IFLA Cataloguing Princples Vol 35: Report from the 5th IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, Pretoria, South Africa, 2007 (Ifla - Series on Bibliographic Control)

IFLA Cataloguing Principles: Steps toward an International Cataloguing Code, 5 / IFLA Principes de Catalogage: Pas vers un code international de catalogage, 5 / IFLA – Princípios de Catalogação: Passos para um Código Internacional de Catalogação, 5 Edited by / Éditée par / Editado por Barbara B. Tillett et al.

K. G. Saur

International Federation of Library Associations and Institutions Fédération Internationale des Associations de Bibliothécaires et des Bibliothèques Federação Internacional de Associações de Bibliotecários e Instituições Internationaler Verband der bibliothekarischen Vereine und Institutionen Международная Федерация Библиотечных Ассоциаций и Учреждений Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas

IFLA Series on Bibliographic Control Vol 35

IFLA Cataloguing Principles: Steps towards an International Cataloguing Code, 5 Report from the 5th IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, Pretoria, South Africa, 2007

IFLA Principes de Catalogage: Pas vers un code international de catalogage, 5

Rapport de la 5 ème réunion d’experts de l’IFLA sur un code international de catalogage, Pretoria, Afrique du Sud, 2007

IFLA – Princípios de Catalogação: Passos para um Código Internacional de Catalogação, 5

Relatório do 5 ° Encontro de Peritos da IFLA sobre um Código Internacional de Catalogação, Pretória, África do Sul, 2007 Edited by / Éditée par / Editado por Barbara B. Tillett, Tienie de Klerk, Hester van der W alt and Ana Lupe Cristán

K · G · Saur München 2008

IFLA Series on Bibliographic Control edited by Sjoerd Koopman The “IFLA Series on Bibliographic Control” continues the former “UBCIM Publications – New Series”.

Bibliographic information published by the Deutsche Nationalibliothek The Deutsche Nationalbibliothek lists this publication in the Deutsche Nationalbibliografie; detailed bibliographic data is available in the Internet at http://dnb.d-nb.de .

U

Printed on acid-free paper / Gedruckt auf säurefreiem Papier © 2008 by International Federation of Library Associations and Institutions, The Hague, The Netherlands Alle Rechte vorbehalten / All Rights Strictly Reserved K. G. Saur Verlag, München An Imprint of Walter de Gruyter GmbH & Co. KG All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system of any nature, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the prior written permission of the publisher .

Printed in the Federal Republic of Germany by S trauss GmbH, Mörlenbach

ISBN 978-3-598-24283-0

Table of Contents – Table des matières – Sumário

Acknowledgements Barbara Tillett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1

Preliminaries = Préliminaires = Preliminares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

Welcome address Joan F. de Beer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Allocution de bienvenue. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5 7

IME ICC5 – Welcome and Introduction from IFLA to the IME ICC5 participants Barbara B. Tillett. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10

Statement of International Cataloguing Principles Draft approved by the IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, 1st, Frankfurt, Germany, 2003 . . . . . . . . . . . . . . . .

13

International standards used in sub-Saharan Africa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

Country report: Ethiopia Kebenesh Gebreselassie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

33

Cataloguing rules in Ghana: a country report V. K. Fosu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

36

Lesotho country report ‘Mabafokeng Makara . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

40

Cataloguing in Malawi: a country report Foster Howse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

44

Country report: Namibia Irmela Buchholz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

47

Cataloguing practices in Senegal Henriette Tavares-Nkunku . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Les pratiques de catalogage au Sénégal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

50 55

V

Country report: Cataloguing in South Africa Susan Battison . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

60

Swaziland: country report Marion Chibambo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

68

Uganda: country report Eliz Nassali State. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

70

Presentations = Presentations = Relatórios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

73

Consolidated ISBD: a step forward Elena Escolano Rodríguez / Dorothy McGarry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ISBD consolidé: un pas en avant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ISBD consolidada: um passo em frente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

75 93 112

Brave new FRBR world Patrick Le Bœuf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le Meilleur des mondes de la FRBR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . O Admirável mundo novo do FRBR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

131 143 156

A Virtual International Authority File Barbara B. Tillett. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Un Fichier de Référence International Virtuel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Base Virtual Internacional de Autoridade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

169 185 201

Overview of the Draft Statement of Cataloguing Principles Barbara B. Tillett. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Principes de Catalogage: IME ICC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Visão geral do esboço da Declaração dos Principios de Catalogação . . . . . . . . . . .

217 235 255

Background Papers = Documents de Contexte = Ensaios . . . . . . . . . . . . . . . . . .

273

Author and title access point control – On the way national bibliographic agencies face the issue forty years after the Paris Principles Pino Buizza / Mauro Guerrini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Controle du point d’accès a l’auteur et au titre – Concernant la manière dont les agences bibliographiques font face à la question quarante ans après les Principes de Paris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Controle do ponto de accesso de autor e título – Sobre a maneira como as agências bibliográficas nacionais enfrentam o problema quarenta anos depois dos Princípios de Paris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VI

275

297

321

Corporate bodies from ICCP up to 2003 Mauro Guerrini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entidades coletivas do ICCP até 2003 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Class of materials concept and GMDs Ann Huthwaite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Concept de catégorie de document et mentions d’indication générale du type de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceito de classe de materiais e DGMs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Class of materials concept and GMDs, Comments on Ann Huthwaite Tom Delsey. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Concept de catégorie de document et mentions d’indication générale du type de document – Commentaires sur Ann Huthwaite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Conceito de classe de materiais e DGMs – Sobre o texto de Ann Huthwaite . . . . . From ISBD(S) to ISBD(CR) – A voyage of discovery and alignment Ingrid Parent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . De l’ISBD(S) à l’ISBD(CR) de la découverte à l’harmonisation . . . . . . . . . . . . . . . Das ISBD(S) à ISBD(CR) – Uma viagem de descoberta e alinhamento . . . . . . . . . Statement of Principles Adopted by The International Conference on Cataloguing Principles . . . . . . . . . . . « Principes de Paris » adoptés par la Conférence internationale sur les Principes de catalogage . . . . . . . . Exposição dos princípios adotados pelaconferência internacional sôbre princípios de catalogação. . . . . . . . .

345 372

401 408 417

425 430 436

442 450 459

468 475 482

IME ICC5 Working group recommendations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

489

IME ICC5 Working Groups. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working Group 1: Personal names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working Group 2: Corporate bodies. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working Group 3: Seriality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working Group 4: Uniform Titles and GMDs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working Group 5: Multipart items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

491 492 494 496 506 508

Appendices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

513

5th IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code . . . . . . . . . . . . Planning Committee members. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Working groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

515 516 518

VII

Participants. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Authors, contributors, editors, translators = Auteurs, redacteurs, collaborateurs et traducteurs = Autores, redatores, colaboradores y tradutores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

521

About IFLA – www.ifla.org. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

524

VIII

523

Acknowledgements Barbara Tillett The IFLA Cataloguing Section sponsored this fifth and final IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code (IME ICC5) that was held August 14-15, 2007 at the CSIR Conference Centre in Pretoria, South Africa. IFLA invited 53 participants from 27 countries, but due to budgetary constraints, 28 people attended from 10 countries (plus 4 countries represented by the Planning Committee members). There were no rule making bodies in this part of the world. The meeting and related activities were generously co-sponsored and hosted by the National Library of South Africa with assistance from the Library of Congress and OCLC. The IME ICC Planning Committee received administrative funding from IFLA to subsidize the costs of simultaneous translation and cover many of the general administrative costs. The National Library of South Africa covered additional administrative costs, including the meeting space, refreshments during breaks, etc. Their staff and other volunteers from South Africa graciously assisted with the meeting registration and local logistics, setting up the IME ICC5 Web page, preparing handouts of the agenda, background papers and presentations, providing attractive conference packages for each participant, name tags, photographs of IME ICC5 participants and meeting activities, and much more. OCLC PICA sponsored a most interesting conference dinner at the botanical garden in Pretoria. The Library of Congress in the United States also provided considerable support. Special thanks go to Joan de Beer, Assistant Director for the National Library of South Africa for her kind support throughout the meeting, and to Tienie de Klerk, who coordinated all the activities at the National Library of South Africa, including managing the budget, overseeing the local logistics, following up after the meeting to assure discussion of issues among the participants, helping to arrange translations, and assisting with compiling this report. Hester van der Walt on contract with the National Library of South Africa also assisted with local logistics and with the preparation of this report. Also I want to thank Ana Cristán of the Library of Congress for providing oversight and guidance on development of the Web site and preparation of this report of the proceedings and support with Spanish translations of announcements, drafts of the Principles and Glossary and the voting documents. A special note of appreciation goes to the various translators during this final stage of voting among the participants and preparing the texts for worldwide review especially, for the Arabic: Iman Khairy and Ola Omar – Bibliotheca Alexandrina; for the Chinese: Ben Gu, LIU Suquing, LIN Ming – National Library of China, and WANG Shaoping – Shanghai Jiaotong University Library; for the French: Françoise Bourdon and Marcelle Beaudiquez – Bibliothèque national de France; for the German: Susanne Oehlschläger – Deutsche Nationalbibliothek; for the Italian: Cristina Magliano – ICCU, and Mauro Guerrini – Università di Firenze; for the Japanese: Yukio Yokoyama – National Diet Library; for 1

the Korean: Jaesun Lee – National Library of Korea, Tae Soo Kim – Yonsei University, and Jung Hyun Kim – Seoul National University Library; for the Portuguese: Lidia Alvarenga and Márcia Milton Vianna – Universidade Federal de Minas Gerais; and for Spanish: Elena Escolano Rodríquez – Biblioteca Nacional de España. Their efforts have enabled that this review will indeed be an international collaboration. Finally, I wish to personally thank the members of the IFLA Cataloguing Section and FRBR Review Group, who were in Pretoria with me to provide background about IFLA initiatives that are relevant to our work at this important meeting: Ms. Judy Kuhagen from the United States Library of Congress who is the current chair of the IFLA Cataloguing Section; Professor Mauro Guerrini from Italy who is the President of the Italian Library Association and an original member of our IME ICC Planning Committee; Ms. Elena Escolano from Spain, who is chair of the ISBD Review Group; and Ms. Pat Riva from Canada, who is the chair of the FRBR Review Group in IFLA. Thanks also go to the IME ICC5 participants who contributed their country reports. The meeting was held in English and French, and we have provided texts of most of the papers in this report in English, French, and Portuguese where possible. Those translations not available at the time of publication will be added as received on the IME ICC5 web site at http://www.imeicc5.com.

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Preliminaries = Préliminaires = Preliminares

Welcome address Joan F. de Beer Deputy National Librarian National Library of South Africa

Ladies and Gentlemen, Dr. Tillett, Ms. Kuhagen, Distinguished Colleagues When one is asked to welcome delegates to one’s country, it is an honour. But when you are called upon to welcome such a distinguished gathering, a meeting of experts such as yourselves, it is really a very special honour and a privilege, and indeed a very pleasant task to perform. May I thus extend a special word of welcome to all our foreign delegates and a warm welcome to our fellow Africans, our colleagues from neighbouring countries and the rest of the African continent, and colleagues from adjoining areas just off the African coast. To my South African colleagues, many of whom have also become friends over the years through prosperous times and adverse periods, welcome. It is my privilege to welcome you all to South Africa and to Pretoria, on behalf of the National Library of South Africa and the National Librarian, Mr. John Tsebe, who has an official obligation elsewhere to fulfill today and sends greetings to you all. On his behalf it is my pleasure to welcome you all to our country and to this event. I have been asked to mention some of the distinguished speakers and visitors that we have the honour of hosting and who are giving so willingly and in the true spirit of global cooperation, of their time and sharing their expertise and knowledge with us all. We have with us Dr. Barbara Tillett, who has been such a staunch supporter and solid mentor to my colleague Tienie de Klerk in the arrangements for this workshop. We also welcome here Ms. Pat Riva, Ms. Elena Escolano, Prof. Mauro Guerrini, and Ms. Judy Kuhagen who have all contributed over many years, with enthusiasm and dedication, to the work of the IFLA Expert Meetings and will undoubtedly do so again at this, the Fifth Meeting of Experts on an international cataloguing code. We also acknowledge with great appreciation the assistance provided by Ms. Ana Lupe Cristán in preparation for the workshop, but who is unfortunately not able to attend. We thank Ana in her absence and ask her colleagues to convey our appreciation to her for the sterling work she has done to make wider participation possible and to enhance understanding of the work. Although they are not present, we are appreciative of the translation efforts of Inês Cordeiro and Françoise Bourdon and their colleagues of the National Libraries of Portugal and France, for the French and Portuguese translations of the 1961 Paris Principles, ensuring thus that all the participants at this Meeting of Experts have access to the most fundamental documents during discussions. 5

Dear colleagues, I trust that your meeting will be fruitful and the discussions and deliberations will have the desired outcome and render useful results which will bring you closer to the desired international cataloguing code we need and have been working towards. I am not a good Internet user or web searcher at all. Every time that I search for information I need, and very often fail to find it, I realise how much I miss the order, structure and rules, the codes and standards of a card catalogue or a structured database and OPAC when searching on the Internet. Then I again appreciate catalogues for the ordered and organized search instruments and finding tools that they are. Then I confess that I understand them so much better than I do the chaos and clutter of the cyber world. The dedication and commitment with which professionals in the field, like the participants of IME, search for the creation of order to make information more accessible and findable are much needed qualities in our time and age. I salute you both as library user and as library manager. May you use the next two days fruitfully to apply your skills, knowledge, and expertise with your usual dedication and commitment towards attainment of your goal to finalize the international cataloguing code, which can provide the access to the global user at a time of much needed global information and a shrinking world geographically, but exploding with information. Welcome address: In previous centuries it was said that there is always something new coming from Africa – Ex Africa semper aliquid nova. May your deliberations find answers to the problems you have already identified and solutions to new ones you may meet and may yet discover during your discussions. You have already made good progress, as I gather from your reports on the four previous meetings. I sincerely hope that the results of this meeting of IME ICC5 will be the culmination of the good work done hitherto. The National Library of South Africa and its predecessors, the State Library and the South African Library, have a proud and long record of excellent bibliographic work. It therefore gives me great pleasure to welcome you all to this meeting and to wish you success. It is an honour for the National Library to be hosting you. May you constantly keep in mind that our task as cataloguers, indexers, creators, and inventors of codes, systems, procedures, and lists is only to facilitate access, to make information accessible, to open the world of literature to the user, and to create the instruments to unlock information and sources of information. Our task is not to bar access to information through difficult codes and protocols, nor to create for the sake of creation, but to give readers access. I trust that your work serves this purpose fully. Welcome to all of you and again, I wish you a productive two days of deliberations and hard work. 6

Joan de Beer

Allocution de bienvenue Joan F. de Beer Bibliothécaire Nationale Directrice Adjointe Bibliothèque Nationale de l’Afrique du Sud

Mesdames et Messieurs, Dr. Tillett, Mme Kuhagen, Honorables collègues Lorsque l’on est invité à accueillir des délégués dans son pays, c’est un honneur. Toutefois, s’il vous est demandé d’accueillir d’illustres invités à une réunion, une réunion d’experts tels que vous-mêmes, c’est réellement un honneur très spécial et un privilège, et en effet une tâche très agréable à accomplir. Permettez-moi donc de souhaiter la bienvenue particulièrement à tous nos délégués étrangers et aussi de manifester un chaleureux accueil à nos pairs Africains, à nos collègues des pays voisins et du reste du continent africain ainsi qu’aux collègues des régions limitrophes juste au large des côtes africaines. À mes collègues Sud-africains, dont beaucoup sont devenus des amis au cours des années de prospérité et de périodes difficiles, bienvenus. C’est un privilège pour moi de vous recevoir tous en Afrique du Sud et à Pretoria, au nom de la Bibliothèque Nationale de l’Afrique du Sud et du Bibliothécaire National, Mr. John Tsebe, qui aujourd’hui, a un engagement officiel ailleurs et vous transmets ses salutations à tous. En son nom, il est de mon plaisir de vous accueillir dans notre pays et à cet événement.

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J’ai été invitée à annoncer certains des illustres orateurs et visiteurs que nous avons l’honneur d’avoir parmi nous et qui concèdent si volontairement et dans un réel esprit de coopération mondiale, de leur temps et partagent leurs expertise et connaissance avec nous. Nous avons avec nous Dr. Barbara Tillett, qui a été un appui si dévoué et un solide mentor pour ma collègue Tienie de Klerk dans l’organisation de cet atelier de travail. Nous souhaitons également la bienvenue ici à Mme Pat Riva, à Mme Elena Escolano, à Prof. Mauro Guerrini, et à Mme Judy Kuhagen qui tous ont contribué pendant beaucoup d’années, avec enthousiasme et dévouement aux travaux des Réunions d’Experts de l’IFLA et feront assurément de même pour la Cinquième Réunion de l’ICC. Nous reconnaissons également avec énormément d’appréciation, l’assistance de Mme Ana Lupe Cristán dans la préparation de cet l’atelier de travail, mais qui malheureusement n’est pas en mesure d’être là. Bien qu’Ana soit absente, nous lui exprimons nos sincères remerciements et demandons à ses collègues de lui transmettre notre appréciation pour les excellents travaux qu’elle a entrepris afin de permettre une plus grande participation et améliorer la conception du travail. Bien qu’ils soient aussi absents, nous sommes reconnaissants des efforts de traduction d’Inês Cordeiro et de Françoise Bourdon ainsi que de ceux de leurs collègues pour les traductions en langues françaises et portugaises, afin de s’assurer que les participants français et portugais aient accès aux documents les plus fondamentaux pendant des débats. Chers collègues, j’espère que votre réunion sera prolifique et que les débats et les délibérations aboutiront aux résultats attendus et fourniront des conclusions utiles qui vous rapprocheront de plus près au code international catalogué souhaité dont nous avons besoin et travaillé pour y aboutir. Je ne suis pas du tout un bon internaute ou chercheur de Web. Chaque fois que je recherche des informations dont j’ai besoin mais que le plus souvent je n’arrive pas à trouver, je me rends tellement compte de l’absence de l’ordre, la structure et les règles, les codes et les normes d’un fichier de bibliothèque ou d’une base de données structurées et OPAC, lors de ces recherches sur l’Internet. Alors j’apprécie de nouveau les instruments catalogués de recherche par ordre et par classification que sont les outils de recherche. Alors j’admets que je comprends cela beaucoup mieux que le chaos et le désordre de l’univers du cyber. Le dévouement et l’engagement avec lesquels les professionnels de ce domaine, comme les adeptes de la recherche d’IME pour la création de l’ordre afin de rendre l’information plus accessible et trouvable, sont des qualités si nécessaires à notre temps et notre âge. Je vous salue à la fois en tant qu’utilisateur de bibliothèque et administrateur de bibliothèque. Puissiez-vous consacrer fructueusement les deux prochains jours à appliquer vos connaissances, votre savoir et expertise avec le dévouement et l’engagement habituels dans la réalisation du but à atteindre, afin de finaliser le code international catalogué 8

qui peut fournir l’accès à l’utilisateur universel à un moment où l’information universelle s’avère si nécessaire et dans un monde réduit géographiquement mais qui regorge d’information. Dans les siècles passés, l’on disait qu’il y avait toujours quelque chose nouveau qui venait de l’Afrique – Ex Africa semper aliquid nova. Puissent vos débats trouver des réponses aux problèmes que vous avez déjà identifiés et des solutions aux récents que vous pourrez rencontrer et toutefois découvrir pendant vos débats. Me référant à vos rapports sur les quatre réunions précédentes, vous avez déjà accompli un bon progrès. J’espère sincèrement que les résultats de cette réunion d’IME ICC5 seront le point culminant du bon travail effectué jusqu’ici. La Bibliothèque Nationale de l’Afrique du Sud et ses prédécesseurs, la Bibliothèque d’Etat et la Bibliothèque Sud-africaine ont une archive digne d’un long et excellent travail bibliographique. Pour cette raison, c’est pour moi un grand plaisir de vous accueillir à cette réunion et de vous souhaiter plein succès. C’est un honneur pour la Bibliothèque Nationale de vous recevoir. Puissiez vous avoir constamment à l’esprit qu’en tant que catalogueurs, indexeurs, créateurs et inventeurs de codes, systèmes, procédures et de listes, notre tâche est purement de faciliter l’accès, rendre l’information accessible, d’ouvrir le monde de la littérature à l’utilisateur, et de créer les instruments pour débloquer l’information et les sources d’information. Notre tâche n’est pas d’empêcher l’accès à l’information par des codes et des protocoles difficiles, ni de créer pour un besoin de création, mais de permettre l’accès aux lecteurs. J’ai foi que votre travail s’inscrit entièrement dans cet intérêt. Bienvenue à tous et encore une fois, je vous souhaite deux jours de débats productifs et de travaux assidus. Je vous remercie.

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Barbara Tillett

IME ICC5 Welcome and Introduction from IFLA to the IME ICC5 participants Barbara B. Tillett, Ph.D. Chair, IME ICC Planning Committee

Welcome to you all from IFLA – the International Federation of Library Associations and Institutions! You all are making history today and tomorrow by participating in this meeting of cataloguing experts. It is part of a series of regional meetings around the world to reach agreement on cataloguing principles and to all think about the possibility of sharing an international cataloguing code that would meet the needs of our users and enable global access to our information. We are holding this final meeting to include the countries in sub-Saharan Africa, and I thank you for coming here to represent your country and to share your cataloguing expertise. Although not all the countries could send representatives, we have made every effort to identify representatives from those not able to be with us today, so they could participate through our email mailing lists. IFLA is trying to be sure we hear from everyone, and your ideas and suggestions are important to this process. In 2001, Natalia Kasparova from the Russian State Library in Moscow, who was then a member of the IFLA’s Cataloguing Section, reminded us that it had been 40 years since the Paris Principles, and that those principles were in need of updating for today’s environment of online catalogues and Web OPACS (online public access catalogues). It took more than two years to finally meet in 2003 at the first IME ICC meeting in Frankfurt, Germany. 10

We are now at the fifth in this series of regional meetings of rule makers and cataloguing experts. The second meeting was in Buenos Aires, Argentina for the Latin American and Caribbean experts. The third in Cairo, Egypt for the Arabic speaking Middle East, including northern African countries. The fourth was in Seoul, Korea for the Asian part of the world that included the three rule making bodies in China, Korea, and Japan. The purpose of these meetings is to examine the draft Statement of International Cataloguing Principles and to reach worldwide agreement on this statement. We also want to agree on some key terms for cataloguing. Our goal is to be able to share cataloguing information worldwide by promoting standards for the content of bibliographic and authority records used in library catalogues. We especially want to meet the needs of our local users and still enable global access to and reuse of our bibliographic information. These two days will be filled with a lot of work and be followed by more work to reach international agreement. During today and tomorrow we will focus our attention on updating the “Paris Principles” of 1961, incorporating terminology and concepts from some recent IFLA initiatives, like the ISBD – International Standard for Bibliographic Description, the Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR), and a Virtual International Authority File. In the five Working Groups tomorrow we will explore ways to reach greater harmonization of rules in the areas of personal names, corporate names, seriality, uniform titles, and multipart structures. You will be making recommendations for any changes you wish to propose to the Statement of International Cataloguing Principles and Glossary or to confirm your approval of the statement as drafted so far. Following the meeting, we will have a voting document for you all to agree on the recommendations you wish to make as IME ICC5. Once you agree, that voting document will also go to the former participants in the other IME ICC meetings to see if we can reach agreement with all of them. You have a copy of the discussion that followed the last meeting in Asia, where we still have not yet reached full agreement on some of the issues. Hopefully between now and the end of this calendar year, we can resolve all those issues and develop an agreed final version of the “Statement of principles”. It will then go out for worldwide review to assure broader consideration among many different communities – not just libraries. There will be a published report of this meeting, just as there have been reports for the previous meetings, and once again we are encouraging you to submit country reports of the situation in your own country with respect to cataloguing rules and practices. This is not only a working meeting! A very important part of these regional meetings is to get to know each other and to have a chance to talk during more informal surroundings – especially at the OCLC-sponsored dinner. Yes, we will be working, but 11

we also want this to be a memorable and enjoyable experience. It will certainly be an historic event, and you each have a part to play in representing your country and sharing what you learn here and bringing your ideas to the attention of librarians in your country when you return home. You also will be involved in the continuing discussions with the rest of the cataloguing world. I wish us all the very best in this good work and an enjoyable time here in Pretoria, and I look forward to working with you all on this important initiative. A few words about the logo – the bottom half represents the major cities of the world and the top half is the upside-down skyline or other symbol of the host city. I again welcome you to this meeting and look forward to getting to know you all better. Welcome.

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Statement of International Cataloguing Principles Draft approved by the IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, 1st, Frankfurt, Germany, 2003 with agreed changes from the IME ICC2 meeting, Buenos Aires, Argentina, 2004 from the IME ICC3 meeting, Cairo, Egypt, 2005 from IME ICC4 meeting, Seoul, Korea, 2006 (those not yet approved and needing further discussion from IME ICC4 shown in bold italics) and recommendations from the IME ICC5 meeting, Pretoria, South Africa, 2007, underscored Introduction The Statement of Principles – commonly known as the “Paris Principles” – was approved by the International Conference on Cataloguing Principles in 19611. Its goal of serving as a basis for international standardization in cataloguing has certainly been achieved: most of the cataloguing codes that were developed worldwide since that time followed the Principles strictly, or at least to a high degree. Over forty years later, having a common set of international cataloguing principles has become even more desirable as cataloguers and their clients use OPACs (Online Public Access Catalogues) around the world. Now, at the beginning of the 21st century, an effort has been made by IFLA to adapt the Paris Principles to objectives that are applicable to online library catalogues and beyond. The first of these objectives is to serve the convenience of the users of the catalogue. These new principles replace and broaden the Paris Principles from just textual works to all types of materials and from just the choice and form of entry to all aspects of the bibliographic and authority records used in library catalogues.

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International Conference on Cataloguing Principles (Paris : 1961). Report. – London : International Federation of Library Associations, 1963, p. 91-96. Also available in: Library Resources and Technical Services, v.6 (1962), p. 162-167; and Statement of principles adopted at the International Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961. – Annotated edition / with commentary and examples by Eva Verona . – London : IFLA Committee on Cataloguing, 1971.

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The following draft principles cover: 1. Scope 2. Entities, Attributes, and Relationships 3. Functions of the Catalogue 4. Bibliographic Description 5. Access Points 6. Authority Records 7. Foundations for Search Capabilities These new principles build on the great cataloguing traditions of the world,2 and also on the conceptual models of the IFLA documents Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) and Functional Requirements for Authority Data (FRAD), which extend the Paris Principles to the realm of subject cataloguing. It is hoped these principles will increase the international sharing of bibliographic and authority data and guide cataloguing rule makers in their efforts to develop an international cataloguing code. Objectives for the construction of cataloguing codes There are several objectives that direct the construction of cataloguing codes3. The highest is the convenience of the user. • Convenience of the user of the catalogue. Decisions taken in the making of descriptions and controlled forms of names for access should be made with the user in mind. • Common usage. Normalized vocabulary used in descriptions and access should be in accord with that of the majority of users. • Representation. Entities in descriptions and controlled forms of names for access should be based on the way an entity describes itself. • Accuracy. The entity described should be faithfully portrayed. • Sufficiency and necessity. Only those elements in descriptions and controlled forms of names for access that are required to fulfill user tasks and are essential to uniquely identify an entity should be included. • Significance. Elements should be bibliographically significant. • Economy. When alternative ways exist to achieve a goal, preference should be given to the way that best furthers overall economy (i.e., the least cost or the simplest approach).

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Cutter, Charles A.: Rules for a dictionary catalog. 4th ed., rewritten. Washington, D.C.: Government Printing office. 1904, Ranganathan, S.R.: Heading and canons. Madras [India]: S. Viswanathan, 1955, and Lubetzky, Seymour. Principles of Cataloging. Final Report. Phase I: Descriptive Cataloging. Los Angeles, Calif.: University of California, Institute of Library Research, 1969. Based on bibliographic literature, especially that of Ranganathan and Leibniz as described in Svenonius, E. The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge, Mass.: MIT Press, 2000, p. 68.

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• Standardization. Descriptions and construction of access points should be standardized as far as possible. This enables greater consistency, which in turn increases the ability to share bibliographic and authority records. • Integration. The descriptions for all types of materials and controlled forms of names of entities should be based on a common set of rules, to the extent as far as possible. The rules in a cataloguing code should be • Defensible and not arbitrary. It is recognized that at times these objectives may contradict each other and a defensible, practical solution will be taken. [With regard to subject thesauri, there are other objectives that apply but are not yet included in this statement.] 1. Scope The principles stated here are intended to guide the development of cataloguing codes. They apply to bibliographic and authority records and current library catalogues. The principles also can be applied to bibliographies and data files created by libraries, archives, museums, and other communities. They aim to provide a consistent approach to descriptive and subject cataloguing of bibliographic resources of all kinds. The highest principle for the construction of cataloguing codes should be the convenience of the users of the catalogue. 2. Entities, attributes, and relationships 2.1. Entities in bibliographic records For the creation of bibliographic records the following entities, covering products of intellectual or artistic endeavour, are to be considered: Work Expression Manifestation Item. 4 2.1.1. A description is based on the item as representative of the manifestation and may include data relating to work(s) and expression(s). Bibliographic records should typically reflect manifestations. These 4

Work, expression, manifestation, and item are the Group 1 entities described in the FRBR/FRAD model.

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manifestations may embody a collection of works, an individual work, or a component part of a work. Manifestations may appear in one or more physical units. In general, a separate bibliographic record should be created for each physical format (manifestation). 2.2. Entities in authority records Authority records should document controlled forms of names at least for persons, families, corporate bodies5, and subjects. Entities that serve as the subjects of works include: Work Expression Manifestation Item Person Family Corporate Body Concept Object Event Place.6 2.3. Attributes The attributes that identify each entity should be used as data elements in bibliographic and authority records. 2.4. Relationships Bibliographically significant relationships among the entities should be identified through the catalogue. 3. Functions of the catalogue The functions of the catalogue are to enable a user7: 3.1. to find bibliographic resources in a collection (real or virtual) as the result of a search using attributes or relationships of the resources: 3.1.1. to locate a single resource 3.1.2. to locate sets of resources representing all resources belonging to the same work 5 6

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Persons, families, and corporate bodies are the Group 2 entities described in the FRBR/FRAD model. Concept, object, event, and place are the Group 3 entities described in the FRBR/FRAD model. [Note: Additional entities may be identified in the future, such as FRAD’s Trademarks, Identifiers, etc. (to update as needed when the FRAD report is ‘final.’)] 3.1–3.5 are based on: Svenonius, Elaine. The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge, MA: MIT Press, 2000. ISBN 0-262-19433-3

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all resources belonging to the same expression all resources belonging to the same manifestation all works and expressions of a given person, family, or corporate body all resources on a given subject all resources defined by other criteria (such as language, country of publication, publication date, physical format, etc.) usually as a secondary limiting of a search result.8 3.2. to identify a bibliographic resource or agent (that is, to confirm that the entity described in a record corresponds to the entity sought or to distinguish between two or more entities with similar characteristics); 3.3. to select a bibliographic resource that is appropriate to the user’s needs (that is, to choose a resource that meets the user’s requirements with respect to content, physical format, etc. or to reject a resource as being inappropriate to the user’s needs); 3.4. to acquire or obtain access to an item described (that is, to provide information that will enable the user to acquire an item through purchase, loan, etc. or to access an item electronically through an online connection to a remote source); or to acquire or obtain an authority record or bibliographic record. 3.5. to navigate within a catalogue (that is, through the logical arrangement of bibliographic information and presentation of clear ways to move about, including presentation of relationships among works, expressions, manifestations, and items). 4. Bibliographic description 4.1. The descriptive portion of the bibliographic record should be based on an internationally agreed standard.9 4.2. Descriptions may be at several levels of completeness, based on the purpose of the catalogue or bibliographic file.

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It is recognized that, due to economic restraints and cataloguing practices, some library catalogues will lack bibliographic records for components of works or individual works within works. For the library community that currently is the International Standard Bibliographic Description.

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5. Access points 5.1. General Access points for retrieving bibliographic and authority records must be formulated following the general principles (see 1. Scope). They may be controlled or uncontrolled. Uncontrolled access points may include such things as the title proper as found on a manifestation or keywords added to or found anywhere in a bibliographic record. Controlled access points include the authorized and variant forms of names and subjects given to entities in order to provide access to bibliographic and authority records. Controlled access points provide the consistency needed for locating sets of resources and must be normalized following a standard. These normalized authorized forms (also called “authorized headings”) should be recorded in authority records along with variant forms used as references. 5.1.1. Choice of access points 5.1.1.1. Include as access points to a bibliographic record the titles of works and expressions (controlled) and titles of manifestations (usually uncontrolled) and the controlled forms of names of the creators of works. In the case of corporate bodies as creators, access by corporate name is limited to works that are by their nature necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body, even if signed by a person in the capacity of an officer or servant of the corporate body, or when the wording of the title, taken in conjunction with the nature of the work, clearly implies that the corporate body is collectively responsible for the content of the work. Additionally provide access points to bibliographic records for the controlled forms of names of other persons, families, corporate bodies, and subjects deemed to be important for finding, identifying, and selecting the bibliographic resource being described. 5.1.1.2. Include as access points to an authority record, the authorized form of name for the entity, as well as the variant forms of name. Additional access may be made through related names. 18

[moved 5.1.2–5.2.4 to section 6] 5.1.2. Choice of Names for Authorized Headings The authorized heading for an entity should be the preferred form of name that identifies the entity in a consistent manner, either as predominantly found on manifestations or a well-accepted name suited to the users of the catalogue (e.g., ‘conventional name’). 5.1.2.1. If a person, family, or a corporate body uses variant names or variant forms of names, one name or one form of name should be chosen as the authorized heading for each distinct persona. 5.1.2.1.1. When variant forms of the name are found in manifestations and/or reference sources, and this variation is not based on different presentations of the same name (e.g., full and brief forms), preference should be given 5.1.2.1.1.1. to a commonly known (or conventional) name rather than the official name, where this is indicated; or 5.1.2.1.1.2. to the official name, where there is no indication of a commonly known or conventional name. 5.1.2.1.2. If the corporate body has used in successive periods different names that cannot be regarded as minor variations of one name, each significant name change should be considered a new entity and the corresponding authority records for each entity should be linked by see-also (earlier/later) references. 5.1.2.2. If there are variant titles for one work, one title should be chosen as uniform title. 5.1.2.3. The variant forms of names not selected as the authorized heading for an entity should be included in the authority record for that entity to be used as references or alternate display forms. 5.1.3. Language of Authorized Heading When names have been expressed in several languages, preference should be given to a heading based on information found on manifestations of the expression in the original language and script; but if the original language and script is one not normally used in the catalogue, the heading may be based on forms found on manifestations or in reference sources in one of the languages and scripts best suited to the users of the catalogue. 19

Access should be provided in the original language and script whenever possible, through either the authorized heading or a crossreference. If transliterations are desirable, an international standard for script conversion should be followed. 5.2. Forms of Names for Authorized Headings When forming an authorized heading, further identifying characteristics should be added to the preferred name for an entity and its variants, if necessary, to distinguish the entity from others of the same name. 5.2.1. Forms of Names for Persons 5.2.1.1. When the name of a person consists of several words, the choice of entry word for the authorized heading should follow conventions of the country and language most associated with that person, as found in manifestations or reference sources. 5.2.2. Forms of Names for Families 5.2.2.1. When the name of a family consists of several words, the choice of entry word for the authorized heading should follow conventions of the country and language most associated with that family, as found in manifestations or reference sources. 5.2.3. Forms of Names for Corporate Bodies 5.2.3.1. For the authorized heading for a corporate body, the name should be given in direct order, as found in manifestations or reference sources, except 5.2.3.1.1. when the corporate body is part of a jurisdiction or territorial authority, the authorized heading should begin with or include the currently used form of the name of the territory concerned in the language and script best suited to the needs of the users of the catalogue; 5.2.3.1.2. when the corporate name implies subordination, or subordinate function, or is insufficient to identify the subordinate body, the authorized heading should begin with the name of the superior body. 5.2.4. Forms of Uniform Titles An authorized heading or uniform title for a work, expression, manifestation, or item may either be a title that can stand alone or it may be a name/title combination or a title qualified by the addition of identifying elements, such as a corporate name, a place, language, date, etc. 20

5.2.4.1 The uniform title should be the commonly known title in the language and script of the catalogue when one exists for the resource, otherwise 5.2.4.1.1. the uniform title should be the original title or 5.2.4.1.2. the title most frequently found in manifestations of the work. 6. Authority records Authority records should be constructed to control the authorized forms of names and references used as access points for such entities as persons, families, corporate bodies, works, expressions, manifestations, items, concepts, objects, events, and places. 6.1. Choice of names for authorized headings The authorized heading for an entity should be the preferred form of name that identifies the entity in a consistent manner, either as predominantly found on manifestations or a well-accepted name suited to the users of the catalogue (e.g., ‘conventional name’). 6.1.1. If a person, family, or a corporate body uses variant names or variant forms of names, one name or one form of name should be chosen as the authorized heading for each distinct persona. 6.1.1.1. When variant forms of the name are found in manifestations and/or reference sources, and this variation is not based on different presentations of the same name (e.g., full and brief forms), preference should be given 6.1.1.1.1. to a commonly known (or conventional) name rather than the official name, where this is indicated; or 6.1.1.1.2 to the official name, where there is no indication of a commonly known or conventional name. 6.1.1.2 If the corporate body has used in successive periods different names that cannot be regarded as minor variations of one name, each significant name change should be considered a new entity and the corresponding authority records for each entity should be linked by see-also (earlier/later) references. 6.1.2. If there are variant titles for one work, one title should be chosen as uniform title. 6.1.3. The variant forms of names not selected as the authorized heading for an entity should be included in the authority record for that entity to be used as references or alternate display forms. 21

6.2. Language of authorized heading When names have been expressed in several languages, preference should be given to a heading based on information found on manifestations of the expression in the original language and script; but if the original language and script is one not normally used in the catalogue, the heading may be based on forms found on manifestations or in reference sources in one of the languages and scripts best suited to the users of the catalogue. Access should be provided in the original language and script whenever possible, through either the authorized heading or a cross-reference. If transliterations are desirable, an international standard for script conversion should be followed. 6.3. Forms of names for authorized headings When forming an authorized heading, further identifying characteristics should be added to the preferred name for an entity and its variants, if necessary, to distinguish the entity from others of the same name. 6.3.1. Forms of names for persons 6.3.1.1. When the name of a person consists of several words, the choice of entry word for the authorized heading should follow conventions of the country and language most associated with that person, as found in manifestations or reference sources. 6.3.2. Forms of names for families 6.3.2.1. When the name of a family consists of several words, the choice of entry word for the authorized heading should follow conventions of the country and language most associated with that family, as found in manifestations or reference sources. 6.3.3. Forms of names for corporate bodies 6.3.3.1. For the authorized heading for a corporate body, the name should be given in direct order, as found in manifestations or reference sources, except 6.3.3.1.1. when the corporate body is part of a jurisdiction or territorial authority, the authorized heading should begin with or include the currently used form of the name of the territory concerned in the language and script best suited to the needs of the users of the catalogue; 6.3.3.1.2. when the corporate name implies subordination, or subordinate function, or is insufficient to iden22

tify the subordinate body, the authorized heading should begin with the name of the superior body. 6.3.4. Forms of uniform titles An authorized heading or uniform title for a work, expression, manifestation, or item may either be a title that can stand alone or it may be a name/title combination or a title qualified by the addition of identifying elements, such as a corporate name, a place, language, date, etc. 6.3.4.1 The uniform title should be the commonly known title in the language and script of the catalogue when one exists for the resource, otherwise 5.2.4.1.1. the uniform title should be the original title or 5.2.4.1.2. the title most frequently found in manifestations of the work. 7. Foundations for search capabilities 7.1. Search and retrieval Access points are the elements of bibliographic records that 1) provide reliable retrieval of bibliographic and authority records and their associated bibliographic resources and 2) limit search results. 7.1.1. Searching devices Names, titles, and subjects should be searchable and retrievable by means of any device available in the given library catalogue or bibliographic file, for example by full forms of names, by key words, by phrases, by truncation, etc. 7.1.2. Indispensable Essential access points are those based on the main attributes and relationships of each entity in the bibliographic or authority record. 7.1.2.1. Indispensable Essential access points for bibliographic records include: the name of the creator or first named creator when more than one is named the title proper or supplied title for the manifestation the year(s) of publication or issuance the uniform title for the work/expression a general material designation subject headings, subject terms classification numbers

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standard numbers, identifiers, and ‘key titles’ for the described entity. 7.1.2.2. Indispensable Essential access points for authority records include: the authorized name or title of the entity variant forms of name or title for the entity. 7.1.3. Additional access points Attributes from other areas of the bibliographic description or the authority record may serve as optional access points or as filtering or limiting devices when large numbers of records are retrieved. 7.1.3.1. Such attributes in bibliographic records include, but are not limited to: names of additional creators beyond the first names of performers or persons, families, or corporate bodies in other roles than creator parallel titles, caption titles, etc. uniform title of the series bibliographic record identifiers language country of publication physical medium classification numbers. 7.1.3.2. Such attributes in authority records include, but are not limited to: names or titles of related entities authority record identifiers.

APPENDIX [move to before Scope] Objectives for the Construction of Cataloguing Codes There are several objectives that direct the construction of cataloguing codes10. The highest is the convenience of the user. * Convenience of the user of the catalogue. Decisions taken in the making of descriptions and controlled forms of names for access should be made with the user in mind. * Common usage. Normalized vocabulary used in descriptions and access should be in accord with that of the majority of users.

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Based on bibliographic literature, especially that of Ranganathan and Leibniz as described in Svenonius, E. The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge, Mass.: MIT Press, 2000, p. 68.

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* Representation. Entities in descriptions and controlled forms of names for access should be based on the way an entity describes itself. * Accuracy. The entity described should be faithfully portrayed. * Sufficiency and necessity. Only those elements in descriptions and controlled forms of names for access that are required to fulfill user tasks and are essential to uniquely identify an entity should be included. * Significance. Elements should be bibliographically significant. * Economy. When alternative ways exist to achieve a goal, preference should be given to the way that best furthers overall economy (i.e., the least cost or the simplest approach). * Standardization. Descriptions and construction of access points should be standardized to the extent and level possible. This enables greater consistency, which in turn increases the ability to share bibliographic and authority records. * Integration. The descriptions for all types of materials and controlled forms of names of entities should be based on a common set of rules, to the extent possible. The rules in a cataloguing code should be * Defensible and not arbitrary. It is recognized that at times these objectives may contradict each other and a defensible, practical solution will be taken. [With regard to subject thesauri, there are other objectives that apply but are not yet included in this statement.]

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Glossary This Glossary includes terms found in the Statement of International Cataloguing Principles that are being used in a specific way (not simply the usual dictionary definition). Added recommendations from the IME ICC5 meeting, Pretoria, South Africa, 2007, are underscored. Access point – A name, term, code, etc., under which a bibliographic or authority record or reference may be searched and identified. [Source: GARR modified per FRAD and IME ICC] See also Controlled access point. Additional access point – An access point that may be used to enhance the retrieval of bibliographic or authority records. Agent – A person (author, publisher, sculptor, editor, director, etc.) or a group (organization, corporation, library, orchestra, country, federation, etc.) or an automaton (weather recording device, software translation program, etc.) that has a role in the lifecycle of a resource. [Source: DCMI Agents Working Group, working definition] See also Author, Creator Attribute – Characteristic of an entity. An attribute can be inherent in an entity or externally imputed. [Source: FRBR] Author – A creator responsible for the intellectual or artistic content of a textual work. [Source: IME ICC] See also Agent, Creator Authority record – A record in an authority file for which the organizing element is the authorized heading for an entity (agent, work/expression, or subject) as established by the cataloguing agency responsible. [Source: IME ICC] See also Access point, Authorized heading, Controlled access point Authorized heading – The uniform controlled access point for an entity. [Source: IME ICC] See also Access point, Authority record, Controlled access point Bibliographic description – A set of bibliographic data recording and identifying a bibliographic resource. [Source: ISBD(CR)] Bibliographic record – The set of data elements that describe and provide access to manifestations and identify related works and expressions. [Source: IME ICC]

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Bibliographic resource – A manifestation or item. [Source: IME ICC] Bibliographical unit See Manifestation Collection – 1. A set of two or more works combined or issued together. 2. A set of bibliographic resources held or created by a given institution. [Source: IME ICC] Concept – An abstract notion or idea. [Source: FRAD (associated with subjects), FRBR] Controlled access point – A name, term, code, etc. under which a bibliographic or authority record or reference will be found. [GARR modified] Includes access points designated as authorized or preferred forms as well as those designated as variant forms. Includes access points based on personal, family, and corporate names. Includes access points based on titles for works, expressions, manifestations, and items. Includes access points consisting of a combination of two names and/or identifiers, as in the case of a name/title access point representing a work that combines the name of the author with the name (i.e., the title) of the work. Includes access points based on the terms for events, objects, concepts, and places. Includes access points based on identifiers such as standard numbers, classification indicia, etc. Includes elements added to the name per se (e.g., dates) for the purposes of distinguishing between entities with identical or similar names. [Source: FRAD – goes on to note the focus of the model is on names and terms controlled through an authority file.] See also Access point, Authorized heading, Authority record, Name Controlled heading See Controlled access point Conventional name – A name, other than the official name, by which a corporate body, place, or thing has come to be known. [Source: modified from AACR2 Revision 2002, Glossary] Corporate Body – An organisation or group of persons and/or organisations that is identified by a particular name and that acts, or may act, as a unit. [Source: modified from FRAD, FRBR] Creator – An entity responsible for the intellectual or artistic content of a work. See also Author, Agent Descriptive cataloguing – The part of cataloguing that provides both descriptive data and non-subject access points. [Source: IME ICC] See also Subject cataloguing 27

Entity – An entity is a product of intellectual or artistic endeavour (work, expression, manifestation and item); or the agent responsible for creating that intellectual or artistic content, for producing and disseminating the content in physical form, or for maintaining the custody of the product; or the subject of intellectual or artistic expression. Essential access point – An essential access point is an access point based on the main attributes and relationships of each entity in bibliographic or authority records, which ensures retrieval and identification of those records. Event – An action or occurrence. [Source: FRAD (those not acting as corporate bodies are considered subjects), FRBR] Expression – The intellectual or artistic realisation of a work. [Source: FRAD, FRBR] Family – Two or more persons related by birth, marriage, adoption, or similar legal status, or that otherwise present themselves as a family. [Source: FRAD, as modified by IME ICC] Heading See Controlled access point Item – A single exemplar of a manifestation. [Source: FRAD, FRBR] Key title – The unique name assigned to a continuing resource by the ISSN Network and inseparably linked with its ISSN. The key title may be the same as the title proper; or, in order to achieve uniqueness, it can be constructed by the addition of identifying and/or qualifying elements such as name of issuing body, place of publication, edition statement, etc. (see ISSN Manual). [Source: ISBD (CR)] Manifestation – The physical embodiment of an expression of a work. [Source: FRAD, FRBR] Name – A character or group of words and/or characters by which an entity is known; includes the words/characters designating a person, family, corporate body; the terms by which concepts, objects, events, or places are known; as well as the title given to a work, expression, manifestation, or item. [Source: FRBR as modified in FRAD] See also Controlled access point Normalized See Authorized Object – A material thing. [Source: FRBR] 28

Person – An individual or a persona established or adopted by an individual or group. [Source: FRBR as modified in FRAD] Place – A location. [Source: FRBR] Physical format (an attribute of original and surrogate manifestations) – The container or medium in/on which an expression of a work is recorded (e.g., book, CD, MP3, videocassette, DVD, microfilm, digital file, map, globe, score, etc.). [Source: IME ICC] Subject cataloguing – The part of cataloguing that provides subject heading/terms and/or classification. [Source: IME ICC] See also Descriptive cataloguing Uncontrolled access point – An access point in a bibliographic record that is not controlled by an authority record. Uniform title – 1. The particular title by which a work or expression is to be identified for cataloguing purposes and for collocation in displays of sets of expressions or manifestations of the work or expression. Examples are collective titles and conventional titles used for collocation, form headings used to organize displays, and unique titles used to distinguish among works with the same title. [Source: modified from AACR2] 2. The authorized form by which variant titles of different manifestations of a work, with or without author, are linked/grouped together for searching/access purposes. [Source: GARR] Work – A distinct intellectual or artistic creation (i.e., the intellectual or artistic content.). [Source FRAD, FRBR, as modified by IME ICC] Sources AACR2 – Anglo-American cataloguing rules. – 2nd edition, 2002 revision. – Ottawa: Canadian Library Association; London: Chartered Institute of Library and Information Professionals; Chicago: American Library Association, 2002– DCMI Agents Working Group – Dublin Core Metadata Initiative, Agents Working Group. [Web page, 2003]: http://dublincore.org/groups/agents/ (working definitions – report is not yet final) FRAD – Functional requirements for authority data: a conceptual model – draft 2006–12–20. (Working definitions, report is not yet final) FRBR – Functional requirements for bibliographic records: Final report. – Munich: Saur, 1998. (IFLA UBCIM publications new series; v. 19) GARR – Guidelines for authority records and references. 2nd ed., rev. – Munich: Saur, 2001. (IFLA UBCIM publications new series; v. 23)

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IME ICC – IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code (1st: Frankfurt: 2003), recommendations from the participants ISBD (CR) – ISBD (CR): International standard bibliographic description for serials and other continuing resources. – Munich: Saur, 2002. (IFLA UBCIM publications new series; v. 24) Also see MulDiCat: http://subito.biblio.etc.tu-bs.de/muldicat/

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International standards used in sub-Saharan Africa*

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Country report: Ethiopia Kebenesh Gebreselassie Department Head, National Archives and Library Agency

The provision of library services in Ethiopia started in 1944. The National Archives and Library Agency by Proclamation 191/1999 has been authorized to receive three copies of all material published in the country, including visual and audiovisual materials, as legal deposit. On the basis of the legal deposit material, the library publishes the Bibliography entitled Ethiopian Publications, which is intended to develop into a national bibliography. The National Archives also register ISBN, and serves as repository for different materials. A union catalogue is being created for the country. In addition to the legal deposit the library acquires documents through purchase and donation. The collected documents are made available to users. The organization has microfilms, manuscripts, books, journals, and audiovisual materials, and also archives newspapers and other items. More than 130 000 readers have access to the Library and Archives annually. The National Library prepares the national bibliography: • • • • •

Classification system used: Dewey Decimal Classification Cataloging rules used : AACR2, SERIS LIST of SUBJECT HEADINGS Scripts used : Amharic (Ethiopian language) and English CIP Program : No Standard Number: ISBN but not yet ISSN

Ethiopian National Archives & Library Agency (NALA) Objectives The objectives of the organization are to collect and systematically organize, preserve, and make available the information resources of the country. Powers and Duties of the Organization • To operate as national repository centre of printed matter, gray literature, nonprinted documents, manuscripts, historical archives and records, tradition and oral history, audio recordings, video recordings, audio-video recordings and other documentary heritage; and to endeavour, by making use of state-of-theart technology, to preserve them for study and research purposes; • To make efforts to bring to the country the original or a copy of literary documents which were taken out of the country;

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• To acquire and preserve records of defunct government offices or institutions as well as archives without owners; • In cooperation with archives, libraries, documentation centres and other information centres, to establish organize, and create a database of a national information system which will enable an integrated, proper and efficient utilization of the information resources of the country; • To initiate the issuance of regulations and directives regarding the national archives and national library and the record centre; as well as the handling and study of records of revenants; and also inspect the implementation of same; • To ensure the original archives and documentary heritage of the country are not taken abroad on a permanent basis; to inspect copies and issue permits for their being taken out of the country; • To prepare, publish and distribute the Ethiopian National Bibliography and Periodical index Publication; • To serve as a national registry centre of ISBN and ISSN of the country; • To serve as a repository centre for publications of international and national organizations as well as a research institution; • To work in collaboration with state archives and libraries as well as public libraries established in regional administrations; • In cooperation with information centres, to create a national information system which will enable a proper and efficient utilization of the information resources of the country; • To collect priceless and rare ancient manuscripts and icons, make a microfilm or microfiche copy of the manuscripts and make them available for study and research purposes; • To work closely with national and international organizations in order to develop and promote professions pertaining to archives and library affairs. The National Archives and Library Agency in Ethiopia has a new, modern building with four floors consisting of two reading halls and an exhibition hall, microfilm room and the different offices. Library Association in Ethiopia In Ethiopia, the existence of a professional association in the field of information, library and archives can be traced back to 1958. Professionals tried to get organized in the name of the Library Club of Addis Ababa. The Club grew into a professional association, the Ethiopian Library Association (ELA). As witnessed by Gupta (1993), its professional publication was comparable with professional journals. Again, around the early 1990s, ELA went through a renaissance, heralded by a new name – the Ethiopian Library and Information Association (ELIA). ELIA had also a quarterly bulletin used a means of communication (ELIA Bulletin, 1996). The August [sine anno] conference decided boldly to reestablish the association in a new name, “Ethiopian Information, Library and Archives Professional Association (EILAPA). It 34

was agreed that the name, constitution and organizational structure of the newly established association would be subject to possible changes to be recommended by the general assembly in March 2007.

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Cataloguing rules in Ghana: a country report V. K. Fosu Balme Library University of Ghana, Legon

Libraries in Ghana Library consciousness began in 1944 in the then Gold Coast (now Ghana) when the British Council established the first Lending Library in Accra (Pitcher, 1970). The year 1950 saw the coming into being of the Gold Coast Library Board. The Ordinance for its establishment was passed in 1949. The Ordinance empowered the Gold Coast Library Board to establish, equip, manage, and maintain libraries in the Gold Coast. With time, branch libraries were opened in other cities and towns of the country, like Kumasi, Cape Coast, Sekondi, Tamale, Ho, and Kpandu. Children’s libraries were also opened in Accra, Kumasi, and Sekondi. The 1950s marked the period of serious development of libraries in the Gold Coast. This developmental trend continued in later years leading to the present structure of the Ghana Library Board with libraries spread throughout the country. University library development started in the Gold Coast with the establishment of the University College of the Gold Coast Library, now Balme Library, University of Ghana, in October 1948. This was followed quite closely by the Kumasi College Library in 1951 (now Kwame Nkrumah University of Science and Technology Library). The University College of Cape Coast Library (now University of Cape Coast Library) was established much later, in 1962. Currently there are several university libraries at both public and private universities in Ghana. A number of special libraries sprang up in the Gold Coast between 1944 and 1969 (Pitcher, 1970). The earliest of these were invariably government department collections. Some of these early ones included the Education Department Library, the Library of the Secretary of Native Affairs (later given to the Balme Library), and the Library of the Department of Agriculture. With the establishment of research centres and the growth of industry, several special libraries were set up to provide relevant literature to meet the needs of the specialists working in these areas. Corporations, commercial institutions, and banks were not left behind in the establishment of libraries. With time the number of special libraries increased steadily.

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Library education in Ghana The first Library Training School to be established in Ghana was at Achimota College in 1944. The school was set up as a joint venture by the three British West African colonies (Sierra Leone, Ghana, and Nigeria) with students from these colonies forming the first batch of trainees. At the end of the course in June 1945, the students sat for the Entrance Examination of the Library Association of England which became the first professional examination. There were no jobs for those trained, so the school wound up after the first batch had finished the course. Thus ended the first experiment in organized training of librarians in the Gold Coast. In 1961, another attempt at library education was initiated and the Ghana Library School was formally established in Accra by the Ghana Library Board. In October 1965, the library school was moved to the University of Ghana and was renamed the Department of Library Studies (Akussah, 2003). The mandate of the new department was to run a programme of professional library education at university level that would satisfy Ghanaian conditions and provide trained manpower for the gradually developing national library service. In 2001, the Department of Library Studies which had evolved over the years in terms of courses being run, was re-designated the Department of Information Studies. It is the only institution in Ghana offering courses in library and archival studies. There are sub-degree, undergraduate, and post-graduate programmes on offer in the department. The cataloguing courses at both the sub-degree and post-graduate levels teach AACR2R as part of the curriculum. The graduates from this department with cataloguing qualifications are absorbed by the public, special, school, and academic libraries in Ghana. Cataloguing and cataloguing codes Some major codes have had tremendous impact on cataloguing practice in Ghana. These are the AA Code or Joint Code or the 1908 code and the AACRs. The first Code that was widely adopted for cataloguing purposes in Ghana was the 1908 Code. The Gold Coast, being a British colony, was influenced by the British in the choice of the Code. The British edition of the AA or the 1908 Code (cataloguing rules, author and title entries) was used when libraries were being established in the Gold Coast. The AACR1, however, replaced the AA Code in Ghana when it was published in 1967. All libraries used the British text of AACR1. In 1981 the AACR2 was adopted in Ghana and from that time, the country has been adopting the subsequent revisions that have been issued. This has been possible because the only institution offering library education in Ghana has been teaching 37

cataloguing based on the AACRs and the Ghana Library Association has been promoting the use of the AACRs. Bibliographic descriptions, headings or choice of access points are done according to AACR2R. The language of the country for cataloguing purposes is English. English is the lingua franca in Ghana and descriptive cataloguing is done in English. However, Ghana has a number of government-sponsored local languages like Akan, Ga, Ewe, Dagbani, Dagaare, Dangbe, Gonja, Kasem, and Nzema and over twenty-six non-government sponsored local languages. Some of the tools used in cataloguing in Ghana are AACR2R – used by all libraries; Dewey Decimal Classification and Sears list of subject headings used mostly by public and school libraries; LC and LCSH used mostly by academic libraries; and Universal Decimal Classification used mostly by special libraries. Machine-readable cataloguing and library management system The Public Universities in Ghana are blazing the trail in the use of library management systems. The library management systems being used in Ghana are Millennium – University of Ghana library service; Alexandria – Kwame Nkrumah University of Science and Technology, University of Mines and Technology, Tarkwa and University for Development Studies; and the Virtual Library Management System – University of Education, Winneba. The private universities are now trying to follow the example of the public university libraries. Library consortia The only library consortium in Ghana is known as the Consortium of Academic and Research Libraries in Ghana (CARLIGH) with a membership of more than fourteen libraries, and with new members still joining. This consortium was established in 2004. Its main focus is the cooperative acquisition of e-resources to be used by the members. It also trains library personnel in modern information provision to support teaching, learning, research, and knowledge dissemination. Problems and peculiarities The use of AACR2R designed in the West to be used by developing countries has its own problems. The use of titles of nobility, office, etc., in Ghana is transcribed in the local languages when cataloguing, because there is no English translation or rendition that can suit each case. For example: Nii Amugi II, a chief in Accra will be Amugi II, Ga Mantse; Otumfuo Sir Osei Agyemang Premph II, who was an Ashanti King will have the heading – Premph II, Sir Osei Agyemang, Asantehene. In both cases Ga 38

Mantse and Asantehene are the titles of nobility and the rendition is in the local languages of Ga and Akan respectively. Conclusion The Ghana Library Association is the driving force behind the promotion and use of standards in librarianship in Ghana. The accreditation of members before they practice has also started on a very serious note. The Association is doing all it can to improve librarianship in Ghana. References 1. Akussah, Harry (2003). Preserving documentary heritage in Ghana: the National Archives of Ghana in focus. Ph.D. Thesis presented to the Department of Information Studies, University of Ghana, pp. 193-194 (Unpublished). 2. Pitcher, G. M. (1970) Libraries and librarianship in Ghana, 1944–1969. Ghana Library Journal, Vol. 4, No.1, pp. 10-18.

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Lesotho country report ‘Mabafokeng Makara Assistant Librarian (Cataloguing), National University of Lesotho Library

Background The National University of Lesotho, being the only university in the country, started as far back in 1945 as a college called Pius XII, which belonged to the Catholics under the University of South Africa. From a college in 1964/65 it became a tripartite university of the three countries; and it was then called the University of Basutoland, Bechuanaland, and Swaziland (U.B.B.S.). After Lesotho and Botswana gained their independence from Britain, the name changed to the University of Botswana, Lesotho, and Swaziland (U.B.L.S). This was in 1966. Lesotho withdrew from these other countries in 1975; the university was then referred to as The National University of Lesotho (N.U.L). It is said that the N.U.L. Library is as old as the University itself. It was founded by, among others, a very hardworking and devoted member of the Grail, Miss Josefa Gall. It used to be manned by the Catholic Fathers who organized the collection in the way that made it easy for them to retrieve the materials. In 1969 the then Vice Chancellor saw a need to bring the Library Catalogue to the state of consistency and efficiency, so he wrote to the Inter-University Council (IUC) requesting the services of a well qualified and experienced cataloguer/classifier. However, there is no evidence that his request was answered. The library had no professional staff, and it was only in 1970s that three new graduates were recruited as library trainees. They were to be sent for further training to become professional librarians. These were Mrs. M.M. Lebotsa, Mrs. M. Makatse, and Mrs Ntsinyi. The government was also approached to assist the library with professional staff; instead, the library was given two young American Peace Corps members who joined in December 1976 and January 1977. They worked on reclassification which they found very boring. This report is therefore prepared by a university staff member in the cataloguing section of the library. Information included here applies to some, but not all the libraries in Lesotho. Some librarians did not know exactly when their libraries started, since they are not professionals and they do not have any skill whatsoever in library work. Hence, the background information is based on the bigger institute (N.U.L),

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which is supposed to be the oldest of them all. These others followed as the country developed, and they did as the university does. Cataloguing in Lesotho libraries Cataloguing is as old as the library itself; it is a very important process in a library management system. All books need to be classified and catalogued as per the needs and demands of the subject. This is a very complicated process which follows rigid rules and various complicated conventions. However, the first people who organized the library collection, especially at the University, did it in such a way that it was easy for them to access it. They were not following any rules whatsoever. There was no professional cataloguer up to the 1970s, when the first professional local Librarian joined the Library after completion of her Bachelor’s Degree Programme in Library Science. With special classification schemes, Lesotho libraries classify some special materials like South African History, African Languages, and African Writers in European Languages. This special classification scheme is based on the special classification schemes of the University of Cape Town. Lesotho, as a small country with only two official languages, being Sesotho and English, does not have major problems in cataloguing in regard to other languages. As such there is no cataloguer who could translate other languages into either of the two mentioned above. Apart from that, there are no other languages spoken or taught in the schools. For the purposes of resource sharing there used to be a Union Catalogue to which the libraries would send their records. This was done by sending a record of each and every item on a card to the Union Catalogue in South Africa. This was during the manual cataloguing period, when a card catalogue was still in use. Staffing Cataloguing as a major activity in libraries is not given full support when it comes to staffing. For instance, at the University there are only five cataloguers who are expected to do all the activities involved in cataloguing from classification and indexing, to record creation. If there is a need for human resources in one section of the library, someone would be taken from cataloguing to fill the gap in another section. Institutions however, ignore the fact that there is a need for adequate, skilled, and competent staff in cataloguing. Hence, the cataloguing section is always understaffed. As a result, catalogue records are not consistent and there are always unnecessary backlogs.

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Cataloguing standards used in Lesotho In Lesotho almost all the libraries, especially those of big institutions like the N.U.L., Lesotho College of Education (LEC), Lesotho Institute of Public Administration and Management (LIPAM), State Library and others, use the same standards. They all use the Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), LCSH, and the Dewey Decimal Classification Scheme (DDC). However, with the MARC, Lesotho is still using the SAMARC for its machine-readable cataloguing. It is regrettable to mention that since there are no skilled librarians, these standards are not used effectively. Some are just decorations on people’s desks. Cataloguing terms like “uniform title”, “access points”, ISBD, FRBR, are strange to them. This means that these standards may be used, but not religiously. In Lesotho we do not have professional cataloguers who are intensely passionate about cataloguing, geared towards information and the organization, brilliantly knowledgeable on learning and knowledge-sharing benefits, innovative in problem solving, and seasoned in cataloguing rules, standards, and tools. Current situation Most libraries in Lesotho, more especially those of the institutes of higher learning, are automated. However, they are using different software. For instance, the University is using the Integrated Tertiary System (ITS) software; and the State Library has just started this year, and for about three months now has used the INMAGIC software. Some of the systems used in the country are not designed for libraries; therefore they give a lot of problems to cataloguers. One example is the ITS at the university. This system does not allow us to send our records to the South African Bibliographic Network (Sabinet) because it is locally web-based. Consortium In Lesotho the librarians have started their own Consortium. This was triggered by the need to acquire a software that is designed specifically for libraries, such as Millennium/Innopac. This has made no progress. There are many more small libraries than big institutes, so it is difficult for them to join in due to finances. The small ones maintain their way of doing things rather than engaging in spending more on something that they think is not of great benefit to them. Only the University paid some fees two years ago, and to date nothing more has happened. Resource sharing With these different systems it is difficult for Lesotho libraries to share resources among themselves, let alone with other libraries internationally. Most of these systems 42

are not compatible to each other, so much so that there is not even a chance to send records to Sabinet in South Africa, which is the only agency very close to Lesotho. Sabinet serves a number of African libraries fully while some of them are partial members who do not receive the full services of the network. Conclusion In conclusion one would say that Lesotho libraries still have a long way to go in order to be able to provide good services to their clients. The Library Association has to play a major role to see to it that Lesotho libraries are also recognized globally. There must be a local network to start with, within the libraries in Lesotho. There is a need for a national committee on cataloguing to monitor the cataloguing process in the country so as to maintain consistency and religious use of cataloguing standards.

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Cataloguing in Malawi: a country report Foster Howse Acting University Librarian University of Malawi

The country Malawi is a country located in southeastern Africa, to the south of the Equator, between 9° 45’ and 17° 16’ S, and from 33° 35’ E. It is 900 kilometres long, with a width varying between 80 and 60 km. Malawi has a total area of 118 484 km², bordered by Zambia to the north-west, Tanzania to the north, and Mozambique surrounding it on the east, south, and west. Malawi has been described as “the warm heart of Africa”, and is one of Africa’s smallest but most densely populated countries, with a total population estimated to be just over 12 million people. All languages are written using Latin script. Having been established as the British protectorate of Nyasaland in 1891, Malawi gained its independence in 1964. For three decades Malawi was governed by the selfdeclared President-for-Life Kamuzu Banda. The country held its first multiparty elections in 1994 and has since enjoyed a multiparty democracy. Libraries The first establishment of libraries of books and other printed materials in Malawi is normally attributed to missionaries meant to serve their own Christians. In the 1890s, missionaries established libraries in Northern Malawi, at Likoma Island on Lake Malawi, in Blantyre in the South and in other parts of the country where they settled. They were started from gifts of books from churches in Britain and from individuals who were returning home. At the same time, the initiative of individuals concerned about the lack of social services in local towns, set up subscription libraries for Europeans, but such libraries remained exclusively for the use by whites until the end of the colonial era. From the 1950s, the British Council and the United States Information Service established free libraries open to all races in towns, with expanded services in branch libraries, and postal and book boxes to secondary schools, district councils and other notable institutions.

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The post-independence period after 1964 saw the new government initiating the establishment of properly instituted libraries. In 1967 Parliament passed an Act to establish the National Library Service which would “promote, establish, equip, manage, maintain and develop libraries in Malawi”. The National Archives of Malawi (which enjoys the status of any National Library, including legal deposit) was born from the branch of the Central African Archives. The establishment of the University of Malawi in 1965 brought with it the start of a powerful library service run along professional lines over the years. Other notable libraries include government and international research libraries. At the beginning, almost all notable libraries were started and headed by expatriate librarians from Britain, and these were instrumental in developing the library profession in the country. A number of young Malawians were sent to Britain and elsewhere to obtain library professional qualifications. On their return, these qualified librarians helped in the development of various libraries. They contributed to the formation of the Malawi Library Association in 1976, which has since played a major role in the development of librarianship by providing training for library staff and offering technical advice to organizations throughout the country. However, during the 1980s and 1990s, the level of library recruitment and training at professional levels did not keep pace with the dwindling numbers of qualified librarians due to deaths, retirement, and seeking after greener pastures outside the country. Only after the establishment of Diploma and Bachelor of Library and Information Science courses in the Faculty of Information Science and Communications at Mzuzu University do we see a brighter future for the profession in the country. Catalogues, cataloguing, and classification It was mainly when expatriate librarians established libraries in the country after Independence that proper catalogues were introduced. However, looking back to the mid-60s, it seems there were no generally worldwide accepted guidelines. The early cataloguers and classifiers were left free to introduce cataloguing and classification systems of their own, according to their own experience and imagination. Generally speaking, the public libraries adopted card catalogues and the Dewey Classification system. The University of Malawi, however, introduced the Bliss Classification Scheme, together with a strip index type of catalogue (stripdex). While the arguments for introducing these systems may have been sound at the time, it has proved costly and time-consuming to subsequently change to the Library of Congress Classification and Subject Headings and card catalogues at first, then to automated library catalogues in the mid-1990s. Current training of all library staff in the country places greater emphasis on the Dewey and Library of Congress Classification and Subject Headings (used by the university libraries), and card and automated MARC cataloguing.

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Bibliographic description and authority control The National Archives of Malawi has published the printed form of the Malawi National Bibliography since 1968. Their cataloguing has adopted ISBD rules, and arrangement of entries is by Dewey Classification. Most of the national publications in Malawi are also purchased by the Library of Congress through a Nairobi Office in Kenya and so are eventually catalogued by the Library of Congress. Most of the local cataloguing follows AACR2R, ISBD, or Library of Congress practice. There are very few people with skills in original cataloguing. There are indeed very few cataloguers in the country as a whole, and there is not much work in authority control. Data formatting standards It is only the University of Malawi that has commercially-acquired library management software (Library Solution of the Library Corporation) capable of handling full MARC 21 bibliographic records. Otherwise, some libraries that have attempted automated cataloguing have tended to use in-house, CD/ISIS or WINISIS with UNIMARC to code their records. Currently, an open source software, KOHA, from New Zealand is on trial in several libraries on LINUX computers. Conclusion Cataloguing systems in Malawi are generally based on AACR2R, and it is difficult to see much change. All our training institutions encourage the adoption of these practices. Problems exist because there are so few skilled cataloguers in the country to properly apply the rules, classification schemes, and subject headings. The hope is that increased professional library school training will enhance such skills.

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Country report: Namibia Irmela Buchholz Cataloguer, University of Namibia Library

Country Namibia, officially the Republic of Namibia, shares borders with Angola and Zambia to the north, Botswana to the east, and South Africa to the south. It gained independence from South Africa in 1990, and its capital city is Windhoek. Namibia is a member state of the United Nations (UN), the Southern African Development Community (SADC), the African Union (AU), and the Commonwealth of Nations. At 825 418 km², Namibia is the world’s thirty-fourth largest country. With a small population of about 1.7 million, it is after Mongolia the least densely populated country in the world (2.5 persons per km²). However, the population distribution is very uneven, with the densest population in the far north of the country; 46% are younger than 15 years. Libraries The coordinating body for a large section of libraries in Namibia is the Namibia Library and Information Service (NLIS), a directorate in the Ministry of Education. It has the Namibia Library and Information Council as an advisory body at its side. NLIS has five subdivisions: the National Library, the National Archives of Namibia, the Community Library Service, which currently caters for 46 public libraries with centralised book acquisition, cataloguing and processing, and staff training, the Education Library Service, which caters likewise for school libraries and teachers resource centres, and the Ministerial Library Service, which oversees the staff of special libraries established by other government ministries. Other libraries not under the NLIS directorate are: the University of Namibia Library, the Polytechnic of Namibia Library, and various special and/or NGO libraries. According to the latest Directory of Namibian Libraries there are 256 libraries of all types in Namibia. Catalogues, cataloguing, and classification Card catalogues are still very much in use in all the Namibian community libraries. Although many of the libraries have their databases stored on CDS/ISIS, library users

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have to utilize these card catalogues. Only the larger libraries in the country and some special libraries give access through their stock via a web-based OPAC. The cataloguing standard used in the country is AACR2. UNAM library and Polytech Library use the Library of Congress Subject Headings (LCSH). Some smaller libraries make still use of Sears Subject Headings, and many of the special libraries use thesauri in their field of specialization. For classification purposes the Dewey Decimal Classification System is used. So far known only one library in Namibia is making use of the Library of Congress Classification System. The standard form of bibliographic description is the ISBD format, usually the second level of description. The following national bibliographic databases are available, and they fall under the auspices of the National Library of Namibia: • Namlit This database aims at contributing towards universal bibliographic control by making Namibian and Namibian-related published materials, periodical articles, and theses available electronically. At present this database contains over 60 000 entries. • OPAC (Joint catalogue) The Online Public Access Catalogue (OPAC) of the National Library contains records of all the databases in the National Library of Namibia. These include the Namibian Literature (NAMLIT) database and the Namibia National Bibliography (NNB) database, together with additional databases, such as National Library Periodicals (NLP), National Library Catalogue (NLC), Last Copy Collection (LCC), and National Library General Collection (NLGE).There are over 95 000 entries on the National Library of Namibia OPAC. • Namibia National Bibliography (NNB) The objective of the NNB is to contribute towards universal bibliographic control by cataloguing the Namibian published materials according to international bibliographic standards. The arrangement is by Dewey Decimal Classification (DDC22), and cataloguing is according to the Anglo-American Cataloguing Rules (AACR2). The LCSH are used in the preparation of subject entries. Indexes to the NNB include Author, title, series, subject, and publisher. National ISBN agency The National Library of Namibia is the national International Standard Book Number (ISBN) agency for Namibia and thus issues ISBNs to all publishers, and provides the International ISBN Agency publishers’ information for their world directory. 48

The National Library of Namibia also facilitates, on behalf of the International Standard Serial Number (ISSN) Agency, the issuance of ISSNs. Publishers in Namibia who are producing a periodical for the first time should request the ISSN through the National Library. Data formatting standards There exist only a few libraries that have commercially acquired library management software like Millennium/Innopac at the University of Namibia (UNAM), as well as ITS at the Polytechnic of Namibia libraries, which are capable of handling MARC bibliographic records. Only the UNAM library uses the MARC 21 format; the Polytech Library uses SAMARC. Most of Namibia’s libraries work on CDS/ISIS which makes use of UNIMARC formatting standards. Conclusion There is a serious shortage of trained and experienced cataloguers in Namibia. The few trained librarians are often not ready to render their services in government organisations and opt to serve in the private sector or academic institutions at tertiary level where salaries and other conditions of service are more competitive and attractive.

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Cataloguing practices in Senegal Henriette Tavares-Nkunku Library Curator, Senegal Archives Directorate, Library

The country Senegal is situated in West Africa. It is part of Sub-Saharan Africa. It borders on the Atlantic Ocean in the west, shares borders with Mauritania in the north and east, with Mali in the east and with Guinea and Guinea-Bissau in the south. Senegal also has a common border with the Gambia, which forms a quasi-enclave penetrating more than 300 km into Senegalese territory and separating the natural region of Casamance from the rest of the country. Saint-Louis (Ndar in the Wolof language), the second largest city, was the capital of French West Africa until 1902 when Dakar, the largest and most important city, took over this position. At the time of independence, Dakar became the capital of Senegal. The official languages of Senegal are French and the following six national languages: Wolof, Peul, Serer, Mandinka, Soninke, and Jola-Kasa. However, the following five other vernacular languages are being promoted whilst others are in the process of being codified: Hassaniya, Balante-Ganja, Mankanya, Noon, and Manjack. Libraries In Senegal, the most important libraries date back to the colonial period and the legal framework established in the 1970s reinforced these acquisitions, thus encouraging the development of the books and library sector and associated infrastructure such as publishing houses, presses, and bookshops. • Order No. 959 of the 1st of July 1913 established the Archives Department. This was elevated to the status of a Directorate on the 21st of July 1977 under the title “Archives du Senegal”. • Order No. 382 of 26-03-1937 instituted the Archive Repository and Library of the General Government of French West Africa. • Decree No. 46-1644 of 17-07-1946 instituted copyright deposit. • The Order of 28-09-1946 appointed the authority responsible for registering copyright. • In 1971, Acts 71-58 and 71-53 on the exemption of books from import tax were passed. • In 1972 the Nouvelles Editions Africaines (NEA), Société de Presse, d’Edition et de Publicité (SONAPRESS – Press, publishing and publicity society) and 50

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the Nouvelles imprimeries du Sénégal (NIS – New Senegal press) were founded. The Bureau Sénégalais du Droit d’Auteur (BSDA – Senegalese copyright bureau) was established by Act 72-40 of 26 May. Decree 72-1316 established and instituted the Conseil supérieur du livre (High council for books). In 1973 Act 73-52 of 4 December on literary and artistic property was passed. In 1976, Act 76-29 established the National Library Network; Act 76-30 instituted copyright deposit; Decree 76-493 founded and instituted the National Library; Decree 76-494 established and instituted the National Network of Public Reading; Decree 76-1021 established the Directorate of Public Libraries. In 1999, on the 24th of February, the Bangui Accord revised the Accord of 7 March 1977 on intellectual property. The Bangui Accord, which came into force on 28 February 2002, took into account African specificities in the area of artistic and literary works. In 2000, Decree 2000-947 established the Directorate for Books and Reading. In 2002, Decree 2002-17 established the National Library of Senegal.

Consequently, the libraries in Senegal are fairly diverse and are for the most part concentrated in the capital Dakar, where the more important documentary institutions are to be found, including the following: The central library of the Sheikh Anta Diop University in Dakar, whose earliest documents date back to 1916, now holds more than 500 000 documents in the fields of the human and social sciences, as well as in science and technology. The library of the Sheikh Anta Diop institute (ex IFAN), which was established in 1936, received the deposit. It has holdings of more than 62 640 monographs in the fields of the human sciences, social sciences, and natural sciences; 2 972 titles of current and obsolete periodicals; 750 Cahiers William Ponty; 932 Masters dissertations in the humanities and social sciences. These are all to be found in a database called MEMO. • 5 784 documentary files (manuscripts, reports, and press cuttings constituting the work of former researchers of IFAN). The Library of the Senegal Archives Directorate assumes the main functions of the national library. It is the national bibliographic agency. It receives copyright deposits, produces and circulates the national bibliography, and manages the various authority files. Through the ISSN centre, which is housed in the library, it is responsible for the bibliographic control of periodicals published within Senegal, which it identifies and to which it assigns ISSN numbers. To date it has registered more than 29 820 works and 1700 titles of current and obsolete periodicals. 51

The Directorate for Books and Reading (DLL) is responsible for drawing up the national book policy (cf. Decree No. 2000.947/ MCC/ with reference to the institution of the Ministry of Culture). Through its Libraries Division, it coordinates State initiatives in support of a national network of libraries at regional, local, and community level and attends to the consolidation of acquisitions in the already established Centres de lecture et d’animation culturelle (CLAC – reading and cultural activities centres). Apart from these institutions, a large number of other libraries are to be found: these can be regional libraries, or libraries associated with schools, NGOs, associations, corporations, religious missions, public and private cultural centres – both in the capital and in the different regions. The CRDS (Centre de recherche et de documentation du Sénégal – Senegalese Research and Information Centre) and the Gaston Berger University Library are located in Saint-Louis. Most of the collections in the main libraries are in French. There are also works in Arabic and in foreign languages as well as the national languages, as some authors have been publishing in the national languages for some time now. Training of documentary information professionals In addition to all these documentary institutions, the École de Bibliothécaires, archivistes et documentalistes (EBAD – for librarians, archivists and information officers), which is an institute of the Sheikh Anta Diop University in Dakar, has been training information professionals from Francophone Africa since 1969 and has been developing fundamental applied research in the area of the information sciences and communication. It has taken over from the Centre régional de formation des Bibliothécaires (CRFB – regional training centre for French-speaking librarians) established in 1962. Before 1983 most library curators, archivists, and information specialists went away to be trained overseas, in France or in the Anglo-Saxon countries. However, EBAD opened an on-campus (in-class) postgraduate studies section in 1983 and a distanceteaching section in 2000 for the training of library curators. Cataloguing standards It can be said that all the professionals who have graduated from these training institutions use international cataloguing standards, and that it is mainly the professionals who qualified in the Anglo-Saxon countries (Canada, for example) who know AACR2. All those who were trained at EBAD and ENSSIB (École nationale supérieure en sciences de l’information et des bibliothèques – National School for information science and librarianship) use the AFNOR standards (French standardisation association). Moreover, they follow the structure of the different ISBDs (International Standard Bibliographic Description), namely ISBD (G), ISBD (S), ISDB (NMB), ISBD (A), etc.

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Software and format used Some Senegalese libraries use the WINISIS programme and the UNIMARC format for the management of their bibliographic files. This is done in the Senegal bibliographic agency, BUCAD, and the CRDS library. In addition to the WINISIS programme, which it used until 2002, BUCAD was fortunate enough to receive training for its staff on the ADVANCE programme in 2001– 2002. Within the framework of the University’s general information department, BUCAD computerised its catalogue and is currently setting up a collective computerbased catalogue (CAURI), which will integrate the 16 libraries of the faculties and institutes of the University of Dakar. The computerisation of these faculties and institutes is done on the basis of the WINISIS programme. As for the Directorate for Books and Reading, it has opted for the simplified ISBD for the cultural centres, the BCBI (Libraries, Centre for Documentation and Information) and CLAC (Centres for Reading and Cultural Activities) as far as the test phase for the Public Libraries Network is concerned. However, for the National Library of Senegal project, which it is piloting, it is using the ADVANCE programme and the UNIMARC format. Classifications The most widely used decimal classifications in Senegal are the UDC (Universal Decimal Classification) and the DDC (Dewey Decimal Classification). The national bibliographic agency adopts the classification framework of the UDC for the attribution of the bibliographic entries in the Bibliographie du Sénégal. The CRDS Library works with Dewey, while the BUCAD and the Directorate for Books and Reading use both. The National Bibliography It lists the works by Senegalese authors, whatever their country of residence; works which have Senegal as their content matter, whatever the nationality of the author; and works published on Senegalese territory, whatever the nationality of the author, in accordance with one of the recommendations of the African Standing Conference on Biographic Control (ASCOBIC). It was first published in 1962 under the title Éléments de bibliographie and subsequently Bulletin bibliographique. Today the official title is Bibliographie du Sénégal. The bibliographic agency encounters enormous difficulties in collecting the material to be inserted in the national bibliography, as many authors are published overseas and bypass the registration of copyright, while most of the publishers pay scant attention to 53

registration of copyright. Consequently the bibliographic agency is forced to resort to exchanges and to purchases in order to gain access to documents that should have been deposited. Authority files Since 2000, the National Bibliographic Agency of Senegal, anxious to fill the vacuum left by the absence of authority files, has initiated a series of publications in line with the management policy regarding authority files by taking advantage of the financial support of the Banque Internationale d’information sur les États francophones (BIEF – International Data Bank on the Francophone States). Thus it has published: • Le Répertoire du fichier d’autorité des auteurs personnes physiques (APP) (Authority file list of natural person authors), published in 2001; • Le Répertoire du fichier d’autorité des collectivités-auteurs (Authority file list of corporate authors), published in 2002; • Le Répertoire du fichier d’autorité matière (Authority file list of subjects), published in 2002. However, it is necessary to mention the existence of some works whose authors must be given due credit for drawing up lists to assist with the cataloguing of African and/or Senegalese authors. The following examples can be noted: • Fonvielle, Jean. – Le patronyme des auteurs négro-africains et malgaches d’expression française et la catalographie. (The Patronymics of Black African and Malagasy Writers and Cataloguing). 1969 • Diongue, Mariétou Diop. – Pratiques et problèmes de catalogage au Sénégal. (Cataloguing Practices and Problems in Senegal). 1984 • Diallo, Abdou Karim & Sène, Henri. – Manuel de catalogage des auteurs africains d’expression française. (Cataloguing Manual of French-speaking African Writers). 1995

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Les pratiques de catalogage au Sénégal Henriette Tavares-Nkunku Conservateur de bibliothèques, Direction des Archives du Sénégal, Bibliothèque

Le pays Le Sénégal est situé en Afrique de l’Ouest. Il appartient à l’Afrique subsaharienne. Il est limité à l’ouest par l’océan atlantique, au nord et à l’est par la Mauritanie, à l’est par le Mali et au sud par la Guinée et la Guinée-Bissau. Il partage des frontières avec la Gambie qui forme une quasi-enclave pénétrant à plus de 300 km à l’intérieur des terres sénégalaises et séparant du reste du pays la région naturelle de Casamance. Saint-Louis (Ndar en langue ouolof), la deuxième ville fut la capitale de l’Afrique occidentale française jusqu’en 1902 au moment où Dakar, la première ville par son importance prit la relève. Avec les indépendances, Dakar est devenue la capitale du Sénégal. Les langues officielles du Sénégal sont le français et les six langues nationales suivantes : le wolof, le peul, le sérère, le mandingue, le soninké et le diola. Cependant ces cinq autres langues vernaculaires (le hassaniya, le balante, le mancagne, le noon et le manjaque) sont promues tandis que d’autres sont en cours de codification. Les bibliothèques Au Sénégal, les bibliothèques les plus importantes datent de la période coloniale et le cadre juridique mis en place dès les années 1970 vient renforcer cet acquis favorisant ainsi le développement du secteur du livre, des bibliothèques et des infrastructures d’accompagnement telles que les maisons d’édition, les imprimeries et librairies. • L’arrêté n° 959 du 1er juillet 1913 crée le Service des Archives. Celui-ci est érigé en • Direction le 21 juillet 1977 sous le nom d’Archives du Sénégal. • l’Arrêté N° 382- du 26-03-1937 organisant le dépôt d’archives et la Bibliothèque du Gouvernement général de l’AOF. • le Décret N° 46-1644 du 17-07-1946 instituant le dépôt légal. • l’Arrêté du 28-09-1946 désignant le responsable du dépôt légal. • En 1971, les lois 71-58 et 71-53 portant exemption de taxes à l’importation en faveur des livres ont été votées. • 1972 les Nouvelles Editions Africaines (NEA), la Société de Presse, d’Edition et de Publicité (SONAPRESS), les Nouvelles imprimeries du Sénégal (NIS) sont créées. 55

• le Bureau Sénégalais du Droit d’Auteur (BSDA) est créé par la loi 72-40 du 26 mai. • Le décret 72-1316 crée et organise le Conseil supérieur du livre. • En 1973 la loi 73-52 du 4 décembre sur la Propriété littéraire et artistique a été adoptée. • En 1976, la loi 76-29 met en place le réseau national de bibliothèques ; la loi 76-30 institue le dépôt légal ; le décret 76-493 crée et organise la Bibliothèque nationale ; le décret 76-494 crée et organise le réseau national de lecture publique ; le décret 76-1021 crée la direction des bibliothèques publiques. • En 1999, précisément le 24 février, l’Accord de Bangui révise l’accord du 07 mars 1977 sur la propriété intellectuelle. Cet Accord de Bangui qui entre en vigueur le 28 février 2002 prend en compte les spécificités africaines dans le domaine des œuvres artistiques et littéraires. • En 2000, le décret 2000-947 crée la Direction du Livre et de la Lecture. • En 2002, la loi 2002-17 crée la Bibliothèque nationale du Sénégal. Aussi les bibliothèques au Sénégal sont assez diverses et sont pour la plupart concentrées dans la capitale Dakar où se trouvent les principales institutions documentaires suivantes: La Bibliothèque centrale de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar dont les premiers documents datent de 1916 compte aujourd’hui plus de 500.000 documents dans le domaine des sciences humaines et sociales, des sciences et de la technologie. La bibliothèque de l’Institut Cheikh Anta Diop ex IFAN créée en 1936 recevait le dépôt . Elle dispose d’un fonds documentaire de plus de 62640 monographies dans le domaines des sciences humaines, sociales et naturelles. 2972 titres de périodiques morts et vivants; 750 cahiers William Ponty; 932 mémoires de maîtrise et de DEA de la Faculté des Lettres et des Sciences humaines de l’UCAD. Ils sont traités dans une base de données intitulée: MEMO. 5784 dossiers documentaires (manuscrits, rapports et coupures de journaux, constituant les travaux des anciens chercheurs de l’IFAN). La bibliothèque de la Direction des Archives du Sénégal assume les principales fonctions de la bibliothèque nationale. Elle est l’agence bibliographique nationale. Elle reçoit le dépôt légal, confectionne et diffuse la bibliographie nationale et gère les différents fichiers d’autorité. A travers le centre ISSN qu’elle abrite, elle assure le contrôle bibliographique des périodiques paraissant sur le territoire sénégalais en les identifiant et en leur attribuant des numéros ISSN. Elle a entrepris des démarches pour que le Sénégal puisse avoir une agence ISBN. Elle a enregistré à ce jour plus 29.820 ouvrages et 1700 titres de périodiques morts et vivants. La Direction du Livre et de la Lecture (DLL) est chargée de conduire la politique nationale du livre.(Cf. Décret n° 2000.947/MCC/portant organisation du Ministère de la Culture. Elle coordonne, par le biais de sa division des bibliothèques, les actions de 56

l’Etat en faveur d’un réseau national de bibliothèques au niveau régional, départemental et communal et veille au renforcement des acquis au niveau des Centres de lecture et d’animation culturelle (CLAC) déjà installés. A côté de ces institutions, il y a de nombreuses bibliothèques: régionales, scolaires, d’ONG, d’associations, d’entreprises, de missions religieuses, des centres culturels publics et privés aussi bien dans la capitale que dans les régions. A Saint-Louis, il y a le Centre de recherche et de documentation du Sénégal (CRDS) et la Bibliothèque de l’Université Gaston Berger. La plupart des collections dans les principales bibliothèques sont en français. On compte aussi des ouvrages en arabe, en langues étrangères et en langues nationales car depuis quelques temps, certains auteurs publient de plus en plus en langues nationales.

La formation des professionnels de l’information documentaire A côté de toutes ces institutions documentaires, l’Ecole de Bibliothécaires, archivistes et documentaliste (EBAD) qui est un institut de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar forme depuis 1969 des professionnels de l’information documentaire venant des pays de l’Afrique francophone et développe la recherche fondamentale appliquée dans le domaine des sciences de l’information et de la communication. Elle a pris le relais du Centre régional de formation des Bibliothécaires (CRFB) de langue française créé en 1962. Avant 1983, la plupart des conservateurs de bibliothèques, d’archives ou de documentation allaient se former à l’étranger en France ou dans les pays anglo-saxons. Mais l’EBAD a ouvert un second cycle en présentiel depuis 1983 et en distanciel depuis 2000 pour la formation des conservateurs.

Normes de catalogage On peut dire que tous les professionnels qui sont sortis de ces écoles de formation utilisent les normes internationales de catalogage et que c’est surtout les professionnels qui ont fait des études dans les pays anglo-saxons (Canada par exemple) qui connaissent les AACR2 sinon tous ceux qui sont formés à l’EBAD et à l’ENSSIB [Ecole nationale supérieure en sciences de l’information et des bibliothèques] utilisent les normes AFNOR [Association française de normalisation]. En outre, ils respectent la structure des différents ISBD [Description bibliographique internationale normalisée ] à savoir l’ISBD (G), ISBD (S), ISBD (NBM), ISBD (A), etc.

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Logiciels et format utilisés Quelques bibliothèques sénégalaises utilisent le logiciel WINISIS et le format UNIMARC pour la gestion de leurs fichiers bibliographiques. C’est le cas de l’agence bibliographique du Sénégal, de la BUCAD et de la bibliothèque du CRDS. En plus du logiciel WINISIS qu’elle a utilisé jusqu’en 2002, la BUCAD a bénéficié d’une formation au logiciel ADVANCE pour son personnel en 2001–2002. Dans le cadre du Service commun de la Documentation de l’Université, la BUCAD a informatisé son catalogue et est en train de mettre en place un catalogue collectif automatisé (CAURI) qui intégrera les 16 bibliothèques de facultés et instituts de l’université de Dakar. L’automatisation de ces facultés et instituts universitaires est faite à partir du logiciel WINISIS. La Direction du Livre et de la Lecture, quant à elle, a opté pour l’ISBD simplifié pour les centres culturels, BCBI [Bibliothèques, Centre de Documentation et d’Information] et CLAC [Centres de lecture et d’animation culturelle] pour ce qui concerne la phasetest pour le Réseau des bibliothèques publiques. Mais pour le projet de la Bibliothèque nationale du Sénégal qu’elle pilote, elle utilise le logiciel ADVANCE et le format UNIMARC. Les classifications Les classifications décimales les plus utilisées au Sénégal sont la CDU (classification décimale universelle) et la CDD (classification décimale de Dewey). L’agence bibliographique nationale adopte le cadre de classement de la CDU pour la répartition des notices bibliographiques signalées dans la Bibliographie du Sénégal. La Bibliothèque du CRDS travaille avec la DEWEY. Tandis que la BUCAD et la Direction du Livre et de la Lecture utilisent les deux. La Bibliographie nationale Elle signale les ouvrages d’auteurs sénégalais quels que soient leurs lieux de résidence, les ouvrages ayant pour contenu le Sénégal quelle que soit la nationalité de l’auteur et ceux paraissant sur le territoire sénégalais quelle que soit la nationalité de l’auteur conformément à une des recommandations de la Conférence africaine permanente pour le contrôle bibliographique = African Standing Conference On Bibliographic Contrôle [ASCOBIC]. Elle paraît depuis 1962 d’abord sous le titre Eléments de bibliographie puis Bulletin bibliographique. Aujourd’hui le titre officiel est Bibliographie du Sénégal. L’agence bibliographique rencontre d’énormes difficultés pour rassembler la matière à insérer dans la bibliographie nationale car beaucoup d’auteurs se font publier à 58

l’étranger et échappent au dépôt légal tandis que la plupart des éditeurs n’ont pas le réflexe du dépôt. Par conséquent, l’agence bibliographique est obligée de recourir aux échanges et aux achats pour avoir les documents qui auraient dû être déposés. Les fichiers d’autorités A partir de 2000, l’Agence bibliographique nationale du Sénégal, soucieuse de combler le « vide » laissé par l’absence de fichiers d’autorité, a initié une série de travaux s’inscrivant dans le cadre de la politique de gestion des différents types de fichiers d’autorité en mettant à profit l’appui financier de la Banque internationale d’information sur les Etats francophones (BIEF). Ainsi elle a publié : • Le Répertoire du fichier d’autorité des auteurs personnes physiques (APP), paru en 2001 • Le Répertoire du fichier d’autorité des collectivités-auteurs, paru en 2002 • Le Répertoire du fichier d’autorité matière, paru en 2002. Il faut toutefois signaler l’existence de quelques travaux dont les auteurs ont le mérite d’avoir réfléchi et établi des listes pour aider au catalogage des auteurs africains et/ou sénégalais. On peut citer: • Fonvielle, Jean. – Le patronyme des auteurs négro-africains et malgaches d’expression française et la catalographie. – 1969. • Diongue, Mariétou Diop. – Pratiques et problèmes de catalogage au Sénégal. – 1984. • Diallo, Abdou Karim & Sène, Henri. – Manuel de catalogage des auteurs africains d’expression française. – [1995].

