mySAP R 3 - Einführung

mySAP® R/3® – Einführung

Peter Türk – Gisela Gratzl – Karsten Petri – Michael Vetter

mySAP® R/3® – Einführung Herausgegeben von der CDI

Mit Vorbereitung auf die SAP-Anwenderzertifizierung

An imprint of Pearson Education München • Boston • San Francisco • Harlow, England Don Mills, Ontario • Sydney • Mexico City • Madrid • Amsterdam

Bibliografische Information Der Deutschen Bibliothek Die Deutsche Bibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.ddb.de abrufbar. »SAP« und »R/3« sind eingetragene Warenzeichen der SAP Aktiengesellschaft Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung, Neurottstraße 16, D-69190 Walldorf. Der Verlag bedankt sich für die freundliche Genehmigung der SAP AG, die Warenzeichen im Namen des vorliegenden Titels zu verwenden. Die SAP AG ist jedoch nicht Herausgeberin des vorliegenden Titels oder sonst dafür presserechtlich verantwortlich. Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Bildschirmabzüge unterliegen dem Urheberrecht der SAP AG, Walldorf. SAP©, R/2©, R/3©, mySAP.com©, ABAP©, SAPoffice©, SAP Business Workflow©, SAP EarlyWatch©, SAP ArchivLink©, ASAP© sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG. Andere Produktnamen werden nur zur Identifikation der Produkte verwendet und können eingetragene Marken der entsprechenden Hersteller sein. Die Informationen in diesem Produkt werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten, auch die der fotomechanischen Wiedergabe und der Speicherung in elektronischen Medien. Die gewerbliche Nutzung der in diesem Produkt gezeigten Modelle und Arbeiten ist nicht zulässig. Fast alle Hardware- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Umwelthinweis: Dieses Produkt wurde auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 07 06 05 04 03 ISBN 3-8273-2075-5 © 2003 by Addison-Wesley Verlag, ein Imprint der Pearson Education Deutschland GmbH, Martin-Kollar-Straße 10–12, D-81829 München/Germany Alle Rechte vorbehalten Lektorat: Rolf Pakendorf, [email protected] Produktion: Elisabeth Egger, [email protected] Satz: mediaService, Siegen (www.media-service.tv) Druck und Verarbeitung: Bercker, Kevelaer Umschlaggestaltung: Barbara Thoben, Köln Printed in Germany

Inhalt Einleitung

13 19 21 23 23 23 26 32 36 39

1.6.1 1.6.2 1.7 1.8 1.9

Einführung Die SAP AG Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung Fragen Lösungen

41 41 43 46 49 49

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.8 2.9 2.10 2.11

Grundlagen der Programmoberfläche SAP R/3-Anmeldung Aus dem System abmelden Kennwort ändern Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info Meldungen Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente Pflege benutzereigener Daten Barrierefreie Arbeitsweise Fragen Lösungen

51 53 63 64 65 65 67 70 70 74 77 79 81 81 87 90 91 94 94 95

1 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.5 1.6

5

3 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.6 3.7

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung Anwendungen, Transaktionen und Reports SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü Suchen im SAP Easy Access Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Transaktionen Modi Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Tabellen Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Eingabehilfen Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Mit Benutzerparametern arbeiten Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten Fragen Lösungen

97 99 100 100 103 105 106 106 109 114 114 116 122 122 124 130 142 145 147 149 149

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.3

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Navigation in Dialogtransaktionen Daten halten, Daten setzen Fragen Lösungen

151 153 153 156 158 159 160 161

5 5.1 5.2 5.2.1 5.2.2

Reporting Übersicht ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports Reportnamen Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-Programmkatalog Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Informationssysteme

163 165 166 166

5.2.3 5.2.4 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4

6

167 169 171 175 175 176 186

5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.5 5.6

Arten des Reporting Aufruf von Reports Reportwerkzeuge Fragen Lösungen

186 187 190 192 192

6 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.4

Hilfen Die SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Hilfe zur Anwendung Glossar Release-Infos Zusätzliche Hilfen Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Hilfen bei einem Kurzdump SAP Help Portal Informationsquellen Fragen Lösungen

195 197 198 206 206 207 207 207 207 208 209 210 211

7 7.1 7.1.1 7.1.2 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.3 7.4

Drucken im R/3-System Spool-Service und Ablauf beim Drucken Spool-Service Ablauf beim Drucken Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Beispiel: Ausdruck der Liste Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes Fragen Lösungen

213 215 215 216 218 218 219 226 228 231 231 233

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung, Kurznachrichten und Workflow Batchverarbeitung Jobs definieren mit dem Job Wizard Jobs verwalten Batch-Input-Verarbeitung Technische Grundlagen Batch-Input-Mappe Kurznachrichten Versenden einer Kurznachricht Empfangen einer Kurznachricht SAP Business Workflow

235 237 238 246 248 249 250 255 256 256 258

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2 8.3 8.3.1 8.3.2 8.4

7

8.4.1 8.4.2 8.5 8.6

Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow Fragen Lösungen

258 259 260 261

9 9.1 9.1.1 9.2 9.3 9.3.1 9.3.2 9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3 9.5 9.6

Berechtigungen und Rollen Berechtigungskonzept Grundbegriffe Rollenkonzept Zuweisen von Berechtigungen Benutzerstammsatz Benutzereigene Daten Profilgenerator Überblick Profilgenerator Terminologie des Profilgenerators Berechtigungstrace mit SU53 Fragen Lösungen

263 265 265 267 268 268 271 271 271 272 273 274 274

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence mySAP Supplier Relationship Management (SRM) Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) Überblick mySAP SCM Stammdaten des mySAP SCM Schlüsselbereiche des mySAP SCM Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung Product Lifecycle Management (PLM) Funktionsbereiche Organisationsstrukturen mySAP Customer Relationship Management (CRM) Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien Definition des Customer Relationship Management Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management mySAP CRM-Architektur mySAP Enterprise Portals (EP) Die Plattform für Information und Kooperation Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals mySAP Business Intelligence Fragen Lösungen

277 279 279 293 294 296 298 303 310 311 318 318 318 320 322 322 323 333 334 334 335 337 340 341

10.1 10.1.1 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4 10.3 10.3.1 10.3.2 10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5 10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3 10.6 10.7 10.8

8

11 11.1 11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5 11.1.6 11.1.7 11.1.8 11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5 11.3 11.4

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise Grundlagen des Finanzwesens Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem Organisationsstrukturen im R/3-System Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Menüs des Finanzwesens Grundeinstellungen zum Buchungskreis Steuern Automatische Buchungen Praxisfall Grundlagen des Controlling Organisationsstrukturen im Controlling Prinzipien und Methoden im Controlling Gemeinkostencontrolling Integration Praxisfall Fragen Lösungen

343 345 345 346 351 359 359 362 363 365 370 370 373 375 403 404 410 411

12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.5.1 12.5.2 12.5.3 12.5.4 12.6 12.7 12.8 12.9

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur Personaladministration Personalzeitwirtschaft Personalabrechnung Personalmanagement Objektorientierung Planungshilfen Organisationsmanagement Personalentwicklung Veranstaltungsmanagement Integration in das SAP R/3-System Fragen Lösungen

415 418 420 421 424 425 426 428 428 436 439 441 442 443

13 13.1 13.2 13.3 13.3.1 13.3.2 13.3.3 13.3.4 13.3.5 13.4

SAP R/3-Einführungsprojekte ValueSAP und ASAP Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung Bestandteile von ASAP Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten Methoden Tools Content Zugriff auf AcceleratedSAP SAP R/3-Projektverlauf

447 449 449 450 450 451 451 451 451 452

9

10

13.5 13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5 13.6 13.6.1 13.6.2 13.6.3 13.6.4 13.6.5 13.6.6 13.6.7 13.6.8 13.7 13.7.1 13.7.2 13.7.3 13.7.4 13.7.5 13.7.6 13.7.7 13.7.8 13.8 13.8.1 13.8.2 13.8.3 13.8.4 13.8.5 13.8.6 13.9 13.9.1 13.9.2 13.9.3 13.10 13.11 13.12

Phase Projektvorbereitung Projektstart und Zieldefinition Projektorganisation und Verfahren festlegen Projektmanagement installieren Schulungsmaßnahmen planen Qualitätsmanagement sicherstellen Phase Konzeption Projektmanagement in der Konzeptionsphase Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen Geschäftsprozesse definieren Entwicklungsarbeiten beschreiben Systemarchitektur festlegen Risikoanalyse Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen Qualitätssicherung Konzeptionsphase Phase Realisierung Projektmanagement der Realisierungsphase Trainingskonzept umsetzen Berechtigungskonzept einrichten Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren System konfigurieren Funktions- und Integrationstests durchführen Technischer Funktionscheck Abschluss und Qualitätssicherung Phase Produktionsvorbereitung Einführungsstrategie Projektmanagement der Produktionsvorbereitung Technische Infrastruktur vorbereiten SAP GoingLive Check durchführen Produktivbetrieb aufnehmen Qualitätssicherung Phase Produktivbetrieb Projektabschluss SAP EarlyWatch Check durchführen Kontinuierliche Verbesserung einleiten Praxisfall Fragen Lösungen

454 454 455 457 460 460 461 461 462 463 464 466 466 467 468 468 468 469 469 469 472 473 474 474 475 475 476 476 477 477 478 478 478 479 479 480 483 484

14 14.1 14.2 14.2.1 14.2.2

Service und Support SAP Service Marketplace Bereitstellung von Informationen SAP-Bibliothek Quick Links

487 489 490 491 491

14.2.3 14.2.4 14.3 14.4 14.5 14.5.1 14.5.2 14.6 14.7 14.8 14.9

Release-Informationen SAP-Hinweise Beratung bei Problemen Unterstützung bei der Systemeinführung Unterstützung im Systembetrieb SAP EarlyWatch Alert mySAP Services Consulting Schulung Fragen Lösungen

491 491 493 494 495 495 496 497 497 499 500

A A.1 A.2 A.3 A.4 A.5

Anwendungskomponenten BC - Basissystem CA – Anwendungsübergreifende Komponenten AC – Accounting HR – Human Resources LO – Logistics

503 505 509 510 515 516

Stichwortverzeichnis

523

11

Einleitung

13

Einleitung Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über den Aufbau des Buchs und die behandelten Themen.

Einführung Gegenstand von Kapitel 1 ist das grundlegende Wissen zu R/3® und zur SAP® AG. Vorgestellt werden das Unternehmen SAP und seine erfolgreichen Softwareprodukte, die mySAP Business Suite mit ihren Lösungen, die Einordnung von SAP R/3 in die mySAP Business Suite, die besonderen Leistungsmerkmale von R/3, die für R/3 erforderliche Systemumgebung und Infrastruktur (Hardware, Betriebssysteme, Präsentationssoftware und Datenbanken) sowie die praktischen Anwendungsmöglichkeiten der R/3-Applikationen. Darüber hinaus wird ein Überblick über die SAP-Komponenten und grundlegende SAP-Strukturen gegeben. Schließlich lernen Sie die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung kennen, die vollständig in diesem Buch behandelt werden.

Arbeiten mit R/3 In den Kapiteln 2 bis 9 werden Ihnen die Kenntnisse vermittelt, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit R/3 benötigen. Sie lernen die grundlegenden Verfahren und Abläufe kennen, die in allen Anwendungsbereichen gleich sind. Auch wenn Sie keinen Zugang zu einem R/3-System haben, können Sie von diesen Kapiteln profitieren. Anhand von konkreten Bildschirmfolgen wird Ihnen die Handhabung von R/3 Version 4.7 nahegebracht. • In Kapitel 2 werden Ihnen die Elemente der Programmoberfläche, der R/3-spezifische Umgang mit der Tastatur und Maus sowie der Aufbau der SAP-Fenster vorgestellt. • In Kapitel 3 lernen Sie zunächst verschiedene Möglichkeiten zum Aufruf von Anwendungen sowie die Bedeutung von Tabellen für die Arbeit mit Stamm- und Bewegungsdaten kennen. Anhand von Beispielen aus den Anwendungsbereichen Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft wird gezeigt, wie man im Einstiegsbild einer Anwendung mit Eingabehilfen und Benutzerparametern arbeitet. • In Kapitel 4 wird beschrieben, wie man mit bestimmten Anwendungen (Fachbegriff: Dialogtransaktionen) arbeitet, die zur Pflege von Stammund Bewegungsdaten dienen. • In Kapitel 5 wird Ihnen gezeigt, wie Sie aus den in R/3 gespeicherten Daten die Informationen, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz benötigen, selektieren und in übersichtlichen Listen am Bildschirm darstellen können. Hierzu verwenden Sie die sogenannten »Reports«.

15

Einleitung

• Besonders während der Einarbeitungsphase sind die ausführlichen Hilfeinformationen nützlich, die Sie innerhalb und außerhalb von R/3 am Bildschirm abrufen können. Wie das geht, wird in Kapitel 6 beschrieben. • In Kapitel 7 werden Sie ausführlich über die verschiedenen Varianten, Verfahren und Voreinstellungen informiert, die Ihnen von R/3 zum Ausdrucken angeboten werden. • Die Hintergrundverarbeitung (Batchverarbeitung), die Batch-Input-Verarbeitung zum Einspielen externer Daten, das Versenden von Kurznachrichten und der SAP Business Workflow sind die Themen des Kapitels 8. • Kapitel 9 macht Sie mit dem Berechtigungskonzept (zum Schutz vor unerlaubten Eingriffen) und dem Rollenkonzept von SAP R/3 (zum Zuweisen von Berechtigungen an Benutzer entsprechend ihrer Tätigkeiten und Aufgaben) bekannt.

Ausgewählte Lösungen und Anwendungen SAP R/3 ordnet sich in die mySAP Business Suite ein. Innerhalb von R/3 werden die drei großen Anwendungsbereiche Logistik, Rechnungswesen und Personalwirtschaft unterschieden. Jeder dieser drei Bereiche wird in einem eigenen Kapitel (Kapitel 10, 11 und 12) angesprochen, wobei auch praktische Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt werden. Kapitel 10 befasst sich mit ausgewählten Lösungen der mySAP Business Suite. Sie lernen zunächst die Logistik-Lösungen • mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM), • mySAP Supply Change Management (mySAP SCM), • mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM) und • mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) näher kennen. In Zusammenhang mit den Lösungen mySAP SRM bzw. mySAP CRM werden die SAP-Logistikkomponenten Materialwirtschaft und Vertrieb näher beschrieben. In diesem Kapitel erhalten Sie außerdem einen Überblick über die Lösungen mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) und mySAP Business Intelligence (mySAP BI). Kapitel 11 hat die Anwendungskomponente Rechnungswesen und deren Teilkomponenten Finanzwesen und Controlling zum Gegenstand. Kapitel 12 hat die Anwendungskomponente Personalwirtschaft mit den Teilkomponenten Personaladministration, -abrechnung, -zeitwirtschaft und -management zum Thema.

R/3-Einführungsprojekte Kapitel 13 wendet sich an alle, die mit einer SAP R/3-Einführung befasst sind, insbesondere auch an die Endanwender in der entsprechenden Fach-

16

abteilung. Von der Anforderungsanalyse bis zum Produktionsbeginn – dem Zeitpunkt, an dem Sie zum ersten Mal Buchungen in ein R/3-System eingeben – werden alle wesentlichen Themen dieser wichtigen Phase angesprochen.

R/3-Support Für ein System, das alle betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen unterstützt, ist es wichtig, dem Kunden einheitliche und internationale Support- und Serviceleistungen anzubieten. Bei eventuell auftretenden Problemen kann so auf einen schnellen und kompetenten Support zurückgegriffen werden. Was die SAP in diesem Zusammenhang anbietet, wird in Kapitel 14 beschrieben. Anhang Im Anhang werden für alle R/3-Applikationen ausführlich die Anwendungskomponenten aufgelistet.

Abweichende Bilder und Abläufe Wenn Sie mit diesem Buch an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten, vergessen Sie bitte nicht, dass R/3 immer firmenspezifisch angepasst wird. Das heißt, daß manche Menüs, Bildschirme oder Felder auf Ihrem Bildschirm in einer anderen Form oder möglicherweise überhaupt nicht angezeigt werden. Damit das System ordnungsgemäß und effizient arbeitet, ist es üblich und erforderlich, die Zugangsberechtigungen der einzelnen Mitarbeiter auf die Anwendungen zu beschränken, die sie für ihre Arbeit benötigen. Es kann daher durchaus vorkommen, dass einige Beispiele im Buch von Ihnen nicht nachvollzogen werden können. Der Grund dafür ist, dass Ihr Systemverwalter Ihnen für diesen Vorgang keine Berechtigung eingeräumt hat. In der Regel wird aber im Unternehmen ein Test- und Schulungssystem zur Verfügung gestellt, an dem Sie alle Funktionen ausprobieren können. Ein weiterer Grund für mögliche Abweichungen kann eine andere R/3-Version sein. Diesem Buch liegt die Version 4.7 zugrunde.

17

Kapitel 1 Einführung 1.1

Die SAP AG

21

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3

Die wichtigsten Produkte der SAP AG SAP R/2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise mySAP Business Suite

23 23 23 26

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

32

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

36

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1.6 1.6.1 1.6.2

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen Systemlandschaften und Mandantensysteme Organisationsstrukturen

41 41 43

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

46

1.8

Fragen

49

1.9

Lösungen

49

19

1

Einführung In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über • das Unternehmen SAP®, • seine wichtigsten Produkte, • die Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise®, • die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise, • die Client/Server-Komponenten von SAP R/3®, • Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen, • die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung. Mit der inhaltlichen Gestaltung dieses Buches tragen wir dem Wunsch vieler Leser Rechnung, SAP nicht nur zu verstehen und in der täglichen Praxis anzuwenden, sondern das erlernte Wissen auch bei der Durchführung von Tests auf den Prüfstand stellen zu können. Deshalb haben wir besonderen Wert auf die Darstellung derjenigen Themen gelegt, die bei der SAP-Anwenderzertifizierung geprüft werden. Mit diesem »SAP-Führerschein« hat SAP einen Qualitätsstandard geschaffen, auf dessen Basis ein Anwender, der die Zertifizierung erfolgreich abgelegt hat, das System nicht nur »irgendwie« kennt, sondern auch nachweislich in der täglichen Arbeit effektiv nutzen kann. Mit dem Bestehen der SAP-Anwenderzertifizierung weisen Sie nach, dass Sie • die SAP-Programmoberfläche perfekt bedienen können, • ausgewählte SAP-Konzepte verstehen, • eine effektive Kommunikation mit SAP-Experten über Ihre Anliegen führen können. Am Ende jedes Buchkapitels werden Fragen gestellt, deren Beantwortung wir Ihnen empfehlen. Mit Hilfe der anschließenden Lösungen können Sie dann Ihren Wissensstand überprüfen. Möge dieses Buch Ihnen sowohl bei der Aneignung neuen SAP-Wissens als auch bei der Anwendung bereits erworbenen Wissens in der täglichen Arbeit helfen.

1.1

Die SAP AG

SAP, dessen Buchstaben für »Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung« stehen, bezeichnet umgangssprachlich (je nach Kontext) sowohl die SAP AG als auch die Produkte SAP R/2® und SAP R/3 (einschließlich der Version SAP R/3 Enterprise).

1.1 Die SAP AG

21

1

Einführung

Die SAP AG ist mit deutlichem Abstand Deutschlands größtes und weltweit das drittgrößte unabhängige Softwareunternehmen. In der Wirtschaftsgeschichte der letzten Jahrzehnte gibt es nur wenige Firmen, die mit vergleichbarem Tempo zum Global Player wurden. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich die SAP AG sowohl auf dem deutschen als auch auf dem internationalen Markt der Softwarehersteller für betriebswirtschaftliche Anwendungssoftware zum Marktführer entwickelt. Die Erfolgsstory der SAP AG und ihrer Softwareprodukte soll nun anhand ausgewählter Daten und Ereignisse verdeutlicht werden.

Die SAP AG: Unternehmensdaten und -ereignisse Der Versuch, aktuelle Zahlen der SAP AG in einem Buch zu präsentieren, ist problematisch, gerade weil dieses Unternehmen ein so rasantes Entwicklungstempo vorlegt. Die Dynamik der genannten Marktprozesse, die auch und zu einem wesentlichen Teil von den SAP-Lösungen angetrieben werden, lassen einige Zahlen zur SAP AG und zu ihren Produkten schnell veralten. Doch betrachten wir zunächst die Firmengeschichte: • 1972: Gründung der Firma durch fünf ehemalige IBM-Mitarbeiter. • 1980: 50 der 100 größten deutschen Industrieunternehmen sind Kunde der SAP AG. • 1988: Die SAP AG wird börsennotierte Aktiengesellschaft. • 1992: Auslieferung des ersten SAP R/3-Releases. • 1993: Die Beschäftigtenzahl beträgt ca. 3.500 Mitarbeiter. • 1994: Über 2000 produktive R/3-Installationen und rund 1700 SAP R/2Kunden (Höchststand an R/2-Installationen). • 1995: Aufnahme in den Deutschen Aktienindex (DAX). • 1996: Entwicklung erster Branchenlösungen und Vorstellung von ASAP® (AcceleratedSAP) als Einführungsumgebung für R/3-Projekte. Das SAPRelease 3.1 wird internetfähig. • 1998: Ca. 19.000 Mitarbeiter sind für die SAP AG tätig. Neugestaltung der Oberfläche und des Handlings mit EnjoySAP®. • 1999: Vorstellung der E-Business-Plattform mySAP.com® (deren Weiterentwicklung heute mySAP Business Suite® heißt) als Gesamtpaket aus Lösungen und Service unter Einbindung des Internets. Weltweit über 24.000 Installationen und 5,11 Milliarden Euro Jahresumsatz. • 2000: Steigerung des Umsatzes auf 6,265 Mrd. Euro. • 2001: Ca. 23.000 Mitarbeiter sind im Unternehmen beschäftigt. • 2002: Auslieferung der aktuellen SAP R/3-Version SAP R/3 Enterprise an Pilotkunden. Der Umsatz beträgt 7,4 Milliarden Euro. • 2003: Die SAP AG hat mehr als 50.000 SAP-Installationen bei mehr als 18.000 Kunden in über 100 Ländern. SAP R/3 Enterprise ist für alle Kunden verfügbar.

22

1 Die Mitarbeiterzahl stieg in diesem Zeitraum auf über 28.000 an. SAP R/3 wird in mehr als 30 Sprachen gepflegt, darunter auch in Japanisch und Chinesisch. Neben dem sprachlichen Aspekt ist SAP auf die wichtigsten Währungen der Welt ausgerichtet. Die jüngsten Umsatzzahlen zeigen deutlich, dass der ostasiatische Raum nach den Vereinigten Staaten und Deutschland ein bedeutender Wirtschaftsraum für die Firma ist. Die aktuellen Umsatzzahlen der SAP AG belegen, dass der Abstand zu den Mitbewerbern größer wird. Diese Erfolgszahlen beruhen unter anderem darauf, dass SAP R/3 bei über 90 der 100 größten deutschen Industrieunternehmungen und bei mehr als der Hälfte der Fortune 500-Unternehmen (in den unterschiedlichsten Konfigurationen) angewendet wird.

1.2

Die wichtigsten Produkte der SAP AG

1.2.1 SAP R/2 Bereits seit 1979 gibt es das SAP R/2-System, dessen Anwendungsprogramme für Großrechnersysteme entwickelt wurden. 1994 gab es etwa 1700 R/2Installationen. Anfang des Jahres 2003 wurden jedoch nur noch 296 Installationen produktiv genutzt, d.h. ca. 1400 R/2- wurden durch R/3-Installationen ersetzt. Da SAP R/2 mittelfristig (durch die Bereitschaft der Unternehmen, auf R/3 umzusteigen) weiter an Bedeutung verlieren wird, gehen wir in den folgenden Ausführungen auf SAP R/2 nicht mehr ein.

1.2.2 SAP R/3 und SAP R/3 Enterprise Der Name SAP R/3 steht weltweit für das führende ERP-Produkt, das als integrierte, branchenneutrale Standardsoftware auf die Gestaltung aller unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Prozesse ausgerichtet ist. Das »R« in den Bezeichnungen SAP R/2 und SAP R/3 ist eine Abkürzung für Realtime (Echtzeit). Echtzeitverarbeitung bedeutet die sofortige Verbuchung und Aktualisierung der im Geschäftsprozess anfallenden Daten. Diese Daten stehen nach dem Speichern sofort allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereichen zur Verfügung (in SAP R/3 Enterprise – falls erforderlich – global) und können von weiteren Bearbeitern verwendet werden. Auf die Batchverarbeitung (Hintergrundverarbeitung, Stapelverarbeitung) als Gegenstück zur Echtzeitverarbeitung gehen wir in einem anderen Kapitel ein. Der aktuelle Release-Stand von SAP R/3 (nach SAP R/3 4.6C) ist SAP R/3 Enterprise.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

23

1

Einführung

SAP R/3 Enterprise enthält eine Reihe von Anwendungskomponenten (von komplexen Softwareobjekten), mit denen die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse eines Unternehmens ausführbar sind. Diese Prozesse werden in den Anwendungsbereichen Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen) realisiert, welche die betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen enthalten (vgl. Abb. 1.1).

Abbildung 1.1

Anwendungsbereiche von SAP R/3 mit betriebswirtschaftlichen Kernfunktionen

SAP R/3 Enterprise ist integraler Bestandteil der mySAP Business Suite (vgl. Abb. 1.2). Es zeichnet sich durch seine Internetfähigkeit und durch die konsequente Verknüpfung (Integration) mit allen anderen SAP-Produkten (Lösungen der mySAP Business Suite) sowie mit einer Vielzahl von NichtSAP-Produkten aus. Die meisten Lösungen der mySAP Business Suite, z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) und mySAP Human Resources (mySAP HR) oder einzelne Komponenten dieser Lösungen (mySAP Komponenten), benötigen aufgrund der Integration Anwendungskomponenten des SAP R/3 Enterprise-Systems. Ausnahmen sind z.B. mySAP CRM (mySAP Customer Relationship Management) und mySAP SRM (mySAP Supplier Relationship Management), die auch ohne SAP R/3 Enterprise lauffähig sind.

24

1

Abbildung 1.2

Lösungen und mySAP-Komponenten der mySAP Business Suite (© SAP AG)

Die Businessplattform mySAP Business Suite einschließlich des Systems SAP R/3 Enterprise wird in der Vollversion auf über 50 CDs ausgeliefert. Darin einbezogen sind 21 Branchenlösungen (z.B. mySAP Automotive, mySAP Engineering, Construction & Operations, mySAP Chemicals usw.), die durch branchenübergreifende Lösungen wie z.B. mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) oder mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) komplettiert werden. Als Gesamtpaket installiert würden damit über 30 GB Festplattenkapazität belegt. Nach der Installation eines SAP R/3-Systems ist im Normalfall noch umfangreiche Einrichtungsarbeit erforderlich, z.B. für • die Organisationsstruktur des Unternehmens, • die unternehmensspezifische Anpassung der Geschäftsprozesse, • die entsprechenden Stammdaten (z.B. Kundendaten, Materialstammdaten, Konditionen). Die Anpassung an die Bedürfnisse und Gegebenheiten des Kunden wird hauptsächlich mit Hilfe des Customizing vorgenommen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Transaktionen und Reports im R/3-System zu verändern oder neu zu entwickeln. Hierfür steht eine komfortable Entwicklungsumgebung zur Verfügung. Stellvertretend für eine ganze Reihe weiterer Aktivitäten, die für die Fertigstellung (vor der Produktivsetzung) des Systems noch durchzuführen sind, seien genannt

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

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1

Einführung

• die Übernahme der Altdaten eines Vorgängersystems, • die Gewährleistung der Sicherheit des Systems über ein Berechtigungskonzept. Wie Sie sehen, muss eine Vielzahl systemtechnischer und anwendungsbezogener Aspekte gepflegt werden, damit das SAP R/3-System den Unternehmensanforderungen entspricht und produktiv genutzt werden kann.

1.2.3 mySAP Business Suite Manchen ist der ältere Name mySAP.com eher bekannt als der neue Name mySAP Business Suite. Beide Namen stehen für eine umfassende Businessplattform, die eine Reihe von beispielhaften Lösungen enthält. Diese Lösungen versetzen Unternehmen aller Branchen in der Lage, die Geschäftsprozesse mit Hilfe des Internets abzuwickeln und sämtliche Geschäftsbeziehungen effizienter zu gestalten. Damit ist es einem Unternehmen möglich, die eigenen Abläufe – insbesondere die logistischen Prozesse unter Einbindung der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten – wesentlich zu beschleunigen und zu optimieren. Hauptgrund für die Namensänderung in mySAP Business Suite ist der Entschluss der SAP AG, unter die vor einigen Jahren ausgelöste »dot-com-Euphorie« einen Schlussstrich zu ziehen. Im Ernüchterungsprozess nach dem Börsenfieber der »dot-com-Ära« besannen sich die Unternehmen wieder auf die traditionellen betriebswirtschaftlichen Werte wie Produktivität, Kundenzufriedenheit, Effizienz und Rentabilität. Gleichzeitig wurden weitere Begriffe geändert. Der bekannte Unternehmensslogan »The best-run e-businesses run SAP« (ein Inbegriff für effizientes E-Business) wurde auf seine Kernbedeutung »The best-run businesses run SAP« zurückgeführt, weil Business ohne E-Business den Ansprüchen moderner Geschäftstätigkeit nicht mehr gerecht wird. Das schmälert aber keineswegs die (nach wie vor) wichtige Rolle des E-Business zur Wertschöpfung durch Umsatzsteigerung und Kostensenkung. Steigerung des Kundenservice, schnelle Umsetzung von Marketingstrategien und Online-Verkauf sind weiterhin treibende Elemente der Wertschöpfungskette. Die mySAP Business Suite zeichnet sich durch eine offene, flexible Architektur aus, die auch Systeme anderer Anbieter unterstützt. Die komplette Plattform mySAP Business Suite gliedert sich in einzelne unabhängige Lösungen, die nahtlos miteinander verknüpfbar sind und eine Fülle von Leistungsmerkmalen abdecken. Branchenübergreifenden Lösungen sind: • mySAP Customer Relationship Management® • mySAP Supply Chain Management®

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1 • mySAP Enterprise Portal® • mySAP Marketplace® • mySAP Business Intelligence® • mySAP Product Lifecycle Management® • mySAP Human Resources® • mySAP Financials® • mySAP Mobile Business® • mySAP Supplier Relationship Management® Außerdem zählen die technologische Integrations- und Applikationsplattform SAP NetWeaver® und die Lösungen für den Mittelstand zu den branchenübergreifenden Lösungen der mySAP Business Suite. Wir gehen hier auf beide Lösungen nicht näher ein.

mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM®) Ziel von mySAP CRM ist die Gestaltung von wertschöpfenden Beziehungen zwischen einem Unternehmen und seinen Geschäfts- und Endkunden. Mit dieser Lösung werden alle kundenbezogenen Prozesse innerhalb des gesamten Kundenbeziehungszyklus (von der Kundenakquisition mit der Erfüllung individueller Kundenwünsche über die Auftragsabwicklung bis hin zum Kundenservice) unterstützt. mySAP CRM hatte in 2002 einen Anteil von 21% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG.

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM®) mySAP Supply Chain Management zielt auf die komplette Vernetzung und Verwaltung aller Logistikketten des Unternehmens ab. Die unternehmensübergreifende Logistikabwicklung – von der Konzeption bis zur Bezugsquellenfindung, von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb – wird über die unternehmensübergreifende, schnelle Zusammenarbeit aller Beteiligten während des gesamten Produkt- und/oder Servicelebenszyklus realisiert. Durch die konsequente Einbindung aller Prozessbeteiligten (Kunden, Zulieferer und Partner) werden die Verkaufzahlen gesteigert, der Kundenservice optimiert und Kosteneinsparungen über alle Unternehmensabläufe hinweg erzielt. mySAP SCM hatte in 2002 einen Anteil von 20% am gesamten Softwareumsatz der SAP AG. Diese Lösung wird weltweit bei 5200 Kunden eingesetzt.

mySAP Enterprise Portal (mySAP EP®; ehemals mySAP Workplace®) Diese Portallösung wird von SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet. Ihre Aufgabe es ist, sämtliche Informationen – wie SAP-Anwendungsprogramme, Datenbanken, Nicht-SAP-Lösungen, Internetinformationen und gespeicherte Dokumente – dem Benutzer in übersichtlicher Form zur Verfü-

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

27

1

Einführung

gung zu stellen. Durch Zugriff über einen Web-Browser oder über mobile Geräte kann der Anwender auf wichtige rollenspezifische (d.h. seiner Rolle im Unternehmen entsprechende) Informationen innerhalb der Logistikkette zugreifen und darauf reagieren. Der Bearbeiter ist so in der Lage, unabhängig von Zeit, Ort und jeweiligem Rechner alle für seinen Bearbeitungsprozess erforderlichen Informationen (die aus verschieden Datenquellen stammen können) aufzurufen, auszuwerten und die so bearbeiteten Informationen für weitere Aufgaben bereitzustellen. Die SAP AG hat für die Anwender ihrer Produkte entsprechende Rollen vorbereitet. Diese Rollen steuern, auf welche Informationen der Benutzer zugreifen darf. Auf diese Weise werden die Funktionen aufgabenspezifisch zur Verfügung gestellt.

mySAP Marketplace Die Lösung mySAP Marketplace dient der effizienten Abwicklung von Geschäften mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Mit ihr werden virtuelle Marktplätze (Marktplätze im Internet) verfügbar, über welche die beteiligten Unternehmen ihren Einkauf, Verkauf und unternehmensübergreifende Geschäfte abwickeln. Sie können so ihre Wettbewerbsfähigkeit positiv beeinflussen. SAPMarkets®, eine Tochtergesellschaft der SAP AG mit Sitz in Silicon Valley stellt die Marktplatzlösungen der SAP bereit. Diese Marktplatzlösungen werden weltweit bei mehr als 1200 Unternehmen eingesetzt.

mySAP Business Intelligence (mySAP BI®) Das Lösungspaket mySAP Business Intelligence (mySAP BI) besteht aus den branchenübergreifenden Lösungen mySAP Business Information Warehouse (SAP BW) und mySAP Knowledge Warehouse (SAP KW). Diese Lösungen können unabhängig voneinander eingesetzt werden. Von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht nur die schnelle und effiziente Beschaffung von Informationen, sondern auch deren Analyse, Bewertung und anschließende Umsetzung in wertschöpfende Entscheidungen und Aktivitäten. Die Lösung mySAP Business Information Warehouse stellt die komplette Funktionalität eines Data Warehouse bereit. Sie wird zur Messung, Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen, aber auch (in der Kombination mit Early Warning-Systemen) für Problemlösungsstrategien genutzt. Die Lösung mySAP Knowledge Warehouse ist ebenfalls eine Data Warehouse-Lösung. Sie stellt eine integrierte Umgebung für das Erstellen, Übersetzen, Präsentieren, Verteilen und Verwalten von Multimedia-Inhalten bereit (»Autorenwerkzeug«). Darüber hinaus ermöglicht sie es, die Online-Dokumentation der SAP-Bibliothek zu nutzen und zu ändern und so maßgeschneiderte Online-Hilfe für betriebliche SAP R/3-Systeme bereitzustellen.

28

1 mySAP Product Lifecycle Management (mySAP PLM®) Mit mySAP Product Lifecycle Management wird dem Benutzer eine Lösung offeriert, die ihm einen Gesamtüberblick über alle produktbezogenen Geschäftsprozesse vermittelt. Sie unterstützt Unternehmen beim Prozess der Umsetzung einer Produktidee zur angestrebten schnellen Marktreife des Produktes. Das betrifft die nicht nur die Unterstützung in den Bereichen Entwurf, Konstruktion, Produktion und Änderungswesen, sondern auch die Wartungs- und Instandhaltungsprozesse. Gleichzeitig wird die Verwaltung technischer Anlagen ermöglicht und der gesamte Produkt- und Anlagenlebenszyklus reflektiert.

mySAP Human Resources (mySAP HR®) mySAP HR stellt Sachbearbeitern und Führungskräften der Personaladministration wesentliche Funktionen für die Personalverwaltung zur Verfügung. Über rollenspezifische Portale stellt mySAP HR wichtige Informationen für analytische Auswertungen und strategische Entscheidungen bereit und unterstützt die Kernfunktionen des HR (Personaladministration, Personalabrechnung, Organisationsmanagement, Zeitwirtschaft und gesetzliches Reporting).

mySAP Financials mySAP Financials ist ausgerichtet auf die effiziente Verarbeitung und Analyse der Finanz- und Unternehmensdaten und hilft Unternehmen bei der Abwicklung von Finanztransaktionen. Das betrifft die Budgetierung, Konsolidierung, das Forderungsmanagement und die Finanzierungen sowie die Zahlungsprozesse. Darüber hinaus hat SAP moderne Zahlungs-, Abrechnungs- und Finanzierungsmodelle integriert. Durch leistungsstarke Finanzund Geschäftsanalysen wird die Unternehmensleitung bei der strategischen Entscheidungsfindung unterstützt.

mySAP Mobile Business Mit mySAP Mobile Business sind Unternehmen in der Lage, bisherige Mobilitätsschranken der Informationstechnologie (starre Netzwerke, Anwendungsprogramme nur über PC/Desktop) zu überwinden. Durch mobile Geschäftsanwendungen bzw. mobile Portale sind Geschäftsabwicklungen mit mobilem Charakter möglich geworden, die eine neue und höhere Servicequalität zur Folge haben.

mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM®) Diese Lösung ist auf alle Geschäftsprozesse ausgerichtet, die zur Evaluierung sowie An- und Einbindung von Lieferanten benötigt werden. Schlüsselaufgaben dieser Lösung sind die intensive Überwachung und Gegenüberstellung von Lieferantenbeziehungen, die Ermittlung und Bewertung neuer Lieferanten, elektronische Such- und Ausschreibungsfunktionen, Unterstützung bei Verhandlungen mit Lieferanten u.a.

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

29

1

Einführung

Infrastruktur und Services Die mySAP Business Suite wird durch mySAP Technology®, eine offene und sichere Integrationsarchitektur unterstützt, mit der unternehmensweite flexible Business-Lösungen geschaffen und betrieben werden können. Diese neue internet- und serviceorientierte Plattform ist sowohl für gegenwärtige als auch für zukünftige R/3-Lösungen konzipiert. Sie ermöglicht aufgrund ihrer offenen Architektur die Einbindung einer Vielzahl heterogener Komponenten und Technologien und öffnet den Zugang zu einem breiten Spektrum von Services unterschiedlicher Anbieter. Diese Services können unkompliziert entwickelt bzw. kombiniert und dem Anwender zugänglich gemacht werden. Mit Hilfe dieser hochmodernen Plattform ist es möglich, sowohl auf der administrativen Seite der IT-Systeme mit offenen Protokollen (WBEM, CIM) als auch bei der Anwendungsintegration mit verschiedenen Standards (Verzeichnis, XML, Webservice) unter Einbeziehung der offenen Java-Plattform einzelne Services umzugestalten, weiterzuentwickeln bzw. anzupassen. Dabei müssen andere Services nicht verändert werden. Das auch aufgrund dieser technischen Aspekte notwendige und in den letzten Jahren überdurchschnittlich gewachsene hohe Sicherheitsbedürfnis der Unternehmen resultiert vorwiegend aus den Erfordernissen einer unternehmensübergreifenden Gestaltung von Geschäftsszenarien in einem sich stetig entwickelnden globalen Wirtschaftsumfeld. Neben der systemtechnischen Absicherung ist die Sicherheit über das Berechtigungskonzept sowie die Benutzer- und Rollenverwaltung des SAP Web Application Servers bei allen betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogrammen gewährleistet. Durch die Schaffung von Schnittstellen zu Microsoft.NET® und die Einbindung der Java-Plattform hat SAP seine Infrastruktur erweitert und für künftige betriebswirtschaftliche Lösungen über das bisherige SAP-Umfeld hinaus geöffnet.

Branchenlösungen Branchenlösungen gewährleisten die Anpassung an besonderen Anforderungen einzelner Wirtschaftszweige (vgl. Abb. 1.3). Gegenwärtig werden folgende Branchenlösungen angeboten: • mySAP Aerospace & Defense® • mySAP Automotive® • mySAP Banking® • mySAP Chemicals® • mySAP Consumer Products® • mySAP Financial Service Provider®

30

1 • mySAP Engineering, Construction & Operations® • mySAP Healthcare® • mySAP Higher Education & Research® • mySAP High Tech® • mySAP Industrial Machinery & Components® • mySAP Insurance® • mySAP Media® • mySAP Mill Products® • mySAP Mining® • mySAP Oil & Gas® • mySAP Pharmaceuticals® • mySAP Public Sector® • mySAP Retail® • mySAP Service Providers® • mySAP Telecommunications® • mySAP Utilities®

Abbildung 1.3

Branchenlösungen und branchenübergreifende Lösungen (© SAP AG)

1.2 Die wichtigsten Produkte der SAP AG

31

1

Einführung

Lösungsportfolio Mit diesem Lösungsportfolio werden über die Integration von Anwendern, Prozessen und Daten die Voraussetzungen für eine komplexe Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden, Zulieferern und Partnern geschaffen. Dies geschieht sowohl innerhalb der Unternehmen als auch unternehmensübergreifend. Unter Verwendung privater und öffentlicher Handelsplattformen werden genau die Informationen und Anwendungsprogramme zur Verfügung gestellt, die für die anstehenden Prozesse notwendig sind. Dabei spielen Sicherheitsfragen nach wie vor eine zentrale Rolle. Die Vorteile der mySAP Business Suite liegen klar auf der Hand: Schnelle Reaktion auf sich anbahnende bzw. durchzuführende Geschäfte, Beschleunigung des gesamten Geschäftsablaufes, Kostenreduzierung, Steigerung der Kundenzufriedenheit und verbesserte Möglichkeiten der langfristigen Kundenbindung sind Aspekte, die für den Einsatz dieser Businessplattform sprechen.

1.3

Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

Langfristige Ausrichtung Die SAP AG, Europas größter Softwareproduzent, der in der Welt nach Microsoft und Oracle Platz drei der Softwareanbieter einnimmt, ist mit ihren beeindruckenden Ressourcen für Forschung und Entwicklung (gegenwärtig mehr als 7.500 Mitarbeiter in diesem Bereich) die treibende Kraft bei der Entwicklung von ERP-Lösungen. Die seit Bestehen des Unternehmens ausgeprägt nahe Markt- und Kundenorientierung, aus der eine Vielzahl richtungsweisender Gesamtlösungen resultiert, hat die SAP AG zum Marktführer für betriebswirtschaftliche Produkte werden lassen. Selbst in Zeiten kränkelnder Unternehmensbilanzen und schlechter Wirtschaftsprognosen zeigt sich die SAP AG als finanziell starkes und gesundes Unternehmen.

Internationalität Mit Hilfe von SAP R/3 Enterprise können weltweit agierende und multinationale Konzerne ihre komplexen betrieblichen Strukturen (z.B. verschiedene Landesgesellschaften) und betriebswirtschaftlichen Abläufe abbilden. Damit ist es möglich, in einem einzigen Softwaresystem komplette länderübergreifende Geschäftsvorgänge darzustellen. Gerade diese Internationalität der R/3-Software bestimmte entscheidend die Verkaufserfolge der letzten Jahre im Ausland. Trotz starker Konkurrenz von Oracle im amerikanischen Wirtschaftsraum liegen die Umsatzzahlen der SAP in den USA weit über denen in Deutschland. Aus der Sicht des Lizenzumsatzes ist SAP zum größten Anbieter von Business-Software in der USA geworden. Selbst die Zuwachsraten in Japan (ca. 22% im Jahr 2002) übertreffen mittlerweile die des deutschen Marktes.

32

1 Anforderungen, die an solche Systeme gestellt werden, sind u.a. die sprachliche Vielfalt und die Möglichkeit, mit verschiedenen Währungen arbeiten zu können sowie über den neuesten Stand gesetzlicher Änderungen (z.B. im steuerlichen und personalrechtlichen Bereich) zu verfügen. Diese Anforderungen werden von SAP R/3 Enterprise nicht nur erfüllt, sondern auch richtungsweisend beeinflusst. Darüber hinaus stellt der internationale Einsatz weitere Anforderungen: • Komplette Abbildung von Konzernstrukturen einschließlich unternehmensübergreifender Geschäftsabläufe im Rahmen der Planung und Abwicklung von internationalen Geschäften • Unterstützung verschiedener Sprachen und landesspezifischer Datumsformate • Einbindung verschiedener Kontenpläne • Berücksichtigung des nationalen Steuerrechts, steuerlicher Besonderheiten für die Rechnungsprüfung, des landesspezifischen Berichtswesens im Rechnungswesen und der unterschiedlichen länderbezogenen Verfahren der Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Personalwirtschaft • Verschiedene nationale Rechtsvorschriften in der Logistik, z.B. Lagerhaltung, Gefahrgutabwicklung etc. • Einbindung kollaborativer Technologien

Branchenneutralität von SAP R/3 und Branchenlösungen SAP R/3 bezeichnet eine branchenneutrale (branchenunabhängige) Standardsoftware, die in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt wird. Darüber hinaus gibt es seit Mitte der 90er Jahre eine Reihe von Branchenlösungen, die ausgehend vom SAP R/3-Standardsystem entwickelt wurden. In diesen Branchenlösungen wurde die Funktionalität der Standardsysteme ergänzt und auf die Erfordernisse verschiedener Wirtschaftzweige (Branchen) zugeschnitten. Die zusätzlichen branchenspezifischen Funktionen dieser Lösungen werden in bereits vorkonfigurierten Varianten ausgeliefert sowie implementiert und verkürzen so die Einführungszeit der SAP-Software. Durch die flexiblen Möglichkeiten der Anpassung der SAP R/3-Standardsoftware über das Customizing oder – als weitere Möglichkeit – durch den Einsatz einer speziellen Branchenlösung (»Industry Solution«), die ebenfalls mit dem Customizing weiter angepasst werden kann, wird so eine auf den Kunden und auf die jeweilige Branche genau angepasste Unternehmenslösung erstellt. Der weltweit vorhandene Erfahrungsschatz bei der Implementierung von SAP-Standardsoftware und Branchenlösungen sowie das damit verbundene Know-how im Business Consulting einschließlich des umfassenden Service kommen dabei den Kunden zugute.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

33

1

Einführung

Funktionalität Mit der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einschließlich der Beziehungen zu anderen Partnern abzubilden. Aufgrund ihrer Größe bzw. Komplexität kann die Funktionalität in diesem Buch nur angedeutet werden. Die Vielfalt des SAP-Systems kommt in seinen Anwendungskomponenten innerhalb der Anwendungsbereiche zum Ausdruck. Beeinflusst durch das Internetzeitalter und die erweiterten Ansprüche der New Economy ist diese Vielfalt beträchtlich erweitert worden. Dafür steht die Plattform mySAP Business Suite als Gesamtpaket aus Lösungen und Services unter Einbindung des Internets.

Integration Unter den Bedingungen der heutigen Ökonomie erweist sich das altbewährte Prinzip der Integration als der entscheidende Garant für wirtschaftliche Erfolge. SAP R/3 Enterprise als voll integrierte Software realisiert über die einfache Datenhaltung (in einem einzigen DV-System) die Organisation der Informationsflüsse. Das heißt, dass Daten und Informationen unterschiedlich strukturierter Geschäftsabläufe innerhalb des jeweiligen Unternehmens und zwischen verschiedenen Unternehmen nahtlos und benutzerfreundlich integriert werden. Gleichzeitig ist auch die Integration verschiedener elektronischer Marktplätze möglich. Durch dieses Vorgehen ist gewährleistet, dass alle am jeweiligen Geschäftsprozess Beteiligten (Partner, Kunden, Mitarbeiter), in Abhängigkeit von ihrer Berechtigung auf die benötigten Daten und Informationen zugreifen können. Unabhängig von der Größe der Unternehmen sind durch den hohen Integrationsgrad der Anwendungskomponenten (mit ihrer unübertroffenen Funktionsvielfalt) eine hohe Effizienz und eine beispiellose Skalierbarkeit erreichbar. Letztere zeigt sich in der Möglichkeit, dass mit Hilfe mehrerer plattformunabhängiger Server Tausende von Systembenutzern von jedem beliebigen Gerät aus gleichzeitig auf das Portal und damit auf wichtige rollenspezifische Informationen zugreifen können.

Moderne Programmoberfläche Die SAP R/3-Programmoberfläche mit ihren Elementen Bildaufbau, Bedienregeln, Tastenbelegung, Mausaktionen etc. entspricht weitgehend der von Microsoft Windows. An fast jeder Stelle des Systems gelten die gleichen Regeln zur Bedienung der Oberfläche, ob im Rechnungswesen, in der Logistik oder im Personalwesen. In der betrieblichen Praxis bringt das den Vorteil, dass bei Umstrukturierungen bzw. Tätigkeitswechseln die davon betroffenen Mitarbeiter in ihrem neuen Umfeld nur auf die fachlich neuen Aspekte eingewiesen bzw. geschult werden müssen, da die Programmoberfläche gleich bleibt.

34

1

Abbildung 1.4

Nahtlos integrierte Infrastruktur (© SAP AG)

Die Programmoberfläche wird kontinuierlich seit dem R/3-Release 4.0 durch weitere Elemente verbessert. Zu nennen wären hier viele neue standardisierte Drucktasten (Symbole, Icons), zusätzliche Tabellenfunktionen (TableControls), Einbindung der Ampeltechnik und seit dem Release 4.6 die Einbindung des SAP Easy Access sowie die durchgängige Anwendung der Registerkartentechnik zur besseren Übersichtlichkeit der (Dialog-)Transaktionen.

Anpassungsfähigkeit durch Customizing Mit dem Customizing wird die ausgelieferte SAP-Software den spezifischen betriebswirtschaftlichen und technischen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Damit kann aber auch eine Erweiterung der SAP-Funktionalität verbunden sein. Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen deckt jedoch die meisten Anforderungen ab. Im Vertriebsprozess werden so z.B. verschiedene Belegarten für Verkauf, Versand und Fakturierung gepflegt und spezielle Versandtexte im System hinterlegt. Über die Konditionstechnik stellt man unterschiedliche Findungsprozesse ein, wie z.B. Materialfindung, Preisfindung, Textfindung, Nachrichtenfindung etc.

1.3 Leistungsmerkmale von SAP R/3 Enterprise

35

1

Einführung

Gleichzeitig besteht durch das Customizing die Möglichkeit, strukturelle Wandlungen des Unternehmens bzw. der technischen Umgebung des SAPSystems schnell, kostengünstig und sicher abzubilden.

1.4

Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

Module, Softwarekomponenten und Anwendungskomponenten Die große »Öffnung« der SAP-Produkte zum Internet und zu den Produkten anderer Hersteller ist mit den Begriffen »mySAP.com« und »mySAP Business Suite« verbunden. Damit einher ging nicht nur ein gewaltiges Wachstum der SAP-Softwareproduktion, sondern es wurden auch grundlegende Konzepte und Begriffe neu konzipiert. In SAP R/3 Enterprise tritt der flexible und weitreichende Begriff »Anwendungskomponente« an die Stelle des (für andere R/3-Releases immer noch gültigen) Begriffs »Modul«. (Zeitweise wurde der Begriff »Hauptkomponente« verwendet. Er ist jedoch nicht im Glossar der SAP-Bibliothek von SAP R/3 Enterprise enthalten.) Eine Softwarekomponente von SAP R/3 Enterprise beschreibt eine Menge von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Anwendungskomponenten sind Softwareobjekte einer Softwarekomponente. Sie sind wiederverwendbare Bausteine aus der Sicht der Softwareproduktion und enthalten die betriebswirtschaftlichen Anwendungsprogramme. Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise sind hierarchisch gegliedert (Komponentenhierarchie). Anhand der Komponentenhierarchie wählt der Kunde diejenigen Komponenten aus, die er installieren möchte. Davon ausgehend generiert das Projektteam zur Einführung von SAP R/3 Enterprise einen unternehmensspezifischen Einführungsleitfaden und einen projektspezifischen Leitfaden mit allen Installationsaktivitäten für die ausgewählten Anwendungskomponenten. An der Struktur der Komponentenhierarchie orientieren sich weitere Strukturen innerhalb von SAP R/3 Enterprise: • das Anwendungsmenü (SAP-Menü) • der Einführungsleitfaden (Implementation Guide, IMG) • die Systeme zur Verwaltung von Meldungen und Hinweisen • die Kurzzeichen der Anwendungskomponenten Jede Anwendungskomponente ist eindeutig über ihr Kurzzeichen, das auf ihrer englischen Bezeichnung beruht, identifizierbar.

36

1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche Wie bereits erläutert, gliedert sich SAP R/3 in die Anwendungsbereiche Rechnungswesen, Logistik und Personalwirtschaft (Personalwesen), welche in ihrer Gesamtheit die wesentlichen betriebswirtschaftlichen Abläufe und Vorgänge widerspiegeln. Tabelle 1.1 enthält einige Anwendungskomponenten dieser Anwendungsbereiche nebst Kurzzeichen.

Anwendungsbereich

Anwendungskomponente (deutsche Bezeichnung)

Anwendungskomponente (englische Bezeichnung)

Kurzzeichen

Rechnungswesen

Finanzwesen

Financial Accounting

FI

Rechnungswesen

Treasury

Treasury

TR

Rechnungswesen

Investitionsmanagement

Capital Investment Management

IM

Rechnungswesen

Controlling

Controlling

CO

Rechnungswesen

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC

Logistik

Vertrieb

Sales and Distribution

SD

Logistik

Materialwirtschaft

Materials Management

MM

Logistik

Logistics Execution

Logistics Execution

LE

Logistik

Qualitätsmanagement

Quality Management

QM

Logistik

Instandhaltung

Plant Maintenance

PM

Logistik

Kundenservice

Customer Service

CS

Logistik

Produktionsplanung und -steuerung

Production Planning and Control

PP

Logistik

Projekt-System

Project System

PS

Logistik

Umweltmanagement

Environment Management

EHS

Personalwesen

Personalmanagement

Personnel Management

PA

Personalwesen

Personalzeitwirtschaft

Personnel Time Management

PT

Personalwesen

Personalabrechnung

Payroll

PY

Personalwesen

Veranstaltungsmanagement

Training and Event Management

PE

Tabelle 1.1 Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche von SAP R/3 Enterprise

(Auswahl)

1.4 Die Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise

37

1

Einführung

Anwendungskomponenten des Finanzwesens Innerhalb der Komponentenhierarchie gliedert sich z.B. das Finanzwesen in eine Reihe von Anwendungskomponenten, die selbst wieder in weitere Anwendungskomponenten untergliedert sind usw. (vgl. Tabelle 1.2).

Kurzzeichen der Anwendungskomponente des Finanzwesens

Bezeichnung deutsch / Bezeichnung englisch

Weitere Untergliederung dieser Anwendungskomponente

FI-GL

Hauptbuchhaltung/ General Ledger

Hauptbuch mit Sachkonten, Geschäftsbereichs-, Währungsbuchhaltung, Konsolidierungsvorbereitung

FI-AR

Debitorenbuchhaltung/ Accounts Receivable

Buchhaltung für Debitoren (Kunden), Kundenkreditmanagement, Warenkreditversicherung, Reklamationsverarbeitung

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung/ Accounts Payable

Buchhaltung für Kreditoren (Lieferanten)

FI-AA

Anlagenbuchhaltung/ Asset Accounting

Buchhaltung für Anlagen, Anlagenbewertung, Leasingabwicklung, Konsolidierungsvorbereitung

Tabelle 1.2 Anwendungskomponenten des Finanzwesens (Auswahl)

Begriffsvielfalt und Begriffsverwendung Wer sich als Anwender zum erstenmal mit SAP R/3 befasst, gewinnt nach kurzer Zeit den Eindruck, dass er nicht nur ein neues DV-System, sondern auch eine neue Sprache kennen lernt. Diese Sprache ist komplex, da SAP R/3 komplex ist. Der SAP-Sprachgebrauch lebt und entwickelt sich weiter, da SAP R/3 angewendet und weiterentwickelt wird. Vor allem in den letzten Jahren hat sich die Anzahl neuer Begriffe innerhalb von SAP R/3 und im SAPUmfeld beträchtlich erhöht. Es ist nicht immer leicht, sich mit R/3-Begriffen zu verständigen. Manchmal sind Begriffe unmittelbar an bestimmte Releasestände von SAP R/3 gebunden und diese Begriffe sind im nächsten Release nicht mehr relevant. Einige Begriffe werden aus der Sicht bestimmter Anwendungskomponenten verwendet, und es ist möglich, dass für den gleichen Sachverhalt in einer anderen Anwendungskomponente ein anderer Begriff verwendet wird.

38

1 Eine weitere Schwierigkeit kann für einen SAP-Erstanwender darin bestehen, dass ein Sachverhalt in der SAP-Terminologie anders als in seiner betrieblichen Praxis bezeichnet wird. Ein typisches Beispiel hierfür ist der im SAP-Sprachgebrauch eingebürgerte Begriff »Bankschlüssel«, wofür jeder Buchhalter bisher den Begriff »Bankleitzahl« verwendet hat. Allerdings sollte man zugestehen, dass einige betriebswirtschaftliche und DV-Begriffe auch von Professor zu Professor und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich geprägt bzw. verwendet werden. Es gibt also auch in den SAP-Dokumentationen Mehrfachbenennungen für ein und denselben Sachverhalt. Ein Grund hierfür ist, dass keine starren Begriffskonventionen vorliegen, obwohl die SAP AG mit ihrem »One-VoiceHandbuch« den Versuch unternahm, die Terminologie zu vereinheitlichen. In allen diesen Fallen wird hier (in diesem Buch) der Versuch unternommen, zu jedem Sachverhalt einen geeigneten und häufig verwendeten Begriff auszuwählen (mit Fokus auf den Sprachgebrauch der Herstellerunterlagen), passend zu erläutern (für SAP-Endanwender und Quereinsteiger mit PCKenntnissen/Desktop-Kenntnissen) und durchgehend zu benutzen. Synonym verwendete Begriffe werden in Klammern angegeben.

1.5

Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

Client/Server-Architektur Ein Client/Server-System (ein System mit Client/Server-Architektur) ist ein Informationssystem, das in bestimmter Weise in Komponenten aufgeteilt ist. Eine Server-Komponente stellt dabei den anderen Komponenten des Systems Dienste zur Verfügung. Komponenten, die diese Dienste in Anspruch nehmen, werden als Clients bezeichnet. Server-Komponenten können ihrerseits auch Dienste von anderen Komponenten in Anspruch nehmen. Allgemeiner gesagt, kann jede Komponente sowohl als Server wie auch als Client anderer Komponenten auftreten. Client/Server-Architekturen sind somit keine starren Gebilde. SAP R/3 ist ein mehrstufiges Client/Server-System. Abbildung 1.5 stellt dar, wie gleichartige Client/Server-Komponenten zu Schichten (Stufen) zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung zu Schichten hat zunächst nichts mit der Aufteilung der Software auf die Hardware zu tun. So sind die Extremfälle möglich, dass alle Schichten auf einem einzigen Rechner installiert sind (Zentralsystem/ zentrales System, z.B. als Demo-System) oder jede Schicht mindestens einen eigenen Rechner hat.

1.5 Die Client/Server-Komponenten von SAP R/3

39

1

Einführung

Abbildung 1.5

Schichten von SAP R/3 (© SAP AG)

Präsentationsschicht Die Präsentationsschicht ist die Kommunikationsschnittstelle zwischen SAP R/3 und den Anwendern. Ihre Client/Server-Komponenten heißen SAP GUI (SAP Graphical User Interface). Ein SAP GUI erzeugt die grafische Oberfläche (z.B. auf Ihrem PC/Desktop), mit deren Hilfe sich SAP R/3 bedienen lässt. Es bereitet die Daten auf und stellt sie dem Benutzer auf dem Bildschirm zur Verfügung. In umgekehrter Richtung leitet es Benutzeraktionen (wie Eingaben, Mausbewegungen und Mausklicks) an die Anwendungsprogramme weiter.

Applikationsschicht Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur ist aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem. Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine Reihe von Workprozessen (= Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamtheit die »R/3-Applikation« bilden. Der Messageserver dient zur Kommunikation zwischen den Applikationsservern. Die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) stellt mittels der Workprozesse die eigentliche Funktionalität einer (z.B. betriebswirtschaftlichen) Anwendung zur Verfügung und reicht ihre Dienste an die Präsentationsschicht weiter:

40

1 • R/3-Anwendungsprogramme werden in der SAP-eigenen Programmiersprache ABAP (Advanced Business Application Programming) erstellt und laufen in der Applikationsschicht • ABAP-Programme kommunizieren mit dem Datenbank-ManagementSystem (RDBMS) der zentralen (relationalen) Datenbank sowie mit den grafischen Benutzerschnittstellen (SAP GUI) der Präsentationsschicht

Datenbankschicht Die Datenbankschicht besteht aus einem einzigen zentralen Datenbanksystem, in dem alle Daten des SAP R/3-Systems verwaltet werden. Seine Komponenten sind das Datenbank-Management-System und die eigentliche Datenbank mit dem Datenbestand. SAP R/3 kann mit Datenbanksystemen verschiedener Hersteller betrieben werden. Für die Datenhaltung ist der Datenbankserver verantwortlich. Er speichert alle Datenbanktabellen im Datenbanksystem und stellt sie der Applikationsschicht zur Verfügung.

1.6

Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

1.6.1 Systemlandschaften und Mandantensysteme SAP-Systeme sind Mandantensysteme. Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jedes R/3-System kann mehrere (genauer: bis zu 1000) Mandanten enthalten. Das Mandantenkonzept ermöglicht es, mehrere juristisch (handelsrechtlich) und organisatorisch eigenständige Unternehmen in einem einzigen SAP R/3System zu betreiben, z.B. • die Mandanten der Unternehmen eines Konzerns innerhalb eines R/3Systems dieses Konzerns oder • eine Vielzahl von Mandanten für die Kunden eines Application Service Providers (ASP) innerhalb eines R/3-Systems dieses Providers. Ausnahmen bilden die Komponenten SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Knowledge Warehouse (SAP KW) der Lösung mySAP Business Intelligence (mySAP BI). In ihnen wird jeweils nur ein Mandant genutzt. Wenn sich ein Benutzer an ein R/3-System anmeldet, so meldet er sich immer in einem bestimmten Mandanten dieses Systems an. Normalerweise kann er mit dieser Anmeldung (aufgrund der damit verbundenen Rechte im R/3-System) nur mit Anwendungsdaten des betreffenden Mandanten arbeiten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

41

1

Einführung

Es gibt jedoch Arbeitsaufgaben in R/3-Systemen, die mandantenübergreifend sind. Dazu zählen vor allem Customizingaufgaben (mit mandantenübergreifenden Einstellungen, z.B. die Modellierung der Struktur eines Unternehmens mit Hilfe von Organisationselementen) und Entwicklungsaufgaben (z.B. die Entwicklung von Programmobjekten – etwa Reports – in der ABAP Workbench) sowie der Test dieser Einstellungen und Objekte. Allgemeiner ausgedrückt handelt es sich hierbei um Einführungsaufgaben (bei der Einführung eines SAP-Systems) und Wartungsaufgaben. Wenn man Customizing-, Entwicklungs- und Testaufgaben im gleichen SAP R/3-System wie den Produktivbetrieb durchführt, so kann es hierdurch zu (teilweise erheblichen) Störungen des Produktivbetriebs kommen. Um dieser Gefahr zu begegnen, empfiehlt es sich, diese Aufgaben (und evtl. weitere Aufgaben, wie z.B. Trainingsaufgaben) mit einer gewissen »Entfernung« vom Produktivmandanten durchzuführen. Zunächst sollten andere Mandanten für diese Aufgaben gewählt werden. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass jeder weitere Mandant zusätzliche Systemressourcen (des Hauptspeichers und der Datenbank) benötigt und der administrative Aufwand größer wird. • Customizing-Mandant Customizing- und Entwicklungsarbeiten (in der ABAP Workbench) sollten in einem Customizing- und Entwicklungsmandanten (kurz: CustomizingMandant) durchgeführt werden. Für ihn ist die Abkürzung CUST üblich. • Qualitätssicherungsmandant Tests (z.B. Integrationstests mehrerer verschiedener Anwendungskomponenten) sollten in einem Qualitätssicherungsmandanten durchgeführt werden. Für diesen Mandanten ist die Abkürzung QTST üblich. • Produktivmandant Der separate Mandant für die produktive Nutzung des SAP-Systems heißt Produktivmandant. Für ihn ist die Abkürzung PROD üblich. Bei größeren Einführungs- oder Wartungsaufgaben empfiehlt die SAP AG, diese Aufgaben in einem oder mehreren anderen SAP-Systemen durchzuführen und die Ergebnisse der Arbeit (z.B. Einstellungen und/oder Objekte) zwischen den SAP-Systemen zu transportieren. Als Werkzeuge stehen hier vor allem der Client-Copy (Mandantenkopie) und das Change and Transportsystem (CTS) zur Verfügung. So kommt es – je nach Vielfalt der Arbeitsaufgaben und nach Größe des Konzerns/Unternehmens sowie ggf. seiner Partnerunternehmen – zu mehr oder weniger komplexen Systemlandschaften. Eine Systemlandschaft besteht aus SAP-Systemen, die durch Transportwege (für den Einführungs- und Wartungsprozess) miteinander verbunden sind.

42

1 3-Systemlandschaft Sie besteht aus drei SAP-Systemen, wobei jeder der genannten Mandanten (CUST, QTST und PROD) in einem eigenen SAP-System enthalten ist. Änderungen an Customizingeinstellungen und Objekten der ABAP Workbench werden ausschließlich im Customizing-Mandanten CUST durchgeführt und nach Freigabe der zugehörigen Änderungsaufträge in den Qualitätssicherungsmandanten QTST transportiert. Nach erfolgreichem Test werden die Änderungsaufträge von dort in den Produktivmandanten PROD transportiert.

2-Systemlandschaft Sie besteht aus zwei SAP-Systemen, wobei die Mandanten CUST und QTST in dem einen SAP-System enthalten sind und der Mandant PROD in dem anderen SAP-System enthalten ist. Der Ablauf der Änderungen, Freigaben und Transporte erfolgt grundsätzlich genauso wie in der 3-Systemlandschaft. Die Nachteile einer 2-Systemlandschaft bestehen darin, dass mandantenunabhängige Daten in CUST und QTST gemeinsam genutzt werden; Änderungen mandantenübergreifender Einstellungen im CUST können die Tests im QTST beeinflussen. Außerdem kann die Vollständigkeit der Transporte von CUST nach QTST nicht in jedem Fall sichergestellt werden. Für kleinere SAPImplementierungen und insbesondere nur geringfügige Workbench-Entwicklungen kann die 2-Systemlandschaft jedoch eine sinnvolle Alternative zur 3-Systemlandschaft sein.

1-Systemlandschaft Sie besteht aus einem einzigen SAP-System, in dem alle drei Mandanten (CUST, QTST und PROD) enthalten sind. Die 1-Systemlandschaft wird von der SAP AG nicht empfohlen. Insbesondere nach dem Produktivstart können keine weiteren Entwicklungen und Tests im System vorgenommen werden, es sei denn, der Produktivbetrieb wird während dieser Zeit eingestellt (z.B. während der Betriebsferien).

1.6.2 Organisationsstrukturen Bei der Einführung eines SAP R/3-Systems für einen Konzern oder ein Unternehmen muss der rechtliche und organisatorische Aufbau des Konzerns bzw. des Unternehmens mit Hilfe von Organisationsstrukturen im SAP-System abgebildet werden. Die Organisationsstrukturen bilden ein »Gerüst«, mit dessen Hilfe alle Geschäftsvorfälle im R/3-System abgewickelt werden. Sie dienen der Steuerung betriebswirtschaftlicher Transaktionen im R/3-System und werden für das Berichtswesen verwendet. Insbesondere werden anhand der Organisationsstrukturen und mittels der Transaktionen (z.B. beim Anlegen eines Stammsatzes oder beim Buchen eines Belegs) die Anwendungsdaten des SAP R/3-Systems strukturiert gespeichert. Organisationsstrukturen sind mandantenspezifisch, d.h. sie werden immer in einem bestimmten Mandanten angelegt und gelten nur für diesen Mandanten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

43

1

Einführung

Die Organisationsstrukturen eines SAP R/3-Systems bestehen aus Organisationseinheiten sowie aus Zuordnungen zwischen diesen Organisationseinheiten. Da Organisationsstrukturen immer in einem bestimmten Mandanten angelegt werden, ist der Mandant eine (die »oberste«) Organisationseinheit jeder Organisationsstruktur. Die Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 anhand der Unternehmensstruktur wird in Abbildung 1.6 dargestellt.

Abbildung 1.6

Bildung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Organisationseinheiten werden zunächst aus der Sicht einer Anwendungskomponente des SAP-Systems im Customizing angelegt (definiert). Beispielweise werden in der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI) die Organisationseinheiten zunächst aus buchhalterischer Sicht definiert, in der Komponente Controlling (CO) zunächst unter Controlling-Aspekten. Dabei sind einige Organisationseinheiten obligatorisch, d.h. einige Anwendungskomponenten kann man ohne die Definition und Pflege bestimmter Organisationseinheiten nicht in einem SAP R/3-System betreiben. Im Finanzwesen ist das Anlegen der Organisationseinheit »Buchungskreis« obligatorisch. Nach dem Anlegen einer Organisationseinheit ist sie automatisch dem Mandanten zugeordnet, in dem sie definiert wurde. Aus Gründen der Integration des R/3-Systems werden jedoch in den meisten Fällen weitere Zuordnungen zu bereits vorhandenen Organisationseinheiten des Mandanten vorgenommen. Beispielsweise müssen die Organisationseinheiten des Controllings den Organisationseinheiten des Finanzwesens zugeordnet werden, damit die

44

1 kostenrechnerisch relevanten Buchungen des Finanzwesens in das Controlling übernommen werden können. Eine einzelne Organisationseinheit kann also für mehrere Anwendungskomponenten relevant sein. Die Zuordnung von Organisationseinheiten im SAP R/3 wird in Abbildung 1.7 dargestellt.

Abbildung 1.7

Zuordnung und Verwendung von Organisationseinheiten im SAP R/3 (© SAP AG)

Die Pfeile in Abbildung 1.7 können als »wird zugeordnet zu« gelesen werden. Die Gesamtheit aller in einem Mandanten definierten Organisationseinheiten sowie deren Zuordnungen bilden die Unternehmensstruktur (im betreffenden Mandanten). Bei der Arbeit mit einer bestimmten Anwendungskomponente wird jedoch nur ein Teil der Organisationseinheiten und Zuordnungen benötigt. Man spricht dann von der Organisationsstruktur dieser Anwendungskomponente, z.B. von der Organisationsstruktur • des Finanzwesens • der Materialwirtschaft • des Vertriebs • des Personalwesens In den Kapiteln zu den Logistik-Lösungen, zum Rechnungswesen und zur Personalwirtschaft finden Sie weitere Erläuterungen zu den Organisationsstrukturen von Anwendungskomponenten.

1.6 Systemlandschaften, Mandantensysteme und Organisationsstrukturen

45

1

Einführung

1.7

Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

Folgende Zielsetzungen und Prüfungsthemen gibt die SAP AG für die Tests zur SAP-Anwenderzertifizierung vor (© SAP AG):

Thema: Anmeldung, Grafische Benutzeroberfläche (GUI), Navigation (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können sich an einem SAP-System anmelden, Ihr Passwort ändern und die Hauptelemente der GUI-Navigation verwenden. Sie können Probleme analysieren, die bei der Anmeldung am System möglicherweise auftreten (z. B. abgelaufenes Passwort).

Prüfungsthemen • Anmeldung • Abmeldung • SAP Logon verwenden • SAP Logon-Version erkennen • Schnellanmeldung durch Shortcuts • Neuen Modus öffnen • AutoTab-Funktion verwenden • Befehlsfeld verwenden • Navigation mit Funktionstasten • Navigation zwischen Eingabefeldern • Suchen innerhalb einer Liste

Thema: Grundlegende Systemkenntnisse (sehr wichtig; mehr als 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie stellen Ihre Kenntnisse des SAP-Systems unter Beweis, indem Sie Konzepte wie Stammdaten, Realtime, zentrale Datenbank, Berechtigung und Dreisystemlandschaft erläutern. Sie können darüber hinaus deren Vor- und Nachteile beschreiben. Dank dieser Kenntnisse können Sie besser mit den Systemadministratoren kommunizieren und Ihre Tätigkeit im gesamten Systemkontext einordnen.

Prüfungsthemen • Sprachen festlegen, z. B. Anmeldesprache • Bedeutung von Realtime erklären • Konzept eines Stammdatensatzes erklären • Bedeutung von SAP R/3 erklären • Verwendung von Tabellen und Feldern bei der SAP-Software erklären

46

1 • Die wichtigsten Anwendungen der SAP-Software benennen • Vorteile des Business Workflow benennen • Systemreaktionszeit verringern • Organisationseinheiten innerhalb der SAP-Software erklären (z. B. Mandant) • Vorteile der Hintergrundverarbeitung erklären • Customizing-Konzept erklären

Thema: Personalisierung (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können alle Personalisierungsoptionen Ihres SAP-Systems richtig nutzen, beispielsweise eine Favoritenliste anlegen, die Schriftgröße ändern oder Ihre Parameterwerte speichern.

Prüfungsthemen • Die Funktionen »Setzen Daten«/»Halten Daten« verwenden • Parameter-ID und Vorschlagswerte verwenden • SAP Easy Access verwenden • Eine Transaktion/URL zu den Favoriten hinzufügen • Schriftgröße ändern • Format für die Anzeige von Systemmeldungen ändern • Rollenkonzept von SAP verstehen

Thema: Systemfunktionalität (wichtig; 10 bis 15% der Punkte) Zielsetzung: Sie können die Hauptfunktionen im GUI-Systemmenü (Systemstatusabfrage, Datenhaltung, Jobs, Batch-Inputs) verwenden.

Prüfungsthemen • Jobs planen • Status von Hintergrundjobs anzeigen • Hintergrundjobs ausführen und Status planen • Eigene Spool-Aufträge anzeigen • Batch-Input abspielen • Verarbeitungsmodi von Batch-Inputs erläutern • Modi schließen • Kurznachrichten senden

Thema: Hilfe Zielsetzung: Sie können die verschiedenen Hilfeoptionen und Informationsquellen von SAP bei Ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

1.7 Die Themen der SAP-Anwenderzertifizierung

47

1

Einführung

Prüfungsthemen • • • • • • • • •

SAP-Bibliothek nutzen Hilfe zur Anwendung nutzen Feldhilfe (F1)/Suchhilfe (F4-Funktionstaste) verwenden Technische Info nutzen Stammdatensatz suchen Suchhilfe IDES Informationen im SAP Help Portal finden erläutern, was ein Kurzdump ist

Thema: Reporting Zielsetzung: Sie können die Reporting-Funktionen der SAP-Software nutzen. Sie können Selektionsbilder verwenden, Listen lokal speichern, Varianten anlegen, Berichte suchen und Berichte im Hintergrund planen.

Prüfungsthemen • • • • • • • •

Listen-Layout ändern (ALV) Funktionen des SAP-Listviewers (ALV) nutzen eine Liste herunterladen einen Bericht suchen erläutern, was ein Bericht ist ein Selektionsbild verwenden eine Berichtsvariante anlegen Infosystem verwenden

Thema: Ausgabesteuerung und Druckereinstellungen Zielsetzung: Sie beherrschen die Ausgabesteuerung (Spool, Druck, Bildschirm). Sie erkennen den Status von Spool-Aufträgen. Sie können einzelne Seiten einer Liste ausdrucken.

Prüfungsthemen • Spool-Aufträge: Status erkennen • Druckbild-Funktion verwenden • einen Spool-Auftrag anzeigen • einzelne Seiten einer Liste ausdrucken • einen Druckauftrag zurückstellen

Thema: Berechtigung Zielsetzung: Sie können das Berechtigungs- und Rollenkonzept von SAP erläutern. Sie kennen die Kriterien für die Erteilung von Berechtigungen. Sie wissen, wie man Passwörter pflegt.

48

1 Prüfungsthemen • Berechtigungskonzept von SAP erklären • Rollenkonzept von SAP erklären • Sich an verschiedenen Systemen anmelden

1.8

Fragen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. 2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? 5. Nenne Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer?

1.9

Lösungen

1. SAP R/3 deckt mit seinem Leistungsumfang grundsätzlich alle betriebswirtschaftlichen Anwendungsbereiche ab. Nennen Sie die Dreiteilung, die hier von SAP vorgenommen wird, und ordnen Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Anwendungskomponenten diesen drei Bereichen zu. Zum Anwendungsbereich Rechnungswesen gehören die Anwendungskomponenten Controlling, Finanzwesen, Investitionsmanagement, Treasury und Unternehmenscontrolling. Der Anwendungsbereich Logistik enthält die Anwendungskomponenten Vertrieb, Materialwirtschaft, Logistics Execution, Qualitätsmanagement, Instandhaltung, Kundenservice, Produktionsplanung und -steuerung, Projektsystem und Umweltmanagement. Der Anwendungsbereich Personalwesen enthält die Anwendungskomponenten Personalmanagement, Personalzeitwirtschaft, Personalabrechnung, und Veranstaltungsmanagement.

1.8 Fragen

49

1

Einführung

2. Erklären Sie, warum viele multinationale Konzerne SAP R/3-Systeme einsetzen. Mit der gleichen Software können multinationale Konzerne in einem einzigen System betriebliche Abläufe unterschiedlicher Landesgesellschaften und länderübergreifende Vorgänge abwickeln. Die Daten unterschiedlicher Landesgesellschaften lassen sich konsolidieren. Außerdem verfügen Konzerne zumeist über Gesellschaften, die in verschiedenen Branchen tätig sind – ein weiterer Pluspunkt für das branchenunabhängige SAP R/3. 3. Die Integration der Daten bedeutet, dass diese nur einmal gespeichert werden und nicht wie beim Einsatz von Programmen verschiedener Hersteller doppelt und dreifach. Die Datenintegration ist bei der SAP-Software verwirklicht. Nennen Sie die Vorteile der Datenintegration. Die einmalige Speicherung von Daten macht Schnittstellen überflüssig, die bei der Verknüpfung unterschiedlicher Softwareprodukte zur Datenübernahme erstellt und gewartet werden müssten. In Auswertungen werden aktuelle Daten verwendet. 4. Das R/3-System wird in den unterschiedlichsten Branchen – angefangen von Industrieunternehmen der chemischen Industrie oder der Kfz-Industrie über Handelsunternehmen bis hin zu Dienstleistern wie Versicherungen, Banken oder Reiseveranstaltern – eingesetzt. Welche Eigenschaften von SAP R/3 ermöglichen diese branchenübergreifende Verwendung? Beim Customizing werden betriebs- und branchenspezifische Vorgaben und Verarbeitungsregeln in Tabellen abgelegt. Vom R/3-Standard abweichende Abläufe lassen sich durch Programmierung in der SAP-Entwicklungsumgebung realisieren. Jedoch deckt die große Anzahl der angebotenen Standardfunktionen die meisten Anforderungen ab. 5. Nennen Sie den entscheidenden Vorteil, den SAP-Kunden, deren Mitarbeiter und Geschäftspartner durch die Nutzung der mySAP Business Suite haben. Durch die mySAP Business Suite sind alle beteiligten Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner entlang der erweiterten Wertschöpfungskette verbunden. Dadurch können Geschäftsprozesse über die traditionellen Unternehmensgrenzen hinweg effektiver durchgeführt werden. 6. Welche Vorteile bietet das mySAP Enterprise Portal dem Benutzer? mySAP Enterprise Portal wird von der SAP auch als Unternehmensportal bezeichnet und stellt den Zugriff auf Lösungen der SAP, Mailsysteme, Marktplätze, Web-Inhalte und Nicht-SAP-Lösungen zur Verfügung. Der Zugriff erfolgt dabei über einen Web-Browser oder mobile Geräte. Der Benutzer kann so immer und von überall auf alle für seinen Bearbeitungsprozess wichtigen Informationen zugreifen. Durch das Einbinden von Kunden, Lieferanten und Partnern ermöglicht diese Technologie auch eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit.

50

Kapitel 2 Grundlagen der Programmoberfläche 2.1

SAP R/3-Anmeldung

53

2.2

Aus dem System abmelden

63

2.3

Kennwort ändern

64

2.4 2.4.1 2.4.2

Fenster Einige Windows-Begriffe Das SAP-Fenster

65 65 67

2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3

Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes Navigation mit Hilfe der Menüleiste Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Funktionstastenbelegung und Quick Info

70 70 74 77

2.6

Meldungen

79

2.7 2.7.1 2.7.2 2.7.3

Programmbedienung mit grafischen Elementen Arbeit mit Feldern Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Weitere grafische Elemente

81 81 87 90

2.8

Pflege benutzereigener Daten

91

2.9

Barrierefreie Arbeitsweise

94

2.10

Fragen

94

2.11

Lösungen

95

51

2

Grundlagen der Programmoberfläche Der Schwerpunkt des Kapitels liegt auf der Darstellung der Regeln zur Bedienung der Programmoberfläche sowie auf der Orientierung des Anwenders im SAP R/3®-System. Darüber hinaus können Sie verschiedene Bedienungsmöglichkeiten personalisieren und so an Ihre individuelle Bedürfnisse anpassen. Die flexible Gestaltung der Infrastruktur der R/3-Technologie gewährleistet, dass die R/3-Funktionen mit verschiedenen Programmoberflächen darstellbar sind. Ob mit einem Web-Browser, wie dem Microsoft Internet Explorer®, oder einem Desktop-GUI (Graphical User Interface), R/3 ist mit diesen und weiteren Oberflächen nutzbar. R/3 läuft unter folgenden Oberflächen: • Windows und COM/DCOM-Modell • Web-Browser verschiedener Hersteller • Java-basierte SAP GUI-Benutzerschnittstelle (Internetfähigkeit) • Motif für Unix-Arbeitsplätze Da der Großteil aller R/3-Arbeitsplätze mit PCs ausgestattet ist, die eine Windowsoberfläche haben, erfolgt die Darstellung der SAP-Programmoberfläche in diesem Buch auf der Basis des Betriebssystems Microsoft Windows XP®. Sollten Sie mit einem anderen Betriebssystem arbeiten, kann es zu Abweichungen zwischen Ihrer Bildschirmdarstellung und den Abbildungen dieses Buches kommen.

2.1

SAP R/3-Anmeldung

Anstelle des Begriffs »Anmeldung« sind auch die Begriffe »Login« bzw. »Logon« gebräuchlich.

Aufruf des SAP Logon Mit dem SAP Logon (einem Windows-Programm) melden Sie sich von einem Windows-PC an SAP R/3 an. Das SAP Logon ist der Vermittler zwischen dem SAP-System und dem SAP GUI-Programm (SAP GUI = SAP Graphical User Interface®) auf Ihrem PC, welches Ihre SAP-Programmoberfläche erzeugt. Durch Doppelklick auf das SAP Logon-Symbol auf Ihrem Bildschirm rufen Sie dieses Programm auf (vgl. Abb. 2.1). Im Rahmen »Bezeichnung« wird dann eine Liste aller von SAP Logon aus verfügbaren SAP-Systeme angezeigt. Wenn Sie nun die F1-Taste drücken, erhalten Sie Hilfe zum SAP Logon (SAP GUI Help).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

53

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.1

SAP Logon (© SAP AG)

Modifikation der SAP Logon-Einträge Das Einfügen, Ändern und Löschen von SAP Logon-Einträgen sollte nur nach Rücksprache mit Ihrer SAP-Systemadministration und mit deren Zustimmung vorgenommen werden. Nach Zustimmung durch die SAP-Systemadministration kann im SAP Logon mit Hilfe der Taste Neu... der Zugang zu weiteren SAP-Systemen eingerichtet werden (vgl. Abb. 2.2). Über die Drucktaste Eigenschaften ist es möglich, bestehende Einträge (durch editieren) zu ändern. Falls erforderlich, kann man bestehende Einträge mittels der Drucktaste Löschen entfernen. Diese Option führt ohne Nachfrage des Systems zum Löschen des ausgewählten Eintrags! Die Drucktasten Gruppen... und Server... sollten der Systemadministration vorbehalten bleiben, da für ihre Verwendung bestimmte Voraussetzungen im System geschaffen werden müssen.

Abbildung 2.2

54

Fenster zum Anlegen eines neuen SAP Logon-Eintrags (© SAP AG)

2 Wenn Ihre SAP-Systemadministration für Sie ein SAP Logon-Pad eingerichtet hat, können Sie darin keine Einträge einfügen, ändern oder löschen. Das Symbol des SAP Logon-Pad unterscheidet sich äußerlich nicht vom Symbol des SAP Logon; Änderungen der Symbolbezeichnung sind möglich.

Ermitteln der SAP Logon-Version Da zu einem SAP R/3-System nur bestimmte SAP Logon-Versionen passen, sollten Sie in der Lage sein, diese Version zu ermitteln. Dazu klicken Sie doppelt auf das SAP Logon-Symbol (falls Sie das SAP Logon-Programm noch nicht aufgerufen haben). Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke und wählen Sie den Menüpunkt ÜBER SAP LOGON. Es erscheint das in Abb. 2.3 gezeigte Fenster, dem Sie die Version (den Releasestand) Ihres SAP Logon entnehmen können. Zum Schließen dieses Fensters klicken Sie auf die Drucktaste OK.

Abbildung 2.3

Fenster zum Ermitteln der SAP Logon-Version (© SAP AG)

Verbindung zum R/3-System Wählen Sie im SAP Logon-Rahmen »Bezeichnung« den gewünschten Eintrag (Einfachklick auf diesen Eintrag). Durch Klick auf die Drucktaste Logon stellen Sie nun die Verbindung zum gewählten (und von Ihrer Systemadministration schon gestarteten) SAP-System her. In einem neuen Fenster erscheint das Anmeldebild (Abb. 2.4). Hier werden Eingaben verlangt, welche die Reaktionen des R/3-Systems während Ihrer gesamten Benutzersitzung (von der Anmeldung im R/3-System bis zur Abmeldung) beeinflussen. Bevor wir auf das Handling (Ihre Arbeitsschritte am PC) eingehen, erläutern wir die damit verbundenen Begriffe:

2.1 SAP R/3-Anmeldung

55

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.4 Anmeldebild (© SAP AG)

Mandant Ein Mandant (Client) ist eine organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems (mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen). Jeder Mandant wird mit einer eigenen dreistelligen Mandantennummer im System geführt. Mit einem einzigen R/3-System lassen sich also bis zu 1000 Mandanten (mit den Nummern 000 bis 999) verwalten, die durch eigenständige Stammsätze und Tabellen weitgehend voneinander getrennt sind. Durch Eingabe einer Mandantennummer bei der Anmeldung wird gewährleistet, dass mit dieser Anmeldung nur auf die Daten des ausgewählten Mandanten zugegriffen wird. Über dieses Eingabefeld ist auch die Verbindung zu Konzernen mit Filialen, Tochtergesellschaften etc. wählbar. Darüber hinaus wird dieses Feld für spezifische Aufgaben bei der Implementierung eines R/3-Systems genutzt (Customizing-Mandant, Qualitätssicherungsmandant, Produktivmandant).

Benutzer (User) Jeder Anwender hat eine eigene Benutzer-ID (andere Bezeichnungen: UserID oder Benutzername), die in das entsprechende Feld des Anmeldebildes einzugeben ist. Für die Kollegin Müller aus der Buchhaltung z.B. könnte dies ihr Nachname »Müller« oder das betrieblich definierte Namenskürzel »Mü_FI_05« sein. Mit dem Benutzernamen werden benutzerspezifische Voreinstellungen für die Benutzersitzung wirksam, beispielsweise Zugriffsoder Änderungsberechtigungen für Daten in einem bestimmten Buchungskreis.

56

2 Kennwort (Password) Das Kennwort (Passwort) ist benutzerspezifisch angelegt und dient dem Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff. Vor der Erstanmeldung erhält der Benutzer das erste Kennwort (Initialkennwort) vom Systemverwalter. Der Benutzer wird bei seiner ersten Anmeldung vom System aufgefordert, das ihm zugeteilte Kennwort zu ändern (in ein persönliches Kennwort). Er kann es später von sich aus oder auf regelmäßige Anforderung der Systemverwaltung ändern. Der Systemverwalter hat keine Möglichkeit, die persönlichen Kennworte der Benutzer anzuzeigen.

Sprache (Language) Wie in Kapitel 1 erläutert wurde, ist R/3 ist eine internationale Standardsoftware, die in über 30 Sprachen gepflegt wird. Nicht nur die Menübezeichnungen sondern die gesamte Systemführung einschließlich der Feldnamen in Bildschirmmasken steht in diesen Sprachen zur Verfügung. Darüber hinaus können Texte zu Stammdaten (z.B. zu Materialien) in verschiedenen Sprachen angelegt werden. Wenn Sie bei der R/3-Anmeldung nichts in das Sprachfeld eingeben, so wird eine voreingestellte Sprache »gezogen«, üblicherweise deutsch oder englisch. Wollen Sie, dass die SAP-Oberfläche in einer anderen Sprache angezeigt wird, so müssen sie das Sprachkennzeichen der jeweiligen Sprachversion eingeben, z.B. »DE« für deutsch oder »EN« für englisch.

Erstanmeldung Vor der ersten Anmeldung an ein SAP R/3-System benötigen Sie von der zuständigen SAP-Systemverwaltung • die Mandantennummer, • Ihren Benutzernamen, • das Kennwort (Initialkennwort). Bei den Eingaben wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Handling zur Anmeldung Eine erfolgreiche, vom System zugelassene Anmeldung ist Voraussetzung für das Arbeiten in SAP R/3. Abbildung 2.4 zeigt Ihnen das R/3-Anmeldebild. Ausgangspunkt Anmeldebild 1. Geben Sie in das Feld »Mandant« Ihre (dreistellige) Mandantennummer ein (*) und drücken Sie (ÿ) (falls Ihr Cursor nicht automatisch in das nächste Feld springt; auch dies ist im SAP-System einstellbar).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

57

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Hinweis (*) Klicken Sie mit der Maus in den rechteckigen Rahmen rechts von der Feldbezeichnung »Mandant« bzw. »Client«. Wenn in diesem Feld eine andere Mandantennummer steht, löschen Sie diese mit Hilfe der Tasten (<-) bzw. (Entf) . Geben Sie nun über die Tastatur Ihre Mandantennummer ein. 2. Geben Sie in das Feld »Benutzer« Ihren Benutzernamen ein und drücken Sie (ÿ). 3. Geben Sie in das Feld »Kennwort« das Kennwort ein und drücken Sie (ÿ). Hinweis Die Eingabe des Kennworts erscheint aus Sicherheitsgründen nicht auf dem Bildschirm. Im Feld »Kennwort« sind lediglich Sternchen sichtbar und Sie können die Cursorbewegung verfolgen. 4. Geben Sie bei Bedarf (siehe oben) in das Feld »Sprache« das gewünschte Sprachkennzeichen ein. Hinweis Wenn Sie nichts in dieses Feld eingeben, wird automatisch diejenige Sprache »gezogen«, die der Systemadministrator bei der Konfiguration Ihres SAP Front End hinterlegt hat. 5. Drücken Sie die Taste (¢). Ein neues Fenster erscheint.

«

Hinweis Wenn Sie sich mit Ihrem Benutzernamen zum ersten Mal in R/3 anmelden, erscheint ein Dialogfenster zur Änderung des Kennworts. Geben Sie in dieses Dialogfenster ein neues Kennwort ein. Drücken Sie die Taste (ÿ), tippen Sie das neue Kennwort nochmals ein und drücken Sie die Taste (¢). Das Copyright-Fenster erscheint. Wenn Sie sich später ein weiteres Mal in R/3 anmelden, erscheint in Schritt 5 das Copyright-Fenster sofort. 6. Drücken Sie die Taste (¢). Das SAP-Einstiegsbild (Einstiegsbild SAP Easy Access) erscheint (Abb. 2.5).

«

Erfolglose Anmeldeversuche War eine Anmeldung nicht erfolgreich, so erscheint nach Schritt 5 eine Meldung (am unteren Rand des Anmeldebilds oder in einem gesonderten Fenster), die Sie auf die mögliche Fehlerursache aufmerksam macht. Um zu verhindern, dass eine unbefugte Person mit Ihrem Benutzernamen durch Ausprobieren von Kennwörtern in das R/3-System eindringt, stehen folgende Sperrmechanismen zur Verfügung:

58

2

Abbildung 2.5

SAP-Einstiegsbild (© SAP AG)

• Drei erfolglose Anmeldeversuche mit einem Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass R/3 das Anmeldebild schließt. Das System bringt Sie an den Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs zurück, zum Beispiel zum Task Manager (Programm-Manager) in Windows. Sie können R/3 in diesem Fall erneut starten. • Zwölf erfolglose Anmeldeversuche mit dem gleichen Benutzernamen führen standardmäßig dazu, dass der entsprechende Benutzername gänzlich gesperrt wird. Selbst eine spätere Anmeldung mit richtigem Kennwort ist nicht mehr möglich. In diesem Fall muss der Systemverwalter die Sperrung im R/3-System wieder rückgängig machen und Ihnen ein neues Initialkennwort zuteilen. Der Systemverwalter kann die zulässige Anzahl von Anmeldeversuchen für jeden dieser beiden Fälle anders beschränken (auf eine Zahl zwischen 1 und 99).

Mehrfache Anmeldung an einem R/3-System Bei der Anmeldung ist es grundsätzlich möglich, sich mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach an ein System anzumelden. Nach einer Mehrfachanmeldung öffnet sich für den Anwender ein Dialogfenster (Abb. 2.6).

2.1 SAP R/3-Anmeldung

59

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.6

Informationsbild für Mehrfachanmeldungen an einem System (© SAP AG)

SAP weist hier darauf hin, dass für Anmeldungen in R/3 eine Lizenz benötigt wird. Bestehen Unklarheiten über die Lizenzvergabe, dann ist es ratsam, sich beim Systemverwalter zu erkundigen. Sie haben in SAP R/3 die Möglichkeit, innerhalb einer Anmeldung (mit einer Lizenz) mehrere Modi (mehrere Tasks auf Ihrem PC) zu öffnen. Mit jedem dieser Modi haben Sie die vollen Möglichkeiten des SAP R/3-Systems, d.h. Sie können in jedem Modus so arbeiten, als hätten Sie sich scheinbar mit dem gleichen Benutzernamen mehrfach angemeldet. Diese Möglichkeit wird an anderer Stelle beschrieben.

SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung Sie können auf Ihrem Desktop eine oder mehrere Verknüpfungen (Shortcuts) erzeugen, mit deren Hilfe Sie sich schnell an ein SAP-System anmelden und – bei Bedarf – direkt nach der Anmeldung automatisch eine vorgegebene Transaktion oder einen vorgegebenen Report aufrufen können. Sie können also Ihre SAP-Anmeldung personalisieren. Das Erstellen einer derartigen Verknüpfung ist ohne vorherige Anmeldung an ein SAP-System möglich, kann jedoch auch aus einem SAP-Fenster heraus (also nach der SAP-Anmeldung) erfolgen. Wir erläutern hier nur den ersten Fall für eine SAP-Anmeldung ohne Aufruf einer Transaktion oder eines Reports.

60

2 Ausgangspunkt Beliebig 1. Stellen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Stelle Ihres Desktops (jedoch nicht auf ein offenes Fenster oder ein Icon) und drücken Sie die rechte Maustaste. 2. Wählen Sie den Menüpfad NEU | SAP GUI VERKNÜPFUNG. Ein Icon erscheint auf Ihrem Desktop, dessen Bezeichnung möglicherweise nur teilweise angezeigt wird. 3. Mit Hilfe der Tasten (æ) und (Æ) können Sie sich die vollständige Bezeichnung ansehen. Ändern Sie die Bezeichnung bei Bedarf durch Editieren, aber ändern Sie nicht die Extension ».sap«. Drücken Sie nun die Taste (¢).

«

4. Stellen Sie den Mauszeiger auf das Icon, drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie BEARBEITEN. Ein Dialogfenster erscheint, dessen Titelleiste den Pfad der Verknüpfungsdatei enthält (Abb. 2.7). 5. Entweder geben Sie nun in das Feld »Description« den Namen eines SAPSystems ein, den Sie aus der Dropdown-Liste am rechten Feldrand auswählen ( in diesem Fall wird die System ID automatisch gezogen ) oder Sie füllen die Felder »System ID« und »SAP GUI parameter« mit Eingaben, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben.

«

Hinweis In der rechteckigen Schablone eines Ein-/Ausgabefeldes erscheint manchmal (wie im Feld »Description«) eine Dropdown-Box, die dem Benutzer einen Satz von Eingabewerten zur Auswahl stellt. Der Benutzer kann innerhalb der Dropdown-Box keinen Wert eintippen, sondern muss einen der angebotenen Werte übernehmen. Hinweis Zur Zeit sind Listboxen die einzig möglichen Dropdown-Boxen. Eine Listbox ist eine einspaltige Werteliste von Textfeldern. 6. Füllen Sie das Feld »Client« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus. 7. Füllen Sie das Feld »User name« wie bei Ihrer SAP-Anmeldung aus. Hinweis Das Feld »User name« ist normalerweise mit Ihrem WindowsBenutzernamen vorbelegt. 8. Füllen Sie das Feld »Language« (bei Bedarf) wie bei Ihrer SAP-Anmeldung mit Hilfe der Dropdown-Liste am rechten Feldrand aus. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste OK.

2.1 SAP R/3-Anmeldung

61

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.7

Dialogfenster für eine SAP-Verknüpfung (© SAP AG)

Nach Doppelklick auf Ihre SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung erscheint ein Dialogfenster, dessen Titelleiste vorgegebene Daten Ihrer Anmeldung zeigt (Abb. 2.8). Wenn Sie dort Ihr Passwort eingeben (Ihre Eingaben werden als Sternchen angezeigt) und auf die Drucktaste Anmelden klicken, loggen Sie sich in das SAP R/3-System ein.

Abbildung 2.8

62

Anmeldebild zur Schnellanmeldung (© SAP AG)

2 2.2

Aus dem System abmelden

Abmeldung Mit der Abmeldung beenden Sie eine Benutzersitzung am R/3-System. Sie sollten sich grundsätzlich aus R/3 abmelden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen – besonders dann, wenn Sie Zugriff auf Daten haben, die nicht für jedermann zugänglich sein sollen.

Abmelden im Anmeldebild Im Anmeldebild bewirkt ein Klick auf die Drucktaste den Abbruch der Anmeldung und die Rückkehr zum Ausgangspunkt des R/3-Aufrufs.

Über das Menüsystem abmelden Aus jedem SAP-Fenster innerhalb von R/3 können Sie folgendes Abmeldeverfahren benutzen. Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster 1. Sichern Sie noch nicht gespeicherte Daten. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM | ABMELDEN. Ein Dialogfenster wird angezeigt, in dem die Abmeldung bestätigt werden soll (Abb. 2.9). 3. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja. Alle R/3-Fenster werden geschlossen. Sie kehren auf die Ebene des Betriebssystems zurück.

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Hinweis Ein Klick auf die Drucktaste Nein brächte Sie in das vorherige R/3-Fenster zurück.

Abbildung 2.9

Dialogfenster »Abmelden« (© SAP AG)

Die nach dem zweiten Schritt angezeigte Sicherheitsabfrage »Nicht gesicherte Daten werden verloren gehen. Möchten Sie sich abmelden?« erscheint immer, auch in den Fällen, in denen keine Daten zu sichern sind.

Weitere Möglichkeiten der Abmeldung Alle folgenden Aktionen führen grundsätzlich in das Dialogfenster »Abmelden«: • Doppelklicken Sie auf das Dropdown-Menü in der linken oberen Fensterecke. • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN. • Drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F4).

2.2 Aus dem System abmelden

63

2

Grundlagen der Programmoberfläche

2.3

Kennwort ändern

Der Systemverwalter kann aus Sicherheitsgründen festlegen, dass der Anwender beispielsweise nach spätestens 14 Tagen sein Kennwort ändern muss. In einem solchen Fall verwehrt R/3 dem Benutzer ab dem 15. Tag so lange die Anmeldung, bis er sein Kennwort geändert hat. Unabhängig davon kann jeder Benutzer sein Kennwort (bei Bedarf) auch in kürzeren Zeitabständen ändern. R/3 erlaubt jedoch nur eine Kennwortänderung pro Tag.

Regeln für die Verwendung von Kennwörtern R/3 prüft die Gültigkeit eines neuen Kennwortes nach folgende Regeln: • Kennwortlänge zwischen drei und acht Zeichen; die Mindestlänge von drei Zeichen kann der Systemverwalter auf bis zu acht erhöhen. • Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. • Verwendet werden alphanumerische Zeichen (alle Buchstaben von A bis Z, alle Ziffern von 0 bis 9 sowie Interpunktionszeichen). • Als erstes Zeichen darf kein Ausrufezeichen (!), Fragezeichen (?) oder Leerzeichen ( ) verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgende Zeichen, die im Benutzernamen in derselben Reihenfolge enthalten sind, sind als Kennwort ebenfalls nicht zulässig. So kann mit dem Benutzernamen »Schwarm« nicht das Kennwort »Arm« verwendet werden. • Drei aufeinanderfolgende identische Zeichen am Passwortbeginn sind verboten (beispielsweise »Rrrums«). • Die Zeichenfolgen »pass« und »init« sind für andere Zwecke reserviert und dürfen als Kennwort nicht verwendet werden. • Keines der fünf zuletzt verwendeten Kennwörter ist zulässig.

Kennwort ändern Ausgangspunkt R/3-Anmeldebild 1. Geben Sie die Mandantennummer und den Benutzernamen sowie das bisher gültige Kennwort ein. 2. Klicken Sie auf die Drucktaste Neues Kennwort (New Password). Ein Dialogfenster erscheint (Abb. 2.10). 3. Geben Sie in das Feld »Neues Kennwort« das neue Kennwort ein und drücken Sie auf die Taste (ÿ). Die eingegebenen Zeichen können Sie nicht auf dem Bildschirm sehen. Der Cursor springt in das Feld »Kennwort wiederholen«. 4. Geben Sie das gleiche Kennwort nochmals in das Feld »Kennwort wiederholen« ein.

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64

2 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Copyright-Fenster erscheint. 6. Drücken Sie die Taste (¢). Das SAP-Einstiegsbild erscheint.

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Abbildung 2.10 Anmeldebild mit Drucktaste Neues Kennwort und das ihm folgende

Dialogfenster zur Kennworteingabe (© SAP AG)

Kennwort vergessen? Sie sollten sich Ihr Kennwort auf jeden Fall merken. Falls Sie Ihr Kennwort einmal vergessen haben, kann nur Ihr Systemverwalter Ihrem Benutzernamen ein neues (Initial-)Kennwort zuordnen, mit dem Sie sich wieder anmelden können. Auch der Systemverwalter kann Ihr altes Kennwort nicht mehr sichtbar machen.

2.4

Fenster

2.4.1 Einige Windows-Begriffe Obwohl man davon ausgehen kann, dass die Leser dieses Buches praktische Erfahrungen mit der Windows-Fenstertechnik haben, beginnen wir diesen Abschnitt – zur begrifflichen Klarstellung – mit einer kleinen Übersicht in diesem Buch verwendeter Windows-Begriffe zum Thema Fenster: Ein Fenster ist ein rechteckig abgegrenzter Bildschirmbereich; ein Fensterrahmen (Fensterrand) ist die optische Begrenzung eines Fensters. Wie auf einer Schreibtischoberfläche lassen sich auch auf einem Bildschirm mehrere Dokumente (in mehreren Fenstern) parallel bearbeiten, ändern oder ablegen.

2.4 Fenster

65

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Man unterscheidet Primärfenster mit veränderbarer Größe (z.B. das Anmeldebild) und Dialogfenster (Sekundärfenster), deren Größe nicht geändert werden kann, (z.B. das Copyright-Fenster oder das Fenster zur Kennworteingabe). Dialogfenster fordern eine Aktion des Benutzers (im einfachsten Fall (¢)) und dienen dem Dialog zwischen SAP R/3 und Benutzer. Das Fenster, in dem gerade gearbeitet wird, bezeichnet man als aktives Fenster.

Blätterleiste (Bildlaufzeile) Eine Blätterleiste erscheint nur dann am rechten und/oder unteren Rand eines Fensters, wenn Informationen nicht vollständig in dieses Fenster passen (Abb. 2.11).

Abbildung 2.11 Blätterleisten für die Auswahl an Reports (© SAP AG)

Blätterpfeile (Bildlaufpfeile) an den Enden einer Blätterleiste dienen zum »Rollen« (»Scrollen«) des Fensterinhalts mit Hilfe der Maus. Die Blättermarke beschreibt durch ihre Position innerhalb der Schiebefläche, welche Stelle des Textes oder der Grafik gerade angezeigt wird.

66

2 Funktionstaste

Maus

Funktion (Ergebnis)

(Strg)+(Bild½)

Ziehen der Blättermarke an den Anfang der Blätterleiste

Erste Seite oben

(Bild½)

Klicken oberhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Vorherige Seite

(Bild¼)

Klicken unterhalb der Blättermarke in die Blätterleiste

Nächste Seite

(Strg)+(Bild¼)

Ziehen der Blättermarke an das Ende der Blätterleiste

Letzte Seite unten

Tabelle 2.1 Funktionstasten und Mausaktionen zum Blättern in einem Auswahlfenster

2.4.2 Das SAP-Fenster Hauptbildbereiche des SAP-Fensters Mit dem neuen (ab SAP-Release 4.6A ausgelieferten) SAP GUI gliedert sich das SAP-Fenster in die zwei Hauptbildbereiche Bildkopf und Bildrumpf. • Der Bildkopf besteht aus • Menüleiste, • Systemfunktionsleiste, • Titelleiste, • Anwendungsfunktionsleiste. Dabei bilden die Menüleiste und die Systemfunktionsleiste den sogenannten Bildbanner. • Der Bildrumpf enthält am unteren Rand eine Statusleiste (Statuszeile). Oberhalb der Statusleiste befindet sich ein Bildschirmbereich, dessen Gestaltung von der jeweiligen Transaktion abhängig ist. Nach der SAP R/3-Anmeldung sehen Sie im linken Teil dieses Bildschirmbereichs einen Navigationsbereich (SAP Easy Access) (siehe Abbildung 2.12).

Menüleiste Am oberen Rand eines SAP-Fensters finden Sie die Menüleiste mit den Menünamen. Die Menünamen können sich ändern, wenn Sie zu einen anderen SAP-Fenster wechseln. Die Menünamen »System« und »Hilfe« sind jedoch in jeder Menüleiste enthalten. Im rechten Teil der Menüleiste (links neben dem SAP-Logo) finden Sie (von links nach rechts in dieser Reihenfolge) das Minimierungssymbol, das Maximierungssymbol und das Symbol zum Schließen des Fensters. Diese Fensterfunktionen können Sie auch mit Hilfe des Dropdown-Menüs am linken Rand der Menüleiste ausführen.

2.4 Fenster

67

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.12 Das SAP-Fenster (© SAP AG)

Systemfunktionsleiste Unterhalb der Menüleiste befindet sich die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste). Sie enthält das Befehlsfeld (Kommandofeld) zur Eingabe von Befehlen an das R/3-System und Drucktasten (Symbole) für häufig verwendete anwendungsübergreifende Funktionen. Funktionen wie »Sichern«, »Zurück«, »Beenden« und »Abbrechen«, sowie Navigations- und Hilfefunktionen sind hier integriert. Diese Leiste sieht in jedem SAP-Fenster grundsätzlich gleich aus. Es kann jedoch sein, dass einige Funktionen abgedunkelt (deaktiviert) sind. Die abgedunkelten Funktionen werden in diesem SAP-Fenster nicht benötigt. Sollte das Befehlsfeld nicht sichtbar (ausgeblendet) sein, so können Sie es wie folgt einblenden: Klicken Sie auf den Pfeil (das Dreieck) rechts neben der Drucktaste .

Abbildung 2.13 Die Systemfunktionsleiste mit eingeblendetem Befehlsfeld (© SAP AG)

Die einzelnen Bestandteile der Systemfunktionsleiste werden weiter unten näher erläutert.

68

2 Weitere Elemente des Bildbanners Am rechten Rand des Bildbanners sehen Sie das SAP-Logo und ein Wellensymbol. Wellenbewegungen bedeuten, dass Ihr R/3-System Datenanforderungen bearbeitet. Die Reaktionszeit des Systems hängt dabei vom Netzwerk, der verwendeten Hardware und dem Volumen des Datenverkehrs zum Zeitpunkt der Anfrage ab.

Titelleiste Unter der Systemfunktionsleiste finden Sie die Titelleiste. Sie enthält den erklärenden Fenstertitel und ist in jedem Fenster des R/3-Systems zu sehen. In Dialogfenstern (z.B. im Copyright-Fenster oder im Fenster zur Kennworteingabe) befindet sie sich am oberen Fensterrand.

Anwendungsfunktionsleiste Die Anwendungsfunktionsleiste ist unterhalb der Titelleiste eingeordnet. Sie enthält Drucktasten für anwendungsspezifische Funktionen, die in diesem SAP-Fenster häufig benutzt werden. So erhält der Benutzer einen schnelleren Zugriff auf die Funktionen. Alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste können Sie auch über die Menüleiste aufrufen.

Abbildung 2.14 Die Anwendungsfunktionsleiste (© SAP AG)

Statusleiste Am unteren Rand des SAP-Fensters sehen Sie die Statusleiste. Abbildung 2.15 Die Statusleiste (© SAP AG)

Alle Systemmeldungen (z.B. Hinweise auf falsche Eingaben) werden auf der linken Seite der Statusleiste ausgegeben. Die rechte Seite der Statusleiste enthält drei Statusfelder. Sollten die Statusfelder nicht angezeigt werden, so können Sie diese Felder durch Klick auf den Pfeil (das Dreieck) am rechten Rand der Statusleiste einblenden. Das erste Statusfeld zeigt (wählbare) Systeminformationen des R/3-Systems an. Mit Hilfe der Listbox rechts vom ersten Statusfeld können Sie zwischen diesen Systeminformationen auswählen, z.B. den Namen des R/3-Systems nebst Modus und Mandant, den Benutzernamen oder den Transaktionscode der aktuellen Transaktion.

Abbildung 2.16 Listbox mit Statusinformationen (© SAP AG)

2.4 Fenster

69

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Das zweite und dritte Statusfeld geben Auskunft über den Server, mit dem Ihr PC verbunden ist bzw. über den Schreibmodus Ihrer Eingaben (OVR = Überschreibmodus, INS = Einfügemodus). Durch Klick auf das dritte Statusfeld wechseln Sie alternierend zwischen Überschreibmodus und Einfügemodus.

2.5

Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

Wir gehen hier nur auf die Elemente der Menüleiste und der Systemfunktionsleiste ein, da die Titelleiste keine Navigationselemente enthält und da alle Funktionen der Anwendungsfunktionsleiste auch über die Menüleiste ausgeführt werden können.

2.5.1 Navigation mit Hilfe der Menüleiste Navigation mit der Maus Wenn Sie in einem SAP-Fenster auf einen Menünamen klicken, sehen Sie die Menüeinträge (Menüoptionen). Ein Menü besteht aus dem Menünamen und den Menüeinträgen. Wenn Sie einen Menüeintrag wählen (anklicken), wird in SAP R/3 eine Aktion ausgelöst. Eine mögliche Aktion ist das Öffnen eines Untermenüs (Kaskadenmenü, Aktionsmenü). Sie erkennen dies an dem Dreieck rechts neben dem Menüeintrag. Durch eine kurze Folge von Klicks auf derartige Menüpunkte (also über einen Menüpfad) gelangen Sie schließlich • zur Ausführung einer Funktion. Dabei könnte es sich um die Ausführung einer Anwendungsfunktion im gleichen SAP-Fenster handeln (z.B. »Sichern«), es könnte aber auch der Aufruf eines anderen Anwendungsprogramms erfolgen. • zu einem Dialogfenster. Beispielsweise können Sie sich über die Menüpunktfolge SYSTEM | STATUS... Statusangaben anzeigen lassen. Diesen Fall erkennt man im Menüpfad daran, dass der letzten Menüeintrag des Pfades mit drei Punkten endet.

Navigation mit der Tastatur Sie können Menüs und Funktionen über die Tastatur auswählen: • Wenn Sie die Taste (F10) drücken, wird das erste Menü in der Menüleiste markiert. • Mit Hilfe der Cursortasten (æ) , (Æ) , (½) und (¼) können Sie zwischen den Menüpunkten navigieren und jeweils einen Menüpunkt markieren. • Entweder Sie brechen die Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) ab oder Sie rufen die hinter einem Menüpunkt hinterlegte Funktion (bzw. das hinterlegte Dialogfenster) mit der Taste (¢) auf.

70

2 Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, Menüpunkte über die Tastenkombination (Alt) + (unterstrichener Buchstabe des zu wählenden Menüpunktes) anzuwählen. Sie können auch diese Auswahl von Menüpunkten mit (Esc) oder (F10) abbrechen.

Standardmenüs In einem SAP-Fenster stehen zwei Standardmenüs in der Menüleiste immer zur Verfügung:

Abbildung 2.17 Hilfemenü (© SAP AG)

• Das Menü HILFE bietet Funktionen zum Abruf von Hilfs-Informationen (Abb. 2.17). Auf die Arbeit mit dem Hilfemenü gehen wir im nächsten Kapitel näher ein. • Das Menü SYSTEM erlaubt beispielsweise den Einblick in systemspezifische Informationen, die Abmeldung vom R/3-System und die Einstellung von Systemparametern (Abb. 2.18).

Abbildung 2.18 Systemmenü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

71

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Statusfenster Das Statusfenster enthält technische Informationen. Sie können es von jedem SAP-Fenster aus aufrufen. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS. Das Statusfenster wird angezeigt.

«

Hinweis Wenn Sie mit dem Mauszeiger in ein beliebiges Feld klicken und anschließend die (F1)-Taste drücken, wird eine Dokumentation zu diesem Feld angezeigt. 2. Drücken Sie (¢). Das Statusfenster wird wieder geschlossen.

«

Abbildung 2.19 Statusfenster (© SAP AG)

Informationen im Statusfenster • Feldgruppe »Benutzungsdaten« In den Feldern »Mandant«, »Benutzer« und »Sprache« sehen Sie die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung eingegeben haben.

72

2 • Feldgruppe »Repository-Daten« Im Feld »Transaktion« können Sie den Transaktionscode der aktiven SAPTransaktion ablesen. Das R/3 Repository ist die zentrale Ablage für alle (Software-)Entwicklungsobjekte der ABAP Workbench. • Feldgruppe »SAP-Systemdaten« In dieser Feldgruppe können Sie die Version Ihres SAP-Systems (als mySAP Komponente bzw. Komponente der mySAP Business Suite) ablesen. Zusätzlich wird die Lizenznummer angezeigt. • Feldgruppe »Rechnerdaten« Sie finden hier den Namen des Applikationsservers und das Betriebssystem, auf dem er läuft sowie eine Angabe zur Hardware, auf der dieses Betriebssystem installiert wurde. • Feldgruppe »Datenbankdaten« Hier sehen Sie den Namen und den Releasestand des zentralen Datenbanksystems. Das Feld »Name« enthält den Namen des R/3-Systems (System-ID = SID; dreistelliger Name der »Datenbankinstanz«). Das Feld »Host« zeigt den Namen des zuständigen Applikationsservers (des Datenbankservers).

Benutzungsdaten, Benutzerdaten, Benutzervorgaben Die Benutzungsdaten des Statusfensters sollten nicht mit den Benutzerdaten verwechselt werden. Die Benutzerdaten sind (für jeden SAP R/3-Benutzer gesondert) in einem sogenannten Benutzerstammsatz enthalten, den die Systemadministration vor der Erstanmeldung des Benutzers anlegt. Dieser Benutzerstammsatz enthält z.B. die Rechte des Benutzers innerhalb des R/3Systems. Einen Teil seiner Benutzerstammdaten kann jeder Benutzer über den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN selbst pflegen. Diesen Teil nennt man benutzereigene Daten.

Komponenteninformationen Im Statusfenster besteht die Möglichkeit, durch Klick auf die Drucktaste ein weiteres Dialogfenster mit Information Komponenteninformationen zu den Softwarekomponenten Ihres R/3-Systems zu öffnen (Abb. 2.20). Eine Softwarekomponente (mySAP Komponente, Komponente der mySAP Business Suite) ist ein wiederverwendbarer Baustein aus der Sicht der Softwareproduktion. Sie besteht aus einer Menge von Softwareobjekten, die nur gemeinsam (von der SAP AG an ihre Kunden) ausgeliefert werden. Beispielsweise enthält die Softwarekomponente »Logistik und Rechnungswesen« die Anwendungskomponenten Logistik (LO) und Rechnungswesen (AC); die Softwarekomponente »SAP Basiskomponente« enthält Komponenten des Basissystems. Nach Weiterentwicklung einer Softwarekomponente erfolgt ihre Auslieferung in einer neuen Version (Release). Die Zusammenstellung der Objekte einer Softwarekomponente erfolgt nach Gesichtspunkten der Software-Montage, -Auslieferung und -Wartung. Diese Zusammenstellung kann also von Version zu Version unterschiedlich sein. Eine Komponenten-

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

73

2

Grundlagen der Programmoberfläche

version enthält z.B. Angaben zum Wartungsende, zur Release-Reihenfolge und zu Freigaben (Land, Sprache, Plattform usw.).

Abbildung 2.20 Dialogfenster mit Informationen zu den Softwarekomponenten (© SAP AG)

2.5.2 Arbeit mit der Systemfunktionsleiste Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld) dient zur Eingabe von Befehlen (Befehlscodes, alphanumerische Schlüssel). Durch eine geeignete Eingabe in das Befehlsfeld, die den Transaktionscode der gewünschten Anwendung enthält, kann man jede Transaktion direkt (ohne den Weg über einen Menüpfad) aufrufen. Wir gehen darauf später näher ein.

