standardwerte festzulegen.
»»
Wechseln Sie – wenn notwendig – zur Entwurfsansicht der Abfrage, indem Sie auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnisse der Registerkarte Abfragetools/Entwurf klicken.
»» Doppelklicken Sie auf die Verbindungslinie zwischen den Feldern, die die Verknüpfung symbolisiert. Sie finden im dann angezeigten Dialogfeld drei Optionen, über die Sie angeben können, welche Datensätze angezeigt werden sollen. Auf die Details dazu sind wir schon eingegangen (à oben).
»» Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und bestätigen Sie über OK.
14.4.7 Filtern der Ergebnisse Eine weitere wichtige Aufgabe von Auswahlabfragen liegt im Filtern der Daten. Sie können dabei ein einzelnes oder mehrere Kriterien einsetzen. Bei mehreren Kriterien können Sie diese durch UND oder ODER mitei nander verknüpfen – die Kriterien also gemeinsam oder alternativ einsetzen. Dazu verwenden Sie die Zeilen Kriterien im Entwurfsbereich.
Ein einfaches Filterkriterium einsetzen Abbildung 14.32 Die Verknüpfung wird automatisch erstellt.
Übernehmen Sie wieder die in der Abfrage anzuzeigenden Felder in den Entwurfsbereich. Zum Wechseln zwischen den Ansichten klicken Sie auf die Schaltfläche Ansicht in der Gruppe Ergebnisse der Registerkarte Abfragetools/Entwurf. In der Datenblattansicht werden die Ergebnisse der Abfrage angezeigt. Kunden, die über mehrere Adressen verfügen, tauchen mehrfach auf.
Wenn Sie beispielsweise dafür sorgen wollen, dass nur Datensätze mit einem bestimmten Inhalt als Ergebnis angezeigt werden, benutzen Sie diesen Inhalt der Zeile Kriterien.
»»
Erstellen oder öffnen Sie die Abfrage wie gewohnt. Geben Sie in der Zeile Kriterien die Filterbedingung ein. Sie können beispielsweise einfach einen in der Tabelle verwendeten Feldinhalt eingeben – etwa den Ort München. Access setzt die erforderlichen Anführungszeichen davor und danach, wenn Sie sie nicht selbst eingeben.
»»
Schalten Sie um zur Datenblattansicht der Abfrage. Darin werden dann nur diejenigen Datensätze angezeigt, die den Filterbedingungen entsprechen.
Die Form der Verknüpfung ändern Wie zuvor schon angesprochen, können Sie diese anfänglichen Standardwerte in der Abfrage außer Kraft setzen, die von der Beziehung bereitgestellten Werte stellen sich jedoch häufig als die richtigen heraus. Da Daten in allen Datenbanken, außer in den einfachsten, häufig aus mehreren Tabellen verglichen und zusam-
379
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.33 UND-Verknüpfung und ODER-Verknüpfung
Abbildung 14.34 Ein Mix von UND und ODER
Mehrere Kriterien zum Filtern verwenden
Platzhalter in Filterkriterien
Sie können beim Filtern mehrere Kriterien verwenden und diese entweder über eine UND- oder eine ODER-Bedingung verknüpfen. Eine UND-Verknüpfung zeigt nur Daten an, die beiden Kriterien genügen, bei ODER muss mindestens ein Kriterium zutreffen.
Sie können bei der Formulierung der Filterkriterien Platzhalter verwenden (à Tabelle 14.6). Beispielsweise steht das Zeichen ? für ein beliebiges einzelnes Zeichen und das Zeichen * steht für eine beliebige Kette von Zeichen. Nachdem Sie die Eingabe bestätigt haben, wird dieser Ausdruck in der internen Syntax des Programms mit dem vorangestellten Wie versehen.
»» Kriterien für eine UND-Verknüpfung von Filterbedingungen werden in derselben Zeile, aber in anderen Spalten im Entwurfsbereich eingegeben.
»» Kriterien für eine ODER-Verknüpfung von Filterfor-
Beispiel
Wirkung für
meln werden in weiteren Zeilen derselben Spalte im Entwurfsbereich eingegeben (à Abbildung 14.33).
Wie “A*“
Alle Einträge, die mit A beginnen
Wie “*A“
Alle Einträge, die mit A enden
Wie “A*“ Oder “B*“
Alle Einträge, die mit A oder B beginnen
Wie “[A-C]*“
Alle Einträge, die mit A, B oder C beginnen
»» Sie können auch einen Mix von UND und ODER verwenden (à Abbildung 14.34). Für die Reihenfolge der Filterbedingungen gilt, dass die Kriterien von oben nach unten bzw. von links nach rechts ausgewertet werden. Das bedeutet, dass zuerst alle mit ODER verknüpften Kriterien eines Felds verarbeitet werden, bevor die mit UND verknüpften Bedingungen für dieses Feld zum Tragen kommen.
380
Tabelle 14.6 Platzhalter für den Filter
Andere Filterkriterien Wollen Sie nach Einträgen filtern, die nicht einem Kriterium entsprechen, sondern kleiner, größer oder einfach nur anders sind als der als Kriterium verwendete Wert, müssen Sie mit logischen Vergleichsoperatoren arbeiten (à Tabelle 14.7). Auf diese Weise können Sie beispielsweise nur solche Einträge anzeigen lassen, in denen die Zahlenwerte über einem bestimmten Betrag liegen.
Abfragen
Beispiel
Wirkung
= 20
Alle.Einträge,.die.20.lauten
< > 20
Alle.Einträge,.die.nicht.20.lauten
> 20
Alle.Einträge,.die.größer.sind.als.20
< 20
Alle.Einträge,.die.kleiner.sind.als.20
> = 20
Alle.Einträge,.die.größer.oder.gleich.20.sind
< = 20
Alle.Einträge,.die.kleiner.oder.gleich.20.sind
Tabelle 14.7 Vergleichskriterien für den Filter
Sie können diese Operatoren nicht nur für Zahlenwerte, sondern auch für Texteinträge einsetzen (à Tabelle 14.8). Beispiel
Wirkung
< "Simon"
Alle.Einträge,.die.im.Alphabet.vor.Simon.stehen
< = "Simon"
Simon.und.alle.Einträge,.die.im.Alphabet.vor.Simon. stehen
> "Simon"
Alle.Einträge,.die.im.Alphabet.nach.Simon.stehen
> = "Simon"
Simon.und.alle.Einträge,.die.im.Alphabet.nach.Simon. stehen
= "Simon"
Alle.Einträge,.die.Simon.lauten
< > "Simon"
Alle.Einträge,.die.nicht.Simon.lauten
Tabelle 14.8 Vergleichskriterien für Textfelder
14.4.8 Parameterabfragen Eine Parameterabfrage ist kein eigener Abfragetyp, sondern sie erweitert die Flexibilität von Abfragen. Mittels einer solchen Parameterabfrage können Sie erreichen, dass beim Öffnen einer Abfrage zunächst nach dem Wert eines Parameters gefragt wird. Nachdem Sie diesen eingegeben und bestätigt haben, werden in der Abfrage nur noch Datensätze ausgegeben, die diesem Wert entsprechen.
Eine einfache Parameterabfrage benutzen Sie können eine einfache Parameterabfrage benutzen, die Sie bei jedem Ausführen zur Angabe eines Werts auffordert, nachdem die Datensätze gefiltert werden.
» Erstellen Sie eine Abfrage auf Basis der gewünschten Tabelle und übernehmen Sie die Felder.
»
Geben Sie in der Zeile Kriterien einen Text ein, der bei der Ausführung der Abfrage als Eingabeaufforderung erscheinen soll – beispielsweise den Text Nachname: Setzen Sie diese Aufforderung in eckige Klammern. Diese erzeugen Sie über die Tastenkombinationen Ç+91 und Ç+93 (die Zahlen auf der Zehnertastatur).
»
Führen Sie die Abfrage aus. Oder schalten Sie zur Datenblattansicht um. Die definierte Eingabeaufforderung wird anschließend eingeblendet (à Abbildung 14.35).
Abbildung 14.35 Das Dialogfeld Parameterwert eingeben
» Nennen Sie das Kriterium, für das die Abfrage durchgeführt werden soll. Geben Sie hier einen der in der Tabelle vorhandenen Einträge – beispielsweise Simon – ein. Sie müssen hierbei keine Anführungszeichen eingeben.
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK. Die Datensätze, die dem Kriterium entsprechen, werden in der Datenblattansicht angezeigt. Sie können einen solchen Parameter auch für mehrere Feldspalten eingeben. Die Aufforderungen werden dann bei der Ausführung der Abfrage nacheinander eingeblendet.
TIPP
Vergleichen anhand von ungleichen Werten Möglicherweise möchten Sie einen Parameter auflisten, die Abfrage soll jedoch keine Zeilen mit einem übereinstimmenden Wert zurückgeben, sondern Zeilen, für die andere Vergleichskriterien gelten. Sie lassen damit beispielsweise die Datensätze anzeigen, bei denen der Umsatz mit den Kunden eine bestimmte Grenze überschreitet. Wenn Sie nach einem Minimalumsatz ab-
381
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
fragen wollen, könnten Sie hier den Ausdruck >[Minimalumsatz]: eingeben. Setzen Sie die Aufforderung wieder in eckige Klammern.
14.4.9 Feldinhalte berechnen Nachdem Sie jetzt das Grundprinzip der Arbeit mit Auswahlabfragen kennen, können wir uns einer weiteren wichtigen Aufgabe dieser Objektgruppe zuwenden: dem Berechnen von Daten aus den Grunddaten einer Tabelle. Zum Berechnen können Sie einerseits mit den üblichen Operatoren – beispielsweise für die Addition oder Multiplikation – arbeiten. Auch Verkettungsoperationen sind möglich, die zwei Zeichenfolgen zu einer neuen Zeichenfolge kombinieren. Außerdem stehen Ihnen in Microsoft Access eine Vielzahl von eingebauten Funktionen zur Verfügung, von denen Sie zumindest einige kennen sollten. Sie können darüber beispielsweise arithmetische oder finanzmathematische Berechnungen durchführen, Zeichenfolgen bearbeiten, Kalkula tionen mit Datums- und Zeitwerten ermitteln, Formate festlegen und mehr.
Texteingaben bearbeiten Wenn Sie Zeichenfolgen als Feldinhalte verwenden, können Sie diese über Operatoren und geeignete Funktionen ändern lassen und daraus auch neue Zeichenfolgen erstellen. Die vorhandenen Daten lassen sich beispielsweise miteinander verknüpfen: So können Sie die Eintragungen in zwei Feldern, Vorname und Nachname, zu einem Feld Name zusammenführen. Dazu verwenden Sie den Verkettungsoperator &.
»» Erstellen Sie eine neue Abfrage auf Basis einer ge-
Wenn Sie in solchen Ketten neben den Feldinhalten auch mit festen Daten – dazu gehören auch Leerzeichen – arbeiten wollen, müssen Sie diese in Anführungszeichen setzen. Verwenden Sie beispielsweise den Ausdruck Name: [Vorname] & " " & [Nachname] (à Abbildung 14.36). Die eckigen Klammern können Sie bei der Eingabe auch weglassen. Access setzt sie automatisch, nachdem Sie die Eingabe abgeschlossen haben.
»» Schalten Sie zur Kontrolle zur Datenblattansicht um. Die Kombination der beiden Bestandteile wird mit angezeigt. Einige weitere Funktionen aus diesem Bereich sind vielleicht von Interesse:
»» Die Funktion StrReverse kehrt die Reihenfolge der eingegebenen Zeichenkette um.
»» Mithilfe der StrVgl-Funktion können Sie zwei Zeichenfolgen vergleichen. Diese Funktion gibt eine Ganzzahl zurück: Ein positiver Ergebniswert weist darauf hin, dass die erste Zeichenfolge größer als die zweite ist. Ein negatives Ergebnis zeigt an, dass die erste Zeichenfolge kleiner ist. 0 bedeutet, dass beide Zeichenfolgen übereinstimmen.
»» Sie können die gesamte Zeichenfolge mithilfe der Funktionen Großbst und Kleinbst in Groß- bzw. Kleinbuchstaben konvertieren.
»» Die Funktion Rechts ermittelt eine bestimmte Anzahl von Zeichen am Ende einer Zeichenkette. Wie viele Zeichen extrahiert werden sollen, müssen Sie über ein zusätzliches Argument angeben.
eigneten Tabelle in der Entwurfsansicht. Übernehmen Sie dafür die Felder Vorname und Nachname in den Entwurfsbereich.
»» Die Länge-Funktion gibt die Anzahl der Zeichen in
»» Definieren Sie im Entwurfsbereich ein neues Feld
de oder führende Leerzeichen aus einer Zeichenfolge zu entfernen. Das können Sie mithilfe der Glätten-Funktion erreichen.
Name, in dem die Inhalte dieser Felder – getrennt durch ein Leerzeichen – zusammengefasst werden.
der Folge zurück.
»» In einigen Situationen ist es notwendig, nachstehen-
Abbildung 14.36 In der dritten Spalte wird die Berechnung durchgeführt
382
Abfragen
Berechnungen mit Zahlenwerten Berechnungen führen Sie aber wahrscheinlich meist mit Zahlenwerten durch. Bei einer einfachen arithmetischen Berechnung werden die Werte mithilfe von arithmetischen Operatoren miteinander verknüpft (à Tabelle 14.9). Operator
Verwendung
+
Addiert zwei Werte.
-
Subtrahiert einen Wert von einem anderen.
*
Multipliziert zwei Werte.
/
Dividiert einen Wert durch einen anderen.
\
Dividiert, gibt aber nur eine ganze Zahl zurück.
^
Erhebt einen Wert zum Exponenten eines anderen Werts.
Mod
Gibt den Rest einer Division zurück.
Tabelle 14.9 Arithmetische Operatoren
»» Die Operatoren +, –, * und / bedürfen wohl keiner weiteren Erklärung.
»» Der Operator ^ ermöglicht Berechnungen mit Exponenten. Beispielsweise quadriert X^2 den Wert von X. Wenn Sie für den Exponenten eine Zahl kleiner als 1 verwenden, können Sie damit Wurzeln ziehen. X^(1/2) berechnet beispielsweise die Quadratwurzel aus X, der Ausdruck X^(1/3) die dritte Wurzel. Die Basis kann nur einen negativen Wert haben, wenn der Exponent eine ganze Zahl ist.
»» Mithilfe des Operators \ ermitteln Sie den ganzzahligen Wert einer Division. Mit diesem Operator können nur ganzzahlige Typen ermittelt werden. Der Ausdruck 5\2 liefert beispielsweise das Ergebnis 2.
»» Den verbleibenden Rest der Division können Sie
le verschiedene Typen von Operatoren enthalten. Bei rein numerischen Ausdrücken folgen die Operatoren einem exakten Vorrangsmuster:
»» Generell gilt zunächst die alte Regel Punktrechnung vor Strichrechnung – was bedeutet, dass in einer Berechnungskette zuerst die Verknüpfungen mit den Operatoren * (für Multiplikation) und / (für Division) durchgeführt werden müssen und dann die Verknüpfungen über + (für Addition) und – (für Subtraktion). Eine Berechnungskette wie 5+4*3–2/1 ergibt also 15, denn 4*3=12, 2/1=2 und 5+12-2=15, weil die Operatoren * und / eine höhere Priorität haben als die Operatoren + und –.
»» Vorrang und Orientierung können mit Klammerausdrücken gesteuert werden. Wenn Sie einen Ausdruck in Klammern setzen, erzwingen Sie damit, dass dieser Ausdruck ungeachtet des Operatorvorrangs zuerst ausgewertet wird. Wenn also zwei Werte miteinander addiert und das Ergebnis mit einem dritten Wert multipliziert werden soll, müssen Sie die zuerst zu addierenden Werte in Klammern setzen, bevor Sie die Multiplikation durchführen. Beispielsweise ergibt die Anweisung (5+4)*3 den Wert 27, denn 5+4=9 und 9*3=27. Entsprechendes gilt beispielsweise für eine Subtraktion vor einer Division. Beispielsweise können Sie mithilfe solch einfacher Operatoren aus einem Nettobetrag die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag berechnen.
»» Erstellen Sie eine Abfrage auf Basis einer Tabelle, die ein Feld mit einer Preisangabe enthält. Übernehmen Sie dieses Feld.
»» Definieren Sie im Entwurfsbereich ein neues Feld MwSt, in dem die Mehrwertsteuer zu den Inhalten dieses Felds berechnet wird. Verwenden Sie dazu den Ausdruck MwSt: 0,19*[Preis].
über Mod ermitteln. Mod steht für Modulo und gibt den Rest an, der bei einer Division eines Dividenden (der Zahl über dem Bruchstrich) durch einen Divisor (der Zahl unter dem Bruchstrich) übrig bleibt. Der Ausdruck 5 Mod 2 ergibt beispielsweise 1.
»» Definieren Sie ein weiteres Feld Preis+ MwSt, in
Sie können mehrere Operatoren in einer Anweisung verwenden und so zu etwas komplizierten Berechnungen kommen. Solche komplexen Ausdrücke können vie-
im richtigen Format angezeigt werden, lassen Sie das Eigenschaftenblatt durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe Ein-
dem die Felder Preis und MwSt addiert werden. Verwenden Sie dazu den Ausdruck Preis+ MwSt: [Preis]+[MwSt] (à Abbildung 14.37).
»» Damit die so berechneten Zahlenwerte auch gleich
383
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Abbildung 14.37 Hier wird die Steuer berechnet.
blenden/Ausblenden anzeigen. Markieren Sie dann nacheinander die neu erstellten Spalten und wählen Sie für diese in der Zeile Format des Eigenschaftenblatts die Option Euro aus.
»» Mit Exponential wird eine Potenz zur Basis e zurück-
»» Schließen Sie das Eigenschaftenblatt durch einen
ze Zahl benutzen Sie die Funktion Runden. Beispielsweise liefert Runden(2.8) den Wert 2.
Klick auf die übliche Schaltfläche in der Titelleiste.
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Datenblattansicht. Das Ergebnis der Berechnung wird angezeigt. Wenn Sie ein wenig von Mathematik verstehen, wird Ihnen der Einsatz einiger anderer mathematischer Funktionen schnell verständlich sein:
»» Mit der Funktion Abs wird der absolute Wert einer Zahl – also der Wert ohne Vorzeichen – berechnet. Beispielsweise ergibt Abs(14,7) den Wert 14,7, Abs(-3,1) erzeugt 3,1.
»» Das Vorzeichen eines Zahlenwerts können Sie über Vorzchn bestimmen. Der Rückgabewert ist entweder +1 oder –1. Beispielsweise liefert Vorzchn(14,7) den Wert 1, Vorzchn(-3,1) erzeugt –1.
»» Mit der QWurzel-Funktion berechnen Sie die Quadratwurzel einer Zahl. Beispielsweise liefert QWurzel(4) den Wert 2. Höhere Wurzeln können Sie auch über den Operator ^ bestimmen.
»» Die Funktion Logarithmus errechnet den natürlichen Logarithmus einer Zahl. Der natürliche Logarithmus ist der Logarithmus zur Basis e. Die Konstante e entspricht ungefähr dem Wert 2,718282. Das erforderliche Argument muss ein positiver Wert sein.
384
gegeben. Die Umkehrung – den natürlichen Logarithmus – berechnen Sie über die Funktion Logarithmus.
»» Zum Runden eines Zahlenwerts auf die nächste gan-
»» Zur Berechnung von trigonometrischen Funktionen verwenden Sie Funktionen wie Sin, Cos und Tan. Den Kotangens können Sie als reziproken Wert des Tangens ermitteln. In allen Fällen müssen Sie den Radianten des Winkels benutzen. Wenn Sie also einen Winkel in Grad vorliegen haben, müssen Sie ihn erst in Rad umrechnen.
Domänenaggregatfunktionen Unter einer Domäne versteht man eine Gruppe von Datensätzen, die beispielsweise durch eine Abfrage definiert wird. Domänenaggregatfunktionen geben statistische Informationen zu einer bestimmten Domäne oder einer Gruppe von Datensätzen zurück. Alle vorhandenen Funktionen dieser Art benutzen dieselbe Form von Syntax. Diese lautet Domänenaggregatfunktion(Ausdruck, Domäne, Kriterien). Die ersten beiden Kriterien sind erforderlich, das dritte ist optional (à Tabelle 14.10). Sie können eine solche Domänenaggregatfunktion beispielsweise in der Zeile Kriterien oder in einem berechnenden Feld einer Auswahlabfrage verwenden, um die Ergebnisse auf Datensätze zu beschränken, in denen bestimmte Kriterien zutreffen (à Tabelle 14.11).
Abfragen
Argument
Beschreibung
Ausdruck
Ein Ausdruck, der das Feld mit den numerischen Daten identifiziert. Meist können Sie hierfür einfach den Namen des Felds verwenden.
Domäne
Ein Zeichenfolgenausdruck, der die Datensätze identifiziert, die die Domäne bilden. Es kann sich um einen Tabellennamen oder um einen Namen für eine Abfrage handeln, die keinen Parameter erfordert.
Kriterien
Ein Zeichenfolgenausdruck zur Beschränkung des Datenbereichs, für den die DAvg-Funktion ausgeführt wird. Wenn dieses Argument nicht angegeben wird, wertet die DAvg-Funktion für die gesamte Domäne aus. Ein in Kriterien angegebenes Feld muss auch in der Domäne enthalten sein.
Tabelle 14.10 Die Argumente der Domänenaggregatfunktionen
Funktion
Beschreibung
DAvg
Sie können die DAvg-Funktion verwenden, um den Mittelwert einer Wertemenge in einer angegebenen Datensatzgruppe zu bestimmen. Sie können in einem berechneten Feldausdruck einer Berechnungsabfrage entweder die DAvg-Funktion oder die Avg-Funktion verwenden. Wenn Sie die DAvg-Funktion verwenden, wird für die Werte vor dem Gruppieren der Daten ein Mittelwert berechnet. Beim Verwenden der Avg-Funktion werden die Daten zunächst gruppiert, bevor für die Werte im Feldausdruck ein Mittelwert berechnet wird. Wenn es sich beim Datentyp des Felds, von dem Ausdruck abgeleitet wird, um eine Zahl handelt, gibt die DAvg-Funktion den Datentyp Double zurück.
DCount
Verwenden Sie die DCount-Funktion, um die Anzahl der Datensätze in einer Domäne zu zählen, wenn die einzelnen Werte nicht relevant sind. Das Argument Ausdruck kann zwar eine Berechnung für ein Feld durchführen, aber die DCount-Funktion hält einfach die Anzahl der Datensätze fest. Der Wert einer von Ausdruck ausgeführten Berechnung ist nicht verfügbar.
DFirst und DLast
Sie können die Funktionen DFirst und DLast verwenden, damit ein zufällig ausgewählter Datensatz aus einem bestimmten Feld in einer Tabelle oder einer Abfrage zurückgegeben wird, wenn Sie einfach irgendeinen Wert aus diesem Feld benötigen. Wenn der erste oder letzte Datensatz in einer Datensatzgruppe zurückgegeben werden soll, sollten Sie eine auf- oder absteigend sortierte Abfrage erstellen und die TopValues-Eigenschaft auf 1 festlegen.
DLookup
Sie können die DLookup-Funktion verwenden, um den Wert eines bestimmten Felds aus einer angegebenen Datensatzgruppe abzurufen. Die Funktion gibt einen einzelnen Feldwert zurück, der auf den unter Kriterien angegebenen Informationen basiert. Obwohl das Argument Kriterien optional ist, gibt die DLookup-Funktion einen zufällig abgerufenen Wert in der Domäne zurück, wenn Sie keinen Wert für Kriterien angeben. Wenn kein Datensatz die Bedingungen unter Kriterien erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, gibt die DLookup-Funktion einen Nullwert zurück.
DMin und DMax
Mithilfe der Funktionen DMin und DMax ermitteln Sie die Mindest- und Höchstwerte in einer bestimmten Datensatzgruppe. Die Funktionen geben jeweils den Mindest- und den Höchstwert zurück, der die Bedingungen unter Kriterien erfüllt. Wenn Ausdruck numerische Daten identifiziert, geben die Funktionen numerische Werte zurück. Wenn Ausdruck Zeichenfolgendaten identifiziert, geben die Funktionen die alphabetisch erste bzw. letzte Zeichenfolge zurück. Die Funktionen ignorieren Nullwerte in dem Feld, auf das Ausdruck verweist. Wenn jedoch kein Datensatz die Bedingungen unter Kriterien erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, geben die Funktionen DMin und DMax einen Nullwert zurück.
DStDev und DStDevP
Um die Standardabweichung von Werten in einer angegebenen Domäne zu schätzen, können Sie die DStDev- und die DStDevP-Funktion verwenden. Verwenden Sie die DStDevP-Funktion, um eine Population auszuwerten, und die DStDevFunktion, um eine Stichprobe der Population auszuwerten. Wenn sich Domäne auf weniger als zwei Datensätze bezieht oder wenn weniger als zwei Datensätze die angegebenen Kriterien erfüllen, geben die DStDev- und die DStDevP-Funktion einen Nullwert aus, was darauf hinweist, dass keine Standardabweichung berechnet werden kann.
Tabelle 14.11 Domänenaggregatfunktionen
385
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Funktion
Beschreibung
DSum
Zur Berechnung der Summe einer Wertemenge in einer angegebenen Datengruppe können Sie die DSum-Funktion verwenden. Wenn kein Datensatz das Argument Kriterien erfüllt oder wenn Domäne keine Datensätze enthält, gibt die DSum-Funktion einen Nullwert zurück.
DVar und DVarP
Um die Varianz von Werten in einer angegebenen Datensatzgruppe zu schätzen, können Sie die DVar- und die DVarPFunktion verwenden. Verwenden Sie die DVarP-Funktion, um die Varianz für eine Population zu berechnen, und die DVar-Funktion, um die Varianz für eine Stichprobe einer Population zu berechnen. Wenn sich Domäne auf weniger als zwei Datensätze bezieht oder wenn weniger als zwei Datensätze die Kriterien erfüllen, geben die Funktionen einen Nullwert aus, was darauf hinweist, dass keine Varianz berechnet werden kann.
Tabelle 14.11 Domänenaggregatfunktionen (Forts.)
14.5 Arbeiten mit Aktionsabfragen
Gruppe Abfragetyp auf der Registerkarte Abfragetools/ Entwurf im Menüband (à Tabelle 14.12).
Neben der Auswahlabfrage können Sie noch eine Reihe anderer Abfragetypen einsetzen. Zum Einstellen des gewünschten Typs benutzen Sie die Schaltflächen in der
Standardmäßig ist hier der Typ Auswahlabfrage aktiv. Wenn Sie einen anderen Typ verwenden wollen, klicken Sie darauf.
Symbol
Auswahltyp Auswahl – erstellt die in den vorherigen Abschnitten intensiv beschriebene Auswahlabfrage.
Tabelle erstellen – liefert eine Abfrage, mit deren Hilfe Sie neue Tabellen erstellen können.
Anfügen – fügt Datensätze aus einer Tabelle an die einer anderen Tabelle an.
Aktualisieren – ändert die Datensätze in einer Tabelle anhand von Ihnen bestimmbarer Kriterien. Kreuztabelle – erstellt eine Kreuztabelle – eine PivotTable – auf Basis eine Tabelle. Löschen – entfernt Datensätze aus der zugrunde liegenden Tabelle. Union-Abfrage – eine Abfrage, die den UNION-Operator verwendet, um die Ergebnisse zweier oder mehrerer Auswahlabfragen zu kombinieren. Pass-Through-Abfrage – eine SQL-Abfrage zum Senden von Befehlen direkt an einen ODBC-Datenbankserver. Mithilfe solcher Abfragen arbeiten Sie direkt mit den Tabellen auf dem Server, anstatt die Daten durch das Microsoft-Jet-Datenbankmodul zu verarbeiten. Datendefinition – eine SQL-spezifische Abfrage, die DDL-Anweisungen (für Data Definition Language) enthält. Mit diesen Anweisungen können Sie Objekte in der Datenbank erstellen oder ändern. Tabelle 14.12 Die Optionen in der Gruppe Abfragetyp
386
Arbeiten mit Aktionsabfragen
14.5.1 Sicherheitsüberlegungen Einige Abfragetypen ändern die Daten in den zugrunde liegenden oder anderen Tabellen. Es handelt sich hierbei also um recht gefährliche Werkzeuge. Wenn Sie eine der Aktionsabfragen aktiviert haben, werden Sie darum bei der Ausführung einer solchen Abfrage vor den möglichen Konsequenzen gewarnt. Erst wenn Sie in dieser Warnung auf Ja klicken, werden die Daten in der Tabelle geändert. Da Sie die Ergebnisse einer Aktualisierungsabfrage nicht rückgängig machen können, sollten Sie die Datenbank sichern, bevor Sie eine Aktualisierungsabfrage ausführen. Indem Sie eine Sicherung erstellen, garantieren Sie, dass Sie die Änderungen wieder zurücknehmen können.
Die Datenbank sichern Um die aktuell geöffnete Datenbank zu sichern, verwenden Sie die folgenden Schritte:
» Öffnen Sie die Registerkarte Datei, wählen Sie Speichern und Veröffentlichen und dann Datenbank sichern im Bereich Erweitert.
» Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter einen Namen und Speicherort für die Sicherungskopie an und klicken Sie dann auf Speichern.
» Die ursprüngliche Datei wird von Access geschlossen, eine Sicherungskopie wird erstellt und die ursprüngliche Datei wird wieder geöffnet.
» Schließen Sie die ursprüngliche Datei, wenn Sie eine Sicherung wiederherstellen möchten, und benennen Sie sie um, damit für die Sicherungskopie der Name der ursprünglichen Version verwendet werden kann. Weisen Sie der Sicherungskopie den Namen der ursprünglichen Version zu und öffnen Sie dann die umbenannte Sicherungskopie in Access.
Standardmäßig sind in Access alle Aktionsabfragen – also beispielsweise Aktualisierungs-, Anfüge-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfragen – deaktiviert, sofern sich die Datenbank nicht an einem vertrauenswürdigen Speicherort befindet oder die Datenbank nicht signiert und nicht vertrauenswürdig ist. Wenn Sie keine dieser Aktionen ausgeführt haben, können Sie trotzdem die Abfrage für die aktuelle Datenbanksitzung nur aktivieren, indem Sie auf der Statusleiste auf Inhalt aktivieren klicken.
TIPP
Eine Auswahlabfrage vor einer Aktionsabfrage durchführen Die sicherste Methode der Verwendung einer Auswahlabfrage ist das vorherige Erstellen einer Auswahlabfrage, mit der Ihre Auswahlkriterien getestet werden. Angenommen, Sie möchten bestimmte Datensätze aktualisieren. Dazu können Sie zunächst einer Auswahlabfrage Kriterien hinzufügen, bis alle Datensätze wie gewünscht zurückgegeben werden. Wenn Sie sicher sind, dass die Abfrage die richtigen Datensätze erstellt, können Sie die Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage konvertieren, die Aktualisierungskriterien eingeben und anschließend die Abfrage zum Ändern der ausgewählten Werte ausführen.
14.5.2 Die Tabellenerstellungsabfrage Über den Befehl Tabellenerstellungsabfrage können Sie die über die Abfrage erstellten Datenkombinationen in einer neuen Tabelle ablegen lassen. Das empfiehlt sich beispielsweise auch, wenn Sie die Daten aus mehreren Tabellen in einer neuen Tabelle zusammenfassen möchten. Das Risiko beim Arbeiten mit einer solchen Abfrage ist gering, da vorhandene Datenbankobjekte nicht geändert werden und Sie die neue Tabelle später wieder löschen können.
387
Kapitel 14 • Tabellen und Abfragen
Eine Tabellenerstellungsabfrage durchführen
14.5.3 Die Aktualisierungsabfrage
Beginnen wir mit einem einfachen Beispiel. Die in einer bereits bestehenden Tabelle vorhandenen Daten sollen in einer neuen Tabelle abgelegt werden.
Eine Aktualisierungsabfrage verwenden Sie dann, wenn Sie die Daten einer zugrunde liegenden Tabelle abändern lassen wollen. Beispielsweise könnten Sie die Preise in Ihren Rechnungen automatisch um einen bestimmten Faktor erhöhen. Sie können damit aber einer Datenbank keine neuen Datensätze hinzufügen oder vollständige Datensätze daraus löschen. Neue Datensätze fügen Sie mit einer Anfügeabfrage hinzu und vollständige Datensätze können Sie mit einer Löschabfrage löschen. Allerdings können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage die Daten in einem oder mehreren Feldern auf einen Nullwert festlegen.
» Erstellen Sie eine neue Abfrage auf der Basis dieser Tabelle und fügen Sie nacheinander die Felder in einzelnen Feldspalten hinzu.
»
Wählen Sie in der Gruppe Abfragetyp auf der Registerkarte Abfragetools/Entwurf des Menübands den Abfragetyp Tabelle erstellen. Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen wird angezeigt (à Abbildung 14.38).
Sie können eine Aktualisierungsabfrage nicht für Felder benutzen, die sich aus Berechnungen ergeben, denn die Werte in berechneten Feldern befinden sich nicht dauerhaft in Tabellen. Außerdem nicht für Primärschlüsselfelder, die Bestandteile von Tabellenbeziehungen sind, sofern Sie nicht festlegen, dass die Beziehungen Aktualisierungen automatisch an Schlüsselfelder und verknüpfte Felder weitergeben. Wenn Aktualisierungen weitergegeben werden, aktualisiert Access automatisch alle Fremdschlüsselwerte in einer untergeordneten Tabelle, wenn Sie den Primärschlüsselwert in einer übergeordneten Tabelle ändern.
TIPP
Abbildung 14.38 Das Dialogfeld Neue Tabelle erstellen
» Legen Sie im Dialogfeld Neue Tabelle erstellen die gewünschten Parameter fest. Geben Sie unter Tabellenname einen Namen ein, den Sie nicht bereits verwendet haben. Falls Sie den Namen einer schon verwendeten Tabelle verwenden, werden deren Inhalte durch die neue Tabelle überschrieben. Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie auch bestimmen, dass die neue Tabelle in einer anderen Datenbank erstellt werden soll. Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK.
»
Sie können die Abfrage direkt aus der Entwurfsansicht heraus ausführen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Ausführen. Eine Meldung wird angezeigt, in der Sie auf die Wirkung der Abfrage hingewiesen werden.
» Wenn Sie in diesem Dialogfeld Ja wählen, wird die neue Tabelle erstellt. Das Ergebnis können Sie durch Öffnen der neu erstellten Tabelle über den Navigationsbereich kontrollieren.
388
Eine Aktualisierung durchführen Beispielsweise könnten Sie die Preise in einer Artikeltabelle automatisch um einen bestimmten Faktor erhöhen.
» Erstellen Sie eine neue Abfrage und übernehmen Sie darin die Felder, die Sie aktualisieren möchten. Die ausgewählten Felder werden in der Zeile Feld im Abfrageentwurfsbereich angezeigt.
» Optional können Sie mindestens ein Kriterium in die Zeile Kriterien des Abfrageentwurfsbereichs eingeben. Damit sorgen Sie dafür, dass nur diejenigen Datensätze aktualisiert werden, die dem Kriterium entsprechen.
Arbeiten mit Aktionsabfragen
»»
Klicken Sie auf der Registerkarte Abfragetools/Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Überprüfen Sie, ob die Abfrage die Datensätze zurückgibt, die Sie aktualisieren möchten.
»» Wenn diese Prüfung zufriedenstellend verlaufen ist, klicken Sie auf der Registerkarte Abfragetools/ Entwurf in der Gruppe Abfragetyp auf Aktualisieren . Dabei wird dem Abfrageentwurfsbereich die Zeile Aktualisieren hinzugefügt.
»» Geben Sie in diese Zeile die Aktualisierungsvorschrift ein. Sie können hier jeden gültigen Ausdruck verwenden. Beispielsweise können Sie dafür sorgen, dass in den ausgewählten Datensätzen der Preis um den Faktor 1,1 – also 10 % – erhöht wird.
»»
Klicken Sie auf der Registerkarte Abfragetools/Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen. Eine Warnmeldung wird angezeigt.
»» Klicken Sie auf Ja, um die Abfrage auszuführen und die Daten zu aktualisieren.
Aktualisieren mit den Daten einer anderen Tabelle Wenn Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabelle aktualisieren möchten, beachten Sie, dass die Datentypen der Quell- und Zielfelder entweder übereinstimmen oder kompatibel sein müssen. Wenn Sie die Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen aktualisieren und kompatible statt übereinstimmende Datentypen verwenden, werden von Access die Datentypen dieser Felder in der Zieltabelle konvertiert. Deshalb sind einige Daten in der Zieltabelle möglicherweise abgeschnitten. Zum Aktualisieren von Daten in einer Tabelle mit den Daten einer anderen Tabelle sind im Wesentlichen die folgenden Schritte erforderlich:
»» Erstellen Sie eine Aktualisierungsabfrage und fügen Sie der Abfrage die Quell- und die Zieltabellen hinzu.
»» Verknüpfen Sie die Tabellen in den Feldern, die die verwandten Informationen enthalten.
»» Fügen Sie der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs die Namen der Zielfelder hinzu.
»» Fügen Sie der Zeile Aktualisieren des Abfrage entwurfsbereichs die Namen der Quellfelder hinzu. Verwenden Sie dabei die Syntax [Quelltabelle]. [Quellfeld].
389
Kapitel 15 Formulare und Berichte
Diese beiden Typen von Datenbankobjekten verfügen über viele Gemeinsamkeiten:
» Wir wollen Ihnen in diesem Kapitel zunächst einmal Formulare und Berichte sind wohl die Objekte einer Microsoft-Access-Datenbank, die Sie nach der Definition der Tabellen und Abfragen am häufigsten verwenden werden:
zeigen, mit welchen Werkzeugen des Programms man schnell einfache Formulare und Berichte erstellen kann (à Abschnitt 15.1). Oft reichen diese aus, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten.
» Ein Formular zeigt die Inhalte einer Tabelle oder Ab-
» Auf die etwas komplexeren Aufgaben des Editierens
frage – meist auf separaten Seiten – an. Sie können die Daten darin einsehen, ändern oder erweitern. Im Prinzip tun Sie damit also nicht viel mehr, als Sie auch in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage tun würden. Sie können es aber damit auch weniger erfahrenen Anwendern einfach machen, mit einer Access-Datenbank zu arbeiten, indem Sie ihm die Bearbeitung über ein Formular ermöglichen.
und Verfeinerns dieser Objekte gehen wir dann anschließend ein (à Abschnitt 15.2). Wir zeigen Ihnen, wie man weitere Steuerelemente in Formulare und Berichte einfügt, diese anordnet und formatiert.
» Im letzten Teil dieses Kapitels dreht es sich dann um zusätzliche Möglichkeiten zum Berechnen, Sortieren und Gruppieren in diesen Datenbankobjekten (à Abschnitt 15.3).
» Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, wie Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Über Berichte fassen Sie die Daten verschiedener Datensätze zusammen und werten sie aus. So erkennen Sie beispielsweise Strukturen und Trends in Ihren Daten. Sie können in einem solchen Bericht praktisch jede Information wie gewünscht darstellen.
390
Wenn Sie die in diesem Kapitel angesprochenen Aufgaben selbst nachvollziehen wollen, können Sie dafür die Beispiele aus dem Ordner 15 der Begleit-CD verwenden. Datenbank15a liefert das Material zum Erstellen von Formularen und Berichten, Datenbank15b können Sie zum Editieren dieser Datenbankobjekte verwenden und Datenbank15c zeigt die Beispiele zum Berechnen, Filtern und Gruppieren.
CD-ROM
Formulare und Berichte erstellen
15.1 Formulare und Berichte erstellen Ein Formular ist ein Datenbankobjekt, das die Eingabe, Ansicht und Änderung von in Tabellen gespeicherten Daten ermöglicht. Sie können sich Formulare wie Fenster vorstellen, durch die Benutzer die Datenbank sehen und auf die Datenbank zugreifen. Ein solches Formular besteht im Wesentlichen aus einer Arbeitsfläche, auf der verschiedene Typen von Steuerelementen angeordnet werden können. In diesen Steuerelementen werden die vorhandenen Feldinhalte einer Tabelle angezeigt. Wenn Sie dort neue Inhalte eingeben oder vorhandene ändern, werden diese Daten in der zugrunde liegenden Tabelle gespeichert. Je nach Steuerelement gibt es verschiedene Optionen, wie die darin angezeigten Objekte im Formular manipuliert werden können. Formulare bieten Ihnen die Möglichkeit, zusätzlich zu den Textdaten der Tabelle die Datenbank mit Bildern, Grafiken, Tabellen, Klängen und Videos zu versehen. Da Sie zu jeder Tabelle mehrere Formulare erstellen können, haben Sie die Möglichkeit, immer nur die gerade benötigten Daten auf dem Bildschirm anzeigen zu lassen.
15.1.1
Ein Formular erstellen
Beim Entwurf eines Formulars beginnt man entweder mit einer leeren Arbeitsfläche und fügt darin von Hand alle gewünschten Steuerelemente ein. Oder man lässt sich einfach mit Hilfe anderer Befehle ein Formular automatisch entwerfen, das möglichst nahe an die eigenen Vorstellungen herankommt. Die Werkzeuge dafür finden Sie in der Gruppe Formulare auf der Registerkarte Erstellen (à Abbildung 15.1 und Tabelle 15.1). In einigen Fällen müssen Sie die dem Formular zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage vorher im Naviga tionsbereich markieren.
Symbol
Name und Wirkung Formular: erstellt ein einfaches Formular, in dem jeweils ein Datensatz angezeigt wird. Als Ergebnis werden alle in einer Tabelle oder Abfrage vorhandenen Felder im Formular angezeigt. Formularentwurf: erstellt ein neues leeres Formular in der Entwurfsansicht. Inhalt und Form der darin anzuzeigenden Daten müssen Sie anschließend mit Hilfe von Steuerelementen selbst festlegen. Leeres Formular: erstellt ein leeres Formular in der Layoutansicht. Formular-Assistent: erlaubt das Erstellen eine Formulars mit Hilfe eine Assistenten, in dem Sie die zu verwendenden Tabellen bzw. Abfragen und Felder auswählen können. Navigation: beinhaltet mehrere Alternativen zum Erstellen von Navigationsformularen, die dazu dienen, dem Benutzer den Aufruf einzelner Datenbankobjekte zu vereinfachen. Weitere Formulare: öffnet eine Liste mit weiteren Optionen zum Erstellen von Formularen.
Tabelle 15.1 Die Schaltflächen in der Gruppe Formulare
Beachten Sie auch gleich den Inhalt des Katalogs zur Befehlsschaltfläche Weitere Formulare. Drei Optionen darin sind vielleicht besonders wichtig:
»» Mehrere Elemente: erstellt ein Formular, in dem mehrere Datensätze mit einem Datensatz pro Zeile angezeigt werden.
»» Geteiltes Formular: erstellt ein geteiltes Formular, das im oberen Teil ein Datenblatt zeigt, im unteren Teil ein Eingabeformular.
»» PivotChart: erstellt ein PivotChart auf der Basis der Tabellendaten.
Abbildung 15.1 Beachten Sie die Gruppe Formulare der Registerkarte Erstellen.
391
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Abbildung 15.2 Ein einfaches Formular in der Layoutansicht
Erstellen eines einfachen Formulars Beginnen wir damit, ein einfaches Formular zu erstellen, das alle der in einer Tabelle definierten Felder benutzt. Das ist meist die schnellste Methode, um ein brauchbares Formular zu erzeugen. Nicht benötigte Felder können Sie später löschen. Verwenden Sie zum anfänglichen Erstellen die folgenden Schritte:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, deren Inhalte im Formular angezeigt werden soll.
»»
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular. Als Ergebnis wird das Formular in der Layoutansicht angezeigt (à Abbildung 15.2). In dieser Ansicht können Sie Entwurfsänderungen am Formular vornehmen, während Daten bereits angezeigt werden. Beispielsweise können Sie die Größe der Textfelder an die Daten anpassen (à unten).
»» Beachten Sie auch gleich, dass die Felder der verwendeten Tabelle – oder Abfrage – automatisch in einer als Layout bezeichneten Struktur angezeigt werden. Dieses Layout ist in dieser Ansicht durch einen umgebenden gestrichelten Rahmen gekennzeichnet. Oben links neben diesem Rahmen finden Sie eine kleine Schaltfläche mit einem Vierfachpfeil.
392
Wenn Sie darauf klicken, wird das gesamte Layout markiert.
»» Speichern Sie das Formular. In der Grundeinstellung enthält es zunächst den Namen der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage. Sie können einen anderen Namen verwenden – beispielsweise Formular1.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, können Sie es schließen. Sie finden es in der Standard einstellung im Navigationsbereich unterhalb der Tabelle, auf die sich die Daten beziehen.
Erstellen eines geteilten Formulars Die Option Geteiltes Formular ist neu seit Access 2007. Damit wird ein Formular in der Layoutansicht erstellt, in dem die Daten gleichzeitig in zwei Ansichten angezeigt werden – in der Formularansicht und in der Datenblatt ansicht. In dieser doppelten Ansicht können Sie beispielsweise mit dem Datenblattteil des Formulars einen Datensatz schnell finden und diesen anschließend mit dem Formularteil anzeigen oder bearbeiten. Gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll. Oder öffnen Sie diese Datengrundlage in der Datenblattansicht.
Formulare und Berichte erstellen
Abbildung 15.3 Ein geteiltes Formular in der Layoutansicht
»» Öffnen Sie in der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare den Katalog zur Schaltfläche Weitere Formulare und wählen Sie dort Geteiltes Formular. Das Formular wird erstellt und in der Layoutansicht angezeigt (à Abbildung 15.3). Es zeigt die Daten in zwei Ansichten an: Oben finden Sie die Daten in einer Formularansicht, in der jeweils nur ein Datensatz gezeigt wird. Darunter finden Sie eine Datenblattansicht für die zusammenfassende Anzeige der Datensätze. Die beiden Ansichten sind mit derselben Datenquelle verbunden und werden ständig miteinander synchronisiert. Wenn Sie ein Feld in einem Teil des Formulars markieren, wird dasselbe Feld auch im anderen Teil des Formulars markiert. Daten können in beiden Teilen hinzugefügt, bearbeitet oder gelöscht werden.
»» Speichern Sie das Formular
. In der Grundeinstellung erhält es wieder den Namen der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage. Speichern Sie es beispielsweise unter den Namen Formular2.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, können Sie es schließen . Sie finden es im Naviga tionsbereich unterhalb von Tabelle2.
Erstellen eines Formulars mit mehreren Datensätzen Wenn Sie ein Formular vorziehen, das mehrere Datensätze gleichzeitig auf dem Bildschirm anzeigt, sollten
Sie die Option Mehrere Elemente verwenden. Das Ergebnis gleicht insofern einem Datenblatt, als die Daten in Zeilen und Spalten angeordnet sind, und es werden mehrere Datensätze gleichzeitig angezeigt. Diese Form bietet jedoch mehr Anpassungsoptionen als ein Datenblatt. So können Sie grafische Elemente, Schaltflächen und andere Steuerelemente hinzufügen (à unten). Gehen Sie dafür in den folgenden Schritten vor:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, die im Formular angezeigt werden soll.
»» Öffnen Sie in der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare den Katalog zur Schaltfläche Weitere Formulare und wählen Sie dort Mehrere Elemente. Das Formular wird erstellt und in der Layoutansicht angezeigt (à Abbildung 15.4).
»» Beachten Sie, dass auch in diesem Fall automatisch ein Layout erstellt wird, dass sich an dem umgebenden gestrichelten Rahmen und an der links oben vorhandenen Schaltfläche mit dem Vierfachpfeil zeigt. In diesem Fall benutzt das Layout gleich zwei Bereiche: Die Feldnamen werden oben in einem als Formularkopf bezeichneten Bereich wiedergegeben, die Feldinhalte selbst im Detailbereich darunter. Der Vorteil ist, dass die Feldnamen in der Formularansicht auch dann angezeigt werden, wenn Sie die Felder weiter unten im Detailbereich markiert haben.
393
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Ihnen an dieser Stelle vorstellen. Ziehen Sie jedes Feld einzeln mit der Maus aus der Feldliste auf die Formularfläche. Sie können diese auch mit gedrückt gehaltener Ÿ-Taste gemeinsam markieren und dann gleichzeitig auf das Formular ziehen.
»» Speichern Sie das Formular. Wenn Sie Felder aus der Tabelle1 in das Formular eingefügt hatten, finden Sie es im Navigationsbereich unterhalb dieser Tabelle. Hatten Sie das Formular gespeichert, ohne Felder aus einer Tabelle einzufügen, wird es in der Gruppe Nicht verwandte Objekte im Navigationsbereich angezeigt, da es mit keiner Tabelle oder Abfrage verbunden ist.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, könAbbildung 15.4 Mehrere Elemente in der Layoutansicht
»» Speichern Sie das Formular
. In der Grundeinstellung erhält es wieder den Namen der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage.
»» Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, können Sie es schließen
.
Erstellen eines leeren Formulars Sie können auch ein Formular von Grund auf neu erstellen. Das kann sich – besonders wenn Sie nur wenige Felder in das Formular einbeziehen möchten – als sehr schnelle Methode erweisen. Sie brauchen dann die nicht erwünschten Felder nicht mehr zu löschen.
»»
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Leeres Formular. Eine Tabelle oder Abfrage brauchen Sie in diesem Fall nicht auszuwählen. Ein leeres Formular wird in der Layoutansicht angezeigt.
»» Außerdem wird mit der Feldliste ein Fenster angezeigt, in dem alle Tabellen und alle Felder aufgelistet werden können. Wenn die Tabellen nicht bereits angezeigt werden, klicken Sie auf den Link Alle Tabellen anzeigen.
»» Die Felder einer Tabelle blenden Sie ein bzw. aus, indem Sie auf die links vor dem Tabellennamen stehenden Plus- oder Minuszeichen klicken.
»» Um Felder in das Formular einzufügen, gibt es mehrere Methoden. Nur die einfachste davon wollen wir
394
nen Sie es schließen. Auf weitere Details zum Gestalten eines Formulars werden wir später eingehen (à unten).
Verwenden des Formular-Assistenten Um genauer festzulegen, welche Felder auf dem Formular angezeigt werden, können Sie anstelle der eben beschriebenen Werkzeuge auch den Formular-Assistenten verwenden. Damit definieren Sie, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben.
»» Markieren Sie im Navigationsbereich das Objekt Tabelle1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf Formular-Assistent . Die erste Seite des Assistenten wird angezeigt.
»» Wählen Sie im Listenfeld Tabellen/Abfragen die Datengrundlage aus. Die vorher markierte Tabelle wird hier als Voreinstellung angezeigt, kann aber noch geändert werden. Benutzen Sie hier die Tabelle1.
»» Bestimmen Sie dann, welche Felder Sie in das Formular übernehmen wollen. Übernehmen Sie die Felder in der Reihenfolge, in der sie später im Bericht vorkommen sollen. Markieren Sie dazu das Feld in der Liste Verfügbare Felder und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach rechts zeigenden Pfeil . Der Feldname wird dann im Bereich Ausgewählte Felder angezeigt.
Formulare und Berichte erstellen
» Klicken Sie nach der Auswahl der Felder auf Weiter und wählen Sie das Layout für Ihr Formular aus. Das gewählte Layout wird links im Fenster skizziert.
» Klicken Sie auf Weiter und legen Sie dann noch das Format für das Formular fest – der jeweils markierte Stil wird links in einer Vorschau skizziert.
» Geben Sie abschließend dem Formular einen Namen
Abbildung 15.5 Der Katalog zur Befehlsschaltfläche Navigation
– beispielsweise Formular6 – und entscheiden Sie dann, was als Nächstes getan werden soll.
» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen. Das Formular wird erstellt und in der gewählten Ansicht geöffnet. Wenn Sie auf der letzten Seite des Assistenten die Option Formular öffnen, um Informationen anzuzeigen oder einzugeben gewählt hatten, wird die Formularansicht angezeigt.
» Speichern brauchen Sie das Formular nicht mehr. Wenn Sie das Formular nicht mehr benötigen, können Sie es schließen. Falls das Formular Felder aus verschiedenen Tabellen und Abfragen enthalten soll, klicken Sie weder auf Weiter noch auf Fertig stellen, nachdem Sie die Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Formular-Assistenten ausgewählt haben. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte zum Auswählen einer Tabelle oder Abfrage und klicken Sie auf weitere Felder, die Sie in das Formular einfügen möchten. Klicken Sie dann auf Weiter oder Fertig stellen, um den Vorgang fortzusetzen.
TIPP
Navigationsformulare benutzen Navigationsformulare sollen dem Benutzer den Aufruf einzelner Datenbankobjekte vereinfachen. Sie finden dazu im Katalog in der Registerkarte Erstellen sechs Alternativen, die alle ein Navigationsformular erzeugen. Die Unterschiede zeigen sich nur in der Anordnung der Elemente darin (à Abbildung 15.5).
» Zum Erstellen eines solchen Formulartyps wählen Sie eine davon. Das erstellt ein mit Navigationsformular bezeichnetes Element.
» Sorgen Sie dann dafür, dass auch der Inhalt des Navigationsbereichs angezeigt wird. Ziehen Sie daraus mit Hilfe der Maus nacheinander die Datenbankobjekte auf den Bereich [Neues hinzufügen], die als
Elemente des Navigationsformulars erscheinen sollen.
» Sie erzeugen damit ein übergeordnetes Formular, in dem Sie über die Registerkarten am oberen Rand Zugriff zu anderen Datenbankobjekten haben. Wenn Sie zur Formularansicht wechseln, wird das Feld [Neues hinzufügen] ausgeblendet. Um zusätzliche Registerkarten für weitere Datenbankobjekte zu erstellen, müssen Sie zur Layoutansicht zurückschalten.
15.1.2 Die Ansichten eines Formulars Wie Sie beim Erstellen der Formulare über die unterschiedlichen Werkzeuge gesehen haben, verfügen die Objekte über verschiedene Ansichten. Nachdem Sie ein Formular erstellt oder geöffnet haben, können Sie zwischen diesen schnell wechseln.
» Falls notwendig, öffnen Sie das Formular durch einen Doppelklick auf dessen Symbol im Navigationsbereich.
» Öffnen Sie in der Gruppe Ansichten auf der Registerkarte Start im Menüband das Listenfeld zur Schaltfläche Ansicht.
» Wählen Sie die gewünschte Ansicht aus der Liste aus. Auch durch einen Klick auf eine der kleinen Schaltfläin der unteren rechten Ecke des Formularchen fensters können Sie zwischen diesen Ansichten wechseln.
395
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Bevor wir in den nächsten Abschnitten auf Details zum Arbeiten in diesen Ansichten eingehen, wollen wir die wesentlichsten Aspekte dazu noch einmal zusammenfassen:
»» Die Formularansicht ist die Ansicht, in der Sie später das fertige Formular meist benutzen werden. In dieser Ansicht können Sie Daten kontrollieren oder neue eingeben. Änderungen im Erscheinungsbild sind darin nicht möglich.
»» Die Layoutansicht ist die intuitivste Ansicht für Formularänderungen und kann für fast alle Änderungen verwendet werden, die Sie an einem Access-2010Formular vornehmen möchten. In der Layoutansicht wird das Formular tatsächlich ausgeführt, so dass Sie die Daten fast genau so sehen, wie sie in der Formularansicht angezeigt werden. Sie können jedoch in dieser Ansicht auch Änderungen am Formularentwurf vornehmen. Da die Daten beim Ändern des Formulars angezeigt werden, ist diese Ansicht zum Festlegen der Größe von Steuerelementen oder zum Durchführen nahezu jeder anderen Aufgabe, die sich auf die Darstellung und Benutzerfreundlichkeit des Formulars auswirkt, sehr hilfreich.
15.1.3 Einen Bericht erstellen Um einen Bericht zu erstellen, benötigen Sie – wie bei einem Formular – einen zugrunde liegenden Datenbestand. Dabei kann es sich um eine Tabelle mit den Originaldaten oder um eine Abfrage handeln. Auf dieser Basis können Sie den Bericht erstellen, den Sie anschließend speichern müssen. Die Werkzeuge zum Erstellen finden Sie in der Gruppe Berichte auf der Registerkarte Erstellen im Menüband. Zum Anlegen eines Berichts gehen Sie ähnlich wie schon von anderen Objekten – beispielsweise einem Formular – her gewohnt vor: Sie verwenden die Schaltflächen auf der Registerkarte Erstellen im Menüband – diesmal die in der Gruppe Berichte (à Abbildung 15.6). Sie haben darüber die Möglichkeit, einen Bericht auf verschiedene Weisen zu erstellen (à Tabelle 15.2). Symbol
Bericht: erstellt einen Bericht auf der Basis der aktuell geöffneten oder in der Navigationsleiste markierten Tabelle oder Abfrage. Alle Felder der Datengrundlage werden in den Bericht übernommen.
»» Bestimmte Aufgaben können in der Layoutansicht
Berichtsentwurf: erstellt einen Bericht in der Entwurfsansicht. Sie müssen anschließend die Eingaben für die Elemente des Berichts selbst vornehmen.
nicht durchgeführt werden. Für diese Aufgaben müssen Sie in die Entwurfsansicht wechseln. Diese bietet eine Ansicht der Struktur des Formulars mit einem höheren Detailgrad. Sie können den Kopfzeilen-, Detail- und Fußzeilenbereich für das Formular anzeigen. Das Formular wird nicht ausgeführt, wenn es in der Entwurfsansicht angezeigt wird, so dass Sie die zugrunde liegenden Daten nicht sehen können, während Sie Änderungen am Entwurf vornehmen.
Leerer Bericht: erstellt ein leeres Berichtsformular, in dem Sie die erforderlichen Steuerelemente selbst einfügen müssen. Berichts-Assistent: startet einen Assistenten, über den Sie einen Bericht selbst definieren können. Etiketten: startet einen Assistenten zum Erstellen von Etiketten.
»» In der Datenblattansicht eines Formulars werden die Inhalte ähnlich wie in einer Tabelle angezeigt (à unten).
Tabelle 15.2 Die Schaltflächen in der Gruppe Berichte
Abbildung 15.6 Beachten Sie die Gruppe Formulare der Registerkarte Erstellen.
396
Name und Wirkung
Formulare und Berichte erstellen
Einen Basisbericht erstellen Am schnellsten kann ein Bericht über die Schaltfläche Bericht auf der Registerkarte Erstellen im Menüband erstellt werden, da das Generieren umgehend ohne Eingabeaufforderungen erfolgt. Da diese Abfragen wegfallen, kommt man schneller zu einem Ergebnis. Im Bericht werden alle Felder aus einer zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt. Das hat auch einige Nachteile, da hier nicht die Möglichkeit besteht, einen bestimmten Stil zu wählen oder einen Titel festzulegen. Solche Größen müssen Sie dann anschließend festlegen. Verwenden Sie dafür die folgenden Schritte:
»» Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, auf der der Bericht basieren soll, oder öffnen Sie diese Datenquelle. Verwenden Sie beispielsweise Tabelle1.
»»
Holen Sie die Registerkarte Erstellen im Menüband in den Vordergrund. Klicken Sie in der Gruppe Berichte auf Bericht. Der Bericht wird sofort erstellt und in der Layoutansicht angezeigt (à Abbildung 15.7). Die gestrichelten Linien darin kennzeichnen die Seitenumbrüche.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt.
»» Weisen Sie dem Bericht einen Namen zu und bestätigen Sie über OK.
»» Wenn Sie den Bericht gerade nicht benötigen, können Sie ihn schließen . Beim nächsten Öffnen des Berichts werden die aktuellsten Daten aus der Datensatzquelle angezeigt.
Den Berichts-Assistenten verwenden Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem können Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent . Der Assistent wird gestartet. Er führt Sie nacheinander durch die einzelnen Schritte zur Erstellung des Berichts.
»» Legen Sie im oberen Bereich auf der ersten Seite fest, welche der vorhandenen Tabellen oder Abfragen als Grundlage für den Bericht dienen soll. Standardmäßig ist bereits das aktuell geöffnete oder gerade markierte Objekt gewählt. Alle sonst noch in der Datenbank vorhandenen Elemente dieser Art
Abbildung 15.7 Der Bericht in der Layoutansicht
397
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
werden im Listenfeld Tabellen/Abfragen aufgelistet und können von dort aus gewählt werden. Verwenden Sie für diese Aufgabe die Tabelle2.
»» Nach dieser Wahl werden die in der Datengrundlage vorhandenen Felder in der Liste Verfügbare Felder angezeigt. Bestimmen Sie, welche Felder Sie in den Bericht übernehmen wollen. Übernehmen Sie die Felder in der Reihenfolge, in der sie später im Bericht vorkommen sollen. Markieren Sie dazu das Feld in der Liste Verfügbare Felder und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach rechts zeigenden Pfeil. Der Feldname wird dann im Bereich Ausgewählte Felder angezeigt.
»» Wechseln Sie über die Schaltfläche Weiter zur nächsten Seite des Assistenten. Wenn Sie stattdessen auf Fertig stellen klicken, werden die folgenden Schritte des Assistenten übersprungen und der Assistent benutzt seine Grundeinstellungen.
»» Legen Sie dann fest, nach welchen Feldern gruppiert werden soll. Wenn gruppiert werden soll, wählen Sie das gewünschte Feld in der Liste links und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem nach rechts zeigenden Pfeil. Wenn Sie nach mehreren Feldern gruppieren, können Sie die Reihenfolge dieser Gruppierung über die Schaltflächen Priorität ändern.
»» Legen Sie nach einem Klick auf Weiter fest, nach welchen Feldern sortiert werden soll. Wählen Sie über die erste Liste das Feld aus, nach dessen Inhalten die Datensätze zuerst sortiert werden sollen. Über die nachfolgenden Felder können Sie innerhalb dieser Sortierung nach anderen Inhalten sortieren lassen. Standardmäßig wird immer aufsteigend sortiert. Durch einen Klick auf Aufsteigend schalten Sie für dieses Feld auf eine absteigende Reihenfolge um.
»» Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie das Layout für Ihren Bericht aus. Wählen Sie für diese Aufgabe die Option Einspaltig.
»» Klicken Sie auf Weiter und legen Sie das Format für den Bericht fest. Der jeweils markierte Stil wird links im Fenster in einer Vorschau skizziert.
»» Geben Sie abschließend dem Bericht einen Namen und entscheiden Sie dann, was als Nächstes getan werden soll.
»» Bestätigen Sie über die Schaltfläche Fertig stellen. Der Bericht wird erstellt und in der gewählten Ansicht geöffnet. Hatten Sie die Berichtsvorschau gewählt, wird der Bereich in der Seitenansicht angezeigt (à Abbildung 15.8).
»» Speichern brauchen Sie den Bericht nicht mehr. Anschließend können Sie ihn schließen
.
Abbildung 15.8 Der Bericht in der Seitenansicht
398
Formulare und Berichte erstellen
Wenn Sie Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen in einen Bericht einfügen möchten, klicken Sie nach dem Auswählen der Felder aus der ersten Tabelle oder Abfrage auf der ersten Seite des Berichts-Assistenten nicht auf Weiter oder Fertig stellen. Wiederholen Sie stattdessen die beschriebenen Schritte, um eine weitere Tabelle oder Abfrage auszuwählen. Klicken Sie auf die Felder, die Sie in den Bericht einbeziehen möchten. Klicken Sie dann erst auf Weiter oder Fertig stellen, um fortzufahren.
markierten Feldbezeichnung eingefügt. Gehen Sie also am besten in der Reihenfolge vor, in der die Felder später im Bericht erscheinen sollen.
TIPP
Berichte manuell anlegen Wenn Sie die Werkzeuge Bericht oder Berichts-Assistent nicht verwenden möchten, können Sie den Bericht über Leerer Bericht oder Berichtsentwurf völlig neu erstellen. Das kann sich, besonders wenn Sie nur wenige Felder in den Bericht einbeziehen möchten, als sehr schnelle Methode erweisen, erfordert aber bei Berichten mit vielen Feldern denselben Aufwand wie das manuelle Erstellen von Formularen. Es ist auch die bessere Möglichkeit, wenn Sie spezielle Anforderungen an die Optik des Berichts haben. Beim Erstellen eines leeren Berichts spielt es im Prinzip keine Rolle, welche Tabelle oder Abfrage schon geöffnet oder gerade im Navigationsbereich markiert ist.
»
Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht. Ein leerer Bericht wird in der Layoutansicht angezeigt. Außerdem wird mit der Feldliste ein Fenster angezeigt, das alle Tabellen und Abfragen auflistet.
» Die Felder einer Tabelle oder Abfrage blenden Sie ein bzw. aus, indem Sie auf die links vor dem Objektnamen befindlichen Plus- oder Minuszeichen klicken.
» Um Felder in den Bericht einzufügen, ziehen Sie jedes Feld einzeln auf die Berichtsfläche. Gehen Sie genauso vor, wie vorher für das Erstellen von Formularen beschrieben. Sie können auch mit gedrückt gehaltener Ÿ-Taste Felder gemeinsam markieren und dann gleichzeitig auf den Bericht ziehen. Sie können es sich auch einfacher machen, indem Sie auf die Feldbezeichnung in der Feldliste einen Doppelklick ausführen. Das entsprechende Feld wird dann automatisch auf die Berichtsfläche übertragen. Es wird dort gegebenenfalls nach der gerade
Wie man die Anzeigen in der Layoutansicht editiert oder erweitert, erfahren Sie später. Verwenden Sie beispielsweise die Werkzeuge der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtslayouttools/Format, um dem Bericht ein Logo, einen Titel, Seitenzahlen oder das Datum und die Uhrzeit hinzuzufügen.
HINWEIS
Einen Berichtsentwurf erstellen Sie können in Access 2010 auch komplexe Berichte erstellen. Dazu verwenden Sie am besten die Entwurfsansicht des Berichts.
»
Um in einer bereits geöffneten Datenbank einen neuen Entwurf für einen neuen Bericht zu erstellen, öffnen Sie im Menüband die Registerkarte Erstellen. Klicken Sie dann in der Gruppe Berichte auf die Schaltfläche Berichtsentwurf. Die Entwurfsansicht für den neuen Bericht wird angezeigt (à Abbildung 15.9).
In diesem Entwurf gehen Sie ähnlich vor, wie bei dem vorher vorgestellten Formularentwurf. Sie müssen alle Steuerelemente selbst erstellen. Wir werden später darauf eingehen (à unten).
15.1.4 Die Berichtsansichten Sie haben eben wahrscheinlich gemerkt, dass bereits beim Erstellen des Berichts unterschiedliche Ansichten als Ergebnis der Arbeit auftauchen. Alle Berichte können aber in allen Ansichten angezeigt werden. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Option in der Liste zur Schaltfläche Ansicht. Sie finden diese auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten. Aber auch andere Registerkarten verfügen über diese Gruppe mit dieser Schaltfläche – beispielsweise die Registerkarte Berichtslayouttools/Entwurf oder die Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf. Standardmäßig finden Sie darin vier Formen der Ansicht. Beachten Sie gleich, dass durch einen einfachen Klick auf diese Schaltfläche
399
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Abbildung 15.9 Der leere Bericht verfügt über drei Bereiche.
standardmäßig immer zwischen der Berichtsansicht und der Layoutansicht hin- und hergeschaltet wird. Die anderen Formen der Ansicht müssen Sie aus der Liste zur Schaltfläche auswählen. Diese vier Ansichten können Sie auch über die vier kleinen Schaltflächen im rechten Bereich der Statusleiste ansteuern.
»» Die seit der Version 2007 neue Berichtsansicht ermöglicht eine aussagekräftige, präzise Darstellung von Berichten, ohne dass diese gedruckt oder in der Vorschau angezeigt werden müssen. Sie dient zum Arbeiten mit Berichtsergebnissen am Bildschirm. Um Details zu bestimmten Datensätzen zu erhal-
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ten, verwenden Sie die schon vorher beschriebenen Filtertechniken. Diese Ansicht eignet sich beispielsweise auch dafür, bestimmte Ergebnisse mit dem Kopierbefehl in der Zwischenablage zu erfassen und in andere Anwendungen einzufügen.
»» Mit der Layoutansicht können Sie Entwurfsänderungen vornehmen, während Sie gleichzeitig die Daten anzeigen lassen. Beispielsweise können Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie dieses aus dem neuen Bereich Feldliste ziehen, oder aber Eigenschaften mithilfe des Eigenschaftenblatts ändern. Die Layoutansicht unterstützt die neuen gestapelten und tabellarischen Layouts – also Steuerelementgruppen, die Sie als Ganzes bearbeiten können, damit Felder, Spalten,
Formulare und Berichte editieren
Zeilen oder ganze Layouts problemlos neu angeordnet werden können. In der Layoutansicht können Sie außerdem ein Feld entfernen oder Formatierungen hinzufügen.
»» Eine noch größere Zahl von Möglichleiten zum Editieren finden Sie in der Entwurfsansicht des Berichts. Sie können darin dem Bericht neue Steuerelemente und Felder hinzufügen. Das Eigenschaftenblatt ermöglicht es Ihnen, auf zahlreiche Eigenschaften zuzugreifen, mit denen Sie den Bericht anpassen können. Standardmäßig besteht ein solcher Berichtsentwurf zunächst aus drei Abschnitten – dem Seitenkopf, dem Detailbereich und dem Seitenfuß. Es können aber noch weitere Bereiche darin auf tauchen.
»» Die Seitenansicht stellt den Bericht so dar, wie er beim Ausdruck erscheinen würde. Die Ansicht wird durch die Einstellungen für den standardmäßig eingestellten oder in Access gewählten Drucker beeinflusst. Sie verfügt im Menüband über die Registerkarte Seitenansicht, über deren Gruppen Sie das Layout der Berichtsseiten für den Ausdruck beeinflussen können.
15.2 Formulare und Berichte editieren Welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, Formulare und Berichte auf der Basis von Tabellen oder Abfragen in Access zu erstellen, haben Sie bereits erfahren. Die Werkzeuge dazu erzeugen – mehr oder minder automatisch – schnell die gewünschten Datenbankobjekte. Wenn Ihnen die damit produzierten Ergebnisse für Ihre Zwecke nicht ausreichen, müssen Sie sich etwas tiefer mit Möglichkeiten des Entwurfs dieser Objekte beschäftigen. Sie können dazu von einem bestehenden
Formular oder Bericht ausgehen oder aber auch dieses Datenbankobjekt von Grund auf neu entwerfen. In beiden Fällen können Sie sowohl in der Entwurfsansicht als auch in der Layoutansicht arbeiten. Wir wollen Ihnen zunächst einen Überblick über diese Werkzeuge liefern.
15.2.1 Die Werkzeuge im Überblick Zum Editieren eines Formulars oder Berichts können Sie sowohl in der Entwurfsansicht als auch in der Layoutansicht arbeiten. Die Grundwerkzeuge sind in beiden Fällen dieselben, allerdings bietet die Entwurfsansicht noch einige zusätzliche Möglichkeiten, die Ihnen in der Layoutansicht nicht zur Verfügung stehen.
Die Registerkarten Sie finden die wichtigsten Befehle in mehreren Registerkarten, die eingeblendet werden, wenn Sie mit dem Formular oder Bericht zur Entwurfsansicht oder zur Layoutansicht wechseln. In allen Fällen werden die drei Registerkarten Entwurf, Anordnen und Format angezeigt. Beachten Sie, dass viele Befehle in den Registerkarten identisch sind.
»» Am wichtigsten ist vielleicht die Registerkarte Formularentwurfstools/Entwurf (à Abbildung 15.10). Die Gruppe Designs erlaubt es, ein Design auf das Formular oder den Bericht anzuwenden. In einem Design sind jeweils Kombinationen von Designschriftarten und Designfarben zusammengefasst. Über die wichtige Gruppe Steuerelemente können Sie weitere Steuerelemente im Formular oder Bericht ansiedeln.
»» Die Befehle auf der Registerkarte Formularentwurfstools/Anordnen setzen Sie ein, wenn Sie im Bericht oder im Formular mit einem Layout arbeiten wollen (à Abbildung 15.11). Sie können darüber das zugrunde liegende Layout ändern und zusätzliche Elemente hinzufügen oder löschen. Mit einigen Ausnahmen
Abbildung 15.10 Die Registerkarte Formularentwurfstools/Entwurf
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Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Abbildung 15.11 Die Registerkarte Formularentwurfstools/Anordnen
Abbildung 15.12 Die Registerkarte Formularentwurfstools/Format
finden Sie bei Berichten und Formularen in den Ansichten Entwurf und Layout identische Befehle.
»» Die Registerkarte Formularentwurfstools/Format be inhaltet – Sie vermuten es schon – die Werkzeuge zum Formatieren von Steuerelementen (à Abbildung 15.12). Für den Einstieg wichtig ist hier besonders die Gruppe Auswahl. Mit dem Listenfeld oben können Sie unter den bereits im Formular oder Bericht eingefügten Steuerelementen eines zur Bearbeitung auswählen. Ein Klick auf die Schaltfläche Alles markieren in dieser Gruppe sorgt dafür, dass alle eingefügten Steuerelemente gemeinsam markiert werden.
Das Eigenschaftenblatt Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Formulars und der zugehörigen Steuerelemente zu ändern. Um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, drücken Sie die Ì-Taste oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche auf der Registerkarte Anordnen. Das Eigenschaftenblatt ist in zwei Bereiche unterteilt:
»»
402
Oben verfügt es über ein aufklappbares Listenfeld, über dessen Inhalte Sie festlegen können, für welchen Bestandteil des Formulars Sie die Eigenschaften anzeigen lassen wollen. Der gerade gewählte Auswahltyp wird un-
terhalb der Titelleiste des Eigenschaftenblatts angezeigt. Außerdem wird in der Layoutansicht des Formulars der entsprechende Bereich markiert.
»» Die Liste im Bereich darunter zeigt die Eigenschaften an, die Sie für den oben eingestellten Bereich einstellen können. Sie finden darin vier Registerkarten für einzelne Gruppen von Eigenschaften und eine, in der Alle Eigenschaften zusammengefasst werden.
»» Besonders interessant sind die Parameter auf der Registerkarte Daten (à Abbildung 15.13 links): In der Eigenschaft Datenquelle wird die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage angezeigt. Über das Listenfeld dazu können Sie ein anderes Objekt als Datengrundlage wählen. Über die darunter angezeigten Eigenschaften Filter zulassen, Bearbeitungen zulassen, Löschen zulassen, Anfügen zulassen usw. regeln Sie, ob diese Aktionen bei der Arbeit im Formular erlaubt werden sollen.
»» Die Registerkarte Format zeigt eine Vielzahl von Formateinstellungen an (à Abbildung 15.13 rechts). Sie können hierüber beispielsweise über Beschriftung regeln, welcher Text in der Titelleiste des Formulars in der Datenansicht angezeigt werden soll. Sie können hier auch die Farbgebung festlegen.
»» Alle Eigenschaften des Formulars werden auf der Registerkarte Alle nochmals zusammengefasst.
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.13 Das Eigenschaftenblatt
Zusätzliche Bereiche anzeigen Wenn Sie bereits mehrere Formulare und Berichte erstellt haben, werden Sie gemerkt haben, dass diese Datenbankobjekte über mehrere Bereiche verfügen können. Das sind beispielsweise der Detailbereich und die Bereiche Seitenkopf/-fuß und Formularkopf/-fuß bzw. Formularkopf/-fuß. Je nachdem, welche Methode Sie zum Erstellen benutzt haben, werden diese bereits angezeigt oder auch nicht. Haben Sie zum Erstellen eines Formulars den Befehl Formularentwurf verwendet, finden Sie nur einen Detailbereich (à Abbildung 15.14 links). Beim Berichtsentwurf werden Ihnen gleich der
Seitenkopf, der Detailbereich und der Seitenfuß angezeigt (à Abbildung 15.14 rechts). Angezeigt werden diese Bereiche in allen Ansichten, eingestellt werden können sie aber nur über die Ansicht Entwurf. Sie regeln die anzuzeigenden Bereiche über das Kontextmenü, das Sie durch einen Klick auf eine leere Stelle im Entwurf anzeigen lassen. Bei einem Formular finden Sie darin die Befehle Seitenkopf/-fuß und Formularkopf/-fuß, bei einem Bericht die Befehle Seitenkopf/-fuß und Berichtskopf/-fuß. In allen Fällen können Sie die gewünschten Bereiche hier ein- und ausschalten.
Abbildung 15.14 Bereiche beim Erstellen im Entwurf – für ein Formular und einen Bericht
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Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Durch Abschalten von Seitenkopf/-fuß schalten Sie die Anzeige der Bereiche Seitenkopf und Seitenfuß ein und aus. Dadurch werden aber auch gleichzeitig alle bereits in diesen Bereichen vorgenommenen Eingaben gelöscht!
ACHTUNG
Sie sollten wissen, über welche Aufgaben diese Bereiche verfügen:
» Den Detailbereich benutzen Sie zur Anzeige der einzelnen Daten. Hier fügen Sie wohl den Großteil der Steuerelemente ein.
» Die in den Bereichen Seitenkopf und Seitenfuß eingegebenen Daten erscheinen in den Datenansichten und beim Drucken auf jeder Seite. Sie können hier also Spaltenüberschriften und zusammenfassende Informationen unterbringen. Bei Formularen, die ja im Allgemeinen auf dem Bildschirm benutzt werden, sind diese Bereiche meist überflüssig. Die Bereiche Formularkopf bzw. Berichtskopf erscheinen als Überschriften auf dem Bildschirm und beim Ausdruck auf der ersten Seite. Der Formularfuß und der Berichtsfuß werden am Ende des Formulars oder Berichts – beim Ausdruck auf der letzten Seite – angezeigt. Hier können Sie zusammenfassende Ergebnisse – wie beispielsweise Summen oder andere statistische Auswertungen – für die Daten im Formular oder Bericht darstellen (à unten). Um den Raum festzulegen, den Sie im Formular oder Bericht für die einzelnen Bereiche zur Verfügung stellen wollen, verschieben Sie die entsprechenden Begrenzungslinien. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die einen Bereich abschließende Begrenzungslinie und verschieben Sie diese mit gedrückt gehaltener Maustaste. Die gesamte Breite bzw. Höhe eines Formulars oder Berichts in der Datenansicht regeln Sie, indem Sie in der Entwurfsansicht die helle Hintergrundfläche vergrößern oder verkleinern. Verschieben Sie dazu die Begrenzungslinien über die Maus. Beim Verkleinern der Breite sollten Sie beachten, dass bereits eingefügte Steuerelemente damit nicht ausgeblendet werden können. Sie können also die Entwurfsfläche immer nur so weit verkleinern, dass diese Elemente noch angezeigt werden.
404
15.2.2 Die Bindung an Tabellen oder Abfragen Sie haben es wahrscheinlich schon gemerkt. Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht gezielt auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage erstellt haben, werden damit auch automatisch die Daten in diesem zugrunde liegenden Datenobjekt angezeigt. Anders ist das, wenn Sie beispielsweise zum Erstellen eine der Optionen Formularentwurf, Leeres Formular, Berichtsentwurf oder Leerer Bericht benutzt haben. Hier erstellt Access zunächst ein noch vollständig leeres Datenbankobjekt, das noch an keine Tabelle oder Abfrage gebunden ist. Welche Tabelle oder Abfrage das sein soll, müssen Sie erst angeben. Mit denselben Methoden können Sie unter bestimmten Voraussetzungen auch die zugrunde liegende Datenbasis ändern. Mit den beim Erstellen des Formulars durchgeführten Aktionen haben Sie bereits die wesentlichen Eigenschaften des Formulars festgelegt. Diese Eigenschaften können Sie über ein Dialogfeld einsehen und – bei Bedarf – ändern. Beispielsweise könnten Sie darüber eine andere Tabelle als Grundlage wählen.
» Markieren Sie – falls notwendig – das Formular als Ganzes, indem Sie auf den Formularmarkierer in der oberen linken Ecke des Formularentwurfs klicken. Dass Sie das Formular als Ganzes markiert haben, erkennen Sie an dem schwarzen Punkt in diesem Feld.
»
Klicken Sie dann auf Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools oder drücken Sie die Ì-Taste. Das Fenster Eigenschaftenblatt zeigt die für das gesamte Formular definierten Eigenschaften auf mehreren Registerkarten an (à Abbildung 15.15). Besonders wichtig sind hier die Eigenschaften auf der Registerkarte Daten. Darauf werden wir gleich noch eingehen.
»
Achten Sie auf die Anzeige Auswahltyp im oberen Bereich dieses Fensters. Damit legen Sie fest, welche Eigenschaften im Fenster angezeigt werden sollen. Bei einem noch leeren Formular können Sie hier über die beiden Optionen Formular und Detailbereich wechseln. Hatten Sie bereits Steuerelemente in das Formular eingefügt, finden Sie hier noch mehr Elemente.
Formulare und Berichte editieren
»» Wenn Sie keine Änderungen an den Eigenschaften vornehmen wollen, schließen Sie das Dialogfeld durch einen Klick auf die Schaltfläche in der Titelleiste.
15.2.3 Steuerelemente einfügen Die wohl wichtigste Aufgabe beim Überarbeiten von Formularen und Berichten besteht wohl im Einfügen, Kontrollieren, und Anpassen der darin angezeigten Steuerelemente. Steuerelemente sind die Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Information zum Optimieren der Benutzeroberfläche – wie Bezeichnungsfelder und Bilder – ermöglichen. Das am häufigsten verwendete Steuerelement ist das Textfeld. Es gibt jedoch auch andere Steuerelemente, wie beispielsweise Bezeichnungsfelder, Kontrollkästchen und Unterformulare/Unterberichte. Wie oben bereits erwähnt, können Sie diese Elemente sowohl über die Layout- als auch über die Entwurfs ansicht einfügen und bearbeiten. Das gilt sowohl für Formulare als auch für Berichte.
Abbildung 15.15 Die Eigenschaften des Formulars
Die prinzipiellen Methoden zum Einfügen Wir hatten es gerade schon angesprochen: Die wichtigste Tätigkeit bei der Arbeit in der Entwurfsansicht besteht im Einfügen von Steuerelementen. Voraussetzung ist fast immer, dass das Formular oder der Bericht bereits an eine Tabelle oder Abfrage gebunden ist, in der die Daten enthalten sind, die im Steuerelement angezeigt werden sollen. Dann stehen Ihnen zum Einfügen im Prinzip immer zwei Methoden zur Verfügung: Sie können die Feldliste benutzen und daraus eines der vorhandenen Felder in den Entwurf ziehen oder Sie können sich der Befehlsschaltflächen in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtentwurftools/Entwurf im Menüband bedienen. Wir wollen Ihnen in diesem Abschnitt zunächst einmal das Prinzip des Einfügens vorstellen und auch beschreiben, auf welche Unterschiede Sie bei den einzelnen Ansichten und Layouts achten müssen. Auf weitere wichtige Details zum Einfügen von Elementen gehen wir später noch ein.
405
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Die Bedeutung des Layouts Wir hatten es bei unseren Bemerkungen zum Erstellen von Formularen und Berichten schon angesprochen (à oben): Viele der Werkzeuge auf der Registerkarte Erstellen des Menübands erzeugen Formulare oder Berichte, die bereits über ein Layout verfügen. Die Layouts für Steuerelemente sind Führungslinien, mit denen die Steuerelemente horizontal und vertikal angeordnet werden, um Ihrem Formular ein einheitliches Aussehen zu verleihen. Sie können sich ein Steuerelementlayout als eine Tabelle vorstellen, in der jede Tabellenzelle ein Steuerelement enthält. Steuerelementlayouts liegen in zwei Varianten vor: tabellarisch (à Abbildung 15.16) und gestapelt (à Abbildung 15.17).
Das Arbeiten über die Feldliste In der Feldliste werden die Tabellen und Abfragen und deren Felder angezeigt, die Sie zum Aufbau eines Formulars oder Bericht benutzen können. Die Anzeige dieser Liste erreichen Sie durch einen Klick auf die Option Vorhandene Felder hinzufügen in der Gruppe Tools oder durch Drücken von Ç+Ð.
»» Hatten Sie das Formular oder den Bericht noch nicht an eine Tabelle oder Abfrage gebunden, werden in der Liste zunächst nur die möglichen Datengrundlagen angezeigt (à Abbildung 15.18 links). Durch einen Klick auf das Pluszeichen vor einer Tabelle oder Abfrage können Sie die darin verfügbaren Felder anzeigen lassen (à Abbildung 15.18 rechts).
Abbildung 15.16 Ein Formular in einem gestapelten Layout
»» Wenn Sie das Formular oder den Bericht bereits an eine Tabelle oder Abfrage gebunden hatten, werden in der Feldliste nur die Felder aus dieser Datengrundlage angezeigt. Gegebenenfalls werden aber unten in der Feldliste auch mögliche Verknüpfungen zu anderen Datenbehältern angezeigt. Zum Einfügen eines Felds in Form eines Steuerelements setzen Sie den Mauszeiger auf das gewünschte Feld in der Feldliste, halten die Maustaste gedrückt und verschieben es in den Entwurf des Formulars oder Berichts. Welche Freiheiten Sie dann bei der Positionierung des
Abbildung 15.17 Ein Formular in einem tabellarischen Layout
406
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.18 Die Feldliste ohne Verknüpfung
Elements haben, hängt davon ab, ob das Formular oder der Bericht bereits über ein Layout verfügt oder nicht. Ob ein Layout vorhanden ist, wird auch durch die Methode geregelt, die Sie zum Erstellen des Formulars oder Berichts gewählt haben. Fast alle Befehle zum Erstellen erzeugen bereits ein Layout.
»» Wenn Sie die Felder in ein sonst noch vollständig leeres Formular oder einen solchen Bericht einfügen, können Sie in der Entwurfsansicht das Feld frei nach Ihren Wünschen positionieren (à Abbildung 15.19 links). In der Layoutansicht wird das Feld zunächst im gestapelten Layout eingefügt, über eine Optionsschaltfläche können Sie aber zu einem tabellarischen Layout wechseln (à Abbildung 15.19 rechts).
»» Wenn bereits Felder im Formular oder im Bericht vorhanden sind, beschränkt das bereits eingestellte Layout die Möglichkeiten der Positionierung: War ein gestapeltes Layout eingestellt, können Sie in dieser Ansicht neue Felder nur in der damit vorgegebenen Form einfügen. Entsprechendes gilt für ein tabellarisches Layout.
»» In der Ansicht Entwurf können Sie aber neue Felder auch dann frei positionieren, wenn bereits Felder und ein Layout vorhanden sind. Die neu eingefügten Felder werden dem Layout nicht hinzugefügt, Sie können das aber später noch ändern.
Auf weitere wichtige Details zum Einfügen von Elementen aus der Feldliste gehen wir später noch ein.
Das Arbeiten über die Gruppe Steuerelemente Die zweite Methode zum Einfügen von Steuerelementen in ein Formular oder in einen Bericht besteht darin, die Schaltflächen in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtentwurftools/Entwurf im Menüband zu benutzen. Welche Befehle in dieser Gruppe verfügbar sind, hängt davon ab, ob Sie ein Formular oder einen Bericht entwerfen und ob Sie dafür die Ansicht Layout oder die Ansicht Entwurf benutzen. Bei einem Formular finden Sie in der Ansicht Entwurf mehr Steuerelemente als in der Ansicht Layout (à Abbildung 15.20). Dasselbe finden Sie bei einem Bericht. Stellen Sie also vor dem Einfügen immer erst eine geeignete Ansicht ein. Die Vielzahl der im Programm verfügbaren Steuerelemente macht das Arbeiten an einem Formular interessanter als die Arbeit in Tabellen. Wir können nicht auf alle diese Werkzeuge intensiv eingehen; die nachfolgenden Ausführungen liefern aber einen Überblick über die wichtigsten Aspekte.
»» Kontrollkästchen
können in der Datenansicht angeklickt werden, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. In der dem Formular zugrunde liegenden Tabelle wird der Status des Kästchens
Abbildung 15.19 Das Einfügen in der Entwurfsansicht und in der Layoutansicht
407
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
als Zahlenwert vermerkt. Haben Sie sinnvollerweise das Feld mit dem Felddatentyp Ja/Nein versehen, werden diese Zahlenwerte auch in der Tabelle als Kontrollkästchen angezeigt. Über das Eigenschaftenblatt dazu können Sie unter anderem regeln, ob ein dreifacher Status – aktiviert, nicht aktiviert oder unbestimmt – erlaubt werden soll und welcher Standardwert benutzt werden soll.
»» Auch ein Optionsfeld
wird angeklickt, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Die Funktion von Optionsfeldern ist im Prinzip dieselbe wie die von Kontrollkästchen. Das Ergebnis eines angeklickten Optionsfelds ist eine Zahl, die im verbundenen Tabellenfeld gespeichert wird. Auch hier können Sie über das Eigenschaftenblatt dazu unter anderem regeln, ob ein dreifacher Status – aktiviert, nicht aktiviert oder unbestimmt – erlaubt werden soll und welcher Standardwert benutzt werden soll.
»» Eine Umschaltfläche
erfüllt dieselbe Aufgabe. Auch sie wird angeklickt, um anzuzeigen, dass ein bestimmter Sachverhalt zutrifft. Das Ergebnis einer angeklickten Umschaltfläche ist eine Zahl, die im verbundenen Tabellenfeld gespeichert wird. Nach dem Einfügen einer Umschaltfläche wird ein leeres Steuerelement ohne Bezeichnungsfeld eingefügt. Im Allgemeinen werden Sie eine Bezeichnung direkt in die Schaltfläche schreiben. Klicken Sie dazu in das Steuerelement und tippen Sie den Text ein oder benutzen Sie das Eigenschaftenblatt zur Eingabe. Meist müssen Sie die Breite der Schaltfläche vergrößern, um den gesamten Text anzuzeigen.
408
Abbildung 15.20 Der Katalog der Steuerelemente für ein Formular – in den Ansichten Entwurf und Layout
»» Eine Optionsgruppe
dient zur Aufnahme mehrerer Steuerelemente vom Typ Kontrollkästchen, Optionsfeld oder Umschaltfläche, die alle denselben Sachverhalt betreffen. Innerhalb einer Optionsgruppe mit Optionsfeldern kann jeweils nur ein Steuerelement aktiviert sein; die damit gegebenen Alternativen schließen sich also gegenseitig aus. Nach dem Einfügen einer Optionsgruppe wird zunächst nur ein Rahmen mit einem oben links angezeigten Bezeichnungsfeld angezeigt. Die Bezeichnung können Sie direkt oder über das Fenster Eigenschaften dazu ändern. Fügen Sie anschließend die gewünschten Optionsfelder, Kontrollkästchen oder Umschaltflächen ein. Setzen Sie so viele Schaltflächen in die Optionsgruppe wie erforderlich. Durch Anklicken der in der Optionsgruppe enthaltenen Elemente wird eine Auswahl getroffen, die als Zahl in dem mit der Optionsgruppe verbundenen Tabellenfeld gespeichert wird.
»» In einem Listenfeld
werden Daten immer aus einer Liste ausgewählt. Anders als bei Kombinationsfeldern ist die Liste stets geöffnet. Für die Herkunft der Daten in der Liste werden vornehmlich Tabellen, Abfragen oder Einträge im Feld Datensatzherkunft im Eigenschaftenfenster zum Listenfeld verwendet. Die Vorgehensweise beim Erstellen von Listenfeldern ist etwas komplizierter als die beim Erstellen der vorher beschriebenen Steuerelemente. Benutzen Sie deshalb den Steuerelementassistenten.
»» Eine Befehlsschaltfläche
löst, wenn sie angeklickt wird, ein Makro oder eine Ereignisprozedur aus. Zur Verdeutlichung der Bedeutung der Schaltfläche kann sie mit Text oder einer Grafik versehen werden. Ein
Formulare und Berichte editieren
matangaben – wie beispielsweise Strichstärke oder Farbe – regeln Sie über die Registerkarte Format im Eigenschaftenblatt zum Steuerelement.
Beispiel dafür, wie man Befehlsschaltflächen für das Ausführen von Makros einsetzen kann, finden Sie in Kapitel 16.
»» Ein Ungebundenes Objektfeld
zeigt Objekte an, die nicht mit einem bestimmten Datensatz verbunden sind. Auf allen Datensätzen wird also dasselbe Objekt angezeigt. Im Gegensatz zu gebundenen Objektfeldern werden Sie bei diesem Typ vom Steuerelement bereits bei der Eingabe aufgefordert, das anzuzeigende Objekt anzugeben. Die Technik dazu entspricht dem Zuordnen von Objekten zu einem gebundenen Objektfeld und wird in der folgenden Lektion angesprochen.
»» Mit den beiden Steuerelementen Linie
und Rechteck können Sie Ihre Formulare optisch aufbereiten. Über die Linie-Schaltfläche fügen Sie eine Linie in ein Formular ein: Positionieren Sie den Mauszeiger nach des Auswahl des Steuerelements im Formular an einem Endpunkt der geplanten Linie. Drücken Sie die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und führen Sie den Mauszeiger auf den anderen Endpunkt der Linie. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Über die Rechteck-Schaltfläche erstellen Sie ein Rechteck in einem Formular: Ziehen Sie nach der Auswahl über die Gruppe Steuerelemente bei gedrückter Maustaste das Rechteck in der gewünschten Größe an der entsprechenden Position im Formular auf. For-
»» Die Schaltfläche Seitenumbruch
in der Gruppe Steuerelemente dient dazu, einen Seitenwechsel an der gewünschten Stelle in einzelne Formulare einzufügen. Diese Schaltfläche kommt beim Ausdruck zur Wirkung (à Kapitel 24).
Eigenschaften von Steuerelementen kontrollieren Alle für ein Steuerelement vorgenommenen Einstellungen können Sie über das Dialogfeld Eigenschaften kontrollieren und – bei Bedarf – verändern.
»»
Doppelklicken Sie in das Steuerelement. Sie können es auch nur markieren und anschließend auf die Schaltfläche Eigenschaftenblatt im Menüband klicken. Die Eigenschaften werden – wie schon oben für das Formular als Ganzes beschrieben – in mehreren Registerkarten aufgelistet.
»» Für alle Steuerelemente interessant sind hier die Eigenschaften auf der Registerkarte Daten: Die Eigenschaft Steuerelementinhalt gibt an, an welches Feld der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage das Steuerelement gebunden ist (à Abbildung 15.21 links). Über das Listenfeld können Sie hier auch ein anderes Feld wählen.
Abbildung 15.21 Die Eigenschaften für ein Steuerelement
409
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
» Die Registerkarte Format im Eigenschaftenblatt
» Geben Sie an, woher das Kombinationsfeld seine
zeigt eine Vielzahl von Formateinstellungen an (à Abbildung 15.21 rechts). Sie können hierüber beispielsweise über Sichtbar regeln, ob das Steuerelement zu sehen sein soll. Für Zahlenwerte können Sie hier auch das Format und die Anzahl der Dezimalstellen regeln.
Werte beziehen soll. Wählen Sie beispielsweise Das Kombinationsfeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen.
» Alle Eigenschaften des Steuerelements werden auf
» Geben Sie an, welche Tabelle oder Abfrage verwendet werden soll.
» Wählen Sie dann, welches Feld der Tabelle benutzt werden soll.
der Registerkarte Alle des Eigenschaftenblatts nochmals zusammengefasst. Falls notwendig, können Sie hier die gewünschten Änderungen durchführen.
» Sie können anschließend angeben, in welcher Rei-
» Nach Abschluss der Arbeit an einem Steuerelement
» Sie können auch die Breite des Listenfelds bestim-
können Sie das Dialogfeld schließen oder ein anderes Steuerelement markieren, um dessen Eigenschaften zu bearbeiten.
Den Steuerelement-Assistenten verwenden Für die Arbeit mit den Schaltflächen in der Gruppe Steuerelemente, die in ihrer Funktion etwas schwieriger zu handhaben sind, können Sie sich außerdem des Steuerelement-Assistenten bedienen. Wenn Sie beispielsweise Steuerelemente wie ein Kombinationsfeld oder ein Listenfeld auf die eben beschriebenen Methoden in das Formular einfügen, müssen Sie meist nachträglich mehrere Eigenschaften einstellen. Diese Tätigkeit können Sie sich bei Verwendung des Assistenten sparen. In diesem Beispiel lernen Sie den Assistenten zur Eingabe eines Kombinationsfelds kennen. In einem solchen Feld können Daten entweder wie in einem Textfeld eingegeben oder aus einer Drop-down-Liste ausgewählt werden. Als Herkunft der Daten für die Drop-down-Liste werden hauptsächlich Tabellen, Abfragen oder Einträge im Feld Datensatzherkunft im Eigenschaftenfenster zum Kombinationsfeld verwendet.
henfolge die Liste sortiert werden soll. men.
» Bei der Frage nach dem Speichern des Werts werden Sie meist die Option Wert speichern in Feld wählen.
» Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen. Ein Kombinationsfeld wird mit den vorgenommenen Einstellungen erstellt. Über die Option Nur Listeneinträge auf der Registerkarte Daten im Eigenschaftenfenster zum Kombinationsfeld wird bestimmt, ob nur Einträge aus der Drop-down-Liste gewählt oder auch andere Eingaben über die Tastatur vorgenommen werden dürfen.
TIPP
Eingaben in Kopfzeile und Fußzeile Die Befehle der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile in der Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf erlauben es, Elemente in diesen Zeilen des Formulars oder Berichts einzufügen oder bereits vorhandene zu ändern, ohne dass Sie vorher eine spezielle Markierung durchführen müssen.
» Öffnen Sie den Katalog zum Befehl Steuerelemente und schalten Sie die Funktion des Steuerelementassistenten ein, indem Sie auf die Schaltfläche Steuerelement-Assistenten verwenden klicken.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Kombinationsfeld im Katalog Steuerelemente und klicken Sie dann die Stelle im Formularentwurf an, an der Sie das Steuerelement einfügen wollen. Der Assistent wird gestartet. Nehmen Sie auf den einzelnen Seiten die notwendigen Angaben vor und klicken Sie anschließend immer auf Weiter.
410
Symbol
Name und Wirkung Logo.:.ermöglicht.eine.Änderung.des.links.oben. im.Formular.oder.Bericht.angezeigten.Logos .. Sie.können.es.durch.eine.andere.Grafikdatei. ersetzen . Titel.:.fügt.einen.Titel.zum.Formular.oder.Bericht. hinzu.oder.erlaubt.eine.Änderung.desselben .
Tabelle 15.3 Die Elemente der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile
Formulare und Berichte editieren
Symbol
Name und Wirkung
»»
Soll nur das Feld selbst – nicht aber das Bezeichnungsfeld – verschoben werden, setzen Sie den Mauszeiger auf den linken oberen Eckpunkt im Feld. Der Zeiger ändert sich in das Symbol eines Vierfachpfeils.
»»
Entsprechend können Sie auch nur das Bezeichnungsfeld verschieben. Setzen Sie den Mauszeiger auf den linken oberen Eckpunkt im Bezeichnungsfeld. Der Zeiger ändert sich wieder in das Symbol eines Vierfachpfeils.
Datum und Uhrzeit: fügt dem Objekt die aktuellen Daten von Datum und Uhrzeit hinzu. Seitenzahlen: Nur in einem Bericht können Sie Seitenzahlen anzeigen lassen. Da Formulare üblicherweise auf dem Bildschirm angezeigt werden, erübrigt sich das bei diesen Objekten. Tabelle 15.3 Die Elemente der Gruppe Kopfzeile/Fußzeile (Forts.)
15.2.4 Die Steuerelemente anordnen Nachdem Sie Steuerelemente zur Anzeige der einzelnen Feldinhalte im Formular oder Bericht eingefügt haben, wollen Sie wahrscheinlich deren Lage später auch ändern, neue Steuerelemente hinzufügen oder andere Änderungen durchführen können. Für derartige Aufgaben helfen Ihnen die Befehle der Registerkarte Anordnen (à Abbildung 15.11).
Die Anordnung ohne Layout Solange Sie noch kein Layout eingesetzt haben, sind Sie in der Entwurfsansicht hinsichtlich der Anordnung der Steuerelemente im Formular oder Bericht völlig frei. Die Position und die Größe eines vorhandenen Steuerelements können Sie direkt über die Maus ändern. Das funktioniert bei Formularen und Berichten in den Ansichten Layout und Entwurf. Wählen Sie zuerst das Steuerelement aus, indem Sie darauf klicken. Ein ausgewähltes Element wird mit einem farbigen Rahmen versehen. Sie können auch gleich mehrere Steuerelemente auswählen, indem Sie die Á-Taste gedrückt halten und die Elemente nacheinander anklicken. Sie können das im Formular markierte Steuerelement einfach an andere Positionen verschieben. Dabei müssen Sie unterscheiden, ob das zugehörige Bezeichnungsfeld mit vorschoben werden soll oder nicht. Diese Unterscheidung regeln Sie durch den Ansatzpunkt für die Maus:
»»
Wenn das Bezeichnungsfeld mit verschoben werden soll, setzen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle des Feldrahmens – nicht aber auf einen der Ziehpunkte. Der Mauszeiger nimmt das Aussehen eines Vierfachpfeils an.
Drücken Sie dann an der gewählten Stelle die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie das Element an die gewünschte Position im Formular. Lassen Sie die Maustaste wieder los. Die Größe eines Elements können Sie ebenfalls einfach über die Maus ändern. Markieren Sie dazu das gewünschte Steuerelement durch einen Klick darauf. Daraufhin wird es mit Ziehpunkten umgeben. Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der Ziehpunkte.
»»
Benutzen Sie einen der mittleren Ziehpunkte an den Seiten des Rahmens, um entweder die Breite oder die Größe zu verändern. Der Mauszeiger nimmt die Form eines senkrecht oder waagerecht ausgerichteten Doppelpfeils an.
»»
Verwenden Sie einen der Ziehpunkte in einer Ecke, um die Größe und Breite in einem Arbeitsgang zu ändern. Der Mauszeiger hat die Form eines diagonal ausgerichteten Doppelpfeils.
Drücken Sie in allen Fällen die Maustaste, halten Sie sie gedrückt und verschieben Sie den Ziehpunkt, bis die gewünschte Größe erreicht ist.
Hilfsmittel zur Ausrichtung Zum freien Ausrichten von Steuerelementen in der Ansicht Entwurf stehen Ihnen zwei Hilfsmittel zur Verfügung, die Sie über das Kontextmenü zu einer freien Stelle im Entwurfsfenster anzeigen lassen können.
»» Über Lineal lassen Sie eine horizontale und eine vertikale Linealleiste einblenden. Während Sie ein Steu-
411
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
erelement verschieben oder seine Größe ändern, werden darin seine Abmessungen markiert.
» Mit Raster können Sie ein solches anzeigen lassen. Auch dieses kann Ihnen beim Positionieren helfen. Außerdem gibt es noch ein unsichtbares Raster, das bewirkt, dass beim Verschieben oder Ändern der Größe eines Steuerelements immer nur bestimmte Positionen und Größen möglich sind. Sie finden die Möglichkeit zur Einstellung dafür im Eigenschaftenblatt für das aktuelle Formular oder den Bericht unten auf der Registerkarte Format unter Raster X und Raster Y. Raster X regelt die Einstellung in der Waagerechten, Raster Y die in der Senkrechten. Der bei beiden Eigenschaften standardmäßig eingestellte Wert 10 bedeutet, dass eine Änderung von Größe und Position nur in Schritten von 1/10 cm – also 1 mm – möglich ist. Wollen Sie erreichen, dass nur Änderungen in Schritten von 0,5 cm möglich sein sollen, stellen Sie hier den Wert 2 ein – für 1/2 cm. Wenn Sie eine möglichst freie Beweglichkeit wünschen, benutzen Sie die Einstellung 64. Das ist das erlaubte Maximum für diesen Parameter. Eine Änderung der Werte für Raster X und Raster Y wirkt sich erst auf die Lage und Größe bereits eingefügter Steuerelemente aus, wenn Sie sie verschieben oder vergrößern bzw. verkleinern. Die Werte wirken aber sofort auf neu einzufügende Steuerelemente.
ACHTUNG
Das Layout benutzen Über die Bedeutung des Layouts hatten wir schon gesprochen. Die Layouts für Steuerelemente sind Führungslinien, mit denen die Steuerelemente horizontal und vertikal angeordnet werden, um Ihrem Formular ein einheitliches Aussehen zu verleihen. Wenn Sie in der Entwurfsansicht von einem leeren Formular ausgehen und darin Steuerelemente einfügen, wird dabei zunächst keines der programmeigenen Layouts verwendet. Sie können die Steuerelemente nach Belieben im Formular anordnen. Auch etwas extravagante Darstellungen sind in dieser Form möglich, wohl aber nicht immer sinnvoll. Wenn Sie jetzt ein Layout auf die Steuerelemente anwenden, zwingen Sie sie damit in ein bestimmtes Raster. Markieren Sie zuerst die Elemente gemeinsam, für die das Layout gelten soll, und wählen Sie dann einen der Befehle Gestapelt oder Tabelle in der Gruppe Tabelle der Registerkarte Anordnen.
» Wenn Sie die Option Gestapelt
verwenden, werden die Steuerelemente vertikal angeordnet, wie auf einem Papierformular, mit einer Beschriftung links neben dem Steuerelement (à Abbildung 15.22). Gestapelte Layouts sind immer in einem Formularabschnitt enthalten. Beachten Sie, dass nach der Anwendung dieses Befehls im Entwurf ein Gitternetz um die Steuerelemente gesetzt wird.
Die Feineinstellung über die Eigenschaften Sie können zum Einstellen von Lage und Größe eines Steuerelements auch über das Eigenschaftenblatt arbeiten. Markieren Sie das oder die Steuerelement(e), die Sie einstellen wollen, und klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf auf Eigenschaftenblatt. Die für die Lage und Größe wichtigen Eigenschaften finden Sie auf der Registerkarte Format. Mit Oben und Links stellen Sie die Entfernung der oberen linken Ecke des Steuerelements vom linken oberen Rand ein. Über Breite und Höhe regeln Sie die Größe des Steuerelements. Mit diesen Eigenschaften können Sie auch Werte einstellen, die nicht denen entsprechen, die über Raster X und Raster Y gefordert werden.
412
Abbildung 15.22 Ein gestapeltes Layout
» Beim Layout Tabelle
werden die Steuerelemente in Zeilen und Spalten wie ein Tabellenblatt angeordnet und mit Beschriftungen am oberen Rand im Formularkopf versehen (à Abbildung 15.23). Tabellarische Steuerelementlayouts überspannen also im-
Formulare und Berichte editieren
Abbildung 15.23 Ein tabellarisches Layout
mer zwei Abschnitte eines Formulars. Unabhängig davon, in welchem Abschnitt sich die Steuerelemente befinden, die Beschriftungen befinden sich immer im Abschnitt darüber. Ein Layout wird beim Erstellen des Formulars in vielen Fällen automatisch eingestellt. Beispielsweise bewirkt ein Klick auf Formular in der Registerkarte Erstellen automatisch die Verwendung eines gestapelten Steuerelementlayouts. Bei der Arbeit über den Assistenten können Sie wählen, welches Steuerelementlayout Sie wünschen.
TIPP
Auch das Layout für einzelne Steuerelemente lässt sich ändern. Beispielsweise können Sie einzelne Steuerelemente einem vorhandenen Layout hinzufügen, ein Steuerelementlayout in zwei Layouts teilen oder ein Steuerelement innerhalb eines Steuerelementlayouts verschieben, indem Sie es an den gewünschten Ort ziehen. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Stelle im Steuerelementlayout klicken, die Option Layout aus dem Kontextmenü wählen und dann auf den gewünschten Layouttyp klicken.
TIPP
Das Layout wechseln
Im Layout mit Zeilen und Spalten arbeiten
In einem Formular können sich mehrere Steuerelementlayouts beider Typen befinden. So können Sie beispielsweise ein tabellarisches Layout zum Erstellen einer Datenzeile für einen Datensatz verwenden und dann ein oder mehrere gestapelte Layouts darunter, die mehr Daten aus demselben Datensatz enthalten.
Wenn Sie ein Layout festgelegt haben, können Sie mit Hilfe der Befehle in der Gruppe Zeilen und Spalten auf der Registerkarte Anordnen schnell Veränderungen im Aufbau der Struktur der Steuerelemente durchführen. Auch das funktioniert sowohl bei Formularen als auch bei Berichten in der Layout- und der Entwurfsansicht und auch bei beiden Layouttypen.
Wenn Sie ein gesamtes Layout von einem Layouttyp in einen anderen ändern wollen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
» Markieren Sie das gesamte Steuerelementlayout, indem Sie auf das orangefarbene Layoutauswahlfeld in der oberen linken Ecke des Layouts klicken. Alle Zellen im Layout werden dann markiert.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Anordnen in der Gruppe Steuerelementlayout auf den gewünschten Layouttyp – Tabellarisch oder Gestapelt. Sie können auch die Optionen aus dem Kontextmenü zum Layoutauswahlfeld verwenden.
Die Befehle helfen Ihnen beispielsweise dabei, Raum für weitere Steuerelemente zu schaffen, ohne die bereits vorhandenen vorher individuell verschieben zu müssen. Das Prinzip der Anwendung ist einfach: Markieren Sie das bereits vorhandene Steuerelement, vor, hinter, über oder unter dem Sie Platz schaffen wollen, und klicken Sie auf eine der Befehlsschaltflächen Darüber einfügen, Darunter einfügen, Rechts einfügen oder Links einfügen (à Tabelle 15.4). Damit werden die bereits vorhandenen Elemente des Rasters entsprechend verschoben.
413
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Befehl
Wirkung
»» Wenn Sie unter oder rechts neben einem vorhandenen Steuerelement Raum für ein zusätzliches Element schaffen wollen, markieren Sie es und wählen Sie einen der Befehle Vertikal teilen oder Horizontal teilen in dieser Gruppe. Das funktioniert auch andersherum: Wenn Sie den Platz für zwei oder mehrere nebeneinander liegende Steuerelemente zusammenfassen wollen, markieren Sie diese zuerst gemeinsam, indem Sie sie mit gedrückt gehaltener Ÿ-Taste anklicken. Wählen Sie dann Zusammenführen der Gruppe Zusammenführen/Teilen. Das funktioniert aber nur, wenn einer der beiden Plätze noch kein Steuerelement beinhaltet.
Fügt eine Zeile oberhalb der Markierung ein. Die Elemente des Layouts unterhalb der Markierung werden nach unten verschoben. Fügt eine Zeile unterhalb der Markierung ein. Befinden sich unterhalb der gewählten Markierung Elemente des Layouts, werden diese nach unten verschoben. Fügt eine Spalte links von der Markierung ein. Bereits vorhandene Elemente werden nach rechts verschoben. Fügt eine Spalte rechts von der Markierung ein. Befinden sich rechts von der gewählten Markierung Elemente des Layouts, werden diese nach rechts verschoben. Tabelle 15.4 Vier Schaltflächen dienen zum Einfügen von Spalten und Zeilen.
Nachdem Sie den Raum für zusätzliche Steuerelemente geschaffen haben, können Sie diese mit den üblichen Methoden einfügen (à oben). Die so hinzugefügten Spalten oder Zeilen werden automatisch dem Layout hinzugefügt.
»» Oft werden Sie in die Verlegenheit kommen, einzelne Spalten oder Zeilen gemeinsam bearbeiten zu wollen – beispielsweise wenn Sie den Steuerelementen darin ein gemeinsames Format zuweisen wollen. Dazu markieren Sie zumindest ein Steuerelement in der Spalte oder Zeile und klicken dann in der Gruppe Zeilen und Spalten der Registerkarte Berichtentwurfstools/Anordnen auf den Befehl Spalte auswählen oder Zeile auswählen . Der Bereich mit den Steuerelementen wird dann gemeinsam markiert.
»»
414
Mit den oben angesprochenen Befehlsschaltflächen Darüber einfügen, Darunter einfügen, Rechts einfügen oder Links einfügen sorgen Sie dafür, dass immer ganze Zeilen oder Spalten als zusätzlicher Raum für neue Steuerelemente eingefügt werden. Manchmal werden Sie aber nur ein Steuerelement in ein vorhandenes Raster einfügen wollen, ohne dabei gleich ganze neue Zeilen oder Spalten schaffen zu wollen. Dafür helfen Ihnen die Befehle der Gruppe Zusammenführen/Teilen der Registerkarte Berichtentwurfstools/Anordnen.
»»
Die Anordnung der Steuerelemente in der Senkrechten ist ebenfalls einfach zu verändern. Dafür dienen die beiden Befehlsschaltflächen in der Gruppe Verschieben auf der Registerkarte Berichtentwurfs tools/Anordnen. Sorgen Sie zunächst dafür, dass das zu verschiebende Steuerelement markiert ist. In der Mehrzahl der Fälle werden Sie dabei mehrere zusammengehörende Elemente markieren müssen – beispielsweise ein Textfeld und das dazugehörende Bezeichnungsfeld. Mit Nach oben oder Nach unten verschieben Sie die markierten Elemente in die gewünschte Richtung vor oder nach das nächste benachbarte Feld.
Über die Gruppe Position der Registerkarte Berichtentwurfstools/Anordnen können Sie mehrere Fein heiten der Darstellung der Daten innerhalb des jeweiligen Steuerelements regeln und bei Formularen auch festlegen, wie sich ein Feld verhalten soll, wenn die eingegebenen Daten zu lang für eine vollständige Darstellung sind.
Der Abstand zwischen Daten und Rahmen
»» Den Abstand zwischen den Daten in einem Steuerelement und dem umgebenden Rahmen regeln Sie über den Befehl Seitenränder steuern in der Gruppe Position der Registerkarte Formularlayouttools/ Anordnen. Hier stehen Ihnen vier Alternativen zur Verfügung. Markieren Sie zuerst wieder das Steuerelement, auf das sich der Befehl beziehen soll. Zur Feineinstellung der einzelnen Ränder benutzen Sie die Eigenschaften Oberer Rand, Unterer Rand, Lin-
Formulare und Berichte editieren
ker Rand und Rechter Rand im Eigenschaftenblatt zum Steuerelement.
tion wirkt. Unter Umständen müssen Sie das Layout zuerst entfernen.
»» Wenn Sie zum Erstellen eines Formulars eine der
»» Über die Optionen unter Größe stellen Sie unter an
oben vorgestellten automatischen Methoden benutzen, werden vom Programm zwischen den Steuerelementen Abstände gesetzt. Diese können Sie über den Befehl Textabstand bestimmen in der Gruppe Position der Registerkarte Formularlayouttools/ Anordnen ändern. Die dort gewählte Einstellung betrifft immer den Abstand zwischen dem gerade markierten und dem nachfolgenden Steuerelement. Zur Feineinstellung der einzelnen Abstände benutzen Sie die Eigenschaften Textabstand oben, Textabstand unten, Textabstand links und Textabstand rechts im Eigenschaftenblatt zum Steuerelement
Textgröße die Höhe eines Steuerelements so ein, das die darin angezeigten Daten vernünftig aussehen. Am Raster richtet die Ränder des Steuerelements an dem unsichtbaren Raster aus, das Sie über die Eigenschaften Raster X und Raster Y im Eigenschaftenblatt zum Formular oder Bericht einstellen können. Um die Befehle am höchsten, am niedrigsten, am breitesten und am schmalsten nutzen zu können, müssen Sie vorher mindestens zwei Steuerelemente markieren. Wenn Sie dann beispielsweise am schmalsten auswählen, wird die Breite aller dieser Elemente auf die Maße des schmalsten davon gesetzt.
»» Der Begriff Anker beschreibt, wie sich der Rahmen um ein Steuerelement verhalten soll, wenn die darin anzuzeigenden Daten zu groß sind, um in der für das Element gewählten Größe vollständig angezeigt werden zu können. Damit können Sie dafür sorgen, dass ein Feld im Formular nicht eine feste Position und/oder Lage einnimmt, sondern sich je nach Fenstergröße ändert. Hatten Sie für ein Feld beispielsweise die Option Nach unten dehnen eingestellt, ändert sich die Größe des Felds nach unten, wenn Sie das Fenster nach unten erweitern. Die Wirkung hat natürlich erst in der Formularansicht ihren Sinn. Diese Aufgabenstellung ist vordringlich für die Darstellung von Feldern vom Typ Memo interessant, die ja längere Texte beinhalten können.
Die Ausrichtung festlegen In der Entwurfsansicht für ein Formular oder einen Bericht finden Sie auf der jeweiligen kontextbezogenen Registerkarte Anordnen noch eine Gruppe mit dem Namen Anpassung und Anordnung. Diese erfüllt unterschiedliche Funktionen. Mit Hilfe der Optionen im Katalog zu Größe/Abstand können Sie die Größe und die Position von Steuerelementen einzeln und gemeinsam automatisch einstellen lassen. Einige der dort vorhandenen Befehle setzen voraus, dass Sie vorher mehrere Steuerelemente gemeinsam markiert haben, um ihre Lage und/oder Größe aneinander anzupassen. Wenn Sie diese Befehle auf einzelne Steuerelemente anwenden wollen, müssen Sie beachten, dass ein vorhandenes Layout oft als Restrik-
»» Auch die Befehle unter Abstand setzen voraus, dass Sie mehrere Steuerelemente markiert haben. Sie bewirken dann beispielsweise über Identisch vertikal, dass zwischen den Steuerelementen derselbe vertikale Abstand eingestellt wird. Durch Klicken auf vergrößern und … verringern können Sie die Abstände verändern.
»» Mit Raster und Lineal können Sie diese Hilfsmittel zur Positionierung ein- und ausschalten. Ist Am Raster aus eingeschaltet, können Sie beim Verschieben oder bei einer Änderung der Größe die Ränder des Steuerelements nur an dem unsichtbaren Raster ausrichten, das Sie über die Eigenschaften Raster X und Raster Y einstellen können. Das ist meist sinnvoll. Zum freien Einstellen müssen Sie aber diese Option abschalten.
»» Wenn Sie zwei oder mehr Steuerelemente gemeinsam markieren und dann Gruppieren im Bereich Gruppierung wählen, verbinden Sie diese Steuerelemente zu einer Gruppe. Sie können dann nur noch gemeinsam verschoben oder in ihrer Größe geändert werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, nachdem Sie mehrere Optionen in einer Gruppe zusammengefasst haben. Über Gruppierung aufheben lassen sich die Steuerelemente wieder einzeln einstellen. Die Befehle im Katalog zu Ausrichten funktionieren ähnlich. Sie müssen zuerst zwei oder mehr Steuerelemente markieren. Dann bewirkt beispielsweise die Wahl von Linksbündig, dass ihr linker Rand mit dem des am wei-
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Kapitel 15 • Formulare und Berichte
testen links stehenden Elements fluchtet. Rechtsbündig richtet zwei oder mehrere Elemente so aus, dass ihr rechter Rand mit dem des am weitesten rechts stehenden Elements fluchtet. Beim Verwenden eines Layouts – beispielsweise Gestapelt – ist das bereits automatisch gegeben. Die Optionen eignen sich aber gut, wenn Sie die Position einiger Felder geändert haben und sie anschließend wieder auf gemeinsame Führungslinien setzen wollen. Die beiden Schaltflächen In den Vordergrund und In den Hintergrund zeigen ihre Wirkung nur, wenn Sie zwei Steuerelemente so angeordnet haben, dass sie sich überlappen. Legen Sie hiermit fest, ob das gerade markierte Feld im Vordergrund oder im Hintergrund gezeigt werden soll. Wenn Sie beispielsweise ein Bild als Hintergrund zu einem Formular oder Bericht eingefügt haben, müssen Sie dafür sorgen, dass sich dieses wirklich im Hintergrund befindet. Anderenfalls werden die Steuerelemente von diesem Bild verdeckt.
erelement bereits eingestellt, wirkt sich eine Änderung im Design auf dieses Steuerelement nicht aus.
»» Über die Schaltfläche Designs können Sie eine der Voreinstellungen für die Kombination dieser Elemente wählen (à Abbildung 15.24). Die Wirkung einer Alternative lässt sich direkt im Dokument kontrollieren, indem Sie den Mauszeiger auf einer der Optionen ruhen lassen. Die Wirkung zeigt sich beispielsweise in anderen Hintergrundfarben für bestimmte Bereiche des Datenbankobjekts oder in anderen Schriftarten.
15.2.5 Elemente formatieren Auf das Formatieren von Formularen und Berichten sind wir schon oben im Abschnitt über die Layoutansicht eingegangen. Sie können das Formular und die darin eingefügten Steuerelemente aber auch in der Entwurfsansicht des Formulars gestalten. Bei diesen Tätigkeiten geht es vor allem um das Ändern der Größe und der Position der Felder, aber auch um das Formatieren des Formulars als Ganzes oder seiner einzelnen Bestandteile. Zur Arbeit benutzen Sie die Registerkarte Formularentwurfstools/Format (à Abbildung 15.12 auf Seite 402).
Designs Über die Schaltflächen in der Gruppe Designs der Registerkarte Berichtsentwurfstools/Entwurf bzw. Formularentwurfstools/Entwurf öffnen Sie Listen mit Alternativen, die jeweils Kombinationen von Designschriftarten und Designfarben zusammenfassen. Diese Optionen wirken sich zunächst einmal auf das gesamte Datenbankobjekt aus. Eine besondere Markierung einzelner Textelemente müssen Sie aber dann nicht mehr vornehmen. Ausgeschlossen sind jedoch Elemente, die Sie vorher schon individuell formatiert hatten. Wurde beispielsweise die Schriftart für ein Steu-
416
Abbildung 15.24 Die integrierten Designs
»» Sie können auch die einzelnen Elemente eines solchen integrierten Designs separat ansprechen. Dazu benutzen Sie die Schaltflächen Farben oder Schriftarten in der Gruppe Designs. Sie öffnen darüber jeweils eine Liste, über die Sie den entsprechenden Parameter einstellen können. Auch hier ist keine spezielle Markierung notwendig. Die Optionen betreffen das gesamte Objekt.
»» Auch bei den Designfarben sind Sie nicht auf die Voreinstellungen beschränkt. Wenn Sie eine neue Farbkombination erstellen wollen, öffnen Sie die Liste zu Farben und wählen Sie darin Neue Designfarben erstellen. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt. In der linken Spalte finden Sie die Elemente, für die Sie einzelne Farben einstellen können. Die Wahl nehmen Sie über die Farbliste vor. Ihre Auswahl wird im Beispiel auf der rechten Seite angezeigt. Durch
Formulare und Berichte editieren
scharfes Hinsehen finden Sie hier auch eine Erklärung dafür, was die Bezeichnungen im linken Bereich des Dialogfelds bedeuten. Geben Sie vor der Bestätigung über Speichern der Farbkombination noch einen sinnvollen Namen, unter dem Sie sie später in der Liste der Farben wiederfinden können.
»» Auch die Schriftarten lassen sich erweitern. Öffnen Sie die Liste zu Schriftarten und wählen Sie darin Neue Designschriftarten erstellen. Im dann angezeigten Dialogfeld legen Sie fest, welche Schriften für die Überschriften und für den Textkörper verwendet werden sollen. Sie können über die Listenfelder aus den auf Ihrem Rechner vorhandenen Schriften einen neuen Satz erstellen. Geben Sie diesem einen aussagefähigen Namen und bestätigen Sie über Speichern.
Gesamtes Formular formatieren Zum Formatieren eines Formulars können Sie eines der vordefinierten AutoFormate in der Layoutansicht benutzen oder einzelne Parameter individuell einstellen. Im Eigenschaftenblatt zum Detailbereich finden Sie beispielsweise diverse interessante Möglichkeiten (à Abbildung 15.25).
»» Ziemlich weit oben im Eigenschaftenblatt für das Formular oder den Bericht finden Sie mehrere Zeilen, über die Sie regeln, welche Ansichten zugelassen sind und welche Ansicht standardmäßig beim Öffnen verwendet werden soll. Die Optionen, die auf das Wort zulassen enden – wie beispielsweise Formularansicht zulassen –, beschreiben, welche Alternativen Ihnen beim Öffnen der Liste zur Schaltfläche Ansicht und unten rechts in der Statusleiste angezeigt werden. Die Standardeinstellungen für diesen Bereich hängen auch von der Methode ab, die Sie zum Erstellen des Datenbankobjekts benutzt haben. Haben Sie beispielsweise ein Formular über den Befehl Mehrere Elemente erstellt, so ist die Standardansicht auf Endlosformular eingestellt und nur die Formularansicht kann alternativ dazu eingestellt werden. Sie können hier aber weitere Ansichten zulassen, indem Sie in der gewünschten Zeile die Option Ja einstellen. Ebenso können Sie regeln, in welcher Ansicht das Formular standardmäßig geöffnet werden soll.
»» Weiter unten im Eigenschaftenblatt für das Formular oder den Bericht finden Sie mehrere Optionszeilen, über die Sie angeben können, welche Navigations-
Abbildung 15.25 Die Eigenschaften des Formulars und des Detailbereichs
417
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
hilfen in den Datenansichten des Datenbankobjekts angezeigt werden sollen. Sie können hier beispielsweise einstellen, ob Datensatzmarkieren, Naviga tionsschaltflächen, Trennlinien, Bildlaufleisten oder die üblichen Schaltflächen zur Fenstersteuerung im Objekt angezeigt werden sollen.
Hintergrund Die Gruppe Hintergrund in der Registerkarte Format (entweder unter Formularentwurfstools oder Berichtsentwurfstools) erlaubt – je nach Typ des Datenbankobjekts – entweder die Darstellung eines Hintergrundbilds oder einer alternierenden Zeilenfarbe.
»»
Um ein Formular oder einen Bericht mit einem Bild als Hintergrund zu versehen, klicken Sie in der Gruppe Hintergrund der Registerkarte Format auf Hintergrundbild und wählen dann Durchsuchen. Navigieren Sie anschließend zum gewünschten Speicherort und wählen Sie das Bild aus. Nach der Bestätigung wird das Bild in voller Größe als Hintergrund angezeigt. Wenn Sie das Bild erst einfügen, nachdem Sie bereits andere Steuerelemente angeordnet haben, wird es vor diesen Elementen platziert, da die zuletzt eingefügten Elemente die vorherigen verdecken. Um die Steuerelemente wieder sichtbar zu machen, müssen Sie das Bild markieren und den Befehl In den Hintergrund in der Gruppe Anpassung und Anordnung der kontextbezogenen Registerkarte Anordnen ansprechen.
»» Die Datenblattansicht eines Formulars kann – wie eine Tabelle – mit einer wechselnden Zeilenfarbe ausgestattet werden.
Einzelne Steuerelemente markieren Einen bedeutenden Arbeitsaufwand verursacht erfahrungsgemäß das individuelle Formatieren der in das Formular eingefügten Steuerelemente. Bevor Sie ein Steuerelement bearbeiten, müssen Sie es zuerst markieren.
»» Wenn Sie nur ein einzelnes Feld markieren wollen, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Die farbige Umrandung zeigt die Markierung an.
418
»»
Oder Sie verwenden die Liste zum oberen Feld in der Gruppe Auswahl der kontextbezogenen Registerkarte Format. Sie finden darin die Namen aller eingefügten Steuerelemente. Nach der Auswahl wird das Element wieder farbig markiert.
»» Als dritte Möglichkeit wählen Sie das Feld über das Feld Auswahltyp im Fenster Eigenschaftenblatt aus. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie das Eigenschaftenblatt bereits geöffnet haben. Daraufhin wird das Feld – zusammen mit dem dazugehörenden Bezeichnungsfeld – markiert.
»» Sie können nebeneinanderliegende Elemente auf einfache Weise mit der Maus markieren. Setzen Sie den Mauszeiger an eine freie Stelle im Formular außerhalb der zu markierenden Elemente, drücken Sie die Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie bei gedrückt gehaltener Maustaste einen Rahmen auf, der alle zu markierenden Felder zumindest berührt. Lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Die Felder werden – gemeinsam mit den dazugehörenden Bezeichnungen – markiert. Nicht nebeneinanderliegende Elemente können Sie ebenfalls gemeinsam markieren, indem Sie während des Klickens die Á-Taste gedrückt halten.
»» Um alle Elemente im Formular zu markieren, klicken Sie auf Alles markieren in der Gruppe Auswahl der Registerkarte Formularentwurfstool/Format oder drü cken Sie Ÿ+A.
Formate für Steuerelemente einstellen Zum Regeln der Details für die Form der Anzeige der einzelnen Steuerelemente benutzen Sie wiederum das Eigenschaftenblatt zum vorher markierten Element. Sie finden darin eine Vielzahl interessanter Möglichkeiten, die sich aber teilweise je nach Typ des Steuerelements unterscheiden. Auch über die Gruppen Schriftart und Zahl der Registerkarte Formularentwurfstools/Format können Sie die einzelnen Formatparameter eines vorher markierten Steuerelements regeln.
»» Eine große Zahl von Schaltflächen dient zur Einstellung der Zeichenformate der Texte in den Feldern (à Kapitel 4). Außerdem sind drei Optionen für die Ausrichtung der Daten im Feld vorhanden.
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
» Die Elemente der Gruppe Zahl sind nur ansprechbar, wenn im Steuerelement Daten mit dem Typ Zahl angezeigt werden (à Tabelle 15.5). Symbol
Name und Wirkung Format:.legt.das.Zahlenformat.für.die.Anzeige.fest .. Die.in.der.Liste.verfügbaren.Optionen.hängen.vom. Datentyp.des.aktuell.markierten.Felds.ab .
Die Aktivierfolge bestimmen Die Aktivierfolge bestimmt, in welcher Reihenfolge die Steuerelemente angesteuert werden, wenn Sie beispielsweise die Taste Å betätigen. Um diese festzulegen, klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Aktivierreihenfolge in der Gruppe Tools der Registerkarte Entwurf. Das Dialogfeld Reihenfolge wird angezeigt. Rechts darin finden Sie die aktuell definierte Reihenfolge. Um diese zu ändern, verschieben Sie das gewünschte Feld über die Maus.
15.3 Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen und Berichten
Tabelle 15.5 Die Schaltflächen für die Anzeige von Zahlenfeldern
» Beachten Sie auch die Schaltfläche Format übertragen in dieser Gruppe. Damit können Sie die für ein Feld festgelegten Schriftformate auf ein anderes Feld übertragen. Markieren Sie das Feld, dessen Formate Sie übernehmen wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Format übertragen. Dem Mauszeiger wird ein Pinselsymbol hinzugefügt. Klicken Sie dann auf das Feld, auf das Sie die Formate übertragen wollen. Die Formateinstellungen werden übernommen. Wenn Sie zur Übernahme auf die Schaltfläche Format übertragen doppelklicken, können Sie das gewählte Format nacheinander auf mehrere Felder anwenden, indem Sie auf diese klicken. Nachdem Sie diesen Vorgang beendet haben, klicken Sie nochmals auf Format übertragen oder drücken Sie die ÈTaste.
TIPP
Bedingte Formatierung Mithilfe der bedingten Formatierung erreichen Sie, dass Microsoft Access ein Format in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen selbstständig zuweist. Damit bewirken Sie beispielsweise, dass Zellen, in denen Zahlenwerte angezeigt werden, in Abhängigkeit von der Höhe des Werts unterschiedliche Formate zeigen. Beispielsweise lassen sich geringe Werte mit einem roten, mittlere mit einem gelben und hohe Werte mit einem grünen Hintergrund kennzeichnen. Das Ganze funktioniert aber auch mit anderen Datentypen.
Sie können berechnete Steuerelemente verwenden, um die Ergebnisse einer Berechnung anzuzeigen. Der folgende Abschnitt liefert Ihnen einen Überblick über das entsprechende Vorgehen.
15.3.1
Berechnungen in Formularen
Textfelder werden am häufigsten als berechnete Steuerelemente verwendet, da sie viele verschiedene Datentypen anzeigen können. Jedoch kann jedes Steuerelement, das eine Steuerelementinhalt-Eigenschaft besitzt, als berechnetes Steuerelement verwendet werden. Oft ist es nicht sinnvoll, einen bestimmten Steuerelementtyp als berechnetes Steuerelement zu verwenden, da das Steuerelement nicht auf die gleiche Weise aktualisiert werden kann wie ein gebundenes oder ungebundenes Steuerelement. Wenn Sie beispielsweise ein Kontrollkästchen auf einem Formular platzieren und dann einen Ausdruck in die Steuerelementinhalt-Eigenschaft des Kontrollkästchens eingeben, können Sie das Kontrollkästchen nicht mehr durch Anklicken aktivieren oder deaktivieren. Das Kontrollkästchen wird anhand der Ergebnisse des Ausdrucks aktiviert oder deaktiviert angezeigt. Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken, erscheint eine Warnmeldung in der Access-Statusleiste: Das Steuerelement kann nicht bearbeitet werden; es ist an den Ausdruck gebunden.
Berechnende Felder für die Datensätze Sie können berechnete Steuerelemente für jeden einzelnen Datensatz verwenden, um die Ergebnisse einer
419
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Berechnung anzuzeigen. Eine gute Möglichkeit zum Erstellen eines berechneten Steuerelements ist es, zuerst ein ungebundenes Steuerelement zu erstellen und dann zum Erstellen eines Ausdrucks die SteuerelementinhaltEigenschaft des gebundenen Steuerelements zu bearbeiten. Diese Vorgehensweise funktioniert problemlos, solange Sie sicherstellen, dass der Name des Steuerelements mit keinem der im Ausdruck enthaltenen Feldnamen Konflikte verursacht. Angenommen, ein Formular zeigt die Artikel und den Einzelpreis an. Sie können dann ein berechnetes Textfeld hinzufügen, in dem die Mehrwertsteuer ausgewiesen wird.
» Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. In dieser werden neben dem schon bekannten Detailbereich noch zwei weitere Bereiche angezeigt – der Formularkopf und der Formularfuß.
» Fügen Sie im Detailbereich ein ungebundenes Textfeld ein und löschen Sie das automatisch mit eingefügte Bezeichnungsfeld (à Abbildung 15.26).
Berichtentwurfstools/Entwurf. Klicken Sie dann auf das Feld für die Berechnung der Mehrwertsteuer.
» Wenn Sie noch eine Spaltenbeschriftung wünschen, fügen Sie ein Bezeichnungsfeld im Formularkopf ein und geben Sie darin den Ausdruck MwSt ein. Auch hier können Sie über die Schaltfläche Format übertragen in der Gruppe Schriftart für eine Anpassung der Formate sorgen.
» Um die Wirkung zu kontrollieren, wechseln Sie zur Formularansicht. Für jeden Artikel wird die Mehrwertsteuer berechnet. Wenn Sie zum Eingeben eines Ausdrucks in das Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt mehr Platz benötigen, drücken Sie Á+Ê, um das Dialogfeld Zoom zu öffnen. Der Ausdrucks-Generator ist ein Werkzeug, das eine Liste häufig verwendeter Ausdrücke enthält, die Ihnen zur Auswahl stehen. Klicken Sie zur Anzeige auf die Schaltfläche mit den drei Auslassungspunkten neben dem Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt.
TIPP
Wenn ein Formular auf einer Abfrage basiert, können Sie den Ausdruck auch statt in ein berechnetes Steuerelement direkt in die Abfrage eingeben. Dadurch wird möglicherweise die Leistung verbessert. Wenn Sie Summen für Datensatzgruppen berechnen möchten, können Sie außerdem leichter den Namen eines berechneten Felds in einer Aggregatfunktion – wie Summe, Anzahl, Mittelwert oder Varianz – eingeben, die Sie zum Berechnen von Gesamtsummen verwenden.
TIPP
Abbildung 15.26 Ein Formular in der Entwurfsansicht
» Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt zum übrig gebliebenen Textfeld. Markieren Sie dazu das Steuerelement und drücken Sie Ì. Geben Sie dann auf der Registerkarte Daten einen Ausdruck in das Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt ein – hier beispielsweise den Ausdruck =[Preis]*0,19. Sie können diesen Ausdruck auch direkt in das Feld schreiben. Setzen Sie außerdem das Format auf Euro.
» Sie können ein Übriges tun und in der Entwurfsansicht das Format des Felds an die anderen Felder im Formular anpassen. Dazu markieren Sie eines der ursprünglichen Textfelder – beispielsweise das Feld Preis – und klicken auf die Schaltfläche Format übertragen in der Gruppe Schriftart der Registerkarte
420
Zusammenfassende Berechnungen Sie können auch Berechnungen anstellen, die Daten in den einzelnen Datensätzen zusammenfassen. Um ein Beispiel für diese Formen der Berechnung zu demonstrieren, können Sie die Anzahl der Datensätze in einem Formular – bzw. in der zugrunde liegenden Tabelle – zählen lassen.
» Öffnen Sie das Formular in der Entwurfsansicht. » Fügen Sie im Bereich Formularfuß ein ungebundenes Textfeld ein. Geben Sie in das automatisch mit eingefügte Bezeichnungsfeld den Ausdruck Anzahl
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
Artikel ein. Im Textfeld selbst benutzen Sie den Ausdruck =Anzahl([Artikelnummer]). Sie könnten auch =Anzahl([Preis]) benutzen (à Abbildung 15.27).
»» Im Textfeld selbst führen Sie die Berechnung mit dem Ausdruck =[Preis]*[Absatzmenge] durch (à Abbildung 15.28).
Abbildung 15.27 Eine Berechnung im Formularfuß
»» Wechseln Sie in die Layout- oder Formularansicht und überprüfen Sie, ob das berechnete Steuerelement erwartungsgemäß funktionsfähig ist.
15.3.2 Auswertungen in Berichten Sie können in Berichten – genau wie in Formularen – zusätzliche berechnete Felder zu den Datensätzen einfügen. Außerdem können Sie in jedem Bericht, der Zahlen enthält, Summen, Mittelwerte, Prozentsätze oder laufende Summen verwenden, um die Daten verständlicher und aussagekräftiger zu machen.
Berechnungen zu einzelnen Feldern Sie können auch zusätzliche Berechnungen zu den einzelnen Datensätzen im Bericht durchführen. Auf die andere Möglichkeit der zusammenfassenden Berechnungen gehen wir anschließend ein. Ein Beispiel für eine solche einfache Berechnung wäre die Bestimmung der Produktumsätze aus den Werten für den Preis und der Absatzmenge der einzelnen Produkte.
»» Öffnen Sie einen Bericht, in dem Sie eine solche Auswertung durchführen möchten, in der Entwurfsansicht.
»» Fügen Sie im Detailbereich rechts von den bereits vorhandenen Feldern ein zusätzliches ungebundenes Textfeld ein. Sie können das Feld direkt benennen, indem Sie in das automatisch mit eingefügte Bezeichnungsfeld den Ausdruck Umsatz eingeben.
Abbildung 15.28 Die Berechnung des Umsatzes
»»
Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt. Benennen Sie das neu eingefügte Feld mit Umsatz. Setzen Sie außerdem die Eigenschaft Format für dieses Feld auf Euro.
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Berichtsansicht. Für jeden Datensatz wird der Umsatz ausgegeben.