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Country report: Cataloguing in South Africa Susan Battison Project Leader: South African National Bibliography National Library of South Africa

Introduction South Africa, at the southern tip of the African continent, is a land of diverse populations and cultures; a population of approximately 48 million with their roots in Africa, Europe, and Asia. Since 1994 South Africa recognizes eleven official languages, viz., Afrikaans, English, Ndebele, Northern Sotho, Southern Sotho, Swazi, Tsonga, Tswana, Venda, Xhosa, and Zulu. The estimated rate of functional literacy in 2004 was 33.9% (Libraries for the future, 2007, p. 135). Libraries in South Africa developed over the past 150 years and include a national library, public/community libraries, special libraries, school libraries, government libraries, and higher education libraries (South African yearbook 2005/06, 2005, p. 129).There was an estimated 11 373 libraries in South Africa in mid-2003, and based on the 2001 population census, approximately one library for every 25 000 people (South African yearbook 2005/06, 2005, p. 130). Languages of catalogues The recognition of official languages has been reflected in the language of the catalogues of South African libraries. Prior to 1994, when only English and Afrikaans were recognized as official languages, most library catalogues were either in English, Afrikaans, or a combination of these two languages. After 1994, when 11 official languages were recognized, most libraries adopted English as the language of their catalogues. Cataloguing education in South Africa Cataloguing education is provided at the following South African higher education institutions: Durban University of Technology, University of the Western Cape, University of Zululand, University of Cape Town, University of Limpopo, University of Pretoria, and University of South Africa. The depth of cataloguing training offered differs from one institution to the next and practical cataloguing is more part of on-thejob training rather than as part of the undergraduate library and information science coursework. This places the burden of cataloguing training on employers. South Africa seems to have a lack of experienced cataloguers, and there is a great need for skills transfer to younger librarians.

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The National Library of South Africa presents teleMARC courses twice a year. Cataloguers may register for either the basic teleMARC course, or the advanced teleMARC course, Beyond Books. Advanced cataloguing workshops and basic cataloguing workshops are presented by the Library and Information Association Interest Group for Bibliographic Standards (LIASA IGBIS) and Sabinet Online respectively, through the funding of the Carnegie Corporation. Sabinet Online also trains cataloguers in the use of OCLC’s Connexion cataloguing interface. Cataloguing standards South Africa has used the Anglo-American Cataloguing Rules as the standard cataloguing code. Most libraries in South Africa make use of the Dewey Decimal Classification, with some using Universal Decimal Classification and various other inhouse systems. Most libraries use the Library of Congress Subject Headings. Machine-readable cataloguing and library management systems South Africa developed SAMARC (based on UNIMARC) and this remained the official exchange format until a conference held in Pretoria in 1997 adopted USMARC (later MARC 21) as the official exchange format in South Africa. Some of the library management systems used in South Africa through the years include: Erudite, DOBIS/ LIBIS, Urica, PALS, Aleph, Libwin, Unicorn, Millennium, and InMagic/DbText. Bibliographic control committees in South Africa Over the years, standardisation and bibliographic control on a national level have been addressed through various committees and advisory bodies. They are briefly discussed below. SAILIS Committee for Bibliographic Control The SAILIS (South African Institute for Librarianship and Information Science) Committee for Bibliographic Control was primarily responsible for offering bibliographic control guidelines and recommendations on a national level, the SAILIS awards for bibliography and other projects related to bibliographic control. The members of the SAILIS Committee for Bibliographic Control included the directors of the two national libraries and bibliographic control experts (Fourie & Burger, 2007, p. 4). This committee ceased to exist after SAILIS was disbanded following the establishment of the Library and Information Association of South Africa (LIASA) in 1997. 61

Advisory Committee on the State Library Bibliographic Services and Interim Committee for Bibliographic Organisation The Advisory Committee on the State Library Bibliographic Services advised the Library on bibliographic control needs within the country and was active from 1994 to 1996. This committee was succeeded by the Interim Committee for Bibliographic Organisation (ICBO). ICBO initiated the investigation into the suitable MARC format for exchange of bibliographic records in South Africa. This investigation culminated in the Seminar on a Future MARC Format for South Africa, held in Pretoria, 24-15 April 1997, which led to the selection of USMARC (later MARC 21) as the exchange format for South Africa (Fourie & Burger, 2007, p. 4-5). These committees no longer exist. Sabinet Online Standards Committee The Sabinet Online Standards Committee (SOSC) was formed on 29 October 1999 to investigate and advise on issues relating to the standard and quality of data input on the SACat database. Since that time much work has been done in developing core records and useful cataloguing guidelines to enhance and ensure the ongoing improvement of the SACat resource. The following are examples of the committee’s work: guidelines for the cataloguing of electronic resources; development of core records for all material types; improving holdings information on SACat; authority control on SACat; database maintenance on SACat; advising on standards issues; quality control on SACat. The Committee has several standing groups which include: Quality Control & Database Maintenance Working Group; Authority Control Working Group; Holdings Working Group. The ad hoc groups have concerned themselves with the following issues: member loading; interfacing and holdings; and workflows. (http://www.sabinet.co.za/cataloguing/cat_soscomm.html) Library and Information Association of South Africa Interest Group for Bibliographic Standards (LIASA IGBIS) LIASA IGBIS is a national interest group of the Library and Information Association of South Africa. LIASA IGBIS was launched in 2001, properly constituted in 2002, and has been active since 2003 (http://www.liasa.org.za/interest_groups/igbis.php). LIASA IGBIS has the primary role of promoting bibliographic standards through the presentation of workshops and seminars, and focuses on the needs of more advanced cataloguers. LIASA IGBIS has branches throughout the country which on occasion also present workshops, although most of the professional cataloguing workshops are presented by the national committee, centered in the Gauteng region. The branches are in KwaZulu-Natal, the Eastern Cape, the Free State, and Limpopo Province.

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National bibliography The National Library of South Africa is legislated to be the national bibliographic agency in South Africa. The South African National Bibliography (SANB) has been published in printed form, originally in the form of printed author lists (1933–1958), then quarterly with an annual cumulated edition (1958–1999), and from 1999 it has been available in electronic form via the National Library’s webOPAC in the SANB scope. The SANB includes monographs, serial publications, official publications, maps, standards, and non-book material published in South Africa and received in accordance with the Legal Deposit Act, 1997. The SANB records are also available via South African studies (1989-CD and online database), SACat (1989-), and WorldCat (1989–1999 as part of the SACat load and 1999- added directly). Co-operative cataloguing in South Africa During the early 1940s the State Library started collecting catalogue cards from libraries and filmed them on microfiche. These microfiche represent a South African union catalogue that was maintained by the Joint Catalogue Section (JC) at the Library. A union catalogue of periodical holdings in South Africa was maintained by Periodicals in South African Libraries (PISAL) at the CSIR. PISAL moved to the State Library in the late 1980s. The PISAL data were originally maintained manually and later online on the South African Cooperative Database (SACD, later SACat) managed by Sabinet Online. During 1996–1997 both JC and PISAL closed due to lack of resources at the Library. Another reason for these closures was that South African libraries were by then contributing their bibliographic records directly to SACD, and the State Library’s services were no longer regarded as essential. SACD and SACat The South African and Bibliographic Network (Sabinet), established in 1983, and later Sabinet Online, established in 1990, is responsible for providing the IT infrastructure for the South African Cooperative database (SACD), known as SACat from 1999. Sabinet bought the WLN system from the Western Library Network in the US in 1983 to provide a central cataloguing service and a central technology platform which could be used to identify and locate materials held in South African libraries. As part of the system, WLN included the bibliographic records that were on their system, but excluded all the holdings information. These records formed the core of the system and were used by the Sabinet members to add holdings. These records could also be exported to local systems if required. South African libraries’ holdings were added mostly online by members and the then State Library. The State Library added a large number of holdings to create the Joint Catalogue (JC) and Periodicals in South African Libraries (PISAL) catalogues online, as well as adding holdings on behalf of non63

member libraries. To further enhance the number of records available for adding holdings to and for downloading Sabinet purchased and loaded records from the Library of Congress (LC) as well as the British National Bibliography (BNB). Some original cataloguing by the Sabinet member libraries also took place on the system. The JC at the State Library was responsible for quality and authority control on SACD. In 1989 SANB records were added to the SACD for the first time and this practice has continued to today. During 1999 Sabinet Online introduced OCLC’s WorldCat to the cooperative cataloguing environment in South Africa. Libraries are now expected to catalogue directly onto WorldCat and then download the records to SACat and into their own databases. In an effort to improve the quality mechanisms and procedures it was decided, in 1999, to move the cataloguing process to another platform. This was a combination of the Innovative Interface Inc, Innopac software to house the SACat and an agreement with OCLC to use WorldCat as a source of bibliographic records for copy cataloguing (as well as a platform for original cataloguing) when a record could not be found on SACat. At this stage all the records in SACat were converted from SAMARC to MARC 21. Also as part of this process approximately 1.3 million of the 2.8 million bibliographic records were matched against OCLC’s WorldCat and where possible better quality WorldCat records were returned and loaded into the SACat. Also, the authority headings were matched and upgraded at LTI. There were approximately 7 million holdings on the database by this stage. Since then a number of clean-up projects have taken place. A number of institutions have reloaded all their holdings, a number of data fixes have taken place on the database, and a de-duplication project has been undertaken to reduce the number of duplicate bibliographic records as well as duplicate holdings. SACat now contains in the region of 3.8 million bibliographic records from various sources and approximately 8 million holdings. There are now approximately 160 institutions adding holdings to SACat, with about 95 of these adding bibliographic records via WorldCat. Consortia in South Africa The library consortia are mainly based at the higher education institutions in South Africa.

64

Cape Library Consortium (CALICO) CALICO was established in the Western Cape in 1992 (Libraries for the future, 2007, p. 82) representing the libraries at the University of Cape Town, University of Stellenbosch, University of the Western Cape, and Cape Peninsula University of Technology. CALICO has a various working groups, including the CALICO Cataloguing Working Group (CCats) (http://www.chec.ac.za). South Eastern Alliance of Library Systems (SEALS) The SEALS consortium is in the Eastern Cape, comprising the libraries of the Nelson Mandela Metropolitan University, Fort Hare University, Rhodes University, and Walter Sisulu University. The consortium was started during 1998, and the shared database server is hosted by Rhodes University, Grahamstown. Each institution is responsible for cataloguing and maintaining their own bibliographic records, while authority control is shared amongst the members. SEALS has a standards committee which meets twice a year to discuss issues relating to cataloguing, circulation, and other shared issues. They also have a Consortium cataloguing e-list. All members have received training from Sabinet Online in general cataloguing and cataloguing on WorldCat. Authority control training was provided by Unisa’s authority control expert. (Minnaar, 2007). Eastern Seaboard Association of Libraries (ESAL) ESAL was established in 1997 and is based in KwaZulu-Natal (Libraries for the future, 2007, p. 82). Members of this library consortium include the University of Zululand, Durban University of Technology, Mangosutho Technikon, and University of KwaZulu-Natal. ESAL has recently implemented the Unicorn System from SirsiDynix and has a shared database. (http://esal.dut.ac.za) Gauteng and Environs Library Consortium (GAELIC) GAELIC is an academic library consortium, founded April 1996 within FOTIM (Foundation of Tertiary Institutions of the Northern Metropolis). The initial membership of six academic libraries has grown to eleven institutions across three South African provinces: Gauteng, North-West, and Limpopo and now also includes two members beyond South Africa’s borders. Current members are: University of Limpopo, North-West University, University of Johannesburg, University of Pretoria, Tshwane University of Technology, University of the Witwatersrand, Vaal University of Technology, University of Venda, University of South Africa, University of Namibia, and University of Botswana. GAELIC has two focus groups relating to cataloguing. The Cataloguing Focus Group has the purpose of developing the skills and expertise of the staff in the GAELIC li65

braries in applying international bibliographic standards and to provide a platform for discussion and knowledge sharing with the ultimate goal of ensuring optimal information retrieval and participation of members of GAELIC libraries. The Metadata Focus Group has the purpose of promoting and coordinating the creation and application of metadata, improving resource description and recovery, interoperability and open access, and developing skills and expertise in the innovative use of metadata within the GAELIC libraries. GAELIC participates in the NACO (including SACO) programme of the Library of Congress as the GAELIC South Africa Funnel. The active NACO participants are: University of South Africa, North-West University (Potchefstroom Campus), and the University of Pretoria. The University of South Africa attained OCLC enhanced cataloguing status in 2007. (Visser, 2007). Free State Libraries and Information Consortium (FRELICO) The Free State Libraries and Information Consortium (FRELICO) was formed in 1996 as part of The Andrew W. Mellon Foundation grant to plan for the utilization of electronic networks to expand access to library and study materials in the Free State. Members of this consortium include the University of the Free State, Central University of Technology, Mangaung Local Municipal Library Service, and the Sasol Library. FRELICO cataloguers rely on the LIASA Interest Group for Bibliographic Standards for their training needs and liaise closely with the cataloguers at GAELIC (Raubenheimer, 2007). Places of legal deposit consortium The planning for a consortium of the places of legal deposit in South Africa started in early 2000. The places of legal deposit consortium includes the National Library of South Africa, Mangaung Local Municipal Library Service (including the National Drama Library), Msunduzi Municipal Library, and the National Film, Video, and Sound Archives. The Library of Parliament is another place of legal deposit in South Africa but is not a member of the consortium. The implementation of the consortium took place over many years and the various databases were loaded during late 2006 and early 2007. As there is a large overlap of the legal deposit material collected by these places of legal deposit, it is hoped that co-operative cataloguing will share the burden of providing access to South Africa’s documentary heritage. South African National Research Information Consortium (SANRIC) This consortium was established to support research activities within South Africa. (http://sanric.co.za/profile.htm)

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Conclusion South African cataloguers have kept up to date with the developments and trends of the international cataloguing arena. We are largely Anglo-American-centric in the use of cataloguing standards and rules. We share the same technical and professional problems that cataloguers experience elsewhere. But we are also challenged to provide bibliographic data for a multicultural and diverse society while keeping up to date in a constantly changing cataloguing environment. Co-operative cataloguing and the sharing of expertise are common amongst the cataloguers of larger institutions in South Africa, but the opportunities offered by LIASA IGBIS and Sabinet Online could be utilized by any South African librarian interested in bibliographic control. References Fourie, I. & Burger, M. Bibliographic control in South Africa. 2007. Paper presented at WLIC: 73rd ILFA General Conference and Council, Durban, South Africa, 19-23 August 2007. Libraries for the future : progress and development of South African libraries. Pretoria : LIASA, 2007. Raubenheimer, Huldah. FRELICO. e-mail, 11 October 2007. SEALS. E-mail from Desiree Minnaar, 10 September 2007. South African yearbook 2005/06. Pretoria : Government Communication and Information Service, 2005. South African Cooperative Database (SACD)/SACat : the role of the National Library of South Africa and Sabinet Online. S. Battison, et al. Unpublished report, 2005. http://esal.dut.ac.za (Viewed on 30 October 2007) http://www.liasa.org.za/interest_groups/igbis.php (Viewed on 30 October 2007) http://sanric.co.za/profile.htm (Viewed on 30 October 2007) http://www.chec.ac.za (Viewed on 30 October 2007) http://www.sabinet.co.za/cataloguing/cat_soscomm.html (Viewed on 30 October 2007) Visser, Louette. GAELIC. e-mail, 18 September 2007.

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Swaziland: country report Marion Chibambo Head of Cataloguing, University of Swaziland Library

Introduction Swaziland is a small landlocked country that lies between South Africa and Mozambique in Southern Africa. The report is based on what obtains at the University of Swaziland (UNISWA), which has the most comprehensive collection in the country, housed in three campus libraries. The acquisition and cataloguing of library materials is centralized at the Kwaluseni Main Campus Library. Other institutions, such as the Teacher Training Colleges and High Schools, have libraries that are supplied and managed by the Swaziland National Library Services (SNLS), a Government-funded public library that has branches across the country. Unlike other multi-ethnic and multi-lingual African states, Swaziland does not experience any cataloguing problems or peculiarities with regard to language, because the country has one ethnic group, one language (siSwati), and one university, the University of Swaziland. There are two official languages; namely: English and the siSwati language. Cataloguing There is no cooperative cataloguing in Swaziland. Each institution catalogues its own resources, even though both the UNISWA and the SNLS use AACR2 for bibliographical description and DDC for classification. Scripts Cataloguing is mainly English language; however, the siSwati language is also used for siSwati publications. International standards Swaziland uses the following international standards: MARC 21, ISBD, ISBN, and ISSN.

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Further, the University of Swaziland assigns ISBN & ISSN to locally published materials; as well as publishing the annual Swaziland National Bibliography. Subject headings The University of Swaziland uses LCSH for indexing.

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Uganda: country report Eliz Nassali State Acting Head Technical Services Section, Makerere University Library

History of cataloguing in Uganda The development of cataloguing is entwined with the establishment of Makerere University Library Services. The University is the oldest University in the East African region. Makerere University started out as a University College with the library at the centre in 1922. MacPherson (1964: 92) states that staffing the library from 1950–55 was difficult because there were no locally trained staff; as a result; this created a burden on the senior library staff (non-Africans) with ordering, cataloguing, and supervision. She goes on to say that plans to have a local training scheme for library assistants never materialized due to lack of time and money. From 1956, library assistants worked for librarianship examinations, and librarians from other institutions also came to Makerere for practical experience. Where possible, some went overseas for further library studies. By 1961, the University Library had started taking on graduate recruits to the library as trainee assistant librarians. These would later start graduate training in librarianship in the United States and the United Kingdom. Another important landmark in the development of cataloguing in Uganda is the establishment of the East African School of Library and Information Science (EASLIS) at Makerere University. It started out as the East African School of Librarianship (EASL) in 1963. The School, as it is fondly referred to, has trained librarians from Uganda, Kenya, and Tanzania over the last three decades. At the start, the library courses that were taught led to the award of a library certificate. The course duration used to be six months and covered organization, technical processes (cataloguing included), and reader’s services. Over time a diploma course was started, and at the end of the 1980s, it was upgraded to a degree course in library and information science. At diploma and degree levels, cataloguing and classification are core courses. The cataloguing is divided into theory and practical sessions preparing the graduates for practical work. Until 1995, Ugandan cataloguers used the AngloAmerican Cataloguing Rules 1 (AACR1). The change to AACR2 was first introduced to Makerere University by a Library fellow, Dorothy Washington from the US, and their use spread to other libraries. Together with the late Dorothy Clarke, she introduced practicing librarians to authority control and the MARC format.

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Current state of cataloguing The library profession has grown over the years and library and information science (LIS) graduates are employed in several sectors. The majority are employed within the academic sector, government ministries, embassies, etc. (Kigongo-Bukenya 2000). In the academic sector, Uganda has five public and eight private universities. Librarians employed within these universities carry out cataloguing duties on a day to day basis. At school, the librarians take cataloguing and classification as core courses but emphasis is put on Sears’ Subject Headings and Dewey Decimal Classification, thus explaining their dominance in most university libraries in Uganda. Out of the 12 universities cited, only the Agha Khan and Makerere Universities are using Library of Congress Subject Headings (LCSH), largely because they are more comprehensive. Secondly, the librarians take advantage of the Library of Congress online catalogue, thus reducing on original cataloguing. Increasingly, copy cataloguing is the norm in these two libraries. Thirdly, budgetary constraints dictate on what system to use. The multivolume LCSH is definitely expensive and out of reach of the majority of these of libraries. Conversely, it is easier to adopt Sears’ List of Headings because it is cheaper and handy. This is the thesaurus used most, even in smaller libraries. A few also employ the Universal Decimal Classification (UDC). On automation, the preference is UNESCO’s ISIS (CDS and WINISIS), because it is free of charge. Table 1 gives an analysis of the cataloguing systems in Ugandan libraries. Table 1: Cataloguing systems in Ugandan libraries Institution

1 2. 3. 5. 6. 7. 8.

Agha Khan University Bugema University Busoga University Kyambogo University Makerere University Kampala Intern. University Mbarara University

9. Nkumba University 10. Uganda Christian Univ. 11. Uganda Martyrs Univ. (Nkozi) 12. National Library of Uganda

Cataloguing Rules used

Subject Headings

Classification Scheme

Library system

Communication Format

AACR 2

LCSH

LCC

–

– – AACR2

Sears Sears Sears list

– – –

AACR2R

LCSH 29 ed.; MesH –

DDC 20 ed DDC DDC (British International ed.) nd DDC 22 ed. NLM th DDC 20 ed

Library software – – – VIRTUA

MARC 21

–

–

Sears MesH Sears Sears

DDC NLM DDC 20th ed nd DDC 22 ed

–

–

WINISIS –

– –

Sears

DDC 21 ed.

CDS/ISIS

–

Sears

DDC 21 ed

WINISIS

–

– AACR2 AACR2 AACR2

AACR2

th

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th

st

st

The downside is that, despite the fact that Uganda boasts a Library and Information Association and a consortium of Uganda University Libraries (CUUL), there is no collaborative effort towards cataloguing. The National Library of Uganda (NLU) newly established by the National Library Act, 2003, is yet to fulfill its role as the National Bibliographical Agency. There is not a national cataloguing-in-publication program in place yet, although individual publishers are increasingly including cataloguing in publication data, and a private publisher is currently acting as the ISBN agency. Further still, is the waning interest in cataloguing in Uganda LIS curriculum. References 1. Kigongo-Bukenya. “The status of bibliographic control in Uganda”, Library Review, (2000) vol.49, no. 2 pp.64-76. 2. MacPherson. They built for the future. Cambridge: Cambridge University Press, 1964. 3. Makerere University College. University of East Africa Calendar 1965-1966. 4. University of East Africa. Makerere University College Library Annual Report 1967/68. 5. University of East Africa. Makerere University College Library Annual Report 1968/69. 6. University of East Africa. Makerere University College Library Annual Report 1969/70.

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Presentations = Presentations = Relatórios

Consolidated ISBD: a step forward Elena Escolano Rodríguez National Library of Spain, Madrid, SPAIN Chair, ISBD Review Group

Dorothy McGarry University of California, Los Angeles, USA (Retired) Chair, Study Group on Future Directions of the ISBDs

Abstract This is a presentation on the new version of the ISBD. It is new because the structure has been changed, integrating the description of all types of resources covered in the specialized ISBDs into one ISBD. At the same time, requirements for the description of all resources have been updated to bring the description of all materials to the same state of conformity with FRBR. We shall give a short history of the background of the ISBD Review Group’s work and discuss the reasons why the group considered this revision necessary. Then we shall describe the procedures followed in the work on consolidation and the most problematic issues encountered, so it will be clear what is not included in this first edition. Finally we shall explain our intention of further revision and updating in the near future. Introduction The primary purpose of the ISBD is to provide the stipulations for compatible descriptive cataloguing worldwide in order to aid the international exchange of bibliographic records between national bibliographic agencies and throughout the international library and information community. By specifying the elements that comprise a bibliographic description and by prescribing the order in which those elements should be presented, and secondarily the punctuation by which they should be separated, the ISBD aims to: • make records from different sources interchangeable, so that records produced in one country can be easily accepted in library catalogues or other bibliographic lists in any other country;

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• assist in the interpretation of records across language barriers, so that records produced for users of one language can be interpreted by users of other languages; • enhance interoperability with other content standards Although originally the development of the ISBDs was pushed by the automation of bibliographic control as well as the economic necessity of sharing cataloguing, the ISBD is independent of any specific format for information. It is useful and applicable for bibliographic descriptions of all kinds of bibliographic resources in any kind of catalogue, whether Online Public Access Catalogues or catalogues less technologically advanced. The Statement of International Cataloguing Principles that is being developed by a series of regional IFLA Meetings of Experts on an International Cataloguing Code recognizes ISBD as the agreed-upon standard on which the descriptive portion of the bibliographic record should be based for the library community. Uses of the ISBD around the world Thus, for more than three decades, IFLA’s ISBD program has yielded standards for representing bibliographic data for all types of library resources and maintained these standards through one or more revisions. The ISBDs have been officially translated into 25 languages. In turn, the ISBDs have guided the work of national cataloguing committees in updating their codes to promote internationally accepted practices, a point underscored by the compilations of practices by various rules that were prepared for the IFLA Meetings of Experts on an International Cataloguing Code (IME ICC)1. From these overviews, the general impression is overall compliance and considerable harmony among the national codes and with IFLA’s recommended stipulations. • Europe has the greatest number of cataloguing codes in use, and one of them is AACR22. For IME ICC1, rule makers in Europe were asked to compare their codes and 18 reports on their cataloguing codes were received3; in their 1

2

3

http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index.htm http://www.d-nb.de/news/pdf/code_comp_2003_europe_2.pdf and http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/code-comparisons_final-summary.pdf Tillett, B. “ IME ICC: Report of the 1st Meeting, Frankfurt, Germany, July 28–30, 2003”: Regarding the ISBD, it was acknowledged as a great achievement of international standardization for descriptive cataloguing that requires the transcription of identifying information from the item at hand to create the standardized areas of description and ISBD goes on to state the basic elements to include in such descriptions, the order of those elements, and the prescribed punctuation, so the resulting records are understandable worldwide, regardless of language or script. Available at http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/ ime_ icc_ report_berlin.pdf AACR2; Regeln für die alphabetische Katalogisierung – RAK (Austria, Germany); Rakovodstvo za azbučni katalozi na knigi (Bulgaria); Pravilnik i prirucnik za izradbu abecednih kataloga – PPIAK (Croatia); Anglo-americká katalogizacní pravidla (Czech republic); Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker (Denmark); Suomalaiset luettelointisäännöt (Finland); AFNOR Cataloguing Rules (France), List of AFNOR Cataloguing Rules; Magyar Szabvany 3423, 3440, 3424 and Konyvtári Szaba-

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overviews were two questions related to ISBD acceptance. The first one was: “Is your cataloguing code based on ISBD for rules for description?” The 18 responses were affirmative. The second was: “In what ways do you vary from the ISBDs and why (to meet what needs)? Please cite your rules that differ.” The responses provided us with a list of issues to consider in the future, and some of them have already been addressed in this version. Most of them are related to the optional character of some stipulations in ISBD that are mandatory in the cataloguing codes.4 • The IME ICC for South America was structured a little differently from the European meeting. Unlike Europe, where there are several rule making bodies and different cataloguing rules, Latin America and the Caribbean countries typically follow the Anglo-American Cataloguing Rules or the Spanish rules, Reglas de catalogación. These codes were already compared in IME ICC1 and their basis on ISBD was confirmed.5 • “The Middle East has no rule making bodies and the countries typically follow the Anglo-American Cataloguing Rules.”6 • From IME ICC for Asia reports, we know that “China, Japan, and Korea have a history of rule making bodies … Many other countries in Asia follow the Anglo-American Cataloguing Rules or have a local set of rules based on AACR2”7 . So they recognized their rules are based on and consistent with ISBD, or simply that there are no locally developed descriptive standards.8

4

5

6

7

8

lyzat (Hungary); Regole italiane di catalogazione per autori – RICA (Italy); Kompiuterinių bibliografinių ir autoritetinių įrašų sudarymo metodika (Lithuania); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Macedonia); Regels voor de titelbeschrijving (Netherlands); Russian Cataloguing Rules (Russia); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Slovenia); Reglas de catalogación (Spain); Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (Sweden); AACR2 compliant cataloguing code (Vatican Library) Results of rule comparisons, ISBD paper http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/code_comp_2003_ europe_2.pdf Tillett, B. “Report of IME ICC2 Meeting, August 17-18, 2004 Buenos Aires, Argentina” http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/IMEICC2-report_IFLA-BA_2004.pdf Tillett, B.B. “Report on the IME ICC3 Meeting, Dec 12-14, 2005 Cairo, Egypt”. http://www.loc.gov/loc/ ifla/imeicc/pdf/Report-IMEICC3_brief.pdf Jaesun Lee. “Report on the IME ICC4 Meeting,August 16-18, 2006 Seoul, Korea” http://www.nl.go.kr/icc/paper/report_1.pdf Ben Gu, “ Chinese Cataloguing Rules and International Cataloguing Principles: a report of similarities and differences”: Specific reports on China cataloguing codes said it “was based mainly on ISBDs and AACR2, with the consideration of Chinese characteristics and without the consideration of the concept of main entry” http://www.nl.go.kr/icc/paper/22_1.pdf Haruki Nagata. “Nippon (Japanese) Cataloguing Rules and International Cataloguing Principles: similarities and differences”: Nippon (Japanese) Cataloguing Rules “is consistent with ISBD. When contradictory with the past NCR rules, an alternative article is supplied to conform to ISBD” http://www.nl.go.kr/icc/down/060919.pdf Soo Kim. “ The Present and Future of KCR”.: “Korean Cataloging Rules, published in 1981 accepted the principles prescribed in the International Standard Bibliographic Description and adopted the cataloging method, which completes records only with description. … KCR3, the fourth edition of “Korean Cataloging Rules (KCR4) was released in 2003, and basically employed the description system of KCR3 with an addition of diversity in bibliographic features of multiform media including publications but without specific prescriptions for the selection and form of headings. http://www.nl.go.kr/icc/paper/KCR-kim.pdf

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We still do not know the results of the IME ICC for Africa, but I think it could be said without fear that ISBD is the world wide agreed-upon standard for bibliographic description. IME ICCs have been very useful for the ISBD Review Group’s work, as there have been many suggestions to be considered in the future. Suggestions that come from the recognition of the different languages and scripts and also “cultural” patterns of publications will be taken into account by the Review Group and will help to improve the ISBD and its interpretation. History and development of the ISBDs 9 In order to understand the reasons for this consolidation, the history and development of the ISBDs will be summarized, and the considerations that have led us to develop this consolidated edition will be given. The concept of the International Standard Bibliographic Description dates back to the 1969 International Meeting of Cataloguing Experts in Copenhagen, sponsored by the IFLA Committee on Cataloguing. The main goal was, and continues to be, to offer consistency when sharing bibliographic information. The ISBDs were intended to serve as a principal component of IFLA’s program to promote Universal Bibliographic Control. The first of the ISBDs to be published was the International Standard Bibliographic Description for Monographic Publications (ISBD(M)), which appeared in 1971, with a revised text published in 1974 as the “First standard edition”. Other ISBDs subsequently appeared for specific types of resources: ISBD(S) for serials was also published in 1974; ISBD(CM) for cartographic materials and ISBD(NBM) for nonbook materials were both first published in 1977; ISBD(A) for older monographic publications (antiquarian) and ISBD(PM) for printed music first editions were published in 1980; and the ISBD(CF) for computer files, first edition was published in 1990. Along the way, the need was felt for a general framework to which all the ISBDs would conform, resulting in production of ISBD(G) published in 1977; the primary utility of ISBD(G) was that of ensuring harmony among the other ISBDs. For article

9

Others: Nepal and Sri Lanka reports recognize that AACR2 is used in almost all libraries. The report on Indonesian Cataloguing Rules did not address the issue. The Cambodia representative reported that given the situation of libraries in that country “Information covering adoption of descriptive standards is not readily available. Adherence to descriptive standards such as ACR2R is limited to a very small number of libraries and there are no locally developed descriptive standards, except possibly within individual libraries. Another factor that affects descriptive cataloguing in Cambodia is the lack of local publishing standards … .” http://www.nl.go.kr/icc/down/060906.pdf ; http://www.nl.go.kr/icc/down/060811.pdf ; http://www.nl.go.kr/icc/paper/Cataloguing%20in%20Cambodia.pdf For a more detailed introduction to the ISBDs, see: Byrum, John, “The birth and re-birth of the ISBDs: process and procedures for creating and revising the International Standard Bibliographic Descriptions”, 66th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Israel, 2000. Available at http://www.ifla.org/ IV/ifla66/papers/118-164e.htm

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level publications, Guidelines for the application of the ISBDs to the description of component parts was issued in 1988. The entire inventory of the ISBDs in all their editions is listed on IFLANET; in every case, at least the latest version of each ISBD is freely available in an HTML or PDF format10. Schedule and procedures for issuance of new or revised ISBDs: At the IFLA World Congress in Brussels, held in August 1977, the Standing Committee of the IFLA Section on Cataloguing made important new decisions in relation to IFLA’s programme of ISBDs. It was decided that all ISBD texts would be fixed to a life of five years, after which revision would be considered for all texts or for particular texts. More pragmatically, they have been revised as the need has arisen to implement general applicable changes or by the evolution of library materials, such as those that resulted in publication of the ISBD for electronic resources and, more recently, the ISBD for serials and other continuing resources. The ISBD(CR) was revised as part of a harmonisation effort with the ISSN Guidelines and with AACR2. Procedures are essential in all standardization work in order to ensure that the steps by which a document becomes a new or revised standard are well known and consistently followed. The ISBDs are no exception to this rule. At the 1989 IFLA Conference, the Section on Cataloguing adopted a schedule and established procedures for development and distribution of such documents as new or revised ISBDs. In 2002, these procedures were updated to take advantage of the electronic environment opportunities to speed up the review process. There are essentially five phases in the development of a new or revised ISBD. • Creation of draft text. During this phase, a working group may be appointed comprising cataloguing experts and, when appropriate, format specialists from both within and outside of IFLA. • Worldwide review. Once a draft text is completed, it is ready for worldwide review and comment. At this point, the text is forwarded for posting on IFLANET. Thereupon, an announcement is sent to IFLA-L and other appropriate electronic lists. Normally, two months are allowed for review of an ISBD and usually an additional month if the text is entirely new. • Final revision. All comments are considered. In accordance with the group decisions, the editor revises the draft. At this point, special attention is given to provision of examples in a variety of languages in the text and appendices and the preparation of an index. When a final text is determined, the ISBD Review Group as a whole goes over the text.

10

http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm

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• Balloting. The final version of the new or revised ISBD is then sent to the Cataloguing Section’s Standing Committee and any co-sponsoring Section. The ballot provides only two options: to approve or to disapprove. • Publication. If the outcome is a vote of approval as is typically the case, the text is scheduled for publication. Today, in all cases, the text is issued electronically. Although some ISBDs have been developed or revised to meet particular needs, there have been two overall revision projects affecting the entire Family of ISBDs. First General Review Project Consequent to the decision taken in 1977, which was mentioned above, the initial overall revision resulted in the creation of the ISBD Review Committee, which first met in August 1981. The Committee established three major objectives set out for the first general review project: (1) to harmonize provisions, achieving increased consistency, (2) to improve examples, and, (3) to make the provisions more applicable to cataloguers working with materials published in non-roman scripts. In addition, two narrower objectives motivated this particular revision effort: (1) to review the use of the equals sign (as its use in bibliographic descriptions had been the source of some controversy); and, (2) to remove coverage of machine-readable material from the ISBD for NonBook Materials. By the end of the 1980’s, the ISBDs had been re-published in “Revised editions.” • The standard for monographic publications ISBD(M) previously revised in 1978, was revised again in 1987, • Cartographic materials ISBD(CM) was revised in 1987, • Non-book materials ISBD(NBM) was revised in 1987, • Serials ISBD(S) was revised in 1988, • Printed music ISBD(PM) was revised in 1989, • ISBD(G) was revised in 1992, • In addition, a separate ISBD was created for Computer Files (1990), which, due to the rapid advances in technology, was soon superseded by creation of an ISBD for Electronic Resources (1997).

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Second general review project and current activities In the early 1990s, the Section on Cataloguing in cooperation with other Sections set up the Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR). One immediate consequence of this development was the decision to suspend most revision work on the ISBDs while the FRBR Study Group pursued its charge to “recommend a basic level of functionality and basic data requirements for records created by national bibliographic agencies.” This decision resulted in the permanent suspension of a project to identify the components of a “Concise ISBD(M)”, because it was expected that FRBR’s findings would in effect provide such a baseline. In 1998, the FRBR Study Group published its Final Report11, and the ISBD Review Group was reconstituted to initiate a full-scale review of the ISBDs in order to implement FRBR’s recommendations for a basic level national bibliographic record and ensure conformity between the provisions of the ISBDs and FRBR’s data requirements. In the ISBDs, national bibliographic agencies are called upon to “prepare the definitive description containing all the mandatory elements set out in the relevant ISBD insofar as the information is applicable to the publication being described.” To facilitate implementation of this principle, the ISBDs designate as “optional” those data elements that are not mandatory when applicable or as “conditional” those data elements that are needed in certain circumstances but may otherwise be considered optional. Therefore, the main task in pursuing the second general review entailed a close look at the ISBD data elements that were now mandatory in order to ensure that no element that was mandatory in FRBR was optional in the ISBDs. Another important task was consideration of the adaptation of ISBD terminology to FRBR’s terms “work,” “expression,” “manifestation.” and “item” to determine if they should be introduced in place of terms such as “publication” or “item”. The Review Group concluded that it was essential for IFLA to clarify the relationship between the ISBDs and the FRBR model. The group encountered difficulties in trying to achieve that alignment, owing in large part to the fact that the terms used in FRBR were defined in the context of an entity-relationship model conceived at a higher level of abstraction than the specifications for the ISBDs. While the entities defined in the FRBR model are clearly based on the elements forming an ISBD description12, the relationships are too complex to be conveyed through a simple substitution of terminology. Taking into consideration Patrick Le Boeuf’s advice at the Frankfurt IME 11

12

Functional Requirements for Bibliographic Records – Final Report, available at http://www.ifla.org/VII/ s13/frbr/frbr.htm Functional Requirements for Bibliographic Records – Final Report: “The principal sources used in the analysis included the International Standard Bibliographic Descriptions (ISBDs), the Guidelines for Authority and Reference Entries (GARE), the Guidelines for Subject Authority and Reference Entries (GSARE), and the UNIMARC Manual.” “2.2 Scope: For the purposes of this study a bibliographic record is defined as the aggregate of data that are associated with entities described in library catalogues and national bibliographies. Included in that aggregate of data are descriptive data elements such as those defined in the International Standard Bibliographic Descriptions (ISBDs); …”

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ICC in his paper on “Brave new FRBR world”13: “FRBR terminology should not be merely incorporated such as it stands into the ISBDs and cataloguing rules, but [these] should keep their own specific terminology, and provide accurate definitions showing how each term in this specific terminology is conceptually related to the FRBR terminology”. The Review Group thus decided that the development of a table to detail the relationship of each of the elements specified in the ISBDs to its corresponding entity, attribute or relationship as defined in the FRBR model, would satisfy the need to make clear that the ISBDs and FRBR themselves enjoy a harmonious relationship. Tom Delsey was commissioned by ICABS (IFLA-CDNL Alliance for Bibliographic Standards) to develop the mapping, and the Cataloguing Section’s Standing Committee approved the resulting document entitled “Mapping ISBD Elements to FRBR Entity Attributes and Relationships” on July 9, 200414. Nevertheless, the ISBD Review Group did decide to introduce some changes in terminology, beginning with the recently revised ISBD(G). Among them is the use of the term “resource” rather than “item” or “publication”. This decision was taken because the use of the term “item” in the ISBD was different from the term “item” as used in FRBR, and it is difficult not to confuse them. ISBD(G), ISBD(M), and ISBD(CR) went through the general revision process and have been published. ISBD(ER) was submitted to the Cataloguing Section’s Standing Committee and approved. ISBD(CM) went through the world-wide review process and was revised following that process, but was not at that time submitted to the Standing Committee because work was begun on the consolidated ISBD. The ISBD(A) went through the world-wide review process in 2006. Reasons for a consolidated ISBD The Review Group in 2002 established the ISBD Series Study Group, chaired by Françoise Bourdon. This effort reflected concerns that some inconsistencies and ambiguities appeared to have developed regarding the rules for recording information in area 6 for Series and related information presented in area 7 for Notes. Taking into account relevant rules from AACR2 and the ISSN Guidelines, this study group pursued three objectives: • to clarify the purpose of area 6 and its relation with area 1 in ISBD(CR) and ISSN: identification or transcription; • to verify the compatibility of sources of information recommended or prescribed in all ISBDs for area 6 and for area 1 in ISBD(CR) and ISSN; and • to propose a common phrasing for area 6 in all ISBDs. 13

14

Le Boeuf, Patrick. “Brave new FRBR world”. In: IFLA Cataloguing Principles: steps towards an International Cataloguing Code: report from the 1st IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, Frankfurt, 2003. – München: K.G. Saur, 2004 Also available at http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/papers_leboeuf.pdf The “Mapping” document is available on IFLA’s Web site: http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/ISBDFRBR-mappingFinal.pdf

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The Study Group agreed that through all the ISBDs, area 6 is mainly for transcription of data from the resource being catalogued and that obvious typographical errors should not be corrected, taking into consideration the great variety of publication practices and practices among national bibliographic agencies in treating such information. In another area of effort, the ISBD Review Group had been attempting to provide improved guidance regarding the use of the ISBDs for bibliographic description of publications in multiple formats, for example, an e-book or serially issued maps. Recognizing the increasing incidence of resources published in more than one physical medium, and the challenges that these publications pose for bibliographic control, the Review Group appointed a Material Designations Study Group (MDSG), with Lynne Howarth as chair, charged to investigate three topics in particular: (1) use of multiple ISBDs and use of multiple general material designations (GMDs), (2) the order in which elements for multiple formats should be treated, and (3) the number of bibliographic records to be created for multiple versions. The Review Group discussed these issues at its 2003 meeting in Berlin and reached the conclusion that the ISBDs should urge national bibliographic agencies and libraries participating in networks to create separate bibliographic descriptions for works issued in multiple formats. This practice would facilitate record exchange, one of the basic purposes of the ISBDs. Other libraries may select a single-record approach if they wish. The MDSG was charged to develop an outline of problems and issues, taking into account relevant recommendations from IME ICC 2003 Working Group 5, which studied closely related issues and rendered useful recommendations. The Material Designations Study Group began discussions on two issues that it had identified for further work: • placement of the general material designation (GMD) • identification, clarification, and definition of content and nomenclature of the GMD, area 3, area 5, and area 7. Soon, it became clear that the Study Group’s work on terminology and nomenclature would need to parallel and complement the work of the Study Group on Future Directions of the ISBDs, also set up in 2003, as the latter group prepared, first, the harmonized text, and, subsequently, the consolidated ISBD. The MDSG decided that, as individual areas of the harmonized text are completed, it would examine and evaluate terminology used currently in the authorized ISBDs and make recommendations for the content and terminology to be used in the GMD, and areas 3, 5, and 7 as appropriate in the proposed consolidated ISBD. 83

The MDSG then turned its attention to problems associated with where to place or locate the general material designation within the bibliographic record. The Group agreed on the importance and primacy of the GMD as an “early warning device” for catalogue users, and after considering various options the Study Group put forward the following statement, which was approved by the Review Group at its August 18th, 2005 meeting in Oslo: “Recognizing the ongoing difficulties with the current optionality, terminology, and location/placement of the general material designation (GMD) … the Material Designations Study Group proposes the creation of a separate, unique, high level component (not a numbered ISBD area) – a ‘content/carrier’ or ‘content/medium’ designation that would be mandatory – i.e., not optional as with the current GMD -- for recording in bibliographic records. “The Material Designations Study Group emphasizes that this component is independent of system displays – that is, different systems can display the recorded content of the ‘content/carrier’ or ‘content/medium’ designation as each system vendor or client institution determines appropriate.” The creation of a unique component, along with specification of its content, would help to focus the content of area 3 (i.e., truly unique/exceptional material), area 5, and, to some extent, area 7. Thus, terminology within each element would be more precise and distinct, addressing current problems with information overlap across related areas. Having determined a unique place for designating content/carrier, or content/medium, the Study Group could now focus on what information must be embedded within that component (GMD), as well as within areas 3, 5, and 7. The Material Designations Study Group planned to work closely with the Study Group on Future Directions of the ISBD, and also to have a liaison relationship with the Joint Steering Committee for Revision of the Anglo-American Cataloguing Rules. Tom Delsey, editor of Resource Description and Access (RDA) would be consulted as appropriate during the process. The Series Study Group revealed that there were inconsistencies between the ISBDs, and one main task of the Review Group from its beginnings was to keep provisions harmonized and increase consistency. As has been said, the process of revision in order to maintain the currency of the ISBDs was slower than would be required given the evolution of types of publications, new investigations, and rule changes. The Review Group then decided that it should consider the possibility of combining the ISBDs into a single document. Study Group on Future Directions of the ISBDs There have been seven specialized ISBDs, plus the General ISBD. These ISBDs have been revised and published at various times, with no method for incorporating changes made in newer texts that affect all the ISBDs into the older texts. For example, when it was decided to incorporate decisions on which data elements should remain mandatory in the ISBDs based on those required in the Functional Requirements for Bibliographic 84

Records, these changes were incorporated into the ISBD(M) and the ISBD(CR) that were issued in 2002, and ISBD(G) in 2004 although they applied to all of the ISBDs. In addition to this situation, publications that show characteristics of more than one format required the application of specifications from more than one ISBD. Because the ISBDs themselves had some inconsistencies, this brought major difficulties that caused the Review Group to decide in 2003 at the Berlin Conference to set up a Study Group on Future Directions of the ISBDs. This Study Group, chaired by Dorothy McGarry, decided that consolidation of the ISBDs was feasible. The Study Group was then charged by the Review Group with the task of preparing a definitive text. All the ongoing revisions of ISBDs were postponed except ISBD(A) as the SG considered it difficult to work on this consolidation at the same time as the review process for a specialized ISBD. Its work has been guided by the following Objectives and Principles. Objectives: • To prepare a consolidated, updated ISBD from the specialized ISBDs in order to meet the needs of cataloguers and users of bibliographic information. • To provide consistent stipulations for the description of all types of resources to the extent that uniformity is possible, and specific stipulations for specific types of resources as required to describe those resources. Principles: • The primary purpose of the ISBD is to provide the stipulations for compatible descriptive cataloguing worldwide in order to aid the international exchange of bibliographic records throughout the international library and information community (e.g., including producers and publishers). • Different levels of cataloguing will be accommodated, including those needed by national bibliographic agencies, national bibliographies, universities and other research collections. • The descriptive elements needed to identify and select a resource are to be specified. • The set of elements of information rather than their display or use in a specific automated system will provide the focus. • Cost effective practices must be considered in developing the stipulations. The work plan and time-line for the consolidated ISBD were as follows: The Deutsche Nationalbibliothek prepared a first merger of the text of each area from the ISBDs, identifying the ISBD from which the text came by assigning individual colours. Working from that basis, the SG members reorganized the matrices to 85

collocate elements within the areas from all of the ISBDs, placing the texts next to each other to determine where the stipulations were the same and where they differed. The work received ICABS support for a first merger of the text of the seven ISBDs and two meetings in Frankfurt. Project money was also granted by the IFLA Professional Committee. Primary problems and suggestions were highlighted for the ISBD Review Group to consider. This phase was completed by the end of 2005. This process and resulting tables were prepared four times, before getting a consolidated draft text. Next, the Study Group worked on the stipulations, taking into consideration responses from Review Group members, in order to have a text ready for a meeting in April 2006 at the Deutsche Nationalbibliothek. As a result of this meeting there was a text ready for world-wide review from late June until September 2006. The Study Group revised the text as a result of the comments received in the world-wide review. It met for four days toward the end of 2006 at the Bibliothèque nationale de France in Paris, considering the comments, incorporating those that it accepted, and setting some aside for future consideration. Suggestions that would result in large changes were, for the most part, put aside for consideration for the first update. The texts of the post Standing Committee vote of the ISBD(ER) and the post world-wide review ISBD(CM) and ISBD(A) were used for updating the texts from the published ISBDs. The revised text was sent by the Study Group to the entire ISBD Review Group for consideration and comments on January 16, 2007, for responses by February 15. The text was approved by the RG. Following consideration of comments received, a “final” version was sent to the Cataloguing Section’s Standing Committee, which voted for acceptance before the end of March. The Standing Committee had decided at the 2006 Seoul conference that the consolidated ISBD would replace the specialized ISBDs. From the beginning of the project, agreement was reached on the general outline to be followed for each area. In addition, it was decided to recommend that: • the structure should be changed to a new structure of areas where general stipulations that apply to all types of resources are given first, followed by exceptions or additional stipulations that are needed for specific types of resources. • present stipulations should fit into the new structure; therefore the order of stipulations has also been modified to make the text more logical and consistent. • some changes should be made to generalize wording and to match wording as much as possible, also taking into account the stipulations that were considered mandatory, conditional, or optional in the already-revised ISBDs. • the GMD should be moved from after the title proper to another location; (note: the content and location of the GMD are expected to be changed follow86

ing recommendations still to be received from the Material Designations Study Group, so these were left as they had been previously). • further changes to stipulations can be made at a later stage. Considering the fourth principle of the Study Group that focus would be on the set of elements of information rather than their display, and looking for interoperability with other systems and display formats, the punctuation has been slightly changed. The Study Group recognizes the importance that ISBD punctuation has had in the past and continues to have in the context of different languages and scripts. However, the Study Group, conscious of other metadata systems and the need for searching and interoperability with other schemas and display formats decided to modify the punctuation slightly. Punctuation may now be repeated where an area ends with a full stop and the following area begins with a full stop. Also, if different elements in the same area are supplied, each is enclosed in its own set of square brackets. Definitions are very important, so that we all mean the same thing when we use a particular term. Therefore, definitions have been brought together in a Glossary. Some major changes include: • Area 3 will be limited to mathematical data for cartographic resources, to music format information, and to numbering for serials. Area 3 has been omitted for types of electronic resources. • In area 6, the ISSN has been made mandatory if available for all resources. • It was decided that the examples generally should exemplify only the stipulation being considered. Full examples will be published separately in a supplement, rather than being included in the ISBD itself. During the world-wide review, several hundred individual comments were received from two international organizations (International Association of Music Libraries and IFLA IME ICC 4, WG4), 14 other organizations or institutions and 11 individuals from 15 countries (Australia, Canada, China, Croatia, Finland, France, Germany, Italy, Japan, Korea, Russia, Slovenia, Sweden, USA, UK). In some cases the comments disagreed with each other, e.g., some liked repeating the full stop as mentioned above and some did not. Some preferred alternative definitions to those that were in the draft. The Group decided to accept the suggestions when there was consensus on the issues. Other comments considered included: • Use of the term “nonbook” was deleted, following some suggestions, because cartographic materials, notated music, electronic resources, etc., are also “nonbook” and so the term is misleading. • There was a suggestion to use “integrating resources” where we used “updating looseleafs”, but the SG decided to keep the specific term. 87

• Some wanted no use of abbreviations, and others wanted to continue the use. The SG had to decide where to continue to allow abbreviations in this version. • The SG had changed the name of area 4 to “Publication, production, distribution, etc., area”. A suggestion was made to go back to “Publication, distribution, etc., area”, but most of the SG preferred the new name, especially in terms of cataloguing various types of resources. • Some suggestions were made to do away with “s.l.” and “s.n.” and use English terms in the English ISBD, but the SG thought that “s.l.” and “s.n.” would be more in keeping with ISBD’s internationalism. • A number of comments were received but not considered relevant to the ISBD. • One group asked not to put “et al.” after ellipses, but just to use the ellipses. The SG thought the implication of the two methods was different, and decided that “et al.” should continue to be used. • There was some concern that punctuation for the alternative title is not specified, but with different cataloguing agencies using different practices, the SG could not choose one method above others. • There were some comments suggesting changing the choice of title proper for continuing resources to the acronym or initialism rather than the full form if the acronym or initialism comes first on the prescribed source of information, as in other types of resources. The SG decided this practice could not be changed without discussions with the ISSN Network and the AACR community, because it was set up in discussions with them during the work on the ISBD(CR). • Some suggestions were made to put back an area 3 for electronic resources other than cartographic resources, notated music, and numbering for serials. The SG had discussed this at great length previously, and had decided this was not useful. Information wanted that had previously been in area 3 could be put into notes. • Also there was a suggestion to delete area 3 for notated music, but this suggestion would have to be discussed with the music community. • Suggestions were made to include or exclude “cover” from the “preliminaries”. The majority of the SG preferred not to include it there because of usage in their countries. • Suggestions were made that more harmonization of the extent element in area 5 would be needed. But on the other hand, the Cartographic and Notated music communities were consulted, and they preferred to continue with the same practices. Some examples of suggestions put off for future consideration by the Review Group include: • Is it possible to reconcile sources of information further for the different types of resources? 88

• Should the ISBD be extended to cover unpublished resources? • Update further the stipulations for audiovisual resources, sound recordings, videorecordings, and still and moving images. • It is necessary to relook at the stipulations covering what constitutes a major change for a serial; this was stressed as an outcome from the IME ICC 4. • Should numbering of a main series be placed in area 6 along with the title and numbering of a subseries, rather than putting the numbering of the main series in area 7? • Why is it necessary that all issues be in the same series in order to use area 6? • What other definitions are needed in the Glossary, and which definitions may need revision? • Unicode should be looked at for non alphabetic or numeric characters. For example, the use of the copyright symbol for “cop.” should be looked at. • Location of the names of members of a group, performers, etc., for music should be considered in terms of placement in the statement of responsibility or in a note. • Further consideration of when an electronic resource is or is not a new edition is needed. • Some suggestions objected to giving the full address of a place of publication in area 4, rather than in a note if it is wanted. • Some suggestions were made about adding further stipulations in area 5 about description for remote-access electronic resources. • Further work must be done in upgrading the stipulations for ISBD(NBM) and ISBD(PM), which had not been revised recently. • Some suggestions were made that “usual dimensions” should not be used, and that dimensions should not be excluded for any resources (e.g., “usual dimensions” for microfiche, for tape cassettes, etc.) • The order of notes should be re-considered, and compared to the order in FRBR. Most of the comments related to the General material designation and the Specific material designation are expected to be addressed when the final report of the Material Designations Study Group is available. The Review Group does not expect this text to solve all the problems that are present in today’s cataloguing processes. However it is intended to serve as a definitive text for description of all types of published resources and to make easier the cataloguing of resources that share characteristics of more than one format. It will also facilitate and speed up the work of keeping the ISBD updated and consistent in the future. At the Seoul meeting the Review Group decided to recommend both an electronically remote access publication on the Cataloguing Section’s IFLANET site and a printed publication in loose-leaf format as a consequence of changing the review process to make changes faster in the future. This was decided on in order to avoid the economic 89

reasons that lead some libraries to continue using previous versions instead of the latest one. The loose-leaf format is excellent for accommodating regular, periodic updating and is a more economical option for active cataloguing agencies. In addition, it will make it easier to keep translations updated. For the future Today’s publication patterns are changing, largely as a result of the electronic environment in which we increasingly function. As interest in metadata to promote control and access to electronic resources increases, the ISBDs will enjoy new opportunities to influence content and use of other metadata schemas, because most of them will define data elements already familiar to the ISBDs. On the other hand, not only are there new bibliographic situations to consider, but also not every bibliographic practice already in place continues to be as useful now as it was formerly. Therefore, it is necessary for IFLA to continue to keep the consolidated ISBD abreast of current requirements and to pursue doing so in cooperation with national bibliographic agencies and national and multi-national cataloguing committees. The revision process will be continued: 1. Changes in the ISBD will be made following the results coming from Material Designations Study Group; 2. Stipulations will be reviewed further for those resources where old ISBDs have not been revised recently, that is ISBD(PM) and ISBD(NBM); 3. Suggestions remaining from the world-wide review comments will be considered further; 4. Suggestions from IME ICCs will be considered further. In addition, the Review Group considered that examples are very important to understand and apply the ISBD. The Review Group set up a Study Group to prepare a publication that can be issued later, as a supplement to the ISBD. This group is chaired by William Garrison and Jaesun Lee. We anticipate that the first update to the ISBD will be issued in two years. Further developments regarding the ISBD will be announced on the ISBD Review Group’s Web page at http://www.ifla.org/VII/s13/isbd-rg.htm. Acknowledgement of working group members preparing revisions of specialized ISBDs that were not published post-revision: Members of the ISBD(A) Study Group (for 2006 revision) Gunilla Jonsson (Chair), National Library of Sweden Gerd-Josef Bötte, Staatsbibliothek zu Berlin 90

Elisabeth Coulouma, Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), France Mauro Guerrini, Università di Firenze, Italy Sirkka Havu, National Library of Finland Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Simon May, British Library Elizabeth Robinson, Library of Congress, USA Maria Enrica Vadalà, Biblioteca Umanistica, Università degli studi di Firenze Ruth Weiss,Staatsbibliothek zu Berlin Mirna Willer, National and University Library, Croatia Members of ISBD(CM) Working Group (as of June 2004) Göran Bäärnhielm (Chair), The Royal Library – National Library of Sweden Theo Bauer, Bavarian State Library, München, Germany Francis Herbert, Royal Geographical Society, London, UK Mary Larsgaard, University of California, Santa Barbara, USA Olivier Loiseaux, Bibliothèque nationale de France Elizabeth Mangan, Library of Congress, USA (Retired) Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Mira Miletic Drder, National and University Library, Croatia Velma Parker, Library and Archives Canada Members of the ISBD Review Group (as of February 2004) who worked on the ISBD(ER): Françoise Bourdon, Bibliothèque nationale de France John D. Byrum, Jr. (Chair), Library of Congress, USA Elena Escolano Rodríguez, Biblioteca Nacional, Spain William Garrison, Syracuse University, USA Renate Gömpel, Die Deutsche Nationalbibliothek, Germany Mauro Guerrini , Università di Firenze, Italy Ton Heijligers (Corresponding member), Amsterdam, The Netherlands Lynne C. Howarth, University of Toronto, Canada Philippe-Corentin Le Pape, SICD des universités de Toulouse, France Cristina Magliano, ICCU-Rome, Italy Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Eeva Murtomaa, Helsinki University Library, Finland Glenn Patton, OCLC Online Computer Library Center, USA The consolidated ISBD was prepared for approval by the ISBD Review Group by Members of the Study Group on Future Directions of the ISBDs (as of November 2006): Françoise Bourdon Elena Escolano Rodríguez

Bibliothèque nationale de France Biblioteca Nacional, Spain 91

Renate Gömpel Lynne C. Howarth Agnès Manneheut (from August 2005) Dorothy McGarry (Chair) Eeva Murtomaa Mirna Willer John Hostage (Consultant, from August 2006)

Deutsche Nationalbibliothek, Germany University of Toronto, Canada Agence bibliographique de l’Enseignement supérieur, France University of California, Los Angeles, USA (Retired) National Library of Finland National and University Library, Zagreb, Croatia Harvard University

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ISBD consolidé: un pas en avant Elena Escolano Rodríguez Bibliothèque nationale d’Espagne, Madrid Présidente du Groupe de révision de l’ISBD

Dorothy McGarry Université de Californie, Los Angeles, EUA (en retraite) Présidente du Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD Traduit de l’anglais par Marianne Dominique-Spindler et Joëlle Bellec Martini, Bibliothèque nationale de France

Résumé: Le texte présente la nouvelle version de l’ISBD. Sa nouveauté réside dans son changement de structure qui regroupe en un seul ISBD la description de tous les types de ressources couverts par les ISBD spécialisés. Les directives pour la description de toutes les ressources ont été mises à jour en même temps, afin de mettre la description de tous les types de documents en conformité avec les FRBR. Nous allons donner un court aperçu historique du travail du Groupe de révision de l’ISBD et expliquer pourquoi ce dernier a jugé que cette révision était nécessaire. Puis nous décrirons les procédures suivies dans le travail sur la consolidation et les questions les plus épineuses qui ont été rencontrées, afin que ce qui ne figure pas dans cette première édition apparaisse clairement. Enfin nous expliquerons nos projets pour la réviser et la mettre à jour dans un avenir proche. Introduction L’objectif principal de l’ISBD est de donner les directives permettant un catalogage descriptif compatible à l’échelle mondiale, afin de faciliter l’échange international de notices bibliographiques entre agences bibliographiques nationales et parmi la communauté internationale des bibliothèques et des centres de documentation. En précisant les éléments requis dans une description bibliographique, en prescrivant leur ordre, et de façon secondaire, la ponctuation qui les sépare, l’ISBD vise à : • rendre interchangeables des notices de sources différentes, de sorte que des notices produites dans un pays puissent être facilement intégrées dans les catalogues ou les bibliographies de tout autre pays; et 93

• aider à la compréhension des notices malgré les barrières linguistiques, de sorte que les notices produites pour les usagers d’une langue puissent être comprises par les usagers d’autres langues ; et • augmenter l’interopérabilité avec d’autres normes de contenu. Bien qu’à l’origine le développement de l’ISBD fût promu par l’automatisation du contrôle bibliographique ainsi que par la nécessité économique du catalogage partagé, l’ISBD est indépendant de tout format spécifique. Il sert et s’applique aux descriptions bibliographiques de tous les types de ressources bibliographiques dans tout type de catalogue, que ce soit des catalogues interrogeables en ligne (OPAC) ou des catalogues moins avancés sur le plan technologique. La Déclaration des principes internationaux de catalogage développée dans une série de réunions d’experts régionales de l’IFLA sur un Code international de catalogage, reconnaît l’ISBD comme la norme acceptée par tous et sur laquelle doit reposer la partie descriptive de la notice bibliographique pour la communauté des bibliothèques. Utilisation de l’ISBD dans le monde Durant plus de trois décennies, le programme ISBD de l’IFLA a produit des normes de représentation de données bibliographiques pour tous les types de ressources bibliographiques et a maintenu ces normes au moyen de multiples révisions. Les ISBD ont été traduits officiellement en plus de 25 langues. Ils ont guidé le travail de comités nationaux de catalogage dans la mise à jour de leurs codes dans le but de promouvoir des pratiques internationalement acceptées, point qui fut souligné dans les compilations de pratiques obéissant à différentes règles, préparées pour les réunions d’experts de l’IFLA sur un Code international de catalogage (IME ICC)1. Il ressort de ce panorama l’impression globale d’un accord général, d’une grande harmonie entre les codes nationaux et avec les recommandations de l’IFLA. • L’Europe a le plus grand nombre de codes de catalogage en usage, dont les AACR22. Lors de l’IME ICC1, il avait été demandé aux normalisateurs en Europe de comparer leurs codes : 18 rapports furent reçus3. Dans l’enquête figu1

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http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index.htm http://www.d-nb.de/news/pdf/code_comp_2003_europe_2.pdf http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/code-comparisons_final-summary.pdf Tillett, B. “IME ICC: Report of the 1st Meeting, Frankfurt, Germany, July 28-30, 2003”: L’ISBD est reconnu comme une belle réussite de la normalisation internationale pour le catalogage descriptif, lequel demande la transcription des éléments d’identification à partir du document “en main” pour créer les zones normalisées de description ; l’ISBD statue sur les éléments fondamentaux à inclure dans cette description, l’ordre de ces éléments et la ponctuation prescrite, afin qu’il en résulte des notices compréhensibles à l’échelle mondiale, indépendamment de toute langue ou écriture. Disponible à l’adresse : http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/ime_icc_report_berlin.pdf AACR2; Regeln für die alphabetische Katalogisierung – RAK (Austria, Germany); Rakovodstvo za azbučni katalozi na knigi (Bulgaria); Pravilnik i prirucnik za izradbu abecednih kataloga – PPIAK (Croatia); Anglo-americká katalogizacní pravidla (Czech republic); Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker (Denmark); Suomalaiset luettelointisäännöt (Finland); AFNOR Cataloguing Rules

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raient deux questions sur la réception favorable de l’ISBD, dont la première était : « Votre code de catalogage est-il fondé sur l’ISBD pour les règles de description ? » Les 18 réponses furent positives. La seconde question était : « Dans quelle mesure différez-vous des ISBD et pourquoi (pour répondre à quel besoin) ? Voulez-vous citer les règles qui en diffèrent ? » Les réponses fournirent une liste de questions à étudier plus tard, dont certaines ont reçu une réponse dans la présente version. La plus grande partie d’entre elles se rapporte au caractère facultatif de certaines directives de l’ISBD mais qui sont obligatoires dans les codes de catalogage4. • L’IME ICC pour l’Amérique du Sud avait une structure un peu différente de la rencontre européenne. Contrairement aux pays de l’Europe qui réunissent plusieurs organismes de réglementation et différentes règles de catalogage, les pays d’Amérique latine et des Caraïbes suivent généralement les Règles de catalogage anglo-américaines ou les règles espagnoles, Reglas de catalogación. Ces codes déjà comparés dans IME ICC1 ont confirmé leur fondement sur l’ISBD5. • « Les pays du Proche et du Moyen Orient n’ont pas de tels organismes et suivent généralement les Règles de catalogage anglo-américaines. »6 • Des rapports de l’IME ICC pour l’Asie, nous savons que « la Chine, le Japon et la Corée ont historiquement des organismes normalisateurs … De nombreux autres pays d’Asie suivent les Règles de catalogage anglo-américaines ou ont un jeu local de règles fondées sur les AACR2. »7 Ainsi ces pays reconnaissent que, soit leurs règles sont compatibles avec l’ISBD sur lequel elles sont fondées soit il n’y a pas de normes descriptives développées à l’échelon local.8

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(France), List of AFNOR Cataloguing Rules; Magyar Szabvany 3423, 3440, 3424 and Konyvtári Szabalyzat (Hungary); Regole italiane di catalogazione per autori – RICA (Italy); Kompiuterinių bibliografinių ir autoritetinių įrašų sudarymo metodika (Lithuania); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Macedonia); Regels voor de titelbeschrijving (Netherlands); Russian Cataloguing Rules (Russia); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Slovenia); Reglas de catalogación (Spain); Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (Sweden); AACR2 compliant cataloguing code (Vatican Library). Results of rule comparisons, ISBD paper : http://www.ddb.de/standardisierung/afs/imeicc_papers.htm (précédemment publié à l’adresse : http://www.dnb.de/standardisierung/pdf/code_comp_2003_europe_ 2.pdf) Tillett, B. “Report of IME ICC2 Meeting, August 17-18, 2004 Buenos Aires, Argentina”. disponible à l’adresse : http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/IMEICC2-report_IFLA-BA_2004.pdf Tillett, B.B. “Report on the IME ICC3 Meeting, Dec 12-14, 2005 Cairo, Egypt”. Disponible à l’adresse : http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/pdf/Report-IMEICC3_brief.pdf Jaesun Lee. “Report on the IME ICC4 Meeting,August 16-18, 2006 Seoul, Korea”. Disponible à l’adresse : http://www.nl.go.kr/icc/paper/report_1.pdf Ben Gu: “Chinese Cataloging Rules and International Cataloguing Principles A Report of Similarities and Differences” : les rapports particuliers sur les codes de catalogage chinois mentionnent que « c’est fondé principalement sur les ISBD et les AACR2, en tenant compte des caractéristiques chinoises mais sans prendre en compte le concept de ‘main entry’. ». Disponible à l’adresse : http://www.nl.go.kr/icc/paper/ 22_1.pdf Haruki Nagata: “Nippon (Japanese) Cataloging Rules and International Cataloging Principles:Similarities and Differences” : les règles de catalogage nippones « sont cohérentes avec l’ISBD. Quand il y a contradiction avec les anciennes règles de catalogage nippones, on donne une variante de clause pour être conforme à l’ISBD ». Disponible à l’adresse : http://www.nl.go.kr/icc/down/060919.pdf

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Nous ne connaissons pas encore les résultats de l’IME ICC pour l’Afrique, mais on peut dire sans crainte que l’ISBD est la norme de description bibliographique sur laquelle le monde entier s’accorde. Les IME ICC ont été très utiles pour le travail du Groupe de révision des ISBD puisqu’il y a eu de nombreuses suggestions à étudier dans le futur. Les suggestions faites à partir de la reconnaissance de l’existence de langues et écritures différentes ainsi que de différents schémas « culturels » éditoriaux seront prises en compte par le Groupe de révision afin d’améliorer l’ISBD et son interprétation. Histoire et developpement des ISBD9 Pour faire comprendre les raisons de cette consolidation, voici un résumé de l’histoire et du développement des ISBD ainsi que des considérations qui ont conduit à développer cette édition consolidée. Le concept de la Description bibliographique internationale normalisée (ISBD) remonte à la réunion internationale d’experts du catalogage en 1969 à Copenhague, parrainée par le Comité de catalogage de l’IFLA. Le but principal en était, et est toujours, d’aboutir à une cohérence dans le partage de l’information bibliographique. Les ISBD devaient constituer l’élément principal du programme de promotion du Contrôle bibliographique universel de l’IFLA. Le premier des ISBD publié fut l’ISBD(M) : description bibliographique internationale normalisée pour les monographies en 1971, dont la révision fut publiée en 1974 comme « première édition normalisée ». Puis d’autres ISBD virent le jour pour des types spécifiques de ressources : l’ISBD(S) pour les publications en série en 1974 ; l’ISBD(CM) pour les documents cartographiques et l’ISBD(NBM) pour les « nonlivres », tous les deux publiés en 1977 ; l’ISBD(A) pour les monographies anciennes et

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Soo Kim : “The Present and Future of KCR” : « Les règles de catalogage coréennes, publiées en 1981, ont souscrit aux principes prescrits dans l’ISBD et adopté la méthode de catalogage qui fait de la description la totalité de la notice bibliographique. … la quatrième édition des Korean Cataloging Rules (KCR4) a été publiée en 2003, avec pour socle le système de description de KCR3 augmenté de la diversité des caractéristiques bibliographiques des supports multiformes, mais sans prescriptions particulières pour la sélection des vedettes et leur forme. » Disponible à l’adresse : http://www.nl.go.kr/icc/paper/KCR-kim.pdf Divers : Les rapports du Népal et du Sri Lanka mentionnent l’utilisation des AACR2 dans presque toutes les bibliothèques. Le rapport sur les Règles de catalogage indonésiennes n’a pas répondu à la question. Le représentant du Cambodge a répondu qu’étant donnée la situation des bibliothèques dans ce pays « l’information sur l’adoption de normes de description n’est pas aisément accessible. L’adhésion à des normes de description comme les AACR2 est limitée à un très petit nombre de bibliothèques et il n’y a pas de normes locales de description sauf peut-être dans des bibliothèques isolées. Un autre facteur qui a des répercussions sur le catalogage descriptif au Cambodge est le manque de normes locales d’édition… ». Disponibles à l’adresse : http://www.nl.go.kr/icc/down/060906.pdf ; http://www.nl.go.kr/icc/down/060811. pdf ; http://www.nl.go.kr/icc/paper/Cataloguing%20in%20Cambodia.pdf Pour une introduction plus détaillée aux ISBD, voir : Byrum, John, “The birth and re-birth of the ISBDs: process and procedures for creating and revising the International Standard Bibliographic Descriptions”, 66th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Israel 2000. Disponible à l’adresse : http://www. ifla.org/IV/ifla66/papers/118-164e.htm

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l’ISBD(PM) pour la musique imprimée en 1980 ; l’ISBD (CF) pour les fichiers informatiques en 1990. Au cours des années fut ressenti le besoin d’un cadre général auquel se conformeraient tous les ISBD et dont le résultat fut l’ISBD(G), publié en 1977 ; l’utilité première de l’ISBD(G) était d’assurer une harmonie entre les autres ISBD. Pour les publications du niveau d’un article, les Principes directeurs pour l’application des ISBD à la description des parties composantes furent publiés en 1988. La liste complète des ISBD et de toutes leurs éditions figure sur IFLANET ; dans chaque cas, on peut accéder librement à chaque ISBD, du moins à sa version la plus récente, en format HTML ou PDF.10 Programme et procédures de publication d’ISBD nouveaux ou révisés : Au congrès mondial de l’IFLA à Bruxelles en août 1977, le Bureau permanent de la Section de catalogage de l’IFLA prit à nouveau des décisions importantes sur le programme de l’IFLA relatif aux ISBD : tous les textes des ISBD ne subiraient aucune modification pendant cinq ans, durée au bout de laquelle tous ou seulement certains d’entre eux seraient révisés. De façon plus pragmatique les ISBD ont été révisés au fur et à mesure des besoins afin d’y voir appliquer des modifications de portée générale ou bien des modifications que l’évolution des documents conservés dans les bibliothèques rendraient nécessaires, telles que celles qui donnèrent naissance à l’ISBD pour les ressources électroniques et, plus récemment encore, l’ISBD pour les publications en série et autres ressources continues. Ce dernier, l’ISBD(CR) a représenté une partie de l’effort d’harmonisation avec le Manuel de l’ISSN et les AACR2. Ces procédures sont essentielles dans tout travail de normalisation afin de s’assurer que les étapes par lesquelles un document devient une norme nouvelle ou révisée sont bien connues et suivies de façon cohérente. Les ISBD ne font pas exception à la règle. A la conférence de l’IFLA en 1989, la Section de catalogage adopta un programme et établit des procédures pour développer et diffuser des documents comme les ISBD nouveaux ou révisés. En 2002, ces procédures ont été mises à jour afin d’utiliser au mieux les facilités offertes par l’environnement électronique dans le but d’accélérer le processus de révision. • Il y a essentiellement cinq phases dans le développement d’un nouvel ISBD ou d’un ISBD révisé. • Création d’un avant projet. Pendant cette phase, un groupe de travail peut être nommé : il est constitué d’experts en catalogage et, selon les besoins, de spécialistes des types de documents venant de l’IFLA ou d’ailleurs. • Enquête mondiale. Dès qu’un avant projet est terminé, il est prêt pour une enquête et des commentaire mondiaux ; le texte est transmis pour chargement sur IFLANET, puis il est annoncé sur IFLA-L et d’autres listes électroniques appropriées. Normalement, il faut compter deux mois pour une enquête sur un ISBD et un mois de plus si le texte est totalement nouveau. 10

http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm

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• Révision finale. Tous les commentaires sont étudiés ; l’éditeur revoit le projet selon les décisions prises par le groupe. À ce moment, une attention particulière est portée à la fourniture dans le texte et les annexes d’exemples dans une grande variété de langues ainsi qu’à la préparation d’un index. Quand le texte final est établi, tout le Groupe de révision des ISBD le revoit. • • Vote. La version finale de l’ISBD nouveau ou révisé est alors envoyée au Bureau permanent de la Section de catalogage ainsi qu’à toute section qui, en est co-responsable. Le vote ne permet que deux options : approbation ou refus. • Publication. Si le résultat est un vote d’approbation comme c’est généralement le cas, la publication du texte est programmée. Aujourd’hui, le texte a toujours une édition électronique. Bien que certains ISBD aient été développés ou révisés afin de répondre à des besoins particuliers, deux projets de révision générale ont affecté toute la Famille des ISBD. Premier projet de révision générale À la suite de la décision prise en 1977 et mentionnée plus haut, la révision générale initiale aboutit à la création du Comité de révision des ISBD, qui se réunit pour la première fois en août 1981. Le Comité établit trois objectifs principaux pour le premier projet de révision générale : (1) harmoniser les dispositions et aboutir à une cohérence accrue, (2) améliorer les exemples et (3) faciliter aux catalogueurs travaillant sur des documents publiés dans des écritures non latines l’application de ces dispositions. Deux objectifs supplémentaires plus limités motivaient cet effort particulier de révision : (1) revoir l’utilisation du signe = (son utilisation dans les descriptions bibliographiques était quelque peu sujet à controverse) et (2) retirer de l’ISBD pour les « non livres » le traitement des documents lisibles par machine. A la fin des années 1980, les ISBD avaient été réédités sous la forme d’ « éditions révisées ». • La norme des publications monographiques, l’ISBD(M) déjà révisée en 1978, le fut à nouveau en 1987 • Celle des documents cartographiques, l’ISBD(CM) fut révisée en 1987 • Celle des non-livres, l’ISBD(NBM) fut révisée en 1987 98

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Celle des publications en série, l’ISBD(S) fut révisée en 1988 Celle de la musique imprimée, l’ISBD(PM) fut révisée en 1989 L’ISBD(G) fut révisé en 1992 Outre ceux-là, un ISBD distinct fut créé pour les fichiers informatisés (ISBD (CF)) en 1990 qui, en raison des rapides progrès technologiques, fut aussitôt remplacé par l’ISBD des ressources électroniques (ISBD(ER)) en 1997.

Second projet de révision générale et activités courantes Au début des années 90, en collaboration avec d’autres sections, la Section de catalogage mit en place le Groupe d’étude sur les spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques (FRBR). L’une des conséquences immédiates de cette initiative fut la décision de suspendre tout nouveau travail de révision des ISBD tandis que le Groupe d’étude sur les FRBR poursuivrait sa mission « de recommander un niveau minimal de fonctionnalité et de spécification de données à appliquer aux notices produites par les agences bibliographiques nationales ». Cette décision eut pour effet de suspendre de façon permanente un projet d’identification des éléments d’un « ISBD (M) allégé » parce qu’il était attendu des conclusions des FRBR qu’elles fournissent un tel socle. En 1998, le groupe de travail sur les FRBR publia son rapport final11 et le Groupe de révision des ISBD fut reconstitué afin d’entreprendre une révision générale des ISBD dans le but de mettre en application les recommandations des FRBR pour définir le niveau minimal d’une notice de bibliographie nationale et d’assurer la conformité des dispositions des ISBD avec les spécifications de données des FRBR. Dans les ISBD, les agences bibliographiques nationales sont invitées à « préparer la description définitive contenant tous les éléments obligatoires définis par l’ISBD approprié, dans la mesure où l’information s’applique à la publication décrite. » Pour faciliter l’application de ce principe, les ISBD désignent comme « facultatifs » les éléments dont l’application n’est pas une obligation alors même qu’elle est possible ou désignent comme « conditionnels » les éléments nécessaires dans certains cas mais qui, dans d’autres cas, peuvent être considérés comme facultatifs. De ce fait, la tâche principale de la seconde révision générale fut l’examen attentif des éléments de données des ISBD devenus maintenant obligatoires, afin de s’assurer qu’aucun élément obligatoire dans les FRBR ne fût facultatif dans les ISBD. Une autre part importante de la tâche fut d’étudier l’adaptation de la terminologie des ISBD aux termes des FRBR « œuvre », « expression », « manifestation » et « item » afin de décider si ces derniers remplaceraient des termes tels que « publication » ou « document ». Le Groupe de révision en conclut qu’il serait essentiel pour l’IFLA de clarifier les rapports entre les ISBD et le modèle FRBR. Le groupe rencontra des difficultés dans cette tentative de concordance, principalement en raison du fait que les termes utilisés dans les FRBR étaient définis dans le contexte d’un modèle entité11

Functional requirements for bibliographic records : final report, disponible à l’adresse : http://www. ifla.org/ VII/s13/frbr/frbr.htm

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relation conçu à un plus haut niveau d’abstraction que les directives des ISBD. Tandis que les entités définies dans le modèle FRBR sont clairement fondées sur les éléments qui forment la description ISBD12, les relations, elles, sont trop complexes pour être traduites par une simple substitution de terminologie. Pour prendre en considération l’avis de Patrick Le Bœuf lors de l’IME ICC de Francfort, dans son texte « Brave new FRBR world »13 : « La terminologie FRBR ne devrait pas être purement et simplement incorporée telle quelle aux ISBD et aux règles de catalogage, mais [ceux-ci] devraient conserver leur terminologie propre et donner des définitions exactes qui montrent comment chaque terme de cette terminologie propre peut être relié conceptuellement à la terminologie FRBR. ». Le Groupe de révision décida donc qu’un tableau qui détaillerait les relations de chacun des éléments spécifiés dans les ISBD avec ses entité, attribut ou relation correspondants tels qu’ils sont définis dans le modèle FRBR, répondrait au besoin de faire apparaître clairement qu’il existe une relation harmonieuse entre les ISBD et les FRBR. Tom Delsey fut mandaté par l’ICABS (IFLA-CDNL Alliance for Bibliographic Standards) pour développer cette correspondance ; le Bureau permanent de la Section de catalogage approuva le document intitulé « Mapping ISBD elements to FRBR entity, attributes and relationships » le 9 juillet 2004.14 Néanmoins le Groupe de révision des ISBD décida d’introduire quelques changements dans la terminologie, en commençant par l’ISBD(G) tout juste révisé ; parmi eux, l’utilisation du terme « ressource » plutôt que celui d’« item » ou de « publication ». Il prit cette décision parce que l’utilisation du terme « item » dans l’ISBD était différente de celle du terme « item » dans les FRBR et qu’il était difficile de ne pas faire de confusion. Les ISBD(G), ISBD(M) et ISBD(CR) arrivèrent au terme du processus de révision générale et furent publiés. L’ISBD(ER), soumis au Bureau permanent de la Section de catalogage, fut approuvé. L’ISBD(CM) franchit le cap de l’enquête mondiale et, bien que révisé, ne fut pas soumis au Bureau permanent parce qu’à ce moment-là le travail sur l’ISBD consolidé venait de commencer. L’ISBD(A) est arrivé au terme du processus d’enquête mondiale en 2006. 12

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Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques : rapport final. « Les principales sources utilisées dans l’analyse comprennent les ISBD (Description bibliographique internationale normalisée), les GARE (Recommandations pour les notices d’autorité et de renvoi), les GSARE (Recommandations pour les notices d’autorité et de renvoi matière) et le Manuel UNIMARC. « 2.2 Domaine d’application Pour les besoins de cette étude on définit une notice bibliographique comme étant l’ensemble des données relatives aux entités décrites dans les catalogues de bibliothèques et les bibliographies nationales. Cet ensemble de données regroupe : des éléments descriptifs tels qu’ils sont définis dans les Descriptions bibliographiques internationales normalisées (ISBDs) ; … ». Disponible à l’adresse : http://www.bnf.fr/pages/infopro/normes/ pdf/FRBR.pdf Le Boeuf, Patrick. “Brave new FRBR world”. Dans : IFLA Cataloguing Principles: steps towards an International Cataloguing Code: report from the 1st IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, Frankfurt, 2003. – München: K.G. Saur, 2004. Disponible également à l’adresse : http://www.dnb. de/standardisierung/pdf/papers_leboeuf.pdf et en version française, à l’adresse : http://www.ddb.de/ standardisierung/pdf/papers_leboeuf_f.pdf Le document est disponible sur le site Web de l’IFLA, à l’adresse : http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/ ISBD-FRBR-mappingFinal.pdf

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Les raisons d’un ISBD consolidé Le Groupe de révision institua en 2002 l’ISBD Series Study Group (groupe d’étude sur les collections dans les ISBD), animé par Françoise Bourdon et Joëlle Bellec. Cette tentative reflétait des préoccupations relatives à certaines incohérences et ambiguïtés qui s’étaient développées dans les règles de transcription des éléments d’information de la zone 6 (Zone de la collection) et des éléments d’information qui s’y rapportent présentés dans la zone 7 (Zone des notes). Tenant compte de règles pertinentes venant des AACR2 et de l’ISSN, ce Groupe d’étude avait trois objectifs : • clarifier l’objectif de la zone 6 et sa relation avec la zone 1 dans l’ISBD(CR) et dans le Manuel de l’ISSN : identification ou transcription ; • vérifier la compatibilité des sources d’information recommandées ou prescrites pour la zone 6 de tous les ISBD et pour la zone 1 dans l’ISBD(CR) et dans le Manuel de l’ISSN, et • proposer une rédaction commune pour la zone 6 dans tous les ISBD. Le Groupe d’étude convint que pour tous les ISBD la zone 6 était dédiée d’abord à la transcription des données à partir de la ressource en cours de catalogage et que les erreurs typographiques évidentes ne devaient pas y être corrigées. Un autre aspect de l’effort du Groupe de révision des ISBD fut d’essayer de faciliter au mieux l’utilisation des ISBD pour la description bibliographique des publications présentant des caractéristiques multiples, par exemple un livre électronique ou des cartes publiées en série. Reconnaissant le taux croissant de ressources publiées sur plusieurs supports physiques et les défis qu’adressent ces publications au contrôle bibliographique, le Groupe de révision a mandaté un groupe d’étude sur l’indication générale du type de document (MDSG = Material Designations Study Group), dirigé par Lynne Howarth et chargé d’étudier particulièrement trois sujets : (1) l’utilisation de plusieurs ISBD et l’utilisation de plusieurs indications générales du type de document (GMD) (2) l’ordre dans lequel les éléments relatifs à des caractéristiques multiples devraient être traités (3) le nombre de notices bibliographiques à créer pour des versions multiples. Le Groupe de révision discuta ces points lors de sa réunion à Berlin en 2003 et aboutit à la conclusion suivante : les ISBD devraient fortement inciter les agences bibliographiques nationales et les bibliothèques participant à des réseaux à créer des descriptions bibliographiques séparées pour des ouvrages publiés sur des supports multiples. Cette pratique faciliterait l’échange de notices, un des buts fondamentaux des ISBD. Les autres bibliothèques resteraient libres de choisir le traitement en une seule notice.

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Le MDSG fut chargé de développer les grandes lignes des problèmes et questions, en tenant compte des recommandations pertinentes du Groupe de travail 5 de l’IME ICC 2003, qui avait étudié de près des questions correspondantes et fourni d’utiles recommandations. Le Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document commença par deux points, déjà identifiés en prévision d’un travail ultérieur : • emplacement de l’indication générale du type de document (GMD) • identification, clarification et définition du contenu et de la nomenclature du GMD et des zones 3, 5 et 7. Il devint vite évident que ce Groupe d’étude aurait à mettre ce travail sur la terminologie et la nomenclature en parallèle avec celui du Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD (également né en 2003) et à le compléter, puisque ce dernier groupe avait préparé, d’abord le texte harmonisé, puis le texte consolidé de l’ISBD. Comme les différentes zones avaient été terminées dans le texte harmonisé, le Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document décida d’examiner et d’évaluer la terminologie utilisée à ce moment dans les ISBD validés et de recommander comme appropriés dans la proposition d’ISBD consolidé, un contenu et une terminologie utilisables dans le GMD ainsi que dans les zones 3, 5 et 7. Puis de Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document s’intéressa aux problèmes posés par la position ou la localisation de l’indication générale du type de document à l’intérieur de la notice bibliographique. Le Groupe se mit d’accord sur l’importance et la primauté de l’indication générale du type de document en tant que « moyen précoce d’avertissement » pour les utilisateurs du catalogue, et, après avoir considéré différentes options, présenta la motion suivante approuvée par le Groupe de révision lors de sa réunion du 18 août 2005 à Oslo : « Reconnaissant les difficultés courantes créées par l’actuel caractère facultatif, la terminologie et la localisation/ position de l’indication générale du type de document (GMD)… le Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document propose la création d’un élément séparé, unique, de haut niveau (qui ne soit pas une zone numérotée de l’ISBD) – une indication de « contenu/support » ou « contenu/medium » qu’il serait obligatoire (et non pas facultatif comme dans l’actuel GMD) de consigner dans les notices bibliographiques. « Le Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document met l’accent sur le fait que cet élément est indépendant des systèmes d’affichage, que donc différents systèmes peuvent afficher le contenu de l’indication « contenu/support » ou « contenu/medium » sous la forme que chaque vendeur de systèmes ou institution cliente estime appropriée. » Créer un élément unique avec la spécification de son contenu aiderait à mettre au point le contenu de la zone 3 (soit les caractéristiques véritablement spécifiques d’un type de document), de la zone 5 et dans une certaine mesure de la zone 7. De ce fait la terminologie à l’intérieur de chaque élément serait plus précise et distincte par rapport aux 102

problèmes actuels posés par le chevauchement de l’information entre des zones en relation. Ayant déterminé une position unique pour indiquer le « contenu/support » ou « contenu/medium », le Groupe d’étude pouvait maintenant fixer son attention sur le type d’information à enchâsser dans cet élément (GMD) ainsi que dans les zones 3, 5 et 7. Le Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document prévit de travailler en étroite collaboration avec le Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD ainsi que d’établir des liens avec le Joint Steering Committee for Revision of Anglo-American Cataloguing Rules. Tom Delsey, éditeur de Resource Description and Access (RDA) serait consulté selon les besoins pendant le processus. Le Groupe d’étude sur les collections avait pointé les incohérences entre les ISBD alors que l’une des tâches principales du Groupe de révision depuis sa création était de maintenir l’harmonisation et la cohérence des dispositions. Comme cela a déjà été dit, le processus de révision en vue de maintenir l’actualité des ISBD allait plus lentement que les besoins, en raison de l’évolution des types de publications, de nouvelles enquêtes et des changements de règles. Le Groupe de révision envisagea alors la possibilité de combiner tous les ISBD en un seul et unique document. Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD Il y a eu sept ISBD spécialisés et l’ISBD Général. Ces ISBD ont été révisés et publiés à des époques variées, sans aucune méthode pour introduire dans les textes les plus anciens les modifications apportées aux textes les plus récents et qui affectaient l’ensemble des ISBD. Par exemple, lorsqu’il fut décidé d’appliquer la décision de maintenir comme obligatoires dans les ISBD les éléments de données requis par les Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques, ces modifications ne furent apportées qu’à l’ISBD(M) et l’ISBD(CR) publiés en 2002 et à l’ISBD(G) publié en 2004, bien que ces modifications eussent dû s’appliquer à l’ensemble des ISBD. D’autre part, les publications présentant des caractéristiques correspondant à plus d’une présentation demandaient l’application de directives issues de plusieurs ISBD. Comme les ISBD étaient eux-mêmes incohérents, il en résultait des difficultés majeures qui amenèrent le Groupe de révision à la conférence de Berlin en 2003, à mettre sur pied un Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD. Ce Groupe d’étude, sous la direction de Dorothy McGarry, considéra que la consolidation des ISBD en un seul était faisable. Le Groupe de révision chargea alors le Groupe d’étude de préparer un texte définitif. Toutes les révisions en cours des ISBD furent ajournées, sauf celle de l’ISBD(A) : le Groupe d’étude considérait en effet qu’il était difficile de travailler sur la consolidation en même temps que la révision d’ISBD spécialisés était en cours. Ce travail a été guidé par les objectifs et principes suivants :

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Objectifs : • préparer un ISBD consolidé mis à jour à partir des ISBD spécialisés, afin de satisfaire les besoins des catalogueurs et utilisateurs de l’information bibliographique. • fournir des directives cohérentes pour la description de tous les types de ressources pour autant que l’uniformité soit possible, et des directives spécifiques nécessitées par la description des types spécifiques de ressources. Principes : • l’objectif principal de l’ISBD est de donner les directives permettant un catalogage descriptif compatible à l’échelle mondiale, afin de faciliter l’échange international de notices bibliographiques parmi la communauté internationale des bibliothèques et de la documentation (y compris les producteurs et les éditeurs). • concilier différents niveaux de catalogage, y compris ceux nécessaires aux agences bibliographiques nationales, aux bibliographies nationales, aux universités et autres collections de recherche. • spécifier les éléments descriptifs nécessaires à l’identification et à la sélection d’une ressource. • mettre l’accent sur l’ensemble des éléments d’information plutôt que sur leur affichage ou leur utilisation dans un système automatisé spécifique. • prendre en compte les pratiques rentables dans le développement des directives. Plan de travail et calendrier de l’ISBD consolidé: La Deutsche Nationalbibliothek a préparé une première fusion du texte de chaque zone des ISBD, en marquant l’ISBD d’origine par une couleurs individualisée. Travaillant sur cette base, les membres du Groupe d’étude l’ont réorganisée afin de réunir les éléments de chaque zone de chacun des ISBD, en plaçant côte à côte les différents textes afin de déterminer les endroits où les directives étaient semblables et les endroits où elles étaient différentes. L’ICABS a apporté son soutien à une première fusion du texte des sept ISBD et à deux réunions à Francfort. L’argent pour le projet a été également fourni par le Comité professionnel de l’IFLA. Les principaux problèmes ont été dégagés et des suggestions soumises à la considération du Groupe de révision des ISBD. Cette phase s’est terminée à la fin de l’année 2005. Ce processus et les tableaux en résultant ont été renouvelés quatre fois avant d’aboutir à un avant projet consolidé.