Drucktasten und Navigation mit zugeordneten Funktionstasten SAP R/3 verwendet eine Vielzahl von Drucktasten. Die Systemfunktionsleiste (Symbolleiste) ist in jedem SAP-Fenster eines Standardsystems gleich. Doch nicht alle Drucktasten (Symbole, Icons) der Systemfunktionsleiste sind in allen SAP-Fenstern nutzbar. Die entsprechenden Drucktasten erscheinen dann abgeblendet. Eine Drucktaste erlaubt es Ihnen, durch Einfachklick die zugeordnete Funktion auszuführen. Die Oberfläche einer Drucktaste kann Text und/oder ein grafisches Symbol (Icon) enthalten. Funktionstasten Die Funktionstasten (F1) bis (F12) befinden sich auf der Tastatur. Gelegentlich werden sie mit den Drucktasten verwechselt, die jedoch Elemente der grafischen Benutzeroberfläche von SAP R/3 sind. In R/3 sind eine Vielzahl von Funktionstasten belegt, d.h. mit Hilfe dieser Funktionstasten (evtl. in Kombination mit weiteren Tastaturtasten) und ohne Maus können viele R/3Funktionen ausgeführt werden, die hinter Drucktasten hinterlegt wurden. Hier wird also ein gewisser Komfort angeboten, da manche Anwender gern mit Funktionstasten arbeiten. Die in Tabelle 2.2 enthaltenen Funktionstasten sind in allen SAP-Fenstern den Drucktasten der Systemfunktionsleiste fest zugeordnet.

74

2 Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

Enter

Durch Anklicken dieser Taste bestätigen Sie die in einem Fenster vorgenommenen Eingaben. Sie können die gleiche Funktion auch durch Drücken der (¢)Taste auf Ihrer Tastatur ausführen. Sie können mit dieser Funktion Ihre Arbeit nicht sichern.

–

Sichern

Durch Anklicken dieser Taste sichern Sie Ihre Eingaben. Die SICHERN-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion SICHERN im Menü BEARBEITEN.

(F11), (Strg) +(S)

Zurück

Durch Anklicken dieser Taste gehen Sie eine Stufe in der Anwendungshierarchie zurück. Besteht die Gefahr, dass Daten verloren gehen, so erscheint ein Dialogfenster, in dem Sie Ihre Daten sichern können.

(F3)

Beenden

Durch Anklicken dieser Taste beenden Sie die aktuelle Anwendung, ohne Ihre Daten zu sichern. Das System kehrt zum Einstiegsbild der Anwendung oder zum SAP-Menü zurück.

(ª) + (F3)

Abbrechen

Durch Anklicken dieser Taste brechen Sie die aktuelle Anwendung ab, ohne Ihre Daten zu sichern. Die ABBRECHEN-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Funktion ABBRECHEN im Menü BEARBEITEN.

(Esc), (F12)

Drucken

Durch Anklicken dieser Taste können Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild angezeigte Daten ausdrucken.

(Strg) + (P)

Suchen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie nach Daten suchen, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

(Strg) + (F)

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

75

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

Weiter suchen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine weitere Suche nach Daten starten, die Sie auf dem aktuellen Bildschirmbild benötigen.

(Strg) + (G)

Erste Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur ersten Seite einer Information. Die ERSTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (Strg) + (Bild½).

(Strg) + (Bild½)

Vorige Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur vorigen Seite in einer Information. Die VORIGE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (Bild½).

(Bild½)

Nächste Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur nächsten Seite in einer Information. Die NÄCHSTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastaturtaste (Bild¼) .

(Bild¼)

Letzte Seite

Durch Anklicken dieser Taste blättern Sie zur letzen Seite in einer Information. Die LETZTE SEITE-Drucktaste führt die gleiche Aktion aus wie die Tastenkombination (Strg) + (Bild¼).

(Strg) + (Bild¼)

Modus erzeugen

Durch Anklicken dieser Taste erzeugen Sie einen neuen SAPModus. Die MODUS ERZEUGENDrucktaste führt die gleiche Aktion aus wie Funktion ERZEUGEN MODUS im Menü SYSTEM.

–

SAP GUIVerknüpfung erstellen

Durch Anklicken dieser Taste können Sie eine SAP GUI-Verknüpfung zu einem SAP-Report oder einer SAP-Transaktion erstellen. Für diese Funktion ist das 32-Bit-Betriebssystem Windows Voraussetzung.

–

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG) (Forts.)

76

2 Drucktaste

Funktionsname

Bedeutung

Funktionstaste

F1-Hilfe

Durch Anklicken dieser Taste zeigen Sie die Hilfe zu dem Feld an, in dem Sie den Cursor positioniert haben.

(F1)

LayoutMenü

Durch Anklicken dieser Taste können Sie die Anzeigeoptionen anpassen.

(Alt) + (F12)

Tabelle 2.2 Standardbelegung der mit Drucktasten und zugeordnete Funktionstasten

(© SAP AG) (Forts.)

Weitere Drucktasten außerhalb der Systemfunktionsleiste werden später behandelt.

2.5.3 Funktionstastenbelegung und Quick Info Anzeige der Funktionstastenbelegungen Sie können sich in jedem SAP-Fenster die aktiven Funktionstastenbelegungen auf verschiedene Weise anzeigen lassen. • Wenn Sie mit der Maus einen Menüleistenpfad öffnen (ohne die dahinterliegende Funktion aufzurufen), so enthält der Text des letzten Menüpunktes häufig die zugehörige Funktionstastenbelegung. • Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste liefert Ihnen das Funktionstastenmenü (Kontextmenü). • Stellen Sie den Mauszeiger (ohne Klick) auf eine Drucktaste und bewegen ihn nicht weiter, so wird normalerweise nach kurzer Zeit ein Quick-InfoText angezeigt, der die Funktion der Drucktaste beschreibt und oft eine Funktionstastenbelegung enthält. (Abb. 2.21)

Abbildung 2.21 Anzeige der Quick Info für die Drucktaste Layout-Menü (© SAP AG)

2.5 Programmbedienung mit Elementen des Bildkopfes

77

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Einstellung der Quick Info Sie können einstellen (personalisieren), ob bzw. wie schnell die Quick Info angezeigt werden soll. Ausgangspunkt In einem beliebigem SAP-Fenster der Systemfunktions1. Klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ leiste. Sie sehen die Menüeinträge des Layout-Menüs.

«

Hinweis Wenn Sie den Mauszeiger langsam und ohne zu klicken über die Menüeinträge ziehen, erscheint zu mehreren Menüeinträgen eine Erläuterung in der Statusleiste. 2. Klicken Sie auf den Menüpunkt OPTIONEN... . Ein Dialogfenster wird angezeigt, das unterhalb der Titelleiste mehrere Registerkartentitel enthält. 3. Klicken Sie auf den ersten Kartentitel OPTIONEN. Die Registerkarte Optionen wird angezeigt (Abb. 2.22).

«

«

Hinweis In der Feldgruppe »Quick-Info« können Sie durch Klick auf einen der drei runden Auswahlknöpfe auswählen, ob die Quick Info nicht angezeigt werden soll bzw. ob sie langsam oder schnell angezeigt werden soll. Sie können immer nur einen der drei Auswahlknöpfe auswählen. 4. Drücken Sie die Taste (¢). Die Ausgabe der Quick Info erfolgt entsprechend der von Ihnen gewählten Einstellung.

«

Abbildung 2.22 Steuerung der Ausgabe von Quick Infos (© SAP AG)

Wir empfehlen Ihnen, bei der Arbeit mit den Funktionen, die hinter der Drucktaste Layout-Menü hinterlegt sind, besondere Vorsicht walten zu lassen und nur das in diesem Buch angegebene Handling durchzuführen, da manche Funktionen des Layout-Menüs nur von Systemadministratoren fachkundig ausgeführt werden können und Fehleinstellungen zu erheblichen Beeinträchtigungen Ihrer Arbeit führen könnten. Andererseits ist es möglich, dass die in diesem Buch mit Handling beschriebenen Funktionen des Layout-Menüs Bestandteil Ihrer Anwenderzertifizierung sind.

78

2 2.6

Meldungen

R/3 weist den Benutzer mit diversen Meldungen im linken Teil der Statusleiste sowohl auf erfolgreiche als auch auf fehlerhafte Aktionen hin. Das Symbol kennzeichnet dabei eine Fehlermeldung (vgl. Abb. 2.23), das Symbol kennzeichnet eine sonstige Systemmeldung (vgl. Abb. 2.24).

Abbildung 2.23 Meldung in der Statusleiste nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(© SAP AG)

Meldungen erscheinen entweder nur in der Statusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster (Abb. 2.25). Wenn nähere Erläuterungen zu den Meldungen im System hinterlegt sind, so können Sie diese anzeigen, indem Sie im SAP-Fenster auf die Meldung klicken bzw. (im Dialogfenster) auf die Drucktaste HILFE klicken.

Abbildung 2.24 Meldung in der Statusleiste nach erfolgreichem Sichern einer

Materialstammänderung (© SAP AG)

2.6 Meldungen

79

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.25 Meldung im Dialogfenster nach fehlerhafter Materialnummerneingabe

(© SAP AG)

Änderung der Meldungsausgabe Sie können steuern (personalisieren), ob bestimmte Meldungen nur in der Statusleiste oder zusätzlich in einem Dialogfenster ausgegeben werden sollen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste Layout-Menü der Systemfunktionsleiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die Registerkarte »Optionen«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.26 gezeigte Dialogfenster. In der Feldgruppe »Nachrichten« können Sie durch Klick auf eines oder mehrere Ankreuzfelder die entsprechenden Meldungsausgaben alternierend steuern. Ein Haken in einem Ankreuzfeld bedeutet, dass die entsprechende Option ausgewählt wurde.

Abbildung 2.26 Steuerung der Ausgabe von Meldungen (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen in den Gruppenrahmen »System« und »Installation« vor.

80

2 2.7

Programmbedienung mit grafischen Elementen

SAP-Fenster können eine Vielzahl grafischer Elemente enthalten, u.a. • Drucktasten • Felder • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder • Gruppenrahmen • Register Auf Drucktasten gingen wir bereits ausführlich ein.

2.7.1 Arbeit mit Feldern Feldbegriff Der Begriff des Ein-/Ausgabefeldes ist in programmtechnischer Hinsicht ein Oberbegriff für: • Felder (mit rechteckiger Schablone im Bildschirmbild, in die Sie Ihre Daten eingeben können und/oder das R/3-System Daten ausgibt) • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder Die Definition der Ein-/Ausgabefelder wird im ABAP Dictionary (Data Dictionary) innerhalb der ABAP Workbench vorgenommen. Das ABAP Dictionary ist eine Komponente der ABAP Workbench und dient der zentralen Beschreibung und Verwaltung aller im R/3-System verwendeten Datendefinitionen. Es ist vollständig in die ABAP Workbench integriert. Alle anderen Komponenten der ABAP Workbench können aktiv auf die im ABAP Dictionary enthaltenen Definitionen zugreifen. Bei der Definition eines Ein-/Ausgabefeldes muss ein Datenelement definiert werden, das den Datentyp z.B. numerisch, alphabetisch enthält und die inhaltliche Bedeutung des Ein-/Ausgabefeldes beschreibt. Es verweist auf eine sogenannte Domäne, die ebenfalls den Datentyp enthält und die zulässigen Felddaten beschreibt, z.B. durch Informationen über die Feldlänge (Anzahl der möglichen Zeichen) und die Anzahl der Dezimalstellen. Auswahlknöpfe und Ankreuzfelder haben immer den Datentyp CHAR der Länge 1. Ein markierter Auswahlknopf oder ein markiertes Ankreuzfeld füllen das zugehörige Datenelement mit dem Wert X, ansonsten mit SPACE. Die Unterteilung der Felddefinition in Datenelement und Domäne erleichtert die Übersetzung der Feldnamen in andere Sprachen. Außerdem kann jede im System enthaltene Domäne zur Definition weiterer Felder verwendet wer-

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

81

2

Grundlagen der Programmoberfläche

den. Bei Änderungen einer Domäne werden die darauf verweisenden Felder gleichzeitig und konsistent mitgeändert. Den Begriff »Feld« benutzen wir im Folgenden für ein Ein-/Ausgabefeld mit rechteckiger Schablone (im Bildschirmbild). Da der Begriff »Eingabefeld« in der SAP-Umgangssprache häufig verwendet wird, verwenden wir ihn als Synonym für »Feld«. Er verdeutlicht den Sachverhalt, dass ein Anwender in dieses Feld alphanumerische Eingaben über die Tastatur vornehmen kann oder muss. Sie haben Felder bereits aus Benutzersicht kennen gelernt, z.B. im R/3-Anmeldebild, im Dialogfenster zur Kennworteingabe und im Statusfenster. Felder dienen zur Eingabe von Daten durch den Anwender und/oder zur Ausgabe von Daten durch das R/3-System.

Mussfeld, Kannfeld SAP R/3 prüft Ihre Feldeingaben in verschiedener Hinsicht. Wenn Sie beispielsweise in ein Feld vom numerischen Typ einen Buchstaben eingeben, wird diese Fehleingabe automatisch erkannt. Ein Mussfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden müssen. Mussfelder sind normalerweise durch ein Hakensymbol gekennzeichnet (vgl. das Feld »Benutzer« (»User«) im R/3-Anmeldebild). Das Hakensymbol wird nur dann angezeigt, wenn Sie dieses Feld nicht angeklickt haben. Sie können ein Fenster mit einem oder mehreren Mussfeldern nur dann erfolgreich (ohne Fehlermeldung) verlassen, wenn alle Mussfelder mit Daten gefüllt wurden. Es kann der Fall eintreten, dass Sie in eines von mehreren Feldern Daten eingeben müssen, obwohl in keinem dieser Feldern ein Hakensymbol hinterlegt wurde. Beispielsweise ist es möglich, dass in einem Fenster entweder eine Angabe im Feld »Tag« oder eine Angabe im Feld »Woche« erforderlich ist. Ein Kannfeld ist ein Feld, in das vom Benutzer Daten eingegeben werden können. Manche Fenster enthalten nur Kannfelder; diese Fenster können Sie ohne Dateneingabe erfolgreich verlassen.

Dateneingabe in Felder und Navigation zwischen Feldern Bei der Bearbeitung der meisten R/3-Transaktionen müssen Sie Daten in Felder eingeben. Sie haben die Möglichkeit, dies mit Hilfe der Maus und der Tastatur oder ausschließlich mit Hilfe der Tastatur zu bewerkstelligen. Mit der Maus können Sie in ein Feld klicken (wodurch Sie es zur Dateneingabe auswählen) und in einem Feld vorhandene alphanumerische Textteile markieren. Wenn Sie in einem Standardsystem in ein leeres Feld klicken, springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des Feldes. Durch Anklicken des entsprechenden Statusfeldes in der Statusleiste können Sie jederzeit zwischen dem Einfügemodus und dem Überschreibmodus wechseln.

82

2 Ihre Daten geben Sie entweder mit der Tastatur oder durch Kopieren aus der Zwischenablage ein. Tabelle 2.3 beschreibt Tasten bzw. Tastenkombinationen, mit deren Hilfe Sie zwischen Eingabefeldern bzw. innerhalb von Eingabefeldern navigieren und Ihre Daten editieren können.

Taste bzw. Tastenkombination

Ergebnis

(ÿ)

Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabefeldes

(ª)+(ÿ)

Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes

(¼)

Cursor springt an den Anfang des nächsten Eingabefeldes oder der nächsten Zeile.

(½)

Cursor springt an den Anfang des vorigen Eingabefeldes oder der vorigen Zeile.

(æ)

Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach links.

(Æ)

Cursor bewegt sich innerhalb des Eingabefeldes nach rechts.

(Strg)+(Æ)

Cursor springt Wort für Wort nach rechts.

(Strg)+(æ)

Cursor springt Wort für Wort nach links.

(Pos1)

Cursor springt an den Anfang des Eingabefeldes.

(Ende)

Cursor springt an das Ende des Eingabefeldes.

(ª)+(½)

Text wird Zeichen für Zeichen nach rechts markiert.

(ª)+(æ)

Text wird Zeichen für Zeichen nach links markiert.

(ª)+(Strg)+(Æ)

Text wird Wort für Wort nach rechts markiert.

(ª)+(Strg)+(æ)

Text wird Wort für Wort nach links markiert.

(ª)+(Pos1)

Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenanfang markiert.

(ª)+(Ende)

Text wird von der aktuellen Cursorposition bis zum Zeilenende markiert.

(Strg)+(C)

Markierter Text wird in die Zwischenablage kopiert.

(Strg)+(V)

In der Zwischenablage abgelegter Text wird eingefügt.

(Strg)+(X)

Markierter Text wird aus dem Eingabefeld gelöscht und in die Zwischenablage kopiert.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG)

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

83

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Taste bzw. Tastenkombination

Ergebnis

(Entf)

Text rechts vom Cursor oder vom Cursor markierter Text wird gelöscht.

(<-)

Text links vom Cursor wird gelöscht.

(Einfg)

Schaltet zwischen Einfüge- und Überschreibmodus um.

Tabelle 2.3 Tasten und Tastenkombinationen zur Dateneingabe in Felder (© SAP AG) (Forts.)

Zwischenablage Um den Inhalt von mehreren Feldern (evtl. unterschiedlicher Feldarten) in die Zwischenablage zu übernehmen (und mit externen Programmen, z.B. Microsoft Word weiter zu bearbeiten), klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktionsleiste und wählen den Menüpfad ZWISCHENABLAGE | MARKIEREN. Der Zeiger nimmt die Form eines Kreuzes an. Klicken Sie nun in eine Ecke des zu markierenden rechteckigen Bereiches, halten Sie die linke Maustaste gedrückt, ziehen Sie den Mauszeiger in die entgegengesetzte Ecke und lassen Sie die linke Maustaste los. Den Textinhalt des so markierten Bildschirmbereiches können Sie mittels (Strg)+(C) in die Zwischenablage kopieren und von dort aus weiter bearbeiten.

Feldhilfe und Technische Informationen Hinter den meisten Feldern ist eine Feldhilfe (F1-Hilfe, Schnellhilfe) hinterlegt, die Sie mit Klick auf die Drucktaste (falls diese Drucktaste vorhanden ist) oder durch Drücken der Funktionstaste (F1) aufrufen können. Die Verwendung der Feldhilfe und daran anknüpfende weitere Möglichkeiten der Navigation werden nun an einem Beispiel erläutert, das gleichzeitig zur Illustration der vorangegangenen Ausführungen dient. Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | STATUS... Das Statusfenster erscheint. Im Feld »Transaktion« sehen Sie den Namen der aktuellen Transaktion. Im Feld »Programm (Dynpro)« sehen Sie den Namen des aktuellen Dynpros. 2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Mandant« und drücken Sie die Funktionstaste (F1) . Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt (Abb. 2.27).

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84

2

Abbildung 2.27 Feldhilfe des Feldes »Mandant« (© SAP AG)

3. Ziehen Sie den Mauszeiger auf den Text »Mandant im R/3-System«. Die Farbe des Textes verändert sich und der Mauszeiger nimmt die Form einer Hand an. 4. Klicken Sie auf den Text »Mandant im R/3-System«. Eine Definition des Mandantenbegriffs wird angezeigt (Abb. 2.28).

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Abbildung 2.28 Definition des Mandantenbegriffs (© SAP AG)

5. Verlassen Sie dieses Fenster durch Klick auf das Symbol »Zurück« . . 6. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden angezeigt. In der Feldgruppe »Feld-Daten« sehen Sie das Datenelement »SYMANDT« (Abb. 2.29). 7. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Datenelement« und klicken Sie auf die Drucktaste Navigieren. Das Datenelement »SYMANDT« wird im ABAP Dictionary angezeigt. In der Registerkarte »Datentyp« sehen Sie die zugeordnete Domäne mit Informationen über die Feldlänge und den Datentyp. An der Blätterleiste erkennen Sie, dass hier nur ein Teil dieser Registerkarte und ein Teil der runden Auswahlknöpfe angezeigt wird. (Abb. 2.30)

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2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

85

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Abbildung 2.29 Dialogfenster mit technischen Informationen zum Feld »Mandant« (© SAP AG)

8. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Zurück . Die Technischen Informationen des Feldes »Mandant« werden wieder angezeigt. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen . Die Feldhilfe des Feldes »Mandant« wird angezeigt.

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Abbildung 2.30 SAP-Fenster mit Angaben zur Domäne (© SAP AG)

86

2 10. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen Das Statusfenster erscheint. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste Abbrechen Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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. .

Schlüsselwort-Exits Schlüsselwort-Exits sind eine im SAP-Standard vorgesehene Möglichkeit, die Feldhilfe kundenspezifisch anzupassen. Wurde die Dokumentation zu einem Datenelement des ABAP Dictionary erweitert und rufen Sie die Feldhilfe zu diesem Datenelement auf, so wird die Erweiterung anstelle der oder ergänzend zur SAP-Dokumentation angezeigt. Deshalb kann es vorkommen, dass die Feldhilfen Ihres betrieblichen SAP R/3-Systems teilweise anders aussehen als in diesem Buch gezeigt.

2.7.2 Möglichkeiten zur Personalisierung der Arbeit mit Feldern Cursor-Position Wenn Sie in einem SAP-Standardsystem mit Ihren Eingaben das Ende des aktuellen Eingabefeldes erreicht haben, springt der Mauszeiger automatisch an den Anfang des nächsten Eingabefeldes. Dieses automatische Tabbing (AutoTab) ist hilfreich, wenn Sie in einem oder mehreren SAP-Fenstern viele Felder auszufüllen haben. Das AutoTab funktioniert jedoch nur, wenn Sie das Ende des aktuellen Eingabefeldes erreichen. Ist Ihre Eingabe kürzer, müssen Sie in das nächste Eingabefeld klicken oder (besser) die Tabulatortaste (ÿ) drücken, um den Cursor in das nächste Eingabefeld zu stellen. Sie können steuern (personalisieren), ob AutoTab ein- oder ausgeschaltet der Systemsein soll. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ funktionsleiste, wählen den Menüpunkt OPTIONEN... und anschließend die Registerkarte »Cursor«. Sie sehen dann das in Abbildung 2.31 gezeigte Dialogfenster. In der Feldgruppe »Cursor-Position« können Sie durch Klick auf das Ankreuzfeld »Automatisches Tab am Feldende« das AutoTab (alternierend) steuern. Ein Haken in diesem Feld bedeutet, dass AutoTab aktiviert wurde. Die folgende Übersicht zeigt, wie Sie mit den anderen Ankreuzfeldern der Feldgruppe »Cursor-Position« arbeiten können. Bei TAB die Position im Feld merken An (aktiviert bzw. Haken im Ankreuzfeld): Wenn Sie mit der Tabulatortaste von einem Eingabefeld in ein anderes Eingabefeld wechseln, wird der Cursor im neuen Eingabefeld an der gleichen Stelle platziert wie im alten Eingabefeld. Aus (deaktiviert bzw. kein Haken im Ankreuzfeld): Der Cursor wird bei Verwendung der Tabulatortaste an den Anfang des neuen Eingabefeldes platziert.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

87

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Cursor an das Textende An: Durch Klick in ein Eingabefeld rechts vom Text, der in dem Eingabefeld steht, wird der Cursor an das rechte Ende des Textes platziert. Aus: Platziert den Cursor in einem Eingabefeld genau dahin, wohin Sie klicken. Text im Bearbeitungsfeld im Einfügemodus markieren An: Wenn Sie im Einfügemodus (INS) arbeiten und mit der Tabulatortaste in ein Eingabefeld wechseln, wechseln Text und Hintergrund in diesem Eingabefeld die Farbe und bei einer Eingabe in dieses Feld wird zuerst der alte Text gelöscht. Aus: Wenn Sie mit der Tabulatortaste in ein Eingabefeld wechseln, findet kein Farbwechsel statt und der Cursor wird an das rechte Ende des vorhandenen Textes platziert.

Abbildung 2.31 Steuerung von AutoTab (© SAP AG)

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2 Eingabehistorie Nach Klick auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ der Systemfunktionsleiste, Wahl des Menüpunktes OPTIONEN... und anschließend der Registerkarte »Lokale Daten« sehen Sie das in Abbildung 2.32 gezeigte Dialogfenster. Im Gruppenrahmen »&Historie« haben Sie die Möglichkeit, die Eingabehistorie zu verwalten. Wenn die Eingabehistorie aktiviert ist, baut sie eine kleine Datenbank auf dem Frontend auf, die für Felder in Transaktionen die letzten n Eingaben enthält. Den Wert »n« können Sie im Feld »Maximale Anzahl Einträge« selbst vorgeben. Diese Werte werden Ihnen als Eingabehilfe in den entsprechenden Feldern angeboten. Die Eingabehistorie arbeitet mit einer gewissen Verzögerung, die Sie mit Hilfe der runden Auswahlknöpfe im Gruppenrahmen »&Historie« einstellen können. Durch Klick auf die Drucktaste Übernehmen aktivieren Sie Ihre Einstellungen.

Abbildung 2.32 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Eingabehistorie (© SAP AG)

Bitte nehmen Sie keine Änderungen im Gruppenrahmen »Lokaler Cache« und im Feld »Verzeichnis für lokale Daten« vor.

2.7 Programmbedienung mit grafischen Elementen

89

2

Grundlagen der Programmoberfläche

Schriftgröße Wenn Sie auf die Drucktaste LAYOUT-MENÜ klicken, den Menüpunkt NEUES DESIGN... wählen und anschließend die Registerkarte »Allgemein« durch Klick auf den Kartenreiter auswählen, sehen Sie das in Abbildung 2.33 gezeigte Dialogfenster. Im Gruppenrahmen »Schriftgröße« haben Sie die Möglichkeit, durch Verschieben des Reglers die Schriftgröße zwischen 80% und 120% der DefaultSchriftgröße (des Standardsystems) zu variieren und durch Klick auf die Drucktaste ÜBERNEHMEN zu übernehmen. Bevor diese Einstellungen wirksam werden, müssen Sie sich aus SAP R/3 abmelden, das Programm SAP Logon beenden, SAP Logon wieder aufrufen und sich erneut am System anmelden.

Abbildung 2.33 Gruppenrahmen zur Personalisierung der Schriftgröße (© SAP AG)

2.7.3 Weitere grafische Elemente Auswahlknöpfe Sie haben mit Auswahlknöpfen bereits bei der Einstellung der Quick Info gearbeitet (Abb. 2.22). Mit Hilfe von Auswahlknöpfen können Sie aus einer Liste von Elementen genau ein Element auswählen.

Ankreuzfelder Sie haben mit Ankreuzfeldern bereits bei der Änderung der Meldungsausgabe gearbeitet (Abb. 2.26). Mit Hilfe von Ankreuzfeldern können Sie aus einer Liste von Elementen beliebig viele Elemente (also auch kein Element) auswählen.

90

2 Gruppenrahmen Mehrere inhaltlich zusammengehörige Felder werden häufig zu Feldgruppen zusammengefasst. Ein Gruppenrahmen ist ein Rahmen, der Gruppen von Feldern und/oder anderen Bedienelementen einrahmt und so von anderen Gruppen oder Einzelelementen abhebt. Der Gruppenrahmen enthält häufig am oberen Rand die Gruppenüberschrift. Sie haben Gruppenrahmen bereits im Statusfenster (Abb. 2.19) und bei der Änderung der Meldungsausgabe (Abb. 2.26) kennen gelernt.

Register Ein Register (TabStrip) ist ein Bildschirmobjekt, das normalerweise aus mehreren Registerkarten (TabStrip-Seiten) besteht. Registerkarten sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit oder der Abarbeitung angeordnet. Jede Registerkarte hat einen Kartenreiter (Registerindex, Tab-Reiter), der den Titel der Registerkarte enthält. Enthält ein Register mehr Registerkarten als durch Kartenreiter angezeigt werden können, so werden die nicht sichtbaren Registerkarten durch Drucktasten dem Blättern zugänglich gemacht. Eine Übersicht aller Kartentitel ist durch eine Listbox zugänglich. Im Gegensatz zum klassischen Bildwechsel (in älteren SAP R/3-Releases) sieht der Benutzer alle Registerkartentitel auf einmal und kann leicht zwischen ihnen navigieren. Sie haben Register bereits bei der Änderung der Meldungsausgabe (Abb. 2.26) kennen gelernt.

2.8

Pflege benutzereigener Daten

Durch Pflege der benutzereigenen Daten können Sie weitere Einstellungen im System personalisieren. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Ein weiteres SAP-Fenster erscheint (Abb. 2.34).

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Hinweis In der Registerkarte »Adresse« können Sie Daten zur Ihrer Person, zur Ihrer Kommunikation und zur Ihrer Firma pflegen. 2. Klicken Sie auf den Kartenreiter »Festwerte«. Die Registerkarte zur Pflege der Festwerte erscheint (Abb. 2.35).

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Hinweis Im Gruppenrahmen »Dezimaldarstellung« können Sie die Darstellung von Dezimalzahlen und insbesondere das Format des Dezimalpunktes vorgeben. Die Feldhilfe (F1) zu den Auswahlknöpfen gibt Ihnen ergänzende Informationen. Im Gruppenrahmen »Datumsformat« können Sie die Darstellung des Datums steuern. Hinweis Auf die Arbeit mit der Registerkarte »Parameter« gehen wir im nächsten Kapitel ein.

2.8 Pflege benutzereigener Daten

91

2

Grundlagen der Programmoberfläche

3. Wenn Sie eine bestimmte Anmeldesprache dauerhaft hinterlegen wollen (ohne sie bei jeder Anmeldung an das System einzugeben), können Sie dies im Feld »Anmeldesprache« tun. Klicken Sie dazu in das Feld »Anmeldesprache«. Am rechten Rand des Feldes erscheint die Drucktaste Eingabehilfe .

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Abbildung 2.34 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Adresse« (© SAP AG)

4. Klicken Sie auf diese Drucktaste oder drücken Sie die Taste (F4). Sie sehen in einem Dialogfenster eine Trefferliste der für dieses Feld möglichen Eingabewerte (Abb. 2.36). 5. Wählen Sie den gewünschten Wert durch Einfachklick aus (z.B. »DE« für Deutsch) und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster verschwindet wieder und im Feld »Anmeldesprache« steht der von Ihnen gewählte Wert. 6. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Sichern . In der Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer XXX wurde gesichert«. Anstelle von »XXX« steht natürlich Ihr Benutzername. 7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Sie kommen in das Ausgangsfenster zurück.

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Hinweis Die Einstellung der Anmeldesprache wird bei der nächsten Anmeldung automatisch »gezogen«.

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2

Abbildung 2.35 Pflege eigener Benutzervorgaben: Registerkarte »Festwerte« (© SAP AG)

Abbildung 2.36 Trefferliste zum Feld »Anmeldesprache (© SAP AG)

2.8 Pflege benutzereigener Daten

93

2

Grundlagen der Programmoberfläche

2.9

Barrierefreie Arbeitsweise

Mit dem Release SAP R/3 Enterprise steht dem behinderten Anwender ein barrierefreies System mit entsprechenden Funktionen zur Verfügung, das ihm ermöglicht mit R/3 zu arbeiten. Benutzer mit einer motorischen Einschränkung oder einer Sehbehinderung können mit einer entsprechenden Softwareumgebung alle Vorzüge der R/3-Software nutzen. Das betrifft sowohl Anwender, die elektronische Hilfsmittel wie z.B. einen Screenreader benutzen, als auch Benutzer, welche die komplette Funktionalität über den Zugriff mit der Tastatur erreichen müssen. Damit dieses barrierefreie Arbeitsumfeld eingerichtet werden kann, empfiehlt SAP folgende Software-Umgebung:

Auf der Serverseite • SAP Internet Transaction Server (ITS) 6.20 • R/3 Enterprise mit einem HTML Front-End (SAPGUI für HTML)

Auf der Seite des Client • Windows NT • Microsoft Internet Explorer 4.x oder höher (SAP empfiehlt hierbei IE 5.x oder höher) • Aktivierung der Option Barrierefreiheit • Beim Einsatz eines Screenreaders: JAWS für Windows 4.x von Freedom Scientific • Beim Einsatz von Vergrößerungssoftware: Magic Version 6.2 von Freedom Scientific

2.10 Fragen 1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur auf 4 bis 99 erhöhen. d) Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

94

2 c) Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden. b) Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festlegen, ob Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfenster erscheinen. d) Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an.

2.11 Lösungen 1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anmeldeversuche ist/sind richtig? a) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender drei Anmeldeversuche – danach verschwindet das Anmeldebild, und er kann R/3 neu aufrufen. b) Richtig Standardmäßig hat ein Anwender insgesamt zwölf Anmeldeversuche – danach kann er sich selbst mit dem richtigen Kennwort nicht mehr anmelden. c) Falsch Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche nur auf 4 bis 99 erhöhen. d) Falsch Standardmäßig kann ein Anwender für jedes der vier Felder (Mandant, Benutzer, Kennwort, Sprache) je zweimal eine ungültige Eingabe machen. Informationen zu den falschen Antworten: Der Systemverwalter kann die Zahl der erlaubten Anmeldeversuche auch (bis auf 1) verringern; die Anzahl der möglichen Anmeldeversuche ist nicht feldbezogen. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Kennwortvergabe ist/sind richtig? a) Richtig Kennwörter müssen mindestens drei Zeichen lang sein. b) Falsch Standardmäßig sind nur die letzten drei Kennwörter unzulässig.

2.11 Lösungen

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2

Grundlagen der Programmoberfläche

c) Falsch Wer nach dem Urlaub sein Kennwort vergessen hat, kann es beim Systemverwalter erfragen. d) Falsch Damit Sie bei einer Kennwortänderung das neue Kennwort richtig wiederholen, müssen Sie sich merken, welche Buchstaben Sie groß geschrieben haben. Informationen zu den falschen Antworten: Die letzten fünf Kennwörter sind ungültig; Kennwörter werden verschlüsselt, so dass sie auch ein Systemverwalter nicht herausfinden kann; zwischen Klein- und Großbuchstaben wird nicht unterschieden. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Fenster ist/sind richtig? a) Falsch Ein Dialogfenster besitzt keine Menüleiste und kann nicht verschoben werden. b) Falsch Außer der Titelleiste und der Menüleiste können wie bei MS Word alle Fensterleisten über den Menüpfad LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN in der Menüleiste ausgeschaltet werden. c) Richtig Über LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN können Sie festlegen, ob Meldungen außer in der Statusleiste auch in einem Dialogfenster erscheinen. d) Falsch Ein Dialogfenster können Sie immer mit (Esc) verlassen. Informationen zu den falschen Antworten: Dialogfenster lassen sich verschieben; im Gegensatz zu MS Word lassen sich die Fensterleisten nicht ausschalten; in einem Dialogfenster erwartet R/3 häufig eine Entscheidung vom Anwender – z.B.: möchten Sie die Bearbeitung verlassen J/N – in diesem Fall können Sie das Dialogfenster nicht mit (Esc) verlassen. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Falsch Für Benutzer Herbert wird R/3 das neue Kennwort Herbst akzeptieren. b) Falsch Herr May hat pro Monat ein festes Kennwort: Jan, Feb usw. Als er sich Anfang Mai das neue Kennwort Mai geben will, weist ihn R/3 ab. c) Falsch Nur die Meldungen erscheinen, die in LAYOUT-MENÜ | OPTIONEN | OPTIONEN markiert sind. d) Richtig Ein Klick mit der rechten Maustaste in den Bereich oberhalb der Statusleiste zeigt Ihnen die aktuell geltenden Tastenbelegungen an. Informationen zu den falschen Antworten: Drei aufeinander folgende Zeichen sowohl im Kennwort als auch beim Benutzer führen zur Abweisung; Meldungen erscheinen immer in der Statusleiste.

96

Kapitel 3 Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung 3.1

Anwendungen, Transaktionen und Reports

99

3.2 3.2.1 3.2.2

SAP Easy Access SAP-Menü und Benutzermenü Suchen im SAP Easy Access

100 100 103

3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3

Befehlsfeld, Transaktionen und Modi Befehlsfeld Transaktionen Modi

105 106 106 109

3.4 3.4.1 3.4.2

Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen Stammdaten und Bewegungsdaten Tabellen

114 114 116

3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6

Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter Eingabehilfen Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Mit Benutzerparametern arbeiten Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten

122 122 124 130 142 145 147

3.6

Fragen

149

3.7

Lösungen

149

97

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung 3.1

Anwendungen, Transaktionen und Reports

Nach der Anmeldung im SAP R/3-System gelangen Sie in das SAP-Einstiegsbild. Im Navigationsbereich sehen Sie dann ein SAP Easy Access Menü. Mit Hilfe dieses Menüs können Sie R/3-Transaktionen aufrufen. Nach Aufruf einer Transaktion (Anwendung) gelangen Sie in die Anwendungsebene. Normalerweise sehen Sie als erstes Bild der Anwendung das Einstiegsbild der Anwendung. Der Begriff Anwendung bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Anwendungskomponente (z.B. Materialwirtschaft (MM) oder Finanzwesen (FI)) oder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung). In ASAP (AcceleratedSAP) bezeichnet er ein ausführbares Programm, z.B. Microsoft Excel. Eine Funktion auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) ist dadurch gekennzeichnet, dass sie einen Transaktionscode hat. Jede dieser Funktionen kann nicht nur über das SAP Easy Access Menü aufgerufen werden, sondern auch mit Hilfe des Transaktionscodes. Wir gehen darauf in diesem Kapitel näher ein. Jede Anwendung (also jede Funktion auf der Anwendungsebene) umfasst eine Reihe von Anwendungsfunktionen, wie Sichern, Löschen oder Markieren. Bei den Funktionen auf der Anwendungsebene (Transaktion, Anwendung) unterscheidet man Dialogtransaktionen und Reporttransaktionen. Dialogtransaktionen bestehen aus einer Folge von Bildschirmbildern, mit deren Hilfe der Benutzer mit der Anwendung »kommuniziert«. Den Wechsel zum nächsten Bildschirmbild einer Sequenz bezeichnet man als Dialogschritt. Jeder Dialogschritt benötigt ein Dynpro (DYNamisches PROgramm). Dieses steuert • das Bildschirmlayout • die Feldeigenschaften • die Ablauflogik Die von Dynpros erzeugten Bildschirmbilder werden im SAP-Sprachgebrauch häufig ebenfalls als Dynpros bezeichnet. Jede Dialogtransaktion hat einen Transaktionscode. Ein Teil dieser Transaktionscodes wurde bereits in SAP R/2 verwendet. In einer Reporttransaktion wird ein Report über seinen Transaktionscode gestartet.

3.1 Anwendungen, Transaktionen und Reports

99

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ein Report (Bericht) ist ein ABAP/4-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Der Ablauf eines Reports führt normalerweise von der Dateneingabe (in das erste Bild, das bei Reports Selektionsbild genannt wird) über die entsprechende Datenverarbeitung zu einer Datenausgabe (Liste). Für jeden Report ist es möglich, einen Transaktionscode und ein Selektionsbild zu definieren, es gibt aber auch Reports ohne Transaktionscode und ohne Selektionsbild. Alle Reports können über den Reportnamen aufgerufen werden. (Wir gehen darauf in einem späteren Kapitel näher ein.) Der Begriff Transaktion bezieht sich im R/3-System entweder auf eine Funktion auf der Anwendungsebene (Dialogtransaktion bzw. Reporttransaktion) oder – im engeren Sinne – auf eine Dialogtransaktion. Wenn in diesem Buch von Transaktionen die Rede ist, die keine Reports sind, verwenden wir den Begriff Dialogtransaktion.

3.2

SAP Easy Access

3.2.1 SAP-Menü und Benutzermenü SAP Easy Access bietet (zur Erleichterung und Vereinfachung der täglichen Arbeit) die Möglichkeit eines personalisierten (benutzerspezifischen) Einstiegs in das SAP-System. Ein Benutzermenü wird im Regelfall von der Systemverwaltung eingerichtet. Es enthält zu einem vorgegebenen Arbeitsgebiet (z.B. für einen Benutzer aus der Debitorenbuchhaltung) alle für die normale tägliche Arbeit erforderlichen Einträge (Transaktionen, Berichte oder auch Web-Adressen) (Abb. 3.1). Wurde von der Systemverwaltung kein besonderes Menü für Ihre Anmeldung festgelegt, dann sehen Sie nach der Anmeldung das SAP-Menü, welches erheblich mehr Menüpunkte als das Benutzermenü enthält. Auch mit einem Benutzermenü können Sie normalerweise im SAP-Einstiegsbild das SAP-Menü aufrufen. Sie erreichen dies über den Menüleistenpfad MENÜ | SAP-MENÜ. Jedes SAP Easy Access-Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Knoten; Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Die Endknoten eines SAP Easy Access-Menüs sind Anwendungen (Transaktionen), alle anderen Knoten sind Menüs. Firmenspezifisch besteht die Möglichkeit, z.B. Web-Adressen als Endknoten hinzuzufügen.

Navigation im SAP Easy Access-Menü Da jedem Benutzer das SAP-Menü zur Verfügung steht, erläutern wir das Folgende am Beispiel des SAP-Menüs. Menüs werden in SAP-Menüs durch Ordner symbolisiert, hinter denen der Menüname steht. Wenn ein Menü (ausnahmsweise) keine Einträge enthält (z.B. das Menü Favoriten in einem Auslieferungssystem), ist der Ordner zugeklappt.

100

3

Abbildung 3.1

Arbeitsgebiet Debitoren mit geöffnetem Menü Buchung (© SAP AG)

Wenn ein Menü Einträge enthält, sehen Sie vor dem Ordner ein Dreieck. • Bei geschlossenem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach rechts und der Ordner ist zugeklappt: • Bei geöffnetem Menü zeigt die Spitze des Dreiecks nach unten und der Ordner ist aufgeklappt: . Etwas nach rechts versetzt folgen dann die Einträge dieses Menüs (mit hellerer Hintergrundfarbe). Sie können ein geschlossenes Menü öffnen, indem Sie einfach auf das davor stehende Dreieck klicken. Ebenso können Sie ein geöffnetes Menü schließen. Die Endknoten eines SAP-Menüs werden in den meisten Fällen durch ein Anwendungssymbol dargestellt, hinter dem ein Name steht. Dieser Name ist nicht immer selbsterklärend. Manchmal ist es hilfreich, ihn zusammen mit den Namen von einem oder zwei vorangegangenen Menüpunkten zu lesen.

3.2 SAP Easy Access

101

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Einfügen eines Eintrages aus dem SAP-Menü in die Favoritenliste Eine Möglichkeit zur Personalisierung von SAP Easy Access besteht darin, häufig verwendete Anwendungen, Dateien oder auch Web-Seiten in eine Favoritenliste aufnehmen, um so einen schnelleren Zugriff zu erlangen. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Öffnen Sie im SAP-Menü die erforderlichen Menüpunkte (Knotenpunkte), bis die gewünschte Anwendung erscheint. 2. Klicken Sie einmal auf das Anwendungssymbol (d.h. markieren Sie das Anwendungssymbol) und halten Sie die Maus gedrückt. 3. Ziehen Sie diesen Menüeintrag an die gewünschte Stelle in der Favoritenliste (auf den Ordner »Favoriten« oder auf einen Eintrag in der Favoritenliste) und lassen Sie die Maustaste los (drag&drop). Der Eintrag erscheint unterhalb der gewählten Stelle. Die Anwendung kann nun in der Favoritenliste mit Doppelklick aufgerufen werden.

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Alternativ können Sie über die Menüleiste eine Anwendung in die Favoritenliste einfügen. Dazu markieren Sie das gewünschte Anwendungssymbol im SAP-Menü. Danach wird mit Hilfe des Menübefehls FAVORITEN | HINZUFÜGEN der gewählte Eintrag an das Ende der Favoritenliste gestellt. Mittels drag&drop können Sie diesen Eintrag innerhalb der Favoritenliste verschieben (Abb. 3.2).

Abbildung 3.2

Aufbau einer Favoritenliste (© SAP AG)

SAP Easy Access ermöglicht zusätzlich dazu die Verknüpfung zu einer WebAdresse oder einer Datei über den Menüleistenpfad FAVORITEN | SONSTIGE OBJEKTE EINFÜGEN (Abb. 3.3).

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3

Abbildung 3.3

Dialogfenster für Web-Adresse/Datei (© SAP AG)

Weitere Möglichkeiten zur Personalisierung von SAP Easy Access Sie haben weitere Möglichkeiten, in SAP Easy Access individuelle Einstellungen der Anzeige vorzunehmen. Über den Menüleistenpfad ZUSÄTZE | EINSTELLUNGEN gelangen Sie auf ein Dialogfenster, in dem Sie diese Einstellungen hinterlegen können (Abb. 3.4). Wenn Sie hier das Ankreuzfeld »Technische Namen anzeigen« wählen (durch Klick auf dieses Ankreuzfeld, falls kein Haken darin angezeigt wird) und mit Klick auf bestätigen, dann wird zu jeder Anwendung (jedem Endknoten) von SAP Easy Access der Transaktionscode dieser Anwendung angezeigt.

Abbildung 3.4 Dialogfenster zur Personalisierung von SAP Easy Access (© SAP AG)

3.2.2 Suchen im SAP Easy Access Volltextsuche mit Hilfe der Drucktasten Suchen und Weiter suchen Sie können in den Menüpunkten (den Texten) und/oder den technischen Namen von SAP Easy Access nach alphanumerischen Zeichenketten suchen (Volltextsuche). Aus technischen Gründen sollten Sie dabei den Platzhalter (das Jokerzeichen) »*« benutzen. Dieses einzelne Zeichen symbolisiert eine beliebige Zeichenkette. Wenn Sie z.B. im SAP Easy Access nach Stammdaten suchen, können Sie dies mit Hilfe der Zeichenketten »stamm*« oder »*stamm« tun. Zwischen Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht unterschieden. Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Markieren Sie einen Anfangspunkt Ihrer Suche durch Klick auf den entsprechenden Menüpunkt.

3.2 SAP Easy Access

103

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Suchen . Das Dialogfenster »Suche im Menübaum« wird angezeigt (Abb. 3.5). 3. Geben Sie in das Feld »Suche« eine Zeichenkette mit Platzhalter ein. 4. Bestimmen Sie im Gruppenrahmen »Art der Suche«, ob in den technischen Namen und/oder den Texten (Menüpunkten) gesucht werden soll. 5. Drücken Sie die Taste (¢) . Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem von Ihnen markierten Anfangspunkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit andersfarbigem Hintergrund markiert angezeigt. Wenn es sich um ein Menü handelt, können Sie in den Menüoptionen (Menüeinträgen) dieses Menüs und ggf. in Untermenüs weiter navigieren. 6. Wenn Sie weiter suchen wollen, klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Weiter suchen . Der nächste Knotenpunkt im Menübaum (ab dem zuletzt markierten Punkt), der Ihren Vorgaben entspricht, wird mit andersfarbigem Hintergrund markiert angezeigt.

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Hinweis Sie können diese Suche mit Hilfe der Drucktaste

Abbildung 3.5

fortsetzen.

Volltextsuche im Menübaum (© SAP AG)

Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes Sie können mit Hilfe der Befehlsfeld-Eingaben »search_sap_menu« bzw. »search_user_menu« im SAP-Menü bzw. im Benutzermenü nach alphanumerischen Zeichenketten suchen. Wir erläutern dies am Beispiel des SAPMenüs und der Zeichenkette »stamm*«. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »search_sap_menu« ein und drücken Sie die Taste (¢). Das Dialogfenster »Eingabe Transaktionscode oder Menütext« wird angezeigt (Abb. 3.6). 2. Geben Sie in das Feld »Eingabe Suchtext« eine Zeichenkette mit Platzhalter ein (im Beispiel die Zeichenkette »stamm*«).

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104

3

Abbildung 3.6

Eingabe Transaktionscode oder Menütext (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (¢) . Das Dialogfenster »Suche nach einem Transaktionscode oder Menütitel« wird angezeigt (Abb. 3.7). Es zeigt alle Knotenpunkte des SAPMenüs, die Ihren Vorgaben entsprechen sowie die Menüpfade zu diesen Knotenpunkten in umgekehrter Reihenfolge. Wenn es sich um einen Endknotenpunkt handelt, wird außerdem der Transaktionscode angezeigt.

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Abbildung 3.7

Volltextsuche nach einem Transaktionscode oder Menütitel (© SAP AG)

Die Länge der Liste in Abbildung 3.7 bzw. die Kürze der Blättermarke innerhalb der Blätterleiste verdeutlicht, dass Benutzermenüs bei der Verwendung von Suchfunktionen durch SAP-Erstanwender gegenüber dem SAP-Menü deutliche Vorteile haben.

3.3

Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

Anwendungen (Transaktionen) können entweder über eine Folge von Menüpunkten (Menüleiste, SAP Easy Access) oder – häufig schneller – durch Eingabe eines Befehlscodes in das Befehlsfeld gestartet werden.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

105

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.3.1 Befehlsfeld Das Befehlsfeld (Kommandofeld) (Befehlscodes).

dient zur Eingabe von Befehlen

Wenn Sie im Befehlsfeld auf die Listbox klicken, sehen Sie eine Historienliste Ihrer zuletzt verwendeten Befehlscodes in umgekehrter Reihenfolge. Beispielsweise sehen Sie den Befehlscode »search_sap_menu«, wenn Sie die oben beschriebene Volltextsuche mit Hilfe des Befehlsfeldes durchgeführt haben. In der Historienliste stehen sowohl diejenigen Befehlscodes, die Sie mit der Tastatur in das Befehlsfeld eingegeben haben, als auch die Befehlscodes der Anwendungen, welche Sie über eine Folge von Menüpunkten gestartet haben. Durch Klick auf einen Eintrag in der Historienliste holen Sie diesen Eintrag in das Befehlsfeld. Sie können nun die entsprechende Anwendung mit einem Klick auf die Drucktaste erneut starten. Mit dem folgenden Handling können Sie weitere Informationen zum Befehlsfeld anzeigen:

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Ausgangspunkt SAP-Einstiegsbild 1. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld. und drücken Sie die Taste (F1). Die Feldhilfe zum Befehlsfeld wird angezeigt (Abb. 3.8). 2. Klicken Sie auf die Drucktaste Schließen . Sie sehen das SAP-Einstiegsbild. 3. Stellen Sie den Mauszeiger in das leere Befehlsfeld und drücken Sie die Taste (F4). Es erscheint ein Dialogfenster, das Informationen zur Arbeit mit SAP Easy Access Menüs sowie zum Anlegen einer SAP-Verknüpfung zur Schnellanmeldung (eines Shortcuts) mit direktem Aufruf einer Transaktion enthält. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen das SAP-Einstiegsbild.

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Die Feldhilfe des Befehlsfeldes funktioniert so auch in allen anderen SAPFenstern. Sie zeigt Ihnen die Syntax der Befehlscodes zum Aufruf von Transaktionen sowie weitere nützliche Befehlscodes.

3.3.2 Transaktionen Eine Transaktion (Anwendung) ist aus Sicht der Endanwender ein logisch abgeschlossener Vorgang im SAP R/3-System. Ein derartiger Vorgang könnte z.B. das Anlegen eines Materials (eines Materialstammsatzes) im R/3-System, das Ändern der Adresse eines Kreditors oder das Erzeugen einer Liste bestimmter Kunden sein.

106

3

Abbildung 3.8

Feldhilfe zum Befehlsfeld (© SAP AG)

Ein Transaktionscode ist eine Folge von Zeichen, die eine Transaktion im R/3-System benennt. Er kann bis zu 20 Zeichen enthalten (A bis Z, 0 bis 9 und Unterstrich »_«). Jede Transaktion im SAP R/3 Enterprise hat einen Transaktionscode, mit dessen Hilfe sie über das Befehlsfeld aufgerufen werden kann. Viele Transaktionen haben einen vierstelligen Transaktionscode, der in bestimmter Weise strukturiert ist. Hierzu finden Sie einige Beispiele in Tabelle 3.1.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Code

Name der Anwendung/Zweck

FD01

Debitor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Debitors (Kunden), wie z.B. Adresse und Bankverbindung

FD02

Debitor ändern – Ändern der Kundenstammdaten

FD03

Debitor anzeigen – Anzeige der Kundenstammdaten

FK01

Kreditor anlegen – Eingabe der Stammdaten eines neuen Kreditors (Lieferanten), wie z.B. Adresse und Bankverbindung

FK02

Kreditor ändern – Ändern der Lieferantenstammdaten

FK03

Kreditor anzeigen – Anzeige der Lieferantenstammdaten

S000

Rückkehr zum SAP-Menü

Tabelle 3.1 Beispiele für Transaktionscodes

Bei vierstelligen Transaktionscodes (und vor allem bei Transaktionscodes zur Pflege von Stammdaten) ist häufig das erste Zeichen ein Kürzel für die Anwendungskomponente innerhalb des Anwendungsbereiches (F: Finanzwesen) und das zweite Zeichen ein Kürzel für eine Teilkomponente innerhalb dieser Anwendungskomponente (D: Debitoren, K: Kreditoren). In den genannten Beispielen (und bei vielen weiteren vierstelligen Transaktionscodes) steht in der dritten und vierten Stelle des Transaktionscodes die Ziffernfolge »01« für »anlegen«, »02« für »ändern« und »03« für »anzeigen«.

Ermitteln von Transaktionscodes Sie haben die Möglichkeit, die Transaktionscodes der Transaktionen (Anwendungen) mit Hilfe der technischen Namen des SAP Easy Access Menüs zu ermitteln. Wenn Sie die Anzeige der technischen Namen im SAP Easy Access Menü nicht aktiviert haben, können Sie den Transaktionscode eines einzelnen Endknotenpunktes bestimmen, indem Sie ihn markieren und in der Menüleiste den Pfad ZUSÄTZE | TECHNISCHE DETAILINFORMATION wählen. Sie sehen dann ein Dialogfenster, das den gesuchten Transaktionscode anzeigt (Abb. 3.9). Den Transaktionscode einer laufenden (aktiven) Anwendung können Sie im Statusfenster oder im ersten Statusfeld der Statusleiste ablesen.

Abbildung 3.9

108

Anzeige technischer Details (© SAP AG)

3 3.3.3 Modi In Abbildung 3.8 sahen Sie, dass man jede Transaktion durch Eingabe des Befehlscodes »/nxxxx« (»xxxx« = Transaktionscode) in das Befehlsfeld und aufrufen kann. Wenn Sie unmittelbar zuKlick auf die Drucktaste ENTER vor innerhalb einer »alten« Anwendung Daten eingegeben haben, sollten Sie diese Daten sichern, da sie sonst ohne Warnung durch das System verloren gehen. In manchen Fällen ist dies jedoch nicht unmittelbar möglich, da das System das Speichern inkonsistenter Daten nicht zulässt. Wenn Sie später in der »alten« Anwendung weiterarbeiten möchten, haben Sie die Möglichkeit, die neue Anwendung in einem neuen Modus zu öffnen. Ein Modus (Session) ist aus der Sicht des Anwenders ein SAP-Fenster. Unmittelbar nach der Anmeldung an SAP R/3 arbeiten Sie mit genau einem Modus. Bei einer gültigen Anmeldung eröffnet der Benutzer eine Datenbanksitzung (Session) und gleichzeitig die erste Transaktion mit dem Transaktionscode SESSION_MANAGER. Zusätzlich zu dem oder den bisher vorhandenen SAP-Fenstern können weitere (maximal sechs) Modi geöffnet werden. Programmintern erzeugt der Applikationsserver für jeden Modus auf der Ebene des Betriebssystems einen Prozess (Task), der einen eigenen Speicherbereich im sog. »Shared Memory« belegt. Der Systemverwalter spezifiziert die Maximalzahl der Modi (von 2 bis 6), die Sie öffnen können. In jedem Modus steht Ihnen der gesamte Leistungsumfang des SAP R/3Systems zur Verfügung. Mit Modi können in den jeweiligen Fenstern verschiedene Anwendungen parallel bearbeitet werden. Die Funktionen, die Sie in einem Modus ausführen, beeinflussen die anderen Modi nicht.

Arbeit mit Modi Sie bekommen den Auftrag, telefonisch umgehend über einen bestimmten Lagerbestand Auskunft zu geben. Allerdings arbeiten Sie gerade an der Anlage eines neuen Kreditors (Lieferanten). Könnten Sie nur mit einem einzigen Modus arbeiten, müssten Sie – um die Auskunft über den Lagerbestand zu suchen und zu erteilen – die Anlage des Kreditorenkontos abbrechen. Sie würden somit die bis dahin eingegebenen Daten verlieren. Durch die Öffnung eines zweiten Modus können Sie jedoch den Lagerbestand ermitteln, ohne die Kreditorenanlage abzubrechen. Nach der Lagerbestandsermittlung schließen Sie den zweiten Modus und wechseln wieder in den ursprünglichen Modus zurück, um die Kreditorenanlage zu beenden. Modi werden in folgenden Fällen eingesetzt: • Wenn Sie eine R/3-Anwendung bearbeiten und eine betriebliche Anfrage sofort beantworten sollen, können Sie hierfür eine neue Anwendung in einem zusätzlichen Modus öffnen, ohne dass Sie die Arbeit in der laufenden Anwendung abbrechen müssen.

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

109

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Wartezeiten, beispielsweise nach dem Start eines komplexen Reports, können durch das Öffnen einer zweiten Anwendung überbrückt werden. • Sie können in einem Modus eine SAP-Anwendung ausführen, mit der Sie noch nicht völlig vertraut sind, während Sie in einem anderen Modus die SAP-Bibliothek zur Hilfe nutzen. • Bei manchen Anwendungen, die Sie aufrufen, erzeugt das R/3-System »von sich aus« einen neuen Modus. Das ist z.B. bei der Pflege der benutzereigenen Daten der Fall.

Modus öffnen Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Öffnen eines neuen Modus. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der Menüleiste) und auf den Menüpunkt CREATE SESSION oder 2. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/oxxxx« ein (wobei »xxxx« der Transaktionscode der zu startenden Anwendung ist) und klicken Sie auf die Drucktaste oder 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder 4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Taste Neuen Modus erzeugen . In allen vier Fällen wird ein neuer Modus geöffnet. Das zusätzliche SAP-Fenster erscheint optisch »oberhalb« der bereits geöffneten Fenster und ist das aktive Fenster.

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Modi anzeigen Anhand der Pflege der benutzereigenen Daten soll nun dargestellt werden, wie Sie Ihre Modi anzeigen können. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie im rechten Teil der Statusleiste auf die Listbox des ersten Statusfeldes und wählen Sie die Option »System«. Der Name des R/3-Systems, die Modusnummer und der Mandant werden angezeigt.

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Hinweis Jeder Modus hat eine eigene Modusnummer. Die Modusnummer bleibt bis zum Schließen dieses Modus unverändert.

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3 2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint als neuer Modus. Im ersten Statusfeld sehen Sie die Nummer dieses Modus. 3. Geben Sie in das Befehlsfeld »/o« ein und klicken Sie auf die Drucktaste (¢) . Ein Dialogfenster mit der Liste Ihrer Modi wird angezeigt (Abb. 3.10). 4. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter . Das Dialogfenster verschwindet wieder. 5. Ziehen Sie den Mauszeiger auf die Taskleiste Ihres PCs. Sie sehen Ihre Modi in der Taskleiste. 6. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Taskleiste Ihres PCs und wählen Sie den Menüpunkt TASK-MANAGER. Der Windows Task-Manager erscheint mit der Anzeige Ihrer SAPModi und evtl. weiterer Windows-Tasks (Abb. 3.11). 7. Klicken Sie auf das Symbol zum Schließen des Taskmanager-Fensters. Das Taskmanager-Fenster wird geschlossen. 8. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« wird geschlossen und Sie sind wieder am Ausgangspunkt des Handlings.

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Abbildung 3.10 Modusliste (© SAP AG)

Sie können Ihre Modi also anzeigen • im ersten Statusfeld der Statusleiste • in einer Modusliste • in der Taskleiste Ihres PCs • im Windows Task-Manager

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

111

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.11 Anzeige der Modi im Task-Manager (© SAP AG)

Zwischen Modi wechseln Um den Modus und damit die Anwendung zu wechseln, klicken Sie auf eine beliebige Stelle eines anderen SAP-Fensters, sofern es sichtbar ist. Sollten nicht alle Fenster sichtbar sein, können Sie im Task-Manager den Menüpfad FENSTER | MAXIMIEREN und anschließend den Menüpfad FENSTER | ÜBERLAPPEND wählen. Dann sehen Sie sämtliche Modi und können beliebig wechseln. In der Taskleiste Ihres PCs und im Windows Task-Manager haben Sie die Möglichkeit, durch Klick auf einen beliebigen Modus den Modus zu wechseln und das entsprechende Fenster zu aktivieren.

Modi minimieren und Verarbeitung beschleunigen Durch Klick auf das Minimierungssymbol in der Menüleiste eines Modus können Sie erreichen, dass der betreffende Modus nicht mehr als SAP-Fenster angezeigt wird, sondern nur noch als Task in der Taskleiste Ihres Desktops. Die internen Verarbeitungsprozesse von SAP R/3 werden dadurch nicht unterbrochen; beispielsweise wird ein Report (Bericht) auch dann weiterbearbeitet, wenn Sie seinen Modus (sein SAP-Fenster) minimieren. Durch das

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3 Minimieren von Modi können Sie die Speichernutzung erheblich verringern und so die SAP-Verarbeitungsgeschwindigkeit für sich und alle anderen Nutzer des Applikationsservers verbessern.

Modus schließen Das folgende Handling beschreibt vier Möglichkeiten zum Schließen eines Modus. Falls Sie Daten in einem Modus verändert haben, sollten Sie Ihre Änderungen vorher speichern. Wenn Sie mehrere Modi geöffnet haben, erfolgt beim Schließen eines einzelnen Modus keine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie nur noch einen Modus geöffnet haben, entspricht das Schließen dieses Modus einem Befehl zur Abmeldung vom System. In diesem Fall werden Sie von R/3 aufgefordert, noch nicht gesicherte Daten zu speichern. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü (in der linken oberen Ecke der Menüleiste) und auf den Menüpunkt SCHLIEßEN oder 2. Drücken Sie die Tastenkombination (Alt) + (F4) oder 3. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/i« zum Schließen des aktuellen Modus (des aktiven Fensters) ein und klicken Sie auf die Drucktaste oder 4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LÖSCHEN MODUS. Durch Eingabe der Zeichenkette »/i2« anstelle von »/i« könnten Sie den Modus mit der Nummer 2 schließen. Auch in der Taskleiste und im Task-Manager haben Sie Möglichkeiten, einen Modus zu schließen. Wir gehen darauf aber nicht näher ein. Sie können alle Modi mit Hilfe der Befehle »/nend« bzw. »/nex« schließen. Bei »/nend« erfolgt eine Sicherheitsabfrage, bei »/nex« melden Sie sich ohne Sicherheitsabfrage und ohne Datensicherung vom System ab.

Gründe zum Schließen eines Modus Das SAP R/3-System verfügt über einen eigenen Sperrmechanismus, um Zugriffe auf Daten in der Datenbank zu synchronisieren. Dadurch wird verhindert, dass zwei Transaktionen parallel zueinander die gleichen Daten in der Datenbank ändern und dass inkonsistente Datensätze entstehen. Solange Sie einen Datensatz (z.B. einen bestimmten Stammsatz) bearbeiten, sind diese Daten für Änderungen durch andere Benutzer gesperrt. Wenn Sie einen Datensatz (z.B. einen Stammsatz) in zwei verschiedenen Modi bearbeiten, kann es sogar vorkommen, dass Sie sich selbst für die Bearbeitung in einem der Modi sperren. Beim Öffnen mehrerer Modi entstehen folgende Nachteile:

3.3 Befehlsfeld, Transaktionen und Modi

113

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

• Zusätzliche Modi verlangsamen das System und verlängern die Antwortzeiten. • Aufgerufene Daten werden für andere Benutzer gesperrt. Für Kollegen, die dieselben Daten mit einer Änderungstransaktion bearbeiten wollen, entstehen Wartezeiten. • Es besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Anwendungen verlieren, die Sie gleichzeitig geöffnet haben. Deshalb sollten Sie sich an folgende Regeln halten: • Öffnen Sie nur so viele Modi, wie Sie unbedingt benötigen. • Schließen Sie jeden nicht mehr benötigten Modus sofort. • Minimieren Sie alle Modi, die Sie zwar benötigen, in denen Sie aber gerade nicht arbeiten.

3.4

Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

3.4.1 Stammdaten und Bewegungsdaten Die Einteilung der Daten in Stammdaten und Bewegungsdaten ist in der Datenverarbeitung seit mehreren Jahrzehnten bekannt.

Stammdaten Stammdaten sind Daten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben. Sie enthalten Informationen, die immer wieder in gleicher Weise benötigt werden. Alle Stammdaten eines bestimmten Objektes werden zu einem Stammsatz zusammengefasst und strukturiert in der Datenbank gespeichert. Durch diese Zusammenfassung zu einem einzigen Datenbankobjekt (Stammsatz) gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Stammdaten. Sie haben Stammdaten bereits bei der Pflege der benutzereigenen Daten kennen gelernt. Dort ging es um die Pflege von Benutzerstammdaten in Ihrem Benutzerstammsatz. Ein wesentlich komplexeres Beispiel für Stammdaten ist der Materialstamm. Er enthält Informationen über alle Materialien, die ein Unternehmen beschafft, fertigt, lagert oder verkauft. Der Materialstamm wird von den Komponenten des SAP-Logistiksystems (innerhalb von SAP R/3 Enterprise und darüber hinaus) genutzt. Ein Materialstammsatz enthält die Stammdaten eines einzelnen Materials. Innerhalb des Anwendungsbereiches Logistik werden Materialstammsätze des R/3-Systems z.B. für folgende Funktionen benötigt: • im Einkauf für die Abwicklung von Bestellungen • in der Bestandsführung für die Buchung von Warenbewegungen • in der Rechnungsprüfung für das Buchen von Rechnungen

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3 • im Vertrieb für die Abwicklung von Aufträgen • in der Produktionsplanung und -steuerung für die Bedarfsplanung, Terminierung und Arbeitsvorbereitung. Die Daten eines Materialstammsatzes lassen sich in zwei Kategorien einteilen: • Daten mit beschreibendem Charakter Diese Daten haben ausschließlich Informationswert (z.B. die Bezeichnung des Materialstammsatzes oder das Bruttogewicht des Materials). • Daten mit steuerndem Charakter (z.B. das Dispositionsmerkmal). Die meisten Daten in einem Materialstammsatz können vom einem Benutzer (mit den entsprechenden Rechten) eingegeben und geändert werden. Daneben gibt es aber auch Materialstammsatz-Daten, die nur von SAP R/3-System fortgeschrieben werden. Beispielsweise werden die Verwaltungsdaten beim Bearbeiten eines Materialstammsatzes aktualisiert; die Bestandsdaten werden bei Wareneingangs- und Warenausgangsbuchungen fortgeschrieben. Stammsätze werden zentral angelegt (im Sinne von anwendungsübergreifend) und können übergreifend (bezüglich der Anwendungskomponenten von SAP R/3 Enterprise) verwendet werden. Die einzelnen Daten eines Stammsatzes werden immer Organisationseinheiten zugeordnet und mittels dieser Zuordnungen in unterschiedlichen Tabellen gespeichert. Man spricht dann davon, dass bestimmte Daten eines Stammsatzes auf der Ebene einer Organisationseinheit erfasst werden. Beispielweise werden die Kontonummer und die allgemeinen Daten eines Kreditors (Lieferanten) zentral auf der Mandantenebene erfasst; die buchungskreisspezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingungen, Ansprechpartner usw.) werden für jeden Buchungskreis (jede Firma) gesondert (dezentral) auf der Ebene des Buchungskreises erfasst. Gleiches gilt für die Daten eines Debitors (Kunden). Die Materialnummer eines Materials (eines Materialstammsatzes) wird ebenfalls auf Mandantenebene vergeben. Die Daten auf Mandantenebene stehen allen darunter liegenden Organisationseinheiten zur Verfügung. Das bedeutet z.B., dass ein Kreditor in allen Buchungskreisen die gleiche (eindeutige) Kontonummer hat.

Bewegungsdaten Bewegungsdaten sind Daten, die kurzlebig sind. Sie enthalten vorgangsbezogene Informationen. Alle Bewegungsdaten eines bestimmten Vorgangs werden zu einem Datensatz zusammengefasst und in einer oder mehreren (durch sog. »Schlüssel« miteinander verknüpfte) Datenbanktabellen gespeichert. Dadurch gibt es im SAP R/3-System keine redundante Datenhaltung der Bewegungsdaten. Die Erfassung von Bewegungsdaten zu Geschäftsvorgängen erfolgt durch Buchungen in Belegen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Beispielsweise werden in der Bestandsführung bei der Erfassung von Materialbewegungen (Warenbewegungen) Material- und Buchhaltungsbelege als Nachweis für jede Bewegung erstellt. Der Materialbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Warenbewegung aus Lagersicht und dient als Nachweis der mengenmäßigen Veränderung durch eine oder mehrere Bewegungen sowie als Informationsquelle für nachfolgende Anwendungen (z.B. Reports). Alle Positionen des Materialbelegs beziehen sich auf dieselbe Periode und denselben Kontenplan. Sie können sich aber auf verschiedene Buchungskreise beziehen. Der Buchhaltungsbeleg zu einer Materialbewegung beschreibt die Warenbewegung aus Buchhaltungssicht. Dieser Buchhaltungsbeleg bezieht sich immer auf einen Buchungskreis. Er beschreibt die Fortschreibung der Sachkonten der Finanzbuchhaltung und repräsentiert die wertmäßige Veränderung bei der Warenbewegung.

3.4.2 Tabellen Um betriebswirtschaftlich relevante Informationen abzubilden, bildet das Feld die kleinste Einheit der Darstellung. Es werden meist mehrere Felder mit konsistenten Daten benötigt, um eine betriebswirtschaftliche Information vollständig und widerspruchsfrei darzustellen. Felder (also die Verknüpfung von Datenelement und Domäne ) bilden keine eigenständigen Objekte. Sie sind immer tabellenabhängig und können nur innerhalb einer Tabelle des ABAP Dictionary angelegt werden.

Datenbanktabellen Eine Datenbanktabelle ist ein Datenbankobjekt und besteht aus Spalten (Mengen von Datenwerten desselben Typs) und Zeilen. Die Felder innerhalb einer Zeile bilden den Datensatz.

Mandant

Buchungskreis

Geschäftsbereich

Werk

100

1000

4000

1000

100

2000

4000

1000

200

1000

2000

2000

Tabelle 3.2 Felder und Datensätze

Tabelle 3.2 dient lediglich zur prinzipiellen (stark vereinfachten) Darstellung einer Datenbanktabelle. Die Kopfzeile der Tabelle enthält die Feldbezeichnungen von vier Datenelementen. Die Datenbanktabelle besteht aus drei Datensätzen (Zeilen) und vier Spalten.

116

3 Tabellen des ABAP Dictionary Für jede Datenbanktabelle des SAP R/3-Systems werden die Eigenschaften und die Reihenfolge der Felder im ABAP Dictionary definiert; das so definierte Objekt des ABAP Dictionary bezeichnet man üblicherweise ebenfalls als Tabelle (Tabelle des ABAP Dictionary). Umgekehrt entspricht jedoch nicht zwangsläufig jeder Tabelle des ABAP Dictionary eine Datenbanktabelle. Die Zugehörigkeit eines Feldes zu eine Tabelle des ABAP Dictionary wird nun an einem Beispiel dargestellt. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN. Das SAP-Fenster »Pflege eigener Benutzervorgaben« erscheint (Abb. 3.12).

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Abbildung 3.12 SAP-Fenster zur Pflege eigener Benutzervorgaben (© SAP AG)

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Benutzer« und drücken Sie die Funktionstaste (F1) . Die Feldhilfe des Feldes »Benutzer« wird angezeigt (Abb.3.13).

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Abbildung 3.13 Feldhilfe des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste TECHNISCHE INFORMATIONEN . Die technischen Informationen des Feldes »Benutzer« werden angezeigt (Abb. 3.14). Im Feld mit der Bezeichnung »Transparente Tab« finden Sie den Tabellennamen »USR02« der zugehörigen Tabelle des ABAP Dictionary. Das Feld »Feldname« enthält den Feldnamen »BNAME« des Feldes innerhalb der Tabelle »USR02«.

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3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

117

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.14 Technische Informationen des Feldes »Benutzer« (© SAP AG)

4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Transparente Tab« und klicken Sie auf die Drucktaste Navigieren. Die Tabelle »USR02« wird im ABAP Dictionary angezeigt (Abb. 3.15). Sie sehen das Feld »BNAME« und eine Reihe weiterer Felder dieser Tabelle. Zu jedem Feld werden Daten aus dem Datenelement und der Domäne angezeigt.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 3.15 Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary (© SAP AG)

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3 Table Control und Tabelleneinstellungen In Abbildung 3.15 wird ein sog. Table Control dargestellt. Ein Table Control ist (aus der Sicht der Endanwender) ein rechteckiger, tabellenförmiger Bereich auf dem Dynpro (Bildschirmbild), der zum Anzeigen und ggf. zur Eingabe von Daten dient. Table Controls sind also Dynpro-Elemente. Auf einem einzigen Bildschirmbild sind mehrere Table Controls möglich. Ein Table Control kann • Ein/Ausgabefelder • Auswahlknöpfe • Ankreuzfelder • Drucktasten enthalten. In einem Table Control kann man • vertikal und horizontal blättern (scrollen) • Spalten und Zeilen markieren • die Spaltenbreite verändern • Spalten verschieben • die aktuellen Einstellungen sichern Table Controls ermöglichen die Darstellung großer Datenmengen in Tabellenform. Sie haben deshalb eine vertikale und eine horizontale Blätterleiste. Die erste Spalte eines Table Control ist die Markierungsspalte. Sie dient zum Markieren von Zeilen. Ein Table Control kann bis zu 255 Spalten enthalten. Die erste Zeile eines Table Control ist immer die Kopfzeile. Sie enthält die Spaltenüberschriften (Ausnahme: Markierungsspalte). Die Spaltenüberschriften dienen gleichzeitig als Drucktasten zur Markierung der Spalten. Wenn Sie wiederholt auf eine Spaltenüberschrift klicken, wird die entsprechende Spalte abwechselnd markiert und entmarkiert. Analog können Sie Zeilen markieren und entmarkieren. Ziehen Sie die Maus auf die Trennlinie zwischen zwei Spaltenüberschriften, so verändert der Mauszeiger seine Form und Sie können per drag&drop die Spaltenbreite vergrößern oder verkleinern (bis zum völligen Verschwinden einer Spalte in dieser Ansicht). Ebenfalls per drag&drop haben Sie die Möglichkeit, die Position von Spalten zu ändern (z.B. zwei benachbarte Spalten zu tauschen). Das ist sinnvoll bei Tabellen, von denen Sie nicht alle Spalten benötigen und/oder die Reihenfolge der Spalten ändern möchten (z.B. vor dem Kopieren von Tabellendaten in die Zwischenablage). Über die Drucktaste und den Menüpunkt ZWISCHENABLAGE können Sie Tabellendaten in die Zwischenablage übernehmen.

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

119

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Bei einigen Table Controls sind die erste Spalte oder die ersten (Führungs-)Spalten fixiert; diese Spalten kann man nicht verschieben. Überall dort, wo in der rechten oberen Ecke eines Table Control die Tableeingefügt ist, können Sie die Einstellungen dieser TaControl-Drucktaste belle nicht nur ändern, sondern auch als Variante speichern (personalisieren). Ausgangspunkt Anzeige der Tabelle »USR02« des ABAP Dictionary 1. Nehmen Sie im Table Control per drag&drop Änderungen vor und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Tabelleneinstellungen« wird gezeigt (Abb. 3.16).

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Hinweis Die ursprünglich gezeigte Anzeigevariante heißt Grundeinstellung. Hinweis Sie können nun für Ihre Anzeigevariante einen Namen vergeben, sie durch Markieren des Ankreuzfeldes als Standardeinstellung verwenden, diese Variante anlegen und später wieder eine andere Variante übernehmen. Die angelegten Varianten bleiben nach der Abmeldung aus dem R/3-System erhalten. Hinweis Die Variante »Grundeinstellung« kann nicht gelöscht werden; alle von Ihnen angelegten Varianten können Sie löschen. 2. Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.16 Tabelleneinstellungen (© SAP AG)

Verwendung von Tabellen Der Begriff Tabelle wird im SAP-Sprachgebrauch als Oberbegriff für Datenbanktabellen und Tabellen des ABAP Dictionary verwendet. Tabellen sind ein zentraler Bestandteil des SAP R/3-Systems. Sie dienen zur Verwaltung von Daten und werden teilweise auch zur Steuerung von Vorgängen eingesetzt.

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3 Tabellen werden unterschieden nach der Art der in ihnen enthaltenen Informationen. Daraus resultierend unterscheiden sie sich nach dem physischen Bereich der Datenbank, in dem sie abgelegt werden, und nach der Art der Pflege. Auf die Datenbankbereiche gehen wir nicht näher ein. Tabellen mit Systemsteuerdaten Diese Tabellen dienen zur technischen Steuerung des SAP R/3-Systems und werden von Mitarbeitern der SAP AG oder von besonders berechtigten Personen gepflegt. Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten Sie enthalten Daten wie z.B. Länderkürzel, Postleitzahlen und Lohnarten. Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten sind in den Auslieferungssystemen der SAP AG mit Vorgabewerten gefüllt. Sie müssen vom Kunden (von Ihrem Unternehmen) geprüft und gegebenenfalls vervollständigt werden. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur Diese Tabellen enthalten Organisationseinheiten, z.B. Buchungskreise, Kostenrechnungskreise, Werke, Lagerstandorte und Personalbereiche. Ferner enthalten sie kundenspezifische Steuerdaten wie Drucker oder Berechtigungen. Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur werden in den Auslieferungssystemen der SAP AG teilweise mit Musterwerten gefüllt und müssen vom Kunden vollständig gepflegt werden. Tabellen mit Anwendungsdaten Sie enthalten die Stammdaten sowie die Bewegungsdaten und werden mit Hilfe der Anwendungen (Transaktionen) gepflegt.

Mandantenabhängigkeit von Tabellen Eine Tabelle kann entweder für alle Mandanten eines R/3-Systems gelten und in ihnen verwendet werden (dann ist sie eine mandantenunabhängige Tabelle) oder für genau einen bestimmten Mandaten des R/3-Systems (dann ist sie eine mandantenabhängige Tabelle). Die Mandantenunabhängigkeit bzw. Mandantenabhängigkeit einer Tabelle wird im ABAP Dictionary festgelegt. Mandantenunabhängige Tabellen Mandantenunabhängige Tabellen enthalten Daten, die aus der Sicht der Mandanten eines SAP R/3-Systems von allgemeiner Gültigkeit sind, z.B. R/3-Systemsteuerdaten, Transaktionscodes und Sprachkürzel. Mandantenabhängige Tabellen In mandantenabhängigen Tabellen werden Daten gespeichert, die nur für einen Mandanten gelten sollen. Hierzu gehören (mit wenigen Ausnahmen, z.B Sprachkürzel) die Tabellen mit betriebswirtschaftlichen Grunddaten, ferner alle Tabellen mit Daten zur Unternehmensstruktur und alle Tabellen mit Anwendungsdaten. Eine mandantenabhängige Tabelle enthält stets den Mandanten als erstes Feld (an der ersten »Schlüsselposition«).

3.4 Stammdaten, Bewegungsdaten und Tabellen

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

3.5

Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

Sie können eine Anwendung im SAP-Menü auf verschieden Weise starten (aufrufen): • Doppelklicken Sie auf das Anwendungssymbol

.

• Markieren Sie das Anwendungssymbol und klicken Sie auf cken Sie die Taste (¢) oder drücken Sie die Taste (F2)).

(oder drü-

• Markieren Sie das Anwendungssymbol (Einfachklick) und wählen Sie in der Menüleiste den Pfad BEARBEITEN | AUSFÜHREN. Nach Aufruf einer Anwendung kommen Sie in die Anwendungsebene. Das erste Bild einer Anwendung wird als Einstiegsbild bezeichnet. Außer dem Einstiegsbild enthalten Anwendungen in den meisten Fällen weitere Bildschirmbilder (Fenster). Zum Beenden einer Anwendung im Einstiegsbild klicken Sie auf eine der Drucktasten Zurück , Beenden oder Abbrechen . Alternativ können Sie in der Menüleiste auf den ersten Menünamen und anschließend auf den Menüeintrag BEENDEN klicken. Im weiteren Verlauf dieses Kapitels werden beispielhaft Anwendungen zum Pflegen von Stammsätzen der Logistik, des Rechnungswesens und der Personalwirtschaft aufgerufen und die Einstiegsbilder dieser Anwendungen dargestellt. Unser besonderes Augenmerk gilt hierbei den Eingabehilfen der Felder innerhalb der Einstiegsbilder. Mit Reports befassen wir uns später in einem gesonderten Kapitel.

3.5.1 Eingabehilfen Aufgrund der konkurrenzlos umfassenden Funktionalität von SAP R/3 Enterprise sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse in diesem System abzubilden. Bei der Ablösung eines Nicht-SAP-Systems durch SAP R/3 müssen normalerweise große Bestände an Stammdaten in das R/3-System übernommen werden. Insbesondere die Datenmassive der Materialstammdaten zeichnen sich hier durch besondere Größe aus. Ferner unterliegen Datenbestände durch Neueingaben, Änderungen oder Löschungen einem ständigen Wandel. Ein R/3-Anwender kann deshalb z.B. vor der Aufgabe stehen, ohne Kenntnis der Materialnummer anhand anderer Informationen einen Materialstammsatz in einem Datenmassiv von mehreren Tausend oder sogar mehreren Zehntausend Materialstammsätzen zu suchen. SAP R/3 Enterprise stellt hierfür (und für ähnliche Aufgaben) mit den Eingabehilfen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung.

122

3 Sie haben den Aufruf einer Eingabehilfe (F4-Hilfe) bereits in Kapitel 2 kennen gelernt. Dort war das Feld »Anmeldesprache« (innerhalb der benutzereigenen Daten) das Suchfeld, für welches ein Eingabewert gesucht wurde. Nach Aufruf der F4-Hilfe sind folgende Eingabehilfen möglich: • Suchhilfen • Trefferlisten • Festwerte • Statische Eingabehilfen

Suchhilfen Suchhilfen sind die wichtigsten Eingabehilfen. Eine Suchhilfe ist ein spezielles Objekt des R/3 Repository, das mit dem Werkzeug ABAP Dictionary (der ABAP Workbench) angelegt wurde. Suchhilfen beziehen sich normalerweise auf »große« Datenbestände, die relativ häufig verändert werden. Man unterscheidet elementare Suchhilfen und Sammelsuchhilfen. Elementare Suchhilfen Da Felder (als Verknüpfung von Datenelement und Domäne) immer tabellenabhängig sind, gehört jedes Suchfeld zu einer Tabelle des ABAP Dictionary. Von Ausnahmefällen abgesehen bietet eine elementare Suchhilfe dem Benutzer eine einzelne Bildschirmmaske (Suchmaske) an, die eine Zusammenstellung von mehreren Tabellenfeldern enthält. Das Suchfeld muss nicht zwangsläufig in dieser Zusammenstellung enthalten sein. Zu diesen Feldern (zu keinem, einigen oder allen) kann der R/3-Anwender seine Informationen als Selektionskriterien hinterlegen. Nach Start der Suche ermittelt das R/3System in der zugehörigen Datenbanktabelle alle Datensätze, deren Daten bezüglich aller Bildschirmmaskenfelder die entsprechenden Selektionskriterien erfüllen. Die Daten werden in einer Trefferliste ausgegeben, mit welcher der Benutzer dann weiter arbeiten kann. Selektionskriterien bestehen aus einer (häufig komplexen) Zusammenstellung von Einzelwerten und Intervallen (ggf. unter Verwendung sog. »Platzhalter«) sowie aus Vorgaben, in welcher Weise die Elemente dieser Zusammenstellung bei der Selektion der Datensätze zu berücksichtigen sind. Sammelsuchhilfen Eine Sammelsuchhilfe (Matchcode) ist eine Zusammenfassung mehrerer unterschiedlicher elementarer Suchhilfen. Im SAP R/3 Enterprise werden Sammelsuchhilfen als Register dargestellt, wobei jede elementare Suchhilfe auf einer eigenen Registerkarte zu finden ist.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Trefferlisten Der Aufruf der Eingabehilfe (F4-Hilfe) in Kapitel 2 (zum Feld »Anmeldesprache« innerhalb der benutzereigenen Daten) lieferte unmittelbar eine Trefferliste. Wenn Trefferlisten unmittelbar (nach Aufruf der Eingabehilfe/F4-Hilfe) als Suchhilfe angeboten werden, beziehen sie sich auf »kleinere« Datenbestände, die relativ selten verändert werden.

Festwerte Der Wertebereich der Domäne eines Feldes wird manchmal durch Festwerte beschrieben. Gilt dies für das Suchfeld, so können diese Festwerte als Eingabehilfe dienen.

Statische Eingabehilfen Für Datumsfelder und Uhrzeitfelder sind Kalender- und Uhrzeithilfen vorprogrammiert, die als Eingabehilfe angeboten werden können.

3.5.2 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Materialstammsatzes Beim Anlegen eines Materialstammsatzes wird unterschieden zwischen: • Neuanlegen ohne Bezug zu einem bestehenden Material Hierbei müssen alle benötigten Informationen erfasst werden. • Anlegen mit Bezug zu einer Vorlage Beim Anlegen eines Materialstammsatzes mit Vorlage wird während des Anlegevorgangs Bezug auf ein ähnliches Material genommen, das bereits in der Datenbank definiert ist. Die Daten des Vorlagematerials werden vom System als Vorschlagswerte in den neuen Materialstammsatz kopiert. Diese Vorschlagswerte können überschrieben werden. • Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes Das Erweitern eines Materialstammsatzes (z.B. um eine neue »Sicht«) legt keinen neuen Materialstammsatz an, wird aber mit dem Befehl Anlegen durchgeführt.

Materialnummer Die Materialnummer ist ein Schlüssel, der das Material eindeutig identifiziert. Je nach Handhabung im Unternehmen werden »sprechende Schlüssel« (meist alphanumerisch) oder »nichtsprechende Schlüssel« (numerisch) für Materialnummern verwendet. Deshalb gibt es im SAP R/3 zwei Arten der Nummernvergabe: extern und intern. Die Art der Nummernvergabe wird im Customizing des Materialstamms pro Materialart festgelegt. Bei externer Nummernvergabe muss der Anwender die Materialnummer beim Anlegen eines Materialstammsatzes eingeben. Werden alphanumerische Schlüssel verwendet, kann die »Nummer« des Materials außer Ziffern auch Buchstaben, Interpunktionszeichen und Leerzeichen enthalten.

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3 Bei interner Nummernvergabe muss der Anwender beim Anlegen eines Materialstammsatzes keine Materialnummer eingeben, sondern die Materialnummer wird automatisch und fortlaufend vom R/3-System vergeben.

Branche Jeder Materialstammsatz wird beim Anlegen einer bestimmten Branche zugeordnet. Die Branche hat Einfluss darauf, • welche SAP-Fenster in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche branchenspezifischen Felder auf den SAP-Fenstern angezeigt werden

Materialart Um unterschiedliche Materialien den betrieblichen Anforderungen entsprechend zu verwalten, werden Materialien mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammengefasst und einer Materialart zugeordnet. Jedes Material wird beim Anlegen seines Materialstammsatzes einer Materialart zugeordnet. Die Materialart legt fest bzw. hat Einfluss darauf, • wie die Nummernvergabe (der Materialnummer) zu erfolgen hat (intern, extern) • welche Bilder in welcher Reihenfolge angezeigt werden • welche fachbereichsspezifischen Felder zum Erfassen von Daten angeboten werden Die Beschaffungsart und die Art der Bestandsführung (z.B. nur mengenmäßig) werden ebenfalls über die Materialart gesteuert. Darüber hinaus hängt von ihr ab, welche Konten bei Wareneingängen und Warenausgängen bebucht werden. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken Sie doppelt auf »Sofort«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt (Abb. 3.17).

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Hinweis Das oberste Feld »Material« dient (bei externer Nummernvergabe) zur Eingabe einer alphanumerischen Materialnummer. Für die Eingabe der Materialnummer sind im Standardsystem maximal 18 Stellen vorgesehen. Hinweis Im Gruppenrahmen »Vorlage« dient das unterste Feld »Material« zum Anlegen eines Materials mit Bezug zu einer Vorlage, das darüber liegende Feld »Änderungsnummer« wird zum Erweitern eines bestehenden Materialstammsatzes verwendet. Auf beide Felder gehen wir nicht weiter ein.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das oberste Feld mit der Bezeichnung »Material«. Am rechten Rand dieses Feldes erscheint die Drucktaste . Sie zeigt an, dass mit dem Feld »Material« eine Eingabehilfe verknüpft ist.

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Abbildung 3.17 Material anlegen (Einstieg) (© SAP AG)

3. Drücken Sie die Taste (F4) oder klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abbildung 3.18). 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt. 5. Geben Sie (für dieses Beispiel) in das Feld »Material« per Tastatur die Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder »Branche« und »Materialart« mit Hilfe der entsprechenden Listboxen die Werte »Service Provider« bzw. »Werbemittel« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt (Abb. 3.19).

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Abbildung 3.18 Sammelsuchhilfe des Feldes »Material«, Registerkarte »Materialnummer/-

kurztext« (© SAP AG)

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3 6. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« durch Klick auf die entsprechenden Drucktasten. Die Hintergrundfarbe der beiden Einträge ändern sich. 7. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 3.20).

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Hinweis Rechts neben der Bezeichnung »Material« befinden sich zwei Felder. Das erste Feld enthält die alphanumerische Materialnummer »SAP-Einf.buch 4.7«. 8. Rufen Sie die Feldhilfe (F1-Hilfe) des zweiten Feldes neben der Bezeichnung »Material« auf. Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um das Feld »Materialkurztext« (Abb. 3.21). Der Materialkurztext dient neben der Materialnummer zur weiteren/genaueren Beschreibung das Materials und kann z.B. bei der Listausgabe eines Reports zusätzlich zur Materialnummer ausgegeben werden. Das Feld »Materialkurztext« ist ein Mussfeld. 9. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird wieder angezeigt. 10. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Beenden und beantworten Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit einem Klick auf die Drucktaste Nein. Das SAP-Menü wird angezeigt.

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Abbildung 3.19 Sichtenauswahl (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Abbildung 3.20 Material SAP-Einf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel) (© SAP AG)

Abbildung 3.21 Feldhilfe des Feldes »Materialkurztext« (© SAP AG)

Sichten und Organisationseinheiten des Materialstammsatzes Da normalerweise verschiedenen Abteilungen (Fachbereiche) eines Unternehmens mit einem Materialstammsatz arbeiten und unterschiedliche fachbereichsspezifische Informationen hinterlegen, hat jeder Fachbereich seine eigene(n) Sicht(en) auf die Daten des Materialstammsatzes: • Grunddaten Technische Angaben wie Abmessungen, Werkstoff, Zeichnungsnummer • Einkauf Einkäufergruppe und Über- bzw. Unterlieferungstoleranzen

128

3 • Disposition Informationen zur Materialbedarfsplanung, Dispositionsverfahren, Losgrößenverfahren und Sicherheitsbestand • Lagerung Lagerungsbedingungen und Verpackungsmaße • Buchhaltung Preisinformationen: Standardpreis, Durchschnittspreis und Bewertungstyp • Prognose Informationen zur Vorhersage des Materialbedarfs: Prognosemodell und Prognosezeitraum • Qualitätssicherung Daten zur Prüfung des Materials • Vertrieb Informationen zu Verkauf und Versand Die pflegbaren Sichten eines Materialstammsatzes werden durch die Materialart festgelegt. Zu jeder pflegbaren Sicht gibt es ein oder mehrere SAP-Fenster bzw. Registerkarten innerhalb der Transaktion. Wenn Sie nur die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« pflegen, werden vom R/3-System keine Organisationseinheiten abgefragt, d.h. die entsprechenden Daten werden auf der Ebene des Mandanten gespeichert. Tabelle 3.3 gibt einen Überblick über die Fachbereiche des Unternehmens bzw. die Sichten des Materialstammsatzes und die ggf. erforderlichen Eingaben von Organisationseinheiten und Profilen.

Sie markieren den Fachbereich ...

... und nehmen in folgenden Feldern Eingaben vor:

Die Eingabe ist ...

Arbeitsvorbereitung

Werk

obligatorisch

Buchhaltung

Werk (wenn Bewertung auf Werksebene) Buchungskreis (wenn Bewertung auf Buchungskreisebene)

obligatorisch

Disposition

Werk Lagerort Dispositionsprofil

obligatorisch optional optional

Einkauf

Werk

optional

Einkaufsbestelltext

keine

Fertigungshilfsmittel

Werk

Grunddaten

keine

obligatorisch

obligatorisch

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen

(© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Sie markieren den Fachbereich ...

... und nehmen in folgenden Feldern Eingaben vor:

Die Eingabe ist ...

Kalkulation

Werk

obligatorisch

Klassifizierung

keine

Lagerung

Werk Lagerort

optional optional

Lagerverwaltung

Werk Lagernummer Lagertyp

optional obligatorisch optional

Prognose

Werk Prognoseprofil

obligatorisch optional

Qualitätsmanagement

Werk

obligatorisch

Vertrieb – Verkaufsorganisationsdaten

Verkaufsorganisation Vertriebsweg

obligatorisch abhängig von Verkaufsorganisation

Vertrieb – allg./ Werksdaten

Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg

optional optional abhängig von Verkaufsorganisation

Vertriebstext

Werk Verkaufsorganisation Vertriebsweg

optional obligatorisch abhängig von Verkaufsorganisation

Tabelle 3.3 Fachbereiche (Sichten) und Eingabe von Organisationseinheiten bzw. Profilen (© SAP AG) (Forts.)

3.5.3 Arbeit mit Suchhilfen, Selektionskriterien und Trefferlisten Auswahl einer elementaren Suchhilfe Die Darstellung einer Sammelsuchhilfe in Form eines Registers bietet einen einfachen und leicht verständlichen Weg zum Finden einer geeigneten elementaren Suchhilfe (Registerkarte). Welche elementare Suchhilfe geeignet ist, hängt von den Informationen des R/3-Anwender über das zu suchende Material ab. Registerkarten von Sammelsuchhilfen sind in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet. Auf eine Registerkarte greifen Sie zu, indem Sie den Kartentitel anklicken. Bei umfangreichen Registern (vgl. Abbildung 3.18) werden nicht alle Registerkarten angezeigt. Sie können dann mittels der Blätterpfeile und zu den nicht sichtbaren Registerkarten blättern. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe der Listbox einen Kartentitel (und die entsprechende elementare Suchhilfe) auszuwählen (vgl. Abb. 3.22).

130

3

Abbildung 3.22 Kartentitel der Sammelsuchhilfe des Feldes »Material« (© SAP AG)

Es gibt in SAP R/3 Enterprise (abhängig vom Suchfeld bzw. der diesem Suchfeld zugeordneten Sammelsuchhilfe) eine Vielfalt elementarer Suchhilfen. Diese Vielfalt kann hier nur in den Grundzügen beschrieben werden.

Defaultwerte einer elementaren Suchhilfe und Suche ohne weitere Vorgaben Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANZEIGEN | ANZEIGEN AKT. STAND und klicken Sie doppelt auf »Anzeigen akt. Stand«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM03 wird angezeigt. 2. Löschen Sie evtl. vorhandene Einträge im Feld »Material« und rufen Sie die Eingabehilfe dieses Feldes auf. 3. Wählen Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« und klicken Sie auf die Drucktaste Suche starten . Eine Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« wird angezeigt (Abbildung 3.23).

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Hinweis Die gewählte elementare Suchhilfe wird durch einen grünen Haken kenntlich gemacht. Sie stimmt mit der entsprechenden elementaren Suchhilfe der Transaktion MM01 überein. Hinweis In der Kopfzeile der Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

131

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Merken Sie sich eine der ausgegebenen Materialnummern und klicken Sie auf . Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion MM03. Das Feld »Material« enthält die Materialnummer der gewählten Zeile.

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Hinweis Hier hätten Sie die Möglichkeit, sich das ausgewählte Material anzeigen zu lassen. Wir beenden das Handling jedoch an dieser Stelle. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen wieder das SAP-Menü.

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Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« enthält Vorschlagswerte (Defaultwerte) für die Felder »Sprachenschlüssel« und »Maximale Trefferzahl«, die vom R/3-System ausgegeben wurden. Der Defaultwert »DE« (für Deutsch) im Feld »Sprachenschlüssel« wurde vom R/3-System aus der Anmeldesprache »gezogen«, der Defaultwert »500« im Feld »Maximale Trefferzahl« ist ein programminterner Vorschlagswert des Auslieferungssystems. Beide Werte können von Ihnen geändert werden. Sie sollten dabei jedoch beachten, dass die maximale Trefferzahl die Dauer der Suche beeinflusst, vor allem bei hoher Systembelastung. Programmintern wird die maximale Trefferzahl durch den Wert 5000 begrenzt.

Abbildung 3.23 Trefferliste der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« bei

Vorgabe der Defaultwerte (© SAP AG)

132

3 Die Vorgaben für die Felder »Materialkurztext«, »Sprachenschlüssel« und »Material« der Suchmaske sind Selektionskriterien. Selbst wenn Sie nichts in ein Suchmaskenfeld eingeben, wird diese Vorgabe nach Start der Suche als Selektionskriterium verwendet. In diesem Fall sind alle Datenbankwerte des betreffenden Feldes zulässig. Den drei genannten Feldern der elementaren Suchhilfe entsprechen die Spalten der Trefferliste in gleicher Reihenfolge. Wie Sie sehen, erfüllen die Werte der Trefferliste die Selektionskriterien.

Anordnung der Zeilen in der Trefferliste Eine Datenbanktabelle ist in gewisser Weise vergleichbar mit einem Buch. Zur Beschleunigung der Suche in einem Buch gibt es in vielen Büchern ein Stichwortverzeichnis (einen Index). Die Stichworte in diesem Index sind lexikografisch angeordnet. Manchmal ist ein Buchindex zweistufig; in einem Buch über ABAP/4 könnten z.B. die Einträge »Selektion – ausführen« und »Selektion – Kriterien« nacheinander im Buchindex erscheinen. Zweistufige Einträge sind zunächst nach dem ersten Begriff (im Beispiel »Selektion«) geordnet; falls mehrere Einträge mit dem gleichen ersten Begriff vorliegen, werden sie nach dem zweiten Begriff geordnet (»ausführen« bzw. »Kriterien«). Jeder Datenbanktabelle besitzt einen relativ einfach strukturierten (primären) Index zur Ein- und Ausgabe von Daten. Für die Suche in »großen« Datenmengen können zu einer Tabelle ein oder mehrere weitere (relativ komplex strukturierte) Indizes angelegt werden. Man spricht dann von einer Indexsuche, die programmintern anders abläuft als die Volltextsuche mit Hilfe der Drucktasten und . Die Zeilen einer Trefferliste werden bei der Ausgabe wie ein Index (mehrstufig lexikografisch nach dem ASCII-Zeichencode) angeordnet. Hierbei sind die Daten der Suchmaskenfelder mit den Buchindex-Begriffen vergleichbar.

Platzhalterzeichen in Suchmaskenfeldern In ein Feld kann immer nur ein Wert eingegeben werden. Das gilt auch für Felder einer elementaren Suchhilfe. Wenn man in ein Suchmaskenfeld nur einen genauen Wert (z.B. einen vollständigen Materialkurztext) oder keinen Wert vorgeben könnte, hätte man ein Problem: Der genaue Wert ist oft nicht (oder nur bruchstückhaft) bekannt, und wenn man keinen Wert vorgibt, wird die Trefferliste häufig zu groß. Aus diesem Grund gibt es in SAP R/3 Enterprise (abhängig von der jeweiligen elementaren Suchhilfe) sehr differenzierte Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien. Diese Möglichkeiten sind eng mit den Eigenschaften der Indexsuche verknüpft. Bei der Vorgabe von Selektionskriterien für Suchmaskenfelder dürfen die Platzhalterzeichen (Jokerzeichen) »+« und/oder »*« verwendet werden. Das Zeichen »+« kann innerhalb einer Zeichenkette als Platzhalter für ein beliebiges einzelnes Zeichen dienen. Wenn Sie z.B. in ein Suchmaskenfeld mit

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

133

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

der Bezeichnung »Benutzername« die Zeichenkette »m++er« eingeben und die Suche starten, liefert die Suchhilfe alle Benutzernamen mit fünf Buchstaben, die mit »M« beginnen und auf »ER« enden. Das Suchergebnis für dieses Feld könnte somit aus den Namen »MEIER«, »MAYER« und »MOSER« bestehen. »*« kann als Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette eingesetzt werden. Wenn Sie z.B. in das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette »basis-motor*« eingeben, könnte das Suchergebnis wie in Abbildung 3.24 aussehen. Die Zeichenketten »m++er« und »basis-motor*« dieser Beispiele und (im vorangegangenen Beispiel) der Defaultwert »DE« werden nach Start der Suche von SAP R/3 als Suchmuster für die Felder »Materialkurztext« bzw. »Sprachenschlüssel« verwendet.

Abbildung 3.24 Trefferliste bei Eingabe von »basis-motor*« in das Suchmaskenfeld

»Materialkurztext« (© SAP AG)

Mehrfachselektion für das Feld »Materialkurztext« Mit der Mehrfachselektion werden weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien angeboten. Sie können hier Einzelwerte und/oder Intervalle (Bereiche) vorgeben. Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit Defaultwerten 1. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Materialkurztext« und klicken Sie auf die Drucktaste Mehrfachselektion . Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint (Abb. 3.25) 2. Geben Sie in das oberste Feld des Gruppenrahmens »Einzelwert: Materialkurztext« den Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« ein. Nach Eingabe des ersten Zeichens erscheint links neben diesem Feld die Drucktaste .

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3

Abbildung 3.25 Mehrfachselektion: Materialkurztext (© SAP AG)

Hinweis Aufgrund der Vorgabe dieses Einzelwerts wird für das Feld »Materialkurztext« das Suchmuster »BASIS-MOTOR 90 KW« verwendet, d.h. das Suchergebnis zum ersten Einzelwert enthält alle Materialien, deren Materialkurztext »BASIS-MOTOR 90 KW« lautet. Die Trefferliste kann aufgrund anderer Vorgaben weitere Materialkurztexte enthalten. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint (Abb. 3.26). In der (automatisch) markierten Zeile steht der Text »Einzelwert einschließen«.

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Abbildung 3.26 Selektionsoptionen: Einzelwert (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

135

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen)« erscheint. Es enthält mehr Optionen als das vorangegangene Dialogfenster. (Abb.3.27). 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Einzelwert« erscheint wieder. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint wieder.

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Abbildung 3.27 Selektionsoptionen: Einzelwert (mehr Optionen) (© SAP AG)

7. Geben Sie in das oberste linke Feld des Gruppenrahmens »Bereich: Materialkurztext« das Zeichen »CY« ein. Geben Sie in das rechts daneben stehende Feld die Zeichenkette »DECKEL« ein. Links neben diesem Feld erscheint die Drucktaste .

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Hinweis Die Navigation zu diesen Feldern erfolgt durch Mausklick oder mit Hilfe der Tabulatortaste. Wenn man an dieser Vorgabe nichts ändert, enthält das Suchergebnis zum ersten Intervall das Intervall aller Materialkurztexte, die (in lexikografischer Anordnung) zwischen »CY« und »DECKEL« liegen (einschließlich dieser beiden Werte, falls vorhanden). 8. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint (Abb. 3.28).

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136

3 Hinweis Sie können hier steuern, ob das Suchergebnis zum ersten Intervall alle Materialkurztexte enthalten soll, die innerhalb oder außerhalb des beschriebenen Intervalls liegen.

Abbildung 3.28 Selektionsoptionen: Bereich (© SAP AG)

9. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen)« erscheint (Abb. 3.29).

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Hinweis Die Option »Werte innerhalb des Intervalls einschließen« unterscheidet sich von der Option »Werte außerhalb des Intervalls ausschließen« gegebenenfalls in den »Randwerten des Intervalls« »CY« und »DECKEL«.

Abbildung 3.29 Selektionsoptionen: Bereich (mehr Optionen) (© SAP AG)

10. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Selektionsoptionen: Bereich« erscheint wieder. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste .Das Dialogfenster »Mehrfachselektion: Materialkurztext« erscheint wieder.

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Hinweis Wenn Sie vier Einzelwerte eingeben, erscheint am rechten Rand des Gruppenrahmens »Einzelwert: Materialkurztext« eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie weitere Einzelwerte eingeben können. Hinweis Wenn Sie vier Intervalle eingeben, und die Taste (¼) drücken, erscheint am rechten Rand des Gruppenrahmens »Bereich: Materialkurztext« eine Blätterleiste, mit deren Hilfe Sie weitere Intervalle eingeben können.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Um einen eingegebenen Einzelwert oder ein eingegebenes Intervall wieder zu löschen, stellen Sie den Mauszeiger in das (bzw. ein) entsprechende(s) Feld und klicken auf . Hinweis Um alle eingegebenen Einzelwerte und Intervalle wieder zu löschen, klicken Sie auf . Hinweis Im Beispiel belassen wir es bei dem Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« und dem Intervall »CY« bis »DECKEL«. 12. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« erscheint wieder. Links neben dem rechteckigen Rahmen des Feldes »Materialkurztext« ist die Drucktaste zu sehen. Sie zeigt an, dass für dieses Feld eine Mehrfachselektion hinterlegt ist. Der Wert »BASIS-MOTOR 90 KW« wurde automatisch in dieses Feld »gezogen«. Durch Klick auf eine der Drucktasten oder könnten Sie die Mehrfachselektion zu diesem Feld erneut aufrufen. 13. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die gewünschte Trefferliste erscheint (Abb. 3.30). Natürlich wurde bei dieser Suche auch der Defaultwert »DE« des Feldes »Sprachenschlüssel« berücksichtigt.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.30 Trefferliste zum Einzelwert »BASIS-MOTOR 90 KW« und dem Intervall »CY« bis

»DECKEL« (© SAP AG)

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3 Suchhilfen für Suchhilfen und Wertehilfe-Drucktaste Wenn Sie in der elementaren Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« den Mauszeiger in das Feld »Sprachenschlüssel« stellen, erscheint rechts neben diesem Feld die Drucktaste mit der Quick Info »Eingabehilfe«. Nach Klick auf diese Drucktaste erscheint eine Trefferliste zum Feld »Sprachenschlüssel«. Allgemein kann mit jedem Feld einer elementaren Suchhilfe wieder eine Eingabehilfe (Suchhilfe, Trefferliste, Festwerte, Statische Eingabehilfe) verknüpft sein. Die Drucktaste ist völlig funktionsgleich zur Drucktaste Eingabehilfe . Aufgrund des Sprachgebrauchs in früheren R/3-Releases bezeichnen wir die Drucktaste (in diesem Buch und zur Unterscheidung von der Drucktaste ) als Wertehilfe-Drucktaste. Die Wertehilfe-Drucktaste wird in SAP R/3 Enterprise wesentlich seltener verwendet als die Drucktaste Eingabehilfe. Wenn man erkennen will, ob mit einem Feld »XXX« eine Eingabehilfe verknüpft ist, muss man den Mauszeiger in dieses Feld stellen. Erscheint dann neben der rechteckigen Schablone dieses Feldes eine der Drucktasten oder , so hat dieses Feld eine Eingabehilfe, anderenfalls nicht. Klickt man stattdessen mit der Maus an eine andere Stelle (außerhalb der rechteckigen Schablone), so wird für das Feld »XXX« keine der beiden Drucktasten angezeigt, selbst wenn es mit einer Eingabehilfe verknüpft sein sollte.

Trefferlisten Sie haben verschiedene Möglichkeiten zur Arbeit mit Trefferlisten: • Suchen (Volltextsuche) • Sortieren nach einer Spalte • Download • Anlegen einer persönlichen Werteliste Suchen (Volltextsuche) Die Suche in einer Trefferliste erfolgt mit Hilfe der Drucktasten bzw. und hat grundsätzlich den gleichen Ablauf wie die Suche im SAP Easy Access (Volltextsuche). Die Eingabe eines Suchmusters ohne Platzhalter ist möglich. SAP R/3 sucht zeilenweise über alle Spalten, z.B. nach Eingabe eines einzelnen Buchstaben als Suchmuster und Start der Suche wird der nächste Listeneintrag ermittelt, der diesen Buchstaben enthält (unabhängig von der Spalte, in der sich dieser Listeneintrag befindet). Sortieren nach einer Spalte In der Kopfzeile einer Trefferliste stehen die Feldnamen der Suchmaske (vgl. Abb. 3.30). Durch Klick auf einen dieser Feldnamen können Sie die Trefferliste nach den Werten der entsprechenden Spalte sortieren. Wenn Sie wiederholt auf einen dieser Feldnamen klicken, wird die Trefferliste abwechselnd auf- und abwärts sortiert.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

139

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Download Ausgangspunkt Elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext« mit Defaultwerten 1. Klicken Sie auf die Drucktaste . Eine Trefferliste wird angezeigt. 2. Ziehen Sie den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte, drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie den Eintrag »Download«. Das Dialogfenster »Liste Sichern in Datei ...« erscheint (Abb. 3.31). 3. Wählen Sie ein Ausgabeformat und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Speichern unter« erscheint (Abb. 3.32).

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Hinweis Sie können nun mit Hilfe der bekannten Explorerfunktionen die Liste speichern. Hinweis Mit Hilfe des Symbols zum Schließen des Fensters sowie der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.31 Dialogfenster »Liste Sichern in Datei...« (© SAP AG)

Abbildung 3.32 Dialogfenster »Speichern unter« (© SAP AG)

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3 Arbeit mit einer persönlichen Werteliste Wenn Sie für ein bestimmtes Suchfeld (mit Sammelsuchhilfe) immer wieder mit einer relativ kleinen Menge von Eingabewerten arbeiten, empfiehlt es sich, eine persönliche Wertelisten anzulegen. Um einen Überblick über die (vom sog. »Suchhilfe-Control«) angebotenen Arbeitsmöglichkeiten zu bekommen ziehen Sie innerhalb einer Trefferliste den Mauszeiger auf einen der ausgegebenen Werte und drücken die rechte Maustaste. Es erscheint ein Kontextmenü (Abb. 3.33) mit mehreren Arbeitsmöglichkeiten. Einige der auf der Trefferliste angebotenen Drucktasten entsprechen Menüeinträge des Kontextmenüs.

Abbildung 3.33 Kontextmenü zur Trefferliste (© SAP AG)

Um eine persönliche Werteliste anzulegen, wählen Sie einen Eintrag der Trefferliste aus (durch Klick auf diesen Eintrag), den Sie in die persönliche Werteliste übernehmen möchten. Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Einfügen in persönliche Liste«. Die persönliche Werteliste wird dadurch zwar angelegt, aber noch nicht angezeigt. Durch Wiederholung dieses Vorgangs können Sie so viele Werte wie erforderlich aus dieser Liste übernehmen. Wählen Sie nun den Kontextmenüeintrag »Persönliche Werteliste«. Die persönliche Werteliste wird mit Ihren Einträgen angezeigt. Mit Hilfe des Kontextmenüeintrags »Löschen aus pers. Werteliste« lassen sich Zeilen der persönlichen Werteliste wieder löschen. Über den Kontextmenüeintrag »Alle Werte anzeigen« erreichen Sie, dass zusätzlich zur persönlichen Werteliste die elementare Suchhilfe, mit der Sie die Trefferliste erzeugt hatten, angezeigt wird. Sie können nun eine andere Suche starten, und weitere Werte in die persönliche Werteliste übernehmen.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

141

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Wenn Sie einen Wert in der Spalte »Sprache« anklicken und den Kontextmenüeintrag »Aktuelle Spalte löschen« wählen, könnte Ihre persönliche Werteliste z.B. wie in Abb. 3.34 aussehen. Wenn Sie die Anzeige der persönliche Werteliste beenden (Klick auf das Symbol zum Schließen des Fensters) und später erneut aufrufen, wird die Spalte »Sprache« wieder angezeigt.

Abbildung 3.34 Persönliche Werteliste ohne Spalte »Sprache« (© SAP AG)

3.5.4 Beispiel: Einstiegsbild zum Anlegen eines Sachkontos Sachkonten sind Konten der Hauptbuchhaltung. Sie werden im Kontenplanbereich (auf der Ebene des Kontenplans) und im buchungskreisspezifischen Bereich (auf Buchungskreisebene) gepflegt. Ein Buchungskreis ist eine selbstständig bilanzierende Einheit der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die buchungspflichtigen Ereignisse erfasst und die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Ein Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Sachkonten, die von einem oder mehreren Buchungskreisen verwendet werden. Mehrere Buchungskreise können einem Kontenplan zugeordnet sein. Im Kontenplanbereich werden folgende Daten der Sachkontenstammsätze gepflegt: • Sachkontennummer • Sachkontenbezeichnung • Sachkontenart (Bestandskonto oder Erfolgskonto) • Daten, die das Anlegen des Sachkontos steuern (Kontengruppe, Musterkonto) • Konsolidierungsangaben (Partnergesellschaft) Im buchungskreisspezifischen Bereich werden folgende Daten der Sachkontenstammsätze geführt: • Kontosteuerung • Kontoverwaltung • Steuerung der Belegerfassung

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3 Die Bearbeitung von Sachkontenstammsätzen kann auf verschiedene Weise erfolgen: • Nur im Kontenplanbereich • Nur im Buchungskreisbereich • Zentral für beide Bereiche Wenn ein Kontenplan für mehrere Unternehmen (Buchungskreise) genutzt wird, können seine Sachkonten zentral im Kontenplanbereich angelegt und für den jeweiligen Buchungskreis dezentral gepflegt werden. Falls dem Kontenplan nur ein Buchungskreis zugeordnet ist, empfiehlt es sich, die Sachkontenstammsätze zentral anzulegen. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | STAMMDATEN | EINZELBEARBEITUNG | ZENTRAL und klicken Sie doppelt auf »Zentral«. Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt (Abb. 3.35).

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Abbildung 3.35 Sachkonto bearbeiten: Zentral (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

2. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Sachkonto« und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Sammelsuchhilfe (Abb. 3.36).

Abbildung 3.36 Sammelsuchhilfe des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt. 4. Stellen Sie den Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis« und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Eingabehilfe des Feldes »Buchungskreis« wird angezeigt.

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Trefferliste (Abb. 3.37).

Abbildung 3.37 Trefferliste des Feldes »Buchungskreis« (© SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Einstiegsbild der Transaktion FS00 wird angezeigt. 6. Zum Beenden der Transaktion klicken Sie auf die Drucktaste Zurück Das SAP-Menü wird angezeigt.

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3 3.5.5 Mit Benutzerparametern arbeiten Mit Hilfe von Benutzerparametern (Set-/Get-Parameter) können personalisierte Vorschlagswerte des R/3-Systems für bestimmte Felder erzeugt werden. Die überlegte Nutzung dieser Funktion erspart nicht nur Zeit, sondern verringert auch die Zahl der Fehleingaben. Benutzerparameter sind in vielen Anwendungskomponenten einsetzbar. Die Palette reicht von Kundenauftragsnummern oder Kontenschlüsseln über Bankleitzahlen, Schecknummern, Versandstellen oder Versandeinheiten bis hin zu Lagerorten und Gebäudenummern. Nehmen wir an, Sie arbeiten vorrangig im Buchungskreis 1000 Ihres Unternehmens. Dann können Sie die Eingabe in das Suchfeld »Buchungskreis« personalisieren, indem Sie einem geeigneten Benutzerparameter den Wert 1000 zuweisen. Anschließend wird der Wert 1000 für diejenigen Felder als Vorschlagswert ausgegeben, für deren Definition das Datenelement »Buchungskreis« verwendet wurde. Sie können diesen Vorschlagswert überschreiben. Ein Vorteil der Benutzerparameter besteht darin, dass sie den zugewiesenen Wert auch nach einer Abmeldung aus dem R/3-System behalten.

Benutzerparameter ermitteln Wir ermitteln einen Benutzerparameter am Beispiel des Feldes »Buchungskreis«. Ausgangspunkt Einstiegsbild der Transaktion FS00 1. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Buchungskreis«, rufen Sie die F1-Hilfe auf und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Technische Info des Feldes »Sachkonto« wird angezeigt (Abb. 3.38).

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Abbildung 3.38 Technische Info des Feldes »Sachkonto« (© SAP AG)

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Hinweis Das Feld »Parameter-Id« enthält den Wert »BUK«. Dieser Wert ist der Benutzerparameter des Feldes »Buchungskreis«. 2. Klicken Sie mit dem Mauszeiger in das Feld »Parameter-Id« und rufen Sie die F1-Hilfe auf. Die Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« wird angezeigt (Abb. 3.39).

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 3.39 Feldhilfe des Feldes »Parameter-Id« (© SAP AG)

Wertzuweisung für einen Benutzerparameter Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN und klicken Sie auf den Kartentitel »Parameter«. Ein neuer Modus wird geöffnet und die Registerkarte zur Pflege der Parameter erscheint (Abb. 3.40). 2. Geben Sie in das erste freie Feld der Spalte »Parameter« den Wert »BUK« ein und geben Sie in das daneben liegende Feld der Spalte »Wert« den Wert »1000« ein. Pflegen Sie einen passenden Text.

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Hinweis Wenn Sie eine Zeile löschen wollen, markieren Sie diese Zeile durch Klick auf die Drucktaste am linken Rand dieser Zeile und klicken auf die Drucktaste . Wenn Sie alle Zeilen löschen möchten, klicken Sie zunächst auf die Drucktaste und anschließend auf die Drucktaste . 3. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Sichern . Die Pflege der benutzereigenen Daten wird geschlossen und in der Statusleiste erscheint die Meldung »Benutzer ... wurde gesichert«.