Zusammenfassende Berechnungen Mit Hilfe von Aggregatfunktionen können Sie zusammenfassende Berechnungen im Bericht durchführen. Ein typischer Fall für eine solche Auswertung ist die Zusammenfassung der in einem Bericht angezeigten Werte. In der Entwurfsansicht können Sie die Platzierung und die Darstellung von zusammenfassenden Berechnungen recht gut steuern. In gruppierten Berichten können Sie Summen oder andere Aggregatfunktionen in der Kopf- oder Fußzeile jeder Gruppe platzieren. Berichtweite Aggregatfunktionen lassen sich im Berichtskopf- oder Berichtsfußabschnitt platzieren.
»» Öffnen Sie einen Bericht, in dem Sie eine solche Auswertung durchführen möchten, in der Entwurfsansicht.
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtentwurfstools/Entwurf in der Gruppe Steuerelemente auf Textfeld. Dann legen Sie fest, wo das Ergebnis der Berechnung angezeigt werden soll.
421
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
»» Klicken Sie entweder auf eine Stelle im Grup-
»» Schalten Sie zur Kontrolle um zur Berichtsansicht.
penkopf- oder im Gruppenfußabschnitt, um eine Summe oder einen Mittelwert für eine Datensatzgruppe zu berechnen.
Am Ende des Berichts wird der Gesamtumsatz berechnet.
»» Klicken Sie entweder auf eine Stelle im Berichtskopf- oder im Berichtsfußabschnitt, um eine Gesamtsumme oder einen Mittelwert für alle Datensätze im Bericht zu berechnen. Das Textfeld wird in dem Abschnitt eingefügt, in dem Sie geklickt haben. Benutzen Sie für diese Aufgabe den Berichtsfußabschnitt.
Eine Aggregatfunktion in der Layoutansicht Die Layoutansicht bietet übrigens die schnellste Möglichkeit, einem Bericht Summen, Mittelwerte und andere Aggregatfunktionen hinzuzufügen.
»» Öffnen Sie den Bericht, in dem Sie eine solche Auswertung durchführen möchten, in der Layoutansicht.
»» Klicken Sie auf ein beliebiges Feld, dessen Inhalte ausgewertet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise einer Spalte mit Zahlen eine Summe hinzufügen möchten, klicken Sie auf eine der Zahlen in der Spalte.
»» Markieren Sie das eingefügte Textfeld. Wenn das Eigenschaftenblatt nicht angezeigt wird, drücken Sie Ì, um es anzuzeigen. Wählen Sie im Eigenschaftenblatt die Registerkarte Daten. Geben Sie im Eigenschaftenfeld Steuerelementinhalt einen Ausdruck ein, der entweder die Summe-Funktion zum Berechnen einer Summe oder die Mittelwert-Funktion zum Berechnen eines Mittelwerts verwendet. Benutzen Sie für diese Aufgabe den Ausdruck =Summe(Umsatz) oder =Summe(Preis*Absatzmenge).
»»
Öffnen Sie das Eigenschaftenblatt. Benennen Sie das neu eingefügte Feld mit Umsatz. Setzen Sie außerdem die Eigenschaft Format für dieses Feld auf Euro.
»»
Wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Summen in der Gruppe Gruppierung und Summen auf der Registerkarte Entwurf die gewünschte Aggregatfunktion. Access fügt dem Berichtsfuß ein Textfeld hinzu und stellt dessen Eigenschaft Steuerelementinhalt auf einen Ausdruck ein, der die gewünschte Berechnung ausführt. Wenn der Bericht Gruppierungsebenen enthält, wird in Access außerdem jedem Gruppenfuß ein Textfeld hinzugefügt, das dieselbe Berechnung ausführt.
Abbildung 15.29 Die Berechnung erfolgt im Berichtsfuß.
422
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
Das Feld mit dem Ergebnis der Berechnung wird vom Programm automatisch platziert. Wenn Sie die Position ändern möchten, können Sie es mit der Maus innerhalb des Berichtsfußes verschieben.
Ein Klick auf die Schaltfläche Gruppieren und Sortieren bewirkt zunächst, dass unten in der Layout- oder der Entwurfsansicht der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe angezeigt wird (à Abbildung 15.30).
15.3.3 Sortieren und Gruppieren in Berichten Standardmäßig werden die Datensätze im Bericht in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage aufgelistet werden. Sie können die Reihenfolge, in der Ihre Daten im Bericht erscheinen, individuell festlegen und auch Gruppen definieren, in denen die Daten angeordnet werden sollen.
»» Wenn Sie einen Bericht drucken, möchten Sie die Datensätze in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge anordnen. Sie können beispielsweise beim Drucken einer Namensliste die Datensätze alphabetisch nach Nachnamen sortieren.
»» Bei vielen Berichten reicht das Sortieren der Datensätze nicht aus. Es empfiehlt sich möglicherweise, die Datensätze in Gruppen zu unterteilen. Eine Gruppe ist eine Sammlung von Datensätzen, einschließlich eventueller einführender oder zusammenfassender Informationen, die mit den Datensätzen angezeigt werden, beispielsweise eine Kopfzeile. Eine Gruppe besteht aus einem Gruppenkopf, gegebenenfalls verschachtelten Gruppen, Detaildatensätzen und einem Gruppenfuß. Dazu verwenden Sie die Elemente in der Gruppe Gruppierung und Summen der Registerkarte Entwurf in der Layout- oder der Entwurfsansicht (à Tabelle 15.6). Symbol
Name und Wirkung Gruppieren und Sortieren – zeigt unten in der Entwurfsoder Layoutansicht den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an oder blendet ihn aus. Summen – fügt eine Summe oder andere zusammenfassende Funktionen hinzu. Details ausblenden – bewirkt, dass nach dem Erstellen einer Gruppierung oder Sortierung lediglich die Gesamtergebnisse angezeigt werden – also nur die Informationen in den Kopf- und Fußzeilen.
Tabelle 15.6 Die Elemente der Gruppe Gruppierung und Summen
Abbildung 15.30 Der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe
Das Arbeiten in diesem Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe bietet Ihnen die meisten Möglichkeiten zum Hinzufügen oder Ändern von Gruppen, Sortierreihenfolgen oder Summenoptionen in einem Bericht. Auch hier empfiehlt sich die Layoutansicht für die Bearbeitung, da Sie besser sehen können, wie sich Ihre Änderungen auf die Darstellung der Daten auswirken. Sie können aber auch die Entwurfsansicht dafür benutzen. Sie können bis zu zehn Gruppierungs- und Sortierebenen in einem Bericht definieren.
Gruppieren In der Grundeinstellung wird keine Gruppierung vorgenommen: Alle Datensätze werden auf derselben Ebene dargestellt. Durch eine Gruppierung führen Sie eine zusätzliche Ebene in die Struktur ein. Wenn Sie beispielsweise eine Sortierung nach einem Feld Nachname vorgenommen haben, können Sie über eine Gruppierung dafür sorgen, dass alle Datensätze mit derselben Eintragung in diesem Feld zusammengefasst dargestellt werden. Unterschiedliche Eintragungen in einem Feld Vorname werden dann als Elemente dieser Gruppe angezeigt. Die Gruppierung ermöglicht es Ihnen, Gruppen von Datensätzen optisch zu gliedern und einführende sowie zusammenfassende Daten für jede Gruppe anzuzeigen. Im folgenden Beispiel werden die Inhalte des Berichts nach Eintragungen im Feld Nachname gruppiert.
»» Öffnen Sie den anfangs erstellten Bericht Bericht1 in der Layoutansicht. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Access zeigt den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an (à Abbildung 15.31).
423
Kapitel 15 • Formulare und Berichte
Abbildung 15.31 Der Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe wird angezeigt.
»» Klicken Sie darin auf Gruppe hinzufügen. Die vorhandenen Feldnamen werden aufgelistet. Klicken Sie auf einen dieser Feldnamen oder auf Ausdruck unter der Feldliste, um einen Ausdruck einzugeben. Benutzen Sie hier das Feld Nachname. Sobald Sie ein Feld ausgewählt oder einen Ausdruck eingegeben haben, wird die Gruppierung in Access dem Bericht hinzugefügt. In der Layoutansicht wird die Gruppierung sofort angezeigt (à Abbildung 15.32).
Sortieren Wenn Sie einen Bericht drucken, möchten Sie die Datensätze in der Regel in einer bestimmten Reihenfolge anordnen. Sie können beispielsweise beim Drucken einer Namensliste die Datensätze alphabetisch nach Nachnamen sortieren. Sortieren können Sie innerhalb einer bereits vorgenommenen Gruppierung oder aber auch allgemein in Berichten, in denen noch keine Gruppierung vorgenommen wurde. Wir wollen in dieser Aufgabe zunächst das Sortieren innerhalb einer Gruppierung demonstrieren.
»» Öffnen Sie den eben bereits benutzten Bericht Bericht1 in der Layoutansicht. Klicken Sie auf der Re-
424
gisterkarte Entwurf in der Gruppe Gruppierung und Summen auf Gruppieren und Sortieren. Access zeigt den Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe an (à Abbildung 15.31).
»» Wenn Sie eine neue Sortier- oder Gruppierungsebene hinzufügen möchten, klicken Sie auf Gruppe hinzufügen oder Sortierung hinzufügen. Dem Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe wird eine neue Zeile hinzugefügt und eine Liste mit verfügbaren Feldern wird angezeigt (à Abbildung 15.33).
»» Klicken Sie auf einen dieser Feldnamen oder auf Ausdruck unter der Feldliste, um einen Ausdruck einzugeben. Benutzen Sie hier das Feld Vorname. Sobald Sie ein Feld ausgewählt oder einen Ausdruck eingegeben haben, wird die Sortierung in Access dem Bericht hinzugefügt. In der Layoutansicht wird die Gruppierung oder die Sortierreihenfolge sofort angezeigt. Wenn Sie die Priorität einer Gruppierungs- oder Sortierebene ändern möchten, klicken Sie auf die Zeile im Bereich Gruppieren, Sortieren und Summe und dann auf den Pfeil nach oben oder nach unten auf der rechten Seite der Zeile.
Berechnen, Sortieren und Filtern in Formularen
Abbildung 15.32 Der Bericht wurde gruppiert – beachten Sie die Eintragungen in der Spalte Nachname.
Abbildung 15.33 Sortieren nach Nachname
425
Kapitel 16 Weitere Access-Funktionen und Optionen In diesem letzten Kapitel zu Microsoft Access 2010 wollen wir noch auf zwei Dinge eingehen, die beim Arbeiten mit Access 2010 dienlich sein können – die Nutzung von Makros und die Programmoptionen.
»» Zunächst dreht es sich um eine kurze Darstellung der Arbeit mit Makros in Access (à Abschnitt 16.1). Diese bieten die Möglichkeit, einfache Aufgaben schnell zu erledigen, ohne sich mit den Problemen der Syntax einer Programmiersprache wie VBA herumplagen zu müssen. Bei der Version 2010 wurde der Programmbereich zum Erstellen solcher Elemente neu gestaltet. Sie können auch direkt über die Tabellentools den Ereignissen in der Tabelle Makros zuordnen: Damit lassen sich Aktionen ausführen, wenn ein Datensatz geändert, eingefügt oder gelöscht wird. Diese Makros dienen beispielsweise zum Überprüfen der Gültigkeit von Daten oder zum Durchführen von Berechnungen.
»» Neu bei Access 2010 sind die Anwendungsparts (à Abschnitt 16.2 und Abschnitt 16.3). Dies sind Vorlagen, die einen bestimmten Teil einer Datenbank beinhalten. Sie können damit Gruppen von beliebigen Datenbankobjekten in die Datenbank einfügen – beispielsweise können Sie damit mit einem einzigen Mausklick eine komplette Adressverwaltung in eine Datenbank integrieren.
426
»» Wie jedes Programm der Office-Familie verfügt auch Microsoft Access 2010 über eine Vielzahl von Optionen, über die Sie viele Einstellungen an Ihre persönlichen Vorstellungen anpassen können (à Abschnitt 16.4). Öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Optionen.
16.1 Arbeiten mit Makros Mit Makros lassen sich Arbeitsabläufe in der Microsoft-Access-Datenbank automatisieren. Microsoft Access benutzt zum Steuern von automatischen Programmabläufen einen anderen Weg als beispielsweise Word oder Excel (à Kapitel 28). Um in Access ein Makro zu erstellen, müssen Sie zunächst das Makrofenster anzeigen lassen. Darin müssen Sie die einzelnen Aktionen sowie die Argumente für das Makro festlegen. Anschließend können Sie das Makro unter einem geeigneten Namen speichern.
16.1.1
Das Makrofenster anzeigen
Ein Makro ist meist ein selbstständiges Objekt in Microsoft Access und Sie erstellen es – wie jedes andere Datenbankobjekt – über die Registerkarte Erstellen des Menübands. Um ein neues Makro zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Makro in der Gruppe Makros und Code. Das Makrofenster wird angezeigt (à Abbildung 16.1).
Arbeiten mit Makros
Abbildung 16.1 Das vorerst noch leere Makrofenster
Das Fenster für den Makroentwurf verfügt über eine eigene Leiste mit dem Namen Makrotools/Entwurf, in der Sie alle Werkzeuge für den Makroentwurf finden.
16.1.2 Makroaktionen festlegen Ein Makro besteht aus einer oder mehreren Aktionen, die manchmal auch als Befehle bezeichnet werden. Die einzelnen Aktionen legen Sie in den einzelnen Zeilen des Makrofensters – den Aktionszeilen – in der Spalte Aktion fest. Jede Zeile beinhaltet eine Aktion und die Aktionen werden später von oben nach unten abgearbeitet. Leere Zeilen in der Liste werden bei der Ausführung übersprungen. Welche Aktionen Sie verwenden, hängt natürlich davon ab, was das Makro tun soll. Beispielsweise können Sie mit ÖffnenBericht einen bereits in der Datenbank bestehenden Bericht öffnen.
»» Sie definieren eine Aktion, indem Sie das Listenfeld zum zunächst mit Neue Aktion hinzufügen benannten Feld aufklappen und die gewünschte Aktion auswählen (à Abbildung 16.2). Die Aktionen werden in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet.
»» Wählen Sie hier beispielsweise die Aktion ÖffnenBericht. Die gewählte Aktion wird in der Spalte angezeigt (à Abbildung 16.3). Im Feld rechts unten im Fenster erscheint während der Auswahl ein kurzer Hilfetext zur gewählten Aktion.
»» Wechseln Sie zur Spalte Kommentar und geben Sie einen Kommentar für die Aktion ein. Kommentare sind optional, helfen Ihnen aber später, den Sinn einer Aktion nachzuvollziehen. Der Rahmen für die erste Aktion ist damit festgelegt. Unten im Dialogfeld werden die Aktionsargumente eingeblendet, die Sie noch festlegen müssen.
»» Fahren Sie nach der Eingabe der Aktionsargumente fort, indem Sie auf dieselbe Weise die weiteren gewünschten Aktionen in die folgenden Zeilen des Makrofensters eingeben. Standardmäßig ist die Option Alle Aktionen anzeigen in der Gruppe Einblenden/Ausblenden der Registerkarte Makrotools/Entwurf deaktiviert. Das bedeutet, dass in Access 2010 die Liste
427
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
Abbildung 16.2 Wählen Sie eine Aktion aus der Liste aus.
Abbildung 16.3 Eine Aktion wurde definiert.
428
Arbeiten mit Makros
der Aktionen auf solche Elemente reduziert ist, die in nicht vertrauenswürdigen Datenbanken zulässig sind.
Aktionsargumente festlegen Nach dem Hinzufügen einer Aktion zu einem Makro legen Sie die Argumente für die Aktion fest. Diese Aktionsargumente sind zusätzliche Informationen, die von Makroaktionen benötigt werden, und nur teilweise optional. Wenn Sie beispielsweise die Aktion ÖffnenBericht verwenden wollen, müssen Sie unter den Aktionsargumenten den Namen des zu öffnenden Formulars angeben.
» Klicken Sie auf die Zeile, in der Sie eine Aktion festlegen wollen. Bei der Mehrzahl der Aktionsargumente können Sie den Wert aus einem Listenfeld auswählen. Klicken Sie dazu auf die nach unten weisende Pfeilspitze im Feld und wählen Sie das Argument. Das Argument ist damit festgelegt.
» Fahren Sie mit der Angabe der sonstigen Argumente fort. Einige Argumente sind optional. Setzen Sie aber Aktionsargumente möglichst immer in der Reihenfolge, in der diese aufgelistet sind, da bestimmte Argumente die Auswahl nachfolgender Argumente beeinflussen. Wenn es sich bei den Einstellungen der Aktionsargumente um den Namen eines bereits erstellten Datenbankobjekts handelt, können Sie das Argument durch Ziehen des Objekts aus dem Navigationsbereich in das Feld Objektname der Aktion festlegen. Die notwendigen Argumente für diese Aktion werden dann automatisch festgelegt.
TIPP
Für einige Aktionsargumente – beispielsweise bei Bedingungen – können oder müssen Sie Ausdrücke verwenden. Diese können Sie entweder direkt in die entsprechenden Felder eintippen oder über den Ausdrucks-Generator aufbauen.
Weitere Aktionen hinzufügen Um weitere Aktionen hinzuzufügen, gehen Sie wie eben beschrieben vor: Öffnen Sie das Listenfeld zum zunächst mit Neue Aktion hinzufügen benannten Feld und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Wie vollständig die für eine Aktion festgelegten Argumente im Entwurfsbereich angezeigt werden sollen, können Sie über die beiden Schaltflächen Aktionen erweitern und Aktionen reduzieren in der Gruppe Reduzieren/Erweitern steuern. Nachdem Sie auf Aktionen reduzieren geklickt haben, werden die Aktionen nur noch zeilenweise aufgelistet.
Makro benennen und Fenster schließen Ein neu erstelltes Makro müssen Sie – wie jedes andere Datenbankobjekt – speichern. Anschließend können Sie das Fenster schließen und sich anderen Aufgaben zuwenden.
» Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern
in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Geben Sie dem Makro einen Namen und bestätigen Sie. Benutzen Sie möglichst Namen, die die Funktionsweise des Makros erklären.
» Schließen Sie das Makrofenster durch einen Klick auf die übliche Schaltfläche. Das neu erstellte Makro wird im Navigationsbereich unter Nicht verwandte Objekte als eigenständiges Objekt angezeigt. Die Anzeige erfolgt auch im Aktionskatalog unter In dieser Datenbank/Makros.
16.1.3 Makros ausführen Sie haben mehrere Möglichkeiten, die definierten Makros auszuführen: Einerseits können Sie ein Makro über mehrere Methoden manuell ausführen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie die Wirkungsweise des Makros noch austesten wollen. Sie können Makros aber auch – und das ist wohl der für eine Automatisierung von Formularen oder Berichten interessantere Weg – als Reaktion auf ein Ereignis ausführen lassen, beispielsweise durch einen Klick auf eine Befehlsschaltfläche in einem Formular.
Manuelle Ausführung aus dem Makrofenster heraus Zum Testen eines gerade erstellten Makros lassen Sie es über das Makrofenster ausführen. Andererseits können Sie das Makro direkt ausführen lassen, indem Sie über den Navigationsbereich arbeiten.
429
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
Um die Funktionsfähigkeit eines gerade erstellten Makros zu testen, können Sie es direkt über das Fenster für den Makroentwurf ausführen lassen.
»» Wenn das Makro nicht im Makrofenster geöffnet ist, markieren Sie es – beispielsweise das eben erstellte Makro1 – im Navigationsbereich. Öffnen Sie das Kontextmenü zu diesem Element und wählen Sie darin Entwurfsansicht. Das Makro wird wieder im Makro fenster angezeigt.
»»
Klicken Sie in der Gruppe Tools im Menüband für die Makrotools auf die Schaltfläche Ausführen. Das Makro wird ausgeführt. Die in ihm festgelegten Aktionen werden abgearbeitet: Der Bericht Bericht1 wird angezeigt.
»» Stellen Sie die Ausgangssituation wieder her, indem Sie den Bericht schließen. Wenn bei dieser direkten Ausführung Probleme auftauchen sollten, können Sie durch eine schrittweise Ausführung das Makro Aktion für Aktion ausführen lassen.
»» Klicken Sie in der Gruppe Tools im Menüband für die Makrotools auf die Schaltfläche Einzelschritt schrittweise Ausführung wird eingeschaltet.
»»
. Die
Klicken Sie dann wieder auf die Schaltfläche Ausführen. Die erste Aktionszeile wird ausgeführt. Das Dialogfeld Einzelschritt wird angezeigt.
»» Prüfen Sie die Wirkung. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schritt, um die nächste Aktionszeile auszuführen. Fahren Sie auf diese Weise fort.
»» Um die schrittweise Ausführung wieder abzuschalten, klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche Einzelschritt . Vergessen Sie diesen Schritt nicht! Der Modus bleibt sonst eingeschaltet.
Über den Navigationsbereich ausführen Der einfachste, aber nicht der am häufigsten angewandte Weg, eines der bereits erstellten Makros auszuführen, besteht in der Ausführung über den Navigationsbereich.
»» Lassen Sie den Navigationsbereich anzeigen und wählen Sie die Objektgruppe, in der das Makro angezeigt wird. Haben Sie für den Navigationsbereich die Darstellungsform Objekttyp gewählt, finden Sie das Makro unter Makros. Bei Tabellen und damit verbun-
430
dene Sichten wird es unter Nicht verwandte Objekte eingeordnet.
»» Doppelklicken Sie auf das markierte Makro. Das vorher markierte Makro wird ausgeführt.
»» Stellen Sie die Ausgangssituation wieder her, indem Sie den Bericht schließen.
Über das Menüband ausführen Wenn Sie gerade ein anderes Objekt als den Navigationsbereich auf dem Bildschirm haben, können Sie die definierten Makros auch über eine Schaltfläche im Menüband ausführen lassen.
»»
Wählen Sie die Registerkarte Datenbanktools im Menüband. Klicken Sie darin in der Gruppe Makro auf die Schaltfläche Makro ausführen. Das Dialogfeld Makro ausführen wird angezeigt.
»» Geben Sie den Namen des auszuführenden Makros ein oder wählen Sie es aus dem Listenfeld aus. Darin werden alle in der Anwendung definierten Makros aufgelistet.
»» Bestätigen Sie Ihre Wahl durch einen Klick auf OK. Das Makro wird ausgeführt und die darin festgelegten Aktionen werden abgearbeitet.
16.1.4 Eingebettete Makros und Datenmakros Die eben beschriebenen normalen Makros erscheinen als eigenständige Objekte im Navigationsbereich der Datenbank. Vor dort aus können sie beispielsweise auch ausgeführt werden (à oben). Daneben gibt es in der aktuellen Programmversion aber auch Makros, die nicht als separate Objekte im Navigationsbereich unter Makros gespeichert werden. Das sind die eingebetteten Makros und die Datenmakros:
»» Der Begriff des eingebetteten Makros ist neu seit Access 2007. Eingebettete Makros unterscheiden sich von eigenständigen Makros darin, dass sie in den Ereigniseigenschaften von Formularen, Berichten oder Steuerelementen gespeichert werden. Das kann das Verwalten Ihrer Datenbank erleichtern, da Sie nicht mehrere Datenbankobjekte nachverfolgen müssen, die Makros für ein Formular oder für einen Bericht enthalten. Außerdem werden Makros in das
Arbeiten mit Makros
Formular oder in den Bericht eingeschlossen: Wenn Sie dieses Objekt kopieren, importieren oder exportieren, bleibt es darin erhalten. Eingebettete Makros sind generell vertrauenswürdig, weil sie automatisch am Ausführen bestimmter potenziell unsicherer Vorgänge gehindert werden.
» Datenmakros sind neu in Access 2010. Mit Hilfe solcher Elemente können Sie Ereignissen, die in Tabellen auftreten, eine Programmlogik hinzufügen – beispielsweise kann ein Hinzufügen, Aktualisieren oder ein Löschen von Daten in einer Tabelle das Starten von Makroaktionen bewirken, die eine Prüfung hinsichtlich Gültigkeit und Fehlerfreiheit von Daten in einer Tabelle durchführen. Datenmakros werden – wie eingebettete Makros in Berichten oder Formularen – nicht im Navigationsbereich unter Makros angezeigt. Es gibt zwei Haupttypen von Datenmakros: einerseits die sogenannten ereignisgesteuerten Datenmakros, die von Tabellenereignissen ausgelöst werden, und andererseits die sogenannten benannten Datenmakros, die als Reaktion auf einen Aufruf anhand des Namens ausgeführt werden.
Eingebettete Makros Um ein eingebettetes Makro für einen Bericht oder ein Formular zu erstellen, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»
» Geben Sie die Aktionen für das Makro ein. Wenn Ihr Makro fertig ist, klicken Sie auf Speichern und dann auf Schließen. Das Makro wird immer dann ausgeführt, wenn die Ereigniseigenschaft ausgelöst wird.
Ereignisgesteuerte Datenmakros Tabellenereignisse erfolgen, wenn Sie in einer Tabelle Daten hinzufügen, aktualisieren oder löschen. Sie können ein Datenmakro so programmieren, dass es unmittelbar nach einem dieser drei Ereignisse oder unmittelbar vor einem Lösch- oder Änderungsereignis ausgeführt wird. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Datenmakro einem Tabellenereignis in der Datenblattansicht zuzuordnen:
» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle, der Sie ein Datenmakro hinzufügen möchten, in der Datenblattansicht.
»
Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Tabelle in der Gruppe Vorabereignisse oder der Gruppe Nachfolgeereignisse auf die Schaltfläche für das Ereignis, dem Sie das Makro zuordnen möchten. Um beispielsweise ein Datenmakro zu erstellen, das nach dem Löschen eines Datensatzes aus der Tabelle ausgeführt wird, klicken Sie auf Nach Löschung.
Öffnen Sie das Datenbankobjekt, das das Makro enthalten soll, in der Entwurfsansicht oder der Layoutansicht. Drücken Sie Ì, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen, oder benutzen Sie die Befehlsschaltfläche im Menüband.
» Der Makro-Generator wird geöffnet. Wenn bereits
» Wählen Sie im Eigenschaftenfenster das Steuerele-
ren soll (à oben). Speichern und schließen Sie das Makro über die Schaltflächen in der Gruppe Schließen. Einen Namen müssen Sie nicht vergeben.
ment oder den Abschnitt, das oder der die Ereigniseigenschaft enthält, in die Sie das Makro einbetten möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte Ereignis.
» Klicken Sie auf die Generator-Schaltfläche
neben dem Eigenschaftenfeld für das Ereignis, dem das Makro zugeordnet werden soll. Das Dialogfeld Generator auswählen wird angezeigt.
» Wählen Sie darin die Option Makro-Generator und klicken Sie dann auf OK. Das Fenster für den Makroentwurf wird angezeigt.
zuvor ein Makro für dieses Ereignis erstellt wurde, wird dieses darin geöffnet.
» Fügen Sie die Aktionen hinzu, die das Makro ausfüh-
Beachten Sie, dass hier nicht alle Aktionen zur Verfügung stehen, die Sie vom Erstellen von eigenständigen Makros her kennen.
ACHTUNG
Alternativ zur Arbeit in der Datenblattansicht können Sie das Makro auch über die Entwurfsansicht der Tabelle anlegen:
» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle, der Sie ein Datenmakro hinzufügen möchten, in der Entwurfsansicht.
431
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf in der Gruppe Feld-, Datensatz- und Tabellenereignisse auf Datenmakros erstellen und wählen Sie dann aus dem Katalog das Ereignis, zu dem Sie das Makro definieren wollen.
»» Der Makro-Generator wird geöffnet. Wenn bereits zuvor ein Makro für dieses Ereignis erstellt wurde, wird dieses darin geöffnet.
»» Definieren Sie die Aktionen, die das Makro ausführen soll (à oben). Speichern und schließen Sie das Makro über die Schaltflächen in der Gruppe Schließen.
Editieren von Datenmakros Da ein Datenmakro nicht als eigenständiger Eintrag im Navigationsbereich der Datenbank auftaucht, müssen Sie zum Editieren eines solchen Makros anders vorgehen als bei eigenständigen Makros. Sie müssen in der Datenblatt- oder Entwurfsansicht der Tabelle die Befehle im Menüband verwenden, um Datenmakros zu bearbeiten, umzubenennen oder zu löschen. Wenn Sie die für ein ereignisgesteuertes Datenmakro festgelegten Aktionen ändern wollen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
»» Öffnen Sie über den Navigationsbereich die Tabelle, die das zu bearbeitende Datenmakro enthält, in der Datenblattansicht.
»» Lassen Sie die Registerkarte Tabellentools/Tabelle anzeigen. Die Ereignisse, für die Makros definiert wurden, sind in der Gruppen Vorabereignisse und Nachfolgeereignisse hervorgehoben (à Abbildung 16.4).
»» Klicken Sie auf das Ereignis für das Makro, das Sie bearbeiten möchten. Um beispielsweise das Daten-
makro zu bearbeiten, das nach dem Löschen eines Datensatzes aus der Tabelle ausgeführt wird, klicken Sie auf Nach Löschung.
»» Der Makro-Generator wird geöffnet, in dem Sie mit dem Bearbeiten des Makros beginnen können. Sie können die Bearbeitung auch von der Entwurfs ansicht der Tabelle aus ansprechen. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf in der GruppeFeld-, Datensatz- und Tabellenereignisse auf Datenmakros erstellen und wählen Sie dann aus dem Katalog das Makro zu dem Ereignis, das Sie bearbeiten wollen (à Abbildung 16.4). Auch hier sind die Ereignisse, zu denen bereits Makros definiert wurden, farblich gekennzeichnet.
Ein definiertes Datenmakro löschen oder umbenennen Da ein Datenmakro nicht als eigenständiger Eintrag im Navigationsbereich der Datenbank auftaucht, müssen Sie zum Löschen eines solchen Makros anders vorgehen als bei eigenständigen Makros: In der Entwurfsansicht der Tabelle klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/ Entwurf in der Gruppe Feld-, Datensatzund Tabellenereignisse auf Makro umbenennen/löschen.
»»
In der Datenblattansicht der Tabelle klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/ Tabelle in der Gruppe Benannte Makros auf Benanntes Makro und wählen Sie dann den Befehl Makro umbenennen/löschen.
»» In beiden Fällen wird das Dialogfeld DatenmakroManager angezeigt, in dem alle für die Tabellen definierten Makros aufgelistet werden (à Abbildung 16.5).
Abbildung 16.4 Ereignisse mit bereits definierten Makros werden farbig gekennzeichnet.
432
Anwendungsparts
Abbildung 16.5 Der Datenmakro-Manager
»» Um ein Makro zu entfernen, klicken Sie in der entsprechenden Zeile auf den Link Löschen. Diesen Vorgang müssen Sie bestätigen. Das Löschen wird erst nach einem Schließen und anschließenden Öffnen der Tabelle wirksam. So viel zum Automatisieren von Aufgaben in einer Access-Datenbank mit Hilfe von Makros. Sicherlich können Sie viele mögliche Aufgaben mit dieser Technik erledigen, wohl aber nicht alle. Beachten Sie also auch unsere Anmerkungen zum Thema VBA (à Kapitel 28).
16.2 Anwendungsparts
16.2.1 Hinzufügen eines Anwendungsparts Anwendungsparts sind eigenständige Objekte und zum Erstellen eines solchen müssen Sie vorher kein anderes Objekt markieren. Sie können einen Anwendungspart jeder Datenbank ohne Änderungen oder minimal angepasst hinzufügen.
»» Zum Einfügen öffnen Sie die Datenbank, der Sie einen Anwendungspart hinzufügen möchten.
»» Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen und öffnen Sie den Katalog zur Schaltfläche Anwendungsparts in der Gruppe Vorlagen (à Abbildung 16.6).
Neu bei Access 2010 sind Anwendungsparts. Dabei handelt es sich um Vorlagen, die einen bestimmten Teil einer Datenbank beinhalten. Sie können damit Gruppen von beliebigen Datenbankobjekten in die Datenbank einfügen – beispielsweise können Sie damit mit einem einzigen Mausklick eine komplette Adressverwaltung in eine Datenbank integrieren. Ein Anwendungspart kann einfach nur eine einzelne Tabelle sein, aber auch mehrere zusammengehörige Objekte umfassen – wie beispielsweise eine Tabelle und ein gebundenes Formular. Abbildung 16.6 Der Katalog zu den Anwendungsparts
433
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Klicken Sie auf den Anwendungspart, den Sie hinzufügen möchten. Was Sie als Erfolg sehen können bzw. auch nicht sehen, hängt vom gewählten Anwendungspart ab.
16.2.2 Die Anwendungsparts unter Schnellstart Wenn Sie sich mit den Möglichkeiten, die Ihnen diese Anwendungsparts bieten, vertraut machen möchten, sollten Sie zuerst mit den Optionen im Bereich Schnellstart beginnen. Diese erstellen selbstständig Tabellen, Formulare und Berichte für bestimmte Tätigkeiten. Wir zeigen Ihnen nachfolgend zwei Beispiele dafür:
Der Anwendungspart Aufgaben in der Gruppe Schnellstart erstellt eine Tabelle und zwei Berichte (à Abbildung 16.7).
»» Über das Formular Aufgabendetails können Sie die Daten zu einer Aufgabe eingeben (à Abbildung 16.8). Die mit dem kleinen roten Sternchen versehenen Felder müssen ausgefüllt werden. Die Datumsfelder verfügen über eine Navigatorschaltfläche. Klicken Sie nach der Eingabe auf Speichern und Schließen, wenn Sie die Eingabe abschließen wollen, oder auf Speichern und neuer Eintrag, wenn Sie gleich eine weitere Aufgabe hinzufügen wollen. Die Daten werden in der Tabelle Aufgaben abgelegt.
Abbildung 16.7 Die Aufgaben mit der Tabelle
Abbildung 16.8 Das Formular Aufgabendetails erlaubt die Eingabe der Daten.
434
Anwendungsparts
»» Das Formular AufgabeDB listet die eingegebenen
»» Um ein Foto hinzuzufügen, klicken Sie mit der rech-
Aufgaben in der Datenblattansicht auf (à Abbildung 16.9). Sie können die Eingaben darin beispielsweise nach bestimmten Kriterien sortieren lassen (à Kapitel 10).
ten Maustaste auf das dafür vorgesehene Feld und wählen Anlagen verwalten aus dem Kontextmenü. Im dann angezeigten Dialogfeld klicken Sie auf Hinzufügen und wählen die gewünschte Bilddatei aus.
Der Anwendungspart Kontakte unter Schnellstart erstellt eine Datenbank mit einer Tabelle, einer Abfrage und mehreren Formularen und Berichten (à Abbildung 16.10).
»» Die Tabelle Kontakte darin nimmt die Daten zu Ihren Kontakten auf.
»» Über die automatisch erstellten Schaltflächen Speichern und neuer Eintrag oder Speichern und schließen können Sie die Eingabe eines Datensatzes abschließen.
»» Über die sonstigen automatisch erstellten Formularen und Berichte erhalten Sie zusammenfassende Darstellungen der Daten für Ihre Kontakte.
»» Zur Eingabe neuer Daten können Sie das Formular Kontaktdetails benutzen (à Abbildung 16.11).
Abbildung 16.9 Die Aufgaben werden aufgelistet.
Abbildung 16.10 Die Wirkung des Anwendungsparts Kontakte und die Tabelle dazu
435
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
Abbildung 16.11 Das Formular zu den Kontaktdetails
16.2.3 Blankoformulare Etwas anders ist das bei den Elementen in der oberen Gruppe Blankoformulare. Diese erzeugen – wie der Name schon andeutet – alle nur ein Formular, das Sie noch spezifizieren müssen. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Anwendungsparts zeigen sich im Design der damit erzeugten Formulare. Der Anwendungspart 1 Oben erzeugt beispielsweise ein einspaltiges Formular mit Bezeichnungen über den Feldern (à Abbildung 16.12). Inhalte sind noch nicht definiert, sie müssen erst noch festgelegt werden. Dazu öffnen Sie das so erstellte Formular aus dem Navigationsbereich heraus in der Entwurfsansicht.
436
Abbildung 16.12 Die Anwendung von 1 Oben
Die Programmoptionen
Anwendungsparts selbst erstellen Um einen Anwendungspart selbst zu erstellen, verwenden Sie die folgenden Schritte:
» Erstellen Sie eine Datenbank, die alle Komponenten enthält, über die der Anwendungspart verfügen soll. Meist wird es sich dabei um Objekte ohne Daten handeln, notwendig ist das aber nicht.
» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Speichern und Veröffentlichen.
» Wählen Sie unter Dateitypen die Option Datenbank speichern als und dann rechts unter Datenbankdateitypen die Option Vorlage. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern unter, um das Dialogfeld Neue Vorlage aus dieser Datenbank erstellen zu öffnen (à Abbildung 16.13).
Anschließend finden Sie im Katalog zu Anwendungsparts eine neue Option, über die Sie alle vorher definierten Objekte in jede weitere Datenbank einfügen können. Wenn Sie einen so erstellten Anwendungspart wieder aus dem Katalog entfernen wollen, öffnen Sie den Katalog, klicken mit der rechten Maustaste auf das dazugehörende Symbol und wählen im Kontextmenü den Eintrag Vorlagenteil aus Katalog löschen aus.
TIPP
16.3 Die Programmoptionen Auf die Arbeit mit den wichtigsten Programmoptionen für die Office-Programme sind wir bereits im ersten Teil dieses Buchs eingegangen (à Kapitel 2 und Kapitel 4). Beispielsweise erlaubt der Bereich Dokumentprüfung das Festlegen diverser Optionen für die Rechtschreibprüfung und die automatische Fehlerkorrektur. In diesem Abschnitt wollen wir uns jetzt den Optionen zuwenden, die speziell für Access 2010 gelten.
16.3.1 Die Kategorie Allgemein In der ersten Kategorie unter den Access-Optionen finden Sie eine Zusammenfassung der Optionen, die der typische Anwender am häufigsten ändern möchte. In der Gruppe Datenbanken erstellen können Sie festlegen, mit welchem Dateiformat und an welchem Ort neue Datenbanken gespeichert werden sollen:
»
Abbildung 16.13 Eine neue Vorlage erstellen
» Wenn Sie die Datenbank als Anwendungspart im Menüband verfügbar haben wollen, müssen Sie unten im Dialogfeld das Kontrollkästchen Anwendungspart aktivieren.
» Bestätigen Sie über OK.
Über Standarddateiformat für leere Datenbank regeln Sie das Format, das Access beim Speichern einer neu erstellten Datenbank benutzen soll. Standardmäßig wird das Format Access 2007 verwendet. Ein Ändern dieser Einstellung ist eigentlich nur sinnvoll, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Datenbanken ohne vorherige Konvertierung mit älteren Versionen des Programms geöffnet werden können.
» Der Standarddatenbankordner wird beim Speichern neuer Datenbanken und Dateien verwendet. Standardmäßig ist das beispielsweise bei Windows Vista und Windows 7 der Unterordner Dokumente im persönlichen Ordner des aktuellen Benutzers. Geben Sie den Ordnernamen manuell ein oder klicken Sie auf Durchsuchen, um den Ordner zu suchen.
437
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Die Option für die Sortierreihenfolge bei neuer Da-
»» Statusleiste anzeigen sorgt dafür, dass die Status-
tenbank legt fest, nach welcher Reihenfolge die Inhalte in einer neuen Datenbank sortiert werden, wenn Sie den entsprechenden Befehl dazu geben. Diese Reihenfolge ist abhängig von der Sprachregion. Die Standardeinstellung ist Allgemein. Sie müssen diese nur ändern, wenn Sie Datenbanken für einen anderen Sprachraum erstellen wollen.
leiste im unteren Bereich des Access-Fensters einoder ausgeschaltet wird. Auch hier muss die Datenbank geschlossen und neu geöffnet werden, damit die angegebene Option wirksam wird.
16.3.2 Die Kategorie Aktuelle Datenbank Die Optionen der Kategorie Aktuelle Datenbank gelten lediglich für die aktuell geöffnete Datenbank. Öffnen Sie vor dem Festlegen also zuerst die gewünschte Datei. Damit eine Änderung in diesem Bereich wirksam wird, muss – bis auf wenige Ausnahmen – die aktuelle Datenbank geschlossen und neu geöffnet werden.
Anwendungsoptionen Unter der Überschrift Anwendungsoptionen finden Sie eine Reihe von allgemeinen Optionen:
»» Unter Anwendungstitel können Sie einen Namen für Ihre Datenbank eingeben. Der Name wird in der Titelleiste von Windows angezeigt.
»» Sie können auch den Namen einer Bitmap- oder Symboldatei als Anwendungssymbol verwenden. Ein solches Symbol wird in der Titelleiste der Access-Datenbank angezeigt. Geben Sie den Namen der Grafikdatei ein oder klicken Sie auf Durchsuchen, um das Dialogfeld Anwendungssymbol anzuzeigen. Wenn Sie zusätzlich das Kontrollkästchen Als Formularund Berichtssymbol verwenden aktivieren, wird das Symbol auch oben in den Formularen und Berichten der aktuell geöffneten Datenbank aufgenommen.
»» Über Formular anzeigen legen Sie fest, dass beim Öffnen der Datenbank automatisch ein bestimmtes Formular angezeigt wird. In einem solchen Formular können Sie dann beispielsweise Schaltflächen mit zugeordneten Makros eingeben, die die Navigation in der Datenbank erleichtern. Soll kein Formular geöffnet werden, wählen Sie hier (keines) aus. Die Datenbank muss geschlossen und neu geöffnet werden, damit die angegebene Option wirksam wird.
438
»» Über die drei Alternativen unter Dokumentfenster optionen können Sie steuern, wie verschiedene Objekte im Access-Anwendungsfenster angezeigt werden: Überlappende Fenster ermöglicht das Öffnen und Anzeigen mehrerer Fenster für die einzelnen Objekte. Wenn Sie zusätzlich den Navigationsbereich ausblenden, entspricht das am ehesten der klassischen Ansicht der Vorversion des Programms. Dokumente im Registerkartenformat ist die Stan dardeinstellung. Hierbei wird immer nur ein einzelnes Objekt angezeigt. Über Dokumentregisterkarten anzeigen werden Registerkarten benutzt, die oben in jedem geöffneten Datenbankobjekt angezeigt werden.
»» Die Option Access-Spezialtasten verwenden erlaubt die Verwendung von bestimmten Zugriffstasten (à Tabelle 16.1): Tasten
Wirkung
Ó
Blendet den Navigationsbereich ein oder aus.
Ÿ+G
Zeigt das Direktfenster im Visual Basic-Editor an.
Ç+Ó
Startet den Visual Basic-Editor.
Ÿ+þUntbrÿ
Beim Arbeiten mit einem Office Access 2010-Projekt werden durch Drücken dieser Tastenkombination keine Datensätze mehr vom Server abgerufen.
Tabelle 16.1 Zusätzliche Zugriffstasten
»» Wenn Sie Beim Schließen komprimieren aktivieren, wird die Datenbank automatisch beim Schließen komprimiert und repariert.
»» Über Beim Speichern persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen werden persönliche Informationen automatisch aus den Dateieigenschaften entfernt, wenn Sie die Datei speichern. Dazu gehö-
Die Programmoptionen
ren beispielsweise Angaben auf der Registerkarte Details im Dialogfeld zu den Eigenschaften der Datei.
»» Wenn Sie Steuerelemente mit Windows-Design auf Formularen verwenden eingeschaltet lassen, wird das Design der Windows-Steuerelemente auf Formularen und Berichten verwendet. Diese Einstellung wird nur wirksam, wenn Sie ein anderes WindowsDesign als das Standarddesign verwenden. Benutzen Sie die Möglichkeiten zur Einstellung im Bereich Anzeige der Windows-Systemsteuerung.
»» Über Layoutansicht aktivieren schalten Sie die Anzeige der Schaltfläche Layoutansicht auf der AccessStatusleiste ein. Denken Sie auch daran, dass die Layoutansicht für einzelne Datenbankobjekte deaktiviert werden kann. Deshalb wird sie möglicherweise auch dann nicht immer angezeigt, wenn Sie diese Option aktivieren.
»» Wenn Sie Entwurfsänderungen für Tabellen in der Datenblattansicht aktivieren einschalten, können Sie Änderungen in Tabellen vornehmen, während Sie in der Datenblattansicht arbeiten.
»» Ist Auf abgeschnittene Zahlenfelder prüfen aktiviert, werden die Zahlen in der Form ##### angezeigt, wenn die Spalte zu schmal ist, um den gesamten Wert anzuzeigen. Ist die Option deaktiviert, werden nur Teile des Zahlenwerts angezeigt.
»» Unter den beiden Alternativen für BildeigenschaftenSpeicherformat können Sie wählen, wie eingefügte Bilddateien gespeichert werden sollen: Mit Quellbildformat beibehalten (kleinere Dateigröße) werden Bilder im Originalformat gespeichert. Das reduziert meist die Größe der Datenbank. Über Alle Bilddaten in Bitmaps konvertieren (mit Access 2003 und früher kompatibel) wird eine Kopie der ursprünglichen Bilddatei in einem Bitmap-Format erstellt.
Navigation Wie Sie wissen, benutzt Access seit der Version 2007 kein Datenbankfenster mehr. Dafür dient jetzt der Navigationsbereich links im Anwendungsfenster. Die Optio nen unter der Überschrift Navigation erlauben einige Einstellungen dafür – sie gelten für die aktuelle Datenbank:
»» Navigationsbereich anzeigen blendet den standardmäßigen Navigationsbereich ein oder aus. Wenn der Bereich versehentlich ausgeblendet wird, drücken Sie Ó, um ihn anzuzeigen.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Navigationsoptionen wird das gleichnamige Dialogfeld angezeigt. Verwenden Sie es, um die Kategorien und Gruppen zu ändern, die im Navigationsbereich angezeigt werden. Sie können auch verschiedene globale Optionen im Navigationsbereich festlegen oder ändern: Ausgeblendete Objekte anzeigen bewirkt, dass ausgeblendete Objekte als halbtransparente, deaktivierte Symbole wiedergegeben werden. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie Objekte vollständig ausblenden möchten. Systemobjekte anzeigen zeigt auch Systemobjekte – wie beispielsweise Systemtabellen – an. Über die beiden Optionen Einfaches Klicken und Doppelklicken regeln Sie, wie Objekte aus dem Navigationsbereich heraus geöffnet werden sollen.
Menüband- und Symbolleistenoptionen Über den Bereich Menüband- und Symbolleistenoptionen können Sie die Anzeige von benutzerdefinierten Elementen des Menübands und Symbolleisten regeln, die Sie in einer Vorversion von Access erstellt hatten, oder aber auch ein selbst definiertes Menüband einstellen.
»» Über Name des Menübands wählen Sie den Namen einer benutzerdefinierten Menüleistengruppe aus der Liste aus.
»» Mit Kontextmenüleiste legen Sie die Standardmenüleiste für Kontextmenüs fest oder ändern die Menüleiste.
»» Ist die Option Vollständige Menüs zulassen eingeschaltet, werden vollständige Menüs statt nur die am häufigsten verwendeten Befehle angezeigt.
»» Wenn Sie Standardkontextmenüs zulassen aktivieren, werden Kontextmenüs angezeigt, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Datenbankobjekt im Navigationsbereich oder auf ein Steuerelement in einem Formular oder einem Bericht klicken.
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Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
Optionen für Objektnamen-Autokorrektur Die Einstellungen unter Optionen für Objektnamen-Autokorrektur können wichtig werden, wenn Sie die Namen von Objekten in der Datenbank ändern und garantieren wollen, dass Bezüge nach einer solchen Änderung noch funktionieren.
»» Wenn Informationen zu Objektnamenautokorrektur nachverfolgen aktiviert ist, werden die zum Beheben von Namensfehlern erforderlichen Informationen von Access gespeichert. Fehler werden jedoch erst behoben, wenn Sie die Option Objektnamenautokorrektur ausführen auswählen.
»» Mit Objektnamenautokorrektur ausführen werden
die Liste erforderlich sind, die von Ihnen angegebene Anzahl übersteigt. Alle Wertelisten enthalten lediglich eindeutige Werte, auch wenn die Felder nicht indiziert sind. Die Standardeinstellung ist 1000.
16.3.3 Die Kategorie Datenblatt Über die Kategorie Datenblatt können Sie die Standard einstellungen für diverse Formatangaben regeln.
Gitternetzlinien und Zelleffekte Unter Gitternetzlinien und Zelleffekte bestimmen Sie, in welcher Form Zellen in Datenblättern und Abfrage ergebnissen standardmäßig angezeigt werden sollen:
Namensfehler von Access behoben, sobald sie auftreten. Wenn Sie die Option Informationen für Objektnamenautokorrektur protokollieren ausgewählt haben, nicht jedoch diese Option, werden Fehler daten gespeichert, bis Sie die Option auswählen.
»» Mit Standardgitternetzlinien legen Sie fest, welche
»» Über Änderungen für Objektnamenautokorrektur
in Datenblättern und Abfrageergebnissen. Sie finden dafür die Alternativen Flach, Erhöht und Vertieft.
protokollieren protokolliert das Programm die Änderungen, die an einer Datenbank vorgenommen werden, wenn Namensfehler korrigiert werden. Die Daten werden in einer Tabelle mit der Bezeichnung AutoCorrect.log gespeichert.
Optionen der Filteranwendung für Datenbank Die Optionen im Abschnitt Optionen der Filteranwendung … steuern verschiedene Elemente: beispielsweise den Umfang der Wertelisten, die für ein bestimmtes Feld im Fenster Formularbasierter Filter angezeigt werden. Je mehr Optionen ausgewählt werden, umso mehr Wertetypen kommen in den Filteroperationen zum Einsatz.
»» Über die drei Kontrollkästchen unter der Überschrift Liste anzeigen von Werten in regeln Sie, welche Werte in die Wertelisten eingeschlossen werden sollen, die im Fenster Formularbasierter Filter angezeigt werden.
»» Unter Keine Listen anzeigen, wenn mehr als diese Anzahl Zeilen gelesen wird geben Sie die maximale Anzahl an Datensätzen ein, die gelesen werden sollen, während die Werteliste für einen formularbasierten Filter erstellt wird. Es wird keine Werteliste angezeigt, wenn die Anzahl der Datensätze, die für
440
Gitternetzlinien angezeigt werden sollen. Über Hori zontal und Vertikal können Sie die beiden Bestandteile wahlweise ein- oder ausblenden lassen.
»» Der Standardzelleffekt regelt das Layout für Zellen
»» Über die Standardspaltenbreite legen Sie die Standardbreite der Spalten in Datenblättern und Abfrageergebnissen fest. Geben Sie je nach dem in den Einstellungen von Windows angegebenen Maßsystem eine Maßeinheit in Zentimetern oder Zoll ein.
Standardschriftart Die Optionen unter Standardschriftart bestimmen den Schriftgrad, die Schriftbreite und andere Formate für Text, der in Datenblättern und Abfrageergebnissen angezeigt wird. Beachten Sie, dass im Allgemeinen kursiver Text auf einem Computerbildschirm schlechter zu lesen ist.
16.3.4 Die Kategorie Objekt-Designer Mit den Optionen der Kategorie Objekt-Designer passen Sie die Einstellungen zum Erstellen und Ändern von Datenbankobjekten an.
Entwurfsansicht für Tabellen Unter der Überschrift Entwurfsansicht für Tabellen finden Sie die Standardeinstellungen, die beim Erstellen neuer Tabellen Anwendung finden. Diese gelten auch,
Die Programmoptionen
wenn Sie einer vorhandenen Tabelle neue Felder hinzufügen:
der anzeigen möchten, die Sie mithilfe des AbfrageDesigners hinzufügen.
»» Standardfeldtyp legt den Datentyp für Felder fest,
»» AutoVerknüpfung aktivieren sorgt dafür, dass eine
Standardtextfeldgröße bestimmt die maximale Anzahl von Zeichen, die Sie in Felder mit dem Datentyp Text eingeben können. Sie dürfen die maximale Anzahl von 255 Standardzeichen nicht überschreiten. Über Standardzahlenfeldgröße bestimmen Sie die Größe für Felder mit dem Datentyp Zahl.
innere Verknüpfung zwischen zwei Tabellen automatisch erstellt wird, wenn Sie den Abfrage-Designer verwenden. Dafür müssen beide Tabellen ein Feld mit demselben Namen und Datentyp verwenden und eines dieser Felder muss ein Primärschlüssel sein. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie die Beziehung manuell definieren möchten.
»» Im Feld AutoIndex beim Importieren/Erstellen geben Sie die ersten oder letzten Zeichen eines Feldnamens ein. Beim Importieren von Feldern aus einer externen Datei oder beim Hinzufügen von Feldern zu einer Tabelle werden alle Felder, deren Namen mit den hier eingegebenen Zeichen übereinstimmen, automatisch von Access indiziert. Trennen Sie die Zeichenfolgen durch ein Semikolon. Wenn Sie beispielsweise name;ort eingeben, werden Felder mit den Namen Nachname und Wohnort von Access indiziert.
»» Über das Kontrollkästchen Schaltfläche 'Optionen für Eigenschaften aktualisieren' anzeigen können Sie die Anzeige der Schaltfläche Aktualisieren der Eigenschaft-Optionen ein- und ausschalten. Diese Schaltfläche wird angezeigt, wenn Sie eine Eigenschaft eines Felds in einer Tabelle ändern.
»» Unter Schriftart zum Erstellen von Abfragen können Sie Schriftart und Schriftgrad für den Abfrage-Designer festlegen (vorherige Abschnitte).
»» Die beiden Optionen unter SQL Server-kompatible Syntax (ANSI 92) sind nur dann wichtig, wenn Sie Abfragen in Microsoft SQL Server-Datenbanken ausführen möchten. Sie können die ANSI-92-Syntax entweder für alle Abfragen verwenden oder nur für alle neuen Datenbanken. Beachten Sie, dass bei der Wahl der ersten Option vorhandene Abfragen, die mithilfe des älteren ANSI-89-Standards geschrieben wurden, möglicherweise nicht ausgeführt werden können oder unerwartete Ergebnisse zurückgeben.
Entwurfsansicht für Formulare/Berichte
Unter der Überschrift Abfrageentwurf regeln Sie Feinheiten für die Arbeit beim Entwurf einer Abfrage (à Kapitel 14). Diese Optionen gelten nur für neue Abfragen, die Sie mit der aktuellen Instanz von Access erstellen.
Die Optionen unter der Überschrift Entwurfsansicht für Formulare/Berichte definieren das Markierungsverhalten, wenn Sie beim Entwerfen eines Formulars oder eines Berichts ein Rechteck zum Auswählen von Steuerelementen ziehen. Die Optionen sind für alle offenen und geschlossenen Access-Datenbanken sowie für alle künftig erstellten Datenbanken wirksam.
»» Die Option Tabellennamen anzeigen zeigt die Zeile
»» Unter Markierungsverhalten legen Sie fest, wie Sie
Tabelle im Abfrageentwurfsbereich an oder blendet sie aus. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie die Quellen von Feldern in einer auf mehreren Tabellen basierenden Abfrage kontrollieren müssen.
das Auswahlrechteck ziehen müssen: Mit Teilweise eingerahmt reicht es aus, wenn das Auswahlrechteck einen Teil eines Steuerelements oder einer Steuerelementgruppe mit einschließt, bei Voll eingerahmt muss das Auswahlrechteck ein Steuerelement oder eine Steuerelementgruppe vollständig einschließen.
Abfrageentwurf
»» Wenn die Option Alle Felder ausgeben ausgewählt ist, fügt Access den Abfragen eine Select *-Anweisung hinzu. Diese Anweisung ruft dann alle Felder in den zugrunde liegenden Tabellen oder Abfragen für eine bestimmte Abfrage ab. Sie sollten dieses Kontrollkästchen deaktiviert lassen, wenn Sie nur die Fel-
»» Im Feld Formularvorlage können Sie den Namen eines vorhandenen Formulars eingeben. Dieses Formular wird dann zur Vorlage für alle neuen Formulare. Diese Formulare erhalten dieselben Bereichs- und
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Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
Steuerelementeigenschaften wie die Vorlage. Die Standardvorlage ist Normal.
»» Entsprechendes gilt für die Option Berichtsvorlage. Geben Sie den Namen eines vorhandenen Berichts ein. Dieser Bericht wird zur Vorlage für alle neuen Berichte.
»» Wenn Sie Immer Ereignisprozeduren verwenden einschalten, wird der Visual-Basic-Editor gestartet, anstatt das Dialogfeld Generator auswählen anzuzeigen.
Fehlerüberprüfung in der Entwurfsansicht für Formulare/Berichte Access platziert Fehlerindikatoren in Steuerelementen, die einen oder mehrere Fehlertypen aufweisen. Die Indikatoren werden je nach festgelegter Textrichtung in der oberen linken oder oberen rechten Ecke des Steuerelements als Dreiecke dargestellt. Die Standardfarbe eines Indikators ist Grün. Sie können die Farbe jedoch Ihren Anforderungen entsprechend ändern. Unten im Bereich Objekt-Designer finden Sie einige Optionen für die Anzeige und Wirkung dieser Fehlerüberprüfung:
»» Fehlerüberprüfung aktivieren aktiviert oder deaktiviert die Fehlerüberprüfung in Formularen und Berichten. Die Fehlerüberprüfung ist standardmäßig aktiviert.
»» Die Bezeichnung Auf nicht dazugehöriges Bezeichnungsfeld und Steuerelement prüfen beschreibt schon die Wirkung: Wenn Sie ein Steuerelement und ein Bezeichnungsfeld auswählen, wird von Access geprüft, ob die ausgewählten Objekte zusammengehören. Wird ein Fehler festgestellt, wird die Schaltfläche Spur zum Fehler anstelle des üblichen Fehlerindikators angezeigt. Die Schaltfläche Spur zum Fehler wird auch dann angezeigt, wenn das Bezeichnungsfeld oder das Steuerelement zu einem anderen Objekt gehört.
»» Ähnlich funktioniert Auf neue nicht dazugehörige Bezeichnungsfelder prüfen. Das Programm überprüft alle neuen Bezeichnungsfelder, um sicherzustellen, dass sie zu einem Steuerelement gehören. Diese Einstellung gilt nur für Formulare.
»» Auf Tastenkombinationsfehler prüfen bewirkt, dass nach doppelten Tastenkombinationen und ungültigen Tastenkombinationen – beispielsweise Leerzeichen – gesucht und eine Liste mit Alternativen angezeigt wird. Diese Einstellung gilt nur für Formulare.
»» Mit Auf ungültige Steuerelementeigenschaften prüfen werden die Steuerelemente auf ungültige Einstellungen in den Eigenschaften überprüft – beispielsweise ungültige Ausdrücke oder Feldnamen.
»» Wenn Sie Auf allgemeine Berichtfehler prüfen einschalten, werden Ihre Berichte auf allgemeine Fehler überprüft, wie beispielsweise ungültige Sortierreihenfolgen oder nicht dem ausgewählten Papierformat entsprechende Breiten. Diese Einstellung gilt nur für Berichte.
»» Mit der Schaltfläche Farbe des Fehlerindikators legen Sie die Farbe des dreieckigen Fehlerindikators fest (à vorherige Abschnitte).
16.3.5 Die Kategorie Clienteinstellungen Mit der Kategorie Clienteinstellungen unter den AccessOptionen hat Microsoft wieder einmal ein Auffangbecken für Optionen geschaffen, die nirgendwo sonst untergebracht werden konnten.
Bearbeiten Unter der Überschrift Bearbeiten finden Sie beispielsweise Optionen, die Fragen der Wirkung bestimmter Tasten zur Steuerung und viele weitere Aspekte betreffen:
»» Die Wahl einer der drei Optionen unter Cursor mit Eingabetaste bewegen bestimmt, wie sich die Schreibmarke bewegen soll, wenn Sie Æ drücken: Mit Nicht bewegen bleibt der Cursor im aktuellen Feld. Mit Nächstes Feld wechselt der Cursor zum nächsten Feld. Das nächste Feld befindet sich standardmäßig je nach Einstellung der Textrichtung rechts oder links vom aktuellen Feld. Bei Nächster Datensatz wird zum aktuellen Feld des nächsten Datensatzes gewechselt. Der nächste Datensatz befindet sich direkt unter dem aktuellen Datensatz.
»» Die Optionen im Abschnitt Cursorverhalten bei Eintritt in Feld beeinflussen das Verhalten der Tasten
442
Die Programmoptionen
Æ, Å und der Pfeiltasten, wenn mit diesen Tasten die Schreibmarke zwischen Feldern in Formularen und Datenblättern verschoben wird. Sie können darüber entweder das gesamte Feld markieren lassen oder die Schreibmarke an den Anfang des Felds bzw. das Ende des Felds setzen.
»» Unter Funktion der Pfeiltasten können Sie entweder mit Nächstes Feld dafür sorgen, dass der Cursor nach dem Drücken von } oder { in das nächste Feld gesetzt wird. Drücken Sie Ê, um den Cursor bei dieser Einstellung zwischen den Zeichen eines ausgewählten Felds zu verschieben. Oder Sie benutzen Nächstes Zeichen. Das verschiebt den Cursor nach dem Drücken von } oder { zum nächsten oder vorherigen Zeichen.
»» Cursor stoppt bei erstem/letztem Feld verhindert, dass der Cursor mit } oder { vom ersten oder letzten Feld zum vorherigen oder nächsten Datensatz verschoben wird.
»» Die Optionen im Abschnitt Suchen/Ersetzen-Standard steuern das Verhalten von Such- und Suchen/ Ersetzen-Vorgängen im Programm und sind global in Access wirksam: Schnelle Suche durchsucht das aktuelle Feld und vergleicht das gesamte Feld mit dem Suchbegriff. Allgemeine Suche durchsucht alle Felder und vergleicht jeden Teil eines Felds mit dem Suchbegriff. Feldanfang-Suche durchsucht das aktuelle Feld und vergleicht die ersten Zeichen eines Felds mit dem Suchbegriff.
»» Unter Bestätigen legen Sie fest, ob zusätzliche Dialogfelder bei bestimmten Operationen angezeigt werden sollen. Datensatzänderungen zeigt bei jeder Änderung eines Datensatzes eine Bestätigungsmeldung an. Löschen von Dokumenten zeigt bei jedem Löschen eines Datenbankobjekts eine Bestätigungsmeldung an. Aktionsabfragen zeigt bei jedem Ausführen einer Anfüge-, Aktualisierungs-, Lösch- oder Tabellenerstellungsabfrage eine Bestätigungsmeldung an.
»» Über Standardrichtung bestimmen Sie, in welcher Richtung neue Elemente – beispielsweise Felder in einer Tabelle – angezeigt werden. Von links nach rechts legt neue Objekte mit der für englische und
europäische Sprachbenutzer bekannten Schreib richtung von links nach rechts fest. In dieser Einstellung wird beispielsweise das erste Feld in einer Tabelle beginnend in der linken Spalte angezeigt, neue Felder werden rechts von der Spalte hinzugefügt und das Datensatznummernfeld und die Navigationsschaltflächen in der Datenblattansicht werden in der unteren linken Ecke positioniert. Unter der Überschrift Allgemeine Ausrichtung können Sie festlegen, wie die Zeichen innerhalb eines Felds erscheinen. Die Optionen sind nur interessant, wenn Sie neben dem bei uns üblichen Textfluss von links nach rechts auch andere Formen verwenden: Mit Benutzeroberflächen-Modus wird die Zeichenanzeige mit der auf der Benutzeroberfläche verwendeten Sprache vereinheitlicht. Wenn bei der Sprache – wie im Deutschen – die Schreibrichtung von links nach rechts verläuft, werden die Zeichen links ausgerichtet. Mit Textmodus können Sie fordern, dass der angezeigte Text gemäß der Richtung des ersten sprachspezifischen Zeichens ausgerichtet wird.
»» Wenn Sie unter Cursorbewegung die Option Logisch eingestellt haben, bewegt sich die Schreibmarke gemäß der Sprachrichtung. Wenn Sie beispielsweise die Pfeiltasten verwenden, um sich im arabischen und dann im englischen Text in dem gleichen Satz zu bewegen, bewegt sich die Einfügemarke im arabischen Text von rechts nach links und startet dann ganz links ab dem ersten Zeichen des englischen Worts in der Schreibrichtung von links nach rechts. Mit Visuell legen Sie die Cursorbewegung so fest, dass innerhalb eines bidirektionalen Texts beim nächsten visuell angrenzenden Zeichen fortgefahren wird. Wenn Sie beispielsweise die Pfeiltasten verwenden, um sich von rechts nach links im arabischen und dann im englischen Text in dem gleichen Satz zu bewegen, zeigt die Einfügemarke im arabischen Text von rechts nach links und setzt den Vorgang dann ganz links bei dem Zeichen des englischen Worts in der Schreibrichtung von links nach rechts fort.
»» Mit Datenblatt IME-Steuerelement wählen Sie bei der Eingabe von Daten in ein Tabellendatenblatt den ostasiatischen IME-Modus. Das wird Sie wahrscheinlich weniger interessieren.
443
Kapitel 16 • Weitere Access-Funktionen und Optionen
»» Standardmäßig verwendet eine Datenbank den Gregorianischen Kalender. Durch Aktivieren von HijriKalender verwenden können Sie dafür sorgen, dass für Datumsverweise der islamische Mondkalender verwendet wird.
Anzeigen Die Optionen unter der Überschrift Anzeigen fassen wieder einmal diverse unterschiedliche Elemente zusammen:
»» Mit Diese Anzahl zuletzt verwendeter Dokumente anzeigen legen Sie die Anzahl von zuletzt geöffneten Dateien fest, die links auf der Registerkarte Datei angezeigt werden.
»» Statusleiste zeigt die Statusleiste am unteren Rand des Access-Fensters an.
»» Animationen anzeigen aktiviert animierte Elemente, wie das animierte Einfügen neuer Spalten in Datenblätter.
Drucken Unter Drucken legen Sie den standardmäßigen Rand bei Datenblättern, Modulen, neuen Formularen und Berichten fest. Sie können Werte verwenden, die zwischen null und der Breite oder der Höhe einer gedruckten Seite liegen. Für individuelle Einstellungen beim Drucken einzelner Objekte ändern Sie den Rand vorhandener Formulare oder Berichte durch Klicken auf die Microsoft Office-Schaltfläche. Wählen Sie darin Drucken, klicken Sie auf Drucken und klicken Sie im Dialogfeld Drucken auf Einrichten.
Allgemein Die Alternativen unter Allgemein beinhalten weitere Optionen, die Microsoft nirgendwo anders unterbringen konnte:
»» Entwickler können das Kontrollkästchen Fehler des Benutzeroberflächen-Add-Ins anzeigen aktivieren, um Fehler im Anpassungscode der Benutzeroberfläche anzuzeigen.
»» Feedback mit Sound gibt eine Klangdatei wieder, die Programmereignissen in Microsoft Office 2010 zu-
444
geordnet ist – beispielsweise dem Öffnen, Speichern und Drucken von Dateien und Anzeigen von Fehlermeldungen. Die Dateien, die den verschiedenen Ereignissen zugewiesen sind, können in der WindowsSystemsteuerung im Dialogfeld Audioeigenschaften geändert werden.
»» Unter Vierstellige Jahreszahlenformatierung können Sie das Standardformat für Jahreszahlen auf vier Ziffern festlegen. Die Einstellung können Sie entweder In dieser Datenbank verwenden oder In allen Datenbanken verwenden.
Erweitert Interessanter sind aber die Optionen unter der Überschrift Erweitert in der Kategorie Clienteinstellungen der Access-Optionen:
»» Wenn Sie Zuletzt verwendete Datenbank beim Starten von Access öffnen einschalten, öffnet das Programm die zuletzt verwendete Datenbank, anstatt den Bereich Neu im Register Datei anzuzeigen.
»» Über die Optionen unter Standardöffnungsmodus legen Sie fest, wie Datenbanken standardmäßig geöffnet werden sollen: Freigegeben öffnet eine vorhandene Datenbank so, dass sie zur gemeinsamen Nutzung freigegeben ist. Dies ist die Standardeinstellung. Exklusiv öffnet eine vorhandene Datenbank zur ausschließlichen Verwendung durch einen einzelnen Benutzer.
»» Die Grundeinstellung unter Standard bei Datensatzsperrung ist Keine Sperren – Datensätze bleiben zum Bearbeiten geöffnet. Alle Datensätze sperrt alle Datensätze im geöffneten Formular oder Datenblatt sowie Datensätze in allen zugrunde liegenden Tabellen. Datensätze bleiben gesperrt, solange die Objekte geöffnet sind. Bearbeiteter Datensatz sperrt ausschließlich den Datensatz, den Sie bearbeiten.
»» Mit Datenbanken mit Sperrung auf Datensatzebene öffnen wird die Sperrung auf Datenbankebene zur Standardeinstellung für die aktuell geöffnete Datenbank. Wenn Sie das Kontrollkästchen abschalten, wird die Sperrung auf Seitenebene zur Standardeinstellung für die geöffnete Datenbank.
Die Programmoptionen
Über die Optionen darunter können Sie einige weitere Einstellungen treffen:
»» OLE/DDE-Timeout (s) legt das Intervall in Sekunden fest, nach dem Access einen fehlgeschlagenen OLEoder DDE-Versuch wiederholt. Gültige Werte sind 0 bis 300. Der Standardwert ist 30.
»» Anzeigeaktualisierungsintervall (s) betrifft die Anzahl von Sekunden, nach denen Access Datensätze in Datenblatt- oder Formularansichten automatisch aktualisiert. Gültige Werte sind 0 bis 32.766. Der Standardwert lautet 60. Der Wert 0 verhindert Aktualisierungen.
»» Anzahl der Datenaktualisierungsversuche beschreibt die Häufigkeit, mit der Access versucht, einen geänderten Datensatz zu speichern, der durch einen anderen Benutzer gesperrt ist. Gültige Werte sind 0 bis 10. Der Standardwert ist 2.
»» ODBC-Anzeigeaktualisierungsintervall (s) bestimmt das Intervall, nach dem in Access über eine ODBCVerbindung erfasste Daten automatisch aktualisiert
werden. Diese Einstellung tritt nur dann in Kraft, wenn die Datenbank in einem Netzwerk gemeinsam genutzt wird. Gültige Werte sind 0 bis 32.766. Der Standardwert ist 1.500. Der Wert 0 verhindert Aktualisierungen.
»» Datenaktualisierungsintervall (ms) ist die Anzahl von Millisekunden, nach denen in Access ein geänderter Datensatz gespeichert wird, der durch einen anderen Benutzer gesperrt ist. Gültige Werte sind 0 bis 1.000. Der Standardwert ist 250.
»» Unter DDE-Vorgänge können Sie angeben, wie DDEAnfragen anderer Anwendungen von Access behandelt werden sollen. Sie können sie ignorieren oder zulassen. Im zweiten Fall ermöglicht Access das Aktualisieren von DDE-Verknüpfungen entsprechend dem im Feld Anzeigeaktualisierungsintervall (s) angegebenen Intervall.
»» Unter Befehlszeilenargumente geben Sie Argumente ein, die beim Starten von Access oder Öffnen einer Access-Datenbank ausgeführt werden.
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Teil 5 Kommunikation mit Outlook 2010
Kapitel 17 Konten und Kontakte
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Kapitel 18 Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
474
Kapitel 19 Der Kalender und die Aufgaben
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Kapitel 20 Die Outlook-Optionen
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Teil 5 • Kommunikation mit Outlook 2010 In Microsoft Outlook 2010 sind alle wichtigen Kommunikations-, Planungs-, Organisations- und Verwaltungswerkzeuge des Programmpakets Office 2010 zusammengefasst: Sie finden darin Verwaltungsbereiche für den Austausch von E-Mail- und sonstigen elektronischen Nachrichten, für Ihre Kontakte, Ihren Kalender und Ihre Aufgaben.
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Kommunikation mit Outlook 2010
Kapitel 17: Konten und Kontakte
Kapitel 19: Der Kalender und die Aufgaben
Im ersten Kapitel dieses Teils dreht es sich zunächst um die wichtigsten Elemente der Oberfläche des Programms. Dann wollen wir Ihnen zeigen, wie Sie die zur Kommunikation notwendigen Konten einrichten, und auch gleich noch auf die Kontakte eingehen, die für eine effektive Abwicklung von E-Mail-Nachrichten als Grundlage dienen können.
Die Funktionen im Ordner Kalender helfen Ihnen, Ihre Termine im Auge zu behalten: Sie können damit sowohl kürzere als auch ganztägige oder mehrtägige Aktivitäten planen. Mit Hilfe der Funktionen im Ordner Aufgaben können Sie Ihre Aktivitäten – ähnlich wie bei einer handgeschriebenen Aufgabenliste – verwalten und kontrollieren. Sie können sich an den rechtzeitigen Abschluss einer Aufgabe erinnern lassen.
Kapitel 18: Der Austausch von E-Mail-Nachrichten Im Anschluss befassen wir uns mit dem wohl wichtigsten Bereich des Programms – dem Austausch von Nachrichten mittels E-Mail. Sie finden in diesem Kapitel alle notwendigen Hinweise für die Arbeit damit. Sehr interessant sind auch die im Programm benutzten Werkzeuge zur Verwaltung, die Sie übrigens in den anderen Bestandteilen und Bereichen des Programms – wie Kontakte und Termine usw. – fast auf dieselbe Weise einsetzen können.
Kapitel 20: Die Outlook-Optionen Im letzten Kapitel dieses Teils geht es wieder um die im Programm verfügbaren Optionen. Wir werden hier auch speziell auf Sicherheitsaspekte bei der Arbeit mit dem Programm eingehen. Neben diesen Sicherheitseinstellungen gibt es aber noch diverse weitere Optionen oder Programmeinstellungen.
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Kapitel 17 Konten und Kontakte Microsoft Outlook beinhaltet aufgrund seiner speziellen Aufgabenstellung als Anwendung für die Kommunikation und Organisation von Daten andere Programmelemente als Programme wie beispielsweise Microsoft Word oder Excel. Das gilt besonders für die Version 2010. Sie mit diesen Elementen vertraut zu machen, ist die Aufgabe dieses ersten Kapitels:
»» Die prinzipiellen Funktionen von Outlook 2010 sind fast identisch mit denen der Vorgängerversion. Allerdings finden Sie jetzt in allen Bereichen des Programms das Menüband – bei der Version 2007 mussten Sie den Hauptbildschirm noch über Menüs und Symbolleisten steuern. Wir wollen Sie darum in einem Überblick mit den einzelnen Fenstern des Programms vertraut machen ( Abschnitte 17.1).
»» Danach sollten Sie sich mit der Einrichtung von Konten beschäftigen. Beim ersten Starten von Outlook wird nach der Aufforderung, das Produkt zu registrieren, auch ein Assistent gestartet, der Sie bittet, ein Konto zu konfigurieren. Sie können das aber auch später durchführen ( Abschnitt 17.2).
»» Wir wollen uns auch gleich mit der Eingabe von Kontaktdaten beschäftigen. Für den im nächsten Kapitel angesprochenen Austausch von E-Mails ist das zwar nicht unbedingt notwendig, es bedeutet aber eine erheblich Erleichterung ( Abschnitt 17.3).
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»» Der neue Outlook Connector für soziale Netzwerke verbindet Sie mit den von Ihnen verwendeten sozialen und Unternehmensnetzwerken, einschließlich Microsoft SharePoint, Windows Live und anderen beliebten Websites von Drittanbietern ( Abschnitt 17.4). Sie können Informationen über die Personen in Ihrem Netzwerk erhalten und mit diesen in Kontakt bleiben, ohne Outlook verlassen zu müssen.
17.1 Die Oberfläche in der Übersicht Wenn Sie Outlook – bzw. Office – auf einem Rechner installieren, bei dem noch keine Vorversion vorhanden war, wird beim ersten Starten dieses Programms auch ein Assistent gestartet, um ein Konto zu konfigurieren. Klicken Sie im Begrüßungsfenster dieses Assistenten auf Weiter und folgen Sie dann den einzelnen Schritten.
»» Wenn Sie vor der Installation von Outlook bereits ein anderes E-Mail-Programm eingerichtet und genutzt haben – beispielsweise Outlook Express unter Windows XP oder Windows Mail unter Windows Vista bzw. Windows 7 –, werden Sie gefragt, ob Sie die dafür benutzten Kontoeinstellungen auch für Outlook übernehmen möchten. Wenn Sie Aktualisieren wählen und auf Weiter klicken, ist Outlook zufrieden und die Einstellungen werden übernommen.
»» Wenn Sie das vorher benutzte Konto nicht übernehmen möchten, benutzen Sie die Option Nicht aktualisieren und klicken auf Weiter. Sie werden dann erneut gefragt, ob Sie ein E-Mail-Konto einrichten wollen. Wählen Sie Ja und klicken Sie erneut auf Weiter.
Die Oberfläche in der Übersicht
Sie können aber auch abbrechen und diesen Assistenten später manuell starten. Die Vorgehensweise ist dann – mit Ausnahme der einleitenden Dialogfelder – dieselbe ( unten). Anschließend wird – nach einer kurzen Einblendung des Programmlogos – die Arbeitsfläche des Programms angezeigt. Die Oberfläche besteht aus mehreren Fenstern, in denen die wichtigsten Elemente automatisch angezeigt werden ( Abbildung 17.1 und unten).
Wenn Sie noch keine Änderungen am Erscheinungsbild des Programms vorgenommen haben, werden bei Outlook nach dem Start vier Fenster angezeigt: der Navigationsbereich, das Informationsfenster, der Lesebereich und die Aufgabenleiste. Für jeden dieser Bereiche bzw. Fenster gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie selbst benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Über die Registerkarte Ansicht im Menüband können Sie – unter anderem – die Navigationsleiste, die Symbolleisten und die Statusleiste ab- und wieder anschalten.
Abbildung 17.1 Die Outlook-Oberfläche in der Standardeinstellung
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Kapitel 17 • Konten und Kontakte
17.1.1
Der Navigationsbereich
Mit den Symbolen im Navigationsbereich – früher als Outlook-Leiste bezeichnet – sollten Sie sich zuerst beschäftigen, wenn Sie mit dem Programm zum ersten Mal arbeiten. Sie greifen damit direkt auf die verschiedenen Funktionen des Programms zu – beispielsweise auf den E-Mail-Verkehr, den Kalender, die Kontakte und andere Bereiche (à Abbildung 17.2 links).
Die Breite des Navigationsbereichs auf dem Bildschirm können Sie über die Maus regeln. Setzen Sie den Mauszeiger auf die rechte Begrenzungslinie des Bereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie.
TIPP
Der untere Abschnitt Der Navigationsbereich besteht aus zwei – in einigen Programmbereichen sind es auch mehrere – Abschnitten, die untereinander angeordnet sind. Wichtig ist zunächst einmal der untere Abschnitt im Navigationsbereich: hier finden Sie mehrere Schaltflächen, mit denen Sie zu den einzelnen Programmbereichen wechseln können. Standardmäßig werden hier zunächst Schaltflächen für die am häufigsten benutzten Bereiche angezeigt. Sie können aber auch weitere Bereiche anzeigen lassen. Wichtig für ein effektives Arbeiten mit dem Programm ist die Kenntnis der Techniken für einen schnellen Wechsel zwischen den einzelnen Bereichen.
» Nach dem Starten des Programms wird in der Grund-
Abbildung 17.2 Der Navigationsbereich und die Formen der Ansicht
Allgemeine Einstellungen Zur Ansicht des Navigationsbereichs stehen Ihnen über die Liste zu Navigationsbereich in der Gruppe Layout auf der Registerkarte Ansicht mehrere Alternativen zur Verfügung (à Abbildung 17.2 rechts). Standardmäßig ist hier die Option Normal eingeschaltet. Wenn Sie mehr Platz auf dem Bildschirm brauchen, können Sie die Option Minimiert wählen. Damit wird die Leiste dieses Bereichs zu einer schmalen Spalte am linken Fensterrand verkleinert. Durch einen Klick auf die Schaltflächen mit den beiden nach rechts zeigenden Pfeilspitzen oben in dieser Leiste lassen Sie den Navigationsbereich wieder vollständig anzeigen. Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche minimiert ihn wieder.
452
einstellung der Bereich E-Mail angezeigt. Klicken Sie beispielsweise auf Kontakte, um die Kontakte anzuzeigen. Als Erfolg wird im selben Fenster der Inhalt des Moduls im Hauptbereich des Bildschirms angezeigt. Der Inhalt des Hauptbereichs wechselt also je nach dem gewählten Modul.
» Sie können aber ein Outlook-Modul auch in einem eigenen Fenster anzeigen lassen, das dann zusätzlich angezeigt wird. Klicken Sie die entsprechende Schaltfläche im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste an und wählen Sie den Befehl In neuem Fenster öffnen. Sie können dafür sowohl die Kontextmenüs der großen als auch die der kleinen Schaltflächen benutzen.
» Wenn Sie die Navigation über Tastenkombinationen bevorzugen, können Sie auch diese verwenden, beispielsweise Ÿ+1 für E-Mail, Ÿ+2 für Kalender und Ÿ+3 für Kontakte.
Die Oberfläche in der Übersicht
Die waagerechte Trennlinie zwischen den Bereichen im Navigationsbereich können Sie nach oben oder unten verschieben und so mehr Raum entweder für den oberen oder den unteren Teil schaffen. Wenn Sie die Linie nach unten schieben, werden nicht mehr alle Schaltflächen im unteren Teil des Navigationsbereichs angezeigt. Im oberen Bereich steht aber mehr Platz für die dort angezeigten Elemente zur Verfügung.
TIPP
Der obere Bereich Der obere Teil des Navigationsbereichs zeigt Elemente an, die sich je nach dem unten gewählten Programmmodul unterscheiden (à Abbildung 17.3). Haben Sie beispielsweise den Bereich E-Mail gewählt, werden dort die einzelnen Unterordner dieses Bereichs angezeigt, beim Bereich Kalender finden Sie hier ein Kalenderelement zur Datumsnavigation und darunter Optionen für die Wahl der Ansicht. Was genau im Programmmodul E-Mail im oberen Teil des Navigationsbereichs angezeigt wird, ist eine Frage von mehreren Dingen: Hatten Sie beispielsweise mit Office 2010 ein Update auf der Basis einer bereits vorhandenen Vorversion durchgeführt, werden für Outlook meist die vorhandenen Einstellungen übernommen. Auch die eingerichteten Konten beeinflussen die Anzeige (à unten).
ACHTUNG
Der Bereich der Favoriten Haben Sie unten im Navigationsbereich den Programmbereich EMail gewählt, werden darin oben mehrere Favoritenordner angezeigt. Beachten Sie gleich, dass Sie die Anzeige über den Befehl Favoriten in der Liste zur Schaltfläche Navigationsbereich in der Gruppe Layout auf der Registerkarte Ansicht an- und abschalten. Standardmäßig finden Sie hier Kopien der Ordner Posteingang und Gesendete Elemente. Sie können in diesem Bereich auch weitere Ordner hinzufügen, sie entfernen oder anders anordnen. Zum Hinzufügen oder Entfernen von Ordnern aus den Favoritenordnern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, der hinzugefügt bzw. entfernt werden soll, und wählen Sie anschließend im Kontextmenü In Favoriten anzeigen bzw. Aus Favoriten entfernen. Oder klicken Sie auf einen Ordner und ziehen Sie ihn in die Ordnerliste im Favoritenordner, um den Ordner hinzuzufügen, oder aus der Liste, um den Ordner zu entfernen.
17.1.2
Der Ansichtsbereich
Der größte Teil des Bildschirms ist in der Grundeinstellung des Programms durch den Ansichtsbereich belegt. In diesem werden die Elemente des aktuell gewählten Outlook-Moduls – wie E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben usw. – angezeigt. Im Bereich E-Mail finden Sie darin den Nachrichtenverkehr, unter Kontakte werden die eingegebenen Daten zu Ihren Kontakten an-
Abbildung 17.3 Die Anzeigen im oberen Teil unterscheiden sich – hier die Bereiche E-Mail, Kalender und Kontakte.
453
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
Abbildung 17.4 Der Ansichtsbereich für E-Mail und für Kontakte
gezeigt ( Abbildung 17.4). Auch andere Inhalte können hier wiedergegeben werden.
Ansichten Zur Anzeige der Outlook-Elemente in diesem Bereich können Sie zwischen verschiedenen Formen wählen: Das Programm verfügt über verschiedene Standardformen von Ansichten – wie Tabellen oder Karteikarten –, die die Elemente in einer bestimmten Weise im Fenster anordnen. In welcher Sortierung die Elemente in einer Ansicht dargestellt werden, können Sie zusätzlich über einzelne Anordnungen wählen. Die Befehle dazu unterscheiden sich je nach dem gerade gewählten Funktionsbereich. Im Bereich Kontakte finden Sie andere als im Bereich Kalender. Wenn Sie beispielsweise den Bereich Kontakte gewählt haben, können Sie über den Katalog zum Befehl Ansicht ändern in der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkarte Start zwischen verschiedenen Darstellungen der Anzeige
454
wählen ( Abbildung 17.5). Entsprechendes gilt auch für Ihre E-Mail-Nachrichten. Outlook verfügt aber über fünf Standardtypen für die Ansicht, mit deren Struktur Sie sich gleich zu Beginn vertraut machen sollten: Dies sind die Tabellenansicht, die Ansicht Zeitskala, die Tages-/Wochen-/Monatsansicht, die Kartenansicht und die Symbolansicht.
»»
In einer Tabellenansicht – beispielsweise der Ansicht Telefon im Bereich Kontakte – werden die Elemente in einem Raster aus Zeilen und Spalten angezeigt ( Abbildung 17.6). Jede Zeile unter einer Überschriftzeile steht für ein Element. Die Details zu den Elementen werden in den Spalten der Tabelle angezeigt. Eine Tabellenansicht eignet sich besonders gut zum Anzeigen von Nachrichten, Aufgaben und Details zu einem beliebigen Element. Welche Spaltenüberschriften – und damit welche Elemente der Liste – angezeigt werden, können Sie über den Befehl Ansichtseinstellungen in
Abbildung 17.5 Der Kataloge zu Ansicht ändern für die Kontakte und die Nachrichten
Die Oberfläche in der Übersicht
der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkarte Ansicht regeln. Sie können weitere Details zu den Elementen hinzufügen, indem Sie Spalten hinzufügen oder löschen. Außerdem können Sie die Elemente nach bestimmten Kriterien filtern, sortieren oder gruppieren.
ten mit unterschiedlichen Buchstaben zu wechseln. Die Spaltenbreiten können Sie – gemeinsam für alle Spalten – über die Maus regeln, indem Sie einen der Trennstriche zwischen den Spalten verschieben. Andere Detaillierungsgrade können Sie darstellen, indem Sie Felder in einem Element hinzufügen bzw. löschen oder Elemente nach den von Ihnen angegebenen Kriterien filtern.
Abbildung 17.6 Die Kontakte in einer Tabellenansicht
»» In einer Kartenansicht werden die Elemente als einzelne Karten ähnlich wie Adresskarteikarten angezeigt ( Abbildung 17.7). Die Ansicht eignet sich besonders zum Anzeigen von Kontakten und anderen Elementen in alphabetischer Reihenfolge. Klicken Sie auf die Buchstaben in der Registerleiste auf der rechten Seite, um rasch zwischen den Kar-
Abbildung 17.7 Elemente des Ordners Kontakte als Adresskarteikarten
»» In einer Tages-/Wochen-/Monatsansicht werden die Elemente in einem Kalender angeordnet, ähnlich wie in einem Tagesplaner im Papierformat ( Abbildung 17.8). Sie können damit die Elemente in Zeitblöcken für Tage, Wochen oder einen Monat betrachten. In
Abbildung 17.8 Der Kalender in der Ansicht Arbeitswoche
455
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
einer solchen Ansicht können Sie über Schaltflächen in der Gruppe Anordnen der Registerkarte Start zwischen der Darstellung Tag, Arbeitswoche, Woche oder Monat wechseln (à Kapitel 19).
17.1.3
Der Lesebereich
Anordnungen
Das Vorschaufenster aus früheren Versionen von Outlook wurde neu gestaltet und für das Lesen von E-MailNachrichten und anderen Inhalten optimiert. Mit Hilfe dieses Lesebereichs können Sie sich zum gerade in einer Ansicht markierten Element zusätzliche Informationen anzeigen lassen (à Abbildung 17.9). Wie ein Blatt Papier ist der Lesebereich senkrecht angeordnet und zeigt bei Verwendung des neuen Mehrzeilenlayouts fast doppelt so viele Informationen auf dem Bildschirm an wie das alte Vorschaufenster.
Innerhalb einer Ansicht können Sie mit Anordnungen arbeiten. Eine Anordnung ist eine vordefinierte Kombination aus einer Ansicht, einer Gruppierung und einer Sortierung. Im Bereich E-Mail können Sie beispielsweise über den Katalog zum Befehl Anordnen nach in der Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht einstellen, in welcher Reihenfolge die Nachrichten sortiert werden sollen (à Kapitel 18).
Ob und wo dieser Lesebereich angezeigt wird, können Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht festlegen. Sie können ihn entweder Rechts oder Unten vom Hauptfenster anzeigen oder ganz abschalten lassen. Über den Befehl Optionen in dieser Liste können Sie einige Einstellungen für Nachrichten vornehmen.
Mit jedem Ansichtstyp sind weiterhin spezielle Druckformate verbunden, die Sie auswählen, um entweder eine Ansicht oder ein Element zu drucken.
TIPP
Abbildung 17.9 Ansicht eines Kontakts mit Lesebereich
456
Die Oberfläche in der Übersicht
17.1.4 Die Aufgabenleiste
17.1.5 Der Bereich Outlook Heute
Ein weiteres Fenster, das standardmäßig im Programmfester angezeigt wird, nennt sich Aufgabenleiste ( Abbildung 17.10). Über den Katalog zur Aufgabenleiste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht können Sie festlegen, ob dieses Fenster Normal, Minimiert oder Aus gezeigt wird. In dieser Leiste können Sie einen Datumsnavigator, die anstehenden Termine und eine Liste der noch nicht abgeschlossenen Aufgaben anzeigen lassen.
Der Bereich Outlook Heute bietet einen vollständigen Überblick über den gesamten aktuellen Tag. Sie finden hier eine Zusammenfassung anstehender Termine, der zu erledigenden Aufgaben und eine Übersicht über die noch zu bearbeitenden Nachrichten.
Anzeigen Seit der Version 2007 wird der Bereich Outlook Heute beim Starten nicht mehr automatisch angezeigt. Sie können jetzt die Anzeige durch einen Klick auf Persönliche Ordner im Navigationsbereich bewirken. Die Ebene Persönliche Ordner kann – je nach Form der Installation auch die Bezeichnung Outlook tragen. Nach der Installation ist diese Seite – bis auf einen Hinweis auf die Begrüßungsnachricht von Microsoft – noch leer. Sie wird später automatisch gefüllt, wenn Sie Termine im Kalender und Aufgaben in den entsprechenden Programmbereichen eintragen ( Abbildung 17.11).
Zu den Details wechseln In der standardmäßig angezeigten Ansicht werden die für den aktuellen Tag anstehenden Termine im Kalender, die durchzuführenden Aufgaben sowie die noch nicht bearbeiteten Nachrichten in drei nebeneinander gesetzten Spalten angezeigt. Sie können von hier aus schnell zu den einzelnen Elementen wechseln.
»» Um zu den Details der in Outlook Heute zusammen-
Abbildung 17.10 Die Aufgabenleiste
gefassten Ordner zu wechseln, klicken Sie auf eine der Überschriften Kalender, Aufgaben oder Nachrichten. Im entsprechenden Ordner können Sie dann die Termine, Aufgaben oder Nachrichten jeweils im Zusammenhang bearbeiten.
Abbildung 17.11 Der Bereich Outlook Heute fasst aktuelle Daten zusammen.
457
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
»» Wollen Sie zu einem dieser Ordner wechseln und gleich auch einen der angezeigten Termine, eine Aufgabe oder eine Nachricht markieren, klicken Sie direkt auf dieses Element.
Standardmäßig wird nur nach dem Fälligkeitsdatum sortiert. Wenn regelmäßig viele Aufgaben angezeigt werden, können Sie mit dem Feld anschließend nach zusätzlich ein zweites Sortierkriterium benutzen.
»» Darüber hinaus können Sie auf der Seite Outlook
»» Über den Bereich Formate können Sie zwischen fünf
Heute einige häufig auftretende Änderungen ausführen, beispielsweise können Sie abgeschlossene Aufgaben als erledigt markieren. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen. Die Aufgabe wird dann durchgestrichen angezeigt. Ein weiterer Klick zeigt sie wieder als nicht erledigt an.
Anpassen Durch einen Klick auf die Schaltfläche Outlook Heute anpassen in der Titelleiste öffnet sich ein Dialogfeld, über das Sie das Erscheinungsbild von Outlook Heute ändern können. Nach einer Änderung der Einstellungen kehren Sie über die Schaltfläche Änderungen speichern zur Anzeige von Outlook Heute zurück.
»» Durch Aktivieren der Option Beim Start direkt zu Outlook Heute wechseln können Sie bewirken, dass dieser Ordner direkt beim Starten von Outlook automatisch angezeigt wird. Hierdurch werden die anderen Einstellungen unter den Outlook-Optionen überschrieben, die definieren, welchen Ordner Outlook beim Programmstart anzeigen soll.
»» Über die Schaltfläche Ordner wählen können Sie den Ordner wählen, aus dem die Nachrichten angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird der Ordner Posteingang verwendet. Eine Änderung empfiehlt sich hier nur, wenn Sie an Sie gerichtete Nachrichten in einem anderen Ordner ablegen lassen.
»» Unter der Überschrift Kalender können Sie die Anzahl der Tage einstellen, für die Elemente im Ordner Kalender angezeigt werden sollen.
»» Im Bereich Aufgaben können Sie wählen, was in der Aufgabenliste angezeigt werden soll. Sie können einerseits alle anstehenden Aufgaben oder nur die für den aktuellen Tag wählen. Durch Aktivieren von Einschließlich Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum bewirken Sie im letzteren Fall die zusätzliche Anzeige von Aufgaben, für die kein Datum eingegeben wurde. Außerdem können Sie hier die Liste der Aufgaben nacheinander nach zwei Kriterien sortieren lassen.
458
Darstellungsformaten für das Gesamtbild wählen.
17.2 Konten einrichten und bearbeiten Zur Kommunikation mit der Außenwelt benötigen Sie Konten. Konten können bei Outlook 2010 für diverse Zwecke eingerichtet werden. Am wichtigsten darunter sind natürlich jene, die Sie zum Austausch von Nachrichten per E-Mail benötigen.
17.2.1 Typen von Internetkonten Bevor wir uns weiter mit der manuellen Einrichtung von Konten beschäftigen, hier eine kurze Zwischenbemerkung: Die Unterschiede zwischen den beiden wichtigsten E-Mail-Konten für den Kontakt zu Mailservern im Internet sollten Sie kennen. Das sind zunächst einmal die Typen POP3 und IMAP. Die Namen stehen für das jeweils benutzte Protokoll. Beide Protokolle stellen Regeln dar, wie zwei Rechner, die an das Internet angeschlossen sind, miteinander kommunizieren müssen, um elektronische Nachrichten austauschen zu können. Der Unterschied besteht im Wesentlichen in der Form der Verwaltung von Nachrichten: Der Vorteil von POP ist die Möglichkeit, nach der Übertragung der Nachrichten die Verbindung beenden und offline weiterarbeiten zu können. IMAP setzt normalerweise eine bestehende Verbindung zum Server voraus.
»» POP steht für Post Office Protocol. Bei POP3 befinden sich alle Nachrichten in einem einzigen Ordner des Servers. Beim Öffnen dieses Ordners wird der Inhalt – einschließlich der Anhänge – in den Speicherbereich des lokalen Systems kopiert und anschließend – bei der Mehrzahl der Dienstanbieter standardmäßig – vom Server gelöscht. Die anschließende Verwaltung findet auf dem lokalen System statt. Ein Nachteil entsteht, wenn Sie Ihre Nachrichten auf verschiedenen Computern bearbeiten wollen. Heruntergeladene Nachrichten sind lokal auf der
Konten einrichten und bearbeiten
Festplatte des Systems gespeichert, von dem aus Sie den Download vorgenommen haben. Um von einem anderen Ort aus an diese Nachrichten zu kommen, muss man Kontakt zu diesem Rechner haben.
»» IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Bei IMAP findet die gesamte Nachrichtenverwaltung auf dem Server statt. Damit hat man von jedem Ort, von dem man seine Mail abruft, den gleichen Stand an gelesenen, noch nicht gelesenen oder gelöschten Nachrichten. Über ein IMAP-Konto werden eingehende Nachrichten nicht mehr wie gewohnt direkt auf Rechner heruntergeladen, sondern Sie erhalten – wie bei einem Newsserver – zunächst nur eine Liste der Nachrichten mit den Betreffzeilen. Die Nachricht wird erst dann angezeigt, wenn Sie einen Doppelklick darauf ausführen. Sie können darüber hinaus auf dem Server Ordner einrichten, in die Sie Nachrichten verschieben können. IMAP erlaubt außerdem, zunächst nur die Titel der Mail anzuschauen und auszuwählen, welche Mail man vom Server laden und lesen möchte. Gerade bei Nachrichten mit Anhängen verkürzen sich so die Ladezeiten erheblich.
17.2.2 Konten einrichten Wir haben es oben schon erwähnt: Beim ersten Starten von Outlook nach der Installation wird auch ein Assistent gestartet, der Sie darum bittet, ein Konto zu konfigurieren. Wenn die Arbeit des Assistenten zur Einrichtung eines E-Mail-Kontos nicht erfolgreich gewesen sein sollte, müssen Sie dieses manuell konfigurieren. Das müssen Sie auch tun, wenn Sie weitere Konten hinzufügen oder vorhandene ändern oder löschen wollen. Dazu öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen darin die Kategorie Informationen. Oben in dieser Kategorie finden Sie unter Kontoinformationen eine Liste, in der die bereits eingestellten Konten angezeigt werden. Wenn Sie ein neues Konto manuell hinzufügen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen und wählen Sie im daraufhin geöffneten Drop-down-Menü den Befehl Kontoeinstellungen aus. Das Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt, über das Sie ein neues Konto erstellen oder das bzw. die bereits eingerichteten Konten kontrollieren und gegebenenfalls ändern können ( Abbildung 17.12). Das Dialogfeld verfügt über mehrere Registerkarten, über die Sie – neben E-Mail-Konten – noch verschiedene andere Arten von Konten kontrollieren können ( unten).
Abbildung 17.12 Im Dialogfeld Kontoeinstellungen werden die vorhandenen Konten aufgelistet.
459
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
Die bereits vorhandenen Konten werden im mittleren Bereich des Fensters zeilenweise aufgelistet. Die Schaltflächen darüber dienen zur Kontrolle des in dieser Liste markierten Kontos ( Tabelle 17.1). Einige davon sind erst wählbar, nachdem Sie ein Konto markiert haben. Symbol
Wirkung
Neu
Startet einen Assistenten zum Einrichten eines neuen Kontos.
Reparieren
Startet ebenfalls den Assistenten zum Einrichten. Markieren Sie vorher das gewünschte Konto.
Ändern
Benutzen Sie diesen Befehl, um die Kontoeinstellungen einzusehen und sie zu ändern.
Als Standard festlegen
Legt das vorher markierte Konto als Standard fest.
Löschen
Löscht das vorher markierte Konto. Verschiebt das markierte Konto nach oben. Es wird dann beim Nachrichtenaustausch vor den anderen verwendet. Verschiebt das markierte Konto nach unten.
Der Assistent zum Einrichten neuer Konten Zum Einrichten eines neuen Kontos klicken Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen auf der Registerkarte E-Mail auf die Schaltfläche Neu. Anschließend müssen Sie zunächst den zu verwendenden Servertyp festlegen. Klicken Sie dann auf Weiter. Das Dialogfeld mit der Überschrift Konto automatisch einrichten wird angezeigt ( Abbildung 17.13). Sie müssen im folgenden Fenster die Grunddaten für Ihr E-Mail-Konto eingeben.
»» Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an, der zu Ihrer E-Mail-Adresse gehört. Beim Versenden von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von in den von Ihnen ausgehenden Nachrichten angezeigt.
»» Das Feld E-Mail-Adresse nimmt die Adresse auf, die verwendet werden soll, um über dieses Konto E-MailNachrichten an Sie zu senden. Die Adresse muss das Format name@anbieter besitzen.
»» Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Eingaben in diesem Feld durch Sternchen ersetzt.
Tabelle 17.1 Die Befehlsschaltflächen für die Kontoeinstellungen
Abbildung 17.13 Geben Sie die Grunddaten ein.
460
Konten einrichten und bearbeiten
Nach einer Bestätigung über Weiter versucht der Assistent, mit diesen Daten eine Verbindung zum Server aufzubauen. Wenn Sie mit einer Wählverbindung arbeiten, müssen Sie zuerst die Verbindung zum Internet herstellen. Zunächst wird versucht, eine verschlüsselte Verbindung herzustellen. Sollte Ihr Dienstanbieter eine solche Form nicht zur Verfügung stellen, wird das gemeldet. Anschließend wird automatisch versucht, eine unverschlüsselte Verbindung aufzubauen. Der Erfolg wird gemeldet. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig stellen. Sollte der Assistent keine Verbindung herstellen können, müssen Sie die Konfiguration manuell durchführen (à unten).
TIPP
Konto manuell einrichten Wenn Sie eine vollständige Kontrolle über die Verbindungsdaten haben wollen, aktivieren Sie im Dialogfeld die Option Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren und klicken Sie auf Weiter (à Abbildung 17.13). Im folgenden Fenster müssen Sie dann die Art des Kontos spezifizieren. Wählen Sie Internet-E-Mail und bestätigen Sie über Weiter.
Im Dialogfeld Internet-E-Mail-Einstellungen geben Sie die Benutzer-, Anmelde- und Serverinformationen ein (à Abbildung 17.14). Die dafür notwendigen Daten erhalten Sie von Ihrem Dienstanbieter.
» Im Feld Ihr Name geben Sie den Anzeigenamen an, der zu Ihrer E-Mail-Adresse gehört. Beim Versenden von Nachrichten wird dieser Name im Feld Von in den von Ihnen ausgehenden Nachrichten angezeigt.
» Das Feld E-Mail-Adresse gibt die Adresse an, die zu verwenden ist, um über dieses Konto E-Mail-Nachrichten an Sie zu senden. Die Adresse muss das Format name@anbieter besitzen.
» Unter Kontotyp legen Sie den Typ des Kontos fest. Die oben beschriebenen beiden Alternativen POP3 und IMAP stehen zur Verfügung.
» In den Feldern Posteingangsserver und Postausgangsserver (SMTP) geben Sie die Server für Ihre eingehenden und ausgehenden Nachrichten an. Auch diese Daten erhalten Sie von Ihrem Dienstanbieter.
» Unter Benutzername geben Sie Ihren Kontonamen an. Dieser kann dem Teil Ihrer E-Mail-Adresse links
Abbildung 17.14 Geben Sie Ihre Daten ein.
461
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
vom @-Zeichen entsprechen. Bei T-Online geben Sie hier die Benutzernummer ein.
» Im Feld Kennwort geben Sie das Kennwort ein, das Ihnen von Ihrem Internetdienstanbieter zugewiesen wurde. Aus Sicherheitsgründen werden die Eingaben in diesem Feld durch Sternchen ersetzt. Das Kennwort für den Zugang per POP wird aber unverschlüsselt übertragen.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kennwort speichern, wenn dieses in Outlook gespeichert werden soll. Sie müssen dann das Kennwort bei der Verbindungsaufnahme nicht jedes Mal erneut eingeben. Allerdings können dann auch andere Personen von Ihrem System aus das Konto benutzen.
» Ein Aktivieren von Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich bewirkt, dass Sie sich beim Server damit anmelden. In diesem Fall müssen Sie sich meist auch dann beim Server anmelden, wenn eine Verbindung bereits besteht. Nach der Eingabe der Daten in diesem Dialogfeld müssen Sie gegebenenfalls über die Schaltfläche Weitere Einstellungen zusätzliche Informationen zur Abwicklung des Nachrichtenverkehrs festlegen. Ob diese notwendig sind, erfahren Sie von Ihrem Dienstanbieter.
Kontoeinstellungen testen Anschließend sollten Sie die Funktionsfähigkeit Ihrer Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Kontoeinstellungen testen kontrollieren. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Computer mit dem Internet verbunden werden kann. Falls Sie für Ihr Kennwort die Option Kennwort speichern nicht aktiviert hatten, müssen Sie dieses zusätzlich eingeben. Der Testverlauf wird in einem Dialogfeld dargestellt. Nacheinander werden die Netzwerkverbindung hergestellt, die Server für den Postausgang und den Posteingang gesucht, die Anmeldung beim Eingangsserver vorgenommen und eine Testnachricht gesendet. Nach einem Klick auf Schließen und einem weiteren Klick auf Weiter wird gemeldet, dass das Konto eingerichtet wurde. Bestätigen Sie über Fertig stellen.
462
17.2.3 Konten bearbeiten Auch um die eingerichteten Konten zu kontrollieren und gegebenenfalls zu bearbeiten, arbeiten Sie über das Dialogfeld Kontoeinstellungen, das Sie über die Registerkarte Datei auf den Bildschirm bringen (à oben).
Vorhandenes Konto reparieren Wenn ein Konto einmal funktioniert hat, jetzt aber plötzlich nicht mehr, können Sie versuchen, es automatisch reparieren zu lassen. Dazu markieren Sie im Dialogfeld Kontoeinstellungen das Konto und klicken auf Reparieren. Die vorher von Ihnen eingegebenen Einstellungen hinsichtlich Name, E-Mail-Adresse, Kennwort werden dann übernommen und der Assistent versucht erneut, mit diesen Daten eine Verbindung zum Server aufzubauen (à Abbildung 17.13 auf Seite 460). Wenn Sie mit einer Wählverbindung arbeiten, müssen Sie zuerst die Verbindung zum Internet herstellen. Sie sollten diese Möglichkeit zur Reparatur nur dann verwenden, wenn der Assistent bei der ersten Einrichtung des Kontos schon einmal erfolgreich war. Anderenfalls vergeuden Sie damit nur Zeit.
TIPP
Einstellungen ändern Über Ändern wird das bereits beim Einrichten des vorher markierten Kontos verwendete Dialogfeld angezeigt (à Abbildung 17.14 auf Seite 461). Hier können Sie die Einstellungen zum Konto ändern. Das sollten Sie aber nur tun, wenn sich bei der Arbeit mit dem Konto Probleme ergeben.
Den Standard und die Reihenfolge festlegen Wenn Sie mehr als ein Konto verwenden, können Sie angeben, welches Konto das Standardkonto ist, so dass es als erstes Konto verarbeitet wird. Markieren Sie dazu das gewünschte Konto und wählen Sie die Schaltfläche Als Standard festlegen. Microsoft Outlook sendet Ihre Nachrichten mit dem Standardkonto, es sei denn, Sie wählen manuell ein anderes Konto aus (à Kapitel 18). Über die beiden Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge der Konten ändern. Wenn ein Konto in der Liste nach oben verschoben wird, wird es vor den in der Liste tiefer platzierten Konten verarbeitet.
Die Kontakte
Konto löschen
Das Hauptfenster
Ein Klick auf Entfernen löscht das vorher markierte Konto aus der Liste. Wenn Sie seine Einstellungen später noch benötigen, sollten Sie das Konto vorher exportieren oder zumindest seine Daten notieren.
Standardmäßig wird der Inhalt dieses OutlookOrdners in der Ansicht Visitenkarten angezeigt (à Abbildung 17.15). In dieser Ansicht werden die wichtigsten Daten – wie Name, Postadresse, Telefon- und Faxnummern sowie die E-Mail-Adresse – in Blöcken zusammengefasst. Natürlich werden jeweils nur die bereits eingegebenen Daten angezeigt. Mithilfe des Registers am rechten Rand gelangen Sie aber schnell zum gewünschten Anfangsbuchstaben. Sie können auch zusätzliche Register für einige Sprachen anzeigen lassen, die keine lateinischen Buchstaben benutzen.
Datendatei Unten im Dialogfeld Kontoeinstellungen wird angezeigt, an welchen Speicherort die über das markierte Konto neu eingehenden Nachrichten weitergeleitet werden. Dieser Bereich ist nur interessant, wenn Sie mit mehr als einer Datendatei oder mehr als einem Ordner für den Posteingang darin arbeiten. Über die Schaltfläche Ordner wechseln können Sie festlegen, an welche Datendatei bzw. welchen Ordner darin der Posteingang übertragen werden soll. Für jedes der eingerichteten Konten steht hier eine Option zur Verfügung. Sie können hier beispielsweise die über alle Konten empfangenen Nachrichten an einen einzigen Ordner weiterleiten.
Über die Gruppe Ansicht ändern der Registerkarte Start passen Sie diese Voreinstellung an Ihre Wünsche an (à Abbildung 17.5 auf Seite 454). Beispielsweise können Sie andere Felder anzeigen lassen oder die Elemente anders sortieren oder filtern.
17.3 Die Kontakte
17.3.2 Kontaktdaten eingeben
Wir wollen uns auch gleich mit der Eingabe von Kontaktdaten beschäftigen. Für den in nächsten Kapitel angesprochen Austausch von E-Mails ist das zwar nicht unbedingt notwendig, es bedeutet aber eine große Erleichterung. Dazu verwenden Sie den Outlook-Ordner Kontakte – das ist der Speicherort für die Daten der Personen und Unternehmen, mit denen Sie kommunizieren möchten. Sie können hierin mehrere Adressen, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen oder sonstige private oder geschäftliche Informationen übersichtlich in mehreren Formularen aufnehmen. Ganz nach Bedarf können diese Informationen umfassend oder kurz gehalten sein.
17.3.1
Bereichselemente
Machen Sie sich zu Beginn mit den typischen Elementen dieses Programmbereichs vertraut: Zur Anzeige der Kontakte wählen Sie in der Navigationsleiste den Ordner Kontakte. Über In neuem Fenster öffnen im Kontextmenü zum Symbol in der Navigationsleiste können Sie den Bereich auch in einem separaten Fenster öffnen.
TIPP
In einer Tabellenansicht für den Ordner Kontakte können Sie einen neuen Kontakt direkt über das standardmäßig mit Hier klicken, um Kontakt zu erstellen bezeichnete Feld eingeben (à Abbildung 17.6 auf Seite 455). Durch Drücken von Å wechseln Sie nach der Eingabe in einem Feld zum nächsten Feld. Allerdings sind Sie hier auf die Eingabe der in der jeweiligen Ansicht angezeigten Felder beschränkt. Um gleich mehrere Daten für einen neuen Kontakt einzutragen, müssen Sie über das Fenster Kontakt arbeiten. Zum Aufruf stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
» Ist der Bereich Kontakte bereits aktuell, klicken Sie zum Erstellen eines neuen Kontakts auf die Schaltfläche Neuer Kontakt in der Gruppe Neu der Registerkarte Start.
» Außerhalb des Ordners Kontakte öffnen Sie den Katalog zur Schaltfläche Neue Elemente in der Gruppe Neu und klicken anschließend auf Kontakt. Im Dialogfeld Unbekannt – Kontakt, das als Titel später den von Ihnen eingegebenen Namen des Kontakts erhält, können Sie ganz nach Bedarf die Informationen umfassend oder kurz gehalten eingeben (à Abbildung 17.16). Beispielsweise können Sie sich bei Geschäftspart-
463
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
Abbildung 17.15 Die Kontakte in der Ansicht Visitenkarten
Abbildung 17.16 Das Formular zum Eingeben der Kontaktdaten.
464
Die Kontakte
nern auf Namen und E-Mail-Adresse beschränken, bei Freunden und Bekannten hingegen ausführlichere Angaben wie Privatadresse, Spitzname, diverse Telefonnummern und den Geburtstag aufnehmen. Ist unter den Outlook-Optionen im Bereich Kontakte die Einstellung Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen aktiviert, öffnet sich bei erneuter Eingabe eines schon existierenden Namens ein Dialogfeld, in dem Sie entweder den neuen Kontakt nochmals hinzufügen oder den vorhandenen Kontakt mit den neuen Informationen aktualisieren können.
TIPP
Name und Firma Im oberen linken Bereich können Sie alle mit dem Namen und der Firma des Kontakts zusammenhängenden Daten in den Feldern Name, Position und Firma direkt eintragen. Wenn Sie einen Namen oder eine Adresse für einen Kontakt eingeben, spaltet Outlook diese(n) in Teile auf und platziert jeden Teil in einem eigenen Feld. Dadurch können Sie später Kontakte nach einem beliebigen Teil des Namens oder der Adresse sortieren, gruppieren oder filtern. Über das Listenfeld Speichern unter wählen Sie, in welcher Form der Eintrag in der Liste der Kontakte gespeichert werden soll. Outlook schlägt standardmäßig eine Einordnung nach dem Nachnamen vor. Sie können die Kontaktinformationen auch unter dem Vornamen, dem Firmennamen oder einem beliebigen anderen Wort einordnen, anhand dessen Sie den Kontakt schnell finden. Über die Optionen zum Ordner Kontakte wählen Sie die Voreinstellung für die Reihenfolge der Bestandteile des Namens eines neu eingegebenen Kontakts. Über das Feld Namensreihenfolge unter den Outlook-Optionen im Bereich Kontakte können Sie die Voreinstellung für die Reihenfolge der Bestandteile des Namens eines neu eingegebenen Kontakts wählen.
Internet Im Bereich Internet können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für den Kontakt erfassen. Wenn der Kontakt über mehrere Adressen verfügt, wählen Sie zuerst über das Listenfeld, welche Adresse Sie eingeben oder än-
dern wollen. Geben Sie dann die E-Mail-Adresse ein. Im Feld Anzeigen als wird nach Eingabe einer E-Mail-Adresse in der Voreinstellung die Form angezeigt, die Outlook beispielsweise im Adressbuch verwendet. Sie können diese Anzeige editieren. Die eingegebene Adresse selbst wird davon aber nicht beeinflusst. Wenn der Kontakt eine eigene Webseite besitzt, vermerken Sie die URL dazu im Feld Webseite. Im Feld IMAdresse können Sie für Kontakte, die Instant Messaging verwenden, die Adresse eingeben. Wenn der Kontakt geöffnet ist, wird der Onlinestatus des Kontakts in der Infoleiste angezeigt. Der Onlinestatus des Kontakts erscheint ebenfalls in der Infoleiste einer E-Mail-Nachricht, falls die im Feld Von: angezeigte Adresse in Ihrer Liste enthalten ist. Durch Klicken auf die Infoleiste können Sie eine Sofortnachricht senden.
Telefonnummern Im Bereich Telefonnummern können Sie eine Vielzahl von Rufnummern eingeben. Mit Geschäftlich, Privat, Fax geschäftl. und Mobiltelefon stehen Ihnen zunächst vier Felder als Voreinstellung zur Verfügung. Über die zu diesen Feldern gehörenden Listen können Sie das entsprechende Feld durch ein Feld für eine andere Telefonnummer ersetzen. Die vorher im ursprünglich angezeigten Feld vorgenommenen Eingaben bleiben aber erhalten und können durch einen erneuten Wechsel wieder angezeigt werden. Auf diese Weise werden alle im Listenfeld aufgelisteten Felder mit Telefonnummern versehen. Sie können aber immer nur vier davon im Fenster Kontakt anzeigen. Geben Sie im Feld neben dem Pfeil die Telefonnummer ein. Verwenden Sie das Format +Landesvorwahl (Ortskennzahl) Ortsnummer. Bei diesem kanonischen Adressformat handelt es sich um ein universelles Format für Telefonnummern, die von der Windows-TAPI (Telefonie-API) erkannt werden (Tabelle 17.2). In einigen Adressbuchprogrammen werden Nummern in diesem Format gespeichert. Wenn eine Nummer nicht richtig gewählt wird, können Sie die Nummer in diesem Format speichern oder eingeben. Durch dieses Format werden
465
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
Komponente
Beschreibung
+
Gibt an, dass die Nummer im kanonischen Format vorliegt.
Landeskennzahl
Die Standardlandeskennzahl, mit der das Land bzw. die Region für eine Telefonnummer angegeben wird. Diese Zahl besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9. Die Landeskennzahl wird durch ein Leerzeichen von den folgenden Komponenten abgetrennt.
(Ortskennzahl)
Diese Kennzahl enthält eine oder mehrere Ziffern zwischen 0 und 9 und wird durch Klammern von den übrigen Komponenten abgetrennt. Diese Komponente entfällt für Länder, in denen keine Ortskennzahlen verwendet werden.
Teilnehmernummer
Diese Zahl besteht aus einer oder mehreren Ziffern zwischen 0 und 9, Formatierungszeichen oder Steuerzeichen für den Wählvorgang. Die Teilnehmernummer darf keines der Zeichen (, ) oder ^ enthalten. Bei Formatierungszeichen in der Teilnehmernummer handelt es sich in der Regel um Leerzeichen, Punkte und Bindestriche. Mithilfe von Formatierungszeichen können Telefonnummern gut lesbar angezeigt werden. Diese Zeichen werden von TAPI nicht berücksichtigt und wirken sich daher nicht auf den Wählvorgang aus.
Tabelle 17.2 Das Kanonische Adressformat
die Komponenten einer Telefonnummer explizit erkannt und von TAPI gemäß der für ein Land bzw. für eine Region anzuwendenden Wählregeln übersetzt.
»» Wenn Sie die Landeskennzahl und die Ortskennzahl für eine Telefonnummer nicht angeben, verwendet die automatische Wahlwiederholung die Einstellungen im Feld Wahlparameter des Dialogfelds Neuer Telefonanruf. Die automatische Wahlwiederholung ist auch nicht in der Lage, Buchstaben als Bestandteil der Telefonnummer zu erkennen.
»» Sie können nach der Telefonnummer Wählhinweise eingeben – beispielsweise Nebenstelle 2120 oder nicht vor 12:00. Diese Hinweise werden von der automatischen Wahlwiederholung ignoriert. Um die Einzelheiten zur Telefonnummer einzublenden, doppelklicken Sie auf die unterstrichene Telefonnummer. Über die Felder Land/Region, Ort/Vorwahl und Ortsanschluss können Sie die einzelnen Bestandteile der Rufnummer separat eingeben ( Abbildung 17.17).
Abbildung 17.17 Das Dialogfeld Telefonnummer überprüfen
466
Im Feld darüber wird die Nummer in dem für Outlook gewünschten Format angezeigt.
Adressen Der Bereich Adressen des Formulars Kontakt liefert Raum für mehrere Anschriften des Kontakts. Für jeden Kontakt lassen sich bis zu drei Adressen eingeben. Wählen Sie zunächst über das Listenfeld die Adresse und welche Art von Informationen – geschäftliche, private oder andere – Sie erfassen wollen. Geben Sie dann die Daten ein. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Adresse wird das Dialogfeld Adresse überprüfen angezeigt, über das Sie die Adressdaten spezifizieren oder auch erweitern können ( Abbildung 17.18). Ist die Option Diesen Dialog … einblenden in diesem Dialogfeld aktiviert, wird das Dialogfeld im Bedarfsfall auch automatisch geöffnet.
Abbildung 17.18 Das Dialogfeld Adresse überprüfen
Die Kontakte
» Mithilfe des Listenfelds Land/Region können Sie das Land aus einer Liste auswählen. In der Standardeinstellung wird zunächst das Land gewählt, für das Sie Ihr System registriert haben. Wenn Sie mehrere Adressen zu einem Kontakt eingegeben haben, sollten Sie angeben, welche davon beim Erstellen eines Briefs an diesen Kontakt als Voreinstellung für die Postanschrift verwendet werden soll. Wählen Sie dazu im Formular Kontakt die entsprechende Adresse über das Listenfeld aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dies ist die Postanschrift. Diese Adresse wird auch zum Drucken von Adressetiketten und Briefumschlägen oder zum Erstellen von Serienbriefen verwendet (à Kapitel 24).
TIPP
Ein Bild aufnehmen Wenn Sie über ein digitales Bild des Kontakts verfügen, können Sie dieses mit anzeigen lassen. Klicken Sie auf Bild in der Gruppe Optionen der Registerkarte Kontakt und wählen Sie Bild hinzufügen. Das öffnet den Ordner, in dem standardmäßig Bilder auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Bei Windows Vista ist das beispielsweise der Unterordner Bilder im persönlichen Ordner des Benutzers, bei Windows 7 die Bibliothek Bilder. Markieren Sie hier die Datei und klicken Sie auf Öffnen.
Wollen Sie das Bild später ändern, benutzen Sie dieselbe Schaltfläche und wählen Sie dann einen der Befehle Bild ändern oder Bild entfernen.
Visitenkarte Über die Schaltfläche Visitenkarte in der Gruppe Optionen der Registerkarte Kontakt können Sie festlegen, welche Informationen zu einem Kontakt in der Ansicht Visitenkarte angezeigt werden sollen. Im Dialogfeld Visitenkarte bearbeiten wird links oben die Visitenkarte zum Kontakt angezeigt (à Abbildung 17.19). Über den Bereich Felder darunter können Sie weitere Felder hinzufügen, nicht erwünschte Felder entfernen oder die Reihenfolge der Anzeige ändern. Zum Formatieren eines Felds markieren Sie es im Bereich Felder und benutzen dann die Schaltflächen im Bereich Bearbeiten. Über die Optionen im Bereich Kartenentwurf oben links im Dialogfeld können Sie das Layout – besonders die Position des Bilds – verändern oder auch der Karte eine Hintergrundfarbe zuweisen. Letzteres ist praktisch, wenn Sie einige Visitenkarten besonders hervorheben möchten.
Zuordnen Ein Klick auf die Schaltfläche Zuordnen im Formular für die Dateneingabe zum Kontakt verbindet Sie mit der Website http://www.
Abbildung 17.19 Eine Visitenkarte bearbeiten
467
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
bing.com/maps/, auf der die eingegebene Adresse in einer Landkarte angezeigt wird. Möglicherweise finden Sie hier noch weitere Informationen.
Kategorien Über die Schaltflächen in der Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Kontakt können Sie einige weitere Angaben zum Kontakt vornehmen.
»» Wenn Sie die Option Privat
aktivieren, werden die zum Kontakt eingegebenen Informationen nicht angezeigt, wenn andere Benutzer mit einer entsprechenden Berechtigung auf die im Ordner gespeicherten Informationen zugreifen.
»» Über die Liste zu Kategorisieren
können Sie dem Kontakt eine Kategorie zuweisen. Diese wird anschließend im daneben liegenden Feld angezeigt ( Kapitel 18).
»» Die Liste zu Nachverfolgung
erlaubt das Festlegen einer Kategorie zum Nachverfolgen der Eintragungen ( Kapitel 18).
Weitere Informationen zum Kontakt Weitere Möglichkeiten zur Eingabe von Informationen für einen Kontakt finden Sie in der Gruppe Anzeigen auf der Registerkarte Kontakt des Formulars Kontakt.
»» Über Details lassen sich weitere Informationen zu diesem Kontakt festlegen, auch das Geburtsdatum ( Abbildung 17.20). Eingaben in einem der Felder Geburtstag und Jahrestag werden automatisch in den Kalender übertragen. Geben Sie das Datum direkt ein oder öffnen Sie durch einen Klick auf die nach unten zeigende Pfeilspitze rechts neben dem Feld den Datumsnavigator, in dem Sie das Datum auswählen können.
»» Mit Zertifikate lassen sich die Daten speichern, die zum Erstellen verschlüsselter E-Mails an diesen Kontakt verwendet werden sollen. Um die digitale ID eines Kontakts zu erhalten, bitten Sie diesen, Ihnen eine mit einer digitalen Unterschrift versehene EMail-Nachricht zu senden. Öffnen Sie dann die Nachricht, der als Anlage eine digitale ID beigefügt ist. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen im Feld Von: und anschließend im Kontextmenü auf Zu den Kontakten hinzufügen. Falls sich in Ihrer Kontaktliste bereits ein Eintrag für diese Person befindet, klicken Sie auf Vorhandenen Kontakt mit neuen Daten aus diesem aktualisieren. Die digitale ID wird damit zusammen mit dem Kontakteintrag für diesen Empfänger gespeichert. Sie können nun verschlüsselte E-Mail-Nachrichten an diese Person senden.
»» Über Alle Felder haben Sie Zugriff auf alle zum aktuellen Kontakt gespeicherten Felder. Eintragungen zu einigen dieser Felder können Sie hier auch direkt korrigieren. Wählen Sie gegebenenfalls über das Listenfeld Auswählen aus, welche Felder für den aktuellen Kontakt angezeigt werden sollen. Einen vollständigen Überblick liefert die Option Alle Kontaktfelder. Über die Schaltfläche Neu können Sie ein zusätzliches Feld erstellen. Dieses Feld steht Ihnen dann auch für alle sonstigen Kontakte zur Verfügung. Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie die Eigenschaften des aktuell markierten Felds anzeigen lassen.
Kontaktdaten speichern Nach Eingabe der Daten für einen neuen Kontakt klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Wollen Sie weitere Kontakte eingeben, klicken Sie stattdessen auf die Schaltfläche Speichern und neuer Kontakt. In der Liste zu dieser Schalt-
Abbildung 17.20 Die Detailangaben zum Kontakt
468
Die Kontakte
Abbildung 17.21 Ein bereits vorhandener Kontakt wird gemeldet.
fläche finden Sie auch die Option Kontakt in dieser Firma, über die die Firmendaten gleich übernommen werden können. Wenn Sie in Outlook einen neuen Kontakt hinzufügen, erhalten Sie von Outlook gegebenenfalls eine Rückmeldung mit dem Hinweis, dass der Kontakt bereits existiert, und der Option, die neuen Informationen mit dem bereits vorhandenen Kontakteintrag zusammenzuführen ( Abbildung 17.21). Das passiert aber nur dann, wenn unter den Outlook-Optionen im Bereich Kontakte das Kontrollkästchen Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen aktiviert ist.
»» Wenn Sie die Option Neuen Kontakt hinzufügen wählen, wird der neue Kontakt dem Ordner hinzugefügt. Es sind jetzt zwei Kontakte mit demselben Namen vorhanden. Um diese beiden Kontakte voneinander zu unterscheiden, ergänzen Sie einen der beiden am besten mit einem weiteren Vornamen.
»» Wenn Sie Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren wählen, werden die Daten aus dem neuen Kontakt in diejenigen Felder des vorhandenen Kontakts kopiert, die abweichende Daten enthalten. Damit Sie die Informationen aus dem ursprünglichen Kontakt wiederherstellen können, wird beim Kopieren von neuen Daten eine Kopie des ursprünglichen Kontakts im Ordner Gelöschte Elemente aufbewahrt.
17.3.3 Kontaktdaten korrigieren Änderungen in den Daten zu einem Kontakt können direkt im Lesebereich der aktuellen Ansicht eingegeben und auch dort bearbeitet werden ( Abbildung 17.22). Für eine umfangreichere Korrektur verwenden Sie besser wieder das Formular zur Eingabe der Kontaktdaten, das Sie durch einen Doppelklick auf einen Kontakt wieder auf den Bildschirm bringen können.
17.3.4 Kontaktgruppen als Verteilerlisten Eine Kontaktgruppe ist eine Zusammenstellung von Kontakten, die Sie für unterschiedliche Zwecke verwenden können. Nach dem Bilden einer solchen Liste können Sie beispielsweise Nachrichten in einem Arbeitsschritt an eine Gruppe von Kontakten senden. Den Empfängern werden in der Zeile An: sowohl ihr eigener Name als auch die Namen aller anderen Empfänger angezeigt – nicht der Name der Verteilerliste. Sie können Verteilerlisten in Nachrichten, Aufgabenanfragen, Besprechungsanfragen und in anderen persönlichen Verteilerlisten verwenden.
Verteilerliste definieren Verteilerlisten müssen Sie natürlich erst definieren: Wenn Sie beispielsweise häufig Nachrichten an ein Projektteam senden, erstellen Sie am besten eine Verteilerliste mit dem Namen Projektteam, in der die Namen aller Mitglieder des Teams vermerkt sind.
469
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
Abbildung 17.22 Die Korrektur ist über den Lesebereich möglich.
»» Ist der Outlook-Bereich Kontakte aktiv, wählen Sie in der Gruppe Neu der Registerkarte Start den Befehl Neue Kontaktgruppe.
»» Aus jedem anderen Outlook-Bereich können Sie eine neue Kontaktgruppe einrichten, indem Sie Kontaktgruppe aus der Liste zu Neue Elemente in der Gruppe Neu der Registerkarte Start ansprechen. Im Fenster, das zunächst mit Unbenannt – Kontaktgruppe bezeichnet ist, geben Sie im Feld Name der Verteilerliste einen geeigneten Namen ( Abbildung 17.23). Dieser Name wird anschließend auch als Titel für das Dialogfeld verwendet.
Definieren Sie die Mitglieder der Gruppe: Klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen und bestimmen Sie, aus welchem Adressbuch Sie einen Kontakt auswählen wollen. Über die Option Neuer E-Mail-Kontakt können Sie hier auch die Daten zu einer Person eingeben, die Sie nicht unbedingt in Ihren Outlook-Kontakten speichern wollen. Mit Aus OutlookKontakten können Sie aus den bereits vorhandenen Kontaktdaten die gewünschten auswählen.
Abbildung 17.23 Das Fenster zur Definition einer Kontaktgruppe
470
Der Zugang zu sozialen Netzwerken
»» Über das Listenfeld Adressbuch wählen Sie das zu verwendende Adressbuch.
»» Zur Auswahl können Sie den Namen im Feld unter Suchen eintippen oder im darunterliegenden Listenfeld markieren. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Mitglieder.
»» Halten Sie die Ÿ-Taste gedrückt, um mehrere Kontakte nacheinander zu markieren. »» Verfahren Sie genauso für weitere Mitglieder der Gruppe. Nach Abschluss der Definition der Mitglieder wählen Sie die Schaltfläche Speichern und schließen in der Symbolleiste und schließen Sie das Dialogfeld. Wenn Sie einen Kontakt in die Verteilerliste aufnehmen wollen, der bisher nicht im Adressbuch vorhanden ist, klicken Sie im Fenster Verteilerliste auf die Schaltfläche Neu hinzufügen. Im Dialogfeld können Sie den neuen Kontakt festlegen.
Verteilerliste anzeigen Definierte Verteilerlisten werden im Ordner Kontakte angezeigt. Sie werden durch ein zusätzliches Symbol mit zwei Personen charakterisiert ( Abbildung 17.24).
»» Durch einen Doppelklick auf die Gruppeneintragungen lassen Sie ein Dialogfeld anzeigen, in dem die Mitglieder der Gruppe aufgelistet werden. Hierüber können Sie die Gruppe auch editieren.
»» Wollen Sie eine Gruppe löschen, markieren Sie sie in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Gelöscht wird dabei nur die Gruppendefi nition, nicht aber die einzelnen Mitglieder.
17.4 Der Zugang zu sozialen Netzwerken Der neue Outlook Connector für soziale Netzwerke ermöglicht es Ihnen, Informationen über die Personen in Ihrem Netzwerk zu erhalten und mit diesen in Kontakt zu bleiben, ohne Outlook verlassen zu müssen. In Outlook bleiben Sie also über das Internet über den Status und die Aktivitäten Ihrer Kontakte auf dem Laufenden. Wenn Outlook 2010 und Microsoft Office SharePoint Server 2010 verwendet werden, kann damit auch automatisch eine Verbindung mit den SharePoint-Websites der Organisation hergestellt werden.
17.4.1 Den Connector einrichten Standardmäßig ist der Connector für soziale Netzwerke minimiert und wird als einzelne Zeile unten im Lese bereich angezeigt.
Den Personenbereich anzeigen Wenn Sie dieses Kommunikationsmittel verwenden möchten, klicken Sie auf den Pfeil zum Erweitern oder ziehen Sie den oberen Rand des minimierten Bereichs
Abbildung 17.24 Kontakte und Gruppe
471
Kapitel 17 • Konten und Kontakte
nach oben, bis er die gewünschte Größe aufweist. Dadurch wird der sogenannte Personenbereich geöffnet ( Abbildung 17.25).
Abbildung 17.25 Der – noch leere – Connector für soziale Netzwerke
Falls der Bereich für den Connector im Lesebereich nicht angezeigt wird, kann es dafür mehrere Gründe geben:
»»
Die Parameter der Anzeige regelt der Befehlskatalog zur Schaltfläche Personenbereich in der gleichnamigen Gruppe auf der Registerkarte Ansicht. Über die ersten drei Befehle darin – also Normal, Minimiert oder Aus – können Sie die Anzeige des Personenbereichs bestimmen. Kontoeinstellungen zeigt das Dialogfeld an, über das Sie beispielsweise Verbindungen zu anderen sozialen Netzwerken herstellen können ( Abbildung 17.26).
»» Der Outlook Connector kann deaktiviert sein. Um ihn zu aktivieren, öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen, um das Dialogfeld Outlook-Optionen zu öffnen. Klicken Sie auf Add-Ins, wählen Sie im Listenfeld Verwalten die Einstellung COM-Add-Ins und klicken Sie dann auf Gehe zu. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke und bestätigen Sie.
Add-Ins bereitstellen Um dieses Werkzeug nutzen zu können, müssen Sie ein Add-In für jedes soziale Netzwerk aus dem Internet herunterladen und installieren. Diese Add-Ins werden nicht von Microsoft bereitgestellt. Klicken Sie dazu im Katalog
472
zu Personenbereich der Registerkarte Ansicht auf Kontoeinstellungen. Im nachfolgend angezeigten Dialogfeld finden Sie einen Link mit der Bezeichnung Online verfügbare Anbieter für soziale Netzwerke anzeigen. Sie werden dann mit einer Webseite verbunden, auf der die bei Microsoft bekannten Anbieter solcher Add-Ins angezeigt werden. Klicken Sie hier auf den gewünschten. Sie können auch die Webseite des Netzwerks direkt benutzen, um herauszufinden, ob diese den Outlook Connector für soziale Netzwerke unterstützt. Sie sollten darin eine Beschreibung zum weiteren Vorgehen und auch einen weiteren Link finden, der Ihnen das Herunterladen des betreffenden Add-Ins ermöglicht. Orientieren Sie sich an den dort angezeigten Details. Im Prinzip müssen Sie wahrscheinlich immer erst Outlook beenden, dann das Installationsprogramm von der Webseite des Anbieters herunterladen und ausführen. Welche Einstellungen Sie während der Installation vornehmen müssen, hängt vom Anbieter ab. Vertrauen Sie generell nur solchen Diensten, die Sie kennen. Wenn Sie anschließend Outlook wieder öffnen, ist unter Umständen der Connector bereits funktionsfähig. Meist müssen Sie das Netzwerk aber zuerst aktivieren. Öffnen Sie den Befehlskatalog zur Schaltfläche Personenbereich in der gleichnamigen Gruppe auf der Registerkarte Ansicht und klicken Sie auf Kontoeinstellungen. Im dazugehörenden Dialogfeld aktivieren Sie das Konto, geben die notwendigen Anmeldedaten ein und bestätigen ( Abbildung 17.26).
Deaktivieren von Outlook Connector Wenn Sie den Personenbereich ausblenden wollen, klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Personenbereich auf Personenbereich und dann auf Aus. Um den Outlook Connector vollständig zu deaktivieren, öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Optionen. Damit wird das Dialogfeld Outlook-Optionen geöffnet. Klicken Sie auf Add-Ins, wählen Sie im Listenfeld Verwalten die Einstellung COM-Add-Ins und klicken Sie dann auf Gehe zu. Deaktivieren Sie das Kontroll kästchen Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke und bestätigen Sie.
Der Zugang zu sozialen Netzwerken
17.4.2 Arbeiten mit dem Personenbereich Aus dem Personenbereich greifen Sie auf die in Outlook Connector verfügbaren Informationen zu Ihren Netzwerkaktivitäten zu. Darin werden Kontaktdaten angezeigt, einschließlich Bilder sowie Aktivitäten wie E‑Mail-Nachrichten, Anlagen, Kalenderelemente und Sofortnachrichten. Beachten Sie auch die folgenden Besonderheiten:
»» Wenn Sie in Outlook ein Element ausgewählt haben, das eine andere Person einbezieht, werden die Daten dieser Person im Personenbereich angezeigt. Haben Sie beispielsweise im Lesebereich eine E-Mail markiert, deren Absender auch Mitglied des installierten sozialen Netzwerks ist, werden die zu dieser Person gehörenden Aktivitäten usw. angezeigt.
»» Wenn Sie in das gerade ausgewählte Outlook-Ele-
Abbildung 17.26 Die Kontoverwaltung für die sozialen Netzwerke
ment mehr als eine Person einbezogen ist, werden Bilder der weiteren Personen in der Titelleiste am oberen Rand des Personenbereichs angezeigt. Klicken Sie auf eines dieser Bilder, damit Informationen zu der von Ihnen ausgewählten Person im Personenbereich angezeigt werden. Wenn Sie andere Informationen zu der Person im Personenbereich anzeigen möchten, können Sie auf eine der Registerkarten an der Seite des Listenfensters klicken. Der Outlook Connector verfügt dort standardmäßig über sechs Elemente ( Tabelle 17.3). Klicken Sie auf ein beliebiges Element darin, um es zu öffnen.
Schaltfläche
Name und Bedeutung Alle Aktivitäten und Nachrichten der ausgewählten Person werden aufgeführt. RSS-Feeds – beispielsweise aus dem Blog der gewählten Person – werden angezeigt. Enthält eine Liste der E-Mail-Nachrichten, die kürzlich mit der ausgewählten Person ausgetauscht wurden. Anlagen, die Sie an diese Person gesendet oder von ihr empfangen haben, werden angezeigt. Gibt eine Liste der Besprechungen und Termine wieder, in die Sie und die ausgewählte Person einbezogen sind, sowohl für die Vergangenheit als auch für die Zukunft. Hier werden die jüngsten Statusaktualisierungen aufgeführt, die die ausgewählte Person in ihren sozialen Netzwerken vorgenommen hat.
Tabelle 17.3 Die Schaltflächen im Outlook Connector
473
Kapitel 18 Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Nach oder während des Verfassens der eigentlichen
Eines der wichtigsten Funktionselemente von Microsoft Outlook ist die Kommunikation per E-Mail, mit deren Hilfe Sie Nachrichten mit anderen Personen austauschen. Mit den Techniken dieses Austauschs beschäftigt sich dieses Kapitel:
»» Genauso wie Dateien verwalten Sie auch Nachrich-
»» In einigen einleitenden Informationen wollen wir Sie zunächst mit den wichtigsten Elementen dieses Bereichs vertraut machen (à Abschnitt 18.1).
