mySAP R 3 - Einführung

mySAP® R/3® – Einführung

Peter Türk – Gisela Gratzl – Karsten Petri – Michael Vetter

mySAP® R/3® – Einführung Herausgegeben von der CDI

Mit Vorbereitung auf die SAP-Anwenderzertifizierung

An imprint of Pearson Education München • Boston • San Francisco • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. »SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzeichen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP©, R/2©, R/3©, mySAP.com©, ABAP©, SAPoffice©, SAP Business Workflow©, SAP EarlyWatch©, SAP ArchivLink©, ASAP© sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Andere Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Produkt wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 07 06 05 04 03 ISBN 3-8273-2075-5 © 2003 by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Rolf Pakendorf, [email protected] Produktion: Elisabeth Egger, [email protected] Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, Köln Printed in Germany

Inhalt Einleitung

13 19 21 23 23 23 26 32 36 39

1.6.1 1.6.2 1.7 1.8 1.9

Einführung Die SAP AG Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung Fragen Lösungen

41 41 43 46 49 49

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.8 2.9 2.10 2.11

Grundlagen der Programmoberfläche SAP R/3-Anmeldung Aus dem System abmelden Kennwort ändern Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info Meldungen Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente Pflege benutzereigener Daten Barrierefreie Arbeitsweise Fragen Lösungen

51 53 63 64 65 65 67 70 70 74 77 79 81 81 87 90 91 94 94 95

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.5 1.6

5

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.7

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung Anwendungen, Transaktionen und Reports SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü Suchen im SAP Easy Access Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Transaktionen Modi Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Tabellen Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Eingabehilfen Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Mit Benutzerparametern arbeiten Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten Fragen Lösungen

97 99 100 100 103 105 106 106 109 114 114 116 122 122 124 130 142 145 147 149 149

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Navigation in Dialogtransaktionen Daten halten, Daten setzen Fragen Lösungen

151 153 153 156 158 159 160 161

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2

Reporting Übersicht ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports Reportnamen Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-Programmkatalog Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Informationssysteme

163 165 166 166

5.2.3 5.2.4 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4

6

167 169 171 175 175 176 186

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.6

Arten des Reporting Aufruf von Reports Reportwerkzeuge Fragen Lösungen

186 187 190 192 192

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4

Hilfen Die SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Hilfe zur Anwendung Glossar Release-Infos Zusätzliche Hilfen Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Hilfen bei einem Kurzdump SAP Help Portal Informationsquellen Fragen Lösungen

195 197 198 206 206 207 207 207 207 208 209 210 211

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.3 7.4

Drucken im R/3-System Spool-Service und Ablauf beim Drucken Spool-Service Ablauf beim Drucken Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Beispiel: Ausdruck der Liste Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes Fragen Lösungen

213 215 215 216 218 218 219 226 228 231 231 233

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung, Kurznachrichten und Workflow Batchverarbeitung Jobs definieren mit dem Job Wizard Jobs verwalten Batch-Input-Verarbeitung Technische Grundlagen Batch-Input-Mappe Kurznachrichten Versenden einer Kurznachricht Empfangen einer Kurznachricht SAP Business Workflow

235 237 238 246 248 249 250 255 256 256 258

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.4

7

8.4.1 8.4.2 8.5 8.6

Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow Fragen Lösungen

258 259 260 261

9 9.1 9.1.1 9.2 9.3 9.3.1 9.3.2 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3 9.5 9.6

Berechtigungen und Rollen Berechtigungskonzept Grundbegriffe Rollenkonzept Zuweisen von Berechtigungen Benutzerstammsatz Benutzereigene Daten Profilgenerator Überblick Profilgenerator Terminologie des Profilgenerators Berechtigungstrace mit SU53 Fragen Lösungen

263 265 265 267 268 268 271 271 271 272 273 274 274

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence mySAP Supplier Relationship Management (SRM) Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) Überblick mySAP SCM Stammdaten des mySAP SCM Schlüsselbereiche des mySAP SCM Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung Product Lifecycle Management (PLM) Funktionsbereiche Organisationsstrukturen mySAP Customer Relationship Management (CRM) Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien Definition des Customer Relationship Management Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management mySAP CRM-Architektur mySAP Enterprise Portals (EP) Die Plattform für Information und Kooperation Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals mySAP Business Intelligence Fragen Lösungen

277 279 279 293 294 296 298 303 310 311 318 318 318 320 322 322 323 333 334 334 335 337 340 341

10.1 10.1.1 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.3 10.3.1 10.3.2 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.6 10.7 10.8

8

11 11.1 11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5 11.1.6 11.1.7 11.1.8 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.3 11.4

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise Grundlagen des Finanzwesens Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem Organisationsstrukturen im R/3-System Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Menüs des Finanzwesens Grundeinstellungen zum Buchungskreis Steuern Automatische Buchungen Praxisfall Grundlagen des Controlling Organisationsstrukturen im Controlling Prinzipien und Methoden im Controlling Gemeinkostencontrolling Integration Praxisfall Fragen Lösungen

343 345 345 346 351 359 359 362 363 365 370 370 373 375 403 404 410 411

12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.5.1 12.5.2 12.5.3 12.5.4 12.6 12.7 12.8 12.9

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur Personaladministration Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung Personalmanagement Objektorientierung Planungshilfen Organisationsmanagement Personalentwicklung Veranstaltungsmanagement Integration in das SAP R/3-System Fragen Lösungen

415 418 420 421 424 425 426 428 428 436 439 441 442 443

13 13.1 13.2 13.3 13.3.1 13.3.2 13.3.3 13.3.4 13.3.5 13.4

SAP R/3-Einführungsprojekte ValueSAP und ASAP Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung Bestandteile von ASAP Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten Methoden Tools Content Zugriff auf AcceleratedSAP SAP R/3-Projektverlauf

447 449 449 450 450 451 451 451 451 452

9

10

13.5 13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5 13.6 13.6.1 13.6.2 13.6.3 13.6.4 13.6.5 13.6.6 13.6.7 13.6.8 13.7 13.7.1 13.7.2 13.7.3 13.7.4 13.7.5 13.7.6 13.7.7 13.7.8 13.8 13.8.1 13.8.2 13.8.3 13.8.4 13.8.5 13.8.6 13.9 13.9.1 13.9.2 13.9.3 13.10 13.11 13.12

Phase Projektvorbereitung Projektstart und Zieldefinition Projektorganisation und Verfahren festlegen Projektmanagement installieren Schulungsmaßnahmen planen Qualitätsmanagement sicherstellen Phase Konzeption Projektmanagement in der Konzeptionsphase Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen Geschäftsprozesse definieren Entwicklungsarbeiten beschreiben Systemarchitektur festlegen Risikoanalyse Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen Qualitätssicherung Konzeptionsphase Phase Realisierung Projektmanagement der Realisierungsphase Trainingskonzept umsetzen Berechtigungskonzept einrichten Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren System konfigurieren Funktions- und Integrationstests durchführen Technischer Funktionscheck Abschluss und Qualitätssicherung Phase Produktionsvorbereitung Einführungsstrategie Projektmanagement der Produktionsvorbereitung Technische Infrastruktur vorbereiten SAP GoingLive Check durchführen Produktivbetrieb aufnehmen Qualitätssicherung Phase Produktivbetrieb Projektabschluss SAP EarlyWatch Check durchführen Kontinuierliche Verbesserung einleiten Praxisfall Fragen Lösungen

454 454 455 457 460 460 461 461 462 463 464 466 466 467 468 468 468 469 469 469 472 473 474 474 475 475 476 476 477 477 478 478 478 479 479 480 483 484

14 14.1 14.2 14.2.1 14.2.2

Service und Support SAP Service Marketplace Bereitstellung von Informationen SAP-Bibliothek Quick Links

487 489 490 491 491

14.2.3 14.2.4 14.3 14.4 14.5 14.5.1 14.5.2 14.6 14.7 14.8 14.9

Release-Informationen SAP-Hinweise Beratung bei Problemen Unterstützung bei der Systemeinführung Unterstützung im Systembetrieb SAP EarlyWatch Alert mySAP Services Consulting Schulung Fragen Lösungen

491 491 493 494 495 495 496 497 497 499 500

A A.1 A.2 A.3 A.4 A.5

Anwendungskomponenten BC - Basissystem CA – Anwendungsübergreifende Komponenten AC – Accounting HR – Human Resources LO – Logistics

503 505 509 510 515 516

Stichwortverzeichnis

523

11

Einleitung

13

Einleitung Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Aufbau des Buchs und die behandelten Themen.

Einführung Gegenstand von Kapitel 1 ist das grundlegende Wissen zu R/3® und zur SAP® AG. Vorgestellt werden das Unternehmen SAP und seine erfolgreichen Softwareprodukte, die mySAP Business Suite mit ihren Lösungen, die Einordnung von SAP R/3 in die mySAP Business Suite, die besonderen Leistungsmerkmale von R/3, die für R/3 erforderliche Systemumgebung und Infrastruktur (Hardware, Betriebssysteme, Präsentationssoftware und Datenbanken) sowie die praktischen Anwendungsmöglichkeiten der R/3-Applikationen. Darüber hinaus wird ein Überblick über die SAP-Komponenten und grundlegende SAP-Strukturen gegeben. Schließlich lernen Sie die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung kennen, die vollständig in diesem Buch behandelt werden.

Arbeiten mit R/3 In den Kapiteln 2 bis 9 werden Ihnen die Kenntnisse vermittelt, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit R/3 benötigen. Sie lernen die grundlegenden Verfahren und Abläufe kennen, die in allen Anwendungsbereichen gleich sind. Auch wenn Sie keinen Zugang zu einem R/3-System haben, können Sie von diesen Kapiteln profitieren. Anhand von konkreten Bildschirmfolgen wird Ihnen die Handhabung von R/3 Version 4.7 nahegebracht. • In Kapitel 2 werden Ihnen die Elemente der Programmoberfläche, der R/3-spezifische Umgang mit der Tastatur und Maus sowie der Aufbau der SAP-Fenster vorgestellt. • In Kapitel 3 lernen Sie zunächst verschiedene Möglichkeiten zum Aufruf von Anwendungen sowie die Bedeutung von Tabellen für die Arbeit mit Stamm- und Bewegungsdaten kennen. Anhand von Beispielen aus den Anwendungsbereichen Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft wird gezeigt, wie man im Einstiegsbild einer Anwendung mit Eingabehilfen und Benutzerparametern arbeitet. • In Kapitel 4 wird beschrieben, wie man mit bestimmten Anwendungen (Fachbegriff: Dialogtransaktionen) arbeitet, die zur Pflege von Stammund Bewegungsdaten dienen. • In Kapitel 5 wird Ihnen gezeigt, wie Sie aus den in R/3 gespeicherten Daten die Informationen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, selektieren und in übersichtlichen Listen am Bildschirm darstellen können. Hierzu verwenden Sie die sogenannten »Reports«.

15

Einleitung

• Besonders während der Einarbeitungsphase sind die ausführlichen Hilfeinformationen nützlich, die Sie innerhalb und außerhalb von R/3 am Bildschirm abrufen können. Wie das geht, wird in Kapitel 6 beschrieben. • In Kapitel 7 werden Sie ausführlich über die verschiedenen Varianten, Verfahren und Voreinstellungen informiert, die Ihnen von R/3 zum Ausdrucken angeboten werden. • Die Hintergrundverarbeitung (Batchverarbeitung), die Batch-Input-Verarbeitung zum Einspielen externer Daten, das Versenden von Kurznachrichten und der SAP Business Workflow sind die Themen des Kapitels 8. • Kapitel 9 macht Sie mit dem Berechtigungskonzept (zum Schutz vor unerlaubten Eingriffen) und dem Rollenkonzept von SAP R/3 (zum Zuweisen von Berechtigungen an Benutzer entsprechend ihrer Tätigkeiten und Aufgaben) bekannt.

Ausgewählte Lösungen und Anwendungen SAP R/3 ordnet sich in die mySAP Business Suite ein. Innerhalb von R/3 werden die drei großen Anwendungsbereiche Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft unterschieden. Jeder dieser drei Bereiche wird in einem eigenen Kapitel (Kapitel 10, 11 und 12) angesprochen, wobei auch praktische Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt werden. Kapitel 10 befasst sich mit ausgewählten Lösungen der mySAP Business Suite. Sie lernen zunächst die Logistik-Lösungen • mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM), • mySAP Supply Change Management (mySAP SCM), • mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und • mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) näher kennen. In Zusammenhang mit den Lösungen mySAP SRM bzw. mySAP CRM werden die SAP-Logistikkomponenten Materialwirtschaft und Vertrieb näher beschrieben. In diesem Kapitel erhalten Sie außerdem einen Überblick über die Lösungen mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) und mySAP Business Intelligence (mySAP BI). Kapitel 11 hat die Anwendungskomponente Rechnungswesen und deren Teilkomponenten Finanzwesen und Controlling zum Gegenstand. Kapitel 12 hat die Anwendungskomponente Personalwirtschaft mit den Teilkomponenten Personaladministration, -abrechnung, -zeitwirtschaft und -management zum Thema.

R/3-Einführungsprojekte Kapitel 13 wendet sich an alle, die mit einer SAP R/3-Einführung befasst sind, insbesondere auch an die Endanwender in der entsprechenden Fach-

16

abteilung. Von der Anforderungsanalyse bis zum Produktionsbeginn – dem Zeitpunkt, an dem Sie zum ersten Mal Buchungen in ein R/3-System eingeben – werden alle wesentlichen Themen dieser wichtigen Phase angesprochen.

R/3-Support Für ein System, das alle betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen unterstützt, ist es wichtig, dem Kunden einheitliche und internationale Support- und Serviceleistungen anzubieten. Bei eventuell auftretenden Problemen kann so auf einen schnellen und kompetenten Support zurückgegriffen werden. Was die SAP in diesem Zusammenhang anbietet, wird in Kapitel 14 beschrieben. Anhang Im Anhang werden für alle R/3-Applikationen ausführlich die Anwendungskomponenten aufgelistet.

Abweichende Bilder und Abläufe Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, daß manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer anderen Form oder möglicherweise überhaupt nicht angezeigt werden. Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf die Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es kann daher durchaus vorkommen, dass einige Beispiele im Buch von Ihnen nicht nachvollzogen werden können. Der Grund dafür ist, dass Ihr Systemverwalter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt hat. In der Regel wird aber im Unternehmen ein Test- und Schulungssystem zur Verfügung gestellt, an dem Sie alle Funktionen ausprobieren können. Ein weiterer Grund für mögliche Abweichungen kann eine andere R/3-Version sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 zugrunde.

17

Kapitel 1 Einführung 1.1

Die SAP AG

21

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3

Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite

23 23 23 26

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

32

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

36

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1.6 1.6.1 1.6.2

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen

41 41 43

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

46

1.8

Fragen

49

1.9

Lösungen

49

19

1

Einführung In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über • das Unternehmen SAP®, • seine wichtigsten Produkte, • die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®, • die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise, • die Client/Server-Komponenten von SAP R/3®, • Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen, • die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung. Mit der inhaltlichen Gestaltung dieses Buches tragen wir dem Wunsch vieler Leser Rechnung, SAP nicht nur zu verstehen und in der täglichen Praxis anzuwenden, sondern das erlernte Wissen auch bei der Durchführung von Tests auf den Prüfstand stellen zu können. Deshalb haben wir besonderen Wert auf die Darstellung derjenigen Themen gelegt, die bei der SAP-Anwenderzertifizierung geprüft werden. Mit diesem »SAP-Führerschein« hat SAP einen Qualitätsstandard geschaffen, auf dessen Basis ein Anwender, der die Zertifizierung erfolgreich abgelegt hat, das System nicht nur »irgendwie« kennt, sondern auch nachweislich in der täglichen Arbeit effektiv nutzen kann. Mit dem Bestehen der SAP-Anwenderzertifizierung weisen Sie nach, dass Sie • die SAP-Programmoberfläche perfekt bedienen können, • ausgewählte SAP-Konzepte verstehen, • eine effektive Kommunikation mit SAP-Experten über Ihre Anliegen führen können. Am Ende jedes Buchkapitels werden Fragen gestellt, deren Beantwortung wir Ihnen empfehlen. Mit Hilfe der anschließenden Lösungen können Sie dann Ihren Wissensstand überprüfen. Möge dieses Buch Ihnen sowohl bei der Aneignung neuen SAP-Wissens als auch bei der Anwendung bereits erworbenen Wissens in der täglichen Arbeit helfen.

1.1

Die SAP AG

SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet umgangssprachlich (je nach Kontext) sowohl die SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3 (einschließlich der Version SAP R/3 Enterprise).

1.1 Die SAP AG

21

1

Einführung

Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit das drittgrößte unabhängige Softwareunternehmen. In der Wirtschaftsgeschichte der letzten Jahrzehnte gibt es nur wenige Firmen, die mit vergleichbarem Tempo zum Global Player wurden. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich die SAP AG sowohl auf dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt der Softwarehersteller für betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware zum Marktführer entwickelt. Die Erfolgsstory der SAP AG und ihrer Softwareprodukte soll nun anhand ausgewählter Daten und Ereignisse verdeutlicht werden.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse Der Versuch, aktuelle Zahlen der SAP AG in einem Buch zu präsentieren, ist problematisch, gerade weil dieses Unternehmen ein so rasantes Entwicklungstempo vorlegt. Die Dynamik der genannten Marktprozesse, die auch und zu einem wesentlichen Teil von den SAP-Lösungen angetrieben werden, lassen einige Zahlen zur SAP AG und zu ihren Produkten schnell veralten. Doch betrachten wir zunächst die Firmengeschichte: • 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter. • 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde der SAP AG. • 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft. • 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases. • 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter. • 1994: Über 2000 produktive R/3-Installationen und rund 1700 SAP R/2Kunden (Höchststand an R/2-Installationen). • 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX). • 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP® (AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte. Das SAPRelease 3.1 wird internetfähig. • 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®. • 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com® (deren Weiterentwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lösungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000 Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz. • 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro. • 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt. • 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro. • 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als 18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kunden verfügbar.

22

1 Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3 wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chinesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Währungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich, dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist. Die aktuellen Umsatzzahlen der SAP AG belegen, dass der Abstand zu den Mitbewerbern größer wird. Diese Erfolgszahlen beruhen unter anderem darauf, dass SAP R/3 bei über 90 der 100 größten deutschen Industrieunternehmungen und bei mehr als der Hälfte der Fortune 500-Unternehmen (in den unterschiedlichsten Konfigurationen) angewendet wird.

1.2

Die wichtigsten Produkte der SAP AG

1.2.1 SAP R/2 Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungsprogramme für Großrechnersysteme entwickelt wurden. 1994 gab es etwa 1700 R/2Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296 Installationen produktiv genutzt, d.h. ca. 1400 R/2- wurden durch R/3-Installationen ersetzt. Da SAP R/2 mittelfristig (durch die Bereitschaft der Unternehmen, auf R/3 umzusteigen) weiter an Bedeutung verlieren wird, gehen wir in den folgenden Ausführungen auf SAP R/2 nicht mehr ein.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als integrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist. Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich – global) und können von weiteren Bearbeitern verwendet werden. Auf die Batchverarbeitung (Hintergrundverarbeitung, Stapelverarbeitung) als Gegenstück zur Echtzeitverarbeitung gehen wir in einem anderen Kapitel ein. Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3 Enterprise.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

23

1

Einführung

SAP R/3 Enterprise enthält eine Reihe von Anwendungskomponenten (von komplexen Softwareobjekten), mit denen die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens ausführbar sind. Diese Prozesse werden in den Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen) realisiert, welche die betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen enthalten (vgl. Abb. 1.1).

Abbildung 1.1

Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (vgl. Abb. 1.2). Es zeichnet sich durch seine Internetfähigkeit und durch die konsequente Verknüpfung (Integration) mit allen anderen SAP-Produkten (Lösungen der mySAP Business Suite) sowie mit einer Vielzahl von NichtSAP-Produkten aus. Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite, z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) und mySAP Human Resources (mySAP HR) oder einzelne Komponenten dieser Lösungen (mySAP Komponenten), benötigen aufgrund der Integration Anwendungskomponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen sind z.B. mySAP CRM (mySAP Customer Relationship Management) und mySAP SRM (mySAP Supplier Relationship Management), die auch ohne SAP R/3 Enterprise lauffähig sind.

24

1

Abbildung 1.2

Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite (© SAP AG)

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin einbezogen sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP Engineering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.), die durch branchenübergreifende Lösungen wie z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) oder mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) komplettiert werden. Als Gesamtpaket installiert würden damit über 30 GB Festplattenkapazität belegt. Nach der Installation eines SAP R/3-Systems ist im Normalfall noch umfangreiche Einrichtungsarbeit erforderlich, z.B. für • die Organisationsstruktur des Unternehmens, • die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse, • die entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Materialstammdaten, Konditionen). Die Anpassung an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden wird hauptsächlich mit Hilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu verändern oder neu zu entwickeln. Hierfür steht eine komfortable Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Stellvertretend für eine ganze Reihe weiterer Aktivitäten, die für die Fertigstellung (vor der Produktivsetzung) des Systems noch durchzuführen sind, seien genannt

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

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1

Einführung

• die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems, • die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungskonzept. Wie Sie sehen, muss eine Vielzahl systemtechnischer und anwendungsbezogener Aspekte gepflegt werden, damit das SAP R/3-System den Unternehmensanforderungen entspricht und produktiv genutzt werden kann.

1.2.3 mySAP Business Suite Manchen ist der ältere Name mySAP.com eher bekannt als der neue Name mySAP Business Suite. Beide Namen stehen für eine umfassende Businessplattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen enthält. Diese Lösungen versetzen Unternehmen aller Branchen in der Lage, die Geschäftsprozesse mit Hilfe des Internets abzuwickeln und sämtliche Geschäftsbeziehungen effizienter zu gestalten. Damit ist es einem Unternehmen möglich, die eigenen Abläufe – insbesondere die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten – wesentlich zu beschleunigen und zu optimieren. Hauptgrund für die Namensänderung in mySAP Business Suite ist der Entschluss der SAP AG, unter die vor einigen Jahren ausgelöste »dot-com-Euphorie« einen Schlussstrich zu ziehen. Im Ernüchterungsprozess nach dem Börsenfieber der »dot-com-Ära« besannen sich die Unternehmen wieder auf die traditionellen betriebswirtschaftlichen Werte wie Produktivität, Kundenzufriedenheit, Effizienz und Rentabilität. Gleichzeitig wurden weitere Begriffe geändert. Der bekannte Unternehmensslogan »The best-run e-businesses run SAP« (ein Inbegriff für effizientes E-Business) wurde auf seine Kernbedeutung »The best-run businesses run SAP« zurückgeführt, weil Business ohne E-Business den Ansprüchen moderner Geschäftstätigkeit nicht mehr gerecht wird. Das schmälert aber keineswegs die (nach wie vor) wichtige Rolle des E-Business zur Wertschöpfung durch Umsatzsteigerung und Kostensenkung. Steigerung des Kundenservice, schnelle Umsetzung von Marketingstrategien und Online-Verkauf sind weiterhin treibende Elemente der Wertschöpfungskette. Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architektur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Plattform mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen, die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerkmalen abdecken. Branchenübergreifenden Lösungen sind: • mySAP Customer Relationship Management® • mySAP Supply Chain Management®

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1 • mySAP Enterprise Portal® • mySAP Marketplace® • mySAP Business Intelligence® • mySAP Product Lifecycle Management® • mySAP Human Resources® • mySAP Financials® • mySAP Mobile Business® • mySAP Supplier Relationship Management® Außerdem zählen die technologische Integrations- und Applikationsplattform SAP NetWeaver® und die Lösungen für den Mittelstand zu den branchenübergreifenden Lösungen der mySAP Business Suite. Wir gehen hier auf beide Lösungen nicht näher ein.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®) Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden. Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des gesamten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfüllung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum Kundenservice) unterstützt. mySAP CRM hatte in 2002 einen Anteil von 21% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®) mySAP Supply Chain Management zielt auf die komplette Vernetzung und Verwaltung aller Logistikketten des Unternehmens ab. Die unternehmensübergreifende Logistikabwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquellenfindung, von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unternehmensübergreifende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die konsequente Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und Partner) werden die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert und Kosteneinsparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt. mySAP SCM hatte in 2002 einen Anteil von 20% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG. Diese Lösung wird weltweit bei 5200 Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®) Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet. Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungsprogramme, Datenbanken, Nicht-SAP-Lösungen, Internetinformationen und gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfü-

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

27

1

Einführung

gung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhängig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für weitere Aufgaben bereitzustellen. Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vorbereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer zugreifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch zur Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende Geschäfte abwickeln. Sie können so ihre Wettbewerbsfähigkeit positiv beeinflussen. SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen werden weltweit bei mehr als 1200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®) Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse (SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen können unabhängig voneinander eingesetzt werden. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Entscheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit. Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Problemlösungsstrategien genutzt. Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Warehouse-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Übersetzen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten bereit (»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die Online-Dokumentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßgeschneiderte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

28

1 mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®) Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen Geschäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des Produktes. Das betrifft die nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Entwurf, Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die Wartungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung technischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebenszyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®) mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladministration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung. Über rollenspezifische Portale stellt mySAP HR wichtige Informationen für analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unterstützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse der Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Abwicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsolidierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrechnungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanzund Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen Entscheidungsfindung unterstützt.

mySAP Mobile Business Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobilitätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwendungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Servicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®) Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselaufgaben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstellung von Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lieferanten, elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung bei Verhandlungen mit Lieferanten u.a.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

29

1

Einführung

Infrastruktur und Services Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite flexible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können. Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegenwärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht aufgrund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter. Diese Services können unkompliziert entwickelt bzw. kombiniert und dem Anwender zugänglich gemacht werden. Mit Hilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der administrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Verzeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen. Dabei müssen andere Services nicht verändert werden. Das auch aufgrund dieser technischen Aspekte notwendige und in den letzten Jahren überdurchschnittlich gewachsene hohe Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen resultiert vorwiegend aus den Erfordernissen einer unternehmensübergreifenden Gestaltung von Geschäftsszenarien in einem sich stetig entwickelnden globalen Wirtschaftsumfeld. Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das Berechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP Web Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen gewährleistet. Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbindung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künftige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus geöffnet.

Branchenlösungen Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforderungen einzelner Wirtschaftszweige (vgl. Abb. 1.3). Gegenwärtig werden folgende Branchenlösungen angeboten: • mySAP Aerospace & Defense® • mySAP Automotive® • mySAP Banking® • mySAP Chemicals® • mySAP Consumer Products® • mySAP Financial Service Provider®

30

1 • mySAP Engineering, Construction & Operations® • mySAP Healthcare® • mySAP Higher Education & Research® • mySAP High Tech® • mySAP Industrial Machinery & Components® • mySAP Insurance® • mySAP Media® • mySAP Mill Products® • mySAP Mining® • mySAP Oil & Gas® • mySAP Pharmaceuticals® • mySAP Public Sector® • mySAP Retail® • mySAP Service Providers® • mySAP Telecommunications® • mySAP Utilities®

Abbildung 1.3

Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (© SAP AG)

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

31

1

Einführung

Lösungsportfolio Mit diesem Lösungsportfolio werden über die Integration von Anwendern, Prozessen und Daten die Voraussetzungen für eine komplexe Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Partnern geschaffen. Dies geschieht sowohl innerhalb der Unternehmen als auch unternehmensübergreifend. Unter Verwendung privater und öffentlicher Handelsplattformen werden genau die Informationen und Anwendungsprogramme zur Verfügung gestellt, die für die anstehenden Prozesse notwendig sind. Dabei spielen Sicherheitsfragen nach wie vor eine zentrale Rolle. Die Vorteile der mySAP Business Suite liegen klar auf der Hand: Schnelle Reaktion auf sich anbahnende bzw. durchzuführende Geschäfte, Beschleunigung des gesamten Geschäftsablaufes, Kostenreduzierung, Steigerung der Kundenzufriedenheit und verbesserte Möglichkeiten der langfristigen Kundenbindung sind Aspekte, die für den Einsatz dieser Businessplattform sprechen.

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Langfristige Ausrichtung Die SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Microsoft und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beeindruckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr als 7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwicklung von ERP-Lösungen. Die seit Bestehen des Unternehmens ausgeprägt nahe Markt- und Kundenorientierung, aus der eine Vielzahl richtungsweisender Gesamtlösungen resultiert, hat die SAP AG zum Marktführer für betriebswirtschaftliche Produkte werden lassen. Selbst in Zeiten kränkelnder Unternehmensbilanzen und schlechter Wirtschaftsprognosen zeigt sich die SAP AG als finanziell starkes und gesundes Unternehmen.

Internationalität Mit Hilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinationale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergreifende Geschäftsvorgänge darzustellen. Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsatzes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA geworden. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen mittlerweile die des deutschen Marktes.

32

1 Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachliche Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforderungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch richtungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz weitere Anforderungen: • Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unternehmensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Abwicklung von internationalen Geschäften • Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datumsformate • Einbindung verschiedener Kontenpläne • Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderheiten für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft • Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhaltung, Gefahrgutabwicklung etc. • Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale (branchenunabhängige) Standardsoftware, die in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchenlösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden. In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Branchen) zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen dieser Lösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgeliefert sowie implementiert und verkürzen so die Einführungszeit der SAP-Software. Durch die flexiblen Möglichkeiten der Anpassung der SAP R/3-Standardsoftware über das Customizing oder – als weitere Möglichkeit – durch den Einsatz einer speziellen Branchenlösung (»Industry Solution«), die ebenfalls mit dem Customizing weiter angepasst werden kann, wird so eine auf den Kunden und auf die jeweilige Branche genau angepasste Unternehmenslösung erstellt. Der weltweit vorhandene Erfahrungsschatz bei der Implementierung von SAP-Standardsoftware und Branchenlösungen sowie das damit verbundene Know-how im Business Consulting einschließlich des umfassenden Service kommen dabei den Kunden zugute.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

33

1

Einführung

Funktionalität Mit der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Beziehungen zu anderen Partnern abzubilden. Aufgrund ihrer Größe bzw. Komplexität kann die Funktionalität in diesem Buch nur angedeutet werden. Die Vielfalt des SAP-Systems kommt in seinen Anwendungskomponenten innerhalb der Anwendungsbereiche zum Ausdruck. Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüche der New Economy ist diese Vielfalt beträchtlich erweitert worden. Dafür steht die Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket aus Lösungen und Services unter Einbindung des Internets.

Integration Unter den Bedingungen der heutigen Ökonomie erweist sich das altbewährte Prinzip der Integration als der entscheidende Garant für wirtschaftliche Erfolge. SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die einfache Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der Informationsflüsse. Das heißt, dass Daten und Informationen unterschiedlich strukturierter Geschäftsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens und zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich integriert werden. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektronischer Marktplätze möglich. Durch dieses Vorgehen ist gewährleistet, dass alle am jeweiligen Geschäftsprozess Beteiligten (Partner, Kunden, Mitarbeiter), in Abhängigkeit von ihrer Berechtigung auf die benötigten Daten und Informationen zugreifen können. Unabhängig von der Größe der Unternehmen sind durch den hohen Integrationsgrad der Anwendungskomponenten (mit ihrer unübertroffenen Funktionsvielfalt) eine hohe Effizienz und eine beispiellose Skalierbarkeit erreichbar. Letztere zeigt sich in der Möglichkeit, dass mit Hilfe mehrerer plattformunabhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem beliebigen Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rollenspezifische Informationen zugreifen können.

Moderne Programmoberfläche Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedienregeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen Regeln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik oder im Personalwesen. In der betrieblichen Praxis bringt das den Vorteil, dass bei Umstrukturierungen bzw. Tätigkeitswechseln die davon betroffenen Mitarbeiter in ihrem neuen Umfeld nur auf die fachlich neuen Aspekte eingewiesen bzw. geschult werden müssen, da die Programmoberfläche gleich bleibt.

34

1

Abbildung 1.4

Nahtlos integrierte Infrastruktur (© SAP AG)

Die Programmoberfläche wird kontinuierlich seit dem R/3-Release 4.0 durch weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableControls), Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung des SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkartentechnik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität verbunden sein. Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen deckt jedoch die meisten Anforderungen ab. Im Vertriebsprozess werden so z.B. verschiedene Belegarten für Verkauf, Versand und Fakturierung gepflegt und spezielle Versandtexte im System hinterlegt. Über die Konditionstechnik stellt man unterschiedliche Findungsprozesse ein, wie z.B. Materialfindung, Preisfindung, Textfindung, Nachrichtenfindung etc.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

35

1

Einführung

Gleichzeitig besteht durch das Customizing die Möglichkeit, strukturelle Wandlungen des Unternehmens bzw. der technischen Umgebung des SAPSystems schnell, kostengünstig und sicher abzubilden.

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

Module, Softwarekomponenten und Anwendungskomponenten Die große »Öffnung« der SAP-Produkte zum Internet und zu den Produkten anderer Hersteller ist mit den Begriffen »mySAP.com« und »mySAP Business Suite« verbunden. Damit einher ging nicht nur ein gewaltiges Wachstum der SAP-Softwareproduktion, sondern es wurden auch grundlegende Konzepte und Begriffe neu konzipiert. In SAP R/3 Enterprise tritt der flexible und weitreichende Begriff »Anwendungskomponente« an die Stelle des (für andere R/3-Releases immer noch gültigen) Begriffs »Modul«. (Zeitweise wurde der Begriff »Hauptkomponente« verwendet. Er ist jedoch nicht im Glossar der SAP-Bibliothek von SAP R/3 Enterprise enthalten.) Eine Softwarekomponente von SAP R/3 Enterprise beschreibt eine Menge von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Anwendungskomponenten sind Softwareobjekte einer Softwarekomponente. Sie sind wiederverwendbare Bausteine aus der Sicht der Softwareproduktion und enthalten die betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogramme. Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise sind hierarchisch gegliedert (Komponentenhierarchie). Anhand der Komponentenhierarchie wählt der Kunde diejenigen Komponenten aus, die er installieren möchte. Davon ausgehend generiert das Projektteam zur Einführung von SAP R/3 Enterprise einen unternehmensspezifischen Einführungsleitfaden und einen projektspezifischen Leitfaden mit allen Installationsaktivitäten für die ausgewählten Anwendungskomponenten. An der Struktur der Komponentenhierarchie orientieren sich weitere Strukturen innerhalb von SAP R/3 Enterprise: • das Anwendungsmenü (SAP-Menü) • der Einführungsleitfaden (Implementation Guide, IMG) • die Systeme zur Verwaltung von Meldungen und Hinweisen • die Kurzzeichen der Anwendungskomponenten Jede Anwendungskomponente ist eindeutig über ihr Kurzzeichen, das auf ihrer englischen Bezeichnung beruht, identifizierbar.