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3 4. Geben Sie in das Befehlsfeld die Zeichenkette »/nFS00« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Im Feld »Buchungskreis« wird der Vorschlagswert »1000« angezeigt. 5. Löschen Sie den aktuellen Modus. Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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Abbildung 3.40 Registerkarte zur Pflege der Parameter (© SAP AG)

3.5.6 Beispiel: Einstiegsbild zu Pflege der Personalstammdaten Innerhalb eines Mandanten ist die Personalnummer der einzige eindeutige Schlüssel zur Identifikation eines Mitarbeiters. Sie wird sowohl zur Anzeige als auch zur Pflege der Stammdaten und Arbeitszeitdaten eines Mitarbeiters (mittels »Infotypen«) benötigt. Für die Transaktionen • Personalstamm anzeigen (PA20) • Personalstamm pflegen (PA30) • Personalmaßnahmen (PA40) wird die Suche und Auswahl von Objekten durch den Objektmanager gesteuert. Er dient einer komfortablen Benutzerführung durch verschiedene Transaktionen und Komponenten. Zusätzlich zum Arbeitsbereich (im rechten Teil des Bildes) bietet der Objektmanager im linken Teil der Benutzeroberfläche einen Suchbereich (mit Drucktasten zur Suche) und einen Auswahlbereich (zur Anzeige der Trefferliste) an.

3.5 Einstiegsbilder, Eingabehilfen und Benutzerparameter

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Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad PERSONAL | PERSONALMANAGEMENT | ADMINISTRATION | PERSONALSTAMM | PFLEGEN und klicken Sie doppelt auf »Pflegen«. Das Einstiegsbild der Transaktion PA30 wird angezeigt (Abb. 3.41) 2. Klicken Sie im Suchbereich auf die Drucktaste Sammelsuchhilfe . Eine Sammelsuchhilfe wird in der bekannten Form angeboten. 3. Wählen Sie eine elementare Suchhilfe, geben Sie Ihre Selektionskriterien ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Trefferliste wird im Auswahlbereich angezeigt. 4. Klicken Sie doppelt auf eine Personalnummer, deren Stammdaten Sie pflegen möchten. Die entsprechenden Angaben werden in den Arbeitsbereich übernommen, in dem Sie nun weiter arbeiten können.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück. Innerhalb des Suchbereichs sind für die Drucktaste Suchbegriff eine Volltextsuche und für die Drucktaste Freie Suche eine HR-spezifische komplexe Suchfunktion hinterlegt.

Abbildung 3.41 Einstiegsbild der Transaktion PA30 (© SAP AG)

148

3 3.6

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste ist/sind richtig? a) Jede Spalte lässt sich auf- und absteigend sortieren, Sie müssen sie nur angeklickt haben. b) Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren. c) Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre eigene persönliche Trefferliste zusammenstellen. d) Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge festlegen. 2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig? a) Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske suchen. b) Sie können sich Trefferlisten ausdrucken. c) Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden. d) Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+« suchen; der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der Joker »+« genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so gefunden: M+ll*. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter. d) Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastung in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen.

3.7

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Werte sortieren in einer Trefferliste ist/sind richtig? a) Richtig Jede Spalte läßt sich aufsteigend oder absteigend durch Anklicken der Spaltenüberschrift sortieren. b) Falsch Persönliche Trefferlisten lassen sich nur aufsteigend sortieren.

3.6 Fragen

149

3

Vom SAP-Einstiegsbild zum Einstiegsbild der Anwendung

c) Falsch Sie können sich über die Drucktaste persönliche Hilfe Ihre eigene persönliche Trefferliste zusammenstellen. d) Richtig Bei der persönlichen Trefferliste können Sie die Sortierfolge festlegen. Informationen zu den falschen Antworten: Sortierung ist auf- und absteigend möglich; persönliche Trefferlisten lassen sich ebenfalls auf- oder absteigend sortieren; die Sortierfolge läßt sich beliebig ändern. 2. Welche der vier Aussagen zum Suchen ist/sind richtig? a) Richtig Sie können Werte in einer Trefferliste über eine Suchmaske suchen. b) Richtig Sie können sich Trefferlisten ausdrucken. c) Falsch Persönliche Trefferlisten können nicht gelöscht werden. d) Richtig Sie können in Trefferlisten mit den Platzhaltern »*« und »+« suchen; der Platzhalter »*« ersetzt eine beliebige Zeichenkette, der Joker »+« genau ein Zeichen; der Name »Müller« wird zum Beispiel so gefunden: M+ll*. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Modi ist/sind richtig? a) Richtig Zusätzliche Modi verlangsamen das System. b) Richtig Einen neuen Modus eröffnen Sie über SYSTEM | ERZEUGEN MODUS oder (wenn Ihnen der Transaktionscode bekannt ist) durch Eingabe von »/o« und Transaktionscode in das Befehlsfeld der Symbolleiste oder über das Symbol . c) Falsch Wenn Sie einen Modus auf Symbolgröße verkleinern, läuft eine in Gang gesetzte Anwendung (z. B. ein Report) nicht weiter. d) Richtig Wenn Sie einen von zwei Modi löschen, werden die erzeugten oder veränderten Daten nicht gesichert. Informationen zu den falschen Antworten: Anwendungen laufen auch dann, wenn der Modus auf Symbolgröße verkleinert wurde. 4. Welche der vier Aussagen zur Bedienoberfläche ist/sind richtig? a) Richtig Der Anwender muss sein Kennwort ändern, wenn die vom Systembetreuer gesetzte Gültigkeit überschritten ist. b) Falsch Der Systembetreuer kann bis zu 3 Kennwortänderungen pro Tag erlauben. c) Falsch Kannfelder sind Felder, die je nach Berechtigung erscheinen oder nicht erscheinen können. d) Falsch SAP ermöglicht bis zu 12 Modi – der Systembetreuer wird Ihre Modianzahl wegen der Systembelastungen in der Regel auf 3 oder 4 begrenzen. Informationen zu den falschen Antworten: R/3 erlaubt nur eine Kennwortänderung pro Tag; in Kannfelder muss man nichts eingeben; SAP erlaubt bis zu 6 Modi.

150

Kapitel 4 In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4

Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Navigation in Dialogtransaktionen Daten halten, Daten setzen

153 153 156 158 159

4.2

Fragen

160

4.3

Lösungen

161

151

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen 4.1

Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

Während es im vorangegangenen Kapitel darum ging, eine Anwendung aufzurufen und (bezogen auf Dialogtransaktionen) die richtigen Eingaben im Einstiegsbild einer Anwendung vorzunehmen, wird nun das Arbeiten »innerhalb« einer Dialogtransaktion betrachtet. Dazu führen wir zunächst ein im vorangegangenen Kapitel begonnenes Beispiel zu Ende.

4.1.1 Beispiel: Anlegen eines Materialstammsatzes Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | MATERIALSTAMM | MATERIAL | ANLEGEN ALLGEMEIN | SOFORT und klicken Sie doppelt auf »Sofort«. Das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird angezeigt. 2. Geben Sie in das Feld »Material« die Zeichenkette (die Materialnummer) »SAP-Einf.buch 4.7« ein. Geben Sie außerdem in die Felder »Branche« und »Materialart« mit Hilfe der entsprechenden Listboxen die Werte »Service Provider« bzw. »Werbemittel« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Das Dialogfenster »Sichtenauswahl« wird angezeigt. 3. Wählen Sie die Sichten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« (durch Klick auf die links daneben stehenden Drucktasten) und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Registerkarte »Grunddaten 1« des SAP-Fensters »Material SAPEinf.buch 4.7 anlegen (Werbemittel)« wird angezeigt (Abb. 4.1).

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Hinweis Die Kartentitel der Registerkarten »Grunddaten 1« und »Grunddaten 2« enthalten ein Symbol, welches anzeigt, dass diese beiden Sichten in der Sichtenauswahl selektiert wurden. Hinweis In der Registerkarte »Grunddaten 1« sind drei Felder als Mussfelder ausgezeichnet. Das Feld »Materialkurztext« hatten wir bereits im vorangegangenen Kapitel behandelt. 4. Rufen Sie die Feldhilfen (F1-Hilfen) des Feldes »Basismengeneinheit« sowie des rechts daneben befindlichen Mussfeldes zu Ihrer Information auf und schließen Sie diese Feldhilfen wieder (Abbildungen 4.2 und 4.3). Das dritte Mussfeld hat die Bezeichnung »Text zur Maßeinheit«.

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4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

153

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.1

Registerkarte »Grunddaten 1« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

5. Geben Sie in das Feld »Materialkurztext« den Wert (die Zeichenkette) »SAP-Einführungsbuch Release 4.7« ein. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4Hilfe) des Feldes »Basismengeneinheit« auf, markieren Sie den Wert »ST« mit dem Maßeinheitentext »Stück« und klicken Sie auf die Drucktaste . Der Wert »ST« wird in das Feld »Basismengeneinheit« übernommen. Das rechts daneben stehende Feld »Text zur Maßeinheit« bleibt unverändert. 6. Klicken Sie (zur Prüfung Ihrer Eingaben durch das R/3-System) auf die Drucktaste . Das R/3-System zeigt die Registerkarte »Grunddaten 2« an (Abb. 4.4).

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Abbildung 4.2

Feldhilfe des Feldes »Basismengeneinheit« (© SAP AG)

Hinweis Diesem Verhalten des Systems können Sie entnehmen, dass Ihre Eingaben akzeptiert wurden. Hinweis Die Materialnummer und der Materialkurztext werden auch in diese Registerkarte angezeigt. Weitere Mussfelder sind hier nicht erkennbar.

154

4 7. Klicken Sie zu Ihrer Information auf den Kartentitel der Registerkarte »Grunddaten 1«. In das Feld »Text zur Maßeinheit« wurde der Maßeinheitentext »Stück« übernommen.

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Abbildung 4.3 Feldhilfe des Feldes »Text zur Maßeinheit« (© SAP AG)

8. Klicken Sie zum Sichern Ihrer Eingaben auf die Drucktaste Sichern . Ihre Eingaben werden gesichert und das Einstiegsbild der Transaktion MM01 wird wieder angezeigt. 9. Rufen Sie die Eingabehilfe (F4-Hilfe) des Feldes »Material« auf, wählen Sie die elementare Suchhilfe »Materialnummer/-kurztext«, geben Sie in das Suchmaskenfeld »Materialkurztext« die Zeichenkette »SAP*« ein und klicken Sie auf die Drucktaste . Eine Trefferliste erscheint, die das soeben angelegte Material enthält (Abb. 4.5).

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Hinweis Wie Sie sehen, wurden Ihre Eingaben in Echtzeit verarbeitet. Hinweis Mit Hilfe der üblichen (bereits mehrfach verwendeten) Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 4.4 Registerkarte »Grunddaten 2« zum Anlegen eines Materials (© SAP AG)

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

155

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

Abbildung 4.5

Trefferliste zum Suchmuster »SAP*« für das Feld »Materialkurztext« (© SAP AG)

4.1.2 Typischer Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen Natürlich sind die Aläufe bei der Arbeit mit betriebswirtschaftlichen Dialogtransaktionen vielfältig strukturiert. Dennoch ähneln sich bestimmte Abläufe oft (vollständig oder teilweise), insbesondere dort, wo sie durch die Ablauflogik des Dynpros bestimmt werden. Dieser typische Ablauf (der für viele Anwendungen zutrifft und im Einzelfall ggf. durch weitere Dialogschritte zu ergänzen wäre) wird im folgenden Handling beschrieben. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Rufen Sie die gewünschte Anwendung mit der gewünschten Art der Pflege auf. Das Einstiegsbild der Anwendung (ein SAP-Bild) erscheint.

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Hinweis Die Pflege eines Objekts umfasst aus Endanwendersicht das Anlegen (und ggf. das Kopieren einer Vorlage), Ändern, Anzeigen und Löschen dieses Objekts. Das Löschen eines Objekts wird hier nicht behandelt. 2. Wählen Sie das zu pflegende Objekt, nehmen Sie ggf. erforderliche zusätzlichen Eingaben und Zwischenschritte vor und rufen Sie das erste Bild zur Datenpflege innerhalb dieser Transaktion auf. Das erste Bild innerhalb der Transaktion erscheint. Es enthält ein Register, von dem die erste Registerkarte angezeigt wird. 3. Falls Sie nicht mit der ersten Registerkarte beginnen möchten, wählen Sie (durch Klick auf den Kartentitel oder unter Verwendung der Listbox ) diejenige Registerkarte, mit der Sie anfangen wollen.

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156

4 Hinweis Die Registerkarten sind in der Reihenfolge der Abarbeitung angeordnet. Das betrifft insbesondere die Reihenfolge beim Anlegen eines Objekts. Deshalb kann es an dieser Stelle passieren, dass Sie vom R/3-System darauf hingewiesen werden, vor der Wahl dieser Registerkarte zunächst eine andere Registerkarte zu pflegen. In manchen Fällen können Sie erst dann zur nächsten Registerkarte wechseln, wenn Sie alle Mussfelder der aktuellen Registerkarte gepflegt haben. Ferner ist es beim Aufruf einzelner Registerkarten möglich, dass Sie zu zusätzlichen Eingaben (z.B. der Eingabe einer Organisationseinheit) aufgefordert werden. Normalerweise ist es so, dass Sie zwischen den Registerkarten navigieren können, ohne alle Daten eingegeben zu haben. Hinweis In der ersten »vom R/3-System akzeptierten« Registerkarte werden Felder und evtl. weitere grafische Elemente angezeigt. Häufig enthalten einige dieser grafischen Elemente bereits Datenwerte (aufgrund Ihrer Vorgaben oder aufgrund vorangegangener Pflegearbeiten). Manche dieser Werte können Sie ändern (überschreiben). 4. Wenn Sie das Objekt anzeigen, wählen Sie weitere Registerkarten zur Anzeige und klicken abschließend auf die Drucktaste . Sollten Sie das Objekt anlegen oder ändern, nehmen Sie an dieser Stelle Ihre Eingaben in die gewählte Registerkarte vor. Hinweis Beim Anlegen eines Objekts sind insbesondere die Mussfelder mit geeigneten Werten zu füllen. Aber auch beim Ändern kann es vorkommen, dass (aufgrund Ihrer Eingaben) weitere Felder zu Mussfeldern werden. Hinweis Nehmen Sie Eingaben in mehrere Felder vor, so empfiehlt sich die Verwendung der Tabulatortaste. Benutzen Sie – falls erforderlich – die Feldhilfen (F1-Hilfen) und/oder die Eingabehilfen (F4-Hilfen) der Felder. Hinweis Sie können die gerade eingegebenen Daten zurücknehmen oder löschen. Dazu klicken Sie auf die Drucktaste oder wählen in der Menüleiste BEARBEITEN | ABBRECHEN. SAP R/3 nimmt dann die von Ihnen eingegebenen Daten des aktuellen Bildes zurück, schließt dieses Bild und kehrt zum vorigen Bild zurück. Manchmal werden Sie in einem Dialogfenster dazu aufgefordert, Ihre Aktion zu bestätigen. 5. Nach Abschluss Ihrer Eingaben in diese Registerkarte klicken Sie auf die Drucktaste . Das R/3-System nimmt eine interne Prüfung Ihrer Eingaben vor und speichert sie vorläufig oder gibt ggf. eine Fehlermeldung aus. Ändern Sie im Fehlerfall Ihre Daten und prüfen Sie erneut durch Klick auf die Drucktaste . 6. Wenn Sie das Objekt anlegen oder ändern und die vorangegangene Datenprüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen wurde, können Sie die Daten weiterer Registerkarten (gemäss 3. bis 5.) pflegen.

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4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

157

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

7. Haben Sie alle erforderlichen Daten eingegeben und wurde die vorangegangene Datenprüfung des R/3-Systems ohne Fehlermeldung abgeschlossen, so können Sie die Daten sichern. Klicken Sie hierzu auf das Symbol . Ihre Eingaben werden (zur Sicherheit) erneut geprüft. Bei Konsistenz der Daten erscheint ein Dialogfenster mit einer Sicherheitsabfrage. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste Ja. Ihre Daten werden gesichert und Sie sehen wieder das Einstiegsbild der Transaktion.

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4.1.3 Navigation in Dialogtransaktionen Die Navigation durch Wahl einer Registerkarte wurde bereits ausführlich beschrieben. Darüber hinaus können Sie über die Menüleiste zu anderen Registerkarten der aktuellen Anwendung, aber auch zu anderen (zugehörigen) Anwendungen navigieren. Dies ist über die Menüs SPRINGEN, ZUSÄTZE und UMFELD möglich. (Manchmal werden nicht alle drei Menüs angeboten.) Tabelle 4.1 beschreibt diese Menüfunktionen näher.

Menü

Beschreibung

Springen

Über das Menü Springen gelangen Sie auf die verschiedenen Bilder einer Anwendung. Sie müssen nicht immer alle Bilder einer Anwendung bearbeiten. Manchmal möchten Sie vielleicht ein Bild überspringen oder zu einem vorangegangenen Bild zurückkehren, um eine Ergänzung oder Änderung vorzunehmen.

Zusätze

Über das Menü Zusätze können Sie auf zusätzliche Informationen und Felder zugreifen. Manchmal benötigen Sie zusätzliche Informationen, um ein Bild zu bearbeiten. Oder Sie müssen Felder ausfüllen, die nicht sehr häufig benutzt werden und sich daher auf Bildern befinden, auf die Sie über das Menü Zusätze zugreifen.

Umfeld

Über das Menü Umfeld kommen Sie zu einer zugehörigen Anwendung. Manchmal ist es sinnvoll, eine Anwendung durchzuführen, die mit der aktuellen zu tun hat. Diese kann sich in Ihrem aktuellen oder in einem anderen Arbeitsgebiet befinden. Angenommen, Sie prüfen eine Rechnung (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft Rechnungsprüfung) und wollen diese mit der Bestellung vergleichen (Arbeitsgebiet Materialwirtschaft Einkauf). Über das Menü Umfeld können Sie die Bestellung anzeigen, dann die dort erfassten Daten überprüfen und anschließend zur Anzeige der Rechnung zurückkehren.

Tabelle 4.1 Funktionen der Menüs Springen, Zusätze und Umfeld (© SAP AG)

158

4 4.1.4 Daten halten, Daten setzen Wenn Sie beispielsweise die Stammsätze für 15 Kunden aus dem gleichen Ort anlegen, wiederholen sich bei jeder Eingabe der Ortsname, das Land und die Sprache. Damit Sie die gleichen Eingaben nicht für jeden Kunden wiederholen müssen, bietet R/3 (zusätzlich zu den Benutzerparametern) zwei weitere Möglichkeiten an, Daten als Vorschlagswerte vorzugeben. • Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN. Die gehaltenen Daten werden später – z.B. bei der Bearbeitung eines anderen Stammsatzes mit der gleichen Transaktion – in dieser Registerkarte als Vorschlagswerte angeboten. Gehaltene Daten können von Ihnen jederzeit überschrieben werden. Der Cursor springt bei Verwendung der Tabulatortaste auch in die Felder mit den gehaltenen Daten. Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten halten, indem Sie in jeder dieser Registerkarten den beschriebenen Menüpfad wählen. • Geben Sie in eine Registerkarte mehrfach zu verwendende Daten ein und wählen Sie den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN. Die gesetzten Daten werden später als Vorschlagswerte angeboten. Gesetzte Daten können von Ihnen nicht überschrieben werden. Der Cursor springt bei Verwendung der Tabulatortaste nicht in die Felder mit den gesetzten Daten. Sie können für beliebig viele Registerkarten dieser Transaktion Daten setzen, indem Sie den in diesem Punkt beschriebenen Menüpfad wählen. • Innerhalb einer Benutzersitzung (also ohne Abmeldung vom R/3-System) können Sie das Halten oder Setzen von Daten wieder zurücknehmen, indem Sie die betreffende Registerkarte anzeigen und den Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN wählen. Das Halten und Setzen von Daten wird spätestens mit der Abmeldung vom R/3-System beendet. Im Gegensatz dazu sind die von Ihnen verwendeten Werte der Benutzerparameter auch nach einer Abmeldung (und erneuter Anmeldung) weiter verwendbar.

4.1 Ablauf betriebswirtschaftlicher Dialogtransaktionen

159

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

4.2

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind richtig? a) Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access oder über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste gestartet werden. b) Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild. c) Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü gestartet werden. d) Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Transaktionscode; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Transaktionscode einer Anwendung nicht bekannt ist. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind richtig? a) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare Vorschlagswerte vorgegeben. b) Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte vorgegeben. c) Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änderbare Vorschlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu eingeben und anschließend HALTEN DATEN wählen. d) Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN festzulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft eine Vorlage anzugeben. 3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig? a) Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie im Register »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des R/3-Systems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis. b) Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Abmeldung nicht verloren. c) Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als feste Werte setzen. d) Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen.

160

4 4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig? a) Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene angelegt. b) Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Mandantenebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitäten) auf Buchungskreisebene zu pflegen. c) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können – falls erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden. d) Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und werden Organisationseinheiten zugeordnet.

4.3

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zum Thema Anwendungen starten ist/sind richtig? a) Richtig Anwendungen können über die Baumstruktur des Easy Access oder über Eingabe von Transaktionscodes im Befehlsfeld der Symbolleiste gestartet werden. b) Richtig Bei Reports heißt das Einstiegsbild Selektionsbild. c) Richtig Die Anwendungen können per Mausklick im SAP-Menü gestartet werden. d) Richtig Am schnellsten startet man eine Anwendung über den Transaktionscode; die Baumstruktur wird dagegen genutzt, wenn der Transaktionscode einer Anwendung nicht bekannt ist. 2. Welche der vier Aussagen zum Thema Daten halten oder setzen ist/sind richtig? a) Richtig Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe bis zur Abmeldung von R/3 als veränderbare Vorschlagswerte vorgegeben. b) Falsch Wenn Sie Daten in eine Maske eingeben und SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | SETZEN DATEN anklicken, werden die Daten bei jeder neuen Maskeneingabe auch nach Abmeldung von R/3 als feste Werte vorgegeben. c) Richtig Wenn Sie Daten gesetzt haben und aus diesen Daten änderbare Vorschlagswerte machen wollen, müssen Sie zuerst SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | LÖSCHEN DATEN anklicken, dann die Daten neu eingeben und anschließend HALTEN DATEN wählen. d) Richtig Statt Vorschlagswerte über BENUTZERVORGABEN | HALTEN DATEN festzulegen, empfiehlt sich beim Anlegen oft, eine Vorlage anzugeben. Informationen zu den falschen Antworten: SETZEN DATEN gilt wie HALTEN DATEN nur bis zur Abmeldung.

4.3 Lösungen

161

4

In Dialogtransaktionen navigieren und Daten pflegen

3. Welche der vier Aussagen zum Thema Benutzerparameter ist/sind richtig? a) Richtig Über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN können Sie im Register »Parameter« Vorschlagswerte für bestimmte Felder des R/3-Systems vorgeben, zum Beispiel für den Buchungskreis. b) Richtig Vorschlagswerte, die Sie über SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugt haben, gehen bei Abmeldung nicht verloren. c) Falsch Mit (Alt)+(F4) können Sie die Parametervorgaben auch als feste Werte setzen. d) Falsch Die mit SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN im Register »Parameter« erzeugten Parameter kann nur der Systemverwalter löschen. 4. Welche der vier Aussagen zu Stammdaten ist/sind richtig? a) Falsch Alle Stammdaten eines Kreditors werden auf Buchungskreisebene angelegt. b) Richtig Es ist möglich, die allgemeinen Daten eines Kreditors auf Mandantenebene anzulegen und spezielle Daten (z.B. Zahlungsmodalitäten) auf Buchungskreisebene zu pflegen. c) Falsch Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und können – falls erforderlich – Organisationseinheiten zugeordnet werden. d) Richtig Stammdaten haben einen organisatorischen Aspekt und werden Organisationseinheiten zugeordnet.

162

Kapitel 5 Reporting 5.1

Übersicht

5.2 5.2.1 5.2.2

ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports 166 Reportnamen 166 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4Programmkatalog 167 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 169 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting 171

5.2.3 5.2.4

165

5.3 5.3.1 5.3.2

SAP List Viewer (ALV) Grid Control Beschreibung Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen

175 175 176

5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3

Informationssysteme Arten des Reporting Aufruf von Reports Reportwerkzeuge

186 186 187 190

5.5

Fragen

192

5.6

Lösungen

192

163

5

Reporting 5.1

Übersicht

Ein ABAP-Report (Report, Bericht) ist ein ABAP/4®-Programm vom Typ »ausführbares Programm«. Ein Report muss aufgerufen werden, bevor er das gewünschte Ergebnis liefern kann. Im SAP-System werden viele Reports automatisch aufgerufen. Einen Teil der Reports müssen Sie selbst aufrufen. Mit den von Ihnen im Dialog aufzurufenden Reports befassen wir uns in diesem Kapitel näher. Das Einstiegsbild eines im Dialog aufgerufenen Reports heißt Selektionsbild. Nach Eingabe der Selektionskriterien und Start der weiteren Datenverarbeitung werden Daten aus der Datenbank gelesen und in Form einer Liste ausgegeben. Im SAP-Sprachgebrauch bezeichnet Report (Bericht) das Programm und Liste (Reportliste) das ausgegebene Ergebnis eines Reports. Darüber hinaus wird der Begriff »Liste« im Zusammenhang mit Suchergebnissen verwendet. Listen können (direkt) aus nicht-verdichteten Informationen oder (indirekt) aus verdichteten Informationen erzeugt werden. Neben den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen dafür innerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems die Informationssysteme in der Anwendung zur Verfügung: FIS (Finanzen), LIS (Logistik), HIS (Personal) und EIS (Executive Information System). Außerhalb des hier beschriebenen R/3-Systems kann mit dem Business Information Warehouse ein R/3-System mit eigener Datenbank und eigenen Werkzeugen zur Aggregation von Informationen genutzt werden, das auch für die Verarbeitung von Daten aus nicht-SAP-Systemen konzipiert ist. SAP® R/3 Enterprise enthält neben den im Standard ausgelieferten Reports noch Reportingwerkzeuge, mit denen kundenspezifische Berichte erzeugt werden können. Zu häufig benötigten Listen ist es sinnvoll, die Selektionskriterien als Variante (Berichtsvariante, Reportvariante) zu speichern. Die gespeicherten Berichtsvarianten können zusammen mit dem Reportnamen in einen sog. »Job« eingebunden und in der Hintergrundverarbeitung ausgeführt werden. Einen Job kann man planen, d.h. man kann in ihm einen Zeitpunkt (oder periodische Zeitpunkte) hinterlegen, zu dem (zu denen) er ausgeführt werden soll. Das ist besonders wichtig für rechenzeitintensive Reports (»Langläufer«). Die Daten einer Liste können grafisch aufbereitet und (auf den Bildschirm oder ein anderes Ausgabegerät, z.B. einen Drucker) ausgegeben werden. Sie haben die Möglichkeit, eine Liste in einem externen Dateiformat auf Ihrem PC abzulegen, z.B. zur Weiterverarbeitung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm. Darüber hinaus können Sie eine Liste in eine Mappe des SAPOffice oder in Knotenpunkte des SAP-Menüs ablegen.

5.1 Übersicht

165

5

Reporting

Mit den bisher behandelten Dialogtransaktionen sind (fast) alle Anwendungsdaten eines einzelnen Objekts (oder Teilobjekts) der ABAP Workbench pflegbar (vorausgesetzt, man hat die entsprechenden Berechtigungen). Ein Report hingegen dient zur Anzeige bzw. Ausgabe (in einigen Fällen auch zum Ändern) ausgewählter Daten vieler Objekte. Die Auswahl dieser Daten erfolgt im Selektionsbild. In der anschließend erzeugten Liste werden Ihnen jedoch nur diejenigen Daten angezeigt, für die mit Ihrem Benutzernamen (mindestens) eine Anzeigeberechtigung verknüpft ist. Dynpros, Selektionsbilder und Listen sind die drei möglichen »Bildschirmarten« im R/3-System.

5.2

ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

Der ABAP/4-Programmkatalog enthält alle Reportprogramme eines SAP R/3-Systems. Er kann aus jedem SAP-Fenster über die Menüleiste aufgerufen werden. In ihm gibt es besondere Arbeitsmöglichkeiten, die beim Aufruf eines Reports über das SAP-Menü nicht in jedem Fall angeboten werden. Insbesondere können bestimmte Reports (im Dialog) nur im ABAP/4-Programmkatalog ausgeführt werden (z.B. der Periodenverschieber, der bei einem Periodenwechsel – beispielsweise einem Monatswechsel – gestartet wird und sicherstellt, dass bestimmte Daten jeweils in der richtigen Periode fortgeschrieben werden). Im ABAP/4-Programmkatalog gibt es hauptsächlich anwendungsübergreifende Möglichkeiten der Arbeit mit Reports. Auf die anwendungsspezifischen Möglichkeiten zur Ausführung von Reports gehen wir im Abschnitt »Informationssysteme« näher ein.

5.2.1 Reportnamen Zu allen Anwendungsbereichen gibt es spezielle Berichte; allein für das Personalwesen werden mehr als 1000 Reports im Standard ausgeliefert. Seit Release 4.6 können Reportnamen aus bis zu 20 Zeichen bestehen. Für einen Teil der Reportnamen (nicht für alle) gilt die folgende Namenskonvention: • Der Reportname ist achtstellig und besteht aus Buchstaben oder Ziffern. • Die Namen der von der SAP ausgelieferten Reports beginnen mit »R«. • Zusätzlich vom Kunden erzeugte Reports (Kundenberichte) sollten mit »Y« oder »Z« beginnen. • Der zweite bis vierte Buchstabe geben Aufschluss über die Anwendungskomponente und das (in früheren Releases verwendete) »Arbeitsgebiet«. Beispielsweise steht der zweite Buchstabe »F« für »Finanzwesen« und die nach »F« folgenden Buchstaben »SK« stehen für »Sachkonten«. • Die Buchstaben fünf bis acht werden zur besseren Unterscheidung der Reports innerhalb des Arbeitsgebiets verwendet.

166

5 5.2.2 Beispiel: Suchen von Sachkontenreports im ABAP/4-Programmkatalog Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING. Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint (Abb. 5.1).

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Hinweis In diesem Fenster können Sie einen Report aufrufen (starten), wenn Sie den Reportnamen kennen. Hinweis Über die Drucktaste Hintergrund haben Sie die Möglichkeit, diesen Report im Hintergrund (also nicht im Dialog) laufen zu lassen.

Abbildung 5.1

Fenster zur Ausführung eines Reportprogramms (© SAP AG)

2. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad HILFSMITTEL | SUCHEN PROGRAMM. Das Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs wird angezeigt (Abb. 5.2). Darin ist das Feld »Programm« als Mussfeld gekennzeichnet.

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Hinweis Sie haben hiermit einen Report aufgerufen. Hinweis Viele Regeln, die für Bildschirmmasken (Suchmasken) elementarer Suchhilfe gelten, sind auch in Selektionsbildern gültig.

Abbildung 5.2

Selektionsbild des ABAP/4 Programmkatalogs (© SAP AG)

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

167

5

Reporting

Hinweis Zu jedem der vier Felder dieser Maske kann ein Einzelwert (unter Verwendung von Platzhaltern) oder ein Intervall eingegeben werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, nach Klick auf die Drucktaste Mehrfachselektion mehrere Einzelwerte und/oder Intervalle vorzugeben bzw. von der Selektion auszuschließen. 3. Da wir nach Sachkontenreports suchen, geben Sie bitte in das erste Feld neben der Bezeichnung »Programm« die Zeichenkette »RFSK*« ein. Klicken Sie anschließend auf die Drucktaste . Drei Sachkontenreports werden angezeigt (Abb. 5.3).

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Abbildung 5.3

Sachkontenreports (© SAP AG)

4. Markieren Sie den Report mit dem Reportnamen »RFSKPL00« durch Einfachklick und klicken Sie auf die Drucktaste Dokumentation. Die Dokumentation dieses Reports wird angezeigt (Abb. 5.4).

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Abbildung 5.4

168

Dokumentation des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

5 Hinweis Für das folgende Handling ist der Punkt »Ausgabe« dieser Dokumentation relevant. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Bild wiederum auf . Sie sehen wieder das Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.3 Beispiel: Selektionsbild und Variante des Reports RFSKPL00 Selektionskriterien dienen dazu, die Verarbeitung und Ausgabe unnötiger Informationen einzuschränken oder zu verhindern. Die Selektionskriterien im Selektionsbild eines Reports wirken sich aus • auf die Laufzeit des Reports • auf die Systembelastung • auf die Übersichtlichkeit der Liste • auf die benötigte Papiermenge, sofern das Ergebnis ausgedruckt wird Besonders bei häufig verwendeten Berichten ist es wichtig, die Listen mit Hilfe entsprechender Selektionskriterien so kurz wie möglich und so lang wie nötig zu halten. Wenn Sie keine Selektionskriterien vorgeben und den Report im Dialog starten, kann dies (bei längerer Laufzeit des Reports aufgrund der vom Programm zu verarbeitenden Datenmenge) sowohl Ihre Arbeit als auch die Arbeit anderer R/3-Benutzer durch längere Antwortzeiten beeinträchtigen. Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«. 1. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das Selektionsbild »Kontenplan« wird gezeigt (Abb. 5.5). 2. Geben Sie im Feld neben der Bezeichnung »Kontenplan« die Zeichenkette »GKR« ein. 3. Geben Sie im Feld »Zusatzüberschrift« eine Zeichenkette Ihrer Wahl ein, z.B. »Sachkonten Gemeinschaftskontenrahmen«.

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Hinweis Nach Klick auf die Drucktaste Freie Abgrenzungen haben Sie weitere Möglichkeiten zur Vorgabe von Selektionskriterien.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

169

5

Reporting

Abbildung 5.5

Selektionsbild »Kontenplan« (© SAP AG)

4. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SPRINGEN | VARIANTEN | ALS VARIANTE SICHERN. Das SAP-Fenster »ABAP: Als Variante sichern« wird angezeigt (Abb. 5.6). 5. Geben Sie in das Feld »Variantenname« einen passenden Namen ein, z.B. »GKR«, und geben Sie in das Feld »Bedeutung« eine passende Bedeutung ein.

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Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Nur für Hintergrundverarbeitung« können Sie festlegen, dass diese Variante ausschließlich in der Hintergrundverarbeitung verwendet werden darf.

Abbildung 5.6

170

Variante sichern (© SAP AG)

5 Hinweis Durch Markieren des Ankreuzfeldes »Variante schützen« können Sie festlegen, dass diese Variante nur noch von Ihnen geändert werden darf. 6. Sichern Sie diese Variante durch Klick auf die Drucktaste . 7. Klicken Sie auf die Drucktaste . Das SAP-Fenster »ABAP/4: Programmausführung« erscheint wieder. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

5.2.4 Beispiel: Liste des Reports RFSKPL00, Ablegen und Interaktives Reporting Download Als Download wird ein Vorgang bezeichnet, mit dem Daten aus einem übergeordneten System wie R/3 in eine Datei auf den PC »heruntergeladen« werden. Eine derartige Datei kann mit Standardprogrammen wie Word für Windows, Excel oder Access weiterverarbeitet werden. Folgende drei Formate stehen dabei zur Verfügung: • unkonvertiert Diese Einstellung wird gewählt, wenn Sie keine Formatierungen und keine Tabellendarstellung in Ihrer Textverarbeitung wünschen. Die Leerräume in einer Zeile werden mit Leerzeichen und nicht mit Tabstops gefüllt. • Tabellenkalkulation Dieses Format ist ideal, wenn die Daten ohne Formatierungen in ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel übertragen werden sollen. Hier werden zwischen den Haupteinträgen der Zeilen Tabulatoren gesetzt, die das Tabellenkalkulationsprogramm in Spalten umsetzen kann. In Word für Windows werden Tabulatoren angezeigt. Das Textprogramm setzt diese Tabulatoren bei Bedarf (meist problemlos) mit der Menüfunktion Tabelle | Text In Tabelle in eine Tabelle um. • Rich Text Format (RTF) Das RTF-Format ist ein Konvertierungsformat, bei dem sehr viele Formatierungen aus der R/3-Liste übertragen werden. In MS-Word sind dies beispielsweise besondere Zeichenformate und Farben, Tabellen und Rahmen sowie listenspezifische Papierformate. R/3-Listen, die Sie im RTF-Format herunterladen, werden in MS-Word generell als Tabellen importiert. Die Einstellungen »unkonvertiert« und »Tabellenkalkulation« sind besonders bei komplexen Tabellen mit unterschiedlichem Zeilenaufbau hilfreich. Würde man diese Tabellen in das RTF-Format exportieren, so hätte das eine komplexe und kaum handhabbare Tabellenstruktur zur Folge. Bei einem einfachen Zeilenaufbau von Tabellen ist es günstiger, in das RTF-Format zu exportieren, wenn auch weiterhin die Darstellung als Tabelle gewünscht wird.

5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

171

5

Reporting

Ablegen einer Liste Nach Erzeugen einer Liste können Sie diese • in einem externen Dateiformat sichern (Download, Datenexport). Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | LOKALE DATEI. Ein Download einer Reportliste verläuft analog zum Download einer Trefferliste. • im SAPOffice ablegen. Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | ABLAGE OFFICE. Im folgenden Dialogfenster können Sie die gewünschte Mappe angeben. • in einem Berichtsbaum ablegen, wenn Sie sie mit einer Reporttransaktion erzeugt haben. Wählen Sie hierzu den Menüpfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BERICHTSBAUM. Das System fügt diese Liste in die SAP-Menü-Knotenpunkte der Reporttransaktion ein.

Klassisches und Interaktives Reporting Im klassischen Reporting erzeugt ein Report eine einzige Liste, auf der alle Informationen enthalten sein müssen. Das kann zu sehr langen Listen führen, in denen der Benutzer seine Detailinformationen suchen muss. Nur diese Art der Listausgabe kommt für die Hintergrundverarbeitung in Frage. Bei der Arbeit im Dialog besteht diese Einschränkung nicht. Um die Vorteile der Dialogarbeit zu nutzen, wurde das klassische Reporting zum interaktiven Reporting weiterentwickelt. Beim interaktiven Reporting erstellt man eine Grundliste, von der aus der Benutzer – je nach Report – Detailinformationen über • Verzweigungslisten • Dialogtransaktionen • Reports aufrufen kann. Dabei werden die in einer Zeile der Grundliste angezeigten Werte normalerweise als Startwerte für das folgende Programm verwendet. Nach dem reportgesteuerten Aufruf von Dialogtransaktionen ist es manchmal möglich, Änderungen in den Datenbanktabellen herbeizuführen, deren Daten in der Grundliste angezeigt wurden. Ausgangspunkt Fenster »ABAP/4: Programmausführung«. Im Feld »Programm« steht der Reportname »RFSKPL00«. Es existiert eine Variante zu diesem Report. 1. Klicken Sie auf die Drucktaste Variantenübersicht. Sie sehen alle Varianten des Reports RFSKPL00 (Abb. 5.7).

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172

5

Abbildung 5.7

Varianten des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

2. Markieren Sie Ihre Variante durch Einfachklick und klicken Sie auf die Drucktaste Anzeigen. Sie sehen das Fenster »ABAP: Abgrenzungen der Variante ...« (Abb. 5.8).

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Abbildung 5.8

Abgrenzungen einer Variante (© SAP AG)

Hinweis So könnten Sie sich auch die Abgrenzungen aller anderen Varianten des Reports RFSKPL00 anzeigen lassen. 3. Klicken Sie auf die Drucktaste AUSFÜHREN. Das Selektionsbild dieser Variante wird angezeigt. Hier haben Sie letztmalig die Möglichkeit, Änderungen vorzunehmen.

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5.2 ABAP/4-Programmkatalog und Ausführung eines Reports

173

5

Reporting

Hinweis Bei komplexen Selektionskriterien, die als Variante gespeichert sind, können Sie auf diese Weise sehr schnell »ähnliche« Selektionskriterien erzeugen. Hinweis Dadurch das Anlegen einer Variante ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben häufig verwendeter gleicher oder ähnlicher Selektionskriterien. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die Liste des Reports RFSKPL00 zu den vorgegebenen Selektionskriterien wird gezeigt (Abb. 5.9). Im Kopf der Liste sehen Sie Ihre Zusatzüberschrift.

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Hinweis Wenn Sie nach Ausführung des Reports die Meldung »Es wurde keine Liste erzeugt« erhalten, empfiehlt es sich, die Selektionskriterien nochmals zu überprüfen. Hinweis Sie haben in diesem Fenster verschiedene Arbeitsmöglichkeiten: Das Arbeiten mit der Suchfunktion kennen Sie bereits. Sie können diese Liste ablegen. Über die Drucktaste und den Menüpunkt NEUES DESIGN... können Sie die Schriftgröße ändern und Farbeinstellungen vornehmen. Über die Drucktaste und den Menüpunkt GRAFIK GENERIEREN können Sie grundsätzlich (also für eine andere Liste, bei der dieser Vorgang sinnvoll ist) eine Grafik generieren. Auf das Drucken einer Liste (im Dialog und im Hintergrund) gehen wir in späteren Kapiteln ein.

Abbildung 5.9

174

Liste des Reports RFSKPL00 (© SAP AG)

5 5. Klicken Sie doppelt auf einen Eintrag in der Liste. Die Dialogtransaktion FSP0 zur Pflege der Kontenplandaten des betreffenden Sachkontos wird aufgerufen (Abb. 5.10).

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 5.10 Aufruf der Transaktion FSP0 aus der Grundliste (© SAP AG)

5.3

SAP List Viewer (ALV) Grid Control

5.3.1 Beschreibung Ein Control (Steuerelement, z.B. das Table Control) ist aus programmtechnischer Sicht eine wiederverwendbare Software-Komponente. Softwareentwickler können ein oder mehrere Controls in ihre Anwendungen integrieren und die bereitgestellten Funktionen nutzen. Das SAP List Viewer (ALV) Grid Control (Kurzzeichen BC-SRV-ALV) ist eine Komponente von SAP R/3 Enterprise. SAP List Viewer (ALV) ist seit Release 4.6 die neue Bezeichnung des ABAP List Viewer (ALV). Mit diesem Release wurde die Bedienung von Listen im SAP R/3 vereinheitlicht. Das ALV Grid Control stellt Funktionen (u.a. über Drucktasten in einer Drucktastenleiste) zur Verfügung, mit denen der Benutzer Daten einer Liste beispielsweise sortieren, filtern und summieren kann. Beim Filtern wird die

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

175

5

Reporting

Anzeige in der Liste auf diejenigen Daten eingeschränkt, die vorgebbaren »Filterkriterien« genügen. Normalerweise werden in einer Liste nicht alle Funktionen des ALV Grid Control angeboten. Die Leiste mit den Drucktasten des ALV Grid Control kann andererseits Funktionen enthalten, die nicht vom ALV Grid Control gesteuert werden.

5.3.2 Beispiel: Liste mit Wareneingangsbelegen Die Anforderungen an eine Reportliste sind je nach Benutzer und Fachbereich in einem Unternehmen unterschiedlich. Zum Beispiel sind für einen Lagerarbeiter die lagerrelevanten Daten wie Gewicht oder Lieferscheinnummer von Interesse, während für den Einkauf Informationen wie Wareneingangsdatum, Bestellnummer und Lieferant von Bedeutung sind. Im Folgenden behandeln wir ein repräsentatives Beispiel zu den Funktionen des ALV Grid Control. Zusätzlich zu dem Ihnen bereits bekannten Funktionsumfang von Reportlisten und zusätzlich zu den im Beispiel erläuterten Funktionen stehen mit dem ALV Grid Control (abhängig vom Report) noch weitere Funktionen zur Verfügung: • Mittelwert bilden und löschen • Maximum/Minimum bilden und löschen • Aufrisssummenstufe festlegen • Druckvorschau • Daten in der Excel-Ansicht bearbeiten • ABC-Analyse • Grafik zur Liste anzeigen Am Beispiel einer Materialbelegliste soll nun das Arbeiten mit dem SAP List Viewer (ALV) Grid Control erläutert werden.

Reportname, Programmdokumentation, Umfeldobjekte und Details Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad LOGISTIK | MATERIALWIRTSCHAFT | BESTANDSFÜHRUNG | UMFELD | LISTANZEIGEN | MATERIALBELEGE Hinweis Die Transaktion hat den Transaktionscode MB51. Bei Kenntnis des Transaktionscodes (und mit entsprechenden Rechten) können Sie jede Reporttransaktion über das Befehlsfeld aufrufen. 2. Klicken Sie doppelt auf »Materialbelege« und geben Sie Ihre Selektionskriterien ein. Das Selektionsbild »Materialbelegliste« wird angezeigt (Abb. 5.11).

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176

5 Hinweis Aufgrund des Selektionskriteriums »Bewegungsart 101« wird im Beispiel nach Wareneingangsbelegen selektiert. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Das Statusfenster wird angezeigt (Abb. 5.12).

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Hinweis Wie Sie sehen, handelt es sich um eine Reporttransaktion mit dem Reportnamen »RM07DOCS«. Bei Kenntnis des Reportnamens (und mit entsprechenden Rechten) kann man jeden Report über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING aufrufen.

Abbildung 5.11 Selektionsbild »Materialbelegliste« mit Selektionskriterien« (© SAP AG)

4. Klicken Sie im Statusfenster auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . Mittels der Programmdokumentation können Sie sich über den Report informieren.

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

177

5

Reporting

Abbildung 5.12 Statusfenster des Reports »RM07DOCS« (© SAP AG)

5. Klicken Sie in der Programmdokumentation auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . Im Beispiel wird die Liste der Wareneingangsbelege zum Material 100120 (Flachdichtung) im Lager 1 des Werkes Hamburg auf den Bildschirm ausgegeben (Abb. 5.13). Sie umfasst Wareneingangsbelege aus den Jahren 1998 bis 2002. Der (eingerahmte) Listenkopf enthält zwei Zeilen mit Feldnamen, die erste Zeile des Listenkörpers Werte (Daten) zu Feldern der ersten Zeile des Listenkopfes. Alle weiteren Zeilen des Listenkörpers enthalten Werte (Daten) zu Feldern der zweiten Zeile des Listenkopfes.

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Hinweis Falls Ihnen zur Anzeige eines oder mehrerer selektierter Objekte die Berechtigung fehlt, kann die Liste unvollständig sein. Sie erhalten dann eine Meldung und die Drucktaste ist aktiviert. Nach Klick auf diese Drucktaste wird eine Übersicht der vom Reportprogramm durchgeführten Berechtigungsprüfungen gezeigt. Wenn Sie die fehlenden Anzeigeberechtigungen für Ihre Arbeit benötigen, sollten Sie Ihre Systemadministration benachrichtigen. Hinweis Listeneinträge werden durch einen Einfachklick markiert.

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5 Hinweis Durch Doppelklick auf die erste Zeile des Listenkörpers, Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTANDSÜBERSICHT gelangen Sie in die Bestandsübersicht des Materials. Hinweis Durch Doppelklick auf eine Belegnummer (im Listenkörper) oder durch Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste bzw. über den Menüleistenpfad UMFELD | MATERIALBELEG zeigen Sie den Materialbeleg an. Wenn Sie stattdessen auf die Position doppelt klicken, wird diese Position im Materialbeleg markiert. Hinweis Nach Markieren einer Belegnummer und Klick auf die Drucktaste oder über den Menüleistenpfad UMFELD | RECHNUNGSWESENBELEG können Sie den Rechnungswesenbeleg anzeigen. Hinweis Über den Menüleistenpfad UMFELD | BESTELLUNG haben Sie außerdem die Möglichkeit, die Bestellung aufzurufen, falls es sich um einen »Wareneingang zur Bestellung« handelt.

Abbildung 5.13 Grundliste (© SAP AG)

6. Markieren Sie in der Liste einen Eintrag und klicken Sie auf die Drucktaste Detail auswählen . Sie sehen eine Liste mit Details zum Wareneingang (Abb. 5.14).

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Hinweis Die R/3-Drucktasten, die (in verschiedenen Variationen) eine Lupe enthalten, dienen zur Detailpflege (z.B. zur Detailanzeige). 7. Klicken Sie auf die Drucktaste und klicken Sie in der Grundliste auf die Drucktaste Detailliste . Sie sehen eine Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (Abb. 5.15).

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

179

5

Reporting

Hinweis Die Auswahl der Felder und die Anordnung der Werte (Daten) ist in der Verzweigungsliste anders als in der Grundliste. 8. Klicken Sie auf die Drucktaste Sie sehen die Grundliste.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.14 Liste mit Details zu einem Wareneingang (© SAP AG)

Abbildung 5.15 Verzweigungsliste mit Details zu allen selektierten Wareneingängen (© SAP AG)

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5 Sortieren, Filtern und Summieren Ausgangspunkt Grundliste des Beispiels 1. Über die Drucktasten und bzw. absteigend sortieren.

können Sie die Grundliste aufsteigend

Hinweis Markieren Sie dazu vorher die Spalte, nach deren Werte die Sortierung erfolgen soll. 2. Markieren Sie die Spalte »Buch.dat.« und klicken Sie auf die Drucktaste Filter setzten . Das Dialogfenster »Filterkriterien für Positionszeile« erscheint (Abb. 5.16).

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Abbildung 5.16 Filterkriterien (© SAP AG)

3. Geben Sie Ihre Selektionskriterien ein (im Beispiel: 01.01.2002 bis 31.12.2002) und klicken Sie auf die Drucktaste . Die gefilterten Daten werden angezeigt (Abb. 5.17).

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Abbildung 5.17 Liste mit gefilterten Daten (© SAP AG)

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

181

5

Reporting

4. Markieren Sie die Spalte »Menge in ErfassME« und klicken Sie auf die Drucktaste Werte summieren . Die summierten Daten werden angezeigt (Abb. 5.18).

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 5.18 Liste mit summierten Daten (© SAP AG)

Ein- und Ausblenden von Spalten, Sichern des Layouts (bzw. der Anzeigevariante) In der Bestandsführung wird bei jeder Materialbewegung ein Materialbeleg erzeugt. Wenn die Bewegung für die Finanzbuchhaltung relevant ist (d.h. wenn sie zu einer Fortschreibung der Sachkonten führt), wird darüber hinaus ein Buchhaltungsbeleg erzeugt. Jeder Materialbeleg besteht aus einem Kopf und mindestens einer Position. Mit Ausnahme der Verzweigungsliste haben die in diesem Beispiel gezeigten Liste folgende Struktur: Die erste Zeile des (eingerahmten) Listenkopfes enthält Feldnamen von Feldern des Belegkopfes (Felder auf Kopfebene) • Material • Materialkurztext • Werk • Name 1 Die zweite Zeile des Listenkopfes enthält Feldnamen von Feldern der Belegpositionen (Felder auf Positionsebene)

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5 • Lagerort • Bewegungsart • Sonderbestand • Materialbeleg • Position • Buchungsdatum • Menge in Erfassungsmengeneinheit • Erfassungsmengeneinheit Entsprechend dieser beiden Zeilen ist die Anzeige im Listenkörper strukturiert. Sie haben die Möglichkeit, die Auswahl der Felder zu ändern (personalisieren). Ausgangspunkt Liste mit summierten Daten 1. Klicken Sie auf die Drucktaste Aktuelle Anzeigevariante . Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Kopfebene angezeigt (Abb. 5.19).

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Abbildung 5.19 Felder auf Kopfebene (© SAP AG)

2. Klicken Sie auf die Drucktaste Position. Im Dialogfenster »Layout ändern« werden die Felder auf Positionsebene angezeigt (Abb. 5.20).

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5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

183

5

Reporting

3. Markieren Sie im Table Control »ausgeblendete Felder« die Einträge »Betrag Hauswähr« und »Währung« und klicken Sie auf die Drucktaste . Beide Einträge werden in das linke Table Control verschoben und an das Ende gestellt.

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Abbildung 5.20 Felder auf Positionsebene (© SAP AG)

Hinweis Das Ankreuzfeld neben dem Eintrag »Betrag Hauswähr« in der Spalte zeigt an, dass für die Werte dieses Feldes Summierung möglich ist. 4. Markieren Sie dieses Ankreuzfeld und klicken Sie auf die Drucktaste Übernehmen. Die Liste wird mit geändertem Layout angezeigt (Abb. 5.21).

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Hinweis Sie können Spalten nicht nur einblenden, sondern auch ausblenden. Hinweis Über den Menüleistenpfad BEARBEITEN | ZWISCHENSUMME... können Sie nach der Summierung noch Zwischensummen bilden. Hinweis Über den Teilpfad EINSTELLUNGEN | SPALTEN können Sie die Spaltenbreite optimieren und – vorausgesetzt, eine Spalte wurde markiert – von der ersten bis zur markierten Spalte alle Spalten fixieren.

184

5

Abbildung 5.21 Liste mit geändertem Layout (© SAP AG)

5. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | SICHERN... . Ein Dialogfenster zum Sichern des Layout wird angezeigt (Abb. 5.22). 6. Geben Sie in das Mussfeld »Layout« ein Kürzel für Ihr personalisiertes Layout ein.

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Hinweis Das Kürzel kann von Ihnen später – z.B. im Selektionsbild dieses Reports – verwendet werden.

Abbildung 5.22 Dialogfenster zum Sichern des Layout (© SAP AG)

7. Geben Sie in das Mussfeld »Bezeichnung« eine kurze Beschreibung Ihres Layouts ein. Hinweis Über das Ankreuzfeld »Benutzerspezifisch« können Sie steuern, ob nur Sie oder auch andere Benutzer dieses Layout wählen und ändern dürfen. Hinweis Das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« erscheint deshalb, weil auf dieser Liste ein Filter gesetzt wurde. Durch Demarkieren steuern Sie, dass das Layout ohne Filtereinstellungen gespeichert wird.

5.3 SAP List Viewer (ALV) Grid Control

185

5

Reporting

8. Demarkieren Sie das Ankreuzfeld »Filterbedingungen« und klicken Sie auf die Drucktaste Sichern. Sie sehen wieder die Liste mit geändertem Layout. In der Statusleiste steht der Hinweis »Layout wurde gesichert«.

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Hinweis Nach Wahl des Menüleistenpfades EINSTELLUNGEN | ANZEIGEVARIANTE | VERWALTUNG... können Sie Layouts verwalten, z.B. ein Layout löschen. Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

5.4

Informationssysteme

5.4.1 Arten des Reporting In einem voll ausgebauten Informationssystem eines Unternehmens kann man drei Arten des Reporting unterscheiden:

Standardauswertungen Hierbei handelt es sich um Reports für das Tagesgeschäft mit Belegdaten und Stammdaten an der »betrieblichen Basis«. Diese Reports werden im Standard ausgeliefert. Reporting über die Informationssysteme in der Anwendung Hierbei geht es um Standardanalysen aus dem FIS (Finanzen), LIS (Logistik) und HIS (Personal) innerhalb Ihres R/3-Systems. Diese Informationssysteme beschränken sich also jeweils auf einen Anwendungsbereich und informieren darüber sehr detailliert (bis zum einzelnen Beleg). Beispiel: Um kumulierte Daten über das Geschäftsvolumen zu erhalten, werden Belegdaten, sobald sie in der Buchhaltung freigegeben wurden, an das Logistikinformationssystem (LIS) übergeben. Im Logistikinformationssystem stehen Reports für Auswertungen, Exception-Analysen, Planungswerkzeuge usw. zur Verfügung. Die genannten Informationssysteme enthalten weitere Informationssysteme. Beispielsweise umfasst das LIS folgende Systeme: • Vertriebsinformationssystem • Einkaufsinformationssystem • Bestandscontrolling • Fertigungsinformationssystem • Instandhaltungsinformationssystem • Qualitätsmanagementinformationssystem

186

5 Die Informationssysteme in der Anwendung enthalten Werkzeuge zu Erzeugung unternehmenseigener Reports mit unternehmensspezifischen Informationsstrukturen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Struktur der von der SAP ausgelieferten Berichtsbäume zu ändern, um so anwenderorientierte Lösungen zu schaffen, in denen die Anwender nur auf die benötigten Informationen Zugriff haben. Reporting über Informationssysteme mit eigener Datenbank Das betrifft das EIS (Executive Information System) und das Business Information Warehouse. Das EIS dient dazu, anhand von Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen eine Gesamtsicht des Unternehmens oder Konzerns darzustellen. Es dient vor allem zur Überwachung der kritischen Erfolgsfaktoren. Die verwendeten Informationen können sowohl aus internen Quellen (aus internen SAP-Systemen oder nicht-SAP-Systemen) als auch aus externen Quellen stammen (z.B. Marktdaten). Der Datentransfer an das EIS findet nicht automatisch statt. Die Informationssysteme in der Anwendung sind funktional enger mit den Transaktionssystemen verbunden als das EIS. Bei Ihnen findet der Datenaustausch zum externen Data Warehouse automatisch statt.

5.4.2 Aufruf von Reports Aufruf mit der Funktion Reporting Dieser Aufruf erfolgt über den Menüleistenpfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING. Sie kennen ihn bereits.

Aufruf in den Berichtsbäumen der Anwendungen In den Berichtsbäumen der Anwendungen stehen Standardreports zur Verfügung, die nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten in die Transaktionen der Anwendungen eingegliedert sind. Beispielsweise können Sie im SAP-Menü über den Menüpfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | PERIODISCHE ARBEITEN | VERZINSUNG | SALDENVERZINSUNG einen Report aufrufen, der eine Zinsstaffel (Saldenverzinsung) für Sachkonten erzeugt. Man spricht in diesem Fall auch davon, dass dieser Report »im Arbeitsgebiet« aufgerufen wurde. Die Berichtsbäume der Anwendungen enthalten bereits einen Teil der Reports des betreffenden Informationssystems. Dieser Aufruf erfolgt innerhalb des Menüpfades über einen Menüpunkt namens INFOSYSTEM. Hierzu ein Beispiel:

5.4 Informationssysteme

187

5

Reporting

Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN | KONTENPLAN | KONTENPLAN. Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Aufruf in den Informationssystemen der Anwendung Der Aufruf erfolgt hier im SAP-Menü über den Menüpunkt INFOSYSTEME. Wir geben zunächst ein Beispiel. Da in den Informationssystemen der Anwendung auch Reports für übergreifende Analysen enthalten sind, kann es sein, dass Sie für den Aufruf dieser Transaktion nicht die erforderlichen Rechte haben. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | RECHNUNGSWESEN | FINANZWESEN | HAUPTBUCH | INFOSYSTEM | INFOSYSTEM | KONTENPLAN auf. Hinweis Der Transaktionscode lautet F.10. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen.

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück. Mit der Allgemeinen Berichtsauswahl innerhalb der Informationssysteme können Sie die dort angebotenen Standardreports ausführen, öffentlich abgelegte Listen einsehen und selbst Listen ablegen. Auch dies wird an einem Beispiel erläutert.

188

5 Aufruf in der Allgemeinen Berichtsauswahl, Ablegen einer Liste im SAP-Menü Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad INFOSYSTEME | ALLGEMEINE BERICHTSAUSWAHL | FINANZWESEN | BERICHTE ZUM HAUPTBUCH | STAMMDATEN | KONTENPLAN | KONTENPLAN. Hinweis Der Transaktionscode lautet S_ALR_87012326. 2. Klicken Sie doppelt auf »KONTENPLAN«. Ein Selektionsbild erscheint. 3. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | STATUS. Wie Sie sehen, haben Sie den Report mit dem Namen RFSKPL00 aufgerufen. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild auf die Drucktaste . 5. Wählen Sie Ihre Variante und klicken Sie auf die Drucktaste . 6. Klicken Sie im Selektionsbild auf die Drucktaste . Die bekannte Liste wird angezeigt. 7. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | LISTE | SICHERN | BERICHTSBAUM. Das Dialogfenster »Liste sichern« wird angezeigt (Abb. 5.23).

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Hinweis Über die Auswahlknöpfe können Sie steuern, ob diese Liste nur für Sie oder für alle Benutzer dieses R/3-Systems im Reportingbaum sichtbar ist.

Abbildung 5.23 Dialogfenster zum Sichern einer Liste im Berichtsbaum (© SAP AG)

8. Wählen Sie die Option »Öffentlich«. 9. Geben Sie in das Feld »Name der Liste« den Namen der Liste ein, unter dem diese Liste im Reportingbaum gespeichert werden soll. (Im Beispiel lautet der Name »Beispiel Einführungsbuch Rel. 4.7«.) Hinweis In das Feld »Anhängen an Liste« kann der Name einer Liste im Reportingbaum angegeben werden, an die diese Liste angehängt werden soll. Das Anhängen erfolgt nur, wenn das davor stehende Ankreuzfeld markiert ist.

5.4 Informationssysteme

189

5

Reporting

10. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen wieder die Liste des Reports RFSKPL00. In der Statusleiste steht die Meldung »Liste ... wurde im Knoten S_ALR_87012326 gesichert«. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste und im Selektionsbild ebenfalls auf die Drucktaste . Sie sehen das SAP-Menü. 12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf S_ALR_87012326 und im Kontextmenü auf den Menüpunkt GESICHERTE LISTEN. Das Dialogfenster »Gesicherte Listen« wird angezeigt (Abb. 5.24). 13. Markieren Sie Ihre Liste im Table Control und klicken Sie auf die Drucktaste Liste anzeigen. Ihre Liste wird angezeigt. 14. Klicken Sie auf die Drucktaste , im Dialogfenster »Gesicherte Listen« auf die Drucktaste Löschen und in der Sicherheitsabfrage auf Ja. Wie Sie sehen, wurde Ihre Liste gelöscht. 15. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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Abbildung 5.24 Dialogfenster »Gesicherte Listen« (© SAP AG)

5.4.3 Reportwerkzeuge Neben einer Vielzahl von Standardberichten, die mit dem SAP-System ausgeliefert werden, können kundenspezifische Berichte mit folgenden Werkzeugen erstellt werden: • SAP Query • Report Painter • Report Writer • ABAP/4-Programmierung Die drei erstgenannten Werkzeuge sind im SAP-Menü über den Menüpunkt Infosysteme erreichbar.

190

5 SAP Query Sie erreichen die SAP Query über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOCBERICHTE | SAP QUERY. Eine SAP Query kann von jedem R/3-Benutzer ohne Programmierkenntnisse angelegt werden. Sie ist oft mit einer bestimmten »logischen Datenbank« innerhalb einer Anwendungskomponente verbunden. Die Ausführung einer Query hat zur Folge, dass ein ABAP-Report erzeugt und ausgeführt wird.

Report Painter Dieses Werkzeug wird über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOC-BERICHTE | REPORT PAINTER erreicht. Mit dem Report Painter können Berichte erzeugt werden, die besonderen geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen Anwendungskomponenten zusammenführen. Er zeigt eine bedienungsfreundliche grafische Berichtsstruktur, mit deren Hilfe der Bericht erzeugt wird. Der Benutzer sieht dabei den Aufbau des Berichts in der gleichen Form wie bei der Datenausgabe durch den Bericht.

Report Writer Sie erreichen den Report Writer über den Menüpfad INFOSYSTEME | AD-HOCBERICHTE | REPORT PAINTER | REPORT WRITER. Auch mit dem Report Writer können Berichte erzeugt werden, die besonderen geschäftlichen Anforderungen genügen und Daten aus verschiedenen Anwendungskomponenten zusammenführen. Mit Hilfe solcher Funktionen wie Sets, Variablen, Formeln, Zellen und Kennzahlen werden komplexe Berichte möglich. Der Report Writer bietet mehrere Funktionen an, die über den Funktionsumfang des Report Writers hinausgehen.

ABAP/4-Programmierung Dieses komplexe Werkzeug wird über den Menüpunkt WERKZEUGE des SAPMenüs erreicht. Mit ihm arbeiten Anwendungsentwickler (Programmierer). Häufig besteht die Möglichkeit, einen im Auslieferungssystem vorhandenen Bericht an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder Konzerns anzupassen. Darüber hinaus können spezielle Berichte teilweise oder vollständig neu programmiert werden.

5.4 Informationssysteme

191

5

Reporting

5.5

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluß auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkriterien eingegeben werden. c) Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden. 2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden. 3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-System erstellt werden? a) Report Painter b) ABAP/4-Programmierung c) ABAP/4-Query d) Report Writer

5.6

Lösungen

1. Welche der vier Aussagen zu Reports ist/sind richtig? a) Richtig Die gewissenhafte Eingabe von Selektionskriterien hat großen Einfluss auf die Laufzeit des Reports, die Übersichtlichkeit der Liste und die Papiermenge. b) Richtig Eine Selektionsoption in Reports ist die Mehrfachselektion – hier können mehrere Intervalle (z.B. Buchstaben A bis C und K bis M) und Einzelwerte (z.B. Geburtsdatum 24.12. und 29.2.) – als Suchkriterien eingegeben werden. c) Richtig Wenn Sie sich im Selektionsbild eines Reports befinden, können Sie den Reportnamen über SYSTEM | STATUS ausfindig machen. d) Falsch Viele Reports in R/3 erlauben keine Eingabe von Selektionskriterien – dazu müssen eigene Firmenreports erstellt werden.

192

5 2. Welche der vier Aussagen zum SAP-Listviewer (ALV) ist/sind richtig? a) Falsch Für jeden Report können bis zu 3 Anzeigevarianten pro Benutzer definiert werden. b) Richtig Der SAP-Listviewer ermöglicht es dem Benutzer den Standardreport individuell anzupassen, in dem der Benutzer die Spaltenreihenfolge ändern und nicht benötigte Spalten ausblenden kann. c) Richtig Anzeigevarianten können auch anderen Benutzern zugänglich gemacht werden und als Einstiegsvariante definiert werden. d) Richtig Es ist mit Hilfe des Listviewers möglich Datensätze nach bestimmten Kriterien zu filtern, um so nicht benötigte Zeilen auszublenden. Informationen zu den falschen Antworten: Es können beliebig viele Anzeigevarianten pro Report definiert werden. 3. Mit welchen Werkzeugen können firmenspezifische Berichte im SAP-System erstellt werden? a) Richtig Report Painter b) Richtig ABAP/4-Programmierung c) Richtig ABAP/4-Query d) Richtig Report Writer

5.6 Lösungen

193

Kapitel 6 Hilfen 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4

Die SAP-Bibliothek Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Hilfe zur Anwendung Glossar Release-Infos

197 198 206 206 207

6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4

Zusätzliche Hilfen Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Hilfen bei einem Kurzdump SAP Help Portal Informationsquellen

207 207 207 208 209

6.3

Fragen

210

6.4

Lösungen

211

195

6

Hilfen Die Verwendung der Funktionstasten F1 (Feldhilfe) und F4 (Eingebehilfe) wurde bereits ausführlich behandelt. In diesem Kapitel geht es um weitere Hilfen, die jeder SAP R/3®-Anwender nutzen kann.

6.1

Die SAP-Bibliothek

Die SAP-Bibliothek (SAP Online-Dokumentation) zum Release R/3 Enterprise wird auf CDs an die Kunden der SAP geliefert und ist darüber hinaus auf den Internetseiten der SAP frei zugänglich. Die CD-Auslieferung erfolgt in den Formaten • HTML Help (Standard HTML) • Plain HTML (komprimiertes HTML) HTML Help Dieses Format wird normalerweise für Frontend-PCs mit den Betriebssystemen Windows 95, Windows 98 oder Windows NT 4.0 verwendet. Die Anzeige erfolgt durch den Microsoft HTML-Help Viewer. Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff • online möglich (aus dem SAP-System) • offline von der Festplatte möglich (ohne SAP-System) • offline direkt von der CD möglich (ohne SAP-System) Der Online-Zugriff wird in diesem Kapitel näher betrachtet. Plain HTML Dieses Format kann für alle Frontend-Plattformen eingesetzt werden, die SAP unterstützt. Die Anzeige erfolgt durch einen Standard-Webbrowser (Microsoft Internet Explorer, Netscape; vgl. Abb. 6.1). Nach entsprechendem Setup ist der Zugriff • online möglich (aus dem SAP-System) • offline möglich (ohne SAP-System) Die Hilfedateien werden in einem gepackten Format ausgeliefert und auf einem Webserver oder Fileserver installiert. Die Volltextsuche funktioniert hier nur bei Installation auf einem Webserver. Der direkte Zugriff auf die CD (zur Anzeige der Hilfstexte) ist nicht möglich.

6.1 Die SAP-Bibliothek

197

6

Hilfen

Abbildung 6.1

Anzeige der SAP-Bibliothek im Plain HTML-Format (© SAP AG)

6.1.1 Die SAP-Bibliothek im Hilfemenü Aufruf der SAP-Bibliothek, Bildbereiche Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und klicken Sie auf den Menüpunkt SAP-BIBLIOTHEK (vgl. Abb. 6.3). Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt. Unterhalb der Titelleiste sehen Sie eine Drucktastenleiste. Darunter sehen Sie im linken Teil des Fensters einen Navigationsbereich mit Registerkarten zur Anzeige eines Menübaums, zur Indexsuche und zur Volltextsuche. Der rechte Teil des Fensters enthält einen Bereich zur Anzeige des aktuellen Hilfethemas.

Abbildung 6.2

198

Hilfemenü (© SAP AG)

6

Abbildung 6.3

Anzeige der SAP-Bibliothek im HTML Help-Format (© SAP AG)

Navigation in der Registerkarte »Inhalt« Nach Aufruf der SAP-Bibliothek (auf der Startseite) wird im Navigationsbereich die Registerkarte »Inhalt« angezeigt, von deren Menübaum zunächst lediglich der oberste Knotenpunkt »SAP-Bibliothek« erkennbar ist. Links neben dieser Bezeichnung sehen Sie ein Buchsymbol. Das in dieser Registerkarte angezeigte Help Viewer Menü hat eine hierarchische Baumstruktur. Die Elemente einer derartigen Struktur nennt man Knoten, Knoten ohne Nachfolger heißen Endknoten. Der oberste Knoten eines Help Viewer Menüs ist ein Buch (und gleichzeitig ein Menü), die Endknoten eines Help Viewer-Menüs sind Hilfethemen oder Bücher, alle anderen Knoten sind Menüs. Führen Sie einen Doppelklick auf das Buch »SAP-Bibliothek« aus, so wird die zweite Menüebene dieses Buches geöffnet/expandiert (Abb. 6.4). Der erste Menüeintrag des Buches »SAP-Bibliothek« lautet »Einführung in das SAPSystem«. Die letzten beiden Knoten dieses Help Viewer Menüs sind Hilfethemen, die Sie durch Einfachklick auf den entsprechenden Knoten im rechten Teil des Fensters anzeigen können. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen Sie den Menüpunkt ALLE ÖFFNEN des Kontextmenüs. Alle Menüpunkte des Buches »SAP-Bibliothek« werden geöffnet (Abb. 6.5). Das in dieser Abbildung gezeigte Menü »Listen« enthält zwei Menüeinträge (Endknoten), die Bücher sind.

6.1 Die SAP-Bibliothek

199

6

Hilfen

Abbildung 6.4 Erste und zweite Menüebene des Buches »SAP-Bibliothek« (© SAP AG)

Abbildung 6.5

Menüpunkte des Menüs »Einführung in das SAP-System« (© SAP AG)

Navigation in den Hilfethemen Unterhalb des Menüpunkts »Listen« finden Sie das Hilfethema »Arbeiten mit der Ausgabesteuerung«, das Sie mit einem Einfachklick aufrufen können. Wenn Sie den Schluss dieses Hilfethemas anzeigen, sehen Sie das in Abbildung 6.6 gezeigte Bild. Die unterste Zeichenkette »Status der Ausgabeaufträge« wird unterstrichen und andersfarbig dargestellt; wenn Sie den Mauszeiger darauf ziehen, verändert er seine Form und wird zu einer Hand. Damit wird angezeigt, dass mit diesem Textteil ein Hyperlink zu einem anderen Hilfethema oder Buch verknüpft ist. Klicken Sie auf diesen Textteil. Ein neues Fenster wird geöffnet und das Hilfethema »Status der Ausgabeaufträge« innerhalb des SAP-Druckerhandbuchs (zur Anwendungskomponente BC) wird geöffnet (Abb. 6.7).

200

6

Abbildung 6.6

Hilfethema »Arbeiten mit der Ausgabesteuerung« (© SAP AG)

Klicken Sie auf die Drucktaste »Suchen«. Die Position dieses Hilfethemas innerhalb des Help Viewer Menüs des Buches »Druckerhandbuch« wird dargestellt (Abb. 6.8). Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der rechten oberen Fensterecke) können Sie das Druckerhandbuch schließen; Sie sehen wieder das Buch »SAP-Bibliothek«. (Weitere Möglichkeiten zum Schließen eines Fensters bieten das Dropdownmenü in der linken oberen Fensterecke und die Tastenkombination (Alt) + (F4)). Zum Komprimieren (Schließen) aller geöffneten Menüs dieses Buches klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich und wählen den Menüpunkt ALLE SCHLIEßEN.

Abbildung 6.7

Hilfethema »Status der Ausgabeaufträge« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek

201

6

Hilfen

Abbildung 6.8 Anzeige der Position eines Hilfethemas (© SAP AG)

Prozesse Nach Aufruf der SAP-Bibliothek über den bekannten Menüpfad des SAP-Systems wird ein weiterer Prozess auf der Ebene des Betriebssystems erzeugt, den Sie z.B. in der Taskleiste Ihres PCs sehen können. Wenn Sie in der Registerkarte »Inhalt« zu einem Endknotenpunkt navigieren, der ein Buch ist, und einen Doppelklick auf dieses Buch ausführen, wird dieses Buch geöffnet. Sie sehen dann ein neues Fenster. Auf der Ebene des Betriebssystems wurde ein neuer Prozess erzeugt (Abb. 6.9). In diesem neuen Fenster herrschen fast die gleichen Verhältnisse und können Sie fast genauso arbeiten wie in dem vorangegangenen Fenster. Lediglich die Registerkarte »Index« wird hier nicht angeboten, weil zu diesem Buch kein Index existiert. Sie können also aus einem Buch heraus weitere Bücher (Fenster, Prozesse) öffnen. Durch Klick auf das Symbol zum Schließen eines Fensters (in der rechten oberen Fensterecke) können Sie jedes dieser Fenster wieder schließen. Wenn Sie das zuerst aufgerufene Fenster (mit dem Titel »SAP-Bibliothek – SAP-Bibliothek«) schließen, werden alle Hilfefenster geschlossen.

Abbildung 6.9

202

Aufruf eines weiteren Buches (© SAP AG)

6 Drucktasten Ausblenden und Einblenden Durch Klick auf die Drucktaste Ausblenden können Sie den Navigationsbereich ausblenden. Anstelle dieser Drucktaste wird dann die Drucktaste Einblenden angezeigt, die zum Einblenden des Navigationsbereichs dient. Suchen Die Position des aktuellen Hilfethemas wird im Navigationsbereich angezeigt. Diese Funktion ist dann interessant, wenn Sie über die Hyperlinks mehrerer Hilfethemen zu einem bestimmten Hilfethema gekommen sind und nun wissen wollen, an welcher Stelle der Gliederung dieses Hilfethema zu finden ist. Zurück und Vorwärts Der HTML-Help Viewer speichert innerhalb eines Buches die Links zu den von Ihnen aufgerufenen Dokumente sowie deren Reihenfolge. Mit Hilfe der Drucktasten Zurück und Vorwärts können Sie in dieser Folge navigieren. Startseite Die Startseite der SAP-Bibliothek wird angezeigt. Schriftart Durch wiederholtes Klicken auf diese Drucktaste können Sie die Schriftgröße des Hilfethemas vergrößern bzw. verkleinern. Drucken Sie haben hier die Möglichkeit, das aktuelle Hilfethema bzw. dieses Thema mit allen seine Unterthemen (im Menübaum) auszudrucken. Optionen Die hier angeboten Einstellmöglichkeiten für Anwender sind größtenteils mit Hilfe der Drucktasten ausführbar. Hilfe Hier ist ein Hilfstext hinterlegt.

Indexsuche Zur Indexsuche innerhalb der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkartentitel »Index« (Abb. 6.10). Wenn Sie nach Aufruf der SAP-Bibliothek erstmalig auf diesen Kartentitel klicken, wird ein Index erzeugt. Sollten Sie die SAP-Bibliothek mit der Anzeige dieses Kartentitels schließen, wird bei erneutem Aufruf dieser Index sofort generiert. Das Erzeugen des Index kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Die Registerkarte »Index« enthält ein Eingabefeld, darunter den Index (zweistufig hierarchisch geordnet) und die Drucktaste Anzeigen.

6.1 Die SAP-Bibliothek

203

6

Hilfen

Abbildung 6.10 Registerkarte»Index« (© SAP AG)

Sie können in das Eingabefeld ein Schlüsselwort eingeben. Mit der Eingabe jedes Zeichens zeigt der darunter stehende Index automatisch den nächsten Indexeintrag an, auf den die bisher eingegeben Zeichenkette passt. Wenn Sie z.B. das Schlüsselwort »Feld« eingeben, sehen Sie das in Abbildung 6.11 dargestellte Bild. Nach Markieren eines Indexeintrags und Klick auf die Drucktaste Anzeigen sehen Sie entweder ein Hilfethema oder mehrere Hilfethemen in einem gesonderten Dialogfenster (Abb. 6.12). Hier können Sie ein Hilfethema wählen und anzeigen.

Abbildung 6.11 Index zum Schlüsselwort »Feld« (© SAP AG)

204

6

Abbildung 6.12 Hilfethemen zum Indexeintrag »Feld« (© SAP AG)

Volltextsuche Zur Volltextsuche in der SAP-Bibliothek klicken Sie auf den Registerkartentitel »Suchen« (Abb. 6.13). Die Registerkarte »Suchen« enthält ein Eingabefeld, die Drucktasten Themen auflisten und Anzeigen sowie einen Bereich zur Anzeige der Themen. Wenn Sie z.B. den Suchbegriff »Feld« eingeben und auf die Drucktaste Themen auflisten klicken, sehen Sie nach einiger Zeit das in Abbildung 6.13 dargestellte Bild. Nach Markieren eines Themas und Klick auf die Drucktaste Anzeigen wird das Hilfethema angezeigt.

Abbildung 6.13 Themen zum Suchbegriff »Feld« (© SAP AG)

6.1 Die SAP-Bibliothek

205

6

Hilfen

6.1.2 Hilfe zur Anwendung Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise eine beliebige Anwendung auf. Rufen Sie innerhalb dieser Anwendung das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den Menüpunkt HILFE ZUR ANWENDUNG. Das zugehörige Buch der SAP-Bibliothek und ein zugehöriges Hilfethema werden angezeigt (vgl. Abb. 6.14). Von hier aus können Sie in bekannter Weise weiter navigieren.

Abbildung 6.14 Hilfe zur Transaktion FS00 (© SAP AG)

6.1.3 Glossar Das Glossar enthält SAP-Begriffe und ihre Verwendung. Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf und klicken Sie auf den Menüpunkt GLOSSAR (vgl. Abb. 6.15). Die Arbeit mit dem Glossar läuft analog zur Arbeit mit der SAP-Bibliothek ab.

Abbildung 6.15 Glossar (© SAP AG)

206

6 6.1.4 Release-Infos Release-Informationen beschreiben neue Funktionen und Änderungen in einem SAP-Release. Rufen Sie in SAP R/3 Enterprise das Hilfemenü auf (vgl. Abb. 6.2) und klicken Sie auf den Menüpunkt Release-Infos. Sie sehen das Einstiegsbild der Transaktion SO99 (vgl. Abb. 6.16). Bei Verwendung der Drucktaste MYSAP RELEASENOTES GESAMTLISTEN wählen Sie zunächst den Releasestand und erhalten eine Baumstruktur mit Releasenotes (geordnet nach Anwendungskomponenten). Mittels der Drucktaste AUSWAHL ÜBER MYSAP KOMPONENTE wählen Sie zunächst die mySAP Komponente (vgl. die Komponenteninformationen, die über das Statusfensters erreichbar sind) und erhalten eine »Liste der Releaseinformationen«, deren Dokumente Sie anzeigen können. Die Drucktasten FREITEXTSUCHE... und ATTRIBUTSUCHE... dienen zur Volltextsuche von Release-Infos nach verschiedenen Kriterien.

Abbildung 6.16 Einstiegsbild zur Suche nach Release-Infos (© SAP AG)

6.2

Zusätzliche Hilfen

6.2.1 Weitere Hilfsfunktionen des Hilfemenüs Die Menüpunkte SAP SERVICE MARKETPLACE und SUPPORT MELDUNG ERFASSEN führen zu Hilfsfunktionen, auf die wir in diesem Kapitel nicht näher eingehen. Beide Themen werden im Kapitel »Service und Support« näher behandelt. Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN... sind Einstellungen der F1- und F4Hilfe möglich.

6.2.2 Hilfen bei einem Kurzdump In Einzelfällen kann es aufgrund einer Fehlbedienung, eines Systemfehlers, eines Programmfehlers oder eines Laufzeitfehlers zu einem Abbruch der Verarbeitung und einem Kurzdump kommen, der auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird. Verhaltenshilfen können Sie dann dem angezeigten SAP-Fenster entnehmen (Abb. 6.17).

6.2 Zusätzliche Hilfen

207

6

Hilfen

Abbildung 6.17 Kurzdump (© SAP AG)

6.2.3 SAP Help Portal Über das SAP Help Portal erhalten Sie öffentlich zugängliche Hilfen zu SAP R/3 Enterprise sowie zu weiteren Produkten der SAP AG. Diese Website enthält außerdem Informationen zum Bestellen von CD-ROMs mit SAP-Dokumentationen. Rufen Sie in einem Internet Explorer die Internetadresse http://www.help. sap.com auf (Abb. 6.18). Klicken Sie auf das Menü »SAP R/3 und R/3 Enterprise« und wählen Sie den Menüeintrag »SAP R/3 und R/3 Enterprise Release 4.70«. Klicken Sie nun auf den Eintrag »German« im rechten Teil des Fensters. Die Startseite der SAP-Bibliothek wird in einem neuen Fenster im Plain HTML-Format angezeigt (Abb. 6.19).

208

6

Abbildung 6.18 Homepage des SAP Help Portal (© SAP AG)

Abbildung 6.19 Startseite der SAP-Bibliothek im SAP Help Portal (© SAP AG)

6.2.4 Informationsquellen • SAP-Hauszeitschrift SAP INFO Die SAP-Hauszeitschrift SAP INFO wird SAP-Kunden normalerweise automatisch zugesandt. In ihr wird über neue Entwicklungen sowie den Einsatz der Produkte beim Kunden berichtet.

6.2 Zusätzliche Hilfen

209

6

Hilfen

• Funktionsbeschreibungen Die Funktionsbeschreibungen gibt es zu jeder Anwendungskomponente. Sie können bei der SAP direkt bestellt werden. In den Funktionsbeschreibungen stehen besonders die betriebswirtschaftlichen Einsatzmöglichkeiten von SAP im Vordergrund. • Internetseiten der SAP AG Sie erreichen die Homepage der SAP AG unter der Internetadresse http://www.sap.com/germany/ (Abb. 6.20).

Abbildung 6.20 Homepage der SAP AG (© SAP AG)

6.3

Fragen

1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig? a) Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die von Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen. b) Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS; klicken Sie diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie darauf und auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das ABAP/4-Programm angezeigt. c) Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich. d) Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECHNISCHE INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN. 2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig? a) Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem Sie sich befinden, eine andere Glossarliste angezeigt.

210

6 b) Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht ausreicht, drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM eine erweiterte Hilfe. c) Über das Symbol Suchen können Sie wie in einer Werteliste nach Begriffen suchen. d) Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue Glossarbegriffe anzulegen. 3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum IDESMandanten und Informationen zum Online Service System (OSS). b) Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie weitere ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen Begriffen erscheinen kurze Erklärungsfenster. c) Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie das Inhaltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine Indexsuche oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblättert haben. d) In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rückwärts blättern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show), Locate, Print und Options nutzen. 4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normalerweise über die Register Contents, Index und Search finden. b) Hilfetexte lassen sich über PRINT in der Menüleiste ausdrucken. c) Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkungen erstellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer angezeigt und verändert werden können. d) Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen definieren.

6.4 Lösungen 1. Welche der vier Aussagen über die Schnellhilfe ist/sind richtig? a) Richtig Hilfefenster können Sie im Unterschied zu Dialogfenstern (die von Ihnen eine Eingabe verlangen) mit der Taste (Esc) verlassen. b) Richtig Im Hilfefenster gibt es die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS; klicken Sie diese an, so erhalten Sie Zusatzinformationen; klicken Sie darauf und auf die Schaltfläche NAVIGIEREN, wird Ihnen z.B. das ABAP/4-Programm angezeigt. c) Falsch Bei Reportlisten ist keine Anzeige technischer Infos möglich. d) Richtig Manchmal gibt es im Hilfefenster neben der Schaltfläche TECHNISCHE INFOS auch die Schaltflächen ERWEITERTE HILFE und SUCHEN. Informationen zu den falschen Antworten: Auch Hilfefenster zur Selektionseingabe für Reportlisten haben die Schaltfläche TECHNISCHE INFOS.

6.4 Lösungen

211

6

Hilfen

2. Welche der vier Aussagen über das Glossar ist/sind richtig? a) Falsch Über HILFE | GLOSSAR erhalten Sie je nach Arbeitsgebiet, in dem Sie sich befinden, eine andere Glossarliste angezeigt. b) Falsch Wenn Ihnen zu einem Glossarbegriff die Erläuterung nicht ausreicht, drücken Sie (Alt)+(F4), und Sie erhalten von der CD-ROM eine erweiterte Hilfe. c) Richtig Über das Symbol SUCHEN können Sie wie in einer Werteliste nach Begriffen suchen. d) Falsch Der Superuser kann Ihnen die Berechtigung erteilen, neue Glossarbegriffe anzulegen. Informationen zu den falschen Antworten: Es gibt keine »erweiterte Glossarliste«, genauso wenig können oder sollen Sie zu den SAP-Begriffen neue, eigene Begriffe hinzufügen. Die Menüfunktion SUCHEN ist in der Standardinstallation nicht vorhanden. 3. Welche der vier Aussagen über das Navigieren in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Falsch Zur Bibliothek gehören unter anderem eine Dokumentation zum IDES-Mandanten und Informationen zum Online Service System (OSS). b) Falsch Wenn Sie unterstrichene Begriffe anklicken, bekommen Sie weitere ausführliche Informationen, bei punktiert unterstrichenen Begriffen erscheinen kurze Erklärungsfenster. c) Richtig Im linken Drittel einer jeden Bildschirmmaske bekommen Sie das Inhaltsverzeichnis des jeweiligen Buches (oder wahlweise eine Indexsuche oder eine Volltextsuche) angezeigt, so weit Sie es aufgeblättert (+) haben. d) Richtig In der Drucktastenleiste können Sie nicht nur vor- und rückwärts blättern, sondern auch die Buttons Home, Hide (oder Show), Locate, Print und Options nutzen. Informationen zu den falschen Antworten: Für IDES und OSS gibt es eine zusätzliche Online-Dokumentation. Die Online-Dokumentation im HTMLFormat hat keine punktiert unterstrichenen Begriffe mehr. 4. Welche der vier Aussagen über Hilfetexte in der SAP-Bibliothek ist/sind richtig? a) Richtig Hilfetexte in der Online-Dokumentation lassen sich normalerweise über die Register Contents, Index und Search finden. b) Richtig Hilfetexte lassen sich über Print in der Menüleiste ausdrucken. c) Falsch Zu einem Hilfethema können Sie selbst zusätzliche Anmerkungen erstellen, die nach Abspeicherung über eine Büroklammer angezeigt und verändert werden können. d) Falsch Benötigen Sie Hilfetexte öfter, so können Sie Lesezeichen definieren. Informationen zu den falschen Antworten: Anmerkungen konnten nur in den Windows-Help-Dateien erstellt werden. Lesezeichen sind ebenso entfallen.

212

Kapitel 7 Drucken im R/3-System 7.1 7.1.1 7.1.2

Spool-Service und Ablauf beim Drucken Spool-Service Ablauf beim Drucken

215 215 216

7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5

Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Beispiel: Ausdruck der Liste Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes

218 218 219 226 228 231

7.3

Fragen

231

7.4

Lösungen

233

213

7

Drucken im R/3-System SAP R/3 stellt Ihnen vielfältige und komfortable Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihre Ergebnisse professionell aufbereitet im Netzwerk auszudrucken. R/3 unterstützt dabei • die meistverwendeten Netzwerkdrucker • alle Windows-kompatiblen Drucker • Spezialdrucker für Etiketten und Barcode-Listen Sie können diese Drucker sowohl im Netzwerk als auch am jeweiligen SAPAnwendungsserver betreiben. Darüber hinaus können Sie mit der R/3-Druckersteuerung Daten an Fax-, Telex- oder Archivdienste weitergeben. Die Einrichtung dieser Drucker und Dienste obliegt in der Regel der R/3-Systemverwaltung.

7.1

Spool-Service und Ablauf beim Drucken

Das Spool-System (Komponente BC-CCM-PRN) ist Bestandteil des Computing Center Management Systems (Komponente BC-CCM) und der Basis (Komponente BC). Es dient zur Ausgabe von SAPscript-Texten (z.B. Bestellungen und Rechnungen), Reportlisten (z.B. einer Kostenstellenliste) und Business-Grafiken an ein Ausgabegerät (z.B. Drucker oder Faxgerät).

7.1.1 Spool-Service Wie Sie bereits wissen, ist die Applikationsschicht (Anwendungsschicht) der Client/Server-Architektur aus DV-technischer Sicht der zentrale Teil eines SAP R/3-Systems. SAP bezeichnet sie deshalb auch als Systemkern bzw. als Basissystem. Die Applikationsschicht besteht aus einem oder mehreren Applikationsservern und einem Messageserver. Normalerweise enthält ein R/3-System mehrere Applikationsserver. Jeder Applikationsserver erzeugt bei seinem Start eine Reihe von Workprozessen (Betriebssystemprozessen), die in ihrer Gesamtheit die R/3-Applikation bilden. Das Basissystem ist für eine Reihe von Diensten (im Sinne der Client/ServerArchitektur) verantwortlich, die im SAP-Sprachgebrauch auch als Services bezeichnet werden. Einer dieser Dienste ist der Spool-Service. Als Client/Server-Applikation, die auf unterschiedlichsten Plattformen arbeitet, muss SAP R/3 auch unterschiedlichste Drucker bedienen können. Dies erfolgt mit Hilfe von (häufig einem, manchmal mehreren) Spool-Workprozessen.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken

215

7

Drucken im R/3-System

Unmittelbar nach dem Start eines SAP-Applikationsservers wird der SAPDispatcher gestartet, ein Workprozess, der selbst wieder neue Workprozesse erzeugt. Der SAP-Dispatcher ist also ein Vaterprozess, der eine Kette untergeordneter Prozesse erzeugt, die ihm als »Kinder« angehören. Wie viele Unterprozesse erzeugt werden und welche Aufgaben sie wahrnehmen, wird von einer Profildatei gesteuert. Spool-Workprozesse werden vom SAP-Dispatcher erzeugt. Ein anderer Dienst ist der Dialog-Service, dessen Dialog-Workprozesse (Dialogprozesse) ebenfalls der SAP-Dispatcher erzeugt. Nach Ihrer Benutzeranmeldung am R/3-System übernimmt ein Dialog-Workprozess die Auswertung Ihrer Aktionen (z.B. eines Mausklicks) und der von Ihnen im Dialog eingegebenen Daten. Als Letztes sei hier der Batch-Service genannt. Der SAP-Dispatcher erzeugt die Batch-Workprozesse (Batchprozesse) für die Zwecke der R/3-Hintergrundverarbeitung.

7.1.2 Ablauf beim Drucken Druckvorgang innerhalb des R/3-Systems bis zur Ausgabe der Druckdaten Der Druckvorgang läuft innerhalb des R/3-Systems – im Gegensatz zum Druckvorgang innerhalb der meisten anderen Spool-Systeme – bis zur Ausgabe der Druckdaten in zwei Schritten ab (vgl. Abb. 7.1). 1. Druckdaten können von einem beliebigen Dialog-Workprozess oder Batch-Workprozess (auf Veranlassung einer R/3-Anwendung) generiert werden. Die R/3-Anwendung stellt in diesem Fall einen Verwaltungssatz in die Spool-Datenbank, der Angaben über den Drucker und das Ausgabeformat enthält. Die eigentlichen (im Wesentlichen geräteunabhängigen) Druckdaten werden im SAP-Sprachgebrauch als Spoolauftrag bezeichnet. Sie werden entweder in die TemSe-Datenablage der Datenbank gestellt (eine Tabelle, die Temporäre Sequentielle Objekte verwaltet) oder in eine gewöhnliche Betriebssystemdatei. Welche der beiden Alternativen gewählt wird, steuert eine Profildatei beim Start des SAP-Dispatchers. 2. Nach Auslösen eines Ausgabeauftrags liest der Spool-Workprozess den Verwaltungssatz aus der Datenbank sowie die eigentlichen Druckdaten aus der TemSe oder der Betriebssystemdatei und bereitet sie für den gewählten Drucker auf (Formatieren, Einfügen der Drucker-Steuersequenzen).

Ausgabe der Druckdaten Das weitere Vorgehen ist davon abhängig, wie der angesprochene Drucker konfiguriert ist. Ein Ausgabegerät (z.B. ein Drucker) kann aus der Sicht Ihres PC-Betriebssystems über eine lokale Verbindung oder über eine Fernverbindung an das

216

7 R/3-System angeschlossen sein. In Abbildung 7.1 wird darüber hinaus ein Ausgabegerät dargestellt, das direkt über das Betriebssystem, auf dem R/3 läuft an das R/3-System angeschlossen ist. In der Regel empfiehlt sich eine lokale Verbindung zu einem Drucker. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Verbindungsart. Voraussetzung hierfür ist, dass der Drucker von einem Windows-NT-Server aus zugänglich ist, auf dem ein R/3-Aufbereitungsserver läuft. In diesem Fall bearbeitet der Druck-Manager von Windows NT (auf dem Windows NT-Server) die R/3-Druckaufträge. Bei einer Fernverbindung (PC-Verbindung) übergibt das R/3-System die Druckdaten an das Vermittlungsprogramm SAPLPD, das auf dem PC läuft. (SAPLPD, der »local print demon«, ist ein im Unix-Umfeld gebräuchlicher Hintergrundprozess für die Druckausgabe.) Das Vermittlungsprogramm SAPLPD übergibt die Daten dann zum Druck an den Windows-Druckmanager auf Ihrem PC.

Abbildung 7.1

Drucken im R/3-System (© SAP AG)

In diesem Kapitel behandeln wir das Drucken im Dialog. Auf das Drucken im Hintergrund gehen wir im nächsten Kapitel ein.

7.1 Spool-Service und Ablauf beim Drucken

217

7

Drucken im R/3-System

7.2

Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

7.2.1 Pflege der Vorschlagswerte zur Druckersteuerung Bevor Sie aus SAP R/3 drucken, sollten in Ihren benutzereigenen Daten bestimmte Vorschlagswerte (Defaultwerte) zur Druckersteuerung (Spool-Steuerung) eingetragen sein. Die Arbeit mit diesen Defaultwerten entlastet Sie und das R/3-System. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN und im angezeigten Bildschirmbild die Registerkarte »Festwerte«. Die Festwerte Ihrer benutzereigenen Daten werden in einem neuen Modus angezeigt (Abb. 7.2).

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Abbildung 7.2

Registerkarte »Festwerte« (© SAP AG)

2. Tragen Sie in das Feld »Ausgabegerät« des Gruppenrahmens »SpoolSteuerung« das Kürzel (den Kurznamen) Ihres Ausgabegerätes ein.

218

7 Hinweis Erkundigen Sie sich bei Ihrer Systemadministration nach dem Kurznamen des Ausgabegerätes (Druckers). Hinweis Die Angabe eines anderen Ausgabegerätes ist später immer noch möglich, wenn Sie z.B. eine bestimmte Liste drucken wollen. 3. Markieren Sie die Ankreuzfelder »sofort ausgeben« und »Löschen nach Ausgabe« mit je einem Haken. Hinweis Sie haben später noch die Möglichkeit, diese Werte zu ändern. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben durch Klick auf . In der Statusleiste erscheint der Hinweis »Benutzer ... wurde gesichert«. 5. Löschen Sie den aktuellen Modus.

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7.2.2 Beispiel: Spoolauftrag für einen SAPscript-Text SAPscript (Komponente BC-SRV-SCR) ist ein SAP-Werkzeug für das Textmanagement und den Formulardruck. Hauptbestandteil ist ein Editor zum Erfassen und Bearbeiten der Zeilen eines Textes. Nach Aufruf der Druckfunktion im R/3-System wird generell (mindestens) ein Auswahlbild gestartet, in das (in die) Sie alle erforderlichen Angaben eintragen. Ausnahmen davon gibt es nur beim Drucken aus der Hintergrundverarbeitung, oder falls die Übergabe der Daten direkt aus der Anwendung an das Spool-System erfolgt. Die Auswahlbilder verschiedener Anwendungen können unterschiedlich gestaltet sein. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad WERKZEUGE | FORMULARDRUCK | SAPSCRIPT | STANDARDTEXT und klicken Sie doppelt auf »Standardtext«. Das Einstiegsbild des SAPscript-Editors wird angezeigt (Abb. 7.3).

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Abbildung 7.3

Einstiegsbild des SAPscript-Editors (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

219

7

Drucken im R/3-System

2. Geben Sie in das Feld »Textname« die Zeichenkette »Zum Beispiel SAPscript-Druck« ein und klicken Sie auf die Drucktaste Anlegen. Das SAPscript-Fenster zur Texteingabe wird angezeigt (Abb. 7.4).

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Hinweis Der Textname sollte mit »Y« oder »Z« beginnen, damit er in dem für SAP-Kunden reservierten »Namensraum« liegt.

Abbildung 7.4 SAPscript-Fenster zur Texteingabe (© SAP AG)

3. Geben Sie einen Text Ihrer Wahl ein, z.B. »Druck eines SAPscript-Textes«. 4. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Drucken . Das Auswahlbild »Drucken: Allgemeiner Standardtext ...« wird angezeigt (Abb. 7.5).

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Hinweis Die Felder »Ausgabegerät«, »Sofort ausgeben« und »Löschen nach Ausgabe« enthalten die Festwerte, die Sie in Ihren benutzereigenen Daten gesetzt haben. Hinweis Das Feld »Name« enthält den Namen des Spoolauftrags. Dieser Name wird vom R/3-System vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden.

Abbildung 7.5

220

Auswahlbild zum Drucken aus dem SAPscript-Editor (© SAP AG)

7 5. Vergeben Sie im Feld »Titel« einen aussagekräftigen Namen, z.B. »SAPscript-Druck«. Hinweis Das hilft Ihnen später, diesen Auftrag im R/3-System leichter zu identifizieren. 6. Entfernen Sie den Haken im Feld »Sofort ausgeben« durch Klick auf dieses Ankreuzfeld, da der Spoolauftrag mit diesem SAPscript-Dokument zunächst im R/3-System verbleiben soll. Hinweis Sie stellen damit den Ausdruck zurück. Falls Sie das Feld »Sofort ausgeben« markieren, erfolgt ein Sofortdruck, d.h. die Druckdaten werden sofort an das Ausgabegerät gesendet. 7. Entfernen Sie den Haken im Feld »Löschen nach Ausgabe«. Hinweis Das Entfernen des Hakens im Feld »Löschen nach Ausgabe« sollte die Ausnahme in Ihrer täglichen Arbeit und der Arbeit anderer Benutzer des R/3-Systems sein! Anderenfalls wird das R/3-System mit einer Vielzahl nicht mehr benötigter Spoolaufträge belastet. Das kostet erfahrungsgemäß erheblichen Speicherplatz. Hinweis Nach Abschluss der Arbeit mit einem derartigen Spoolauftrag sollten Sie ihn sofort löschen! 8. Klicken Sie auf das Feld »Neuer Spool-Auftrag« und drücken Sie die F1Taste. Dieses Feld wird entmarkiert und seine Feldhilfe wird angezeigt (Abb. 7.6).

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Abbildung 7.6

Feldhilfe des Feldes »Neuer Spool-Auftrag« (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

221

7

Drucken im R/3-System

9. Markieren Sie dieses Feld und das Feld »Spool-Auftrag abschließen« mit einem Haken. 10. Tragen Sie in das Feld »Abteilung« einen beliebigen Text ein, z.B. »Name d. Abt.«. Hinweis Wenn der Ausdruck auf einem gemeinschaftlich genutzten Drucker erfolgt, ist es sinnvoll, hier Ihren Namen einzutragen, damit der Ausdruck zugeordnet werden kann. Hinweis Im Anschluss an diesen Teil des Handlings werden weitere Felder des Auswahlbildes kommentiert. 11. Klicken Sie auf die Drucktaste Drucken. Das Auswahlbild wird geschlossen und Sie sehen wieder den SAPscript-Editor. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauftrags (Spool-Nummer) angezeigt. 12. Klicken Sie auf die Drucktaste und beantworten Sie die Sicherungsabfrage mit »Nein«. Sie sehen wieder das Einstiegsbild des SAPscript-Editors. 13. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen das SAP-Menü.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt. In folgenden Fällen ist es sinnvoll, den Spoolauftrag nach einer Ausgabe nicht zu löschen: • Bei sehr langen Listen Solche Ausgabeaufträge werden meist nach Geschäftsschluß erzeugt, da sonst die Kollegen an einem gemeinsam genutzten Drucker längere Zeit nicht drucken können. • Bei Spoolaufträgen, die auf besonderen Vordrucken ausgedruckt werden müssen Wenn innerhalb eines Tages mehrere Druckaufträge auf besonderen Vordrucken ausgedruckt werden müssen, ist es sinnvoll, die entsprechenden Spoolaufträge zuerst in der Ausgabesteuerung zu sammeln (um nicht mehrmals am Tag das Papier zu wechseln). Danach wechseln Sie das Papier, legen für die zusammengehörenden Druckaufträge die entsprechenden Vordrucke ein und drucken anschließend die Druckaufträge gruppenweise auf den entsprechenden Vordrucken aus. • Mehrfachausgabe Der Spoolauftrag bleibt standardmäßig acht Tage in der Ausgabesteuerung. Danach wird er normalerweise gelöscht. Innerhalb dieser Frist kann ein Spoolauftrag (bei Bedarf) wiederholt gedruckt werden, ohne dass z.B. ein umfangreicher Report nochmals ausgeführt werden muss.

222

7 Wie kommentieren nun weitere Felder des Auswahlbildes und setzen anschließen das Beispiel fort: »Anzahl Ausdr.« Hier können Sie die gewünschte Anzahl der Ausdrucke eingeben. »Seitenauswahl« Durch geeignete Eingaben in dieses Feld (deren Format in der Feldhilfe beschrieben wird) können Sie festlegen, dass nur bestimmte Seiten eines Dokuments ausgegeben werden. Wenn Sie (für ein anderes Dokument) z.B. den Wert »4« eingeben, wird nur die Seite 4 ausgedruckt. »Spool-Verweildauer« Nach Ablauf der angegebenen Dauer wird der Spoolauftrag gelöscht. Sie sollten den Defaultwert »8« nur in begründeten Ausnahmefällen ändern. Löschen Sie in diesem Fall sofort – nach Abschluss der diesbezüglichen Arbeiten – diesen Auftrag. Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE. Das Fenster »Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge« wird in einem neuen Modus angezeigt (Abb. 7.7).

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Hinweis Wie Sie sehen, wird der von Ihnen vergebene Titel angezeigt. Wenn Sie im Auswahlbild keinen Titel angeben, wird hier der Name angezeigt.

Abbildung 7.7

Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge (© SAP AG)

2. Wählen Sie den gewünschten Auftrag aus, indem Sie das Ankreuzfeld ausfüllen, und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Druckansicht des SAPscript-Textes wird angezeigt (Abb. 7.8). 3. Klicken Sie auf die Drucktaste . Die Übersicht der Spool-Aufträge wird wieder angezeigt.

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7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

223

7

Drucken im R/3-System

Abbildung 7.8

Druckansicht des SAPscript-Textes (© SAP AG)

4. Klicken Sie einfach auf die Drucktaste oder (als Alternative) doppelt auf die Spool-Nummer des ausgewählten Auftrags. Ein Fenster mit Informationen zu diesem Auftrag wird angezeigt (Abb. 7.9). Die Aufbereitung wurde automatisch auf »INCH12« gesetzt.

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Hinweis Sie haben in diesem Fenster die Möglichkeit, verschiedene Details nachträglich zu ändern, z.B. Titel, Ausgabegerät und Aufbereitung.

Abbildung 7.9

224

Registerkarte »Spool-Informationen« (© SAP AG)

7 5. Wählen Sie die Registerkarte »Ausgabeinformationen«. Diese Registerkarte wird gezeigt (Abb. 7.10)

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Hinweis Auch hier haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Details nachträglich zu ändern.

Abbildung 7.10 Registerkarte »Ausgabeinformationen« (© SAP AG)

6. Wählen Sie wieder die Registerkarte »Spool-Informationen«, ändern Sie in ihr die Aufbereitung mittels der Suchhilfe des Feldes »Aufbereitung« in »DINA4« und klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste Sichern . Das vorangegangene Fenster wird wieder angezeigt. 7. Klicken Sie auf die Drucktaste und löschen Sie den aktuellen Modus. Sie sind wieder am Ausgangspunkt.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

225

7

Drucken im R/3-System

7.2.3 Beispiel: Spoolauftrag für eine Liste Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | DIENSTE | REPORTING, geben Sie in das Feld »Programm« die Zeichenkette »RFSKPL00« ein und klicken Sie auf . Das Selektionsbild dieses Reports wird angezeigt. 2. Geben Sie in das Feld »Kontenplan« den Wert »GKR« ein und klicken Sie auf . Die Sachkonten des Gemeinschaftskontenrahmens werden in einer Liste angezeigt (Abb. 7.11).

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Abbildung 7.11 Sachkontenliste (© SAP AG)

3. Klicken Sie in der Systemfunktionsleiste auf die Drucktaste . Das Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« wird angezeigt (Abb. 7.12).

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Abbildung 7.12 Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« (© SAP AG)

4. Klicken Sie auf die Drucktaste . Sie sehen ein Dialogfenster mit Tipps (Abb. 7.13).

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226

7

Abbildung 7.13 Dialogfenster mit Tipps (© SAP AG)

5. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Bild auf die Drucktaste Eigenschaften. Das Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« wird angezeigt (Abb. 7.14). Im linken oberen Teil dieses Dialogfensters sehen Sie ein Menü. Das Menü mit dem Namen »Allgemeine Eigenschaften« ist bereits expandiert. Im rechten oberen Teil dieses Dialogfensters werden die aktuellen Werte der Parameter dargestellt.

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Abbildung 7.14 Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« (© SAP AG)

7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

227

7

Drucken im R/3-System

6. Klicken Sie doppelt auf »Druckzeitpunkt« und ändern Sie den Druckzeitpunkt mit Hilfe der Listbox in »Zunächst nur in den SAP-Spooler stellen«. 7. Klicken Sie im Menü »Spoolauftrag« doppelt auf »Titel« und vergeben Sie im Feld »Titel« einen aussagekräftigen Namen, z.B. »Druck einer Liste«. 8. Klicken Sie im Menü »Spoolsteuerung« doppelt auf »Neuer Spool-Auftrag«. Das Ankreuzfeld »Neuer Spoolauftrag« ist markiert. 9. Klicken Sie im Menü »Spoolsteuerung« doppelt auf »Schutz vor Anhängen« und markieren Sie das Ankreuzfeld »Schutz vor Anhängen«. 10. Markieren Sie das Ankreuzfeld »Ausgewählte Druckparameter auf Einstiegsfenster einblenden« und klicken Sie im Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« sowie im Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« auf . Beide Auswahlbilder werden geschlossen und Sie sehen wieder die Liste. In der Statusleiste wird die Nummer des Spoolauftrags (SpoolNummer) angezeigt.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

7.2.4 Beispiel: Ausdruck der Liste Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Wählen Sie im SAP-Menü den Pfad SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE. Das Fenster »Ausgabesteuerung: Übersicht der Spool-Aufträge« (Transaktion SP02) wird in einem neuen Modus angezeigt (Abb. 7.15).

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Abbildung 7.15 Anzeige beider Spool-Aufträge (© SAP AG)

2. Wählen Sie den Auftrag »Druck einer Liste« aus, indem Sie das Ankreuzfeld ausfüllen, und klicken Sie auf die Drucktaste . Die Druckansicht der Liste wird angezeigt (Abb. 7.16).

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228

7 Hinweis Sie können der Statusleiste entnehmen, dass diese Liste 11 Seiten umfasst.

Abbildung 7.16 Druckansicht der Liste (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste . 4. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste Drucken mit geänderten Parametern. Hinweis Auch hier könnten Sie noch Details ändern, z.B. dass nur die Seiten 1 bis 3 ausgedruckt werden sollen. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste . 6. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste der Übersicht auf die Drucktaste Drucken ohne Änderung und sofort anschließend (mit schnellen Wiederholungen) auf die Drucktaste Refresh . Beobachten Sie dabei das zugehörige Feld »Status«! In diesem Feld wird der Status des Ausgabeauftrags angezeigt. Alternativ können Sie (sofort) nach Klick auf die Drucktaste Drucken ohne Änderung die Drucktaste Ausgabeaufträge wählen (Sie sehen dann die Übersicht der Ausgabeaufträge) und sofort anschließend (mit schnellen klicken. Wiederholungen) auf die Drucktaste Refresh Ein Ausgabeauftrag wird erzeugt. Normalerweise werden anstelle des ursprünglichen Status »-« ein oder mehrere andere Stati angezeigt; häufig sehen Sie die Anzeige »in Arb.«. Wir gehen darauf noch näher ein. Der Auftrag »Druck einer Liste« wird in der Übersicht gelöscht. Die gewünschte Liste wird gedruckt.

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7.2 Drucken von SAPscript-Texten und Listen im Dialog

229

7

Drucken im R/3-System

Stati von Ausgabeaufträgen Zu einem Ausgabeauftrag können in der Übersicht der Ausgabeaufträge folgende Stati angezeigt werden:

Status

Bedeutung

Wartet

zeigt an, dass ein Ausgabeauftrag für den Spool-Workprozess oder die Aufbereitung des Spool-Systems vorgesehen ist oder diese gerade durchläuft. Wenn dieser Status für einen Auftrag längere Zeit angezeigt wird (länger als eine Minute), wurde der jeweilige SpoolWorkprozess möglicherweise abgebrochen, oder die Verbindung zu einem entfernten Ausgabegerät kann nicht hergestellt werden. Der Spool-Workprozess gibt den betroffenen Ausgabeauftrag automatisch neu aus.

In Arb.

besagt, dass die auszugebenden Daten vom R/3-Spool-Workprozess oder vom Host-Spooler verarbeitet werden.

druckt

zeigt an, dass der Auftrag an den Host-Spooler oder ein Ausgabegerät übergeben wurde und noch kein endgültiger Status an das Spool-System zurückgemeldet wurde.

fertig

zeigt bei Hostsystemen, die das R/3-Spool-System abfragen kann, dass ein Auftrag ordnungsgemäß ausgegeben wurde, wie dem R/3-Spool-System vom Hostsystem oder Ausgabegerät gemeldet. Wenn Statusinformationen vom Hostsystem für das SpoolSystem nicht verfügbar sind, wird der Status des Ausgabeauftrags auf fertig gesetzt, sobald der Auftrag an den Host-Spool übergeben wurde.

Problem

besagt, dass bei der Ausgabe des Auftrags ein leichter Fehler aufgetreten ist.

Fehler

besagt, dass ein schwerer Fehler aufgetreten ist. Der Ausgabeauftrag konnte nicht ausgegeben werden. Sie können die Fehlerursache anhand des Fehlerprotokolls ermitteln.

Vorgemerkt (+Zeitpunkt)

Der Erzeuger des Auftrags hat festgelegt, dass der Ausdruck zum angegebenen Zeitpunkt erfolgen soll.

Tabelle 7.1 Stati der Ausgabeaufträge (© SAP AG)

Fehler Alle Fehler, die während der Verarbeitung eines Ausgabeauftrags auftreten, werden protokolliert. In der Übersicht der Ausgabeaufträge zeigt die Drucktaste an, zu welchen Ausgabeaufträgen ein Protokoll vorhanden ist. Durch Klick auf rufen Sie das entsprechende Protokoll auf. Sie sehen zunächst eine Zusammenfassung der Informationen. Über ALLE INFO werden nähere Informationen zu diesem Protokoll angezeigt.

230

7 7.2.5 Beispiel: Ausdruck des SAPscript-Textes Ausgangspunkt SAP-Menü 1. Rufen Sie die Transaktion SP02 auf. 2. Markieren Sie den Auftrag »SAPscript-Druck«. Hinweis Sie hätten die Möglichkeit, den Inhalt dieses oder eines anderen Spoolauftrags (z.B. eine Bestellung oder Rechnung) über den Pfad SPOOLAUFTRAG | WEITERLEITEN | ÜBER SAPOFFICE SENDEN als E-Mail oder Fax zu versenden. 3. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste DRUCKEN OHNE ÄNDERUNG. Der SAPscript-Text wird gedruckt. Der Spoolauftrag wird nicht gelöscht.

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Hinweis Sie könnten diesen Text zu einem späteren Zeitpunkt nochmals ausdrucken. 4. Wählen Sie den Menüpfad SPOOL-AUFTRAG | LÖSCHEN und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Auftrag wird gelöscht.

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7.3

Fragen

1. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung der Spoolsteuerung ist/sind richtig? a) In der Maske »Bildschirmliste drucken« können Sie Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Zahl der Ausdrucke, zur Bezeichnung des Spoolauftrags, zur Spoolsteuerung, zum Empfänger und zur Ausgabeformatierung vornehmen. b) Bei der Voreinstellung »Druckzeitpunkt« wird bei großen Listen die Option »Sofort ausgeben« empfohlen, weil es sehr zeitaufwändig ist, sich eine große Liste an einem kleinen Bildschirm anzuschauen. c) Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Spoolsteuerung werden aus dem Register Festwerte (Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN) übernommen. d) Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird die OPTION »Nach Ausdruck sofort löschen« empfohlen sonst stehen binnen kurzer Zeit wegen der vielen Listanforderungen jede Menge Listen in der Spooldatei.

7.3 Fragen

231

7

Drucken im R/3-System

2. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung zeitversetzten Drucks ist/sind richtig? a) Wenn Sie erst später ausdrucken wollen, sollten Sie dem Spoolauftrag einen »sprechende Namen« geben; abstim_db sagt z.B. mehr als bayern1 oder uschi2. b) Zeitversetztes Drucken ist besonders sinnvoll bei langen Listen oder wenn der Druck auf besonderem Papier (z.B. mit Durchschlägen) erfolgen muss. c) Wenn Sie eine Liste zeitversetzt drucken wollen, müssen Sie »Sofort ausgeben« deaktivieren. d) Listen, die nach dem Druck nicht gelöscht werden sollen, haben eine Spool-Verweildauer von 8 Tagen, bevor sie standardmäßig gelöscht werden. Sollen sie auch dann nicht gelöscht werden, müssen Sie eine »9« eingeben. 3. Welche der vier Aussagen zur Spoolsteuerung ist/sind richtig? a) Über SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE können Sie sich die Liste der (eigenen) Spoolaufträge anzeigen lassen. b) Solange Druckaufträge noch im Spool sind, können Sie sich diese anzeigen lassen, oder beispielsweise »Löschen nach Ausgabe« deaktivieren, weil Ihnen eingefallen ist, dass vielleicht auch der Vorstand ein Listexemplar haben möchte. c) Wenn Sie eine Spooldatei kennzeichnen, können Sie sich weitere Informationen (wie die Priorität) anzeigen lassen und ändern. d) Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG gelangen Sie in die Ausgabesteuerung: AUSWAHL SPOOLAUFTRÄGE. 4. Welche der vier Aussagen zum Drucken ist/sind richtig? a) Wenn aus dem Spoolauftrag ein Ausgabeauftrag erzeugt wurde, lässt sich der Druck normalerweise nicht mehr stornieren. b) Wenn Ihr Drucker den Seitenwechsel zu früh beginnt, liegt das in der Regel an einem zu klein definierten Ausgabeformat. c) Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG bekommen Sie das Fenster »Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge« angezeigt und können dort über das Ausführungssymbol nach dem Stand Ihres Druckjobs sehen. d) Löschen Sie täglich einmal Ihre nicht mehr benötigten Spoolaufträge sonst kann es passieren, dass »das System« – wenn es im Spool für Neueingänge Platz schafft – die falschen, noch benötigten Spoolaufträge löscht.

232

7 7.4 Lösungen 1. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung der Spoolsteuerung ist/sind richtig? a) Richtig In der Maske »Bildschirmliste drucken« können Sie Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Zahl der Ausdrucke, zur Bezeichnung des Spoolauftrags, zur Spoolsteuerung, zum Empfänger und zur Ausgabeformatierung vornehmen. b) Falsch Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird bei großen Listen das Ankreuzen des Feldes »Sofort ausgeben« empfohlen, weil es sehr zeitaufwändig ist, sich eine große Liste an einem kleinen Bildschirm anzuschauen. c) Richtig Voreinstellungen zum Ausgabegerät und zur Spoolsteuerung werden aus dem Register Festwerte (Menü SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN) übernommen. d) Richtig Bei der Voreinstellung »Spoolsteuerung« wird das Ankreuzen des Feldes »Löschen nach Ausgabe« empfohlen sonst stehen binnen kurzer Zeit wegen der vielen Listanforderungen jede Menge Listen in der Spooldatei. 2. Welche der vier Aussagen zur Voreinstellung zeitversetzten Drucks ist/ sind richtig? a) Richtig Wenn Sie erst später ausdrucken wollen, sollten Sie dem Spoolauftrag einen »sprechenden Namen« geben; abstim_db sagt z.B. mehr als bayern1 oder uschi2. b) Richtig Zeitversetztes Drucken ist besonders sinnvoll bei langen Listen oder wenn der Druck auf besonderem Papier (z.B. mit Durchschlägen) erfolgen muss. c) Richtig Wenn Sie eine Liste zeitversetzt drucken wollen, müssen Sie »Sofort ausgeben« deaktivieren. d) Richtig Listen, die nach dem Druck nicht gelöscht werden sollen, haben eine Spool-Verweildauer von 8 Tagen, bevor sie standardmäßig gelöscht werden. Sollen sie auch dann nicht gelöscht werden, müssen Sie eine »9« eingeben. 3. Welche der vier Aussagen zur Spoolsteuerung ist/sind richtig? a) Richtig Über SYSTEM | EIGENE SPOOLAUFTRÄGE können Sie sich die Liste der (eigenen) Spoolaufträge anzeigen lassen. b) Richtig Solange Druckaufträge noch im Spool sind, können Sie sich diese anzeigen lassen, oder beispielsweise »Löschen nach Ausgabe« deaktivieren, weil Ihnen eingefallen ist, dass vielleicht auch der Vorstand ein Listexemplar haben möchte. c) Richtig Wenn Sie eine Spooldatei kennzeichnen, können Sie sich weitere Informationen (wie die Priorität) anzeigen lassen und ändern. d) Richtig Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG gelangen Sie in die Ausgabesteuerung: Auswahl Spoolaufträge.