»» Zum Verfassen einer Nachricht wählen Sie als Erstes das gewünschte Format. Sie können die programmeigenen Einstellungen benutzen oder eigene wählen. Sie müssen dann die Adresse(n) des oder der Empfänger angeben, an den/die die Nachricht gesendet werden soll. Anschließend verfassen Sie die Nachricht und senden Sie ab (à Abschnitt 18.2). Standardmäßig werden beim Senden Ihrer Nachrichten auch an Sie gerichtete Informationen an Ihr System übermittelt. Ist das der Fall, können Sie diese jetzt anzeigen und lesen. Sie können beispielsweise darauf antworten oder sie an einen anderen Empfänger weiterleiten.
474
Nachricht können Sie nach Wunsch Anlagen hinzufügen (à Abschnitt 18.3). Anlagen sind beispiels weise selbstständige Dateien, die Sie zusammen mit der Nachricht an den Empfänger übermitteln. ten. Sie können Elemente auswählen, danach suchen lassen, sie kopieren, verschieben, separat speichern oder löschen. Zusätzlich können Sie diese Elemente auch sortieren, filtern oder gruppieren, Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Elementen erstellen und einzelne Elemente besonders kennzeichnen. Diese letzten Abschnitte in diesem Kapitel liefern einen Überblick über die dafür vorhandenen Werk zeuge (à Abschnitt 18.4 und Abschnitt 18.5).
18.1 Die Outlook-Ordner für E-Mail Zur Anzeige des Bereichs E-Mail wählen Sie im unteren Teil des Navigationsbereichs die gleichnamige Schaltfläche (à auch Kapitel 17). Nach der Wahl dieses Moduls wird im mittleren Teil des Navigationsbereichs für jedes eingerichtete E-Mail-Konto die oberste Ordnerebene für den Nachrichtenverkehr angezeigt. Die Unterebenen zu diesen Ordnern können Sie über die kleinen Schaltflächen mit dem Plus- und dem Minuszeichen aus- und einblenden.
Die Outlook-Ordner für E-Mail
Abbildung 18.1 Die einzelnen Ebenen im Navigationsbereich können ein- und ausgeblendet werden.
Wir hatten es im vorherigen Kapitel schon erwähnt: Was genau im Programmmodul E-Mail im oberen Teil des Navigationsbereichs angezeigt wird, ist eine Frage von mehreren Dingen: Hatten Sie beispielsweise mit Office 2010 ein Update auf der Basis einer bereits vorhandenen Vorversion durchgeführt, werden für Outlook meist die vorhandenen Einstellungen übernommen. Das betrifft auch die Namen der einzelnen Ordner: Sie finden darin – je nach Installation – beispielsweise die Bezeichnungen Objekte oder Elemente. Auch die eingerichteten Konten beeinflussen die Anzeige. Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf eine Neuinstallation und auf ein einzelnes Konto für den Nachrichtenaustausch.
ACHTUNG
Sie finden in diesem Bereich mehrere Verknüpfungen zu Outlook-Ordnern zur Arbeit mit E-Mail-Nachrichten – Entwürfe, Gelöschte Elemente, Gesendete Elemente, Junk-E-Mail, Postausgang, Posteingang und Suchordner. Die Inhalte eines Ordners lassen Sie durch einen Klick auf sein Symbol im Navigationsbereich im Informationsfenster anzeigen. Hierin verfügen zumindest die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Elemente und Entwürfe und Gelöschte Elemente über eine identische Struktur.
» Im Posteingang werden die auf Ihren Rechner heruntergeladenen Nachrichten angezeigt. Sie können hier gelesen und bearbeitet – beispielsweise abgelegt, beantwortet oder weitergeleitet – werden.
» Der Postausgang beinhaltet Nachrichten, die Sie noch nicht gesendet haben. Wenn Sie Outlook beenden und sich dort noch nicht gesendete Nachrichten befinden, werden Sie darauf hingewiesen.
» Bereits gesendete Nachrichten werden als Kopien im Ordner Gesendete Elemente abgelegt. Damit verfügen Sie über eine Kontrolle darüber, wem Sie wann welche Nachricht gesendet haben.
» Im Ordner Entwürfe speichern Sie Nachrichten – oder Fragmente davon –, die Sie später versenden oder als Vorlage für zukünftige Nachrichten verwenden können.
» Im Ordner Gelöschte Elemente werden in der Grundeinstellung des Programms die Elemente verwahrt, die Sie aus einem Arbeitsordner gelöscht haben.
» Der Ordner Junk-E-Mail dient zur Ablage von Nachrichten, die von Outlook als Werbung oder ähnlich unerwünschte Sendungen identifiziert wurden.
475
Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Über den Suchordner finden Sie Nachrichten, die
»» Aus dem Outlook-Ordner Kontakte heraus kön-
bestimmten, von Ihnen festlegbaren Kriterien entsprechen. Standardmäßig sind das die Unterordner Große Nachrichten, Ungelesene Nachrichten und Zur Nachverfolgung. Sie können aber auch eigene Unterordner erstellen.
nen Sie den oder die als Empfänger gedachten Kontakt(e) markieren und wählen dann E-Mail-Nachricht in der Gruppe Kommunizieren der Registerkarte Start.
Standardmäßig sind im oberen Teil des Navigationsbereichs außerdem mehrere Verknüpfungen abgelegt. Sie können auch weitere Verknüpfungen hier anlegen. Diese Elemente dienen einem schnelleren Zugang zu diesen Ordnern: Sie müssen die am häufigsten benutzten Ordner nicht in der Liste suchen, was sich aber erst bei mehreren E-Mail-Konten positiv auf die Arbeitsgeschwindigkeit auswirkt. Bei einem neu installierten Programm finden Sie hier nur die Verknüpfungen zu Posteingang und Gesendete Elemente. Sobald Sie längere Zeit mit Outlook gearbeitet haben, werden hier aber auch zusätzliche Verknüpfungen angezeigt – beispielsweise zu Ungelesene Nachrichten und Zur Nachverfolgung.
18.2 Nachrichten erstellen, senden und empfangen Um eine neue E-Mail zu verfassen, müssen Sie das Formular zum Erstellen einer neuen Nachricht öffnen und ein Nachrichtenformat und einen E-Mail-Editor zum Verfassen des Inhalts auswählen. Danach müssen Sie den Empfänger der Nachricht festlegen und den Inhalt der Nachricht eingeben. Anschließend senden Sie die Nachricht ab. In der Standardeinstellung des Programms werden beim Senden auch die an Sie gerichteten Nachrichten übermittelt. Sie können sie dann lesen und gegebenenfalls beantworten oder weiterleiten.
18.2.1 Eine Nachricht erstellen Sie können eine neue Nachricht aus dem Bereich E-Mail, dem Ordner Kontakte oder einem beliebigen anderen Outlook-Modul heraus erstellen.
»»
Um aus dem Bereich E-Mail heraus eine neue Nachricht zu erstellen, brauchen Sie nur auf die Schaltfläche Neue E-MailNachricht in der Gruppe Neu der Registerkarte Start zu klicken.
476
»»
In allen Outlook-Ordnern finden Sie außerdem in der Gruppe Neu der Registerkarte Start den Befehl Neue Elemente. Wenn Sie die Liste dazu öffnen, finden Sie darin alle Elemente, die Sie neu an legen können – darunter auch E‑Mail-Nachricht.
In allen Fällen erscheint nach dem Befehl zum Erstellen einer neuen Nachricht ein leeres Standardformular für die Nachricht (à Abbildung 18.2). Haben Sie die Aktion aus dem Ordner Kontakte nach dem Markieren eines Kontakts gestartet, werden die Daten des Empfängers bereits im Formular angezeigt. Unterhalb des Menübands finden Sie einige Schaltflächen zum Erstellen der Nachricht (à Tabelle 18.1). Machen Sie sich kurz mit deren Bedeutung vertraut. Symbol
Wirkung Senden sendet die Nachricht und schließt das Formular. Die Nachricht wird in der Standardeinstellung zunächst im Ordner Postausgang abgelegt. Andere Einstellungen sind möglich. Von erlaubt die Auswahl eines speziellen E-Mail-Kontos für den Versand der Nachricht (à folgende Abschnitte). Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn mehrere Konten eingerichtet wurden. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht adressiert werden soll (à folgende Abschnitte). Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie der E-Mail zukommen (à folgende Abschnitte).
Tabelle 18.1 Schaltflächen im Formular für eine neue Nachricht
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Abbildung 18.2 Das noch leere Formular für eine neue Nachricht
Das Nachrichtenformat wählen Bevor Sie die Nachricht eingeben, sollten Sie sich über das zu verwendende Format im Klaren sein. Dafür stehen Ihnen die Alternativen HTML, Rich-Text und Nur Text zur Verfügung. Die Wahl eines dieser Formate bestimmt die Möglichkeiten der Gestaltung und für den Einsatz zusätzlicher Funktionen in der Nachricht. Außerdem verfügen diese Formate auch über unterschiedliche Sicherheitsaspekte (à Kapitel 20). Die Auswahl treffen Sie über den Bereich Format auf der Registerkarte Text formatieren des Menü bands.
»» HTML steht für Hypertext Markup Language. Wählen Sie das Format HTML, wenn Sie in Ihrer Nachricht die Möglichkeit zur Verwendung einer reichhaltigen Textformatierung – mit Nummerierung, Aufzählungszeichen usw. –, horizontaler Linien, Hintergründe und HTML-Design wünschen. Eine der wichtigsten Eigenschaften von HTML besteht außerdem in der Möglichkeit, Hyperlinks zu definieren. Sie können außerdem Briefpapier und Signaturen verwenden.
»» Wählen Sie das Format Rich-Text, wenn Sie nur Merkmale wie Textformatierung, Aufzählungszeichen und Ausrichtung verwenden möchten. Sie können auch Signaturen einsetzen.
»» Nur Text – oder unformatierter Text – enthält, wie der Name schon sagt, keine Formatierungen. Sie können auch hier eine Signatur verwenden, aber ohne Formatierung derselben. Wenn Sie Nachrichten mit unformatiertem Text erhalten, können Sie eine Schriftart für die Anzeige der Nachrichten festlegen. Bei der Wahl des Formats sollten Sie bedenken, welche Möglichkeiten dem Empfänger zur Anzeige desselben zur Verfügung stehen. Wenn Sie den Großteil Ihrer E-Mail-Nachrichten über das Internet versenden, empfiehlt sich die Verwendung eines unformatierten Texts, anstatt Formatierungen anzuwenden, die in dem Programm des Empfängers möglicherweise nicht angezeigt werden. Sie haben damit fast die Garantie, dass der Inhalt der Nachricht den Empfänger erreicht – unabhängig vom dort verwendeten Programm. Im Gegensatz dazu setzt das Format Rich-Text praktisch die Verwendung von Outlook auf der Empfängerseite voraus. Bei im HTML-Format gesendeten Nachrichten können Ihre Formate theoretisch immer vom Empfänger angezeigt werden. Allerdings weigern sich einige Mailserver, HTML-Nachrichten zu übertragen, und verlegen wichtige Bestandteile einer Nachricht in diesem Format in eine – nicht unbedingt lesbare – Anlage. Außerdem blockt ein Großteil der erfahrenen Empfänger den Empfang von E-Mail-Nachrichten ab, die nicht im Format Nur Text gesendet sind.
477
Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Den Empfänger festlegen In den Feldern im oberen Bereich des Formulars Nachricht – direkt unter den Symbolleisten – geben Sie die Adressen des oder der Empfänger(s) Ihrer Nachricht ein. Standardmäßig finden Sie zur Eingabe der Empfängeradressen die Zeilen An und Cc. In diesen Feldern geben Sie die Adressen der Empfänger Ihrer Nachricht ein.
»» Im Feld An
nennen Sie den/die Empfänger, an den/die die Nachricht adressiert werden soll.
»» Cc
steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit den hier eingetragenen Empfängern eine Kopie der E-Mail zukommen.
Zusätzlich können Sie mit Bcc eine zusätzliche Zeile zur Adresseingabe anzeigen lassen. Notwendig ist das aber nicht. Den Befehl dazu finden Sie im Menüband auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Felder anzeigen. Bcc steht für Blind Carbon Copy – also Blindkopie – und funktioniert ähnlich wie Cc. Auch hier können Sie Empfänger auflisten, die eine Kopie erhalten sollen. Diese Zeile ist aber insofern »blind«, als sie den unter An und Cc aufgelisteten Empfängern nicht angezeigt wird. Die unter Bcc aufgeführten Empfänger bleiben also den eigentlichen Adressaten der Nachricht verborgen. Über das Feld Von können Sie bei mehrere eingerichteten Konten das zu verwendende Konto wählen. In der Grundeinstellung ist hier das Standardkonto markiert. Außerdem erlaubt die Liste zu dieser Schaltfläche die Wahl von Weitere E-Mail-Adresse. Diesen Befehl können Sie beispielsweise zur Eingabe Ihres Namens verwenden, wenn Sie von einem fremden System aus Nachrichten versenden wollen (à Abbildung 18.3).
Abbildung 18.3 Von einer anderen Adresse aus senden
Zur Eingabe der Adresse(n) des oder der Empfänger(s) gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie können die Adresse
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selbst eintippen oder aus dem Ordner Kontakte wählen. Sie können jeweils mehrere Empfänger eingeben. Als Trennzeichen zwischen mehreren Empfängern verwenden Sie ein Semikolon. Ist die Option Komma als Trennzeichen für mehrere Nachrichtenempfänger zulassen in der Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen aktiviert, können Sie auch ein Komma anstelle eines Semikolons verwenden (à Kapitel 20).
»» Das direkte Eintippen der Empfängeradressen in den Feldern An:, Cc: oder Bcc empfiehlt sich nur dann, wenn der Empfänger nicht bereits im Ordner Kontakte vermerkt ist und Sie ihn dort auch nicht aufnehmen wollen – beispielsweise bei einer einmaligen Nachricht an diese Person. Sie können zu diesem Zweck eine Adresse auch von anderen Stellen in das Adressfeld kopieren.
»» Wenn sich die Adresse des Empfängers bereits im Ordner Kontakte befindet, wird nach dem Eintippen der ersten Buchstaben des Namens dieses Kontakts ein Vorschlag für die Adresse geliefert. Das geschieht auch, wenn Sie bereits einmal eine Nachricht an einen Empfänger gesendet haben, der sich nicht in Ihren Kontakten befindet. Haben Sie unterschiedliche Adressen mit denselben Anfangsbuchstaben verwendet, wird eine Liste eingeblendet, die die Namen und Adressen auflistet, die mit den eingegebenen Buchstaben beginnen. Personen, an die Sie in letzter Zeit am häufigsten E-Mails gesendet haben, stehen oben in der Liste mit Namensvorschlägen. Namen, die Sie selten verwenden, werden in der Liste weiter unten bzw. gar nicht mehr angezeigt. Wenn Sie weitere Buchstaben eingeben, aktualisiert sich die Liste automatisch, so dass nur die Namen aufgeführt werden, die noch mit Ihrer Eingabe übereinstimmen. Sie können auf den gewünschten Empfänger klicken, sobald Sie diesen in der Liste sehen. Wenn Sie die Adresse bereits im Ordner Kontakte (à Kapitel 17) eingetragen haben, können Sie den dort verwendeten Namen direkt in das Adressfeld eintragen und brauchen nicht die exakte Adresse zu verwenden. Durch einen Klick auf eine der links von den Adressfeldern angezeigten Schaltflächen öffnen Sie das Dialogfeld Namen auswählen, über das Sie die Auswahl – selektiv für die drei Felder An, Cc oder Bcc – vornehmen können.
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
»» Wählen Sie das zu verwendende Adressbuch über das Feld Adressbuch. Im Listenfeld werden zumindest das Persönliche Adressbuch sowie das OutlookAdressbuch (Ordner Kontakte) mit den entsprechenden Unterordnern – wenn definiert – angezeigt. Außerdem werden die festgelegten Verzeichnisdienste mit aufgelistet.
»» Markieren Sie nacheinander die gewünschten Namen auf der linken Seite des Dialogfelds und klicken Sie anschließend auf eines der Felder An, Cc oder Bcc – je nachdem, in welchem Feld der Empfänger auftauchen soll. Eine Mehrfachauswahl ist ebenso möglich.
»» Sie können auch einfach im Adressbuch auf einen Eintrag doppelklicken. Der Name wird dann in das Feld An übernommen. Wollen Sie eine der so ausgewählten Adressen wieder aus der Liste der Empfänger entfernen, markieren Sie ihn in einem der Felder An, Cc oder Bcc und drücken Sie die ¢-Taste. Outlook verfügt über eine automatische Überprüfung der eingegebenen Namen: Wird eine genaue Übereinstimmung gefunden, wird der Name nach dem Wechsel zu einem anderen Feld unterstrichen angezeigt. Sie können eine Überprüfung auch gezielt durchführen lassen: Wählen Sie den Befehl Namen überprüfen im Bereich Namen der Registerkarte Nachricht im Menüband. Im Dialogfeld Namen überprüfen müssen Sie – falls der Name mehrfach im Adressbuch eingetragen ist oder falls zu einem Namen mehrere Adressen existieren – den gewünschten auswählen. Dieses Dialogfeld meldet sich auch automatisch vor dem Senden, wenn noch nicht bereinigte Namenskonflikte bestehen. Die automatische Überprüfung wird nur durchgeführt, wenn Sie die Option Namen automatisch überprüfen in der Kategorie E-Mail unter den OutlookOptionen aktiviert haben (à Kapitel 20).
Die Betreff-Zeile Geben Sie im Feld Betreff: einen Hinweis darüber ein, worum es in der Nachricht geht. Diese Information wird – neben Ihrem Namen – dem Empfänger bei praktisch jedem Mail-Programm angezeigt. Der in diesem Feld eingefügte Hinweis wird anschließend auch als Titel des Dialogfelds Nachricht verwendet.
Die Nachricht eingeben Geben Sie im Feld darunter Ihre Nachricht ein. Nachdem Sie die Schreibmarke in das Feld für die Nachricht bewegt haben, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen. Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben das Verhalten des Programms mit den automatisch gewählten Standardeinstellungen. Viele von diesen Einstellungen lassen sich über die Editor-Optionen in der Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen an Ihre Erfordernisse und Arbeitsgewohnheiten anpassen. Anschließend oder bereits während der Eingabe können Sie den Text der Nachricht formatieren. Der Editor erlaubt eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Gestaltung, auf die wir bereits im Teil über Word 2010 eingegangen sind.
Weitere Optionen festlegen Vor dem Senden können Sie mehrere Optionen zu Ihrer Nachricht definieren. Über diese Nachrichtenoptionen können Sie eine Stufe für die Wichtigkeit und die Vertraulichkeit wählen, die Sicherheitseinstellungen bestimmen, Abstimmungs- und Verlaufsoptionen festlegen und Optionen für die Übermittlung einstellen. Außerdem können Sie eine E-Mail-Signatur und ein Briefpapier wählen. Die wichtigsten Optionen stellen Sie über die Befehle in der Gruppe Kategorien der Registerkarte Nachricht des Menübands ein. Sie können darüber die Nachricht zur Nachverfolgung kennzeichnen oder dem Empfänger einen Prioritätsvermerk zukommen lassen.
»» Über den Befehl Nachverfolgung legen Sie fest, dass die aktuelle Nachricht für Sie eine bestimmte Bedeutung hat. Sie können über die Liste zum Befehl angeben, dass eine Aufgabe erstellt werden soll, über die Sie auf diese Nachricht hingewiesen werden (à Abbildung 18.4 links). Den Termin für diese Aufgabe können Sie festlegen. Außerdem können Sie fordern, dass eine Erinnerung eingeblendet wird, wenn dieser Termin nahe kommt. Über den Befehl Benutzerdefiniert in der Liste zur Schaltfläche lässt sich ferner festlegen, für wen diese Kennzeichnung gelten soll. Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen (à Abbildung 18.4 rechts).
479
Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Mithilfe der beiden anderen Befehle im Bereich Kategorien weisen Sie der Nachricht eine Prioritätsstufe zu. Standardmäßig ist die Stufe Normal. Klicken Sie auf Wichtigkeit: hoch oder Wichtigkeit: niedrig, um das zu ändern. Ein nochmaliger Klick auf die schon einmal gewählte Schaltfläche schaltet zurück zu normaler Priorität. Ein Klick auf die kleine Schaltfläche rechts neben der Unterschrift Kategorien zeigt das Dialogfeld Eigenschaften an, über das Sie dieselben und noch weitere Einstellungen für die aktuelle Nachricht treffen können.
18.2.2 Senden und Übertragen Nachdem Sie eine Nachricht verfasst und gegebenenfalls die Optionen dafür festlegt haben, können Sie sie absenden. Dazu müssen Sie eventuell das zu verwendende Konto auswählen und das Formular für die neue Nachricht schließen. In Abhängigkeit von der Konfiguration Ihres Systems wird die Nachricht dann entweder automatisch übermittelt oder Sie müssen in einem separaten Schritt die Übermittlung – das Senden der ausgehenden und den Empfang der eingehenden Nachrichten – vornehmen.
Senden Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste des Formulars. Das Formular wird daraufhin geschlossen und die Nachricht wird so weit wie möglich auf den Weg gebracht. Wie weit, ist
480
Abbildung 18.4 Legen Sie die Nachricht zur Nachverfolgung fest.
eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der gewählten Einstellungen. Wenn Sie diesen Sendevorgang nicht durchführen, werden in der Grundeinstellung neu erstellte, aber nicht abgesendete Nachrichten im Ordner Entwürfe in die Warteschlange gestellt. Übrigens erfolgt dieses Speichern bereits während der Arbeit an einer Nachricht standardmäßig in einem Drei-MinutenRhythmus. In der Grundeinstellung gelten die folgenden Regeln beim Senden:
»» Besteht eine Verbindung zum Netz, versucht Outlook, die Nachricht sofort an den im Konto angegebenen Server zu senden. Dafür ist die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden im Bereich Erweitert unter den Outlook-Optionen verantwortlich. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die Nachrichten generell zuerst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie erst nach Anklicken von Senden/Empfangen weitergeleitet werden.
»» Auch wenn Sie mit einem rein lokalen System arbeiten – beispielsweise ein mobiler Rechner ohne permanente Anbindung an ein Netz – landet die Nachricht zunächst im Ordner Postausgang. Dort kann Sie noch kontrolliert oder editiert werden. Sollten Sie das tun wollen, können Sie sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile wieder öffnen. Damit ändern Sie allerdings den Status der Nachricht und die Nachricht kann nicht gesendet werden. Einen solchen geänderten Status erkennen Sie nach
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
einem Blick in den Posteingang daran, dass die Kopfzeile nicht mehr kursiv angezeigt wird. In diesem Fall müssen Sie einfach den Status der Nachricht wieder zurücksetzen, indem Sie sie öffnen und nochmals auf die Schaltfläche Senden klicken.
Übertragen Wenn keine permanente Verbindung zum Netz besteht, müssen Sie die endgültige Übertragung aus dem Ordner Postausgang heraus manuell starten. Dafür benutzen Sie die Befehle der Registerkarte Senden/Empfangen des Menübands (à Abbildung 18.5). Sie können dafür mit den Standardeinstellungen arbeiten oder ausgewählte Übertragungsvorgänge oder Verbindungen benutzen Microsoft Outlook stellt die Verbindung zum Server Ihres Dienstanbieters her und führt den Nachrichtenaustausch durch. Empfangene Nachrichten werden im Ordner Posteingang angezeigt.
Wenn Sie den Status der Übermittlung länger betrachten wollen, klicken Sie in der Gruppe Download auf Status anzeigen. Sie können hier kontrollieren, ob alle Übertragungsvorgänge ohne Fehler ausgeführt wurden. Ein weiterer Klick darauf blendet das Dialogfeld wieder aus.
Ausgewählte Übertragungsvorgänge Wenn Sie zum Starten der Übertragung die anderen Befehle auf der Registerkarte Senden/Empfangen in der Gruppe Senden und Empfangen verwenden, können Sie auswählen, was genau übertragen werden soll. Welche Befehle hier verfügbar sind, hängt davon ab, welche Konten und Übermittlungsgruppen Sie auf Ihrem System installiert haben (à Abbildung 18.6).
Abbildung 18.6 Das Senden und Empfangen von Gruppen
»» Falls bei Ihnen mehrere E-Mail-Konten installiert Abbildung 18.5 Die Registerkarte Senden/Empfangen im Menüband
Es geht aber auch einfacher: Als eine sehr sinnvolle Neuerung bei Outlook 2010 finden Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff ebenfalls die Schaltfläche Alle Ordner senden/empfangen . Ein Klick darauf erfüllt diese Aufgabe.
Standardeinstellung zum Übertragen Wenn Sie alle ausgehenden und eingehenden Nachrichten übertragen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Senden/ Empfangen in der Gruppe Senden und Empfangen auf Alle Ordner senden und empfangen oder drücken Sie Ñ. Dabei wird die standardmäßig eingestellte DFÜVerbindung verwendet. In einem kurzzeitig angezeigten Dialogfeld sehen Sie den Status der Übermittlung. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Dieses Dialogfeld während der Übermittlung nicht anzeigen können Sie die Anzeige verhindern.
sind, haben Sie die Möglichkeit, die Nachrichten für jedes Konto einzeln zu übermitteln.
»» Haben Sie mehrere Übermittlungsgruppen eingerichtet, können Sie auch diese für die Übermittlung separat ansprechen. Diese früher als Schnellsynchronisierungsgruppen bekannten Elemente fassen auf einfache Weise verschiedene Konten- und Ordnerkombinationen zu Gruppen für das Senden und Empfangen zusammen. Sie können hiermit das Übermittlungsverhalten steuern – beispielsweise automatisch die Häufigkeit der Verbindungsaufnahme mit dem Server oder die Einbeziehung bestimmter Ordner in die Übermittlung. Hier wird auch festgelegt, welche Aufgaben während einer Nachrichtenübermittlung in welcher Reihenfolge ausgeführt werden.
18.2.3 Nachrichten empfangen und lesen Wenn Sie für die Übertragung den Befehl Alle Ordner senden und empfangen gewählt haben, werden auch die an Sie gerichteten Nachrichten auf Ihren Rechner
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Abbildung 18.7 Der Posteingang mit empfangenen Nachrichten.
heruntergeladen und im Ordner Posteingang angezeigt (à Abbildung 18.7).
Der Ordner Posteingang Im Bereich E-Mail wird die Anzahl der empfangenen, aber noch nicht gelesenen Nachrichten im Navigationsbereich angezeigt. Standardmäßig erfolgt diese Anzeige an mindestens zwei Stellen:
»» Einerseits finden Sie innerhalb von Persönliche Ordner den Ordner Posteingang. Persönliche Ordner kann bei einer anderen Installationsform auch den Namen Outlook tragen. Die Anzahl der neuen Nachrichten wird darin in Klammern angezeigt.
»» In der Grundeinstellung des Programms ist der Ordner Posteingang auch unterhalb von Favoriten vorhanden. Falls keine Favoriten vorhanden sind, können Sie sie selbst einrichten (à Kapitel 17). Klicken Sie auf eine der Anzeigen für den Posteingang, um den Inhalt dieses Ordners im Hauptbereich des Programms anzuzeigen (à Abbildung 18.7).
»» Im Posteingang werden nicht gelesene Nachrichten standardmäßig in fetter Schrift angezeigt, die bereits gelesenen erscheinen in normaler Schrift. Der Status einer Nachricht wird erst dann auf Gelesen gestellt, nachdem gewisse Bedingungen erfüllt sind.
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Diese können Sie über das Dialogfeld Lesebereich in der Kategorie Erweitert unter den Outlook-Optionen einstellen (à Kapitel 20). Standardmäßig wird eine Nachricht immer als Gelesen gekennzeichnet, wenn sie im Lesebereich angezeigt und dann zu einer anderen Nachricht gewechselt wurde. Dieser Status lässt sich aber auch manuell ändern: Sie können über die Befehle Als gelesen markieren und Als ungelesen markieren im Kontextmenü zu einer Nachricht den gewünschten Status zuweisen.
»» Außerdem werden die im aktuellen Ordner enthaltenen Nachrichten in der zeitlichen Reihenfolge von Datum und Zeit des Eintreffens angezeigt. Innerhalb dieser Liste wird eine zusätzliche Gruppierung durch die Zeilen Heute, Gestern, Letzte Woche usw. oder durch die Anzeige des Wochentags vorgenommen. Über die Schaltflächen mit der kleinen Pfeilspitze zu diesen Gruppierungszeilen blenden Sie die Gruppe aus bzw. ein. Die Nachrichten können aber auch in unterschiedlichen Ansichten angezeigt und/oder sortiert werden. Mit hilfe der Befehle zur Schaltfläche Anordnen nach in der Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht lassen sich diese Voreinstellungen an Ihre Wünsche anpassen. Beispielsweise können Sie andere Felder anzeigen oder die Elemente anders sortieren oder filtern (à unten).
Nachrichten erstellen, senden und empfangen
Eine E-Mail öffnen Um eine Nachricht vollständig anzuzeigen, doppelklicken Sie auf eine Nachrichtenzeile. Die Nachricht wird in einem Formular angezeigt, das auch wieder über ein eigenes Menüband verfügt. Beachten Sie aber vor dem Öffnen einer Nachricht von einem Ihnen nicht bekannten Absender die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen. (à Kapitel 20).
»» Die Angaben des Senders werden in abgeblendeter Form angezeigt. Die Nachricht selbst kann nicht editiert werden.
»» Über die beiden Schaltflächen Vorheriges Element und Nächstes Element in der Symbolleiste für den Schnellzugriff wechseln Sie zu anderen Nachrichten.
»» Wenn eine im Format HTML gesendete Nachricht grafische Elemente enthält, werden diese aus Sicherheitsgründen standardmäßig nicht mit heruntergeladen. Oben in der Nachricht werden Sie über diese Tatsache informiert. Klicken Sie auf diese Informationszeile, um die dann verfügbaren Optionen dafür anzuzeigen (à Abbildung 18.8). Wenn Sie darin Bilder downloaden wählen, werden die grafischen Inhalte der Nachricht heruntergeladen.
Abbildung 18.9 Sie können eine Nachricht übersetzen lassen.
18.2.4 Beantworten und Weiterleiten In der Mehrzahl der Fälle werden Sie auf den Empfang einer Nachricht reagieren wollen. Sie können beispielsweise darauf antworten oder die Nachricht an einen anderen Empfänger weiterleiten. Sie sparen sich die für die erneute Eingabe der Adressen benötigte Zeit, wenn Sie direkt von der empfangenen Nachricht ausgehen. Zum Antworten bzw. Weiterleiten verfahren Sie im Prinzip genauso wie beim Senden einer von Ihnen selbst erstellten Nachricht.
E-Mail beantworten Die Befehle oder Schaltflächen zum Antworten können Sie bei markierter Nachricht im Ordner Posteingang oder – falls Sie die Nachricht geöffnet haben – über das Formular ansprechen.
»»
Wenn Sie nur dem eigentlichen Verfasser der Nachricht antworten wollen, markieren Sie im Posteingang die Nachricht und wählen Sie den Befehl Antworten in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Start. Hatten Sie die Nachricht bereits geöffnet, klicken Sie auf Antworten in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Nachricht des Menübands.
»»
Klicken Sie auf Allen antworten in der Registerkarte Start, wenn Sie Ihre Antwort auch den unter Cc aufgelisteten zusätzlichen Empfängern zukommen lassen wollen. Hatten Sie die Nachricht bereits geöffnet, klicken Sie auf Allen antworten in der Gruppe Antworten der Registerkarte Nachricht des Menübands.
Abbildung 18.8 Bilder werden nicht automatisch herunter geladen.
»» Fremdsprachige Nachrichten können Sie übersetzen lassen. Stellen Sie eine Verbindung zum Internet her, markieren Sie den zu übersetzenden Bereich in der Nachricht und wählen Sie Übersetzen in der Gruppe Bearbeiten. Wenn Sie in der Liste dazu den Befehl Element übersetzen wählen, werden Sie mit einem Onlinedienst verbunden, in dem Sie die Quell- und die Zielsprache wählen und eine Übersetzung anfordern können.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
In beiden Fällen öffnet sich das Formular für die Antwort auf die Nachricht. Der oder die Empfänger ist/sind bereits vermerkt. In der Betreffzeile finden Sie die ursprüngliche Eingabe mit dem vorangestellten AW:. Standardmäßig wird die eigentliche Nachricht im unteren Teil nochmals angezeigt. Wie der ursprüngliche Text der Nachricht beim Weiterleiten oder beim Antworten auf eine Nachricht behandelt werden soll, legen Sie im Bereich Antworten und Weiterleiten im Bereich E-Mail unter den Outlook-Optionen fest (à Kapitel 20). Geben Sie nun Ihre Antwort ein. Zusätzlich können Sie noch einige Optionen einstellen oder ändern:
»
»
Wenn Sie auf eine Nachricht antworten, wird in Outlook das Format verwendet, in dem die Nachricht ursprünglich erstellt worden ist. Dadurch wird auch sichergestellt, dass E-Mail-Empfänger die Antworten sofort lesen können. Sie haben allerdings die Möglichkeit, für Ihre Antwort ein anderes Format anzugeben. Wählen Sie dazu nach dem Öffnen des Formulars auf der Registerkarte Text formatieren in der Gruppe Format das gewünschte Nachrichtenformat. Sie können die für die Antwort gültigen Optionen wie die Einstellungen zu Sicherheit und Vertraulichkeit, Abstimmung, Verlauf und Übermittlung für die Antwort ändern. Gehen Sie dabei genauso vor wie beim Verfassen einer Nachricht.
Klicken Sie nach der Eingabe Ihrer Antwort und dem Festlegen der gewünschten Optionen auf Senden, um die Antwort auf den Weg zu bringen. Hier gilt wieder das schon für das Verfassen eigener Nachrichten Gesagte: Wie weit die Antwort zunächst gelangt, ist eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der gewählten Einstellungen. Wenn Sie die Option Fenster der Originalnachricht beim Antworten und Weiterleiten schließen in der Kategorie E-Mail der Outlook-Optionen aktivieren, erübrigt sich ein manuelles Schließen des Fensters mit der Originalnachricht, wenn Sie auf diese geantwortet oder sie weitergeleitet haben (à Kapitel 20).
TIPP
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Weiterleiten Um eine empfangene Nachricht an andere Empfänger weiterzuleiten, markieren Sie die Nachricht und wählen Sie die Schaltfläche Weiterleiten in der Gruppe Antworten. Auch hier können Sie den Befehl bei einer bereits geöffneten Nachricht im Formular für die Nachricht ansprechen.
» In der Betreffzeile finden Sie die ursprüngliche Eingabe mit dem vorangestellten WG:.
» Die Empfängeradressen müssen Sie noch angeben. Zusätzliche Anlagen und Eingaben im Textbereich können Sie ebenfalls noch vornehmen. Klicken Sie nach der Eingabe der Adresse des Empfängers und der gewünschten Optionen auf Senden, um die Weiterleitung auf den Weg zu bringen. Wiederum gilt das schon für das Verfassen eigener Nachrichten Gesagte: Wie weit die Nachricht zunächst gelangt, ist eine Frage der Konfiguration Ihres Systems und der gewählten Einstellungen. Ist die Option Weitergeleitete Nachrichten speichern in der Kategorie E-Mail unter den Outlook-Optionen aktiviert, wird nach dem Weiterleiten einer Nachricht eine Kopie davon automatisch im Ordner Gesendete Elemente gespeichert.
18.3 Arbeiten mit Anlagen Sie können einer Nachricht Dateien oder Elemente aus Outlook hinzufügen. Der Empfänger einer solchen Nachricht kann die Anlagen öffnen oder eingefügte Outlook-Elemente in sein Programm integrieren.
18.3.1 Anlagen senden Um als Sender einer Nachricht ein solches Element einzufügen, verwenden Sie die Befehle der Gruppe Einschließen auf der Registerkarte Einfügen im Menüband des Nachrichtenformulars.
Datei anfügen Wenn Sie Ihrer Nachricht eine Datei als Anlage hinzufügen möchten, wählen Sie den Befehl Datei anfügen aus diesem Bereich. Das öffnet bei Vista als Betriebssystem ein Fenster mit dem Inhalt des
Arbeiten mit Anlagen
persönlichen Ordners des Benutzers als Inhalt, bei Windows 7 die Bibliothek Dokumente. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern zum Öffnen oder Speichern (à Kapitel 3). Navigieren Sie von dort aus zum gewünschten Speicherort, markieren Sie die einzufügende Datei und bestätigen Sie über Einfügen. Im oberen Bereich des Nachrichtenformulars erscheint eine Zeile mit dem Namen Angefügt, in der Name und Größe der eingefügten Datei vermerkt sind. Bringen Sie anschließend die Nachricht wie gewohnt auf den Weg.
Ein Element einfügen Um der Nachricht ein Element aus Microsoft Outlook hinzuzufügen, wählen Sie den Befehl Element anfügen aus demselben Bereich im Menüband. Im Dialogfeld Element einfügen wählen Sie zuerst den Outlook-Ordner und dann das Element aus diesem Ordner (à Abbildung 18.10).
Im Bereich Einfügen als rechts oben im Dialogfeld haben Sie zwei Möglichkeiten: Mit Nur Text fügen Sie das Element als Textbestandteil der Nachricht ein. Anlage verfährt mit dem Element wie beim Einfügen einer Datei. Beim Arbeiten über einen Server, bei dem sowohl Sender als auch Empfänger auf die Elemente zugreifen können, finden Sie hier noch die Option Verknüpfung. Damit werden die entsprechenden Daten nicht kopiert, sondern es wird ein Zeiger auf dieses Element erstellt.
Anlagen in der Nachricht Die eingefügten Dateien und Elemente werden dann im neu angezeigten Feld Angefügt angegeben (à Abbildung 18.11).
18.3.2 Anlagen verarbeiten Hat der Sender seiner Nachricht eine Datei als Anlage beigefügt, wird das im oberen Bereich des Posteingangs durch ein Büroklammersymbol gekennzeichnet. Als Empfänger können Sie die Anlage aus der Nachricht heraus öffnen oder speichern. Empfangene Anlagen enthalten möglicherweise Viren und Würmer, die Ihrem Computer auf unterschiedliche Weise schaden können. Sie sollten sich über die möglichen Auswirkungen im Klaren sein. Das gilt besonders für Anlagen von Nachrichten von Ihnen unbekannten Sendern. Standardmäßig sperrt Microsoft Outlook auch Anlagedateien, die Viren enthalten können. Dabei wird aber keine Garantie dafür übernommen, dass erhaltene Anlagen virenfrei sind.
Nachrichten mit Anlagen öffnen Abbildung 18.10 Das Dialogfeld Element einfügen
Öffnen Sie zunächst die Nachricht, die die zu öffnende Dateianlage enthält. Die Anlage wird in der Nachricht in einer separaten Zeile unter der Zeile Betreff angezeigt
Abbildung 18.11 Zwei Dateien wurden als Anlage eingefügt.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Abbildung 18.12 Anlage in der Nachricht
(à Abbildung 18.12). In einigen Fällen erfolgt die Anzeige der Anlage in einer Rich-Text-Nachricht im Textbereich selbst.
Die Anlagenvorschau Mithilfe der Anlagenvorschau zeigen Sie die Dateien an, ohne die Anlagen in einem separaten Fenster anzeigen zu müssen. Sie klicken einfach im Lesebereich auf das Anlagensymbol, um die Datei anzuzeigen. Bei der Installation von Outlook 2010 werden mehrere Dateivorschauen automatisch eingefügt. Dazu gehören Elemente von Outlook 2010 sowie Dokumente von Word, Excel oder PowerPoint, wenn Sie mit der Office-Version 2007 oder 2010 erstellt wurden. In diesem Fall wird der Inhalt der Anlage direkt im Fenster angezeigt. Gegebenenfalls müssen Sie vorher auf Dateivorschau klicken (à Abbildung 18.13). Weitere Dateivorschauen können von einer Website heruntergeladen werden.
»»
Doppelklicken Sie bei einer sicheren Anlage auf das Symbol für die Anlage, um sie mit einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme zu öffnen.
»»
Es ist aber immer sicherer, eine Anlage zuerst zu speichern und dann über ein Antivirenprogramm zu untersuchen. Die Option Speichern unter ermöglicht ein Speichern auf Ihrem Rechner. Die Arbeit mit dem nachfolgend angezeigten Dialogfeld entspricht der mit dem Dialogfeld zum Speichern (à Kapitel 3).
18.4 Werkzeuge zur Verwaltung Fast genauso wie Dateien auf Ihrem Rechner verwalten Sie auch Nachrichten innerhalb von Outlook. Sie können Elemente auswählen, danach suchen lassen, sie
Abbildung 18.13 Die Anlagenvorschau
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Werkzeuge zur Verwaltung
Abbildung 18.14 Die Registerkarte Ansicht
kopieren, verschieben, separat speichern oder löschen. Zusätzlich können Sie diese Elemente auch sortieren, filtern oder gruppieren, Verknüpfungen zwischen unterschiedlichen Elementen erstellen und einzelne Elemente besonders kennzeichnen. Dieser Abschnitt liefert einen Überblick über die dafür vorhandenen Werkzeuge.
18.4.1 Ansichten und Anordnungen Die Übersichtlichkeit der Darstellung der Nachrichten im Informationsfenster können Sie durch diverse Maßnahmen erhöhen: Der einfachste Schritt dazu besteht darin, geeignete Anordnungen zu verwenden oder die Elemente auf diverse Weisen sortieren lassen. Die Einstellungen dazu nehmen Sie über die Registerkarte Ansicht vor (à Abbildung 18.14).
Geeignete Anordnungen einstellen Der erste Schritt zur Erhöhung der Übersicht besteht in der Wahl einer geeigneten Anordnung. Sie legen damit fest, in welcher Reihenfolge die Elemente im Informationsfenster aufgelistet werden sollen. Die Befehle dazu finden Sie in der aktuellen Version des Programms in der Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht. Der Befehl Anordnen nach darin beinhaltet vordefinierte Kombination aus einer Gruppierung und einer Sortierung. Es gibt zwölf vordefinierte Standardanordnungen (à Abbildung 18.15 links).
Unterhaltungen Standardmäßig sind die Nachrichten nach Datum (Unterhaltungen) sortiert. Sollte die Option Datum (Unterhaltungen) in der Liste zum Befehl Anordnen nach nicht verfügbar sein, müssen Sie das Kontrollkästchen Als Unterhaltungen anzeigen in der Gruppe Unterhaltungen der Registerkarte Ansicht aktivieren. Diese Anordnung nach Unterhaltungen ist wohl auch für die Mehrzahl der Anwender sinnvoll. Dabei werden Nachrichten mit demselben Betreff in Unterhaltungen gruppiert, die erweitert oder reduziert angezeigt werden können. So können Sie Ihre E-Mail-Nachrichten schneller durchgehen und Nachrichten oder Unterhaltungen mit weniger Klicks bearbeiten
»» Nachrichten, die Teil einer Unterhaltung sind, sind
Abbildung 18.15 Die Optionen zum Anordnen und für die Unterhaltungseinstellungen
links mit einer Pfeilspitze versehen. Wenn Sie darauf klicken, werden die zu der Unterhaltung gehörenden Nachrichten eingeblendet. Die Nachrichten in einer Unterhaltung werden mit der jeweils neuesten Nachricht oben angezeigt. Beim Empfang einer Nachricht wird die gesamte Unterhaltung an den Anfang der Nachrichtenliste verschoben. Wenn Sie in der Nachrichtenliste auf eine Unterhaltungskopfzeile klicken, wird die Unterhaltung im Lesebereich mit der neuesten Nachricht an oberster Stelle angezeigt.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» In allen Unterhaltungen mit ungelesenen Nachrichten ist die oberste Zeile fett formatiert und die Anzahl von ungelesenen Nachrichten wird neben dem Betreff angezeigt. Wenn Sie die Unterhaltung erweitern, werden ungelesene Nachrichten mit fett formatierter Kopfzeile angezeigt. In erweiterten Unterhaltungen ist der Zusammenhang zwischen den Nachrichten sowie etwaigen Antworten und zugehörigen Nachrichten aus anderen Ordnern visuell dargestellt. Beachten Sie auch die Befehle im Kontextmenü zu einer Nachricht im Strang einer Unterhaltung:
»» Über die Option Ignorieren darin bewirken Sie, dass alle zu der von Ihnen ausgewählten Unterhaltung zugehörigen Nachrichten entfernt und weitere Nachrichten zu diesem Strang automatisch in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden. Diese Aktion können Sie nach dem Markieren auch über die Befehlsschaltfläche Unterhaltung abweisen in der Gruppe Löschen der Registerkarte Start bewirken.
»» Daneben gibt es hier auch den Befehl Aufräumen. Damit können Sie ältere Nachrichten aus einem Strang löschen, die sonst bei jeder weiteren Antwort mit aufgelistet werden. Diesen Befehl können Sie auch über Aufräumen in der Gruppe Löschen der Registerkarte Start ausführen. Markieren Sie vorher in der Nachrichtenliste die Unterhaltung oder eine beliebige Nachricht in der Unterhaltung. Wenn Sie die Option Datum (Unterhaltungen) gewählt haben, ist in der Gruppe Unterhaltungen auch die Option Unterhaltungseinstellungen wählbar (à Abbildung 18.15 rechts). Sie finden darin weitere Optionen für die Anzeige. Wichtig ist hier Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen. Ist diese Option aktiviert, werden beispielsweise auch Ihre im Ordner Gesendete Elemente abgelegten Antworten in der Unterhaltungsliste mit angezeigt.
Abbildung 18.16 Die Überschriftzeile für Nachrichten
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Weitere Anordnungen Alternativ dazu können Sie aber im Katalog Anordnen nach auch andere Anordnungen benutzen:
»» Wenn zusätzlich die Option In Gruppen anzeigen unten in der Liste aktiviert ist, werden die Nachrichten durch zusätzlich eingeschobene Zeilen wie Datum: Heute, Datum: Gestern usw. untergliedert. Über die Schaltflächen mit dem Plus- und Minuszeichen zu diesen Gruppierungszeilen können Sie die Gruppe aus- und einblenden.
»» Wenn Sie nach einer Nachricht mit einer Anlage suchen, kann die Anordnung Anlagen für Sie interessant sein. Dabei werden die Nachrichten in solche gruppiert, die Anlagen oder keine Anlagen enthalten. In allen Anordnungen können Sie über die Felder in der Überschriftzeile eine Sortierung innerhalb der Anordnung vornehmen.
Sortieren Es wurde bereits erwähnt: Standardmäßig werden die empfangenen Nachrichten in der zeitlichen Reihenfolge von Datum und Zeit des Eintreffens angezeigt. Innerhalb dieser Liste wird eine zusätzliche Gruppierung durch die Zeilen Heute, Gestern, Letzte Woche usw. vorgenommen. Wenn Sie viele Nachrichten erhalten, ist das nicht unbedingt die sinnvollste Form der Anzeige. Wenn sich bereits viele Nachrichten in einem Ordner befinden, können Sie sich zum Organisieren einer der in allen Outlook-Ordnern einsetzbaren Werkzeuge zum Sortieren oder Gruppieren bedienen. Sie reduzieren damit zwar nicht die Anzahl der Nachrichten, sorgen aber für einen besseren Überblick. Sie benutzen dazu die Überschriftzeile im Informationsfenster (à Abbildung 18.16). Darin werden die wichtigsten Informationen einer Nachricht – teilweise durch Symbole, teilweise im Klartext – angezeigt (à Tabelle 18.2). Welche Spalten angezeigt werden, können Sie durch Anpassen des Formulars regeln. Die in der Grundeinstellung vorhandenen Infor-
Werkzeuge zur Verwaltung
Symbol
Bedeutung In der Spalte Wichtigkeit finden Sie Symbole für die durch den Sender der Nachricht gewählte Stufe. Hier werden Nachrichten markiert, für die eine Erinnerung festgelegt wurde. In der Spalte Symbol kennzeichnen unterschiedliche Symbole die Art der Nachricht – beispielsweise gelesene Nachricht, nicht gelesene Nachricht usw. Die Spalte Anlagen zeigt ein Büroklammersymbol, wenn der Nachricht eine Anlage beigefügt ist. Die Spalte Von zeigt den Sender der Nachricht an. In der Spalte Betreff wird der vom Sender der Nachricht in der Betreff-Zeile eingegebene Text wiedergegeben. Die Spalte Erhalten zeigt an, wann Sie die Nachricht erhalten haben. In der Spalte Größe wird der Umfang der Nachricht – inklusive der enthaltenen Anlagen – angezeigt. Haben Sie Kategorien für die Elemente festgelegt, werden sie in dieser Spalte angezeigt. In der Spalte Kennzeichnungsstatus wird beispielsweise ein Symbol angezeigt, wenn die Nachricht zur Nachverfolgung gekennzeichnet ist.
Tabelle 18.2 Symbole in der Kopfzeile
mationen sollten aber in der Mehrzahl der Fälle ausreichen, eine bestimmte Nachricht zu identifizieren. Bei Tabellenansichten können Sie ein Sortieren der vorhandenen Elemente schnell über die Felder in den Spaltenüberschriften erreichen. Diese Sortierung bleibt aber nur für die aktuelle Sitzung mit Outlook erhalten und wird bei einem zukünftigen Öffnen des Programms wieder durch die für die Ansicht festgelegte Standardreihenfolge ersetzt.
»» Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte sortieren zu lassen. Eine nach unten weisende Pfeilspitze
in einer Spaltenüberschrift zeigt an, dass die Liste nach den Eintragungen in dieser Spalte aufsteigend sortiert ist.
»» Um die Sortierfolge umzukehren, klicken Sie die Spaltenüberschrift nochmals an. Beachten Sie die Richtung der Pfeilspitze .
»» Klicken Sie auf eine andere Spaltenüberschrift, um nach den Eintragungen in dieser Spalte zu sortieren. Nach welcher Zeile gerade sortiert wird, erkennen Sie an der Anzeige der Pfeilspitze.
»» Wenn Sie nach mehr als einem Feld sortieren, werden zuerst alle Elemente nach dem ersten Feld sortiert und dann, innerhalb dieser Sortierung, nochmals nach dem zweiten Feld.
18.4.2 Elemente suchen Wenn Sie in den Outlook-Ordnern viele Elemente abgelegt haben, kann es schwierig werden, das gewünschte Element zu finden. Noch komplizierter wird dies, wenn Sie neben den standardmäßig abgelegten Ordnern weitere als parallele oder Unterordner hinzugefügt haben oder mit mehreren Konten arbeiten (à Kapitel 17). Für solche Fälle bieten Ihnen die Suchfunktionen des Programms die Möglichkeit, Nachrichten, Termine, Kontakte und Aufgaben schnell aufzufinden. Sie können die nach einer erfolgreichen Suche angezeigten Ergebnisse sortieren, gruppieren und ändern, um die Informationen auf unterschiedliche Weise zu organisieren. Es gibt zwei Suchmethoden: die Suche und die erweiterte Suche. Einerseits stehen Ihnen in allen Ansichten bereits in den Informationsfenstern eigene Suchbereiche zur Verfügung. Andererseits finden Sie nach dem Starten eines Suchvorgangs eine eigene Registerkarte Suchtools/Suchen, die weitere Suchfunktionen beinhaltet.
Die einfache Suche Jeder Bereich in Outlook – beispielsweise E-Mail, Kontakte, Kalender – verfügt mit der Sofortsuche über einen eigenen Suchbereich, den Sie im oberen Bereich des jeweiligen Informationsfensters direkt unten oder neben der Überschrift finden (à Abbildung 18.17).
Abbildung 18.17 Der Suchbereich Sofortsuche
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Abbildung 18.18 Die Suche im Bereich E-Mail
Um nach einem Element in diesem Bereich zu suchen, geben Sie den Begriff hier im Feld ein. Sie können auch einfach Ÿ+E drücken, um die Einfügemarke im Feld Sofortsuche zu platzieren.
»» Der Suchprozess beginnt bereits während der Eingabe. Die Elemente, die den eingegebenen Text enthalten, werden im Bereich mit den Ergebnissen der Sofortsuche angezeigt, wobei der gesuchte Text hervorgehoben wird. In vielen Fällen müssen Sie die Eingabe also nicht vollständig durchführen, sondern Sie können aus den darunter angezeigten Ergebnissen das Gewünschte auswählen. Anlagen werden durchsucht, die Suchergebnisse aus Anlagen werden jedoch nicht hervorgehoben.
»» Sobald Sie damit begonnen haben, einen Suchbegriff einzutippen, wird im Menüband die zusätzliche Registerkarte Suchtools/Suchen angezeigt (à Abbildung 18.18). Die Befehle darin unterscheiden sich je nach dem vorher gewählten Outlook-Bereich. Diese Registerkarte wird auch angezeigt, sobald Sie in das Suchenfeld geklickt haben.
»»
Die Suche wird zunächst im aktuellen Ordner durchgeführt. Wenn Sie sie auf andere Ordner ausdehnen wollen, navigieren Sie zum Ende der Liste mit den Suchergebnissen und klicken Sie dort auf Suchen Sie erneut in Alle … Elemente. Sie können zum Erweitern der Suche auch auf die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe Bereich – beispielsweise auf Alle E-MailElemente – klicken.
»» Wenn Sie den Suchvorgang abgeschlossen haben, können Sie die Suche bereinigen, indem Sie neben dem Feld der Sofortsuche auf Suche schließen klicken. Daraufhin werden wieder alle Elemente in der Liste des Informationsfensters angezeigt.
490
In der Gruppe Verfeinern der Registerkarte Suchtools/ Suchen können Sie die Suche mithilfe einer Reihe von Kriterienoptionen spezifischer gestalten. Die Suchfelder, die Sie damit hinzufügen, sind abhängig davon, wo Sie sich in Outlook befinden. Sie können hier Eintragungen vornehmen, wenn Sie die Suche spezifischer gestalten wollen – beispielsweise lassen Sie im Bereich Posteingang nach Nachrichten suchen, die einen bestimmten Betreff enthalten. Ihre letzten zehn Suchvorgänge werden gespeichert und können wieder verwendet werden. Klicken Sie nach dem Starten der Sofortsuche auf der Registerkarte Suchtools/Suchen in der Gruppe Optionen auf Zuletzt verwendete Suchvorgänge und wählen Sie anschließend den Suchbegriff, den Sie erneut verwenden möchten.
Die erweiterte Suche Die erweiterte Suche verfügt über eine Vielzahl von Optionen, mit deren Hilfe Sie Ihre Suche sehr detailliert gestalten können. Beispielsweise können Sie nach allen Nachrichten von einer bestimmten Person suchen, die an einem bestimmten Tag nur an Sie allein gesendet wurden. Darüber hinaus können Sie nach beliebigen Dateien auf Ihrem Computer oder einem verfügbaren Netzlaufwerk suchen. Klicken Sie in das Feld Sofortsuche, um die Registerkarte Suchentools/Suchen anzuzeigen. Öffnen Sie darin in der Gruppe Optionen die Liste zu Suchtools und wählen Sie den Befehl Erweiterte Suche. Im Dialogfeld Erweiterte Suche legen Sie die Suchkriterien fest.
»» Legen Sie zuerst im oberen Bereich über das Listenfeld Suchen nach fest, wo gesucht werden soll. Standardmäßig wird der Ordner angezeigt, aus dem heraus Sie die erweiterte Suche gestartet haben. Sie können aber auch einen anderen Bereich wählen.
Werkzeuge zur Verwaltung
Abbildung 18.19 Die Optionen zum Durchsuchen
»» Im unteren Bereich des Dialogfelds spezifizieren
»» Durch Aktivieren von Beim Durchsuchen aller Ob-
Sie auf vier Registerkarten die Suchkriterien. Die Eintragungen in den dort zur Verfügung stehenden Feldern ändern sich, je nachdem, welchen Eintrag Sie für das Feld Suchen nach gewählt haben. Der Name der ersten Registerkarte entspricht Ihrer Wahl im Feld Suchen nach. Haben Sie dort beispielsweise Dateien gewählt, heißt diese Registerkarte Datei.
jekte Nachrichten im Ordner ‚Gelöschte Elemente‘ in jeder Datendatei einschließen erreichen Sie, dass beim Durchsuchen aller Nachrichten gelöschte Elemente in die Suche mit einbezogen werden.
Die Suchoptionen Sie sollten sich mit den Optionen vertraut machen, die Ihnen für das Suchen in Outlook zur Verfügung stehen. Dazu öffnen Sie das Menü Datei und wählen dann Optionen und darin Durchsuchen. Alternativ klicken Sie in das Feld Sofortsuche und öffnen auf der Registerkarte Suchentools/Suchen in der Gruppe Optionen die Liste zu Suchtools und wählen Sie den Befehl Suchoptionen. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen aus (à Abbildung 18.19). Unter der Überschrift Ergebnisse finden Sie einige Optionen, die bei der Form der Suche helfen:
»» Über Nur Ergebnisse anzeigen aus können Sie einstellen, welche Ordner beim Starten der Suche berücksichtigt werden sollen. Beachten Sie, dass standardmäßig nur im gerade aktuellen Ordner gesucht wird.
»» Ergebnisse bei der Eingabe anzeigen (falls möglich) – diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass die Suchergebnisse während der Eingabe angezeigt werden, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Möglicherweise möchten Sie Suchergebnisse erst dann angezeigt bekommen, wenn Sie die Taste Æ drücken oder auf die Schaltfläche Suchen klicken. Die Schaltfläche Suchen ist nur ansprechbar, wenn diese Option deaktiviert wurde.
»» Ist Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen aktiviert, begrenzt Outlook die Anzahl der angezeigten Ergebnisse, um die Suche zu beschleunigen und die aktuellsten Elemente anzuzeigen. Im Bereich Sofortsuche wird eine Meldung mit einem Hinweis auf diese Begrenzung angezeigt. Sie können auf die Meldung klicken, um ein Dialogfeld zu öffnen und alle Ergebnisse anzuzeigen.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Über Gesuchte Begriffe in den Ergebnissen hervorheben sorgen Sie dafür, dass Fundstellen hervorgehoben werden. Klicken Sie zum Ändern der Hervorhebungsfarbe auf Ändern und wählen Sie anschließend im Dialogfeld Farbe eine Farbe aus.
»» Geben Sie einen Namen für den Suchordner ein. »» Klicken Sie auf Kriterien und wählen Sie die gewünschten Optionen aus. Beispielsweise können Sie für den vordefinierten Suchordner Große Nachrichten die Größe einstellen.
18.4.3 Arbeiten mit Suchordnern
Hinzufügen weiterer Suchordner
Bei einem Suchordner handelt es sich um einen virtuellen Ordner, der eine Ansicht sämtlicher E-Mail-Elemente bietet, die bestimmte Suchkriterien erfüllen. So ermöglicht der Suchordner Ungelesene Nachrichten das Anzeigen aller noch nicht gelesenen Nachrichten von einem zentralen Ort aus, auch wenn sich die Nachrichten in verschiedenen E-Mail-Ordnern befinden. Suchordner können keine Suchergebnisse aus verschiedenen Datendateien enthalten.
Zusätzlich zu den Standardsuchordnern verfügt Outlook über eine Liste vordefinierter Suchordner. Vordefinierte Suchordner können mithilfe eigener Suchkriterien angepasst werden. Um einen dieser vordefinierten Suchordner zu benutzen, klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Neu auf Neuer Suchordner. Sie können auch die Tastenkombination Ÿ+Á+P verwenden. Das Dialogfeld Neuer Suchordner wird angezeigt (à Abbildung 18.21).
Die vordefinierten Suchordner Im Navigationsbereich befinden sich bereits drei Standardsuchordner. Wählen Sie einen davon aus, um seinen Inhalt anzuzeigen.
»» Kategorisierte E-Mail beinhaltet Elemente, denen eine Farbkategorie zugewiesen wurde.
»» Große Nachrichten umfasst Elemente, die größer als 100 Kilobyte sind.
»» Ungelesene Nachrichten enthält Elemente, die als Ungelesen markiert sind. Die Kriterien, mit denen diese Ordner arbeiten sollen, können Sie selbst festlegen. Markieren Sie im Navigationsbereich den vordefinierten Suchordner. Lassen Sie im Menüband die Registerkarte Ordner anzeigen und klicken Sie in der Gruppe Aktionen auf Diesen Suchordner anpassen (à Abbildung 18.20).
Abbildung 18.20 Einen Suchordner anpassen
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Abbildung 18.21 Einen neuen Suchordner erstellen
Markieren Sie den darin vordefinierten Suchordner. Unten im Dialogfeld können Sie dann unter der Überschrift Suchordner anpassen die zu verwendenden Suchkriterien angeben. Wählen Sie außerdem das zu durchsuchende Postfach aus. Suchordner können keine Suchergebnisse aus verschiedenen Datendateien enthalten. Nach einer Bestätigung über OK wird der neue Suchordner erstellt. Auch die selbst erstellten Suchordner können Sie später anpassen. Klicken Sie zum Ändern der Kriterien mit
Werkzeuge zur Verwaltung
der rechten Maustaste auf den gewünschten Suchordner und wählen Sie Diesen Suchordner anpassen aus dem Kontextmenü. Anschließend können Sie die Kriterien neu festlegen. Die Kriterien der Suchordner in der Gruppe Nachrichten lesen können aber nicht geändert werden. Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die im Suchordner angezeigten E-Mail-Nachrichten nicht an ihrem ursprünglichen Speicherort gelöscht, da diese Elemente in diesem Ordner lediglich angezeigt werden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere in einem Suchordner angezeigte E-Mail-Nachrichten öffnen oder auswählen und diese anschließend löschen, werden die Nachrichten aus dem entsprechenden Outlook-Ordner gelöscht.
18.4.4 Mit Ordnern arbeiten Wenn Ihnen auf Ihrem System eine entsprechend große Auswahl an Speicherordnern zur Verfügung steht, können Sie selbst entscheiden, wo und wie Sie in Zukunft Ihre persönlichen Informationen verwalten. Sie können weitere Order – auch Unterordner zu bereits vorhandenen Ordnern – hinzufügen, die Ordner in einzelnen Gruppen unterschiedlich organisieren – beispielsweise umbenennen, kopieren oder verschieben.
Neue Ordner anlegen Sie können neue Outlook-Ordner erstellen. Dabei kann es sich um unterschiedliche Typen von Ordnern handeln – je nachdem, für welchen Zweck Sie den Ordner benötigen. Wählen Sie Neuer Ordner in der Gruppe Neu der Registerkarte Ordner. Es spielt dabei keine Rolle, welchen Ordner Sie aktuell geöffnet haben. Für den Betrieb im lokalen System können Sie die Ordner der Standardtypen Aufgabe, E-Mail und Bereitstellung (Posteingang, Postausgang, Gelöschte Elemente), Journal, Kalender, Kontakt und Notizen erstellen (à Abbildung 18.22). Im Listenfeld im unteren Bereich müssen Sie den bereits vorhandenen Ordner markieren, unter dem der neue Ordner erstellt werden soll. Unterhalb der Ebene Persönliche Ordner – diese Ebene kann bei einer anderen Installationsform auch Outlook heißen – können Sie jeden der zur Verfügung gestellten Typen einfügen – beispielsweise einen neuen Kontakte-Ordner, der dann parallel zum bereits vorhandenen in die Struktur einge-
Abbildung 18.22 Das Dialogfeld Neuen Ordner erstellen
fügt wird. Sie können aber neue Ordner auch als Unterordner zu einem bereits vorhandenen Ordner erstellen – beispielsweise zwei Kontakte-Ordner für die getrennte Aufnahme von privaten und geschäftlichen Kontakten unterhalb des bereits vorhandenen Ordners Kontakte. Nach der Bestätigung wird der neue Ordner erstellt. Im Navigationsbereich können Sie das Ergebnis kontrollieren. Je nach Typ des neuen Ordners werden dazu Verknüpfungen in den entsprechenden Modulen angelegt. Beachten Sie, dass dabei unter Umständen weitere Ordner automatisch erstellt werden. Beispielsweise werden beim Erstellen von Unterordnern im Ordner Posteingang auch gleichnamige Unterordner im Ordner Gelöschte Elemente erstellt.
Selbst definierte Ordner verwalten Mit selbst definierten Ordnern können Sie einige Aktionen durchführen, die Ihnen das spätere Ändern Ihrer Ordnerorganisation erleichtern. Die Befehle dazu finden Sie – wenn Sie den entsprechenden Ordner markiert haben – in der Gruppe Aktionen der Registerkarte Ordner.
»»
Selbst erstellte Ordner können Sie umbenennen. Markieren Sie dazu den Ordner und wählen Sie Ordner umbenennen in der Gruppe Aktionen. Geben Sie dem Ordner im Navigationsbereich einen neuen Namen oder editieren Sie den alten. Sie können auch die bei Windows übliche Methode des Umbenennens nach einem langsam ausgeführten zweifachen Klick auf einen Ordnernamen im Navigationsbereich anwenden.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
»» Die Option Ordner verschieben
in der Gruppe Aktionen ermöglicht das Verschieben des aktuellen Ordners an eine andere Stelle im System der aktuell angezeigten Speicherorte. Der Befehl Ordner kopieren erlaubt ein Kopieren des Ordners. Wählen Sie anschließend den Ort aus, zu dem Sie den Ordner verschieben oder kopieren wollen. Markieren Sie dazu in der Liste den Ordner oder Unterordner, unterhalb dessen Sie den aktuellen Ordner ansiedeln wollen.
»» Mittels Ordner löschen
in der Gruppe Aktionen können Sie den aktuellen Ordner und seinen Inhalt in den Ordner Gelöschte Elemente verlagern. Vollständig gelöscht wird erst dann, wenn Sie diesen Ordner leeren.
Elemente in Ordner verschieben oder kopieren Einzelne Elemente in Outlook – beispielsweise Nachrichten – lassen sich als Ganzes in andere Ordner kopieren oder verschieben. Vor einer solchen Bearbeitungsaktion müssen Sie zunächst kennzeichnen, welches Element Sie meinen. Um ein Werkzeug – beispielsweise einen Befehl zum Verschieben – für ein bestimmtes Element nutzen zu können, müssen Sie dieses als Element zuerst auswählen. Das erreichen Sie in jeder Ansicht durch einen einfachen Klick auf das Element. Bei einer Kartenansicht klicken Sie beispielsweise auf die Kartenüberschrift. Das ausgewählte Element wird dann markiert dargestellt. Sie können auch mehrere Elemente in einem Ordner gemeinsam auswählen, wenn Sie diese mit demselben Werkzeug behandeln wollen:
»» Um mehrere aneinander angrenzende Elemente zu markieren, klicken Sie auf das erste Element, halten dann die Á-Taste gedrückt und klicken auf das letzte Element. In einer Symbolansicht können Sie auch mithilfe der Maus einen Rahmen um diese ziehen.
»» Um nicht nebeneinander liegende Elemente zu mar-
aktionen des Kopieren und Verschiebens können Sie also auch hier die Windows-Zwischenablage verwenden.
»» Am schnellsten funktioniert das Kopieren oder Verschieben meist mittels Maus und Drag & Drop. Markieren Sie zuerst das zu bearbeitende Element und positionieren Sie den Zeiger darauf. Wenn Sie das Element kopieren – und nicht verschieben – wollen, drücken Sie zusätzlich die Ÿ-Taste und halten Sie diese gedrückt. Ein zusätzliches Pluszeichen erscheint neben dem Mauszeiger. Ziehen Sie das Element zu dem Bereich, in den Sie es verschieben oder kopieren wollen – beispielsweise einen geeigneten Ordner in der Navigationsleiste. Wenn Sie sich an der gewünschten Stelle befinden, lassen Sie die Maustaste los.
»» Zum Verschieben oder Kopieren von Elementen können Sie die Windows-Zwischenablage verwenden. Markieren Sie auch in diesem Fall zunächst das Element, das verschoben oder kopiert werden soll. Benutzen Sie dann die üblichen Befehle Ausschneiden oder Kopieren und Einfügen im Kontextmenü. Schaltflächen dafür stehen auf der obersten Ebene von Outlook nicht zur Verfügung. Zusätzlich verfügt Outlook noch über weitere Möglichkeiten zum Kopieren und Verschieben, die sich ausschließlich auf Elemente als Ganzes beziehen. Dazu können Sie Befehle in der Gruppe Verschieben in der Registerkarte Start benutzen. Diese Technik ist aus zwei Gründen die bequemere:
»» Einerseits können Sie das Ziel des Verschiebens direkt anwählen, müssen also nicht in zwei Stufen über eine Zwischenablage arbeiten.
»» Andererseits können Sie den Befehl sowohl auf in einer Ansicht markierte Elemente als auch auf das gerade geöffnete Element ohne weitere Markierung einsetzen.
kieren, klicken Sie auf das erste Element, halten die Ÿ-Taste gedrückt und klicken dann auf die weiteren Elemente.
Der Befehl Verschieben verfügt über eine Liste, mit deren Hilfe Sie das vorher markierte Element verschieben oder kopieren können.
Die Befehle zum Kopieren und Verschieben eines Elements lassen sich in allen Microsoft-Office-Programmen mit wenigen Unterschieden auf dieselbe Weise ein setzen – auch in Microsoft Outlook. Für die Standard
Nach einem Klick auf In anderen Ordner oder In Ordner kopieren öffnet sich ein Dialogfeld, über das Sie den gewünschten Zielordner auswählen können. Da Elemente immer nur in einen Ordner eines entsprechenden Typs
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Werkzeuge zur Verwaltung
wirken, dass Sie später nach dem Ansprechen des Befehls über den Zielordner entscheiden können.
»» Für das Feld Name wird zunächst der Namen des ausgewählten Zielordners übernommen. Sie können aber auch einen beliebigen Namen dafür eingeben. Abbildung 18.23 Die Befehle zu Verschieben
verlagert werden können, hängt die zur Verfügung gestellte Auswahl vom Typ des vorher markierten Elements ab.
Arbeiten mit QuickSteps Die Gruppe QuickSteps der Registerkarte Start verfügt über Befehle, mit denen Sie sich Aktionen wie das Verschieben von Elementen vereinfachen können. Aber auch andere Befehle – wie beispielsweise das Weiterleiten von Nachrichten – können Sie darüber ansprechen.
Nach einem Klick auf Speichern ist der Befehl eingerichtet. Ein Klick darauf verschiebt jetzt das vorher markierte Element in den angegebenen Zielordner. Wir hatten es bereits erwähnt: Sie können auch die Ausführung anderer Befehle über QuickSteps regeln. Zum Einrichten öffnen Sie den Katalog zur Gruppe QuickSteps und wählen den entsprechenden Befehl in der Liste zu Neuer QuickStep (à Abbildung 18.25).
Der anfangs mit Verschieben in: ? benannte Befehl ist zunächst nur ein Platzhalter. Wenn Sie darauf klicken, müssen Sie erst angeben, in welchen Ordner Sie damit anschließend das vorher markierte Element verschieben wollen (à Abbildung 18.24). Abbildung 18.25 Einen neuen QuickStep einrichten
»» Die Option In Ordner verschieben darin funktioniert genauso wie der anfangs beschriebene Befehl Verschieben in: ?. Sie können hierüber einen weiteren Befehl zum Verlagern in einen anderen Ordner einrichten.
»» Kategorisieren und verschieben funktioniert ähnlich – zusätzlich zum Verschieben wird das Element auch noch mit einer Kategorie versehen (à unten). Kennzeichnen und verschieben arbeitet entsprechend. Abbildung 18.24 Das Verschieben von Elementen einrichten
»» Wählen Sie zunächst über das mit Ordner auswählen benannte Feld den Ordner aus, in den später verschoben werden soll. Im Listenfeld dazu finden Sie auf der obersten Ebene die von Ihnen erstellten Ordner. Sie können aber über In anderen Ordner auch jeden weiteren Ordner des Programms auswählen oder aber auch über Immer nach Ordner fragen be-
»» Außerdem können Sie beispielsweise noch QuickSteps zum Erstellen einer neuen Nachricht oder zum Weiterleiten an eine bestimmte Adresse einrichten. Wenn Sie die von Ihnen eingerichteten QuickSteps später bearbeiten möchten, klicken Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem nach rechts unten zeigenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung. Sie können auch QuickSteps verwalten im Katalog zur Gruppe Quick-
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Steps wählen. Im gleichnamigen Dialogfeld werden die eingerichteten QuickSteps aufgelistet (à Abbildung 18.26). Markieren Sie darunter das Element, das Sie bearbeiten wollen.
Gelesene und nicht gelesene Nachrichten Eine sehr einfache Form der Zuordnung einer Kategorie besteht darin, einer Nachricht den Status Gelesen oder Ungelesen zuzuordnen. In der Standardeinstellung des Programms werden Nachrichten automatisch als Gelesen gekennzeichnet, wenn Sie sie für einen bestimmte Zeit haben anzeigen lassen oder wenn Sie zur nächsten Nachricht wechseln. Sie können aber den Status der Nachricht auch durch einen Klick auf Ungelesen/gelesen umschalten.
Kategorisieren
Abbildung 18.26 Die QuickSteps verwalten
»» Über die Schaltflächen mit den Pfeilen können Sie die Reihenfolge ändern, in der die QuickSteps im Katalog angezeigt werden. Sorgen Sie dafür, dass die am häufigsten benutzten möglichst weit oben angezeigt werden. Das erspart Ihnen ein Öffnen des Katalogs. Nach einem Klick auf Bearbeiten wird wieder das Dialogfeld angezeigt, das Sie schon beim Einrichten benutzt haben. Löschen entfernt den QuickStep aus der Liste.
18.4.5 Kategorien verwenden Neben dem Sortieren und Gruppieren können Sie bei Outlook mithilfe weiterer Funktionen auch auf spezielle Organisieroptionen zurückgreifen. Beispielsweise ordnen Sie den Elementen verschiedene Kategorien zu, die Sie zur gemeinsamen Darstellung und Filterung benutzen können. Die Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Start fasst die wichtigsten Möglichkeiten zum Organisieren der Inhalte zusammen.
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Farbkategorien können innerhalb von Microsoft Office Outlook sowohl Nachrichten und Kontakten als auch Terminen, Aufgaben usw. zugewiesen werden. Das Zuweisen von Farbkategorien für Nachrichten ermöglicht Ihnen eine schnelle Erkennung der Nachrichten, wodurch sie mit verwandten Elementen in Verbindung gebracht werden können. Sie können Nachrichten mehrere Farbkategorien zuweisen oder eine Schnellklickkategorie verwenden. Bei der letzteren Form müssen Sie nur einmal auf die Nachricht klicken, um ihr direkt im Posteingang eine Farbkategorie zuzuweisen. Farbkategorien werden übrigens nicht mehr in der Windows-Registrierung, sondern in der Standarddatendatei gespeichert. Wenn Sie ein Exchange-Server-Konto verwenden, sind Ihre Kategorien damit nun auf allen Computern verfügbar, auf denen Sie arbeiten. Um einem Element – beispielsweise einer Nachricht oder einem Kontakt – eine Kategorie zuzuweisen, markieren Sie es bzw. ihn und klicken auf die Schaltfläche Kategorisieren in der Gruppe Kategorien der Registerkarte Start. Damit öffnen Sie eine Liste, aus der Sie zwischen anfangs sechs Farbkategorien eine auswählen können (à Abbildung 18.27 links). Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Element klicken, im Kontextmenü den Befehl Kategorisieren wählen und anschließend eine Farbkategorie auswählen. Wenn Sie einem Element zum ersten Mal eine der Standardfarbkategorien zuweisen, werden Sie zum Umbenennen der Kategorie aufgefordert (à Abbildung 18.27 rechts). Ein Umbenennen ist zwar nicht notwendig, kann sich aber langfristig als sinnvoll erweisen. Beispielsweise könnten Sie der Farbkategorie Rot den Namen Wich-
Werkzeuge zur Verwaltung
tig geben. Zu diesem Zeitpunkt können Sie auch die Farbe der Kategorie ändern sowie eine Tastenkombination auswählen.
»» Wenn Sie eine Kategorie benennen oder den vorher vergebenen Namen ändern wollen, klicken Sie im Dialogfeld Farbkategorien auf Umbenennen. Sie können dann den Namen der Kategorie im Dialogfeld editieren. Mithilfe des Dialogfelds Farbkategorien lassen sich einem Element auch schnell und einfach mehrere Kategorien zuweisen. Aktivieren Sie zum Zuweisen einer Farbkategorie aus dem Dialogfeld Farbkategorien das Kontrollkästchen der gewünschten Farbkategorie.
Das Verwenden einer Schnellklickkategorie Abbildung 18.27 Die Liste zur Schaltfläche Kategorisieren und das Dialogfeld zum Umbenennen
Neue Kategorien erstellen Eine Farbkategorie muss in der Liste für Farbkategorien aufgeführt sein, damit sie zugewiesen werden kann. Ist die Farbkategorie nicht aufgeführt, können Sie in einem Schritt eine neue Farbkategorie erstellen und diese einem Element erstmals zuweisen. Dazu klicken Sie im Listenfeld zur Schaltfläche Kategorisieren auf Alle Kategorien, um das Dialogfeld Farbkategorien zu öffnen.
»» Zum Erstellen einer neuen Kategorie wählen Sie in diesem Dialogfeld die Schaltfläche Neu (à Abbildung 18.28 links). Über das Feld Name können Sie die Kategorie benennen. Über Farbe wählen Sie eine Farbe, die zur Kennzeichnung benutzt wird. Sie können der Kategorie auch eine Tastenkombination zuweisen. Diese Kombination können Sie benutzen, um einem vorher markierten Element über die Tastatur eine Kategorie zuzuweisen. Die Bezeichnung CTRL steht für die Ÿ-Taste. Im Menü Kategorisieren werden nur die 15 zuletzt verwendeten Farbkategorien angezeigt.
Wenn Sie eine Schnellklickkategorie festlegen, können Sie mit nur einem Klick einem Element in Ihrem Posteingang oder in einer beliebigen Nachrichtenliste eine Farbkategorie zuweisen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie sich auf ein Hauptprojekt konzentrieren oder häufig Elemente in Kategorien wie Wichtig, Umgehend prüfen usw. einordnen wollen. Diese Form der Kategorie müssen Sie erst festlegen. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste auf Kategorisieren und anschließend auf Schnellklick festlegen. Wählen Sie in der Drop-downListe des Dialogfelds eine Farbkategorie aus und bestätigen Sie (à Abbildung 18.28 rechts). Um die definierte Schnellklickkategorie einzusetzen, klicken Sie beispielsweise in Ihrem Posteingang neben einer Nachricht auf die Spalte Kategorien. Dadurch werden der Spalte die für die Schnellklickkategorie festgelegten Farben hinzugefügt. Wenn Sie die Nachricht öffnen, erscheinen sowohl die Farbe als auch der Name der Farbkategorie in der Kopfzeile. Das Zuweisen einer Schnellklickkategorie zu anderen Outlook-Elementen kann auf dieselbe Weise erfolgen, wenn die Elemente in einer Tabellenansicht oder in der Aufgabenleiste angezeigt werden.
Abbildung 18.28 Neue Kategorie erstellen und eine Schnellklickkategorie
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Wird die Schnellklickkategorie geändert, ändert dies nicht die Farbkategorie, die zuvor gekennzeichneten Nachrichten zugewiesen wurde.
18.4.6 Kennzeichnung und Erinnerungen Wenn Sie noch bestimmte Dinge mit einem Element vorhaben – beispielsweise einen Brief an eine Kontaktperson schreiben wollen –, aber im Augenblick keine Zeit dazu finden, sollten Sie das Element kennzeichnen. Das Element wird daraufhin mit einer zusätzlichen Bemerkung oder einem Symbol versehen. Sie erreichen damit auch – und das ist das eigentlich Wichtige –, dass dieses gekennzeichnete Element als eine neue Aufgabe vermerkt und in Elementen wie der Aufgabenliste des Programms aufgelistet wird.
Kennzeichnung durchführen Markieren Sie das Element und klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung in der Gruppe Kategorien der Registerkarte Start. Sie finden in den damit angezeigten Listen eine Reihe von Terminangaben – beispielsweise Heute, Morgen. Hiermit bestimmen Sie den Termin, zu dem die Kennzeichnung beginnen soll, und die Fälligkeits- und Erinnerungstermine. Sie können auch auf die Schaltfläche Zur Nachverfolgung im Kontextmenü zum Element klicken. Zusätzlich steht Ihnen die Option Benutzerdefiniert zur Verfügung (à Abbildung 18.29). Sie können dafür beispielsweise ein benutzerdefiniertes Datum angeben.
schen. Diese Optionen unterscheiden sich, je nachdem, welche Art von Element Sie vorher gewählt haben.
»» Über die Felder Beginnt am und Fällig am öffnen Sie einen Datumsnavigator, über den Sie das Fälligkeitsdatum festlegen können. Ein Klick auf die Schaltfläche Heute markiert das aktuelle Datum.
Auswirkungen Wenn einem Outlook-Element – beispielsweise einer Nachricht oder einem Kontakt – eine Kennzeichnung hinzugefügt wird, erscheint in der Aufgabenleiste, im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste und unter Aufgaben in der Aufgabenliste ein entsprechender Hinweis. Außerdem wird in Tabellenansichten das gekennzeichnete Element mit einer optischen Kennzeichnung versehen.
Erinnerung Wenn Sie ein Element zur Nachverfolgung gekennzeichnet haben, können Sie sich zum Zeitpunkt der Fälligkeit durch die Anzeige eines Dialogfelds daran erinnern lassen. Beim Kennzeichnen von Elementen wird zunächst keine Erinnerung für das Element ausgewählt. Eine Erinnerung wählen Sie aus, indem Sie in der Liste Zur Nachverfolgung auf Erinnerung hinzufügen klicken. Damit wird das schon bekannte Dialogfeld Benutzerdefiniert angezeigt, in dem aber das Kontrollkästchen Erinnerung bereits aktiviert ist (à Abbildung 18.29). Sie können darin das Datum und den Zeitpunkt für die Erinnerung einstellen. Außerdem können Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche mit dem Lautsprechersymbol dafür sorgen, dass die im Feld darunter angegebene Klangdatei abgespielt wird, sobald das Dialogfeld Erinnerung auf dem Bildschirm auftaucht. Sie können auch eine andere Klangdatei verwenden. Zum festgelegten Zeitpunkt meldet sich ein Dialogfeld, das Sie an das gekennzeichnete Element erinnert (à Kapitel 19).
»» In der Titelleiste wird die Anzahl der Elemente angeAbbildung 18.29 Die benutzerdefinierte Kennzeichnung
»» Über die Option im Listenfeld Kennzeichnung legen Sie fest, welche Art von Nachverfolgung Sie wün-
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zeigt, das Listenfeld in der Mitte führt die zur Erinnerung anstehenden Elemente auf.
»» Um ein Element zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf oder markieren Sie es und bestätigen Sie über die Schaltfläche Element öffnen.
Werkzeuge zur Verwaltung
»» Falls Sie gerade zu beschäftigt sind, um sich um eine Erledigung zu kümmern, wählen Sie aus dem Listenfeld Erneut erinnern in der unteren rechten Ecke einen Zeitraum für eine erneute Erinnerung aus. Sie können aus einem Bereich zwischen 5 Minuten und 2 Wochen wählen. Bestätigen Sie über die Schaltfläche Erneut erinnern. Nach Ablauf der Zeit meldet sich die Erinnerungsfunktion erneut.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche Schließen entfernt das Dialogfeld vom Bildschirm.
zum Element wieder entfernen. Der Befehl Als erledigt kennzeichnen im selben Menü hingegen belässt eine Markierung am Element, ändert aber die Darstellung.
Nachrichten nach Kategorien filtern Wenn Sie Elemente mit Hilfe von Kategorien oder anderen Kennzeichnungen markiert haben, können Sie mit Hilfe des Befehls E-Mail filtern in der Gruppe Suchen der Registerkarte Start bewirken, dass nur noch bestimmte Elemente angezeigt werden (à Abbildung 18.31).
Die Schnellklickkennzeichnung Wie bei der Kategorisierung gibt es auch für die Nachverfolgung eine Möglichkeit, eine Kennzeichnung durch einen einfachen Mausklick festzulegen. Dazu klicken Sie in einer Tabellenansicht bei einem Element auf die Spalte Kennzeichnungsstatus. Standardmäßig ist die Schnellklickkennzeichnung auf Heute festgelegt. Sie können ihr jedoch ein anderes Datum zuweisen oder eine benutzerdefinierte Schnellklickkennzeichnung als Standard erstellen. Dazu wählen Sie zunächst in der Liste der Optionen zur Kennzeichnung die Option Schnellklick festlegen und dann das neue Standarddatum für die Kennzeichnung (à Abbildung 18.30). Anschließend kann diese Kennzeichnung Nachrichten und Kontakten schnell zugewiesen werden.
Abbildung 18.30 Schnellklick festlegen und entsprechende Optionen
Ein späteres Ändern der Schnellklickkennzeichnung hat keine Auswirkungen auf zuvor bereits gekennzeichnete Elemente.
Kennzeichnungen löschen Eine gesetzte Kennzeichnung lässt sich über den Befehl Kennzeichnung löschen in der Liste der Befehle zur Schaltfläche Zur Nachverfolgung in der Gruppe Kategorien der Registerkarte Start oder über das Kontextmenü
Abbildung 18.31 Nach Kategorien können Sie auch filtern.
18.4.7 Elemente löschen Um ein Element zu löschen, markieren Sie es und wählen Sie Löschen in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Start. Das Element wird aus dem aktuellen Ordner entfernt – es wird damit in allen Ansichten zu diesem Ordner nicht mehr angezeigt – und in den Ordner Gelöschte Elemente verlagert. Dieser Ordner funktioniert ähnlich wie der Windows-Papierkorb. Gelöschte Elemente bleiben so lange darin erhalten, bis der Ordner – entweder manuell oder automatisch – geleert wird.
Gelöschte Elemente wiederherstellen Die im Ordner Gelöschte Elemente zwischengelagerten Elemente können Sie wiederherstellen. Um ein Element aus dem Ordner Gelöschte Elemente heraus wieder in einen anderen Ordner zu verschieben, gehen Sie genauso vor wie beim Verschieben zwischen sonstigen Ordnern. Markieren Sie das Element und benutzen Sie die Befehle in der Gruppe Verschieben. Wählen Sie anschließend den gewünschten Zielordner aus.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Den Ordner Gelöschte Elemente leeren Wenn Sie ein Element im Ordner Gelöschte Elemente löschen, wird es endgültig entfernt. Dazu können Sie – wie in allen Modulen – nach dem Markieren des Elements den Befehl Löschen in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Start verwenden. Das Löschen lässt sich auch automatisieren, beispielsweise durch Aktivieren des Kontrollkästchens Bei Beenden von Outlook den Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren im Bereich Erweitert unter den Outlook-Optionen. Wenn Sie diese Option wählen, sollten Sie sich dessen aber auch bewusst sein: Die gelöschten Nachrichten können mit normalen Mitteln nicht wieder hergestellt werden.
18.5 Das Arbeiten mit Regeln Unter Regeln müssen Sie sich Vorschriften für Aktionen vorstellen, die Outlook beim Eintreten gewisser Bedingungen automatisch mit den davon betroffenen Nachrichten durchführt. Sie können ein- und ausgehende Nachrichten automatisch verschieben, löschen, weiterleiten oder kennzeichnen. So können Sie beispielsweise die folgenden Aktionen automatisch durchführen lassen. Sie können:
»» alle Nachrichten von einem bestimmten Absender nach Eintreffen in Ihrem Posteingang in einen bestimmten Ordner an einen anderen Empfänger weiterleiten.
»» beim Versenden oder Empfangen von Nachrichten mit einer bestimmten Eintragung im Feld Betreff oder einem anderen Elemente eine bestimmte Kategorie zuweisen.
»» erreichen, dass Outlook Sie benachrichtigt, wenn Nachrichten, die mit einer hohen Priorität markiert sind, im Posteingang eintreffen.
»» eine Benachrichtigung einrichten, beispielsweise eine Meldung oder einen Klang, die beim Eintreffen wichtiger Nachrichten aktiviert wird,
»» veranlassen, dass der Server auf eine bestimmte Art von Nachricht automatisch mit einer von Ihnen erstellten Nachricht antwortet.
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Nachdem Sie eine Regel erstellt haben, wendet das Programm diese auf Nachrichten in Ihrem Posteingang oder auf zur Sendung anstehende Nachrichten an – je nachdem, auf welche Nachrichten die Regel zielen soll. Sie können die von Ihnen erstellten Regeln ein- oder ausschalten und Sie können die Reihenfolge ändern, in der Regeln angewendet werden. Sie können Ihre Regeln mit Ausnahmen versehen, beispielsweise, wenn eine Nachricht mit einer Nachverfolgungsaktion gekennzeichnet oder als besonders wichtig markiert ist. Eine Regel wird nicht auf eine Nachricht angewendet, wenn eine der von Ihnen angegebenen Ausnahmen zutrifft. Außerdem können Sie Regeln manuell ausführen. Dabei können Sie Regeln auch auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in Ihrem Posteingang oder in einem anderen Ordner befinden. Sie können Regeln importieren und exportieren. Sie können eine Regel auf verschiedene Arten erstellen. Entweder erstellen Sie eine neue Regel und geben alle Bedingungen selbst vor, oder Sie kopieren eine bereits vorhandene Regel und ändern sie. Falls bereits eine Nachricht vorliegt, die einigen der Bedingungen entspricht, auf die Nachrichten mit Hilfe der Regel geprüft werden sollen, können Sie eine Regel basierend auf dieser Nachricht erstellen und dann die noch fehlenden Bedingungen angeben. Beispielsweise können Sie eine Nachricht aus einem Schriftverkehr auswählen und dann eine Regel erstellen, mit der der Schriftverkehr ignoriert wird.
18.5.1 Regeln für bestimmte Nachrichten Ein einfacher und schneller Weg zum Festlegen der gewünschten Bedingung für eine Regel besteht darin, von einer vorhandenen Nachricht auszugehen. Markieren Sie dazu die Nachricht, auf der die Regel basieren soll. Öffnen Sie die Liste zu Regeln in der Gruppe Verschieben der Registerkarte Start und wählen Sie Regel erstellen. Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie im oberen Bereich die Bedingungen aktivieren, die eintreffen müssen, damit die noch zu definierende Regel später ausgeführt wird. Sie können mit den Feldern Von…, Betreff enthält und Gesendet an bis zu drei Bedingungen einschalten (à Abbildung 18.32). Der mit Folgendes ausführen benannte Bereich im Dia logfeld dient zum Festlegen der Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn die oben gewählten Bedin-
Das Arbeiten mit Regeln
»» Wenn Sie im oberen Teil beispielsweise Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben gewählt haben, können Sie im unteren Teil über den Link bestimmten Wörtern festlegen, auf welche Wörter sich die Regel beziehen soll und über den Link Zielordner bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht verschoben werden soll.
»» Wenn Sie im oberen Teil beispielsweise Nachrichten
Abbildung 18.32 Die Regelbestandteile basieren auf einer Nachricht.
gungen eintreffen. Sie können hier beispielsweise die Nachricht gleich in den Ordner Gelöschte Dokumente verschieben lassen, wenn alle Nachrichten vom oben angezeigten Absender dies sinnvoll erscheinen lassen.
18.5.2 Allgemeine Regeln Wenn Sie nicht von einer bereits vorhandenen Nachricht ausgehenden können oder die Bedingungen für die Aktionen allgemeiner formulieren wollen, benutzen Sie in der Liste zu Regeln in der Gruppe Verschieben der Registerkarte Start den Befehl Regeln und Warnungen verwalten. Das – anfangs fast noch leere – Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen wird angezeigt. Darüber können Sie Ihre Regeln definieren.
bestimmter Personen verschieben gewählt haben, können Sie im unteren Teil über den Link einer Person/Verteilerliste festlegen, auf welche Absender sich die Regel beziehen soll und über den Link Zielordner bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht verschoben werden soll. Sie können diese Angaben bereits hier nach einem Klick auf den Link vornehmen, der Assistent wird Sie in den folgenden Schritten aber noch bezüglich der hier zu verwendenden Parameter abfragen. Bestätigen Sie danach über Weiter. Wenn Sie es nicht schon vorher getan haben, können Sie anschließend bestimmte Bedingungen festlegen, bei deren Eintreffen die Regel angewendet werden soll (à Abbildung 18.33). Aktivieren Sie im oberen Teil des Dialogfelds die gewünschte(n) Bedingungszeile(n).
Um eine neue Regel festzulegen, klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Neue Regel. Im Dialogfeld können Sie dann entscheiden, ob Sie zur Definition eine Vorlage verwenden oder die Regel selbst definieren wollen.
Regel aus Vorlage Nach der Wahl von Neue Regel können Sie im oberen Teil des Dialogfelds das gewünschte Prinzip der Vorlage wählen. Anschließend können Sie im unteren Teil des Dialogfelds die Regel genauer spezifizieren. Die hier zur Verfügung stehenden Optionen unterscheiden sich ja nach dem oben gewählten Prinzip. In diesem unteren Bereich werden die vom Ihnen eingestellten Bestandteile der Regel gesammelt dargestellt. Die hier zur Verfügung stehenden Optionen unterscheiden sich je nach dem oben gewählten Prinzip: Abbildung 18.33 Regel-Assistent – Bedingungen festlegen
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Diese Bedingung wird dann im unteren Teil des Dialogfelds zusammen mit den bereits festgelegten sonstigen Bedingungen angezeigt. Auch hier müssen Sie in einigen Fällen durch einen Klick auf den zusätzlich angezeigten Link die Bedingung genauer spezifizieren. Wenn Sie im Dialogfeld aber mehrere Bedingungen auswählen, wird die Regel nur für die Nachrichten übernommen, die alle Bedingungen erfüllen. Nach der Bestätigung über Weiter legen Sie fest, was passieren soll, wenn die vorher angegebenen Bedingungen eintreffen (à Abbildung 18.34). Gehen Sie vor wie im vorherigen Schritt: Aktivieren Sie im oberen Teil die gewünschte Aktion und legen Sie anschließend – falls erforderlich – im unteren Teil die gewünschten Einstellungen nach einem Klick auf den entsprechenden Link fest. Beispielsweise können Sie über den Link Zielordner bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht verschoben werden soll, wenn die vorher genannten Bedingungen eintreffen.
tern im Betreff: diese Regel nicht angewendet werden soll. Im abschließenden Schritt geben Sie der Regel einen Namen und bestimmen den Einsatz. Im unteren Teil werden alle Bestandteile der Regel zusammengefasst. Durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens können Sie die Regel auch auf bereits im Ordner Posteingang vorhandene Nachrichten anwenden lassen. Wenn Sie mehrere Konten betreiben, können Sie auch fordern, dass die eben erstellte Regel für alle gelten soll. Nach einer Bestätigung über Fertig stellen wird die Regel im Dialogfeld Regel-Assistent zusammen mit den schon früher erstellten Regeln angezeigt.
Regel ohne Vorlage Sie können auch Regeln erstellen, ohne eine der eben beschriebenen Vorlagen zu verwenden. Dazu wählen Sie im ersten Schritt des Regel-Assistenten unter der Überschrift Regel ohne Vorlage erstellen, ob Sie eine Regel für ankommende oder für ausgehende Nachrichten erstellen wollen. In beiden Fällen können Sie in Abhängigkeit von bestimmten Bedingungen diese Nachricht automatisch mit einer Kategorie oder Wichtigkeitsstufe versehen, eine Kopie in einem bestimmten Ordner ablegen, Kopien an andere Empfänger senden usw. Nach der Bestätigung über Weiter müssen Sie eine oder mehrere Bedingung(en) formulieren, bei deren Eintreffen die Regel angewendet werden soll (à Abbildung 18.35). Aktivieren Sie im oberen Bereich die gewünschte Bedingung und legen Sie dann im unteren Bereich nach einem Klick auf den entsprechenden Link die Einstellungen fest.
Im folgenden Schritt legen Sie auf die gleiche Weise die Ausnahmen für die Anwendung der Regel fest, falls Sie solche wünschen. Beispielsweise können Sie über den Link bestimmten Wörtern festlegen, bei welchen Wör-
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Die nachfolgenden Schritte des Assistenten entsprechen dem oben beschrieben Fall des Festlegens einer Regel auf Basis einer Vorlage: Legen Sie die Aktionen für den Fall fest, in dem die eben festgelegten Bedingungen eintreten (à Abbildung 18.34). Wenn Sie bestimmte Ausnahmen für den Einsatz der Regel wünschen, können Sie diese im folgenden Schritt festlegen. Im abschließenden Schritt geben Sie der Regel einen Namen und bestimmen den Einsatz. Im unteren Teil werden alle Bestandteile der Regel zusammengefasst. Nach einer Bestätigung über Fertig stellen wird die Regel im Dialogfeld Regel-Assistent zusammen mit den schon früher erstellten Regeln angezeigt.
Das Arbeiten mit Regeln
»» Über Kopieren können Sie eine vorher markierte Regel kopieren. Wenn Sie mehrere Nachrichtenkonten eingerichtet haben, können Sie dabei zunächst wählen, für welches Konto die Kopie eingesetzt werden soll. Anschließend wird die Kopie der Regel erstellt.
»» Eine Regel – das gilt natürlich auch für Kopien – können Sie ändern. Markieren Sie dazu die Regel und klicken Sie auf Ändern. Anschließend müssen Sie die einzelnen Schritte des Regel-Assistenten erneut durchlaufen und an den entsprechenden Stellen die gewünschten Änderungen durchführen. Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, können Sie die noch verbleibenden Schritte überspringen, indem Sie auf Fertig stellen klicken.
Regeln anwenden Die von Ihnen erstellten Regeln werden im Dialogfeld Regel-Assistent aufgelistet. Sie können hier angeben, ob die Regel automatisch oder manuell angewendet werden soll.
»» Zum Einschalten oder Ausschalten einer Regel aktivieren oder deaktivieren Sie im Feld Regeln (in der angezeigten Reihenfolge angewendet) das Kontrollkästchen neben der Regel. Alle aktivierten Regeln werden automatisch angewendet. Ob eine Regel angewendet werden soll, wenn eine Nachricht im Posteingang eintrifft oder wenn Sie eine Nachricht senden, haben Sie bereits beim Erstellen der Regel festgelegt.
»» Regeln werden in der Reihenfolge von oben nach unten übernommen. Dies ist insofern wichtig, als weiter unten in der Liste stehende Regeln nicht mehr auf eine Nachricht wirken, wenn diese bereits durch weiter oben stehende Regeln verschoben wurde. Mit Hilfe der Schaltflächen Nach oben und Nach unten können Sie die markierte Regel in der Liste nach oben oder unten verschieben.
Abbildung 18.36 Die Optionen zum Ändern einer Regel
»» Über Umbenennen können Sie der Regel einen anderen Namen zuweisen.
Regeln testen Besonders dann, wenn Sie eine Regel definiert haben sollten, die Nachrichten automatisch löscht, sollten Sie die Wirkung des Filters für einige Zeit testen, um sicherzustellen, dass Sie keine erwünschten Nachrichten entfernen. Das Verschieben der Nachrichten in den Ordner Gelöschte Elemente ist ein guter Weg dazu, da Sie dann immer noch die Möglichkeit haben, die Nachricht in diesem Ordner zu kontrollieren und gegebenenfalls in den Ordner Posteingang zurückzuschieben. Sorgen Sie aber für den Testzeitraum dafür, dass die gleich noch beschriebene Option Ordner „Gelöschte Elemente“ beim Beenden leeren ausgeschaltet ist. Wenn die Regel nach der Testzeit funktioniert, empfiehlt es sich, die dadurch als Spam klassifizierten Nachrichten automatisch löschen zu lassen.
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Regeln manuell anwenden Das manuelle Anwenden von Regeln empfiehlt sich, wenn sich Regeln auf Nachrichten auswirken sollen, die bereits Ihrem Posteingang oder einem anderen Ordner zugestellt wurden. Wählen Sie dazu Jetzt ausführen im Dialogfeld Regel-Assistent. Über das Dialogfeld Regeln jetzt anwenden können Sie festlegen, welche der definierten Regeln worauf angewendet werden soll (à Abbildung 18.37).
»» Nach Wahl von Regeln exportieren wird das Dialogfeld Speichern unter geöffnet, in dem Sie einen Namen und Speicherort für die Regeldatei festlegen müssen. Regeln werden in einer Datei mit der Erweiterung .rwz gespeichert. Sie können eine Sicherungskopie der Regeln erstellen, indem Sie die Regeln mit diesem Verfahren in eine Datei exportieren.
»» Beim Importieren von Regeln werden diese an das Ende der Liste der Regeln im Regel-Assistenten angefügt. Im Regel-Assistenten kann nur jeweils ein Satz Regeln gleichzeitig importiert werden.
Regeln für Anfragen und Dokumente Der Regel-Assistent behandelt Besprechungsanfragen, Aufgabenanfragen und Dokumente als Nachrichten. Daher können Sie eine Regel erstellen, mit der alle Elemente, bei denen sich der Begriff Besprechung im Feld Betreff befindet, sowie alle Aufgaben- oder Besprechungsanfragen, die dieses Kriterium erfüllen, verschoben werden. Allerdings sind einige wenige Aspekte zu beachten, wenn Sie Regeln für diese Elementtypen erstellen:
»» Wird ein Element in einen Ordner verschoben, der Abbildung 18.37 Die Regeln jetzt anwenden
»» Aktivieren Sie im Feld Anzuwendende Regeln wählen die Regel(n), die Sie einsetzen wollen.
»» Im Feld Anwenden im Ordner wird der Ordner angezeigt, auf den die Regel(n) eingesetzt werden. Über Durchsuchen können Sie einen anderen Ordner dafür wählen. Unterordner können wahlweise mit einbezogen werden.
»» Über Regeln anwenden auf können Sie entscheiden, auf welche Nachrichten die Regel(n) angewandt werden soll(en). Durch einen Klick auf Jetzt ausführen bewirken Sie den Einsatz der aktivierten Regel(n).
Regeln importieren und exportieren Sie können Regeln importieren und exportieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Optionen. Im Dialogfeld können Sie die gewünschte Aktion festlegen.
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kein Nachrichtenordner ist, funktioniert dies möglicherweise nicht. Wird beispielsweise eine Nachricht (mit Hilfe einer Regel) in den Kalender verschoben, wird kein neuer Termin erstellt.
»» Wenn die Antwort auf eine Besprechungs- oder Aufgabenanfrage anhand einer Regel in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben wird, wird der Status im Originalelement nicht aktualisiert.
»» Wird eine Besprechungsanfrage in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben, wird die Besprechung nicht in den Kalender eingetragen.
»» Sie können eine Besprechung oder eine Aufgabe nicht mit Hilfe einer Regel kennzeichnen.
»» Regeln, die für die Anwendung beim Senden von Nachrichten erstellt wurden, werden beim Senden von Aufgaben- und Besprechungsanfragen nicht angewendet.
Das Arbeiten mit Regeln
18.5.3 Der Junk-E-Mail-Filter
Allgemeine Optionen
Neben dem Regelassistenten verhindert bei Outlook 2010 zusätzlich der Junk-E-Mail-Filter den Empfang unerwünschter E-Mail-Nachrichten. Dieser Filter sortiert keine bestimmten Absender oder Nachrichtentypen aus, sondern basiert auf dem Inhalt der Nachricht allgemein und ermittelt anhand einer erweiterten Analyse der Nachrichtenstruktur die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine Junk-E-Mail handelt. Jede Nachricht, die der Filter abfängt, wird in einen speziellen Ordner JunkE-Mail verschoben, aus dem Sie die Nachrichten zu einem späteren Zeitpunkt abrufen und anzeigen können.
Auf der ersten Registerkarte des Dialogfelds Junk-EMail-Optionen können Sie die allgemeinen Optionen zum Verhalten des Filters festlegen (à Abbildung 18.38 rechts). Wählen Sie dann den gewünschten Schutzgrad aus (à Tabelle 18.3).
Dieses Werkzeug ist standardmäßig aktiviert, aber der Schutzgrad ist auf Niedrig festgelegt, um nur die offensichtlichsten Junk-E-Mail-Nachrichten zu erkennen. Sie können den Schutzgrad verstärken, wodurch möglicherweise aber auch legitime Nachrichten abgefangen werden. Zum Einstellen dieses Parameters öffnen Sie die Liste zum Befehl Junk-E-Mail-Filter in der Gruppe Löschen der Registerkarte Start und wählen Junk-EMail-Optionen (à Abbildung 18.38 links).
Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Als Junk-E-Mail identifizierte Nachrichten nicht in den Junk-E-Mail-Ordner verschieben, sondern endgültig löschen können Sie dafür sorgen, dass entsprechende Nachrichten gelöscht werden, anstatt sie in den Ordner Junk-E-Mail zu verschieben. Seien Sie vorsichtig damit, da der Filter zwar meist aber nicht immer richtig funktioniert.
Phishingfilter Da wir uns gerade mit Junk-E-Mail beschäftigen, wollen wir auch gleich ein damit verwandtes Thema ansprechen – das Phishing. Dabei handelt es sich um eine Vorgehensweise, durch die Sie zum Offenlegen privater Informationen wie Kontonummern oder Kennwörtern verleitet werden sollen. Phishingnachrichten werden
Abbildung 18.38 Die Einstellungen zum Junk-E-Mail-Filter
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Kapitel 18 • Der Austausch von E-Mail-Nachrichten
Einstellung
Bemerkungen
Keine automatische Filterung
Obwohl diese Einstellung den automatischen Junk-E-Mail-Filter ausschaltet, wertet Microsoft Office Outlook 2003 die Nachrichten weiterhin anhand der Domänennamen und E-Mail-Adressen in Ihrer Liste der Blockierten Absender aus und die Nachrichten werden nach wie vor in den Ordner Junk-E-Mail verschoben.
Niedrig
Wenn Sie nur wenige Junk-E-Mail-Nachrichten erhalten und alle Nachrichten mit Ausnahme der offensichtlichsten Junk-E-Mail-Nachrichten anzeigen möchten, wählen Sie diese Option aus.
Hoch
Wenn Sie eine große Zahl von Junk-E-Mail-Nachrichten erhalten, wählen Sie diese Option aus. Sie sollten jedoch regelmäßig die in den Ordner Junk-E-Mail verschobenen Nachrichten überprüfen, weil einige erwünschte Nachrichten möglicherweise ebenfalls dorthin verschoben werden.
Nur sichere Absender und Empfänger
Alle E-Mail-Nachrichten, deren Absender sich nicht in der Liste Sichere Absender befinden, sowie alle . Nachrichten an Adressenlisten, die sich nicht in der Liste Sichere Empfänger befinden, werden wie JunkE-Mail-Nachrichten behandelt.
Tabelle 18.3 Einige wichtige Einstellungen im Filter
oftmals von irreführenden E-Mail-Adressen aus gesendet und enthalten nicht vertrauenswürdige Hyperlinks zu unzulässigen Websites, die Sie zum Übermitteln privater Informationen drängen. Diese Informationen werden von Kriminellen dazu genutzt, Ihre Identität, Ihr Geld oder gar beides zu stehlen. Da das Unterscheiden zwischen Phishing-E-Mails und seriösen Nachrichten, wie sie beispielsweise von Ihrer Bank versendet werden, nicht immer einfach ist, werden alle eingehenden Nachrichten vom Junk-E-MailFilter ausgewertet, um festzustellen, ob eine Nachricht möglicherweise verdächtig ist, verdächtige Hyperlinks enthält oder von einer unzulässigen E-Mail-Adresse stammt. Das Erkennen verdächtiger Nachrichten ist immer aktiviert. Wenn der Filter eine Nachricht als verdächtig einschätzt, wird die Nachricht an den Ordner Junk-E-Mail gesendet, das Format der Nachricht wird in reinen Text umgewandelt und die Hyperlinks in der Nachricht werden deaktiviert. Zur Kontrolle dieser Verfahrensweise dienen die beiden unteren Optionen auf der Registerkarte Optionen des Dialogfelds Junk-E-Mail-Optionen.
»» Mit Hyperlinks und sonstige Funktionen in Phishingnachrichten deaktivieren werden Hyperlinks sowie die Funktionen Antworten und Allen antworten in Phishingnachrichten deaktiviert.
»» Über Bei verdächtigen Domänennamen in E-MailAdressen warnen werden Sie gewarnt, wenn ein Domänenname bestimmte Zeichen verwendet, um
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den Eindruck zu erwecken, es handle sich um eine bekannte Marke oder Website. Dahinter steht die Absicht, Ihnen weiszumachen, dass es sich um eine seriöse E-Mail-Adresse handelt, obwohl die Adresse in Wirklichkeit unzulässig ist. Beachten Sie auch die folgenden Hinweise, derartige Versuche aufzudecken:
»» In den meisten seriösen Unternehmen sind Richtlinien in Kraft, die das Anfordern persönlicher Informationen per E-Mail untersagen. Vertrauen Sie keiner Nachricht, in der persönliche Informationen angefordert werden, auch dann nicht, wenn die Nachricht authentisch erscheint.
»» Bei vielen Phishingmethoden werden Sie aufgefordert, Anlagen zu öffnen, durch die Ihr Computer mit einem Virus oder mit Spyware infiziert werden kann. Wenn Spyware auf Ihren Computer heruntergeladen wurde, können die Tastaturanschläge bei der Anmeldung bei Ihren Onlinekonten erfasst werden. Sie sollten jede Anlage, die Sie anzeigen möchten, zuerst speichern und vor dem Öffnen mit einem aktuellen Antivirusprogramm prüfen.
»» Oft werden Phishingnachrichten mit irreführenden Hyperlinks ausgestattet, so dass ein Benutzer nicht erkennen kann, ob ein Hyperlink zuverlässig ist. Es kann sich dabei beispielsweise um einen maskierten Hyperlink handeln: Dabei werden Sie durch einen Klick darauf nicht zur angegebenen Adresse, sondern zu einer anderen Adresse geführt. Seien Sie
Das Arbeiten mit Regeln
auch misstrauisch, wenn eine URL das @-Zeichen enthält. Der Grund dafür liegt darin, dass Browser alle Zeichen in der URL ignorieren, die vor einem @-Zeichen angegeben sind. Außerdem werden Homographie-Angriffe verwendet: Dabei wird beispielsweise in der URL statt eines lateinischen Buchstabens ein ähnlich aussehendes Zeichen aus dem griechischen oder kyrillischen Alphabet eingesetzt. Es ist immer am besten, unbekannte URLs vorher manuell in den Browser einzutippen!
Erweiterte Optionen Auf den weiteren drei Registerkarten dieses Dialogfelds können Sie – zusätzlich zu den allgemeinen Optionen – durch Definition von Junk-E-Mail-Listen die standardmäßige Verhaltensweise des Filters für Nachrichten von bestimmten Absendern korrigieren. Es gibt dafür drei Filterlisten: Sichere Absender, Sichere Empfänger und Blockierte Absender.
»» Wenn Sie feststellen, dass der Filter versehentlich E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Absenders als Junk-E-Mail kennzeichnet, Sie das aber nicht wünschen, können Sie den Absender dieser Nachricht zur Liste Sichere Absender hinzufügen. E-Mail-Adressen und Domänennamen in dieser Liste werden nie als Junk-E-Mail behandelt, unabhängig vom Inhalt der Nachricht. Außerdem werden Nachrichten von Personen im Ordner Kontakte nie als Junk-E-Mail gekennzeichnet. Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server-E-Mail-Konto verwenden, werden auch die Namen und E-Mail-Adressen in der globalen Adressliste automatisch als sicher betrachtet. Beachten Sie,
dass Sie über die Registerkarte Optionen in diesem Dialogfeld Outlook so konfigurieren können, dass nur Nachrichten von Absendern akzeptiert werden, die in der Liste Sichere Absender aufgeführt sind. Dadurch haben Sie vollständige Kontrolle darüber, welche Nachrichten Ihren Posteingang erreichen.
»» Wenn Sie zu Adressen- oder Verteilerlisten gehören, können Sie diese Namen zur Liste Sichere Empfänger hinzufügen, damit Nachrichten, die Sie an diese E-Mail-Adressen oder Domänennamen senden, unabhängig von ihrem Inhalt nie als Junk-E-Mail-Nachrichten behandelt werden.
»» Die Liste Blockierte Absender schützt Sie vor Nachrichten von bestimmten E-Mail-Adressen oder Domänennamen. Nachrichten von Personen oder Domänennamen in dieser Liste werden immer als Junk-E-Mail gekennzeichnet, unabhängig vom Inhalt der Nachricht. Wenn sich ein Name oder eine E-MailAdresse versehentlich sowohl in der Liste Blockierte Absender als auch in der Liste Sichere Absender befindet, hat die Liste der sicheren Absender Vorrang vor der Liste der blockierten Absender. Die Vorgehensweise zum Hinzufügen von E-MailAdressen oder Domänennamen in die Listen Sichere Absender, Sichere Empfänger und Blockierte Absender ist identisch: Klicken Sie auf der jeweiligen Register karte auf die Schaltfläche Hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Internet-Domänennamen ein. Nach der Bestätigung werden diese Elemente der Liste hinzugefügt. Sie können die Elemente der Listen auch – jeweils als Block – exportieren und importieren.
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Kapitel 19 Der Kalender und die Aufgaben Mit Outlook können Sie nicht nur Kontakte verwalten oder Nachrichten austauschen, sondern auch Ihre Tätigkeiten planen:
»» Die Funktionen im Outlook-Ordner Kalender im Pro-
Es gibt bei Outlook noch zwei weitere Programmmodule, auf die wir aber in diesem Buch nicht weiter eingehen können:
»» Mit Notizen können Sie auf bequeme Art und Weise Informationen erfassen und nachverfolgen. Notizen können alle Arten von textbasierten Informationen enthalten und in Microsoft Outlook 2010, auf Ihrem Desktop oder in anderen Ordnern auf Ihrem Computer abgelegt werden.
gramm helfen Ihnen, Ihre Termine im Auge zu behalten. Sie können sowohl eine Aktivität von kürzerer Dauer als auch ganztägige oder mehrtägige Aktivitäten planen. Ihre Eintragungen in diesem Programmmodul können nach Tagen, Wochen oder Monaten angeordnet angezeigt werden ( Abschnitt 19.1). Mithilfe des Datumsnavigators können Sie schnell einen oder mehrere – auch nicht zusammenhängende – Tage im Kalender auswählen und Ihre Termine eingeben.
»» Das Journal zeichnet automatisch von Ihnen aus-
»» Mithilfe der Funktionen im Modul Aufgaben können
Beschäftigen wir uns zunächst mit dem Kalender. Sie können darin Ihre Termine eingeben. Für die Zeitplanung einer Einzelperson unterscheidet Outlook zwischen Terminen und Ereignissen. Ein Termin ist eine von Ihnen geplante Aktivität, die Sie nach Belieben im Kalender eintragen können. Wie in der Praxis sorgen Sie aber dafür, dass sich die einzelnen Termine nicht überschneiden. Dafür werden im Programm durch die eingegebenen Termine Zeitblöcke belegt und die dafür
Sie Aktivitäten – ähnlich wie bei einer handgeschriebenen Aufgabenliste – nachverfolgen ( Abschnitt 19.2). Aufgaben sind mit den Terminen im Kalender insofern verwandt, als auch diese meist an einen bestimmten Zeitpunkt geknüpft sind. Deswegen weisen die Funktionen in diesem Modul auch Ähnlichkeiten mit denen im Bereich Kalender auf. Aufgaben müssen aber nicht mit einem Termin verbunden sein.
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gewählte Aktionen auf, die sich auf bestimmte Kontakte beziehen, und trägt die Aktionen mit diesem Kontakt in einer Zeitskalaansicht ein. Sie können das Journal auch verwenden, um andere Microsoft-Outlook-Elemente zu verfolgen, beispielsweise E-MailNachrichten oder Besprechungen.
19.1 Der Kalender
Der Kalender
verwendete Zeit wird als gebucht angegeben. Ein Ereignis ist eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert. Diese Daten können Sie dann in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen und editieren.
19.1.1
Bereichselemente
Zur Anzeige des Kalenders wählen Sie in der Navigationsleiste oder über die Ordnerliste den Ordner Kalender. Über In neuem Fenster öffnen im Kontextmenü zum Symbol in der Navigationsleiste können Sie den Bereich in einem eigenen Fenster öffnen. Machen Sie sich zu Beginn mit den typischen Elementen dieses Programmbereichs vertraut ( Abbildung 19.1):
»» Sie können die für die einzelnen Bereiche zugewiesene Fläche auf dem Bildschirm verändern, indem Sie die Trennlinie dazwischen mit der Maus verschieben. Auf diese Weise können Sie die Oberfläche an Ihre Bedürfnisse anpassen.
»» Der Datumsnavigator dient zum schnellen Wechsel zu einem anderen Datum. Hier werden – je nach auf dem Bildschirm zur Verfügung stehendem Platz – die Tage eines Monats oder mehrere Monate als Tabelle angezeigt. Sie finden ihn standardmäßig rechts in der Aufgabenleiste. Ist diese abgeschaltet, wird er links im Navigationsbereich des Programms angezeigt.
»» Im Hauptbereich wird der Kalender angezeigt. Dessen Umfang können Sie nach Tagen, Wochen oder Monaten einstellen. In diesem Kalender werden die bereits eingegebenen Ereignisse und Aufgaben aufgelistet. In der Tages- und der Wochenansicht können Sie freie und gebuchte Zeiten voneinander abheben, indem Sie ihnen unterschiedliche Farben zuweisen. Klicken Sie auf ein Ereignis, um Detailinformationen dazu anzeigen zu lassen. Die Standardeinstellung für die Hintergrundfarbe legen Sie über die Kategorie Kalender unter den OutlookOptionen fest ( Kapitel 20).
Abbildung 19.1 Der Outlook-Kalender – noch keine Termine wurden eingetragen.
509
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Der Datumsnavigator Wir hatten es gerade schon angesprochen: Den Datumsnavigator finden Sie standardmäßig rechts in der Aufgabenleiste. Ist diese abgeschaltet, wird er links im Navigationsbereich des Programms angezeigt. Dieser Datumsnavigator dient zum schnellen Wechsel zu einem anderen Datum. Das aktuelle Datum wird durch ein rot umrandetes Feld markiert. Um ein anderes Datum zu wählen, klicken Sie auf das entsprechende Feld. Das gewählte Datum wird dunkler unterlegt. Fett formatierte Einträge kennzeichnen Tage, für die bereits Termine eingetragen wurden. Über die beiden Schaltflächen mit den Pfeilspitzen wechseln Sie zu zeitlich benachbarten Monaten. Für einen schnellen Wechsel zu weiter entfernt liegenden Monaten setzen Sie den Mauszeiger auf den Monatsnamen in der Titelleiste und halten die Maustaste gedrückt. Wählen Sie den gewünschten Monat im Listenfeld aus.
»» Über die beiden Pfeilspitzen
neben der Datumsanzeige können Sie schnell zum vorherigen oder zum nächsten Tag wechseln, ohne den Datumsnavigator bemühen zu müssen.
»» Um weitere Zeitbereiche für den aktuellen Tag anzeigen zu lassen, benutzen Sie die Bildlaufleiste am rechten Rand des Teilfensters.
Die Ansicht Arbeitswoche Ist in der Gruppe Anordnung die Option Arbeitswoche aktiviert, beinhaltet die Ansicht nur die Arbeitstage der Woche ( Abbildung 19.3). Welche Tage das sind, können Sie übrigens über die Kategorie Kalender unter den Outlook-Optionen einstellen. Auch hier können Sie weitere Termine eingeben. Beachten Sie, dass die beiden Pfeilspitzen neben der Datumsanzeige Sie hier zur vorigen bzw. nächsten Arbeitswoche führen.
Die Tagesansicht Standardmäßig wird der Kalender in der Tagesansicht gestartet ( Abbildung 19.2). Hier geben Sie Termine ein, die zu einer bestimmten Tageszeit oder Stunde wahrgenommen werden müssen. Sie können aber auch andere Ansichten verwenden ( folgende Abschnitte).
Abbildung 19.3 Die Ansicht Arbeitswoche
Weitere Ansichten Daneben stehen Ihnen noch weitere Ansichten zur Verfügung:
»» Einen Überblick über die Termine der laufenden Woche erhalten Sie in der Wochenansicht . Hier werden auch die Tage des Wochenendes mit angezeigt.
»» Die Ansicht Monat beinhaltet mehrere Optionen, Abbildung 19.2 Der Kalender in der Tagesansicht
510
über die Sie den Detailgrad einstellen können ( Abbildung 19.4). Die Unterschiede wirken sich aber erst nach der Eingabe von Terminen aus.
Der Kalender
Abbildung 19.4 Für die Ansicht Monat stehen mehrere weitere Optionen zur Verfügung.
den aktuellen Tag anstehenden und die überfälligen Aufgaben angegeben ( Abbildung 19.5). In der Monatsansicht wird diese Liste nicht angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Aufgabenbeschreibung können Sie das Formular zur Aufgabe öffnen ( unten).
Navigationshilfen In der Gruppe Gehe zu der Registerkarte Start finden Sie zwei Befehlsschaltflächen, die Ihnen das Durchführen der häufigsten Navigationsaufgaben erleichtern. Sie können diese in jeder Ansicht des Kalenders ansprechen.
»»
Ein Klick auf Heute markiert in der eingestellten Ansicht den aktuellen Tag. Die Ansicht wird dabei nicht gewechselt. Mit einer Ausnahme: Wenn Sie bei eingestellter Ansicht Arbeitswoche an einem Wochenende auf Heute klicken, werden der Samstag und der Sonntag mit eingeblendet.
»»
Nächste 7 Tage schaltet um zur Anzeige aller Tage der Woche.
19.1.2 Einzelne Termine eintragen Wenn in einer der Unteransichten der Tages-/Wochen-/ Monatsansicht die Zeitskala angezeigt wird, können Sie einfach den Mauszeiger auf ein Feld in dieser Skala bewegen. Daraufhin wird darin Klicken Sie hier, um einen Termin hinzuzufügen angezeigt. Tun Sie das und geben Sie dem Termin einen Namen ( Abbildung 19.6). Der Termin wird dann unter dem eingetragenen Namen zum verwendeten Zeitpunkt vermerkt.
Die Aufgabenleiste Über die Liste zum Befehl Tägliche Aufgabenliste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht können Sie dafür sorgen, dass unterhalb des Kalenders die anstehenden Aufgaben angezeigt werden. Standardmäßig ist diese Liste aktiviert, sie kann aber auch minimiert oder abgeschaltet werden. Darin sind die für
Abbildung 19.6 Die Grunddaten für einen Termin können Sie direkt im Kalender eintragen.
Abbildung 19.5 Der Aufgabenblock befindet sich unten im Kalender.
511
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Um mehr Daten zu einem neuen Termin einzutragen, müssen Sie das Dialogfeld Termin nutzen. Zum Aufruf stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:
» Am einfachsten ist es, auf der gewünschten Zeitzeile im Kalender einen Doppelkick auszuführen. Der dabei gewählte Tag und Zeitpunkt werden dann bereits automatisch in die entsprechenden Felder im Dialogfeld eingetragen.
» Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf ein solches Feld lassen Sie das Kontextmenü anzeigen, über das Sie unterschiedliche Termintypen wählen können. Die Anfangszeiten sind dann durch die Wahl des angeklickten Felds vorgegeben.
In allen Fällen wird das Fenster Termin angezeigt, in dem Sie den Termin konkretisieren können. In diesem zunächst mit Unbenannt – Termin bezeichneten Fenster können Sie weitere Angaben zum Termin definieren (à Abbildung 19.7). Nach Eingabe einer Bezeichnung für den Termin im Feld Betreff wird Ihr Eintrag auch als Name verwendet. Im oberen Bereich des Dialogfelds finden Sie ein Menüband, dessen Schaltflächen Ihnen die Arbeit der Eingabe oder die Änderung von Terminen erleichtern.
» Wird beispielsweise der für den Termin gewünschte
Wenn Sie später zusätzliche Daten zu einem bereits eingegebenen Termin eingeben oder die vorhandenen Daten ändern wollen, öffnen Sie das Dialogfeld durch einen Doppelklick auf die entsprechende Stelle im Kalender.
Tag gerade nicht angezeigt, können Sie auch einfach im Kalender in der Gruppe Neu der Registerkarte Start auf Neuer Termin klicken.
Auf der Registerkarte Termin tragen Sie die Daten für den neuen Termin ein:
»
Aus einem anderen Bereich des Programms Outlook heraus klicken Sie in der Registerkarte Start auf Neue Elemente und wählen dann die Option Termin.
TIPP
» Im Feld Betreff geben Sie dem Termin einen Namen. Dieser wird später im Kalender angezeigt. Wählen Sie also möglichst eine kurze, aber treffende Bezeichnung.
Abbildung 19.7 Die Registerkarte Termin im Fenster zum Anlegen eines Termins ermöglicht die Eingabe der wichtigsten Daten.
512
Der Kalender
» Geben Sie im Feld darunter den Ort an, an dem der
» Im Feld Erinnerung in der Gruppe Optionen legen Sie
Termin wahrgenommen werden soll. Eine Eintragung ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich dabei nicht um Ihren üblichen Arbeitsplatz handelt. Über das Listenfeld können Sie den Ort auch aus den bisher verwendeten Eintragungen für dieses Feld auswählen.
fest, um welche Zeit im Voraus Sie an den Termin erinnert werden möchten. Die Standardeinstellung steht auf 15 Minuten – das sollte ausreichen, um zu einem Termin im Hause pünktlich zu erscheinen. Den Standardwert für den Erinnerungszeitraum stellen Sie im Dialogfeld zu den OutlookOptionen in der Kategorie Kalender über die Option Standarderinnerungen ein.
»
Im Bereich Datum/Uhrzeit tragen Sie den Zeitraum, an dem der Termin stattfindet, direkt über die Tastatur ein. Zur Auswahl des Datums können Sie auch auf die neben den einzelnen Feldern stehende Schaltfläche mit dem schwarzen Dreieck klicken und die Daten aus dem dann angezeigten Datumsnavigator auswählen. Verwenden Sie dieselben Methoden wie im Kalenderelement im Navigationsbereich oder in der Aufgabenleiste.
»
» Unten in der Liste zum Feld Erinnerung finden Sie auch die Option Sound. Darüber können Sie die Klangdatei wählen, mit der Sie auf den Termin aufmerksam gemacht werden möchten. Deaktivieren Sie darin die Option Diesen Sound abspielen, wenn Sie keinen akustischen Hinweis wünschen.
»
Das Listenfeld zur Auswahl der Uhrzeit erlaubt die Wahl in Schritten von je einer halben Stunde. Sollten Sie einen anderen Zeitpunkt benötigen, können Sie diesen direkt in das Feld eingeben.
» Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis, wenn es sich um ein solches Ereignis handelt. Die Felder für die Start- und die Endzeit werden dann ausgeblendet.
» Nach einem Klick auf Zeitzonen in der Gruppe Optionen werden zwei zusätzliche Felder eingeblendet, in denen Sie eine andere Zeitzone wählen können. Nachdem Sie das getan haben, gelten die bereits eingegebenen Uhrzeitangaben für den Termin für diese Zeitzone. Haben Sie beispielsweise die Zeitzone New York … eingestellt und arbeiten Sie in der Zeitzone Amsterdam, Berlin …, erscheint der Termin nach der Bestätigung im Hauptfenster zu einem späteren Zeitpunkt. Das benötigen Sie beispielsweise, um Ihre Termine mit Kontaktpersonen zu koordinieren, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten.
Statt Zahlenangaben können Sie für ein Datum oder eine Uhrzeit auch eine Beschreibung in Worten – ein sogenanntes AutoDatum – eingeben. Die Beschreibung wird dann vom Programm in ein Zahlenformat umgewandelt. Wenn Sie beispielsweise heute in zwei Wochen in einem Datumsfeld eingeben, werden in Outlook die korrekten Zahlen für den Tag, den Monat und das Jahr angezeigt.
TIPP
Solange das Fenster Termin geöffnet ist, können Sie über die Gruppen Optionen und Kategorien des Menübands zusätzlich Feinheiten für den Termin festlegen. Ist das Fenster bereits geschlossen, können Sie es durch einen Doppelklick auf den Termin wieder anzeigen lassen.
Über das Listenfeld Anzeigen als bestimmen Sie, wie der aktuelle Termin im Kalender angezeigt werden soll. Standardmäßig wird die für einen Termin eingegebene Zeitspanne als Beschäftigt vermerkt. Unsichere Termine können Sie beispielsweise als Mit Vorbehalt anzeigen lassen. Die Einstellung Frei erlaubt es später, zu mit Terminen besetzten Zeitpunkten noch weitere Termine einzugeben.
»
Das Feld Kategorisieren in der Gruppe Kategorien erlaubt die zusätzliche Wahl einer Farbe, mit der das Terminfeld im Kalender angezeigt wird. Sie können diese Option nutzen, wenn Sie mit verschiedenen Typen von Terminen arbeiten – beispielsweise privaten und geschäftlichen – und später in der Lage sein möchten, diese einfach zu trennen.
513
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
» Wenn Sie die Option Privat
aktivieren, werden die zum Termin eingegebenen Informationen nicht angezeigt, wenn andere Benutzer mit einer entsprechenden Berechtigung auf die im Ordner gespeicherten Informationen zugreifen.
» Außerdem finden Sie in der Gruppe Kategorien noch die beiden Optionen Wichtigkeit: hoch und Wichtigkeit: niedrig , mit deren Hilfe Sie eine Prioritätsstufe für den Termin festlegen können. Standardmäßig ist keine dieser Stufen eingestellt, was einer Priorität Normal entspricht. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Speichern & schließen in der Gruppe Aktionen. Der Termin wird dann im Kalender vermerkt. Die Höhe des Felds in der Zeitskala entspricht der Länge des Termins.
19.1.3
Wiederkehrende Termine verwenden
In ihrer Standardform sind Termine einmalig, sie erscheinen daher auch nur einmal im Kalender. Sie können aber im Kalender mit sogenannten Serien arbeiten, bei denen sich Termine oder Ereignisse in bestimmten Abständen wiederholen – beispielsweise bei einer wöchentlichen Teambesprechung oder bei Jahrestagen. Bei der Kalenderfunktion von Microsoft Outlook müssen Sie dafür keine separaten Kalendereinträge erstellen, sondern Sie definieren sogenannte Terminserien anhand eines Musters und einer Dauer. Diese Termine werden dann automatisch an den entsprechenden Tagen in den Kalender eingetragen.
Terminserie definieren Wählen Sie im Fenster zur Definition des Termins die Schaltfläche Serientyp in der Gruppe Optionen. Sie können auch direkt im Kalender den Befehl Neue Terminserie aus dem Kontextmenü zu einer Zeitzeile wählen. Im Dialogfeld Terminserie spezifizieren Sie das Wiederholungsmuster für den Termin (à Abbildung 19.8). Wenn Sie einen als wiederkehrend definierten Termin wieder in einen normalen – einmaligen – Termin umwandeln möchten, klicken Sie im Dialogfeld Terminserie auf die Schaltfläche Serie entfernen in der unteren rechten Ecke.
TIPP
514
Abbildung 19.8 Das Dialogfeld Terminserie
Termin Unter Termin können Sie einen Start- und einen Endzeitpunkt oder – ersatzweise für den Endzeitpunkt – eine Dauer für den wiederkehrenden Termin angeben. Sollten Sie diese Daten bereits im Dialogfeld Termin festgelegt haben, werden sie von dort aus übernommen, können hier aber editiert werden.
Serienmuster Wählen Sie unter Serienmuster im linken Bereich die Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Standardmäßig ist hier Wöchentlich gewählt. Je nach Wahl der Option ändern sich die sonstigen Möglichkeiten zur Einstellung in diesem Bereich.
» Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – beispielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeitstag.
» Mit Wöchentlich können Sie über Jede/Alle festlegen, ob der Termin für jede Woche oder mit bestimmten Abständen gelten soll. Außerdem können Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen (à Abbildung 19.8).
» Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie entweder den Termin auf einen bestimmten Tag eines Monats oder einen Wochentag einer bestimmten
Der Kalender
Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten Montag im Monat.
»» Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder mit der Variante Jedes/Alle … Jahr(e) ein festes Datum im Jahr bestimmen oder mit Am ein auf die Kalenderwoche bezogenes Datum angeben. Welche Tage der Woche als Arbeitstage gelten sollen, bestimmen Sie über die Kalenderoptionen.
Seriendauer Im unteren Bereich des Dialogfelds Terminserie können Sie festlegen, von wann bis wann die Serie dauern soll. Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialogfeld Termin eingegebene Datum als Voreinstellung übernommen. Sie können es direkt im Feld editieren oder dazu den Datumsnavigator verwenden. Legen Sie außerdem über eines der Felder Kein Enddatum, Endet nach oder Endet am fest, wie lange die Terminserie dauern soll.
Ergebnis Bestätigen Sie nach der Definition des Zeitrasters über die Schaltfläche OK. Ihre Einstellungen werden im Dialogfeld Termin in der mit Serie bezeichneten Zeile angegeben. Speichern Sie dann die Serie genauso, wie Sie auch einen Einzeltermin speichern. Er wird anschließend im Kalender angezeigt. Die Länge des Felds charakterisiert wieder die Zeitdauer des Termins.
Bearbeiten einer Terminserie Nach der Definition einer Terminserie können Sie diese bearbeiten. Doppelklicken Sie auf den Termin. Über das Dialogfeld Terminserie öffnen müssen Sie festlegen, ob Sie die gewünschten Änderungen für alle zukünftigen Termine oder nur für einen einzelnen Termin der Serie durchführen möchten. Durch Wahl von Dieses Serienelement öffnen haben Sie die Möglichkeit, Änderungen zu dem speziellen Einzeltermin vorzunehmen, ohne die anderen Termine der Serie zu beeinflussen.
»»
Um den Zeitpunkt, das Serienmuster oder die Seriendauer für alle Termine einer Serie zu ändern, rufen Sie den Menübefehl Serientyp auf oder klicken Sie auf die gleichnamige Schaltfläche und ändern Sie dann die gewünschten Optionen.
»» Wenn Sie nur den aktuellen Termin der Serie ändern möchten, öffnen Sie diesen Termin, wählen im Dialogfeld Terminserie öffnen die Option Dieses Serienelement öffnen und nehmen die Änderungen auf der Registerkarte Termin vor. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass dieser Einzeltermin ausnahmsweise vorverlegt wird, oder Sie fügen spezielle Kommentare hinzu.
19.1.4 Ereignisse Ein Ereignis ist eine Aktivität, die mindestens 24 Stunden dauert. Beispiele für Ereignisse sind eine Messe, Ihr Urlaub oder ein Kurs. Wie im Fall der Termine können Ereignisse einmalig oder im jährlichen Rhythmus auftauchen. Ereignisse und jährliche Ereignisse belegen keine Zeitblöcke in Ihrem Kalender; stattdessen erscheinen sie als Banner unterhalb der Tagesbezeichnung.
Einmalige Ereignisse Ein Standardereignis ist einmalig und kann zwischen einem und mehreren Tagen dauern. Zur Eingabe in den Kalender gehen Sie genauso vor wie bei der Eingabe eines normalen Termins. Aktivieren Sie im Fenster für die Termindaten dann die Option Ganztägiges Ereignis. In dem dann mit Unbenannt – Ereignis bezeichneten Dialogfeld können Sie die Details dazu festlegen. Nach Eingabe einer Bezeichnung für das Ereignis im Feld Betreff wird der Eintrag auch als Name verwendet. Die einzelnen Felder im Dialogfeld Ereignis unterscheiden sich nicht wesentlich von denen im Dialogfeld Termin ( Abbildung 19.7 auf Seite 512). Beachten Sie aber die folgenden Abweichungen:
»» Als Eckdaten für den Beginn und das Ende stehen Ihnen also nur die Datumsangaben zur Verfügung.
»» Um eine Änderung in allen Terminen der Serie durch-
»» Legen Sie im Feld Beginnt um den Anfangstag des
zuführen, wählen Sie Die Serie öffnen. Das Dialogfeld Terminserie wird angezeigt. In diesem können Sie beispielsweise den Ort oder den Betreff ändern.
Ereignisses fest. Durch eine Eingabe in diesem Feld ändern Sie gleichzeitig die Eintragung im Feld Endet um auf dasselbe Datum.
515
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
»» Falls es sich um ein mehrtägiges Ereignis handelt, ändern Sie den Wert im Feld Endet um besser erst, nachdem Sie die Eintragung im Feld Beginnt um durchgeführt haben.
»» Wenn Sie nach der Eingabe von Anfangs- und Endtermin später den Anfangstermin verschieben, wird auch der Endtermin um dieselbe Anzahl von Tagen verschoben, die Länge des Ereignisses bleibt gleich. Für das Feld Gebucht wird standardmäßig die Eintragung Frei eingestellt. Sie können also weiterhin Termine für die durch das Ereignis belegte Zeitspanne annehmen – beispielsweise für ein Treffen während eines Messebesuchs oder den Besuch des Zahnarztes an Ihrem Geburtstag. Wollen Sie eine solche Doppelbelegung ausschließen, wählen Sie eine andere Option.
Serientyp. Im Dialogfeld Terminserie spezifizieren Sie das Wiederholungsmuster für den Termin. Auch dieses Dialogfeld entspricht in der Struktur seiner Entsprechung bei der Eingabe von einzelnen Terminen ( Abbildung 19.8 auf Seite 514) Aufgrund des Ereignis charakters ist die Dauer mit einer ganzen Zahl von Tagen angegeben. Als Voreinstellung werden die – gegebenenfalls bereits vorgenommenen – Eintragungen im Dialogfeld Ereignis übernommen. Sie können hier aber Änderungen dieser Daten vornehmen. Für das Serienmuster stehen – wie im Fall eines Serientermins – die Optionen Täglich, Wöchentlich, Monatlich und Jährlich zur Verfügung.
19.1.5 Mit Terminen arbeiten
Wiederkehrende Ereignisse
Nach der Eingabe und Speicherung werden die Termine in jeder Ansicht des Kalenders vermerkt ( Abbildung 19.9). Sie können sie darin kontrollieren und bearbeiten.
Wie Termine können sich auch Ereignisse in einem bestimmten Rhythmus wiederholen. Selbst in einem solchen Fall brauchen Sie die Daten nur einmal anhand eines Musters zu definieren. Diese Ereignisse werden dann automatisch an den entsprechenden Tagen in den Kalender eingetragen. Wählen Sie im Dialogfeld zur Definition des Ereignisses die Schaltfläche
Wie bei den Vorgängerversionen des Programms können Sie durch einen Doppelklick auf einen Eintrag das Terminfenster wieder anzeigen lassen und dort Details zum Termin einsehen oder Änderungen durchführen. Wenn es sich bei der Eintragung um eine Terminserie handelt, müssen Sie angeben, ob Sie einen einzelnen Termin dieser Serie oder die gesamte Serie anzeigen
Abbildung 19.9 Einige Termine in der Ansicht Arbeitswoche
516
Der Kalender
Abbildung 19.10 Die Registerkarte Kalendertools/Termin
lassen wollen. Änderungen müssen Sie speichern, bevor Sie das Fenster schließen. Neu bei der Version 2010 ist, dass nach dem Markieren eines Termins durch einen Einfachklick die Registerkarte Kalendertools/Termin angezeigt wird (à Abbildung 19.10). Sie finden darin praktisch dieselben Möglichkeiten zur Bearbeitung wie im Terminfenster.