36

1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche Wie bereits erläutert, gliedert sich SAP R/3 in die Anwendungsbereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen), welche in ihrer Gesamtheit die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Abläufe und Vorgänge widerspiegeln. Tabelle 1.1 enthält einige Anwendungskomponenten dieser Anwendungsbereiche nebst Kurzzeichen.

Anwendungsbereich

Anwendungskomponente (deutsche Bezeichnung)

Anwendungskomponente (englische Bezeichnung)

Kurzzeichen

Rechnungswesen

Finanzwesen

Financial Accounting

FI

Rechnungswesen

Treasury

Treasury

TR

Rechnungswesen

Investitionsmanagement

Capital Investment Management

IM

Rechnungswesen

Controlling

Controlling

CO

Rechnungswesen

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC

Logistik

Vertrieb

Sales and Distribution

SD

Logistik

Materialwirtschaft

Materials Management

MM

Logistik

Logistics Execution

Logistics Execution

LE

Logistik

Qualitätsmanagement

Quality Management

QM

Logistik

Instandhaltung

Plant Maintenance

PM

Logistik

Kundenservice

Customer Service

CS

Logistik

Produktionsplanung und -steuerung

Production Planning and Control

PP

Logistik

Projekt-System

Project System

PS

Logistik

Umweltmanagement

Environment Management

EHS

Personalwesen

Personalmanagement

Personnel Management

PA

Personalwesen

Personalzeitwirtschaft

Personnel Time Management

PT

Personalwesen

Personalabrechnung

Payroll

PY

Personalwesen

Veranstaltungsmanagement

Training and Event Management

PE

Tabelle 1.1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche von SAP R/3 Enterprise

(Auswahl)

1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

37

1

Einführung

Anwendungskomponenten des Finanzwesens Innerhalb der Komponentenhierarchie gliedert sich z.B. das Finanzwesen in eine Reihe von Anwendungskomponenten, die selbst wieder in weitere Anwendungskomponenten untergliedert sind usw. (vgl. Tabelle 1.2).

Kurzzeichen der Anwendungskomponente des Finanzwesens

Bezeichnung deutsch / Bezeichnung englisch

Weitere Untergliederung dieser Anwendungskomponente

FI-GL

Hauptbuchhaltung/ General Ledger

Hauptbuch mit Sachkonten, Geschäftsbereichs-, Währungsbuchhaltung, Konsolidierungsvorbereitung

FI-AR

Debitorenbuchhaltung/ Accounts Receivable

Buchhaltung für Debitoren (Kunden), Kundenkreditmanagement, Warenkreditversicherung, Reklamationsverarbeitung

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung/ Accounts Payable

Buchhaltung für Kreditoren (Lieferanten)

FI-AA

Anlagenbuchhaltung/ Asset Accounting

Buchhaltung für Anlagen, Anlagenbewertung, Leasingabwicklung, Konsolidierungsvorbereitung

Tabelle 1.2 Anwendungskomponenten des Finanzwesens (Auswahl)

Begriffsvielfalt und Begriffsverwendung Wer sich als Anwender zum erstenmal mit SAP R/3 befasst, gewinnt nach kurzer Zeit den Eindruck, dass er nicht nur ein neues DV-System, sondern auch eine neue Sprache kennen lernt. Diese Sprache ist komplex, da SAP R/3 komplex ist. Der SAP-Sprachgebrauch lebt und entwickelt sich weiter, da SAP R/3 angewendet und weiterentwickelt wird. Vor allem in den letzten Jahren hat sich die Anzahl neuer Begriffe innerhalb von SAP R/3 und im SAPUmfeld beträchtlich erhöht. Es ist nicht immer leicht, sich mit R/3-Begriffen zu verständigen. Manchmal sind Begriffe unmittelbar an bestimmte Releasestände von SAP R/3 gebunden und diese Begriffe sind im nächsten Release nicht mehr relevant. Einige Begriffe werden aus der Sicht bestimmter Anwendungskomponenten verwendet, und es ist möglich, dass für den gleichen Sachverhalt in einer anderen Anwendungskomponente ein anderer Begriff verwendet wird.

38

1 Eine weitere Schwierigkeit kann für einen SAP-Erstanwender darin bestehen, dass ein Sachverhalt in der SAP-Terminologie anders als in seiner betrieblichen Praxis bezeichnet wird. Ein typisches Beispiel hierfür ist der im SAP-Sprachgebrauch eingebürgerte Begriff »Bankschlüssel«, wofür jeder Buchhalter bisher den Begriff »Bankleitzahl« verwendet hat. Allerdings sollte man zugestehen, dass einige betriebswirtschaftliche und DV-Begriffe auch von Professor zu Professor und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich geprägt bzw. verwendet werden. Es gibt also auch in den SAP-Dokumentationen Mehrfachbenennungen für ein und denselben Sachverhalt. Ein Grund hierfür ist, dass keine starren Begriffskonventionen vorliegen, obwohl die SAP AG mit ihrem »One-VoiceHandbuch« den Versuch unternahm, die Terminologie zu vereinheitlichen. In allen diesen Fallen wird hier (in diesem Buch) der Versuch unternommen, zu jedem Sachverhalt einen geeigneten und häufig verwendeten Begriff auszuwählen (mit Fokus auf den Sprachgebrauch der Herstellerunterlagen), passend zu erläutern (für SAP-Endanwender und Quereinsteiger mit PCKenntnissen/Desktop-Kenntnissen) und durchgehend zu benutzen. Synonym verwendete Begriffe werden in Klammern angegeben.

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

Client/Server-Architektur Ein Client/Server-System (ein System mit Client/Server-Architektur) ist ein Informationssystem, das in bestimmter Weise in Komponenten aufgeteilt ist. Eine Server-Komponente stellt dabei den anderen Komponenten des Systems Dienste zur Verfügung. Komponenten, die diese Dienste in Anspruch nehmen, werden als Clients bezeichnet. Server-Komponenten können ihrerseits auch Dienste von anderen Komponenten in Anspruch nehmen. Allgemeiner gesagt, kann jede Komponente sowohl als Server wie auch als Client anderer Komponenten auftreten. Client/Server-Architekturen sind somit keine starren Gebilde. SAP R/3 ist ein mehrstufiges Client/Server-System. Abbildung 1.5 stellt dar, wie gleichartige Client/Server-Komponenten zu Schichten (Stufen) zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung zu Schichten hat zunächst nichts mit der Aufteilung der Software auf die Hardware zu tun. So sind die Extremfälle möglich, dass alle Schichten auf einem einzigen Rechner installiert sind (Zentralsystem/ zentrales System, z.B. als Demo-System) oder jede Schicht mindestens einen eigenen Rechner hat.

1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1

Einführung

Abbildung 1.5

Schichten von SAP R/3 (© SAP AG)

Präsentationsschicht Die Präsentationsschicht ist die Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP R/3 und den Anwendern. Ihre Client/Server-Komponenten heißen SAP GUI (SAP Graphical User Interface). Ein SAP GUI erzeugt die grafische Oberfläche (z.B. auf Ihrem PC/Desktop), mit deren Hilfe sich SAP R/3 bedienen lässt. Es bereitet die Daten auf und stellt sie dem Benutzer auf dem Bildschirm zur Verfügung. In umgekehrter Richtung leitet es Benutzeraktionen (wie Eingaben, Mausbewegungen und Mausklicks) an die Anwendungsprogramme weiter.

Applikationsschicht Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur ist aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem. Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine Reihe von Workprozessen (= Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamtheit die »R/3-Applikation« bilden. Der Messageserver dient zur Kommunikation zwischen den Applikationsservern. Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) stellt mittels der Workprozesse die eigentliche Funktionalität einer (z.B. betriebswirtschaftlichen) Anwendung zur Verfügung und reicht ihre Dienste an die Präsentationsschicht weiter:

40

1 • R/3-Anwendungsprogramme werden in der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP (Advanced Business Application Programming) erstellt und laufen in der Applikationsschicht • ABAP-Programme kommunizieren mit dem Datenbank-ManagementSystem (RDBMS) der zentralen (relationalen) Datenbank sowie mit den grafischen Benutzerschnittstellen (SAP GUI) der Präsentationsschicht

Datenbankschicht Die Datenbankschicht besteht aus einem einzigen zentralen Datenbanksystem, in dem alle Daten des SAP R/3-Systems verwaltet werden. Seine Komponenten sind das Datenbank-Management-System und die eigentliche Datenbank mit dem Datenbestand. SAP R/3 kann mit Datenbanksystemen verschiedener Hersteller betrieben werden. Für die Datenhaltung ist der Datenbankserver verantwortlich. Er speichert alle Datenbanktabellen im Datenbanksystem und stellt sie der Applikationsschicht zur Verfügung.

1.6

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme SAP-Systeme sind Mandantensysteme. Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jedes R/3-System kann mehrere (genauer: bis zu 1000) Mandanten enthalten. Das Mandantenkonzept ermöglicht es, mehrere juristisch (handelsrechtlich) und organisatorisch eigenständige Unternehmen in einem einzigen SAP R/3System zu betreiben, z.B. • die Mandanten der Unternehmen eines Konzerns innerhalb eines R/3Systems dieses Konzerns oder • eine Vielzahl von Mandanten für die Kunden eines Application Service Providers (ASP) innerhalb eines R/3-Systems dieses Providers. Ausnahmen bilden die Komponenten SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Knowledge Warehouse (SAP KW) der Lösung mySAP Business Intelligence (mySAP BI). In ihnen wird jeweils nur ein Mandant genutzt. Wenn sich ein Benutzer an ein R/3-System anmeldet, so meldet er sich immer in einem bestimmten Mandanten dieses Systems an. Normalerweise kann er mit dieser Anmeldung (aufgrund der damit verbundenen Rechte im R/3-System) nur mit Anwendungsdaten des betreffenden Mandanten arbeiten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

41

1

Einführung

Es gibt jedoch Arbeitsaufgaben in R/3-Systemen, die mandantenübergreifend sind. Dazu zählen vor allem Customizingaufgaben (mit mandantenübergreifenden Einstellungen, z.B. die Modellierung der Struktur eines Unternehmens mit Hilfe von Organisationselementen) und Entwicklungsaufgaben (z.B. die Entwicklung von Programmobjekten – etwa Reports – in der ABAP Workbench) sowie der Test dieser Einstellungen und Objekte. Allgemeiner ausgedrückt handelt es sich hierbei um Einführungsaufgaben (bei der Einführung eines SAP-Systems) und Wartungsaufgaben. Wenn man Customizing-, Entwicklungs- und Testaufgaben im gleichen SAP R/3-System wie den Produktivbetrieb durchführt, so kann es hierdurch zu (teilweise erheblichen) Störungen des Produktivbetriebs kommen. Um dieser Gefahr zu begegnen, empfiehlt es sich, diese Aufgaben (und evtl. weitere Aufgaben, wie z.B. Trainingsaufgaben) mit einer gewissen »Entfernung« vom Produktivmandanten durchzuführen. Zunächst sollten andere Mandanten für diese Aufgaben gewählt werden. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass jeder weitere Mandant zusätzliche Systemressourcen (des Hauptspeichers und der Datenbank) benötigt und der administrative Aufwand größer wird. • Customizing-Mandant Customizing- und Entwicklungsarbeiten (in der ABAP Workbench) sollten in einem Customizing- und Entwicklungsmandanten (kurz: CustomizingMandant) durchgeführt werden. Für ihn ist die Abkürzung CUST üblich. • Qualitätssicherungsmandant Tests (z.B. Integrationstests mehrerer verschiedener Anwendungskomponenten) sollten in einem Qualitätssicherungsmandanten durchgeführt werden. Für diesen Mandanten ist die Abkürzung QTST üblich. • Produktivmandant Der separate Mandant für die produktive Nutzung des SAP-Systems heißt Produktivmandant. Für ihn ist die Abkürzung PROD üblich. Bei größeren Einführungs- oder Wartungsaufgaben empfiehlt die SAP AG, diese Aufgaben in einem oder mehreren anderen SAP-Systemen durchzuführen und die Ergebnisse der Arbeit (z.B. Einstellungen und/oder Objekte) zwischen den SAP-Systemen zu transportieren. Als Werkzeuge stehen hier vor allem der Client-Copy (Mandantenkopie) und das Change and Transportsystem (CTS) zur Verfügung. So kommt es – je nach Vielfalt der Arbeitsaufgaben und nach Größe des Konzerns/Unternehmens sowie ggf. seiner Partnerunternehmen – zu mehr oder weniger komplexen Systemlandschaften. Eine Systemlandschaft besteht aus SAP-Systemen, die durch Transportwege (für den Einführungs- und Wartungsprozess) miteinander verbunden sind.

42

1 3-Systemlandschaft Sie besteht aus drei SAP-Systemen, wobei jeder der genannten Mandanten (CUST, QTST und PROD) in einem eigenen SAP-System enthalten ist. Änderungen an Customizingeinstellungen und Objekten der ABAP Workbench werden ausschließlich im Customizing-Mandanten CUST durchgeführt und nach Freigabe der zugehörigen Änderungsaufträge in den Qualitätssicherungsmandanten QTST transportiert. Nach erfolgreichem Test werden die Änderungsaufträge von dort in den Produktivmandanten PROD transportiert.

2-Systemlandschaft Sie besteht aus zwei SAP-Systemen, wobei die Mandanten CUST und QTST in dem einen SAP-System enthalten sind und der Mandant PROD in dem anderen SAP-System enthalten ist. Der Ablauf der Änderungen, Freigaben und Transporte erfolgt grundsätzlich genauso wie in der 3-Systemlandschaft. Die Nachteile einer 2-Systemlandschaft bestehen darin, dass mandantenunabhängige Daten in CUST und QTST gemeinsam genutzt werden; Änderungen mandantenübergreifender Einstellungen im CUST können die Tests im QTST beeinflussen. Außerdem kann die Vollständigkeit der Transporte von CUST nach QTST nicht in jedem Fall sichergestellt werden. Für kleinere SAPImplementierungen und insbesondere nur geringfügige Workbench-Entwicklungen kann die 2-Systemlandschaft jedoch eine sinnvolle Alternative zur 3-Systemlandschaft sein.

1-Systemlandschaft Sie besteht aus einem einzigen SAP-System, in dem alle drei Mandanten (CUST, QTST und PROD) enthalten sind. Die 1-Systemlandschaft wird von der SAP AG nicht empfohlen. Insbesondere nach dem Produktivstart können keine weiteren Entwicklungen und Tests im System vorgenommen werden, es sei denn, der Produktivbetrieb wird während dieser Zeit eingestellt (z.B. während der Betriebsferien).

1.6.2 Organisationsstrukturen Bei der Einführung eines SAP R/3-Systems für einen Konzern oder ein Unternehmen muss der rechtliche und organisatorische Aufbau des Konzerns bzw. des Unternehmens mit Hilfe von Organisationsstrukturen im SAP-System abgebildet werden. Die Organisationsstrukturen bilden ein »Gerüst«, mit dessen Hilfe alle Geschäftsvorfälle im R/3-System abgewickelt werden. Sie dienen der Steuerung betriebswirtschaftlicher Transaktionen im R/3-System und werden für das Berichtswesen verwendet. Insbesondere werden anhand der Organisationsstrukturen und mittels der Transaktionen (z.B. beim Anlegen eines Stammsatzes oder beim Buchen eines Belegs) die Anwendungsdaten des SAP R/3-Systems strukturiert gespeichert. Organisationsstrukturen sind mandantenspezifisch, d.h. sie werden immer in einem bestimmten Mandanten angelegt und gelten nur für diesen Mandanten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

43

1

Einführung

Die Organisationsstrukturen eines SAP R/3-Systems bestehen aus Organisationseinheiten sowie aus Zuordnungen zwischen diesen Organisationseinheiten. Da Organisationsstrukturen immer in einem bestimmten Mandanten angelegt werden, ist der Mandant eine (die »oberste«) Organisationseinheit jeder Organisationsstruktur. Die Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 anhand der Unternehmensstruktur wird in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6

Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Organisationseinheiten werden zunächst aus der Sicht einer Anwendungskomponente des SAP-Systems im Customizing angelegt (definiert). Beispielweise werden in der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI) die Organisationseinheiten zunächst aus buchhalterischer Sicht definiert, in der Komponente Controlling (CO) zunächst unter Controlling-Aspekten. Dabei sind einige Organisationseinheiten obligatorisch, d.h. einige Anwendungskomponenten kann man ohne die Definition und Pflege bestimmter Organisationseinheiten nicht in einem SAP R/3-System betreiben. Im Finanzwesen ist das Anlegen der Organisationseinheit »Buchungskreis« obligatorisch. Nach dem Anlegen einer Organisationseinheit ist sie automatisch dem Mandanten zugeordnet, in dem sie definiert wurde. Aus Gründen der Integration des R/3-Systems werden jedoch in den meisten Fällen weitere Zuordnungen zu bereits vorhandenen Organisationseinheiten des Mandanten vorgenommen. Beispielsweise müssen die Organisationseinheiten des Controllings den Organisationseinheiten des Finanzwesens zugeordnet werden, damit die

44

1 kostenrechnerisch relevanten Buchungen des Finanzwesens in das Controlling übernommen werden können. Eine einzelne Organisationseinheit kann also für mehrere Anwendungskomponenten relevant sein. Die Zuordnung von Organisationseinheiten im SAP R/3 wird in Abbildung 1.7 dargestellt.

Abbildung 1.7

Zuordnung und Verwendung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Die Pfeile in Abbildung 1.7 können als »wird zugeordnet zu« gelesen werden. Die Gesamtheit aller in einem Mandanten definierten Organisationseinheiten sowie deren Zuordnungen bilden die Unternehmensstruktur (im betreffenden Mandanten). Bei der Arbeit mit einer bestimmten Anwendungskomponente wird jedoch nur ein Teil der Organisationseinheiten und Zuordnungen benötigt. Man spricht dann von der Organisationsstruktur dieser Anwendungskomponente, z.B. von der Organisationsstruktur • des Finanzwesens • der Materialwirtschaft • des Vertriebs • des Personalwesens In den Kapiteln zu den Logistik-Lösungen, zum Rechnungswesen und zur Personalwirtschaft finden Sie weitere Erläuterungen zu den Organisationsstrukturen von Anwendungskomponenten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

45

1

Einführung

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

Folgende Zielsetzungen und Prüfungsthemen gibt die SAP AG für die Tests zur SAP-Anwenderzertifizierung vor (© SAP AG):

Thema: Anmeldung, Grafische Benutzeroberfläche (GUI), Navigation (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können sich an einem SAP-System anmelden, Ihr Passwort ändern und die Hauptelemente der GUI-Navigation verwenden. Sie können Probleme analysieren, die bei der Anmeldung am System möglicherweise auftreten (z. B. abgelaufenes Passwort).

Prüfungsthemen • Anmeldung • Abmeldung • SAP Logon verwenden • SAP Logon-Version erkennen • Schnellanmeldung durch Shortcuts • Neuen Modus öffnen • AutoTab-Funktion verwenden • Befehlsfeld verwenden • Navigation mit Funktionstasten • Navigation zwischen Eingabefeldern • Suchen innerhalb einer Liste

Thema: Grundlegende Systemkenntnisse (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie stellen Ihre Kenntnisse des SAP-Systems unter Beweis, indem Sie Konzepte wie Stammdaten, Realtime, zentrale Datenbank, Berechtigung und Dreisystemlandschaft erläutern. Sie können darüber hinaus deren Vor- und Nachteile beschreiben. Dank dieser Kenntnisse können Sie besser mit den Systemadministratoren kommunizieren und Ihre Tätigkeit im gesamten Systemkontext einordnen.

Prüfungsthemen • Sprachen festlegen, z. B. Anmeldesprache • Bedeutung von Realtime erklären • Konzept eines Stammdatensatzes erklären • Bedeutung von SAP R/3 erklären • Verwendung von Tabellen und Feldern bei der SAP-Software erklären

46

1 • Die wichtigsten Anwendungen der SAP-Software benennen • Vorteile des Business Workflow benennen • Systemreaktionszeit verringern • Organisationseinheiten innerhalb der SAP-Software erklären (z. B. Mandant) • Vorteile der Hintergrundverarbeitung erklären • Customizing-Konzept erklären

Thema: Personalisierung (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können alle Personalisierungsoptionen Ihres SAP-Systems richtig nutzen, beispielsweise eine Favoritenliste anlegen, die Schriftgröße ändern oder Ihre Parameterwerte speichern.

Prüfungsthemen • Die Funktionen »Setzen Daten«/»Halten Daten« verwenden • Parameter-ID und Vorschlagswerte verwenden • SAP Easy Access verwenden • Eine Transaktion/URL zu den Favoriten hinzufügen • Schriftgröße ändern • Format für die Anzeige von Systemmeldungen ändern • Rollenkonzept von SAP verstehen

Thema: Systemfunktionalität (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können die Hauptfunktionen im GUI-Systemmenü (Systemstatusabfrage, Datenhaltung, Jobs, Batch-Inputs) verwenden.

Prüfungsthemen • Jobs planen • Status von Hintergrundjobs anzeigen • Hintergrundjobs ausführen und Status planen • Eigene Spool-Aufträge anzeigen • Batch-Input abspielen • Verarbeitungsmodi von Batch-Inputs erläutern • Modi schließen • Kurznachrichten senden

Thema: Hilfe Zielsetzung: Sie können die verschiedenen Hilfeoptionen und Informationsquellen von SAP bei Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

47

1

Einführung

Prüfungsthemen • • • • • • • • •

SAP-Bibliothek nutzen Hilfe zur Anwendung nutzen Feldhilfe (F1)/Suchhilfe (F4-Funktionstaste) verwenden Technische Info nutzen Stammdatensatz suchen Suchhilfe IDES Informationen im SAP Help Portal finden erläutern, was ein Kurzdump ist

Thema: Reporting Zielsetzung: Sie können die Reporting-Funktionen der SAP-Software nutzen. Sie können Selektionsbilder verwenden, Listen lokal speichern, Varianten anlegen, Berichte suchen und Berichte im Hintergrund planen.

Prüfungsthemen • • • • • • • •

Listen-Layout ändern (ALV) Funktionen des SAP-Listviewers (ALV) nutzen eine Liste herunterladen einen Bericht suchen erläutern, was ein Bericht ist ein Selektionsbild verwenden eine Berichtsvariante anlegen Infosystem verwenden

Thema: Ausgabesteuerung und Druckereinstellungen Zielsetzung: Sie beherrschen die Ausgabesteuerung (Spool, Druck, Bildschirm). Sie erkennen den Status von Spool-Aufträgen. Sie können einzelne Seiten einer Liste ausdrucken.

Prüfungsthemen • Spool-Aufträge: Status erkennen • Druckbild-Funktion verwenden • einen Spool-Auftrag anzeigen • einzelne Seiten einer Liste ausdrucken • einen Druckauftrag zurückstellen

Thema: Berechtigung Zielsetzung: Sie können das Berechtigungs- und Rollenkonzept von SAP erläutern. Sie kennen die Kriterien für die Erteilung von Berechtigungen. Sie wissen, wie man Passwörter pflegt.

48

1 Prüfungsthemen • Berechtigungskonzept von SAP erklären • Rollenkonzept von SAP erklären • Sich an verschiedenen Systemen anmelden

1.8

Fragen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. 2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? 5. Nenne Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer?

1.9

Lösungen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. Zum Anwendungsbereich Rechnungswesen gehören die Anwendungskomponenten Controlling, Finanzwesen, Investitionsmanagement, Treasury und Unternehmenscontrolling. Der Anwendungsbereich Logistik enthält die Anwendungskomponenten Vertrieb, Materialwirtschaft, Logistics Execution, Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Kundenservice, Produktionsplanung und -steuerung, Projektsystem und Umweltmanagement. Der Anwendungsbereich Personalwesen enthält die Anwendungskomponenten Personalmanagement, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, und Veranstaltungsmanagement.

1.8 Fragen

49

1

Einführung

2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. Mit der gleichen Software können multinationale Konzerne in einem einzigen System betriebliche Abläufe unterschiedlicher Landesgesellschaften und länderübergreifende Vorgänge abwickeln. Die Daten unterschiedlicher Landesgesellschaften lassen sich konsolidieren. Außerdem verfügen Konzerne zumeist über Gesellschaften, die in verschiedenen Branchen tätig sind – ein weiterer Pluspunkt für das branchenunabhängige SAP R/3. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. Die einmalige Speicherung von Daten macht Schnittstellen überflüssig, die bei der Verknüpfung unterschiedlicher Softwareprodukte zur Datenübernahme erstellt und gewartet werden müssten. In Auswertungen werden aktuelle Daten verwendet. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Jedoch deckt die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen die meisten Anforderungen ab. 5. Nennen Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. Durch die mySAP Business Suite sind alle beteiligten Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner entlang der erweiterten Wertschöpfungskette verbunden. Dadurch können Geschäftsprozesse über die traditionellen Unternehmensgrenzen hinweg effektiver durchgeführt werden. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer? mySAP Enterprise Portal wird von der SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet und stellt den Zugriff auf Lösungen der SAP, Mailsysteme, Marktplätze, Web-Inhalte und Nicht-SAP-Lösungen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt dabei über einen Web-Browser oder mobile Geräte. Der Benutzer kann so immer und von überall auf alle für seinen Bearbeitungsprozess wichtigen Informationen zugreifen. Durch das Einbinden von Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglicht diese Technologie auch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.

50

Kapitel 2 Grundlagen der Programmoberfläche 2.1

SAP R/3-Anmeldung

53

2.2

Aus dem System abmelden

63

2.3

Kennwort ändern

64

2.4 2.4.1 2.4.2

Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster

65 65 67

2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3

Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info

70 70 74 77

2.6

Meldungen

79

2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3

Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente

81 81 87 90

2.8

Pflege benutzereigener Daten

91

2.9

Barrierefreie Arbeitsweise

94

2.10

Fragen

94

2.11

Lösungen

95

51

2

Grundlagen der Programmoberfläche Der Schwerpunkt des Kapitels liegt auf der Darstellung der Regeln zur Bedienung der Programmoberfläche sowie auf der Orientierung des Anwenders im SAP R/3®-System. Darüber hinaus können Sie verschiedene Bedienungsmöglichkeiten personalisieren und so an Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen. Die flexible Gestaltung der Infrastruktur der R/3-Technologie gewährleistet, dass die R/3-Funktionen mit verschiedenen Programmoberflächen darstellbar sind. Ob mit einem Web-Browser, wie dem Microsoft Internet Explorer®, oder einem Desktop-GUI (Graphical User Interface), R/3 ist mit diesen und weiteren Oberflächen nutzbar. R/3 läuft unter folgenden Oberflächen: • Windows und COM/DCOM-Modell • Web-Browser verschiedener Hersteller • Java-basierte SAP GUI-Benutzerschnittstelle (Internetfähigkeit) • Motif für Unix-Arbeitsplätze Da der Großteil aller R/3-Arbeitsplätze mit PCs ausgestattet ist, die eine Windowsoberfläche haben, erfolgt die Darstellung der SAP-Programmoberfläche in diesem Buch auf der Basis des Betriebssystems Microsoft Windows XP®. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeiten, kann es zu Abweichungen zwischen Ihrer Bildschirmdarstellung und den Abbildungen dieses Buches kommen.

2.1

SAP R/3-Anmeldung

Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw. »Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User Interface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt. Durch Doppelklick auf das SAP Logon-Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie dieses Programm auf (vgl. Abb. 2.1). Im Rahmen »Bezeichnung« wird dann eine Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt. Wenn Sie nun die F1-Taste drücken, erhalten Sie Hilfe zum SAP Logon (SAP GUI Help).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

53

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.1

SAP Logon (© SAP AG)

Modifikation der SAP Logon-Einträge Das Einfügen, Ändern und Löschen von SAP Logon-Einträgen sollte nur nach Rücksprache mit Ihrer SAP-Systemadministration und mit deren Zustimmung vorgenommen werden. Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon mit Hilfe der Taste Neu... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet werden (vgl. Abb. 2.2). Über die Drucktaste Eigenschaften ist es möglich, bestehende Einträge (durch editieren) zu ändern. Falls erforderlich, kann man bestehende Einträge mittels der Drucktaste Löschen entfernen. Diese Option führt ohne Nachfrage des Systems zum Löschen des ausgewählten Eintrags! Die Drucktasten Gruppen... und Server... sollten der Systemadministration vorbehalten bleiben, da für ihre Verwendung bestimmte Voraussetzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 2.2

54

Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon-Eintrags (© SAP AG)

2 Wenn Ihre SAP-Systemadministration für Sie ein SAP Logon-Pad eingerichtet hat, können Sie darin keine Einträge einfügen, ändern oder löschen. Das Symbol des SAP Logon-Pad unterscheidet sich äußerlich nicht vom Symbol des SAP Logon; Änderungen der Symbolbezeichnung sind möglich.

Ermitteln der SAP Logon-Version Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon-Versionen passen, sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie doppelt auf das SAP Logon-Symbol (falls Sie das SAP Logon-Programm noch nicht aufgerufen haben). Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP LOGON. Es erscheint das in Abb. 2.3 gezeigte Fenster, dem Sie die Version (den Releasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen dieses Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Abbildung 2.3

Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (© SAP AG)

Verbindung zum R/3-System Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen »Bezeichnung« den gewünschten Eintrag (Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste Logon stellen Sie nun die Verbindung zum gewählten (und von Ihrer Systemadministration schon gestarteten) SAP-System her. In einem neuen Fenster erscheint das Anmeldebild (Abb. 2.4). Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems während Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-System bis zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Arbeitsschritte am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

2.1 SAP R/3-Anmeldung

55

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.4 Anmeldebild (© SAP AG)

Mandant Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im System geführt. Mit einem einzigen R/3-System lassen sich also bis zu 1000 Mandanten (mit den Nummern 000 bis 999) verwalten, die durch eigenständige Stammsätze und Tabellen weitgehend voneinander getrennt sind. Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmeldung wird gewährleistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des ausgewählten Mandanten zugegriffen wird. Über dieses Eingabefeld ist auch die Verbindung zu Konzernen mit Filialen, Tochtergesellschaften etc. wählbar. Darüber hinaus wird dieses Feld für spezifische Aufgaben bei der Implementierung eines R/3-Systems genutzt (Customizing-Mandant, Qualitätssicherungsmandant, Produktivmandant).

Benutzer (User) Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID (andere Bezeichnungen: UserID oder Benutzername), die in das entsprechende Feld des Anmeldebildes einzugeben ist. Für die Kollegin Müller aus der Buchhaltung z.B. könnte dies ihr Nachname »Müller« oder das betrieblich definierte Namenskürzel »Mü_FI_05« sein. Mit dem Benutzernamen werden benutzerspezifische Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise Zugriffsoder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten Buchungskreis.

56

2 Kennwort (Password) Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt und dient dem Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff. Vor der Erstanmeldung erhält der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom Systemverwalter. Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System aufgefordert, das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches Kennwort). Er kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforderung der Systemverwaltung ändern. Der Systemverwalter hat keine Möglichkeit, die persönlichen Kennworte der Benutzer anzuzeigen.

Sprache (Language) Wie in Kapitel 1 erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoftware, die in über 30 Sprachen gepflegt wird. Nicht nur die Menübezeichnungen sondern die gesamte Systemführung einschließlich der Feldnamen in Bildschirmmasken steht in diesen Sprachen zur Verfügung. Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung nichts in das Sprachfeld eingeben, so wird eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch oder englisch. Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache angezeigt wird, so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprachversion eingeben, z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der zuständigen SAP-Systemverwaltung • die Mandantennummer, • Ihren Benutzernamen, • das Kennwort (Initialkennwort). Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in SAP R/3. Abbildung 2.4 zeigt Ihnen das R/3-Anmeldebild. Ausgangspunkt Anmeldebild 1. Geben Sie in das Feld »Mandant« Ihre (dreistellige) Mandantennummer ein (*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das nächste Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

57

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Hinweis (*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts von der Feldbezeichnung »Mandant« bzw. »Client«. Wenn in diesem Feld eine andere Mandantennummer steht, löschen Sie diese mit Hilfe der Tasten (<-) bzw. (Entf) . Geben Sie nun über die Tastatur Ihre Mandantennummer ein. 2. Geben Sie in das Feld »Benutzer« Ihren Benutzernamen ein und drücken Sie (ÿ). 3. Geben Sie in das Feld »Kennwort« das Kennwort ein und drücken Sie (ÿ). Hinweis Die Eingabe des Kennworts erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Bildschirm. Im Feld »Kennwort« sind lediglich Sternchen sichtbar und Sie können die Cursorbewegung verfolgen. 4. Geben Sie bei Bedarf (siehe oben) in das Feld »Sprache« das gewünschte Sprachkennzeichen ein. Hinweis Wenn Sie nichts in dieses Feld eingeben, wird automatisch diejenige Sprache »gezogen«, die der Systemadministrator bei der Konfiguration Ihres SAP Front End hinterlegt hat. 5. Drücken Sie die Taste (¢). Ein neues Fenster erscheint.

«

Hinweis Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmelden, erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts. Geben Sie in dieses Dialogfenster ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste (ÿ), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein und drücken Sie die Taste (¢). Das Copyright-Fenster erscheint. Wenn Sie sich später ein weiteres Mal in R/3 anmelden, erscheint in Schritt 5 das Copyright-Fenster sofort. 6. Drücken Sie die Taste (¢). Das SAP-Einstiegsbild (Einstiegsbild SAP Easy Access) erscheint (Abb. 2.5).

«

Erfolglose Anmeldeversuche War eine Anmeldung nicht erfolgreich, so erscheint nach Schritt 5 eine Meldung (am unteren Rand des Anmeldebilds oder in einem gesonderten Fenster), die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht. Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen folgende Sperrmechanismen zur Verfügung:

58

2

Abbildung 2.5

SAP-Einstiegsbild (© SAP AG)

• Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Task Manager (Programm-Manager) in Windows. Sie können R/3 in diesem Fall erneut starten. • Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter die Sperrung im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initialkennwort zuteilen. Der Systemverwalter kann die zulässige Anzahl von Anmeldeversuchen für jeden dieser beiden Fälle anders beschränken (auf eine Zahl zwischen 1 und 99).

Mehrfache Anmeldung an einem R/3-System Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich, sich mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach an ein System anzumelden. Nach einer Mehrfachanmeldung öffnet sich für den Anwender ein Dialogfenster (Abb. 2.6).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

59

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.6

Informationsbild für Mehrfachanmeldungen an einem System (© SAP AG)

SAP weist hier darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt wird. Bestehen Unklarheiten über die Lizenzvergabe, dann ist es ratsam, sich beim Systemverwalter zu erkundigen. Sie haben in SAP R/3 die Möglichkeit, innerhalb einer Anmeldung (mit einer Lizenz) mehrere Modi (mehrere Tasks auf Ihrem PC) zu öffnen. Mit jedem dieser Modi haben Sie die vollen Möglichkeiten des SAP R/3-Systems, d.h. Sie können in jedem Modus so arbeiten, als hätten Sie sich scheinbar mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach angemeldet. Diese Möglichkeit wird an anderer Stelle beschrieben.

SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung Sie können auf Ihrem Desktop eine oder mehrere Verknüpfungen (Shortcuts) erzeugen, mit deren Hilfe Sie sich schnell an ein SAP-System anmelden und – bei Bedarf – direkt nach der Anmeldung automatisch eine vorgegebene Transaktion oder einen vorgegebenen Report aufrufen können. Sie können also Ihre SAP-Anmeldung personalisieren. Das Erstellen einer derartigen Verknüpfung ist ohne vorherige Anmeldung an ein SAP-System möglich, kann jedoch auch aus einem SAP-Fenster heraus (also nach der SAP-Anmeldung) erfolgen. Wir erläutern hier nur den ersten Fall für eine SAP-Anmeldung ohne Aufruf einer Transaktion oder eines Reports.

60

2 Ausgangspunkt Beliebig 1. Stellen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle Ihres Desktops (jedoch nicht auf ein offenes Fenster oder ein Icon) und drücken Sie die rechte Maustaste. 2. Wählen Sie den Menüpfad NEU | SAP GUI VERKNÜPFUNG. Ein Icon erscheint auf Ihrem Desktop, dessen Bezeichnung möglicherweise nur teilweise angezeigt wird. 3. Mit Hilfe der Tasten (æ) und (Æ) können Sie sich die vollständige Bezeichnung ansehen. Ändern Sie die Bezeichnung bei Bedarf durch Editieren, aber ändern Sie nicht die Extension ».sap«. Drücken Sie nun die Taste (¢).

«

4. Stellen Sie den Mauszeiger auf das Icon, drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie BEARBEITEN. Ein Dialogfenster erscheint, dessen Titelleiste den Pfad der Verknüpfungsdatei enthält (Abb. 2.7). 5. Entweder geben Sie nun in das Feld »Description« den Namen eines SAPSystems ein, den Sie aus der Dropdown-Liste am rechten Feldrand auswählen ( in diesem Fall wird die System ID automatisch gezogen ) oder Sie füllen die Felder »System ID« und »SAP GUI parameter« mit Eingaben, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben.

«

Hinweis In der rechteckigen Schablone eines Ein-/Ausgabefeldes erscheint manchmal (wie im Feld »Description«) eine Dropdown-Box, die dem Benutzer einen Satz von Eingabewerten zur Auswahl stellt. Der Benutzer kann innerhalb der Dropdown-Box keinen Wert eintippen, sondern muss einen der angebotenen Werte übernehmen. Hinweis Zur Zeit sind Listboxen die einzig möglichen Dropdown-Boxen. Eine Listbox ist eine einspaltige Werteliste von Textfeldern. 6. Füllen Sie das Feld »Client« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus. 7. Füllen Sie das Feld »User name« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus. Hinweis Das Feld »User name« ist normalerweise mit Ihrem WindowsBenutzernamen vorbelegt. 8. Füllen Sie das Feld »Language« (bei Bedarf) wie bei Ihrer SAP-Anmeldung mit Hilfe der Dropdown-Liste am rechten Feldrand aus. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste OK.

2.1 SAP R/3-Anmeldung

61

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.7

Dialogfenster für eine SAP-Verknüpfung (© SAP AG)

Nach Doppelklick auf Ihre SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung erscheint ein Dialogfenster, dessen Titelleiste vorgegebene Daten Ihrer Anmeldung zeigt (Abb. 2.8). Wenn Sie dort Ihr Passwort eingeben (Ihre Eingaben werden als Sternchen angezeigt) und auf die Drucktaste Anmelden klicken, loggen Sie sich in das SAP R/3-System ein.

Abbildung 2.8

62

Anmeldebild zur Schnellanmeldung (© SAP AG)

2 2.2

Aus dem System abmelden

Abmeldung Mit der Abmeldung beenden Sie eine Benutzersitzung am R/3-System. Sie sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen.

Abmelden im Anmeldebild Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf die Drucktaste den Abbruch der Anmeldung und die Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menüsystem abmelden Aus jedem SAP-Fenster innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen. Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster 1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN. Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt werden soll (Abb. 2.9). 3. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja. Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Ebene des Betriebssystems zurück.

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Hinweis Ein Klick auf die Drucktaste Nein brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster zurück.

Abbildung 2.9

Dialogfenster »Abmelden« (© SAP AG)

Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Sicherheitsabfrage »Nicht gesicherte Daten werden verloren gehen. Möchten Sie sich abmelden?« erscheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.

Weitere Möglichkeiten der Abmeldung Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmelden«: • Doppelklicken Sie auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke. • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN. • Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

2.2 Aus dem System abmelden

63

2

Grundlagen der Programmoberfläche

2.3

Kennwort ändern

Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der Anwender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer ab dem 15. Tag so lange die Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat. Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort (bei Bedarf) auch in kürzeren Zeitabständen ändern. R/3 erlaubt jedoch nur eine Kennwortänderung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern R/3 prüft die Gültigkeit eines neuen Kennwortes nach folgende Regeln: • Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen. • Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. • Verwendet werden alphanumerische Zeichen (alle Buchstaben von A bis Z, alle Ziffern von 0 bis 9 sowie Interpunktionszeichen). • Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leerzeichen ( ) verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgende Zeichen, die im Benutzernamen in derselben Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So kann mit dem Benutzernamen »Schwarm« nicht das Kennwort »Arm« verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind verboten (beispielsweise »Rrrums«). • Die Zeichenfolgen »pass« und »init« sind für andere Zwecke reserviert und dürfen als Kennwort nicht verwendet werden. • Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Kennwort ändern Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild 1. Geben Sie die Mandantennummer und den Benutzernamen sowie das bisher gültige Kennwort ein. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste Neues Kennwort (New Password). Ein Dialogfenster erscheint (Abb. 2.10). 3. Geben Sie in das Feld »Neues Kennwort« das neue Kennwort ein und drücken Sie auf die Taste (ÿ). Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen. Der Cursor springt in das Feld »Kennwort wiederholen«. 4. Geben Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld »Kennwort wiederholen« ein.

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64

2 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Copyright-Fenster erscheint. 6. Drücken Sie die Taste (¢). Das SAP-Einstiegsbild erscheint.

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Abbildung 2.10 Anmeldebild mit Drucktaste Neues Kennwort und das ihm folgende

Dialogfenster zur Kennworteingabe (© SAP AG)

Kennwort vergessen? Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzernamen ein neues (Initial-)Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sichtbar machen.

2.4

Fenster

2.4.1 Einige Windows-Begriffe Obwohl man davon ausgehen kann, dass die Leser dieses Buches praktische Erfahrungen mit der Windows-Fenstertechnik haben, beginnen wir diesen Abschnitt – zur begrifflichen Klarstellung – mit einer kleinen Übersicht in diesem Buch verwendeter Windows-Begriffe zum Thema Fenster: Ein Fenster ist ein rechteckig abgegrenzter Bildschirmbereich; ein Fensterrahmen (Fensterrand) ist die optische Begrenzung eines Fensters. Wie auf einer Schreibtischoberfläche lassen sich auch auf einem Bildschirm mehrere Dokumente (in mehreren Fenstern) parallel bearbeiten, ändern oder ablegen.

2.4 Fenster

65

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Man unterscheidet Primärfenster mit veränderbarer Größe (z.B. das Anmeldebild) und Dialogfenster (Sekundärfenster), deren Größe nicht geändert werden kann, (z.B. das Copyright-Fenster oder das Fenster zur Kennworteingabe). Dialogfenster fordern eine Aktion des Benutzers (im einfachsten Fall (¢)) und dienen dem Dialog zwischen SAP R/3 und Benutzer. Das Fenster, in dem gerade gearbeitet wird, bezeichnet man als aktives Fenster.

Blätterleiste (Bildlaufzeile) Eine Blätterleiste erscheint nur dann am rechten und/oder unteren Rand eines Fensters, wenn Informationen nicht vollständig in dieses Fenster passen (Abb. 2.11).

Abbildung 2.11 Blätterleisten für die Auswahl an Reports (© SAP AG)

Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) an den Enden einer Blätterleiste dienen zum »Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts mit Hilfe der Maus. Die Blättermarke beschreibt durch ihre Position innerhalb der Schiebefläche, welche Stelle des Textes oder der Grafik gerade angezeigt wird.

66

2 Funktionstaste

Maus

Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½)

Ziehen der Blättermarke an den Anfang der Blätterleiste

Erste Seite oben

(Bild½)

Klicken oberhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Vorherige Seite

(Bild¼)

Klicken unterhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Nächste Seite

(Strg)+(Bild¼)

Ziehen der Blättermarke an das Ende der Blätterleiste

Letzte Seite unten

Tabelle 2.1 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

2.4.2 Das SAP-Fenster Hauptbildbereiche des SAP-Fensters Mit dem neuen (ab SAP-Release 4.6A ausgelieferten) SAP GUI gliedert sich das SAP-Fenster in die zwei Hauptbildbereiche Bildkopf und Bildrumpf. • Der Bildkopf besteht aus • Menüleiste, • Systemfunktionsleiste, • Titelleiste, • Anwendungsfunktionsleiste. Dabei bilden die Menüleiste und die Systemfunktionsleiste den sogenannten Bildbanner. • Der Bildrumpf enthält am unteren Rand eine Statusleiste (Statuszeile). Oberhalb der Statusleiste befindet sich ein Bildschirmbereich, dessen Gestaltung von der jeweiligen Transaktion abhängig ist. Nach der SAP R/3-Anmeldung sehen Sie im linken Teil dieses Bildschirmbereichs einen Navigationsbereich (SAP Easy Access) (siehe Abbildung 2.12).

Menüleiste Am oberen Rand eines SAP-Fensters finden Sie die Menüleiste mit den Menünamen. Die Menünamen können sich ändern, wenn Sie zu einen anderen SAP-Fenster wechseln. Die Menünamen »System« und »Hilfe« sind jedoch in jeder Menüleiste enthalten. Im rechten Teil der Menüleiste (links neben dem SAP-Logo) finden Sie (von links nach rechts in dieser Reihenfolge) das Minimierungssymbol, das Maximierungssymbol und das Symbol zum Schließen des Fensters. Diese Fensterfunktionen können Sie auch mit Hilfe des Dropdown-Menüs am linken Rand der Menüleiste ausführen.

2.4 Fenster

67

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.12 Das SAP-Fenster (© SAP AG)

Systemfunktionsleiste Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste). Sie enthält das Befehlsfeld (Kommandofeld) zur Eingabe von Befehlen an das R/3-System und Drucktasten (Symbole) für häufig verwendete anwendungsübergreifende Funktionen. Funktionen wie »Sichern«, »Zurück«, »Beenden« und »Abbrechen«, sowie Navigations- und Hilfefunktionen sind hier integriert. Diese Leiste sieht in jedem SAP-Fenster grundsätzlich gleich aus. Es kann jedoch sein, dass einige Funktionen abgedunkelt (deaktiviert) sind. Die abgedunkelten Funktionen werden in diesem SAP-Fenster nicht benötigt. Sollte das Befehlsfeld nicht sichtbar (ausgeblendet) sein, so können Sie es wie folgt einblenden: Klicken Sie auf den Pfeil (das Dreieck) rechts neben der Drucktaste .

Abbildung 2.13 Die Systemfunktionsleiste mit eingeblendetem Befehlsfeld (© SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden weiter unten näher erläutert.

68

2 Weitere Elemente des Bildbanners Am rechten Rand des Bildbanners sehen Sie das SAP-Logo und ein Wellensymbol. Wellenbewegungen bedeuten, dass Ihr R/3-System Datenanforderungen bearbeitet. Die Reaktionszeit des Systems hängt dabei vom Netzwerk, der verwendeten Hardware und dem Volumen des Datenverkehrs zum Zeitpunkt der Anfrage ab.

Titelleiste Unter der Systemfunktionsleiste finden Sie die Titelleiste. Sie enthält den erklärenden Fenstertitel und ist in jedem Fenster des R/3-Systems zu sehen. In Dialogfenstern (z.B. im Copyright-Fenster oder im Fenster zur Kennworteingabe) befindet sie sich am oberen Fensterrand.

Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste ist unterhalb der Titelleiste eingeordnet. Sie enthält Drucktasten für anwendungsspezifische Funktionen, die in diesem SAP-Fenster häufig benutzt werden. So erhält der Benutzer einen schnelleren Zugriff auf die Funktionen. Alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste können Sie auch über die Menüleiste aufrufen.

Abbildung 2.14 Die Anwendungsfunktionsleiste (© SAP AG)

Statusleiste Am unteren Rand des SAP-Fensters sehen Sie die Statusleiste. Abbildung 2.15 Die Statusleiste (© SAP AG)

Alle Systemmeldungen (z.B. Hinweise auf falsche Eingaben) werden auf der linken Seite der Statusleiste ausgegeben. Die rechte Seite der Statusleiste enthält drei Statusfelder. Sollten die Statusfelder nicht angezeigt werden, so können Sie diese Felder durch Klick auf den Pfeil (das Dreieck) am rechten Rand der Statusleiste einblenden. Das erste Statusfeld zeigt (wählbare) Systeminformationen des R/3-Systems an. Mit Hilfe der Listbox rechts vom ersten Statusfeld können Sie zwischen diesen Systeminformationen auswählen, z.B. den Namen des R/3-Systems nebst Modus und Mandant, den Benutzernamen oder den Transaktionscode der aktuellen Transaktion.

Abbildung 2.16 Listbox mit Statusinformationen (© SAP AG)

2.4 Fenster

69

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Das zweite und dritte Statusfeld geben Auskunft über den Server, mit dem Ihr PC verbunden ist bzw. über den Schreibmodus Ihrer Eingaben (OVR = Überschreibmodus, INS = Einfügemodus). Durch Klick auf das dritte Statusfeld wechseln Sie alternierend zwischen Überschreibmodus und Einfügemodus.

2.5

Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

Wir gehen hier nur auf die Elemente der Menüleiste und der Systemfunktionsleiste ein, da die Titelleiste keine Navigationselemente enthält und da alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste auch über die Menüleiste ausgeführt werden können.

2.5.1 Navigation mit Hilfe der Menüleiste Navigation mit der Maus Wenn Sie in einem SAP-Fenster auf einen Menünamen klicken, sehen Sie die Menüeinträge (Menüoptionen). Ein Menü besteht aus dem Menünamen und den Menüeinträgen. Wenn Sie einen Menüeintrag wählen (anklicken), wird in SAP R/3 eine Aktion ausgelöst. Eine mögliche Aktion ist das Öffnen eines Untermenüs (Kaskadenmenü, Aktionsmenü). Sie erkennen dies an dem Dreieck rechts neben dem Menüeintrag. Durch eine kurze Folge von Klicks auf derartige Menüpunkte (also über einen Menüpfad) gelangen Sie schließlich • zur Ausführung einer Funktion. Dabei könnte es sich um die Ausführung einer Anwendungsfunktion im gleichen SAP-Fenster handeln (z.B. »Sichern«), es könnte aber auch der Aufruf eines anderen Anwendungsprogramms erfolgen. • zu einem Dialogfenster. Beispielsweise können Sie sich über die Menüpunktfolge SYSTEM | STATUS... Statusangaben anzeigen lassen. Diesen Fall erkennt man im Menüpfad daran, dass der letzten Menüeintrag des Pfades mit drei Punkten endet.

Navigation mit der Tastatur Sie können Menüs und Funktionen über die Tastatur auswählen: • Wenn Sie die Taste (F10) drücken, wird das erste Menü in der Menüleiste markiert. • Mit Hilfe der Cursortasten (æ) , (Æ) , (½) und (¼) können Sie zwischen den Menüpunkten navigieren und jeweils einen Menüpunkt markieren. • Entweder Sie brechen die Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) ab oder Sie rufen die hinter einem Menüpunkt hinterlegte Funktion (bzw. das hinterlegte Dialogfenster) mit der Taste (¢) auf.

70

2 Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte über die Tastenkombination (Alt) + (unterstrichener Buchstabe des zu wählenden Menüpunktes) anzuwählen. Sie können auch diese Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) abbrechen.

Standardmenüs In einem SAP-Fenster stehen zwei Standardmenüs in der Menüleiste immer zur Verfügung:

Abbildung 2.17 Hilfemenü (© SAP AG)

• Das Menü HILFE bietet Funktionen zum Abruf von Hilfs-Informationen (Abb. 2.17). Auf die Arbeit mit dem Hilfemenü gehen wir im nächsten Kapitel näher ein. • Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von Systemparametern (Abb. 2.18).

Abbildung 2.18 Systemmenü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

71

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Statusfenster Das Statusfenster enthält technische Informationen. Sie können es von jedem SAP-Fenster aus aufrufen. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS. Das Statusfenster wird angezeigt.

«

Hinweis Wenn Sie mit dem Mauszeiger in ein beliebiges Feld klicken und anschließend die (F1)-Taste drücken, wird eine Dokumentation zu diesem Feld angezeigt. 2. Drücken Sie (¢). Das Statusfenster wird wieder geschlossen.

«

Abbildung 2.19 Statusfenster (© SAP AG)

Informationen im Statusfenster • Feldgruppe »Benutzungsdaten« In den Feldern »Mandant«, »Benutzer« und »Sprache« sehen Sie die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung eingegeben haben.

72

2 • Feldgruppe »Repository-Daten« Im Feld »Transaktion« können Sie den Transaktionscode der aktiven SAPTransaktion ablesen. Das R/3 Repository ist die zentrale Ablage für alle (Software-)Entwicklungsobjekte der ABAP Workbench. • Feldgruppe »SAP-Systemdaten« In dieser Feldgruppe können Sie die Version Ihres SAP-Systems (als mySAP Komponente bzw. Komponente der mySAP Business Suite) ablesen. Zusätzlich wird die Lizenznummer angezeigt. • Feldgruppe »Rechnerdaten« Sie finden hier den Namen des Applikationsservers und das Betriebssystem, auf dem er läuft sowie eine Angabe zur Hardware, auf der dieses Betriebssystem installiert wurde. • Feldgruppe »Datenbankdaten« Hier sehen Sie den Namen und den Releasestand des zentralen Datenbanksystems. Das Feld »Name« enthält den Namen des R/3-Systems (System-ID = SID; dreistelliger Name der »Datenbankinstanz«). Das Feld »Host« zeigt den Namen des zuständigen Applikationsservers (des Datenbankservers).

Benutzungsdaten, Benutzerdaten, Benutzervorgaben Die Benutzungsdaten des Statusfensters sollten nicht mit den Benutzerdaten verwechselt werden. Die Benutzerdaten sind (für jeden SAP R/3-Benutzer gesondert) in einem sogenannten Benutzerstammsatz enthalten, den die Systemadministration vor der Erstanmeldung des Benutzers anlegt. Dieser Benutzerstammsatz enthält z.B. die Rechte des Benutzers innerhalb des R/3Systems. Einen Teil seiner Benutzerstammdaten kann jeder Benutzer über den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN selbst pflegen. Diesen Teil nennt man benutzereigene Daten.

Komponenteninformationen Im Statusfenster besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Drucktaste ein weiteres Dialogfenster mit Information Komponenteninformationen zu den Softwarekomponenten Ihres R/3-Systems zu öffnen (Abb. 2.20). Eine Softwarekomponente (mySAP Komponente, Komponente der mySAP Business Suite) ist ein wiederverwendbarer Baustein aus der Sicht der Softwareproduktion. Sie besteht aus einer Menge von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Beispielsweise enthält die Softwarekomponente »Logistik und Rechnungswesen« die Anwendungskomponenten Logistik (LO) und Rechnungswesen (AC); die Softwarekomponente »SAP Basiskomponente« enthält Komponenten des Basissystems. Nach Weiterentwicklung einer Softwarekomponente erfolgt ihre Auslieferung in einer neuen Version (Release). Die Zusammenstellung der Objekte einer Softwarekomponente erfolgt nach Gesichtspunkten der Software-Montage, -Auslieferung und -Wartung. Diese Zusammenstellung kann also von Version zu Version unterschiedlich sein. Eine Komponenten-

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

73

2

Grundlagen der Programmoberfläche

version enthält z.B. Angaben zum Wartungsende, zur Release-Reihenfolge und zu Freigaben (Land, Sprache, Plattform usw.).

Abbildung 2.20 Dialogfenster mit Informationen zu den Softwarekomponenten (© SAP AG)

2.5.2 Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen (Befehlscodes, alphanumerische Schlüssel). Durch eine geeignete Eingabe in das Befehlsfeld, die den Transaktionscode der gewünschten Anwendung enthält, kann man jede Transaktion direkt (ohne den Weg über einen Menüpfad) aufrufen. Wir gehen darauf später näher ein.

Drucktasten und Navigation mit zugeordneten Funktionstasten SAP R/3 verwendet eine Vielzahl von Drucktasten. Die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste) ist in jedem SAP-Fenster eines Standardsystems gleich. Doch nicht alle Drucktasten (Symbole, Icons) der Systemfunktionsleiste sind in allen SAP-Fenstern nutzbar. Die entsprechenden Drucktasten erscheinen dann abgeblendet. Eine Drucktaste erlaubt es Ihnen, durch Einfachklick die zugeordnete Funktion auszuführen. Die Oberfläche einer Drucktaste kann Text und/oder ein grafisches Symbol (Icon) enthalten. Funktionstasten Die Funktionstasten (F1) bis (F12) befinden sich auf der Tastatur. Gelegentlich werden sie mit den Drucktasten verwechselt, die jedoch Elemente der grafischen Benutzeroberfläche von SAP R/3 sind. In R/3 sind eine Vielzahl von Funktionstasten belegt, d.h. mit Hilfe dieser Funktionstasten (evtl. in Kombination mit weiteren Tastaturtasten) und ohne Maus können viele R/3Funktionen ausgeführt werden, die hinter Drucktasten hinterlegt wurden. Hier wird also ein gewisser Komfort angeboten, da manche Anwender gern mit Funktionstasten arbeiten. Die in Tabelle 2.2 enthaltenen Funktionstasten sind in allen SAP-Fenstern den Drucktasten der Systemfunktionsleiste fest zugeordnet.

74

2 Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

Enter

Durch Anklicken dieser Taste bestätigen Sie die in einem Fenster vorgenommenen Eingaben. Sie können die gleiche Funktion auch durch Drücken der (¢)Taste auf Ihrer Tastatur ausführen. Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern.

–

Sichern

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Eingaben. Die SICHERN-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion SICHERN im Menü BEARBEITEN.

(F11), (Strg) +(S)

Zurück

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Besteht die Gefahr, dass Daten verloren gehen, so erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie Ihre Daten sichern können.

(F3)

Beenden

Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zum Einstiegsbild der Anwendung oder zum SAP-Menü zurück.

(ª) + (F3)

Abbrechen

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Die ABBRECHEN-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion ABBRECHEN im Menü BEARBEITEN.

(Esc), (F12)

Drucken

Durch Anklicken dieser Taste können Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigte Daten ausdrucken.

(Strg) + (P)

Suchen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

(Strg) + (F)

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

75

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

Weiter suchen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine weitere Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

(Strg) + (G)

Erste Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur ersten Seite einer Information. Die ERSTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (Strg) + (Bild½).

(Strg) + (Bild½)

Vorige Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur vorigen Seite in einer Information. Die VORIGE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (Bild½).

(Bild½)

Nächste Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur nächsten Seite in einer Information. Die NÄCHSTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (Bild¼) .

(Bild¼)

Letzte Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur letzen Seite in einer Information. Die LETZTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (Strg) + (Bild¼).

(Strg) + (Bild¼)

Modus erzeugen

Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen neuen SAPModus. Die MODUS ERZEUGENDrucktaste führt die gleiche Aktion aus wie Funktion ERZEUGEN MODUS im Menü SYSTEM.

–

SAP GUIVerknüpfung erstellen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine SAP GUI-Verknüpfung zu einem SAP-Report oder einer SAP-Transaktion erstellen. Für diese Funktion ist das 32-Bit-Betriebssystem Windows Voraussetzung.

–

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG) (Forts.)

76

2 Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

F1-Hilfe

Durch Anklicken dieser Taste zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie den Cursor positioniert haben.

(F1)

LayoutMenü

Durch Anklicken dieser Taste können Sie die Anzeigeoptionen anpassen.

(Alt) + (F12)

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG) (Forts.)

Weitere Drucktasten außerhalb der Systemfunktionsleiste werden später behandelt.

2.5.3 Funktionstastenbelegung und Quick Info Anzeige der Funktionstastenbelegungen Sie können sich in jedem SAP-Fenster die aktiven Funktionstastenbelegungen auf verschiedene Weise anzeigen lassen. • Wenn Sie mit der Maus einen Menüleistenpfad öffnen (ohne die dahinterliegende Funktion aufzurufen), so enthält der Text des letzten Menüpunktes häufig die zugehörige Funktionstastenbelegung. • Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste liefert Ihnen das Funktionstastenmenü (Kontextmenü). • Stellen Sie den Mauszeiger (ohne Klick) auf eine Drucktaste und bewegen ihn nicht weiter, so wird normalerweise nach kurzer Zeit ein Quick-InfoText angezeigt, der die Funktion der Drucktaste beschreibt und oft eine Funktionstastenbelegung enthält. (Abb. 2.21)

Abbildung 2.21 Anzeige der Quick Info für die Drucktaste Layout-Menü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

77

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Einstellung der Quick Info Sie können einstellen (personalisieren), ob bzw. wie schnell die Quick Info angezeigt werden soll. Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster der Systemfunktions1. Klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ leiste. Sie sehen die Menüeinträge des Layout-Menüs.

«

Hinweis Wenn Sie den Mauszeiger langsam und ohne zu klicken über die Menüeinträge ziehen, erscheint zu mehreren Menüeinträgen eine Erläuterung in der Statusleiste. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt OPTIONEN... . Ein Dialogfenster wird angezeigt, das unterhalb der Titelleiste mehrere Registerkartentitel enthält. 3. Klicken Sie auf den ersten Kartentitel OPTIONEN. Die Registerkarte Optionen wird angezeigt (Abb. 2.22).

«

«

Hinweis In der Feldgruppe »Quick-Info« können Sie durch Klick auf einen der drei runden Auswahlknöpfe auswählen, ob die Quick Info nicht angezeigt werden soll bzw. ob sie langsam oder schnell angezeigt werden soll. Sie können immer nur einen der drei Auswahlknöpfe auswählen. 4. Drücken Sie die Taste (¢). Die Ausgabe der Quick Info erfolgt entsprechend der von Ihnen gewählten Einstellung.

«

Abbildung 2.22 Steuerung der Ausgabe von Quick Infos (© SAP AG)

Wir empfehlen Ihnen, bei der Arbeit mit den Funktionen, die hinter der Drucktaste Layout-Menü hinterlegt sind, besondere Vorsicht walten zu lassen und nur das in diesem Buch angegebene Handling durchzuführen, da manche Funktionen des Layout-Menüs nur von Systemadministratoren fachkundig ausgeführt werden können und Fehleinstellungen zu erheblichen Beeinträchtigungen Ihrer Arbeit führen könnten. Andererseits ist es möglich, dass die in diesem Buch mit Handling beschriebenen Funktionen des Layout-Menüs Bestandteil Ihrer Anwenderzertifizierung sind.

78

2 2.6

Meldungen

R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen im linken Teil der Statusleiste sowohl auf erfolgreiche als auch auf fehlerhafte Aktionen hin. Das Symbol kennzeichnet dabei eine Fehlermeldung (vgl. Abb. 2.23), das Symbol kennzeichnet eine sonstige Systemmeldung (vgl. Abb. 2.24).

Abbildung 2.23 Meldung in der Statusleiste nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(© SAP AG)

Meldungen erscheinen entweder nur in der Statusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster (Abb. 2.25). Wenn nähere Erläuterungen zu den Meldungen im System hinterlegt sind, so können Sie diese anzeigen, indem Sie im SAP-Fenster auf die Meldung klicken bzw. (im Dialogfenster) auf die Drucktaste HILFE klicken.

Abbildung 2.24 Meldung in der Statusleiste nach erfolgreichem Sichern einer

Materialstammänderung (© SAP AG)

2.6 Meldungen

79

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.25 Meldung im Dialogfenster nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(© SAP AG)

Änderung der Meldungsausgabe Sie können steuern (personalisieren), ob bestimmte Meldungen nur in der Statusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster ausgegeben werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste Layout-Menü der Systemfunktionsleiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die Registerkarte »Optionen«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.26 gezeigte Dialogfenster. In der Feldgruppe »Nachrichten« können Sie durch Klick auf eines oder mehrere Ankreuzfelder die entsprechenden Meldungsausgaben alternierend steuern. Ein Haken in einem Ankreuzfeld bedeutet, dass die entsprechende Option ausgewählt wurde.

Abbildung 2.26 Steuerung der Ausgabe von Meldungen (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen in den Gruppenrahmen »System« und »Installation« vor.

80

2 2.7

Programmbedienung mit grafischen Elementen

SAP-Fenster können eine Vielzahl grafischer Elemente enthalten, u.a. • Drucktasten • Felder • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder • Gruppenrahmen • Register Auf Drucktasten gingen wir bereits ausführlich ein.

2.7.1 Arbeit mit Feldern Feldbegriff Der Begriff des Ein-/Ausgabefeldes ist in programmtechnischer Hinsicht ein Oberbegriff für: • Felder (mit rechteckiger Schablone im Bildschirmbild, in die Sie Ihre Daten eingeben können und/oder das R/3-System Daten ausgibt) • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder Die Definition der Ein-/Ausgabefelder wird im ABAP Dictionary (Data Dictionary) innerhalb der ABAP Workbench vorgenommen. Das ABAP Dictionary ist eine Komponente der ABAP Workbench und dient der zentralen Beschreibung und Verwaltung aller im R/3-System verwendeten Datendefinitionen. Es ist vollständig in die ABAP Workbench integriert. Alle anderen Komponenten der ABAP Workbench können aktiv auf die im ABAP Dictionary enthaltenen Definitionen zugreifen. Bei der Definition eines Ein-/Ausgabefeldes muss ein Datenelement definiert werden, das den Datentyp z.B. numerisch, alphabetisch enthält und die inhaltliche Bedeutung des Ein-/Ausgabefeldes beschreibt. Es verweist auf eine sogenannte Domäne, die ebenfalls den Datentyp enthält und die zulässigen Felddaten beschreibt, z.B. durch Informationen über die Feldlänge (Anzahl der möglichen Zeichen) und die Anzahl der Dezimalstellen. Auswahlknöpfe und Ankreuzfelder haben immer den Datentyp CHAR der Länge 1. Ein markierter Auswahlknopf oder ein markiertes Ankreuzfeld füllen das zugehörige Datenelement mit dem Wert X, ansonsten mit SPACE. Die Unterteilung der Felddefinition in Datenelement und Domäne erleichtert die Übersetzung der Feldnamen in andere Sprachen. Außerdem kann jede im System enthaltene Domäne zur Definition weiterer Felder verwendet wer-

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

81

2

Grundlagen der Programmoberfläche

den. Bei Änderungen einer Domäne werden die darauf verweisenden Felder gleichzeitig und konsistent mitgeändert. Den Begriff »Feld« benutzen wir im Folgenden für ein Ein-/Ausgabefeld mit rechteckiger Schablone (im Bildschirmbild). Da der Begriff »Eingabefeld« in der SAP-Umgangssprache häufig verwendet wird, verwenden wir ihn als Synonym für »Feld«. Er verdeutlicht den Sachverhalt, dass ein Anwender in dieses Feld alphanumerische Eingaben über die Tastatur vornehmen kann oder muss. Sie haben Felder bereits aus Benutzersicht kennen gelernt, z.B. im R/3-Anmeldebild, im Dialogfenster zur Kennworteingabe und im Statusfenster. Felder dienen zur Eingabe von Daten durch den Anwender und/oder zur Ausgabe von Daten durch das R/3-System.

Mussfeld, Kannfeld SAP R/3 prüft Ihre Feldeingaben in verschiedener Hinsicht. Wenn Sie beispielsweise in ein Feld vom numerischen Typ einen Buchstaben eingeben, wird diese Fehleingabe automatisch erkannt. Ein Mussfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden müssen. Mussfelder sind normalerweise durch ein Hakensymbol gekennzeichnet (vgl. das Feld »Benutzer« (»User«) im R/3-Anmeldebild). Das Hakensymbol wird nur dann angezeigt, wenn Sie dieses Feld nicht angeklickt haben. Sie können ein Fenster mit einem oder mehreren Mussfeldern nur dann erfolgreich (ohne Fehlermeldung) verlassen, wenn alle Mussfelder mit Daten gefüllt wurden. Es kann der Fall eintreten, dass Sie in eines von mehreren Feldern Daten eingeben müssen, obwohl in keinem dieser Feldern ein Hakensymbol hinterlegt wurde. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem Fenster entweder eine Angabe im Feld »Tag« oder eine Angabe im Feld »Woche« erforderlich ist. Ein Kannfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden können. Manche Fenster enthalten nur Kannfelder; diese Fenster können Sie ohne Dateneingabe erfolgreich verlassen.

Dateneingabe in Felder und Navigation zwischen Feldern Bei der Bearbeitung der meisten R/3-Transaktionen müssen Sie Daten in Felder eingeben. Sie haben die Möglichkeit, dies mit Hilfe der Maus und der Tastatur oder ausschließlich mit Hilfe der Tastatur zu bewerkstelligen. Mit der Maus können Sie in ein Feld klicken (wodurch Sie es zur Dateneingabe auswählen) und in einem Feld vorhandene alphanumerische Textteile markieren. Wenn Sie in einem Standardsystem in ein leeres Feld klicken, springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des Feldes. Durch Anklicken des entsprechenden Statusfeldes in der Statusleiste können Sie jederzeit zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus wechseln.

82

2 Ihre Daten geben Sie entweder mit der Tastatur oder durch Kopieren aus der Zwischenablage ein. Tabelle 2.3 beschreibt Tasten bzw. Tastenkombinationen, mit deren Hilfe Sie zwischen Eingabefeldern bzw. innerhalb von Eingabefeldern navigieren und Ihre Daten editieren können.

Taste bzw. Tastenkombination

Ergebnis

(ÿ)

Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabefeldes

(ª)+(ÿ)

Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes

(¼)

Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabefeldes oder der nächsten Zeile.

(½)

Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes oder der vorigen Zeile.

(æ)

Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach links.

(Æ)

Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach rechts.