7.4 Lösungen

233

7

Drucken im R/3-System

4. Welche der vier Aussagen zum Drucken ist/sind richtig? a) Richtig Wenn aus dem Spoolauftrag ein Ausgabeauftrag erzeugt wurde, lässt sich der Druck normalerweise nicht mehr stornieren. b) Richtig Wenn Ihr Drucker den Seitenwechsel zu früh beginnt, liegt das in der Regel an einem zu klein definierten Ausgabeformat. c) Richtig Über SYSTEM | DIENSTE | AUSGABESTEUERUNG bekommen Sie das Fenster »Ausgabesteuerung: Auswahl Spool-Aufträge« angezeigt und können dort über das Ausführungssymbol nach dem Stand Ihres Druckjobs sehen. d) Falsch Löschen Sie täglich einmal Ihre nicht mehr benötigten Spoolaufträge, sonst kann es passieren, dass »das System« – wenn es im Spool für Neueingänge Platz schafft – die falschen, noch benötigten Spoolaufträge löscht. Informationen zu den falschen Antworten: Das System schafft keinen Platz – höchstens der Systembetreuer, den der unübersichtliche Spool stört.

234

Kapitel 8 Batchverarbeitung, Batch-InputVerarbeitung, Kurznachrichten und Workflow 8.1 8.1.1 8.1.2

Batchverarbeitung Jobs definieren mit dem Job Wizard Jobs verwalten

237 238 246

8.2 8.2.1 8.2.2

Batch-Input-Verarbeitung Technische Grundlagen Batch-Input-Mappe

248 249 250

8.3 8.3.1 8.3.2

Kurznachrichten Versenden einer Kurznachricht Empfangen einer Kurznachricht

255 256 256

8.4 8.4.1 8.4.2

SAP Business Workflow Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow

258 258 259

8.5

Fragen

260

8.6

Lösungen

261

235

8

Batchverarbeitung, Batch-InputVerarbeitung, Kurznachrichten und Workflow 8.1

Batchverarbeitung

Die Batch- oder Hintergrundverarbeitung spielt eine zentrale Rolle, wenn es darum geht, das Dialogsystem von zeitaufwändigen Routinearbeiten zu entlasten oder Daten in das SAP R/3-System einzustellen. Dieses Teilkapitel • stellt Ihnen verschiedene Aspekte der Batchverarbeitung aus der Sicht von Anwendern vor • beschreibt die Werkzeuge und Techniken, die R/3 Enterprise dafür zur Verfügung stellt Als Benutzer treffen Sie an den unterschiedlichsten Stellen auf die Batchverarbeitung. Sie ist beispielsweise in vielen Anwendungen integriert, die Auswertungen und Reports standardmäßig im Hintergrund ausführen, aber auch periodische Arbeiten wie Gehaltsabrechnungen in der Personalwirtschaft oder Verwaltungs- und Systemreports in der Systemverwaltung müssen vom Systemverwalter als Batchjobs eingeplant werden. Einsatzmöglichkeiten der Batchverarbeitung • Ein Report oder ein externes Programm kann für die Nacht oder für Zeiten geringer Systembelastung eingeplant werden. • Reports können in periodischen Abständen wiederholt werden. • Bestimmte Reports mit sehr langen Laufzeiten werden automatisch als Hintergrundjobs eingeplant. Zwei Begriffe sind in der SAP-Hintergrundverarbeitung besonders wichtig: Batchjob und Step. Ein Batchjob ist ein Objekt der Hintergrundverarbeitung des SAP R/3-Systems. Er wird durch folgende Eigenschaften charakterisiert: • durch den Namen des Benutzers und den Namen des Jobs • durch seine Jobklasse (von »C« für reguläre Benutzer bis »A« für Systemverwalter) • durch den Anwendungsserver, auf dem er abläuft • durch die eingeplante Startzeit • durch seine Periodizität

8.1 Batchverarbeitung

237

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

• durch die Bedingungen, unter denen er gestartet wird (beispielsweise kann ein Batchjob von der erfolgreichen Beendigung eines weiteren Jobs abhängig gemacht werden) Zuvor muss jedoch (mindestens) ein so genannter Step (ein Aufgabenschritt) für einen Batchjob definiert werden. Ein Step ist das im Batch auszuführende Programm, beispielsweise ein Report oder ein externes Programm. Sind mehrere Steps definiert, werden sie in der Reihenfolge ihrer Definition ausgeführt.

8.1.1 Jobs definieren mit dem Job Wizard Sie planen und definieren einen Job mit Hilfe der Transaktion SM36. Hierbei unterstützt Sie seit Version 4.6 ein Assistent, der Job Wizard. Im folgenden Abschnitt wird die Arbeit mit dem Job Wizard am Beispiel des Drucks einer Liste erläutert. Ausgangspunkt beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | JOBS | JOB-DEFINITION und klicken Sie doppelt auf »Job-Definition«. Das Einstiegsbild der Transaktion SM36 erscheint (Abb. 8.1).

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Abbildung 8.1

238

Einstiegsbild der Transaktion SM36 (© SAP AG)

8 2. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf die Drucktaste Job Wizard. Das erste Dialogfenster des Job Wizard ist zu sehen (Abb. 8.2).

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Hinweis Dieser Assistent führt Sie in wenigen Dialog-Fenstern durch alle wichtigen Eingaben der Jobdefinition. Dabei zeigt er im oberen Teil des Bildes eine kurze Dokumentation, um Ihnen bei den Eingaben im unteren Bildbereich zu helfen. Zwischen den Bildern können Sie mit Hilfe der Drucktasten Weiter und Zurück wechseln.

Abbildung 8.2

Erstes Fenster des Job Wizard (© SAP AG)

3. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter. Das Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« wird angezeigt (Abb. 8.3).

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

8.1 Batchverarbeitung

239

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.3

Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« (© SAP AG)

Allgemeine Jobinformationen Zu den allgemeinen Jobinformationen gehören • Jobname Der Jobname dient zur Identifizierung des Batchjobs. In der Jobverwaltung dienen vor allem der Jobname und der Eigentümer des Jobs (dies ist in der Regel der Benutzer, der den Batchjob einplant) zur Selektion von Jobs. Es empfiehlt sich daher, die Jobnamen nach einer einheitlichen Namensregel zu bilden. • Jobklasse Für Endanwender steht nur die Jobklasse »C« mit niedriger Priorität zur Verfügung. Lediglich Administratoren sind berechtigt, Jobs in der Jobklasse »A« zu definieren. Diese werden mit hoher Priorität ausgeführt. • Zielserver Zielserver ist der SAP-Anwendungsserver gemeint, der mit seinem »Batch-Workprozess« diesen Job zur Ausführung bringen soll. Dieser Eintrag kann freigelassen werden. R/3 wählt dann selbstständig einen Batchserver aus. Die Angabe eines Zielservers ist dann von Bedeutung, wenn Sie zum Beispiel auf lokale Dateien zugreifen möchten, die nur auf einem bestimmten Anwendungsserver zur Verfügung stehen.

240

8 Definition eines Steps Anhand des begonnenen Beispiels soll nun die Definition eines Steps erklärt werden. Typisch für Hintergrundaufgaben sind dabei • sehr rechenintensive Auswertungen und Analysen aus den Anwendungsbereichen • für die Systemüberwachung benötigten periodische Aufgaben wie Reorganisationsprogramme oder Sammeln von Systemstatistiken R/3 kennt drei verschiedene Programmtypen, die Sie als Steps ausführen können • ABAP-Programm Damit ist ein ABAP/4-Report gemeint, der als Ergebnis eine Liste produziert. Diese Liste kann anschließend ausgedruckt werden. • Externes Kommando Hierbei handelt es sich um ein vom Systemadministrator definiertes Kommando, welches direkt auf Betriebssystemebene ausgeführt wird. • Externes Programm Auch ohne das externe Kommando im R/3-System definiert zu haben, können Betriebssystembefehle mit entsprechenden Zeilenparametern im Hintergrund ausgeführt werden.

Report als ABAP-Programm Step Im Dialog verwenden Reports ein Selektionsbild zur Eingabe von spezifischen Selektionskriterien. Damit der im Hintergrund ausgeführte Report die benötigten Eingabedaten erhalten kann, müssen diese Benutzereingaben in Form einer Variante im System hinterlegt werden. Zur Ausführung eines Reports im Hintergrund sind folgende Eingaben erforderlich: • Name des ABAP-Programms • Name der für dieses Programm im System hinterlegten Variante • Sprachauswahl für die Listausgabe Beim Ausführen von ABAP-Programmen im Hintergrund besteht zusätzlich die Möglichkeit, die Ergebnisliste • direkt auf einem Drucker auszugeben • an einen oder mehrere Empfänger als Email zu versenden Die dazu notwendigen Parameter können über die Drucktasten DRUCKPARAMETER und SPOOLLISTE-EMFPÄNGER angegeben werden.

8.1 Batchverarbeitung

241

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Ausgangspunkt Dialogfenster »Allgemeine Jobinformationen« des Job Wizard 1. Geben Sie einen Jobnamen Ihrer Wahl ein und bestätigen Sie die allgemeinen Jobinformationen mit Klick auf die Drucktaste Weiter. Der Assistent führt Sie in einen Dialog zur Definition des ersten Steps. 2. Wählen Sie die Option »ABAP-Programm-Step« und bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Weiter. Der Assistent verzweigt auf das Dialogfenster zur Eingabe der für den Start eines ABAP/4-Reports maßgeblichen Parameter (Abb. 8.4).

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Abbildung 8.4 Job Wizard: ABAP-Programm Step (© SAP AG)

3. Geben Sie in das Feld »ABAP-Programmname« den Namen eines Ihnen bekannten Reports ein, z.B. »RFSKPL00«. 4. Geben Sie in das Feld »Variante« den Namen einer Variante dieses Reports ein. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste Druckparameter. Das aus dem vorigen Kapitel bekannte Auswahlbild »Bildschirmliste drucken« (Abb. 7.12) trägt hier den Titel »Hintergrund-Druckparameter«. 6. Klicken Sie auf die Drucktaste Eigenschaften. Das aus dem vorigen Kapitel bekannte Auswahlbild »Eigenschaften Spoolauftrag« (Abb. 7.14) erscheint. 7. Vergeben Sie im Menü »Spoolauftrag« einen aussagekräftigen Titel.

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242

8 8. Klicken Sie auf die Drucktaste und im folgenden Dialogfenster ebenfalls auf . Das Dialogfenster »ABAP-Programm Step« ist wieder aktiv. 9. Bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Weiter.

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Hinweis Der Assistent zeigt ein Dialogfenster, mit dem Sie optional weitere Steps definieren können. 10. Klicken Sie auf die Drucktaste Weiter. Das Dialogfenster »Jobdefinition: Startbedingungen« wird gezeigt (Abb. 8.5).

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

Abbildung 8.5

Jobdefinition: Startbedingungen (© SAP AG)

Startbedingungen Haben Sie alle benötigten Steps definiert, führt Sie der Assistent weiter zur Eingabe der Startbedingungen. Bei der Definition des Starttermins stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung, die Sie durch Anklicken der entsprechenden Drucktasten aktivieren können • Sofortstart Der Batchjob steht dann unmittelbar nach Beendigung des Assistenten zur Ausführung bereit.

8.1 Batchverarbeitung

243

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

• Datum/Uhrzeit Wenn Sie die Option Datum/Uhrzeit wählen, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Startzeitpunkt angeben können, zu dem der Batchjob ausgeführt werden soll. Zusätzlich können Sie einen spätesten Zeitpunkt definieren, nach dessen Ablauf der Batchjob nicht mehr ausgeführt wird. Auch Einschränkungen für Sonn- und Feiertage sowie die Job-Periodizität kann definiert werden. • Nach Job Mit dieser Option können Sie einen Batchjob von der erfolgreichen Ausführung oder dem Status eines Vorgängerjobs abhängig machen. • Nach Ereignis Jeder Benutzer kann in einem R/3-System eigene Ereignisse definieren, die beim Starten oder Stoppen von einem ABAP/4-Programm oder von dem Betriebssystemprogramm »sapevt« gesetzt werden. Abhängig von solchen Ereignissen können Sie mit dieser Option die Ausführung eines Batchjobs einplanen. • Bei Betriebsartumschaltung Mit Hilfe dieser Option können Sie eine Betriebsart, in der sich das System befindet, mit einem Batchjob verknüpfen. Betriebsarten werden im CCMS, dem Rechenzentrums-Leitstand, definiert und bezeichnen verschiedene Konfigurationen des Systems. Auf diese Weise können Sie beispielsweise einen Batchjob mit dem Nachtbetrieb des Systems verbinden, wenn Sie ihn der Betriebsart »Nacht« zuweisen. • Start an Werktag Diese Option erlaubt es Ihnen, den Startpunkt der Ausführung des Batchjobs detailliert anzugeben, ihn z.B. mit bestimmten Arbeitstagen zu verbinden, die im Fabrikkalender hinterlegt sind. • Job nicht freigeben Hierdurch wird der Job nur definiert und muss in einem zweiten Schritt eingeplant und freigegeben werden.

Periodizität und Einschränkungen Zusätzlich zum Startzeitpunkt können Sie festlegen, dass Batchaufträge periodisch ausgeführt werden oder unter bestimmten Bedingungen unterbleiben. Hierzu markieren Sie im Dialogfenster »Job Wizard: Definition Datum/Uhrzeit« das Ankreuzfeld »Periode« und/oder das Ankreuzfeld »Sonn-/Feiertage«. Der Assistent führt Sie dann durch weitere Dialoge, in denen Sie die entsprechenden Periodenwerte und/oder Start-Einschränkungen angeben können. Besonders komfortabel ist dabei die Möglichkeit, den Start von Jobs in Abhängigkeit zu dem im System hinterlegten Feiertagskalender einzuschränken. Falls der ermittelte Starttag kein Arbeitstag ist, können sie festlegen, ob der Job:

244

8 • an Feiertagen ausfallen soll • am vorherigen Arbeitstag ausgeführt werden soll • auf den nächsten Arbeitstag verschoben werden soll

Fortführung des Beispiels Ausgangspunkt Dialogfenster »Jobdefinition: Startbedingungen« 1. Wählen Sie die Option DATUM/UHRZEIT und bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste WEITER. Der Assistent führt Sie in das Dialogfenster zur Eingabe des Startzeitpunktes (Abb. 8.6).

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Abbildung 8.6 Job Wizard: Definition Datum/Uhrzeit (© SAP AG)

2. Geben Sie den geplanten Startzeitpunkt ein und bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Weiter. Der Assistent zeigt Ihnen in einem abschließenden Dialogfenster eine Übersicht aller von Ihnen vorgenommenen Eingaben (Abb. 8.7).

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Hinweis Mit Hilfe der Drucktaste Zurück können Sie wieder auf ein beliebiges Dialogfenster des Assistenten navigieren, um Ihre Eingaben zu korrigieren.

8.1 Batchverarbeitung

245

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.7

Job Wizard: Übersicht der Eingaben (© SAP AG)

3. Sind alle Eingaben korrekt, bestätigen Sie mit Klick auf die Drucktaste Fertigstellen. Das Einstiegsbild zur Definition eines Jobs wird wieder angezeigt.

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Hinweis Ihr Batchjob wird im System eingeplant und in der Statusleiste erscheint der Hinweis »Job ... wurde gesichert mit Status: freigegeben«. 4. Klicken Sie auf die Drucktaste und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage mit Ja. Sie sehen wieder das SAP-Menü.

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Hinweis Dieses Beispiel wird fortgesetzt.

8.1.2 Jobs verwalten Jobstatus Der Jobstatus beschreibt den momentanen Zustand eines Jobs in der Batchverwaltung. Ein Job kann im R/3-System die folgenden Status annehmen: • Geplant Ein geplanter Job befindet sich bereits im System, doch wurden die Bedingungen, unter denen er gestartet wird, noch nicht definiert. Dies ist der Fall, wenn ein Job explizit nicht freigegeben wurde.

246

8 • Freigegeben Freigegebene Jobs unterscheiden sich von geplanten dadurch, dass ihr Startdatum zwar definiert, jedoch noch nicht erreicht ist. • Bereit Ein Job ist im Status Bereit, wenn alle Startbedingungen erfüllt sind und er nur auf den nächsten freien Batch-Workprozess wartet. • Aktiv Aktive Jobs werden im Augenblick ausgeführt. • Fertig Fertig ist ein Batchjob dann, wenn er erfolgreich abgeschlossen wurde. • Abgebrochen Trat während der Ausführung eines Programmschritts ein Fehler auf, der zum Programmabbruch führte, wird der Job mit dem Status Abgebrochen gekennzeichnet. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Wählen Sie in der Menüleiste den Pfad SYSTEM | DIENSTE | JOBS | JOBÜBERSICHT und klicken Sie doppelt auf »Job-Übersicht«. Das Einstiegsbild der Einfachen Jobauswahl erscheint (Abb. 8.8).

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Hinweis Sie können hier Selektionskriterien angeben, nach denen Jobs für die folgende Anzeige ausgewählt werden. Hinweis Nach Klick auf die Drucktaste Erweiterte Jobauswahl können Sie komplexere Selektionskriterien vorgeben.

Abbildung 8.8 Einstiegsbild der Einfachen Jobauswahl (© SAP AG)

8.1 Batchverarbeitung

247

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

2. Klicken Sie auf die Drucktaste Ausführen. Die Jobübersicht wird angezeigt (Abb. 8.9).

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Hinweis Mit Hilfe der üblichen Drucktasten kommen Sie wieder zurück.

Abbildung 8.9 Jobübersicht (© SAP AG)

Bearbeitungsmöglichkeiten von Jobs in der Jobübersicht Die Darstellung der Jobs in der Jobübersicht kann jederzeit aktualisiert werden, indem Sie die Drucktaste Aktualisieren anklicken. In der Jobübersicht stehen Ihnen darüber hinaus noch folgende Informations- und Einflussmöglichkeiten bezüglich der Jobs zur Verfügung. Sie können • das Jobprotokoll anzeigen (Drucktaste Job-Log) • die Druckausgabe einsehen (Drucktaste Spool). Ob ein Job eine Druckausgabe hat, sehen Sie an dem Symbol in der Spalte »Sp«. • die Batchjobs freigeben (durch Markieren und Klick auf die Drucktaste Freigeben) Sind noch keine Starttermine eingetragen, führt Sie das Programm in die entsprechende Transaktion. Auch von hier aus können Sie – nach erfolgtem Termineintrag – den Batchjob freigeben. • Freigaben von Batchjobs wieder zurücknehmen. Hierdurch haben Sie z.B. die Möglichkeit, den Starttermin nachträglich zu ändern. • in Ausführung befindliche Batchjobs stoppen Zu dem Zweck wird der gerade ausgeführte Report gestoppt, und das System bringt Sie in den ABAP/4-Debugger. • früher definierte Batchjobs kopieren, indem Sie lediglich die relevanten Ausführungstermine und -bedingungen verändern Die Kopierfunktion erreichen Sie über Menüpunkt JOB, Eintrag KOPIEREN.

8.2

Batch-Input-Verarbeitung

Die Batch-Input-Verarbeitung ist eine Technik, mit deren Hilfe Daten in die R/3Datenbank eingespielt werden. Sie wird hauptsächlich dann verwendet, wenn • Daten aus Altsystemen übernommen werden • Daten von parallelen Nicht-R/3-Systemen in die R/3-Datenbank übertragen werden sollen

248

8 Auch innerhalb eines R/3-Systems kann diese Technologie zum Datenaustausch verwendet werden. Als Beispiel hierfür sei die Übergabe von Abschreibungswerten aus der Anlagebuchhaltung (Anwendungskomponente AA) an die Finanzbuchhaltung (Anwendungskomponente FI) genannt.

8.2.1 Technische Grundlagen Seit Version 3.1 (und in Ansätzen auch schon früher) ist die Technik der Batch-Input-Verarbeitung nicht mehr die ausschließliche Methode, um Daten in das R/3-System einzuspielen, wie es für die Altdatenübernahme, aber auch für Schnittstellenprogramme erforderlich ist. Hierzu gibt es grundsätzlich die folgenden Möglichkeiten • Direktes Übertragen in die Datenbank Die Fremdanwendung überträgt ihre Daten direkt über die Remote-SQLSchnittstelle in die R/3-Tabellen. Alternativ kann auch ein ABAP/4-Programm direkt in die Datenbank schreiben. Dazu benötigt die Fremdanwendung genaue Informationen über die R/3-Tabellen und muss deren Feldlängen und Typen beachten, was nur bei transparenten Tabellen möglich ist. Auch wenn es sich dabei um ein praktikables Vorgehen handelt, kann es aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen werden. • Die Batch-Input-Technik Bei dieser Technik werden die R/3-Anwendungen direkt angesprochen. Die Altdaten werden aufbereitet und in einer Batch-Input-Mappe in der R/3-Datenbank gespeichert. Die R/3-Dialogtransaktion bezieht ihre Daten aus der Batch-Input-Mappe. Nach erfolgter Prüfung wird das Objekt im R/3-System verbucht, und die Daten werden in die entsprechenden R/3-Tabellen gestellt. Die Batch-Input-Technik simuliert damit die Benutzereingaben. Diese Eingaben werden dann mit einem Batch-Workprozess und dem »R/3-Verbucher« verarbeitet. • Fast Input Die Fast-Input-Technik entspricht im Wesentlichen der Batch-Input-Technik. Zur Beschleunigung erfolgt die gesamte Verarbeitung in einem DialogWorkprozess. Der Prozesswechsel entfällt dadurch, und die Verarbeitung wird erheblich schneller. • Direct Input Diese Technik wird ausschließlich von R/3-Standard-Schnittstellenprogrammen verwendet und benutzt spezielle Funktionsbausteine statt der R/3-Dialogtransaktionen. Diese Funktionsbausteine führen eine Prüfung der Daten durch und übergeben die Daten direkt den Anwendungstabellen der Datenbank, was ebenfalls eine erhebliche Beschleunigung der Datenübernahme zur Folge hat. • CATT – Computer Aided Tests Tool Hierbei handelt es sich nicht um ein Werkzeug zur Datenübernahme, sondern eigentlich um ein integriertes Testwerkzeug. Jedoch lassen sich mit

8.2 Batch-Input-Verarbeitung

249

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

den Mitteln des CATT kleine Datenmengen in die Datenbank einspielen. Hier werden die originalen Anwendungsprogramme verwendet.

Bewertung Das R/3-System basiert zwar auf einer relationalen Datenbank, jedoch befinden sich die Informationen über die Abhängigkeiten, die zwischen den Anwendungstabellen bestehen, nicht in der Datenbank selbst. Diese gegenseitigen Abhängigkeiten von Tabellen und Beziehungen werden im ABAP/4-Dictionary mit Hilfe von Fremdschlüsseldefinitionen hinterlegt oder ergeben sich unmittelbar aus dem Programmcode der Anwendungen. Neben diesen mehr technischen Gründen hat natürlich auch das Customizing – technisch gesprochen der Inhalt von Konfigurationstabellen – einen entscheidenden Einfluss auf den Programmablauf. Daraus folgt, dass nur die Dialoganwendungen (Batch-Input-Technik, FastInput) oder spezielle Bausteine im Falle von Direct-Input gewährleisten können, die Daten korrekt in die Datenbank einzuspielen. Für die Übernahme kleiner Datenmengen kommt häufig auch das CATT zum Einsatz.

8.2.2 Batch-Input-Mappe Dieser Abschnitt geht näher auf die Batch-Input-Technik ein, denn für den Anwender ist es wichtig, die Bedienung der Batch-Input-Mappen zu verstehen. In einer Batch-Input-Mappe (BTCI-Mappe) werden die Eingabedaten für eine Anwendung im System hinterlegt. Eine Batch-Input-Mappe beinhaltet somit alle Eingabedaten, die in den verschiedenen Feldern einer Transaktion erforderlich sind, und stellt sie anschließend – beim Abspielen der Mappe – der Transaktion zur Verfügung. Die Eingabedaten in einer BatchInput-Mappe sind demnach »vorweggenommene« Benutzereingaben.

Erstellung einer Mappe Eine Batch-Input-Mappe können Sie mit folgenden Mitteln erstellen: • Standardschnittstellen Mit Hilfe von Standardschnittstellen können Sie Daten aus Altbeständen in das R/3-System übernehmen, wenn diese in einem vordefinierten Format vorliegen. SAP liefert solche Programme zusammen mit den Anwendungskomponenten aus, die aus diesen Datenbeständen Batch-InputMappen erstellen. • ABAP/4-Programm Ein Benutzerprogramm kann ABAP-Funktionsbausteine wie BTC_INSERT, BTC_CLOSE und BTC_OPEN verwenden, um eine BTCI-Mappe zu erstellen. Ein solches Programm muss den gesamten Ablauf einer Transaktion und die zu füllenden Felder genau kennen. Die R/3-Transaktion erwartet aus der Mappe alle Angaben in der richtigen Reihenfolge.

250

8 • Batch-Input-Recorder Seit der Version 3.1 verfügt das R/3-System über die Möglichkeit, eine Transaktion direkt aufzuzeichnen. Die gesammelten Eingabedaten können dabei in einer Batch-Input-Mappe gespeichert werden.

Übersicht für BTCI-Mappen Zu den Verwaltungsfunktionen für BTCI-Mappen gelangen Sie mit der Menüpunktfolge SYSTEM | DIENSTE | BATCH INPUT | MAPPEN. Ausgangspunkt Beliebiges SAP-Fenster 1. Rufen Sie den Menüpfad SYSTEM | DIENSTE | BATCH INPUT | MAPPEN auf. Das System bringt Sie in die Anwendung »Batch-Input: Mappenübersicht« (Abb. 8.10).

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Neu ab Version 4.6 ist der Aufbau dieser Transaktion. Im oberen Teil »Auswahl« können Sie die Auflistung der Mappen nach den wichtigen Eigenschaften einschränken • Mappennamen • Erstellungsdatum von ... bis ... • Namen des Mappen-Erstellers Beim Start der Transaktion werden zunächst alle Mappen angezeigt. Im unteren Teil des Bildes werden die gefundenen Mappen angezeigt. Mit Hilfe von Registerkarten kann nach dem Status einer Mappe selektiert werden. Beim Start der Transaktion wird zunächst die Registerkarte »Mappenübersicht« angezeigt.

Abbildung 8.10 Batch-Input: Mappenübersicht (© SAP AG)

8.2 Batch-Input-Verarbeitung

251

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Mappenstatus Die Batch-Input-Mappen können sich im R/3-System in den folgenden Status befinden • neu Mappen, die sich im Status »neu« befinden, stehen zum Abspielen bereit. • fehlerhaft Traten bei der Verarbeitung einer Mappe Fehler auf, verbleibt sie im System, damit Sie die fehlerhaften Transaktionen analysieren, korrigieren und die Mappe erneut abspielen können. • verarbeitet Fehlerfrei bearbeitete Mappen werden gemäß Voreinstellung gelöscht. Befindet sich eine Mappe im Status »verarbeitet«, dann wurde bei deren Erstellung bereits festgelegt, dass sie auch nach fehlerfreier Bearbeitung im System verbleibt. • in Bearbeitung Mappen, die sich im Status »in Bearbeitung« befinden, werden gerade im Dialog abgespielt. • im Hintergrund Mappen im Status »im Hintergrund« werden derzeit im Hintergrund abgespielt. • in Erstellung Die Funktion BTC_CLOSE wurde noch nicht aufgerufen, d.h. die Übernahme der Daten ist noch nicht abgeschlossen. • gesperrt Mappen können beim Erstellen bis zu einem gewissen Datum für den Ablauf gesperrt werden.

Abspielen einer Mappe Wenn Sie in der Mappenübersicht eine Mappe ausgewählt haben, stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung, um diese abzuspielen. Durch Drücken der Drucktaste Abspielen können Sie in einem Dialogfenster eine der folgenden Optionen auswählen (Abb. 8.11):

Abbildung 8.11 Mappe abspielen (© SAP AG)

252

8 • Sichtbar abspielen Beim sichtbaren Abspielen werden alle in der Mappe gespeicherten Daten Schritt für Schritt der Transaktion, die im Dialog abläuft, übergeben. Der nächste Dialogschritt startet erst, wenn Sie den aktuellen Dialogschritt mit (Return) abschließen. Auf diese Weise können Sie alle Werte überprüfen und die aus der Mappe an die Transaktion übergebenen Vorschlagswerte gegebenenfalls überschreiben. Weitere Einflussmöglichkeiten auf den Ablauf des Abspielvorgangs eröffnet Ihnen der Menüpfad SYSTEM | DIENSTE | BATCH INPUT, wo Sie Transaktionen überspringen oder löschen und bei Bedarf auch die Verarbeitung der Batch-Input-Mappe ganz beenden können. • Nur Fehler anzeigen Die Verarbeitung der Batch-Input-Mappe unter dieser Option – die sich besonders für Testzwecke eignet – entspricht im Grundsatz der oben genannten Methode, jedoch mit dem Unterschied, dass der Abspielvorgang nur beim Auftreten von Fehlern stoppt. In diesem Falle können Sie veränderte Werte direkt eingeben und den Verarbeitungsvorgang korrigieren. Auch hier setzen Sie die weitere Verarbeitung mit (¢) fort. • Hintergrund Nur bei der Wahl von »Hintergrund« werden Batch-Input-Mappen gänzlich von einem Batch-Workprozess, also von der Hintergrundverarbeitung des R/3-Systems, verarbeitet. Ist mehr als nur eine Mappe markiert, ist das Abspielen grundsätzlich nur im Hintergrund möglich. Bei der Auswahl dieser Option können Sie den Zielrechner festlegen, auf dem der BatchWorkprozess ausgeführt werden soll.

Abspielen einer Mappe abbrechen Das interaktive Abspielen einer Mappe können Sie jederzeit abbrechen. Hierzu müssen Sie lediglich /bend in das Befehlsfeld eines beliebigen Bildes eingeben. Die gerade laufende Transaktion der Mappe wird abgebrochen und die gesamte Mappe erhält den Status fehlerhaft. Dadurch bleibt die Mappe in der Übersicht bestehen. Weiterhin können Sie das Kommando /bend verwenden, um Mappen zu testen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um sehr umfangreiche Mappen mit vielen aufgezeichneten Transaktionen handelt. Sie starten Ihre Mappe in der Bearbeitungsart Sichtbar abspielen. Nach dem erfolgreichen Durchlauf einiger Transaktionen der Mappe geben Sie /bend in das Befehlsfeld ein. Jetzt wissen Sie, dass die Mappe ordnungsgemäß erstellt wurde und Sie können zu einem beliebigen Zeitpunkt die Mappe für die Hintergrundverarbeitung erneut abspielen. Die vorher korrekt abgespielten Transaktionen werden nicht nochmals abgespielt.

8.2 Batch-Input-Verarbeitung

253

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Weitere Auswertungsmöglichkeiten Mit den Funktionen, welche die Batch-Input-Verwaltung außerdem noch zur Verfügung stellt, können Sie Auswertungen und Protokolle von Batch-InputVerarbeitungen erstellen: • Ein Mappenprotokoll hält alle (Fehler-)Meldungen der Anwendung fest und stellt somit eine wichtige Hilfe bei der Analyse und Behebung von Fehlerursachen dar. • Mit Hilfe der Mappenanalyse können Sie sich alle gespeicherten Daten einer Batch-Input-Mappe im Detail anzeigen lassen, um beispielsweise die Feldinhalte jeder Transaktion zu analysieren. Um eine Mappenauswertung zu starten, gehen Sie wie folgt vor: Ausgangspunkt Fenster »Batch-Input: Mappenübersicht« (Abb. 8.10) 1. Setzen Sie den Cursor auf die zu analysierende Mappe, und klicken Sie auf die Drucktaste Analyse. Das System zeigt Ihnen eine Übersicht der zu analysierenden Mappe (Abb. 8.12). Im linken Teil der Registerkarte TRANSAKTIONEN sehen Sie die in der Mappe enthaltenen Transaktionen, und im rechten Teil eine Übersicht zur Batch-Input-Mappe.

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Abbildung 8.12 Analyse der Mappe (© SAP AG)

254

8 2. Wählen Sie mit dem Cursor eine Transaktion aus, und wechseln Sie zur Registerkarte DYNPROS. Sie sehen alle in der Transaktion gespeicherten Bildschirmbilder (Dynpros) unter Angabe des Programmnamens und der Dynpro-Nummer. 3. Wählen Sie die Drucktaste Feldliste, um auch die Feldinhalte der jeweiligen Bildschirmbilder anzuzeigen. Die Transaktion wechselt in die Detailansicht (Abb. 8.13). 4. Positionieren Sie den Cursor auf die zu analysierende Zeile, beispielsweise auf ein beliebiges Bildschirmbild (Dynpro) innerhalb einer Transaktion, und klicken Sie auf die Drucktaste AUSWÄHLEN. An dieser Stelle genügt auch ein Doppelklick. Das System simuliert diese Transaktion und führt Sie direkt an die ausgewählte Stelle.

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«

Sperren einer Mappe Zur Verarbeitung freigegebene Mappen können vorübergehend gesperrt werden, beispielsweise um zu verhindern, dass zeitabhängige Schnittstellendaten vor einem bestimmten Stichtag ins System eingespielt werden können.

Abbildung 8.13 Analyse der Mappe Detailansicht (© SAP AG)

8.3

Kurznachrichten

Während der täglichen Arbeit mit dem SAP-System können Sie jederzeit Kurznachrichten an andere Benutzer versenden und auch empfangen.

8.3 Kurznachrichten

255

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

8.3.1 Versenden einer Kurznachricht Ausgangspunkt Beliebige Stelle im SAP-System 1. Wählen Sie den Menüpunkt System und anschließend den Eintrag KURZNACHRICHTEN. Ein neuer Modus wird erzeugt und Sie gelangen auf das Bild zum Versenden von Kurznachrichten (Abb. 8.14). 2. Vergeben Sie einen entsprechenden Titel für Ihr Dokument. 3. Erstellen Sie selber einen beliebigen Text und/oder legen Sie eine Anlage an. 4. Tragen Sie im unteren Bereich den entsprechenden Empfänger (Benutzername) Ihrer Nachricht ein. 5. Klicken Sie auf die Drucktaste Senden . Das Dokument oder die Kurznachricht wird jetzt in den Posteingangskorb des ausgewählten Empfängers gestellt. 6. Schließen Sie diesen Modus.

«

«

Abbildung 8.14 Dokument erstellen und senden (© SAP AG)

8.3.2 Empfangen einer Kurznachricht Ausgangspunkt SAP Easy Access 1. Wählen Sie den Menüpfad BÜRO | ARBEITSPLATZ und klicken Sie doppelt auf ARBEITSPLATZ. Der SAP Business Workplace wird aufgerufen (Abb. 8.15). 2. Öffnen Sie das Menü »Eingang«. 3. Klicken Sie auf den Eintrag »Ungelesene Dokumente«.

«

256

8

« Im rechten Bildbereich erscheint dann eine Auflistung der von Ihnen

noch nicht eingesehenen Dokumente. Weiterhin lässt sich ersehen, wann und von welchem Benutzer diese Dokumente versendet wurden. 4. Wählen Sie ein Dokument aus. Sie haben jetzt verschiedene Möglichkeiten dieses Dokument zu bearbeiten.

«

Hinweis Sie können es lesen und anschließend löschen. Hinweis Sie können direkt dem Verfasser eine Antwort senden. Hinweis Sie können dieses Dokument zu einem beliebigen Zeitpunkt auf »Wiedervorlage« setzen. Dieses Dokument erscheint dann zum ausgewählten Zeitpunkt erneut in Ihrem Posteingangskorb 5. Wählen Sie in der Menüleiste den Menüpfad EINSTELLUNGEN | BÜROEINSTELLUNGEN. Sie sehen die Registerkarte »Dokumente« Ihrer persönlichen Büroeinstellungen.

«

Hinweis Wenn Ihre Systemadministration hieran nichts geändert hat, sehen Sie die im Standard enthaltenen Dokumenttypen (wie in Abbildung 8.16 gezeigt). Mit Hilfe der Desktop Office Integration können verschiedene (u.a. die angezeigten) OLE2-fähige Desktop-Office-Anwendungen an das R/3-System »angebunden« werden. Sie können damit Funktionen dieser Office-Anwendungen aus dem R/3-System anstoßen und auf Ereignisse der betreffenden Office-Anwendung reagieren.

Abbildung 8.15 Business Workplace (© SAP AG)

8.3 Kurznachrichten

257

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Abbildung 8.16 Dokumenttypen (© SAP AG)

8.4 SAP Business Workflow Der SAP Business Workflow ist ein Werkzeug, mit dessen Hilfe der Ablauf von Geschäftsvorgängen optimiert werden kann. Die Ausführung aufeinanderfolgender Arbeitsschritte kann automatisiert ablaufen bzw. der Informationsfluss koordiniert werden. Der Workflow ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung von strukturierten Abläufen. Durch diese umfassende Unterstützung von Geschäftsprozessen und die schnelle Zugriffsmöglichkeit auf Informationen lässt sich eine deutliche Reduzierung von Durchsatz-, Liege- und Transportzeiten realisieren (Abb. 8.17).

8.4.1 Voraussetzungen für den Einsatz des SAP Business Workflow Damit Workflows effektiv eingesetzt werden können, müssen die Geschäftsprozesse genau analysiert werden, denn sie sollten bestimmte Eigenschaften aufweisen. Diese Geschäftsprozesse sollten • eine Reihe von Aktivitäten umfassen • immer in ähnlicher oder identischer Form auftreten • mehrere Personen oder Abteilungen einbeziehen • ein hohes Maß an Koordination erfordern

258

8

Abbildung 8.17 Beispiel eines Workflows (© SAP AG)

Innerhalb eines Geschäftsprozesses findet ein Workflowsystem immer den zuständigen Bearbeiter einer einzelnen Aufgabe über eine Auswertung der Aufbauorganisation, deshalb ist eine Definition der Aufbauorganisation zwingend erforderlich. Die Integration des Organisationsmanagements in den SAP Business Workflow ermöglicht die Verknüpfung von Aufgaben mit den möglichen Bearbeitern. Dadurch wird eine weitgehende Transparenz der Geschäftsprozesse und ihrer Verantwortlichkeiten erreicht. Änderungen können in der Aufbauorganisation des Unternehmens erfolgen, ohne dass sofortige Änderungen in den SAP Business Workflow-Definitionen erforderlich sind.

8.4.2 Vorteile durch den Einsatz des SAP Business Workflow Vorteile für den Anwender: • Sobald eine Aufgabe anfällt, wird sie dem Benutzer in seinen elektronischen Eingangskorb geliefert (Business Workplace). • Alle verfügbaren Informationen, Erläuterungen und Anweisungen werden dem Benutzer gleichzeitig mitgeliefert. • Der Workflow verzweigt automatisch in die richtige Transaktion des R/3.

8.4 SAP Business Workflow

259

8

Batchverarbeitung, Batch-Input-Verarbeitung

Vorteile für das Unternehmen: • Durch die Beschleunigung der Geschäftsprozesse ergibt sich eine Produktionssteigerung. • Die Fehlerquote verringert sich und es kann schneller auf Fehler reagiert werden. • Durch die schnellere Abwicklung von Prozessen und den gesteigerten Informationsfluss kann die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

8.5

Fragen

1. Welche wichtigen Eigenschaften hat das Objekt »Batchjob«? a) Name des Benutzers und Name des Jobs b) Jobklasse (von »C« bis »A«) c) Die gestartete Planzeit d) Periodizität 2. Welche Optionen stehen für die Definition des Job-Starttermins zur Verfügung? a) Sofort b) Nach Job c) Nach Ereignis d) Nach Freigabe durch den Vorgesetzten 3. Welche Programmtypen können als Steps ausgeführt werden? a) ABAP-Programm b) C++-Programm c) Externes Kommando d) Externes Programm 4. Wie können Sie die Anzeige der Jobübersicht einschränken? a) Nach dem Namen des Batchjobs b) Nach dem Benutzernamen c) Nach dem Datum des Starttermins d) Nach Programmtypen 5. Welchen Status kann ein Job in der Batchverwaltung haben? a) In Arbeit b) Beendet c) Fehler d) Aktiv 6. Welche Aussagen zum Abspielen einer Mappe sind richtig? a) Fehlerfrei abgespielte Mappen erscheinen nicht mehr in der Mappenübersicht, es sei denn dies wird ausdrücklich gewünscht. b) Das Abspielen einer Mappe kann nur bei Fehlern über /bend abgebrochen werden. c) Das Abspielen einer Mappe kann immer über /bend abgebrochen werden. d) Mappen können nur sichtbar abgespielt werden, damit der Anwender immer prüfen kann und somit Fehler vermieden werden.

260

8 8.6

Lösungen

1. Welche wichtigen Eigenschaften hat das Objekt »Batchjob«? a) Richtig Name des Benutzers und Name des Jobs b) Richtig Jobklasse (von »C« bis »A«) c) Falsch Die gestartete Planzeit d) Richtig Periodizität 2. Welche Optionen stehen für die Definition des Job-Starttermins zur Verfügung? a) Richtig Sofort b) Richtig Nach Job c) Richtig Nach Ereignis d) Falsch Nach Freigabe durch den Vorgesetzten 3. Welche Programmtypen können als Steps ausgeführt werden? a) Richtig ABAP-Programm b) Falsch C++-Programm c) Richtig Externes Kommando d) Richtig Externes Programm 4. Wie können Sie die Anzeige der Jobübersicht einschränken? a) Richtig Nach dem Namen des Batchjobs b) Richtig Nach dem Benutzernamen c) Richtig Nach dem Datum des Starttermins d) Falsch Nach Programmtypen 5. Welchen Status kann ein Job in der Batchverwaltung haben? a) Falsch In Arbeit b) Falsch Beendet c) Falsch Fehler d) Richtig Aktiv 6. Welche Aussagen zum Abspielen einer Mappe sind richtig? a) Richtig Fehlerfrei abgespielte Mappen erscheinen nicht mehr in der Mappenübersicht, es sei denn dies wird ausdrücklich gewünscht. b) Falsch Das Abspielen einer Mappe kann nur bei Fehlern über /bend abgebrochen werden. c) Richtig Das Abspielen einer Mappe kann immer über /bend abgebrochen werden. d) Falsch Mappen können nur sichtbar abgespielt werden, damit der Anwender immer prüfen kann und somit Fehler vermieden werden.

8.6 Lösungen

261

Kapitel 9 Berechtigungen und Rollen 9.1 9.1.1

Berechtigungskonzept Grundbegriffe

265 265

9.2

Rollenkonzept

267

9.3 9.3.1 9.3.2

Zuweisen von Berechtigungen Benutzerstammsatz Benutzereigene Daten

268 268 271

9.4 9.4.1 9.4.2 9.4.3

Profilgenerator Überblick Profilgenerator Terminologie des Profilgenerators Berechtigungstrace mit SU53

271 271 272 273

9.5

Fragen

274

9.6

Lösungen

274

263

9

Berechtigungen und Rollen 9.1

Berechtigungskonzept

9.1.1 Grundbegriffe Das Berechtigungskonzept von SAP R/3 wurde zum Schutz vor unerlaubten Eingriffen und zur Sicherung der Datenkonsistenz entwickelt. Zunächst werden einige wichtige Grundbegriffe erläutert, die für das Verständnis dieses Konzepts unerlässlich sind: • Berechtigungsobjekt • Berechtigung • Berechtigungsprofil

Berechtigungsobjekt Die kleinste und entscheidende Einheit des Berechtigungskonzepts ist das Berechtigungsobjekt. Berechtigungsobjekte werden in der R/3-Entwicklungsumgebung angelegt und sowohl zur Berechtigungsvergabe (innerhalb der Benutzerpflege) als auch zur Berechtigungsprüfung (innerhalb von Programmen, also z.B. nach Aufruf einer Transaktion) verwendet.

Abbildung 9.1

Berechtigung F_DEBITOREN (© SAP AG)

Ein Berechtigungsobjekt kann ein bis zehn Berechtigungsfelder enthalten und dient als Formular für Berechtigungen. Das Berechtigungsobjekt der Berechtigung F_DEBITOREN z.B. enthält die Felder »Aktivität« und »Buchungskreis« (Abb. 9.1).

9.1 Berechtigungskonzept

265

9

Berechtigungen und Rollen

Berechtigung Beim Anlegen einer Berechtigung werden die Felder eines Berechtigungsobjekts mit Werten gefüllt. Hierbei können ihnen folgende Arten von Werten zugeordnet werden: • Einzelwerte • Intervalle • generische Werte (Werte mit dem Platzhalter »*«) Eine Berechtigung wird einem Benutzer zugeordnet (erteilt), indem sie in seinen Benutzerstammsatz eingetragen wird. Bei der R/3-internen Berechtigungsprüfung (z.B. nach Aufruf einer Dialogtransaktion oder eines Reports) prüft das Programm zu einem oder mehreren Berechtigungsobjekten, ob in den Berechtigungen des Benutzers die erforderlichen Berechtigungen enthalten sind. Ein Benutzer mit der Berechtigung F_DEBITOREN (z.B. ein Debitorenbuchhalter) würde jede Berechtigungsprüfung zum Berechtigungsobjekt »Debitor: Berechtigung für Buchungskreise« bestehen, da er zu diesem Berechtigungsobjekt alle Berechtigungen in allen Buchungskreisen hätte. Für andere Benutzer können eingeschränkte Berechtigungen vergeben werden, z.B. durch explizite Vorgabe eines oder mehrerer Buchungskreise und/oder Vorgabe einer oder mehrerer ausgewählter Aktivitäten. Die Liste der hier in Frage kommenden Aktivitäten zeigt Abbildung 9.2.

Abbildung 9.2

266

Liste von Werten für das Feld »Aktivität« (© SAP AG)

9 Berechtigungsprofil (Einzelprofil, Sammelprofil) SAP R/3 enthält aufgrund seiner Komplexität eine sehr große Anzahl von Berechtigungen. Deren Verwaltung ist nur deshalb möglich, weil diese Berechtigungen zunächst zu Profilen (Einzelprofilen) zusammenfasst werden. Wenn mehrere Profile zusammengefasst und gegebenenfalls durch einzelne Berechtigungen ergänzt werden, entsteht daraus ein Sammelprofil.

9.2

Rollenkonzept

Aus der Sicht des Endanwenders beschreibt eine Rolle eine Gruppe von Tätigkeiten im Rahmen eines Geschäftsszenarios. In technischer Hinsicht ist sie eine Sammlung von Aktivitäten einer Stelle (eine Sammlung von Workflowaufgaben oder Anwendungen des SAP-Menüs). Der Zugriff auf die in Rollen enthaltenen Transaktionen, Berichten oder Web-basierten Anwendungen erfolgt über Benutzermenüs. Im SAP-Standard finden Sie eine Vielzahl vordefinierter Rollen (Abb. 9.3).

Abbildung 9.3

Benutzermenü der Rolle »Debitorenbuchhalter« (© SAP AG)

Das Anlegen einer Rolle in R/3 erfolgt mittels des Profilgenerators, welcher zu Teilen des SAP-Menüs (ggf. auch zu einzelnen Anwendungen) und vor-

9.2 Rollenkonzept

267

9

Berechtigungen und Rollen

gebbaren Berechtigungen (unter Verwendung der Organisationseinheiten) ein entsprechendes Berechtigungsprofil erstellt.

9.3

Zuweisen von Berechtigungen

Das Zuweisen von Berechtigungen zu einem Benutzer (innerhalb des betreffenden Mandanten) erfolgt durch die Eintragung eines oder mehrerer Profile und/oder einer oder mehrerer Rollen in den Benutzerstammsatz (und anschließendes Sichern). Ein Benutzer verfügt stets über alle so vergebenen Berechtigungen.

9.3.1 Benutzerstammsatz Jeder R/3-Benutzer meldet sich in einem bestimmten Mandanten des R/3Systems an. Innerhalb dieses Mandaten hat er einen Benutzerstammsatz. Wenn ein Anwender in mehreren Mandanten arbeiten will, muss in jedem Mandanten ein Benutzerstammsatz für diesen Anwender angelegt werden. Ein Benutzerstammsatz enthält unter anderem • • • • • • • •

Benutzername Adresse Logondaten Festwerte Parameter Rollen Profile Gruppen

Benutzername Der frei wählbare Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes. Er darf maximal zwölf Zeichen lang sein.

Adresse Unter dem Register ADRESSE muss das Nachnamenfeld gepflegt sein. Weitere Mussfelder existieren nicht. Nähere Angaben zu Personendaten, dem Arbeitsort, Kommunikationsdaten und die Firmenadresse können hier ebenfalls hinterlegt werden. Dies erleichtert dem Systemadministrator die gezielte Ansprache einzelner Benutzer im Produktivbetrieb.

Logondaten Zu den Logondaten gehören: • Alias Der Alias ist eine alternative Kennung eines Benutzers. Zusätzlich zum 12 Zeichen langen Benutzernamen kann auch ein längerer, sprechender Name (Länge 40 Zeichen) gewählt werden. Der Benutzer kann damit entweder

268

9

•

•

•

•

über den 12-stelligen Benutzernamen oder über seinen Alias identifiziert werden. Intern ist immer der (12-stellige) Benutzername ausschlaggebend. Der Alias wird in erster Linie dann benutzt, wenn Benutzer aus Internettransaktionen angelegt werden. Dort wird nur der Alias angegeben. Intern wird ein Benutzername generiert. Der Alias dient also in erster Linie dem Wiederauffinden von Internetbenutzern, deren interner technischer Benutzername nicht bekannt ist. Initialkennwort Es wird beim Anlegen eines neuen Benutzers durch den Administrator vergeben. Benutzergruppe für Berechtigungsprüfung Durch die Zuordnung des Benutzers zu einer Benutzergruppe kann die Pflege der Stammsätze auf unterschiedliche Benutzeradministratoren verteilt werden. Die Berechtigungen von Benutzeradministratoren werden dann so vergeben, dass sie nur Benutzer pflegen können, die bestimmten Gruppen zugeordnet sind. Der Gruppeneintrag ist kein zwingender Bestandteil der Logondaten. Gültigkeitsperiode Die Gültigkeitsperiode eines Benutzerstammsatzes kann durch ein Zeitintervall begrenzt werden. Ohne einen solchen Eintrag gilt ein Benutzerstammsatz zeitlich unbeschränkt. Weitere Daten Abrechnungsdaten zur Kostenerfassung. Diese gliedern sich wie folgt: • die Abrechnungsnummer: Sie dient zur Kontierung der CPU-Zeiten, die ein Benutzer verbraucht hat. • die Kostenstelle: Die Kostenstelle, auf welcher die Abrechnungsnummer läuft.

Kennwort Beim erstmaligen Anlegen eines neuen Benutzers im SAP-System muss der Systemverwalter ein Initialkennwort im Benutzerstammsatz vorgeben. Dieses muss aus Sicherheitsgründen zweimal eingetragen werden. Meldet sich der neue Benutzer erstmals im System an, muss er nach der Eingabe des Initialkennworts in jedem Fall sofort ein neues Kennwort eintragen.

Festwerte Hier können folgende Eigenschaften eingestellt werden: • das Startmenü oder die Transaktion, zu der das System direkt nach der Anmeldung springen soll • Anmeldesprache • Drucker und Art der Spoolsteuerung • Zeitzone • Dezimaleinstellung • Datumsformat

9.3 Zuweisen von Berechtigungen

269

9

Berechtigungen und Rollen

Parameter Es können Benutzervorgaben zu einzelnen Parameterwerten gepflegt werden. Hat beispielsweise ein Benutzer nur Berechtigungen für den Buchungskreis 1000, oder arbeitet er vorwiegend in diesem Buchungskreis, so kann zu dem Parameter BUK der Wert »1000« hinterlegt werden. In Bildschirmbildern werden dann Felder, die auf das Datenelement Buchungskreis verweisen, automatisch mit dem Wert 1000 gefüllt. Voraussetzung ist jedoch, dass in den entsprechenden Bildschirmbildern die Übernahme dieses Wertes durch den Programmierer eingerichtet wurde.

Rollen Über diesen Punkt kann die Zuordnung von Rollen an den Benutzer bzw. seinen Stammsatz erfolgen. Es ist möglich, dem Benutzer zeitlich begrenzt eine Rolle zuzuweisen. Durch die Zuordnung einer oder mehrerer Rolle(n) wird dem Benutzer ein Benutzermenü zur Verfügung gestellt, welches erscheint, nachdem er sich am R/3-System angemeldet hat. Über die Zuordnung von Rollen wird die Integrität betriebswirtschaftlicher Daten gewährleistet. Der Benutzer kann die ihm zugeordneten Rollen ändern; z.B. durch das Pflegen von Favoriten. Die Systemverwaltung kann das Benutzermenü auf persönliche Anforderung des Benutzers ändern, indem Einträge hinzugefügt oder gelöscht werden.

Profile Es können jedem R/3-Benutzer eine große Anzahl von Berechtigungsprofilen zugewiesen werden (im Standard sind ca. 150 Berechtigungsprofile enthalten). Im R/3 Enterprise werden diese Profile normalerweise mit dem Profilgenerator erstellt und gepflegt. Profile, die mit dem Profilgenerator generiert wurden, sollen nie direkt in den Benutzerstammsatz eingefügt werden. Ihre Zuweisung erfolgt automatisch beim Durchführen eines Benutzerstammabgleichs gemäß der in den Benutzerstamm eingetragenen Rollen. Hingegen können die durch manuelle Pflege erstellten Profile direkt dem Benutzerstammsatz hinzugefügt werden.

Gruppen Jeder Benutzer kann einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden. Dies dient sowohl der Verteilung der Benutzerpflege auf unterschiedliche Verwalter (wie schon erwähnt) als auch der Zuteilung von Berechtigungen beim Einsatz der zentralen Benutzerverwaltung.

270

9 9.3.2 Benutzereigene Daten Ein Teil der genannten Stammdaten kann auch von jedem Benutzer individuell eingestellt werden. Hierzu gehören: • Adresse • Festwerte • Set-/Get-Parameter, die Vorschlagswerte für Felder wie Buchungskreis, Werk oder Geschäftsbereich festlegen Diese Vorgaben sind die benutzereigenen Daten. Jeder Anwender kann diese auf dem Menüpfad SYSTEM | BENUTZERVORGABEN | EIGENE DATEN individuell modifizieren.

9.4 Profilgenerator Heutzutage ist der Profilgenerator das zentrale Werkzeug zur Generierung von Berechtigungen und Berechtigungsprofilen. War es früher notwendig, mühsam die zum Ausführen einer Transaktion benötigten Berechtigungsobjekte zusammenzustellen, die entsprechenden Berechtigungen manuell zu erstellen, zu Profilen zusammenzufassen, diese zu generieren und dann dem Benutzer zuzuordnen, ist dieser Vorgang durch den Profilgenerator über große Strecken automatisiert worden. Dies bedeutet einen wesentlichen Zeitgewinn, da im anderen Fall die Zuordnung der Transaktionen und Berechtigungsobjekte zu den realen Organisationsstrukturen und Tätigkeitsprofilen des Unternehmens relativ aufwändig ist. Dieser Arbeitsumfang wurde bei vielen Projekten unterschätzt. Gleichwohl ist auch im R/3 Enterprise eine manuelle Pflege von Berechtigungsprofilen möglich. Dies ist jedoch nur empfehlenswert für Profile, die nicht mit dem Profilgenerator erstellt wurden. Dabei dürfte es sich in den meisten Fällen um Profile handeln, die noch aus früheren Releaseständen herrühren. Profile, die mit dem Profilgenerator erstellt wurden, sollen jedoch nicht manuell gepflegt werden, da sich sonst Inkonsistenzen zum Profilgenerator ergeben.

9.4.1 Überblick Profilgenerator Der Profilgenerator ist ein mächtiges Werkzeug. Die Definition von Rollen erfolgt nach einem schematischen Verfahren, das im Folgenden skizziert wird. • Stellenbeschreibung Ausgangspunkt der gesamten Arbeit ist eine möglichst genaue Beschreibung der Tätigkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter Ihres Unternehmens. • Erstellen eines Menübaums durch Zuweisen der benötigten Transaktionen Nachdem man weiß, welche Aufgaben ein Mitarbeiter wahrnimmt werden ihm mit dem Profilgenerator nur die nötigen Menüpunkte im SAPMenübaum zugewiesen. Dies geschieht durch Eingabe der benötigten Transaktionen und kann durch Internetlinks etc. erweitert werden.

9.4 Profilgenerator

271

9

Berechtigungen und Rollen

• Definition von Aufgaben Verwendet Ihr Unternehmen den SAP Workflow, so können in der Rolle auch die erlaubten Aufgaben hinterlegt werden. • Zuweisung der Organisationseinheiten Nachdem die Menüpunkte und damit die erlaubten Transaktionen festgelegt wurden, sammelt der Profilgenerator alle in den Berechtigungen hinterlegten Organisationseinheiten wie Buchungskreis, Kostenstelle und Werk. Zu jeder Organisationseinheit wird dann ein der Stellenbeschreibung entsprechender Wert eingegeben. Eingaben mit Hilfe des Platzhalters »*« sind möglich. • Überarbeitung der Berechtigungen Aus den obigen Werten generiert der Profilgenerator die entsprechenden Berechtigungen für die Rolle. Diese müssen gegebenenfalls noch manuell überarbeitet werden. Hierbei unterstützt der Profilgenerator mit Hilfe einer leicht verständlichen »Ampelgrafik«. • Generierung des Profils Sind die Vorgaben passend, so genügt ein Mausklick, um aus diesen Angaben ein vollständiges Berechtigungsprofil zu generieren. • Zuweisung des Profils der Rolle Das Profil dieser Rolle kann dann den Benutzern, aber auch Organisationsobjekten aus der Personaladministration, wie Organisationseinheiten, Planstellen, Stellen oder Benutzern, zugewiesen werden. Es ist möglich, die Zuordnung zeitlich einzuschränken.

9.4.2 Terminologie des Profilgenerators In der vorangegangenen Beschreibung wurden bereits einige Begriffe des Profilgenerators erwähnt. Diese Begriffe sollen hier nachträglich kurz geklärt werden.

Rolle Der zentrale Begriff des Profilgenerators ist die Rolle (früher Aktivitätsgruppe). Hier werden alle Aktivitäten einer Stelle zusammengefasst. Als Aktivitäten gelten sowohl Transaktionen und Reports aus dem SAP-Menü als auch Aufgaben aus dem SAP Business-Workflow. Hinzu kommen Zugriffe auf das Internet. Aus Rollen lassen sich Berechtigungsprofile generieren.

Abgeleitete Rollen Um nicht wegen jeder neuen Ausprägung einer Organisationseinheit eine Rolle neu erstellen zu müssen, werden abgeleitete Rollen verwendt. Abgeleitete Rollen stehen in einem direkten, erbenden Verhältnis zu den Referenzrollen, aus denen sie hervorgingen. Unter einer abgeleiteten Rolle können Berechtigungsprofile für eine gewisse Organisationsebene unter Verwendung aller Aufgaben und Aktivitäten einer Referenzrolle generiert werden. Hierdurch lassen sich z.B. aus einer Referenzrolle »Einkäufer« sehr einfach abgeleitete Rollen für einzelne Buchungskreise definieren.

272

9 Begriffe aus dem Organisationsmanagement Der Profilgenerator bietet im R/3 Enterprise die Möglichkeit, Profile mittels der Rollen direkt Objekten aus dem Organisationsmanagement zuzuordnen. Hierzu muss allerdings die Anwendungskomponente PD verwendet werden. So ist es einfacher, Berechtigungen anhand der Definition von Zuständigkeiten einer Planstelle zuzuordnen als jedem einzelnen Benutzer einer solchen Planstelle.

R/3-Workflow Im Rahmen des R/3-Workflow kann man Einzel- und Mehrschrittaufgaben definieren, die komplexe Geschäftsprozesse miteinander verbinden. Der Profilgenerator kann auch für die Berechtigungsvergabe solcher Workflow-Aufgaben verwendet werden.

9.4.3 Berechtigungstrace mit SU53 Fehlt Ihnen während einer R/3-Sitzung eine für die Weiterarbeit erforderliche Berechtigung, so stellen Sie dies zunächst an der Fehlermeldung »Keine Berechtigung für Transaktion ...« fest, die in der Statusleiste des R/3-Fensters erscheint. Sollten Sie die Berechtigung zu Ausführung der Transaktion SU53 haben, dann können Sie die fehlende(n) Berechtigung(en) durch einen Berechtigungstrace analysieren. Rufen Sie dazu im Anschluss an die Fehlermeldung (also unmittelbar danach) mit Hilfe des Befehlsfeldes oder über den Menüpfad SYSTEM | HILFSMITTEL | ANZ. BERECHT.PRÜFUNG die Transaktion SU53 auf. Sie sehen ein Fenster, welches folgende Angaben enthält (Abb. 9.4): • den Namen des Berechtigungsobjekts (technischer Name inklusive Beschreibung) • die in Ihrem Benutzerstammsatz vorhandenen Berechtigungen zu diesem Objekt

Abbildung 9.4 SU53 (© SAP AG)

9.4 Profilgenerator

273

9

Berechtigungen und Rollen

Mit diesen Angaben können Sie sich an den Systemadministrator wenden, der die erforderliche(n) Berechtigung(en) ggf. neu anlegt und Ihrem Benutzerstammsatz zuweist.

9.5

Fragen

1. Welche Objekte regeln im R/3-System den Datenzugriff? a) Benutzerstammsatz b) Berechtigungstrace c) Profilgenerator d) Berechtigungsobjekte 2. Welche Aussagen zum Thema »Benutzerstammdaten« sind korrekt? a) Das Initialkennwort dient dem Ersteinstieg des Benutzers in das SAPSystem. b) Kein Benutzer hat Zugriff auf Feldinhalte seines Benutzerstammsatzes. c) Durch Zuweisung eines Profils kann der Systemverwalter den Aufruf einer Transaktion nach dem Start von R/3 bestimmen. d) Das Profil SAP_New enthält wichtige Berechtigungen für die Einführung und Implementierung von SAP R/3. 3. Welche Aussagen sind richtig? a) Das Benutzermenü enthält nur die Transaktionen, für die ein Benutzer aufgrund seiner Aufgabenstellung auch berechtigt ist. b) Ein Benutzer kann über die Transaktion SU53 fehlende Berechtigungen ermitteln und diese dann seiner Rolle über die Transaktion SU99 zuordnen, um den Systemadministrator zu entlasten. c) Benutzer mit gleichen Aufgaben lassen sich zu einer Rolle zusammenfassen. d) Der Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes.

9.6

Lösungen

1. Welche Objekte regeln im R/3-System den Datenzugriff? a) Richtig Benutzerstammsatz b) Falsch Berechtigungstrace c) Falsch Profilgenerator d) Richtig Berechtigungsobjekte 2. Welche Aussagen zum Thema »Benutzerstammdaten« sind korrekt? a) Richtig Das Initialkennwort dient dem Ersteinstieg des Benutzers in das SAP-System. b) Falsch Kein Benutzer hat Zugriff auf Feldinhalte seines Benutzerstammsatzes. c) Falsch Durch Zuweisung eines Profils kann der Systemverwalter den Aufruf einer Transaktion nach dem Start von R/3 bestimmen. d) Falsch Das Profil SAP_New enthält wichtige Berechtigungen für die Einführung und Implementierung von SAP R/3.

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9 3. Welche Aussagen sind richtig? a) Richtig Das Benutzermenü enthält nur die Transaktionen, für die ein Benutzer aufgrund seiner Aufgabenstellung auch berechtigt ist. b) Falsch Ein Benutzer kann über die Transaktion SU53 fehlende Berechtigungen ermitteln und diese dann seiner Rolle über die Transaktion SU99 zuordnen, um den Systemadministrator zu entlasten. c) Falsch Benutzer mit gleichen Aufgaben lassen sich zu einer Rolle zusammenfassen. d) Richtig Der Benutzername ist der Schlüssel des Benutzerstammsatzes.

9.6 Lösungen

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Kapitel 10 Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence 10.1 10.1.1

mySAP Supplier Relationship Management (SRM) Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet

279 279

10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3 10.2.4

mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) Überblick mySAP SCM Stammdaten des mySAP SCM Schlüsselbereiche des mySAP SCM Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung

293 294 296 298 303

10.3 10.3.1 10.3.2

Product Lifecycle Management (PLM) Funktionsbereiche Organisationsstrukturen

310 311 318

10.4 10.4.1 10.4.2 10.4.3 10.4.4 10.4.5

mySAP Customer Relationship Management (CRM) Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien Definition des Customer Relationship Management Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management mySAP CRM-Architektur

318 318 320 322 322 323

10.5 10.5.1 10.5.2 10.5.3

mySAP Enterprise Portals (EP) Die Plattform für Information und Kooperation Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals

333 334 334 335

277

10

278

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

10.6

mySAP Business Intelligence

337

10.7

Fragen

340

10.8

Lösungen

341

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence 10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM) 10.1.1 Beschaffung und Lieferanten-Management über das Internet Bereits seit 1996 bietet SAP Internetlösungen an. 1999 kam eine neue Lösung für die elektronische Beschaffung hinzu: mySAP E-Procurement, das durch seinen Einsatz im B2B Procurement (Business-to-Business) bekannt geworden ist. Später wurde diese Lösung in SAP Enterprise Buyer umbenannt; nunmehr wird sie durch mySAP SRM (Supplier Relationship Management) ergänzt. Diese Weiterentwicklung des E-Procurement dient zur Optimierung der Kunden-Lieferant Beziehung. (Siehe auch: Schlüsselbereiche von mySAP SRM, S.288 f.) Unternehmen aller Couleur nutzen das Internet seit längerem nicht nur dazu, neue Märkte zu erschließen, sondern auch um die Optimierung ihrer Logistikkette und die damit zusammenhängende Beschaffung effektiv voranzutreiben. Anders als im klassischen Beschaffungsprozess, wo der Einkäufer noch im großen Maße direkt mit dem Verkäufer kommuniziert(e), stützt sich der Erfolg von Unternehmen in zunehmenden Maße auf eine Automatisierung innerhalb der Logistikkette. Dies gilt für Waren- und Geldströme ebenso wie für Informationen (siehe hierzu auch SCM – Supply Chain Management, S. 293 ff.). Die Beschaffungsabwicklung über das Internet kann einem Unternehmen in großem Umfang zusätzlichen Nutzen sowie Kosteneinsparungen bringen. Es hat sich über viele Jahre gezeigt, dass die berühmte 80:20-Regel auch in der Beschaffung ihre Gültigkeit hat. Diese Regel besagt, dass Unternehmen 80% Ihres Bedarfs durch 20% der Lieferanten abdecken. Im Umkehrschluss heißt das: 80% (!) der Lieferanten liefern lediglich 20% der Bedarfs. Jüngste Untersuchungen haben ergeben, dass sich dieses Verhältnis ziemlich genau mit dem Verbrauch an Direkten (~80%) und Indirekten Materialien (~20%) deckt. Hinweis Direkte Materialien gehen direkt in die Produktion ein (z.B. Rohstoffe) oder sind für den Vertrieb gedacht. Die Beschaffung ist oft kompliziert und die Zuverlässigkeit der Lieferanten bzw. die hochwertige Produktqualität stehen im Vordergrund. Indirekte Materialien werden intern für die Instandhaltung, die Wartung bzw. den Betrieb von Maschinen sowie für die Verwaltung gebraucht, wie z.B. Bürobedarf, Büromöbel, PCs.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM)

279

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Daraus ergibt sich, dass der administrative Aufwand für indirekte Materialien unverhältnismäßig groß ist zum eigentlichen Wert der Produkte. Andererseits ist der Einkaufsprozess direkter Materialien wesentlich komplizierter (Ausschreibungen, Verhandlungen) und erfordert eine genauere Überwachung (Qualitäts- und Lieferantenauswertung) und Steuerung (Planung, Bestellabwicklung). Mit mySAP SRM hat ein Unternehmen die Möglichkeit, Teile der Beschaffung zu dezentralisieren und damit die Abteilung Einkauf zu entlasten. Dadurch kann sich der Einkauf auf wesentliche Aufgaben konzentrieren. Die Katalogbeschaffung ermöglicht es Anwendern, gewünschte Materialien aus unterschiedlichen Lieferantenkatalogen auszuwählen und zu bestellen (siehe auch Workflow). Selbstverständlich können Positionen auch manuell in der Bestellung erfasst werden.

Abbildung 10.1 Die 80:20 Regel

Überall dort, wo SAP R/3 als ERP-Software (ERP = Enterprise Resource Planning), also als operatives System zur (internen) Prozessabwicklung und -optimierung genutzt wird, erweitert das Supplier Relationship Management die Beschaffung um die Möglichkeiten strategischer Auswertungen (Planung und Steuerung durch Nutzung des Business Warehouse = BW) und sorgt für die Integration des Internet im gesamten Beschaffungsprozess. Die Prozesse und die Zusammenarbeit im Bereich Materialwirtschaft (Material Management = MM) finden jetzt zunehmend unternehmensübergreifend statt. Neben der Beschaffung indirekter Materialien über Kataloge unterstützt mySAP SRM jetzt auch die Beschaffung direkter Materialien. Hinweis Enterprise Resource Planning ist die Planung unternehmensweiter Ressourcen und verbindet Produktions-, Finanz-, Personal-, Vertriebs- und Materialwirtschaftssysteme.

280

10 Hinweis Das Business Warehouse beruht auf einer komplexen Datenbank mit vielen vorkonfigurierten Inhalten und Informationsmodellen, unternehmensinternen und externen Daten sowie vordefinierten Berichten. mySAP SRM hat also zum Ziel, die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und die gesamte Beschaffungsstrategie sowohl für direkte wie indirekte Materialien zu optimieren und damit die Wertschöpfung an der Beschaffungsseite zu erhöhen bzw. zu Kosteneinsparungen zu kommen. Dieses soll in erster Linie erreicht werden durch: • Optimierung der Lieferantenauswahl • Verkürzung der Beschaffungszeiten • Verringerung der Prozesskosten • zielorientierte Beschaffungsstrategien Durch die Evaluierung der Unternehmensabläufe z.B. im Einkauf mit Hilfe von mySAP SRM ist es möglich, zielgerichtet an diesen Verbesserungen zu arbeiten, die Beschaffung zu steuern bzw. zu automatisieren sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten (insbesondere bei der Planung) durch eine direkte An- und Einbindung zu verbessern. Da jedes Unternehmen seine eigenen Beschaffungsbedürfnisse hat, besteht mySAP SRM aus verschiedenen Komponenten, welche durch SAP R/3 unterstützt werden.

Überblick Materialwirtschaft R/3 Überblick Logistik Die Logistik befasst sich mit den Prozessen • des Vertriebs • der Beschaffung • der Herstellung • der Lagerung Um Mehrfachbearbeitungen zu vermeiden, erfolgt die Planung, Steuerung und Koordination der gesamten logistischen Kette bereichsübergreifend. Im SAP R/3 werden die Teilbereiche Vertrieb (SD), Produktionsplanung und -steuerung (PP), Materialwirtschaft (MM), Qualitätsmanagement (QM) und Instandhaltung (PM) durch Anwendungskomponenten abgebildet. In Abbildung 10.2 sind die wichtigsten Funktionen grafisch dargestellt. Materialwirtschaft Die SAP R/3 Materialwirtschaft umfasst die Grundfunktionen Disposition, Einkauf, Rechnungsprüfung und Bestandsführung, ferner die Lagerverwaltung und -steuerung.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM)

281

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Abbildung 10.2 Überblick Logistik

Ausgehend von einen Produktionsprogramm werden Materialbedarfe nach Art, Menge und Termin ermittelt. Man ermittelt so den Bruttobedarf. Durch Abgleich mit den verfügbaren Lagerbeständen wird danach der Nettobedarf errechnet, welcher entweder durch eigene Produktion oder durch Zukäufe abgedeckt werden muss. Betriebswirtschaftlich gesehen besteht die Aufgabe der Materialwirtschaft darin, die Versorgung eines Unternehmens mit den benötigten Waren und Dienstleistungen sicherzustellen, also die Beschaffung und Bereitstellung von Gütern in der erforderlichen Menge und Qualität zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort. Dabei darf der Kostenaspekt niemals aus den Augen verloren werden. Im Grunde besteht die Kunst darin, eine hohe Lieferbereitschaft mit minimalen Kosten zu gewährleisten (z.B. Kapitalbindung durch Lager und Bestellkosten). Dazu gehören auch Kriterien wie die Einhaltung der Fertigungsabläufe bzw. die Auslastung der Kapazitäten des Unternehmens. Schnittstellen Folgenden Komponenten von R/3 haben Schnittstellen zur Materialwirtschaft: • Controlling (CO) – z.B. Kontierungen bei Materialentnahmen • Finanzbuchhaltung (FI) – z.B. Weiterleitung der Daten aus der Rechnungsprüfung • Produktionsplanung (PP) – z.B. Bedarfsanforderung der Produktionsplanung an den Einkauf • Vertrieb (SD) – z.B. Verfügbarkeitsprüfung bei Kundenauftrag

282

10 Stammdaten im R/3 MM Damit die Prozesse und Funktionen der Materialwirtschaft durchgeführt werden können, benötigt man Stammdaten, welche in Form von Stammsätzen im System hinterlegt werden. Das Anlegen und Ändern von Stammsätze geschieht im System nur einmal. Danach stehen diese Stammsätze allen in anderen Anwendungskomponenten (z.B. Vertrieb, Produktion) zur Verfügung. Damit wird Datenredundanz (das wiederholte Auftreten gleicher Daten) vermieden. Neben materialbezogenen Daten können Stammdaten auch Informationen mit Bezug auf organisatorischen Einheiten enthalten (z.B. Werk, Lagerort oder Einkaufsorganisation). Stammdaten im SAP R/3 MM sind z.B. • Materialstammdaten mit Informationen über Rohstoffe, Handelswaren usw. Alle Daten werden fachbereichsübergreifend (SD, MM, PP) geführt; • Lieferantenstammdaten mit Einkaufs- und Buchhaltungsdaten und allen sonstigen Daten zu einem Lieferanten oder Kreditor; • Einkaufsinfosätze mit Informationen zu einem Lieferanten und einem Material, das von diesem Lieferanten bezogen wird. Sie stellen die Beziehung zwischen Material und Lieferant her; • Konditionen mit Informationen zur Preisfindung. Organisationsstruktur In der Materialwirtschaft sind folgende Organisationseinheiten relevant: • Mandant – stellt das Unternehmen bzw. den Konzern dar • Buchungskreis – rechtlich selbständig bilanzierende Einheit (z.B. einzelne GmbH) • Einkaufsorganisation – zuständig für die Beschaffung Hinweis Einkaufsorganisationen können: • genau für ein Werk zuständig sein (z.B. EK-Org1 für Werk 1), • werksübergreifend pro Buchungskreis tätig sein (z.B. EK-Org2 für Werk 2 und 3), • oder buchungskreisübergreifend für alle Werke tätig sein (z.B. EK-Org3, ähnlich wie ein Zentraleinkauf). • Werk – die disponierende und bestandsführende Einheit • Lagerort – damit lassen sich Materialbestände innerhalb eines Werkes getrennt führen Hinweis Lagerorte sind einem Werk zugeordnet, deshalb kann die Nummernvergabe (z.B Lagerort 1) mehrmals vorkommen (vgl. Abb. 10.3)!

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Abbildung 10.3 Beispiel einer Organisationsstruktur

Geschäftsprozesse und Funktionen von R/3 MM SAP R/3 deckt sämtliche Funktionen der Materialwirtschaft ab: von der Disposition über den Einkauf bis zur Rechnungsprüfung. • Materialdisposition In der sog. verbrauchsgesteuerten Disposition werden Beschaffungsvorschläge anhand von fest vorgegeben Bestellpunkten (z.B. bei Unterschreitung des Sicherheitsbestandes) oder von Prognoseberechnungen bestimmt. Der ermittelte Bedarf wird als Vorschlag gespeichert. Diese Vorschläge werden entweder als Bestellanforderungen dem zuständigen Einkauf zugeordnet oder als Planauftrag an die Produktion (PP) gegeben. Zusätzlicher Bedarf kann als manuelle Bestellanforderung erfasst werden. • Einkauf Diese Bestellanforderungen können nun vom Einkauf in Bestellungen oder Rahmenverträge umgesetzt werden. Im Einkaufsprozess wird dabei unterschieden, ob Bestellungen sofort erfolgen können (aufgrund bestehender Vereinbarungen wie z.B. Rahmenverträge) oder ob erst Angebote mit Hilfe von Anfragen eingeholt werden müssen. Der Einkauf ist also für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich: Bearbeitung von Anfragen und Angeboten, Lieferantenauswahl, Bestellabwicklung, Lieferantenbeurteilung usw.

284

10 Hinweis Ein Rahmenvertrag ist eine längerfristige Vereinbarung mit einem Lieferanten über die Lieferung von Dienstleistungen oder Materialien zu festgelegten Konditionen. Man unterscheidet Mengen- oder Wertverträge als Kontrakte oder Lieferpläne. • Bestandsführung Die Bestandsführung hat die Aufgabe, die Bestände mengen- und wertmäßig zeitnah zu erfassen und zu verbuchen. Hierzu gehören alle Vorgänge, welche den Bestand an Waren verändern, wie z.B. Wareneingänge und -ausgänge, Umbuchungen und Umlagerungen aber auch Materialreservierungen und Rücklieferungen. Die Mengen werden bei jeder Materialbewegung fortgeschrieben. Die Wertfortschreibung erfolgt im Normalfall über eine automatische Kontenfindung. Das System leistet praktische Hilfe, wenn z.B. ein Wareneingang (WE) mit Bezug zu einer Bestellung gebucht werden soll. Hierbei werden alle relevanten Daten vom System bereit gestellt. • Lagerverwaltung Mit dem Lagerverwaltungssystem können komplexe Lagerstrukturen festgelegt und überwacht werden. Dabei werden unterschiedliche Methoden der Ein- und Auslagerung unterstützt. In der Lagerverwaltung werden bestandsverändernde Vorgänge wie Wareneingänge, Umlagerungen usw. abgebildet. • Rechnungsprüfung Die Rechnungsprüfung stellt das Bindeglied zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen (FI) dar. Hier können die erhaltenen Rechungen, welche Bezug zu einem Wareneingang (WE) oder einer Bestellung haben, schnell erfasst, geprüft und anschließend gebucht werden. Darüber hinaus werden Informationen aus dem Materialstamm verwendet. Die weitere Abwicklung hängt von einigen Prämissen ab: • stimmen die Rechnungsdaten mit den vorgeplanten Daten überein, werden die Buchungen automatisch durchgeführt und die Rechnung wird zur Zahlung freigegeben, • bei Überschreitung vorgegebener Toleranzen wird die Rechnung zur Zahlung gesperrt, • eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Rechnung automatisch beim Wareneingang erstellen zu lassen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Beschaffungsmarketing. Damit ist gemeint, dass das Unternehmen die Aufgabe hat, durch den Aufbau und die Pflege von (möglichst) dauerhaften Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten die Versorgung sicherzustellen. Grundlage einer effektiven Zusammenarbeit zwischen Unternehmen ist dabei der Vorteil, der sich für beide Partner, also Kunden und Lieferant, ergibt und von beiden gewünscht und angestrebt wird. Gerade hier spielt mySAP SRM seine Stärken aus.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Komponenten von mySAP SRM Die Umsetzung der Funktionalitäten in mySAP SRM erfolgt durch einander ergänzende Komponenten. Da mySAP SRM in verschiedenen Konfigurationen erhältlich ist, beschränken wir uns hier auf die Beschreibung einiger wichtiger Komponenten, welche in den Paketen enthalten sind Die wichtigsten Komponenten der SRM-Lösung sind das EBP (Enterprise Buyer Professional), ein internetgestütztes Beschaffungssystem und Teil des mySAP SRM E-Procurement sowie das Business Warehouse, ein Data Warehouse zur Durchführung strategischer Analysen und Auswertungen. mySAP SRM ist kompatibel mit den Logistikfunktionalitäten des SAP R/3-Systems und anderer ERP-Systeme. Weitere Komponenten sind • SUS (Supplier Self Services). Damit können die Lieferanten direkt am Beschaffungssystem teilnehmen • Der Content Integrator kann gemeinsam mit mySAP SRM für die Harmonisierung von Lieferanten und Materialien sowie für die Ausgabenanalyse eingesetzt werden.

Überblick mySAP SRM Ähnlich wie SAP R/3 benötigt auch mySAP SRM ein Gerüst aus Organisationsstruktur und Stammdaten. Stammdaten Die Stammdaten können entweder über bestehende ERP-Systeme (z.B. SAP R/3) übertragen oder direkt im EBP (Enterprise Buyer Professional) angelegt werden. Das gilt für den Materialstamm ebenso wie für die Warengruppe und den Lieferantenstamm. Auch die Benutzerdaten können aus anderen Systemen in das EBP übertragen werden. Benutzer müssen darüber hinaus auch als Business Partner angelegt werden (siehe dazu auch Organisationsstruktur).

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Abbildung 10.4 Stammdaten im R/3 und EBP

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10 Achtung Stammdaten im SAP und im EBP können unterschiedliche Bezeichnungen haben (siehe Abbildung 10.4). Organisationsstruktur Die Organisationsstruktur im EBP ist etwas anders aufgebaut als im R/3. Sie beinhaltet die Organisationseinheiten des Unternehmens, gegliedert nach Aufgaben und Funktionen (z.B. Einkauf). Die höchste Ebene einer Organisationsstruktur wird als Wurzel bezeichnet; unterhalb der Wurzel wird die restliche Struktur aufgebaut. Anders als im SAP R/3 sind jedoch auch die Benutzer im EBP ein zentraler Bestandteil des Organisationsplans. Das heißt, der Benutzer (User) muss über eine Struktur, welche mehrere Objekte umfasst, im Organisationsplan eingebunden sein. Eines dieser Objekte ist die Planstelle: Planstellen sind die tatsächlich zu besetzenden Positionen im Unternehmen (z.B. Einkäufer oder Sekretärin der Buchhaltung). Weitere Objekte sind der R/3-User, die zentrale Person und der Geschäftspartner (siehe auch Geschäftspartnerkonzept).

Abbildung 10.5 Beispiel einer Organisationsstruktur der Firma XY (mit Gliederung des

Einkaufs)

Geschäftspartnerkonzept mySAP SRM nutzt das sogenannte SAP-Geschäftspartnerkonzept. Dieses sieht vor, dass jeder, der als (interner oder externer) Geschäftspartner an einem Geschäftsvorgang beteiligt ist, als Business Partner im System angelegt sein muss. Dieses gilt für sowohl für Personen wie für Personengruppen oder Orga-

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10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

nisationen. Das bedeutet, dass nicht nur Lieferanten oder Ansprechpartner als Business Partner hinterlegt werden, sondern auch die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens. Im Grunde genommen wird also das Geschäftspartnermodell mit der Aufbauorganisation verknüpft. Damit also ein Benutzer an einem Geschäftsvorfall beteiligt werden kann, muss er nicht nur als User sondern darüber hinaus auch als Business Partner angelegt werden. Diesem Business Partner können dann Rollen zugeordnet werden. Die Rolle stellt eine Sammlung von Aktivitäten dar, welche von einer Person ausgeführt werden. An diese Rollen sind Berechtigungen und Transaktionen geknüpft, welche die Durchführung bestimmter Anwendungen ermöglichen (z.B. Bestellung anlegen oder Bestellung freigeben). Beispiel: In der Organisationsstruktur der Firma XY möchte der User A einen Drucker bestellen (siehe Abbildung 10.5). Das System prüft, welche EK-Organisationen der Abteilung des User A zugeordnet sind und somit bestellen dürfen. Hierzu gehören die EK-Gruppe Europa und der zentrale EK. Grund dafür ist, dass: • die EK-Gruppe Europa der Organisation Europa zugeordnet ist und für die Organisation Europa (und alle dazugehörigen Abteilungen) bestellen darf und • der Zentrale Einkauf organisatorisch der »Wurzel« (Firma XY) zugeordnet ist und für diese und alle dazugehörigen Abteilungen bestellen darf. Das System prüft weiter, welche dieser EK-Gruppen für die bestellte Produktkategorie sachlich zuständig ist und wählt darum den Zentralen Einkauf als zuständige EK-Gruppe aus. Hinweis Sollten mehrere zugeordnete EK-Gruppen zuständig sein, wählt das System die EK-Gruppe auf der niedrigsten Ebene. In der EK-Gruppe sind dann weitere sachliche Zuständigkeiten und Berechtigungen für die einzelnen Einkäufer definiert. Liegen die Organisationsdaten für den Einkauf (EK Organisation) in einem R/3-System, sind mit den Organisationseinheiten im EBP keine User verknüpft, da das EBP lediglich für die Weiterleitung der Werte verwendet werden..

Schlüsselbereiche von mySAP SRM Die Schlüsselbereiche von mySAP SRM bestehen aus 3 Hauptbereichen (Abb. 10.6): I. Evaluierung der Beschaffungsstrategie • Entwicklung der Beschaffungsstrategie Zweck: Optimierung der Bezugsquellenfindung (welche Lieferanten bzw. Hersteller kommen in Frage), aber auch der Beschaffung (Auswahl des Lieferanten) und Produktentwicklung mittels systemseitig unterstützter Analysen. Durch die Zusammenführung der analysierten Daten aus dem SAP BW verbessert mySAP SRM den Überblick und die Transparenz.

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Abbildung 10.6 Schlüsselbereiche von mySAP SRM

• Qualifizierung der Lieferanten Zweck: Verringerung des Aufwands bei der Suche nach Bezugsquellen durch Auswertung und Verwendung eindeutiger und zeitnaher Informationen. Unterstützung der Lieferantenprüfung und der Qualifizierung mit dem Ziel, das Beschaffungsrisiko und die Kosten zu senken. • Auswahl von Lieferanten Zweck: Die Ermittlung von Bezugsquellen soll durch den Einsatz strukturierter Anfragen und »Auktionen« vereinfacht und beschleunigt werden. Hierbei helfen die unter Qualifizierung der Lieferanten erfassten Auswertungen. Es ist möglich, über das elektronische Ausschreibungsverfahren Ausschreibungen zu veröffentlichen, Auktionen durchzuführen und damit einen neuartigen Zugang zur Geschäftswelt zu erhalten. Dies kann öffentlich oder auch nur für eingeführte Lieferanten geschehen. Hierdurch wird die Beschaffung von Direktmaterialien effektiv unterstützt. • Vertragsverhandlungen und -verwaltung Zweck: Nutzung der Vorteile strategischer Zusammenarbeit bei Vertragsverhandlungen durch die Zusammenführung von Informationen auf Unternehmensebene oder sogar auf unternehmensübergreifender Ebene (z.B. bei Projektteams). II. Anbindung aller Lieferanten • Supplier Self Services Zweck: Durch die Anbindung der Lieferanten an mySAP SRM will man nicht nur den Einkaufsprozess, sondern auch den Verkaufsprozess an Lie-

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

ferantenseite verbessern und langfristig zu einer Verschmelzung von Geschäftsprozessen kommen. Lieferanten können so nicht nur ihre Produktkataloge auf den aktuellsten Stand halten, sondern auch Aufträge abwickeln und sogar Rechnungen erstellen. Der direkte Weg des Lieferanten zum Kunden wird somit geebnet. • Content Management Content Management ist ein Prozess, welcher die Informationen zu Produkten und Lieferanten und die Beschaffung steuert. Das Ziel besteht darin, zu der unter Supplier Self Services genannten Anbindung eine Wissensdatenbank (Content) mit aktuellsten Informationen zu Lieferanten und Produkten aufzubauen. Statt Produkte manuell anzulegen ist es auch möglich, Daten aus anderen Quellen (Marktplätze, Lieferanten) zu importieren und zu verwalten. Die Inhalte können dann im SAP Enterprise Buyer bearbeitet werden. Diese Funktionalität lässt sich nicht nur optimal für indirekte sondern auch für direkte Materialien nutzen. III. Einbindung aller Lieferanten • Operative Bezugsquellenfindung Zweck: Unter Nutzung zusammenhängender Informationen sollen unvorhergesehene Bedarfsanforderungen schnell und effizient in Bestellungen umgesetzt werden. • Beschaffung per Self Service (Mitarbeiter Self Service) Zweck: Entlastung der Einkaufsabteilung durch Einbeziehung dezentralisierter Einkaufsprozesse unter gleichzeitiger Beachtung der Einkaufsbestimmungen. Self Service eignet sich in erster Linie für die Beschaffung indirekter Materialien. Auch Mobile Procurement, also die Beschaffung über mobile Geräte wie Mobiltelefon oder PDA (Personal Digital Assistant) ist möglich. Vorteil: dringend benötigte Materialien können sofort bestellt und Genehmigungen von überall aus erteilt werden. Neben dem Einkauf können auch Meldungen oder Workflows bearbeitet werden. Dazu gibt es Funktionen für das Reporting oder die Instandhaltung. • Planungs- und produktionsgesteuerte Beschaffung Zweck: Automatisierte Beschaffung (meist direkte Materialien) unter Einbeziehung von Planungs- und Produktionssystemen oder Verknüpfung der Beschaffung mit vorhandenen Prozessen des SCM (Supply Chain Management). Hierbei können ebenfalls die bereits erwähnten Ausschreibungsverfahren und auch der SAP APO (Advanced Planner and Optimizer) eingesetzt werden (siehe auch SCM). • Überwachung von Lieferantenbeziehungen Zweck: Erfassung des gesamten Spektrums der Lieferantenbeziehungen zur Sicherung des Erfolgs und der Wirksamkeit der strategischen Beschaffung.

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10 Möglichen Szenarien beim Einsatz von EBP Wie bereits erwähnt, ist es möglich EBP unabhängig von ERP Systemen zu nutzen. Deshalb werfen wir jetzt einen Blick auf die verschiedenen Szenarien, welche denkbar wären. • Klassisches Szenario Hierbei werden die Geschäftsabläufe im eigentlichen ERP-System abgewickelt. • Entkoppeltes Szenario Hier werden einige Teile des Geschäftsprozesses im EBP (z.B. die Bestellung indirekter Materialien), andere wiederum im ERP-System abgewickelt (z.B. direkte Materialien). • Erweitertes Klassisches Szenario Der EBP wird für die gesamte Beschaffung genutzt. Der EBP leitet Kopien der erfassten Schritte (z.B. Bestellungen) an das ERP-System weiter. Die Materialwirtschaftsfunktionen des ERP werden z.B. für die Lagerhaltung genutzt. • Standalone-Szenario Das EBP ist lediglich mit einem FI-System (Rechnungswesen) verbunden; in diesem Fall wird das EBP als eigenständige Lösung genutzt und der gesamte Prozess lokal verarbeitet.

Workflow Nun kommen wir zu einer Funktion, welche die allgemeinen Abläufe im SAP R/3 bereits unterstützt, aber durch den Einsatz von mySAP SRM ihre vielfältigen Möglichkeiten erst voll entfaltet. Ein Workflow stellt eine ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) dar. Er beschreibt, wer was wann und in welcher Reihenfolge bearbeitet. Die Workflow-Methodik findet auch im EBP (Enterprise Buyer Professional) Anwendung. Die Verknüpfung der einzelnen Aufgaben werden dabei vom SAP Business Workflow sichergestellt. So können z.B. standardmäßige Workflows für Bestellgenehmigungen, Bestätigungen oder Rechnungen genutzt werden. Dafür muss ein Geschäftsprozess definiert werden, welcher die erforderliche Reihenfolge von Ereignissen festlegt und beschreibt, welche Daten dafür (meist vorübergehend) zur Verfügung stehen müssen. Dieser Prozess wird in einem Ereignisdiagramm hinterlegt, das aus dem auslösenden Ereignis und darüber hinaus aus einzelnen Aufgaben sowie gegebenenfalls erforderlichen logischen Abfragen besteht. Die jeweiligen Ereignisse aus dem Diagramm bestimmen, wann etwas gemacht werden muss. Beispiel: Bestellanforderung (BANF) angelegt und gesichert.

10.1 mySAP Supplier Relationship Management (SRM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Was gemacht werden muss, wird durch eine Aufgabe (Workitem) ausgeführt. Aufgaben beziehen sich auf die einzelnen Arbeiten, welche im Workflow-Prozess auszuführen sind. So kann das Sichern der BANF z.B. eine Funktion aufrufen, die automatisch eine Bestellung generiert. Die Aufgaben können aber auch zugeordnet werden. Wer diese Aufgabe bearbeitet, wird durch die Aufbauorganisation und die hinterlegten Rollen gesteuert. So kann z.B. dem Einkaufsleiter (im Eingangskorb eines Mailsystems) die erwähnte Bestellung zur Freigabe (oder als Erinnerung zur weiteren Bearbeitung) vorgelegt werden. Workflow-Beispiel ohne EBP Sie wollen eine Bestellung aufgeben. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, wird die Bestellung dem verantwortlichen Einkäufer zur Festlegung des Lieferanten oder zum Ausdruck der Bestellung weitergeleitet. Ist eine Genehmigung erforderlich, wird die Bestellung Ihrem Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt. Erfolgt keine Genehmigung, dann erhalten Sie eine Nachricht (mit dem Ablehnungsgrund). Bei Genehmigung wird Ihre Bestellung dem Einkäufer zugestellt (Abb. 10.7). Im EBP wird die Abwicklung über Workflows noch weiter verfeinert, da in den neuen Beschaffungsprozessen alle Mitarbeiter eingebunden sein können. Hier kommt die Funktion Mitarbeiter Self Service zum Einsatz wo mittels Einkaufswagen über Kataloge bestellt wird.

Abbildung 10.7 Beispiel Workflow (vereinfacht)

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10 Workflow-Beispiel mit EBP Sie möchten einen Flachbildschirm bestellen. Anstatt sich über Formulare an den Einkauf oder den Vorgesetzten zu wenden, wollen Sie in einen OnlineKatalog schauen und prüfen, ob ein Produkt mit den verlangten Eigenschaften und zu einem annehmbaren Preis zum gewünschten Termin verfügbar ist. Im Online-Katalog finden Sie die aktuellsten Daten. Über ausgeklügelte Suchfunktionen können Sie das gewünschte Produkt suchen und sofort einen Produkt- und Preisvergleich machen. Ferner können Sie den Artikel auf Verfügbarkeit prüfen. Wenn Sie mit der Suche und Auswahl fertig sind, können Sie die Bestellanforderung sichern. Erst damit ist der Vorgang abgeschlossen. Vor dem Sichern können Sie jederzeit Ihren Einkaufswagen ändern oder löschen. Abhängig vom gewählten Prozess kann der Enterprise Buyer nach Absenden der Anforderung automatisch eine Bestellung erzeugen, welche dem bevorzugten Lieferanten direkt zugeleitet wird. Als Zwischenstufe könnte noch eine Genehmigung der Bestellanforderung auf Grund des Bestellwerts notwendig sein. Wenn der Bestellwert unterhalb einer festgelegten Grenze liegt, kann die Bestellgenehmigung automatisch erfolgen. Falls nicht, kann die Bestellung über einen Workflow zur Genehmigung vorgelegt werden. Sie können dabei den Status der Genehmigung verfolgen. Hat der Lieferant ein SAP-System, so kann die Bestellung nahtlos übertragen werden; der Lieferant kann bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zurückschicken. Die Auftragsbestätigung könnte sogar direkt an Sie geschickt werden. mySAP SRM ermögliche ferner die Überwachung des Versands. Trifft die Ware ein, so kann der Wareneingang – abhängig vom Szenario – entweder im zentralen Wareneingang oder sogar am Arbeitsplatz erfasst werden. Im letzten Fall müssen Sie den Wareneingang erfassen und mit den Daten der Bestellung abgleichen. Auch für die Fakturierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel kann sich der Lieferant direkt über das Web ankoppeln und alle erforderlichen Daten (in Bezug auf die Bestellung) eingeben. Ferner kann die Rechnung an Sie zur Prüfung gesendet werden. Sie können dann die Rechnung freigeben (evtl. mit Limits) oder auch ablehnen.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM) Unser modernes Weltwirtschaftssystem befindet sich in rasantem Wandel. Wachsender Wettbewerb auf globaler Ebene, kürzere Produktlebenszyklen, verändertes Konsumverhalten, die Liberalisierung von Märkten mit einem drastischen Anstieg des grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehrs sowie die Erwartungshaltung der Shareholder sind nur einige der vielen Einflussfaktoren. Die traditionellen Organisationsstrukturen und Unternehmensprozesse werden den Anforderungen der modernen Wirtschafts-

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

welt nicht mehr gerecht. Unternehmen und ihre Partnernetzwerke müssen in der Lage sein, auf Marktveränderungen zeitnah und nachhaltig zu reagieren. Damit ist auch Supply Chain Management eine der großen Herausforderungen an das Management im noch jungen 21. Jahrhundert. Eine optimierte Logistikkette vom Zulieferer bis zum Endabnehmer lässt sich durch Supply Chain Management-Lösungen erreichen. So vielschichtig der Begriff Supply Chain Management immer noch ist, so klar ist doch, die aktive Gestaltung und laufende Modernisierung von Versorgungsketten der Wirtschaft leistet einen gewaltigen Beitrag zur Sicherung und Steigerung des Unternehmenserfolgs. Ein optimierter Fluss – wie das Supply Chain Management ihn anstrebt – kann erreicht werden durch verbesserte Verkettung der physischen und informellen Flüsse zwischen den Beteiligten. Supply Chain Management bedeutet daher vor allem Integration. SAP stellt mit mySAP SCM eine Lösung bereit, die eine erfolgreiche Abstimmung und Verwaltung der gesamten unternehmensübergreifenden Logistikprozesse und -aktivitäten eines Unternehmens und seiner Partner ermöglicht. Sie reicht von der Konzeption der Logistikkette bis zur Bezugsquellenfindung und von der Bedarfsplanung bis zum Vertrieb.

10.2.1 Überblick mySAP SCM Im Vordergrund von mySAP SCM steht die Schaffung optimaler Arbeitsabläufe durch unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und deren beteiligten Partnern in der Logistikkette. Die Lösung mySAP SCM befasst sich dabei mit der Verwaltung der Material-, Informationsund Kapital-Flüsse innerhalb eines partnerschaftlichen Netzwerks. Partner des Unternehmens sind in diesem Kontext z.B. Lieferanten, Hersteller, Spediteure, Distributoren und Kunden. Kernstücke der Lösung mySAP SCM sind der SAP Advanced Planner and Optimizer (SAP APO), der SAP Event Manager (SAP EM) und SAP R/3 Enterprise.



  
 
 

 


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Abbildung 10.8 Technische Grundlagen von mySAP SCM

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10 Beim Erwerb einer mySAP SCM-Lizenz werden Produkte, welche die technischen Grundlagen des mySAP SCM bilden, im aktuellen Release ausgeliefert (Abb. 10.8). Im nachfolgenden Abschnitt sind die wichtigsten Anwendungskomponenten des mySAP SCM kurz hinsichtlich ihrer Funktionalitäten beschrieben.

Anwendungskomponenten des mySAP SCM • SAP R/3 Enterprise Das aktuelle SAP R/3-Release SAP R/3 Enterprise ist die optimierte Ausgangsplattform für eine Implementierung von unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen. SAP R/3 Enterprise setzt sich aus drei Komponenten zusammen: SAP R/3 Enterprise Core 4.7, SAP R/3 Enterprise Extensions und SAP Web Application Server 6.20. In SAP R/3 Enterprise Core 4.7 finden sich die SAP R/3-Anwendungen zur Logistik (Materialwirtschaft, Produktion, Vertrieb, Qualitätsmanagement etc.). SAP R/3 Enterprise enthält neue funktionale Entwicklungen in unterschiedlichen betriebswirtschaftlichen Bereichen. Diese Erweiterungen sind in den unabhängigen Extensions gekapselt und können einzeln zum SAP R/3 Enterprise Core aktiviert werden. Die Entwicklungsstände der SAP R/3 Enterprise Extensions werden über einen eigenen Releasestand dokumentiert. Zukünftig erfolgt die Erweiterung von SAP R/3 über die Weiterentwicklung bestehender oder die Auslieferung neuer Extensions. Der SAP Web Application Server 6.20 stellt die Verbindung zwischen den bestehenden SAP-Technologien und den neuen E-Business-Technologien dar. Er verfügt über die wichtigsten Protokolle und Sprachen und stellt damit die Kommunikation mit anderen technischen Komponenten oder auch SAP-fremder Software sicher. Er unterstützt die Entwicklung und Betreuung von Web-Anwendungen. • SAP APO (Advanced Planner and Optimizer) Der SAP APO ist eine neue Generation einer Planungs- und Optimierungssoftware zur Integration und Synchronisation von globalen Prozessen der Logistikkette. SAP APO umfasst ein komplettes Angebot von SupplyChain-Planungsinstrumenten und Optimierungsalgorithmen zur EchtzeitPlanung und zur Entscheidungsunterstützung. Der Advanced Planner and Optimizer (SAP APO) umfasst Planungsfunktionen in den Bereichen strategische, taktische und operative Planung. • SAP EM (Event Manager) Als Werkzeug zur Überwachung der Logistikkette bietet SAP EM durchgängige Transparenz, Entscheidungsunterstützung und aktive Reaktionsmöglichkeiten. Innerhalb der Lösung mySAP SCM stellt SAP EM die Schnittstelle zwischen Execution und Planung dar, die mögliche Störfaktoren zwischen diesen Bereichen frühzeitig erkennt und eine unverzügliche Reaktion auf Abweichungen und Ausnahmen ermöglicht.

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• SAP LES (Logistics Execution System) Über SAP LES wird die schnelle und gezielte Abwicklung aller logistischen Vorgänge ermöglicht. Alle Prozessschritte von der Lagerhaltung über den Transport bis hin zur Außenhandelsabwicklung werden unterstützt. SAP LES kann entweder als integrierter Bestandteil des SAP R/3 oder als Standalone-Lösung betrieben werden. • SAP STM (Stock Management) SAP STM ermöglicht durch die generelle Trennung von Mengen- und Wertbuchungen eine flexible und schlanke Verwaltung von Beständen/ Transitbeständen im gesamten logistischen Netzwerk. • SAP ICH (Inventory Collaboration Hub) Dieses Dispositionstableau dient zur Steuerung der Bestände durch den Lieferanten, es ermöglicht eine Synchronisierung von Bedarfen und Lieferungen. • SAP FC (Fulfillment Coordination) Mit SAP FC können alle logistischen Prozesse aus Vertrieb, Auftragsabwicklung und Lagerbewegungen über die gesamte Supply Chain hinweg gesteuert und überwacht werden. Die Abwicklung von Kundenaufträgen kann schneller und kostengünstiger erfolgen.

Integration mit anderen mySAP-Lösungen Die Anbindung anderer branchenübergreifender Lösungen der mySAP Business Suite mit der Lösung mySAP SCM ist jederzeit möglich. Über die Verknüpfung mit mySAP PLM (Product Lifecycle Management) wird sichergestellt, dass alle Produktinformationen von der Entwicklung über die Produktion bis zur Wartung und Ersatzteilbeschaffung verfolgt und gesteuert werden können. Die Verknüpfung mit mySAP CRM (Customer Relationship Management) ermöglicht es, Kundenwünsche und -anforderungen entlang der gesamten Logistikkette zu berücksichtigen. Auf der Beschaffungsseite kann durch die Integration der Lösung mySAP SRM (Supplier Relationship Management) eine unternehmensübergreifende Beschaffung realisiert werden.

10.2.2 Stammdaten des mySAP SCM Grundlegende Datenobjekte, die über einen längeren Zeitraum unverändert in einem DV-System genutzt werden, bezeichnet man als Stammdaten. Innerhalb des mySAP SCM werden Datenobjekte zwischen SAP R/3 und SAP APO über eine Echtzeitschnittstelle, das APO-Core-Interface (CIF) ausgetauscht. Aus der umfangreichen SAP R/3-Datenmenge werden nur diejenigen Datenobjekte an SAP APO übergeben, die in den Datenstrukturen des SAP APO für die verschiedenen Planungs- und Optimierungsprozesse erforderlich sind.

Materialstamm/Produktstamm Der Materialstamm ist das zentrale Datenobjekt innerhalb der logistischen Prozesse. Innerhalb der Produktionsplanung und -steuerung sind vor allem die Dispositions- und Arbeitsvorbereitungsdaten relevant. Diese Daten werden

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10 auf der Werks- bzw. Lagerortebene gepflegt. Weiterhin enthalten Klassifizierung, Dokumentation und Qualitätsmanagement für die Produktion wichtige Informationen. In SAP APO werden Materialien als Produkte bezeichnet.

Stücklisten Stücklisten sind vollständige, formal strukturierte Listen der Komponenten, aus denen Produkte oder Baugruppen bestehen. Die Stücklisten enthalten die Objektnummern der Komponenten sowie Mengen und Maßeinheiten. Daten, die in Stücklisten gespeichert werden, bilden eine wesentliche Grundlage für verschiedene Bereiche der Produktionsplanung und -steuerung. Die Materialbedarfsplanung löst Stücklisten auf, um kostengünstige Bestell- oder Produktionsmengen zu einem bestimmten Zeitpunkt zu ermitteln und die Produktion mit den benötigten Komponenten in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt zu versorgen. Primärbedarfe beziehen sich auf Enderzeugnisse, Sekundärbedarfe geben Auskunft über Rohstoffe und Halbfabrikate, die zur Herstellung der Enderzeugnisse eingesetzt werden. Neben der zentralen Stellung innerhalb der Produktionsplanung- und Steuerung werden die Daten der Stücklisten auch in anderen Unternehmensbereichen (z.B. Vertrieb, Einkauf, Kalkulation, Konstruktion) benötigt.

Arbeitsplatz/Ressource Das Stammdatenobjekt Arbeitsplatz enthält Vorschlagswerte zur Arbeitsplanung, die in Arbeitspläne kopiert oder referenziert werden. Der Arbeitsplatz stellt die Verbindung zur Kostenstelle her und dient damit der Kostenermittlung und dem Wertefluss. Weiterhin bildet der Arbeitsplatz das vorhandene Kapazitätsangebot ab, das durch die Einrichtung verschiedener Schichtmodelle auch variable Angebotsintervalle enthalten kann. Die Kapazitätsangebote können durch planmäßige Wartung oder durch Reparaturen über die Instandhaltung beeinflusst werden.

Arbeitsplan Der Arbeitsplan legt die Reihenfolge der einzelnen Arbeitsschritte (Vorgänge) fest, die erforderlich sind um ein Erzeugnis herzustellen. Mit dem Arbeitsplan werden über die Vorgabewerte der Vorgänge Termine ermittelt und Kapazitätsbedarfe errechnet. Den Vorgängen sind die notwendigen Materialkomponenten, Fertigungshilfsmittel und Dokumente zugeordnet, damit diese Objekte durchlaufzeitbezogen rechtzeitig zur Fertigung bereitgestellt werden. Zur prozessbegleitenden Qualitätssicherung können die Qualitätsmerkmale mit den Vorgängen verknüpft werden. Die Produktkostenrechnung kann aus dem Arbeitsplan die Fertigungskosten und Fertigungsgemeinkosten für das herzustellende Material ermitteln.

Fertigungshilfsmittel Fertigungshilfsmittel sind nicht ortsgebundene Betriebsmittel, die in der Fertigung oder der Instandhaltung eingesetzt werden. Sie können den Vorgängen

10.2 mySAP Supply Chain Management (mySAP SCM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

im Arbeitsplan zugeordnet werden, und ermögliche damit eine Disposition der Fertigungshilfsmittel. Sie können über den Material- oder Fertigungshilfsmittelstamm sowie über Dokumente beschrieben werden.

Lieferanten (Kreditoren) Die grundlegenden Lieferantenstammdaten werden hauptsächlich vom Einkauf gepflegt und genutzt; der Lieferantenstamm enthält alle zur Beschaffungsabwicklung erforderlichen Informationen. Über die Integration der branchenübergreifenden Lösung mySAP SRM können gepflegte Kreditorenstammdaten auch im Rahmen der unternehmensübergreifenden Beschaffung des Supply Chain Managements genutzt werden.

Kunden (Debitoren) Die grundlegenden Kundenstammdaten werden hauptsächlich vom Vertrieb gepflegt und genutzt; der Kundenstamm enthält alle zur vertrieblichen Abwicklung erforderlichen Informationen. Über die Integration der branchenübergreifenden Lösung mySAP CRM können gepflegte Debitorenstammdaten auch im Rahmen der unternehmensübergreifenden Kundenauftragsabwicklung des Supply Chain Managements genutzt werden.

Lokation Dies bezeichnet einen Ort oder eine organisatorische Einheit im SAP APO, an dem/der eine mengenmäßige Verwaltung von Produkten oder auch Ressourcen stattfindet. Es gibt folgende Standard-Lokationstypen: Werk, Distributionszentrum (DC), Lager, Kunde, Lieferant.

10.2.3 Schlüsselbereiche des mySAP SCM Die mySAP Business Suite-Lösung mySAP SCM (Supply Chain Management) weist Schlüsselbereiche auf, welche unterschiedliche Funktionen im Rahmen des Supply Chain Managements erfüllen. Im Folgenden werden diese Bereiche dargestellt, wobei der Fokus auf der SCM-Planung und der SCM-Ausführung liegt.

mySAP SCM-Vernetzung Der Private Marktplatz liefert die Infrastruktur für einen virtuellen Marktplatz, mit dessen Hilfe die Logistikprozesse über Unternehmensgrenzen hinweg ausgeweitet und Lieferanten, Partner und Kunden eingebunden werden können. Die am privaten Marktplatz teilnehmenden Partner planen, koordinieren und arbeiten zusammen, tauschen Informationen aus, um die Reaktionsfähigkeit und -geschwindigkeit entlang der Logistikkette zu optimieren. Das auf mySAP Enterprise Portal basierende Logistikportal bietet allen Teilnehmern eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf die gewünschten Informationen, Anwendungen und Serviceleistungen – von Lösungen im Rahmen der mySAP Business Suite und anderen Unternehmenssystemen bis hin zu virtuellen Marktplätzen. So können alle Teilnehmer schnell auf Kundenwünsche eingehen, flexibel auf Veränderungen reagieren und kontinuierlich Leistung auf

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10 höchstem Niveau erbringen. Über das Unternehmensportal können Mitarbeiter weltweit unternehmensübergreifend zusammenarbeiten – ganz gleich, ob sich die Kollegen am anderen Ende des Flurs oder am anderen Ende der Welt befinden. So können sie engere Beziehungen zu Lieferanten, Partnern und Kunden knüpfen. Das Ergebnis ist eine nahtlose unternehmensübergreifende Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Logistiknetzwerks. Über das Mobile Supply Management können alle Beteiligten der Lieferkette unmittelbaren mobilen Zugriff auf die benötigten Informationen der mySAP Business Suite erhalten.

mySAP SCM-Koordination Jede Phase des Logistikprozesses, von der Preiskalkulation bis zur Lieferung zum Kunden, lässt sich im Rahmen des Supply Chain Event Management überwachen. Mit mySAP SCM können Ereignisse und Prozesse über die gesamte Logistikkette hinweg überwacht und ein anpassungsfähiges Logistiknetzwerk modelliert werden. Vordefinierte Verhaltensregeln lösen im Falle einer Planabweichung automatisch den Versand von Benachrichtigungen aus. Mit Hilfe dieser Überwachung und Übermittlung von Warnmeldungen werden Geschäftspartner aktiv über Planabweichungen informiert. Wichtige Kennzahlen und Zielvorgaben zur Performance der Logistikkette werden mit dem Supply Chain Performance Management überwacht. Der Anwender erhält Berichte über Kosten und Wertschöpfung im gesamten Logistiknetz.

mySAP SCM-Planung Der Schlüsselbereich Planung in mySAP SCM umfasst die beiden Gebiete Supply Chain Design und Supply Chain Planning. In Supply Chain Design finden sich die Konzepte zur Modellierung und Überwachung der Logistikkette. Hier wird die Infrastruktur der Logistikkette abgebildet; es dient zur Unterstützung strategischer Entscheidungen über Produktionsstandorte, Bezugsquellenfindung und Distributionsverfahren. Supply Chain Planning befasst sich mit dem Konzept der Liefer- und Beschaffungsketten. Hier erfolgt die Absatzplanung auf der Grundlage des vorab definierten Modells der Logistikkette. Darauf aufbauend ermittelt Supply Network Planning (SNP) den mittelfristigen Plan zur Deckung der geschätzten Absatzmengen. Im Planungsergebnis sind sowohl die Mengen enthalten, die zwischen zwei Lokationen (z.B. vom Produktionswerk zum Distributionszentrum oder vom Distributionszentrum zum Kunden) transportiert werden müssen, als auch die Beschaffungs- und Produktionsmengen. Für den vom Supply Network Planning generierten Vorschlag vergleicht das System alle logistischen Aktivitäten mit den Kapazitätsangeboten.

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Supply Chain Design Um das Supply Chain Management effizient nutzen zu können, müssen im ersten Schritt die unterschiedlichen SAP- bzw. Nicht-SAP-Systeme verbunden werden, z.B. SAP R/3 Enterprise und SAP APO (Advanced Planner and Optimizer). Anschließend werden in SAP R/3 die erforderlichen Stammdaten (z.B. Werk, Kunden, Lieferanten) gepflegt. Über das APO-Core-Interface (CIF) erfolgt der Datenaustausch zwischen SAP APO und SAP R/3-Systemen. Das APO-Core-Interface ist eine Echtzeit-Schnittstelle, die sowohl die Versorgung mit den Erstdaten als auch Datenänderungen sichert. Im SAP APO werden die Lokationen (z.B. Produktionswerke, Distributionszentren, Transportzonen, Lieferanten, Kunden, Transportdienstleister) hinterlegt. Über Transportbeziehungen wird der Materialfluss zwischen den einzelnen Lokationen abgebildet. Die Gesamtheit der abgebildeten Lokationen und die Verknüpfung über die Transportbeziehungen ergeben das Supply ChainNetzwerk. Den Lokationen in SAP APO werden Produktstammsätze, Ressourcen und Produktionsprozessmodelle (PPM) zugeordnet. Zur Überwachung der in SAP APO definierten Logistikketten steht das integrierte Ausnahmehandling zur Verfügung, Ausnahmefälle im Plan können als Alerts über den Alert Monitor angezeigt werden. So besteht die Möglichkeit, auf Ausnahmesituationen frühzeitig zu reagieren und die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen. Das wesentliche Tool zur Überwachung der Logistikketten in SAP APO ist das Supply Chain Cockpit. Mit ihm können die Liefer- und Beschaffungsketten erstmalig definiert, im laufenden Betrieb redesigned und überwacht werden. Über das Supply Chain Cockpit können die APO-Stammdaten, der Alert Monitor, die APO-Anwendungen (Supply Network Planning, Produktionsplanung, Absatzplanung), Planungsergebnisse, Netzwerk-Informationen und das Business Information Warehouse aufgerufen werden.

Überblick über die Absatzplanung in mySAP SCM Im Rahmen von mySAP SCM dient die Absatzplanung der Prognose, der Marktentwicklung und der Promotionsplanung. Es wird eine Planung der Umsatzvorgaben und der Bedarfe unter Berücksichtigung von Vergangenheitszahlen (Absatz- und Verbrauch) durchgeführt. Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 Enterprise als flexible Planung durchgeführt werden, als auch in SAP APO als Demand Planning (DP). Die Absatzplanung in SAP APO bildet anschließend die Basis für die SAP R/3 Enterprise-seitige Programmplanung oder das SAP APO-seitige Supply Network Planning (SNP). Die Absatzplanung (DP) ermöglicht es, den Kunden- und Verbraucherbedarf auf Basis der aggregierten Vergangenheitsdaten mit Hilfe von statistischen Prognoseverfahren vorherzusagen. Die Absatzplanungsdaten sind in der Regel periodenorientiert und restriktionsfrei (Abb. 10.9).

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Abbildung 10.9 Überblick Absatzplanung

Die Extraktion der aggregierten Vergangenheitsdaten aus SAP R/3 Enterprise ist ebenso möglich wie der Import aus SAP BW, MS Excel oder anderen Systemen. Die aus der Absatzplanung entstandenen Planprimärbedarfe können über unterschiedliche Strategien mit den eingehenden Kundenbedarfen verrechnet werden. Diese Kundenbedarfe werden verdichtet fortgeschrieben und dienen als Grundlage für spätere Planungen (Abb. 10.10).

Planung der Liefer- und Beschaffungsketten Das Supply Network Planning in SAP APO integriert im Rahmen von mySAP SCM die Bereiche Beschaffung, Produktion, Distributíon und Transport. Es ermöglicht somit die Simulation und Umsetzung umfassender taktischer Planungsentscheidungen und Entscheidungen über Bezugsquellenfindung auf der Grundlage eines globalen Marktes. Basis für die SNP-Planung bildet entweder die in SAP APO erstellte Absatzplanung (DP) oder die im SAP R/3 Enterprise entwickelte Programmplanung. Der Planungshorizont des Supply Network Planning ist mittel- bis langfristig. Das Ergebnis ist ein mengenbasierter, lokationsübergreifender grober Produktionsund Distributionsplan. Über das Supply Network Planning wird sichergestellt, dass die richtigen Mengen der Enderzeugnisse zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen, ohne dass kritische Ressourcen überlastet werden. Die maximale Genauigkeit der Terminierung liegt auf der Tagesebene. Im Zusammenhang mit dem Supply Network Planning werden zahlreiche Bewegungsdaten zwischen SAP R/3 Enterprise und SAP APO ausgetauscht. Die Planprimärbedarfe kommen wie bereits erwähnt entweder aus der R/3 Programmplanung oder aus der SAP APO-Absatzplanung. Kundenaufträge kommen aus dem SAP R/3, sie werden dort in der Anwendungskomponente SD verwaltet.