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Puis le Groupe d’étude a travaillé sur les directives, en tenant compte des réponses des membres du Groupe de révision, dans la perspective de tenir un texte prêt pour une réunion à la Deutsche Nationalbibliothek en avril 2006. Le résultat de cette réunion fut un texte prêt pour une enquête mondiale de la fin juin à septembre 2006. En conclusion des commentaires reçus lors de l’enquête mondiale, le Groupe d’étude reprit ce texte. Il se réunit quatre jours à la fin de l’année 2006 à la Bibliothèque nationale de France à Paris : il étudia les commentaires, incorpora ceux qu’il validait et en mit certains de côté pour un examen ultérieur. Les suggestions qui auraient abouti à de trop grands changements furent pour la plupart mises de côté pour être examinées lors de la première mise à jour. Les textes qui ont suivi le vote du Comité permanent de l’ISBD(ER) et ceux qui ont suivi l’enquête mondiale sur l’ISBD(CM) et l’ISBD(A) ont été utilisés pour mettre à jour les textes des ISBD publiés. Le texte révisé a été envoyé le 16 janvier 2007 par le Groupe d’étude à l’ensemble du Groupe de révision des ISBD pour avis et commentaires, avec demande de réponse pour le 15 février. Le texte a été approuvé par le Groupe de révision. Après prise en compte des commentaires reçus, une version « finale » a été envoyée au Bureau permanent de la Section de catalogage qui a rendu un vote positif avant la fin du mois de mars. Le Bureau permanent a décidé à la conférence de Séoul en 2006 de remplacer les ISBD spécialisés par l’ISBD consolidé. Dès le début du projet il y eut accord sur le schéma général à suivre pour chaque zone. En outre, il fut décidé d’appliquer les recommandations suivantes : • modifier la structure des zones pour aboutir à une nouvelle structure où les directives générales valables pour tous les types de ressources sont données en premier, suivies par les exceptions ou les directives additionnelles nécessitées par les types spécifiques de ressources. • intégrer dans la nouvelle structure les directives existantes ; de ce fait l’ordre des directives est aussi modifié afin de donner au texte plus de logique et de cohérence. • apporter quelques modifications pour faire correspondre et uniformiser autant que possible la rédaction, en tenant également compte des directives considérées comme obligatoires, conditionnelles ou facultatives dans les ISBD déjà révisés. • transférer le GMD de sa position après le titre propre vers une autre localisation (à noter : étant prévu que le contenu et la localisation du GMD doivent être modifiés à la suite des recommandations toujours en attente du Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document, ceux-ci ont été laissés en l’état). • pouvoir ultérieurement modifier les directives. Selon le quatrième principe du Groupe d’étude (l’accent doit être mis sur l’ensemble d’éléments plutôt que sur leur affichage) et dans le but de l’interopérabilité avec d’autres systèmes et formats d’affichage, la ponctuation a été légèrement modifiée. Le Groupe d’étude reconnaît la valeur de la ponctuation de l’ISBD dans le passé, valeur 105

qu’elle conserve dans le contexte des différentes langues et écritures. Cependant, le Groupe d’étude, conscient qu’il existe d’autres systèmes de métadonnées et conscient des nécessités d’interrogation et d’interopérabilité avec d’autres schémas et formats d’affichage a décidé de modifier légèrement la ponctuation. Le point peut maintenant être répété lorsqu’une zone se termine par un point et que la zone suivante commence par un point. De même, si des éléments différents sont ajoutés dans une même zone, chacun est mis dans sa propre paire de crochets. Les définitions sont très importantes pour exprimer la même chose lors de l’emploi d’un terme particulier. Pour cette raison, les définitions ont été rassemblées dans un Glossaire. Principales modifications : • La zone 3 est limitée aux données mathématiques des ressources cartographiques, à la présentation musicale de la musique notée et à la numérotation des publications en série. La zone 3 est omise pour les types de ressources électroniques. • Dans la zone 6, l’ISSN est devenu obligatoire pour tous les types de ressources, s’il est disponible. • Les exemples, en règle générale, doivent illustrer uniquement la directive considérée. Des exemples complets seront publiés séparément dans un supplément de préférence à une inclusion dans l’ISBD. Pendant l’enquête mondiale, des commentaires ont été reçus de 2 organisations internationales (l’Association internationale des bibliothèques musicales et le Groupe de travail 4 de l’IFLA IME ICC 4), de 14 autres organisations ou institutions et de 11 particuliers, en provenance de 15 pays (Allemagne, Australie, Canada, Chine, Corée, Croatie, États-Unis d’Amérique, Finlande, France, Italie, Japon, Royaume-Uni, Russie, Slovénie, Suède). Dans certains cas, il est apparu des désaccords entre les commentaires : par exemple, certains ont apprécié la répétition du point telle qu’elle a été mentionnée plus haut et d’autres non. Certains ont préféré des variantes aux définitions présentes dans l’avant-projet. Le Groupe décida d’entériner les suggestions présentant un consensus. Autres commentaires : • L’usage du terme « non-livre » a été supprimé comme étant trompeur, dans la mesure où les documents cartographiques, la musique notée, les ressources électroniques, etc. sont également des « non-livres ». • Il fut suggéré d’utiliser « ressources intégratrices » là où le Groupe avait choisi « publications à feuillets mobiles à mise à jour » ; le Groupe d’étude a cependant maintenu le terme spécifique. 106

• Certains ne voulant aucune abréviation et d’autres voulant en conserver l’usage, le Groupe d’étude dut décider à quels endroits de cette version des abréviations continueraient d’être autorisées. • Le Groupe d’étude ayant modifié le nom de la zone 4 en « Zone de la publication, production, distribution, etc. », il fut suggéré de revenir à « Zone de publication, distribution, etc. ». Cependant la majorité du Groupe d’étude a préféré le nouveau nom, en raison en particulier de la diversité des types de ressources à cataloguer. • Il fut suggéré de rétablir la zone 3 pour les ressources électroniques. Le Groupe d’étude ayant déjà eu de longues discussions à ce propos, avait décidé qu’elle était inutile : l’information nécessaire, et qui se trouvait antérieurement dans la zone 3, pouvait être mise dans les notes. • Un certain nombre de commentaires reçus ont été jugés comme ne relevant pas de l’ISBD. • Un groupe demanda de ne plus mettre « et al. » après des points de suspension mais d’utiliser seulement les points de suspension. Le Groupe d’étude considérant que les deux méthodes avaient des implications différentes décida que « et al. » continuerait à être utilisé. • Quelque souci fut exprimé sur le fait que la ponctuation du titre alternatif n’était pas précisée ; mais avec différentes agences de catalogage aux pratiques différant selon la langue de catalogage, le Groupe d’étude ne pouvait pas privilégier une méthode plutôt qu’une autre. • Il fut suggéré de déplacer le choix du titre propre pour les ressources continues de la forme développée vers le sigle ou l’acronyme si ce sigle ou cet acronyme figure en premier sur la source prescrite d’information, comme dans le cas des autres types de ressources. Le Groupe d’étude décida de ne pas modifier cette pratique sans en discuter avec le Réseau ISSN et la communauté des AACR, parce qu’elle a été établie au cours de discussions communes pendant le travail sur l’ISBD(CR). • Il fut suggéré de rétablir la zone 3 pour les ressources électroniques. Le Groupe d’étude ayant déjà eu de longues discussions à ce propos, avait décidé qu’elle était inutile : l’information nécessaire, et qui se trouvait antérieurement dans la zone 3, pouvait être mise dans les notes. • Il fut également suggéré de supprimer la zone 3 pour la musique notée, mais cette suggestion devrait être discutée avec la communauté qui s’occupe de la musique. • Il fut suggéré d’inclure « couverture » dans les « parties liminaires » ou de l’en exclure. Les membres du Groupe d’étude ont préféré ne pas l’y inclure en raison de l’usage dans leurs pays respectifs. • Il fut suggéré qu’un peu plus d’harmonisation dans l’élément « importance matérielle » dans la zone 5 serait nécessaire. Mais après consultation, les communautés qui s’occupent de documents cartographiques et de musique notée ont préféré continuer selon les mêmes pratiques.

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Quelques exemples de suggestions réservées par le Groupe de révision pour un futur examen: • Est-il possible de concilier les sources d’information pour les différents types de ressources ? • Faut-il étendre l’ISBD aux ressources non publiées ? • Mettre à jour les directives pour les ressources audio-visuelles, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo et les images fixes et animées. • Revoir les directives sur ce qui constitue un changement majeur pour une publication en série ; une conclusion de l’IME ICC 4 insistait sur ce point. • Doit-on mettre la numérotation dans une collection principale en zone 6 avec le titre et la numérotation de la sous-collection, plutôt que de la mentionner en zone 7 ? • Pourquoi est-il nécessaire que toutes les livraisons soient dans la même collection pour pouvoir utiliser la zone 6 ? • De quelles autres définitions a-t-on besoin dans le Glossaire et quelles définitions nécessiteraient une révision ? • Il faudrait envisager l’utilisation d’Unicode pour les caractères non alphabétiques ou numériques, par exemple le symbole du copyright pour « cop. » • Il faudrait étudier la localisation des noms de membres d’un groupe, d’interprètes, etc. pour la musique en termes d’emplacement dans la mention de responsabilité ou en termes de note. • Il faut un supplément d’information pour déterminer dans quelles circonstances une ressource électronique est ou n’est pas une nouvelle édition. • Certaines suggestions contestèrent le fait de donner l’adresse complète d’un lieu de publication dans la zone 4 plutôt que dans une note, si cette adresse est nécessaire. • Il y eut quelques suggestions pour ajouter dans la zone 5 d’autres directives sur la description des ressources électroniques en ligne. • Il y a besoin de travailler à la mise à jour des directives dans l’ISBD(NBM) et l’ISBD(PM) qui n’ont pas eu de révisions récentes. • Il fut suggéré à plusieurs reprises de ne pas utiliser « dimensions courantes » et de ne pas faire abstraction des dimensions quelle que soit la ressource (par exemple l’indication « dimensions courantes » pour des microfiches, pour des cassettes à bande, etc.). • Il faudrait reconsidérer l’ordre des notes et le comparer celui des FRBR. Il est prévu d’examiner les commentaires sur l’indication générale du type de document et l’indication spécifique du type de document lorsque le rapport final du Groupe d’étude sur l’indication générale du type de document sera disponible. Le Groupe de révision n’attend pas de l’ISBD consolidé qu’il résolve tous les problèmes existant aujourd’hui dans les processus de catalogage. Cependant il entend le faire servir de version d’autorité pour la description de tous les types de ressources publiées 108

et faciliter le catalogage des ressources qui combinent différentes caractéristiques. Dans le futur, cela va également faciliter et accélérer la tâche de mettre à jour l’ISBD et d’en maintenir la cohérence. A la réunion de Séoul, afin de hâter ces changements à venir, le Groupe de révision a décidé de recommander et une publication électronique en ligne sur le site IFLANET Section de catalogage, et une publication imprimée à feuillets mobiles, comme conséquence du changement du processus de révision. Cette décision a été prise pour contourner les raisons d’économie qui conduisent certaines bibliothèques à continuer d’utiliser d’anciennes versions au lieu des plus récentes. La forme des feuillets mobiles est parfaite pour gérer une mise à jour périodique régulière ; elle est une option plus économique pour des agences de catalogage actives. De plus, cela facilitera la mise à jour des traductions. À l’avenir Les schémas de publication d’aujourd’hui sont en train de changer, dus en grande partie à l’environnement électronique dans lequel nous fonctionnons de plus en plus. Comme l’intérêt des métadonnées pour promouvoir le contrôle et l’accès aux ressources électroniques s’accroît, les ISBD vont trouver de nouvelles occasions d’influer sur le contenu et l’utilisation d’autres schémas de métadonnées, parce que la majorité d’entre eux va définir des éléments de données déjà familiers aux ISBD. D’autre part, non seulement de nouvelles situations bibliographiques sont à prendre en considération mais encore toutes les pratiques bibliothéconomiques existantes n’ont plus la même utilité à présent qu’autrefois. De ce fait, l’IFLA doit continuer à maintenir l’ISBD consolidé à la hauteur des besoins actuels et continuer à le faire en coopérant avec les agences bibliographiques nationales et les comités de catalogage nationaux et multinationaux. Poursuite du processus de révision : 1. Apporter des modifications dans l’ISBD selon les résultats fournis par le Groupe d’étude sur l’indication matérielle du type de document ; 2. Réviser les directives relatives aux ressources pour lesquelles les anciens ISBD n’ont pas de révision récente, c’est-à-dire les ISBD(PM) et ISBD(NBM) ; 3. Examiner les suggestions restantes des commentaires de l’enquête mondiale ; 4. Examiner ensuite les suggestions des IME ICC . En conclusion, le Groupe de révision a considéré que les exemples présentent une grande importance pour comprendre et appliquer l’ISBD. Le Groupe de révision a établi un groupe d’étude afin de préparer une publication à paraître ultérieurement comme supplément de l’ISBD. Ce groupe est présidé par William Garrison et Jaesun Lee.

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Nous prévoyons la publication dans deux ans de la première mise à jour de l’ISBD. Les nouveaux développements relatifs à l’ISBD seront annoncés dans la page Web du Groupe de révision de l’ISBD : http://www.ifla.org/VII/s13/isbd-rg.htm. Présentation des membres des groupes de travail ayant préparé les révisions des ISBD spécialisés qui n’ont pas été publiés après leur révision: Membres du Groupe d’étude sur l’ISBD(A) (révision de 2006) : Gunilla Jonsson (Présidente), The Royal library – National Library of Sweden Gerd-Josef Bötte, Staatsbibliothek zu Berlin, Allemagne Elisabeth Coulouma, Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), France Mauro Guerrini, Università di Firenze, Italie Sirkka Havu, National Library of Finland Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, EUA (en retraite) Simon May, British Library Elizabeth Robinson, Library of Congress, EUA Maria Enrica Vadalà, Biblioteca Umanistica, Università degli studi di Firenze, Italie Ruth Weiss,Staatsbibliothek zu Berlin, Allemagne Mirna Willer, National and University Library, Zagreb, Croatie Membres du Groupe de travail sur l’ISBD(CM) ( juin 2004) : Göran Bäärnhielm (Président), The Royal Library – National Library of Sweden Theo Bauer, Bavarian State Library, Munich, Allemagne Francis Herbert, Royal Geographical Society, Londres, Royaume-Uni Mary Larsgaard, University of California, Santa Barbara, EUA Olivier Loiseaux, Bibliothèque nationale de France Elizabeth Mangan, Library of Congress, Washington, EUA (en retraite) Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, EUA (en retraite) Mira Miletic Drder, National and University Library, Zagreb, Velma Parker, Bibliothèque et Archives Membres du Groupe de révision de l’ISBD (février 2004) qui ont travaillé sur l’ISBD(ER) : Françoise Bourdon, Bibliothèque nationale de France John D. Byrum, Jr. (Président), Library of Congress, EUA Elena Escolano Rodríguez, Biblioteca Nacional, Espagne William Garrison, Syracuse University, EUA Renate Gömpel, Die Deutsche Nationalbibliothek, Allemagne Mauro Guerrini , Università di Firenze, Italie Ton Heijligers (Membre correspondant), Amsterdam, Pays-Bas Lynne C. Howarth, University of Toronto, Canada Philippe-Corentin Le Pape, SICD des universités de Toulouse, France 110

Cristina Magliano, ICCU-Rome, Italie Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, EUA (en retraite) Eeva Murtomaa, Helsinki University Library, Finlande Glenn Patton, OCLC Online Computer Library Center, EUA L’ISBD consolidé a été préparé pour approbation par le Groupe de révision de l’ISBD par des membres du Groupe d’étude sur l’avenir des ISBD (novembre 2006) Françoise Bourdon, Bibliothèque nationale de France Elena Escolano Rodríguez, Biblioteca Nacional, Espagne Renate Gömpel, Die Deutsche Nationalbibliothek, Allemagne Lynne C. Howarth, University of Toronto, Canada Agnès Manneheut (à partir d’août 2005), Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), France Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, EUA (en retraite) Eeva Murtomaa, Helsinki University Library, Finlande Mirna Willer, National and University Library, Zagreb, Croatie John Hostage (Consultant, à partir d’août 2006), Harvard University, EUA

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ISBD consolidada: um passo em frente Elena Escolano Rodríguez Biblioteca Nacional de Espanha, Madrid, Espanha Presidente do Grupo de Revisão da ISBD

Dorothy McGarry Universidade da Califórnia, Los Ángeles, USA (jubilada) Presidente do Grupo de Estudo sobre Orientação Futura das ISBDs Tradução: Cristina Ramos (Biblioteca de Arte da Fundação Calouste Gulbenkian)

Resumo Esta é uma apresentação sobre a nova versão da ISBD. É nova porque a estrutura foi alterada, integrando numa única ISBD a descrição de todos os tipos de recursos abrangidos pelas ISBDs especializadas. Simultaneamente, adaptaram-se os requisitos para a descrição de todos os recursos de modo a conseguir que a descrição dos vários tipos de materiais estejam no mesmo estado de concordância com os Requisitos Funcionais dos Registos Bibliográficos (FRBR – Functional Requirements for Bibliographic Records). Depois de um breve resumo histórico sobre o trabalho do Grupo de Revisão das ISBDs e a apresentação das razões que levaram o grupo a considerar necessária esta revisão, descrevem-se os procedimentos adoptados no trabalho de consolidação e as questões mais problemáticas que foram encontradas, e que, sublinhe-se, não foram incluídas nesta 1ª edição. Finalmente explica-se a nossa intenção de uma revisão e actualização num futuro próximo. Introdução O primeiro objectivo da ISBD é estabelecer critérios para uma catalogação descritiva compatível a nível mundial, com a finalidade de tornar possível o intercâmbio de registos bibliográficos entre agências bibliográficas nacionais, entre as bibliotecas a nível internacional e entre as comunidades de informação em geral. Através da especificação dos elementos que constituem a descrição bibliográfica e a prescrição da ordem de como esses elementos devem ser apresentados, e secundariamente, através pontuação com que devem ser separados, a ISBD pretende dar resposta a três objectivos básicos: 112

• tornar possível o intercâmbio de registos provenientes de diferentes fontes, de tal forma que os registos criados num país possam ser facilmente integrados nos catálogos de qualquer país; • ajudar na interpretação de registos ultrapassando as barreiras das diferentes línguas, de tal forma que registos produzidos por utilizadores de uma língua possam ser interpretados por utilizadores de outras línguas; • realçar a interoperacionalidade com outros sistemas padrão. Ainda que originalmente o desenvolvimento da ISBD fosse promovido pelas necessidades e oportunidades dadas pela automatização do controlo bibliográfico, no entanto a ISBD é independente de qualquer formato específico da informação. É útil e aplicável para a descrição bibliográfica de qualquer tipo de recurso e em todo o tipo de catálogos, sejam catálogos de acesso público em linha (OPAC) ou catálogos menos avançados tecnologicamente. A Declaração Internacional e Princípios de Catalogação que se vem desenvolvendo no seguimento de uma série de Encontros IFLA, Especializados num Código de Catalogação Internacional por regiões, reconhece que a ISBD é a norma aceite em que se deve basear a parte descritiva do registo bibliográfico dentro da comunidade biblioteconómica. Utilização da ISBD no mundo O programa ISBD da IFLA vem há mais de três décadas elaborando normas de representação bibliográfica para todos os tipos de recursos biblioteconómicos que se vão mantendo através de uma ou mais revisões. As ISBDs foram traduzidas oficialmente em 25 línguas. Além disso, importa referir, que as ISBD têm guiado o trabalho dos comités nacionais de catalogação, responsáveis pelas regras de catalogação e pela actualização dos códigos, promovendo as práticas em uso internacionalmente. Este é um ponto destacado pelas compilações das várias práticas de catalogação que se preparam para estes encontros IFLA sobre um Código de Catalogação Internacional Especializada (IFLA Meetings of Experts on an International Cataloguing Code – IME ICC)1. Destas informações, as impressões gerais estão em total conformidade e harmonia com os códigos nacionais e com as recomendações estipuladas pela IFLA. • A primeira reunião foi na Europa, que tem o maior número de códigos de catalogação em uso, sendo um deles as AACR2. A este IME ICC1 apresen1

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http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index.htm http://www.d-nb.de/news/pdf/code_comp_2003_europe_2.pdf http://www.d-nb.de/news/pdf/code_comp_2003_europe_2.pdf Tillett, B. “IME ICC: Report of the 1st Meeting, Frankfurt, Germany, July 28-30, 2003”: Relativamente à ISBD reconhece-se o grande empreendimento na normalização internacional para a descrição bibliográfica. A ISBD requer a transcrição da informação identificada no exemplar que se tem em mão por áreas normalizadas da descrição, estabelece os elementos básicos a incluir nessas descrições, a ordem desses

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taram-se 18 informações sobre códigos de catalogação3. Em todos havia duas perguntas relativas à aceitação da ISBD. A 1ª era: “O seu código de catalogação baseia-se na ISBD no que se refere à descrição?” As 18 respostas foram afirmativas. A segunda pergunta era: “Como é que se dividem as ISBDs e porquê?” As respostas remeteram-nos para uma lista de temas que importa ter em conta, alguns dos quais já foram considerados e tratados nesta versão. A maioria deles são relativos, ao carácter opcional de algumas disposições das ISBDs, que são obrigatórios nos códigos de catalogação4. • A reunião IME ICC para a América do Sul estruturou-se de uma forma um pouco diferente da europeia, já que nesta existiam vários organismos de manutenção de regras uma vez que na América Latina e Caraíbe, normalmente se usam as Regras de Catalogação Anglo Americanas ou as Regras de Catalogação Espanholas, e estes códigos já foram estudados no IME ICC1 e confirmado o seu fundamento na ISBD5. • O Próximo Oriente não tem organizações redactoras de regras e usam geralmente as Regras de Catalogação Anglo Americanas6. • Das informações apresentadas para a reunião IME ICC da Ásia, sabemos que a China, Japão e Coreia têm uma tradição histórica de organizações encarregues de elaborar as regras de catalogação. Os outros países seguem as Regras de Catalogação Anglo Americanas ou têm umas regras locais baseadas nas

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elementos e a pontuação prescrita, de tal forma que os registos resultantes sejam inteligíveis em todo o mundo, qualquer que seja a língua ou escrita. Disponível em: http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/ ime_icc_report_berlin.pdf AACR2; Regeln für die alphabetische Katalogisierung – RAK (Austria, Germany); Rakovodstvo za azbučni katalozi na knigi (Bulgaria); Pravilnik i prirucnik za izradbu abecednih kataloga – PPIAK (Croatia); Anglo-americká katalogizacní pravidla (Czech republic); Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker(Denmark); Suomalaiset luettelointisäännöt (Finland); AFNOR Cataloguing Rules (France), List of AFNOR Cataloguing Rules; Magyar Szabvany 3423, 3440, 3424 and Konyvtári Szabalyzat (Hungary); Regole italiane di catalogazione per autori – RICA (Italy); Kompiuterinių bibliografinių ir autoritetinių įrašų sudarymo metodika (Lithuania); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Macedonia); Regels voor de titelbeschrijving (Netherlands); Russian Cataloguing Rules (Russia); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Slovenia); Reglas de catalogación (Spain); Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (Sweden); AACR2 compliant cataloguing code (Vatican Library) AACR2; Regeln für die alphabetische Katalogisierung – RAK (Austria, Germany); Rakovodstvo za azbučni katalozi na knigi (Bulgaria); Pravilnik i prirucnik za izradbu abecednih kataloga – PPIAK (Croatia); Anglo-americká katalogizacní pravidla (Czech republic); Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker(Denmark); Suomalaiset luettelointisäännöt (Finland); AFNOR Cataloguing Rules (France), List of AFNOR Cataloguing Rules; Magyar Szabvany 3423, 3440, 3424 and Konyvtári Szabalyzat (Hungary); Regole italiane di catalogazione per autori – RICA (Italy); Kompiuterinių bibliografinių ir autoritetinių įrašų sudarymo metodika (Lithuania); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Macedonia); Regels voor de titelbeschrijving (Netherlands); Russian Cataloguing Rules (Russia); Pravilnik i prirucnik za izradu abecednih kataloga – PPIAK (Slovenia); Reglas de catalogación (Spain); Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (Sweden); AACR2 compliant cataloguing code (Vatican Library) Resultados da comparação das regras, apresentação ISBD http://www.d-nb.de/standardisierung/pdf/code_comp_2003_europe_2.pdf Tillett, B. “Report of IME ICC2 Meeting, August 17-18, 2004 Buenos Aires, Argentina” http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/IMEICC2-report_IFLA-BA_2004.pdf Tillett, B.B. “Report on the IME ICC3 Meeting, Dec 12-14, 2005 Cairo, Egypt.” http://www.loc.gov/loc/ ifla/imeicc/pdf/Report-IMEICC3_brief.pdf

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AACR27. De tal forma que reconheceram que as suas regras estavam baseadas e eram coerentes com a ISBD, ou simplesmente que não existiam normas descritivas desenvolvidas localmente8 . Não conhecemos os resultados do IME ICC para África, mas poderemos dizer, sem medo, que a ISBD é a norma aceite a nível mundial para a descrição bibliográfica. As reuniões IME ICC foram muito úteis para o trabalho do Grupo de Revisão da ISBD, já que foram apresentadas muitas sugestões que se considerarão futuramente. Estas sugestões partem do reconhecimento das diferentes línguas e escritas e também dos diferentes modelos “culturais” de publicações que serão tidos em conta pelo Grupo de Revisão e ajudarão a melhorar a ISBD e a sua interpretação. História e desenvolvimento das ISBDs9 Segue-se o resumo da história e evolução das ISBDs com a finalidade de que se entendam as razões e considerações que nos conduziram à ISBD consolidada. O conceito de Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada resultou na Reunião Internacional de Especialistas em Catalogação de 1969 em Copenhaga, patrocinada pelo Comité de Catalogação da IFLA. O objectivo principal naquele momento, e que 7

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Jaesun Lee. “Report on the IME ICC4 Meeting,August 16-18, 2006 Seoul, Korea” http://www.nl.go.kr/icc/paper/report_1.pdf Ben Gu. “Chinese Cataloguing Rules and International Cataloguing Principles: a report of similarities and differences”: Numa informação específica sobre o Código de Catalogação Chinês disse “ que estava baseado principalmente nas ISBDs e nas AACR2, tendo em conta as características chinesas e sem atender ao conceito de entrada principal”. http://www.nl.go.kr/icc/paper/22_1.pdf Haruki Nagata. “Nippon (Japanese) Cataloguing Rules and International Cataloguing Principles: similarities and differences”: As Regras de Catalogação Japonesas (NCR) são coerentes com a ISBD, e quando entram em contradição com as NCR elabora-se uma nova regra que se adapte à ISBD. http://www.nl.go.kr/icc/down/060919.pdf Soo Kim. “The Present and Future of KCR”: As Regras de Catalogação Coreanas (KCR3), publicadas em 1981 aceitaram e adoptaram o método de catalogação prescrito nos princípios da Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada (ISBD), redigindo os registos somente com a descrição. A 4ª edição das regras (KCR4) publicadas em 2003, usam o sistema de descrição das KCR3 com um suplemento para descrever a diversidade de características bibliográficas dos meios em múltiplos formatos, sem especificar a selecção ou forma dos encabeçamentos. http://www.nl.go.kr/icc/paper/KCR-kim.pdf Outros: As informações do Nepal e Sri Lanka reconhecem que a maioria das bibliotecas utilizam as AACR2. Na informação sobre as Regras de Catalogação da Indonésia, o tema não foi tratado. O representante do Cambodja informou que devido à situação das bibliotecas no país não estava disponível a informação sobre a adopção de normas descritivas. A adesão a normas como as AACR2 limita-se a um número muito pequeno de bibliotecas e não há normas descritivas desenvolvidas localmente, excepto, possivelmente, em algumas bibliotecas individualmente. Outro factor que afecta a descrição da catalogação no Cambodja é a ausência de publicação de normas. http://www.nl.go.kr/icc/down/060906.pdf ; http://www.nl.go.kr/icc/down/060811.pdf ; http://www.nl.go.kr/ icc/paper/Cataloguing%20in%20Cambodia.pdf Para uma introdução mais detalhada sobre as ISBDs veja-se: Byrum, John, “The birth and re-birth of the ISBDs: process and procedures for creating and revising the International Standard Bibliographic Descriptions”, 66th IFLA Council and General Conference, Jerusalem, Israel, 2000. Disponível em http://www.ifla.org/IV/ifla66/papers/118-164e.htm

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continua vigente hoje em dia, era oferecer coerência na partilha da informação bibliográfica. As ISBDs foram criadas para servir como componente principal do programa da IFLA para promover o Controlo Bibliográfico Universal. A primeira ISBD a ser publicada foi, em 1971 a ISBD(M), Descrição Bibliográfica Internacional Normalizada para as Monografias, com a publicação do texto revisto como “primeira edição normalizada” em 1974. Consecutivamente foram aparecendo ISBDs para outros recursos específicos: para publicações em série ISBD(S) em 1974; para material cartográfico ISBD(CM) e material não livro ISBD(NBM) ambas em 1977; a ISBD(A) para livro antigo e as ISBD(PM) para música impressa em 1980 e, mais recentemente as ISBD(CF) para ficheiros de computador, em 1990. Neste contexto foi necessário criar uma estrutura geral em que se enquadrassem todas as ISBDs, o que deu como resultado a produção da ISBD(G), publicadas em 1977, a principal utilidade da ISBD(G) é assegurar a harmonia entre as outras ISBDs. Para a descrição ao nível dos analíticos, foram publicadas em 1988 as Directivas para a aplicação da ISBD para a descrição de partes componentes. Na IFLANET encontra-se o inventário completo das ISBDs e a lista de todas as suas edições, em todos os casos, estão disponíveis em formato HTML ou PDF pelo menos, a última edição de cada ISBD10. Programação e procedimentos para a publicação de uma ISBD nova e revista: No congresso mundial da IFLA em Agosto de 1977 em Bruxelas, o Comité Permanente da Secção de Catalogação tomou novas e importantes decisões relativamente ao programa das ISBDs. Decidiu-se que todo o texto das ISBDs estaria sujeito a um prazo de cinco anos, passado este período deveria ser revisto. Porém, na prática, foram revistos segundo as necessidades de implementar alterações de aplicação geral, ou perante a evolução dos materiais biblioteconómicos, como ocorreu com a publicação da ISBD para os recursos electrónicos e, mais recentemente com a ISBD para as publicações em série e outros recursos contínuos. A ISBD(CR) foi revistas como parte do esforço de harmonização entre as Directivas do ISSN e as AACR2. Os procedimentos são essenciais em todo o processo de normalização de modo a assegurar que se conheçam de uma forma sistemática todos os passos pelos quais um documento passa para se converter numa norma, nova ou revista. As ISBDs não são uma excepção. Na Conferência da IFLA de 1989 a Secção de Catalogação, adoptou um calendário e estabeleceu os procedimentos para o desenvolvimento e distribuição desses documentos, quer fossem novos ou revistos. Em 2002, adaptaram-se os procedimentos de modo a acelerar o processo, aproveitando as vantagens dos desenvolvimentos electrónicos. Essencialmente, há cinco fases nos procedimentos para o desenvolvimento de uma ISBD nova ou revista: 10

http://www.ifla.org/VI/3/nd1/isbdlist.htm

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• Criação do rascunho – Nesta fase, designa-se um grupo de trabalho formado por especialistas em catalogação e, sempre que necessário, especialistas sobre o formato, dentro e fora da IFLA, que elaborarão um rascunho do texto. • Revisão mundial – Quando o rascunho do texto está terminado considera-se pronto para ser revisto e comentado em todo o mundo, é então que o texto é enviado para a IFLANET. Imediatamente a seguir envia-se um aviso para a IFLA-L e às outras redes electrónicas. Normalmente é concedido um prazo de dois meses para a revisão de uma ISBD, alargando-se esse prazo por mais um mês se o texto for completamente novo. • Revisão final – Tomam-se em conta todos os comentários recebidos. O editor revê o rascunho de acordo com as decisões tomadas pelo grupo. Neste momento, dá-se especial atenção ao somatório dos exemplos nas diferentes línguas, aos apêndices e à preparação do índice. Quando se chega ao texto definitivo, o Grupo de Revisão das ISBDs revê todo o texto. • Votação – A versão definitiva de uma ISBD nova ou revista é enviada ao Comité Permanente da Secção de Catalogação e às secções copatrocinadoras. O voto permite somente duas opções: ou aprovar ou desaprovar. • Publicações – Se o resultado da votação é a aprovação, como foi neste caso, programa-se a publicação do texto. Actualmente, em todos os casos, o texto publica-se em formato electrónico. Ainda que algumas ISBDs se foram desenvolvendo, ou revistas para satisfazer necessidades concretas, foram-se realizando campanhas de revisão global que afectaram toda a família das ISBDs. Primeiro projecto da revisão geral Como consequência da decisão tomada em 1977 que acabamos de mencionar, a primeira revisão geral teve como resultado a criação do Comité de Revisão das ISBDs, que se reuniu pela primeira vez em Agosto de 1981. O Comité estabeleceu três objectivos principais para o primeiro projecto de revisão geral: (1) harmonização das normas assegurando assim o estabelecimento da uniformidade, (2) aperfeiçoar exemplos, e, (3) facilitar a aplicação das normas aos catalogadores de materiais publicados em caracteres não latinos. Além de dois objectivos mais específicos que motivaram o esforço dessa revisão em particular:

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(1) a revisão do uso do mesmo signo (já que a sua utilização nas descrições bibliográficas foram motivo de controvérsia), e (2) a eliminação da informação referente ao material electrónico da ISBD para material não livro. No final da década de 80 tinham sido publicadas as ISBDs em “edições revistas”: • A norma para publicações monográficas, a ISBD (M) previamente revista em 1978 foi revista novamente em 1987. • ISBD (CM) para material cartográfico foi revista em 1987. • ISBD (NBM) para material não livro publicou-se também em 1987. • ISBD (S) para publicações em série foi revista em 1988. • ISBD (PM) para música impressa, em 1989. • ISBD (G) geral, em 1992. • Além disso, criou-se uma ISBD diferente para os ficheiros de computadores, a ISBD (CF) que devido aos rápidos desenvolvimentos da tecnologia, foi rapidamente ultrapassada e substituída por uma ISBD para recursos electrónicos em 1997, ISBD (ER). Segundo projecto de revisão geral Em princípio dos anos 90, a Secção de Catalogação juntamente com outras Secções estabeleceram um Grupo de Estudo para Requisitos Funcionais dos Registos Bibliográficos (FRBR). Uma consequência imediata desse desenvolvimento foi a decisão de suspender a maioria dos trabalhos de revisão das ISBDs, enquanto que o grupo dos FRBR tomou a seu cargo “recomendar um nível básico de funcionalidade e requisitos de informação básica para registos criados pelas agências bibliográficas nacionais”. Esta decisão provocou a suspensão permanente do projecto para identificar os componentes de uma “ISBD (M) concisa” porque se esperava que os resultados dos FRBR estabelecessem um princípio fundamental. Em 1988, o Grupo de Estudo publicou uma informação final11 e o Grupo de Revisão das ISBDs foi reconstituído para iniciar uma revisão total das ISBDs com a finalidade de implementar as recomendações dos FRBR sobre o nível básico dos registos bibliográficos nacionais e assegurar a conformidade entre as disposições das ISBDs e os requisitos dos FRBR. Em relação às ISBDs, foi pedido às agências bibliográficas nacionais para “preparar a descrição definitiva com todos os elementos obrigatórios estabelecidos nas ISBDs pertinentes, sempre que a informação seja aplicável à publicação que se descreve”. Para facilitar a aplicação deste princípio, as ISBDs designam como “opcional” aqueles dados que não são de aplicação obrigatória, ou como “condicional” os elementos que são necessários em algumas circunstâncias, mas que noutras podem considerar-se opcionais. Portanto, a tarefa principal na segunda revisão geral permitiu centrar a 11

Functional Requirements for Bibliographic Records – Final Report Disponível em http://www.ifla.org/VII/s13/frbr/frbr.htm

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atenção na informação que agora é obrigatória nas ISBDs para assegurar que nenhum elemento obrigatório dos FRBR fosse opcional nas ISBDs. Outra importante tarefa foi a de considerar a adaptação da terminologia ISBD aos termos dos FRBR como “obra”, “expressão”, “manifestação” e “item”, se deveriam ser introduzidos, em vez de “publicação” ou “item”, em uso nas ISBDs. O Grupo de Revisão concluiu que era essencial para a IFLA clarificar a relação entre as ISBDs e o modelo FRBR. Ao tentar levar a cabo este alinhamento, o grupo encontrou dificuldades, devido em grande parte ao facto de os termos usados nos FRBR terem sido definidos no contexto de um modelo entidade-relação concebido a um nível maior de abstracção que as especificações para as ISBDs. Enquanto que as entidades definidas com o modelo FRBR se baseiam claramente nos elementos que constituem a descrição ISBD12, as relações são demasiado complexas para que se possa expressar mediante uma simples substituição de termos. Patrick Le Boeuf, presidente do Grupo dos FRBR, na sua apresentação “Brave new FRBR world”13 no IME ICC de Frankfurt, disse: “Não se deve incorporar a terminologia FRBR tal qual é nas ISBDs e nas regras de catalogação, pelo contrário estas devem manter a sua própria terminologia especifica, proporcionando definições precisas que mostrem como cada termo nesta terminologia especifica se relaciona conceptualmente com a terminologia FRBR”. Tendo em conta este conselho o grupo decidiu que a elaboração de uma tabela, na qual se descreve a relação de cada um dos elementos específicos na ISBD com o correspondente atributo de entidade na relação definida nos FRBR, satisfaria a necessidade de deixar claro que as ISBD e os FRBR beneficiam de uma relação harmoniosa. O projecto para desenvolver as correspondências foi entregue a Tom Delsey por ICABS (Alianza IFLA-CDNL, para as Normas Bibliográficas) e o documento foi aprovado pelo Comité Permanente da Secção de Catalogação a 9 de Julho de 2004, com o título : “Mapping ISBD Elements to FRBR Entity Attributes and Relationships”14. No entanto, o Grupo de Trabalho de Revisão da ISBD decidiu introduzir algumas alterações terminológicas, começando com a recentemente revista ISBD (G). Entre as alterações, está o uso do termo “recurso” em vez de “item” ou “publicação”. Esta decisão foi tomada porque o uso do termo “item” é distinto do “item” dos FRBR, e seria fácil confundi-los.

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Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos: Informe final. – [Madrid]: Ministerio de Cultura, Secretaría general Técnica, 2004. p. 33:”As principais fontes utilizadas para análise incluíram as Descrições Bibliográficas Internacionais Normalizadas (ISBDs), as Directivas para Entradas de Autoridade e Referência (GARE), as Directivas para Entradas de Autoridade de Assuntos e Referência (GSARE) e o Manual UNIMARC. Le Boeuf, Patrick. “Brave new FRBR world.” In: IFLA Cataloguing Principles: steps towards an International Cataloguing Code: report from the 1st IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code, Frankfurt, 2003. – München: K.G. Saur, 2004 Disponível em inglês: http://www.d-b.de/standardisierung/pdf/papers_leboeuf.pdf Disponível em espanhol: http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/papers-eBoeuf-spa.pdf Accesivel em web da IFLA: http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/ISBD-FRBR-mappingFinal.pdf

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Razões para uma ISBD consolidada O Grupo de Revisão criou, em 2002, o Grupo de Estudo ISBD de Publicações em Série, presidido por Françoise Bourdon. Este esforço reflecte a preocupação por algumas incoerências e ambiguidades que se haviam desenvolvido em algumas regras referentes à informação registada na zona 6 das Séries e a informação relacionada com a apresentação na zona 7 das Notas. Além disso, o Grupo de Estudo devia ter em conta os preceitos mais relevantes das AACR2 e princípios ISSN. Desta forma, podemos dizer que se pretende atingir 3 objectivos: • clarificar o pressuposto da zona 6 e a sua relação com a zona 1 na ISBD (CR) e com o ISSN: identificação e transcrição; • verificar a compatibilidade das fontes de informação recomendadas ou prescritas para a zona 6, em todas as ISBDs e para a zona 1 na ISBD (CR) e no ISSN; e, • propor uma redacção comum para a zona 6 em todas as ISBDs. Tendo em conta a grande variedade de publicações e a diversidade de práticas entre as agências bibliográficas nacionais para tratar essa informação, o Grupo decidiu concordar que a zona 6, em todas as ISBDs, é principalmente para a transcrição de dados do documento que se está a catalogar e em menor medida para a identificação, e que portanto não se deviam corrigir os erros tipográficos óbvios. Outra área de trabalho do Grupo de Revisão das ISBDs é a intenção de proporcionar uma melhoria nas orientações para o uso da ISBDs na descrição bibliográfica de publicações em múltiplos formatos, por exemplo, um livro electrónico ou mapas publicados em série. Considerando a crescente existência de recursos publicados em mais do que um suporte e os desafios que essas publicações colocam para o controlo bibliográfico, o Grupo de Revisão criou o Grupo de Estudo sobre Designação de Material (MDSG – Material Designation Study Group), com Lynne Howarth como presidente, com a finalidade de se centrar em três temas em particular: (1) uso de múltiplas ISBDs e utilização de múltiplas designações genéricas de material (GMDs – General Material Designations), (2) a ordem com que se devem tratar os elementos nos casos de formatos múltiplos, e (3) o número de registos bibliográficos a criar no caso de múltiplas versões. O Grupo de Revisão reflectiu sobre esses assuntos na sua reunião de 2003 em Berlim e chegou à conclusão de que as ISBDs deveriam requerer às agências bibliográficas nacionais e às bibliotecas integradas em rede, a criação de descrições bibliográficas independentes para obras publicadas em múltiplos formatos. Esta prática facilitará o intercâmbio de registos, o que constitui um dos objectivos básicos das ISBDs. Permitese, no entanto, que outras bibliotecas optem por fazer um único registo se assim o desejarem. 120

O Grupo de Estudo sobre Designação de Material encarregou-se de desenvolver um estudo geral do tema e dos seus problemas, tendo em conta as recomendações do Grupo de Trabalho 5 sobre títulos uniformes e GMDs (Designação Genérica de Material) do IME ICC de 2003 em Frankfurt, que estudou detalhadamente o assunto e transmitiu recomendações muito úteis. Este Grupo começou centrando-se em duas questões: • localização da designação genérica de material (GMD) • identificação, clarificação e definição do conteúdo e nomenclatura da GMD, nas zonas 3, 5 e 7. A dado momento, tornou-se evidente a necessidade de que o trabalho sobre terminologia e nomenclatura deste Grupo de Estudo se realizasse em paralelo e de forma complementar aos trabalhos do outro Grupo de Estudo sobre a Orientação Futura das ISBDs, que também começou em 2003, já que este, por sua vez, estava a preparar um texto harmonizado e, posteriormente, uma ISBD consolidada. O Grupo de Estudo sobre Designação de Material decidiu então que conforme se completassem as áreas individuais do texto harmonizado, examinaria e avaliaria a terminologia empregue actualmente nas ISBDs autorizadas e daria umas recomendações para que o conteúdo e terminologia a utilizar na GMD, nas zonas 3, 5 e 7 fosse apropriada na proposta da ISBD consolidada. Tomada essa decisão, o Grupo de Estudo centrou a sua atenção nos problemas associados com o sítio e localização da designação genérica do tipo de material dentro do registo bibliográfico. O Grupo esteve de acordo quanto à importância e primazia que tem a GMD como “primeiro mecanismo de advertência” para os utilizadores do catálogo. Após a consideração de várias opções do Grupo de Estudo, com a aprovação do Grupo de Revisão na sua reunião a 18 de Agosto de 2005, em Oslo, decidiu o seguinte: “Reconhecendo as continuas dificuldades com a actual opcionalidade, terminologia e localização da designação genérica do material (GMD), o Grupo de Estudo sobre Designação de Material propõe a criação de um componente de alto nível, único e independente (não numa zona numerada da ISBD), uma designação de “conteúdo/suporte” e de “conteúdo/meio”que seria obrigatória, isto é, a sua consignação no registo bibliográfico não será opcional como até agora”. O Grupo de Estudo sobre Designação de Material sublinha que esta componente é independente do sistema de visualização, isto é, os diferentes sistemas podem mostrar o conteúdo registado da designação “conteúdo/suporte” ou de “conteúdo/meio” caso se considere mais apropriado a cada instituição. A criação de um componente único, juntamente com as especificações do seu conteúdo, ajudará a centrar o conteúdo das zonas 3, 5 e de alguma forma da zona 7. Desta maneira, a terminologia dentro de cada elemento será mais precisa e distinta, podendo concentrarmo-nos nos actuais problemas de sobreposição de informação 121

através das zonas relacionadas. De facto, o Grupo de Estudo está agora centrado na informação que deve estar contida dentro desse componente (GMD), assim como dentro das zonas 3, 5 e 7. O Grupo de Estudo sobre Designação de Material planificou o seu trabalho muito próximo do Grupo de Estudo sobre Orientação Futura das ISBDs, assim como também manteve contactos com o Comité Conjunto Directivo para a Revisão das Regras de Catalogação Anglo Americanas. Durante este processo Tom Delsey, editor da Descrição de Recursos e Acesso (RDA) seria consultado sempre que fosse necessário. O Grupo de Estudo das Séries revelou existirem inconsistências entre as ISBDs, e uma das suas principais tarefas, desde o início, foi manter as disposições harmonizadas e aumentar a consistência. Como já foi referido, o processo de revisão destinado a manter as actualizações das ISBDs foi mais lento do que se esperaria, dado que a evolução dos tipos de publicações, as novas investigações e as regras foram mudando. Então, o Grupo de Revisão decidiu que se deveria considerar a possibilidade de juntar as ISBDs num único documento. Grupo de estudo sobre orientação futura das ISBDs Até agora existem 7 ISBDs especializadas, mais a ISBD geral. Estas ISBDs foram sendo revistas e publicadas em diferentes épocas, sem método para incorporar as alterações feitas nos novos textos, que afectaram todas as ISBDs, e os textos não revistos. Por exemplo, quando se decidiu aplicar as decisões tomadas sobre os elementos de informação que deveriam continuar a ser obrigatórios nas ISBDs, de acordo com o estipulado pelos Requisitos Funcionais para os Registos Bibliográficos (FRBR), estas alterações foram contempladas nas ISBD (M) e ISBD (CR), que foram publicadas em 2002, e na ISBD (G) publicada em 2004, embora fossem aplicáveis a todas as ISBDs. A esta situação juntam-se as publicações que têm como característica ter mais do que um formato e que requerem a aplicação de mais do que uma ISBD, o que apresenta grandes dificuldades desde o momento em que existiam inconsistências entre as diferentes ISBDs. Tudo isto levou o Grupo de Revisão a decidir, em 2003, na Conferência em Berlim, a criação de um Grupo de Estudos sobre a Orientação Futura das ISBDs. Este Grupo de Estudo, presidido por Dorothy McGarry, depois de um ano de trabalho resolveu que a consolidação das ISBDs era possível. O Grupo de Revisão encarregou esse mesmo Grupo de Estudo da tarefa de preparar um texto definitivo. Todas as revisões que estavam em preparação foram suspensas, excepto a da ISBD (A), já que o Grupo de Estudo considerava difícil levar a cabo o trabalho de consolidação, uma vez que continuava com o processo de revisão das ISBDs especializadas. O trabalho guiou-se então, pelos seguintes Objectivos e Princípios.

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Objectivos: • Preparar uma ISBD consolidada e actualizada com as ISBDs especializadas, com a finalidade de satisfazer as necessidades dos catalogadores e utilizadores da informação bibliográfica. • Proporcionar consistência e unificar sempre que possível as disposições da descrição de todos os recursos e requerer as disposições especificas necessárias para descrever a especificidade dos tipos de recursos. Princípios: • O objectivo principal das ISBD é providenciar disposições para uma catalogação descritiva compatível a nível mundial, com a finalidade de ajudar o intercâmbio internacional de registos bibliográficos entre bibliotecas e comunidades de informação, incluindo produtores, editores, etc. • Adaptar diferentes níveis de catalogação incluindo os necessários para as agências bibliográficas nacionais, bibliografias nacionais, universidades e outras colecções especializadas. • Especificar os elementos necessários para identificar e relacionar um recurso. • Centrar a atenção no conjunto de elementos de informação, mais do que na sua visualização ou no uso de um sistema automatizado específico. • O desenvolvimento das disposições deverá ter em conta praticas de custo efectivo. O plano e tempo de trabalho para a consolidação da ISBD, foi o seguinte: A Deutsche Nationalbibliothek preparou a primeira fusão dos textos por áreas. Com a finalidade de identificar de qual ISBD provinham os textos, atribuiu-se durante o processo, uma cor diferente a cada ISBD. Partindo desta base, os membros do Grupo de Estudo reorganizaram as matrizes para reunir os elementos de informação de todas as ISBDs dentro das áreas, juntando os textos parecidos com o objectivo de poder determinar se eram as mesmas ou diferentes disposições. O projecto recebeu o apoio do ICABS para a primeira fusão dos textos das 7 ISBDs e para os encontros presenciais em Frankfurt; assim como a ajuda económica do Comité Profissional da IFLA. Apresentaram-se alguns problemas e sugestões para consideração ao Grupo de Revisão da ISBD. Esta fase terminou em finais de 2005. O processo e o resultado das tabelas foram preparados quatro vezes, antes de se obter o rascunho do texto consolidado. A seguir, o Grupo de Estudo trabalhou sobre as disposições, tendo em atenção as respostas do Grupo de Revisão, com a finalidade de preparar um texto para ser apresentado na reunião de Abril de 2006, na Deutsche Nationalbibliothek. Desta 123

reunião resultou um documento que foi enviado para revisão mundial em finais de Junho, até Setembro de 2006. Na fase seguinte, o Grupo de Estudo reviu o documento, tendo em consideração os comentários que resultaram da revisão mundial, numa reunião realizada em finais de 2006 na Bibliothèque nacionale de France em Paris, incorporando os que foram aprovados e deixando os outros para uma reflexão futura. As sugestões que implicavam grandes alterações, deixaram-se para consideração posterior, numa primeira actualização. O documento que continha os textos publicados das ISBDs actualizou-se, incorporando os textos da ISBD (ER) revista e aprovada pelo Comité de Catalogação, e os da ISBD (CM) e ISBD (A) depois da revisão mundial. Esta versão revista foi enviada pelo Grupo de Estudo a todos os Grupo de Revisão das ISBD a 16 de Janeiro de 2007 para sua consideração e comentários, com um prazo de resposta até 15 de Fevereiro. O texto foi aprovado pelo Grupo de Revisão, e seguindo os seus comentários e considerações, foi enviada uma versão “final” ao Comité Permanente da Secção de Catalogação, que votou a sua aprovação em finais de Março de 2007. Na Conferencia de Seoul de 2006, o Comité Permanente já tinha decidido que a ISBD consolidada substituiria as ISBDs especializadas. Desde o início do projecto chegou-se a um acordo para seguir um esquema geral para cada área. Além disso decidiu-se recomendar: • a estrutura deve ser alterar-se face a uma nova reestruturação das áreas, vindo primeiro as disposições gerais que se aplicam a todo o tipo de material, seguida das excepções ou disposições adicionais necessárias para tipos de recursos específicos. • as disposições existentes devem encaixar-se dentro desta nova estrutura, razão pela qual se alterou a sua ordem em relação aos textos anteriores, para conseguir um texto mais lógico e coerente. • devem levar-se a cabo algumas alterações de redacção com a finalidade de generalizar e harmonizar, dentro do possível, atendendo às disposições obrigatórias, condicionais e opcionais, tendo em conta as ISBDs já revistas. • a GMD deverá mudar, a sua localização actual a seguir ao titulo próprio, para outra posição; (para efectuar as alterações, quer no conteúdo quer na localização da GMD espera-se seguir as recomendações que se receberam do Grupo de Designação de Material, razão pela qual foram deixadas como estavam). • as alterações mais significativas das disposições só serão feitas posteriormente. O Grupo de Estudo reconhece a importância que a pontuação ISBD teve no passado e continua a ter hoje em dia, para poder chegar a um entendimento comum entre profissionais dentro do contexto de diferentes línguas e escritas. No entanto, tendo em conta que o 4º princípio do Grupo de Estudo centra a sua atenção no conjunto de elementos da informação, mais que na sua visualização, decidiu-se alterar ligeiramente a pontuação. Por exemplo, quando uma zona termina com um ponto, a pontuação pode 124

repetir-se já que a zona seguinte começa como o ponto de separação de zonas. Da mesma forma, se dentro da mesma zona se estão a fornecer diferentes elementos de informação, colocar-se-á cada um dentro de parênteses rectos. As definições são muito importantes, para que todos possamos entender o mesmo quando utilizamos um termo particular. Por isso, reuniram-se todas as definições num Glossário. Algumas alterações mais significativas: • O uso da zona 3 limitar-se-á para: dados matemáticos dos recursos cartográficos, informação específica do formato musical e para a numeração das publicações em série. Nesta zona foram omitidos os recursos electrónicos. • Na zona 6 o ISSN é obrigatório, se está disponível no recurso. • Foi decidido que os exemplos gerais exemplificarão as disposições que foram consideradas. Os exemplos completos irão ser editados numa publicação independente, e não incluídos na própria ISBD. Durante a revisão mundial receberam-se muitos comentários individuais de duas organizações internacionais (Associação Internacional de Bibliotecas de Musica e o IME ICC4 da IFLA, o Grupo de Trabalho 4), de outras 14 organizações e instituições e 11 pessoais representando 15 países (Alemanha, Austrália, Canadá, China, Coreia, Croácia, Eslovénia, Finlândia, França, Itália, Japão, Reino Unido, Rússia, Suécia, Estados Unidos). Em alguns casos, os comentários entravam em contradição uns com os outros, por exemplo, alguns queriam repetir o ponto de separação das zonas, como já foi mencionado anteriormente, e outros não. Uns preferiam definições alternativas às que se apresentavam no rascunho. Na generalidade, o Grupo decidiu aceitar as sugestões quando havia consenso nas matérias. Entre os comentários considerados incluem-se os seguintes: • Deixou-se de utilizar o termo “não livro” seguindo algumas sugestões, porque o material cartográfico, a musica anotada, os recursos electrónicos, etc., também são “não livros”, pelo que o termo era confuso. • Houve sugestões sobre a utilização do termo”recursos integrais” quando se utilizava “folhas soltas actualizáveis”, mas o Grupo de Estudo decidiu manter o termo específico. • Alguns comentários estavam em desacordo quanto à utilização de abreviaturas. O Grupo de Estudo decidiu continuar a permitir o seu uso nesta versão. • Alterou-se o nome da zona 4 para: “Zona de publicação, produção, distribuição, etc.” Sugeriu-se voltar a citar a zona como anteriormente “zona de publicação, distribuição, etc.”, mas a maioria do Grupo de Estudo preferiu a nova designação, precisamente porque se refere à catalogação de diferentes tipos de recursos. 125

• Alguns sugeriram o abandono da utilização de “s. l.” e “s. n.” e utilizar termos em inglês para a versão inglesa da ISBD, no entanto o Grupo de Estudo deliberou manter o “s. l.“ e “s. n.” por estar de acordo com o carácter internacional da ISBD. • Receberam-se alguns comentários considerados irrelevantes para a ISBD. • Um grupo pediu para não colocar “et al.” depois das reticências, e deixar simplesmente as reticências. Mas o Grupo de Estudo pensou que a aplicação dos dois métodos era distinta e decidiu que deveria continuar-se a utilizar “et al.” • Manifestaram-se algumas preocupações sobre a não especificação da pontuação para títulos alternativos, mas devido às diferentes práticas de catalogação das diferentes agências, o Grupo de Estudo não elegeu um método entre elas. • Alguns comentários sugeriram a alteração do título próprio para os recursos contínuos, no sentido de utilizar o acrónimo ou iniciais, sempre que surgiam primeiro na fonte prescrita da informação, e não a forma completa, como ocorre noutros recursos. O Grupo de Estudo decidiu que esta pratica não pode alterar-se sem antes ser discutida com o serviço ISSN e a comunidade AACR de acordo com o estabelecido nas discussões mantidas quando se levou a cabo o trabalho sobre ISBD (CR) • Algumas sugestões foram feitas no sentido de restabelecer a zona 3 para os recursos electrónicos além dos recursos cartográficos, música anotada e numeração das publicações em série. Mas o Grupo de Revisão discutiu esta questão em detalhe e atempadamente, e decidiu que não era útil. A informação requerida que se colocava na zona 3, pode ser colocada agora em notas. • Também se sugeriu eliminar a zona 3 para a música anotada. Mas esta sugestão deve ser discutida com a comunidade de musicólogos. • Sugestões sobre incluir ou excluir a “capa” dos “preliminares”. A maioria do Grupo de Estudo preferiu não inclui-la, devido às práticas em uso nos seus países. • Sugestões sobre a necessidade de uma maior harmonização no elemento de extensão na zona 5. No entanto, por outro lado, as comunidades cartográfica e de musica impressa, que foram consultadas, preferiram continuar com a mesma prática. Alguns exemplos de sugestões propostas para uma consideração futura pelo Grupo de Revisão: • É possível uma maior reconciliação das fontes de informação para os diferentes tipos de recursos? • Deveria ampliar-se a ISBD aos recursos não publicados? • É necessária uma maior actualização das disposições, normas para os recursos audiovisuais, gravações sonoras, gravações vídeo e imagens fixas e em movimento. • É necessário rever as disposições que constituem as alterações mais 126

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significativas nas publicações em série; este aspecto foi considerado como um ponto de maior importância pelo IME ICC 4. Deveria dar-se, na zona 6, a informação sobre a numeração de uma série principal junto com o título, e numeração da subsérie, em vez de colocar a numeração da série principal na zona 7? Porque é que é necessário usar a zona 6 para todos os números de uma mesma série? Que outras definições são necessárias no Glossário, e quais necessitam de ser revistas? Deve-se ter em conta um código único para os caracteres não alfabéticos ou numéricos? Por exemplo, dever-se-ia estudar a utilização do símbolo de “copyright” “cop.”? Deveremos considerar a localização dos nomes dos membros dos grupos musicais, interpretes, etc., a consignar em menção de responsabilidade ou em nota? Um estudo mais aprofundado de quando se considera que é uma nova edição ou não nos recursos electrónicos. Houve algumas objecções em colocar a direcção completa da publicação na zona 4, em vez de a colocar em nota se necessário. Foram feitas algumas sugestões para acrescentar disposições na zona 5 da descrição para recursos electrónicos de acesso remoto. Promover o trabalho de actualização das disposições da ISBD (NBM) e ISBD (PM), que não foram revistas recentemente. Sugeriu-se que não se deveriam dar as “dimensões comuns” e que não se deveria excluir as dimensões de nenhum recurso (por exemplo “dimensões comuns” para microfilmes, cassetes, etc.). Deve-se reconsiderar a ordem das notas, e faze-lo de acordo com a ordem dos FRBR.

Espera-se tratar a maioria dos comentários relativos à designação do material e da sua designação específica quando tivermos disponível a informação do Grupo de Estudo sobre Designação do Material. O Grupo de Revisão não pretende que este texto resolva todos os problemas que existem actualmente no processo da catalogação. No entanto, pretende servir como texto definitivo actualizado para a descrição de todo o tipo de recursos publicados, e tornar mais fácil a tarefa do catalogador quando trata recursos que nas suas características contém mais que um formato. Também acelerará e facilitará o trabalho de assegurar a coerência, na revisão e actualização da ISBD no futuro. Na reunião de Seoul, e como consequência da alteração do processo de revisão para tornar as alterações mais rápidas futuramente, o Grupo de Revisão decidiu encomendar a sua publicação, como recurso electrónico remoto, no sítio da Secção de Catalogação na IFLANET e como publicação impressa, em formato de folhas soltas actualizáveis. 127

Esta decisão foi tomada, para evitar as razões económicas alegadas por algumas bibliotecas, que continuam a utilizar versões anteriores em vez da actualizada. O formato de folhas soltas actualizáveis adapta-se perfeitamente às actualizações periódicas e regulares, e é uma opção mais económica para as agências de catalogação. Além disso, facilitará o processo de manter as traduções actualizadas. Para o futuro Os modelos de publicação hoje em dia estão em constante mudança, em grande parte devido ao meio electrónico, no qual estamos cada vez mais inseridos. Já que cada vez é maior o interesse nos metadados para promover o controle e acesso aos recursos electrónicos. A ISBD beneficiará de novas oportunidades para influenciar o conteúdo e o uso de outros esquemas de metadados, já que a maioria deles definem elementos que lhe são familiares. Por outro lado, importa não só considerar as novas situações bibliográficas, mas também atender às práticas já estabelecidas que continuam tão úteis agora como o foram no passado. Portanto, é necessário que a IFLA continue a assegurar a actualização da ISBD, e que a continue fazendo em cooperação com as agências bibliográficas nacionais e comités nacionais e multinacionais de catalogação. O processo de revisão continuará: 1. Deverão fazer-se alterações na ISBD para a adaptar aos resultados do trabalho do Grupo de Estudo de Designação de Material. 2. Deve-se continuar com o processo de revisão das disposições da ISBD (PM) e ISBD (NBM) que não foram revistas recentemente. 3. Devem estudar-se as sugestões da Revisão Mundial que não foram consideradas no momento. 4. E, também prestar-se atenção às sugestões provenientes das Reuniões da IFLA de Especialistas no Código de Catalogação Internacional. O Grupo de Revisão, além disso, considera que os exemplos são muito importantes para compreender e aplicar a ISBD, por isso formou em 2006 um Grupo de Estudo para preparar uma publicação futura de exemplos completos como suplemento à ISBD. Este grupo é dirigido por William Garrison e Jaesun Lee. Podemos adiantar que a primeira revisão da ISBD será publicada dentro de dois anos. Para mais informações sobre os desenvolvimentos da ISBD, consultar: http://www. ifla.org/VII/s13/isbd-rg.htm 13 de Abril de 2007

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Reconhecimento dos membros dos grupos de trabalho que prepararam as revisões das ISBDs especializadas e que não foram publicadas depois da sua revisão: Membros do Grupo de Estudo da ISBD(A) (revisão 2006): Gunilla Jonsson (Chair), National Library of Sweden Gerd-Josef Bötte, Staatsbibliothek zu Berlin Elisabeth Coulouma, Agence bibliographique de l’enseignement supérieur (ABES), France Mauro Guerrini, Università di Firenze, Italy Sirkka Havu, National Library of Finland Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Simon May, British Library Elizabeth Robinson, Library of Congress, USA Maria Enrica Vadalà, Biblioteca Umanistica, Università degli studi di Firenze Ruth Weiss, Staatsbibliothek zu Berlin Mirna Willer, National and University Library, Croatia Membros do Grupo de Trabalho sobre ISBD(CM) (Junho de 2004): Göran Bäärnhielm (Chair), The Royal Library – National Library of Sweden Theo Bauer, Bavarian State Library, München, Germany Francis Herbert, Royal Geographical Society, London, UK Mary Larsgaard, University of California, Santa Barbara, USA Olivier Loiseaux, Bibliothèque nationale de France Elizabeth Mangan, Library of Congress, USA (Retired) Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Mira Miletic Drder, National and University Library, Croatia Velma Parker, Library and Archives Canada Membros do Grupo de Revisão da ISBD que trabalharam na ISBD(ER) (Fevereiro de 2004): Françoise Bourdon, Bibliothèque nationale de France John D. Byrum, Jr. (Chair), Library of Congress, USA Elena Escolano Rodríguez, Biblioteca Nacional, Spain William Garrison, Syracuse University, USA Renate Gömpel, Die Deutsche Bibliothek, Germany Mauro Guerrini , Università di Firenze, Italy Ton Heijligers (Corresponding member), Amsterdam, The Netherlands Lynne C. Howarth, University of Toronto, Canada Philippe-Corentin Le Pape, SICD des universités de Toulouse, France Cristina Magliano, ICCU-Rome, Italy Dorothy McGarry, University of California, Los Angeles, USA (Retired) Eeva Murtomaa, Helsinki University Library, Finland Glenn Patton, OCLC Online Computer Library Center, USA 129

A ISBD consolidada foi preparada para aprovação pelo Grupo de Revisão da ISBD e pelos membros do Grupo de Estudo sobre Orientação Futura das ISBDs (Novembro 2006): Françoise Bourdon Elena Escolano Rodríguez Renate Gömpel Lynne C. Howarth Agnès Manneheut (from August 2005) Dorothy McGarry (Chair) Eeva Murtomaa Mirna Willer

John Hostage (Consultant, from August 2006)

Bibliothèque nationale de France Biblioteca Nacional, Spain Deutsche Nationalbibliothek, Germany University of Toronto, Canada bibliographique de l’Enseignement supérieur, France University of California, Los Angeles, USA (Retired) National Library of Finland National and University Library, Zagreb, Croatia Harvard University, Cambridge, Massachussetts, USA

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Brave new FRBR world (Version 5) Prepared for the 5th IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code (IME ICC 5), August 14-15, 2007, Pretoria, South Africa Patrick Le Bœuf, Bibliothèque nationale de France revised by Barbara Tillett, Library of Congress delivered in Pretoria by Pat Riva, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, current Chair of IFLA’s FRBR Review Group

Introduction I now would like to tell you about the FRBR model: what it is and what it is not; what it does and what it does not do; and how it relates to our major topics during the present Meeting. What FRBR is – a model developed for IFLA FRBR is the result of a study about the functional requirements for bibliographic records undertaken from 1992 through 1997 by a group of experts and consultants and commissioned by IFLA. The aim of that study “was to produce a framework that would provide a clear, precisely stated, and commonly shared understanding of what it is that the bibliographic record aims to provide information about, and what it is that we expect the record to achieve in terms of answering user needs.” – a reference model FRBR is a reference model. The very words quoted above from the FRBR Final Report and that I emphasised make it very clear: it is but a framework for commonly shared understanding. It allows us to have the same structure in mind and to refer to the same concepts under the same appellations. It allows us to compare data that may happen to not be structured in the same way. – an E-R model FRBR is an entity-relationship model. It defines a number of general classes (“entities”) of things that are deemed relevant in the specific context of a library catalogue, a row of characteristics (“attributes”) that pertain to each of these general classes, and the relationships that can exist between instances of these various classes. 131

The entities defined within FRBR are grouped into 3 groups. The first group, the very core of FRBR, consists of a group of 4 entities that pertain to documents themselves (the “things” that are being catalogued), from carrier to content. These 4 entities highlight the 4 distinct meanings that the single word “book” may have in common speech: • a “book” can be a physical object on which a text is written (“I have lost my book”); this first interpretation has to do with the notion of “copy,” “exemplar;” the FRBR model uses the term “Item” to refer to that meaning. • a “book” can be a set of physical objects on which the same text is written (“I have to order that book”); this second interpretation is close to the notion of “publication;” but the FRBR model uses the more generic term “Manifestation,” in order to cover unpublished materials as well. • a “book” can be the text that is written (“Which version of the book is this?”); This third interpretation is equivalent to the notion of “text;” but once again the FRBR model uses a more generic term, “Expression,” in order to refer to non-linguistic contents, such as music, maps, images, etc. • a “book” can be the ideas that are expressed in the text that is written (“The book is set here in Africa”). This fourth interpretation establishes the relationship between a text and its translations, and between the different versions of some human creation that are regarded as being “the same,” in spite of the existence of various versions; the FRBR model refers to such a notion through the term “Work.” So in the FRBR model we have a first group of entities: work, expression, manifestation, item. A second group of entities comprises the 2 categories of entities that can create a Work, realise an Expression, produce or order a Manifestation, modify or possess an Item: Person and Corporate Body. IFLA’s draft model on the Functional Requirements for Authority Data (FRAD) has added Family to this second group to meet the needs of the archival community. A third group of entities, reflecting what a Work may be about, comprises all of the above, plus 4 other entities to express the subject of a Work: Concept, Object, Event, and Place. Each of those entities is characterised by a number of “attributes” – i.e., the information elements that serve to identify the entity. For instance, a published Manifestation is characterised, among other information elements, by its date of publication; a Person is characterised by the name associated with that Person. The FRBR model also defines relationships between those entities – as is natural enough for an entity-relationship model:

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The relationships between a Work and one of its Expressions, between an Expression and one of its Manifestations, and between a Manifestation and one of its Items are said to be “structural” because the overall coherence of a bibliographic record depends on such relationships. They are reflected in our catalogues by the physical unity of descriptive records, by the link between the bibliographic record and holdings information, and sometimes by uniform title headings. There are also “responsibility relationships” between Group 2 entities (Person and Corporate Body) and any of the entities belonging to Group 1. Such relationships are reflected in our catalogues by name headings. And there are “subject relationships” between any entity in the model and the sole entity “Work” – that is to say: a Work is about another Work, or about a specific Expression, Manifestation, or Item, or about a Corporate Body, or about a Place, etc. Such relationships are reflected in our catalogues by subject headings. Those first three kinds of relationships (structural, responsibility, and subject) are the most “basic” ones, deemed indispensable in library catalogues. There are still other, more “subtle” kinds of relationships, such as whole/part relationships between two distinct Works or two distinct Expressions of the same Work, or intellectual relationships between two distinct Works, or between two distinct Expressions of the same Work or of distinct Works. Whole/part relationships exist also between two distinct Manifestations or two distinct Items of the same Manifestation; and the model defines “reproduction relationships” between two distinct Manifestations, or between a Manifestation and an Item of a different Manifestation. All such relationships can be reflected in our catalogues as actual active links among records (bibliographic, authority, and/or holdings records), enabling end-users to navigate the catalogue seamlessly; or relationships can be indicated through textual notes that provide the information (like contents notes or history notes) but sometimes constrain endusers to launch a new query in order to navigate the catalogue and attain the “target” of the described relationship. What FRBR is not – a data model Can FRBR be labelled a “data model”? It seems that the attributes it defines for each entity are in many cases too generic to allow for an implementation of the model such as it stands, without having to refine it. Titles for instance may have different natures; FRBR defines a Title attribute for each of the 3 entities Work, Expression, and Manifestation, but this categorisation of the “title notion” does not suffice to cover the typology of titles we actually need and currently use.

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– an ISBD Can FRBR be labelled a “new kind of ISBD?” No, roughly for the same reasons: FRBR does not state how to structure data elements nor how to display them so that their structure can be understood by just reading the description. Instead, FRBR provides an intellectual framework to typify data elements and to show how they are interrelated among distinct records. – a cataloguing code Similarly, FRBR cannot be said to be a cataloguing code. FRBR is not prescriptive, and does not tell you how you should record bibliographic information in day-to-day practice. FRBR is located at a merely conceptual level. Which does not mean, however, that FRBR has no practical utility. We now have a number of systems that actually work and are based on the way FRBR views bibliographic information. And it is likely that the future International Cataloguing Code may be informed by the concepts highlighted by the model. Some examples of implementation What does the phrase “FRBR implementation” mean? I have just said that FRBR is not a data model, so how could it be “implemented”? At best, by designing an intermediate data model, based on it; at worst, by just mistaking it for a data model; in any case, by mapping either an extant format to FRBR, or FRBR to a new format. AustLit Gateway AustLit Gateway was the earliest database fully implementing FRBR. It is an atypical experiment, in that it applies to an exclusively literary corpus of Australian texts, and in that it results from the merging of a range of various, heterogeneous datasets, some of which were not based on ISBDs. It is not a catalogue, but rather a database aiming to provide scholars and students with as much information as possible about Australian writers and Australian literary works. As such, it is work-centred, and it displays for each work all of its expressions and manifestations on a single Web page, instead of presenting users with rows of distinct bibliographic records, as we do in our current library catalogues. Virtua VTLS Inc. released in 2002 version 41.0 of the Virtua library system. For the very first time, a vendor made it possible for any library to create its own “FRBR catalogue.” Extant MARC records can be “split” into the 4 levels of the FRBR Group 1 of entities, and any cataloguer can decide to account for bibliographic families rather than isolated documents, thanks to the FRBR structure. Virtua allows “flat records” and “FRBR records” to live side-by-side. The pattern followed when “splitting” records is compatible 134

with Tom Delsey’s mapping of MARC 21 to FRBR. However, the cataloguing paradigm is still based on ISBDs the “Manifestation level record” is not substantially different from any “traditional” ISBD-based record –, and the cataloguing format is still basically a MARC format, even though this MARC format is stored encapsulated in XML within the system, without cataloguers being aware of that. On this fictitious example (Figure 1), borrowed from a presentation by Claude Détienne on the occasion of the 24th International Conference of MELCOM (Middle East Librarians Committee) in 2002, you can see, on the left, the characteristic “FRBR tree,” showing the uniform title for the Work Alf layla wa-layla, two of its linguistic Expressions (Arabic and French), and brief records for three of its Manifestations, and, on the right, a complete bibliographic record for one of those three Manifestations, with a link to information about one Item.

Figure 1

OCLC OCLC has invested considerable effort in exploring the FRBR potential for very large bibliographic databases. OCLC has developed an algorithm, called the Work-set algorithm, that allows “traditional” MARC records to be automatically transformed into “FRBRised” records. Three major OCLC realisations are based on this FRBRisation algorithm: xISBN, WorldCat and Open WorldCat, and FictionFinder. The xISBN service made the transition from a research prototype to a production service in February 2007. Low-volume non-commercial use is still free. To use the service, you submit a single, known ISBN value embedded in a URL to the xISBN server, 135

and the server returns a list of associated ISBNs and relevant metadata. The ISBNs are sorted by the number of times each represented item is held by a WorldCat library, highest to lowest. Therefore, the first returned ISBN represents the most-held item in WorldCat among all associated items. There are a number of options in the format of the results. Perhaps you will wonder what you can do with a raw list of ISBNs? As a matter of fact, OCLC’s xISBN service is intended to be used by machines, rather than people. If you, as human beings, cannot do much with just a raw list of ISBNs, machines can do very interesting things with it. For instance, if you launch on Google or Yahoo a query on the words “falcon flies,” together with the phrase (within quotation marks) “find in a library” (or, alternatively, the instruction site: www.worldcatlibraries.org), the first hits you get are WorldCat bibliographic records describing editions of Wilbur A. Smith’s A falcon flies (also published under the title Flight of the falcon). Under any of those bibliographic records, you will notice the tab “Editions,” or the text “other editions” which carries an active link. When you click on it, you get the list of the bibliographic records for all the various editions of Wilbur Smith’s Work, in various Expressions, that are available in WorldCat. You can pick one reference in that list, and thus obtain the display of a record for that distinct edition. OCLC’s FictionFinder (http://fictionfinder.oclc.org/) shows how the display of bibliographic lists for textual works of fiction can be simplified by using the FRBRisation algorithm. It also demonstrates a number of interesting facilities for retrieving works of fiction: by subject clouds, or browsing by awards, characters, genres, settings, and subjects. The current interface was released in December 2006. The results are presented as a list of works. Once one is selected, the editions available are listed under a brief work-level record. Narrowing by language and format gathers groups of expressions. Clicking on a specific edition provides information for that individual edition. RLG Previous versions of this talk also demonstrated RLG’s OPAC “RedLightGreen”. It grouped results on two levels: Work and Manifestation. However, RLG merged with OCLC on July 1, 2006, and the “RedLightGreen” service ended on November 1, 2006. LIBRIS Newly released in 2007 is the beta of the new LIBRIS WebSearch from the National Library of Sweden. This release already includes some very interesting features. Hit lists can be sorted by relevance or grouped by characteristics such as material type, language, dates. Once a specific entry is selected, one can view other editions of the work grouped by language and sorted by date of publication. 136

Current evolution of FRBR FRAD (Functional Requirements for Authority Data) FRBR focuses on the content of bibliographic records only (as opposed to authority records), and access points to bibliographic records, but does not go into detail about authority records. This is the reason why the FRANAR (Functional Requirements and Numbering of Authority Records) Working Group was created in 1999 under the joint auspices of the IFLA Division of Bibliographic Control and the Universal Bibliographic Control and International MARC Programme (the late UBCIM). The first of the three terms of reference for the FRANAR Group was “to define functional requirements of authority records, continuing the work that FRBR initiated.” Tom Delsey proved as instrumental in designing the FRAD model as he had been in designing the FRBR model. The entities “Person” and “Corporate Body”, that were only represented in FRBR by a heading, are now fully modelled, and the entity “Family” has been added in recognition of its importance to the archival community. The first version of the model (then called FRAR) was issued for world-wide review in July 2005. The FRANAR group then worked to revise the document based on the comments received, and issued a second draft for world-wide review from April to July 15, 2007. FRSAR (Functional Requirements for Subject Authority Records) The peculiar nature of subject relationships is only alluded to in FRBR, and is not dealt with in depth in FRAD. The IFLA Division of Bibliographic Control formed therefore, in August 2005, a third Study Group, which is charged with defining an extension of the FRBR/FRAD model in order to account for classification and indexing. This new group is called FRSAR (Functional Requirements for Subject Authority Records). With FRBR, FRAD, and FRSAR, we will have at last a complete model for the information we put in library catalogues. FRBR Review Group FRBR is not meant to remain such as it stands forever and ever. It was decided in 2003 to go through a reviewing process, and to form a FRBR Review Group affiliated to IFLA. The clarification of the expression entity has been the task of a working group established in 2003. This resulted, in the fall of 2006, in the release for world-wide review of a revision to the explanation of the expression entity. When approved, this will be the first official amendment to FRBR. An ongoing working group, joint with the CIDOC CRM Special Interest Group, has been preparing a version of FRBR expressed in an object-oriented formulation and which is harmonized with the museum community’s Conceptual Reference Model (CRM). Additionally, another working group was formed in 2005, in order to assist the FRBR Review Group in exploring the conceptual difficulties in modelling “aggregates,” that is: Manifestations that embody more than one Work: continuing resources, multi-volume monographs, and other whole/part issues. 137

FRBR and the Meeting’s 5 “Focus Topics” (that happen to be 6 …) Later today and tomorrow, you will be invited to work on “Focus Topics” that have been defined prior to the Meeting. At the previous IME ICC meetings there were 5 working groups: Personal names, Corporate bodies, Uniform titles and GMDs, Seriality, and Multipart structures (composites versus aggregates). There are actually 6 topics, since the GMD issue and the uniform title issue are gathered together under one Focus Topic. These 6 topics can be organised into three broad categories: “Appellations,” “Types,” and “Aggregates.” Let us have a quick glance at each of them in light of FRBR. “Appellations” Names of personal authors The attributes defined by FRBR for the Person entity distinguish between the “name” of a person and that person’s “dates”, “title”, and “other designation”; actually, these are all the elements that make up the heading for a person in a bibliographic record, and it surely would have been enough, for the purposes of FRBR, to define just one attribute: “heading”. The FRAD model addresses some issues that were out of the scope of FRBR: Is an instance of the Person entity supposed to be an actual person in the real world, or “something” else, and if so, what? The question is: Can a real person be represented by two instances of the Person entity; inversely, can two real persons be represented in the catalogue universe by only one instance of the Person entity? The FRAD model, relying on AACR2, defines the notion of bibliographic identity, which is intermediate between the real world and the catalogue universe. This is actually what the Person entity is about. A real-life person may have several bibliographic identities (as in the case of pseudonyms), and several distinct real-life persons may be merged into one single bibliographic identity (as in the case of families and shared pseudonyms, but also in the case of undifferentiated names). An instance of the FRBR Person entity does not necessarily “overlap” with what we usually understand as “a person” in the real world. In most cases we strive to “control” bibliographic identities, that is: we strive to be quite aware of when distinct bibliographic identities correspond to one real-world person (in which case we would like to see links between bibliographic identities), and when one bibliographic identity corresponds to distinct persons. Families and shared pseudonyms can be controlled; undifferentiated names of persons are grouped together and not separately distinguished. The question therefore is: To what extent is that lack of control tolerable? Can it be tolerated at all? Does it have a substantial impact on the practicability of our catalogues for our users? Do they complain about it? Is the notion of “bibliographic identity” (as distinct from the notion of “real-world person”) helpful or confusing for end-users? It certainly strives to use the name the person used on manifestations, which is what an end-user would see at a bookstore or on a borrowed book from a friend or a library – putting the user first in terms of what they are likely to know. There would, of course, be references from variant forms of names. 138

Names of corporate bodies This is very much the same issue. The FRBR attributes for the Corporate Body entity actually could have been replaced, for the specific purposes of FRBR, with only one attribute, “heading”. Here again, the Corporate Body entity does not correspond to a real-world corporate body, but rather to the notion of “bibliographic identity” as defined by FRAD and AACR2. Does every name change reflect a transformation of a corporate body into a new corporate body? Should every name change result in the definition of a new bibliographic identity, or should all name changes be recorded as cross references for the same bibliographic identity, as end-users may be more responsive to the notion of a corporate body’s continuity over time, than to its occasional modifications? Should we go on regarding congresses as “corporate bodies,” while they are closer to the FRBR notion of “Event?” Many of these old concepts are evolving as we explore these models. Uniform titles Title attributes are defined in FRBR at three levels: Work, Expression, and Manifestation. Appendix A in the FRBR Final Report explicitly states that the title of a Work may be either a uniform title or the title proper; that there currently is no prescription at all for the title of an Expression; and that the title of a Manifestation may be the title proper, a parallel title, a variant title, a transliterated title (all of them are transcribed titles), or a key title (which actually is a title created by cataloguers). The title proper can therefore relate to both the Work and the Manifestation entities, while we do not know, from FRBR, what a title of an Expression could be. I think it is arguable and sensible to state that the title of an Expression actually consists of the title of the Work realised by the Expression, plus any combination of additional elements taken among all of the other attributes defined for the Expression entity. The absence of any prescription as to what constitutes the title of an Expression indicates that we currently have no identification device at the Expression level. Although many uniform titles already provide for elements that identify an expression, there is no system, in library catalogues, for consistently citing or referring to specific translations or versions of a given textual work, specific recorded performances of a given musical work, specific states of a given engraving, etc. Should our future International Cataloguing Code contain provisions for such a system? If so, which elements, and in which order, are strictly indispensable in order to cite/refer to a specific Expression, either in the role of title heading or in the role of subject heading? “Types” GMDs (General Material Designations) GMDs are not mentioned in the FRBR Final Report. One reason is that what we now know as “GMDs” through the ISBDs are a mixture of terms expressing content and 139

others expressing the carrier for that content – information for the expression level (content) and for the manifestation level (carrier). This is a fact of historical convenience, but is very illogical. Perhaps FRBR lacks a “type” attribute for each of the three upper entities: Work, Expression, Manifestation. Perhaps what we have in mind when we talk about GMDs would be a combination of these 3 “type” levels, such as, for instance (these are only suggestions, I am aware they are not quite consistent): textual work – expressed as sound – on physical carrier textual work – expressed as written word – in manuscript textual work – expressed as written word – on microform musical work – expressed as notation – on printed material musical work – expressed as sound – in an electronic resource online In some cases the expression level might be omitted: cartographic work – in an electronic resource online motion picture – on physical carrier multimedia work – on physical carrier(s). The problem is that we would like GMDs to be as concise as possible. All these suggested GMDs are much too long. “Aggregates” Seriality issues of when to make a new record Once again, the issue in cataloguing is about the correlation between appellations and the intrinsic essence of the entities that bear those appellations. Does every title change make a distinct, new Work out of a continuing resource? Does a title change affect the Manifestation level only, or the Work level of a continuing resource? Does the key title identify a continuing resource as a Work, as an Expression, or as a Manifestation? Why is the name of the originator of a continuing resource integrated into a key title as a qualifier, whereas for other kinds of works we most often create author-title headings? Why don’t we deal with key titles in authority records rather than bibliographic records? Why do we make bibliographic records for continuing resources, and authority records for trademarks, that are very much akin to continuing resources? Is it justified at all to create bibliographic records for periodicals? There have already been proposals to explore using authority records instead, so the FRBR model has also generated more thinking about these concepts. Multipart structures It often happens that one publication contains more than one individual Work. Is the purpose of library catalogues to enable end-users to identify and retrieve a given publication as a whole, or to identify and retrieve a given Work in all of its possible Manifestations? What is the basic unit of bibliographic information: the Work, or the Mani-

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festation? This issue was known in the 1960s as the debate between “literary unit” (i.e., the Work) and the “bibliographic unit” (i.e., the Manifestation). Today the debate is less relevant and the current (and future) possibilities of our computer systems contribute to solving the problem, and yet the issue still has to be mentioned in this series of IME ICC meetings, because the way national cataloguing codes and individual library practices deal with this issue is so inconsistent that the same publication is often assigned very different descriptions in different catalogues. For instance, let us consider the following publication: Récits en noir et blanc : cinq nouvelles arabes [Qisas bi-al-abyad wa-al-aswad] (“Narratives in black and white: five Arab short stories”), issued in Paris in 2001. The five Arab short stories contained in this publication were selected and translated into French by François Zabbal, who also wrote a foreword for the entire collection. Should we regard the abstract, textual content of “Narratives in black and white” on the whole as a Work, then? And is François Zabbal the “creator” of that Work? However, this is not the issue I intend to address here, as collections and anthologies are one of the many tricky topics that the IFLA Working Group on Aggregates will have to solve. My main concern here is: How to deal with the individual, distinct Works embodied in such a publication? In addition to Zabbal’s foreword, which is a Work in itself, “Narratives in black and white” contains the following Works by major Arab writers, both in their original Arabic Expression and in Zabbal’s French Expression: Le rêve [al-Ru’yā] (“The dream”), by Abdessalam al-Ujayli; Le chanteur de nuit [Mughannī al-layl] (“The night-singer”), by Zakaria Tamer; Le duel [al-Mubārazah] (“The dual”), by Muhammad el Bisatie; Le funeste oiseau d’or [Tā’ir al-nahs al-dhahabī] (“The ominous golden bird”), by Ibrahim alKoni; and Ochba [Ushbah], by Salma Matar Saif. Depending on which cataloguing code and which cataloguing policy we apply, we can: • just ignore all of them, as there are more than three and the collection has a distinctive title; • mention them, possibly in square brackets, as an “other title information” statement; • mention them in a contents note, without indexing them (other than by keyword); • mention them in a contents note, and create author/title added entries (using their original uniform titles) for all of them to be retrievable; • create analytical records. What should we recommend in an International Cataloguing Code? In conclusion It would be too wonderful if FRBR solved all theoretical problems, or could help us solve all theoretical problems. This is obviously not the case. But FRBR provides us 141

with a conceptual tool that is very helpful in assessing and questioning the way we catalogue. The clear distinctions it makes between what is “physical” and what is “abstract” in the “things” we describe, and the various levels it identifies in the “content” of “publications”, are useful to keep in mind when we think about how to improve our catalogues and how to improve the services we provide our end-users with. Those distinctions should definitely be reflected in our future International Cataloguing Code.

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Le Meilleur des mondes de la FRBR (Version 5) Préparée pour la 5ème Rencontre des Experts de l’IFLA Concernant un Code International de Catalogage (IME ICC 5), 14 –15 août 2007, Pretoria, Afrique du Sud Patrick Le Bœuf, Bibliothèque nationale de France revisée par Barbara Tillett, Library of Congress présentée à Pretoria par Pat Riva, Bibliothèque et Archives nationales du Québec, Présidente du Groupe de révision de la FRBR

Introduction Je voudrais maintenant vous parler du modèle FRBR: ce que c’est, et ce que ce n’est pas; ce que ça fait et ce que ça ne fait pas; et comment ça s’insert dans les principaux thèmes des présentes assises. Les FRBR: qu’est-ce que c’est? – un modèle élaboré pour l’IFLA Les FRBR sont le résultat d’une étude entreprise de 1992 à 1997 sur les spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques par un groupe d’experts et consultants et commandée par l’IFLA. L’objectif de cette étude “était de proposer un cadre qui apporterait une compréhension claire, précise et commune des aspects sur lesquels les notices bibliographiques sont censées fournir les informations, et les réalisations que nous attendons de ces notices en matière de réponse aux besoins de l’utilisateur.” – un modèle de référence Les FRBR sont un modèle de référence. Cela est bien précisé par les paroles que j’ai mis en relief ci-dessus, citées du Rapport Final des FRBR,: elles représentent plutôt un cadre de compréhension commune. Elles nous permettent d’avoir la même structure en esprit et de parler des mêmes concepts en utilisant les mêmes désignations. Elles nous permettent de comparer les données qui peuvent ne pas être structurées de la même façon. – un modèle E-R Les FRBR sont un modèle d’entité-relation. Elles définissent plusieurs classes générales (“entités”) de choses jugées pertinentes dans le contexte spécifique d’un catalogue de bibliothèque, une liste des caractéristiques (“attributs”) rattachées à 143

chacune de ces classes générales et les relations qu’on peut obtenir entre les occurrences des différentes classes. Les entités définies dans les FRBR sont regroupées en 3 groupes. Le premier groupe, qui est au coeur même des FRBR, consiste d’un groupe de 4 entités qui appartiennent aux documents proprement dits (les “choses” que l’on catalogue), des supports jusqu’au contenu. Ces 4 entités mettent en évidence les 4 significations distinctes que le mot “livre” peut avoir dans le discours ordinaire: • un “livre” peut signifier un objet sur lequel un texte est écrit (“J’ai perdu mon livre”); cette première interprétation a trait à la notion de “copie”, “exemplaire”, le modèle FRBR utilise le terme “article” pour désigner cette signification. • un “livre” peut signifier un ensemble d’objets physiques sur lesquels le même texte est écrit (“Je dois placer une commande pour ce livre”); cette deuxième interprétation se rapproche à la notion de “publication;” mais le modèle FRBR emploie le terme plus générique de “Manifestation” afin d’y inclure aussi les matières non publiées. • un “livre” peut signifier le texte qui est écrit (“Quelle version du livre est celle-ci?”); Cette troisième interprétation est l’équivalent de la notion du “texte,” mais une fois de plus le modèle FRBR emploie le terme plus générique d’ “Expression,” afin de représenter aussi le contenu non linguistique tel que la musique, les cartes, les images, etc. • un “livre” peut signifier les idées exprimées dans le texte écrit (“L’intrigue de ce livre est ici en Afrique”). Cette quatrième interprétation établit la relation entre un texte et ses traductions ou adaptations, et entre les différentes versions des créations humaines qui sont considérées comme étant “les mêmes” malgré l’existence des différentes versions; le modèle FRBR emploie le terme “Oeuvre” pour désigner une telle notion. Ainsi dans le modèle FRBR il y a un premier groupe d’entités: oeuvre, expression, manifestation, article. Le deuxième groupe d’entités consiste des deux catégories d’entités qui peuvent créer une Oeuvre, réaliser une Expression, produire ou commander une Manifestation, modifier ou posséder un article: une Personne et une Collectivité. Aussi dans le modèle FRAD, il y a « Famille » pour la communauté d’archives. Le troisième groupe d’entités, qui est le reflet de ce qui peut être le sujet d’une Oeuvre, comporte tous les groupes déjà mentionnés en plus de 4 autres entités qui peuvent servir à exprimer le sujet d’une Oeuvre: Concept, Objet, Evénement, et Lieu. Chacune de ces entités est caractérisée par certains “attributs” particuliers – c’est-àdire, les éléments d’information qui servent à identifier l’entité. Par exemple, une 144

Manifestation publiée est caractérisée, entre autres éléments d’information, par sa date de publication; une Personne est caractérisée par le nom rattaché à cette Personne. Le modèle FRBR définit également les relations entre ces entités-là – ainsi qu’il est bien naturel pour un modèle entité-relation: Les relations entre une Oeuvre et l’une de ces Expressions, entre une Expression et l’une de ses Manifestations, et entre une Manifestation et l’une de ses Articles sont indiquées comme étant “structurelles” car la cohérence générale d’une notice bibliographique est définie par ce type de relations. Elles sont marquées dans nos catalogues par l’unité physique des notices descriptives, par le lien entre la notice bibliographique et les informations du fonds documentaire, et parfois par l’uniformité des titres vedettes. Il y a aussi des “relations de responsabilité” entre les entités du Groupe 2 (Personne et Collectivité) et toute autre entité appartenant au Groupe 1. Ces types de relations sont marqués dans nos catalogues par les vedettes-noms. Et il existe des “relations de sujet” entre les entités des trois groupes dans le modèle et la seule entité “Oeuvre” – c’est à dire: une Oeuvre a pour sujet une autre Oeuvre, ou une Expression spécifique ou une Manifestation spécifique ou un article, ou une Collectivité, ou un Lieu, etc. Ces types de relations sont marqués dans nos catalogues par des vedettes-matières. Ces trois premiers types de relations sont les plus “essentiels” considérés comme indispensables dans les catalogues de bibliothèque. Il existe encore d’autres types de relations plus “subtiles”, comme, par exemple, les relations tout/partie qui relient deux Oeuvres distinctes ou deux Expressions distinctes de la même Oeuvre, ou les relations intellectuelles entre deux Oeuvres distinctes, ou entre deux Expressions distinctes de la même Oeuvre ou de deux Oeuvres distinctes. Les relations tout/partie existent également entre deux Manifestations distinctes ou deux Articles distincts de la même Manifestation; et ce modèle définit les “relations de reproduction” entre deux Manifestations distinctes, ou entre deux Articles distincts de la même Manifestation, ou entre une Manifestation et un Article d’une Manifestation distincte. Tous ces types de relations peuvent être marqués dans nos catalogues comme des liens réels et actifs entre les notices (bibliographiques, autorités, et/ou notices de fonds), permettant ainsi aux utilisateurs de naviguer le catalogue de façon continuelle et harmonieuse; ou encore les relations peuvent être indiquées à travers des notes textuelles qui fournissent les informations (par exemple les notes de contenu ou les notes historiques) mais parfois l’utilisateur final est obligé d’introduire une nouvelle demande pour pouvoir naviguer le catalogue et atteindre la “cible” de la relation indiquée.