(Strg)+(Æ)

Cursor springt Wort für Wort nach rechts.

(Strg)+(æ)

Cursor springt Wort für Wort nach links.

(Pos1)

Cursor springt an den Anfang des Eingabefeldes.

(Ende)

Cursor springt an das Ende des Eingabefeldes.

(ª)+(½)

Text wird Zeichen für Zeichen nach rechts markiert.

(ª)+(æ)

Text wird Zeichen für Zeichen nach links markiert.

(ª)+(Strg)+(Æ)

Text wird Wort für Wort nach rechts markiert.

(ª)+(Strg)+(æ)

Text wird Wort für Wort nach links markiert.

(ª)+(Pos1)

Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenanfang markiert.

(ª)+(Ende)

Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenende markiert.

(Strg)+(C)

Markierter Text wird in die Zwischenablage kopiert.

(Strg)+(V)

In der Zwischenablage abgelegter Text wird eingefügt.

(Strg)+(X)

Markierter Text wird aus dem Eingabefeld gelöscht und in die Zwischenablage kopiert.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG)

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

83

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Taste bzw. Tastenkombination

Ergebnis

(Entf)

Text rechts vom Cursor oder vom Cursor markierter Text wird gelöscht.

(<-)

Text links vom Cursor wird gelöscht.

(Einfg)

Schaltet zwischen Einfüge- und Überschreibmodus um.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG) (Forts.)

Zwischenablage Um den Inhalt von mehreren Feldern (evtl. unterschiedlicher Feldarten) in die Zwischenablage zu übernehmen (und mit externen Programmen, z.B. Microsoft Word weiter zu bearbeiten), klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktionsleiste und wählen den Menüpfad ZWISCHENABLAGE | MARKIEREN. Der Zeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Klicken Sie nun in eine Ecke des zu markierenden rechteckigen Bereiches, halten Sie die linke Maustaste gedrückt, ziehen Sie den Mauszeiger in die entgegengesetzte Ecke und lassen Sie die linke Maustaste los. Den Textinhalt des so markierten Bildschirmbereiches können Sie mittels (Strg)+(C) in die Zwischenablage kopieren und von dort aus weiter bearbeiten.

Feldhilfe und Technische Informationen Hinter den meisten Feldern ist eine Feldhilfe (F1-Hilfe, Schnellhilfe) hinterlegt, die Sie mit Klick auf die Drucktaste (falls diese Drucktaste vorhanden ist) oder durch Drücken der Funktionstaste (F1) aufrufen können. Die Verwendung der Feldhilfe und daran anknüpfende weitere Möglichkeiten der Navigation werden nun an einem Beispiel erläutert, das gleichzeitig zur Illustration der vorangegangenen Ausführungen dient. Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS... Das Statusfenster erscheint. Im Feld »Transaktion« sehen Sie den Namen der aktuellen Transaktion. Im Feld »Programm (Dynpro)« sehen Sie den Namen des aktuellen Dynpros. 2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Mandant« und drücken Sie die Funktionstaste (F1) . Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt (Abb. 2.27).

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84

2

Abbildung 2.27 Feldhilfe des Feldes »Mandant« (© SAP AG)

3. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Text »Mandant im R/3-System«. Die Farbe des Textes verändert sich und der Mauszeiger nimmt die Form einer Hand an. 4. Klicken Sie auf den Text »Mandant im R/3-System«. Eine Definition des Mandantenbegriffs wird angezeigt (Abb. 2.28).

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Abbildung 2.28 Definition des Mandantenbegriffs (© SAP AG)

5. Verlassen Sie dieses Fenster durch Klick auf das Symbol »Zurück« . . 6. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden angezeigt. In der Feldgruppe »Feld-Daten« sehen Sie das Datenelement »SYMANDT« (Abb. 2.29). 7. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Datenelement« und klicken Sie auf die Drucktaste Navigieren. Das Datenelement »SYMANDT« wird im ABAP Dictionary angezeigt. In der Registerkarte »Datentyp« sehen Sie die zugeordnete Domäne mit Informationen über die Feldlänge und den Datentyp. An der Blätterleiste erkennen Sie, dass hier nur ein Teil dieser Registerkarte und ein Teil der runden Auswahlknöpfe angezeigt wird. (Abb. 2.30)

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2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

85

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.29 Dialogfenster mit technischen Informationen zum Feld »Mandant« (© SAP AG)

8. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Zurück . Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden wieder angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen . Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt.

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Abbildung 2.30 SAP-Fenster mit Angaben zur Domäne (© SAP AG)

86

2 10. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen Das Statusfenster erscheint. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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. .

Schlüsselwort-Exits Schlüsselwort-Exits sind eine im SAP-Standard vorgesehene Möglichkeit, die Feldhilfe kundenspezifisch anzupassen. Wurde die Dokumentation zu einem Datenelement des ABAP Dictionary erweitert und rufen Sie die Feldhilfe zu diesem Datenelement auf, so wird die Erweiterung anstelle der oder ergänzend zur SAP-Dokumentation angezeigt. Deshalb kann es vorkommen, dass die Feldhilfen Ihres betrieblichen SAP R/3-Systems teilweise anders aussehen als in diesem Buch gezeigt.

2.7.2 Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Cursor-Position Wenn Sie in einem SAP-Standardsystem mit Ihren Eingaben das Ende des aktuellen Eingabefeldes erreicht haben, springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des nächsten Eingabefeldes. Dieses automatische Tabbing (AutoTab) ist hilfreich, wenn Sie in einem oder mehreren SAP-Fenstern viele Felder auszufüllen haben. Das AutoTab funktioniert jedoch nur, wenn Sie das Ende des aktuellen Eingabefeldes erreichen. Ist Ihre Eingabe kürzer, müssen Sie in das nächste Eingabefeld klicken oder (besser) die Tabulatortaste (ÿ) drücken, um den Cursor in das nächste Eingabefeld zu stellen. Sie können steuern (personalisieren), ob AutoTab ein- oder ausgeschaltet der Systemsein soll. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ funktionsleiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die Registerkarte »Cursor«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.31 gezeigte Dialogfenster. In der Feldgruppe »Cursor-Position« können Sie durch Klick auf das Ankreuzfeld »Automatisches Tab am Feldende« das AutoTab (alternierend) steuern. Ein Haken in diesem Feld bedeutet, dass AutoTab aktiviert wurde. Die folgende Übersicht zeigt, wie Sie mit den anderen Ankreuzfeldern der Feldgruppe »Cursor-Position« arbeiten können. Bei TAB die Position im Feld merken An (aktiviert bzw. Haken im Ankreuzfeld): Wenn Sie mit der Tabulatortaste von einem Eingabefeld in ein anderes Eingabefeld wechseln, wird der Cursor im neuen Eingabefeld an der gleichen Stelle platziert wie im alten Eingabefeld. Aus (deaktiviert bzw. kein Haken im Ankreuzfeld): Der Cursor wird bei Verwendung der Tabulatortaste an den Anfang des neuen Eingabefeldes platziert.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

87

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Cursor an das Textende An: Durch Klick in ein Eingabefeld rechts vom Text, der in dem Eingabefeld steht, wird der Cursor an das rechte Ende des Textes platziert. Aus: Platziert den Cursor in einem Eingabefeld genau dahin, wohin Sie klicken. Text im Bearbeitungsfeld im Einfügemodus markieren An: Wenn Sie im Einfügemodus (INS) arbeiten und mit der Tabulatortaste in ein Eingabefeld wechseln, wechseln Text und Hintergrund in diesem Eingabefeld die Farbe und bei einer Eingabe in dieses Feld wird zuerst der alte Text gelöscht. Aus: Wenn Sie mit der Tabulatortaste in ein Eingabefeld wechseln, findet kein Farbwechsel statt und der Cursor wird an das rechte Ende des vorhandenen Textes platziert.

Abbildung 2.31 Steuerung von AutoTab (© SAP AG)

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2 Eingabehistorie Nach Klick auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktionsleiste, Wahl des Menüpunktes OPTIONEN... und anschließend der Registerkarte »Lokale Daten« sehen Sie das in Abbildung 2.32 gezeigte Dialogfenster. Im Gruppenrahmen »&Historie« haben Sie die Möglichkeit, die Eingabehistorie zu verwalten. Wenn die Eingabehistorie aktiviert ist, baut sie eine kleine Datenbank auf dem Frontend auf, die für Felder in Transaktionen die letzten n Eingaben enthält. Den Wert »n« können Sie im Feld »Maximale Anzahl Einträge« selbst vorgeben. Diese Werte werden Ihnen als Eingabehilfe in den entsprechenden Feldern angeboten. Die Eingabehistorie arbeitet mit einer gewissen Verzögerung, die Sie mit Hilfe der runden Auswahlknöpfe im Gruppenrahmen »&Historie« einstellen können. Durch Klick auf die Drucktaste Übernehmen aktivieren Sie Ihre Einstellungen.

Abbildung 2.32 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Eingabehistorie (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen im Gruppenrahmen »Lokaler Cache« und im Feld »Verzeichnis für lokale Daten« vor.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

89

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Schriftgröße Wenn Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ klicken, den Menüpunkt NEUES DESIGN... wählen und anschließend die Registerkarte »Allgemein« durch Klick auf den Kartenreiter auswählen, sehen Sie das in Abbildung 2.33 gezeigte Dialogfenster. Im Gruppenrahmen »Schriftgröße« haben Sie die Möglichkeit, durch Verschieben des Reglers die Schriftgröße zwischen 80% und 120% der DefaultSchriftgröße (des Standardsystems) zu variieren und durch Klick auf die Drucktaste ÜBERNEHMEN zu übernehmen. Bevor diese Einstellungen wirksam werden, müssen Sie sich aus SAP R/3 abmelden, das Programm SAP Logon beenden, SAP Logon wieder aufrufen und sich erneut am System anmelden.

Abbildung 2.33 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Schriftgröße (© SAP AG)

2.7.3 Weitere grafische Elemente Auswahlknöpfe Sie haben mit Auswahlknöpfen bereits bei der Einstellung der Quick Info gearbeitet (Abb. 2.22). Mit Hilfe von Auswahlknöpfen können Sie aus einer Liste von Elementen genau ein Element auswählen.

Ankreuzfelder Sie haben mit Ankreuzfeldern bereits bei der Änderung der Meldungsausgabe gearbeitet (Abb. 2.26). Mit Hilfe von Ankreuzfeldern können Sie aus einer Liste von Elementen beliebig viele Elemente (also auch kein Element) auswählen.

90

2 Gruppenrahmen Mehrere inhaltlich zusammengehörige Felder werden häufig zu Feldgruppen zusammengefasst. Ein Gruppenrahmen ist ein Rahmen, der Gruppen von Feldern und/oder anderen Bedienelementen einrahmt und so von anderen Gruppen oder Einzelelementen abhebt. Der Gruppenrahmen enthält häufig am oberen Rand die Gruppenüberschrift. Sie haben Gruppenrahmen bereits im Statusfenster (Abb. 2.19) und bei der Änderung der Meldungsausgabe (Abb. 2.26) kennen gelernt.

Register Ein Register (TabStrip) ist ein Bildschirmobjekt, das normalerweise aus mehreren Registerkarten (TabStrip-Seiten) besteht. Registerkarten sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder der Abarbeitung angeordnet. Jede Registerkarte hat einen Kartenreiter (Registerindex, Tab-Reiter), der den Titel der Registerkarte enthält. Enthält ein Register mehr Registerkarten als durch Kartenreiter angezeigt werden können, so werden die nicht sichtbaren Registerkarten durch Drucktasten dem Blättern zugänglich gemacht. Eine Übersicht aller Kartentitel ist durch eine Listbox zugänglich. Im Gegensatz zum klassischen Bildwechsel (in älteren SAP R/3-Releases) sieht der Benutzer alle Registerkartentitel auf einmal und kann leicht zwischen ihnen navigieren. Sie haben Register bereits bei der Änderung der Meldungsausgabe (Abb. 2.26) kennen gelernt.

2.8

Pflege benutzereigener Daten

Durch Pflege der benutzereigenen Daten können Sie weitere Einstellungen im System personalisieren. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Ein weiteres SAP-Fenster erscheint (Abb. 2.34).

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Hinweis In der Registerkarte »Adresse« können Sie Daten zur Ihrer Person, zur Ihrer Kommunikation und zur Ihrer Firma pflegen. 2. Klicken Sie auf den Kartenreiter »Festwerte«. Die Registerkarte zur Pflege der Festwerte erscheint (Abb. 2.35).

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Hinweis Im Gruppenrahmen »Dezimaldarstellung« können Sie die Darstellung von Dezimalzahlen und insbesondere das Format des Dezimalpunktes vorgeben. Die Feldhilfe (F1) zu den Auswahlknöpfen gibt Ihnen ergänzende Informationen. Im Gruppenrahmen »Datumsformat« können Sie die Darstellung des Datums steuern. Hinweis Auf die Arbeit mit der Registerkarte »Parameter« gehen wir im nächsten Kapitel ein.

2.8 Pflege benutzereigener Daten

91

2

Grundlagen der Programmoberfläche

3. Wenn Sie eine bestimmte Anmeldesprache dauerhaft hinterlegen wollen (ohne sie bei jeder Anmeldung an das System einzugeben), können Sie dies im Feld »Anmeldesprache« tun. Klicken Sie dazu in das Feld »Anmeldesprache«. Am rechten Rand des Feldes erscheint die Drucktaste Eingabehilfe .

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Abbildung 2.34 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Adresse« (© SAP AG)

4. Klicken Sie auf diese Drucktaste oder drücken Sie die Taste (F4). Sie sehen in einem Dialogfenster eine Trefferliste der für dieses Feld möglichen Eingabewerte (Abb. 2.36). 5. Wählen Sie den gewünschten Wert durch Einfachklick aus (z.B. »DE« für Deutsch) und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster verschwindet wieder und im Feld »Anmeldesprache« steht der von Ihnen gewählte Wert. 6. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Sichern . In der Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer XXX wurde gesichert«. Anstelle von »XXX« steht natürlich Ihr Benutzername. 7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Sie kommen in das Ausgangsfenster zurück.

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Hinweis Die Einstellung der Anmeldesprache wird bei der nächsten Anmeldung automatisch »gezogen«.

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2

Abbildung 2.35 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Festwerte« (© SAP AG)

Abbildung 2.36 Trefferliste zum Feld »Anmeldesprache (© SAP AG)

2.8 Pflege benutzereigener Daten

93

2

Grundlagen der Programmoberfläche

2.9

Barrierefreie Arbeitsweise

Mit dem Release SAP R/3 Enterprise steht dem behinderten Anwender ein barrierefreies System mit entsprechenden Funktionen zur Verfügung, das ihm ermöglicht mit R/3 zu arbeiten. Benutzer mit einer motorischen Einschränkung oder einer Sehbehinderung können mit einer entsprechenden Softwareumgebung alle Vorzüge der R/3-Software nutzen. Das betrifft sowohl Anwender, die elektronische Hilfsmittel wie z.B. einen Screenreader benutzen, als auch Benutzer, welche die komplette Funktionalität über den Zugriff mit der Tastatur erreichen müssen. Damit dieses barrierefreie Arbeitsumfeld eingerichtet werden kann, empfiehlt SAP folgende Software-Umgebung:

Auf der Serverseite • SAP Internet Transaction Server (ITS) 6.20 • R/3 Enterprise mit einem HTML Front-End (SAPGUI für HTML)

Auf der Seite des Client • Windows NT • Microsoft Internet Explorer 4.x oder höher (SAP empfiehlt hierbei IE 5.x oder höher) • Aktivierung der Option Barrierefreiheit • Beim Einsatz eines Screenreaders: JAWS für Windows 4.x von Freedom Scientific • Beim Einsatz von Vergrößerungssoftware: Magic Version 6.2 von Freedom Scientific

2.10 Fragen 1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur auf 4 bis 99 erhöhen. d) Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

94

2 c) Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden. b) Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festlegen, ob Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfenster erscheinen. d) Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.

2.11 Lösungen 1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Falsch Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur auf 4 bis 99 erhöhen. d) Falsch Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. Informationen zu den falschen Antworten: Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche auch (bis auf 1) verringern; die Anzahl der möglichen Anmeldeversuche ist nicht feldbezogen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Richtig Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Falsch Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

2.11 Lösungen

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2

Grundlagen der Programmoberfläche

c) Falsch Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Falsch Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. Informationen zu den falschen Antworten: Die letzten fünf Kennwörter sind ungültig; Kennwörter werden verschlüsselt, so dass sie auch ein Systemverwalter nicht herausfinden kann; zwischen Klein- und Großbuchstaben wird nicht unterschieden. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Falsch Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden. b) Falsch Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Richtig Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festlegen, ob Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfenster erscheinen. d) Falsch Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. Informationen zu den falschen Antworten: Dialogfenster lassen sich verschieben; im Gegensatz zu MS Word lassen sich die Fensterleisten nicht ausschalten; in einem Dialogfenster erwartet R/3 häufig eine Entscheidung vom Anwender – z.B.: möchten Sie die Bearbeitung verlassen J/N – in diesem Fall können Sie das Dialogfenster nicht mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Falsch Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Falsch Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Falsch Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Richtig Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an. Informationen zu den falschen Antworten: Drei aufeinander folgende Zeichen sowohl im Kennwort als auch beim Benutzer führen zur Abweisung; Meldungen erscheinen immer in der Statusleiste.

96

Kapitel 3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung 3.1

Anwendungen, Transaktionen und Reports

99

3.2 3.2.1 3.2.2

SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü Suchen im SAP Easy Access

100 100 103

3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3

Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Transaktionen Modi

105 106 106 109

3.4 3.4.1 3.4.2

Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Tabellen

114 114 116

3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6

Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Eingabehilfen Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Mit Benutzerparametern arbeiten Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten

122 122 124 130 142 145 147

3.6

Fragen

149

3.7

Lösungen

149

97

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung 3.1

Anwendungen, Transaktionen und Reports

Nach der Anmeldung im SAP R/3-System gelangen Sie in das SAP-Einstiegsbild. Im Navigationsbereich sehen Sie dann ein SAP Easy Access Menü. Mit Hilfe dieses Menüs können Sie R/3-Transaktionen aufrufen. Nach Aufruf einer Transaktion (Anwendung) gelangen Sie in die Anwendungsebene. Normalerweise sehen Sie als erstes Bild der Anwendung das Einstiegsbild der Anwendung. Der Begriff Anwendung bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Anwendungskomponente (z.B. Materialwirtschaft (MM) oder Finanzwesen (FI)) oder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung). In ASAP (AcceleratedSAP) bezeichnet er ein ausführbares Programm, z.B. Microsoft Excel. Eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) ist dadurch gekennzeichnet, dass sie einen Transaktionscode hat. Jede dieser Funktionen kann nicht nur über das SAP Easy Access Menü aufgerufen werden, sondern auch mit Hilfe des Transaktionscodes. Wir gehen darauf in diesem Kapitel näher ein. Jede Anwendung (also jede Funktion auf der Anwendungsebene) umfasst eine Reihe von Anwendungsfunktionen, wie Sichern, Löschen oder Markieren. Bei den Funktionen auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) unterscheidet man Dialogtransaktionen und Reporttransaktionen. Dialogtransaktionen bestehen aus einer Folge von Bildschirmbildern, mit deren Hilfe der Benutzer mit der Anwendung »kommuniziert«. Den Wechsel zum nächsten Bildschirmbild einer Sequenz bezeichnet man als Dialogschritt. Jeder Dialogschritt benötigt ein Dynpro (DYNamisches PROgramm). Dieses steuert • das Bildschirmlayout • die Feldeigenschaften • die Ablauflogik Die von Dynpros erzeugten Bildschirmbilder werden im SAP-Sprachgebrauch häufig ebenfalls als Dynpros bezeichnet. Jede Dialogtransaktion hat einen Transaktionscode. Ein Teil dieser Transaktionscodes wurde bereits in SAP R/2 verwendet. In einer Reporttransaktion wird ein Report über seinen Transaktionscode gestartet.

3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports

99

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ein Report (Bericht) ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Der Ablauf eines Reports führt normalerweise von der Dateneingabe (in das erste Bild, das bei Reports Selektionsbild genannt wird) über die entsprechende Datenverarbeitung zu einer Datenausgabe (Liste). Für jeden Report ist es möglich, einen Transaktionscode und ein Selektionsbild zu definieren, es gibt aber auch Reports ohne Transaktionscode und ohne Selektionsbild. Alle Reports können über den Reportnamen aufgerufen werden. (Wir gehen darauf in einem späteren Kapitel näher ein.) Der Begriff Transaktion bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Dialogtransaktion bzw. Reporttransaktion) oder – im engeren Sinne – auf eine Dialogtransaktion. Wenn in diesem Buch von Transaktionen die Rede ist, die keine Reports sind, verwenden wir den Begriff Dialogtransaktion.

3.2

SAP Easy Access

3.2.1 SAP-Menü und Benutzermenü SAP Easy Access bietet (zur Erleichterung und Vereinfachung der täglichen Arbeit) die Möglichkeit eines personalisierten (benutzerspezifischen) Einstiegs in das SAP-System. Ein Benutzermenü wird im Regelfall von der Systemverwaltung eingerichtet. Es enthält zu einem vorgegebenen Arbeitsgebiet (z.B. für einen Benutzer aus der Debitorenbuchhaltung) alle für die normale tägliche Arbeit erforderlichen Einträge (Transaktionen, Berichte oder auch Web-Adressen) (Abb. 3.1). Wurde von der Systemverwaltung kein besonderes Menü für Ihre Anmeldung festgelegt, dann sehen Sie nach der Anmeldung das SAP-Menü, welches erheblich mehr Menüpunkte als das Benutzermenü enthält. Auch mit einem Benutzermenü können Sie normalerweise im SAP-Einstiegsbild das SAP-Menü aufrufen. Sie erreichen dies über den Menüleistenpfad MENÜ | SAP-MENÜ. Jedes SAP Easy Access-Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Knoten; Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Die Endknoten eines SAP Easy Access-Menüs sind Anwendungen (Transaktionen), alle anderen Knoten sind Menüs. Firmenspezifisch besteht die Möglichkeit, z.B. Web-Adressen als Endknoten hinzuzufügen.

Navigation im SAP Easy Access-Menü Da jedem Benutzer das SAP-Menü zur Verfügung steht, erläutern wir das Folgende am Beispiel des SAP-Menüs. Menüs werden in SAP-Menüs durch Ordner symbolisiert, hinter denen der Menüname steht. Wenn ein Menü (ausnahmsweise) keine Einträge enthält (z.B. das Menü Favoriten in einem Auslieferungssystem), ist der Ordner zugeklappt.

100

3

Abbildung 3.1

Arbeitsgebiet Debitoren mit geöffnetem Menü Buchung (© SAP AG)

Wenn ein Menü Einträge enthält, sehen Sie vor dem Ordner ein Dreieck. • Bei geschlossenem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der Ordner ist zugeklappt: • Bei geöffnetem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach unten und der Ordner ist aufgeklappt: . Etwas nach rechts versetzt folgen dann die Einträge dieses Menüs (mit hellerer Hintergrundfarbe). Sie können ein geschlossenes Menü öffnen, indem Sie einfach auf das davor stehende Dreieck klicken. Ebenso können Sie ein geöffnetes Menü schließen. Die Endknoten eines SAP-Menüs werden in den meisten Fällen durch ein Anwendungssymbol dargestellt, hinter dem ein Name steht. Dieser Name ist nicht immer selbsterklärend. Manchmal ist es hilfreich, ihn zusammen mit den Namen von einem oder zwei vorangegangenen Menüpunkten zu lesen.

3.2 SAP Easy Access

101

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste Eine Möglichkeit zur Personalisierung von SAP Easy Access besteht darin, häufig verwendete Anwendungen, Dateien oder auch Web-Seiten in eine Favoritenliste aufnehmen, um so einen schnelleren Zugriff zu erlangen. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Öffnen Sie im SAP-Menü die erforderlichen Menüpunkte (Knotenpunkte), bis die gewünschte Anwendung erscheint. 2. Klicken Sie einmal auf das Anwendungssymbol (d.h. markieren Sie das Anwendungssymbol) und halten Sie die Maus gedrückt. 3. Ziehen Sie diesen Menüeintrag an die gewünschte Stelle in der Favoritenliste (auf den Ordner »Favoriten« oder auf einen Eintrag in der Favoritenliste) und lassen Sie die Maustaste los (drag&drop). Der Eintrag erscheint unterhalb der gewählten Stelle. Die Anwendung kann nun in der Favoritenliste mit Doppelklick aufgerufen werden.

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Alternativ können Sie über die Menüleiste eine Anwendung in die Favoritenliste einfügen. Dazu markieren Sie das gewünschte Anwendungssymbol im SAP-Menü. Danach wird mit Hilfe des Menübefehls FAVORITEN | HINZUFÜGEN der gewählte Eintrag an das Ende der Favoritenliste gestellt. Mittels drag&drop können Sie diesen Eintrag innerhalb der Favoritenliste verschieben (Abb. 3.2).

Abbildung 3.2

Aufbau einer Favoritenliste (© SAP AG)

SAP Easy Access ermöglicht zusätzlich dazu die Verknüpfung zu einer WebAdresse oder einer Datei über den Menüleistenpfad FAVORITEN | SONSTIGE OBJEKTE EINFÜGEN (Abb. 3.3).

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3

Abbildung 3.3

Dialogfenster für Web-Adresse/Datei (© SAP AG)

Weitere Möglichkeiten zur Personalisierung von SAP Easy Access Sie haben weitere Möglichkeiten, in SAP Easy Access individuelle Einstellungen der Anzeige vorzunehmen. Über den Menüleistenpfad ZUSÄTZE | EINSTELLUNGEN gelangen Sie auf ein Dialogfenster, in dem Sie diese Einstellungen hinterlegen können (Abb. 3.4). Wenn Sie hier das Ankreuzfeld »Technische Namen anzeigen« wählen (durch Klick auf dieses Ankreuzfeld, falls kein Haken darin angezeigt wird) und mit Klick auf bestätigen, dann wird zu jeder Anwendung (jedem Endknoten) von SAP Easy Access der Transaktionscode dieser Anwendung angezeigt.

Abbildung 3.4 Dialogfenster zur Personalisierung von SAP Easy Access (© SAP AG)

3.2.2 Suchen im SAP Easy Access Volltextsuche mit Hilfe der Drucktasten Suchen und Weiter suchen Sie können in den Menüpunkten (den Texten) und/oder den technischen Namen von SAP Easy Access nach alphanumerischen Zeichenketten suchen (Volltextsuche). Aus technischen Gründen sollten Sie dabei den Platzhalter (das Jokerzeichen) »*« benutzen. Dieses einzelne Zeichen symbolisiert eine beliebige Zeichenkette. Wenn Sie z.B. im SAP Easy Access nach Stammdaten suchen, können Sie dies mit Hilfe der Zeichenketten »stamm*« oder »*stamm« tun. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht unterschieden. Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Markieren Sie einen Anfangspunkt Ihrer Suche durch Klick auf den entsprechenden Menüpunkt.

3.2 SAP Easy Access

103

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Suchen . Das Dialogfenster »Suche im Menübaum« wird angezeigt (Abb. 3.5). 3. Geben Sie in das Feld »Suche« eine Zeichenkette mit Platzhalter ein. 4. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen »Art der Suche«, ob in den technischen Namen und/oder den Texten (Menüpunkten) gesucht werden soll. 5. Drücken Sie die Taste (¢) . Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem von Ihnen markierten Anfangspunkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit andersfarbigem Hintergrund markiert angezeigt. Wenn es sich um ein Menü handelt, können Sie in den Menüoptionen (Menüeinträgen) dieses Menüs und ggf. in Untermenüs weiter navigieren. 6. Wenn Sie weiter suchen wollen, klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Weiter suchen . Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem zuletzt markierten Punkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit andersfarbigem Hintergrund markiert angezeigt.

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Hinweis Sie können diese Suche mit Hilfe der Drucktaste

Abbildung 3.5

fortsetzen.

Volltextsuche im Menübaum (© SAP AG)

Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes Sie können mit Hilfe der Befehlsfeld-Eingaben »search_sap_menu« bzw. »search_user_menu« im SAP-Menü bzw. im Benutzermenü nach alphanumerischen Zeichenketten suchen. Wir erläutern dies am Beispiel des SAPMenüs und der Zeichenkette »stamm*«. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »search_sap_menu« ein und drücken Sie die Taste (¢). Das Dialogfenster »Eingabe Transaktionscode oder Menütext« wird angezeigt (Abb. 3.6). 2. Geben Sie in das Feld »Eingabe Suchtext« eine Zeichenkette mit Platzhalter ein (im Beispiel die Zeichenkette »stamm*«).

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104

3

Abbildung 3.6

Eingabe Transaktionscode oder Menütext (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (¢) . Das Dialogfenster »Suche nach einem Transaktionscode oder Menütitel« wird angezeigt (Abb. 3.7). Es zeigt alle Knotenpunkte des SAPMenüs, die Ihren Vorgaben entsprechen sowie die Menüpfade zu diesen Knotenpunkten in umgekehrter Reihenfolge. Wenn es sich um einen Endknotenpunkt handelt, wird außerdem der Transaktionscode angezeigt.

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Abbildung 3.7

Volltextsuche nach einem Transaktionscode oder Menütitel (© SAP AG)

Die Länge der Liste in Abbildung 3.7 bzw. die Kürze der Blättermarke innerhalb der Blätterleiste verdeutlicht, dass Benutzermenüs bei der Verwendung von Suchfunktionen durch SAP-Erstanwender gegenüber dem SAP-Menü deutliche Vorteile haben.

3.3

Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

Anwendungen (Transaktionen) können entweder über eine Folge von Menüpunkten (Menüleiste, SAP Easy Access) oder – häufig schneller – durch Eingabe eines Befehlscodes in das Befehlsfeld gestartet werden.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

105

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.3.1 Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld) (Befehlscodes).

dient zur Eingabe von Befehlen

Wenn Sie im Befehlsfeld auf die Listbox klicken, sehen Sie eine Historienliste Ihrer zuletzt verwendeten Befehlscodes in umgekehrter Reihenfolge. Beispielsweise sehen Sie den Befehlscode »search_sap_menu«, wenn Sie die oben beschriebene Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes durchgeführt haben. In der Historienliste stehen sowohl diejenigen Befehlscodes, die Sie mit der Tastatur in das Befehlsfeld eingegeben haben, als auch die Befehlscodes der Anwendungen, welche Sie über eine Folge von Menüpunkten gestartet haben. Durch Klick auf einen Eintrag in der Historienliste holen Sie diesen Eintrag in das Befehlsfeld. Sie können nun die entsprechende Anwendung mit einem Klick auf die Drucktaste erneut starten. Mit dem folgenden Handling können Sie weitere Informationen zum Befehlsfeld anzeigen:

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Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld. und drücken Sie die Taste (F1). Die Feldhilfe zum Befehlsfeld wird angezeigt (Abb. 3.8). 2. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen . Sie sehen das SAP-Einstiegsbild. 3. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld und drücken Sie die Taste (F4). Es erscheint ein Dialogfenster, das Informationen zur Arbeit mit SAP Easy Access Menüs sowie zum Anlegen einer SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung (eines Shortcuts) mit direktem Aufruf einer Transaktion enthält. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen das SAP-Einstiegsbild.

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Die Feldhilfe des Befehlsfeldes funktioniert so auch in allen anderen SAPFenstern. Sie zeigt Ihnen die Syntax der Befehlscodes zum Aufruf von Transaktionen sowie weitere nützliche Befehlscodes.

3.3.2 Transaktionen Eine Transaktion (Anwendung) ist aus Sicht der Endanwender ein logisch abgeschlossener Vorgang im SAP R/3-System. Ein derartiger Vorgang könnte z.B. das Anlegen eines Materials (eines Materialstammsatzes) im R/3-System, das Ändern der Adresse eines Kreditors oder das Erzeugen einer Liste bestimmter Kunden sein.

106

3

Abbildung 3.8

Feldhilfe zum Befehlsfeld (© SAP AG)

Ein Transaktionscode ist eine Folge von Zeichen, die eine Transaktion im R/3-System benennt. Er kann bis zu 20 Zeichen enthalten (A bis Z, 0 bis 9 und Unterstrich »_«). Jede Transaktion im SAP R/3 Enterprise hat einen Transaktionscode, mit dessen Hilfe sie über das Befehlsfeld aufgerufen werden kann. Viele Transaktionen haben einen vierstelligen Transaktionscode, der in bestimmter Weise strukturiert ist. Hierzu finden Sie einige Beispiele in Tabelle 3.1.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Code

Name der Anwendung/Zweck

FD01

Debitor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Debitors (Kunden), wie z.B. Adresse und Bankverbindung

FD02

Debitor ändern – Ändern der Kundenstammdaten

FD03

Debitor anzeigen – Anzeige der Kundenstammdaten

FK01

Kreditor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Kreditors (Lieferanten), wie z.B. Adresse und Bankverbindung

FK02

Kreditor ändern – Ändern der Lieferantenstammdaten

FK03

Kreditor anzeigen – Anzeige der Lieferantenstammdaten

S000

Rückkehr zum SAP-Menü

Tabelle 3.1 Beispiele für Transaktionscodes

Bei vierstelligen Transaktionscodes (und vor allem bei Transaktionscodes zur Pflege von Stammdaten) ist häufig das erste Zeichen ein Kürzel für die Anwendungskomponente innerhalb des Anwendungsbereiches (F: Finanzwesen) und das zweite Zeichen ein Kürzel für eine Teilkomponente innerhalb dieser Anwendungskomponente (D: Debitoren, K: Kreditoren). In den genannten Beispielen (und bei vielen weiteren vierstelligen Transaktionscodes) steht in der dritten und vierten Stelle des Transaktionscodes die Ziffernfolge »01« für »anlegen«, »02« für »ändern« und »03« für »anzeigen«.

Ermitteln von Transaktionscodes Sie haben die Möglichkeit, die Transaktionscodes der Transaktionen (Anwendungen) mit Hilfe der technischen Namen des SAP Easy Access Menüs zu ermitteln. Wenn Sie die Anzeige der technischen Namen im SAP Easy Access Menü nicht aktiviert haben, können Sie den Transaktionscode eines einzelnen Endknotenpunktes bestimmen, indem Sie ihn markieren und in der Menüleiste den Pfad ZUSÄTZE | TECHNISCHE DETAILINFORMATION wählen. Sie sehen dann ein Dialogfenster, das den gesuchten Transaktionscode anzeigt (Abb. 3.9). Den Transaktionscode einer laufenden (aktiven) Anwendung können Sie im Statusfenster oder im ersten Statusfeld der Statusleiste ablesen.