Termine verschieben Um einen Termin zu verschieben, können Sie das dazugehörende Formular öffnen und in diesem die neuen Zeitangaben vornehmen. Einfacher ist es aber, das entsprechende Element im Kalender über die Maus auf eine neue Uhrzeit oder im Datumsnavigator auf ein neues Datum zu verschieben. Beim Ändern eines Termins, an dem außer Ihnen noch andere Personen beteiligt sind – beispielsweise eine Besprechung –, werden Sie gefragt, ob diese über Ihre Änderungswünsche informiert werden sollen.
»
»
Zum Ändern des Termins unter Beibehalten seiner Länge setzen Sie den Mauszeiger in die obere linke Ecke des Elements. Um den Termin zu einem anderen Zeitpunkt am selben Tag zu verschieben, bewegen Sie das Element zum gewünschten Anfangszeitpunkt in der Tagesspalte der Ansicht. Zum Verschieben auf einen anderen Tag zum selben Zeitpunkt bewegen Sie das Element auf den gewünschten Tag im Datumsnavigator. Um sowohl das Datum als auch die Uhrzeit eines Termins zu ändern, verschieben Sie den Termin zuerst im Datumsnavigator auf das gewünschte Datum, klicken im Datumsnavigator auf das Datum und ziehen den Termin dann im Kalender auf die gewünschte Stunde. Um die Dauer eines Termins nach hinten zu verändern, setzen Sie den Mauszeiger auf den unteren Rand des Ele-
ments. Ein Doppelpfeil wird angezeigt. Verlängern oder verkürzen Sie den Termin durch Verschieben des unteren Rands. Entsprechend können Sie die Dauer des Termins durch Verschieben des Anfangszeitpunkts verändern. Handelt es sich bei dem zu verschiebenden Termin um eine Terminserie, wird nur die ausgewählte Instanz des Termins verschoben. Um alle Instanzen eines Termins zu verschieben, öffnen Sie den Termin, benutzen Sie den Befehl Serientyp und ändern Sie das Serienmuster.
ACHTUNG
19.1.6
Besprechungen und Terminplanung
Neben Ihren persönlichen Terminen erlaubt Microsoft Outlook auch die Koordination von Terminen mit anderen Personen. Dazu dienen die beiden Bereiche Besprechungen und Terminplanung.
Besprechungen Einen Sonderfall der Termine finden Sie in den sogenannten Besprechungen. Dies sind Termine, zu denen Sie andere Personen einladen. Um eine Besprechung einzurichten, klicken Sie im Programmbereich Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung . Oder wählen Sie in einem beliebigen Programmbereich den Befehl Besprechung aus der Liste zur Schaltfläche Neue Elemente in der Gruppe Neu. Hatten Sie bereits einen Termin festgelegt, markieren Sie diesen und klicken Sie in der Gruppe Teilnehmer der Registerkarte Kalendertools/ Termin auf Teilnehmer einladen. Die Daten des vorher markierten Termins werden dann im Dialogfeld übernommen. Das zeigt das Dialogfeld Besprechung an, das dem Terminfenster ähnelt, aber weitere Elemente aufweist
517
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Abbildung 19.11 Teilnehmer einladen
( Abbildung 19.11). Automatisch wird auch die Registerkarte Besprechung aktiviert. Geben Sie zunächst wieder die Grunddaten für den Termin ein:
»» Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein. »» Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung oder einen Ort ein. Wenn Sie ein Microsoft-Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Räume, um einen der verfügbaren Räume auszuwählen.
»» Wählen Sie in den Listen Beginnt und Endet die Start- und Endzeiten für die Besprechung aus. Wenn Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis aktivieren, wird das Ereignis als ganztägiges Ereignis angezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.
»» Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.
»» Geben Sie im Textkörper für die Besprechung Informationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben möchten. Sie können auch Dateien anfügen.
518
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche An. Im Dialogfeld können Sie die Teilnehmer und gegebenenfalls auch die benötigten Ressourcen auswählen.
»» Markieren Sie die Namen der für die Besprechung notwendigen Personen und klicken Sie auf die Schaltfläche Erforderlich. Verfahren Sie entsprechend mit optional notwendigen Teilnehmern.
»» Um den Namen einer eingeladenen Person wieder zu entfernen, markieren Sie ihn und drücken Sie auf die ¢-Taste.
»» Wenn Sie über den Microsoft Exchange Server arbeiten, können Sie nicht nur Personen zu Besprechungen einladen, sondern auch Ressourcen einplanen – beispielsweise den Konferenzraum, in dem die Besprechung stattfinden soll, oder den Projektor, den Sie für eine Präsentation benötigen. Damit Sie eine Ressource einplanen können, muss die Ressource von einer Person in der Organisation so eingerichtet worden sein, dass sie auf dem Server über ein eigenes Postfach verfügt. Weiterhin muss Ihnen die Berechtigung erteilt worden sein, Ressourcen, die diese Ressource einschließt, einzuplanen.
Der Kalender
Schließen Sie anschließend das Dialogfeld durch einen Klick auf OK. Die eingeladenen Personen werden im oberen Bereich des Terminformulars angezeigt. Die Daten zu den eigentlichen Besprechungsterminen können wie andere im Terminformular eingegeben werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, um die Einladungen abzuschicken. Besprechungsanfragen werden wie normale E-Mail-Nachrichten gesendet und empfangen. Es gelten also hier die für die Kommunikation festgelegten Einstellungen ( Kapitel 18). Nach dem Senden wird die Anfrage in Ihrem Kalender als Termin vermerkt.
Besprechungsanfragen beantworten Die Besprechungsanfrage wird wie eine normale E-MailNachricht empfangen. Nach dem Öffnen werden die Daten der Anfrage in einem Kalender und als Text angezeigt ( Abbildung 19.12). Die Anfrage verfügt über die eigene Registerkarte Besprechung.
Über die Optionen zur Schaltfläche Antwort ändern können Sie Annehmen, Mit Vorbehalt zusagen, Ablehnen oder eine Andere Zeit vorschlagen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Annehmen klicken, können Sie über ein Dialogfeld entscheiden, ob Sie Ihrer Zusage vor dem Senden eine Bemerkung zufügen möchten. Über Antwort vor dem Senden bearbeiten können Sie der Antwort auf die Anfrage noch zusätzliche Informa tionen hinzufügen. Nach dem Antworten auf eine solche Anfrage wird diese standardmäßig aus dem Posteingang entfernt und im Ordner Gelöschte Elemente gespeichert. Das geschieht aber nur dann, wenn die Option Besprechungsanfragen und -benachrichtigungen nach Antwort aus Posteingang löschen im Bereich E-Mail unter den OutlookOptionen aktiviert ist ( Kapitel 20). Falls Sie zugesagt
Abbildung 19.12 Eine Besprechungsanfrage
519
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
haben, wird der Termin der Besprechung zusätzlich in Ihren Kalender eingetragen. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt. Sie können die Antworten verfolgen, indem Sie eine Besprechung öffnen und im Dialogfeld Besprechung auf der Registerkarte Teilnehmerverfügbarkeit auf Teilnehmerstatus anzeigen klicken. Sie haben auch die Möglichkeit, einer bestehenden Besprechung Personen hinzuzufügen oder eine Besprechung neu anzusetzen.
Besprechungsserien Sie können auch zu Besprechungsserien einladen. Gehen Sie dazu zunächst genauso vor wie bei der Einladung zu einer Einzelbesprechung: Geben Sie im Dialogfeld Besprechung den oder die Namen der Person(en) ein, die Sie zu der Übertragung einladen möchten, geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung für die Besprechung ein und wählen Sie in den Feldern Beginnt um und Endet um jeweils einen Zeitpunkt. Klicken Sie im Formular Besprechung auf die Schaltfläche Serientyp und legen Sie das Muster fest. Senden Sie dann die Einladung(en) ab. Dabei verfahren Sie im Prinzip genauso wie beim Festlegen eines normalen Serientermins (à oben).
19.1.7
Terminplanung
Mit Hilfe der Planungsfunktion im Kalender können Sie für einen neuen Termin einen Zeitpunkt suchen (lassen), der nicht mit schon vorhandenen Terminen in Konflikt steht. Dabei können Sie als Randbedingung entweder die Termine in Ihrem Kalender oder – bei Besprechungen – die Termine aller Besprechungsteilnehmer berücksichtigen. Die Techniken dafür sind in beiden Fällen identisch, beim Planen von Besprechungen kommen jedoch zusätzliche Elemente zum Einsatz. Es empfiehlt sich generell, vorher einen Tag oder eine Uhrzeit im Kalender zu markieren. Dieser Termin wird dann als Startzeitpunkt für die Planung übernommen.
TIPP
Eigene Termine planen Um den Terminplaner allein für die Arbeit im eigenen Kalender einzusetzen, wechseln Sie im Termin-Fenster zur Terminplanung. Dazu klicken Sie in der Gruppe Anzeigen im Menüband auf die gleichnamige Schaltfläche. Es empfiehlt sich, vorher im Kalender den entsprechenden Tag oder Zeitraum zu kennzeichnen. Im rechten Teil des Fensters können Sie in einer Zeitachsenansicht den geplanten Termin einordnen (à Abbildung 19.13):
Abbildung 19.13 Die Terminplanung im Termin-Fenster
520
Der Kalender
»» Bereits vorher eingetragene Termine werden in der Zeitachse durch blaue Blöcke gekennzeichnet.
»» Die im Kalender oder im Dialogfeld Termin gegebenenfalls vorher gewählte Zeitspanne wird als senkrechter Balken in der Zeitachse markiert.
»»
Über das Listenfeld Zoom in der oberen linken Ecke können Sie den Maßstab der Darstellung der Zeitachse festlegen und so entweder mehr Details oder eine längere Zeitspanne anzeigen lassen.
Ihre Aufgabe besteht nun darin, für den neuen Termin einen Platz zu finden, der noch nicht durch einen anderen Termin belegt ist:
»» Dazu können Sie den Terminbalken mit der Maus zu anderen Zeiten verschieben, indem Sie eine andere Stelle im Zeitraster anklicken. Sie können ihn gegebenenfalls auch verkürzen oder erweitern, wenn Sie die für den Termin vorgesehene Zeitdauer ändern wollen. Diese Daten können Sie auch über die Felder Beginnt und Endet unterhalb des Felds mit der Zeitachse regeln.
»» Durch Anklicken einer der beiden Schaltflächen AutoAuswahl oder << können Sie den neuen Terminblock automatisch auf die nächste oder vorherige freie Stelle im Kalender verschieben lassen.
»» Zur Wahl der Teilnehmer und Ressourcen klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere einladen. Im Untermenü legen Sie fest, ob Sie die Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch oder einem öffentlichen Ordner hinzufügen wollen. Bei den Teilnehmern können Sie unterscheiden, ob es sich dabei um erforderliche oder um zusätzliche Personen handelt.
»» Über das Menü zur Schaltfläche Optionen bestimmen Sie, wie bei der Planung vorgegangen werden soll. Über das Untermenü zum Befehl AutoAuswahl darin können Sie beispielsweise angeben, welche Personen und Ressourcen bei der Planung mit berücksichtigt werden sollen. Anschließend gehen Sie genauso wie bei der Planung Ihrer eigenen Termine vor. Hier werden allerdings die freien Zeiten aller eingeladenen Personen und der benötigten Ressourcen berücksichtigt. Mit der AutoAuswahl können Sie einen freien Zeitraum für alle Teilnehmer suchen.
19.1.8 Den Kalender veröffentlichen Sie können Ihre Kalenderinformationen für andere Personen freigeben. Die Werkzeuge dazu finden Sie im Kontextmenü zum Kalender im Navigationsbereich – speziell im Untermenü zum Befehl Freigeben ( Abbildung 19.14).
Abschließend bestätigen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Der Termin wird in Ihrem Kalender vermerkt.
Gruppentermine planen Um bei der Planung die Termine in den Kalendern mehrerer Personen berücksichtigen zu können, müssen Sie Zugang zu deren Kalendern haben. Wählen Sie den Befehl Neue Besprechung. Im Dialogfeld Besprechung planen legen Sie den Termin fest und klicken dann auf Terminplanung. Ihnen wird wieder ein Fenster angezeigt, das dem oben beschriebenen für die Terminplanung entspricht ( Abbildung 19.13). Hier müssen Sie zunächst die Teilnehmer festlegen und deren Termine abfragen.
Abbildung 19.14 Das Kontextmenü zu einem Kalender
521
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Standardmäßig finden Sie hier zumindest zwei wichtige Optionen:
»» Wählen Sie zuerst aus der Liste Kalender den zu sendenden Kalender aus. Hier ist standardmäßig Ihr Standardkalender ausgewählt. Dies ist der, der zum Anzeigen Ihrer Frei/Gebucht-Informationen für andere Benutzer verwendet wird und der außerdem Besprechungsanfragen annimmt.
»» Sie können einen Kalender, den Sie besitzen, in einer E-Mail-Nachricht an andere Personen senden. Hierbei handelt es sich um eine Art Internetkalender, der als Kalendersnapshot bezeichnet wird. Dafür benutzen Sie den Link Kalender per E-Mail senden.
»» Sie können außerdem – und das ist vielleicht noch interessanter – Ihren Kalender veröffentlichen und festlegen, wer auf den Kalender zugreifen darf. Dafür dient beispielsweise der Link Auf Office.com veröffentlichen.
Kalender über E-Mail senden Sie können Ihren Kalender in einer E-Mail-Nachricht an andere Personen senden. Hierbei handelt es sich um eine Art Internetkalender, der als Kalendersnapshot bezeichnet wird. Der Kalender wird im Text der E-MailNachricht angezeigt. Ein Outlook-Benutzer, der den Kalendersnapshot empfängt, kann den Kalender als Outlook-Kalender öffnen. Dabei lassen sich der Kalendersnapshot und der aktuelle Kalender nebeneinander oder überlagert anzeigen. Klicken Sie im Kontextmenü zum Kalender im Navigationsbereich auf den Befehl Freigeben und wählen Sie dann Kalender per E-Mail senden. Das Dialogfeld Kalender über E-Mail senden wird angezeigt ( Abbildung 19.15).
»»
Wählen Sie nun aus der Liste Datumsbereich den Umfang der in die Nachricht einzuschließenden Kalender daten aus. Wenn Sie einen großen Datumsbereich wählen, wird eine große E-Mail-Nach richt erstellt. Sie können auch die Option Datum angeben wählen, um einen benutzerdefinierten Datumsbereich einzugeben.
»» Wählen Sie in der Liste Detail die Art der Daten aus, die den Empfängern angezeigt werden sollen. Standardmäßig ist nur die Option Nur Verfügbarkeit ausgewählt. Keine der Optionen schließt als privat gekennzeichnete Elemente ein, es sei denn, Sie ändern in der Option Erweitert die Verfügbarkeitsoption.
»» Optional können Sie die eingeschlossenen Informationen auf die Arbeitszeit beschränken, indem Sie das Kontrollkästchen Nur Zeit innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen auswählen. Klicken Sie auf den Link Arbeitszeit festlegen, um Ihre Arbeitszeit festzulegen ( folgende Abschnitte).
»» Wenn Sie auf die Schaltfläche Einblenden neben Erweitert klicken, können Sie weitere Optionen einstellen: Details von als privat markierten Elementen einschließen ist nur wählbar, wenn für Details Eingeschränkte Details oder Alle Details festgelegt sind. Das Vorhandensein privater Elemente wird ausgeschlossen, weitere Informationen werden jedoch nicht freigegeben. Mit Anlagen in Kalenderelementen einschließen werden alle Anlagen in Kalenderelementen mit in die Nachricht eingeschlossen Für diese Option muss Detail auf Alle Details festgelegt sein. Dadurch kann die Größe der E-Mail-Nachricht erheblich zunehmen.
»» Unter E-Mail-Layout können Sie auf Tagesplan oder Liste der Ereignisse klicken, um Ihren Zeitplan oder eine Liste der Ereignisse einzufügen. Abbildung 19.15 Einen Kalender über E-Mail senden
522
Der Kalender
Nach einem Klick auf OK wird eine Nachricht erstellt, die die von Ihnen vorher festgelegten Daten enthält. Wenn der Kalender keine Elemente enthält, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Option haben, die E-Mail-Nachricht abzubrechen. Geben Sie im Feld An die Adresse der Person ein, an die Sie die Abonnementinformationen senden möchten, und klicken Sie auf Senden. Empfänger von Kalendersnapshots empfangen Änderungen am Kalender nur, wenn Sie einen neuen Kalendersnapshot senden.
Auf Office.com veröffentlichen Um Ihren Kalender zu veröffentlichen, klicken Sie im Kontextmenü zum Kalender im Navigationsbereich auf den Befehl Freigeben und wählen Sie dann Auf Office. com veröffentlichen. Wenn Sie Zugriff auf einen Webserver haben, der das WebDAV-Protokoll unterstützt, können Sie Ihren Kalender stattdessen auf diesem Server veröffentlichen. Beim Veröffentlichen auf Office. com können Sie jedoch besser steuern, wer auf Ihren Kalender zugreift. Wenn Sie zum ersten Mal einen Kalender auf Office.com veröffentlichen, müssen Sie sich mit Ihrem Windows Live ID-Konto anmelden. Verfügen Sie über kein Konto, können Sie ein Konto erstellen. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf Anmelden und geben Sie Ihre Adresse und das Kennwort ein. Sie müssen die Nutzungsbedingungen lesen, Ihre Adressen eingeben und auf Ich stimme zu klicken. Geben Sie dann die Daten zu Ihrem Benutzerprofil ein und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen, um den Kalender zu veröffentlichen.
ACHTUNG
Anschließend wird das Dialogfeld Kalender auf Microsoft Office.com veröffentlichen angezeigt. Darin legen Sie die Details zur Veröffentlichung fest (à Abbildung 19.16).
»
Wählen Sie im Bereich neben Zeitspanne die Anzahl der Tage, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten.
» Wenn Sie auf den Pfeil neben Detail klicken, können Sie die Anzahl der Details auswählen, die Sie freigeben möchten.
Abbildung 19.16 Den Kalender auf Microsoft Office.com veröffentlichen
» Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Nur Zeit innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen, um die Anzeige der freigegebenen Details auf solche zu beschränken, die innerhalb Ihrer angegebenen Arbeitszeit liegen.
» Wählen Sie neben Berechtigungen, ob Ihre Kalenderinformationen von jedermann oder nur von bestimmten Personen angezeigt werden können. Wenn Sie hier Nur eingeladene Benutzer … wählen, erzeugen Sie einen eingeschränkten Zugriff. Es können also nur Benutzer, die Sie einladen, Ihren Kalender auch tatsächlich anzeigen. Bei der Wahl dieser Option wird nach dem Veröffentlichen des Kalenders eine Freigabe-E-Mail-Nachricht geöffnet. Diese Nachricht können Sie an die E-Mail-Adressen sämtlicher Personen senden, denen Sie Zugriff auf Ihren Kalender gewähren möchten. Die Freigabenachricht enthält einen Hyperlink zu dem Kalender sowie eine beliebige, von Ihnen verfasste Nachricht. Mit Jeder kann diesen Kalender abonnieren erzeugen Sie einen uneingeschränkten Zugriff: Eine Anmeldung per Windows Live ID-Konto oder mittels eines anderen Diensts ist nicht erforderlich.
» Nach einem Klick auf Erweitert wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Upload-Methode auswählen. Außerdem können Sie hier angeben, ob die an dem Outlook-Kalender vorgenommenen Aktualisierungen automatisch auf Office.com wiedergegeben werden sollen.
523
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Klicken Sie abschließend auf OK. Nach der Freigabe eines Kalenders ändert sich das Kalendersymbol im Navigationsbereich. Nach dem erfolgreichen Freigeben des Kalenders können Sie andere Personen zum Anzeigen und Abonnieren des Kalenders einladen. Klicken Sie auf Ja, um andere Personen über den veröffentlichten Kalender zu informieren, wenn Sie zum Senden einer freigegebenen Einladung aufgefordert werden. Dem Nachrichtentext lassen sich beliebige Inhalte hinzufügen. Ein Hyperlink zu dem veröffentlichten Kalender wird der Nachricht beim Senden automatisch hinzugefügt. Wenn Sie zum Senden der freigegebenen Nachricht bereit sind, klicken Sie auf Senden.
Änderungen an der Freigabe Wenn Sie Änderungen an einem auf Office.com freigegebenen Kalender vornehmen möchten, klicken Sie im Navigationsbereich des Kalenders mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Kalender, wählen Sie im Kontextmenü Freigeben. Im Untermenü finden Sie dann eine Reihe zusätzliche Optionen ( Abbildung 19.17). Beispielsweise wird mit Optionen für die Veröffentlichung ändern das schon bekannte Dialogfeld Kalender auf Office.com veröffentlichen wieder angezeigt ( Abbildung 19.16). Ändern Sie darin die Details zur Veröffentlichung.
19.2 Die Aufgaben Mithilfe der Funktionen im Modul Aufgaben können Sie Aktivitäten – ähnlich wie bei einer handgeschriebenen Aufgabenliste – nachverfolgen. Aufgaben sind mit den Terminen im Kalender insofern verwandt, als auch diese meist an einen bestimmten Zeitpunkt geknüpft sind. Deswegen weisen die Funktionen in diesem Modul auch Ähnlichkeiten mit denen im Bereich Kalender auf. Aufgaben müssen aber nicht mit einem Termin verbunden sein.
19.2.1 Die Elemente des Bereichs Zur Anzeige der Aufgaben wählen Sie in der Navigationsleiste oder über die Ordnerliste den Ordner Aufgaben. Über In neuem Fenster öffnen im Kontextmenü zum Symbol in der Navigationsleiste öffnen Sie den Bereich in einem separaten Fenster. Die von Ihnen definierten oder von anderen Personen übernommenen Aufgaben werden in der Aufgabenliste verwaltet und können dort bearbeitet werden. Die Symbole in der ersten Spalte der Tabelle beschreiben unterschiedliche Arten von Aufgaben. Ein Häkchen in der zweiten Spalte zeigt an, dass die Aufgabe bereits erledigt ist. Beachten Sie auch die folgenden Formatierungen: Ist eine Aufgabe bereits überfällig, wird sie in der Aufgabenleiste rot markiert. Wird sie grau angezeigt, haben Sie sie als erledigt eingestuft. Zusätzlich wird sie durchgestrichen. Diese Farben lassen sich über die Kategorie Aufgaben unter den Outlook-Optionen ändern ( Kapitel 20). Durch einen Klick in eine Spalte der Überschriftenzeile können Sie die Liste nach diesem Parameter sortieren lassen.
Die Ansichten Die Aufgaben werden standardmäßig in einer Tabellendarstellung angezeigt, die als Vorgangsliste bezeichnet wird. Darin werden die anstehenden Aufgaben in Termingruppen angezeigt. Die Liste ist standardmäßig gefiltert, so dass nur die noch nicht erledigten Aufgaben erscheinen. Andere Formen der Ansicht sind möglich. Diese wählen Sie über den Katalog zu Ansicht Abbildung 19.17 Die Optionen zu einem freigegebenen Kalender
524
Die Aufgaben
Abbildung 19.18 Die Aufgaben in der Vorgangsliste
ändern in der Gruppe Aktuelle Ansicht der Registerkarte Ansicht (à Abbildung 19.19).
mindest ein Symbol, den Namen der Aufgabe und meist auch das Fälligkeitsdatum auf. Einige Ansichten halten zusätzliche Informationen über die einzelnen Aufgaben bereit. Mithilfe des Befehls Ansichten verwalten im Katalog zu Ansicht anpassen können Sie diese Voreinstellungen Ihren Wünsche anpassen. Beispielsweise lassen Sie andere Felder anzeigen, die Elemente anders sortieren oder die Anzeige filtern.
TIPP
Die Formen der Sortierung Abbildung 19.19 Diverse Ansichten stehen zur Verfügung.
Beispielsweise können Sie über die Ansicht Einfache Liste alle definierten Aufgaben anzeigen lassen, inklusive derer, Sie sie schon erledigt haben. Die Mehrzahl dieser Ansichten verwendet eine Tabellenform und weist zu-
Über die Optionen zum Befehl Anordnen nach in der Gruppe Anordnung der Registerkarte Ansicht haben Sie die Wahl, wie die einzelnen Aufgaben in der eingestellten Ansicht sortiert werden sollen (à Abbildung 19.20). Die darin möglichen Befehle unterscheiden sich teilweise abhängig von der gewählten Einstellung für Ansicht ändern. Über den Befehl In
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Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Gruppen anzeigen darin sorgen Sie dafür, dass zwischen den einzelnen Abschnitten Trennzeilen – wie beispielsweise für das Datum – eingeblendet werden.
kann Rechts oder Unten angezeigt werden. Sie verändern die für die einzelnen Bereiche zugewiesene Fläche auf dem Bildschirm, indem Sie die Trennlinie dazwischen über die Maus verschieben.
Die Aufgabenleiste Für einen schnellen Einblick in die anstehenden Aufgaben steht Ihnen die Aufgabeleiste zur Verfügung ( Abbildung 19.21 links). Standardmäßig wird diese Aufgabenleiste in allen Ansichten von Outlook angezeigt, Sie können sie jedoch aktivieren oder deaktivieren. Außerdem können Sie nach Bedarf die Größe der Aufgabenleiste mit den üblichen Methoden verändern. Die Aufgabenleiste besteht standardmäßig aus drei Teilen: dem Datumsnavigator, dem Abschnitt Termine und der Aufgabenleiste. Welche davon angezeigt werden sollen, regeln Sie über die Liste zum Befehl Aufgabenleiste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht ( Abbildung 19.21 Mitte).
Abbildung 19.20 Alternativen für die Form der Anordnung innerhalb einer Ansicht
Die Vorschau über den Lesebereich Über das Untermenü zum Befehl Lese bereich in der Gruppe Layout können Sie dafür sorgen, dass die Details zu einer Aufgabe in einem zusätzlichen Lesebereich angezeigt werden. Dieser Bereich
526
Für einige Feineinstellungen benutzen Sie den Befehl Optionen ( Abbildung 19.21 rechts). In dem angezeigten Dialogfeld können Sie auch die Kontrollkästchen für alle Teile der Aufgabenleiste deaktivieren, die nicht angezeigt werden sollen.
Abbildung 19.21 Die Aufgabenleiste und die Befehle zum Regeln der Darstellung
Die Aufgaben
»» Standardmäßig wird im Datumsnavigator ein Kalender angezeigt. Sie können die Anzahl der angezeigten Kalender ändern, indem Sie die Breite des Aufgabenleistenfensters ändern. Die Kalender werden dann horizontal nebeneinander angeordnet. Um weitere Kalender in vertikaler Anordnung anzuzeigen, geben Sie im Dialogfeld Optionen der Aufgabenleiste die genaue Anzahl der Kalender an. Geben Sie im Textfeld Anzahl von Monatszeilen eine Zahl von 0 bis 9 an. Natürlich wird beim Erhöhen der Anzahl der im Datumsnavigator angezeigten Monate die Fläche des Datumsnavigators vergrößert. Zudem steht Ihnen eine minimierte Version der Aufgabenleiste zur Verfügung, die auf dem Bildschirm weniger Platz einnimmt. Dazu wählen Sie in der Liste zum Befehl Aufgabenleiste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht die Option Minimiert. Die Aufgabenleiste kann durch Drücken von Ç+Ê aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn Sie die Aufgabenleiste aktivieren bzw. deaktivieren oder die Leiste in einer bestimmten Ansicht minimiert anzeigen, wird die Einstellung nur auf diese Ansicht angewendet. Wenn Sie die Aufgabenleiste beispielsweise in der Ansicht E-Mail deaktivieren, ist die Leiste immer deaktiviert, wenn Sie zu E-Mail wechseln, auch wenn das Programm neu gestartet wird. In anderen Ansichten wie Kalender, Notizen und Aufgaben bleibt sie dagegen aktiviert. Um die Aufgabenleiste in der Standardgröße wiederherzustellen, wählen Sie in der Liste zum Befehl Aufgabenleiste in der Gruppe Layout der Registerkarte Ansicht die Option Normal.
19.2.2 Einzelne Aufgaben festlegen Neue Aufgaben können Sie direkt im Informationsfenster, über die Aufgabenleiste oder über das Formular Aufgabe eintragen.
Kurze Aufgabenvermerke Kurze Aufgabenvermerke – bei denen Sie beispielsweise nur den Namen der Aufgabe und einen Termin eingeben wollen – können Sie direkt über die Vorgangsliste über die Aufgabenleiste eingeben. Klicken Sie dazu in einer Tabellenansicht auf den Eintrag Hier klicken, um Aufgabe zu erstellen unterhalb der Überschriftzeile. Eine neue Aufgabenzeile wird geöffnet ( Abbildung 19.22). Geben Sie in der Spalte Aufgabenbetreff der Aufgabe einen Namen und legen Sie in der Spalte Fällig am den Termin für die Aufgabe fest. Einen schnellen Wechsel zum nächsten Feld erreichen Sie mit der Taste Å. Das Datum für die Fälligkeit können Sie über einen Datumsnavigator auswählen. Das aktuelle Datum ist darin markiert. Damit legen Sie für die Aufgabe natürlich nur diese beiden Größen fest. Für zusätzliche Daten müssen Sie über das Fenster Aufgabe arbeiten. Zum Abschluss klicken Sie eine beliebige Stelle im Informationsfenster an. Durch Drücken von Æ öffnen Sie gleichzeitig eine neue Aufgabenzeile, so dass Sie schnell mehrere Aufgaben hintereinander eingeben können.
Über die Aufgabenleiste eingeben Alternativ dazu können Sie Eingaben auch über die Aufgabenleiste vornehmen. Das empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn diese Leiste in anderen Bereichen des Programms angezeigt wird und Sie zur Eingabe nicht erst zum Bereich Aufgaben wechseln wollen. Hier
Abbildung 19.22 Aufgabenzeile mit aufgeklappten Datumsnavigator
527
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
können Sie aber nur eine Bezeichnung für die Aufgabe vornehmen – keine Terminangabe. Die Aufgabe wird für den aktuellen Tag eingetragen. Wenn Sie einen anderen Termin wünschen, müssen Sie diesen anschließend noch ändern.
Über das Formular eingeben Um gleich mehr Daten als nur den Namen und den Fälligkeitstermin für eine neue Aufgabe einzutragen, müssen Sie über das Formular Neue Aufgabe arbeiten.
» Ist der Bereich Aufgaben bereits aktiviert, klicken Sie zum Erstellen einer neuen Aufgabe auf die Schaltfläche Neue Aufgabe in der Gruppe Neu der Registerkarte Start.
Wenn Sie zusätzliche Daten zu einer bereits bestehenden Aufgabe eingeben oder die vorhandenen Daten ändern wollen, öffnen Sie das Dialogfeld durch einen Doppelklick auf eine beliebige Stelle der entsprechenden Aufgabenzeile. Durch Mehrfachauswahl können Sie auch die Dialogfelder zu mehreren Elementen in einem Arbeitsgang öffnen.
HINWEIS
Nach der Anzeige des Fensters wird auch die Registerkarte Aufgabe angezeigt. Im Bereich darunter können Sie die wesentlichen Daten für die neue Aufgabe eintragen:
» Im Feld Betreff geben Sie der Aufgabe einen Namen. Es empfiehlt sich, dafür eine kurze, aber jederzeit verständliche Bezeichnung zu wählen. Dieser Name wird anschließend auch für die Bezeichnung des Dialogfelds verwendet.
» Andernfalls – beispielsweise im Programmbereich E-Mail – öffnen Sie in der Gruppe Neu der Registerkarte Start die Liste zu Neue Elemente und wählen Aufgabe. In dem zunächst mit dem zusätzlichen Titel Unbenannt – Aufgabe bezeichneten Fenster können Sie die Aufgabe definieren (à Abbildung 19.23). Der Name des Fensters ändert sich, sobald Sie der Aufgabe im Feld Betreff einen Namen zugewiesen haben.
»
In den neben den Überschriften Beginnt am und Fällig am gezeigten Feldern geben Sie den Termin für die Aufgabe an. Letzterer kann ein Endtermin für die Erledigung sein, genauso aber auch ein wichtiger Zwischen-
Abbildung 19.23 Fenster zum Definieren einer neuen Aufgabe
528
Die Aufgaben
termin, zu dem Sie beispielsweise den Stand der Arbeit kontrollieren möchten. Sie können die Eingabe direkt vornehmen oder das Kalenderelement benutzen. Klicken Sie darin auf das gewünschte Datum. Ein Klick auf Heute darin sorgt für einen Eintrag unter dem aktuellen Datum.
»»
»»
Im Feld Status geben Sie den Status des Fortschritts der Arbeit an der Aufgabe an. Die Eintragung in diesem Feld wird angezeigt, wenn Sie einen Statusbericht senden. Legen Sie im Feld Priorität den Grad der Wichtigkeit der Aufgabe fest. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, wird die Prioritätsstufe Normal verwendet. Die gewählte Stufe wird später in der Aufgabenleiste durch Symbole gekennzeichnet.
»» Über % erledigt geben Sie gegebenenfalls an, zu welchem Prozentsatz die Aufgabe bereits bearbeitet ist.
»» Wenn Sie an die Durchführung der Aufgabe im Voraus erinnert werden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung und legen Sie in den rechts daneben liegenden Feldern einen Termin dafür fest. Sie können ein Datum und eine Uhrzeit eingeben.
»» Über die Schaltfläche mit dem Lautsprecher
legen Sie fest, dass zur Erinnerung eine Klangdatei abgespielt werden soll.
»» Der untere Bereich des Dialogfelds liefert Raum für Notizen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Details in der Gruppe Anzeigen der Registerkarte Aufgabe im Menüband wird unten im Fenster der gleichnamige Bereich angezeigt. Darüber können Sie Angaben zum Zeitpunkt der Erledigung und eine Abrechnung für den zur Erledigung der Aufgabe getätigten Aufwand machen ( Abbildung 19.24).
»» Im Feld Erledigt am können Sie das Datum für den Abschluss der Aufgabe eingeben oder aus einem Kalenderelement wählen. Durch Eingabe eines Datums in diesem Feld wird der Status der Aufgabe ab diesem Datum auf Erledigt gesetzt.
»» Die darunter liegenden Felder erlauben die Eingabe von Daten für den zur Abwicklung erwarteten Gesamtaufwand, den bisher geleisteten Ist-Aufwand, die geleisteten Reisekilometer, zusätzliche Informationen zur Abrechnung und die mit der Aufgabe assoziierten Firmen. Alle diese Daten müssen jeweils manuell aktualisiert werden.
»» Im Feld Liste aktualisieren werden die Kontakte aufgelistet, deren Aufgabenliste bei einer Änderung der Aufgabe ebenfalls aktualisiert wird. Wenn Sie zu den Grunddaten der Aufgabe zurückkehren wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe in der Gruppe Anzeigen.
Abbildung 19.24 Der Bereich Details für eine Aufgabe
529
Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
Aufgabe speichern Bestätigen Sie die Definition der Aufgabe abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern & schließen. Die Aufgabe wird dann in der Liste vermerkt.
Aufgabe korrigieren
Eine solche Verschiebung erreichen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche. Über das zur Schaltfläche gehörende Listenfeld können Sie auch eine andere Zeitspanne wählen.
19.2.3 Wiederkehrende Aufgaben
Um die Definition einer Aufgabe später zu korrigieren, doppelklicken Sie im Informationsfenster auf die Aufgabenzeile. Das Formular zur Definition der Aufgabe wird erneut angezeigt. Nehmen Sie hier die Korrekturen vor und bestätigen Sie diese erneut über die Schaltfläche Speichern & schließen. Um die Aufgabe zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen.
Einige Aufgaben müssen in bestimmten Abständen wiederholt ausgeführt werden. Solche Serien von sich wiederholenden Aufgaben werden in der Aufgabenleiste in der Spalte Serie durch ein spezielles Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie ein Element der Aufgabe als erledigt markieren, wird das nächste Element automatisch in der Aufgabenleiste mit einem Fälligkeitsdatum zum angegebenen Intervall angezeigt.
Erinnerungen
Serienmuster
Wenn Sie die Erinnerungsfunktion eingeschaltet haben, werden Sie zum definierten Zeitpunkt an die Aufgabe erinnert ( Abbildung 19.25).
Periodisch wiederkehrende Aufgaben müssen Sie nur einmal eintragen. Klicken Sie dazu während der Definition der Aufgabe auf die Schaltfläche Serientyp. Im Dialogfeld Aufgabenserie legen Sie das Zeitraster fest ( Abbildung 19.26).
Abbildung 19.25 Eine Erinnerung
»» Durch einen Klick auf die Schaltfläche Element öffnen können Sie das Dialogfeld zur markierten Aufgabe öffnen und dort beispielsweise Änderungen im Zeitplan vornehmen. Das Öffnen erreichen Sie auch durch einen Doppelklick auf die Erinnerungszeile.
»» Über die Schaltfläche Schließen teilen Sie dem Programm mit, dass Sie keine weitere Erinnerung zu dieser Aufgabe mehr wünschen.
»» Klicken Sie auf Erneut erinnern, wenn Sie den Termin der Erinnerung verschieben möchten. Standardmäßig erfolgt die nächste Erinnerung 5 Minuten später.
530
Abbildung 19.26 Das Dialogfeld Aufgabenserie
Wählen Sie zunächst unter Serienmuster im linken Bereich die Periode, mit der die Aufgabe auftaucht. Standardmäßig ist hier Wöchentlich gewählt. Je nach Ihrer Wahl ergeben sich im Dialogfeld unterschiedliche zusätzliche Optionen. Die Techniken hierbei entsprechen denen, die Sie auch für den Kalender einsetzen ( oben). In allen Fällen können Sie durch Aktivieren der Option Neue Aufgabe erstellen ... dafür sorgen, dass nach Erledigung der Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt eine neue Aufgabe mit demselben Betreff erstellt wird.
»» Die Option Täglich erlaubt die Festlegung für jeden Tag, für einen bestimmten Tagesrhythmus – bei-
Die Aufgaben
spielsweise jeden dritten Tag – oder jeden Arbeitstag. Welche Tage der Woche als Arbeitstage gelten sollen, bestimmen Sie über die Kalenderoptionen ( Kapitel 20).
»» Mit Wöchentlich können Sie über Jede/Alle festlegen, ob der Termin für jede Woche oder mit bestimmten Abständen gelten soll. Außerdem können Sie den oder die gewünschten Tag(e) bestimmen.
»» Haben Sie die Option Monatlich gewählt, können Sie entweder den Termin auf einen bestimmten Tag eines Monats oder einen Wochentag einer bestimmten Woche im Monat legen – beispielsweise jeden ersten Montag im Monat.
»» Legen Sie außerdem über eines der Felder Kein Enddatum, Endet nach oder Endet am fest, wie lange die Terminserie dauern soll.
Ergebnis Bestätigen Sie nach der Definition des Zeitrasters über die Schaltfläche OK. Speichern Sie anschließend die Aufgabe. Ihre Einstellungen werden im Dialogfeld Aufgabe in der mit Serie bezeichneten Zeile angegeben ( Abbildung 19.27). Wenn Sie eine als wiederkehrend definierte Aufgabe wieder in eine normale – einmalige – Aufgabe umwandeln möchten, deaktivieren Sie im Dialogfeld Aufgabenserie die gleichnamige Option in der unteren linken Ecke.
»» Bei Wahl der Option Jährlich können Sie entweder mit der Variante Jeden ein festes Datum im Jahr bestimmen oder mit Am ein auf die Kalenderwoche bezogenes Datum angeben. Im unteren Abschnitt des Dialogfelds legen Sie die Dauer der Serie fest.
»» Als Beginn wird – wenn vorhanden – das im Dialogfeld Aufgabe eingegebene Datum als Voreinstellung übernommen. Sie können es direkt im Feld editieren oder dazu den Datumsnavigator verwenden.
19.2.4 Aufgabenanfragen Um Aufgaben an andere Personen zu delegieren, arbeiten Sie mit Aufgabenanfragen. Ein Vorgesetzter kann beispielsweise eine Aufgabe einem Untergebenen übertragen, ebenso ein Mitarbeiter einem Teamkollegen. Für eine solche Aktion sind also mindestens zwei Personen erforderlich: eine Person zum Senden einer Aufgabenanfrage und eine weitere Person zum Beantworten der Anfrage. Der Empfänger einer Aufgabenanfrage kann die Aufgabe dann annehmen, ablehnen oder einer ande-
Abbildung 19.27 Eine Aufgabe und eine definierte Aufgabenserie
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Kapitel 19 • Der Kalender und die Aufgaben
ren Person weiter übertragen. Sobald die Aufgabe angenommen worden ist, hält Outlook den Status der Aufgabe in Ihrer Aufgabenleiste stets auf dem neuesten Stand.
Aufgabenanfrage erstellen Sie übertragen eine Aufgabe an eine Person, indem Sie eine Aufgabenanfrage an diese Person senden. Aufgaben können nur übertragen werden, wenn beide Parteien Outlook zum Senden und Empfangen von E-Mail verwenden. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Neue Elemente in der Gruppe Neu der Registerkarte Start und wählen Sie den Befehl Aufgabenanfrage. Im Dialogfeld Aufgabe legen Sie die Adresse des oder der Empfänger(s) fest und definieren die Details zur Aufgabe ( Abbildung 19.28).
»» Geben Sie in das Feld An den oder die Namen der Person(en) ein, an die Sie die Aufgabe übertragen möchten. Durch einen Klick auf die Schaltfläche An können Sie die Namen aus den zur Verfügung stehenden Adressbüchern auswählen.
»» Die Daten für die eigentliche Aufgabe legen Sie im darunter liegenden Teil des Dialogfelds genauso fest wie beim Definieren einer Aufgabe für Ihre eigenen Zwecke.
»» Über die beiden Optionen im mittleren Teil des Dialogfelds können Sie eine Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und einen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist. Wenn Sie eine Aufgabe mehreren
Personen gleichzeitig übertragen, können Sie keine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste verwalten. Um Tätigkeiten mehreren Personen zu übertragen und von Outlook kontinuierlich über den Status informiert zu werden, teilen Sie die Tätigkeiten in einzelne Aufgaben auf und übertragen Sie diese Tätigkeiten. Wenn die Aufgabe wiederholt ausgeführt werden soll, rufen Sie den Serientyp auf und legen Sie das Zeitraster fest.
Eine vorhandene Aufgabe zuweisen Auch wenn die Aufgabe bei Ihnen bereits definiert wurde, können Sie sie anderen Personen zuweisen. Öffnen Sie dazu die zuzuweisende Aufgabe und klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aufgabe verwalten auf Aufgabe zuweisen.
Senden Um die Aufgabenanfrage an den Empfänger zu übermitteln, klicken Sie auf Senden ( Abbildung 19.28). Mit dem Senden einer Aufgabenanfrage verlieren Sie den Status als Eigentümer der Aufgabe. Nur der Eigentümer oder der temporäre Eigentümer der Aufgabe kann die Aufgabe aktualisieren. Sie verwalten eine aktualisierte Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste und empfangen Statusberichte zur Aufgabe, wenn Sie diese Optionen im Formular vor dem Senden aktiviert hatten. Sie haben aber keine Möglichkeit, Informationen wie das Fälligkeitsdatum für die Auf-
Abbildung 19.28 Eine Aufgabenanfrage festlegen
532
Die Aufgaben
gabe zu ändern. Haben Sie es sich vor dem Senden noch einmal anders überlegt, klicken Sie auf Aufgabe nicht übertragen im Bereich Aufgabe verwalten.
Beantworten einer Aufgabenanfrage Eine an Sie gerichtete Aufgabenanfrage erhalten Sie wie jede andere E-Mail-Nachricht. Öffnen Sie die Nachricht, die die Aufgabenanfrage enthält ( Abbildung 19.29). Wenn Sie eine Aufgabenanfrage erhalten, sind Sie der vorübergehende Eigentümer der Aufgabe. Sie können die Aufgabe annehmen, ablehnen oder einer anderen Person übertragen.
Übernehmen einer Aufgabenanfrage Wenn Sie die übertragene Aufgabe annehmen möchten (oder müssen), klicken Sie auf Zusagen in der Gruppe Antworten im Menüband. Wenn Sie die Aufgabe annehmen, werden Sie zum permanenten Eigentümer und sind damit die einzige Person, die die Angaben zur Aufgabe ändern darf. In dem nachfolgend angezeigten Dialogfeld können Sie entscheiden, wie Sie dem Sender der Aufgabe antworten möchten.
»» Klicken Sie auf Antwort sofort senden und bestätigen Sie, um die Aufgabe kommentarlos zu übernehmen.
»» Um die Aufgabe zu übernehmen und einen Kommentar zurückzusenden, klicken Sie auf Antwort vor dem Senden bearbeiten und geben Sie Ihren Kommentar ein. Sie können hier auch Terminangaben ändern. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.
Ablehnen einer Aufgabenanfrage Um die Anfrage zurückzuweisen, klicken Sie auf Ablehnen in der Gruppe Antworten des Menübands. Wenn Sie die Aufgabe ablehnen, haben Sie die Möglichkeit, eine Begründung anzugeben. Anschließend wird die Aufgabe an die Person zurückgesendet, von der Sie die Aufgabenanfrage erhalten haben.
Aufgabenanfrage weiterreichen Wenn Sie die Aufgabe einer anderen Person übertragen, können Sie festlegen, dass stets eine aktualisierte Kopie davon in Ihrer Aufgabenliste gespeichert wird und Sie Statusberichte dazu erhalten. Das Eigentum an der Aufgabe geht aber in diesem Fall an die Person über, der Sie die Aufgabe zugeordnet haben, sofern zugestimmt wird. Öffnen Sie die Nachricht mit der Aufgabenanfrage und wählen Sie Aufgabe zuweisen in der Gruppe Aufgabe verwalten des Menübands. Geben Sie in das Feld An: den Namen der Person ein, an die Sie die Aufgabe weiterreichen möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste.
Als erledigt markieren Wenn Sie die übernommene Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie auf die Schaltfläche Als erledigt markieren in der Gruppe Aufgabe verwalten des Menübands klicken.
Abbildung 19.29 Eine Aufgabenanfrage
533
Kapitel 20 Die Outlook-Optionen Dieses Kapitel befasst sich mit Sicherheitsaspekten bei der Arbeit mit dem Programm Outlook 2010. Dabei werden zwei Bereiche angesprochen:
»» Einerseits geht es um die in Outlook 2010 enthaltenen Bordmittel zum Einstellen der Parameter für die Sicherheit. Im für die Version 2010 neu geschaffenen Sicherheitscenter finden Sie die Einstellungen für Sicherheit und Datenschutz für alle Programme von Office 2010 ( Abschnitt 20.1).
»» Daneben verfügen der Bereich E-Mail und auch die anderen Outlook-Bereiche über eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre persönlichen Präferenzen ( Abschnitt 20.2).
20.1 Die Sicherheitseinstellungen Im Sicherheitscenter finden Sie die Einstellungen für die Sicherheit und den Datenschutz für alle Programme von Office 2010. Zur Anzeige klicken Sie in der Registerkarte Datei auf Optionen, wählen dann Sicherheitscenter und klicken auf Einstellungen für das Sicherheitscenter. Sie öffnen damit ein separates Fenster, das links über mehrere Schaltflächen verfügt, mit denen Sie einzelne Kategorien anzeigen lassen. Ein Großteil der dort vorhandenen Optionen wurde bereits angesprochen ( Kapitel 2). Bei Outlook 2010 finden Sie hier aber noch weitere Elemente vor.
534
20.1.1 Die Kategorie E-Mail-Sicherheit Da viele Internetnutzer vertrauliche Informationen per E-Mail senden, wird es immer wichtiger, dass in E-Mail versandte Dokumente nicht gefälscht sind und gesendete Nachrichten nicht von einer anderen Person als dem beabsichtigten Empfänger abgefangen und gelesen werden können. Hier geht es also nur darum, wie Sie dem Empfänger garantieren können, dass eine empfangene Nachricht wirklich von Ihnen stammt, und wie Sie den Inhalt einer Nachricht so sichern, dass dritte Personen oder Institutionen diesen nicht allzu einfach lesen können. Für beide Zwecke verwenden Sie ein digitales Zertifikat, oft abgekürzt mit digitaler ID. Eine digitale ID setzt sich aus einem öffentlichen Schlüssel, einem privaten Schlüssel und einer digitalen Signatur zusammen. Wenn Sie eine Nachricht digital signieren, fügen Sie ihr Ihre digitale Signatur und Ihren öffentlichen Schlüssel hinzu. Die Empfänger können anhand Ihrer digitalen Signatur Ihre Identität überprüfen. Ihren öffentlichen Schlüssel verwenden Empfänger, um Ihnen verschlüsselte E-Mail-Nachrichten zu senden, die nur Sie mit Ihrem privaten Schlüssel lesen können. Um verschlüsselte Nachrichten zu senden, muss das verwendete Adressbuch digitale IDs der Empfänger enthalten. Auf diese Weise können Sie die öffentlichen Schlüssel der Empfänger verwenden, um Nachrichten zu verschlüsseln. Wenn ein Empfänger eine verschlüsselte Nachricht erhält, wird sie mit seinem privaten Schlüssel zum Lesen entschlüsselt.
Die Sicherheitseinstellungen
Abbildung 20.1 Die Kategorie E-Mail-Sicherheit im Sicherheitscenter
Diese Verfahrensweise regelt die Kategorie E-MailSicherheit im Sicherheitscenter (à Abbildung 20.1).
Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten Der Bereich Verschlüsselte E-Mail-Nachrichten erlaubt die Wahl der Standardeinstellungen für die Sicherung ausgehender Nachrichten:
» Mit Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln sichern Sie alle ausgehenden Nachrichten mit den darunter gewählten Standardeinstellungen.
» Über Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen wird allen ausgehenden Nachrichten eine digitale Signatur hinzugefügt, so dass die Empfänger überprüfen können, ob die Nachrichten von Ihnen stammen und nicht geändert wurden.
» Signierte Nachrichten als Klartext senden bedeutet, dass Empfänger, deren Programme für den Empfang der Nachrichten solche Signaturen nicht unterstützen, die Nachricht ohne Überprüfung der digitalen Signatur lesen dürfen.
» S/MIME-Bestätigung anfordern, wenn mit S/MIME signiert gewährleistet, dass nur signierte S/MIMENachrichten empfangen werden, die sicher sind. S/MIME steht für Secure Multipurpose Internet Mail Extensions und ist eine Spezifikation für sichere E-Mail-Nachrichten, die das X.509-Format für digitale Zertifikate sowie verschiedene Verschlüsselungsalgorithmen verwendet. Dabei wird eine Bestätigung dafür angefordert, dass eine Nachricht unverändert empfangen wurde. Sie enthält außerdem Informationen darüber, wer die Nachricht geöffnet hat und wann sie geöffnet wurde. Diese Überprüfungsinformationen werden als Nachricht im Posteingang zurückgegeben.
TIPP
Über das Listenfeld Standardeinstellungen können Sie unter den von Ihnen definierten Verschlüsselungseinstellungen die für die Grundeinstellung gültige wählen. Nach einer Programminstallation sind hierfür noch keine Eintragungen vorhanden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, um diese festzulegen (à Abbildung 20.2).
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Kapitel 20 • Die Outlook-Optionen
Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Sicherheitseinstellungen ändern abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.
Digitale IDs (Zertifikate) Der Bereich unter der Überschrift Digitale IDs (Zertifikate) dient zum Arbeiten mit solchen. Dies stellt eine Möglichkeit dar, im Internet Ihre Identität nachzuweisen. Es existieren verschiedene Klassen von digitalen IDs, die jeweils einen unterschiedlichen Grad an Vertrauenswürdigkeit nachweisen. In der genauen Definition weichen hier die Zertifizierungsstellen etwas voneinander ab.
Zertifikate anfordern
Abbildung 20.2 Die Möglichkeiten zur Einstellung der Sicherheit
Geben Sie oben im Dialogfeld der Sicherheitseinstellung einen Namen. Dieser erscheint später im Feld Standard einstellung der Kategorie E-Mail-Sicherheit im Sicherheitscenter. Wenn Sie mehrere Einstellungen definiert haben, können Sie dort die zu benutzende auswählen.
»» Über das Listenfeld Kryptografieformat können Sie zwischen S/MIME und Exchange-Sicherheit wählen. Zum Senden über das Internet verwenden Sie S/ MIME.
»» Aktivieren Sie Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten, wenn Sie die Einstellungen in diesem Dialogfeld als Standard für das im Listenfeld Sicherheitsformat eingestellte Format festlegen wollen.
»» Über die darunter liegende Option Standardsicherheitseinstellung für alle kryptografischen Nachrichten können Sie zusätzlich festlegen, dass diese Einstellungen für alle Formate gelten sollen.
»» Durch Einschalten des Kontrollkästchens Signierten Nachrichten diese Zertifikate hinzufügen bewirken Sie, dass einer signierten Nachricht standardmäßig eine Kopie des Zertifikats hinzugefügt wird. Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger Ihre digitale ID erhalten soll, damit er Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden kann.
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Bevor Sie eine digitale ID benutzen können, müssen Sie eine solche erwerben. Digitale IDs werden von unabhängigen Zertifizierungsagenturen ausgegeben. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Digitale ID anfordern werden Sie mit einer entsprechenden Webseite verbunden, über die Sie weitere Informationen zu diesem Thema erhalten und über die auch ein Zugriff auf die Adresse von VeriSign besteht, die Sie mit einer solchen ID versorgen kann. Die Adressen diverser weiterer Zertifizierungsstellen finden Sie im Internet. Diese Zertifizierungsstellen verfügen über unterschiedliche Verfahren, wie Sie eine ID erwerben können. Achten Sie auf die exakte Einhaltung der gegebenen Hinweise.
Einstellungen zur digitalen ID Nach dem Erhalt der digitalen ID erstellt Outlook 2010 in einigen Fällen (das hängt von der ID bzw. deren Hersteller ab) automatisch Sicherheitseinstellungen auf deren Basis. Meist müssen Sie die Einstellungen aber selbst vornehmen. Dazu wählen Sie wieder über die Schaltfläche Einstellungen in der Kategorie E-Mail-Sicherheit im Sicherheitscenter das Dialogfeld Sicherheitseinstellungen ändern ( Abbildung 20.2). Hier müssen Sie das Zertifikat oder die zu verwendenden Zertifikate über den Bereich Zertifikate und Algorithmen bestimmen. Durch einen Klick auf Auswählen neben dem Feld Signaturzertifikat können Sie eines der auf Ihrem Rechner für diesen Zweck abgelegten Zertifikate auswählen. Entsprechendes gilt für das Feld Verschlüsselungszertifikat. Im Normalfall wird eine Liste mit einem oder mehreren Einträgen angezeigt. Diese Einträge beinhalten die IDs, die Sie für das aktuelle Konto erhalten haben. Markie-
Die Sicherheitseinstellungen
ren Sie den gewünschten und bestätigen Sie. Denken Sie daran, dass Sie diese Tätigkeit für die beiden Aufgaben – digitale Signatur und Verschlüsselung– separat durchführen müssen. Sie können dafür verschiedene Zertifikate oder dasselbe verwenden, vorausgesetzt, es ist für beide Aufgaben geeignet. Nachdem Sie im Dialogfeld Zertifikat auswählen ein Zertifikat markiert haben, lassen Sie dessen Eigenschaften durch einen Klick auf Zertifikat anzeigen überprüfen. Die Registerkarte Details liefert Informationen über alle im Zertifikat gefundenen Felder, Erweiterungen und zugeordneten Eigenschaften. Der Zertifizierungspfad beschreibt die Struktur einer Kette miteinander verbundener Zertifikate. Über die Registerkarte Vertrauen können Sie angeben, ob Sie diesem Zertifikat vertrauen. Für Ihre eigenen Zertifikate ist das wohl weniger relevant. Nachdem Sie das oder die zu verwendende(n) Zertifikat(e) gewählt haben, wird der Name unter Name der Sicherheitseinstellung angezeigt und Sie können die sonstigen Einstellungen vornehmen.
»» Über das Listenfeld Kryptografieformat haben Sie die Wahl zwischen S/MIME und Exchange-Sicherheit. Zum Senden über das Internet verwenden Sie S/ MIME.
»» Aktivieren Sie Standardeinstellung für dieses Format kryptografischer Nachrichten, wenn Sie die Einstellungen in diesem Dialogfeld als Standard für das im Listenfeld Sicherheitsformat eingestellte Format festlegen wollen.
»» Über die darunterliegende Option Standardsicherheitseinstellung für alle kryptografischen Nachrichten können Sie zusätzlich festlegen, dass diese Einstellungen für alle Formate gelten sollen.
»» Durch Einschalten der Option Signierten Nachrichten dieses Zertifikat hinzufügen fügen Sie einer sig nierten Nachricht standardmäßig eine Kopie des Zertifikats hinzu. Aktivieren Sie diese Option, wenn der Empfänger Ihre digitale ID erhalten soll, damit er Ihnen verschlüsselte Nachrichten senden kann. Bestätigen Sie die Einstellungen im Dialogfeld Sicherheitseinstellungen ändern abschließend durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Outlook 2003 erlaubt das
Arbeiten mit unterschiedlichen Sicherheitseinstellungen. Über die Schaltfläche Neu können Sie eine neue Einstellung definieren. Alle folgenden Optionen müssen dann neu festgelegt werden.
Als Nur-Text lesen So schön das Format HTML ist, birgt es doch eine wesentliche Gefahrenquelle, da sich hinter der eigentlichen Nachricht Skripts und ActiveX-Elemente verbergen können. Das HTML-Format wird auch gerne von Spamversendern benutzt, um festzustellen, ob eine EMail-Adresse tatsächlich existiert. Sobald die Nachricht vom Empfänger geöffnet wird, erfolgt gleichzeitig ein Zugriff auf die Website des Spamversenders. Dieser Zugriff wird protokolliert und so lässt sich feststellen, dass der Empfänger seine Nachrichten tatsächlich abruft. Einen gewissen Schutz dagegen bieten die standardmäßigen Einstellungen für die Sicherheitszone. Wenn Sie trotz dieser oben beschriebenen Einstellungen besorgt wegen möglicher Viren in Nachrichten sind, sollten Sie alle Nachrichten ausschließlich im Format Nur-Text verarbeiten. Sie können festlegen, dass Outlook alle Nachrichten, die Sie öffnen, automatisch im Format Nur-Text anzeigt. Wählen Sie dazu die Kategorie E-Mail-Sicherheit im Sicherheitscenter und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standardnachrichten im Nur-Text-Format lesen. Sie können auch das Kontrollkästchen Digital signierte Nachrichten im Nur-Text-Format lesen aktivieren, um zusätzlich die mit einer digitalen Signatur versehenen Nachrichten einzuschließen. Damit schalten Sie aber die Funktion der digitalen Signatur aus. Sie können die Nachricht zwar lesen, aber die Überprüfung der Signatur kann nicht ausgeführt werden und Sie wissen nicht sicher, wer der Absender ist und ob die Nachricht geändert wurde.
20.1.2 Die Kategorie Anlagenbehandlung Bei Anlagen handelt es sich um Dateien oder Elemente, die als Teil einer E-Mail-Nachricht versendet werden können. Aufgrund der großen Verbreitung von Outlook war dieses Programm in der Vergangenheit das Ziel zahlreicher Virusangriffe, von denen Millionen Benutzer betroffen waren. Dateianlagen in empfangenen E-MailNachrichten können Würmer und andere Viren enthal-
537
Kapitel 20 • Die Outlook-Optionen
ten, beispielsweise die Viren ILOVEYOU und Melissa. Würmer und andere Viren können den Benutzer auszutricksen, indem sie vorspiegeln, über eine andere Dateiendung zu verfügen. Wenn Sie beispielsweise auf Ihrem Bildschirm eine Datei mit der Bezeichnung Love-LetterFor-You finden, ist die Versuchung groß, diese einmal durch einen Doppelklick auf das Symbol zu öffnen. Würde stattdessen Love-Letter-For-You.txt.vbs angezeigt werden, würden einigermaßen erfahrene Benutzer auf ein Öffnen verzichten. Innerhalb von Outlook können Sie zusätzliche Einstellungen über die Kategorie Anlagenbehandlung im Sicherheitscenter regeln.
»» Die vorhandenen Programme zur Anlagenvorschau sind standardmäßig aktiviert. Sollen keine Programme zur Anlagenvorschau verwendet werden, klicken Sie zum Deaktivieren aller Programme auf Anlagenvorschau deaktivieren.
»» Wenn Sie bestimmte Programme zur Anlagen- und Dokumentvorschau deaktivieren möchten, lassen Sie Anlagenvorschau deaktivieren abgeschaltet und klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen- und Dokumentvorschau. Das Dialogfeld Dateivorschauoptionen öffnet sich. Deaktivieren Sie darin das Kontrollkästchen der nicht zu verwendenden Anwendung und klicken Sie anschließend auf OK.
Gesperrte Dateitypen Microsoft hat Maßnahmen ergriffen, um die Benutzer vor potenziell gefährlichen Dateien zu schützen, bei deren Ausführung möglicherweise schädliche Skripte aktiviert werden: Bereits seit Outlook 2003 erfolgt ein Vergleich des Dateityps aller Anlagen in empfangenen und gesendeten Nachrichten mit den Dateitypen in der Liste der Dateitypen für die E-Mail-Sicherheit von Anlagen. Bei einer Anlage mit einem Dateityp, der Code enthalten kann, der ohne Warnung ausgeführt wird, wird die Anlage blockiert. Das Programm ist so konzipiert, dass Sie die Sperrung von Anlagen ohne größeren Aufwand nicht aufheben können. Office-2010-Dateitypen – beispielsweise *.docx- oder *.xlsx-Dateien oder die Dateitypen der entsprechenden Vorgängerversionen –, die am häufigsten zwischen Personen ausgetauscht werden, werden nicht gesperrt.
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Wenn Sie gesperrte Dateien trotzdem übermitteln möchten, stehen Ihnen dafür verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:
»» Benennen Sie die Dateien vorübergehend um und verwenden Sie dabei einen Dateityp, der nicht in der Liste der gesperrten Dateitypen enthalten ist. Nennen Sie die Datei Datei.exe beispielsweise in Datei. exe_umbenannt und fügen Sie die Datei dann zur E-Mail-Nachricht hinzu. Sie können in der Nachricht Anweisungen für den Empfänger einschließen, damit dieser die Datei unter dem korrekten Namen auf seinem Computer speichern kann.
»» Verwenden Sie ein Programm wie beispielsweise WinZip oder die in Windows verfügbare Optionen zum Komprimieren, um die Dateien zu einem Paket zusammenzufassen, bevor Sie sie zur E-Mail-Nachricht hinzufügen. Sie können in der Nachricht Anweisungen bereitstellen, die erklären, wie die Dateien aus dem Paket extrahiert werden, um dem Empfänger den Zugriff auf die Dateien zu erleichtern.
20.1.3 Die Kategorie Automatischer Download Wenn Sie mit der Grundeinstellung HTML arbeiten wollen, sollten Sie ein besonderes Augenmerk auf die in Nachrichten mit diesem Format enthaltenen Bilder oder Sounds werfen. Manchmal sind diese Bilder oder Sounds nicht in der Nachricht selbst enthalten, sondern sie werden von einem Webserver heruntergeladen, sobald Sie die E-Mail-Nachricht öffnen oder in der Vorschau anzeigen. Absender von Werbenachrichten nutzen diese Funktion oft zu ihrem Vorteil, indem sie sogenannte Websignale in ihre Nachrichten einbetten. Ein Websignal benachrichtigt den Webserver, wenn die Nachricht gelesen oder in der Vorschau angezeigt wird, um auf diese Weise die E-Mail-Adresse zu überprüfen. Dies führt dann häufig dazu, dass noch mehr Werbung an Sie gesendet wird. Zum besseren Schutz ist Outlook 2010 standardmäßig so konfiguriert, dass das automatische Herunterladen von Bildern aus dem Internet blockiert wird. Sie können diese Automatik über die Kategorie Automatischer Download im Sicherheitscenter kontrollieren und ändern.
Die sonstigen Outlook-Optionen
»» Standardmäßig ist die übergeordnete Option Bilder
»» Die Einstellung mit der geringsten Sicherheit ist Bei
in HTML-Nachrichten oder RSS-Elementen nicht automatisch herunterladen aktiviert. Wenn Sie sie abschalten, bedeutet das einen automatischen Download für alle Nachrichten. Sie können diese Option aber auch aktiviert lassen und dann mehrere Unteroptionen ein- oder ausschalten.
verdächtigen Aktivitäten nie Warnhinweis anzeigen (nicht empfohlen).
»» Wenn Sie wünschen, dass Inhalte von diesem Absender in Zukunft immer automatisch heruntergeladen werden, fügen Sie dessen E-Mail-Adresse oder Domäne zu Ihrer Liste sicherer Absender hinzu. EMail-Nachrichten von bzw. an E-Mail-Adressen oder Domänennamen, die sich in den Listen Sichere Absender und Sichere Empfänger befinden, werden als Ausnahmen behandelt. Ihr Inhalt wird immer komplett heruntergeladen.
20.1.4 Die Kategorie Programmgesteuerter Zugriff In manchen Fällen erscheinen Sicherheitswarnungen, wenn durch ein Programm versucht wird, auf die Kontaktinformationen im Outlook-Adressbuch zuzugreifen oder E-Mails in Ihrem Auftrag zu senden. Solche Programme sind oft nicht vertrauenswürdig und aufgrund des potenziellen Risikos wird diese Sicherheitswarnung angezeigt. In vielen Fällen können Sie diese Sicherheitswarnungen verhindern, indem Sie ein Antivirenprogramm installieren und sicherstellen, dass es regelmäßig aktualisiert wird. Auch über die Sicherheitseinstellungen der Kategorie Programmgesteuerter Zugriff im Sicherheitscenter können Sie die Anzeige solcher Sicherheitswarnungen regeln:
»» Die Option Bei verdächtigen Aktivitäten Warnhinweis anzeigen, wenn mein Antivirusprogramm inaktiv oder veraltet ist (empfohlen) ist die Standardeinstellung in Outlook 2010. Verdächtige Aktivitäten sind der Versuch, durch ein nicht vertrauenswürdiges Programm auf Outlook zuzugreifen.
»» Die sicherste Einstellung ist Bei verdächtigen Aktivitäten immer Warnhinweis anzeigen. Sie werden immer aufgefordert, eine Vertrauensentscheidung zu treffen, wenn durch ein Programm versucht wird, auf Outlook zuzugreifen.
20.2 Die sonstigen Outlook-Optionen Neben den im vorherigen Abschnitt angesprochenen Einstellungen zur Sicherheit verfügt Outlook 2010 über eine große Zahl von Möglichkeiten zur individuellen Anpassung an Ihre persönlichen Präferenzen.
20.2.1 E-Mail Den Großteil dieser Möglichkeiten zur Anpassung finden Sie im Fenster der Outlook-Optionen in der Kategorie E-Mail.
Das Format neuer Nachrichten Im Bereich Nachrichtenformat legen Sie das Standardformat für ausgehende E-Mail-Nachrichten fest. Sie können mit Microsoft Outlook Nachrichten in drei Formaten senden und empfangen: HTML, Rich-Text und Nur-Text. Über das Listenfeld Nachricht in diesem Format verfassen bestimmen Sie eines dieser drei Formate als Standardnachrichtenformat, das Sie grundsätzlich für neue Nachrichten verwenden wollen. Sie können jedoch jederzeit für einzelne Nachrichten ein anderes Format wählen.
Briefpapier und Signatur
»» Ausgehenden Nachrichten können Sie automatisch eine Signatur oder eine elektronische Visitenkarte hinzufügen. Seit der Outlook-Version 2003 besteht die Möglichkeit, dass Sie für jedes E-Mail-Konto eine eigene Standard-E-Mail-Signatur verwenden können. Eine Signatur müssen Sie zuerst erstellen. Klicken Sie im Abschnitt Nachrichten verfassen auf die Schaltfläche Signaturen. Über die Registerkarte E-Mail-Signatur im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier können Sie neue Signaturen erstellen und vorhandene bearbeiten.Um eine neue Signatur zu erstellen, wählen Sie auf der Registerkarte E-MailSignatur die Schaltfläche Neu. Im Dialogfeld Neue Signatur weisen Sie im ersten Feld der Signatur einen Namen zu und bestätigen über OK.
539
Kapitel 20 • Die Outlook-Optionen
»» Anschließend können Sie den Inhalt der Signatur festlegen. Geben Sie im Bereich unterhalb der Überschrift Signatur bearbeiten den gewünschten Text ein. Anschließend können Sie diesen mithilfe der darüber liegenden Schaltflächen formatieren: Über die Schaltfläche Schriftart stellen Sie die Parameter für die zu verwendende Schrift – Schriftart, Schriftschnitt, Grad, Farbe usw. – ein. Die Schaltfläche Absatz zeigt ein Dialogfeld zur Wahl der Ausrichtung an.
»» Oben rechts auf der Registerkarte E-Mail-Signatur können Sie außerdem festlegen, für welches Konto und für welchen Zweck die Signatur verwendet werden soll. Wenn Sie als Format für neue Nachrichten die Option HTML gewählt haben, können Sie die Schriftart und – mithilfe von Briefpapier – auch den Hintergrund der Nachricht ändern. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Briefpapier und Schriftarten können Sie eine Standardeinstellung dafür festlegen. Sie öffnen damit zunächst das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier. Auf der Registerkarte Persönliches Briefpapier finden Sie verschiedene Möglichkeiten zur Wahl eines Designs und der zu verwendenden Schriftart für mehrere Zwecke.
»» Mit einem Klick auf die Schaltfläche Design öffnen Sie ein weiteres Dialogfeld, das den Namen Design oder Briefpapier? trägt. Durch Wahl einer Option im Listenfeld Design auswählen können Sie entweder ein Layout für die Schrift ohne Hintergrund oder ein Hintergrundbild für Ihre Nachrichten wählen. Die Optionen für letzteren Zweck sind mit dem Zusatz (Briefpapier) gekennzeichnet. Dieses wird dann generell verwendet. Individuell können Sie ein Briefpapier über den Befehl Signatur in der Gruppe Einschließen der Registerkarte Nachricht beim Erstellen einer Nachricht einsetzen.
»» Weiter unten auf der Registerkarte Persönliches Briefpapier im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier können Sie die Schriftarten wählen, die Sie standardmäßig in Ihren Nachrichten verwenden wollen. Hier wird zwischen mehreren Zwecken unterschieden: Sie können – getrennt für Zum Verfassen einer Nachricht, Zum Antworten oder Weiterleiten … und Erstellen und Lesen unformatierter Textnachrich-
540
ten – die Schriftparameter durch einen Klick auf die Schaltfläche Schriftart einstellen. In allen Fällen können Sie im Dialogfeld Schriftart die Schriftart, den Schriftschnitt, den Grad, diverse Darstellungsoptionen sowie die Farbe wählen.
Den Lesebereich anpassen Über die Schaltfläche Lesebereich im Abschnitt OutlookBereiche der Kategorie E-Mail können Sie das Verhalten und die Anzeige dieses Anzeigefensters ändern. Durch Aktivieren von Im Lesebereich angezeigte Nachrichten als gelesen markieren sorgen Sie dafür, dass die hierin angezeigten Nachrichten nach einer bestimmten – von Ihnen festzulegenden – Zeit automatisch als gelesen markiert werden. Außerdem können Sie mit Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt festlegen, dass das Element entsprechend markiert wird, wenn Sie zur nächsten Nachricht in der Liste wechseln. Einzeltastenlesen mit Leertaste bewirkt, dass Sie die þLeerÿ-Taste zum Blättern durch die einzelnen Nachrichten in der Vorschau verwenden können.
Nachrichteneingang Im Abschnitt Nachrichteneingang der Kategorie E-Mail regeln Sie die Anzeige beim Empfang neuer Nachrichten. Das trifft natürlich nur für den Fall einer permanenten Verbindung zum Internet zu. Sie können eine Klangdatei abspielen lassen, den Mauszeiger kurzzeitig ändern und das Symbol eines Briefumschlags im rechten Bereich der Taskleiste anzeigen lassen. Neu seit der Outlook-Version 2007 ist hier die Option Desktopbenachrichtigung anzeigen: Wenn neue Nachrichten in Ihrem Posteingang eintreffen, blendet Outlook auf dem Desktop eine Benachrichtigung ein und langsam wieder aus, selbst wenn Sie gerade ein anderes Programm verwenden. Darin werden der Name des Absenders, der Betreff und eine kurze Textvorschau eingeblendet, so dass Sie erkennen, ob die neue Nachricht dringend ist, zur späteren Bearbeitung markiert werden soll oder ignoriert werden kann, ohne Ihre Arbeit in einem anderen Programm zu unterbrechen. Die Desktopbenachrichtigung enthält Schaltflächen zum Öffnen, Kennzeichnen oder Löschen der E-Mail-Nachricht. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Desktopbenachrichtigungen können Sie einstellen, wie lange und wie transparent diese Anzeige angezeigt werden soll.
Die sonstigen Outlook-Optionen
Unterhaltungen aufräumen Der Abschnitt Unterhaltungen aufräumen ist neu in Outlook 2010. Sie regeln damit die Funktionalität des gleichnamigen Werkzeugs für Unterhaltungsstränge ( Kapitel 18). Standardmäßig werden beim Aufräumen die Elemente in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben. Sie können aber auch einen anderen Ordner festlegen. Klicken Sie dazu auf Durchsuchen und nehmen Sie die Auswahl vor. Darunter finden Sie eine Reihe zusätzlicher Optionen, deren Bedeutung sich eigentlich selbst erklärt.
Antworten und Weiterleitungen Im Abschnitt Antworten und Weiterleitungen der Kategorie E-Mail bestimmen Sie, wie der ursprüngliche Text der Nachricht beim Weiterleiten oder beim Antworten auf eine Nachricht behandelt werden soll. Für beide Fälle stehen Ihnen über die Listenfelder fünf Optionen zur Auswahl. Sie haben beispielsweise bei einer Nachricht mit vielen Fragen darin die Möglichkeit, Ihre Antworten direkt hinter die Fragen zu setzen und trotzdem dem Empfänger eine einfache Unterscheidungsmöglichkeit zwischen Frage und Antwort zu geben.
Nachrichten speichern Die Optionen unter der gemeinsamen Überschrift Nachrichten speichern in der Kategorie E-Mail legen fest, wo, wann und welche Nachrichten automatisch gespeichert werden sollen: Beispielsweise werden standardmäßig nicht gesendete Nachrichten während der Bearbeitung im Ordner Entwürfe in einem 3-Minuten-Rhythmus gespeichert. Sie können über das Listenfeld In diesem Ordner speichern einen anderen Speicherplatz wählen. Den Rhythmus ändern Sie im Feld darüber. Im Bereich darunter legen Sie fest, wo und wie Nachrichten und Antworten darauf gespeichert werden, was beim Eintreffen neuer Nachrichten passieren soll und welche Standardeinstellungen beim Senden benutzt werden sollen.
Nachrichten senden Der Abschnitt Nachrichten senden regelt die Standard einstellungen für das Senden von Nachrichten. Sie finden hier wieder mehrere Optionen: Beispielsweise können Sie über die beiden Listenfelder Standardstufe für
Wichtigkeit und Standardstufe für Vertraulichkeit die Standardeinstellung für diese beiden Größen einstellen. Abweichungen von der hier getroffenen Einstellung können Sie für jede Nachricht individuell vornehmen.
Verlauf Über den Abschnitt Verlauf der Kategorie E-Mail bewirken Sie beispielsweise, dass Sie oder der Absender einer Nachricht über den Empfang beim Empfänger informiert werden.
»» Unter Für alle gesendeten Nachrichten Folgendes anfordern können Sie zwei Optionen aktivieren, die bewirken, dass Ihnen nach dem Lesen der Nachricht durch den Empfänger oder der Übermittlung eine Bestätigungsmeldung zugesendet wird.
»» Die drei Optionskästchen im Bereich direkt darunter regeln, was passieren soll, wenn eine von Ihnen empfangene Nachricht eine Lesebestätigung fordert.
20.2.2 Optionen der Kategorie Kontakte Über die Optionen der Kategorie Kontakte können Sie diesen Bereich an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anpassen.
»» Über das Feld Namensreihenfolge (Standard) können Sie die Voreinstellung für die Reihenfolge der Bestandteile des Namens eines neu eingegebenen Kontakts auswählen.
»» Das Feld Ablagereihenfolge (Standard) erlaubt es Ihnen, zwischen unterschiedlichen Sortierfolgen in der Anzeige zu wählen.
»» Ist das Kontrollkästchen Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen aktiviert, wird bei erneuter Eingabe eines schon existierenden Namens ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie entweder den neuen Kontakt nochmals hinzufügen oder den vorhandenen Kontakt mit den neuen Informationen aktualisieren können.
»» Nach dem Aktivieren der Option Zusätzliches Register anzeigen können Sie auf der rechten Seite des Hauptfensters im Bereich Kontakte zusätzlich eine Indexleiste mit anderen als lateinischen Buchstaben anzeigen lassen.
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Kapitel 20 • Die Outlook-Optionen
20.2.3 Optionen für den Kalender Auch die Kategorie Kalender in den Outlook-Optionen können Sie an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anpassen. Beispielsweise legen Sie Rahmenbedingungen für die Arbeitswoche und weitere Kalenderoptionen fest.
Arbeitszeit Beispielsweise definieren Sie mit den Optionen unter Arbeitswoche Ihre persönliche Arbeitswoche. Sollten Sie als selbstständiger Unternehmer an allen sieben Tagen der Woche arbeiten, können Sie hier die Einstellungen dafür vornehmen.
»» Mit den beiden Feldern Beginnt und Endet legen Sie Ihre persönlichen Geschäftszeiten fest.
»» Aktivieren Sie die Wochentage, die Sie als Arbeitstage definieren wollen. Sie können hier jeden Tag einzeln aktivieren oder deaktivieren. Nur diese Wochentage werden in der Ansicht Arbeitswoche angezeigt.
»» Unter Erster Wochentag legen Sie fest, welcher Wochentag als erster Tag im Kalender in der Wochenansicht oder der Ansicht Arbeitswoche angezeigt werden soll.
»» Über die Option Erste Jahreswoche wählen Sie, welche Woche als erste Woche im Jahr gelten soll. Ihre Wahl hat Auswirkungen auf die Anzeige der Wochennummern im Datumsnavigator.
Kalenderoptionen
»» Mit Wochennummern im Datumsnavigator anzeigen bewirken Sie eine entsprechende Anzeige der Nummern der Wochen des Jahres im Datumsnavigator.
»» Mit Hintergrundfarbe bestimmen Sie die Farbe für den Kalenderhintergrund.
20.2.4 Die Kategorie Aufgaben Über die Kategorie Aufgaben im Fenster Outlook-Optionen können Sie diesen Arbeitsbereich an Ihre persönlichen Arbeitsgewohnheiten anpassen.
»» Ein Aktivieren von Erinnerung für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum aktivieren erstellt anhand der Zeitangabe im Feld Erinnerung automatisch eine Erinnerung für Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum.
»» Über Meine Aufgabenliste … aktualisieren bewirken Sie, dass in der Aufgabenliste eine Kopie aller delegierten Aufgaben gespeichert wird. Die Aufgaben werden automatisch aktualisiert, wenn sich der Status der Aufgaben ändert.
»» Die Option Statusbericht senden … bewirkt, dass ein Statusbericht gesendet wird, wenn eine übertragene Aufgabe als erledigt markiert wird.
»» Über die beiden Listenfelder mit Farbe für bestimmen Sie, in welchen Farben überfällige und erledigte Aufgaben angezeigt werden sollen.
20.2.5 Die Kategorie Erweitert
Darunter können Sie zusätzliche Optionen einstellen. Beachten Sie die vielleicht wichtigsten:
In der Kategorie Erweitert im Fenster Outlook-Optionen finden Sie eine Vielzahl von weiteren Einstellungen des Programms.
»» Über die Schaltfläche Feiertage hinzufügen bewir-
Outlook-Bereiche
ken Sie, dass die für ein Land geltenden gesetzlichen Feiertage im Kalender vermerkt werden. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie Termine mit Personen aus anderen Ländern abstimmen müssen. Aktivieren Sie dazu im Dialogfeld Feiertage in Kalender eintragen die Länder, für die Sie eine Eintragung wünschen. Nach der Bestätigung werden die Feiertage für die gewählten Länder zunächst automatisch importiert. Sie werden im Kalender in allen Ansichten angezeigt.
542
Auf die Bedeutung einiger Schaltflächen im Abschnitt Outlook-Bereiche sind wir schon eingegangen.
»» Nach einem Klick auf die Schaltfläche Navigationsbereichsoptionen öffnet sich das gleichnamige Dialogfeld, über das Sie festlegen, für welche Programmbereiche im unteren Teil des Navigationsbereichs Schaltflächen angezeigt werden. Sie schalten die Schaltflächen durch einen Klick auf das links stehende Kontrollkästchen ein und aus. Mithilfe der
Die sonstigen Outlook-Optionen
Schaltflächen Nach oben bzw. Nach unten können Sie die Lage der gerade markierten Schaltfläche im Stapel verändern. Ein Klick auf Zurücksetzen stellt die Standardeinstellungen wieder her. Das gilt sowohl für die Reihenfolge als auch für die Anzahl der Elemente.
»» Die Schaltfläche Aufgabenleiste öffnet ein kleines Dialogfeld, über das Sie einige Grundeinstellungen für die Anzeige dieser Leiste festlegen können. Standardmäßig wird in der Leiste nur ein Kalenderelement angezeigt. Sie können die Anzahl der Kalender, die vertikal angezeigt werden sollen, angeben: Geben Sie unter Datumsnavigator in das Textfeld Anzahl von Monatszeilen eine Zahl von 0 bis 9 ein.
Starten und Beenden von Outlook Über Outlook in diesem Ordner starten legen Sie fest, welche Ordner des Programms nach dem Starten automatisch angezeigt werden sollen. Standardmäßig wird hier der Ordner Posteingang angezeigt. Wollen Sie einen anderen Bereich anzeigen lassen, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie den gewünschten Ordner. Die Option Beim Beenden von Outlook den Ordner ‚Gelöschte Objekte‘ leeren ist standardmäßig deaktiviert und das ist gut so. Meist ist es besser, diesen Ordner vor dem Entfernen der darin enthaltenen Elemente noch einmal zu kontrollieren, anstatt die Automatik zu benutzen. Das gilt besonders dann, wenn Sie Regeln erstellt haben, die Nachrichten automatisch in diesen Ordner verlagern.
AutoArchivierung Mit der AutoArchivierung können Sie alte Elemente in regelmäßigen Abständen entweder löschen oder verschieben. Verschoben wird in eine Archivierungsdatei. Dieses Archiv ist eine separate Datei, die Sie jederzeit wieder in Outlook importieren können. Beim Archivieren wird die bestehende Ordnerstruktur in die Archivdatei übertragen. Wenn sich der Ordner, den Sie archivieren möchten, in einem übergeordneten Ordner befindet, wird dieser übergeordnete Ordner in der Archivdatei erstellt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen für Autoarchivierung, um die Verfahrensweise zu kon trollieren oder abzuändern (à Abbildung 20.3).
Abbildung 20.3 Legen Sie die Regeln für die AutoArchivierung fest.
Unter AutoArchivierung alle ... Tage legen Sie fest, wie oft der Prozess durchgeführt werden soll. Aktivieren Sie AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen, wenn Sie vor der Archivierung gefragt werden möchten, ob archiviert werden soll. Anderenfalls wird der Prozess automatisch durchgeführt. Im Bereich unter der Überschrift Bei der AutoArchivierung legen Sie die speziellen Regeln fest:
»» Mit Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) bestimmen Sie, dass E-Mails gelöscht werden, die älter sind als die oben unter AutoArchivierung alle ... Tage eingegebene Zeitspanne.
»» Durch Aktivieren von Alte Elemente archivieren oder löschen legen Sie zunächst nur fest, dass auch die sonstigen Outlook-Elemente zum für die AutoArchivierung festgelegten Zeitpunkt archiviert oder gelöscht werden sollen. Ob nun archiviert oder gelöscht wird, bestimmen Sie über die darunterliegenden Optionen für die Standardordnereinstellungen für Archivierung.
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Kapitel 20 • Die Outlook-Optionen
»» Legen Sie unter Elemente löschen, wenn älter als ... fest, ab welchem Alter einzelne Elemente gelöscht oder an eine andere Stelle verschoben werden sollen.
»» Aktivieren Sie Alte Elemente verschieben nach ..., wenn Sie diese Elemente nicht löschen, sondern archivieren wollen. Geben Sie an, in welchem Pfad und unter welchem Dateinamen archiviert werden soll.
»» Wollen Sie die Elemente nicht archivieren, sondern löschen, wählen Sie Alte Elemente endgültig löschen.
»» Haben Sie Archivordner in Ordnerliste anzeigen aktiviert, können Sie später schnell auf diesen zugreifen und archivierte Elemente öffnen. Wenn Sie die Schaltfläche Einstellungen auf alle Ordner anwenden anklicken, werden die in diesem Dialogfeld festgelegten Regeln für alle Outlook-Ordner übernommen – auch für solche, für die Sie bereits separate Einstellungen getroffen haben.
Erinnerungen Im Bereich Erinnerungen können Sie vorgeben, was standardmäßig passieren soll, wenn eine Erinnerung fällig wird.
Senden und Empfangen Im Bereich Senden/Empfangen legen Sie das Sendeund Empfangsverhalten für Nachrichten und Dokumente fest. Ist hier die Option Bei bestehender Verbindung sofort senden aktiviert, werden Ihre Nachrichten bei einer bestehenden Verbindung sofort an den Mailserver im Netz weitergeleitet. Besteht die Verbindung nicht, wird versucht, sie aufzubauen. Wenn Sie die Option deaktivieren, werden die Nachrichten generell zuerst im Ordner Postausgang gespeichert, von wo aus sie weitergeleitet werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Senden/Empfangen öffnen Sie das Dialogfeld Senden-EmpfangenGruppen (à Abbildung 20.4). In Übermittlungsgruppen wird festgelegt, welche Aufgaben während einer Nachrichtenübermittlung in welcher Reihenfolge ausgeführt werden. Im Listenfeld im oberen Bereich der Dialogfelds werden die definierten Gruppen aufgelistet. In der Grundeinstellung ist nur eine Übermittlungsgruppe
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Abbildung 20.4 Das Dialogfeld Senden-Empfangen-Gruppen
definiert, in der alle eingerichteten Konten zusammengefasst sind. Im unteren Bereich des Dialogfelds können Sie die Einstellungen für die oben markierte Gruppe getrennt für den Online- und den Offlinebetrieb festlegen:
»» Ist Diese Gruppe bei der Übermittlung mit einbeziehen (F9) aktiviert, wird die oben markierte Gruppe bei der Wahl des Befehls Alle Ordner senden/empfangen in der Gruppe Senden und Empfangen der Registerkarte Senden/Empfangen oder beim Drücken von Ñ mit eingeschlossen.
»» Durch Aktivieren von Automatische Übermittlung alle ... Minuten sorgen Sie dafür, dass mit der angegebenen Häufigkeit eine Übermittlung vorgenommen wird.
»» Entsprechend können Sie durch Automatische Übermittlung beim Beenden des Programms dafür sorgen, dass beim Schließen von Outlook eine abschließende Übermittlung vorgenommen wird.
Die sonstigen Outlook-Optionen
wenn Sie die DFÜ-Verbindung wechseln. Alternativ können Sie fordern, dass immer die bestehende Verbindung gewählt wird.
Sie können eine neue Übermittlungsgruppe erstellen, die eines oder mehrere der in Outlook eingerichteten E-Mail-Konten enthält. Anschließend legen Sie das Verhalten für diese Gruppe fest. Beispielsweise können Sie bestimmen, ob ein Konto beim Senden und/oder Empfangen von Nachrichten mit eingeschlossen werden soll oder ob Nachrichten von einem Konto gesendet, empfangen oder beides werden sollen.
»» Bei einer Übermittlung im Hintergrund automatisch
DFÜ-Verbindungen
»» Bei einer nur temporären Verbindung zum Internet
Über die Optionen unter der Überschrift DFÜ-Verbindung können Sie einige Einstellungen zur DFÜ-Verbindung vornehmen.
»» Ist Vor dem Wechsel der DFÜ-Verbindung warnen gewählt, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt,
wählen bewirkt, dass die Anzeige von Dialogfeldern während des Übertragungsvorgangs unterdrückt wird, so dass Sie während dieser Zeit an anderen Aufgaben im Programm arbeiten können. empfiehlt es sich, die Option Verbindung nach manueller Übermittlung trennen aktiviert zu halten. Damit wird die Verbindung nach dem Download und dem Senden aus dem Postausgang automatisch geschlossen.
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Teil 6 Die weiteren Office2010-Programme
Kapitel 21 Präsentationen mit PowerPoint 2010
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Kapitel 22 Publikationen mit Publisher 2010
584
Kapitel 23 Notizen mit OneNote 2010
612
Teil 5 • Die weiteren Office-2010-Programme Die Edition Professional von Office 2010 verfügt noch über drei weitere Programme: PowerPoint 2010 dient zum Erstellen von Multimediapräsentationen, mit Publisher 2010 bearbeiten Sie Publikationen und OneNote 2010 arbeitet als Notizbuch. Diese drei Programme benutzen viele Elemente und Funktionen, die auch die in den vorherigen Teilen dieses Buchs angesprochenen Hauptprogramme des Pakets – besonders Word – verwenden. Wir wollen uns hier auf diejenigen Aspekte der Arbeit beschränken, in denen PowerPoint, Publisher und OneNote Besonderheiten zeigen. Wir empfehlen Ihnen darum, diese Programme erst dann zu verwenden, wenn Sie sich zumindest mit Microsoft Word etwas auskennen.
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Die weiteren Office-2010-Programme
Kapitel 21: Präsentationen mit PowerPoint 2010 Im Kapitel zum Programm PowerPoint 2010 wollen wir Sie mit den Prinzipien der Arbeit an Präsentationen vertraut machen: Wir stellen die Elemente der Oberfläche von PowerPoint vor und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, mit dem Erstellen von Präsentationen zu beginnen. Auf dieser Basis können Sie sich dann daranmachen, eine Präsentation mit konkreten Inhalten zu erstellen.
Kapitel 22: Publikationen mit Publisher 2010
Kapitel 23: Notizen mit OneNote 2010 OneNote 2010 ist ein Notizbuchprogramm, in das Sie Bemerkungen, Gedanken, Ideen, Skizzen, Erinnerungen und viele andere Arten von Informationen eintragen können. Im Gegensatz zu anderen Programmen ist dieses Werkzeug nicht an ein Seitenformat für Dokumente gebunden, sondern es benutzt zur Eingabe einen freien Zeichenbereich, in dem Sie Text, Grafik und Bilder an beliebiger Stelle anordnen können. Die Techniken der Eingabe sind identisch mit denen, die Sie auch in anderen Programmen der Microsoft Office 2010-Familie verwenden. Wir können uns also auch in diesem Kapitel auf die Besonderheiten bei der Arbeit mit OneNote beschränken.
Mit Hilfe von Microsoft Publisher 2010 können Sie Texte und grafische Elemente in einem professionellen Layout zusammenfassen und so wirkungsvolle Publikationen erstellen. Wie man dabei vorgeht, beschreibt dieses Kapitel. Wir sagten es gerade: Sie sollten sich vor Beginn der Arbeit mit Publisher in Dingen wie der Texteingabe mit Microsoft Word bereits auskennen.
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Kapitel 21 Präsentationen mit PowerPoint 2010
sowie Position und Größe von Bereichen für alle Folien einer Präsentation festgelegt. Die wichtigsten Arbeiten mit dieser Ebene wollen wir Ihnen vorführen (à Abschnitt 21.4).
»» Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt In diesem Kapitel wollen wir Sie mit den Prinzipien der Arbeit an Präsentationen mit dem Programm PowerPoint 2010 vertraut machen:
»» Wir beginnen damit, Sie mit den Elementen der Oberfläche von PowerPoint vertraut zu machen, und zeigen Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, mit dem Erstellen von Präsentationen zu beginnen (à Abschnitt 21.1).
»» Es stehen Ihnen zum Bearbeiten der Präsentation mehrere Ansichten zur Verfügung. Diese können Sie für die verschiedenen Aufgaben gezielt einsetzen. Bevor Sie daran gehen, konkrete Inhalte in eine Präsentation einzugeben, sollten Sie sich mit diesen unterschiedlichen Ansichten vertraut machen und auch die einzelnen Arbeitsebenen kennenlernen (à Abschnitt 21.2).
»» Dann können Sie damit beginnen, eine Präsentation mit konkreten Inhalten zu erstellen. Wir zeigen Ihnen, wie man neue Folien erstellt, ihnen ein Layout zuweist und sie mit Textaussagen oder Objekten füllt (à Abschnitt 21.3).
»» Die Folien verfügen im Hintergrund über eine Masterebene. Diese dient dazu, allen Elementen ein einheitliches Erscheinungsbild zuzuweisen. Auf diesem Master sind Schriftformate, Einzugsebenen, Design
550
und auch die gewünschten Objekte hinzugefügt haben, können Sie jetzt noch einige letzte Schritte durchführen: Sie können Übergänge zwischen den Folien festlegen und einzelne Elemente animieren. Dann können Sie die Präsentation vorführen (à Abschnitt 21.5).
21.1 Arbeiten mit der Programm oberfläche Nach dem Starten des Programms PowerPoint 2010 wird automatisch eine neue Präsentation erstellt. Insofern verhält sich das Programm anders als seine Vorgänger aus dem Jahr 2003 und es ähnelt in seinem Verhalten mehr den Programmen Word und Excel. Diese Präsentation wird in der Ansicht Normal mit einer neuen leeren Folie angezeigt. Sie sollten sich zunächst einmal mit den Elementen dieses Bildschirms beschäftigen und die Möglichkeiten zum Erstellen einer Präsentation Ihrer Wahl kennenlernen.
21.1.1
Bildschirmelemente
Standardmäßig wird das Menüband mit der nach dem Starten aktiven Registerkarte Start im oberen Bereich des Programmfensters angezeigt. Das Menüband ver-
Arbeiten mit der Programmoberfläche
Abbildung 21.1 Die Oberfläche von PowerPoint – beim Starten wird bereits eine neue Präsentation erzeugt.
fügt bei PowerPoint 2010 jetzt über die acht Registerkarten Start, Einfügen, Entwurf, Übergänge, Animationen, Bildschirmpräsentation, Überprüfen und Ansicht – eine mehr als bei der Vorgängerversion. Bevor Sie damit beginnen, Ihre eigenen Inhalte zu erzeugen, machen Sie sich mit den typischen Elementen des Programms vertraut (à Abbildung 21.1):
»» Im Hauptbereich des Bildschirms finden Sie bei der Ansicht Normal in der Grundeinstellung drei Teilfenster. Den diesen Fenstern zugewiesenen Platz können Sie auch durch Verschieben der Fensterränder mit der Maus Ihren Anforderungen entsprechend verändern.
»»
Links auf dem Bildschirm werden auf der Registerkarte Folien alle Folien der Präsentation in Miniaturbildgröße auf-
gelistet. Dieser Ort erleichtert Ihnen die Navigation innerhalb der einzelnen Folien einer Präsentation.
»» Im Hauptfenster – dem sogenannten Folienbereich – wird eine Großansicht der links aktuell markierten Folie angezeigt. Nach dem Start ist das zunächst eine leere Titelfolie. Auf dieser Folie geben Sie in den dafür vorgesehenen Platzhaltern den Text für die einzelnen Folien ein. Die darin vorhandenen Texte dienen als Platzhalter, die Sie durch Ihre eigenen Aussagen ersetzen können. Außerdem können Sie diverse Objekte einfügen.
»» Unterhalb des Hauptfensters finden Sie das sogenannte Notizenfeld, in dem Sie nach einem Anklicken Notizen zu der gerade aktuellen Folie machen können.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Symbol
Name und Bedeutung Foliennummer: zeigt die Nummer der aktuellen Folie an. Designname: zeigt das aktuelle Design der Präsentation an. Sprache: zeigt die aktuelle Spracheinstellung an. Schaltflächen zum schnellen Wechsel zwischen den Ansichten: Hierüber können Sie zwischen Normalansicht und Folien sortieransicht wechseln und die Bildschirmpräsentation starten. Zoommodus: zeigt den aktuellen Vergrößerungsmaßstab an. Ein Klick öffnet das Dialogfeld Zoom zum Einstellen eines anderen Faktors. Zoomregler: Durch Verschieben des Felds nach links bzw. nach rechts können Sie den Zoomfaktor über die Maus verkleinern bzw. vergrößern. Passt die Folie an die aktuelle Fenstergröße an.
Tabelle 21.1 Die Elemente in der Statusleiste
»» Die Statusleiste am unteren Rand zeigt auf der linken Seite Informationen über die Präsentation wie beispielsweise in diesem Fall die Foliennummer, das Foliendesign und die Spracheinstellung an. Auf der rechten Seite befinden sich drei Schaltflächen, über die Sie schnell zu anderen Ansichten einer Präsentation wechseln können. Daran anschließend werden das Zoomfeld und der Zoomregler angezeigt, über beide Elemente können Sie die Größe der Anzeige der aktuellen Folie regeln (à Tabelle 21.1). Durch Doppelklicken auf einige Elemente der Statusleiste werden weiterführende Dialogfenster geöffnet.
21.1.2 Vorlagen benutzen Wenn Sie die Versionen 2003 des Programms kennen, waren Sie es bei der Arbeit damit gewohnt, zuerst einen bestimmten Präsentationstyp, eine leere Präsentation, eine Präsentationsvorlage mit mehreren Folien und bereits vorhandenem Inhalt oder eine Designvorlage auszuwählen, bevor Sie zur eigentlichen Oberfläche des Programms gelangt sind. Auch dieses hat sich seit der Generation Office 2007 im Zuge der neuen Funktionalität geändert. Falls Sie sich wundern, wo die relativ bequem zu bearbeitenden Vorlagen geblieben sind, haben Sie keine Sorge: Es gibt sie noch. Wenn Sie Ihre Präsentation
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nicht auf Basis der standardmäßig gewählten Vorlage aufbauen wollen, öffnen Sie die Registerkarte Datei und klicken Sie dann auf Neu, um eine Vorlage auszuwählen (à Abbildung 21.2). In diesem Dialogfeld müssen Sie zuerst im linken Bereich unter Vorlagen wählen, womit Sie eine neue Präsentation beginnen wollen. Ihnen stehen unter Verfügbare Vorlagen und Designs mehrere integrierte Vorlagen zur Verfügung. Zusätzlich können Sie unter Office.com-Vorlagen Präsentationsvorlagen aus dem Internet herunterladen. Je nachdem, was Sie markiert haben, wird im Bereich rechts daneben eine Auswahl der vorhandenen Präsentationen angezeigt.
»» Wenn Sie in diesem Dialogfeld die Option Beispielvorlagen benutzen, werden die vorhandenen Vorlagen eingeblendet, aus denen Sie die gewünschte wählen können. Diese Grundlage für die Präsentation ist anschließend noch veränderbar (à Abbildung 21.3).
»» Wenn Sie in diesem Dialogfeld die Option Designs benutzen, werden die vorhandenen Designs eingeblendet, aus denen Sie das gewünschte wählen können. Diese Designs können Sie auch nachträglich während der Bearbeitung einer Präsentation in PowerPoint zuweisen (à Abbildung 21.4).
Arbeiten mit der Programmoberfläche
Abbildung 21.2 Wählen Sie aus, was Sie tun möchten.
Abbildung 21.3 Im Programm verfügbare Beispielvorlagen
553
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.4 Im Programm installierte Designs ermöglichen die Zuweisung unterschiedlicher Farben und Schriften.
»» Bei der Wahl von Meine Vorlagen wird ein weiteres Dialogfeld geöffnet, über das Sie von Ihnen erstellte oder geänderte Vorlagen hinzufügen können.
»» Wenn Sie einen Vorlagentyp unter Office.com-Vorlagen gewählt haben, werden Sie zunächst – vorausgesetzt, Sie sind online – mit der entsprechenden Microsoft-Seite im Internet verbunden und das Ergebnis wird Ihnen im Fenster angezeigt. Zusätzlich zur Vorschau der ersten Folie können Sie sich darüber informieren, wie gut diese Vorlage auch anderen Personen gefällt. Nachdem Sie hier eine geeignete Präsentation markiert haben, wird die erste Folie der Wahl im rechten Bereich des Fensters Neu angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit Erstellen und die Präsentation wird in PowerPoint angezeigt.
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21.2 Ansichten und Arbeitsebenen Bevor Sie daran gehen, konkrete Inhalte in eine Präsentation einzugeben, sollten Sie sich auch mit den unterschiedlichen Ansichten beschäftigen, die Ihnen das Programm zur Verfügung stellt. Außerdem sollten Sie die einzelnen Arbeitsebenen kennen.
21.2.1 Die Ansichten Zum Bearbeiten einer Präsentation stehen mehrere Ansichten zur Verfügung. Die Auswahl finden Sie auf der Registerkarte Ansicht des Menübands in der Gruppe Präsentationsansichten zusammengefasst (à Abbildung 21.5). Über die Schaltflächen Normal, Foliensortierung, Notizenseite und Leseansicht können Sie zu diesen Ansichten wechseln. Zusätzlich finden Sie in dieser Gruppe auch die Schaltflächen zum Wechsel in die für jedes Element einer Präsentation verfügbaren Masteransichten.
Ansichten und Arbeitsebenen
Abbildung 21.5 Die Registerkarte Ansicht mit der Gruppe Präsentationsansichten bestimmt die Form der Darstellung auf dem Bildschirm.
Die Ansicht Normal Standardmäßig wird die Ansicht Normal angezeigt. In dieser Ansicht können Sie Texte und andere Elemente auf den Folien eingeben oder die bei einer Vorlage vorhandenen Platzhalter durch Ihre eigenen Inhalte ersetzen. Beachten Sie, dass in dieser Ansicht im Navigationsbereich zwei Unterformen der Ansicht zur Verfügung stehen, zwischen denen Sie über die beiden Register am linken Rand des Bildschirms wechseln können:
»» Klicken Sie in der Ansicht Normal im Navigationsbereich auf das Register Folien , um in diesem Bereich Miniaturansichten der einzelnen Folie anzuzeigen. Diese Unterform der Ansicht Normal erlaubt es Ihnen, schnell zu einer einzelnen Folie zu wechseln, indem Sie im Navigationsbereich darauf klicken (à Abbildung 21.6).
»» Wenn Sie im Navigationsbereich das Register Gliederung wählen, werden darin nicht mehr die einzelnen Folien, sondern nur noch der Textinhalt der
Abbildung 21.6 Die Ansicht Normal dient zum Anzeigen einzelner Folien.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.7 Die Gliederung zeigt die Struktur Ihrer Argumentation.
Abbildung 21.8 Die Ansicht Foliensortierung ermöglicht das Ändern der Reihenfolge.
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Ansichten und Arbeitsebenen
Präsentation auf dem Bildschirm angezeigt (à Abbildung 21.7). Das hilft Ihnen, auf schnelle Weise Ihren Argumentationsfluss zu kontrollieren. Aber auch hier können Sie den Text für jede Folie Ihrer Präsentation in Form einer Gliederung eingeben. Sie finden in dieser Unterform der Ansicht Normal mehrere Ebenen: Die oberste stellt den Titel der Folie dar, die Ebene(n) darunter die einzelnen Aufzählungspunkte auf den Folien.
Die Ansicht Foliensortierung In der Ansicht Foliensortierung können Sie die in der Präsentation vorhandenen Folien zusammen anzeigen und bequem sortieren (à Abbildung 21.8). In dieser Ansicht sehen Sie Miniaturabbildungen aller Folien einer Präsentation mit sämtlichen Grafikelementen und Texten. Zum Ändern der Reihenfolge markieren Sie
die gewünschten Folien und ziehen Sie sie mit der Maus vor die Folie, vor der Sie sie einfügen wollen (à unten). Über die Bildlaufleiste auf der rechten Seite des Fensters können Sie – falls vorhanden – weitere Folien anzeigen lassen.
Die Leseansicht Über den Befehl Leseansicht auf der Registerkarte Ansicht startet eine Art von Vorschau auf die Bildschirmpräsentation (à Abbildung 21.9). Diese zeigt die von Ihnen erstellten Folien in der Vollbildansicht an. Hier können Sie sich im Vorfeld über einen reibungslosen Ablauf einer Bildschirmpräsentation informieren, indem Sie – beispielsweise – Einblendezeiten der einzelnen Folien testen, Folienübergänge und Animationseffekte überprüfen sowie die Verzweigung zu anderen Folien und anderen Anwendungen kontrollieren.
Abbildung 21.9 Bei der Leseansicht wird eine Vollbilddarstellung im Fenster benutzt.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
In dieser Ansicht können Sie mit Hilfe der Schaltflächen mit den Pfeilen in der Statusleiste zur nächsten und zur vorherigen Folie wechseln. Ein Klick auf die Schaltfläche Menü dazwischen blendet ein kleines Menü ein, in dem Sie weitere Befehle finden. Um zurück zu einer anderen Ansicht zu wechseln, verwenden Sie die Schaltfläche für die entsprechende Ansicht in der Statusleiste oder drücken Sie die È-Taste.
Die Ansicht Notizenseite Über die Ansicht Notizenseite können Sie zu einer Folie Notizen zu Ihrem Vortrag vermerken (à Abbildung 21.10). Diese Notizen sind während der Präsentation nicht für das Publikum sichtbar. Um während des Vortrags auf sie zugreifen zu können, müssen Sie sie vorher ausdrucken. Beachten Sie, dass Sie die Möglichkeit zur Eingabe von Notizen auch in der Ansicht Normal haben; allerdings ist der dafür standardmäßig zur Verfügung gestellte Platz relativ klein. Ein sinnvolles Vorgehen könnte darin bestehen, beim Erstellen der
Präsentation auf der Ansicht Normal Stichpunkte zu den Notizen einzugeben und diese dann in der Ansicht Notizenseite auszuarbeiten.
21.2.2 Die Arbeitsebenen Einen wichtigen Punkt sollten Sie noch wissen, bevor Sie sich an die Arbeit mit konkreten Inhalten machen: Die eben angesprochenen Elemente Folien, Hand zettel und Notizen verfügen im Hintergrund über eine Masterebene. Diese dient dazu, allen Elementen ein einheitliches Erscheinungsbild zuzuweisen. Auf diesem Master sind Schriftformate, Einzugsebenen, Design sowie Position und Größe von Bereichen für alle Folien einer Präsentation, die mit diesem Master verbunden sind, festgelegt. Auf einem Master können Sie Zusatzinformationen wie Datum, Seitenzahl, Firmenname und Firmenlogo hinzufügen, die durchgehend auf allen Folien oder Notizenseiten Ihrer Präsentation erscheinen
Abbildung 21.10 In der Ansicht Notizenseite können Sie Kommentare eingeben.
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Folieninhalte bearbeiten
sollen. Weiterhin können Sie einen eigenen Master erstellen und in diesem Einstellungen für den Hintergrund und für verschiedene Layouts vornehmen. Mit denselben Methoden ändern Sie auch vorhandene Mastervorlagen ab. Das gilt sowohl für den eigentlichen Folienmaster als auch für den Notizzettelmaster. Wie Sie das tun, beschreiben wir Ihnen später.
21.3 Folieninhalte bearbeiten Nachdem Sie im vorherigen Abschnitt die wesentlichen Bestandteile des Programms kennengelernt haben, können Sie sich jetzt daranmachen, eine Präsentation mit konkreten Inhalten zu erstellen. Zum Erstellen einer Präsentation können Sie ohne jede Vorlage – also mit einer vollständig leeren Präsentation – beginnen. In der Mehrzahl der Fälle empfiehlt es sich aber, die vorhandenen Vorlagen – auch die, die Sie aus dem Internet herunterladen können – durchzusehen und sich für eine zu entscheiden, die die Arten von Folien beinhaltet, die man benutzen will. Damit können Sie sich etwas Arbeit sparen. Sie müssen sich dann mit zwei Arbeitsschritten beschäftigen, die in der Praxis meist nicht nacheinander, sondern nebeneinander durchgeführt werden:
»» Einerseits wollen Sie sicherlich weitere Folien an den gewünschten Stellen hinzufügen und nicht benötigte löschen. Auch wenn Sie die Arbeit an einer neuen Präsentation mithilfe einer der Vorlagen begonnen haben, werden Sie diese Arbeit meist erledigen müssen. Dazu wählen Sie das jeweils geeignete Layout aus dem zugrunde liegenden Master aus.
»» Andererseits müssen Sie die auf dem Layout vorhandenen Platzhalter durch die von Ihnen gewünschten Aussagen ersetzen. Das werden Sie meist in der Ansicht Normal tun, da die Folien in dieser Ansicht am einfachsten zu bearbeiten sind. Wenn Sie in einer Präsentation arbeiten, die viele Punkte und Unterpunkte enthält, empfiehlt es sich, hier die Gliederung zu bearbeiten, die es erlaubt, den Argumentationsfluss besser im Auge zu behalten. In einer solchen Ansicht können Sie auch ein Textdokument aus Word in PowerPoint importieren. Bei dieser Arbeit sollten Sie sich über die Grundstruktur der Präsentation im Klaren sein. Eine Präsentation besteht meist aus drei Hauptteilen:
»» In der Einleitung sollten Sie auf einer Titel- oder Textfolie das Thema und das Hauptziel der Präsentation angeben. Lenken Sie die Aufmerksamkeit der Zielgruppe auf Ihren Vortrag, indem Sie mit einer anregenden Frage oder provokanten These auf der Titelfolie beginnen. Zeigen Sie anschließend eine Textfolie mit einer Anekdote oder einem bekannten Zitat, um zum Hauptteil der Präsentation überzuleiten.
»» Im Hauptteil präsentieren Sie Informationen, Fakten und Bilder, indem Sie die Folien mit Listendiagrammen, Textdiagrammen, Organigrammen, Datendiagrammen oder Diagrammkombinationen versehen. Kombinieren Sie die Titelfolien mit Bildern, um die Hauptabschnitte der Präsentation abzutrennen und einzuleiten.
»» In einem Schlussteil können Sie gegliederte Listen anzeigen, um die Hauptthesen der Präsentation noch einmal zusammenzufassen und hervorzuheben. Als letzte Folie ist eine Wiederholung des Titels oder ein Bild gut geeignet. Sie können auch eine leere Folie vorführen, um das Ende der Präsentation anzuzeigen.
21.3.1 Folien erstellen und Layout wählen Um die Präsentation auf Basis einer Vorlage aufzubauen, werden Sie sicherlich weitere Folien hinzufügen und nicht benötigte löschen wollen. Einige dieser Aufgaben müssen Sie auch ausführen, wenn Sie mit einer leeren Präsentation beginnen. Anschließend können Sie den neuen Folien ein geeignetes Layout zuweisen. Für solche Tätigkeiten benutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe Folien der Registerkarte Start.
Standardfolien hinzufügen Markieren Sie im Navigationsbereich die Miniaturansicht der Folie, nach der Sie die neue Folie hinzufügen wollen, und klicken Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche Neue Folie. Eine neue Folie wird hinter der aktuellen eingefügt. Der Hintergrund und das Layout der vorher markierten Seite werden für die neue Folie übernommen, Sie können sie aber anschließend noch ändern (à unten). Die neue Folie besitzt – bis auf die vorhandenen Platzhalter – natürlich noch keinerlei Inhalte.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.11 Der Katalog zur Schaltfläche Neue Folie zeigt verschiedene Layouts an; mehrere Layouts stehen zur Verfügung.
Layout gezielt auswählen Meist werden Sie aber beim Einfügen einer neuen Folie gleich auch entscheiden wollen, auf welchem der vorhandenen Layouts die neue Folie beruhen soll. Markieren Sie wieder im Navigationsbereich die Miniaturansicht der Folie, nach der Sie die neue Folie hinzufügen wollen, und öffnen Sie den Katalog zur Schaltfläche Neue Folie (à Abbildung 21.11 links). Wählen Sie aus den dort aufgelisteten Layouts das gewünschte aus. Was Ihnen hier angeboten wird, hängt zum Teil auch von der verwendeten Vorlage ab. Wenn Sie beispielsweise darauf hinweisen wollen, dass mehrere Schritte zum Erreichen eines Ziels notwendig sind, sollten Sie ein Layout mit einer Überschrift und mehreren Unterpunkten wählen. In der Überschrift können Sie dann das Ziel angeben, die einzelnen Schritte fassen Sie in den Unterpunkten zusammen.
Folien kopieren Wenn Sie ähnliche Folien mehrfach in der Präsentation benötigen, lohnt es sich oft, erst einmal eine davon zu entwerfen und dann durch Kopieren die ähnlichen zu erstellen und abzuwandeln. Das ist dann besonders sinnvoll, wenn Sie – wie später beschrieben – bereits komplexe grafische Elemente in einer Folie eingefügt haben. Markieren Sie dazu die Folie,
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die Sie duplizieren wollen, in der Ansicht Normal und klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neue Folie. Wählen Sie im Katalog den Befehl Ausgewählte Folien duplizieren auf. Die Kopie der vorher markierten Folie wird im Anschluss an diese eingefügt. Sie können sie später – beispielsweise über die Ansicht Foliensortierung – an eine andere Stelle bringen.
Folien löschen Eine nicht benötigte Folie können Sie löschen. Markieren Sie dazu die Folie im Navigationsbereich und klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Wählen Sie Folie löschen aus dem Kontextmenü oder drücken Sie die ¢-Taste. Die Folie wird aus der Präsentation entfernt. Wenn Sie mehrere Folien in einem Arbeitsgang löschen möchten, markieren Sie sie zuerst gemeinsam: Für aufeinanderfolgende Folien benutzen Sie die Taste Á, für mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien die Ÿ-Taste.
Das Layout ändern Das beim Einfügen einer Folie automatisch oder von Ihnen gezielt gewählte Layout können Sie nachträglich ändern. Verwenden Sie jeweils das Layout, das den aktuellen Aussageschritt unterstreicht. Dazu stehen Ihnen in PowerPoint diverse Entwürfe zur Verfügung (à Abbildung 21.11 rechts). Markieren Sie zuerst die gewünschte
Folieninhalte bearbeiten
Folie und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Layout . Wählen Sie dann in der Palette die gewünschte Folienvorlage aus. Sie wird für die Folie übernommen. Die bereits auf der Folie eingegebenen Texte bleiben erhalten.
Abschnitte Neu bei PowerPoint 2010 ist die Möglichkeit, dass Sie sehr große Foliengruppen mit Hilfe von Abschnitten organisieren können, um so die Verwaltung und die Navigation innerhalb einer Präsentation zu vereinfachen. Das dient zur Arbeitserleichterung und zur besseren Organisation, da beispielsweise jeder Mitarbeiter für die Vorbereitung der Folien eines bestimmten Abschnitts verantwortlich sein kann.
»» Um einen Abschnitt hinzuzufügen, markieren Sie im Navigationsbereich die Folie, mit der der Abschnitt beginnen soll. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf die Schaltfläche Abschnitt und dann auf Abschnitt hinzufügen. Auf dieselbe Weise können Sie den nächsten und noch weitere Abschnitte hinzufügen.
»» Nachdem Sie einzelne Anschnitte erstellt haben, können Sie sie benennen. Markieren Sie den Abschnitt, dem Sie einen Namen geben wollen. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf Abschnitt und wählen Sie Abschnitt umbenennen. Geben Sie im so aufgerufenen Dialogfeld die Bezeichnung ein. Wählen Sie hierbei eine Überschrift, die der Thematik der Folien dieses Abschnitts entspricht. Bestätigen Sie mit Umbenennen.
len. Jeder Klick verschiebt den gesamten Abschnitt hinter bzw. vor den nächsten Abschnitt.
21.3.2 Texte eingeben Im nächsten Schritt geht es darum, die Folien mit Ihren Aussagen zu versehen. Dafür werden Sie meist in der Ansicht Normal arbeiten und darin die Unteransichten Folien oder Gliederung im Navigationsbereich benutzen.
Arbeiten in der Unteransicht Folien Wenn Sie sich auf die Textstruktur innerhalb einer Folie konzentrieren möchten, werden Sie sich wahrscheinlich in der Ansicht Normal im Navigationsbereich die Unterform Folien wählen (à oben). Beim Bearbeiten einer Präsentation auf Basis einer Vorlage weisen die darin enthaltenen Folien bereits Beispieltexte auf. In neu erstellten Folien sind dafür Platzhalter – wie Titel durch Klicken hinzufügen – vorhanden (à Abbildung 21.12). Diese beiden Formen müssen Sie durch Ihre eigenen Texte ersetzen.
»» Vorhandene Beispieltexte in Vorlagen müssen zuerst gelöscht oder überschrieben werden. Der einfachste Weg dazu besteht darin, den gewünschten Bereich durch einen Klick mit der Maus auszuwählen und anschließend den Beispieltext mit einem Doppelklick vollständig zu markieren. Wenn Sie dann mit der Eingabe Ihres eigenen Textes beginnen, wird der vorher vorhandene Beispieltext überschrieben.
»» Sie können dann auch dafür sorgen, dass im Navigationsbereich statt der Folien nur noch die Abschnittüberschriften angezeigt werden. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Abschnitt und wählen Sie Alles reduzieren. Wenn Sie anschließend auf Alle erweitern klicken, werden alle Folien wieder angezeigt.
»» Um einen ganzen Abschnitt in der Abfolge zu verschieben, wechseln Sie in die Foliensortieransicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abschnittsüberschrift der Folien eines Abschnitts, die Sie verschieben wollen. Wählen Sie im so aufgerufenen Kontextmenü, ob Sie den gesamten Abschnitt nach oben bzw. nach unten verschieben wol-
Abbildung 21.12 Folien beinhalten anfangs Beispieltexte oder Platzhalter.
561
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
» Bei einem Platzhalter reicht es aus, nur in den Bereich zu klicken (à Abbildung 21.13). Daraufhin wird die Einfügemarke sichtbar. Der vorher angezeigte Inhalt wird damit automatisch entfernt und Sie können sofort mit der Eingabe beginnen.
Abbildung 21.14 Unterpunkte auf einer Folie werden mit Aufzählungstext erzeugt.
Arbeiten in der Unteransicht Gliederung Abbildung 21.13 Der Bereich wird markiert oder die Schreibmarke erscheint im Bereich.
Nach dem Markieren der gewünschten Stelle geben Sie den Text ein. Zur Eingabe gehen Sie vor wie in der Textverarbeitung. Das Programm führt automatisch einen Zeilenumbruch innerhalb des Platzhalterbereichs am Zeilenende durch.
» Durch Æ erzeugen Sie einen neuen Absatz im Bereich. Überladen Sie die Folie nicht mit zu viel Text. Speziell im Bereich der Titel sind mehrere Absätze in einem Rahmen nicht notwendig.
» Anders verhält es sich in Bereichen der Aufzählungslisten. Hier sind immer nur mehrere Absätze sinnvoll. Auch hier erzeugen Sie einen neuen Absatz auf derselben Aufzählungsebene durch die Taste Æ.
» Um Absätzen Unterpunkte auf der nächsten Ebene hinzuzufügen, verwenden Sie die Taste Å (à Abbildung 21.14). Mithilfe mehrerer Schaltflächen in der Registerkarte Start der Gruppe Absatz können Sie die Aufzählungspunkte nachträglich noch ändern (à Tabelle 21.1).
HINWEIS
562
Reine Texte können Sie auch in Form einer Gliederung eingeben (à Abbildung 21.15). Klicken Sie dazu im Navigationsbereich auf die Registerlasche Gliederung . Existieren bereits Folien, finden Sie hier die schon vorhandenen Titel und Aufzählungstexte. Andere Inhalte der Folien – wie beispielsweise Diagramme – werden in dieser Ansicht nicht angezeigt. Die Ansicht eignet sich darum vordringlich zur Kontrolle und Änderung des Argumentationsflusses. Bei einer neuen leeren Präsentation sind in dieser Ansicht zunächst nur die Foliennummer und das Foliensymbol der ersten Folie abgebildet, neben dem die Einfügemarke blinkt (à Abbildung 21.16). Zur Eingabe von Texten in leeren Präsentationen benutzen Sie ähnliche Techniken wie bei der Eingabe in der Ansicht Normal:
» Mit der Eingabe des Titels der bereits vorhandenen ersten Folie können Sie sofort beginnen.
» Durch Betätigung von Æ am Ende des Titels der Folie erzeugen Sie eine neue Folie.
» Um zur ersten Ebene einer untergeordneten Aufzählungsliste zu schalten, benutzen Sie die Taste Å, nachdem Sie mit Æ eine neue Zeile erzeugt hatten. Mit dieser Taste können Sie auch weitere – also tiefere – Unterebenen anzeigen.
Folieninhalte bearbeiten
Abbildung 21.15 Folientexte in der Gliederungsansicht erlauben eine bessere Sicht auf den Argumentationsfluss.
Abbildung 21.16 Einen Gliederungstext auf einer weiteren Folie eingeben
»» Eine weitere Betätigung von Æ nach der Bearbeitung eines Unterpunkts führt zur Anzeige eines weiteren Unterpunkts derselben Ebene.
»» Drücken Sie nach dem letzten Eintrag für die erste Folie die Tastenkombination Ÿ+Æ, um eine weitere Folie zu erstellen. Sie gelangen dann automatisch wieder auf die Titelebene dieser neuen Folie. Um Text für weitere Folien einzugeben, wiederholen Sie die entsprechenden Schritte.
Gliederung bearbeiten Die einzelnen Gliederungspunkte, die Sie eingegeben haben, können Sie nachträglich noch bearbeiten. So können Sie Text in verschiedenen Ebenen anordnen, ganze Abschnitte verschieben sowie nur bestimmte Ebenen der gesamten Gliederung oder einzelner Folien anzeigen lassen. Nachdem Sie den Bereich, den Sie bearbeiten wollen, markiert haben, nehmen Sie diese Einstellungen über ein Kontextmenü vor, das Sie durch einen Klick mit der rechten Maustaste aufrufen (à Abbildung 21.16).
563
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.17 Gliederungstext über das Kontextmenü bearbeiten
Gliederung importieren Wenn Sie eine Präsentation auf der Grundlage eines vorhandenen Berichts oder eines anderen gegliederten Word-Dokuments erstellen möchten, können Sie die Gliederungsstruktur des gegliederten Dokuments nutzen, indem Sie das Dokument in PowerPoint 2010 einfügen. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Folien auf Neue Folie und dann auf Folien aus Gliederung (à Abbildung 21.11 auf Seite 560). Suchen Sie die Datei mit der Gliederung, die Sie einfügen möchten, und doppelklicken Sie darauf. Die Datei wird in PowerPoint geöffnet. Wenn die Quelldatei keine Überschriftenformate enthält, erstellt Office PowerPoint eine Gliederung auf der Grundlage der Absätze in der Quelldatei. Also ist es immer besser, zuerst das Word-Dokument mit geeigneten Überschriftenformaten zu versehen (à Kapitel 6).
21.3.3 Texte formatieren Wie Microsoft Word verfügt PowerPoint über die Möglichkeit, Absatz- und Zeichenformate zuzuweisen.
Absatzformatierung Die Mehrzahl der Befehlsschaltflächen zur Absatzformatierung kennen Sie vielleicht schon von anderen Office-Programmen her (à Tabelle 21.2). Markieren Sie vor dem Einsatz zuerst eine beliebige Stelle im Absatz.
564
Symbol
Name und Wirkung Aufzählungszeichen: klappt eine Palette mit unterschiedlichen Aufzählungszeichen zur Auswahl auf. Nummerierung: klappt eine Palette auf, über die Sie den Absätzen eine Nummerierung zuweisen können. Listenebene verringern: verkleinert die Einzugsebene. Listenebene erhöhen: vergrößert die Einzugs ebene. Zeilenabstand: öffnet eine Liste, über die Sie den Abstand zwischen den einzelnen Aufzählungspunkten erweitern oder verringern können. Über Linksbündig, Zentriert, Rechtsbündig und Blocksatz können Sie dem markierten Absatz eine Form der Ausrichtung zuweisen.
Tabelle 21.2 Schaltflächen dienen zur Steuerung der Aufzählungsebene.
Daneben verfügt die Gruppe Absatz bei PowerPoint aber noch über spezielle Befehlsschaltflächen (à Tabelle 21.3).
Folieninhalte bearbeiten
Symbol
Name und Wirkung Spalten:.erlaubt.die.Aufteilung.des.Textes.in.mehrere. Spalten ..Die.Liste.zur.Schaltfläche.stellt.die.häufigsten.Alternativen.zur.Verfügung ..Für.Feinheiten.dazu. arbeiten.Sie.mit.dem.Befehl.Weitere Spalten . Textrichtung:.Sie.können.die.Richtung.des.Textflusses. in.Schritten.von.90°.drehen ..Beachten.Sie.aber.die. Lesbarkeit . Text ausrichten:.bestimmt.die.vertikale.Ausrichtung. des.markierten.Abschnitts.auf.der.Folie ..Sie.können. ihn.oben,.in.der.Mitte.oder.unten.anzeigen.lassen . In SmartArt konvertieren:.Sie.können.aus.einem. Textbereich.einer.Folie.eine.SmartArt-Grafik.erzeugen ..Unterebenen.werden.in.der.Grafik.zusammen. dargestellt .
Tabelle 21.3 Weitere Schaltflächen zum Formatieren
Zeichenformatierung Die Zeichenformatierung gibt dem Text einer Präsentation den letzten Schliff. Das generelle Formatieren von Texten auf den Folien wird man im Allgemeinen auf der Ebene des Masters vornehmen (à unten). Auf diese Weise garantieren Sie ein in sich geschlossenes Erscheinungsbild. Eine Ausnahme bildet das Formatieren von einzelnen Wörtern oder Abschnitten, die Sie auf der Folie besonders hervorheben wollen. Dazu müssen Sie den Textabschnitt, den Sie formatieren wollen, zuerst markieren. Anschließend können Sie im Menüband auf der Registerkarte Start die Befehlsschaltflächen der Gruppe Schriftart benutzen.
Weitere Hinweise zur Zeichenformatierung erhalten Sie in den entsprechenden Abschnitten zu den Standardbefehlen und zum Programm Word (à Kapitel 4 und Kapitel 6).
HINWEIS
21.3.4 Objekte einfügen Wesentlich für einen überzeugenden Gesamteindruck Ihrer Präsentation sind nicht nur die aussagekräftigen Texte in Form von Aufzählungspunkten auf den einzelnen Folien. PowerPoint bietet Ihnen eine Vielzahl von Möglichkeiten, Ihre Aussagen durch Hinzufügen von unterschiedlichen Objekten zu unterstreichen.
Einfügen über das Menüband Zum Hinzufügen von Objekten, wie Tabellen, Diagramme und diverse grafische Objekte, arbeiten Sie über das Menüband auf der Registerkarte Einfügen, wo Sie vorwiegend in der Gruppe Illustrationen die Befehlsschaltflächen zum Einfügen von unterschiedlichen Objekten ansprechen können (à Abbildung 21.18 und Kapitel 26). Durch Anklicken der Befehlsschaltflächen öffnen Sie – dem gewählten Objekt entsprechend – Dialogfelder, über die Sie weitere Einstellungen vornehmen können.
Einfügen direkt über die Folie Viel bequemer und PowerPoint-spezifisch ist es allerdings, gleich eine Folie zu wählen, die unterschiedliche Bereiche mit Platzhaltern zum Einfügen von Objekten aufweist. Diese Folien wählen Sie, indem Sie auf der Registerkarte Start auf den Pfeil unter Neue Folie klicken und sich dort die geeignete Folie aussuchen (à Abbildung 21.18).
Abbildung 21.18 Die Optionen der Registerkarte Einfügen
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.19 Eie Folie mit Platzhaltern zum Einfügen von Objekten
Je nachdem, was Sie einfügen wollen, sind in jedem Bereich sechs Schaltflächen verfügbar, auf die Sie nur klicken müssen, um die Optionen für das Objekt, das Sie einfügen wollen, zur Verfügung zu haben (à Tabelle 21.4). Symbol
Name und Wirkung Tabelle einfügen: öffnet ein Dialogfeld, über das Sie Spalten und Zeilen für eine Tabelle eingeben können. Diagramm einfügen: öffnet ein Dialogfeld, über das Sie einen Diagrammtyp auswählen können. SmartArt-Grafik einfügen: in einem Dialogfeld eine spezielle Form auswählen. Grafik aus Datei einfügen: zeigt das Dialogfeld zum Öffnen einer auf Ihrem System verfügbaren Grafik an. ClipArt: öffnet ein zusätzliches Fenster zur Auswahl eines Clips aus der ClipArt-Galerie. Mediaclip einfügen: zeigt das Dialogfeld zum Öffnen einer auf Ihrem System verfügbaren Mediendatei an.
Tabelle 21.4 Symbole auf Platzhaltern zum Einfügen von Objekten
566
Je nachdem, welches Objekt Sie eingefügt haben, wird im Menüband zusätzlich eine kontextbezogene Registerkarte angezeigt – beispielsweise Tabellentools, wenn Sie eine Tabelle eingefügt haben (à Kapitel 26 und Kapitel 27). Auf dieser Registerkarte finden Sie sämtliche Befehlsschaltflächen, um das Objekt zu bearbeiten.
21.4 Am Master arbeiten Wir hatten es oben schon erwähnt: Sämtliche Folien einer Präsentation sind mit einem Master verbunden. Auf diesem Master sind Schriftformate, Einzugsebenen, Design sowie Position und Größe von Bereichen für alle Folien einer Präsentation, die mit diesem Master verbunden sind, festgelegt. Auf einem Master können Sie Zusatzinformationen wie Datum, Seitenzahl, Firmenname und Firmenlogo hinzufügen, die durchgehend auf allen Folien/Notizenseiten Ihrer Präsentation erscheinen sollen. Weiterhin können Sie einen eigenen Master erstellen und in diesem Einstellungen für den Hintergrund und für verschiedene Layouts vornehmen. Mit denselben Methoden lassen sich auch vorhandene
Am Master arbeiten
Mastervorlagen abändern. Das gilt sowohl für den eigentlichen Folienmaster als auch für den Notizzettelmaster.
21.4.1 Der Folienmaster Um den aktuellen Master anzuzeigen, wechseln Sie im Menüband zur Registerkarte Ansicht und klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Folienmaster (à Abbildung 21.20). Das Menüband in der Ansicht Folienmaster verfügt über eine weitere Registerkarte mit dem Namen Folienmaster, über deren Befehlsschaltflächen Sie sämtliche Optionen zum Ändern des Folienmasters nutzen können.
Wichtig in diesem Bildschirm sind zunächst einmal die Miniaturansichten in der Spalte links:
ACHTUNG
» Oben finden Sie ein etwas größeres Symbol. Wenn Sie dieses markiert haben, gelten die nachfolgend durchgeführten Einstellungen für alle Folien in der Präsentation. Wenn Sie beispielsweise auf dieser Ebene einen Hintergrund zuweisen, ist dieser bei allen Folien sichtbar.
» Darunter finden Sie Miniaturansichten für die einzelnen Layouts. Änderungen darin wirken sich nur auf Folien aus, die dieses Layout benutzen. Wenn Sie einige – aber nicht alle – dieser Master auf dieselbe Weise ändern wollen, markieren Sie sie vorher mit gedrückt gehaltener Ÿ-Taste.
Abbildung 21.20 Der Master erstellt eine Basispräsentation.
567
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Gruppe
Name und Wirkung Master bearbeiten:.In.dieser.Gruppe.können.Sie.der.Präsentation.einen.neuen.Folienmaster.sowie.ein. benutzerdefiniertes.Layout.hinzufügen.und.weiterhin.den.Namen.des.geänderten.Masters.umbenennen. oder.beibehalten .. Masterlayout:.über.diese.Gruppe.können.Sie.dem.Master.zusätzliche.Platzhalter.zum.Einfügen.von.Elementen.sowie.Felder.für.Titel.und.Fußzeilen.hinzufügen .
Seite einrichten:.dient.vorwiegend.dazu,.die.Seitengröße.und.die.Ausrichtung.festzulegen .
Schließen:.beendet.die.Arbeit.am.Master.und.kehrt.zur.vorher.gewählten.Ansicht.zurück . Tabelle 21.5 Die Gruppen der Registerkarte Folienmaster
Nachdem Sie diese wichtige Markierung vorgenommen haben, können Sie die Befehle in der Registerkarte Folienmaster verwenden, um den gerade markierten Master zu bearbeiten (à Tabelle 21.5).
Einen neuen Master erstellen Wenn Sie einen eigenen Master für die Folien der Präsentation erstellen wollen, klicken Sie in der Ansicht Folienmaster in der Gruppe Master bearbeiten auf die Befehlsschaltfläche Folienmaster einfügen. Sie bewirken damit die Anzeige einer weiteren Gruppe von Masterfolien, die bereits einige Angaben enthält (à Abbildung 21.21). Auch hier gilt wieder: Wenn Sie jetzt einzelne Master darin bearbeiten wollen, müssen Sie sie vorher in der linken Spalte markieren (à oben).
568
Der neu hinzugefügte Folienmaster ist im linken Bereich mit einer Nummer versehen. Mithilfe dieser Grundstruktur können Sie – wie in den folgenden Abschnitten beschrieben – Ihren eigenen Master aufbauen.
TIPP
Das Seitenformat festlegen Zuerst sollten Sie das eingestellte Seitenformat zumindest kontrollieren. Stellen Sie sicher, dass der gewünschte Master markiert ist, und wählen Sie im Menüband in der Gruppe Seite einrichten die Befehlsschaltfläche Seite einrichten. Dadurch öffnen Sie ein gleichnamiges Dialogfeld (à Abbildung 21.22).
Am Master arbeiten
Abbildung 21.21 Der Folienmaster erstellt eine Basispräsentation.
Das Design festlegen
Abbildung 21.22 Kontrollieren Sie das Seitenformat.
Wichtig beim Programm PowerPoint sind vor allem die Optionen im Feld Papierformat. Wählen Sie eines der aufgelisteten Formate aus oder definieren Sie ein eigenes. Im Feld Nummerierung beginnt bei stellen Sie die gewünschte Nummerierung ein.
Wie (fast) alle Programme der Generation Office 2010 verfügt auch Power Point über die Möglichkeit, ein Design festzulegen oder zu einem anderen zu wechseln. Dazu verwenden Sie die Befehle in der Gruppe Design bearbeiten. Sie können darüber ein anderes vorgefertigtes Design zuweisen und/oder einzelne Elemente des Designs verändern. Ein Design ist – wie bei den anderen Office-Programmen – eine Kombination aus einem Farbdesign, einem Schriftartendesign und einem Effektdesign und kann mit einer einzigen Auswahl auf das ganze Dokument angewendet werden. Jedes Dokument, das Sie in Microsoft PowerPoint erstellen, verfügt über ein Design – selbst leere, neue Präsentationen. Das Standarddesign ist das Office-Design, mit einem weißen Hintergrund und dunklen, sanften Farben.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Um ein anderes Design zu benutzen, wählen Sie es aus dem Katalog zur Schaltfläche Designs in der Gruppe Design bearbeiten (à Abbildung 21.23).
Abbildung 21.23 Wählen Sie ein Design aus.
Nachdem Sie durch Wahl eines Designs einen Vorlagensatz eingestellt haben, können Sie über die Kataloge zu den Schaltflächen von Farben, Schriftarten oder Effekte in der Gruppe Design bearbeiten die Parameter des Designs noch zusätzlich ändern (à Abbildung 21.24).
»» Über Farben stehen Ihnen eine Vielzahl von einzel-
Abbildung 21.24 Farben und Schriftarten
die Option Hintergrundformate. Im Katalog zu dieser Schaltfläche haben Sie zunächst einmal die Wahl zwischen mehreren Standardoptionen (à Abbildung 21.25).
nen Farbpaletten zur Verfügung (à Abbildung 21.24 links). Zusätzliche Farben können Sie nach einem Klick auf Neue Designfarben erstellen selbst definieren.
»» In der Liste zu Schriftarten finden Sie mehrere Sätze von Kombinationen zweier Schriftarten. Beispielsweise sorgt die Kombination Larissa 2 dafür, dass für Überschriften die Schriftart Calibri verwendet wird und für den normalen Fließtext die Schriftart Cambria (à Abbildung 21.24 rechts).
Abbildung 21.25 Einige Optionen für den Hintergrund
Den Hintergrund festlegen Das Design bestimmt ebenso den Hintergrund, Sie können aber auch nach der Wahl eines Designs einen anderen Hintergrund einstellen. Dazu wählen Sie auf der Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Hintergrund
570
Nach einem Klick auf die Option Hintergrund formatieren können Sie aber den Hintergrund frei gestalten (à Abbildung 21.26). Ihnen stehen hier in etwa dieselben Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie auch für die For-
Am Master arbeiten
matierung von Diagrammflächen im Programm Excel 2010 finden (à Kapitel 11). Im Bereich Füllung finden Sie mehrere Optionen:
te können Sie jeweils nur einen Farbverlaufstopp ändern. Wenn Sie auf den Farbverlaufstopp klicken, den Sie in der Liste bearbeiten möchten, geben die Positions-, Farben- und Transparenzoptionen die aktuellen Einstellungen für den Farbverlaufstopp wieder. Wenn Sie den Standort für die Farben- und die Transparenzänderung in der graduellen Füllung festlegen wollen, verschieben Sie den Regler Stoppposition oder geben Sie im Feld neben dem Regler eine Zahl in Prozent ein.
»» Mit Bild- oder Texturfüllung können Sie eine Grafikdatei als Hintergrund wählen (à Abbildung 21.27). Sie können hierbei nach einem Klick auf Datei ein Bild als Folienhintergrund wählen.
Abbildung 21.26 Den Hintergrund können Sie frei gestalten.
Nach der Wahl von Einfarbige Füllung, Farbverlauf oder Bild- oder Texturfüllung können Sie das gewünschte Design über mehrere spezifische Optionen einstellen.
»» Die einfarbige Füllung erlaubt es, die Farbe und die Transparenz festzulegen.