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Abbildung 10.10 Planungshorizonte in mySAP SCM

Abbildung 10.11 gibt einen kurzen Überblick über die wichtigsten Bewegungsdaten im Planungsprozess. Über SNP erzeugt das System Bestellanforderungen (Banf), Umlagerungsbestellanforderungen und SNP-Planaufträge, und übergibt sie an SAP R/3 Enterprise. Planaufträge können anschließend im SAP R/3 in Fertigungsaufträge umgesetzt werden, oder die detaillierte Planung zum SNP-Planauftrag erfolgt in SAP APO und anschließend wird der Fertigungsauftrag an SAP R/3 übergeben. Die Feinplanung der SNP Planaufträge kann also sowohl im SAP R/3 als auch in SAP APO stattfinden. Über das APO-Core-Interface (CIF) wird die Übertragung der erforderlichen Daten in Echtzeit sichergestellt.

Abbildung 10.11 Bewegungsdaten im SNP

In SAP APO stehen drei verschiedene SNP-Planungsmethoden zur Verfügung: • Die Heuristik ist eine Planungsmethode zur schnellen werksübergreifenden Distributions- und Beschaffungsplanung, wenn Randbedingungen keine Rolle spielen sollen. Randbedingungen könnten z.B. das Kapazitätsangebot oder die Materialverfügbarkeit sein. Bei dieser infiniten Planungsmethode (Heuristik) wird dann von einer unbegrenzten Ressourcen- und Materialverfügbarkeit ausgegangen.

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10 • Capable-to-Match (CTM) ist eine Planungsmethode, die regelgesteuert werksübergreifend Randbedingungen berücksichtigt (finite Planung). • Der SNP-Optimierer ist eine Planungsmethode, die kostenbasiert werksübergreifend Randbedingungen berücksichtigt (finite Planung). Der Optimierer findet zur Bedarfsdeckung diejenige optimale Lösung (bei Minimierung der Transport-, Produktions-, Lager- und Handlingkosten), die die Randbedingungen berücksichtigt. Der Optimierer ist damit das komplexeste und auch langsamste der drei Planungsverfahren. Er liefert aber die besten Planungsergebnisse.

Produktions- und Feinplanung Die Produktions- und Feinplanung erzeugt vor allem im kurzfristigen Zeithorizont Planaufträge und Bestellanforderungen direkt im Produktionswerk. Die im SAP APO erzeugten Bewegungsdaten werden über die R/3-APO-Schnittstelle an das SAP R/3 zur Ausführung übertragen. Planaufträge und Bestellanforderungen können sowohl in SAP R/3 Enterprise als auch in SAP APO in Fertigungsaufträge oder Bestellungen umgesetzt werden. Über das CIF erfolgt ein automatischer Datenabgleich zwischen den beiden Systemen. Umlagerungsbestellanforderungen können vom SAP APO-Deployment/TLB (Transport Load Builder) in Umlagerungsbestellungen umgesetzt und anschließend an SAP R/3 Enterprise übergeben werden. Für die operative Abarbeitung (Freigaben, Rückmeldungen, Materialbereitstellungen oder Warenbewegungen) der im SAP APO erzeugten Bewegungsdaten ist SAP R/3 Enterprise das führende System. Die Ausführungsfunktionen erfolgen in SAP R/3, die veränderten Daten werden nach der Ausführung aus SAP R/3 an SAP APO übertragen.

10.2.4 Integrierte, unternehmensübergreifende Ausführung Die Lösung mySAP SCM stellt Unternehmen die erforderlichen Werkzeuge bereit, um eine optimal funktionierende Logistikkette aufzubauen. Innerhalb des integrierten Systems können damit alle Aktivitäten der Fremdbeschaffung (Direct Procurement), Produktion (Manufacturing) und des Vertriebs (Order Fullfillment) entsprechend der Logistikkette ausgeführt werden.

Unternehmensübergreifende Beschaffung Durch die nahtlose Integration von mySAP Supplier Relationship Management (mySAP SRM) und mySAP SCM kann die unternehmensübergreifende Beschaffung realisiert werden. Diese Kombination der beiden branchenübergreifenden Lösungen ermöglicht einen straffen Beschaffungsprozess für Direktmaterialien – von der Bestellung über den Versand bis hin zur Fakturierung. Durch einen regelgesteuerten Beschaffungsprozess stellen mySAP SCM und mySAP SRM die bedarfsgerechte (Mengen und Termine) und automatische Aufstockung der Bestände sicher. Die gesamte Bandbreite der Lieferanten kann so verwaltet und gesteuert werden, ebenso wie z.B. der Einkauf von Rohstoffen, Halbfabrikaten oder maßgeschneiderten Produktionsmateria-

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lien. Die Beschaffung wird zu einem unternehmensübergreifenden, integrierten Prozess, an dem die Logistikpartner über das Internet teilnehmen können – unabhängig davon, welches Backend-System oder welche Beschaffungslösung sie im Einsatz haben. Dadurch lassen sich Ersatzteile an einer zentralen Stelle lagern und die Gesamtbestände senken, ohne dass dies auf Kosten der Sicherheitsbestände geht. Die ständige Verfolgung und Fortschreibung der Lieferanten-Performance unterstützt Unternehmen bei den strategischen Entscheidungen zur Auswahl der Bezugsquellen. Über das Zusammenspiel von mySAP SCM und mySAP SRM können die nachfolgenden Optimierungen hinsichtlich der Beschaffungskette realisiert werden: • Automatisierung der Beschaffungsprozesse Der gesamte Beschaffungsprozess für die Produktion kann weitgehend automatisiert werden. Zahlreiche manuelle Datenerfassungen und damit verbundene Verzögerungen können entfallen. Für den Einkauf hat dies Produktivitäts- sowie Effizienzsteigerungen und damit Kostensenkungen zur Folge. Die Automatisierung der Beschaffungsprozesse hat damit sowohl auf die Gesamtbeschaffungskosten als auch auf die Kosten für Direktmaterialien (z.B. Rohstoffe, Komponenten, Baugruppen, Fremdleistungen etc.) und die Kosten pro Beschaffungsvorgang einen maßgeblichen Einfluss. • Schnelle und flexible Auswahl von Lieferanten Für manche Beschaffungsprozesse wird es nach wie vor erforderlich sein, dass verantwortliche (Einkaufs-) Mitarbeiter manuell in den Prozess eingreifen müssen. Sei es, dass durch den Ausfall eines langfristigen Lieferanten neue geeignete Anbieter gefunden werden müssen, oder dass die Produktion alternative Komponenten benötigt. Mit den entsprechenden Anwendungen aus mySAP SCM und mySAP SRM ist der Anwender in der Lage, an der entscheidenden Stelle der Prozesskette einzugreifen und neue Lieferanten oder alternative Materialien zu finden. • Verwaltung von Lieferverträgen Bei der Automatisierung der Beschaffungsprozesse spielen längerfristige Lieferantenbeziehungen eine wichtige Rolle. Für bestimmte Direktmaterialien kann es sinnvoll sein, die Beschaffung bei ausgewählten Lieferanten über einen längeren Zeitraum durch Rahmenverträge abzusichern. Die umfassende Verwaltung der Lieferanten und die erdumspannenden Beschaffungsaktivitäten werden dabei durch zentralisierte Funktionen des mySAP SRM unterstützt. Über die optimierte Beschaffung können Rahmenverträge mit Lieferanten automatisch berücksichtigt werden, während die täglichen Beschaffungsaktivitäten weiterhin von den einzelnen Mitarbeitern durchgeführt werden. In Abhängigkeit von der Unternehmensgröße, dem Beschaffungsmarkt und der Einkaufsmacht können damit die Beschaffungskosten gesenkt und trotzdem maßgeschneiderte, konfigurierte Produkte eingekauft werden.

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10 • Einsatz zusätzlicher alternativer Beschaffungsmethoden Über das mySAP Enterprise Portal (mySAP EP) besteht die Möglichkeit, öffentliche oder private Ausschreibungen im Internet zu platzieren und damit weltweit Angebote von neuen oder etablierten Lieferanten einzuholen. Weiterhin ermöglicht mySAP EP über das Internet Angebote für Produkte oder Serviceleistungen von bestehenden Lieferanten abzufragen, aus denen dann das Günstigste auszuwählen ist. • Analyse- und Reportingfunktionen für die Optimierung Die Integration moderner und umfassender Analyse- und Reportingfunktionen eröffnet die Möglichkeit, neben operativen und strategischen Kosten auch Trends zu verfolgen, auszuwerten und abzuleiten. Die Ergebnisse dieser Auswertungen liefern wertvolle Hilfen bei Vertragsverhandlungen bzw. können Grundlagen bei der strategischen Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten bilden.

Unternehmensübergreifende Produktion Vorrangiges Ziel der Lösung mySAP SCM ist es, Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Optimierung der Logistikkette zu unterstützen. Diese Lösung gewährleistet einen ständigen Informationsaustausch zwischen allen an der Produktion beteiligten Partnern. Produktionsprozesse können optimal aufeinander abgestimmt werden und die Zusammenarbeit mit allen Partnern steigert die Reaktionsfähigkeit und Effizienz des Unternehmens. Die unternehmensübergreifende Produktion wird durch mySAP SCM in den verschiedensten Prozessschritten unterstützt; im Folgenden werden beispielhaft die wichtigsten dargestellt. • Unterstützung verschiedener Fertigungsarten Innerhalb der mySAP Business Suite kann die Produktionsplanung und -steuerung sowohl für die diskrete Fertigung (auftrags- bzw. perioden-/ mengenorientiert) als auch für die Prozessfertigung genutzt werden. In Abhängigkeit von der Branche bzw. dem Produktbereich oder der Fertigungsebene können unterschiedliche Fertigungsarten zum Einsatz kommen. • Auftragsfertigung Diese Fertigungsart beinhaltet unterschiedliche Funktionen zur auftragsbezogenen Produktion. Die Funktionen der Produktkonfiguration ermöglichen es, Produkte für kundenspezifische Aufträge mittels einer Variantenstückliste zu konfigurieren. Einzelfertigungsfunktionen schaffen die Voraussetzungen für schlanke Herstellungsvorgänge. Funktionen für die Lagerfertigung gewährleisten eine auf Bedarfsprognosen abgestimmte Produktion. Typische Branchen, die mit Auftragsfertigung arbeiten, sind der Maschinen-, Anlagen- und Fahrzeugbau, die Luft- und Raumfahrt, die Zulieferer- und Konsumgüterindustrie u.a.m. • Serienfertigung Im Gegensatz zur auftragsgebundenen Fertigung findet bei der Serienfertigung eine perioden- und mengenorientierte Planung der Produktions-

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mengen statt. Es werden u.a. Funktionen zur Abbildung der Fertigungslinien, zur Reduzierung des Produktionssteuerungsaufwandes und zur Vereinfachung der Istdatenerfassung genutzt. Diese Fertigungsart wird u.a. in den Branchen Maschinenbau, Zulieferer-, Elektro- und Konsumgüterindustrie eingesetzt. • Prozessfertigung Den Besonderheiten der Prozessindustrie tragen die Funktionen der Prozessfertigung in Form von Ressourcenverwaltung, Planungsrezeptverwaltung, Kampagnen- und Prozessplanung sowie Prozesskoordination Rechnung. Die anwendungsübergreifende Chargenverwaltung (Chargenfindung und Chargenverfolgung) ist für die anwendenden Branchen hinsichtlich der Produkthaftung eine unumgängliche Notwendigkeit. Für die Prozessfertigung typische Branchen sind beispielsweise die chemische und pharmazeutische Industrie sowie die Nahrungsmittelindustrie. • Projektorientierte Fertigung Mit Hilfe von Projektfertigungstools für den Anlagenbau können komplette Projekte entwickelt und durchgeführt werden. Die projektorientierte Fertigung nutzt Produktionslose für eine bestimmte Produktionsmenge einer Baugruppe, die gemeinsam mit Bezug zu einer Nummer geplant und gefertigt wird. Die Nummer des Produktionsloses ist ein PSP-Element, das vom System beim Anlegen der Nummer erzeugt wird. Die projektorientierte Fertigung ist besonders für Industriezweige wichtig, die aufgrund von kontinuierlichen Produktverbesserungs- und Kostenreduzierungsprozessen ihre Enderzeugnisse bzw. Halbfertigteile mit unterschiedlichen Stücklisten, Arbeitsplänen oder Änderungsständen planen und fertigen müssen. Eingesetzt wird die projektorientierte Fertigung hauptsächlich in den Branchen Maschinen-, Anlagen-, Fahrzeug- und Gerätebau. • Kanban Kanban ist ein Verfahren zur Just-in-Time-Produktionssteuerung. Über selbststeuernde Regelkreise wird festgelegt, wie die Materialbereitstellung erfolgen soll. Kanban ist als eine Sonderform der Fertigung in allen Branchen anwendbar. • Informationsfluss zwischen Konstruktion, Planung und Umsetzung Sobald Daten in mySAP SCM geändert werden, sind die aktualisierten Informationen sofort überall im System verfügbar. So verfügt das System über eine solide Grundlage für die unternehmensübergreifende Fertigung. Mit Hilfe der Änderungsfunktionen für Fertigungsaufträge lassen sich geänderte Kundenaufträge und neue Stücklistenversionen von der Konstruktion bis zur Produktion verfolgen. Funktionen für die integrierte Änderungsverfolgung und Auftragsterminierung sorgen dafür, dass Änderungen am Produktionsplan schnell und kosteneffektiv vorgenommen werden. Ausführung und Planung sind außerdem durch Regelkreise verbunden, so dass Probleme, die im Laufe der Produktion auftreten, bei der Planung nachfolgender Schritte berücksichtigt werden können.

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10 • Optimierung der Fertigung entlang der gesamten Logistikkette Mit mySAP SCM besteht die Möglichkeit, Produktionspläne unter der Berücksichtigung von Material- und Kapazitätsengpässen zu optimieren. Gleichzeitig werden Informationen aus anderen Logistikplanungsprozessen, etwa der Absatz- oder Logistiknetzplanung, berücksichtigt. Darüber hinaus stehen weitere benutzerspezifische Verfahren zur Verfügung, mit denen schnell umsetzbare Lösungen für die Optimierung der Planung entwickelt werden können. Die Integration dieser Werkzeuge in Altsysteme und Anwendungen anderer Anbieter ist dabei problemlos möglich. • Unterstützung bei der Ausführung von Produktionsplänen Mit mySAP SCM können Auftragsdaten aus verschiedenen zentralen Prozessen – beispielsweise aus den Bereichen Kostenrechnung, Personalwirtschaft, Materialwirtschaft, Lagerverwaltung, Instandhaltung und Qualitätsmanagement – miteinander verknüpft werden. mySAP SCM unterstützt dezentrale Ausführungssysteme, bei denen eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet sein muss. Die Anbindung an Prozesssteuerungssysteme zur Automatisierung sowie an Fertigungsdatensysteme, die Informationen zur Produktionsdurchführung bereitstellen, ist problemlos möglich. Des weiteren stehen Mitarbeitern der Arbeitsvorbereitung browsergestützte Herstellanweisungen für manuell gesteuerte Prozesse sowie Dokumentationen zu allen Produktionsschritten zur Verfügung.

Fertigungsauftragsverwaltung Die Bearbeitung von Fertigungsaufträgen im SAP R/3 Enterprise kann eine Vielzahl einzelner Aktivitäten durchlaufen, die von der Auftragseröffnung bis zur Archivierung/Löschung des Auftrags aus dem System reichen. Im Wesentlichen beinhaltet der Lebenszyklus von Fertigungsaufträgen die drei nachfolgenden Phasen: • Auftragseröffnung Bei der Auftragseröffnung erfolgen die Selektion des Arbeitsplans, die Stücklistenauswahl und -auflösung, die Terminierung, die Bildung von Kapazitätsbedarfen, die Erzeugung von Materialreservierungen oder Bestellanforderungen und die Auftragskalkulation. Mit der Auftragseröffnung kann auch eine automatische Verfügbarkeitsprüfung (für Materialkomponenten, Kapazitäten und Fertigungshilfsmittel) gekoppelt sein. • Auftragsabwicklung Die Auftragsabwicklung beginnt mit der Freigabe. Diese beinhaltet die Verfügbarkeitsprüfung, den Druck der Auftragspapiere, die Materialentnahme und Rückmeldungen. Die Auftragsabwicklung schließt im Allgemeinen mit der Qualitätsprüfung und der Warenzugangsbuchung ins Lager ab. • Auftragsabschluss Nach vollständiger Lieferung kann der Fertigungsauftrag abgerechnet werden. Der Saldo zwischen Auftragsbelastungen (Materialentnahmen, Rückmeldungen, Fremdleistungskosten, Gemeinkosten etc.) und Auftrags-

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entlastungen (Wareneingangsbuchung) wird ermittelt und der Auftrag über die Auftragsabrechnung entlastet. Die Entlastung ist eine Voraussetzung für die spätere Archivierung und Löschung des Auftrags. Der aktuelle Bearbeitungsstand eines Fertigungsauftrags wird über den System- und Anwenderstatus dokumentiert. Je nach ausgeführtem betriebswirtschaftlichem Vorgang zum Fertigungsauftrag wird vom System automatisch ein Status gesetzt. In SAP R/3 Enterprise ist eine fest vordefinierte, nicht änderbare Anzahl an Systemstatus hinterlegt; zusätzlich können Anwenderstatus definiert werden. Über die im Fertigungsauftrag gesetzten Status werden die betriebswirtschaftlich erlaubten bzw. nicht erlaubten Vorgänge gesteuert. Unternehmensorganisatorisch endet der logistische Prozess zum Fertigungsauftrag mit der Wareneingangsbuchung. Die Funktionen des Auftragsabschlusses werden in aller Regel von Controlling-Abteilungen ausgeführt. Bei der Serien- und Prozessfertigung stellen sich die beschriebenen Phasen entsprechend der fertigungstechnischen Besonderheiten verändert dar. Hier erfolgt die Abbildung im SAP R/3 Enterprise jeweils mit eigenen Auftragsarten (vgl. Abb. 10.12).

Abbildung 10.12 Lebenszyklus eines Fertigungsauftrags von Eröffnung bis Löschung

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10 Unternehmensübergreifende Kundenauftragsabwicklung Mit mySAP SCM können Unternehmen Liefertermine in Echtzeit bestätigen und Aufträge aus allen Vertriebskanälen termingerecht abwickeln. Optimierte Fertigungs-, Lager- und Transportprozesse gewährleisten einen optimalen Kundenservice. Die Integration von mySAP SCM und mySAP Customer Relationship Management (mySAP CRM) sorgt hierbei dafür, dass eine neu entstandene Nachfrage von Kunden unter Berücksichtigung der vorhandenen Bestände und Kapazitäten befriedigt werden kann, ohne Rückstände oder Fehlmengen zu verursachen. Mit mySAP SCM können das Unternehmen und seine Logistikpartner das Internet für folgende Aktivitäten nutzen: • Globale Lieferzusagen Funktionen für die Produktkonfiguration schaffen die Voraussetzungen für das Angebot von kundenspezifischen Produkten. Durch eine globale Online-Verfügbarkeitsprüfung lässt sich feststellen, wo im Logistiknetz Fertigprodukte und Komponenten sowie freie Maschinenkapazitäten vorhanden sind. Optimierte Herstellungs-, Lager- und Transportprozesse sorgen anschließend für die bestmögliche Abwicklung von Fertigungsaufträgen und Bestellungen. Auf der Basis von Istbeständen, Plänen und Kontingenten kann die Lieferung bestellter Mengen verbindlich zugesagt werden. mySAP SCM unterstützt die Umsetzung der Vertriebsstrategien mittels der flexiblen globalen Suche nach Bezugsquellen sowie der Einplanung von Ersatzmaterialien für den Fall von Fertigungs- und Transportengpässen. • Produktkontingentierung Mit mySAP SCM kann der Produktfluss durch die Unternehmens-Vertriebskanäle zum Endkunden gesteuert werden. Ferner können das Angebot auf eine profitable Weise an den Markt angepasst und Kontingente für Fertigprodukte, Komponenten und Fertigungskapazitäten definiert werden. • Zuordnung von Angebot und Nachfrage Angebot und Nachfrage werden unter Berücksichtigung von Prioritäten für einzelne Kunden miteinander in Einklang gebracht. Dadurch ermöglicht mySAP SCM Unternehmen, auf kurzfristige Angebotsänderungen und unerwartete Nachfrageverschiebungen zu reagieren, ohne in Auftragsrückstand zu geraten. • Gemeinsame Transportabwicklung und -planung Das Netzwerk und die Wahl der Logistikpartner können so gestaltet werden, dass termingerechte, preisgünstige Lieferungen möglich sind. Die Auswahl der Spediteure ist z.B. unter Kostenaspekten möglich. Integrierte Ausschreibungsfunktionen sorgen für die Vergabe von Frachtsendungen an den Logistikpartner. Die Funktionen zur automatischen Transportabwicklung und Frachtkostenkalkulation gewährleisten effiziente Logistikprozesse entlang der gesamten Lieferkette.

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• Lagerverwaltung Optimierte Kommissionierungs- und Packprozesse sowie die automatische Erstellung von Belegen sorgen für reibungslose Abläufe bei der Lagerhaltung und bei den Warenbewegungen. Durch die Anbindung mobiler Endgeräte können jederzeit verlässliche und aktuelle Informationen über Bestände und Warenbewegungen zwischen den einzelnen Lagerorten im System gehalten werden.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM) In den Unternehmen entwickelt sich ein weiter gefasstes Verständnis zum Produkt. Es genügt nicht mehr, ein Produkt in der Konstruktion zu entwickeln, im Betrieb zu produzieren und über den Vertrieb abzusetzen. Vielmehr sind die Erfahrungen der einzelnen Bereiche in die anderen Bereiche zu transferieren und dort zu nutzen. Unternehmen, denen es gelingt, die Erfahrungen und Potentiale ihrer Unternehmensbereiche systematisch zu erfassen, auszuwerten und in anderen Unternehmensbereichen zu transferieren, haben Vorteile, wenn es darum geht, marktgerechte Produkte zu erschaffen. Das Product Lifecycle Management unterstützt Unternehmen, die ihre Erfahrungen und Potentiale nutzen und sie in marktgerechte Produkte umsetzen wollen. Über bisherige Businesssysteme hinaus bietet PLM • das Erfassen und Verwalten der nicht im Wertefluss eingebundenen Dokumente und Daten (z.B. Zeichnungen, Verträge, Sicherheitsdatenblätter usw.), • die Integration von CAD-Entwicklungsumgebungen in die Business Lösungen von SAP, • das Bereitstellen einer Kommunikationsstruktur auch über die Unternehmensgrenzen hinaus.

PLM ist in den Business-Lösungen integriert Product Lifecycle Management bietet eine Entwicklungsumgebung, die in den Business-Lösungen von SAP integriert ist. Die Übergänge zum Customer Relationship Management und zum Supply Chain Management sind nahtlos. Das Programm- und Projektmanagement und das Lifecycle Data Management unterstützen die Handhabung komplexer Abläufe und ein umfassendes Informationsmanagement. Über das mySAP Enterprise Portal werden Beteiligte außerhalb des Unternehmens in die Kommunikationsstruktur eingebunden. Sie haben in Echtzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und besitzen die Möglichkeit, über Redlining-Funktionen ein Feedback zu geben. Dieser ganzheitliche Ansatz beschleunigt den Informationsfluss und führt zu schnelleren Reaktionen und Entscheidungen.

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10 10.3.1 Funktionsbereiche Lifecycle Data Management Lifecycle Data Management ist die Verwaltung aller produktbezogenen Daten. Es unterstützt die Handhabung der produktbezogenen Daten mit Werkzeugen, welche die bisherigen Lösungen zusammenfassen und erweitern: • Anlegen und Bearbeiten von Stammdaten • Dokumentenverwaltung • Klassifizierung • CAD-Integration • Änderungsdienst und Konfigurationsmanagement Dokumentenverwaltung PLM bietet eine in den SAP Business-Lösungen integrierte Dokumentenverwaltung. Sie integriert Datenbestände aus Entwicklungssystemen und stellt diese in SAP zur Verfügung. Damit werden der Entwicklungsprozess und seine Verwaltung unterstützt. Gerade während der Entwicklung werden viele Dokumente erzeugt und herangezogen. Die Dokumentenverwaltung unterstützt Erfassung und Zugriff auf die Dokumente nicht nur innerhalb des Entwicklungsteams, sondern auch in den anderen Bereichen wie Beschaffung und Produktion. Über die Enterprise Portals erhalten auch Beteiligte, die nicht in die Business-Lösungen einbezogene sind, Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten auf Dokumente. Die Dokumentenverwaltung ist damit die Basis für den Austausch der aktuellen Informationen aller Beteiligten. Gleichteitig mit der Erfassung der jeweils neuen Dokumente und Daten wird die Historie des Prozesses abgebildet. Mit der Dokumentenverwaltung werden Dokumente erfasst und für die weitere Nutzung bereitgestellt. Zur Erfassung wird ein Dokumenteninfosatz angelegt. Dieser Infosatz enthält die Beschreibung des Dokuments in einer vom R/3-System nutzbaren Form und steuert den Bearbeitungsablauf der Originale im R/3-System. Der Dokumentinfosatz enthält ferner Klassifizierungsmerkmale, Verknüpfungen zu anderen R/3-Objekten (z.B. Materialnummer) und den Sicherheitsbereich, in dem das Dokument abgelegt ist. Der Infosatz ist im Änderungsdienst integriert und enthält eine Statusverwaltung und eine Gültigkeitsverwaltung, mit denen Freigaben gesteuert werden können. Hier sind auch die Informationen über die Schnittstellen zu externen Systemen, wie CAD- oder Archivsystemen, hinterlegt. Der Dokumenteninfosatz ermöglicht die Ansicht und die Bearbeitung der Originaldokumente. Im Infosatz sind die MS-Office-Applikationen integriert. Nur über den Infosatz ist die Bearbeitung der MS-Office-Originaldokumente, welche in den Sicherheitsbereichen abgelegt sind, möglich. Der integrierte EAI-Viewer zeigt 2D- und 3D-Orginale an und unterstützt das Erzeugen von Redlining-Dateien.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

CAD-Integration Moderne CAD-Systeme gehen über die reine Erstellung von Geometriedaten und Zeichnungen hinaus. Sie bieten bereits eine an ihren Zwecken ausgerichtete Stammdaten- und Technologiedatenverwaltung an und sind oft ein eigenständiges Entwicklungssystem. So entsteht während der Entwicklung eines Produktes in einem CAD-Entwicklungssystem eine Datenstruktur, welche bereits viele Daten enthält, die für die Abwicklung der Geschäftsprozesse in den SAP Business-Lösungen notwendig sind. Da Produkte Veränderungen unterliegen, ist ein transparenter Datenaustausch zwischen dem CAD-System einerseits und der Verwaltung der Stammdaten und Dokumente in den SAP Business-Lösungen andererseits notwendig. Beide Systeme werden nicht direkt gekoppelt sondern indirekt über eine applikationsspezifische Komponente, die von einem Complementary Software Partner entwickelt wird. Über die CAD-Schnittstelle läuft der bidirektionale Datenaustausch zwischen beiden Systemen. Der Austausch enthält nicht nur Dokumente und Technologiedaten sondern auch Stammdaten, die in den Geschäftsprozessen genutzt werden. So ist es möglich, dass ein Teil der Stammdaten im CADSystem verwaltet wird und der Anwender dieses Systems nicht direkt auf das R/3-System zugreift, wobei diese Stammdaten für ihn im R/3-System nicht änderbar sind. Produktstrukturverwaltung Die Produktstrukturverwaltung umfasst alle dem Produkt zugeordneten Daten. Sie bietet über den Produktstrukturbrowser einen Überblick über: • Materialstammdaten • Stücklisten • Arbeitspläne (Rezepte) • Dokumente • Klassenzuordnungen • Änderungsstand • Status der angezeigten Objekte So erfolgt ein einfacher Einstieg in die Bearbeitung der verschiedenen SAPObjekte. Mit einem weiteren Werkzeug, der Engineering Workbench, können Stücklisten und Arbeitspläne in einer integrierten Darstellung bearbeitet werden. Damit wird die Variantenkonfiguration deutlich vereinfacht. Es ist sogar möglich, dass mehrere Anwender am selben Produkt arbeiten. Der Änderungsdienst Durch die Integration von PLM in den Business-Lösungen ist der Änderungsdienst nahtlos eingefügt. Die in PLM bearbeiteten Änderungen sind unmittelbar in SCM sichtbar und werden direkt in den laufenden Planungsprozessen wirksam. Sie können in vorhandene Fertigungsaufträge und Bestellungen übernom-

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10 men werden. Änderungen sind so mit minimalem Aufwand durchführbar und ihr Vollzug kann von allen Beteiligten unmittelbar festgestellt werden. Mit dem Anlegen einer Änderungsnummer werden die Änderungen erfasst und deren Gültigkeit festgelegt. Damit entsteht eine lückenlose Historie der Änderungen, die auch Nachweispflichten genügt. Die Änderungen werden zum vorgegebenen Gültigkeitsdatum in den Planungen der Supply Chain wirksam. Über die Planaufträge werden die Änderungen automatisch in Fertigungsaufträge und Bestellungen übernommen. Mit einem Änderungsantrag kann eine Bearbeitungs- und Freigabeprozedur systemunterstützt genutzt werden. Es wird eine Statusverwaltung wirksam, die eine bereichsübergreifende Bearbeitung unterstützt. Konfigurationsmanagement Das Konfigurationsmanagement begleitet ein Produkt durch seinen Lebenszyklus. Während dieses Zyklus unterliegt das Produkt entsprechend seiner Lebensphase Veränderungen. Es entstehen viele Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen, wie z.B. Service, Vertrieb, Konstruktion, Produktion, Instandhaltung, Einkauf. Diese Daten dokumentieren die Zustände, die ein Produkt während seines Lebenszyklus zu einem bestimmten Zeitpunkt annimmt. Mit so genannten Konfigurationsmappen werden diese Daten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt gesammelt und so dokumentiert. Die Konfigurationsmappen enthalten alle Objekte, die für die Verwaltung der Produkt- und Projektdaten relevant sind, beispielsweise Materialstammsätze, Dokumenteninfosätze, Stücklisten, aber auch Projektstrukturen und Netzpläne. Die Konfigurationsmappen dokumentieren so den Werdegang eines Produktes. Sie werden auch als Arbeitsumgebung (als cFolder) angelegt, um so Entwicklergruppen eine gemeinsame Arbeitsplattform anzubieten. Mittels der Enterprise Portals sind solche cFolder über das Internet zugänglich und unterstützen das gemeinsame Arbeiten von verschiedenen Orten aus.

Program and Projectmanagement Die Vorhaben eines Unternehmens, die nicht mit dem Tagesgeschäft abgewickelt werden können, werden üblicherweise als Projekte durchgeführt. Darunter versteht man einmalige, in sich geschlossene Vorhaben wie z.B. Produktentwicklungen, umfangreiche Instandhaltungsmaßnahmen, Investitionsvorhaben usw. Nur mit einer konsequenten Planung solcher Projekte ist eine erfolgreiche und effiziente Durchführung gewährleistet. Das Program and Projectmanagement stellt die Werkzeuge für die Planung, Planverfolgung und Abweichungsanalyse zur Verfügung. Erfasst werden zeitliche Vorgänge genauso wie finanzielle Vorgänge und die Belastung von Ressourcen. Das gesamte vorhandene Instrumentarium der Logistik wird genutzt und um projektspezifische Elemente erweitert.

10.3 Product Lifecycle Management (PLM)

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Projektstruktur erstellen Zu Projektbeginn werden die Projektziele definiert und daraus die Einzelaufgaben des Projekts abgeleitet und beschrieben. Die Bewertung dieser Einzelaufgaben führt zum Finanzvolumen, dem Budget des Projekts. Es liegt in der Natur der Sache, dass in dieser Projektphase Annahmen gemacht werden müssen. Wie gut diese Annahmen zutreffen ist entscheidend für den gesamten Projektverlauf. Es ist deshalb wichtig, auf einfache Weise auf vergleichbare und bekannte Teilvorgänge aus anderen Projekten als Vorlage zugreifen zu können um so Erfahrungen zu übernehmen. Damit wird die Planungsgenauigkeit besser; der Arbeitsaufwand in der Planungsphase verringert sich. Der Project Builder bietet diesen benutzerfreundlichen Einstieg. Hier werden Projekte angelegt sowie die Strukturelemente erstellt und in einem hierarchischen Strukturbaum abgebildet. Es erfolgt eine erste grobe Terminierung und Ressourcenzuweisung. In späteren Projektphasen bietet der Project Builder einen umfassenden Überblick über alle Projektdaten und direkten Zugriff auf untergeordnete Objekte. Die Beziehungen und Abhängigkeiten der Projektelemente untereinander werden in einem Netzplan dargestellt. Mit dem Netzplan wird eine genauere Terminierung ermittelt. Für die Einzelvorgänge werden die frühesten/spätesten Start- und Endtermine ermittelt und vorhandene Zeitreserven ausgewiesen. Vorgänge ohne Zeitreserven werden als kritischer Weg markiert. Projektverfolgung Die Projektverwaltung bietet wirkungsvolle Werkzeuge um den Projektfortschritt zu begleiten und zu kontrollieren. Der Projektfortschritt wird erfasst und in Soll/Ist-Auswertungen dargestellt: • Kapazitätsbelastungsauswertungen • Kostenanalysen • Claim Management • Meilensteintrendanalyse • Berichte aller Art Bei der begleitenden Dokumentation wird die Dokumentenverwaltung genutzt. Für Beschaffung und Herstellung werden die Funktionen des Supply Chain Management genutzt.

Collaboration Unter dem Oberbegriff Collaboration werden alle Lösungen zusammengefasst, welche die Arbeitsumgebung des Unternehmens Beteiligten öffnet, die dieser Arbeitsumgebung nicht direkt angehören. Über Enterprise Portals werden die Business Contents im Internet zugänglich. SAP bietet eine breite Palette von Lösungen an, sogenannte Business Packages, die auf den Anwendungsfall abgestimmt sind und das Content Management der Enterprise Portals unterstützen. Je nach Arbeitsumfeld und Arbeitsinhalt werden verschiedene Zugriffsmöglich-

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10 keiten und-rechte auf SAP-Objekte mit mehreren Techniken kombiniert zu sogenannten iViews. Der externe Anwender benötigt den Internetexplorer und eine URL mit Zugangsrechten, um an der Kommunikation teilzunehmen. Der Zugriff des Browsers auf die SAP-spezifischen Objekte erfolgt über ActivX-Controls. Der Anwender hat so Zugriff und Bearbeitungsmöglichkeiten auf SAP-Objekte. Er kann Stammdaten und Dokumente ansehen und mit entsprechenden Rechten bearbeiten. Er kann einzelne Dokumente oder ganze cFolder auf seinen lokalen Rechner kopieren, offline bearbeiten und wieder zurückübertragen. Diese Vorgänge können mit Fortschrittsmeldungen verknüpft werden und so in die Projektstruktur und die Projektfortschrittsverfolgung eingebunden werden. Es lassen sich Arbeitsgruppen bilden, deren Mitglieder unter Umständen durch globale Entfernungen voneinander getrennt sind.

Asset Lifecycle Management Produktionsanlagen unterliegen während des Betriebs Belastungen, die zur Abnutzung dieser Anlagen führt. Aufgabe der Instandhaltung ist es, die Produktionsanlagen – abgestimmt auf ihre Belastung – betriebsbereit zu halten. Das Asset Lifecycle Management verwaltet Anlagen und Einrichtungen über den gesamten Lebenszyklus hinweg und umfasst alle Komponenten eines unternehmensweiten Anlagenmanagementsystems. Das Asset Lifecycle Management gliedert sich in die Instandhaltung (PM) (Ziel: Verwaltung eigener technischer Anlagen) und den Kundenservice (CS) (Ziel: Das Management von Kundenanlagen als Kundenservice). Die technischen Objekte der Instandhaltung In der Instandhaltung und im Kundenservice bestehen besondere Anforderungen an die Strukturierung der Anlagen und an die Erfassung der Historie • Welche Objekte, an denen Instandhaltungs- und Servicemaßnahmen durchgeführt werden, sind zu erfassen? • Werden Nachweise benötigt (Historie)? • Genügt die Erfassung als Ersatzteil? Ein Instandhaltungsobjekt wird als Technischer Platz und/oder als Equipment abgebildet. Mit dem Technischen Platz wird der Einbauort erfasst. Hintergrund: In einer Anlage können an verschiedenen Stellen baugleiche Aggregate eingebaut sein, die aber unterschiedlichen Belastungen und damit unterschiedlicher Abnutzungen unterliegen. Der Technische Platz berücksichtigt diese Einbaubedingungen. Eine Anlage wird als hierarchische Struktur von Technischen Plätzen dargestellt. Jeder Technischer Platz wird mit einem Stammsatz beschrieben, dieser enthält: • • • •

Dokumente Equipment IH-Stücklisten Klassifizierung

10.3 Product Lifecycle Management (PLM)

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Messpunkte und Zähler • Genehmigungen Mit der Erfassung der Einzelnachweise zu Kosten, zu technischen Befunden und zu Änderungen am Stammsatz entsteht eine Historie des Technischen Platzes. Das Equipment ist ein Einzelaggregat, für das Einzelnachweise zu Kosten und zu technischen Befunden geführt werden müssen. Ein Equipment kann einem Technischen Platz zugeordnet werden oder auch unabhängig von einer Hierarchie verwaltet werden. Der Stammdatensatz ist analog zum Technischen Platz aufgebaut. Der Einsatz von Equipment in Technischen Plätzen wird in Einsatzlisten protokolliert. Diese Einsatzlisten enthalten Angaben aus Sicht des Equipments (in welchem Technischen Platz wurde es genutzt) bzw. aus der Sicht des Technischen Platzes (welches Equipment war wie lange eingebaut). Instandhaltungsabwicklung Die Instandhaltung wird über Instandhaltungsaufträge abgewickelt. Instandhaltungsaufträge entstehen aus Instandhaltungsmeldungen und Wartungsplänen oder werden bei Bedarf direkt angelegt. Mit Instandhaltungsmeldungen wird ein Bedarf an Instandhaltungsleistung angemeldet. Die Instandhaltungsmeldung erfolgt entweder (im Fall von Störungen) mit hoher Dringlichkeit, als Anforderung mit weniger hoher Dringlichkeit oder als Tätigkeitsmeldung zur Erfassung einer bereits durchgeführten Tätigkeit. Instandhaltungsmeldungen dienen auch der Erfassung technischer Befunde zur Bildung einer Historie. Für komplexe und zeitkritische Vorhaben kann das Programm- und Projektmanagement genutzt werden. Das Gesamtvorhaben wird als Projektstruktur abgebildet und durchgeführt. Eine weitere Besonderheit sind Freischaltabwicklungen, die dazu dienen, Sicherheitsmaßnahmen gesteuert und kontrolliert durchzuführen um ein sicheres Arbeitsumfeld herzustellen. Kundenservice In Zusammenhang mit Asset Lifecyle Management ist Kundenservice als ein Dienstleistungsangebot von Instandhaltungsleistungen für Kunden zu verstehen. Eine Kundenanfrage wird – ähnlich wie in der Instandhaltung – als Servicemeldung erfasst und die weitere Servicebearbeitung grob geplant. Eine Servicemeldung kann mit einem Serviceauftrag für Dienstleistungen oder mit einem Kundenauftrag für Ersatzteile weiter bearbeitet werden. Serviceaufträge sind die Abrechnungsgrundlage für Arbeiten, die im Kundenauftrag durchgeführt werden. Im Unterschied zu Instandhaltungsaufträgen müssen sie einem Kunden zugeordnet werden und Angaben zur Fakturierung enthalten. Langfristige Vereinbarungen mit Kunden werden als Serviceverträge abgeschlossen. Es wird vereinbart, welche Leistungen erbracht werden und wie diese Leistungen in Rechnung gestellt werden. Das Erbringen der Leistung wird über Servicemeldungen oder einen Wartungsplan angestoßen.

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10 Quality Management Das Qualitätsmanagement begleitet den gesamten Produktionsprozess durch die Supply Chain. Es bestätigt den ordnungsgemäßen Ablauf in der Produktion. Dazu werden ausgewählte Eigenschaften eines Produktes oder Materials geprüft und die Werteausprägung festgestellt. Liegen diese Werte nicht in dem vorher definierten zulässigen Bereich, sind Prozesse anzustoßen, die für diesen Fall vorgesehen sind. Das moderne Verständnis des Qualitätsmanagements beschränkt sich nicht auf die Prüfprozesse, sondern bezieht die organisatorischen Abläufe der Prüfung und der darauf folgenden Prozesse ein. Ziel ist die vollständige Integration des Qualitätsmanagements in die organisatorischen Abläufe der Produktion. Das Qualitätsmanagement im Product Lifecycle Management umfasst: • Prüfplanung • Qualitätsprüfung • Probenverwaltung • Qualitätszeugnis • Problemmanagement mit Meldungen • Statistische Prozesslenkung • Lieferantenbeurteilung • Auswertungen • Prüfmittelverwaltung Integration in die SAP Business-Lösungen Das Qualitätsmanagement ist vollständig im Supply Chain Management integriert. Prüfmerkmale werden festgelegt und können zu Klassen zusammengefasst werden. So können Merkmalsgruppen für bestimmten Produktionsmethoden oder Werke gebildet werden. Prüfmerkmale und Prüfpläne werden einem Material zugeordnet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Prüfungen an Fertigungsaufträge oder Wareneingänge zu binden. Erreicht der Fertigungsauftrag oder der Wareneingang einen vorbestimmten Status, wird die Prüfung automatisch angestoßen. Die Prüfungen werden mit einem Verwendungsentscheid abgeschlossen. Neben einfachen ja/nein-Entscheidungen lässt der Verwendungsentscheid auch ein Grading zu, mit dem das Material verschieden Qualitätsklassen zugeordnet werden kann. Der Verwendungsentscheid ist – abhängig vom Ergebnis – der Ausgangspunkt für weitere Geschäftsprozesse (umbuchen auf das Fertigwarenlager, automatisches Buchen in ein Sperrlager, umbuchen auf ein anders Material usw.). Falls benötigt, können Qualitätszeugnisse automatisch in der Landessprache des Kunden erstellt werden und automatisch den Versandpapieren beigefügt werden. Es besteht aber auch die Möglichkeit der Collaboration, um Qualitätszeugnisse an Kunden zu senden oder von Lieferanten zu erhalten.

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Environment, Health and Safety Unter Environment, Health and Safety sind diejenigen Funktionen zusammengefasst, die den Arbeitsschutz, das Gefahrstoffmanagement, die Arbeitsmedizin und das Abfallmanagement abbilden. • Es werden die vorhandenen Daten aus der Personalwirtschaft, der Instandhaltung und der Materialwirtschaft genutzt. • Mit der Integration ist bereichsübergreifend ein einheitlicher Informationsstand mit automatischer Aktualisierung der Daten sichergestellt. • Die Erfassung aller Vorgängen führt zu deren vollständiger Dokumentation. Das Sicherheitsmanagement ist in die dynamischen Prozesse der Betriebe eingebunden. Es unterstützt präventive Tätigkeiten wirkungsvoll.

10.3.2 Organisationsstrukturen Product Lifecycle Management nutzt dieselben Organisationsstrukturen wie andere SAP-Anwendungen: • Mandant • Buchungskreis • Werk

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM) 10.4.1 Funktionalitäten von SAP R/3 Sales and Distribution (SD) Bevor SAP seine branchenübergreifende Lösung Customer Relationship Management auf den Markt brachte, wurden die Bereiche Vertrieb und Verkauf von der Anwendungskomponente SAP R/3 Sales and Distribution abgedeckt. Folgende Funktionen stehen dort zur Verfügung: • Stammdaten zu Kunden, Material/Produkte und Konditionen • Vertriebsunterstützung • Kundenanfragen- und Angebotsverwaltung • Auftragserfassung und -prüfung • Warenausgang und Versand • Transport • Fakturierung Das Hauptaugenmerk liegt bei den Stammdaten auf der Erfassung von Kundendaten (z.B. Adressen und Ansprechpartnern) und Produkten (nebst deren Beschreibung in den Materialstammsätzen). Die Konditionen (z.B. Rabatt-,

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10 Skonti-, Lieferkonditionen) für die einzelnen Kunden und Produkte werden in den Konditionsstammsätzen hinterlegt. Der Bereich Vertriebsunterstützung stellt dem Innendienst und dem Marketing im wesentlichen folgende Informationen zur Verfügung: • Ansprechpartner mit Branchenzugehörigkeit und Betriebsgröße bis hin zur Privatadresse • Kundenkontakt wie Besuche, Telefonate oder Schreiben • Verkaufsunterstützende Informationen zu den Produkten • Vertriebspartner • Mitbewerber mit Umsätzen, Produkten und Branchenzugehörigkeit Mit Hilfe dieser Daten werden dann Auswertungen durchgeführt und Routinearbeiten können vereinfacht werden. Beispiele dafür sind • die Verwaltung von Wiedervorlagen, z.B. zur Versendung von Informationsbroschüren, • die Erstellung von Mailingaktionen mit zielgerichteter Adressenauswahl, • die Anlage von Kundenstammsätzen durch einfache Übernahme bereits gespeicherter Interessentendaten. Die Aufgaben des Bereichs Verkauf beginnen im SAP R/3 mit der Bearbeitung von Anfragen und werden weitergeführt mit der Angebotserstellung (bei der Materialien/Produkte, Konditionen und Lieferzeitpunkt ermittelt werden) sowie der Auftragserfassung. Vordefinierte kundenspezifische Kreditlimits werden dabei überwacht. In Rahmenverträgen können Vereinbarungen über Abnahmemengen, Preise und Lieferzeitpunkte für einen definierbaren Zeitraum erfasst werden. Die Vorbereitung für den Versand umfasst die Ermittlung der spezifischen Eigenheiten des Materials oder Produkts auf Basis der Materialstammdaten. Ferner prüft man die Verfügbarkeit und die daraus resultierende Terminierung. Mit der Fakturierung (Rechnungserstellung) an die Rechnungsadresse des Kunden wird die Buchung der Erträge in der Finanzbuchhaltung veranlasst. Gegebenenfalls erzeugt die Finanzbuchhaltung Mahnungen. Es ist jedoch auch möglich, im Vertrieb Mahnsperren für bestimmte Rechnungen zu setzen, weil man beispielsweise bei einem Kunden vor dem Abschluss neuer Verträge steht und diesen nicht gefährden möchte. Insgesamt gesehen definiert sich der Vertrieb im SAP R/3 hauptsächlich über die Pflege von Stammdaten und die Auftragsabwicklung. Die Unterstützung für Marketingaktivitäten und Kundenakquisition beschränkt sich hier im wesentlichen auf Mailing- und Telefonaktionen.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM)

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10.4.2 Traditionelle Marketingaktivitäten – Neue Verkaufsstrategien In den letzten zwei Jahrzehnten fanden entscheidende Veränderungen im Verkauf statt. Der Markt war in vergangenen Zeiten für Anbieter und Kunde überschaubar und in der Regel umwarb ein Anbieter seine Kunden nur bis zum erfolgreichen Verkauf seiner Waren oder Dienstleistungen. Durch die Globalisierung, durch rege Import- und Exporttätigkeiten der einzelnen Länder kam es jedoch zu einer explosionsartig ansteigenden Auswahl an angebotenen Produkten bis hin zum Überangebot. Um sich auf dem Markt behaupten zu können, müssen die Unternehmen harte Preiskalkulation für ihre Produkte durchführen. Zusätzlich ermöglichen neue Informationskanäle wie zum Beispiel das Internet oder eine verstärkte Medienpräsenz dem Interessenten mehr und detaillierte Informationen über die Produkte. Eine Folge dieser Entwicklungen ist, dass der Kunde immer anspruchsvoller wird und beispielsweise für seine Kaufentscheidung Zusatzleistungen verlangt, die über das Produkt hinausgehen oder es ergänzen. Dieser Trend erfordert bei den Anbietern, dass sie sich mit Kunde und Produkt intensiver auseinandersetzen müssen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Traditionelle Wertschöpfungsketten lösen sich somit auf, neue Wertschöpfungsmodelle müssen entwickelt werden.

Traditionelle Marketingaktivitäten Viele Unternehmen reagieren auf diese Veränderung noch immer damit, dass sie ausschließlich ihre Marketing- und Mailingaktivitäten erhöhen. Oft geschieht dies in Form einer groß angelegten Mailingkampagne zu den Produkten. Die Folge ist eine Überhäufung des umworbenen Kunden mit einer Flut an relativ undifferenzierten Mitteilungen. Weitere Nachteile des Massenmarketings aus Sicht eines Unternehmens sind • sowohl bei der Neukundenwerbung als auch bei den bestehenden Kunden findet keine Unterscheidung zwischen potenziell profitablen und nicht profitablen Kunden statt, • Ursachen für die Abwanderung von Kunden werden nicht untersucht, • individuelle Kundenbedürfnisse werden nicht erkannt.

Neue Verkaufsstrategien Die Unternehmen gelangten immer mehr zu der Einsicht, dass es notwendig ist, den einzelnen Kunden besser kennen zu lernen, eine kooperative Partnerschaft mit ihm einzugehen und zufriedenstellende Serviceleistungen für ihn zu erbringen.

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10 Die Grundgedanken dazu waren • ein Verständnis der Kundenbeziehung als Unternehmenswert, • die Steigerung des Kundenwertes durch systematisches und straffes Management, • der Erhalt der Kunden durch Konzepte wie z.B. »Personalisierte Angebote« und »Loyalitätsmaßnahmen«, • die Betrachtung der Kundenbeziehung mit langfristiger Perspektive. Diese neuen Ansätze führten zu folgender Unterscheidung der modernen Marketingstrategien von den alter Marketingaktivitäten: • Weg von der Sicht auf das Produkt – Orientierung hin zum Kunden Das klassische Marketing ist produktorientiert und versucht, mit effizienten internen Prozessen dem Kunden ein Produkt mit dem bestmöglichen Preis-Leistungsverhältnis zu liefern. Im Customer Relationship Management wird dagegen untersucht, wie das Unternehmen die Wertschöpfungsprozesse seiner Kunden unterstützen kann mit Blick auf eine lang andauernde Geschäftsverbindung. • Maßgeschneiderte Angebote für den Kunden Ziel ist die Individualisierung der Kundenbeziehung. Ein Beispiel dafür ist der PC-Hersteller Dell. Der vom Kunden auf der Website dieses Unternehmens konfigurierte PC wird präzise nach den Kundenwünschen zusammengebaut. • Behandlung der Kunden gemäss ihrer Profitabilität Im herkömmlichen Marketing bekommen alle Kunden in der Regel die gleiche Aufmerksamkeit. Doch nicht alle Kunden sind für das Unternehmen gleich attraktiv. Eine profitabilitätsorientierte Behandlung kann sich dadurch äußern, dass die individuelle und kostenintensivere Beratung beim Verkauf nur denjenigen Kunden vorbehalten ist, die auch überdurchschnittlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen könnten. • Erhöhung des Kundenlebenszyklus (Customer Lifetime Value) Langfristige Beziehungen zu profitablen Kunden steigern nachvollziehbar die Gewinne. Untersuchungen zeigen, dass eine 5%ige Zunahme der Kundenbindung (durch Service, ein gutes Unternehmensimage und zielgerichtete Marketingkampagnen) den Customer Lifetime Value (darunter versteht man die Anzahl der Monate, Jahre etc., in denen ein Kunde dem Unternehmen als Geschäftspartner erhalten bleibt) um 30% bis 90% erhöht.

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10.4.3 Definition des Customer Relationship Management Diese Überlegungen führten zur Definition des Customer Relationship Management: Customer Relationship Management (CRM) ist eine ganzheitliche Unternehmensphilosophie und -strategie, bei der der Kunde im Mittelpunkt aller Aktivitäten steht, wobei die Bedürfnisse bestehender und potenzieller Kunden mit eingebunden sind.

10.4.4 Maßgebliche Ziele von Customer Relationship Management Vorrangig geht es in der Geschäftsbeziehung zwischen Kunde und Unternehmen um die Schaffung von Mehrwert. Dabei muss ein Unternehmen das bestmögliche Gleichgewicht zwischen den Kosten und der Erfüllung aller Kundenbedürfnisse finden. Für das Unternehmen ergeben sich daraus folgende betriebswirtschaftliche Sekundärziele: Steigerung der Effizienz bei der Kundengewinnung Mit CRM kann man systematisch Informationen über den Markt und die potenziellen Kunden sammeln und gezielt analysieren. Das so gewonnene Wissen stellt eine Unterstützung bei der Neukundenakquisition dar. Steigerung der Profitabilität von Kundenbeziehungen Eine Steigerung der Profitabilität wird einerseits durch eine verstärkte Kundenbindung und die damit verbundene länger andauernde Kundenbeziehung erreicht Eine verstärkte Kundenbindung erreicht ein Unternehmen durch hervorragenden Service, einem guten Unternehmensimage und zielgerichteten Marketingkampagnen. Auf der anderen Seite tragen Kostensenkungen zur Profitabilitätserhöhung bei. Diese erreicht man durch die Automatisierung von Vorgängen in den Bereichen Marketing, Sales und Service sowie durch die Reduzierung von Transaktionskosten und -zeiten. Beispiele für kostensenkende Impulse sind: • rasche Bearbeitung großer Datenmengen • automatische Abwicklung manueller Tätigkeiten • effiziente Bereitstellung von Unterlagen zur Entscheidungsunterstützung • Erhöhung von Marktanteilen und der Unternehmensrentabilität Erhöht man die Geschäftstätigkeiten mit Bestandskunden und gewinnt gleichzeitig Neukunden, so spricht man bei Märkten mit stagnierendem Wachstum von einer Erhöhung des Marktanteils. Die Unternehmensrentabi-

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10 lität erhöht sich, da sich das Unternehmen mittels CRM bewusster und sorgfältiger auf die Erhöhung des Umsatzes mit profitablen Kunden konzentriert. SAP hat diese Zeichen der Zeit erkannt und im Rahmen der mySAP Business Suite die branchenübergreifende Lösung mySAP Customer Relationship Management für den Vertrieb/Verkauf auf den Markt gebracht.

10.4.5 mySAP CRM-Architektur Um die Philosophie von Customer Relationship Management umsetzen zu können, werden Informationssysteme benötigt. mySAP CRM spaltet sich deshalb in folgende drei Bereiche auf: • Operativer Bereich von mySAP CRM (Operatives CRM) • Backoffice/Analytischer Bereich von mySAP CRM (Analytisches CRM) • Kollaborativer Bereich von mySAP CRM (Kollaboratives CRM)

Abbildung 10.13 Die Closed Loop-Struktur von CRM

Von zentraler Bedeutung sind dabei folgende Faktoren: • Eine integrierte Betrachtungsweise von Marketing, Verkauf und Service und daraus resultierend ein permanenter Informationsfluss zwischen diesen Prozessen. • Die operativen CRM-Prozesse greifen während ihres Ablaufs auf Backoffice- und analytische CRM-Prozesse zu. Beide Prozesse werden nachfolgend beschrieben.

10.4 mySAP Customer Relationship Management (CRM)

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• Der kollaborative Bereich bildet die Kommunikationsplattform als Voraussetzung für die Interaktion zwischen Geschäftspartner und Unternehmen. Die Vernetzung der Prozesse und der damit verbundene permanente Datenaustausch ermöglicht dem Unternehmen für alle Kundenkontakte und -aktivitäten die Bereitstellung der gewünschten Daten, Analysen, Aktivitäten usw. Die durch Marketing-, Vertriebs-, und Serviceaktivitäten gewonnenen Daten werden im Backoffice-, und analytischen Bereich verdichtet, ausgewertet und/oder mit Daten aus anderen Unternehmensbereichen ergänzt. Sie können dann wieder für Planungs-, oder Informationszwecke in den operativen Teil zurückfließen und bilden auf diese Weise einen geschlossenen Kreislauf, einen sogenannten Closed Loop (vgl. Abb. 10.13). Operatives CRM Kunden- und Verkaufsprozesse Alle operativen CRM-Prozesse sind auf eine optimale Unterstützung der Kunden- und Verkaufsprozesse ausgerichtet. Da diese den direkten Kontakt zwischen Unternehmen und Kunden darstellen, sozusagen an der »Kundenfront« ablaufen, werden sie als Frontoffice-Prozesse bezeichnet. Im Gegensatz dazu ist das zentrale Merkmal der Backoffice-Prozesse der nicht vorhandene Kundenkontakt. Darauf gehen wir später näher ein. Im Bereich der Frontoffice-Prozesse unterstützt mySAP CRM die Verwaltung der sogenannten mySAP CRM Business-Objekte, wie z.B.: • Leads/Aktivitäten • Opportunities/Geschäftspartner • Produkte/Produktkataloge Die Frontoffice-Prozesse nutzen verschiedene Instrumente und Kontaktkanäle, z.B. • die Bereitstellung einer Plattform, die dem Kunden per Telefon, Fax und E-Mail die Kontaktaufnahme mit Vertriebs- und Servicebeauftragten ermöglicht (Interaction Center), • den Verkauf über das Internet (Internet Sales), • die Möglichkeit für Außendienstmitarbeiter, über Laptop und andere mobile Endgeräte Informationen für Verkaufsaktivitäten abzurufen, Aufträge zu generieren und den Auftragsablauf im R/3-System anzustoßen (Mobile Sales). • das Marketing- und Kampagnenmanagement. Customer Buying Circle Mit dem Customer Buying Circle teilt SAP den Kaufprozess des Kunden in die vier Phasen Prospecting (Schürfen), Acquiring (Erwerben), Servicing (Betreuen) und Retaining (Behalten) ein. Aus diesen Phasen werden auf der Unternehmensseite die CRM-Hauptprozesse für Marketing, Vertrieb und Service abgeleitet (vgl. Abb. 10.14).

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Abbildung 10.14 Die Zuordnung der Kaufphasen zu den CRM-Hauptprozessen und den

Kontaktkanälen (© SAP AG)

Anwendungskomponenten des operativen CRMs Bei der Beschreibung der Kundenprozesse wurde bereits darauf hingewiesen, welche Business-Objekte im Front-Office-Bereich durch mySAP CRM unterstützt werden. Es folgt nun eine detaillierte Aufzählung der Anwendungskomponenten von mySAP CRM, die eine Interaktion mit Geschäftspartnern informationstechnisch unterstützen. Die Unterteilung erfolgt gemäß der Hauptprozesse Marketing – Vertrieb – Service.

Marketing Der Marketingprozess beinhaltet vorwiegend Kampagnen und Aktivitäten, die zur Kundengewinnung oder Kundenanalyse beitragen. Ausgewählte Funktionsbereiche sind: Marketinganalyse Die Marketinganalyse beinhaltet die Teilfunktionen Marktforschung, Marketingplanung, Lead-Analyse sowie Kampagnenplanung und -optimierung. Sie dient dazu, qualifizierte Informationen über Markt und Kunden zur Planung und Optimierung der Marketingprozesse zu gewinnen. Kampagnenmanagement Zum Kampagnenmanagement gehören Funktionen zur Planung, Durchführung und Kontrolle von Marketingmaßnahmen wie • Marketing- und Kampagnenplanung (Planung, Budgetierung, Kampagnenüberwachung), • Zielgruppenselektion (Zielgruppenmodellierung, Profilbildung und Selektion),

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

• Kampagnendurchführung/Aktivitätsmanagement (alle Aktivitäten, die mit der Kampagne zusammenhängen, können verfolgt werden, um den Erfolg der Kampagne zu messen), • Kampagnenanalyse (Zugriff auf das Business Information Warehouse). Telemarketing Damit generiert und qualifiziert man sogenannte Leads über verschiedene Kontaktkanäle (z.B. über das Interaction Center). Zusätzlich dient es zur Verwaltung von Listen und Kontakten. Eine Telemarketingkampagne hat folgenden Ablauf: Zuerst wird eine Kampagne angelegt. Dieser werden eine ausgewählte Zielgruppe (kampagnenrelevante Geschäftspartner) und ein Skript (Textbausteine für das Gespräch mit dem Geschäftspartner) zugeordnet. Die Zielgruppe bildet den Grundstein für eine Anrufliste, die Geschäftspartnerinformationen und weitere vom Call-Center benötigte Informationen enthält. Mit Hilfe des Skripts und der Anrufliste arbeiten die Call-Center-Agenten alle Kunden aus der Liste telefonisch ab. Nach einem Anruf aktualisiert der Agent die Aktivität durch Erfassung des Ergebnisses. Die gesammelten Informationen dienen zu Überwachungs- und Reportingzwecken im Business Warehouse. E-Marketing Das E-Marketing ermöglicht die Durchführung personalisierter und groß angelegter Marketingkampagnen in Echtzeit über das Internet. Die ausgewählten Zielgruppen erhalten per E-Mail maßgeschneiderte Inhalte und Produkte. Eine E-Marketingkampagne hat folgenden Ablauf: Eine Marketingkampagne für die Abwicklung über den Kanal »E-Mail« mit dazugehöriger Zielgruppe wird angelegt. Ein E-Mailformular mit den gewünschten Marketinginhalten wird generiert. Die E-Mails mit den parametrisierten URL-Links werden an alle Teilnehmer der Kampagne versandt. Klickt der Empfänger auf den URL-Link in der E-Mail, dann gelangt er zu einer personalisierten Webseite (z.B. Internet Sales). Dadurch wird die mit dem Geschäftspartner verknüpfte Aktivität entweder angelegt oder aktualisiert (z.B. »Geschäftspartner hat Webseite besucht«). Lead Management Unter einem Lead versteht man einen Kontakt (Kunde, Geschäftspartner, Firma), der sich in der Zukunft zu einer Geschäftsbeziehung entwickeln könnte. Der Prozess des Lead Managements besteht aus folgenden Phasen: • Leadgewinnung Ein Lead wird entweder aufgrund eingehender oder ausgehender Kontakte mit dem Geschäftspartner erzeugt.

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10 • Leadqualifizierung Bei der Leadqualifizierung handelt es sich um einen Prozess, bei dem ein Lead über einen bestimmten Zeitraum hinweg mehrmals bearbeitet werden kann. Sobald der Lead eine bestimmte Stufe erreicht hat (Beispiel: der Verkaufsbeauftragte kann davon ausgehen, dass der Interessent in naher Zukunft einen Kauf tätigen wird), kann er in eine Opportunity umgewandelt werden. • Lead-Reporting Für das Lead Management werden strategische Reportingfunktionen bereitgestellt, um den aktuellen Stand der Leads in der Leadhierarchie zu untersuchen. Kundenanalyse Mit Kundenanalysen werden Kunden (aufgrund verschiedener Kriterien) z.B. für Mailingaktionen im Direktmarketing ausgewählt. Die Zielgruppenselektion erfolgt hierbei im mySAP CRM (ab Rel. 3.0) über drei Datenquellen • mittels Business Warehouse Reports (auf der Basis von Business Warehouse Infocubes), • mittels ABAP/4 Queries (auf der Basis von InfoSets), • über Marketingmerkmale aus den Merkmalsgruppen des Geschäftspartnerstammsatzes. Infocubes und Reports unterstützen im Business Warehouse die Selektion von Geschäftspartnern für eine Zielgruppe. Quellen dafür sind Stammdaten, Profile oder Bewegungsdaten-Infosets. ABAP/4 Queries werten allgemeine Daten aus dem Geschäftpartnerstammsatz (wie z.B. Adresse, Postleitzahl) aus oder bilden damit neuen Zielgruppen. Im Geschäftspartnerstammsatz werden eigene Marketingmerkmale gepflegt und zu Merkmalsgruppen zusammengefasst. Nach der Zuordnung zum Geschäftspartner können diese zur Zielgruppenselektion genutzt werden.

Vertrieb Beim Vertriebsprozess werden Planungs- und Administrationsaufgaben des Vertriebs/Verkaufs unterstützt. Ausgewählte Funktionsbereiche sind: Opportunity Management Opportunity ist das Fachwort für eine Geschäftsbeziehung (mit einem Kunden, einer Firma o.ä.), die eine mögliche Verkaufschance für Produkte oder Serviceleistungen darstellt. Opportunities können aus Messen, Verkaufsaktionen oder Ausschreibungen erwachsen. Ein Lead mit dem Status »heiß« kann ebenfalls in eine Opportunity umgewandelt werden. Diesen Status nimmt auch ein bestehender Kunde bei einem neuen Verkaufsprojekt ein.

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Das Opportunity Management stellt ein wichtiges Instrument zur Vertriebsüberwachung, Absatzprognose, Planung der Verkaufstechnik, Ermittlung wichtiger Entscheidungsträger sowie zur Berechnung der Abschlusswahrscheinlichkeit und des voraussichtlichen Abschlussdatums dar. Es erlaubt eine gebündelte Sicht auf alle Aktivitäten, die für die Realisierung eines einzelnen Geschäftes benötigt werden. Um dem Kunden jederzeit kompetent Auskunft über zurückliegende Vorgänge geben zu können, muss der Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf Angaben zu Anfragen, Angeboten, Aufträgen, aber auch zu Serviceleistungen und Reklamationen haben. Neben der Unterstützung im Angebots- und Auftragsprozess werden mit Sales Automation-Lösungen auch die Umsatzplanung und die Erstellung von Verkaufsprognosen auf der Basis noch nicht abgeschlossener Geschäfte unterstützt. Kunden- und Kontaktmanagement Mit dem Kunden- und Kontaktmanagement werden einerseits Angaben zu Kundenunternehmen festgehalten (z.B. Ansprechpartner) und andererseits die Kundenkontakte mit Zeitpunkt, Inhalt und Ergebnis dokumentiert. Zur Planung und Dokumentation der Tätigkeiten von Einzelpersonen und zur Weiterleitung von Aufgaben an andere Mitarbeiter dient das Activity-Management. Telesales Darunter versteht man den Verkauf per Telefon. Intelligentes Telesales-Management unterstützt den Vertriebsmitarbeiter bei seinen Verkaufstätigkeiten. Eingehender Anruf Der Kunde ruft an, wird aufgrund seiner Telefonnummer identifiziert und zu einem geeigneten Agenten weitergeleitet; hierbei wird der identifizierte Kunde mit seinen Adressdaten auf dem Bildschirm angezeigt. Der Agent nimmt das Gespräch an und wird im Dialog mit dem Kunden bei Bedarf durch ein interaktives Skript unterstützt. Folgende Möglichkeiten stehen dem Agenten nun zur Verfügung • Informationen zum Kunden im sogenannten Infoblatt sowie in der Kontakthistorie. • Unterstützung der Verkaufsvorgänge durch Produktvorschläge. Verfügbarkeit von Infos zu Produkten (Bild, Produktstamm, Dokumentenverwaltung) in der Produktinfo. • Überwachung der Vorgänge durch das Kreditmanagement. Wahlweise kann per Kreditkarte, Nachnahme oder Rechnung gezahlt werden. • Problemlösungssuche in der Lösungsdatenbank bzw. passende Antworten zu Fragen des Kunden. • Möglichkeit der zusätzlichen Bearbeitung von Vorgangsarten wie Aktivitäten, Opportunities und Servicevorgänge (siehe Customer Interaction Center).

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10 Ausgehender Anruf Der Agent erhält eine Anrufliste zur Bearbeitung. Er wählt aus der Liste eine zu bearbeitende Kampagne aus. Nun erscheint eine Liste mit Geschäftspartnern, die angerufen werden sollen. Der Agent selektiert einen Partner und klickt auf den Button WÄHLEN. Die Verbindung zum Kunden wird hergestellt. Das System zeigt je nach Art der Kampagne entweder die geplante Aktivität an oder startet das Skript. Ein Anruf muss vom Agenten entweder als abgeschlossen oder als fehlgeschlagen gekennzeichnet werden. Ein abgeschlossener Anruf wird in der Anrufliste entsprechend markiert. Ein Anruf mit dem Status fehlgeschlagen kann später erneut bearbeitet werden. Vertriebsaußendienst/Mobile Sales Mobile Sales stellt eine eigenständige mobile Komponente des mySAP CRM dar, die den Außendienst eines Unternehmens bei seiner täglichen Arbeit unterstützt. Die auf Laptops installierte Software ermöglicht es Vertriebsteams, offline zu arbeiten, ihre Daten mit dem R/3-System zu synchronisieren sowie die Bereitstellung aller Informationen, welche für eine optimale Zusammenarbeit mit dem Kunden erforderlich sind. Diese Informationen umfassen u.a. Echtzeitdaten zu: • Geschäftspartnern • Ansprechpartnern • Produkten und Serviceleistungen • Opportunities • Aktivitäten Außerdem beinhaltet Mobile Sales Funktionen, die dem Vertriebsbeauftragten folgende Möglichkeiten einräumen: • Koordination der Aktivitäten • Präsentation von Produktlinien und Vergleich von Wettbewerberprodukten • Anlage von Angebote und Aufträge direkt beim Kunden • Überprüfung auf korrekte Erfassung der Aufträge • Bestätigung der Konfigurations-, Preisfindungs- und Lieferdaten • Koordination von Übertragung, Bereitstellung und Speicherung ein- und ausgehender Daten Internetgestützte Preisfindung und Konfiguration Geschäftspartner können Produkte online konfigurieren und Preise über verschiedene Kataloge und Marktplätze hinweg miteinander vergleichen. Außerdem werden Warenkorbfunktionen angeboten.

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Auftragserfassung/-akquise Bei der Auftragserfassung/-akquise für Produkte und Dienstleistungen werden Funktionalitäten wie Produktvorschläge, Angebote, Steuerberechnung und Verfügbarkeitsprüfung offeriert. Auftragsabwicklung Die eigentliche Auftragsabwicklung findet im R/3 System statt. mySAP CRM bietet in diesem Bereich Logistik- und Finanzanalysen zur Optimierung der Auftragsabwicklung an. Logistikmanagement Es dient zur Überwachung von Aufträgen entlang der Produktions-, Vertriebs- und Serviceprozesse. Die Kunden werden automatisch bei allen Änderungen benachrichtigt, welche sich auf die Lieferung auswirken. Das Logistikmanagement bietet Echtzeitzugriff auf Bestände, Produktionskapazitäten und Vorlaufzeiten über die gesamte Logistikkette hinweg. Kreditmanagement Das Kreditmanagement ermöglicht die Durchführung von Kreditprüfungen in der Vorgangsbearbeitung und leitet Belege, die aus Kreditgründen gesperrt sind, zur Überprüfung direkt an die zuständigen Mitarbeiter weiter. Abrechnung Dieser Bereich liefert Informationen über Kundenverträge, Rabatte, Abrechnungsstatus und Konten. Vertriebsanalyse Die Vertriebsanalyse ist zuständig für die Absatz- und Ergebnisplanung, für Pipeline-Analysen sowie für die Analyse des Vertriebszyklus und der Vertriebsorganisation zur Optimierung der Vertriebsprozesse.

Service Im Servicebereich werden Funktionen bereitgestellt, die zur Lösung von Kundenproblemen und Beschwerden in der Nachverkaufsphase benötigt werden. Ausgewählte Funktionsbereiche sind hier: Kundenbetreuung und Help Desk Dort werden Anfragen, Reklamationen, Retouren mit Eskalations- und Workflow-Bearbeitung sowie Service-Level-Vereinbarungen durchgeführt. Vertrags- und Installationsmanagement Dieser Schlüsselbereich von mySAP CRM liefert Informationen zu Kundeninstallationen und -verträgen einschließlich der Service-Level-Vereinbarungen, zur Garantieabwicklung und zur Qualitätssicherung. Enterprise Intelligence Damit wird eine effiziente Problemlösung unter mit Hilfe intelligenter Suchalgorithmen über eine integrierte Lösungsdatenbank gewährleistet.

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10 Außendienst und Einsatzplanung Dieser Bereich liefert Kundeninformationen für Außendienstmitarbeiter und gewährleistet damit einen schnelleren und genaueren Kundenservice. Zudem werden Funktionen für die Planung, Terminierung und Einsatzplanung der Servicemitarbeiter bereitgestellt. E-Service Geschäftspartnern wird damit der Zugriff auf Informationen und Services über das Internet gewährleistet. Serviceanalyse Die Serviceanalyse beinhaltet Servicestatus- und Prozessanalysen sowie Servicekosten- und Rentabilitätsanalysen zur Planung und Optimierung der Service- und Supportprozesse.

Backoffice System und Analytisches CRM Backoffice System Durch den Vertragsabschluss zwischen Kunde und Unternehmen (über den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung) wird der Auftragsabwicklungsprozess im SAP R/3-System angestoßen. Dieser Backoffice-Prozess findet in SAP R/3 oder einem anderen Online Transaction Processing System (OLTP-System) statt und schließt eine Vielzahl von Subprozessen, (Beschaffung der Produktionsmaterialien, Angebots-/Auftragserstellung, Materialbereitstellung, Lieferung, Fakturierung/Zahlung) ein. Damit die Kundenakquisition und -betreuung im Frontoffice reibungslos und effizient ablaufen kann, sind diese Subprozesse im Backofficebereich eng mit dem Frontofficebereich verzahnt. Analytisches CRM Im analytischen Bereich des mySAP CRM werden die Daten aus dem operativen Teil des mySAP CRM, aus dem OLTP System und/oder aus externen Quellen aufgezeichnet. Die Analyse dieser Daten generiert Wissen und Modelle zur Kundenbearbeitung und dient der Optimierung der kundenbezogenen Geschäftsprozesse. Analytisches CRM umfasst unter anderem die Elemente • Auswertung von im Business Warehouse (BW) gespeicherte Kundendaten (z.B. für die Gewinnung von Informationen zu Marketingkampagnen), • Vorhaltung der Verfügbarkeitsdaten von Materialien und Produkten aus dem Advanced Planner and Optimizer (APO) in ständig aktualisiertem Zustand, • Auswertungstechniken mit Online Analytical Processing (OLAP).

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Einsatz des Business Warehouse beim CRM Im Business Warehouse (BW) werden sämtliche kundenbezogenen Informationen zusammengeführt. Das BW dient der Integration entscheidungsrelevanter Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen in einer einheitlichen Systemumgebung. Die Daten liegen dabei in einer strukturierten, bereinigten und verdichteten Form vor. Warum ist der Einsatz des Business Warehouse wichtig? Wie schon erwähnt, ist Online Transaction Processing System (OLTP-System) ein Oberbegriff für SAP R/3, SAP R/2 und andere ERP-Systeme. In größeren Unternehmen existieren oft mehrere OLTP-Systeme gleichzeitig nebeneinander, deren Datenbestände nicht in einer einzigen zentralen Datenbank verfügbar sind. Jedes dieser Systeme ist zum effizienten Lesen und Schreiben von kleinen Datenmengen in einem vorbestimmten Bereich seiner Datenbank optimiert. Bei häufigen größeren Datenbankabfragen, wie sie für das CRM notwendig sind, können sich für die OLTP-Systeme Performanceprobleme ergeben, da die Abwicklung von Transaktionen aus dem operativen Geschäft verzögert wird. Um diese Problematik zu vermeiden, speichert man die dispositiven Daten im BW. Sie stehen dann zu Analyse-, Planungs- und Kontrollzwecken zur Verfügung.

Schnittstelle APO – CRM Zur Bestätigung, dass die im CRM-Kundenauftrag angeforderten Positionen zeitgerecht geliefert werden können, sind im APO-System die folgenden Funktionen durchzuführen: • Available-to-Promise (ATP) Verfügbarkeitsprüfung • Versandterminierung • Transportterminierung Kollaboratives CRM Das Kollaborative CRM umfasst die Kommunikationskanäle, die eine direkte Interaktion zwischen Kunde und Unternehmen ermöglichen und bildet für alle operativen CRM-Prozesse die gebündelte Kommunikationsplattform. Neben dem persönlichen Kontakt erfolgt die Kommunikation über ein Customer Interaction Center (CIC), das als zentrale Anlaufstelle für Kunden die Kanäle Internet Telefon, Telefax und Briefpost integriert. Somit werden dem Kunden ungeachtet des benutzten Mediums die gleichen Informationen und die gleiche Servicequalität geboten.

Anwendungskomponenten des kollaborativen CRM Customer Interaction Center (CIC) Ziel eines Call Centers ist immer die Steigerung der Kundenzufriedenheit durch: • Einsatz effizienter Technik • speziell geschulte Telefonbetreuer

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10 Ein CIC ist in technischer Hinsicht die Zusammenführung von Telefonnebenstellenanlage, PC und Datenbanksystemen, damit der Servicemitarbeiter alle relevanten Daten (Kundenstammdaten) sofort einsehen kann. Diese Servicemitarbeiter, die speziell für die Kundenberatung im Call Center ausgebildet wurden, fungieren als eine Gruppe von Agenten, welche zuständig für die Bearbeitung telefonischer Kundenanfragen ist. Problemlösungsmanagement Es enthält Standardschritte zur strukturierten Diagnose und Bearbeitung von Service-Fällen mit Hilfe einer Problemlösungsdatenbank. Servicemanagement Das Servicemanagement verwaltet die vertraglichen Vereinbarungen mit dem Kunden und erlaubt eine Zuordnung und Auswertung der erbrachten Serviceleistungen zum jeweiligen Vertrag. Internet Self Service Damit wird dem Kunden die Möglichkeit gegeben, Probleme selbst zu lösen, z.B. mittels Supportinformationen auf der Webseite. Field Service Field Service dient den Servicetechnikern im Außendienst bei der Administration von Störungsmeldungen (Erfassung von Schadensreporten, Arbeitszeit, Spesen) und bei der Behebung von Störungen (technische Dokumentationen, Problemlösungsdatenbanken). Serviceanalysen Mit Serviceanalysen kann die Qualität der erbrachten Serviceaktivitäten über verschiedene Messgrößen überwacht werden, beispielsweise über die Anzahl der Anrufer, die vor der Kontaktaufnahme mit einem Call Center Agenten (den Telefonhörer) aufgehängt haben.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP) Heutzutage sind die Unternehmen bemüht, ihren Geschäftspartnern auf PC oder Mobile Clients Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies führt jedoch dazu, dass der Einzelne mit Daten, die in der Regel auch noch auf unterschiedlichen Anwendungsplattformen in unterschiedlichen Darstellungen laufen, »zugeschüttet« wird. Dann tritt eine Überforderung des menschlichen Aufnahme- und Orientierungsvermögens ein. Erschwerend kommt hinzu, dass der Benutzer sich mit unterschiedlichen Benutzernamen und Passwörtern bei den verschiedenen Systemen anmelden muss. Ein weiterer Nachteil: will man Informationen aus einer Quelle in eine andere übertragen, so geschieht es nicht selten, dass diese Daten aufgeschrieben werden, um sie in einer anderen Applikation manuell wieder einzutragen.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP)

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Fazit: Die Vorteile, die durch die neuen Plattformen E-Business und Internet geschaffen worden sind, werden häufig durch uneinheitliche und überfrachtete DV-Infrastrukturen wieder zunichte gemacht. Die SAP AG hat inzwischen (ebenso wie andere führende IT-Unternehmen) diese Problematik aufgegriffen und eine neue Softwarelösung entwickelt, die dem Benutzer einen einheitlichen, webbasierenden Arbeits- und Interaktionsplatz für die benötigten Anwendungen, Daten und Informationen bietet: mySAP Enterprise Portals.

10.5.1 Die Plattform für Information und Kooperation Bei mySAP Enterprise Portals (mySAP EP) handelt es sich um eine Weiterentwicklung des mySAP Workplace. Für den Benutzer offeriert sich diese Lösung am Bildschirm folgendermaßen: Browserbasierend teilt mySAP EP den Bildschirm (der vergleichbar ist mit einem großen Bilderrahmen) in kleine, übersichtlich angeordnete »Bilderrahmen« ein, die Inhalte aus unterschiedlichen Quellen enthalten können. Beispielsweise zeigt der Inhalt eines dieser Rahmen (im Fachjargon Portal genannt) den Verlauf des Börsenkurses in Echtzeit an. Ein weiteres Portal kann den Flugplan einer Airline beinhalten, im nächsten Rahmen werden aktuelle Meldungen aus aller Welt von einer Suchmaschine wie Yahoo geliefert. Zusätzlich gibt es vielleicht ein Portal, in dem der Benutzer Kundenvorgänge aufrufen und bearbeiten kann. In jedem dieser Portale besteht die Möglichkeit, zu navigieren und interaktive Eingaben zu tätigen. So wird der elektronische Arbeitsplatz strukturiert und überschaubar gestaltet. mySAP Enterprise Portals ist eine Lösung, die so jedem Anwender gezielt skalierbare Entscheidungshilfen liefert, welche zwar abhängig von seiner Funktion und Rolle im Unternehmen sind, jedoch unabhängig vom Standort und der Systemplattform. Diese über das Internet bzw. Intranet aufrufbare offene und skalierbare Applikation ist ein flexibles Gestaltungsinstrument für die Geschäftsprozesse der Unternehmen. Dabei beschränkt sich das Portal nicht auf SAP-Lösungen und -Services: Offene Standards erlauben die Integration aller Inhalte, die über eine Internet-Adresse erreichbar sind.

10.5.2 Nutzungspotentiale von mySAP Enterprise Portals • Steigerung der Produktivität, Effektivität und des Erfahrungsschatzes des einzelnen Anwenders, da Informationen rollenspezifisch angeboten werden. • Schnellere Informationsfindung mit geringerem Aufwand durch effiziente Suchroutinen, die dem Anwender in kurzer Zeit erlauben, relevante Daten in einem Kontext zusammenzustellen.

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10 • Vernetzung von Mitarbeiten, Kunden, Lieferanten und Partnern innerhalb eines Geschäftsprozesses durch grenzüberschreitende Zusammenarbeit über gemeinsame Ordner, Diskussionsforen und andere unternehmensübergreifende Anwendungen. • Zentraler Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen, Anwendungen und Dienste, unabhängig von Zeit, Ort und Plattform. • Reduktion des Administrationsaufwands auf Grund der zentralisierten Server-Architektur für Business-Applikationen und der Zugangsmöglichkeit über jeden gängigen Web-Browser oder mobile Geräte. • Ausweitung der Flexibilität, da neue Geschäftsprozesse über eine Änderung der Rollenstruktur im Unternehmen verfügbar gemacht werden können. Die neue Technologie stellt somit dem Benutzer maßgeschneidert Dienste, Daten und Dokumente auf seinem PC, Laptop oder Handy über einen Webbrowser zur Verfügung. Dabei spielt es keine Rolle, • aus welcher Datenbank oder aus welcher Anwendung diese Informationen stammen, • ob die Daten aus einem System (z.B. OLTP-Systeme wie SAP R/3) oder aus dem Internet kommen und • ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert sind.

10.5.3 Kernfunktionalitäten des mySAP Enterprise Portals mySAP Enterprise Portals gibt es in zwei Ausführungen: Basisversion: Enterprise Collaboration Portal Damit werden alle typischen Anforderungen von Unternehmen abgedeckt. Erweiterte Version: Enterprise Unification Portal Diese Version bietet Funktionen für die Informationsabstraktion zwischen heterogenen Anwendungen sowie für Drag&Relate zwischen mySAP Business Suite-Anwendungen und Anwendungen anderer Anbieter (Siebel, Oracle, Baan etc.).

Rollenverwaltung Maßgeblich bei einem Enterprise Portal ist die Möglichkeit für den Anwender, auf interne und externe Informationen, Anwendungen und Dienste zugreifen zu können, die er in seiner Rolle im Unternehmen benötigt. Mitarbeiter und Geschäftspartner können Rollen zugeordnet werden, die das Unternehmen verwaltet. Was versteht man unter einer Rolle? SAP definiert die Rolle als eine Sammlung von Aufgaben, Services und Informationen, die Gruppen von Benutzern zur Verfügung stehen. Die Rolle bestimmt, auf welchen Service zugegriffen werden kann.

10.5 mySAP Enterprise Portals (EP)

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In einer Enterprise Portal-Lösung werden für jede Unternehmensfunktion Rollen konzipiert, die automatisch den Zugriff auf notwendige Informationen, Anwendungen und Dienste erlauben. Vordefinierte Rollen für die unterschiedlichen Aufgaben im Verkauf, im Einkauf, im Controlling, im Personalwesen oder in der Unternehmensleitung sind hierbei enthalten. Über diese Rollen wird an zentraler Stelle festgelegt, welche Inhalte das Unternehmen den Benutzern des Enterprise-Portals zur Verfügung stellen will.

Personalisierung Die Personalisierung ermöglicht es dem Anwender, das Portal nach seinen Interessen (Gestaltung und Anpassung der Inhalte) zu konfigurieren und schließt die folgenden Funktionen ein: • Serverbasierte Favoriten • Individuelle Anpassung des Layouts und der Inhalte • Anpassung leicht realisierbar • Individuelle Einstellung der Sprache

iViews iViews ermöglichen dem Anwender einen eingerichteten Arbeitsplatz, der auf einer einzigen Seite übersichtlich alle Informationen und Services offeriert. Diese Miniapplikationen – in der Fachsprache werden sie iViews genannt – offerieren folgende Inhalte: • Informationen (Nachrichten aus dem Unternehmen, Überwachung, Warnmeldungen, Dokumentation und Wissensmanagement) • Anwendungen (E-Mail, Kalender, elektronische Beschaffung, Employee Self Service, mySAP Business Suite-Lösungen) • Dienste (Suchmaschinen im Internet, Reisedienste, Frachtberechnung, virtuelle Marktplätze) iViews sind nicht auf Inhalte aus SAP-Systemen beschränkt, sondern können Informationen aus vielen verschiedenen Quellen bereitstellen.

Content Management Das Content Management deckt den gesamten Lebenszyklus von WebsiteInhalten ab (einschließlich Erstellung, Klassifizierung, Strukturierung und Bereitstellung) wie zum Beispiel: • Zugriff per ausgefeilter Suchfunktionen, Registrierungs- und Veröffentlichungsmöglichkeiten auf beliebige Inhalte • Verwaltung, Klassifizierung und Abfrage von Inhalten • Steuerung des Veröffentlichungszyklus mit Funktionen für die Online-Bearbeitung und Workflow-Funktionen für die Bearbeitung • Verknüpfung von Informationen und Transaktionen • Verbindung von internen und Internet-Ressourcen

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10 Syndication Sie erlaubt den Zugriff auf Anwendungen, Informationen und Dienste aus den verschiedensten Quellen. Informationen können analysiert, bewertet und kombiniert, Ergebnisse jederzeit und überall angezeigt werden. Zum Beispiel kann ein Vertriebsbeauftragter vor der Kontaktaufnahme bei einem Kunden die gesamte Kundengeschichte aufrufen, in angrenzenden iViews offene Bestellungen und offene Rechnungen einsehen sowie aktuelle Nachrichten zu seinem Kunden im Internet abrufen. So werden alle Informationen an seinem Arbeitsplatz auf einer Seite gebündelt und strukturiert. Der Vertriebsbeauftragte hat sich damit in kurzer Zeit einen aktuellen und umfassenden Überblick zu seinem Kunden verschafft und kann dementsprechend agieren.

Drag&Relate Zwei Objekte können durch das Verschieben(drag) eines Objekts im BrowserFenster zueinander in Beziehung (relate) gesetzt werden und so bestimmte Funktionen auslösen. Zum Beispiel kann der Code eines Pakets per Maus auf einen dafür vorgesehenen Link des Versenders gezogen werden; hierdurch wird die Paketverfolgung per Internet ausgelöst und in einem dafür vorgesehenen iView angezeigt.

Single Sign On – Session Management Durch das Single Sign On werden die Anmeldungen (per Benutzer-ID und Kennwort) an die unterschiedlichen Anwendungen und Systeme unnötig, nachdem einmal die Eingangsauthentifizierung am Enterprise Portal erfolgt ist. Den Single Sign On (SSO)-Mechanismus des Enterprise Portal gibt es in zwei Varianten, abhängig von den Sicherheitsanforderungen und den unterstützten Backend-Systemen: • SSO mit SAP-Anmeldetickets • SSO mit Benutzer-ID und Kennwort Während SSO mit SAP-Anmeldeticket auf einem sicheren Ticketvergabemechanismus beruht, werden bei SSO mit Benutzer-ID und Kennwort die Anmeldedaten eines Benutzers (Benutzer-ID und Kennwort) an das System weitergegeben, welches der Benutzer aufrufen möchte.

10.6 mySAP Business Intelligence In der heutigen Zeit werden die Unternehmen über externe und interne Kommunikationskanäle mit einer Flut von Informationen überschwemmt. In dieser Situation ist das zielorientierte Sammeln und die stringente Interpretation von Informationen für die Kursbestimmung und für den Erfolg eines Unternehmens von ausschlaggebender Bedeutung.

10.6 mySAP Business Intelligence

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MySAP Business Intelligence (mySAP BI) setzt hier an und bietet einerseits mit SAP BW (Business Information Warehouse) eine Informationszentrale für die gesamte mySAP Business Suite, andererseits werden Instrumente und Methoden aus den analytischen Anwendungen (Business Analytics) der einzelnen Bestandteile der Business Suite wie z.B. mySAP CRM oder mySAP Financials sowie der strategischen Unternehmensführung (SEM) bereitgestellt, die diese Informationszentrale nutzen, um Entscheidungshilfen zur Steuerung des Unternehmens zu gewinnen. Die gewonnenen Lösungen werden dem Management über das Portal mySAP Enterprise Portals dargestellt. MySAP BI ist die erste integrierte und internetfähige Lösung zur Steuerung der Unternehmensperformance, die auf der Basis der operativen Geschäftsprozesse analytische Elemente mit systemtheoretischen Ansätzen (Prinzip der Rückkopplung) kombiniert. Im einzelnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Data Warehousing Kernstück von mySAP BI ist das Data Warehousing im BW. Dabei ist die Informationsgewinnung nicht auf R/3 beschränkt, sondern es erfolgt eine automatisierte Datenbeschaffung aus den operativen Prozessen aller Bestandteile der Business Suite (R/3, CRM, APO, SRM, SCM) sowie aus Fremdsystemen und über das Internet. Die Daten werden aus den unterschiedlichsten internen und externen Quellen in regelmäßigen Abständen extrahiert (Pull-Mechanismus). Hierzu werden den operativen Systeme sogenannte Extraktoren eingepflanzt, die Daten sammeln und diese an das SAP BW liefern. Die gesammelten Daten werden durch die sogenannte Staging Engine zusammengeführt und nach Zwischenspeicherung im Operational Data Store (ODS) strukturiert in speziellen relationalen Datenbanktabellen, den sogenannten InfoCubes, abgelegt. Diese sind unter dem Gesichtspunkt einer optimalen Performance im Sternschema aufgebaut. Die Strukturen und Fortschreibungsregeln für Die Infocubes sind in einem Metadaten Repository abgelegt, das durch den Meta Daten Manager verwaltet wird. Die Anforderungen zur Auswertung der Daten werden an einen OLAP-Prozessor (Online Analytical Prozessor) gestellt, der Queries über die InfoCubes ausführt. Die eigentlichen Datenzugriffe erfolgen durch den Datenmanager.

Analysen Das Data Warehouse stellt die Daten für die analytischen Anwendungen (Business Analytics) und die strategische Planung und Führung (SEM) bereit: Die analytischen Anwendungen steuern und optimieren die Geschäftsprozesse in den Geschäftsszenarien der einzelnen Geschäftsbereiche als auch geschäftsbereichübergreifend.

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10 Sie messen vordefinierte Kennzahlen, überwachen die kritischen Erfolgsfaktoren, warnen den Anwender bei Abweichungen (alert monitoring) und bieten ihm die Möglichkeit, korrigierend einzugreifen bzw. tun dies selbst nach vorgegebener Anweisung. Dabei kommen vielfältige mathematische und heuristische, multivariate Methoden zum Einsatz. Ein vielzitiertes Beispiel hierfür ist das sog. Data Mining, das versucht, versteckte Assoziationen in sehr großen Datenmengen aufzuspüren und auszuwerten. Die strategische Planung und Führung (SEM) nutzt erprobte betriebswirtschaftliche Methoden wie Balanced Scorecards, Portfolioanalyse, Benchmarking und Szenariotechnik mit grafischer Modellierung zur Unterstützung der Entscheidungen des Managements. Der Manager sitzt vor seinen Cockpit und kommuniziert interaktiv mit dem System.

Darstellung Für die Aufbereitung und Darstellung der Daten stehen verschiedene, flexible Werkzeuge wie z.B. geografische Informationssysteme(GIS) und Informations-Cockpits zur Verfügung. Die Benutzer können die Darstellungen in unterschiedlichem Verdichtungsgrad über drei alternative Berichtswerkzeuge abrufen: Über einen Web-Browser (Web Reporting) Mit Microsoft Excel (Business Explorer – Bex) Über das Unternehmensportal mySAP Enterprise Portal

Portalintegration Über diese Portalintegration können die Mitarbeiter des Unternehmens und die Geschäftspartner weltweit über das Internet auf die Informationen und Entscheidungshilfen von mySAP BI zugreifen. Innerhalb des Portals können parallel interaktive Grafiken, Web-Anwendungen, Frühwarnsysteme und Informationscockpits rollenbezogen angezeigt werden sowie umfangreiche Suchfunktionen genutzt werden.

Knowledge Management Als weitere Funktion stellt mySAP BI dem Anwender ein Knowledge Management zur Verfügung, mit dem sämtliche Informationen eines Unternehmens verwaltet werden. Hierüber können Entscheidungsträger z.B. Berichte mit Kommentaren versehen, Genehmigungsprozesse automatisieren und im Team am Entscheidungsprozess des Unternehmens teilnehmen. Verschiedene Benutzer können unternehmensübergreifend Ressourcen und Content gemeinsam nutzen (Collaboration).

10.6 mySAP Business Intelligence

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Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

Business Content Zur beschleunigten Einführung von mySAP BI stehen Best-Practice-Modelle zur Verfügung. Damit können die Anwender auf erprobte Analyseszenarien, Kennzahlensysteme und Regeln für die Extraktion und Transformation von Daten zurückgreifen.

10.7 Fragen 1. Welche der nachfolgenden Aussagen zur Planung im Rahmen des mySAP SCM sind richtig? a) Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 als auch in SAP APO durchgeführt werden. b) Die Absatzplanung kann nur in SAP APO erfolgen, das Planungsergebnis wird über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben. c) SNP-Planaufträge, die über Supply Network Planning in SAP APO erzeugt wurden, können über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben und dort in Fertigungsaufträge umgesetzt werden. d) Über die CIF-Schnittstelle erfolgt immer nur ein Datenabgleich von SAP APO nach SAP R/3. e) Die Basis der Supply Network Planning bilden die in SAP APO erstellte Absatzplanung (DP) oder die in SAP R/3 entwickelte Programmplanung. 2. Welche der nachfolgenden Stammdaten-Elemente sind für mySAP SCM von Bedeutung? Markieren Sie die Richtigen. a) Lieferanten (Kreditoren) b) Materialstämme/Produktstämme c) Arbeitspläne d) Arbeitsplätze e) Kunden (Debitoren) f) Stücklisten 3. Welches sind die drei Kernstücke der branchenübergreifenden Lösung mySAP SCM? a) SAP Advanced Planner and Optimizer (APO) b) SAP R/3 Enterprise c) mySAP CRM (Customer Relationship Management) d) SAP Event Manager (EM) e) mySAP SRM (Supplier Relationship Management) 4. Welche Phasen durchläuft ein Fertigungsauftrag im SAP R/3-System? a) Auftragsrückmeldung b) Auftragsabrechnung c) Auftragseröffnung d) Auftragsabwicklung e) Auftragsdruck f) Auftragsabschluss

340

10 5. Welche dieser Organisationseinheiten sind in der Materialwirtschaft relevant? a) Unternehmen b) Buchungskreis c) Verkaufsorganisation d) Werk e) Lagerort 6. Was sind Einkaufsinfosätze? a) Angaben mit Informationen zur Einkaufsabteilung b) Einkaufsinfosätze gehören zu den Stammdaten in der Materialwirtschaft. c) Einkaufsinfosätze enthalten Informationen zu einem Material und dem Lieferanten. 7. Wie heißt der Materialstamm im EBP? a) Produktbuch b) Materialliste c) Produktstamm d) Produktdatei

10.8 Lösungen 1. Welche der nachfolgenden Aussagen zur Planung im Rahmen des mySAP SCM sind richtig? a) Richtig Die Absatzplanung kann sowohl in SAP R/3 als auch in SAP APO durchgeführt werden. b) Falsch Die Absatzplanung kann nur in SAP APO erfolgen, das Planungsergebnis wird über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben. Die Absatzplanung kann in beiden Systemen erfolgen, über CIF werden die Daten anschließend abgeglichen. c) Richtig SNP-Planaufträge, die über Supply Network Planning in SAP APO erzeugt wurden, können über die CIF-Schnittstelle an SAP R/3 übergeben und dort in Fertigungsaufträge umgesetzt werden. d) Falsch Über die CIF-Schnittstelle erfolgt immer nur ein Datenabgleich von SAP APO nach SAP R/3. Über CIF werden die Daten in beiden Systemen abgeglichen. e) Richtig Die Basis der Supply Network Planning bilden die in SAP APO erstellte Absatzplanung (DP) oder die in SAP R/3 entwickelte Programmplanung. 2. Welche der nachfolgenden Stammdaten-Elemente sind für mySAP SCM von Bedeutung? Markieren Sie die Richtigen. a) Richtig Lieferanten (Kreditoren) b) Richtig Materialstämme/Produktstämme c) Richtig Arbeitspläne d) Richtig Arbeitsplätze e) Richtig Kunden (Debitoren) f) Richtig Stücklisten

10.8 Lösungen

341

10

Logistik-Lösungen, Enterprise Portals und Business Intelligence

3. Welches sind die drei Kernstücke der branchenübergreifenden Lösung mySAP SCM? a) Richtig SAP Advanced Planner and Optimizer (APO) b) Richtig SAP R/3 Enterprise c) Falsch mySAP CRM (Customer Relationship Management) d) Richtig SAP Event Manager (EM) e) Falsch mySAP SRM (Supplier Relationship Management) 4. Welche Phasen durchläuft ein Fertigungsauftrag im SAP R/3-System? a) Falsch Auftragsrückmeldung b) Falsch Auftragsabrechnung c) Richtig Auftragseröffnung d) Richtig Auftragsabwicklung e) Falsch Auftragsdruck f) Richtig Auftragsabschluss 5. Welche dieser Organisationseinheiten sind in der Materialwirtschaft relevant? a) Falsch Das Unternehmen wird im SAP als Mandant dargestellt. b) Richtig Der Buchungskreis stellt die rechtlich selbständig bilanzierende Einheit dar (z.B. einzelne GmbH). c) Falsch Die Verkaufsorganisation ist die oberste Einheit des Vertriebs und gehört zur Komponente SD. Richtig wäre Einkaufsorganisation. d) Richtig Das Werk ist die disponierende und bestandsführende Einheit. e) Richtig Der Lagerort ist eine Zusammenfassung von Lagerplätzen innerhalb eines Werks. So lassen sich die Materialbestände getrennt führen. 6. Was sind Einkaufsinfosätze? a) Falsch Es sind vielmehr Angaben welche der Einkaufsabteilung bei der Bestellung eines Materials helfen, den geeigneten Lieferanten zu finden. b) Richtig Einkaufsinfosätze gehören zu den Stammdaten in der Materialwirtschaft (ähnlich wie Materialstammdaten, Konditionen). c) Richtig Einkaufsinfosätze enthalten Informationen zu einem Material und dem Lieferanten. Sie stellen die Verknüpfung zwischen einem Material- und einem Lieferantenstammsatz her. 7. Wie heißt der Materialstamm im EBP? a) Falsch Produktbuch b) Falsch Materialliste c) Richtig Produktstamm d) Falsch Produktdatei

342

Kapitel 11 Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise 11.1 11.1.1 11.1.2 11.1.3 11.1.4 11.1.5 11.1.6 11.1.7 11.1.8

Grundlagen des Finanzwesens Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem Organisationsstrukturen im R/3-System Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Menüs des Finanzwesens Grundeinstellungen zum Buchungskreis Steuern Automatische Buchungen Praxisfall

345 345 346 351 359 359 362 363 365

11.2 11.2.1 11.2.2 11.2.3 11.2.4 11.2.5

Grundlagen des Controlling Organisationsstrukturen im Controlling Prinzipien und Methoden im Controlling Gemeinkostencontrolling Integration Praxisfall

370 370 373 375 403 404

11.3

Fragen

410

11.4

Lösungen

411

343

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise 11.1

Grundlagen des Finanzwesens

11.1.1 Die Integration des Finanzwesens in das SAP-Gesamtsystem Aufgabe des Finanzwesens Das betriebliche Rechnungswesen (Anwendungskomponente AC) ist der zentrale Anwendungsbereich, mit dem diejenigen Daten eines Unternehmens erfasst, gesteuert und verteilt werden, die für das betriebliche Ergebnis relevant sind. Es lässt sich in einen externen und einen internen Rechnungskreis gliedern. Der externe Rechnungskreis deckt die Haupt- und Geschäftsbuchhaltung mit den gesetzlich vorgeschriebenen Nebenbüchern ab, der interne Rechnungskreis deckt die Kosten- und Leistungsrechnung ab. In SAP R/3 wird das externe Rechnungswesen in der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI), das interne Rechnungswesen in der Anwendungskomponente Controlling (CO) dargestellt.

Hauptbuchfortschreibung und Nebenbücher Das Finanzwesen als zentrale Informationsquelle bezieht seine Daten überwiegend aus den folgenden Nebenbüchern, die eine Fortschreibung von Hauptbuchkonten bewirken: • FI-interne Nebenbücher Debitoren (Kundenbuchhaltung), Kreditoren (Lieferantenbuchhaltung) und Anlagenbuchhaltung • Materialwirtschaft mit Einkauf, Bestandsverwaltung und Rechnungsprüfung • Produktion mit dem PPS-System und Instandhaltung • Vertrieb • Personalwirtschaft (periodische Datenübernahme in maschineller Form) Das Finanzwesen wiederum gibt die Daten als Aufwands- oder Ertragsbuchungen an das interne Rechnungswesen weiter. Um internes und externes Rechnungswesen zu integrieren, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: • Nutzung eines gemeinsamen Kontenplans • Mitführung von Zusatzkontierungen bei der Belegerfassung (z. B. Kostenstelle, Auftragskontierung) • Einzelbelegverbuchung nach einem durchgängigen Belegkonzept

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

345

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.1

Integration des Finanzwesens im R/3-System

Komponenten des Finanzwesens Das Finanzwesen im R/3-Release 4.7 umfasst folgende Anwendungskomponenten: • Hauptbuchhaltung (FI-GL) • Debitorenbuchhaltung (FI-AR) • Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) • Bankbuchhaltung (FI-BL) • Anlagenbuchhaltung (FI-AA) • Konsolidierung (FI-LC) • Spezielle Ledger (FI-SL) • Reisemanagement (FI-TV)

11.1.2 Organisationsstrukturen im R/3-System Bei der Einführung eines R/3-Systems müssen die betrieblichen Organisationsstrukturen eines Konzerns oder Unternehmens im R/3-System abgebildet werden. Die Organisationsstrukturen lassen sich in R/3 nach den Sichten der verschiedenen Unternehmensbereiche gliedern. Dabei werden folgende Bereiche unterschieden: • Vertrieb • Buchhaltung • Logistik • Kostenrechnung • Personalwesen

346

11

Abbildung 11.2 Organisationsstrukturen im R/3-Finanzwesen (mit Beispielen von

Kostenrechnungskreiszuordnungen)

Organisationsstrukturen von Unternehmensbereichen können unabhängig voneinander definiert werden. Die Integration des R/3-Systems bedingt jedoch auch eine gegenseitige Zuordnung der Organisationseinheiten von Unternehmensbereichen. Im Folgenden werden die Organisationseinheiten des Finanzwesens sowie die wichtigsten Einheiten aus der Kostenrechnung und der Logistik beschrieben.

Mandant Unter einem Mandanten versteht man eine in sich handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3Systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen.

Konzernunternehmen Im R/3-System werden Konsolidierungsfunktionen der Finanzbuchhaltung über so genannte Konzernunternehmen abgewickelt. Konzernunternehmen sind alle Gesellschaften, die zu einem Konzern gehören und deren Ergebnisse in das Konzernergebnis einfließen. Die Organisationseinheit »Konzernunternehmen« ist nur dann erforderlich, wenn das R/3-Modul LC (Konsolidierung) eingesetzt wird. Für die Buchhaltungskonsolidierung eines Konzerns müssen die Daten der Einzelabschlüsse aller Unternehmen im Konsolidie-

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

347

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

rungskreis des Konzerns in das Konsolidierungssystem übernommen und ausgewertet werden. Einem Konzernunternehmen können ein oder mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

Buchungskreis Ein Mandant kann bis zu 9999 Buchungskreise umfassen. Unter Buchungskreisen versteht man im R/3-System selbstständig bilanzierende Einheiten der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt. Firmenspezifische Daten werden auf Buchungskreisebene, firmenübergreifende Daten auf Mandantenebene angelegt. Buchungskreisunabhängige Daten sind beispielsweise: • Belegarten • Bewegungsarten • Kontenpläne Buchungskreisabhängige Daten sind unter anderem: • Geschäftsjahresende • Hauswährung • Belegnummernkreise

Geschäftsbereich Ein Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die einem wirtschaftlich separaten Bereich entspricht. Er dient grundsätzlich zu Auswertungszwecken. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, geschäftsbereichintern Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen, die jedoch nicht den Anforderungen externer Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen entsprechen. Der Geschäftsbereich dient ferner dazu, Kostenstellen zusammenzufassen und Auswertungen vorzunehmen. Zu diesem Zweck muss er im Kostenstellenstamm hinterlegt sein. Ein Geschäftsbereich wird unabhängig von allen anderen Organisationseinheiten definiert. Ein Geschäftsbereich wird mit Hilfe einer Zusatzkontierung in der Belegposition erfasst.

Kreditkontrollbereich Der Kreditkontrollbereich ist die Organisationseinheit, in der die Kreditlimits für Debitoren gesteuert werden. Mit seiner Hilfe wird abgebildet, welcher Buchungskreis für die Kreditüberwachung zuständig ist.

Funktionsbereich Der Funktionsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens und dient zur Darstellung des Umsatzkostenverfahrens. Er kann aus Merkmalen von Kontierungsobjekten sowie aus Beleginformationen auf der Basis eines Substitutionsverfahrens abgeleitet werden. Einen Funktionsbereich zu definieren ist nur dann notwendig, wenn Ihr Unternehmen das Umsatzkos-

348

11 tenverfahren einsetzt. Das ist neben dem in Deutschland bislang üblichen Gesamtkostenverfahren eine Darstellungsform der GuV. Das Gesamtkostenverfahren zeigt die gesamten Kosten einer Periode kostenartenbezogen, während das Umsatzkostenverfahren die Kosten leistungsbezogen darstellt.

Finanzkreis Die Organisationseinheit Finanzkreis gliedert ein Unternehmen nach den Kriterien der Finanzmittelrechnung sowie des Haushaltsmanagements. Sie entspricht üblicherweise dem Buchungskreis. Aber auch mehrere Buchungskreise können einem Finanzkreis zugeordnet werden.

Werk Das Werk ist die zentrale Organisationseinheit der Logistik. Insbesondere in den Bereichen Materialbewertung, Bestandsführung, Disposition und Kalkulation dient es als Bezugsgrundlage. Jedes Werk muss einem Buchungskreis eindeutig zugeordnet sein.

Kostenrechnungskreis Neben den rein buchhalterischen Belangen müssen auch logistische Aspekte bzw. betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungs- und Lieferverkehrs kostenrechnerisch korrekt erfasst, bewertet und zugeordnet werden können. Der Kostenrechnungskreis ist diejenige Organisationseinheit der Kostenrechnung, in der alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle dargestellt werden. Um eine Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermöglichen, muss jeder Buchungskreis mindestens einem Kostenrechnungskreis zugeordnet sein. Für die Belange des Controllings können mehrere Buchungskreise zusammengefasst werden. Buchungskreis und Kostenrechnungskreis haben: • denselben Kontenplan • dieselbe Währung • dieselben Geschäftsbereiche

Kontenrahmen, Kontenplan Der Kontenrahmen ist eine systematische Gliederung verschiedener Konten und von den einzelnen Wirtschaftszweigen abhängig (z. B. Industriekontenrahmen – IKR, Gemeinschaftskontenrahmen – GKR). Er stellt die Grundlage eines individuellen betrieblichen Kontenplans dar, der alle Konten beinhaltet, die im Buchhaltungssystem eines Betriebs mit ihren betriebsspezifischen Kontenbezeichnungen geführt werden. Das R/3-System bildet alle Wertströme und Datenflüsse mit Hilfe des Sachkontos ab.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

349

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.3 Kontenplan im Rahmen der Firmenstruktur

Kontenplan – Kontierungsebene Der Kontenplan ist ein Verzeichnis aller Konten eines Buchungskreises. Deshalb ist jeder Buchungs- und Kostenrechnungskreis genau einem Kontenplan zugeordnet, der für alle Buchungs- und Kostenrechnungskreise, die zusammengehören, identisch sein muss. Umfasst ein Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise, müssen auch die betroffenen Buchungskreise demselben Kontenplan zugeordnet sein.

Integrierter Kontenplan im SAP-System Der integrierte Kontenplan umfasst das externe und das interne Rechnungswesen. Aus Sicht der Kostenrechnung ist das R/3-System ein Einkreissystem, da • die Kostenrechnungskonten (Kostenarten) aus den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung übernommen werden. • die Geschäftsvorfälle, die das interne Rechnungswesen betreffen, nicht noch einmal erfasst werden müssen.

350

11 Dieser enge Zusammenhang zwischen Finanzwesen und Kostenrechnung sichert die Integration der Belege und die kontinuierliche Abstimmung beider Rechnungssysteme.

Abstimmung zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling Finanzbuchhaltung und Controlling werden mit Hilfe des so genannten Abstimm-Ledgers abgeglichen. Seine Aufgabe ist es, die Daten des externen und des internen Rechnungswesens so zu sammeln und zu verdichten, dass sie überschaubar sind und gegenseitig abgestimmt werden können.

11.1.3 Prinzipien der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Daten der SAP R/3-Finanzbuchhaltung Das R/3-System unterscheidet zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten. Alle Daten, die dauerhaft erforderlich sind, also lange bestehen bleiben, werden als Stammdaten geführt. Bewegungsdaten sind im R/3-System alle die Informationen, die aus Belegen abgeleitet werden (z. B. Lieferantenrechnungen). Stammdaten im FI-System Das FI-System kennt neben den Benutzerstammdaten, die für alle Anwendungen gleichermaßen gelten, vorrangig folgende Stammdaten: • Debitoren-, Kreditorenstammdaten Stammdaten werden auf Mandantenebene (Konzernebene) mit allgemein gültigen Daten – wie zum Beispiel Anschrift, Telefonnummer, Bankverbindung – angelegt. Darauf können innerhalb eines Mandanten alle Bereiche der in R/3 definierten Buchungskreise (Firmen) zugreifen und ihre jeweils spezifischen Daten (Abstimmkonto, Zahlungsbedingung, Ansprechpartner usw.) hinzufügen. Die Daten für die Vertriebs- und Einkaufsabteilungen werden ebenfalls dezentral auf den jeweiligen Debitoren- bzw. Kreditorenkonten gepflegt. • Sachkontenstammdaten Sachkontenstammdaten werden zentral, nicht auf Mandanten-, sondern auf Kontenplanebene definiert. Sie werden ebenfalls durch ein für den Buchungskreis spezifisches Segment ergänzt. Ein Konzern kann über den Kontenplan die allgemeinen Daten der Sachkonten (z. B. Bezeichnung, Kontengruppe) festlegen. Die zum Konzern gehörenden Unternehmen ergänzen dann die für ihr Unternehmen spezifischen Daten (z. B. Währung, Offene-Posten-Verwaltung). Diese Vorgehensweise ermöglicht die Einführung eines Konzernkontenplans mit einheitlichen Bezeichnungen und einheitlicher Kontensteuerung. • Bankenstammdaten Bankenstammdaten (Anschrift, BLZ) werden zentral im Bankenverzeichnis abgelegt. Die Personenkonten nehmen auf diese Daten Bezug. Im Gegensatz dazu werden jedoch die Angaben, welche die Hausbanken der Buchungskreise betreffen, separat definiert. Jeder Hausbank muss ein eigenes Sachkonto zugeordnet sein.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

351

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Summendaten Wenn Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonten bebucht werden, errechnet R/3 die jeweiligen Summendaten. Diese verdichten die zu Grunde liegenden Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge Mandant – Kontonummer – Buchungskreis. Bewegungsdaten im FI-System Alle Geschäftsvorfälle werden in Form von Belegen erfasst und gespeichert (Belegprinzip). Die Grundvoraussetzung für die Abspeicherung eines Belegs ist, dass der Saldo der Einzelposten im Beleg null ergibt. Es können nur Belege gebucht werden, die vordefinierten Regeln entsprechen. Unvollständige oder fehlerhafte Belege können in einer Zwischenablage gespeichert werden, wirken sich aber nicht auf die echten Buchhaltungsdaten aus (vorerfasste Belege, gemerkte Belege).

Mitbuchkontentechnik Hauptbuch Das Hauptbuch stellt die Standardstruktur im R/3-System dar. Es bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und hat folgende Struktur: • • • •

Mandant Sachkontonummer Buchungskreis Geschäftsbereich

Mit Hilfe der Komponente FI-SL, »Erweiterte Hauptbuchhaltung« (Special Ledger), können Sie zusätzliche Bücher (Ledger) in frei zu detaillierender Struktur definieren. Diese Struktur kann beispielsweise Daten aus anderen Mandanten enthalten. Bei der Bebuchung von Sachkonten werden Summendaten fortgeschrieben. Die Summendaten der Sachkonten werden in Büchern geführt, in denen festgelegt ist, nach welchen Kriterien die Beträge zu Auswertungszwecken verdichtet werden. Nebenbücher Für das Rechnungswesen des R/3-Systems sind drei Gruppen von Nebenbüchern von Bedeutung: • Zum Kontokorrent gehören die in Offener-Posten-Buchhaltung geführten Kreditoren und Debitoren sowie Sonderhauptbuchvorgänge wie Anzahlungen und Wechsel. • Finanzbezogene Nebenbücher dokumentieren die Bewegungen der Geldabwicklung und sind in die Konten der Hauptbuchhaltung integriert. • Die abrechnungs- und bestandsorientierten Nebenbücher (Anlagen- und Materialbuchhaltung, Personalabrechnung) geben – gesteuert von einstellbaren automatischen Kontenfindungsvorgängen – ihre Daten an Hauptbuchkonten weiter.

352

11

Abbildung 11.4 Prinzip der Buchhaltung (Mitbuchkonten im Hauptbuch)

Debitoren, Kreditoren, Abstimmkonto Debitoren sind über Forderungskonten, Kreditoren über Verbindlichkeitskonten mit dem Hauptbuch verbunden (Abstimmkonten). Dies wird dadurch erreicht, dass in jedem Debitoren- bzw. Kreditorenstammsatz das zugeordnete Hauptbuchkonto (Abstimmkonto) eingetragen wird. Diese Abstimmkonten werden bei einem Buchungsvorgang auf einen Debitor oder Kreditor automatisch fortgeschrieben, was gewährleistet, dass Haupt- und Nebenbuch zu jeder Zeit den gleichen Stand aufweisen.

Belegprinzip und Belegstruktur Beleg Im R/3-System werden Geschäftsvorfälle in Form von Belegen gespeichert, die mit einem Bezug zum Buchungskreis versehen sind. Die Belegnummern, unter denen die Abspeicherung erfolgt, sind in jedem Mandanten eindeutig.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

353

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.5 Zusammenhang zwischen Originalbeleg und Buchungsbeleg

Belegprinzipien Bei der Erfassung von Belegen gelten im R/3-System folgende Regeln: • Ein Beleg besteht aus einem Belegkopf und mindestens zwei, maximal 999 Belegpositionen. • Im Belegkopf finden sich die allgemeinen Daten (beispielsweise Belegdatum, Buchungsdatum, Belegnummer, Belegart), die für den gesamten Beleg gelten. • Jede Belegposition enthält mindestens einen Buchungsschlüssel, eine Kontonummer und einen Betrag, der auf das Konto gebucht werden soll. Zusätzlich können weitere Informationen, wie zum Beispiel Zahlungsbedingungen, angegeben werden. • Ein Beleg kann nur gebucht werden, wenn der Saldo aus den Soll- und Habenpositionen null ist.

354

11 Belegart Um Belege nach Art des Geschäftsvorfalls (Journalerstellung) unterscheiden zu können, ist im Standardsystem eine Reihe von Belegarten (Bankbeleg, Debitorenrechnung, Debitorenzahlung usw.) definiert. Bei der Erfassung einer Belegart wird dieser automatisch ein Belegnummernkreis zugeordnet. Die Definition weiterer Belegarten ist jederzeit möglich. Buchungsschlüssel Mit dem Buchungsschlüssel wird definiert, • • • •

ob eine Soll- oder Habenbuchung vorgenommen werden soll, welche Kontoart (z. B. Sachkonto, Debitor oder Kreditor) zu bebuchen ist, ob sich der Vorgang auf den Umsatz auswirkt, wie die Maske zur Belegerfassung erscheinen soll.

Integration der Belege im System Mit Hilfe der Belegerfassung wird jeder Geschäftsvorfall detailliert im System gespeichert. Gleichzeitig werden aber auch die Salden in den Nebenbuchhaltungen und im Hauptbuch fortgeschrieben. Auf diese Weise können Sie im Finanzwesen bereits unmittelbar nach dem Buchen eines Belegs Auswertungen erstellen, die auf dem jeweils aktuellsten Stand basieren Automatische Buchungserstellung Um die Belegerfassung zu erleichtern, erstellt R/3 verschiedene Buchungen automatisch, beispielsweise Buchungen von Skonti, Umsatzsteuern, Zahlungsoder Währungsdifferenzen. Für jede automatisch erzeugte Buchung wird eine Buchungszeile erstellt und in den aktuell bearbeiteten Beleg eingestellt. Belegartenkennzeichen In R/3 wird die Belegart genutzt, um verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen zu unterscheiden. Eine Belegart ist ein zweistelliges Kennzeichen, dem eine Reihe von Steuerungsfunktionen zugeordnet ist; sie wird in der Belegartentabelle T003 für den gesamten Mandanten definiert. Alle Belegarten sind definiert. Neben den bereits vorgegebenen können Sie als Anwender zusätzlich weitere Belegarten definieren.