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Ce que le modèle FRBR n’est pas – un modèle de données Le modèle FRBR peut-il être décrit comme un “modèle de données?” Il parait que les attributs qu’il définit pour chacune des entités sont dans beaucoup de cas trop génériques et ne permettent pas une implémentation du modèle tel quel, sans avoir à le redéfinir. Les Titres peuvent, par exemple, avoir différentes natures; le modèle FRBR définit un attribut de Titre pour chacune des 3 entités Oeuvre, Expression, et Manifestation, mais cette catégorisation de la “notion de titre” ne suffit pas pour représenter tous les types de titres dont nous avons besoin et dont nous nous servons actuellement. – un ISBD Le modèle FRBR peut-il être décrit comme un “nouveau type de ISBD?” Non, plus ou moins pour les même raisons; le modèle FRBR n’indique ni comment structurer les éléments de données ni comment les afficher de façon à permettre à l’utilisateur de comprendre leur structure en lisant seulement la description. Le FRBR crée plutôt un cadre intellectuel permettant de caractériser les éléments de données et de montrer les corrélations entre eux dans les notices distinctes. – un code de catalogage Dans le même ordre d’idées, le modèle FRBR ne peut être considéré comme un code de catalogage. Le modèle FRBR n’est pas un modèle normatif et ne vous prescrit pas comment vous devriez enregistrer les renseignements bibliographiques dans vos pratiques quotidiennes. Le FRBR se situe à un niveau purement conceptuel. Ce qui ne veut néanmoins pas dire que le FRBR n’a pas de valeur pratique. Il existe actuellement bon nombre de systèmes qui fonctionnent effectivement et sont basés sur l’approche que le FRBR adopte vis à vis des renseignements bibliographiques. Et il est probable que l’éventuel Code International de Catalogage sera inspiré par les concepts mis en valeur par ce modèle. Quelques exemples de mise en oeuvre Qu’est-ce que l’expression “Mise en oeuvre du FRBR” signifie? Je viens juste de déclarer que le FRBR n’est pas un modèle de données; alors comment pourra-t-il être “mise en oeuvre?” La meilleure hypothèse possible serait d’élaborer un modèle de données fondé sur ce modèle; au pire des cas, on peut le mettre en oeuvre en le considérant faussement comme un modèle de données; dans tous les cas, il s’agira de faire une représentation cartographique, soit d’un format existant sur le FRBR soit du FRBR sur un nouveau format.

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AustLit Gateway AustLit Gateway est la première base de données qui a implémenté le FRBR. Il s’agit d’une expérience exceptionnelle dans ce sens qu’elle s’applique à un corpus exclusivement littéraire des textes australiens, et qu’elle est le résultat du fusionnement d’une gamme d’ensembles de données différentes et hétérogènes dont certaines n’étaient pas basées sur les ISBD. Il ne s’agit pas d’un catalogue, mais plutôt d’une base de données élaborée pour fournir aux universitaires et étudiants le maximum de renseignements sur les écrivains australiens et les oeuvres littéraires australiennes. Ainsi, c’est un modèle orienté Oeuvre et, pour chaque oeuvre, elle affiche tous les aspects des expressions et manifestations de celle-ci sur une seule page Web, et ne présente pas aux utilisateurs des rangées de notices bibliographiques distinctes comme nous le faisons actuellement dans nos catalogues de bibliothèque. Virtua VTLS Inc. a lancé en 2002 la version 41.0 du système de bibliothèque Virtua. Pour la toute première fois un fournisseur a donné la possibilité à n’importe quelle bibliothèque de créer son propre “catalogue FRBR.” Les notices de type Existant MARC peuvent être “reparties” en 4 classes correspondant aux 4 niveaux du Groupe 1 des entités FRBR, et tout catalographe peut choisir de représenter les familles bibliographiques plutôt que les documents isolés grâce à la structure FRBR. Virtua permet aux “notices plates” et “notices FRBR” d’exister côte à côte. Le modèle appliqué dans la “répartition” des notices est fondé sur la représentation de MARC 21 sur le modèle FRBR réalisée par Tom Delsey. Cependant, le paradigme catalographique est toujours basé sur les ISBD – il n’existe pas de différence importante entre la “notice du niveau Manifestation” et toute autre notice traditionnelle basée sur l’ISBD, et le format de catalogage est toujours fondamentalement un format MARC même si ce format MARC est stocké sous forme encapsulée en XML dans le système à l’insu des catalographes. Dans cet exemple fictif (Figure 1) tiré d’un exposé présenté par Claude Detienne à l’occasion de la 24ème Conférence Internationale du MELCOM (Comité des Bibliothècaires du Moyen Orient) en 2002, vous pouvez voir sur le côté gauche “l’arbre FRBR” typique, qui indique le titre uniforme de l’Oeuvre Alf layla wa-layla, deux de ses Expressions linguistiques (Arabe et Française), et des notices concises de trois de ses Manifestations et, sur le côté droit, vous trouverez une fiche bibliographique complète de l’une de ces trois Manifestations avec un lien aux renseignements sur l’Article.

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Figure 1

OCLC L’OCLC a fournit énormément d’effort dans l’exploitation du potentiel du FRBR pour de très grandes bases de données bibliographiques. L’OCLC a mit au point un algorithme dénommé Work-set algorithme, qui permet de transformer automatiquement les notices “traditionnelles de type MARC en notices “FRBRisées”. Trois principales réalisations de l’OCLC sont basées sur cet algorithme de FRBRisation, à savoir: xISBN, WorldCat et Open WorldCat, et FictionFinder. En février 2007, le service xISBN s’est transformé d’un prototype de recherche en service de production. L’utilisation à faible volume et au but non commercial est toujours gratuite. Pour vous servir de ce service de production, vous introduisez dans le serveur xISBN une seule valeur ISBN connue et intégrée dans une adresse URL, et le serveur retourne une liste de ISBN correspondants et des metadonnées pertinentes. Les ISBN sont classés selon le nombre de fois que chaque article représenté est retenu par une bibliothèque WorldCat, du plus élevé au plus bas. Ainsi, le premier article ISBN retourné représente l’article le plus retenu de tous les articles correspondants dans WorldCat. Il y a plusieurs options au niveau des formats des résultats. Vous pouvez peut-être vous demander à quoi vous servira une liste brute d’ISBNs? En réalité, le service xISBN de l’OCLC est censé être utilisé par les machines et non pas par les personnes. Si, en tant qu’êtres humains, vous ne pouvez pas beaucoup réaliser avec une simple liste brute d’ISBNs, les machines peuvent réaliser des choses remarquables avec cette liste. 148

Par exemple, si vous introduisez une interrogation sur Google ou Yahoo avec les mots “fichiers falcon,” en ajoutant la phrase (entre guillemets) “rechercher dans une bibliothèque” (ou une interrogation alternative avec le site d’instruction: www.worldcatlibraries. org), les premières réponses que vous obtiendrez seront des notices bibliographiques WorldCat donnant des descriptions des éditions de l’oeuvre A falcon flies de Wilbur A. Smith (oeuvre également publiée sous le titre de Flight of the falcon). Une de ces notices bibliographiques vous donnera le terme “Edition,” ou le texte “autres éditions” qui comporte un lien actif. Lorsque vous cliquez sur ce lien, vous obtenez une liste de notices bibliographiques de toutes les différentes éditions de l’oeuvre de Wilbur Smith, dans différentes Expressions, qui sont disponibles sur WorldCat. Vous pouvez alors choisir une référence sur cette liste et obtenir l’affichage d’une notice pour cette édition distincte. FictionFinder (http://fictionfinder.oclc.org/) de l’OCLC démontre comment l’affichage des listes bibliographiques des textes d’oeuvres de fiction peut être simplifié par l’usage de l’algorithme de FRBRisation. Elle démontre également plusieurs outils qui servent à récupérer les oeuvres de fiction: par nuages-matière, ou en naviguant avec les critères de prix, de caractères, de genres littéraires, d’intrigues et de thèmes. L’interface actuelle a été publiée en décembre 2006. Les résultats y sont présentés comme une liste d’oeuvres. Dès que vous en choisissez une, les éditions disponibles sont inventoriées sous forme d’une notice concise du niveau Oeuvre. La délimitation basée sur la langue et le format rassemble les groupes d’expressions. L’action de cliquer sur une édition spécifique vous fournit les renseignements sur cette édition individuelle. RLG Les versions antérieures de celle-ci ont également démontré la OPAC “RedLightGreen” de RLG. Elle a regroupé les résultats à deux niveaux: Oeuvre, et Manifestation. Cependant, il y a eu une fusion d’entreprises entre RLG et OCLC le 1er juillet 2006 et le service “REDLightGreen” a prit fin le 1er novembre 2006. LIBRIS La toute nouvelle publication de 2007, la beta de la nouvelle LIBRIS Websearch est une réalisation de la Bibliothèque nationale de la Suède. Cette publication comporte déjà certaines fonctionnalités très intéressantes. Les listes de réponses peuvent être triées par pertinence ou regroupées selon les caractéristiques, par exemple, type de matériel, langue, dates. Dès que l’utilisateur choisit une entrée spécifique, il peut voir d’autres éditions de l’oeuvre regroupées par langue et classées par date de publication. FRAD (Nécessités Fonctionnelles pour les Données de l’Organisaton) FRBR se focalise sur le contenu des registres bibliographiques seulement (contrairement aux fichier d’autorité), et sur les points d’accès aux registres bibliographiques, 149

mais ne rentre pas dans les détails concernant les fichier d’autorité. C’est la raison pour laquelle le FRANAR (Nécessités Fonctionnelles et Numérotation des Fichiers d’Autorité) Un groupe de travail avait été créé en 1999 sous les auspices conjoints de « IFLA Division du Contrôle Bibliographique du Contrôle Bibliographique Universel et le Programme International MARC » (le dernier UBCIM). Le premier des trois termes de référence du groupe FRANAR était de « définir les nécessités fonctionnelles des fichiers d’autorité, et de continuer le travail commencé par FRBR. » Tom Delsey s’est démontré utile dans la conception du modèle FRAD comme il l’avait été dans la conception du modèle FRBR. Les entités « Collectivités » et les « Organisations », qui étaient représentées dans FRBR par une rubrique, ont maintenant un modèle complet, et l’entité « Famille » a été ajoutée pour reconnaître l’importance de cette communauté d’archives. La première version du modèle (qui s’appelait FRAR) avait été publiée pour une révision à l’échelon mondial en juillet 2005. Le groupe FRANAR avait travaillé pour réviser le document en se basant sur les commentaires reçus, et il a publié une deuxième version préliminaire qui sera révisée à l’échelon mondial d’avril au 15 juillet 2007. FRSAR (Nécessités Fonctionnelles pour les Fichiers d’Autorité Sujets) La nature étrange de la relation sujet n’est que mentionnée dans le FRBR, et n’est pas traitée en détails dans FRAD. La Division IFLA du Contrôle Bibliographique a donc formé, en août 2005, un troisième groupe de travail, qui était chargé de définir une extension du modèle FRBR/FRAD pour représenter la classification et l’indexation. Ce nouveau groupe est appelé FRSAR (Nécessités Fonctionnelles pour les Fichiers d’Autorité Sujets). Avec FRBR, FRAD, et FRSAR, nous aurons un modèle complet pour les informations que nous insérons dans les catalogues de bibliothèque. Groupe de révision FRBR Le FRBR n’est pas destiné à rester comme il est pour toujours. En 2003, il avait été décidé de passer par un processus de révision, et de former le Groupe de Révision FRBR affilié à IFLA. La clarification de l’entité Expression a été le devoir du groupe de travail établi en 2003. En automne 2006, ceci a eu pour résultat, le lancement d’une révision à l’échelon mondial de l’explication de l’entité Expression. Lorsque cela sera approuvé, ce sera le premier amendement officiel au FRBR. Un groupe de travail permanent, conjoint au Groupe d’Intérêts Spécifiques CIDOC CRM a préparé une version spécifique de la formulation exprimée portant sur l’objet qui est en harmonie avec la communauté des musées, le modèle de référence conceptuelle « Conceptual Reference Model » (CRM). En plus, un autre groupe de travail a été formé en 2005, l’intention est d’aider le Groupe de Révision FRBR à examiner les difficultés conceptuelles afin de trouver des modèles « agrégats » c’est-à-dire les manifestations qui incorporent des ressources continuelles, des monographies multi volumes, et d’autres parties entières provenant d’autres travaux.

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FRBR et la réunion sur les 5 «sujets principaux » (qui en fait étaient 6 …) Plus tard dans la journée, vous serez invité à travailler sur les « sujets principaux » qui ont été définis avant la réunion. Pendant les réunions précédentes IME ICC, il y avait 5 groupes de travail: les noms personnels, les entités, les titres uniformes et GMD, la Sérialité, et les structures à parties multiples (composées versus agrégées). En fait il y a 6 sujets, puisque la question GMD et le titre uniforme sont rassemblés en un seul sujet principal. Ces 6 sujets peuvent être organisés en trois larges catégories: « Appellations, » « Types, » et « Agrégats. » Jetons un coup d’œil rapide à chacune selon le FRBR. “Appellations” Nom personnel des auteurs Les attributs définis par FRBR pour une entité Personne, font une distinction entre le “nom” de la personne et “les dates”, le “titre” et “autres désignations;” pour cette personne, en fait, ce sont tous les éléments qui composent le titre pour une personne dans un registre bibliographique, cependant selon le FRBR, il aurait été suffisant, de définir un seul attribut: “la rubrique.” Le modèle FRAD traite de questions qui sont en dehors du modèle FRBR: Dans le cas d’une entité Personne, est-ce que cette personne est supposée être une vraie personne dans le monde réel ou “autre chose”, et alors quoi? La question est: est-ce qu’une personne réelle peut être représentée par deux cas d’entité Personne; ou au contraire, est-ce que deux personnes réelles peuvent être représentées dans le catalogue universel par seulement un cas d’entité personne? Le modèle FRAD, dépend de AACR2, et défini la notion d’identité bibliographique, qui est intermédiaire entre le monde réel et le catalogue universel. C’est ça en fait ce qu’est l’entité Personne. Une personne réelle pourrait avoir plusieurs identités bibliographiques (comme dans le cas des pseudonymes), et plusieurs personnes réelles peuvent être fusionnées en une seule identité bibliographique (comme c’est le cas pour les familles et les pseudonymes partagés, mais aussi dans le cas des noms qui n’ont pas été différenciés). Dans le cas d’une entité Personne FRBR il n’y a pas nécessairement de “chevauchement” avec ce que l’on comprend d’habitude par le mot “personne” dans le monde réel. Dans la plus part des cas, on essaie de “contrôler” les identités bibliographiques; on essaie de reconnaître lorsque des identités bibliographiques distinctes correspondent au monde réel (dans ce cas on voudrait voir des liens entre les identités bibliographiques), et lorsque qu’une identité bibliographique correspond à des personnes distinctes. Les familles et les pseudonymes partagés peuvent être contrôlés; les noms des personnes non différenciés peuvent être regroupés ensembles sans distinction séparée. En conséquence la question est: Jusqu’où peut-on toléré le manque de contrôle? Est-ce tolérable ? Est-ce que cela a un impact substantiel sur l’usage pratique des catalogues par nos usagers? Est-ce qu’ils s’en plaignent? Est-ce que la notion “d’identité bibliographique” (contrairement à la notion de personne dans le « monde réel ») aide 151

ou créer la confusion parmi les usagers? On essaie d’utiliser le nom que la personne a utilisé lorsqu’elle s’est manifestée, c’est ce que l’usager verrait dans un magasin de livre ou sur un livre emprunté d’un ami ou d’une bibliothèque – on fait passer l’usager d’abord conformément à ce qu’il connaît potentiellement. Bien sur, il y aurait des références provenant de diverses formes de noms. Noms des collectivités Cette question est très similaire à la précédente. Les attributs FRBR pour l’entité de la collectivité, auraient pu être remplacés conformément au FRBR, par un seul attribut, “la rubrique.” Encore une fois ici, l’entité de la collectivité ne correspond pas à la collectivité dans le monde réel, mais plutôt à la notion d’ « identité bibliographique » tel que c’est défini par FRAD et AACR2. Est-ce que chaque changement de nom reflète une transformation de la collectivité en une nouvelle collectivité? Est-ce que chaque changement de nom doit avoir pour résultat la définition d’une nouvelle identité bibliographique, ou alors est-ce que tous les changements de noms doivent être enregistrés comme une référence, un renvoi pour la même identité bibliographique, car les usagers comprennent mieux la notion de la continuité dans le temps pour la collectivité, que ses modifications occasionnelles? Devons-nous considérer les congrès comme étant des “collectivités”, ou sont-ils plus près de la notion FRBR “d’événement” ? Durant l’exploration de beaucoup de ces vieux modèles, on réalise qu’ils sont en transformation. Titres uniformes Les attributs pour les titres sont définis dans FRBR à trois niveaux: Travail, Expression, et Manifestation. L’annexe A dans le Rapport Final FRBR explique en détails que le titre d’un Travail peut être soit un titre uniforme ou le titre lui-même; qu’actuellement il n’y a pas d’instruction du tout pour le titre d’une Expression; et que le titre d’une Manifestation peut être le titre lui-même, un titre parallèle, un titre variant, un titre translittéré (ils sont tous des titres transcrits), ou un titre clef (c’est-àdire un titre créé par les catalogueurs). Le titre lui-même peut donc être associé aux entités Travail et Manifestation, bien que nous ne sachions pas, dans le FRBR, ce que le titre d’une Expression pourrait être. Je pense qu’il est logique de déclarer que le titre d’une Expression consiste actuellement du titre du Travail réalisé par l’Expression, plus toute combinaison d’éléments additionnels pris parmi les autres attributs définis par l’entité Expression. L’absence de toute instruction sur la composition du titre d’une Expression indique qu’actuellement nous n’avons pas de moyen d’identification au niveau de l’Expression. Bien que beaucoup de titres uniformes fournissent déjà des éléments qui identifient une expression, il n’y a pas de système dans les catalogues des bibliothèques pour constamment citer ou se référer à une traduction spécifique ou à des versions d’un 152

travail rédigé donné, à des performances spécifiques enregistrées d’une composition musicale donnée, aux états spécifiques de certaines gravures, etc. Est-ce que notre Code International de Catalogage futur doit contenir des dispositions pour un tel système? Si oui, quels éléments, et dans quel ordre, sont strictement indispensable afin de citer/se référer à une Expression spécifique, soit dans le rôle de rubrique titre, ou dans le rôle de rubrique sujet ? « Types » GMDs (General Material Designations) (Désignations Générale des Matériaux) Les GMD ne sont pas mentionnées dans le Rapport Final FRBR. Une raison pour cela est que, ce que nous connaissons comme “GMDs” par les ISBDs sont un mélange de termes exprimant le contenu et d’autres exprimant le transporteur du contenu – l’information pour le niveau de l’expression (contenu) et pour le niveau de manifestation (transporteur). C’est un fait de convenance historique, mais c’est très illogique. Peut-être que le FRBR manque d’un « type » attribué à chacune des trois entités: Travail, Expression, Manifestation. Peut-être ce que nous avons à l’esprit lorsque nous parlons de GMDs serait une combinaison de ces 3 niveaux de“types” tels que par exemple (ce ne sont que des suggestions, je suis consciente du manque de consistance): travail textuel – exprimé comme un son – sur un transporteur physique travail textuel– exprimé comme un mot écrit – un manuscrit travail textuel – exprimé comme un mot écrit – en microforme travail musical – exprimé comme une notation – sur du matériel imprimé travail musical – exprimé comme un son – dans une ressource électronique en ligne Dans certains cas, le niveau d’expression peut être omis: travail cartographique – dans une ressource électronique en ligne film cinématographique – sur un transporteur physique travail multimédia – sur un (des) transporteur(s) physique (s). Le problème est que nous voudrions que les GMDs soient aussi concis que possible. Toutes les GMDs sont beaucoup trop longues. « Agrégats » Questions de sérialité, quand commencer un nouveau registre Encore une fois, la question dans le catalogage concerne la corrélation entre les appellations et l’essence intrinsèque des entités qui portent ces appellations. Est-ce que 153

chaque changement de titre devient un nouveau Travail distinct, à partir d’une ressource continuelle? Est-ce qu’un changement de titre affecte seulement le niveau de Manifestation, ou le niveau de Travail d’une ressource continuelle? Est-ce que le titre clef identifie une ressource continuelle comme étant un Travail, une Expression, ou comme une Manifestation? Pourquoi est-ce que le nom de celui qui est à l’origine d’une ressource continuelle est toujours intégré dans un titre clef comme qualificateur, alors que pour d’autres types de travaux, on crée des rubriques auteur-titre le plus souvent? Pourquoi ne traite-t-on pas les titres clef dans les registres des mots vedettes plutôt que dans les registres bibliographiques? Pourquoi faisons-nous des registres bibliographiques pour des ressources continuelles, et les registres des mots vedettes pour les marques déposées ? Elles sont très similaires à des ressources continuelles? Est-ce que c’est justifié de créer des registres bibliographiques pour des magazines? Il y a déjà eu des propositions de considérer l’usage de registres de mots vedettes à la place, donc le modèle FRBR a aussi généré plus de réflexions sur ces concepts. Structures a parties multiples Souvent, une publication contient plus d’un travail individuel. C’est le but des catalogues de bibliothèque de permettre aux usagers d’identifier et de pouvoir trouver une publication donnée en entier, ou d’identifier et de pouvoir trouver un Travail donné sous toutes ses Manifestations possibles? Quelle est l’unité de base de l’information bibliographique: le Travail, ou la Manifestation? Dans les années 1960, cette question était connue sous le nom de débat entre « l’unité littéraire » et (ex., le Travail) et « l’unité bibliographique » (ex., la Manifestation). De nos jours, le débat est moins pertinent et les possibilités actuelles (et futures) de notre système informatiques contribuent à résoudre le problème, cependant la question est quand même mentionnée dans les séries de réunions IME ICC, à cause de la façon dont les codes de catalogages et les pratiques dans les bibliothèques individuelles traitent de cette question, qui est tellement inconsistante que la même publication reçoit souvent des descriptions très différentes dans des catalogues différents. Par exemple, considérons la publication suivante: Récits en noir et blanc : cinq nouvelles arabes [Qisas bi-al-abyad wa-al-aswad] publiée à Paris en 2001. Les cinq nouvelles arabes contenues dans cette publication ont été choisies et traduites en français par François Zabbal, qui a aussi écrit un préambule pour la collection entière. Devons-nous considérer le contenu abstrait textuel des « Nouvelles en noir et blanc » comme le Travail en entier ? Est-ce que François Zabbal est le “créateur” de ce Travail? Cependant, ce n’est pas la question que je voulais aborder ici, car les collections et les anthologies font parties des sujets épineux que le Groupe de Travail IFLA sur les Agrégats aura à résoudre. Ma préoccupation principale ici c’est: Comment traiter les Travaux individuels, distincts incorporés dans cette publication? Cela dépend de quel code de catalogage et de quelle politique de catalogage on applique, alors on peut : 154

• les ignorer tous, car ils sont plus de trois et la collection a un titre distinct; • les mentionner, peut-être entre parenthèses carrées, comme “une autre information sur le titre”; • les mentionner dans les notes du contenu, sans en faire une liste (autrement que par les mots clef); • les mentionner dans les notes du contenu et créer des entrées auteur/titre ajoutées (en utilisant leur titres uniformes d’origine) pour toutes celles qu’on peut retrouver; • créer des registres analytiques. Que devrions-nous recommander dans un Code International de Catalogage? En Conclusion Ce serait merveilleux si le FRBR pouvait résoudre tous les problèmes, ou s’il pouvait nous aider à résoudre les problèmes théoriques. Evidemment ce n’est pas le cas. Mais, le FRBR nous fourni un instrument conceptuel qui aide beaucoup à évaluer et à questionner la façon dont on catalogue. Les distinctions claires qui sont faites entre ce qui est “physique” et ce qui est “abstrait” dans les “choses” que nous décrivons, et les divers niveaux qui sont identifiés dans le “contenu” des “publications,” ces distinctions sont utiles à garder à l’esprit lorsque on pense à améliorer nos catalogues et comment améliorer les services que nous fournissons à nos usagers. Ces distinctions devraient définitivement être reflétées dans notre future Code International de Catalogage.

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O Admirável mundo novo do FRBR1 (Versão 5) Preparado para a 5ª. Reunião da IFLA de Especialistas para um Código de Catalogação Internacional (IME ICC 5), 14-15 de Agosto, 2007, Pretória, África do Sul2 Patrick Le Bœuf, Biblioteca Nacional da França revisto por Barbara Tillett, Biblioteca do Congresso apresentado em Pretória por Pat Riva, Biblioteca e Arquivos Nacionais de Quebec; Presidente do Grupo da Revisão do FRBR

Introdução Você tem ouvido falar sobre os Princípios de Paris e ISBDs; agora vamos falar sobre o modelo FRBR: o que ele é e o que ele não é; o que ele faz e o que ele não faz; e como ele se relaciona com os nossos principais tópicos durante o presente Encontro. O que é FRBR – um modelo desenvolvido pela IFLA O FRBR é resultado de um estudo sobre os requisitos funcionais para registros bibliográficos empreendido de 1992 a 1997 por um grupo de especialistas e consultores encomendado pela IFLA. O objetivo do estudo “era produzir uma estrutura (framework) que proporcionasse uma compreensão clara, definida com precisão e comumente compartilhada de como o registro bibliográfico pode proporcionar informação sobre o que se espera que o registro possa arquivar em termos de resposta às necessidades do usuário.” – um modelo de referência O FRBR é um modelo de referência. As mesmas palavras citadas acima são a partir do Relatório Final do FRBR que enfatizamos e deixam isso muito claro: é apenas uma estrutura para um entendimento comum a ser compartilhado. Ela permite termos em mente a mesma estrutura e refere aos mesmos conceitos segundo as mesmas denominações. Ela permite também comparar dados que possam por acaso não estar estruturados da mesma forma.

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FRBR = Functional Requeriments for Bibliographic Records = Requisitos Funcionais para Registros Bibliográfico Traducão para o português por Fernanda Moreno, Universidade de Brasilia; revisão por Marcia Rossetti, Universidade de São Paulo

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– um modelo E-R O FRBR é um modelo de entidade-relacionamento. Ele define um número de classes gerais (“entidades”) de coisas que são julgadas relevantes no contexto específico de um catálogo de biblioteca, seguidas de características (“atributos”) que pertencem a cada uma dessas classes gerais, e os relacionamentos que podem existir entre instâncias dessas várias classes. As entidades definidas dentro do FRBR são agrupadas em 3 grupos. O primeiro grupo, o verdadeiro núcleo do FRBR, consiste em um grupo de 4 entidades que pertencem aos documentos em si (os “elementos” que estão sendo catalogados), do suporte ao conteúdo. Estas 4 entidades destacam os distintos significados que uma simples palavra como “livro” pode ter na fala comum: • um “livro” pode ser um objeto físico no qual um texto foi escrito (“Eu perdi meu livro”); essa primeira interpretação tem a ver com a noção de “cópia,” “exemplar;” o modelo FRBR emprega o termo “Item” para referir à esse significado. • um “livro” pode ser um conjunto de objetos físicos nos quais o mesmo texto foi escrito (“Eu tenho que encomendar aquele livro”); essa segunda interpretação é próxima da noção de “publicação;” mas o modelo FRBR emprega o termo mais genérico “Manifestação,” de modo a cobrir materiais não publicados também. • um “livro” pode ser um texto que foi escrito (“Qual é a versão deste livro?”); Essa terceira interpretação é equivalente à noção de “texto”; mas mais uma vez o modelo FRBR emprega um termo mais genérico, “Expressão,” de modo a se referir a conteúdos não-linguísticos, como músicas, mapas, imagens, etc. • um “livro” pode ser idéias que foram expressas em um texto que foi escrito (“O livro se passa aqui na África”). Essa quarta interpretação estabelece o relacionamento entre um texto e suas traduções, e entre diferentes versões de alguma criação humana que é considerada como sendo “a mesma,” apesar da existência de várias versões; o modelo FRBR refere-se a esta noção através do termo “Obra.” Deste modo, o modelo FRBR tem o primeiro grupo de entidades: obra, expressão, manifestação, item. Um segundo grupo de entidades inclui 2 categorias de entidades que podem criar uma Obra, realizar uma Expressão, produzir ou encomendar uma Manifestação, modificar ou possuir um Item: Pessoa e Entidade Coletiva. Um terceiro grupo de entidades, refletindo sobre o que uma Obra pode ser, compreende todas [as entidades] acima, mais 4 outras entidades que podem apenas servir para expressar os assuntos de uma Obra: Conceito, Objeto, Evento, e Lugar.

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Cada uma dessas entidades é caracterizada por um número de “atributos” – i.e., os elementos de informação que servem para identificar a entidade. Por exemplo, uma Manifestação publicada é caracterizada, entre outros elementos de informação, por sua data de publicação; uma Pessoa é caracterizada por um nome associado àquela Pessoa. O modelo FRBR também define relacionamentos entre essas entidades – como é bastante natural para um modelo entidade-relacionamento. Os relacionamentos entre uma Obra e uma de suas Expressões, entre uma Expressão e uma de suas Manifestações, e entre uma Manifestação e um de seus Itens são ditos “estruturais” porque a total coerência de um registro bibliográfico depende de tais relacionamentos. Eles são refletidos nos catálogos pela unidade física dos registros descritivos, pela ligação entre o registro bibliográfico e as informações da coleção, e à vezes pelo cabeçalho de títulos uniformes. Existem também “relações de responsabilidade” entre o Grupo 2 de entidades (Pessoa e Entidade Coletiva) e qualquer das entidades pertencentes ao Grupo 1. Tais relacionamentos são refletidos nos catálogos pelos cabeçalhos de nomes pessoais e institucionais. E existem “relações de assunto” entre qualquer entidade do modelo e a única entidade “Obra” – quer dizer: uma Obra é sobre outra Obra, ou sobre uma Expressão específica, Manifestação ou Item, ou sobre uma Entidade Coletiva, ou sobre um Lugar, etc. Tais relacionamentos são refletidos nos catálogos pelos cabeçalhos de assunto. Esses três tipos de relacionamentos são os mais “básicos”, julgados indispensáveis em catálogos de bibliotecas. Existem ainda outros tipos de relacionamentos mais “sutis” tais como os relacionamentos Todo/parte entre duas Obras distintas ou duas Expressões distintas da mesma Obra, ou relacionamentos intelectuais entre duas Obras distintas, ou entre duas Expressões distintas de uma mesma Obra ou de Obras distintas. Relacionamentos Todo/parte existem também entre duas Manifestações distintas ou dois Itens distintos de uma mesma Manifestação; e o modelo define “relacionamentos de reprodução” entre duas Manifestações distintas, ou entre dois Itens distintos de uma mesma Manifestação, ou entre uma Manifestação e um Item de uma Manifestação distinta. Todos esses relacionamentos podem ser refletidos nos catálogos como as ligações ativas entre os registros (bibliográfico, de autoridade, e/ou registros de coleções), permitindo aos usuários finais navegar no catálogo de forma contínua, ou os relacionamentos podem ser indicados através de notas textuais que forneçam a informação (como notas de conteúdo ou notas históricas) mas às vezes restringem os usuários em lançar uma nova questão de modo a navegar o catálogo e alcançar o “alvo” do relacionamento descrito.

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O que não é FRBR – um modelo de dados O FRBR pode ser rotulado como um “modelo de dados ?” Parece que os atributos definidos para cada entidade são em muitos casos genéricos demais para permitir uma implementação do modelo como ele se encontra, sem ter um refinamento. Títulos, por exemplo, podem ter diferentes naturezas; o FRBR define um atributo Título para cada uma das 3 entidades Obra, Expressão e Manifestação, mas esta categorização de “noção de título” não é suficiente para cobrir a tipologia de títulos que nós realmente precisamos e atualmente usamos. – uma ISBD O FRBR pode ser rotulado como um “novo tipo de ISBD ?” Não, aproximadamente pelas mesmas razões: o FRBR não declara como estruturar os elementos de dados nem como mostrá-los, e a sua estrutura pode ser entendida apenas para leitura da descrição. No entanto, o FRBR fornece uma estrutura intelectual para tipificar elementos de dados e mostrar como eles são inter-relacionados entre distintos registros. – um código de catalogação Da mesma maneira, não se pode dizer que o FRBR é um código de catalogação. O FRBR não é prescritivo, e não informa como se deve registrar a informação bibliográfica na prática do dia-a-dia. O FRBR é estabelecido em um nível meramente conceitual. O que não quer dizer, no entanto, que os FRBR não tenham utilidade prática. Hoje se tem muitos sistemas que realmente funcionam e são baseados na forma que o FRBR possibilita a visualização da informação bibliográfica. É provável que o futuro Código Internacional de Catalogação possa ser formado pelos conceitos destacados por esse modelo. Alguns exemplos de implementação O que a frase “implementação do FRBR” significa? Como já colocado o FRBR não é um modelo de dados, portanto, como poderia ser “implementado?” Na melhor das hipóteses, por um projeto de modelo de dados intermediário, baseado nele; na pior das hipóteses, simplesmente interpretando-o como um modelo de dados; em qualquer caso, pelo mapeamento tanto de um formato existente para o FRBR, ou o FRBR como um novo formato. AustLit Gateway O AustLit Gateway foi a primeira base de dados que implementou o FRBR de forma completa. Foi um experimento atípico, aplicado exclusivamente ao um corpus de 159

textos literários australianos, e que resulta da combinação de variados e heterogêneos conjuntos de dados, alguns dos quais não são baseados nas ISBDs. O AustLit Gateway ]não é um catálogo, mas uma base de dados que visa fornecer a estudiosos e estudantes o maior número possível de informação sobre escritores australianos e obras literárias australianas. Como tal, é trabalho centralizado e exibe para cada obra todas as expressões e manifestações em uma única página Web, ao invés de uma apresentação aos usuários linhas de registros bibliográficos distintos, como são feitos nos atuais catálogos de biblioteca. Virtua A VTLS Inc. lançou em 2002 a versão 41.0 do sistema de bibliotecas Virtua. Pela primeira vez um fornecedor tornou possível a qualquer biblioteca criar seu próprio “catálogo FRBR.” Registros MARC existentes podem ser “divididos” nos 4 níveis de entidades do Grupo 1 do FRBR, e qualquer catalogador pode decidir representar famílias bibliográficas ao invés de documentos isolados, graças à estrutura dos FRBR. O sistema Virtua permite que “registros planos” e “registros FRBR” convivam lado a lado. O padrão seguido quando os registros são “divididos” foi baseado no mapeamento do MARC21 para FRBR, de Tom Delsey. No entanto, o paradigma da catalogação é baseado ainda nas ISBDs – o “registro no nível Manifestação” não é substancialmente diferente de qualquer registro “tradicional” baseado nas ISBD –, e o formato da catalogação é ainda basicamente um formato MARC, embora este formato MARC esteja armazenado e encapsulado em XML dentro do sistema, sem que os catalogadores estejam cientes disso. Num exemplo fictício (Figura 1), emprestado da apresentação de Claude Détienne por ocasião da 24ª. Conferência Internacional do MELCOM (Middle East Librarians CommitteeComitê) em 2002, pode ser visto do lado esquerdo da tela, a típica “árvore FRBR,” mostrando o título uniforme para a Obra Alf layla wa-layla, duas de suas Expressões linguística (arábe e francês), e registros curtos para suas três Manifestações e, do lado direito do exemplo, um registro bibliográfico completo para uma daquelas três Manifestações, com um link para as informações sobre um Item.

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Figura 1

OCLC A OCLC tem investido consideráveis esforços em explorar o potencial do FRBR para grandes bases de dados bibliográficos. A OCLC tem desenvolvido um algoritmo, chamado de algoritmo de Conjunto de Obras (Work-set algorithm), que permite que registros MARC “tradicionais” sejam automaticamente transformados em registros “FRBRizados”. Três importantes realizações da OCLC são baseadas neste algoritmo de FRBRização: xISBN, WorldCat e Open WorldCat, e FictionFinder. O serviço xISBN fez a transição de um protótipo de pesquisa para a produção de um serviço em fevereiro de 2007. O baixo volume de uso não comercial ainda é livre. Para usar o serviço, submete-se um ISBN único e conhecido embutido em uma URL para um servidor de xISBN, e o servidor retorna uma lista de ISBNs associados e metadados relevantes. Os ISBNs são ordenados pelo número de vezes que cada item é representado e existente no catálogo WorldCat, do maior para o menor. Portanto, o primeiro ISBN retornado representa o item com maior número de ocorrências no catálogo WorldCat dentre todos os itens associados. Há um grande número de opções de formato para apresentação dos resultados. Talvez se queira saber o que se pode fazer com uma lista “pura” de ISBNs? De fato, o serviço xISBN da OCLC foi planejado para ser usado por máquinas, ao invés de pessoas. Se, como seres humanos, não se pode fazer muito com uma simples lista “pura” de ISBNs, máquinas podem fazer muitas coisas interessantes com ela.

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Por exemplo, se você lançar no Google ou no Yahoo uma pesquisa com as palavras “A falcon flies” junto com a frase (entre aspas) “encontre em uma biblioteca” (ou, alternativamente, o endereço eletrônico: www.worldcatlibraries.org), os primeiros resultados que se obtém são os registros bibliográficos da WorldCat descrevendo “A falcon flies” de Wilbur A. Smith (também publicado sob o título Flight of the falcon). Sob qualquer um desses registros bibliográficos, será notado a informação “Edições,” ou o texto “outras edições” os quais têm um link ativo. Quando se clica no link, se obtém a lista de registros bibliográficos de todas as várias edições da Obra de Wilbur Smith, em várias expressões, que estão disponíveis no catálogo WorldCat. Pode-se escolher uma referência da lista, e então obter a exibição de um registro para aquela distinta edição. O FictionFinder da OCLC (http://fictionfinder.oclc.org/) mostra como a exibição de listas bibliográficas para obras textuais de ficção podem ser simplificadas usando o algoritmo de “FRBRização”. Ele também demonstra muitas facilidades interessantes para a recuperação de obras de ficção: por conjuntos de assunto, ou navegando por prêmios literários, personagens, gêneros, cenários e conteúdos. A interface corrente foi relançada em dezembro de 2006. Os resultados são apresentados como uma lista de obras. Uma vez selecionada, as edições disponíveis são listadas com registros bibliográficos de ferma resumida. Restringindo por idioma e formato, reúnem-se grupos de expressões. Clicando em uma edição específica são fornecidas informações dessa edição individual. RLG A versão anterior desta apresentação também demonstrava o catálogo de “RedLightGreen”, da RLG’s. Esse catálogo agrupava os resultados em dois níveis: Obra e Manifestação. No entanto, a RLG uniu-se com a OCLC em 1º. de julho de 2006, e o serviço “RedLightGreen” terminou em 1º. de novembro de 2006. LIBRIS Recém lançada em 2007, é a versão beta do novo LIBRIS WebSearch da Biblioteca Nacional da Suécia. Esse lançamento já inclui algumas características muito interessantes. As listas de resultados podem ser organizadas por relevância ou agrupadas por características como tipo de material, idioma, datas. Depois que uma entrada específica é selecionada, pode-se ver outras edições de uma obra, agrupadas por idioma e ordenadas por data de publicação. Atual evolução do FRBR FRAD (Functional Requirements for Authority Data)3 O FRBR focava no conteúdo de registros bibliográficos apenas (em oposição aos registros de autoridade), e pontos de acesso para registros bibliográficos, mas não 3

FRAD = Requisitos Funcionais para Registros de Autoridade

162

entrava em detalhes sobre registros de autoridade. Essa é a razão porque o Grupo de Trabalho FRANAR (Functional Requirements and Numbering of Authority Records4) foi criado em 1999 sob os auspícios conjuntos da Divisão de Controle Bibliográfico da IFLA e do Programa Internacional de Controle Bibliográfico Universal e MARC (anterior UBCIM). O primeiro dos três itens de referência para o Grupo FRANAR era “definir requisitos funcionais de registros de autoridade, continuando o trabalho que o modelo FRBR iniciou.” Tom Delsey forneceu como um instrumental no projeto do modelo FRAD o modelo que ele tinha utilizado na elaboração do modelo do FRBR. As entidades “Pessoa” e “Entidade Coletiva”, que eram representadas nos FRBR apenas pelo cabeçalho, agora estão completamente modeladas, e a entidade “Família” foi adicionada em reconhecimento da sua importância para a comunidade de arquivos. A primeira versão do modelo (então chamado FRAR) foi editada para revisão mundial em julho de 2005. O grupo FRANAR então trabalhou para revisar o documento baseado nos comentários recebidos, e editou uma segunda minuta para revisão mundial entre abril e 15 de julho de 2007. FRSAR (Functional Requirements for Subject Authority Records)5 A natureza peculiar dos relacionamentos de assuntos é apenas mencionada no FRBR, e não são tratadas em profundidade no FRAD. A Divisão de Controle Bibliográfico da IFLA formou, portanto, em agosto de 2005, um terceiro Grupo de Estudos, o qual é encarregado por definir uma extensão dos modelos FRBR/FRAD a fim de considerar a classificação e indexação. Este novo grupo é denominado FRSAR (Functional Requirements for Subject Authority Records). Com FRBR, FRAD, e FRSAR, tem-se finalmente um modelo completo para informações que são incluídas em catálogos de biblioteca. Grupo de Revisão dos FRBR O FRBR não foi planejado para permanecer tal como está para sempre. Foi decido em 2003 submetê-lo a um processo de revisão, e formar um Grupo de Revisão dos FRBR afiliado à IFLA. A clarificação da entidade expressão tem sido a tarefa do grupo de trabalho estabelecido em 2003. Isso resultou, no outono de 2006, no lançamento para uma revisão de âmbito mundial para a explicação da entidade expressão. Quando aprovado, este será a primeira emenda oficial para o FRBR. Um grupo de trabalho em andamento, em conjunto com o Grupo de Interesse Especial CIDOC CRM, tem preparado uma versão do FRBR expressada numa formulação orientada ao objeto a qual é harmonizada com o Conceptual Reference Modell6 (CRM) da comunidade de museus. Adicionalmente, outro grupo foi formado em 2005, a fim de auxiliar o Grupo de Revisão do FRBR para explorar as dificuldades conceituais na modelagem das

4 5 6

FRNAR = Requisitos Funcionais e Numeracão para Registros de Autoridade FSAR = Requisitos Funcionais para Registros de Autoridade de Assunto Modelo de Referência Conceitual.

163

“agregadas,” isto é: Manifestações que contém mais de uma Obra: recursos contínuos, monografias em multi-volume, e outras questões de todo/parte.... O FRBR e a Reunião dos 5 “Tópicos Focais” (que podem ser 6...) Após esse encontro, todos serão convidados a trabalhar nos “Tópicos Focais” que foram definidos como prioritários para a Reunião. Nos Encontros anteriores do IME ICC haviam 5 grupos de trabalhos: nomes pessoais, entidades coletivas, títulos uniformes e GMDs7, serialidade e estruturas multi-parte (compostas versus agregadas). De fato são 6 tópicos, desde que o tema GMD e o tema título uniforme foram unidos sob o mesmo Tópico Focal. Esses 6 tópicos podem ser organizados em três categorias amplas: “Denominações”,“Tipos” e “Agregadas”. Serão vistas de forma rápida cada um deles à luz dos FRBR. “Denominações” Nomes de autores pessoais Os atributos definidos pelo FRBR para a entidade Pessoa distinguiam-se entre o “nome” de uma pessoa e as “datas”, “títulos” e “outras designações” daquela pessoa, na verdade, esses são todos os elementos que constituem o cabeçalho para pessoa em um registro bibliográfico, e certamente seriam suficientes, para os propósitos do FRBR, para definir apenas um atributo: “cabeçalho.” O modelo FRAD enfoca alguns temas que estavam fora do escopo dos FRBR: a instância da entidade Pessoa supostamente é uma pessoa real no mundo real, ou “alguma outra coisa” e se for, o quê é? A questão é: Uma pessoa real pode ser representada por duas instâncias da entidade Pessoa; inversamente, duas pessoas reais podem ser representadas no universo catalográfico por um única instância da entidade Pessoa? O modelo FRAD, dependente da AACR2, define a noção de identidade bibliográfica que é intermediária entre o mundo real e o universo catalográfico. Isso é realmente sobre o que é a entidade Pessoa. Uma pessoa real pode ter muitas identidades bibliográficas (como nos casos de pseudônimos), e muitas pessoas reais distintas podem ser unidas em uma única identidade bibliográfica (como nos casos de famílias e pseudônimos compartilhados, mas também no caso de nomes não distinguíveis). Uma instância da entidade Pessoa no FRBR não necessariamente “coincide” com o que usualmente são entendidos como “uma pessoa” no mundo real. Em muitos casos há o esforço para “controlar” identidades bibliográficas, isto é: há o esforço para estar completamente cientes de quando distintas identidades bibliográficas correspondem a uma pessoa do mundo real (e neste caso é importante de se ver links entre identidades bibliográficas), e quando uma identidade bibliográfica corresponde a pessoas distintas. Famílias e pseudônimos compartilhados podem ser controlados; nomes não distinguíveis de pessoas podem ser agrupados em conjunto e não distinguidos separadamente. A questão, portanto, é: Para qual extensão essa falta de controle é tolerável? Ela pode ser tolerada de qualquer modo? 7

Designação Geral do Material (DGM).

164

Isso tem um impacto substancial na praticabilidade, de nossos catálogos para os nossos usuários? Eles queixam-se sobre isso? A noção de “identidade bibliográfica” (em oposição à noção de “pessoa do mundo real”) é útil ou confusa para os usuários finais? Certamente os esforços para usar o nome da pessoa utilizado nas manifestações, as quais o usuário final veria na livraria ou num livro emprestado de um amigo ou numa biblioteca – pensando primeiramente no usuário em termos do que ele gostaria de saber. Haveria, é claro, referências para as formas variantes dos nomes. Nomes de entidade coletivas Isso tem muito do mesmo tema. Os atributos do FRBR para a entidade “Entidade Coletiva” realmente poderiam ser substituído, para os propósitos específicos do FRBR, por apenas um atributo, “cabeçalho.” Aqui, novamente, a entidade “Entidade Coletiva” não corresponde a uma Entidade Coletiva do mundo real, mas antes à noção de “identidade bibliográfica” como definida pelo FRAR e AACR2. Toda mudança de nome reflete a transformação de uma entidade coletiva em uma nova entidade coletiva? Toda mudança de nome deveria resultar em uma definição de uma nova identidade bibliográfica, ou todas as mudanças de nome deveriam ser registradas em referências cruzadas para a mesma identidade bibliográfica, como os usuários finais poderiam ser mais suscetíveis à noção de continuidade da entidade coletiva ao longo do tempo, do que a modificações ocasionais? Deveria ser considerado congressos como “entidades coletivas”, enquanto eles estão tão próximos à noção de “Evento” do FRBR ? Muitos destes conceitos antigos estão evoluindo enquanto esses modelos estão sendo explorados. Títulos uniformes Os atributos de títulos são definidos no FRBR em três níveis: Obra, Expressão e Manifestação. O Apêndice A no Relatório Final do FRBR declara explicitamente que o título de uma Obra pode ser ambos, o título uniforme ou o título próprio; não há atualmente nenhuma prescrição para o título de uma Expressão; e o título de uma Manifestação pode ser um título próprio, um título paralelo, um título variante, um título transliterado (todos eles são títulos transcritos), ou um título chave (o qual é realmente um título criado pelos catalogadores). O título próprio pode, portanto, relacionar ambas as entidades, Obra e Manifestação, enquanto não se sabe, a partir dos FRBR, o que o título da Expressão poderia ser. Acredita-se que é sustentável e sensato declarar que o título de uma Expressão realmente consiste do título de uma Obra realizada pela Expressão, mais alguma combinação de elementos adicionais tomados dentre todos os outros atributos definidos para a entidade Expressão. A ausência de qualquer prescrição como o que constitui o título da Expressão indica que atualmente não se tem um instrumento de identificação no nível Expressão. Ainda que muitos títulos uniformes já forneçam 165

elementos para identificar uma Expressão, não há sistema, em catálogos de bibliotecas, para citar ou referenciar consistentemente traduções específicas ou versões de uma dada obra textual, performances específicas gravadas de dada obra musical, o estado específico de uma dada gravura, etc. O futuro Código Internacional de Catalogação deveria conter prescrições para tal sistema? Se sim, quais elementos, e em qual ordem, são estritamente indispensáveis a fim de citar/referenciar uma Expressão específica, tanto no caso de cabeçalhos de títulos ou quanto no caso de cabeçalho de assuntos? “Tipos” GMDs (General Material Designations8) As GMDs não são mencionadas no Relatório Final FRBR. Uma razão é que o que se conhece como “GMDs” através das ISBDs é uma mistura de termos expressando conteúdo e outros expressando o suporte para aquele conteúdo – informação para o nível expressão (conteúdo) e para o nível manifestação (suporte). Esse é um fato de conveniência histórica, mas é muito ilógico. Talvez falte ao FRBR atributo “tipo” para cada uma das três entidades acima: Obra, Expressão e Manifestação. Talvez o que se tenha em mente quando se fala sobre GMDs seria uma combinação destes 3 níveis [do atributo] “tipo”, como, por exemplo, (essas são apenas sugestões, e que não são muito consistentes): • • • • • • • • •

obra textual – expressada como som obra textual em suporte físico expressada como palavra escrita obra textual manuscrita expressada como palavra escrita obra musical em microforma expressada como notação obra musical em material impresso expressada como som– recurso eletrônico on line

Em alguns casos o nível expressão pode ser omitido: • obra cartográfica em recurso eletrônico on line • filme em suporte (s) físico • obra multimídia em suporte fisico O problema é que se quer que as GMDs fossem tão concisas quanto possível. Todas estas GMDs sugeridas são muito longas. “Agregadas” Questões de serialidade quando fazemos um novo registro Mais uma vez, o tema em catalogação é sobre a correlação entre denominações e a essência intrínseca das entidades que possuem aquelas denominações. Toda mudança 8

Designação Geral do Material (DGM).

166

no título faz uma distinta, nova Obra fora do recurso contínuo? Uma mudança de título afeta o nível Manifestação apenas, ou o nível Obra de um recurso contínuo? Os títulos chave identificam um recurso contínuo como uma Obra, como uma Expressão, ou como uma Manifestação? Por que o nome do criador de um recurso contínuo integra o título chave como um qualificador, enquanto para outros tipos de obras frequentemente são criados cabeçalhos autor-título? Porque não são tratados como títulos chave em registros de autoridade ao invés de registros bibliográficos? Por que são feitos registros bibliográficos para recursos contínuos, e registros de autoridade para marcas registradas, que são muito parecidas com os recursos contínuos? De qualquer modo, é justificado criar registros bibliográficos para periódicos? Já existem propostas para utilizar, no lugar, registros de autoridade, portanto o modelo FRBR também gerou mais reflexões sobre esses conceitos. Estruturas Multiparte Frequentemente acontece de uma publicação conter mais de uma Obra individual. É objetivo dos catálogos de bibliotecas habilitar os usuários finais a identificar e recuperar uma dada publicação como um todo, ou identificar e recuperar uma dada Obra em todas as suas possíveis Manifestações? O que é a unidade básica de informação bibliográfica: a Obra, ou a Manifestação? Essa questão ficou conhecida na década de 1960 como um debate entre a “unidade literária” (isto é, a Obra) e a “unidade bibliográfica” (isto é, a Manifestação). Hoje o debate é menos relevante e as possibilidades atuais (e futuras) dos sistemas de computador contribuem para solucionar o problema e, contudo, a questão ainda é mencionada nessa série de encontros do IME ICC, porque a maneira que os códigos nacionais de catalogação e as práticas individuais de bibliotecas tratam desta questão é tão inconsistente, que à mesma publicação são frequentemente atribuídas diferentes descrições em diferentes catálogos. Por exemplo, pode-se considerar a seguinte publicação: Récits en noir et blanc : cinq nouvelles arabes [Qisas bi-al-abyad wa-al-aswad]9, publicada em Paris em 2001. As cinco estórias curtas árabes contidas nesta publicação foram selecionadas e traduzidas para o francês por François Zabbal, que também escreveu um prefácio para a coleção inteira. Deveria -se considerar o resumo, o conteúdo textual de “Narratives in black and white” no conjunto como uma Obra, então? E François Zabbal o “criador” daquela Obra? De qualquer modo, esse não é o tema que se pretende enfocar aqui, visto que coleções e antologias são alguns dos muitos tópicos complicados que o Grupo de Estudos sobre “Agregadas” da IFLA terá que resolver. A principal preocupação está aqui: Como tratar de Obras distintas e individuais contidas em cada publicação? Dependendo de qual código de catalogação e qual política de catalogação poderá ser aplicado, pode-se: 9

Narrativas em branco e preto: cinco estórias curtas árabes.

167

• ignorar todas elas, como são mais de três e a coleção tem um título claro; • mencioná-las, possivelmente entre colchetes, como na declaração “outras informações sobre o título”; • mencioná-las em uma nota de conteúdo, sem indexá-las (de outra maneira que não por palavra-chave); • mencioná-las em uma nota de conteúdo, e criar entradas adicionais autor/título (usando título uniforme • original delas) para todas elas serem recuperáveis; • criar registros analíticos. O que deveria-se recomendar para o Código Internacional de Catalogação? Concluindo Seria maravilhoso se o FRBR resolvesse todos os problemas teóricos, ou pudesse ajudar a resolver todos os problemas teóricos. Isso obviamente não é o caso. Mas o modelo FRBR nos fornece uma ferramenta conceitual que é muito útil na avaliação e no questionamento da maneira de se cataloga. As distinções claras que ele faz entre o que é “físico” e o que é “abstrato” nas “coisas” que são descritas, e os vários níveis que ele identifica no “conteúdo” de “publicações,” são úteis para se ter em mente quando se pensa em como melhorar os catálogos e como melhorar os serviços que são fornecidos aos usuários finais. Essas distinções definitivamente deveriam ser refletidas em no futuro Código Internacional de Catalogação.

168

A Virtual International Authority File1 Barbara B. Tillett, Ph.D. Chair, IFLA Division of Bibliographic Control and Chief, Cataloging Policy & Support Office, Library of Congress for the IME ICC5, Pretoria, South Africa 14 August 2007

It has often been observed that the current Web is chaotic for finding information. It needs help and we can provide it! Introducing an element of authority control to the Web environment would help meet these objectives: • facilitating the sharing of the workload to reduce cataloguing costs. Our community has expanded, especially in Europe these days, where libraries are viewed with archives, museums, and rights management agencies as “memory institutions.” Is this also true in African countries? We hope authority files could be shared among all communities. Shared authority information has the added benefit of reducing the global costs of doing authority work while enabling controlled access and better precision of searching. Other objectives for authority control are • to simplify the creation and maintenance of authority records internationally and • to enable users to access information in the language, scripts, and form they prefer or that their local library provides for them. The virtues of authority control have been debated and restated for decades. When we apply authority control in the Web environment, we are reminded how it brings precision to searches, how the syndetic structure of references enables navigation and provides explanations for variations and inconsistencies, how the controlled forms of names and titles and subjects help collocate works in displays, how we can actually 1

Also see: “Authority Control on the Web,” Barbara B. Tillett. In: Proceedings of the Bicentennial Conference on Bibliographic Control for the New Millennium : Confronting the Challenges of Networked Resources and the Web, Washington, D.C., November 15-17, 2000. Sponsored by the Library of Congress Cataloging Directorate. Edited by Ann M. Sandberg-Fox. Washington, D.C.: Library of Congress, Cataloging Distribution Service, 2001, p. 207-220. http://www.lcweb.loc.gov/catdir/bibcontr/tillett.html

169

link to the authorized forms of names, titles, and subject that are used in various tools, like directories, biographies, abstracting and indexing services, and so on…We can use the linking capability to include library catalogues in the mix of various tools that are available on the Web. Controlling forms used for access and displays provides consistency for users. We are all aware of very poor OPACs that lack cross references or links to authority files and without these features, quite frankly, they are not Catalogues! There are many technological capabilities that are coming together now and we are really at the brink of making a virtual international authority file a reality... This is virtual because it is not really a file itself, but a linked system that connects existing Authority Files. (Figure 1)

Virtual International Authority File (VIAF)

Figure 1

We’re also making an historic change to how we view Universal Bibliographic Control (UBC). The IFLA UBC principles for authority control are parallel to those for bibliographic control, namely that • each country is responsible for the authorized headings for its own personal and corporate authors and • the authority records created by each national bibliographic agency would be available to all other countries needing authority records for those same authors. Even more, that the same headings would be used worldwide. In the 1960’s and 1970’s when this was really catching on, technology had not yet advanced to make such sharing practical on an international level. Plus the lack of funding for an international center to manage such a program prevented that visionary concept from becoming reality. As for the same form being acceptable worldwide, the 170

IFLA developers at that time were primarily from North America and Europe and apparently did not acknowledge the necessity for multiple scripts. For the past few years a new view of Universal Bibliographic Control is emerging from several working groups within IFLA. This new perspective reinforces the importance of authority control, yet puts the user first…It’s a practical approach that recognizes a user in China may not want to see the heading for Confucius in a Latinized form, but in their own script. Similarly users in Japan or Korea would want to see the heading in their own script and language. (Figure 2)

New view of UBC • User perspective - to display script/language(s) of one’s own country • Bibliographic agencies still responsible for control in their own countries (or region/cataloguing rules/etc.) • Link forms established in “national” or “regional” authority files to create a virtual international authority file

Figure 2

Yet to still get the benefits of shared authority work and creation of bibliographic records that can be re-used worldwide, we can link authorized forms of names, titles, and even subjects through the authority files of national bibliographic agencies and other regional agencies to create a virtual international authority file. These are several models for how this might work and we need to do more pilot projects of prototypes of thee models to test which would be best to pursue. In order to be of most use to the library users in each country, the scripts should be the scripts they can read! What a novel idea!

Same Entity/Variant Scripts Japanese

japanisch Figure 3

171

Figure 3 shows that the names we give to an entity can be expressed in many languages and in many scripts. For example, we could write it in English or German with a roman script, in Arabic with Arabic script, in Russian in Cyrillic script, or in Japanese (in any of three scripts!) and in many other languages and scripts. Transliteration may serve as a way for some users to be able to decipher records, but much better is the accuracy of using original scripts. We should now provide at least cross references for variant forms of headings in variant scripts when that is appropriate. We should eventually be able to display the script and form of a heading that the user expects and wants. I believe that many catalogers within IFLA realize the value of preserving parallel authority records for the same entity. This allows us to reflect the national and cultural needs of our individual users, and at the same time to allow us to set up the syndetic structure of cross references and authorized forms of headings to be used in our catalogues intended for a specific audience. It also allows us to include variants in alternate scripts, at least as cross references for now. As we look at linking we must recognize that different cataloguing rules have differences in what they consider entities – AACR2’s choices are not universal, for example, German rules (Regeln für die alphabetische Katalogisierung- RAK) do not recognize that the ships logs can be under an entry for the name of the ship, so they would not have an authority record for ships names. Similarly for events. For meetings of corporate bodies, the German rules would not create a heading for the entity that AACR2 creates in as a hierarchically subordinate heading for a meeting under the name of the corporate body. There are also different practices for undifferentiated names – the Germans recently changed their rules to differentiate more names – they more commonly used undifferentiated forms for personal names using just initials for forenames. They still do not require as complete a name or a qualified name to distinguish as the AngloAmerican Cataloguing Rules call for. However, even under the same cataloguing rules, say AACR2, when we get more information to differentiate a person, we can make a new authority record to differentiate that person from others groups together under an undifferentiated form of name. This also means that the record for the undifferentiated name can reflect different associated entities over time. Some local systems already provide us with computer-assisted mechanisms for automatic checking of headings against an existing authority file, and we could see this expanded to then launch a search against a virtual international authority file, if no match was found locally. 172

We can also envision the capability of displaying the found matches from the virtual file for a cataloguer to edit or to merge information, if desired, into the local authority record, including capturing the information for future linking. Some systems now provide community specific retrievals to concentrate on the subject needs of a community in selecting resources for online searches, and other systems like “my library” or “my opac” even go beyond that to individual specific retrievals. Those could build in the authority preferences for user preferred scripts and displays for controlled vocabularies. We want to have the authorized form preferred by a library as the default offered to most users, but we can also envision offering user-selected preferences through client software, or cookies that let the user specify once what their preferred language, script, or cultural preference is – for example for spelling preferences when cultures have variations, like American English and spelling preferences in the United Kingdom – labor and labour. (Figure 4)

Switching for displays VLibrary default VUser-selected preferences ƒ Client set-up, “cookies,” or future method • Language • Script • Culture (country)/spelling - Labor vs. Labour

Figure 4

There are many ways this could actually be applied and I’ve suggested several scenarios in earlier papers. Let’s quickly take a look at two.

173

Scenario 1

Create bibliographic record 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245

‡a Piano concerto

Check local authority file

Figure 5

In Scenario 1 (Figure 5) A cataloger types in information into a bibliographic record and the local system checks the local authority file. In Figure 6 the local system found the record in the local authority file and displays it so the cataloguer can confirm it’s the same entity.

Figure 6

And we’d like the system then to automatically update the bibliographic record with the authorized information from that authority record, once it is confirmed. (Figure 7)

174

Scenario 1

Corrects bibliographic record 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡ d 1840-1893 245

‡a Piano concerto

Figure 7

Now what about no record in the local file? Let’s look at a second scenario. Figure 8 shows that a cataloger types in information. The local system checks the local authority file and finds no match, so it tells the cataloguer that the heading was not found and launches a Web search to the virtual international authority file. Scenario 2

Create bibliographic record 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245

‡a Piano concerto

Not found in local authority file. Checking VIAF.

Figure 8

Up pops the match with a record created at the National Library of Russia. (Figure 9) Our cataloguer takes a look and perhaps doesn’t want all the information but likes a reference or two and wants a link, so

175

Your search of the Virtual International Authority File found the following match: RUSMARC-record Маркер: 00445nx 22001453 450 001: 10326 005: 20001108144619.0 100: $a20001108arusy0103 ca 200: 1$8rus$7ca$aЧайковский$bП. И.$f1840- 1893$gПетр Ильич$4070 200: 1$8rus$7ba$aChajkovskij$bP. I.$f1840-1893$gPetr Il'ich$4070 300: 0 $aРусский композитор, ученик А.Г. Рубинштейна. 700: 1$310327$8rus$7ba$4070 810: $aВсемирный биографический энциклопедический словарь. - М., 1998. 801: 0$arus$brnb$c20001108 810: $aГАК РНБ.

Figure 9

The local system asks the cataloger if she wants the system to create a basic authority record from the one found and to make a link to it…and we click on “yes”. (Figure 10) Scenario 2

Link authorities 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I

Create and Link?

Yes

No

Figure 10

And our local system automatically builds a local authority record (Figure 11), grabbing the linking information from the virtual authority file – that is the record from Russia. The cataloger then adds the MARC field 100, authorized form, according to the locally used cataloging rules, in this case AACR2. And our cataloger can add other fields if needed. The local system adds the linking 700 field – the MARC format has the 7xx fields in authority records, where we can put the linking authorized form and the record control number and the source information for future linking. This linking of authority files would primarily be among the national or regional authority files of national bibliographic agencies – depending on the model we choose. I’ll come back to that in a minute. 176

Automatically creates local authority record with link

010

‡a n

040

‡a DLC ‡b eng

79072979

100

1

‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡d 1840-1893

400

1

‡a Chajkovskii, Petr Il’ich, ‡d 1840-1893

700

1

‡a Чайковский‡b П. И.‡d 1840-1893‡q Петр Ильич ‡0 (Χ= # )10326 ‡2 Χ= # ! ‡l rus

Cataloguer adds AACR2 form

Figure 11

So we’ve now added another link in the virtual international authority file to the authorized form following AACR2 – note the record control number for the Library of Congress: (LC) n79072979 – and the Russian record for the same entity in Cyrillic script – note the record control number from the National Library of Russia.

Figure 12

Then our local system updates our local bibliographic record. (Figure 13)

177

Scenario 2

Corrects bibliographic record 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡ d 1840-1893 245

‡a Piano concerto

Figure 13

When a user comes along, the local system or the “cookies” on the user’s system, could specify they want to see the Cyrillic form and we could display it for them. (Figure 14) You can also imagine displaying any script or a Braille keyboard output, or we could provide voice recognition response, built on a user’s profile or their “cookie.”

Figure 14

178

>ΛϑΠ46

HKCAN

Figure 15

Figure 15 is is not the VIAF record, but rather is an example of what a Library of Congress authority record might look like with Unicode capability to include original scripts as cross references in a library’s catalog. Actually with Unicode the roman script diacritics would appear with the letter rather than before the letter shown here, but this just gives you an idea of what it would be like. There is no particular order to the arrangement of the references, except to place the nonroman scripts following the roman scripts. This model shows English, German, Italian, Arabic, Chinese, Japanese, Korean, Russian, and transliterations (including Wade-Giles and pinyin for the Chinese, since the Library of Congress just switched to use pinyin). This also shows the use of a linking 700 field to show that an authority record was located at HKCAN and the form of authorized heading according to their rules. I know in HKCAN they use the 7XX fields for the authorized form in the alternate language – English or Chinese – and are able to use this information in OPAC displays to direct users to additional material cataloged under that alternate form. That enables bibliographic control for collocation under the name of the person or corporate body. Their authority records could potentially be a wonderful resource for a future virtual international authority file to assist with end-user displays in the language and script they prefer and their authority file is already available through OCLC. Notice also the new MARC 21 capability to include the URL for a Web page in the last 670 note field. There are several models for a virtual international authority file. For a distributed model (Figure 16), a searcher would use a standard protocol like the next generation of Z39.50 or SRU/SRW, to search the independent authority files of participating National Bibliographic Agencies or regional authorities. 179

Distributed - independent AF’s with Z39.50 access SEARCH

Figure 16

Another model is to have one central authority file and link all others to that, so that work would not need to be done by each national bibliographic agency with a all other participants in this international universe. A cataloger would then get access to all the authority records for that entity worldwide by a single search of the central file. If there was no match in that central file, a second could then be made with Z39.50 to the other files (Figure 17).

Central Link

Figure 17

Figure 18 shows a centralized model. We may find that this model is the best approach in terms of record maintenance – the Open Archive Initiative (OAI) protocol model uses a server with harvested metadata from the national authority files. That information is refreshed in the server whenever there are changes in the national files. This means the day to day record maintenance activities continue to be managed as they are now by the National Bibliographic Agency (or regional authority). Unless we also build in the linking, we possibly will lose a level of precision in the searching in this mode; but there are ways to include the links for entities in this model, too. 180

I am sure you can imagine other variations of these models. And we need to try them out to see which will be best for us in today’s Internet environment.

Centralized - Union Authority File (OAI Model)

Figure 18

The German National Library (Deutsche Nationalbibliothek) and the Library of Congress together with OCLC started a proof of concept project to test the centralized union authority file model using OAI protocols. (Figure 19) The first stage of this project began in 2003 to link our existing authority records for personal names, testing the matching algorithms to see how much a computer can do for us and how much will require human intervention for matching and checking. It is hoped if this proves successful it can be the basis for a true Virtual International Authority File. This year we hope to add the Bibliothèque nationale de France to this project.

VIAF Proof of Concept DNB/LC/OCLC LCNAF

OAI

DNB/PND

Server(s)

Figure 19

If we agree that sharing authority information on a global scale is worthwhile, how do we get there?

181

Several major authority files exist, built according to their own cataloguing rules and rule interpretations. We need a project to link the existing records for the same entity – a retrospective matching project. One suggestion has been to use matching algorithms, such as those developed by Ed O’Neill and others at OCLC, building on bibliographic clues for machine matching at a fairly high level of accuracy. This is the approach being taken for the “proof of concept” project underway between OCLC, the Library of Congress, and the Deutsche Bibliothek (German National Library) in Frankfurt, Germany – and soon France. We would still have manual matching and checking to do, but expect machine matching will be a great help. We could also have the computer add linking text strings and record control numbers or an entity identification number to facilitate later links and pathways to preferred forms for displays. We can also envision a shared international authority file being an integral part of a future “Semantic Web.” You may have heard about this in a Scientific American article a few years ago now by Tim Berners-Lee, founder of the Internet. The idea is to make the Internet more intelligent for machine navigation rather than human navigation of the Web. It involves creating an infrastructure of linked resources and the use of controlled vocabularies, they are calling “ontologies.” These ontologies could be used to enable displays in the user’s own language and script. (Figure 20)

Semantic Web Building Blocks A&I controlled vocabularies

Other controlled vocabularies

(Library) authority files

“Ontologies”

End-user

Figure 20

Here’s where libraries have the opportunity to contribute to the infrastructure of the future semantic Web – we already have controlled vocabularies in our authority files. These could be linked with other controlled vocabularies and classification systems, such as biographical dictionaires, telephone directories, and many other utilities and reference sources to help improve the precision of searches to help users find what they are looking for. 182

In Figure 21 you can see that we would also build in the search engines and future tools that as a collective resource would connect us to the entire digital world. All of this, of course, would have built-in, appropriate security and privacy assurances and ways to identify and acknowledge resources that we can trust and rely on, and somehow, miraculously, all the copyright issues will be resolved – we are definitely talking future! But it’s great to think about the possibilities and opportunities for testing this out and to think about how we can improve upon our dreams. The Web has brought us a new way to convey information. The new twist is that our catalog – that is our PC where the online catalog is displayed, is also the device for viewing the actual digital objects and connecting to the entire digital world.

Semantic Web Building Blocks “Ontologies”

Web search engines

Digital world

End-user

Figure 21

We are preferring this model (Figure 22) for now, as it seems to hold the most promise for scalability – to include the connections to all the major authority files worldwide.

Virtual International Authority File (VIAF)

Figure 22

183

We really hope we can preserve local forms this way and link different records that use varying cataloguing codes and yet still meet users needs. The Library of Congress and the Deutsche Nationalbibliothek have made the start in linking our authority files for personal names. We have now proven this model works and are exploring a governance structure for expanding this model to other large authority files throughout the world. Our goal is to make this information freely available to users worldwide. Great challenges are ahead but the technology now makes this test possible.

184

Un Fichier de Référence International Virtuel1 Barbara B. Tillett, Ph.D. Présidente de la Division du Contrôle Bibliographique IFLA et Chef du Bureau de la politique du catalogage et de soutien logistique, de la Bibliothèque du Congrès Pour IME ICC5, Pretoria, Afrique du Sud 14 Août 2007

On a souvent observé que pour trouver des informations, le web actuel est chaotique. Il a besoin d’aide et nous pouvons la fournir! L’introduction du contrôle de référence dans l’environnement du web aiderait à répondre à ces objectifs : • faciliter le partage du travail pour réduire les coûts du catalogage. Notre communauté s’est agrandie, particulièrement en Europe de nos jours, où les bibliothèques sont visitées comme des archives, des musées et des agences de gestion de droits en tant que « établissements de mémoire. » En est-ce également vrai dans les pays africains? Nous espérons que des fichiers de référence pourraient être partagées entre toutes les communautés. Les informations de référence partagées ont l’avantage supplémentaire de réduire les coûts globaux dans l’exécution du travail de référence tout en permettant l’accès contrôlé et la meilleure précision de la recherche. Les autres objectifs pour le contrôle de référence sont : • simplifier la création et l’entretien des donnés internationales de référence à l’échelle internationale et • permettre aux utilisateurs d’accéder aux informations dans la langue, dans les scripts et sous la forme qu’ils préfèrent ou que leur bibliothèque locale leur donne. Les vertus du contrôle de référence ont été analysées et répétées pendant des décennies. Quand nous appliquons le contrôle de référence dans l’environnement du web, nous nous rendons compte comment il apporte de la précision aux recherches, comment la structure asyndétique des références permet la navigation et apporte des 1

Voir également : » Contrôle de Référence sur le Web » Barbara B. Tillett. Pendant le bicentenaire de la Conférence sur Le Contrôle Bibliographique pour le Nouveau Millénaire : Faire face aux défis des ressources gérées en réseau et à ceux du Web, Washington, D.C, 15–17 novembre 2000. Sponsorisé par la Direction du Catalogage de la Bibliothèque du Congrès. Édité par Ann M. Sandberg-Sandberg-Fox. Washington, D.C : Bibliothèque du Congrès, Service de Distribution par Catalogage, 2001, p. 207-220. http://www.lcweb.loc.gov/catdir/bibcontr/tillett.html

185

explications pour des variations et des contradictions, comment les formes de contrôle de noms, des titres et des sujets aident à faire des rapprochements des travaux d’affichages, comment nous pouvons réellement lier formes autorisées de noms, de titres et de sujets employés dans divers outils tels que les annuaires, les biographies, les services du catalogage et de la mise en index, et ainsi de suite… nous pouvons utiliser les capacités de liaison du web pour inclure les catalogues des bibliothèques dans le mélange de divers outils qui sont disponibles sur le web. Le contrôle des formes utilisées pour l’accès et les affichages fournit l’uniformité pour les utilisateurs. Nous sommes tous conscients de la très grande pauvreté des OPAC qui manquent de renvois ou de liens d’accès aux fichiers de référence et sans ces liens, franchement, ils ne sont pas des catalogues! Il y a beaucoup de possibilités technologiques qui s’unissent maintenant et nous sommes vraiment sur le point de faire un fichier de référence international virtuel une réalité… C’est virtuel parce que ce n’est pas vraiment un dossier en soi, mais un système lié qui relie les Fichiers existants de Référence. (Figure 1) Un fichier de référence international virtuel

(VIAF)

Figure 1

Nous faisons également un changement historique dans la façon dont nous concevons le Contrôle Bibliographique Universel (UBC). Les principes de l’IFLA UBC pour le Contrôle de référence sont parallèles à ceux de le contrôle bibliographique, à savoir celui • de chaque pays est responsable des titres autorisés pour ses propres auteurs personnels et de corporation et • les données de référence créées par chaque agence bibliographique nationale seraient disponibles à tous autres pays ayant besoin des donnés de référence 186

pour ces mêmes auteurs. Encore plus, les mêmes titres seraient employés dans le monde entier. Dans les années 60 et les années 70 quand cela devenait vraiment populaire, la technologie n’avait pas encore avancé pour rendre un tel partage pratique à un niveau international. Les atouts du manque de financement pour qu’un centre international de contrôle gère un tel programme a empêché ce concept visionnaire de devenir réalité. Quant à la même forme d’être acceptable mondialement, les réalisateurs de l’IFLA à ce moment-là étaient principalement d’Amérique du Nord et d’Europe et apparemment n’ont pas reconnu la nécessité pour les manuscrits multiples. Pendant les dernières années, une nouvelle vue de Contrôle Bibliographique Universelle émerge de plusieurs groupes de travail dans l’IFLA. Cette nouvelle perspective renforce l’importance du contrôle de référence, pourtant met l’utilisateur d’abord… C’est une approche pratique qui identifie qu’un utilisateur en Chine peut ne pas vouloir voir le titre pour Confucius sous une forme en Latin, mais en leur propre manuscrit. De même, les utilisateurs au Japon ou en Corée voudraient voir le titre en leurs propres manuscrits et langue. (Figure 2) Nouvelle vue du Contrôle Bibliographique Universel (UBC) • Perspectives de l'utilisateur - pour montrer les scripts, la/les langue(s) de son propre pays • Agences bibliographiques encore chargées du contrôle dans leur pays respectif (ou région/ règles de catalogage/etc.) • Relier les formes établies en fichiers de référence “ nationale" ou “ régionale” pour créer un fichier international de référence virtuel

Figure 2

Pourtant, pour obtenir toujours les avantages du travail d’autorité et de la création partagés des données bibliographiques qui peuvent être réutilisés dans le monde entier, nous pouvons lier les formes autorisées de noms, de titres, et même de sujets par les fichiers de référence des agences bibliographiques nationales et d’autres agences régionales pour créer un fichier de référence international virtuel. Ce sont plusieurs modèles pour la façon dont ceci pourrait fonctionner et nous devons faire plus de projets pilotes des prototypes de modèles pour examiner qui seraient les meilleurs à poursuivre. Afin d’être utile à la plupart des utilisateurs de bibliothèque dans chaque pays, les manuscrits devraient être des manuscrits qu’ils peuvent lire ! Quelle idée originale ! 187

Cette image (Figure 3) montre que les noms que nous donnons à une entité peuvent être exprimés en plusieurs langues et en plusieurs manuscrits. Par exemple, nous pourrions l’écrire en anglais ou en Allemand avec un manuscrit romain, en arabe avec le manuscrit arabe, en Russe avec le manuscrit cyrillien, ou en Japonais (dans n’importe lequel des trois manuscrits!) et en beaucoup d’autres langues et manuscrits. Même Entité / Scripts variables Japonais

Entité

japanisch Figure 3

La translittération peut servir de chemin à quelques utilisateurs afin de pouvoir déchiffrer des données, mais bien mieux est l’exactitude d’utiliser les manuscrits originaux. Nous devrions maintenant fournir au moins des renvois pour les formes variables de titres en manuscrits variables quand c’est approprié. Nous devrions par la suite pouvoir montrer le manuscrit et former un titre auquel l’utilisateur s’attend et veut. Je crois que beaucoup de catalogueurs au sein de l’IFLA se rendent compte de la valeur de la préservation des données de référence parallèles pour la même entité. Ceci nous permet de penser aux besoins nationaux et culturels de nos différents utilisateurs, et en même temps de nous permettre d’installer la structure asyndetique des renvois et les formes autorisées de titres à employer dans nos catalogues prévus pour une assistance spécifique. Il nous permet également d’inclure des variantes dans des manuscrits alternatifs, au moins comme renvois pour maintenant. Pendant que nous regardons les liens, nous devons reconnaître que les différentes règles de catalogage ont des différences dans ce qu’elles considèrent comme entités – les choix d’AACR2 ne sont pas universels, par exemple, les règles allemandes (Regeln für die alphabetische Katalogisierung- RAK) ne reconnaissent pas que les notations des expéditions peuvent être sous une entrée pour le nom de l’expédition, ainsi elles n’auraient pas une donnée de référence pour des noms d’expédition. Il en est de même pour les événements. Pour des réunions des sociétés, les règles allemandes ne créeraient pas de titre pour l’entité que AACR2 crée comme titre hiérarchiquement subalterne pour une réunion sous le nom de la société. 188

Il y a également des pratiques différentes pour des noms non différenciés – les Allemands ont récemment changé leurs règles pour différencier plus de noms – ils ont généralement employé des formes non différenciées pour des noms propres en utilisant des initiales pour des prénoms. Ils n’exigent toujours pas de nom complet ou de nom qualifié pour faire la différence pendant que les règles de catalogage Angloaméricaines l’exigent. Cependant, même selon les mêmes règles de catalogage, affirme AACR2, quand nous obtenons plus d’informations pour distinguer une personne, nous pouvons faire une nouvelle donnée de référence pour différencier cette personne-la d’autres groupes ensemble sous la forme non différenciée de nom. Cela signifie également que la donnée pour le nom non différencié peut avoir différentes entités associées avec le temps. Quelques systèmes locaux nous fournissent déjà des mécanismes assistés par ordinateur pour la vérification automatique des titres par rapport à un fichier de référence existant, et nous pourrions voir ceci s’accroître pour lancer alors une recherche sur un fichier de référence international virtuel, s’il n’y a aucune concordance n’était trouvée localement. Nous pouvons également envisager les possibilités pour montrer les concordances trouvées à partir du dossier virtuel pour qu’un catalogueur édite ou pour fusionner des informations, si besoin il y a, dans la donnée de référence locale, y compris la saisie des informations pour le futur lien. Quelques systèmes fournissent maintenant des extractions de données spécifiques de la communauté pour se concentrer sur les besoins de sujets d’une communauté en choisissant des ressources pour des recherches en ligne, et d’autres systèmes comme « ma bibliothèque » ou « mon opac » dépassent même celui des extractions de données spécifiques individuelles. Celles-ci pourraient se construire dans des données de référence pour les manuscrits et les affichages préférés de l’utilisateur pour des vocabulaires contrôlés. Nous voulons avoir la forme autorisée préférée par une bibliothèque comme offre par défaut à la plupart des utilisateurs, mais nous pouvons également envisager offrir des préférences choisies par l’utilisateur par le logiciel des clients, ou les cookies (témoins) laissent l’utilisateur indiquer une fois ce que sont leur langue préférée, leur manuscrit ou leur préférence culturelle – par exemple: pour des préférences orthographiques quand les cultures ont des variations, comme des préférences de l’anglais américain et les préférences orthographiques au Royaume-Uni – « labor » et « labour »… (Figure 4)

189

Changements d’affichages • Défaut de la bibliothèque • Préférences choisies de l’utilisateur ƒ Installation du client, « cookies," ou méthode future ƒ ƒ ƒ ƒ

Langue Script Culture (Pays)/orthographe Labor contre Labour

Figure 4

Il y a plusieurs manières selon lesquelles ceci pourrait être réellement appliqué et j’ai suggéré plusieurs scénarios dans les articles antérieurs. Jetons rapidement un coup d’oeil sur deux d’entre elles. Scénario 1

Création des données bibliographiques 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245 ‡a concert de piano

Vérification du fichier de références local

Figure 5

Dan scénario 1, un catalogueur saisit les informations dans une donnée bibliographique et le système local vérifie le fichier de référence local (Figure 5). Dan le figure 6 le système local a trouvé les données dans le fichier de référence local et les affiche de telle sorte que le catalogueur puisse confirmer que c’est la même entité.

190

Figure 6

Et nous voudrions donc que le système mette automatiquement à jour les données bibliographiques avec les informations autorisées à partir de ces données de référence une fois confirmées. (Figure 7) Scénario 1

Correction des données bibliographiques

100 1 ‡a Tchaikovsky, lich de Peter I, ‡ d 1840-1893

245 ‡a Concert de piano

Figure 7

Maintenant que diriez-vous de l’absence de données dans le fichier local ? Regardons un deuxième scénario. Dan cette image (Figure 8) un catalogueur saisit l’information. Le système local vérifie le fichier de référence local et ne trouve aucune concordance, alors il indique au catalogueur que le titre n’a pas été trouvé et lance une recherche sur le web sur le fichier de référence international virtuel.

191

Scénario 2

Création de données bibliographiques 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245

‡a Concert de piano

Non trouvé dans le fichier de références local. Vérification du VIAF.

Figure 8

Voyez ci-dessus les concordances avec une donnée créée à la Bibliothèque Nationale de la Russie (Figure 9). Notre catalogueur jette un coup d’oeil et peut-être ne veut pas toute l’information, mais il aime une référence ou deux et veut un lien. Votre recherche du Fichier de référence international Virtuel a donné les concordances suivantes :

Données RUSMARC Маркер : 00445nx 22001453 450 001 : 10326 005 : 20001108144619.0 100 : $$a2000110årusy0103>ca 200 : 1$8ruЯ7ca$aЧайковский$bП. И.$f1840- 1893$gПетр Ильич$4070 200 : 1$8ruß7ba$a ch ajkovskij$bP. I.$f1840-1893$gPetr Il'i ch $4070 300 : 0 $$aРусский>композитор, ученик А.Г. Рубинштейна. 700 : 1$310327$8ruß7ba$4070 810 : $$aВсемирный>словарь de биографический энциклопедический. - М., 1998. 801 : 0$arußbrnbc20001108 810 : $$aГАК $$#822 $$#823 $$+372 $$+373 $$#824 $$#825 $$+369 $$+370 $$+371 $$#826>РНБ.

Figure 9

Le système local demande au catalogueur s’il veut créer une donnée de référence de base à partir de celle trouvée et lui créer un lien… et nous cliquons sur « oui ». (Figure 10) Scénario 2

Liens aux références 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I

Créer et lier?

Oui

Non

Figure 10

192

Et notre système local établit automatiquement une donnée de référence locale, saisissant le lien à l’information à partir du fichier virtuel de référence qu’est la donnée de la Russie. Le catalogueur ajoute alors le « MARC Field 100 », forme autorisée de MARC, selon les règles de catalogage localement utilisées, dans ce cas-ci AACR2. Et notre catalogueur peut ajouter d’autres champs si nécessaire. (Figure 11) Le système local ajoute le champ 700 – le format MARC a les champs 7xx dans des données de référence, où nous pouvons mettre la forme autorisée des liens et le nombre de données et l’information de source pour le futur lien. Ce lien des fichiers de référence serait principalement parmi les fichiers de référence nationaux ou régionaux des agences bibliographiques nationales – dépendant du modèle que nous choisissons. Je reviendrai sur cela dans quelques instants.

Créer automatiquement des données de référence locale avec le lien

010

‡a n 79072979

040

‡a DLC ‡b eng ‡c DLC

100 1

‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡d 1840-1893

400 1

‡a Chajkovskii, Petr Il'ich, ‡d 1840-1893

700 1

‡a Чайковский‡b П. И.‡d 1840-1893‡q Петр Ильич ‡0 de ‡a ( #=Χ)10326 ‡2 !#=Χ rus de ‡l

Le catalogueur ajoute la forme AACR2

Figure 11

Ainsi nous avons maintenant ajouté un autre lien dans le fichier de référence international virtuel à la forme autorisée suivant AACR2 – notez le nombre de données pour la Bibliothèque du Congrès : (LC) n79072979 – et la donnée russe pour la même entité en manuscrit cyrillien – notex le nombre de données de la Bibliothèque Nationale de la Russie. (Figure 12)

Figure 12

193

Alors notre système local met à jour notre donnée bibliographique locale. (Figure 13) Scénario 2

Correction des données bibliographiques

100 1 ‡a Tchaikovsky, lich de Peter I, ‡ d 1840-1893 245 ‡a Concert de piano

Figure 13

Quand un utilisateur arrive, le système local ou les « cookies » sur le système de l’utilisateur, pourrait indiquer qu’il veut voir la forme cyrillique et nous pourrions l’afficher pour lui. (Figure 14) Vous pouvez également imaginer montrer n’importe quel script ou un résultat du clavier Braille, ou alors nous pourrions fournir la réponse d’identification vocale, établie sur le profile de l’utilisateur ou sur leur “cookie »

Figure 14

Le Figure 15 ce n’est pas la donnée du VIAF, mais plutôt un exemple de ce à quoi la donnée de référence de la Bibliothèque du Congrès pourrait ressembler avec des capacités Unicode pour inclure les scripts originaux comme des renvois dans le catalogue d’une bibliothèque. En fait, avec Unicode les scripts diacritiques romains apparaîtraient avec la lettre plutôt qu’avant la lettre montrée ici, mais ceci vous donne juste une idée de ce qu’il serait.

194

>64ΠϑΛ

HKCAN

Figure 15

Il n’y a aucun ordre particulier quant à l’arrangement des références, exception faite pour la place des scripts non romains suivant les scripts romains. Ce modèle montre l’anglais, l’allemand, l’italien, l’arabe, le chinois, le japonais, le coréen, le russe, et les translittérations (comprenant Wade-Giles et pinyin pour le Chinois, puisque la Bibliothèque du Congrès a juste changé pour utiliser pinyin). Ceci montre également l’utilisation du champ 700 pour démontrer qu’une donnée de référence était située à HKCAN ainsi que la forme du titre autorisé selon leurs règles. Je sais que dans HKCAN on utilise les champs 7XX pour la forme autorisée dans la langue alternative – l’anglais ou le Chinois – et on peut utiliser cette information dans des affichages OPAC pour diriger les utilisateurs vers le matériel additionnel catalogué sous cette forme alternative. Cela permet le contrôle bibliographique pour la collocation sous le nom de la personne ou de la société. Leurs données de référence pourraient potentiellement être une ressource merveilleuse pour qu’un futur fichier de référence international virtuel aide aux affichages dans la langue et le manuscrit qu’ils préfèrent et leur fichier de référence est déjà disponible à travers l’OCLC. Notez également les nouvelles capacités du MARC 21 pour inclure le lien (URL) pour une page Web dans les derniers 670 champs des notes. Il y a plusieurs modèles pour un fichier de référence international virtuel. Un modèle distribué (Figure 16), un chercheur avait l’habitude un protocole standard comme la prochaine génération de Z39.50 ou de SRU/SRW, pour rechercher les fichiers de référence indépendants des agences bibliographiques nationales participantes ou des autorité régionales.

195

Distribués - FA indépendants avec l'accès Z39.50 RECHERCHE

Figure 16

Un autre modèle est d’avoir un fichier de référence centrale et de lier tous les autres à celui, de sorte que le travail n’ait pas besoin d’être effectué par chaque agence bibliographique nationale avec tous autres participants à cet univers international. Un cataloger obtiendrait alors l’accès à tous disques d’autorité pour cette entité mondial par une recherche simple du dossier central. S’il n’y avait aucun match du fait le dossier central, une seconde pourrait alors être fait avec Z39.50 aux autres dossiers (Figure 17).

Lien Central

Figure 17

Le figure 18 montre un modèle centralisé. Nous pouvons constater que ce modèle est la meilleure approche en termes d’entretien record – les utilisations ouvertes de modèle de protocole de l’initiative d’archives (OAI) un serveur avec des métadonnées moissonnées à partir des fichiers de référence nationale. Cette information est régénérée dans le serveur toutes les fois qu’il y a des changements des dossiers nationaux. Ceci signifie que les activités record quotidiennes d’entretien continuent à être contrôlées pendant qu’elles sont maintenant par l’agence bibliographique nationale (ou autorité régionale). À moins que nous construisions également dans l’enchaînement, 196

nous probablement perdrons un niveau de précision dans la recherche en ce mode ; mais il y a des manières d’inclure les liens pour des entités dans ce modèle, aussi. Centralisés – Fichier de l’Union de références (Modèle OAI)

Figure 18

Je suis sûr que vous pouvez imaginer d’autres variations de ces modèles. Et nous devons les essayer dehors pour voir ce qui sera le meilleur pour nous dans l’environnement d’aujourd’hui d’Internet La Bibliothèque Nationale Allemande (Deutsche Nationalbibliothek) et la Bibliothèque du Congrès ainsi que l’OCLC ont commencé une preuve du concept de projet pour tester l’Union des modèles centralisés du fichier de référence de l’OAI. (Figure 19) La première étape de ce projet a commencé en 2003 afin d’unir nos données de références existantes pour les noms propres, testant les algorithmes concordants pour voir ce qu’un ordinateur peut faire pour nous et comment il exigera l’intervention humaine pour faire correspondre et vérifier. On espère, si cela réussit, cela va servir de base à un véritable fichier de référence international virtuel. Cette année, nous espérons ajouter la Bibliothèque Nationale de France de à ce projet. Si nous sommes d’accord que le partage des informations des données de référence à l échelle mondiale est nécessaire, comment allons-nous y parvenir ? Plusieurs fichiers de référence principaux existent, mis au point selon leurs propres règles de catalogage et leurs règles d’interprétation. Nous avons besoin d’un projet pour relier les donnés existantes pour la même entité – un projet rétrospectif des concordances.

197

Preuve du Concept de VIAF DNB/LC/OCLC LCNAF

OAI

DNB/PND

Serveur(s)

Figure 19

Une suggestion était de faire correspondre les algorithmes tels que ceux mis au point par Ed O’Neill et d’autres à l’OCLC, se basant sur des indices bibliographiques pour la concordance des machines à un très haut niveau d’exactitude. C’est l’approche adoptée pour la « preuve du concept de projet » en cours entre l’OCLC, la Bibliothèque du Congrès, et la Deutsche Bibliothek (Bibliothèque Nationale Allemande) à Francfort, en Allemagne – et bientôt en France. Nous aurons toujours à faire des concordances et les vérifications manuellement, mais attendez-vous à voir que les correspondances faites à l’ordinateur sont d’une grande utilité. Nous pourrons également utiliser l’ordinateur pour lier et ajouter des séries de textes et enregistrer des nombres de contrôle ou un numéro d’identification de l’entité pour faciliter les liens et les voies à venir aux formes préférées pour des affichages. Nous pouvons également envisager un fichier de référence international partagé être une partie intégrale d’un futur « Web sémantique. » Vous avez pu avoir entendu parler de ceci dans un article américain scientifique il y a quelques années maintenant près Tim Berners-Lee, fondateur de l’Internet. L’idée est de rendre l’Internet plus intelligente pour la navigation de machine plutôt que la navigation humaine du Web. Il implique de créer une infrastructure des ressources liées et l’utilisation des vocabulaires commandés, ils appellent des « ontologies. » Ces ontologies ont pu être employés pour permettre des affichages en la propre langue et le manuscrit de l’utilisateur. (Figure 20) Voici où les bibliothèques ont une occasion de contribuer à l’infrastructure du futur Web – nous avons déjà commandé des vocabulaires dans nos divers fichiers de référence. Ceux seraient liés avec d’autres vocabulaires commandés de soustraire et les services classant, des dictionnaires biographiques, des annuaires de téléphone, et beaucoup d’autres outils et ressources de référence aux utilisateurs d’aide dirigent et 198

pour améliorer la précision des recherches, ainsi les utilisateurs pourraient trouver ce qu’ils recherchent.

Création des Modules Sémantiques sur le Web Contrôle du Vocabulaire Par A&I

Autres vocabulaires contrôlés

Fichiers de références (de la bibliothèque) "Ontologies "

Utilisateur

Figure 20

Sur le figure 21 vous pouvez voir du fait nous construirions également dans les moteurs de recherche et les futurs outils qui comme ressource collective nous relieraient au monde numérique entier.

Création de Modules Sémantiques sur le Web "Ontologies "

Moteurs de recherche sur les sites web

Monde numérique

Utilisateur

Figure 21

Toute la ceci, naturellement, aurait la sécurité et les assurances et les manières intégrées et appropriées d’intimité d’identifier et reconnaître les ressources que nous pouvons faire confiance et compter dessus, et de façon ou d’autre, miraculeuxment, toutes questions de copyright seront résolues- nous parlons certainement le futur ! Mais il est grand de penser aux possibilités et aux occasions pour examiner ceci dehors et de penser à la façon dont nous pouvons nous améliorer sur nos rêves. Le Web nous a apporté une nouvelle manière de donner l’information. La nouvelle torsion est que notre catalogue qu’est notre PC où le catalogue en ligne est montré, est 199

également le dispositif pour regarder les objets numériques réels et se relier au monde numérique entier. Fichier de Référence International virtuel (VIAF)

Figure 22

Nous préférons ce modèle (Figure 22) pour l’instant, car il semble tenir la plupart des promesses d’échelonnement – pour inclure les raccordements à tous les principaux fichiers de référence mondiaux. Nous espérons vraiment préserver les formes locales de cette façon et lier les différentes données qui utilisent des codes de catalogage variables, mais qui cependant répondent toujours aux besoins des utilisateurs. La Bibliothèque du Congrès et la Deutsche Nationalbibliothek ont commencé à relier entre eux nos fichiers de référence pour les noms propres. Nous avons maintenant démontré que ce modèle fonctionne et nous explorons une structure de gouvernance pour étendre ce modèle à d’autres grands fichiers de référence dans le monde entier. Notre but est de rendre cette information gratuitement disponible pour les utilisateurs du monde entier. De grands défis nous attendent, mais la technologie rend maintenant cet essai possible.