»» Bei einem Farbverlauf als Hintergrund können Sie aus Paletten für voreingestellte Farben, Richtung sowie Designfarben das geeignete auswählen (à Abbildung 21.26). Mit der Wahl eines Typs können Sie eine Option aus der Liste auswählen, die die Richtung beim Zeichnen der graduellen Füllung angibt. Der ausgewählte Typ bestimmt die verfügbare Richtung. Bei Farbverlaufstopps handelt es sich um Einstellungen, die Sie vornehmen können, wenn Sie beispielsweise einen Farbverlauf erstellen möchten, der von Rot über Grün zu Blau verläuft. Hierbei müssen Sie drei Farbverlaufstopps hinzufügen – einen für jede Farbe. Wenn Sie einen Farbverlauf erstellen möchten, der nur in der Ecke einer Form angezeigt wird, benötigen Sie Farbverlaufstopps, um den Farbverlauf nicht linear zu gestalten. Über die Stopplis-
Abbildung 21.27 Die Optionen für Bild- oder Texturfüllung
Über den Bereich Bildkorrekturen im Dialogfeld Hintergrund formatieren können Sie – nachdem Sie als Hintergrundfüllung ein Bild ausgewählt haben – verschiedene Einstellungen bezüglich Kontrast, Helligkeit etc. für dieses Bild auswählen (à Abbildung 21.28). Nachdem Sie Ihre Wahl getroffen und sämtliche Einstellungen vorgenommen haben, bestätigen Sie sie durch Für alle übernehmen. Falls Ihnen die Änderungen nicht zusagen, können Sie sie durch einen Klick auf Hintergrund zurücksetzen wieder rückgängig machen.
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
zeile. Angezeigt wird das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile, das über die Registerkarten Folie und Notizblätter und Handzettel verfügt. Die Optionen auf diesen beiden Registerkarten sind im Wesentlichen identisch, nur beziehen sie sich einerseits auf die Anzeige auf den Folien selbst, andererseits auf die Anzeige in Notizblättern und Handzetteln (à folgende Abschnitte).
Wenn Sie nur den Hintergrund einer Folie ändern möchten, benutzen Sie die Ansicht Normal. Ein Hintergrund, der auf einer einzelnen Folie angezeigt wird, hat Vorrang vor dem Hintergrund der Hintergrundseite. Die Objekte auf der Hintergrundseite bleiben jedoch sichtbar.
HINWEIS
Textelemente hinzufügen Standardmäßig verfügt ein neu erstellter Folienmaster über Platzhalter, die auch die Formate der Texteingaben als Standard beinhalten. Um diese Formate einzustellen, markieren Sie den Bereich zunächst durch einen Klick darauf. Im Hauptbereich der Folie können Sie so zwei Bereiche separat ansprechen – den für den Titeltext und den für den Gliederungstext. Führen Sie dann die Formatierung über die entsprechenden Schaltflächen auf der Registerkarte Start in den Gruppen Schriftart und Absatz durch. Die Techniken entsprechen denen, die Sie vom Programm Word her kennen.
Zusätzliche Masterelemente Im Folienmaster finden Sie drei zusätzliche Bereiche – den Datumsbereich, den Fußzeilenbereich und den Foliennummernbereich. Sie können hier dem Folienmaster Platzhalter für Kopfzeilen, Fußzeilen, Datum und Foliennummern hinzufügen (à Abbildung 21.29). Wählen Sie dazu im Menüband auf der Registerkarte Einfügen den Befehl Kopf- und Fuß-
572
Abbildung 21.29 Sie können zusätzliche Angaben auf den Folien zeigen.
Sie finden unter In Folie einschließen einige Abschnitte, über die Sie wählen können, was auf den Folien angezeigt werden soll:
» Durch Aktivieren von Datum und Uhrzeit fügen Sie den Folien Datum und Uhrzeit hinzu. Wenn Sie darunter die Option Fest einstellen, werden die Werte für das Datum und die Uhrzeit angezeigt, die Sie in das Textfeld daneben eingeben. Die Voreinstellung in diesem Feld zeigt die Daten zu dem Zeitpunkt, zu dem die Folie erstellt wurde. Alternativ können Sie über die Option Automatisch aktualisieren dafür sorgen, dass das Datum und die Uhrzeit mit jedem Laden der Folien auf den aktuellen Tag angepasst wird. Wählen Sie unter Sprache ein Datumsformat in der Liste aus.
» Foliennummer fügt die Foliennummer bzw. die Seitenzahl zur Fußzeile der Folie hinzu.
» Nach Aktivieren von Fußzeile wird der Text, den Sie im Feld Text für die Fußzeile eingegeben haben, unten auf der Folie eingefügt.
Am Master arbeiten
Klicken Sie dann auf Für alle übernehmen, wenn Sie diese Einstellungen an allen Folien in der Präsentation anzeigen lassen wollen, einschließlich der entsprechenden Masterdias. Im Gegensatz dazu wendet Übernehmen die aktuellen Einstellungen auf die ausgewählten Folien an. Wenn Sie die zusätzliche Option Auf Titelfolie nicht anzeigen aktivieren, wird die Anzeige dieser Informationen für die erste Folie deaktiviert.
Abbildung 21.30 Vorher gelöschte Masterelemente können wieder eingeschaltet werden.
Änderungen am Masterlayout rückgängig machen
21.4.2 Der Notizenmaster
Über die Schaltfläche Masterlayout in der gleichnamigen Gruppe öffnen Sie ein Dialogfeld, in dem wichtige Elemente des Layouts – wie der Platzhalter für den Titel oder die Datumsanzeige in der Fußzeile – angezeigt werden. Nur dann, wenn Sie Elemente im Master gelöscht haben, können Sie in diesem Dialogfeld das jeweilige Element wieder anzeigen lassen. Aktivieren Sie dazu das entsprechende Kontrollkästchen (à Abbildung 21.30).
Über die Befehlsschaltfläche Notizenmaster auf der Registerkarte Ansicht wechseln Sie in die Hintergrundansicht für Notizen, in der Sie Formate für Notizen definieren können (à Abbildung 21.31). In diesem Modus können Sie das Layout und die Formate für die Notizenseiten zu allen Folien ändern. Die Einstellungen für den Folienmaster werden davon nicht betroffen. Wenn Sie auf einen der darin angezeigten Bereiche klicken, können Sie ihn verschieben und auch in seiner
Abbildung 21.31 Legen Sie den Master für die Notizen fest.
573
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Größe ändern. Über die in dieser Ansicht angezeigte Registerkarte Notizenmaster können Sie sämtliche Optionen anwählen, die Sie für das Erscheinungsbild der Notizenseite benötigen. Außerdem stehen Ihnen nach einem Markieren des unteren Bereichs, der die eigentlichen Notizen aufnimmt, praktisch alle Werkzeuge für die Textverarbeitung zur Verfügung. Sie können in dieser Ansicht dem Master im Notizseitenmodus auch Platzhalter für Kopfzeilen, Fußzeilen, Datum und Foliennummern hinzufügen bzw. diese entfernen.
21.4.3 Weitere Master Auch für die Handzettel gibt es Mastervorlagen. Die Ansicht Handzettelmaster schaltet zur Handzettelseite um (à Abbildung 21.32). Sie können diese Ansicht verwenden, um ein Konzept für einen Ausdruck mit den Inhalten Ihres Vortrags zu entwickeln. Die Anzahl der verkleinerten Folienabbildungen, die Sie auf einer Seite anzeigen möchten, ändern Sie mit dem Befehl Folien pro Seite, indem Sie zur neu angezeigten Registerseite Handzettelmaster des Menübands wechseln.
21.4.4 Die Arbeit am Master beenden Zum Abschluss der Arbeit am Master klicken Sie auf die Schaltfläche Masteransicht schließen auf der Registerkarte zum jeweiligen Master (Folienmaster, Handzettelmaster, Notizenmaster). Sie kehren damit zurück zur vorher eingestellten Ansicht. Ein Präsentationslayout, das Sie in der Masteransicht entworfen haben – beispielsweise ein spezielles Firmendesign –, können Sie als Vorlage speichern. Damit steht Ihnen diese Vorlage bei Bedarf für weitere Präsentationen zur Verfügung. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Datei den Bereich Speichern unter und stellen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp PowerPoint-Vorlage ein. Beim nächsten Start des Programms finden Sie Ihre gespeicherte Vorlage über den Bereich Neu unter Meine Vorlagen.
TIPP
Abbildung 21.32 Handzettel fassen mehrere Folien auf einer Seite zusammen.
574
Präsentation einrichten und vorführen
21.5 Präsentation einrichten und vorführen Nachdem Sie alle Folien einer Präsentation erstellt und auch die gewünschten Objekte hinzugefügt haben, stehen jetzt noch einige letzte Schritte an, bevor Sie eine Präsentation vorführen: Für diese Aufgaben arbeiten Sie am besten in der Ansicht Foliensortierung, die Sie über die Registerkarte Ansicht über die entsprechende Schaltfläche anzeigen lassen.
»» Wenn Sie Ihre Präsentation auf unterschiedliche Zuhörergruppen ausrichten möchten, können Sie für jede dieser Gruppen aus Ihren Folien eine Auswahl zusammenstellen, in der die jeweiligen Interessenschwerpunkte der Gruppe abgehandelt werden. Man spricht dann von einer zielgruppenorientierten Präsentation.
»» Anschließend können Sie für die einzelnen Folien noch weitere Eigenschaften festlegen. Solche Folieneigenschaften beinhalten unterschiedliche Aspekte: Sie beschreiben beispielsweise, in welcher Form und mit welchen optischen Effekten zur nächsten Folie gewechselt wird oder ob eine Klangdatei während der Anzeige wiedergegeben werden soll. Die Übergänge von Folie zu Folie während einer Bildschirmpräsentation können Sie durch eine Vielzahl von optischen Spezialeffekten fließender gestalten. Durch das Zuweisen bestimmter Tasten vereinfachen Sie die Navigation innerhalb Ihrer Präsentation.
»» Im vorletzten Abschnitt kommen wir zum eigentlichen Ziel der Arbeit: der Vorführung der Präsentation. Nach dem Starten können Sie manuell zwischen den Folien navigieren und auch bei gedrückt gehaltener rechter Maustaste Elemente auf der Folie durch Unterstreichen betonen. Sie können auch eine transportierbare Version einer Präsentation erstellen, die auf jedem beliebigen Computer ausgeführt werden kann, auf dem ein Windows-Betriebssystem verwendet wird.
»» PowerPoint bietet eine umfassende Auswahl an Druckoptionen. Sie können eine gesamte Präsentation, mehrere aufeinanderfolgende Folien und Seiten, bestimmte Folien und Seiten drucken. Ebenfalls gedruckt werden können Zusammenfassungen oder Notizen für den Referenten. Die Techniken zur end-
gültigen Durchführung des Ausdrucks sind für alle Programme in Microsoft Office 2010 und die darin erzeugbaren Dokumente nahezu identisch (à Kapitel 24).
21.5.1 Arbeiten in der Foliensortierung Wenn Sie mit den Strukturen innerhalb der einzelnen Folien zufrieden sind und nur noch an der Reihenfolge der einzelnen Folien feilen wollen, sollten Sie die Folien in der Ansicht Foliensortierung anzeigen (à Abbildung 21.33). In dieser Ansicht wird der Folienbereich ausgeblendet und die Folien werden in verkleinerter Form im Hauptbereich des Bildschirms abgebildet. Wählen Sie den Vergrößerungsmaßstab so, dass Sie den Inhalt der Dias noch identifizieren können.
Allgemeiner Ablauf Sie können jetzt die Folien in der Präsentation sortieren, indem Sie sie mit der Maus markieren und an die gewünschte Stelle ziehen. Sie können auch mehrere Folien gemeinsam markieren und dann die Gruppe an die gewünschte Position ziehen.
»» Um mehrere aufeinanderfolgende Folien zu verschieben, müssen Sie diese zuerst gemeinsam markieren: Halten Sie die Taste Á gedrückt und klicken Sie dann auf die erste und die letzte Folie in der Reihe der Folien, die Sie verschieben wollen.
»» Mehrere nicht aufeinanderfolgende Folien markieren Sie, indem Sie die Taste Ÿ gedrückt halten und dann auf jede gewünschte Folie klicken.
Zielgruppenorientierte Präsentation In vielen Fällen werden Sie eine bestimmte Präsentation vor verschiedenen Gruppen von Zuhörern vortragen wollen. In diesem Fall sollten Sie zunächst eine Basispräsentation mit allen Folien erstellen, in denen alle – meist unterschiedlichen – Schwerpunkte der Interessen dieser Gruppen abgehandelt werden. Einzelne Folien der gesamten Präsentation können Sie dann als sogenannte zielgruppenorientierte oder individuelle Präsentation für einen bestimmten Teilnehmerkreis definieren. Das hat den Vorteil, dass Sie mit einer einheitlich gestalteten Präsentation verschiedene Gruppen ansprechen können und nicht mehrere Präsentationen mit fast gleichem Inhalt erstellen müssen.
575
Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.33 Die Folien in der Ansicht Foliensortierung
Sie können aus einer aktuellen Präsentation beliebig viele zielgruppenorientierte Präsentationen erstellen. Öffnen Sie zunächst die Präsentation, aus der Sie einzelne Folien als zielgruppenorientierte Präsentation definieren wollen, und zeigen Sie sie in der Ansicht Foliensortierung an. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Bildschirmpräsentation. Klicken Sie dort auf die Befehlsschaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation und wählen Sie darin die Option Zielgruppenorientierte Präsentation. Im gleichnamigen Dialogfeld werden im Hauptfeld die zur aktuellen Präsentation schon definierten Varianten angezeigt. Beim ersten Aufruf dieses Befehls ist dieses Feld aber noch leer (à Abbildung 21.34).
Abbildung 21.34 Eine neue zielgruppenorientierte Präsentation erstellen
Klicken Sie zunächst auf Neu, um eine Kopie der Originalpräsentation zu erstellen. Im Dialogfeld Zielgruppenorientierte Bildschirmpräsentation definieren können Sie dann dieser Kopie im Feld Name der Bildschirmpräsentation einen eigenen Namen geben (à Abbildung 21.35).
»» In der Liste Folien in der Präsentation werden die Folien der zur aktuellen Präsentation gehörenden Folien in der festgelegten Reihenfolge aufgelistet. Markieren Sie darin die Folien, die Sie für die Zielgruppe
576
Abbildung 21.35 Eine neue zielgruppenorientierte Präsentation erstellen
Präsentation einrichten und vorführen
benutzen wollen. Sie können bei gedrückt gehaltener Taste Ÿ mehrere Folien auswählen. Benutzen Sie dann die Schaltfläche Hinzufügen in der Mitte zwischen den beiden Listen, um die ausgewählte(n) Folie(n) in die Liste Folien in der zielgruppenorientierten Präsentation zu übernehmeWenn Sie Folien in die zielgruppenorientierte Präsentation übernommen haben, die Sie nicht wünschen, können Sie diese nach dem Markieren in der entsprechenden Liste über die Schaltfläche Entfernen wieder aus der Liste befördern.
»»
Über die Pfeiltasten am rechten Rand können Sie die Reihenfolge der Folien, die Sie zuvor in der Liste markiert haben, nachträglich noch umstellen.
Nach der Bestätigung über OK wird die Präsentation unter dem vergebenen Namen im Dialogfeld Zielgruppenorientierte Präsentationen angezeigt. Erstellen Sie so viele Kopien, wie Sie benötigen. Diese Varianten werden alle in derselben Datei gespeichert. Nachdem Sie Varianten erstellt haben, können Sie über dasselbe Dialogfeld zwischen diesen Kopien wechseln.
21.5.2 Folienübergänge festlegen PowerPoint verfügt über eine Vielzahl von optischen Spezialeffekten, die beim Übergang von einer Folie zur nächsten während einer Bildschirmpräsentation ausgeführt werden können. Um einen solchen Übergang festzulegen, wechseln Sie zunächst im Menüband zur Registerkarte Übergänge. In der Gruppe Übergang zu dieser Folie finden Sie sämtliche Optionen, die Sie für einen optischen Spezialeffekt benötigen, der ausgeführt wird, wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation zur nächsten Folie wechseln (à Abbildung 21.36).
Optische Effekte Den gewünschten optischen Effekt des Übergangs können Sie über die Schaltflächen links in dieser Gruppe zuweisen. Oder Sie klappen im Menüband auf der Registerkarte Übergänge die Palette der verfügbaren Übergangseffekte auf. Klicken Sie dann den geeigneten Effekt an, um ihn zuzuweisen (à Abbildung 21.37).
Abbildung 21.36 Die Gruppe Übergang zu dieser Folie
Abbildung 21.37 Folienübergang über das Menüband, Registerkarte Übergänge zuweisen
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Der Effekt wird während des Zuweisens ausgeführt. Um den zugewiesenen Effekt nochmals zu betrachten, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau links auf der Registerkarte Übergänge. Um den Effekt gleich am Bildschirm kontrollieren zu können, können Sie sowohl die Ansicht Normal als auch die Foliensortierung nutzen. Markieren Sie die Folie(n), für die der Übergang zum nächsten bestimmt werden soll. Sie können wiederum mehrere Folien bei gedrückt gehaltener Ÿ-Taste markieren.
Die Anzeigedauer Über die restlichen Befehlsschaltflächen in der Gruppe Anzeigedauer können Sie weitere Effekte zuweisen.
»» Wenn Sie beim Übergang zusätzlich einen Klang benutzen, machen Sie die Zuhörer darauf aufmerksam, dass es wieder etwas Neues zu sehen gibt. In der Liste zum Feld Klang stehen Ihnen mehrere Standardklänge zur Verfügung, Sie können aber nach Auswahl von Anderer Sound auch eine andere Klangdatei wählen (à Abbildung 21.38). Wenn Sie Wiederholen bis zum nächsten Sound aktivieren, wird der Klang so lange wiederholt, bis der nächste Klang gestartet wird.
»» Im Bereich unter der Überschrift Nächste Folie können Sie auswählen, mit welchen Methoden zur folgenden Folie gewechselt werden soll: Sie haben hier die Wahl, den Wechsel manuell oder nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne vorzunehmen.
»» Wenn Sie auf die Schaltfläche Für alle Folien übernehmen klicken, wird die oben eingestellte Form des Übergangs auf alle Folien der Präsentation angewendet, nicht nur auf die gerade markierte(n). Seien Sie also vorsichtig damit. Es empfiehlt sich, zunächst einen Übergang zu definieren, der für die Mehrzahl der Folien gelten soll, und dann – wenn notwendig – einzelne Übergänge abzuwandeln. Nachdem Sie die Übergangseffekte zugewiesen und andere Einstellungen vorgenommen haben, werden in der Ansicht Foliensortierung Ihre Einstellungen zum Übergangseffekt durch ein kleines Symbol und die – wenn eingestellt – festgelegten automatischen Einblendezeiten unterhalb der Folie angezeigt (à Abbildung 21.39).
578
Abbildung 21.38 Liste der verfügbaren Soundeffekte
Einblendezeiten testen Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Wechsel von einer Folie zur nächsten automatisch ablaufen zu lassen und nicht durch einen Mausklick oder das Drücken einer Taste zu steuern, können Sie die Einblendezeiten für die einzelnen Folien auch aufnehmen lassen. Markieren Sie dazu die erste Folie der Präsentation und wechseln Sie zur Registerkarte Bildschirmpräsentation. Aktivieren Sie dort die Befehlsschaltfläche Neue Einblende zeiten testen . Eine Bildschirmpräsentation wird gestartet. Nach dem Einblenden einer Folie wird links unten in einem kleinen Dialogfeld die aktuelle Anzeigezeit wiedergegeben. Wenn Sie über einen Mausklick oder eine Taste zur nächsten Folie wechseln, wird diese Zeit notiert und für spätere Präsentationsabläufe gespeichert.
21.5.3 Animation In einem weiteren Schritt können Sie praktisch alle Elemente einer Folie auf unterschiedliche Weisen animieren. Um den Effekt gleich am Bildschirm zu kontrollieren, sollten Sie in der Ansicht Normal arbeiten. Zeigen Sie die Folie, deren Elementen Sie einen Animationseffekt hinzufügen wollen, im Hauptfenster an. Wählen Sie dann das Objekt auf der Folie aus. Dabei kann es sich um
Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 21.39 Folienabbildungen mit Symbolen für Übergangseffekte und Einblendezeit – Sie finden diese unterhalb der Folie.
ein Textobjekt – wie einen Titel oder einen Punkt einer Aufzählungsliste – oder ein bereits eingefügtes grafisches Objekt handeln. Zeigen Sie im Menüband die Registerkarte Animationen an. Über die anfänglich etwas dürftig aussehende Gruppe Animationen steht Ihnen eine Riesenauswahl an Animationseffekten zur Verfügung (à Abbildung 21.40).
ches Objekt bzw. welchen Bereich einer Folie Sie zuvor markiert haben (à Abbildung 21.41). Nachdem Sie den passenden Effekt gefunden haben, weisen Sie ihn durch einen Mausklick zu.
»» Über Eingang stellen Sie den Effekt ein, mit dem das Objekt auf der Folie erscheinen soll.
»» Bei Betont können Sie verschiedene Effekte zum Hervorheben eines Objekts auswählen.
Danach können Sie wählen, ob Sie dem Objekt eine einfache Animation hinzufügen wollen oder ob Sie zusätzlich benutzerdefinierte Einstellungen vornehmen wollen.
»» Beenden liefert eine Auswahl von unterschiedlichen
Einfache Animation
»» Die vierte Kategorie mit dem Namen Animationspfa-
Bei der Liste der einfachen Animation, die Sie durch Anklicken des Pfeils im Feld Animationsstil aufklappen, haben Sie die Möglichkeit, die Auswirkung des entsprechenden Effekts direkt in der Ansicht Normal anzeigen zu lassen, wenn der Mauszeiger auf den Effektbefehl zeigt. Welche Animationseffekte in der Liste verfügbar sind, hängt davon ab, wel-
Abschlusseffekten für das Objekt aus den Effektkategorien. de beschreibt, mit welchem Pfad sich das Objekt auf dem Bildschirm bewegen soll.
»» Bei allen Kategorien finden Sie den Befehl Weitere Effekte. Damit rufen Sie dem Effekt entsprechende Dialogfelder auf, über die Sie die Palette der insgesamt verfügbaren Animationseffekte anzeigen lassen können (à Abbildung 21.42).
Abbildung 21.40 Die Registerkarte Animationen
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Effekte einstellen Nach der Wahl einer Animation können Sie auch den Katalog zur Schaltfläche Effektoptionen öffnen und darüber einige Feinheiten festlegen. Welche Optionen Ihnen darin zur Verfügung stehen, hängt vom vorher festgelegten Animationsstil ab (à Abbildung 21.43).
Weitere Einstellungen Nach einem Klick auf die Schaltfläche Animationsbereich in der Gruppe Erweiterte Animation wird rechts auf dem Bildschirm der Animationsbereich eingeblendet, in dem die definierten Animationseffekte einzeln aufgelistet werden (à Abbildung 21.44).
»» Die gewählten Effekte werden bei der Bildschirmpräsentation in der Reihenfolge abgearbeitet, in der sie in der Liste aufgeführt sind. Sie können diese Reihenfolge im Aufgabenbereich durch Klicken auf die Schaltflächen mit den Pfeilen ändern, nachdem Sie den Effekt markiert hatten.
»» Über die Befehle im Menü zu einem Effekt regeln Sie, wann mit dem Effekt begonnen werden soll.
»» Um einen Animationseffekt aus der Liste der Animationen zu löschen, markieren Sie ihn und klicken auf Entfernen. Abbildung 21.41 Die Optionen für die einfache Animation
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Abbildung 21.42 Weitere Animationseffekte bzw. Animationspfade hinzufügen
Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 21.44 Der Animationsbereich
Abbildung 21.43 Zusätzliche Optionen stehen zur Verfügung.
21.5.4 Die Einstellungen zum Ablauf Je nachdem, welche Anforderungen Sie haben, stehen Ihnen zur Durchführung einer Bildschirmpräsentation verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Einerseits können Sie über die Optionen der Registerkarte Bildschirmpräsentation im Menüband arbeiten (à Abbildung 21.45). Andererseits können Sie über den Befehl Bildschirmpräsentation einrichten auf der Registerkarte Bildschirmpräsentation des Menübands ein Dialogfeld aufrufen, über das Sie sämtliche Einstellungen für die Bildschirmpräsentation kon trollieren und zusätzliche Parameter in einem Schritt
festlegen können (à Abbildung 21.46). Hierzu gehören unter anderem die Entscheidung, ob die Bildschirmpräsentation in voller Größe oder in einem Fenster ablaufen soll, die Frage, wie der Folienwechsel erfolgen soll, sowie Zeigeroptionen, die Sie während der laufenden Präsentation einsetzen können. Die Optionen sind identisch mit den Befehlen, die Sie über das Menüband vornehmen können.
»» Unter Art der Präsentation geben Sie an, ob eine Präsentation in voller Bildschirmgröße unterstützt von einem Vortragenden oder in einem Standardfenster mit benutzerdefinierten Befehlen und einer Bildlaufleiste ablaufen soll. Weiterhin können Sie festlegen, dass eine Präsentation in voller Bildschirmgröße selbst abläuft und nach einigen Minuten ohne Eingabe wieder gestartet wird.
»» Unter Optionen anzeigen finden Sie mehrere zusätzliche Einstellungen: Wiederholen, bis „Esc“ gedrückt wird bewirkt, dass die Präsentation in einer Endlosschleife abläuft, bis sie durch Drücken der È-Taste beendet wird. Auch wenn Sie den Vortrag aufge-
Abbildung 21.45 Optionen für eine Bildschirm präsentation
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Kapitel 21 • Präsentationen mit PowerPoint 2010
Abbildung 21.46 Die Optionen des Dialogfelds Bildschirm präsentation einrichten
zeichnet haben, führt die aktivierte Option Präsentation ohne Kommentar dazu, dass die Präsentation ohne Vertonung abläuft. Präsentation ohne Animation bedeutet, Sie zeigen die einzelnen Folien einer Bildschirmpräsentation ohne Animationseffekte an.
»» Unter Folien anzeigen legen Sie fest, welche Folien angezeigt werden sollen: Sie können alle Folien oder nur bestimmte Folien anzeigen lassen. In zusätzlichen Feldern können Sie den Bereich angeben, beispielsweise Folie 1 bis Folie 4. Weiterhin können Sie den Ablauf einer zielgruppenorientierten Präsentation einstellen.
»» Zusätzlich lässt sich vorab einstellen, ob der Wechsel von Folie zu Folie manuell oder mit den von Ihnen vorab festgelegten Einblendezeiten erfolgen soll.
»» Wenn Sie eine Präsentation von einem Podium ausführen wollen, während die Zuschauer die Präsentation gleichzeitig auf einem zweiten Bildschirm verfolgen, aktivieren Sie die Optionen unter Mehrere Monitore. Bedenken Sie dabei, dass der vorführende Rechner über zwei Grafikkarten verfügen muss.
»» Unter Stiftfarbe wählen Sie eine Farbe aus, mit der Sie während einer Bildschirmpräsentation durch einen Redner bestimmte Punkte unterstreichen können. Auch eine Laserpointerfarbe können Sie einstellen.
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21.5.5 Die Bildschirmpräsentation starten Eine Bildschirmpräsentation starten Sie, indem Sie im Menüband in der Registerkarte Bildschirmpräsentation auf die gewünschte Schaltfläche in der Gruppe Bildschirmpräsentation starten klicken. Sie können hierbei wählen, ob Sie die Präsentation von Beginn an, nur ausgesuchte Folien oder eine zielgruppenorientierte Präsentation starten wollen. Sie können auch die gleichnamige Schaltfläche am rechten unteren Rand in der Statusleiste benutzen oder einfach Í drücken. Die Präsentation wird mit den gewählten Einstellungen gestartet (à Abbildung 21.47).
»» Wenn Sie im Dialogfeld Bildschirmpräsentation einrichten unter Art der Präsentation die standardmäßig gewählte Option Präsentation durch einen Redner gewählt hatten, wird die Oberfläche von PowerPoint ausgeblendet und die Folien werden in voller Bildschirmgröße wiedergegeben. Am linken unteren Rand werden Symbole eingeblendet, über die Sie vorwiegend den Ablauf und anderes beeinflussen können. Diese sind erst sichtbar, nachdem Sie den Mauszeiger in diesen Bereich bewegt haben.
»» Über den nach links zeigenden Pfeil können Sie die vorher angezeigte Folie erneut auf den Bildschirm rufen. Ein Klick auf den nach rechts zeigenden Pfeil wechselt zur nächsten Folie.
Präsentation einrichten und vorführen
Abbildung 21.47 Die Bildschirmpräsentation ausführen
»» Über das Stiftsymbol aktivieren Sie die Stiftfunktio-
»» Mit einem Klick auf den Befehl Präsentation been-
nen und rufen ein Menü auf, über das Sie während der Bildschirmpräsentation verschiedene Mauszeigerformen sowie Stiftfarben einstellen können. Die mit dem Stift hinzugefügten Linien etc. verschwinden nach dem nächsten Übergang.
den verschwindet die Präsentation vom Bildschirm, der in die normale Programmansicht wechselt.
»» Ein Klick auf die Schaltfläche neben dem Stiftsymbol öffnet ein Menü, über das Sie zu bestimmten Folien, zielgruppenorientierten Präsentationen sowie zu anderen Programmen wechseln können. Weiterhin können Sie hier festlegen, was während der Präsentation auf dem Bildschirm angezeigt wird.
»» Ein Klick mit der linken Maustaste oder das Drücken der Taste Æ, þLeerÿ, ~ oder ¥ wechselt zur nächsten Folie, ein Klick mit der rechten Maustaste oder der Taste | oder ¦ führt Sie zurück zur vorherigen Folie.
»» Die laufende Präsentation können Sie durch Drücken von È abbrechen.
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Kapitel 22 Publikationen mit Publisher 2010 Mit Hilfe von Microsoft Publisher 2010 können Sie Texte und grafische Elemente in einem professionellen Layout zusammenfassen und so wirkungsvolle Publikationen erstellen. Wie man das tut, beschreibt dieses Kapitel. Wir wollen uns aber hier auf diejenigen Aspekte beschränken, die Sie nicht schon von anderen Programmen her kennen. Sie sollten sich also in Dingen wie der Texteingabe mit Microsoft Word bereits auskennen.
» Zunächst wollen wir Ihnen die wichtigsten Elemente der Oberfläche des Programms vorstellen (à Abschnitt 22.1). Dazu gehören auch die Hilfsmittel, die Ihnen zur Anordnung der Elemente in der Publikation zur Verfügung stehen.
» Der erste – und vielleicht wichtigste – Schritt beim Erstellen einer Publikation besteht im Festlegen des Layouts (à Abschnitt 22.2). Die wichtigsten Elemente des Layouts – wie Seitenformate, Farbschema usw. – können Sie unabhängig vom Inhalt zentral steuern und ändern.
» Dann wollen wir uns mit den Methoden beschäftigen, die Sie zum Füllen des Dokuments mit Inhalten verwenden werden. Die Inhalte – vordringlich Texte
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– werden in Rahmen eingegeben, die ein einfaches Anordnen und Ändern dieser Anordnung ermöglichen (à Abschnitt 22.3). In diese Rahmen können Sie einerseits Texte aus anderen Anwendungen importieren oder direkt in diesen eingeben.
» Außerdem können Sie natürlich auch grafische Elemente – wie Zeichnungen, Bilder oder Fotos – in einer speziellen Form von Rahmen eingeben, die auch einen variablen Textfluss um die Grafik ermöglicht (à Abschnitt 22.4). Vielleicht sind noch einige Vorbemerkungen zum Programm Publisher angebracht: Dieses Programm wird im professionellen Bereich selten verwendet. Der Grund ist teilweise, dass es professionelle Layout- und Satzprogramme gibt, die leistungsfähiger sind als Publisher – beispielsweise Adobe InDesign. Ein weiterer Grund besteht darin, dass mit dem Erstellen von Vorlagen für den Druck bzw. die Druckvorstufe oft erhebliche Kosten verbunden sind. Als Anwender geht man eventuell erhebliche Risiken ein, wenn man kein Standardprogramm für Aufgaben des Desktoppublishings benutzt. Wenn Sie also einen professionellen Druckservice mit der Herstellung Ihrer Publikation beauftragen wollen, sollten Sie auf jeden Fall vorher sicherstellen, dass das Ergebnis Ihrer Arbeit mit Publisher 2010 den von dieser Stelle her gestellten Anforderungen entspricht.
ACHTUNG
Die Programmoberfläche
22.1 Die Programmoberfläche Im Gegensatz zu manchen anderen Office-Programmen wird nach dem Starten von Publisher 2010 nicht sofort ein neues leeres Dokument erstellt. Das liegt hier daran, dass die Wahl des Seitenformats ein entscheidendes Merkmal einer Publikation ist und Sie dieses erst individuell festlegen müssen. Sie sollten an dieser Stelle gleich wissen, dass dieser Wahl bei einem Publikationsprogramm ein sehr hoher Stellenwert zukommt. Während Sie bei einem Textverarbeitungsprogramm wie Word das Format der Seiten auch nach dem Erstellen von Eingaben jederzeit ändern können, legen Sie bei Publisher die wichtigsten Randbedingungen für die Erstellung der Publikationen fest. Wesentlich bei der Arbeit mit diesem Programm ist ja die Anordnung der einzelnen Elemente auf der Seite. Erfahrungsgemäß ist das die Aufgabe, die beim Erstellen einer Publikation die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Sie sollten sich darum möglichst früh für ein Format entscheiden. Spätere Änderungen sind zwar möglich, erfordern aber immer einen Mehraufwand an Arbeit.
22.1.1 Eine Publikation erstellen Nach dem Starten meldet sich darum zuerst die Backstage-Ansicht des Programms mit dem Bereich Neu (à Abbildung 22.1). Darin können Sie das zu verwendende Format für die Publikation wählen. In diesem Dialogfeld können Sie entscheiden, ob Sie mit einer leeren Publikationsseite beginnen oder eine der vorhandenen Vorlagen verwenden wollen. Unter den Vorlagen im unteren Bereich finden Sie diverse Publikationsentwürfe – wie beispielsweise für Magazine, Handzettel oder Geschäftspapiere –, von denen sich zumindest eines als Vorentwurf für Ihre Zwecke eignen sollte.
Die Standardformate Die beiden Optionen A4 blanko (Hochformat) und A4 blanko (Querformat) erstellen eine leere Präsentation im Format A4. Interessant an dieser Stelle ist auch die Option Weitere Formate für leere Seiten (à Abbildung 22.2). Wenn Sie darauf klicken, haben Sie neben dem Standardformat A4 auch die Wahl zwischen diversen anderen allgemein üblichen Formaten – sowohl als Hoch- als auch als Querformat. Außerdem
Abbildung 22.1 Eine neue Publikation erstellen
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.2 Einige weitere Seitenformate. Hier finden Sie bereits die meisten gängigen Abmessungen.
können Sie in diesem Fenster auch gleich die gewünschten Einstellungen für das Farbschema und das Schriftschema vornehmen.
Das Farbschema und das Schriftartenschema Microsoft Publisher 2010 hält eine größere Menge professionell entworfener und aufeinander abgestimmter Farbschemata bereit. Die Arbeit mit einem Farbschema erlaubt es, die gewählte Farbe später zentral und in einem Arbeitsgang zu ändern. Zusätzliche Farben außerhalb des gewählten Schemas können Sie aber außerdem verwenden.
»» Ein Farbschema besteht aus fünf aufeinander abgestimmten Farben. Sie können diese Schemata auch
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abändern oder weitere komplett neu erstellen (à Abbildung 22.3 links).
»» Ein Schriftartenschema beinhaltet eine Schriftart für die Überschriften eines Textkörpers. Auch diese Schemata können Sie abändern oder neu aufbauen (à Abbildung 22.3 rechts).
»» Unten im Bereich Anpassen finden Sie außerdem einen mit Unternehmensinformationen benannten Bereich. Wenn Sie darin auf Neu erstellen klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gewisse Angaben zu Ihren Unternehmen an einer zentralen Stelle eingeben und später auch ändern können (à Abbildung 22.4). Diese Informationen können Sie später an geeigneter Stelle in Ihre Publikation einfügen.
Die Programmoberfläche
Abbildung 22.3 Farbschema und Schriftartenschema
Bestätigen Sie nach der Wahl über die Schaltfläche Erstellen. Erst nachdem Sie über die Backstage-Ansicht ein Blankoformat oder eine Vorlage für Ihre Publikation gewählt
Abbildung 22.4 Wählen Sie die Unternehmensinformationen aus.
haben, wird die eigentliche Programmoberfläche angezeigt (à Abbildung 22.5). Diese beinhaltet bei der Programmversion 2010 das für alle Programme typische Menüband.
Abbildung 22.5 Eine leere Publikation
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Wir wollen Sie mit den wichtigsten Elementen dieser Oberfläche vertraut machen, bevor wir daran gehen, die eigentlichen Eingaben vorzunehmen, Zu diesen Elementen gehören der Navigationsbereich, die Lineale und die Führungslinien.
22.1.2 Der Navigationsbereich Den Navigationsbereich finden Sie links im Programmfenster. Darin werden die von Ihnen erstellten Seiten aufgelistet. Wenn Sie von einem der Blankoformate ausgegangen sind, finden Sie darin zunächst nur eine Seite – weitere müssen Sie erst noch anlegen. Diese Seiten sind nummeriert, können aber auch mit einem Namen versehen werden. Haben Sie beim Erstellen eine Vorlage verwendet, finden Sie im Navigationsbereich meist bereits mehrere Seiten.
Beachten Sie gleich, dass die Nullpunkte in diesen Linealen standardmäßig zunächst mit den Seitenrändern übereinstimmen.
Lineale verschieben Um näher an den Elementen auf einer Seite zu arbeiten, können Sie die Lineale an geeignete Stellen auf dem Bildschirm verschieben. Halten Sie die Taste Á gedrückt und bewegen Sie den Mauszeiger auf das senkrechte oder waagerechte Lineal, bis sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus zusammen mit dem Lineal an die gewünschte Stelle auf der Seite. Lassen Sie dort die Maustaste los (à Abbildung 22.6). Sie können zum Verschieben der Lineale auch einfach den Schnittpunkt der beiden Lineale durch Ziehen mit der Maus auf die gewünschte Stelle bewegen.
»» Der Navigationsbereich dient dazu, Seiten zur Anzeige und Bearbeitung auszuwählen. Wenn Sie auf ein Symbol darin klicken, wird die Seite im Hauptbereich des Bildschirms angezeigt. Im Navigationsbereich wird die gerade markierte Seite mit einem gelben Rahmen versehen.
»» Manche Befehle im Programm gelten für die gerade ausgewählte Seite. Wenn sich der Befehl auf verschiedene Seiten auswirken soll, müssen Sie diese zuerst gemeinsam auswählen. Halten Sie dazu die Taste Ÿ gedrückt und klicken Sie im Navigationsbereich auf die Symbole für die gewünschten Seiten.
22.1.3 Die Lineale Den Linealen kommt bei einem Publikationsprogramm eine weitaus höhere Bedeutung zu als bei der Textverarbeitung. Sie können darüber die Position des Mauszeigers sowie die Position und die Größe von markierten Objekten ablesen:
»» Die jeweilige Position des Mauszeigers wird in den Linealen markiert. Durch diese Anzeige wissen Sie, an welchem Punkt der Seite Sie arbeiten.
»» Haben Sie einen Objektrahmen markiert, werden dessen Umgrenzungen in den Linealen markiert.
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Abbildung 22.6 Die Lineale wurden auf die Seite verschoben. Das kann zum genauen Ablesen der Maße dienlich sein.
Die Nullpunkte verschieben Wir hatten es gerade schon erwähnt: Die Nullpunkte in den Linealen stimmen in der Grundeinstellung mit den Seitenrändern überein. Oft ist es aber sinnvoll, diesen Nullpunkt zu verschieben – beispielsweise auf den Rand eines eingefügten Objekts. Dazu halten Sie die Á-Taste und die Ÿ-Taste gedrückt und klicken Sie mit der Maus im Lineal die gewünschte Stelle an (à Abbildung 22.7).
Seiten
Die Gestaltung des Layouts Durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit dem Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenentwurf bringen Sie ein Dialogfeld auf den Bildschirm, das es Ihnen erlaubt, ein Layout für den späteren Ausdruck einzustellen (à Abbildung 22.8).
Abbildung 22.7 Die Lineale wurden auf die Seite verschoben und die Nullpunkte wurden versetzt.
22.2 Seiten Nachdem Sie die wichtigsten Hintergrundwerkzeuge der Oberfläche kennen gelernt haben, können Sie sich an die Feinheiten der Gestaltung der Seite(n) machen. Theoretisch können Sie die hier erwähnten Parameter später zu jeder Zeit umstellen. Sie müssen aber damit rechnen, dass die bereits ausgerichteten Objekte nach einer Änderung nicht mehr auf die neu eingestellte Seite passen. Nehmen Sie also die Einstellungen besser vor, bevor Sie die Seite mit Objekten füllen.
Wichtig ist zu wissen, dass das Programm hinsichtlich des Begriffs Seite und deren Maßen zwischen zwei Dingen unterscheidet. Der Größe der Publikation und die Größe des für den Ausdruck zu verwendenden Papiers. Diese beiden Größen müssen nicht übereinstimmen. Bei kleineren Publikationsformaten ist es beispielsweise möglich, zwei oder mehr Exemplare der Publikation auf einer Druckseite unterzubringen. Im Dialogfeld Seite einrichten finden Sie die Maße der Publikation links unter Seite. Die Papiermaße werden unter Zielpapiergröße angezeigt. Über das Listenfeld Layouttyp können Sie angeben, wie diese beiden Seitengrößen kombiniert werden sollen.
»» Die Option Broschüre darin erzeugt beispielsweise ein Layout, in dem zwei Seiten der Publikation auf dem Papier nebeneinander gedruckt werden (à Abbildung 22.9 links). Durch Falten des Papiers nach dem Ausdruck erzeugen Sie ein buchähnliches Produkt.
»» Gefaltete Karte funktioniert ähnlich, allerdings stehen hier mehrere Formen der Faltung zur Verfügung
Abbildung 22.8 Die Seite einrichten. Wählen Sie in diesem Dialogfeld immer zuerst den Layouttyp.
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.9 Drei Beispiele zum Einrichten der Seite – Broschüre, Gefaltete Karte und Mehrere Seiten pro Blatt
Abbildung 22.10 Die Registerkarte Seitenentwurf liefert die Werkzeuge zur allgemeinen Gestaltung der Seite.
(à Abbildung 22.9 Mitte). Standardmäßig werden vier Seiten der Publikation auf einem Blatt Papier gedruckt. Das Ergebnis können Sie dann doppelt falten.
»» Mehrere Seiten pro Blatt nimmt an, dass Sie das Druckergebnis nach dem Ausdruck zuschneiden (à Abbildung 22.9 rechts).
22.2.1 Die Seite einrichten Das Prinzip der Seiteneinrichtung entspricht dem von Microsoft Word 2010. Die Werkzeuge dazu finden Sie in der Gruppe Seite einrichten der Registerkarte Seitenentwurf (à Abbildung 22.10).
Standardformate für die Seiteneinrichtung Über die Kataloge zu Seitenränder, Ausrichtung und Größe können Sie zwischen diversen Grundeinstellungen wählen (à Abbildung 22.11). Wenn Sie andere als die Standardseitenränder wünschen, klicken Sie im Katalog zum Befehl Seitenränder auf Benutzerdefinierte Seitenränder. Das Dialogfeld Layoutführungslinien wird angezeigt. Sie finden darin drei Registerkarten, auf deren Bedeutung wir kurz eingehen wollen.
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Layoutführungslinien Layoutführungslinien erzeugen ein Gitter, das sich auf jeder Seite einer Publikation wiederholt. Diese Führungslinien können nicht gedruckt werden, Sie dienen dazu, das Einpassen von Objekten zu erleichtern, damit Ihre Publikation ein einheitliches Erscheinungsbild erhält. Diese Führungslinien wirken auf dem Bildschirm nur insofern als Rand, als Sie die Objekte daran ausrichten können. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit, dass Ihre Objekte den Rand oder sogar die Seite überlappen. Objekte außerhalb der Seite werden übrigens nicht gedruckt. Auf der Registerkarte Äußere Führungslinien des Dialogfelds Layoutführungslinien können Sie die Ränder über die Felder Links, Rechts, Oben und Unten einstellen (à Abbildung 22.12). Der zu bedruckende Bereich einer Seite wird Satzspiegel genannt und von Stegen – Kopfsteg, Fußsteg und Seitenstegen – eingerahmt. Im Feld Vorschau wird eine Seite abgebildet, an der Sie die optische Wirkung der Seitenränder in etwa abschätzen können. Durch Aktivieren der zusätzlichen Option Zweiseitige Gestaltungsvorlage können Sie ein Layout erzeugen, das – wie bei einem Buch – zwischen rechten und linken Seiten unterscheidet. Statt der Ränder Links und Rechts finden Sie dann die Ränder Innen und Außen.
Seiten
Abbildung 22.11 Die Standards für Seitenränder, Ausrichtung und Größe. Sie können aber auch benutzerdefinierte Einstellungen verwenden.
»» Ein ästhetisch ansprechender, großzügiger Satzspiegel ergibt sich, wenn man die Stege aufteilt im Verhältnis 2 : 3 : 4 : 5 für Innensteg : Kopfsteg : Außensteg : Fußsteg. Denken Sie aber dabei daran, dass diese Zahlenwerte noch keinen Raum zum Binden oder Heften der Seiten beinhalten.
Abbildung 22.12 Die äußeren Führungslinien festlegen – im Prinzip sind das die Ränder des Dokuments.
»» Der Fußsteg sollte bei klassischen Dokumenten etwas größer als der Kopfsteg gewählt werden und der Kopfsteg wiederum größer als der Seitensteg.
Die Registerkarte Innere Führungslinien im Dialogfeld Layoutführungslinien erlaubt das Festlegen von Führungslinien für Spalten und Zeilen (à Abbildung 22.13). Benutzen Sie diese inneren Führungslinien gezielt dazu, Anschläge für die Lage der Objektrahmen zu schaffen. Beispielsweise sind Bilder im Satz leichter einzupassen, wenn man mit zusätzlichen waagerechten und senkrechten Führungslinien arbeitet. Für einen mehrspaltigen Text selbst benötigen Sie die Führungslinien aber nicht unbedingt. Die Aufteilung eines Textes in Spalten regeln Sie über die Rahmeneigenschaften.
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Linealführungslinien
Abbildung 22.13 Die inneren Führungslinien festlegen. Sie können mehrere Spalten und/oder Zeilen benutzen.
Wir sagten es schon: Die eben angesprochenen Layoutführungslinien erzeugen ein Gitter, das sich auf jeder Seite einer Publikation wiederholt. Zusätzlich dazu gibt es noch Linealführungslinien, die Sie bei Bedarf einzelnen Seiten hinzufügen können. Benutzen Sie diese Linealführungslinien gezielt dazu, Anschläge für die Lage der Objektrahmen zu schaffen. Beispielsweise sind Bilder im Satz leichter einzupassen, wenn man mit zusätzlichen waagerechten und senkrechten Führungslinien arbeitet. Für einen mehrspaltigen Text selbst benötigen Sie übrigens die Führungslinien nicht unbedingt. Die Aufteilung eines Textes in Spalten können Sie über die Rahmeneigenschaften regeln.
Über die Drehfelder Spalten und Zeilen können Sie die gewünschte Anzahl einstellen. Sobald Sie hier einen höheren Wert als 1 einstellen, können Sie zusätzlich regeln, welche Abstände dazwischen eingestellt werden sollen (à Abbildung 22.14).
Zur Anzeige dieser Linien lassen Sie die Registerkarte Seitenentwurf im Menüband anzeigen und öffnen Sie in der Gruppe Layout den Katalog zu Führungslinien. Wählen Sie dann eine Option (à Abbildung 22.15). Wenn die Linien auf mehreren Seiten angezeigt werden sollen, markieren Sie diese vorher gemeinsam.
Eine spezielle, aber auch typische Anwendung für die inneren Linien ist der Marginalsatz. Zum Einstellen der Führungslinien für einen Marginalsatz können Sie beispielsweise vier senkrechte Linien verwenden. Daraus ergeben sich vier Spalten, von denen entweder die äußere oder die linke Spalte dazu benutzt wird, die Marginalien aufzunehmen.
TIPP
Die Führungslinien werden nach dieser Wahl auf der Seite angezeigt. Wenn Sie sie verschieben wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf die Linie. Der Mauszeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie in die gewünschte Richtung. Eine Änderung der Zahl der Führungslinien über den Katalog macht eine vorherige manuelle Änderung in der Lage übrigens wieder rückgängig.
Abbildung 22.14 Drei Spalten, drei Zeilen und drei Spalten und Zeilen
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Seiten
Führungslinien ein- und ausblenden Über die Registerkarte Ansicht können Sie in der Gruppe Anzeigen festlegen, welche Elemente auf der Seite angezeigt werden sollen (à Abbildung 22.16). Beispielsweise bewirkt ein Deaktivieren von Führungslinien ein Ausblenden derselben. Ein Aktivieren blendet sie wieder ein.
Optionen zum Ausrichten In der Gruppe Layout auf der Registerkarte Seitenentwurf finden Sie neben dem Katalog Führungslinien noch zwei weitere Optionen: Führungslinien und Objekte. Wenn Sie Führungslinien aktivieren, sorgen Sie dafür, dass beim Einfügen und Verschieben von Objekten diese an den Führungslinien etwas zu »kleben« scheinen. Sobald der Rand eines Objekts beim Verschieben auf eine Führungslinie trifft, müssen Sie den Mauszeiger weiter als üblich verschieben, um das Objekt über die Führungslinie hinauszuführen. Wenn Sie Objekte aktivieren, lassen sich neu eingefügte Objekte einfacher an bereits vorhandenen Objekten ausrichten. Wenn Sie eine spezielle Feinpositionierung vornehmen wollen, sollten Sie diese Optionen ausschalten.
22.2.2 Neue Seiten einfügen Abbildung 22.15 Führungslinien erleichtern später das Positionieren.
Beim Anlegen einer neuen leeren Publikation wird zunächst nur eine Seite erstellt. Eine Ausnahme bilden die gefalteten Publikationslayouts, die aus zwei oder vier Seiten bestehen können. In allen Fällen können Sie zusätzliche Seiten selbst erstellen. Wenn Sie für die neuen Seiten bestimmte Elemente
Abbildung 22.16 Legen Sie fest, was auf der Seite angezeigt werden soll.
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
des Layouts übernehmen möchten, sollten Sie die zusätzlichen Seiten erst dann erstellen, wenn Sie das Layout für die bereits vorhandenen festgelegt haben. Zusätzliche Seiten erstellen Sie über die Registerkarte Einfügen mit den Befehlen in der Gruppe Seiten. Sie können darüber leere Seiten einfügen, eine vorhandene Seite duplizieren oder sich einer der vorgefertigten Katalogseiten bedienen.
Leere Seiten einfügen Wenn Sie bereits mehrere Seiten erstellt haben, markieren Sie zuerst die Seite, nach der die neue Seite eingefügt werden soll. Klicken Sie dann in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Seiten auf Seite und wählen Sie Leere Seite einfügen. Wenn Sie in der gleichen Befehlsliste auf Seite einfügen klicken, können Sie auch direkt zusätzliche Einstellungen vornehmen (à Abbildung 22.17):
Die Reihenfolge der Seiten ändern Markieren Sie die Seite, deren Position Sie ändern wollen. Lassen Sie dann im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und wählen Sie in der Gruppe Seiten den Befehl Verschieben . Im Dialogfeld Seite verschieben wählen Sie erst eine der Optionen Vor oder Nach und dann die Seite, vor bzw. nach der die markierte Seite erscheinen soll.
Seite benennen Wenn Sie in einer Publikation mit vielen Seiten arbeiten, ist es manchmal sinnvoll, den Seiten eigene Namen zu geben. Markieren Sie die Seite, die Sie benennen wollen. Lassen Sie dann wieder im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und wählen Sie in der Gruppe Seiten den Befehl Umbenennen . Weisen Sie der Seite im Feld Seitentitel einen Namen zu.
Seiten löschen
Abbildung 22.17 Eine oder mehrere Seite(n) einfügen. Beachten Sie auch die zusätzlichen Optionen.
»» Geben Sie bei Anzahl neuer Seiten die Zahl der Seiten ein, die Sie einfügen wollen.
»» Geben Sie über die beiden Alternativen darunter an, wo – bezüglich der aktuellen Seite – die neu zu erstellenden Seiten eingefügt werden sollen.
»» Unter der Überschrift Optionen können Sie wählen, ob eine vollständig leere Seite eingefügt oder bei jeder neu erstellten Seite automatisch ein neuer Textrahmen erstellt wird, dessen Rand sich mit den äußeren Führungslinien der Seite deckt. Sie können auch fordern, dass eine Kopie einer Seite erstellt wird. Kopiert werden Textrahmen ohne Text, alle anderen Rahmen und Objekte aber mit Inhalt und sonstigen festgelegten Eigenschaften. Sie können auch die Nummer der Seite angeben, deren Inhalt kopiert werden soll.
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Nicht benötigte Seiten können Sie löschen. Markieren Sie die Seite, die Sie löschen wollen. Lassen Sie dann im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und wählen Sie in der Gruppe Seiten den Befehl Löschen .
22.2.3 Schemas für Farben und Schriften Microsoft Publisher 2010 hält eine größere Menge professionell entworfener und aufeinander abgestimmter Farbschemata bereit. Die Arbeit mit einem Farbschema erlaubt es, die gewählte Farbe später zentral und in einem Arbeitsgang zu ändern. Zusätzliche Farben außerhalb des gewählten Schemas können Sie außerdem verwenden.
Ein Farbschema wählen Wenn Sie das zu verwendende Farbschema nicht bereits beim anfänglichen Erstellen der Publikation festgelegt haben, sollten Sie das tun, bevor Sie weitere Arbeiten auf den Seiten durchführen. Lassen Sie im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und öffnen Sie in der Gruppe Schemas den Katalog zu Weitere (à Abbildung 22.18 links). Wählen Sie hier ein Farbschema aus.
Seiten
Ein eigenes Farbschema erstellen Ein Farbschema besteht aus mindestens vier aufeinander abgestimmten Farben. Sie können diese Schemata abändern oder weitere komplett neu erstellen. Wählen Sie am besten zuerst ein Farbschema aus, das Ihren Vorstellungen am ehesten entspricht. Klicken Sie dann unten im Katalog mit den Farbschemas auf Neues Farbschema erstellen. Im gleichnamigen Dialogfeld werden die Farben des aktuellen Schemas angezeigt (à Abbildung 22.19). Wählen Sie hier die Hauptfarbe und maximal fünf Akzentfarben.
Abbildung 22.18 Schemas für Farben und Schriftarten
Um eine Farbe zu wechseln, öffnen Sie das jeweilige Listenfeld und wählen Sie eine Farbe aus. Oder klicken Sie auf Weitere Farben, um eine neue Farbe im Dialogfeld Farben zu mischen. Nachdem Sie Änderungen am Schema vorgenommen haben, sollten Sie dem neuen Schema einen eigenen Namen zuweisen. Klicken Sie dann auf Speichern. Das neu erstellte Schema wird für die Publikation übernommen.
Zusätzliche Farben Wenn Ihnen die in der Liste angezeigten Farben nicht ausreichen, können Sie neue Farben mischen. Das erreichen Sie über das Dialogfeld Farben, das Sie über die Schaltfläche Weitere Farben in der Liste zur Farbwahl anzeigen lassen. Markieren Sie aber vor dem Aufruf im Dialogfeld Neues Farbschema erstellen das Feld mit der Schemafarbe, die Sie ersetzen wollen. Sie können hier entweder die Auswahl über die verfügbaren Basisfarben vornehmen oder die Farben vollkommen frei mischen (à Kapitel 4). Dafür stehen Ihnen mehrere Farbmodelle
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
zur Verfügung. Neben den für alle Office-Programme üblichen Registerkarten Standard und Benutzerdefiniert bietet Ihnen Publisher eine weitere, über die Sie die Farbe nach dem Pantone-Muster auswählen können (à Abbildung 22.20). Dabei handelt es sich um ein Farbsystem, das hauptsächlich in der Grafik- und Druckindustrie eingesetzt wird. Es enthält Sonderfarben, die nicht im herkömmlichen Vierfarbdruck erreicht werden können, und ordnet diesen Farben eindeutige Nummernbezeichnungen zu.
Abbildung 22.19 Ein Farbschema erstellen. Über die Listenfelder können Sie die Farben wählen.
Ein Schriftschema wählen Neben dem Farbschema ist das Schriftschema entscheidend für die Optik der Publikation. Was darunter zu verstehen ist, wird gleich klar werden. Zur Auswahl eines Schemas lassen Sie im Menüband die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und öffnen Sie in der Gruppe Schemas den Katalog zu Schriftarten. Wählen Sie in der Liste ein Schema aus (à Abbildung 22.18 rechts).
Ein Schriftschema erstellen Klicken Sie unten im Katalog mit den Schriftschemas auf Neues Schriftartenschema erstellen. Im gleichnamigen Dialogfeld können Sie für die Überschriften und für den Textkörper zwei Schriftarten aus den auf Ihrem Rechner installierten Schriften wählen (à Abbildung 22.21).
Abbildung 22.21 Ein Schriftschema erstellen Abbildung 22.20 Benutzen Sie das Pantone-Muster zur Auswahl der Farbe.
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Seiten
Wenn Sie ein neues Schema erstellt haben, sollten Sie diesem auch einen Namen geben. Klicken Sie dann auf Speichern. Das neu erstellte Schema wird für die Publikation übernommen.
Beachten Sie, dass sich die gewählte Hintergrundfarbe von der verwendeten Schriftfarbe deutlich unterscheiden sollte, um die Schrift lesbar zu halten.
22.2.4 Hintergrundgestaltung
Nach einem Klick auf Weitere Farben in dieser Liste wird das Dialogfeld Fülleffekte geöffnet, mit dessen Hilfe Sie Ihre Seiten mit speziellen Hintergrundeffekten versehen können. Auf vier Registerkarten können Sie zwischen verschiedenen Verläufen, Strukturen, Mustern und Grafiken die gewünschte Hintergrundgestaltung auswählen (à Kapitel 4).
Wenn Sie nicht gerade mit fertig bedrucktem Papier arbeiten, könnten die Optionen der Gruppe Seitenhintergrund auf der Registerkarte Seitenlayout für Sie interessant sein. Sie können darüber eine Hintergrundfarbe festlegen, die Seiten mit Rahmenlinien an den Rändern versehen oder ein Wasserzeichen auf den Seiten simulieren. Eine Hintergrund- oder Seitenfarbe wird in erster Linie in einem Webbrowser verwendet, um einen Hintergrund für die Onlineansicht interessanter zu gestalten. Sie können Hintergründe aber auch in den meisten anderen Publikationen verwenden.
Hintergrundfarbe Um die gesamte Seite mit einem Hintergrund – beispielsweise einer Farbe oder einem Muster oder Bild – zu versehen, benutzen Sie die Liste zur Schaltfläche Seitenfarbe in der Gruppe Seitenhintergrund. Nach dem Öffnen der Liste zu dieser Schaltfläche können Sie eine Farbe auswählen. Es stehen Ihnen mehrere Designfarben und einige Standardfarben zur Verfügung (à Abbildung 22.22).
Abbildung 22.22 Für den Hintergrund können Sie eine einzelne Farbe oder einen Farbverlauf wählen. Beachten Sie auch die Option Weitere Hintergründe.
Individuelle Hintergrundgestaltung
22.2.5 Gestaltungsvorlagen Gestaltungsvorlagen benutzen Sie für Fälle, in denen Sie bei einer mehrseitigen Publikation bestimmte Dinge auf allen Seiten an derselben Stelle der Seite anzeigen lassen wollen. Sie erzeugen damit eine Art von Hintergrundseite, die durch alle im Vordergrund liegenden Seiten durchscheint. Diese Seite kann jede Art von Objekten enthalten. Typische Beispiele dafür wären ein die gesamte Seite umgebender Rahmen oder ein Firmenlogo.
Eine Gestaltungsvorlage einsetzen Standardmäßig wird keine Gestaltungsvorlage verwendet. Um eine zu benutzen, lassen Sie die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen, öffnen die Gruppe Seitenhintergrund und klicken darin auf Gestaltungsvorlagen. Die Option Gestaltungsvorlage A (A) ist zunächst noch leer (à Abbildung 22.23).
Abbildung 22.23 Der Katalog der Gestaltungsvorlagen ist anfangs noch recht leer.
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Eine Gestaltungsvorlage bearbeiten Um eine Gestaltungsvorlage mit Inhalten zu versehen, lassen Sie die Registerkarte Seitenentwurf anzeigen und wählen im Katalog der Gestaltungsvorlagen die Option Gestaltungsvorlagen bearbeiten. Die Bildschirmanzeige wechselt dann zur Darstellung des Hintergrundbereichs (à Abbildung 22.24). Im Navigationsbereich finden Sie ein Symbol für die aktive Gestaltungsvorlage. Gestaltungsvorlagen sind darin nicht mit Nummern gekennzeichnet, sondern mit Buchstaben. Im Menüband wird die Registerkarte Gestaltungsvorlage angezeigt. Sie finden darin die Befehle, die Sie nur auf diese Vorlage anwenden können. Sie können aber für die Vorlage auch die Befehle der anderen Registerkarten benutzen.
Kopf- und Fußzeilen anzeigen Typische Elemente für eine Gestaltungsvorlage sind Kopf- und Fußzeilen, in denen Sie beispielsweise Angaben zur Person – wie Name und Adresse –, Seitenzahlen und Datumsangaben eingeben können. Ein Klick auf Kopf-/Fußzeile anzeigen im der Gruppe Kopf- und Fußzeile zeigt einen Bereich für diese Zeilen an. Durch einen nochmaligen Klick auf die-
se Schaltfläche wechseln Sie zwischen der Kopf- und der Fußzeile. Sie können dann darin die gewünschten Eingaben vornehmen.
Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit Zur Angabe von Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit können Sie Platzhalter verwenden. Diese Informationen können Sie genauso formatieren wie gewöhnlichen Text.
»»
Über den Befehl Seitenzahlen in der Gruppe Kopf- und Fußzeile erreichen Sie bei mehrseitigen Publikationen eine automatische Seitennummerierung. Bei gegenüberliegenden Seiten geben Sie den Platzhalter für die Seitennummer auf einer der beiden Seiten ein. Der Rahmen mit dem Platzhalter wird dann auf der gegenüberliegenden Seite gespiegelt. Als Platzhalter für die Seitenzahl erscheint im Rahmen das Seitennummerierungszeichen #. Wenn Sie später zum Vordergrund der Publikation schalten, wird dieser Platzhalter durch die aktuelle Seitenzahl ersetzt. Wenn Sie neben der Seitennummer eine zusätzliche Angabe wünschen – beispielsweise die Bezeichnung Seite –, fügen Sie diese Angabe auf der Hintergrundseite ne-
Abbildung 22.24 Eine leere Gestaltungs vorlage auf dem Bildschirm
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Seiten
ben dem Platzhalter ein. Auf der Vordergrundseite werden diese Angaben zusammen mit der Seitenzahl angezeigt.
»»
Um das Datum und/oder die Uhrzeit einzufügen, wählen Sie Datum einfügen bzw. Uhrzeit einfügen in der Gruppe Kopf- und Fußzeile. Diese beiden Typen von Elementen werden nicht als Platzhalter, sondern als feste Größen eingefügt.
Weitere Gestaltungsvorlagen erstellen Wenn Sie auf den verschiedenen Seiten einer Publikation unterschiedliche Gestaltungsvorlagen verwenden wollen, müssen Sie diese natürlich zuerst erstellen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Gestaltungsvorlage in der Gruppe Gestaltungsvorlage auf Gestaltungsvorlage hinzufügen. Das zeigt zunächst einmal das Dialogfeld Neue Gestaltungsvorlage an, in dem Sie dem Element eine aus einem Zeichen bestehende Identifikationsnummer – besser noch einen Buchstaben – zuweisen können (à Abbildung 22.25). Nach der Bestätigung über OK wird eine neue Vorlage erstellt und im Navigationsbereich angezeigt.
Abbildung 22.25 Eine neue Gestaltungsvorlage erstellen – geben Sie ihr einen Namen, die ein schnelles Wiedererkennen ermöglicht.
das Kontrollkästchen Zweiseitige Gestaltungsvorlage. Sie können aber auch eine bereits vorhandene einseitige Vorlage umstellen. Dazu benutzen Sie den entsprechenden Befehl in der Gruppe Gestaltungsvorlage. Wenn Sie bereits Eingaben auf der Vorlage gemacht haben, müssen Sie darüber entscheiden, wie mit diesen verfahren werden soll.
Gestaltungsvorlagen für einzelne Seiten übernehmen Nachdem Sie Gestaltungsvorlagen definiert haben, können Sie diese den einzelnen Seiten der Publikation zuweisen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
»» Wenn die Gestaltungsvorlagen noch auf dem Bildschirm angezeigt werden, können Sie über die Befehlsliste zu Anwenden auf in der Gruppe Gestaltungsvorlage wählen, ob Sie diese Auf alle Seiten anwenden oder Auf aktuelle Seite anwenden wollen. Der Befehl Gestaltungsvorlage übernehmen in dieser Liste zeigt ein Dialogfeld an, über das Sie außerdem einen Bereich von aufeinanderfolgenden Seiten zur Übernahme der Vorlage auswählen können.
»» Wenn Sie bereits zu den Vordergrundseiten gewechselt haben, wählen Sie die Registerkarte Seitenentwurf und öffnen Sie dort den Katalog zum Befehl Gestaltungsvorlagen in der Gruppe Seitenhintergrund. Klicken Sie unten im Katalog auf den Befehl Gestaltungsvorlage übernehmen. Im dazugehörenden Dialogfeld können Sie aus den definierten Vorlagen die gewünschte auswählen (à Abbildung 22.26). Wenn Sie eine Vorlage für mehrere nicht aufeinanderfolgende Seiten benutzen wollen, sollten Sie diese vorher gemeinsam markieren.
Einseitige und zweiseitige Gestaltungsvorlagen Es gibt einseitige und zweiseitige Gestaltungsvorlagen. Zweiseitige Gestaltungsvorlagen benutzen Sie, wenn bei der Publikation zwischen rechten und linken Seiten unterschieden werden soll. Sie können damit beispielsweise erreichen, dass auf der rechten Seite andere Kopfzeilen angezeigt werden als auf der linken. Wenn Sie eine neue zweiseitige Gestaltungsvorlage erstellen wollen, aktivieren Sie im Dialogfeld Neue Gestaltungsvorlage
Abbildung 22.26 Eine Gestaltungs vorlage auf die Seiten der Publikation anwenden
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Weitere Aktionen mit Gestaltungsvorlagen Gestaltungsvorlagen können Sie übrigens – wie normale Vordergrundseiten – duplizieren, umbenennen oder löschen. Benutzen Sie dazu die Befehle in der Gruppe Gestaltungsvorlage der gleichnamigen Registerkarte im Menüband.
Gestaltungsvorlage schließen Wenn Sie die Arbeit an der Gestaltungsvorlage beendet haben, können Sie zurück zu den Vordergrundseiten wechseln. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Gestaltungsvorlage in der Gruppe Schließen auf Gestaltungsvorlage schließen.
Elemente in den Hintergrund verschieben Um ein Element von einer Vordergrundseite auf die für diese Seite gewählte Gestaltungsvorlage zu verschieben, markieren Sie es zunächst. Lassen Sie dann die Registerkarte Seitenentwurf im Menüband anzeigen und öffnen Sie in der Gruppe Seitenhintergrund den Katalog zu den Gestaltungsvorlagen. Wählen Sie dort den Befehl An Gestaltungsvorlage senden. Das vorher markierte Element wird aus der Vordergrundseite entfernt und ist dann Bestandteil der Gestaltungsvorlage.
22.3 Texte einfügen und bearbeiten Um eine Seite mit Text zu versehen, müssen Sie zunächst einen Textrahmen dafür erstellen. Sie können Texte im Programm direkt in einen Textrahmen eingeben. Wenn es sich um längere Textpassagen handelt, werden Sie diese in der Praxis im Allgemeinen aus vorhandenen Textdateien importieren.
Bevor Sie den Umbruch festlegen, sollten Sie die Texte formatieren, da sich die Länge eines Textabschnitts durch die Wahl entsprechender Formate ändern kann.Dazu müssen Sie einen Textrahmen erstellen und verschiedene Eigenschaften – wie Spalten, Abstände usw. – für diesen festlegen und dann den gewünschten Text aus einem anderen Anwendungsprogramm importieren. Gegebenenfalls müssen Sie Textrahmen verbinden und den vorhandenen nicht angezeigten Text in Textrahmen einfließen lassen und – wenn noch notwendig – den Text bearbeiten.
ACHTUNG
22.3.1 Textfelder Der erste Schritt – den Sie vor dem Importieren einer Textdatei in Microsoft Publisher 2010 durchführen sollten – besteht also darin, für den Text einen Rahmen erstellen. Für diesen Rahmen können Sie bestimmte Eigenschaften festlegen: Sie können beispielsweise den Abstand von Text zum Rahmen definieren, die Spaltenzahl und den Abstand zwischen den einzelnen Spalten definieren sowie weitere Optionen festlegen.
Ein Textfeld erstellen Lassen Sie im Menüband die Registerkarte Start anzeigen und klicken Sie in der Gruppe Objekte auf Textfeld erstellen. Wegen der überragenden Bedeutung dieses Befehls ist die Schaltfläche Textfeld erstellen auch in der Registerkarte Einfügen vorhanden. Dann können Sie in zwei Weisen vorgehen:
» Entweder Sie führen den Mauszeiger an die Stelle, an der Sie das Textfeld einrichten wollen und klicken mit der linken Maustaste. Das Textfeld wird in einer Standardgröße erstellt. Über die Ziehpunkte können Sie die Größe des Rahmens ändern.
Abbildung 22.27 Die Registerkarte Einfügen liefert die Werkzeuge zum Erstellen der Elemente der Publikation.
600
Texte einfügen und bearbeiten
»» Oder Sie ziehen nach der Wahl von Textfeld erstellen einen Rahmen in der gewünschten Größe auf. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf eine Ecke der beabsichtigten Rahmenposition, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie den Mauszeiger auf die gegenüber liegende Ecke. Wenn Sie die Maustaste loslassen, wird der Rahmen erstellt. Die Anzeigen in der Statusleiste können Ihnen bei der Entscheidung über die Größe helfen. In beiden Fällen zeigt sich der Vorteil der Führungslinien: Verwenden Sie diese Führungslinien als Anschläge für den Rahmen. Wenn Sie den Mauszeiger beim Einfügen in die Nähe einer Führungslinie positionieren, wird der Rahmen dabei auf diese gesetzt (à Abbildung 22.28).
Beachten Sie, dass dabei nicht der Rahmen selbst auf die Führungslinie gesetzt wird, sondern die Stelle, an der der Text später im Rahmen erscheinen wird. Diese Stelle erkennen Sie an der blinkenden Textmarke. Die Abstände zwischen Text und Rahmenrand regeln Sie über die Rahmeneigenschaften (à unten).
22.3.2 Textfeldeigenschaften einstellen Solange Sie ein Textfeld markiert haben, ist die Registerkarte Textfeldtools/Format wählbar. Über dessen Befehle können Sie diverse Eigenschaften für den Rahmen einstellen (à Abbildung 22.29).
Ausrichtung Wichtig ist zunächst einmal die Ausrichtung des Textes im Rahmen. Benutzen Sie dazu eine der neun Schaltflächen in der Gruppe Ausrichtung. Sie regeln damit sowohl die waagerechte als auch die senkrechte Positionierung des Textes im Rahmen.
Spalten
Abbildung 22.28 Ein Textfeld wurde eingefügt. Über die Ziehpunkte können Sie die Größe ändern.
Wenn Sie eine Aufteilung des Textes in Spalten vornehmen wollen, können Sie das innerhalb eines Rahmens tun. Dazu benutzen Sie den Katalog zum Befehl Spalten in der Gruppe Ausrichtung (à Abbildung 22.30 links). Die Wahl von Weitere Spalten darin erlaubt zusätzlich das Einstellen von Abständen zwischen den Spalten (à Abbildung 22.30 rechts).
Abbildung 22.29 Die Registerkarte Textfeldtools/Format wird angezeigt, solange ein Textfeld markiert ist.
601
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.30 Der Text im Rahmen kann in mehreren Spalten angezeigt werden.
stellung ist Größe nicht automatisch anpassen. Die Größe des Felds ändert sich also nicht, wenn der Text darin länger oder kürzer ist als der im Feld verfügbare Platz. Wenn Sie stattdessen Größe anpassen wählen, wird die Schriftgröße des Texts so gewählt, dass der Text in den Rahmen passt. Text bei Überlauf verkleinern bewirkt, dass der Text zunächst in der eingestellten Größe im Feld erscheint. Wird er zu lang, wird die Schriftgröße verkleinert. Mit Textfeld vergrößern ändert sich die Größe des Felds, wenn der Text darin zu lang wird.
Ränder Wichtig ist ferner der Befehl Seitenränder in der Gruppe Ausrichtung. Hiermit stellen Sie einen zusätzlichen Rand ein. Standardmäßig ist hier die Option Schmal eingestellt (à Abbildung 22.31).
Abbildung 22.32 Die automatische Anpassung des Textfelds
»» Durch einen Klick auf den Befehl Textrichtung kön-
Abbildung 22.31 Stellen Sie die Ränder ein. Über die Option Benutzerdefinierte Seitenränder haben Sie Zugriff auf ein Dialogfeld zum Einstellen weiterer Details.
Der Text Über die Befehle in der Gruppe Text der Registerkarte Textfeldtools/Format können Sie mehrere zusätzliche Optionen regeln.
»» Die Optionen zum Befehl Textanpassung werden eigentlich erst dann interessant, nachdem Sie Text im Feld haben einfließen lassen. Sie können darüber festlegen, ob und wie sich die Größe des Textfelds ändern soll, wenn der Text nicht genau in den Textrahmen passt (à Abbildung 22.32). Die Standardein-
602
nen Sie den Text – statt von rechts nach links – von oben nach unten im Feld darstellen. Beachten Sie, dass sich nach einem solchen Umschalten auch die Optionen in der Gruppe Ausrichtung etwas ändern. Ein nochmaliger Klick auf Textrichtung schaltet zurück zur normalen Darstellung.
»» Über Silbentrennung können Sie regeln, ob und in welchen Abständen für den Text im Feld eine automatische Silbentrennung durchgeführt werden soll (à Abbildung 22.33).
Abbildung 22.33 Stellen Sie die Parameter für die Silbentrennung ein.
Die Einstellungen zentral regeln Wenn Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem Pfeil rechts neben der Gruppenbezeichnung Text klicken, wird ein Dialogfeld angezeigt, über das Sie fas alle Einstellungen zum Textfeld zentral regeln können (à Abbildung 22.34). Sie finden darin die Optionen für die Ausrichtung, die Ränder, die automatische Anpassung und die Textrichtung.
Texte einfügen und bearbeiten
Abbildung 22.35 Mehrere Textfelder wurden erstellt. Die Rahmen sind nur sichtbar, wenn das Textfeld markiert ist.
»» Wenn Sie den Mauszeiger jetzt auf ein anderes ein-
Abbildung 22.34 Über dieses Dialogfeld können Sie alle Einstellungen zum Textfeld vornehmen.
Textfelder verknüpfen Wenn Sie vermuten, dass der später anzuzeigende Text nicht in den Rahmen passen wird, können Sie auch gleich mehrere Textrahmen erstellen und diese in einer bestimmten Reihenfolge miteinander verknüpfen. Damit erreichen Sie, dass ein später in den ersten Rahmen eingegebener Text in dem Folgerahmen fortgesetzt wird, wenn der Platz im ersten Rahmen nicht ausreicht. Dazu erstellen Sie zunächst mindestens zwei Textfelder. Diese können sich auf derselben Seite oder aber auch auf verschiedenen Seiten befinden.
»»
Markieren Sie das Textfeld, in dem später die Texteingabe beginnen soll, und wählen Sie die Registerkarte Textfeldtools/Format. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Verknüpfung erstellen in der Gruppe Verknüpfen. Im ursprünglichen Rahmen zeigt der Mauszeiger die Form eines Kännchens.
gefügtes Textfeld bewegen, zeigt der Mauszeiger das Symbol eines kleinen Kännchens , das seinen Inhalt ausgießt. Klicken Sie damit auf das Textfeld, das auf das anfänglich markierte folgen soll. Welches der bereits vorhandenen Textfelder Sie benutzen, ist gleichgültig. Beachten Sie aber, dass Sie mit dieser Aktion die Reihenfolge festlegen, in der später der Text in die Felder fließt.
»» Damit haben Sie die ersten beiden Textfelder miteinander verknüpft. Wenn Sie noch weitere miteinander verknüpfen wollen, gehen Sie genauso vor: Markieren Sie das erste Feld, klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung erstellen und klicken Sie dann auf das damit zu verknüpfende Feld. Auf diese Weise können Sie eine Kette von miteinander verknüpften Textfeldern erzeugen (à Abbildung 22.36).
»» Dass ein Textfeld mit einem anderen verknüpft ist, erkennen Sie an einem Symbol mit einer Pfeilspitze . Befindet sich ein Textfeld in der Mitte einer Kette von miteinander verknüpften Feldern, finden Sie zwei dieser Symbole im Rahmen. Wenn Sie auf ein solches Symbol klicken, wird das nächste bzw. vorherige Textfeld markiert.
»» Sie können zur Navigation zwischen den miteinander verknüpften Textfeldern auch die Schaltflächen Weiter oder Zurück in der Gruppe Verknüpfen
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.36 Vier Textfelder wurden miteinander verknüpft. Die Rahmenelemente sind nur sichtbar, wenn das Textfeld markiert ist.
benutzen. Damit können Sie durch die Kette der Verknüpfung wandern und so kontrollieren, ob die Reihenfolge Ihren Vorstellungen entspricht. Solche Verknüpfungen können Sie auch wieder auflösen. Markieren Sie dazu das Textfeld, bei dem die Verknüpfung zu seinem Vorgänger gelöst werden soll, und klicken Sie in der Gruppe Verknüpfen auf Umbruch . Dass die Verknüpfung gelöst wurde, erkennen Sie an den nicht mehr vorhandenen Symbolen mit einer Pfeilspitze.
22.3.3 Text in den Rahmen einfügen Sie können Texte direkt in Microsoft Publisher 2010 eingeben und bearbeiten. Klicken Sie dazu in ein Textfeld und schreiben Sie den Text. Längere Texte werden Sie wahrscheinlich zunächst – so weit wie möglich – mit einem entsprechenden Spezialprogramm – beispielsweise Word 2010 – erstellen.
Text importieren Markieren Sie den Textrahmen, in den Sie den Text importieren wollen. Hatten Sie bereits mehrere Textfelder miteinander verknüpft, markieren Sie das erste in der Kette. Haben Sie im Rahmen bereits Text eingegeben, markieren Sie zusätzlich die Stelle im Text, an der der
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neue Text eingefügt werden soll. Lassen Sie dann die Registerkarte Einfügen anzeigen und wählen Sie in der Gruppe Text den Befehl Datei einfügen . Das öffnet das Dialogfeld Text einfügen, in dem Sie die Textdatei wählen müssen, deren Inhalt im Textfeld erscheinen soll. Die Optionen in diesem Dialogfeld entsprechen denen in den Dialogfeldern Öffnen oder Speichern unter. Bestätigen Sie nach der Wahl über OK. Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Sie die Schreibmarke vor dem Import in den Textrahmen setzen, in dem der Text beginnen soll. Hatten Sie vorher kein Textfeld markiert, erstellt Publisher beim Importieren automatisch einen neuen Textrahmen und importiert den Text dort hinein.
ACHTUNG
Nach der Bestätigung wird Text importiert (à Abbildung 22.37). In den meisten Fällen werden vorher im Textverarbeitungsprogramm gesetzte Formatangaben wie Absatz- und Zeichenformatierung bei der Konvertierung der Importdateien übernommen. Bei Dateien von Textverarbeitungsprogrammen, die Formatvorlagen benutzen, werden diese als Formatvorlagen mit importiert. Wenn der Text in den oder die Rahmen passt, ist die Arbeit damit schon abgeschlossen. Zu große Textrahmen können Sie nach dem Textimport verkleinern.
Texte einfügen und bearbeiten
Abbildung 22.37 Text wurde in miteinander verknüpfte Rahmen importiert.
Textüberlauf Ist der Text zu lang, wird er nur so weit wie möglich in dem oder den von Ihnen erstellten Rahmen angezeigt. Dass ein Text zu lang ist, erkennen Sie daran, dass der letzte in der Kette der von Ihnen erstellten Textrahmen ein Verknüpfungssymbol zu einem weiteren Rahmen aufweist (à Abbildung 22.38).
Außerdem wird in der Standardeinstellung automatisch ein weiterer Textrahmen erstellt, um den restlichen Text aufzunehmen (à Abbildung 22.39). Dazu wechselt Microsoft Publisher 2010 automatisch zur nächsten vollständig leeren Seite. Sind keine Seiten mehr vorhanden, werden eine oder mehrere neue hinzugefügt. Darin wird ein ganzseitiges Textfeld erstellt. Dieses neue Textfeld
Abbildung 22.38 Ein importierter Text ist zu lang für die vorher erstellten Textfelder. Der Pfeil rechts weist Sie darauf hin.
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Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.39 Ein ganzseitiges Textfeld auf einer Folgeseite nimmt den Überlauf auf.
wird automatisch mit dem vorherigen verknüpft. Sollte der so erstellte Rahmen für den Text auch nicht ausreichen, werden automatisch neue Textrahmen auf den – gegebenenfalls selbstständig erstellten – Folgeseiten eingefügt und der Text wird darin abgelegt. Sie müssen dann entscheiden, was Sie tun wollen:
»» Einerseits können Sie den Text kürzen, so dass er in die vorhandenen Textrahmen passt.
»» Sie können auch die Schriftparameter so ändern, dass der zur Verfügung gestellte Platz ausreicht.
»» Außerdem lässt sich die Größe der von Ihnen vorher erstellten Textfelder so verändern, dass der Text passt. Beim Ändern der Größe wird der Umbruch automatisch angepasst: Wenn Sie die Größe von verbundenen Textrahmen ändern, nachdem Sie Text darin abgelegt haben, bewirkt das, dass der Text anders auf die Rahmen verteilt wird. Das gilt unabhängig von der Frage, ob sich die Rahmen auf einer oder auf mehreren Seiten befinden. Wenn Sie also den ersten Rahmen verkleinern, wird der Text, der jetzt nicht mehr hineinpasst, in den zweiten verschoben. Auch zwischen die Textrahmen eingefügte andere Objekte beeinflussen die Verbindung nicht.
»» Schließlich können Sie sich dafür entscheiden, der Publikation eine neue Seite hinzuzufügen.
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Text aus der Zwischenablage einfügen Statt eine Textdatei zu importieren, können Sie den Text auch aus der Zwischenablage einfügen. Sorgen Sie zuerst dafür, dass der Text in der Ablage vorhanden ist, indem Sie ihn aus einer Quelldatei dorthin kopieren. Markieren Sie dann wieder das gewünschte Textfeld und wählen Sie Einfügen in der Gruppe Zwischenablage der Registerkarte Start. Denken Sie daran, dass der Befehl Einfügen über mehrere Optionen verfügt (à Kapitel 4). Beim Einfügen aus der Zwischenablage wird standardmäßig nicht – wie beim oben beschriebenen Importieren – ein zusätzlicher Textrahmen erzeugt, in den der Textbereich fließt, der für die bereits erstellten Textrahmen zu lang ist. Stattdessen wird signalisiert, dass der Text nicht vollständig eingefügt werden konnte (à Abbildung 22.40). Der noch nicht angezeigte Text befindet sich in einem Überlaufbereich und geht nicht verloren. Dazu wird der Textrahmen – bzw. der letzte Textrahmen in der Kette – mit roten Ziehpunkten versehen. Außerdem finden Sie am rechten Rand ein Symbol mit drei Punkten . Dieses Symbol zeigt an, dass der Text in den unsichtbaren Überlaufbereich zur weiteren Verwendung eingefügt wurde.
Texte einfügen und bearbeiten
Abbildung 22.40 Ein Text konnte nicht vollständig eingefügt werden – das erkennen Sie an der Marke mit den drei Punkten.
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, zeigt der Mauszeiger wieder das Symbol eines kleinen Kännchens , das seinen Inhalt ausgießt. Wenn bereits ein noch nicht verknüpftes Textfeld vorhanden ist, können Sie mit diesem Symbol darauf klicken, um es zu der Verknüpfungskette hinzuzufügen.
Wenn Sie noch keinen leeren Textrahmen zur Verfügung haben, können Sie mit dem Symbol des kleinen Kännchens auch auf eine Stelle außerhalb der Seite klicken. Damit wird an dieser Stelle automatisch ein neues Textfeld erstellt, in das der Überlauf – zumindest zum Teil – hineinfließt (à Abbildung 22.41).
Abbildung 22.41 Der Überlauf wurde neben der Seite abgelegt. Sie können ihn später noch in die Publikation einfügen.
607
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Viele Anwender benutzen diese Technik des Ablegens von Texten außerhalb der Seite generell. Dazu legen Sie zunächst einen oder mehrere Textrahmen am Seitenrand an und importieren den Text zunächst einmal dort hinein. Anschließend werden Abschnitte daraus in Textfelder auf der Seite kopiert.
TIPP
22.3.4 Texte bearbeiten Nachdem Sie einen Text in einem Rahmen – entweder durch direkte Eingabe, Import oder den Befehl Einfügen – abgelegt haben, können Sie ihn bearbeiten. Dazu stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können manuelle Korrekturen durchführen, Textteile verschieben, Sonderzeichen hinzufügen, nach bestimmten Zeichenketten suchen und diese durch andere ersetzen lassen oder die Rechtschreibprüfung des Microsoft Publisher 2010 einsetzen. Bevor Sie einen Text korrigieren, sollten Sie ihn so weit vergrößern, dass er lesbar ist. Benutzen Sie dazu die Werkzeuge in der Gruppe Zoom der Registerkarte Ansicht. Beispielsweise können Sie ein Textfeld markieren und dann auf den Befehl Ausgewählte Objekte in dieser Gruppe klicken, um den Inhalt des Textfelds in voller Fenstergröße dazustellen.
Markieren Bevor Sie einen Textteil bearbeiten, müssen Sie zuerst den Textrahmen und dann den gewünschten Textteil darin selbst markieren. Hierzu können Sie die Maus oder Tastenkombinationen benutzen.
» Um eine Stelle im Text zu markieren – beispielsweise um dort eine Korrektur durchzuführen –, klicken Sie sie mit der linken Maustaste an.
» Mehrere Zeichen markieren Sie, indem Sie mit gedrückter Maustaste über die gewünschten Zeichen ziehen. Ein Wort markieren Sie, indem Sie auf das Wort doppelklicken.
» Durch einen schnellen dreifachen Klick markieren Sie einen Absatz.
» Ein markierter Textbereich wird invers angezeigt. Die Markierung bleibt bestehen, bis Sie eine andere Stelle im Text anklicken.
608
Den gesamten Text in einem Rahmen markieren Sie, indem Sie den Befehl Gesamten Text im Textfeld auswählen in der Liste zu Markieren der Gruppe Bearbeiten der Registerkarte Start benutzen. Ist der Text auf mehrere verbundene Textrahmen verteilt, wird damit der Text in allen Rahmen markiert.
Kopieren und verschieben Einzelne markierte Textteile, wie Zeichen, Wörter und ganze Abschnitte können Sie innerhalb der Publikation verlagern oder kopieren. Benutzen Sie dazu die entsprechenden Befehle der Gruppe Zwischenablage der Registerkarte Start. Auch über die Maus können Sie Textteile mittels Drag & Drop verschieben. Dabei wird der Inhalt nicht in der Zwischenablage abgelegt. Markieren Sie zuerst den zu verschiebenden Bereich und verschieben Sie ihn anschließend mit gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Stelle. Wenn Sie zusätzlich die Ÿ-Taste gedrückt halten, können Sie die Markierung kopieren, statt sie zu verschieben. Wenn Sie den Textbereich auf eine andere Seite verschieben wollen, können Sie ihn zunächst neben der Seite ablegen. Auch dafür können Sie die Zwischenablage oder Drag & Drop benutzen. Mit Drag & Drop verschieben Sie den vorher markierten Textbereich einfach an eine Stelle außerhalb des Seitenrands. Wechseln Sie dann die Seite und verschieben Sie ihn anschließend an die gewünschte Stelle.
TIPP
22.3.5 Texte formatieren Wenn Sie Textdaten in das Programm Publisher übernehmen, empfiehlt es sich natürlich, diese Texte vorher in Word zu formatieren. Benutzen Sie dazu am besten die in Word integrierten Formatvorlagen. Sie werden beim Import übernommen, können aber natürlich auch danach noch geändert werden.
Formatvorlagen Wenn Sie hinsichtlich der Formatierung flexibel bleiben wollen, sollten Sie sich ausschließlich der im Katalog zur Schaltfläche Formatvorlagen auf der Registerkarte Start aufgelisteten Elemente bedienen (à Abbildung 22.42). So können Sie später durch Wechsel des Designs
Texte einfügen und bearbeiten
lenabstand passt sich automatisch an die maximal vorhandene Zeichengröße an. Um diese Einstellungen zu ändern, setzen Sie die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle in den gewünschten Absatz und benutzen Sie die Werkzeuge im Bereich Absatz der Registerkarte Start.
»»
Abbildung 22.42 Wenn Sie den Katalog der Formatvorlagen benutzen, bewahren Sie sich die Flexibilität hinsichtlich späterer Änderungen.
Für die Darstellung einzelner oder mehrerer Zeichen können Sie die Schriftart, deren Größe, den Schriftstil, die Position sowie die Farbe und einige weitere Effekte festlegen. Im Unterschied zur Absatzformatierung müssen Sie vor der Vergabe eines Zeichenformats den zu forma tierenden Textbereich markieren. Zum Formatieren eines einzelnen Worts reicht es aber aus, die Einfügemarke an einer beliebigen Stelle im Wort zu positionieren.
Die Elemente zur Steuerung dieser Größen finden Sie zunächst einmal im Bereich Schriftart der Registerkarte Start. Die Mehrzahl davon wird aber auch automatisch in einer Minisymbolleiste eingeblendet, sobald Sie einen Textbereich des Dokuments markiert haben (à Abbildung 22.43).
oder eines Designelements – wie des Farbschemas oder des Schriftartenschemas – alle so formatierten Text elemente zentral in einer anderen Form oder Farbe darstellen lassen.
Individuelle Formate Bei kürzeren Texten – beispielsweise solchen, die Sie direkt über die Tastatur im Programm eingeben – lohnt sich die Verwendung einer Vorlage oft nicht. Sie können dann natürlich auch die Methoden der »harten« Formatierung benutzen. Allerdings verzichten Sie damit auf den Komfort von Formatvorlagen bei einem späteren Wechsel des Formats! Zum Formatieren von Texten auf diese Weise gehen Sie im Programm Publisher im Prinzip genauso vor wie bei Word.
»»
Der Standardabsatz eines Dokuments ist linksbündig ausgerichtet und zeigt weder Einzüge noch Anfangs- oder Endabstände. Der Zei-
Abbildung 22.43 Sie können zum Formatieren auch die Mini symbolleiste verwenden.
609
Kapitel 22 • Publikationen mit Publisher 2010
Abbildung 22.44 Die Registerkarte Einfügen liefert die Werkzeuge zum Erstellen weiterer Elemente.
22.4 Weitere Elemente einfügen Texte sind zwar meist das wichtigste Element einer Publikation, in fast allen Fällen aber nicht das einzige. In der Regel werden Sie außerdem weitere Elemente benutzen wollen. Das sind häufig grafische Darstellungen – wie Bilder, Fotos oder Zeichnungen –, aber auch andere Dinge wie Tabellen oder Objekte aus anderen Programmen. Zum Einfügen benutzen Sie wiederum die Registerkarte Einfügen (à Abbildung 22.44). Die Techniken dafür sind bei Publisher 2010 dieselben, die Sie auch bei anderen Programmen benutzen. Wir haben sie darum in einem separaten Kapitel zusammengefasst (à Kapitel 26 und 27). Auf einige Besonderheiten bei Publisher wollen wir aber anschließend eingehen.
22.4.1 Seitenbestandteile benutzen Mit dem Begriff Seitenbestandteile sind vorgefertigte Elemente gemeint, die Sie auf der Seite einfügen können. Diese beinhalten zum großen Teil Text und grafische Elemente sowie einen eigenen Hintergrund. Nach dem Einfügen können Sie die darin vorhandenen Platzhalter durch Ihre eigenen Angaben ersetzen. Wählen Sie dazu das Element aus dem Katalog zur Schaltfläche Seitenbestandteile in der Gruppe Bausteine aus (à Abbildung 22.45). Der gewählte Baustein wird auf der aktuellen Seite eingefügt. Er ist in ein Textfeld eingefügt, das ein Positionieren und ein Ändern der Größe erlaubt. Klicken Sie dann auf das Element des Bausteins, dessen Inhalt Sie ändern wollen und führen Sie die Änderungen durch. Textelemente können Sie direkt überschreiben oder aber auch – wie bereits beschrieben – durch das Importieren von Textdaten ersetzen.
610
Abbildung 22.45 Der Katalog der Seitenbestandteile beinhaltet vorgefertigte Elemente, die Sie auf der Seite einfügen können.
22.4.2 Grafische Elemente Neben Textelementen sind die eingefügten grafischen Elemente – wie Zeichnungen, Bilder, Fotos oder Ähnliches – die zweite wichtige Gruppe der Bestandteile einer Publikation. Zum Einfügen benutzen Sie wiederum die Registerkarte Einfügen (à Abbildung 22.46). Beim Einfügen eines solchen Elements wird wiederum ein Rahmen erstellt, mit dessen Hilfe Sie Position und
Weitere Elemente einfügen
Abbildung 22.46 Eine Grafik in der Publikation. Beachten Sie, dass sie frei positioniert werden kann.
Abmessungen anschließend einstellen können (à Abbildung 22.46). Die Führungslinien helfen Ihnen bei der Gestaltung. Solange die Grafik markiert ist, wird im Menüband die Registerkarte Bildtools/Formatieren angezeigt. Sie finden darin diverse Werkzeuge zum Bearbeiten der Grafik (à Kapitel 26). Wichtig bei der Arbeit in Publisher ist auch das Dialogfeld Grafik formatieren, das Sie am einfachsten über den gleichnamigen Befehl aus dem Kontextmenü zur Grafik auf den Bildschirm bringen.
»» Neben diversen Möglichkeiten zur Feineinstellung der Anzeige finden Sie darin auf der Registerkarte Layout unter Umbruchart fünf Alternativen, wie ein bereits vorhandener Text um die Grafik herum fließen soll (à Abbildung 22.47). Diese Alternativen gelten besonders dann, wenn die Grafik nur teilweise in den Text hineinragt.
»» Außerdem können Sie auf der Registerkarte Grafik des Dialogfelds über den Bereich Zuschneiden von einen Rand um die Grafik legen.
Abbildung 22.47 Die Registerkarte Layout im Dialogfeld Grafik formatieren.
611
Kapitel 23 Notizen mit OneNote 2010 OneNote 2010 ist ein Notizbuchprogramm, in das Sie Bemerkungen, Gedanken, Ideen, Skizzen, Erinnerungen und viele andere Arten von Informationen eintragen können. Im Gegensatz zu anderen Programmen ist dieses Werkzeug nicht an ein Seitenformat für Dokumente gebunden, sondern es benutzt zur Eingabe einen freien Zeichenbereich, in dem Sie Text, Grafik und Bilder an beliebiger Stelle anordnen können. Die Techniken der Eingabe sind identisch mit denen, die Sie auch in anderen Programmen der Microsoft Office 2010-Familie verwenden. Wir können uns also in diesem Kapitel auf die wesentlichen Besonderheiten bei der Arbeit mit OneNote beschränken:
»» Außerdem können Sie auch noch Elemente aus anderen Programmen in das Notizbuch einfügen (à Abschnitt 23.3). Beispielsweise integriert sich OneNote in diverse Office-Anwendungen und ermöglicht so eine Übernahme von Notizen von Microsoft Word oder Kontaktinformationen in Microsoft Outlook.
23.1 Notizbücher, Abschnitte und Seiten Wir beginnen mit einigen Organisationsaufgaben: Wie eben erwähnt, kann ein OneNote-Notizbuch in Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert sein, die jeweils mehrere Seiten enthalten können. Diese Organisationsebenen kennenzulernen, sollte Ihre erste Tätigkeit mit OneNote 2010 sein.
»» Ein OneNote-Notizbuch ist in Abschnitte mit Unterabschnitten gegliedert, die jeweils mehrere Seiten enthalten können. Wir wollen zunächst auf die Programmoberfläche eingehen und dann darauf, wie man diese Elemente organisiert (à Abschnitt 23.1).
»» Im Anschluss wollen wir die wichtigsten Dinge ansprechen, die Sie bei der Eingabe von Daten in den einzelnen Seiten beachten müssen (à Abschnitt 23.2). Dazu gehören meist Texteingaben, aber auch Zeichnungen; diese können Sie über die Tastatur oder ein geeignetes Zeichengerät eingeben.
612
23.1.1 Die Programmoberfläche Sie starten OneNote 2010 wie jedes andere MicrosoftOffice-Programm – also über Start/Alle Programme/ Microsoft Office und dann mit Microsoft OneNote 2010. Der Bildschirm ist für den mit diesem Programm unerfahrenen Anwender zunächst noch etwas gewöhnungsbedürftig (à Abbildung 23.1).
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
Abbildung 23.1 Der Bildschirm nach dem ersten Starten zeigt ein Beispiel.
Die wichtigsten Elemente Sie sollten sich schnell mit den wichtigsten Elementen davon vertraut machen:
»» Das Menüband oben unter der Titelleiste funktioniert wie bei allen anderen Office-Programmen.
»» Die Symbolleiste für den Schnellzugriff beinhaltet mehr Inhalte als die der meisten anderen Programme – auch solche zur Fensterdarstellung.
»» Direkt darunter finden Sie mehrere Register für die bereits angelegten Abschnitte des gerade aktuellen Notizbuchs. Sie können auch selbst weitere Abschnitte hinzufügen oder nicht mehr benötigte Abschnitte entfernen.
»» Am linken Fensterrand befindet sich ein erster Navigationsbereich, mit dessen Hilfe Sie zwischen den angelegten Notizbüchern und auch den Abschnitten darin wechseln können. Dieser Navigationsbereich ist zunächst minimiert. Sie können ihn durch einen Klick auf die Schaltfläche Navigationsleiste vergrößern voll anzeigen lassen.
»» Einen zweiten Navigationsbereich finden Sie rechts im Fenster. Darin werden die einzelnen Seiten innerhalb des gerade angezeigten Abschnitts aufgelistet. Sie können darüber auch weitere Seiten anlegen.
»» Über das Suchen-Feld darüber können Sie einzelne Programmbereiche nach Inhalten durchsuchen lassen. Klicken Sie auf die Pfeilspitze in diesem Feld, um den zu durchsuchenden Bereich auszuwählen.
613
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff
23.1.2 Notizbücher
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff beinhaltet auch Elemente zur Fensterdarstellung (à Tabelle 23.1).
Wir hatten es bereits angedeutet: Die oberste Organisationsebene im Programm ist die Ebene der Notizbücher. Standardmäßig ist bereits ein Notizbuch vorhanden und dieses trägt den Namen Persönlich. Innerhalb eines solchen Notizbuchs können Sie einzelne Abschnitte und einzelne Seiten anlegen. Sie können aber auch gleich mit mehreren Notizbüchern arbeiten. Verschiedene Notizbücher sollten Sie beispielsweise in dem Fall anlegen, dass Sie zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen – wie Privat und Beruf – trennen möchten. Separate Notizbücher empfehlen sich auch, wenn anderenfalls die Zahl der Seiten in einem Notizbuch ein gewisses Maß überschreitet, so dass die Übersicht gefährdet ist.
Symbol
Wirkung Zurück: bringt Sie nach einem Wechsel der Seite zurück zur vorher angezeigten Seite. Rückgängig: macht den zuletzt ausgeführten Befehl oder die letzte Eingabe rückgängig. An Desktop andocken: sorgt dafür, dass das OneNoteFenster rechts am Bildschirm angedockt wird. Die anderen geöffneten Fenster werden entsprechend verkleinert dargestellt. Ein nochmaliger Klick schaltet zurück zur normalen Darstellung. Ganzseitenansicht: zeigt die aktuell gewählte Seite so an, dass ihr Inhalt das Fenster voll ausfüllt. Ein nochmaliger Klick schaltet zurück zur normalen Darstellung.
Neue Notizbücher anlegen Zum Anlegen eines neuen Notizbuchs öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie den Befehl Neu (à Abbildung 23.3).
Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen: zeigt die Optionen zur Anpassung der Symbolleiste an. Tabelle 23.1 Die Schaltflächen der Symbolleiste für den Schnellzugriff
Die Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen beinhaltet übrigens weitere Optionen (à Abbildung 23.2). Sie können darüber auch verschiedene Stifte einschalten, die Ihnen das Zeichnen auf der Seite ermöglichen.
Abbildung 23.2 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann auch verschiedene Stifte anzeigen.
614
Abbildung 23.3 Die Kategorie Neu in der Registerkarte Datei
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
»» Wählen Sie im oberen Bereich, wo das Notizbuch gespeichert werden soll. Wenn Sie das Notizbuch nur auf dem aktuellen Rechner verwenden wollen, wählen Sie die Option Arbeitsplatz. Mit Web oder Netzwerk können Sie das Notizbuch auch von anderen Rechnern aus aufrufen – die Möglichkeit des Zugangs ist natürlich vorausgesetzt.
»» Geben Sie im zweiten Schritt dem Notizbuch einen Namen.
23.1.3 Abschnitte im Notizbuch Theoretisch könnten Sie alle Eingaben im Notizbuch in einem Abschnitt – sprich auf einer Seite – unterbringen. Natürlich führt das dazu, dass man nach mehreren Eingaben schnell die Übersicht verliert. Legen Sie also für Ihre Arbeitsbereiche innerhalb eines Notizbuchs verschiedene Abschnitte an. Sie können die in einem Abschnitt vorgenommenen Eingaben später schnell in einen anderen Abschnitt kopieren oder verschieben.
»» Klicken Sie dann auf Notizbuch erstellen.
Einen neuen Abschnitt anlegen
Das Notizbuch wird erstellt. Im Navigationsbereich am linken Fensterrand finden Sie ein Symbol dafür. Außerdem wird gleich ein Register darin angelegt, das den Namen Neuer Abschnitt 1 trägt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Abschnitt erstellen rechts neben den bereits vorhandenen Abschnittregistern am oberen Fensterrand. Sie können auch den Befehl Neuer Abschnitt aus dem Kontextmenü zum Abschnittsregister oder zum Navigationsbereich benutzen. Ein neuer Abschnitt wird erstellt, der standardmäßig den Namen Neuer Abschnitt mit einer fortlaufenden Nummer erhält. Auf Neuer Abschnitt 1 folgt Neuer Abschnitt 2 usw.
Weitere Befehle zu Notizbüchern Wenn Sie ein Notizbuch später umbenennen wollen, markieren Sie es im Navigationsbereich am linken Fensterrand und wählen Sie Umbenennen aus dem Kontextmenü dazu. In diesem Kontextmenü finden Sie auch Befehle, die für die Arbeit mit Notizbüchern interessant sein können:
»» Speichern unter erlaubt das separate Speichern der Inhalte des Notizbuchs als selbstständiges OneNote-Paket. Sie können damit Notizbücher auf andere Rechner übertragen. Eleganter wäre es aber, das Notizbuch gleich an einem Ort anzulegen, auf den mehrere Rechner Zugriff haben.
»» Dieses Notizbuch schließen bewirkt, was Sie vermuten. Das Notizbuch wird aus der Anzeige im Programm entfernt. Es steht auch nach dem Schließen des Programms und einem erneuten Öffnen nicht mehr automatisch zur Verfügung. Wenn Sie es wieder benötigen, öffnen Sie das Menü Datei und wählen Sie Öffnen. Die zuletzt geschlossenen Notizbücher werden in diesem Bereich aufgelistet und können durch einen Klick wieder geöffnet werden. Sollten Sie das Notizbuch darin nicht finden, klicken Sie auf Notizbuch öffnen und wählen Sie die Datei aus.
»» Über Nach oben und Nach unten können Sie die Reihenfolge der Anzeige der Notizbücher im Navigationsbereich ändern.
Einen Abschnitt umbenennen Direkt nach dem Erstellen eines neuen Abschnitts ist der Name bereits markiert. Sie können ihm dann sofort einen eigenen Namen geben. Um einen Abschnitt später umzubenennen, doppelklicken Sie auf seinen Namen im Abschnittsregister und überschreiben Sie oder editieren Sie den Namen . Sie können auch den Befehl Umbenennen aus dem Kontextmenü zum Abschnittsregister benutzen.
Abschnittgruppen benutzen Mithilfe von Abschnittsgruppen lassen sich Abschnitte zusammenfassen, sie dienen also als organisatorische Zwischenebenen zwischen dem Notizbuch und dem Abschnitt. Um eine Abschnittsgruppe anzulegen, wählen Sie den Befehl Neue Abschnittsgruppe aus dem Kontextmenü zum Abschnittsregister. Eine neue angelegte Abschnittsgruppe enthält zunächst noch keine Abschnitte. Sie müssen erst angelegt werden.
Farben Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich, Abschnitte mit geeigneten Farben zu versehen. Das Programm tut das bereits automatisch. Um die Farbe eines Abschnittsregisters zu ändern, wählen Sie Abschnittsfarbe
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Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
aus dem Kontextmenü zum einzufärbenden Abschnittsregister und legen Sie dann die Farbe fest.
Anlegens werden automatisch hinzugefügt (à Abbildung 23.4).
Die Reihenfolge von Abschnitten ändern
Sie können auch eine neue Seite erstellen, indem Sie einfach auf Neue Seite oberhalb der Seitenregister klicken.
Zum Verschieben eines Abschnitts innerhalb einer Abschnittsgruppe klicken Sie auf das Register für diesen Abschnitt, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Register nach rechts oder links, bis ein kleiner Pfeil angezeigt wird. Lassen Sie dann die Maustaste kos.
23.1.4 Seiten Innerhalb der Abschnitte arbeiten Sie mit Seiten. Beim Erstellen eines Abschnitts wird automatisch auch eine Seite angelegt. Wenn Sie in einem Abschnitt mehrere Seiten benutzen wollen, müssen Sie diese erstellen. Sie können dabei von leeren Seiten ausgehen oder eine Vorlage benutzen. Diese Vorlagen liefern ein einheitliches Layout und Design für die Seiten und können durch eine übereinstimmende Verwendung von Farben, Hintergrundbildern und Textformatierung das Erscheinungsbild Ihrer Notizen verbessern.
Eine neue leere Seite anlegen Um eine neue Seite anzulegen, klicken Sie im Navigationsbereich auf der rechten Seite des Programmfensters auf die nach unten zeigende Pfeilspitze und wählen Sie Neue Seite. Eine neue Seite wird erstellt. Diese trägt zunächst die Bezeichnung Seite ohne Titel, was rechts angezeigt wird. Im Hauptbereich des Fensters wird die Seite angezeigt. Sie verfügt bereits über einen Container für den Seitentitel. Geben Sie darin die gewünschte Bezeichnung für die Seite ein. Das Datum und die Uhrzeit des
TIPP
Eine Seitenvorlage benutzen OneNote stellt verschiedene Seitenvorlagen bereit, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern: vom dekorativen Hintergrund bis zu funktionalen Notizseiten wie Planungsoder Aufgabenlisten. Um eine davon beim Erstellen einer neuen Seite zu verwenden, verwenden Sie die folgenden Schritte:
» Erstellen Sie eine neue leere Seite (à oben). Nehmen Sie aber darin zunächst noch keine Eingaben vor. Viele Vorlagen enthalten Seiteninhalt, der an bestimmten Stellen angezeigt wird. Deshalb können Vorlagen nur auf neue Seiten angewendet werden, die nicht bereits Notizen enthalten. Wenn Sie für bereits erstellte Notizen eine Vorlage verwenden möchten, erstellen Sie aus dieser Vorlage eine neue Seite und kopieren Sie die vorhandenen Notizen auf die Seite.
» Öffnen Sie dann nochmals im Seitenregister die Liste zu Neue Seite und wählen Sie Seitenvorlagen. Dadurch wird rechts im Fenster der Aufgabenbereich Vorlagen angezeigt (à Abbildung 23.5).
» Klicken Sie dort unter Seite hinzufügen auf eine Kategorie in der Liste und anschließend auf den Namen der gewünschten Vorlage – beispielsweise auf Projektübersicht unterhalb von Business. Das
Abbildung 23.4 Eine neue Seite wurde erstellt und mit To Do benannt. Das Datum wurde automatisch hinzugefügt.
616
Notizbücher, Abschnitte und Seiten
Abbildung 23.5 Sie können Vorlagen für neue Seiten benutzen. Im Bereich rechts finden Sie die Möglichkeiten dazu.
Programm erstellt eine neue Seite im aktuellen Abschnitt basierend auf der ausgewählten Vorlage (à Abbildung 23.6).
» Ändern Sie den Inhalt der Seite so, dass neue Seiten, die anhand der geänderten Vorlage erstellt werden, Ihren Vorstellungen entsprechend angezeigt werden: Geben Sie darauf alle Elemente ein, die später auf der Seite erscheinen sollen, wenn Sie die Vorlage benutzen. Wenn Sie von einer vorhandenen Vorlage ausgehen, löschen Sie die Elemente der Vorlage, die Sie nicht benötigen.
» Sie können dann den Aufgabenbereich durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche ßen.
schlie-
Über den Abschnitt Standardvorlage auswählen im Aufgabenbereich Vorlagen können Sie festlegen, welche Vorlage benutzt werden soll, wenn Sie eine neue leere Seite anlegen.
TIPP
Eine eigene Vorlage erstellen Falls Sie eine vollständig neue Vorlage nicht selbst erstellen möchten, können Sie problemlos den Inhalt und das Erscheinungsbild einer vorhandenen Vorlage ändern und sie als benutzerdefinierte Vorlage speichern. Sie können auch von einer leeren Seite ausgehen und diese als Vorlage speichern.
» Erstellen Sie zunächst eine neue Seite. Sie können
» Über die Befehle der Gruppe Seite einrichten auf der Registerkarte Ansicht können Sie außerdem diverse Parameter für die Seite – beispielsweise die Seitenfarbe oder Hilfslinien – einstellen (à Abbildung 23.7).
»
Sie können über den Befehl Papierformat in derselben Gruppe auch das Format der Seite festlegen. Auf dem Bildschirm hat ein vom Standard abweichendes Format nur wenig Auswirkungen, wohl aber bei einem späteren Ausdruck. Wählen Sie zunächst im Feld Größe das gewünschte Papierformat und die Ausrichtung aus. Die Ränder können Sie dann auch festlegen.
eine leere Seite oder eine der bereits vorhandenen Vorlagen benutzen (à oben).
617
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.6 Eine Seite wurde auf Basis einer Vorlage erstellt.
»» Nachdem Sie alle Parameter für die Seitenvorlage festgelegt haben, klicken Sie unten im Aufgabenbereich Vorlagen auf Aktuelle Seite als Vorlage speichern.
»» Geben Sie im Dialogfeld Als Vorlage speichern ei-
Abbildung 23.7 Wählen Sie die Seitenfarbe und Hilfslinien aus.
nen Namen in das Feld Vorlagenname ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Als Standardvorlage für neue Seiten im aktuellen Abschnitt festlegen einschalten, wird diese Vorlage auf jede neue Seite angewendet, die Sie dem aktuellen Abschnitt im Notizbuch hinzufügen.
»» Klicken Sie auf Speichern. Von Ihnen angepasste oder neu erstellte Vorlagen werden automatisch der Liste Vorlagen im Aufgabenbereich Vorlagen hinzugefügt.
618
Notizen
Seiten löschen Wenn Sie eine Seite nicht mehr benötigen, können Sie sie löschen. Markieren Sie die Seite im Bereich rechts und wählen Sie Löschen aus dem zugehörigen Kontextmenü. Wenn Sie die letzte Seite aus einem Abschnitt gelöscht haben, wird angezeigt, dass dieser leer ist. Sie können dann diesen ebenfalls löschen oder wieder Seiten darin anlegen.
23.2 Notizen Das Erstellen von Notizen in OneNote ist so einfach wie das Schreiben von Text in einem Programm wie Microsoft Word. Der wichtige Unterschied besteht darin, dass Sie die Eingaben an einer beliebigen Stelle auf der Seite durchführen können.
23.2.1 Tippen oder Schreiben von Notizen Texteingaben können Sie über die Tastatur oder über ein Stifteingabegerät vornehmen. Beginnen wir mit der Eingabe von Text über die Tastatur.
Notizen eingeben Wenn Sie Text über die Tastatur eingeben möchten, klicken Sie auf die Stelle der Seite, an der der Text angezeigt werden soll, und beginnen Sie mit der Eingabe. Das Programm erstellt für jeden Text einen Notizencontainer (à Abbildung 23.9).
Notizen verschieben Abbildung 23.8 Eine Seite löschen
Nach der Eingabe können Sie eine Notiz auf der Seite oder in andere Seiten des Notizbuchs verschieben.
»» Zum Verschieben auf der aktuellen Seite setzen Sie den Mauszeiger auf die Titelleiste des Containers und verschieben diesen mit gedrückt gehaltener Maustaste (à Abbildung 23.10).
Abbildung 23.9 Eine Notiz wurde eingetippt.
619
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.10 Das Verschieben erledigen Sie über die Maus.
»
Um eine Notiz zu einer anderen Seite, einem anderen Abschnitt oder zu einem anderen Notizbuch zu verschieben, benutzen Sie die Zwischenablage. Sie finden diese Gruppe auf der Registerkarte Start. Beachten Sie, dass Ihnen die Befehle Ausschneiden, Kopieren und Einfügen auch über das Kontextmenü zu einem Container bzw. zu einer leeren Stelle auf einer Seite zur Verfügung stehen. Darüber können Sie auch eine eingegebene Notiz löschen.
Vergrößern des verfügbaren Platzes auf der Seite Wenn Sie den Platz unten in der Seite schnell vergrößern möchten, klicken Sie in der vertikalen Bildlaufleiste auf Halbe Seite Bildlauf nach unten .
Speichern von Notizen Wenn Sie Notizen erstellen, wird Ihre Arbeit beim Wechseln auf eine andere Seite oder einen Abschnitt oder beim Schließen von Abschnitten und Notizbüchern fortlaufend automatisch gespeichert. Sie müssen die Notizen auch dann nicht manuell speichern, wenn Sie sie fertiggestellt haben.
Wenn Sie eine Kopie eines Abschnitts an einem anderen Ort speichern möchten, verwenden Sie dafür den Befehl Speichern unter auf der Registerkarte Datei. Das Programm speichert automatisch alle weiteren Änderungen des Notizabschnitts an der neuen Stelle.
23.2.2 Formatieren und kennzeichnen Eingegebene Texte können wie in der Textverarbeitung mit Zeichenformaten versehen werden. Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und benutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe Basistext auf der Registerkarte Start. Auch einige Absatzformate – wie Aufzählungszeichen oder Nummerierungen – können hierüber ausgewählt werden. Die Schnellformatvorlagen in der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Start erlauben aber nur ein Formatieren des gesamten Inhalts eines Textcontainers.
ACHTUNG
Aufzählungen und Nummerierungen Um eine Liste mit Aufzählungszeichen zu erstellen, klicken Sie in der Gruppe Basistext auf Aufzählungszeichen oder öffnen Sie den Katalog dazu und wählen Sie ein Symbol aus (à Abbildung 23.11 links). Geben Sie
Abbildung 23.11 Sie können Aufzählungen und Nummerierungen verwenden.
620
Notizen
den gewünschten Text für das erste Element in der Liste ein und drücken Sie die Taste Æ. Automatisch wird ein neues Aufzählungszeichen für das nächste Listenelement erstellt. Um die Liste mit Aufzählungszeichen zu beenden und anschließend einen normalen Absatz einzugeben, drücken Sie zweimal Æ. Sie können eine Liste mit Aufzählungszeichen auch beginnen, indem Sie ein Sternchen eingeben und dann die Taste Å drücken. Zum Erstellen einer nummerierten Liste klicken Sie in der Gruppe Basistext auf Nummerierung oder öffnen den Katalog dazu und wählen ein Symbol aus (à Abbildung 23.11 rechts). Geben Sie dann den gewünschten Text für das erste Element in der Liste ein und drücken
Sie die Taste Æ. Sie können eine nummerierte Liste auch beginnen, indem Sie »1.« eingeben und dann die Taste Å drücken. Nach dem Drücken von Æ wird automatisch eine neue Nummer für das nächste Listenelement erstellt.
Kategorien Durch Zuweisen einer Kategorie können Sie einzelne Elemente mit kleinen Bildelementen kennzeichnen (à Abbildung 23.12). Das kann Ihnen später helfen, bestimmte Eintragungen schneller wiederzufinden. Benutzen Sie dazu den Katalog in der Gruppe Kategorien auf der Registerkarte Start.
Abbildung 23.12 Sie können den Eintragungen Kategorien zuweisen. Dies erleichtert später das Wiederfinden.
621
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
23.2.3 Suchen im Notizbuch Ein wichtiger Vorteil beim Verwenden von Kategorien besteht auch darin, dass Sie später nach den so gekennzeichneten Teilen suchen lassen können. Sie können aber auch ohne solche Kennzeichnungen nach Eintragungen suchen lassen.
Nach Kategorien suchen Ein Klick auf den Befehl Kategorien suchen in der Gruppe Kategorien der Registerkarte Start öffnet den Arbeitsbereich Kategorienzusammenfassung (à Abbildung 23.13). Hier sind im Hauptbereich alle Elemente aufgelistet, denen Sie eine Kategorie zugewiesen haben. Ein Klick auf einen Eintrag markiert die Notiz im Hauptbereich des Fensters.
»»
Über das Feld Kategorien gruppieren nach legen Sie fest, in welcher Form die Elemente aufgelistet werden sollen. Sie können nach Kategoriename, Abschnitt, Titel usw. sortieren lassen.
»»
Über das Feld Durchsuchen bestimmen Sie, welcher Bereich des Programms durchsucht werden sollen. Standardmäßig wird zunächst nur im aktuellen Notizbuch gesucht. Sie können aber die Suche durch Optionen wie Dieser Abschnitt oder Diese Abschnittsgruppe einschränken oder mit Alle Notizbücher ausdehnen. Auch eine Suche nach einzelnen Zeiträumen – wie etwa Notizen letzter Woche – ist möglich.
»» Wenn Sie Änderungen an den Notizen durchführen, während der Arbeitsbereich Kategorienzusammenfassung geöffnet ist, müssen Sie auf die Schaltfläche Ergebnisse aktualisieren klicken, wenn die Änderungen im Arbeitsbereich übernommen werden sollen.
Nach Texteintragungen suchen Natürlich können Sie auch direkt nach Texten suchen lassen, die Sie in Ihren Notizen verwendet haben. Dazu benutzen Sie das Suchen-Feld rechts oben im Programmfenster. Wenn Sie darin klicken, wird Ihnen eine
Abbildung 23.13 Nach Kategorien suchen
622
Notizen
Liste der aktuellen Notizbücher angezeigt (à Abbildung 23.14). Durch Klicken auf die kleinen Schaltflächen mit den Pluszeichen können Sie auch einzelne Seiten anzeigen lassen. Sie können hier bereits einen Bereich auswählen, in dem gesucht werden soll – notwendig ist das aber nicht.
Sobald Sie in das Suchen-Feld einen Text eingeben, werden die Stellen aufgelistet, an denen dieser Text in Ihren Notizen vorkommt (à Abbildung 23.15). Ist der Text auf der aktuell angezeigten Seite vorhanden, wird er zusätzlich markiert. Zu anderen Seiten, auf denen der Text ebenfalls auftaucht, können Sie jetzt schnell wechseln, indem Sie auf den Namen der Seite klicken. Einen umfassenden Überblick über die Fundstellen erhalten Sie, nachdem Sie unten in der Liste auf Suchergebnisbereich öffnen geklickt haben (à Abbildung 23.16). Dann wird rechts im Programmfenster der Bereich Suchergebnisse angezeigt, in dem alle Ergebnisse der Suche aufgelistet werden. Sie können darin festlegen, in welchen Notizbüchern gesucht werden soll, und auch die Ergebnisse sortieren lassen.
Abbildung 23.14 Sie können wählen, wo gesucht werden soll.
Abbildung 23.15 Das Suchen nach einer Texteintragung
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Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.16 Der Überblick über die Fundstellen
Abbildung 23.17 In der Registerkarte Zeichnen können Sie zwischen mehreren Zeichenwerkzeugen auszuwählen.
23.2.4 Werkzeuge zum Zeichnen benutzen Über die Registerkarte Zeichnen stehen Ihnen mehrere Werkzeuge zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie über ein Grafiktablett – oder auch über die Maus – einfache Zeichnungen erstellen können (à Abbildung 23.17).
»» Standardmäßig ist darin der Befehl Auswählen und eingeben aktiviert. Solange das so ist, können Sie die Maus dazu benutzen, einzelne Elemente auf der Seite anzuklicken und dann Text über die Tastatur einzugeben.
sen und anschließend wieder drücken, erzeugen Sie einen neuen Strich.
»» Wollen Sie zur Zeigefunktion der Maus zurückkehren, klicken Sie wieder auf Auswählen und eingeben oder drücken Sie die Taste È. Ihre Zeichnung wird in einem Container angezeigt, den Sie – wie Texteintragungen – verschieben können (à Abbildung 23.18).
»» Sobald Sie einen anderen Befehl aus der Gruppe Tools wählen, hat der Mauszeiger dessen Funktion. Sie können dann mit diesem Werkzeug auf der Seite zeichnen. Halten Sie die Maustaste während des Zeichnens einer Linie gedrückt. Wenn Sie sie loslas-
624
Abbildung 23.18 Auch Zeichnungen werden in einem Container angesiedelt.
Notizen
Zeichnen
Radieren
Über die Schaltflächen mit den farbigen Wellenlinien in der Gruppe Tools können Sie eine Farbe für den Stift auswählen. Wenn Sie den Katalog dazu öffnen, stehen Ihnen noch mehr Möglichkeiten zur Verfügung (à Abbildung 23.19).
Über die Liste zur Schaltfläche Radierer haben Sie die Wahl zwischen vier Formen. Der Mauszeiger wird danach als Rechteck angezeigt. Wenn Sie dieses mit gedrückt gehaltener Maustaste über ein gezeichnetes – Objekt bewegen, wird der Teil der Zeichnung unter dem Rechteck entfernt. Der Pinselstrichradierer entfernt den gesamten zusammenhängenden Strich, wenn Sie auf diesen klicken.
Auswählen können Sie geMit Hilfe der Lassoauswahl zeichnete Bereiche markieren. Setzen Sie nach der Wahl dieses Werkzeugs den Mauszeiger an einen Punkt außerhalb des zu markierenden Bereichs und führen Sie den Zeiger in einem Bogen um den Bereich herum. Nach dem Loslassen wird der Bereich markiert.
Weitere Werkzeuge zum Zeichnen
Abbildung 23.19 Der Katalog zu den Tools zum Zeichnen
Der Befehl Weitere Optionen für Farbe und Linienstärke darin zeigt das Dialogfeld Stifteigenschaften an (à Abbildung 23.20). Sie können hier die Strichstärke und eine Farbe wählen. Nach der Bestätigung über OK wird die gewählte Kombination mit im Katalog angezeigt.
Das Werkzeug Verschiebehand in der Gruppe Tools der Registerkarte Zeichnen macht aus dem Mauszeiger ein Handsymbol. Damit können Sie den im Programmfenster angezeigten Seitenausschnitt verschieben oder eine Markierung auf der Seite durchführen. Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihre Zeichnung erweitern wollen. Über die Gruppe Formen einfügen können Sie einige Standardformen einfügen lassen. Wählen Sie zunächst die gewünschte Form aus dem Katalog und klicken Sie dann auf die Seiten, um die Form in einer Standardgröße einzufügen. Sie können die Form aber auf der Seite auch nach der Auswahl aufziehen.
HINWEIS
Mehr Informationen zum Einfügen und Bearbeiten von Formen finden Sie in Ka-
pitel 27.
Abbildung 23.20 Hierüber können Sie einen eigenen Stift definieren.
625
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.21 Die Registerkarte Einfügen erlaubt das Hinzufügen der üblichen Elemente.
23.3 Elemente einfügen Die Registerkarte Einfügen erlaubt das Einfügen diverser Elemente in die Seite (à Abbildung 23.21). Einige der auf der Registerkarte Einfügen vorhandenen Werkzeuge werden in diesem Buch im Teil über die gemeinsamen Tools und Funktionen behandelt. Hinweise zum Arbeiten mit Tabellen finden Sie in Kapitel 27. Die Vorgehensweise beim Arbeiten mit Bildern und sonstigen grafischen Elementen beschreibt das Kapitel 26.
HINWEIS
23.3.1 Datum und Uhrzeit Wenn Sie das aktuelle Datum und die Uhrzeit des Computers zum Markieren oder Nachverfolgen Ihrer Notizen verwenden möchten, platzieren Sie den Mauszeiger auf der Stelle, an der Sie einen Datumsund Zeitstempel hinzufügen möchten. Benutzen Sie dann die Befehle
Datum, Zeit oder Datum und Uhrzeit in der Gruppe Zeitstempel der Registerkarte Einfügen. Sie können auch Tastenkombinationen benutzen (à Tabelle 23.2). Tasten
Wirkung
Ç+Á+F
das.aktuelle.Datum.und.die.Uhrzeit.einzufügen.
Ç+Á+D
nur.das.Datum.einzufügen.
Ç+Á+T
nur.die.Uhrzeit.einzufügen.
Tabelle 23.2 Tasten für Datum und Uhrzeit
Wenn Sie den automatisch bei jedem Erstellen einer neuen Seite eingefügten Zeitstempel ändern wollen, klicken Sie auf das Datum oder die Uhrzeit und anschließend auf das Kalender- oder Uhrsymbol (à Abbildung 23.22). Standardmäßig wird in OneNote das in der Systemsteuerung von Microsoft Windows angegebene Datums- und Zeitformat verwendet. Wenn Sie dieses ändern, werden die neuen Formate nur für neue Notizenseiten übernommen, nicht jedoch für bereits erstellte Notizenseiten.
Abbildung 23.22 Automatisch eingefügte Zeitstempel können geändert werden.
626
Elemente einfügen
23.3.2 Dokumente oder Dateien In den Notizbüchern können Sie alle Arten von Informationen an einer zentralen Stelle sammeln und speichern. Auch wenn Sie OneNote hauptsächlich für eigene Notizen verwenden, können Sie durch das Einfügen relevanter Informationen aus anderen Quellen sehr viel Zeit sparen. Statt Informationen erneut einzugeben oder sich auf Hyperlinks zu Dokumenten und Dateien zu verlassen, die möglicherweise nicht mehr verfügbar sind, wenn Sie offline arbeiten, können Sie die gewünschten Inhalte direkt in OneNote 2010 übertragen, entweder als Anlage oder als Ausdruck, dem Sie Kommentare hinzufügen können.
Eine Datei anfügen Wenn Sie die Kopie eines Dokuments oder einer Datei als Teil der Notizen speichern möchten, können Sie sie an die Notizbuchseite anfügen. Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Dateien auf Datei anfügen. Das öffnet das Dialogfeld Eine Datei oder eine Gruppe von Dateien zum Einfügen auswählen. Markieren Sie darin die Datei(en), die Sie einfügen wollen, und klicken Sie auf Einfügen. Auf der aktuellen Seite wird eine Kopie der Datei eingefügt und als Symbol angezeigt, auf das Sie doppelklicken können, um das Dokument oder die Datei zu öffnen oder anzuzeigen (à Abbildung 23.23).
Das Programm fügt die Kopie des Quelldokuments an, ohne eine Verknüpfung zur Quelldatei beizubehalten. Wird die Quelldatei zu einem späteren Zeitpunkt aktualisiert, werden die vorgenommenen Änderungen in der angefügten Kopie nicht angezeigt.
ACHTUNG
Einfügen von Dokumenten als Ausdruck Wenn Sie nur die Inhalte und nicht die Datei selbst benötigen, können Sie mit dem OneNote-Druckertreiber ein Bild bzw. eine Art von Ausdruck dieser Informationen einfügen. Dabei wird der Ausdruck vom Druckertreiber an das Notizbuch gesendet, wo er an der gewünschten Position auf einer Seite angeordnet werden kann. Ein Ausdruck kann zwar im Gegensatz zur Originaldatei nicht geöffnet und bearbeitet werden, aber Sie können Text aus dem Ausdruck kopieren und zur Bearbeitung an beliebiger Stelle einfügen. An den Ausdruck lassen sich durch Eingeben oder Überschreiben weitere Notizen anfügen.
» Wenn Sie zum Einfügen aus OneNote heraus arbeiten wollen, klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Dateien auf Dateiausdruck . Das öffnet das Dialogfeld Einzufügendes Dokument wählen. Markieren Sie darin die Datei(en), die Sie einfügen wollen, und klicken Sie auf Einfügen. OneNote öffnet das Quellprogramm für die Datei und druckt deren Inhalt direkt auf die Seite (à Abbildung 23.24). Zusätzlich wird ein Hyperlink zur Datei selbst erstellt.
» Sie können den OneNote-Druckertreiber auch von
Abbildung 23.23 Die Kopie eines Dokuments wurde eingefügt.
praktisch jedem anderen Office-Programm und auch von anderen Programmen her ansprechen. Öffnen Sie dazu im entsprechenden Programm die zu druckende Datei und anschließend das Menü Datei. Wählen Sie den Bereich Drucken und legen Sie unter Drucker die Option An OneNote 2010 senden fest (à Abbildung 23.25 links).
627
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.24 Der Inhalt einer Textdatei wurde auf der Seite gedruckt.
628
Abbildung 23.25 Dateiinhalte können direkt an OneNote gesendet werden.
Elemente einfügen
» Wenn Sie dann auf die Schaltfläche Drucken klicken, wird zunächst das Dialogfeld Speicherort in OneNote auswählen angezeigt (à Abbildung 23.25 rechts). Sie können darin das Notizbuch, den Abschnitt und – nach Klicken auf die kleinen Schaltflächen mit dem Pluszeichen – die Seite bestimmen, in die gedruckt werden soll. Der Druck startet nach einem Klick auf OK.
Die automatische Seitenwahl für den Ausdruck Unten im Dialogfeld finden Sie eine Option, mit der Sie festlegen können, dass alle Druckvorgänge ihr Ergebnis immer auf derselben Seite ablegen sollen. Wenn Sie diese aktivieren, wird das Dialogfeld Speicherort in OneNote auswählen beim Drucken nicht mehr angezeigt. Diese Einstellung können Sie später über die Optionen zum Programm ändern. Wählen Sie darin die Kategorie An OneNote senden (à Abbildung 23.26). Sie können für einzelne Programme festlegen, wie beim Senden verfahren werden soll.
23.3.3 Audio und Video Zum Erstellen von Notizen können Sie auch Audio- und Videonotizen aufzeichnen. Dazu benötigen Sie natürlich eine entsprechende Ausstattung an Hardware. Solche Aufnahmen können in vielen Fällen beim Aufzeichnen von Notizen hilfreich sein, beispielsweise bei Besprechungen und Vorlesungen. Interessant ist, dass Audio- oder Videoaufnahmen direkt mit allen während der Aufnahme gemachten Notizen verknüpft sind. Bei der Wiedergabe der Aufnahme zeigt OneNote die zugehörigen Notizen an, die Sie erstellt haben. Sie können die Notizen deshalb später nach Stichwörtern oder bestimmtem Text durchsuchen, der mit einer bestimmten Aufnahme verbunden ist. Zum Aufzeichnen von Audio- und Videoclips in OneNote sind Microsoft DirectX 9.0a oder höher und Microsoft Windows Media Player 9 oder höher erforderlich.
ACHTUNG
Abbildung 23.26 Unter den Optionen können Sie das Druckziel auf Basis einzelner Programme festlegen.
629
Kapitel 23 • Notizen mit OneNote 2010
Abbildung 23.27 Die Registerkarte Audio und Video/Aufzeichnung
Aufzeichnen Klicken Sie auf die Stelle der Seite, an der Sie die Aufzeichnung platzieren möchten. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Aufnahme einen der Befehle Audio aufnehmen oder Video aufnehmen. Auf der Seite wird ein Zeitstempel platziert. Außerdem wird die kontextbezogene Registerkarte Audio und Video/Aufzeichnung angezeigt (à Abbildung 23.27).
»»
Wollen Sie die Aufnahme kurzzeitig unterbrechen, klicken Sie auf die Schaltfläche Pause. Dass die Aufnahme angehalten wurde, erkennen Sie an der Markierung dieser Schaltfläche. Ein nochmaliger Klick auf diese Schaltfläche setzt die Aufnahme fort.
»»
Wenn Sie die Aufzeichnung beenden möchten, klicken Sie in dieser Registerkarte auf die Schaltfläche Beenden.
Als Ergebnis wird ein Container erstellt, in dem der Zeitstempel und ein Symbol für die aufgenommene Datei angezeigt werden (à Abbildung 23.28). Wenn Sie Audio aufzeichnen ausgewählt haben, wird der Soundclip als .wma-Datei aufgezeichnet. Bei der Auswahl von Video
aufzeichnen kombiniert OneNote Audio und Video in einer .wmv-Datei. Sobald eine Videoaufnahme in OneNote erstellt wurde, kann der Audioteil in den Notizen nicht mehr vom Videoteil getrennt werden.
Abbildung 23.28 Eine Aufzeichnung auf einer Seite
Wiedergabe Zur Wiedergabe öffnen Sie die Seite mit der Audio- oder Videoaufnahme und klicken Sie auf das Symbol mit der Pfeilspitze neben dem Container mit der Aufzeichnung. Sie können auch auf Wiedergabe in der Registerkarte Audio und Video klicken. Die Schaltflächen auf der Registerkarte Audio und Video/Wiedergabe erlauben dann ein kurzzeitiges Unterbrechen oder ein Anhalten der Wiedergabe oder auch ein Vor- und Zurückspulen um jeweils 10 Sekunden oder 10 Minuten (à Abbildung 23.29).
Abbildung 23.29 Die Registerkarte Audio und Video/Wiedergabe
630
Elemente einfügen
Textnotizen während der Aufzeichnung Während einer Aufzeichnung können Sie außerdem Textkommentare in den Container eingeben. Nach Beenden der Aufzeichnung finden Sie links neben jedem dieser Kommentare ein Symbol mit einer kleinen Pfeilspitze. Wenn Sie darauf klicken, springt die Wiedergabe automatisch zu dem Teil des Clips, der bei der Eingabe des Kommentars aufgezeichnet wurde. Dadurch wählt OneNote abwechselnd jedes Element aus, das Sie während der Aufzeichnung erstellt haben. Umgekehrt wird bei einer vollständigen Wiedergabe des Clips auch immer der bei der Aufnahme eingegebene Kommentar markiert (à Abbildung 23.30). Aufnahme und Textkommentare sind also synchronisiert.
Abbildung 23.30 Aufnahme und Textkommentare sind synchronisiert.
Anpassen der Einstellungen für Aufnahmen Falls die Qualität der Aufnahmen in OneNote nicht Ihren Erwartungen entspricht, können Sie die Audio- und Videostandardeinstellungen anpassen. Öffnen Sie über das Menü Datei die Optionen zum Programm (à Abbildung 23.31).
Abbildung 23.31 Die Optionen zu Audio- und Videoaufzeichnungen
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Teil 7 Gemeinsame Aufgaben
Kapitel 24 Druck und Seriendruck
636
Kapitel 25 Teamarbeit und Freigabe
668
Kapitel 26 Grafische Elemente und zugehörige Tools
696
Kapitel 27 Weitere gemeinsam benutzte Funktionen
726
Kapitel 28 Automatisieren mit Makros und VBA
744
Kapitel 29 Die Anpassung mit XML
764
Teil 5 • Gemeinsame Aufgaben In diesem letzten Teil des Buchs beschäftigen wir uns mit einigen Aspekten, die allen – oder zumindest fast allen – Programmen der Microsoft Office 2010-Familie gemeinsam sind.
634
Gemeinsame Aufgaben
Kapitel 24: Druck und Seriendruck Zunächst geht es um das Drucken von Dokumenten. Praktisch alle zum Drucken notwendigen Befehle sind bei den Office-2010-Programmen im Bereich Drucken in der Registerkarte Datei zusammengefasst. Diese unterscheiden sich teilweise je nach dem aktuellen OfficeProgramm, zum Teil sind sie aber auch identisch. Wir werden Ihnen zunächst die allgemein gültigen Befehle vorstellen und dann auf die Besonderheiten bei den einzelnen Programmen der Familie eingehen. Außerdem können Sie mit Office 2010 ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle und ein Hauptdokument, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Davon handelt der zweite Abschnitt des Kapitels.
Kapitel 25: Teamarbeit und Freigabe Unter dem Begriff »Freigabe« wird – jedenfalls bei Microsoft Office – alles verstanden, was irgendwie mit der Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form zusammenhängt. Dazu gehören sowohl einfache Dinge wie das Versenden eines Dokuments über das Internet als auch das Speichern an einem Ort, zu dem auch andere Benutzer Zugriff haben – beispielsweise im privaten Netzwerk oder im Internet. Wenn Sie ein Dokument nicht in gedruckter Form verbreiten, sondern als Datei anderen Personen zukommen lassen möchten, kommen zusätzliche Aspekte ins Spiel. Diese betreffen beispielsweise die Sicherheit, aber auch andere Dinge. In diesem Kapitel wollen wir diese Aspekte zusammenfassend ansprechen.
Kapitel 26: Grafische Elemente und zugehörige Tools Anschließend finden Sie ein Kapitel, das Ihnen Hinweise zu den Feinheiten der Bearbeitung von grafischen Elementen liefert, die Sie in ein Office-Dokument eingefügt haben. Dazu gehören beispielsweise einfache Zeichnungsobjekte, Bilddateien, WordArt- und ClipArt-Ob-
jekte, schematische Darstellungen mit SmartArt oder einfach nur Textfelder. Je nachdem, welche Elemente Sie eingefügt haben, liefern die Office-2010-Programme unterschiedliche Möglichkeiten zu deren Bearbeitung.
Kapitel 27: Weitere gemeinsam benutzte Funktionen Außerdem verfügen die Office-2010-Programme noch über mehrere Werkzeuge und Funktionen, die Sie fast überall verwenden können. Dazu gehören beispielsweise die Tabellen, das Einfügen von Objekten aus anderen Programmen oder das Arbeiten mit Hyperlinks und die Darstellung von wissenschaftlichen Formeln.