Abbildung 3.9

108

Anzeige technischer Details (© SAP AG)

3 3.3.3 Modi In Abbildung 3.8 sahen Sie, dass man jede Transaktion durch Eingabe des Befehlscodes »/nxxxx« (»xxxx« = Transaktionscode) in das Befehlsfeld und aufrufen kann. Wenn Sie unmittelbar zuKlick auf die Drucktaste ENTER vor innerhalb einer »alten« Anwendung Daten eingegeben haben, sollten Sie diese Daten sichern, da sie sonst ohne Warnung durch das System verloren gehen. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht unmittelbar möglich, da das System das Speichern inkonsistenter Daten nicht zulässt. Wenn Sie später in der »alten« Anwendung weiterarbeiten möchten, haben Sie die Möglichkeit, die neue Anwendung in einem neuen Modus zu öffnen. Ein Modus (Session) ist aus der Sicht des Anwenders ein SAP-Fenster. Unmittelbar nach der Anmeldung an SAP R/3 arbeiten Sie mit genau einem Modus. Bei einer gültigen Anmeldung eröffnet der Benutzer eine Datenbanksitzung (Session) und gleichzeitig die erste Transaktion mit dem Transaktionscode SESSION_MANAGER. Zusätzlich zu dem oder den bisher vorhandenen SAP-Fenstern können weitere (maximal sechs) Modi geöffnet werden. Programmintern erzeugt der Applikationsserver für jeden Modus auf der Ebene des Betriebssystems einen Prozess (Task), der einen eigenen Speicherbereich im sog. »Shared Memory« belegt. Der Systemverwalter spezifiziert die Maximalzahl der Modi (von 2 bis 6), die Sie öffnen können. In jedem Modus steht Ihnen der gesamte Leistungsumfang des SAP R/3Systems zur Verfügung. Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern verschiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Die Funktionen, die Sie in einem Modus ausführen, beeinflussen die anderen Modi nicht.

Arbeit mit Modi Sie bekommen den Auftrag, telefonisch umgehend über einen bestimmten Lagerbestand Auskunft zu geben. Allerdings arbeiten Sie gerade an der Anlage eines neuen Kreditors (Lieferanten). Könnten Sie nur mit einem einzigen Modus arbeiten, müssten Sie – um die Auskunft über den Lagerbestand zu suchen und zu erteilen – die Anlage des Kreditorenkontos abbrechen. Sie würden somit die bis dahin eingegebenen Daten verlieren. Durch die Öffnung eines zweiten Modus können Sie jedoch den Lagerbestand ermitteln, ohne die Kreditorenanlage abzubrechen. Nach der Lagerbestandsermittlung schließen Sie den zweiten Modus und wechseln wieder in den ursprünglichen Modus zurück, um die Kreditorenanlage zu beenden. Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt: • Wenn Sie eine R/3-Anwendung bearbeiten und eine betriebliche Anfrage sofort beantworten sollen, können Sie hierfür eine neue Anwendung in einem zusätzlichen Modus öffnen, ohne dass Sie die Arbeit in der laufenden Anwendung abbrechen müssen.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

109

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Wartezeiten, beispielsweise nach dem Start eines komplexen Reports, können durch das Öffnen einer zweiten Anwendung überbrückt werden. • Sie können in einem Modus eine SAP-Anwendung ausführen, mit der Sie noch nicht völlig vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die SAP-Bibliothek zur Hilfe nutzen. • Bei manchen Anwendungen, die Sie aufrufen, erzeugt das R/3-System »von sich aus« einen neuen Modus. Das ist z.B. bei der Pflege der benutzereigenen Daten der Fall.

Modus öffnen Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Öffnen eines neuen Modus. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der Menüleiste) und auf den Menüpunkt CREATE SESSION oder 2. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/oxxxx« ein (wobei »xxxx« der Transaktionscode der zu startenden Anwendung ist) und klicken Sie auf die Drucktaste oder 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder 4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Neuen Modus erzeugen . In allen vier Fällen wird ein neuer Modus geöffnet. Das zusätzliche SAP-Fenster erscheint optisch »oberhalb« der bereits geöffneten Fenster und ist das aktive Fenster.

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Modi anzeigen Anhand der Pflege der benutzereigenen Daten soll nun dargestellt werden, wie Sie Ihre Modi anzeigen können. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie im rechten Teil der Statusleiste auf die Listbox des ersten Statusfeldes und wählen Sie die Option »System«. Der Name des R/3-Systems, die Modusnummer und der Mandant werden angezeigt.

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Hinweis Jeder Modus hat eine eigene Modusnummer. Die Modusnummer bleibt bis zum Schließen dieses Modus unverändert.

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3 2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint als neuer Modus. Im ersten Statusfeld sehen Sie die Nummer dieses Modus. 3. Geben Sie in das Befehlsfeld »/o« ein und klicken Sie auf die Drucktaste (¢) . Ein Dialogfenster mit der Liste Ihrer Modi wird angezeigt (Abb. 3.10). 4. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter . Das Dialogfenster verschwindet wieder. 5. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die Taskleiste Ihres PCs. Sie sehen Ihre Modi in der Taskleiste. 6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste Ihres PCs und wählen Sie den Menüpunkt TASK-MANAGER. Der Windows Task-Manager erscheint mit der Anzeige Ihrer SAPModi und evtl. weiterer Windows-Tasks (Abb. 3.11). 7. Klicken Sie auf das Symbol zum Schließen des Taskmanager-Fensters. Das Taskmanager-Fenster wird geschlossen. 8. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« wird geschlossen und Sie sind wieder am Ausgangspunkt des Handlings.

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Abbildung 3.10 Modusliste (© SAP AG)

Sie können Ihre Modi also anzeigen • im ersten Statusfeld der Statusleiste • in einer Modusliste • in der Taskleiste Ihres PCs • im Windows Task-Manager

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

111

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.11 Anzeige der Modi im Task-Manager (© SAP AG)

Zwischen Modi wechseln Um den Modus und damit die Anwendung zu wechseln, klicken Sie auf eine beliebige Stelle eines anderen SAP-Fensters, sofern es sichtbar ist. Sollten nicht alle Fenster sichtbar sein, können Sie im Task-Manager den Menüpfad FENSTER | MAXIMIEREN und anschließend den Menüpfad FENSTER | ÜBERLAPPEND wählen. Dann sehen Sie sämtliche Modi und können beliebig wechseln. In der Taskleiste Ihres PCs und im Windows Task-Manager haben Sie die Möglichkeit, durch Klick auf einen beliebigen Modus den Modus zu wechseln und das entsprechende Fenster zu aktivieren.

Modi minimieren und Verarbeitung beschleunigen Durch Klick auf das Minimierungssymbol in der Menüleiste eines Modus können Sie erreichen, dass der betreffende Modus nicht mehr als SAP-Fenster angezeigt wird, sondern nur noch als Task in der Taskleiste Ihres Desktops. Die internen Verarbeitungsprozesse von SAP R/3 werden dadurch nicht unterbrochen; beispielsweise wird ein Report (Bericht) auch dann weiterbearbeitet, wenn Sie seinen Modus (sein SAP-Fenster) minimieren. Durch das

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3 Minimieren von Modi können Sie die Speichernutzung erheblich verringern und so die SAP-Verarbeitungsgeschwindigkeit für sich und alle anderen Nutzer des Applikationsservers verbessern.

Modus schließen Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Schließen eines Modus. Falls Sie Daten in einem Modus verändert haben, sollten Sie Ihre Änderungen vorher speichern. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, erfolgt beim Schließen eines einzelnen Modus keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie nur noch einen Modus geöffnet haben, entspricht das Schließen dieses Modus einem Befehl zur Abmeldung vom System. In diesem Fall werden Sie von R/3 aufgefordert, noch nicht gesicherte Daten zu speichern. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der Menüleiste) und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN oder 2. Drücken Sie die Tastenkombination (Alt) + (F4) oder 3. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/i« zum Schließen des aktuellen Modus (des aktiven Fensters) ein und klicken Sie auf die Drucktaste oder 4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Durch Eingabe der Zeichenkette »/i2« anstelle von »/i« könnten Sie den Modus mit der Nummer 2 schließen. Auch in der Taskleiste und im Task-Manager haben Sie Möglichkeiten, einen Modus zu schließen. Wir gehen darauf aber nicht näher ein. Sie können alle Modi mit Hilfe der Befehle »/nend« bzw. »/nex« schließen. Bei »/nend« erfolgt eine Sicherheitsabfrage, bei »/nex« melden Sie sich ohne Sicherheitsabfrage und ohne Datensicherung vom System ab.

Gründe zum Schließen eines Modus Das SAP R/3-System verfügt über einen eigenen Sperrmechanismus, um Zugriffe auf Daten in der Datenbank zu synchronisieren. Dadurch wird verhindert, dass zwei Transaktionen parallel zueinander die gleichen Daten in der Datenbank ändern und dass inkonsistente Datensätze entstehen. Solange Sie einen Datensatz (z.B. einen bestimmten Stammsatz) bearbeiten, sind diese Daten für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt. Wenn Sie einen Datensatz (z.B. einen Stammsatz) in zwei verschiedenen Modi bearbeiten, kann es sogar vorkommen, dass Sie sich selbst für die Bearbeitung in einem der Modi sperren. Beim Öffnen mehrerer Modi entstehen folgende Nachteile:

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

113

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Zusätzliche Modi verlangsamen das System und verlängern die Antwortzeiten. • Aufgerufene Daten werden für andere Benutzer gesperrt. Für Kollegen, die dieselben Daten mit einer Änderungstransaktion bearbeiten wollen, entstehen Wartezeiten. • Es besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Anwendungen verlieren, die Sie gleichzeitig geöffnet haben. Deshalb sollten Sie sich an folgende Regeln halten: • Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen. • Schließen Sie jeden nicht mehr benötigten Modus sofort. • Minimieren Sie alle Modi, die Sie zwar benötigen, in denen Sie aber gerade nicht arbeiten.

3.4

Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

3.4.1 Stammdaten und Bewegungsdaten Die Einteilung der Daten in Stammdaten und Bewegungsdaten ist in der Datenverarbeitung seit mehreren Jahrzehnten bekannt.

Stammdaten Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Sie enthalten Informationen, die immer wieder in gleicher Weise benötigt werden. Alle Stammdaten eines bestimmten Objektes werden zu einem Stammsatz zusammengefasst und strukturiert in der Datenbank gespeichert. Durch diese Zusammenfassung zu einem einzigen Datenbankobjekt (Stammsatz) gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Stammdaten. Sie haben Stammdaten bereits bei der Pflege der benutzereigenen Daten kennen gelernt. Dort ging es um die Pflege von Benutzerstammdaten in Ihrem Benutzerstammsatz. Ein wesentlich komplexeres Beispiel für Stammdaten ist der Materialstamm. Er enthält Informationen über alle Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft. Der Materialstamm wird von den Komponenten des SAP-Logistiksystems (innerhalb von SAP R/3 Enterprise und darüber hinaus) genutzt. Ein Materialstammsatz enthält die Stammdaten eines einzelnen Materials. Innerhalb des Anwendungsbereiches Logistik werden Materialstammsätze des R/3-Systems z.B. für folgende Funktionen benötigt: • im Einkauf für die Abwicklung von Bestellungen • in der Bestandsführung für die Buchung von Warenbewegungen • in der Rechnungsprüfung für das Buchen von Rechnungen

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3 • im Vertrieb für die Abwicklung von Aufträgen • in der Produktionsplanung und -steuerung für die Bedarfsplanung, Terminierung und Arbeitsvorbereitung. Die Daten eines Materialstammsatzes lassen sich in zwei Kategorien einteilen: • Daten mit beschreibendem Charakter Diese Daten haben ausschließlich Informationswert (z.B. die Bezeichnung des Materialstammsatzes oder das Bruttogewicht des Materials). • Daten mit steuerndem Charakter (z.B. das Dispositionsmerkmal). Die meisten Daten in einem Materialstammsatz können vom einem Benutzer (mit den entsprechenden Rechten) eingegeben und geändert werden. Daneben gibt es aber auch Materialstammsatz-Daten, die nur von SAP R/3-System fortgeschrieben werden. Beispielsweise werden die Verwaltungsdaten beim Bearbeiten eines Materialstammsatzes aktualisiert; die Bestandsdaten werden bei Wareneingangs- und Warenausgangsbuchungen fortgeschrieben. Stammsätze werden zentral angelegt (im Sinne von anwendungsübergreifend) und können übergreifend (bezüglich der Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise) verwendet werden. Die einzelnen Daten eines Stammsatzes werden immer Organisationseinheiten zugeordnet und mittels dieser Zuordnungen in unterschiedlichen Tabellen gespeichert. Man spricht dann davon, dass bestimmte Daten eines Stammsatzes auf der Ebene einer Organisationseinheit erfasst werden. Beispielweise werden die Kontonummer und die allgemeinen Daten eines Kreditors (Lieferanten) zentral auf der Mandantenebene erfasst; die buchungskreisspezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner usw.) werden für jeden Buchungskreis (jede Firma) gesondert (dezentral) auf der Ebene des Buchungskreises erfasst. Gleiches gilt für die Daten eines Debitors (Kunden). Die Materialnummer eines Materials (eines Materialstammsatzes) wird ebenfalls auf Mandantenebene vergeben. Die Daten auf Mandantenebene stehen allen darunter liegenden Organisationseinheiten zur Verfügung. Das bedeutet z.B., dass ein Kreditor in allen Buchungskreisen die gleiche (eindeutige) Kontonummer hat.

Bewegungsdaten Bewegungsdaten sind Daten, die kurzlebig sind. Sie enthalten vorgangsbezogene Informationen. Alle Bewegungsdaten eines bestimmten Vorgangs werden zu einem Datensatz zusammengefasst und in einer oder mehreren (durch sog. »Schlüssel« miteinander verknüpfte) Datenbanktabellen gespeichert. Dadurch gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Bewegungsdaten. Die Erfassung von Bewegungsdaten zu Geschäftsvorgängen erfolgt durch Buchungen in Belegen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Beispielsweise werden in der Bestandsführung bei der Erfassung von Materialbewegungen (Warenbewegungen) Material- und Buchhaltungsbelege als Nachweis für jede Bewegung erstellt. Der Materialbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachfolgende Anwendungen (z.B. Reports). Alle Positionen des Materialbelegs beziehen sich auf dieselbe Periode und denselben Kontenplan. Sie können sich aber auf verschiedene Buchungskreise beziehen. Der Buchhaltungsbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht. Dieser Buchhaltungsbeleg bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung und repräsentiert die wertmäßige Veränderung bei der Warenbewegung.

3.4.2 Tabellen Um betriebswirtschaftlich relevante Informationen abzubilden, bildet das Feld die kleinste Einheit der Darstellung. Es werden meist mehrere Felder mit konsistenten Daten benötigt, um eine betriebswirtschaftliche Information vollständig und widerspruchsfrei darzustellen. Felder (also die Verknüpfung von Datenelement und Domäne ) bilden keine eigenständigen Objekte. Sie sind immer tabellenabhängig und können nur innerhalb einer Tabelle des ABAP Dictionary angelegt werden.

Datenbanktabellen Eine Datenbanktabelle ist ein Datenbankobjekt und besteht aus Spalten (Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen. Die Felder innerhalb einer Zeile bilden den Datensatz.

Mandant

Buchungskreis

Geschäftsbereich

Werk

100

1000

4000

1000

100

2000

4000

1000

200

1000

2000

2000

Tabelle 3.2 Felder und Datensätze

Tabelle 3.2 dient lediglich zur prinzipiellen (stark vereinfachten) Darstellung einer Datenbanktabelle. Die Kopfzeile der Tabelle enthält die Feldbezeichnungen von vier Datenelementen. Die Datenbanktabelle besteht aus drei Datensätzen (Zeilen) und vier Spalten.

116

3 Tabellen des ABAP Dictionary Für jede Datenbanktabelle des SAP R/3-Systems werden die Eigenschaften und die Reihenfolge der Felder im ABAP Dictionary definiert; das so definierte Objekt des ABAP Dictionary bezeichnet man üblicherweise ebenfalls als Tabelle (Tabelle des ABAP Dictionary). Umgekehrt entspricht jedoch nicht zwangsläufig jeder Tabelle des ABAP Dictionary eine Datenbanktabelle. Die Zugehörigkeit eines Feldes zu eine Tabelle des ABAP Dictionary wird nun an einem Beispiel dargestellt. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint (Abb. 3.12).

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Abbildung 3.12 SAP-Fenster zur Pflege eigener Benutzervorgaben (© SAP AG)

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Benutzer« und drücken Sie die Funktionstaste (F1) . Die Feldhilfe des Feldes »Benutzer« wird angezeigt (Abb.3.13).

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Abbildung 3.13 Feldhilfe des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN . Die technischen Informationen des Feldes »Benutzer« werden angezeigt (Abb. 3.14). Im Feld mit der Bezeichnung »Transparente Tab« finden Sie den Tabellennamen »USR02« der zugehörigen Tabelle des ABAP Dictionary. Das Feld »Feldname« enthält den Feldnamen »BNAME« des Feldes innerhalb der Tabelle »USR02«.

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3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

117

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.14 Technische Informationen des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Transparente Tab« und klicken Sie auf die Drucktaste Navigieren. Die Tabelle »USR02« wird im ABAP Dictionary angezeigt (Abb. 3.15). Sie sehen das Feld »BNAME« und eine Reihe weiterer Felder dieser Tabelle. Zu jedem Feld werden Daten aus dem Datenelement und der Domäne angezeigt.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 3.15 Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary (© SAP AG)

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3 Table Control und Tabelleneinstellungen In Abbildung 3.15 wird ein sog. Table Control dargestellt. Ein Table Control ist (aus der Sicht der Endanwender) ein rechteckiger, tabellenförmiger Bereich auf dem Dynpro (Bildschirmbild), der zum Anzeigen und ggf. zur Eingabe von Daten dient. Table Controls sind also Dynpro-Elemente. Auf einem einzigen Bildschirmbild sind mehrere Table Controls möglich. Ein Table Control kann • Ein/Ausgabefelder • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder • Drucktasten enthalten. In einem Table Control kann man • vertikal und horizontal blättern (scrollen) • Spalten und Zeilen markieren • die Spaltenbreite verändern • Spalten verschieben • die aktuellen Einstellungen sichern Table Controls ermöglichen die Darstellung großer Datenmengen in Tabellenform. Sie haben deshalb eine vertikale und eine horizontale Blätterleiste. Die erste Spalte eines Table Control ist die Markierungsspalte. Sie dient zum Markieren von Zeilen. Ein Table Control kann bis zu 255 Spalten enthalten. Die erste Zeile eines Table Control ist immer die Kopfzeile. Sie enthält die Spaltenüberschriften (Ausnahme: Markierungsspalte). Die Spaltenüberschriften dienen gleichzeitig als Drucktasten zur Markierung der Spalten. Wenn Sie wiederholt auf eine Spaltenüberschrift klicken, wird die entsprechende Spalte abwechselnd markiert und entmarkiert. Analog können Sie Zeilen markieren und entmarkieren. Ziehen Sie die Maus auf die Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften, so verändert der Mauszeiger seine Form und Sie können per drag&drop die Spaltenbreite vergrößern oder verkleinern (bis zum völligen Verschwinden einer Spalte in dieser Ansicht). Ebenfalls per drag&drop haben Sie die Möglichkeit, die Position von Spalten zu ändern (z.B. zwei benachbarte Spalten zu tauschen). Das ist sinnvoll bei Tabellen, von denen Sie nicht alle Spalten benötigen und/oder die Reihenfolge der Spalten ändern möchten (z.B. vor dem Kopieren von Tabellendaten in die Zwischenablage). Über die Drucktaste und den Menüpunkt ZWISCHENABLAGE können Sie Tabellendaten in die Zwischenablage übernehmen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

119

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Bei einigen Table Controls sind die erste Spalte oder die ersten (Führungs-)Spalten fixiert; diese Spalten kann man nicht verschieben. Überall dort, wo in der rechten oberen Ecke eines Table Control die Tableeingefügt ist, können Sie die Einstellungen dieser TaControl-Drucktaste belle nicht nur ändern, sondern auch als Variante speichern (personalisieren). Ausgangspunkt Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary 1. Nehmen Sie im Table Control per drag&drop Änderungen vor und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Tabelleneinstellungen« wird gezeigt (Abb. 3.16).

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Hinweis Die ursprünglich gezeigte Anzeigevariante heißt Grundeinstellung. Hinweis Sie können nun für Ihre Anzeigevariante einen Namen vergeben, sie durch Markieren des Ankreuzfeldes als Standardeinstellung verwenden, diese Variante anlegen und später wieder eine andere Variante übernehmen. Die angelegten Varianten bleiben nach der Abmeldung aus dem R/3-System erhalten. Hinweis Die Variante »Grundeinstellung« kann nicht gelöscht werden; alle von Ihnen angelegten Varianten können Sie löschen. 2. Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.16 Tabelleneinstellungen (© SAP AG)

Verwendung von Tabellen Der Begriff Tabelle wird im SAP-Sprachgebrauch als Oberbegriff für Datenbanktabellen und Tabellen des ABAP Dictionary verwendet. Tabellen sind ein zentraler Bestandteil des SAP R/3-Systems. Sie dienen zur Verwaltung von Daten und werden teilweise auch zur Steuerung von Vorgängen eingesetzt.

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3 Tabellen werden unterschieden nach der Art der in ihnen enthaltenen Informationen. Daraus resultierend unterscheiden sie sich nach dem physischen Bereich der Datenbank, in dem sie abgelegt werden, und nach der Art der Pflege. Auf die Datenbankbereiche gehen wir nicht näher ein. Tabellen mit Systemsteuerdaten Diese Tabellen dienen zur technischen Steuerung des SAP R/3-Systems und werden von Mitarbeitern der SAP AG oder von besonders berechtigten Personen gepflegt. Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten Sie enthalten Daten wie z.B. Länderkürzel, Postleitzahlen und Lohnarten. Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten sind in den Auslieferungssystemen der SAP AG mit Vorgabewerten gefüllt. Sie müssen vom Kunden (von Ihrem Unternehmen) geprüft und gegebenenfalls vervollständigt werden. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur Diese Tabellen enthalten Organisationseinheiten, z.B. Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Werke, Lagerstandorte und Personalbereiche. Ferner enthalten sie kundenspezifische Steuerdaten wie Drucker oder Berechtigungen. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur werden in den Auslieferungssystemen der SAP AG teilweise mit Musterwerten gefüllt und müssen vom Kunden vollständig gepflegt werden. Tabellen mit Anwendungsdaten Sie enthalten die Stammdaten sowie die Bewegungsdaten und werden mit Hilfe der Anwendungen (Transaktionen) gepflegt.

Mandantenabhängigkeit von Tabellen Eine Tabelle kann entweder für alle Mandanten eines R/3-Systems gelten und in ihnen verwendet werden (dann ist sie eine mandantenunabhängige Tabelle) oder für genau einen bestimmten Mandaten des R/3-Systems (dann ist sie eine mandantenabhängige Tabelle). Die Mandantenunabhängigkeit bzw. Mandantenabhängigkeit einer Tabelle wird im ABAP Dictionary festgelegt. Mandantenunabhängige Tabellen Mandantenunabhängige Tabellen enthalten Daten, die aus der Sicht der Mandanten eines SAP R/3-Systems von allgemeiner Gültigkeit sind, z.B. R/3-Systemsteuerdaten, Transaktionscodes und Sprachkürzel. Mandantenabhängige Tabellen In mandantenabhängigen Tabellen werden Daten gespeichert, die nur für einen Mandanten gelten sollen. Hierzu gehören (mit wenigen Ausnahmen, z.B Sprachkürzel) die Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten, ferner alle Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur und alle Tabellen mit Anwendungsdaten. Eine mandantenabhängige Tabelle enthält stets den Mandanten als erstes Feld (an der ersten »Schlüsselposition«).

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.5

Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

Sie können eine Anwendung im SAP-Menü auf verschieden Weise starten (aufrufen): • Doppelklicken Sie auf das Anwendungssymbol

.

• Markieren Sie das Anwendungssymbol und klicken Sie auf cken Sie die Taste (¢) oder drücken Sie die Taste (F2)).

(oder drü-

• Markieren Sie das Anwendungssymbol (Einfachklick) und wählen Sie in der Menüleiste den Pfad BEARBEITEN | AUSFÜHREN. Nach Aufruf einer Anwendung kommen Sie in die Anwendungsebene. Das erste Bild einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Außer dem Einstiegsbild enthalten Anwendungen in den meisten Fällen weitere Bildschirmbilder (Fenster). Zum Beenden einer Anwendung im Einstiegsbild klicken Sie auf eine der Drucktasten Zurück , Beenden oder Abbrechen . Alternativ können Sie in der Menüleiste auf den ersten Menünamen und anschließend auf den Menüeintrag BEENDEN klicken. Im weiteren Verlauf dieses Kapitels werden beispielhaft Anwendungen zum Pflegen von Stammsätzen der Logistik, des Rechnungswesens und der Personalwirtschaft aufgerufen und die Einstiegsbilder dieser Anwendungen dargestellt. Unser besonderes Augenmerk gilt hierbei den Eingabehilfen der Felder innerhalb der Einstiegsbilder. Mit Reports befassen wir uns später in einem gesonderten Kapitel.

3.5.1 Eingabehilfen Aufgrund der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse in diesem System abzubilden. Bei der Ablösung eines Nicht-SAP-Systems durch SAP R/3 müssen normalerweise große Bestände an Stammdaten in das R/3-System übernommen werden. Insbesondere die Datenmassive der Materialstammdaten zeichnen sich hier durch besondere Größe aus. Ferner unterliegen Datenbestände durch Neueingaben, Änderungen oder Löschungen einem ständigen Wandel. Ein R/3-Anwender kann deshalb z.B. vor der Aufgabe stehen, ohne Kenntnis der Materialnummer anhand anderer Informationen einen Materialstammsatz in einem Datenmassiv von mehreren Tausend oder sogar mehreren Zehntausend Materialstammsätzen zu suchen. SAP R/3 Enterprise stellt hierfür (und für ähnliche Aufgaben) mit den Eingabehilfen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung.

122

3 Sie haben den Aufruf einer Eingabehilfe (F4-Hilfe) bereits in Kapitel 2 kennen gelernt. Dort war das Feld »Anmeldesprache« (innerhalb der benutzereigenen Daten) das Suchfeld, für welches ein Eingabewert gesucht wurde. Nach Aufruf der F4-Hilfe sind folgende Eingabehilfen möglich: • Suchhilfen • Trefferlisten • Festwerte • Statische Eingabehilfen

Suchhilfen Suchhilfen sind die wichtigsten Eingabehilfen. Eine Suchhilfe ist ein spezielles Objekt des R/3 Repository, das mit dem Werkzeug ABAP Dictionary (der ABAP Workbench) angelegt wurde. Suchhilfen beziehen sich normalerweise auf »große« Datenbestände, die relativ häufig verändert werden. Man unterscheidet elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen. Elementare Suchhilfen Da Felder (als Verknüpfung von Datenelement und Domäne) immer tabellenabhängig sind, gehört jedes Suchfeld zu einer Tabelle des ABAP Dictionary. Von Ausnahmefällen abgesehen bietet eine elementare Suchhilfe dem Benutzer eine einzelne Bildschirmmaske (Suchmaske) an, die eine Zusammenstellung von mehreren Tabellenfeldern enthält. Das Suchfeld muss nicht zwangsläufig in dieser Zusammenstellung enthalten sein. Zu diesen Feldern (zu keinem, einigen oder allen) kann der R/3-Anwender seine Informationen als Selektionskriterien hinterlegen. Nach Start der Suche ermittelt das R/3System in der zugehörigen Datenbanktabelle alle Datensätze, deren Daten bezüglich aller Bildschirmmaskenfelder die entsprechenden Selektionskriterien erfüllen. Die Daten werden in einer Trefferliste ausgegeben, mit welcher der Benutzer dann weiter arbeiten kann. Selektionskriterien bestehen aus einer (häufig komplexen) Zusammenstellung von Einzelwerten und Intervallen (ggf. unter Verwendung sog. »Platzhalter«) sowie aus Vorgaben, in welcher Weise die Elemente dieser Zusammenstellung bei der Selektion der Datensätze zu berücksichtigen sind. Sammelsuchhilfen Eine Sammelsuchhilfe (Matchcode) ist eine Zusammenfassung mehrerer unterschiedlicher elementarer Suchhilfen. Im SAP R/3 Enterprise werden Sammelsuchhilfen als Register dargestellt, wobei jede elementare Suchhilfe auf einer eigenen Registerkarte zu finden ist.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Trefferlisten Der Aufruf der Eingabehilfe (F4-Hilfe) in Kapitel 2 (zum Feld »Anmeldesprache« innerhalb der benutzereigenen Daten) lieferte unmittelbar eine Trefferliste. Wenn Trefferlisten unmittelbar (nach Aufruf der Eingabehilfe/F4-Hilfe) als Suchhilfe angeboten werden, beziehen sie sich auf »kleinere« Datenbestände, die relativ selten verändert werden.

Festwerte Der Wertebereich der Domäne eines Feldes wird manchmal durch Festwerte beschrieben. Gilt dies für das Suchfeld, so können diese Festwerte als Eingabehilfe dienen.

Statische Eingabehilfen Für Datumsfelder und Uhrzeitfelder sind Kalender- und Uhrzeithilfen vorprogrammiert, die als Eingabehilfe angeboten werden können.

3.5.2 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Beim Anlegen eines Materialstammsatzes wird unterschieden zwischen: • Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material Hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden. • Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage Beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert. Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden. • Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes Das Erweitern eines Materialstammsatzes (z.B. um eine neue »Sicht«) legt keinen neuen Materialstammsatz an, wird aber mit dem Befehl Anlegen durchgeführt.

Materialnummer Die Materialnummer ist ein Schlüssel, der das Material eindeutig identifiziert. Je nach Handhabung im Unternehmen werden »sprechende Schlüssel« (meist alphanumerisch) oder »nichtsprechende Schlüssel« (numerisch) für Materialnummern verwendet. Deshalb gibt es im SAP R/3 zwei Arten der Nummernvergabe: extern und intern. Die Art der Nummernvergabe wird im Customizing des Materialstamms pro Materialart festgelegt. Bei externer Nummernvergabe muss der Anwender die Materialnummer beim Anlegen eines Materialstammsatzes eingeben. Werden alphanumerische Schlüssel verwendet, kann die »Nummer« des Materials außer Ziffern auch Buchstaben, Interpunktionszeichen und Leerzeichen enthalten.

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3 Bei interner Nummernvergabe muss der Anwender beim Anlegen eines Materialstammsatzes keine Materialnummer eingeben, sondern die Materialnummer wird automatisch und fortlaufend vom R/3-System vergeben.

Branche Jeder Materialstammsatz wird beim Anlegen einer bestimmten Branche zugeordnet. Die Branche hat Einfluss darauf, • welche SAP-Fenster in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche branchenspezifischen Felder auf den SAP-Fenstern angezeigt werden

Materialart Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entsprechend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material wird beim Anlegen seines Materialstammsatzes einer Materialart zugeordnet. Die Materialart legt fest bzw. hat Einfluss darauf, • wie die Nummernvergabe (der Materialnummer) zu erfolgen hat (intern, extern) • welche Bilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche fachbereichsspezifischen Felder zum Erfassen von Daten angeboten werden Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmäßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt von ihr ab, welche Konten bei Wareneingängen und Warenausgängen bebucht werden. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken Sie doppelt auf »Sofort«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt (Abb. 3.17).

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Hinweis Das oberste Feld »Material« dient (bei externer Nummernvergabe) zur Eingabe einer alphanumerischen Materialnummer. Für die Eingabe der Materialnummer sind im Standardsystem maximal 18 Stellen vorgesehen. Hinweis Im Gruppenrahmen »Vorlage« dient das unterste Feld »Material« zum Anlegen eines Materials mit Bezug zu einer Vorlage, das darüber liegende Feld »Änderungsnummer« wird zum Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes verwendet. Auf beide Felder gehen wir nicht weiter ein.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das oberste Feld mit der Bezeichnung »Material«. Am rechten Rand dieses Feldes erscheint die Drucktaste . Sie zeigt an, dass mit dem Feld »Material« eine Eingabehilfe verknüpft ist.

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Abbildung 3.17 Material anlegen (Einstieg) (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (F4) oder klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abbildung 3.18). 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt. 5. Geben Sie (für dieses Beispiel) in das Feld »Material« per Tastatur die Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder »Branche« und »Materialart« mit Hilfe der entsprechenden Listboxen die Werte »Service Provider« bzw. »Werbemittel« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt (Abb. 3.19).

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Abbildung 3.18 Sammelsuchhilfe des Feldes »Material«, Registerkarte »Materialnummer/-

kurztext« (© SAP AG)

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3 6. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« durch Klick auf die entsprechenden Drucktasten. Die Hintergrundfarbe der beiden Einträge ändern sich. 7. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 3.20).

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Hinweis Rechts neben der Bezeichnung »Material« befinden sich zwei Felder. Das erste Feld enthält die alphanumerische Materialnummer »SAP-Einf.buch 4.7«. 8. Rufen Sie die Feldhilfe (F1-Hilfe) des zweiten Feldes neben der Bezeichnung »Material« auf. Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um das Feld »Materialkurztext« (Abb. 3.21). Der Materialkurztext dient neben der Materialnummer zur weiteren/genaueren Beschreibung das Materials und kann z.B. bei der Listausgabe eines Reports zusätzlich zur Materialnummer ausgegeben werden. Das Feld »Materialkurztext« ist ein Mussfeld. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird wieder angezeigt. 10. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Beenden und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Drucktaste Nein. Das SAP-Menü wird angezeigt.

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Abbildung 3.19 Sichtenauswahl (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.20 Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel) (© SAP AG)

Abbildung 3.21 Feldhilfe des Feldes »Materialkurztext« (© SAP AG)

Sichten und Organisationseinheiten des Materialstammsatzes Da normalerweise verschiedenen Abteilungen (Fachbereiche) eines Unternehmens mit einem Materialstammsatz arbeiten und unterschiedliche fachbereichsspezifische Informationen hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine eigene(n) Sicht(en) auf die Daten des Materialstammsatzes: • Grunddaten Technische Angaben wie Abmessungen, Werkstoff, Zeichnungsnummer • Einkauf Einkäufergruppe und Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen

128

3 • Disposition Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Losgrößenverfahren und Sicherheitsbestand • Lagerung Lagerungsbedingungen und Verpackungsmaße • Buchhaltung Preisinformationen: Standardpreis, Durchschnittspreis und Bewertungstyp • Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs: Prognosemodell und Prognosezeitraum • Qualitätssicherung Daten zur Prüfung des Materials • Vertrieb Informationen zu Verkauf und Versand Die pflegbaren Sichten eines Materialstammsatzes werden durch die Materialart festgelegt. Zu jeder pflegbaren Sicht gibt es ein oder mehrere SAP-Fenster bzw. Registerkarten innerhalb der Transaktion. Wenn Sie nur die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« pflegen, werden vom R/3-System keine Organisationseinheiten abgefragt, d.h. die entsprechenden Daten werden auf der Ebene des Mandanten gespeichert. Tabelle 3.3 gibt einen Überblick über die Fachbereiche des Unternehmens bzw. die Sichten des Materialstammsatzes und die ggf. erforderlichen Eingaben von Organisationseinheiten und Profilen.