200

Base Virtual Internacional de Autoridade1,2 Apresentado por Dra. Barbara B. Tillett Coordenadora, Divisão de Controle Bibliográfico da IFLA e Chefe, Políticas de Catalogação & Escritório de Suporte Biblioteca do Congresso para o 5º. IME ICC, , Pretória,África do Sul 14 de Agosto de 2007

Tem sido frequente a observação que a Web atual é caótica quando se pretende encontrar informação. Ela necessita de ajuda e nós podemos contribuir ! Introduzindo um elemento de controle de autoridade para o meio Web nós poderemos colaborar para encontrar esses objetivos: • facilitando o intercâmbio de dados para reduzir custos de catalogação. Nossa comunidade vem expandindo, especialmente na Europa nesses dias, onde as bibliotecas tem convivido com arquivos, museus, e agências de gerenciamento de direitos como “instituições de memórias”. Isso também é verdadeiro nos países Africanos? Nós esperamos que as bases de dados de autoridades possam ser utilizadas por todas as comunidades. Intercâmbio de informações de autoridades tem adicionado um benefício para reduzir os custos globais para a realização de trabalhos de controle de autoridades enquanto possibilitam um acesso controlado e melhor precisão nas buscas. Os objetivos para controle de autoridades são: • simplificar a criação e manutenção de registros internacionais de autoridades e • permitir que os usuários tenham acesso à informação na língua, escrita, e forma que eles tem preferência ou que as bibliotecas locais ofereçam para eles. A virtualidade para o controle de autoridades tem sido debatida e relatada por décadas. Quando nós aplicamos o controle de autoridade no ambiente da Web, nós estamos 1

2

Ver também : “Authority Control on the Web,” Barbara B. Tillett. In: Proceedings of the Bicentennial Conference on Bibliographic Control for the New Millennium: Confronting the Challenges of Networked Resources and the Web. Washington, D.C., November 15-17, 2000. Sponsored by the Library of Congress Cataloging Directorate. Edited by Ann M. Sandberg-Fox. Washington, D.C.: Library of Congress, Cataloging Distribution Service, 2001, p. 207-220. http://www.lcweb.loc.gov/catdir/bibcontr/tillett.html Tradução feita pela Bibliotecária Márcia Rosetto, Presidente da Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições – FEBAB, junho de 2008.

201

lembrando como isso pode trazer precisão nas buscas, como a estrutura sintética de referências facilitaria a navegação e proveria explanações sobre as variações e inconsistências, como as formas controladas de nomes e títulos e assuntos ajudaria colocar as obras nos displays (telas), como nós podemos efetuar conexões para as formas autorizadas de nomes, títulos, e assuntos que são usados em várias situações, como diretórios, biografias, resumos e serviços de indexação, e assim por diante. Nós podemos usar a capacidade de conexões para incluir catálogos de bibliotecas em vários mix de ferramentas que estão disponíveis na Web. As formas de controle usados para o acesso e displays permitem consistência para os usuários. Nós temos consciência dos vários OPACs “pobres” para efetivar as referências cruzadas ou conectar bases de dados de autoridades e sem essas facilidades, francamente, eles não são Catálogos ! Há muitas condições tecnológicas que estão vindo agora e nós realmente poderemos tornar uma realidade a base virtual de dados de autoridade.... Isso é virtual porque na realidade não é uma base mesmo, mas sim um sistema conectado com Bases de Autoridades que já existem (Figura 1)

Base Virtual Internacional de Autoridade (VIAF)

Figura 1

Nós também vamos fazer uma mudança histórica da forma de como nós vemos o Controle Bibliográfico Universal (CBU). Os princípios da IFLA CBU para o controle de autoridade são paralelos para todos os tipos de controle bibliográfico, isto é • cada país é responsável para os cabeçalhos autorizados para os seus próprios autores pessoais e corporativos e • os registros de autoridades criados por cada agência bibliográfica nacional poderia tornar disponível para todos os outros países que necessitam de 202

registros de autoridades para os mesmos autores. E mais, os mesmos cabeçalhos poderiam ser usados em nível mundial. Nos anos 1960’s e 1970’s quando isso foi realmente alcançado, a tecnologia não tinha ainda avançado para realizar tais possibilidades num nível internacional. Adicionalmente a falta de fundos para um centro internacional para gerenciar um programa com esse conceito visionário não permitiu tornar em realidade. Nesses últimos anos uma nova visão do Controle Bibliográfico Universal está emergindo advindo de vários grupos de trabalho com a IFLA. Essa nova perspectiva reforça a importância do controle de autoridade, colocando o usuário em primeiro lugar... Isso coloca em prática que um usuário na China pode não querer usar um cabeçalho para Confúncio na forma Latinizada, mas em sua própria escrita. Similarmente usuários no Japão ou Coréia gostariam de ver um cabeçalho na sua própria escrita e língua (Figura 2).

Nova visão do CBU • Perspectiva do usuário – para o display escrita/língua(s) do seu própio país • Agencias bibliográfcas são responsáveis pelo controle no seu própio país (ou região/regas de catalogação, etc.) • Formas de conexão estabelecidas para bases de autoridades “nacional” ou “regional” para criar una base virtual internacional de autoridade Figura 2

Ainda para ser ver os benefícios do intercâmbio desse trabalho e criar os registros bibliográficos que podem ser reutilizados em nível mundial, nós podemos conectar formas autorizadas de nomes, títulos, e mesmo assuntos através das bases de autoridades das agências bibliográficas nacionais e outras agências regionais para criar uma base virtual internacional de autoridades. Existem vários modelos para realizar esse trabalho e nós necessitamos fazer projetos piloto de protótipos de três modelos para testar qual poderia ser o melhor. Para se verificar qual seria mais usado pelos usuários das bibliotecas em cada país, os procedimentos devem ser feitos para eles lerem! Que idéia nova!

203

Mesma entidade/Escritas variáveis Japonês

Entidade

japanisch Figura 3

A figura 3 mostra que os nomes que damos para uma entidade pode ser expressa em muitas línguas e muitas escritas. Por exemplo, nós poderemos escrevê-la em Inglês ou Alemão com a escrita romana, em Arábe com a escrita Arabica, em Russo em escrita Cirilica, ou em Japonês ( nos três procedimentos!) e em muitas outras línguas e escritas. Transliteração pode servir como um caminho para alguns usuários tornando os registros decifráveis, mas muito melhor é a acurácia da escrita original. Nós poderiamos oferecer referências cruzadas para as variações das formas dos cabeçalhos em diferentes escritas quando for apropriado. Nós poderiamos eventualmente proporcionar no display a escrita e forma do cabeçalho que o usuário espera e quer. Eu acredito que muitos catalogadores apoiarão se a IFLA considerar o valor da preservação dos registros de autoridade paralelo para a mesma entidade. Isso leva-nos a refletir sobre as necessidades nacionais e culturais para os usuários individuais, e ao mesmo tempo considerar a indicação da estrutura sintética das referências cruzadas e formas autorizadas do cabeçalhos para serem usados em nossos catálogos que atendem audiências específicas. Também deve-se considerar a inclusão de variantes em escritas alternativas, ao menos as referências cruzadas para agora. Como vemos nós devemos reconhecer que as diferentes regras de catalogação tem diferenças no que eles consideram como entidades – as escolhas do AACR2’s não são universais, por exemplo as regras da Alemanha (Regeln für die alphabetische Katalogisierung- RAK) não reconhecem que os navios podem ter uma entrada pelo nome do navio, assim eles não tem um registro de autoridade para os nomes dos navios. Similarmente para eventos. Para encontros de nomes corporativos, as regras da Alemanha não criam um cabeçalho para a entidade que o AACR2 cria como cabeçalho hierarquicamente subordinado para um evento abaixo do nome da entidade corporativa. 204

Também há praticas diferentes para nomes não diferenciáveis – os alemãs recentemente mudaram suas regras para diferenciar mais nomes – eles comumente usam formas para diferenciar nomes de pessoa usando apenas as iniciais para sobrenomes. Eles ainda não requerem nomes completos ou um nome qualificado para distinguir como as Regras de Catalogação Anglo-Americano faz. Entretanto, mesmo usando a mesma regra de catalogação, diz o AACR2, quando temos mais informações para diferenciar um pessoa, nós fazemos um novo registro de autoridade para diferenciar essa pessoa de outros grupos junto com outras formas do nome. Isso também significa que o registro para diferenciar nomes podem refletir diferenças em entidades associadas em outro tempo. Alguns sistemas locais já proporcionam com o uso de mecanismos automatizados para conferir automaticamente cabeçalhos contrários numa base de autoridade, e nós poderemos ver isso expandido para implementar uma busca numa base virtual internacional de autoridade, se não encontrado localmente. Nós podemos ter uma visão da capacidade de mostrar os cabeçalhos similares encontrados vindos de uma base virtual para o catalogador editar ou inserir uma informação , se desejar, no registro de autoridade local, incluindo as informações captadas para uma futura conexão. Alguns sistemas agora proporcionam recuperações específicas da comunidade e concentram nos assuntos necessários da comunidade quando da seleção de recursos para buscas on-line, e outros sistemas como “minha biblioteca” ou “meu opac” mesmo através de recuperações individuais específicas. Isso poderia construir pré-referências de autoridade em escritas que o usuário quer e colocar no displays para vocabulários controlados. Nós queremos ter formas autorizadas preferidas pelas bibliotecas como um padrão oferecido para muitos usuários, mas nós também temos que ter a visão oferecida pelo usuário quando seleciona suas preferências através do software – aplicativo cliente, como os “ cookies” que deixam o usuário especificar suas preferências de língua, escrita, ou preferências culturais como por exemplo preferências para alfabetos quando há varianças culturais, como Inglês Americano e preferências de alfabeto na GrâBratanha – trabalho ( em inglês labor e labour) (Figura 4).

205

Dispositivos para displays (tela) VPadrão na biblioteca VPreferências selecionadas pelo usuário ƒ Escolha do cliente, “cookies,” ou futuro método • Lingua • Escrita • Cultura (país)/alfabeto - Labor versus Labour (em Inglês)

Figura 4

Há muitos caminhos que poderiam atualmente ser aplicados e sugerimos alguns cenários em outros textos anteriores. Vamos ver rapidamente dois deles. Cenário 1

Criar registro bibliográfico 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245

‡a Concerto de piano

Verificar a base de autoridade local

Figura 5

No cenário 1 (Figura 5) o catalogador digita a informação no registro bibliográfico e o sistema local verifica na base de autoridade local. Na figura 6 o sistema local encontrou o registro na base de autoridade local e mostra e o catalogador pode confirmar se o nome é a mesma entidade.

206

Figura 6

E nós gostariamos que o sistema automaticamente atualizasse o registro bibliográfico com a informação autorizada vinda do registro de autoridade, e assim é confirmado (Figura 7) Cenário 1

Registro bibliográfico correto 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡ d 1840-1893 245

‡a Concerto de piano

Figura 7

Agora sobre registro não existente na base local? Vamos ver no segundo cenário. A figura 8 mostra que um catalogador digita uma informação. O sistema local verifica a base de autoridade local e não encontra, então ele informa o catalogador que o cabeçalho não foi encontrado e vai para a Web buscar na base virtual internacional de autoridade.

207

Cenário 2

Criar regostro bibliográfico 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I 245

‡a Concerto de piano

Não encontrado na base local de autoridade. Verificar VIAF.

Figura 8

No sistema VIAF é encontrado um registro criado na Biblioteca Nacional da Rússia (Figura 9). Nosso catalogador verifica e talvez não queira todas as informações mas gostaria de uma referência ou duas e quer uma conexão, então Your search of the Virtual International Authority File found the following match: RUSMARC-record Маркер: 00445nx 22001453 450 001: 10326 005: 20001108144619.0 100: $a20001108arusy0103 ca 200: 1$8rus$7ca$aЧайковский$bП. И.$f1840- 1893$gПетр Ильич$4070 200: 1$8rus$7ba$aChajkovskij$bP. I.$f1840-1893$gPetr Il'ich$4070 300: 0 $aРусский композитор, ученик А.Г. Рубинштейна. 700: 1$310327$8rus$7ba$4070 810: $aВсемирный биографический энциклопедический словарь. - М., 1998. 801: 0$arus$brnb$c20001108 810: $aГАК РНБ.

Figura 9

O sistema local pergunta ao catalogador se ele quer que o sistema crie um registro de autoridade básico com dados do registro encontrado e faz uma conexão com ele... e nós clicamos em „sim“ ( Figura 10).

208

Cenário 2

Conectar autoridades 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter I

Criar e conectar?

Sim

Não

Figura 10

E nosso sistema local automaticamente cria um registro de autoridade local (Figura 11), fazendo a conexão da informação vinda da base virtual de autoridade – isso é do registro vindo da Russia. O catalogador então adiciona o campo MARC 100, na forma autorizada, de acordo com as regras de catalogação usadas no local, nesse caso o AACR2. E o nosso catalogador pode adicionar outros campos se necessário. O sistema local adiciona a conexão com o campo 700 – o formato MARC tem os campos 7xx para registros bibliográficos, onde podemos conectar outras formas autorizadas e o numero de controle do registro e a fonte de informação para uma futura conexão. Essa conexão das bases de autoridade poderia primeiramente ser entre bases de autoridades nacionais ou regionais ou agências bibliográficas nacionais – dependendo do modelo escolhido. Nós voltaremos a esse assunto em outro momento.

Automaticamente cria um registro de authoridade local com conexão

010

‡a n

040

‡a DLC ‡b eng

79072979

100

1

‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡d 1840-1893

400

1

‡a Chajkovskii, Petr Il’ich, ‡d 1840-1893

700

1

‡a Чайковский‡b П. И.‡d 1840-1893‡q Петр Ильич ‡0 (Χ= # )10326 ‡2 Χ= # ! ‡l rus

Cataloguer adds AACR2 form

Figura 11

Agora nós vamos adicionar outra conexão com a base virtual internacional de autoridade para a forma autorizada seguindo o AACR2 – note que número de controle 209

do registro para a Biblioteca do Congresso: (LC) n79072979 – e o registro Russo para a mesma entidade na escrita Cirilica – note que o número de controle do registro vindo da Biblioteca Nacional da Russia.

Figura 12

Então o nosso sistema local atualiza o nosso registro bibliográfico local (Figura 13)

Cenário 2

Registro bibliográfico correcto 100 1 ‡a Tchaikovsky, Peter Ilich, ‡ d 1840-1893 245

‡a Concerto de piano

Figura 13

Quando um usuário começa, o sistema local ou os “cookies” para o sistema do usuário, poderia especificar o que eles querem ver na forma Cirilica e nós poderiamos colocar no display para eles (Figura 14). Nós também podemos imaginar dispôr qualquer escrita ou um teclado em Braille, ou nós poderiamos providenciar o reconhecimento de voz, construir um perfil do usuárrio ou seus “cookies”.

210

Figura 14

>ΛϑΠ46

HKCAN

Figura 15

A figura 15 não é registro VIAF, mas é um exemplo o que um registro de autoridade da Biblioteca do Congresso pode mostrar com a capacidade Unicode para incluir escrita original como referência cruzada no catálogo da biblioteca. Na verdade com o Unicode os diacriticos da escrita romana poderá aparecer com uma letra do que a letra mostrada aqui, mas isso pode dar uma idéia sobre o que queremos. Não há uma ordem em particular para o arranjo das referências, exceto para lugar para as escritas não romanas seguindo as escritas romanas. Esse modelo mostra Inglês, Alemão, Italiano, Arábe,Chinês, Japonês, Coreano, Russo, e transliterações (incluindo o sistema Wade-Giles e o pinyn para o Chinês, desde que a Biblioteca do Congresso mudou para o uso do pinyin).

211

Isso também mostra que o uso do campo 700 para conexão mostra que um registro de autoridade foi localizada no HKCAN e a forma do cabeçalho autorizado de acordo com as suas regras. E sei que no HKCAN eles usam os campos 7xx para a forma autorizada em linguagem alternativa – Inglês ou Chinês – e estão disponíveis para uso essa informação no display do OPAC direto para o usuário para material adicional catalogado sob essa forma altenativa. Isso facilita o controle bibliográfico para colocação do nome da pessoa ou cabeçalho corporativo. Esses registros de autoridade poderiam potencialmente ser um recursos maravilhoso para a futura base virtual internacional de autoridade para ajudar o usuário final no display na língua e escrita que ele preferir e sua base de autoridade já estaria disponível através do OCLC. Informamos também que o novo MARC21 tem a capacidade de incluir a URL para a página Web no campo de notas 670. Há vários modelos para um base virtual internacional de autoridade. Para um modelo distribuido (Figura 16) um pesquisador poderá usar um protocolo normalizado como a nova geração do Z39.50 ou SRU/SRW, para pesquisar uma base de autoridade independente de participar de Agências Bibliográficas Nacionais ou autoridades regionais. Bases de autoridades Independentes – Distribuídas com acesso Z39.50 BUSCA

Figura 16

Um outro modelo é ter uma base de autoridade central e conexões com outras, e que não trabalharia com as necessidades dadas por cada agência bibliográfica nacional e com todos os outros participantes nesse universo internacional. Um catalogador poderia ter acesso em todos os registros de autoridade para uma entidade em nível mundial por uma simples busca no catálogo central. Se não há o dado nessa base central, num segundo poderia então fazer pesquisa com o Z39.50 para outras bases (Figura 17).

212

Conexão Central

Figura 17

A figura 18 mostra o modelo centralizado. Nós podemos ver que esse modelo é a melhor configurão em termos de manutenção do registro – Iniciativa de Arquivos Abertos ( Open Archive Initiative – OAI) modelo de protocolo usado como servidor com um medatado de busca vindo da base nacional de autoridade. Essa informação é atualizada no servidor sempre que há mudanças nas bases nacionais. Isso significa que dia a dia a atividade contínua de manutenção do registro é gerenciada como é agora pela Agência Bibliográfica Nacional (autoridade regional). A menos que nós construirmos uma conexão, possivelmente nós poderemos perder a precisão na busca nesse modelo, mas há caminhos para incluir as conexões para entidades nesse modelo também. Tenho certeza que você pode imaginar outras variações desses modelos. E nós necessitamos tentar ver como eles são e qual seria o melhor para nós hoje no ambiente Internet.

Base de Autoridade Única Centralizada - (Modelo OAI)

Figura 18

A Biblioteca Nacional Alemã (Die Deutsche Nationalbibliothek – DNB) e a Biblioteca do Congresso juntamente com a OCLC iniciou uma experiência com um projeto conceitual para testar o modelo de base de autoridade única central usando o protocolo 213

OAI (ver Figura 19). O primeiro estágio desse projeto começou em 2003 para conectar nossos registros de autoridades de nomes pessoais, testando os algoritimos de verificação para ver como um computador pode fazer para nós e como será necessária a intervenção humana para comparar e conferir. Se espera que essas provas tenham sucesso e poderá ser a estrutura para a verdadeira Base Virtual Internacional de Autoridades. Nesse ano nós esperamos incluir a Biblioteca Nacional da França nesse projeto. Experiência do Projeto Conceitual do VIAF DNB/LC/OCLC LCNAF

OAI

DNB/PND

Server(s)

Figura 19

Se nós concordarmos que o intercâmbio de informação de autoridade numa escala global é vantajoso, como poderemos fazer? Várias bases de autoridade de grande porte existem, construidas de acordo com suas regras próprias de catalogação e regras de interpretação. Nós necessitamos de um projeto para conectar os registros que existem para as mesmas entidades – um projeto de verificação retrospectiva. Uma sugestão tem sido usar algorítimos de verificação, tais como os desenvolvidos por Ed O”Neil e outros da OCLC, construindo chaves bibliográficas para verificação por máquina com um razoável nível alto de acurácia. Esse é o caminho para se ter uma experiência de “ projeto conceitual” sendo feito entre a OCLC, Biblioteca do Congresso, e Biblioteca Nacional da Alemanha (Deutsche Bibliothek) em Frankfurt, Alemanha – e logo também com a França. Nós gostariamos ainda de fazer um manual de verificação e confirmação, mas a expectativa da verificação via máquina será de grande ajuda. Nós poderiamos ter o computador adicionando conexões de conjuntos de textos e números de controles do registro e um número de identificação da entidade para facilitar posteriormente conexões e caminhos para as formas preferências para displays.

214

Nós também poderemos ter a visão de intercambiar base de autoridade internacional como parte integral de uma futura „Web Semântica“ . Você pode ter ouvido sobre isso num artigo da Scientific American a poucos anos atrás pelo Tim Berners-Lee, fundador da Internet. A idéia é fazer a Internet mais inteligente para navegação via máquina do que a navegação humana na Web. Isso envolve a criação de uma infraestrutura de conexões de recursos a o uso controlado de vocabulários, e que são chamados de „ontologias“. Essas ontologias poderiam ser usadas para displays mais faceis para os usuários na sua própria língua e escrita (Figura 20).

Web Semântica construindo blocos A&I vocabulários controlados

Outros vocabulários controlados

(Biblioteca) bases de autoridade “Ontologias”

Usuário final

Figura 20

Aqui está onde as bibliotecas tem a oportunidade de contribuir para a infraestrutura dessa futura Web semântica – nós já temos vocabulários controlados em nossas bases de autoridade. Elas poderiam ser conectadas com outros vocabulários controlados e sistemas de classificação, tais como dicionários biográficos, diretórios de telefones, e muitos outras utilidades e fontes de referência para ajudar na implantação da precisão em pesquisas e ajudar os usuários encontrarem o que eles estão procurando. Na figura 21 você pode ver que nós também poderemos construir motores de busca e futuras ferramentas e como recursos coletivos poderiam nos conectar inteiramente com o mundo digital. Tudo isso, é claro, nós teremos que construir, com apropiadas garantias de seguridade e privacidade e caminhos para identificar e conhecer o recurso que nós podemos confiar, e algum dia, miraculosamente, ter todos as situações relativas ao copyright resolvido – nós definitivamente estamos falando do futuro! Mas é importante pensar grande sobre as possibilidades e oportunidades para testar isso e pensar sobre como nós podemos ir em busca de nossos sonhos. A Web tem trazido para nós um novo caminho para transmitir informação. A nova guinada é o nosso catálogo – que é o nosso PC onde o catálogo on-line é mostrado, isso também é o instrumento para ver os objetos digitais e conectar o mundo digital inteiro. 215

Web Semântica construindo blocos “Ontologias”

Motores de busca Web

Mundo digital

Usuário final

Figura 21

Nós preferimos esse modelo (Figura 22) para agora, e parece ser mais próximo de possiveis modificações – incluindo as conexões para todas as maiores base de autoridades mundiais.

Base Virtual Internacional de Autoridade (VIAF)

Figura 23

Nós realmente esperamos que possamos preservar as formas locais desses caminhos e conexões para diferentes registros que usam diferentes códigos de catalogação e ainda encontrar as necessidades dos usuários. A Biblioteca do Congresso e a Bibloteca Nacional da Alemanha (Deutsche Nationalbibliothek) tem trabalhado para iniciar a conexão de suas bases de autoridades para nomes pessoais. Nós temos agora que implementar esse modelo de trabalho e explorar a estrutura de governança para expandir esse modelo para outras grandes bases de autoridade disponíveis em todo mundo. Nosso objetivo é fazer que essas informações estejam viáveis de forma livre para os usuários em nivel mundial. Grandes desafios estão ainda por vir mas a tecnologia agora propicia que esses textes sejam possíveis. 216

Overview of the Draft Statement of Cataloguing Principles Dr. Barbara B. Tillett Chief, Cataloging Policy & Support Office Library of Congress for IME ICC5, Pretoria, South Africa August 14–15, 2007

I mentioned earlier that IFLA has been the center for international bibliographic standards for many decades. In 1961, IFLA held a meeting of cataloguing experts in Paris that resulted in the famous “Paris Principles,” as we know them today. These principles formed the foundation of nearly all of the major cataloguing codes now used worldwide. This was an incredible step towards global harmonization of cataloging practices, which still remains a worthy goal. Let me remind you of the topics covered in the 1961 Paris Principles. The sections of the Paris Principles were: • • • • • • • • • • •

Scope Function Structure of the Catalogue Kinds of Entry Use of Multiple Entries Choice of Uniform Heading Single Personal Author Entry under Corporate Bodies Multiple Authorship Works Entered under Title, Uniform Headings for Works, etc. Entry Word for Personal Names

It mostly covered entry and forms of headings. These days we are not limited to a single linear card file, as they were in 1961, so IFLA has launched a series of international meetings again to review underlying principles that should govern us in the current digital world. Starting in December 2003 and revised again in September 2005, IFLA produced a draft statement of international cataloguing principles that is being reviewed by cataloging rule makers worldwide. This new statement updates and reaffirms many of the 1961 Paris Principles, but is now bringing in the FRBR concepts and focusing on the current environment of online catalogues and planning for future systems that take 217

better advantage of system capabilities. The new systems offer users better tools for resource discovery and for better navigation through the bibliographic universe. The goal of this series of IFLA regional meetings is to increase the ability to share cataloguing information worldwide by promoting standards for the content of bibliographic and authority records used in library catalogues. Objectives were to • Develop and then later to review and update the 2003 draft Statement of Principles from the Frankfurt meeting – the latest draft is Sept. 2005 • Also, to see if we can get closer together in cataloging practices and to • Make recommendations for a possible future International Cataloguing Code. This would be a code for code makers – to identify the rules that we can agree should be in all cataloguing codes. To date, we have held 4 of the regional meetings and today’s meeting is the fifth. The reports from these meetings are available from the publisher Saur. Each meeting also has a Web site. The first in Frankfurt, Germany for the European rule makers and cataloguing experts. It brought together 54 experts from 32 European countries, as well as representatives for the Anglo-American Cataloguing Rules from the United Kingdom, Australia, and the United States. The reports of the meeting and background papers are available at this Web site: http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index.htm. For the 2nd regional meeting held in Buenos Aires, Argentina in August 2004, there were 45 registered participants, including national representatives from 14 countries in Latin America and the Caribbean. Additional countries also participated in the online discussions this past year. More information in English and Spanish is available at this meeting’s Web site: http://www.loc.gov/imeicc2. For the 3rd regional meeting held in Cairo, Egypt in December 2005, there were 95 registered participants, including national representatives from 17 countries in the Arabic-speaking Middle East. Additional countries are also participating now in the online discussions and voting about recommended changes to the draft and Glossary. More information in both English and Arabic is available at this meeting’s Web site: http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/. For the 4th regional meeting was for Asian countries. There were 61 rule makers and cataloging experts invited and 44 attended in Seoul, Korea. The meeting was hosted by the national Library of Korea and had 30 volunteers assisting with presentations in 4 languages simultaneously. Representatives came from 12 Asian countries plus 218

4 countries for the Planning Committee. The report from this meeting is available in Chinese, English, Japanese, and Korean. The Web site is located at: http://www.nl.go. kr/icc/icc/main.php. We are now participating in the fifth and final IME ICC meeting for the sub-Saharan African countries before the IFLA meeting in Durban. This meeting is hosted by the National Library of South Africa in Pretoria. We have 53 invited participants from 27 countries, and 28 of you are here in Pretoria from 10 countries, plus 4 more countries represented on the Planning Committee members here today. Additionally we have 6 volunteers. The proceedings are in English, French, and Portuguese. The Web site is: http://www.imeicc5.com. The participants from all of the meetings have found this to be a very exciting process, and we hope it will provide guidance to simplify cataloging practices and improve the user’s experience in finding information they need. We expect a final statement in 2008 after worldwide discussion of the recommended draft. Figure 1 shows the outline of the current draft of the IFLA Statement of International Cataloguing Principles.

Statement of International Cataloguing Principles (2003+) Introduction 1. Scope 2. Entities, Attributes, Relationships 3. Functions of the Catalogue 4. Bibliographic Description 5. Access Points 6. Authority Records 7. Foundations for Search Capabilities

Figure 1

Let’s take a quick look now at what’s in this draft Statement of International Cataloguing Principles. I mostly want to show you the influence of FRBR on the principles. First in the Introduction it indicated the principles are intended to apply to the description and access for all types of materials – unlike the Paris Principles that were basically just for texts. Also these new principles cover access, not just choice and form of headings and not just bibliographic records, but also now for authority records.

219

It states that the principles are built on the great cataloguing traditions of the world and on the conceptual models of FRBR, FRAR (Functional Requirements for Authority Records), and the future FRSAR (Functional Requirements for Subject Authority Records) – those are the foundations and we intend to keep what remains basic to organizing information and providing controlled access and bibliographic relationships. In the scope, besides reminding us that is it for all kinds of resources and meant to guide the development of cataloging codes, the principles also state that the highest principle for constructing cataloging codes is the convenience of the users. It is recognized that sometimes there are other principles that must be followed and that sometimes convenience for one user may differ from what would be convenient for other users, but keeping the user at the center of focus should always be our guide. The terminology for the draft Statement of Principles follows FRBR – entities, relationships, attributes, etc. FRBR terminology is followed even to the point of indicating that a separate bibliographic record is usually made for each manifestation, but that record can be at the level of a collection or an individual work or a component of a work (Figure 2).

2.1 Entities in Bibliographic „ FRBR entities Records • • • •

„

Work Expression Manifestation Item

2.1.1.Separate bibliographic record for each manifestation • • •

Collection Individual work Component

Figure 2

The entities are those described or identified in not only bibliographic records, but also entities covered in authority records; and the FRBR entities are actually listed (Figure 3).

220

2.2 Entities in Authority Records „

Controlled forms of names • • • • • • • • • • •

Work Expression Manifestation Item Person Family Corporate Body Concept Object Event Place

Конфуций

Figure 3

The attributes of entities and relationships are described – to focus on attributes that identify the entity (this is a primary one of the FRBR User tasks); and to limit relationships to those considered bibliographically significant. (Figure 4)

2.3 Attributes and 2.4 Relationships „

Attributes • •

„

Identify the entity Data elements in bibliographic and authority records

Relationships • •

Bibliographically significant Identified through the catalogue

Figure 4

221

3. Functions of the Catalogue „

To enable a user to • Find • Identify • Select • Obtain • Navigate

•

FRBR user tasks Figure 5

The Statement of International Cataloguing Principles goes on to list the functions of the catalogue – again in FRBR terms: to enable a user to find, identify, select, obtain, and navigate (Figure 5). The latter is not specifically listed in FRBR’s user tasks, but is implicit in the relationships.

4. Bibliographic Description „

4.1. Description based on an internationally agreed standard … ISBDs

„

for library community

4.2. May be several levels of completeness, based on purpose of the catalogue or bibliographic file

Figure 6

Figure 6 shows the issues covered in section 4 of the draft Principles. Notice that for bibliographic description it states to base description on an internationally agreed standard, and for libraries that is the International Standard for Bibliographic Description (ISBD). That information is given as a footnote, because we want this set of principles to apply beyond just libraries. 222

5. Access Points Formulate following general principles „ Uncontrolled „

… Title

proper found on manifestation … Keywords „

Controlled … Provide

consistency … Normalize following a standard (“authorized headings”) … Record in authority records (normalized forms and variant forms to use as references)

Figure 7

In section 5 of the Principles it makes it clear that we want to take advantage of both controlled and uncontrolled access points and why we would want to offer controlled vocabularies (see Figure 7).

5.1.1 Choice of access points „

5.1.1.1. Bibliographic record … Titles „ „

Controlled titles of works and expressions Titles of manifestations (usually uncontrolled)

… Names „

(controlled) of creators of works

Corporate bodies as creators … limited to expressions of the collective thought or activity of the corporate body, even if signed by a person in capacity of officer or servant of the corporate body, or … When the wording of the title, taken in conjunction with the nature of the work, clearly implies that the corporate body is collectively responsible for the content of the work

Figure 8

Figure 8 shows more specifics about titles and names of creators of works. Figure 9 continues to point out the reasons why we give controlled access points.

223

5.1.1 Choice of access points „

5.1.1.1. Bibliographic record, continued … Additionally,

access points for controlled forms of names of other persons, families, corporate bodies, and subjects deemed important for Finding „ Identifying „ Selecting „

the bibliographic resource described

Figure 9

5.1.1 Choice of access points „

5.1.1.2. Authority record … Authorized

form of name for the entity … Variant forms of name … Related names

Figure 10

Figure 10 provides the parallel principles for choice of access points in authority records. Figure 11, 12, and 13 go on to provide more guidance on forming the authorized headings (and it may be that we should change this language from “headings” to “access points”).

224

5.1.2 Authorized Headings „

Name that identifies the entity in a consistent manner, either as … Predominantly

found on manifestations or … Well-accepted name suited to the users of the catalogue (e.g., “conventional name”) „

Further identifying characteristics added, if necessary, to distinguish the entity from others of the same name.

Figure 11

5.1.2.1 Authorized Headings „

If entity uses variant names or variant forms of name, choose one as the authorized heading for each distinct persona Prefer commonly known name over official … Or use official name when there is no commonly known or conventional name …

„

If corporate body used different names in successive periods (not just minor variations) consider each a new entity and link authority records with see-also (earlier/later) references

Figure 12

225

5.1.2.2 Authorized Headings Works „

If variant titles for one work, one title should be chosen as the uniform title.

Figure 13

The next section (Figure 14) assures the provision of references or alternate display forms for variant forms of names to get the user to the records.

5.1.2.3 References „

Variant forms not selected as authorized heading should be included in the authority record to be used as references or alternate display forms.

Figure 14

Section 5.1.3 in the draft covers the language and scripts to prefer (Figure 15).

226

5.1.3 Language „

When name in several languages, prefer Found on manifestations of expression in original language and script; but … If that is not language/script normally used in the catalogue, may base form found on manifestations or in references in one of the languages and scripts best suited to users of the catalogue …

„

Provide access in original language and scripts whenever possible … …

Either as authorized heading or reference If transliterate, follow international standard for script conversion

Figure 15

5.2.1 Forms of Names for Persons „

Name consists of several words, entry word … follow

conventions of the country and language most associated with that person, as found in manifestations or reference sources

Figure 16

Section 5.2 moves to principles for the forms of names: 5.2.1 on forms of names for persons (Figure 16), 5.2.2. on forms of names for families (Figure 17), and 5.2.3 for forms of names for corporate bodies (Figure 18), and 5.2.4 on uniform titles (Figures 19 and 20). Uniform titles are still an area where we do not yet have agreement among the previous IME ICC participants.

227

5.2.2. Forms of Names for Families „

Name consists of several words, entry word … follow

conventions of the country and language most associated with the family, as found in manifestations or reference sources

Figure 17

5.2.3. Forms of Names for Corporate Bodies „

Direct order, as found in manifestations or reference sources, except … Part

of jurisdiction or territorial authority, heading should begin with or include the currently used form of name of the territory concerned in the language and script best suited to the needs of the users … Subordinate body or subordinate function or name is insufficient to identify, begin with name of superior body

Figure 18

228

5.2.4. Forms of Uniform Titles „ Title

that can stand alone or „ Name/title combination or „ Title qualified by addition of identifying elements, e.g., corporate name, place, language, date, etc.

Figure 19

5.2.4. Forms of Uniform Titles „ Commonly

known title in language and script of the catalogue, otherwise „ Original title or „ Title most frequently found in manifestations of the work

Figure 20

Section 6 of the draft Statement of International Cataloguing Principles goes on to build on FRAD – Functional Requirements for Authority Data – and plans for the FRSAR for subject authority records (Functional Requirements for Subject Authority Records. So we see the addition of subject entities: concepts, objects, events, and places (Figure 21).

229

6. Authority Records „

Construct to control authorized forms of names and references used as access points (FRAR/FRAD, FRSAR) • • • • • • • •

Persons Families Corporate bodies Works, expressions, manifestations, items Concepts Objects Events Places Figure 21

The final section of the draft Statement covers “Foundation for Search Capabilities and offers suggestions for what attributes should be included and suggested additional access points (Figures 22–24).

7. Foundations for Search Capabilities „

7.1 Search and Retrieval – by access points … Reliable

retrieval of bibliographic and authority records and associated bibliographic resources … Limit search results „

7.1.1 Searching devices, e.g., … Full

forms of names … Keywords … Phrases … Truncation … Etc.

Figure 22

230

7.1.2 Indispensable Access Points „

Main attributes and relationships of each entity … 7.1.2.1.

For bibliographic records

Name of creator or first named creator when >1 „ Title proper or supplied title for manifestation „ „ Uniform title of work/expression „ General material designation „ Subject headings, subject terms „ Classification numbers „ Standard numbers, identifiers, ‘key titles’ for described entity „

Figure 23

For authority records, 7.1.2.2 suggests those shown on Figure 24.

7.1.2. Indispensable Access Points „

7.1.2.2. For authority records … Authorized

name or title of entity … Variant forms of name or title for the entity

Figure 24

Additional access points can come from other areas of bibliographic description or authority records to either add to access or provide limiting or filtering of searches when a large number of records are retrieved (Figures 25-27). Notice that on bibliographic records the year of publication is still a debatable attribute for the previous IME ICC participants.

231

7.1.3 Additional Access Points „

Attributes from other areas of bibliographic description or authority record may serve as … optional

access points or … filtering or limiting devices when large numbers of records are retrieved

Figure 25

7.1.3 Additional Access Points „

For bibliographic records include (not limited to): Names of additional creators beyond the first Names of performers or persons, families, or corporate bodies in other roles than creator … Parallel titles, caption titles, etc. … Uniform title of the series … Bibliographic record identifiers … Language … Country of publication … … Physical medium … …

Figure 26

232

7.1.3 Additional Access Points „

For authority records include (not limited to): … Names

or titles of related entities … Authority record identifiers

Figure 27

In our initial draft we also had a section 8 for displays, but that was removed after discussion about it being too oriented towards system applications. However, the participants agreed it would be useful for IFLA to issue guidance to system designers about the desirable features of displays that would meet the objectives of library catalogues as stated at the start of these principles. There is also another IFLA Working Group report on OPAC Displays available on IFLANET. There are also some basic objectives for constructing cataloguing codes as shown on Figure 28.

Appendix: Objectives for Construction of Cataloguing Codes „ Standardization „ „ „ „ „ „ „

Convenience of user Common usage Representation Accuracy Sufficiency and necessity Significance Economy

„ „

„

Figure 28

233

Integration Defensible, not arbitrary If contradict, take a defensible, practical solution.

We want the future codes and rules to be easy to understand and to provide only as much metadata as is needed to meet user tasks – to provide accurate data and the minimally necessary elements to identify the resources. In addition, they should include data to help the user navigate the pathways to related resources.

234

Principes de Catalogage: IME ICC Dr. Barbara B. Tillett Chef, Bureau de politique du catalogage & de la soutien logistique Library of Congress Présentation pour I’MIE ICC5, Pretoria, Afrique du Sud 14–15 août, 2007

J’ai cité précédemment qu’IFLA a été le centre pour des normes bibliographiques internationales pendant beaucoup de décennies. En 1961, IFLA a tenu une réunion des experts en catalogage à Paris qui a eu comme conséquence les « principes de Paris, » comme nous les savons aujourd’hui. Ces principes ont formé la base de presque tous les codes de catalogage principaux ont maintenant employé dans le monde entier. C’était une étape incroyable vers l’harmonisation globale des pratiques de catalogage, qui demeure toujours un digne but. Laissez-moi vous rappeler les matières couvertes dans les principes 1961 de Paris. Les sections des principes de Paris étaient : • • • • • • • • • • •

Champ d’application Fonction Structure des catalogues Types d’entrées Utilisation d’entrées multiples Choix d’une vedette uniforme Auteur personne physique unique Collectivité Auteurs multiples Œuvres entrées sous un titre, une vedette uniforme pour les œuvres etc. Élément d’entrée pour les noms de personnes

Il a la plupart du temps couvert types d’entrées et les formes de vedettes. De nos jours nous ne sommes pas limités à un fichier sur cartes linéaire simple, comme ils avaient lieu en 1961, ainsi IFLA a lancé une série de réunions internationales encore pour passer en revue les principes fondamentaux qui devraient nous régir dans le monde numérique courant. Commençant en décembre 2003 et révisé encore en septembre 2005, IFLA a produit un projet de déclaration des principes internationaux de catalogage qui est passé en revue par des fabricants de règle dans le monde entier. Ce nouveau rapport mise à jour 235

et réaffirme plusieurs des principes 1961 de Paris, mais maintenant les apporte les concepts de FRBR et se concentre sur l’environnement courant des catalogues en ligne et projette pour les futurs systèmes qui profitent meilleur des possibilités de système. Les nouveaux systèmes offrent à des utilisateurs de meilleurs outils pour la découverte de ressource et pour une meilleure navigation par l’univers bibliographique. Le but de cette série de réunions régionales d’IFLA est améliorer la capacité à partager le catalogage dans le monde entier par la promotion des normes. Les objectifs: • Développer une « Déclaration des Principes Internationaux de Catalogage » • Voir dans quelle mesure les règles/pratiques peuvent se rapprocher • Faire des recommandations pour l’établissement d’un Code International de Catalogage Ce serait un code pour des fabricants de code – identifier les règles que nous pouvons convenir devrait être en tous les codes de catalogage. Jusqu’ici, nous avons tenu 4 des réunions régionales. Le premier à Francfort, Allemagne pour les fabricants européens de règle et les experts en catalogage.

IME ICC1 54 experts en normalisation/ experts en catalogage ont participé à la réunion de Francfort, Allemagne „ 32 pays européens „

…+

Etats-Unis et Australie (Comité de Planification), représentants des AACR2

http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index.htm

Figure 1

Les rapports de la réunion et des exposés introductifs sont disponibles à ce site Web.

236

IME ICC2 45 experts en catalogage ont participé à la réunion de Buenos Aires „ 14 pays d’Amérique Latine et des Caraïbes … + 6 pays (Comité de Planification) „

http://www.loc.gov/imeicc2

Figure 2

IME ICC3 „

95 experts en catalogage … 65 ont assisté à la réunion au Caire

„

17 pays de langue arabe du MoyenOrient

„+4

pays (Comité de Planification)

http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/

Figure 3

237

IME ICC4 61 experts en normalisation et experts en catalogage … 44 ont assisté à Séoul … 30 bénévoles „ 12 pays d’Asie …+ 4 pays pour le Comité de Planification „

http://www.nl.go.kr/icc/icc/main.php

Figure 4

Nous participons maintenant au cinquième et final IME ICC se réunissant pour les pays africains sous-saharien avant la réunion d’IFLA à Durban. Cette réunion est accueillie par la bibliothèque nationale de l’Afrique du Sud à Pretoria. Nous avons 53 participants invités de 27 pays, et 28 de toi sont ici à Pretoria de 10 pays, plus 4 pays supplémentaires représentés sur les membres du Comité de planification ici aujourd’hui. En plus nous avons 6 volontaires. Le site Web est : http://www.imeicc5.com.

Dernière Réunion „

2007 Afrique … Accueillie

par la Bibliothèque nationale d’Afrique du Sud (National Library of South Africa) … 14-15 Août 2007 … http://www.imeicc5.com

Figure 5

238

Les participants de toutes les réunions ont trouvé ceci pour être un processus très passionnant, et nous espérons qu’il fournira des conseils pour simplifier des pratiques catalogages et pour améliorer l’expérience de l’utilisateur de trouver l’information qu’elles ont besoin. Nous nous attendons à un rapport final en 2008 après la discussion mondiale de l’ébauche recommandée. Les figures suivants 1-36 montre le contour de l’ébauche courante du rapport d’IFLA des principes de catalogage internationaux.

Déclaration des Principes Internationaux de Catalogage (à partir de 2003) Introduction 1. Champ d’application 2. Entités, Attributs, Relations 3. Fonctions du catalogue 4. Description bibliographique 5. Points d’accès 6. Notices d’autorité 7. Bases de la fonction Recherche

Figure 6

Introduction „ „

Assurer aux usagers un confort de recherche Étendre les Principes de Paris • • •

„

À tous les types de documents (pas seulement le texte) Description Aux accès (pas seulement le choix et la forme de l’entrée mais l’ensemble des accès dans les notices bibliographiques et les notices d’autorité)

S’appuyer sur • •

Les grandes traditions du catalogage mondial FRBR et FRAR/FRAD et le futur FRSAR

Figure 7

239

1. Champ d’application „

„ „ „

„

Principes pour le développement de codes de catalogage Notices bibliographiques et d’autorité Catalogues de bibliothèque Approche cohérente du catalogage descriptif et du catalogage matières Tous les types de ressources

Figure 8

Champ d’application, suite „

Principe le plus important pour construire les codes de catalogage = confort de recherche pour tous les usagers du catalogue

Figure 9

240

2.1 Entités représentées dans les notices bibliographiques

„

Entités FRBR • • • •

„

Oeuvre Expression Manifestation Item

2.1.1. Une notice bibliographique distincte pour chaque manifestation • • •

Recueil d’œuvres Œuvre individuelle Partie composante

Figure 10

2.2 Entités représentées dans les notices d’autorité „

Formes contrôlées des noms • • • • • • • • • • •

Oeuvre Expression Manifestation Item Personne Famille Collectivité Concept Objet Evénement Lieu

Конфуций

Figure 11

241

2.3 Attributs et 2.4 Relations „

Attributs • •

„

Identifier l’entité Eléments de données dans les notices bibliographiques et les notices d’autorité

Relations • •

Bibliographiquement significatives Identifiées via le catalogue

Figure 12

3. Fonctionnalités du catalogue „

Permettre à l’usager de • Trouver • Identifier • Sélectionner • Obtenir • Naviguer

•

FRBR : Tâches de l’usager

Figure 13

242

4. Description bibliographique „

4.1. Description basée sur une norme reconnue au plan international … Les

„

ISBD pour la communauté bibliothécaire

4.2. Plusieurs niveaux de complétude possibles, basés sur les objectifs du catalogue ou du fichier bibliographique

Figure 14

5. Points d’accès „ „

Formulés selon des principes généraux Non contrôlés … Titre

propre trouvé sur la manifestation … Mots-clés „

Contrôlés … Fournir

une cohérence … Normaliser suivant un standard (« vedettes autorisées ») … Saisir dans des notices d’autorité (les formes normalisées et les variantes de formes à utiliser comme renvois)

Figure 15

243

5.1.1 Choix des points d’accès „

5.1.1.1. Notice bibliographique … Titres „ „

Titres contrôlés des œuvres et des expressions Titres des manifestations (en général non contrôlés)

… Noms „

(contrôlés) des créateurs d’œuvres

Collectivités en tant que créateurs … limité à l’expression de la pensée ou de l’activité de la collectivité, même si l’œuvre est signée par une personne en qualité de représentant ou d’employé de la collectivité, ou … lorsque la formulation du titre, associé à la nature de l’œuvre, implique clairement que la collectivité est responsable du contenu de l’œuvre

Figure 16

5.1.1 Choix des points d’accès „

5.1.1.1. Notice bibliographique, suite … S’ajoutent

des points d’accès pour les formes contrôlées des noms d’autres personnes, de familles, collectivités et matières considérées comme importantes pour Trouver „ Identifier „ Sélectionner „

la ressource bibliographique décrite

Figure 17

244

5.1.1 Choix des points d’accès „

5.1.1.2. Notice d’autorité … Forme

autorisée du nom pour l’entité … Variantes du nom … Formes associées

Figure 18

5.1.2 Vedettes autorisées „

Nom qui identifie l’entité de manière cohérente, qu’il soit … trouvé

sur les manifestations, dans la plupart des cas

ou … communément

accepté, et qui convient aux usagers du catalogue (ex. « nom conventionnel »)

„

le cas échéant, ajouter des caractéristiques secondaires d’identification, afin de distinguer les entités qui portent le même nom.

Figure 19

245

5.1.2.1 Vedettes autorisées „

Si l’entité utilise d’autres noms ou d’autres formes du nom, en choisir une comme vedette autorisée pour chaque identité d’emprunt (persona) distincte … …

„

Choisir le nom le plus courant plutôt que le nom officiel Ou utiliser le nom officiel lorsqu’il n’existe pas de nom courant ou conventionnel

Si la collectivité a utilisé des noms différents au fil du temps (qui ne sont pas seulement des variantes mineures), les considérer comme une nouvelle entité et relier les notices d’autorité correspondantes par des renvois « voir aussi » (avant/après)

Figure 20

5.1.2.2 Vedettes autorisées – Œuvres „

S’il y a des variantes de titres pour une même œuvre, choisir un seul titre comme titre uniforme.

Figure 21

246

5.1.2.3 Renvois „

Les variantes qui ne sont pas choisies comme vedette autorisée doivent figurer dans la notice d’autorité pour être utilisées comme formes de renvoi ou comme formes alternatives d’affichage.

Figure 22

5.1.3 Langue „

Pour un nom dans plusieurs langues, choisir de préférence, …

la forme trouvée dans les manifestations d’expressions dans la langue et dans l’écriture originales ; mais … Si ce n’est pas la langue/écriture généralement utilisée dans le catalogue, on peut choisir la forme trouvée dans les manifestations ou dans les renvois dans l’une des langues et écritures convenant le mieux aux usagers du catalogue. „

Fournir l’accès dans la langue et l’écriture originales chaque fois que possible … …

Soit comme vedette autorisée ou comme renvois En cas de translittération, suivre une norme internationale pour la conversion de l’écriture

Figure 23

247

5.2.1 Formes des Noms de personnes „

Le nom est composé de plusieurs mots, pour le mot d’entrée … suivre

les conventions du pays et de la langue généralement associée à cette personne, telles que trouvées dans les manifestations ou dans les sources qui font référence

Figure 24

5.2.2. Formes des Noms pour les familles „

Le nom est composé de plusieurs mots, pour le mot d’entrée … suivre

les conventions du pays et de la langue généralement associée à cette famille, telles que trouvées dans les manifestations ou dans les sources qui font référence

Figure 25

248

5.2.3. Formes des Noms pour les collectivités „

Dans l’ordre direct, tel que trouvé dans les manifestations ou dans les sources qui font référence, sauf si …

faisant partie d’une juridiction ou d’une instance territoriale, la vedette devrait alors commencer par ou comprendre la forme courante du nom du territoire concerné dans la langue et l’écriture qui convient le mieux aux besoins des usagers … une collectivité subordonnée ou une fonction ou un nom subordonné ne suffisent pas pour identifier : commencer par le nom de la collectivité de niveau supérieur

Figure 26

5.2.4. Formes des Titres uniformes Titre pouvant exister seul ou „ Combinaison auteur/titre ou „ Titre qualifié par l’ajout d’éléments d’identification par ex. nom de la collectivité, lieu, langue, date, etc. „

Figure 27

249

5.2.4. Formes des Titres uniformes Titre communément utilisé dans la langue et l’écriture du catalogue, sinon : „ Titre original ou „ Titre le plus fréquemment trouvé dans les manifestations de l’œuvre „

Figure 28

6. Notices d’autorité „

Élaborées pour contrôler les formes autorisées des noms et renvois utilisés comme points d’accès (FRAR/FRAD, FRSAR) • • • • • • • •

Personnes Familles Collectivités Œuvres, expressions, manifestations, item Concepts Objets Évènements Lieux

Figure 29

250

7. Bases de la fonction Recherche „

7.1 Rechercher – au moyen des points d’accès … Retrouver

de façon fiable des notices bibliographiques et d’autorité et les ressources bibliographiques associées … Limiter les résultats de la recherche „

7.1.1 Mécanismes de recherche, par exemple : … Formes

complètes des noms

… Mots-clés … Locutions … Troncature … etc.

Figure 30

7.1.2 Points d’accès indispensables „

Attributs principaux et relations de chaque entité … 7.1.2.1. „ „ „ „ „ „ „ „

Pour les notices bibliographiques

Nom du créateur ou créateur désigné en premier lorsque >1 Titre propre ou titre forgé pour la manifestation Titre uniforme de l’œuvre/expression Indication générale du type de document Vedettes matières, mots sujets Indices de classification Numéros normalisés, identifiants, « titres-clés » pour l’entité décrite

Figure 31

251

7.1.2. Points d’accès indispensables „

7.1.2.2. Pour les notices d’autorité … Forme

autorisée du nom ou titre de l’entité … Variantes de forme du nom ou titre de l’entité

Figure 32

7.1.3 Points d’accès supplémentaires „

Attributs provenant d’autres zones de la description bibliographique ou de la notice d’autorité : peuvent servir de … points

d’accès facultatifs ou … dispositifs de filtrage ou de limitation de la recherche lorsque de nombreuses notices sont retrouvées

Figure 33

252

7.1.3 Points d’accès supplémentaires „

Pour les notices bibliographiques inclure (liste non limitative): Noms des autres créateurs au-delà du premier cité … Noms des interprètes, personnes, familles, ou collectivités ayant d’autres rôles que celui de créateur … Titres parallèles, avant titres, etc. … Titre uniforme des collections éditoriales … Identifiants des notices bibliographiques … Langue … Pays de publication … … Support matériel …

Figure 34

7.1.3 Points d’accès supplémentaires „

Pour les notices d’autorité inclure (liste non limitative): … Noms

ou titres des entités associées … Identifiants des notices d’autorité

Figure 35

253

Annexe: Objectifs de la construction des codes de catalogage „

Normalisation Intégration

„

Argumenté, non arbitraire

„

En cas de contradiction, trouver une solution argumentée et pratique.

„

„ „ „ „ „ „ „

Confort de l’usager Usage commun Représentativité Exactitude Données nécessaires et suffisantes Données signifiantes Economie

Figure 36

254

Visão Geral do Esboço da Declaração dos Principios de Catalogação1 Barbara B. Tillett Chefe, Políticas de Catalogação & Escritório de Suporte Biblioteca do Congresso para o 5º. IME ICC, Pretória, África do Sul 14–15 de Agosto de 2007 Eu mencionei anteriormente que a IFLA tem sido o centro para o desenvolvimento de normas bibliográficas internacionais por muitas décadas. Em 1961 realizou o encontro de especialistas em catalogação em Paris que resultou no famoso “Princípios de Paris”, como conhecemos hoje. Esses princípios propiciaram os fundamentos do inicio de todos os maiores códigos de catalogação usados em nível mundial. Isso foi um passo inacreditável para a harmonização em nivel global das práticas de catalogação, e que permanece ainda com um notável valor. Deixe-me relembrar para vocês os tópicos cobertos em 1961 nos Princípios de Paris. As seções dos Principios de Paris foram: • • • • • • • • • • •

Abrangência Função Estrutura do Catálogo Tipos de Entrada Uso de Múltiplas Entradas Escolha de Cabeçalho Uniforme Autor Individual Entrada para Entidades Coletivas Autores Múltiplos Entradas por Título, Cabeçalhos Uniformes, etc. Entrada para Nomes Individuais

Isso cobriria a maioria das entradas e formas de cabeçalhos. Nesses dias nós não tinhamos limites para um catálogo de fichas linear, como eles eram em 1961, dessa forma IFLA tem realizado novamente uma série de encontros internacionais para rever esses princípios que devem subsidiar os profissionais num mundo digital atual.

1

Tradução feita pela Bibliotecária Márcia Rosetto, Presidente da Federação Brasileira de Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições – FEBAB, maio de 2008.

255

Iniciado em Dezembro de 2003 e revisado novamente em Setembro de 2005, IFLA produziu um esboço para a declaração internacional dos princípios de catalogação que está sendo revisado por especialistas em catalogação em nível mundial. Essa nova declaração atualiza e reafirma em muito os Princípios de Paris de 1961, mas trazendo nesse momento em concordância com os conceitos do FRBR (Requisitos Funcionais para Registros Biblográficos) e focando a ambiência dos atuais catálogos on-line e planejando para os futuros sistemas que devem ter mais vantagens em termos de capacidade. Os novos sistemas devem oferecer para os usuários melhores instrumentos para pesquisa e recuperação euma melhor navegação através do universo bibliográfico. Os objetivos dessa série de encontros regionais da IFLA é para ampliar a habilidade de intercâmbio de informações bibliográficas em nível mundial por meio da promoção de normas para os conteúdos de registros bibliográficos e de autoridades usados nos catálogos de bibliotecas. Os objetivos são para: • Desenvolver e posteriormente revisar e atualizar o esboço de 2003 da Declaração dos Princípios advindos do encontro de Frankfurt – o último esboço é de Setembro de 2005 • Também ver se nós nos aproximamos conjuntamente quanto às práticas de catalogação e para • Elaborar recomendações para que seja possível ter no futuro um Código de Catalogação Internacional • Isso seria um código para elaboradores de códigos – identificar as regras que nós poderemos acordar para que sejam aplicadas em todos os códigos de catalogação. Até o momento já foram realizados 4 encontros regionais e o encontro de hoje é o quinto. Os relatórios desses encontros estão disponíveis de forma impressa na Editora Saur. Cada encontro também está disponivel no Website. O primeiro foi em Frankfurt, Alemanha para os elaboradores de regras e especialistas em catalogação da Europa. Foram 54 especialistas de 32 países Europeos, assim como tivemos representantes das Regras de Catalogação Anglo-Americano da Grâ Bretanha, Austrália, e dos Estados Unidos. Os relatórios dos encontros e os trabalhos realizados estão disponíveis no Website http://www.d-nb.de/standardisierung/afs/imeicc_index. htm. O 2o. encontro regional foi em Buenos Aires, Argentina em Agosto de 2004, com a participação de 45 pessoas, incluindo representantes nacionais de 14 países da América Latina e Caribe. Adicionalmente alguns países participaram nas discussões de forma on-line no ano passado. Maiores informações em Inglês e Espanhol estão disponíveis no Website dos encontros : http://www.loc.gov/imeicc2 256

O 3o. encontro regional foi realizado no Cairo, Egito, em Dezembro de 2005, e tivemos 95 pessoas registradas, incluindo representantes nacionais de 17 países do Oriente Médio. Adicionalmente alguns países estão participando nesse momento das discussões de forma on-line e votando sobre as mudaças recomendadas para o esboço e Glossário. Maiores informações em Inglês e Arabe estão disponíveis no Website dos encontros http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/ O 4o. encontro regional foi para os países asiáticos. Foram 61 elaboradores de regras e especialistas em catalogação convidados e 44 participantes de Seul, Coréia do Sul. O encontro foi realizado na Biblioteca Nacional da Coréia do Sul e contou com 30 assintentes voluntários com apresentações em 4 línguas simultâneamente. Os representantes vieram de 12 países asiáticos e de mais 4 países para o Comitê de Planejamento. O relatório desse encontro está disponível em Chinês, Inglês, Japonês, e Coreano. O Website está localizado no http://www.nl.go. kr/icc/icc/main.php. Agora estamos participando do 5o. e último encontro IME ICC para os países da África Sub-Saara antes do congresso IFLA em Durban. Esse encontro está sendo organizado pela Biblioteca Nacional da África do Sul em Pretória. Nós temos 53 participantes convidados de 27 países, e 28 de vocês aqui em Pretória são de 10 países, mais 4 membros representando os membros d a Comissão Organizadora. Adicionalmente nós temos 6 voluntários. Os anais estão em Inglês, Francês, e Português. O Website é http://www.imeicc5.com. Os participantes de todos os encontros tem encontrado um processo muito excitante, e nós esperamos que possam proporcionar um guia para simplificar as práticas de catalogação e implementar as experiências dos usuários para encontrar as informações que necessitam. Nós esperamos uma declaração final em 2008, após a realização das discussões em nível mundial do esboço recomendado. A Figura 1 mostra a relação do esboço IFLA atual para os Princípios Internacionais de Catalogação.

257

Princípios Internacionais de Catalogação (2003 +) Introdução 1. Abrangência 2. Entidades, Atributos, Relações 3. Funções do Catálogo 4. Descrição Bibliográfica 5. Pontos de Acesso 6. Registros de Autoridade 7. Fundamentos para Aperfeiçoamento da Busca

Figura 1

Vamos dar agora uma rápida verificação o que é essa Declaração dos Princípios de Catalogação Internacional. Eu gostaria de mostrar a influência do FRBR nos príncípios. Primeiramente na Introdução é indicado que os princípios são compreendidos para aplicar na descrição e acesso para todos os tipos de materiais – diferente dos Princípios de Paris que são basicamente para textos. Também esses novos princípios cobrem o acesso, e não apenas para escolha e forma do cabeçalho e do registro bibliográfico, mas agora também para os registros de autoridade. Essa condição mostra que os princípios são construidos na grande tradição de catalogação e nos modelos conceituais do FRBR, FRAR (Requisitos Funcionais para Dados de Autoridade), e no futuro FRSAR (Requisitos Funcionais para Dados de Assunto) – todos são fundamentais e nós entendemos que vão prover recursos básicos para a organização da informação e prover acesso controlado e relacionamentos bibliográficos. Nesse contexto, além de lembrar que isso é para todos os tipos de recursos e significa um guia para o desenvolvimento de códigos de catalogação, os princípios também são importantes para a construção de códigos de catalogação considerando a conveniência para os usuários. Ele reconhece que algumas vezes existem outros princípios que devem ser seguidos e que algumas vezes também a conveniência para um usuário difere do que seja conveniente para outros usuários, mas o usuário deve ser sempre o foco central para nos guiar. A terminologia para o esboço de uma Declaração de Princípios segue o FRBR – entidades, relacionamentos, atributos, etc. A terminologia FRBR deve ser seguida mesmo para o ponto de indicação de um registro bibliográfico em separado que é usualmente feita para cada manifestação, mas esse registro pode estar num nivel de uma coleção ou um trabalho individual ou um componente de trabalho (Figura 2). 258

2.1 Entidades nos Registros Bibliográficos „ Entidades FRBR • • • • „

Trabalho Expressão Manifestação Item

2.1.1. Registros bibliográficos separados para cada manifestação • • •

Coleção Trabalho individual Componente

Figura 2

As entidades são descritas ou identificadas não somente nos registros bibliográficos, mas também entidades indicadas em registros de autoridades, e as entidades FRBR são atualmente relacionadas (Figura 3).

2.2 Entidades em Registros de Autoridade „Formas controladas • Trabalho • Expressão • Manifestação • Item • Pessoa Конфуций • Família • Nome Corporativo • Conceito • Objeto • Evento • Lugar

dos nomes

Figura 3

Os atributos das entidades e relacionamentos são descritos – para foco no atributo do que identificar a entidade (essa é uma tarefa primária do usuário FRBR), e limita os relacionamentos a serem considerados com significância bibliográfica.

259

2.3 Atributos e 2.4 Relacionamentos „ Atributos • •

Identidade da entidade Dados dos elementos nos reigstros bibliográficos e autoridades

„ Relacionamentos • •

Significância bibliográfica Identificação através do catálogo

Figura 4

3. Funções do Catálogo „ Viável para um usuário para • Encontrar • Identificar • Selecionar • Obter • Navegar •

Tarefa para usário FRBR Figura 5

A Declaração dos Princípios Internacionais de Catalogação vai relacionar as funções do catálogo – novamente nos termos do FRBR: ser viável para o usuário encontrar, identificar, selecionar, obter, e navegar (Figura 5). Posteriormente não será especificado nas tarefas de usuários FRBR, mas está implicito nos relacionamentos.

260

4. Descrição Bibliográfica „ 4.1. Descrição baseada na norrna

internacional acordada … ISBDs

para comundade de bibliotecas

„ 4.2. Pode ter vários niveis de completeza,

baseado no propósito do catalogo ou base bibliográfica

Figura 6

A Figura 6 mostra as edições cobertas pela seção 4 do esboço dos Princípios. Notifica que para uma descrição bibliográfica é condição base fazer descrição usando uma norma acordada internacionalmente, e para as bibliotecas são as Normas Internacionais para a Descrição Bibliográfica (ISBD). Essa informação é fornecida nas notas de rodapé, porque nós queremos que esse conjunto de princípios sejam aplicados entre as bibliotecas.

5. Ponto de Acesso „ Formular sequindo principios gerais „ Não controlado … Titulo

prôpio encontrado na manifestação … Palavras chaves „ Controlado … Prover

consistência … Normalizar seguindo uma norma (cabeçalhos autorizados … Registro em registros de autoridades (formas Normalizadas e formas variantes para usar como referências)

Figura 7

Na seção 5 dos Princípios é feito de forma clara pois nós queremos ter vantagens de ambas situações dos pontos de acesso controlado e não controlado e porque queremos oferecer vocabulários controlados (Figura 7). 261

Figura 8 mostra mais especificamente sobre titulos e nomes de criadores das obras.

5.1.1 Escolha do ponto de acesso „

5.1.1.1. Registro bibliografico „ Titulos

… Titulos controlados das obras e expressoes … Titulos de manifestacoes (normalmente nao contralado) „ Nomes (controlados dos criadores das

obras

… Entidade coletiva como criadores … Limitado para expressoes do pensamento coletivo ou atividade coletiva da entidade, mesmo que assinadas por uma pessoa no exercicio de sua funcao como servidor da entidade, ou … Quando a redacao do titulo, em conjuncao com a natureza da obra, significa claramente que a entidade e responsavel coletivamente pelo conteudo da obra Figura 8

A Figura 9 continua apontando as razões porque devemos ter pontos de acesso controlados.

5.1.1 Escolha do ponto de acesso „ 5.1.1.1. Registro bibliográfico, continuação … Adicionalmente,

pontos de acesso para formas autorizadas de nomes de outras pessoas, famílias, entidades coletivas, e assuntos são considerados importantes para Encontrar Identificar „ Selecionar „ „

o registro bibliográfico descrito

Figura 9

262

5.1.1 Escolha do ponto de acesso „ 5.1.1.2.

Registro de autoridade

… Formas

autorizadas do nome para a entidade … Formas variants do nome … Nomes relacionados

Figura 10

A Figura 10 fornece os princípios paralelos para a escolha de pontos de acesso para registros de autoridades. A Figura 11, 12, e 13 oferecem mais diretrizes para a formação de cabeçalhos autorizados (e pode ser que nós deveremos mudar essa linguagem de “ cabeçalhos” para “ pontos de acesso”) .

5.1.2 Cabeçalhos autorizados „

Nome que identifica a entidade de forma consistente, em que … Predominantemente

é encontrado nas

manifestações, ou … „

Nomes reconhecidos e adequados aos usuários do catálogo (ex. “nome convencional”)

Complementando a identifição das caracteristics adicionadas, de necessário, distinguir da entidade, outras do mesmo nome Figura 11

263

5.1.2.1 Cabeçalhos Autorizados „

Se a entidade usa nomes variantes ou formas variantes de nomes, escolher um cabeçalho autorizado para cada pessoa distinta … Preferir o nome conhecido em vez do nome oficial … Ou usar o nome oficial quando não houver indicação

nome mais conhecido ou nome convencional

„

de um

Se a entidade coletiva tiver usado diferentes nomes em períodos sucessivos (não considerados pequenas variações) considerar cada nova variação da entidade ligando registros de autoridades com a referéncia ver também (anterior/posterior) Figura 12

5.1.2.2 Cabeçalhos Autorizados - Obras „ Se existen títulos variants de uma obra, um título

deve ser escolhado como titulo uniforme

Figura 13

Na próxima seção (Figura 14) assegurar a introdução de referências ou display alternativo para formas variantes dos nomes para os usuários dos registros.

264

5.1.2.3 Referências „ Formas variantes não selecionadas como

cabeçalhos autorizados deven ser incluidas no registo de autoridade para serem usadas como referência ou display de formas alternativas.

Figura 14

A Seção 5.1.3 no esboço cobre a língua e escrita preferida (Figura 15)

5.1.3 Lingua „

Quando o nome está em várias linguas, preferir …A

encontrada nas manifestações de expressão na lingua e escrita original, mas … Se não for normalmente usada no catálogo, pode estar baseada em formas encontradas de manifestações ou nas fontes de referência em uma das linguas e escrita mais othe adequadas aos usuários do catálogo „

Forneça o acesso na língua e escrita original sempre que possivel … Como

cabecalho autorizado ou referência translitere, siga as normas internationais para a conversão de escrita

… Se

Figura 15

265

5.2.1 Formas dos Nomes para Pessoas „ Nome

consiste de várias palavas, escolher a palavra

… Seguindo as convenções do país e da lingua mais

associados à pessoa, como encontrado nas manifestações ou fontes de referência

Figura 16

A Seção 5.2 deslocou-se para os princípios das formas dos nomes: 5.2.1 nas formas do nomes para pessoas (Figura 16), 5.2.2 para formas dos nomes para familias (Figura 17), e 5.2.3 para formas dos nomes para entidades coletivas (Figura 18), e 5.2.4 para titulos uniformes (Figura 19 e 20). Títulos unifomes é uma aréa que ainda não há um acordo entre os participantes dos encontros IME ICC anteriores.

5.2.2. Formas dos Nomes para Famílias „ Nome consiste de várias palavras, escolher a

palavra … Siguindo as convenções do país e da

mais associada à família, como encontrado nas manifestações ou fontes de referência

Figura 17

266

5.2.3. Formas de Nomes para Entidades Corporativas „ Ordem direta como encontrado nas manifestações

ou fontes de referência, exceto … Parte de uma jurisdição ou territorial, deve começar

ou incluir a forma de uso corrente do nome do território na lingua e escrita mais adequados às necessidades dos usuários … Nome subordinado ou função subordinada é insuficiente para identificar o organismo subordinado, começar com o nome do órgão superior Figura 18

5.2.4. Formas de Títulos Uniforme „ Pode

ser apenas o título ou „ Pode ser a combinação de nome/título ou „O título qualificado pela adição de identificadores, como por exemplo nome corporativo, lugar, lingua, data, etc.

Figura 19

5.2.4. Formas de Títulos Uniforme „ Título

encontrado com maior frequência na lingua e escrita original do catálogo também „ No título original ou „ Título encontrado mais frequentemente nas manifestações

Figura 20

267

Na Seção 6 do esboço da Declarção dos Princípios Internacionais de Catalogação são escritas conforme FRAD – Requisitos Funcionais para Dados de Autoridade – e planos para FRSAR para registros de autoridade de assuntos (Requisitos Funcionais para Registros de Autoridades Assunto). Então vamos ver a adição de entidades assunto: conceitos, objetos, eventos, e lugares (Figura 21).

6. Registros de Autoridades „

Construir o controle de formas autorizadas de nomes e referências usadas como puntos de acesso (FRAR/FRAD, FRSAR) • • • • • • • •

Pessoa Famílias Entidades corporativas Obras, expressões, manifestações, items Conceitos Objetos Eventos Lugar Figura 21

A seção final do esboço da Declaração cobre “ Fundamentos para Aperfeiçoamento de Busca” e propicia sugestões para que os atributos que poderiam ser incluídos e sugestões adicionais como pontos de acesso (Figuras 22-24).

7. Fundamentos para Aperfeiçoamento de Busca „

7.1 Busca e Recuperação-

por ponto de acesso

… Recuperação

confiável dos registros bibliográficos e de autoridade e registros bibliográficos associados … Limite de resultados de busca „

7.1.1 Auxilios de busca, exemplos … Formas

completas de nome chave

… Palavras … Frases

… Truncamento … Etc.

Figura 22

268

7.1.2 Pontos de Acesso Indispensaveis „

Atributos principais e relacionamentos de cada entidade …7.1.2.1. Para registros bibliográficos „ „ „ „ „ „

Nome do criador ou do criador indicado em primeiro lugar Título próprio ou título fornecido para a manifestação Título uniforme da obra/expressão Designação genérica do material Cabeçalhos de assunto, descritores de assunto

„

Numeros de classificação

„

Numeros padronizados, identificadores, “títulos chaves” para entidade descrita

Figura 23

Para registros de autoridades, no item 7.1.2.2 sugestões são mostradas na Figura 24.

7.1.2. Pontos de Acesso Indispensáveis „ 7.1.2.2. Registros para autoridades … Nomes

autorizados ou título da entidade … Formas variantes do nome ou titulo para a entidade

Figura 24

Os atributos de outras áreas da descrição bibliográfica ou registros de autoridades podem servir como pontos de acesso adicionais ou como recursos de filtragem ou limitação de busca quando há um grande número de registros a serem recuperados (Figura 25-27). Informamos que nos registros bibliográficos o ano de publicação ainda é um atributo em debate pelos participantes dos encontros IME ICC anteriores.

269

7.1.3 Pontos de Acesso Adicionais „

Atributos de outras areas da descrição bibliográfica ou registros de autoridades pode servir como …ponto de acesso opcional ou …Recursos de filtragem ou limitação quando há um

grande número de registros a serem recuperados

Figura 25

7.1.3 Pontos de Acesso Adicionais „

Nos registros bibliográficos incluem (não limitados a): … Nomes

dos criadores adicionais além do primeiro de interpretes ou pessoas, famílias, ou entidades colectivas que desempenham outros papêis do criador … Títulos paralelos, títulos de iniciais, etc. … Títulos uniformes de séries … Identificadores de registros bibliográficos … Lingua … País da publicação … O(s) ano(s) de edição da publição … Meio físico … Nomes

Figura 26

270

7.1.3 Pontos de Acesso Adicionais „ Nos registros de autoridade incluem (não

limitados a): … Nomes

ou títulos de entidades relacionadas … Identificadores de registros de autoridade

Figura 27

Em nosso esboço inicial hanvia a seção 8 para displays, mas foi removido depois da discussão sobre o assunto que estava muito orientado para aplicações de sistemas. Entretanto, os participantes concordaram que poderia ser útil a IFLA publicar diretrizes para analistas de sistemas para elaborarem situações desejáveis para os displays em concordância com os objetivos dos catálogos das bibliotecas e com esses princípios. Há um outro relatório do Grupo de Trabalho da IFLA sobre display de OPAC disponível na IFLANET. Há também alguns objetivos básicos para a construção de códigos de catalogação listados na Figura 28.

Apêndice: Objetivos para a Construção de Códigos de Catalogação „ „ „ „ „ „ „

Conveniencia para o usario „ Normalização Uso comun „ Integração Representação „ Defensivel, não Acuidade arbitrário Suficiência e „ Se contraditório, ser necessidade defensivel, com Significância solução prática Economia

Figura 28

Nós queremos que os futuros códigos e regras sejam fáceis para a compreensão e proverem muitos metadados para encontrar as necessidades dos usuários – oferecendo dados exatos e com elementos minimamente necessários para identificar os recursos. 271

Adicionalmente, eles devem incluir dados para ajudar o usuário a navegar pelos recursos relacionados.

272

Background Papers = Documents de Contexte = Ensaios

Author and title access point control On the way national bibliographic agencies face the issue forty years after the Paris Principles Pino Buizza and Mauro Guerrini1 “The plurality of languages [...] is coextensive to an aptitude inherent in human nature, the aptitude for speech, in other words, languages are not a propriety of the human species. Only the aptitude for speech belongs to species. [...] What is specific is the human capacity itself to communicate by means of verbal signs; we find the same capacity scattered all over the world – as proved by the myth of the Tower of Babel. [...] The plurality of languages, one of the themes in von Humboldt’s thought, somehow goes together with the universality of speech. The relation between speech and languages is utterly unique. My present remark leads us further than speech. The plurality of human beings, to put it in Annah Harendt’s words, is a relevant manifestation of the cultural status of humankind. Such a plurality is not only linguistic but, precisely, cultural. Humankind, like speech, exists only in the plural. [...] The universalism for which we fight can only be coextensive with a more or less well controlled plurality”. Paul Ricoeur (Translation by J.-P. Changeux, P. Ricoeur, La nature et la règle. Ce qui nous fait penser. Paris, Odile Jacob, 1998, p. 232-233)

Outline of issues Forty years later we find the Paris Principles had positive effects on the choice of headings but not on their form; each code followed its particular course, mostly retaining its local tradition. Once the heading is chosen – personal author, corporate body, or title – the problem arises of adopting a uniform heading, i.e. to establish the one and only form of the name or title, so that all manifestations of an author’s works appear at one point in the catalogue (second function, 2.2(a) of the Paris Principles). Three main issues ensue: 1. The first one relates to which name or which title is to be adopted, i.e., real name, pseudonym, traditional name, attributed name, assumed name, acronym, or full name (e.g., CGIL or Confederazione generale italiana del lavoro), original title or translated title. 2. The second one relates to which form of the name or which form of the title is to be adopted, deciding in favour of a shorter or fuller form (e.g., Nicolò Ugo Foscolo or Ugo Foscolo), of one among the graphic and linguistic variants, including the ones dependent upon transliteration systems.

1

Paper presented at the Workshop Cataloguing and Authority Control, Rome, 21st- 22nd November 2002, sponsored by ICCU, Istituto centrale per il catalogo unico e le informazioni bibliografiche. The authors wish to thank Barbara Tillett, who has discussed with them about many questions; Barbara has also reviewed the English translation.

275

3. The third one, for personal authors only, whose name is made up of two or more terms, regards the entry word, the access element to put first, opting for direct form or some type of inversion or rotation of terms. The general criteria, section 7 of the Paris Principles, recommends the name (or form of the name) or the title most frequently used in the original editions of the works, or, if not possible, in accepted authorities. At section 12 the choice of entry word is determined by agreed usage in the author’s country, or, if not possible, in the language he generally uses. Form of name and catalogue languages Let’s analyse in detail sections 7 and 8 to understand rightly the proposed form of name, particularly for personal authors. The Paris Principles at section 7, state that “the uniform heading should normally be the most frequently used name (or form of name) or title appearing in editions of the works catalogued or in references to them by accepted authorities”, meaning that resorting to references takes place when the criteria of editions cannot be applied. 7.1 specifies that “when editions have appeared in several languages [i.e., in the original language and in translations],2 preference should in general be given to a heading based on editions in the original language [we add: when the criteria of editions is not applied, the original language criteria applies to references as well]; but if this language is not normally used in the catalogue, the heading may be derived from editions and references in one of the languages normally used there”. Section 7.1 introduces the principle of the original form, the one historically, geographically and linguistically closest to the author. A thorny problem ensues when the heading has to be written in a language alien to the culture of the library, typically, a language in a different script (for Italians, in non-Latin alphabets or in non-alphabetic scripts). We have here an obvious dichotomy between the language of the original editions (the basic criterion) and the language used in other editions, between the forms in the reference works of the original country and the ones in the reference works used in the cultural environment of the library. In other words 7.1 states a general rule and admits, as an exception, the possibility for the library to replace the form appearing in editions of the work in the original language, when it is not normally used in the catalogue, with a form translated into a language accepted in its cultural environment. At 8.2 we read “The uniform heading [of a personal author] should be the name by which the author is most frequently identified in editions of his works – subject to section 7.1, that is, in the original language and only as an exception in translations if the original language is not normally used in the catalogue – in the fullest form commonly appearing there”.

2

This clarification is in Statement of principles adopted at the International Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961 / with commentary and examples by Eva Verona, assisted by Franz Georg Kaltwasser, P.R. Lewis, Roger Pierrot. – London : IFLA Committee on Cataloguing, 1971. – P. 23.

276

In short, the name most frequently used in editions in the original language in the catalogued works is chosen. The solution implies collating the editions in the original language, of course not directly but by means of accepted authorities – to identify and adopt the most frequently used form, with the possibility of adopting a form based on translations only when the original language is alien to the catalogue. When the Paris Principles speak about editions of the catalogued works, the reference is to the works owned by the cataloguing library at section 7 that deals with uniform headings and at 8.1 that deals with main entry, whereas at 8.2 the reference is to the editions of all the works, even not owned by the library, but belonging to the corpus of the author’s works. In short, the ideal reference – not always applicable – is the name most frequently used in the editions in the original language of the works. Resorting to a form in a language normally used in the catalogue, when the original language of the work being catalogued is not used, is a criteria that implies a basic issue: the languages of the catalogue.3 The transcription of the title page and the standard bibliographic description (general material designation and physical description and note areas excluded) respect the language and script of the document (e.g., a title in Hebrew is registered in Hebrew, though transliteration of titles in non- Roman alphabets is normally allowed). Headings also have traditionally been registered according to the language of the document, until the Paris Principles themselves fixed the uniform heading, freed from the various forms present in different editions and based on the author’s original language, as we have seen. Thus the catalogue is multilingual also in its headings; but in these an agency is allowed to give preference to a language used, that of the cataloguing agency itself, or, if not possible, another of the languages used in the catalogue. The languages not normally used in the catalogue – not better specified – are the ones that potentially require transposition to another script, for example transliteration or transcription into an alphabetic script, or that would be indecipherable by the majority of the library patrons; that is, in the end, not all the languages different from the ones spoken by the community served by the library (in Italy Italian is spoken, and French, German, English, Latin ... are not languages not normally used in the catalogue, whereas Greek, Arabic, Hebrew, Chinese, Japanese … are languages not normally used in the catalogue). The language of the heading continued to be a problem also after the Paris Principles were issued. AACR (the Spanish rules too) adopted the English (and Spanish) form of the names normally presented in translations by English (Spanish) reference sources. The issue was put on the agenda at the 1969 International Meeting of Cataloguing Experts in Copenhagen, because headings based on translations would seriously impede the international exchange of bibliographic information and render the use of foreign 3

Cf. Mauro Guerrini “La lingua del catalogo. Gli autori greci, latini, dell’Oriente antico, del periodo medievale e umanistico, i papi: forma latina o forma italiana?” Accademie e biblioteche d’Italia. – 1999. – A. 67, N. 3. – P. 21-48. Then in Mauro Guerrini “Il catalogo di qualità”. Presentazione di Luigi Crocetti. Firenze: Pagnini e Martinelli: Regione Toscana, 2002.

277

catalogues and bibliographies much more difficult. In order to promote international uniformity, the IMCE strongly recommended the use, whenever possible, of the original form of names and titles rather than the forms used in the language of the country of the library with the direction to use standard transliteration systems, uniform systems of phonetic transcription and the exceptional admittance of Latin for Greek classics.4 Let’s go back to the Paris Principles. Section 8.21 lists exceptions: “Another name or form of name should be taken as the uniform heading if it has become established in general usage either in references to the author in biographical, historical and literary works, or in relation to his public activities other than authorship.” These exceptions are not of a linguistic nature but due to cultural usage (Eva Verona refers to works with no recent editions, works for which a significant change is possible in the name in ancient editions, and the current name5), or to particular situations, not related to authorship (e.g., a new office or a religious conversion) that brought about another name or form of name, thus imposing its unquestioned usage and preferring it to the one by which the author is most frequently identified in editions of his works. The choice of the form, therefore, depends on criteria presented in nonlinear way and potentially antithetical to each other: a) the criterion of editions and that of reference sources; b) the criterion of the original language, mitigated by the criterion of exclusion of the language alien to the catalogue, in relation both to editions and reference sources; c) the criterion of full personal name; d) the criterion of succession for names that have become accepted in general usage later or independently from authorship. We tried to find a solution following the logic proposed by the ICCP, entrusting the national linguistic realities with competence on their own authors. If this attempt is right, perhaps, we can attain from it better clarity but it is still hard to locate reference works from which to infer the standard form and, eventually, different forms to be chosen: they are, firstly, the ones that state the use of the author’s language, with the optional exclusion only of languages alien to the catalogue and, secondly, the ones that state the use of the language of the library. The need for authoritative lists stating the usages of the languages and of the countries, has been repeatedly pointed out, and their lack lamented and only partially amended (suffice glancing through Names of persons6 to realise how few are the cited reference works, some of them of dubious authority); all

4

5 6

See “Report of the International Meeting of Cataloguing Experts, Copenhagen, 1969”– In: Libri. – 1970. – Vol. 20, N. 1. – P. 110; and “Statement of principles”, cit. – P. 31-35. “Statement of principles”, cit. – P. 37. “Names of persons: national usages for entry in catalogues”. 4. rev. and enlarged ed. München : Saur, 1996.

278

this seriously undermines the feasibility of coherently following the Paris Principles criteria. Entry word At section 12 the Paris Principles answer the third issue cited at the beginning of this paper, the one about the entry word: “When the name of a personal author consists of several words, the choice of entry word is determined as far as possible by agreed usage in the country of which the author is a citizen, or, if this is not possible, by agreed usage in the language which he generally uses”. It is a statement of principle that, dealing out the choice according to national or linguistic usage cannot have common rules to be fixed for all authors. The only general criterion is the preference for the most important and relevant element to name the author and search for him, but what this element is varies according to linguistic and social usage in each country. Keeping the position of prefixes or inverting them, is part of the issue. Thus the ICCP confirms preference for access forms closest to the authors’ origins and the need for national agencies to make clear and unambiguous the criteria of their country and their language, so that they can be shared. Univocal headings To complete this overview of problems we remember the need for unique headings. A heading should not represent different authors as the Paris Principles state at 8.22 “a further identifying characteristic should be added, if necessary, to distinguish the author from others of the same name”. Homonyms, it is stated, must be made univocal by adding distinctive qualifiers, but the method to do so is not specified. At the IMCE it was only agreed not to use unused or little used forenames, without taking sides about the two most widespread systems in cataloguing codes: using dates of birth and death or qualifying by profession. No hint about the language of the qualifiers in the Paris Principles, yet the codes that prescribe to stating the profession agree on the use of the language of the library.7 Form of name for corporate bodies The Paris Principles at 9.4 give criteria for uniform headings under the name of corporate bodies similar to the ones for personal names: “The uniform heading for works entered under the name of a corporate body should be the name by which the body is most frequently identified in its publications”; conforming to 7.1, this means publications in the original language as specified by the IMCE.8 The exceptions are:

7 8

“Statement of principles”, cit. – P. 38. Ibidem, cit. – P. 54.

279

9.41, the official form of the name if variant forms of the name are frequently found (“and no form predominates”, the IMCE specifies9); if there are official names in several languages the choice is the language best adapted to the users of the catalogue (9.42); 9.43, a conventional name by which the corporate body is generally known; for international uniformity the IMCE recommends avoiding as far as possible the use of conventional names of international corporate bodies (e.g., for central bodies of the Catholic Church and for religious orders, for which the Latin form is to be preferred10); 9.44, the geographical name of the territory in the language best adapted to the users of the catalogue, but for international uniformity the IMCE recommends the use of original forms.11 Bodies subordinate to another body have a normal treatment, under their name (9.6), with two exceptions, stated at 9.61 that require the heading under the name of the superior body followed by the name of the subordinate body: a) if the name itself of the subordinate body implies subordination or subordinate function (e.g., Società chimica italiana. Divisione di didattica) b) if it is insufficient to identify it (e.g., Banca d’Italia. Servizio studi). Administrative, judicial, and legislative organs, too, have headings subordinate to the territorial authority instead of directly under their name. The criteria for uniform headings of corporate bodies are homogeneous to the ones for personal authors, yet we can detect a greater tendency towards the use of forms in the language of the library rather than original names, a trend reduced by the corrections recommended by the IMCE. The treatment of personal authors by national bibliographic agencies After the analysis of the preliminary statements offered at the ICCP, with references to the specifications offered by the IMCE in 1969, let’s examine now how some national bibliographic agencies have acted, in an overview with no claim to exhaustivity, that reveals convergences and disagreements. We show present prevailing trends for some more problematic categories of personal authors, referring to the appendix for a limited but emblematic series of examples: a) Classical Greek authors take a transliterated form of the Greek form or the 12 Latin form of tradition (permitted by the IMCE ), or a variety of presently 9 10 11 12

Ibidem, cit. – P. 55. Ibidem, cit. – P. 56-57. Ibidem, cit. – P. 58. Cf. Libri. – 1970. – Vol. 20, N. 1. – P. 110.

280

b)

c) d)

e)

f)

g)

13 14

15

current linguistic forms that correspond to the different usage in single countries (see example for Lucian of Samosata in the appendix). Classical Latin authors take the Latin form of tradition or a variety of current linguistic forms, corresponding to the different usage in each country, with the added variation that the modern name is reduced to a single name or keeps its tria nomina in the translation (see example for Virgil). Fathers of the Church and Medieval western authors take either the Latin form or one of the current linguistic forms (see example for saint Augustine). Other ancient and medieval authors, known in the west in the Latin form, take 13 that form (permitted by the IMCE ), or a variety of current linguistic forms that correspond to different usage in each country (see examples for Confucius, Avicenna, Maimonides in the appendix). Modern and contemporary authors enjoy a more homogeneous treatment on the whole, yet variants proliferate in the case of an author whose name is in a non-Roman alphabet. In fact international transliteration standards are not 14 universally carried out and headings for modern authors are given the widest variety of forms by the diverse bibliographic agencies, specifically for Greek (see example for Ritsos), Russian (see example for Chekhov) and Slavic in general (in Cyrillic alphabet), Arabic, Turkish, Iranian (see example for Nizami), Indian and Malay, Chinese (see example for Cao Xueqin), Japanese, Korean etc. Ancient and medieval authors of these traditions present a number of different forms often increased by the multiplicity of names attributed to them both by the traditions of their original countries and by the countries of bibliographic agencies (see example for Jalal al-Din Rumi). Popes take either the Latin form or one of the current linguistic forms, with the added problem of the ordinal number used as proper element in the heading or as element in the qualifier; a further variation is presented by the heading Catholic Church with the Pope’s name as subheading, giving prominence to his role, not to him as individual, and building up in the catalogue the corpus of works ascribed to the Church by a sequel of elements of a classifying type in the heading (Catholic Church, Pope, years of office, name as Pope) according to the sequence of Supreme Pontiffs (see example for Paul VI). Saints take either the Latin form or the original form of the name or one of the current linguistic forms, with variations also related to entry-word that several codes establish to be the forename instead of the most relevant element of the name, chosen according to general usage in the country the saint belongs to (see examples for Thomas More, Edith Stein15).

Ibidem. – P. 110. The ISO norm for Greek, for example, dates back to 1997; cf. International Organization for Standardization “Information and documentation: conversion of Greek characters into Latin characters. Gènève: ISO, 1997. The norm replaces the previous one, dated 1968. Even the ISO has competing standards for transliteration of some languages and there is no true internationally agreed standard. The case for the Polish philosopher Edith Stein is a heap of complications, for the rule of the forename of saints. She wrote mainly in German under her name in the German form Edith, not in the Polish Edyta. When she was declared a saint (in 1998), the uniform heading has been changed by many national agencies from Stein, Edith to Edith Stein. But she was a nun and had changed name to Schwester Teresia

281

Headings for personal authors also vary in the use of distinguishing qualifiers in the case of homonyms. Besides differences in the qualifiers’ language, usually the main language of the country where the library is located, some codes have rules for systematic qualification of particular categories of headings (e.g., sovereigns, saints, popes) not agreed upon by everyone, thence, not applied by some bibliographic agencies. In a general sense, the most obvious difference is in the alternation or combination between the use of dates of birth and death and the use of a title, profession, or another noun distinguishing the person. The addition of the dates of birth and death to already unique headings (an option, for example, in AACR2R 22.17A) is a basic divergence (because it is not foreseen in the Paris Principles and does not answer the catalogue functions). To distinguish a personal author, that has possible homonymous forms not yet known or real, other agencies keep additions of dates in the authority record. The addition of the full form as a qualifier to a heading with initials, whose full form is known, (e.g., Johnson, A.H. (Allison Heartz) and Johnson, A.H. (Arthus Henry), see AACR2R 22.18A), is also used in some countries. This is an apparently contradictory solution, because it chooses a short form that is inadequate and needs to be made unique by the addition of the full form, yet consistent because: firstly, it obeys the general rule to use the most frequently used form, which leads one to select the form with initials and then, to avoid homonymous forms, it distinguishes the headings with the most obvious element – the full form of the name – the solution best identifying the two authors. The addition of a qualifier to names that do not need it is optional in the 1988 and later revisions of AACR2. The treatment of corporate bodies by national bibliographic agencies It would take too long to analyse all types of headings for works entered under the name of a corporate body, assessing rules and practices by national agencies a quarter century after Corporate headings, Eva Verona’s seminal comparative study and after Form and structure of corporate headings, openly related to the form of headings for corporate bodies. We are freed from this task mostly by the work already done by the Working Group on the Revision of FSCH, Form and structure of corporate headings, IFLA Section on Cataloguing, published in 2001 in the report Structures of corporate name headings,16 where headings under corporate bodies are analysed in their struc-

16

Benedicta a Cruce (in 1934), so the name as a saint is Teresia Benedicta a Cruce, in Latin, the language chosen in the order of Carmelite Nuns, or in other languages into which it has been translated (Teresia Benedicta vom Kreuz, Teresa Benedykta od Krzyza, Thérèse Benedicta de la Croix, Teresa Benedetta della Croce, Teresa Benedicta of the Cross, Teresa Benedicta de la Cruz, Teresa Benedita da Cruz …), but this name appeared only in few original manifestations of her last works, and is not nowadays established in general usage. Actually the Polish national library enters her works under Teresa Benedykta od Krzyza (œw. ; 1891–1942). IFLA Section on Cataloguing, Working Group on the Revision of FSCH “Structures of corporate name headings: final report, November 2000”. Compiled and introduced by Ton Heijligers. IFLA UBCIM, 2001. Mode of access: .