Kapitel 28: Automatisieren mit Makros und VBA Häufig wiederkehrende Abläufe können Sie mithilfe von Makros automatisieren. Die einfachste Methode, ein solches Makro zu erstellen, ist die Verwendung des Makrorekorders. Dieser Rekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet, um jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden zu können. Mit Visual Basic können Sie darüber hinaus auch eigene Prozeduren und Funktionen definieren. Wir liefern Ihnen in diesem Kapitel eine Einführung in das Arbeiten mit dieser Programmiersprache.
Kapitel 29: Die Anpassung mit XML Im letzten Kapitel gehen wir auf einige Möglichkeiten zur Anpassung der Oberfläche eines Office-Programms mit Hilfe von XML ein. Dabei werden wir uns auf den Einsatz in Microsoft Word beschränken, aber auch einige Hinweise zur Anwendung in Access liefern. Sie finden hier zunächst eine kurze Einführung zu XML und Bemerkungen zum Einsatz in Office 2010. Auch das Menüband verwendet ein textbasiertes XML-Markup, wodurch das Erstellen und Anpassen der Benutzeroberfläche vereinfacht wird. Mit ein paar XML-Zeilen können Sie genau die passende Benutzeroberfläche für den Benutzer erstellen.
635
Kapitel 24 Druck und Seriendruck Das Ziel der Arbeit mit den Programmen Microsoft Word und Microsoft Publisher besteht meist darin, einen Ausdruck auf Papier zu erzeugen. Deswegen werden Sie die wichtigsten Parameter für den Ausdruck – wie beispielsweise das Papierformat, die Ausrichtung oder die Seitenränder – im Allgemeinen relativ früh erledigen und nicht erst dann, wenn Sie den Ausdruck beginnen wollen. Bei Microsoft Publisher ist das Festlegen der Seiteneinstellungen ja eigentlich der erste Schritt der Arbeit. Anders ist das bei Programmen, bei denen man sich im Allgemeinen mit der Darstellung der Ergebnisse auf dem Bildschirm begnügt. Das trifft zu für Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft Outlook und im Wesentlichen auch für Microsoft PowerPoint. Natürlich können Sie auch hier die Resultate zu Papier bringen, Sie müssen aber die Parameter für den Ausdruck noch festlegen. Dabei gibt es zwischen diesen Programmen einige Unterschiede, die Sie kennen sollten.
»» Praktisch alle zum Drucken notwendigen Befehle sind bei den Office-2010-Programmen im Bereich Drucken innerhalb der Registerkarte Datei des jeweiligen Office-Programms zusammengefasst. Viele Befehle darin sind bei den meisten dieser Programme identisch. Diese wollen wir zuerst ansprechen (à Abschnitt 24.1).
»» Natürlich gibt es wieder einmal auch Besonderheiten. Auf diese wollen wir in den anschließenden Ab-
636
schnitten eingehen. Wir liefern Ihnen darin Hinweise zum Drucken unter Word (à Abschnitt 24.2), Excel (à Abschnitt 24.3) und den weiteren Office-2010Programme (à Abschnitt 24.4).
»» Mit Office 2010 können Sie ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Davon handelt der letzte Abschnitt dieses Kapitels (à Abschnitt 24.5). Sie benötigen dazu eine Datenquelle und ein Hauptdokument, in dem die Elemente vorliegen, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen.
24.1 Druckeinstellungen für alle Office-Programme Die Registerkarte Datei hält bei allen Programmen des Pakets den Bereich Drucken bereit, in dem die wesentlichsten Einstellungen für den Ausdruck vorgenommen werden können. Alle zum Drucken wichtigen Befehle sind darin zusammengefasst (à Abbildung 24.1).
»» Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau auf das zu erwartende Ergebnis. Bei mehrseitigen Dokumenten können Sie hier zwischen den einzelnen Seiten wechseln .
»» Der Schieberegler Zoom ermöglicht das Einstellen eines Vergrößerungsfaktors für diese Druckvorschau.
Druckeinstellungen für alle Office-Programme
Abbildung 24.1 Der Bereich Drucken auf der Registerkarte Datei fasst alle wichtigen Befehle zusammen – hier bei Microsoft Word.
24.1.1 Den Drucker wählen Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie über die Liste Name den gewünschten Drucker aus wählen.
»» Neben den eigentlichen Druckergeräten finden Sie in dieser Liste auch die Optionen Microsoft Office Document Image Writer und Microsoft XPS Document Writer. Darüber können Sie eine Datei erstellen, die Sie auf elektronischem Weg verteilen können (à Kapitel 25).
»» Wenn Ihr Rechner über ein Faxmodem verfügt, können Sie darüber das Dokument auch als Fax versenden (à unten).
»» Haben Sie Microsoft OneNote 2010 installiert, kön-
Die Druckereigenschaften Durch einen Klick auf den Link Druckereigenschaften öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie die Parameter des aktuell gewählten Druckers festlegen können. Was in diesem Dialogfeld angezeigt wird, hängt vom jeweiligen Drucker ab. Bei (fast) allen Druckern finden Sie hier beispielsweise die Möglichkeit, die Standardeinstellungen für das Seitenformat und die Orientierung – also Hochformat oder Querformat – oder die Druckqualität festzulegen. Mehrere dieser Parameter entscheiden über die Qualität des Ausdrucks. Beispielsweise können Sie hierüber im Allgemeinen die Druckauflösung oder die Option Schwarzweiß/Farbdruck einstellen. Lesen Sie bitte bei eventuellen Problemen mit den Einstellmöglichkeiten in diesem Dialogfeld im Handbuch zu Ihrem Drucker nach. Bestätigen Sie Ihre Wahl über OK.
nen Sie veranlassen, dass das Dokument auf einer Notizseite dieses Programms abgelegt wird.
637
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Die Anzahl der Exemplare Um die Anzahl der zu druckenden Exemplare festzulegen, benutzen Sie das Feld Exemplare . Tippen Sie die Anzahl direkt ein oder klicken Sie auf die Pfeilspitzen, um die Zahl zu erhöhen oder zu verringern.
24.1.2 Der Ausdruck Wenn Sie den Ausdruck starten wollen, klicken Sie auf Drucken. Wenn Sie beispielsweise einen Drucker wie Microsoft Office Document Image Writer oder Microsoft XPS Document Writer eingestellt haben, wird das Dialogfeld Datei speichern als geöffnet, in dem Sie der Druckdatei einen Namen geben müssen. Nach einer Bestätigung über Speichern wird die Datei erstellt.
Daten im Dialogfeld Faxnummereigenschaften eingeben. Den Namen können Sie hier auch weglassen. Nach der Bestätigung wird die Nummer im Fenster Neues Fax angezeigt.
» Geben Sie anschließend den Inhalt für die Titelseite ein. Klicken Sie dazu zunächst in den Hauptbereich des Fensters. Sollte das Fax nur aus Text bestehen, geben Sie ihn hier ein. Wenn Sie bestimmte Formate wünschen, können Sie diese über die Befehle des Menüs Format oder über die Schaltflächen in der gleichnamigen Symbolleiste bestimmen.
» Anschließend können Sie das Fax senden. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Senden in der Symbolleiste des Fensters. Der Status der Sendung wird angezeigt.
24.1.3 Fax
24.1.4 Die weiteren Einstellungen
Wenn Sie über ein geeignetes Faxmodem verfügen, können Sie zum Senden von Faxen jede beliebige WindowsAnwendung verwenden. Nach der Auswahl von Fax unter Drucker wird nach einem Klick auf die Schaltfläche Drucken ein Teil des Programms Windows-Fax und -Scan gestartet. Hier ist die Nachricht bereits als Anhang eingefügt.
Unterhalb des Abschnitts Drucker finden Sie in der Backstage-Ansicht im Bereich Drucken eine größere Anzahl von Optionen für den Ausdruck. Diese unterscheiden sich teilweise je nach dem aktuellen Office-Programm, zum Teil sind sie aber bei manchen Programmen identisch. Wir werden in den anschließenden Abschnitten darauf eingehen.
Bevor Sie mit einem Faxmodem arbeiten können, müssen Sie dieses Gerät zunächst einrichten. Verbinden Sie es mit dem entsprechenden Anschluss Ihres Computers. Welcher dies ist, entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Herstellers. Möglicherweise müssen Sie die Installation älterer Geräte manuell vornehmen. Kontrollieren Sie dann die Eigenschaften des verwendeten Geräts. Dazu öffnen Sie die Systemsteuerung von Windows. Bei Windows 7 wählen Sie dort den Bereich Geräte und Drucker.
24.2 Drucken unter Microsoft Word
ACHTUNG
» Im Allgemeinen werden Sie ein Fax mit der Eingabe des Empfängers starten. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können einfach die Faxnummer des Empfängers eingeben. Wenn Sie sich mit dem allgemein verwendeten kanonischen Format der Faxnummer nicht so gut auskennen, sollten Sie auf die Schaltfläche Faxnummer richtig formatieren … in der Symbolleiste klicken und dann die einzelnen
638
Wie sagten es weiter vorne schon: Bei Word werden Sie die wichtigsten Parameter für den Ausdruck – wie beispielsweise das Papierformat, die Ausrichtung oder die Seitenränder – im Allgemeinen relativ früh erledigen und nicht erst dann, wenn Sie den Ausdruck beginnen wollen.
24.2.1 Die Einstellungen für Textseiten Einige der bei Word im Bereich Drucken vorhandenen Einstellungen betreffen auch wiederum das Seitenlayout – die Ausrichtung, die Randeinstellungen und das Papierformat. Sie können damit diese Parameter für den Ausdruck schnell ändern. Wenn Sie vor dem Schließen des Dokuments dieses speichern, werden die hier festgelegten Einstellungen für das Dokument übernommen.
Drucken unter Microsoft Word
Die zu druckenden Seiten bestimmen Über das erste Feld unter den Einstellungen können Sie festlegen, was gedruckt werden soll (à Abbildung 24.2).
» Aktuelle Seite drucken druckt nur die Seite, auf der sich die Schreibmarke befindet.
» Wenn Sie Benutzerdefinierten Bereich drucken wählen, können Sie anschließend über das darunter angezeigte Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7;9;11-12. In diesem Fall würden die Seiten 2 bis 7, die Seite 9 und die Seiten 11 und 12 gedruckt. Über den Bereich Dokumenteigenschaften im zweiten Teil der Liste können Sie zusätzliche Dinge zu Papier bringen, die mit dem Dokument verbunden sind – beispielsweise die Dokumenteigenschaften oder eine Liste der verwendeten Formatvorlagen. Beachten Sie auch die standardmäßig eingeschaltete Option Markup drucken. Diese bewirkt, dass eingefügte Kommentare oder nachverfolgte Änderungen mit gedruckt werden. Durch Abschalten dieser Option können Sie das vermeiden.
ACHTUNG
Mehrseitiger Druck Abbildung 24.2 Legen Sie fest, was gedruckt werden soll.
Bei mehrseitigen Dokumenten müssen Sie zunächst einmal festlegen, welche Seiten zu Papier gebracht werden sollen.
» Die Grundeinstellung liefert Alle Seiten drucken. » Wenn Sie vor dem Aufruf der Registerkarte Datei einen Bereich im Dokument markiert haben, können Sie diesen über Auswahl drucken ausdrucken lassen. Beachten Sie dabei, dass der Seitenumbruch in diesem Fall automatisch neu geregelt wird, wenn Sie keine Seitenumbruchmarken manuell eingefügt haben.
Wenn Sie beide Seiten des Papiers bedrucken wollen, wählen Sie Beidseitiger manueller Druck und legen Sie das Papier nach dem Bedrucken der Vorderseite nochmals umgekehrt in den Drucker (à Abbildung 24.3 links).
Sortieren der Seiten Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie festlegen, wie die Kopien ausgegeben werden sollen (à Abbildung 24.3 rechts). Durch Wahl von Sortiert werden zuerst alle Seiten des ersten Exemplars vollständig gedruckt, bevor das nächste ausgegeben wird. Bei Wahl von Getrennt werden erst alle Exemplare der ersten Seite gedruckt, dann die der zweiten usw.
Abbildung 24.3 Die Optionen für den mehrseitigen Druck und zum Sortieren
639
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Das Seitenlayout beim Ausdruck ändern Darunter finden Sie im Bereich Drucken drei Optionen, die das Seitenlayout für den Ausdruck betreffen – die Ausrichtung, die Randeinstellungen und das Papierformat. Bei Word werden Sie diese Parameter wahrscheinlich schon über die Registerkarte Seitenlayout bestimmt haben (à Kapitel 6). Sie können hier aber noch eine schnelle Änderung durchführen, beispielsweise wenn Sie ein anderes Papierformat testen wollen (à Abbildung 24.4).
Abbildung 24.5 Die Einstellungen für die Seitenränder
mat passt. Bei Wahl einer anderen Einstellung als Keine Skalierung wird die Größe der Schrift und der grafischen Elemente entsprechend geändert.
Abbildung 24.4 Legen Sie die Ausrichtung und das Papierformat fest.
Mit den Seitenrändern bestimmen Sie den Abstand zwischen dem Rand des Papiers und dem bedruckten Bereich (à Abbildung 24.5). Dafür liefert Ihnen Word zunächst einmal mit den Einstellungen Normal, Schmal, Mittel, Breit und Gespiegelt fünf Alternativen.
Skalierung Das letzte Optionsfeld im Bereich Drucken ermöglicht es, mehr als eine Seite pro Blatt zu drucken ( Abbildung 24.6). Sie können bis zu 16 Seiten auf einem Blatt Papier drucken. Mit der Option An Papiergröße anpassen bewirken Sie, dass die Formateinstellungen so geändert werden, dass das Dokument auf ein anderes Papierfor-
640
Abbildung 24.6 Die Optionen zum Skalieren
Drucken unter Microsoft Word
24.2.2 Briefumschläge und Etiketten Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Briefe ausdrucken lassen. Die Befehle dazu finden Sie bei Word 2010 in der Gruppe Erstellen auf der Registerkarte Sendungen des Menübands.
Umschläge Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Umschlagdokument geöffnet haben, müssen Sie es zuerst anlegen. Nach der Wahl von Umschläge in der Liste zu Erstellen wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöffnet ( Abbildung 24.7). Geben Sie darin in den Feldern Empfänger(adresse) und Absenderadresse die erforderlichen Daten ein. Beachten Sie darin auch die Anzeigen in den Feldern Vorschau und Einzug. In Letzterem wird die Richtung angezeigt, in der Sie die Umschläge in den Drucker einführen müssen. Standardmäßig wird für den Umschlag ein Format von 110 x 220 mm angenommen. Ein anderes Format müssen Sie erst einstellen, indem Sie auf Optionen klicken:
»» Im Dialogfeld Umschlagoptionen können Sie auf der Registerkarte Umschlagoptionen ein anderes Format für den Umschlag auswählen ( Abbildung 24.8
Abbildung 24.7 Das Dialogfeld für den Umschlag
links). Im mittleren Bereich geben Sie die Position der Empfängeradresse und der Absenderadresse an. Die zu verwendende Schriftart können Sie getrennt für Empfängeradresse und Absenderadresse einstellen, nachdem Sie auf die Schaltfläche Schriftart geklickt haben.
Abbildung 24.8 Format, Schriftart und Zufuhr festlegen
641
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
»» Über die Registerkarte Druckoptionen in diesem
»» Bei Umschlägen finden Sie die Schaltfläche Zum Do-
Dialogfeld können Sie die Zufuhrmethode für die Umschläge im Drucker festlegen ( Abbildung 24.8 rechts).
kument hinzufügen. Wenn Sie darauf klicken, wird der Inhalt des Umschlagdokuments als separater Abschnitt vor das eigentliche Dokument – also den Brief – gesetzt und kann anschließend zusammen mit diesem gespeichert werden. Den Effekt können Sie auch über die Druckvorschau kontrollieren ( Abbildung 24.1). Wenn Ihr Drucker nicht über separate Einzüge für den Umschlag und den Brief verfügt, müssen Sie sowohl den Umschlag als auch das normale Briefpapier im Drucker in der richtigen Reihenfolge bereitstellen. Sie können aber auch über das Dialogfeld Drucken zuerst die erste Seite mit den Daten für den Umschlag und dann die restlichen Daten für den Brief drucken ( oben).
Etiketten Wenn Sie statt Umschlägen lieber Etiketten verwenden wollen, wählen Sie in der Liste zu Erstellen die Option Beschriftungen. Auch dabei wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöffnet, diesmal ist die Registerkarte Etiketten aktiviert. Geben Sie auch darin im Feld Adresse die erforderlichen Daten ein.
»» Hier empfiehlt es sich, auf die Schaltfläche Optionen zu klicken und damit das Dialogfeld Etiketten einrichten anzuzeigen. Darin müssen Sie das zu verwendende Etikettenformat festlegen. Sie sollten zunächst im oberen Bereich den zu verwendenden Druckertyp wählen, da sich daraus unterschiedliche Optionen ergeben. Anschließend werden die marktgängigen Etiketten für den Typ angezeigt. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Etikettenhersteller den Hersteller bzw. die Marke der Etiketten aus. Unter Etikettennummer wählen Sie dann den Typ der verwendeten Etiketten aus.
»» Wenn Sie unter diesen Einträgen nicht das Format der gewünschten Etiketten finden, können Sie es über die Schaltfläche Neues Etikett selbst einstellen. Geben Sie dem Format einen Namen und legen Sie die Maße fest. Im oberen Bereich des Dialogfelds wird die Bedeutung der einzelnen Felder erklärt.
Das Ergebnis Nachdem Sie die Formate für den Umschlag oder das Etikett festgelegt haben, kehren Sie mit der Bestätigung automatisch zum Dialogfeld Umschläge und Etiketten zurück. Darin haben Sie dann mehrere Optionen für das weitere Vorgehen.
»» Sowohl bei Umschlägen als auch bei Etiketten finden Sie die Schaltfläche Drucken. Den Ausdruck darüber nehmen Sie dann wie oben für das Dokument selbst beschrieben vor.
642
»» Bei Etiketten finden Sie stattdessen die Schaltfläche Neues Dokument. Ein Klick darauf bewirkt, dass die für das Etikett eingegebenen Daten in einem neu erstellten Dokument abgelegt werden. Sie können dieses speichern und bei Bedarf auch separat ausdrucken.
24.3 Drucken unter Microsoft Excel Alle Elemente einer Arbeitsmappe – also Tabellen und Diagramme – können Sie natürlich ausdrucken. Oft werden Sie gleich zum Ausdruck schreiten, ohne weitere Einstellungen vornehmen zu müssen. Das können Sie – wie bei Word – über den Bereich Drucken auf der Registerkarte Datei bewirken ( Abbildung 24.9).
24.3.1 Besondere Einstellungen Der Großteil der Möglichkeiten zur Einstellung bei Excel entspricht denen in Word (à oben). Zwei zusätzliche Optionen sind aber vorhanden: die Auswahl der zu druckenden Blätter und die Möglichkeit zur Skalierung.
Die Auswahl der Blätter und Seiten Über die erste Option unter den Einstellungen können Sie schnell entscheiden, welche Inhalte der aktiven Arbeitsmappe gedruckt werden sollen ( Abbildung 24.10 links).
Drucken unter Microsoft Excel
Abbildung 24.9 Der Bereich Drucken bei Excel. Die Einstellungen können Sie aber auch über die Registerkarte Seitenlayout festlegen.
» Wenn Sie nur einen bestimmten Bereich eines Blatts drucken wollen, markieren Sie ihn vorher und wählen Sie Auswahl drucken.
» Wenn ein Ausdruck mehrere Seiten benötigt, erken-
Abbildung 24.10 Wählen Sie die zu druckenden Bereiche aus.
» Die Grundeinstellung steht auf Aktive Tabellen drucken. Dabei wird das vorher ausgewählte Blatt gedruckt. Wenn Sie mehrere Blätter in einem Arbeitsgang drucken wollen, markieren Sie diese, bevor Sie die Registerkarte Datei öffnen.
nen Sie das an der Anzeige der Seitenzahl unterhalb der Vorschau (à Abbildung 24.10 rechts). Sie können dann einzelne Seiten davon ausdrucken lassen, indem Sie im Bereich Seiten die Anfangs- und die Endeseite oder eine bestimmte Seite festlegen. Wenn Sie bereits Druckbereiche auf den einzelnen Blättern der Mappe definiert haben, werden standardmäßig nur diese Bereiche gedruckt. Wollen Sie das gesamte Blatt drucken, aktivieren Sie die Option Druckbereich ignorieren.
ACHTUNG
» Alternativ dazu können Sie auch die Gesamte Arbeitsmappe drucken.
643
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.11 Die Registerkarte Seitenlayout bei Excel
Die Skalierung Wenn Sie bei der Kontrolle der Vorschau feststellen, dass eine Tabelle beim Ausdruck nicht ganz auf das Papier passt, können Sie den Skalierungsfaktor ändern. Die Optionen dazu erklären sich eigentlich selbst.
Seitenränder und Spaltenbreiten Ein Klick auf die Schaltfläche Seitenränder anzeigen bewirkt, dass in der Vorschau Marken für die Seitenränder und die einzelnen Spalten angezeigt werden. Sie können diese über die Maus verschieben.
24.3.2 Die Druckvorbereitung Bei Word wird man meist ein Druckergebnis erhalten wollen, in dem alle Seiten eines Dokuments dieselben Einstellungen verwenden. Anders ist das bei Excel: Wenn eine Arbeitsmappe sowohl breite als auch hohe Tabellen beinhaltet, wird man beispielsweise oft die breiten im Querformat und die hohen Tabellen im Hochformat ausdrucken wollen. Das können Sie aber nicht über den Bereich Drucken der Registerkarte Datei steuern. Sie müssen stattdessen die Einstellungen auf der Ebene der einzelnen Blätter vornehmen. Dafür verwenden Sie die Registerkarte Seitenlayout im Menüband (à Abbildung 24.11). Die finden darin alle Befehle, die die Darstellung auf dem Papier betreffen. Dazu gehören das Papierformat, die Orientierung und die Seitenränder. Excel benutzt hierfür zunächst einmal bestimmte Standardeinstellungen – beispielsweise das Format DIN A4 für das Papier im Hochformat.
Die zu druckenden Bereiche festlegen Standardmäßig druckt Excel eine Tabelle immer vollständig aus – angefangen von der Zelle A1 in der oberen linken Ecke bis zu der letzten Zelle unten rechts, die Eingaben enthält. Wenn Sie das nicht wünschen, müssen Sie die zu druckenden Bereiche vorher festlegen.
644
Wenn Sie mehrere Bereiche in einem Blatt ausdrucken wollen, müssen Sie diese dafür nacheinander markieren. Wenn Sie mehrere Blätter einer Mappe ausdrucken wollen, müssen Sie diese Auswahl für jedes Blatt der Arbeitsmappe einzeln vornehmen.
»
Um den ersten zu druckenden Bereich festzulegen, markieren Sie in der Tabelle den Bereich, der gedruckt werden soll. Wählen Sie dann die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Druckbereich. Wählen Sie Druckbereich festlegen. Der zu druckende Bereich wird mit einem gestrichelten Rahmen versehen (à Abbildung 24.12).
Abbildung 24.12 Druckbereiche werden mit einem gestrichelten Rahmen versehen.
» Wenn Sie einen weiteren Bereich für den Druck festlegen wollen, Markieren Sie den nächsten Bereich, der gedruckt werden soll. Öffnen Sie die Liste zu Druckbereich auf der Registerkarte Seitenlayout und wählen Sie Zum Druckbereich hinzufügen. Über den Befehl Druckbereich aufheben in der Liste zu Druckbereich entfernen Sie alle auf dem Blatt festgelegten Druckbereiche! Es spielt keine Rolle, welche Zelle Sie vorher markiert haben.
ACHTUNG
Drucken unter Microsoft Excel
Die Ausrichtung und das Papierformat Tabellen können im Hoch- oder im Querformat ausgedruckt werden. Ist eine größere Tabelle breiter als hoch, sollte man das Querformat benutzen. Ist sie mehr hoch als breit, benutzen Sie das Hochformat. Standardmäßig geht Excel davon aus, dass Sie den Ausdruck auf Papier im Format DIN A4 vornehmen wollen. Wenn Sie ein anderes Format wünschen, müssen Sie das zuerst festlegen. Das Programm liefert Ihnen dazu eine Liste der gängigsten Alternativen.
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Um die Ausrichtung zu bestimmen, wählen Sie das Blatt, für das die Einstellungen gelten sollen. Wählen Sie die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Ausrichtung. Wählen Sie Hochformat oder Querformat.
»» Zur Wahl des Papierformats aktivieren Sie das Blatt, für das die Einstellungen gelten sollen. Öffnen Sie dann die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Größe und wählen Sie das gewünschte Papierformat aus.
Die Seitenränder festlegen Mit den Seitenrändern legen Sie den Abstand zwischen dem Rand des Papiers und dem bedruckten Bereich fest. Dafür liefert Ihnen Excel zunächst einmal mit den Einstellungen Normal, Breit und Schmal drei Alternativen. Sie können aber die vier Ränder einer Seite auch einzeln festlegen. Auf diese Weise können Sie beispielsweise auch für den oberen und den unteren Rand oder für den rechten und den linken Rand verschiedene Einstellungen bestimmen.
Legen Sie die vier Ränder der Seite einzeln fest und klicken Sie auf OK. Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie mit den beiden Kontrollkästen Horizontal und Vertikal dafür sorgen, dass die Tabelle auf der Seite waagerecht und senkrecht zentriert gedruckt wird. Über die Felder Kopfzeile und Fußzeile bestimmen Sie den Abstand dieser Zeilen vom oberen bzw. unteren Seitenrand.
Die Überschriften wiederholen lassen Wenn Tabellen so lang sind, dass sie nicht mehr auf eine Papierseite passen, erscheinen die von Ihnen eingegebenen Spaltenüberschriften beim Ausdruck nur auf der ersten Seite. Der Leser weiß auf den Folgeseiten nicht mehr, was die einzelnen Spalten bedeuten. Das können Sie vermeiden, indem Sie die Überschriften auf allen Seiten automatisch wiederholen lassen. Sie müssen dazu nur angeben, welche Zeile(n) oder Spalte(n) auf den entsprechenden Folgeseiten mit ausgedruckt werden sollen.
»» Wählen Sie das Blatt, für das die Einstellungen gelten sollen. Lassen Sie die Registerkarte Seitenlayout anzeigen und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Drucktitel. Die Registerkarte Blatt im Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt ( Abbildung 24.13).
»» Wenn Sie eine der Standardalternativen für den Seitenrand benutzen wollen, wählen Sie das Blatt oder die Blätter aus, für das bzw. die die Einstellungen gelten sollen. Öffnen Sie die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie dann in der Gruppe Seite einrichten auf Seitenränder. Wählen Sie die Einstellung für die Seitenränder aus dem Katalog aus.
»» Wenn Sie die Seitenränder individuell festlegen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder unten in der Liste. Die Registerkarte Seitenränder im Dialogfeld Seite einrichten wird angezeigt.
Abbildung 24.13 Die Überschriften wiederholen lassen
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
» Klicken Sie in das Feld Wiederholungszeilen oben und dann in der Tabelle auf den Kopf der Zeile, die auf allen Druckseiten wiederholt gedruckt werden soll. Bestätigen Sie mit OK. Auf dieselbe Weise können Sie auch dafür sorgen, dass bei sehr breiten Tabellen die erste(n) Spalte(n) der Tabelle auch auf den Folgeseiten mit ausgedruckt werden. Klicken Sie im Dialogfeld in das Feld Wiederholungsspalten links und dann in der Tabelle auf die Überschriften der gewünschten Spalten. Im Dialogfeld können Sie beispielsweise auch TIPP festlegen, ob eingefügte Kommentare mit ausgedruckt werden sollen oder in welcher Reihenfolge die Seiten sortiert werden sollen.
Den Umbruch gestalten Wenn ein Blatt für den Ausdruck mehrere Seiten benötigt, kommt es vor, dass eine neue Seite an einer von Ihnen nicht gewünschten Stelle beginnt. Dieser Seitenwechsel lässt sich aber kontrollieren. Die Umbruchvorschau können Sie verwenden, um Seitenumbrüche schnell anzupassen. Sie können in dieser Ansicht die Position der Seitenumbrüche ändern, indem Sie sie mit der Maus verschieben.
»
Um die Stellen für den Umbruch festzulegen, wählen Sie zunächst das Blatt, für das Sie den Umbruch einstellen wollen. Markieren Sie dann die Zelle, mit der eine neue Seite beginnen soll, und klicken Sie in der Gruppe Seite einrichten auf Umbrüche. Wählen Sie Seitenumbruch einfügen. Die Stelle des Umbruchs wird markiert.
» Wenn Sie den Umbruch kontrollieren wollen, lassen Sie die Registerkarte Ansicht anzeigen und klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf Umbruchvorschau . Manuell eingefügte Seitenumbrüche werden als durchgehende Linien angezeigt. Mit gestrichelten Linien wird angegeben, wo automatisch ein Seitenumbruch erfolgt (à Abbildung 24.14). Durch einen Klick auf Normal kehren Sie zur gewohnten Ansicht zurück.
Die Kontrolle des Seitenlayouts Die Ansicht Seitenlayout von Excel ermöglicht es Ihnen, das Erscheinungsbild einer Seite zu kontrollieren. Über diese Ansicht ändern Sie auch die Breite von Spalten und die Höhe von Zeilen. Um die Ansicht Seitenlayout einzuschalten, wählen Sie die Registerkarte Ansicht und klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf Seitenlayout (à Abbildung 24.15).
Abbildung 24.14 Die Umbruchvorschau erlaubt eine Kontrolle der Aufteilung auf die einzelnen Seiten.
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Drucken unter Microsoft Excel
Abbildung 24.15 Die Seitenlayoutansicht erlaubt auch ein Ändern von Spaltenbreiten, Zeilenhöhen und Rändern.
In dieser Ansicht können Sie auch die Spaltenbreiten, Zeilenhöhen und die Ränder ändern:
»» Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, deren Breite Sie ändern wollen. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zur nächsten Spalte. Der Zeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus in horizontaler Richtung.
Wenn Sie wieder zur gewohnten Ansicht zurückwechseln wollen, klicken Sie in der Gruppe Arbeitsmappenansichten auf Normal.
Kopf- und Fußzeilen einrichten
Sie ändern wollen. Setzen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie zur nächsten Zeile. Der Zeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus in vertikaler Richtung.
Die Ansicht Seitenlayout erlaubt es Ihnen bei Excel ebenfalls, Kopf- und Fußzeilen einzufügen. Solche Zeilen beherbergen meist konstante Angaben wie den Namen des Dokuments oder automatisch wechselnde Angaben für die Seitenzahlen oder das Druckdatum. Die Kopfund Fußzeilen von Excel-Tabellen verfügen immer über drei Abschnitte – einen linksbündigen, einen zentrierten und einen rechtsbündigen. In jedem dieser Abschnitte können Sie entweder einen Text eintippen oder einen Standardeintrag dafür auswählen.
»» Setzen Sie den Mauszeiger im Lineal auf die Stelle,
»» Um einen Texteintrag für eine Kopfzeile festzulegen,
an der der obere oder untere Seitenrand beginnt. Der Zeiger wird als Doppelpfeil angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Maus in horizontaler Richtung.
klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Bereich der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag festlegen wollen. Geben Sie dort den gewünschten Text ein.
»» Klicken Sie auf die Überschrift der Zeile, deren Höhe
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
» Wenn Sie einen Standardeintrag verwenden wollen, klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Bereich der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag festlegen wollen. Öffnen Sie dann in der Gruppe Kopf- und Fußzeile den Katalog zu Kopfzeile und wählen Sie einen Eintrag aus.
» Sie können auch komplexere Kopf- und Fußzeilenelemente selbst gestalten. Beispielsweise können Sie erreichen, dass bei einem vierseitigen Dokument auf der ersten Seite die Angabe Seite 1 von 4 steht, auf der zweiten Seite die Angabe Seite 2 von 4 usw. Klicken Sie in der Ansicht Seitenlayout auf den Bereich der Kopfzeile, für den Sie einen Eintrag festlegen wollen. Wenn Sie die Seitennummer eingeben wollen, klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente auf Seitenzahl. Der Platzhalter &[Seite] erscheint dann im Bereich der Kopfzeile. Fügen Sie ein Leerzeichen und den Text von ein. Fügen Sie noch ein Leerzeichen hinzu. Klicken Sie in der Gruppe Kopf- und Fußzeilenelemente auf Anzahl der Seiten. Wenn Sie einen Eintrag in einer Kopf- oder Fußzeile formatieren wollen, markieren Sie den gewünschten Bereich in der Zeile und benutzen Sie die üblichen Methoden dazu. Hinweise zum Formatieren in Excel finden Sie im Teil über dieses Programm (à Kapitel 11).
TIPP
Weitere Optionen Standardmäßig werden die vom Bildschirm her gewohnten Spaltenüberschriften – also A, B usw. – und Zeilenüberschriften – also 1, 2 usw. – sowie die Gitternetzlinien nicht mit ausgedruckt. Wenn diese auf dem Papier erscheinen sollen, müssen Sie das extra festlegen. Um Gitternetzlinien und Überschriften mit ausdrucken zu lassen, wählen Sie zunächst das Blatt oder die Blätter aus, für das/die die Einstellungen gelten sollen. Klicken Sie auf die Registerkarte Seitenlayout und schalten Sie in der Gruppe Blattoptionen unter Überschriften das Kontrollkästchen Drucken ein, um die Spalten- und Zeilenüberschriften mit auszudrucken. Schalten Sie in der Gruppe Blattoptionen unter Gitternetzlinien das Kontrollkästchen Drucken ein, um das Gitternetz mit auszudrucken.
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Wenn Sie später feststellen, dass eine Tabelle beim Ausdruck nicht ganz auf das Papier passt, können Sie den Skalierungsfaktor ändern. Dazu benutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe An Format anpassen der Registerkarte Seitenlayout. Aktivieren Sie das gewünschte Blatt oder die entsprechenden Blätter. Im Feld Skalierung legen Sie fest, ob Sie das Tabellenblatt beim Drucken vergrößern oder verkleinern wollen. Sie können einen Wert zwischen 10% und 400% wählen. Dieser Parameter ist bei einigen Druckern nicht verfügbar. Alternativ zur direkten Eingabe der Skalierung können Sie über die Felder Breite und Höhe die Ausgabe so skalieren, dass sie auf eine angegebene Anzahl von Seiten passt.
24.4 Drucken bei anderen Office-Programmen Auch die Office-Programme ermöglichen natürlich den Ausdruck. Trotz des Versuchs von Microsoft, allen Programmen eine einheitliche Struktur der Bedienung zu verleihen, gibt es hier immer noch große Unterschiede beim Festlegen der notwendigen Druckparameter.
24.4.1 Drucken bei Microsoft Access Bei Microsoft Access müssen Sie zuerst dafür sorgen, dass das zu druckende Objekt geöffnet oder zumindest im Navigationsbereich markiert ist. Öffnen Sie dann die Registerkarte Datei und wählen Sie Drucken. Sie finden in diesem Bereich die Befehle Schnelldruck, Drucken und Seitenansicht.
Die Seitenansicht Um das zu erwartende Ergebnis vor dem Ausdruck zu kontrollieren, wählen Sie zunächst Seitenansicht. Damit wird das zu druckende Objekt in einer separaten Seitenansicht angezeigt (à Abbildung 24.16). Auf der Registerkarte Seitenansicht finden Sie alle Möglichkeiten zur Einstellung der Druckparameter:
»
Zur Wahl des Papierformats aktivieren Sie das Blatt, für das die Einstellungen gelten sollen. Öffnen Sie dann die Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie in der Gruppe Seitengröße auf Größe
Drucken bei anderen Office-Programmen
Abbildung 24.16 Die Seitenansicht bei Access 2010
und wählen Sie das gewünschte Papierformat. Standardmäßig geht Access davon aus, dass Sie den Ausdruck auf Papier im Format DIN A4 vornehmen wollen. Wenn Sie ein anderes Format wünschen, müssen Sie das zuerst festlegen. Das Programm liefert Ihnen dazu eine Liste der gängigsten Alternativen.
»»
Mit den Seitenrändern legen Sie den Abstand zwischen dem Rand des Papiers und dem bedruckten Bereich fest. Dafür liefert Ihnen auch Access mit den Einstellungen Normal, Breit und Schmal drei Alternativen.
»» Aktivieren Sie in der Gruppe Seitengröße die Option Nur Daten drucken, um Bezeichnungsfelder, Steuerelementumrandungen, Rasterlinien und Grafiken wie beispielsweise Linien und Kästchen beim Drucken eines Formulars oder Berichts wegzulassen.
»»
Access-Objekte können im Hoch- oder im Querformat ausgedruckt werden. Verwenden Sie zur Einstellung die Optionen in der Gruppe Seitenlayout. Ist ein Objekt mehr breit als hoch, sollte man das Querformat benutzen. Ist es mehr hoch als breit, benutzen Sie das Hochformat.
»»
Über die Befehle in der Gruppe Zoom regeln Sie den Vergrößerungsmaßstab der Anzeige in der Seitenansicht. Die Liste zur Schaltfläche Zoom darin verfügt über mehrere numerische Einstellungen. Standardmäßig ist An Fenster anpassen eingeschaltet. Damit wird der Vergrößerungsfaktor durch die Fenstergröße automatisch geregelt.
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.17 Die Registerkarte Druckoptionen im Dialogfeld Seite einrichten. Legen Sie Ränder, Größe und Ausrichtung fest.
Ein Klick auf die Schaltfläche Seite einrichten in der Gruppe Seitenlayout öffnet das gleichnamige Dialogfeld (à Abbildung 24.17). Wenn Sie eine Tabelle oder Abfrage zum Ausdruck vorgesehen haben, finden Sie in diesem Dialogfeld nur die Registerkarte Druckoptionen. Auf der Registerkarte Druckoptionen bestimmen Sie die Randeinstellungen. Für alle Objekte finden Sie hier vier Felder zum Festlegen der Ränder. Die Optionen im unteren Bereich unterscheiden sich je nach dem auszudruckenden Objekt:
Bestätigen Sie die Einstellungen durch einen Klick auf Seitenansicht schließen. Die Normalansicht des Objekts wird wieder angezeigt. Um mit dem Drucken fortzufahren, müssen Sie erst wieder die Registerkarte Datei und darin den Bereich Drucken anzeigen lassen.
Drucken Ein Klick auf Drucken im gleichnamigen Bereich der Registerkarte Datei zeigt bei Access das klassische Dialogfeld Drucken an ( Abbildung 24.18).
»» Bei tabellarischen Objekten finden Sie hier das Kontrollkästchen Überschriften drucken. Aktivieren Sie dieses, um beim Drucken eines Datenblatts Spaltenüberschriften auszugeben.
»» Wenn Sie ein Formular oder einen Bericht zum Ausdruck gewählt haben, gelangen Sie über die Registerkarte Spalten zu den Optionen, mit denen die Anordnung und die Größe von einzelnen zu druckenden Elementen und deren Anordnung auf der Druckseite festgelegt werden. Viele dieser Parameter können Sie zum Drucken von mehrspaltigen Berichten oder Bezeichnungsfeldern benutzen: Über die Optionen unter Rastereinstellungen legen Sie fest, wie viele Spalten auf dem Papier erscheinen sollen. Unter Spaltengröße bestimmen Sie die Dimension der Spalten. Wenn Sie mehrere Spalten auf der Seite drucken wollen, können Sie über den Bereich Spaltenlayout bestimmen, in welcher Anordnung die Datensätze auf dem Papier angeordnet werden sollen. Eine kleine Vorschau erklärt die Bedeutung der beiden Optionen.
650
Abbildung 24.18 Bei Access gibt es noch das klassische Dialogfeld Drucken.
»» Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können Sie im Dropdown-Listenfeld Name den gewünschten auswählen. Haben Sie ein Faxgerät installiert, können Sie auch dieses hierüber ansteuern.
Drucken bei anderen Office-Programmen
»» Über die Schaltfläche Eigenschaften stellen Sie druckerspezifische Parameter ein, wenn Sie von den in Windows als Standard gewählten Einstellungen abweichen wollen. Welche Optionen hier zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Drucker ab.
»» Um die Ausgabe des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie das betreffende Kontrollkästchen. Mit dieser Datei können Sie dann beispielsweise auch einen Ausdruck von einem Rechner aus durchführen, auf dem Access nicht installiert ist.
»» Legen Sie unter Druckbereich fest, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alles, um das komplette Dokument zu drucken. Sie können auch im Feld Seiten die zu druckenden Seiten oder Seitenbereiche angeben; verwenden Sie einen Bindestrich zur Angabe von Seitenbereichen und trennen Sie einzelne Seiten oder Seitenbereiche durch ein Semikolon voneinander ab, beispielsweise in der Form 2-7; 9; 11-13.
»» Geben Sie im Bereich Exemplare die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Kopien an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrseitigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Exemplare sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird.
24.4.2 Drucken bei Microsoft Outlook Bei Microsoft Outlook sind mit jedem Ansichtstyp spezielle Standarddruckformate verbunden, in denen die Standardeinstellungen für Papier- und Seitengrößen und andere Parameter festgelegt sind. Sie müssen zunächst den Programmbereich – also E-Mail, Kontakte, Kalender usw. – wählen, dessen Elemente Sie ausdrucken wollen. Auch den Ordner, in dem sich die zu druckenden Elemente befinden, müssen Sie öffnen. Öffnen Sie dann die Registerkarte Datei und wählen Sie den Bereich Drucken ( Abbildung 24.19).
Die Vorschau Den Vergrößerungsmaßstab der Vorschau können Sie in zwei Stufen einstellen. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Aktuelle Größe zeigt der Mauszeiger das Symbol einer Lupe an. Sie können auf einen Bereich in der Vorschau klicken, um diesen vergrößert darzustellen. Ein weiterer Klick verkleinert die Anzeige wieder.
Der Druckbereich Welche Optionen Ihnen unter Druckbereich zur Verfügung stehen, hängt vom aktuellen Outlook-Ordner ab. Verwenden Sie beispielsweise das Memoformat zum Drucken von einzelnen Elementen und ein beliebiges anderes der Standarddruckformate zum Drucken von ganzen Ansichten.
Starten Sie den Ausdruck durch einen Klick auf OK. Beim Drucken wird das Dokument in eine Druckwarteschlange in Windows gestellt und von dort aus im Hintergrund gedruckt. Sie können Ihre Druckaufträge jederzeit über das Druckerfenster von Windows steuern.
Die Druckoptionen
Schnelldruck
»» Wenn Sie mehrere Drucker installiert haben, können
Über die Schaltfläche Schnelldruck im Bereich Drucken der Registerkarte Datei wird das aktuelle Objekt mit den im Dialogfeld Drucken derzeit festgelegten Einstellungen gedruckt, ohne dass das Dialogfeld vorher angezeigt wird. Es empfiehlt sich also, den Druckvorgang zumindest einmal über den entsprechenden Befehl auszulösen, wenn Sie von den in Windows festgelegten Einstellungen für den Drucker abweichen wollen. Änderungen in den Druckereinstellungen für das aktuelle Dokument werden mit dem Dokument gespeichert.
Zum Einstellen weiterer Druckparameter klicken Sie im Bereich Drucken auf Druckoptionen . Legen Sie die verbleibenden Einstellungen im Dialogfeld Drucken fest ( Abbildung 24.20). Sie im Listenfeld Name den gewünschten auswählen.
»» Über die Schaltfläche Eigenschaften können Sie druckerspezifische Parameter einstellen. Die dabei verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Druckermodell.
»» Um den Ausdruck des Dokuments in eine Datei umzuleiten, aktivieren Sie die gleichnamige Option.
»» Geben Sie im Feld Exemplare die Anzahl der vom aktuellen Dokument auszudruckenden Exemplare an. Wenn Sie mehrere Exemplare eines mehrsei-
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.19 Der Bereich Drucken bei Microsoft Outlook. Wählen Sie unter den Einstellungen das Format für den Ausdruck.
tigen Dokuments drucken wollen, können Sie über das Kontrollkästchen Exemplare sortieren festlegen, dass zuerst ein Exemplar vollständig gedruckt wird, bevor das nächste ausgegeben wird.
»» Legen Sie im Bereich Seitenbereich fest, was gedruckt werden soll: Wählen Sie die Option Alle, um den gesamten Inhalt zu drucken.
»» Um Papierseiten beidseitig zu bedrucken, können Sie im Bereich Seitenzahlen nacheinander die Optionen Ungerade und Gerade verwenden.
Die Seite einrichten Nach einem Klick auf die Schaltfläche Seite einrichten im Dialogfeld Drucken wird das Dialogfeld Seite einrichten angezeigt, in dem Sie die Parameter auf drei Registerkarten einstellen können. Die Standardeinstellungen für diese Parameter werden mit dem vorher gewählten Druckformat festgelegt. Abbildung 24.20 Das Dialogfeld Drucken erlaubt bei Outlook die Wahl des Druckformats.
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Drucken bei anderen Office-Programmen
» Auf der Registerkarte Format können Sie die für den Ausdruck gewünschte Schriftart und Schriftgröße einstellen. Für unterschiedliche Elemente – beispielsweise Titel und Felder – können verschiedene Einstellungen benutzt werden. Die sonstigen Optionen auf dieser Registerkarte unterscheiden sich deutlich je nach dem gewählten Standarddruckformat. Viele Variationsmöglichkeiten zeigt beispielsweise das Kartenformat: Mit den Optionen unter der Überschrift Abschnitte können Sie deren Aufteilung auf die einzelnen Seiten festlegen. Für den Ordner Kontakte sind diese Abschnitte beispielsweise die Gruppen von Elementen mit gleichem Anfangsbuchstaben. Standardmäßig werden die einzelnen Abschnitte nacheinander gedruckt. Mit der Option beginnen auf einer neuen Seite sorgen Sie für einen Seitenumbruch zwischen den Abschnitten.
» Auf der Registerkarte Papier können Sie die Abmessungen des zu verwendenden Papierformats, dessen Aufteilung und die Ränder für den Druck festlegen: Die Begriffe Papier (Typ) und Seite (Größe) haben in Microsoft Outlook eine besondere Bedeutung. Papier bezieht sich auf die eigentliche Papierseite, die Sie in den Drucker einlegen. Mit Seite wird der Bereich auf dem Papier definiert, in dem die Druckausgabe erfolgt. Durch Wahl geeigneter Einstellungen können Sie mehrere Seiten auf einem einzigen Blatt Papier drucken. Beispielsweise können Sie zwei Seiten eines Hefts auf einem einzigen Blatt drucken, indem Sie als Seitengröße Heft (1/2-Blatt) wählen.
» Über die Registerkarte Kopfzeilen/Fußzeilen legen Sie den Ausdruck von Zeilen fest, die auf allen Seiten des Ausdrucks in derselben Form angezeigt werden sollen. Für jede Zeile stehen drei Felder für die Eingabe von linksbündigen, zentrierten und rechtsbündigen Elementen zur Verfügung. Markieren Sie zuerst das gewünschte Feld und nehmen Sie dann die Eingaben vor. Mit Hilfe der Schaltflächen der kleinen Symbolleiste im unteren Bereich des Dialogfelds bewirken Sie die Anzeige von automatischen Informationen (à Tabelle 24.1). Markieren Sie vor der Wahl einer Schaltfläche den gewünschten Teil der Kopf-/ Fußzeile im Dialogfeld Seite einrichten, in dem die Information angezeigt werden soll.
Tabelle 24.1 Schaltflächen der Registerkarte Kopfzeilen/Fußzeilen
24.4.3 Drucken bei Microsoft PowerPoint Bei Microsoft PowerPoint verfügt der Bereich Drucken der Registerkarte Datei über die Möglichkeit, die zu druckenden Elemente auszuwählen (à Abbildung 24.21). Alle Fragen, die mit der Verteilung einer Präsentation auf elektronischem Weg zusammenhängen – wie beispielsweise das Erstellen von Videos oder das Verpacken der Präsentation –, behandeln wir im Zusammenhang mit der Freigabe (à Kapitel 25).
HINWEIS
Das Layout bestimmen Über das zweite Element unterhalb der Einstellungen können Sie einstellen, was von der aktuellen Präsentation gedruckt werden soll. Im Bereich Drucklayout des Katalogs haben Sie hier die Wahl zwischen Ganzseitige Folien, Notizenseiten und Gliederung. Darunter stehen verschiedene Formate für den Ausdruck von Handzetteln zur Verfügung (à Abbildung 24.22 links).
Farben Für alle zu druckenden Elemente einer Präsentation können Sie zwischen verschiedenen Farbeinstellungen wählen (à Abbildung 24.22 rechts).
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.21 Der Bereich Drucken im Programm PowerPoint
Kopf- und Fußzeilen Wenn Sie Ihre Ausdrucke mit Kopf- und/oder Fußzeilen versehen wollen, klicken Sie auf den Link Kopf- und Fußzeile bearbeiten unten im Bereich Drucken. Im dann angezeigten Dialogfeld können Sie diese Eingaben getrennt für die Folien einerseits und die Notizblätter und Handzettel andererseits vornehmen ( Abbildung
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24.23). Die Vorgehensweise ist in beiden Fällen identisch. Bei Folien sind nur Fußzeilen möglich: Sie können ein linksbündiges Datum, eine zentrierte Foliennummer und einen frei wählbaren rechtsbündigen Text eingeben. Hinsichtlich des Datums haben Sie die Wahl, ob das jeweils aktuelle Datum oder ein festes Datum erschei-
Abbildung 24.22 Die Optionen für das Layout und für die Farbeinstellungen
Drucken bei anderen Office-Programmen
24.5 Seriendokumente Mit Word können Sie ohne großen Aufwand eine Vielzahl von Seriendokumenten – Serienbriefe, bedruckte Briefumschläge, Adressetiketten etc. – erstellen. Sie benötigen dazu eine Datenquelle – beispielsweise eine Datenbank aus einer Microsoft-Office-Anwendung oder ein Adressbuch – und ein Hauptdokument – das heißt ein Textgerüst, in dem die Elemente vorhanden sind, die in allen Exemplaren des Seriendokuments erscheinen sollen. Beim Drucken wird dann für jeden Datensatz aus der Datenquelle ein Exemplar des Dokuments mit den entsprechenden Feldinhalten erstellt. Abbildung 24.23 Folien können mit Kopf- und Fußzeilen versehen werden.
nen soll. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass die Eingaben auf der Titelfolie nicht erscheinen.
» Einige Vorbereitungen sind natürlich notwendig: Sie müssen dem Hauptdokument die zu verwendende Datenquelle bereitstellen und dafür gibt es mehrere Möglichkeiten (à Abschnitt 24.5.1). Einerseits können Sie in Word selbst eine solche Quelle erstellen, andererseits können Sie dafür auch eine bestehende Datei aus Excel, Access, Outlook oder einem anderen Programm verwenden.
» Im weiteren Vorgehen müssen Sie zunächst den Typ des Dokuments festlegen, dann die zu verwendende Datenquelle auswählen, den gewünschten Text verfassen und die Seriendruckfelder einfügen (à Abschnitt 24.5.3). Das Ergebnis sollten Sie zuerst noch einmal am Bildschirm kontrollieren; dann können Sie den Ausdruck vornehmen. Zur Abwicklung solcher Aufgaben verwenden Sie die Registerkarte Sendungen im Menüband von Word (à Abbildung 24.25). Abbildung 24.24 Für Notizblätter und Handzettel sind andere Kopf- und Fußzeilen möglich.
Bei Notizblättern und Handzetteln erscheinen Datum und Uhrzeit rechts in der Kopfzeile (à Abbildung 24.24). Links darin ist eine beliebige Eingabe möglich. Die Seitenzahl wird rechts in die Fußzeile gesetzt. Wenn Sie mehr Flexibilität hinsichtlich der Anordnung benötigen, können Sie die Kopf- und Fußzeilen auch über die Registerkarte Einfügen auf den Folien und anderen Elementen selbst einfügen.
HINWEIS
Beachten Sie den folgenden wichtigen Punkt: Wenn Sie für den Seriendruck eine Datenquelle festlegen, wird auf Ihrem Rechner im Standardordner ein Unterordner mit dem Namen Meine Datenquellen angelegt, in dem die Daten für die Datenverbindung gespeichert werden. Diese Dateien können Sie später auch für andere Seriendruckaufgaben verwenden. Wenn Sie ein Seriendruckdokument auf einen anderen Rechner übertragen, stehen dort die Datei für die Datenverbindung nicht zur Verfügung.
ACHTUNG
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.25 Die Registerkarte Sendungen im Menüband von Word
24.5.1 Vorbereitungen aus Word heraus Wir sagten es gerade: Sie müssen zunächst festlegen, woher Word die Daten erhalten soll, die in die einzelnen Seriendokumente eingefügt werden sollen. Dies wird als Datenquelle bezeichnet. Eine Datenquelle ist eine Datei mit Daten, die in jeder Kopie eines Seriendokuments unterschiedlich sind. Sie können sich eine Datenquelle als Tabelle vorstellen. Jede Spalte der Datenquelle entspricht einer Informationskategorie oder einem Datenfeld, beispielsweise Vorname, Nachname, Adresse und Postleitzahl. Der Name jedes Datenfelds ist in der ersten Tabellenzeile aufgeführt und wird als Steuersatz bezeichnet. Jede nachfolgende Zeile enthält einen Datensatz, der über einen vollständigen Satz zusammengehöriger Informationen verfügt. Bei der Verwendung der Seriendruckfunktion werden die Daten der einzelnen Empfänger in die Felder in Ihrem Hauptdokument eingefügt. Zum Festlegen einer solchen Quelle benutzen Sie bei Word die Befehle der Gruppe Seriendruck starten auf der Registerkarte Sendungen. Sie sollten in diesem Zusammenhang auch gleich beachten, dass Sie den Prozess der Serienbrieferstellung auch von anderen Office-Programmen aus starten können ( unten). Je nachdem, von welchem Programm Sie ausgehen, sind jeweils einige unterschiedliche Vorarbeiten erforderlich.
Datenquelle bereitstellen Für die Datenquelle können Sie unterschiedliche Grundlagen benutzen. In vielen Fällen wird dabei eine Datenbankverbindungsdatei erzeugt, die die Kommunikation zwischen Word und dem Quellprogramm ermöglicht. Zur Auswahl verwenden Sie die Liste zur Schaltfläche Empfänger auswählen ( Abbildung 24.26). Hier haben Sie die Wahl zwischen mehreren Alternativen.
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Abbildung 24.26 Wählen Sie aus, woher die Daten bezogen werden sollen.
Neue Liste erstellen Wenn Sie noch über keine Empfängerliste verfügen oder wenn das aktuelle Dokument an Empfänger gesendet werden soll, die bisher in keiner vorhandenen Liste enthalten sind, benutzen Sie darin den Befehl Neue Liste eingeben. Das Dialogfeld Neue Adressliste wird dann angezeigt ( Abbildung 24.27). Geben Sie darin die erforderlichen Daten manuell ein.
Abbildung 24.27 Eine neue leere Adressliste in Word. Die Feldnamen sind bereits vorhanden.
Markieren Sie nacheinander die einzelnen Feldspalten und geben Sie die Daten ein. Nach Abschluss einer Zeile klicken Sie auf Neuer Eintrag und fahren mit der nächsten Zeile fort. Falls dann in einer dieser Zeilen ein Feldeintrag auftaucht, den Sie vorher schon einmal verwendet haben, können Sie diesen auch aus dem Listenfeld zur jeweiligen Überschrift auswählen. Mit den weiteren
Seriendokumente
Optionen in dieser Liste können Sie die Einträge beispielsweise auch sortieren lassen. Die verfügbaren Feldspalten reichen für die Mehrzahl der Seriendokumente aus. Wenn Sie weitere Felder wünschen, klicken Sie auf Spalten anpassen. Links im Dialogfeld Adressliste anpassen werden dann die bereits vorhandenen Feldnamen angezeigt ( Abbildung 24.26 links). Für weitere Felder klicken Sie auf Hinzufügen, geben den Namen des Felds ein und bestätigen ( Abbildung 24.26 rechts). Sie können die Reihenfolge der Felder auch über die Schaltflächen Nach oben und Nach unten anders gestalten.
Abbildung 24.28 Die Adressleiste anpassen. Sie können weitere Felder hinzufügen.
Adressliste speichern. Ein Speichern ist notwendig, wenn Sie mit der Liste weiterarbeiten wollen! Außerdem ist es natürlich auch für den Fall sinnvoll, dass Sie die Liste später in einem anderen Seriendokument erneut verwenden wollen.
Auf Outlook zugreifen
Einfach ist auch die Übernahme von Kontakten aus Microsoft Outlook. Dazu wählen Sie die Option Aus Outlook-Kontakten auswählen in der Liste zur Schaltfläche Empfänger auswählen. Anschließend müssen Sie gegebenenfalls ein Profil und danach einen Ordner im Programmbereich Kontakte auswählen. Danach werden die Nach einer abschließenden Bestätigung im Dialogfeld Daten angezeigt ( Abbildung 24.29). Neue Adressliste erscheint automatisch das Dialogfeld
Abbildung 24.29 Die Seriendruckempfänger aus den Outlook-Kontakten
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Daten aus Access oder Excel verwenden Die oben beschriebene Eingabe der Daten im Dialogfeld Neue Adressliste kann mühselig werden. Wenn also bereits irgendeine andere Datei mit den erforderlichen Daten vorhanden ist, die Sie für Ihre Zwecke benötigen, sollten Sie diese auch nutzen. Dazu wählen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden in der Liste zur Schaltfläche Empfänger auswählen. Das zeigt das Dialogfeld Datenquelle auswählen an.
»» Anfangs finden Sie hierin oft noch keine Einträge, mit deren Hilfe Sie eine Datenbankverbindungsdatei erzeugen können. Nach einem Klick auf Neue Quelle wird der Datenbankverbindungs-Assistent gestartet, über den Sie zunächst den Typ der Datenquelle festlegen müssen ( Abbildung 24.30).
»» Nach dieser Wahl öffnet sich nach einer Bestätigung über Weiter ein Dialogfeld, in dem Sie den Typ der gewünschten Datei auswählen müssen.
»» Wenn Sie den Microsoft-Access-Treiber verwenden, heißt das nächste Dialogfeld Datenbank auswählen. Bei Wahl des Excel-Treibers heißt es Arbeitsmappe auswählen. Navigieren Sie darin zum Speicherort und zur Datei, die die Adressdaten enthält.
»» Wenn die gewählte Datei mehr als eine möglich Datenquelle enthält, müssen Sie angeben, welche verwendet werden soll ( Abbildung 24.31).
Abbildung 24.31 Die Datenbankverbindungsdatei stellt die Verbindung her.
Abbildung 24.30 Der erste Schritt des DatenverbindungsAssistenten
»» Wenn Sie eine Access-Datenbank oder eine Excel-Tabelle als Datenquelle verwenden wollen, wählen Sie darin die Option ODBC DSN – ODBC steht für Open Database Connectivity und ist ein Standardprotokoll, das es Anwendungen erlaubt, zu einer Vielzahl von externen Datenquellen wie Datenbanken oder Dateien eine Verbindung herzustellen. DSN hingegen steht für Data Source Name und enthält alle Informationen, um zu einer Datenbank zu verbinden. Der nächste Schritt zeigt dann die weiteren Verbindungsmöglichkeiten zu einer ODBC-Datenquelle an.
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»» Nach dem Bestätigen über OK kehren Sie zum Datenbankverbindungs-Assistenten zurück. Die Datenbankverbindungsdatei ist bereit zum Speichern. Legen Sie hier gegebenenfalls den Namen fest, unter dem die Datei im Dialogfeld Datenquelle auswählen angezeigt werden soll, und bestätigen Sie über Fertig stellen. Die Datenbankverbindungsdatei wird dann im Dialogfeld Datenquelle auswählen mit aufgelistet.
Falsche Zuordnung der Felder Microsoft Word benutzt für die Serienbrieferstellung Standardfeldnamen und ermittelt selbstständig, welche Felder aus der Datenquelle den einzelnen im Programm
Seriendokumente
benutzten Standardfeldnamen zugeordnet werden sollen. Sollten später bei der Anzeige der Feldinhalte im Seriendokument falsche Angaben – beispielsweise die Angabe eines Landes statt eines Ortsnamens oder Ähnliches – auftreten, können Sie das in den meisten Fällen über das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festlegen korrigieren, das Sie über die gleichnamige Schaltfläche im der Gruppe Felder schreiben und einfügen der Registerkarte Sendungen öffnen ( Abbildung 24.32).
starten. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt ( Abbildung 24.29 auf Seite 657). Hierin werden alle Datensätze aus der vorher gewählten Datenquelle aufgelistet, diese sind standardmäßig für den Seriendruck aktiviert. Darin können Sie die Auswahl vornehmen. Die blau eingefärbten Links im unteren Bereich des Dialogfelds erlauben beispielsweise ein Sortieren oder Filtern der einzelnen Datensätze.
24.5.3 Vorbereitungen aus anderen Programmen heraus Statt von Word aus zu starten, können Sie auch von demjenigen Programm ausgehen, das die Datenquelle enthält – also beispielsweise Outlook oder Access.
Starten von Outlook 2010 aus Sie können die Microsoft-Outlook-Kontakte als Datenquelle für eine Vielzahl von Seriendokumenten – wie Serienbriefe, Adressetiketten oder bedruckte Briefumschlägen – verwenden. Mit Hilfe der zahlreichen Sortierund Filterfunktionen von Outlook können Sie Ihre Kontakte so organisieren, dass Ihr Seriendokument genau die richtigen Ansprechpartner erreicht. Überlegen Sie sich aber vorher, welche Strategie mit dem geringsten Aufwand das gewünschte Ergebnis erreicht:
»» Wollen Sie nur ein einzelnes Seriendokument an Abbildung 24.32 Felder aus der Datenquelle können anders zugeordnet werden. Meist ist das aber nicht notwendig.
Die Bezeichnungen auf der linken Seite kennzeichnen die von Microsoft Word verwendeten Feldnamen. Über die rechts daneben stehenden Dropdown-Listenfelder können Sie diesen Feldnamen die von der Datenquelle verwendeten Feldbezeichnungen zuordnen.
eine geringe Zahl von Kontakten senden, können Sie diese Kontakte in einer beliebigen Ansicht durch Mehrfachauswahl markieren und auf dieser Basis die Seriendruckfunktion starten. Die Kontakte, die Sie für den Seriendruck ausgewählt haben, werden in eine temporäre Quelldatei für den Seriendruck übertragen. Diese Datei wird nach drei Tagen wieder gelöscht.
»» Wollen Sie für die so definierte Gruppe – über län-
24.5.2 Empfängerliste bearbeiten Wenn Sie nicht gerade eine spezielle Liste für das aktuelle Seriendokument manuell erstellt, sondern auf eine vorhandene Liste zurückgegriffen haben, werden Sie wahrscheinlich aus den darin enthaltenen Adressen eine Auswahl treffen oder diese beispielsweise noch sortieren wollen. Klicken Sie dazu auf Empfängerliste bearbeiten in der Gruppe Seriendruck
gere Zeit hinweg – mehrere Seriendokumente erstellen, können Sie beim Erstellen des ersten Dokuments die Daten der Gruppe speichern und später wieder verwenden.
»» Wenn Sie häufiger Seriendokumente an eine Gruppe senden wollen und sich die Zahl der Mitglieder der Gruppe durch Zu- oder Abgänge über die Zeit ändert, lohnt es sich, dafür eine eigene Ansicht oder
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
gar einen Unterordner zu erstellen. Sie könnten eine solche Ansicht auf der Basis einer bestimmten Kategorie – beispielsweise Kunden – erstellen und die so gefilterten Kontakte als Datenbasis für das Seriendokument verwenden. Sie können auch benutzerdefinierte Felder verwenden, beispielsweise das Datum Ihres letzten Kontakts mit dem Kunden. Neue Kontakte in der Kategorie Kunden werden dann automatisch in die Gruppe mit aufgenommen.
» Wählen Sie unter der Überschrift Kontakte, wel-
Öffnen Sie zunächst den Ordner, der die gewünschten Kontakte enthält. Sie können einen Seriendruck immer nur von einem einzigen Kontakte-Ordner ausführen. Wenn Sie das Seriendokument nur für einige der in dieser Ansicht vorhandenen Kontakte durchführen wollen, markieren Sie diese durch Mehrfachauswahl. Benutzen Sie dann die Befehle der Gruppe Aktionen in der Registerkarte Start.
zur Verfügung stehen sollen. Mit der Option Alle Kontaktfelder sehen Ihnen später alle Felder des Ordners Kontakte zur Verfügung – auch die in der aktuellen Ansicht nicht angezeigten. Über Kontaktfelder in aktueller Ansicht ist die Auswahl später auf diese beschränkt. Für Standardfälle ist diese Option aber meist ausreichend – es sei denn, Sie verwenden eine selbst erstellte Ansicht ohne die üblichen Adressfelder.
Wählen Sie darin den Befehl Seriendruck. Bestimmen Sie dann im Dialogfeld Kontakte zusammenführen die zu verwendenden Kontakte, die zu verwendenden Felder, das Dokument und den Typ des Dokuments (à Abbildung 24.33). Sie können Ihre Einstellungen für eine spätere Verwendung speichern.
» Wählen Sie mit den Optionen unter der Überschrift
Abbildung 24.33 Das Dialogfeld Kontakte zusammenführen. Sie können alle oder nur vorher ausgewählte Kontakte verwenden.
660
che Kontakte Sie für den Druck verwenden wollen. Möchten Sie alle Kontakte in der aktuellen Ansicht für den Seriendruck verwenden, wählen Sie Alle Kontakte in aktueller Ansicht. Über Nur ausgewählte Kontakte können Sie festlegen, dass nur die vorher markierten Elemente als Ziel für das Dokument benutzt werden.
» Legen Sie fest, welche Felder für den Seriendruck
Dokument, ob Sie für den Seriendruck ein neues Dokument – beispielsweise einen vollständig neuen Brief – erstellen oder ein bereits vorhandenes benutzen wollen. Im zweiten Fall geben Sie Pfad und Namen der bestehenden Datei ein oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um diese Parameter festzulegen.
»
Wählen Sie im Listenfeld Dokumenttyp die Art der Aufgabe für den Seriendruck. Wollen Sie mehrere Aufgaben durchführen – beispielsweise einen Serienbrief und zusätzlich Umschläge dafür erstellen, wählen Sie zuerst eine Aufgabe und später – nach deren Abschluss – die nächste.
»
Im Feld Zusammenführung an bestimmen Sie, welche Art von Übermittlung des Seriendokuments Sie wünschen.
Wenn Sie die Daten der gewählten Kontakte später für weitere Dokumente erneut verwenden wollen, können Sie sie im Dialogfeld Kontakte zusammenführen speichern, indem Sie das Kontrollkästchen Permanente Datei aktivieren und im Feld daneben Pfad und Namen für die Datei eingeben.
TIPP
Seriendokumente
Nach der Bestätigung des Dialogfelds Kontakte zusammenführen kann es einen kleinen Moment dauern, bis Microsoft Word geöffnet ist und die gewählten Kontakte dorthin exportiert sind. In Microsoft Word wird entweder ein leeres Dokument oder – wenn Sie es im Dialogfeld Kontakte zusammenführen so festgelegt haben – automatisch ein bereits vorhandenes Dokument geöffnet.
Starten von Access 2010 her Öffnen Sie die Quelldatenbank und wählen Sie im Navigationsbereich die als Datenquelle für den Seriendruck zu verwendende Tabelle oder Abfrage aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf Word-Seriendruck . Der Microsoft-Word-Seriendruck-Assistent wird gestartet.
»» Wählen Sie aus, ob die Verknüpfung in einem vorhandenen oder in einem neuen Dokument erstellt werden soll, und klicken Sie dann auf OK. Wenn Sie die Verknüpfung mit einem vorhandenen Dokument erstellen, suchen Sie die Datei im Dialogfeld Microsoft Word-Dokument auswählen und wählen Sie sie aus. Klicken Sie dann auf Öffnen.
»» Word wird gestartet. Je nachdem, was Sie ausgewählt haben, wird das angegebene Dokument oder ein neues Dokument geöffnet. Sie können dann zum Erstellen der Seriendruckelemente den rechts angezeigten Aufgabenbereich benutzen oder direkt mit den Befehlsschaltflächen des Menübands arbeiten.
24.5.4 Adressinformationen einfügen Nachdem Sie über die eine oder andere Methode die Datenquelle festgelegt haben, können Sie das Seriendokument erstellen. Dafür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: Zum einen können Sie die einzelnen Schritte – sozusagen manuell – direkt über Schaltflächen in der Registerkarte Sendungen des Menübands durchführen. Dazu benutzen Sie die Schaltfläche in der Gruppe Felder schreiben und einfügen. Zum anderen können Sie auch über den Seriendruck-Assistenten beziehungsweise den Aufgabenbereich Seriendruck eine gewisse Unterstützung anfordern. Beide Verfahrensweisen werden im Folgenden beschrieben.
Typ des Dokuments festlegen Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck starten in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Sendungen des Menübands und wählen Sie in der Liste die gewünschte Option aus ( Abbildung 24.34). Für einen Serienbrief wählen Sie hier natürlich die Option Briefe. Über die Befehle dieses Dialogfelds können Sie später auch weitere Aufgaben mit derselben Datenquelle – beispielsweise das Bedrucken von Umschlägen nach dem Erstellen der Briefe – erledigen.
»» Sie haben dann mindestens zwei Möglichkeiten, ein Seriendruckdokument mit dem entsprechenden Zubehör – wie Umschläge und Etiketten – zu erstellen: Am besten benutzen Sie den Befehl Seriendruck starten in der gleichnamigen Gruppe und legen darin zunächst den Typ des Dokuments fest. Anschließend können Sie das Dokument – beispielsweise den Brief – erstellen. Nachdem Sie das getan haben, können die bereits vorhandenen Eingaben dazu benutzt werden, Etiketten und/oder Umschläge dafür zu bedrucken.
Abbildung 24.34 Legen Sie den Typ des Seriendokuments fest.
Adressblock Die Informationen zur Adressen des Empfängers – also Vorname, Nachname, Straße und Wohnort – können Sie als Block übernehmen. Setzen Sie dazu die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche Adressblock im Bereich Felder schreiben und einfügen. Sie müssen dann im Dialogfeld Adressblock einfügen die Form der Adresse festlegen ( Abbildung 24.35).
661
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Abbildung 24.35 Den Adressblock einfügen. Rechts sehen Sie eine Vorschau auf den Datensatz.
Nach der Bestätigung erscheint im Dokument der Ausdruck «Adresse». Wenn Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse in der gleichnamigen Gruppe im Menüband klicken, können Sie zur Anzeige der endgültigen Daten umschalten ( Abbildung 24.36).
Abbildung 24.36 Die Platzhalter und ein Beispiel für die Daten dazu im Dokument
gen an, in dem Sie einzelne Komponenten für Adressfelder auswählen können. Nach dem Bestätigen wird die Grußzeile an der aktuellen Cursorposition in das Dokument eingefügt.
Grußzeile einfügen Über die entsprechende Schaltfläche im Bereich Felder schreiben und einfügen des Menübands definieren Sie die zu verwendende Anrede im Dialogfeld Grußzeile ( Abbildung 24.37). Über die drei Drop-down-Listenfelder unter Format für Grußzeile lassen sich die Anrede, die Form des Namens und das abschließende Satzzeichen bestimmen. Im Drop-down-Listenfeld Grußzeile für ungültige Empfängernamen legen Sie den Text für die Fälle fest, in denen beispielsweise nur der Firmenname in der Datenbank angegeben ist. Über die Schaltfläche Felder wählen zeigen Sie das Dialogfeld Übereinstimmende Felder festle-
662
Abbildung 24.37 Im Dialogfeld geben Sie die Form der Anrede an.
Seriendokumente
Weitere Felder Wenn nicht bereits erfolgt, sollten Sie nun noch den Standardtext, der in allen Briefen gleich ist, in das Dokument einfügen. Wenn Sie darin weitere Felder aus der Tabelle benötigen, setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Text und benutzen Sie die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen des Menübands. Sie müssen anschließend das gewünschte Feld auswählen ( Abbildung 24.39). Vergessen Sie nicht, aufeinanderfolgende Platzhalter – wie in einem normalen Text – durch Leerzeichen zu trennen, da sie sonst ohne Zwischenraum gedruckt werden ( Abbildung 24.39).
Regeln bilden Es gibt sehr oft Sonderfälle, in denen Sie die Felder der Datenquelle nicht nur in das Dokument einfach übernehmen wollen, sondern beispielsweise bestimmte Abfragen an den Inhalt des Feldinhalts knüpfen wollen. Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief an Personen beiderlei Geschlechts senden wollen, stellt bereits die Konstruktion der Anrede – also Sehr geehrter Herr … und Sehr geehrte Frau … – ein kleines Problem dar. Für solche Fälle liefert Word eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche Regeln in der Gruppe Felder einfügen und schreiben anzeigenlassen können ( Abbildung 24.40).
Abbildung 24.38 Wählen Sie das Seriendruckfeld aus.
Abbildung 24.39 Ein zusätzliches Feld wurde in einen Text integriert.
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Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Kontrolle
Abbildung 24.40 Die Liste der Alternativen zur Bildung von Regeln
Setzen Sie die Schreibmarke an die Stelle, an der sich das Feld mit der Regel im Hauptdokument befinden soll. Für das eben genannte Beispiel könnten Sie eine Wenn… Dann…Sonst-Regel verwenden. Ein Klick auf diese Option zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie die Bedingung und die Aktionen formulieren können ( Abbildung 24.41). Sie benötigen dafür natürlich in der Empfängerliste ein Feld, anhand dessen Inhalts Word entscheiden kann, welche Aktion benutzt werden soll. Für unser Beispiel wäre dies das in den meisten Datenquellen vorhandene Feld Titel.
Nach dem Einfügen werden die Felder im Dokument in Form eines Platzhalters angezeigt. Sie können das Ergebnis kontrollieren und dann zum Ausdruck schreiten. Wenn Sie auf die Schaltfläche Vorschau Ergebnisse in der gleichnamigen Gruppe im Menüband klicken, können Sie zur Anzeige der endgültigen Daten umschalten. Die eingegebenen Feldnamen werden daraufhin durch die entsprechenden Informationen aus der Datenquelle ersetzt. Fünf Schaltflächen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse erlauben das Navigieren zwischen den angezeigten Datensätzen ( Tabelle 24.2). Symbol
Bewirkt einen Sprung ... ... zum ersten Datensatz. ... zum vorherigen Datensatz. ... zum Datensatz der angegebenen Nummer. ... zum nächsten Datensatz. ... zum letzten Datensatz.
Tabelle 24.2 Die Schaltflächen zum Wechseln zwischen den Datensätzen
Über die Schaltfläche Empfänger suchen in der Gruppe Vorschau Ergebnisse rufen Sie ein Dialogfeld auf, mit dessen Hilfe Sie nach bestimmten Datensätzen suchen lassen können. Abbildung 24.41 Eine Regel einsetzen
Oder Sie können eine Firmenadresse drucken, wenn die Spalte Firma in der Empfängerliste die entsprechende Information enthält. Ist die Spalte Firma für einen Empfänger aber leer, wird die Privatadresse gedruckt. Ein anderes Feld ist Datensatz zusammenführen, über das eine fortlaufende Nummer entsprechend den Empfängern in der Liste eingefügt wird.
Ausdruck Die Ausgabe der Seriendruckergebnisse erfolgt auf verschiedene Weise: Der einfachste Weg dazu besteht in der Wahl von Dokumente drucken in der Liste zur Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen ( Abbildung 24.42 links).
Abbildung 24.42 Die Optionen zur Ausgabe des Seriendrucks
664
Seriendokumente
Abbildung 24.43 Über das Dialogfeld können Sie die weiteren Einstellungen festlegen.
Danach können Sie entscheiden, ob Sie den Seriendruck für alle Datensätze, nur für den aktuellen oder für eine bestimmte Anzahl aufeinanderfolgender Datensätze durchführen möchten ( Abbildung 24.42). Ein Klick auf OK zeigt das Dialogfeld Drucken an, über das Sie weitere Parameter für den Druck einstellen können.
Dokumente erzeugen Wenn Sie in der Liste zur Schaltfläche Fertig stellen und zusammenführen die Option Einzelne Dokumente bearbeiten wählen, wird ein mit Serienbriefe … benanntes Word-Dokument erstellt, in dem alle Exemplare des Seriendrucks enthalten sind. Auch hier können Sie entscheiden, ob Sie den Seriendruck für alle Datensätze, nur für den aktuellen oder für eine bestimmte Anzahl aufeinanderfolgender Datensätze durchführen möchten. Die damit erzeugten Dokumente können Sie dann nochmals prüfen – und dabei beispielsweise nicht gewünschte Exemplare entfernen – und anschließend wie ein normales Word-Dokument ausdrucken ( oben).
gramm für den Nachrichtenaustausch – beispielsweise Microsoft Outlook – gesendet und dort meist im Ordner Postausgang abgelegt. Sie haben dort noch die Möglichkeit, die einzelnen Nachrichten wieder zu öffnen und bei Bedarf zu editieren. Voraussetzung für das Funktionieren ist, dass Word ein Feld findet, das eine E-Mail-Adresse des Empfängers beinhaltet. Das ist beispielsweise meist automatisch garantiert, wenn Sie eine Verbindungsdatei zu den Kontakten von Outlook verwenden. Auch hier können Sie bestimmen, welche Datensätze gesendet werden sollen ( Abbildung 24.44). In dem automatisch angezeigten Dialogfeld Seriendruck an EMail können Sie ferner einen Text für die Zeile Betreff eingeben und das zu verwendende Format bestimmen.
E-Mail Durch Klicken auf die Schaltfläche E-Mail-Nachrichten senden können Sie die Ergebnisse als einzelne E‑MailNachrichten versenden. Nach Wahl dieser Option werden die einzelnen Nachrichten an Ihr Standardpro-
Abbildung 24.44 Seriendruck kann auch als E-Mail vor genommen werden.
665
Kapitel 24 • Druck und Seriendruck
Fehlerbehandlung
»» Im dritten Schritt müssen Sie angeben, welche Da-
Fehler im Seriendruck haben meist die Vergeudung größerer Mengen von Papier oder aber die Notwendigkeit zum Nachdrucken einzelner Exemplare zur Folge. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Automatische Fehlerprüfung in der Gruppe Vorschau Ergebnisse können Sie zumindest einen Teil der möglichen Fehlerquellen vom Programm auffangen lassen. Legen Sie im Dialogfeld Fehlerbehandlung fest, welche Art von Prüfung durchgeführt werden soll ( Abbildung 24.45).
Abbildung 24.45 Sie sollten das Seriendokument auf Fehler prüfen.
24.5.5 Über den Assistenten Alternativ können Sie dieselben Aufgaben über den Seriendruck-Assistenten durchführen. Wählen Sie hierzu Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen in der Liste zur Schaltfläche Seriendruck starten. Daraufhin wird der Aufgabenbereich Seriendruck angezeigt, in dem Sie in sechs Schritten durch den gesamten Prozess des Seriendrucks geleitet werden. Wechseln Sie nach Abschluss der Arbeit an einem Schritt über den Link Weiter ganz unten im Aufgabenbereich zum nächsten Schritt. In diesem Aufgabenbereich können Sie das eigentliche Druckdokument und die zu verwendende Datenquelle definieren oder abändern und die Daten von Druckdokument und Datenquelle zusammenführen.
»» Wählen Sie im ersten Schritt, was Sie tun wollen. Sie können Briefe, E-Mail-Nachrichten, Etiketten, Umschläge oder ein Verzeichnis erstellen.
»» Im nächsten Schritt können Sie entweder das aktuelle Dokument verwenden, ein neues Dokument erstellen oder ein vorhandenes Dokument öffnen.
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tenbank als Quelle für die Daten verwendet werden soll. Mit Vorhandene Liste verwenden können Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine vorhandene Datenliste bestimmen. Mit Neue Liste eingeben erstellen Sie anschließend »manuell« die betreffende Empfängerliste. Sie können aber natürlich auch die in Ihrer Outlook-Kontaktliste gespeicherten Daten verwenden.
»» Anschließend können Sie im vierten Schritt den Brief schreiben. Die Links Adressblock, Grußzeile, Elektronisches Porto und Weitere Elemente erlauben das Einfügen der entsprechenden Elemente in das Dokument. Die Funktion Elektronisches Porto hat übrigens bereits bei den Vorgängerversionen nicht funktioniert und das gilt – zumindest bisher – auch für Office 2010.
»» Im fünften Schritt des Seriendruck-Assistenten werden die für den Seriendruck ausgewählten Datensätze im Dokument angezeigt. Mithilfe der Navigationsschaltflächen mit den doppelten Pfeilspitzen können Sie zwischen den Datensätzen wechseln. Empfänger suchen erlaubt es, den Brief für einen bestimmten Empfänger anzeigen zu lassen. Über die Schaltfläche Empfänger ausschließen können Sie verhindern, dass später ein Brief für den aktuell angezeigten Empfänger ausgedruckt wird. Mit Empfängerliste bearbeiten können Sie die gewünschten Empfänger im Dialogfeld Seriendruckempfänger auswählen.
»» Im letzten Schritt können Sie entweder das Ergebnis Drucken oder Individuelle Briefe bearbeiten.
24.5.6 Briefumschläge und Etiketten Sie können auch Briefumschläge oder Etiketten für Ihre Serienbriefe ausdrucken lassen. In der Praxis werden Sie meist Briefe und Umschläge oder Etiketten mit derselben Datenbasis drucken wollen. Es empfiehlt sich deshalb, zunächst den Serienbrief zu erstellen und dann die gewünschten Zusatzdokumente über die Befehle in der Gruppe Erstellen der Registerkarte Sendungen auszuwählen.
Seriendokumente
Umschläge
Etiketten
Wenn Sie nicht bereits ein vorhandenes Umschlagdokument geöffnet haben, müssen Sie es zuerst anlegen. Nach dem Wählen von Umschläge in der Liste zu Erstellen wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöffnet ( oben). Hatten Sie im Serienbrief selbst bereits zumindest einen Adressblock eingegeben, wird auch schon eine Adresse darin angezeigt. Beachten Sie darin wieder die Anzeigen in den Feldern Vorschau und Einzug. In Letzterem wird die Richtung angezeigt, in der Sie die Umschläge in den Drucker einführen müssen.
Wenn Sie statt Umschlägen Etiketten verwenden wollen, wählen Sie in der Gruppe Erstellen die Option Beschriftungen. Auch dabei wird das Dialogfeld Umschläge und Etiketten geöffnet, diesmal ist die Registerkarte Etiketten aktiviert. Hatten Sie im Serienbrief selbst bereits wenigstens einen Adressblock eingegeben, wird schon eine Adresse darin angezeigt. Hier empfiehlt es sich wieder, auf die Schaltfläche Optionen zu klicken und damit das Dialogfeld Etiketten einrichten anzuzeigen ( oben). Darin müssen Sie das zu verwendende Etikettenformat festlegen. Wenn Sie unter diesen Einträgen nicht das Format der gewünschten Etiketten finden, können Sie es über die Schaltfläche Neues Etikett selbst einstellen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben. Den Ausdruck nehmen Sie dann wie oben beschrieben vor.
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Kapitel 25 Teamarbeit und Freigabe
sam nutzbaren Elemente wollen wir Ihnen zunächst anhand von Word vorstellen.
»» Anschließend werden wir aber noch jene Dinge anUnter dem Begriff Freigabe wird – jedenfalls bei Microsoft Office – alles verstanden, was irgendwie mit der Verteilung von Dokumenten in elektronischer Form zusammenhängt. Dazu gehören sowohl einfache Dinge wie das Versenden eines Dokuments über das Internet als auch das Speichern an einem Ort, zu dem auch andere Benutzer Zugriff haben – beispielsweise im privaten Netzwerk oder im Internet. Wenn Sie ein Dokument nicht in gedruckter Form verbreiten, sondern als Datei anderen Personen zukommen lassen möchten, kommen zusätzliche Aspekte in Spiel. Diese betreffen beispielsweise sowohl die Sicherheit als auch andere Dinge. In diesem Kapitel wollen wir diese Dinge zusammenfassend ansprechen.
»» Zunächst wollen wir auf einige wichtige Punkte eingehen, die Sie durchführen sollten oder zumindest könnten, bevor Sie eine elektronische Kopie eines Office-Dokuments anderen Personen zukommen lassen ( Abschnitt 25.1). Dazu gehört beispielsweise das Prüfen des Dokuments auf unerwünschte Daten oder das Festlegen der Bereiche, die der Empfänger bearbeiten darf.
»» Dann wollen wir auf die einzelnen Methoden zur Freigabe eingehen ( Abschnitt 25.2). Viele davon können bei allen Office-2010-Programmen auf dieselbe Weise eingesetzt werden, andere nicht. Die gemein-
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sprechen, bei denen sich die einzelnen Programme unterscheiden ( Abschnitt 25.3). Sie finden einige Besonderheiten der Programme Excel, Access, PowerPoint und Publisher.
25.1 Die Freigabe vorbereiten Bevor Sie ein Dokument freigeben, können bzw. sollten Sie einige Vorbereitungen treffen. Einen guten Einstieg in die Themenkreise zu dieser Vorbereitung finden Sie in den Optionen im Bereich Informationen der Registerkarte Datei ( Abbildung 25.1). Wichtig sind darin die Befehle zu den Schaltflächen Dokument schützen und Auf Probleme überprüfen. Diese Optionen finden Sie bei mehreren Office-2010-Programmen.
25.1.1 Die Problemprüfung Beginnen wir mit dem Abschnitt Auf Probleme überprüfen. Unter den Befehlen zu dieser Schaltfläche finden Sie drei unterschiedliche Werkzeuge:
»» Sie können mit Dokument prüfen die Eigenschaften des Dokuments auf unerwünschte persönliche Informationen prüfen.
»» Über Barrierefreiheit überprüfen lässt sich feststellen, welche Inhalte von behinderten Personen schwer zu lesen sind.
Die Freigabe vorbereiten
Abbildung 25.1 Der Bereich Informationen der Registerkarte Datei – hier bei Word
»» Mit Kompatibilität prüfen ermitteln Sie die Kompatibilität des Dokuments hinsichtlich der Möglichkeit der Weiterverarbeitung mit älteren Versionen des jeweiligen Programms.
Dokument prüfen Ein Dokument kann ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen enthalten, die im Dokument selbst oder in den Dokumenteigenschaften gespeichert sein könnten. Da diese Informationen Details über Sie oder Ihr Unternehmen preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese unter Umständen entfernen, bevor Sie das Dokument für andere Personen freigeben. Mit dem früher als Dokumentinspektor bezeichneten Werkzeug können Sie solche Daten in Dokumenten suchen und entfernen lassen. Durchsucht wird beispielsweise nach Kommentaren, Überarbeitungsmarkierungen aus nachverfolgten Änderungen, Freihand
anmerkungen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen, Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen sowie nach ausgeblendetem Text. Nicht erkannt werden – natürlich – Dinge wie weißer Text auf weißem Grund. Gehen Sie zur Prüfung und zum Entfernen in den folgenden Schritten vor:
»» Öffnen Sie das gewünschte Dokument und speichern Sie eine Kopie davon unter einem anderen Namen oder einem anderen Speicherort. Sie sollten die Prüfung auf eine Kopie des Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie darin den Bereich Informationen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und wählen Sie Dokument prüfen. Das Dialogfeld Dokumentprüfung wird angezeigt ( Abbildung 25.2).
669
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.2 Die Dokumentprüfung liefert mehrere Optionen.
» Aktivieren Sie die betreffenden Kontrollkästchen, um festzulegen, welche Inhalte geprüft werden sollen, und klicken Sie dann auf Prüfen.
» Überprüfen Sie die Ergebnisse im zweiten Schritt des Dialogfelds Dokumentprüfung (à Abbildung 25.3). Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen. Wenn Sie ausgeblendeten Inhalt aus IhACHTUNG rem Dokument entfernen, können Sie diesen eventuell nicht mehr durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen. Deswegen empfehlen wir Ihnen dringend, diese Arbeit nur mit einer Kopie des Dokuments durchzuführen.
Barrierefreiheit Mit Barrierefreiheit ist die Tatsache gemeint, dass behinderte Personen mit dem Dokument ohne Schwierigkeiten arbeiten können. Gefundene Problemstellen werden als Fehler, Warnung oder Tipp klassifiziert.
» Fehler werden für Inhalte gemeldet, die eine Datei für Menschen mit Behinderungen sehr schwer verständlich oder sogar unverständlich machen.
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Abbildung 25.3 Ein Beispiel für das Ergebnis der Prüfung. Sie können jetzt nicht gewünschte Elemente entfernen.
» Warnungen werden meistens für Inhalte gemeldet, die eine Datei für Menschen mit Behinderungen schwer verständlich machen.
» Tipps werden zu Inhalten abgegeben, die für Menschen mit Behinderungen zwar verständlich sind, aber durch eine geänderte Struktur oder Darstellung noch barrierefreier gestaltet werden könnten. Nach einer Prüfung wird rechts auf dem Bildschirm ein Aufgabenbereich eingeblendet, der Sie darüber informiert, warum der Inhalt möglicherweise nicht barrierefrei ist. Wenn Sie ein Problem auswählen, werden Anleitungen zur Problembehebung angezeigt.
Kompatibilität mit Vorgängerversionen Falls die Personen, denen Sie eine elektronische Kopie des Dokument zukommen lassen wollen, mit einer früheren Version des jeweiligen Office-Programms arbeiten, sollten Sie für die Freigabe ein Format verwenden, das von den Programmen dieser Personen gelesen werden kann (à unten). Bei einem solchen Wechsel des Dateiformats kann es passieren, dass einige Elemente aus dem Dokument entfernt werden. Es empfiehlt sich daher, das Dokument vorher zu prüfen.
Die Freigabe vorbereiten
Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie darin den Bereich Informationen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen und wählen Sie Kompatibilität überprüfen. Im Dialogfeld werden gegebenenfalls die Kompatibilitätsprobleme angezeigt (à Abbildung 25.4).
Sie können dann davon ausgehen, dass die angezeigten Elemente beim Wechsel des Dateiformats nicht umgewandelt werden können. Prüfen Sie Ihr Dokument bezüglich der Frage, ob ein Entfernen dieser Elemente die Aussage beeinflusst. Sie können die Notwendigkeit dieser Prüfung vermeiden, indem Sie eine neue Datei erstellen und diese direkt in einem geeigneten Format –beispielsweise im Format Word 97-2003 – speichern. Ihre Programmversion verfügt dann nur noch über Befehle bzw. Elemente, die mit diesem Format kompatibel sind. Beispielweise können alle Elemente, die mit dem Design zusammenhängen, nicht mehr genutzt werden.
TIPP
25.1.2 Schutzfunktionen
Abbildung 25.4 Ein Beispiel für Kompatibilitätsprobleme bei Word
Der zweite interessante Abschnitt im Bereich Informationen der Registerkarte Datei betrifft die Schutzfunktionen für das Dokument (à Abbildung 25.5). Sie können darüber beispielsweise das Dokument verschlüsseln und die Berechtigungen zur Bearbeitung einschränken.
Abbildung 25.5 Die Befehle zum Schützen bei Word (links) und bei Excel (rechts)
671
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.6 Ein Dokument verschlüsseln und danach öffnen
Dokument verschlüsseln Durch Verschlüsseln können Sie sicherstellen, dass kein Unbefugter das Dokument öffnen kann. Dazu müssen Sie mit einem Kennwort arbeiten, das Sie den Personen zukommen lassen müssen, die zum Öffnen berechtigt sind. Öffnen Sie die Liste der Befehle zur Schaltfläche … schützen und wählen Sie Dokument verschlüsseln. Das gleichnamige Dialogfeld wird angezeigt (à Abbildung 25.6 links). Darin müssen Sie ein Kennwort eingeben. Nach einem Klick auf OK müssen Sie das Kennwort wiederholen. Zum Öffnen muss das Kennwort erneut eingegeben werden (à Abbildung 25.6 rechts). Lesen Sie auch die Hinweise im Dialogfeld Dokument verschlüsseln! Denken Sie daran, dass auch Sie das Kennwort wieder eingeben müssen, um an dem Dokument weiterarbeiten zu können.
ACHTUNG
Um einen Kennwortschutz später wieder zu entfernen, öffnen Sie das Dokument – dazu müssen Sie erneut das Kennwort benutzen – und wählen Sie nochmals den Befehl Mit Kennwort verschlüsseln. Entfernen Sie dann in den beiden Dialogfeldern das Kennwort und speichern Sie das Dokument.
puliert wurde. Empfänger des Dokuments können über eine Anzeige in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand feststellen, dass das Dokument digital signiert wurde.
» Wenn Sie damit arbeiten wollen, öffnen Sie die Liste der Befehle zur Schaltfläche Dokument schützen Σ bzw. Arbeitsmappe schützen oder ähnlich – und wählen Sie Digitale Signatur hinzufügen. Standardmäßig wird zunächst ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie über den Sinn der Aktion aufgeklärt werden. Wenn Sie darin auf die Schaltfläche Signaturdienste von Office Marketplace klicken, werden Sie mit einer Seite im Internet verbunden, über die Sie einen Vertrag mit einem Signaturdienst – beispielsweise VeriSign – eingehen können.
» Wenn Sie stattdessen auf OK klicken und noch über keinen entsprechenden Vertrag verfügen, können Sie zumindest die Funktion des Signierens ausprobieren. In diesem Fall ist die Signatur aber nicht rechtlich verbindlich. Das Dialogfeld Signieren wird angezeigt (à Abbildung 25.7). Optional können Sie im Textfeld den Zweck der Signierung eingeben.
Digitale Signatur hinzufügen Ein Dokument kann aus denselben Gründen digital signiert werden, aus denen Sie auch ein Papierdokument unterzeichnen. Eine digitale Signatur wird zum Authentifizieren verwendet. Sie können damit sicherstellen, dass die signierende Person tatsächlich jene ist, die sie zu sein vorgibt, und dass der Inhalt des Dokuments seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder mani-
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Abbildung 25.7 Signieren
Die Freigabe vorbereiten
»» Wenn Sie über mehrere Zertifikate auf dem Rechner verfügen, können Sie nach einem Klick auf Ändern das zu verwendende auswählen. Haben Sie nur ein Zertifikat auf dem Rechner installiert, wird nur eine Bestätigung dafür angezeigt ( Abbildung 25.8).
Abbildung 25.8 Ein Zertifikat auswählen
»» Klicken Sie dann im Dialogfeld Signieren auf Signieren. Sie erhalten eine Bestätigung. Außerdem wird rechts im Fenster der Arbeitsbereich Signaturen angezeigt. Nachdem ein Dokument digital signiert wurde, ist es schreibgeschützt, um Änderungen am Inhalt des Dokuments zu verhindern.
Unten in der Statusleiste wird ein Signatursymbol angezeigt. Daran kann ein Empfänger erkennen, dass das Dokument signiert wurde. Er kann auch den Arbeits bereich Signaturen anzeigen lassen.
Als abgeschlossen kennzeichnen Bevor Sie eine endgültige Version eines Dokuments für andere Personen freigeben, können Sie den Befehl Als abgeschlossen kennzeichnen verwenden, um den Schreibschutz für das Dokument zu aktivieren und anderen mitzuteilen, dass Sie eine endgültige Version des Dokuments freigeben. Wenn ein Dokument als abgeschlossen gekennzeichnet ist, sind Eingaben, Bearbeitungsbefehle und Überarbeitungsmarkierungen deaktiviert und Leser können das Dokument nicht unbeabsichtigt ändern. Der Befehl Als abgeschlossen kennzeichnen ist aber keine Sicherheitsfunktion. Dokumente, die als abgeschlossen gekennzeichnet sind, können von jedem bearbeitet werden, indem Als abgeschlossen kennzeichnen deaktiviert wird.
Bearbeitungseinschränkungen Über die Option Bearbeitung einschränken in der Liste der Befehle zu Dokument schützen können Sie festlegen, ob und welche Einschränkungen für die Bearbeitung gelten sollen. Die Wahl dieses Befehls zeigt rechts im Programmfenster den Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken an (à Abbildung 25.9 links).
Abbildung 25.9 Das Bearbeiten des Dokuments kann eingeschränkt werden.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
»» Wenn Sie Einschränkungen wünschen, aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen unterhalb von Bearbeitungseinschränkungen und legen Sie dann im zugehörigen Drop-down-Listenfeld fest, was ein Bearbeiter am Dokument tun darf. Bei Word können Sie beispielsweise alternativ Überarbeitungen, Kommentare oder das Ausfüllen von Formularen zulassen oder alle Änderungen verbieten.
»» Zu den so festgelegten generellen Einschränkungen können Sie auch Ausnahmen definieren, die es allen oder bestimmten Bearbeitern erlauben, bestimmte Bereiche im Dokument uneingeschränkt zu bearbeiten. Aktivieren Sie dann im Aufgabenbereich entweder das Kontrollkästchen Jeder oder legen Sie über Weitere Benutzer die Personen fest, die diese Bereiche bearbeiten dürfen (à Abbildung 25.9 rechts). Aktivieren Sie anschließend die betreffenden Kontrollkästchen.
»» Wenn Sie die Möglichkeiten zum Formatieren beschränken wollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen unterhalb von Formatierungseinschränkungen und klicken Sie anschließend auf Einstellungen. Im daraufhin angezeigten Dialogfeld werden die Formatvorlagen zum Dokument aufgelistet (à Abbildung 25.10). Standardmäßig sind zunächst alle Formatvorlagen zugelassen; das erkennen Sie an den aktivierten Kontrollkästchen vor den Vorlagenbezeichnungen. Direkte Formatierungen im Text sind dann generell nicht möglich, es können nur diese Vorlagen durch einen Bearbeiter eingesetzt werden, die aber auch nicht verändert werden können. Durch einen Klick auf Empfohlenes Minimum schalten Sie die Markierung für die Vorlagen ab, die nicht durch den zusätzlichen Hinweis (empfohlen) gekennzeichnet sind. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Ja, Schutz jetzt anwenden im Aufgabenbereich schalten Sie den Schutz ein. Sie können den Schutz aber jederzeit wieder über die entsprechende Schaltfläche im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken abschalten.
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Abbildung 25.10 Im Aufgabenbereich Dokument schützen schränken Sie auch die Formatierungsmöglichkeiten ein.
Berechtigung nach Personen einschränken Sicherheitssensitive Informationen werden im Allgemeinen durch Einschränken des Zugangs zu den Dateien geschützt. Ist einem Benutzer der Zugang zu einem Dokument gestattet, besteht keine Beschränkung, die ihm beispielsweise anschließend verbieten könnte, das Dokument an andere Personen weiterzuleiten. Die Programme der Microsoft-Office-Familie verfügen mit dem Information Rights Management (IRM) genannten Werkzeug über eine Möglichkeit, diese Weitergabe zumindest einzuschränken. Der Autor eines Dokuments kann angeben, ob ein Benutzer das Dokument lesen oder ändern darf und kann auch eine zeitliche Beschränkung für den Zugriff setzen. So können Sie beispielsweise einem Mitarbeiter die Berechtigung erteilen, ein Dokument zu drucken, ohne es jedoch bearbeiten zu dürfen, oder Sie beschränken den Zugriff auf fünf Tage. Die Einschränkung der Rechte kann auch schnell wieder abgeschaltet werden. Theoretisch schaffen Sie durch Verwenden dieses Dienstes eine Sicherheitslücke in Ihrem System. Microsoft versichert jedoch, dass dabei Ihre Dokumente selbst nicht an Microsoft weitergeleitet werden.
Die Freigabe vorbereiten
Bevor Sie Information Rights Management benutzen können, müssen Sie zunächst einige Voraussetzungen schaffen:
»» Dazu wählen Sie in der Liste zur Schaltfläche Dokument schützen den Befehl Berechtigung nach Personen einschränken und dann zunächst Anmeldeinformationen verwalten. Lesen Sie den Text im Fenster Dienstanmeldung durch, aktivieren Sie unten die Option für die Anmeldung und klicken Sie auf Weiter.
diese jeweils durch ein Semikolon voneinander ab. Nach einem Klick auf Lesen oder Ändern können Sie die Adressen auch aus dem aktuell eingestellten Adressbuch auswählen. Gruppennamen können ebenfalls verwendet werden.
»» Geben Sie dann an, ob Sie bereits im Besitz einer Windows Live ID sind. Wenn Sie noch über keine verfügen, können Sie an dieser Stelle eine anlegen. Klicken Sie dann wieder auf Weiter.
»» Melden Sie sich anschließend bei Windows Live an. Geben Sie dazu Ihre E-Mail-Adresse sowie Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf Weiter.
»» Sie erhalten daraufhin eine E-Mail. Öffnen Sie diese und folgen Sie den darin enthaltenen Anweisungen. Dabei geht es nur darum, Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Damit wird das nicht autorisierte Erstellen von Konten verhindert.
»» Kehren Sie dann zum Anmeldeassistenten für die Rechteverwaltung zurück und klicken Sie auf Weiter. Nun müssen Sie noch angeben, ob Sie einen privaten oder einen öffentlichen Computer verwenden, und den Vertragsbedingungen zustimmen.
»» Nachdem Sie auf Ich stimme zu geklickt haben, wird Ihr Rechner für die Verwendung dieses Dienstes konfiguriert. Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Einrichtung abzuschließen. Nachdem die eben genannten Voraussetzungen geschaffen sind, können Sie für ein Dokument eine Zugriffsbeschränkung für bestimmte Personen, die auf den Inhalt zugreifen, erstellen. Dazu wählen Sie in der Liste zu Dokument schützen den Befehl Berechtigung nach Personen einschränken und dann Eingeschränkter Zugriff. Das Dialogfeld Berechtigung wird angezeigt (à Abbildung 25.11). Aktivieren Sie zunächst die Option Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken und geben Sie anschließend in den Feldern Lesen und Ändern die E-Mail-Adressen der Personen an, denen Sie die entsprechenden Rechte erteilen möchten. Sie können in jedes Feld mehrere Adressen eingeben; trennen Sie
Abbildung 25.11 Zwei Typen von Grundrechten können vergeben werden.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weitere Optionen im Dialogfeld Berechtigung öffnet sich ein weiteres Dialogfeld, in dem Sie zusätzliche Berechtigungen formulieren können (à Abbildung 25.12).
»» In der Liste im oberen Bereich werden die Personen beziehungsweise deren E-Mail-Adressen aufgelistet, für die Sie Lese-/Änderungsberechtigungen vergeben haben. Auch Sie selbst gehören mit der Zugriffsebene Vollzugriff dazu. Weitere Personen können Sie nach einem Klick auf Hinzufügen angeben; zum Löschen eines Benutzereintrags markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken dann auf Entfernen.
»» Unter Zusätzliche Berechtigungen für Benutzer können Sie die vorher angegebenen Rechte modifizieren: Sie können beispielsweise ein zeitliches Limit für die Berechtigungen setzen oder das Drucken des Dokuments zulassen.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
25.2 Allgemeine Funktionen zum Freigeben Nachdem die Vorarbeiten erledigt sind, können wir uns jetzt mit den unterschiedlichen Möglichkeiten beschäftigen, ein Office-Dokument freizugeben. Sie finden diese im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte Datei (à Abbildung 25.13). Je nach Office-Programm bieten sich Ihnen hier teilweise unterschiedliche Alternativen, einige davon können aber bei allen Programmen der Familie verwendet werden. Wir wollen uns zunächst den Funktionen zuwenden, die für mehrere oder alle Programme gültig sind.
25.2.1 Dokumente per E-Mail versenden
Abbildung 25.12 Über dieses Dialogfeld können Sie die vergebenen Berechtigungen weiter spezifizieren und verwalten.
»» Im Textfeld zu Benutzer kann hier weitere Berechtigungen anfordern wird standardmäßig automatisch Ihre E-Mail-Adresse als Verweisadresse angezeigt; diese Angabe können Sie jedoch beliebig ändern. Klicken Sie abschließend auf OK, speichern Sie das Dokument und leiten Sie es dann an die betreffenden Personen weiter. Benutzer, die Inhalte mit Zugriffsbeschränkung erhalten, können – nachdem sie ein Nutzungszertifikat von einem Lizenzierungsserver heruntergeladen haben – das Dokument genauso öffnen, wie sie Inhalte ohne Zugriffsbeschränkung öffnen würden. Wenn auf dem jeweiligen Computer Office 2003 oder höher nicht installiert ist, kann auch ein Programm heruntergeladen werden, mit dessen Hilfe diese Inhalte im Webbrowser angezeigt werden können.
Die vielleicht einfachste Form der Freigabe besteht darin, das Dokument per E-Mail an andere Personen zu versenden. Dazu stehen Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung: Sie können das Dokument selbst als Anhang zu einer Nachricht versenden, nur einen Hyperlink verschicken, eine PDF-Kopie als Anhang versenden oder einen Internetfaxdienst benutzen.
Eine Kopie über E-Mail senden Wenn Sie über einen Intranet- oder Internetzugang verfügen, können Sie Ihr Word-Dokument anderen Benutzern hierüber zur Verfügung stellen. Dazu müssen Sie das Dokument zunächst speichern. Öffnen Sie dann die Registerkarte Datei, wählen Sie den Bereich Speichern und Senden und darin den Abschnitt Per E-Mail senden. Klicken Sie rechts auf Als Anlage senden. Daraufhin öffnet sich Ihr Standardprogramm für den Nachrichtenaustausch – beispielsweise Microsoft Outlook – und darin das Formular für eine neue Nachricht. Der Name des aktiven Dokuments wird dabei automatisch in der Betreff-Zeile angezeigt. Sie können diesen Eintrag bei Bedarf editieren. Außerdem wird das vorher gespeicherte Dokument als Anlage eingefügt.
»» Geben Sie in den Feldern im oberen Bereich des Formulars die Adresse(n) des oder der Empfänger(s) ein. Im Feld An geben Sie den oder die Empfänger an, an den/die die Nachricht geschickt werden soll. Cc steht für Carbon Copy – also Durchschlag. Sie lassen damit
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Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Abbildung 25.13 Der Bereich Speichern und Senden bei Word
dem oder den hier eingetragenen Empfänger(n) eine Kopie der E-Mail zukommen.
» Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Senden, um die Mail auf den Weg zu bringen. Je nach gewählten Sendeeinstellungen befinden sich Ihre E-Mails nach dem Abschicken gegebenenfalls erst in der Ablage des Postausgangs. Wechseln Sie in diesem Fall dorthin und senden Sie dann die Mails an den/die Empfänger.
ACHTUNG
Als PDF oder XPS senden Wenn Sie dem Empfänger keine Kopie des Originaldokuments zukommen lassen möchten, sondern ihm lediglich die Möglichkeit geben wollen, den Inhalt zu lesen, sollten Sie ihm
eine PDF- oder XPS-Datei übermitteln. Öffnen Sie in diesem Fall die Registerkarte Datei, wählen Sie den Bereich Speichern und Senden und darin den Abschnitt Per E-Mail senden. Klicken Sie rechts auf Als PDF senden oder auf Als XPS senden. Daraufhin wird zunächst eine PDF- bzw. XPS-Datei des Dokuments erstellt und diese dann als Anlage in eine noch zu vervollständigende Nachricht eingefügt. Benutzen Sie dabei die Option, die der Empfänger anzeigen kann. Was der Empfänger an einem solchen Dokument noch ändern kann, ist abhängig von der Softwareausstattung seines Rechners. Wie beim Senden des Dokuments selbst wird Ihr Standardprogramm für den Nachrichtenaustausch – beispielsweise Microsoft Outlook – geöffnet und darin das Formular für eine neue Nachricht angezeigt. Der Name der erzeugten Datei wird dabei automatisch in der Betreff-Zeile eingefügt. Vervollständigen Sie die Nachricht und versenden Sie sie an den Empfänger.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Einen Link senden Die Option Einen Link senden benutzen Sie dann, wenn Sie andere Personen darauf hinweisen wollen, dass Sie ein Dokument an einem freigegebenen Speicherort abgelegt haben. Dazu können Sie beispielsweise die gleich anschließend angesprochene Option Im Web speichern benutzen. Das Dokument, auf das sich der Link beziehen soll, muss vor dem Senden vom freigegebenen Speicherort aus geöffnet werden. Das Ergebnis ist, dass Ihr Standardprogramm für den Nachrichtenaustausch und darin das Formular für eine neue Nachricht geöffnet wird. Im Textbereich der Nachricht befindet sich ein Hyperlink zum Speicherort des Dokuments. Es empfiehlt sich natürlich, noch etwas Text hinzuzufügen, um dem Empfänger den Sinn des Links zu vermitteln. Geben Sie die restlichen Bestandteile für die Nachricht ein und bringen Sie sie auf den Weg.
25.2.2 Im Web speichern Mit den Office Web Apps werden die Funktionen von Office 2010 in abgespeckter Form als Webanwendung
zur Verfügung gestellt. Über den Abschnitt Im Web speichern im Bereich Speichern und Senden können Sie ein Dokument im Web speichern und haben so von jedem internetfähigen Computer die Möglichkeit des Zugriffs darauf ( Abbildung 25.14). Die Möglichkeiten dazu haben Sie bei den Programmen Word, Excel und PowerPoint. Ihre Dokumente werden in Office Web Apps praktisch genau wie in dem Programm angezeigt, in dem Sie es erstellt haben. Sie können damit von überall aus arbeiten und brauchen lediglich einen Browser für den Zugriff auf Ihre Dokumente. Außerdem können auch andere Personen unabhängig von der von ihnen verwendeten OfficeVersion gemeinsam mit Ihnen Änderungen an den Dokumenten vornehmen. Ein Programm unter Office Web Apps hat das bekannte Erscheinungsbild der Originalanwendung, allerdings werden nicht alle Werkzeuge davon unterstützt oder sie funktionieren manchmal nicht auf dieselbe Weise. Wenn Sie an einem im Web gespeicherten Dokument Änderungen vornehmen möchten, die in Office Web Apps nicht möglich sind, können Sie das Dokument auf dem lokalen Rechner öffnen, ändern und anschließend wieder auf dem Server speichern.
Abbildung 25.14 Rechts im Fenster werden später die verfügbaren Ordner angezeigt.
678
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Anmeldung Vor der ersten Nutzung müssen Sie sich zunächst anmelden. Dazu benötigen Sie eine Windows Live ID. Öffnen Sie anschließend die Registerkarte Datei, wählen Sie den Bereich Speichern und Senden und darin den Abschnitt Im Web speichern. Klicken Sie rechts auf Anmelden. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Wenn Sie bereits Hotmail, Messenger oder Xbox Live verwenden, können Sie sich mit der dafür benutzten ID ebenfalls bei Windows Live anmelden. Nach der Bestätigung über OK wird die Verbindung zum Laufwerk hergestellt. Auf der Registerkarte Datei werden auf der rechten Seite die verfügbaren Ordner angezeigt. Standardmäßig finden Sie dort die Ordner Persönliche Ordner und Freigegebene Ordner. Erstere sind nur für Sie freigegeben – bzw. für jeden, der über Ihre Zugangsdaten verfügt.
Dokument speichern Um das aktuelle Dokument im Web zu speichern, klicken Sie zunächst unterhalb von Persönliche Ordner auf den gewünschten Ordner. Anschließend klicken Sie auf Speichern unter. Das altbekannte Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt. Die Möglichkeiten zur Navigation sind darin allerdings auf den gewählten Webordner beschränkt. Sie können aber beispielsweise über die Schaltfläche Neuer Ordner einen Unterordner erstellen. Geben Sie dem Dokument gegebenenfalls noch einen Namen und klicken Sie auf Speichern.
Neue Ordner erstellen Neben den standardmäßig angezeigten Ordnern Persönliche Ordner und Freigegebene Ordner können Sie weitere Ordner erstellen. Klicken Sie dazu im Abschnitt Im Web speichern der Registerkarte Datei rechts oben im Fenster auf die Schaltfläche Neu. Das öffnet die Webseite dieses Dienstes.
Geben Sie dem Ordner einen Namen. Über das Listenfeld Freigeben für können Sie angeben, für welche Personen der Inhalt des Ordners zugänglich sein soll. Wenn Sie darin die Option Personen auswählen benutzen, können Sie neben den Personen in Ihrem Netzwerk auch zusätzlichen Einzelpersonen den Zugriff erlauben, indem Sie den Namen oder die Adresse als Zugangsdaten angeben.
Aktualisieren Über Aktualisieren im Abschnitt Im Web speichern der Registerkarte Datei sorgen Sie dafür, dass Änderungen, die andere Personen am Dokument vorgenommen haben, in Ihre Kopie übernommen werden.
Dokument vom Web öffnen Im Bereich Zuletzt verwendet der Registerkarte Datei werden auch Dokumente aufgelistet, die Sie im Web gespeichert haben. Klicken Sie darauf, um das Dokument wieder zu öffnen. Wenn Sie die Zugangsdaten nicht gespeichert haben, müssen Sie diese zuerst wieder eingeben. Nach dem Öffnen finden Sie auf dem Bildschirm einen Hinweis, in dem Sie vor möglichen Gefahren gewarnt werden ( Abbildung 25.15). Wenn Sie der Datei vertrauen, klicken Sie darin auf Bearbeitung aktivieren. Erst danach wird der Inhalt vollständig heruntergeladen.
25.2.3 Dokumente im Web bearbeiten Über Office Web Apps können Sie Dokumente problemlos und direkt im Browser anzeigen sowie neue Dokumente erstellen und einfache Änderungen vornehmen, wobei Ihnen die vertraute Office-Benutzeroberfläche zur Verfügung steht. Diese Anwendungen sind vollständig webbasiert, daher muss keine zusätzliche Software heruntergeladen oder installiert werden. Office Web Apps werden in den Browsern Internet Explorer 7.0, Internet Explorer 8.0, Firefox 3 und Safari für Mac 3 bzw. eine höhere Version des jeweiligen Programms unterstützt.
Abbildung 25.15 Im Web gespeicherte Dateien verfügen über einen Schutz mechanismus.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.16 Die Dokumente im selbst angelegten Ordner Eigene Dateien unter SkyDrive
Anzeigen, Lesen und Drucken von Dokumenten Voraussetzung für das Anzeigen, Lesen und Drucken eines Dokuments über das Web – wie auch eine weitere Bearbeitung – ist natürlich, dass Sie es im Web gespeichert haben ( oben). Sie können von den entsprechenden Office-2010-Programm oder von Ihrem Browserprogramm ausgehen:
»» Melden Sie sich beispielsweise über einen Browser bei Windows Live an. Zur obersten Ebenen dieses Dienstes gelangen Sie durch Eingabe der Adresse http://www.windowslive.de/. Navigieren Sie von dieser Seite aus zu SkyDrive. Melden Sie sich an. Automatisch werden dann die für Sie verfügbaren Ordner Ihres Kontos angezeigt.
»» Alternativ können Sie auch das entsprechende Office-2010-Programm zur Navigation zu Ihren Webordnern benutzen. Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie Speichern und Senden. Klicken Sie auf Im Web speichern und dann rechts im Fenster auf den Link Windows Live. Auch hier werden anschließend die für Sie verfügbaren Ordner Ihres Kontos angezeigt. Öffnen Sie nun den Ordner, in dem das Dokument gespeichert ist. Ihre dort gespeicherten Dokumente werden aufgelistet ( Abbildung 25.16). Klicken Sie auf die Datei und klicken Sie dann erneut darauf. Das Dokument wird im Ansichtsmodus geöffnet ( Abbildung 25.17).
Abbildung 25.17 Das Word-Dokument im Ansichtsmodus
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Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Das Layout und die Formatierung entsprechen der Drucklayoutansicht des in Word geöffneten Dokuments. Drei Befehle können zum Lesen dienlich sein:
» Sie können das Dokument seitenweise durchblättern oder zu einer bestimmten Seite wechseln. Geben Sie die Nummer der gewünschten Seite ein oder verwenden Sie die Schaltflächen Vorherige Seite und Nächste Seite .
» Über den Befehl Zoom können Sie die Anzeige vergrößern oder verkleinern.
» Mit dem Befehl Suchen können Sie darüber hinaus nach Wörtern oder Ausdrücken suchen. Die Suchergebnisse werden in dem Dokument hervorgehoben. Wie bei einer Webseite können Sie Text in dem Dokument markieren und kopieren und anschließend in eine andere Anwendung einfügen.
TIPP
Sie können das Dokument so ausdrucken lassen, wie es im Lesemodus angezeigt wird. Öffnen Sie im Lesemodus die Registerkarte Datei und wählen Sie dann Drucken, um ein Dokument zu drucken. Zum Ausdrucken ist ein PDF-Viewer erforderlich. Wenn Sie noch keinen installiert haben, werden Sie dazu aufgefordert, ein entsprechendes Programm zu installieren.
Das Dokument im Web bearbeiten Wenn Sie Änderungen an dem Dokument vornehmen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten. Dann stellt Ihnen Windows Live eine etwas eingeschränkte Funktionalität zur Bearbeitung des Dokuments zur Verfügung (à Abbildung 25.18). Sie finden auf dem Bildschirm ein vereinfachtes Menüband mit den Registerkarten Datei, Start und Einfügen. Im Bearbeitungsmodus können Sie Inhalte hinzufügen und löschen sowie Text formatieren. Die Bearbeitung eines Dokuments im Browser eignet sich gut für schnelle Änderungen – beispielsweise die Durchführung von Korrekturen im Text oder das Einfügen eines Bilds. Beachten Sie aber, dass dieser Modus zum Bearbeiten von Inhalten dient, nicht zum Anzeigen von Dokumenten. Das hat einige Auswirkungen:
» Das Layout ist darin vereinfacht dargestellt und Elemente, die dort nicht angezeigt werden können, werden als Platzhalter dargestellt. Die Platzhalter verhindern, dass Sie unabsichtlich Inhalte löschen, die in der Word-Webanwendung zwar angezeigt, aber nicht bearbeitet werden können.
» Sie können wie gewohnt schreiben und auch die Befehle zum Kopieren und Einfügen sowie zum Rückgängig machen und Wiederherstellen verwenden. Sie können Text formatieren, indem Sie Formatvorlagen zuweisen und alle auf der Registerkarte Start enthaltenen Formatierungsoptionen nutzen.
Abbildung 25.18 Das Bearbeiten eines Dokuments über den Browser – hier ein ExcelArbeitsmappe
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
» Darüber hinaus können Sie über die Registerkarte Einfügen Bilder oder ClipArts sowie Tabellen und Hyperlinks hinzufügen.
» Wenn Sie anzeigen möchten, wie sich die Änderungen in dem Dokument auswirken, wechseln Sie wieder zum Lesemodus. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf Leseansicht.
» Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern, nachdem Sie die Bearbeitung des Dokuments abgeschlossen haben.
Weitere Bearbeitung auf dem lokalen Rechner Wenn Sie eine umfangreichere Bearbeitung des Dokuments wünschen, können Sie es auf Ihrer lokalen Office2010-Installation öffnen. Wenn Sie beispielsweise für ein Dokument weitere Word-Funktionen benötigen, klicken Sie auf die Registerkarte Datei und anschließend auf In Word öffnen. Das öffnet das Dokument direkt in der Word-Desktopanwendung. Übrigens kann auch Office Word 2003 dazu verwendet werden. Bei Excel verwenden Sie den entsprechenden Befehl.
Die gemeinsame Bearbeitung eines Dokuments Wichtig ist, dass ein auf SkyDrive abgelegtes Dokument durch mehrere Anwender gemeinsam bearbeitet werden kann. Wenn Sie den Ordner nicht bereits für andere Benutzer freigegeben haben, müssen Sie dazu aber erst einige Einstellungen vornehmen:
» Melden Sie sich bei Windows Live an und klicken Sie in SkyDrive auf einen Ihrer Ordner, in dem das Dokument gespeichert ist. Ihre dort gespeicherten Dokumente werden aufgelistet (à Abbildung 25.16).
» Klicken Sie neben Freigegeben für auf Nur ich. Die Seite Berechtigungen für Dokumente wird angezeigt. Klicken Sie darin auf den Link Berechtigungen bearbeiten.
» Geben Sie unter Einzelne Personen die entsprechenden E-Mail-Adressen ein.
» Klicken Sie auf Speichern. Die Seite Benachrichtigung für Dokumente senden wird angezeigt.
» Verfassen Sie eine E-Mail-Nachricht, in der Sie den ausgewählten Benutzern mitteilen, dass Sie ihnen die Berechtigung erteilen, auf Ihren Ordner zuzugreifen, und sie zu der Arbeitsmappe weiterleiten, die sie bearbeiten sollen. Die Empfänger erhalten dann in der E-Mail-Nachricht einen Link zum Ordner. Die Empfänger der Nachricht können auf den von Ihnen gesendeten Link klicken und die Arbeitsmappe zum gleichen Zeitpunkt wie Sie bearbeiten. Die jeweils vorgenommenen Änderungen werden sofort angezeigt.
Dokumente direkt auf SkyDrive erstellen
Abbildung 25.19 Das Dateimenü für Excel bei Office Web Apps
Wenn Sie im gerade verwendeten lokalen Office-Programm – beispielsweise Word – auf Speichern klicken, wird das Dokument wieder auf dem Webserver gespeichert, nicht lokal.
ACHTUNG
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Sie können Dokumente auch gleich auf SkyDrive erstellen: Melden Sie sich über den Browser bei SkyDrive an und wählen Sie einen Ordner. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Neu und wählen Sie Microsoft WordDokument. Geben Sie dem neuen Dokument im Feld Name einen Namen und bestätigen Sie über Erstellen. Word Web App wird im Bearbeitungsmodus geöffnet. Anschließend können Sie das Dokument mit Inhalten füllen. Die von Ihnen vorgenommenen Änderungen werden automatisch gespeichert. Wiederum gilt: Wenn Sie Arbeiten am Dokument durchführen wollen, die über die Möglichkeiten im Browser
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
hinausgehen, können Sie das Dokument ganz einfach auf dem Computer in Word öffnen. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Office auf In Word öffnen. Word wird dann auf Ihrem Rechner geöffnet und das Dokument kann damit weiterbearbeitet werden. Anschließend können Sie es dann wieder im entsprechenden Ordner in SkyDrive speichern.
Dateiverwaltung auf SkyDrive Wir wollen noch einige Worte über die Dateiverwaltung auf SkyDrive verlieren. Die Befehle dazu finden Sie in der Zeile oben im Fenster.
»» Über die Schaltfläche Herunterladen sorgen Sie dafür, dass das vorher ausgewählte Dokument direkt auf Ihrem lokalen Rechner verfügbar wird. Bestätigen Sie die Nachfrage über Speichern und legen Sie dann im Dialogfeld Speichern unter die Parameter fest.
»» Über Verschieben können Sie die aktuell gewählte Datei in andere Ordner auf SkyDrive verschieben. Navigieren Sie dann durch Klicks auf die entsprechenden Symbole zum gewünschten Zielordner.
»» Über Löschen können Sie ein Dokument aus dem SkyDrive-Ordner entfernen. Das müssen Sie noch bestätigen.
»» Über das Menü zu Mehr können Sie ein Dokument umbenennen oder kopieren.
25.2.4 In SharePoint speichern Auch wenn Sie ein Dokument in einer Bibliothek auf der SharePoint-Website speichern, verfügen Sie über einen zentralen Speicherort für den Zugriff auf das Dokument. Damit sind Sie in der Lage, ein Dokument mit mehreren Personen gleichzeitig zu bearbeiten. Je nach der in Ihrem Unternehmen verwendeten Version von SharePoint stehen auch weitere Funktionen für die Zusammenarbeit zur Verfügung: SharePoint kann auch verschiedene Versionen eines Dokuments verfolgen, für den Fall, dass Sie eine vorherige Version abrufen müssen. Sie können außerdem festlegen, dass Sie per E-Mail benachrichtigt werden, wenn Änderungen an einem Dokument vorgenommen werden.
»» Verwenden Sie den Abschnitt In SharePoint speichern im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte Datei, um Ihr Dokument auf dem Server abzulegen ( Abbildung 25.20).
»» Wenn Sie das Dokument zum ersten Mal auf dem Server speichern wollen, klicken Sie auf Speicherort suchen und legen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Ort fest. Dazu geben Sie im Feld Dateiname die
Abbildung 25.20 Der Bereich In SharePoint speichern bei Microsoft Word
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Webadresse der Dokumentbibliothek an – beispielsweise http://Server/Dokumente. Drücken Sie dann die Taste Æ. Wenn Sie das Dokument an einem SharePoint-Speicherort ablegen wollen, den Sie bereits verwendet haben, können Sie einfach auf dessen Namen klicken.
» Geben Sie einen Namen für die Datei ein und klicken Sie dann auf Speichern. Zur gemeinsamen Nutzung mit anderen Personen empfiehlt es sich wiederum, einen Link anstelle eines Anhangs zu versenden (à oben).
TIPP
Bei Excel beachten Sie hier die Optionen für Excel Services: Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt das gleichnamige Dialogfeld an.
» In der Registerkarte Anzeigen können Sie wählen, was von der Arbeitsmappe angezeigt werden soll (à Abbildung 25.21). Wenn Sie statt der Standardeinstellung Gesamte Arbeitsmappe die Einstellung Blätter wählen, können Sie angeben, welche Blätter der Mappe später angezeigt werden sollen.
Speichern Sie die Arbeitsmappe in einer Dokumentbibliothek. Andere Personen können dann über einen Browser auf die Arbeitsmappe zugreifen, sie anzeigen und sogar Daten aktualisieren, wenn die Arbeitsmappe mit einer externen Datenquelle verbunden ist.
25.2.5 Das Dateiformat ändern Der Bereich Speichern und Senden auf der Registerkarte Datei beinhaltet auch einige Werkzeuge zum Ändern des Dateiformats.
Dateityp ändern Wenn Sie feststellen, dass die Personen, denen Sie Ihr Dokument zukommen lassen wollen, nicht über die aktuelle Programmversion des jeweiligen Office-Programms verfügen, können Sie dafür ein anderes Dateiformat wählen. Öffnen Sie das Dokument, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden. Nach der Wahl von Dateityp ändern werden Ihnen rechts im Fenster die Dateiformate angezeigt, in die Sie das Dokument konvertieren können (à Abbildung 25.22). Welche Typen Ihnen hier angeboten werden, hängt vom jeweiligen Programm ab. Ein Klick auf eines dieser Dateiformate öffnet das Dialogfeld Speichern unter, in dem dann das Format im Feld Dateityp bereits eingestellt ist. Geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie über Speichern. Sie können denselben Namen wie im Originaldokument verwenden – die automatisch vergebene Namenserweiterung sorgt für die Unterscheidung. Denken Sie daran, dass in dem anderen Dateiformat bestimmte Einstellungen am Office-2010-Dokument verloren gehen. Überprüfen Sie also das Ergebnis, bevor Sie die Datei anderen Personen zukommen lassen.
ACHTUNG
Abbildung 25.21 Geben Sie an, was angezeigt werden soll.
» Über die Registerkarte Parameter können Sie einstellen, welche Zellen später in Excel Services bearbeitet werden können. Die Zellbereiche müssen vorher mit Namen gekennzeichnet werden.
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PDF/XPS-Dokument erstellen Als besondere Dateitypen stehen Ihnen die Formate PDF und XPS zur Verfügung. Sie erzeugen damit ein Dokument, das im Prinzip über dieselben Inhalte verfügt, aber nur noch mit Spezialprogrammen inhaltlich geändert werden kann.
Allgemeine Funktionen zum Freigeben
Abbildung 25.22 Den Dateityp ändern – hier bei Word
Öffnen Sie das Dokument, lassen Sie den Inhalt der Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden. Nach der Wahl von PDF/XPS-Dokument erstellen und einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche rechts im Fenster wird das Dialogfeld Als PDF und XPS veröffentlichen angezeigt. Im Feld Dateityp können Sie zwischen den beiden Alternativen PDF und XPS-Dokument wählen. Beachten Sie auch die beiden Optionen unter der Überschrift Optimieren für: Hier können Sie eine Entscheidung hinsichtlich der Qualität auswählen. In der Regel benutzen Sie die Einstellung Standard für die höchste Qualitätsstufe. Geben Sie dem Dokument dann einen Namen und bestätigen Sie über Speichern. Sie können wieder denselben Namen wie im Original dokument verwenden – die automatisch vergebene Namenserweiterung sorgt für die Unterscheidung.
25.3 Besonderheiten bei einzelnen Programmen Neben den in den vorherigen Abschnitten beschriebenen Befehlen zur Freigabe, die für Microsoft Word und viele andere Office-Programme gelten, verfügen die einzelnen Office-Programme noch über diverse Besonderheiten für derartige Aufgaben.
25.3.1 Microsoft Access 2010 Bei Access 2010 gibt es noch einige Besonderheiten, die Sie kennen sollten. Dazu gehört zunächst einmal die Möglichkeit, mithilfe von Access Services eine Datenbank innerhalb Ihrer Firma oder über das Internet freizugeben. Außerdem beinhaltet der Bereich Speichern und Veröffentlichen bei Access auch noch diverse Möglichkeiten zum Sichern der Datenbank und zum Speichern in anderen Formaten.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Randbedingungen für Webdatenbanken Beim Speichern über Access Services werden alle Datenbankobjekte mit den Daten in SharePoint-Listen zu dieser Website verschoben. Andere Personen können dann über einen Webbrowser auf die Daten zugreifen. Zum Erstellen einer solchen Webdatenbank benötigen Sie die Berechtigung Vollzugriff für die SharePoint-Website, in der die Webdatenbank veröffentlicht werden soll. Wenn Sie später Änderungen an dieser Webdatenbank durchführen wollen, öffnen Sie sie wieder in Access, führen die Korrekturen durch und synchronisieren dann den Datenbestand. Beachten Sie gleich noch die folgenden Hinweise hinsichtlich der Funktionsweise und der Einschränkungen:
»» Ohne SharePoint ist keine Veröffentlichung möglich. »» Alle Tabellen werden zu SharePoint-Listen und Datensätze zu Listenelementen. Dadurch können Sie anhand von SharePoint-Berechtigungen sowohl den Zugriff auf Ihre Webdatenbank steuern als auch andere SharePoint-Funktionen nutzen.
»» Verknüpfte Tabellen können nicht in einer Webdatenbank verwendet werden. Auch sonstige Verknüpfungen – beispielsweise die Inhalte von Feldern mit dem Datentyp OLE – müssen vor dem Veröffentlichen importiert werden.
»» Auch Formulare, Berichte und die meisten Makros können im Browser ausgeführt werden. Der Navigationsbereich steht in einem Webbrowser aber nicht zur Verfügung. Sie können ein Formular erstellen, um den Benutzern die Navigation in Ihrer Anwendung zu erleichtern. Außerdem gibt es einige Funktionen, die Sie für eine lokale Datenbank einsetzen können, nicht aber bei einer Webdatenbank:
»» Die Entwurfsansicht können – bzw. sollten – Sie nicht verwenden. Sie müssen zum Aufbau der einzelnen Objekte mit der Datenblattansicht bzw. der Layoutansicht arbeiten.
»» Zum Erstellen zusammengefasster Berechnungen – wie Summen oder Mittelwerten – können Sie in Abfragen oder Formularen keine Gruppenfunktionen einsetzen. Stattdessen können Sie mit Datenmakros
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arbeiten oder die Berechnungsfunktionen in Berichten nutzen.
»» VBA können Sie nicht benutzen. Erledigen Sie die Automatisierung über Makros. Einige Makroaktionen und -ausdrücke sind aber zu vermeiden.
»» Außerdem sind einige Abfragetypen – wie Union-Abfragen oder Kreuztabellenabfragen – nicht zulässig.
»» Die bedingte Formatierung kann nicht verwendet werden. Es gibt sicherlich noch zusätzliche Einschränkungen, die wir nicht getestet haben. Es empfiehlt sich daher, vor der Veröffentlichung eine Kompatibilitätsprüfung durchzuführen (à unten). Dabei werden die Datenbank objekte auf Probleme überprüft, die der Verwendung auf SharePoint im Wege stehen.
Eine für das Web geeignete Datenbank erstellen Zum Erstellen einer Webdatenbank gehen Sie zunächst genauso vor wie beim Anlegen einer lokalen Datenbank:
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Neu. »» Es empfiehlt sich aber, die Vorlage Leere Webdatenbank zu benutzen. Wenn Sie das tun, werden gleich die Funktionen auf der Programmoberfläche abgeschaltet, die dazu führen könnten, dass Sie mit SharePoint unverträgliche Elemente in der Datenbank benutzen. Beispielsweise können die einzelnen Datenbankobjekte bei Verwendung der Vorlage Leere Webdatenbank nicht mehr in der Entwurfsansicht angezeigt werden.
»» Überprüfen Sie den im Feld Dateiname vorgeschlagenen Dateinamen. Sie können diesen ändern, indem Sie einen neuen Namen in das Feld Dateiname eingeben. Klicken Sie dann auf Erstellen. Die Webdatenbank wird mit einer neuen leeren Tabelle geöffnet.
Datenbankobjekte anlegen Beim Anlegen der Objekte in einer für das Web geeigneten Datenbank müssen Sie einige Besonderheiten beachten. Zwar können Sie vor der Veröffentlichung prüfen, ob die Datenbank dafür geeignet ist, Sie ersparen sich aber Korrekturarbeit, wenn Sie die nachfolgend beschriebenen Einschränkungen berücksichtigen:
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
»» Zum Anlegen von Feldern in der Tabelle müssen Sie die Datenbankansicht verwenden. Wenn Sie die Vorlage Leere Webdatenbank für die Datenbank benutzt haben, ist ein Umschalten zur Entwurfsansicht sowieso nicht möglich. Mit den Befehlen auf den Registerkarten Felder und Tabelle können Sie Felder, Indizes, Gültigkeitsprüfungsregeln und Datenmakros hinzufügen. Klicken Sie bei geöffneter Tabelle auf Zum Hinzufügen klicken und wählen Sie dann den Feldtyp aus. Geben Sie dem Feld einen Namen, der den Feldinhalt beschreibt. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Feld, das Sie anlegen möchten.
»» Sie können dann die Einstellungen für die einzelnen Felder so ändern, dass sich das Feld wie von Ihnen gewünscht verhält. Wählen Sie das Feld mit der Formatierung und den Eigenschaften aus, die Sie ändern möchten. Klicken Sie auf dem Menüband auf die Registerkarte Felder. Ändern Sie die Einstellungen über die Befehle in den Gruppen Formatierung und Eigenschaften.
»» Zum Erstellen einer Beziehung in einer Webdatenbank verwenden Sie den Nachschlage-Assistenten, mit dem ein Nachschlagefeld erstellt wird. Das Nachschlagefeld wird der Tabelle mit der n-Seite der Beziehung hinzugefügt und verweist auf die Tabelle mit der 1-Seite der Beziehung. Öffnen Sie die Tabelle, die sich auf der n-Seite der Beziehung befinden soll. Klicken Sie auf den Pfeil neben Zum Hinzufügen klicken und anschließend auf Nachschlagen und Beziehung. Führen Sie die Schritte des Nachschlage-Assistenten aus, um das Nachschlagefeld zu erstellen.
»» Wenn Sie eine so definierte Beziehung später ändern wollen, öffnen Sie die Tabelle, die das Nachschlagefeld enthält. Klicken Sie darin mit der rechten Maustaste auf das Nachschlagefeld, wählen Sie dann Suchen ändern und führen Sie die Schritte des Nachschlage-Assistenten erneut aus.
»» Sie können als Grundlage für Formulare und Berichte eine Abfrage verwenden. Abfragen werden auf dem Server ausgeführt und tragen so zu einer Minimierung des Netzwerkverkehrs bei. In diesem Fall können Sie die Entwurfsansicht fast wie gewohnt nutzen.
»» Zum Eingeben und Bearbeiten von Daten in der
Diese werden im Browser ausgeführt und sorgen so für eine optimale Leistung. Wenn Sie ein Formular öffnen, ruft der Browser die erforderlichen Daten vom SharePoint-Server ab. Die Daten im Formular können dann gefiltert und sortiert werden, ohne sie erneut vom Server abrufen zu müssen. Wählen Sie eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus und klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Formulare auf eine der entsprechenden Schaltflächen – also beispielsweise Formular, Datenblatt oder Mehrere Elemente. Es empfiehlt sich, die Anzahl der Datensätze zu begrenzen, die von Ihren Formularen abgerufen werden.
»» Auch Berichte werden im Browser ausgeführt. Wenn Sie einen Bericht öffnen, ruft der Browser die erforderlichen Daten vom SharePoint-Server ab. Die Daten im Bericht können gefiltert und sortiert werden, ohne sie erneut vom Server abrufen zu müssen. Zum Erstellen wählen Sie zunächst die Tabelle oder Abfrage als Datenquelle aus und klicken dann auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht. Auch hier sollten Sie zur Optimierung der Leistung die Anzahl der Datensätze begrenzen, die von Ihnen abgerufen werden.
»» Die Benutzer benötigen eine Möglichkeit zur Navigation durch die Anwendung. Da der Navigationsbereich in einem Webbrowser nicht verfügbar ist, sollten Sie ein Navigationsformular erstellen und angeben, dass es immer dann angezeigt werden soll, wenn jemand Ihre Anwendung in einem Webbrowser öffnet. Erstellen Sie dieses Formular erst, nachdem Sie alle gewünschten sonstigen Objekte hinzugefügt haben. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Erstellen, klicken Sie in der Gruppe Formulare auf Navigation und wählen Sie dann in der Liste ein Navigationslayout aus. Wenn Sie ein Element hinzufügen möchten, ziehen Sie es aus dem Navigationsbereich auf das Navigationssteuerelement. Fügen Sie andere gewünschte Steuerelemente dem Textkörper des Navigationsformulars hinzu. Einem Navigationssteuerelement können nur Formulare und Berichte hinzugefügt werden. Sie können beispielsweise auch eine alle Formulare übergreifende Suchfunktion bereitstellen, indem Sie Ihrem Navigationsformular einige Steuerelemente hinzufügen.
Webdatenbank sollten Sie Formulare verwenden.
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Prüfen, Veröffentlichen und Synchronisieren Nachdem Sie die Struktur der Datenbank festgelegt haben, können Sie sie veröffentlichen. Sie sollten aber eine Kompatibilitätsprüfung durchführen, bevor Sie das tun. Bei der Kompatibilitätsprüfung werden die Datenbankobjekte auf Probleme überprüft, die einer problemlosen Veröffentlichung im Wege stehen. Diese Prüfung ist besonders dann zu empfehlen, wenn Sie eine bisher als Desktopdatenbank verwendete Datenbank in das Web stellen wollen.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei. »» Klicken Sie unter Speichern und Veröffentlichen auf In Access Services veröffentlichen und dann auf Kompatibilitätsprüfung ausführen. Werden keine Probleme gefunden, wird die Datenbank von der Kompatibilitätsprüfung als webkompatibel gemeldet. Werden Probleme erkannt, wird von der Kompatibilitätsprüfung eine Tabelle erstellt, in der die Probleme aufgelistet werden.