Abbildung 11.6 Im Standardsystem definierte Belegarten der Buchhaltung (© SAP AG)

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

355

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Verwendung der Belegart Die Belegart hat verschiedene Funktionen, zum Beispiel: • Differenzierung der Geschäftsvorfälle • Steuerung der bebuchbaren Kontoarten im Beleg (in reinen Sachkontenbelegen dürfen z. B. keine Kreditoren- oder Debitorenkonten bebucht werden) • Steuerung der Belegnummernvergabe • Vorgaben für die Ablage Belegnummern Belegarten und Belegnummern stehen im R/3-System in engem Zusammenhang: Jeder Beleg erhält eine eigene Nummer, die durch Hinzufügung des Buchungskreises und des Geschäftsjahres erweitert und dadurch eindeutig ist. Belegnummern dürfen maximal zehnstellig sein.



Abbildung 11.7 Informationen zur Belegablage

Belegnummernvergabe Belegnummern können extern oder intern vergeben werden. Bei der externen Vergabe vergibt der Benutzer selbst die Belegnummern. Bei diesem Vorgehen weist das System Doppelvergaben ab. Bei der internen Vergabe von Belegnummern übernimmt das System die fortlaufende Nummerierung der Belege gemäß den obigen Kriterien. Eine externe Nummernvergabe ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Belege aus einem Vorsystem über eine Schnittstelle in das SAP R/3-System übernommen werden (ursprüngliche Belegnummer). Die interne Nummernvergabe wird grundsätzlich dann verwendet, wenn ein Beleg keine eindeutige Belegnummer hat (z. B. bei Eingangsrechnungen).

356

11 Belegnummernkreise Jeder Belegart muss ein Nummernkreis im System zugeordnet werden. Nummernkreise hängen vom Buchungskreis ab: Das heißt, für jeden Buchungskreis müssen separate Nummernkreise angelegt werden. Dies geschieht in der Regel, indem bereits existierende Nummernkreise kopiert werden. Sind Nummernkreise jahresbezogen definiert, dann steht für jedes Geschäftsjahr der vollständige Nummernbereich zur Verfügung. Durch die Angabe der Belegnummer und des Geschäftsjahres lässt sich jeder Beleg eindeutig identifizieren. Werden Nummernkreise geschäftsjahresunabhängig definiert (indem man als Geschäftsjahr »9999« angibt), dann kann dieselbe Belegnummer selbstverständlich nur ein einziges Mal innerhalb des so definierten Zeitraums verwendet werden. Bei der Definition der Nummernkreise muss das jährliche Belegvolumen berücksichtigt werden. Rechnen Sie mit einem hohen Belegaufkommen, sollten Sie die Belegnummernkreise in jedem Fall jahresbezogen definieren. Ablagekriterien Bei der Ablage der Originalbelege muss sichergestellt sein, dass zwischen den abgelegten Belegen und dem EDV-Beleg eine eindeutige Verbindung besteht. Es hat sich bewährt, den Originalbeleg unter der gleichen Nummer wie den EDV-Beleg abzulegen. Die Belegart und die Nummernkreisdefinition unterstützen dieses Ablageverfahren. Einem Nummernkreis können mehrere Belegarten zugeordnet werden. Auf Grund dieser Zuordnung kann die gemeinsame Ablage zusammengehöriger Originalbelege gesteuert werden. Standardausprägung Das R/3-System wird mit vordefinierten Buchungsschlüsseln ausgeliefert. Diese Vorgaben sollten Sie als Anwender übernehmen, da Sie anderenfalls umfangreiche Änderungen in den verschiedensten Steuertabellen vornehmen müssen. Abbildung 11.8 zeigt die im Standardsystem vorgegebenen Buchungsschlüssel. Von besonderer Bedeutung für die Buchhaltung sind die Bereiche: • Debitoren (01 – 19) • Kreditoren (21 – 39) • Sachkonten (40 – 50) Die Buchungsschlüssel sind auf Mandantenebene definiert, deshalb wirken sich Änderungen auf alle Buchungskreise dieses Mandanten aus.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

357

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.8 Buchungsschlüssel im R/3-System

Steuerungsfunktionen Für die Fortschreibung der gebuchten Werte in den Summendaten werden für jeden Buchungsschlüssel Informationen hinterlegt, wie zum Beispiel • die zu bebuchende Kontoart (beispielsweise Sachkonto, Debitor, Kreditor, Material oder Anlage) • die Art der Buchung als Soll- oder Habenbuchung • das Umsatzkennzeichen (»Umsatzkennzahlen fortschreiben Ja/Nein«) Der Buchungsschlüssel steuert auch Verarbeitungsabläufe für die gebuchten Daten: • Kennzeichen – Zahlungsvorgang (Analyse des Zahlungsverhaltens und Erstellung von Zahlungsmitteilungen für Debitoren und Kreditoren) • Buchungsschlüssel für die Stornierung eines Belegs (Ermittlung des Umkehrbuchungsschlüssels aus dem Buchungsschlüssel des zu stornierenden Belegs)

358

11 Bildschirmmodifikation Feldstatusdefinitionen steuern im R/3-System, ob ein Feld gepflegt werden muss oder gepflegt werden kann bzw. ob es angezeigt oder ausgeblendet wird. Diese Definitionen werden zum einen in den Stammsätzen der Sachkonten und zum anderen in den Festlegungen, die bezüglich der Buchungsschlüssel getroffen werden, hinterlegt. Diese miteinander verknüpften Festlegungen bilden die Grundlage für die Modifikation des Erfassungsbildschirms auf Belegzeilenebene. Der Erfassungsbildschirm kann damit je nach bebuchtem Sachkonto (bei Nebenbuchhaltungen ist dies das Abstimmkonto) und Buchungsschlüssel gestaltet werden.

11.1.4 Menüs des Finanzwesens R/3 fasst unter dem Oberbegriff »Rechnungswesen« verschiedene Arbeitsgebiete zusammen: • • • • • • • •

Hauptbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Bankenbuchhaltung Anlagenwirtschaft Konsolidierung Spezielle Ledger Reisemanagement

Die Arbeitsgebiete »Hauptbuch«, »Debitoren«, »Kreditoren« und »Banken« enthalten alle Funktionen, die zur Abwicklung von Arbeiten im Rahmen der Finanzbuchhaltung notwendig sind. Die weiteren Menüs dienen zum Umgang mit Firmenverbänden (d. h. für Konsolidierungsmaßnahmen), zum Einsatz des General Ledger als erweiterter Auswertungsfunktion, zur Steuerung von Einnahmen und Ausgaben (Haushaltsmanagement) und zur buchmäßigen Darstellung von Geschäftsreisen. Im Folgenden wird als Beispiel das Arbeitsgebiet »Kreditoren« dargestellt. Die übrigen Arbeitsgebiete der Finanzbuchhaltung sind analog aufgebaut.

11.1.5 Grundeinstellungen zum Buchungskreis Im Folgenden werden die wichtigsten Grundeinstellungen vorgestellt, die im R/3-System für einen Buchungskreis vorgenommen werden müssen:

Geschäftsjahre In der Buchhaltung sind Geschäftsjahre ein wichtiges Gliederungskriterium. Sie werden in Buchungsperioden und – für den Jahresabschluss – in Sonderperioden unterteilt. Im R/3-System ist der Benutzer nicht an Kalenderjahre oder -monate gebunden, wenn er Geschäftsjahre oder Buchungsperioden definieren will. In jedem Geschäftsjahr können bis zu 16 Perioden definiert werden; dabei ist die Aufteilung in Buchungs- und Sonderperioden frei wählbar.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.9 Buchungsperioden einstellen

Geschäftsjahresvariante Mit Hilfe der Geschäftsjahresvariante werden der Zeitraum des Geschäftsjahres und die Buchungsperioden festgelegt. Jedem Buchungskreis muss eine Geschäftsjahresvariante zugeordnet werden. Dies geschieht, indem Sie ein Kennzeichen in der Buchungskreistabelle T001 angeben. Genügen die im System bereits definierten Varianten nicht den konkreten Erfordernissen, können für jeden Mandanten beliebig viele weitere Geschäftsjahresvarianten definiert werden. Einem Buchungskreis dagegen kann jeweils nur eine Variante zugeordnet werden. Eine Geschäftsjahresvariante wird durch die folgenden Parameter definiert: • Beginn und Ende eines Geschäftsjahres • Anzahl der Perioden (maximal 16) • Länge des Geschäftsjahres sowie Länge der einzelnen Buchungsperioden

360

11 Buchungsperiode Jeder Geschäftsvorfall wird im R/3-System als Beleg gespeichert und immer einer Buchungsperiode zugeordnet. Die Buchungsperiode ist ein für die Zwecke der Buchhaltung definierter Zeitraum innerhalb eines Geschäftsjahres, welches aus maximal 16 Buchungsperioden bestehen darf. Man unterscheidet zwei Arten von Buchungsperioden: • normale Buchungsperioden • Abschlussperioden (Sonderperioden)

Buchungsperiodensteuerung In einem ordnungsgemäß geführten Buchhaltungssystem muss gewährleistet sein, dass buchhalterisch abgeschlossene Perioden nachträglich nicht mehr und zukünftige, noch nicht relevante Perioden, noch nicht bebucht werden können. Dies ist der Grund, weshalb die laut zugeordneter Geschäftsjahresvariante definierten Buchungsperioden buchungskreisabhängig geöffnet und geschlossen werden. Grundsätzlich wird eine Buchungsperiode für den gesamten Buchungskreis geöffnet oder geschlossen. Es besteht jedoch die Möglichkeit, nach Kontoart und -nummer spezifiziert die Buchungsperioden zu öffnen oder zu schließen (z. B. für Konten, die durch Schnittstellen in der Mitte der Folgeperiode bebucht werden).

Buchungsperiode und Geschäftsjahr Die Finanzbuchhaltung kann im R/3-System zu jedem beliebigen Zeitpunkt beginnen, also auch innerhalb eines Geschäftsjahres. Aus dem Buchungsdatum in den Belegen wird mittels der Festlegungen zur Geschäftsjahresvariante diejenige Buchungsperiode bestimmt, die fortgeschrieben wird. Handelt es sich um Abschlussperioden, muss im Beleg die entsprechende Buchungsperiode angegeben werden. Werden Buchungen in ein zurückliegendes Geschäftsjahr vorgenommen, führt dies automatisch zu einer Korrektur des Saldovortrags für das neue Jahr.

Pflege der Buchungsperioden Buchungsperioden werden im Arbeitsgebiet der Hauptbuchhaltung gepflegt. Dafür stehen zwei Zeitintervalle zur Verfügung: Das erste bildet die Buchungsperioden 1 bis 12, das zweite die Sonderperioden. Für jedes Intervall werden Anfangs- und Endperiode des Geschäftsjahres angegeben. Die in diesen Grenzen liegenden Perioden sind dann für Buchungen bereit.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

11.1.6 Steuern Steuerarten Das R/3-System berücksichtigt eine Vielzahl von Steuern, die im In- und Ausland auf einen Rechnungsbetrag erhoben werden, so zum Beispiel • Umsatzsteuer (Ausgangssteuer, Vorsteuer, abzugsfähig und nicht abzugsfähig) • Zusatzsteuern (z. B. Investitionssteuer in Norwegen oder Ausgleichssteuer in Belgien) • Quellensteuer

Steuerkennzeichen Das zweistellige Steuerkennzeichen regelt alle mit der Steuerermittlung verbundenen Vorgänge. Die Festlegungen, die zusätzlich zum Steuerkennzeichen getroffen werden, dienen zum • Prüfen des Umsatzsteuerbetrags im Beleg • automatischen Errechnen des Steuerbetrags • Errechnen des nicht abzugsfähigen Vorsteueranteils • Prüfen der Zulässigkeit der gewählten Steuerart auf dem bebuchten Konto • automatischen Ermitteln des zugehörigen Steuerkontos

Kalkulationsschema Für viele Länder ist im R/3-System bereits ein Kalkulationsschema definiert, das die erforderlichen Festlegungen zur Berechnung und Buchung landesspezifischer Steuern enthält. Im Kalkulationsschema des jeweiligen Landes (für Deutschland ist dies »TAXD«) werden die dafür erforderlichen Steuertypen definiert, indem für jeden Steuertyp die folgenden Parameter definiert werden: • Der Basisbetrag für die Steuerberechnung • Die Rechenregel zur Ermittlung des Steuerbetrages (im Hundert bzw. vom Hundert) • Die Kontoseite (Soll oder Haben), auf die gebucht werden soll • Separate Buchung des Aufwands aus Steuern oder Verteilung auf Sachkonten- und Anlagepositionen

Nutzung der Steuerkennzeichen Im Sachkonto wird festgelegt, welche steuerlich relevanten Buchungen zulässig sind. Dies geschieht, indem entweder ein Steuerkennzeichen festgelegt oder definiert wird, ob – und welche – Gruppen von Steuerkennzeichen verwendet werden können. Angaben, die Abstimmkonten betreffen, wirken sich auf die zugeordnete Nebenbuchhaltung aus.

362

11 Auf Belegebene wird das Steuerkennzeichen für jede Kontierungszeile definiert. Die Verprobung der Steuer erfolgt für jedes Steuerkennzeichen auf der Belegebene. Steuermeldungen werden generell aus den Steuerdaten der Belege erzeugt.

Abbildung 11.10 Steuertypen in SAP R/3

11.1.7 Automatische Buchungen Begriff Im R/3-System ist eine Vielzahl von automatischen Buchungen vordefiniert, die mit den Customizing-Funktionen individuellen betrieblichen Bedingungen angepasst werden können. In Abbildung 11.11 sind die Sachverhalte dargestellt, für die das System automatische Buchungen vorsieht. Für alle automatischen Buchungen gilt, dass das System auf Grund der Informationen im Buchungsbeleg oder in den betroffenen Stammsätzen zusätzliche Buchungszeilen erstellt.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.11 Komplexe mit automatischer Erstellung von Buchungszeilen in Belegen

Bilanz Bei der unternehmensspezifischen Anpassung des R/3-Systems, dem so genannten Customizing, werden den verschiedenen Verfahren der Bilanzkorrektur die entsprechenden Sachkonten zugeordnet. Dabei wird für jedes Gewinn- und Verlustkonto auf Kontenplanebene ein Schlüssel definiert, der bestimmt, auf welches Vortragskonto das Ergebnis im Rahmen des Jahresabschlusses vorgetragen wird.

Kursdifferenzen Wenn beim Ausgleich offener Posten Kursdifferenzen auftreten, wird dies vom System automatisch ermittelt und gebucht. Zu diesem Zweck müssen das zu bebuchende Sachkonto sowie die verwendeten Buchungsschlüssel festgelegt werden. Kursgewinn- und Kursverlustkonten können – nach Währungen differenziert – bereits bei der Definition der automatischen Buchungen vorgegeben werden.

Nachbelastung von GuV- und Bilanzkonten Um Nachbelastungen von GuV- und Bilanzkonten zur Geschäftsbereichsaufteilung durchzuführen, werden Korrektur- und Verrechnungskonten benötigt, die automatisch bebucht werden. Die Geschäftsbereichsaufteilung dient zum Erstellen von Geschäftsbereichsbilanzen.

364

11 Skontobuchungen Bevor ein Skonto gebucht werden kann, muss dessen Betrag ermittelt werden. Diese Beträge bucht das System entweder auf Skontoertrags- oder Skontoaufwandskonten. Folgende Sachkonten werden benötigt: • Skontoertrag • Skontoaufwand • Skontoverrechnung (bei Anwendung des Nettoverfahrens) Bei der Definition automatischer Skontobuchungen wird festgelegt, nach welchen Kriterien das System die Skontokonten ermittelt. Mit Hilfe eines Steuerkennzeichens kann eine weitere Unterteilung in verschiedene Skontokonten vorgenommen werden.

Steuern In den Belegzeilen für die Aufwands- und Erlöspositionen werden auch Informationen über die Buchung der Umsatzsteuer mitgeführt. Der Buchungsbetrag auf dem Sachkonto, der Steuerbetrag und das Steuerkennzeichen sind die wichtigsten Informationen für die Erstellung der Steuerbuchungszeile. Für die Kontenfindung ist der Steuerschlüssel relevant, der die Steuerart (Vor- oder Ausgangssteuer) und den zutreffenden Prozentsatz der Steuer definiert. Beide Größen sind Schlüssel für die Zuordnung von Steuerkonten. Über den Buchungskreis wird das jeweils gültige Kalkulationsschema ermittelt, aus dem mit dem Steuerschlüssel, der in der Belegzeile angegeben ist, der Kontenschlüssel für die automatische Buchung ermittelt wird. Der dem Buchungskreis zugeordnete Kontenplan und der Kontenschlüssel sind notwendige Parameter für die Ermittlung des Steuerkontos in der Tabelle T030. Hier kann zusätzlich auf Grund des Steuerkennzeichens eine Unterscheidung nach den zu bebuchenden Steuerkonten vorgenommen werden.

11.1.8 Praxisfall In einem Industrieunternehmen der Konsumgüterbranche (im folgenden Kunz AG genannt) wurde beschlossen, die bisherige Individualsoftware in den Bereichen Rechnungswesen und Controlling durch die SAP R/3-Anwendungskomponenten FI (Finanzwesen) und CO (Controlling) zu ersetzen. Im Zuge der R/3-Einführung sollten auch Maßnahmen zur Prozessoptimierung erfolgen. Insbesondere im Bereich Rechnungswesen verursachten umfangreiche Abstimmarbeiten im Rahmen der Monats- und Jahresabschlüsse erhebliche Zusatzbelastungen für die zuständige Fachabteilung. Die Kunz AG gliedert sich funktional in folgende Bereiche: • Zentrale • Produktion • Vertriebsniederlassungen

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

In der Zentrale sind das Rechnungswesen, das Controlling, der Einkauf, der Vertrieb, das Marketing und die Entwicklung angesiedelt. Die Produktion erfolgt in mehreren Werken an verschiedenen Standorten. Die Kunz AG verfügt etwa über 20 Vertriebsniederlassungen. Außerdem wird der Vertrieb von rechtlich selbstständigen Händlern unterstützt. Vor der Umstellung war das Rechnungswesen der Kunz AG in elf Abrechnungskreise gegliedert: • Zentrale (mit Werken) • zehn Niederlassungen Die Kunz AG unterhielt somit elf vollständig voneinander getrennte Buchhaltungen, die jedoch monatlich abgestimmt und zum Jahresabschluss konsolidiert werden mussten. Jede Niederlassung hatte darüber hinaus ihren eigenen Kontenplan. Die Niederlassungen – wenn auch juristisch keine selbstständigen Unternehmen – wurden buchhalterisch als eigenständige Unternehmen behandelt. Der Grund für diese Organisationsform bestand darin, dass jede Niederlassung eine separate Bilanz und eine am Profit-Center orientierte Verrechnung aufstellen konnte. Diese sollte es erleichtern, die Niederlassungen mit den unabhängigen Händlern zu vergleichen; daneben diente sie dem jeweiligen Niederlassungsleiter als Steuerungsinstrument. Diese buchhalterische Trennung führte dazu, dass alle Transaktionen zwischen der Zentrale und den einzelnen Niederlassungen sowie zwischen den Niederlassungen selbst so gebucht wurden, als handele es sich um Fremdunternehmen. Die Folgen waren: • Aufblähung des Buchungsstoffs • Großer Abstimmungsaufwand zwischen den einzelnen Niederlassungsabrechnungen und der Zentrale • Hoher Konsolidierungsaufwand Man ging davon aus, dass in der Zentrale für die Abstimmungsarbeiten der Niederlassungsabrechnungen jeweils zehn Manntage pro Monat aufgewendet werden mussten. Hinzu kamen weitere zehn Manntage pro Berichtszeitpunkt (zwei Mal jährlich) innerhalb der Kunz AG-Zentrale für die erforderlichen Konsolidierungsarbeiten. Abbildung 11.12 zeigt die Ausgangssituation der Kunz AG, wobei die Organisationselemente den im R/3-System gebräuchlichen Begriffen angepasst wurden. Infolge der Trennung des Buchungsstoffs in unabhängige Abrechnungskreise und einer zunehmenden Geschäftstätigkeit stiegen die Belastungen der Mitarbeiter im Rechnungswesen ständig. Der zuständige Abteilungsleiter fasste den Entschluss, diese Situation im Zuge der R/3-Einführung grundlegend zu verändern.

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Abbildung 11.12 Aufbauorganisation der Kunz AG

Die Abrechnungen der Niederlassungen betreffend wurden folgende Ziele festgelegt: • Beibehaltung der Ergebnisdarstellung jeder einzelnen Niederlassung • Reduzierung des Abstimmungsaufwands im laufenden Geschäft sowie des Konsolidierungsaufwands zum Jahresabschluss Um Organisationsstrukturen im Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung und Controlling) darzustellen, stehen im R/3-System folgende Organisationselemente zur Verfügung: • Mandant • Buchungskreis • Geschäftsbereich • Kostenrechnungskreis • Ergebnisbereich Im Rahmen des Einführungsprojekts wurden die Organisationselemente für das Rechnungswesen und das Controlling einer gründlichen Untersuchung unterzogen. Folgende Eigenschaften wurden dabei festgehalten:

Mandant Der Mandant ist die höchste Hierarchieebene in einem R/3-System. Zwischen einzelnen Mandanten bestehen grundsätzlich keine Querverbindungen. Die in einem Mandanten vorgenommenen Einstellungen gelten für alle Buchungskreise. Unterschiedliche Produktivmandanten werden nur dann geführt, wenn mit einem System getrennte Unternehmen abgebildet werden (beispielsweise ein externes Rechenzentrum). Der Mandant ist deshalb grundsätzlich mit dem Konzern identisch.

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Buchungskreis Ein Buchungskreis im SAP R/3-System ist eine bilanzierende Einheit. Man verwendet ihn nur für rechtlich selbstständige Gesellschaften. Auf der Grundlage der Daten eines Buchungskreises werden Bilanz und GuV erstellt. Auf dieser Ebene finden auch alle bilanztechnischen Arbeiten statt, die das R/3-System durch Standardreports unterstützt (Beispiele: Offene-PostenRasterung, Fremdwährungsbewertung). Zwischen den Buchungskreisen bestehen Querverbindungen: Zum einen werden bestimmte Grunddaten auf Mandantenebene bzw. Kontenplanebene geführt und sind somit für alle Buchungskreise des Mandanten verfügbar (zum Beispiel: Belegarten – Mandantenebene, Sachkonten – Kontenplanebene), zum anderen unterstützt R/3 so genannte buchungskreisübergreifende Buchungen. Voraussetzung hierfür ist, dass für jedes Buchungskreispaar Verrechnungskonten im System definiert sind, die automatisch bebucht werden können. Die Hauswährung und das Steuerschema müssen deshalb identisch sein. Falls eine rechtlich selbstständige Gesellschaft mehrere Buchungskreise führt, müssen diese zum Jahresabschluss konsolidiert werden.

Geschäftsbereich Ein Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die einem wirtschaftlich separat betrachteten Bereich entspricht. Die Definition des Geschäftsbereichs kann unabhängig von den übrigen Organisationseinheiten erfolgen. So können zum Beispiel mehrere Geschäftsbereiche innerhalb eines Buchungskreises (hier als organisatorische Definition) oder ein Geschäftsbereich über mehrere Buchungskreise definiert werden. Der Geschäftsbereich bietet die Möglichkeit, für interne Zwecke eine Bilanz und GuV zu erstellen. Außerdem kann der Geschäftsbereich als Abgrenzungskriterium für Auswertungen herangezogen werden. Der Geschäftsbereich wird in der Belegposition erfasst. Zusätzlich kann er im Kostenstellenstamm definiert werden (bei der Erfassung der Kostenstelle wird der Geschäftsbereich dann automatisch ergänzt). Auf diese Weise können mehrere Kostenstellen zu einem Geschäftsbereich zusammengefasst werden.

Kostenrechnungskreis Ein Kostenrechnungskreis stellt die Organisationseinheit für Kostenrechnungen dar. Jeder Buchungskreis muss einem Kostenrechnungskreis zugeordnet sein. Auf diese Weise werden innerbetriebliche Geschäftsvorfälle festgehalten, und die Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung wird ermöglicht. Ein Kostenrechnungskreis kann jedoch auch mehrere Buchungskreise umfassen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn mehrere bilanzierende Einheiten eine gemeinsame Kostenrechnung betreiben. Wenn ein Unternehmen über zwei oder mehr selbstständige Vertriebsgesellschaften verfügt und die Kostenrechnung zentral in der Verwaltung angesiedelt sein soll, bietet es sich an, die Vertriebsgesellschaften unter einem einzigen Kostenrechnungskreis zu führen. Das Kostenvolumen kann dennoch jederzeit für das gesamte Unternehmen (innerhalb einer Kostenstellenhierarchie) dargestellt werden.

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11 Ergebnisbereich Ein Ergebnisbereich ist die Organisationseinheit der Ergebnisrechnung (Controlling). Auf der Ebene des Ergebnisbereichs werden so genannte Merkmale und Wertfelder hinterlegt, die zur Definition der Ergebnisobjekte herangezogen werden. Der Ergebnisbereich kann mehrere Kostenrechnungskreise (und somit Buchungskreise) umfassen und ermöglicht die Definition einer einheitlichen Ergebnisstruktur für mehrere selbstständige Gesellschaften. In der Sollkonzeptionsphase wurden mehrere Alternativen zur Gestaltung der Organisationsstruktur der Kunz AG entworfen. Die Entscheidung fiel schließlich zu Gunsten der folgenden Struktur (vgl. Abb. 11.13). Die Kunz AG wird im SAP R/3-System organisatorisch als Mandant geführt. Statt der früheren elf Buchungskreise existiert nur noch ein einziger. Wesentliche Vorteile dieser neuen Konzeption sind, dass kein Konsolidierungsaufwand entsteht und auch der Aufwand bei der Abstimmung der Niederlassungsabrechnungen entfällt. Würden die Niederlassungen als Buchungskreise geführt, würde das R/3-System zwar den Verrechnungsaufwand zwischen den Buchungskreisen ebenfalls unterstützen (auf Grund der automatischen Verrechnungsbuchungen), der Konsolidierungsaufwand für die Abschlüsse bliebe jedoch gleich. Darüber hinaus müssten für jede Niederlassung buchungs-kreisspezifische Parameter eingerichtet und gepflegt werden. Dem dafür erforderlichen Aufwand stünden jedoch keine nennenswerten Vorteile gegenüber. Die für die jeweilige Niederlassung spezifische Darstellung der Ergebnisse und Bilanzkonten wird mit Hilfe des Geschäftsbereichs realisiert. Für jede Niederlassung wurde deshalb ein Geschäftsbereich definiert, der in Form einer Zusatzkontierung im Beleg mitgeführt wird. Darüber hinaus sind dem Geschäftsbereich bestimmte Kostenstellen eindeutig zugeordnet und im Kostenstellenstamm entsprechend definiert. Sobald eine Kostenstelle im Beleg angegeben wird, wird diesem automatisch der betroffene Geschäftsbereich zugeordnet. Für die Ergebnisberichterstattung wurde die R/3-Ergebnisrechnung (CO-PA) implementiert. Die Trennung der Kunz-Niederlassungen erfolgt hierbei ebenfalls auf Geschäftsbereichsebene. Diese Veränderung der Organisationsstruktur wies folgende Vorteile auf: • • • •

Flexible Ergebnisdarstellung nach Niederlassungen (Geschäftsbereiche) Darstellung der Sachkonten nach Niederlassungen (Geschäftsbereiche) Möglichkeit, Geschäftsbereichsbilanzen zu erstellen Verwendung von Standardauswertungen in der Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung mit Geschäftsbereichsabgrenzungen • Erhebliche Reduzierung des Abstimmungsaufwands, der fortan nur noch bei falscher Kontierung erforderlich wird (maschinelle Unterstützung durch Standardreports) • Wegfall der Konsolidierungsarbeiten

11.1 Grundlagen des Finanzwesens

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11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

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Abbildung 11.13 Organisationsstruktur der Kunz AG nach der Sollkonzeptionsphase

11.2 Grundlagen des Controlling Die Anwendungskomponente Controlling (CO) enthält folgende Teilkomponenten: • Gemeinkostencontrolling (CO-OM) • Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC) • Produktkostencontrolling (CO-PC) • Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA) Darüber hinaus enthält die Anwendungskomponente Unternehmenscontrolling (EC) folgende Teilkomponenten: • Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) • Konsolidierung (EC-CS) • Executive Information System (EC-EIS) • Unternehmensplanung (EC-BP) Das Rechnungswesen von SAP R/3 umfasst darüber hinaus weitere Anwendungskomponenten, die für ein differenziertes Controlling genutzt werden können, z.B. • Projektsystem (PS)

11.2.1 Organisationsstrukturen im Controlling Zur Abbildung betrieblicher Organisationsstrukturen eines Konzerns oder Unternehmens in R/3 stehen in den Anwendungskomponenten unterschied-

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11 liche Organisationseinheiten zur Verfügung. Die Organisationseinheiten können in den Anwendungskomponenten unabhängig voneinander definiert werden. Die Integration des R/3-Systems bedingt jedoch auch eine gegenseitige Zuordnung der Organisationseinheiten. Außer dem Mandanten (Konzern), der für jede Anwendungskomponente die übergeordnete Organisationseinheit darstellt, sind für das Controlling weitere Organisationseinheiten von Bedeutung. Innerhalb der Komponente Controlling werden folgende Organisationseinheiten definiert:

Kostenrechnungskreis Neben den rein buchhalterischen Belangen ist es erforderlich, auch logistische Aspekte und betriebswirtschaftliche Belange des internen Leistungsund Lieferverkehrs kostenrechnerisch richtig zu erfassen, zu bewerten und zuzuordnen. Der Kostenrechnungskreis ist die Organisationseinheit der Kostenrechnung, in dem alle innerbetrieblichen Geschäftsvorfälle abgebildet werden. Um eine Datenübernahme aus der Buchhaltung (Durchbuchungen) zu ermöglichen, muss jeder Buchungskreis einem Kostenrechnungskreis zugeordnet werden. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Buchungskreise aus Sicht des Controllings durch die Zuordnung zu einem Kostenrechnungskreis zusammenzufassen. Dadurch wird eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung möglich. Voraussetzung für eine buchungskreisübergreifende Kostenrechnung ist, dass alle Buchungskreise auf einen gemeinsamen Kontenplan zugreifen. Die Geschäftsjahresvariante steuert das Geschäftsjahr sowie die Anzahl der Perioden. Sie darf bei Kostenrechnungskreis und Buchungskreis nur in den Sonderperioden voneinander abweichen.

Ergebnisbereich Durch die Definition eines Ergebnisbereichs als organisatorische Einheit des Controllings werden flexible, absatzmarktorientierte Auswertungen bis zu den einzelnen Produkten und Produktvarianten möglich. Die Auswertungen basieren auf dem Umsatzkostenverfahren. Der Ergebnisbereich ist die oberste Berichtsebene für die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung. Dem Ergebnisbereich können mehrere Kostenrechnungskreise zugeordnet werden. Grundsätzlich können mehrere Ergebnisbereichsstrukturen definiert werden. In der Praxis wird meistens jedoch nur eine Struktur definiert und verwendet, da für jede Struktur eine Vielzahl von Auswertungsmerkmalen und Möglichkeiten definiert werden kann. Durch die Integration innerhalb von SAP R/3 sind für das Controlling weitere Organisationseinheiten relevant.

11.2 Grundlagen des Controlling

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11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Verknüpfung zu den Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung Die Verknüpfung mit den Organisationseinheiten der Finanzbuchhaltung erfolgt über den Buchungskreis.

Buchungskreis Unter Buchungskreisen versteht man im R/3-System selbstständig bilanzierende Einheiten der Finanzbuchhaltung. Auf der Grundlage des Buchungskreises werden die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellt.

Geschäftsbereich Der Geschäftsbereich ist eine interne Organisationseinheit, die für Auswertungszwecke verwendet wird. Mittels der Geschäftsbereiche kann eine Segmentberichterstattung durchgeführt werden. Innerhalb der Kostenrechnung können mit Hilfe des Geschäftsbereichs z.B. CO-Kontierungsobjekte zusammengefasst und ausgewertet werden. Der Geschäftsbereich wird hierzu wie das Profitcenter im Stammsatz der Kontierungsobjekte hinterlegt. Der Geschäftsbereich wird völlig unabhängig von allen anderen Organisationseinheiten definiert. Die Erfassung des Geschäftsbereichs erfolgt entweder manuell oder per Ableitung als Zusatzkontierung in der Belegposition. In der Praxis wird der Geschäftsbereich nur vereinzelt eingesetzt.

Funktionsbereich Der Funktionsbereich ist eine organisatorische Einheit des Rechnungswesens und dient zur Darstellung des Umsatzkostenverfahrens. Durch die Verbreiterung des Umsatzkostenverfahrens gewinnt der Einsatz von Funktionsbereichen an Bedeutung. Dabei werden die betrieblichen Aufwendungen nach den Funktionen des Unternehmens dargestellt. Dies sind üblicherweise: • • • •

Herstellung Forschung und Entwicklung Vertrieb Verwaltung

Der Funktionsbereich kann in den Stammdaten folgender Objekte eingetragen werden: • • • • •

Primäre und sekundäre Kostenart Kostenstelle Auftrag PSP-Element Netzplan und Netzplanvorgang

Die Ableitung des Funktionsbereichs bei primären und sekundären Buchungen erfolgt nach festen Regeln. In den FI- bzw. CO-Belegen sowie in den Summentabellen des Abstimmledgers und der Profit-Center-Rechnung wird der Funktionsbereich aufgeführt.

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11 Verknüpfung zu den Organisationseinheiten der Logistik Die Zuordnung der Organisationseinheiten der Logistik zu den Organisationseinheiten des Rechnungswesens erfolgt über den Buchungskreis.

Bewertungskreis Der Bewertungskreis ist das Verbindungselement zwischen den Organisationseinheiten des Rechnungswesens und den Organisationseinheiten der Logistik. Der Bewertungskreis legt fest, auf welcher Ebene die Materialbestände wertmäßig geführt werden. Organisationsebene für die Materialbewertung kann der Buchungskreis oder das Werk sein.

Werk Der Organisationsbegriff Werk gliedert das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition. Ein Werk wird einem Buchungskreis über den Bewertungskreis zugeordnet. Einem Buchungskreis können mehrere Werke zugeordnet werden. Materialstammdaten werden in R/3 werksbezogen geführt. Ebenso werden die Disposition, die Bestandsführung und die Kalkulation auf Werksebene durchgeführt. Bei Nutzung der Produktkostenplanung der CO-Komponente Produktkostencontrolling muss die Bewertung auf Werksebene durchgeführt werden, da alle kalkulationsrelevanten Daten mit Werksbezug gespeichert werden. Die Materialbewegungen werden auf der Basis der Ergebnisse der werksbezogenen Kalkulationen (Standardpreis) bewertet. Daraus ergibt sich, dass die Bewertungskreise bei Nutzung der Produktkostenplanung in einer 1:1-Beziehung zu dem Organisationsbegriff Werk stehen müssen. Die Anzahl der Bewertungskreise ist somit abhängig von der Anzahl der Werke. Hinsichtlich der Zuordnung Bewertungskreis zu Buchungskreis ist eine n:1-Zuordnung möglich.

11.2.2 Prinzipien und Methoden im Controlling Kostenrechnungsverfahren Mit der Anwendungskomponente Controlling können die gängigen Kostenrechnungsverfahren eingesetzt werden. Die Verfahren müssen nicht durchgängig eingesetzt werden. Es ist möglich, die verschiedenen Verfahren je nach den Anforderungen der Unternehmensbereiche parallel einzusetzen. Vollkostenrechnung mit Ist- und Plankosten Die Vollkostenrechnung mit Ist- und Plankosten basiert auf der Trennung der Kosten in Einzel- und Gemeinkosten. Eine weitere Differenzierung findet nicht statt. Die Einzelkosten werden direkt den Kostenträgern zugerechnet. Die Gemeinkosten werden über ein Umlageverfahren auf Basis von Schlüsseln und Zuschlagssätzen auf die Kostenträger verrechnet.

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Vollkostenrechnung mit starrer Plankostenrechnung In dieser Weiterentwicklung der Kostenrechnung werden die Gemeinkosten auf Grundlage des Beschäftigungsgrades in Form von Planbezugsgrößen wie Fertigungsmenge, Fertigungszeiten etc. auf den Kostenstellen geplant und dargestellt. Mit den im Rahmen der Planung ermittelten (Voll-) Kostensätze werden die Leistungsmengengerüste aus dem Arbeitsplan bewertet und fließen somit in die Kalkulation ein. Bei der Ermittlung des Ist-Ergebnisses in der Ergebnisrechnung werden die verkauften Mengen mit den in der Erzeugniskalkulation errechneten Herstellkosten bewertet. Zusätzlich wird die Gesamtabweichung zu den Planherstellkosten dargestellt. Vollkostenrechnung mit flexibler Plankostenrechnung Mit diesem Verfahren wird eine Trennung der Kosten in fixe und proportionale Bestandteile vorgenommen. Damit lassen sich Sollkosten ermitteln, in dem die Plankosten an die Ist-Beschäftigung angepasst werden. Die flexible Plankostenrechnung ermöglicht differenzierte Abweichungen nach Verbrauchs- und Beschäftigungseinflüssen. Teilkostenrechnung Die Teilkostenrechnung basiert auf einer vollständigen Trennung von fixen und proportionalen Kostenbestandteilen. In Weiterführung der flexiblen Plankostenrechnung verzichtet die Teilkostenrechnung auf eine Weiterverrechnung der fixen Kosten auf die Kostenträger. Die Verrechnungssätze für innerbetriebliche Leistungen sowie die Sätze der Zuschlagskalkulation umfassen nur variable Kosten. Die Herstellkosten in der Produktkalkulation beinhalten nur variable Bestandteile. Bei der Rückmeldung der Kostenträger werden damit die Kostenstellen nur noch mit ihren variablen Kosten entlastet. Die verbleibenden Kostenstellensalden können im Rahmen des Monatsabschlusses per Umlage in die Ergebnisrechnung auf verschiedene Deckungsbeitragsstufen verrechnet werden. Die Teilkostenrechnung ermöglicht den Aufbau einer echten Deckungsbeitragsrechnung. Zusätzlich wird die Grundlage für Managemententscheidungen wie z.B. make-or-buy-Entscheidungen oder Festlegungen von Preisuntergrenzen verbessert.

Versionskonzept Versionen fassen kostenrechnungskreisbezogene jahresabhängige Kennzeichen für Plan- und Istdaten zusammen. Damit lassen sich eigenständige Datenbestände für Plan- und Istdaten führen. Planungen werden in Unternehmen zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Zielsetzungen durchgeführt. Die Versionen werden dazu genutzt, alternative Szenarien der Jahresplanung (best case bis worst

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11 case) mit abweichenden Planungsprämissen darzustellen. Ebenso können für Jahresplanung, Forecastplanung sowie Mittelfristplanung eigene Planversionen genutzt werden. Der Version 000 kommt besondere Bedeutung zu, da in dieser Version alle Ist-Daten gebucht werden. Die zur Leistungsverrechnung im Ist genutzten Plantarife werden aus dieser Version gezogen, so dass es sich empfiehlt, den verabschiedeten Jahresplan in dieser Version zu buchen.

Belegsystematik Geschäftsvorfälle im Controlling werden in R/3 als Vorgänge abgebildet. Jede Buchung im Controlling erzeugt einen Buchungsbeleg. Dazu ist es erforderlich, dass jeder Vorgang über die Zuordnung zu einer Vorgangsgruppe einem Nummernkreisintervall zugeordnet ist.

11.2.3 Gemeinkostencontrolling Die Anwendungskomponente Gemeinkostencontrolling wird zur Erfassung und Verrechnung der Kosten eingesetzt, die sich nicht unmittelbar den betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten) zuordnen lassen. Das Gemeinkostencontrolling gliedert sich in folgende Teilkomponenten: • Kostenartenrechnung (CO-OM-CEL) • Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA) • Innenaufträge (CO-OM-OPA) • Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC) Neben Ist- und Plankosten kann auf den Kontierungsobjekten des Gemeinkostencontrolling ein Obligo dargestellt werden. Dies stellt eine zukünftige Zahlungsverpflichtung aufgrund einer Bestellanforderung oder Bestellung dar.

Gemeinkostencontrolling: Kostenartenrechnung Zielsetzung der Kostenartenrechnung ist es, die angefallenen Kosten zu erfassen und zu strukturieren. Damit ist ein Überblick über die Kostenstruktur und das Kostenniveau eines Unternehmens möglich mit dem Zweck, einzelne Kostenarten sowie die Gesamtkosten in ihrer Höhe zu beeinflussen. Da das Rechnungswesen in R/3 als Einkreissystem gestaltet ist, steht die Definition der Kostenarten im R/3-Controlling in engem Zusammenhang mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung. Bei einem Einkreissystem werden die primären Kosten- und Erlösarten aus den Aufwands- und Ertragskonten des Kontenplans der Finanzbuchhaltung übernommen. Für die Pflege der Kostenarten wird deshalb in der Kostenartenrechnung zwischen primären Kosten- und Erlösarten sowie sekundären Kostenarten unterschieden. Für die primären Kostenarten muss im Kontenplan der Finanzbuchhaltung immer ein entsprechendes Aufwandskonto vorhanden sein. Durch die Definition eines Aufwandskontos der Finanzbuchhaltung als Kostenart in der

11.2 Grundlagen des Controlling

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11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Kostenartenrechnung erfordern Buchungen auf dieses Konto immer eine kostenrechnungsrelevante Nebenkontierung (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag). So wird beispielsweise bei der Buchung einer Fremdrechnung in der Finanzbuchhaltung sichergestellt, dass diese zeit- und wertgleich unter dem gleichen Konto auf einem Kontierungsobjekt des R/3-Controllings fortgeschrieben wird. Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung geführt. Sie dienen zur Fortschreibung von Verrechnungen innerhalb des Controllings. Für sekundäre Kostenarten darf es in der Finanzbuchhaltung von R/3 kein entsprechendes Sachkonto geben. Für Zwecke des Investitionscontrollings ist es möglich, Bilanzkonten als statistische Kostenarten anzulegen. Damit kann auf Aufträgen und PSP-Elementen ein Investitionsvolumen geplant und im Ist ein Investitionszugang gebucht werden. Bei buchungskreis– oder geschäftsbereichsübergreifender Kostenrechnung sowie beim Einsatz der Funktionsbereiche führt der Wertefluss im Controlling zu einem Abstimmbedarf zwischen internem und externem Rechnungswesen. Diese Abstimmung wird mittels des Abstimmledgers durchgeführt.

Gemeinkostencontrolling: Kostenstellenrechnung Der Kostenstellenrechnung liegt in R/3 eine funktionale, primär an der Aufbauorganisation eines Unternehmens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten zu Grunde. Kostenstellen werden in der Regel nach Funktions-, Verantwortungs-, Raum- und Verrechnungsprinzip gebildet. Durch eine strukturierte Erfassung der Kostenarten auf den Kostenstellen können die Kosten geplant und kontrolliert werden. Sie bilden somit die kleinsten Verantwortungsbereiche im Unternehmen und werden für die Zwecke eines Gemeinkostencontrollings zu Steuerungs- und Entscheidungsbereichen zusammengefasst. Zusätzlich zur Erfassung der Kosten dienen Kostenstellen zur Weiterverrechnung der Gemeinkosten. Jede Kostenstelle verfügt in der Komponente Gemeinkostencontrolling über einen eigenen Stammsatz. Jede Kostenstelle ist auch der KostenstellenStandardhierarchie zugeordnet. In der Regel bildet diese die Aufbauorganisation des Unternehmens ab. Es ist auch möglich, alternative Kostenstellenhierarchien (Gruppen) anzulegen, die zu Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke genutzt werden. Außer den Kostenstellen werden in der Kostenstellenrechnung die folgenden Stammdaten geführt: • Leistungsarten • Statistische Kennzahlen • Ressource

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11 In R/3 werden die aus dem betriebswirtschaftlichen Sprachgebrauch bekannten Bezugsgrößen als Leistungsarten bezeichnet. Sie stellen Maßeinheiten der Kostenverursachung dar, mit deren Hilfe sich der Output einer Kostenstelle beschreiben lässt. Leistungsarten sind also die erbrachte Leistung einer Kostenstelle in Mengen- oder Zeiteinheiten gemessen, wie beispielsweise die Anzahl der Fertigungs- oder Maschinenstunden. In der Kostenstellenrechnung werden die Leistungsarten zur Sollkostenermittlung und zur innerbetrieblichen Leistungsverrechnung benötigt. In Bezug auf die innerbetriebliche Leistungsverrechnung bilden die Leistungsarten die Grundlage für die Ermittlung der Verrechnungstarife (siehe auch den Abschnitt »Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«). Die Tarife einer Leistungsart können entweder politisch (manuell) gesetzt oder vom System im Rahmen der Planung auf Basis der Kosten und Leistungsmengen ermittelt werden. Bei der systemgestützten Tarifermittlung werden die Kosten der Kostenstelle durch die geplante Leistung der Leistungsarten dividiert, und ein Planpreis (Tarif) pro Leistungsart wird ermittelt, der bei der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung herangezogen wird. Die Tarifermittlung wird in der Kostenstellenrechnung sowohl zur Ermittlung von Plantarifen (geplante Kosten und Mengen) als auch von Isttarifen (Istkosten und Istmengen) unterstützt. Dabei erfolgt die Verrechnung im Ist zunächst mit Plantarifen. Erst zum Monatsende kann eine Ist-Tarifermittlung durchgeführt werden. Die Differenz zwischen Plan- und Isttarif wird automatisch weiterverrechnet. Die innerbetriebliche Verrechnung erfolgt über eine sekundäre Kostenart, so dass auf dem Empfänger die Kostenzusammensetzung des Tarifs nicht ersichtlich ist. Statistische Kennzahlen werden als Bezugsbasis für interne Verrechnungen eingesetzt, wie beispielsweise zur Verteilung oder Umlage. Sie können darüber hinaus zur Bildung von Kennzahlen auf Kostenstellen oder Aufträgen verwendet werden. So ist beispielsweise die Mitarbeiterzahl als statistische Kennzahl zur Arbeitskräfteplanung und -abrechnung sinnvoll, aber auch zur Verteilung oder Umlage von solchen Gemeinkosten, die sich proportional zur Mitarbeiterzahl (z.B. Kosten der Betriebskantine) verhalten. Statistische Kennzahlen werden als Stammdaten auch für Innenaufträge und in der Prozesskostenrechnung verwendet. Für Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke ist es möglich, Stammdatengruppen von Leistungsarten und Statistischen Kennzahlen anzulegen. In der Regel werden Kosten auf Ebene der Kostenart geplant. Ist es erforderlich, eine mengenmäßige Primär-Kostenplanung unterhalb der Kostenartenebene durchzuführen, werden Ressourcen genutzt. Sie stellen Güter und Dienstleistungen dar, die das Unternehmen von außen bezieht oder selbst erstellt. Dazu stehen drei Ressourcentypen zur Verfügung:

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Gemeinkostenressource: Bepreisung direkt in Preistabellen • Mit Bezug auf ein Material: Bewertung des Ressourcenverbrauchs mit dem Materialpreis • Mit Bezug zu einer Musterkalkulation: Bewertung des Ressourcenverbrauchs aus der Musterkalkulation Plandaten können sowohl über eine SAP-Erfassungsmaske als auch aus Microsoft–Excel-Dateien über eine Excel-Integration erfasst werden. Neben der Primär- und Sekundärkostenplanung sowie der Detailplanung über Ressourcen besteht die Möglichkeit, Kostenstellenetats zu planen. Damit ist ein summarischer Plan-Ist-Vergleich möglich und es kann eine Verfügbarkeitskontrolle bei Bestellungen durchgeführt werden.

Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung Im Gegensatz zur Kostenstellenrechnung liegt der Prozesskostenrechnung eine vorgangsorientierte, primär an der Ablauforganisation eines Unternehmens orientierte Sicht auf die Gemeinkosten zu Grunde. Stammdatum und Controllingobjekt der Prozesskostenrechnung sind der Geschäftsprozess. Er repräsentiert einen funktionsübergreifenden Ablauf (z.B. Auftragsbearbeitung), an dem in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind. Kostenstellen- und Prozesskostenrechnung stehen im Gemeinkostencontrolling nicht in einer substitutiven, sondern in einer komplementären Beziehung. In der Kostenstellenrechnung steht die verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten der direkten Leistungsbereiche (Fertigung) mit Hilfe der Leistungsverrechnung (Mann- und Maschinenzeiten) – bewertet mit den nach den Verfahren der (Grenz-)Plankostenrechnung ermittelten Tarifen für die Leistungen – im Vordergrund. In der Fertigung ist der Produktionsprozess und damit die Leistungsinanspruchnahme eines Produkts durch den Arbeitsplan (siehe den Abschnitt »Produktkostencontrolling: Produktkostenplanung«) genau beschrieben und ermöglicht eine verursachungsgerechte Verrechnung der Gemeinkosten von den Kostenstellen auf die Produkte. Eine andere Situation zeigt sich in den indirekten Leistungsbereichen (Beschaffung, Verwaltung, Vertrieb) des Unternehmens. Bei alleiniger Nutzung der Kostenstellenrechnung können die Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche auf Kostenträger nur mit Hilfe der Gemeinkostenzuschlagsrechnung verrechnet werden. Dabei werden die Gemeinkosten (z.B. Vertriebsgemeinkosten) auf der Basis wertmäßiger Bezugsbasen (z.B. Herstellkosten) auf Kostenträger verrechnet. Die Höhe der auf einen Kostenträger/ein Produkt verrechneten Vertriebsgemeinkosten wird durch die Höhe der Herstellkosten bestimmt. Die tatsächliche Inanspruchnahme von Leistungen des Vertriebsbereichs (z.B. Anzahl der Angebote, Anzahl der bearbeiteten Kundenaufträge) wird dagegen bei der Kostenverrechnung nicht berücksichtigt. Die Prozesskostenrechnung trägt zu einer verursachungsgerechteren Verrechnung der Gemeinkosten der indirekten Leistungsbereiche bei, da die

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11 Verrechnung entsprechend der Inanspruchnahme von Leistungen dieser Unternehmensbereiche auf die Kostenträger erfolgt. Die Prozesskostenrechnung stellt dabei in R/3 ein Bindeglied zwischen der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung der Komponente Produktkostencontrolling dar. Eine direkte Kontierung der Gemeinkosten aus der Finanzbuchhaltung auf Geschäftsprozesse ist für die Prozesskostenrechnung nicht vorgesehen. Sämtliche Gemeinkosten werden auch bei Nutzung der Prozesskostenrechnung zunächst auf den Kostenstellen gesammelt. Von den Kostenstellen können die Gemeinkosten entweder über die Leistungsverrechnung oder per Umlage/Verteilung (siehe dazu »Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken«) auf die Geschäftsprozesse verrechnet werden. Für die Leistungsverrechnung werden dazu auf den Kostenstellen der indirekten Leistungsbereiche (z.B. Einkauf, Vertrieb) analog zu den Kostenstellen im Fertigungsbereich im System der (Grenz-)Plankostenrechnung Leistungsarten geführt. Ein Beispiel für eine Leistungsart ist die Anzahl der Prüfstunden in einer Kostenstelle »Wareneingangsprüfung«. Die Verrechnung der Prüferstunden auf einen Geschäftsprozess »Warenannahme/einlagerung« kann z.B. anhand der Warenlieferungen einer Periode mit Hilfe der (indirekten) Leistungsverrechnung erfolgen. Da an einem Geschäftsprozess in der Regel mehrere Kostenstellen beteiligt sind, wird durch die Prozesskostenrechnung die funktionale an der Kostenstellengliederung orientierte Gemeinkostensicht um eine ablauforientierte Sicht erweitert. Die Verrechnung der auf den Geschäftsprozessen gesammelten Gemeinkosten auf die Kostenträger kann mit Hilfe eines Prozessschemas erfolgen. Das Prozessschema beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Geschäftsprozessen durch die Kalkulationsobjekte/Kostenträger. Die Prozessmengen werden mit dem Tarif des Geschäftsprozesses bewertet. Das Prozessschema kann dabei vereinfachend als Arbeitsplan für die indirekten Leistungsbereiche interpretiert werden: So wie der Arbeitsplan die mengenmäßige Inanspruchnahme von Fertigungsleistungen (Mann- und Maschinenzeiten) der direkten Leistungsbereiche beschreibt, beschreibt das Prozessschema die mengenmäßige Inanspruchnahme von Leistungen des indirekten Leistungsbereichs durch ein Kalkulationsobjekt/einen Kostenträger. Mit der Prozesskostenrechnung können somit z.B. die Materialgemeinkosten anhand der notwendigen Beschaffungsprozesse (z.B. Materialbestellung, Wareneinlagerung) für Einsatzmaterialien in der Kalkulation/Kostenträgerrechnung verrechnet werden. Damit wäre die Höhe der auf ein Kalkulationsobjekt/einen Kostenträger verrechneten Materialgemeinkosten davon abhängig, ob die Einsatzmaterialien, z.B. im Rahmen von Sammel- oder Einzelbestellungen, beschafft wurden. Die beschriebene Verrechnung der Materialgemeinkosten ist verursachungsgerechter als bei der Gemeinkostenzuschlagsrechnung, bei der die verrechneten Materialgemeinkosten allein vom Preis der Einsatzmaterialien (= Materialeinzelkosten) abhängen.

11.2 Grundlagen des Controlling

379

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.14 Verbindung zwischen Kostenstellen-, Prozesskostenrechnung und

Produktkostencontrolling

Die beschriebenen Funktionalitäten der Prozesskostenrechnung beziehen sich auf die operative Prozesskostenrechnung, bei der die Prozessverrechnungen voll in den betrieblichen Abrechnungsfluss integriert sind. Daneben besteht in R/3 die Möglichkeit, die Prozesskostenrechnung als Parallelrechnung für Simulationszwecke einzuführen. Der betriebliche Wertfluss bleibt davon unberührt.

Gemeinkostencontrolling: Innenaufträge Mit Innenaufträgen werden Plan- und Istkosten, die für eine innerbetriebliche Maßnahme anfallen, gesammelt und kontrolliert. Jeder Auftrag dient als Kontrollgröße für eine konkrete Aufgabenstellung, beispielsweise für Werbe- oder Messeaufträge. Gemeinkostenaufträge sind damit die detaillierteste operationale Ebene der Kosten- und Leistungsverrechnung. Aus Controllingsicht können Innenaufträge wie folgt klassifiziert werden: • Einzelaufträge Sie zeichnen sich durch ihre Einmaligkeit und eine oft längere Laufzeit aus. Solche Einzelaufträge werden meist nach Fertigstellung abgerechnet. • Daueraufträge Sie werden zur Verrechnung immer wiederkehrender Lieferungen und Leistungen verwendet. Die hier gesammelten Istkosten werden monatlich abgerechnet. • Statistische Aufträge Sie werden als typisches Instrument zur Auswertung von Kosten eingesetzt, die über die Kostenstellenrechnung nicht in diesem Detaillierungsgrad ausgewiesen werden sollen, wie beispielsweise fahrzeugbezogene Kosten des Fuhrparks. Statistische Aufträge werden nicht in den betrieblichen Wertefluss eingebunden. Das heißt, bei jeder Kontierung auf einen

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11 statistischen Auftrag (z.B. Rechnung über Fahrzeuginspektion) muss zusätzlich ein »echtes« Kontierungsobjekt (z.B. Kostenstelle, der dieses Fahrzeug zugeordnet ist) mit kontiert werden. Eine Abrechnung statistischer Aufträge ist nicht möglich. Ein weiteres Beispiel für einen Verwendungszweck ist, alle für ein Gebäude anfallenden Maler- oder Elektroarbeiten als Plan- und Istkosten zu sammeln. So ist eine Kostenkontrolle in Form von fortlaufend aktualisierten Abweichungsrechnungen möglich. Sie legen für die Elektroarbeiten an Ihrem Verwaltungsgebäude einen Innenauftrag an und sammeln alle Kosten, die für diese Instandhaltungsmaßnahmen anfallen. Die Kosten rechnen Sie dann monatlich an eine Kostenstelle ab. Abweichend zu Kostenstellen haben Aufträge keinen definierten Gültigkeitszeitraum. Stattdessen durchlaufen sie in ihrem Lebenszyklus mehrere Stati. Je nach Status sind betriebswirtschaftliche Vorgänge (wie Planung, Ist-Buchung, Abrechnung) erlaubt oder nicht zulässig. So kann ein Auftrag beplant werden, wenn er »Eröffnet« wurde. In diesem Status kann er aber noch nicht mit Ist-Buchungen belastet werden. Dazu muss er freigegeben werden. Für Planungs-, Verrechnungs- und Analysezwecke ist es möglich, Auftragsgruppen anzulegen. Zusätzlich können Aufträge über Stammdatenfelder des Auftragsstamm für Auswertungszwecke verdichtet werden. Plandaten können sowohl über eine SAP-Erfassungsmaske als auch aus Microsoft–Excel-Dateien über eine Excel-Integration erfasst werden. Zusätzlich zur Kostenartenplanung auf Aufträgen kann eine Auftragsbudgetierung erfolgen. Das Auftragsbudget kann dazu verwendet werden, bei der Beschaffung von Anlagen oder Leistungen auf diesen Auftrag eine Verfügbarkeitskontrolle durchzuführen.

Gemeinkostencontrolling: Verrechnungstechniken Um die auf dem jeweiligen Kontierungsobjekt gesammelten Gemeinkosten zu verrechnen, stehen in den einzelnen Teilkomponenten des Gemeinkostencontrollings verschiedene Techniken zur Verfügung. Alle Verrechnungstechniken sind durch eindeutige Sender- und Empfängerbeziehungen gekennzeichnet. Bei jeder Verrechnung wird der Sender zeit- und wertgleich mit dem Betrag entlastet, mit dem der Empfänger belastet wird. Bei den Verrechnungen im Gemeinkostencontrolling wird zwischen vorgangsbezogenen und periodischen Verrechnungen unterschieden. Zu den vorgangsbezogenen Verrechnungen zählen neben der Umbuchung zur Korrektur von Fehlkontierungen die direkte innerbetriebliche Leistungsverrechnung sowie die manuelle Kostenverrechnung. Bei der direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung werden die mengenmäßigen Leistungsbeziehungen abgebildet. Eine mengenmäßige Leistungsbeziehung liegt z.B. vor, wenn eine Fertigungskostenstelle zehn Stunden der Leistungsart »Instandhaltungsstunden« von einer Kostenstelle der Instandhaltung bezieht. Diese Leistungsverrechnung wird mit dem

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Tarif der entsprechenden Leistungsart bewertet. Der Sender (= Kostenstelle der Instandhaltung) wird dabei unter der gleichen sekundären Kostenart entlastet, unter welcher der Empfänger (= Fertigungskostenstelle) belastet wird. Sender einer direkten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung ist in R/3 immer eine Kostenstelle. Mit der manuellen Kostenverrechnungen können sowohl primäre als auch sekundäre Kosten von einer Kostenstelle umgebucht werden. Ausgenommen sind Kostenarten der Leistungsverrechnung. Im Rahmen der periodischen Verrechnungen werden Kosten bzw. Mengen, die während einer Periode auf einem Senderobjekt (z.B. Kostenstelle) kontiert wurden, nach zuvor definierten Regeln auf die Empfängerobjekte verrechnet. Die Verrechnung basiert dabei nicht wie bei der direkten Leistungsverrechnung auf der Abbildung des direkten Leistungsaustauschs zwischen CO-Kontierungsobjekten, sondern auf zuvor definierten Schlüsseln, wie beispielsweise Prozentsätze oder gebuchte Beträge (z.B. Istkosten). Tabelle 11.11 gibt einen Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben:

Verfahren

Sender

Kennzeichen

Empfänger

Periodische Umbuchung

Kostenstelle, Innenauftrag

Verrechnung unter Beibehaltung der originären Kostenarten des Senders, Fortschreibung der Informationen der Finanzbuchhaltung Buchungshilfe zur Reduzierung des Kontierungsaufwands in der Finanzbuchhaltung

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger* PSP-Element

Verteilung

Kostenstelle

Wertmäßige Verrechnung, Verrechnung unter Beibehaltung der originären Kostenarten des Senders, Fortschreibung der Senderinformationen

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger* PSP-Element

Umlage

Kostenstelle Prozess

Wertmäßige Verrechnung, Originäre Kostenarten des Senders werden unter einer Sekundärkostenart verrechnet, Fortschreibung der Senderinformation

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger* PSP-Element Ergebnisobjekt

Tabelle 11.1 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben

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11 Verfahren

Sender

Kennzeichen

Empfänger

Indirekte Leistungsverrechnung

Kostenstelle/ Leistungsart Prozess

Mengenmäßige Verrechnung Bewertung mit dem Leistungsarten-/Prozesstarif, Fortschreibung der Senderinformation unter Sekundärkostenart

Kostenstelle Innenauftrag Prozess Kostenträger* PSP-Element

Abrechnung

Innenauftrag PSP-Element

Wertmäßige Verrechnung, Verrechnung unter den originären Kostenarten des Senders oder unter Abrechnungskostenarten

Kostenstelle Innenauftrag Kostenträger* Ergebnisobjekt

Gemeinkostenzuschlagsrechnung

Kostenstelle Innenauftrag

Wertmäßige Verrechnung, Verrechnung prozentualer oder mengenbezogener Zuschläge unter Sekundärkostenarten

Kostenstelle Innenauftrag Kostenträger* PSP-Element

* = siehe zum Kostenträgerbegriff den Abschnitt »Produktkostencontrolling: Kostenträgerrechnung« Tabelle 11.1 Überblick über die periodischen Verrechnungstechniken, die als Sender ein Kontierungsobjekt des Gemeinkostencontrollings haben (Forts.)

Produktkostencontrolling Das Produktkostencontrolling wird in R/3 in die Produktkostenplanung und in die Kostenträgerrechnung untergliedert. Im Mittelpunkt der Produktkostenplanung steht die Ermittlung der auftragsneutralen Herstellkosten eines eigengefertigten Produkts. Die Kostenträgerrechnung dagegen wird dazu verwendet, um die Kosten zu überwachen, die durch die Produktion eines Produkts oder die Erstellung einer Dienstleistung verursacht werden.

Produktkostencontrolling: Produktkostenplanung Mit Hilfe der Produktkostenplanung werden in R/3 die Kosten für die Herstellung einer Einheit eines eigengefertigten Produkts kalkuliert. Die Ausgestaltung der Produktkostenplanung wird durch den Grad der Vernetzung des Controllings mit den logistischen Anwendungskomponente von R/3 bestimmt. Sofern die Produktkostenplanung auf einem Mengengerüst in Form von Stücklisten und Arbeitsplänen aus der Logistikkomponente Produktionsplanung und -steuerung (PP) basiert, spricht man von einer Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst. Wenn die Produktkostenplanung ohne die Verbindung zur R/3-Produktionsplanung und -steuerung eingesetzt wird, kann sie mit Hilfe der Erzeugniskalkulation ohne Mengengerüst durchgeführt werden. In diesem Fall kann ein einfaches Mengengerüst mit der Funktionalität der Einzelkalkulation manuell oder per Schnittstelle unter Anbindung SAP-fremder, logistischer Vorsysteme aufgebaut werden.

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Mit Blick auf den Verbreitungsgrad und die Möglichkeiten zur Ausgestaltung einer aussagefähigen Produktkalkulation in Fertigungsunternehmen steht die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst im Vordergrund der folgenden Ausführungen zur Produktkostenplanung.

Produktkostenplanung: Ablauf der Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst Wie bereits erwähnt, ist die Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst durch eine dichte Vernetzung mit den logistischen Anwendungskomponenten von R/3 gekennzeichnet. Voraussetzung für die Ermittlung der Herstellkosten eines Produkts über die Erzeugniskalkulation ist, dass in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft (MM) ein gültiger Materialstammsatz vorhanden ist. Zu diesem Material müssen in der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung (PP) eine entsprechende Stückliste und ein Arbeitsplan vorhanden sein. Aus dem durch Arbeitsplan und Stückliste beschriebenen Mengengerüst werden während der Kalkulation folgende Informationen ermittelt: • Materialeinsatzmengen für Rohstoffe und fremdbezogene oder eigengefertigte Einsatzmaterialien aus der Stückliste des zu kalkulierenden Materials. • Vorgabezeiten für die Fertigung des Materials und fremdbearbeitete Vorgänge aus dem Arbeitsplan des zu kalkulierenden Material. • Zur Bewertung des ermittelten Mengengerüsts werden Wertansätze aus den Anwendungskomponenten Materialwirtschaft und Controlling herangezogen. • Für die Bewertung der Materialeinsatzmengen von Rohstoffen und fremdbezogenen Einsatzmaterialien wird der Preis aus dem Materialstammsatz aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft ermittelt. • Die Bewertung der Materialeinsatzmengen von eigengefertigten Materialien kann auf der Basis einer bereits vorhandenen Kalkulation aus der Komponente Produktkostencontrolling oder ebenfalls mit dem Preis aus dem Materialstammsatz des Einsatzmaterials aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft erfolgen. • Fremdbearbeitete Arbeitsvorgänge können mit einem Preis aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft (Einkaufsinfosatz oder Bestellung) oder mit einem im Arbeitsplan des zu kalkulierenden Materials hinterlegten Preis bewertet werden. • Die Vorgabezeiten für Eigenleistungen werden mit Leistungsartentarifen aus der Kostenstellenrechnung bewertet. Der Leistungsartentarif wird auf der Basis der Informationen zum ausgeführten Arbeitsvorgang ermittelt. Jeder Arbeitsvorgang wird im Arbeitsplan einem Arbeitsplatz zugeordnet, an dem er ausgeführt wird. Der Arbeitsplatz als Organisationseinheit der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung wird wiederum einer Kostenstelle und einer Leistungsart zugeordnet. Der Tarif der Leistungsart beschreibt den Preis für die erbrachte Eigenleistung.

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11 Durch die Bewertung des Mengengerüsts in der beschriebenen Weise werden vom System die Material- und Fertigungseinzelkosten des zu kalkulierenden Materials ermittelt. Die Einzelkosten können im Rahmen der Produktkostenplanung mit Gemeinkosten bezuschlagt werden. Die Gemeinkostenzuschlagsrechnung wird in R/3 über ein Kalkulationsschema gesteuert. Das Kalkulationsschema enthält folgende Informationen: • welche Einzelkosten bezuschlagt werden (Berechnungsbasis) • unter welchen Bedingungen ein Zuschlag berechnet wird (Abhängigkeiten) • wie hoch der prozentuale Zuschlag ist bzw. welcher Betrag pro Mengeneinheit verrechnet wird (Zuschlag) Alternativ bzw. ergänzend können mit Hilfe des Prozessschemas Gemeinkosten in der Produktkostenplanung berücksichtigt werden. Das Prozessschema beschreibt die mengenmäßige Inanspruchnahme von Prozessen in den indirekten Leistungsbereichen durch das Produkt (siehe auch den Abschnitt »Gemeinkostencontrolling: Prozesskostenrechnung«).

Produktkostenplanung: Kalkulationsvarianten In R/3 können zu einem Material unterschiedliche Kalkulationen gespeichert werden. Die verschiedenen Kalkulationen werden mit Hilfe der Kalkulationsvariante vorgenommen. Die Kalkulationsvariante in der Produktkostenplanung enthält für die Kalkulation folgende Steuerungsinformationen: • Wie das Mengengerüst aufgelöst werden soll, das heißt, welche Stücklisten und Arbeitspläne zur Ermittlung des kalkulationsrelevanten Mengengerüsts herangezogen werden sollen (Auflösungssteuerung). • Wie das Mengengerüst bewertet wird, das heißt, welche Preise z.B. für Einsatzmaterialien oder Eigenleistungen berücksichtigt werden sollen (Bewertungsvariante). • Ob für eigengefertigte Einsatzmaterialien bereits vorhandene Kalkulationen berücksichtigt werden sollen oder generell neu kalkuliert werden soll (Übernahmesteuerung). Im Einzelnen werden in R/3 die folgenden Kalkulationsvarianten bezüglich des Mengengerüsts und der Wertansätze unterschieden: • Die Plankalkulation, bei der das Planmengengerüst mit Planwertansätzen bewertet wird • Die Sollkalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Plan-Wertansätzen bewertet wird • Die Aktuelle Kalkulation, bei der das Istmengengerüst mit Istwertansätzen bewertet wird • Die Inventurkalkulation, bei der das aktuelle Mengengerüst mit handelsund steuerrechtlich zulässigen Wertansätzen bewertet wird

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Die Ergebnisse der einzelnen Kalkulationsvarianten werden zu verschiedenen Kalkulationszwecken eingesetzt und können entsprechend ihrer Verwendung in den unterschiedlichen Preisfeldern des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials fortgeschrieben werden. Die Plankalkulation wird eingesetzt, um den Standardpreis von eigengefertigten Materialien zu ermitteln. Der auf dieser Basis ermittelte Standardpreis wird bei standardpreisgesteuerten Materialien in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft (MM) zur Bewertung von Warenbewegungen in der Logistik (z.B. Lagerentnahme des Materials für einen Fertigungsauftrag) verwendet. Die Ergebnisse der Plankalkulation werden nach Vormerkung und Freigabe der Kalkulationsergebnisse im Preisfeld »Standardpreis« des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials fortgeschrieben. Ab diesem Zeitpunkt ist der Standardpreis für die Materialbewertung in den Anwendungskomponente Materialwirtschaft und Finanzwesen aktiv. Die Plankalkulation wird in der Regel einmalig zu Beginn eines Geschäftsjahres für sämtliche eigengefertigte Materialien durchgeführt. Der Standardpreis (z.B. bei gravierenden Änderungen des zu Grunde liegenden Mengengerüsts) kann nur zu Beginn einer Abrechnungsperiode (meist Monat) geändert werden. Bei der Sollkalkulation werden die gleichen Wertansätze verwendet wie bei der Plankalkulation. Es werden jedoch beim Mengengerüst (Stücklisten, Arbeitspläne) die aktuellen Basisdaten herangezogen. Im Vergleich zur Plankalkulation gibt die Sollkalkulation darüber Aufschluss, wie dispositive Änderungen im Bereich der Fertigung, die von Änderungen des Mengengerüsts herrühren, sich auf die Herstellkosten eines Materials auswirken. Die Ergebnisse der Sollkalkulation können in den Planpreisen des Materialstammsatzes des kalkulierten Materials in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft fortgeschrieben werden. Sie lassen sich dann als Basis für weitere Kalkulkationen verwenden. Für die Bewertung von Materialbewegungen im externen Rechnungswesen sind sie nicht relevant. Bei der aktuellen Kalkulation wird das gleiche Mengengerüst wie bei der Sollkalkulation verwendet. Hinsichtlich der Wertansätze werden jedoch keine geplanten, sondern aktuelle Werte (z.B. Isttarif der letzten Periode für Eigenleistungen, letzter Rechnungspreis für fremdbeschaffte Einsatzmaterialien) zu Grunde gelegt. Im Vergleich zur Sollkalkulation gibt die aktuelle Kalkulation Aufschluss darüber, wie Preisänderungen bei den eingesetzten Ressourcen sich auf die Herstellkosten eines Produkts auswirken. Die Kalkulationsergebnisse können ebenfalls in den Planpreisfeldern des Materialstammsatzes fortgeschrieben werden. Die Inventurkalkulation wird verwendet, um die handels- und steuerrechtlich zulässigen Wertansätze für die Bestandsbewertung eigengefertigter Materialien zu ermitteln. Hinsichtlich des Mengengerüsts kann sie sowohl auf den geplanten als auch auf den aktuellen Arbeitsplänen und Stücklisten basieren. Bei der Bewertung der Einsatzmaterialien werden die nach dem Niederstwertprinzip ermit-

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11 telten Materialpreise aus der Anwendungskomponente Materialwirtschaft zu Grunde gelegt. Eigenleistungen werden mit speziellen Leistungsartentarifen bewertet, die nur handels- bzw. steuerrechtlich zulässige Kostenkomponenten enthalten. Die Ergebnisse der Inventurkalkulation können in den Preisfeldern für handels-/steuerrechtliche Preise fortgeschrieben werden.

Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse Die Ergebnisse der Kalkulation können in R/3 nach verschiedenen Sichten gespeichert und analysiert werden. Die im Folgenden genannten Sichten unterscheiden sich in ihrem Detaillierungsgrad: • Einzelnachweis • Kostenartennachweis • Kostenelemente Im Einzelnachweis werden die Kalkulationsergebnisse in ihrer detailliertesten Form gespeichert. Der Einzelnachweis enthält z.B. sämtliche Informationen zu der Herkunft, den eingesetzten Mengen und den Preisansätzen der Einsatzmaterialien und Eigenleistungen, die zur Fertigung des kalkulierten Materials erforderlich waren. Im Kostenartennachweis werden die Kalkulationsergebnisse auf Kostenartenebene gespeichert. In R/3 werden sämtliche Ressourcenverbräuche unter Kostenarten fortgeschrieben. Wenn beispielsweise ein Material für einen Fertigungsauftrag aus dem Lager entnommen wird, werden die dafür entstandenen Kosten unter einer Kostenart auf dem Auftrag fortgeschrieben. Diese Logik wird auch in der Produktkostenplanung verwendet. Das heißt, ein Vorstufenmaterial, das in der Stückliste des kalkulierten Materials vorhanden ist, wird in der Erzeugniskalkulation unter der gleichen Kostenart berücksichtigt, unter der es bei einer Materialentnahme auf einem Fertigungsauftrag fortgeschrieben wird. In der Sicht Kostenelemente werden die Kalkulationsergebnisse nach Kostenkategorien/-komponenten gespeichert. Die Gliederung der Kostenelementesicht in Kostenkategorien ist frei definierbar und kann z.B. Materialeinzelkosten, Materialgemeinkosten, Fertigungslohn, Maschinenkosten und Fertigungsgemeinkosten umfassen. Die Kostenelementesicht wird durch die Zuordnung von Kostenarten zu den entsprechenden Kostenelementen im Kostenelementeschema gesteuert. Außer der Gliederung der Kalkulationsergebnisse nach Kostenelementen enthält das Kostenelementeschema weitere Steuerungsinformationen für die Erzeugniskalkulation. Im Kostenelemente-schema wird für jedes Kostenelement festgelegt, ob • die Werte des Elements fixe, variable oder Gesamtkosten sind, • die Werte des Elements an der Kostenwälzung teilnehmen, das heißt, ob die Kosten eines Vorstufenmaterials im übergeordneten Material im gleichen Kostenelement ausgewiesen werden,

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• die Werte des Elements Bestandteil des Standardpreises des Materials sind, • die Werte des Elements Bestandteil des handels-/steuerrechtlichen Materialpreises sind, • die Werte des Elements Bestandteil der Herstellungs- bzw. Selbstkosten des Materials sind. Bei mehrstufigen Kalkulationen kann bei einer in der Kostenelementesicht durchgeführten Kostenwälzung die Wertschöpfung je Produktionsstufe analysiert werden. Das heißt, die Kosten eines Vorstufenmaterials gehen nach Kostenelementen gegliedert in die Hauptstufe ein. Somit werden z.B. die Materialkosten und die Kosten für Eigenleistungen eines Vorstufenmaterials auch in denselben Kostenelementen der Hauptstufe ausgewiesen.

Abbildung 11.15 Kostenwälzung in der Produktkostenplanung

Produktkostencontrolling: Kostenträgerrechnung Die Kostenträgerrechnung wird eingesetzt, um die Kosten zu überwachen, die bei der Erstellung von betrieblichen Leistungseinheiten (z.B. Produkten, Aufträgen) anfallen. In R/3 wird zwischen folgenden Formen der Kostenträgerrechnung unterschieden: • periodisches Produktcontrolling • auftragsbezogenes Produktcontrolling • Kundenauftragscontrolling Die Ausgestaltung der Kostenträgerrechnung in R/3 wird stark vom Fertigungstyp und damit von der Komplexität des zu fertigenden Produkts oder der zu fertigenden Leistung beeinflusst. Tabelle 11.2 gibt die einzelnen Formen der Kostenträgerrechnung in R/3 in Abhängigkeit vom Fertigungstyp und der Produktkomplexität wieder. Wie die Mehrfachzuordnung der Formen der Kostenträgerrechnung zu den Fertigungstypen zeigt, sind Kombinationen der Ausgestaltungsformen der Kostenträgerrechnung innerhalb eines Unternehmens grundsätzlich möglich. Ein Beispiel dafür ist ein Unternehmen, das als Zulieferer Motoren für die Automobilindustrie fertigt. Während die Produktion der einzelnen Motoren-

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11 komponenten in Serienfertigung mit dem periodischen Produktcontrolling überwacht wird, wird die kundenbezogene Motorenmontage mit Hilfe des Kundenauftragscontrollings überwacht. Da sich die im Rahmen der Kostenträgerrechnung zur Verfügung stehenden Funktionalitäten stark in Abhängigkeit von der Form der Kostenträgerrechnung unterscheiden, würde eine detaillierte Behandlung den Rahmen dieses Einführungskapitels sprengen. Aus diesem Grund soll im Folgenden beispielhaft das auftragsbezogene Produktcontrolling eines anonymen Lagerfertigers im Zeitablauf betrachtet werden.

Fertigungstyp

Produktkomplexität

Formen der Kostenträgerrechnung

Kostenträgerbegriff

Anonyme Lagerfertigung

gering; standardisierte Produkte

Auftragsbezogenes Produktcontrolling, Periodisches Produktcontrolling

Fertigungsauftrag, Prozessauftrag, Produktionskostensammler, Kostenträgerhierarchie

Kundenauftragsbezogene Massen-fertigung

Hoch; konfigurierbare Produkte

Auftragsbezogenes Produktcontrolling, Periodisches Produktcontrolling, Kundenauftragscontrolling

Fertigungsauftrag, Prozessauftrag, Produktionskostensammler, Kostenträgerhierarchie, Kundenauftrag, Kundenauftragsposition

Komplexe Kundeneinzelfertigung

Hoch; kundenindividuelle Produkte/Leistungen

Kundenauftragscontrolling

Kundenauftrag, Kundenauftragsposition, Projekte

Tabelle 11.2 Formen der Kostenträgerrechnung in R/3

Kostenträgerrechnung: Auftragsbezogenes Produktcontrolling Bei der Kostenträgerrechnung im Rahmen des auftragsbezogenen Produktcontrolling eines Werkstattfertigers ist der Fertigungsauftrag der Anwendungskomponente Produktionsplanung/-steuerung Objekt der Kostenträgerrechnung. Der Fertigungsauftrag enthält von der Produktionsplanung und -steuerung sämtliche Informationen, die zur Fertigung eines Loses eines Materials benötigt werden. Aus Sicht der Kostenträgerrechnung im auftragsbezogenen Produktcontrolling ist der Fertigungsauftrag Anknüpfungspunkt der Kostenplanung und -überwachung für das zu fertigende Los des Materials. Es werden folgende Phasen der Kostenträgerrechnung unterschieden:

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Auftragsvorkalkulation • Mitlaufende Kalkulation • Nachkalkulation/Periodenabschluss

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Auftragsvorkalkulation Bei der Auftragsvorkalkulation werden die Plankosten für das zu fertigende Los des Materials ermittelt. Bei der Auftragseröffnung kann der Fertigungsauftrag automatisch vorkalkuliert werden. Die für die Ausführung des Fertigungsauftrags in der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung selektierten Stücklisten und Arbeitspläne werden bei der Vorkalkulation wie bei der Produktkostenplanung bewertet. Die Ergebnisse der Auftragsvorkalkulation können mit den Ergebnissen der Plankalkulation des zu fertigenden Materials verglichen werden. Wenn bei der Vorkalkulation des Auftrags die gleichen Wertansätze wie bei der Plankalkulation zu Grunde liegen, kann schon vor der Auftragsdurchführung die zu erwartende dispositive Abweichung ermittelt werden. Sie ergibt sich aus den Änderungen am Mengengerüst (Stücklisten, Arbeitspläne) auf Grund fertigungstechnischer Erfordernisse (im Vergleich zu dem Mengengerüst, das der Plankalkulation zu Grunde liegt).

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Mitlaufende Kalkulation Die mitlaufende Kalkulation wird verwendet, um auftragsbezogen die angefallenen Istkosten zu überwachen. Belastungen mit Istkosten können auf dem Fertigungsauftrag z.B. durch folgende betriebswirtschaftliche Vorgänge entstehen: • Warenausgänge zum Auftrag in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft • Rückmeldungen zum Fertigungsauftrag in der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung Sobald Warenausgänge in der Bestandsführungskomponente der Anwendungskomponente Materialwirtschaft als Lagerentnahme erfasst werden, werden diese automatisch auf dem Fertigungsauftrag belastet. Das entnommene Material wird – je nach Preissteuerung – zum Standardpreis oder zum gleitenden Durchschnittspreis bewertet. Sobald Sie den Fertigungsauftrag belasten, wird der Materialverbrauch automatisch auf das entsprechende Sachkonto der Finanzbuchhaltung gebucht. Durch Rückmeldungen in der Produktionsplanung und -steuerung wird der Fertigungsauftrag mit Istkosten für Eigenleistungen belastet. Die Rückmeldung löst in der Kostenstellenrechnung eine entsprechende Leistungsverrechnung von der Kostenstelle an den Fertigungsauftrag aus. Der zugehörige Leistungsartentarif für die Bewertung der Eigenleistung wird durch die Zuordnung des rückgemeldeten Arbeitsvorgangs zu einem Arbeitsplatz und dessen Zuordnung zu einer Kostenstelle gefunden. Sobald der Fertigungsauftrag mit den Kosten für die Eigenleistung belastet wird, wird die Kostenstelle um den gleichen Betrag entlastet.

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11 Entlastungen auf dem Fertigungsauftrag entstehen durch die Ablieferung der gefertigten Materialien an das Lager. Durch die Erfassung des Wareneingangs in der Bestandsführung der Anwendungskomponente Materialwirtschaft wird der Fertigungsauftrag um den Betrag entlastet, der sich aus der Bewertung der abgelieferten Gutmenge zum Preis des gefertigten Materials ergibt. Je nach Preissteuerung kann die abgelieferte Gutmenge zum Standard- oder zum gleitenden Durchschnittspreis bewertet werden. Sobald der Fertigungsauftrag entlastet wird, wird automatisch der Bestandszugang in der Finanzbuchhaltung gebucht.

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Nachkalkulation/Periodenabschluss Zu den Aktivitäten der Nachkalkulation im auftragsbezogenen Produktcontrolling zählen die folgenden Tätigkeiten, die zumeist im Rahmen des Periodenabschlusses durchgeführt werden: • Prozessverrechnungen und Gemeinkostenzuschlagsrechnung • WIP-Ermittlung • Abweichungsermittlung • Abrechnung Bei der Prozessverrechnung und der Gemeinkostenzuschlagsrechnung werden im Rahmen des Periodenabschlusses Gemeinkosten aus den Controllingkomponenten Prozesskostenrechnung und Kostenstellenrechnung auf den Fertigungsauftrag verrechnet. Die Prozesskostenverrechnung wird über ein Prozessschema gesteuert, das die mengenmäßige Inanspruchnahme der Prozesse durch die Kostenträger beschreibt. Die Prozesskostenverrechnung mit Hilfe der Controlling-Komponente Prozesskostenrechnung ermöglicht eine differenziertere Gemeinkostenverrechnung auf Kostenträger als die prozentuale Gemeinkostenzuschlagsrechnung. Die Gemeinkostenzuschlagsrechnung wird auch in der Kostenträgerrechnung über das bereits bei der Produktkostenrechnung behandelte Kalkulationsschema gesteuert. Im Rahmen der WIP-Ermittlung wird für noch nicht endgelieferte Fertigungsaufträge die Ware in Arbeit ermittelt. Bei der WIP-Ermittlung nach Istkosten ermittelt sich die Ware in Arbeit aus dem Saldo von Belastungen (z.B. Materialentnahmen, Leistungsverrechnungen usw.) und Entlastungen durch Ablieferungen an das Lager. Die ermittelte Ware in Arbeit wird bei der Abrechnung des Fertigungsauftrags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Mit der Endlieferung des Fertigungsauftrags wird die Ware in Arbeit aus den Vorperioden aufgelöst. Bei der Abweichungsermittlung werden die während des Produktionsprozesses entstandenen Abweichungen ermittelt. Die Abweichung kann im beschriebenen Szenario, das von einer Gesamtabrechnung des Auftrags ausgeht, erst nach Endlieferung des Fertigungsauftrags und der Auflösung des WIP ermittelt werden. Basis für die Abweichungsermittlung bildet die Plankalkulation

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

des gefertigten Materials. Die Sollkosten des Fertigungsauftrags werden durch die Anpassung der Kalkulationsgröße der Plankalkulation an die produzierte Menge ermittelt. Durch den Vergleich der Plankalkulation mit den angefallenen Istkosten wird sichergestellt, dass die Abweichungen auf der Basis der gleichen Wertansätze ermittelt werden, unter denen der Auftrag bei der Ablieferung an das Lager zum Standardpreis entlastet wurde. Der Standardpreis eines eigengefertigten Materials ist in R/3 das Ergebnis der Plankalkulation zu diesem Material (siehe den Abschnitt »Produktkostenplanung: Kalkulationsvarianten«). Die Abweichungen werden je Kostenart nach Abweichungskategorien gegliedert ermittelt. Die einzelnen Abweichungskategorien sehen Sie in Abbildung 11.16. Die ermittelten Abweichungen werden bei der Abrechnung des Fertigungsauftrags an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Die Produktionsabweichungen werden in der Finanzbuchhaltung summarisch gebucht. Bei standardpreisgesteuerten Materialien werden die Produktionsabweichungen auf einem Preisdifferenzenkonto in der Finanzbuchhaltung gebucht. Bei GLD-Preis-gesteuerten Materialien erfolgt eine Bestandsumbewertung durch die Abrechnung der Produktionsabweichungen. Sofern Sie die Controllingkomponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung benutzen, können die Produktionsabweichungen nach den obigen Abweichungskategorien gegliedert als Periodenkosten in der Ergebnis und -Marktsegmentrechnung abgerechnet werden.

Abbildung 11.16 Abweichungskategorien

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11 Projektsystem Das Projektsystem ist eine übergreifende Anwendungskomponente, die auf Ebene des Mandanten angesiedelt ist. Von dieser Ebene aus ist sie mit den Organisationsstrukturen des internen und externen Rechnungswesens verknüpft. Innerhalb des Rechnungswesens stellt das Projektsystem (PS) eine eigene Anwendungskomponente dar. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung der Funktion des Projektcontrollings in Unternehmen werden im folgenden in erster Linie die Controlling-Funktionalitäten von PS dargestellt.

Projektstrukturen in PS Das Projekt als komplexes, zeitliches befristetes, strukturiertes und budgetiertes Vorhaben wird in PS über eine gestaffelte Projektstruktur abgebildet. Die Projektdefinition stellt in R/3 den Rahmen für das gesamte Vorhaben dar. Auf dieser Ebene erfolgt die Zuordnung zu den Organisationseinheiten wie z.B. Kostenrechnungskreis, Buchungskreis, Geschäftsbereich und Werk. Die Projektdefinition stellt kein Kontierungsobjekt dar. Der Projektstrukturplan (PSP) mit seinen PSP-Elementen bildet die Aufbauorganisation des Projekts ab und strukturiert das Projekt je nach Anforderung phasen-, funktions- oder produktorientiert. Die Projektaufgaben oder Arbeitspakete (PSP-Elemente) werden innerhalb der Projektdefinition hierarchisch dargestellt. Auf Basis des Projektstrukturplans: • kann eine Planung, Koordination und Steuerung hinsichtlich Terminen und Ressourcen durchgeführt werden • kann der Aufwand hinsichtlich Arbeitsumfang, Zeit und Kosten dargestellt werden • wird das Projekt transparent dargestellt und ermöglicht somit die Zuordnung von Verantwortlichkeiten • können Budgetierung, Kosten- und Erlösplanung, Ist-Darstellung von Kosten und Erlösen durchgeführt werden Der Netzplan legt den Projektablauf fest. Vorgänge und Anordnungsbeziehungen sind die Elemente, die den Netzplan beschreiben. Interne und externe Ressourcen, Materialien sowie Hilfsmittel können auf Vorgängen geplant werden. Abbildung 11.17 zeigt einen vereinfachten Projektaufbau.

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

Abbildung 11.17 Beispiel einer Projektstruktur (© SAP AG)

Projektcontrolling: Planung von Kosten und Erlösen Ein aussagefähiges Projektcontrolling setzt eine entsprechende Projektplanung voraus. Je nach Struktur und Komplexität sowie dem Projektfortschritt des Projekts stehen dazu mehrere Verfahren zur Verfügung: Zu Projektbeginn kann eine grobe Kosten- und Erlösschätzung zunächst kostenartenunabhängig auf Ebene des Projektstrukturplanes erfolgen (hierarchische Planung). Wird im weiteren Verlauf ohne Netzplan gearbeitet, kann eine mengenbasierte Planung mittels Easy Cost Planning durchgeführt werden. Die weitergehende Detailplanung von Kosten und Erlösen auf Ebene der primären und sekundären Kostenarten ermöglicht die Einbindung der Projektplanung z.B. in eine Jahresplanung sowie die Abstimmung mit der Kosten- und Leistungsverrechnung. Diese Planung wird auf den PSP-Elementen abgebildet. Liegen Informationen über Termine und benötigte Ressourcen vor, kann eine Netzplankalkulation durchgeführt werden. Für bezogene Güter und Leistungen wird dabei eine Primärkostenplanung erstellt. Bei Rückgriff auf interne Ressourcen werden über die Integration mit der Kostenstellenrechnung Leistungen mit den Plantarifen bewertet und verrechnet. Basiert das Projekt auf einem Kundenauftrag oder einem Kundenangebot, kann eine Erlösplanung aus den Werten des Verkaufsbelegs übernommen werden. Zeitlich geplante Erlöse können in einem Fakturierungsplan erfasst werden, der mit Bezug zu einem Kundenauftrag oder einem PSP-Element angelegt werden kann.

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11 Wie bei Aufträgen kann ein PSP-Element budgetiert werden. Nachdem in der Genehmigungsphase eines Projekts die Kosten möglichst genau geplant wurden, gibt das Budget in der Realisierungsphase die zur Verfügung stehenden Mittel vor. Bei Budgetaktualisierungen werden Nachtragsbudgets, Rückgaben und Umbuchungen von Budgets unterschieden. Das Budget hat zusätzlich die Aufgabe der Verfügbarkeitskontrolle bei Beschaffungsvorgängen.

Projektcontrolling: Ist-Kosten und Ist-Ergebnisse Durch die Zuordnung eines PSP-Elements zu einem Kundenauftrag oder einer Kundenauftragsposition werden bei einer Fakturierung die Erlöse automatisch auf dem Projekt fortgeschrieben. Durch die Integration mit dem Modul Sales and Distribution (SD) stehen alle Fakturierungsarten zur Verfügung. Zusätzlich kann bei der Erreichung von in PS definierten Meilensteinen eine Fakturierung vorgeschlagen werden. Bei Projekten, die nach Aufwand fakturiert werden, steht dazu die Abwicklung der auftragsbezogenen Fakturierung zur Verfügung. Diese greift auf die auf den PSP-Elementen oder Netzplanvorgängen erfassten Aufwände zurück und bewertet sie für die Fakturierung. Durch die Integration des PS werden Kostenbuchungen, die in anderen Modulen ausgelöst werden, automatisch auf den PSP-Elementen oder Netzplänen fortgeschrieben. Kostenbelastungen können durch Rückmeldungen von Fertigungsaufträgen (PPS), Warenbewegungen: z.B. Lagerentnahme und Wareneingang (MM), Buchungen aus der Finanzbuchhaltung (FI) oder aus dem Controlling: z.B. innerbetriebliche Leistungsverrechnung (CO) entstehen. Die Obligofunktion, d.h. der Ausweis von eingegangenen finanziellen Verpflichtungen aufgrund einer Bestellanforderung oder Bestellungen, wird in PS ebenso unterstützt. Im Rahmen des Monatsabschlusses und bei Projektende sind aus Sicht des Controlling und der Finanzbuchhaltung besondere Tätigkeiten durchzuführen: Mittels einer automatisierten Ergebnisermittlung kann der Bestand an Ware in Arbeit (WIP) für die Finanzbuchhaltung monatlich ermittelt werden. Ebenso kann der Rückstellungsbedarf bei fehlenden Kosten ermittelt werden. Für die Ergebnisrechnung können die Kosten des Umsatzes oder ein errechneter Erlös ermittelt werden. Beim Monatsabschluss im Controlling können Gemeinkostenzuschläge auf PSP-Elemente oder Netzplanvorgänge verrechnet werden. Ebenso ist es möglich, Kostenumbuchungen vorzunehmen. Je nach Art kann ein Projekt mit einer Projektabrechnung an die Finanzbuchhaltung (Sachkonto), Anlagenbuchhaltung (eigenerstellte Anlage), in die Ergebnisrechnung (Ergebnisobjekt) oder an das Controlling (Kostenstellen oder Aufträge) abgerechnet werden.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung wird im Controlling von R/3 zum Vertriebscontrolling verwendet. Sie ist primär als Instrument der absatzmarktbezogenen Außensteuerung eines Unternehmens ausgestal-

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

tet. Typische Fragestellungen, die bei der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung im Vordergrund stehen, sind beispielsweise: • Welcher Deckungsbeitrag wurde mit dem Produkt X in der Vertriebsregion Y erzielt? • Wie verteilen sich die Umsatzerlöse der Produktgruppe Y auf die Großkunden des Unternehmens?

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Auswertungsstrukturen und Verfahren Die Auswertungsstrukturen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung werden durch Merkmale (z.B. Kunde, Artikel, Vertriebsweg) beschrieben. Die Merkmale der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung können bei der Einrichtung des Systems entweder frei definiert oder aus Stammdatentabellen (z.B. aus dem Kundenstamm oder der Vertriebssicht des Materialstamms) der übrigen Anwendungen von R/3 übernommen werden. Hinsichtlich der Merkmale wird im Wesentlichen zwischen folgenden Kategorien unterschieden: • kundenorientierte Merkmale (z.B. Kunde, Kundengruppe) • produktorientierte Merkmale (z.B. Produkt, Produktgruppe) • organisationsorientierte Merkmale (z.B. Geschäftsbereich, Verkaufsorganisation, Vertriebsweg) Für die Merkmale werden im System gültige Merkmalswerte hinterlegt, die beschreiben, welche Ausprägungen ein Merkmal annehmen kann. So können z.B. für das Merkmal Vertriebsregion die Ausprägungen Nord, Süd, West, Ost als Merkmalswerte definiert werden. Sofern ein Merkmal frei definiert wurde, müssen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung die gültigen Merkmalswerte für dieses Merkmal explizit erfasst werden. Wenn dagegen ein Merkmal aus einer Stammdatentabelle übernommen wurde, sind die Ausprägungen dieses Stammdatums gleichzeitig auch die Merkmalswerte dieses Merkmals. Kombinationen von Merkmalen mit gleichen Ausprägungen für ihre Merkmalswerte werden in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung als Ergebnisobjekte bezeichnet. Beispiel für ein Ergebnisobjekt ist der Kunde X, der das Produkt Y in der Vertriebsregion Süd bezogen hat. Durch die Ergebnisobjekte werden gleichzeitig die Marktsegmente festgelegt, die im Berichtswesen analysiert werden können. Im Berichtswesen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung ist eine flexible mehrdimensionale Analyse der Marktsegmente möglich (vgl. Abbildung 11.18). Wie die Auswertungsgrößen (Umsatz, Erlösschmälerungen, Herstellungskosten) in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung abgebildet werden, wird durch die Form der Ergebnisrechnung bestimmt. Hinsichtlich der Form der Ergebnisrechnung wird zwischen der buchhalterischen und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung unterschieden.

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11 In der buchhalterischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in Kontenform gespeichert. Im Vordergrund der buchhalterischen Ergebnisrechnung steht dabei die jederzeitige Abstimmbarkeit zwischen Finanzbuchhaltung und Ergebnis- und Marktsegmentrechnung, da z.B. eine Abstimmung der Umsatzerlöse auf der Ebene des jeweiligen Erfolgskontos möglich ist. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Auswertungsgrößen in Form von Mengen- (z.B. Absatzmenge) und Wertfeldern (z.B. Umsatz, Erlösschmälerungen) gespeichert. Die Mengen- und Wertfelder können bei der Einrichtung des Systems frei definiert werden. Sie bilden die Grundlage für die Definition des Deckungsbeitragsschemas und von Kennzahlen (z.B. Deckungsbeitrag I je Stück). Die Wertfelder stellen dabei grundsätzlich eine Aggregation der Sachkonten der Finanzbuchhaltung dar, so dass eine Abstimmung zwischen kalkulatorischer Ergebnisrechnung und Finanzbuchhaltung nur auf einer höheren Ebene (z.B. den Kontengruppen) möglich ist.

Abbildung 11.18 Beispiel einer Recherche

11.2 Grundlagen des Controlling

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Die beschriebenen Verfahren der buchhalterischen und der kalkulatorischen Ergebnisrechnung können alternativ oder auch parallel in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung abgebildet werden. Die Auswertungen in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erfolgen auf der Basis des Umsatzkostenverfahrens. Beim Umsatzkostenverfahren werden den Umsatzerlösen der abgesetzten Leistungen nur die für die Erstellung dieser Leistungen angefallenen Kosten gegenübergestellt.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung: Wertefluss Die Überleitung der Umsätze und Erlösschmälerungen in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung erfolgt zeitgleich mit der Fakturierung einer Kundenauftragsposition in der Anwendungskomponente Vertrieb (SD). Durch den Fakturabeleg werden sowohl die Merkmale als auch die Auswertungsgrößen der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung versorgt. Im Falle der kalkulatorischen Ergebnisrechnung werden die Wertfelder (z.B. Bruttoumsatz) durch die Zuordnung der in der Preisfindung der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) genutzten Konditionen (z.B. Verkaufspreis) versorgt. Bei der buchhalterischen Ergebnisrechnung erfolgt die Versorgung der Sachkonten mit Hilfe der Kontenfindung der Anwendungskomponente Vertrieb (SD), mit der auch die entsprechenden Sachkonten ermittelt werden, unter denen die Umsatzerlöse und Erlösschmälerungen in der Finanzbuchhaltung gebucht werden. Durch die Übernahme der Fakturen auf Positionsebene können die Merkmale der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung entweder direkt versorgt oder aus den in der Fakturaposition enthaltenen Merkmalen abgeleitet werden. Für die Merkmalsableitung können in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Regeln definiert werden, nach denen bei der Fakturaübernahme, z.B. aus der im Fakturabeleg vorhandenen Sparte, ein Merkmalswert für das selbstdefinierte Merkmal »strategische Geschäftseinheit« ermittelt wird. In der kalkulatorischen Ergebnisrechnung besteht außer der Merkmalsableitung noch die Möglichkeit, die aus der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) übernommenen Umsätze zu bewerten. Die Umsätze können dabei mit einer Erzeugniskalkulation oder mit Hilfe der Konditionstechnik bewertet werden. Die Bewertung mit einer Erzeugniskalkulation kann auf der Basis der Informationen aus der Faktura mit Hilfe einer Kalkulation aus der Komponente Produktcontrolling (CO-PC) erfolgen. Die Werte der Kalkulation werden als Herstellkosten des Umsatzes den Umsatzerlösen aus der Faktura gegenübergestellt. Die Werte aus der Erzeugniskalkulation werden wie die Kostenelemente der Komponente Produktkostencontrolling übergeleitet (siehe den Abschnitt »Produktkostenplanung: Struktur der Kalkulationsergebnisse«). Die Kostenelemente können, nach fixen und variablen Bestandteilen gegliedert, den Wertfeldern der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung zugeordnet werden. Wenn die Herstellungskosten des Umsatzes, die durch die Bewertung mit der Erzeugniskalkulation ermittelt wurden, gebucht werden, werden au-

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11 tomatisch die Umsatzerlöse im gleichen Beleg gebucht. Für ein zeitnahes Vertriebscontrolling kann die Bewertung mit der Plankalkulation des fakturierten Artikels erfolgen, um so einen jederzeitigen Ergebnisausweis zu Standardwerten zu ermöglichen.

Abbildung 11.19 SD-Fakturaübernahme mit Ableitung und Bewertung

Bei der Bewertung mit Hilfe der Konditionstechnik können kalkulatorische Wertansätze, die zum Zeitpunkt der Faktura noch nicht bekannt sind, in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung berücksichtigt werden. So können z.B. bei einer vorangegangenen Bewertung einer Faktura mit einer Erzeugniskalkulation auf Basis der ermittelten Herstellungskosten noch kalkulatorische Gewährleistungskosten als Prozentsatz mit Hilfe der Konditionstechnik zum Ansatz gebracht werden. Außer der beschriebenen Übernahme der Fakturadaten können auch Auftragseingänge aus der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) übernommen werden, wobei die gleichen Funktionalitäten wie bei der Fakturaübernahme möglich sind. Während die Überleitung der Fakturadaten vorgangsbezogen erfolgt, werden die übrigen Werte zumeist periodisch im Rahmen des Periodenabschlusses in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung übergeleitet. Durch die Überleitung der periodischen Werte aus den vorgelagerten Anwendungskomponenten ist außer dem zeitnahen Vertriebscontrolling zu Standardwerten (offene Rechnung) eine geschlossene Ergebnisrechnung zu Istwerten möglich. Durch die Übernahme der periodischen Verrechnungen in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung auf verschiedenen Merkmalsebenen (z.B. Umlage der Verwaltungsgemeinkosten auf der Ebene Verkaufsorgani-

11.2 Grundlagen des Controlling

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sation, Abrechnung eines Gemeinkostenauftrags für eine Messe auf Produktgruppenebene) sowie die mögliche Trennung fixer und variabler Kostenbestandteile sind in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung mehrstufige Deckungsbeitragsrechnungen möglich. Tabelle 11.3 gibt einen Überblick über den Datenfluss in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung.

Anwendungskomponente

Übernahmeart

Zeitpunkt

Finanzbuchhaltung (FI)

Direktkontierungen von Kosten und Erlösen

vorgangsbezogen

Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)

Kostenstellenumlage, Leistungsverrechnungen

Periodisch vorgangsbezogen

Gemeinkostenaufträge (CO-OM-OPA)

Abrechnung

periodisch oder nach Auftragsabschluss

Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC)

Prozessumlage, Prozessverrechnungen

Periodisch vorgangsbezogen

Kostenträgerrechnung (CO-PC)

Abrechnung von Produktionsabweichungen bei anonymer Lagerfertigung

Periodisch

Abrechnung von Erlösen und Kosten bei Kundeneinzelfertigung

Periodisch

Abrechnung

periodisch oder nach Projektabschluss

Projektsystem (PS)

Tabelle 11.3 Datenfluss in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Unternehmenscontrolling (EC) Außer der Anwendungskomponente Controlling (CO), deren Funktionen primär für die operative Steuerung betrieblicher Teilbereiche ausgelegt sind, werden in R/3 mit der Anwendungskomponente Unternehmenscontrolling (EC) weitere Controllingfunktionen zur Verfügung gestellt, die sich auf die gesamte Steuerung des Unternehmens beziehen. In der Anwendungskomponente Unternehmenscontrolling (EC) stehen folgende Komponenten zur Verfügung: • Profitcenter-Rechnung (EC-PCA) • Konsolidierung (EC-CS) • Executive Information System (EC-EIS) • Unternehmensplanung (EC-BP)

400

11 Mit der Entwicklung des Strategic Enterprise Management (SEM) in Verbindung mit dem SAP Business Warehouse können die Teilkomponenten im Unternehmenscontrolling ersetzt werden. Dies gilt nicht für die Profit Center-Rechnung. Aus diesem Grund werden die Komponenten nur kurz dargestellt. Die R/3Komponenten haben folgende Entsprechung in SEM: • Konsolidierung (EC-CS) ‡ SEM-BCS (Business Consolidation) • Executive Information System (EC-EIS) ‡ SEM-CPM (Corporate Performance Manager) • Unternehmensplanung ‡ SEM-BPS (Business Planning and Simulation)

Profitcenter-Rechnung Mit der Komponente Profitcenter-Rechnung kann man ein internes Betriebsergebnis für das Profitcenter erheben, das somit einen ergebnisrelevanten Teilbereich eines Unternehmens darstellt. Ein Profitcenter ist eine selbstständig operierende Einheit am Markt. Dieser Markt kann auch ein »unternehmensinterner Markt« sein, auf dem das Profitcenter seine Leistungen an andere Abteilungen verkauft oder von diesen Leistungen bezieht. Jeder ergebnisrelevante Geschäftsvorfall wird auf den Profitcentern abgebildet. Das als Stammsatz in R/3 abgebildete Profitcenter ist jedoch kein eigenständiger Kontierungsbegriff. Die Datenversorgung der Profitcenter-Rechnung erfolgt vielmehr durch die Zuordnung der »echten« SAP-Kontierungsobjekte (z.B. Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element, Material) zu einem Profitcenter in ihrem Stammsatz. Wenn nun ein Geschäftsvorfall auf ein Kontierungsobjekt kontiert wird, wird die Kontierung durch die Zuordnung des Kontierungsobjekts zu einem Profitcenter automatisch auf dem jeweils im Stammsatz hinterlegten Profitcenter fortgeschrieben. Das heißt, die Profitcenter-Rechnung wird automatisch ohne zusätzlichen Kontierungsaufwand fortgeschrieben. Folgende ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle werden in der ProfitcenterRechnung automatisch fortgeschrieben: • Primärbuchungen von Kosten und Erlösen aus der Finanzbuchhaltung (FI) auf CO-Kontierungsobjekte • Erlöse und Erlösschmälerungen aus Fakturadatenübernahmen aus der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) in die Komponente Ergebnis- und Marktsegmentrechnung • Warenbewegungen in der Anwendungskomponente Materialwirtschaft • Ergebnisrelevante Geschäftsvorfälle aus der Erstellung, Nutzung und dem Verkauf von Anlagegütern aus der Komponente Anlagenbuchhaltung (FIAA) und der Anwendungskomponente Investitionsmanagement (IM) • Sämtliche Sekundärverrechnungen innerhalb der Teilkomponenten des R/3-Controllings. Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen Profitcentern werden entsprechend der Abbildung der Profitcenter als eigenständige am Markt operie-

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rende Einheiten auf dem sendenden Profitcenter als interner Erlös und auf dem empfangenden Profitcenter als Kosten des »internen« Umsatzes ausgewiesen. Bei Materiallieferungen zwischen Profitcentern kann darüber hinaus der Transferpreis bewertet werden. Dabei werden beispielsweise profitcenter-übergreifende Materialbewegungen nicht zum Standardpreis, sondern zum marktüblichen Preis bewertet. Zusätzlich zur Abbildung der Sekundärverrechnungen aus dem Gemeinkostencontrolling können Kosten auch in der Profitcenter-Rechnung verrechnet werden. Dazu stehen die Verrechnungstechniken Umlage und Verteilung zur Verfügung. Neben erfolgswirksamen Geschäftsvorfällen können aus der Finanzbuchhaltung auch Bilanzpositionen, wie z.B. Forderungen und Verbindlichkeiten, Anlagenund Materialbestände, in die Profitcenter-Rechnung übernommen werden. Damit kann das Profit Center zum Investmentcenter erweitert werden. In der Profitcenter-Rechnung kann das Ergebnis nach dem Gesamt- oder nach dem Umsatzkostenverfahren ermittelt werden. Voraussetzung für die Profitcenter-Rechnung nach dem Umsatzkostenverfahren ist die zusätzliche Kontierung oder Ableitung des Kontierungsbegriffs »Funktionsbereich«, der eine Zuordnung von Kosten zu den Funktionskostenblöcken Herstellkosten des Umsatzes, Vertriebskosten und allgemeinen Verwaltungskosten ermöglicht.

Konsolidierung Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling umfasst neben den Konsolidierungsfunktionen für die externe Rechnungslegung auch Konsolidierungsfunktionen für die interne Berichterstattung. Bis zum Release 4.0 war die Konsolidierung in R/3 in der Komponente Konsolidierung der Anwendungskomponente Finanzwesen (FI-LC) des externen Rechnungswesens enthalten. Die Konsolidierung im Unternehmenscontrolling unterstützt außer der gesetzlichen Konzernkonsolidierung auf Gesellschaftsebene auch die Geschäftsbereichs- und die Profitcenter-Konsolidierung, um auch internen managementorientierten Berichtsanforderungen gerecht zu werden. Die Konsolidierung wird künftig über das Konsolidierungsmodul BCS (Business Consolidation) des SEM (Strategic Enterprise Management) abgebildet. Dies ermöglicht eine höhere Flexibilität bei der Abbildung der Konsolidierung nach unterschiedlichen externen und internen Verfahren sowie die Möglichkeit der Matrixkonsolidierung nach Legal Entities und Marktsegmenten.

Executive Information System Durch den vermehrten Einsatz des SAP Business Warehouse in Verbindung mit der Komponente Corporate Performance Manager (CPM) des SEM, findet das in R/3 angebotene Executive Information System (EIS) nur noch geringe Verwendung.

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11 Prinzipiell wird das EIS dazu verwendet, um dem Management eines Unternehmens Daten für weitere Entscheidungen bereitzustellen. Im EIS werden Daten aus den operativen Anwendungen von R/3 und externen Datenquellen verdichtet aufbereitet und in einem flexiblen Berichtswesen dem Management zur Verfügung gestellt. Das EIS von R/3 verfügt über eine eigene Datenbank, in welche die Daten aus den operativen R/3-Anwendungskomponente mit Hilfe von Datenbeschaffungsberichten übernommen werden. Ein direktes Durchbuchen von Daten in die EIS-Datenbank ist jedoch nicht möglich. Die aus den operativen Anwendungen in das EIS übernommenen Daten werden zu Kennzahlen verdichtet und können im flexiblen und mehrdimensionalen Berichtswesen ausgewertet werden.

11.2.4 Integration Zur Vernetzung des Controllings mit dem Finanzwesen sei auf den entsprechenden Abschnitt »Integration« im Unterkapitel »Finanzwesen« hingewiesen. An dieser Stelle wollen wir nochmals die Bedeutung des Kontenplans als integratives Element zur Abbildung des Wertflusses herausstellen: • Finanzwesen und Controlling greifen auf einen gemeinsamen Kontenplan zu. • Die primären Kostenarten entsprechen den Aufwandskonten der Finanzbuchhaltung. • Die Erlösarten entsprechen den Erfolgskonten der Finanzbuchhaltung. • Abgrenzungskonten sind nur für periodengerechte Kostenzuordnungen und kalkulatorische Abgrenzungen, beispielsweise für die periodische Glättung von Personalnebenkosten (z.B. Weihnachts- und Urlaubsgeld), erforderlich. • Die zur Abbildung des innerbetrieblichen Werteflusses erforderlichen sekundären Kostenarten werden nur im Controlling verwendet und können nicht direkt aus der Finanzbuchhaltung kontiert werden. • Jeder Buchungskreis und jeder Kostenrechnungskreis ist genau einem Kontenplan zugeordnet. Dieser Kostenplan muss in den zusammengehörenden Buchungs- und Kostenrechnungskreisen gleich sein. • Wenn ein Kostenrechnungskreis mehrere Buchungskreise umfasst, müssen die betroffenen Buchungskreise dem gleichen Kontenplan zugeordnet sein. • Kostenrechnungskreis und die zugeordneten Buchungskreise haben die selbe Geschäftsjahresvariante. Nur bei den Sonderperioden sind Abweichungen möglich Die Kontierung von primären Kosten und Erlösen auf beispielsweise einer Kostenstelle oder einem Auftrag erfolgt mit Hilfe von Zusatzkontierungen

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bei der Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung. Die Fortschreibung erfolgt zeit- und wertgleich unter dem gleichen Konto auf dem erfassten Kontierungsobjekt.

Abbildung 11.20 Beispiel eines Werkstattfertigers mit Querverbindungen von CO-OM-ABC zu

den CO-Komponenten der Kostenstellenrechnung, Kalkulation und Ergebnisrechnung

Außer der Vernetzung des internen Rechnungswesens (Controlling) mit dem externen Rechnungswesen besteht für das Controlling eine starke Vernetzung mit den Anwendungskomponente der Logistik. Die Vernetzung ist besonders intensiv im Bereich der Produktkostenplanung und Kostenträgerrechnung durch eine gemeinsame Nutzung der logistischen Stammdaten (Arbeitspläne, -plätze, Stücklisten und Materialstammdaten). Die jeweiligen Zusammenhänge wurden bereits bei den Grundfunktionen des Produktkostencontrollings behandelt (siehe den Abschnitt »Produktkostencontrolling«).

11.2.5 Praxisfall Der im Kapitel «Grundlagen des SAP R/3-Finanzwesens» dargestellte Praxisfall soll aus Sicht des Controllings im folgenden detailliert werden: Die Kunz AG – ein Unternehmen in der Konsumgüterindustrie – möchte mit der Einführung von SAP R/3 das Controlling hinsichtlich der Datenqualität und der Datenverfügbarkeit verbessern. Bisher war die Erstellung der kurzfristigen Erfolgsrechnung ein zeitaufwändiger Prozess, da die dafür erforderlichen Daten aus mehreren Systemen verarbeitet werden mussten. Eine Ergebnisdarstel-

404

11 lung nach den Unternehmensbereichen Haushaltspflege und Körperpflege wurde nur quartalsweise durchgeführt, da dies zusätzliche umfangreiche manuelle Auswertungen erforderte. Die Ermittlung des Ergebnisbeitrags von Produktgruppen und Produkt bzw. Kundengruppen und Kunden zum Gesamtergebnis konnte aufgrund der aufwendigen Abstimmung zwischen den Daten des Vertriebs, der Finanzbuchhaltung und der Produktion ebenfalls nur quartalsweise durchgeführt werden. Auch dann war nur die Darstellung des Deckungsbeitrags 1: Umsatz minus Gesamtherstellkosten darstellbar. Die Marketingaufwendungen stiegen in den letzten Jahren kontinuierlich. Auswertungen zu den Marketingaktivitäten wurden mit großer Zeitverzögerung erstellt, da diese in externen Systemen manuell geführt wurden. Dies gilt ebenso für Forschungs- und Entwicklungsaufwendungen. Die Produktentwicklung dauert im Vergleich zu Konkurrenzunternehmen zu lange. In der Vergangenheit gab es in der Entwicklung immer wieder Ressourcenengpässe. Zudem kam es wiederholt zu Leerzeiten, da benötigte Grundstoffe nicht verfügbar waren. Dies führte zur Definition der folgenden Ziele: • Monatliche Ermittlung der Betriebsergebnisse der Unternehmensbereiche Haushaltspflege und Körperpflege • Monatliche Ermittlung der Führungskennzahl Return on Capital Employed (ROCE) für die beiden Unternehmensbereiche • Monatliche Deckungsbeitragsrechnung nach Produkt, Kunden- und Vertriebssicht. Die Ergebnisse der Marken sollen ebenfalls dargestellt werden • Der Monatsabschluss muss am fünften Arbeitstag des Folgemonats erstellt sein • Einführung einer integrierten Produktkalkulation • Transparente und zeitnahe Darstellung der Marketingaktivitäten • Verkürzung der Produktentwicklungszeiten • Transparente und zeitnahe Darstellung der FuE-Aufwendungen

Gemeinkostencontrolling Die Kostenstellenstruktur des Unternehmens wird neu gegliedert. Dabei wird die bisherige funktionale Aufbauorganisation zu Gunsten einer Aufbauorganisation nach Unternehmensbereichen aufgegeben. Da Verwaltungs- und Verrechnungskostenstellen jedoch übergreifend angeordnet sind, lässt sich dieses Prinzip nicht durchgehend durchsetzen. Ebenso besitzen die Produktionswerke Fertigungslinien für beide Unternehmensbereiche. Somit sind auf oberster Ebene der Kostenstellenstandardhierarchie folgende Kostenstellenknoten: • Zentralfunktionen (Geschäftsführung, Finanzen, Controlling, Personal und DV) • Unternehmensbereich Haushaltspflege • Unternehmensbereich Körperpflege

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

• Verrechnungs-Kostenstellen • Produktion In den Stammsätzen der Kostenstellen werden die Profitcenter eingetragen, nachdem diese angelegt sind. Im Rahmen des Monatsabschlusses werden die Zentral- und Verrechnungskostenstellen auf die übrigen Kostenstellen verrechnet. Dazu werden geeignete Schlüssel genutzt: die Kosten der Personalkostenstellen werden z.B. anhand der statistischen Kennzahl Mitarbeiter umgelegt. Die weiteren Leitungskostenstellen werden ebenfalls per Umlage auf die zugehörigen Kostenstellen verrechnet. Nach erfolgtem Monatsabschluss in der Kostenstellenrechnung sind alle Kosten auf Kostenstellen, die eindeutig einem Unternehmensbereich zuzuordnen sind. Für die Marketingaktivitäten werden Innenaufträge verwendet. Dafür kann je Unternehmensbereich differenziert werden nach Produkt-, Kunden- und Markenaktivitäten. Für jede dieser Kategorien wird eine eigene Auftragsart mit gesondertem Nummernkreisintervall angelegt. Im Rahmen des Monatsabschlusses werden die Marketing-Aufträge direkt in die Ergebnisrechnung abgerechnet. Je nach Auftragsart werden dabei die Merkmale Produkt, Kunde oder Marke kontiert. Durch die klare Strukturierung der Aufträge ist es möglich, Strategien zur Ermittlung der Abrechnungsvorschrift zu definieren, so dass eine manuelle Pflege dieser Vorschriften entfällt.