Sie markieren den Fachbereich ...

... und nehmen in folgenden Feldern Eingaben vor:

Die Eingabe ist ...

Arbeitsvorbereitung

Werk

obligatorisch

Buchhaltung

Werk (wenn Bewertung auf Werksebene) Buchungskreis (wenn Bewertung auf Buchungskreisebene)

obligatorisch

Disposition

Werk Lagerort Dispositionsprofil

obligatorisch optional optional

Einkauf

Werk

optional

Einkaufsbestelltext

keine

Fertigungshilfsmittel

Werk

Grunddaten

keine

obligatorisch

obligatorisch

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen

(© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Sie markieren den Fachbereich ...

... und nehmen in folgenden Feldern Eingaben vor:

Die Eingabe ist ...

Kalkulation

Werk

obligatorisch

Klassifizierung

keine

Lagerung

Werk Lagerort

optional optional

Lagerverwaltung

Werk Lagernummer Lagertyp

optional obligatorisch optional

Prognose

Werk Prognoseprofil

obligatorisch optional

Qualitätsmanagement

Werk

obligatorisch

Vertrieb – Verkaufsorganisationsdaten

Verkaufsorganisation Vertriebsweg

obligatorisch abhängig von Verkaufsorganisation

Vertrieb – allg./ Werksdaten

Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg

optional optional abhängig von Verkaufsorganisation

Vertriebstext

Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg

optional obligatorisch abhängig von Verkaufsorganisation

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen (© SAP AG) (Forts.)

3.5.3 Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Auswahl einer elementaren Suchhilfe Die Darstellung einer Sammelsuchhilfe in Form eines Registers bietet einen einfachen und leicht verständlichen Weg zum Finden einer geeigneten elementaren Suchhilfe (Registerkarte). Welche elementare Suchhilfe geeignet ist, hängt von den Informationen des R/3-Anwender über das zu suchende Material ab. Registerkarten von Sammelsuchhilfen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet. Auf eine Registerkarte greifen Sie zu, indem Sie den Kartentitel anklicken. Bei umfangreichen Registern (vgl. Abbildung 3.18) werden nicht alle Registerkarten angezeigt. Sie können dann mittels der Blätterpfeile und zu den nicht sichtbaren Registerkarten blättern. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Listbox einen Kartentitel (und die entsprechende elementare Suchhilfe) auszuwählen (vgl. Abb. 3.22).

130

3

Abbildung 3.22 Kartentitel der Sammelsuchhilfe des Feldes »Material« (© SAP AG)

Es gibt in SAP R/3 Enterprise (abhängig vom Suchfeld bzw. der diesem Suchfeld zugeordneten Sammelsuchhilfe) eine Vielfalt elementarer Suchhilfen. Diese Vielfalt kann hier nur in den Grundzügen beschrieben werden.

Defaultwerte einer elementaren Suchhilfe und Suche ohne weitere Vorgaben Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANZEIGEN | ANZEIGEN AKT. STAND und klicken Sie doppelt auf »Anzeigen akt. Stand«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM03 wird angezeigt. 2. Löschen Sie evtl. vorhandene Einträge im Feld »Material« und rufen Sie die Eingabehilfe dieses Feldes auf. 3. Wählen Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« und klicken Sie auf die Drucktaste Suche starten . Eine Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« wird angezeigt (Abbildung 3.23).

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Hinweis Die gewählte elementare Suchhilfe wird durch einen grünen Haken kenntlich gemacht. Sie stimmt mit der entsprechenden elementaren Suchhilfe der Transaktion MM01 überein. Hinweis In der Kopfzeile der Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

131

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Merken Sie sich eine der ausgegebenen Materialnummern und klicken Sie auf . Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion MM03. Das Feld »Material« enthält die Materialnummer der gewählten Zeile.

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Hinweis Hier hätten Sie die Möglichkeit, sich das ausgewählte Material anzeigen zu lassen. Wir beenden das Handling jedoch an dieser Stelle. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen wieder das SAP-Menü.

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Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« enthält Vorschlagswerte (Defaultwerte) für die Felder »Sprachenschlüssel« und »Maximale Trefferzahl«, die vom R/3-System ausgegeben wurden. Der Defaultwert »DE« (für Deutsch) im Feld »Sprachenschlüssel« wurde vom R/3-System aus der Anmeldesprache »gezogen«, der Defaultwert »500« im Feld »Maximale Trefferzahl« ist ein programminterner Vorschlagswert des Auslieferungssystems. Beide Werte können von Ihnen geändert werden. Sie sollten dabei jedoch beachten, dass die maximale Trefferzahl die Dauer der Suche beeinflusst, vor allem bei hoher Systembelastung. Programmintern wird die maximale Trefferzahl durch den Wert 5000 begrenzt.

Abbildung 3.23 Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« bei

Vorgabe der Defaultwerte (© SAP AG)

132

3 Die Vorgaben für die Felder »Materialkurztext«, »Sprachenschlüssel« und »Material« der Suchmaske sind Selektionskriterien. Selbst wenn Sie nichts in ein Suchmaskenfeld eingeben, wird diese Vorgabe nach Start der Suche als Selektionskriterium verwendet. In diesem Fall sind alle Datenbankwerte des betreffenden Feldes zulässig. Den drei genannten Feldern der elementaren Suchhilfe entsprechen die Spalten der Trefferliste in gleicher Reihenfolge. Wie Sie sehen, erfüllen die Werte der Trefferliste die Selektionskriterien.

Anordnung der Zeilen in der Trefferliste Eine Datenbanktabelle ist in gewisser Weise vergleichbar mit einem Buch. Zur Beschleunigung der Suche in einem Buch gibt es in vielen Büchern ein Stichwortverzeichnis (einen Index). Die Stichworte in diesem Index sind lexikografisch angeordnet. Manchmal ist ein Buchindex zweistufig; in einem Buch über ABAP/4 könnten z.B. die Einträge »Selektion – ausführen« und »Selektion – Kriterien« nacheinander im Buchindex erscheinen. Zweistufige Einträge sind zunächst nach dem ersten Begriff (im Beispiel »Selektion«) geordnet; falls mehrere Einträge mit dem gleichen ersten Begriff vorliegen, werden sie nach dem zweiten Begriff geordnet (»ausführen« bzw. »Kriterien«). Jeder Datenbanktabelle besitzt einen relativ einfach strukturierten (primären) Index zur Ein- und Ausgabe von Daten. Für die Suche in »großen« Datenmengen können zu einer Tabelle ein oder mehrere weitere (relativ komplex strukturierte) Indizes angelegt werden. Man spricht dann von einer Indexsuche, die programmintern anders abläuft als die Volltextsuche mit Hilfe der Drucktasten und . Die Zeilen einer Trefferliste werden bei der Ausgabe wie ein Index (mehrstufig lexikografisch nach dem ASCII-Zeichencode) angeordnet. Hierbei sind die Daten der Suchmaskenfelder mit den Buchindex-Begriffen vergleichbar.

Platzhalterzeichen in Suchmaskenfeldern In ein Feld kann immer nur ein Wert eingegeben werden. Das gilt auch für Felder einer elementaren Suchhilfe. Wenn man in ein Suchmaskenfeld nur einen genauen Wert (z.B. einen vollständigen Materialkurztext) oder keinen Wert vorgeben könnte, hätte man ein Problem: Der genaue Wert ist oft nicht (oder nur bruchstückhaft) bekannt, und wenn man keinen Wert vorgibt, wird die Trefferliste häufig zu groß. Aus diesem Grund gibt es in SAP R/3 Enterprise (abhängig von der jeweiligen elementaren Suchhilfe) sehr differenzierte Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien. Diese Möglichkeiten sind eng mit den Eigenschaften der Indexsuche verknüpft. Bei der Vorgabe von Selektionskriterien für Suchmaskenfelder dürfen die Platzhalterzeichen (Jokerzeichen) »+« und/oder »*« verwendet werden. Das Zeichen »+« kann innerhalb einer Zeichenkette als Platzhalter für ein beliebiges einzelnes Zeichen dienen. Wenn Sie z.B. in ein Suchmaskenfeld mit

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

133

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

der Bezeichnung »Benutzername« die Zeichenkette »m++er« eingeben und die Suche starten, liefert die Suchhilfe alle Benutzernamen mit fünf Buchstaben, die mit »M« beginnen und auf »ER« enden. Das Suchergebnis für dieses Feld könnte somit aus den Namen »MEIER«, »MAYER« und »MOSER« bestehen. »*« kann als Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette eingesetzt werden. Wenn Sie z.B. in das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette »basis-motor*« eingeben, könnte das Suchergebnis wie in Abbildung 3.24 aussehen. Die Zeichenketten »m++er« und »basis-motor*« dieser Beispiele und (im vorangegangenen Beispiel) der Defaultwert »DE« werden nach Start der Suche von SAP R/3 als Suchmuster für die Felder »Materialkurztext« bzw. »Sprachenschlüssel« verwendet.

Abbildung 3.24 Trefferliste bei Eingabe von »basis-motor*« in das Suchmaskenfeld

»Materialkurztext« (© SAP AG)

Mehrfachselektion für das Feld »Materialkurztext« Mit der Mehrfachselektion werden weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien angeboten. Sie können hier Einzelwerte und/oder Intervalle (Bereiche) vorgeben. Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit Defaultwerten 1. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Materialkurztext« und klicken Sie auf die Drucktaste Mehrfachselektion . Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint (Abb. 3.25) 2. Geben Sie in das oberste Feld des Gruppenrahmens »Einzelwert: Materialkurztext« den Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« ein. Nach Eingabe des ersten Zeichens erscheint links neben diesem Feld die Drucktaste .

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3

Abbildung 3.25 Mehrfachselektion: Materialkurztext (© SAP AG)

Hinweis Aufgrund der Vorgabe dieses Einzelwerts wird für das Feld »Materialkurztext« das Suchmuster »BASIS-MOTOR 90 KW« verwendet, d.h. das Suchergebnis zum ersten Einzelwert enthält alle Materialien, deren Materialkurztext »BASIS-MOTOR 90 KW« lautet. Die Trefferliste kann aufgrund anderer Vorgaben weitere Materialkurztexte enthalten. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint (Abb. 3.26). In der (automatisch) markierten Zeile steht der Text »Einzelwert einschließen«.

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Abbildung 3.26 Selektionsoptionen: Einzelwert (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

135

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen)« erscheint. Es enthält mehr Optionen als das vorangegangene Dialogfenster. (Abb.3.27). 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint wieder. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint wieder.

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Abbildung 3.27 Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen) (© SAP AG)

7. Geben Sie in das oberste linke Feld des Gruppenrahmens »Bereich: Materialkurztext« das Zeichen »CY« ein. Geben Sie in das rechts daneben stehende Feld die Zeichenkette »DECKEL« ein. Links neben diesem Feld erscheint die Drucktaste .

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Hinweis Die Navigation zu diesen Feldern erfolgt durch Mausklick oder mit Hilfe der Tabulatortaste. Wenn man an dieser Vorgabe nichts ändert, enthält das Suchergebnis zum ersten Intervall das Intervall aller Materialkurztexte, die (in lexikografischer Anordnung) zwischen »CY« und »DECKEL« liegen (einschließlich dieser beiden Werte, falls vorhanden). 8. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint (Abb. 3.28).

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136

3 Hinweis Sie können hier steuern, ob das Suchergebnis zum ersten Intervall alle Materialkurztexte enthalten soll, die innerhalb oder außerhalb des beschriebenen Intervalls liegen.

Abbildung 3.28 Selektionsoptionen: Bereich (© SAP AG)

9. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen)« erscheint (Abb. 3.29).

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Hinweis Die Option »Werte innerhalb des Intervalls einschließen« unterscheidet sich von der Option »Werte außerhalb des Intervalls ausschließen« gegebenenfalls in den »Randwerten des Intervalls« »CY« und »DECKEL«.

Abbildung 3.29 Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen) (© SAP AG)

10. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint wieder. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste .Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint wieder.

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Hinweis Wenn Sie vier Einzelwerte eingeben, erscheint am rechten Rand des Gruppenrahmens »Einzelwert: Materialkurztext« eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie weitere Einzelwerte eingeben können. Hinweis Wenn Sie vier Intervalle eingeben, und die Taste (¼) drücken, erscheint am rechten Rand des Gruppenrahmens »Bereich: Materialkurztext« eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie weitere Intervalle eingeben können.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Um einen eingegebenen Einzelwert oder ein eingegebenes Intervall wieder zu löschen, stellen Sie den Mauszeiger in das (bzw. ein) entsprechende(s) Feld und klicken auf . Hinweis Um alle eingegebenen Einzelwerte und Intervalle wieder zu löschen, klicken Sie auf . Hinweis Im Beispiel belassen wir es bei dem Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« und dem Intervall »CY« bis »DECKEL«. 12. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« erscheint wieder. Links neben dem rechteckigen Rahmen des Feldes »Materialkurztext« ist die Drucktaste zu sehen. Sie zeigt an, dass für dieses Feld eine Mehrfachselektion hinterlegt ist. Der Wert »BASIS-MOTOR 90 KW« wurde automatisch in dieses Feld »gezogen«. Durch Klick auf eine der Drucktasten oder könnten Sie die Mehrfachselektion zu diesem Feld erneut aufrufen. 13. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die gewünschte Trefferliste erscheint (Abb. 3.30). Natürlich wurde bei dieser Suche auch der Defaultwert »DE« des Feldes »Sprachenschlüssel« berücksichtigt.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.30 Trefferliste zum Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« und dem Intervall »CY« bis

»DECKEL« (© SAP AG)

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3 Suchhilfen für Suchhilfen und Wertehilfe-Drucktaste Wenn Sie in der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« den Mauszeiger in das Feld »Sprachenschlüssel« stellen, erscheint rechts neben diesem Feld die Drucktaste mit der Quick Info »Eingabehilfe«. Nach Klick auf diese Drucktaste erscheint eine Trefferliste zum Feld »Sprachenschlüssel«. Allgemein kann mit jedem Feld einer elementaren Suchhilfe wieder eine Eingabehilfe (Suchhilfe, Trefferliste, Festwerte, Statische Eingabehilfe) verknüpft sein. Die Drucktaste ist völlig funktionsgleich zur Drucktaste Eingabehilfe . Aufgrund des Sprachgebrauchs in früheren R/3-Releases bezeichnen wir die Drucktaste (in diesem Buch und zur Unterscheidung von der Drucktaste ) als Wertehilfe-Drucktaste. Die Wertehilfe-Drucktaste wird in SAP R/3 Enterprise wesentlich seltener verwendet als die Drucktaste Eingabehilfe. Wenn man erkennen will, ob mit einem Feld »XXX« eine Eingabehilfe verknüpft ist, muss man den Mauszeiger in dieses Feld stellen. Erscheint dann neben der rechteckigen Schablone dieses Feldes eine der Drucktasten oder , so hat dieses Feld eine Eingabehilfe, anderenfalls nicht. Klickt man stattdessen mit der Maus an eine andere Stelle (außerhalb der rechteckigen Schablone), so wird für das Feld »XXX« keine der beiden Drucktasten angezeigt, selbst wenn es mit einer Eingabehilfe verknüpft sein sollte.

Trefferlisten Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit mit Trefferlisten: • Suchen (Volltextsuche) • Sortieren nach einer Spalte • Download • Anlegen einer persönlichen Werteliste Suchen (Volltextsuche) Die Suche in einer Trefferliste erfolgt mit Hilfe der Drucktasten bzw. und hat grundsätzlich den gleichen Ablauf wie die Suche im SAP Easy Access (Volltextsuche). Die Eingabe eines Suchmusters ohne Platzhalter ist möglich. SAP R/3 sucht zeilenweise über alle Spalten, z.B. nach Eingabe eines einzelnen Buchstaben als Suchmuster und Start der Suche wird der nächste Listeneintrag ermittelt, der diesen Buchstaben enthält (unabhängig von der Spalte, in der sich dieser Listeneintrag befindet). Sortieren nach einer Spalte In der Kopfzeile einer Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske (vgl. Abb. 3.30). Durch Klick auf einen dieser Feldnamen können Sie die Trefferliste nach den Werten der entsprechenden Spalte sortieren. Wenn Sie wiederholt auf einen dieser Feldnamen klicken, wird die Trefferliste abwechselnd auf- und abwärts sortiert.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

139

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Download Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit Defaultwerten 1. Klicken Sie auf die Drucktaste . Eine Trefferliste wird angezeigt. 2. Ziehen Sie den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte, drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag »Download«. Das Dialogfenster »Liste Sichern in Datei ...« erscheint (Abb. 3.31). 3. Wählen Sie ein Ausgabeformat und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Speichern unter« erscheint (Abb. 3.32).

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Hinweis Sie können nun mit Hilfe der bekannten Explorerfunktionen die Liste speichern. Hinweis Mit Hilfe des Symbols zum Schließen des Fensters sowie der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.31 Dialogfenster »Liste Sichern in Datei...« (© SAP AG)

Abbildung 3.32 Dialogfenster »Speichern unter« (© SAP AG)

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3 Arbeit mit einer persönlichen Werteliste Wenn Sie für ein bestimmtes Suchfeld (mit Sammelsuchhilfe) immer wieder mit einer relativ kleinen Menge von Eingabewerten arbeiten, empfiehlt es sich, eine persönliche Wertelisten anzulegen. Um einen Überblick über die (vom sog. »Suchhilfe-Control«) angebotenen Arbeitsmöglichkeiten zu bekommen ziehen Sie innerhalb einer Trefferliste den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte und drücken die rechte Maustaste. Es erscheint ein Kontextmenü (Abb. 3.33) mit mehreren Arbeitsmöglichkeiten. Einige der auf der Trefferliste angebotenen Drucktasten entsprechen Menüeinträge des Kontextmenüs.

Abbildung 3.33 Kontextmenü zur Trefferliste (© SAP AG)

Um eine persönliche Werteliste anzulegen, wählen Sie einen Eintrag der Trefferliste aus (durch Klick auf diesen Eintrag), den Sie in die persönliche Werteliste übernehmen möchten. Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Einfügen in persönliche Liste«. Die persönliche Werteliste wird dadurch zwar angelegt, aber noch nicht angezeigt. Durch Wiederholung dieses Vorgangs können Sie so viele Werte wie erforderlich aus dieser Liste übernehmen. Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Persönliche Werteliste«. Die persönliche Werteliste wird mit Ihren Einträgen angezeigt. Mit Hilfe des Kontextmenüeintrags »Löschen aus pers. Werteliste« lassen sich Zeilen der persönlichen Werteliste wieder löschen. Über den Kontextmenüeintrag »Alle Werte anzeigen« erreichen Sie, dass zusätzlich zur persönlichen Werteliste die elementare Suchhilfe, mit der Sie die Trefferliste erzeugt hatten, angezeigt wird. Sie können nun eine andere Suche starten, und weitere Werte in die persönliche Werteliste übernehmen.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

141

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Wenn Sie einen Wert in der Spalte »Sprache« anklicken und den Kontextmenüeintrag »Aktuelle Spalte löschen« wählen, könnte Ihre persönliche Werteliste z.B. wie in Abb. 3.34 aussehen. Wenn Sie die Anzeige der persönliche Werteliste beenden (Klick auf das Symbol zum Schließen des Fensters) und später erneut aufrufen, wird die Spalte »Sprache« wieder angezeigt.

Abbildung 3.34 Persönliche Werteliste ohne Spalte »Sprache« (© SAP AG)

3.5.4 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Sachkonten sind Konten der Hauptbuchhaltung. Sie werden im Kontenplanbereich (auf der Ebene des Kontenplans) und im buchungskreisspezifischen Bereich (auf Buchungskreisebene) gepflegt. Ein Buchungskreis ist eine selbstständig bilanzierende Einheit der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die buchungspflichtigen Ereignisse erfasst und die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen verwendet werden. Mehrere Buchungskreise können einem Kontenplan zugeordnet sein. Im Kontenplanbereich werden folgende Daten der Sachkontenstammsätze gepflegt: • Sachkontennummer • Sachkontenbezeichnung • Sachkontenart (Bestandskonto oder Erfolgskonto) • Daten, die das Anlegen des Sachkontos steuern (Kontengruppe, Musterkonto) • Konsolidierungsangaben (Partnergesellschaft) Im buchungskreisspezifischen Bereich werden folgende Daten der Sachkontenstammsätze geführt: • Kontosteuerung • Kontoverwaltung • Steuerung der Belegerfassung

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3 Die Bearbeitung von Sachkontenstammsätzen kann auf verschiedene Weise erfolgen: • Nur im Kontenplanbereich • Nur im Buchungskreisbereich • Zentral für beide Bereiche Wenn ein Kontenplan für mehrere Unternehmen (Buchungskreise) genutzt wird, können seine Sachkonten zentral im Kontenplanbereich angelegt und für den jeweiligen Buchungskreis dezentral gepflegt werden. Falls dem Kontenplan nur ein Buchungskreis zugeordnet ist, empfiehlt es sich, die Sachkontenstammsätze zentral anzulegen. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | STAMMDATEN | EINZELBEARBEITUNG | ZENTRAL und klicken Sie doppelt auf »Zentral«. Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt (Abb. 3.35).

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Abbildung 3.35 Sachkonto bearbeiten: Zentral (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Sachkonto« und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abb. 3.36).

Abbildung 3.36 Sammelsuchhilfe des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt. 4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis« und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe des Feldes »Buchungskreis« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Trefferliste (Abb. 3.37).

Abbildung 3.37 Trefferliste des Feldes »Buchungskreis« (© SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt. 6. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Zurück Das SAP-Menü wird angezeigt.

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3 3.5.5 Mit Benutzerparametern arbeiten Mit Hilfe von Benutzerparametern (Set-/Get-Parameter) können personalisierte Vorschlagswerte des R/3-Systems für bestimmte Felder erzeugt werden. Die überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Zahl der Fehleingaben. Benutzerparameter sind in vielen Anwendungskomponenten einsetzbar. Die Palette reicht von Kundenauftragsnummern oder Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern, Versandstellen oder Versandeinheiten bis hin zu Lagerorten und Gebäudenummern. Nehmen wir an, Sie arbeiten vorrangig im Buchungskreis 1000 Ihres Unternehmens. Dann können Sie die Eingabe in das Suchfeld »Buchungskreis« personalisieren, indem Sie einem geeigneten Benutzerparameter den Wert 1000 zuweisen. Anschließend wird der Wert 1000 für diejenigen Felder als Vorschlagswert ausgegeben, für deren Definition das Datenelement »Buchungskreis« verwendet wurde. Sie können diesen Vorschlagswert überschreiben. Ein Vorteil der Benutzerparameter besteht darin, dass sie den zugewiesenen Wert auch nach einer Abmeldung aus dem R/3-System behalten.

Benutzerparameter ermitteln Wir ermitteln einen Benutzerparameter am Beispiel des Feldes »Buchungskreis«. Ausgangspunkt Einstiegsbild der Transaktion FS00 1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis«, rufen Sie die F1-Hilfe auf und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Technische Info des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt (Abb. 3.38).

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Abbildung 3.38 Technische Info des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Das Feld »Parameter-Id« enthält den Wert »BUK«. Dieser Wert ist der Benutzerparameter des Feldes »Buchungskreis«. 2. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Parameter-Id« und rufen Sie die F1-Hilfe auf. Die Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« wird angezeigt (Abb. 3.39).

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.39 Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« (© SAP AG)

Wertzuweisung für einen Benutzerparameter Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN und klicken Sie auf den Kartentitel »Parameter«. Ein neuer Modus wird geöffnet und die Registerkarte zur Pflege der Parameter erscheint (Abb. 3.40). 2. Geben Sie in das erste freie Feld der Spalte »Parameter« den Wert »BUK« ein und geben Sie in das daneben liegende Feld der Spalte »Wert« den Wert »1000« ein. Pflegen Sie einen passenden Text.

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Hinweis Wenn Sie eine Zeile löschen wollen, markieren Sie diese Zeile durch Klick auf die Drucktaste am linken Rand dieser Zeile und klicken auf die Drucktaste . Wenn Sie alle Zeilen löschen möchten, klicken Sie zunächst auf die Drucktaste und anschließend auf die Drucktaste . 3. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Sichern . Die Pflege der benutzereigenen Daten wird geschlossen und in der Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer ... wurde gesichert«.

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3 4. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/nFS00« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Im Feld »Buchungskreis« wird der Vorschlagswert »1000« angezeigt. 5. Löschen Sie den aktuellen Modus. Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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Abbildung 3.40 Registerkarte zur Pflege der Parameter (© SAP AG)

3.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten Innerhalb eines Mandanten ist die Personalnummer der einzige eindeutige Schlüssel zur Identifikation eines Mitarbeiters. Sie wird sowohl zur Anzeige als auch zur Pflege der Stammdaten und Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters (mittels »Infotypen«) benötigt. Für die Transaktionen • Personalstamm anzeigen (PA20) • Personalstamm pflegen (PA30) • Personalmaßnahmen (PA40) wird die Suche und Auswahl von Objekten durch den Objektmanager gesteuert. Er dient einer komfortablen Benutzerführung durch verschiedene Transaktionen und Komponenten. Zusätzlich zum Arbeitsbereich (im rechten Teil des Bildes) bietet der Objektmanager im linken Teil der Benutzeroberfläche einen Suchbereich (mit Drucktasten zur Suche) und einen Auswahlbereich (zur Anzeige der Trefferliste) an.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad PERSONAL | PERSONALMANAGEMENT | ADMINISTRATION | PERSONALSTAMM | PFLEGEN und klicken Sie doppelt auf »Pflegen«. Das Einstiegsbild der Transaktion PA30 wird angezeigt (Abb. 3.41) 2. Klicken Sie im Suchbereich auf die Drucktaste Sammelsuchhilfe . Eine Sammelsuchhilfe wird in der bekannten Form angeboten. 3. Wählen Sie eine elementare Suchhilfe, geben Sie Ihre Selektionskriterien ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Trefferliste wird im Auswahlbereich angezeigt. 4. Klicken Sie doppelt auf eine Personalnummer, deren Stammdaten Sie pflegen möchten. Die entsprechenden Angaben werden in den Arbeitsbereich übernommen, in dem Sie nun weiter arbeiten können.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück. Innerhalb des Suchbereichs sind für die Drucktaste Suchbegriff eine Volltextsuche und für die Drucktaste Freie Suche eine HR-spezifische komplexe Suchfunktion hinterlegt.

Abbildung 3.41 Einstiegsbild der Transaktion PA30 (© SAP AG)

148

3 3.6

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste ist/sind richtig? a) Jede Spalte lässt sich auf- und absteigend sortieren, Sie müssen sie nur angeklickt haben. b) Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren. c) Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre eigene persönliche Trefferliste zusammenstellen. d) Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge festlegen. 2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig? a) Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske suchen. b) Sie können sich Trefferlisten ausdrucken. c) Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden. d) Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+« suchen; der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der Joker »+« genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so gefunden: M+ll*. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter. d) Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastung in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen.

3.7

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste ist/sind richtig? a) Richtig Jede Spalte läßt sich aufsteigend oder absteigend durch Anklicken der Spaltenüberschrift sortieren. b) Falsch Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren.

3.6 Fragen

149

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

c) Falsch Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre eigene persönliche Trefferliste zusammenstellen. d) Richtig Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge festlegen. Informationen zu den falschen Antworten: Sortierung ist auf- und absteigend möglich; persönliche Trefferlisten lassen sich ebenfalls auf- oder absteigend sortieren; die Sortierfolge läßt sich beliebig ändern. 2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig? a) Richtig Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske suchen. b) Richtig Sie können sich Trefferlisten ausdrucken. c) Falsch Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden. d) Richtig Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+« suchen; der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der Joker »+« genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so gefunden: M+ll*. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Richtig Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Richtig Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Falsch Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter. d) Richtig Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. Informationen zu den falschen Antworten: Anwendungen laufen auch dann, wenn der Modus auf Symbolgröße verkleinert wurde. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Richtig Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Falsch Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Falsch Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) Falsch SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen. Informationen zu den falschen Antworten: R/3 erlaubt nur eine Kennwortänderung pro Tag; in Kannfelder muss man nichts eingeben; SAP erlaubt bis zu 6 Modi.

150

Kapitel 4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Navigation in Dialogtransaktionen Daten halten, Daten setzen

153 153 156 158 159

4.2

Fragen

160

4.3

Lösungen

161

151

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen 4.1

Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

Während es im vorangegangenen Kapitel darum ging, eine Anwendung aufzurufen und (bezogen auf Dialogtransaktionen) die richtigen Eingaben im Einstiegsbild einer Anwendung vorzunehmen, wird nun das Arbeiten »innerhalb« einer Dialogtransaktion betrachtet. Dazu führen wir zunächst ein im vorangegangenen Kapitel begonnenes Beispiel zu Ende.

4.1.1 Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken Sie doppelt auf »Sofort«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt. 2. Geben Sie in das Feld »Material« die Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder »Branche« und »Materialart« mit Hilfe der entsprechenden Listboxen die Werte »Service Provider« bzw. »Werbemittel« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt. 3. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« (durch Klick auf die links daneben stehenden Drucktasten) und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Registerkarte »Grunddaten 1« des SAP-Fensters »Material SAPEinf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 4.1).

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Hinweis Die Kartentitel der Registerkarten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« enthalten ein Symbol, welches anzeigt, dass diese beiden Sichten in der Sichtenauswahl selektiert wurden. Hinweis In der Registerkarte »Grunddaten 1« sind drei Felder als Mussfelder ausgezeichnet. Das Feld »Materialkurztext« hatten wir bereits im vorangegangenen Kapitel behandelt. 4. Rufen Sie die Feldhilfen (F1-Hilfen) des Feldes »Basismengeneinheit« sowie des rechts daneben befindlichen Mussfeldes zu Ihrer Information auf und schließen Sie diese Feldhilfen wieder (Abbildungen 4.2 und 4.3). Das dritte Mussfeld hat die Bezeichnung »Text zur Maßeinheit«.

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4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

153

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.1

Registerkarte »Grunddaten 1« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

5. Geben Sie in das Feld »Materialkurztext« den Wert (die Zeichenkette) »SAP-Einführungsbuch Release 4.7« ein. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4Hilfe) des Feldes »Basismengeneinheit« auf, markieren Sie den Wert »ST« mit dem Maßeinheitentext »Stück« und klicken Sie auf die Drucktaste . Der Wert »ST« wird in das Feld »Basismengeneinheit« übernommen. Das rechts daneben stehende Feld »Text zur Maßeinheit« bleibt unverändert. 6. Klicken Sie (zur Prüfung Ihrer Eingaben durch das R/3-System) auf die Drucktaste . Das R/3-System zeigt die Registerkarte »Grunddaten 2« an (Abb. 4.4).

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Abbildung 4.2

Feldhilfe des Feldes »Basismengeneinheit« (© SAP AG)

Hinweis Diesem Verhalten des Systems können Sie entnehmen, dass Ihre Eingaben akzeptiert wurden. Hinweis Die Materialnummer und der Materialkurztext werden auch in diese Registerkarte angezeigt. Weitere Mussfelder sind hier nicht erkennbar.

154

4 7. Klicken Sie zu Ihrer Information auf den Kartentitel der Registerkarte »Grunddaten 1«. In das Feld »Text zur Maßeinheit« wurde der Maßeinheitentext »Stück« übernommen.

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Abbildung 4.3 Feldhilfe des Feldes »Text zur Maßeinheit« (© SAP AG)

8. Klicken Sie zum Sichern Ihrer Eingaben auf die Drucktaste Sichern . Ihre Eingaben werden gesichert und das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird wieder angezeigt. 9. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« auf, wählen Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext«, geben Sie in das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette »SAP*« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Eine Trefferliste erscheint, die das soeben angelegte Material enthält (Abb. 4.5).

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Hinweis Wie Sie sehen, wurden Ihre Eingaben in Echtzeit verarbeitet. Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 4.4 Registerkarte »Grunddaten 2« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

155

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.5

Trefferliste zum Suchmuster »SAP*« für das Feld »Materialkurztext« (© SAP AG)

4.1.2 Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Natürlich sind die Aläufe bei der Arbeit mit betriebswirtschaftlichen Dialogtransaktionen vielfältig strukturiert. Dennoch ähneln sich bestimmte Abläufe oft (vollständig oder teilweise), insbesondere dort, wo sie durch die Ablauflogik des Dynpros bestimmt werden. Dieser typische Ablauf (der für viele Anwendungen zutrifft und im Einzelfall ggf. durch weitere Dialogschritte zu ergänzen wäre) wird im folgenden Handling beschrieben. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Rufen Sie die gewünschte Anwendung mit der gewünschten Art der Pflege auf. Das Einstiegsbild der Anwendung (ein SAP-Bild) erscheint.

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Hinweis Die Pflege eines Objekts umfasst aus Endanwendersicht das Anlegen (und ggf. das Kopieren einer Vorlage), Ändern, Anzeigen und Löschen dieses Objekts. Das Löschen eines Objekts wird hier nicht behandelt. 2. Wählen Sie das zu pflegende Objekt, nehmen Sie ggf. erforderliche zusätzlichen Eingaben und Zwischenschritte vor und rufen Sie das erste Bild zur Datenpflege innerhalb dieser Transaktion auf. Das erste Bild innerhalb der Transaktion erscheint. Es enthält ein Register, von dem die erste Registerkarte angezeigt wird. 3. Falls Sie nicht mit der ersten Registerkarte beginnen möchten, wählen Sie (durch Klick auf den Kartentitel oder unter Verwendung der Listbox ) diejenige Registerkarte, mit der Sie anfangen wollen.