Abbildung 25.23 Speichern über Access Services
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Wenn die Kompatibilitätsprüfung keine Probleme gemeldet hat, können Sie die Veröffentlichung vornehmen ( Abbildung 25.23):
»» Öffnen Sie – wenn noch notwendig – die Datenbank und klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Speichern und Veröffentlichen.
»» Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen. »» Geben Sie als nächstes im Feld Server-URL die Webadresse des SharePoint-Servers ein, auf dem die Datenbank veröffentlicht werden soll – also http://<Servername>/.
»» Geben Sie im Feld Websitename einen Namen für die Datenbank ein, unter dem sie auf dem Server geführt werden soll. Dieser Name wird an die Server-URL angehängt und bildet mit ihm die URL der Anwendung – in der Form http://<Servername>/ .
»» Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen.
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Nachdem Sie Änderungen am Datenbankentwurf vorgenommen oder eine Datenbank offline geschaltet haben, soll schließlich eine Synchronisierung erfolgen. Durch die Synchronisierung werden Unterschiede zwischen der Datenbankdatei auf Ihrem Computer und auf der SharePoint-Website beseitigt. Öffnen Sie die Webdatenbank in Access. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Alle synchronisieren.
Datenbank speichern Wie bei anderen Office-Programmen können Sie auch bei Access 2010 die Datenbank in einem anderen Format speichern. Tun Sie das dann, wenn Sie feststellen, dass die Personen, denen Sie die Datenbank zukommen lassen wollen, nicht über die aktuelle Programmversion des jeweiligen Office-Programms verfügen. Öffnen Sie die Datenbank, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Veröffentlichen.
Nach der Wahl von Datenbank speichern als werden Ihnen rechts im Fenster die Dateiformate angezeigt, in die Sie die Datenbank konvertieren können ( Abbildung 25.24).
Datenbank sichern Sie sollten von Ihren Datenbanken in regelmäßigen zeitlichen Abständen eine Sicherungsdatei anlegen, um gegen Datenverluste geschützt zu sein.
»» Sorgen Sie dafür, dass die zu sichernde Datenbank geöffnet ist. Speichern und schließen Sie aber alle Objekte in dieser Datenbank.
»» Öffnen Sie die Registerkarte Datei und wählen Sie darin den Bereich Speichern und Veröffentlichen. Klicken Sie zunächst auf Datenbank speichern als und anschließend rechts daneben auf Datenbank sichern. Klicken Sie nun noch auf die Schaltfläche
Abbildung 25.24 Die Datenbank in einem anderen Format speichern
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Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Speichern unter, um das gleichnamige Dialogfeld zu öffnen. Geben Sie dort den Namen und den Speicherort für die Sicherungskopie an. Als Name der Sicherungsdatei wird standardmäßig den Originalname der Datenbank zusammen mit dem aktuellen Datum verwendet – beispielsweise Datenbank11_2010-03-23.
» Klicken Sie auf Speichern. Die aktuelle Datenbank wird unter dem eingegebenen Namen als Sicherungsdatei gespeichert. Sie können diese Sicherungsdatei bei Bedarf direkt wieder in Access öffnen. Wenn Sie eine Sicherheitsdatei in Zukunft als Original verwenden möchten, können Sie sie über den Windows-Explorer umbenennen. Sie können eine Sicherungskopie von einzelnen Datenbankobjekten erstellen, indem Sie eine leere Datenbank erstellen und dann die gewünschten Objekte aus der Originaldatenbank importieren.
TIPP
ACCDE erstellen Erwähnenswert bei Access 2010 ist hier die Option ACCDE erstellen. Bei einer .accde-Datei handelt es sich um die 2010-Version der von den Vorgängern her vielleicht
bekannten .mde-Datei. Das ist eine gesperrte Version der ursprünglichen Datenbank. Darin werden Ihre Formulare und Berichte besser geschützt. Ihre Datenbank funktioniert weiterhin wie gehabt; Sie können nach wie vor Daten aktualisieren und Berichte ausführen. Der Benutzer einer .accde-Datei kann aber Formulare, Berichte oder Module nicht in der Layoutansicht oder in der Entwurfsansicht anzeigen, kann also keine Änderungen darin vornehmen. Wenn in der .accdb-Datei VBA-Code enthalten war, wird nur der kompilierte Code in die Datei übernommen; der VBA-Code selbst kann vom Benutzer weder angezeigt noch geändert werden.
25.3.2 Microsoft PowerPoint 2010 Auch PowerPoint verfügt über einen größere Zahl von zusätzlichen Optionen für die Freigabe.
Bildschirmpräsentation übertragen Mit Hilfe der Optionen Bildschirmpräsentation übertragen im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte Datei können Sie erreichen, dass andere Personen eine Ihrer Präsentationen in einem Webbrowser betrachten können (à Abbildung 25.25).
Abbildung 25.25 Eine Bildschirmpräsentation übertragen
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Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Um die Übertragung einzuleiten, öffnen Sie die gewünschte Präsentation, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden ( Abbildung 25.25). Nach der Wahl von Bildschirmpräsentation übertragen und einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche rechts im Fenster wird ein weiteres Fenster angezeigt, das Sie – unter anderem – darüber informiert, dass Sie zur Nutzung dieses Dienstes eine Windows Live ID benötigen. Klicken Sie auf Übertragung starten.Automatisch wird Ihnen ein Link zu einer Adresse zur Verfügung gestellt, den andere Personen anklicken können. Um die Präsentation ansehen zu können, muss dem Betrachter dieser Link mitgeteilt werden ( Abbildung 25.26).
Wenn Sie auf den Link Als E-Mail senden klicken, wird Ihr Standardprogramm für den Nachrichtenaustausch und darin das Formular für eine neue Nachricht geöffnet. Im Textbereich der Nachricht befindet sich der eben angesprochene Hyperlink. Es empfiehlt sich, noch etwas Text hinzuzufügen, um dem Empfänger den Sinn des Links zu erklären. Machen Sie auch eine Angabe hinsichtlich der Uhrzeit, zu der Sie die Übertragung durchführen wollen. Geben Sie die restlichen Bestandteile für die Nachricht ein und bringen Sie sie auf den Weg. Starten Sie dann die eigentliche Übertragung durch einen Klick auf Bildschirmpräsentation starten. Der dann folgende Ablauf ist derselbe wie bei einer Präsentation auf Ihrem Rechner. Wenn Sie keine Angaben zu einem automatischen Ablauf festgelegt haben, klicken Sie zum Wechsel zur nächsten Folie auf die Maustaste. Andere Personen können die Präsentation über den Browser verfolgen. Nach Abschluss der Präsentation klicken Sie auf die Schaltfläche Übertragung beenden ( Abbildung 25.27). Sie werden darauf hingewiesen, dass die Verbindung zu anderen Betrachtern getrennt wird.
Video erstellen
Abbildung 25.26 Unter dieser Adresse können andere Benutzer Ihre Präsentation betrachten.
Wenn Sie von Ihrer Präsentation ein Video erstellen, können Sie dieses später auf unterschiedliche Weise nutzen. Öffnen Sie die gewünschte Präsentation, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden ( Abbildung 25.25). Nach der Wahl von Video erstellen werden Sie auf der rechten Seite des Fensters über die Vorteile dieses Werkzeugs informiert ( Abbildung 25.28). Wenn Sie Hilfe zum
Abbildung 25.27 Die Übertragung wird beendet.
691
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.28 Ein Video einer Präsentation erstellen
Brennen benötigen, klicken Sie auf den entsprechenden Link in diesem Bereich. Wählen Sie über das zunächst mit Computer und HDAnzeigen beschriftete Feld aus, welche Auflösung Sie wünschen. Geben Sie über das Feld darunter an, was aufgezeichnet werden soll: Standardmäßig werden Anzeigezeiten und Kommentare nicht mit aufgezeichnet. Jede Folie wird mit der im Feld Sekunden, die jede Folie angezeigt werden soll eingestellten Zeitspanne aufgezeichnet. Alternativ können Sie aber die festgelegten Zeitabläufe verwenden. Klicken Sie zum Starten der Aufzeichnung auf die Schaltfläche Video erstellen. Das Dialogfeld Speichern unter wird angezeigt, in dem Sie die zu erstellende Videodatei benennen müssen. Nach einem Klick auf Speichern wird das Video erstellt.
692
Bildschirmpräsentation für CD verpacken Wenn Sie Ihre Präsentation auf einem anderen Rechner vorführen möchten, sollten Sie sich vorher des Werkzeugs Bildschirmpräsentation für CD verpacken bedienen. Damit stellen Sie sicher, dass alle in die Präsentation eingefügten oder damit verknüpften Elemente – wie Bilder, Videos und Klangdateien – mit übernommen werden. Beachten Sie gleich, dass die damit erzeugten Dateien recht groß werden können. Öffnen Sie die Präsentation, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden. Nach der Wahl von Bildschirmpräsentation für CD verpacken können Sie auf die Schaltfläche Verpacken für CD klicken. Dann meldet sich das gleichnamige Dialogfeld auf dem Bildschirm ( Abbildung 25.29).
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Beim Brennen wird automatisch auch eine Autorun-Datei auf der CD abgelegt, die dafür sorgt, dass die Präsentation automatisch wiedergegeben wird wenn Sie die CD in ein Laufwerk einlegen.
Handzettel erstellen
Abbildung 25.29 Das Verpacken einer Präsentation für CD
Sie können darin die CD benennen. Über Hinzufügen können Sie weitere Präsentationen der CD hinzufügen. Deren Reihenfolge können Sie danach über die Schaltflächen mit den Pfeilspitzen links im Dialogfeld ändern. Ein Klick auf Auf CD kopieren startet den Brennvorgang. Über In Ordner kopieren speichern Sie die Datei für ein späteres Brennen zunächst auf der Festplatte.
Über den Abschnitt Handzettel erstellen im Bereich Speichern und Senden der Registerkarte Datei können Sie ein Dokument für Microsoft Word erstellen, das die Folieninhalte mit Ihren Notizen zusammenfasst. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Handzettel erstellen. Sie können in dem dann angezeigten Dialogfeld angeben, in welchem Format die Handzettel erstellt werden sollen ( Abbildung 25.31). Die in diesem Dialogfeld angezeigten Symbole beschreiben die Bedeutung der Optionen darin.
Es empfiehlt sich, vor dem Starten des Brennvorhangs nach einem Klick auf Optionen zu kontrollieren, welche Elemente beim Erstellen der Datei mit berücksichtigt werden sollen ( Abbildung 25.30). Sie können über dieses Dialogfeld auch Kennwörter zum Öffnen und zum Ändern vergeben.
Abbildung 25.31 Handzettel erstellen mit Hilfe von Microsoft Word
Nach einem Klick auf OK wird das Dokument in Word erstellt. Sie können es dort weiterbearbeiten – beispielsweise formatieren. Abbildung 25.30 Die Optionen für das Verpacken
693
Kapitel 25 • Teamarbeit und Freigabe
Abbildung 25.32 Eine Publikation für den professionellen Druck speichern
25.3.3 Microsoft Publisher 2010 Bei Microsoft Publisher 2010 finden Sie für die Freigabe teilweise andere Optionen.
Für professionellen Druck speichern Der Abschnitt Für professionellen Druck speichern erlaubt es Ihnen, eine Datei zu erzeugen, die von einem Druckdienst verarbeitet werden kann ( Abbildung 25.32). Beachten Sie aber gleich, dass Publisher bei solchen Diensten nicht so stark verbreitet ist wie die Produkte der Konkurrenz in diesem Bereich. Sie sollten sich also vorher mit diesem Dienst zusammensetzen und klären, welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen. Über die Liste zu der standardmäßig mit Professioneller Druck beschrifteten Schaltfläche können Sie die gewünschte Druckqualität auswählen. Wenn Sie darin die Option Benutzerdefiniert wählen, wird Ihnen ein Dialogfeld angezeigt, über das Sie weitere Details angeben können ( Abbildung 25.33).
Abbildung 25.33 Die Optionen zum Veröffentlichen einer Publikation
694
Besonderheiten bei einzelnen Programmen
Wichtig ist auch das Dialogfeld Druckoptionen, das Sie durch einen Klick auf die gleichnamige Schaltfläche auf den Bildschirm holen ( Abbildung 25.34).
Für einen anderen Computer speichern Ähnlich wie beim Programm PowerPoint 2010 können Sie auch bei Publisher 2010 dafür sorgen, dass alle in einer Publikation verwendeten Elemente zusammengefasst werden, wenn Sie Ihre Arbeit daran an einem anderen Rechner fortsetzen wollen. Öffnen Sie die Publikation, lassen Sie die Registerkarte Datei anzeigen und wählen Sie Speichern und Senden. Nach der Wahl von Für einen anderen Computer speichern klicken Sie auf Pack GoAssistent. Das startet einen Assistenten.
»» Bestätigen Sie auf der einführenden Seite durch einen Klick auf Weiter. Anschließend können Sie angeben, wo die Kopie gespeichert werden soll.
»» Nach einem erneuten Klick auf Weiter müssen Sie festlegen, ob die im Dokument verwendeten Schriftarten und Grafiken mit gespeichert werden sollen. Abbildung 25.34 Die Druckoptionen für den professionellen Druck
Auf der letzten Seite des Assistenten klicken Sie auf Fertig stellen, um die Datei zu erzeugen.
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Kapitel 26 Grafische Elemente und zugehörige Tools Dieses Kapitel liefert Ihnen Hinweise zu den Feinheiten der Bearbeitung von grafischen Elementen, die Sie in ein Office-Dokument eingefügt haben. Dazu gehören beispielsweise einfache Zeichnungsobjekte, Bilddateien, WordArt- und ClipArt-Objekte, schematische Darstellungen mit SmartArt oder einfach nur Textfelder. Je nachdem, welche Elemente Sie eingefügt haben, liefern die Programme auch unterschiedliche Möglichkeiten zu deren Formatierung.
»» Wir wollen mit den Befehlen beginnen, die Sie zum Einfügen der unterschiedlichen Typen von grafischen Elementen benötigen (à Abschnitt 26.1).
»» Dann werden wir uns den Werkzeugen zuwenden, die Sie zum Bearbeiten bei (fast) allen dieser Elemente benutzen können. Dazu gehören beispielsweise die Befehle zum Ändern der Größe oder der Position im Dokument (à Abschnitt 26.2).
»» Alle grafischen Elemente verfügen aber noch über spezielle Werkzeuge, mit deren Hilfe Sie das Erscheinungsbild abändern können. Diese unterscheiden sich je nach Typ des Grafikelements. Je nachdem, welchen Typ von Element Sie eingefügt haben, werden verschiedene Registerkarten im Menüband eingeblendet. Unterschiede gibt es zwischen Zeichentools (à Abschnitt 26.3), Bildtools (à Abschnitt 26.4), SmartArt-Tools (à Abschnitt 26.5) und Videotools (à Abschnitt 26.6).
26.1 Grafische Objekte einfügen Diverse Formen von grafischen Objekten können Ihre Dokumente interessanter gestalten. Dazu gehören beispielsweise Grafikdateien oder -clips, geometrische Formen, verschiedene Diagramme oder auch grafisch aufgearbeiteter Text. Die Befehle dazu sind bei der Mehrzahl der Office-Programme zum größten Teil in der Gruppe Illustrationen in der Registerkarte Einfügen angesiedelt (à Abbildung 26.1).
Abbildung 26.1 Die Werkzeuge zum Erstellen grafischer Elemente finden Sie auf der Registerkarte Einfügen – hier bei Word.
696
Grafische Objekte einfügen
26.1.1 Zeichnungsobjekte
Einfache Zeichnungsobjekte erstellen
Über die Schaltflächen Formen in der Gruppe Illustrationen haben Sie Zugriff auf diverse Typen von einfachen und auch etwas komplizierteren Zeichnungsobjekten (à Abbildung 26.2).
Um eines der in dieser Liste gezeigten Objekte in ein Dokument einzufügen, klicken Sie im Katalog auf die gewünschte Option. Anschließend bewegen Sie den Mauszeiger, der jetzt die Form eines Kreuzes hat, auf die gewünschte Stelle im Dokument und klicken diese an. Das Objekt erscheint dann in einer Standardgröße und ‑form im Dokument und kann anschließend hinsichtlich Lage, Form und Größe geändert werden (à Abbildung 26.3). Beim Erstellen von einfachen Zeichnungsobjekten – beispielsweise über die Schaltflächen Linie, Rechteck, Ellipse und Pfeil – wenden Sie immer einige Grundprinzipien an:
»» Zum Zeichnen einer Linie
Abbildung 26.2 Der Katalog zum Befehl Formen liefert ein Vielzahl von Objekten.
setzen Sie nach dem Klicken auf die entsprechende Schaltfläche den Mauszeiger auf einen Endpunkt der geplanten Linie, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger zum anderen Ende. In der Grundeinstellung können Sie so Linien in jedem gewünschten Winkel zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Taste schränken Sie den Winkel der Linie auf Schritte von jeweils 15° ein. Damit wird auch das Zeichnen von senkrechten oder waagerechten Linien vereinfacht. Wenn Sie gleichzeitig die Ÿ-Taste drücken, können Sie die Linie aus ihrem Mittelpunkt heraus aufziehen.
»» Zum Zeichnen eines Rechtecks setzen Sie den Mauszeiger nach Klicken auf die Schaltfläche Rechteck auf einen der vier Eckpunkte des geplanten
Abbildung 26.3 Zeichnungsobjekte wurden in einem Dokument eingefügt; zum Bearbeiten verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Zeichentools/Format.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Rechtecks, halten die Maustaste gedrückt und führen dann den Zeiger auf die Position des diagonal gegenüberliegenden Eckpunkts. Damit können Sie Rechtecke mit beliebigen Proportionen zeichnen. Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Taste lässt sich bewirken, dass nur Quadrate – also Rechtecke mit gleicher Höhe und Breite – gezeichnet werden. Wenn Sie während des Zeichnens die Ÿ-Taste drücken, können Sie die Form von ihrem Mittelpunkt aus aufziehen.
» Entsprechend funktioniert die Schaltfläche Ellipse . Durch gleichzeitiges Drücken der Á-Taste bewirken Sie, dass ein Kreis gezeichnet wird.
» Wenn Sie einen Pfeil zeichnen möchten, benutzen Sie die Schaltfläche Pfeil und zeichnen diesen in der Grundeinstellung vom Ende zur Spitze. In der Grundeinstellung zeichnen Sie einfache Formen mit einer durchgezogenen Linie in der Stärke von 0,75 Punkt. Die Stärke und Art der Linie können Sie anschließend ändern. Linien können nachträglich mit Pfeilspitzen versehen werden. Nachdem Sie ein solches Zeichenelement in das Dokument eingefügt oder später markiert haben, meldet sich eine neue kontextbezogene Registerkarte mit dem Namen Zeichentools/Format, über deren Befehle Sie diese und andere Arbeiten durchführen können (à unten).
» Nachdem Sie das Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie die Form mit der Maus an eine andere Position verschieben. Über die Größenziehpunkte können Sie die Größe der Form verändern – siehe hierzu gleich mehr. Die Mehrzahl dieser Formen hat zusätzlich die Eigenschaften von Textfeldern. Sie können also Text darin eingeben und bearbeiten. Sie erkennen diese AutoFormen an dem zusätzlichen gestrichelten Rahmen, der sie umgibt, solange sie markiert sind.
TIPP
26.1.2 Bilddateien Um persönliche Bilder – beispielsweise Fotos – in einem Dokument anzuzeigen, können Sie auf Ihrem lokalen System gespeicherte Bilddateien hinzufügen.
Bild einfügen Nach einem Klick auf den Befehl Grafik in der Gruppe Illustrationen auf der Registerkarte Einfügen wird das Dialogfeld Grafik einfügen angezeigt, das bei Windows 7 als Betriebssystem den Inhalt der Bibliothek Bilder anzeigt (à Abbildung 26.4).
AutoFormen aufziehen Neben einfachen Formen – wie Rechtecken, Ovalen und Linien – haben Sie die Auswahl zwischen vielen verschiedenen mehr komplexen Elementen, die früher als AutoFormen bezeichnet wurden. Dabei handelt es sich um grafische Objekte – beispielsweise Pfeilsymbole, Sterne, Sprechblasen und Ähnliches. Sie finden diese Objekte in der Palette unterhalb von Standardformen, Blockpfeile usw.
» Klicken Sie in der Palette auf das Symbol der gewünschten Form und ziehen Sie dann die Form in der gewünschten Größe auf. Dazu setzen Sie den Mauszeiger auf einen Eckpunkt der geplanten Form, halten die Maustaste gedrückt und bewegen den Mauszeiger auf die gegenüberliegende Ecke. Wenn Sie stattdessen nur einfach auf eine Stelle im Dokument klicken, wird die Form in der Standardgröße erstellt – Sie können die Größe dann nachträglich anpassen.
698
Abbildung 26.4 Eine Grafik einfügen
Navigieren Sie zum entsprechenden Speicherort, markieren Sie die gewünschte Grafik und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Einfügen. Die sonstige Vorgehensweise
Grafische Objekte einfügen
Abbildung 26.5 Ein Bild wurde eingefügt; zum Bearbeiten verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Bildtools/Format.
in diesem Dialogfeld ist identisch mit der beim Öffnen oder Suchen von Dateien im Dialogfeld Öffnen. Nach dem Einfügen können Sie die Größe und Position der Grafik wie üblich bei eingefügten Objekten ändern (à Abbildung 26.5). Nach dem Einfügen meldet sich die Registerkarte Bildtools/Format im Menüband (à unten). Sie können diese auch anzeigen lassen, nachdem Sie später das Bild erneut markiert haben.
Die Optionen zum Einfügen Wenn Sie im Dialogfeld Grafik einfügen die Liste zur Schaltfläche Einfügen aufklappen, finden Sie darin drei Optionen: Wenn eine Grafik oder ein anderes Objekt verknüpft wird, werden die Informationen nur aktualisiert, wenn die Quelldatei geändert wird. Verknüpfte Daten werden in der Quelldatei gespeichert. Die Zieldatei speichert nur den Speicherort der Quelldatei und zeigt eine Darstellung der verknüpften Daten an. Wenn Sie ein Objekt einbetten, werden die Informationen in der Zieldatei bei einer Änderung der Quelldatei nicht aktualisiert. Eingebettete Objekte werden nach dem Einfügen zum Bestandteil der Zieldatei und sind nach dem Einbetten nicht mehr Bestandteil der Quelldatei.
Probleme beim Ändern des Bildpfads Ein – seit der Version 2007 vorhandenes – Problem müssen wir an dieser Stelle noch ansprechen. Bis zur Programmversion 2003 konnte man den Pfad zu einer verknüpften Grafikdatei durch Anzeigen der Feldfunk tionen anzeigen lassen. Dazu mussten Sie nur die Tastenkombination Ç+Ñ drücken. Hatten Sie beispielweise eine Grafikdatei mit dem Namen Foto1.bmp eingefügt, wurde eine Feldfunktion wie {INCLUDE PCTURE "Foto1.bmp \* MERGEFORMAT\d"} angezeigt. Sie konnten dann einfach den Namen der Grafikdatei ändern – beispielsweise in Foto2.bmp. Nach dem Abschalten der Anzeige der Feldfunktionen über Ç+Ñ wurde nach Drücken von Ñ die Anzeige im Dokument aktualisiert. Seit der Programmversion 2007 funktioniert das nicht mehr. Auch nach der Anzeige der Feldfunktionen erscheint die Grafikdatei im Dokument. Wenn Sie den Namen oder den Pfad der Grafikdatei ändern wollen, müssen Sie sich einer der nachfolgend beschriebenen Verfahrensweisen bedienen:
»» Sie können das Dokument im Format Word97-2003Dokument speichern. Denken Sie aber daran, dass
699
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
dabei wichtige Formateinstellungen verloren gehen können. Im damit erzeugten Kompatibilitätsmodus können Sie aber mit Ç+Ñ die Feldfunktion anzeigen lassen (à Abbildung 26.6). Beachten Sie auch, dass sich Word 2010 beim Verknüpfen absoluter Pfade bedient.
Abbildung 26.6 Im Kompatibilitätsmodus werden die Feldfunktionen angezeigt.
»» Eine etwas bessere Alternative besteht darin, die Grafikdatei über den Befehl Feld im Katalog zu Schnellbausteine der Registerkarte Einfügen in das Dokument zu integrieren. Wählen Sie im Dialogfeld die Feldfunktion IncludePicture aus, tragen Sie den Dateinamen ein und aktivieren Sie die Kontrollkästchen Daten nicht im Dokument gespeichert sowie Formatierung bei Aktualisierung beibehalten (à Abbildung 26.7). Nach der Bestätigung erscheint die Grafik im Dokument. Über Ç+Ñ können Sie zwischen der Anzeige der Grafik und der Feldfunktion umschalten. Das ist etwas umständlich, funktioniert aber ohne die Formatverluste der vorherigen Alter-
native. Allerdings können Sie auf eine so eingefügte Grafik eine Vielzahl der Effekte des Programms nicht mehr anwenden.
26.1.3 WordArt Wenn Sie einen Schriftzug besonders hervorheben wollen, gestalten Sie ihn am besten mit WordArt. Sie können damit dem Text unterschiedliche Formen zuweisen, die mit den Werkzeugen der Textformatierung nicht verfügbar sind. Sie geben hierbei zwar Textelemente – wie Buchstaben oder Zahlen – ein, bearbeiten diese aber als Grafik. Dementsprechend können die Hilfsmittel der Textverarbeitung – wie Rechtschreibprüfung oder das Suchen und Ersetzen – innerhalb eines WordArt-Objekts nicht angewendet werden. Um ein WordArt-Objekt einem Dokument hinzuzufügen, positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der das Objekt angezeigt werden soll. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche WordArt in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen des Menübands. Dadurch wird eine Liste mit vorgefertigten Designs angezeigt (à Abbildung 26.8). Klicken Sie auf ein Feld in diesem Katalog, um das entsprechende Design für den Schriftzug auszuwählen. Das WordArt-Objekt wird mit dem Platzhaltertext Hier steht Ihr Text in das Dokument eingefügt.
Abbildung 26.7 Eine Grafikdatei über eine Feldfunktion einfügen
700
Grafische Objekte einfügen
26.1.4 ClipArt Über den Befehl ClipArt können Sie unter anderem vorgefertigte Grafiken in ein Dokument einsetzen. Um eine solche Grafik einem Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche ClipArt in der Gruppe Illustrationen auf der Registerkarte Einfügen. Daraufhin wird der Aufgabenbereich ClipArt angezeigt, der Ihnen die Suche nach einem geeigneten Clip ermöglicht (à Abbildung 26.10).
»» Geben Sie im Feld Suchen nach einen Begriff ein,
Abbildung 26.8 Wählen Sie ein WordArt-Design aus.
der den Inhalt der gesuchten Grafik beschreibt. Sie können hier auch mehrere Stichwörter eingeben, um eine Vorauswahl unter den Clips durchzuführen. Im Listenfeld Ergebnisse geben Sie an, nach welcher Art von Clip gesucht werden soll – beispielsweise Illustrationen, Videos oder Fotos.
Da der Platzhaltertext bereits markiert ist, können Sie ihn jetzt gleich direkt durch Eintippen des von Ihnen gewünschten Textes ersetzen. Bei längeren Texten können Sie – wie in einem normalen Textfeld – mit der Tastenkombination Á+Æ einen Zeilenumbruch und mit der Taste Æ eine Absatzschaltung durchführen.
»» Sie starten die Suche durch einen Klick auf OK. Die
Der Schriftzug weist einen Markierungsrahmen mit acht Ziehpunkten auf, über die Sie mit der Maus Veränderungen bezüglich Größe, Form und Positionierung vornehmen können. Die Methoden dafür sind dieselben wie oben für andere grafische Objekte beschrieben. Außerdem meldet sich nach dem Einfügen die Registerkarte Zeichentools/Format im Menüband (à Abbildung 26.9).
Nach dem Einfügen ist das Objekt mit Ziehpunkten versehen. Außerdem meldet sich nach dem Einfügen die Registerkarte Bildtools/Format im Menüband (à Abschnitt 26.4). Der Aufgabenbereich ClipArt bleibt nach dem Einfügen des Clips weiterhin angezeigt. Um ihn wieder auszublenden, klicken Sie auf die SchließenSchaltfläche.
gefundenen Clips werden anschließend im Listenfeld des Aufgabenbereichs angezeigt. Über die Schaltfläche mit dem Pfeil neben einer markierten Abbildung aktivieren Sie ein Menü mit den Befehlen zum Einfügen, Anzeigen und Verwalten des Clips.
Abbildung 26.9 Ein Platzhalter für den WordArt-Text wurde eingeben; zum Bearbeiten verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Zeichentool/Format.
701
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.10 Im Aufgabenbereich ClipArt können Sie nach einem Clip suchen und diesen dann einfügen.
26.1.5 Schematische Darstellungen mit SmartArt
hung. Ein Typ fasst jeweils mehrere unterschiedliche Layouts zusammen.
Eine SmartArt-Grafik ist eine visuelle Darstellung Ihrer Informationen und Ideen. Sie können damit Ideen und Fakten anschaulicher präsentieren und Dokumente lebendiger gestalten. Welche Vielfalt hinter diesem Werkzeug steht, merkt man erst, nachdem man einmal etwas intensiver damit gearbeitet hat. Denn das Erstellen von Illustrationen in professioneller Qualität kann eine Herausforderung sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie kein professioneller Grafiker sind oder keinen beschäftigen können.
Einfügen Klicken Sie in der Gruppe Illustrationen der Registerkarte Einfügen auf die Schaltfläche SmartArt. Wählen Sie dann im Dialogfeld SmartArtGrafik auswählen den gewünschten Diagrammtyp aus (à Abbildung 26.11). Dazu wählen Sie zunächst den Typ – beispielsweise Prozess, Hierarchie, Zyklus oder Bezie-
702
Abbildung 26.11 Die Sammlung stellt acht Diagrammtypen zur Verfügung.
»» Sie sollten sich bei dieser Auswahl darüber im Klaren sein, was Sie mitteilen möchten und ob Ihre Informationen auf eine bestimmte Weise dargestellt werden sollen (à Tabelle 26.1). Aber da Sie später das Layout
Grafische Objekte einfügen
wechseln können, probieren Sie verschiedene Layouts aus, bis Sie das Layout gefunden haben, das Ihre Botschaft am besten veranschaulicht. Experimentieren Sie mit unterschiedlichen Typen und Layouts, indem Sie die folgende Tabelle als Ausgangspunkt verwenden.
»» Berücksichtigen Sie außerdem die Textmenge, die Sie in die einzelnen Elemente einfügen wollen, da die Textmenge und die Anzahl der erforderlichen Formen oftmals das Layout bestimmen, das am besten aussehen wird. Im Allgemeinen sind die Grafiken am effektivsten, wenn sich die Anzahl der Formen und die Textmenge auf Kernpunkte beschränken. Bestätigen Sie nach der Wahl von Form und Unterform durch einen Klick auf die Schaltfläche OK. Die Grafik wird in das Dokument eingefügt (à Abbildung 26.12). Beim Erstellen oder Ändern wird das Diagramm mit einem nicht druckbaren Rahmen versehen, dessen Ziehpunkte Sie zum Ändern der Größe des Gesamtobjekts verwenden können.
Typ
Funktion
Liste
Zeigen Sie nicht sequenzielle Informationen an.
Prozess
Zeigen Sie Schritte in einem Prozess oder auf einer Zeitachse an.
Zyklus
Zeigen Sie einen kontinuierlichen Prozess an.
Hierarchie
Erstellen Sie ein Organigramm.
Hierarchie
Zeigen Sie eine Entscheidungsstruktur an.
Beziehung
Veranschaulichen Sie Verbindungen.
Matrix
Zeigen Sie an, wie sich Teile auf ein Ganzes beziehen.
Pyramide
Zeigen Sie proportionale Beziehungen mit der größten Komponente auf der Ober- oder Unterseite an.
Tabelle 26.1 Typen und Aufgaben von Darstellungen
Abbildung 26.12 Eine SmartArt-Grafik wurde eingefügt; um sie zu bearbeiten, verwenden Sie die Registerkarten SmartArtTools/Entwurf und SmartArt-Tools/Format.
703
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Text hinzufügen Innerhalb der einzelnen Elemente der Grafik wird zunächst Platzhaltertext – wie [Text] – angezeigt. Wenn Sie diese Platzhalter so belassen, werden sie nicht mit ausgedruckt. Der Sinn einer SmartArt-Grafik besteht natürlich darin, den Text durch Ihre eigenen Inhalte zu ersetzen. Ihre nächste Aufgabe besteht dann darin, die im Diagramm verwendeten Platzhalter mit den richtigen Texten zu versehen.
Verfeinern und formatieren Anschließend können Sie die Grafik verfeinern und formatieren. Dazu stehen Ihnen zwei kontextbezogene Registerkarten zur Verfügung: SmartArt/Entwurf und SmartArt/Format. Klicken Sie außerhalb der SmartArt-Grafik, wenn Sie den Bearbeitungsvorgang beendet haben.
26.1.6 Textfelder Textfelder sind Rahmen, die Sie nach dem Einfügen in ein Dokument frei innerhalb des Dokuments bewegen können. Um ein Textfeld einzufügen, benutzen Sie den Katalog zur Schaltfläche Textfeld in der Gruppe Text auf der Registerkarte Einfügen. Sie finden darin eine größere Menge von Grundformen (à Abbildung 26.13). Nach der Wahl einer davon wird das Textfeld im Dokument erstellt (à Abbildung 26.14).
Abbildung 26.13 Der Katalog für die Textfelder beinhaltet bereits mehrere Grundformen.
Abbildung 26.14 Ein Textfeld wurde in das Dokument eingefügt; zum Editieren benutzen Sie die Befehle auf der Register karte Zeichentools/Format.
704
Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung
26.1.7 Screenshot erstellen und einfügen Mit der Screenshot-Funktion erstellen Sie schnell eine Bildschirmabbildung und fügen Sie diese Ihrer Datei hinzu. Dieses Werkzeug eignet sich besonders für Dokumentationen. Durch einen Klick auf die Befehlsschaltfläche Screenshot öffnen Sie einen Katalog, in dem im oberen Teil Miniaturansichten aller Programmfenster angezeigt werden, die nicht minimiert sind (à Abbildung 26.15). Das Programmfenster, von dem aus Sie den Befehl aufgerufen haben, ist darin nicht mit aufgelistet.
26.2.1 Einfache Einstellungen über die Maus Nachdem Sie ein Zeichnungsobjekt erstellt haben, können Sie sein Erscheinungsbild, generell seine Position und seine Größe, direkt mit der Maus ändern. Bei einigen AutoFormen können Sie auch seinen Drehwinkel und manchmal Proportionen der Form variieren. In allen Fällen müssen Sie das zu ändernde Objekt zuerst durch einen Klick darauf markieren. Welche Parameter so veränderbar sind, erkennen Sie dann an den angezeigten Punkten.
Position
Abbildung 26.15 Der Katalog zeigt Miniatur ansichten der nicht mini mierten Fenster an.
Wenn Sie auf eine dieser Miniaturansichten klicken, wird ein Bildschirmabbild dieses Fensters in das Dokument eingefügt. Alternativ können Sie auch gleich einen Ausschnitt eines Bildschirms einfügen. Nachdem Sie im Menü zur Schaltfläche Screenshot auf den Befehl Bildschirmausschnitt geklickt haben, wird der Bildschirm leicht abgeblendet und der Mauszeiger erscheint in Form eines Kreuzes. Setzen Sie den Zeiger an eine Ecke des abzubildenden Bereichs, halten Sie die Maustaste gedrückt und bewegen Sie den Zeiger dann auf die gegenüberliegende Ecke. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird ein Bild des so ausgewählten Ausschnitts im Dokument abgelegt.
26.2 Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung Alle grafischen Elemente verfügen nach dem Einfügen in ein Dokument über mehrere Werkzeuge, mit denen Sie ihr Erscheinungsbild auf (fast) dieselbe Weise ändern können. Mit diesen wollen wir uns jetzt beschäftigen.
Im Allgemeinen können Sie die Position eines grafischen Objekts im Dokument ver ändern, indem Sie es mit der Maus an eine neue Stelle verschieben. Setzen Sie dafür den Mauszeiger auf das Element, so dass er sich in einen Vierfachpfeil verwandelt. Ziehen Sie dann das Zeichnungsobjekt an die gewünschte Position.
Größe Die Höhe und Breite eines markierten Objekts können Sie über die Größenziehpunkte ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf einen der kleinen Kreise und verschieben Sie dann den Zeiger in die gewünschte Richtung. Benutzen Sie die Punkte an den Ecken, wenn Sie gleichzeitig Höhe und Breite ändern wollen. Diese können Sie auch diagonal verschieben. Wenn Sie gleichzeitig die Taste Ÿ gedrückt halten, bleiben die eingestellten Proportionen – also des Verhältnis von Höhe zu Breite – erhalten. Die Punkte in der Mitte lassen nur ein waagerechtes oder senkrechtes Vergrößern bzw. Verkleinern zu.
Drehwinkel Komplexere Zeichnungsobjekte verfügen zusätzlich über einen grünen Punkt, über den Sie den Drehwinkel des Objekts verändern können. Setzen Sie den Mauszeiger auf diesen Punkt und halten Sie die Maustaste gedrückt. Der Zeiger wechselt daraufhin sein Aussehen in vier in einem kleinen Kreis angeordnete Pfeile. Durch Verschieben dieses Symbols drehen Sie das Objekt in die entsprechende Richtung. Bei gleichzeitigem Drücken der Taste Á ist nur noch ein Drehen in Schritten von 15° möglich.
705
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.16 Die Feinheiten der Einstellung regeln Sie über die Gruppen Anordnen und Größe.
Proportionen
Position
Einige Objekte zeigen im markierten Zustand zusätzlich eine gelb eingefärbte Raute. Diese dient dazu, die Proportionen der Form zu ändern. Setzen Sie – wie üblich – den Mauszeiger auf dieses Symbol, so dass er sein Aussehen in eine kleine Pfeilspitze ändert. Durch Verschieben können Sie dann die Proportionen der Form ändern. Welche Änderungen sich ergeben, hängt auch von der konkret benutzten AutoForm ab.
Wichtig ist auch die Schaltfläche Position in der Gruppe Anordnen. Damit bestimmen Sie, wo das Zeichenelement auf der Seite erscheinen soll (à Abbildung 26.17 links).
26.2.2 Detaileinstellungen Zum Einstellen der Feinheiten benutzen Sie die Befehle in den beiden Gruppen Anordnen und Größe in der jeweiligen Format-Registerkarte – also beispielsweise Zeichentools/Format (à Abbildung 26.16).
Größe Zum Einstellen der Größe können Sie nach dem Markieren der Grafik auch die Drehfelder der Gruppe Größe in der jeweiligen Format-Registerkarte benutzen. Darin können Sie Höhe und Breite separat einstellen. Durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche neben der Gruppenbezeichnung Größe öffnen Sie ein Dialogfeld, über das Sie die für das ausgewählte Objekt einstellbaren Änderungen vornehmen können. Das dann angezeigte Dialogfeld Layout lässt sich auch über das Kontextmenü zum Objekt anzeigen. Ein Arbeiten über dieses Dialogfeld ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Sie mehrere Objekte mit denselben Maßen abbilden oder exakte Werte angeben wollen. Stellen Sie in den Feldern Höhe und Breite die Maße (in cm) des markierten Objekts ein. Über das Feld Drehen können Sie einen Winkel definieren, um den das markierte Objekt gedreht werden soll. Im Bereich Skalierung lässt sich die Größe proportional um einen Prozentsatz verändern. Ist Seitenverhältnis sperren aktiviert, bleibt das Verhältnis von Höhe zu Breite konstant.
706
»» Die Option unter Mit Zeile in Text setzt das Zeichenelement direkt in die Zeile, in der es eingefügt wurde. Sie können es aber wie gewohnt an andere Stellen verschieben.
»» Die neun Optionen unter Mit Textumbruch setzen das Zeichenelement an die horizontalen oder vertikalen Ränder bzw. zentrieren es. Noch mehr Details zur Positionierung finden Sie im Dialogfeld Layout, das Sie durch die Wahl von Weitere Layoutoptionen auf den Bildschirm bringen (à Abbildung 26.17 rechts). Damit die Parameter darin ansprechbar sind, müssen Sie vorher eine der neun Optionen unter Mit Textumbruch für das Zeichenelement gewählt haben. Dann können Sie – getrennt für Horizontal und Vertikal – die Lage des Zeichenelements bestimmen.
»» Zum Festlegen der horizontalen Position bestehen drei Möglichkeiten: Sie können entweder mit Absolute Position eine genaue Lage bezüglich des Seitenrands, der Seite, der Spalte oder des Zeichens angeben. Bei Buchlayout wählen Sie zwischen Innen und Außen bezogen auf den Seitenrand oder die Seite – beispielsweise am linken Seitenrand bei ungeraden und am rechten bei geraden Seitenzahlen. Ausrichtung ermöglicht die Wahl zwischen Links, Zentriert und Rechts bezogen auf Seitenrand, Seite, Spalte oder Zeichen.
»» Das Festlegen der vertikalen Position funktioniert ähnlich, allerdings haben Sie hier nur zwei Möglichkeiten der Gestaltung: Sie können entweder wieder die Absolute Position bezogen auf Seitenrand, Seite, Absatz oder Linie festlegen oder die Ausrichtung mit
Gemeinsam nutzbare Werkzeuge zur Bearbeitung
Abbildung 26.17 Mit Position regeln Sie auch den Textumbruch um die Grafik.
Oben, Zentriert, Unten, Innen oder Außen bestimmen.
»» Wenn die geraden und ungeraden Seiten des Dokuments über ein unterschiedliches Layout verfügen sollen, finden Sie in der Zeile Buchlayout die Positionsangaben Innen und Außen.
»» Die Zeile Absolute Position ermöglicht das Festlegen einer Maßangabe für die Entfernung des Elements vom Seitenrand, Seite, Spalte usw. Die zusätzlichen Optionen im unteren Bereich der Registerkarte sind interessant im Zusammenhang mit dem Bearbeiten des Fließtextes:
»» Wenn Sie die Option Objekt mit Text verschieben aktivieren, wird die Grafik immer zusammen mit dem Absatz verschoben, zu dem sie gehört, wenn Sie beispielsweise im Bereich davor zusätzlichen Text einfügen oder Text löschen.
»» Durch Verschieben der Grafik mit der Maus können Sie den zu ihr gehörenden Absatz wechseln. Ist aber das Kontrollkästchen Verankern eingeschaltet, bleibt sie stets mit demselben Absatz verbunden.
»» Durch Aktivieren des entsprechenden Kontrollkästchens können Sie ein Überlappen von Objekten mit derselben Umbruchart ermöglichen.
Zeilenumbruch Sehr wichtig ist auch der Textumbruch. Nach einem Klick auf die Schaltfläche Zeilenumbruch in der Gruppe Anordnen können Sie diesen regeln. Über die Optionen dazu legen Sie fest, wie der im Dokument vorhandene Text um eine eingefügte Grafik herumfließt. Die Symbole in der Liste zu diesem Befehl liefern einen Hinweis zur Bedeutung der einzelnen Optionen (à Abbildung 26.18 links). Wiederum finden Sie im Dialogfeld Layout, das Sie durch die Wahl von Weitere Layoutoptionen auf den Bildschirm bringen, mehr Details und auch größere Symbole für die Grundoptionen (à Abbildung 26.18 rechts). Benutzen Sie hierfür die Registerkarte Textumbruch. Legen Sie durch Aktivieren einer der unter Umbruchart aufgeführten Optionen den Textfluss fest (à Tabelle 26.2). Auf der Registerkarte Textumbruch im Dialogfeld Layout finden Sie unter Umbruchart noch zwei zusätzliche Optionen: Transparent und Oben und unten. Die Optionen darunter sind – je nach gewählter Umbruchart – nur zum Teil verfügbar. Über Textfluss legen Sie fest, wo der Zeilenumbruch des Fließtextes stattfinden soll. Ganz unten auf der Registerkarte können Sie den Abstand zwischen eingefügtem Objekt und Text festlegen.
707
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.18 Die Optionen zum Textumbruch. Die Registerkarte Textumbruch zeigt die Details zur Form des Textflusses.
Symbol
Beschreibung Standardmäßig ist Mit Text in Zeile aktiviert. Die Grafik wird an der aktuellen Position eingefügt, kann aber durch Eingabe zusätzlicher Zeichen, beispielsweise Leerzeichen, verschoben werden. Wenn der Zeilenabstand automatisch eingestellt ist, ändert er sich entsprechend der Höhe der Grafik. Rechteckbewirkt, dass der Text die Grafik in rechteckiger Form umfließt. Die genaue Position der Grafik kann durch die Einstellungen unter Horizontal und Vertikal im Dialogfeld Erweitertes Layout (à folgende Abschnitte) eingestellt werden. Mit Passend wird der Fließtext so weit wie möglich an die Form des Grafikinhalts angepasst. Bei Bedarf können Sie über die Schaltfläche Rahmenpunkte bearbeiten in der Grafik-Symbolleiste die Passform verändern. Mit Hinter den Text wird die Grafik hinter den Fließtext gelegt. Damit die Schrift im Vordergrund gelesen werden kann, empfiehlt es sich, auf der Registerkarte Bild des Dialogfelds die Option für Farbe auf Ausgeblichen zu stellen. Mit Vor den Text wird die Grafik vor den Fließtext gelegt und verdeckt diesen.
Tabelle 26.2 Einige Alternativen zum Textfluss
26.3 Die Zeichentools Wir wollen uns nun mit den unterschiedlichen Tools beschäftigen, die Ihnen nach dem Einfügen bestimmter Grafikelemente zur Verfügung stehen. Beginnen wir mit der Registerkarte Zeichentools/Format, die angezeigt werden, wenn Sie eine Form oder ein WordArt-Objekt in das Dokument eingefügt oder später markiert haben (à Abbildung 26.19).
708
26.3.1 Formen ändern und zusätzliche Elemente Über die Elemente der Gruppe Formen einfügen auf dieser Registerkarte können Sie schnell neue Formen erstellen oder bereits vorhandene ändern.
Die Zeichentools
Abbildung 26.19 Die Registerkarte Zeichentools/Format
Neue Formen und Formen ändern Über den Katalog zu Formen in der Gruppe Formen einfügen können Sie über diese Registerkarte schnell eine weitere Form erstellen. Gehen Sie dazu genauso vor wie bei der Registerkarte Einfügen. Nach Wahl eines Formsymbols wird der Mauszeiger in Form eines Kreuzes angezeigt. Sie können dann damit auf eine Stelle im Dokument klicken, um eine Form in Standardgröße zu erstellen, oder Sie ziehen eine Form in der gewünschten Größe auf. Wenn Sie eine bereits eingefügte Form in eine andere umwandeln und dabei die schon eingestellten sonstigen Formate beibehalten wollen, benutzen Sie die Optionen zur Schaltfläche Form ändern . Markieren Sie aber die Form vorher. Der Katalog liefert Ihnen dieselben Alternativen wie der Katalog zu Formen einfügen. Mit Punkte bearbeiten im Menü der Schaltfläche Form bearbeiten fügen Sie der Form einen weiteren Satz von Ziehpunkten an den Ecken der Form hinzu, die Sie verwenden können, um ihr Aussehen zu ändern.
Abbildung 26.20 Der Katalog zu den Formenarten
26.3.2 Farben, Linien, Schatten und 3D-Effekte
Formkontur und Fülleffekt
Jedes von Ihnen erstellte Zeichnungsobjekt können Sie nachträglich noch verändern. Dafür benutzen Sie die Befehle in der Gruppe Formenarten. Dabei lassen sich beispielsweise Füll- und Linienfarben neu bestimmen und Schatten mit unterschiedlichen Einfallswinkeln oder 3D-Effekte zuweisen.
Akzente setzen Zuerst sollten Sie prüfen, ob im Katalog in der Gruppe Formenarten nicht bereits eine Variante der Form vorhanden ist, die Ihren Vorstellungen entspricht (à Abbildung 26.20).
Wenn Sie hier kein Element finden, können Sie sich auch der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur individuellen Einstellung bedienen.
Sie können Farben eines Objekts – getrennt für Linien, Flächen und den gegebenenfalls darin vorhandenen Text – ändern. Markieren Sie dazu das Zeichnungsobjekt und benutzen Sie die Befehle Formkontur und Fülleffekt (à Abbildung 26.21). Wählen Sie anschließend in der angezeigten Palette die gewünschte Einstellung aus.
»» Weiterhin können Sie über die Schaltfläche Formkontur eine geeignete Linie aus einer Liste mit unterschiedlichen unterbrochenen Linien auswählen. Die Linienstärke stellen Sie über die Palette zur entsprechenden Schaltfläche ein.
»» Die Schaltfläche im Bereich Pfeile zum Aufklappen der Palette mit verschiedenen Pfeiloptionen lässt
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.21 Formkontur für die Linien und Fülleffekt für die Flächen
sich nur dann aktivieren, wenn Sie als Zeichnungsobjekt eine Linie oder einen Pfeil markiert haben. Wählen Sie dort unter verschiedenen Pfeilarten die gewünschte aus.
3D-Effekte und Schatten Eine große Zahl zusätzlicher Effekte stehen Ihnen über den Katalog zu Formeffekte zur Verfügung.
»» Klicken Sie auf die Schaltfläche Schatten, um die Palette mit den verschiedenen Schattenwürfen anzuzeigen. Wählen Sie hier einen Schattenwurf aus. Die Option unter Kein Schatten entfernt einen bereits zugewiesenen Schatten (à Abbildung 26.22 links).
»» Bei 3D-Drehung können Sie Tiefe, Farbe und Drehung sowie den Winkel und die Richtung des Lichteinfalls ändern (à Abbildung 26.22 rechts).
Weitere Akzente Den Zugriff auf eine Vielzahl von sonstigen Einstellungen haben Sie, nachdem Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem nach unten rechts weisenden Pfeil neben
710
der Gruppenbezeichnung Formenarten klicken. Das dann angezeigte Dialogfeld Form formatieren verfügt links über mehrere Bereiche, über die Sie die einzelnen Elemente einer Form auf unterschiedliche Weise beeinflussen können. Darüber können Sie beispielsweise auch dreidimensionale Varianten einstellen.
26.3.3 WordArt Auch nach dem Einfügen eines WordArt-Objekts meldet sich die Registerkarte Zeichentools/Format im Menüband. Über die Befehle in der Gruppe WordArt-Formate können Sie den markierten WordArt-Text bearbeiten.
Die Schnellformatvorlagen Über den Katalog der Schnellformatvorlagen in dieser Gruppe können Sie aus einer Liste eines der vorgefertigten Designs wählen (à Abbildung 26.23 links). Die Optionen darin kennen Sie schon vom Erstellen eines WordArt-Schriftzugs her.
Die Zeichentools
Abbildung 26.22 Schatteneffekte und 3D-Effekte
Abbildung 26.23 Die Schnellformatvorlagen und die Füllfarben bei WordArt
711
Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Textfüllung Die Farben können Sie auch separat ändern. Benutzen Sie dazu den Befehl Textfüllung . Besonders interessant darin ist vielleicht die Option Farbverlauf (à Abbildung 26.23 rechts).
26.3.4 Anordnen und gruppieren In den Befehlen der Gruppe Anordnen auf der Registerkarte Zeichentools/Format finden Sie Möglichkeiten zum Anordnen und Gruppieren von Objekten. Wenn Sie mit mehreren Zeichnungselementen auf einer Seite arbeiten, können Sie noch mit weiteren Werkzeugen arbeiten:
»»
Objekte werden in der Reihenfolge, in der Sie sie erstellen, übereinander auf der Arbeitsfläche abgelegt (à Abbildung 26.24 links). Daraus ergeben sich unter Umständen unerwünschte Effekte; beispielsweise kann in einer AutoForm eingegebener Text durch eine andere AutoForm verdeckt werden. Wenn Sie ein Objekt in einem solchen Stapel auf eine andere Ebene setzen wollen, markieren Sie es zuerst. Klicken Sie dann auf eine der Schaltflächen Eine Ebene nach vorne oder Eine Ebene nach hinten (à Abbildung 26.24 rechts). Über die Befehle in den Listen zu diesen Schaltflächen können Sie bei sich überlappenden Objekten das jeweils markierte In den Vordergrund oder In den Hintergrund schieben. Auch ein Platzieren vor oder hinter dem Text ist möglich.
bearbeiten. Das empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie eine komplexe Zeichnung aus mehreren Freihandobjekten erstellt haben und deren Zusammenhang sichern wollen. Markieren Sie dazu alle nebeneinander liegenden Objekte, die Sie zu einer Gruppe zusammenfassen wollen, indem Sie mit der Maus einen Rahmen um die betreffenden Objekte ziehen (à Abbildung 26.25 links). Nicht benachbarte Objekte können Sie gemeinsam markieren, indem Sie die Ÿ-Taste gedrückt halten und die Objekte nacheinander anklicken. Wählen Sie dann den Befehl Gruppieren und darin Gruppieren, um die markierten Objekte zu einer Objektgruppe zusammenzufassen. Die Objekte, die zu einer Objektgruppe zusammengefasst wurden, sind mit einem gemeinsamen Markierungsrahmen versehen, der auch einen gemeinsamen Satz von Ziehpunkten aufweist (à Abbildung 26.25 rechts). Sie können nun Größe und Position der Gruppe gemeinsam ändern. Jede Änderung, die Sie an diesem Objekt hinsichtlich Größe, Farbe, Position usw. vornehmen, wirkt sich auf die gesamte Gruppe aus.
Abbildung 26.25 Zwei Formen wurden zuerst gemeinsam markiert und dann gruppiert.
»» Wenn Sie eine markierte Objektgruppe wieder auflösen wollen – um beispielsweise ein einzelnes Objekt darin zu bearbeiten –, verwenden Sie den Befehl Gruppierung aufheben in der Befehlsliste zu Gruppieren.
Abbildung 26.24 Die Reihenfolge der Darstellung der Objekte ändern
»» Sie können mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammenfassen und diese Objektgruppe anschließend als zusammenhängendes, einzelnes Objekt
712
»» Über den Befehl Drehen
können Sie Objekte in einem festgelegten Winkel horizontal, vertikal, nach links oder nach rechts kippen oder in einem bestimmten Winkel drehen.
»» Über den Befehl Ausrichten
legen Sie fest, wie mehrere markierte Objekte aneinander ausgerichtet werden sollen.
Die Zeichentools
26.3.5 Zeichnungsbereich
Textrichtung ändern
Eine Zeichnung lässt sich auf unterschiedliche Weise in ein Dokument einfügen: Sie können zum einen die gewünschte Form auswählen und sie direkt im Dokument aufziehen, positionieren und formatieren. Das empfiehlt sich aber nur bei Grafiken, die lediglich aus einem Element – etwa einem Kreis oder einem Rechteck – bestehen. Wenn Sie eine komplexere Zeichnung einfügen wollen – beispielsweise ein eigenes Firmenlogo, das sich aus mehreren Zeichnungsobjekten und Bildern zusammensetzt –, empfiehlt es sich, diese Objekte innerhalb eines speziell dafür vorgesehenen Zeichnungsbereichs zu erstellen. Der Vorteil dabei besteht darin, dass Sie alle in diesem Zeichnungsbereich abgelegten Elemente gemeinsam behandeln können; Sie können sie beispielsweise innerhalb des Dokuments verschieben oder kopieren, ohne dass sich die Zusammenstellung ändert.
Sie können den Inhalt eines Textfelds vertikal ausrichten. Dazu markieren Sie das Textfeld und klicken auf die Schaltfläche Textrichtung . Standardmäßig fließt der Text von links nach rechts. Es empfiehlt sich für die Eingabe zur normalen Darstellung umzuschalten und die gewünschte Richtung erst danach zu wählen. Es ist allerdings nicht möglich, Text auf den Kopf zu stellen. Hierfür könnten Sie aber WordArt benutzen.
Einen Zeichnungsbereich definieren Sie, indem Sie aus der Liste zur Schaltfläche Formen in der Gruppe Illustrationen der Registerkarte Einfügen den Befehl Neuer Zeichenbereich wählen. Daraufhin wird der Zeichnungsbereich in Form eines rechteckigen Rahmens angezeigt. In diesem Bereich können Sie Zeichnungsobjekte erstellen oder vorhandene Grafiken einfügen. Der Rahmen wird nicht gedruckt und nur angezeigt, solange der Zeichnungsbereich aktiviert ist. Der Zeichnungsbereich kann wie ein normaler Absatz behandelt werden. Sie können ihn zusammen mit den in ihm angesiedelten Objekten – die Sie natürlich auch einzeln bearbeiten können – als eine Einheit verschieben, ausschneiden, kopieren und an anderer Stelle wieder einfügen.
TIPP
26.3.6 Textfelder Für eingefügte Textfelder gelten fast dieselben Befehle zur Bearbeitung, die wir eben beschrieben haben. Die Gruppe Text auf der Registerkarte Zeichentools/Format ist aber speziell für Textfelder gedacht: Sie können hierüber neue Textfelder erstellen, die Ausrichtung ändern oder auch Verknüpfungen zwischen Textfeldern erstellen oder diese auflösen.
Abbildung 26.26 Die Ausrichtung eines Textes kann frei gewählt werden.
Textfelder verknüpfen Wenn Sie mehrere Textfelder in einem Dokument erstellen, können Sie Text in einem Textfeld beginnen lassen und in einem anderen Textfeld fortsetzen.
» Zum Verknüpfen von Textfeldern markieren Sie zunächst das erste Textfeld. Dazu bewegen Sie den Mauszeiger über den Rahmen des Textfelds, bis dieser die Form eines Vierfachpfeils annimmt, und klicken dann auf den Rahmen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Verknüpfung erstellen in der Gruppe Text der Registerkarte Zeichentools/Format. Der Mauszeiger ändert daraufhin seine Form in einen kleinen Krug.
» Klicken Sie dann auf das Textfeld, in dem der Text fortgesetzt werden soll. Wenn der Krug über einem Textfeld positioniert wird, für das eine Verknüpfung erstellt werden kann, nimmt er die Form eines Krugs an, aus dem Buchstaben herausfallen. Um Verknüpfungen mit weiteren Textfeldern zu erstellen, klicken Sie auf das Textfeld, für das Sie soeben eine Verknüpfung erstellt haben, und wiederholen den beschriebenen Vorgang.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
» Geben Sie im ersten Textfeld den gewünschten Text
» Die beiden Optionen unterhalb der Randeinstellun-
ein oder fügen Sie ihn aus der Zwischenablage ein. Nimmt das Textfeld keinen weiteren Text mehr auf, wird der Text in den anderen verknüpften Textfeldern fortgesetzt.
gen beziehen sich auf den Fall, in dem Sie das Textfeld in eine AutoForm umgewandelt haben: Ist das Kontrollkästchen Text in Form umbrechen aktiviert, wird der Text in mehrere Zeilen umbrochen, wenn die Breite der AutoForm nicht ausreicht, um ihn in einer Zeile darzustellen. Außerdem können Sie über Größe der Form dem Text anpassen dafür sorgen, dass sich die Größe der AutoForm automatisch ändert, damit der gesamte Inhalt sichtbar wird.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Verknüpfung erstellen geklickt haben und sich dann entscheiden, doch keine Verknüpfung mit einem anderen Textfeld erstellen zu wollen, drücken Sie die È-Taste, um den Verknüpfungsvorgang abzubrechen.
TIPP
Form des Textfelds ändern Sie können für ein Textfeld auch eine andere Form als die eines Rechtecks wählen. Erstellen Sie hierfür zuerst das Textfeld und markieren Sie es. Öffnen Sie dann die Liste zur Schaltfläche Form bearbeiten , klicken Sie auf Form ändern und wählen Sie dort die gewünschte Form.
Weitere Formatierungsoptionen Zum Formatieren von Textfeldern stehen Ihnen etwa dieselben Optionen zur Verfügung wie zum Formatieren von Formen oder Grafiken. Eine zusammenfassende Darstellung der für die Formatierung eines Textfelds zur Verfügung gestellten Parameter können Sie einblenden lassen, indem Sie auf die kleine Schaltfläche mit dem nach unten rechts weisenden Pfeil neben der Gruppenbezeichnung Formenarten klicken. Mithilfe der Optionen im daraufhin angezeigten Dialogfeld Form formatieren können Sie im Bereich Textfeld viele Änderungen am vorher markierten Textfeld zentral vornehmen.
» Über die Felder unter Innerer Seitenrand bestimmen Sie den Abstand zwischen dem Rahmen des Textfelds und dem darin enthaltenen Text.
Sie können natürlich auch die Befehle der anderen Registerkarten des Dialogfelds Form formatieren auf Textfelder anwenden und so beispielsweise dreidimensionale Einstellungen erzeugen.
26.4 Bildtools Für eingefügte Bilder und auch für ClipArt wird die Registerkarte Bildtools/Format angezeigt, solange das betreffende Element markiert ist (à Abbildung 26.27).
26.4.1 Das Bild anpassen In der Gruppe Anpassen finden Sie einige Befehle, die es Ihnen erlauben, das eingefügte Bild selbst zu bearbeiten. Sie können darüber beispielsweise den Kontrast und die Helligkeit regeln, aber auch bestimmte Bereiche im Bild ausblenden.
Korrekturen für Helligkeit und Kontrast Über den Katalog zu Korrekturen finden Sie die Möglichkeit, die Helligkeit und den Kontrast des vorher markierten Bilds zu verändern (à Abbildung 26.28). Zusätzlich können Sie auch die Schärfe regeln.
Abbildung 26.27 Die Leiste Bildtools/Format
714
Bildtools
»» Unter Farbsättigung bestimmen Sie, wie stark die bereits vorhandenen Farben erscheinen sollen. Mit der Option ganz links in dieser Zeile können Sie auch die Farben ganz verschwinden lassen und eine schwarzweiße Darstellung erzeugen.
»» Im Bereich Farbton können Sie eine Art von Farbstich für das Bild wählen. Auch dabei wird von den bereits vorhandenen Farben ausgegangen.
»» Über Neu einfärben können Sie eine zusätzlich Farbe einstellen. Im Prinzip arbeiten diese Optionen mit einem Schwarzweißbild als Grundlage und einer überlagerten Farbe.
Künstlerische Effekte Abbildung 26.28 Helligkeit und Kontrast des Bilds festlegen
Einfärben Über den Katalog zur Befehlsschaltfläche Farbe können Sie dem markierten Bild einen Farbton zuweisen Abbildung 26.29).
Die Befehlsschaltfläche Künstlerische Effekte erlaubt es, verschiedene künstlerische Effekte auf ein Bild anzuwenden, damit es eher wie eine Skizze, eine Zeichnung oder ein Gemälde aussieht (à Abbildung 26.30). Die neuen künstlerischen Effekte umfassen Bleistiftskizze, Strichzeichnung, Wasserfarbenschwamm, Mosaikblasen, Glas, Pastellfarben-Weichzeichner, Klarsichtfolie, Fotokopie, Farbstriche und mehr.
Abbildung 26.30 Sie können einem Bild auch Effekte zuweisen.
Abbildung 26.29 Bildern können Sie Farbeffekte zuweisen.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
26.4.2 Bildbereiche freistellen Wenn Sie bestimmte Teile eines Bilds nicht anzeigen wollen, klicken Sie nach dem Markieren des Bilds in der Gruppe Anpassen auf den Befehl Freistellen. Daraufhin wird im Menüband die zusätzliche Registerkarte Freistellen angezeigt (à Abbildung 26.31).
Abbildung 26.31 Die zusätzliche Registerkarte Freistellen beinhaltet Werkzeuge, mit deren Hilfe Sie einzelne Bereiche ausblenden können.
Rechteckigen Bereich festlegen Zunächst einmal wird das Bild mit einem zusätzlichen Rahmen versehen. Nur der Bereich des Bilds, der sich innerhalb dieses Rahmens befindet, wird nach Abschluss dieses Bearbeitungsvorgangs beibehalten.
»» Sie können diesen Rahmen verschieben, um seine Lage auf dem Bild zu ändern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf seinen Rand und verschieben Sie ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste.
»» Verwenden Sie die Ziehpunkte im Rahmen, um seine Größe zu ändern. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen Ziehpunkt und verschieben Sie ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste.
Bildbereiche ausblenden Außerdem können Sie einzelne Bereiche im Bild ausblenden. Das Arbeiten mit diesen Werkzeugen ist etwas
716
gewöhnungsbedürftig, nach einiger Zeit stellt sich aber ein intuitives Verständnis ein.
»»
Wählen Sie das Werkzeug Zu entfernende Bereiche markieren und klicken Sie dann auf den Bildbereich, der später nicht mehr angezeigt werden soll. Der Bereich wird mit einem Kreissymbol mit einem Minuszeichen versehen.
»»
Sie können auch umgekehrt vorgehen und das Werkzeug Zu behaltende Bereiche markieren benutzen. Klicken Sie dann auf einen Bereich im Bild, der später angezeigt bleiben soll. Der Bereich wird mit einem Kreissymbol mit einem Pluszeichen versehen.
»»
Haben Sie sich bei der Wahl eines Bildbereichs geirrt, können Sie die Markierung wieder rückgängig machen, indem Sie zuerst auf Markierung löschen und dann auf das entsprechende Kreissymbol im Bild klicken.
»»
Durch Anwenden dieser Werkzeuge können Sie die Bereiche festlegen, die beibehalten werden sollen. Wenn Sie das Endergebnis kontrollieren wollen, klicken Sie auf Änderungen beibehalten. Das Ergebnis wird im Dokument angezeigt.
»»
Sie können aber auch alle durchgeführten Markierungen wieder rückgängig machen, indem Sie auf Alle Änderungen verwerfen klicken.
Einstellungen zurücksetzen Wenn Sie nach einer Änderung in Farbe, Kontrast oder Helligkeit oder aber auch nach dem Zuweisen einer Formatvorlage wieder zum Ausgangszustand nach dem Einfügen zurückkehren wollen, klicken Sie auf Bild zurücksetzen in der Gruppe Anpassen.
Bild austauschen Wenn Sie ein eingefügtes Bild gegen ein anderes austauschen wollen, markieren Sie es und wählen Sie Bild ändern in der Gruppe Anpassen. Wie beim ursprünglichen Einfügen wird das Dialogfeld Grafik einfügen angezeigt, über das Sie ein anderes Bild wählen können. Die schon vorgenommen Einstellungen für die Bildformatvorlagen werden übrigens für das neu gewählte Bild übernommen.
Bildtools
Abbildung 26.32 Rahmen für ein Bild und Bildeffekte
Bild komprimieren Besonders bei sehr großen Bilddateien und/oder beim Erstellen von Webseiten sollten Sie sich überlegen, ob Sie den Umfang der Datei nicht reduzieren sollten. Damit können Sie Speicherplatz auf der Festplatte sparen und die zum Download erforderliche Zeit verringern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bilder komprimieren in der Gruppe Anpassen. Wenn Sie eine bestimmte Einstellung für die Kompressionsrate wünschen, können Sie diese im unteren Bereich unter Zielausgabe das Dialogfelds Bild komprimieren einstellen. Die weiteren Komprimierungsoptionen erlauben es, dass die Aktion beim Speichern automatisch ausgeführt wird oder dass abgeschnittene Teile eines Bilds gelöscht werden.
»» Die Farbe des Rahmens können Sie über die Liste zur Schaltfläche Grafikrahmen
einstellen.
»» Weitere – aber wiederum nur den Rahmen betreffende – Effekte wählen Sie über die Liste zu Bildeffekte (à Abbildung 26.32 rechts).
Bildform Statt einen Rahmen um ein Bild zu setzen, können Sie es auch in eine AutoForm zwängen. Dazu markieren Sie das Bild, klicken auf die Schaltfläche Bildlayout und wählen die gewünschte Form aus (à Abbildung 26.33).
26.4.3 Formatvorlagen für Bilder Für weitere Formatierungsaufgaben benutzen Sie die Befehle der Gruppe Formatvorlagen auf der Registerkarte Bildtools/Format. Sie können damit einen Rahmen um das Bild setzen und diesen auf unterschiedliche Weise gestalten.
Rahmen Über den Katalog in der Gruppe Rahmen haben Sie Zugriff auf unterschiedliche Formen von Rahmen (à Abbildung 26.32 links). Beachten Sie, dass Sie darüber zunächst nur die Form des Rahmens wählen. Abbildung 26.33 Ein Bild in eine Form zwingen
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
26.4.4 Zuschneiden Sie können eine Grafik direkt mithilfe der Maus zuschneiden. Dazu können Sie Randbereiche des Bilds abschneiden oder auch zusätzliche Funktionen benutzen.
Ränder abschneiden Klicken Sie dazu zunächst in der Gruppe Größe auf die Schaltfläche Zuschneiden. Die Ecken und die Seitenränder des vorher markierten Bilds werden dann mit Beschnittkanten versehen (à Abbildung 26.34). Zeigen Sie mit dem Mauszeiger auf eine dieser Kanten, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Kante. Zum Zuschneiden einer bestimmten Seite verwenden Sie die Kante an der betreffenden Seite. Mit der Kante in einer Ecke können Sie zwei benachbarte Seiten gleichzeitig zuschneiden.
Weitere Werkzeuge zum Zuschneiden Der Befehl Zuschneiden hält aber noch weitere Werkzeuge bereit, auf die Sie zugreifen können, wenn Sie nach dem Markieren des Bilds die Liste der Befehle zur Schaltfläche öffnen:
»» Über den Befehl Seitenverhältnis lassen Sie einen Beschnittrahmen mit einem bestimmten Verhältnis von Seite zu Höhe einblenden. Sie können diesen Rahmen auf der Grafik verschieben und so den gewünschten Ausschnitt festlegen.
»» Mit Auf Form zuschneiden können Sie eine Form wählen, in die das Bild dann eingepasst wird.
26.5 SmartArt-Tools Nach dem Einfügen einer SmartArt stehen Ihnen zwei kontextbezogene Registerkarten für die weitere Bearbeitung und Formatierung zur Verfügung: SmartArtTools/Entwurf und SmartArt-Tools/Format. Klicken Sie außerhalb der SmartArt-Grafik, wenn Sie den Bearbeitungsvorgang beendet haben.
26.5.1 Entwurf Über SmartArt-Tools/Entwurf können Sie am bereits eingefügten Objekt weitere Änderungen und Verfeinerungen durchführen (à Abbildung 26.35).
Abbildung 26.34 Grafiken können zugeschnitten werden
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SmartArt-Tools
Abbildung 26.35 Die Leiste SmartArtTools/Entwurf
Elemente hinzufügen Um der SmartArt weitere Elemente hinzuzufügen, benutzen Sie die Befehle in der Gruppe Grafik erstellen der Leiste SmartArt-Tools/Entwurf.
»» Form hinzufügen erlaubt es, der Grafik ein zusätzliches Element hinzuzufügen. Besteht eine SmartArtGrafik beispielsweise aus mehreren Rechtecken, können Sie darüber ein zusätzliches Rechteck einfügen. In der Liste zur Schaltfläche finden Sie meist Befehle wie Form danach hinzufügen oder Form davor hinzufügen. Markieren Sie also immer zuerst das Element in der Grafik, auf das sich der Befehl beziehen soll.
»» Die Option Von rechts nach links bezieht sich auf Formen, deren Elemente eine Flussrichtung andeuten – beispielsweise Formen, die Pfeilsymbole oder Ähnliches beinhalten. Mit dieser Schaltfläche können Sie wählen, ob diese Elemente von links nach rechts oder in die umgekehrte Richtung zeigen sollen.
»» Einige der SmartArt-Elemente unterstützen die Möglichkeit, eine Liste von Aufzählungszeichen zuzulassen. In diesem Fall können Sie nach dem Markieren eines Elements auf die Schaltfläche Aufzählungszeichen hinzufügen klicken. Dieses wird dann zunächst als Punkt unter dem bereits vorhandenen Text eingefügt.
»» Wenn Sie mit solchen Aufzählungszeichen arbeiten wollen, sollten Sie die beiden Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen kennen. Hatten Sie die Ebene eines Aufzählungszeichens markiert, können Sie damit hierarchische Strukturen aufbauen.
Oft ist es aber einfacher, in solchen Fällen über den Textbereich zu arbeiten. Ein Klick auf die gleichnamige Schaltfläche zeigt diesen an (à Abbildung 26.37). Dieser Textbereich funktioniert wie eine Gliederung oder Aufzählung, in der die Informationen direkt der SmartArt-Grafik zugeordnet werden. In jeder SmartArt-Grafik wird eine eigene Zuordnung zwischen den Aufzählungszeichen im Textbereich und den Formen in der Grafik definiert. Unten im Textbereich können zusätzliche Informationen zur SmartArt-Grafik angezeigt werden.
»» Oben im Textbereich können Sie den Text bearbeiten, der in Ihrer SmartArt-Grafik angezeigt wird. Die Verwendung der Taste Æ erstellt eine neue Zeile derselben Ebene. Abhängig vom ausgewählten Layout werden alle Aufzählungszeichen im Textbereich in der SmartArt-Grafik durch eine neue Form oder durch ein Aufzählungszeichen in einer Form dargestellt.
»» Benutzen Sie die Schaltflächen Höher stufen und Tiefer stufen, um die Ebene zu wechseln. Sie können auch für einen Einzug die Taste Å oder für einen negativen Einzug Á+Å im Textbereich drücken.
»» In SmartArt-Grafiken, die eine festgelegte Anzahl an Formen enthalten, wird nur ein Teil des Texts im Textbereich in Ihrer SmartArt-Grafik anzeigt. Text, Bilder oder sonstiger nicht angezeigter Inhalt werden im Textbereich mit einem roten X angegeben. Nicht angezeigter Inhalt steht nach wie vor zur Verfügung, wenn Sie zu einem anderen Layout wechseln. Behalten Sie jedoch dasselbe Layout bei und schließen Sie es, werden die Informationen nicht gespeichert.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.36 Der Textbereich erlaubt die Eingabe von Texten außerhalb der Grafik.
»» Zwar können Zeichenformatierungen wie Schriftart, Schriftgrad, fett, kursiv und unterstrichen im Textbereich auf Text angewendet werden, die Zeichenformatierung wird im Textbereich aber nicht angezeigt. Die Formatierungsänderungen werden jedoch in der SmartArt-Grafik wiedergegeben.
Layout wechseln Benutzen Sie den Katalog in der Gruppe Layouts, um ein anderes Layout für die Grafik zu wählen (à Abbildung 26.37). Das funktioniert auch, nachdem Sie bereits Text elemente hinzugefügt haben. Beachten Sie aber, dass immer nur zwischen Layouts einer Kategorie – wie Liste, Prozess, Zyklus usw. – gewechselt werden sollte. Bei einem Wechsel zu einer anderen Kategorie kann es zu Verlusten kommen. Sie können es trotzdem versuchen, indem Sie unten im Katalog auf den Befehl Weitere Layouts klicken und dann eine andere Kategorie wählen.
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Abbildung 26.37 Das Layout wechseln
SmartArt-Tools
Abbildung 26.38 Formatvorlagen und Farben
Formatvorlagen Auf der Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf befinden sich zwei Kataloge, mit deren Hilfe Sie das Erscheinungsbild Ihrer SmartArt-Grafik rasch ändern können – Schnellformatvorlagen und Farben ändern (à Abbildung 26.38). Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Miniaturansicht in einem dieser Kataloge setzen, können Sie sehen, wie sich eine SmartArt-Formatvorlage oder Farbvariation auf Ihre SmartArt-Grafik auswirkt, ohne diese tatsächlich anzuwenden.
» Über den Katalog in der Gruppe Schnellformatvorlagen können Sie zwischen unterschiedlichen Vorlagen wählen (à Abbildung 26.38 links). Diese Formatvorlagen umfassen Fülleffekte, Kanten, Schatten, Linienarten, Farbverläufe und dreidimensionale Perspektiven und werden auf die gesamte SmartArtGrafik angewendet.
» Außerdem haben Sie über die Liste zu Farben ändern die Möglichkeit, verschiedene Designfarben und Akzentsetzungen einzusetzen (à Abbildung 26.38 rechts). Beispielsweise können Sie zum Her-
vorheben von unterschiedlichen Schritten in einer SmartArt-Grafik des Typs Prozess eine beliebige Kombination unter Farbig verwenden. Wenn Sie den Grafiktyp Zyklus haben, können Sie eine beliebige Option aus den Optionen unter Farbverlaufbereich – Akzent n-Farben verwenden, um die Kreisbewegung hervorzuheben. Diese Farben verlaufen entlang eines Farbverlaufs bis zur mittleren Form und kehren dann zur ersten Form zurück. Bei der Auswahl von Farben sollten Sie auch bedenken, ob das Publikum Ihre SmartArtGrafik ausdrucken oder online anzeigen soll. Die Primärdesignfarben sind übrigens auch auf den Schwarzweißdruck ausgerichtet.
TIPP
Zurücksetzen Durch einen Klick auf Grafik zurücksetzen kehren Sie zum Ausgangszustand nach dem Einfügen der SmartArt-Grafik zurück.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Abbildung 26.39 Die Registerkarte SmartArt/Format
26.5.2 Formatieren Über die Registerkarte SmartArt-Tools/Format können Sie die Linienstärke und -art ändern sowie Füllbereiche, Strukturen und Hintergründe hinzufügen (à Abbildung 26.39). Die Optionen unterscheiden sich teilweise je nach dem eingefügten Objekt.
Formen verändern Die Gruppe Formen auf dieser Registerkarte erlaubt ein Ändern einzelner Elemente einer SmartArt-Grafik. Markieren Sie dieses Element zuerst.
»»
In 2D bearbeiten ist nur wählbar, wenn Sie vorher über die Schnellformatvorlagen der Registerkarte SmartArt-Tools/Entwurf eine dreidimensionale Darstellungsweise gewählt hatten. Da das Bearbeiten der Grafik – beispielsweise die Eingabe von neuem Text – in einer 3D-Form etwas schwierig ist, können Sie mit diesem Befehl kurzfris-
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tig zur zweidimensionalen Darstellung umschalten. Nach der Bearbeitung kehren Sie durch einen erneuten Klick auf diese Schaltfläche zur 3D-Darstellung zurück.
»» Über die Liste zu Form ändern
können Sie einem vorher markierten Element einer SmartArt-Grafik die Optik einer der schon angesprochenen AutoFormen geben.
»» Mit den beiden Schaltflächen Größer
und Kleiner können Sie ein vorher markiertes Element einer SmartArt-Grafik schrittweise vergrößern oder verkleinern. Die Größe der anderen Elemente wird davon nicht beeinflusst.
Formatvorlagen Zwei Kataloge von Formatvorlagen stehen Ihnen in den Gruppen Formenarten und WordArt-Formate zur Verfügung. Markieren Sie vor der Anwendung immer zuerst das Element der Grafik, das Sie formatieren wollen.
Abbildung 26.40 Formenarten und WordArt-Formate
Videotools
»» Mit Formenarten können Sie einzelne Elemente durch unterschiedliche Farbgebung für Flächen und Ränder verschieden akzentuieren (à Abbildung 26.40 links). Der Katalog zeigt immer nur abgerundete Rechtecke an, unabhängig von der bereits eingestellten Form, die damit auch nicht geändert wird.
26.6.1 Wiedergabe Den Effekt des eingefügten Videos können Sie jederzeit kontrollieren (à Abbildung 26.41):
»»
Zur Wiedergabe klicken Sie in der Gruppe Vorschau auf Wiedergabe. Wird die Registerkarte Videotools momentan nicht angezeigt, können Sie auch die gleichbedeutende Schaltfläche in der Steuerleiste benutzen.
»»
Wollen Sie die Wiedergabe stoppen, klicken Sie in der Gruppe Vorschau auf Anhalten. Auch hier können Sie die Schaltfläche links in der Steuerleiste benutzen.
»» Über WordArt-Formate können Sie Text in einer WordArt-ähnlichen Form darstellen lassen (à Abbildung 26.40 rechts). Die Optionen im oberen Bereich gelten für einen vorher markierten Textbereich, die im unteren für das vorher markierte Element.
26.6 Videotools Nur im Programm PowerPoint finden Sie die Möglichkeit, Videos einzufügen und diese auch in gewissen Grenzen zu bearbeiten. Dazu markieren Sie die gewünschte Folie, wählen im Menüband die Registerkarte Einfügen und klicken auf Video. Navigieren Sie dann im Dialogfeld Video einfügen zum gewünschten Speicherort, markieren Sie die Videodatei und klicken Sie auf Einfügen. Ein Bereich für die Wiedergabe wird auf der Folie eingerichtet und die Registerkarten Videotools/Format und Videotools/Wiedergabe werden im Menüband angezeigt.
»» Die Zahlen rechts in dieser Leiste zeigen die aktuelle Position im Video an. Klicks auf die beiden kleinen Schaltflächen im rechten Bereich der Steuerleiste bewegen das Video um einige Bilder in die gewünschte Richtung. Ein Verschieben der Bildposition können Sie auch durch Verschieben des Bildlaufbereichs in der Steuerleiste erreichen.
26.6.2 Das Videoformat Über die Registerkarte Videotools/Format legen Sie fest, mit welchen optischen Effekten das Video präsentiert werden soll.
Abbildung 26.41 Die Position können Sie über die Maus regeln.
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Kapitel 26 • Grafische Elemente und Tools
Effekte für die Wiedergabe Videos können Sie ähnlich korrigieren oder verfremden wie eingefügte unbewegte Bilder. Dazu benutzen Sie die Werkzeuge in der Gruppe Anpassen der Registerkarte Videotools.
»» Über den Katalog zur Befehlsschaltfläche Korrekturen können Sie Helligkeit und Kontrast der Wiedergabe regeln (à Abbildung 26.42).
»» Mit Posterrahmen
können Sie bewirken, dass statt des rechteckigen Rahmens um das Video ein Grafikrahmen verwendet wird.
»»
Die Videoeffekte in der gleichnamigen Gruppe erlauben es, dass das Video innerhalb eines Grafikrahmens – beispielsweise in Form einer Ellipse – abgespielt wird. Diese Rahmen können auch leicht gedreht werden.
»» Stattdessen können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Videoform auch einen Rahmen aus einer der bekannten Standardformen wählen.
»» Die Farbe dieses Rahmens können Sie über den Katalog zur Schaltfläche Videorahmen einfärben. Das wirkt sich sowohl auf Rahmen aus Videoeffekte aus als auch auf solche aus Videoform.
»» Ein Klick auf Entwurf zurücksetzen entfernt die eingefügten Effekte wieder und zeigt das Video im normalen rechteckigen Abspielbereich an.
Das Video zuschneiden
Abbildung 26.42 Sie können Helligkeit und Kontrast eines Videos regeln.
»» Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Video mit einer Farbe zu tönen. Dazu benutzen Sie den Katalog zur Schaltfläche Farbe (à Abbildung 26.43).
Nachdem Sie in der Gruppe Größe auf Zuschneiden geklickt haben, wird der Abspielbereich mit Ziehpunkten versehen. Setzen Sie den Mauszeiger auf einen davon und verschieben Sie ihn mit gedrückt gehaltener Maustaste, um nur einen Teilbereich des Videos wiederzugeben. Die Größe wird auch in den beiden Feldern rechts von der Schaltfläche angezeigt.
26.6.3 Wiedergabeoptionen Die Registerkarte Videotools/Wiedergabe ermöglicht auch einige Änderungen am Video selbst. Sie können beispielsweise Sprungmarken setzen oder auch Anfang oder Ende des Videos abschneiden.
Das Video beschneiden
Abbildung 26.43 Videos können eingefärbt werden.
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PowerPoint 2010 erlaubt es auch, ein Video zu schneiden. Dabei wird die Originaldatei nicht beeinflusst, nur die Wiedergabe. Wählen Sie nach dem Einfügen des Videos die Registerkarte Videotools/ Wiedergabe und klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Video kürzen.
Videotools
Im Dialogfeld Video kürzen können Sie die beiden Marken für den Start und das Ende des Videos mit der Maus nach links bzw. rechts verschieben und so den Anfang und/oder das Ende der Sequenz abschneiden (à Abbildung 26.44).
Die Videooptionen Über die Befehle zur Gruppe Videooptionen nehmen Sie diverse zusätzliche Einstellungen vor (à Abbildung 26.45): Sie können beispielsweise die Lautstärke festlegen oder bestimmen, dass die Wiedergabe im Vollbildmodus erfolgt oder dass die Sequenz in einer Endlosschleife wiedergegeben wird.
Abbildung 26.45 Die Videooptionen erlauben zusätzliche Einstellungen.
Abbildung 26.44 Der Videoschnitt – beachten Sie die Marken in der waagerechten Leiste.
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Kapitel 27 Weitere gemeinsam benutzte Funktionen In diesem Kapitel wollen wir uns noch einigen weiteren Objekten zuwenden, die Sie in mehreren Office-2010Programmen einfügen können. Dazu gehören Tabellen, Diagramme, wissenschaftliche Formeln, Hyperlinks zu anderen Stellen und Objekte aus anderen auf Ihrem Rechner installierten Programmen.
»» Einige Informationen lassen sich besser in einer Tabellenstruktur darstellen als in einem Fließtext (à Abschnitt 27.1). Solche Tabellen bestehen aus einzelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und horizontalen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten.
»» Sie können auch die üblichen Geschäftsgrafiken als Diagramme in Ihren Text oder in Präsentationen oder Publikationen einfügen (à Abschnitt 27.2).
»» Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten Programmen besteht die Möglichkeit, dass Sie in den Programmen erstellte Objekte oder Dateien in einem anderen Programm als Objekt anzeigen lassen (à Abschnitt 27.3). So können Sie beispielsweise in einem Microsoft-Word-Dokument die Zahlen aus einer Excel-Tabelle anzeigen.
»» Hyperlinks dienen zum Navigieren zwischen den einzelnen Bestandteilen des Dokuments sowie zu anderen Dokumenten etc. (à Abschnitt 27.4).
»» Für Spezialisten auf diesem Gebiet ist vielleicht die Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken interessant (à Abschnitt 27.5). Die Vorteile eines Werkzeugs dafür wird jeder verstehen, der einmal versucht hat, eine komplexere Formel als nur E = m * c2 auf dem Bildschirm zu notieren. Zur Arbeit mit diesen Werkzeugen verwenden Sie auch hier die Befehle der Registerkarte Einfügen der jeweiligen Programme (à Abbildung 27.1).
Abbildung 27.1 Die Registerkarte Einfügen – hier bei Word
726
Tabellen
27.1 Tabellen
27.1.1 Eine Tabelle erstellen
Einige Informationen lassen sich besser in einer Tabellenstruktur darstellen als in einem Fließtext. Sie finden die Möglichkeiten dazu in den Programmen Word, PowerPoint und Publisher. Solche Tabellen bestehen aus einzelnen Zellen, die in vertikalen Spalten und horizontalen Zeilen angeordnet sind. Diese Zellen können Text, Zahlen, Grafiken usw. enthalten. Der wesentliche Vorteil der Verwendung einer Tabelle gegenüber dem Einsatz von Tabulatorstopps besteht darin, dass in den einzelnen Spalten auch mehrzeilige Eintragungen ohne zusätzlichen Aufwand vorgenommen werden können.
Zum Einfügen einer Tabelle stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Setzen Sie in jedem Fall die Einfügemarke vorher an die gewünschte Stelle im Dokument. Öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Tabelle im gleichnamigen Bereich der Registerkarte Ein fügen. Sie haben dann mehrere Möglichkeiten, eine Tabelle zu erstellen.
Einträge in solchen Tabellen können im Prinzip wie normaler Text bearbeitet werden. Außerdem verfügt die Tabellenfunktion über recht einfache Formatierungsmethoden, wie beispielsweise das Anpassen der Spaltenbreiten, den Einsatz von Gitternetzlinien usw. Auch Berechnungen können Sie in einer Word-Tabelle durchführen. Sollten Sie größere Datenmengen bearbeiten und/oder kompliziertere Berechnungen in Tabellen durchführen wollen, empfiehlt es sich, dafür eine Microsoft-Excel-Tabelle zu verwenden (à unten).
Zahl der Felder auswählen Spezifizieren Sie im Raster unter Tabelle die Abmessungen der Tabelle. Führen Sie den Mauszeiger über das Rasterfeld (à Abbildung 27.2). Während der Bewegung wird im Dokument eine Tabelle in der entsprechenden Größe skizziert. Wenn die Tabelle den gewünschten Abmessungen entspricht, klicken Sie das aktuelle Feld im Raster an. Die Tabelle wird dann erstellt.
Das Dialogfeld benutzen Weitere Einstellungsmöglichkeiten hinsichtlich der Gestaltung der einzufügenden Tabelle haben Sie, wenn Sie das Dialogfeld nutzen, das Sie über den Befehl Tabelle
Abbildung 27.2 Zum Erstellen einer Tabelle können Sie ein Raster verwenden.
727
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
einfügen im Katalog zur Schaltfläche Tabelle aufrufen können (à Abbildung 27.3). Setzen Sie die Schreibmarke vorher wieder zuerst an die Stelle im Dokument, an der die Tabelle erscheinen soll.
Vorhandenen Text in eine Tabelle umwandeln Wenn Sie in ein Word-Dokument bereits Text eingegeben haben, den Sie in eine Tabelle umwandeln wollen, sollten Sie Folgendes beachten:
»» Die Zeilen der zu erstellenden Tabelle sollten als einzelne Absätze eingegeben worden sein. Notwendig ist das zwar nicht, er erleichtert aber die Arbeit (à Abbildung 27.4).
»» Innerhalb dieser Absätze sollten die einzelnen SpalAbbildung 27.3 Über das Dialogfeld können Sie die Spalten- und Zeilenzahl sowie andere Größen einstellen – hier im Programm Word.
ten immer durch dieselben Trennzeichen – am besten durch Tabulatorstopps – voneinander getrennt sein.
»» Geben Sie in den Feldern Spaltenanzahl und Zeilenanzahl die gewünschten Werte ein oder benutzen Sie die Drehfelder zum Einstellen. Sie können auch noch zu einem späteren Zeitpunkt die Anzahl erweitern oder reduzieren. Bei den Programmen PowerPoint und Publisher sind das die einzigen Parameter, die Sie an dieser Stelle für eine einzufügende Tabelle einstellen können.
»» Bei Word können Sie im Bereich Einstellung für optimale Breite die gewünschte Breite der Spalten festlegen: Über die Option Feste Spaltenbreite geben Sie eine bestimmte Breite an oder Sie wählen den Eintrag Auto, um Spalten gleicher Größe auf Satzspiegelbreite einzufügen. Optimale Breite: Inhalt passt je nach eingegebener Textmenge automatisch die Breite der Spalten in der Tabelle an. Optimale Breite: Fenster passt die Größe der Tabelle an die Darstellung in der Weblayoutansicht oder im Fenster des Webbrowsers an.
Abbildung 27.4 Absätze mit Tabulatorstopps können in Tabellen umgewandelt werden.
Nachdem Sie alle diese Absätze – und nur diese – markiert haben, wählen Sie im Katalog zum Befehl Tabelle den Befehl Text in Tabelle umwandeln. Das Dialogfeld entspricht dem oben angesprochenen zum Befehl Tabelle einfügen – zusätzlich können Sie im Bereich Text trennen bei angeben, welche Trennzeichen zwischen den einzelnen Spalten verwendet werden sollen (à Abbildung 27.5).
»» Wenn Sie bei Word das Kontrollkästchen Abmessungen für neue Tabellen speichern aktivieren, werden für jede neue Tabelle die im Dialogfeld festgelegten Einstellungen vorgeschlagen. Nach dem Bestätigen der Einstellungen im Dialogfeld über OK wird die Tabelle in der festgelegten Art und Größe an der aktuellen Position der Schreibmarke eingefügt. Wenn Sie im Dialogfeld die Option Optimale Breite: Inhalt gewählt haben, sind die Spalten der Tabelle zunächst recht schmal. Das ändert sich, sobald Sie die Zellen mit Inhalten gefüllt haben.
728
Abbildung 27.5 Das Dialogfeld erlaubt zusätzlich die Festlegung des im Text verwendeten Trennzeichens.
Diagramme
»» Wie Sie sehen können, sind Tabulatorstopps nicht die einzige Art von Trennzeichen im Text, mit denen Sie Word anweisen können, den folgenden Bereich in die nächste Zelle der Tabelle zu setzen. Auch Absatzmarken, Semikola oder andere frei wählbare Zeichen sind dafür geeignet. Seien Sie etwas vorsichtig mit der Absatzmarke. Vor dem Erstellen der Tabelle können Sie dabei schwer entscheiden, welche Absätze später in welchen Zellen auftauchen. Ein genaues Abzählen der Absätze ist notwendig.
»» Prüfen Sie im Bereich Tabellengröße die Anzahl der Zeilen und Spalten. Wenn die hier vorgeschlagene Spaltenzahl geringer ist als vermutet, haben Sie wahrscheinlich vergessen, im Text einen Tabstopp zu setzen. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Vorgang zunächst abzubrechen und den Fehler zu korrigieren. Anderenfalls müssen Sie die Zellinhalte mit viel Aufwand verschieben. Nach der Bestätigung mit OK wird die Tabelle erstellt.
Tabelle zeichnen Ferner können Sie bei Word oder PowerPoint die Tabelle auch einfach zeichnen. Nachdem Sie im Katalog zum Befehl Tabelle auf die Option Tabelle zeichnen geklickt haben, wird der Mauszeiger zu einem Bleistift, mit dem Sie eine einzelne Zelle zeichnen können, indem Sie einen Rahmen aufspannen (à Abbildung 27.6).
Abbildung 27.6 Sie können das Tabellenraster auch mit einem »Stift« zeichnen.
Anschließend können Sie daraus eine komplexe Tabelle erstellen, die beispielsweise Zellen unterschiedlicher Höhe oder unterschiedlich viele Spalten pro Zeile enthält. Dazu zeichnen Sie innerhalb dieses Rechtecks einfach die gewünschten Spalten- und Zeilenlinien.
27.1.2 Eingaben in Tabellen Um Eingaben in einer Tabelle vorzunehmen, aktivieren Sie zunächst die gewünschte Zelle. Klicken Sie dazu in die Zelle oder wählen Sie sie über die Tastatur an. Geben Sie dann die Inhalte ein. Ein Zeilenumbruch wird automatisch erzeugt, sobald Sie das Ende der Zelle erreicht haben. Über die Taste Æ erzeugen Sie innerhalb einer Zelle einen neuen Absatz. Mittels der Taste Å wechseln Sie zur nächsten Zelle. Wenn sich die Schreibmarke aber in der letzten Zelle einer Tabelle befindet, wird durch Drücken der Taste Å eine weitere Tabellenzeile erzeugt. Nachdem Sie eine Tabelle in Ihr Dokument eingefügt haben, können Sie jederzeit Änderungen darin vornehmen. So lassen sich die Position und Größe einer vorhandenen Tabelle ändern, Spalten und/oder Zeilen in die Tabelle einfügen und solche Elemente auch wieder löschen. Sie können nebeneinander liegende Zellen verbinden und eine Zelle auch in mehrere Zellen unterteilen. Zum Bearbeiten einzelner Bereiche der Tabelle müssen Sie gegebenenfalls vorher die Tabelle, eine Spalte, eine Zeile oder zumindest eine Zelle darin markieren.
27.1.3 Tabellen editieren Solange eine Tabelle markiert ist, zeigt das Menüband gleich zwei zusätzliche Registerkarten an: Auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf finden Sie Werkzeuge zur weiteren Gestaltung der Tabelle. Außerdem können Sie bei einer markierten Tabelle auch zu einer Registerkarte namens Tabellentools/Layout wechseln. Wenn Sie an den Details zu diesen Werkzeugen interessiert sind – im Teil B dieses Buchs finden Sie ausführliche Hinweise zu deren Benutzung.
27.2 Diagramme Sie können auch die üblichen Geschäftsgrafiken als Diagramme in Ihren Text einfügen. Die Möglichkeiten dazu finden Sie beispielsweise bei Word und PowerPoint. Dazu markieren Sie die gewünschte Stelle im Dokument und klicken auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Illustrationen auf die Schaltfläche Diagramm.
729
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
27.2.1 Den Diagrammtyp wählen Nach Anwahl der Schaltfläche Diagramm wird das Dialogfeld Diagramm einfügen geöffnet, über das Sie einen Typ wählen können ( Abbildung 27.7). Für jeden Typ finden Sie hier diverse Untertypen. Sie können später den Typ und Untertyp jederzeit ändern ( Kapitel 11). Sie finden darin zunächst einmal wichtige Grundformen wie Säule, Linie, Kreis, Balken und Punkt (à Kapitel 11). Außerdem finden Sie hier auch noch eine Reihe von weiteren Typen, die Sie vielleicht weniger häufig verwenden werden.
Abbildung 27.7 Die Diagrammtypen
Nach der Wahl eines Typs wird ein Diagramm entsprechend Ihren Vorgaben angezeigt (à Abbildung 27.8). Die darin dargestellten Daten sind zunächst lediglich Platzhalter. Die konkreten Inhalte müssen Sie noch eingeben. Ist Microsoft Excel auf Ihrem Rechner installiert, erscheint – bei Word – auf dem Bildschirm ein Fenster mit der Überschrift Diagramm in Microsoft Word – Microsoft Excel (à Abbildung 27.9).
Abbildung 27.8 Ein Platzhalterdiagramm
730
Diagramme
Abbildung 27.9 Eine Excel-Tabelle dient als Datengrundlage.
27.2.2 Inhalte festlegen Die darin angezeigten Daten bilden die Grundlage für das Diagramm und müssen jetzt noch angepasst werden. Auch wenn Sie sich in Excel nicht zu Hause fühlen, ist das eine einfache Angelegenheit. Sie müssen im Prinzip nur zwei Dinge tun: Sie müssen die Zahlenwerte und Beschriftungen eingeben und dann den anzuzeigenden Bereich so anpassen, dass im Diagramm genau die gewünschten Daten wiedergegeben werden.
Zahlenwerte und Beschriftungen anpassen Es ist sinnvoll – aber nicht notwendig –, zuerst die Zahlenwerte und Beschriftungen anzupassen. Durch Vergleich der beiden Fenster für das Diagramm einerseits und die zugrunde liegende Tabelle andererseits können Sie leicht herausfinden, welche Daten Sie ändern müssen. Klicken Sie die zu ändernde Zelle in der Tabelle einfach an, geben Sie den neuen Inhalt ein und bestätigen Sie mit (¢).
Den darzustellenden Bereich anpassen Der in der Tabelle mit einer blauen Linie umrandete Bereich enthält die Daten, die im Diagramm angezeigt werden. Wenn Sie weniger oder mehr Daten anzeigen lassen wollen, setzen Sie den Mauszeiger auf den unteren rechten Eckpunkt dieses Bereichs und verschieben Sie diesen Punkt.
»» Wenn Sie ihn nach rechts verschieben, können Sie beispielsweise in einem Säulendiagramm weitere Datenreihen anzeigen lassen. Ein Verschieben nach links reduziert die Anzahl der Datenreihen.
»» Wenn Sie den Eckpunkt nach unten verschieben, können Sie mehr Kategorien abbilden. Ein Verschieben nach oben reduziert die Anzahl der Kategorien. Nach einer Änderung wird das Diagramm automatisch aktualisiert. Nach dem Erstellen des Diagramms können Sie die Tabelle durch einen Klick auf die SchließenSchaltfläche ausblenden.
27.2.3 Diagramm ändern Solange das Diagramm markiert ist, werden die kontextbezogenen Registerkarten Diagrammtools/Entwurf, Diagrammtools/Layout und Diagrammtools/Format im Menüband angezeigt. Darüber lassen sich nach dem Erstellen eines Diagramms viele Parameter mit wenigen Schritten abändern. Für grundlegende Änderungen benutzen Sie die Befehlsschaltflächen der Gruppen in der Registerkarte Entwurf. Wenn Sie an den Details zu den Werkzeugen für die Bearbeitung eines Diagramms interessiert sind – im Teil C dieses Buchs finden Sie ausführliche Hinweise zu deren Benutzung (à Kapitel 11).
731
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
27.3 Objekte aus anderen Programmen Abhängig von den auf Ihrem Computer installierten Anwendungen können Sie in den Programmen erstellte Objekte oder Dateien in einem anderen Programm als Objekt anzeigen. Beispielsweise können Sie in einem MicrosoftWord-Dokument die Zahlen aus einer Excel-Tabelle anzeigen lassen. Bei einer vollständigen Installation von Microsoft Office lassen sich beispielsweise Excel-Arbeitsblätter oder -Diagramme, Publisher-Publikationen oder PowerPoint-Folien in ein Dokument einfügen. Bei allen Standardinstallationen von Microsoft Windows können Sie außerdem Video- und Sounddateien integrieren. Benutzen Sie dazu auf der Registerkarte Einfügen des Menübands in der Gruppe Text den Befehl Objekt einfügen. Das Dialogfeld Objekt wird angezeigt (à Abbildung 27.10 und Abbildung 27.13).
27.3.1 Ein leeres Objekt erstellen Über die Registerkarte Neu erstellen können Sie ein Objekt aus einem der auf Ihrem Rechner installierten Programme erstellen und anschließend mit Inhalten füllen (à Abbildung 27.10). Wählen Sie dazu im Listenfeld den einzufügenden Objekttyp aus. Welche Typen hier angezeigt werden, hängt von den auf dem System installierten Anwendungen ab. Um das Objekt nur als Symbol im Dokument anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Symbol anzeigen. Bestätigen Sie dann mit OK.
Das Objekt wird dann in das aktuelle Dokument eingefügt. Solange Sie das so erstellte Objekt markiert haben, steht Ihnen ein Großteil der Befehle des jeweiligen Programms zur Verfügung. Sie können die Größe und die Position eines auf diese Art und Weise eingefügten Objekts wie üblich über die acht Ziehpunkte verändern.
Eine leere Excel-Tabelle in Word einfügen Zu den wahrscheinlich am häufigsten in ein WordDokument eingefügten Objekten zählen ExcelKalkulationstabellen und dazugehörige Diagramme. Bei Word oder PowerPoint besteht der einfachste Weg dazu über die Liste zur Schaltfläche Tabelle in der Gruppe Tabellen der Registerkarte Einfügen. Wählen Sie darin die Option Excel-Kalkulationstabelle. Alternativ können Sie eine Excel-Tabelle auch über die Option Microsoft Excel-Arbeitsblatt auf der Registerkarte Neu erstellen im Dialogfeld zum Befehl Objekt erstellen. Eine leere Tabelle wird erstellt und die Oberfläche des verwendeten Programms wird mit der von Excel über lagert. Anschließend können Sie die Tabelle mit den gewünschten Daten füllen (à Abbildung 27.11). Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der Excel-Oberfläche entfernt, das heißt, es wird wieder zur Oberfläche des verwendeten Programms zurückgekehrt und die Tabelle wird im Dokument in einem Rahmen angezeigt (à Abbildung 27.11 rechts). Beachten Sie noch die folgenden Hinweise:
»» Wollen Sie zum Bearbeiten der Daten in der Tabelle zurückkehren, müssen Sie auf die Tabelle doppelklicken.
»» Auch um den Bereich der Tabelle festzulegen, der im Dokument angezeigt wird, müssen Sie zunächst wieder doppelklicken und dann den anzuzeigenden Bereich durch Verschieben der Ziehpunkte markieren.
»» Wenn Sie die Ziehpunkte außerhalb der Anzeige der Excel-Oberfläche benutzen, ändern Sie damit nur den Maßstab der Anzeige der Tabelle innerhalb des Word- oder PowerPoint-Dokuments.
Abbildung 27.10 Die Registerkarte Neu erstellen zum Einfügen eines Objekts
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Objekte aus anderen Programmen
Abbildung 27.11 Geben Sie in die Tabelle die Daten ein.
Abbildung 27.12 Eine Tabelle innerhalb eines Dokuments
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Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
Eine vorhandene Excel-Tabelle einfügen Um die Daten einer vorhandenen Excel-Datei in einem Word-Dokument anzuzeigen, verwenden Sie die Registerkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld zum Befehl Objekt. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen und den Pfad der zu verwendenden Excel-Datei ein oder wählen Sie die Angaben über die Schaltfläche Durchsuchen aus. Nach dem Bestätigen wird der Inhalt des aktuellen Tabellenblatts in der Arbeitsmappe im Dokument angezeigt. Um ein anderes Blatt zu wählen oder Daten zu ändern, müssen Sie auf die Anzeige doppelklicken und dann die Änderungen vornehmen. Wenn Sie außerhalb der Tabelle klicken, werden die Elemente der Excel-Oberfläche entfernt und es wird wieder die WordOberfläche mit der im Dokument eingefügten Tabelle angezeigt. Wenn Sie an den Details zu diesen Werkzeugen interessiert sind – im Teil B dieses Buchs finden Sie ausführliche Hinweise zu deren Benutzung (à Kapitel 9).
HINWEIS
27.3.2 Objekte aus vorhandenen Dateien erstellen Über die Registerkarte Aus Datei erstellen im Dialogfeld Objekt können Sie auf eine vorhandene Datei zurückgreifen (à Abbildung 27.13). Geben Sie hier im Feld Dateiname den Namen der Datei zusammen mit dem entsprechenden Pfad ein. Oder verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um die Datei auszuwählen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Durchsuchen, in dem bei Windows 7 die Bibliothek Dokumente eingestellt ist. Beachten Sie noch die folgenden Hinweise zum Einfügen von Dateien:
» Um die ausgewählte Datei zu verknüpfen und nicht einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verknüpfen. Verknüpfte Objekte bleiben mit ihrer Quelldatei verbunden, das heißt, wenn im Quelldokument Änderungen vorgenommen werden, werden diese auch in das Dokument übertragen, in dem sich das verknüpfte Objekt befindet.
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Abbildung 27.13 Die Registerkarte Aus Datei erstellen erlaubt das Einfügen von bereits vorhandenen Dateien.
» Wählen Sie gegebenenfalls die Option Als Symbol anzeigen, um das Objekt lediglich als Symbol im Dokument anzuzeigen. Sie können die Inhalte dann anzeigen lassen, indem Sie auf das Symbol doppelklicken.
27.3.3 Text aus Datei einfügen Über den Befehl Text aus Datei in der Liste zur Schaltfläche Objekt können Sie Inhalte aus einer vorhandenen Datei in das Dokument einfügen. Diese werden nicht als Objekt, sondern direkt als Text im Dokument dargestellt. Sie sind auch nicht verknüpft, ändern sich also nicht, wenn Sie den Inhalt der Quelldatei ändern.
27.4 Textmarken und Hyperlinks Wenden wir uns nun den erweiterten Navigationsmöglichkeiten zu, die Bildschirmdokumente mit sich bringen. Hyperlinks dienen im Allgemeinen zum Navigieren zwischen den einzelnen Bestandteilen der Webseite sowie zu anderen Webseiten, Dokumenten etc. Sie können damit beispielsweise auch zu bestimmten Stellen in einem Dokument springen, die Sie durch eine Textmarke gekennzeichnet hatten. Sowohl Hyperlinks als auch Textmarken definieren Sie bei Word durch Elemente in der Gruppe Hyperlinks auf der Registerkarte Einfügen. Hyperlinks können Sie aber in allen Office-2010-Programmen einsetzen.
Textmarken und Hyperlinks
27.4.1 Textmarken
Textmarken einsetzen
Textmarken dienen bei Word dazu, Markierungen im Text zu definieren, zu denen Sie später schnell wechseln können.
Nachdem Sie Textmarken definiert haben, können Sie sie an mehreren Stellen einsetzen:
Textmarken definieren Setzen Sie zum Definieren einer Textmarke zunächst die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Sie können auch einen Bereich markieren, wenn die Textmarke diesen enthalten soll. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Hyperlinks die Schaltfläche Textmarke und nehmen Sie die Eingaben im Dialogfeld vor (à Abbildung 27.14).
»» Die einfachste Form der Verwendung besteht in der Navigation auf dem Bildschirm: Über das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, das Sie über Erweiterte Suche im Katalog zu Suchen in der Gruppe Bearbeiten des Registers Start auf den Bildschirm bringen, können Sie schnell zu einer Textmarke im Dokument springen. Wählen Sie darin die Registerkarte Gehe zu, dann im Listenfeld Gehe zu Element die Option Textmarke und schließlich die gewünschte Textmarke. Ein Klick auf OK markiert die entsprechende Stelle.
»» Wichtig ist auch der Einsatz von Textmarken für
Abbildung 27.14 Textmarken müssen benannt werden.
ein gedrucktes Dokument. Sie können damit einen Querverweis zu der Stelle – beispielsweise der Seite – anzeigen lassen, an der sich die Marke befindet: Markieren Sie zuerst die Stelle im Dokument, an der dieser Querverweis erscheinen soll, und klicken Sie auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschriftungen auf Querverweis einfügen (à Abbildung 27.15). Wählen Sie als Verweistyp die Option Textmarke. Über das Listenfeld Verweisen auf können Sie angeben, was als Querverweis angezeigt werden soll. Oft werden Sie hier die Option Seite verwenden. Markieren Sie dann unten im Dialogfeld die Textmarke, auf die verwiesen werden soll. Nach der Bestätigung über Einfügen wird der Verweis angezeigt.
»» Geben Sie im Feld Textmarkenname eine Bezeichnung ein. Dieser Name muss mit einem Buchstaben beginnen, der Rest kann aus bis zu 40 Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen; Leerzeichen sind nicht zugelassen.
»» In der darunter stehenden Liste werden die bereits definierten Textmarken angezeigt. Diese können Sie alphabetisch oder nach ihrer Position im Dokument sortieren lassen.
»» Bestätigen Sie über Hinzufügen, um die neue Textmarke in die Liste aufzunehmen. Über Löschen können Sie die in der Liste markierte Textmarke entfernen.
Abbildung 27.15 Textmarken können als Querverweis benutzt werden.
735
Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
27.4.2 Hyperlinks Um einen Hyperlink zu erstellen, markieren Sie zunächst einmal das Element, das als Hyperlink formatiert werden soll. Sie können sowohl Text als auch jedes andere in das Dokument eingefügte Objekt als Hyperlink formatieren. Wählen Sie anschließend den Befehl Hyperlink in der Gruppe Hyperlinks. Im Dialogfeld Hyperlink einfügen legen Sie zuerst über die mit Link zu überschriebene Leiste fest, welche Art von Hyperlink eingefügt werden soll, und bestimmen dann das konkrete Hyperlinkziel (à Abbildung 27.16 bis Abbildung 27.17). Wenn Sie einen eingefügten Hyperlink später TIPP bearbeiten möchten, markieren Sie zunächst das als Hyperlink formatierte Element im Dokument und wählen dann die Schaltfläche Hyperlink.
Link zu Datei oder Webseite Wenn Sie einen Hyperlink einfügen wollen, der einen Sprung zu einer bestimmten Webseite oder einer Datei bewirken soll, wählen Sie in der Leiste Link zu am linken Rand des Dialogfelds die Option Datei oder Webseite (à Abbildung 27.16).
» Über die zweite Leiste im inneren Bereich des Dialogfelds können Sie mit Aktueller Ordner, Besuchte Webseiten und Zuletzt verwendet eine weitere Vorauswahl der im Listenfeld angezeigten Ziele treffen.
» Wählen Sie das gewünschte Ziel im Listenfeld aus oder geben Sie im Feld Adresse die Seite oder Datei
an, zu der der Sprung erfolgen soll. Über das Dropdown-Listenfeld Suchen in können Sie – wie in den Dialogfeldern Speichern unter und Öffnen – den Ordner wählen, dessen Inhalt im Listenfeld darunter angezeigt werden soll.
» Im Feld Anzuzeigender Text geben Sie an, welcher Text für den Hyperlink verwendet werden soll. Hier wird in der Grundeinstellung die gewählte Zieladresse beziehungsweise der im Dokument markierte Textbereich verwendet. Zum Ersetzen der Zieladresse können Sie einen beliebigen Text angeben.
» Über die Schaltfläche Textmarke können Sie darüber hinaus zu einer bestimmten Stelle im Dokument springen. Dazu müssen Sie entweder bereits Textmarken im Zieldokument eingefügt oder die Standardvorlagen für die Überschriften benutzt haben. Sie können dann im Dialogfeld Stelle im Dokument auswählen zwischen den so gekennzeichneten Stellen die gewünschte Sprungmarke bestimmen. Standardmäßig erfolgt ein Sprung zum Anfang des Dokuments.
Link zu aktuellem Dokument Mit der Option Aktuelles Dokument in der Leiste Link zu können Sie ein Sprungziel innerhalb des aktuellen Dokuments festlegen. Auch hier müssen Sie bei Word entweder bereits Textmarken im Dokument eingefügt oder die Standardvorlagen für die Überschriften benutzt haben. Bei PowerPoint oder Excel können Sie zu den bereits vorhandenen Elementen des Dokuments – beispielsweise Blätter oder Folien – navigieren (à Ab-
Abbildung 27.16 Hyperlinks können zu einer Datei, einer Webseite oder einer E-Mail-Adresse führen.
736
Wissenschaftliche Formeln
Abbildung 27.17 Auch eine Navigation im aktuellen Dokument ist möglich – hier bei PowerPoint.
bildung 27.17). Sie können dann unter den angezeigten Stellen die gewünschte auswählen.
Link zu neuem Dokument Die Option Neues Dokument erstellen in der Leiste Link zu ist eher für den Einsatz auf dem lokalen System oder einem Intranet gedacht. Hiermit wird eine neue Datei erstellt. Sie können den Namen für die Datei im entsprechenden Feld angeben und den Speicherort dafür über die Schaltfläche Ändern festlegen.
Link zu E-Mail-Adresse Mit der Option E-Mail-Adresse in der Leiste Link zu erstellen Sie einen Hyperlink, der den E-Mail-Editor des Benutzers öffnet. Die Adresse, die Sie im Feld E-MailAdresse festlegen, wird dann im Mailformular bereits angezeigt. Beispielsweise können Sie hier Ihre eigene Adresse angeben, wenn Sie dem Betrachter Ihrer Webseite eine bequeme Möglichkeit bieten wollen, mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Sie können auch gleich einen Betreff vorgeben.
Hyperlink-QuickInfo festlegen Auf allen Registerkarten des Dialogfelds Hyperlink einfügen finden Sie die Schaltfläche QuickInfo, über die Sie das Dialogfeld Hyperlink-QuickInfo festlegen öffnen. Hier lässt sich ein zusätzlicher Text angeben, der angezeigt wird, wenn der Mauszeiger auf dem Hyperlink ruht.
27.5 Wissenschaftliche Formeln Dieser Abschnitt beschäftigt sich mit einem speziellen Themenbereich – der Darstellung von mathematischen und wissenschaftlichen Gleichungen und ähnlichen Ausdrücken. Die Vorteile eines solchen Werkzeugs wird jeder verstehen, der einmal versucht hat, eine komplexere Formel als nur E = m * c2 auf dem Bildschirm zu notieren.
27.5.1 Grundbegriffe Um eine Formel in einem Dokument einzufügen, setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle im Dokument. Öffnen Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Symbole die Liste zur Schaltfläche Formeln . In dieser Liste finden Sie regelmäßig verwendete oder vorformatierte Formeln (à Abbildung 27.18). In vielen Fällen empfiehlt es sich, diese Liste einmal durchzusehen. Möglicherweise finden Sie darin eine Formel, die der gewünschten zumindest ähnelt. Sie können diese dann direkt übernehmen und nach dem Einfügen editieren. Einige Formeln im Katalog – beispielsweise der binomische Lehrsatz – sind nicht richtig. Kontrollieren Sie die Formel besser über eine vertrauenswürdige Formelsammlung.
ACHTUNG
Sie können einen eingefügten Hyperlink testen, indem Sie mit gedrückter Ÿ-Taste auf den betreffenden Hyperlink klicken.
TIPP
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Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
Nach der Wahl einer Formel wird diese in einem separaten Feld eingefügt (à Abbildung 27.19). Beachten Sie auch gleich, dass eine Registerkarte Formeltools/Entwurf im Menüband angezeigt wird, solange dieses Formelfeld markiert ist.
»» Die Formel wird in einem Eingabereich angezeigt. Durch einen Klick auf die kleine Schaltfläche mit den drei Punkten am linken Rand können Sie diesen Bereich insgesamt markieren. Dieser Eingabebereich verfügt über ein eigenes Menü, das Sie durch einen Klick auf die Pfeilspitze rechts unten im Rahmen anzeigen lassen können. Auf die Befehle darin werden wir noch eingehen.
»»
Direkt nach dem Einfügen oder immer dann, wenn die Formel insgesamt markiert ist, können Sie über die Liste zur Schaltfläche Formel in der Gruppe Tools die gesamte Formel durch eine andere aus dem Katalog ersetzen.
Ansichten für Formeln Für die Darstellung einer Formel gibt es drei Alternativen: Professionell, Linear und Normaler Text.
»» Über den Katalog Formel eingefügte Formeln wer-
Abbildung 27.18 Der Katalog der Formeln – hier bei Excel
den gleich in der Ansicht Professionell angezeigt. Das ist auch die Form, in der man sich wahrscheinlich die Darstellung wünscht (à Abbildung 27.20 links). Sie können Änderungen an der Formel direkt in dieser Ansicht vornehmen. Wenn
Abbildung 27.19 Eine Formel wurde eingefügt – hier bei Word.
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Wissenschaftliche Formeln
Abbildung 27.20 Die Ansichten Professionell und Linear
Sie die Schreibmarke in die Formel setzen, können Sie die einzelnen Elemente schnell über die Pfeiltasten Ÿ+} und Ÿ+{ ansteuern.
»» Die Ansicht Linear
ist aber eher zum Durchführen von Änderungen geeignet – jedenfalls bei einigen Formeln. In dieser Ansicht werden die Elemente der Formel in einer Zeile geschrieben (à Abbildung 27.20 rechts). Neben den Zeichen, die Sie auch in der Ansicht Professionell sehen, finden Sie in dieser Zeile zusätzliche Zeichen, die die Position der Elemente in der Formel steuern. Beispielsweise bewirkt ein Unterstrich _ zwischen dem Σ-Zeichen und dem nachfolgenden Ausdruck (k=0), dass k=0 als Startwert unter das Σ-Zeichen gesetzt wird, der dann folgende Ausdruck ^n setzt den Endwert n über das Σ-Zeichen. Diese Ansicht kann in vielen Fällen das Editieren erleichtern, da Sie dabei nicht – wie bei der Ansicht Professionell – auf die Position der einzelnen Elemente achten müssen.
Optionen Durch einen Klick auf das kleine Pfeilsymbol unten rechts in der Gruppe Tools lassen Sie das Dialogfeld Formeloptionen anzeigen (à Abbildung 27.22). Sie finden darin eine Reihe von Einstellungen, auf die wir hier nicht weiter eingehen können. Von einer gewissen Bedeutung sind aber die Schaltflächen in diesem Dialogfeld.
»» Die Ansicht Normaler Text
kommt zur Wirkung, wenn Sie nichtmathematischen Text in dem mathematischen Bereich der Formel verwenden möchten. Setzen Sie dazu die Schreibmarke an eine geeignete Stelle im Eingabebereich und geben Sie den gewünschten Text ein. Markieren Sie den Text und klicken Sie auf Normaler Text (à Abbildung 27.21). Der Erfolg ist, dass Sie diesen Text mit allen Zeichenformaten im Bereich Zeichen der Registerkarte Start formatieren können. Sie können auch die Schriftart wechseln, was für die Elemente der Formel selbst nicht möglich ist.
Abbildung 27.21 Normaler Text im Eingabebereich
Abbildung 27.22 Die Formeloptionen
Autokorrektur für Mathematik Die Funktion AutoKorrektur kennen Sie schon (à Kapitel 4). Wenn Sie im Dialogfeld Formatoptionen auf die Schaltfläche AutoKorrektur für Mathematik klicken, wird die gleichnamige Registerkarte des Dialogfelds AutoKorrektur angezeigt (à Abbildung 27.23). Im Hauptbereich des Fensters finden Sie unter Ersetzen eine Liste von Eingaben, die durch die Elemente in der Liste unter Durch ersetzt wird.
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Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
» Standardmäßig gilt diese Automatik nur für Eingaben, die Sie im Formelbereich vornehmen. Über AutoKorrekturregeln … in anderen als mathematischen Bereichen verwenden können Sie das ändern.
» Das automatische Ersetzen wird aber nur durchgeführt, wenn die Option Wählend der Eingabe ersetzen eingeschaltet ist.
» Darunter finden Sie eine Liste von Codes, die durch die AutoKorrektur in ein mathematisches Zeichen umgewandelt werden. Geben Sie einen dieser Codes gefolgt von einem Trennzeichen ein. Geben Sie beispielsweise nach einem Code ein Satzzeichen ein oder drücken Sie die Taste þLeerÿ oder Æ. Bei den Codes muss die Groß-/Kleinschreibung beachtet werden. Damit diese Symbole im Dokument so angezeigt werden wie im Dialogfeld, wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Schriftart die Option Cambria Math aus.
Ein Klick auf Erkannte Funktionen liefert eine Liste der mathematischen Ausdrücke, die automatisch erkannt werden. Diese Liste ist bereits sehr ausführlich. Sie können aber auch weitere Ausdrücke hinzufügen.
TIPP
27.5.2 Formeln selbst erstellen In vielen Fällen werden Sie eigene Formeln erstellen wollen bzw. müssen. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten.
27.5.3 Von Grund auf selbst aufbauen Sie können einerseits Formeln von Grund auf selbst aufbauen. Dazu wählen Sie im Katalog zur Schaltfläche Formel die Option Neue Formel einfügen. Ein Eingabefeld mit der Bezeichnung Geben Sie hier eine Formel ein wird angezeigt (à Abbildung 27.24).
Abbildung 27.24 Eine Formel eingeben
Einfache Formeln Dann können Sie direkt über die Tastatur arbeiten und die Formel damit aufbauen. Das empfiehlt sich aber nur bei rein linearen Ausdrücken – beispielsweise bei einer Gleichung wie p * v = const. – oder ähnlich einfachen Dingen. Schreiben Sie die Gleichung einfach in der Ansicht linear und schalten Sie dann später zu Professionell um. Verwenden Sie das Zeichen / für Brüche, ^ für Exponenten und _ für Indizes (à Tabelle 27.1). An die Eingabe von Leerzeichen brauchen Sie dabei nicht zu denken: Die Ansicht Professionell fügt automatisch Lücken an den entsprechenden Stellen ein. Abbildung 27.23 Die AutoKorrektur für Mathematik
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Wissenschaftliche Formeln
Typ/Element
Linear
Professionell
Lineare.Gleichung
Brüche
Exponenten
Indizes
Klammern
Tabelle 27.1 Direkte Eingabe über die Tastatur
Sonderzeichen Sonderzeichen – etwa mathematische Zeichen wie ≤, ≈ oder ≠, griechische Buchstaben wie α, β, γ sowie diverse andere Sonderzeichen – können Sie über den Katalog in der Gruppe Symbole einfügen. Eigentlich handelt es sich hier um mehrere Kataloge, zwischen denen Sie über das Listenfeld in der Überschriftenzeile wechseln können (à Abbildung 27.25). Setzen Sie vor dem Einfügen eines solchen Sonderzeichens die Schreibmarke an die gewünschte Stelle.
Griechische Buchstaben und andere Sonderzeichen können Sie dank der AutoKorrektur für Mathematik ebenfalls direkt über die Tastatur eingeben (à oben). Beispielsweise bewirkt die Eingabe /alpha die Anzeige α. So wird aus \alpha \approx \beta nach dem Tippen des nächsten Leerzeichens der Ausdruck α ≈ β.
TIPP
Abbildung 27.25 Die Kataloge und zwei Listenfelder dazu
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Kapitel 27 • Gemeinsam benutzte Funktionen
Abbildung 27.26 Die Gruppe Strukturen
Strukturen Für etwas komplexere Bestandteile in der Formel sollten Sie die Elemente aus den Katalogen unter Strukturen verwenden (à Abbildung 27.26). Dazu gehören beispielsweise schon Brüche in unterschiedlicher Form, aber auf jeden Fall Elemente wie Wurzelzeichen, Integrale, Summen usw. Auch hier empfiehlt es sich manchmal, zunächst mit der Ansicht Linear zu arbeiten. Setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Stelle in der Gleichung und wählen Sie die gewünschte Struktur aus der jeweiligen Liste aus. Beachten Sie, dass es für viele Symbole verschiedene Varianten gibt. Beispielsweise können Sie das Σ-Zeichen nur mit einem Argument oder aber gleich mit Platzhaltern für den Start- und den Endwert oder nur mit einem Startwert auswählen. Diese Platzhalter werden im Katalog und auch nach dem Einfügen durch ein kleines graues Rechteck symbolisiert. Ähnliches gilt für das ∫-Symbol oder das √-Symbol. Wählen Sie die für Sie am besten geeignete Form. In Zweifelsfällen sollten Sie die Variante mit den meisten Platzhaltern benutzen, da Sie die Platzhalter anschließend auch löschen können.
Platzhalter einsetzen Nachdem Sie eine mit Platzhaltern versehene Struktur eingefügt haben, müssen Sie die Platzhalter noch durch konkrete Daten ersetzen (à Abbildung 27.27 links). Zum Markieren eines Platzhalters können Sie ihn mit der Maus markieren. Oft ist es aber einfacher, die Schreibmarke zuerst vor die Struktur zu setzen und dann die Taste } so oft zu drücken, bis der zu ersetzende Platzhalter markiert ist. Geben Sie dann den gewünschten Wert ein (à Abbildung 27.27 Mitte).
742
Sie können dafür auch die Ansicht Linear benutzen, allerdings werden beim Verwenden der eben angesprochenen Strukturen darin Symbole verwendet, an deren Bedeutung Sie sich erst gewöhnen müssen (à Abbildung 27.27 rechts). Wenn Sie in dieser Ansicht arbeiten, schalten Sie häufiger um zur Ansicht Professionell, um den Erfolg zu kontrollieren.
27.5.4 Formel editieren Mit denselben Methoden können Sie eine vorhandene Formel auch editieren. Beachten Sie die folgenden Punkte:
»» Wenn Sie einen Bestandteil einer Formel löschen wollen, markieren Sie ihn besser zuerst und löschen Sie ihn dann mit der Taste ¢. Wenn Sie stattdessen über à arbeiten, kommen Sie leicht durcheinander. Denken Sie auch daran, eventuell vorangestellte Positionierungszeichen wie _ oder ^ ebenfalls zu löschen, da diese sich sonst auf das jeweils nachfolgende Element beziehen und dessen Position ändern würden.
»» Sie können auch einzelne Bestandteile aus der Formel selbst oder einer anderen Formel in eine Formel kopieren. Markieren Sie den Bestandteil wie üblich über die Maus oder – besser – nach dem Drücken von Ð über die Pfeiltasten. Benutzen Sie dann die Befehle der Gruppe Zwischenablage auf der Registerkarte Start oder Tastenkombinationen.
»» Schalten Sie wieder häufiger um zur Ansicht Professionell, um den Erfolg zu kontrollieren.
Abbildung 27.27 Platzhalter ersetzen und die Ansicht Linear
Wissenschaftliche Formeln
27.5.5 Die Formeln im Dokument Hinsichtlich der Frage, wo die Formel im Text auftauchen soll, gibt es zwei Alternativen: Anzeige und Inline.
»» Einerseits können Sie die Formel direkt in die Textzeile setzen. Dazu wählen Sie In ‚Inline‘ ändern im Menü zum Eingabebereich für die Formel (à Abbildung 27.28). Diese Form wird auch automatisch eingestellt, wenn sich die Schreibmarke vor dem Einfügen der Formel in einem bereits vorhandenen
Absatz befand. Beachten Sie, dass sich bei Formeln, die sich in der Mitte eines längeren Textabsatzes befinden, der Zeilenabstand in diesem Absatz automatisch an die Höhe der Formel anpasst.
»» Wenn Ihnen diese Form der Anzeige nicht gefällt, können Sie alternativ dazu zur Option In ‚Anzeige‘ ändern zurückkehren. Der Eingabebereich erscheint dann als separater Absatz innerhalb des Textes (à Abbildung 27.29).
Abbildung 27.28 Eine ‚Inline‘-Formel
Abbildung 27.29 Eine ‚Anzeige‘-Formel
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Kapitel 28 Automatisieren mit Makros und VBA In diesem Kapitel dreht es sich um die Möglichkeiten zur Automatisierung; denn wer mit einem der Office-Programme arbeitet, hat nach dem Überwinden der manchmal typischen Anfangsschwierigkeiten sicherlich den Wunsch, die bereits vorhandene Funktionsvielfalt der Programme weiter zu vergrößern und auch bestimmte Vorgänge zu automatisieren. Dafür stehen Ihnen zwei Werkzeuge zur Verfügung: Das sind die Makros und die Programmiersprache Visual Basic for Applications – abgekürzt mit VBA.
» Zunächst wollen wir uns mit Makros beschäftigen. Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die vom Programm automatisch ausführt werden, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Bei Word und Excel können Sie Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen (à Abschnitt 28.1). Nachdem Sie ein Makro erstellt haben, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um dieses auszuführen.
» Die Anwendung von VBA liefert Ihnen ein mächtiges Werkzeug zur Automatisierung. Im zweiten Abschnitt dieses Kapitels wollen wir Ihnen eine Einführung in diesen interessanten Aspekt liefern (à Abschnitt 28.2). VBA ist so weit vereinheitlicht,
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dass sich die Sprache in vielen Punkten nicht zwischen den einzelnen Office-Anwendungen unterscheidet. Sowohl in Word, Excel als auch Access werden Sie beim Programmieren mit VBA immer auf dieselben Konzepte, Prinzipien und Schlüsselwörter treffen. Damit sind Sie auch in der Lage, bestimmte VBA-Elemente aus einem Office-Programm in einem anderen zu verwenden. Einen anderen Weg für Makros beschreitet das Programm Microsoft Access. Hier sind Makros eigene Datenbankobjekte. Darauf sind wir schon im Teil über dieses Programm eingegangen (à Kapitel 16).
HINWEIS
28.1 Makros bei Word und Excel Wir sagten es gerade: Makros sind Anweisungen – beispielsweise Befehle oder Eingaben –, die ein Programm wie Microsoft Excel oder Word automatisch ausführt, nachdem Sie das Makro aufgerufen haben. Sie können Makros aufzeichnen, indem Sie den Makrorekorder starten und dem Programm die auszuführenden Schritte vorführen. Dabei können Makros praktisch alle Befehle beinhalten, die Sie normalerweise über Tastatur oder Maus eingeben. Anschließend können Sie ein aufgezeichnetes Makro über verschiedene Methoden ausführen lassen. Die aufgezeichneten Aktionen werden zusammen als sogenannte Sub-Prozeduren in der Programmierspra-
Makros bei Word und Excel
che Visual Basic gespeichert (à unten). Sie können über den Visual-Basic-Editor das Makro korrigieren oder weitere Makros ohne den Makrorekorder direkt manuell erstellen.
28.1.1 Ein Makro erstellen Die einfachste Methode zur Erstellung eines Makros besteht bei Word und Excel in der Verwendung des Makrorekorders. Dieser Makrorekorder arbeitet wie ein Kassettenrekorder: Ihre Aktionen werden aufgezeichnet und können anschließend jederzeit wieder abgespielt beziehungsweise ausgeführt werden.
Aufzeichnung starten Um ein Makro aufzuzeichnen, öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Makros in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Ansicht und wählen dann den Befehl Makro aufzeichnen. Im Dialogfeld Makro aufzeichnen können Sie dann dem Makro einen Namen zuweisen und – falls erwünscht – eine Tastenkombination vereinbaren, die Sie zum späteren Aufruf nutzen möchten (à Abbildung 28.1).
»» Geben Sie unter Makroname einen Namen für das Makro ein oder editieren Sie die Vorgabe. Der Name sollte verständlich und eindeutig sein, so dass Sie daran die Wirkung des Makros auch dann sofort erkennen, wenn Sie mit dem Dokument oder der Arbeitsmappe längere Zeit nicht mehr gearbeitet haben. Optional können Sie unter Beschreibung einen
zusätzlichen Kommentar zu dem Makro eingeben, der beispielsweise die Arbeitsweise genauer beschreibt. Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen aufweisen: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Visual Basic verwendet werden.
»» Bei Excel bewirken Sie durch Eingabe eines Zeichens im Feld Tastenkombination, dass Sie das Makro durch gleichzeitiges Drücken von Ÿ und dem in diesem Feld angegebenen Zeichen starten können. Bei Word müssen Sie dazu zuerst auf die Schaltfläche Tastatur klicken. Die Zuweisung einer Tastenkombination zu einem Makro ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie das Makro häufiger verwenden wollen. Eine von Ihnen zum Starten eines Makros definierte Tastenkombination überschreibt im Programm eventuell vorhandene vordefinierte Tastenkombinationen.
»» Geben Sie außerdem an, wo das Makro gespeichert werden soll. Wenn Sie bei Excel das Makro in einer sogenannten persönlichen Makroarbeitsmappe speichern, steht es für alle Arbeitsmappen zur Verfügung. Wählen Sie bei Excel die Option Diese Arbeitsmappe, wenn das Makro nur in der aktuellen Arbeitsmappe verfügbar sein soll. Alternativ können Sie das Makro in einer neuen Arbeitsmappe speichern. Benutzen Sie diese Option, wenn Sie das Makro nur bei Bedarf verwenden wollen. Entsprechende Optionen finden Sie auch bei Word. Hier lauten diese Alle Dokumente (Normal.dotm) bzw. (Dokument).
Abbildung 28.1 Legen Sie einen Namen und eine Tastenkombination für das Makro fest (links bei Word und rechts bei Excel).
745
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Aufzeichnung durchführen
Einen Befehl verwenden
Sie starten die Aufzeichnung eines Makros durch Wahl von OK im Dialogfeld Makro aufzeichnen. Von diesem Augenblick an werden alle Ihre Aktionen protokolliert, die Sie per Maus oder Tastatur ausführen. Führen Sie dann die Aktionen aus, die Sie aufzeichnen möchten. Es spielt keine Rolle, ob Sie dabei die Maus oder die Tastatur benutzen. Um die Aufzeichnung abzuschließen, wählen Sie entweder den Befehl Aufzeichnung beenden im Untermenü zur Schaltfläche Makros auf der Registerkarte Ansicht oder Sie klicken auf die Schaltfläche Aufzeichnung beenden in der Statusleiste.
Zum Ausführen eines aufgezeichneten Makros öffnen Sie die Liste zur Schaltfläche Makros in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Ansicht und wählen dann den Befehl Makro anzeigen. Im Dialogfeld werden die Namen aller definierten Makros angezeigt (à Abbildung 28.2). Bei Excel 2010 hat dieses Dialogfeld ein etwas anderes Aussehen (à Abbildung 28.3 links). Bei mehreren Makros in der Mappe wird spätestens an dieser Stelle klar, warum Sie dem Makro bei der Aufzeichnung einen verständlichen und eindeutigen Namen geben sollten.
Wenn beim Aufzeichnen eines Makros ein falscher Befehl gewählt oder eine falsche Eingabe vorgenommen wird, wird dieser »Fehler« mit aufgezeichnet. Setzen Sie in einem solchen Fall – falls möglich – die Aufzeichnung fort. Öffnen Sie nach Abschluss der »fehlerhaften« Aufzeichnung die Liste zur Schaltfläche Makros in der gleichnamigen Gruppe der Registerkarte Ansicht und wählen Sie dann den Befehl Makros anzeigen. Markieren Sie im Dialogfeld den Namen des gerade aufgezeichneten Makros und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (à Abbildung 28.2). Im Microsoft Visual Basic-Editor können Sie anschließend das Makro editieren (à unten). Sollten Ihre Kenntnisse in Visual Basic dazu nicht ausreichen, empfiehlt es sich, die Aufzeichnung zu wiederholen.
TIPP
28.1.2 Ein Makro ausführen Um ein aufgezeichnetes Makro auszuführen, können Sie es über das Dialogfeld Makro auswählen, die vereinbarte Tastenkombination verwenden oder es mit einer Schaltfläche oder einem anderen Element verbinden und zum Ausführen einfach darauf klicken. Wenn Sie ein Makro aufgezeichnet haben TIPP und dieses nach dem erneuten Öffnen des Dokuments nicht mehr funktioniert, haben Sie es wahrscheinlich an einem anderen Ort aufgezeichnet (à oben). Die zur Verfügung stehenden Speicherorte können Sie über das Listenfeld Makros in anzeigen lassen.
746
Abbildung 28.2 Makros können über das entsprechende Dialogfeld gestartet werden – hier bei Word.
» Um eines der vorhandenen Makros auszuführen, markieren Sie es und klicken dann auf die Schaltfläche Ausführen. Sie können den gewünschten Makronamen aber auch direkt im Feld Makroname eingeben.
» Sollte das Makro nicht wie gewünscht funktionieren, können Sie es schrittweise ausführen lassen, indem Sie es markieren und dann auf die Schaltfläche Schritt klicken. Sie wechseln damit zum VisualBasic-Editor im Unterbrechen-Modus, in dem Sie das Makro Schritt für Schritt durchgehen können. Das empfiehlt sich besonders zum Testen von komplizierten Makros.
Grundlagen der Arbeit mit VBA
»» Nicht mehr in der Mappe benötigte Makros können Sie entfernen. Markieren Sie dazu das betreffende Makro und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.
Tastatur verwenden Wenn Sie im Dialogfeld Makro aufzeichnen über die Option Tastenkombination eine solche vereinbart haben, können Sie diese zum Starten des Makros verwenden. Wollen Sie bei Excel die vereinbarte Tastenkombination nachträglich ändern, markieren Sie das betreffende Makro im Dialogfeld Makro und klicken dann auf die Schaltfläche Optionen. Sie können anschließend im Dialogfeld Makrooptionen ein neues Zeichen im Feld Ctrl+ angeben (à Abbildung 28.3 rechts). Außerdem lässt sich hier die Beschreibung für das Makro ändern.
28.1.3 Speichern von Dokumenten mit Makros Sie sollten auch berücksichtigen, dass für Dokumente mit Makros ein spezielles Dateiformat zur Verfügung steht. Wenn Sie ein Makro in einem schon gespeicherten Dokument erstellen und diese Änderung im Dokument durch einen Klick auf die Schaltfläche Speichern erneut speichern wollen, erhalten Sie eine Meldung, dass dies nicht möglich ist. Sie müssen bei Word im Dialogfeld Speichern unter im Listenfeld Dateityp die Option Word-Dokument mit Makros bzw. Word-Vorlage mit Makros wählen. Bei Excel lauten die Formate Excel-Arbeitsmappe mit Makros bzw. Excel-Vorlage mit Makros. Solche Dateitypen werden
mit einem Symbol gekennzeichnet, auf dem Sie ein kleines Banner mit einem Ausrufezeichen finden.