282

ture, and brought back to eight categories, starting from the simple name in direct form to the name built with the addition of qualifiers, and compared with plenty of examples taken from various bibliographic agencies. The study also takes into account formal aspects like the layout and the use of punctuation marks that previous works neglected, leaving their treatment to local needs. There are reported the particular forms of heading cited above, and envisaged by the Anglo-American rules and other national codes for public administration executives and for religious dignitaries, for synods of a religious body and for company conferences, that add to the name of a body, in the first case, a term stating its office, the dates of tenure, and the name of the person who holds 17 or held the office (e.g., United States. President (1993- : Clinton) ), in other cases, the name of the synod or conference, its ordinal number, the date and the place (e.g., In18 ternational Labour Organization. Regional Conference (2 : 1968 : Geneva) ). It is unusual and not traditional for Italian rules and other national codes, to bring together, in a heading, the name of a body and the name of a person holding a temporary office in it and acting in its stead, or the name of a temporary body, though the latter might be considered an extensive combination of section 9.1 and 9.61 of the Paris Principles.19 As for the present practice of national bibliographic agencies, we only notice some typical differences due to traditional problems related to headings for corporate bodies: a) the use of geographic names persists not only for territorial jurisdictions and their organs but also for corporate bodies of a different nature located in a place or over the whole country, such as the church’s territorial provinces, for which the Italian cataloguing rules (Regole italiane di catalogazione per autori, RICA20) suggest inverted name with the place name followed by the qualifier; the prevailing practice in other codes prefers the direct form subordinated to the name of the church (see example for diocese in the appendix); b) for subordinate bodies we find the alternatives to choose either the direct form or the form with the superior body in first position and the subordinate body as subheading; c) the heading for corporate bodies divided into sections or having local branches varies, for these local entities, among three possibilities: 1. use of a local subheading; 2. addition of a geographical qualifier to the name of the 21 body, 3. incorporation into the name of the body itself; 17 18 19

20

21

“Pt. B, Survey of structures of corporate name headings”. – P. 19. Ibidem. – P. 20. Cf. “Corporate headings : their use in library catalogues and national bibliographies”. A comparative and critical study by Eva Verona. London: IFLA Committee on Cataloguing, 1975. – P. 22-25 and 129-133. The heading Santa Sede. Papa, 1939–1958 (Pius XII) is an example proposed by Diego Maltese for a possible entry of official acts of popes, cf. Diego Maltese “Principi di catalogazione e regole italiane” Firenze: Olschki, 1965. – P. 50-51, and the same structure is adopted in ACOLIT (e.g., Chiesa cattolica. Papa (1978– : Giovanni Paolo II)), cf. “Prefazione” by Mauro Guerrini in “ACOLIT. Autori cattolici e opere liturgiche. Una lista di autorità”. Milano: Editrice Bibliografica, 1998– , vol. 1. – P. XXII-XXIV. “Regole italiane di catalogazione per autori”. Roma: Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, 1979. Cf. RICA 77. Cf. RICA 59.

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d) for religious orders we find the official name, or the short name of the order, or the current name of its members, with the added variations between original and local language for each of the three solutions (see example for Franciscans). Among the qualifiers for headings under corporate bodies the ones added to corporate bodies whose name does not clearly show that it is a corporate body seem particularly problematic: the stated rules agree but are obviously generic and the results are far from being homogeneous (e.g., Beatles (Gruppo musicale) or simply Beatles). Roles as parts of heading or as relationships We find other differences in the formalisation of headings in the borderland between choice and form of heading. Some codes envisage adding to the heading a function (or “role”) designation, if other than proper authorship, for compilers, editors, illustrators, translators, arrangers etc. AACR2R 21.0D consider it an option for added entries headings; the French norm AFNOR Z 44-059, on the contrary, is structurally hinged on the difference between headings with and without function designation. These practices are not encoded in international agreements; they can be justified as systems to distinguish the different categories of an author’s responsibility without separating the access points to him. They do not deal with the form of heading but actually modify it, yet the uniform heading itself should be the same for any function performed by the same person or body; so the right conceptual place for a function designation is as a device to indicate the relationship between author entity and bibliographical entity (as a norm, the expression of a work, in FRBR’s terms). Multiple bibliographic identity Neither collective pseudonyms nor authors with double (or multiple) bibliographic identities, entered under different headings for each identity, according to AACR2R 22.2B2, receive a homogeneous treatment. The AACR2R rule states: “If a person has established two or more bibliographic identities, as indicated by the fact that works of one type appear under one pseudonym and works of other types appear under other pseudonyms or the person’s real name, choose, as the basis for the heading for each group of works, the name by which works in that group are identified. Make references to connect the names. In case of doubt, do not consider a person to have separate bibliographic identities”. For example, a person writing novels under a pseudonym as well as using his/her own name for scientific publications, would be given headings for both the pseudonym and his/her real name, linked by reciprocal cross references. The issue is not new and can be summarised into a basic question: does the catalogue want to collocate together the works of a personal author (a biographic identity), re284

gardless of the various pseudonyms or variant forms of names he/she has used on publications, or does it rather aim at collocating the works of diverse types characterised by different names on publications under each name (i.e., each bibliographic identity)?22 The solution of double (or multiple) bibliographic identity is an intermediate version between two main choices that, at the ICCP in Paris, recommended: the one headings reflecting the name as it appears in the editions, with references among the different forms (principle of bibliographic unit), the other a uniform heading for all editions of all works, with reference from each other form (principle of literary unit). The advantages of the double (multiple) bibliographic identity are: enabling immediate research access starting from the author’s name most likely found from a citation or on a manifestation, and organising the entries related to a single group of works, the disadvantages: double (multiple) search to access the other works of the person that are always separate in the catalogue. The advantage of uniform heading in the sense of the Paris Principles (the second cited) is: immediate access to all the works of a person, collocated together in the catalogue. The disadvantages: double search for the user starting from the name that has not been chosen as uniform heading, and difficulty in sorting out subgroups of works of that person. Section 6.2 of the Paris Principles (written at the time of the card catalogue) admits the possibility of added entries instead of references “under other names or forms of name for the same author […] for example when a particular group of works is associated with a particular name”. In this way we get the advantages of both systems with the disadvantage of a duplication of entries (main entry under the uniform heading, added entry under the other one). A.H. Chaplin had proposed “full added entries” for the works published under the name not chosen for the main entry. L. Brummel, director of the Koninklijke Bibliotheek, the Hague, had proposed to accept the author’s will and not to enter under the same name works of different type, revealing the identity he 23 wanted to hide under a pseudonym. The line proposed by S. Lubetzky prevailed. 22

23

The possibility is mentioned by Alberto Petrucciani: “In these cases we have not a formal variant but a multiplication of literary personalities who could legitimately be considered separate authors”. Alberto Petrucciani “Funzione e struttura del catalogo per autore”. Firenze: Giunta regionale toscana: La nuova Italia, 1984, cit. – P. 38. On this point Michael Gorman cites into it the authority of Charles A. Cutter: “My belief is that the fundamentalist interpreters of Cutter have always misinterpreted him on this point. When Cutter speaks of bringing together all the works by one author I believe this can be read as meaning that we should bring together all the works by one bibliographic identity. If Lewis Carroll is a separate bibliographic identity from that of Charles Lutwidge Dodgson, then one should have two records, one for each of them. Obviously they should be linked for the small minority who wishes to read the works of both”. Michael Gorman “Authority control in the prospective catalog” in Authority control. The key to tomorrow’s catalog : proceedings of the 1979 Library and Information Technology Association Institutes. Edited by Mary W. Ghikas. Phoenix: Oryx Press, 1982. – P. 173. See: International Conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961 “Report” London: IFLA, 1961. – P. 32-38.

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AACR later abandoned Lubetzky’s line and at rule 42B, footnote 5, stated: “If the works of a person appear under several pseudonyms (or under the real name and one or more pseudonyms), enter each work under the name he used for it. Make references to connect the names”; thus fully endorsing the thesis of headings based on the names found on manifestations, far beyond the exception contemplated for cases of names corresponding to groups of works. The annotated edition of Statement of principles remarks the dissimilar treatment by 24 the Anglo-American rules, reminds the validity of the principle of uniform heading also for pseudonyms and of the added heading under the name used for a particular type of works. The example of Dodgson/Carroll is clearly presented: main heading for all works under Carroll, added heading under Dodgson for mathematical works and 25 pamphlets. Rule 22.2C2 of AACR2 (1978 edition) adheres to the uniform heading: “If the works of a person appear under several pseudonyms (or under the real name and one or more pseudonyms), choose one of those names if the person has come to be identified predominantly by that name in later editions of his or her works, in critical works, or in other reference sources (in that order of preference). Make references from the other names”. Then later in the rules, “If a person using pseudonyms is not known predominantly by one name, choose as the basis for the heading for each item the name appearing in it. Make references to connect the names” (22.2C3). Clearly the change of mind is not wholly satisfying: the 1988 revision of AACR2 (compared to the 1978 edition) reintroduces multiple headings, although in the reasoned detailed way seen above. The coherent continuous distribution of names on groups of different types of works is taken as proof of the author’s will to establish different bibliographic identities; the forms appearing in the different groups of works are taken as basis to distinguish multiple headings, instead of the single personal identity, moving the choice of the name from the one by which the person is generally known to the one by which works of a given type are known (AACR2R marks the exception in the general rule on the choice of name, rule 22.1). The move is conceptually relevant, bibliographic identity and personal identity are treated as equal, the issue becomes choice of heading, not form of name, so much so that one group of works is separated from another. It is not enough to note and confirm that “The concept of catalographic author (or of author from the catalographic point of 26 view) is very ample”, because that extension of the concept of author concerns the at24 25 26

“Statement of principles”, cit. – P. 20. Ibidem., cit. – P. 36. “A label that can be used as an effective tool to retrieve works by an author, works attributed to him, spurious works entered under him, collections of images of his art works (e.g., reproductions of Michelangelo’s drawings, of Niccolò Pisano’s sculptures), even occasional publications, festschrift in his honour and publications of letters addressed mainly or only to him”. Catalogazione / Mauro Guerrini. – Roma : Associazione italiana biblioteche, 1999. – P. 56-57.

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tribution of the relation between author and work beyond the real intellectual responsibility, it never concerns the relation between the author’s personal identity and the name used in his or her publications (bibliographic identity). The solution is in favour of immediate user access based on the renown of the name used on the manifestations of an author’s works and refers with ‘see also’ for the indication of the complexity and totality of the person’s work. The solution of AACR2R seems only a little better motivated ideologically than the one at 6.2 of the Paris Principles, and it comes almost thirty years later, with the only advantage, presently almost useless in the electronic catalogue, of saving a few added entries. As a consequence, adopting this rule poses some more problems: what is a type of works? Are groups of articles, editorials, reviews, etc., types different from books? Textual works versus works in other forms of expression? Is not double bibliographic identity valid also for people who change their name (who, in a way, change identity), provided this is associated with a difference in the type of works? Is the rule valid for those who used different names for different types of works in a wholly casual way or under pressure, without any will to establish a different bibliographic identity, except, in some cases, in order to avoid a tragic end? Must authors of the past have their works redistributed under the pseudonyms they used although they are unanimously and openly attributed to them and no one remembers they were published under a pseudonym? Is an author who has written only two works of a different type under different names a multiple author? To which bibliographic identity must we attribute posthumous editions of notebooks, letters, diaries that represent the author as a human being and on which he established no bibliographic identity? And are complete works, collections of works belonging to the two types, entered under the title with added entries for the two bibliographic identities, as if they were collections of works by two different persons (according to AACR2R 21.7B1)? The author’s will seems a means to cover up the real reason for the rule: the prevailing renown of the names used for the different types of works. The double (multiple) bibliographic identity is an abnormal criteria in the catalogue, as such perhaps it misleads more than it helps: under the other authors who wrote different types of works there is no device to collocate works by type; for every other author the rule is to find all the works and editions under one name. Looking at our national solution of the problem discussed, the corresponding Italian rule in Regole italiane di catalogazione per autori, on the contrary, sounds too rigid. It states “Di un autore che usa uno pseudonimo per un certo tipo di opere e il nome reale per tutte le altre, si preferisce il nome reale”27 [when an author uses a pseudonym for a particular type of works and the real name for all other works, the real name is preferred], so that we must choose a little known name (Dodgson) not used in the best known and widely spread work (Alice), instead of the better identifying name (Carroll) linked to the best known works. However the best solution perhaps is to bring back the 27

See RICA 51.6.

287

cases of multiple identity to the general rules for “authors whose names vary” (the name by which the author is most frequently identified ...). The next rule in AACR2R: “If a contemporary author uses more than one pseudonym or his or her real name and one or more pseudonyms, use, as the basis for the heading for each work, the name appearing on it. Make references to connect the names” (22.2B3) takes to its extreme the preference for the pure bibliographic datum and implies the end of the principle of uniform heading for a person. Contemporaneousness may mean that the author, and his names, are not well established yet, but the fact itself that the personal identity of two pseudonyms has been recognised as concurrent seems sufficient reason for uniting the works in the catalogue. Otherwise not to stress the information attained and verified in the catalographic enquiry and to give it only by references would seem a wrong surrender. 28 Considerations After presenting the partly concordant, partly discordant solutions to the problems related to the form of headings, let’s try and convey some conclusive considerations on the issue. A basic question is: what catalogue are we referring to? A constant strain is perceived between local (of single libraries) and international (of bibliographic agencies) demands and a difficulty in reconciling them. In fact preference has been given, by turns, to vernacular forms of the single countries and the language of the catalogue compilers or to the original forms and to the language of the authors’ countries of origin. As a consequence we have, in the first case, headings not uniform in the international field but useful in the local one, in the second, uniform headings functional for international exchange but more complex for local users. In the present situation where we have global sharing of information through networks and communication protocols, can authority control be limited to the local horizon of the library system or must it widen its scope to the bibliographic universe? Does the national bibliographic agency control national authors or all authors? According to the original program for universal bibliographic control the names of all authors should be controlled, of course, but in different ways: 1. at the national level with a ”decision making power” on the authoritative forms of names of authors and titles of anonymous works conferred to each bibliographic agency by other agencies’ consent and approval; 2. at the international level by acceptance of the headings produced by ”sister” agencies with consequent exchange of headings among them. We have been left with the issue of authors not confined to a nation (or previous to the birth of nations) since no one has competence over them and if the language criterion 28

The theoretical and practical weakness of the concept of bibliographic identity in Anglo-American cataloguing is referred to by Elaine Svenonius The intellectual foundation of information organization. Cambridge (Mass.); London : The MIT Press, 2000. – P. 212, note. 16.

288

cannot be applied to them, the doubt remains between adopting the local form or the 29 one traditionally accepted. The Guidelines for authority and reference entries, GARE (1984) stated the need for control activities on forms of names and offered methodological provisions in view of producing uniform records that can be exchanged and shared but, as we have noticed: 1. the original forms are not always respected and are substituted by vernacular forms; 2. scripts used in different countries vary and transliterations do not agree; 3. identification of headings produced by different agencies is not fully attainable. It is objected, against the strictly bibliographic motives, that it is not suitable to inflict on the local patron the use of forms adopted at international level. The attempt to reconcile local cultural-linguistic needs with the corresponding needs of other countries is too great a disadvantage for use functions. After years of experience, the consideration by IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN reached this conclusion: the objective of worldwide adoption of identical headings by all is not tenable. The 2001 revised Guidelines for authority records and references, GARR change the philosophy behind authority control and access to bibliographic records. The ”uniformity” criterion is outdated in favour of one or more authorised headings related to the same entity, equal to each other but each suitable to different cultural environments and compiled according to different rules. Their equivalence at international level corresponds to the authority record of the single agency that links its authorised form to the ”parallel” authorised forms, compiled according to other rules and according to other languages and scripts. The linking of different forms in the authority record is the condition for transferring the local forms into the scholarly internationally valid form (the forme savante à valeur internationale we can see in the records by the Bibliothèque nationale de France) and into other local forms or vice-versa. The method allows greater freedom to address local needs as well as recognition of equivalent forms in various national languages and traditions. The objective of linguistic uniformity is bypassed at international level. We pursue neither the unique language (yesterday’s Latin, today’s English) nor placing languages side by side, where everyone speaks one’s own language and should understand all the other ones, actually ending up with no communication at all. Thus work on access point control becomes the work of an interpreter who must no longer pronounce the right name (authority), but must link together the various names used (authorised). The searcher too must no longer guess the right name in its precise form but has the interpreter at his disposal who translates his query to the catalogue.

29

Gedeon Borsa, “Ein Gesamtkatalog der Druckwerke des 16. Jahrhunderts (Möglichkeiten und Pläne).” In “Libri antichi e catalogazione: metodologie e esperienze. Atti del seminario di Roma, 23–25 settembre 1981”. A cura di Claudia Leoncini e Rosaria Maria Servello. Roma: [ICCU], 1984. – P. 67.

289

In each national context we still face the issue of which form must be defined as standard, a theoretical as well as practical issue in view of effective functionality. The electronic catalogue provides direct access to all records linked to an author (or a title) through any recorded form in the authority record, thus the cluster heading reduces a great amount of problems related to information retrieval with respect to both the first and the second function of the Paris Principles. This does not mean that the task of choosing an authorised standard form in that very context, against other non-standard forms, to be used only as secondary access, becomes useless. Choosing the standard form according to consistent criteria gives orderly filed headings in browsable lists with the advantage of implementing the identification and selection of names as a default for users and the maintenance of the catalogue for librarians. The authority work, especially the attention to exact terms and sequencing of elements stay the same, the adoption of local forms and the equivalence of foreign forms limit the burden of this basic task that can, at the same time, lead to better results: 1. 2.

more ease in the use of the catalogue, better accuracy of research.

Nor should we forget, in concluding, that changeable and inadequate reference sources at our disposal for cataloguing activities30 have been a serious check in establishing consistent uniform headings: neither the most frequently used name nor the best known name can be quickly inferred from the catalogued item, but only by consulting reference works. They still are the basic means to find out and link the forms adopted by other agencies as well as to take and implement our choices and make them known. To state valid sources: biographies, encyclopedias, disciplinary reference tools, with exact information about the order of preference in case of disagreement, is a guarantee of consistency for the cataloguer and of clarity for the user. Ever more we have at our disposal new tools and can expect a lot from the work begun with GARR that, if correctly understood by national agencies, might lead to the creation, upkeeping, and availability of high-quality authority files. The exchange of records then becomes link or exchange or sharing of archives, or rather their integration into a unifying structure that contains all the authority records and links the ones related to the same entity, thereby being the virtual international authority file Barbara Tillett was talking about this morning.

30

Consulting Names of persons, 1996, it appeared that out of 105 bibliographic agencies, only 29 gave an affirmative answer when asked if they had an authority file for personal names (including answers like “it is under development”).

290

Appendix Headings by ten diverse national bibliographic agencies: Comparisons For each issue dealt with an example is given, with variant forms of an author’s name. The authority of headings lies in the fact they are taken consulting ten national bibliographic agencies (nine European plus the Library of Congress); here is a list of their acronyms: BL BnF DDB HR IT LC NOR POR SP SV

British Library (United Kingdom) Bibliothèque nationale (France) Die Deutsche Bibliothek (Germany) Croatia Italy Library of Congress (USA) Norway Portugal Spain Sweden

In each example the number of variants is given within parenthesis after the example’s title, the headings are ordered alphabetically. A missing acronym means the name was not found in that catalogue. Punctuation has been considered a distinctive enough element to signal a variant. For Edith Stein the Polish heading has been added (POL). Classical Greek authors LUCIAN OF SAMOSATA (7) Lucian, of Samosata Luciano de Samosata Luciano de Samosata, ca. 130-200 Lucianus Lucianus <Samosatensis> Lucianus Samosatensis Lucien de Samosate forme courante française Lucianus Samosatensis forme savante à valeur internationale latin

BL, LC SP POR IT, SV DDB HR, NOR BnF

Classical Latin authors VIRGIL (5) Vergilius Maro, Publius

DDB, IT, NOR, HR, SV BL, LC

Virgil

291

Virgile forme courante française Vergilius Maro, Publius forme savante à valeur internationale latin Virgilio Marón, Publio Virgílio, 70-19 a.C.

BnF SP POR

Fathers of the Church and medieval western authors SAINT AUGUSTINE (8) Agostinho, Santo, 354-430 Agustin, Santo, Obispo de Hipona Augustine, Saint, Bishop of Hippo Augustinus (saint) Augustinus, Aurelius Augustinus, Aurelius, helgen Augustinus, Aurelius, helgon Augustinus, Aurelius <santo>

POR SP BL, LC BnF DDB, HR NOR SV IT

Other ancient and medieval authors known in the West by the Latin form CONFUCIUS (6) Confucio Confucio, 551-479 a-C. Confucius Konfucius Kong, Qiu Kong, Qiu (551 av. J.C.?-479 av. J.C.?) forme savante à valeur internationale système ISO AVICENNA (6) Avicena Avicena, 980?-1037 Avicenna Avicenna, 980-1037 Avicenne forme courante Ibn Sina, Al Husayn ibn Abd Allah forme savante à valeur internationale ISO MAIMONIDES (7) Maimonide, Moise Maimonides Maimónides Maimonides, 1135-1204

SP POR BL, IT, LC, NOR, HR SV DDB BnF

SP POR DDB, IT, LC, HR, SV BL, NOR

BnF

POR1 IT SP POR2 292

Maimonides, Moses Maimonides, Moses, 1135-1204 Moïse Maïmonide forme savante à valeur internationale

DDB, SV, NOR, BL LC BnF

Modern and contemporary authors RITSOS (8) Ritsos, Giannes Ritsos, Giannes, 1909-1990 Ritsos, Giannēs, 1909Ritsos, Giannis Ritsos, Giannis (1909-1990) forme courante autre système de translitt. à valeur internationale Ritsos, Giannes forme savante à valeur internationale système ISO Ritsos, Jannis Ritsos, Yannis Ritsos, Yannis, 1909-1990 CHEKHOV (9) Cechov, A.P. Cechov, Anton P. Cechov, Anton Pavlovic (Tjechov, Anton) Cehov, Anton Pavlovic Chehov, Anton Chejov, Anton Pavlovich (1860-1904) Chekhov, Anton Pavlovich, 1860-1904 Chekhov, A. P. (Anton Pavlovich) 1860-1904 Tchekhov, Anton Pavlovitch (1860-1904) forme courante autre système de translitt. à valeur internationale Cehov, Anton Pavlovic forme savante à valeur internationale système ISO NIZAMI GANJAVI (9) Nezami-e Ganjavi forme savante à valeur intern. système propre à l’Agence bibliographique (BnF) Nizami Nizâmi Nizãmi Gangawi Nizãmi Gangawi, Ilyãs Ibn-Yusuf Nizami Ganjavi Nizami Ganjavi, 1140 or 41-1202 or 3 Nizami, Ganjavi Nizami-yi Ganjah’i, Hakim 293

DDB, IT, NOR, SV1 BL LC SV2

BnF SV3 HR POR, SP

NOR DDB SV HR, IT POR SP LC BL

BnF

BnF IT, SV1 SP SV2 DDB NOR, SV3 BL, LC HR SV4

CAO XUEQIN (8) Cao, Hsie Kin Cao, Xueqin Cao, Xueqin (1715?-1763?) forme savante à valeur internationale Cao, Xueqin, 1715?-1763 Cao, Xueqin, ca. 1717-1763 Cao, Zhan Tsao Chan Tsao, Hsueh-Chin JALAL AL-DIN RUMI (10) Galal al Djn Rumj Galal-ad-Din Rumi Jalal al-Din Rumi forme savante à valeur internationale système propre à l’Agence bibliogr. Jalal al-Din Rumi, Maulana Jalal al-Din Rumi, Mawlana Jalāl al-Dīn Rūmī, Maulana, 1207-1273 Rumi, 1207-1273 Rumi, Galaladdin Rumi, Jalal al-Din, 1207-1273 Yalal al-Din Rumi

HR NOR BnF BL LC, SV1 DDB IT POR, SP, SV2

IT DDB BnF NOR, SV1 HR LC POR SV2 BL SP

Popes PAUL VI (9 + 3) Igreja Católica. Papa, 1963-1978 (Paulo VI) Pablo VI, Papa Paul 6, pave, 1897-1978 Den Romersk-katolske kirke. (Paven) (1963-1978 : Paul 6) Paul VI (pape) forme courante française Paulus VI (pape) nom en religion forme savante à valeur internationale latin Paul VI, Pope, 1897-1978 Catholic Church. Pope (1963-1978 : Paul VI) Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy). Archbishop (1954-1963 : Montini) Paulus <papa ; 6.> Paulus <Papa, VI.> Paulus VI Paulus VI, [pave]

294

POR SP NOR

BnF BL, LC BL, LC LC IT DDB HR SV

Saints THOMAS MORE (9) More, Thomas More, Thomas, Sir, Saint, 1478-1535 Morus, Thomas, 1478-1535 Thomas More (saint) forme savante à valeur internationale Thomas More, helgen Thomas More, helgon Thomas More, sir, Saint Thomas : More <santo> Tomás Moro, Santo (1478-1535) EDITH STEIN (7 + 1) Edith, Stein, santa Edith : Stein <santa> Stein, Edith Stein, Edith, Saint, 1891-1942 Stein, Edith, 1891-1942 Stein, Edith (1891-1942) forme savante à valeur internationale Stein, Edith, 1891-1942, helgon Teresa Benedykta od Krzyza (œw. ; 1891-1942)

DDB, HR BL, LC POR BnF NOR SV1 SV2 IT SP

SP IT DDB, HR, NOR LC BL, POR BnF SV POL

CORPORATE BODIES DIOCESE Banjalucka biskupija Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy) Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy). Archbishop (1954-1963 : Montini) Catholic Church. Archdiocese of Milan. Italy Milan, Diocese of [old editions] Catholic church. Diocese of Northampton Church of England. Diocese de Chester Diözese Église catholique. Diocèse (Paris) Lisboa. Diocese Milán (Archidiócesis). Arzobispo (1979- : Carlo M. Martini) Martini, Carlo M. (1927-) Milano (Arcidiocesi) FRANCISCANS (8) Francescani Franciscanos

HR

LC BL NOR DDB BnF POR SP IT

IT SP 295

Franciscans Franjevci Franciskanorden Ordem dos Frades Menores Ordo Fratrum Minorum Ordre des Frères mineurs forme courante Ordo Fratrum minorum forme savante à valeur internationale latin

BL, LC HR SV POR DDB BnF

Separate bibliographic identities DODGSON/CARROLL Uniform heading for personal identity: Carroll, Lewis Carroll, Lewis (1832-1898) Carroll, Lewis, pseud. Dodgson, Charles Lutwidge

DDB, NOR, HR, SV BnF POR IT

Uniform heading for bibliographic identity: Carroll, Lewis (1832-1898) Dodgson, Charles Lutwidge (1832-1898) Carroll, Lewis, 1832-1898 Dodgson, Charles Lutwidge, 1832-1898

SP SP BL, LC BL, LC

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Controle du point d’accès a l’auteur et au titre Concernant la manière dont les agences bibliographiques font face à la question quarante ans après les Principes de Paris. Pino Buizza et Mauro Guerrini1 « La pluralité des langues […] s’étend de la même manière à l’aptitude innée de la nature humaine, à l’aptitude à la parole, c’est-à-dire, les langues n’appartiennent pas à l’espèce humaine. Ce n’est que l’aptitude à la parole qui appartient aux espèces. [...] Ce qui est particulier, c’est l’aptitude humaine ellemême à communiquer au moyen des signes verbaux; nous retrouvons la même aptitude partout dans le monde – tel que le mythe de la Tour de Babel le prouve. [...] D’une manière ou d’une autre, la pluralité des langues, un des thèmes de la pensée de von Humboldt, va de pair avec l’universalité de la parole. Le rapport entre la parole et les langues est complètement unique. Ma dernière remarque dépasse les limites de la parole. La pluralité des êtres humains, pour emprunter les mots de Annah Harendt, constitue une manifestation pertinente du statut culturel du genre humain. Une telle pluralité ne se manifeste pas seulement sur le plan linguistique mais plus particulièrement sur le plan culturel. Le genre humain, tout comme la parole, existe uniquement au pluriel. [...] L’universalisme pour lequel nous nous battons, ne peut s’étendre qu’à une pluralité plus ou moins contrôlée ». Paul Ricoeur (traduction de J.-P. Changeux, P. Ricoeur, La nature et la règle. Ce qui nous fait penser. Paris, Odile Jacob, 1998, p. 232-233)

Vue d’ensemble des matières Quarante ans plus tard nous constatons que les Principes de Paris ont eu un effet positif sur le choix des vedettes mais pas sur leur forme; chaque code suivait son parcours particulier, retenant dans la plupart des cas sa tradition locale. Une fois que le titre est sélectionné – auteur personne physique, personne morale, ou titre – survient le problème de l’adoption d’une vedette uniforme, c’est-à-dire d’établir la seule et unique forme du nom ou du titre, pour que toutes les manifestations de l’œuvre de l’auteur sont présentées à un point précis dans le catalogue (deuxième fonction, 2.2 (a) des Principes de Paris). S’ensuivent trois questions principales: 1. La première se rapporte au nom ou titre qui sera adopté, c’est-à-dire, vrai nom, pseudonyme, nom traditionnel, nom désigné, nom d’emprunt, acronyme, ou nom complet (par exemple, CGIL ou Confederazione generale italiana del lavoro), titre original ou titre de traduction. 2. La deuxième se rapporte à la forme du nom ou du titre qui sera adoptée, optant pour une forme plus concise ou plus complète (par exemple,Nicolò Ugo

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Document présenté à l’Atelier sur le Catalogage et le Contrôle d’Autorité, Rome du 21 au 22 novembre 2002, subventionné par l’ICCU, Istituto centrale per il catalogo unico e le informazioni bibliografiche. Les auteurs tiennent à remercier Barbara Tillett, avec qui ils ont longuement débattu sur beaucoup de questions; Barbara a également examiné la traduction anglaise.

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Foscolo ou Ugo Foscolo), d’une parmi les variantes graphiques ou linguistiques, y compris celles qui dépendent des systèmes de translittération. 3. La troisième, pour les auteurs personnes physiques seulement, dont le nom est composé de deux ou de plusieurs termes, se rapporte au mot d’entrée, l’élément d’accès à mettre en premier, optant pour une forme directe ou un type quelconque d’inversion ou de rotation de termes. Les critères généraux de la section 7 des Principes de Paris, recommandent le nom (ou la forme du nom) ou titre le plus fréquemment utilisé dans les éditions originales des œuvres, ou, si ce n’est pas possible, dans l’autorité acceptée. Dans la section 12, le choix du mot d’entrée est déterminé par l’usage accepté dans le pays de l’auteur, ou, si ce n’est pas possible, dans la langue dont il/elle se sert en général. Forme du nom et langues de catalogue Analysons en détail les sections 7 et 8 pour bien comprendre la forme du nom proposé, en particulier pour les auteurs personnes physiques. La section 7 des Principes de Paris déclare que « la vedette uniforme devrait être le nom (ou forme du nom) ou titre le plus fréquemment utilisé qui apparaît dans les éditions des œuvres cataloguées ou dans les références à celles-ci faites par l’autorité acceptée », ce qui veut dire qu’on fait appel aux références lorsque les critères des éditions ne peuvent pas être appliquées. Le paragraphe 7.1 précise que « lorsque les éditions ont apparues en plusieurs langues [c’est-à-dire, dans la langue d’origine et dans les traductions]2, il faut choisir en général une vedette basée sur les éditions dans la langue d’origine [nous ajoutons: lorsque les critères des éditions ne sont pas appliqués, les critères de la langue d’origine s’appliquent aussi aux références]; mais si cette langue n’est pas généralement utilisée dans le catalogue, la vedette peut trouver sa source des éditions et des références dans une des langues qui y sont généralement utilisées ».Le paragraphe 7.1 présente le principe de la forme originale, celle qui est historiquement, géographiquement et linguistiquement la plus proche à l’auteur. Un problème épineux s’ensuit lorsque la vedette doit être écrite dans une langue qui n’est pas le propre de la culture de la bibliothèque, typiquement, une langue dans une écriture différente (pour les Italiens, dans les alphabets non latins ou dans les écritures non alphabétiques). Nous avons là une dichotomie évidente entre la langue des éditions originales (les critères de base) et la langue utilisée dans d’autres éditions, entre les formes dans les ouvrages de référence du pays d’origine et celles dans les ouvrages de référence utilisées dans l’environnement culturel de la bibliothèque. Autrement dit, 7.1 propose 2

Cette clarification se rapporte à la Déclaration des principes adoptés à la Conférence International sur les Principes de Catalogage, Paris, octobre 1961 / avec commentaires et exemples faits par Eva Verona, assisté par Franz Georg Kaltwasser, P. R., Lewis, Roger Pierrot. – Londres : IFLA Comité sur le Catalogage 1971, p. 23.

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une règle générale et permet, exceptionnellement, la possibilité que la bibliothèque puisse remplacer la forme qui apparaît dans les éditions de l’œuvre dans la langue d’origine, lorsqu’elle n’est pas utilisée de manière courante dans le catalogue, avec une forme traduite dans une langue accepté au sein de son environnement culturel. Au paragraphe 8.2 nous lisons « La vedette uniforme [d’un auteur personne physique] devrait être le nom par lequel l’auteur est le plus fréquemment identifié dans les éditions de ses œuvres – sous réserve du paragraphe 7.1, c’est-à-dire, dans la langue d’origine et seulement en tant qu’exception dans les traductions si la langue d’origine n’est pas généralement utilisée dans le catalogue – dans la forme la plus complète qui y figure d’habitude ». Bref, le nom le plus fréquemment utilisé dans les éditions dans la langue d’origine des oeuvres cataloguées est sélectionné. La solution amène au collationnement des éditions dans la langue d’origine, pas directement bien entendu, mais au moyen de l’autorité acceptée – pour identifier et adopter la forme la plus fréquemment utilisée, avec la possibilité d’adopter une forme basée sur les traductions uniquement lorsque la langue d’origine est étrangère au catalogue. Lorsque les Principes de Paris parlent des éditions des œuvres cataloguées, la référence est faite aux œuvres détenues par la bibliothèque qui assure le catalogage dans la section 7 qui porte sur les vedettes uniformes et au paragraphe 8.1 qui porte sur l’entrée principale, alors qu’au paragraphe 8.2 la référence est faite aux éditions de toutes les œuvres, mêmes celles qui ne sont pas détenues par la bibliothèque, mais qui appartiennent à l’ensemble de l’œuvre de l’auteur. Bref, la référence idéale – qui n’est pas toujours applicable – est le nom le plus fréquemment utilisé dans les éditions dans la langue d’origine des œuvres. Faire appel à une forme dans une langue qui est utilisée en général dans le catalogue, lorsque la langue d’origine de l’oeuvre qui fait l’objet du catalogage n’est pas utilisée, est un critère qui pose une question fondamentale : les langues de catalogue.3 La transcription de la page de titre et la description bibliographique standard (à l’exception de la désignation générale du matériel et de la description physique et les zones de notes) respectent la langue et l’écriture du document (par exemple, un titre en hébreu est enregistrée en hébreu, bien que la translittération des titres dans les alphabets non romains est permise en général). Les vedettes elles aussi ont été traditionnellement enregistrées selon la langue du document, jusqu’à ce que les Principes de Paris aient fixé la vedette uniforme, libérée des différentes formes présentes dans les éditions différentes et basée sur la langue d’origine de l’auteur, comme nous l’avons constaté. Donc, le catalogue est multilingue au niveau de ses vedettes aussi; mais à propos de celles-ci, une agence a le droit d’accorder la préférence à une langue utilisée, celle de l’agence de catalogage elle-même, ou, si ce n’est pas possible, à une autre langue utilisée dans le catalogue. Les langues qui ne 3

Voir. “La lingua del catalogo : gli autori greci, latini, dell’Oriente antico, del periodo medievale e umanistico, i papi: forma latina o forma italiana?” / Mauro Guerrini. – p. 21-48. – Dans: Accademie e biblioteche d’Italia. – Rome, a. 67, n. 3 (luglio-sett. 1999). Ensuite dans Il catalogo di qualitа / Mauro Guerrini ; presentazione di Luigi Crocetti. – Firenze : Pagnini e Martinelli : Regione Toscana, 2002.

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sont pas utilisées en général dans le catalogue – sans meilleure précision – sont celles qui auront éventuellement besoin d’être transposées à une autre écriture, par exemple la translittération ou la transcription en écriture alphabétique, ou qui seraient indéchiffrables à la majorité des clients de la bibliothèque ; c’est-à-dire, en fin de compte, pas toutes les langues qui sont différentes de celles qui sont parlées par la communauté desservie par la bibliothèque (en Italie, on parle italien, et le français l’allemand, l’anglais, le latin… ne sont pas des langues utilisées en général dans le catalogue, tandis que le grec, l’arabe, l’hébreu, le chinois, le japonais … sont des langues qui ne sont pas utilisées en général dans le catalogue). Même après l’émission des Principes de Paris, la langue de la vedette continuait à poser des problèmes. L’AACR (les règles espagnoles aussi) a adopté la forme anglaise (et espagnole) des noms présentés en général dans les traductions par les ouvrages de référence anglaises (espagnoles). La question a été abordée à la Conférence International des Experts en matière de Catalogage à Copenhague en 1969, car les vedettes basées sur les traductions gênaient de manière sérieuse l’échange internationale des informations bibliographiques et rendaient l’usage des bibliographies et catalogues étrangers beaucoup plus difficile. Afin de promouvoir l’uniformité internationale, l’IMCE a fortement recommandé l’usage, dans la mesure du possible, de la forme originale des noms et des titres plutôt que les formes utilisées dans la langue du pays de la bibliothèque avec la consigne d’utiliser des systèmes de translittération standard, des systèmes de transcription phonétiques uniformes et la permission exceptionnelle d’utiliser le latin pour les classiques grecs.4 Revenons aux Principes de Paris. Le paragraphe 8.21 dresse une liste d’exceptions : « Un autre nom ou forme de nom doit être pris comme la vedette uniforme si son usage général est établi, soit dans les références à l’auteur dans les oeuvres biographiques, historiques et littéraires, soit par rapport à ses activités publiques autre que celles de sa profession d’auteur ». Ces exceptions ne sont pas de nature linguistique mais sont dues à l’usage culturel (Eva Verona fait allusion aux oeuvres sans éditions récentes, oeuvres dans lesquelles des modifications significatives sont possibles sur le plan du nom dans les anciennes éditions, et sur le plan du nom actuel5), ou à des situations spécifiques, n’ayant pas de rapport avec la profession d’auteur, (par exemple, un nouveau poste ou une conversion religieuse) qui ont suscité un autre nom ou forme de nom, et ainsi imposant son usage définitif et choisissant celui par lequel l’auteur est le plus fréquemment identifié dans les éditions de ses œuvres. Le choix de la forme dépend donc des critères présentés de manière non linéaire et potentiellement antithétique les uns aux autres:

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Voir « Report of the International Meeting of Cataloguing Experts, Copenhagen, 1969 »– Dans: Libri, Tome. 20, no. 1 (1970), p. 110 et Déclaration des principes, cit., p. 31-35. Déclaration des principes, cit., p. 37

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a) le critère des éditions et celui des ouvrages de référence; b) le critère de la langue d’origine, atténué par le critère de l’exclusion de la langue qui est étrangère au catalogue, en ce qui concerne les éditions ainsi que les ouvrages de référence; c) le critère du nom complet de la personne physique; d) le critère de la succession à l’égard des noms qui sont acceptés dans l’usage général à une date ultérieure ou indépendamment de la profession d’auteur. Nous avons essayé de trouver une solution en suivant la logique proposée par l’ICCP, confiant aux réalités linguistiques nationales la compétence sur leurs propres auteurs. Si cette démarche est la bonne, nous pouvons en tirer plus de clarification, or il reste difficile de repérer les ouvrages de référence à partir desquels nous pouvons déduire la forme standard et, enfin, les formes différentes à choisir: ils sont tout d’abord, ceux qui affirment l’usage de la langue de l’auteur, avec l’exclusion facultative seulement des langues qui sont étrangères au catalogue et, deuxièmement, ceux qui affirment l’usage de la langue de la bibliothèque. La nécessité des listes faisant autorité qui spécifient l’usage des langues et des pays, a été signalé de nombreuses fois, et leur absence est ressentie avec tristesse et partiellement redressées (il suffit de jeter un coup d’oeil au Noms des personnes6 pour réaliser combien les ouvrages de référence cités sont peu nombreux, et dont certaines autorités sont peu croyables) ; tout ceci ébranle la possibilité de pouvoir respecter de manière cohérente les critères des Principes de Paris. Mot d’entrée Dans la section 12, les Principes de Paris répondent à la troisième question citée au début de ce document, celle qui porte sur le mot d’entrée: « Lorsque le nom d’un auteur personne physique est composé de plusieurs mots, le choix du mot d’entrée est déterminé, dans la mesure du possible, par l’usage accepté dans le pays dont l’auteur est citoyen, ou, si ce n’est pas possible, par l’usage accepté dans la langue dont il se sert en général ». C’est une déclaration de principe que l’attribution du choix, selon l’usage national ou linguistique, ne peut pas fixer les règles pour tous les auteurs. Le seul critère général est de donner la préférence à l’élément le plus important et le plus pertinent pour designer l’auteur et pour le rechercher, mais la nature de cet élément varie selon l’usage linguistique et social dans chaque pays. Garder la position des préfixes ou les inverser, fait partie de la question. L’ICCP confirme donc sa préférence pour les formes d’accès les plus proches aux origines de l’auteur et la nécessité des agences nationales de clarifier de manière absolue les critères de leur pays et de leur langue, pour qu’ils puissent être partagés.

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Noms de personnes: usages nationaux pour entrées dans les catalogues. – 4ème rev. et ed modifié. – München : Saur, 1996.

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Vedettes sans ambiguïté Afin d’achever cette vue d’ensemble de problèmes, nous rappelons la nécessité des vedettes uniques. Une vedette ne devrait pas représenter des auteurs différents tel qu’indiqué par les Principes de Paris au paragraphe 8.22 « une caractéristique supplémentaire devrait être ajoutée, le cas échéant, afin de distinguer l’auteur des autres qui portent le même nom ». Les homonymes, tel que stipulé, doivent être sans ambiguïté en rajoutant des qualificatifs distinctifs, mais la méthode pour y parvenir n’est pas prévue. A l’IMCE on a seulement consenti à ne pas utiliser les prénoms peu utilisés ou non utilisés, sans prendre parti à l’égard des deux systèmes de catalogage les plus répandus des codes de catalogage: en se servant des dates de naissance et de décès ou en qualifiant au moyen de la profession. Il n’y a aucun indice sur la langue des qualificatifs dans les Principes de Paris, tandis que les codes qui prescrivent la désignation de la profession, s’accordent sur la question de l’usage de la langue de la bibiliothèque.7 Forme du nom des personnes morales Au paragraphe 9.4, les Principes de Paris donnent les critères pour les vedettes uniformes des personnes morales qui ressemblent à ceux qui visent les personnes physiques: « La vedette uniforme pour les œuvres enregistrées sous le nom d’une personne morale devrait être le nom par lequel la personne morale est le plus fréquemment identifiée dans ses publications » ; se conformant au paragraphe 7.1, c’est-à-dire les publications dans la langue d’origine tel que précisé par l’IMCE.8 A l’exception de: 9.41, la forme officielle du nom si d’autres formes du nom sont fréquemment constatées (« et aucune forme ne prédomine », précise l’IMCE9); s’il y a des noms officiels dans plusieurs langues, on choisit la langue la mieux adaptée aux utilisateurs du catalogue (9.42); 9.43, un nom conventionnel selon lequel une personne morale est généralement connu; aux fins de l’uniformité internationale, l’IMCE recommande que l’on évite, dans la mesure du possible, l’usage des noms conventionnels des personnes morales (ex, pour les organismes centraux de l’Eglise Catholique et pour les ordres religieuses, pour lesquelles la forme latine devrait être choisie10); 9.44, le nom géographique du territoire dans la langue la mieux adaptée aux utilisateurs du catalogue, mais aux fins de l’uniformité internationale, l’IMCE recommande l’usage des formes originelles.11

7 8 9 10 11

Déclaration des principes, cit., p. 38. Ibid, cit., p. 54. Ibid, cit., p. 55. Ibid, cit., p. 56-57. Ibid, cit., p. 58.

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Les organismes ayant un rapport subordonné à l’égard d’un autre sont traités d’une manière régulière, sous leur nom (9.6), avec deux exceptions, stipulées au paragraphe 9.61, qui exigent la vedette soit fournie sous le nom de l’organisme supérieur suivi du nom de l’organisme subordonné: a) si le nom de l’organisme subordonné lui-même laisse entendre une subordination ou une fonction de subordination (ex., Societа chimica italiana. Divisione di didattica) b) s’il ne suffit pas pour l’identifier (ex., Banca d’Italia. Servizio studi). Les organismes administratifs, judiciaires et législatifs, eux aussi, ont des vedettes qui sont subordonnées à l’autorité territoriale au lieu d’être affichés directement sous leur nom. Les critères pour les vedettes uniformes des personnes morales sont homogènes vis-àvis ceux visant les auteurs personnes physiques, or nous avons l’impression qu’on a tendance à utiliser les formes dans la langue de la bibliothèque plutôt que les noms originaux, une tendance atténuée par les corrections recommandées par l’IMCE. Le traitement des auteurs personnes physiques par les agences bibliographiques nationales Suite à l’analyse que nous avons effectuée des déclarations préliminaires fournies par l’ICCP, avec des références aux spécifications proposées par l’IMCE en 1969, examinons maintenant la manière dont certaines agences bibliographiques nationales ont agi (en résumant et sans réclamation à l’égard du nombre de sujets traités), ce qui permet de constater des convergences et des désaccords. Nous montrons les tendances courantes par rapport à certaines catégories d’auteurs personnes physiques les plus problématiques, nous référant à l’annexe pour une série limitée et emblématique d’exemples : a) Les auteurs classiques grecs prennent une forme translittérée de la forme grecque ou de la forme latine traditionnelle (acceptée par l’IMCE12), ou une variété des formes linguistiques courantes qui correspondent à l’usage différent dans les pays simples (voir l’exemple à l’annexe de Lucian of Samosata). b) Les auteurs classiques latins prennent la forme latine traditionnelle ou une variété de formes linguistiques courantes qui correspondent à l’usage différent dans chaque pays, avec la variation additionnelle du nom moderne qui est réduit à un nom simple ou qui garde son tria nomina dans la traduction (voir l’exemple de Virgil). c) Les Pères de l’Eglise et les auteurs médiévaux occidentaux prennent soit la forme latine, soit la forme linguistique courante (voir l’exemple du Saint Augustine). 12

Voir Libri. Vol. 20, no. 1 (1970), p. 110.

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d) Autres auteurs anciens et médiévaux, connus dans l’occident sous la forme latine, prennent cette forme (acceptée par l’IMCE13), ou une variété de formes linguistiques courantes qui correspondent à l’usage différent dans chaque pays (voir les exemples à l’annexe de Confucius, Avicenna, Maimonides). e) Les auteurs modernes et contemporains jouissent dans l’ensemble d’un traitement plus homogène, tandis que les variantes sont nombreuses dans le cas d’un auteur dont le nom est dans un alphabet non romain. En fait, les normes internationales de la translittération ne sont pas respectées dans le monde entier14 et les diverses agences bibliographiques donne aux vedettes des auteurs modernes une grande variété de formes, plus précisément pour le grec (voir l’exemple de Ritsos), le russe (voir l’exemple de Chekhov) et le slave en général (dans l’alphabet cyrillique), l’arabe, le turc, l’iranien (voir l’exemples de Nizami), l’indien et le malais, le chinois (voir l’exemple de Cao Xueqin), le japonais, le coréen etcetera. Les auteurs anciens et médiévaux issus de ces traditions présentent un certain nombre de formes différentes qui deviennent souvent plus nombreuses à cause de la multiplicité de noms qui leur sont attribués par les traditions de leurs pays d’origine ainsi que par les pays des agences bibliographiques (voir l’exemple de Jalal al-Din Rumi). f) Les Papes prennent soit la forme latine, soit une des formes linguistiques courantes, avec le problème additionnel du nombre ordinal utilisé en tant que véritable élément dans la vedette ou en tant qu’élément dans le qualificatif ; une variation additionnelle se présente par la vedette Eglise Catholique avec le nom du Pape comme sous-vedette, visant à valoriser son rôle, et pas à luimême en tant qu’individu, et développant dans le catalogue l’ensemble des œuvres attribuées à l’Eglise par une suite d’éléments de type classificateur dans la vedette (Eglise Catholique, Pape, années de service, nom de Pape) selon la séquence des Pontifes Suprêmes (voir l’exemple de Paul VI). g) Les Saints prennent soit la forme latine, soit l’une des formes linguistiques courantes, avec des variations liées aussi au mot d’entrée que plusieurs codes fixent comme prénom au lieu de l’élément le plus pertinent du nom, choisi selon l’usage général du pays auquel appartient le saint (voir les exemples de Thomas More, Edith Stein15). 13 14

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Ibid, p. 110. La norme ISO pour le grec, par exemple, date de 1997; voir: Information and documentation: conversion of Greek characters into Latin characters / Organisation Internationale de la Normalisation. – Gènève : ISO, 1997. La norme remplace la précédente, qui date de 1968. Même l’ISO a des normes concurrentielles à l’égard de la translittération de certaines langues et il n’y a pas de véritable norme internationale acceptée. Dans le cas de la philosophe polonaise Edith Stein, on doit faire face à un tas de complications, concernant la règle du prénom pour les saints. Elle écrivait en allemand sous son nom dans la forme allemande Edith, et pas sous la forme polonaise Edyta. Lorsqu’elle a été béatifiée (en 1998), la vedette uniforme a été modifiée par de nombreuses agences de Stein, Edith à Edith Stein. Or, elle était religieuse et a changé son nom à Schwester Teresia Benedicta a Cruce (en 1934), donc le nom en tant que sainte est Teresia Benedicta a Cruce, en latin, la langue choisie par l’ordre des religieuses carmélites, ou traduit dans d’autres langues à (Teresia Benedicta vom Kreuz, Teresa Benedykta od Krzyza, Thйrиse Benedicta de la Croix, Teresa Benedetta della Croce, Teresa Benedicta of the Cross, Teresa Benedicta de la Cruz, Teresa Benedita da Cruz …), mais ce nom n’a apparu que dans quelques-unes des manifestations originales de ses dernières œuvres et

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Les vedettes pour les auteurs personnes physiques varient aussi par rapport à l’usage des qualificatifs distinctifs, dans le cas des homonymes. En dehors des différences dans le langue des qualificatifs, en général la langue principale du pays où se trouve la bibliothèque, quelques codes ont des règles pour la qualification systématique des catégories particulières de vedettes (ex. souverains, saints, papes), règles auxquelles tout le monde ne s’accorde pas, il s’ensuit qu’elles ne sont pas appliquées par certaines agences bibliographiques. En général, la différence la plus évidente se trouve dans l’alternance ou la combinaison de l’usage des dates de naissance et de décès et l’usage d’un titre, d’une profession, ou d’un autre nom qui distingue la personne. L’addition des dates de naissance et de décès aux vedettes qui sont déjà uniques (une option, par exemple au paragraphe 22.17A de l’AACR2R) constitue une divergence de base (car elle n’est pas prévue dans les Principes de Paris et ne répond pas aux fonctions du catalogue). Afin de distinguer un auteur personne physique qui a des formes d’homonymes possibles et réelles ou pas encore connues, d’autres agences gardent les additions des dates dans la notice d’autorité. L’addition de la forme complète, en tant que qualificatif, à une vedette avec initiales, dont la forme est connue, (ex. Johnson, A.H. (Allison Heartz) et Johnson, A.H. (Arthus Henry), voir AACR2R 22.18A), est également utilisée dans certains pays. Ceci est apparemment une solution contradictoire parce qu’elle choisit une forme abrégée qui n’est pas adéquate et qui doit être rendue unique par l’addition de la forme complète, et pourtant cohérente parce que: d’abord, elle respecte la règle générale qui signale qu’il faut utiliser la forme la plus fréquemment utilisée, ce qui fait qu’on est amené à choisir la forme avec les initiales et ensuite, à éviter les formes homonymes, elle distingue les vedettes au moyen de l’élément le plus évident – la forme complète du nom – la solution qui identifie le mieux les deux auteurs. L’addition d’un qualificatif aux noms qui n’en ont pas besoin, est facultative dans le document de l’AACR2 qui date de 1988 et ses modifications ultérieures. Le traitement des personnes morales par les agences bibliographiques Cela prendra trop de temps d’analyser tous les types de vedettes pour les oeuvres enregistrées sous le nom d’une personne morale, évaluant les règles et pratiques des agences nationales un quart de siècle après les Corporate headings, l’étude comparative d’Eva Verona qui fait école et après Form and structure of corporate headings qui a longuement discuté de la forme des vedettes pour les personnes morales. Nous sommes libérés de cette tâche grâce au travail déjà effectué par le Groupe de Travail sur la Révision de la FSCH, Form and structure of corporate headings., Section IFLA sur le Catalogage publié en 2001 dans le document Structures of corporate name headings,16 où les vedettes sous les personnes morales sont

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n’est pas établi aujourd’hui dans l’usage général. En fait, la bibliothèque nationale polonaise enregistre ses œuvres sous Teresa Benedykta od Krzyza (њw. ; 1891–1942). Structure des vedettes de personnes morales: rapport final, novembre 2000 / IFLA Section sur le Catalogage, Groupe de Travail sur la révision de FSCH ; compilé et présenté par Ton Heijligers. – IFLA UBCIM, 2001. http://www.ifla.org/VII/s13/scatn/final2000.htm

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analysées dans leur structure, et ramenés à huit catégories, partant du nom simple dans la forme directe et allant au nom construit avec l’addition des qualificatifs, et comparés avec de nombreux exemples pris de diverses agences bibliographiques. L’étude tient compte également des aspects formels tels que la mise en page et l’usage des signes de ponctuation qui étaient négligés auparavant, laissant la manière dont ils étaient traités aux exigences locales. On y traite les formes particulières des vedettes mentionnées cidessus, et envisagées par les règles Anglo American et par d’autres codes internationaux pour les hauts responsables de l’administration publique et pour les dignitaires religieux, pour un synode d’un organisme religieux et pour les conférences d’entreprise, qui ajoutent au nom de l’organisme, en premier lieu un terme qui définit le poste, les dates du mandat, et le nom de la personne qui occupe ou a occupé le poste (ex., United States. President (1993– : Clinton)17), et dans d’autres cas, le nom du synode ou de la conférence, son nombre ordinal, la date et le lieu (ex., International Labour Organization. Regional Conference (2 : 1968 : Geneva)18). Il est inhabituel et il n’est pas traditionnel pour les règles italiennes et pour d’autres codes nationaux de rassembler dans une vedette, le nom de l’organisme et le nom de la personne qui y occupe un poste intérimaire et qui agit à sa place, ou le nom d’un organisme intérimaire, bien que ceci puisse être considéré comme une combinaison étendue du paragraphe 9.1 et 9.61 des Principes de Paris.19 En ce qui concerne la pratique actuelle des agences bibliographiques nationales, nous remarquons seulement quelques différences typiques à cause des problèmes traditionnels liés aux vedettes des personnes morales: a. l’usage des noms géographiques continue à exister, pas uniquement pour les juridictions territoriales et leurs organes mais aussi pour les personnes morales de nature différente situées dans un lieu précis ou à travers le pays entier, telles que les provinces territoriales de l’église (Regole italiane di catalogazione per autori, RICA20), pour lesquelles les règles italiennes de catalogage suggèrent un nom inversé avec le nom du lieu suivi par le qualificatif ; la pratique courante dans d’autres codes choisit la forme directe subordonné au nom de l’église (voir l’exemple en annexe des diocèse); b. pour les organismes subordonnés nous avons le choix entre la forme directe et la forme avec l’organisme supérieur dans la première position et l’organisme subordonné comme sous-vedette ;

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Pt. B, Survey of structures of corporate name headings, p. 19. Ibid., p. 20. Cf. Corporate headings : their use in library catalogues and national bibliographies / une étude comparative et critique par Eva Verona. – Londres : Comité sur le Catalogage IFLA, 1975, p. 22-25 et 129-133. La vedette Santa Sede. Papa, 1939–1958 (Pius XII) est un exemple proposé par Diego Maltese pour une entrée éventuelle des actes officiels des papes, cf. Principi di catalogazione e regole italiane / Diego Maltese. – Firenze : Olschki, 1965, p. 50-51, et la même structure est adoptée dans ACOLIT (ex., Chiesa cattolica. Papa (1978– : Giovanni Paolo II)), cf. Prefazione par Mauro Guerrini dans ACOLIT : Autori cattolici e opere liturgiche : una lista di autoritа. – Milano : Editrice bibliografica, 1998– , vol. 1, p. XXII-XXIV. Regole italiane di catalogazione per autori. – Roma : Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, 1979. Cf. RICA 77.

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c. la vedette pour les personnes morales divisées en deux sections ou disposant de succursales locales varie ; pour ces entités locales, on a trois possibilités : 1. usage d’une sous-vedette locale, 2. addition d’un qualifiant géographique au nom de l’organisme, 3. inclusion dans le nom de l’organisme lui-même;21 d. pour les ordres religieux nous trouvons le nom officiel, ou le nom abrégé de l’ordre, ou le nom courant de ses membres, avec les variations supplémentaires entre la langue originale et locale pour chacune des trois solutions (voir l’exemple des Franciscans). Parmi les qualificatifs pour les vedettes des personnes morales, ceux qui sont ajoutés aux personnes morales dont le nom ne montre pas clairement le fait d’être une personne morale, semblent particulièrement problématiques : les règles prévues s’accordent mais sont évidemment génériques et les résultats sont loin d’être homogènes (ex., Beatles (Gruppo musicale) ou tout simplement Beatles). Rôles en tant que partie de la vedette ou en tant que rapports Nous trouvons d’autres différences dans la formalisation des vedettes à la frontière entre le choix et la forme de la vedette. Certains codes envisagent l’addition à la vedette d’une désignation de fonction (ou rôle), lorsque ce n’est pas l’œuvre de l’auteur lui-même, pour les compilateurs, éditeurs, illustrateurs, traducteurs, arrangeurs etcetera. L’AACR2R 21.0D le considère comme une option pour les vedettes d’entrée secondaire; la norme française AFNOR Z 44-059, au contraire, dépend structurellement de la différence entre les vedettes avec et sans désignation de fonction. Ces pratiques ne sont pas codées dans les accords internationaux, elles peuvent être justifiées en tant que systèmes pour distinguer les catégories différentes de la responsabilité de l’auteur sans séparer les points d’accès à lui. Elles ne porte pas sur la forme d’une vedette mais en fait elles la modifient; pourtant la vedette uniforme elle-même devrait être la même pour toute fonction effectuée par la même personne ou organisme; donc, le bon rôle conceptuel pour une désignation de fonction est comme un dispositif pour indiquer le rapport entre l’entité auteur et l’entité bibliographique (comme norme, l’expression d’une œuvre selon les termes du FRBR). Identité bibliographique multiple Selon AACR2R 22.2B2, ni les pseudonymes collectifs ni les auteurs avec des identités bibliographiques doubles (ou multiples), enregistrées sous des vedettes différentes pour chaque identité, ne bénéficient d’un traitement homogène. La règle AACR2R dit: « Si une personne a créé deux ou plus de deux identités bibliographiques, tel qu’indiqué par le fait que les oeuvres d’un type apparaissent sous un pseudonyme et les oeuvres des autres types apparaissent sous d’autres pseudonymes ou sous le nom réel de la personne, choisissez, comme base de la vedette de chaque groupe d’oeuvres, le nom par lequel les oeuvres dans ce groupe sont identifiées. Faites des références pour 21

Voir RICA 59.

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relier les noms. En cas de doute, ne supposez pas qu’une personne ait des identités bibliographiques séparées ». Par exemple, une personne qui écrit des romans sous un pseudonymes et qui utilise en même temps son nom pour des publications scientifiques, fera l’objet des vedettes pour le pseudonyme ainsi que pour son nom réel, reliés par des renvois réciproques. On a déjà suscité cette question et elle peut être résumée dans une question de base: est-ce que le catalogue se donne pour but de collationner les oeuvres d’un auteur personne physique (une identité bibliographique), sans se soucier des divers pseudonymes ou des autre formes des noms dont il/elle s’est servi dans des publications, ou est-ce qu’il vise plutôt à collationner les œuvres de types divers caractérisées par des nom différents sur les publications, sous chaque nom (c’est-à-dire, chaque identité bibliographique)?22 La solution de la double (ou multiple) identité bibliographique est une version intermédiaire entre les deux choix principaux que l’ICCP a recommandé à Paris: le premier est le nom tel qu’il apparaît dans les éditions, avec des références parmi les formes différentes (principe de l’unité bibliographique), le deuxième une vedette uniforme pour toutes les éditions de l’ensemble des œuvres, avec des références tirées de chaque autre forme (principe de l’unité littéraire). Les avantages de la double (multiple) identité bibliographique sont: ils permettent l’accès immédiat à la recherche partant du nom de l’auteur qu’on trouverait dans la plupart des cas dans une citation ou dans une manifestation, et ils organisent les entrées liées à un groupe d’oeuvres simple, les inconvénients: double ou (multiple) recherche pour accéder aux autres œuvres de la personne qui sont toujours séparées dans le catalogue. L’avantage d’une vedette uniforme selon les Principes de Paris (le deuxième cite) est: l’accès immédiat à toutes les œuvres d’une personne, co-localisées ensemble dans le catalogue. Les inconvénients: la double recherche de l’utilisateur partant du nom qui n’a pas été choisi comme vedette uniforme, et la difficulté de trier les sous-groupes des œuvres de cette personne. Au paragraphe 6.2 des Principes de Paris (écrit pendant la période du catalogue sur fiches) permet la possibilité des entrées secondaires au lieu des références « sous d’autres noms ou formes de nom pour le même auteur […] par exemple, lorsqu’un groupe d’œuvres particulier est relié à un nom particulier ». Suivant cette méthode, 22

La possibilité telle que mentionnée par Alberto Petrucciani: « Dans ces cas-là nous n’avons pas trouvé une variante formelle mais une multiplication des personnalités littéraires que l’on pourrait légitimement considérer comme des auteurs séparés ». Funzione e struttura del catalogo per autore / di Alberto Petrucciani. – Firenze: Giunta regionale toscana: La nuova Italia, 1984, cit. p. 38. Sur ce point, Michael Gorman cite l’autorité de Charles A. Cutter: « Je crois que les interprètes fondamentalistes de Cutter l’ont toujours mal interprété sur ce point. Lorsque Cutter parle de rassembler toutes les œuvres faites par un auteur, je crois qu’on peut l’interpréter de manière à ce que nous devrions rassembler toutes les œuvres par une identité bibliographique. Si Lewis Carroll est une identité séparée de celle de Charles Lutwidge Dodgson, alors on doit avoir deux documents, un pour chacun d’eux. Bien évidemment ils devraient être reliés pour la petite minorité qui souhaite lire les œuvres des deux » Authority control in the prospective catalog / Michael Gorman. // Authority control: the key to tomorrow’s catalog : proceedings of the 1979 Library and Information Technology Association Institutes / édité par Mary W. Ghikas. – Phoenix : Oryx Press, 1982, p. 173.

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nous bénéficions des avantages des deux systèmes avec l’inconvénient d’une répétition des entrées (entrée principale sous une vedette uniforme, entrée secondaire sous l’autre). A.H. Chaplin avait proposé des « entrées secondaires complètes » pour les œuvres publiées sous le nom qui n’est pas choisi pour l’entrée principale. L. Brummel, directeur de la Koninklijke Bibliotheek, à la Haye avait proposé d’accepter la volonté de l’auteur et de ne pas saisir sous le même nom les œuvres de type différent, révélant l’identité qu’il voulait cacher sous un pseudonyme. L’argument proposé par S. Lubetzky prevalait.23 Plus tard, l’AACR abandonnait l’argument de Lubetzky et la règle 42B, la note en bas de page 5, déclarait: « Si les œuvres d’une personne apparaissent sous plusieurs pseudonymes (ou sous le nom réel ou sous plus d’un pseudonyme), enregistrez chaque oeuvre sous le nom dont il s’en est servi. Faites des références pour relier les noms »; approuvant ainsi la thèse des vedettes basées sur les noms trouvés sur les manifestations, loin au-delà de l’exception contemplée dans les cas des noms qui correspondent aux groupes d’œuvres. L’édition annotée de la Déclaration des Principes qui souligne le traitement dissemblable par les règles Anglo American,24 rappelle la validité du principe de la vedette uniforme également pour les pseudonymes et de l’entrée secondaire sous le nom utilisé pour un type particulier d’œuvres. L’exemple de Dodgson/Carroll est clairement présenté: vedette principale pour toutes les oeuvres sous Carroll, vedette secondaire sous Dodgson pour les œuvres mathématiques et pamphlets.25 La règle numéro 22.2C2 de l’AACR2 (édition de 1978) adhère à la vedette uniforme: « Si les œuvres d’une personne apparaissent sous plusieurs pseudonymes (ou sous le nom réel ou sous plus d’un pseudonyme), choisissez un de ces noms au cas où la personne serait amenée à être principalement identifiée par ce nom dans les éditions ultérieures des ses oeuvres, dans les oeuvres critiques, ou dans d’autres ouvrages de référence (dans cette ordre de préférence). Faites des références à partir des autres noms ». Ensuite plus loin dans les règles, « Si une personne qui se sert des pseudonymes n’est pas principalement connu par un seul nom, choisissez en tant que base de la vedette pour chaque élément, le nom qui y apparaît. Faites des références pour relier les noms ». (22.2C3). Evidemment, le changement d’avis est peu satisfaisant: la révision de l’AACR2 en 1988 (comparé à l’édition de 1978 édition) réintroduit les vedettes multiples, bien que de la manière raisonnée, tel que constatée ci-dessus. La distribution continue et cohérente des noms sur les groupes de différents types d’oeuvres est comprise comme la preuve de la volonté de l’auteur d’établir des identités bibliographiques différentes; 23

24 25

Voir: Report / International conference on Cataloguing Principles, Paris, 9-18 octobre, 1961. – Londres : IFLA, 1961, p. 32-38. Déclaration des principes, cit, p. 20. Ibid., cit, p. 36.

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les formes apparaissant dans les différents groupes d’oeuvres sont comprises comme la base qui permet de distinguer les vedettes multiples, au lieu de l’identité personnelle unique, modifiant le choix du nom de celui par lequel la personne est généralement connu à celui par lequel les œuvres d’un type donné sont connues (l’AACR2R signale l’exception de la règle générale par rapport au choix du nom, règle 22.1). Le changement est pertinent sur le plan conceptuel, l’identité personnelle et l’identité bibliographique sont traitées à titre égal ; la question devient le choix de la vedette, pas de la forme du nom, à tel point qu’un groupe d’œuvres est séparé d’un autre. Il ne suffit pas de remarquer et de confirmer que « Le concept de l’auteur catalographique (ou de l’auteur du point de vue catalographique) est très ample »,26 puisque cette prolongation du concept de l’auteur concerne l’attribution du rapport entre l’auteur et l’œuvre au-delà de la responsabilité intellectuelle réelle, elle ne concerne jamais le rapport entre l’identité personnelle de l’auteur et le nom utilisé dans ses publications (identité bibliographique). La solution est en faveur de l’accès immédiat de l’utilisateur basé sur la renommé du nom utilisé dans les manifestations des oeuvres de l’auteur et se réfère avec les mots «voir aussi » pour indiquer la complexité et la totalité de l’œuvre de la personne. La solution de l’AACR2R semble un peu mieux motivée sur le plan idéologique que celle au paragraphe 6.2 des Principes de Paris, et cela voit le jour presque trente ans plus tard, avec le seul avantage, actuellement presque inutile dans le catalogue électronique, de pouvoir économiser quelques vedettes secondaires. Par conséquent, l’adoption de cette règle pose des problèmes additionnels: qu’est-ce qu’un type d’œuvres ? Est-ce que les groupes d’articles, les éditoriaux, les articles critiques, etcetera, sont-ils différents des livres? Les œuvres textuels contre les œuvres dans d’autres formes d’expression? L’identité bibliographique, n’est-elle pas également valable pour les personnes qui changent leur nom (qui, d’une manière, change leur identité), pourvu que ceci soit lié à une différence dans le type d’oeuvres. La règle, est-elle valable pour ceux ou celles qui ont utilisé des noms différents pour différents types d’oeuvres d’une manière totalement désinvolte ou sous pression, sans avoir aucun volonté d’établir une identité bibliographique différente, sauf, dans certains cas, afin d’éviter une fin tragique ? Les auteurs d’autrefois, doivent-ils faire redistribuer leurs oeuvres sous les pseudonymes dont ils se sont servis bien qu’elles leur soient unanimement et ouvertement attribuées et personne ne se souvient pas qu’ils ont été publiés sous un pseudonyme? L’auteur qui a seulement écrit deux oeuvres de type différent, sous des noms différents, est-il un auteur multiple? A quelle identité bibliographique doit-on attribuer les éditions posthumes de carnets, lettres, journaux qui représentent l’auteur en tant qu’être humain et sur lesquels il n’a établie aucune identité bibliographique? Et les œuvres complètes sont-elles des recueils d’œuvres appartenant à deux types, enregistrés sous le titre avec les vedettes secondaires pour deux identités bibliogra26

« Une étiquette qu’on peut utiliser comme utile efficace pour récupérer les œuvres d’un auteur, œuvres qui lui sont attribuées, fausses œuvres saisies sous son nom (par exemple, les reproductions des tableaux de Michelange, des sculptures de Niccolт Pisano), même les publications exceptionnels, mélanges en son honneur et publications des lettres qui lui sont principalement ou uniquement adressées ». Catalogazione / Mauro Guerrini. – Roma: Associazione italiana biblioteche, 1999, p. 56-57.

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phiques, comme si elles étaient des recueils d’œuvres faits par deux personnes différentes (selon l’AACR2R 21.7B1)? La volonté de l’auteur semble être un moyen de dissimuler la vraie raison de la règle : la renommé courante des noms utilisés pour les différentes types d’œuvres. Le double (multiple) identité bibliographique est un critère anormal dans le catalogue, et en tant que tel, elle induit en erreur plus qu’elle n’aide: sous les auteurs qui ont écrit de différents types d’oeuvres, il n’y a pas de dispositif pour co-localiser les oeuvres par type; pour tout autre auteur, la règle est de trouver toutes les oeuvres et éditions sous un seul nom. Par contre, selon notre solution nationale au problème soulevé, la règle italienne correspondante dans Regole italiane di catalogazione per autori, a l’air trop rigide. Elle dit, « Di un autore che usa uno pseudonimo per un certo tipo di opere e il nome reale per tutte le altre, si preferisce il nome reale »27 [lorsque l’auteur se sert d’un pseudonyme pour un type d’œuvres particulier et un nom réel pour toutes les autres œuvres, le nom réel est choisi], donc, il faut que nous choisissons un nom peu connu (Dodgson) qui n’est pas utilisé dans l’œuvre la plus répandue et la plus connue (Alice), au lieu du nom qui identifie mieux l’auteur (Carroll) lié aux œuvres les mieux connues. Cependant, la meilleure solution est de ramener les cas d’identité multiple aux règles générales pour les « auteurs dont les noms varient » (le nom par lequel l’auteur est le plus fréquemment identifié…). La règle suivante dans l’AACR2R: « Si un auteur contemporain se sert de plus d’un seul pseudonyme ou de son nom réel et d’un ou plusieurs pseudonymes, utilisez, en tant que base pour la vedette de chaque oeuvre, le nom qui y apparaît. Faites des références pour relier les noms » (22.2B3) pousse à l’extrême la préférence pour la référence bibliographique pure et suggère la fin du principe de la vedette uniforme pour une personne. Le fait d’être un auteur contemporain pourrait faire en sorte que l’auteur, et ses noms, ne soient pas encore établis, mais le fait que l’identité personnelle des deux pseudonymes a été reconnu simultanément, semble une raison adéquate pour relier les œuvres dans le catalogue. Sinon, le fait de ne pas souligner l’information trouvée et vérifiée dans l’enquête catalographique et de la fournir uniquement au moyen des références, aurait l’air d’une mauvaise démarche.28 Considérations Après avoir présenté les solutions tantôt concordantes, tantôt discordantes, aux problèmes liés à la forme des vedettes, essayons de présenter quelques considérations concluantes sur la question. Une question de base est : à quel catalogue faisons-nous 27 28

Voir RICA 51.6. La faiblesse théorique et pratique du concept de l’identité bibliographique dans le catalogage AngloAmerican est citée par Elaine Svenonius dans «The intellectual foundation of information organization » / Elaine Svenonius. – Cambridge (Mass.) ; Londres : The MIT Press, 2000, p. 212, n. 16.

311

allusion ? Il semble qu’il y ait un souci constant entre les exigences locales (des bibliothèques simples) et internationales (des agences bibliographiques) et une difficulté en les réconciliant. En fait, on a montré, à tour de rôle, une préférence pour les formes vernaculaires des pays simples et la langue des compilateurs de catalogues ou pour la langue du pays d’origine des auteurs. Par conséquence, nous avons, en premier lieu, des vedettes qui ne sont pas uniformes dans le domaine international mais utile dans le domaine local, en deuxième lieu, des vedettes uniformes qui sont fonctionnelles par rapport au partage international, mais plus complexe pour les utilisateurs locaux. Dans la situation actuelle où il y a un partage international d’information à travers des réseaux et des protocoles de communication, le contrôle d’autorité, peut-il être limité à l’horizon local du système bibliothécaire ou doit-on élargir sa portée à l’univers bibliographique? L’agence nationale bibliographique, contrôle-t-elle les auteurs nationaux ou tous les auteurs? Selon le programme original sur le contrôle bibliographique universel, les noms de tous les auteurs doivent être contrôlés, bien entendu, mais en se servant de manières différentes : 1. au niveau national avec une « autorité de prise de décisions » sur les formes autorisées des noms des auteurs et des titres des œuvres anonymes, conférés à chaque agence bibliographique par le consentement et l’approbation des autres agences; 2. au niveau international par l’acceptation des vedettes produites par les agences « sœurs » avec par la suite, l’échange des vedettes entre elles. Reste la question des auteurs qui ne sont pas limités à une nation (ou avant la naissance des nations) parce que personne n’a pas d’autorité sur eux et si le critère de la langue ne peux pas s’appliquer à eux, ce qui reste c’est le doute entre l’adoption de la forme locale ou celle qui est traditionnellement acceptée.29 Les Guidelines for authority and reference entries, GARE (1984) Recommandations pour les notices d’autorité a déclaré la nécessité des activités de contrôle sur les formes de noms et a proposé des dispositions méthodologiques dans le but de proposer des notices uniformes qui peuvent être échangés et partagés mais, comme nous l’avons constaté: 1. les formes originales ne sont pas toujours respectées et sont remplacées par les formes vernaculaires ; 2. les écritures utilisées dans les différents pays varient et les translittérations ne s’accordent pas ; 3. l’identification des vedettes produites par les différentes agences n’est pas entièrement accessible.

29

« Eine Gesamtkatalog der Druckwerke des 16. Jahrhunderts (Möglichkeiten und Pläne) » / Gedeon Borsa. – In: Libri antichi e catalogazione: metodologie e esperienze : atti del seminario di Roma, 23-25 settembre 1981 / a cura di Claudia Leoncini e Rosaria Maria Servello. – Roma : [ICCU], 1984, p. 67. Titre italian: Per un catalogo collettivo delle opere a stampa del XVI secolo (possibilitа e piani di lavoro).

312

La contestation est faite, contre les mobiles strictement bibliographiques, qu’il ne convient pas d’infliger l’usage des formes adoptées au niveau international au client local. La tentative de concilier les exigences culturelles et linguistiques locales et les exigences correspondantes des autre pays, est un inconvénient trop grand par rapport aux fonctions d’usage. Après des années d’expérience, la considération du Groupe de Travail de l’IFLA UBCIM sur les Niveaux Minimum des Notices d’Autorité et sur ISADN est parvenue à cette conclusion: l’objectif de l’adoption mondiale des vedettes identiques n’est pas tenable. Les Guidelines for authority records and references, GARR de 2001 (Recommandations pour les notices d’autorité et les renvois) modifient la philosophie sur le contrôle d’autorité et l’accès aux notices bibliographiques. Le critère « d’uniformité » est démodé et remplacé par une ou plusieurs vedettes liées à la même entité, égales les unes aux autres mais chacune convenant aux environnements culturels différents et compilées selon les règles différentes. Leur équivalence au niveau international correspond à la notice d’autorité de l’agence simple qui relie sa forme autorisée aux formes « parallèles » autorisées, compilées selon d’autres règles et conformément aux autres langues et écritures. Le rattachement des formes différentes dans la notice d’autorité constitue la condition pour le transfert des formes locales à la forme savante à valeur internationale (la forme savante а valeur internationale que nous pouvons voir dans les notices de la Bibliothèque Nationale de France) et aux autre formes locales et vice-versa. La méthode permet une plus grande liberté en abordant les exigences locales ainsi qu’une reconnaissance des formes équivalentes dans diverses langues et traditions nationales. Le but de l’uniformité linguistique est contourné au niveau international. Nous ne travaillons pas en acceptant une langue unique (hier le latin, aujourd’hui l’anglais) et nous ne mettons pas les langues les unes à côté des autres, où tout le monde parle sa propre langue et devrait comprendre toutes les autres, et par conséquence il n’y a aucune communication. Donc, le travail sur le contrôle du point d’accès devient le travail d’un interprète qui ne doit plus prononcer le bon nom (autorité), mais qui doit relier les noms divers utilisés (autorisé). Le chercheur lui aussi ne doit plus deviner le bon nom dans sa forme précise mais il a l’interprète à sa disposition qui traduit sa demande dans le catalogue. Dans chaque contexte national, nous faisons toujours face à la question de la forme qui doit être définie en tant que la norme, une question à la fois théorique et pratique pour parvenir à un fonctionnement efficace. Le catalogue électronique fournit l’accès direct à toutes les notices liées à l’auteur (ou au titre) à travers une forme enregistré quelconque dans la notice d’autorité, donc la vedette de groupe réduit un bon nombre de problèmes liés à la récupération des données en ce qui concerne la première ainsi que la deuxième fonction des Principes de Paris. Cela ne veut pas dire que la tâche de choisir une forme standard autorisée dans ce contexte même, contrairement à d’autres formes non standard, qui sera utilisée seulement comme accès secondaire, devient inutile. Choisir la forme standard en suivant les critères cohérents, présente les vedettes ordonnées et enregistrées dans les listes navigables avec l’avantage de la mise en 313

oeuvre de l’identification et de la sélection des noms par défaut pour les utilisateurs et l’entretien du catalogue pour les bibliothécaires. Le travail d’autorité, surtout l’attention aux termes exacts et la mise en ordre des éléments, restent inchangés, l’adoption des formes locales et l’équivalence des formes étrangères limitent le fardeau de cette tâche de base, et peut, en même temps, donner de meilleurs résultats : 1. facilité accrue de l’usage du catalogue, 2. meilleure précision des recherches. Pour conclure, n’oublions pas non plus, que les ouvrages de références modifiables et inadéquats dont nous disposons pour les activités de catalogage30 ont posé beaucoup de problèmes par rapport à l’établissement des vedettes uniformes cohérentes : ni le nom le plus fréquemment utilisé, ni le nom le plus connu ne ressortent de l’élément catalogué, mais uniquement en consultant les ouvrages de référence. Ils constituent toujours le moyen de base de trouver et relier les formes adoptées par les autres agences ainsi que le moyen de prendre et de mettre en œuvre nos choix et de les faire connaître. En précisant les sources valables : biographies, encyclopédies, outils de référence disciplinaires avec des informations exactes sur l’ordre de préférence en cas de désaccord, garantie la cohérence pour le catalographe et la précision pour l’utilisateur. Nous avons de plus en plus d’outils à notre disposition et nous pouvons attendre beaucoup du travail entamé avec le GARR, travail qui, au cas où il serait bien compris par les agences nationales, peuvent mener à la création, l’entretien et la disponibilité des fichiers d’autorité de qualité. L’échange de notices devient alors un lien ou un échange ou un partage des archives, ou plutôt leur intégration dans une structure unificatrice qui comprend toutes les notices d’autorité et qui relie celles qui sont rattachées à la même entité ; et ainsi ceci devient le fichier d’autorité virtuel à valeur international dont Barbara Tillett parlait ce matin.

30

Consultating Names of persons, 1996, parmi 105 agences bibliographiques seulement 29 ont répondu de manière affirmative lorsqu’on leur a demandé si elles disposaient d’un fichier d’autorité pour les noms personnels (y compris les réponses comme « travail en cours » ).

314

Annexe Dix vedettes diverses agences bibliographiques nationales: Comparaisons Un exemple est fourni pour chaque question abordée, avec d’autres formes du nom de l’auteur. L’autorité des vedettes réside dans le fait qu’ils ont été rassemblés auprès de dix agences bibliographiques nationales (dont neuf européennes, plus la Library of Congress); voici une liste de leurs acronymes: BL BnF DB HR IT LC NOR POR SP SV

British Library (Royaume Uni) Bibliothèque nationale (France) Deutsche Bibliothek (Allemagne) Croatie Italie Library of Congress (Etats-Unis) Norvège Portugal Espagne Suède

Dans chaque exemple le nombre de variantes est fourni entre parenthèses après la vedette de l’exemple, les vedettes sont énumérées par ordre alphabétique. Un acronyme qui manque signifie que le nom n’a pas été retrouvé dans ce catalogue-là. La ponctuation est considérée comme un élément assez distinctif pour signaler une variante. Aux fins d’Edith Stein la vedette polonaise a été ajoutée (POL). Auteurs Classiques Grecs LUCIAN OF SAMOSATA (7) – Lucian, of Samosata – Luciano de Samosata – Luciano de Samosata, ca. 130-200 – Lucianus – Lucianus <Samosatensis> – Lucianus Samosatensis – Lucien de Samosate forme courante française Lucianus Samosatensis forme savante à valeur internationale latin

BL, LC SP POR IT, SV DB HR, NOR BnF

Auteurs Classiques Latins VIRGIL (5) – Vergilius Maro, Publius

DB, IT, NOR, HR, SV BL, LC

– Virgil 315

– Virgile forme courante française Vergilius Maro, Publius forme savante à valeur internationale latin BnF – Virgilio Marуn, Publio SP – Virgilio, 70-19 a.C. POR Pères de l’Eglise et auteurs médiévaux occidentaux SAINT AUGUSTINE (8) – Agostinho, Santo, 354-430 – Agustin, Santo, Obispo de Hipona – Augustine, Saint, Bishop de Hippo – Augustinus (saint) – Augustinus, Aurelius – Augustinus, Aurelius, helgen – Augustinus, Aurelius, helgon – Augustinus, Aurelius <santo>

POR SP BL, LC BnF DB, HR NOR SV IT

Autres auteurs médiévaux et anciens connus dans l’Occident par la forme latine CONFUCIUS (6) – Confucio – Confucio, 551-479 a-C. – Confucius – Konfucius – Kong, Qiu – Kong, Qiu (551 av. J.C.?-479 av. J.C.?) forme savante à valeur internationale système ISO AVICENNA (6) – Avicena – Avicena, 980?-1037 – Avicenna – Avicenna, 980-1037 – Avicenne forme courante Ibn Sina, Al Husayn ibn Abd Allah forme savante à valeur internationale ISO MAIMONIDES (7) – Maimonide, Moise – Maimonides – Maimónides – Maimonides, 1135-1204

SP POR BL, IT, LC, NOR, HR SV DB BnF

SP POR DB, IT, LC, HR, SV BL, NOR

BnF

POR1 IT SP POR2 316

– Maimonides, Moses – Maimonides, Moses, 1135-1204 – Moïse Maïmonide forme savante а valeur internationale

DB, SV, NOR, BL LC BnF

Auteurs modernes et contemporains RITSOS (8) – Ritsos, Giannes – Ritsos, Giannes, 1909-1990 – Ritsos, Giannēs, 1909– Ritsos, Giannis – Ritsos, Giannis (1909-1990) forme courante autre système de translitt. à valeur international Ritsos, Giannes forme savante à valeur internationale système ISO – Ritsos, Jannis – Ritsos, Yannis – Ritsos, Yannis, 1909-1990 CHEKHOV (9) – Cechov, A.P. – Cechov, Anton P. – Cechov, Anton Pavlovic (Tjechov, Anton) – Cehov, Anton Pavlovic – Chehov, Anton – Chejov, Anton Pavlovich (1860-1904) – Chekhov, Anton Pavlovich, 1860-1904 – Chekhov, A. P. (Anton Pavlovich) 1860-1904 – Tchekhov, Anton Pavlovitch (1860-1904) forme courante autre système de translitt. à valeur international Cehov, Anton Pavlovic forme savante à valeur internationale système ISO NIZAMI GANJAVI (9) – Nezami-e Ganjavi forme savante à valeur intern. système propre à l’Agence bibliographique (BnF) – Nizami – Nizâmi – Nizãmi Gangawi – Nizãmi Gangawi, Ilyãs Ibn-Yusuf – Nizami Ganjavi – Nizami Ganjavi, 1140 or 41-1202 or 3 – Nizami, Ganjavi – Nizami-yi Ganjah’i, Hakim 317

DB, IT, NOR, SV1 BL LC SV2

BnF SV3 HR POR, SP

NOR DB SV HR, IT POR SP LC BL

BnF

BnF IT, SV1 SP SV2 DB NOR, SV3 BL, LC HR SV4

CAO XUEQIN (8) – Cao, Hsie Kin – Cao, Xueqin – Cao, Xueqin (1715?-1763?) forme savante à valeur internationale – Cao, Xueqin, 1715?-1763 – Cao, Xueqin, ca. 1717-1763 – Cao, Zhan – Tsao Chan – Tsao, Hsueh-Chin JALAL AL-DIN RUMI (10) – Galal al Djn Rumj – Galal-ad-Din Rumi – Jalal al-Din Rumi forme savante à valeur internationale système propre à l’Agence bibliogr. – Jalal al-Din Rumi, Maulana – Jalal al-Din Rumi, Mawlana – Jalāl al-Dīn Rūmī, Maulana, 1207-1273 – Rumi, 1207-1273 – Rumi, Galaladdin – Rumi, Jalal al-Din, 1207-1273 – Yalal al-Din Rumi

HR NOR BnF BL LC, SV1 DB IT POR, SP, SV2

IT DB BnF NOR, SV1 HR LC POR SV2 BL SP

Papes PAUL VI (9 + 3) – Igreja Católica. Papa, 1963-1978 (Paulo VI) – Pablo VI, Papa – Paul 6, pave, 1897-1978 Den Romersk-katolske kirke. (Paven) (1963-1978 : Paul 6) – Paul VI (pape) forme courante française Paulus VI (pape) nom en religion forme savante à valeur internationale latin – Paul VI, Pope, 1897-1978 Catholic Church. Pope (1963-1978 : Paul VI) Catholic Church. Archdiocese de Milan (Italy). Archbishop (19541963 : Montini) – Paulus <papa ; 6.> – Paulus <Papa, VI.> – Paulus VI – Paulus VI, [pave]

318

POR SP NOR

BnF BL, LC BL, LC LC IT DB HR SV

Saints THOMAS MORE (9) – More, Thomas – More, Thomas, Sir, Saint, 1478-1535 – Morus, Thomas, 1478-1535 – Thomas More (saint) forme savante à valeur internationale – Thomas More, helgen – Thomas More, helgon – Thomas More, sir, Saint – Thomas : More <santo> – Tomás Moro, Santo (1478-1535)

DB, HR BL, LC POR BnF NOR SV1 SV2 IT SP

EDITH STEIN (7 + 1) – Edith, Stein, santa – Edith : Stein <santa> – Stein, Edith – Stein, Edith, Saint, 1891-1942 – Stein, Edith, 1891-1942 – Stein, Edith (1891-1942) forme savante à valeur internationale – Stein, Edith, 1891-1942, helgon – Teresa Benedykta od Krzyza (œw. ; 1891-1942)

SP IT DB, HR, NOR LC BL, POR BnF SV POL

COLLECTIVITÉS DIOCESE – Banjalucka biskupija – Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy) Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy). Archbishop (1954– 1963 : Montini) – Catholic Church. Archdiocese of Milan. Italy Milan, Diocese of [anciennes éditions] Catholic church. Diocese of Northampton – Church of England. Diocese of Chester – Diözese – Église catholique. Diocèse (Paris) – Lisboa. Diocese – Milán (Archidiócesis). Arzobispo (1979- : Carlo M. Martini) Martini, Carlo M. (1927-) – Milano (Arcidiocesi) FRANCISCANS (8) – Francescani – Franciscanos

HR

LC

BL NOR DB BnF POR SP IT

IT SP 319

– Franciscans – Franjevci – Franciskanorden – Ordem dos Frades Menores – Ordo Fratrum Minorum – Ordre des Frères mineurs forme courante Ordo Fratrum minorum forme savante à valeur internationale latin

BL, LC HR SV POR DB BnF

Identités bibliographiques séparées DODGSON/CARROLL Vedette uniforme pour identité personnelle: – Carroll, Lewis – Carroll, Lewis (1832-1898) – Carroll, Lewis, pseud. – Dodgson, Charles Lutwidge

DB, NOR, HR, SV BnF POR IT

Vedette uniforme pour identité bibliographique: – Carroll, Lewis (1832-1898) Dodgson, Charles Lutwidge (1832-1898) – Carroll, Lewis, 1832-1898 Dodgson, Charles Lutwidge, 1832-1898

SP SP BL, LC BL, LC

320

Controle do ponto de accesso de autor e título Sobre a maneira como as agências bibliográficas nacionais enfrentam o problema quarenta anos depois dos Princípios de Paris Pino Buizza e Mauro Guerrini1

“A pluralidade das línguas [...] é coextensiva com uma aptidão inerente à natureza humana, a aptidão para o discurso, em outras palavras, as línguas não são uma propriedade da espécie humana. Apenas a aptidão para o discurso pertence à espécie. [...] O que é específico é a própria capacidade humana de se comunicar por meio de sinais verbais; nós encontramos a mesma capacidade espalhada pelo mundo inteiro – como provado pelo mito da Torre de Babel. [...] A pluralidade de línguas, um dos temas do pensamento de von Humboldt, de alguma forma caminha junto com a universalidade do discurso. A relação entre discurso e línguas é absolutamente única. Esta observação leva-nos mais longe do que a fala. A pluralidade dos seres humanos, nas palavras de Annah Harendt, é uma manifestação relevante do estatuto cultural da humanidade. Essa pluralidade não é só linguística, mas, precisamente, cultural. A humanidade, como o discurso, só existe no plural. [...] O universalismo pelo qual lutamos só pode ser coextensivo com uma forma mais ou menos bem controlada de pluralidade”. Paul Ricoeur (traduzido de J.-P. Changeux, P. Ricoeur, La nature et la règle. Ce qui nous fait penser. Paris, Odile Jacob, 1998, p. 232-233)

Esboço de questões Quarenta anos mais tarde descobrimos que os Princípios de Paris tiveram efeitos positivos sobre a escolha de cabeçalhos, mas não sobre a sua forma; cada código seguiu seu curso particular, a maior parte mantendo sua tradição local. Depois que o cabeçalho é escolhido – autor pessoal, entidade coletiva ou título – surge o problema de adoção de um cabeçalho uniforme, ou seja, o de estabelecer a forma única de um nome ou título, a fim de que todas as manifestações das obras de um autor estejam reunidas num determinado ponto do catálogo (segunda função, 2.2 (a), dos Princípios de Paris). Três questões principais decorrem daí: 1. A primeira delas diz respeito ao nome ou ao título que deve ser adotado, ou seja, nome verdadeiro, pseudônimo, nome tradicional, nome atribuído, nome assumido, sigla ou nome completo (por exemplo: CGIL ou Confederazione generale italiana del lavoro), título original ou título traduzido. 1

Trabalho apresentado no Workshop Cataloguing and Authority Control, Roma, 21-22 novembro 2002, patrocinado pelo ICCU, Istituto centrale per il catalogo unico e le informazioni bibliografiche. Os autores agradecem a Barbara Tillett, com quem discutiram muitas questões; Barbara também revisou a tradução para o inglês. Nota: tradução para o Português por Eduardo Wense Dias [email protected] e Lidia Alvarenga [email protected] com revisão de Márcia Milton Vianna [email protected] Universidade Federal de Minas Gerais, UFMG, Brasil

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2. A segunda diz respeito a forma do nome ou a forma do título a serem adotados, decidindo-se em favor de uma forma breve ou completa (por exemplo: Nicolò Ugo Foscolo ou Ugo Foscolo), de uma entre as variantes gráficas e lingüísticas existentes, inclusive as decorrentes de sistemas diversos de transliteração. 3. A terceira, apenas para autores pessoais cujo nome é composto por dois ou mais termos, diz respeito ao termo de entrada, o elemento de acesso a ser colocado em primeiro lugar, optando-se por uma forma direta ou algum tipo de inversão ou rotação dos termos. Os critérios gerais, seção 7 dos Princípios de Paris, recomendam o nome (ou forma do nome) ou título mais frequentemente utilizados nas edições originais da obra, ou, se não for possível, em autoridades aceitáveis. Na Seção 12, a escolha do termo de entrada é determinada pelo uso vigente no país do autor, ou, se não for possível, na lingua que ele geralmente usa. Forma do nome e línguas do catálogo Vamos analisar em detalhe as seções 7 e 8 para compreender bem a proposta de forma do nome, particularmente para autores pessoais. Os Princípios de Paris, em sua seção 7, afirmam que ”o cabeçalho uniforme deveria normalmente ser o nome (ou forma do nome) ou título mais frequentemente usado em edições das obras catalogadas ou nas referências a elas por autoridades aceitas”, o que significa que o recurso a referências ocorre quando os critérios de edições não podem ser aplicados. A seção 7.1 especifica que ”quando edições foram publicadas em vários idiomas [isto é, na língua original e em traduções]2, a preferência em geral deve ser dada a um cabeçalho baseado nas edições em língua original [acrescentamos: quando o critério de edições não pode ser aplicado, o critério da língua original aplica-se igualmente às referências]; mas se esse idioma não é habitualmente utilizado no catálogo, o título pode ser derivado de edições e referências numa das línguas habitualmente utilizadas no catálogo”. A Seção 7.1 introduz o princípio da forma original, aquela histórica, geográfica e linguisticamente mais próxima do autor. Um complicador é quando o cabeçalho tem que ser expresso numa língua estranha à cultura da biblioteca, tipicamente um idioma em alfabeto diferente (para os italianos, num alfabeto que não o latino ou que utilize caracteres não-alfabéticos). Temos aqui uma clara dicotomia entre a língua das edições originais (o critério básico), e a língua utilizada em outras edições, entre as formas das obras de referência do país de origem e as das obras de referência utilizadas no ambiente cultural da biblioteca. Em outras palavras, a seção 7.1 estabelece uma norma geral e admite, como exceção, a 2

Este esclarecimento está no Statement of principles adopted at the International Conference on Cataloguing Principles,Paris, October, 1961 / with commentary and examples by Eva Verona, assisted by Franz Georg Kaltwasser, P. R. Lewis, Roger Pierrot. – London : IFLA Committee on Cataloguing, 1971, p. 23.