Produktkostencontrolling Da die Kunz AG in der Logistik bereits SAP einsetzt, stehen in der Anwendungskomponente Produktionsplanung und -steuerung (PP) sowie der Materialwirtschaft (MM) Arbeitsplan und Stückliste für eine Erzeugniskalkulation mit Mengengerüst zur Verfügung. Für die Erzeugnisse der Kunz AG soll künftig im Rahmen der Jahresplanung eine Standardpreiskalkulation durchgeführt werden. Dabei sollen fixe und variable Kostenbestandteile kalkuliert werden. Zugekaufte Erzeugnisse werden nicht kalkuliert. Sie werden nicht zu Standardpreisen sondern zum gleitenden Durchschnittswert geführt. Die Kunz AG entscheidet sich für eine Kostenträgerrechnung mittels Produktkostensammlern. Diese Entscheidung wird getroffen, da folgende Merkmale bei der Produktion gegeben sind: • Anonyme Lagerfertigung • Geringe Produktkomplexität • Massenproduktion • Produktkosten sollen periodisch, nicht auftragsbezogen ausgewertet werden Die Produktionsabweichungen werden monatlich je Produkt in die Ergebnisrechnung abgerechnet.

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11 Projektsystem Die Forschungs- und Entwicklungsaufträge erstrecken sich in der Regel über einen längeren Zeitraum. Für die Produktentwicklung ist eine komplexe Planung und Strukturierung des Vorhabens hinsichtlich Terminen, Ressourcen und Kosten notwendig. Aus diesen Gründen entscheidet sich die Kunz AG in diesem Bereich für den Einsatz des Projektsystems. Je Entwicklungsauftrag wird ein Projekt angelegt. Die Teilprojekte werden über PSP-Elemente abgebildet. Die Ressourcenplanung, insbesondere der internen Mitarbeiter wird auf Ebene der Netzplanvorgänge vorgenommen. Die Mitarbeiter in der Entwicklung melden ihre Ist-Zeiten ebenso auf dieser Ebene zurück. Durch die Integration mit der Materialwirtschaft werden benötigte Materialien rechtzeitig beschafft und deren Kosten auf den richtigen PSP-Elementen oder Vorgängen belastet. Im Rahmen des Monatsabschlusses werden die PSP-Elemente in die Ergebnisrechnung auf die Produktmerkmale abgerechnet.

Profitcenter-Rechnung Die Betriebsergebnisse für die beiden Unternehmensbereiche Haushaltspflege und Körperpflege werden mit der Profitcenter-Rechnung abgebildet. Innerhalb der beiden Unternehmensbereiche bestehen die Segmente Waschmittel und Haushaltsreinigung (Haushaltspflege) und Haarpflege, Hautpflege und Zahnpflege (Körperpflege). Diese Struktur entspricht der Führungsstruktur des Unternehmens. An die Kennzahl ROCE sind die Tantiemen der Geschäftsführer der beiden Unternehmensbereiche gekoppelt. .XQ] $* 3*(6 8% +DXVKDOWVSIOHJH 3+3

8% .|USHUSIOHJH 3.3 8% /HLWXQJ9HUZDOWXQJ 3+38%/

8% /HLWXQJ9HUZDOWXQJ 3.38%/

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0DUNHWLQJ :DVFKPLWWHO 

0DUNHWLQJ .3 3.30DUN 0DUNHWLQJ 5HLQLJHU 

0DUNHWLQJ /HLWXQJ .3 

0DUNHWLQJ +DXWSIOHJH 

9HUWULHE 3+39HUW 9HUWULHE =HQWUDO +3 

9HUWULHE 3+39HUW

1LHGHUODVVXQJ , +3 

1LHGHUODVVXQJ  +3 

9HUWULHE =HQWUDO +3 

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:HUN 6G +3 

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1LHGHUODVVXQJ  +3 

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)( +3 3+3)X( )X( /HLWXQJ +3 

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:HUN 6G +3  )( +3 3+3)X(

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)X( +DXWSIOHJH 

)X( +DDUSIOHJH 

Abbildung 11.21 Profitcenter-Standardhierarchie der Kunz AG

11.2 Grundlagen des Controlling

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Da die Kostenstellenstandardhierarchie im Wesentlichen der Gliederung nach den Unternehmensbereichen entspricht, kann die Standardhierarchie der Kostenstellenrechnung als Standardhierarchie der Profitcenter-Rechnung kopiert werden. Anschliessend kann sie weiter bearbeitet werden. Die Profitcenter-Standardhierarchie hat den in Abb. 11.21 gezeigten Aufbau (Profitcenter grau hinterlegt). Durch die Buchung von Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten auf die Leitungsprofitcenter lässt sich je Unternehmensbereich die Kennzahl ROCE (Return on Capital Employed) ermitteln.

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung Hauptauswertungsdimensionen für die Kunz AG sind Produkt- und Kundensicht. Dabei sollen alle Produkte abgebildet werden. Die Produkte werden zusätzlich gemäss den Segmenten gruppiert. In der Kundensicht sind nur die Unternehmen abzubilden und nicht deren Filialen. Die Kunden werden nach Absatzkanälen (Großhandel, Selbstbedienungshandel, Tankstellen etc.) gruppiert. Die Marke soll ebenfalls auswertbar sein, da Produkte aus unterschiedlichen Segmenten der selben Marke angehören. Die Vertriebsorganisation ist ebenfalls abzubilden. Zusätzlich zu den Niederlassungen ist eine Regionalsicht gemäß der Strukturierung der Marktforschungsinstitute abzubilden. Dazu sind folgende Auswertungs-Merkmale zu definieren:

Merkmal

Herkunft

Unternehmensbereich

Profitcenter

Produkt

Materialstamm

Produktgruppe

Materialstamm

Marke

Materialstamm, abgeleitet

Kunde

Kundenstamm

Absatzkanal

Kundenstamm

Niederlassung

Kundenstamm

Markforschungsgebiet

Kundenstamm, abgeleitet

Tabelle 11.4 Merkmale und ihre Herkunft aus vorgelagerten Modulen

Aus der Anwendungskomponente SD werden die Fakturen und die Auftragseingänge übernommen. Die in der Faktura enthaltenen Herstellkosten (Standardkosten bei Eigenproduktion, Gleitender Durchschnitt bei Handelsware) werden ebenfalls aus SD übernommen.

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11 Die Produktionsabweichungen werden zum Monatsende auf die Ebene des Produkts übernommen. Die PSP-Elemente und Vorgänge der FuE werden monatlich auf die Ebene Produkt abgerechnet. Die Produktgruppe wird daraus abgeleitet. Die auf den FuE-Kostenstellen verbleibenden Kosten werden ebenso im Rahmen des Monatsabschlusses umgelegt. Sie werden aber getrennt von den Projektkosten ausgewiesen. Die Vertriebskostenstellen werden am Monatsende umgelegt. Da die Niederlassungen als Merkmal abgebildet sind, können die Kostenstellen der Niederlassungen direkt auf den zugehörigen Merkmalswert umgelegt werden. Kosten von Key-Account-Funktionen lassen sich auf einzelne Kunden umlegen. Die Verwaltungskostenstellen werden auf die Unternehmensbereiche umgelegt. Damit ergibt sich die (vereinfachte) Ergebnisdarstellung (vgl. Abb. 11.22). Die grauen Felder sind Rechenfelder, die übrigen sind die definierten Wertfelder.


                                      ! "   ! #   $          %  Abbildung 11.22 Betriebsergebnisschema der Kunz AG

11.2 Grundlagen des Controlling

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

11.3 Fragen 1. Die Anwendungskomponente Finanzwesen enthält verschiedene Teilkomponenten. Um welche Teilkomponenten handelt es sich dabei? 2. Zur Darstellung der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen stehen im R/3-System für Anwendungskomponenten verschiedene Organisationselemente zur Verfügung. Welche Organisationselemente werden in der R/3-Finanzbuchhaltung verwendet? 3. Erläutern Sie die SAP-Begriffe »Mandant«, »Buchungskreis« und »Geschäftsbereich«. 4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der R/3Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen? 5. Im R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten« unterschieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuchhaltung typischerweise geführt werden. 6. Der »Beleg« ist im R/3-System nach einer bestimmten Struktur aufgebaut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Belegprinzip«? 7. Der Beleg im R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben. Welche Eingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg gebucht werden kann? 8. Die Belegnummer spielt im R/3-System eine bedeutende Rolle. Welche Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Belegnummernvergabe gibt es? 9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. Welche Funktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System? 10. Nennen Sie die Teilkomponenten der Anwendungskomponente Controlling. 11. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart. 12. Für welche Verrechnungstechniken werden Leistungsarten benötigt? 13. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Planung auf einer Kostenstelle durchgeführt werden kann? 14. Wodurch unterscheiden sich statistische Innenaufträge von den sonstigen Controlling-Innenaufträgen? 15. Was bedeutet der Begriff »Standardpreisgesteuertes Material«? 16. Seitens der Geschäftsführung besteht die Anforderung, monatlich eine Produkt- und Kundendeckungsbeitragsrechnung zu erstellen. Dazu sollen auch kalkulatorische Wertansätze verwendet werden. In welcher Anwendungskomponente bilden Sie diese ab?

410

11 11.4 Lösungen 1. Die Anwendungskomponente Finanzwesen enthält verschiedene Teilkomponenten. Um welche Teilkomponenten handelt es sich dabei? Das R/3-Finanzwesen umfasst folgende Teilkomponenten: a) Hauptbuchhaltung (FI-GL) b) Debitorenbuchhaltung (FI-AR) c) Kreditorenbuchhaltung (FI-AP) d) Anlagenbuchhaltung (FI-AA) e) Konsolidierung (FI-LC) f) Spezielle Ledger (FI-SL) g) Reisemanagement (FI-TV) h) Bankbuchhaltung (FI-BL) 2. Zur Darstellung der unterschiedlichen Unternehmensstrukturen stehen im R/3-System für Anwendungskomponenten verschiedene Organisationselemente zur Verfügung. Welche Organisationselemente werden in der R/3-Finanzbuchhaltung verwendet? Für die SAP R/3-Finanzbuchhaltung stehen folgende Organisationselemente zur Darstellung der spezifischen Unternehmensstruktur zur Verfügung: a) Mandant b) Konzernunternehmen (Gesellschaft) c) Buchungskreis d) Geschäftsbereich e) Mahnbereich f) Kreditkontrollbereich 3. Erläutern Sie die SAP-Begriffe »Mandant«, »Buchungskreis« und »Geschäftsbereich«. Ein Mandant ist eine für sich handelsrechtlich, organisatorisch und datentechnisch abgeschlossene Einheit innerhalb eines R/3-Systems mit getrennten Stammsätzen und einem eigenständigen Satz von Tabellen. Der Buchungskreis ist im SAP R/3-System grundsätzlich eine bilanzierende Einheit. Er enthält die Datenbasis zur Erstellung der Bilanz und der GuV. Ein Geschäftsbereich dient grundsätzlich zu Auswertungszwecken. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, geschäftsbereichsintern Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen zu erstellen, die jedoch nicht den Anforderungen externer Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen entsprechen. 4. Kontenplan und Buchungskreis sind zwei wesentliche Elemente der SAP R/3-Finanzbuchhaltung. Welche Beziehung besteht zwischen ihnen? Jeder Buchungskreis wird einem Kontenplan zugeordnet. Einem Kontenplan können mehrere Buchungskreise zugeordnet werden.

11.4 Lösungen

411

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Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

5. Im SAP R/3-System wird zwischen »Stamm-« und »Bewegungsdaten« unterschieden. Nennen Sie Stammdaten, die in der SAP R/3-Finanzbuchhaltung typischerweise geführt werden. Im SAP R/3-System werden für die Finanzbuchhaltung folgende Stammdaten geführt: a) Sachkontenstammdaten b) Debitorenstammdaten c) Kreditorenstammdaten d) Bankenstammdaten e) Summendaten 6. Der »Beleg« ist im SAP R/3-System nach einer bestimmten Struktur aufgebaut. Beschreiben Sie diese Struktur. Was versteht SAP unter dem »Belegprinzip«? Der Beleg im SAP R/3-System besteht aus einem Belegkopf und mindestens zwei (maximal 999) Belegpositionen. Unter dem Belegprinzip versteht SAP die Tatsache, dass alle Geschäftsvorfälle in Form von Belegen erfasst und gespeichert werden. 7. Der Beleg im SAP R/3-System erfordert bestimmte Mindesteingaben. Welche Eingaben müssen mindestens erfasst werden, damit der Beleg gebucht werden kann? Der Beleg in der SAP R/3-Finanzbuchhaltung erfordert folgende Mindesteingaben im Belegkopf: a) Belegdatum b) Buchungsdatum c) Belegart d) Buchungskreis e) Währung In der Belegposition müssen folgende Angaben gemacht werden: a) Buchungsschlüssel b) Konto c) Betrag d) Darüber hinaus kann ein Beleg nur gebucht werden, wenn er abschließend den Saldo null aufweist. 8. Die Belegnummer spielt im SAP R/3-System eine bedeutende Rolle. Welche Hauptfunktion erfüllt die Belegnummer? Welche Arten der Belegnummernvergabe gibt es? Zweck der Belegnummer ist die Identifizierung des Belegs und die Referenzdarstellung zwischen »Maschinenbeleg« und Originalbeleg. Im SAP R/3-System existieren zwei Arten der Belegnummernvergabe: a) Interne Belegnummernvergabe (fortlaufende Vergabe durch das System) b) Externe Belegnummernvergabe (»manuelle« Erfassung durch den Anwender)

412

11 9. Jedem Geschäftsvorfall muss eine Belegart zugeordnet werden. Welche Funktionen hat das Kennzeichen »Belegart« im SAP R/3-System? Die Belegart übernimmt im SAP R/3-System folgende Funktionen: a) Differenzierung der Geschäftsvorfälle (Ablagekriterium) b) Zuordnung des Belegnummernkreises 10. Nennen Sie die Teilkomponenten der Anwendungskomponente Controlling. Gemeinkostencontrolling (CO-OM), Produktkostencontrolling (CO-PC), Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA). 11. Erläutern Sie den Unterschied zwischen primärer und sekundärer Kostenart. Primäre Kostenarten besitzen ein entsprechendes Konto in der Finanzbuchhaltung und erhalten von dort die Daten für die Kostenrechnung. Sekundäre Kostenarten werden nur in der Kostenrechnung, beispielsweise für Umbuchungen oder Verrechnungen, genutzt und dürfen daher nicht in der Finanzbuchhaltung, sondern nur vom Controlling gepflegt werden. 12. Für welche Verrechnungstechniken werden Leistungsarten benötigt? Leistungsarten werden benötigt bei der direkten innerbetriebliche Leistungsverrechnung (vorgangsbezogene Verrechnung) und bei der indirekten Leistungsverrechnung (periodenbezogene Verrechnung). Bei diesen Verrechnungstechniken werden keine Kosten verrechnet, sondern Leistungsmengen, die mit Preisen (Tarifen) bewertet werden. 13. Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine Planung auf einer Kostenstelle durchgeführt werden kann? Kostenstelle und Kostenart, die beplant werden sollen, müssen für den Planungszeitraum gültig angelegt sein. Plandaten werden in Versionen abgelegt. Es muss also mindestens eine Version für den Planungszeitraum angelegt sein. Zusätzlich ist es erforderlich, dass der Planungsvorgang einem Belegnummernkreis zugeordnet ist. 14. Wodurch unterscheiden sich statistische Innenaufträge von den sonstigen Controlling-Innenaufträgen? Innenaufträge sind Kontierungsobjekte, die für spezifische innerbetriebliche Maßnahmen eingesetzt werden. Die »echten« Innenaufträge sind dabei in Plan und Ist voll in die Werteflüsse des Gemeinkostencontrollings integriert. Sie werden durch Buchungen aus der Finanzbuchhaltung belastet. Diese und die Belastungen aus CO-Verrechnungen können am Monatsende abgerechnet werden. Statistische Aufträge werden dann verwendet, wenn für bestimmte Sachverhalte eine weitere Detaillierung der Kostenstellenrechnung erforderlich ist (Beispiel: fahrzeugbezogene Fuhrparkkosten). D.h. die »echte« Primärkostenbuchung aus der Finanzbuchhaltung wird auf die Kostenstelle und nur zusätzlich statistisch auf den Auftrag gebucht. Diese Aufträge lassen sich nicht abrechnen. Im Rahmen der Planung können sie beplant werden, sind jedoch nicht planintegriert zur Kostenstellenrechnung.

11.4 Lösungen

413

11

Das Rechnungswesen in SAP R/3 Enterprise

15. Was bedeutet der Begriff »Standardpreisgesteuertes Material«? Die Materialbewertung in den Anwendungskomponenten Materialwirtschaft und Finanzbuchhaltung kann entweder standardpreisbasiert oder auf Basis eines gleitenden Durchschnittswert basieren. Ein Standardpreis wird über eine Plankalkulation (in der Regel zu Beginn des Geschäftsjahres) ermittelt. Nachdem die Kalkulation freigegeben wurde, ist der Standardpreis im Materialstamm hinterlegt. Lagerzugänge, die Bestandsführung und Lagerentnahmen werden zum Standardpreis bewertet. In der Ergebnisrechnung CO-PA werden bei der Fakturaübernahme die Herstellkosten zum Standardpreis bewertet. Für die Kostenträgerrechnung ist das Vorhandensein eines Standardpreises die Voraussetzung für eine Abweichungsermittlung und -analyse. Die Abweichungen können ebenfalls in die Ergebnisrechnung übernommen werden. 16. Seitens der Geschäftsführung besteht die Anforderung, monatlich eine Produktdeckungsbeitragsrechnung zu erstellen. In welcher Anwendungskomponente bilden Sie diese ab? Eine Produktergebnisrechnung – mit aussagefähigen Deckungsbeitragsstufen – wird mit der Ergebnisrechnung CO-PA abgebildet. Dazu sind Produkt und Kunde als Merkmal anzulegen. Da mit kalkulatorischen Wertansätzen gearbeitet werden soll (z.B. kalkulatorisch ermittelter Skontoabzug) ist die kalkulatorische Ergebnisrechnung einzusetzen. Im Gegensatz zur Ergebnisrechnung der Komponente CO-PA wird die Profitcenter-Rechnung dazu eingesetzt, Ergebnisse von am Markt selbständig operierenden Unternehmenseinheiten abzubilden.

414

Kapitel 12 Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise 12.1

Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur

418

12.2

Personaladministration

420

12.3

Personalzeitwirtschaft

421

12.4

Personalabrechnung

424

12.5 12.5.1 12.5.2 12.5.3 12.5.4

Personalmanagement Objektorientierung Planungshilfen Organisationsmanagement Personalentwicklung

425 426 428 428 436

12.6

Veranstaltungsmanagement

439

12.7

Integration in das SAP R/3-System

441

12.8

Fragen

442

12.9

Lösungen

443

415

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise Um den unterschiedlichen Anforderungen aus dem Personalbereich gerecht zu werden, bietet die Lösung mySAP Human Resources (mySAP HR) ein breites Anwendungsspektrum. Die Personalwirtschaft untergliedert sich in folgende Anwendungskomponenten: • Personalmanagement (HR-PA) mit Beschaffung, Administration, Aufbauorganisation oder Personalentwicklung • Personalzeitwirtschaft (HR-PT) mit Zeitdatenerfassung, Personaleinsatzplanung oder Zeitauswertung • Personalabrechnung (HR-PY) mit einer Vielzahl von länderspezifischen Varianten • Veranstaltungsmanagement (HR-PE) Diese Funktionen gestatten eine umfassende Planung und Steuerung der personalwirtschaftlichen Tätigkeiten von der Organisations- und Kostenplanung über die Personalentwicklung bis hin zur Personaleinsatzplanung. Um eine integrierte Bearbeitung der personalwirtschaftlichen Aufgaben zu ermöglichen, wird selbstverständlich in den Anwendungen häufig auch auf die Daten der anderen Anwendungen zugegriffen, so beispielsweise im Rahmen des Vergütungsmanagements auf die Organisationsstruktur aus dem Organisationsmanagement, auf die Mitarbeiterdaten aus der Personaladministration und auf die Beurteilungsergebnisse aus der Personalentwicklung. Zum besseren Verständnis wollen wir die personalwirtschaftlichen Funktionen zunächst an einem vereinfachten Musterprozess betrachten. Hierbei handelt es sich um eine vereinfachte Darstellung der personalwirtschaftlichen Funktionen und Prozesse in einem Unternehmen. Diese Prozesssicht verdeutlicht die Verknüpfung der einzelnen Komponenten. Das Organisationsmanagement dient zur Abbildung des Unternehmens mit seiner Organisations- und Berichtsstruktur. Mit den in SAP R/3 zur Verfügung stehenden Auswertungen kann anschließend der aktuelle Personalbedarf durch die Identifizierung der vakanten Positionen im Unternehmen ermittelt werden. Dieser Personalbedarf löst den Beschaffungsprozess innerhalb der Anwendungskomponente Personalbeschaffung aus.

417

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

Im Rahmen der Personalbeschaffung können dann die entsprechenden Beschaffungsmaßnahmen geplant und verwaltet werden, beispielsweise das Schalten von internen und externen Stellenanzeigen, die Administration der eingehenden Bewerbungen sowie die Bewerbervorauswahl. Nach Abschluss der Vorstellungsrunden wird dem geeigneten Kandidaten ein Vertragsangebot unterbreitet, und nach erfolgter Vertragsunterschrift können die Stammdaten des Bewerbers in die Personaladministration übernommen werden. Zu diesem Zeitpunkt wird erstmals die Personalnummer vergeben. Anschließend werden die persönlichen Daten des neuen Mitarbeiters um alles Notwendige ergänzt. Nach Abschluss der Personalstammdatenerfassung stehen die Mitarbeiterdaten in allen personalwirtschaftlichen Komponenten zur Verfügung. Nun können die Zeitdaten des Mitarbeiters erfasst und bewertet werden und die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist durchführbar. Wenn der Mitarbeiter auf eine Dienstreise geht, kann er oder eine beauftragte Person die entstandenen Reisekosten mit Hilfe des R/3-Systems abrechnen. Außerdem ist es möglich, die Abrechnungsergebnisse der Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Kosten- und Budgetplanung des nächsten Jahres heranzuziehen. Die notwendigen Einführungsveranstaltungen und Seminare zur Einarbeitung des neuen Mitarbeiters können mit Hilfe des Veranstaltungsmanagements geplant und durchgeführt werden. Um die Daten komfortabel auszuwerten, stehen im Informationssystem zahlreiche Berichte und Werkzeuge zu Verfügung.

12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur Durch den Einsatz der Komponente Personaladministration können Sie Arbeitnehmerdaten verwalten und auswerten. Voraussetzung hierfür ist jedoch die systemseitige Definition der Unternehmens- und Personalstruktur. Bei der Abbildung der Unternehmensstruktur legen Sie den generellen Aufbau Ihres Unternehmens fest. Zur Strukturierung eines Unternehmens oder einer Unternehmensgruppe stehen Ihnen die Organisationseinheiten Mandant, Buchungskreis, Personalbereich und Personalteilbereich zur Verfügung. Während Mandant und Buchungskreis auch in anderen Applikationen verfügbar sind, werden der Personalbereich und der Personalteilbereich ausschließlich in der Anwendungskomponente Personalwirtschaft (HR) verwendet. Bei der Definition dieser beiden Organisationseinheiten muss demnach keine Abstimmung mit anderen Anwendungskomponenten erfolgen.

Mandant und Buchungskreis Der Mandant steht stellvertretend für die Unternehmensgruppe oder das einzelne Unternehmen. In den Buchungskreisen werden die selbständigen

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12 Firmen der Unternehmensgruppe dargestellt. Die Personalbereiche untergliedern den Buchungskreis in die verschiedenen Unternehmensbereiche. In den Personalbereichen werden in der Regel die verschiedenen Standorte des Unternehmens abgebildet. Beispiel: Die IDES-Gruppe als Mandant ist in die Buchungskreise IDES AG, IDES UK und IDES US Inc. unterteilt. Der Buchungskreis der IDES AG wird wiederum in die Personalbereiche Frankfurt, Hamburg und Dresden untergliedert. Der Personalbereich Frankfurt wird in die Personalteilbereiche Zentrale und Produktion aufgeteilt. Beim Unternehmen ONLY sind Mandant und Buchungskreis identisch. Dieser Buchungskreis wird in die Personalbereiche Farben, Lösungsmittel und Kosmetik unterteilt. Dem Personalbereich Kosmetik sind wiederum die Personalteilbereiche Frankfurt und Stuttgart zugeordnet.

Mitarbeitergruppe und Mitarbeiterkreis Bei der Abbildung der Personalstruktur definieren Sie die möglichen Arbeitgeber/Arbeitnehmer-Verhältnisse in Ihrem Unternehmen. Die hierfür zur Verfügung stehenden Strukturierungselemente sind die Mitarbeitergruppe und der Mitarbeiterkreis. In der Mitarbeitergruppe nehmen Sie zunächst eine grobe Einteilung der Mitarbeiter vor. Diese Grobunterteilung der Mitarbeiter wird mit Hilfe des Mitarbeiterkreises verfeinert. Beispiel: Ein Unternehmen kann zwischen den Mitarbeitergruppen Aktive, Rentner, Vorruheständler und Externe unterscheiden. Zu der Mitarbeitergruppe der Aktiven zählen unter anderem die Mitarbeiterkreise der leitenden Angestellten, der Angestellten und der Gewerblichen.

Auswirkungen von Unternehmens- und Personalstruktur Die Strukturierungselemente der Personalwirtschaft dienen unter anderem zur Berechtigungsprüfung. Sie werden in Selektions- und Auswertungskriterien verwendet und ermöglichen die Generierung von Vorschlagswerten. Darüber hinaus enthalten sie wichtige Steuerungsinformationen für die weitere Verarbeitung von Mitarbeiterdaten. Dies gilt insbesondere für die Personalteilbereiche und die Mitarbeiterkreise. Beispiel: Beim Unternehmen ONLY existieren an den verschiedenen Standorten unterschiedliche Arbeitszeitpläne. Diese wurden bei den jeweiligen Personalteilbereichen entsprechend hinterlegt. Das Unternehmen ONLY beschäftigt unter anderem leitende Angestellte, Angestellte und Auszubildende. Sie werden alle auf monatlicher Basis bezahlt. Um die monatliche Abrechnung systemseitig zu steuern, wurden diese Mitarbeiterkreise gruppiert, und die entsprechende Abrechnungsregel wurde zugeordnet.

12.1 Organisationseinheiten: Unternehmens- und Personalstruktur

419

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

12.2 Personaladministration Sobald die Unternehmens- und Personalstruktur definiert und im System hinterlegt ist, kann die Arbeit der Endanwender beginnen.

Datenersterfassung, Infotypen Haben Sie sich für die Einstellung eines Mitarbeiters entschieden, müssen zunächst einmal seine Daten im System erfasst werden. Zur Datenerfassung werden Ihnen so genannte Infotypen zur Verfügung gestellt. Infotypen (Informationstypen) sind (aus der Sicht des Endanwenders) Bildschirmmasken, die inhaltlich ähnliche Daten zusammenfassen. Da Sie bei einer Ersterfassung sehr viele Infotypen pflegen müssen, werden alle notwendigen Infotypen gruppiert und nacheinander zur Pflege angeboten. Man spricht bei einer solchen Gruppierung auch von Maßnahmen. Die im Rahmen einer Maßnahme angebotenen Infotypen werden im Customizing definiert. Um die Ersterfassung von Daten zu beschleunigen, haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit der Maßnahmen-Schnellerfassung. Hierbei werden auf einer einzigen Bildschirmmaske ausschließlich die Mussfelder der benötigten Infotypen zur Pflege angeboten. Mitarbeiterdaten verändern sich. Sie können deshalb auf alle Infotypen eines Mitarbeiters einzeln zugreifen und die verschiedenen Pflegefunktionen ausüben. Hierzu zählen das Anlegen, das Kopieren sowie das Ändern und Löschen von Infotypsätzen.

Historienfähigkeit Beim Anlegen neuer Infotypen bleiben vergangenheitsbezogene Daten im System erhalten. Bedingt ist diese so genannte Historienfähigkeit durch die zeitabhängige Speicherung der Daten. Für jeden neuen Infotypsatz erfassen Sie einen spezifischen Gültigkeitszeitraum im System. Unterstützt wird die Historienfähigkeit durch die so genannte Zeitbindung von Infotypen. Je nach zugeordneter Zeitbindung endet bei der Neuanlage eines Infotypsatzes der vormals gültige Infotypsatz automatisch bei Gültigkeitsbeginn des neuen. Um sich über Daten einzelner Mitarbeiter zu informieren, können Sie sich alle Infotypsätze aufgelistet oder einzeln anzeigen lassen. Darüber hinaus steht Ihnen die Funktion der Personalakte zur Verfügung, mit der Sie sich alle zu einem Mitarbeiter vorhandenen Infotypsätze aller angelegten Infotypen anschauen können. Ergeben sich Änderungen bei Mitarbeiterdaten, die mehrere Mitarbeiter gleichzeitig betreffen, bietet Ihnen das System die Möglichkeit der InfotypSchnellerfassung. Mit deren Hilfe können Sie auf einer Bildschirmmaske bestimmte Daten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig pflegen.

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12 Auswertungsmöglichkeiten Es existieren zahlreiche Auswertungen mit festgelegtem oder variablem Layout. Darüber hinaus gibt es frei definierbare Auswertungen, die so genannten Queries. Bei zahlreichen Auswertungen haben Sie die Möglichkeit, die Ergebnisse aus dem R/3-System in ein Tabellenkalkulations- oder Textverarbeitungsprogramm zu übernehmen.

Archivierung In R/3 ist eine zertifizierte Schnittstelle zum Einsatz optischer Archivierungssysteme verfügbar. Über diese Schnittstelle können Sie Originalunterlagen von Mitarbeitern, wie Verträge oder sonstige Dokumente, im System hinterlegen. Zur individuellen Gestaltung der Komponente Personaladministration können Sie mit der SAP-Entwicklungsumgebung eigene Tabellen, Felder und Infotypen in Ihr System aufnehmen. Das Gleiche gilt für Auswertungen und Dialogerweiterungen.

12.3 Personalzeitwirtschaft Zeitdatenerfassung und -verwaltung Die Komponente Zeitwirtschaft dient zur Pflege der Stammdaten und der Bewegungsdaten – letztere entweder durch Negativerfassung oder durch Positiverfassung (Zeitauswertung). • Die Negativerfassung umfasst im Wesentlichen den Feiertagskalender, den Arbeitszeitplan (Schichtplan) und die Erfassung von Bewegungsdaten. Dabei werden nur die Abweichungen von einem vordefinierten Arbeitszeitplan erfasst. • Die Positiverfassung bewertet die erfassten Arbeitszeiten (Kommt/GehtZeiten) anhand der Vorgaben des Schichtplans und ermittelt Zeitkonten. Bewertung bedeutet hierbei die Gegenüberstellung der geplanten und tatsächlichen Arbeitszeiten und die Errechnung der Abweichungen in Form von Mehrarbeiten bzw. Gleitzeitguthaben. Die Positiverfassung ergänzt demnach die Negativerfassung um Kommt/Geht-Zeiten.

Einsatzplanung Die Komponente Einsatzplanung dient zur Personaleinsatzplanung und zur Personalkapazitätsplanung.

Personaleinsatzplanung Mit der Personaleinsatzplanung können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter bedarfsorientiert planen. Den für einen bestimmten Zeitraum gültigen Bedarf können Sie mittels der folgenden Eigenschaften strukturieren:

12.3 Personalzeitwirtschaft

421

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

• den Tagesdefinitionen, beispielsweise dem Bedarf an Werktagen, Samstagen oder Feiertagen • den Einsätzen (Tagesarbeitszeitplan), beispielsweise Früh- oder Spätschicht, oder mit frei definierbaren Uhrzeitintervallen (unabhängig von den Einsätzen), beispielsweise von 06:30 – 15:30 Uhr • der Anzahl der benötigten Mitarbeiter • deren Funktion (Stelle), beispielsweise Gruppenleiter oder Facharbeiter • deren benötigter Qualifikation, beispielsweise Führerschein Klasse 2 Auf der Grundlage dieses von Ihnen definierten Personalbedarfs und der Mitarbeiter-Schichtpläne in der Zeitwirtschaft wird für die von Ihnen ausgewählten Organisationseinheiten ein Sollplan erstellt. In diesem Sollplan können Sie unter Berücksichtigung der Arbeitszeitwünsche und der urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheit Ihrer Mitarbeiter die Einsätze planen. Zu jedem Zeitpunkt der Planung werden Sie in einem grafischen Bedarfsabgleich über eine Personalüber- oder -unterdeckung informiert. Wenn Sie nach der Erstellung Ihrer Personaleinsatzplanung die Sollplanung abschließen, wird aus dem Sollplan automatisch ein Istplan erzeugt. In diesen Istplan können Sie dann alle kurzfristigen Veränderungen Ihrer Einsatzplanung, beispielsweise krankheitsbedingte Abwesenheiten oder Arztbesuche, eingeben. Alle Informationen der Einsatzplanung werden direkt an die Zeitwirtschaft weitergeleitet, da die Zeitinformationen Ihrer Mitarbeiter zentral in der Komponente Zeitwirtschaft von R/3 verwaltet werden. Damit entfällt jede weitere Zeiterfassung. Darüber hinaus unterstützt die Einsatzplanung Sie auch bei der Abordnung Ihrer Mitarbeiter an andere Organisationseinheiten des Unternehmens. Dabei wird neben der Veränderung in der Einsatzplanung auch der vorübergehende Kostenstellenwechsel berücksichtigt. Durch die Integration in die Zeitwirtschaft können Sie im Rahmen der Einsatzplanung jederzeit eine simulative Auswertung der Zeitdaten durchführen. Dies kann Ihren Planungsprozess enorm unterstützen, wenn es beispielsweise um die Beantwortung der Frage geht, welcher Mitarbeiter seine Sollstunden bereits erfüllt bzw. noch nicht erfüllt hat oder welche Mitarbeiter bereits Mehrarbeit geleistet bzw. nicht geleistet haben. Außerdem haben Sie in der Personaleinsatzplanung die Möglichkeit, Ihre Pläne jederzeit in Excel anzuzeigen und auszudrucken.

Personalkapazitätsplanung Bei der Kapazitätsplanung handelt es sich um eine auftragsbezogene Einsatzplanung. Das heißt, für die Erledigung eines Auftrags werden die verfügbaren Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen gesucht. Diese auftragsbezogene Personaleinsatzplanung hat weitreichendere Ziele als die arbeitszeitbezogene Einsatzplanung.

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12 Der entscheidende Unterschied ist: • In der Personaleinsatzplanung können Sie Ihr zur Verfügung stehendes Personal zeitlich optimal einplanen. • In der auftragsbezogenen Einsatzplanung können Sie darüber hinaus auch noch planen, welche Arbeit Ihre Mitarbeiter wann verrichten sollen. Diese zu verrichtende Arbeit können Sie in R/3 mit Hilfe von Aufträgen definieren. Hierfür stehen Ihnen im Rahmen der Logistik folgende Möglichkeiten zur Verfügung: • der Netzplan aus dem Projektsystem • der PP-Auftrag aus der Produktionsplanung • der PM-Auftrag aus der Instandhaltung In allen Logistikaufträgen ist die Eingabe eines Arbeitsplatzes erforderlich. Dieser bestimmt, wo die Arbeit verrichtet wird und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Nachdem Sie die Netzpläne bzw. Aufträge in R/3 angelegt haben, können Sie die Mitarbeiter bedarfsorientiert einplanen. Bei der Einplanung des Mitarbeiters (Kapazitätsbedarfszuordnung) für die zu verrichtenden Arbeiten sehen Sie alle Personen, die direkt oder indirekt an dem Logistik-Arbeitsplatz arbeiten können. Voraussetzung hierfür ist die Vernetzung der Logistik-Arbeitsplätze mit dem Organisationsmanagement und eine dort vorgenommene Zuordnung von Mitarbeitern zu den Planstellen, die an dem jeweiligen Arbeitsplatz arbeiten können. Im Rahmen der Kapazitätsplanung greifen Sie sowohl auf die Qualifikationen der Mitarbeiter aus der Personalentwicklung als auch auf die Zeitinformationen des persönlichen Schichtplans aus der Zeitwirtschaft zu. Damit sehen Sie auf einen Blick, ob und wann die Person (Einzelkapazität) verfügbar ist. Bei Bedarf erhalten Sie mit der Funktion HITLISTE eine Übersicht über die Eignung der verfügbaren Mitarbeiter. Dabei werden die Qualifikationen der Person mit den Anforderungen des Arbeitsplatzes bzw. des Vorgangs verglichen, und es wird ein Eignungswert ermittelt. Die Einplanung Ihrer Mitarbeiter erfolgt in der Kapazitätsplanung mit Hilfe einer grafischen oder tabellarischen Plantafel. Nach Abschluss der geleisteten Arbeit können Sie in der Anwendungskomponente Logistik (LO) entsprechende Rückmeldungen erfassen. Im Rahmen des Leistungslohns ist es möglich, die Rückmeldungen aus der Logistik zu übernehmen. Durch die Übernahme der Rückmeldungen werden Lohnscheine in der Abrechnung und Anwesenheiten in der Zeitwirtschaft angelegt.

12.3 Personalzeitwirtschaft

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12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

12.4 Personalabrechnung In der Komponente Personalabrechnung sind die gesetzlichen und unternehmensspezifischen Bearbeitungsschritte für die Brutto- und Nettoberechnung der Löhne und Gehälter, persönliche Be- und Abzüge sowie die Auszahlung des Nettoentgelts enthalten. Unter gesetzlichen Bearbeitungsschritten versteht man beispielsweise die Berechnung der abzuführenden Lohnsteuer, Kirchensteuer und des zur Zeit noch gültigen Solidaritätszuschlags, die Berechnung der Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie die Pauschalversteuerung. In der R/3-Personalwirtschaft sind alle gesetzlichen Regelungen für die Steuer und Sozialversicherung in der Verarbeitung bereits vorhanden. Dies bedeutet, dass Sie im Customizing nicht die gesetzlichen Parameter wie z.B. die Lohnsteuerberechnung einstellen müssen. Unter unternehmensspezifischen Bearbeitungsschritten versteht man beispielsweise eine automatische Berechnung von Provisionen, Auslösungen sowie die Berechnung von Prämienlohn, also sämtliche tarifvertraglichen Regelungen, Betriebsvereinbarungen und einzelvertraglichen Vereinbarungen, die es zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern gibt.

Ermittlung der Bruttobezüge Zur Ermittlung der Bruttobezüge werden die Personalstammdaten, Bewegungsdaten, Zeitdaten der Mitarbeiter und das letzte Abrechnungsergebnis benötigt: • Personalstammdaten sind alle Daten zum Mitarbeiter und zu dem Beschäftigungsverhältnis wie Name, Anschrift, Bankverbindung, monatliche Bezüge, Einsatzort, Kostenstelle usw. • Bewegungsdaten sind alle Daten, die mit dem Beschäftigungsverhältnis entstehen können, der monatliche Fahrgeldzuschuss, die jährliche Weihnachtsgratifikation, Urlaubsentgelt, zusätzliches Urlaubsgeld, Mehrarbeitsvergütung usw. • Zeitdaten umfassen die Abwesenheit des Mitarbeiters wie beispielsweise Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Freistellung, unbezahlte Zeiten, die Mehrarbeit, die Vertretung und die Bereitschaft, die für die Personalabrechnung in Form einer Bezahlung bewertet werden sollen.

Ermittlung der Nettobezüge Die Ermittlung der Nettobezüge umfasst die Berechnung der Lohn- und Kirchensteuer, des Solidaritätszuschlags und gegebenenfalls einer durch den Mitarbeiter zu tragenden Pauschalsteuer sowie die Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge (wie Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung).

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12 Ermittlung der persönlichen Be- und Abzüge Als persönliche Be- und Abzüge eines Mitarbeiters nach der Ermittlung der Nettobezüge kommen in Frage: • Abzug pfändbarer Betrag • Abzug Telefongeld • Abzug Essensgeld • Abzug abzuführende Vermögensbildung • Zuschuss zum Kindergarten (netto) • Abzug Überweisungsbetrag für Direktversicherung • Abzug Vorschuss • Abzug Abschlagszahlung

Ermittlung des Auszahlungsbetrags Nach der Nettoberechnung und der Ermittlung der persönlichen Be- und Abzüge erhalten Sie den Betrag, den der Mitarbeiter als Überweisung erhält. Bearbeitungsschritte nach der Durchführung der Personalabrechnung Die R/3-Personalwirtschaft bietet Ihnen auf der Programmoberfläche alle Bearbeitungsschritte an, die Sie nach der Durchführung der Personalabrechnung noch zu erledigen haben. Die wesentlichen Schritte, die Sie nach Abschluss der Personalabrechnung der aktuellen Abrechnungsperiode durchführen, sind die folgenden: • das Erstellen des Buchungsbelegs für die Finanzbuchhaltung • das Überleiten der Daten zur Finanzbuchhaltung • das Ausdrucken der Lohnsteuervoranmeldung • das Erstellen des Datenträgers für die Überweisungen der Nettobezüge • das Ausdrucken der Entgeltnachweise • das Ausdrucken der Beitragsnachweise • das Erstellen des Datenträgers für die Sozialversicherungsbeiträge • das Ausdrucken des Lohnjournals

12.5 Personalmanagement Das Personalmanagement ist in R/3 in die Anwendungskomponente Personalwirtschaft eingebunden. Sie umfasst u.a. folgende Aufgabenbereiche: • Organisationsmanagement als Grundlage für den Business Workflow und das Personalinformationssystem, Personalkostenplanung sowie Vergütungsmanagement

12.5 Personalmanagement

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Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

• Personalentwicklung durch die Definition von Qualifikationen und Anforderungen, der Planung, Steuerung und Verwaltung von Beurteilungen sowie der darauf aufbauenden Laufbahn- und Nachfolgeplanung

Organisationsmanagement Die Anwendungskomponente Organisationsmanagement bildet die Aufbauorganisation des Unternehmens ab. Sie enthält neben der Abbildung der Organisationsstruktur die Möglichkeit, auch Arbeitsplatz- und Stellenbeschreibungen zu hinterlegen. Dadurch wird die Basis für zahlreiche betriebsbzw. personalwirtschaftliche Prozesse und Aufgabenbereiche geschaffen. Die im Rahmen des Organisationsmanagements definierten Aufgabenzuordnungen bilden auch die Grundlage für übergreifende Funktionen des SAPBusiness Workflows, mit dessen Hilfe Sie den Ablauf Ihrer Geschäftsprozesse Schritt für Schritt koordinieren und überwachen können. Des Weiteren ist die Abbildung der Organisationsstruktur die Voraussetzung für die Nutzung des Personalinformationssystems, das Ihnen sämtliche Auswertungen der R/3-Personalwirtschaft mit Hilfe einer grafischen Darstellung der Unternehmensstruktur gestattet. Ebenfalls aufbauend auf die Organisationsstruktur können Sie mit der Komponente Personalkostenplanung die derzeitigen Personalkosten ermitteln und die zukünftigen Personalkosten vorausschauend planen. Als Grundlage des Vergütungsmanagements sorgt das Organisationsmanagement dafür, Ihre Entgeltpolitik bereichs- und abteilungsorientiert zu planen und zu verwalten.

Personalentwicklung In der Personalentwicklung werden Sie von den Komponenten »Qualifikationen/Anforderungen« sowie »Laufbahn- und Nachfolgeplanung« unterstützt. Dabei bilden die Anforderungs- und Qualifikationsprofile die Grundlage für die Komponente Laufbahn- und Nachfolgeplanung, welche Sie beispielsweise bei der Suche nach geeigneten Nachfolgern für aktuell und/oder zukünftig vakante Positionen unterstützt.

12.5.1 Objektorientierung In R/3 wird ein objektorientiertes Programmdesign zur Abbildung der Strukturen in der Personalplanung und -entwicklung verwendet.

Planungsobjekte Für die im vorigen Abschnitt beschriebenen Funktionen werden in R/3 unterschiedliche Planungsobjekte zur Verfügung gestellt. Planungsobjekte sind beispielsweise:

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12 • Organisationseinheiten zur Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur in Bereiche, Abteilungen und Gruppen • Planstellen zur Abbildung der vorhandenen Positionen Ihres Unternehmens • Qualifikationen zur Abbildung der Qualifikationsprofile Ihrer Mitarbeiter • Veranstaltungen zur Abbildung der Seminare und Kurse, die Ihre Mitarbeiter im Rahmen der Aus- und Weiterbildung besuchen können Diese Planungsobjekte können durch unterschiedliche Zusatzinformationen beschrieben werden. Das heißt, Sie können die in R/3 standardmäßig verfügbaren Informationstypen (Infotypen) ihren Objekten frei zuordnen. So können Sie beispielsweise: • der Organisationseinheit »Personalabteilung« mit dem Infotyp »Verknüpfung« die Kostenstelle »4713« zuweisen • die Planstelle »Sekretärin Einkauf« mit dem Infotyp »Arbeitszeit« als eine Teilzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 19,00 Stunden kennzeichnen • die Qualifikation »Ersthelfer« mit dem Infotyp »Halbwertzeit« mit einem Verfallsdatum von 1 Jahr und 3 Monate ausstatten • zur Veranstaltung »Englisch I« mit dem Infotyp »verbale Beschreibung« die Seminarinhalte beschreiben

Vorteile der Objektorientierung Die in der Anwendungskomponente Personalmanagement realisierte Objektorientierung bietet Ihnen aufgrund von einheitlichen »Formalismen« neben einer effizienten Bearbeitungstechnik sowie einer flexiblen Steuerung der Auswertungen folgende Vorteile: • Freiraum für die Beibehaltung und Weiterentwicklung firmenspezifischer Denkansätze, denn auch sehr spezielle, nicht standardmäßige Strukturen und Informationen können ohne Programmierkenntnisse eingebracht werden. Die SAP-Tools ermöglichen es Ihnen, die Anwendungen über das Customizing hinaus zu erweitern oder zu straffen. • eine flexible Nutzung und Steuerung der Auswertungen durch die Definition verschiedener (freier) Auswertungssichten (Auswertungswege) • die Möglichkeit zur schrittweisen Einführung und Erweiterung der Aufgabenbereiche des Personalmanagement • die Nutzung aller in R/3 standardmäßig zur Verfügung gestellten Infotypen • völliger Verzicht auf »sprechende Schlüssel«, beispielsweise bei der Abbildung von Organisationsplänen und Organigrammen • einfache und flexible Anpassung von Informationen an die unternehmensspezifischen Wünsche zum Installationszeitpunkt, aber auch im nachfolgenden Echteinsatz

12.5 Personalmanagement

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12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

12.5.2 Planungshilfen Im Personalmanagement können Sie zur Unterstützung Ihrer Planungsaktivitäten mit Planvarianten und mit Statusmerkmalen arbeiten.

Planvarianten Häufig werden im Rahmen der Planung unterschiedliche Szenarien benötigt, um Simulationen nach dem Prinzip »Was wäre, wenn ...« durchzuführen. Diese Form der Simulation wird durch die Abbildung von Planvarianten möglich. In diesen voneinander unabhängigen Planvarianten können Sie eine unbegrenzte Anzahl von unterschiedlichen Plänen und Szenarien zeitgleich, aber auch zeitüberschneidend im System ablegen. Hinweis Es gibt jedoch aufgrund der Integration in die Personaladministration immer nur eine Planvariante, in der die aktuelle Unternehmensstruktur abgebildet ist. Alle anderen Planvarianten dienen zur Simulation und zu Testzwecken.

Statusmerkmale Die Planungsobjekte werden durch einen Status charakterisiert. Hierfür werden die folgenden Stati zur Verfügung gestellt: • aktiv • geplant • beantragt • genehmigt • abgelehnt Die meisten Planungsobjekte, die Ihre aktuelle Unternehmensstruktur abbilden, haben den Status »aktiv«. Jedoch können die Planungsdaten auch verschiedene Status durchlaufen. Zum Beispiel kann die Genehmigung einer neuen Planstelle durch den Abteilungsleiter »geplant«, durch die Personalabteilung »beantragt« und durch die Geschäftsleitung »genehmigt« oder »abgelehnt« werden.

12.5.3 Organisationsmanagement Im Organisationsmanagement wird die Aufbauorganisation Ihres Unternehmens abgebildet und gepflegt. Diese Organisationsstruktur bildet die Basis für viele weitere Funktionen des Personalmanagements.

Planungsobjekte Zur Anlage, Modellierung und Pflege Ihrer Unternehmensstruktur steht Ihnen in R/3 eine Reihe von Planungsobjekten zur Verfügung, beispielsweise:

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12 • Organisationseinheiten zur Abbildung der Abteilungen und Bereiche Ihres Unternehmens • Planstellen zur Abbildung der entsprechenden Positionen Ergänzend zu der Grundinformation (Infotyp 1000, »Objekt«) werden auch die Beziehungen der Planungsobjekte zueinander in Form von Verknüpfungen (Infotyp 1001, »Verknüpfung«) in R/3 hinterlegt. Die Vernetzung zwischen den verschiedenen Komponenten gestattet den Zugriff auf Informationen aus anderen R/3-Komponenten, beispielsweise auf Informationen einer Kostenstelle der Anwendungskomponente Controlling (CO).

Zusatzinformationen zu Planungsobjekten Zusätzlich zu diesen Grundinformationen können Sie die Planungsobjekte von R/3 mit weiteren Informationen versehen. Die Grund- und die Zusatzinformationen der Planungsobjekte werden – wie im Aufgabenbereich der Personalstammdaten – in den Informationstypen (Infotypen) hinterlegt. In Tabelle 12.1 sind die Grundinfotypen und einige der Zusatzinfotypen aufgelistet und in einem Anwendungsbeispiel kurz beschrieben.

Infotyp

Anwendungsbeispiele

Objekt

Kürzel- und Langtextbezeichnung sowie Sprachkennzeichnung aller Planungsobjekte. Dies ist die Basis für jedes Objekt innerhalb der Personalplanung und -entwicklung.

Verknüpfung

Mit der Verknüpfung werden Beziehungen der Objekte untereinander dargestellt, beispielsweise von: Organisationseinheit zu Organisationseinheiten zur Abbildung der Hierarchie. Organisationseinheit und Planstelle zu Kostenstelle zur Abbildung der Kostenstellenzuordnung. Planstellen zu Personen zur Abbildung der Besetzung. Aufgaben zu Stellen und Planstellen zur Abbildung der Stellenbeschreibung.

verbale Beschreibung

freier Text zur zusätzlichen Beschreibung der Planungsobjekte

Abteilung/Stab

Kennzeichnung der Organisationseinheit als Abteilung. Entsprechende Organisationseinheiten und Planstellen werden als Stabsstellen gekennzeichnet. Eine Stabskennzeichnung gibt an, dass die Organisationseinheit oder die Planstelle abweichend von der Linienstruktur berichtet, beispielsweise direkt an den Vorstand. Dies wird auch bei der grafischen Darstellung berücksichtigt.

Tabelle 12.1 Infotypen

12.5 Personalmanagement

429

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

Infotyp

Anwendungsbeispiele

Sollbezahlung

Verwaltung von Entlohnungsinformationen aufgrund von Tarifeingruppierungen oder mit direkten Beträgen oder betraglichen Bandbreiten. Die Informationen über die Sollbezahlung können solo oder im Vergleich zur tatsächlichen Entlohnung ausgewertet werden.

Vakanz

Kennzeichnung einer Planstelle als ganz oder teilweise »wiederbesetzbar«. Die Abbildung der Vakanz dient außer zu Personalplanungszwecken auch zur Unterstützung der Auswahlprozesse im Rahmen der Laufbahn- und Nachfolgeplanung sowie als Auslöser für die Personalbeschaffungsaktivitäten.

Arbeitszeit

Definition einer Sollarbeitszeit für bestimmte Organisationseinheiten, Planstellen und Arbeitsplätze, die von der grundsätzlichen regelmäßigen Arbeitszeit für das ganze Unternehmen abweicht. Diese Soll-Arbeitszeit-Informationen können im Rahmen des Besetzungsplans mit der Ist-Arbeitszeit der Mitarbeiter verglichen werden.

Obsolet

Kennzeichnung der Planstellen als »obsolet«, die nicht wieder besetzt werden soll. Die gekennzeichneten Planstellen werden im Rahmen der Karriereplanung nicht mehr als »Karriereziel« angeboten, und die Inhaber einer obsoleten Planstelle können in der Nachfolgeplanung bevorzugt berücksichtigt werden.

Kostenplanung

Zuordnung der Lohn- und Gehaltsbestandteile zu Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Arbeitsplätzen als Grundlage für die Kostenplanung

Standardprofile

Zuordnung der Standardberechtigungsprofile zu Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Aufgaben. Die Berechtigungsprofile steuern, welcher Benutzer bestimmte Benutzeraktivitäten ausführen darf.

PD-Profile

Zuordnung der strukturellen PD-Berechtigungsprofile zu Organisationseinheiten, Stellen, Planstellen und Aufgaben. Die PD-Berechtigungsprofile steuern, welcher Benutzer bestimmte oder alle Objekte in der Anwendungskomponente Personalmanagement (PD) anzeigen sowie welche Arten von Aktivitäten der Benutzer ausführen darf.

Tabelle 12.1 Infotypen (Forts.)

Auswertungen Ihre mit dem Organisationsmanagement in R/3 hinterlegte Unternehmensstruktur können Sie in Form von Organisationsplänen, Organigrammen und Stellenplänen auswerten. Wenn die in dieser Unternehmensstruktur abgebildeten Planstellen mit den entsprechenden Mitarbeitern aus den Personalstammdaten verknüpft werden, können Sie für Ihre Organisation auch Planstellenbesetzungspläne mit Besetzungsprozentsätzen und Arbeitsstunden erzeugen (vgl. Abb. 12.1).

430

12

Abbildung 12.1 Planstellenbesetzungsplan (© SAP AG)

SAP-Präsentationsgrafik Mit der SAP-Präsentationsgrafik können Sie nicht nur Visualisierungen in Form von Organisationsplänen und Organigrammen erstellen, sondern auch komplexe Planungsstrukturen grafisch bearbeiten. So können Sie durch Hinzufügen, Ändern oder Umhängen der Planungsobjekte Ihre Unternehmensstruktur aufgrund der grafischen Umgebung einfach modellieren (vgl. Abb. 12.2).

Abbildung 12.2 Grafische Darstellung der Unternehmensstruktur (© SAP AG)

12.5 Personalmanagement

431

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

Organisationsmanagement als Basis für den Business Workflow Die Kernaufgabe eines Workflow-Systems steht unter dem Motto »Bringe die Arbeit zu den Menschen«. Das heißt, die im Rahmen von Geschäftsprozessen anfallenden Aufgaben werden automatisch zur richtigen Zeit an den richtigen Bearbeiter weitergeleitet. Der Anwender findet die von ihm zu erledigenden Aufgaben in seinem Eingangskorb des R/3-Mail-Systems vor. Nach getaner Arbeit stößt das Business-Workflow-System den nächsten vorabdefinierten Arbeitsschritt an und versendet auch die entsprechenden Nachrichten. Die Geschäftsprozesse können durch unterschiedliche »Geschäftsobjekte«, wie beispielsweise Kunden, Mitarbeiter, Bewerber oder Belege, initiiert werden. In der Personalbeschaffung löst beispielsweise die optische Archivierung der Bewerberdaten eine entsprechende Mail an den Personalreferenten aus. Ein besonderes Leistungsmerkmal von R/3 ist die Unterstützung des Business Workflow durch ein aktives Organisationsmodell. Dieses Zusammenspiel von Organisationsmanagement und Business Workflow gibt Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben mit den organisatorisch zur Verfügung stehenden Bearbeitern zu verknüpfen. Diese Verknüpfung dient dazu, die richtigen Bearbeiter zu finden, und gestattet eine aktive Zuweisung der Aufgaben durch das Workflow-Management-System. Die Arbeitsschritte können exakt definiert und die Abläufe dynamisch automatisiert werden. Im Vordergrund steht dabei die Koordination der beteiligten Personen, der anfallenden Arbeitsschritte und der zu bearbeitenden Daten. Veränderungen von Mitarbeitern und der Aufbauorganisation des Unternehmens, beispielsweise Umstrukturierung, Vertretungen, Versetzungen oder auch das Ausscheiden eines Mitarbeiters, erfordern keine Änderung der Workflow-Definition. Die bisherige Planstelle des Mitarbeiters wird mit dem neuen Mitarbeiter besetzt; der neue Mitarbeiter hat damit alle Aufgaben des bisherigen Mitarbeiters übernommen und sieht sofort die Liste der zu erledigenden Arbeiten in seinem Eingangskorb des R/3-Mail-Systems. Die Nutzung des SAP Business Workflows mit der Integration des Organisationsmanagements hat folgende Vorteile: • Geschäftsprozesse und Verantwortlichkeiten werden transparent und in der zeitlichen Historie nachvollziehbar. • Eskalationspfade für Ausnahmesituationen können festgelegt werden. • Engpässe lassen sich vermeiden. • Die Ermittlung des »richtigen« Bearbeiters erfolgt aktiv zur Laufzeit des Workflow anhand des aktuell gültigen Organisationsmodells. • Das Organisationsmanagement gilt unternehmensweit und bezüglich der anderen Anwendungskomponenten übergreifend. Die entsprechenden Informationen müssen nur an einer einzigen Stelle gepflegt werden.

432

12 Organisationsmanagement als Basis für das Personalinformationssystem Mit dem Personalinformationssystem (Englisch: Human Resources Information System, HIS) verfügen Sie über ein Instrument, mit dem alle benötigten Auswertungen aus den Anwendungskomponenten der Personalwirtschaft ausgewählt und gestartet werden können. Es basiert auf den Darstellungen der Organisationsstrukturen in der SAP-Strukturgrafik und ermöglicht Ihnen die Nutzung der Standardauswertungen aus allen in R/3 vorhandenen personalwirtschaftlichen Anwendungen einschließlich Ihrer benutzerdefinierten Berichte. Die Selektion der ausgewählten Bereiche und Mitarbeiter nehmen Sie entlang der grafisch aufbereiteten Unternehmensstruktur vor (vgl. Abb. 12.3).

Abbildung 12.3 Personalinformationssystem (© SAP AG)

Personalkostenplanung Die Komponente Kostenplanung ermöglicht Ihnen eine Hochrechnung von Lohn- und Gehaltsbestandteilen, und zwar sowohl von Ist- als auch von Solldaten. Die jeweilige Variante der Kostenplanung bestimmen Sie über die Auswahl der Planungsgrundlage. Als Planungsgrundlage stehen Ihnen in R/3 die drei folgenden Varianten zur Verfügung: • Sollbezüge aufgrund von Lohn- und Gehaltsbestandteilen der Organisationsstruktur • Basisbezüge aufgrund von Lohnarten der Stammdaten der Mitarbeiter

12.5 Personalmanagement

433

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

• Abrechnungsergebnisse aufgrund von Lohnarten der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter Als Parameter für die Hochrechnung können Sie beispielsweise verwenden: • einen möglichen Tarifabschluss • eine in Aussicht stehende Steuer- und Abgabenänderung • die Veränderungen der Arbeitszeiten • die organisatorische Veränderung der Aufbauorganisation Ihres Unternehmens, beispielsweise verursacht durch Umstrukturierungsmaßnahmen oder die Auslagerung einzelner Unternehmensbereiche (Outsourcing) Mögliche Varianten zukünftiger Veränderungen können Sie in jeweils separaten Simulationen planen und verwalten. Zu Analyse- und Vergleichszwecken können Sie jedoch auch die Planungsversionen miteinander vergleichen, beispielsweise die jetzigen Istdaten aufgrund von Abrechnungsergebnissen der Lohnund Gehaltsabrechnung mit den geplanten Solldaten aufgrund der Lohn- und Gehaltsbestandteile der Organisationsstruktur. Dabei können Sie die Planungszeiträume frei wählen, beispielsweise zur kurz-, mittel- oder langfristigen Planung Ihrer Personalkosten. Zur besseren Übersicht und auch zum Vergleich der Planungsergebnisse lassen sich die Daten grafisch aufbereiten oder an die Tabellenkalkulation Excel übergeben. Nach Abschluss Ihrer Budgetplanung können Sie die Kostenplanungsdaten an die R/3-Anwendungskomponente Controlling (CO) weiterleiten, damit die Personalkosten in die Gesamtplanung des Unternehmens einfließen.

Vergütungsmanagement Mit der Komponente Vergütungsmanagement können Sie die Vergütung Ihrer Mitarbeiter planen, steuern und verwalten. Dabei unterstützt Sie das System während des gesamten Prozesses, das heißt von der Erstellung und Bearbeitung der Gehaltsbudgets über die Planung und Verwaltung bis hin zur monetären Stellenbewertung, die Sie mit internen und externen Ergebnissen aus Stellenbewertungsverfahren und Daten aus Marktumfragen versorgt. Budgetierung Im Rahmen der Budgetierung können Sie Ihre Gehaltsbudgets erstellen und bearbeiten. Dabei bildet die im Organisationsmanagement hinterlegte Aufbauorganisation die Grundlage, da Sie die einzelnen Budgets mit den entsprechenden organisatorischen Einheiten Ihres Unternehmens (Bereiche, Abteilungen oder Gruppen) verknüpfen können. Je nach gewünschtem Detaillierungsgrad können Sie so eine sehr grobe oder eine sehr feine Budgethierarchie abbilden.

434

12 Im Rahmen des Planungsprozesses werden die bereits verplanten Vergütungskosten aufsummiert und dem zur Verfügung stehenden Budget gegenübergestellt. Bei Abweichungen, beispielsweise einer Überschreitung des Budgets, werden Sie automatisch von R/3 informiert. Darüber hinaus können Sie die vorhandenen Budgets korrigieren, beispielsweise wenn nachträglich das Gesamtbudget von der Geschäftsleitung nur in reduzierter Form genehmigt wurde. Nachdem Sie Ihr Gesamtbudget entsprechend verteilt haben, erfolgt die Freigabe für die Vergütungsplanung. Dieser Prozess wird in R/3 mit Hilfe des Business Workflow Managements unterstützt. Planung und Verwaltung Im Rahmen der Vergütungsverwaltung beschäftigen Sie sich unter anderem mit den verschiedenen Vergütungsplänen oder -richtlinien. Sie können so ganz flexibel definieren und anwenden, welche Mitarbeiter (alle AT-Mitarbeiter) ab wann (01.01. des Folgejahrs) eine entsprechende Gehaltserhöhung (3%) erhalten sollen. Anschließend können Sie abweichend von diesen Richtlinien Mitarbeitern auch individuell andere Vergütungsbestandteile zuteilen, indem Sie die ermittelten Beträge manuell überschreiben.

Abbildung 12.4 Vergütungsmanagement (© SAP AG)

Monetäre Stellenbewertung Häufig stellt sich die Frage nach der »gerechten« Vergütung, will heißen, ob ein Mitarbeiter, der eine vergleichbare Position im Unternehmen oder bei

12.5 Personalmanagement

435

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

einem Wettbewerber ausführt, auch ein vergleichbares Gehalt bezieht. Diese Informationen sind sehr wichtig, um Mitarbeiter im Unternehmen zu halten und potenzielle Kandidaten für das Unternehmen zu gewinnen. Die benötigten Vergleichsdaten erhalten Sie durch interne und externe Stellenbewertungsverfahren und Ergebnisse aus Marktumfragen. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse können Sie Gehaltsstrukturen im Vergütungsmanagement aufbauen und den Positionen in Ihrem Unternehmen zuordnen (vgl. Abb. 12.5).

12.5.4 Personalentwicklung Die Laufbahn- und Nachfolgeplanung erfolgt über den Vergleich von Qualifikationsprofilen von Mitarbeitern und Anforderungsprofilen von Planstellen. Die hierzu notwendigen Profile definieren Sie in der Komponente Qualifikationen/Anforderungen.

Qualifikationen und Anforderungen Die Basis für die Aufgabenbereiche der Personalentwicklung bildet die Komponente Qualifikationen/Anforderungen, mit der Sie sowohl Anforderungsprofile für Ihre Positionen (Planstellen) als auch Qualifikationsprofile für Ihre Mitarbeiter in R/3 hinterlegen können. Das SAP R/3-System ermöglicht Ihnen einen DV-gestützten Profilvergleich zwischen den gestellten Anforderungen und den vorhandenen Qualifikationen. Damit in dieser Gegenüberstellung nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden, sind diese Anforderungen und Qualifikationen gleichartig und strukturiert im Qualifikations- und Anforderungskatalog von R/3 hinterlegt (vgl. Abb. 12.5).

Abbildung 12.5 Qualifikations- und Anforderungskatalog (© SAP AG)

436

12 Auf der Grundlage der Anforderungs- und Qualifikationsprofile ist die Suche möglich nach: • Personen (Mitarbeiter, Bewerber) mit vorgegebenen Qualifikationen • Positionen (Stellen, Planstellen, Arbeitsplätze) mit definierten Anforderungen

Laufbahn- und Nachfolgeplanung Die Komponente »Laufbahn- und Nachfolgeplanung« kann Sie im Rahmen der Personalentwicklung sowohl bei der Planung von Karrieren für Mitarbeiter und Bewerber als auch bei der Nachfolgeplanung für in Zukunft vakante Planstellen (Positionen) unterstützen. Dabei greift die Laufbahn- und Nachfolgeplanung in erster Linie auf die in der Komponente »Qualifikationen/Anforderungen« bereits definierten Qualifikationsprofile von Mitarbeitern und Bewerbern sowie auf Anforderungsprofile von Planstellen zu. Ergänzend zu diesen Qualifikations- und Anforderungsprofilen können personenunabhängige Laufbahnmodelle in R/3 hinterlegt werden. Diese Laufbahnen bilden die Basis für die Selektionen im Rahmen der Laufbahn- und Nachfolgeplanung und werden durch die Verknüpfung der entsprechenden Stellen und Planstellen definiert. • Bei der Karriereplanung zeigen die Laufbahnen die grundlegenden Karriere- und Entwicklungsziele (Linie, Spezialist) an, welche Mitarbeiter und Bewerber (ausgehend von ihrer aktuellen Position) erreichen können. • Bei der Nachfolgeplanung sind Laufbahnmodelle die Grundlage für die Suche nach geeigneten Personen (Mitarbeiter, Bewerber), die für die Nachfolge einer Position in Frage kommen. Um eine effiziente und gezielte Suche nach geeigneten Personen zu unterstützen, können Sie die Laufbahn- und Nachfolgeplanung auf Wunsch mit den folgenden Planungskriterien durchführen: • Qualifikationen der Person(en) beachten • Interessen der Person(en) beachten • Potenziale der Person(en) beachten • Vormerkungen auf Planstellen beachten • Abneigungen der Person(en) beachten • Laufbahnen beachten • zusätzliche Laufbahn auswählen Benutzerspezifisch können Sie auch folgende Selektionskriterien berücksichtigen: • Die Ersatzqualifikationen sollen beachtet werden. • Die Mussanforderungen an die Planstelle sind zu erfüllen.

12.5 Personalmanagement

437

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

• Die Halbwertszeiten der Qualifikationen sollen nicht beachtet werden. • Der Einstieg des Benutzers soll immer in seinem Zuständigkeitsbereich (Angabe der Organisationsstruktur) erfolgen. • Im Rahmen der Laufbahnplanung sollen nur die als vakant gekennzeichneten Planstellen angezeigt werden. Anschließend können Sie im Rahmen der Feinselektion weitere Einschränkungen vornehmen, beispielsweise zu Buchungskreis, Region (z.B. Bundesland), Personalbereich, Mitarbeitergruppe, Mitarbeiterkreis, Nationalität, Familienstand und Behinderungen. Wenn die in der Laufbahn- und Nachfolgeplanung ausgewählten Personen im Rahmen des Profilvergleichs (vgl. Abb. 12.6) Qualifikationsdefizite aufweisen, können Sie den Weiterbildungsbedarf ermitteln. Hierzu werden die Qualifikationen der Person mit dem Anforderungsprofil der zukünftigen Planstelle verglichen und das Qualifikationsdefizit ermittelt. Dabei werden automatisch die entsprechenden Seminare und Veranstaltungen vorgeschlagen, die das ermittelte Qualifikationsdefizit beheben können. Voraussetzung hierfür ist die Definition der Bildungsveranstaltungen innerhalb der Komponente Veranstaltungsmanagement.

Abbildung 12.6 Grafischer Profilvergleich (© SAP AG)

438

12 12.6 Veranstaltungsmanagement Die Komponente Veranstaltungsmanagement ermöglicht Ihnen eine umfassende Planung und Verwaltung der Aktivitäten zur Durchführung von internen und externen Seminaren, Schulungen und Veranstaltungen. Dies gestatten den Einsatz des Veranstaltungsmanagements sowohl firmenintern zur Unterstützung im Bereich der Personalentwicklung sowie der Aus- und Weiterbildung als auch in Unternehmen, deren Hauptbetätigungsfeld das Durchführen von Veranstaltungen, Tagungen, Seminaren und Kongressen ist. Je nach Bedarf kann das Veranstaltungsmanagement Sie bei den Funktionen Veranstaltungsmarketing, Veranstaltungsplanung und -verwaltung, Teilnehmerverwaltung sowie Abrechnung und Verrechnung der Leistungen unterstützen. Abschließend können Sie die Veranstaltungs-, Ressourcen- und Teilnehmerdaten im Rahmen des Auskunftssystems auswerten. Welche der folgenden Teilbereiche Sie zur Abwicklung Ihrer Seminare und Veranstaltungen verwenden, ist von den Anforderungen Ihres Unternehmens abhängig: • Veranstaltungsmarketing Das Veranstaltungsmarketing wird durch die Kundenverwaltung der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) unterstützt. Zur Veröffentlichung Ihrer Veranstaltungen können Sie firmenintern einigen oder allen Mitarbeitern einen Zugriff auf das Veranstaltungsmanagement einrichten. Darüber hinaus können Sie Ihre Veranstaltungen auch über das firmeninterne Intranet oder das globale Kommunikationsnetz Internet veröffentlichen. • Veranstaltungsplanung Die Veranstaltungsplanung unterstützt eine ortsgebundene Planung unter Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen. Außerdem werden bei der Terminplanung alle für die Veranstaltung benötigten Ressourcen belegt. Des Weiteren können aufgrund von verschiedenen Faktoren (vorhandene Vormerkungen oder Fortschreibung der Vorjahreszahlen) Kursbedarfe automatisch ermittelt sowie Terminvorschläge gemacht und optimiert werden. • Veranstaltungsverwaltung Die Veranstaltungsverwaltung ermöglicht die Verwaltung von unterschiedlichen internen und externen Seminaren, Tagungen und Kongressen. Die Veranstaltungen enthalten Informationen zu Inhalten, zum Ablauf, zur Kapazität und zu den benötigten Ressourcen. Außerdem können Informationen über die verursachten Kosten abgelegt und der Preis pro Teilnehmer ermittelt werden. • Teilnehmerverwaltung Die Teilnehmerverwaltung ermöglicht das Buchen, Umbuchen und Stornieren von internen und externen Teilnehmern. Dabei kann das Veranstaltungsmanagement bei externen Personen auf die in der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) angelegten Kundenstammsätze zurückgreifen. Bei Überbuchung einer Veranstaltung werden die Personen automatisch

12.6 Veranstaltungsmanagement

439

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

auf eine Warteliste gesetzt. Die Teilnehmerkorrespondenz, beispielsweise Einladungen und Teilnahmebestätigungen, kann ebenfalls über R/3 abgewickelt werden. Nach Abschluss der Veranstaltungen können Teilnehmerbeurteilungen in R/3 hinterlegt und ausgewertet werden. Somit erhalten Sie auch ein Feedback über den Erfolg Ihrer Veranstaltungen. • Abrechnung und Verrechnung Die Abrechnung und Verrechnung kann sowohl für interne Personen (Mitarbeiter) als auch für externe Personen (Kunden, Geschäftspartner) erfolgen. Dabei werden die internen Leistungen über die Leistungsverrechnung mit der Anwendungskomponente Controlling (CO) von Kostenstelle zu Kostenstelle verrechnet und die externen Leistungen über die Anwendungskomponente Vertrieb (SD) mit Hilfe einer Rechnung fakturiert. • Auskunftssystem Das Auskunftssystem ermöglicht umfassende Auswertungen zu den Themengebieten »Teilnahme«, beispielsweise zur Ausbildungshistorie eines Teilnehmers, zu »Ressourcen«, beispielsweise zur Belegung der Räume im nächsten Monat, und zu »Veranstaltungen«, beispielsweise zur Veranstaltungsbroschüre für das nächste Jahr.

Raumbelegungsmanagement Von der Komponente Raumbelegungsmanagement werden Sie bei der Verwaltung und Belegungsplanung Ihrer Besprechungs- und Schulungsräume sowie bei der Versorgung durch eine Bewirtungseinrichtung optimal unterstützt. Dazu erhalten Sie für jeden Raum Auskunft über die Ausstattung, seine Größe und Verfügbarkeit. Mit Hilfe von R/3 können Sie jederzeit Räume suchen, die bestimmten Ausstattungskriterien entsprechen, sie reservieren, belegen und tauschen. Gleichzeitig mit der Belegung können Sie die Namen der Teilnehmer eingeben. Anhand dieser Eingabe können auf Wunsch bei externen Personen Namensschilder gedruckt werden. Zudem erhält Ihre Telefonzentrale eine sofortige Übersicht, in welchen Räumen Kunden und Mitarbeiter gerade erreichbar sind. R/3 enthält alle Informationen, die es Ihnen ermöglichen, sich einen genauen Überblick darüber zu verschaffen, zu welchen Zeiten Sie mit Engpässen rechnen müssen, welche Raumausstattung besonders gefragt ist oder welche Veranstaltung zu welchem Zeitpunkt den größten Raumbedarf hatte. Für die Bestückung der Räume mit Getränken oder für die Planung des Mittagessens werden eigene Auswertungen zur Verfügung gestellt, die Ihrem Casinopersonal die erforderlichen Informationen über Zeiten und Anzahl der zu bewirtenden Personen liefern.

440

12 12.7 Integration in das SAP R/3-System Personalwirtschaft • Die Personalentwicklung greift auf die Mitarbeiterdaten der Personaladministration zurück. • Die in der Personalplanung als vakant gekennzeichneten Planstellen lösen in der Personalbeschaffung die Beschaffungsaktivitäten aus. • Die Personalkostenplanung kann auf die Abrechnungsergebnisse der Personalabrechnung zugreifen. • Für Mitarbeiter, die im Rahmen des Veranstaltungsmanagements als Teilnehmer gebucht oder als Referent geplant werden, können An- und Abwesenheiten in der Zeitwirtschaft abgelegt und auf ihre Verträglichkeit mit Teilnahmen oder der Referententätigkeit geprüft werden. • Die Personaleinsatzplanung greift auf die Mitarbeiter-Schichtpläne der Zeitwirtschaft zurück, und die geplanten Einsätze werden wieder an die Zeitwirtschaft weitergeleitet.

Rechnungswesen • Nach Abschluss der Personalkostenplanung können die Werte für die Budgetplanung in die Anwendungskomponente Controlling übernommen werden. • Im Rahmen des Veranstaltungsmanagements können Veranstaltungskosten in die Kostenrechnung umgebucht und die anfallenden Gebühren für Seminar- und Veranstaltungsteilnahmen über die interne Leistungsverrechnung (von Kostenstelle zu Kostenstelle) verrechnet werden.

Logistik • Die in den Personalstammdaten geführten Mitarbeiter können für die Erledigung der Logistikaufträge eingeplant werden. Dabei wird außer auf die Stammdaten der Mitarbeiter auch auf die Zeit- und die Qualifikationsdaten zugegriffen. • Die in der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) verwalteten Kunden und deren Mitarbeiter (Ansprechpartner) können im Rahmen des Veranstaltungsmanagements als Teilnehmer an Seminaren, Tagungen und Kongressen gebucht werden. Über die Fakturaschnittstelle kann man in der Anwendungskomponente Vertrieb (SD) die Faktura durchführen.

Alle SAP-Anwendungen Die definierten Strukturen des Organisationsmanagements gelten unternehmensweit und anwendungsübergreifend.

12.7 Integration in das SAP R/3-System

441

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

12.8 Fragen 1. Welche der folgenden Aussagen zur Personaladministration ist/sind richtig? a) Eine Maßnahme entspricht einer Gruppierung von Infotypen. b) Bei der Schnellerfassung müssen alle Felder der benötigten Infotypen ausgefüllt werden. c) Bei der Schnellerfassung werden nur Muss-Felder der benötigten Infotypen ausgefüllt. d) Beim Anlegen neuer Infotypen werden vergangenheitsbezogene Daten im System gelöscht. 2. Welche Bedeutung hat die im Organisationsmanagement hinterlegte Organisationsstruktur? a) Die Organisationsstruktur ist die Basis für alle weiteren Aufgabenbereiche des Personalmanagements. b) Die Organisationsstruktur ist die Grundlage für die automatische Bearbeitersuche im Rahmen des Business Workflows. c) Die Organisationsstruktur ist die Voraussetzung für die Nutzung des grafischen Personalinformationssystems. d) Die Organisationsstruktur ist die Voraussetzung für die Abwicklung der Zeiterfassung. 3. Welche der folgenden Aussagen zur SAP R/3-Personalplanung und -entwicklung sind richtig? a) Die Abbildung der Personalplanungs- und -entwicklungsdaten erfolgt mit Hilfe von Planungsobjekten. b) Die in der Personalplanung als vakant gekennzeichneten Planstellen lösen in der Personalbeschaffung die Beschaffungsaktivitäten aus. c) Die Objekte der Personalentwicklung können nur mit Grundinformationen (Objektbezeichnung/Verknüpfung) beschrieben werden. Weitere Zusatzinformationen können nicht im SAP R/3-System hinterlegt werden. d) Die Personalentwicklung hat keinen Zugriff auf die Mitarbeiterdaten der Personaladministration. 4. Welche der folgenden Objekte sind die Basisobjekttypen des Organisationsmanagements? a) Organisationseinheiten b) Stellen c) Planstellen d) Qualifikationen

442

12 5. Welche der folgenden Komponenten des SAP R/3-Systems können Sie bei der Personalentwicklung unterstützen? a) Die Komponente »Qualifikationen/Anforderungen« zur Abbildung der Qualifikations- und Anforderungsprofile b) Die Komponente »Laufbahn- und Nachfolgeplanung« zur Planung von Karrieren für Mitarbeiter und Bewerber sowie zur Nachfolgeplanung für Positionen c) Die Komponente »Veranstaltungsmanagement« zur Planung und Verwaltung der benötigten Seminare und Kurse d) Die Komponente »Reisekosten« zur Abrechnung der entstandenen Reisespesen 6. Welche der folgenden Einsatzbereiche kann die Komponente Veranstaltungsmanagement unterstützen? a) Die Planung und Administration von Seminaren für interne Mitarbeiter b) Die Planung und Administration von Seminaren für externe Kunden c) Die Planung und Administration von Kongressen für externe Kunden und Partner d) Die Planung und Administration von sonstigen Veranstaltungen für interne Mitarbeiter, externe Kunden und Partner 7. Welche der folgenden Aussagen zur Personaleinsatzplanung sind richtig? a) Für die Einplanung Ihrer Mitarbeiter steht Ihnen im SAP R/3-System die arbeitszeitbezogene Personaleinsatzplanung zur Verfügung. b) Für die Einplanung Ihrer Mitarbeiter steht Ihnen im SAP R/3-System die auftragsbezogene Einsatzplanung (Personalkapazitätsplanung) zur Verfügung. c) Alle Informationen der Einsatzplanung werden direkt an die Zeitwirtschaft weitergeleitet, da die Zeitinformationen Ihrer Mitarbeiter zentral in der Komponente Zeitwirtschaft des SAP R/3-Systems verwaltet werden. d) Die bei Ihren Mitarbeitern hinterlegten Qualifikationen können im Rahmen der Personaleinsatzplanung nicht berücksichtigt werden.

12.9 Lösungen 1. Welche der folgenden Aussagen zur Personaladministration ist/sind richtig? a) Richtig Eine Maßnahme entspricht einer Gruppierung von Infotypen. b) Falsch Bei der Schnellerfassung müssen alle Felder der benötigten Infotypen ausgefüllt werden. c) Richtig Bei der Schnellerfassung werden nur Muss-Felder der benötigten Infotypen ausgefüllt. d) Falsch Beim Anlegen neuer Infotypen werden vergangenheitsbezogene Daten im System gelöscht.

12.9 Lösungen

443

12

Die Personalwirtschaft in SAP R/3 Enterprise

2. Welche Bedeutung hat die im Organisationsmanagement hinterlegte Organisationsstruktur? a) Richtig Die Organisationsstruktur ist die Basis für alle weiteren Aufgabenbereiche des Personalmanagements. b) Richtig Die Organisationsstruktur ist die Grundlage für die automatische Bearbeitersuche im Rahmen des Business Workflows. c) Richtig Die Organisationsstruktur ist die Voraussetzung für die Nutzung des grafischen Personalinformationssystems. d) Falsch Die Organisationsstruktur ist die Voraussetzung für die Abwicklung der Zeiterfassung. 3. Welche der folgenden Aussagen zur SAP R/3-Personalplanung und -entwicklung sind richtig? a) Richtig Die Abbildung der Personalplanungs- und -entwicklungsdaten erfolgt mit Hilfe von Planungsobjekten. b) Richtig Die in der Personalplanung als vakant gekennzeichneten Planstellen lösen in der Personalbeschaffung die Beschaffungsaktivitäten aus. c) Falsch Die Objekte der Personalentwicklung können nur mit Grundinformationen (Objektbezeichnung/Verknüpfung) beschrieben werden. Weitere Zusatzinformationen können nicht im SAP R/3-System hinterlegt werden. d) Falsch Die Personalentwicklung hat keinen Zugriff auf die Mitarbeiterdaten der Personaladministration. 4. Welche der folgenden Objekte sind die Basisobjekttypen des Organisationsmanagements? a) Richtig Organisationseinheiten b) Richtig Stellen c) Richtig Planstellen d) Falsch Qualifikationen 5. Welche der folgenden Komponenten des SAP R/3-Systems können Sie bei der Personalentwicklung unterstützen? a) Richtig Die Komponente »Qualifikationen/Anforderungen« zur Abbildung der Qualifikations- und Anforderungsprofile. b) Richtig Die Komponente »Laufbahn- und Nachfolgeplanung« zur Planung von Karrieren für Mitarbeiter und Bewerber sowie zur Nachfolgeplanung für Positionen. c) Richtig Die Komponente »Veranstaltungsmanagement« zur Planung und Verwaltung der benötigten Seminare und Kurse. d) Falsch Die Komponente »Reisekosten« zur Abrechnung der entstandenen Reisespesen.

444

12 6. Welche der folgenden Einsatzbereiche kann die Komponente Veranstaltungsmanagement unterstützen? a) Richtig Die Planung und Administration von Seminaren für interne Mitarbeiter. b) Richtig Die Planung und Administration von Seminaren für externe Kunden. c) Richtig Die Planung und Administration von Kongressen für externe Kunden und Partner. d) Richtig Die Planung und Administration von sonstigen Veranstaltungen für interne Mitarbeiter, externe Kunden und Partner. 7. Welche der folgenden Aussagen zur Personaleinsatzplanung sind richtig? a) Richtig Für die Einplanung Ihrer Mitarbeiter steht Ihnen im SAP R/3System die arbeitszeitbezogene Personaleinsatzplanung zur Verfügung. b) Richtig Für die Einplanung Ihrer Mitarbeiter steht Ihnen im SAP R/3System die auftragsbezogene Einsatzplanung (Personalkapazitätsplanung) zur Verfügung. c) Richtig Alle Informationen der Einsatzplanung werden direkt an die Zeitwirtschaft weitergeleitet, da die Zeitinformationen Ihrer Mitarbeiter zentral in der Komponente Zeitwirtschaft des SAP R/3-Systems verwaltet werden. d) Falsch Die bei Ihren Mitarbeitern hinterlegten Qualifikationen können im Rahmen der Personaleinsatzplanung nicht berücksichtigt werden.

12.9 Lösungen

445

Kapitel 13 SAP R/3-Einführungsprojekte 13.1

ValueSAP und ASAP

449

13.2

Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung

449

13.3 13.3.1 13.3.2 13.3.3 13.3.4 13.3.5

Bestandteile von ASAP Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten Methoden Tools Content Zugriff auf AcceleratedSAP

450 450 451 451 451 451

13.4

SAP R/3-Projektverlauf

452

13.5 13.5.1 13.5.2 13.5.3 13.5.4 13.5.5

Phase Projektvorbereitung Projektstart und Zieldefinition Projektorganisation und Verfahren festlegen Projektmanagement installieren Schulungsmaßnahmen planen Qualitätsmanagement sicherstellen

454 454 455 457 460 460

13.6 13.6.1 13.6.2 13.6.3 13.6.4 13.6.5

Phase Konzeption Projektmanagement in der Konzeptionsphase Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen Geschäftsprozesse definieren Entwicklungsarbeiten beschreiben Systemarchitektur festlegen

461 461 462 463 464 466

447

13

448

SAP R/3-Einführungsprojekte

13.6.6 13.6.7 13.6.8

Risikoanalyse Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen Qualitätssicherung Konzeptionsphase

466 467 468

13.7 13.7.1 13.7.2 13.7.3 13.7.4 13.7.5 13.7.6 13.7.7 13.7.8

Phase Realisierung Projektmanagement der Realisierungsphase Trainingskonzept umsetzen Berechtigungskonzept einrichten Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren System konfigurieren Funktions- und Integrationstests durchführen Technischer Funktionscheck Abschluss und Qualitätssicherung

468 468 469 469 469 472 473 474 474

13.8 13.8.1 13.8.2 13.8.3 13.8.4 13.8.5 13.8.6

Phase Produktionsvorbereitung Einführungsstrategie Projektmanagement der Produktionsvorbereitung Technische Infrastruktur vorbereiten SAP GoingLive Check durchführen Produktivbetrieb aufnehmen Qualitätssicherung

475 475 476 476 477 477 478

13.9 13.9.1 13.9.2 13.9.3

Phase Produktivbetrieb Projektabschluss SAP EarlyWatch Check durchführen Kontinuierliche Verbesserung einleiten

478 478 479 479

13.10

Praxisfall

480

13.11

Fragen

483

13.12

Lösungen

484

13

SAP R/3-Einführungsprojekte In diesem Kapitel geht es um die Durchführung von SAP R/3 Einführungsprojekten. Darunter fallen sowohl Projekte, in denen ein R/3-System erstmals in einem Unternehmen eingeführt wird, als auch Umstellungsprojekte, wie sie beispielsweise bei einem Releasewechsel entstehen. Zielgruppe für dieses Kapitel sind Personen, die an einem Einführungs- oder Umstellungsprojekt beteiligt sind. Dies kann in der Rolle eines Mitglieds des Projektteams oder als betroffener Anwender der Fall sein. Das Kapitel ist dabei weitgehend unabhängig von bestimmten Anwendungskomponenten.

13.1 ValueSAP und ASAP Zur Unterstützung der Kunden bei der Durchführung von Einführungsprojekten stellt SAP ein Verfahren namens Accelerated SAP (ASAP) zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Werkzeugen, Methoden, Checklisten und sonstigen Hilfsmitteln, die einer Beschleunigung und Optimierung des Projektverlaufs dienen sollen. Die Bestandteile von ASAP sind im Verlauf zahlreicher Einführungsprojekte entstanden und stellen sozusagen deren systematisch dokumentierten Erfahrungsschatz dar. Bei ValueSAP erweitert sich der Blickwinkel von der reinen Einführungsphase zusätzlich auf den gesamten Lebenszyklus einer SAP R/3-Anwendung. Somit werden Hilfsmittel für die Phasen vor und nach der Einführung angeboten. Im Vorfeld der Einführung gilt das Augenmerk den strategischen Überlegungen, die zum Einsatz einer Softwarelösung führen. Für die Phase nach der Einführung werden mit der Lösung ValueSAP weiterführende Instrumente zur Unterstützung des Kunden beim Betrieb und Management des bereits installierten Produkts zur Verfügung gestellt. ValueSAP stellt also einen gesamtheitlichen Lösungsansatz dar, wovon ASAP eine Teilmenge bildet. Im Rahmen dieses Buches wird der Teilaspekt der Produkteinführung in diesem Kapitel behandelt, während die Lifecycle-Komponenten im nachfolgenden Kapitel »Service und Support« angesprochen werden.

13.2 Merkmale der AcceleratedSAP-Lösung ASAP stellt eine standardisierte Form der Durchführung von Einführungs- und Umstellungsprojekten dar. Durch diese Standardisierung wird eine Übertragbarkeit bzw. Wiederverwendbarkeit von Teilergebnissen ermöglicht, wodurch eine Zeitersparnis erreicht wird. Zudem wird durch Checklisten sichergestellt, dass keine Aufgaben innerhalb des Projektverlaufs vergessen werden können.

13.1 ValueSAP und ASAP

449

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

Neben dem Beschleunigungseffekt und der damit verbundenen Kostenersparnis kommt es durch den Einsatz von ASAP zu einer Qualitätsverbesserung in der Projektarbeit. Dies garantiert zum einen die durch das vordefinierte Verfahren einheitliche Vorgehensweise. Eine solche Vereinheitlichung macht sich beispielsweise dann bezahlt, wenn bei einem umfangreichen Einführungsprojekt die Arbeitsergebnisse mehrerer Teilprojektteams koordiniert und aufeinander abgestimmt werden müssen. Ein weiterer Effekt zur Qualitätssicherung der Projektergebnisse besteht in der verbesserten Dokumentation, die durch den Einsatz der Projekttools erreicht wird. Auf diese Weise werden die Resultate einer bestimmten Projektphase besser nachvollziehbar und können in späteren, ähnlich gelagerten Aufgabenstellungen herangezogen werden. In der Praxis ist es häufig der Fall, dass nicht alle Unternehmensteile eines Konzerns gleichzeitig umgestellt werden, sondern eine zeitlich versetzte Einführung in verschiedenen Tochtergesellschaften vorgenommen wird. Damit nun die nachfolgenden Einführungsprozesse von den Ergebnissen und Erfahrungen der Vorgängerprojekte profitieren können, ist eine aussagefähige Dokumentation erforderlich.

13.3 Bestandteile von ASAP 13.3.1 Aufgabenstellungen in Einführungsprojekten Bestimmte Aufgabenstellungen kommen in nahezu sämtlichen Einführungs- und Umstellungsprojekten vor, wenngleich sie sich aufgrund der Verschiedenartigkeit von Anwendungskomponenten und Besonderheiten in den Anwenderunternehmen in ihren Ausprägungen unterscheiden. Diese prinzipiellen, unternehmens- und branchenübergreifenden Gemeinsamkeiten bilden die Ausgangsbasis für den Standardisierungsansatz, welcher der Philosophie von ASAP zugrunde liegt. Als konkrete Beispiele hierfür können die nachfolgenden Aufgabengebiete genannt werden: • Entwicklungen von Berichten und Formularen • Schulungen von Endanwendern • Schnittstellenentwicklung und Datenkonvertierung • R/3-Systemkonfiguration • Fehlerbehebung • Berechtigungsdesign • Transportwesen zwischen den Test- und Produktionssystemen Um diese Anforderungen zu erfüllen, setzt sich AcceleratedSAP aus folgenden Bestandteilen zusammen:

450

13 13.3.2 Methoden Unter dieser Überschrift werden die methodischen Konzeptionen der »Customer Solution Strategy«, die ASAP-Roadmap sowie eine Variante davon mit der Bezeichnung »Global ASAP« beschrieben.

13.3.3 Tools Zur Unterstützung der Projektarbeit dienen unter anderem • ein Implementierungs-Assistent • ein Solution Composer zur Zusammenstellung einer kundenspezifischen Strategie über Business Solutions • ein Navigationstool für die Roadmap, Fragebögen, Projektformulare und Checklisten • ein Werkzeug zur Abschätzung des Projektaufwands • ein grafisches Anzeigeprogramm zum Zugriff auf die Fragen- und Antworten-Datenbank (Q&Adb)

13.3.4 Content Der Bereich Content kann genutzt werden, um von den Erfahrungen anderer Unternehmen zu profitieren und sich Anregungen für das eigene Projekt zu holen. Hier findet man Musterbeispiele für die Gestaltung von Geschäftsprozessen, wie sie bei diversen Industrieunternehmen realisiert wurden. Ferner sind hier Benchmark-Tests veröffentlicht, um Schlüsselfaktoren für die Performance zu bewerten.

13.3.5 Zugriff auf AcceleratedSAP Der Zugriff auf die Bestandteile von ASAP ist über das Internet mit Hilfe des SAP Service Marketplace möglich (siehe Kapitel »Service und Support«). In der Navigationsleiste des Marketplace gibt es den Punkt »QuickLinks«, wo ein Verweis auf ValueSAP existiert. Die Einführungsseite von ValueSAP enthält unter dem Eintrag »Methodologies« einen Link zu ASAP. Auf dieser Seite bietet sich der Einstieg über die Implementation Roadmap an. Alternativ zu diesem Zugriffsweg führt die Stichwortsuche nach dem Begriff »ASAP« zu der entsprechenden Website. Die Einstiegsseite zur Implementation Roadmap enthält in der linken Bildhälfte als Navigationshilfe eine hierarchisch organisierte Baumstruktur, womit der Zugriff auf die einzelnen Punkte sowie deren Hilfsmittel zur Beschleunigung realisiert wird. Die rechte Bildhälfte enthält im oberen Teil den Erläuterungstext, in dem die Zielsetzung, die Voraussetzungen, die Vorgehensweise sowie die Ergebnisse eines jeden Arbeitsschritts beschrieben werden. Ein Fenster im unteren Teil der rechten Bildhälfte beinhaltet Links zum Zugriff auf Hilfsmittel für den betreffenden Arbeitsschritt. Dies können Checklisten, Formulare, Leitlinien, Musterbeispiele oder Verknüpfungen mit weiterführenden Webseiten sein.

13.3 Bestandteile von ASAP

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13

SAP R/3-Einführungsprojekte

13.4 SAP R/3-Projektverlauf Die ASAP-Roadmap gliedert sich in fünf Phasen (Abbildung 13.1).

Abbildung 13.1 Elemente der Implementation Roadmap (© SAP AG)

• Projektvorbereitung (Project Preparation) In der Phase Projektvorbereitung wird der Projektplan erstellt. Dazu gehören die Projektorganisation, der Aufbau des Projektteams und das Festlegen des Projektziels. Dem Projektziel muss eine Kostennutzenanalyse zugrunde gelegt werden. Hierfür ist ein Schätztool vorgesehen, mit dem der Projektverlauf und dessen Kosten detailliert ermittelt werden können. Des Weiteren sind hier die Trainingmaßnahmen für das Projektteam einzuplanen. Mit dem SAPoffice werden die notwendigen Dokumentationsformulare zur Verfügung gestellt, um die Projektdokumentation und -information sicherzustellen. In dieser Phase wird festgelegt, wie diese Hilfsmittel eingesetzt werden.

Abbildung 13.2 Roadmap zur Einführung von R/3 (© SAP AG)

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13 • Konzeption (Business Blueprint) In der Phase Business Blueprint wird das Soll-Konzept erarbeitet. Auf der Basis der R/3-Funktionalität und der firmenspezifischen Anforderungen wird ein Fach- und DV-Konzept festgelegt. Man kann hier auch von der wichtigsten Phase sprechen. Die Geschäftsprozesse, Interfaces, Umstellungen, Berichte, Berechtigungen und Entwicklungen werden hier definiert. ASAP stellt Fragebögen zu unterschiedlichen Themenstellungen bereit. Diese unterstützen und strukturieren Workshops zur Erstellung des Business Blueprints. Außerdem werden die Prozesse an die Kundenanforderungen angepasst Die Modellierungsverfahren werden weiter unten beschrieben. • Realisierung (Realization) Die Phase Realisierung liefert ein dokumentiertes Anwendungssystem. Während in der vorhergehenden Phase Business Blueprint das Soll-Konzept erarbeitet wurde, liegt hier der Schwerpunkt auf dem Customizing im engeren Sinn. Darunter versteht man beispielsweise die Einrichtung von firmenspezifischen Konten und Kostenstellen in R/3 oder die Auswahl und Erstellung der im Unternehmen benötigten Formulare und Berichte. Durch das Anpassen der System- und Anwendertabellen wird das R/3System ohne Programmmodifikationen auf die Bedürfnisse des Unternehmens eingestellt. Die Schnittstellenprogramme werden auf der Basis der erarbeiteten Konzepte geschrieben. • Produktionsvorbereitung (Final Preparation) In der Phase Produktionsvorbereitung werden aufbauend auf dem in der vorherigen Phase erstellten Anwendungssystem alle Vorarbeiten geleistet, damit R/3 erfolgreich den Fachabteilungen zur Benutzung übergeben werden kann. Hierzu gehören die Erstellung der Anwenderdokumentation und die Schulung der Endanwender, Massen- und Stresstests und das Laden der Altdaten auf die neue Datenbank. • Betriebsaufnahme (Go Live and Support) Nach Abschluss der Produktionsvorbereitung beginnt der Produktivbetrieb: Das R/3-System wird von den Fachabteilungen beispielsweise für das Erstellen von Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen in Betrieb genommen. Auch während des Produktivbetriebs stellt die SAP den Support für eventuell auftretende Probleme durch verschiedene Servicemaßnahmen sicher. Die im weiteren Verlauf des Kapitels verwendeten Beispiele beziehen sich auf eine Ersteinführung von R/3. Darüber hinaus kann ASAP auch bei ReleaseWechseln oder bei der Einführung zusätzlicher Anwendungskomponenten äußerst hilfreich sein.

13.4 SAP R/3-Projektverlauf

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SAP R/3-Einführungsprojekte

13.5 Phase Projektvorbereitung

Abbildung 13.3 Projektvorbereitungsphase (© SAP AG)

Diese Phase stellt steht am Anfang des gesamten Projekts zur Implementierung eines SAP-Systems, mit dem sich das vorliegende Kapitel befasst. Im Vorfeld dieses Stadiums gab es natürlich eine Informationsbeschaffung, Machbarkeitsüberlegungen, Planungen hinsichtlich der Unternehmens- und IT-Strategie, gegebenenfalls Ausschreibungsverfahren und Bewertungen von Alternativlösungen sowie eine Systemauswahl. Obwohl diese Vorarbeiten nicht Gegenstand dieses Kapitels sind, wird darauf hingewiesen, dass auch hierfür Unterstützungsleistungen und Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Die SAP »Services Solutions Map« im Internet stellt zu diesem Zweck eine Informationsquelle dar (siehe auch Kapitel »Service und Support«).

13.5.1 Projektstart und Zieldefinition Der offizielle Beginn eines Projekts erfolgt in einem sogenannten »Kick-OffMeeting«. Der wesentliche Inhalt dieser ersten Projektsitzung ist die Festlegung der Projektziele. Die Definition der Zielsetzungen sollte vor dem Hintergrund der übergreifenden Strategieplanung des Unternehmens erfolgen. Das Projektziel dient insbesondere der Darstellung und Bewertung von: • • • •

betriebswirtschaftlichen Prozessen Organisationsstrukturen unternehmens- oder branchentypischen Gegebenheiten Infrastrukturen der Informationstechnologie im Unternehmen

Hier wird beispielsweise im Zusammenhang mit den festgestellten betriebswirtschaftlichen Abläufen das Ziel der neuen Prozesse festgelegt. Diese Ziele müssen den qualitativen und quantitativen Nutzen der modernen R/3-Software aufzeigen: • deutliche Senkung der Prozesskosten und Steigerung der Produktivität • schneller Informationsaustausch zwischen verschiedenen Organisationseinheiten

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13 • rechtzeitige Bereitstellung von Daten für operative und strategische Steuerungs- und Entscheidungsprozesse • schnelle Anpassung der Software an veränderte Vorgaben oder Anforderungen Die vereinbarten Zielsetzungen werden in der Konzeptionsphase konkretisiert und verfeinert und bilden damit das Grundgerüst für das spätere SollKonzept.

13.5.2 Projektorganisation und Verfahren festlegen Um eine effiziente Projektarbeit zu gewährleisten, muss festgelegt werden, mit welchen Hilfsmitteln das Projektteam ausgestattet wird und unter welchen Rahmenbedingungen die Aktivitäten durchgeführt werden sollen. Dabei sind die nachfolgenden Punkte zu bedenken.

Technische Umgebung für das Projektteam Zur Durchführung eines Projekts ist es notwendig, über eine leistungsfähige technische Umgebung zu verfügen. Dazu gehören mindestens: • ein verschließbarer Raum • Telefon, Fax, Kopierer • PC-Arbeitsplätze mit Drucker • Software (Textverarbeitung, Grafikprogramm, Projektverfolgung) • der Zugang zum Testsystem (R/3-Software mit Testmandant und entsprechenden Berechtigungen) und Zugriff auf die Dokumentation der Anforderungsanalyse

Dokumentation der R/3-Einstellungen R/3-Software wird in einer Standardausprägung geliefert, die im Laufe des Projekts modifiziert und an das Unternehmen angepasst wird. Alle Systemeinstellungen, die vom Standard abweichen, sind sorgfältig zu dokumentieren. Ein Beispiel hierfür sind die Einstellungen der Zahlwege für das Zahlprogramm (Scheck, Überweisung, Abbuchung). Für die Zukunft kann es sich als wertvoll erweisen, wenn zugleich die Begründung für die Abweichung vom Standard dokumentiert wird. ASAP schreibt hier die Dokumentationsformen vor und trägt zu einer einheitlichen Projektdokumentation bei. Wichtig dabei ist vor allem die kontinuierliche Pflege, damit die Dokumentation auf dem aktuellen Stand gehalten wird.

Projektfortschrittsbericht Auf der Basis der festgelegten Zeitabläufe für die Durchführung des Projekts unterrichtet das Projektteam übergeordnete Stellen innerhalb des Unternehmens über den Projektfortschritt. Diese Projektfortschrittsberichte dokumen-

13.5 Phase Projektvorbereitung

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SAP R/3-Einführungsprojekte

tieren nicht nur den Projektverlauf, sondern stellen vor allem die Kriterien klar und deutlich dar, die das Projekt gefährden könnten. Ein Projekt gerät beispielsweise in Zeitverzug, wenn Mitarbeiter einer Fachabteilung nicht termingerecht ihre Vorgaben wie die Ausgestaltung des Kontenplans oder betriebsspezifische Zahlungsbedingungen übergeben.

Projektcontrolling Eine wesentliche Aufgabe des Projektteams ist es, die Kostenverfolgung für das Gesamtprojekt zu gewährleisten und dafür Sorge zu tragen, dass mit den zur Verfügung stehenden Mitteln wirtschaftlich umgegangen wird. Nicht unterschätzt werden darf der innerbetriebliche Aufwand, der durch Mitarbeiter direkt oder indirekt entsteht. Das Hauptaugenmerk liegt aber auf den ausgabenwirksamen Kosten.

Weisungsbefugnis Wenn die Struktur des Unternehmens es zulässt, sollten bestimmte Weisungsbefugnisse auf Projektmitglieder übertragen werden. Diese Befugnisse beschränken sich lediglich auf Forderungen, die dem Projektablauf dienen, wie beispielsweise der termingerechten Anforderung von Informationen aus den Fachabteilungen. Da die Gruppenleiter in der Fachabteilung manchmal nicht über das notwendige Detailwissen der Sachbearbeiter verfügen, benötigt das Projektteam zu letztgenannter Personengruppe einen direkten Zugang.

Entscheidungsbefugnis Viele Detail-Entscheidungen im Verlauf eines Projekts sind von geringer Tragweite. Derartige Entscheidungen können an Projektmitglieder, die aus den Fachabteilungen freigestellt sind und die ihre Arbeitsabläufe am besten kennen, delegiert werden.

Terminplan (Projektzeitplan) Unbedingt erforderlich ist die Vereinbarung und Einhaltung gesetzter Termine. Aus den Projektsitzungen resultieren detaillierte schriftliche Anforderungen mit Terminvorgabe an die Fachabteilungen. Im Sinne des Projektfortschritts muss das Projektteam darauf achten, dass diese Termine peinlichst genau eingehalten werden. Bei wiederholten Terminüberschreitungen sind die weisungsbefugten Instanzen des Unternehmens davon in Kenntnis zu setzen, um Abhilfe zu schaffen. Das Projektteam setzt die in der Anforderungsanalyse definierten Zeitschienen in klare Terminvorgaben für die Fachabteilungen und die am Projekt beteiligten Mitarbeiter um. Anhand detaillierter Forderungskataloge wird der Inhalt der einzelnen Projektabschnitte bestimmt. Wesentlich ist später vor allem eine gewissenhafte

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13 Kontrolle der durchgeführten Aufgaben und daraus resultierend eine eventuelle Nachbesserung. Das Projektcontrolling überwacht die Termineinhaltung.

Information der Mitarbeiter Unabdingbar für eine Einführung ist eine rechtzeitige Information der Mitarbeiter des Unternehmens über die geplante Einführung und den Projektfortschritt. Bei diesen Veranstaltungen werden allgemeinverständlich die Zielsetzung, die Auswirkung auf das Unternehmen und auf die Mitarbeiter dargestellt. Auf einer Einführungsveranstaltung stellen sich die Projektmitglieder normalerweise der involvierten Belegschaft vor. Wenn im Unternehmen ein Betriebsrat existiert, ist dieser gesondert, ohne Geheimniskrämerei und vor allem bereits bei Projektbeginn in den Informationsfluss mit einzubeziehen. Vorteilhaft ist es darüber hinaus, wenn ein freigestellter Betriebsrat im Projekt mitarbeitet.

Projektsitzungen Die Zusammensetzung der Gesprächsrunden muss sich an den jeweiligen Themen orientieren. Gesamtrunden sind nur in Abständen sinnvoll, wenn alle Projektbereiche davon betroffen sind. Befindet sich beispielsweise das Projekt in Zeitverzug, so versuchen alle Beteiligten untereinander abgestimmt die Termine so zu straffen, dass der ursprünglich definierte Endtermin doch noch eingehalten werden kann. Eine Projektsitzung läuft normalerweise wie folgt ab: 1. Die Aufgaben der vorhergehenden Besprechung werden kontrolliert. Manche Projektleiter verwenden hierzu das Protokoll der vorhergehenden Sitzung. 2. Es folgt die Besprechung weiterer Themen auf der Basis einer vorbereiteten Agenda und die Vergabe neuer Aufträge. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer effektiven Sitzung ist der Gesprächsleiter (Moderator). Er zeichnet sich durch Einfühlungsvermögen aus und verhindert das Abgleiten auf Nebensächlichkeiten. Außerdem erzieht er die Gesprächsteilnehmer zu einer guten Vorbereitung – eine Grundlage für effektive und konstruktive Projektsitzungen. Das Projektteam sammelt normalerweise die Protokolle an einer zentralen Stelle.

13.5.3 Projektmanagement installieren Wesentlichen Anteil an einer erfolgreichen Durchführung des Projekts haben die verschiedenen organisatorischen Einheiten, die für die Projektdauer ins Leben gerufen werden. Als sehr vorteilhaft hat sich erwiesen, einen »Projektsponsor« zu benennen, der durch seinen Einfluss im Unternehmen positiv motivierend auf das Projekt ausstrahlt. Für ein größeres Projekt kann folgende Projektaufbauorganisation installiert werden:

13.5 Phase Projektvorbereitung

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SAP R/3-Einführungsprojekte

Lenkungsausschuss (Projektausschuss, Leitungsgremium) Das Gremium setzt sich aus Mitgliedern der Geschäftsleitung oder des Vorstands sowie Entscheidungsträgern der Beratungsunternehmen zusammen. Hier berichten die für die jeweilige Anwendungskomponente zuständigen Projektleiter über ihre jeweiligen Teilprojekte. Dieser Ausschuss hat die Aufgabe, Entscheidungen für die Projektplanung und Durchführung zu treffen. Wenn unüberwindbare Meinungsverschiedenheiten zwischen Fachabteilung und Projektteam oder auch zwischen verschiedenen Fachabteilungen bestehen, so schlichtet der Lenkungsausschuss, oder er trifft Entscheidungen, falls der Terminplan durch solche Konflikte gefährdet wird.

Projektleitung Hier ist die fachliche und technische Projektleitung angesiedelt. Es werden die Aufgabenverteilung, die Koordination der Projektteams, die Ressourcenüberwachung und das Projektcontrolling durchgeführt. Der Lenkungsausschuss gibt der Projektleitung die Rahmenbedingungen vor. Sie ist für die Durchführung des Projekts verantwortlich. Die Projektleitung setzt sich aus Mitgliedern des Unternehmens und der Beratungsunternehmen zusammen. Wichtig ist die Bestimmung eines verantwortlichen Leiters, einer Funktion, die von einer aus dem Unternehmen selbst stammendem Person, aber auch von einem externen Berater ausgeführt werden kann.

Projektteam Das Projektteam wird aufgabenorientiert zusammengesetzt und besteht aus Mitarbeitern der Fachabteilungen, der Technik und EDV sowie externen Beratern.

Teilprojektteam Oft empfiehlt sich in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße eine Aufteilung nach Sachgebieten in Teilprojektteams. So können bei einer Einführung der Anwendungskomponente Finanzwesen Teilprojektteams für Debitorenund Kreditorenbuchhaltung gebildet werden. Diesen Teilprojektteams steht ein Verantwortlicher vor, der seinerseits wiederum dem Gesamtprojektleiter untersteht. Wichtig ist eine klare Abgrenzung der Kompetenzen, der Entscheidungsbefugnis und der Verantwortung. Klar definiert werden müssen in diesem Zusammenhang besonders die Grenzen zu den anderen Anwendungskomponenten, um Versäumnisse zu vermeiden. So muss beispielsweise die Rechnungsprüfung der Materialwirtschaft oder dem Finanzwesen zugeordnet werden.

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Abbildung 13.4 Beispiel eines Projektorganigramms (© SAP AG)

Prozessverantwortlicher Die Einrichtung von Projekt- und Teilprojektteams richtet sich nach Anwendungskomponenten oder betrieblichen Funktionsbereichen wie Finanzbuchhaltung, Personalwesen oder Materialwirtschaft. Der Prozessverantwortliche verfolgt die in R/3 abgebildeten Geschäftsprozesse über die Abteilungs- und Bereichsgrenzen hinweg und sorgt für die dabei notwendige Abstimmung.

Beteiligung von Mitarbeitern des Unternehmens Interne Mitarbeiter sind insbesondere aus drei Gründen in das Projekt einzubinden und vom Tagesgeschäft freizustellen: • Kenntnisse der internen betriebswirtschaftlichen Abläufe in den Fachabteilungen • Besonders wichtig für das einführende Unternehmen ist die Übertragung des Berater-Know-hows auf eigene Mitarbeiter, damit Betrieb und Weiterentwicklung des R/3-Systems auch nach dem Beratereinsatz gesichert sind. • Das Hinzuziehen interner Mitarbeiter beschleunigt den Projektablauf und verkürzt dadurch die Realisierungszeit.

13.5 Phase Projektvorbereitung

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SAP R/3-Einführungsprojekte

13.5.4 Schulungsmaßnahmen planen Bis zur Konzeptionsphase müssen die Mitglieder des Projektteams – jedoch noch nicht die späteren Anwender – unbedingt über das hierfür notwendige Know-how verfügen. Deshalb müssen die betroffenen Personen gegebenenfalls Schulungen besuchen. Interne Schulungen können durch qualifizierte Mitarbeiter des Projektteams oder durch externe Referenten durchgeführt werden. Die interne Durchführung hat den Vorteil, dass mit der Schulung auch ein Schulungssystem eingerichtet wird, das auch für spätere Anwenderschulungen benutzt werden kann. Die SAP stellt eine kostenpflichtige Informationsdatenbank zur Verfügung, in der die angebotenen Standardschulungen enthalten sind. Der Vorteil ist, dass bei späteren Releasewechseln die Schulungsunterlagen automatisch aktualisiert werden. Selbstverständlich können die Daten auch an die unternehmensspezifischen Belange angepasst werden. Externe Schulungen zu R/3 können bei SAP in Walldorf, in den SAP-Landesgesellschaften, aber auch bei anderen Anbietern, wie beispielsweise Integrata Training, SNI, Hewlett-Packard oder CDI, besucht werden. Das Trainingskonzept der SAP ist geschäftsprozessorientiert und wird multimedial unterstützt. Zur Unterstützung der Einarbeitung und Schulung dient die neue R/3 Knowledge Ware der SAP. Neben den zentralen Informationen enthält dieses Konzept die Modellfirma mit der Bezeichnung IDES (International Demo and Education System). Mit Hilfe konkreter und detaillierter Step-by-step-Anweisungen können Sie damit selbständig R/3-Funktionen direkt am System nachvollziehen. Diese Schrittfolgen enthalten auch Datenvorgaben, die auf dem Datenbestand des IDES-Mandanten aufbauen.

13.5.5 Qualitätsmanagement sicherstellen Um die Qualität der in der Vorbereitungsphase erarbeiteten Teilergebnisse zu gewährleisten, wird am Ende dieses Projektabschnitts ein Review durchgeführt, an dem die Projektleitung und Mitglieder der Unternehmensführung (bzw. der Lenkungsausschuss) beteiligt sind. Inhalt dieser Besprechung ist es, die Vollständigkeit und Richtigkeit des Projektumfangs in organisatorischer, regionaler, technischer und funktionaler Hinsicht zu bewerten. Auf diese Weise soll sichergestellt werden, dass die Anforderungen des Unternehmens an die geplante Lösung auch tatsächlich erfüllt werden. Auf der Basis der bislang vorliegenden Fakten wird dabei auch eine Kosten/Nutzenbetrachtung angestellt. In bestimmten Fällen ist mit dieser Betrachtung eine Risikoanalyse verbunden, bei der mögliche Gefährdungspotenziale analysiert und bewertet werden.

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13 Das Ergebnis dieses Review wird schriftlich festgehalten, um gegebenenfalls späteren Einwendungen begegnen zu können. Mit dieser Freigabe ist ein erster Meilenstein im Projektablauf erreicht und die Projektvorbereitungsphase beendet.

13.6 Phase Konzeption

Abbildung 13.5 Konzeptionsphase (© SAP AG)

Die Projektphase, in der das Sollkonzept erarbeitet wird, wird im Sprachgebrauch von ASAP als »Business Blueprint« bezeichnet. Die Vorgehensweise hängt dabei davon ab, ob es sich um die Neukonzeption einer Anwendungskomponente handelt, oder ob es um die Ablösung einer bereits bestehenden Anwendungskomponente geht. Ausgehend von den in der vorangegangenen Vorbereitungsphase werden nun die erforderlichen Umsetzungsschritte aus den generellen Zielsetzungen abgeleitet und stufenweise verfeinert. ASAP stellt in diesem Zusammenhang Hilfsmittel zur Verfügung, die eine Beschleunigung und Standardisierung der Projektphase gewährleisten. Im Einzelnen sind das: • Referenzmodelle • Modellierungstools • Blueprint-Generator • IMG • IDES • Review-Tools

13.6.1 Projektmanagement in der Konzeptionsphase Die Aspekte des Projektmanagements wurden bereits im vorherigen Abschnitt beleuchtet. Dabei darf nicht übersehen werden, dass diese organisatorischen Aufgaben das gesamte Projekt in allen seinen Stationen begleiten müssen. Mit dem Voranschreiten des Projektverlaufs werden nunmehr detailliertere Ar-

13.6 Phase Konzeption

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beitspläne, Ressourcenplanungen und Budgetaufstellungen benötigt. Ebenso wichtig ist die exakte Einplanung der Workshops für das Projektteam, damit Abwesenheitszeiten, Urlaubsphasen oder der Ausfall von Mitarbeitern wegen Teilnahme an anderen Projekten berücksichtigt werden können.

13.6.2 Trainings- und Dokumentationsplan aufstellen Auch bei diesem Schritt geht es um die Verfeinerung der Grobplanungen aus der Vorbereitungsphase. Hinsichtlich der Inhalte von Trainingsveranstaltungen bestand in der Vorbereitungsphase der Bedarf, einen Überblick über den Funktionsumfang der projektierten Applikationen zu gewinnen, wobei solche Seminare vorwiegend von Entscheidungsträgern besucht wurden. In der jetzigen Projektphase verlagert sich der Schwerpunkt zu Level-2-Seminaren, um den Mitgliedern des Projektteams das Know-How für die Umsetzung der einzelnen Arbeitsschritte zu vermitteln. In einer detaillierten Trainingsplanung muss präzise aufgeführt werden, welcher Mitarbeiter wann und wo welche Seminare besuchen soll. Dabei sind auch die inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Seminarveranstaltungen zu berücksichtigen, wenn diese aufeinander aufbauen. In diesem Zusammenhang sind die im SAP-Trainingskatalog vorgeschlagenen Ausbildungspläne für bestimmte Themenbereiche hilfreich (siehe auch Kapitel »Service und Support«). Neben der aktuell anstehenden Qualifizierung der Mitglieder des Projektteams ist auch die spätere Schulung der Anwender in die Planung einzubeziehen. Hierzu muss das Schulungsvolumen beziffert werden und die Form der Durchführung geplant werden. Häufig werden aus Kostengründen die Anwenderschulungen im Unternehmen durchgeführt. In diesem Fall ist eine Planung der erforderlichen Infrastruktur erforderlich, also die Sicherstellung der benötigten Raumkapazität und eines ausreichend dimensionierten Schulungssystems. Falls unternehmensspezifische Inhalte vermittelt werden sollen, ist auch die Unterlagenerstellung für diesen Zweck zu bedenken. In der Projektvorbereitungsphase wurde das generelle Verfahren für die Dokumentationstätigkeit festgelegt. Dabei wurde definiert, auf welchen Medien, mit welchen Techniken und nach welchen Regeln und Standards die Dokumentation angelegt werden soll. In der Konzeptionsphase wird die Dokumentation anhand dieser Vorgaben begleitend zu den jeweiligen Arbeitsschritten erstellt. Das Ergebnis der Dokumentationsarbeit in dieser Phase ist eine detaillierte Zusammenstellung der Anforderungen an die Geschäftsprozesse des Unternehmens und der dafür erarbeiteten Lösungsansätze. Dabei kann es gelegentlich notwendig sein, Alternativlösungen darzustellen und deren Vorzüge und Nachteile zu bewerten. Auf diese Weise wird die Arbeit der Entscheidungsgremien vorbereitet und unterstützt.