28.2 Grundlagen der Arbeit mit VBA VBA ist heute eine objektorientierte, vollwertige Programmiersprache, die sich an Visual Basic anlehnt. Sie verfügt über umfassende Objektmodelle für alle OfficeAnwendungen und erlaubt dafür eine strukturierte und modulorientierte Programmierung. Das Erstellen von selbstständig laufenden Anwendungen wie über Visual Basic .NET ist darüber aber nicht möglich. VBA ist so weit vereinheitlicht, dass sich die Sprache in vielen Punkten nicht zwischen den einzelnen Office-Anwendungen unterscheidet. Sowohl in Word, Excel als auch Access werden Sie beim Programmieren mit VBA immer auf dieselben Konzepte, Prinzipien und Schlüsselwörter treffen. Damit sind Sie auch in der Lage, bestimmte VBA-Elemente aus einem Office-Programm in einem anderen zu verwenden.
28.2.1 Den Editor anzeigen Die Programmierung mit VBA werden Sie fast ausschließlich in dem allen Office-Programmen eigenen VBA-Editor erledigen. Dieses Werkzeug ist im Prinzip mit einem Texteditor vergleichbar, leistet aber bedeutend mehr.
Der Zugang zum Editor Wenn Sie in Word oder Excel mit VBA arbeiten wollen, müssen Sie zuerst dafür sorgen, dass die Registerkarte
Abbildung 28.3 Das Starten eines Makros bei Excel. Die Tastenkombination kann geändert werden.
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Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Abbildung 28.4 Die Registerkarte Entwicklertools ermöglicht auch den Zugang zu VBA.
Entwicklertools im Menüband angezeigt wird. Dazu öffnen Sie über die Registerkarte Datei das Fenster zu den jeweiligen Programmoptionen. Im Bereich Menüband anpassen dieses Fensters müssen Sie im rechten Listenfeld die Option Entwicklertools aktivieren. Das sorgt nach einer Bestätigung über OK dafür, dass eine zusätzliche Registerkarte mit diesem Namen angezeigt wird (à Abbildung 28.4). Klicken Sie darin auf die Befehlsschaltfläche Visual Basic oder verwenden Sie die Tastenkombination Ç+Ó. Der Editor wird angezeigt. Bei Access finden Sie diese Schaltfläche bereits in der Grundeinstellung des Programms in der Gruppe Makro der Registerkarte Datenbanktools.
Im Gegensatz zu Programmen wie Microsoft Word oder Excel steht bei Outlook keine Möglichkeit zum Aufzeichnen von Makros zur Verfügung. Wenn Sie bei Outlook selbst VBA-Code erstellen wollen, müssen Sie ebenfalls über die Registerkarte Entwicklertools arbeiten.
TIPP
Die Übersicht über die Fenster Der Editor zeigt in der Grundeinstellung zunächst meist nur den Projekt-Explorer und das Eigenschaftenfenster an (à Abbildung 28.5).
» Im Projekt-Explorer werden die vorhandenen Projekte und deren Elemente in einem Verzeichnisbaum
Abbildung 28.5 Der Visual-Basic-Editor verfügt über mehrere Fenster.
748
Grundlagen der Arbeit mit VBA
angezeigt. Hier können Sie das zu bearbeitende Projekt auswählen und als Ganzes bearbeiten. Über drei Schaltflächen unterhalb der Titelleiste des ProjektExplorer-Fensters steuern Sie später die Anzeige ( Tabelle 28.1). Symbol
Beschreibung Code anzeigen – zeigt den Code des markierten Objekts im Codefenster an. Denselben Zweck erfüllt ein Doppelklick auf den Namen des Objekts im Projekt-Explorer. Objekt anzeigen – zeigt das Objektfenster des markierten Objekts an, beispielsweise eine Tabelle. Ordner wechseln – blendet Unterordner ein oder aus. Sie können auf ein Pluszeichen klicken, um untergeordnete Elemente anzuzeigen. Der Klick auf ein Minuszeichen blendet diese Elemente wieder aus.
Tabelle 28.1 Über drei Schaltflächen regeln Sie die Anzeige.
»» Im Eigenschaftenfenster werden die Eigenschaften eines ausgewählten Objekts angezeigt. Viele Elemente, mit denen Sie in Visual Basic arbeiten, haben Attribute oder Eigenschaften. Die Eigenschaften sind Informationen, die das Element beschreiben, wie beispielsweise der Name eines Dokuments oder
die Farbe eines Elements. Nach dem Erstellen eines solchen Objekts werden dessen Eigenschaften auf Standardwerte gesetzt. Sie haben aber über die Optionen im Eigenschaftenfenster die Möglichkeit, sie zu modifizieren. Angezeigt werden darin immer die Eigenschaften des aktuell markierten Objekts. Über das Drop-down-Listenfeld ganz oben im Fenster können Sie das Objekt auswählen, dessen Eigenschaften angezeigt werden sollen. Über die beiden Registerkarten Alphabetisch und Nach Kategorien legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Eigenschaften im Fenster aufgelistet werden sollen. Zum Bearbeiten einer nicht abgeblendeten Eigenschaft klicken Sie auf die Zelle rechts neben der Eigenschaftenbezeichnung und nehmen dann die Änderungen vor.
28.2.2 Codefenster erstellen Der gesamte Visual-Basic-Code ist in einem Projekt enthalten. Ein Projekt kann Codemodule und Benutzerformularmodule enthalten. Nur auf die Codemodule soll hier eingegangen werden. Um ein Codemodul zu erstellen, doppelklicken Sie im Projekt-Explorer auf das Modul, in dem das Makro enthalten sein soll. Daraufhin wird ein Codefenster für ein neues Makroprojekt geöffnet ( Abbildung 28.6).
Abbildung 28.6 Ein neues leeres Projekt
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Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Um die Fenster anzuordnen, verwenden Sie die entsprechenden Befehle im Menü Fenster. Bei Bedarf können Sie die Anzeige der Fenster über die Befehle Code, Projekt-Explorer und Eigenschaftenfenster im Menü Ansicht beziehungsweise über die entsprechenden Schaltflächen in der Symbolleiste regeln.
TIPP
28.2.3 Prozeduren Visual-Basic-Code wird immer in Prozeduren geschrieben. Eine Prozedur ist ein Block von Visual-Basic-Anweisungen, die von einer Deklarationsanweisung und einer End-Anweisung umschlossen sind. Zum Erstellen einer Prozedur wählen Sie Prozedur im Menü Einfügen. Im Dialogfeld Prozedur hinzufügen benennen Sie die Prozedur (à Abbildung 28.7). Der Name eines Makros darf nicht mehr als 255 Zeichen beinhalten. Er muss mit einem Buchstaben beginnen und darf nicht die folgenden Zeichen aufweisen: Leerzeichen, Punkt, Ausrufezeichen, @, &, $ und #. Benutzen Sie auch keine Bezeichnungen, die bereits in Visual Basic verwendet werden. Wählen Sie dann den Typ aus. Drei Typen von Prozeduren werden unterschieden: Sub-Prozeduren (Sub), Funktionen (Function) und Eigenschaftenprozeduren (Property). Sub-Prozeduren führen Aktionen aus, geben jedoch keinen Wert an den Aufrufcode zurück. FunctionProzeduren geben Werte an den Aufrufcode zurück. Property-Prozeduren geben Eigenschaftenwerte an Objekte oder Module zurück oder weisen sie diesen zu. Details zu diesen Typen werden anschließend beschrieben.
Abbildung 28.7 Drei Typen von Prozeduren sind möglich.
Der Gültigkeitsbereich und die Möglichkeit zum Zugriff auf Prozeduren können als Public oder als Private eingerichtet sein.
750
» Mit Public kann die Prozedur von jeder anderen Stelle der Anwendung aus aufgerufen werden. Dies ist die Standardeinstellung, wenn Sie kein anderes Schlüsselwort angeben.
» Über Private kann die Prozedur nur von einer anderen Prozedur innerhalb des gleichen Moduls oder der gleichen Klasse aufgerufen werden, in dem beziehungsweise der sie definiert ist. Klicken Sie abschließend auf OK. Die Vorlage für die Makro-Unterroutine wird jetzt im Fenster für das Codemodul angezeigt. Geben Sie dann Code ein, der im Textkörper der Unterroutine ausgeführt werden soll. Nach dem Erstellen des Makros müssen Sie es durch einen Klick auf die entsprechende Schaltfläche speichern. Wenn Sie nach dem Erstellen mehrerer Prozeduren zu einer bestimmten Prozedur im Codefenster wechseln wollen, können Sie dazu die Drop-down-Listenfelder am oberen Rand des Codefensters benutzen.
Sub-Prozeduren Prozeduren vom Typ Sub können Aktionen ausführen, geben aber keine Ergebnisse zurück. Sie können außerdem Argumente, wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke, aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben werden.
» Um eine Sub-Prozedur zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Sub. Im Codefenster wird daraufhin der Coderahmen für die neue Sub-Prozedur erstellt – die erste und die letzte Zeile werden automatisch eingefügt (à Abbildung 28.8). Eine solche Prozedur beginnt mit dem Schlüsselwort Sub. Anschließend kommt der gewählte Name der Subroutine, gefolgt von zwei runden Klammern. Das Schüsselwort End Sub beendet die Prozedur in der letzten Zeile des Abschnitts.
Abbildung 28.8 Der Coderahmen der Prozedur wird automatisch erstellt.
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Abbildung 28.9 Dieser Code erzeugt eine Anzeige.
»» Geben Sie zwischen den Zeilen Public Sub … und End Sub den gewünschten Code ein. Nach der Eingabe einer Visual-Basic-Funktion werden in einer QuickInfo die dazu notwendigen Parameter angezeigt ( Abbildung 28.9). Durch Drücken von Æam Ende einer Zeile erzeugen Sie eine neue leere Zeile. Als Hilfe bei der Codeeingabe können Sie einen Katalog benutzen, in dem alle Eigenschaften, Methoden, Ereignisse und Konstanten angezeigt werden. Diesen bringen Sie durch Wählen des Befehls Objektkatalog im Menü Ansicht oder durch Klicken auf die Schaltfläche Objektkatalog auf den Bildschirm ( Abbildung 28.10). Über das Drop-down-Listenfeld in der oberen linken Ecke können Sie die gewünschte Bibliothek auswählen. Um nach einem Schlüsselwort zu suchen, geben Sie den Suchtext im Feld darunter ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Suchen , um die Suche zu starten und die Suchergebnisse anzeigen zu lassen.
Funktionen Function-Prozeduren ähneln Sub-Prozeduren, geben jedoch auch Werte an das aufrufende Programm zurück. Sie können damit also beispielsweise Berechnungsvorschriften definieren, deren Inhalt über die in Excel eingebauten Funktionen hinausgeht. Eine Function-Prozedur ist eine Folge von Visual-Basic-Anweisungen, die zwischen den Anweisungen Function und End Function eingeschlossen sind. Auch Function-Prozeduren können Argumente wie Konstanten, Variablen oder Ausdrücke aufnehmen, die durch den Aufrufcode an sie übergeben wurden. Eine Funktion kann nicht über den Makrorekorder aufgezeichnet werden.
»» Um eine neue Funktion zu erstellen, wählen Sie im Dialogfeld Prozedur hinzufügen die Option Function. Die erste und die letzte Zeile der Prozedur werden im Codefenster automatisch eingefügt. Der vorher gewählte Name wird angezeigt ( Abbildung 28.11).
Abbildung 28.11 Der Rahmen der Funktion wird automatisch erstellt.
»» Wenn die Funktion zur Ausführung einen Wert übernehmen soll, müssen Sie dafür durch Eingabe eines Namens in die Klammern in der ersten Zeile eine Variable definieren. Sie können hierfür eine beliebige Bezeichnung verwenden – beispielsweise einen Ausdruck wie Wert. Benutzen Sie aber keine Bezeichnungen, die in Visual Basic Verwendung finden.
»» Geben Sie dann zwischen den beiden Zeilen des Abbildung 28.10 Der Objektkatalog
Coderahmens die gewünschten Anweisungen ein, die beim späteren Ansprechen der Funktion aus-
751
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
geführt werden sollen (à Abbildung 28.12). Wichtig ist hierbei der von der Function-Prozedur erzeugte Rückgabewert – also der Wert, den die Prozedur an das aufrufende Element zurücksendet. Dazu können Sie dem Namen der Prozedur in mindestens einer Anweisung einen Wert zuweisen. Außerdem kann mit der Return-Anweisung ein Rückgabewert angegeben werden.
» Wenn Sie zusätzliche Kommentare einfügen wollen – die bei der Ausführung nicht als Programmcode berücksichtigt werden sollen –, beginnen Sie solche Zeilen mit einem einfachen Anführungszeichen.
Abbildung 28.12 Eine Funktion kann einen Wert berechnen.
Über das Drop-down-Listenfeld in der oberen rechten Ecke des Codefensters können Sie wählen, welche Sub-Prozedur im Codefenster angesteuert werden soll.
TIPP
28.2.4 Steueranweisungen Steueranweisungen können in allen Typen von Prozeduren verwendet werden. Mithilfe von solchen Steueranweisungen bringen Sie ein Programm dazu, bestimmte Zeilen oder Abschnitte im Code auszuführen und andere nicht. Grundlage einer solchen Entscheidung über den Programmablauf ist im Allgemeinen eine Bedingung, in der zunächst einmal geprüft wird, ob eine bestimmte Situation zutrifft oder nicht. Diese Bedingung ist der Ausgangspunkt für die nachfolgenden Entscheidungen.
» Eine typische Situation dafür finden Sie in einer Abfrage, die Sie einsetzen, wenn in einigen Fällen ein bestimmter Codeabschnitt ausgeführt werden soll, in anderen Fällen aber nicht.
» Es gibt auch die Fälle, in denen ein Programm einen bestimmten Abschnitt des Codes mehrfach durchlaufen soll – beispielsweise um einen Näherungs-
752
wert schrittweise zu berechnen. Dann redet man von Schleifen. Auch hier kommt meist wieder eine Bedingung ins Spiel, anhand derer das Programm entscheidet, wie oft der Durchlauf durch die Schleife erfolgen soll. In Visual Basic stehen verschiedene Abfrage- und Schleifentypen zur Verfügung, von denen jeder fast alle zu diesem Bereich gehörenden Aufgaben bewältigen kann. Wir wollen Ihnen zwei davon kurz vorstellen.
Die If-Anweisung Die simpelste Abfrage – und eine, über die fast jede Programmiersprache verfügt – ist die If-Anweisung. In ihrer einfachsten Form besagt die If-Anweisung nur, dass ein Stück Code dann – und nur dann – ausgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung wahr ist. Zwei Formen der Syntax sind möglich:
» Eine einzeilige Variante bietet sich bei einfachen, kurzen Tests an. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird die Zeile ausgeführt. Zwar ermöglicht diese Form auch die Ausführung mehrerer Anweisungen. Dazu müssen sich jedoch alle Anweisungen in einer Zeile befinden und durch Doppelpunkte voneinander getrennt sein.
» Die mehrzeilige Variante ist dagegen strukturierter und flexibler und kann in der Regel leichter gelesen und gepflegt werden. Hier wird der Code zwischen der ersten Zeile der Anweisung – If Bedingung Then – und der letzten – End If – platziert. Wird die Bedingung zur Laufzeit als True ausgewertet, dann wird der Codeblock ausgeführt. Wenn sie False ist, dann wird der Codeblock übersprungen und die Ausführung wird mit der Zeile nach End If fortgesetzt. Bei der mehrzeiligen Variante darf es außer der If-Anweisung keine weitere Anweisung in der ersten Zeile geben. Wenn Sie – je nach Wahrheitswert der angewendeten Bedingung – zwei verschiedene Codeblöcke ausführen lassen wollen, können Sie die sogenannte erweiterte If-Anweisung benutzen. Beginnen Sie dazu wie bei der einfachen If-Anweisung. Nach Eingabe des Codes, der ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist, fügen Sie das Schlüsselwort Else ein. Danach folgt der Code, der ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung nicht wahr ist. Den Abschluss bildet wieder End If.
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Die For...Next-Schleife Die For-Schleife beinhaltet eine Zählervariable zum Zählen der Wiederholungen des Durchlaufs (à Abbildung 28.13). Diese Zählervariable beginnt mit einem Anfangswert. Jedes Mal, wenn Visual Basic auf die Next-Anweisung trifft, wird der Zähler hochgezählt. Dann kehrt Visual Basic zur For-Anweisung zurück. Der Zähler wird wieder mit dem Endwert verglichen und wieder wird, abhängig vom Ergebnis, entweder der Block ausgeführt oder die Schleife beendet. Dieser Prozess ist so lange aktiv, bis der Zähler den Endwert überschreitet. Nach dem Beenden der Schleife fährt das Programm in der Zeile fort, die direkt auf die abschließende Next-Anweisung folgt.
Abbildung 28.13 Eine For...NextSchleife zum Zählen der Durchläufe
In einer For-Schleife wird die Zählervariable bei jedem Durchlauf der Schleife um einen bestimmten Wert – das sogenannte Inkrement – erhöht. Die Standardversion der For-Schleife verwendet ein Inkrement von 1. Es ist aber auch möglich, durch eine zusätzliche Angabe mit anderen Inkrementen als 1 zu arbeiten. Dazu müssen Sie nach dem Endwert das Schlüsselwort Step setzen und das gewünschte Inkrement angeben – beispielsweise bewirkt For I = 1 To 9 Step 2, dass für I nur die Werte 1, 3, 5 usw. benutzt werden.
TIPP
28.2.5 Variable und Konstante Wenn Sie in Visual Basic Berechnungen durchführen, müssen Sie Werte häufig für eine gewisse Zeit behalten, um später mit ihnen weiterarbeiten zu können. Wie die meisten Programmiersprachen speichert VBA Werte in Variablen, für die im Arbeitsspeicher ein Platz reserviert wird. Beispielsweise könnte in einer Variablen der
Name einer Person abgelegt werden, solange sich der Code mit den Daten dieser Person beschäftigt. Wenn der Code zur nächsten Person schreitet, wird deren Name in derselben Variablen abgelegt. Die konkreten Inhalte einer Variablen ändern sich also meist während der Ausführung.
Arbeiten mit einfachen Variablen Fast alle Variablen können immer nur Werte eines einzigen Datentyps aufnehmen. Die einzelnen Typen darin unterscheiden sich einerseits in der Form des Inhalts, andererseits auch im erforderlichen Speicherbedarf.
» Ganzzahlen-Variablen bilden die erste Untergruppe und dienen zum Speichern von ganzen Zahlen – also Zahlen, die keine Dezimalstellen besitzen. VBA benutzt mit den Typen Byte, Integer und Long drei unterschiedliche Typen von solchen Ganzzahlen-Variablen, die unterschiedlich große Zahlen speichern können und damit unterschiedlich viel Speicher belegen (à Tabelle 28.2). Als Standard können Sie fast immer den Datentyp Integer verwenden. Datentyp/Größe (Bytes)
» Die zweite Gruppe wird für Zahlen mit Dezimalstellen – also Gleitkommazahlen – verwendet (à Tabelle 28.3). Die Typen Single, Double, Decimal und Currency unterscheiden sich zwar nicht sehr hinsichtlich der Größe der Werte, wohl aber im Grad der
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Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Datentyp/Größe (Bytes)
Wertebereich/Hinweise
Single (4)
Dient zum Speichern von Gleitkommazahlen mit einfacher Genauigkeit. Das kann zu Rundungsfehlern führen.
Double (8)
Verfügt im Vergleich zu Single über die doppelte Genauigkeit, kann also 15 Dezimalstellen enthalten.
–3,4… x 1038 bis –1,4… x 10–45 bei negativen Zahlen; 1,4…. x 10–45 bis 3,4… x 1038 bei positiven Zahlen.
-1,79769313486231 x 10308 bis –4,94065645841247 x 10–324 bei negativen Zahlen; 4,94065645841247 x 10–324 bis 1,79769313486232 x 10308 bei positiven Zahlen
Decimal (12)
Speichert Zahlen mit Vorzeichen mit einer variablen Potenz zur Basis 10. Die Potenz zur Basis 10 wird als Skalierungsfaktor verwendet und bestimmt die Anzahl der Nachkommastellen, die in einem Bereich von 0 bis 28 liegen kann. Beim Skalierungsfaktor von 0 liegt der größtmögliche Wert bei +/-79.228.162.514.264.337.593.543.950.335. Bei 28 Nachkommastellen liegt der größte Wert bei +/–7,9228162514264337593543950335 und der kleinste Wert, der ungleich Null ist, bei +/–0,0000000000000000000000000001.
Currency (8)
Eignet sich besonders für Berechnungen mit Geldbeträgen und für Festkommaberechnungen, die eine hohe Genauigkeit erfordern. –922.337.203.685.477,5808 bis 922.337.203.685.477,5807.
Tabelle 28.3 Datentypen für Gleitkommazahlen
Genauigkeit, mit der die Daten gespeichert werden. Für eine mittlere Genauigkeit verwenden Sie Double. Der Datentyp Currency eignet sich besonders für Berechnungen mit Geldbeträgen und für Festkommaberechnungen, die eine hohe Genauigkeit erfordern.
»» Variablen zur Aufnahme von alphanumerischen Zeichen oder Zeichenketten – also Text – bilden die dritte Untergruppe (à Tabelle 28.4). Für diese alphanumerischen Größen existieren zwei Datentypen: String kann Zeichenketten variabler Länge speichern, String*Länge speichert eine Folge mit fester Länge – beispielsweise akzeptiert String*3 nur Folgen mit drei Zeichen. Die Codes für Zeichen vom Datentyp String liegen im Bereich von 0 bis einschließlich 255. Die ersten 128 Zeichen entsprechen den Buchstaben und Symbolen auf einer US-amerikanischen Standardtastatur und stimmen mit den im ASCII-Zeichensatz definierten Zeichen überein. Die zweiten 128 Zeichen sind Sonderzeichen – beispielsweise Buchstaben aus internationalen Alphabeten, Akzentzeichen, Währungssymbole und Symbole für mathematische Brüche.
754
Datentyp
Hinweis
String
Zeichenfolgen variabler Länge können bis zu 2 Milliarden Zeichen enthalten.
String * Länge
Zeichenfolgen fester Länge können 1 bis etwa 64 KB (2^16) Zeichen enthalten.
Tabelle 28.4 Datentypen für alphanumerische Zeichen
»» Der Typ Boolean dient zum Speichern von Wahrheitswerten – also Daten, die nur die beiden Werte True (wahr) oder False (falsch) annehmen können. Boolean benötigt 2 Bytes zur Speicherung. Beim Umwandeln anderer numerischer Datentypen in Werte des Typs Boolean wird 0 zu False und alle anderen Werte werden zu True. Beim Umwandeln von Werten des Datentyps Boolean in andere Datentypen wird False zu 0 und True zu –1.
»» Variablen vom Datentyp Date werden mit 8 Bytes gespeichert und können ein Datum im Bereich vom 01. Januar 100 bis zum 31. Dezember 9999 und eine Uhrzeit im Bereich von 0:00:00 bis 23:59:59 speichern. Jeder gültige Wert eines Datums- oder Zeitliterals kann einer Variablen vom Datentyp Date zugewiesen werden. Ein Datumsliteral muss durch
Grundlagen der Arbeit mit VBA
das Zeichen # eingeschlossen sein – beispielsweise #January 1, 1993# oder #1 Jan 93#. Beim Umwandeln anderer numerischer Datentypen in Werte des Datentyps Date repräsentieren die Vorkommastellen das Datum und die Nachkommastellen die Uhrzeit. Mitternacht entspricht dem Wert 0 und Mittag entspricht dem Nachkommawert 0,5. Negative ganze Zahlen repräsentieren ein Datum vor dem 30. Dezember 1899.
» Setzten Sie die Schreibmarke im Codefenster an die
» Der Datentyp Variant ist ein besonderer Datentyp,
Sie den gewünschten Datentyp ein oder wählen Sie ihn aus der Liste aus. Die Variable wurde deklariert und kann – beispielsweise in einer Anweisung – verwendet werden.
der beliebige Daten – mit Ausnahme von String-Daten fester Länge – aufnehmen kann. Dieser Datentyp kann also anstelle jedes anderen Datentyps verwendet werden, um im Umgang mit Daten flexibler zu sein. Das ist zwar bequem, führt aber zu einem höheren Speicherbedarf und damit zu einem etwas langsameren Code. Wenn Sie im Code eine Variable verwenden, die Sie nicht vorher deklariert haben, wird diese Variable von Visual Basic selbst – man sagt implizit – deklariert. Solche implizit deklarierten Variablen sind automatisch vom Typ Variant, können also fast alle Arten von Daten aufnehmen. Sie erfordern aber mehr Speicherressourcen als die meisten anderen Variablen.
TIPP
Variablen deklarieren Im Allgemeinen führen Sie Variablen über eine Deklarationsanweisung in Ihren Code ein. Eine solche Deklarationsanweisung kann innerhalb einer Prozedur zur Erstellung einer Variablen auf Prozedurebene oder zu Beginn eines Moduls im Deklarationsabschnitt zur Erstellung einer Variablen auf Modulebene platziert werden. Zur Deklaration von Variablen verwenden Sie normalerweise eine Dim-Anweisung und legen ihren Datentyp mit Hilfe der As-Klausel fest. Wenn Sie beispielsweise eine Variable mit dem Namen Vorname zur Aufnahme von Text deklarieren wollen, benutzen Sie als Datentyp String und verwenden Sie die Deklarationsanweisung Dim Vorname As String. Für die Namensgebung von Variablen gelten dieselben Richtlinien wie bei Modulen. Setzen Sie alle Deklarationsanweisungen möglichst an den Anfang des jeweiligen Codebereichs, beispielsweise des Moduls oder der Prozedur. Das vereinfacht später die Suche danach.
gewünschte Stelle, beispielsweise an den Anfang einer Prozedur.
» Geben Sie das Schlüsselwort Dim, gefolgt vom gewünschten Namen der Variablen ein und fügen Sie das Schüsselwort As hinzu – beispielsweise Dim Vorname As.
» Fügen Sie ein weiteres Leerzeichen hinzu und geben
28.2.6 Zugriff auf Zellinhalte bei Excel Eine sehr häufig in Excel durchzuführende Aufgabe umfasst das Festlegen einer Zelle oder eines Zellbereichs für die anschließende Bearbeitung – beispielsweise für das Eingeben einer Formel oder das Ändern eines Formats.
» Gewöhnlich können Sie dies in einer einzigen Anweisung durchführen, die sowohl den Bereich identifiziert als auch eine Eigenschaft ändert bzw. eine Methode anwendet. Sie benutzen dafür ein RangeObjekt, das entweder eine einzelne Zelle oder einen Bereich aus mehreren Zellen enthalten kann.
» Auf der Excel-Oberfläche selbst müssen Sie eine Zelle oder einen Bereich zuerst markieren, wenn Sie darin Werte eingeben oder das Format festlegen wollen. In VBA ist das nicht notwendig: Sie können Arbeiten an einem Zellbereich durchführen, während ein anderer Bereich in derselben oder einer anderen Tabelle markiert ist. Dementsprechend müssen Sie hier zwischen zwei wichtigen Eigenschaften des Range-Objekts unterscheiden: Mit der SelectEigenschaft wählen Sie einen Zellbereich aus, eine vorher markierte andere Zelle bleibt weiterhin markiert. Die Eigenschaft Activate hingegen wählt einen Bereich aus und markiert ihn auch.
Die aktive Zelle Zunächst sollten Sie wissen, wie man die gerade aktive Zelle anspricht. Um die gerade aktive Zelle zu ermitteln, benutzen Sie die Eigenschaft ActiveCell. Wenn Sie beispielsweise die gerade aktive Zelle markieren und mit einem roten Hintergrund versehen wollen, können Sie
755
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
einen Ausdruck wie Interior.ColorIndex = 3 verwenden. Dabei beschreibt Interior den Zellhintergrund und ColorIndex ist für die Farbe verantwortlich. Public Sub AktiveZelle1() ActiveCell.Interior.ColorIndex = 3 End Sub
Absolutes Verweisen auf Zellen und Bereiche Wenn Sie in einer bestimmten Bereichsadresse eine Arbeit vornehmen wollen, werden Sie einen Zellbereich direkt ansprechen wollen, also unabhängig davon, welcher andere Bereich gerade aktuell ist. Sie können eine Zelle oder einen Zellbereich verweisen, indem Sie die Range-Methode verwenden. Als Parameter von Range können Sie einzelne Zellen, Bereich, Spalten oder Zeilen benutzen (à Tabelle 28.5).
Daten eingeben Einer der Gründe für das Markieren von Zellen und Bereichen einer Tabelle liegt darin, Daten in die Markierung einzugeben. Bei der Arbeit mit Microsoft Excel markieren Sie gewöhnlich eine Zelle bzw. Zellen und führen dann Aktionen aus, wie beispielsweise das Eingeben von Werten in diese Zellen. In Visual Basic ist es in der Regel nicht notwendig, Zellen vor einer Änderung zu markieren – Sie können diese Arbeit in einem Schritt durchführen. Wenn Sie in Visual Basic beispielsweise einen Text oder einen Zahlenwert eingeben wollen, brauchen Sie den entsprechenden Bereich nicht zu markieren. Sie müssen nur das Range-Objekt zurückgeben und dann für den gewünschten Wert festlegen.
Bezug
Bedeutung
Range(»A1«)
Zelle A1
Range(»A1:B5«)
Zellen A1 bis B5
Public Sub Eingabe1() With Worksheets(»Tabelle1«) Range(»A2«) = »Umsatz« End With End Sub
Range(»C5:D9;G9:H16«)
Eine Mehrfachmarkierung eines Bereichs
Daten aus der Tabelle übernehmen
Range(»A:A«)
Spalte A
Range(»1:1«)
Zeile 1
Range(»A:C«)
Spalten A bis C
Range(»1:5«)
Zeilen 1 bis 5
Um Daten aus einer Tabelle in Ihren VBA-Code zu übernehmen, gehen Sie im Prinzip genauso vor wie bei der Eingabe von Daten in die Tabelle – nur in umgekehrter Richtung. Wichtig sind hier natürlich wieder die am Anfang beschriebenen unterschiedlichen Techniken zur Markierung.
Range(»1:1;3:3;8:8«)
Zeilen 1, 3 und 8
Range(»A:A;C:C;F:F«)
Spalten A, C und F
Tabelle 28.5 Benutzen Sie Range zum Verweisen.
Beispielsweise könnten Sie in der ersten Routine des folgenden Codes die Zelle B2 in Tabelle1 auswählen, in der zweiten wird die Zelle C3 markiert. In beiden Fällen wird die Zelle rot eingefärbt. Public Sub ZelleAuswählen1() Worksheets(»Tabelle1«).Range(»B2«).Select ActiveCell.Interior.ColorIndex = 3 End Sub Public Sub ZelleMarkieren1() Worksheets(»Tabelle1«).Range(»C3«).Activate ActiveCell.Interior.ColorIndex = 5 End Sub
756
Wenn Sie die Zelleinträge innerhalb des Codes weiterverarbeiten wollen, werden Sie im allgemeinen Variablen verwenden, mit deren Hilfe Sie den Inhalt innerhalb von VBA weiterverwenden können. Das verstehen Sie am besten an Hand eines Beispiels: Im folgenden Code werden zwei Variablen deklariert. Diesen werden die Inhalte von zwei Zellen der Tabelle1 zugewiesen. Die Variablen werden miteinander verknüpft und das Ergebnis wird in eine andere Zelle der Tabelle geschrieben. Sub TexteVerbinden() Dim Vorname As String Dim Nachname As String Dim Name As String Vorname = Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»A2«).Value Nachname = Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»B2«).Value
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Name = Vorname & » » & Nachname Worksheets(»Tabelle1«)-Range(»C2«).Value = Name End Sub
28.2.7 Auswahl und Aktionen bei Word Wenn Sie in Word manuell an einem Dokument arbeiten, müssen Sie normalerweise den Text zum Durchführen einer Aktion vorher markieren. In VBA können Sie dies durch Verwenden des Selection-Objekts oder eines Range-Objekts erreichen.
»» Das Selection-Objekt stellt die aktuelle Auswahl in einem Fenster oder einem Fensterausschnitt dar. Es kann nur jeweils ein Selection-Objekt pro Fensterausschnitt eines Dokuments vorhanden sein und lediglich ein Selection-Objekt kann in der gesamten Anwendung aktiv sein.
»» Range-Objekte haben mit Selection-Objekten viele Methoden und Eigenschaften gemein. Range-Objekte sind jedoch unabhängig von der Markierung. Das heißt, Sie können damit einen Bereich definieren, ohne die sichtbare Markierung im Dokument zu ändern. Sowohl Selection- als auch Range-Objekte stellen Methoden zur Verfügung, mit denen Sie den ausgewählten Text anschließend bearbeiten können.
Selection-Objekte Ein Selection-Objekt stellt den in einem Dokument markierten Bereich dar. Haben Sie keinen Bereich markiert, beschreibt dieses Objekt die Position der Schreibmarke. Das ist ähnlich wie beim manuellen Arbeiten: Wenn Sie nur die Pfeiltasten benutzen, wird die Einfügemarke verschoben, wenn Sie vorher Ð gedrückt hatten, wird ein Bereich markiert. Es kann nur jeweils ein SelectionObjekt pro Dokument existieren und dieses greift stets auf die aktuelle Markierung zu. Zunächst geht es einmal darum, einen Bereich zu markieren. Falls Text nicht bereits vorher manuell markiert wurde, können Sie dazu die Select-Methode verwenden. Diese Eigenschaft gibt ein Selection-Objekt zurück, das die aktive Markierung in einem Dokumentfensterausschnitt darstellt, sofern bereits Text markiert ist. Die Select-Methode steht von mehreren Objekten aus zur
Verfügung – beispielsweise vom Objekt ActiveDocument, welches das aktive Word-Dokument darstellt.
»» Das erste Wort im aktiven Dokument wird markiert. Das Element in der Words-Auflistung enthält sowohl das Wort als auch die Abstände nach dem Wort. Sub ... ActiveDocument.Words(1).Select End Sub
»» Die ersten vier Absätze im aktiven Dokument werden markiert. Die Range-Methode wird zum Erstellen eines Range-Objekts verwendet, das sich auf die ersten vier Absätze bezieht (à unten). Die SelectMethode wird dann auf das Range-Objekt angewendet. Mit Paragraphs(Index) geben Sie ein einzelnes Paragraph-Objekt zurück. Index ist dabei die laufende Nummer der Absätze. Sub ... Dim Absatz As Range Set Absatz = ActiveDocument.Range( _ Start:=ActiveDocument.Paragraphs(1).Range. Start, _ End:=ActiveDocument.Paragraphs(4).Range.End) Absatz.Select End Sub
»» Die erste Tabelle im aktiven Dokument wird markiert. Sub ... ActiveDocument.Tables(1).Select End Sub
In einem zweiten Schritt wollen wir daran gehen, eine bestehende Markierung zu ändern. Hier wird es etwas komplizierter, da Sie bei den nachfolgend beschriebenen Techniken immer diverse Parameter – wie die Richtung der Verschiebung, die Maßeinheit und Ähnliches – angeben müssen. Wir wollen zunächst auf die Parameter eingehen – deren praktische Wirkung erkennen Sie dann anhand der nachfolgenden Beispiele:
»» Die Bewegungsrichtung bestimmen Sie mit Methoden wie MoveUp, MoveDown usw. (à Tabelle 28.6). Die Methode muss auf einen Ausdruck angewendet werden, der ein Selection-Objekt darstellt, also eine bestehende Bereichsmarkierung oder die Position der Schreibmarke (à oben).
757
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
Richtung
Ausdruck
Name
Wert
Beschreibung
Oben
Ausdruck.MoveUp(Unit, Count, Extend)
wdExtend
1
Unten
Ausdruck.MoveDown(Unit, Count, Extend)
Das Ende einer vorhandenen Markierung wird bis zum Ende der angegebenen Einheit erweitert.
Rechts
Ausdruck.MoveRight(Unit, Count, Extend)
wdMove
0
Links
Ausdruck.MoveLeft(Unit, Count, Extend).
Die Markierung wird zu einer Einfügemarke reduziert und an das Ende der angegebenen Einheit verschoben.
Zum Anfang
Ausdruck.HomeKey(Unit, Extend)
Zum Ende
Ausdruck.EndKey(Unit, Extend)
Zum Anfang der nächsten Texteinheit
Ausdruck.StartOf(Unit, Extend)
Zum Ende der nächsten Texteinheit
Ausdruck.EndOf(Unit, Extend)
Tabelle 28.8 Die WdMovementType-Konstanten
»» Der Parameter Unit gibt an, dass Sie die Schreibmarke um unterschiedliche Maßeinheiten bewegen bzw. eine Markierung um solche Maßeinheiten erweitern wollen. Zum Festlegen dieser Einheit benutzen Sie die Elemente der WdUnits-Enumeration (à Tabelle 28.9).
Tabelle 28.6 Bewegungen durchführen
»» Beachten Sie die Parameter Unit, Count und Extend. Damit regeln Sie die Details der Verschiebung. Diese Parameter sind optional, da die Methoden über einen Standardwert verfügen (à Tabelle 28.7). Name
Datentyp
Beschreibung
Unit
Variant
Die Einheit, um die die Markierung verschoben werden soll. Dabei kann es sich um eine der folgenden WdUnits-Konstanten handeln: wdLine, wdParagraph, wdWindow oder wdScreen. Der Standardwert ist wdLine.
Name
Wert
Beschreibung
wdCell
12
Zelle
wdCharacter
1
Zeichen
wdColumn
9
Spalte
wdLine
5
Zeile
wdParagraph
4
Absatz
wdRow
10
Zeile
wdScreen
7
Bildschirmabmessungen
wdSection
8
Abschnitt
Count
Variant
Die Anzahl der Einheiten, um die die Markierung verschoben werden soll. Der Standardwert ist 1.
wdSentence
3
Satz
wdStory
6
Artikel
Extend
Variant
Gibt an, ob die Markierung verschoben oder erweitert wird.
wdTable
15
Tabelle
wdWindow
11
Fenster
wdWord
2
Wort
Tabelle 28.7 Optionale Parameter
»» Über den Parameter Extend regeln Sie beispielsweise, ob die Einfügemarke verschoben oder eine Markierung erstellt oder erweitert werden soll. Als Werte für diesen Parameter dienen zwei WdMovement Type-Konstanten (à Tabelle 28.8). Der Standardwert ist wdMove, was die Einfügemarke verschiebt.
Tabelle 28.9 Wichtige Einheiten in der WdUnits-Enumeration
Berücksichtigen Sie diese etwas theoretischen Angaben bei den nachfolgenden Beispielen:
»» Die Markierung wird an den Anfang des Absatzes verschoben. Sub ... Selection.StartOf _ Unit:=wdParagraph, Extend:=wdMove End Sub
758
Grundlagen der Arbeit mit VBA
»» Die Markierung wird an den Anfang des nächsten Absatzes verschoben. Sub ... Selection.MoveRight Selection.MoveDown Unit:=wdParagraph, _ Count:=1, Extend:=wdMove End Sub
»» Die Markierung wird an das Ende der aktuellen Zeile verschoben und die Anzahl der Zeichen, um die verschoben wurde, wird der Variablen pos zugewiesen. Der Wert von pos wird angezeigt. Sub ... pos = Selection.EndKey(Unit:=wdLine, _ Extend:=wdMove) MsgBox pos End Sub
»» Die Markierung wird um ein Zeichen nach rechts verschoben. Wenn der Vorgang erfolgreich ausgeführt wurde, gibt MoveRight den Wert 1 zurück und der Erfolg wird gemeldet. Sub ... If Selection.MoveRight = 1 Then MsgBox „Bewegung _ erfolgreich“ End Sub
»» Die Markierung wird bis an das Ende des Absatzes erweitert. Sub ... charmoved = Selection.EndOf(Unit:=wdParagraph, _ Extend:=wdExtend) If charmoved = 0 Then MsgBox „Erweiterung nicht erfolgreich“ End Sub
»» Die Markierung wird um eine Zeile nach unten erweitert. Sub ... Selection.MoveDown Unit:=wdLine, Count:=1, Extend:=wdExtend End Sub
Wenn Sie eine bestehende Bereichsmarkierung auf heben wollen, verwenden Sie die Collapse-Methode. Damit setzen Sie die Schreibmarke auf den Anfangsbzw. Endpunkt der vorher vorhandenen Markierung.
Der Parameter Direction ist erforderlich und beschreibt die Richtung, in die die Markierung reduziert werden soll. Es kann sich dabei um eine der WdCollapseDirection-Konstanten wdCollapseEnd oder wdCollapseStart handeln. Der Standardwert ist wdCollapseStart.
»» Die Markierung wird auf eine Einfügemarke am Anfang der Markierung reduziert. Sub ... Selection.Collapse Direction:=wdCollapseStart End Sub
»» Die Type-Eigenschaft des Selection-Objekts gibt Informationen zur Art der Markierung zurück. Eine Meldung wird angezeigt, wenn die Markierung eine Einfügemarke ist – also kein Bereich markiert ist. Sub ... If Selection.Type = wdSelectionIP Then MsgBox „Nichts ausgewählt“ Else MsgBox Selection.Text & „ wurde ausgewählt“ End If End Sub
Range-Objekte Wir sagten es am Anfang dieses Abschnitts schon: Range-Objekte haben mit Selection-Objekten viele Methoden und Eigenschaften gemein. Range-Objekte sind jedoch unabhängig von der Markierung. Das heißt, Sie können einen Bereich definieren und modifizieren, ohne eine aktuell vorhandene und optisch sichtbare Markierung im Dokument zu ändern. Sie können mit Range in einem Dokument auch mehrere Bereiche definieren, während es mit Selection immer nur eine Markierung pro Dokument gibt. Ähnlich wie bei Textmarken werden Range-Objekte zur Identifizierung bestimmter Abschnitte eines Dokuments verwendet. Jedes Range-Objekt wird durch eine Anfangs- und eine Endzeichenposition definiert. Ein Range-Objekt kann so klein wie die Einfügemarke sein oder so groß wie das gesamte Dokument. Ein RangeObjekt ist im Gegensatz zu einer Textmarke jedoch nur während der Ausführung der das Objekt definierenden Prozedur vorhanden. Die Range-Methode des Document-Objekts wird zum Erstellen eines Range-Objekts verwendet, das über einen
759
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
vorgegebenen Start- und Endpunkt verfügt. Start- und Endpunkt können identisch sein, wenn Sie damit nur eine Stelle in einem Dokument markieren wollen. Ein Range-Objekt wird erstellt, das am Anfang des ersten Zeichens des Dokuments beginnt und sich bis zum zehnten Zeichen erstreckt. Der Inhalt wird wiedergegeben. Sub ... Dim Bereich As Range Set Bereich = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10) MagBox Bereich End Sub
Wenn Sie sich mehrmals auf ein Range-Objekt beziehen wollen, können Sie die Anweisung Set verwenden, mit der Sie eine Variable mit dem Range-Objekt gleichsetzen können. Wenn Sie jedoch an einem Range-Objekt nur eine einzige Aktion durchführen wollen, ist das nicht notwendig.
»» Ein Bereich wird als aktuelle Markierung definiert. Die SetRange-Methode definiert den Bereich neu, so dass er die aktuelle Markierung und die nächsten zehn Zeichen umfasst. Der Inhalt wird wiedergegeben. Sub ... Dim Bereich As Range Set Bereich = Selection.Range Bereich.SetRange Start:= Bereich.Start, End:= Bereich.End + 10 MagBox Bereich End Sub
Einfügen von Text Nachdem Sie über das Selection-Objekt oder das RangeObjekt eine Markierung festgelegt haben, können Sie darauf verschiedene Eigenschaften einsetzen und Methoden anwenden, um Änderungen an der Markierung durchzuführen. Sie können dieses Objekt in einer Variablen speichern und auf diese dann Eigenschaften oder Methoden anwenden. Wenn Sie mehrere Eigenschaften oder Methoden auf dasselbe Objekt anwenden müssen, können Sie die Struktur With...End With verwenden. Verwenden Sie die InsertAfter- oder InsertBeforeMethode zum Einfügen von Text vor oder nach einem Selection- bzw. Range-Objekt.
760
»» Am Ende des aktiven Dokuments wird Text eingefügt. Sub ... ActiveDocument.Content.InsertAfter Text:=“ENDE“ End Sub
»» Vor der Markierung wird Text eingefügt. Sub ... Selection.InsertBefore Text:="NEUER TEXT: " End Sub
Nach Anwendung der InsertBefore- oder InsertAfterMethode wird das Range- oder Selection-Objekt erweitert, damit es auch den neuen Text einschließt. Verwenden Sie die Collapse-Methode zum Reduzieren eines Selection- oder Range-Objekts zum Anfangs- oder Endpunkt.
Absätze einfügen Beim Einfügen von Text kommt man manchmal in die Verlegenheit, einen neuen Absatz erstellen zu müssen.
»» Mit der Selection.InsertParagraphAfter-Methode fügen Sie nach einer Auswahl eine Absatzmarke ein.
»» Mit der Selection InsertParagraphBefore-Methode wird vor der angegebenen Auswahl oder dem Bereich ein neuer Absatz eingefügt. Nach dem Verwenden einer dieser Methoden wird die Auswahl erweitert, um den neuen Absatz einzuschließen. Gegebenenfalls müssen Sie also anschließend reduzieren.
»» Ein neuer Absatz wird nach dem aktuellen Absatz eingefügt. Sub ... With Selection .Move Unit:=wdParagraph .InsertParagraphAfter .Collapse Direction:=wdCollapseStart End With End Sub
Grundlagen der Arbeit mit VBA
»» In diesem Beispiel wird am Ende des aktiven Dokuments ein Absatz eingefügt. Die Content-Eigenschaft gibt ein Range-Objekt zurück. Sub ... ActiveDocument.Content.InsertParagraphAfter End Sub
Ändern von Text Sie können vorhandenen Text ändern, indem Sie den Inhalt eines Bereichs ändern.
»» Das erste Wort im aktiven Dokument wird geändert, indem die Texteigenschaft auf Dies festgelegt wird. Sub ...() ActiveDocument.Words(1).Text = "Dies " End Sub
»» Der erste Satz im aktiven Dokument wird markiert und durch einen neuen Absatz ersetzt. Options.ReplaceSelection = True ActiveDocument.Sentences(1).Select Selection.TypeText "Die folgende Information ist vertraulich." Selection.TypeParagraph
Löschen von Text Sie können auch die Delete-Methode zum Löschen von vorhandenem Text verwenden und dann mithilfe der InsertAfter- oder InsertBefore-Methode neuen Text einfügen. Der erste Absatz im aktiven Dokument wird gelöscht und neuer Text wird eingefügt. Sub ... Dim Absatz As Range Set Absatz = ActiveDocument.Paragraphs(1).Range With Absatz .Delete .InsertAfter Text:="Das ist der neue Absatz" .InsertParagraphAfter End With End Sub
Die Zwischenablage benutzen Durch Anwendung der Methoden Copy, Cut und Paste auf das Selection-Objekt können Sie die Befehle der Zwischenablage ansteuern.
»» Die aktuelle Auswahl wird vom aktiven Dokument kopiert. Selection.Copy
»» Die Auswahl aus dem dritten Dokument in der Documents-Auflistung wird gelöscht. Das Dokument muss nicht aktiv sein, um dessen aktuelle Auswahl aufzurufen. Documents(3).ActiveWindow.Selection.Cut
»» Die Auswahl im ersten Ausschnitt des aktiven Dokuments wird kopiert und im zweiten Ausschnitt eingefügt. ActiveDocument.ActiveWindow.Panes(1).Selection.Copy ActiveDocument.ActiveWindow.Panes(2).Selection.Paste
Das Aufrufen der Methoden Cut oder Copy verursacht jedoch einen Fehler, wenn keine Auswahl vorgenommen wurde. Es empfiehlt sich also, vorher über Selection. Text zu prüfen, ob ein Bereich markiert wurde.
Die Formatierung ändern Das Selection-Objekt enthält verschiedene Methoden und Eigenschaften, mit denen Sie die Formatierung der aktuellen Auswahl ändern können.
»» Die Schriftart der aktuellen Auswahl wird von Calibri in Times New Roman geändert. Sub ... If Selection.Font.Name = "Calibri" Then _ Selection.Font.Name = "Times New Roman" End Sub
»» Dem markierten Text wird Fettformatierung zugewiesen. Sub ... Selection.Font.Bold = True End Sub
761
Kapitel 28 • Automatisieren mit Makros und VBA
»» Den ersten zehn Zeichen im aktiven Dokument wird eine Fettformatierung zugewiesen. Sub SetBoldRange() Dim rngDoc As Range Set rngDoc = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10) rngDoc.Bold = True End Sub
»» Dasselbe Ergebnis kann mit nur einer Anweisung erreicht werden, die den Bereich kennzeichnet und die Bold-Eigenschaft ändert. Sub BoldRange() ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=10).Bold = True End Sub
»» Der zweite Absatz im aktiven Dokument wird markiert. Anschließend wird die Markierung zentriert. Sub FormatRange() ActiveDocument.Paragraphs(2).Range.Select Selection.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter End Sub
28.2.8 Daten in Access auslesen und zurückgeben Auch um in Access Berechnungen mit Daten durchführen zu können, müssen Sie zunächst einmal Inhalte aus einem Access-Objekt in den VBA-Code übernehmen.
Daten aus Steuerelementen lesen Wenn Sie den aktuellen Inhalt eines Steuerelements in einem Access-Objekt im Code benutzen wollen, können Sie diesen einer Variablen zuweisen. Welche Syntax Sie dabei verwenden müssen, hängt davon ab, welches Objekt gerade aktuell ist.
»» Allgemein gilt eine Form, in der Sie den Objekttyp, den Namen des Objekts und den Namen des Steuer elements angeben müssen. Weisen Sie diesen Ausdruck der Variablen zu. Variable = Forms!Formularname!Steuerelementname
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»» Wenn der Code sich auf das aktuelle Objekt bezieht, können Sie eine kürzere Form verwenden. Weisen Sie einfach der Variablen den Namen des Steuerelements zu, in dem sich der gewünschte Wert befindet. Variable = Steuerelementname
»» Wie bei Microsoft Access allgemein üblich, müssen Sie die Namen von Steuerelementen mit darin enthaltenen Leerzeichen in eckigen Klammern angeben. Benutzen Sie also beispielsweise die folgende Syntax: Variable = [Name Steuerelement]
Daten in Steuerelemente schreiben Entsprechendes gilt für den Fall, dass Sie den aktuellen Wert in ein Steuerelement schreiben wollen. Auch hier können Sie zwei Formen der Syntax verwenden.
»» Allgemein gilt wieder die Form, in der Sie den Objekttyp, den Namen des Objekts und den Namen des Steuerelements angeben müssen. Weisen Sie diesem Ausdruck die Variable zu. Forms!Formularname!Steuerelementname = Variable
»» Wenn der Code sich auf das aktuelle Objekt bezieht, können Sie eine kürzere Form verwenden. Weisen Sie einfach der Variablen den Namen des Steuerelements zu, in dem sich der gewünschte Wert befindet. Steuerelementname = Variable
28.2.9 Ereignisprozeduren bei Outlook Auch für Outlook können Sie Ereignisprozeduren verwenden. Beispielsweise können Sie eine Ereignisprozedur schreiben, die automatisch das Fenster maximiert, wenn Outlook gestartet wird. Ereignisse sind bestimmten Objekten zugeordnet. Das Application-Objekt ist das oberste Objekt und es ist immer verfügbar – es muss also nicht erst erstellt werden. Sie können eine Ereignisprozedur dafür erstellen, indem Sie in den Listenfeldern unterhalb der Titelleiste des Codefensters einfach Application in der linken Liste und anschließend das Ereignis in der rechten Liste auswählen.
Grundlagen der Arbeit mit VBA
Als Ereignisse für Application stehen Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung ( Tabelle 28.10). Geben Sie anschließend den Code ein, der ausgeführt werden soll, wenn das Ereignis eintritt. Ereignis
Tritt ein …
AdvancedSearchComplete
… wenn die erweiterte Suche abgeschlossen ist.
AdvancedSearchStopped
… wenn die erweiterte Suche abgebrochen wurde.
ItemSend
… wenn ein Element vom Benutzer gesendet wird.
MAPILogonComplete
… nachdem der Benutzer sich beim System angemeldet hat.
NewMail
… wenn mindestens eine neue E-MailNachricht im Posteingang eingegangen ist.
NewMailEx
… wenn ein oder mehrere Elemente im Posteingang eingehen.
Quit
… wenn Microsoft Outlook geschlossen wird.
Reminder
… unmittelbar vor dem Anzeigen einer Erinnerung.
Startup
… wenn Microsoft Outlook gestartet wird, jedoch erst, nachdem alle Add-InProgramme geladen worden sind.
eingefügt und kann danach zur Auswahl des Ereignisses in der Prozedurenliste benutzt werden. Im Anschluss geben Sie den Code ein, der verwendet werden soll, wenn das Ereignis eintritt. Im letzten Schritt wird Code eingefügt, um die Objektvariable auf das Objekt festzulegen, dessen Ereignis Sie bearbeiten möchten.
28.2.10 Kompilieren und testen Wenn Sie ein Makro in Visual Basic bearbeitet oder eine neue Prozedur erstellt haben, kann der Code dafür in Maschinencode übersetzt werden. Dieser Vorgang wird als Kompilieren bezeichnet. Dabei wird der Quellcode geprüft und Visual Basic gibt eine Fehlermeldung aus, wenn etwas nicht stimmt. Falls Sie einen Fehler nicht auf den ersten Blick finden, sollten Sie das Programm mithilfe der Befehle im Menü Debuggen testen ( Abbildung 28.14):
Abbildung 28.14 Das Menü Debuggen
Tabelle 28.10 Einige Ereignisse für Application
Um anderen Objekten einen Ereignishandler hinzuzufügen, sind einige weitere Schritte erforderlich. Hinweise dazu finden Sie in der Programmhilfe unter dem Stichwort Verwenden von Ereignissen mit Automation. In Kürze besteht die Vorgehensweise dazu in drei Schritten: Zuerst müssen Sie mithilfe des WithEvents-Stichworts eine Variable deklarieren, um das Objekt zu bestimmen, dessen Ereignis Sie bearbeiten wollen. Dieses Element wird anschließend in der Objektliste des Modulfensters
»» Einzelschritt führt die Prozedur Anweisung für Anweisung durch.
»» Ausführung bis Cursor-Position führt die Prozedur bis zu der Stelle aus, die durch die Einfügemarke gekennzeichnet ist, und markiert diese Anweisung.
»» Überwachung hinzufügen zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie einen Ausdruck definieren können, der während der Ausführung ausgewertet werden soll.
763
Kapitel 29 Die Anpassung mit XML Im letzten Kapitel gehen wir auf einige Möglichkeiten zur Anpassung der Oberfläche eines Office-Programms mit Hilfe von XML ein. Dabei beschränken wir uns meist auf den Einsatz in Microsoft Word, aber wir liefern auch einige Hinweise zur Verwendung in Microsoft Access.
» Den Anfang macht eine kurze Einführung in XML (à Abschnitt 29.1).
» Dann zeigen wir Ihnen, welche Funktionen man in Microsoft Word hinsichtlich XML benutzen kann (à Abschnitt 29.2).
» Wir wollen an dieser Stelle auch noch auf die seit der Version 2007 neuen Dateiformate des Programms etwas intensiver eingehen. Bei genauerem Hinsehen stellt man fest, dass es sich dabei um eine .zip-komprimierte Datei mehrerer XML-Dateien handelt. XML ermöglicht es Ihnen hier, Daten über verschiedene Speicher- und Abfragesysteme hinweg zu bearbeiten. Da XML visuell lesbar ist, können Sie eine beschädigte Datei im Editor öffnen und zumindest einen Teil der Informationen wiederherstellen (à Abschnitt 29.3).
» Im Anschluss wollen wir uns mit den Möglichkeiten der Manipulation der Oberfläche von Word 2010 beschäftigen. Im Wesentlichen geht es dabei um die Änderung des Menübands auf der Ebene der einzelnen Dokumente (à Abschnitt 29.4). Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Sie das Menüband
764
bei Office 2010 generell so anpassen können, dass sich bei jedem Starten des Programms immer die gewünschten Einstellungen ergeben. In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen Techniken vorstellen, die die Elemente des Menübands über das jeweils geöffnete Dokument automatisch regeln.
» Zum Anpassen der Registerkarten im Menüband müssen Sie bei Microsoft Access bedeutend weniger Aufwand betreiben als beispielsweise bei Microsoft Excel oder Word. Sie können – sozusagen – mit Bordmitteln arbeiten (à Abschnitt 29.5). Das Prinzip besteht darin, eine Systemtabelle zu erstellen, darin XML-Code einzugeben und dann das Programm anzuweisen, diesen Code zu verwenden. Im Ordner 29 auf der Begleit-CD finden Sie die beiden Unterordner XML und Menüband. Diese beinhalten Beispiele zu den in diesem Kapitel angesprochenen Themen. Denken Sie auch hier wieder daran, dass sich Code in den darin vorhandenen Dokumenten befindet. Klicken Sie in der Statusleiste auf Inhalt aktivieren, um den Zugang dazu zu ermöglichen.
TIPP
29.1 Einführung in XML Dies ist kein Buch über XML. Wir wollen aber darauf eingehen, welche Funktionen man zumindest in Microsoft Word hinsichtlich XML benutzen kann, und dazu müssen Sie zumindest die Grundprinzipien der Arbeit mit XML verstanden haben. Ein grundlegendes XML-System besteht aus einer Datendatei mit Markups, einem Schema
Einführung in XML
und einer Transformation. In den folgenden Abschnitten wollen wir Ihnen die Funktionen und die wesentlichsten Elemente davon vorstellen.
29.1.1 Markups und Tags XML ist eine Abkürzung für Extensible Markup Language – englisch für erweiterbare Auszeichnungssprache. Der Name deutet schon die Funktion an: Sie können damit in Dateien einzelne wichtige Daten kennzeichnen, auf die andere Werkzeuge zugreifen können – etwa so, als würden Sie in Ihren Akten wichtige Stellen mit einem Marker kennzeichnen. Der Vorgang der Kennzeichnung wird als Markup – also Markieren – bezeichnet. Dabei werden als Tags oder Token bezeichnete Codeelemente in den Datenbestand eingefügt, die die Bedeutung der einzelnen Elemente definieren. Das ist ähnlich wie bei HTML: Wenn Sie eine Webseite im Internet Explorer anzeigen lassen, mit der rechten Maustaste auf die Seite klicken und dann im Kontextmenü den Befehl Quelltext anzeigen wählen, finden Sie eine Mischung aus lesbarem Text und HTML-Tags wie beispielsweise
und
. Bei HTML definieren die Tags im Prinzip nur die Darstellungsweise der Daten und man ist dabei auf eine vordefinierte Gruppe von Tags beschränkt, die von allen Benutzern gemeinsam verwendet wird. Bei XML hingegen wird ein System der verwendbaren Tags von den dafür in der Organisation verantwortlichen Mitarbeitern definiert. Wenn Sie ein solches System beispielsweise auf Ihre einzelnen Verkaufsdaten konsequent anwenden, kann eine Datenbank darauf zugreifen und zusammenfassende Berichte erstellen. Wichtig ist, dass XML außerdem plattformunabhängig ist. Sie können den Code in jedem für die Verwendung von XML konzipierten Programm lesen und verarbeiten, wobei weder Hardware noch Betriebssystem eine Rolle spielen.
Abbildung 29.1 Daten mit Tags
Tags sind sowohl in HTML- als auch in XML-Dokumenten leicht daran zu erkennen, dass sie von spitzen Klammern umgeben sind. Sie treten immer paarweise auf, verfügen also über einen Anfangs-Tag – wie beispielsweise – und einen End-Tag – beispielsweise . Den Unterschied zwischen Anfangs- und End-Tag erkennen Sie daran, dass der End-Tag einen zusätzlichen Schrägstrich beinhaltet. Ein damit zu kennzeichnender Wert würde also mit Wert markiert werden. Es gibt Fälle, in denen alle in einer Datei vorhandenen Daten mit Tags ausgezeichnet sind. Beispielsweise könnten sämtliche Bestandteile einer Anschrift markiert sein ( Abbildung 29.1). Häufiger ist jedoch der Fall, in dem nur bestimmte Elemente so markiert sind ( Abbildung 29.2). Sie können also mithilfe von XML-Tags genau erkennen, welche Art von Daten markiert werden. Tags treten nicht nur paarweise mit Anfangs-Tag und End-Tag auf, sie unterliegen meist auch gewissen hierarchischen Strukturen. Beispielsweise kann man einen Block der Daten einer Anschrift mit den Tags und insgesamt markieren und dann die einzelnen Bestandteile darin wiederum individuell kennzeichnen – beispielsweise den Namen mit und . Welche Tag-Strukturen eingesetzt werden können, wird man im Allgemeinen entsprechenden Experten überlassen. Diese entwickeln ein System, das die Struktur der Markierung beschreibt. Wenn die in einem Datenbestand vorgenommenen Markierungen den durch das System geforderten Voraussetzungen genügen, spricht man von wohlgeformtem XML. Dies bedeutet meist, dass die Markierungen sowohl einen Anfangs-Tag und einen End-Tag aufweisen als auch den Forderungen hinsichtlich der hierarchischen Struktur genügen. Mit den entsprechenden XML-Tags können Sie beispielsweise ein Desktopprogramm verwenden, um Daten auf einem Standardcomputer zu öffnen und zu verwenden. Und unabhängig davon, wer einen XML-Datenblock erstellt, können dieselben Daten in verschiedenen Microsoft Office 2010 Professional-Programmen verwendet werden. Da XML so gut übertragbar ist, hat es sich
Abbildung 29.2 Daten mit Text und Tags
765
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
zu einer der beliebtesten Technologien für den Datenaustausch zwischen Datenbanken und Benutzerdesktops entwickelt.
29.1.2 Schemas und Transformationen Neben wohlgeformten, mit Tags versehenen Daten verwenden XML-Systeme im Allgemeinen noch zwei weitere Komponenten: Schemas und Transformationen.
XML-Schemas Wir sagten es gerade: Welche Tags-Strukturen eingesetzt werden können, wird man im Allgemeinen entsprechenden Experten überlassen. Diese entwickeln ein System, das die Struktur der Markierung beschreibt. Diese Struktur wird als Schema bezeichnet ( Abbildung 29.3). Ein Schema ist einfach eine XML-Datei, die die Regeln dazu enthält, was sich in einer XML-Datendatei befinden kann. Schemadateien haben meist die Dateinamenerweiterung .xsd, während XML-Datendateien die Erweiterung .xml verwenden. Schemas ermöglichen es einem Programm, Daten zu überprüfen. Damit wird sichergestellt, dass die Datenstruktur sowohl für die Person, die die Datei erstellt hat, als auch für andere Benutzer Sinn ergibt.
»» Dann folgt die Deklaration der einzelnen Elemente innerhalb von EINTRAG: Mit <xsd:element name="VORNAME" …/> definieren Sie beispielsweise den Tag VORNAME. Solche Deklarationen können außerdem die Arten von Daten steuern, die Benutzer eingeben können. In unserem Beispiel werden mit type="xsd:string" alle Daten als Text definiert. Stattdessen könnten Sie auch andere Datentypen wie decimal, integer oder date und time verwenden.
»» Beachten Sie, dass die Anfangs-Tags später wieder durch einen Ende-Tag geschlossen werden. Beispielsweise schließt das einleitende <xsd:element name="EINTRAG">. Wenn die Daten in einer XML-Datei mit den in dem Schema vorgegebenen Regeln konform gehen, werden die Daten als gültig angesehen.
Transformationen Wenn Sie die durch den Markup gekennzeichneten Daten an anderen Stellen verwenden wollen, können Sie eine Transformation durchführen. Beispielsweise könnten Sie damit die Adressdaten in den mit Word erstellten Briefen in eine Adressliste für Excel umwandeln. Dieser Vorgang wird auch als Extensible Stylesheet Language Transformation – abgekürzt mit .xslt – bezeichnet. Für diesen Vorgang benötigen Sie wiederum eine XMLDatei, die beschreibt, wie das Ergebnis der Transforma-
Abbildung 29.3 Ein einfaches Schema
Schemas können komplex aufgebaut sein, das Prinzip ist jedoch recht unkompliziert. Beachten Sie einfach die folgenden Punkte:
»» Die Zeilenelemente werden Deklarationen genannt. Der <xsd:element name="EINTRAG"> ist der AnfangsTag für einen Datenblock mit dem Namen EINTRAG.
»» Die Deklaration <xsd:sequence> weiter unten bedeutet, dass die nachfolgenden Tags – wie und – in einer bestimmten Reihenfolge platziert sein müssen.
766
Abbildung 29.4 Eine Transformationsdatei
Einführung in XML
tion aussehen soll. Wie deren Elemente aussehen, hängt vom gewünschten Ergebnis ab. Beispielsweise könnten Sie die Daten in einer HTML-Datei darstellen lassen ( Abbildung 29.4).
29.2 XML in Microsoft Word Microsoft Word 2010 bietet eine gewisse Unterstützung hinsichtlich des Einsatzes von XML. Aber gleich ein Wort zur Vorsicht: Wer an den Leistungsumfang und die Zuverlässigkeit eines speziellen XML-Editors gewöhnt ist, wird für diese Arbeit sicherlich nicht zu Word wechseln wollen. Die Funktionen zur Bearbeitung von XMLDokumenten fallen sehr begrenzt aus und der Umgang damit ist nicht besonders anwenderfreundlich. Mit XML erfahrene Anwender werden die Arbeit damit vielleicht auch als schlichtweg inakzeptabel finden. Dieses Buch beschäftigt sich aber auch mit der Verarbeitung von XML in Word und die anfangs angesprochenen Schemas, Transformationen und Daten können in Word verwendet werden, solange es sich um wohlgeformtes XML handelt. Die anschließend beschriebenen Verfahren funktionieren am besten, wenn die Datenstruktur in Ihrer Organisation mithilfe eines XML-Schemas definiert wird.
Die Werkzeuge dazu finden Sie wieder auf der Registerkarte Entwicklertools, speziell in der Gruppe XML ( Abbildung 29.5).
29.2.1 Öffnen von XML-Dateien Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass Sie in Word eine XML-Datendatei mit Markups anzeigen lassen können ( Abbildung 29.6). Öffnen Sie die Datei wie gewohnt. Unter Umständen müssen Sie im Dialogfeld Öffnen die Option Alle Dateien wählen, um die Symbole für diesen Dateityp sichtbar zu machen. Nur wenn bereits ein XML-Schema mit dieser Datei verknüpft ist, werden die damit definierten Tags mit angezeigt ( unten). Wenn Sie in der Gruppe XML auf die Schaltfläche Struktur klicken, wird rechts auf dem Bildschirm der Aufgabenbereich XML-Struktur angezeigt, aus dem die Struktur des Markups ersichtlich wird. Standardmäßig sind die eingefügten Tags sichtbar, sie können aber auch durch Abschalten des Kontrollkästchens XML-Tag im Dokument anzeigen im Aufgaben bereich ausgeblendet werden. Die Stellen mit den drei Punkten im Aufgabenbereich geben an, dass hier im Dokument Daten vorhanden sind, die nicht mit einem Markup versehen sind.
Abbildung 29.5 Die Registerkarte Entwicklertools
Abbildung 29.6 Eine XML-Datendatei in Word
767
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
29.2.2 Arbeiten mit XML-Schemas Sie können aber auch in einem normalen Word-Dokument einen Markup durchführen. Dazu benutzen Sie sinnvollerweise ein Schema ( oben). Die Schemas, die an ein Dokument angefügt werden können, sind in der Schemabibliothek zusammengefasst, also für alle Dokumente verfügbar. Diese Bibliothek ist anfangs noch leer.
Abbildung 29.8 Die Schemaeinstellungen
Hinzufügen von Schemas zur Schemabibliothek Um Schemas zur Schemabibliothek hinzuzufügen, gehen Sie in den folgenden Schritten vor:
»» Klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Schema . Im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins wird die Registerkarte XML-Schema angezeigt ( Abbildung 29.7).
Schemas verwalten Die angefügten Schemas können Sie über die Schemabibliothek verwalten. Klicken Sie zur Anzeige auf Schema in der Gruppe XML der Registerkarte Entwicklertools und dann im Dialogfeld auf die Schaltfläche Schemabibliothek. Im gleichnamigen Dialogfeld können Sie weitere Schemas hinzufügen, das markierte löschen oder auch über Schema bearbeiten das Dialogfeld Schemaeinstellungen auf den Bildschirm bringen ( Abbildung 29.9).
Abbildung 29.7 Dokumentvorlagen und Add-Ins
»» Klicken Sie auf Schema hinzufügen, navigieren Sie zum gewünschten XML-Schema und klicken Sie dann auf Öffnen. Sie können die Datei Schema1.xsd auf der Begleit-CD als Beispiel benutzen.
»» Geben Sie im Dialogfeld Schemaeinstellungen einen Namen für das Schema in das Feld Alias ein ( Abbildung 29.8). Dieser Name wird dann in der Liste der verfügbaren Schemas im Dialogfeld Vorlagen und Add-Ins angezeigt. Klicken Sie abschließend auf OK.
768
Abbildung 29.9 Die Schemabibliothek
XML in Microsoft Word
Abbildung 29.10 Der Aufgabenbereich XML-Struktur
Anfügen eines Schemas an ein Dokument
29.2.3 Übernehmen von XML-Tags
Wenn mit dem vorher genannten Schritt Schemas in der Bibliothek verfügbar sind, können Sie eines oder mehrere davon an ein Dokument anfügen. Die Liste im Aufgabenbereich XML-Struktur enthält die Elemente aus allen angefügten Schemas.
Wenn ein benutzerdefiniertes XML-Schema an ein Dokument angefügt ist, bietet der Aufgabenbereich XMLStruktur eine Liste der im Schema definierten Elemente. Sie wenden XML-Tags auf das Dokument an, indem Sie Dokumentinhalt markieren und dann ein Element aus der Liste auswählen. Wenn das Schema Attribute für ein Element definiert, können Sie diese ebenfalls im Aufgabenbereich XML-Struktur angeben.
»» Öffnen Sie das Dokument in Word, klicken Sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Schema .
»» Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins im Feld Markierte Schemas sind angefügt das Kontrollkästchen für jedes XML-Schema, das Sie an das Dokument anfügen möchten ( Abbildung 29.7).
»»
Nach der Bestätigung wird der Aufgabenbereich XML-Struktur rechts im Programmfenster angezeigt ( Abbildung 29.10 links). Sie können ihn übrigens über die Schaltfläche Struktur in der Gruppe XML ein- und ausblenden.
Hinzufügen von XML-Tags Anschließend müssen Sie dem Dokument XML-Tags hinzufügen. Um die Auswahl der Elemente und Attribute zu begrenzen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur untergeordnete Elemente des aktuellen Elements auf listen ( Abbildung 29.10 rechts). Dann führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
»» Markieren Sie im Dokument den Inhalt, den Sie in Tags einschließen möchten. Im Prinzip können Sie ein Wort, einen Ausdruck, einen Absatz, eine Zelle, eine Zeile, eine Spalte, ein Feld, ein Bild oder ein Objekt im Dokument markieren.
»» Wählen Sie im Aufgabenbereich XML-Struktur in der Liste Wählen Sie ein Element, das für Ihre aktuelle Auswahl übernommen werden soll ein Element aus. Beim ersten Arbeitsschritt dieser Art müssen Sie angeben, ob Sie die Auswahl für das gesamte Dokument übernehmen möchten ( Abbildung 29.11).
769
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.11 Für das gesamte Dokument übernehmen?
» Die Tags werden im Dokument angezeigt (à Abbildung 29.12). Gegebenenfalls müssen Sie das Kontrollkästchen XML-Tag im Dokument anzeigen im Aufgabenbereich XML-Struktur einschalten. Zum Anzeigen oder Ausblenden können Sie auch einfach die Tastenkombination Ÿ+Á+X drücken. Wenn Ihr Schema Attribute enthält, können Sie ein Attribut für das Element angeben. Dazu klicken Sie im Aufgabenbereich XML-Struktur unter Elemente im Dokument mit der rechten Maustaste auf das Element und dann auf Attribute. Wählen Sie aus der Liste Verfügbare Attribute das gewünschte Attribut aus und geben Sie in das Feld Wert den Wert des Attributs ein. Klicken Sie dann auf Hinzufügen.
Wenn Sie das Dokument zusammen mit den Tags drucken wollen, sorgen Sie dafür, dass das Kontrollkästchen XML-Tags drucken in der Kategorie Erweitert im Fenster zu den Word-Optionen eingeschaltet ist.
TIPP
Entfernen von XML-Tags Tags können nur paarweise entfernt werden, wenn der entstehende Code wohlgeformt bleiben soll. Um einen schon eingefügten Tag wieder zu entfernen, sorgen Sie über die Option XML-Tags im Dokument anzeigen im Aufgabenbereich XML-Struktur dafür, dass die Tags angezeigt werden. Setzen Sie den Mauszeiger im Dokument auf einen Start- oder Endtag. Klicken Sie darauf mit der rechten Maustaste und wählen Sie Tag … entfernen, um den Tag zu entfernen, ohne den eigentlichen Inhalt zwischen den Tags zu löschen.
Abbildung 29.12 Die Tags im Dokument
770
XML in Microsoft Word
Anzeigen von XML-Elementnamen
Überprüfen von XML-Daten
Wenn das Dokument leere XML-Elemente enthält, können Sie diese Elemente über den Namen im Dokumenttext auch dann anzeigen, wenn die Option XML-Tag im Dokument anzeigen abgeschaltet ist. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe XML auf Schema und dann auf XML-Optionen (à unten). Aktivieren Sie im Abschnitt XML-Ansichtoptionen das Kontrollkästchen Platzhaltertext für alle leeren Elemente anzeigen.
Word kann ein XML-Dokument entsprechend den Regeln eines XML-Schemas, das an das Dokument angefügt ist, auf Gültigkeit überprüfen. Um Gültigkeitsfehler beim Anwenden von XML-Tags zu vermeiden, aktivieren Sie im Aufgabenbereich XML-Struktur das Kontrollkästchen Nur untergeordnete Elemente des aktuellen Elements auflisten.
Sie können einen eigenen Platzhaltertext für Elemente angeben, indem Sie mit der rechten Maustaste auf einen Tag klicken, auf Attribute klicken und dann in das Feld Platzhaltertext Text eingeben.
Verhindern von unbeabsichtigtem Löschen
Zum Einschalten der Kontrollfunktion klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Schema. Unter Schemaüberprüfungsoptionen finden Sie im Dialogfeld zwei Optionen (à Abbildung 29.7).
» Um eine Gültigkeitsprüfung zu erzwingen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument gegen angehängte Schemas prüfen.
» Wenn Sie möchten, dass Benutzer Daten in einem
» Um zu verhindern, dass Word ein ungültiges Doku-
Dokument bearbeiten können, ohne die dafür vergebenen Tags zu ändern oder zu löschen, können Sie den Dokumentschutz verwenden. Dazu aktivieren Sie gegebenenfalls im Aufgabenbereich XML-Struktur das Kontrollkästchen XML-Tag im Dokument anzeigen.
ment speichert, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Speichern auch bei ungültigem XML zulassen.
» Klicken Sie dann auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Schützen auf Bearbeitung einschränken.
» Aktivieren Sie im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen und wählen Sie Keine Änderungen (Schreibgeschützt) aus.
» Wählen Sie im Dokument den Inhalt des nicht zu schützenden Elements aus und aktivieren Sie im Aufgabenbereich Formatierung und Bearbeitung einschränken im Bereich Ausnahmen (optional) das Kontrollkästchen Jeder.
» Wiederholen Sie diese Schritte für jeden XML-Tag, dessen Inhalt von Benutzern bearbeitet werden soll.
Die Gültigkeit eines Dokuments wird während der Bearbeitung im Aufgabenbereich XML-Struktur angezeigt. Symbole neben jedem Element zeigen an, ob das Element ungültig ist und um welche Verletzung es sich gegebenenfalls handelt. Außerdem werden Schemaverletzungen im Dokument mit violetten, wellenförmigen Linien markiert (à Abbildung 29.13). Beachten Sie dazu aber auch den folgenden Punkt: Ein Schema kann verlangen, dass Sie alle darin aufgeführten Tags verwendet haben. Die violetten Linien werden in diesem Fall so lange angezeigt, bis das geschehen ist. Die Anzeige bezieht sich also dabei nicht auf einen Fehler in der Eingabe, sondern nur auf die Unvollständigkeit. Wenn Sie im Dialogfeld XML-Optionen das Kontrollkästchen Schemaverletzungen in diesem Dokument ausblenden einschalten, werden diese violetten, wellenförmigen Linien nicht mehr angezeigt.
HINWEIS
» Klicken Sie abschließend auf Ja, Schutz jetzt anwenden. Sie können auch noch ein Kennwort für den Schutz eingeben oder auch das Dokument verschlüsseln.
771
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.13 Hier wurde das Element VORNAME benutzt. Schemaverletzungen werden – wenn vorhanden – ebenfalls angezeigt.
29.2.4 Speichern von XML-Daten Beim Speichern eines XML-Dokuments in Word sollten Sie Vorsicht walten lassen. Sie benutzen natürlich weiterhin dafür das Dialogfeld Speichern unter und darin stehen Ihnen einige Dateitypen für XML-Dateien und zusätzliche Optionen zur Verfügung ( Abbildung 29.14).
Als XML-Datendatei speichern Wenn Sie Änderungen an einer in Word geöffneten XMLDatendatei vorgenommen haben und diese speichern wollen, sollten Sie den Dateityp Word 2003 XML-Dokument benutzen und auf jeden Fall das Kontrollkästchen Nur Daten speichern einschalten! Dies führt dann dazu, dass das bisherige Dateiformat beibehalten wird, was Sie anschließend über einen Editor kontrollieren können ( Abbildung 29.15). Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur Daten speichern nicht einschalten, werden diverse Daten aus Word übernommen – beispielsweise das Seitenlayout und die Formatierung des Word-Dokuments –, was meist zu Konflikten führt ( Abbildung 29.16).
Abbildung 29.14 Das Dialogfeld Speichern unter
Abbildung 29.15 Die Option Nur Daten speichern wurde eingeschaltet.
772
XML in Microsoft Word
die Registerkarte XML-Schema. Klicken Sie auf XMLOptionen (à unten). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte Transformation anwenden und klicken Sie dann auf Durchsuchen, um die immer zu verwendende .xslt-Datei zu suchen. Bestätigen Sie diese Einstellung. Die gewählte .xslt-Datei wird dann bei jedem Speichervorgang verwendet. Sie können diese Standarddatei aber bei einem Speichervorgang wechseln, indem Sie das Kontrollkästchen Transform anwenden, im Dialogfeld Speichern unter aktivieren und eine andere .xsltDatei auswählen.
TIPP
29.2.5 XML-Optionen Abbildung 29.16 Das Kontrollkästchen Nur Daten speichern wurde nicht eingeschaltet.
Verwenden einer XML-Transformation Wenn Sie eine Transformationsdatei zum Formatieren des Dokuments verwenden möchten, stehen Ihnen dafür zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Wenn Sie beim Speichern der Datei eine .xslt-Datei übernehmen, verwirft Word alle Daten, die die Transformationsdatei nicht verwendet. Das ist zwar auch Teil des Sinns einer Transformation – benutzen Sie aber vorsichtshalber immer einen anderen Dateinamen.
ACHTUNG
Über die XML-Optionen können Sie Einstellungen zum Speichern von XML-Dateien, zum Prüfen der XML-Struktur für das angefügte XML-Schema sowie zum Anzeigen der XML-Struktur im Dokument und im Aufgabenbereich XML-Struktur festlegen (à Abbildung 29.17). Die Einstellungen werden auf das derzeit geöffnete Dokument angewendet. Sie rufen das Dialogfeld durch einen Klick auf XML-Optionen im Aufgabenbereich XML-Struktur oder im Dialogfeld Dokumentvorlagen und Add-Ins auf den Bildschirm.
» Wenn Sie beim Speichern eine spezielle .xslt-Datei für das gerade aktive Dokument verwenden wollen, wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter den Dateityp Word 2003 XML-Dokument, geben Sie im Feld Dateiname den Dokumentnamen ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Transform anwenden. Klicken Sie dann auf Transformation, wählen Sie die gewünschte .xslt-Datei aus und klicken Sie auf Öffnen. Klicken Sie abschließend auf Speichern.
» Wenn bei jedem Speichern des Dokuments immer dieselbe .xslt-Datei verwendet werden soll. können Sie es sich einfacher machen und anders vorgehen: Lassen Sie vor dem Speichern das Dialogfeld Vorlagen und Add-Ins anzeigen und wählen Sie darin
Abbildung 29.17 Die XML-Optionen
XML-Speicheroptionen Wenn Sie das Kontrollkästchen Nur Daten speichern aktivieren, werden lediglich die XML-Tags und der Inhalt aus dem angefügten Schema gespeichert. Ist das Kon-
773
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
trollkästchen abgeschaltet, werden Word-spezifische Tags, Eigenschaften, Formatierungen und Layoutinformationen gespeichert. Mit Benutzerdefinierte Transformation anwenden bestimmen Sie, dass beim Speichern standardmäßig eine .xslt-Datei verwendet wird, auch wenn Sie im Dialogfeld Speichern unter keine ausgewählt haben. Legen Sie diese Standarddatei hier über das Feld Benutzerdefinierte Transformation fest. Die gespeicherte Datei enthält dann nur die Ergebnisse der Transformation ( oben).
Schemaüberprüfungsoptionen Unter den Schemaüberprüfungsoptionen können Sie die Art und Weise der Prüfung festlegen:
»» Wählen Sie Dokument gegen angefügte Schemas prüfen aus, um die Gültigkeit des Dokuments gegen alle angefügten Schemas zu prüfen.
»» Wenn Schemaverletzungen in diesem Dokument ausblenden eingeschaltet ist, werden die lilafarbenen wellenförmigen Linien ausgeblendet, die ungültige XML-Tags im Dokument kennzeichnen. Anderenfalls wird ein Gültigkeitsprüfungsfehler angezeigt.
»» Ist Gemischte Inhalte ignorieren aktiviert, wird im Aufgabenbereich XML-Struktur der Text ausgeblendet, der sich außerhalb der Tags für das untergeordnete Element des angefügten Schemas befindet. Alle auf dieses Schema bezogenen Gültigkeitsüberprüfungsfehler werden für diese Art von Text ebenfalls ausgeblendet. Schalten Sie diese Option ab, um diesen Text im Aufgabenbereich XML-Struktur als Punkte anzuzeigen.
»» Wenn Sie Speichern auch bei ungültigem XML zulassen einschalten, können Sie das Dokument als XMLDatei mit XML-Markup jederzeit speichern, selbst wenn die Regeln des angefügten Schemas verletzt werden.
XML-Ansichtsoptionen Beachten Sie auch die drei XML-Ansichtsoptionen:
»» Namespacebezeichnung im XML-Strukturbereich aus blenden führt dazu, dass die Elementnamen ohne ihre Namespacebezeichner angezeigt werden. Das erleichtert das Lesen der XML-Elementhierarchie.
774
»» Wenn Sie Erweiterte XML-Fehlermeldungen anzeigen einschalten, werden ausführliche Fehlermeldungen angezeigt. Das Abschalten bewirkt die Anzeige von vereinfachten, weniger ausführlichen Fehlermeldungen.
»» Über Platzhaltertext für alle leeren Elemente anzeigen können Sie Elementnamen als Platzhaltertext anzeigen, was Sie darauf aufmerksam macht, dass ein Dokument leere XML-Elemente enthält.
29.3 Die neuen Office-Dateiformate XML wird auch als Grundlage der seit der Version 2007 bei den meisten Office-Programmen verwendeten Dateiformate benutzt. Das bringt beispielsweise einfachere Möglichkeiten zur Informationswiederherstellung und damit mehr Sicherheit. Da XML visuell lesbar ist, können Sie eine beschädigte Datei im Editor öffnen und zumindest einen Teil der Informationen wiederherstellen.
29.3.1 Die Struktur Sie sollten zunächst wissen, dass die neuen Office-Dateiformate – bei Word beispielsweise .docx und .doxm – eine Art von .zip-komprimiertem XML darstellen. Um das zu verstehen, sollten Sie einmal in Word ein Testdokument erstellen, dieses mit einigen Inhalten versehen und speichern. Wir haben für die folgenden Ausführungen einfach den Text Das ist ein Test eingegeben und die Datei als test. docx abgelegt. Dann können Sie die Datei außerhalb von Word von test.docx in test.docx.zip umbenennen. Es ist sinnvoll, bei Windows dafür zuerst die Option Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden auf der Registerkarte Ansicht im Dialogfeld zu den Ordneroptionen abzuschalten. Beim Umbenennen taucht ein Warnhinweis auf, den Sie aber missachten können, wenn es sich hier wirklich um eine Testdatei handelt und wenn Sie keine anderen Änderungen an den Inhalten vornehmen. Durch dieses Umbenennen ändert sich das Dateisymbol in das eines komprimierten Ordners. Sie können dann den damit angezeigten Ordner wie einen normalen komprimierten Ordner öffnen ( Abbildung 29.18). Sie finden darin mehrere Unterordner und Dateien.
Die neuen Office-Dateiformate
29.3.2 Die einzelnen Bestandteile Die einzelnen Dateien in dieser Struktur können Sie mit einem normalen Editor oder in Ihrem Browser öffnen.
Die Eingaben im Word-Dokument Abbildung 29.18 Der Inhalt einer umbenannten .docx-Datei
Der Ordner word darin beinhaltet den größten Teil der Tätigkeiten, die Sie am Dokument in Word durchgeführt haben ( Abbildung 29.19). In der Datei document.xml darin sind auch beispielsweise die eigentlichen Texteingaben im Dokument abgelegt – in unserem Beispiel die Eingabe Das ist ein Test ( Abbildung 29.20). Hier zeigt sich der Vorteil der Verwendung von XML: Da XML-Daten in einem Textformat und nicht in einem Binärformat gespeichert werden, sind sie direkt lesbar.
Abbildung 29.19 Der Inhalt der Ordners word
Abbildung 29.20 Die Word-Daten im Browser
775
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Sie könnten diese Verfahrensweise als allerletzten Versuch der Datenrettung in Fällen benutzen, in denen sich eine Word-Datei mit anderen Mitteln nicht mehr öffnen lässt.
Die weiteren Ordner und Dateien Die weiteren Ordner und Dateien in dieser Struktur sind vielleicht weniger interessant, können aber in Ausnahmefällen wichtig werden:
»» Im Ordner _rels werden die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Bestandteilen gespeichert und zwar je Part in einer eigenen Datei mit der Erweiterung .rels. Wenn Sie beispielsweise in Word einen Test mit eingebetteten Bildern gespeichert haben, finden Sie – wie gerade beschrieben – den Text in der Datei document.xml im Ordner word und die Verweise auf die eingebetteten Bilder in der Datei /word/_rels/document.xml.rels. Es gibt auch immer eine Datei /_rels/. rels, in der der Gesamtzusammenhang der einzelnen Bestandteile festlegt wird. Diese Datei ist die erste Datei, die beim Öffnen in Word gelesen wird.
»» Der Ordner docProps enthält in den Dateien core. xml, app.xml und custom.xml diverse Metadaten zu Dokumenteigenschaften wie beispielsweise Autor, Speicherdatum und mehr ( Abbildung 29.21).
29.4 Die Gestaltung der Word-Oberfläche In diesem Abschnitt des Kapitels zu XML wollen wir uns mit den Möglichkeiten der Manipulation der Oberfläche eines Office-2010-Programms beschäftigen. Im Wesentlichen geht es dabei um die Änderung des Menübands auf der Ebene der einzelnen Dokumente. Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Sie das Menüband bei Office 2010 generell so anpassen können, dass sich bei jedem Starten des Programms immer die gewünschten Einstellungen ergeben. In diesem Abschnitt wollen wir Ihnen Techniken vorstellen, die die Elemente des Menübands über das jeweils geöffnete Dokument automatisch regeln. Wir wollen hierfür nur exemplarisch vorgehen und uns bei den folgenden Hinweisen auf das Programm Word beschränken. Bei Excel können Sie eine ähnliche Vorgehensweise benutzen, bei Access ist eine Methodik erforderlich ( unten). Das Menüband der neueren Office-Programme verwendet ein XML-Markup, wodurch das Erstellen und Anpassen der Benutzeroberfläche vereinfacht wird. Mit ein paar XML-Zeilen können Sie genau die passende Benutzeroberfläche für den Benutzer erstellen. Das XML-Markup ist in einer einzigen Datei enthalten, weshalb das Anpassen der Benutzeroberfläche bei geänderten An-
Abbildung 29.21 Der Inhalt von core.xml im Browser
776
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
forderungen relativ einfach ist. Sie können damit auch die Produktivität verbessern, indem Sie die Befehle so anordnen, dass sie von den Benutzern leicht aufzufinden sind. Sie können zur Manipulation des Menübands auch COM- oder .NET-Add-Ins verwenden. Eine solche Vorgehensweise ist aber recht kompliziert. Sie machen es sich viel einfacher, wenn Sie mit XML arbeiten und dafür einen geeigneten Editor verwenden. Dabei benötigen Sie auch kein tiefer gehendes Wissen hinsichtlich XML.
HINWEIS
» Damit Sie einen ersten Einblick in die Möglichkeiten erhalten, wollen wir Ihnen zunächst das Prinzip der Vorgehensweise vorstellen. Dazu zeigen wir, wie man mit Hilfe einer zusätzlichen XML-Datei alle Inhalte im Menüband vollständig abschaltet. Das dabei verwendete Prinzip können Sie dann für alle nachfolgend beschriebenen Anpassungen verwenden.
» Anschließend gehen wir auf die Ressourcen ein, die Sie zur Manipulation des Menübands verwenden können. Dabei handelt sich um Dinge wie die Typen und Namen von Steuerelementen, die Sie in einem selbst gestalteten Menüband einsetzen können.
» Der letzte Abschnitt liefert eine größere Zahl von Beispielanwendungen mit Änderungen im Menüband. Darin werden wir uns mit der Manipulation der wichtigsten Elemente beschäftigen. Wir werden auch auf das programmgesteuerte Regeln der Einstellungen in den Word-Optionen eingehen.
Eine einleitende Bemerkung ist vielleicht noch notwendig: In früheren Versionen von Microsoft Office – also auch Word – wurde die Benutzeroberfläche mithilfe des CommandBars-Objekts über VBA geändert. In Office 2010 – und auch schon bei der Version 2007 – kann dieser Code in den meisten Fällen unverändert weiterverwendet werden. Änderungen an Symbolleisten in Office 2003 werden in der Version 2010 auf einer speziellen Registerkarte mit dem Namen Add-Ins angezeigt. Darin enthält die Gruppe Menübefehle Elemente, die der vorherigen Menüstruktur hinzugefügt wurden. Die Gruppe Symbolleistenbefehle zeigt Elemente, die vorherigen integrierten Symbolleisten hinzugefügt wurden. Benutzerdefinierte Symbolleisten werden in der Gruppe Benutzerdefinierte Symbolleisten innerhalb der Registerkarte Add-Ins angezeigt.
29.4.1 Das Prinzip der Manipulation Um einen ersten Überblick der vorhandenen Möglichkeiten zu gewinnen, können Sie die Datei leer.docm im Ordner Menüband von der Begleit-CD öffnen. In dieser Datei ist das Menüband vollständig verschwunden (à Abbildung 29.22). Nach dem Schließen der Datei zeigt sich das Menüband wieder in voller Pracht. Die Manipulation geschieht also über das Dokument, nicht über das Programm. Um zu bewirken, dass eine Datei beim Öffnen in Word das Menüband des Programms manipuliert, müssen Sie der Word-Datei eine weitere .xml-Datei als Anpassungsdatei hinzufügen und außerdem eine Beziehung dazu herstellen.
Abbildung 29.22 Word ohne Menüband – bis auf die Registerkarte Datei
777
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Die folgenden Ausführungen beschreiben die Vorgehensweise. Sie ist etwas umständlich, beschreibt aber das Prinzip. Wenn Sie es sich einfacher machen wollen, benutzen Sie das anschließend beschriebene Tool Custom UI Editor.
ACHTUNG
Sollen die Änderungen im Menüband generell bei jedem Öffnen von Word automatisch erscheinen, müssen Sie die gewünschten Anpassungen in der standardmäßig benutzten Dokumentvorlage Normal.dotx durchführen.
TIPP
Die Anpassungsdatei erstellen Zunächst müssen Sie wieder die einzelnen .xml-Bestandteile der Word-Dokumentdatei sichtbar machen. Dazu müssen Sie Ihre Word-Datei umbenennen und den Inhalt des damit erstellten .zip-komprimierten Ordners extrahieren und anzeigen lassen.
» Erstellen Sie eine neue Word-Datei, speichern Sie sie beispielsweise unter dem Namen Test.docm und schließen Sie sie dann wieder. Fügen Sie der Datei die zusätzliche Namenerweiterung .zip hinzu (à oben).
» Entpacken Sie den Inhalt dieser Datei über den Befehl Alle extrahieren aus dem Kontextmenü zum Dateisymbol. Die nachfolgende Bearbeitung muss auf Basis des entpackten Ordners erfolgen. Verwenden Sie die folgenden Schritte, um die Anpassung vorzunehmen:
» Öffnen Sie den Stammordner der Datei durch einen Doppelklick auf das Symbol darin und erstellen Sie innerhalb dieses Ordners einen neuen Ordner mit dem Namen customUI durch Wahl von Neu/Ordner aus dem Kontextmenü.
» In diesem Ordner erstellen Sie die Anpassungsdatei mit Hilfe eines beliebigen Texteditors. In dieser ge-
ben Sie den XML-Code ein, der dem Menüband neue Komponenten hinzufügt. Im folgenden Code wird nur das Attribut startFromScratch zum Anpassen des Menübands verwendet. Dabei werden alle integrierten Komponenten im Menüband ausgeblendet. Die Tastenkombinationen bleiben aber erhalten. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2009/07/customui" >
» Speichern Sie die Datei unter dem Namen customUI14.xml und schließen Sie sie.
Die Anpassungsdatei einbinden
» Dann müssen Sie noch festlegen, dass die von Ihnen erstellte Anpassungsdatei auch benutzt wird.
» Navigieren Sie nach dem Speichern und Schließen der Anpassungsdatei eine Ebene aufwärts und öffnen Sie im vorher extrahierten Ordner den Ordner _rels und darin die Datei .rels mit Hilfe eines Texteditors. Der Name steht für relationships – also Beziehungen –, denn die Angaben in dieser Datei regeln die Beziehungen zwischen den einzelnen Komponenten des Ordners. Sie finden darin bereits XMLMarkups (à Abbildung 29.23).
» Fügen Sie darin als vorletztes Element – also zwischen der Endmarke ... /> und dem Tag – eine Zeile hinzu.
Abbildung 29.23 Bereits vorhandene XML-Markups
778
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Abbildung 29.24 Eine weitere Zeile wurde eingefügt.
» Auf diese Weise wird eine Beziehung zwischen der Dokumentdatei und der Anpassungsdatei erstellt (à Abbildung 29.24).
» Speichern Sie die geänderte Datei und schließen Sie den Editor.
» Navigieren Sie aufwärts, bis der Ordner Test.docm angezeigt wird. Komprimieren Sie diesen Ordner wieder durch Wahl des Befehls Senden an/ZIP-komprimierter Ordner aus dem Kontextmenü. Das erstellt standardmäßig einen Ordner mit dem Namen Test.docm (2).zip.
» Diesen können Sie jetzt wieder in eine von Word lesbare Datei verwandeln, indem Sie ihn in Test(2). docm umbenennen. Wenn Sie diese Datei in Word öffnen, erhalten Sie die in dem einleitenden Beispiel gezeigte Oberfläche (à Abbildung 29.22).
TIPP
Sollten Sie bei der Eingabe des zusätzlichen XML-Markup einen Fehler gemacht haben,
kann Word Sie darauf hinweisen. Wählen Sie die Kategorie Erweitert unter den Word-Optionen und schalten Sie im Abschnitt Allgemein die Option Fehler in Benutzeroberflächen in Add-ins anzeigen ein.
Einen Editor verwenden Die eben beschriebene Vorgehensweise funktioniert, ist aber wegen der Notwendigkeit zum andauernden Umbenennen sehr umständlich. Es gibt aber einen für diesen Zweck hervorragend geeigneten Editor, den Sie im Internet auf der Seite http://openxmldeveloper.org/ articles/customuieditor.aspx finden. Laden Sie ihn von dort aus herunter und installieren Sie ihn. Automatisch wird auf dem Desktop eine Verknüpfung zu diesem Programm angelegt.
» Öffnen Sie den Custom UI Editor. Wählen Sie Open im Menü File, navigieren Sie zum Speicherort für die zu manipulierende Word-Datei, markieren und öffnen Sie sie. Im Hauptfenster Custom UI sehen Sie zunächst noch nicht viel (à Abbildung 29.25).
Abbildung 29.25 Der Editor mit der geöffneten Word-Datei
779
Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.26 Die XML-Markup-Datei im Custom UI Editor
»» Beachten Sie, dass Sie in diesem Editor zunächst einstellen sollten, ob Sie eine Datei für Office 2007 oder eine für Office 2010 ansprechen wollen. Das tun Sie über das Kontextmenü zum Dateinamen im linken Bereich des Fensters. Viele Elemente der Manipulation von Office 2007 funktionieren auch bei Office 2010. Es gibt aber Fälle, in denen Sie speziell die Einstellung für Office 2010 benutzen müssen – beispielsweise zum Anpassen der Inhalte der Registerkarte Datei ( unten).
»» Sie können dann dort die Daten für die XML-Markupdatei direkt eingeben ( Abbildung 29.26).
»» Nach dem Speichern über File/Save und dem Verlassen des Editors können Sie die so manipulierte Datei direkt wieder in Word öffnen. Die Anpassungsdatei wird automatisch eingebunden. Dieser Editor beinhaltet noch einige weitere interessante Eigenheiten, die für Sie interessant sein könnten: Beispielsweise sagt Ihnen ein Klick auf die Schaltfläche Validate , ob der von Ihnen eingegebene XML-Code korrekt ist. Auf weitere Vorzüge werden wir noch eingehen.
29.4.2 Ressourcen Nachdem Sie das Prinzip verstanden haben, wollen wir uns jetzt den Details des dafür notwendigen XML-Mark ups zuwenden. Dazu wollen wir Ihnen zunächst einige Ressourcen vorstellen, auf die Sie zum Aufbau des Markup zum Anpassen des Menübands zugreifen können.
780
Die Typen von Steuerelementen Oft werden Sie zum Aufbau eines benutzerdefinierten Menübands bereits in Word vorhandene Steuerelemente verwenden. Wenn Sie das tun, haben Sie den Vorteil, dass Sie die Funktionalität dieser Elemente nicht erst selbst definieren müssen – sie wird gleich mitgeliefert, wenn Sie ein solches Element in das Menüband einbauen. Wenn Sie sich das Menüband anschauen, merken Sie sofort, dass diese verschiedene Typen von Steuerelementen beinhaltet. Wenn Sie solche Elemente in benutzerdefinierte Stellen des Menübands einbinden wollen, müssen Sie sie mit dem englischen Namen ansprechen ( Tabelle 29.1).
Die Namen der vorhandenen Steuerelemente Um herauszufinden, welche Namen für die einzelnen Gruppen und Befehlsschaltflächen verwendet werden, können Sie sich eines Tricks bedienen: Lassen Sie die Kategorie Menüband anpassen oder auch Symbolleiste für den Schnellzugriff unter den Word-Optionen anzeigen. Wählen Sie über die Liste Befehle auswählen im linken Bereich die gewünschte Befehlsgruppe aus. Bewegen Sie dann den Mauszeiger auf den gewünschten Befehl und schauen Sie auf den automatisch angezeigten Tipp ( Abbildung 29.27). Der letzte – in Klammern gesetzte – Ausdruck ist der Name des Elements – beispielsweise ParagraphMarks für die Schaltfläche Alle anzeigen. Beachten Sie auch die kleinen Symbole rechts von den einzelnen Befehlen ( Tabelle 29.2). Zeilen ohne zusätzliche Symbole beschreiben eine einfache Schaltfläche.
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Bezeichnung
Typ
Beispiel
Menüband
ribbon
Registerkarte
tab
Start
Gruppe
group
Start/Zwischenablage
Menü
menu
Seitenlayout/Seite einrichten/Umbrüche
Galerie
gallery
Start/Formatvorlagen/Formatvorlagen
Schaltfläche
button
Start/Zwischenablage/Ausschneiden
Umschaltfläche
toggleButton
Start/Schriftart/Fett
Schaltfläche mit Dropdown-Elementen
splitButton
Start/Zwischenablage/Einfügen
Optionskästchen
checkBox
Ansicht/Einblenden/Lineal
Kombinationsfeld
comboBox
Start/Schriftart/Schriftart
Bezeichnung
labelControl
Reiner Text
Tabelle 29.1 Typen von Steuerelementen um das Menüband
Abbildung 29.27 Die Kategorie Symbolleiste für den Schnellzugriff unter den Word-Optionen
Symbole.mit.einer.Pfeilspitze.beschreiben.ein.Menü.mit.Elementen.beispielsweise.die.Schaltfläche.Seiten- und Abschnittsumbrüche einfügen,.die.den.Namen.BreaksGallery.trägt . Ist.die.Pfeilspitze.mit.einem.zusätzlichen.Strich.versehen,.beschreibt.die.Zeile.einen.Befehl,.der.eine.Bibliothek.öffnet .
Tabelle 29.2 Die einzelnen Symbole für die Befehle
In der Datei Controls auf der Begleit-CD finden Sie eine Word-Tabelle, in der alle in Word benutzten Steuerelemente mit Typ und Namen aufgelistet sind (à Abbildung 29.28). Unter demselben Namen finden Sie dort auch eine Excel-Tabelle gleichen
CD-ROM
Inhalts. Diese ist leichter lesbar. Wir haben diese Informationen aus einer Excel-Datei übernommen, die Sie von der Adresse http://www.microsoft.com/downloads/ details.aspx?displaylang=en&FamilyID=3f2fe784-610e4bf1-8143-41e481993ac6 herunterladen können.
Abbildung 29.28 Die Datei Controls
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Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Die Steuerung des Erscheinungsbilds Außerdem sollten Sie zur Definition eigener Steuerelemente noch eine Reihe von Schlüsselwörtern kennen, die das Erscheinungsbild des Elements im Menüband Attribute align
steuern. Nicht alle Attribute können auf alle Typen von Steuerelementen angewendet werden. Eine vollständige Liste aller Elemente in englischer Sprache können Sie über das Microsoft Developer Network herunter laden.
String Control ID Control ID Control ID Integer Integer String String Integer Integer String "true" oder "false" "true" oder "false" "true" oder "false" "true" oder "false" "large" oder "normal" String "true" oder "false" "normal", "borderless", oder "large" String "true" oder "false"
Legt fest, ob den Inhalt einer Gruppe automatisch in der Größe angepasst werden soll Horizontales oder vertikales Gruppieren einer Textfelds Legt fest, ob der Inhalt einer Gruppe vertikal zentriert sein soll Die Zahl der Spalten in einer Gallery Legt die Beschreibung eines Steuerelements fest Gibt an, ob ein Steuerelement an- oder abgeschaltet ist Control-ID für benutzerdefinierte Steuerelemente. Kann nicht mit idMso oder idQ kombiniert werden. Control-ID für ein eingebautes Steuerelement. Darf nicht mit ID oder idQ kombiniert werden. Legt ein benutzerdefiniertes Bild für ein Steuerelement fest ID für ein Standardbild Setzt das neue Steuerelement hinter das mit der Control ID Setzt das neue Steuerelement vor das mit der Control ID Die Höhe des Eintrags in einer Gallery Die Breite eines Eintrags in einer Gallery Legt eine Zugriffstaste für das Steuerelement fest Bezeichnung für ein Steuerelement Maximale Anzahl der Zeichen in einer Text- oder Combobox Anzahl der Zeilen in einer Gallery Der Text zur Hilfeinfo für ein Steuerelement Legt fest, ob ein Bild im Steuerelement angezeigt wird Legt fest, ob ein Bild für einen Eintrag angezeigt wird Legt fest, ob eine Bezeichnung für einen Eintrag angezeigt wird Legt fest, ob eine Bezeichnung für einen Steuerelement angezeigt wird Bestimmt die Größe des Steuerelements Ein Text, der die Breite eines Steuerelements angibt true entfernt die Standardregisterkarten, false blendet sie aus Bestimmt den Stil einer Schaltfläche Legt das Ziel eines Hyperlinks fest Gibt an, ob ein Steuerelement sichtbar ist
alignLabel
Definiert die Ausrichtung eines Steuerelements
Tabelle 29.3 Einige wichtige Attribute und Einstellungen dafür
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Symbole für benutzerdefinierte Elemente Wie Sie gleich sehen werden, können Sie neben den bereits in Word vorhandenen Steuerelementen auch eigene definieren, die Sie mit einer benutzerdefinierten Funktionalität ausstatten können. Als Symbole für diese benutzerdefinierten Steuerelemente können Sie standardisierte Bilder benutzen. Sie finden deren Namen in der Datei Icons auf der Begleit-CD. Wenn Sie eine der rechts auf der Registerkarte Entwicklertools angezeigten Bibliotheken öffnen, wird Ihnen eine Liste von Symbolen angezeigt ( Abbildung 29.29). Der Name des Symbols wird geliefert, wenn Sie den Mauszeiger darauf ruhen lassen. Ein Klick auf ein Symbol zeigt ein kleines Dialogfeld an, in dem das Symbol in großer und in kleiner Form angezeigt wird. Notieren Sie deren Namen und verwenden Sie sie bei der Erstellung des XML-Markup.
Die Größe der Symbole legen Sie beispielsweise über das Schlüsselwort size fest. Sie können als Parameter normal oder large benutzen – beispielsweise in der Form size="large".
29.4.3 Anwendungen für Standardelemente Die eben beschriebenen Ressourcen können Sie beim Erstellen des XML-Markup einsetzen. Wir liefern Ihnen in den nachfolgenden Abschnitten zuerst eine Bemerkung zur Reihenfolge der Markups und zeigen Ihnen dann Beispiele für die Anwendung.
Die Reihenfolge Wichtig ist, dass die Reihenfolge einer bestimmten Struktur folgt, die Sie beachten müssen; sonst funk-
Abbildung 29.29 Die Symbole in der Datei Icons
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Die Gestaltung der Word-Oberfläche
tioniert die Sache nicht! Am Anfang steht die Ebene , über die beispielsweise die Word-Optionen deaktiviert werden können. Erst dann kommen Sie mit zum Menüband und anderen Elementen. Darin können Sie zu Beginn mit die Symbolleiste für den Schnellzugriff beeinflussen. Es folgen mit die Angaben zur Liste der Befehle zur Registerkarte Datei. Dann können mit die einzelnen Registerkarten und mit die einzelnen Gruppen darin angesprochen werden. <customUI ... onLoad="onLoad"> ... ...> ... ... ...
Wenn Sie den oben erwähnten Custom UI-Editor verwenden, finden Sie im Menü Insert unter Sample XML einige Anwendungsbeispiele für den Einsatz dieses Editors: Wenn Sie darin den Befehl Word – Group on Insert Tab wählen, wird im Hauptfenster ein Code erzeugt, der in der Registerkarte Einfügen von Word eine zusätzliche Gruppe mit einer Schaltfläche erzeugt ( Abbildung 29.30).
Die Ebene Command Beginnen wir aber mit der Command-Ebene. Mit Commands können mehrere Befehlsschaltflächen außerhalb des Menübands deaktiviert werden. Dieses Deaktivieren von Befehlschaltflächen muss zwingend vor den Einstellungen zum Menüband – also vor dem Tag – erfolgen. Der folgende Markup schaltet die Hilfeschaltfläche in der Titelleiste und die Schaltflächen für die Optionen und Schließen in der Registerkarte Datei ab ( Abbildung 29.31). Sie finden ihn in der Datei Command.docm. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.30 Ein Anwendungsbeispiel im Custom UI-Editor
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.31 Mehrere Schaltflächen können nicht mehr angesprochen werden – beispielsweise das Hilfe-Symbol oben rechts sowie die Befehle Optionen und Beenden.
Alle integrierten Registerkarten ausblenden Die nächste Ebene ist . Das Element steht für das Menüband und hat ein Attribut namens startFromScratch. Dieses ist standardmäßig auf False gesetzt, was nicht explizit angegeben werden muss. Wenn Sie das Attribut auf True setzen, werden die integrierten Hauptregisterkarten ausgeblendet. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie eine eigene Benutzeroberfläche erstellen und eigene benutzerdefinierte Komponenten hinzufügen möchten. Wenn Sie das tun, müssen Sie auch nicht mehr die Eigenschaft visible für alle Registerkarten manuell und die Gruppen auf False setzen. Wenn Sie das Attribut startFromScratch auf True setzen, geschieht Folgendes:
» Standardmäßig werden alle Registerkarten, einschließlich der Registerkarte Add-Ins, ausgeblendet.
» Die Symbolleiste für den Schnellzugriff wird ausgeblendet.
In der XML-Markup-Datei können Sie angeben, dass die Befehle Neu, Öffnen, Speichern, Drucken und Schließen ausgeblendet werden sollen. Dies müssen Sie explizit in der XML-MarkupDatei angeben, indem Sie das Attribut visible für das spezielle Steuerelement auf False setzen. Danach lässt sich die Anwendung jedoch nur noch durch Schließen der Datei wiederherstellen.
HINWEIS
Den folgenden Code kennen Sie schon aus dem einleitenden Beispiel aus der Datei Leer.docm (à Abbildung 29.22). Darin wird nur das Attribut startFromScratch zum Anpassen des Menübands verwendet. Dabei werden alle integrierten Komponenten im Menüband ausgeblendet. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Die Tastenkombinationen bleiben aber erhalten. Wenn Sie diese Datei wieder schließen und Word beenden wollen, drücken Sie Ç+Ì.
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Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Die Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen
Die Befehle in der Registerkarte Datei ändern
Das Wort qat steht für Quick Access Toolbar und bedeutet Symbolleiste für den Schnellzugriff. Die Manipulation dieses Elements muss noch vor dem Einstellen von Registerkarten und deren Bestandteile erfolgen. Sie funktioniert nur, wenn Sie startFromScratch="true" verwenden. Damit werden zunächst die Elemente der Symbolleiste für den Schnellzugriff ausgeblendet. Sie können aber dann manuell wieder eingeblendet werden.
Sie können auch die Liste der Befehle auf der Registerkarte Datei beeinflussen. Dies muss noch vor dem Erstellen der Registerkarte und deren Elemente erfolgen.
Der folgende Code in der Datei qat.docm blendet alle integrierten Komponenten im Menüband aus und schaltet die Schaltflächen Speichern, Rückgängig, Wiederherstellen, Schließen und Neu in der Symbolleiste für den Schnellzugriff wieder ein ( Abbildung 29.32). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" > <documentControls>
Der folgende Code hat zur Folge, dass die Befehle Neu, Öffnen, Speichern unter sowie Speichern und Senden deaktiviert werden. Sie finden ihn in der Datei Datei. docm ( Abbildung 29.33). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.32 Die Symbolleiste für den Schnellzugriff wurde manipuliert.
Ein Klick auf die neue Schaltfläche Schließen in der Symbolleiste für den Schnellzugriff schließt das Dokument. Word verfügt dann wieder über die gewohnte Oberfläche.
Abbildung 29.33 Die Mehrzahl der Elemente auf der Register karte Datei wurde ausgeblendet.
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Registerkarten und Gruppen darin ausblenden Sie können ebenfalls einzelne Registerkarten oder Gruppen darin ausblenden. Sie müssen wieder das Attribut idMso= verwenden, um auf das gewünschte Element zu verweisen – wie beispielsweise die Registerkarte TabHome (Start). Einzelne Steuerelemente in einer Gruppe können aber nicht geändert werden!
»» Sie können beispielsweise alle Bestandteile einer integrierten Registerkarte gemeinsam ausblenden: Der folgende Code in der Datei OhneStart.docm blendet die Registerkarte Start aus ( Abbildung 29.34). Verwenden Sie das Attribut idMso=, um auf ein in Word integriertes Element zu verweisen – wie beispielsweise TabHome, was auf die Registerkarte Start verweist. die Anweisung startFromScratch="false" können Sie auch weglassen. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.34 Die Registerkarte Start wurde ausgeblendet.
»» Auf fast dieselbe Weise können Sie auch integrier-
Abbildung 29.35 Die Gruppe Schriftart wurde entfernt.
Hinzufügen von benutzerdefinierten Elementen Dann wollen wir uns der Aufgabe zuwenden, eigene Elemente einzubauen. Sie können damit eigene Registerkarten erstellen, in denen Sie die gewünschten Steuerelemente ansiedeln.
»» Der folgende Code in der Datei RegisterX.docm fügt eine zusätzliche – zunächst noch leere – Registerkarte mit dem Namen Register X hinzu ( Abbildung 29.36). Die Standardregisterkarten werden dabei nicht angetastet. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
te Gruppen ausblenden. Das folgende Codebeispiel in der Datei OhneSchriftart.docm blendet die Gruppe Schriftart auf der Registerkarte Start aus ( Abbildung 29.35). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" > Abbildung 29.36 Eine neue leere Registerkarte
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Die Gestaltung der Word-Oberfläche
»» Wenn dies die einzige anzuzeigende Registerkarte sein soll, müssen Sie mit startFromScratch="true" arbeiten. Der Code in der Datei RegisterY.docm fügt als einzige Registerkarte das leere Register Y hinzu ( Abbildung 29.37). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.37 Eine leere Registerkarte als einzige Registerkarte
Abbildung 29.38 Eine Registerkarte mit zwei Gruppen
»» Das folgende Codebeispiel in der Datei Start12.docm erstellt die leeren Gruppen Gruppe 1 und Gruppe 2 in der integrierten Registerkarte Start ( Abbildung 29.39). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
»» Der folgende Code in der Datei RegisterZ.docm entfernt die Standardregisterkarten, fügt eine leere Registerkarte mit dem Namen Register Z ein und erstellt darin die leeren Gruppen Gruppe 1 und Gruppe 2 ( Abbildung 29.38). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.39 Zwei neue Gruppen in der Registerkarte Start
Hinzufügen von Gruppen mit Steuerelementen Leere Gruppen bringen natürlich keine zusätzliche Funktionalität. Sie sollten Sie mit Steuerelementen füllen. Dazu können Sie integrierte oder auch benutzerdefinierte Steuerelemente verwenden.
»» Im folgenden Beispiel in der Datei Format.docm wird zunächst die Gruppe Schriftart aus der Registerkarte Start entfernt. Dann wird darin eine neue Gruppe Format erstellt und darin werden die inte
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
grierten Umschaltflächen Kursiv und Fett angesiedelt ( Abbildung 29.40). Beachten Sie, dass die Funktionalität der Schaltflächen bereits erfüllt ist, ohne dass Sie zusätzlichen Code schreiben mussten. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Abbildung 29.41 In der Registerkarte Start wurde eine neue Gruppe mit einigen Befehlen eingerichtet.
Abbildung 29.40 Die Gruppe Format mit zwei Standard schaltflächen
»» Sie können das folgende Codebeispiel in der Datei NeueGruppe.docm dazu verwenden, eine benutzerdefinierte Gruppe in der Registerkarte Start zu erstellen. Dieser Gruppe werden dann benutzerdefinierte Steuerelemente hinzugefügt – eine Schaltfläche, ein Kontrollkästchen mit Beschriftung und ein Listenfeld mit Beschriftung. Drei Listeneinträge wurden definiert ( Abbildung 29.41). <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
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29.4.4 Anwendungen für benutzer definierte Steuerelemente Die bisher vorgestellten Beispiele benutzen insgesamt Steuerelemente, die bereits in Word integriert waren. Der Vorteil dieser Verfahrensweise besteht darin, dass die Funktionalität der Steuerelemente nicht erst definiert werden musste, sondern bereits eingebaut ist. Sie können auch selbst definierte Steuerelemente benutzen, deren Funktionalität Sie erst festlegen müssen. Sie können beispielsweise im Menüband eine neue Registerkarte mit dem Namen Dokumente einfügen, die in die beiden Gruppen Verwalten und Drucken aufgeteilt ist. Dieses Beispiel finden Sie in der Datei Verwalten. docm ( Abbildung 29.42). Ein Klick auf eine der darin vorhandenen Schaltflächen öffnet das entsprechende Dialogfeld, das Sie schon von der Arbeit mit den Elementen der Registerkarte Datei her kennen.
Die Gestaltung der Word-Oberfläche
Abbildung 29.42 Word mit einer neuen Registerkarte
Wenn Sie solche Systeme selbst erstellen wollen, müssen Sie in zwei Schritten vorgehen:
»» Die Optik der Registerkarten, Gruppen und Schaltflächen legen Sie – wie bisher – über einen XML-Markup fest.
»» Die Funktionalität der Schaltflächen bestimmen Sie über einen entsprechenden VBA-Code.
Die XML-Bearbeitung In einem ersten Schritt müssen Sie die Anpassungsdatei erstellen. Das Prinzip ist recht einfach: Sie geben Rückrufe an, um zur Laufzeit über die Benutzeroberfläche Eigenschaften zu aktualisieren und Aktionen auszuführen. Wenn Sie beispielsweise den Code verwenden, wird Word angewiesen, beim Klicken auf die Schaltfläche Schalter die Funktion Aktion aufzurufen. Aktion entspricht den Namen der noch zu erstellenden VBA-Codeelemente. Darauf gehen wir später ein. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
onAction="myButton_SpeichernUnter" />
»» Speichern Sie die Datei unter dem Namen customUI. xml und schließen Sie sie. Bevor wir fortfahren, wollen wir noch einige Worte über den Sinn der einzelnen Anweisungen verlieren. In unserem Beispiel werden die folgenden Änderungen in der angezeigten Reihenfolge im Menüband von Word vorgenommen:
»» Die neue Registerkarte Dokumente wird hinzugefügt. Verwenden Sie das Attribut id=, um ein benutzerdefiniertes Element zu erstellen, wie beispielsweise eine benutzerdefinierte Registerkarte. ... ...
»» Für diese Registerkarte wird eine Gruppe mit dem Namen Verwalten angelegt. Verwenden Sie wiederum das Attribut id=, um eine benutzerdefinierte Gruppe zu erstellen. ... ...
»» Innerhalb dieser Ebene werden die Schaltflächen Neu, Öffnen und Speichern unter hinzugefügt. Dafür werden mit dem Schlüsselwort imageMso Symbole hinzugefügt ( oben). Diese Symbole können verschiedene Größen haben. Im Beispiel wird dafür das Argument size="large" verwendet. Mit dem Schlüsselwort onAction wird der Schaltfläche in diesen Fällen eine VBA-Routine zugewiesen.
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Die Funktionalität bereitstellen
... ...
»» Die Zeilen darunter funktionieren entsprechend: Eine Gruppe mit dem Namen Drucken wird angelegt, die eine gleichnamige Schaltfläche enthält. ... ...
Wenn Sie den oben erwähnten Custom UI-Editor verwenden, leistet dieser Ihnen eine sinnvolle Hilfestellung: Sie finden in der Menüleiste des Editors eine Schaltfläche mit dem Namen Generate Callbacks . Wenn Sie darauf klicken, wird der Rahmen für den notwendigen VBA-Code skizziert ( Abbildung 29.43). Sie können diese Angaben in die Zwischenablage kopieren und später im VBA-Editor einfügen. Die erste Zeile darin dient als Kommentar. Die eigentliche Aktion müssen Sie jeweils noch zwischen der zweiten und dritten Zeile eines Blocks eingeben.
Dann müssen Sie den für die Funktionalität der Schaltflächen notwendigen VBA-Code erzeugen. Öffnen Sie dazu die Datei in Word und wechseln Sie zum VBA-Editor. Geben Sie die Routinen für den Code ein, die beim Klicken auf die noch zu erstellenden neuen Schaltflächen ausgeführt werden sollen. Beispielsweise könnten Sie Routinen zur Anzeige der Dialogfelder Neu, Öffnen, Speichern unter und Seitenansicht verwenden. Sub myButton_Neu(control As IRibbonControl) Dialogs(wdDialogFileNew).Show End Sub Sub myButton_SpeichernUnter(control As IRibbonControl) Dialogs(wdDialogFileSaveAs).Show End Sub Sub myButton_Oeffnen(control As IRibbonControl) Dialogs(wdDialogFileOpen).Show End Sub Sub Drucken_ClickHandler(control As IRibbonControl) Dialogs(wdDialogFilePrint).Show End Sub
Wenn Sie vom VBA-Editor zu Word zurückkehren, erhalten Sie die in dem eingehenden Beispiel gezeigte Oberfläche ( Abbildung 29.42). Das Menüband verfügt über eine neue Registerkarte mit dem Namen Dokumente, die in die beiden Gruppen Verwalten und Drucken aufgeteilt ist. Speichern Sie dann die Datei – beispielsweise unter dem gewünschten Namen im Format .docm. Schließen Sie sie anschließend.
Benutzerdefinierte Katalog-Steuerelemente Sie können auch beispielsweise Katalog-Steuerelemente mit Elementen hinzuzufügen.
Abbildung 29.43 Ein Callback im Editor
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Der folgende Code in der Datei Monate.docm entfernt die Gruppe Schriftart aus der Registerkarte Start, erstellt dann eine neue Gruppe namens Auswahl und fügt darin Katalog-Steuerelemente mit Elementen und ein benutzerdefiniertes Schaltflächen-Steuerelement hinzu ( Abbildung 29.44).
Sie füllen die Katalog-Steuerelemente bei Laufzeit durch Verwendung von Rückrufen. Im folgenden Beispiel ruft die Methode getItemCount die Anzahl der Elemente, die Methode getItemImage ein benutzerdefiniertes Bild für jedes Element und die Methode getItemLabel eine benutzerdefinierte Bezeichnung für jedes Element ab.
Bei diesen Prozeduren müssen Sie die Element-Steuerelemente vor den Schaltflächen-Steuerelementen definieren.
Wenn Sie beispielsweise auf einige Einstellungen der Word-Optionen direkt über das Menüband zugreifen wollen, erstellen Sie ein XML-Markup, der Ihnen eine spezielle Registerkarte mit den notwendigen Schaltflächen dafür bereitstellt. Viele Einstellungen in den Word-Optionen verwenden Kontrollkästchen, die Sie über einen ToggleButton – also eine Umschaltfläche – ansprechen können (à Abbildung 29.45). Sie könnten dafür aber auch Kontrollkästchen verwenden.
29.4.5 Programmoptionen einstellen Auf der Word-Oberfläche regeln Sie die Programmeinstellungen über das Dialogfeld zum Befehl Optionen in der Registerkarte Datei. Sie wissen wahrscheinlich auch, dass sich einige Einstellungen in diesem Dialogfeld auf das Verhalten der Anwendung Word allgemein beziehen, andere auf das gerade aktuelle Dokument oder das aktive Fenster. Dementsprechend müssen Sie zum Einstellen dieser Optionen über VBA auch verschiedene Objekte benutzen: Application regelt Einstellungen zur Anwendung – hier Microsoft Word –, ActiveDocument ist verantwortlich für die aktive Arbeitsmappe und ActiveWindow bestimmt Regelungen zum aktiven Fenster. Wir zeigen Ihnen anschließend Möglichkeiten für die Optionen der wichtigsten Registerkarten dieses Dialogfelds. Die einfachste Möglichkeit zum Erstellen eines geeigneten VBA-Codes besteht darin, die Aktion der Änderung der Einstellungen als Makro aufzuzeichnen und anschießend an die entsprechenden Stellen zu übertragen.
TIPP
Abbildung 29.44 Ein neuer Katalog wurde eingefügt.
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Der VBA-Code prüft zunächst mit If pressed, ob die Schaltflächen aktiviert sind, und sorgt dann dafür, dass die Word-Optionen entsprechend eingestellt werden.
Abbildung 29.45 Eine Registerkarte zum Einstellen von Optionen
Der folgende Markup sorgt dafür, dass die Registerkarte Optionen mit den Gruppen Häufig verwendet und Anzeigen und den Schaltflächen Entwicklertools, Absatzmarken, Tabulatoren und Ausgeblendeter Text darin angezeigt wird. <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui">
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Sub Schalter1(control As IRibbonControl, pressed As Boolean) If pressed = True Then Options.ShowDevTools = True Else Options.ShowDevTools = False End If End Sub Sub Schalter2(control As IRibbonControl, pressed As Boolean) If pressed = True Then ActiveWindow.View.ShowParagraphs = True Else ActiveWindow.View.ShowParagraphs = False End If End Sub Sub Schalter3(control As IRibbonControl, pressed As Boolean) If pressed = True Then ActiveWindow.View.ShowTabs = True Else ActiveWindow.View.ShowTabs = False End If End Sub Sub Schalter4(control As IRibbonControl, pressed As Boolean) If pressed = True Then ActiveWindow.View.ShowHiddenText = True Else ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False End If End Sub
Das Prinzip der Anpassung bei Access
Damit die benutzten Word-Optionen beim Öffnen des Dokuments zunächst abgeschaltet sind, wurde noch ein Codeelement eingefügt, das beim Öffnen des Dokuments automatisch ausgeführt wird. Private Sub Document_Open() Options.ShowDevTools = False ActiveWindow.View.ShowParagraphs = False ActiveWindow.View.ShowTabs = False ActiveWindow.View.ShowHiddenText = False End Sub
29.5 Das Prinzip der Anpassung bei Access Zum Anpassen der Registerkarten im Menüband müssen Sie bei Microsoft Access bedeutend weniger Aufwand betreiben als beispielsweise bei Microsoft Excel oder Word. Sie können – sozusagen – mit Bordmitteln arbeiten. Der zu verwendende XML-Code bleibt im Prinzip derselbe wie bei Word, der Ort, an dem der Code eingegeben werden muss, ändert sich aber. Die Methode besteht darin, in Access eine Systemtabelle zu erstellen, darin XML-Code einzugeben und dann das Programm anzuweisen, diesen Code zu verwenden.
29.5.1 Vorarbeiten Zunächst müssen Sie einige Vorarbeiten durchführen. Systemtabellen werden in der Standardeinstellung nicht im Navigationsbereich angezeigt. Das sollten Sie zunächst ändern, damit die von Ihnen noch zu erstellende Tabelle später angezeigt wird:
»» Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Überschrift des Navigationsbereichs und wählen Sie Navigationsoptionen aus dem Kontextmenü.
»» Schalten Sie im gleichnamigen Dialogfeld die Option Systemobjekte anzeigen ein ( Abbildung 29.46).
»» Bestätigen Sie über OK. Im Navigationsbereich werden dann einige Systemtabellen angezeigt, die Sie aber für die jetzt anstehenden Aufgaben nicht weiter interessieren müssen. Stellen Sie auch sicher, dass die Option Fehler des Benutzeroberflächen-Add-Ins anzeigen im Abschnitt Allgemein der Kategorie Clienteinstellungen unter den Access-Optionen aktiviert ist ( Abbildung 29.47). Das bewirkt, dass Fehler, die Sie bei der Eingabe des XML-Markup gemacht haben, nach dem Öffnen der Datenbank in einem Dialogfeld gemeldet werden.
Abbildung 29.46 Lassen Sie die ausgeblendeten Systemobjekte anzeigen.
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.47 Die Fehler anzeigen zu lassen, kann hilfreich sein.
29.5.2 Eine Systemtabelle erstellen Wir empfehlen Ihnen, das Prinzip der Anpassung einmal selbst auszuprobieren. Erstellen Sie dazu eine neue Datenbank. Benennen Sie sie beispielsweise mit dem Namen Test. Zur Anpassung der Datenbank müssen Sie eine neue Systemtabelle einrichten. Dabei gehen Sie wie beim Erstellen einer normalen Tabelle vor. Dass das Programm die Tabelle als Systemtabelle verwendet, wird durch den Tabellennamen – und auch durch die Feldnamen – sichergestellt.
Die Tabelle in der Entwurfsansicht erstellen Verwenden Sie zum Erstellen der Tabelle die folgenden Arbeitsschritte:
»» Falls notwendig, wählen Sie im Menüband der bereits geöffneten Datenbank die Registerkarte Erstellen.
»» Klicken Sie auf dieser Registerkarte in der Gruppe Erstellen auf Tabellenentwurf. Als Erfolg wird im Arbeitsbereich das Fenster für den Tabellenentwurf angezeigt.
»» Definieren Sie dann zumindest die drei Felder mit den Namen ID, RibbonName und RibbonXml. Achten Sie auf die exakte Schreibweise!
»» Verwenden Sie die Feldtypen AutoWert für ID, Text mit einer Größe von 255 für RibbonName und Memo für RibbonXml ( Abbildung 29.48).
Abbildung 29.48 Die Systemtabelle in der Entwurfsansicht
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Das Prinzip der Anpassung bei Access
Abbildung 29.49 Geben Sie die Daten ein.
» Markieren Sie die Feldzeile ID und sorgen Sie dafür, dass sie als Primärschlüsselfeld verwendet wird. Klicken Sie dazu in der Registerkarte Tabellentools/ Entwurf in der Gruppe Tools auf Primärschlüssel.
» Speichern Sie die Tabelle unter dem Namen USysRibbons und schalten Sie um zur Datenblattansicht der Tabelle.
Die Eingaben Im nächsten Schritt müssen Sie in der Tabelle Eingaben vornehmen. Dazu müssen Sie im Feld RibbonName der Symbolleiste einen Namen geben und im Feld RibbonXML einen XML-Code eingeben, der die gewünschte Manipulation bewirkt. Um die Eingabearbeit dafür gering zu halten, können Sie zum ersten Ausprobieren des Prinzips einen Code benutzen, der alle integrierten Registerkarten nur abschaltet. Auf weitere Schritte – wie das Erstellen von neuen Registerkarten, Gruppen und Befehlen – gehen wir in den anschließenden Abschnitten ein.
» Geben Sie im Feld RibbonName einen Namen ohne Leerzeichen ein – beispielsweise Test. Sie können auch jeden anderen Namen benutzen.
» Im Feld RibbonXML geben Sie den folgenden XMLCode ein: <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/ office/2006/01/customui" >
Sie erleichtern sich die Eingabe eines mehrzeiligen Codes in eine Tabelle, indem Sie die Zeilenhöhe vergrößern. Setzen Sie dazu den Mauszeiger auf die Trenn-
linie zur nächsten Zeile, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Trennlinie nach unten (à Abbildung 29.49). Sie können aber auch ein Formular zur Eingabe erstellen und das Feld entsprechend groß gestalten. Schließen Sie die Tabelle und auch die Datenbank. Nach Wunsch können Sie der neuen Systemtabelle weitere Felder hinzufügen, beispielsweise ein Kommentarfeld, um die Funktion des XMLCodes für die Multifunktionsleiste zu beschreiben.
TIPP
29.5.3 Die Anpassung wählen Im letzten Schritt müssen Sie angeben, wie die eben über die Systemtabelle erstellte Manipulation in der Datenbank benutzt werden soll. Sie haben hier zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Manipulation für die gesamte Datenbank benutzt oder nur für einzelnen Datenbankobjekte. Um das einmal auszutesten, öffnen Sie die Datenbank erneut.
Die Anpassung für die gesamte Datenbank Damit ein angepasstes Menüband für die gesamte Datenbank verwendet wird, verwenden Sie die Option Namen des Menübands. Sie finden sie in den Access-Optionen in der Kategorie Aktuelle Datenbank im Abschnitt Menüband- und Symbolleistenoptionen (à Abbildung 29.50). Wenn Sie – wie eben beschrieben – in der Datenbank eine geeignete Systemtabelle angelegt hatten, finden Sie im Listenfeld zu Namen des Menübands den oder die Werte aus dem Feld RibbonName der Systemtabelle. Wählen Sie hier den Namen aus: Benutzen Sie zum Ausprobieren die Eintragung Test.
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Kapitel 29 • Die Anpassung mit XML
Abbildung 29.50 Wählen Sie den Namen des Menübands aus.
Nach der Bestätigung werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie die Datenbank schließen und wieder öffnen müssen, um die Einstellung wirksam zu machen. Tun Sie das. Nach dem Öffnen der Testdatenbank wird im Menüband nur noch das Register Datei angezeigt (à Abbildung 29.51). Dafür sorgte der XML-Markup in der Spalte RibbonXML der Systemtabelle. Damit haben Sie Access angewiesen, ganz von vorn zu beginnen. Natürlich sind auch andere Formen der Anpassung möglich (à unten). Beachten Sie, dass sich diese Form der Anpassung nur auf die aktuelle Datenbank bezieht. Wenn Sie eine andere Datenbank öffnen, ist das Menüband wieder in der gewohnten Pracht vorhanden.
ACHTUNG
Zur Standardeinstellung zurückkehren Wenn Sie hinsichtlich der Anzeige des Menübands in der Datenbank zur Standardeinstellung zurückkehren möchten – also die Komponenten des Menübands wieder voll anzeigen wollen –, öffnen Sie die Datenbank und lassen Sie die Access-Optionen dafür anzeigen. Wählen Sie die Kategorie Aktuelle Datenbank und entfernen Sie den Eintrag im Feld Namen des Menübands. Bestätigen Sie und schließen Sie die Datenbank. Nach einem weiteren Öffnen ist das Menüband wieder in der gewohnten Form vorhanden.
Die Anpassung für ein Datenbankobjekt Alternativ können Sie das eben erstellte Menüband auch nur für den Fall anwenden, dass ein bestimmtes Formular oder ein Bericht geöffnet wird. Dazu öffnen Sie das entsprechende Formular oder den Bericht über den Navigationsbereich. Lassen Sie durch Drücken von Ì das Eigenschaftenblatt anzeigen. Sorgen Sie dafür, dass im Fenster für die Eigenschaften das gesamte Formular oder der gesamte Bericht ausgewählt ist.
Abbildung 29.51 Nur noch die Registerkarte Datei wird angezeigt.
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Das Prinzip der Anpassung bei Access
Wählen Sie im Eigenschaftenblatt die Registerkarte Andere. Über die Eigenschaft Name der Multifunktionsleiste können Sie den Namen des in der Systemtabelle USysRibbons definierten Menübands auswählen ( Abbildung 29.52).
Speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Formular oder den Bericht. Öffnen Sie dann das Objekt erneut – diesmal in einer Datenansicht. Das von Ihnen ausgewählte Menüband wird angezeigt ( Abbildung 29.53). Hierbei ist diese Form der Anzeige aber nur so lange wirksam, solange das entsprechende Formular oder der Bericht aktuell ist. Wenn Sie dieses Objekt schließen oder ein anderes Objekt öffnen, wird das Menüband wieder in voller Form angezeigt.
Die Systemdateien ausblenden
Abbildung 29.52 Das Menüband für ein Formular auswählen
Nachdem Sie ausgetestet haben, ob das benutzerdefinierte Menüband ordnungsgemäß funktioniert, können Sie die Systemtabellen wieder ausblenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste oben im Navigationsbereich auf die Navigationsleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü die Navigationsoptionen. Deaktivieren Sie im gleichnamigen Dialogfeld unter Anzeigeoptionen das Kontrollkästchen Systemobjekte anzeigen und bestätigen Sie über OK.
Abbildung 29.53 Das Menüband bei einem Formular
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Stichwortverzeichnis
Stichwortverzeichnis Dieses Stichwortverzeichnis besteht aus mehreren Abschnitten: im ersten Abschnitt finden Sie das vollständige Stichwortverzeichnis. Anschließend folgen Abschnitte zu den einzelnen Programmen Word, Excel, Access, Outlook, PowerPoint, Publisher und OneNote. Die dortigen Stichwortverzeichniseinträge betreffen nur das jeweilige Programm.
O Objekt einfügen 565 Optische Effekte 577 P PowerPoint, Bildschirmelemente 550 Präsentation — einrichten 575 — Übergänge 577 — zielgruppenorientierte 575 S Seitenformat 568 T Text — eingeben 561 — formatieren 564 — in Gliederung 562 V Vorlage 552 Z Zeichenformatierung 565 Zielgruppenorientierte Präsentation 575
Stichwortverzeichnis
Publisher 2010
A Ausrichten 593 D Datum und Uhrzeit 598 E Element — einfügen 610 — in den Hintergrund verschieben 600 F Farbschema 586, 594 — eigenes erstellen 595 Formatieren 608 — Formatvorlage 608 — Individuelle Formate 609 Führungslinien 593 — ein- und ausblenden 593 G Gestaltungsvorlage 597 — bearbeiten 598 — einseitige und zweiseitige 599 — einsetzen 597 — schließen 600 — übernehmen 599 — weitere 599 H Hintergrund 597 — eigenen gestalten 597 — einfärben 597 K Kopf- und Fußzeile 598 L Layout 589 Layoutführungslinien 590 Lineal 588 — Nullpunkte verschieben 588 — verschieben 588 Linealführungslinien 592
D Datum und Uhrzeit 626 Dokument als Ausdruck einfügen 627
R Radieren 625
E Einfügen 626 — Audio 629 — Datum und Uhrzeit 626 — Dokumente als Ausdruck 627 — Dokumente oder Dateien 627 — Video 629 F Formatieren 620 — Aufzählung 620 — Kategorien bilden 621 — Nummerierung 620 K Kategorien 621 — danach suchen 622 Kennzeichnen 620 L Lassoauswahl 625 N Notiz 619 — eingeben 619
P Programmoberfläche 612 — Symbolleiste für den Schnellzugriff 614 — wichtige Elemente 613
S Seite 616 — leere anlegen 616 — löschen 619 — Platz schaffen 620 — Vorlage benutzen 616 — Vorlage erstellen 617 Seitenvorlage 616 Suchen 622 — Kategorien 622 — Texteintragungen 622 Symbolleiste für den Schnellzugriff 614 T Text — eingeben 619 — während der Aufzeichnung notieren 631 V Video 629 — aufzeichnen 630 — Einstellungen 631 — Wiedergabe 630 Vorlage — eigene erstellen 617 — nutzen 616
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Stichwortverzeichnis
W Wiedergabe (Audio und Video) 630 Z Zeichnen 624, 625 — Radieren 625 — weitere Werkzeuge 625 — Werkzeuge dazu 624
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Die Platin-Edition!
Der Bestseller zu Windows 7 - jetzt 900 Seiten stark und natürlich komplett in Farbe. Mit neuen Workshops zu den Themen Sicherheit, Multimedia und Deployment. An Administratoren richtet sich ein Extra-Kapitel zum Zusammenspiel von Windows 7 und Windows Server 2008 R2. Darüber hinaus gibt es zahlreiche verblüffende Tricks und Schnellanleitungen, die keine Wünsche offen lassen. Thomas Joos ISBN 978-3-8272-4663-9 49.95 EUR [D]
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