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possibilidade de a biblioteca substituir a forma das edições das obras na língua original, quando esta não é normalmente usada no catálogo, por uma forma traduzida numa língua palatável ao seu ambiente cultural. Na 8.2 lê-se: ”O cabeçalho uniforme [de um autor pessoal] deve ser o nome pelo qual o autor é mais frequentemente identificado em edições de suas obras – observada a seção 7.1, isto é, na língua original e apenas como uma exceção em traduções se a língua original não é normalmente utilizada no catálogo – na forma mais completa em que nelas aparece”. Em suma, é escolhido o nome mais frequentemente utilizado em edições na língua original das obras catalogadas. A solução implica cotejar as edições em língua original, evidentemente não diretamente, mas por meio de autoridades apropriadas – para identificar e adotar a forma mais frequentemente utilizada, com a possibilidade de adoção de uma forma baseada em traduções, somente quando a língua original não é utilizada no catálogo. Quando os Princípios de Paris falam sobre edições das obras catalogadas, a referência é às obras pertencentes à biblioteca responsável pela catalogação na seção 7, que trata dos cabeçalhos uniformes e na seção 8.1 que lida com a entrada principal, enquanto que na seção 8.2 a referência é às edições de todas as obras, mesmo as não pertencentes à biblioteca, mas que pertencem ao conjunto de obras do autor. Em suma, referência ideal – nem sempre alcançável – é o nome mais frequentemente utilizado nas edições da obra em sua língua original. O recurso a uma forma, em idioma utilizado normalmente no catálogo, quando a língua original da obra a ser catalogada não é utilizada, é um critério que implica uma questão básica: as línguas do catálogo.3 A transcrição da folha de rosto e descrição bibliográfica padrão (designação geral do material e áreas da descrição física e das notas) respeitam a língua e o alfabeto do documento (por exemplo: um título em hebraico é registrado em hebraico, embora a transliteração de títulos em alfabetos nãolatinos seja normalmente permitida). Os cabeçalhos também têm sido tradicionalmente registrados de acordo com a língua do documento, até que os próprios Princípios de Paris estabeleceram os cabeçalhos uniformes, livres das diversas formas presentes em diferentes edições e baseados na língua original do autor, como já vimos. Assim, o catálogo é multilingüe também nos seus cabeçalhos; mas nestes, um serviço bibliográfico de catalogação está autorizado a dar preferência a uma língua utilizada, a do próprio serviço ou, caso não seja possível, alguma outra utilizada no catálogo. As línguas normalmente não utilizadas no catálogo – sem melhor especificar – são as que potencialmente exigem transposição para outra escrita, por exemplo transliteração ou transcrição para uma escrita alfabética, ou que seriam indecifráveis para a maioria dos usuários da biblioteca; quer dizer, afinal, nem todos os idiomas diferentes daqueles de domínio da comunidade servida pela biblioteca (na Itália, fala-se italiano, mas francês, alemão, inglês, latim não são línguas normalmente não utilizadas no catálogo, ao 3

Ver « La lingua del catalogo : gli autori greci, latini, dell’Oriente antico, del periodo medievale e umanistico, i papi: forma latina o forma italiana? » / Mauro Guerrini. – p. 21-48. – In: Accademie e biblioteche d’Italia. – Roma, a. 67, n. 3 (luglio-sett. 1999). Depois em: Il catalogo di qualità / Mauro Guerrini ; presentazione di Luigi Crocetti. – Firenze : Pagnini e Martinelli : Regione Toscana, 2002.

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passo que grego, árabe, hebraico, chinês, japonês são línguas normalmente não utilizadas no catálogo). A língua dos cabeçalhos continuou a ser um problema mesmo depois da edição dos Princípios de Paris. O AACR (as regras espanholas também) adotaram a forma inglesa (e espanhola) dos nomes normalmente apresentados em traduções por fontes de referência em inglês (e espanhol). A questão foi colocada na agenda de discussão do International Meeting of Cataloguing Experts (Encontro Internacional de Especialistas em Catalogação, daqui por diante identificado pela sigla IMCE – nota dos tradutores), realizado em 1969 em Copenhagen, porque cabeçalhos baseados em traduções dificultam seriamente o intercâmbio internacional de informações bibliográficas e tornam o uso de catálogos e bibliografias estrangeiros muito mais difícil. A fim de promover a uniformidade internacional, a IMCE recomenda enfaticamente a utilização, sempre que possível, da forma original de nomes e títulos, em vez das formas usadas na língua do país da biblioteca com a orientação de usar sistemas padrão de transliteração, sistemas uniforme de transcrição fonética e excepcionalmente, usar o latim para os clássicos gregos.4 Vamos voltar aos Princípios de Paris. A seção 8.21 lista exceções: ”Outro nome ou forma do nome deve ser considerado como cabeçalho uniforme se este tiver se estabelecido com o uso geral, quer em referências ao autor em obras biográficas, históricas e literárias, ou em relação às suas outras atividades públicas que não a de autor.” Essas exceções não são de natureza linguística mas devidas ao uso cultural (Eva Verona se refere a obras sem edições recentes, obras para as quais é possível uma mudança significativa no nome em edições antigas e o nome corrente5), ou a situações particulares, não relacionadas a autoria (por exemplo, um novo ofício ou uma conversão religiosa), que resultam noutro nome ou forma do nome, impondo assim um uso inquestionável e preferindo-o àquele pelo qual o autor é mais frequentemente identificado em edições de suas obras. A escolha da forma, portanto, depende de critérios apresentados de maneira não linear e potencialmente antitéticas entre si: a. o critério das edições e o das fontes de referência; b. o critério da língua original, modificado pelo critério de exclusão da língua não usada no catálogo, tanto em relação às edições quanto às fontes de referência; c. O critério do nome pessoal completo;

4

5

Ver “Report of the International Meeting of Cataloguing Experts, Copenhagen, 1969”– In: Libri, Vol. 20, no. 1 (1970), p. 110 e Statement of principles, cit., p. 31-35 Statement of principles, cit., p. 37

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d. o critério da substituição por nomes que se tornaram aceitos pelo uso geral posterior ou independentemente da autoria. Tentou-se encontrar uma solução seguindo a lógica proposta pela ICCP, confiando nas realidades lingüísticas nacionais que têm competência sobre os seus próprios autores. Se esta tentativa estiver certa, talvez, possamos atingir melhor clareza a partir dele, mas ainda assim é difícil identificar obras de referência de onde inferir a forma padrão e, finalmente, diferentes formas a serem escolhidas: elas são, em primeiro lugar, as que estabelecem o uso da língua do autor, com a exclusão facultativa apenas de línguas estranhas ao catálogo e, em segundo lugar, as que estabelecem o uso da língua da biblioteca. A necessidade de listas de autoridade, estabelecendo o uso das línguas e dos países, tem sido repetidamente sublinhada, e sua falta lamentada e apenas parcialmente minorada (basta uma consulta rápida ao Names of persons6 (Nomes de pessoas) para perceber como são poucas as obras de referência citadas, algumas delas de autoridade duvidosa); tudo isso compromete seriamente a viabilidade de se guiar coerentemente pelos critérios dos Princípios de Paris. Termo de entrada A seção 12 dos Princípios de Paris responde à terceira questão colocada no início deste documento, a do termo de entrada: ”Quando o nome de um autor pessoal é constituído por várias palavras, a escolha da palavra de entrada é determinada, na medida do possível, pelo uso vigente no país de que o autor é um cidadão, ou, se isso não for possível, pelo uso estabelecido na língua que ele geralmente usa.” Trata-se de uma declaração de princípio de que as formas relacionadas com a escolha do uso nacional ou linguístico não podem ser estabelecidas como regras comuns para todos os autores. O único critério geral é a preferência pelo elemento mais importante e relevante para estabelecer o nome do autor e pesquisar sobre ele, mas que elemento é este varia de acordo com os usos lingüísticos e sociais de cada país. Manter a posição dos prefixos ou invertê-los faz parte do problema. Assim, o ICCP confirma preferência por formas de acesso mais próximas das origens dos autores e a necessidade de as agências nacionais tornarem claros e inequívocos os critérios do seu país e da sua língua, para que possam ser compartilhados. Cabeçalhos Únicos Para completar esta panorâmica dos problemas, devemos lembrar a necessidade de cabeçalhos únicos. O cabeçalho não deve representar diferentes autores, como estabelecido nos Princípios de Paris em 8.22: ”uma nova característica de identificação 6

Names of persons: national usages for entry in catalogues. – 4th rev. and enlarged ed. – München : Saur, 1996.

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deve ser adicionada, se necessário, para distinguir dois autores de mesmo nome”. Cada um dos homônimos deve ser tornado unívoco, acrescentando-se qualificadores que permitam a identificação inequívoca de cada um, mas o método para fazer isso não é especificado. No IMCE concordou-se apenas em não usar prenomes não utilizados ou pouco utilizados, sem tomar partido sobre os dois sistemas mais comumente empregados nos códigos de catalogação: o uso de datas de nascimento e falecimento ou a qualificação pela profissão. Não há qualquer indicação, nos Princípios de Paris, sobre o idioma dos qualificadores, mas os códigos que adotam o qualificador de profissão concordam que se deve usar a língua da biblioteca.7 Forma do nome para entidades coletivas Os Princípios de Paris, em 9.4, estabelecem critérios para cabeçalhos uniformes, para entidades coletivas, similares aos que existem para nomes pessoais: ”O cabeçalho uniforme para obras que devem entrar pelo nome de uma entidade coletiva deve ser o nome pelo qual o organismo é mais frequentemente identificado nas suas publicações”; de acordo com 7.1, isto significa publicações na língua original, conforme especificado pelo IMCE.8 As exceções são: 9.41, a forma oficial do nome, se variantes do nome são freqüentemente encontradas (”e nenhuma das formas predomina”, especifica o IMCE9); se houver nomes oficiais em várias línguas, a escolha deve recair sobre a língua mais apropriada aos usuários do catálogo (9.42); 9.43, um nome convencional pelo qual o organismo corporativo é geral conhecido; para uniformidade internacional, o IMCE recomenda evitar, tanto quanto possível, o uso de nomes convencionais de organismos corporativos internacionais (exemplo: para órgãos centrais da Igreja Católica e de Ordens religiosas, dar preferência à forma latina10); 9.44, o nome geográfico de um território na língua mais apropriada aos usuários do catálogo, mas para a uniformização internacional o IMCE recomenda o uso das formas originais.11 Órgãos subordinados a um outro organismo devem ter um tratamento normal, pelo seu próprio nome (9.6), com duas exceções, especificadas em 9.61, que determinam a entrada pelo cabeçalho do órgão superior, seguido do nome do órgão subordinado: a. Se o próprio nome do organismo subordinado implica subordinação ou função subordinada (exemplo: Società chimica italiana. Divisione di didattica) b. Se for insuficiente para identificá-lo (exemplo: Banca d’Italia. Servizio studi).

7 8 9 10 11

Statement of principles, cit., p. 38. Ibid, cit., p. 54 Ibid, cit., p. 55 Ibid, cit., p. 56-57 Ibid, cit., p. 58

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Também os órgãos administrativos, judiciais e legislativos têm entrada subordinada à autoridade territorial, em vez de entrada direta pelo próprio nome. Os critérios para cabeçalhos uniformes dos órgãos corporativos são similares aos critérios para nomes de pessoas, ainda que possamos detectar uma grande tendência para o uso de formas na língua da biblioteca, ao invés dos nomes originais, uma tendência reduzida pelas correções recomendadas pelo IMCE. O tratamento de autor-pessoa física pelas agências bibliográficas nacionais Depois da análise dos enunciados preliminares apresentados na ICCP, referentes às especificações oferecidas pelo IMCE em 1969, vamos examinar agora como algumas agências bibliográficas nacionais têm atuado, numa revisão que não pretende ser exaustiva, que revela convergências e desacordos. Mostramos as tendências que prevalecem atualmente para algumas das categorias mais problemáticas de autorespessoas, remetendo-se o leitor ao apêndice para uma série de exemplos, estes limitados mas significativos: a. Autores clássicos gregos têm os nomes transliterados com base na forma grega ou na forma tradicional latina (permitida pelo IMCE12), ou numa variedade de formas lingüísticas correntes que correspondem a uma variedade de usos em diferentes países (veja-se o exemplo de Luciano de Samosata no apêndice). b. Autores clássicos latinos tomam a forma tradicional latina ou uma variedade de formas lingüísticas correntes que correspondem ao uso diferente em cada país, agregando a variante de que os nomes modernos são reduzidos a um nome singular ou mantém seu tria nomina traduzido (veja-se o exemplo de Virgilio). c. Padres da Igreja e autores ocidentais medievais tomam a forma latina ou uma das formas lingüísticas correntes (veja-se o exemplo de Santo Agostinho). d. Outros autores antigos e medievais, conhecidos no Ocidente por sua forma latina tomam essa forma (permitido pelo IMCE13), ou uma variedade de formas lingüísticas correntes que correspondem a diferentes usos em cada país (veja-se os exemplos no apêndice de Confúcio, Avicena, Maimônides). e. Autores modernos e contemporâneos em geral recebem um tratamento mais homogêneo, ainda que proliferem as variantes nos casos de autores cujos nomes não estão em alfabeto latino. Com efeito, os padrões internacionais de transliteração não são universais14 e os cabeçalhos para os autores modernos encontram-se numa grande variedade de formas pelas diversas agências 12 13 14

Ver Libri. Vol. 20, no. 1 (1970), p. 110. Ibid, p. 110 A norma ISO para o grego, por exemplo, data de 1997; ver: Information and documentation: conversion of Greek characters into Latin characters / International Organization for Standardization. – Gènève : ISO, 1997. A norma substitui a anterior, datada de 1968. Mesmo a ISO tem normas concorrentes para a transliteração de algumas línguas e não existe consenso quanto a um padrão internacional.

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bibliográficas, especialmente os gregos (veja-se o exemplo de Ritsos), os russos (veja-se o exemplo de Chekhov) e eslavos em general (em alfabeto cirílico), os árabes, os turcos, os iranianos, os hindus, os malaios, os chineses (veja-se o exemplo de Cao Xueqin), os japoneses, os coreanos, etc. Os autores antigos e medievais dessas origens apresentam numerosas formas às vezes incrementadas pela multiplicidade de nomes atribuídos a eles pelas tradições de seus países de origem e pelos países das agências bibliográficas (veja-se o exemplo de Jalal al-Din Rumi). f. Papas tomam a forma latina ou uma das formas lingüísticas correntes, com o problema adicional de número ordinal usado como elemento próprio no cabeçalho ou como um elemento no qualificador; uma variante a mais ocorre no cabeçalho Igreja Católica com o nome de um Papa como subcabeçalho, dando destaque a seu papel e não a ele como indivíduo, desenvolvendo no catálogo o corpus das obras atribuídas à Igreja por meio de uma série de elementos de tipo classificatório no cabeçalho (Igreja Católica, Papa, anos de papado, nome como Papa) de acordo com a seqüência dos Sumos Pontífices (veja-se o exemplo de Paulo VI). g. Santos tomam a forma latina, a forma original do nome, ou uma das formas lingüísticas correntes, com variações relacionadas com a palavra ordenadora que vários códigos estabelecem para o primeiro nome no lugar do elemento mais relevante, escolhidas de acordo com o uso geral no país a que o santo pertence (veja-se os exemplos de Thomas More, Edith Stein15). Os qualificadores de distinção também variam, no caso dos homônimos. Além das diferenças nos idiomas dos qualificadores, geralmente é usado o idioma principal do país onde a biblioteca se encontra localizada, alguns códigos têm regras para a qualificação sistemática de determinadas categorias dos cabeçalhos (p. ex., soberanos, santos, papas) sobre os quais não existe uma concordância geral, e por isso, não são aplicados por algumas das agências bibliográficas. Num sentido geral, a diferença encontra-se na alternância ou combinação entre o uso de datas de nascimento e morte, assim como no uso de um título, profissão ou outro nome para distinguir as pessoas. O acréscimo de datas de nascimento e morte para estabelecer cabeçalhos únicos (uma opção, por exemplo, no AACR2R 22.17A) é uma divergência básica (já que não está previsto nos Principios de París e não atende às funções do catálogo). Para distinguir 15

O caso da filósofa polonesa Edith Stein é um exemplo extremo de complicações da regra do nome dos santos. Ela escreveu principalmente em alemão, com seu nome na forma alemã Edith e não na forma polonesa Edyta. Quando foi declarada santa (em 1998), o cabeçalho uniforme havia sido alterado por muitas agências nacionais de Stein, Edith para Edith Stein. Mas ela havia sido também monja e havia alterado seu nome para Schwester Teresa Benedicta da Cruz (em 1934), sendo seu nome como santa Teresia Benedicta a Cruce, em latim, o idioma escolhido pela ordem das Monjas Carmelitas, ou em outros idiomas para os quais esse nome foi traduzido (Teresia Benedicta vom Kreuz, Teresa Benedykta od Krzyza, Thérèse Benedicta de la Croix, Teresa Benedetta della Croce, Teresa Benedicta of the Cross, Teresa Benedicta de la Cruz, Teresa Benedita da Cruz …), mas esse nome somente apareceu em poucas manifestações originais de seus últimos trabalhos, e em nossos dias, não foi estabelecido como de uso geral. Atualmente, a Biblioteca Nacional da Polônia põe seus trabalhos sob o cabeçalho Teresa Benedykta od Krzyza (œw. ; 1891–1942).

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um autor pessoal que tem possíveis homônimos, reais ou ainda não conhecidos, outras agências mantém datas adicionais no registro de autoridade. O acréscimo da forma completa como um qualificador de um cabeçalho com iniciais, cuja forma completa é conhecida (e. g., Johnson, A.H. (Allison Heartz) e Johnson, A.H. (Arthus Henry), veja-se AAC2R 22.18A), é também utilizada em alguns países. Isso é aparentemente uma solução contraditória, porque se escolhe uma forma curta que é inadequada e precisa-se torná-la única pela adição da forma completa, mas é consistente devido a que: primeiro, obedece à regra geral de utilizar a forma mais freqüentemente usada, o que nos leva a selecionar a forma com iniciais, e então, para evitar formas homônimas, distingue os cabeçalhos com o elemento mais óbvio – a forma completa do nome – a melhor solução para identificar dois autores. O acréscimo de um qualificador aos nomes que não o necessitam é opcional na edição de 1988 e nas revisões posteriores do AACR2. O tratamento das entidades cletivas pelas agências bibliográficas Tomaria muito tempo analisar todos os tipos de cabeçalhos para obras que entram pelo nome de uma entidade coletiva, pela avaliação das regras e práticas das agências nacionais, um quarto de século depois do estudo comparativo seminal de Eva Verona, Corporate headings e depois do trabalho Form and structure of corporate headings, amplamente relacionado com os cabeçalhos para entidades corporativas. Estamos liberados dessa tarefa devido ao trabalho realizado pelo Working Group on the Revision of FSCH, Form and structure of corporate headings, IFLA Section on Cataloguing, publicado em 2001 no relatório Structures of corporate name headings16, onde as estruturas para cabeçalhos de entidades coletivas foram analisadas e revistas em oito categorias, começando pelos nomes simples em forma direta até os nomes construídos com o acréscimo de qualificadores, fazendo comparações com uma grande quantidade de exemplos tomados de várias agências bibliográficas. O estudo também leva em conta aspectos formais como o leiaute e o uso de sinais de pontuação que trabalhos prévios haviam omitido, deixando seu tratamento a critério das necessidades locais. Encontram-se relatadas as formas particulares dos cabeçalhos mencionadas anteriormente e contempladas pelas regras anglo-americanas e em outros códigos nacionais para os executivos da administração pública e para os dignatários religiosos, para os sínodos de um organismo religioso e para congressos, que agregam ao nome do organismo, no primeiro caso, um termo que estabelece o cargo, as datas de ocupação e o nome da pessoa que ocupa ou ocupou o dito cargo (e.g., United States. President (1993– : Clinton)17, nos outros casos, o nome do sínodo ou conferência, seu número ordinal, a data e o lugar (p.ex., International Labour Organization. Regional Con-

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Structures of corporate name headings: final report, November 2000 / IFLA Section on Cataloguing, Working Group on the Revision of FSCH ; compiled and introduced by Ton Heijligers. – IFLA UBCIM, 2001. http://www.ifla.org/VII/s13/scatn/final2000.htm Pt. B, Survey of structures of corporate name headings, p. 19.

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ference (2 : 1968 : Geneva)18. É pouco usual e não tradicional para as reglas italianas e de outros códigos nacionais, incluir num cabeçalho o nome de un organismo e o nome de uma pessoa ocupando um cargo temporário e nele atuando, ou o nome de um organismo temporário, ainda que este último pudesse ser considerado como uma combinação extensiva das seções 9.1 e 9.61 dos Principios de París19. No que diz respeito às práticas atuais das agências bibliográficas nacionais, podemos notar algumas diferenças representativas devido aos problemas tradicionais relacionados aos cabeçalhos para entidades coletivas: a. o uso de nomes geográficos persiste não apenas para as jurisdições territoriais e seus órgãos, como também para as entidades de diferente natureza localizadas num lugar ou em todo o país, tais como as províncias territoriais da igreja, para as quais as regras de catalogação italianas (Regole italiane di catalogazione per autori, RICA20) sugerem um nome invertido com o nome do lugar seguido pelo qualificador; a prática prevalecendo em outros códigos prefere a forma direta subordinada ao nome da igreja (veja-se o exemplo de diocese no apêndice); b. para as entidades subordinadas encontramos a alternativa de escolher entre a forma direta ou a forma com a entidade superior na primeira posição e a entidade subordinada como subcabeçalho; c. o cabeçalho para entidades subdivididas em seções ou que têm divisões locais varia para estas entidades entre três posibilidades: 1. o uso de um subcabeçalho local; 2. o acréscimo de um qualificador geográfico ao nome da entidade, 3. sua incorporação ao nome da entidade;21 d. para as ordens religiosas encontramos o nome oficial, o nome reducido da ordem, ou o nome atual de seus membros, com o acréscimo de variações no idioma original e no idioma local para cada uma dessas três soluções (veja-se o exemplo de Franciscans). Entre os qualificadores para os cabeçalhos sob entidade coletiva, aqueles que se acrescentam às entidades quando estas não mostram claramente que se trata precisamente de uma entidade coletiva parece ser particularmente problemático: as regras os estabelecem mas obviamente, estes são genéricos e estão longe de torná-los homogêneos (p. ex., Beatles (Grupo musical) ou simplesmente Beatles). 18 19

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21

Ibid., p. 20. Cf. Corporate headings : their use in library catalogues and national bibliographies / a comparative and critical study by Eva Verona. – London : IFLA Committee on Cataloguing, 1975, p. 22-25 and 129-133. El asiento Santa Sede. Papa, 1939–1958 (Pius XII) es un ejemplo propuesto por Diego Maltese para una possible entrada para los actos oficiales de los papas, cf. Principi di catalogazione e regole italiane / Diego Maltese. – Firenze : Olschki, 1965, p. 50-51, y la misma estructura es adoptada en ACOLIT (e.g., Chiesa cattolica. Papa (1978– : Giovanni Paolo II)), cf. Prefazione by Mauro Guerrini in ACOLIT : Autori cattolici e opere liturgiche : una lista di autorità. – Milano : Editrice bibliografica, 1998– , vol. 1, p. XXII-XXIV. 20 Regole italiane di catalogazione Regole italiane di catalogazione per autori. – Roma : Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, 1979. Cf. RICA 77. Ver RICA 59.

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Papéis [“roles”] como partes de cabeçalhos ou relacionamentos Podem ser encontradas outras diferenças quanto à escolha e forma no processo de formalização de cabeçalhos. Alguns códigos prevêem adicionar ao cabeçalho uma designação de função (ou “papel”), além da própria autoria, tais como para compiladores, editores, ilustradores, tradutores, arranjadores etc. O AACR2R 21.0D considera essa uma opção para cabeçalhos de entradas adicionais; a norma francesa AFNOR Z44-059, ao contrário, sinaliza a diferença entre cabeçalhos com e sem designação de função. Essas práticas não se acham codificadas em acordos internacionais e podem ser justificadas como sistemas para se distinguir diferentes categorias de responsabilidade de autor, sem separar os pontos de acesso a este. Elas não tratam da forma do cabeçalho mas, na verdade, modificam-no, como no caso dos cabeçalhos uniformes que podem ser iguais para qualquer função desempenhada pela mesma pessoa ou entidade; assim o lugar conceitual correto para uma designação de função é semelhante a um mecanismo para indicar o relacionamento entre a entidade autor e a entidade bibliográfica (como uma norma, a expressão de uma obra, de acordo com as FRBR). Identidade bibliográfica múltipla De acordo com o AACR2R 22.2B2, nem pseudônimos coletivos, nem autores com dupla (ou múltipla) identidade bibliográfica e que entraram sob diferentes cabeçalhos para cada identidade recebem um tratamento homogêneo. A regra do AACR2R estabelece: “Se uma pessoa possui duas ou mais identidades bibliográficas, no caso em que trabalhos de um tipo são identificados por determinados pseudônimos e trabalhos de outros tipos aparecem com outros pseudônimos ou o nome real da pessoa, nesse caso, escolhe-se como cabeçalho para cada grupo de trabalhos, o nome pelo qual os trabalhos nesse grupo são identificados. Devem ser feitas referências para conectar os nomes. Em caso de dúvida, não considere que a pessoa tenha diferentes identidades bibliográficas”. Por exemplo, uma pessoa que escreveu novelas com um pseudônimo e ao mesmo tempo usa seu nome verdadeiro em publicações científicas, deveria receber cabeçalhos para ambos, pseudônimo e nome real, estes conectados por referências cruzadas recíprocas. Esse problema não é novo e pode ser sumarizado em uma questão básica: o catálogo pode colocar juntos sob um nome os trabalhos de diversos tipos, caracterizados por diferentes nomes expressos nas publicações (isto é, cada identidade bibliográfica)?22 22

A possibilidade é mencionada por Alberto Petrucciani: “Nesses casos não temos uma variante formal, mas uma multiplicação das personalidades literárias que podem ser legitimamente consideradas autores separados”. Funzione e struttura del catalogo per autore / di Alberto Petrucciani. – Firenze : Giunta regionale toscana : La nuova Italia, 1984, cit. p. 38. Nesse ponto Michael Gorman cita a autoridade de Charles A. Cutter: “Minha opinião é que os intérpretes fundamentalistas de Cutter têm sempre interpretado equivocamente esse autor, nesse ponto. Quando Cutter fala em colocar juntos todos os trabalhos feitos por um autor, acredito que isso possa ser interpretado que se deve juntar todos os trabalhos por uma

331

A solução para a identidade bibliográfica dupla (ou múltipla) é uma versão intermediária entre duas escolhas principais, recomendadas pelo ICCP de Paris: o cabeçalho que reflita o nome como ele aparece nas edições, com referência entre as diferentes formas (princípio de unidades bibliográficas), o cabeçalho uniforme,para todas as edições de todos os trabalhos, com referência para cada uma das outras formas (princípio da unidade literária). As vantagens de usar a identidade bibliográfica dupla ou múltipla são: permitem imediato acesso em buscas, começando pelo nome do autor mais provavelmente encontrado em uma citação ou em uma manifestação, organizando-se as entradas relacionadas a um único grupo de trabalhos; as desvantagens: pesquisa dupla (múltipla) para acessar outros trabalhos de uma pessoa que se encontram sempre separados no catálogo. A vantagem de cabeçalhos uniformes, no sentido dos Princípios de Paris (o segundo citado) é: acesso imediato a todos os trabalhos de uma pessoa, colocados juntos no catálogo. As desvantagens: pesquisa dupla para o usuário que começa pelo nome não escolhido como cabeçalho uniforme, assim como dificuldade de se classificar subgrupos de trabalhos dessa pessoa. A Seção 6.2 dos Princípios de Paris (escritos no tempo do catálogo em fichas) admite a possibilidade de entradas adicionais no lugar de referências “sob outros nomes ou formas de nomes para o mesmo autor [...] por exemplo, quando um grupo particular de trabalhos está associado com um determinado nome”. Nesse caso têm-se as vantagens de ambos os sistemas e a desvantagem da duplicação de entradas (entrada principal pelo cabeçalho uniforme, entrada adicional pelo outro). A.H. Chaplin propôs “entradas adicionais completas”, para trabalhos publicados sob o nome não escolhido como entrada principal. L. Brummel, diretor da Koninklijke Bibliotheek, Haia, propôs aceitar o desejo do autor e não entrar pelo mesmo nome diferentes tipos de trabalhos, revelando a identidade que ele quis esconder usando um pseudônimo. A linha proposta por S. Lubetzky prevaleceu23. O AACR ultimamente abandonou a linha de Lubetzky e a regra 42B, nota de rodapé 5, assim estabelece: “Se o trabalho de uma pessoa aparece sob vários pseudônimos (ou sob o nome real e um ou mais pseudônimos), faça entrada para cada trabalho sob o nome nele usado. Faça referências para conectar os nomes”; assim, uma completa adesão à tese de cabeçalhos baseados nos nomes encontrados nas manifestações, além

23

identidade bibliográfica. Se Lewis Carroll é uma identidade bibliográfica separada de Charles Lutwidge Dodgson, deve-se então ter dois registros, uma para cada um deles. Obviamente eles podem ser conectados para a pequena minoria daqueles que desejam ler os trabalhos de ambos”. Authority control in the prospective catalog / Michael Gorman. // Authority control : the key to tomorrow’s catalog : proceedings of the 1979 Library and Information Technology Association Institutes / edited by Mary W. Ghikas. – Phoenix : Oryx Press, 1982, p. 173. Ver: Report / International conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961. – London : IFLA, 1961, p. 32-38.

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das exceções contempladas para casos de nomes correspondendo a grupos de trabalhos. A edição anotada dos Princípios chama atenção para o tratamento diverso adotado pelas regras Anglo-Americanas24, e relembra a validade do princípio de cabeçalho uniforme também para pseudônimos e do cabeçalho adicionado com o nome usado para um tipo particular de trabalho. O exemplo de Dogson/Carrol é claramente apresentado: cabeçalho principal para todos os trabalhos, entrando por Carroll, cabeçalhos adicionais sob Dodgson para trabalhos matemáticos e panfletos25. A regra 22.2C2 do AACR2 (edição de 1978) adere ao cabeçalho uniforme: “Se trabalhos de uma pessoa aparecem sob diversos pseudônimos (ou sob o nome real, um ou mais pseudônimos), escolha um desses nomes se a pessoa for identificada predominantemente por esse nome,nas últimas edições de seus trabalhos, em trabalhos críticos, ou em outras fontes de referência (nessa ordem de preferência). Faça referências aos outros nomes”. Mais adiante, nas regras, “Se uma pessoa usando pseudônimo é conhecida predominantemente por um nome, escolha como base para o cabeçalho para cada item o nome que aparece nele.”Faça referências para conectar os nomes” (22.2C3). A mudança de idéia não é total e claramente satisfatória: a revisão de 1988 do AACR2 (comparada à edição de 1978) re-introduz os cabeçalhos múltiplos, a despeito da maneira razoavelmente detalhada vista acima. A distribuição contínua e coerente de nomes em grupos de diferentes tipos de trabalhos é considerada como prova do desejo do autor de estabelecer diferentes identidades bibliográficas; as formas que aparecem na identidade pessoal, modificam a escolha do nome com o qual a pessoa é geralmente conhecida para aquele por meio do qual os trabalhos de um dado tipo são conhecidos (O AACR2R marca exceção na regra geral sobre a escolha de nome, regra 22.1). Sendo a mudança conceitualmente relevante e a identidade bibliográfica e identidade pessoal tratadas igualmente, o problema será a escolha de cabeçalho, não forma de nome, considerando-se que que um grupo de trabalhos é separado de outro. Não é bastante notar e confirmar que “O conceito de autor catalográfico (ou do autor do ponto de vista catalográfico) é muito amplo”26, porque a extensão do conceito do autor diz respeito à atribuição da relação entre o autor e o trabalho além da

24 25 26

Statement of principles, cit, p. 20. Ibid., cit, p. 36. “Um entrada que possa ser usada como um efetivo instrumento para recuperar trabalhos por um autor, trabalhos atribuídos a ele, trabalhos espúrios entrados por seu nome, coleções de imagens de seus trabalhos de arte (ex.:, reproduções de desenhos de Michelangelo, esculturas de Niccolò Pisano), mesmo publicações ocasionais, festschrift em sua honra e publicações de cartas endereçadas principalmente ou somente a ele”. Catalogazione / Mauro Guerrini. – Roma : Associazione italiana biblioteche, 1999, p. 5657.

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responsabilidade intelectual real, nunca dizendo respeito à relação entre a identidade do autor pessoal e o nome usado em suas publicações (identidade bibliográfica). A solução é favorável ao acesso imediato do usuário, baseado na popularidade do nome usado nas manifestações dos trabalhos do autor, e refere-se com ‘ver também’ para a indicação da complexidade e totalidade do trabalho da pessoa. A solução do AACR2R parece um pouco melhor e ideologicamente colocada do que a que se encontra no 6.2 dos Princípios de Paris e ela aparece quase trinta anos mais tarde, com somente uma vantagem pouco significativa nos catálogos eletrônicos, para se salvar umas poucas entradas adicionais. Como consequência, adotar essa regra coloca mais alguns problemas: o que é um tipo de trabalho? Grupos de artigos, editoriais, revisões, etc.são diferentes tipos de livros? Trabalhos textuais, versus trabalhos em outras formas de expressão? Não é a dupla identidade bibliográfica válida também para pessoas que mudam seus nomes (quem, de algum modo muda de identidade), sob a condição de que isso seja associado a uma diferença em tipos de trabalhos? É a regra válida para aqueles que usam diferentes nomes para diferentes tipos de trabalhos, de maneira totalmente casual ou sob pressão, sem qualquer desejo de estabelecer um diferente tipo de identidade bibliográfica, exceto em alguns casos, para se evitar qualquer problema? Muitos autores do passado tiveram seus trabalhos redistribuídos sob os pseudônimos que eles usavam, embora eles fossem de certa forma atribuídos a eles e ninguém relembra que eles tivessem publicado sob um pseudônimo? Um autor, que tenha escrito somente dois trabalhos de diferentes tipos, usando diferentes nomes, seria um autor múltiplo? À qual identidade bibliográfica devemos atribuir edições póstumas de cadernos, cartas, diários que representem o autor como um ser humano e nas quais ele não tenha estabelecido nenhuma identidade bibliográfica? Os trabalhos completos, coleções de trabalhos pertecentes a dois tipos, sob o título, com entradas adicionais para duas identidades bibliográficas, seriam como se fossem coleções de trabalhos por duas diferentes pessoas (de acordo com o AACR2R 21 7B1)? O desejo do autor parece ser um meio de acobertar a real razão da regra: a prevalente popularidade de nomes usados para diferentes tipos de trabalhos. A identidade bibliográfica dupla (múltipla) é um critério anormal no catálogo, sendo que talvez possa mais atrapalhar que ajudar: não há nenhum meio para se colocar juntos por tipos autores que escreveram diferentes tipos de trabalhos; para cada outro autor a regra é encontrar todos os trabalhos e edições por um nome. Buscando a solução nacional do problema discutido, a regra italiana correspondente no Regole italiane di catalogazione per autori, ao contrário, parece ser muito rígida. Ela estabelece que: “de um autor que use um pseudônimo num certo tipo de trabalho e o nome real para todos os outros, prefere-se o nome real”27 [quando um autor usa um pseudônimo para um determinado tipo de trabalho e o nome real para outros trabalhos, o nome real é preferido], assim nós devemos escolher o nome menos conhecido 27

Ver RICA 51.6.

334

(Dodgson) que não foi usado no mais conhecido e mais divulgado trabalho (Alice), no lugar do nome melhor identificado (Carroll) conectado aos mais conhecidos trabalhos. Talvez, a melhor solução seja retornar aos casos de identidade múltipla para regras gerais por “autores cujos nomes variam” (o nome através do qual o autor é mais frequentemente identificado...). A próxima regra no AACR2R: “Se um autor contemporâneo usa mais do que um pseudônimo, ou seu nome real e um ou mais pseudônimos, use, como base para o cabeçalho para cada trabalho o nome que aparece nele. Faça referências para conectar nomes”(22.2B3), leva ao extremo a preferência para o dado bibliográfico puro e implica o fim do princípio de cabeçalhos uniformes para uma pessoa. Contemporaneidade pode significar que o autor e seus nomes, não estão bem estabelecidos ainda, mas o fato de que a identidade pessoal de dois pseudônimos tenha sido reconhecida como concorrente parece ser razão suficiente para unir trabalhos no catálogo. De outra maneira não enfatizar a informação alcançada e verificada na busca catalográfica e encontrá-las somente por referências parece ser uma solução equivocada28. Considerações Depois de apresentar as soluções parcialmente concordantes ou discordantes para os problemas relacionados às formas dos cabeçalhos, vamos tentar chegar a algumas considerações sobre esse problema. Uma questão básica é: Sobre qual catálogo se está falando? Uma constante tensão é percebida entre demandas local (de bibliotecas individuais) e internacional (de agências bibliográficas), assim como a dificuldade em conciliá-las. De fato algumas vezes tem sido dada preferência à forma vernacular de países específicos e à língua dos compiladores de catálogos ou às formas originais e à língua dos países de origem dos autores. Como consequências tem-se, no primeiro caso cabeçalhos não uniformes no campo internacional mas úteis no campo local, em segundo lugar, cabeçalhos uniformes funcionais para o campo das trocas internacionais, mas mais complexos para os usuários locais. Na presente situação, onde ocorre intercâmbio global de informação, por meio de redes e protocolos de comunicação, pode o controle de autoridade ser limitado ao horizonte local do sistema de biblioteca, ou pode ampliar seu escopo ao universo bibliográfico? Podem as agências bibliográficas nacionais controlar autores nacionais ou todos os autores? De acordo com o programa original para controle bibliográfico, os nomes de todos o autores devem ser controlados, certamente, mas de formas diferentes:

28

A fragilidade teórica e prática do conceito de identidade bibliográfica, na catalogação pelo AngloAmerican, é mencionada por Elaine Svenonius in The intellectual foundation of information organization / Elaine Svenonius. – Cambridge (Mass.) ; London : The MIT Press, 2000, p. 212, n. 16.

335

1. Em nível nacional com o “poder de decisão” sobre as formas de nomes de autoridades, de nomes de autores e títulos de trabalhos anônimos conferido a cada agência bibliográfica, por consentimento e aprovação de outras agências; 2. Em nível internacional pela aceitação de cabeçalhos produzidos por agências “irmãs” com conseqüente troca de cabeçalhos entre elas. Temos tratado com o tópico de autores não restritos a uma nação (ou previamente ao nascimento da nação) considerando-se que ninguém tem competência sobre eles e se o critério linguístico não pode ser aplicado a eles, a dúvida permanece entre adotar a forma local ou a tradicionalmente aceita29. O Guidelines for authority and reference entries, GARE (1984) estabeleceu a necessidade de atividades de controle sobre formas de nomes e ofereceu soluções metodológicas, em vista da produção de registros uniformes que possam ser trocados e partilhados mas, como ja se notou: 1. as formas originais não são sempre respeitadas e são substituídas por formas vernaculares; 2. escritas usadas em diferentes países variam e as transliterações não concordam entre si. 3. identificação de cabeçalhos produzidos por diferentes agências não são totalmente atingidos. Contrariamente a motivos estritamente bibliográficos, afirma-se que não é apropriado forçar o usuário local a usar formas adotadas em nível internacional A tentativa de reconciliar as necessidades locais lingüístico-culturais com as necessidades correspondentes de outros países ocasiona uma grande desvantagem para funções de uso. Depois de anos de experiência, as considerações feitas pela IFLA UBCIM, Grupo de Trabalho sobre os Niveis Minimos de Registros de Autoridade e ISADN chegou-se á presente conclusão: o objetivo da adoção em todo o mundo de cabeçalhos idênticos por todos não é plausível. A revisão de 2001 do Guidelines for authority records and references, GARR muda a filosofia que fundamenta o controle de autoridade e acesso a registros bibliográficos. O critério de ”uniformidade” está desatualizado em favor de um ou mais cabeçalhos autorizados, relacionados à mesma entidade, igualmente um a outro mas, cada um compatível a diferentes ambientes culturais e compilados de acordo com diferentes regras.Sua equivalência em nível internacional corresponde ao registro de autoridade de uma única agência que conecta sua forma autorizada a formas autorizadas “paralelas”, compiladas de acordo com outras regras e de acordo com outras línguas e escritas. 29

“Ein Gesamtkatalog der Druckwerke des 16. Jahrhunderts (Möglichkeiten und Pläne)” / Gedeon Borsa. – In: Libri antichi e catalogazione: metodologie e esperienze : atti del seminario di Roma, 23-25 settembre 1981 / a cura di Claudia Leoncini e Rosaria Maria Servello. – Roma : [ICCU], 1984, p. 67. Título italiano: Per un catalogo collettivo delle opere a stampa del XVI secolo (possibilità e piani di lavoro).

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A conexão de diferentes formas no registro de autoridade é a condição para transferir as formas locais em formas válidas internacionalmente (a forma erudita de valor internacional que podemos ver nos registros da Biblioteca Nacional da França) e em outras formas locais ou vice-versa. O método permite maior liberdade às necessidades locais, assim como reconhecimento de formas eqüivalentes em várias línguas e tradições nacionais. O objetivo da uniformidade linguística é superado em nível internacional. Não se busca uma única língua (ontem Latim, hoje Inglês), nem a colocação de línguas lado a lado, onde cada pessoa fale sua própria língua e deva entender a dos outros, atualmente culminando com nenhuma comunicação. O trabalho sobre o controle de ponto de acesso torna-se o trabalho de um intérprete que deve não mais pronunciar o nome correto (autoridade), mas deve juntar os vários nomes usados (autorizado). Cada vez mais, o pesquisador, não supõe o nome correto em sua forma precisa, mas tem o intérprete à sua disposição que traduz sua questão para o catálogo. Em cada contexto local pode-se encontrar o tópico, na forma que deve ser definida como padrão, uma questão tanto teórica quanto prática,em vista da efetiva funcionalidade. O catálogo eletrônico provê acesso direto a todos os registros conectados a um autor (ou título), por meio de alguma forma, no registro de autoridade, e assim o núcleo de cabeçalho reduz uma grande quantidade de problemas relacionados à recuperação da informação com respeito a ambas, a primeira e a segunda função dos Princípios de Paris. Isso não significa que a tarefa de escolher uma forma padrão autorizada nesse grande contexto, em contraposição a outras formas não padronizadas a ser usadas somente como acesso secundário, torna-se sem utilidade. Escolhendo-se a forma padrão, de acordo com critérios consistentes, proporciona-se cabeçalhos arquivados ordenadamente em uma lista de consulta aleatória com a vantagem de se implementar a identificação e seleção de nomes como um “parâmetro (default)” para usuários e a manutenção do catálogo por bibliotecários. O trabalho de autoridade, especialmente a atenção aos exatos termos e sequência de elementos, permanece o mesmo e a adoção das formas locais e a equivalência de formas estrangeiras limitam a carga dessa tarefa básica que pode, ao mesmo tempo, levar a melhores resultados: a. maior facilidade no uso do catálogo, b. melhor precisão da pesquisa. Não se deveria esquecer, concluindo-se, que as fontes de referência mutáveis e inadequadas, à nossa disposição para atividades de catalogação30. têm sido um sério 30

Consultando Names of persons, 1996, verificou-se que em mais de 105 agências bibliográficas, somente 29 deram uma resposta afirmativa quando perguntadas se elas tinham um arquivo de autoridade para nomes pessoais (incluindo respostas como “está em desenvolvimento”).

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freio no estabelecimento consistente de cabeçalhos uniformes: nem mesmo o nome mais freqüentemente usado, nem o nome melhor conhecido pode ser rapidamente inferido do item do catálogo, mas somente por consulta a trabalhos de referência. Eles ainda são os meios básicos para se descobrir e conectar as formas adotadas por outras agências, assim como para se fazer e implementer as escolhas tornando-as conhecidas. Estabelecer fontes válidas: biografias, enciclopédias, ferramentas disciplinares de referência, com informação exata sobre a ordem de preferência, em caso de desacordo, é a garantia de consistência para o catalogador e para a clareza do usuário. Mesmo que tenhamos à nossa disposição novos instrumentos, espera-se muito do trabalho começado com o GARRR que, se corretamente compreendido pelas agências nacionais, deve levar à criação, manutenção e disponibilização de arquivos de autoridade de alta-qualidade. A troca de registros compreendem conexões, trocas ou partilhamento de arquivos, ou preferencilmente sua integração em uma estrutura unificada que contenha todos os registros de autoridade e conexões aos registros relacionados a uma mesma entidade, constituindo o arquivo virtual internacional de autoridade, sobre o qual Barbara Tillett esteve falando nesta manhã.

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Apêndice Cabeçalhos estabelecidos por dez agências bibliograficas nacionais diversas: comparações Para cada tópico tratado um exemplo é dado, com formas variantes de nome de autor. A autoridade dos cabeçalhos é respaldada pela consulta a dez agências bibliográficas nacionais (nove Européias e a Biblioteca do Congresso (EUA); aqui se encontra uma lista de seus acrônimos: BL BnF DB HR IT LC NOR POR SP SV

Biblioteca Britânica (Reino Unido) Biblioteca Nacional (França) Biblioteca Alemã (Alemanha) Croácia Itália Biblioteca do Congresso (EUA) Noruega Portugal Espanha Suécia

Em cada exemplo o número de formas variantes é dado, entre parêntesis, depois do título do exemplo, sendo os cabeçalhos ordenados alfabeticamente. Um acrônimo faltante significa que o nome não foi encontrado no catálogo. A pontuação foi considerada um elemento bastante distintivo para assinalar uma variante. Para Edith Stein ao cabeçalho Polonês foi adicionado (POL). Autores clássicos Gregos LUCIAN OF SAMOSATA (7) Lucian, of Samosata Luciano de Samosata Luciano de Samosata, ca. 130-200 Lucianus IT, SV Lucianus <Samosatensis> Lucianus Samosatensis Lucien de Samosate forma corrente francesa Lucianus Samosatensis forme erudita com valor international latino

BL, LC SP POR DB HR, NOR BnF

Autores clássicos latinos VIRGIL (5) Vergilius Maro, Publius

DB, IT, NOR, HR, SV BL, LC

Virgil 339

Virgile forma corrente francesa Vergilius Maro, Publius forma erudita com valor international latino Virgilio Marón, Publio Virgílio, 70-19 a.C.

BnF SP POR

Pais da Igreja e autores do ocidente medieval SAINT AUGUSTINE (8) Agostinho, Santo, 354-430 Agustin, Santo, Obispo de Hipona Augustine, Saint, Bishop of Hippo Augustinus (saint) Augustinus, Aurelius Augustinus, Aurelius, helgen Augustinus, Aurelius, helgon Augustinus, Aurelius <santo>

POR SP BL, LC BnF DB, HR NOR SV IT

Outros autores antigos e medievais conhecidos no Ocidente por formas Latinas CONFUCIUS (6) Confucio Confucio, 551-479 a-C. Confucius Konfucius Kong, Qiu Kong, Qiu (551 av. J.C.?-479 av. J.C.?) forma erudita válida no sistema internacional ISO AVICENNA (6) Avicena Avicena, 980?-1037 Avicenna Avicenna, 980-1037 BL, Avicenne forme courante Ibn Sina, Al Husayn ibn Abd Allah forma erudita válida no sistema internacional ISO

SP POR BL, IT, LC, NOR, HR SV DB BnF

SP POR DB, IT, LC, HR, SV NOR

BnF

MAIMONIDES (7) Maimonide, Moise Maimonides

POR1 IT 340

Maimónides Maimonides, 1135-1204 Maimonides, Moses Maimonides, Moses, 1135-1204 Moïse Maïmonide forma erudita válida no sistema internacional

SP POR2 DB, SV, NOR, BL LC BnF

Autores modernos e contemporâneos RITSOS (8) Ritsos, Giannes Ritsos, Giannes, 1909-1990 Ritsos, Giannēs, 1909Ritsos, Giannis Ritsos, Giannis (1909-1990) forma corrente, outro sistema de transliteração com valor international Ritsos, Giannes forma erudita com valor international sistema ISO Ritsos, Jannis Ritsos, Yannis Ritsos, Yannis, 1909-1990 CHEKHOV (9) Cechov, A.P. Cechov, Anton P. Cechov, Anton Pavlovic (Tjechov, Anton) Cehov, Anton Pavlovic Chehov, Anton Chejov, Anton Pavlovich (1860-1904) Chekhov, Anton Pavlovich, 1860-1904 Chekhov, A. P. (Anton Pavlovich) 1860-1904 Tchekhov, Anton Pavlovitch (1860-1904) forma corrente, outro sistema de transliteração de valor internacional Cehov, Anton Pavlovic forma erudita com valor international sistema ISO NIZAMI GANJAVI (9) Nezami-e Ganjavi forma erudita com valor internacional, sistema próprio da Agência Bibliográfica (BnF) Nizami Nizâmi Nizãmi Gangawi Nizãmi Gangawi, Ilyãs Ibn-Yusuf

341

DB, IT, NOR, SV1 BL LC SV2

BnF SV3 HR POR, SP

NOR DB SV HR, IT POR SP LC BL

BnF

BnF IT, SV1 SP SV2 DB

Nizami Ganjavi Nizami Ganjavi, 1140 or 41-1202 or 3 Nizami, Ganjavi Nizami-yi Ganjah’i, Hakim

NOR, SV3 BL, LC HR SV4

CAO XUEQIN (8) Cao, Hsie Kin Cao, Xueqin Cao, Xueqin (1715?-1763?) forma erudita com valor international Cao, Xueqin, 1715?-1763 Cao, Xueqin, ca. 1717-1763 Cao, Zhan Tsao Chan Tsao, Hsueh-Chin

HR NOR BnF BL LC, SV1 DB IT POR, SP, SV2

JALAL AL-DIN RUMI (10) Galal al Djn Rumj Galal-ad-Din Rumi Jalal al-Din Rumi forma sábia erudita com valor internaciona, sistema próprio da Agência Bibliográfica (BnF) Jalal al-Din Rumi, Maulana Jalal al-Din Rumi, Mawlana Jal¯al al-D¯in R¯um¯i, Maulana, 1207-1273 Rumi, 1207-1273 Rumi, Galaladdin Rumi, Jalal al-Din, 1207-1273 Yalal al-Din Rumi

IT DB BnF NOR, SV1 HR LC POR SV2 BL SP

Papas PAUL VI (9 + 3) Igreja Católica. Papa, 1963-1978 (Paulo VI) Pablo VI, Papa Paul 6, pave, 1897-1978 Den Romersk-katolske kirke. (Paven) (1963-1978 : Paul 6) Paul VI (pape) forma corente francesa Paulus VI (pape) nome forma erudita religiosa com valor internacional latino Paul VI, Pope, 1897-1978 BL, Catholic Church. Pope (1963-1978 : Paul VI) Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy). Archbishop (1954-1963 : Montini) Paulus <papa ; 6.> Paulus <Papa, VI.> 342

POR SP NOR

BnF LC BL, LC LC IT DB

Paulus VI Paulus VI, [pave]

HR SV

Santos THOMAS MORE (9) More, Thomas More, Thomas, Sir, Saint, 1478-1535 Morus, Thomas, 1478-1535 Thomas More (santo) forma erudita com valor internacional Thomas More, helgen Thomas More, helgon Thomas More, sir, Saint Thomas : More <santo> Tomás Moro, Santo (1478-1535)

DB, HR BL, LC POR BnF NOR SV1 SV2 IT SP

EDITH STEIN (7 + 1) Edith, Stein, santa Edith : Stein <santa> Stein, Edith Stein, Edith, Saint, 1891-1942 Stein, Edith, 1891-1942 Stein, Edith (1891-1942) forma erudita com valor international Stein, Edith, 1891-1942, helgon Teresa Benedykta od Krzyza (œw. ; 1891-1942)

SP IT DB, HR, NOR LC BL, POR BnF SV POL

Entidades coletivas DIOCESE Banjalucka biskupija Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy) Catholic Church. Archdiocese of Milan (Italy). Archbishop (1954-1963 : Montini) Catholic Church. Archdiocese of Milan. Italy Milan, Diocese of [edições antigas] Catholic church. Diocese of Northampton Church of England. Diocese de Chester Diözese Église catholique. Diocèse (Paris) Lisboa. Diocese Milán (Archidiócesis). Arzobispo (1979- : Carlo M. Martini) Martini, Carlo M. (1927-) Milano (Arcidiocesi)

343

HR

LC

BL NOR DB BnF POR SP IT

FRANCISCANS (8) Francescani Franciscanos Franciscans Franjevci Franciskanorden Ordem dos Frades Menores Ordo Fratrum Minorum Ordre des Frères mineurs forma correntee Ordo Fratrum minorum forma erudita com valor international Latino

IT SP BL, LC HR SV POR DB

BnF

Identidades bibliográficas separadas DODGSON/CARROLL Cabeçalhos uniformes para identidade pessoal: Carroll, Lewis Carroll, Lewis (1832-1898) Carroll, Lewis, pseud. Dodgson, Charles Lutwidge

DB, NOR, HR, SV BnF POR IT

Cabeçalhos uniformes para identidades bibliográficas: Carroll, Lewis (1832-1898) Dodgson, Charles Lutwidge (1832-1898) Carroll, Lewis, 1832-1898 Dodgson, Charles Lutwidge, 1832-1898

SP SP BL, LC BL, LC

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Corporate bodies from ICCP up to 2003 Mauro Guerrini with the assistance of Pino Buizza and Lucia Sardo 1

Corporate authorship before ICCP The concept of corporate authorship evolved inside the Anglo-American cataloguing tradition.2 The use of corporate entries was first codified by Antonio Panizzi in his 91 rules.3 Corporate entries were a long-standing practice (from the beginning of the XVII

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The paper has been written with the assistance of Carlo Bianchini and Carlo Ghilli; Maria Letizia Fabbrini has translated into English some part of the paper; Ann Matheson reviewed the English text. The authors thank everyone and Claudia Fabian, Staatsbibliothek of Munich, for her friendly assistance. For an historical overview of corporate authorship before ICCP, cf. Eva Verona, A historical approach to corporate entries; James A. Tait, Authors and title; and Michael Carpenter, Corporate authorship: its role in library cataloging. Panizzi’s rules. Their origin did not result from a supposed equivalence between personal and corporate author; it should be mostly related to the presence of the names of corporate bodies in titles, where anonymous and collective works were entered under the title (and the most or the first important word of the title) or under the subject; and the name of a corporate body actually was the most or the first important word of the title, or was the subject. An example is in Catalogus impressorum librorum bibliothecae Bodleianae in Academia Oxoniensi, published in 1674 by Thomas Hyde, where “we can note the increasing achievement of corporate headings, often corresponding to Latin names of cities, countries, institutions; acting both as authors and as subjects, headings aggregating anonymous or collective works”. We can find: Anglia, Jesuita, & Societas Jesu, Londinum, Parisiensis Academia, and so on; or Brescia, for the anonymous title Il sontuoso apparato fatto dalla città di Brescia nel retorno delle [sic] Vescovo suo Cardinale MorosiniAlfredo Serrai, Storia della bibliografia, 7: Storia e critica della catalogazione bibliografica. Roma: Bulzoni, 1997, p. 237. [The sumptuous array made by the town of Brescia at the return of the Bishop Cardinal Morosini] (cf. Alfredo Serrai. Storia della bibliografia, 7: Storia e critica della catalogazione bibliografica. Roma: Bulzoni, 1997, p. 237. The 91 Rules for the compilation of the catalogue of the British Museum issued by Antonio Panizzi in 1841 do not deal with corporate authorship. Rule XXXIV makes explicit the tradition cited above: “When no such name of a person appears, then that of an assembly, corporate body, society, board, party, sect, or denomination appearing on the title to be preferred, subject to the arrangement of Rule IX; and if no such name appear, then that of any country, province, city, town or place so appearing, to be adopted as the heading”; in the absence of a personal author, Panizzi looks for a main entity – the name of a corporate body or a place – in the title (at times, this may involve the whole of the title-page), and not for the authorship of the work. After making this choice, Rule IX “Any act, resolution, or other document purporting to be agreed upon, authorised or issued by assemblies boards or corporate bodies (with the exception of academies, universities, learned societies and religious orders …) to be entered in distinct alphabetical series, under the name of the country or place from which they derive their denomination, or, for want of such denomination, under the place from whence their acts are issued” is only a matter of entry word and of arrangement: the name of a corporate body may not be a heading. Headings other than personal names should be names of places, under which the names of corporate bodies are collected “in distinct alphabetical series”; or titles, which we are not dealing with here; or formal headings such as “Academies” (Rule LXXX), “Periodical Publications” (Rule LXXXI), or “Ephemerides” (Rule LXXXII). Under the first of these formal headings the entries are arranged by continent, by states, by cities, and only in the last place alphabetically by the names of the academies. The only rule that provides for a corporate entry, independently of the presence of the name in the title and on the basis of a formal distinction of publications, is Rule XLVII: “General collections of laws, edicts, ordinances, or other public acts of similar description, to be entered under the name of state or nation in which or by whom they were sanctioned, signed, or prom-

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century) the concept of corporate authorship was suggested and adopted by Charles Coffin Jewett4 and was then elevated to the level of principle and developed into a complete set of rules by Charles Ammi Cutter in the fourth edition of Rules for a Printed Dictionary Catalogue.5 ,At the very end of the century the German refusal of corporate entries was clearly stated by Karl Dziatzko6; in Italy, on the contrary, their traditional usage was codified by Giuseppe Fumagalli in his cataloguing rules.7 Lubetzky With his “Code of cataloguing rules, author and title entry: an unfinished draft” (1960), Seymour Lubetzy states the general rule for authorship: “The work of a person, whatever the character or the medium by which it is presented, I entered under the name of the person as author of the work presented” (Rule 1). Perhaps one of the most distinc-

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ulgated”. There is no acknowledgement of corporate authorship, and, apart from states, the names of corporate bodies are only used as subordinate devices for filing entries. The principle of corporate authorship was first suggested in 1852 by Charles Coffin Jewett in “On the construction of catalogues of libraries, and of a general catalogue and their publication by means of separate, stereotyped titles with rules and examples”. Rule XXII considers any kind of corporate body to be the author of the works it issues. Following this point of view Jewett prefers direct entry under the name of the body to entry either under a catchword in the name of the body, or to some substitute for the name of the body: place or country, or to a formal heading: “Academies, institutes, associations, universities, colleges; literary, scientific, economical, eleemosynary and religious societies; national and municipal governments; assemblies, conventions, boards, corporations, and other bodies of men, under whatever name, and of whatever character, issuing publications, whether as separate works, or in a continuous series, under a general title, are to be considered and treated as the authors of all works issued by them, and in their name alone. The heading is to be the name of the body, the principal word to be the first word, not an article”. Cutter evolved his idea of corporate authorship, but the principles he had laid down in 1876 were modified little by his later codes. In the fourth edition, “Rules for a dictionary catalogue”, 1904, he put forward two reasons for adopting corporate authorship: “as a matter of fact these bodies are authors not only of their proceedings but also of their collections regarded as a whole … as a matter of convenience … it is better that all the books connected with the name of a society or government should be brought together in one place” (p. 40). The definition of “author” recalls Jewett’ rule: “Bodies of men (societies, cities, legislative bodies, countries) are to be considered the authors of their memoirs, transactions, journals, debates, reports, etc.” (p. 14) Cutter was defending corporate authorship in the face of the German practice of regarding all such publications as anonymous, and entering them under the first independent noun of their titles. Rule 45 states: “Bodies of men are to be considered as authors of works published in their name or by their authority”. In the rules that follow include details and specifications for particular kinds of corporate bodies, so that the matter is systematically dealt with. In short, we can recognise that Cutter assumed the concept of corporate authorship as parallel to personal authorship, and developed it in full, thus taking the most important step towards modern cataloguing practice. Later codes such as the Anglo-American code (1908), and the one by the American Library Association (1949), took for granted Cutter’s principle of corporate authorship, and focused on the form of the names of corporate bodies. There derived four recognised groups of corporate bodies: governments, societies, institutions, and miscellaneous bodies. Karl Dziatzko, in his “Instruction für die Ordnung der Titel im Alphabetischen Zettelkatalog der Königlichen und Universitäts-Bibliothek zu Breslau”, Berlin, 1886, stated no particular rule for corporate bodies and no entry alternative to personal author or title. There appeared entries under the names of corporate bodies only as the first noun of a title – e.g., Chaucer Society (§110) – their publications being considered to be anonymous. Giuseppe Fumagalli in his “Cataloghi di biblioteche e indici bibliografici”, Firenze, 1887, accepted the Italian tradition and was partly inspired by Cutter. Rule XXXXIX states “the publications issued by a political, social or religious institution, in short by a corporate body should always be entered under the name of such corporate body”; in the condensed rules, no. 27, the principle of corporate authorship is accepted “A corporate body is considered as the author of its publications” (p.81).

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tive features of CCR is its treatment of corporate bodies, particularly the abandonment of the distinction between societies and institutions that had bedevilled former codes. As a result, all corporate bodies are entered under their names. As far as possible, Lubetzky attempts to bring corporate authorship within the framework of personal authorship, but with certain qualifications (see Rule 21). Rule 22 represents a precise definition of those instances where a corporate body can be considered as the author of the publications issued under its name. Corporate bodies at the ICCP, 1961 Corporate authorship has always been a problematic issue. The German tradition of “The Prussian Instructions” did not consider the possibility that a corporate body could be an author; while the Anglo-American tradition had a long practice of corporate headings with a distinction made between societies and institutions. The preliminary work by IFLA, starting in 1954, had prepared a convergence of these two opposing traditions. At the 1961 Paris International Conference on the Cataloguing Principles of Paris (ICCP), corporate bodies were recognised as important access points to bibliographic information. Corporate bodies were discussed on 11 and 12 October: the general principles on corporate entry were laid down in Section 9 of the Statement of Principles. The basis for the preliminary discussion of this issue was a working paper prepared by V.A. Vasilevskaya, the WP no. 5: 1. Limits to the use of entries under corporate authors. 2. The cataloguing of laws and treaties and by Suzanne Honoré (BnF), the WP no. 6: Corporate authorship. 1. Form of heading for corporate authors. 2. Treatment of subordinate bodies.8 For the choice of main entry the starting point of the discussion at the ICCP was: “9.1 A corporate body (i.e. any institution, organised body or assembly of persons known by a corporate or collective name) may be treated in the catalogue as the author of a work or serial publication 9.11 if the work or publication is by its nature necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body, or 9.12 if the wording of the title or title-page, taken in conjunction with the nature of the work, clearly implies that the corporate body is collectively responsible for the content of the work or publication”. Points 9.11 and 9.12 deal with works that may be authored by a corporate body: they try to compromise between those accepting the principle of collective responsibility and those who are against it: even among the former there is no full agreement about its application. Three criteria are considered relevant for defining the boundaries for

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Report / International Conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961; [edited by A.H. Chaplin and Dorothy Anderson]. London: International Federation of Library Associations, 1963. No. 5: 1. Limits to the use of entries under corporate authors. 2. The cataloguing of laws and treaties, by V.A. Vasilevskaya: p. 165-174; and no. 6: Corporate authorship. 1, Form of heading for corporate authors. 2, Treatment of subordinate bodies, by Suzanne Honoré: p. 175-183.

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the application of the concept of collective authorship; 2 and 3 must be taken in conjunction if 1 does not apply: 1. the content and purpose of the work if it is by its nature necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body; 2. the presence of the name in the title or in an essential part of the title-page; 3. the collective responsibility of the corporate body for the content of the work. Many delegates took part in the debate, among them Arthur C. Chaplin, Eva Verona, Andrew Osborn, Seymour Lubetzky, and Ákos Domanovszky. Many national delegations (e.g., Netherlands, Sweden, Denmark, Finland) did not agree with the principle of authorship for corporate bodies, because it was too difficult to be correctly applied by cataloguers, and because it was not useful for catalogue users. Chaplin stated that even if the majority of delegations accepted the principle of collective responsibility, there would be two different approaches to the entry under a corporate name: 1. the first takes the view that a corporate body issuing a work should be considered in the same way as a personal author; 2. the second considers that it is useful to make an added entry under the name of the corporate body, because that name is the more convenient element for identifying all the works of that corporate body, even if the principle of corporate authorship is not accepted. For some kinds of works (namely, the ones defined in 9.11) these two different approaches do not imply any difference in treatment: this is not true for the works defined in 9.12, for which an entry is allowed only if the principle of collective responsibility is accepted. Seymour Lubetzky stressed that no difference could be made between the treatment of personal and corporate authors, since the relationship between an author and his/her work was difficult to define in both cases. Voting on section 9.1 was: For: 56; Against: 7. The delegate from Yugoslavia was “quite prepared to accept […] the alternative given in the Report of the Working Group (Libri, 1956, p. 291) for works which do not relate directly to the activities, functions or internal administration of the corporate body. The definition given in 9.11 is much broader than the before mentioned alternative and, moreover, rather vague”. The Swedish delegation, however regarded “the use of corporate entry as a very useful method of dealing with certain groups of material”. The concept of collective responsibility was strongly criticised because it was considered “vague”. When point 9.12 was voted upon, the result was: For: 50; Against: 6; Abstentions: 2. The discussion also took account of the text of section 9.4: uniform heading for works entered under the name of a corporate body. At the end of the discussions, the text approved by the ICCP – Statement of Principles, Section 9, was as follows:

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The main entry for a work should be made under the name of a corporate body (i.e. any institution, organised body or assembly of persons known by a corporate or collective name), when the work is by its nature necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body9 even if signed by a person in the capacity of an officer or servant of the corporate body, or when the wording of the title or title-page, taken in conjunction with the nature of the work, clearly implies that the corporate body is collectively responsible for the content of the work10 In other cases, when a corporate body has performed a function (such as that of an editor) subsidiary to the function of the author, an added entry should be made under the name of the corporate body. In doubtful cases, the main entry may be made either under the name of the corporate body or under the title or the name of the personal author, with an added entry in either case under the alternative not chosen for the main entry. The uniform heading for works entered under the name of a corporate body should be the name by which the body is most frequently identified in its publications, except that if variant forms of the name are frequently found in the publications, the uniform heading should be the official form of the name; if there are official names in several languages, the heading should be the name in whichever of these languages is best adapted to the needs of the users of the catalogue; if the corporate body is generally known by a conventional name, this conventional name (in one of the languages normally used in the catalogue) should be the uniform heading; for states and other territorial authorities the uniform heading should be the currently used form of the name of the territory concerned in the language best adapted to the needs of the users of the catalogue; if the corporate body has used in successive periods different names, which cannot be regarded as minor variations of one name, the heading for each work should be the name at the time of its publication, the different names being connected by references;11 a further identifying characteristic should be added, if necessary, to distinguish the corporate body from others of the same name. Constitutions, laws and treaties, and certain other works having similar characteristics, should be entered under the name of the appropriate state or other territorial authority, with formal or conventional titles indicating the nature of the material. Added entries for the actual titles should be made as needed.

E.g., official reports, rules and regulations, manifestos, programmes and records of the results of collective work. E..g., serials whose titles consist of a generic term (Bulletin, Transactions, etc.) preceded or followed by the name of a corporate body, and which include some account of the activities of the body. It is a permissible alternative to assemble all the entries under the latest name with references from the other names when it is certain that the successive names denote the same body.

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9.6

A work of a corporate body which is subordinate to a superior body should be entered under the name of the subordinate body, except that 9.61 if this name itself implies subordination or subordinate function, or is insufficient to identify the subordinate body, the heading should be the name of the superior body with the name of the subordinate body as a subheading; 9.62 if the subordinate body is an administrative, judicial or legislative organ of a government, the heading should be the name of the appropriate state or other territorial authority with the name of the organ as a subheading.

The text presented before the debate at the ICCP explicitly reflects the principle of authorship of corporate bodies: the text approved by the ICCP deals with “entry under the name of a corporate body” without any clear mention of the concept of corporate bodies as authors. List of uniform headings for corporate bodies After the ICCP we begin to see the start of the compilation of international authority lists of uniform headings for corporate bodies, thanks to the Statement of Principles, but it becomes more and more difficult over time, because of: • the increasing number – and, most of all, the linguistic and cultural diversity – of the countries involved; • the rules approved after the Paris Conference do not lead to the unique solutions that were expected after agreement was obtained (although not easily) on the Statement of Principles. The activities (and the logic) of the UBC Programme made it fundamental to have a complete re-examination of the issue, including a review and improvements to the Statement of Principles, in order to achieve agreement on the form of corporate headings. Definitive editions of authority lists List of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in European countries / International Federation of Library Associations and Institutions ; compiled by the USSR Cataloguing Committee. – 2nd ed. rev. – London : IFLA International Office for UBC, 1979. African legislative and ministerial bodies : list of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in African countries / compiled by IFLA International Office for UBC. – London : [IFLA International Office for UBC], 1980.

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Names of states: an authority list of language forms for catalogue entries / compiled by the IFLA International Office for UBC. – London : IFLA International Office for UBC, 1981. Theoretical considerations: Verona, Carpenter, Domanovszky Eva Verona In spite of the almost unanimous acceptance of the Paris Principles, we find great differences among the post-Paris codes. The International Meeting of Cataloguing Experts in Copenhagen, 1969, recommended that the annotated edition of the Statement should present the solutions adopted or discussed, and encouraged the use of the original names of countries and towns in headings. In the 1971 edition Eva Verona collated national usages, and clearly demonstrated that there was a large gap between theory and practice. To narrow that gap, it was considered that further analysis was required. At the 1972 IFLA Conference in Budapest, the Committee on Cataloguing asked Eva Verona to undertake an analysis of the current position on the issue of corporate bodies. How was the concept of “corporate author” interpreted; and what were the national practices and rules? At the 1973 IFLA Conference in Grenoble, Verona presented the first results of her study, in which she acknowledged the existence of a broader concept of corporate authorship (the name of any corporate body most closely associated with a work, according to AACR), and a narrower one (e.g., the Bulgarian position: a corporate body can be used as a heading only if the form of the publication – laws, bulletins, etc. – allows it). There were also intermediate positions (only in certain, formally defined cases it was possible to consider a corporate body as the originator of the work, RAK). Verona also suggested a definition of corporate authorship: “A work should be considered to be of corporate authorship if it may be concluded by its character (or by its matter) that it is necessarily the result of the creative and/or organisational activity of the corporate body as a whole and not the intellectual activity of the individuals who drafted it”. The broader concept of corporate authorship was slightly preferred by the members of the Committee. At the 1974 IFLA Conference in Washington, D.C., the final results of the study by Eva Verona, as well as an investigation by Maria Valenti into serials headings, were presented. From Valenti’s study two different applications came to light: a main entry under the title or a main entry under the corporate body. So the investigation, which concurred with the findings of Verona’s study, was accepted as an important contribution to the issue of serial publications. Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies was published in 1975. In her introduction to the report, Verona wrote that “as yet no international standardisation as to application, interpretation, form and structure of corporate bodies has been achieved”, and she noted that “most of the procedures as pre-

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scribed by various codes or adopted by cataloguing practices, etc., have a distinct tendency to cling to the long-standing cataloguing traditions of their own country”.12 The study is a critical analysis of the issues relating to corporate headings, and it focuses on the examination of theoretical studies and of the solutions adopted by cataloguing rules and national bibliographies. For every perspective of the issue she offers a complete overview of the different positions, and she compares them by presenting the pros and cons for each of them. She also indicates the solutions that are more in line with the Paris Principles and are more acceptable in an international context. The first section concentrates on the definition of the corporate body for cataloguing purposes, and on the concept of the corporate author and other interpretations of corporate headings, with an analysis of the various types of documents that can be ascribed to corporate bodies. The second section deals with the form and structure of corporate headings; it first of all addresses the general problems, which are common to all corporate headings; and then, for each type of corporate body, it goes on to analyse in depth the structure and form of the name for the heading, according to the nature of each heading. The work is comprehensive; it also draws attention to differences in technical details such as punctuation, capitalisation, transliteration, geographic qualifiers, namely, details that go beyond cataloguing principles and that are considered in detail only by a concrete approach typical of cataloguing codes. It is rich in examples, including some taken from pre-Paris cataloguing codes, and so it is a useful base from which not only to start work on international uniformity, but also to encourage a better understanding of cataloguing practices in the countries considered in the work. In her conclusions, Verona presents suggestions for new agreements on corporate headings, states her (previously expressed) preferences and takes account of divergent positions with proposals for mediation. A few examples of Verona’s suggestions are: “All types of groups … should be included in the meaning of the term … no exceptions should be made for territorial authorities or commercial publishers”; “Works by dignitaries produced in their official capacity should be treated as works of personal authorship” (with exception for laws); “Laws should be entered under their title proper”; and for subordinate corporate bodies “preference should be given to direct headings”. If the detailed comparisons may seem to aim at the creation of an international cataloguing code (the one avoided in Paris), these suggestions, on the contrary, show that the work as a whole is situated at an intermediate level between principles and rules. On the basis of a fifteen-year-long debate, even if they are consistently interpreted and adopted, the principles seem to be implicitly recognised as producing really different headings in different countries; these different headings can be understood abroad, because they have been created according to common practices, but they are not suffi12

Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies: a comparative and critical study / by Eva Verona. London: IFLA Committee on Cataloguing, 1975, p. 1.

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ciently uniform to be placed together in an alphabetical catalogue, in order to show “which works by a particular author and which editions of a particular work exist”. This is particularly so in the changed context of the present: the exchange of bibliographic information has increased enormously, and shared cataloguing puts side by side headings of different origin, whereas the use of computers emphasises the need for strict formalisation in order to avoid duplication of corporate headings with each variant form. The introduction to Structures of corporate name headings (SCNH) reports that: “She commented that the “complete lack of uniformity” was a very serious obstacle for effective universal bibliographic control, and argued that national barriers had to be broken down, that national and local interests should give place to international interests. Differences in practical application should be reduced to a minimum; complicated and over-elaborate rules should be avoided, as the average user would not understand them. Later research on catalogue use has confirmed that Verona also delivered a set of “Suggestions”, in which she advocated a framework in which variations dictated by national interests are eliminated and simple solutions are given”.13 Michael Carpenter Michael Carpenter participated authoritatively in the theoretical debate. Could corporate bodies be considered the authors of their works? It was necessary to reflect on the concept of authorship, on the meaning of being the “author” of a work. In 1981 Carpenter published a study on corporate authorship. He defined three models of authorship: 1. by origination or creation; 2. by assumption of responsibility; 3. by corporate utterance. The first occurs when an author writes a text: this is an unlikely condition (even if not impossible) for a corporate body since it only would happen when all its members took part in the creation of the work. The second takes place when an author states his/her responsibility, even if he/she has not directly created the work: this is a typical situation in the case of corporate bodies that adopt or issue works written by experts. This occurs most frequently in situations where corporate bodies adopt works created by individual authors, usually on demand but sometimes because it is mandatory if the corporate body is obliged to take responsibility (cataloguing authorship) for some types of works. The third refers to corporate utterances: “The textual content of a work must be a corporate utterance of a corporate body in order for that body to be treated as its au-

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Structures of corporate name headings: final report, November 2000 / IFLA Section on Cataloguing, Working Group on the Revision of FSCH; compiled and introduced by Ton Heijligers. .

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thor”.14 Utterances, namely, all linguistic acts, oral or written, are made by individual people, but some are of no significance if they are not made in the name of the corporate body they represent. A corporate body is, however, capable of making “corporate utterances” if it has a describable ratification and/or veto procedure for assuming responsibility for making certain utterances, these utterances, of course, being necessarily made in the first place by individual persons. In such cases it must be clear and certain that the utterance is a “corporate utterance” by the corporate body. Carpenter thinks that this third situation offers sufficient justification for the treatment of corporate bodies as authors: in his view it would subsume and replace the other two, and would become the only acceptable option. Thus, a corporate body is considered to be a catalogued author (a conventional author, obviously) and, therefore, its name can be an entry. Therefore, the concept of authorship can also include a corporate body, because it is responsible for the content of a publication, a content that expresses a collective will that goes beyond the will of the single person representing it, and in a particular historical context, represents it. Ákos Domanovszky Ákos Domanovszky defines as corporate body, “every union or organization, whether permanent or ephemeral, which has had a part (except in the role of a mere publisher’s or printer’s) in producing an elemental object of cataloguing (including its intellectual constituent, its content), and which is in possession of what may be considered a name”.15 He adds that difficulties arise when one tries to define the term “corporate author”. In fact, the word “responsibility” denotes a broad scale of not only quantitatively but also qualitatively different things, and for this reason “very often the “chief” one among them can be determined only absolutely arbitrarily”. But while in the field of personal authorship, the formula “chief responsibility for the intellectual content” is not liable to cause trouble because the everyday meaning of the word “author” protects it from improper use, when it comes to treating editors, compilers and corporate bodies as authors, however, the practical consequences become quite unsatisfactory. The criterion “chief responsibility for the intellectual content of the book” not only gives no clue to the handling of cases where several bodies, or bodies and personal editors or compilers, have all participated in the production of a book or work, but “it also frequently fails the cataloguer confronted with the task of choosing between a title entry and a corporate one”. The inability of code-makers to agree on the meaning of the term “corporate author”, and their failure to explain (even approximately) their differing versions of the meaning of the term, derives from the complete lack of any objective basis upon which a common definition could be founded. And this problem applies to any code: “Not a single code throughout the world has managed to tackle this task satisfactorily”. 14

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Michael Carpenter, Corporate authorship. Its role in library cataloging. Wesport, Conn.; London: Greenwood Press, 1981, p. 152. Functions and objects of author and title cataloguing: a contribution to cataloguing theory / Ákos Domanovszky. – München: Verlag Dokumentation, 1975, p. 120, passim.

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Domanovszky indicates many causes for this failure. The first is that the phenomena that cataloguers have to deal with show an endless variety and combinations of forms, “which one may conceive as arranged […] into a graded system displaying a high degree of continuity”. This continuum shows that these phenomena not only differ from each other, but also differ in degree. As a consequence it is impossible to define the boundaries of the concept of “corporate authorship”, since there are always “more or less notable contingents of cases in the world of corresponding reality, as to which it is dubious and open to dispute whether they should be subsumed under that concept and term or not”. Domanovszky concludes that “for the drawing of the dividing line between those corporate bodies that are to be considered and treated as “authors” and those that are not, theory and codification have not succeeded yet in discovering such an objective method”. The second cause is that the “analogy between personal and corporate authorship is a mere fiction, and the application of the designation “author” to a corporate body is nothing more than a metaphor”, since corporate bodies are unable to write and compose. This is the main reason “why all attempts at amalgamating the two definitions […] are doomed to fail”. Beside this, it is completely impossible to draw a sharp line of division between publications of corporate bodies that have been written vicariously and those that have not. This high degree of volatility at the boundaries of the concept is the crucial point that, in Domanovszky’s opinion, renders the concept of corporate authorship ultimately unworkable. To sum up, Domanovszky does not see any possibility of formulating rules for the application of corporate main entries without causing an “inordinate occurrence of misunderstandings and misinterpretations of the intended range of their validity”; but he states that “if a concept of the “blurred-edge” type is in spite of its shortcomings considered a cataloguing device so useful as to be indispensable, it is possible to make use of it by means of added entries”. Nevertheless, Domanovszky sees that many librarians will consider that discarding the corporate main entry, and the very concept of corporate authorship, is unacceptable. Those librarians “are accustomed to regard the rules for corporate authorship as […] a main contribution to author-title cataloguing”. But the “really valuable contribution consists in clearly having exploited all the possibilities of a utilisation, as a handle of great worth, of the name of the corporate bodies which have had a part in the production of books or works; in […] having recognised the aptitude of these names materially to improve the retrievability of a large and important class of objects of cataloguing; in other words, in […] discovering the great value these names are capable of attaining in the role of formal marks”. In Domanovszky’s opinion, the positive contribution stops here: he thinks that the development of the concept and of the formal aspect of the names (such as 1: the introduction of the concept of corporate authorship to justify the practice of corporate main entries; 2: the distinction between two classes of bodies; and 3: the development of an increasingly intricate and very artificial system of main entry under corporate bodies, and their differentiation into three different classes with a special form of heading) have 355

diminished the value of that contribution to the point where the disadvantages have overwhelmed the benefits. Form and structure of corporate headings (FSCH) – 1980 Considering the need for uniformity at an international level in the field of corporate headings, IFLA created a Working Group on Corporate Bodies, chaired by Lucia J. Rather, in 1976. The group used the work by Verona as a starting point with the aim of arriving at an international agreement on a set of basic principles governing form and structure of corporate headings that could be recommended for international usage, without considering the choice of main entry. At a meeting in London in 1977, the WG presented its recommendations, beginning with the consideration that “international standardisation of form and structure of corporate headings, combined with authority files, was essential for the realisation of the UBC Programme”.16 The recommendations defined a corporate body on the basis of a particular name identifying it, and set rules limiting the cases in which an occasional group has or has not a formal name; they proposed detailed indications, general ones (e.g., the language) or detailed ones (e.g., punctuation) for the uniform heading of corporate bodies in general, and for territorial authorities in particular. The WG sought opinions on the recommendations, and dealt with other aspects of the issue following Verona’s study. In 1978 it distributed a complete draft set of recommendations, which was then revised in the light of comments received. The recommendations, which were approved by the Section on Cataloguing and the Section on Official Publications, were then published as the IFLA standard Form and structure of corporate headings in 1980. The document is structured as paragraphs (as in the ISBDs) and the typographic style is also the same as in the ISBDs. “The primary purpose of the recommendations is to promote uniformity in headings appearing in bibliographic records produced for international exchange within the framework of Universal Bibliographic Control. The recommendations are directed at solutions for the problems of current cataloguing, not those of retrospective catalogues”. (0.1.1). The recommendations deal only with the form of corporate headings, and do not consider the choice of entry. A paragraph of definitions specifies the meaning of those terms that are important for the correct application of the recommendations (e.g., organs and non-organs). In the text, the general recommendations precede the detailed recommendations for specific kinds of bodies. The definition of “corporate body” follows and modifies that by Verona, and it clearly differentiates between corporate bodies that can or cannot be used in a catalogue, by adding the types of designations that are considered insufficient to deem an occasional group or event being formally named as a corporate body. This relates also to the choice of heading: if the name does not exist, the corporate body itself does not exist, 16

Cf. IFLA Working Group on Corporate Headings, London, 26-28 April. In: International cataloguing, vol. 6, no. 3 (1977), p. 26.

356

and cannot have a heading. It is not a modification of – or an addition to – the Statement of Principles, but a useful explanation of a text, which as it stands is not ambiguous, but it is too weak not to leave space for misunderstandings (e.g., see recommendation 2). There is still an unsolved issue: the sections on religious bodies (nos. 29-34) are provisional, because there was no agreement on them in the WG. Some members felt that all religious bodies should be entered: a) as subheadings (e.g., Catholic Church); b) under their own names; or c) under the territorial name. The help of an expert, Thomas Pater, and the re-examination by the WG, led to a definitive text, and to the approval (at the 1982 IFLA Conference in Montreal) of paragraphs 29-34, which were printed on a loose-leaf sheet to be added to the original text, and published in the first issue of International Cataloguing in 1983. In 1989 IFLA set up a Review Group on FSCH, chaired by Nicole Simon, which sent an enquiry to the Standing Committee members, to European national libraries and to the Library of Congress, with a proposal from Marion Mouchot advocating a change of treatment for abbreviations. “A report synthesising the responses was submitted to a special review group which met in Stockholm in 1991 and which also considered the question whether geographic qualifiers should be systematic or not. It was agreed to transcribe abbreviated forms without dots and without spaces, irrespective of whether the form of name used in the publication is an initialism or an acronym. The discussion on the use of geographic qualifiers led to the conclusion that addition was found necessary only whenever it is desirable for distinguishing between homonymous names”.17 The Review Group consulted experts in various countries (seven in Europe and one in the USA), and finally proposed two modifications to the document, on abbreviated forms and geographic qualifiers, which were approved at the 1992 IFLA Conference in Moscow. Structures of Corporate Name Headings (SCNH)18 The Review Group on FSCH also discussed the need for a general review of the standard. In his response to the Review Group in 1990, referring to Frans Heymans’s study,19 Ton Heijligers expressed the view that in bibliographic practice the FSCH rules were found to be rather complicated and labour-intensive, and that they did not result in the desired uniformity. He further developed Heymans’s idea for corporate names by making a distinction between a heading’s universal control form to be used for exchange purposes and a uniform heading for (national) catalogues. The Standing

17 18 19

Ibidem. This part is taken form the introduction to SCNH, with abridgments and amendments. How human-usable is interchangeable? Or, shall we produce catalogues or babelographic towers? / Frans, Heymans. In: Library resources & technical services. – Vol. 26, no. 2 (Apr./June 1982), p. 157-169.

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Committee on Cataloguing concluded that it did not seem necessary for Verona’s work to be revised significantly.20 In 1995, the Section on Cataloguing became more and more aware that, in spite of FSCH, bibliographic practice did not yet show much uniformity in the treatment of corporate name headings. The Section established a new Working Group on FSCH (initially chaired by Barbara Tillett, and then from 1997 onwards by Ton Heijligers), and assigned to it the task of examining the 1980 standard in order to see how it should be revised. The discussions soon concentrated on the presumed functions of FSCH. The question was: can one standard serve two purposes at the same time? 1. To facilitate the online exchange of corporate names by offering guidelines for the creation of what might be called universal control forms per body (preferably linked to an international number); to clearly identify each corporate body and distinguish it from others (including variant names); and to communicate which form is chosen for the uniform heading in the country of origin of the body. 2. To be a useful guide for setting up international rules for the establishment of a universally accepted uniform heading, in spite of the fact that within a country uniform headings are (in terms of form, language, word order, etc.) often moulded according to national needs and traditions. At the 1996 Beijing IFLA Conference, it was concluded that an international set of rules that would be accepted by everyone was probably not possible, but that FSCH might be useful in suggesting a structure for corporate headings in library catalogues. At the same time, it was thought desirable for the National Bibliographic Agencies (NBA) to follow similar rules, but that it was not essential to have identical name forms, because of new opportunities offered by the emergence of computer-assisted techniques. Yet, it was also considered as important to use forms that were familiar and would be understood by the user. The Working Group members agreed to focus on reviewing the current text of FSCH, and identified ten subjects (areas and rules) to be considered for revision, the so-called Beijing Assignments. In an attempt to bring into line differing opinions on the functions that should be assigned to FSCH, a discussion paper “How to proceed with the FSCH revision?” was distributed in June 1997, with an appendix containing a text model for the revision of rules 1-24. The responses, which were discussed at the 1997 Copenhagen Conference, led to the conclusion that there was still much uncertainty about which direction to take, and that, as a consequence, it would have been better to have started the revision after the results of the IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN, and the revision activities in regard to AACR and RAK, had become available. It was also agreed that at least guiding principles should be elaborated before rules could be pre-

20

IFLA Standing Committee on Cataloguing, “Review Group on “Form and Structure of Corporate Headings”. In: International cataloguing & bibliographic control. – Vol. 21, no. 4 (Oct./Dec. 1992), p. 53.

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scribed, and to save time, it was decided to hire a consultant for whom the following principles and statements were prepared: • the user as primary focus; • the economic advantage of a shared standard, but also recognition of national conventions; • the need for a logical set of rules; • the use of the form of a corporate name as found, unless there was a good reason for change that could be readily explained; • the impossibility of ignoring past practice. On this basis the Working Group identified the rules for qualifiers and omissions (FSCH rules 713,23) as the most problematic. Rule 6, concerning the effects of change of place, also had to be looked at more accurately. An overall picture of the most important differences between national practices would be required to test the different options against the already agreed upon statements and leading principles. The consultant should formulate a set of rule principles on the basis of the results of the rule comparisons. Then the comparison of rules was begun, examining the differences between examples from the German RAK, the LOC database, the Russian rules, AACR2, the FSCH rules and the Italian RICA. General remarks about a revision of the rules for qualifiers were received from Germany and Italy. In the spring of 1998 doubts arose about whether to continue the work. During the comparison work, it became more and more clear that the emphasis should be shifted from the content of headings to main principles and a common structure for headings. After 40 years it became clear that elimination of differences of opinion could not be expected: the Paris Principles and the FSCH rules have always been deviated from as soon as a national bibliographic agency considered it necessary in order to be able to meet its country’s national needs. During the Amsterdam 1998 IFLA Conference, the FSCH Working Group explicitly concluded that requiring the whole world to use the same form of (uniform) heading was not a feasible option; it was decided that the revision of the FSCH rules was no longer considered a priority; and a set of Recommendations was presented: • the WG embraced the views as put forward in the 1998 report of the IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN.21 (i.e. to allow National Bibliographic Agencies to preserve differences in authorised forms that best meet the language and cultural needs of their countries) • the WG on FSCH also recognised the need 1: to match authority records for the same entity; 2: to use numbers for each entity; and 3: to compile a set of principles and basic guidelines for corporate headings as an indispensable tool for cataloguers. 21

Mandatory data elements for internationally shared resource authority records. Report of the IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN. Frankfurt am Main: IFLA UBCIM Programme, 1998. Also available online on IFLANET: http://www.ifla.org/VI/3/p19962/mlar.htm.

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The fact that international unification of the intellectual content of corporate headings was no longer considered necessary did not altogether eliminate the need for international cataloguing rules. Their first purpose with regard to corporate headings will now be to facilitate international exchange of corporate names (even when they are not identical), whether this is from the perspective of joint input into one international authority file, or from the perspective of multi-file searching across a range of (national) authority files in different countries. This new angle threw another light on the kind of guidelines to be constructed, and thus on the preparatory tasks for the working group itself and for its consultant. It was therefore decided that the FSCH Working Group should collect examples from the countries represented by the members of the Section on Cataloguing. The survey resulting from this FSCH exercise should reveal all the practical variations in name forms, and should thereby help formulate the specific requirements for a computer format, or for computer systems to be flexible enough to accommodate all kinds of corporate name headings from any source worldwide. This also meant that, in some way, all countries would be encouraged to conform to forms and structures that would more easily be processed by computers – in order to take full advantage of other international links for the sake of their users. It had also come to mind that as yet there were no guidelines for non-roman scripts, and that there might be a wish to develop these. At the 1998 Amsterdam Conference a detailed discussion did not take place, but the suggestion was advanced that all details dealing with name structure should be made visible, and that it would be difficult to foresee which findings would ultimately be relevant for automated processing. In the meantime, it was safe to expect that particular form patterns would emerge from the enquiry, and it was thought that it might assist the usefulness of the final survey if the patterns were given a place in the model. These considerations resulted in the introduction of forms of name categories and further form specifications. The contributors were requested to list each example of a corporate name heading under one of eight categories. Further form specifications were added to enable the contributors to give information on particular elements used in the name headings, especially types of additions (qualifiers). The collocation of names pertaining to the same corporate body (with an indication of the authorisation result per country) is still considered to be an important facility for the user, and a condition for the efficient exchange of name information on corporate bodies. In order to examine potential problems connected with the realisation of collocation more accurately, the contributors (with the input of the other Section on Cataloguing members) were asked to indicate the catalogue functions of the headings (authorised form or variant name), and indicate when references were being made from variant forms to the authorised form, and/or vice versa. This survey produced results that reflect bibliographic practice in fourteen countries. Once a pilot by a few contributors had been tested, it was necessary for the sake of consistency to stick to the system through all the stages of the exercise. On the other hand, whatever system had been devised, there would always have been categories 360

open to discussion. Though the first aim of the survey was to provide facts about structures and punctuation patterns, an extra column 7 with some information on the application of certain FSCH rules has been added by the compiler, in order to offer some insight into the application of relevant FSCH rules in various countries, and to help increased understanding of differences in name structures. In August 2000 at the Jerusalem Conference meeting of the Working Group on FSCH, there were two items on the agenda: a discussion on the report of the survey, and recommendations on a follow-up to the inquiry. Representatives from FRANAR joined the meeting to discuss points of mutual interest, and suggested further steps regarding corporate names and headings. It was reconfirmed that the main goal was to facilitate the adequate listing of corporate names in a virtual database for authority records, and to inform system developers about what was to be expected from the form and structure of corporate names as they are reflected in the current cataloguing practices of fourteen countries. The Group agreed that any solution regarding corporate names depended on decisions that included making links between headings and the use of international numbers, such as those being considered in FRANAR. This is where the FSCH and FRANAR Working Groups found themselves on common ground, and why FRANAR was asked to study the survey closely, to take its findings into account in its subsequent activities, and to inform the Permanent UNIMARC Committee of requirements for UNIMARC/Authorities, if necessary. The author of the report went through the draft text accepting corrections and suggestions from the Working Group on FSCH, in order to finalise it and have it prepared for publication. At its second Jerusalem meeting, the Standing Committee on Cataloguing supported the position taken by the Working Group, concluded that the survey had fulfilled the task given to the Working Group, and agreed to organise the follow-up process as expected. In the field of Archives22 International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR (CPF) – 200223 ISAAR(CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, is mainly a tool for the authority control of the names of creators of archives; a tool to standardise what in the new edition is defined as the “authorised form of name”. ISAAR(CPF), as an international standard, does not define any specific rule for the creation of the “authorised form of names”: it simply refers to national rules, to national and international conventions and points to the general processes supervising their creation.24 The single national agencies will only have to adopt “codes” 22

23 24

Cf. Stefano Vitali, The second edition of ISAAR(CPF) and authority control in systems for archival description archival descriptive systems. Paper presented at the International Conference on Authority Control, Florence, Italy, February 10-12, 2003; www.unifi.it/biblioteche/ac. The proceedings will be published in October 2003: Firenze: Firenze University Press; Roma: Associazione italiana biblioteche. First edition: Ottawa: CIA, 1994. “Record the standardized form of name for the entity being described in accordance with any relevant national or international conventions or rules applied by the agency that created the authority record. Use

361

of rules on the subject already in existence (first of all, the rules on author cataloguing in libraries), or to create them ex novo, obviously with an eye to well-established experience in related subject fields. Clearly, as a tool to optimize access and searching in archival description systems, the model offered by ISAAR(CPF) has remarkable similarities and concurrences with the authority control of authors’ names in library catalogues. The differentiating elements start with the chief aspects that the authority records for creating entities take in archival description systems, because of the basic role given to the context of production within the archival description (1.8). The first aspect of theoretical relevance, implied in the whole framework of the second edition of ISAAR(CPF), is certainly the greater emphasis on its features as a tool for managing the description of entities, rather than for establishing authority names. The aim in the second edition of ISAAR(CPF) is to describe those entities (institutions, corporate bodies in general, persons and families) that happen to be creators of archives, and form the context of archival material. The formulation of the “authorised form of name” is consequent on this objective, and aims first of all at unequivocally identifying those entities, rather than making unambiguous similar names as in the first edition of ISAAR. In short, the stress is on the thing (the real entity), rather than on the name of the thing (the authorised heading). This difference in the framework can be seen mostly in the way in which the issue of the relationships between different entities (that is, among the various creators) is approached in the new edition of the standard. While in the first edition they were managed mainly as relationships among authority entries, by “see” and “see also” references, in the second edition there is a special section which presents the relationships of a given creator with other corporate bodies, persons, families,25 indicating: a) b) c) d)

name and identifier of the related entity (5.3.1); category of relationship (hierarchical, chronological, associative) (5.3.2); specific nature of the relationship and its description (5.3.3); dates of relationship (5.3.4).