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13 13.6.3 Geschäftsprozesse definieren Ausgangspunkt für diesen Arbeitsschritt ist die Aufbau- und Ablauforganisation des Unternehmens. Im Idealfall liegt diese bereits ausführlich dokumentiert vor, anderenfalls ist dies an dieser Stelle nachzuholen. Bei Projekten, in denen ein bereits bestehendes System auf R/3 umgestellt werden soll, liegt der Schwerpunkt dieser Arbeiten in der Betrachtung und Analyse von Schwachstellen in den bisherigen Verfahrensabläufen. Bei dieser Kritik an bestimmten Arbeitsabläufen im Unternehmen wird verständlicherweise ein gewisses Fingerspitzengefühl benötigt. Die Festlegung bestimmter Untersuchungsmethoden mit den in ASAP enthaltenen »Frage- und Antworttools« erleichtern die Durchführung der Analyse. Im anderen Fall, wenn also eine Applikation ohne ein existierendes Vorgängersystem geschaffen wird, werden die Anforderungen aus den angestrebten Zielvorstellungen herausgearbeitet.

Hilfsmittel für die Modellierung Häufig reichen die Prozesse der von SAP vorgegebenen Referenzstruktur nicht aus. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, über eine Schnittstelle mit ASAP mit folgenden Modellierungswerkzeuge zu arbeiten: • ARIS von Prof. Scheer, IDS • VISIO Business Modeler von Visio • LiveModel von IntelliCorp • Enterprise Charter von Micrografix Die Modellierungstools können neue unternehmensspezifische Geschäftsszenarien und Prozesse und die Variationen von existierenden Geschäftsszenarien und -prozessen der R/3-Referenzstruktur darstellen. Die SAP stellt zusätzlich sukzessive weitere Branchenmodelle (z. B. für Automobilhersteller und -zulieferer) zur Verfügung. Auch die Branchenmodelle können weiter modelliert werden. Die Tools setzen unterschiedliche Schwerpunkte in den Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten des SAP R/3-Systems. Welches Modellierungstool vorzuziehen ist, kann durch eine Detailuntersuchung der Tools festgestellt werden.

Abgleich mit der SAP-Referenzstruktur Die ermittelten Geschäftsprozesse werden im Anschluss der Funktionalität der entsprechenden SAP Anwendungskomponenten gegenübergestellt. Arbeitsgrundlage für die Prozessdarstellung kann die SAP-Referenzstruktur sein. Sie beinhaltet eine Vielzahl vordefinierter Prozesse zur Festlegung der unternehmensspezifischen Abläufe. Es wird ermittelt, welche der R/3-Funktionen für das Unternehmen geeignet sind und zur Unterstützung der festzulegenden Prozesse genutzt werden sollen.

13.6 Phase Konzeption

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SAP R/3-Einführungsprojekte

Besondere Beachtung finden hierbei: • die Umsetzung der unternehmensspezifischen Organisationsstrukturen im R/3-System (Mandanten, Buchungskreise, Kostenstellen, Werke usw.) • die Analyse der Arbeitsabläufe • die Vergabe der Verantwortung für Funktionen und Prozesse • Tests bezüglich der Umsetzbarkeit im R/3-System • Anforderungen an das Berichtswesen (Auswertungen, Listen, Formulare) • Anforderungen an Schnittstellen zum Datentransfer zwischen R/3 und anderen Softwaresystemen Somit ergibt sich eine Zusammenstellung der Prozesse, die mit den bestehenden Möglichkeiten der SAP-Software realisiert werden können. Ferner ergibt der zuvor beschriebene Abgleich die Menge der notwendigen Modifikationen oder Erweiterungen des Standards.

13.6.4 Entwicklungsarbeiten beschreiben Aus dem vorgelagerten Arbeitspaket »Geschäftsprozesse definieren« ist erkennbar, welche Funktionen mit R/3 nicht abgedeckt werden können oder sollen. Diese Funktionen werden durch Modifikationen oder Erweiterungen realisiert beziehungsweise durch andere Softwareprogramme abgedeckt, mit denen die Daten über Schnittstellen ausgetauscht werden müssen, um Doppelerfassungen zu vermeiden. Im Rahmen der Konzeptionsphase ist der Umfang derartiger Entwicklungsarbeiten festzustellen, damit dieser in der Planung der Realisierungsphase aufgenommen werden kann. Parallel dazu ist eine Aufwandsschätzung vorzunehmen und es sind die konkreten Anforderungen an die Funktionalität zu dokumentieren.

Modifikationen Die SAP-Software wird mit dem Sourcecode ausgeliefert. Damit ist es möglich, dass der Programmtext im Ausnahmenfall durch den Kunden verändert werden kann, um spezifische Erfordernisse zu realisieren. Dieser Vorgang wird als Modifikation bezeichnet und sollte nur in den absolut unumgänglichen Fällen zum Einsatz gebracht werden. Programmmodifikationen müssen besonders sorgfältig dokumentiert werden, damit Probleme bei späteren Updates der Standardsoftware vermieden werden. Außerdem erlischt dadurch der Gewährleistungsanspruch gegenüber dem Hersteller. Eine Alternative zu Modifikationen ist häufig durch sogenannte »User-Exits« gegeben. Dies sind von SAP definierte Punkte im Quellcode, an denen kundenspezifische Spezialroutinen kontrolliert eingefügt werden können.

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13 Erweiterungen Falls der Standardumfang nicht durch R/3 abgedeckt wird, kann mit der ABAP/4 Development Workbench eine »Erweiterung« vorgenommen werden, das heißt, ein Unternehmen kann die fehlende Funktionalität selbst entwickeln. Hierbei wird die Tatsache ausgenutzt, dass SAP nicht nur eine umfassende betriebswirtschaftliche Funktionalität bietet, sondern darüber hinaus eine vollständige und leistungsfähige Entwicklungsumgebung beinhaltet. Zusatzentwicklungen können somit mit denselben Softwareentwicklungskomponenten und derselben Programmiersprache erstellt werden, wie das Originalsystem. Auf diese Weise kann eine ganzheitliche Konzeption mit einheitlichem Systemverhalten und standardisierter Benutzeroberfläche geschaffen werden, so dass der Anwender gar nicht bemerkt, dass es sich um eine Erweiterung handelt.

Schnittstellen Über Schnittstellen werden die Daten zwischen verschiedenen Softwaresystemen ausgetauscht. Es wird zwischen zwei Schnittstellentypen unterschieden: • Einmalschnittstellen Sie sorgen für die einmalige Datenübernahme aus dem abzulösenden Altsystem in das R/3-System. Sie werden nach diesem Vorgang nicht mehr benötigt. • Dauerschnittstellen Sie ermöglichen den Datenaustausch mit anderen, im Unternehmen installierten Softwareprogrammen. Wenn beispielsweise die Personalabrechnung weiterhin mit einer anderen Software als R/3 betrieben werden soll, müssen deren Daten regelmäßig mit Hilfe einer Dauerschnittstelle in das R/3-Rechnungswesen überführt werden. SAP liefert mit R/3 bereits einige Schnittstellen wie beispielsweise: • die PDC-Schnittstelle zur Ankoppelung der Zeiterfassung an die Anwendungskomponente Personaladministration und -abrechnung • die MM-MOB-Schnittstelle zur Übernahme von Daten aus einer mobilen Datenerfassung • den Interface Adviser, der prinzipiell alle Schnittstellen zum R/3-System und vom R/3-System beschreibt und standardisiert Im vorliegenden Arbeitspaket werden die erforderlichen Schnittstellen und Erweiterungen beschrieben, die Programmiervorgaben erstellt sowie die dadurch anfallenden Kosten geschätzt.

Altdatenübernahme Mit der Erstellung eines Konzepts für die Altdatenübernahme ist schon frühzeitig zu beginnen. Hierbei sind die Besonderheiten eines möglichen Altsystems auf die Anforderungen abzustimmen, die von R/3 gestellt werden. Satzstruktur und lieferbare Daten des Altsystems werden festgestellt.

13.6 Phase Konzeption

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13.6.5 Systemarchitektur festlegen Ein R/3-System entspricht jeweils einer kompletten, selbständigen R/3-Installation. Die Erstinstallation erfordert lediglich wenige Stunden oder Tage. Danach beginnt die eigentliche Arbeit der Basisgruppe (Systembetreuer), die mit der technischen Betreuung der Rechneranlage einen wesentlichen Beitrag für eine erfolgreiche R/3-Einführung leistet. Ziel der Systemarchitektur ist die Definition von Art, Umfang und Aufgabe folgender Systeme: • Entwicklungssysteme • Testsysteme • Schulungssysteme • Abnahmesysteme • Basissysteme • Produktivsysteme In Abhängigkeit von der Größe und dem Umfang des Projekts können auch einige Systeme zu einem R/3-System zusammengefasst werden. Typisch ist hier z. B. die Zusammenfassung von Test- und Schulungssystemen oder Entwicklungs- und Testsystemen. Ein stabiles System mit einem guten Laufzeitverhalten (kurze Antwortzeiten) ist die Grundlage einer effektiven Projektarbeit. Systembedingte Arbeiten wie beispielsweise Datensicherungen stimmt die Basisgruppe mit dem Projektteam ab. • Die SAP liefert einen Mandanten mit der Kennzeichnung »000« aus. Er ist als »Referenzmandant« mit zahlreichen Voreinstellungen gegen Änderungen gesperrt. • Für das Customizing wird normalerweise der Mandant »001« verwendet, der einer Kopie des Mandanten »000« entspricht. • Das oder die Produktivsysteme muss/müssen auf folgende Kriterien hin ausgelegt sein: • Nutzungslast (User/Transaktionslasten/Batchlast) • Datenvolumen (Belege/Stammdaten/Statistiken) • Definition, welche Unternehmensbereiche auf einem Hardware-Cluster zusammen arbeiten • Netze, Datenbanken

13.6.6 Risikoanalyse An diese Stelle kann eine externe Überprüfung möglicher Risiken bei der Umsetzung des geplanten Vorhabens im Hinblick auf die Anwendung sowie die technischen und operationalen Rahmenbedingungen vorgenommen

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13 werden. Dieser Service wird von SAP unter der Bezeichnung »Feasibility Check« angeboten. Details hierzu findet man in der bereits erwähnten Webseite über die SAP Services Solutions Map.

13.6.7 Rollen- und Berechtigungskonzept festlegen Bei diesem Punkt sind erneut die Notwendigkeiten für das Projektteam während der Einführungsphase und diejenigen für die Anwender in der späteren Produktivphase zu unterscheiden. Im Hinblick auf das Projektteam sind relativ weitreichende Berechtigungen erforderlich, um die Aktivitäten während des Customizing und der Testarbeiten zu gewährleisten. Da im Vorfeld des Produktivbetriebs zumeist lediglich Testdaten zum Einsatz kommen, stehen Datenschutzaspekte nicht im Vordergrund der Überlegungen. Bezüglich der Anwender im Produktiveinsatz sind im Rahmen der Konzeptionsphase die unterschiedlichen Rollen zu definieren. Unter einer Rolle wird die Gesamtheit aller von einem Anwender benötigten betrieblichen Funktionen verstanden. Diese Menge an Funktionen wird in einer Rolle zusammengefasst, die der betreffenden User-ID zugewiesen wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass dem Anwender in seinem Einstiegsbild nach der Anmeldung am SAP-System nur der tatsächlich für sein Aufgabengebiet benötigte Funktionsumfang angeboten wird. Dadurch wird einem möglichen Missbrauch vorgebeugt und gleichzeitig der Menübaum zur Funktionsauswahl übersichtlich gehalten. Mit den Rollen sind die Berechtigungsprofile verbunden, in denen die Berechtigungen zur Nutzung der einzelnen Transaktionen zusammengefasst sind. Neben der Beschränkung auf bestimmte Transaktionen und Programme können die Parameter für deren Ausführung bestimmt werden. Beispielsweise kann im Rahmen der Finanzbuchhaltung die Berechtigung zur Ausführung von Sachkontenbuchungen erteilt und dabei auf bestimmte Buchungskreise beschränkt werden. Bei dem Zusammenspiel von Rollen und Berechtigungen wird ein Prinzip verfolgt, welches vereinfacht so formuliert werden kann: Der Anwender sieht was er darf und darf was er sieht. SAP liefert mit dem Standard eine Vielzahl an vordefinierten Rollen und Berechtigungsprofile aus, die vom Projektteam verwendet und variiert werden können. Im Zuge der Konzeptionsphase werden die benötigten Rollen und Profile identifiziert und dokumentiert, was dann als Vorgabe für die Realisierungsphase dient. Gleichzeitig wird die personelle Verantwortung für die Benutzeradministration und das Verfahren für die Vergabe im laufenden Betrieb definiert.

13.6 Phase Konzeption

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13.6.8 Qualitätssicherung Konzeptionsphase Analog zur Vorbereitungsphase endet die Konzeption mit einer Abschlussbesprechung unter Einbeziehung der Gremien für die Entscheidungsfindung. Hierbei werden die erarbeiteten Konzepte einer Qualitätsprüfung und Bewertung unterzogen und im Falle von Alternativvorschlägen die Umsetzungsbeschlüsse gefasst. Mit der erfolgreichen Durchführung dieses Revisionsprozesses und der Dokumentation der dabei entstandenen Ergebnisse ist der Weg frei für die Realisierung.

13.7 Phase Realisierung

Abbildung 13.6 Realisierungsphase (© SAP AG)

Nach der Ausarbeitung der Konzeption geht es nun um deren Umsetzung. In der ASAP Implementation Roadmap kommt es scheinbar zur Wiederholung einiger Punkte. Dazu muss man verstehen, dass dieser Leitfaden bewusst Bestandteile der Vorgängerphasen erneut aufgreift, um sie aus dem Blickwinkel der jeweils anstehenden Aufgabenstellung zu beleuchten und zusätzliche Aspekte herauszustellen.

13.7.1 Projektmanagement der Realisierungsphase In dieser Phase kommt es bei vielen Unternehmen zu einem Einsatz externer Berater oder externer Dienstleistungsunternehmen, um den Arbeitsumfang bewältigen zu können. Damit steigen die Anforderungen an die Koordination dieser zusätzlichen Ressourcen an. Die Aufgabe des Projektmanagement besteht darin, die Integration externer Arbeitskräfte in den Projektablauf zu gewährleisten. Dies geschieht in Form von Workshops, in denen über den Planungsstand informiert wird und die Aufgabenverteilung besprochen wird. Ausgangsbasis für diesen Verständigungsprozess ist die Dokumentation der bisherigen Projektphasen.

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13 13.7.2 Trainingskonzept umsetzen Für das Projektteam entsteht der Bedarf, die Kenntnisse über die Funktionalität das SAP Systems zu vertiefen und sich in bestimmten Fällen auch Spezialthemen zuzuwenden. Entsprechend der Seminar-Philosophie von SAP spricht man von Level-3-Seminarthemen. Dagegen geht es hinsichtlich der Anwenderschulung in dieser Phase um die konkrete Erstellung der Seminarunterlagen, deren Konzeption und Inhalte zuvor definiert wurde. Diese Arbeiten erfolgen parallel zu der Einrichtung der Systemkonfiguration. Der Umfang der erforderliche Arbeiten beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Erzeugung der Seminarhandbücher, sondern erstreckt sich auch auf die Bereitstellung eines geeigneten Schulungssystems. In dieser Trainingsumgebung müssen unter anderem die Benutzer mit ihren Rollen und Berechtigungen angelegt und realitätsnahe Testdaten für die Geschäftsprozesse zur Verfügung gestellt werden. Ein Beispiel soll den Aufwand für die Bereitstellung von Schulungsdaten verdeutlichen. Wenn etwa die Anwender der Finanzbuchhaltung im Teilbereich Zahlungsverkehr geschult werden sollen, benötigt man hierfür Debitorenund Kreditoren-Stammdaten sowie offene Posten. Die Fälligkeit der offenen Posten muss mit dem Zeitpunkt der Schulung abgestimmt sein, damit beispielsweise ein Skontoabzug demonstriert und trainiert werden kann.

13.7.3 Berechtigungskonzept einrichten Die Rollen und dazu gehörigen Berechtigungen für bestimmte Gruppen von Anwendern wurden in der Konzeptionsphase festgelegt und dokumentiert. Auf der Grundlage dieser Anforderungen wird das Berechtigungssystem in der Realisierungsphase nun eingerichtet. In der Regel geschieht dies durch Adaption der Standard-Berechtigungsprofile, die mit den unternehmensspezifischen Werten ergänzt werden. Darüber hinaus ist im Funktionsumfang von ASAP ein Berechtigungsgenerator enthalten, der zusätzlich zur Unterstützung verwendet werden kann.

13.7.4 Eigenentwicklungen und Schnittstellen realisieren Ein erheblicher Zeitanteil in der Realisierungsphase entfällt auf die Fertigstellung eigener Entwicklungen. Darunter fallen die funktionalen Erweiterungen, das Berichtswesen, das Formularwesen, die Datenarchivierung sowie Workflows.

Erweiterungen Die Realisierung der funktionalen Erweiterungen basiert auf den Vorgaben der Konzeptionsphase, wobei es zu einer Verschiebung der Betrachtungsweise kommt. Beim Entwurf steht das »Was« im Vordergrund, also die Frage, welche

13.7 Phase Realisierung

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SAP R/3-Einführungsprojekte

Zusatzfunktionalität benötigt wird und welche Ergebnisse diese liefert. Dagegen geht es bei der Umsetzung vorrangig um das »Wie«, also die Konstruktion und das Verhalten der Programmfunktionen. Wesentlich sind hierbei Aspekte der Benutzeroberfläche und Bedienbarkeit, aber auch der Performance. SAP stellt zu diesem Zweck Leitlinien für die Entwicklung kundeneigener Softwarebausteine zur Verfügung, deren Einhaltung sicherstellt, dass sich die Erweiterungen optimal in das Gesamtsystem einfügen und eine Lösung aus einem Guss entsteht.

Datenschnittstellen Bei der Erstellung der Datenschnittstellen zu Fremdsystemen ist Arbeit in beiden Systemwelten zu leisten, nämlich im SAP-System und im externen System. Daher gilt es, die erforderliche Koordination der Entwicklerteams sicherzustellen. In SAP-fremden Systemumgebungen gibt es gelegentlich andersartige Restriktionen hinsichtlich der Länge, Datentyp oder Struktur von Schlüsselfeldern, die eine entsprechende Umsetzung erzwingen. Es sind Quittungs- und Protokollierungsmechanismen zu schaffen, um Datentransfers nachvollziehbar zu machen und Doppelübernahmen zu vermeiden. Häufig ist auch mit der Übernahme von Daten aus einem Vorgängersystem, welches durch eine SAP-Anwendung abgelöst wird, eine Datenbereinigung verbunden. Wenn ein abzulösendes System danach stillgelegt werden soll, ist zu bedenken, in welcher Form historische Daten später zur Verfügung stehen. Bei bestimmten Applikationen können Daten nur zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt oder in einem speziellen Verarbeitungszustand übernommen werden, wie etwa in der Anlagenbuchhaltung bei Geschäftsjahreswechsel oder im Personalwesen zu Abrechnungsterminen. Für die Konvertierung von Daten aus Fremdsystemen in ein SAP-System steht als Hilfsmittel die »Legacy System Migration Workbench« zur Verfügung.

Berichtswesen R/3 enthält im Standardumfang bereits eine Vielzahl von Berichten (Reports) wie beispielsweise Bestellungen, Kontrakte oder Mahnungen. Anpassungen an unternehmensspezifische Belange sind möglich. Hier ist die enge Zusammenarbeit mit der Fachabteilung besonders wichtig, um die Akzeptanz der neuen Software zu fördern. Bei der Anforderung zusätzlicher Reports ist deren Notwendigkeit sehr sorgfältig zu prüfen, weil die Praxiserfahrung zeigt, dass hier schnell ein schwer überschaubarer Wildwuchs entstehen kann. Mit folgenden R/3-Tools können Berichte erstellt oder angepasst werden: • Report Writer • Report Painter • ABAP/4 Query • Programmiersprache ABAP/4

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13 In dieser Phase muss das Projektteam besonders auf die Laufzeiten achten, die der Rechner zum Erstellen des Berichts benötigt. Auch das Datenvolumen, das durch einen Bericht angefordert wird, sollte hochgerechnet werden. Im Testbetrieb mit lediglich einer begrenzten Anzahl von Testdaten fällt eine Beeinträchtigung der Systemressourcen und damit der Antwortzeiten des Programms nicht so leicht auf wie im späteren Produktivbetrieb.

Formularwesen Formulare für die verschiedenen Geschäftsprozesse, wie etwa Bestellungen, Mahnungen, Materialscheine oder Schecks, stehen im SAP-System bereits zur Verfügung. In den meisten Fällen ist es ausreichend, diese an die Unternehmensbedürfnisse anzupassen, indem beispielsweise die Variablen für Absenderangaben gepflegt oder Firmenlogos integriert werden. In besonderen Fällen werden darüber hinaus kundenindividuelle Formulare benötigt, die zusätzlich angelegt werden müssen. Hierfür steht in SAP die Anwendungskomponente SmartForms zur Verfügung. Obwohl dieses Tool sehr komfortabel und leistungsfähig ist, darf der Zeitaufwand für die Erzeugung eigener Formulare nicht unterschätzt werden, weil dies mit sehr viel Detailarbeit und zeitaufwendigen Tests verbunden ist.

Workflows Für klar definierte, arbeitsteilige Abläufe von Arbeitsschritten wie beispielsweise bei Bestellvorgängen können Workflows eingerichtet werden. Sie dienen als Hilfsmittel zur Standardisierung und Unterstützung von Geschäftsprozessen. Als Grundlage hierfür muss zunächst die Aufbauorganisation der beteiligten Abteilungen angelegt sein. Danach sind die einzelnen Arbeitsschritte und der Informationsfluss festzulegen. Im Verlauf der Realisierungsphase werden die im Unternehmen gewünschten Workflows auf diese Weise erzeugt. Analog zu den zuvor erwähnten Punkten gibt es im Standardumfang von SAP für verschiedene Applikationen Templates, die als Muster verwendet werden können.

Archivverwaltung Nicht mehr im R/3-System benötigte Daten dürfen aus gesetzlichen Gründen oft nicht endgültig gelöscht werden. Archivierung bedeutet in diesem Fall die Auslagerung von Daten, die im laufenden Tagesbetrieb nicht mehr gebraucht werden. Der Anschluss von Archivierungssystemen auf der Basis elektronischer Datenträger, wie optischer Platten, ist möglich. SAP bietet mit ArchiveLink® eine Kommunikationsschnittstelle zwischen dem R/3-System und optischen Archivsystemen.

13.7 Phase Realisierung

471

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

13.7.5 System konfigurieren In diesem Teilschritt wird die Anpassung der SAP-Software an das Anwenderunternehmen vorgenommen. Er untergliedert sich in die systemumfassenden Grundeinstellungen, die Abbildung der Aufbauorganisation, die Stammdatenorganisation sowie die Einstellung der Parameter für die betrieblichen Prozesse und Funktionen.

Globale Einstellungen Globale Einstellungen sind Grundeinstellungen im R/3-System, die komponentenübergreifend wirken. Beispiele hierfür sind: • »Länderschlüssel« für Außenhandelseigenschaften oder zur Eingabeprüfung der Länge der Bankleitzahl • Währungsangaben mit Ausgestaltung der Währungsumrechnung

Unternehmensorganisation Eine zentrale Aufgabe bei der Einführung ist die Abbildung der Unternehmensorganisation des Unternehmens im System. Die Organisationsstrukturen in R/3 lassen sich nach den Sichten der verschiedenen Bereiche des Unternehmens gliedern, wie beispielsweise in Vertrieb, Buchhaltung, Kostenrechnung und Personalwesen. Das Konzept wurde in der Blueprint-Phase erarbeitet. Organisationseinheiten wie Mandant (Konzern) und Buchungskreis (Firma) gelten komponentenübergreifend und müssen aufeinander abgestimmt sein. Komponentenorientierte Organisationseinheiten sind Werk (Materialwesen), Geschäftsbereich (Buchhaltung), Kostenstelle (Controlling) oder Personalbereich (Personalwesen). Viele der komponentenorientierten Organisationseinheiten wirken sich jedoch auf Einstellungen aus, die in anderen Komponenten vorgenommen werden können. Dies wird in dem Fallbeispiel am Ende des Kapitels deutlich. Die Organisationsstrukturen der einzelnen Unternehmensbereiche können teilweise unabhängig voneinander definiert werden. Die Integration von R/3 bedingt jedoch eine Zuordnung der Organisationsstrukturen, wie beispielsweise von Buchungskreis zu Kostenrechnungskreis.

Stammdaten Nach Vorgabe der Grundeinstellungen und der Abbildung der organisatorischen Strukturen werden Stammdaten (Grunddaten) definiert und zu Testzwecken eingegeben. Darauf aufbauend können erste Funktionen und Prozesse wie beispielsweise die Beschaffung getestet werden. Von entscheidender Bedeutung ist hier die Einbeziehung der Fachabteilungen, damit deren Anforderungen hinsichtlich der erforderlichen Funktionalität, wie beispielsweise die für Sie notwendigen Eingabefelder, berücksichtigt wird.

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13 Stammdaten festlegen Stammdaten sind beispielsweise die Daten der • Debitoren (Kunden) • Kreditoren (Lieferanten) • Materialien Im Rahmen der Stammdatendefinition wird festgelegt, welche Felder in den Bildschirmbildern von R/3 verwendet werden (nicht benötigte Felder können ausgeblendet werden) oder welches Nummernsystem angewendet wird. Für die Vergabe von Material-, Kreditoren- oder anderen Nummern lassen sich Nummernkreise festlegen. Das sind Zahlenintervalle, in denen die Nummer liegen muss. Außerdem wählen Sie, ob R/3 – wie von der SAP empfohlen – automatisch fortlaufende Nummern vergibt (interne Nummernvergabe) oder ob Sie bzw. der Sachbearbeiter die jeweilige Nummern manuell eingeben (externe Nummernvergabe). Diese und andere Einstellungen bezüglich der Stammdaten werden mit firmenspezifischen Daten zusammen mit der jeweiligen Fachabteilung getestet. Gleichzeitig können in diesem Arbeitspaket die Anforderungen für Schnittstellen zu den Stammdaten hin verifiziert werden, die bereits in der vorhergehenden Phase »Business Blueprint« definiert wurden.

Funktionen und Prozesse In der vorhergehenden Phase »Business Blueprint« hat das Projektteam Funktionen und Prozesse festgelegt. In der aktuellen Phase »Realisierung« geht es um die Voreinstellungen am R/3-System, die für die Durchführung am und die Umsetzung im R/3-System vorausgesetzt werden: • Die Felder und Feldeigenschaften für Bildschirmbilder, mit denen Bewegungsdaten, wie Bestellungen oder Aufträge, bearbeitet werden, sind zu definieren. • Wie bei den Stammdaten ist auch für Bewegungsdaten die Nummernvergabe zu regeln. Auch hier erfolgt ein Test mit firmenspezifischen Daten zusammen mit der jeweiligen Fachabteilung, wobei eine Abnahme der erfolgreich getesteten Funktionen durch die Fachabteilung zu empfehlen ist.

13.7.6 Funktions- und Integrationstests durchführen Ein wesentlicher Beitrag zum Projekterfolg wird durch die Testaktivitäten geleistet, deren Bedeutung daher keinesfalls unterschätzt werden darf. Man unterscheidet dabei zwischen Funktions-, Integrations- und Performancetests. Als Hilfsmittel für den Testbetrieb kann ein im Standard-Funktionsumfang von SAP enthaltenes Werkzeug namens Computer Aided Test Tool (CATT) zum Einsatz gebracht werden.

13.7 Phase Realisierung

473

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

Funktionstest Funktionstests werden meistens schon begleitend zur Einrichtung der jeweiligen Funktion vorgenommen. Sie dienen dem Nachweis, dass das Verhalten und das Resultat einer bestimmten Programmfunktion die Anforderungen erfüllen. Diese Tests werden üblicherweise im Testsystem mit einem begrenzten Umfang an Testdaten vorgenommen.

Integrationstest Bei einem Integrationstest geht es um das geordnete Zusammenwirken aller Komponenten eines Gesamtsystems während eines abgeschlossenen Anwendungsintervalls mit einem vorgegebenen Testszenario. In diesem Testverfahren wird beispielsweise nicht nur eine Bestellung getestet. Vielmehr beginnt der Test bei der Bestellanforderung und setzt sich über Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Bestandsprüfung und die Auswirkungen in der Finanzbuchhaltung oder im Controlling fort. Darüber hinaus sind Berechtigungen, Berichtswesen, Schnittstellen und Erweiterungen in den Test einzubeziehen. Die Beteiligung der Fachabteilungen bei der Zusammenstellung des Testszenarios und der Abnahme der Testergebnisse ist dabei ebenso zwingend erforderlich wie eine ausführliche Dokumentation der Testläufe. Der Integrationstest wird im Integrationssystem durchgeführt.

Performancetest Performance- und Stresstests dienen dem Nachweis, dass die Anwendung auch bei einer größeren Systemlast und im Dauerbetrieb ein akzeptables Antwortzeitverhalten gewährleistet. Auch das Systemverhalten bei und nach einer vorsätzlich herbeigeführten Systemunterbrechung (Stromausfall) kann Gegenstand eines Tests sein. Um zu aussagefähigen Werten zu kommen muss der Performancetest in einer Systemumgebung durchgeführt werden, deren Leistungsfähigkeit dem späteren Produktivsystem entspricht

13.7.7 Technischer Funktionscheck Durch den SAP-Support kann man in dieser Phase eine technische Funktionsüberprüfung durchführen lassen, die »SAP Technical Integration Check« genannt wird. Dabei wird die Funktionsfähigkeit und Datenkonsistenz der wesentlichen Geschäftsprozesse einer Kontrolle unterzogen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Dienstleistung des Herstellers findet sich in den Webseiten zur »Services Solution Map«, welche über den SAP Service Marketplace erreicht werden. In den Hilfsmitteln der Implementation Roadmap findet sich ebenfalls ein Link zu dieser Webadresse. In diesem Zusammenhang wird auch auf das nachfolgende Kapitel »Service und Support« verwiesen.

13.7.8 Abschluss und Qualitätssicherung Wie die vorherigen Projektphasen endet das Stadium der Realisierung mit einer Abschlussbesprechung, wobei der erreichte Projektstand mit der ursprünglichen Zielvorstellung und Planung verglichen wird. Im Zuge dieser

474

13 Zwischenbilanz wird überprüft und dokumentiert, ob die Zielerreichung sichergestellt ist oder ob gegebenenfalls Kurskorrekturen notwendig geworden sind.

13.8 Phase Produktionsvorbereitung

Abbildung 13.7 Produktionsvorbereitungsphase (© SAP AG)

Die letzte Phase vor dem Produktivstart ist geprägt von der Anwenderschulung, abschließenden Vorbereitungsarbeiten an der Systeminfrastruktur und letzten Testaktivitäten.

13.8.1 Einführungsstrategie Der Arbeitsaufwand in dieser Phase hängt unter anderem davon ab, ob die Einführung der projektierten Komponenten zu einem Stichtag (wird auch als »Big Bang« bezeichnet) oder schrittweise erfolgen soll. Schrittweise kann bedeuten, dass mehrere Komponenten zeitlich nacheinander eingeführt werden, also beispielsweise zunächst die Materialwirtschaft, ein Quartal später das Rechnungswesen und zum nächsten Jahreswechsel das Personalwesen. In anderen Fällen kann es sich empfehlen, die Tochterunternehmen eines Konzerns nicht auf einen Schlag, sondern zeitversetzt in Betrieb zu nehmen. Die Einführung mehrerer Anwendungskomponenten, unter Umständen auch für zahlreiche Unternehmen eines Konzerns in verschiedenen Ländern, stellt eine erhebliche Belastung dar und erfordert eine beträchtliche Kapazität des Projektteams. Auf der anderen Seite verursacht bei einer zeitlich gestreckten Einführungsphase der simultane Betrieb alter, noch nicht umgestellter Anwendungen und neuer, bereits migrierter Applikationen einen erhöhten Abstimmungsaufwand. Es existiert kein Patentrezept für diesen Zielkonflikt und daher muss die Entscheidung für den einen oder den anderen Weg im Einzelfall unter Berücksichtigung der jeweiligen unternehmensspezifischen Rahmenbedingungen getroffen werden.

13.8 Phase Produktionsvorbereitung

475

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

Auch der Einführungszeitpunkt will gut überlegt sein. In vielen Fällen erfolgt die Datenübernahme zum Geschäftsjahreswechsel. Eine Übernahme mitten im Geschäftsjahr (unterjährige Übernahme) bringt erheblich mehr Aufwand mit sich, da hier eine größere Menge an Bewegungsdaten anfällt.

13.8.2 Projektmanagement der Produktionsvorbereitung Das Projektmanagement hat in dieser Phase die genauen Zeitpläne für die Anwenderschulung aufzustellen und die Verfügbarkeit der gesamten Infrastruktur für deren Durchführung zu gewährleisten. Für die Anwenderunternehmen ist dies eine schwierige Phase, weil die Schulungsaktivitäten zusätzlich zu dem laufenden Tagesgeschäft bewältigt werden müssen. Ein reibungsloser Ablauf der Schulungen in organisatorischer und inhaltlicher Hinsicht ist von hoher Bedeutung, um die Akzeptanz der neuen Anwendungen bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sicherzustellen. Es ist empfehlenswert, zusätzlich zu der Einführungsschulung eine Nachschulung im Zeitraum von ein bis zwei Monaten nach dem Starttermin anzusetzen, damit auftretende Fragen behandelt und erste Anwendererfahrungen ausgewertet werden können. Auch bei der bestmöglichen Vorbereitung des Personals sind Probleme nicht vollständig zu vermeiden. Deshalb ist in der Einführungsphase eine erhöhte Supportkapazität einzurichten. Dies kann in Form einer innerbetriebliche Hotline oder auch durch Präsenz von Supportkräften am Arbeitsplatz der Anwender erfolgen. Es bietet sich an, die Mitglieder des Einführungsteams für diese Unterstützungsaufgaben heranzuziehen.

13.8.3 Technische Infrastruktur vorbereiten Nur bei kleineren Installationen wird lediglich ein R/3-System installiert. Die SAP empfiehlt mindestens eine Doppelinstallation in Form eines Testsystems und eines Produktivsystems. • Das Produktivsystem ist das R/3-System, in dem die Echtdaten durch die Fachabteilungen bearbeitet werden und gespeichert sind. • Im Testsystem werden neue Einstellungen, neue Puts und Releases oder eigene Zusatzprogramme getestet. Neben dem R/3-System richten die Techniker die erforderlichen Datenbanken, Netzwerke, Drucker und PCs oder Terminals der Anwender ein. So muss z. B. auf jedem PC mit R/3-Zugang das Programm SAPgui installiert werden, das für die R/3-Programmoberfläche zuständig ist.

Systemadministration organisieren Die Systemadministration umfasst alle Aufgaben, um die technische Verfügbarkeit des R/3-Systems zu gewährleisten. Für die Sicherstellung von angemessenen Antwortzeiten, Datensicherungen oder Datenschutz durch Vergabe von Berechtigungen müssen Mitarbeiter ausgebildet und zugeteilt werden.

476

13 13.8.4 SAP GoingLive Check durchführen In diesem Stadium kann eine Dienstleistung des SAP-Support namens »GoingLive Check« in Anspruch genommen werden. Dabei wird durch die Supportmitarbeiter der SAP eine Überprüfung der Systemkonfiguration aus technischer Sichtweise vorgenommen. Es werden Aspekte wie die Hard- und Softwarearchitektur, die Datenbankkonfiguration, die Netzwerkkonfiguration, das Speicherplatzmanagement und andere Bereiche der Systembasis analysiert. Als Ergebnis erhält der Kunden Hinweise auf mögliche Schwachstellen und Vorschläge zur Optimierung des Systems, die auf der Erfahrung aus Tausenden von Installationen beruht.

13.8.5 Produktivbetrieb aufnehmen Voraussetzung für diesen Schritt ist der erfolgreiche Abschluss sämtlicher Entwicklungs-, Einstellungs- und Testaktivitäten. Das System wird sozusagen auf dem erreichten Stand eingefroren. Bei Verwendung eines Testsystems und eines Produktivsystems werden unter anderem Berichte, Berechtigungen und Berechtigungsprofile aus dem Test- in das Produktivsystem überspielt. Den größeren Aufwand verursacht jedoch meistens die Altdatenübernahme, wobei vor und nach diesem Arbeitsschritt die Daten gesichert werden sollten.

Altdatenübernahme Im Vorfeld der Produktivdatenübernahme werden die gegebenenfalls noch im System befindlichen Testdaten gelöscht. Die Übernahme der Altdaten sollte zu einem bestimmten Zeitpunkt erfolgen, der in Absprache mit den Fachabteilungen festgelegt wird. Üblicherweise werden die Daten an einem Wochenende in Anwesenheit aller Projektmitglieder übernommen. Die Weiterarbeit im Altsystem muss für den Notfall gewährleistet sein. Ein Parallelbetrieb, also der gleichzeitige Produktivbetrieb des Vorgängersystems und des neu eingeführten Systems, wird wegen der Doppelbelastung nur in seltenen Ausnahmefällen durchgeführt. Das Projektteam prüft zusammen mit der Fachabteilung die übernommenen Daten (Abgleich). Empfohlen wird besonders bei einer unterjährigen Übernahme ein Testat der Übernahmeprotokolle durch einen Wirtschaftsprüfer. Als neutraler Sachverständiger prüft er die Daten im Altsystem, das Übergabeverfahren und letztlich die im R/3-System angekommenen Daten. Differenzen werden geklärt und dokumentiert. In der Zeitplanung muss ein ausreichender Puffer für die Korrektur möglicher Fehler bei der Datenübernahme vorgesehen sein. Die gesamte Übernahme wird durch ein Testat abgeschlossen.

Produktionsanlauf Nach der Altdatenübernahme (Testat vom Wirtschaftsprüfer, Abnahme der Fachabteilung) dürfen die entsprechenden Aktivierungsprogramme gestartet werden. Im Anschluss wird das System durch eine entsprechende Custom-

13.8 Phase Produktionsvorbereitung

477

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

izing-Einstellung produktiv gesetzt. Das hat unter anderem zur Folge, dass danach ein Löschen von betriebswirtschaftlichen Daten im Produktivsystem nicht mehr möglich ist. Nur im Zusammenhang mit der Archivierung können dann noch Daten aus dem System entfernt werden. Nach erfolgreichem Produktionsstart wird der Echtlauf noch einige Zeit vom Projektteam begleitet. Das System wird dabei technisch optimiert. Die Übergabe an die Fachabteilung (Betreuungsgruppe) erfolgt in Absprache mit allen Betroffenen.

13.8.6 Qualitätssicherung Der Produktivstart stellt einen herausragenden Meilenstein im Projektverlauf dar und bietet sich an, eine Standortbestimmung und einen Ausblick auf die nächsten Schritte vorzunehmen. Im Rahmen einer Abschlussbesprechung mit der Projektleitung und dem Lenkungsausschuss kommt es zu einer Bewertung der Zielerreichung sowie der Termin- und Budgeteinhaltung.

13.9 Phase Produktivbetrieb

Abbildung 13.8 Produktivphase (© SAP AG)

Diese Phase stellt den Übergang von der Einführungsphase zum laufenden Betrieb dar und ist gekennzeichnet von den Abschlussarbeiten des Projektteams bei gleichzeitigem Anlaufen der Aktivitäten zur Stabilisierung und Optimierung des Systembetriebs.

13.9.1 Projektabschluss Das Projektteam prüft anhand der Aufgabenpläne, ob noch offene Punkte zur Erledigung anstehen. Nach der Realisierung dieser letzten Aufräumarbeiten ist der Auftrag des Projektteams abgeschlossen, welches damit aufgelöst wird. Dabei kommt es zur Übergabe der Projektunterlagen an die Personen und Abteilungen im Unternehmen, die für die Abwicklung des Tagesgeschäfts zuständig sind.

478

13 13.9.2 SAP EarlyWatch Check durchführen Eines der Serviceangebote der SAP für ihre Kunden besteht in dem sogenannten »EarlyWatch Check«. Es handelt sich dabei um eine Art Ferndiagnose mit deren Hilfe Engpässe, Kapazitätsmängel und Performanceprobleme in der Systembasis bereits in ihrer Entstehungsphase erkannt und abgestellt werden können. In der Gliederungssystematik dieses Buches ist dieser Themenkomplex in Kapitel »Service und Support« eingeordnet, weshalb auf die dortigen Ausführungen verwiesen wird.

13.9.3 Kontinuierliche Verbesserung einleiten Während der Phase der Systemeinführung wurde ein angestrebter Bearbeitungsstand der betroffenen Applikationen realisiert und implementiert. Man hat es dabei jedoch nicht mit einem statischen Zustand zu tun, sondern mit einem lebenden System, welches immer wieder neuen Anforderungen und Veränderungen unterworfen ist. Diesen zu erwartenden Anpassungsprozessen muss bereits im Vorfeld Rechnung getragen werden.

Systemausbau In vielen Fällen verzichtet man auch bewusst darauf, den potenziell möglichen Systemausbau im ersten Schritt in Angriff zu nehmen, um den Projektumfang und die daraus resultierende Zeitdauer in Grenzen zu halten. Bei einer solchen Vorgehensweise kommt es in der Folge zu einem sukzessiven Ausbau der benutzten Funktionalität. Beispielhaft hierfür kann eine Controlling-Anwendung stehen, bei der im ersten Betriebsjahr auf die Kostenplanung verzichtet und diese erst im Folgejahr in Betrieb genommen wird.

Anwendererfahrungen Ein wichtiges Feedback kommt auch von den Anwendern und Fachbereichen, die tagtäglich mit dem System arbeiten. Wenn die Anwender nach einer gewissen Eingewöhnungsphase sattelfest sind, ist es ratsam, im Rahmen eines Workshop deren Erfahrungen und Verbesserungsvorschläge systematisch zu sammeln und auszuwerten. Häufig eröffnet sich aus diesen Anregungen ein interessantes Potenzial für Optimierungsmaßnahmen.

SAP Services Solutions Map Mit Hilfe der »SAP Services Solution Map« kann im Internet auf einen Pool an Informationen und Erfahrungsberichten von SAP Anwenderunternehmen aus aller Welt zugegriffen werden. Das Themenspektrum ist äußerst vielschichtig und kann an dieser Stelle nur mit ein paar Beispielen angedeutet werden: • Management von Geschäftsprozessen • Maßnahmen zur Performanceoptimierung • Konzepte des Datenmanagements und der Archivierung

13.9 Phase Produktivbetrieb

479

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SAP R/3-Einführungsprojekte

• Administration von Schnittstellen • Optimierung des Speichermanagements • Tuning der Datenbank Auch diese wertvolle Informationssammlung kann bei der Suche nach Verbesserungen herangezogen werden. Der Zugriff auf diese Webseiten ist im Kapitel »Service und Support« dargestellt.

Korrekturen Die SAP-Software wird durch den Hersteller permanent weiter entwickelt. Diese Entwicklungen führen einerseits in bestimmten Zeitabständen zu neuen Releaseständen, anderseits aber auch zu einzelnen Korrekturen innerhalb der Releases. Um an diesen Verbesserungen teilzuhaben, muss sich der Kunde über die zur Verfügung gestellten Fehlerbehebungen systematisch und regelmäßig informieren. Dazu sollte für jedes Anwendungsgebiet ein Verantwortlicher benannt werden, der über das OSS oder den »SAP Service Marketplace« diese Informationen beschafft und über die Inanspruchnahme entscheidet. Im Kapitel »Service und Support« ist die Nutzung der entsprechenden Informationsquellen beschrieben.

Zielüberprüfung In der Projektvorbereitungsphase wurden konkrete Zielsetzungen definiert, die mit der Einführung eines neuen Anwendungssystems unter Nutzung der R/3 Software verbunden waren. Eine solche Zielstellung kann beispielsweise darin bestehen, dass die Durchlaufzeiten für Kundenaufträge vom Auftragseingang bis zur Auslieferung von vormals fünf auf künftig drei Tage reduziert werden sollten. Sobald die Anlaufphase im Einsatz der neuen Lösung überwunden ist, bietet sich Gelegenheit derartige Zielvorgaben zu überprüfen, etwaige Defizite zu analysieren beziehungsweise die Chancen einer weiteren Steigerung zu untersuchen. Damit solche Kontrollvorgänge nicht im hektischen Tagesgeschäft untergehen, empfiehlt es sich, das Zeitraster für systematische Reviewtermine bereits zu Beginn der Betriebsphase zu terminieren.

13.10 Praxisfall An einem fiktiven, aber durchaus realistischen Beispiel wird eine besondere R/3-Problematik dargestellt, die sich aus dem hohen Integrationsgrad der Komponenten ergibt. Die gegenseitige Abhängigkeit der R/3-Daten erfordert: • eine besonders enge Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen untereinander und dem Projektteam • eine straffe Projektorganisation • die Unterstützung der Geschäftsführung für das Projekt

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13 Der Praxisfall zeigt, wie wichtig eine Mitarbeit der Fachabteilung für den Projektfortschritt sein kann.

Ausgangssituation Ein bisher eigenständiges Unternehmen wurde von einem Konzern übernommen. Dieser hat an die Geschäftsleitung der Firma die Anforderung gestellt, folgende R/3- Anwendungskomponenten einzuführen: • Finanzwesen mit Anlagenbuchhaltung (FI) • Controlling (CO) • Materialwirtschaft (MM) • Vertrieb (SD) Die Geschäftsleitung beauftragte einen Mitarbeiter aus dem Bereich Organisation mit der Projektleitung. Die Einführung erfolgte in Anlehnung an die ASAP-Roadmap. Der nachfolgende Vorgang betrifft den Bereich der Kostenstellen und hat sich innerhalb des Projektablaufs ereignet.

Phase »Business Blueprint« Im ersten Teilabschnitt des Projekts wurde die Fachabteilung Controlling beauftragt, einen Kostenstellenplan und eine Kostenstellenhierarchie des Unternehmens an das Projektteam zu übergeben. Diese Informationen bilden die Basis für weitere Systemeinstellungen. Innerhalb der vorgegebenen Termine wurde diese Anforderung erfüllt. Die Kostenstellen wurden vom Projektteam als Stammdaten in der Anwendungskomponente Controlling angelegt und der definierten Hierarchie zugeordnet. Nach Abschluss dieser Tätigkeiten konnten die Mitglieder des Projektteams, die andere Komponenten betreuten, diese Kostenstellen in folgenden Anwendungskomponenten verwenden und zuordnen: • Anlagenbuchhaltung (Kostenstellen im Anlagenstammsatz für kalkulatorische Abschreibung sowie Mehr- oder Mindererlös bei Anlagenabgang) • Vertrieb (Kostenstellenfindung über Vertriebsaufträge zur Erlöszuordnung auf Kostenstellen) • Materialwirtschaft (Kostenstellenfindung bei automatischen Buchungen, z. B. für Preisdifferenzen) Ohne die festgelegten Kostenstellen sind in den Anwendungskomponenten weitere Aktionen nicht möglich. Die Hinterlegung der Kostenstellen erfolgte in den einzelnen Anwendungskomponenten mit einem unterschiedlichen Arbeitsaufwand. • Im Vertrieb sind Vertriebswege, Verkaufsorganisationen und Sparten von der Zuordnung zu Kostenstellen betroffen.

13.10 Praxisfall

481

13

SAP R/3-Einführungsprojekte

• Dagegen wird in der Anlagenbuchhaltung lediglich der Austausch einer Kostenstelle im Stammsatz gegen eine andere verlangt. Wie zu ersehen ist, sind die Kostenstellen in einer integrierten Anwendung von komponentenübergreifender Bedeutung. Änderungen im Umfang der Stammdaten wirken sich stets auch auf andere Anwendungskomponenten aus und dürfen demnach nicht nur aus der Sicht des Controllings betrachtet werden.

Phase »Realisierung« Nach dem Übergang in die Realisierungsphase wurde vom Controlling der Kostenstellenplan bezüglich seiner Ausprägung (Anzahl und Struktur der Kostenstellen) grundsätzlich verändert. Dies hatte zur Folge, dass in den oben genannten Anwendungskomponenten mit den Einstellungen teilweise von vorne begonnen werden musste. Besonders betroffen davon war der Vertrieb, da hier die Erlöse entgegen den bisherigen Anforderungen jetzt auf unterschiedliche Kostenstellen aufgeteilt werden sollten. Diese Änderung erforderte die vollständige Neuerstellung von Auftragsgründen und der darin hinterlegten Zuordnung über Vertriebswege, Verkaufsorganisationen und Sparten. Der dadurch aufgetretene Zeitverlust wurde durch längere Arbeitszeiten kompensiert. Die Abteilung Controlling versicherte aber, dass diese Änderung unbedingt erforderlich und mit Sicherheit die letzte dieser Art sei. Nachdem einige Zeit vergangen war (mittlerweile wurde getestet), stellte die Abteilung Controlling erneut einen Antrag auf Änderung der Kostenstellen. Nach erregten, teilweise nicht immer sachlichen Diskussionen wurde diese Änderung als absolut letzte Korrektur angenommen. Aus den Erfahrungen der ersten Änderung ließ der Projektleiter im Besprechungsprotokoll die Erklärung des Controlling-Leiters aufnehmen, dass dies garantiert die letzte Änderung sei und das Projektteam weitere Änderungswünsche ablehnen könne. Die erneuten Änderungen gefährdeten den Projektfortschritt im Bereich des Vertriebs, da diese dort sehr zeitaufwändig waren. Die Änderungen wurden durch Überstunden realisiert.

Phase »Produktionsvorbereitung« Während der Phase der Produktionsvorbereitung beantragte die Abteilung Controlling erneut eine Änderung der Kostenstellen. Ein Gesprächstermin zwischen dem Leiter Controlling und dem Mitarbeiter des Projektteams, der die Kostenstellenrechnung betreute, brachte kein Ergebnis. Der Projektmitarbeiter schilderte dem Projektleiter die Problematik. Da hierüber ein Besprechungsprotokoll existierte, konnte der Projektleiter die Anforderung des Controllers mit einem Hinweis auf das entsprechende Protokoll

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13 zurückweisen. Auch der Versuch des Leiters Controlling, diese Änderung direkt über die Geschäftsleitung durchzusetzen, blieb erfolglos. Der Projektleiter konnte im Lenkungsausschuss die Geschäftsleitung anhand der geleisteten Überstunden und des Projektfortschritts (Produktionsvorbereitung) davon überzeugen, dass eine Änderung den Produktionsstart erheblich gefährden würde. Dem Leiter Controlling wurde als Alternative angeboten, für das nächste Geschäftsjahr den Kostenstellenplan einzuarbeiten. Dieser Vorschlag wurde von ihm letztendlich angenommen. Durch die konsequente Haltung des Projektleiters, die gute organisatorische Führung des Projekts mit Besprechungsprotokollen und den Rückhalt bei der Geschäftsleitung konnte dieser kritische Zustand überwunden werden.

13.11 Fragen 1. Wodurch unterscheiden sich die von SAP angebotenen Werkzeuge ASAP und ValueSAP? 2. Welche Phasen umfasst ein Einführungsprojekt? 3. Welche organisatorischen Einheiten beinhaltet das Projektmanagement? 4. Welche Hilfsmittel werden in Rahmen von ASAP für die Phase Business Blueprint zur Verfügung gestellt? 5. Wodurch unterscheiden sich die Begriffe »Erweiterungen« und »Modifikationen«? 6. Welche Arten von Tests werden in der Realisierungsphase vorgenommen und welchen Zweck erfüllen diese? 7. Welche Arten von Schnittstellen sind bei einem Einführungsprojekt von Bedeutung? 8. Zu welchem Zeitpunkt im Projektverlauf werden die Anwenderschulungen durchgeführt? 9. Welche Überlegungen werden hinsichtlich der Einführungsstrategie (Umfang und Zeitpunkt) angestellt? 10. Welche Serviceleistungen werden von SAP innerhalb des Einführungsprojekts angeboten?

13.11 Fragen

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13

SAP R/3-Einführungsprojekte

13.12 Lösungen 1. Wodurch unterscheiden sich die von SAP angebotenen Werkzeuge ASAP und ValueSAP? a) ValueSAP bildet einen ganzheitlichen Lösungsansatz zur Unterstützung des Kunden im kompletten Lebenszyklus einer SAP-Applikation. Die Reichweite erstreckt sich über die Strategieplanung und Evaluierung vor einer Entscheidung für ein Produkt, die Einführungsphase und den Betrieb nach der Einführung. b) ASAP stellt für das Einführungsprojekt zahlreiche Hilfsmittel und Werkzeuge zur Verfügung. Wesentlicher Bestandteil ist die »Implementation Roadmap«, die als Leitfaden für den Projektverlauf dient und gleichzeitig den Zugriff auf die Materialien zur Unterstützung vereinfacht. 2. Welche Phasen umfasst ein Einführungsprojekt? Ein Einführungsprojekt besteht aus folgenden fünf Phasen: • Projektvorbereitung (Project Preparation) • Konzeption (Business Blueprint) • Realisierung (Realization) • Produktionsvorbereitung (Final Preparation) • Betriebsaufnahme (Go Live and Support) 3. Welche organisatorischen Einheiten beinhaltet das Projektmanagement? Das Projektmanagement setzt sich zusammen aus dem Lenkungsausschuss, der Projektleitung und dem Projektteam. Das Projektteam kann in mehrere Teilteams unterteilt sein. Ferner kann ein Projektsponsor benannt und der Betriebsrat eingebunden sein. 4. Welche Hilfsmittel werden in Rahmen von ASAP für die Phase Business Blueprint zur Verfügung gestellt? Die Hilfsmittel für die Phase Business Blueprint sind • Referenzmodelle • Modellierungstools • Blueprint-Generator • IMG • IDES • Review-Tools 5. Wodurch unterscheiden sich die Begriffe »Erweiterungen« und »Modifikationen«? Bei einer Erweiterung handelt es sich um eine zusätzliche Funktionalität, die vom Kunden in eigener Verantwortung entwickelt und der Applikation hinzugefügt wird, wobei häufig vorgegebene Anschlusspunkte (User Exit) benutzt werden. Bei einer Modifikation kommt es zur Veränderung der von SAP ausgelieferten Original-Programme.

484

13 6. Welche Arten von Tests werden in der Realisierungsphase vorgenommen und welchen Zweck erfüllen diese? In der Realisierungsphase kommt es zu Funktionstests, Integrationstests und Performancetests. Funktionstests werden durchgeführt, um die Funktionsfähigkeit einzelner Programme oder Programmteile nachzuweisen. Integrationstest dienen der Kontrolle, ob das Zusammenwirken aller am Gesamtsystem beteiligten Komponenten gewährleistet ist. Performancetests werden benötigt, um das Systemverhalten, den Durchsatz und die Antwortzeiten bei realitätsnaher Systemlast festzustellen. 7. Welche Arten von Schnittstellen sind bei einem Einführungsprojekt von Bedeutung? Man unterscheidet zwischen Einmalschnittstellen und Dauerschnittstellen. Einmalschnittstellen dienen zur Übernahme von Daten aus Vorgängersystemen. Dauerschnittstellen stellen den regelmäßigen Datenaustausch mit Fremdsystemen sicher. 8. Zu welchem Zeitpunkt im Projektverlauf werden die Anwenderschulungen durchgeführt? Die Anwenderschulungen finden in der Phase Produktionsvorbereitung, also möglichst zeitnah vor der Aufnahme des Produktivbetriebs, statt. 9. Welche Überlegungen werden hinsichtlich der Einführungsstrategie (Umfang und Zeitpunkt) angestellt? Im Hinblick auf den Umfang stellt sich die Frage, ob die Einführung auf einen Schlag (Big Bang) oder schrittweise erfolgen soll. Hinsichtlich des Zeitpunkts gilt es zu entscheiden, ob die Einführung zum Geschäftsjahreswechsel oder unterjährig stattfinden soll. 10. Welche Serviceleistungen werden von SAP innerhalb des Einführungsprojekts angeboten? In der Konzeptionsphase kann ein SAP Feasibility-Check zur Risikoanalyse vorgenommen werden. In der Realisierungsphase dient der SAP Technical Integration Check einer Überprüfung der Systembasis. In der Phase der Produktionsvorbereitung bietet der Hersteller den SAP GoingLive Check an, mit der die Geschäftsprozesse und die Systemkonfiguration getestet wird. Im Produktivbetrieb steht dem Kunden der SAP EarlyWatch Check zur Kontrolle der Systemparameter und Performance zur Verfügung.

13.12 Lösungen

485

Kapitel 14 Service und Support 14.1

SAP Service Marketplace

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14.2 14.2.1 14.2.2 14.2.3 14.2.4

Bereitstellung von Informationen SAP-Bibliothek Quick Links Release-Informationen SAP-Hinweise

490 491 491 491 491

14.3

Beratung bei Problemen

493

14.4

Unterstützung bei der Systemeinführung

494

14.5 14.5.1 14.5.2

Unterstützung im Systembetrieb SAP EarlyWatch Alert mySAP Services

495 495 496

14.6

Consulting

497

14.7

Schulung

497

14.8

Fragen

499

14.9

Lösungen

500

487

14

Service und Support Service- und Unterstützungsleistungen werden vom Hersteller SAP in unterschiedlichen Formen angeboten und können in die folgenden Kategorien gegliedert werden: • Bereitstellung von Informationen • Beratung bei Problemen • Unterstützung im Systembetrieb • Consulting • Schulung In den nachstehenden Abschnitten soll dieses Angebot im Detail erläutert werden. Dabei steht an erster Stelle die Frage, wie der Kunde Zugang zu den vielfältigen Möglichkeiten findet. In diesem Zusammenhang wird der SAP Service Marketplace vorgestellt, weil diese Plattform den zentralen Einstieg in alle vorgenannten Angebote darstellt.

14.1 SAP Service Marketplace SAP Service Marketplace ist ein Online-Informations- und KommunikationsService, der über das Internet weltweit verfügbar ist. Er richtet sich an SAPPartner, SAP-Kunden und SAP-Mitarbeiter. Der SAP Service Marketplace kann direkt über die Internetadresse www.service.sap.com aufgerufen werden, ist aber auch über die Homepage von SAP (www.sap.de) erreichbar. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, aus einer SAP-Session über den Menüpunkt Hilfe auf den Marketplace zu gelangen. In jedem Fall sind eine Benutzerkennung und ein Passwort erforderlich, die bei SAP beantragt werden können. Nach Anmeldung auf dem Marketplace gelangt man zunächst auf die Homepage, die benutzerindividuell eingerichtet werden kann. Das bedeutet, dass jeder Benutzer die Zusammenstellung von Links zu Informationen und Dienstleistungsangeboten nach seinen persönlichen Bedürfnissen vornehmen kann. Auf diese Weise wird die Orientierung in der überwältigenden Vielzahl an Informationsangeboten erleichtert. Zum Zweck der Gliederung existieren auf dem Marketplace Themenkategorien wie Support, mySAP Services, Releaseplanung, Veranstaltungen oder Communities, um nur einige Beispiele zu nennen. Je nach Bedarf kann der Benutzer diese Themenkategorien auf seiner persönlichen Homepage einstellen. Daneben gibt es die Kategorie Spotlight, in der SAP News weltweit sowie gezielt aus bestimmten Ländern veröffentlicht. Für besonders häufig benutzte Links kann man eine eigene Kategorie mit

14.1 SAP Service Marketplace

489

14

Service und Support

den individuellen Favoriten einrichten. Ferner verfügt der Marketplace über eine Suchfunktion, über die eine Stichwortsuche nach frei wählbaren Begriffen innerhalb des Marketplace, aber auch mit diversen gebräuchlichen Suchmaschinen möglich ist. Der Marketplace dient auch zur Pflege des persönlichen Profils, die in der Navigationsleiste unter dem Punkt MyPage aufgerufen werden kann. Hier kann der Benutzer seine Optionen zur Gestaltung der Website pflegen. Letztlich gibt es auf dieser Internetseite auch eine Inbox für eingehende Nachrichten aus Workflows, in die der Benutzer eingebunden ist sowie die Funktionalität für eine Wiedervorlage. Abbildung 14.1 zeigt die StandardHomepage, die individuell eingerichtet werden kann.

Abbildung 14.1 SAP Service Marketplace (© SAP AG)

Neben den bislang erwähnten Inhalten verfügt der Marketplace in der Navigationsleiste über den Punkt Quick Links, der einen thematisch gegliederten Katalog von Schlagworten darstellt. Die Möglichkeiten dieser wertvollen Informationsquelle werden in dem nächsten Abschnitt vorgestellt.

14.2 Bereitstellung von Informationen In der heutigen Zeit ist nicht in erster Linie die mangelnde Verfügbarkeit von Informationen das Problem, sondern der effiziente Umgang mit einer schwer überschaubaren Vielfalt von Informationen. Diese liegen in Form von Systemund Anwendungsdokumentationen, Fachbüchern, CDs, Lernprogrammen, Fachartikeln sowie Links im Internet vor. Bei der Suche nach Antwort auf spezifische Fragen kommt es also darauf an, den geeigneten Zugang zu Informationsquellen und Techniken für eine zielgerichtete Selektion innerhalb der Informationsbestände zu finden. Die Bereitstellung von Hilfsmitteln zum raschen Auffinden benötigter Informationen ist eine wichtige Serviceleistung.

490

14 14.2.1 SAP-Bibliothek Für den Anwender ist an erster Stelle die zu jedem Zeitpunkt verfügbare Hilfe-Funktion eine primäre Informationsquelle. Über diese gelangt man in die SAP-Bibliothek, in der sämtliche Funktionen ausführlich beschrieben sind. Eine Anleitung zur Nutzung dieser Online-Dokumentation findet sich in diesem Buch. Unabhängig von einem SAP-System ist die SAP-Bibliothek auch über die Internetadresse www.help.sap.com erreichbar.

14.2.2 Quick Links Im vorigen Abschnitt wurde bereits der Service Marketplace mit den Quick Links erwähnt. Diese alphabetisch geordnete Sammlung von Links bietet einen schnellen Zugriff auf die am häufigsten genutzten Webseiten. Hier findet man Zugang zu einer umfangreichen Sammlung von Nachrichten, Fachartikeln, Dokumentationen und Hinweisen zu aktuellen Themenbereichen. Unter anderem findet man hier auch einen Verweis auf den Service Catalog, der eine Zusammenstellung wichtiger Serviceleistungen des Herstellers enthält.

14.2.3 Release-Informationen Die SAP-Software wird permanent weiterentwickelt und in gewissen Zeitabständen erscheinen neue Releases. In diesem Fall benötigt der Anwender, der bereits mit dem SAP-System arbeitet, Informationen über die zusätzliche Funktionalität bzw. über bereits existierende Abläufe, die überarbeitet wurden. Hierfür stellen die Releaseinformationen eine wichtige Informationsquelle dar, in denen die wesentlichen Neuerungen und Veränderungen in den einzelnen Releaseständen dokumentiert sind. Die Releaseinformationen sind ebenfalls über den Punkt Quick Links in der Navigationsleiste des Marketplace aufzufinden. Daneben kann man sich dort über die Releaseplanung des Herstellers und die Verfügbarkeit von Releaseständen einen Überblick verschaffen.

14.2.4 SAP-Hinweise Die SAP-Hinweise (SAP NOTES) können ebenfalls über den Marketplace aufgerufen werden, wo es unter der Kategorie »Support« einen Link »Find SAP Notes« gibt. Alternativ ist der Aufruf aus dem SAP-System heraus über die Transaktion OSS1 oder die Menüleiste jedes SAP Dynpros möglich. Nachfolgend wird die Nutzung über den Marketplace beschrieben. Die Suche nach Hinweisen zu konkreten Fragestellungen erfolgt über einzelne Stichworte, die mit »und« bzw. »oder« miteinander verknüpft werden oder über Wortkombinationen, die als »Phrase« gekennzeichnet werden. Insbesondere bei der Suche nach Fehlerhinweisen empfiehlt es sich, den Namen der betroffenen Transaktion oder des Programms als Stichwort zu verwenden.

14.2 Bereitstellung von Informationen

491

14

Service und Support

Abbildung 14.2 SAP-Hinweissuche (© SAP AG)

Um die Anzahl der möglichen Treffer zu begrenzen, können zusätzlich Suchkriterien eingegeben werden, wobei die Anwendungskomponente am wichtigsten ist. Für die Auswahl der Anwendungskomponente existiert eine hierarchisch aufgebaute Auswahlfunktion (erreichbar über die Drucktaste mit der Lupe), mit der eine präzise Eingrenzung vorgenommen werden kann. Somit kann das gewünschte Aufgabengebiet, in dem gesucht werden soll, genau bestimmt werden (beispielsweise FINANCIALS | BUSINESS ACCOUNTING | HAUPTBUCH). Für die Suche können Sie Platzhalter verwenden. Manche Fehlersituationen treten nur in einem bestimmten Release auf, weshalb die Releasebezeichnung ebenfalls angegeben werden kann. Wenn die Hinweisnummer bereits bekannt ist, kann diese natürlich auch direkt eingetragen werden. Nachdem die Suche gestartet wurde, kommen die Treffer zur Anzeige und zwar geordnet nach dem Maß der Übereinstimmung mit den Suchkriterien. Aus dieser Trefferliste können im nächsten Schritt einzelne Hinweise ausgewählt und angezeigt werden. Die meisten Hinweise beziehen sich auf dokumentierte Fehler in der Software. Dementsprechend ist der Aufbau der Hinweistexte organisiert: Es erscheint eine Beschreibung des Fehlersymptoms, seiner Ursachen und Möglichkeiten zur Beseitigung. Daneben werden noch andere Suchbegriffe angegeben.

492

14 Neben den Hauptinformationen in der Registerkarte »Text« gibt es noch die Registerkarten »Kopfdaten«, »Release«, »Korrekturanleitung«, »Support Packages« und »verwandte Hinweise«. Hier sind Ordnungsdaten zu dem betreffenden Hinweis zu finden und Informationen darüber, zu welchem Zeitpunkt die Korrektur des Fehlers im Standard realisiert sein wird. Neben den Fehlerhinweisen gibt es jedoch auch zahlreiche Beratungshinweise, in denen Erklärungen zu häufig auftretenden Kundenanfragen enthalten sind. Zu komplexen Themengebieten existieren oft auch sogenannte Sammelhinweise, in denen eine Vielzahl von Hinweisnummern enthalten sind. Der Hinweis 192194 enthält beispielsweise eine ausführliche Anleitung zum Umgang mit dem Hinweissystem. Hinweise können ausgedruckt oder zur Aufbewahrung oder späteren Bearbeitung per Download auf den PC oder einen Server übertragen werden. Falls eine Reparatur des Programmcodes erforderlich ist, können die betroffenen Objekte online registriert werden.

14.3 Beratung bei Problemen Probleme und Fehlersituationen, die zu einem Beratungsbedarf führen, können während der Einführung eines SAP-Systems oder auch im laufenden Betrieb auftreten. In jedem Fall sollte der erste Schritt in einer sorgfältigen Recherche in den SAP Hinweisen bestehen. Wenn kein Hinweis zur Lösung eines bestimmten Problems gefunden wird, kann eine Kundenmeldung an SAP gesendet werden. Ebenso wie das Hinweissystem wird diese Funktionalität über die Transaktion OSS1 oder den SAP Service Marketplace erreicht. Nachfolgend wird die Nutzung mit Hilfe des Marketplace beschrieben, wo unter der Kategorie Support der Punkt Problemmeldungen erfassen angeklickt werden kann. Zur Erfassung der Kundenmeldung dient der Meldungs-Wizard, der den Anwender bei der Angabe der erforderlichen Informationen unterstützt. Da eine SAP-Installation meistens mehrere Systeme umfasst, wird im ersten Schritt das betreffende System ausgewählt. Die dazu erforderlichen Daten stehen in einer Auswahlliste bereits zur Verfügung, weil sich der Anwender beim Einloggen in den Marketplace identifiziert hat und damit die zugehörige Installation zugeordnet wurde. In den folgenden Schritten wird die Priorität der Meldung sowie die Anwendungskomponente, auf die sie sich bezieht, angegeben. Nach Bekanntgabe dieser organisatorischen Daten, wird der Meldungstext eingegeben und anschließend an SAP gesendet, wobei automatisch eine Meldungsnummer vergeben wird. Im Bedarfsfall kann die Meldung zunächst auch nur abgespeichert und erst zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden.

14.3 Beratung bei Problemen

493

14

Service und Support

Zur weiteren Kommunikation mit dem Support-Personal von SAP dient die Inbox, die sich in der Navigationsleiste des Marketplace befindet. Der Anwender kann sich dort jederzeit über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren und erhält dort auch die Lösungsvorschläge des Herstellers. Falls es zu Rückfragen von SAP bezüglich der Fehlermeldung kommt, erscheinen diese ebenfalls in der Inbox. Häufig ergehen Lösungsvorschläge von SAP in Form von entsprechenden Hinweis-Nummern, auf die in dem Antworttext verwiesen wird. In anderen Fällen werden die Empfehlungen frei formuliert. Manchmal ist es sogar erforderlich, dass der Mitarbeiter von SAP die Fehlersituation im System des Kunden persönlich nachvollziehen muss. Zu diesem Zweck wird dann eine temporäre Service-Verbindung geöffnet und dem Support-Berater eine Benutzerkennung sowie ein Passwort zugeteilt. Die Funktionalität zur Herstellung einer ServiceVerbindung ist ebenfalls auf dem Marketplace unter der Kategorie Support enthalten, wird jedoch in der Regel von den Mitarbeitern der Systemadministration des Kunden verwendet. Nachdem der Verfasser der Kundenmeldung die Lösungsvorschläge des Support-Beraters geprüft und gegebenenfalls erfolgreich umgesetzt hat, wird die Meldung durch den Kunden geschlossen. Anderenfalls, wenn also die Hinweise nicht zur Beseitigung des Problems geführt haben, bleibt die Meldung bestehen und der Kunde kann weitere Lösungsvorschläge anfordern. Diese Supportleistung ist im Rahmen der SAP-Lizenz enthalten. Darüber hinaus gehende Beratungsleistung kann in Form einer Beratungsanfrage in Anspruch genommen werden, wenn kundenspezifische Anforderungen dies notwendig machen. In diesem Fall werden die Beratungskosten von SAP nach Aufwand verrechnet.

14.4 Unterstützung bei der Systemeinführung Bei der Einführung eines SAP-Systems in einem Unternehmen besteht ein besonderer Beratungs- und Unterstützungsbedarf. Aufgrund der Vielzahl von Einführungsprozessen und den daraus gewonnenen Erfahrungen kann ein Servicepaket mit der Bezeichnung »SAP GoingLive Check« angeboten werden. Zum SAP GoingLive Check gehören das Vorbereiten des Produktivbetriebs, das Optimieren der Systemkonfiguration und der Performance sowie eine Engpassanalyse. In diesem Service sind folgende Bestandteile enthalten: • Schätzung des Mengengerüsts sowie dessen Auswirkungen auf das Laufzeitverhalten des Systems • Überprüfung des Betriebssystems • Überprüfung des Netzwerks • Überprüfung der Datenverteilung auf dem oder den Systemen

494

14 • Überprüfung der Datenbank • R/3-Systemüberprüfung mit Optimierung der zentralen Geschäftsprozesse • Analyse der Kerntransaktion • Überprüfung und Optimierung der Systemressourcen Der Kunde hat bei diesem Service folgenden Nutzen: Die Installation wird durch die SAP überprüft. Das Antwortzeitverhalten wird verbessert und dadurch die Benutzerakzeptanz erhöht. Die Systemressourcen werden optimal genutzt, wodurch die getätigten und zukünftigen Investitionen abgesichert werden. Die Kernprozesse werden optimiert, z.B. kostenintensive Ausfallzeiten verhindert.

14.5 Unterstützung im Systembetrieb 14.5.1 SAP EarlyWatch Alert Auch für den laufenden Betrieb eines SAP-Systems können Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Dabei können die Erfahrungswerte, die sich im Laufe vieler Jahre bei einer beträchtlichen Anzahl von Installationen angesammelt haben, genutzt werden. Durch das stetige Anwachsen der Daten in einem SAP-System, aber auch durch verändertes Nutzungsverhalten der Anwender kann sich die Performance und das Antwortzeitverhalten allmählich verschlechtern. Häufig kann die Entwicklung solcher Defizite beim Systembetrieb bereits im Vorfeld erkannt werden, so dass geeignete Optimierungs- und Tuningmaßnahmen bereits im Vorfeld ergriffen werden können. Diesem Zweck dient der kostenlos angebotene SAP EarlyWatch Alert. Die regelmäßige Nutzung dieses Dienstes kann den Kunden vor Schäden im Produktivbetrieb bewahren. Der Zeitpunkt einer EarlyWatch Session wird zwischen dem Kunden und der Service-Abteilung von SAP abgesprochen. Zur Durchführung öffnet der Kunde eine Serviceverbindung, über die dann spezialisierte SAP-Mitarbeiter die Ferndiagnose vornehmen können. Der EarlyWatch Alert beinhaltet die folgenden Serviceleistungen: • Anwendungsanalyse mit Überprüfung des SAP-Systemprotokolls auf schwerwiegende Systemfehler • Konfigurationsanalyse mit Sicht auf SAP-Pufferbereiche, Speicherbedarf und Änderungen an der SAP-Konfiguration • Belastungsanalyse im Zusammenhang mit den Antwortzeiten, der Auswirkung der Transaktionsnutzen, der Verteilung der Last auf die verschiedenen Server und der Entwicklung der zeitlichen Last über Tage, Wochen und Monate

14.5 Unterstützung im Systembetrieb

495

14

Service und Support

R/3-Kunde

Early Watch

Abbildung 14.3 EarlyWatch Alert (© SAP AG)

• Serveranalyse mit Überprüfung der CPU-Auslastung, Speicherauslastung, Größe der Auslagerungen und Zugriffszeiten • Datenbankanalysen mit Sicht auf freien Speicher, Grenzwerten, Sicherungs- und Archivierungsverfahren; Prüfungen zur Plattenverteilung zum Optimieren der Zugriffszeiten Als Ergebnis einer solchen Systemvermessung erhält der Kunde ein Ergebnisprotokoll. In diesem wird auf Besonderheiten hingewiesen und es werden Empfehlungen des Herstellers zur Optimierung der Systemressourcen mitgeliefert.

14.5.2 mySAP Services Neben diversen anderen Serviceangeboten enthält der SAP Service Marketplace auch die Kategorie mySAP Services. Da das Angebot relativ umfassend ist, kann an dieser Stelle nur ein kurzer Überblick gegeben werden. Den besten Einstieg in diese Sammlung von Diensten bildet die sogenannte Solution Map, die entsprechend dem Produktlebenszyklus aufgebaut ist und Links zu den entsprechenden Themengebieten enthält.

Abbildung 14.4 Customer Services Network Solution Map (© SAP AG)

496

14 Darüber hinaus enthält die Kategorie mySAP Services Adressen der Support Center, ein Verzeichnis der SAP Partner, eine Medien-Bibliothek, ein Verzeichnis häufiger Kundenfragen (FAQ), ein Software Distribution Center für Downloads und viele weitere nützliche Links.

14.6 Consulting Unter der Überschrift »Business Solution« bieten sowohl SAP als auch herstellerunabhängige Softwareunternehmen Beratung an. Hierfür stehen erfahrene und auf bestimmte Themenbereiche spezialisierte Consultants zur Verfügung. Die Beratung kann sich auf die Erarbeitung von Konzeptionen ebenso wie die Realisierung von spezifischen Kundenanforderungen erstrecken. Informationen über das Angebot an Consultingleistungen erhält man ebenfalls auf dem SAP Service Marketplace. Die nachfolgende Auswahl von Beratungsthemen soll einen Eindruck von dem weit gefächerten Spektrum vermitteln. • Business Consulting • Bedarfsanalysen • Branchenlösungen • Change Management • Qualitäts- und Risikomanagement • Projektmanagement • IT-Strategie-Consulting • Planung der Hardware-Architektur • Hardware-Konfiguration • Datenarchivierung • Anwendungsentwicklung • Beratung bei Migrationsprojekten • SAP-Hosting-Lösungen • Sicherheitskonzeptionen

14.7 Schulung Schulungen werden von SAP für unterschiedliche Zielgruppen angeboten: • Kundenschulungen • SAP Consultant Education (für Berater) • Kundenindividuelle Schulungen • Geförderte Weiterbildung Seminare werden zudem auch von Bildungspartnern der SAP veranstaltet. Dies gilt besonders für die beiden letztgenannten Punkte (vgl. Abb. 14.5).

14.6 Consulting

497

14

Service und Support

Abbildung 14.5 Homepage der CDI GmbH

Im Folgenden wird das Schulungsangebot der SAP für ihre Kunden vorgestellt. Diese Seminare sind für die Mitarbeiter aller SAP-Kunden zugänglich und werden in Deutschland in derzeit fünf Schulungszentren durchgeführt. Je nach dem gewünschten Detaillierungsgrad werden die Seminare in drei Level eingeteilt. Es gibt Überblicksschulungen für Personen, die lediglich einen Eindruck von dem Funktionsumfang bestimmter Themenbereiche benötigen. Auf Sachbearbeiterebene werden Schulungen angeboten, welche die Anwendung der entsprechenden Funktionen zum Inhalt haben. Im dritten Level werden weiterführende Seminare zu Spezialthemen durchgeführt. Daneben gibt es noch sogenannte Delta-Seminare, in denen die Weiterentwicklung der Funktionalität in neuen Releases vorgestellt wird. Für umfangreichere Themengebiete werden Seminarketten empfohlen, wobei die Inhalte aufeinander aufbauen. Beispielsweise gibt es für den Bereich Controlling insgesamt 13 Seminare mit einer Dauer von jeweils zwei bis fünf Tagen. Einen Überblick über das komplette Schulungsangebot zeigt der Punkt »Schulung« in der Navigationsleiste der SAP-Homepage (www.sap.de). Dort findet man einen Link zum Schulungskatalog, der eine Kursbeschreibung aller Seminare enthält. Natürlich ist der Schulungskatalog auf Bestellung auch in gedruckter Form erhältlich.

498

14

Abbildung 14.6 Ausschnitt aus dem SAP-Online-Trainingskatalog (© SAP AG)

Darüber hinaus bietet die Funktion »Kurssuche« die Möglichkeit gezielt auf bestimmte Seminare zuzugreifen und in Erfahrung zu bringen, wo und wann der nächste Kurs stattfindet und wie viele Plätze dort noch frei sind. Sofern man die Berechtigung dazu besitzt, kann man das Seminar auch gleich online buchen. Diejenigen Schulungen der SAP AG, in denen ein R/3-System eingesetzt wird, werden mit Hilfe des IDES (Internet Demo and Evaluation System) durchgeführt. Es enthält mehrere Musterunternehmen, die modellhaft die wichtigsten Geschäftsprozesse in SAP R/3 abbilden. Anhand verschiedener Stamm- und Bewegungsdaten können hier umfangreiche Szenarien durchgespielt werden. Auch die Bildungspartner der SAP AG setzen IDES ein.

14.8 Fragen 1. In welche Unterpunkte lässt sich das Service- und Support-Angebot von SAP untergliedern? 2. Welche organisatorische Voraussetzung ist zur Nutzung des SAP Service Marketplace erforderlich? 3. Welche Besonderheit auf der Homepage des SAP Service Marketplace erleichtert die individuelle Nutzung? 4. Welcher Bestandteil des SAP Service Marketplace ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die am häufigsten genutzten Webpages?

14.8 Fragen

499

14

Service und Support

5. Bei der Erfassung von Kundenmeldungen gibt es eine Einrichtung, die den Anwender hierbei unterstützt. Um welche handelt es sich? 6. Welchen Nutzen hat der Kunde durch den GoingLive Check? 7. Welche Dienstleistung bietet SAP zur Früherkennung von Performanceproblemen und zu deren Diagnose? 8. Welche Informationsquelle gibt Auskunft über das Schulungsangebot der SAP?

14.9 Lösungen 1. In welche Unterpunkte lässt sich das Service- und Support-Angebot von SAP untergliedern? a) Bereitstellung von Informationen b) Beratung bei Problemen c) Unterstützung im Systembetrieb d) Consulting e) Schulung 2. Welche organisatorische Voraussetzung ist zur Nutzung des SAP Service Marketplace erforderlich? Zur Nutzung des SAP Service Marketplace ist eine Anmeldung mit einer Benutzerkennung und einem Passwort erforderlich. 3. Welche Besonderheit auf der Homepage des SAP Service Marketplace erleichtert die individuelle Nutzung? Die Homepage des SAP Service Marketplace kann vom Anwender durch eine frei bestimmbare Anordnung der Informationskategorien individuell gestaltet werden. 4. Welcher Bestandteil des SAP Service Marketplace ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die am häufigsten genutzten Webpages? Die so genannten Quick Links, die über die Navigationsleiste des SAP Service Marketplace erreichbar sind, stellen eine Sammlung der gebräuchlichsten Webseiten dar. 5. Bei der Erfassung von Kundenmeldungen gibt es eine Einrichtung, die den Anwender hierbei unterstützt. Um welche handelt es sich? Bei der Erfassung von Kundenmeldungen werden bestimmte Angaben über die Systemkonfiguration und zur Beschreibung des Problems benötigt, wozu der Meldungs Wizard dient. 6. Welchen Nutzen hat der Kunde durch den GoingLive Check? Der Kundennutzen besteht in einer Überprüfung der Installation durch Berater der SAP. Dadurch können das Antwortzeitverhalten und die Benutzerakzeptanz erhöht werden, die Systemressourcen optimal genutzt, Kernprozesse optimiert und Ausfallzeiten verhindert werden.

500

14 7. Welche Dienstleistung bietet SAP zur Früherkennung von Performanceproblemen und zu deren Diagnose? Zum Zweck der Frühdiagnose von Performanceproblemen und zur Diagnose bietet SAP den EarlyWatch Alert an. 8. Welche Informationsquelle gibt Auskunft über das Schulungsangebot der SAP? Informationen über das Schulungsangebot der SAP sind im Schulungskatalog zu finden, der in gedruckter Form und über den SAP Service Marketplace angeboten wird.

14.9 Lösungen

501

Anhang A Anwendungskomponenten

503

A

Anwendungskomponenten Auf den folgenden Seiten erhalten Sie einen Überblick über die Anwendungskomponenten von SAP R/3. Diese Zusammenstellung dokumentiert die umfassende und beeindruckende Funktionalität von SAP R/3. Die nachfolgenden Tabellen enthalten auch die Kurzzeichen, die in der Praxis sehr häufig gebraucht werden. In diesem Anhang finden Sie zuerst die Anwendungskomponenten der allgemeinen Funktionen • BC – Basis (engl.: Basic Components) • CA – Anwendungsübergreifende Komponenten (engl.: Cross-Applications) Danach folgen die Anwendungskomponenten der Anwendungsbereiche • AC – Rechnungswesen (engl.: Accounting) • HR – Personalwirtschaft (engl.: Human Resources) • LO – Logistik (engl.: Logistics)

A.1

BC - Basissystem

BC

Basis

Basic Components

BC-CST

Client/Server-Technologie

Client/Server Technology

BC-CUS

Customizing

Customizing

BC-NET

Netzwerkinfrastruktur

Network Infrastructure

BC-ABA

ABAP-Laufzeitumgebung

ABAP Runtime Environment

BC-SRV

Basis-Services/Kommunikationsschnittstellen

Basic Services/Communication Interfaces

BC-CCM

Computing-Center-Management-System

Computing Center Management System

BC-INS

Installationswerkzeuge

Installation Tools

BC-UPG

Upgrade allgemein

Upgrade – General

BC-CTS

Change & Transport-System

Change & Transport System

BC-OP

Betriebssystemplattformen

Operating System Platforms

BC-DB

Datenbankschnittstelle, Datenbankplattformen

Database Interface, Database Platforms

BC-FES

Frontend Services

Frontend Services

BC-DWB

ABAP-Workbench

ABAP Workbench

A.1 BC - Basissystem

505

A

Anwendungskomponenten

506

BC

Basis

Basic Components

BC-DOC

Dokumentations- und Übersetzungswerkzeuge

Documentation and Translation Tools

BC-SEC

Sicherheit

Security

BC-CI

Component Integration/Installation Windows Components

Component Integration/Installation Windows Components

BC-BMT

Business Management

Business Management

BC-MID

Middleware

Middleware

BC-CAT

CATT Computer Aided Test Tool

CATT Computer Aided Test Tool

BC-RRR

Ready-to-Run R/3

Ready-to-Run R/3

BC-BW

SAP Business Information Warehouse Extractors

SAP Business Information Warehouse Extractors

BC-ABA

ABAP-Laufzeitumgebung

ABAP Runtime Environment

BC-ABA-LA

Syntax, Compiler, Laufzeit

Syntax, Compiler, Runtime

BC-ABA-LI

Listverarbeitung

List Processing

BC-ABA-NL

Native Language Support

Native Language Support

BC-ABA-SC

System Components, Dynpro, RFC, Batch Input

System Components, Dynpro, RFC, Batch Input

BC-ABA-TO

Selektions-/Transaktionsvarianten, Log.DB, Selekt.Builder

Selection and Transaction Variants, Logical DBs, SelectScrns

BC-BE

Business Engineer

Business Engineer

BC-BE-CUS

Konfigurationswerkzeuge

Configuration Tools

BC-BE-ICM

Einführungsunterstützung

Implementation Support

BC-BE-RMC

Referenzmodell

Reference Model

BC-BMT

Business Management

Business Management

BC-CCM

Computing Center Management System

Computing Center Management System

BC-CCM-ADK

Archiving Development Kit

Archiving Development Kit

BC-CCM-API

Anwendungsprogrammierschnittstellen

Application Programming Interfaces

BC-CCM-BTC

Hintergrundverarbeitung

Background Processing

BC-CCM-CNF

Konfiguration

Configuration

BC-CCM-HAV

High Availability

High Availability

A BC-CCM-MON

Monitoring

Monitoring

BC-CCM-PRN

Druck- und Ausgabeverwaltung

Print and Output Management

BC-CCM-USR

Benutzer und Berechtigung

Users and Authorizations

BC-CI

Component Integration/ Installation Windows Components

Component Integration/ Installation Windows Components

BC-CI-BAPI

BAPI OCX

BAPI ActiveX

BC-CI-INST

Installation Windows Components (SAPSETUP)

Installation Windows Components (SAPSETUP)

BC-CI-OFFI

Office 97 Integration

Office 97 Integration

BC-CI-WEBR

WebRFC, WebReporting

WebRFC, WebReporting

BC-CTS

Change & Transport System

Change & Transport System

BC-CTS-CCO

Mandantenkopie

Client Copy

BC-CTS-LAN

Sprachentransport

Language Transport

BC-CTS-ORG

Workbench/Customizing Organizer

Workbench/Customizing Organizer

BC-CTS-TIP

Transportsystem Sammelhinweise

Transport System Composite Notes

BC-CTS-TLS

Transportwerkzeuge

Transport Tools

BC-CTS-TMS

Transport Management System

Transport Management System

Datenbankschnittstelle, Datenbankplattformen

Database Interface, Database Platforms

BC-DB BC-DB-ADA

ADABAS/D

ADABAS/D

BC-DB-DB2

DB2 for OS/390

DB2 for OS/390

BC-DB-DB4

DB2 for AS/400

DB2 for AS/400

BC-DB-DB6

DB2 Common Server

DB2 common server

BC-DB-DBI

DB-unabhängiges Datenbank-Interface

DB-Independent Database Interface

BC-DB-INF

Informix

Informix

BC-DB-MSS

Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server

BC-DB-OPS

Oracle Parallel Server

Oracle Parallel Server

BC-DB-ORA

Oracle

Oracle

BC-DWB

ABAP Workbench

ABAP Workbench

BC-DWB-CEX

Kundenerweiterungen

Customer Enhancements

BC-DWB-CUS

Customizing Tools

Customizing Tools

BC-DWB-DIC

ABAP Dictionary

ABAP Dictionary

A.1 BC - Basissystem

507

A

Anwendungskomponenten

508

BC-DWB-TOO

Tools: Editoren, Painter, Modeller

Tools: Editors, Painters, Modelers

BC-DWB-UTL

Utilities

Utilities

BC-FES

Frontend Services

Frontend Services

BC-FES-AIT

SAP Automation/Intelligent Terminal

SAP Automation/Intelligent Terminal

BC-FES-DEI

Desktop Integration

Desktop Integration

BC-FES-GRA

Grafik

Graphics

BC-FES-GUI

Grafische Benutzerschnittstelle

Graphical User Interface

BC-FES-INS

Frontend Installation

Frontend Installation

BC-FES-SEM

Session Manager

Session Manager

BC-INS

Installationswerkzeuge

Installation Tools

BC-INS-AS4

Installation und Upgrade AS/400

Installation and Upgrade for AS/400

BC-INS-KRN

Unix-Kernel und Registry Parameter

Unix-Kernel and Registry Parameters

BC-INS-NT

Installation Windows NT

Installation Windows NT

BC-INS-UNX

Installation Unix

Installation Unix

BC-OP

Betriebssystemplattformen

Operating System Platforms

BC-OP-AIX

IBM AIX

IBM AIX

BC-OP-AS4

IBM AS/400

IBM AS/400

BC-OP-BUL

Bull AIX

Bull AIX

BC-OP-DGL

Data General

Data General

BC-OP-DIG

Digital Unix

Digital Unix

BC-OP-HPX

HP-UX

HP-UX

BC-OP-NCR

NCR, Unix

NCR, Unix

BC-OP-NT

Windows NT

Windows NT

BC-OP-SEQ

Sequent Dynix/PTX

Sequent Dynix/PTX

BC-OP-SNI

SNI SINIX, ReliantUnix

SNI SINIX, ReliantUnix

BC-OP-SUN

Sun Solaris

Sun Solaris

BC-SEC

Sicherheit

Security

BC-SEC-SNC

Sichere Netzwerkkommunikation

Secure Network Communications

BC-SEC-SSF

Sicheres »Store and Forward«

Secure Store and Forward

A BC-SRV

Basis-Services/Kommunikationsschnittstellen

Basic Services/Communication Interfaces

BC-SRV-ARL

SAP ArchiveLink

SAP ArchiveLink

BC-SRV-COM

Kommunikationsschnittstellen

Communication Interfaces

BC-SRV-KPR

SAP Knowledge Provider

SAP Knowledge Provider

BC-SRV-OFC

SAPoffice Mail- und Ablagesystem

SAPoffice Mail and Archive System

BC-SRV-QUE

ABAP Query

ABAP Query

BC-SRV-REP

Reporting

Reporting

BC-SRV-SCR

SAPscript

SAPscript

BC-UPG

Upgrade allgemein

Upgrade – General

BC-UPG-OCS

Online Correction Support (Hot Packages, LCPs, CRTs ...)

Online Correction Support (Hot Packages, LCPs, CRTs ...)

BC-UPG-PRP

Upgrade-Vorbereitung

Upgrade Preparation

BC-UPG-RDM

README: Upgrade-Ergänzungen

README: Upgrade Supplements

BC-UPG-TLS

Upgrade-Werkzeuge

Upgrade Tools

A.2 CA – Anwendungsübergreifende Komponenten CA

Anwendungsübergreifende Komponenten

Cross-Application Components

CA-EUR

Europäische Währungsunion: Euro

European Monetary Union: Euro

CA-DMS

Dokumentenverwaltung

Document Management System

CA-CL

Klassensystem

Classification System

CA-CAD

CAD-Integration

CAD Integration

CA-BFA

Business Framework Architecture

Business Framework Architecture

CA-BP

Zentraler Geschäftspartner

SAP Business Partner

CA-GTF

Allgemeine Anwendungsfunktionen

General Application Functions

CA-PER

Personalization

Personalization

CA-EDI

IDoc-Schnittstelle für EDI

IDoc Interfaces for EDI

A.2 CA – Anwendungsübergreifende Komponenten

509

A

Anwendungskomponenten

CA

Anwendungsübergreifende Komponenten

CA-CAT

CATT-Anwendungen

Computer Aided Test Tool Applications

CA-OIW

Open Information Warehouse

Open Information Warehouse

CA-TS

Arbeitszeitblatt

Time Sheet

CA-ARC

Datenarchivierung

Archiving

CA-CUS

Globales Organisationscustomizing

Global Organization Customizing

Cross-Application Components

A.3 AC – Accounting

510

CO

Controlling

Controlling

CO-OM

Gemeinkosten-Controlling

Overhead Cost Controlling

CO-PC

Produktkosten-Controlling

Product Cost Controlling

CO-PA

Ergebnis- u. Marktsegmentrechnung

Profitability Analysis

EC

Unternehmenscontrolling

Enterprise Controlling

EC-PCA

Profit-Center-Rechnung

Profit Center Accounting

EC-BP

Unternehmensplanung

Business Planning

EC-CS

Konsolidierung

Consolidation

EC-EIS

Executive-InformationSystem

Executive Information System

FI

Finanzwesen

Financial Accounting

FI-GL

Hauptbuchhaltung

General Ledger Accounting

FI-LC

Konsolidierung

Consolidation

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung

Accounts Payable

FI-AR

Debitorenbuchhaltung

Accounts Receivable

FI-BL

Bankbuchhaltung

Bank Accounting

FI-AA

Anlagenbuchhaltung

Asset Accounting

FI-SL

Spezielle Ledger

Special Purpose Ledger

FI-FM

Haushaltsmanagement

Funds Management

FI-TV

Reisemanagement

Travel Management

IM

Investitionsmanagement

Investment Management

IM-FA

Sachinvestitionen

Capital Investments

A TR

Treasury

Treasury

TR-CM

Cashmanagement

Cash Management

TR-CB

Finanzmittelrechnung

Cash Budget Management

TR-TM

Treasurymanagement

Treasury Management

TR-LO

Darlehensverwaltung

Loans

TR-MRM

Marktrisikomanagement

Risk Management

CO-OM

Gemeinkostencontrolling

Overhead Cost Controlling

CO-OM-ABC

Prozesskostenrechnung

Activity-Based Costing

CO-OM-ACT

Leistungsarten

Activity Types

CO-OM-CCA

Kostenstellenrechnung

Cost Center Accounting

CO-OM-CEL

Kostenartenrechnung

Cost Element Accounting

CO-OM-IS

Informationssystem

Information System

CO-OM-OPA

Gemeinkostenaufträge

Overhead Orders

CO-OM-PRO

Gemeinkostenprojekte

Overhead Projects

CO-OM-STA

Statistische Kennzahlen

Statistical Key Figures

CO-PA

Ergebnis- u. Marktsegmentrechnung

Profitability Analysis

CO-PA-ACT

Werteflüsse im Ist

Flows of Actual Values

CO-PA-IS

Informationssystem

Information System

CO-PA-MD

Stammdaten

Master Data

CO-PA-SPP

Absatz- und Ergebnisplanung

Sales and Profit Planning

CO-PA-ST

Strukturen

Structures

CO-PA-TO

Werkzeuge

Tools

CO-PC

Produktkosten-Controlling

Product Cost Controlling

CO-PC-ACT

Istkalkulation/MaterialLedger

Actual Costing/Material Ledger

CO-PC-IS

Informationssystem Produktkosten-Controlling

Product Cost Controlling Information System

CO-PC-OBJ

Kostenträgerrechnung

Cost Object Controlling

CO-PC-PCP

Produktkostenplanung

Product Cost Planning

A.3 AC – Accounting

511

A

Anwendungskomponenten

512

EC-BP

Unternehmensplanung

Business Planning

EC-BP-PC

Planungskoordination

Planning Coordination

EC-BP-SP

Strategische Planung

Strategic Planning

EC-CS

Konsolidierung

Consolidation

EC-CS-CSF

Konsolidierungsfunktionen

Consolidation Functions

EC-CS-ICS

Zusatzfunktionen für integrierte Konsolidierung

Additional Functions of Integrated Consolidation

EC-CS-INT

Datentransfer und Schnittstellen

Data Transfer and Interfaces

EC-CS-IS

Informationssystem

Information System

EC-EIS

Executive Information System

Executive Information System

EC-EIS-DB

Datenbasis

Databasis

EC-EIS-DCM

Datenbeschaffung

Data Collection

EC-EIS-DD

Interaktive Recherche

Interactive Drilldown Reporting

EC-EIS-EX

Extras

Extras

EC-EIS-PL

Planung

Planning

EC-EIS-RP

Berichtsheft

Report Portfolio

EC-PCA

Profit Center Rechnung

Profit Center Accounting

EC-PCA-ACT

Istdaten

Actual Data

EC-PCA-BS

Grundeinstellungen

Basic Settings

EC-PCA-CB

Kalkulatorische Profit-CenterRechnung

Costing-Based Profit Center Accounting

EC-PCA-IS

Informationssystem

Information System

EC-PCA-LB

Buchhalterische Profit-CenterRechnung

Account-Based Profit Center Accounting

EC-PCA-MD

Stammdaten

Master Data

EC-PCA-PLN

Plandaten

Plan Data

EC-PCA-TL

Werkzeuge

Tools

EC-PCA-TP

Transferpreise

Transfer Prices

FI-AA

Anlagenbuchhaltung

Asset Accounting

FI-AA-AA

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-AA-CP

Konzernanforderungen

Group Requirements

A FI-AA-IS

Informationssystem

Information System

FI-AA-LM

Leasingabwicklung

Leasing Processing

FI-AA-SVA

Spezielle Bewertungen

Special valuation

FI-AP

Kreditorenbuchhaltung

Accounts Payable

FI-AP-AP

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-AP-IS

Informationssystem

Information System

FI-AR

Debitorenbuchhaltung

Accounts Receivable

FI-AR-AR

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-AR-CR

Kreditmanagement

Credit Management

FI-AR-IS

Informationssystem

Information System

FI-BL

Bankbuchhaltung

Bank Accounting

FI-BL-BF

Basisfunktionen

Basic Functions

FI-BL-BM

Bestandsdisposition

Cash Balance Management

FI-BL-IS

Informationssystem

Information System

FI-BL-MD

Stammdaten

Master Data

FI-BL-PT

Zahlungsverkehr

Payment Transactions

FI-FM

Haushaltsmanagement

Funds Management

FI-FM-AF

Weitere Funktionen

Additional Functions

FI-FM-BD

Basisdaten

Basic Data

FI-FM-BU

Budgetierung und Verfügbarkeitskontrolle

Budgeting

FI-FM-IN

Ist- und Obligofortschreibung

Actual Update and Commitment Update

FI-FM-IS

Informationssystem

Information System

FI-FM-PO

Buchung

Postings

FI-GL

Hauptbuchhaltung

General Ledger Accounting

FI-GL-B

Buchungskreiskonsolidierung

Company Code Consolidation

FI-GL-BA

Geschäftsbereichsbuchhaltung

Business Area Accounting

FI-GL-CP

Konsolidierungsvorbereitung

Preparation for Consolidation

FI-GL-CU

Währungsbuchhaltung

Foreign Currency Accounting

FI-GL-FL

Flexible Strukturen

Flexible Structures

FI-GL-GL

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-GL-IS

Informationssystem

Information System

A.3 AC – Accounting

513

A

Anwendungskomponenten

514

FI-LC

Konsolidierung

Consolidation

FI-LC-DD

Dezentrale Erfassung

Remote Data Entry

FI-LC-IS

Informationssystem

Information System

FI-LC-IS-EV

Auswertungen

Evaluations

FI-LC-LC

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-SL

Spezielle Ledger

Special Purpose Ledger

FI-SL-IS

Informationssystem

Information System

FI-SL-SL

Grundfunktionen

Basic Functions

FI-SL-VSR

Validierung, Substitution und Regeln

Validation, Substitution and Rules

FI-TV

Reisemanagement

Travel Management

FI-TV-COS

Reisekosten

Travel Expenses

FI-TV-IPY

Integration Personalabrechnung

Integration With Payroll

FI-TV-PL

Reiseplanung

Travel Planning

IM-FA

Sachinvestitionen

Capital Investments

IM-FA-IA

Maßnahmenanforderungen

Appropriation Requests

IM-FA-IE

Investitionsaufträge

Investment Orders

IM-FA-IP

Investitionsprogramme

Capital Investment Programs

IM-FA-IS

Informationssystem

Information System

IM-FA-PR

Projekte als Investitionsmaßnahmen

Projects as Investment Measures

TR-CB

Finanzmittelrechnung

Cash Budget Management

TR-CB-BD

Basisdaten

Basic Data

TR-CB-IN

Integration

Integration

TR-CB-IS

Informationssystem

Information System

TR-CB-PL

Planung

Planning

TR-CB-PO

Buchung

Posting

TR-CM

Cashmanagement

Cash Management

TR-CM-CM

Grundfunktionen

Basic Functions

A TR-LO

Darlehensverwaltung

Loans

TR-LO-AC

Darlehensbuchhaltung

Loans Accounting

TR-LO-IS

Informationssysteme

Information System

TR-LO-PO

Bestandsverwaltung

Portfolio

TR-LO-TM

Rahmendaten

Basic Data

TR-LO-TR

Geschäftsverwaltung

Transaction Management

TR-MRM

Marktrisikomanagement

Risk Management

TR-MRM-IS

Informationssysteme

Information System

TR-MRM-MD

Stammdaten

Master Data

TR-MRM-MT

Marktdaten

Market Data

TR-MRM-PA

Planung/Analyse

Planning/Analysis

TR-MRM-TO

Tools

Tools

TR-TM

Treasurymanagement

Treasury Management

TR-TM-AC

Treasury Buchhaltung

Treasury Accounting

TR-TM-IS

Informationssystem

Information System

TR-TM-PO

Bestandsverwaltung

Position Management

TR-TM-TM

Rahmendaten

Basic Data

TR-TM-TR

Geschäftsverwaltung

Transaction Management

A.4 HR – Human Resources PA

Personalmanagement

Personnel Management

PA-RC

Personalbeschaffung

Recruitment

PA-PA

Personaladministration

Personnel Administration

PA-BN

Arbeitgeberleistungen

Benefits

PA-PF

Altersversorgung

Pension Schemes

PA-IS

Personalinformationssysteme

HR Information Systems

PA-PD

Personalentwicklung

Personnel Development

PA-OS

Aufbauorganisation

Organizational Structure

PA-CM

Vergütungsmanagement

Compensation Management

PA-PM

Stellenwirtschaft

Human Resource Funds and Position Management

PA-ES

Mitarbeiter Self-Service

Employee Self-Service

PA-MA

HR Manager's Desktop

HR Manager's Desktop

A.4 HR – Human Resources

515

A

Anwendungskomponenten

PA-TV

Reisemanagement

Travel Management

PE

Veranstaltungsmanagement

Training and Event Management

PE-IN

Integration

Integration

PE-PR

Veranstaltungsvorbereitung

Training and Event Preparation

PE-OF

Veranstaltungsangebot

Business Event Catalog

PE-DA

Tagesgeschäft

Day-to-Day Activities

PE-RA

Wiederkehrende Arbeiten

Recurring Activities

PE-RE

Auskunftsmenü

Information Menu

PE-RPL

Raumbelegungsmanagement

Room Reservation Management

PT

Personalzeitwirtschaft

Personnel Time Management

PT-WS

Arbeitszeitplan

Work Schedule

PT-RC

Zeitdatenerfassung und -verwaltung

Time Data Recording and Administration

PT-SP

Personaleinsatzplanung

Shift Planning

PT-EV

Zeitauswertung

Time Evaluation

PT-IN

Integration mit anderen Applikationen

Integration with Other Applications

PT-IS

Informationssystem

Information System

PT-TL

Werkzeuge

Tools

A.5

516

LO – Logistics

LO

Logistik Allgemein

Logistics – General

LO-MD

Grunddaten Logistik

Logistics Basic Data

LO-PDM

Produktdatenmanagement

Product Data Management

LO-BM

Chargenverwaltung

Batches

LO-PR

Prognose

Forecast

LO-VC

Variantenkonfiguration

Variant Configuration

LO-ECH

Änderungsdienst

Engineering Change Management

LO-LIS

Logistik Informationssystem

Logistics Information System (LIS)

LO-MDS

Warenverteilung

Merchandise Distribution

A LO-SCI

Supply Chain Planning Interface

Supply Chain Planning Interfaces (SCPI)

LO-SRS

Integration SAP Retail Store

Integration SAP Retail Store

LO-ADM

Verkaufshilfsmittel-Management

Additionals Management

LO-RIS

Warenwirtschaftsinformationssystem

Retail Information System (RIS)

LO-MAP

Waren- und Sortimentsplanung

Merchandise and Assortment Planning

LO-TIM

Terminierung

Scheduling

LO-AB

Agenturgeschäft (Global Trade)

Agency Business (Global Trade)

MM

Materialwirtschaft

Materials Management

MM-CBP

Verbrauchsgesteuerte Disposition

Consumption-Based Planning

MM-PUR

Einkauf

Purchasing

MM-SRV

Externe Dienstleistungen

External Services Management

MM-IM

Bestandsführung

Inventory Management

MM-IV

Rechnungsprüfung

Invoice Verification

MM-IS

Informationssystem

Information System

MM-EDI

Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange

PM

Instandhaltung

Plant Maintenance

PM-EQM

Technische Objekte

Technical Objects

PM-PRM

vorbeugende Instandhaltung

Preventive Maintenance

PM-WOC

Instandhaltungsabwicklung

Maintenance Order Management

PM-PRO

Instandhaltungsprojekte

Maintenance Projects

PM-IS

Informationssystem

Information System

PP

Produktionsplanung und steuerung

Production Planning and Control

PP-BD

Grunddaten

Basic Data

PP-SOP

Absatz- und Produktionsgrobplanung

Sales and Operations Planning

PP-MP

Produktionsplanung

Master Planning

PP-CRP

Kapazitätsplanung

Capacity Requirements Planning

PP-MRP

Bedarfsplanung

Material Requirements Planning

PP-SFC

Fertigungsaufträge

Production Orders

PP-KAB

Kanban

KANBAN

A.5 LO – Logistics

517

A

Anwendungskomponenten

518

PP-REM

Serienfertigung

Repetitive Manufacturing

PP-ATO

Montage

Assembly Processing

PP-PI

Produktionsplanung Prozessindustrie

Production Planning for Process Industries

PP-PDC

Betriebsdatenerfassung

Plant Data Collection

PP-FLW

Flow Manufacturing

Flow Manufacturing

PP-IS

Informationssystem

Information System

PS

Projektsystem

Project System

PS-ST

Strukturen

Structures

PS-DOC

Dokument

Document

PS-COS

Kosten

Costs

PS-REV

Erlöse und Ergebnis

Revenues and Earnings

PS-CAF

Zahlungen

Payments

PS-DAT

Termine

Dates

PS-CRP

Ressourcen

Resources

PS-MAT

Material

Material

PS-CON

Rückmeldung

Confirmation

PS-SIM

Simulation

Simulation

PS-VER

Versionen

Versions

PS-PRG

Fortschritt

Progress

PS-WFL

Anbindung SAP Business Workflow

SAP Business Workflow Connection

PS-IS

Informationssystem

Information System

QM

Qualitätsmanagement

Quality Management

QM-PT

Qualitätsplanung

Quality Planning

QM-IM

Qualitätsprüfung

Quality Inspection

QM-QC

Qualitätslenkung

Quality Control

QM-CA

Qualitätszeugnisse

Quality Certificates

QM-QN

Qualitätsmeldungen

Quality Notifications

QM-IT

Prüfmittelverwaltung

Test Equipment Management

SD

Vertrieb

Sales and Distribution

SD-MD

Stammdaten

Master Data

SD-BF

Grundfunktionen

Basic Functions

SD-SLS

Verkauf

Sales

SD-FT

Außenhandel

Foreign Trade

SD-BIL

Fakturierung

Billing

A SD-CAS

Vertriebsunterstützung

Sales Support

SD-IS

Informationssystem

Information System

SD-EDI

Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange

SD-POS

POS-Interface

POS Interface

LO-MD

Grunddaten Logistik

Logistics Basic Data

LO-MD-MM

Materialstamm

Material Master

LO-MD-BP

Geschäftspartner

Business Partners

LO-MD-BOM

Stückliste

Bills of Material

LO-MD-SN

Serialnummern

Serial Numbers

LO-PR

Prognose

Forecast

LO-PR-MOD

Prognosemodelle

Forecast Models

LO-PR-SEL

Modellauswahl

Model Selection

LO-PR-MTD

Prognoseverfahren

Forecast Procedures

LO-PR-MON

Modellüberwachung

Model Monitoring

LO-PR-REF

Referenzmaterial in der Prognose

Reference Material in Forecast

LO-ECH

Änderungsdienst

Engineering Change Management

LO-ECH-MRC

Änderungsstammsatzverwaltung

Change Master Management

LO-ECH-OBJ

Angeschlossene Objekte

Linked Objects

LO-ECH-LST

Änderungsdienstlisten

Reporting

LO-ECH-CDK

Änderungsbelege

Change Documents

A.5 LO – Logistics

519

A

Anwendungskomponenten

LO-LIS

Logistik Informationssystem

Logistics Information System

LO-LIS-REP

Berichtswesen

Reporting

LO-LIS-PLN

Planung

Planning

LO-LIS-DC

Datenbeschaffung

Data Collection

LO-LIS-LIB

Logistik-Infobibliothek

Logistics Information Library

LO-LIS-EWS

Frühwarnsystem

Early Warning System

MM-CBP

520

Verbrauchsgesteuerte Disposition

Consumption Based Planning

MM-CBP-CBP

Verbrauchsgesteuerte Disposition

Consumption Based Planning

MM-CBP-POP

Planauftragsbearbeitung

Procurement Proposal

MM-PUR

Einkauf

Purchasing

MM-PUR-GF

Grundfunktionen

Basic Functions

MM-PUR-VM

Lieferant/Materialbeziehung und Konditionen

Vendor-Material Relationships and Conditions

MM-PUR-SQ

Bezugsquellen

Sources of Supply

MM-PUR-RFQ

Lieferantenanfrage/-angebot

RFQ/Quotation

MM-PUR-OA

Lieferantenrahmenverträge

Vendor Outline Agreements

MM-PUR-REQ

Bestellanforderungen

Purchase Requisitions

MM-PUR-PO

Bestellungen

Purchase Orders

MM-IM

Bestandsführung

Inventory Management

MM-IM-GF

Grundfunktionen

Basic Functions

MM-IM-GR

Wareneingang

Goods Receipt

MM-IM-GI

Warenausgang und Rücklieferung

Goods Issue and Return Delivery

MM-IM-ST

Umlagerung/Umbuchung

Stock Transfer/Transfer Posting

MM-IM-RS

Reservierungen

Reservations

A MM-IM-PI

Inventur

Physical Inventory

MM-IM-VP

Bilanzbewertungsverfahren

Balance Sheet Valuation Procedures

MM-IV

Rechnungsprüfung

Invoice Verification

MM-IV-GF

Grundfunktionen

Basic Functions

MM-IV-CA

Verrechnungskontenpflege

G/L Clearing Account Maintenance

MM-IS

Informationssystem

Information System

MM-IS-PU

Einkaufsinformationssystem

Purchasing Information System

MM-IS-IC

Bestandscontrolling

Inventory Controlling

MM-IS-VE

Lieferantenbeurteilung

Vendor Valuation

A.5 LO – Logistics

521

Stichwortverzeichnis ABAP-Programm, Variante 241 Abgleich 477 Aktivitätsgruppe 272 Altdatenübernahme 465 Anforderungen 436 Anforderungsanalyse 454 Apple 53 Archivverwaltung 471 ARIS 463 Assistent, Job Wizard 238 Aufbauorganisation 428 automatische Buchungen 363 B Batch-Input 249 Batch-Input-Verarbeitung 248 Batchjob Definition 237 Druckausgabe 248 Jobklasse 237, 240 Jobname 240 Startbedingungen siehe Starttermin 243

Status 246 Step 238 Zielserver 240 Batchverarbeitung Job siehe Batchjob 237 Step 237 Beleg 354 Belegart 355 Belegnummern 356 Benutzervorgaben 271 Berechtigung 266 Trace 273 Berichtswesen 470 Beschaffungsart 125 Bewegungsdaten 352

Bewertung 421 BTCI 251 BTCI-Mappen 251 Buchungskreis 418 Buchungskreise 348 Buchungsperiode 361 Buchungsperiodensteuerung 361 Buchungsschlüssel 355, 358 Business Blueprint 453 Business Workflow 432 D Dauerschnittstelle 465 Debitoren-, Kreditorenstammdaten 351 Direct Input 249 Dokumentation 455 E Einmalschnittstelle 465 Einsatzplanung 421 E-Mail siehe Spoolempfänger 241 Entscheidungsbefugnis 456 Erstinstallation 466 Erweiterung 464, 465 externe Nummernvergabe 473 Externe Schulung 460 F Fast Input 249 Finanzkreis 349 Funktion abbilden 473 Funktionsbereich 348 Funktionsbeschreibungen 210 Funktionstasten 74 G Gehaltsbudgets 434 Geschäftsbereich 348 Geschäftsjahre 359 Geschäftsjahresvariante 360 Going Live Check 494 Grunddaten 472

523

Stichwortverzeichnis

HALTEN DATEN 159 Hauptbuch 352 Hintergrundverarbeitung 237 Historienfähigkeit 420 I IDES 460, 461 Infotypen 420 Integration 441 Interface Adviser 465 interne Nummernvergabe 473 Interne Schulung 460 J Job einplanen 238 K Kalkulationsschema 362 Knowledge Ware 460 Kontenplan 350 Kontenrahmen 349 Kostenplanung 433 Kostenrechnungskreis 349 Kreditkontrollbereich 348 L Leitungsgremium 458 Lenkungsausschuß 458 LiveModel 463 LÖSCHEN DATEN 159 M Mandant 418, 466 Mandanten 347 Mappe 250 abspielen 252 Mappenauswertung 254 Mappenprotokoll 254 Mitarbeitergruppe 419 Mitarbeiterkreis 419 MM-MOB-Schnittstelle 465 MOTIF 53 N Nebenbücher 352 Negativerfassung 421 Nummernsystem 473 Nummernvergabe 125 Nutzungslast 466 O Organisationseinheit 418 Organisationsmanagement 426, 428 Organisationsstruktur 472 P PDC-Schnittstelle 465 Personalabrechnung 424 Personaladministration 420 Personaleinsatzplanung 421 Personalentwicklung 425, 426, 436 Personalkapazitätsplanung 422 Personalkostenplanung 433

524

Phase Organisation und Konzeption 454 Planstelle 273 Positiverfassung 421 Präsentationsprogramme 53 Produktionsanlauf 477 Produktionsstart 478 Produktionsvorbereitung 453 Produktivbetrieb 453 Produktivsystem 466, 476 Produktivumgebung einrichten 476 Projekt organisieren 457 Projektausschuss 458 Projektcontrolling 456 Projektfortschrittsbericht 455 Projektleitung 458 Projektsitzung 457 Projektsitzungen 457 Projektteam 458 Projektvorbereitung 452 Projektzeitplan 456 Prozess abbilden 473 Prozessverantwortlicher 459 Q Qualifikation 436 R Raumbelegungsplanung 439, 440 Realisierung 453 Report 470 Roadmap 451 S sapevt 244 SAPgui 476 Schnittstelle 465 Sichten des Materialstamms Buchhaltung 129 Disposition 129 Einkauf 128 Grunddaten 128 Lagerung 129 Prognose 129 Qualitätssicherung 129 Vertrieb 129 Skonto 365 Spoolempfänger 241 Stammdaten 351 Debitoren-, Kreditorenstammdaten 351

festlegen 473 Sachkontenstammdaten 351 Standardschnittstellen 250 Starttermin Periodenwerte 244 Statusmerkmale 428 Stellenbewertung 435

Stichwortverzeichnis

Step ABAP-Programm 241 Externes Kommando 241 Externes Programm 241 Steuerbuchungszeile 365 Steuerkennzeichen 362 SU53 273 Support 451 Symbole 74 Systemadministration organisieren 476 T Teilprojektteam 458 Testat 477 Testsystem 476 Tools 451 Trainingskonzept 460 U unterjährige Übernahme 476 Unternehmensorganisation abbilden 472 V Veranstaltungsmanagement 439 Vergütungsmanagement 434 VISIO 463 Vordrucke 222 Vorgehensmodell 452 W Web-Browser 53 Weisungsbefugnis 456 Werk 349 Windows_NT 53 Wirtschaftsprüfer 477 WORD 171 Workflow 273, 432 Z Zeitdatenerfassung 421 Zeitwirtschaft 421 Zusatzinfotypen 429 Zuständigkeit 272

525

Die CONSULTING GROUP GmbH, München wurde 1999 gegründet und ist seitdem hauptsächlich auf dem Sektor Beratung, Schulung und Projektmanagement tätig. Im Einzelnen sind dies: • Unterstützung in der Projektabwicklung, Projektmanangement • Geschäftsprozessgestaltung und -optimierung • Beratung und Realisierung von IT-Projekten in den Bereichen ERP, CRM, SRM, EP sowohl für Konzerne wie auch für den Mittelstand. • Training und Coaching der Mitarbeiter/Anwender zum effektiven Einsatz einer neuen IT-Standardsoftware (z.B. SAP® Software). • Migrationsberatung und -durchführung bei Releasewechsel einer bestehenden Anwendung • IT-Standardschulungen Insbesondere im SAP® Umfeld etablierte sich das Unternehmen dank zahlreicher Projekte in unterschiedlichen Branchen und Disziplinen. Mit der CDI verbindet die CONSULTING GROUP GmbH schon seit längerem eine erfolgreiche Zusammenarbeit, u. a. mit der Erstellung dieses neuen Fachbuches. Die Beiträge hierzu lieferten im Einzelnen folgende Autoren: Rudolf Rothfuss, zuständig für den Beitrag zu SCM.

Mathias Schulz, zuständig für den Beitrag zu SRM.

Peter Prokopczuk, zuständig für den Beitrag zu BI.

Gisela Gratzl, zuständig für die Beiträge CRM und EP.

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Zusatzdaten Möglicherweise liegt dem gedruckten Buch eine CD-ROM mit Zusatzdaten bei. Die Zurverfügungstellung dieser Daten auf der Website ist eine freiwillige Leistung des Verlags. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen.

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