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156

4 Hinweis Die Registerkarten sind in der Reihenfolge der Abarbeitung angeordnet. Das betrifft insbesondere die Reihenfolge beim Anlegen eines Objekts. Deshalb kann es an dieser Stelle passieren, dass Sie vom R/3-System darauf hingewiesen werden, vor der Wahl dieser Registerkarte zunächst eine andere Registerkarte zu pflegen. In manchen Fällen können Sie erst dann zur nächsten Registerkarte wechseln, wenn Sie alle Mussfelder der aktuellen Registerkarte gepflegt haben. Ferner ist es beim Aufruf einzelner Registerkarten möglich, dass Sie zu zusätzlichen Eingaben (z.B. der Eingabe einer Organisationseinheit) aufgefordert werden. Normalerweise ist es so, dass Sie zwischen den Registerkarten navigieren können, ohne alle Daten eingegeben zu haben. Hinweis In der ersten »vom R/3-System akzeptierten« Registerkarte werden Felder und evtl. weitere grafische Elemente angezeigt. Häufig enthalten einige dieser grafischen Elemente bereits Datenwerte (aufgrund Ihrer Vorgaben oder aufgrund vorangegangener Pflegearbeiten). Manche dieser Werte können Sie ändern (überschreiben). 4. Wenn Sie das Objekt anzeigen, wählen Sie weitere Registerkarten zur Anzeige und klicken abschließend auf die Drucktaste . Sollten Sie das Objekt anlegen oder ändern, nehmen Sie an dieser Stelle Ihre Eingaben in die gewählte Registerkarte vor. Hinweis Beim Anlegen eines Objekts sind insbesondere die Mussfelder mit geeigneten Werten zu füllen. Aber auch beim Ändern kann es vorkommen, dass (aufgrund Ihrer Eingaben) weitere Felder zu Mussfeldern werden. Hinweis Nehmen Sie Eingaben in mehrere Felder vor, so empfiehlt sich die Verwendung der Tabulatortaste. Benutzen Sie – falls erforderlich – die Feldhilfen (F1-Hilfen) und/oder die Eingabehilfen (F4-Hilfen) der Felder. Hinweis Sie können die gerade eingegebenen Daten zurücknehmen oder löschen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste oder wählen in der Menüleiste BEARBEITEN | ABBRECHEN. SAP R/3 nimmt dann die von Ihnen eingegebenen Daten des aktuellen Bildes zurück, schließt dieses Bild und kehrt zum vorigen Bild zurück. Manchmal werden Sie in einem Dialogfenster dazu aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen. 5. Nach Abschluss Ihrer Eingaben in diese Registerkarte klicken Sie auf die Drucktaste . Das R/3-System nimmt eine interne Prüfung Ihrer Eingaben vor und speichert sie vorläufig oder gibt ggf. eine Fehlermeldung aus. Ändern Sie im Fehlerfall Ihre Daten und prüfen Sie erneut durch Klick auf die Drucktaste . 6. Wenn Sie das Objekt anlegen oder ändern und die vorangegangene Datenprüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde, können Sie die Daten weiterer Registerkarten (gemäss 3. bis 5.) pflegen.

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4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

157

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

7. Haben Sie alle erforderlichen Daten eingegeben und wurde die vorangegangene Datenprüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen, so können Sie die Daten sichern. Klicken Sie hierzu auf das Symbol . Ihre Eingaben werden (zur Sicherheit) erneut geprüft. Bei Konsistenz der Daten erscheint ein Dialogfenster mit einer Sicherheitsabfrage. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja. Ihre Daten werden gesichert und Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion.

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4.1.3 Navigation in Dialogtransaktionen Die Navigation durch Wahl einer Registerkarte wurde bereits ausführlich beschrieben. Darüber hinaus können Sie über die Menüleiste zu anderen Registerkarten der aktuellen Anwendung, aber auch zu anderen (zugehörigen) Anwendungen navigieren. Dies ist über die Menüs SPRINGEN, ZUSÄTZE und UMFELD möglich. (Manchmal werden nicht alle drei Menüs angeboten.) Tabelle 4.1 beschreibt diese Menüfunktionen näher.

Menü

Beschreibung

Springen

Über das Menü Springen gelangen Sie auf die verschiedenen Bilder einer Anwendung. Sie müssen nicht immer alle Bilder einer Anwendung bearbeiten. Manchmal möchten Sie vielleicht ein Bild überspringen oder zu einem vorangegangenen Bild zurückkehren, um eine Ergänzung oder Änderung vorzunehmen.

Zusätze

Über das Menü Zusätze können Sie auf zusätzliche Informationen und Felder zugreifen. Manchmal benötigen Sie zusätzliche Informationen, um ein Bild zu bearbeiten. Oder Sie müssen Felder ausfüllen, die nicht sehr häufig benutzt werden und sich daher auf Bildern befinden, auf die Sie über das Menü Zusätze zugreifen.

Umfeld

Über das Menü Umfeld kommen Sie zu einer zugehörigen Anwendung. Manchmal ist es sinnvoll, eine Anwendung durchzuführen, die mit der aktuellen zu tun hat. Diese kann sich in Ihrem aktuellen oder in einem anderen Arbeitsgebiet befinden. Angenommen, Sie prüfen eine Rechnung (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft Rechnungsprüfung) und wollen diese mit der Bestellung vergleichen (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft Einkauf). Über das Menü Umfeld können Sie die Bestellung anzeigen, dann die dort erfassten Daten überprüfen und anschließend zur Anzeige der Rechnung zurückkehren.

Tabelle 4.1 Funktionen der Menüs Springen, Zusätze und Umfeld (© SAP AG)

158

4 4.1.4 Daten halten, Daten setzen Wenn Sie beispielsweise die Stammsätze für 15 Kunden aus dem gleichen Ort anlegen, wiederholen sich bei jeder Eingabe der Ortsname, das Land und die Sprache. Damit Sie die gleichen Eingaben nicht für jeden Kunden wiederholen müssen, bietet R/3 (zusätzlich zu den Benutzerparametern) zwei weitere Möglichkeiten an, Daten als Vorschlagswerte vorzugeben. • Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN. Die gehaltenen Daten werden später – z.B. bei der Bearbeitung eines anderen Stammsatzes mit der gleichen Transaktion – in dieser Registerkarte als Vorschlagswerte angeboten. Gehaltene Daten können von Ihnen jederzeit überschrieben werden. Der Cursor springt bei Verwendung der Tabulatortaste auch in die Felder mit den gehaltenen Daten. Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten halten, indem Sie in jeder dieser Registerkarten den beschriebenen Menüpfad wählen. • Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN. Die gesetzten Daten werden später als Vorschlagswerte angeboten. Gesetzte Daten können von Ihnen nicht überschrieben werden. Der Cursor springt bei Verwendung der Tabulatortaste nicht in die Felder mit den gesetzten Daten. Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten setzen, indem Sie den in diesem Punkt beschriebenen Menüpfad wählen. • Innerhalb einer Benutzersitzung (also ohne Abmeldung vom R/3-System) können Sie das Halten oder Setzen von Daten wieder zurücknehmen, indem Sie die betreffende Registerkarte anzeigen und den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN wählen. Das Halten und Setzen von Daten wird spätestens mit der Abmeldung vom R/3-System beendet. Im Gegensatz dazu sind die von Ihnen verwendeten Werte der Benutzerparameter auch nach einer Abmeldung (und erneuter Anmeldung) weiter verwendbar.

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

159

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

4.2

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind richtig? a) Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access oder über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste gestartet werden. b) Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild. c) Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü gestartet werden. d) Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Transaktionscode; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Transaktionscode einer Anwendung nicht bekannt ist. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind richtig? a) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare Vorschlagswerte vorgegeben. b) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte vorgegeben. c) Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änderbare Vorschlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu eingeben und anschließend HALTEN DATEN wählen. d) Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN festzulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft eine Vorlage anzugeben. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig? a) Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie im Register »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des R/3-Systems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis. b) Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Abmeldung nicht verloren. c) Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als feste Werte setzen. d) Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen.

160

4 4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig? a) Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene angelegt. b) Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Mandantenebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitäten) auf Buchungskreisebene zu pflegen. c) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können – falls erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden. d) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und werden Organisationseinheiten zugeordnet.

4.3

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind richtig? a) Richtig Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access oder über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste gestartet werden. b) Richtig Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild. c) Richtig Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü gestartet werden. d) Richtig Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Transaktionscode; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Transaktionscode einer Anwendung nicht bekannt ist. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind richtig? a) Richtig Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare Vorschlagswerte vorgegeben. b) Falsch Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte vorgegeben. c) Richtig Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änderbare Vorschlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu eingeben und anschließend HALTEN DATEN wählen. d) Richtig Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN festzulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft, eine Vorlage anzugeben. Informationen zu den falschen Antworten: SETZEN DATEN gilt wie HALTEN DATEN nur bis zur Abmeldung.

4.3 Lösungen

161

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig? a) Richtig Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie im Register »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des R/3-Systems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis. b) Richtig Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Abmeldung nicht verloren. c) Falsch Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als feste Werte setzen. d) Falsch Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen. 4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig? a) Falsch Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene angelegt. b) Richtig Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Mandantenebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitäten) auf Buchungskreisebene zu pflegen. c) Falsch Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können – falls erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden. d) Richtig Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und werden Organisationseinheiten zugeordnet.

162

Kapitel 5 Reporting 5.1

Übersicht

5.2 5.2.1 5.2.2

ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 166 Reportnamen 166 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4Programmkatalog 167 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 169 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting 171

5.2.3 5.2.4

165

5.3 5.3.1 5.3.2

SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen

175 175 176

5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

Informationssysteme Arten des Reporting Aufruf von Reports Reportwerkzeuge

186 186 187 190

5.5

Fragen

192

5.6

Lösungen

192

163

5

Reporting 5.1

Übersicht

Ein ABAP-Report (Report, Bericht) ist ein ABAP/4®-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Ein Report muss aufgerufen werden, bevor er das gewünschte Ergebnis liefern kann. Im SAP-System werden viele Reports automatisch aufgerufen. Einen Teil der Reports müssen Sie selbst aufrufen. Mit den von Ihnen im Dialog aufzurufenden Reports befassen wir uns in diesem Kapitel näher. Das Einstiegsbild eines im Dialog aufgerufenen Reports heißt Selektionsbild. Nach Eingabe der Selektionskriterien und Start der weiteren Datenverarbeitung werden Daten aus der Datenbank gelesen und in Form einer Liste ausgegeben. Im SAP-Sprachgebrauch bezeichnet Report (Bericht) das Programm und Liste (Reportliste) das ausgegebene Ergebnis eines Reports. Darüber hinaus wird der Begriff »Liste« im Zusammenhang mit Suchergebnissen verwendet. Listen können (direkt) aus nicht-verdichteten Informationen oder (indirekt) aus verdichteten Informationen erzeugt werden. Neben den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen dafür innerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems die Informationssysteme in der Anwendung zur Verfügung: FIS (Finanzen), LIS (Logistik), HIS (Personal) und EIS (Executive Information System). Außerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems kann mit dem Business Information Warehouse ein R/3-System mit eigener Datenbank und eigenen Werkzeugen zur Aggregation von Informationen genutzt werden, das auch für die Verarbeitung von Daten aus nicht-SAP-Systemen konzipiert ist. SAP® R/3 Enterprise enthält neben den im Standard ausgelieferten Reports noch Reportingwerkzeuge, mit denen kundenspezifische Berichte erzeugt werden können. Zu häufig benötigten Listen ist es sinnvoll, die Selektionskriterien als Variante (Berichtsvariante, Reportvariante) zu speichern. Die gespeicherten Berichtsvarianten können zusammen mit dem Reportnamen in einen sog. »Job« eingebunden und in der Hintergrundverarbeitung ausgeführt werden. Einen Job kann man planen, d.h. man kann in ihm einen Zeitpunkt (oder periodische Zeitpunkte) hinterlegen, zu dem (zu denen) er ausgeführt werden soll. Das ist besonders wichtig für rechenzeitintensive Reports (»Langläufer«). Die Daten einer Liste können grafisch aufbereitet und (auf den Bildschirm oder ein anderes Ausgabegerät, z.B. einen Drucker) ausgegeben werden. Sie haben die Möglichkeit, eine Liste in einem externen Dateiformat auf Ihrem PC abzulegen, z.B. zur Weiterverarbeitung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Darüber hinaus können Sie eine Liste in eine Mappe des SAPOffice oder in Knotenpunkte des SAP-Menüs ablegen.

5.1 Übersicht

165

5

Reporting

Mit den bisher behandelten Dialogtransaktionen sind (fast) alle Anwendungsdaten eines einzelnen Objekts (oder Teilobjekts) der ABAP Workbench pflegbar (vorausgesetzt, man hat die entsprechenden Berechtigungen). Ein Report hingegen dient zur Anzeige bzw. Ausgabe (in einigen Fällen auch zum Ändern) ausgewählter Daten vieler Objekte. Die Auswahl dieser Daten erfolgt im Selektionsbild. In der anschließend erzeugten Liste werden Ihnen jedoch nur diejenigen Daten angezeigt, für die mit Ihrem Benutzernamen (mindestens) eine Anzeigeberechtigung verknüpft ist. Dynpros, Selektionsbilder und Listen sind die drei möglichen »Bildschirmarten« im R/3-System.

5.2

ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

Der ABAP/4-Programmkatalog enthält alle Reportprogramme eines SAP R/3-Systems. Er kann aus jedem SAP-Fenster über die Menüleiste aufgerufen werden. In ihm gibt es besondere Arbeitsmöglichkeiten, die beim Aufruf eines Reports über das SAP-Menü nicht in jedem Fall angeboten werden. Insbesondere können bestimmte Reports (im Dialog) nur im ABAP/4-Programmkatalog ausgeführt werden (z.B. der Periodenverschieber, der bei einem Periodenwechsel – beispielsweise einem Monatswechsel – gestartet wird und sicherstellt, dass bestimmte Daten jeweils in der richtigen Periode fortgeschrieben werden). Im ABAP/4-Programmkatalog gibt es hauptsächlich anwendungsübergreifende Möglichkeiten der Arbeit mit Reports. Auf die anwendungsspezifischen Möglichkeiten zur Ausführung von Reports gehen wir im Abschnitt »Informationssysteme« näher ein.

5.2.1 Reportnamen Zu allen Anwendungsbereichen gibt es spezielle Berichte; allein für das Personalwesen werden mehr als 1000 Reports im Standard ausgeliefert. Seit Release 4.6 können Reportnamen aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Für einen Teil der Reportnamen (nicht für alle) gilt die folgende Namenskonvention: • Der Reportname ist achtstellig und besteht aus Buchstaben oder Ziffern. • Die Namen der von der SAP ausgelieferten Reports beginnen mit »R«. • Zusätzlich vom Kunden erzeugte Reports (Kundenberichte) sollten mit »Y« oder »Z« beginnen. • Der zweite bis vierte Buchstabe geben Aufschluss über die Anwendungskomponente und das (in früheren Releases verwendete) »Arbeitsgebiet«. Beispielsweise steht der zweite Buchstabe »F« für »Finanzwesen« und die nach »F« folgenden Buchstaben »SK« stehen für »Sachkonten«. • Die Buchstaben fünf bis acht werden zur besseren Unterscheidung der Reports innerhalb des Arbeitsgebiets verwendet.

166

5 5.2.2 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-Programmkatalog Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING. Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint (Abb. 5.1).

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Hinweis In diesem Fenster können Sie einen Report aufrufen (starten), wenn Sie den Reportnamen kennen. Hinweis Über die Drucktaste Hintergrund haben Sie die Möglichkeit, diesen Report im Hintergrund (also nicht im Dialog) laufen zu lassen.

Abbildung 5.1

Fenster zur Ausführung eines Reportprogramms (© SAP AG)

2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad HILFSMITTEL | SUCHEN PROGRAMM. Das Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs wird angezeigt (Abb. 5.2). Darin ist das Feld »Programm« als Mussfeld gekennzeichnet.

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Hinweis Sie haben hiermit einen Report aufgerufen. Hinweis Viele Regeln, die für Bildschirmmasken (Suchmasken) elementarer Suchhilfe gelten, sind auch in Selektionsbildern gültig.

Abbildung 5.2

Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs (© SAP AG)

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

167

5

Reporting

Hinweis Zu jedem der vier Felder dieser Maske kann ein Einzelwert (unter Verwendung von Platzhaltern) oder ein Intervall eingegeben werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach Klick auf die Drucktaste Mehrfachselektion mehrere Einzelwerte und/oder Intervalle vorzugeben bzw. von der Selektion auszuschließen. 3. Da wir nach Sachkontenreports suchen, geben Sie bitte in das erste Feld neben der Bezeichnung »Programm« die Zeichenkette »RFSK*« ein. Klicken Sie anschließend auf die Drucktaste . Drei Sachkontenreports werden angezeigt (Abb. 5.3).

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Abbildung 5.3

Sachkontenreports (© SAP AG)

4. Markieren Sie den Report mit dem Reportnamen »RFSKPL00« durch Einfachklick und klicken Sie auf die Drucktaste Dokumentation. Die Dokumentation dieses Reports wird angezeigt (Abb. 5.4).

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Abbildung 5.4

168

Dokumentation des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

5 Hinweis Für das folgende Handling ist der Punkt »Ausgabe« dieser Dokumentation relevant. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Bild wiederum auf . Sie sehen wieder das Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.3 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 Selektionskriterien dienen dazu, die Verarbeitung und Ausgabe unnötiger Informationen einzuschränken oder zu verhindern. Die Selektionskriterien im Selektionsbild eines Reports wirken sich aus • auf die Laufzeit des Reports • auf die Systembelastung • auf die Übersichtlichkeit der Liste • auf die benötigte Papiermenge, sofern das Ergebnis ausgedruckt wird Besonders bei häufig verwendeten Berichten ist es wichtig, die Listen mit Hilfe entsprechender Selektionskriterien so kurz wie möglich und so lang wie nötig zu halten. Wenn Sie keine Selektionskriterien vorgeben und den Report im Dialog starten, kann dies (bei längerer Laufzeit des Reports aufgrund der vom Programm zu verarbeitenden Datenmenge) sowohl Ihre Arbeit als auch die Arbeit anderer R/3-Benutzer durch längere Antwortzeiten beeinträchtigen. Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«. 1. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Selektionsbild »Kontenplan« wird gezeigt (Abb. 5.5). 2. Geben Sie im Feld neben der Bezeichnung »Kontenplan« die Zeichenkette »GKR« ein. 3. Geben Sie im Feld »Zusatzüberschrift« eine Zeichenkette Ihrer Wahl ein, z.B. »Sachkonten Gemeinschaftskontenrahmen«.

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Hinweis Nach Klick auf die Drucktaste Freie Abgrenzungen haben Sie weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

169

5

Reporting

Abbildung 5.5

Selektionsbild »Kontenplan« (© SAP AG)

4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SPRINGEN | VARIANTEN | ALS VARIANTE SICHERN. Das SAP-Fenster »ABAP: Als Variante sichern« wird angezeigt (Abb. 5.6). 5. Geben Sie in das Feld »Variantenname« einen passenden Namen ein, z.B. »GKR«, und geben Sie in das Feld »Bedeutung« eine passende Bedeutung ein.

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Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Nur für Hintergrundverarbeitung« können Sie festlegen, dass diese Variante ausschließlich in der Hintergrundverarbeitung verwendet werden darf.

Abbildung 5.6

170

Variante sichern (© SAP AG)

5 Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Variante schützen« können Sie festlegen, dass diese Variante nur noch von Ihnen geändert werden darf. 6. Sichern Sie diese Variante durch Klick auf die Drucktaste . 7. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint wieder. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.4 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting Download Als Download wird ein Vorgang bezeichnet, mit dem Daten aus einem übergeordneten System wie R/3 in eine Datei auf den PC »heruntergeladen« werden. Eine derartige Datei kann mit Standardprogrammen wie Word für Windows, Excel oder Access weiterverarbeitet werden. Folgende drei Formate stehen dabei zur Verfügung: • unkonvertiert Diese Einstellung wird gewählt, wenn Sie keine Formatierungen und keine Tabellendarstellung in Ihrer Textverarbeitung wünschen. Die Leerräume in einer Zeile werden mit Leerzeichen und nicht mit Tabstops gefüllt. • Tabellenkalkulation Dieses Format ist ideal, wenn die Daten ohne Formatierungen in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel übertragen werden sollen. Hier werden zwischen den Haupteinträgen der Zeilen Tabulatoren gesetzt, die das Tabellenkalkulationsprogramm in Spalten umsetzen kann. In Word für Windows werden Tabulatoren angezeigt. Das Textprogramm setzt diese Tabulatoren bei Bedarf (meist problemlos) mit der Menüfunktion Tabelle | Text In Tabelle in eine Tabelle um. • Rich Text Format (RTF) Das RTF-Format ist ein Konvertierungsformat, bei dem sehr viele Formatierungen aus der R/3-Liste übertragen werden. In MS-Word sind dies beispielsweise besondere Zeichenformate und Farben, Tabellen und Rahmen sowie listenspezifische Papierformate. R/3-Listen, die Sie im RTF-Format herunterladen, werden in MS-Word generell als Tabellen importiert. Die Einstellungen »unkonvertiert« und »Tabellenkalkulation« sind besonders bei komplexen Tabellen mit unterschiedlichem Zeilenaufbau hilfreich. Würde man diese Tabellen in das RTF-Format exportieren, so hätte das eine komplexe und kaum handhabbare Tabellenstruktur zur Folge. Bei einem einfachen Zeilenaufbau von Tabellen ist es günstiger, in das RTF-Format zu exportieren, wenn auch weiterhin die Darstellung als Tabelle gewünscht wird.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

171

5

Reporting

Ablegen einer Liste Nach Erzeugen einer Liste können Sie diese • in einem externen Dateiformat sichern (Download, Datenexport). Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | LOKALE DATEI. Ein Download einer Reportliste verläuft analog zum Download einer Trefferliste. • im SAPOffice ablegen. Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | ABLAGE OFFICE. Im folgenden Dialogfenster können Sie die gewünschte Mappe angeben. • in einem Berichtsbaum ablegen, wenn Sie sie mit einer Reporttransaktion erzeugt haben. Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BERICHTSBAUM. Das System fügt diese Liste in die SAP-Menü-Knotenpunkte der Reporttransaktion ein.

Klassisches und Interaktives Reporting Im klassischen Reporting erzeugt ein Report eine einzige Liste, auf der alle Informationen enthalten sein müssen. Das kann zu sehr langen Listen führen, in denen der Benutzer seine Detailinformationen suchen muss. Nur diese Art der Listausgabe kommt für die Hintergrundverarbeitung in Frage. Bei der Arbeit im Dialog besteht diese Einschränkung nicht. Um die Vorteile der Dialogarbeit zu nutzen, wurde das klassische Reporting zum interaktiven Reporting weiterentwickelt. Beim interaktiven Reporting erstellt man eine Grundliste, von der aus der Benutzer – je nach Report – Detailinformationen über • Verzweigungslisten • Dialogtransaktionen • Reports aufrufen kann. Dabei werden die in einer Zeile der Grundliste angezeigten Werte normalerweise als Startwerte für das folgende Programm verwendet. Nach dem reportgesteuerten Aufruf von Dialogtransaktionen ist es manchmal möglich, Änderungen in den Datenbanktabellen herbeizuführen, deren Daten in der Grundliste angezeigt wurden. Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«. Es existiert eine Variante zu diesem Report. 1. Klicken Sie auf die Drucktaste Variantenübersicht. Sie sehen alle Varianten des Reports RFSKPL00 (Abb. 5.7).

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172

5

Abbildung 5.7

Varianten des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

2. Markieren Sie Ihre Variante durch Einfachklick und klicken Sie auf die Drucktaste Anzeigen. Sie sehen das Fenster »ABAP: Abgrenzungen der Variante ...« (Abb. 5.8).

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Abbildung 5.8

Abgrenzungen einer Variante (© SAP AG)

Hinweis So könnten Sie sich auch die Abgrenzungen aller anderen Varianten des Reports RFSKPL00 anzeigen lassen. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste AUSFÜHREN. Das Selektionsbild dieser Variante wird angezeigt. Hier haben Sie letztmalig die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

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5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

173

5

Reporting

Hinweis Bei komplexen Selektionskriterien, die als Variante gespeichert sind, können Sie auf diese Weise sehr schnell »ähnliche« Selektionskriterien erzeugen. Hinweis Dadurch das Anlegen einer Variante ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben häufig verwendeter gleicher oder ähnlicher Selektionskriterien. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die Liste des Reports RFSKPL00 zu den vorgegebenen Selektionskriterien wird gezeigt (Abb. 5.9). Im Kopf der Liste sehen Sie Ihre Zusatzüberschrift.

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Hinweis Wenn Sie nach Ausführung des Reports die Meldung »Es wurde keine Liste erzeugt« erhalten, empfiehlt es sich, die Selektionskriterien nochmals zu überprüfen. Hinweis Sie haben in diesem Fenster verschiedene Arbeitsmöglichkeiten: Das Arbeiten mit der Suchfunktion kennen Sie bereits. Sie können diese Liste ablegen. Über die Drucktaste und den Menüpunkt NEUES DESIGN... können Sie die Schriftgröße ändern und Farbeinstellungen vornehmen. Über die Drucktaste und den Menüpunkt GRAFIK GENERIEREN können Sie grundsätzlich (also für eine andere Liste, bei der dieser Vorgang sinnvoll ist) eine Grafik generieren. Auf das Drucken einer Liste (im Dialog und im Hintergrund) gehen wir in späteren Kapiteln ein.

Abbildung 5.9

174

Liste des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

5 5. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag in der Liste. Die Dialogtransaktion FSP0 zur Pflege der Kontenplandaten des betreffenden Sachkontos wird aufgerufen (Abb. 5.10).

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 5.10 Aufruf der Transaktion FSP0 aus der Grundliste (© SAP AG)

5.3

SAP List Viewer (ALV) Grid Control

5.3.1 Beschreibung Ein Control (Steuerelement, z.B. das Table Control) ist aus programmtechnischer Sicht eine wiederverwendbare Software-Komponente. Softwareentwickler können ein oder mehrere Controls in ihre Anwendungen integrieren und die bereitgestellten Funktionen nutzen. Das SAP List Viewer (ALV) Grid Control (Kurzzeichen BC-SRV-ALV) ist eine Komponente von SAP R/3 Enterprise. SAP List Viewer (ALV) ist seit Release 4.6 die neue Bezeichnung des ABAP List Viewer (ALV). Mit diesem Release wurde die Bedienung von Listen im SAP R/3 vereinheitlicht. Das ALV Grid Control stellt Funktionen (u.a. über Drucktasten in einer Drucktastenleiste) zur Verfügung, mit denen der Benutzer Daten einer Liste beispielsweise sortieren, filtern und summieren kann. Beim Filtern wird die

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

175

5

Reporting

Anzeige in der Liste auf diejenigen Daten eingeschränkt, die vorgebbaren »Filterkriterien« genügen. Normalerweise werden in einer Liste nicht alle Funktionen des ALV Grid Control angeboten. Die Leiste mit den Drucktasten des ALV Grid Control kann andererseits Funktionen enthalten, die nicht vom ALV Grid Control gesteuert werden.

5.3.2 Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Die Anforderungen an eine Reportliste sind je nach Benutzer und Fachbereich in einem Unternehmen unterschiedlich. Zum Beispiel sind für einen Lagerarbeiter die lagerrelevanten Daten wie Gewicht oder Lieferscheinnummer von Interesse, während für den Einkauf Informationen wie Wareneingangsdatum, Bestellnummer und Lieferant von Bedeutung sind. Im Folgenden behandeln wir ein repräsentatives Beispiel zu den Funktionen des ALV Grid Control. Zusätzlich zu dem Ihnen bereits bekannten Funktionsumfang von Reportlisten und zusätzlich zu den im Beispiel erläuterten Funktionen stehen mit dem ALV Grid Control (abhängig vom Report) noch weitere Funktionen zur Verfügung: • Mittelwert bilden und löschen • Maximum/Minimum bilden und löschen • Aufrisssummenstufe festlegen • Druckvorschau • Daten in der Excel-Ansicht bearbeiten • ABC-Analyse • Grafik zur Liste anzeigen Am Beispiel einer Materialbelegliste soll nun das Arbeiten mit dem SAP List Viewer (ALV) Grid Control erläutert werden.

Reportname, Programmdokumentation, Umfeldobjekte und Details Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE Hinweis Die Transaktion hat den Transaktionscode MB51. Bei Kenntnis des Transaktionscodes (und mit entsprechenden Rechten) können Sie jede Reporttransaktion über das Befehlsfeld aufrufen. 2. Klicken Sie doppelt auf »Materialbelege« und geben Sie Ihre Selektionskriterien ein. Das Selektionsbild »Materialbelegliste« wird angezeigt (Abb. 5.11).

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176

5 Hinweis Aufgrund des Selektionskriteriums »Bewegungsart 101« wird im Beispiel nach Wareneingangsbelegen selektiert. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Das Statusfenster wird angezeigt (Abb. 5.12).

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Reporttransaktion mit dem Reportnamen »RM07DOCS«. Bei Kenntnis des Reportnamens (und mit entsprechenden Rechten) kann man jeden Report über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING aufrufen.

Abbildung 5.11 Selektionsbild »Materialbelegliste« mit Selektionskriterien« (© SAP AG)

4. Klicken Sie im Statusfenster auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . Mittels der Programmdokumentation können Sie sich über den Report informieren.

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

177

5

Reporting

Abbildung 5.12 Statusfenster des Reports »RM07DOCS« (© SAP AG)

5. Klicken Sie in der Programmdokumentation auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . Im Beispiel wird die Liste der Wareneingangsbelege zum Material 100120 (Flachdichtung) im Lager 1 des Werkes Hamburg auf den Bildschirm ausgegeben (Abb. 5.13). Sie umfasst Wareneingangsbelege aus den Jahren 1998 bis 2002. Der (eingerahmte) Listenkopf enthält zwei Zeilen mit Feldnamen, die erste Zeile des Listenkörpers Werte (Daten) zu Feldern der ersten Zeile des Listenkopfes. Alle weiteren Zeilen des Listenkörpers enthalten Werte (Daten) zu Feldern der zweiten Zeile des Listenkopfes.

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Hinweis Falls Ihnen zur Anzeige eines oder mehrerer selektierter Objekte die Berechtigung fehlt, kann die Liste unvollständig sein. Sie erhalten dann eine Meldung und die Drucktaste ist aktiviert. Nach Klick auf diese Drucktaste wird eine Übersicht der vom Reportprogramm durchgeführten Berechtigungsprüfungen gezeigt. Wenn Sie die fehlenden Anzeigeberechtigungen für Ihre Arbeit benötigen, sollten Sie Ihre Systemadministration benachrichtigen. Hinweis Listeneinträge werden durch einen Einfachklick markiert.

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5 Hinweis Durch Doppelklick auf die erste Zeile des Listenkörpers, Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTANDSÜBERSICHT gelangen Sie in die Bestandsübersicht des Materials. Hinweis Durch Doppelklick auf eine Belegnummer (im Listenkörper) oder durch Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste bzw. über den Menüleistenpfad UMFELD | MATERIALBELEG zeigen Sie den Materialbeleg an. Wenn Sie stattdessen auf die Position doppelt klicken, wird diese Position im Materialbeleg markiert. Hinweis Nach Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEG können Sie den Rechnungswesenbeleg anzeigen. Hinweis Über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTELLUNG haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Bestellung aufzurufen, falls es sich um einen »Wareneingang zur Bestellung« handelt.

Abbildung 5.13 Grundliste (© SAP AG)

6. Markieren Sie in der Liste einen Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste Detail auswählen . Sie sehen eine Liste mit Details zum Wareneingang (Abb. 5.14).

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Hinweis Die R/3-Drucktasten, die (in verschiedenen Variationen) eine Lupe enthalten, dienen zur Detailpflege (z.B. zur Detailanzeige). 7. Klicken Sie auf die Drucktaste und klicken Sie in der Grundliste auf die Drucktaste Detailliste . Sie sehen eine Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (Abb. 5.15).

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

179

5

Reporting

Hinweis Die Auswahl der Felder und die Anordnung der Werte (Daten) ist in der Verzweigungsliste anders als in der Grundliste. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste Sie sehen die Grundliste.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.14 Liste mit Details zu einem Wareneingang (© SAP AG)

Abbildung 5.15 Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (© SAP AG)

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5 Sortieren, Filtern und Summieren Ausgangspunkt Grundliste des Beispiels 1. Über die Drucktasten und bzw. absteigend sortieren.

können Sie die Grundliste aufsteigend

Hinweis Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach deren Werte die Sortierung erfolgen soll. 2. Markieren Sie die Spalte »Buch.dat.« und klicken Sie auf die Drucktaste Filter setzten . Das Dialogfenster »Filterkriterien für Positionszeile« erscheint (Abb. 5.16).

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Abbildung 5.16 Filterkriterien (© SAP AG)

3. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein (im Beispiel: 01.01.2002 bis 31.12.2002) und klicken Sie auf die Drucktaste . Die gefilterten Daten werden angezeigt (Abb. 5.17).

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Abbildung 5.17 Liste mit gefilterten Daten (© SAP AG)

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

181

5

Reporting

4. Markieren Sie die Spalte »Menge in ErfassME« und klicken Sie auf die Drucktaste Werte summieren . Die summierten Daten werden angezeigt (Abb. 5.18).

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.18 Liste mit summierten Daten (© SAP AG)

Ein- und Ausblenden von Spalten, Sichern des Layouts (bzw. der Anzeigevariante) In der Bestandsführung wird bei jeder Materialbewegung ein Materialbeleg erzeugt. Wenn die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant ist (d.h. wenn sie zu einer Fortschreibung der Sachkonten führt), wird darüber hinaus ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Jeder Materialbeleg besteht aus einem Kopf und mindestens einer Position. Mit Ausnahme der Verzweigungsliste haben die in diesem Beispiel gezeigten Liste folgende Struktur: Die erste Zeile des (eingerahmten) Listenkopfes enthält Feldnamen von Feldern des Belegkopfes (Felder auf Kopfebene) • Material • Materialkurztext • Werk • Name 1 Die zweite Zeile des Listenkopfes enthält Feldnamen von Feldern der Belegpositionen (Felder auf Positionsebene)

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5 • Lagerort • Bewegungsart • Sonderbestand • Materialbeleg • Position • Buchungsdatum • Menge in Erfassungsmengeneinheit • Erfassungsmengeneinheit Entsprechend dieser beiden Zeilen ist die Anzeige im Listenkörper strukturiert. Sie haben die Möglichkeit, die Auswahl der Felder zu ändern (personalisieren). Ausgangspunkt Liste mit summierten Daten 1. Klicken Sie auf die Drucktaste Aktuelle Anzeigevariante . Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Kopfebene angezeigt (Abb. 5.19).

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Abbildung 5.19 Felder auf Kopfebene (© SAP AG)

2. Klicken Sie auf die Drucktaste Position. Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Positionsebene angezeigt (Abb. 5.20).

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

183

5

Reporting

3. Markieren Sie im Table Control »ausgeblendete Felder« die Einträge »Betrag Hauswähr« und »Währung« und klicken Sie auf die Drucktaste . Beide Einträge werden in das linke Table Control verschoben und an das Ende gestellt.

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Abbildung 5.20 Felder auf Positionsebene (© SAP AG)

Hinweis Das Ankreuzfeld neben dem Eintrag »Betrag Hauswähr« in der Spalte zeigt an, dass für die Werte dieses Feldes Summierung möglich ist. 4. Markieren Sie dieses Ankreuzfeld und klicken Sie auf die Drucktaste Übernehmen. Die Liste wird mit geändertem Layout angezeigt (Abb. 5.21).

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Hinweis Sie können Spalten nicht nur einblenden, sondern auch ausblenden. Hinweis Über den Menüleistenpfad BEARBEITEN | ZWISCHENSUMME... können Sie nach der Summierung noch Zwischensummen bilden. Hinweis Über den Teilpfad EINSTELLUNGEN | SPALTEN können Sie die Spaltenbreite optimieren und – vorausgesetzt, eine Spalte wurde markiert – von der ersten bis zur markierten Spalte alle Spalten fixieren.

184

5

Abbildung 5.21 Liste mit geändertem Layout (© SAP AG)

5. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | SICHERN... . Ein Dialogfenster zum Sichern des Layout wird angezeigt (Abb. 5.22). 6. Geben Sie in das Mussfeld »Layout« ein Kürzel für Ihr personalisiertes Layout ein.

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Hinweis Das Kürzel kann von Ihnen später – z.B. im Selektionsbild dieses Reports – verwendet werden.

Abbildung 5.22 Dialogfenster zum Sichern des Layout (© SAP AG)

7. Geben Sie in das Mussfeld »Bezeichnung« eine kurze Beschreibung Ihres Layouts ein. Hinweis Über das Ankreuzfeld »Benutzerspezifisch« können Sie steuern, ob nur Sie oder auch andere Benutzer dieses Layout wählen und ändern dürfen. Hinweis Das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« erscheint deshalb, weil auf dieser Liste ein Filter gesetzt wurde. Durch Demarkieren steuern Sie, dass das Layout ohne Filtereinstellungen gespeichert wird.

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

185

5

Reporting

8. Demarkieren Sie das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« und klicken Sie auf die Drucktaste Sichern. Sie sehen wieder die Liste mit geändertem Layout. In der Statusleiste steht der Hinweis »Layout wurde gesichert«.

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Hinweis Nach Wahl des Menüleistenpfades EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | VERWALTUNG... können Sie Layouts verwalten, z.B. ein Layout löschen. Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

5.4

Informationssysteme

5.4.1 Arten des Reporting In einem voll ausgebauten Informationssystem eines Unternehmens kann man drei Arten des Reporting unterscheiden:

Standardauswertungen Hierbei handelt es sich um Reports für das Tagesgeschäft mit Belegdaten und Stammdaten an der »betrieblichen Basis«. Diese Reports werden im Standard ausgeliefert. Reporting über die Informationssysteme in der Anwendung Hierbei geht es um Standardanalysen aus dem FIS (Finanzen), LIS (Logistik) und HIS (Personal) innerhalb Ihres R/3-Systems. Diese Informationssysteme beschränken sich also jeweils auf einen Anwendungsbereich und informieren darüber sehr detailliert (bis zum einzelnen Beleg). Beispiel: Um kumulierte Daten über das Geschäftsvolumen zu erhalten, werden Belegdaten, sobald sie in der Buchhaltung freigegeben wurden, an das Logistikinformationssystem (LIS) übergeben. Im Logistikinformationssystem stehen Reports für Auswertungen, Exception-Analysen, Planungswerkzeuge usw. zur Verfügung. Die genannten Informationssysteme enthalten weitere Informationssysteme. Beispielsweise umfasst das LIS folgende Systeme: • Vertriebsinformationssystem • Einkaufsinformationssystem • Bestandscontrolling • Fertigungsinformationssystem • Instandhaltungsinformationssystem • Qualitätsmanagementinformationssystem

186

5 Die Informationssysteme in der Anwendung enthalten Werkzeuge zu Erzeugung unternehmenseigener Reports mit unternehmensspezifischen Informationsstrukturen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Struktur der von der SAP ausgelieferten Berichtsbäume zu ändern, um so anwenderorientierte Lösungen zu schaffen, in denen die Anwender nur auf die benötigten Informationen Zugriff haben. Reporting über Informationssysteme mit eigener Datenbank Das betrifft das EIS (Executive Information System) und das Business Information Warehouse. Das EIS dient dazu, anhand von Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen eine Gesamtsicht des Unternehmens oder Konzerns darzustellen. Es dient vor allem zur Überwachung der kritischen Erfolgsfaktoren. Die verwendeten Informationen können sowohl aus internen Quellen (aus internen SAP-Systemen oder nicht-SAP-Systemen) als auch aus externen Quellen stammen (z.B. Marktdaten). Der Datentransfer an das EIS findet nicht automatisch statt. Die Informationssysteme in der Anwendung sind funktional enger mit den Transaktionssystemen verbunden als das EIS. Bei Ihnen findet der Datenaustausch zum externen Data Warehouse automatisch statt.

5.4.2 Aufruf von Reports Aufruf mit der Funktion Reporting Dieser Aufruf erfolgt über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING. Sie kennen ihn bereits.

Aufruf in den Berichtsbäumen der Anwendungen In den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen Standardreports zur Verfügung, die nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in die Transaktionen der Anwendungen eingegliedert sind. Beispielsweise können Sie im SAP-Menü über den Menüpfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | PERIODISCHE ARBEITEN | VERZINSUNG | SALDENVERZINSUNG einen Report aufrufen, der eine Zinsstaffel (Saldenverzinsung) für Sachkonten erzeugt. Man spricht in diesem Fall auch davon, dass dieser Report »im Arbeitsgebiet« aufgerufen wurde. Die Berichtsbäume der Anwendungen enthalten bereits einen Teil der Reports des betreffenden Informationssystems. Dieser Aufruf erfolgt innerhalb des Menüpfades über einen Menüpunkt namens INFOSYSTEM. Hierzu ein Beispiel:

5.4 Informationssysteme

187

5

Reporting

Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN | KONTENPLAN | KONTENPLAN. Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Aufruf in den Informationssystemen der Anwendung Der Aufruf erfolgt hier im SAP-Menü über den Menüpunkt INFOSYSTEME. Wir geben zunächst ein Beispiel. Da in den Informationssystemen der Anwendung auch Reports für übergreifende Analysen enthalten sind, kann es sein, dass Sie für den Aufruf dieser Transaktion nicht die erforderlichen Rechte haben. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | INFOSYSTEM | KONTENPLAN auf. Hinweis Der Transaktionscode lautet F.10. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück. Mit der Allgemeinen Berichtsauswahl innerhalb der Informationssysteme können Sie die dort angebotenen Standardreports ausführen, öffentlich abgelegte Listen einsehen und selbst Listen ablegen. Auch dies wird an einem Beispiel erläutert.

188

5 Aufruf in der Allgemeinen Berichtsauswahl, Ablegen einer Liste im SAP-Menü Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | ALLGEMEINE BERICHTSAUSWAHL | FINANZWESEN | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN | KONTENPLAN | KONTENPLAN. Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . 5. Wählen Sie Ihre Variante und klicken Sie auf die Drucktaste . 6. Klicken Sie im Selektionsbild auf die Drucktaste . Die bekannte Liste wird angezeigt. 7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BERICHTSBAUM. Das Dialogfenster »Liste sichern« wird angezeigt (Abb. 5.23).

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Hinweis Über die Auswahlknöpfe können Sie steuern, ob diese Liste nur für Sie oder für alle Benutzer dieses R/3-Systems im Reportingbaum sichtbar ist.

Abbildung 5.23 Dialogfenster zum Sichern einer Liste im Berichtsbaum (© SAP AG)

8. Wählen Sie die Option »Öffentlich«. 9. Geben Sie in das Feld »Name der Liste« den Namen der Liste ein, unter dem diese Liste im Reportingbaum gespeichert werden soll. (Im Beispiel lautet der Name »Beispiel Einführungsbuch Rel. 4.7«.) Hinweis In das Feld »Anhängen an Liste« kann der Name einer Liste im Reportingbaum angegeben werden, an die diese Liste angehängt werden soll. Das Anhängen erfolgt nur, wenn das davor stehende Ankreuzfeld markiert ist.

5.4 Informationssysteme

189

5

Reporting

10. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen wieder die Liste des Reports RFSKPL00. In der Statusleiste steht die Meldung »Liste ... wurde im Knoten S_ALR_87012326 gesichert«. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild ebenfalls auf die Drucktaste . Sie sehen das SAP-Menü. 12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf S_ALR_87012326 und im Kontextmenü auf den Menüpunkt GESICHERTE LISTEN. Das Dialogfenster »Gesicherte Listen« wird angezeigt (Abb. 5.24). 13. Markieren Sie Ihre Liste im Table Control und klicken Sie auf die Drucktaste Liste anzeigen. Ihre Liste wird angezeigt. 14. Klicken Sie auf die Drucktaste , im Dialogfenster »Gesicherte Listen« auf die Drucktaste Löschen und in der Sicherheitsabfrage auf Ja. Wie Sie sehen, wurde Ihre Liste gelöscht. 15. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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Abbildung 5.24 Dialogfenster »Gesicherte Listen« (© SAP AG)

5.4.3 Reportwerkzeuge Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System ausgeliefert werden, können kundenspezifische Berichte mit folgenden Werkzeugen erstellt werden: • SAP Query • Report Painter • Report Writer • ABAP/4-Programmierung Die drei erstgenannten Werkzeuge sind im SAP-Menü über den Menüpunkt Infosysteme erreichbar.

190

5 SAP Query Sie erreichen die SAP Query über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOCBERICHTE | SAP QUERY. Eine SAP Query kann von jedem R/3-Benutzer ohne Programmierkenntnisse angelegt werden. Sie ist oft mit einer bestimmten »logischen Datenbank« innerhalb einer Anwendungskomponente verbunden. Die Ausführung einer Query hat zur Folge, dass ein ABAP-Report erzeugt und ausgeführt wird.

Report Painter Dieses Werkzeug wird über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOC-BERICHTE | REPORT PAINTER erreicht. Mit dem Report Painter können Berichte erzeugt werden, die besonderen geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen Anwendungskomponenten zusammenführen. Er zeigt eine bedienungsfreundliche grafische Berichtsstruktur, mit deren Hilfe der Bericht erzeugt wird. Der Benutzer sieht dabei den Aufbau des Berichts in der gleichen Form wie bei der Datenausgabe durch den Bericht.

Report Writer Sie erreichen den Report Writer über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOCBERICHTE | REPORT PAINTER | REPORT WRITER. Auch mit dem Report Writer können Berichte erzeugt werden, die besonderen geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen Anwendungskomponenten zusammenführen. Mit Hilfe solcher Funktionen wie Sets, Variablen, Formeln, Zellen und Kennzahlen werden komplexe Berichte möglich. Der Report Writer bietet mehrere Funktionen an, die über den Funktionsumfang des Report Writers hinausgehen.

ABAP/4-Programmierung Dieses komplexe Werkzeug wird über den Menüpunkt WERKZEUGE des SAPMenüs erreicht. Mit ihm arbeiten Anwendungsentwickler (Programmierer). Häufig besteht die Möglichkeit, einen im Auslieferungssystem vorhandenen Bericht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder Konzerns anzupassen. Darüber hinaus können spezielle Berichte teilweise oder vollständig neu programmiert werden.

5.4 Informationssysteme

191

5

Reporting

5.5

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluß auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkriterien eingegeben werden. c) Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden. 2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden. 3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-System erstellt werden? a) Report Painter b) ABAP/4-Programmierung c) ABAP/4-Query d) Report Writer

5.6

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Richtig Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Richtig Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkriterien eingegeben werden. c) Richtig Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Falsch Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.

192

5 2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Falsch Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Richtig Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Richtig Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Richtig Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden. Informationen zu den falschen Antworten: Es können beliebig viele Anzeigevarianten pro Report definiert werden. 3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-System erstellt werden? a) Richtig Report Painter b) Richtig ABAP/4-Programmierung c) Richtig ABAP/4-Query d) Richtig Report Writer

5.6 Lösungen

193

Kapitel 6 Hilfen 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4

Die SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Hilfe zur Anwendung Glossar Release-Infos

197 198 206 206 207

6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4

Zusätzliche Hilfen Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Hilfen bei einem Kurzdump SAP Help Portal Informationsquellen

207 207 207 208 209

6.3

Fragen

210

6.4

Lösungen

211

195

6

Hilfen Die Verwendung der Funktionstasten F1 (Feldhilfe) und F4 (Eingebehilfe) wurde bereits ausführlich behandelt. In diesem Kapitel geht es um weitere Hilfen, die jeder SAP R/3®-Anwender nutzen kann.

6.1

Die SAP-Bibliothek

Die SAP-Bibliothek (SAP Online-Dokumentation) zum Release R/3 Enterprise wird auf CDs an die Kunden der SAP geliefert und ist darüber hinaus auf den Internetseiten der SAP frei zugänglich. Die CD-Auslieferung erfolgt in den Formaten • HTML Help (Standard HTML) • Plain HTML (komprimiertes HTML) HTML Help Dieses Format wird normalerweise für Frontend-PCs mit den Betriebssystemen Windows 95, Windows 98 oder Windows NT 4.0 verwendet. Die Anzeige erfolgt durch den Microsoft HTML-Help Viewer. Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff • online möglich (aus dem SAP-System) • offline von der Festplatte möglich (ohne SAP-System) • offline direkt von der CD möglich (ohne SAP-System) Der Online-Zugriff wird in diesem Kapitel näher betrachtet. Plain HTML Dieses Format kann für alle Frontend-Plattformen eingesetzt werden, die SAP unterstützt. Die Anzeige erfolgt durch einen Standard-Webbrowser (Microsoft Internet Explorer, Netscape; vgl. Abb. 6.1). Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff • online möglich (aus dem SAP-System) • offline möglich (ohne SAP-System) Die Hilfedateien werden in einem gepackten Format ausgeliefert und auf einem Webserver oder Fileserver installiert. Die Volltextsuche funktioniert hier nur bei Installation auf einem Webserver. Der direkte Zugriff auf die CD (zur Anzeige der Hilfstexte) ist nicht möglich.

6.1 Die SAP-Bibliothek

197

6

Hilfen

Abbildung 6.1

Anzeige der SAP-Bibliothek im Plain HTML-Format (© SAP AG)

6.1.1 Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Aufruf der SAP-Bibliothek, Bildbereiche Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und klicken Sie auf den Menüpunkt SAP-BIBLIOTHEK (vgl. Abb. 6.3). Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt. Unterhalb der Titelleiste sehen Sie eine Drucktastenleiste. Darunter sehen Sie im linken Teil des Fensters einen Navigationsbereich mit Registerkarten zur Anzeige eines Menübaums, zur Indexsuche und zur Volltextsuche. Der rechte Teil des Fensters enthält einen Bereich zur Anzeige des aktuellen Hilfethemas.

Abbildung 6.2

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Hilfemenü (© SAP AG)

6

Abbildung 6.3

Anzeige der SAP-Bibliothek im HTML Help-Format (© SAP AG)

Navigation in der Registerkarte »Inhalt« Nach Aufruf der SAP-Bibliothek (auf der Startseite) wird im Navigationsbereich die Registerkarte »Inhalt« angezeigt, von deren Menübaum zunächst lediglich der oberste Knotenpunkt »SAP-Bibliothek« erkennbar ist. Links neben dieser Bezeichnung sehen Sie ein Buchsymbol. Das in dieser Registerkarte angezeigte Help Viewer Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Knoten, Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Der oberste Knoten eines Help Viewer Menüs ist ein Buch (und gleichzeitig ein Menü), die Endknoten eines Help Viewer-Menüs sind Hilfethemen oder Bücher, alle anderen Knoten sind Menüs. Führen Sie einen Doppelklick auf das Buch »SAP-Bibliothek« aus, so wird die zweite Menüebene dieses Buches geöffnet/expandiert (Abb. 6.4). Der erste Menüeintrag des Buches »SAP-Bibliothek« lautet »Einführung in das SAPSystem«. Die letzten beiden Knoten dieses Help Viewer Menüs sind Hilfethemen, die Sie durch Einfachklick auf den entsprechenden Knoten im rechten Teil des Fensters anzeigen können. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen Sie den Menüpunkt ALLE ÖFFNEN des Kontextmenüs. Alle Menüpunkte des Buches »SAP-Bibliothek« werden geöffnet (Abb. 6.5). Das in dieser Abbildung gezeigte Menü »Listen« enthält zwei Menüeinträge (Endknoten), die Bücher sind.

6.1 Die SAP-Bibliothek

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Hilfen

Abbildung 6.4 Erste und zweite Menüebene des Buches »SAP-Bibliothek« (© SAP AG)

Abbildung 6.5

Menüpunkte des Menüs »Einführung in das SAP-System« (© SAP AG)

Navigation in den Hilfethemen Unterhalb des Menüpunkts »Listen« finden Sie das Hilfethema »Arbeiten mit der Ausgabesteuerung«, das Sie mit einem Einfachklick aufrufen können. Wenn Sie den Schluss dieses Hilfethemas anzeigen, sehen Sie das in Abbildung 6.6 gezeigte Bild. Die unterste Zeichenkette »Status der Ausgabeaufträge« wird unterstrichen und andersfarbig dargestellt; wenn Sie den Mauszeiger darauf ziehen, verändert er seine Form und wird zu einer Hand. Damit wird angezeigt, dass mit diesem Textteil ein Hyperlink zu einem anderen Hilfethema oder Buch verknüpft ist. Klicken Sie auf diesen Textteil. Ein neues Fenster wird geöffnet und das Hilfethema »Status der Ausgabeaufträge« innerhalb des SAP-Druckerhandbuchs (zur Anwendungskomponente BC) wird geöffnet (Abb. 6.7).

200

6

Abbildung 6.6

Hilfethema »Arbeiten mit der Ausgabesteuerung« (© SAP AG)

Klicken Sie auf die Drucktaste »Suchen«. Die Position dieses Hilfethemas innerhalb des Help Viewer Menüs des Buches »Druckerhandbuch« wird dargestellt (Abb. 6.8). Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der rechten oberen Fensterecke) können Sie das Druckerhandbuch schließen; Sie sehen wieder das Buch »SAP-Bibliothek«. (Weitere Möglichkeiten zum Schließen eines Fensters bieten das Dropdownmenü in der linken oberen Fensterecke und die Tastenkombination (Alt) + (F4)). Zum Komprimieren (Schließen) aller geöffneten Menüs dieses Buches klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen den Menüpunkt ALLE SCHLIEßEN.

Abbildung 6.7

Hilfethema »Status der Ausgabeaufträge« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek

201

6

Hilfen

Abbildung 6.8 Anzeige der Position eines Hilfethemas (© SAP AG)

Prozesse Nach Aufruf der SAP-Bibliothek über den bekannten Menüpfad des SAP-Systems wird ein weiterer Prozess auf der Ebene des Betriebssystems erzeugt, den Sie z.B. in der Taskleiste Ihres PCs sehen können. Wenn Sie in der Registerkarte »Inhalt« zu einem Endknotenpunkt navigieren, der ein Buch ist, und einen Doppelklick auf dieses Buch ausführen, wird dieses Buch geöffnet. Sie sehen dann ein neues Fenster. Auf der Ebene des Betriebssystems wurde ein neuer Prozess erzeugt (Abb. 6.9). In diesem neuen Fenster herrschen fast die gleichen Verhältnisse und können Sie fast genauso arbeiten wie in dem vorangegangenen Fenster. Lediglich die Registerkarte »Index« wird hier nicht angeboten, weil zu diesem Buch kein Index existiert. Sie können also aus einem Buch heraus weitere Bücher (Fenster, Prozesse) öffnen. Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der rechten oberen Fensterecke) können Sie jedes dieser Fenster wieder schließen. Wenn Sie das zuerst aufgerufene Fenster (mit dem Titel »SAP-Bibliothek – SAP-Bibliothek«) schließen, werden alle Hilfefenster geschlossen.

Abbildung 6.9

202

Aufruf eines weiteren Buches (© SAP AG)

6 Drucktasten Ausblenden und Einblenden Durch Klick auf die Drucktaste Ausblenden können Sie den Navigationsbereich ausblenden. Anstelle dieser Drucktaste wird dann die Drucktaste Einblenden angezeigt, die zum Einblenden des Navigationsbereichs dient. Suchen Die Position des aktuellen Hilfethemas wird im Navigationsbereich angezeigt. Diese Funktion ist dann interessant, wenn Sie über die Hyperlinks mehrerer Hilfethemen zu einem bestimmten Hilfethema gekommen sind und nun wissen wollen, an welcher Stelle der Gliederung dieses Hilfethema zu finden ist. Zurück und Vorwärts Der HTML-Help Viewer speichert innerhalb eines Buches die Links zu den von Ihnen aufgerufenen Dokumente sowie deren Reihenfolge. Mit Hilfe der Drucktasten Zurück und Vorwärts können Sie in dieser Folge navigieren. Startseite Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt. Schriftart Durch wiederholtes Klicken auf diese Drucktaste können Sie die Schriftgröße des Hilfethemas vergrößern bzw. verkleinern. Drucken Sie haben hier die Möglichkeit, das aktuelle Hilfethema bzw. dieses Thema mit allen seine Unterthemen (im Menübaum) auszudrucken. Optionen Die hier angeboten Einstellmöglichkeiten für Anwender sind größtenteils mit Hilfe der Drucktasten ausführbar. Hilfe Hier ist ein Hilfstext hinterlegt.

Indexsuche Zur Indexsuche innerhalb der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkartentitel »Index« (Abb. 6.10). Wenn Sie nach Aufruf der SAP-Bibliothek erstmalig auf diesen Kartentitel klicken, wird ein Index erzeugt. Sollten Sie die SAP-Bibliothek mit der Anzeige dieses Kartentitels schließen, wird bei erneutem Aufruf dieser Index sofort generiert. Das Erzeugen des Index kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Registerkarte »Index« enthält ein Eingabefeld, darunter den Index (zweistufig hierarchisch geordnet) und die Drucktaste Anzeigen.

6.1 Die SAP-Bibliothek

203

6

Hilfen

Abbildung 6.10 Registerkarte»Index« (© SAP AG)

Sie können in das Eingabefeld ein Schlüsselwort eingeben. Mit der Eingabe jedes Zeichens zeigt der darunter stehende Index automatisch den nächsten Indexeintrag an, auf den die bisher eingegeben Zeichenkette passt. Wenn Sie z.B. das Schlüsselwort »Feld« eingeben, sehen Sie das in Abbildung 6.11 dargestellte Bild. Nach Markieren eines Indexeintrags und Klick auf die Drucktaste Anzeigen sehen Sie entweder ein Hilfethema oder mehrere Hilfethemen in einem gesonderten Dialogfenster (Abb. 6.12). Hier können Sie ein Hilfethema wählen und anzeigen.

Abbildung 6.11 Index zum Schlüsselwort »Feld« (© SAP AG)

204

6

Abbildung 6.12 Hilfethemen zum Indexeintrag »Feld« (© SAP AG)

Volltextsuche Zur Volltextsuche in der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkartentitel »Suchen« (Abb. 6.13). Die Registerkarte »Suchen« enthält ein Eingabefeld, die Drucktasten Themen auflisten und Anzeigen sowie einen Bereich zur Anzeige der Themen. Wenn Sie z.B. den Suchbegriff »Feld« eingeben und auf die Drucktaste Themen auflisten klicken, sehen Sie nach einiger Zeit das in Abbildung 6.13 dargestellte Bild. Nach Markieren eines Themas und Klick auf die Drucktaste Anzeigen wird das Hilfethema angezeigt.

Abbildung 6.13 Themen zum Suchbegriff »Feld« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek

205

6

Hilfen

6.1.2 Hilfe zur Anwendung Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise eine beliebige Anwendung auf. Rufen Sie innerhalb dieser Anwendung das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den Menüpunkt HILFE ZUR ANWENDUNG. Das zugehörige Buch der SAP-Bibliothek und ein zugehöriges Hilfethema werden angezeigt (vgl. Abb. 6.14). Von hier aus können Sie in bekannter Weise weiter navigieren.

Abbildung 6.14 Hilfe zur Transaktion FS00 (© SAP AG)

6.1.3 Glossar Das Glossar enthält SAP-Begriffe und ihre Verwendung. Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den Menüpunkt GLOSSAR (vgl. Abb. 6.15). Die Arbeit mit dem Glossar läuft analog zur Arbeit mit der SAP-Bibliothek ab.

Abbildung 6.15 Glossar (© SAP AG)

206

6 6.1.4 Release-Infos Release-Informationen beschreiben neue Funktionen und Änderungen in einem SAP-Release. Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und klicken Sie auf den Menüpunkt Release-Infos. Sie sehen das Einstiegsbild der Transaktion SO99 (vgl. Abb. 6.16). Bei Verwendung der Drucktaste MYSAP RELEASENOTES GESAMTLISTEN wählen Sie zunächst den Releasestand und erhalten eine Baumstruktur mit Releasenotes (geordnet nach Anwendungskomponenten). Mittels der Drucktaste AUSWAHL ÜBER MYSAP KOMPONENTE wählen Sie zunächst die mySAP Komponente (vgl. die Komponenteninformationen, die über das Statusfensters erreichbar sind) und erhalten eine »Liste der Releaseinformationen«, deren Dokumente Sie anzeigen können. Die Drucktasten FREITEXTSUCHE... und ATTRIBUTSUCHE... dienen zur Volltextsuche von Release-Infos nach verschiedenen Kriterien.

Abbildung 6.16 Einstiegsbild zur Suche nach Release-Infos (© SAP AG)

6.2

Zusätzliche Hilfen

6.2.1 Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Die Menüpunkte SAP SERVICE MARKETPLACE und SUPPORT MELDUNG ERFASSEN führen zu Hilfsfunktionen, auf die wir in diesem Kapitel nicht näher eingehen. Beide Themen werden im Kapitel »Service und Support« näher behandelt. Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN... sind Einstellungen der F1- und F4Hilfe möglich.

6.2.2 Hilfen bei einem Kurzdump In Einzelfällen kann es aufgrund einer Fehlbedienung, eines Systemfehlers, eines Programmfehlers oder eines Laufzeitfehlers zu einem Abbruch der Verarbeitung und einem Kurzdump kommen, der auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird. Verhaltenshilfen können Sie dann dem angezeigten SAP-Fenster entnehmen (Abb. 6.17).

6.2 Zusätzliche Hilfen

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6

Hilfen

Abbildung 6.17 Kurzdump (© SAP AG)

6.2.3 SAP Help Portal Über das SAP Help Portal erhalten Sie öffentlich zugängliche Hilfen zu SAP R/3 Enterprise sowie zu weiteren Produkten der SAP AG. Diese Website enthält außerdem Informationen zum Bestellen von CD-ROMs mit SAP-Dokumentationen. Rufen Sie in einem Internet Explorer die Internetadresse http://www.help. sap.com auf (Abb. 6.18). Klicken Sie auf das Menü »SAP R/3 und R/3 Enterprise« und wählen Sie den Menüeintrag »SAP R/3 und R/3 Enterprise Release 4.70«. Klicken Sie nun auf den Eintrag »German« im rechten Teil des Fensters. Die Startseite der SAP-Bibliothek wird in einem neuen Fenster im Plain HTML-Format angezeigt (Abb. 6.19).

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Abbildung 6.18 Homepage des SAP Help Portal (© SAP AG)

Abbildung 6.19 Startseite der SAP-Bibliothek im SAP Help Portal (© SAP AG)

6.2.4 Informationsquellen • SAP-Hauszeitschrift SAP INFO Die SAP-Hauszeitschrift SAP INFO wird SAP-Kunden normalerweise automatisch zugesandt. In ihr wird über neue Entwicklungen sowie den Einsatz der Produkte beim Kunden berichtet.

6.2 Zusätzliche Hilfen

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Hilfen

• Funktionsbeschreibungen Die Funktionsbeschreibungen gibt es zu jeder Anwendungskomponente. Sie können bei der SAP direkt bestellt werden. In den Funktionsbeschreibungen stehen besonders die betriebswirtschaftlichen Einsatzmöglichkeiten von SAP im Vordergrund. • Internetseiten der SAP AG Sie erreichen die Homepage der SAP AG unter der Internetadresse http://www.sap.com/germany/ (Abb. 6.20).

Abbildung 6.20 Homepage der SAP AG (© SAP AG)

6.3

Fragen

1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig? a) Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die von Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen. b) Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS; klicken Sie diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie darauf und auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das ABAP/4-Programm angezeigt. c) Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich. d) Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECHNISCHE INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN. 2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig? a) Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem Sie sich befinden, eine andere Glossarliste angezeigt.

210

6 b) Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht ausreicht, drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM eine erweiterte Hilfe. c) Über das Symbol Suchen können Sie wie in einer Werteliste nach Begriffen suchen. d) Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue Glossarbegriffe anzulegen. 3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum IDESMandanten und Informationen zum Online Service System (OSS). b) Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie weitere ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen Begriffen erscheinen kurze Erklärungsfenster. c) Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie das Inhaltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine Indexsuche oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblättert haben. d) In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rückwärts blättern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show), Locate, Print und Options nutzen. 4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normalerweise über die Register Contents, Index und Search finden. b) Hilfetexte lassen sich über PRINT in der Menüleiste ausdrucken. c) Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkungen erstellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer angezeigt und verändert werden können. d) Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen definieren.

6.4 Lösungen 1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig? a) Richtig Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die von Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen. b) Richtig Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS; klicken Sie diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie darauf und auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das ABAP/4-Programm angezeigt. c) Falsch Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich. d) Richtig Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECHNISCHE INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN. Informationen zu den falschen Antworten: Auch Hilfefenster zur Selektionseingabe für Reportlisten haben die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS.

6.4 Lösungen

211

6

Hilfen

2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig? a) Falsch Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem Sie sich befinden, eine andere Glossarliste angezeigt. b) Falsch Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht ausreicht, drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM eine erweiterte Hilfe. c) Richtig Über das Symbol SUCHEN können Sie wie in einer Werteliste nach Begriffen suchen. d) Falsch Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue Glossarbegriffe anzulegen. Informationen zu den falschen Antworten: Es gibt keine »erweiterte Glossarliste«, genauso wenig können oder sollen Sie zu den SAP-Begriffen neue, eigene Begriffe hinzufügen. Die Menüfunktion SUCHEN ist in der Standardinstallation nicht vorhanden. 3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Falsch Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum IDES-Mandanten und Informationen zum Online Service System (OSS). b) Falsch Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie weitere ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen Begriffen erscheinen kurze Erklärungsfenster. c) Richtig Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie das Inhaltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine Indexsuche oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblättert (+) haben. d) Richtig In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rückwärts blättern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show), Locate, Print und Options nutzen. Informationen zu den falschen Antworten: Für IDES und OSS gibt es eine zusätzliche Online-Dokumentation. Die Online-Dokumentation im HTMLFormat hat keine punktiert unterstrichenen Begriffe mehr. 4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Richtig Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normalerweise über die Register Contents, Index und Search finden. b) Richtig Hilfetexte lassen sich über Print in der Menüleiste ausdrucken. c) Falsch Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkungen erstellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer angezeigt und verändert werden können. d) Falsch Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen definieren. Informationen zu den falschen Antworten: Anmerkungen konnten nur in den Windows-Help-Dateien erstellt werden. Lesezeichen sind ebenso entfallen.

212

Kapitel 7 Drucken im R/3-System 7.1 7.1.1 7.1.2

Spool-Service und Ablauf beim Drucken Spool-Service Ablauf beim Drucken

215 215 216

7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5

Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Beispiel: Ausdruck der Liste Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes

218 218 219 226 228 231

7.3

Fragen

231

7.4

Lösungen

233

213

7

Drucken im R/3-System SAP R/3 stellt Ihnen vielfältige und komfortable Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Ergebnisse professionell aufbereitet im Netzwerk auszudrucken. R/3 unterstützt dabei • die meistverwendeten Netzwerkdrucker • alle Windows-kompatiblen Drucker • Spezialdrucker für Etiketten und Barcode-Listen Sie können diese Drucker sowohl im Netzwerk als auch am jeweiligen SAPAnwendungsserver betreiben. Darüber hinaus können Sie mit der R/3-Druckersteuerung Daten an Fax-, Telex- oder Archivdienste weitergeben. Die Einrichtung dieser Drucker und Dienste obliegt in der Regel der R/3-Systemverwaltung.

7.1

Spool-Service und Ablauf beim Drucken

Das Spool-System (Komponente BC-CCM-PRN) ist Bestandteil des Computing Center Management Systems (Komponente BC-CCM) und der Basis (Komponente BC). Es dient zur Ausgabe von SAPscript-Texten (z.B. Bestellungen und Rechnungen), Reportlisten (z.B. einer Kostenstellenliste) und Business-Grafiken an ein Ausgabegerät (z.B. Drucker oder Faxgerät).

7.1.1 Spool-Service Wie Sie bereits wissen, ist die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem. Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine Reihe von Workprozessen (Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamtheit die R/3-Applikation bilden. Das Basissystem ist für eine Reihe von Diensten (im Sinne der Client/ServerArchitektur) verantwortlich, die im SAP-Sprachgebrauch auch als Services bezeichnet werden. Einer dieser Dienste ist der Spool-Service. Als Client/Server-Applikation, die auf unterschiedlichsten Plattformen arbeitet, muss SAP R/3 auch unterschiedlichste Drucker bedienen können. Dies erfolgt mit Hilfe von (häufig einem, manchmal mehreren) Spool-Workprozessen.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken

215

7

Drucken im R/3-System

Unmittelbar nach dem Start eines SAP-Applikationsservers wird der SAPDispatcher gestartet, ein Workprozess, der selbst wieder neue Workprozesse erzeugt. Der SAP-Dispatcher ist also ein Vaterprozess, der eine Kette untergeordneter Prozesse erzeugt, die ihm als »Kinder« angehören. Wie viele Unterprozesse erzeugt werden und welche Aufgaben sie wahrnehmen, wird von einer Profildatei gesteuert. Spool-Workprozesse werden vom SAP-Dispatcher erzeugt. Ein anderer Dienst ist der Dialog-Service, dessen Dialog-Workprozesse (Dialogprozesse) ebenfalls der SAP-Dispatcher erzeugt. Nach Ihrer Benutzeranmeldung am R/3-System übernimmt ein Dialog-Workprozess die Auswertung Ihrer Aktionen (z.B. eines Mausklicks) und der von Ihnen im Dialog eingegebenen Daten. Als Letztes sei hier der Batch-Service genannt. Der SAP-Dispatcher erzeugt die Batch-