In this attention to the relationships among different entities, we sense a desire to implement systems that are not limited to managing the sources/creators’ relationship but which, by putting the latter at the centre, can represent the complex links that exist among the various creators, links that can be important sources from which a researcher can get information on relevant search routes that can also be verified and followed inside archives and documents produced by the various creators. But we also sense something more in this model for managing relationships, that is, a desire to

25

dates, place, jurisdiction, occupation, epithet and other qualifiers as appropriate to distinguish the authorized form of name from those of other entities with similar names. Specify separately in the Rules and/or conventions element (5.5.3) which rules have been applied for this element” (5.1.2). “The purpose of this area is to describe relationships with other corporate bodies, persons and families. In the case of complex hierarchies or administrative changes, refer to national rules for guidance on when to create separate authority records. Where it is decided to describe such complexity in the context of a single authority record, record relevant information in the Internal structure element (5.2.7)” (5.3).

362

make it possible for archival systems “to get out of themselves”, as it were, in the direction of prefiguring the sharing of archival authority records in wider environments than the merely institutional ones, pointing out links between local and national archival systems, but also between archival systems and descriptive systems or cataloguing ones of a different nature. These connections might also take place by means of linking different entities that are described in specific authority records in diverse systems: for example, linking a political party, that is the creator of archival sources, to one of its leaders who, on the contrary, is the author of essays, lectures and so on, recorded in a library catalogue. In addition, other component parts of the new ISAAR(CPF) seek to puncture what I have previously described as the self referential quality of archival systems, and to envisage the possibility of sharing and linking data and information with catalogues and descriptive systems outside the archival domain. The descriptive element 5.1.4. (“Standardised forms of name according to other rules”), whose main aim is to record authorised forms of names constructed according to different rules from the ones followed by the archival institution compiling the authority record, points in this direction,26 by, for example, giving an account of how the record for the same body can be represented according to AACR2. It offers the possibility of establishing authority records to which we can get access through archival descriptive systems by a given heading and which, at the same time, we can retrieve within search systems shared by archives and libraries by access to a heading that is created according to different rules. This is a point that it would be worth thinking about and discussing again, since it is a first limited step towards the design of systems that can talk to each other exactly because they share and exchange authority records. Anyway, it must be stressed that there are other steps in the same direction in the new version of ISAAR(CPF). A section completely devoted to methods of linking authority records, archival descriptions and different information resources has been introduced. As stated in the brief introduction to chapter 6 of the new edition of ISAAR(CPF): “Archival authority records are created primarily for the purpose of supporting the linking of descriptions of records creators to descriptions of the records they created. Archival authority records can also be linked to other relevant information resources that are related to the records creator. This Section provides guidance on how such linkages can be created in the context of an archival descriptive control system (6)”. Paris heritage today Apart from Eva Verona’s work, post-Paris international activity has ignored issues relating to the choice of main and added entries under the name of a corporate body, and has reduced its sphere of interest to the form and structure of headings, and later to 26

“To record standardized forms of name for the corporate body, person or family that have been constructed according to rules other than those applied by the agency that has created the authority record” (5.1.4).

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structure only. The differences among the national rules deal with each of these points. The present initiative for an international cataloguing code must not renounce the objective of better agreements on the choice of entries and the form and structure of headings under the name of a corporate body. To make this task easier an overview follows of the factors involved in the choice of entries and the fixing of the form of headings. The factors to be considered are: author, corporate body, alternative responsibility, work, formal marks of the edition (manifestation), access points, other organising devices of the catalogue and international agreements. A. Author The author is the keystone of every bibliographic and cataloguing work in western culture, due to the special stress on individuals and their activities, and to the consequent close link between a work and its author established in our tradition. 1.

Strictly, the author is the creator of the work (the writer of the text, the composer of a score, etc.). 2. For cataloguing purposes, the word “author” has a wide scope, comprising the attribution of authorship 2.1. by convention, arising out of the cultural and/or bibliographic tradition, and 2.2. in the light of functionality, relying on the convenience of evidence, on the “knowability” of formal presentation. B. Corporate body 1.

2.

3.

4. 5. 6.

Name: having a name is a necessary condition for its identification and consideration. Determining if an occasional group or event has or has not a name is a question without clear boundaries. A change of name causes the cessation of the corporate body under its previous name, and the existence of another corporate body with the subsequent name. Minimal changes that are to be considered irrelevant should be clearly determined, but the boundary line should break a continuum of barely perceptible variations. Different types of corporate bodies may be distinct: societies, institutions, territorial authorities, religious bodies, commercial publishers, etc. These distinctions are irrelevant to the choice of the entry. Some corporate bodies are recognised to be subordinate to a superior body. This fact is relevant only in relation to the form and structure of the heading. Two kinds of corporate bodies may be distinguished: permanent bodies and occasional groups and events. Occasional groups and events may be subordinate to a superior body.

364

C. Corporate authorship For the concept and application of corporate authorship, first of all, the two named factors and their variables should be confronted. 1. Strictly a corporate body may not be called the author of a work, unless 1.1. its members have actually created the work in a collective manner (e.g., a working group whose, say, five members draft, discuss, write, correct, and edit a paper together; or the proceedings of a conference, that is, an aggregate work resulting from the collective contributions of the lecturers speaking at the conference); for linguistic and conceptual reasons, the term “Urheber” (“originator”) has been introduced, instead of author. 2. For cataloguing purposes the same extension as for personal authors may be adopted, that is, a corporate body may be the author (originator) of a work: 2.1. by convention, arising out of the cultural and/or bibliographic tradition (cf. the parallel archival disposition to attribute documents to the corporate bodies from which they emanate), and 2.2. in the light of functionality, relying on the convenience of evidence, on the “knowability” of formal presentation that shows corporate bodies in the same position and style as personal authors. Within these broad general conditions, corporate authorship is possible; for its actual application to a work, the following factors should be taken into account. D. Alternative responsibility Other bibliographic entities may represent an alternative to the main entry under the name of a corporate body: 1. Personal authorship in works commissioned, edited or issued by a corporate body (the alternative may be also the authorship of another body or of a subordinate body, instead of that of a person). 2. Dignitaries producing works in their official capacity. 3. Other corporate bodies acting as co-authors (co-originators). In the first and second instances, corporate authorship in a strict sense is excluded. The third instance should be treated in the same way as personal multiple authorship, provided that other conditions apply. E. Work Distinctions affecting the choice of main entry have been made among different types of works: 1. Works of an administrative character, which by their nature are necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body, 365

2. Works of an intellectual character dealing with scientific, technical, economic, etc. topics. This main distinction, which is based on the nature and content of the work, separates works for which no other author can be considered or identified other than the corporate body, from those that are subject to conditions before being entered under the name of a corporate body. Other types of works have been considered, particularly: 3. Constitutions, charters, laws, decrees, treaties and budgets: they are conventionally entered under the name of the territorial authority. 4. Liturgical works: they should be reduced to general rules, but problems arise related to the difficulty of determining their origins, nature and typology. 5. Serials: they are entered under title by convention, setting aside the issue of main entry under the name of a corporate body, but the latter returns to the equation if the title proper consists of a generic term. Allowing for the development of cataloguing after Paris, the following types should also be specifically considered: 6. Non-textual and multimedia works 7. Remote access resources 8. Non-static resources They require more extensive study to investigate their deep differences in comparison to traditional textual works: differences in the loss of individuality in the creative act; in lacking consolidated frames for the presentation of formal marks; in multiplicity and variability of contents and forms; and in perception and approach by the users, so that both narrower and broader denotations of author (see above Author, A.1 and A.2) are taken into serious discussion. F. Formal marks of the edition (manifestation) The relation of authorship linking a corporate body to a work is mediated by the edition of the work, where its physical marks are the first manifestation and witness to the role of the corporate body. The presentation of the title-page is one side of the polarized tension between literary unit and bibliographical unit. From an examination of the formal marks we may find: 1. Formal evidence of the name of the corporate body on the title-page (or titlepage substitute) 2. Corporate body presented as the publisher or as fulfilling other functions 3. No formal evidence of the name of the corporate body 4. Formal evidence of alternative responsibilities. 366

The combined correlation of the type of work, the presence of formal marks, and of alternative responsibility supplies the conditions for actually choosing the access points. G. Access points under the name of a corporate body (the following solutions are only indicative of the prevailing trends in the Paris Principles and national rules, and depend on present or future international agreement): 1. Main entry: it should be restricted to clearly specified conditions, such as works of an administrative character (E = 1); constitutions, charters, laws, etc. (E = 3); works of an intellectual character (E = 2), provided that the work has been actually created in a collective manner (C = 1.1), provided that there is no alternative responsibility (D = 0), and provided that the name of the corporate body appear in formal evidence on the title-page (F = 1). 2. Added entries: they should be enlarged to every case corresponding to C = 2.1 or 2.2 3. References: they should be made if a corporate body has changed name (B = 2), and from variant forms of the name to the uniform heading 4. No entry: if the corporate body has no name (B = 1), or if none of the preceding conditions is fulfilled. H. Other organising devices of the catalogue are considered for the complete fulfilment of its functions: 1. Uniform titles: they should be adopted to collocate editions of the same work; no particular matter for corporate authorship. 2. Formal subheadings: they have been proposed to collect works of the same form under the name of territorial authorities; “a discordant anachronism”, in Lubetzky’s opinion. 3. Chronological subheadings: they have been adopted under the name of organs of territorial authorities, with the succession of the names of the persons holding the office; a complex classifying method, mixing heterogeneous elements without correspondence with the stated functions of the catalogue. 4. Added entries: they should be provided also for all the bodies collectively responsible for the realisation of a particular expression of a work (e.g., for the performance of Beethoven’s Opus 59 (string quartets), an entry under the name Quartetto italiano, not four entries under the names of individual artists Paolo Borciani, Elisa Pegreffi, Piero Farulli and Franco Rossi).

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I. International agreement The schemes of interpretation of corporate authorship, and the proposed solutions for the choice of main and added entries, are aimed at making the Paris Principles explicit, and summarising the controversial points in cataloguing rules: they may be assumed for further investigation, and as a basis for pursuing an international agreement. Each of the preceding elements should be marked as corresponding or not corresponding to, as progressive or regressive, compared with: 1. Paris Principles established by the ICCP; 2. Rules in post-Paris codes; 3. Practice in national bibliographic agencies. In this comparison the conditions of cataloguing in 1961 should not be forgotten: the use of the card catalogue and the alphabetical sequence as the only possible source for research, the role of the main entry, the only full entry. As far as local rules are concerned, historical, cultural and linguistic peculiarities should be considered, but not every tradition should be preserved absolutely, if it obstructs worldwide agreements. Form and structure of uniform headings Recent progress in authority control and the study for a Virtual International Authority File have reduced the need for internationally shared uniform headings. Nevertheless, the need to agree on the form and structure of authorised access points remains, in order to facilitate the comprehensibility and the exchange of data. The survey of structures of names adopted nowadays (see above, SCNH) is an important step, requiring further investigation and decisions, defining the more consistent and convenient structures, in order to share them fluently. Some elements named above are not considered for the choice of entries, but are important in determining the form and structure of headings: the type of corporate body (territorial authorities and religious bodies), subordinate bodies, formal and chronological subheadings, temporary bodies, and other elements of analysis, such as the distinction between organs or non-organs of territorial authorities. Among the many themes discussed, the most controversial ones may be cited: the choice between forms in the original or local language, or between variants in different languages, between direct or subordinate forms of the name or geographical name (e.g., for dioceses), the use of qualifiers, of acronyms, the omission of elements from the name, not to mention the difficulty of identifying the most frequently used name in the publications of a corporate body.

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Appendix From Form and Structure of Corporate Headings (FSCH) – 1980 0.2 Definitions Definitions for terms are given in the sense in which they are used in these recommendations. Conference: A generic term for an occasional group used to cover congresses, symposia, meetings, diplomatic conferences, festivals, fairs, exhibitions, expeditions, etc. Corporate body: Any organization or group of persons and/or organizations which is identified by a particular name. This includes named occasional groups and events, such as meetings, conferences, congresses, expeditions, exhibitions, festivals, and fairs. Non-organ (of a territorial authority): A corporate body that is created or controlled by a territorial authority, exercising educational, scientific, technical, cultural, medical, religious, social, commercial, or industrial functions. This includes schools, universities, libraries, theatres, museums, hospitals, churches, and banks, so created or controlled. Organ (of a territorial authority): A corporate body that is created or controlled by a territorial authority, exercising legislative, judicial, administrative, informational, military, or diplomatic functions. This includes parliaments, ministries, courts, information offices, units of the armed forces, and embassies. Qualifier: A term added to a corporate name in order to supply additional information as an aid in identification. This includes geographic names, dates, type of body, or other characterising words or phrases. Subordinate body: A corporate body established, administered, or controlled by another corporate body. Territorial authority: A corporate body that exercises government functions (full or restricted) over a certain territory, or claims to exercise them. This includes states, constituent states and federal units, and their regional or local units. Uniform heading: A heading established in a form to be followed without variation whenever the heading appears in a bibliographic record.

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References “A historical approach to corporate entries” / Eva Verona. – p. 1-40. – In: Libri, vol. 7 (1957). Report / International Conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961 ; [edited by A.H. Chaplin and Dorothy Anderson]. – London : International Federation of Library Associations, 1963. – Working papers of the International Conference on Cataloguing Principles: No. 1: Relation between cataloguing principles and principles applicable to other forms of bibliographic works / by Andrew D. Osborn: p. 125-137 – No. 2: The function of main entry in the alphabetical catalogue: one approach / by Seymour Lubetzky: p. 139-143 – No. 3: The function of the main entry in the alphabetical catalogue: a second approach / Eva Verona: p. 145-157 – No. 4: The function of the main entry in the alphabetical catalogue: a study of the views put forward by Lubetzky and Verona / by Leonard J. Jolley: p. 159-163 – No. 5: 1, Limits to the use of entries under corporate authors; 2, The cataloguing of laws and treaties / by V.A. Vasilevskaya: p. 165-174 – No. 6: Corporate authorship. 1, Form of heading for corporate authors. 2, Treatment of subordinate bodies / by Suzanne Honoré: p. 175-183 – No. 7: Entry of anonymous works under standard or form titles / by Roger Pierrot: p. 185-190 – No. 8: Problems in the cataloguing of serial publications / by Paul S. Dunkin: p. 191-198. – No. 9: Cataloguing of liturgies and religious texts in the alphabetical catalogue / by Ruth C. Eisenhart: p. 199-206 – No. 10: Multiple authorship / by Hellmut Braun: p. 207-218 – No. 11: Choice of entry for authors whose names vary / Pavle Kalan: p. 219-227 – No. 12: Compound surnames and surnames with prefixes / by Fernanda Ascarelli: p. 229-241 – No. 13: Treatment of Brazilian and Portuguese names / by Maria Luisa Monteiro da Cunha: p. 243-254 – No. 14: Rendering of Indic namesof-person in catalogue entries / by Benoyendra Sengupta: p. 255-265 – No. 15: Treatment of arabic names / by Mahmud Sheniti: p. 267-276 – No. 16: The treatment of names in Hebrew characters and title entry for hebrew books / by R. Edelmann: p. 277279 – No. 17: The impact of electronics upon cataloguing rules / by C. D. Gull: p. 281290. – Reprinted: London: Clive Bingley, 1969; IFLA International Office for UBC, 1981. Statement of principles adopted by the International Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961. – Annotated ed. / with commentary and examples by A.H. Chaplin, assisted by Dorothy Anderson. – Provisional ed. – Sevenoaks: distributed by IFLA Secretariat, 1966. Statement of principles adopted at the international Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961. – Annotated ed. / with commentary and examples by Eva Verona, assisted by Franz Georg Kaltwasser, P.R. Lewis, Roger Pierrot. – London: IFLA Committee on Cataloguing, 1971.

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Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies: a comparative and critical study / by Eva Verona. – London : IFLA Committee on Cataloguing, 1975. Functions and objects of author and title cataloguing: a contribution to cataloguing theory / by Ákos Domanovszky ; English text edited by Anthony Thomson. – München : Verlag Dokumentation, 1975. Form and structure of corporate headings / recommendations of the Working Group on Corporate Headings; approved by the Standing Committee of the IFLA Section on Cataloguing and the IFLA Section on Official Publications. – London : IFLA International Office for UBC, 1980. Corporate authorship: its role in library cataloguing / Michael Carpenter. – Wesport, Conn. ; London : Greenwood Press, 1981. La catalogazione dopo Parigi : attività normative e strumenti per il controllo bibliografico universale, 1961-1997 / Pino Buizza. – Udine : Forum, 1998. Review Group on “Form and Structure of Corporate Headings” / IFLA Standing Committee on Cataloguing. – p. 53. – In: International cataloguing & bibliographic control. – Vol. 21, no. 4 (Oct./Dec. 1992). Catalogazione / Mauro Guerrini. – Roma : Associazione italiane biblioteche, 1999. Riflessioni su principi, standard, regole e applicazioni : saggi di storia, teoria e tecnica della catalogazione / Mauro Guerrini ; presentazione di Attilio Mauro Caproni. – Udine : Forum, 1999. Il catalogo di qualità / Mauro Guerrini ; presentazione di Luigi Crocetti. – Firenze : Pagnini e Martinelli : Regione Toscana, 2002.

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Entidades coletivas do ICCP até 2003 Mauro Guerrini com a assistência de Pino Buizza e Lucia Sardo1 tradução para o português por Lidia Alvarenga, Eduardo Wense Dias, e Márcia Milton Vianna Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, UFMG, Brasil.

Autoridade Corporativa antes do ICCP O conceito de entidade coletiva surgiu com a tradição da catalogação AngloAmericana2. O uso de algumas entradas corporativas foi codificado primeiramente por Antonio Panizzi em suas 91 regras3; o conceito de autoria corporativa foi sugerido e 1

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Para o tratamento de entidades corporativas por as regas de catalogacão cf. os papéis sobre eles no homepage da reunião. Para uma revisão histórica da autoridade corporativa antes do ICCP cf. Eva Verona, A historical approach to corporate entries; James A. Tait, Authors and title; e Michael Carpenter, Corporate authorship: its role in library cataloging. O uso de entradas corporativas foi uma prática de longa duração (do começo do Século XVII), antes de seu estabelecimento nas regras de Panizzi. Sua origem não resulta de uma suposta equivalência entre autor corporativo e pessoal; ela costuma ser mais relacionada com a presença de nomes de entidades coletivas em títulos, onde trabalhos anônimos e coletivos entravam pelo título (e a mais importante ou primeira palavra do título) ou pelo assunto; e o nome de uma entidade coletiva era a mais importante ou primeira palavra do título, ou o assunto. Um exemplo está no Catalogus impressorum librorum bibliothecae Bodleianae in Academia Oxoniensi, publicado em 1674 por Thomas Hyde, onde “pode-se notar a crescente ocorrência dos cabeçalhos corporativos, muitas vezes correspondentes a nomes latinos de cidades, países, instituições; agindo igualmente como autores e como assuntos, agregando-se cabeçalhos a trabalhos anônimos ou coletivos”. Pode-se encontrar: Anglia, Jesuita, & Societas Jesu, Londinum, Parisiensis Academia etc.; ou Brescia, para o título anônimo Il sontuoso apparato fatto dalla città di Brescia nel retorno delle [sic] Vescovo suo Cardinale Morosini [O aparato suntuoso preparado pela cidade de Brescia ao retorno do Bispo Cardeal Morosini] (cf. Alfredo Serrai, Storia della bibliografia, 7: Storia e critica della catalogazione bibliografica, Roma, Bulzoni, 1997, p. 237). As 91 Regras para a compilação do catálogo do Museu Britânico (Rules for the compilation of the catalogue of the British Museum) produzidas por Antonio Panizzi em 1841 não tratam da autoridade coletiva. A Regra XXXIV desempenha explicitamente a tradição acima citada: “Quando nenhum nome de pessoa aparece, mas o de uma assembléia, entidade coletiva, sociedade, seção, parte, setor, ou denominação aparece no título a ser preferido, use o disposto na Regra IX; e se nenhum nome de país, província, cidade, vila ou lugar aparecido desta forma, a ser adotado como o cabeçalho”; estando ausente um autor pessoal, Panizzi procura uma entidade principal, o nome de uma entidade coletiva ou de um lugar, no título (no tempo significando a completa frase da folha de rosto), não pela autoria do trabalho. Depois dessa escolha, Regra IX “Qualquer ato, resolução, ou outro documento proposto para aprovação, autorizado ou produzido por seções de assembléias ou entidades coletivas (com a exceção de academias, universidades, sociedades de ensino e ordens religiosas …) a serem entradas em séries alfabéticas distintas, pelo nome do país ou lugar do qual derive sua denominação, ou, para escolha de tal denominação, pelo lugar do qual seus atos foram realizados” é somente uma matéria relativa a entrada de palavra e arranjo: o nome de uma entidade coletiva não pode ser um cabeçalho. Cabeçalhos diferentes de nomes pessoais devem ser nomes de lugar, pelos quais os nomes de entidades coletivas são coletados “em distintas séries alfabéticas”; ou títulos, sobre os quais não se está aqui tratando; ou cabeçalhos formais tais como “Academias” (Rule LXXX), “Publicações periódicas” (Rule LXXXI), “Efemérides” (Rule LXXXII). Pelo primeiro desses cabeçalhos formais as entradas são arranjadas por continente, por estados,

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adotado por Charles Coffin Jewett4, elevado ao nível de princípio e desenvolvido em um conjunto completo de regras por Charles Ammi Cutter, na quarta edição do Rules for a Printed Dictionary Catalogue5. Ao final do século a recusa germânica quanto ao uso das entradas corporativas foi claramente estabelecida por Karl Dziatzko6. Na Itália, pelo contrário, seu uso tradicional foi codificado por Giuseppe Fumagalli em suas regras de catalogação7. Lubetzky Com o Code of cataloging rules, author and title entry: an unfinished draft (1960), Seymour Lubetzy estabeleceu a regra geral para autoria: ‘O trabalho de uma pessoa,

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7

por capitais, e somente por último alfabeticamente pelos nomes de academias. A única regra que aprova uma entrada corporativa, independentemente da presence do nome no título e tendo como base uma distinção formal de publicações, é a Regra XLVII: “Coleções gerais de leis, éditos, ordens, ou outros atos públicos de descrição similar, devem entrar pelos nomes do estado ou nação no qual ou por quem eles foram sancionados, assinados, ou promulgados”. Não há reconhecimento de autoria corporativa, e, fora dos estados, os nomes de entidades coletivas são somente usados como mecanismos subordinados para a criação de entradas. (Corporate authors and the cataloguing of official publication’ / Yvonne Ruyssen, Suzanne Honoré. – Em: Journal of documentation. – Vol. 13, no. 3, p. 132-146). O princípio da autoria corporativa foi primeiramente sugerido em 1852 by Charles Coffin Jewett, em On the construction of catalogues of libraries, and of a general catalogue and their publication by means of separate, stereotyped titles with rules and examples. A Regra XXII considera qualquer tipo de entidade coletiva ser o autor de trabalhos que ela produz. Seguindo esse ponto de vista Jewett prefere entrada direta pelo nome da entidade no lugar de uma palavra constante do nome da entidade, ou algum substituto do nome da entidade: lugar ou país, ou para cabeçalho formal. 5 C.A. Cutter desenvolveu sua idéia de autoria corporativa, mas os princípios que ele estabeleceu em 1876 foram levemente modificados por seus últimos códigos. Na quarta edição de, Rules for a dictionary catalogue, 1904, ele enumerou duas razões para se adotar uma autoria corporativa: “de fato essas entidades são autores, não somente por seus processos, mas também por suas coleções consideradas como um todo … por conveniência … é melhor que todos os livros conectados com o nome de uma sociedade ou governo estejam juntos em um lugar” (p. 40). A definição de Autor retoma a regra de Jewett: ‘Entidades de homens (sociedades, capitais, entidades legislativas, países) devem ser consideradas autoras de suas memórias, negócios, periódicos, debates, relatórios etc.’ (p. 14) Cutter estava defendendo a autoria corporativa em face da prática alemã de ver todas essas publicações como anônimas, e entrando-as pelo primeiro nome independente constante de seus títulos. A Regra 45 estabelece: ‘Entidades de homens devem ser consideradas como autores de trabalhos publicados em seus nomes ou por suas autoridades’. Nas regras seguintes estão incluídos detalhes e especificações para diferentes tipos de entidades coletivas, assim sendo tal matéria é tratada sistematicamente. Em resumo, pode-se reconhecer que Cutter assumiu o conceito da autoria corporativa em paralelo à autoria pessoal, e desenvolveu a mesma totalmente, dando assim o mais importante passo em direção à moderna prática da catalogação. Códigos posteriores, tais como o Código Anglo-American (1908), e o da American Library Association (1949), levam em consideração o princípio de Cutter de autoria corporativa e focalizaram-se nas formas de nomes de entidades coletivas. Derivaram-se quatro grupos reconhecidos de entidades coletivas: governos, sociedades, instituições, e miscelânias de entidades. Em sua Instruction für die Ordunung der Titel im Alphabetischen Zettelkatalog der Königlichen und Universitäts Bibliothek zu Breslau, Berlin, 1886, K. Dziatzko não estabeleceu regra particular para entidade coletiva e nenhuma entrada alternativa para autor pessoal ou título. Apareceram entradas pelos nomes de entidades coletivas somente como o primeiro nome de um título, por exemplo, Chaucer Society (§110), suas publicações sendo consideradas anônimas. G. Fumagalli em seu Cataloghi di biblioteche e indici bibliografici, Firenze, 1887, aceitou a tradição italiana e foi parcialmente inspirado por Cutter. A Regra XXXXIX estabelece “As publicações produzidas por uma instituição política, social ou religiosa, em resumo, por uma entidade coletiva devem sempre entrar pelo nome de tal entidade coletiva”; na regras condensada, no. 27, o princípio de autoria corporativa é aceito “Uma entidade coletiva é considerada como o autor de suas publicações” (p. 81).

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independente do seu caráter ou do meio no qual é apresentado, tem como entrada o nome da pessoa como autor ’ (Regra 1). Talvez uma das características peculiares do CCR seja o tratamento de entidades coletivas particularmente o abandono da distinção entre sociedades e instituições presente em códigos antigos. Como resultado, todas as entidades coletivas entravam por seus nomes. Tanto quanto possível, Lubetzky tenta integrar a autoria corporativa à estrutura da autoria pessoal, mas com certas qualificações (ver Regra 21). A Regra 22 representa uma definição precisa dessas instâncias, onde uma entidade coletiva pode ser considerada o autor da publicação produzida por seu nome. Entidades Coletivas no ICCP, 1961 A autoria de entidades coletivas tem sido uma questão problemática. A tradição germânica das The Prussian Instructions não considera a possibilidade de que uma entidade coletiva possa ser um autor. Por outro lado a tradição Anglo-Americana tem uma longa prática de cabeçalhos corporativos, considerando a distinção entre sociedades e instituições. O trabalho preliminar da IFLA, iniciado em 1954, destacou a convergência dessas duas tradições opostas. Na Conferência Internacional de Paris, 1961, no Cataloguing Principles of Paris (ICCP), as entidades coletivas foram reconhecidas como importantes pontos de acesso às informações bibliográficas. Entidades coletivas foram discutidas em 11 e 12 de outubro: os princípios gerais de entrada corporativa foram deixados de lado na Seção 9 do Statement of Principles. A base para a discussão preliminar desse problema foi um documento de trabalho, preparado por V.A.Vasilevskaya, no GT número 5: 1. Limites para o uso de entradas por autores corporativos. 2. A catalogação de leis e tratados e por Suzanne Honoré (BnF), no GT de número 6: Autoria corporativa. 1. Forma de cabeçalhos para autores corporativos. 2. Tratamento de entidades subordinadas.8 Para a escolha de entradas principais os pontos iniciais em discussão no ICCP foram: 9.1 Uma entidade coletiva (ex., alguma instituição, entidade organizada ou assembléia de pessoas conhecidas por uma corporação ou nome coletivo) pode ser tratada, no catálogo, como autor de um trabalho ou publicação seriada 9.11 se o trabalho ou publicação for, por sua natureza, a expressão do pensamento coletivo ou atividade da entidade coletiva, ou 9.12 se a frase do título ou da página de rosto, tomadas em conjunto com a natureza do trabalho, demonstrar que a entidade coletiva é coletivamente responsável pelo conteúdo do trabalho ou publicação.

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Report / International Conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961; [edited by A.H. Chaplin and Dorothy Anderson]. – London : International Federation of Library Associations, 1963. No. 5: 1. Limits to the use of entries under corporate authors. 2. The cataloguing of laws and treaties / by V.A. Vasilevskaya, p. 165-174, and no. 6: Corporate authorship. 1, Form of heading for corporate authors. 2, Treatment of subordinate bodies / by Suzanne Honoré: p. 175-183.

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Os pontos 9.11 e 9.12 tratam dos trabalhos que podem ser de autoria de uma entidade coletiva, tentando se colocar entre os adeptos do princípio da responsabilidade coletiva e aqueles que são contrários a ele. Mesmo entre os primeiros não há total acordo sobre sua aplicação. Três critérios são considerados relevantes para se definir as fronteiras da aplicação do conceito de autoria coletiva; 2. e 3. devem ser tomados em conjunto no caso de 1. não se aplicar: 1. o conteúdo e o propósito do trabalho, se ele é por natureza necessariamente a expressão do pensamento coletivo ou atividade da entidade coletiva; 2. a presença do nome no título ou em uma parte da folha de rosto; 3. a responsabilidade da entidade coletiva como um todo pelo conteúdo do trabalho. Muitos delegados tomaram parte no debate, entre eles Arthur C. Chaplin, Eva Verona, Andrew Osborn, Seymour Lubetzky, and Ákos Domanovszky. Muitas delegações nacionais (exemplos: Holanda, Suécia, Dinamarca, Finlândia) não concordaram com o princípio da autoria para entidades coletivas, pela sua dificuldade de aplicação correta pelos catalogadores, e por não ser o mesmo útil aos usuários do catálogo. Chaplin declarou que, mesmo se a maioria das delegações aceitassem o princípio da responsabilidade coletiva, haveriam duas diferentes abordagens para a entrada por nome corporativo: 1. a primeira que defende o ponto de vista de que a entidade coletiva que produz um trabalho deve ser considerada do mesmo modo que um autor pessoal; 2. a segunda que considera a utilidade de se produzir uma entrada adicional pelo nome de uma entidade coletiva, porque esse nome é o elemento mais conveniente para se identificar todos os trabalhos da entidade, mesmo que o princípio da autoria corporativa não seja aceito. Para alguns tipos de trabalhos (principalmente os definidos em 9.11) essas duas diferentes abordagens não implicam em diferença de tratamento. Isso não é verdade para trabalhos definidos em 9.12, para os quais permite-se uma entrada somente se o princípio da responsabilidade coletiva é aceito. Seymour Lubetzky enfatizou que não deve ser feita diferença entre o tratamento de autores pessoais e corporativos, uma vez que as relações entre um autor e seu trabalho são difíceis de se definir, em ambos os casos. O resultado da votação na Seção 9.1 foi: 56 votos a favor e 7 contrários. O delegado da Yugoslávia estava ‘quase preparado para aceitar […] a alternativa proposta pelo Relatório do Grupo de Trabalho (Libri, 1956, p. 291) para trabalhos que não se relacionam diretamente com atividades, funções ou administração interna de entidades coletivas. A definição dada em 9.11 é mais ampla do que a alternativa anteriormente mencionada e, além do mais, um tanto vaga’. A delegação sueca considerou ‘o uso da entrada corporativa como um método útil para lidar com certos grupos de material’. O 375

conceito de responsabilidade coletiva foi severamente criticado por ser considerado ‘vago’. Quando o ponto 9.12 foi votado, o resultado foi: 50 votos a favor, 6 votos contrários e 2 abstenções. A discussão também levou em conta o texto da seção 9.4: cabeçalho uniforme para trabalhos que entram pelo nome de entidades coletivas. Ao final das discussões, o texto aprovado pelo ICCP – Statement of Principles, Seção 9, foi o seguinte: 9.1

9.11

9.12

9.2

9.3

9.4

9.41 9.42

9.43

9.44

9.45

9

10

A entrada principal para um trabalho deve ser feita pelo nome de uma entidade coletiva (ex.: alguma instituição, entidade organizada ou assembléia de pessoas conhecidas por um nome corporativo ou coletivo), quando o trabalho é por sua natureza, a expressão do pensamento coletivo ou atividade de uma entidade coletiva9, mesmo se assinado por uma pessoa na função de um oficial ou servidor da entidade ou quando a frase do título ou folha de rosto, tomadas em conjunto com a natureza do trabalho, claramente indiquem que a entidade coletiva é coletivamente responsável pelo conteúdo do trabalho10. Em outros casos, quando uma entidade coletiva desempenha uma função (tal como a de editor) subsidiária à função do autor, deve ser feita uma entrada adicional para o nome da entidade . Em caso de dúvida a entrada principal pode ser feita, igualmente, pelo nome da entidade coletiva ou pelo título ou nome do autor pessoal, com uma entrada adicional relativa à alternativa não escolhida como principal. Para trabalhos que têm entrada pelo nome da entidade coletiva o cabeçalho uniforme deve ser o nome pelo qual a entidade coletiva é mais frequentemente identificada em suas publicações, exceto se formas variantes do nome forem frequentemente encontradas nas publicações, os cabeçalhos uniformes devem ser as formas oficiais do nome; se há nomes oficiais em várias línguas, o cabeçalho deve ser o nome daquela que, dentre essas línguas, seja a que melhor se adapte às necessidades dos usuários do catálogo; se a entidade coletiva for geralmente conhecida pelo nome convencional, esse nome (em uma das línguas normalmente usadas no catálogo) deve ser o cabeçalho uniforme; para estados (governos) ou outras autoridades territoriais o cabeçalho uniforme deve ser a forma correntemente usada do nome do território, na língua que melhor se adapte às necessidades dos usuários do catálogo; se a entidade coletiva usou, em períodos sucessivos, diferentes nomes, sendo estas variações consideradas significativas, o cabeçalho para cada trabalho

Exemplo: relatórios oficiais, regras e regulamentos, manifestos, programas e registros de resultados de trabalho coletivo. Exemplo: publicações seriadas dos quais seus títulos consistem de um termo genérico (Bulletin, Transactions, etc.) precedidos ou seguidos por nome de uma entidade coletiva, e no qual inclui algum relato das atividades da entidade.

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deve ser o nome presente no tempo de sua publicação e os diferentes nomes devem ser conectados por referências;11 9.46 se necessário deve ser mencionada uma característica adicional de identificação, para distinguir a entidade coletiva de outras do mesmo nome. 9.5 Constituições, leis e tratados, e outros trabalhos que possuam características similares, devem entrar pelo nome do estado apropriado ou outra autoridade territorial, com títulos formais ou convencionais, indicando a natureza do material. Quando necessário devem ser fornecidas entradas adicionais para títulos atuais. 9.6 Um trabalho de uma entidade coletiva subordinada a um órgão superior deve entrar pelo nome do órgão subordinado, exceto 9.61 se esse nome em si implica subordinação ou função subordinada, ou seja insuficiente para identificar o órgão subordinado. Neste caso o cabeçalho deve ser o nome do órgão superior com o nome do órgão subordinado como subcabeçalho; 9.62 se o órgão subordinado é um orgão administrativo, judicial ou legislativo de um governo, o cabeçalho deve ser o nome do estado apropriado ou outra autoridade territorial, seguido do nome do orgão como um subcabeçalho. O texto apresentado, antes do debate ocorrido no ICCP, reflete explicitamente o princípio de autoria da entidade coletiva: o texto aprovado pelo ICCP recomenda ‘entre pelo nome de uma entidade coletiva’ sem qualquer menção clara ao conceito de entidades coletivas como autores. Lista de cabeçalhos uniformes para entidades coletivas Depois do ICCP começaram a ser feitas compilações de listas de autoridades de cabeçalhos uniformes para entidades coletivas, graças ao Statement of Principles, mas isso se tornou mais difícil, com o passar do tempo, devido às seguintes causas: • o número crescente – e, além de tudo, a diversidade linguística e cultural – dos países envolvidos; • as regras aprovadas depois da Conferência de Paris não levam a soluções únicas tal como se esperava, depois que os acordos foram obtidos (embora não facilmente) sobre os Statement of Principles. As atividades (a lógica) do Programa UBC tornaram de importância fundamental o procedimento de um completo reexame dessa questão, incluindo uma revisão e avanços ao Statement of Principles, no sentido de se alcançar um acordo na forma de cabeçalhos corporativos.

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É uma alternativa permitida; quando se tem certeza de que nomes sucessivos denotem a mesma entidade, reunir todas entradas pelo último nome, com referências de outros nomes.

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Edições definitivas de listas de autoridade List of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in European countries / International Federation of Library Associations and Institutions; compiled by the USSR Cataloguing Committee. – 2nd ed. rev. – London: IFLA International Office for UBC, 1979. African legislative and ministerial bodies: list of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in African countries / compiled by IFLA International Office for UBC. – London: [s.n.], 1980. Names of states: an authority list of language forms for catalogue entries / compiled by the IFLA International Office for UBC. – London: IFLA International Office for UBC, 1981. Considerações teóricas: Verona, Carpenter, Domanovszky Eva Verona A despeito da aceitação quase unânime dos Princípios de Paris, encontram-se grandes diferenças entre os códigos posteriores à Conferência de Paris. O The International Meeting of Cataloguing Experts, Copenhagen, 1969, recomendou que a edição anotada dos Statement deveria apresentar as soluções adotadas ou discutidas e encorajar o uso em cabeçalhos dos nomes originais de países e cidades. Na edição de 1971, Eva Verona levantou usos nacionais, demonstrando que havia uma grande distância entre teoria e prática. Para se diminuir essa distância, considerou serem necessárias novas análises. Na IFLA Conference em Budapest, 1972 o Comitê de Catalogação solicitou a Eva Verona que fizesse uma análise da questão das entidades coletivas. Comoestava sendo interpretado o conceito de ‘autor corporativo’ e quais eram as práticas e regras nacionais? Na IFLA Conference, 1973, em Grenoble, Verona apresentou os primeiros resultados de seu estudo, no qual reconheceu a existência de um conceito mais amplo de autoria corporativa (o nome de qualquer entidade coletiva mais proximamente associado ao trabalho, de acordo com o AACR) e o mais restrito (ex.: a posição búlgara: uma entidade coletiva pode ser usada como um cabeçalho somente se a forma da publicação assim o permitir – leis, boletins etc.). Ocorreram também posições intermediárias (somente em certos casos formalmente definidos foi possivel considerar uma entidade coletiva como um produtor de trabalho, RAK). Verona também sugeriu uma definição de autoridade corporativa: ‘Um trabalho deve ser considerado originado de uma autoridade corporativa se tal natureza pode ser deduzida de suas características (ou sua matéria) e se esse for necessariamente o resultado da atividade criativa e/ou organizational da entidade coletiva como um todo e

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não a atividade intelectual de indivíduos que o produziram’. O conceito mais amplo de autoridade corporativa foi preferido pelos membros do Comitê. Na IFLA Conference em Washington, D.C., 1974, foram apresentados os resultados finais do estudo de Eva Verona, assim como uma investigação feita por Maria Valenti sobre cabeçalhos para seriados. Do estudo de Valenti vieram à luz duas diferentes aplicações: uma entrada principal pelo título ou uma entrada principal pela entidade coletiva.corporativa. A investigação, mesmo concorrendo com as soluções encontradas no estudo de Verona representa uma importante contribuição para a questão das publicações seriadas. Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies foi um trabalho publicado em 1975. Em sua introdução ao relatório, Verona afirmou que ‘como ainda não foi alcançada nenhuma padronização internacional, visando aplicação, interpretação, forma e estrutura de entidades coletivas, ‘a maioria dos procedimentos, tais como prescritos por vários códigos ou adotados por práticas de catalogação etc., apresentam uma tendência de ajustes às tradições de catalogação dos próprios países.’12 O estudo é uma análise crítica de problemas relacionados a entidades coletivas e focaliza o exame de estudos teóricos e de soluções adotadas por regras de catalogação e bibliografias nacionais. A autora oferece uma completa visão das diferentes posições para cada perspectiva da questão e, ao compará-las, apresenta os prós e contras de cada uma. Também indica as soluções que estão mais alinhadas com os Paris Principles e mais aceitas no contexto international. A primeira seção se concentra na definição de entidade coletiva para fins de catalogação e no conceito de autor corporativo e outras interpretações de cabeçalhos corporativos, com uma análise dos vários tipos de documentos que podem ser atribuídos a entidades coletivas. A segunda seção trata de forma e estrutura de entidades coletivas. Antes de tudo voltase aos problemas gerais, comuns a todos os cabeçalhos corporativos; para cada tipo de entidade coletiva, ela continua a analisar em profundidade a estrutura e forma do nome dos cabeçalhos, de acordo com a natureza de cada um. O trabalho é abrangente e também abordas as diferentes peculiaridades técnicas, tais como pontuação, uso de letras maiúsculas iniciais, transliteração, qualificadores geográficos, principalmente, os que vão além dos princípios de catalogação e que são considerados em detalhe somente por uma abordagem concreta, típica dos códigos de catalogação. É um trabalho rico em exemplos, alguns extraídos de códigos anteriores aos Princípios de Paris. O trabalho é uma referência útil, a partir da qual não somente é 12

Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies: a comparative and critical study / by Eva Verona. – London: IFLA Committee on Cataloguing, 1975, p. 1.

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possível se iniciar um trabalho de uniformidade internacional, mas também possibilita aos estudiosos melhor entendimento das práticas de catalogação, nos países que estejam desenvolvendo esse tipo de trabalho. Em suas conclusões, Verona apresenta sugestões para novos acordos sobre cabeçalhos corporativos, apresenta suas preferências (previamente expressas) e esclarece posições divergentes, com vistas à mediação. Uns poucos exemplos de sugestões apresentadas por Verona: ‘Todos os tipos de grupos devem ser incluídos no significado do termo nenhuma exceção deve ser feita por autoridades territoriais ou publicadores comerciais’; ‘Trabalhos produzidos por dignitários, produzidos em sua capacidade oficial devem ser tratados como trabalhos de autoria pessoal’ (com exceção de leis); ‘Leis devem entrar por seus títulos principais; e para entidades coletivas subordinadas ‘deve ser dada preferência aos cabeçalhos diretos’. Se as comparações detalhadas parecem ter por objetivo a criação de um código de catalalogação (aquele evitado em Paris), essas sugestões, ao contrário, mostram que o trabalho como um todo está situado em um nível intermediário entre princípios e regras. Tendo por base 15 anos de debate, mesmo que sejam consistentemente interpretados e adotados, os princípios parecem ser implicitamente reconhecidos como tendo produzido cabeçalhos realmente diferentes em diferentes países. Esses cabeçalhos diferentes podem ser entendidos no estrangeiro, por terem sido criados de acordo com práticas comuns, mas eles não são suficientemente uniformes para ser colocados juntos em um catálogo alfabético, visando mostrar ‘quais trabalhos de um autor particular e quais edições de um trabalho particular existem’. Isso ocorre particularmente dessa forma, no contexto mutável dos dias atuais: quando a troca de informação bibliográfica tem crescido enormemente, e a catalogação compartilhada coloca lado a lado cabeçalhos de diferentes origens, onde o uso de computadores enfatiza a necessidade de estrita formalização, visando-se evitar a duplicação de cabeçalhos corporativos com formas variantes. A introdução de Structures of corporate name headings (SCNH) relata que: ‘Ela comentou que a “completa falta de uniformidade” foi um obstáculo muito sério para o efetivo controle bibliográfico universal e argumentou que as barreiras nacionais devem ser derrubadas, que os interesses nacionais e locais devem dar lugar a interesses internacionais. Devem ser reduzidas ao mínimo as diferenças em aplicações práticas ; devem ser evitadas regras complicadas evitadas, uma vez que a maioria dos usuários não as entendem. A pesquisa tardia sobre uso do catálogo confirmou que Verona também disponibilizou um conjunto de “Sugestões”, nas quais ela advoga um esquema, segundo o qual variações ditadas por interesses nacionais são eliminadas e são dadas soluções simples.’13.

13

Structures of corporate name headings: final report, November 2000 / IFLA Section on Cataloguing, Working Groupon the Revision of FSCH; compilado e introduzido por Ton Heijligers. .

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Michael Carpenter Michael Carpenter participou do debate teórico. As entidades coletivas podem ser consideradas autores de seus trabalhos? Tornou-se necessário refletir sobre o conceito de autoria, sobre o significado de ser o ‘autor’ de um trabalho. Em 1981 Carpenter publicou um estudo sobre autoria corporativa. Ele definiu três modelos de autoria: 1) por origem ou criação; 2) por suposição de responsabilidade; 3) por declaração corporativa. O primeiro ocorre quando um autor escreve um texto: esta é uma condição improvável (mesmo impossível) para uma entidade coletiva, considerando-se que isso somente poderia acontecer se todos os membros dessa entidade participassem da criação do trabalho. O segundo ocorre quando um autor detém sua responsabilidade, mesmo que ele não tenha criado diretamente o trabalho: essa é uma situação típica no caso das entidades coletivas que adotam ou publicam trabalhos escritos por especialistas. Esse caso pode ocorrer em situações onde entidades adotam trabalhos criados por autores individuais, geralmente sob encomenda, sendo uma opção compulsória, em casos em que a entidade é obrigada a se responsabilizar (autoria catalográfica) por alguns tipos de trabalhos. O terceiro se refere a declarações corporativas: ‘O conteúdo textual de um trabalho deve ser a declaração de uma entidade que define que essa entidade seja tratada como seu autor’14 (p. 152). Específicamente, declarações, e todos os atos linguísticos, orais ou escritos, são feitos por pessoas individuais, embora alguns desses não sejam significativos institucionalmente se não forem feitos em nome da entidade que elas representam. Uma entidade pode realizar procedimentos oficiais inerentes a suas responsabilidades, fazendo certas declarações que, em princípio, são elaboradas por indivíduos. Em tais casos parece ser claro e certo que a declaração é uma ‘declaração corporativa’ de responsabilidade da entidade. Carpenter pensa que essa terceira situação oferece justificativa suficiente para o tratamento de entidades coletivas como autores: em seu ponto de vista tal situação ocuparia o lugar das outras duas ,tornando-sea única opção aceitável. Nesse caso, uma entidade é considerada como sendo um autor catalogado (um autor convencional, obviamente) e, portanto, seu nome pode ser uma entrada. Portanto, o conceito de autoria pode também incluir uma entidade coletiva, porque ela é responsável pelo conteúdo da publicação, um conteúdo que expressa uma vontade coletiva, vontade que vai além da vontade de uma pessoa individual que a representa, em determinado contexto histórico.

14

Corporate authorship. Its role in library cataloging / Michael Carpenter. Wesport, Conn.; London: Greenwood Press, 1981, p. 152.

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Ákos Domanovszky Ákos Domanovszky define como ‘entidade coletiva’, cada órgão (união) ou organização, permanente ou efêmera, que participa (exceto no papel de mero editor ou de impressor) da produção de um objeto de catalogação (incluindo seus constituintes intelectuais, seu conteúdo), e que tem a posse do que pode ser considerado um nome’15. O autor afirma que surgem dificuldades, quando se trata de definir o termo ‘autor corporativo’. De fato, a palavra ‘responsibilidade’ é abrangente, incluindo diferentes funções, não somente quantitativa mas também qualitativamente, e por essa razão ‘freqüentemente a determinação da entidade “principal” pode ser feita de forma absolutamente arbitrária’. No campo da autoria pessoal, a fórmula da ‘responsabilidade principal para o conteúdo intelectual’ não causa muitos problemas porque o significado da palavra ‘autor’ protege-o do uso impróprio; entretanto, quando se trata de editores, compiladores e entidades coletivas como autores, as consequências práticas se tornam insatisfatórias. O critério ‘responsibilidade principal pelo conteúdo intelectual de um livro’, além de não fornecer solução para os casos onde várias entidades ou entidades e editores pessoais ou compiladores, todos participaram da produção de um livro ou trabalho [...] frequentemente coloca em dificuldade o catalogador que se defronta com a tarefa de escolher entre uma entrada de título e uma corporativa’. A falta de habilidade dos responsáveis pela elaboração de códigos em concordar com o significado do termo ‘autor corporativo’ e seu fracasso em explicar (mesmo aproximadamente) suas diferentes versões do significado do termo, deriva da falta de qualquer base objetiva estabelecida por uma definição comum. E esse problema se aplica a qualquer código: ‘Nenhum código em todo o mundo desempenhou satisfatoriamente essa tarefa ’. Domanovszky indica muitas causas para esse fracasso. Em primeiro lugar os catalogadores lidam com grande variedade de formas e combinações de entradas ‘que se pode conceber como arranjadas […] dentro de um sistema classificado, e que devem refletir um alto grau de continuidade’. Esse continuum mostra que esses fenômenos não somente diferem um do outro, mas ainda apresentam gradações diferentes. Como consequência, torna-se impossível definir os limites do conceito de ‘autoria corporativa’, considerando-se que sempre existem ‘no mundo da realidade, contingentes de casos específicos, sobre os quais há dúvidas quanto a sua inserção ou não nesse conceito e termo’. Domanovszky conclui que ‘para se delinear a linha divisória entre as entidades que são consideradas e tratadas como “autores” e aquelas que não o são, teoria e codificação ainda não foram bem sucedidas no descobrimento de um método objetivo para o desempenho de tal tarefa’. A segunda causa é que a ‘analogia entre autoria pessoal e corporativa é mera ficção, e a aplicação da designação “autor” a uma entidade coletiva não representa mais do que uma metáfora’, uma vez que tais entidades são incapazes de escrever e compor. Essa é 15

Functions and objects of author and title cataloguing: a contribution to cataloguing theory / Ákos Domanovszky. – München : Verlag Dokumentation, 1975, p. 120, passim.

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a principal razão ‘porque todas as tentativas de se articular as duas definições […] estão destinadas ao fracasso’. Além disso, é impossível demarcar-se uma linha nítida de divisão entre publicações de entidades coletivas que tenham escritas vicariamente e aquelas que não. Esse alto grau de volatilidade nos limites do conceito é um ponto crucial que, na opinião de Domanovszky, torna intratável o conceito de autoria corporativa. Em resumo, Domanovszky não vê nenhuma possibilidade de formular regras para a aplicação de entradas principais corporativas, sem causar ‘desentendimentos e falsas interpretações da pretensa extensão de sua validade’; mas ele estebelece que ‘se o conceito do tipo “pouco definido”, é considerado um mecanismo catalográfico tão sutil quanto indispensável, torna-se possível fazer uso dele por meio das entradas adicionais’. Todavia, Domanovszky afirma que muitos bibliotecários considerarão que não é aceitável descartar a entrada principal corporativa e o conceito de autoria corporativa. Esses bibliotecários ‘estão acostumados a ver as regras de autoria corporativas como […] uma contribuição importante para a catalogação autor-título’. Mas a ‘real e valiosa contribuição consiste claramente em ter explorado todas as possibilidades de utilização do nome da entidade que tenha participado da produção de livros ou trabalhos; ter reconhecido […] a importância desses nomes para aumentar a recuperabilidade de uma grande classe de objetos de catalogação; em outras palavras, […] ter descoberto o grande valor desses nomes ao desempenhar o papel de notas formais.’ Na opinião de Domanovszky, a contribuição positiva termina aqui: ele acha que o desenvolvimento do conceito e do aspecto formal de nomes (tais como 1: a introdução do conceito da autoria corporativa para justificar a prática das entradas principais corporativas; 2: a distinção entre duas classes de entidades; e 3: o desenvolvimento de um sistema crescentemente complicado e muito artificial de entrada principal por entidades coletivas, e sua diferenciação em três diferentes classes com uma especial forma de cabeçalho) diminuiu o valor dessa contribuição ao ponto onde as desvantagens ultrapassarem os benefícios. Forma e estrutura das entidades coletivas (FSCH) – 1980 Considerando-se a necessidade de uniformização em um nível internacional no campo dos cabeçalhos corporativos, a IFLA criou em 1976 um Grupo de Trabalho sobre Entidades Coletivas (Working Group on Corporate Bodies), presidido por Lucia J. Rather. O grupo usou o trabalho de Verona como ponto de partida, procurando chegar a um acordo internacional sobre um conjunto básico de princípios para orientar a forma e a estrutura dos cabeçalhos de entidades coletivas que deve ser recomendado para uso international, sem considerar a escolha da entrada principal. No encontro de Londres em 1977, o grupo de trabalho apresentou suas recomendações, começando com a consideração de que ‘era essencial para a realização do Programa de Controle Bibliográfico Internacional (UBC Programme)’16 a existência de um padrão 16

Cf. “IFLA Working Group on Corporate Headings, London, 26-28 April.” – In: International cataloguing, vol. 6, no. 3 (1977), p. 26.

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internacional de forma e estrutura de cabeçalhos corporativos, combinado com arquivos de autoridade’. As recomendações definem uma entidade coletiva com base em um nome particular, identificando-a, e estabelece um conjunto de regras, limitando os casos nos quais um grupo ocasional tem ou não um nome formal; elas propuseram indicações, gerais (ex.: língua) ou detalhadas (ex.: pontuação) para os cabeçalhos uniformes de entidades coletivas em geral, e para autoridades territoriais em particular. O GT deu opiniões sobre recomendações, e tratou de outros aspectos do problema, seguindo o estudo de Verona. Em 1978 foi distribuído um rascunho de um conjunto completo das recomendações, que foram então revistas, à luz dos comentários recebidos. As recomendações, aprovadas pela Seção de Catalogação e a Seção de Publicações Oficiais, foram então publicadas como o padrão da IFLA Form and structure of corporate headings in 1980. O documento é estruturado em parágrafos (como nas ISBDs) e o estilo tipográfico é também o mesmo das ISBDs. ‘O propósito primário das recomendações é prossibilitar a uniformidade nos cabeçalhos dos registros bibliográficos produzidos para intercâmbio dentro do esquema do Controle Bibliográfico Universal. As recomendações são direcionadas a soluções para os problemas de catalogação corrente, não para os de catálogos retrospectivos’ (0.1.1). As recomendações tratam somente da forma dos cabeçalhos corporativos e não consideram a escolha da entrada. Um parágrafo de definições especifica o significado desses termos que são importantes para a correta aplicação das recomendações (exemplo, órgãos e não-órgãos). No texto, as recomendações gerais precedem as recomendações detalhadas por tipos específicos de entidades. A definição de ‘entidade coletiva’ segue e modifica a estabelecida por Verona, e claramente diferencia entidades coletivas que podem das que não podem ser usadas no catálogo, por adição de tipos de designações, sendo considerada insuficiente para julgar se um grupo ocasional ou evento deve ser formalmente denominado como entidade coletiva. Isso se relaciona também à escolha de cabeçalho: se o nome não existe, a entidade coletiva em sí mesma não existe e não pode ter um cabeçalho. Ela não é uma modificação de – ou uma adição aos – Statement of Principles, mas uma explicação útil de um texto, que apesar de não ser ambíguo, deixa espaço para compreensões errôneas (ex.: ver recomendação 2.). Há ainda uma questão não resolvida: as seções sobre entidades religiosas (números 29-34) são provisórias, porque não houve acordo sobre elas no GT. Alguns membros consideram que todas as entidades religiosas deveriam entrar: a. como subcabeçalhos; b. por seus próprios nomes; ou c. por nome territorial.

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A ajuda de um especialista, Thomas Pater, e o re-exame pelo GT, levaram a um texto definitivo, e à aprovação (na IFLA Conferência em Montreal de 1982) dos parágrafos 29-34, que foram impressos em folha solta a ser adicionada ao texto original, e publicada no primeiro fascículo do International Cataloguing in 1983. Em 1989 a IFLA criou um Grupo de Revisão sobre FSCH, presidido por Nicole Simon, que remeteu uma pesquisa aos membros do Standing Committee, bibliotecas nacionais européias e a Biblioteca do Congresso, com uma proposta de Marion Mouchot, advogando uma mudança de tratamento de abreviaturas. ‘Um relatório sintetizando as respostas foi submetido a um grupo especial de revisão, com reunião em Estocolmo em 1991 e que também considerou a questão se os qualificadores geográficos deveriam ser sistematizados ou não. Concordou-se em transcrever formas abreviadas, sem pontos e sem espaços, sem considerar se a forma do nome usado na publicação fosse ou não um acrônimo. A discussão sobre o uso e de qualificadores geográficos levaram à conclusão de que tal adição seria necessária, somente onde ela fosse útil para a distinção de nomes homônimos’17. O Grupo de Revisão consultou especialistas, em vários países (sete na Europa e um nos Estados Unidos), e finalmente propôs duas modificações no documento, sobre formas abreviadas e qualificadores geográficos, que foram aprovadas na Conferência da IFLA, realizada em Moscou em 1992. Structures of Corporate Name Headings (SCNH)18 O Grupo de Revisão do documento FSCH discutiu também a necessidade de uma revisão geral da norma. Em sua resposta ao Grupo Revisão em 1990, Ton Heijligers, referindo-se ao estudo de Frans Heymans19, expressou a visão de que na prática bibliográfica as regras do FSCH eram muito complicadas, requeriam muito trabalho e não produziam resultados com a uniformidade desejada; desenvolveu mais a idéia de Heymans sobre nomes corporativos, a fim de estabelecer a distinção entre a forma de controle universal de um cabeçalho, utilizada com propósitos de intercâmbio, e o cabeçalho uniforme para catálogos (nacionais). O Comitê Permanente de Catalogação concluiu que não parecia necessário revisar de forma significativa a obra de Verona20. Em 1995, a Seção de Catalogação estava cada vez mais consciente de que, apesar do FSCH, a prática bibliográfica ainda não mostrava muita uniformidade no tratamento de cabeçalhos de nomes corporativos. A Seção estabeleceu um novo Grupo de Trabalho do FSCH (inicialmente presidido por Barbara Tillett e, desde 1997, por Ton Heijligers) e atribuiu-lhe a tarefa de examinar a norma de 1980, para ver como deveria ser feita sua revisão; a discussão logo se concentrou no que seriam as presumidas funções do FSCH. A pergunta era: uma norma pode servir a dois propósitos ao mesmo tempo?

17 18 19

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Ibidem. Esta parte foi tomada da introdução à SCNH abreviada e com emendas. ‘How human-usable is interchangeable? Or, shall we produce catalogues or babelographic towers?’ / Frans Heymans. – In: Library resources & technical services. – Vol. 26, no. 2 (Apr./June 1982), p. 157169. Review Group on ‘Form and Structure of Corporate Headings’ / IFLA Standing Committee on Cataloguing. – In: International Cataloguing & Bibliographic Control. – Vol. 21, no. 4 (Oct./Dec. 1992), p. 53.

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1. Facilitar o intercâmbio online de nomes corporativos oferecendo diretrizes para a criação do que devia chamar-se formas de controle universal por entidade (de preferência associadas a um número internacional) para identificar claramente cada entidade coletiva e distingui-la de outras (incluindo as variantes de nome); e para comunicar a forma escolhida para o cabeçalho uniforme no país de origem da entidade. 2. Ser um guia útil para o estabelecimento de regras internacionais para a criação de cabeçalhos uniformes aceitos universalmente, apesar do fato de que os cabeçalhos uniformes, dentro de um país, são freqüentemente moldados (em termos de forma, idioma, ordem dos termos etc.) de acordo com as necessidades e tradições nacionais. No Congresso da IFLA,1996, realizado em Beijing, concluiu-se que provavelmente não seria possível um conjunto de normas internacionais aceito por todos, mas que o FSCH poderia ser útil ao sugerir uma estrutura para os cabeçalhos corporativos nos catálogos de biblioteca. Ao mesmo tempo era desejável que as Agências Bibliográficas Nacionais seguissem regras similares; mas que não era essencial ter formas idênticas de nomes devido às novas oportunidades oferecidas pelo surgimento de técnicas assistidas por computador. Entretanto, também considerou-se importante a utilização de formas que fossem familiares e entendíveis pelo usuário. Os membros do Grupo de Trabalho concordaram em focar sua atenção na revisão do texto existente do FSCH e identificaram dez assuntos (áreas e regras) a serem considerados na revisão, as chamadas “Beijing Assignments.” Numa tentativa de sintetizar as diferentes opiniões sobre as funções que deviam ser atribuídas ao FSCH, em junho de 1997, distribuiu-se um documento de discussão ‘How to proceed with the FSCH revision?’ com um apêndice que continha um modelo de texto para a revisão das regras 1 a 24. As respostas discutidas no Congresso de Copenhague de 1997 levaram à conclusão de que ainda havia muita incerteza sobre que direção tomar e que em consequência, teria sido melhor ter iniciado a revisão depois que os resultados do IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records e ISADN, e as atividades de revisão relativas ao AACR e RAK, estivessem disponíveis. Também chegou-se à conclusão de que deviam ser elaborados, pelo menos, os princípios orientadores (”guiding principles”), antes de se prescrever regras e, para ganhar tempo, decidiu-se contratar um consultor para quem foram preparados os seguintes princípios e declarações: • o usuário como foco principal • a vantagem econômica de uma norma compartilhada, mas também o reconhecimento de convenções nacionais • a necessidade de um conjunto lógico de regras 386

• o uso da forma de um nome corporativo tal como se encontrou, a menos que houvesse uma boa razão para mudá-la, que pudesse ser explicada fácilmente • a impossibilidade de ignorar a prática do passado. Sobre estas bases, o Grupo de Trabalho identificou como as mais problemáticas as regras relativas aos qualificadores e omissões (as regras FSCH 713, 23). A regra 6, relativa aos efeitos da mudança de lugar, também devia ser revisada com maior precisão. Fazia-se necessário ter um panorama geral das diferenças mais importantes entre as práticas nacionais para testar as diferentes opções frente às disposições e princípios orientadores já acordados. O consultor devia formular um conjunto de regras principais, tendo como base os resultados das comparações das regras. Deu-se início, então, à comparação das regras, mediante o exame de diferenças em exemplos da RAK alemã, da base de dados da Biblioteca do Congresso americano, das regras russas, do AACR, das regras FSCH e da RICA italiana. Recebeu-se da Alemanha e Itália observações gerais sobre uma revisão dos qualificadores. Na primavera de 1998 surgiram dúvidas sobre a continuação deste trabalho. Durante o trabalho de comparação, ficou evidente que a ênfase devia ser mudada do conteúdo do cabeçalho para princípios gerais e para uma estrutura comum para os cabeçalhos. Depois de quarenta anos estava claro que a eliminação das diferenças de opinião não seria possível: sempre que uma agência bibliográfica nacional considerasse necessário para satisfazer necessidades de seu país, ocorreram desvios dos Princípios de Paris e das regras do FSCH. No Congresso da IFLA de 1998, realizado em Amsterdam, o Grupo de Trabalho do FSCH concluiu explícitamente que não seria uma opção factível exigir que todo mundo utilizasse a mesma forma de cabeçalho (uniforme); decidiu-se que a revisão das regras FSCH não era mais uma prioridade e apresentou-se um conjunto de Recomendações: • o Grupo de Trabalho aceitou os critérios como propostos no relatório de 1998 do IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN21 (i.e.: permitir às Agências Bibliográficas Nacionais conservar as diferenças nas formas autorizadas que melhor conviessem às necessidades lingüísticas e culturais dos países). • o Grupo de Trabalho sobre FSCH também reconheceu a necessidade de 1) fazer coincidir os registros de autoridade para a mesma entidade; 2) utilizar números para cada entidade; e 3) compilar um conjunto de princípios e 21

Mandatory data elements for internationally shared resource authority records / report of the IFLA UBCIM Working Group on Minimal Level Authority Records and ISADN. – Frankfurt am Main: IFLA UBCIM Programme, 1998. Também disponível online na IFLANET: .

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diretrizes básicas para os cabeçalhos corporativos como ferramenta indispensável para os catalogadores. O fato de que a unificação internacional do conteúdo intelectual dos cabeçalhos corporativos não ser mais considerada necessária, não eliminou de todo a necessidade de regras internacionais de catalogação. Seu primeiro propósito com respeito aos cabeçalhos corporativos seria agora facilitar o intercâmbio internacional dos cabeçalhos corporativos (mesmo quando não idênticos), seja da perspectiva conjunta de reuni-los em um catálogo de autoridades internacional, seja da perspectiva de poder buscá-los numa série de catálogos de autoridade (nacionais) em diferentes países. Esse novo ângulo lançou uma outra luz sobre o tipo de diretrizes a serem elaboradas e sobre as tarefas preparatórias para o próprio grupo de trabalho e seu consultor. Foi portanto decidido que o Grupo de Trabalho sobre FSCH devia coletar exemplos dos países representados pelos membros da Seção de Catalogação. O levantamento resultante desse trabalho deveria revelar todas as variações práticas nas formas dos nomes e, dessa forma, ajudar a formular os requisitos específicos de um formato de computador ou para sistemas de computação, suficientemente flexível para acomodar todos os tipos de cabeçalhos de nome corporativo procedentes de qualquer fonte no mundo. Isto também significou que, de alguma maneira, todos os países deviam ser incentivados a criar formas e estruturas que pudessem ser mais facilmente processadas por computador para obter todas as vantagens possíveis de outros vínculos internacionais em benefício de seus usuários. Isto também fez recordar que tampouco haviam diretrizes para alfabetos não latinos e que era desejável desenvolvê-las. No Congresso de 1998 em Amsterdam não houve uma discussão pormenorizada mas apresentou-se a sugestão de que todos os detalhes relativos à estrutura do nome deviam ter ampla divulgação e que seria difícil prever os aspectos que poderiam ser relevantes para o processamento automático. Enquanto isso, era mais prudente esperar que determinados padrões de forma emergissem da consulta e se pensou que poderia facilitar a utilidade do estudo final se fosse dado um lugar aos padrões dentro do modelo. Essas considerações tiveram como resultado a introdução de categorias de formas de nome e outras especificações de forma. Solicitou-se a cada participante listar um exemplo de cabeçalho de nome corporativo em cada uma das oito categorias. Agregou-se mais especificações de forma para permitir que os participantes dessem informação sobre elementos particulares usados nos cabeçalhos de nome, especialmente os tipos de acréscimos (qualificadores). O agrupamento dos nomes pertencentes à mesma entidade coletiva (com a indicação da forma autorizada por país) ainda é considerado como um recurso importante para o usuário e uma condição para o intercâmbio eficiente de informação. Para examinar os problemas potenciais relacionados à efetivação de tal agrupamento, solicitou-se aos participantes (com a ajuda de outros membros da Seção de Catalogação) que indicassem as funções dos cabeçalhos (formas autorizadas ou variante de nome) no 388

catálogo e que indicassem quando houvessem sido feitas referências das formas variantes para a forma autorizada e/ou vice-versa. Esse estudo produziu resultados que refletem a prática bibliográfica em quatorze países. Depois do teste do trabalho piloto por alguns contribuidores, era necessário, para manter a consistência, ampliar para o sistema todos os níveis desse exercício. Por outro lado, independentemente do sistema projetado, deveria sempre haver categorias abertas à discussão. Ainda que o principal objetivo do estudo fosse proporcionar dados sobre os padrões das estruturas e a pontuação, o compilador do estudo agregou uma sétima coluna com alguma informação sobre a aplicação de certas regras FSCH, com a finalidade de oferecer um panorama da aplicação das regras FSCH relevantes em vários países e ajudar a entender melhor as diferenças nas estruturas dos nomes. Em agosto de 2000, no Congresso de Jerusalém, o Grupo de Trabalho sobre FSCH tinha dois assuntos em pauta: uma discussão sobre o relatório do levantamento; e recomendações para dar seguimento à pesquisa. Representantes do FRANAR participaram do congresso para discutir assuntos de interesse mútuo e sugeriram alguns passos posteriores relativos a nomes e cabeçalhos corporativos. Reafirmou-se que o principal objetivo era facilitar a listagem adequada de nomes corporativos numa base de dados virtual de registros de autoridade e informar a desenvolvedores de sistemas o que se esperava da forma e estrutura de nomes corporativos, tal como se refletem nas práticas catalográficas vigentes em quatorze países. O Grupo concordou que qualquer solução relativa a nomes corporativos dependia de decisões que incluiam o estabelecimento de vínculos entre os cabeçalhos e o uso de números internacionais, como os considerados pelo FRANAR. É nesse aspecto que os Grupos de Trabalho FSCH e FRANAR encontraram pontos em comum e é a razão por que se solicitou ao FRANAR que examinasse o estudo com minúcia, para levar esses aspectos em conta nas suas atividades subsequentes e para informar, se necessário, ao Comitê Permanente do UNIMARC sobre os requisitos para as Autoridades/UNIMAR. O autor do relatório revisou a versão preliminar, incorporando correções e sugestões do Grupo de Trabalho FSCH para finalizá-lo e prepará-lo para publicação. Na segunda reunião de Jerusalém, o Comitê Permanente de Catalogação apoiou a posição tomada pelo Grupo de Trabalho, concluindo que o estudo satisfazia a tarefa que foi atribuida ao Grupo de Trabalho e concordou em dar seguimento ao processo. No campo da Arquivística22 “International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families ISAAR (CPF) – 200023 22

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Cf. Stefano Vitali, ‘The second edition of ISAAR(CPF) and authority control in systems for archival description archival descriptive systems’. Trabalho apresentado na International Conference on Authority Control, Florença, Itália, fevereiro 10-12, 2003; www.unifi.it/biblioteche/ac. First edition: Ottawa: CIA, 1994.

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A ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, é principalmente uma ferramenta para o controle de autoridades de nomes de criadores de arquivos; uma ferramenta para padronizar o que na nova edição se define como a ‘forma autorizada do nome’. A ISAAR (CPF), como norma internacional, não define nenhuma regra específica para a criação da ‘forma autorizada dos nomes’, simplesmente faz referência às regras nacionais, às convenções nacionais e internacionais, e aponta para os processos gerais de supervisão de sua criação24. Cada agência nacional individual terá somente que adotar ‘códigos’ de regras sobre cada tópico existente (primeiramente tendo em conta as regras sobre catalogação de autores nas bibliotecas) ou criá-las ex novo, obviamente observando a prática firmemente estabelecida pela área temática. Evidentemente, como uma ferramenta para otimizar o acesso e busca nos sistemas de descrição de arquivos, o modelo oferecido pela ISAAR (CPF) tem semelhanças e coincidências notórias com o controle de autoridades de nomes de autores nos catálogos de biblioteca. Os elementos diferenciadores começam com os principais aspectos dos registros de autoridade na criação de entidades nos sistemas de descrição de arquivos, tendo em vista o papel fundamental do contexto de produção na descrição do arquivo (1.8). O primeiro aspecto de relevância teórica no marco geral de referência da segunda edição do ISAAR (CPF) é, certamente, a grande ênfase em suas características de ferramenta para manejar a descrição de entidades, mais que no estabelecimento de autoridades de nomes. O propósito da segunda edição da ISAAR (CPF) é descrever aquelas entidades (instituições, entidades coletivas em geral, pessoas e famílias) que foram criadores de arquivos e formar o contexto do material do arquivo. O estabelecimento da ‘forma autorizada do nome’ é consequência desse objetivo e visa, antes de tudo, a identificação inequívoca dessas entidades; ao invés de criar nomes similares sem ambiguidade, como acontecia na primeira edição da ISAAR. Em poucas palavras, a importância está na coisa (a entidade real), não no nome da coisa (o cabeçalho autorizado); essa diferença no marco de trabalho pode-se perceber mormente na maneira como é abordado o manejo das relações entre diferentes entidades (isto é, entre vários criadores) na nova edição da norma. Enquanto na primeira edição se lidava principalmente com relações entre cabeçalhos de autoridade, com referências de ‘ver’ e ‘ver também’, na segunda edição há uma seção especial que apresenta as relações de um determinado criador com outras entidades coletivas, pessoas ou famílias25, indicando o nome e o identificador da 24

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“Registrar a forma normalizada do nome para a entidade que está sendo descrita de acordo com algumas regras ou convenções nacionais ou internacionais relevantes, aplicadas pela agência que cria o registro de autoridade. Use datas, lugares, jurisdição, ocupação, epíteto e outros qualificadores que sejam apropriados para distinguir a forma autorizada do nome de outras entidades com nomes similares. Especifique separadamente no elemento das Regras e/ou convenções (5.5.3) quais delas foram aplicadas a este elemento (5.1.2)”. ‘O propósito desta área é descrever as relações com outras entidades coletivas, pessoas e famílias. No caso de hierarquias complexas ou mudanças administrativas, refira-se às regras nacionais para diretrizes sobre quando criar registros de autoridade separados. Onde se decidiu descrever tal complexidade no contexto de um registro de autoridade, registre a informação relevante no elemento Estrutura interna (5.2.7)’ (5.3).

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entidade relacionada (5.3.1), a categoria da relação (hierárquica, cronológica, associativa) (5.3.2), a natureza específica da relação e sua descrição (5.3.3) e as datas da relação (5.3.4). Sobre as relações entre as diferentes entidades, percebemos o desejo de implementar sistemas que não estejam limitados a manejar a relação fontes/criadores mas que, colocando estes últimos no centro, possam representar os vínculos complexos que existem entre vários criadores, vínculos que podem ser fontes importantes através das quais um pesquisador possa obter informação sobre rotas relevantes de busca que possam também ser verificadas e seguidas nos arquivos; e os documentos produzidos por seus vários criadores. Mas percebemos ainda algo mais neste modelo de manejo das relações, isto é um desejo dos sistemas de arquivo de “sair de si mesmos”, por assim dizer, no sentido de prefigurar a possibilidade de compartilhar os registros de autoridade de arquivos em ambientes mais amplos que os meramente institucionais; sinalizando vínculos entre os sistemas de arquivo nacionais e locais, e também entre os sistemas de arquivo e os sistemas descritivos ou catalográficos de diferente natureza. Essas conexões poderiam também ocorrer por meio de vínculos entre diferentes entidades descritas nos registros de autoridade específicos em diversos sistemas: por exemplo, ligando um partido político, que é o criador das fontes de arquivo, a um de seus líderes que, por outro lado, é autor de ensaios, conferências e outros trabalhos, registrados num catálogo de biblioteca. Além disso, outras partes da nova ISAAR (CPF) buscam assinalar o que já mencionei antes como a qualidade referencial própria dos sistemas de arquivo e representar a possibilidade de compartilhar e ligar dados e informação com sistemas descritivos e catalográficos fora do domínio arquivístico. O elemento descritivo 5.1.4 (‘Formas normalizadas de nomes de acordo com outras regras’), cujo fim principal é registrar formas autorizadas de nomes construídos de acordo com regras diferentes das seguidas pela instituição que compila o registro de autoridade, aponta nesta direção26; por exemplo, dando conta da maneira como o registro para a mesma entidade pode ser representado de acordo com o AACRA2. Isto oferece a possibilidade de estabelecer registros de autoridade aos quais se pode ter acesso através de sistemas descritivos de arquivos, mediante um registro que podemos consultar simultâneamente em sistemas compartilhados por arquivos e bibliotecas; que provêem acesso a um cabeçalho criado de acordo com diferentes regras. Este é um ponto que merece ser pensado com maior profundidade e discutido novamente, já que constitui um primeiro passo limitado rumo ao projeto de sistemas que possam comunicar entre si precisamente porque compartilham e intercambiam registros de autoridade. De qualquer maneira, deve-se destacar que há outros passos na mesma direção na nova versão da ISAAR (CPF). Introduziu-se uma seção dedicada a métodos para ligar registros de autoridade, descrições de arquivo e diferentes recursos de informação. Como se estabelece na breve introdução do Capítulo 6 da nova edição da ISAAR (CPF): ‘Os registros de autoridade de arquivo são criados principalmente com o 26

‘Para registrar formas normalizadas do nome da entidade coletiva, pessoa ou família que se construiu de acordo com regras diferentes das utilizadas pela agência que criou o registro de autoridade’ (5.1.4)

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propósito de dar apoio à vinculação das descrições dos criadores dos registros com as descrições dos registros por eles criados. Os registros de autoridade de arquivo podem também ligar-se a outros recursos de informação relevante relacionados com o criador dos registros. Esta Seção proporciona diretrizes sobre tais vínculos podem ser criados no contexto de um sistema de controle descritivo de arquivo (6)’. A herança de Paris hoje À exceção do trabalho de Eva Verona, a atividade internacional posterior a Paris ignorou os aspectos relativos à escolha dos cabeçalhos principais e secundários pelo nome de uma entidade coletiva e reduziu sua esfera de interesse à forma e estrutura dos cabeçalhos, e, posteriormente, apenas à estrutura. As diferenças entre as regras nacionais tratam de cada um desses pontos. A presente iniciativa de um código internacional de catalogação não deve renunciar ao objetivo de melhores acordos sobre a escolha de cabeçalhos e a forma e estrutura dos cabeçalhos pelo nome de uma entidade coletiva. Para tornar mais fácil esta tarefa, apresenta-se uma revisão geral dos fatores envolvidos na escolha dos cabeçalhos e a construção da forma dos cabeçalhos. Os fatores a considerar são: autor, entidade coletiva, responsabilidade alternativa, obra, marcas formais da edição (manifestação), pontos de acesso, outros recursos de organização do catálogo e os acordos internacionais. A. Autor O autor é a chave principal de todo trabalho bibliográfico e catalográfico na cultura ocidental, devido à ênfase dada aos indivíduos e suas atividades e a conseqüente relação estreita entre uma obra e seu autor estabelecida em nossa tradição. 1. Estritamente, o autor é o criador da obra (o escritor do texto, o compositor de uma partitura etc.). 2. Para propósitos de catalogação, a palavra ‘autor’ tem um amplo alcance, incluindo a atribuição da autoria. 2.1 por convenção, que surge da tradição cultural e/ou bibliográfica, e 2.2 à luz da funcionalidade, apoiando-se na conveniência da evidência, na qualidade do que é ‘reconhecível’ na apresentação formal. B. Entidade coletiva 1. Nome: Uma condição necessária é ter um nome para sua identificação e consideração. Determinar se um grupo ou evento ocasional tem ou não um nome é um aspecto que não tem limites claros. 2. Uma mudança de nome causa a cessação da entidade coletiva sob seu nome prévio e a existência de outra entidade coletiva com o nome subseqüente. As mudanças mínimas que são consideradas irrelevantes devem ser estabelecidas 392

3.

4.

5. 6.

claramente, mas a linha limítrofe deve representar uma quebra num continuum de variações apenas perceptíveis. Pode-se distinguir diferentes tipos de entidades coletivas: sociedades, instituições, autoridades territoriais, entidades religiosas, editores comerciais, etc. Essas distinções são irrelevantes para a escolha do cabeçalho. Algumas entidades coletivas são reconhecidas como subordinadas a uma entidade superior. Este fato é relevante apenas em relação com a forma e estrutura do cabeçalho. Pode-se distinguir dois tipos de entidades coletivas: entidades permanentes e grupos e eventos ocasionais. Os grupos e eventos ocasionais podem estar subordinados a uma entidade superior.

C. Autoria corporativa Para o conceito e aplicação de autoria corporativa, torna-se necessário confrontar os dois fatores assinalados e suas variáveis. 1. A rigor, uma entidade coletiva não pode ser chamada autor de uma obra menos que 1.1 seus membros tenham criado a obra de maneira coletiva (p.ex., um grupo de trabalho cujos, digamos, cinco membros delinearam, discutiram, escreveram, corrigiram e editaram um documento juntos; ou as memórias de uma conferência, quer dizer, um trabalho conjunto resultado das contribuições coletivas dos conferencistas); por razões lingüísticas e conceituais, introduziu-se o termo ‘Urheber’ (‘originador’), em lugar de autor. 2. Para fins de catalogação, deve-se adotar a mesma extensão usada para autores pessoais, isto é, uma entidade coletiva pode ser o autor (criador) de uma obra: 2.1 por convenção, de acordo com a tradição cultural e/ou bibliográfica (cf. a orientação paralela do arquivo de atribuir documentos às entidades coletivas de onde emanam), e 2.2. à luz da funcionalidade, apoiando-se na conveniência da evidência, na qualidade de ‘conhecível’ da apresentação formal que mostra as entidades coletivas na mesma posição e estilo dos autores pessoais. Dentro dessas amplas condições gerais, é possível a autoria corporativa; para sua aplicação real a uma obra deve-se levar em conta os fatores seguintes. D. Responsabilidade alternativa Outras entidades bibliográficas podem representar uma alternativa ao cabeçalho principal pelo nome de uma entidade coletiva:

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1. Autoria pessoal em obras comissionadas, editadas ou elaboradas por uma entidade coletiva (a alternativa também pode ser a autoria de outra entidade ou de uma entidade subordinada, no lugar de uma pessoa). 2. Os dignitários que produzem obras em sua função oficial. 3. Outras entidades coletivas atuando como co-autores (co-organizadores). Nos dois primeiros casos, a autoria corporativa está excluída no sentido estrito. O terceiro caso pode ser tratado da mesma forma que a autoria pessoal múltipla, dado que se aplicam outras condições. E. Obra Entre os diferentes tipos de obras, estabeleceram-se distinções que afetam a escolha do cabeçalho principal: 1. Obras de caráter administrativo que por sua natureza são necessariamente a expressão do pensamento ou atividade coletiva de uma entidade coletiva. 2. Outras obras de caráter intelectual que tratam de assuntos científicos, técnicos, econômicos, etc. Esta distinção principal, baseada na natureza do conteúdo da obra, separa as obras nas quais não se pode considerar ou identificar nenhum outro autor, além da entidade coletiva, daquelas obras que estão sujeitas a condições, antes de receber a entrada pelo nome da entidade coletiva. Outros tipos de obras foram considerados, especialmente: 3. Constituições, estatutos, leis, decretos, tratados, orçamentos: convencionalmente entram pelo nome da autoridade territorial. 4. Obras litúrgicas: devem ser tratadas pelas regras gerais, mas surgem problemas relacionados com a dificuldade para determinar sua origem, natureza e tipologia. 5. Publicações seriadas: por convenção, têm entrada pelo título, ficando de lado a questão da entrada pelo nome da entidade coletiva, a não ser que o título propriamente dito consista de termo genérico. Considerando o desenvolvimento da catalogação depois de Paris, deve-se também considerar de forma específica os seguintes tipos: 6. Obras não-textuais e multimídia 7. Recursos de acesso remoto 8. Recursos não estáticos

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Estes requerem um estudo mais extenso para investigar suas profundas diferenças em comparação com as obras textuais tradicionais: diferenças na perda da individualidade no ato criativo; na carência de marcos consolidados para a representação de marcas formais; na multiplicidade e variabilidade dos conteúdos e formas; e na percepção e abordagem dos usuários, de maneira que tanto denotações limitadas quanto abrangentes de autor (veja acima Autor, A.1 e A.2) estão sujeitas a uma séria discussão. F. Marcas formais da edição (manifestação) A relação de autoria que vincula uma entidade coletiva a uma obra é mediada pela edição da obra, na qual suas marcas físicas são a primeira manifestação e testemunho do papel da entidade coletiva. A apresentação da folha de rosto é uma parte da tensão polarizada entre a unidade literária e a unidade bibliográfica. A partir da revisão das marcas formais, podemos encontrar: 1. Evidência formal do nome da entidade coletiva na folha de rosto (ou no substituto da folha de rosto) 2. A entidade coletiva apresentada como editora ou responsável por outras funções 3. Falta de evidência formal do nome da entidade coletiva 4. Evidência formal de responsabilidades alternativas A correlação combinada de tipo de obra, presença de marcas formais e de responsabilidade alternativa proporciona as condições para escolher os pontos de acesso. G. Pontos de acesso sob o nome de uma entidade coletiva (as soluções seguintes são indicativas apenas das tendências prevalecentes nos Princípios de Paris e nas regras nacionais e dependem de acordos internacionais, atuais ou futuros): Entrada principal: deve ser restrita a condições específicas claras, como obras de caráter administrativo (E = 1); constituições, estatutos, leis, etc. (E =3); obras decaráter intelectual (E =2), sempre que a obra tenha sido realmente criada de maneira coletiva (C = 1.1), e que não exista responsabilidade alternativa (D = 0) e que o nome da entidade coletiva apareça na folha de rosto como evidência formal (F =1). 1. Entradas secundárias: deve-se considerar todos os casos correspondentes a C = 2.1 ou 2.2. 2. Referências: devem ser feitas se uma entidade coletiva sofre uma mudança de nome (B = 2) e das formas variantes para o cabeçalho uniforme. 3. Sem entradas: se a entidade coletiva não tem nome (B = 1), ou se não apresenta nenhuma das condições anteriores.

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H. Outros recursos do catálogo são considerados para que alcance o desempenho completo de suas funções: 1. Títulos uniformes: devem ser adotados para reunir edições da mesma obra; nada de especial no que diz respeito a autoria corporativa. 2. Subcabeçalhos formais: têm sido propostos para reunir obras de mesma forma pelonome de autoridades territoriais; ‘um anacronismo discordante’, na opinião de Lubetzky. 3. Subcabeçalhos cronológicos: têm sido adotados sob o nome de órgãos de autoridades territoriais, com a sucessão dos nomes das pessoas que ocuparam o cargo; um método de classificação complexo, que mescla elementos heterogêneos sem correspondência com as funções estabelecidas do catálogo. 4. Subcabeçalhos secundários: devem ser criados também para todas as entidades responsáveis coletivamente pela realização de uma expressão particular de uma obra (p. ex., para a execução do Opus 59 de Beethoven (quartetos de cordas), dar uma entrada pelo nome Quartetto italiano, não quatro entradas pelos nomes dos artistas individuais: Paolo Borciani, Eliza Pegreffi, Piero Farulli e Franco Rossi). I. Acordos internacionais O esquema de interpretação da autoria corporativa e as soluções propostas para a escolha das entradas principais e secundárias têm por objetivo tornar explícitos os Princípios de Paris e resumir os pontos controvertidos das regras de catalogação; poderiam ser assumidos para pesquisas futuras e como uma base para buscar um acordo internacional. Cada um dos elementos precedentes deve ser marcado como correspondente ou não correspondente, e como progressivo ou regressivo, em comparação com: 1. Os princípios de Paris estabelecidos pela ICCP 2. As regras dos códigos posteriores a Paris 3. A prática das agências bibliográficas nacionais Nesta comparação não se deve esquecer as condições de catalogação em 1961: o uso da ficha catalográfica e a seqüência alfabética como a única fonte possível de busca e o papel da entrada principal como a única entrada completa. No que diz respeito às regras locais, deve-se considerar as peculiaridades históricas, culturais e lingüisticas, mas não se deve preservar totalmente uma tradição se esta obstrui os acordos em nível mundial. Forma e estrutura dos cabeçalhos uniformes Progressos recentes no controle de autoridades e no estudo para um Arquivo de Autoridades Internacional Virtual têm reduzido a necessidade de cabeçalhos uniformes compartilhados internacionalmente. Apesar disso, permanece a necessidade de acordos 396

sobre a exaustividade e estrutura dos pontos de acesso autorizados, com a intenção de facilitar a compreensão e intercâmbio dos dados. O levantamento de estruturas de nomes adotados hoje em dia (veja-se a seção sobre SCNH, acima) é um passo importante, exigindo mais pesquisas e decisões que definam as estruturas mais consistentes e convenientes para intercambiá-los de maneira fluente. Alguns elementos antes assinalados não são considerados na escolha das entradas, mas são importantes para determinar a forma e estrutura dos cabeçalhos: o tipo de entidade coletiva (autoridades territoriais e entidades religiosas), as entidades subordinadas, os subcabeçalhos de forma e cronológicos, as entidades temporárias e outros elementos de análise como a distinção entre as que são ou não órgãos de autoridades territoriais. Entre os muitos temas discutidos, os mais controvertidos são: a escolha entre formas no idioma original ou idioma local; ou entre variantes em diferentes idiomas; entre formas diretas ou formas subordinadas ao nome ou nome geográfico (p.ex., para diocese);o uso de qualificadores, o uso de acrônimos, a omissão de elementos do nome, para não mencionar a dificuldade de identificar o nome usado com maior freqüência nas publicações de uma entidade coletiva.

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Apêndice extraído de “Form and Structure of Corporate Headings” 0.2 Definições As definições dos termos são dadas no sentido em que são usadas nestas recomendações. Cabeçalho uniforme: Cabeçalho estabelecido numa forma que deve ser mantida sem nenhuma variação, independentemente do lugar em que apareça no registro bibliográfico. Autoridade territorial: Entidade coletiva que exerce ou pretende exercer funções governamentais (plenas ou restritas) em determinado território. Inclui estados, estados constituídos e unidades federais, e suas unidades locais ou regionais. Qualificador: Termo que se adiciona a um nome corporativo para proporcionar informação adicional que possa ajudar na sua identificação. Inclui nomes geográficos, datas, tipo de entidade ou outras palavras ou frases distintivas. Conferência: Termo genérico para um grupo ocasional usado para designar congressos, simpósios, reuniões, conferências diplomáticas, festivais, feiras, exposições, expedições, etc. Entidade coletiva: Qualquer organização ou grupo de pessoas e/ou organizações identificadaspor um determinado nome. Inclui grupos e eventos ocasionais com nome próprio, tais como reuniões, conferências, congressos, expedições, exposições, festivais e feiras. Entidade subordinada: Entidade coletiva estabelecida, administrada ou controlada por outra. Órgão governamental (de uma controlada por uma autoridade administrativas, informativas, ministérios, tribunais, órgãos embaixadas.

autoridade territorial): Entidade coletiva criada ou territorial que exerce funções legislativas, judiciais, militares ou diplomáticas. Inclui parlamentos, de informação, unidades das forças armadas e

Órgão não governamental (de uma autoridade territorial): Entidade coletiva criada ou controlada por uma autoridade territorial que exerce funções educativas, científicas, técnicas, culturais, médicas, religiosas, sociais, comerciais ou industriais. Inclui

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escolas, universidades, bibliotecas, teatros, museus, hospitais, igrejas e bancos criados ou controlados por essa autoridade. Referências “A historical approach to corporate entries” / Eva Verona. – p. 1-40. – In: Libri, vol. 7 (1957). Report / International Conference on Cataloguing Principles, Paris, 9th-18th October, 1961; [edited by A. H. Chaplin and Dorothy Anderson]. – London: International Federation of Library Associations, 1963. – Working papers of the International Conference on Cataloguing Principles: No. 1: Relation between cataloguing principles and principles applicable to other forms of bibliographic works / by Andrew D. Osborn: p. 125-137 – No. 2: The function of main entry in the alphabetical catalogue : one approach / by Seymour Lubetzky: p. 139-143 – No. 3: The function of the main entry in the alphabetical catalogue : a second approach / Eva Verona: p. 145-157 – No. 4: The function of the main entry in the alphabetical catalogue : a study of the views put forward by Lubetzky and Verona / by Leonard J. Jolley: p. 159-163 – No. 5: 1, Limits to the use of entries under corporate authors ; 2, The cataloguing of laws and treaties / by V. A. Vasilevskaya: p. 165-174 – No. 6: Corporate authorship. 1, Form of heading for corporate authors. 2, Treatment of subordinate bodies / by Suzanne Honoré: p. 175-183 – No. 7: Entry of anonymous works under standard or form titles / by Roger Pierrot: p. 185-190 – No. 8: Problems in the cataloguing of serial publications / by Paul S. Dunkin: p. 191- 198. No. 9: Cataloguing of liturgies and religious texts in the alphabetical catalogue / by Ruth C. Eisenhart: p. 199-206 – No. 10: Multiple authorship / by Hellmut Braun: p. 207-218 – No. 11: Choice of entry for authors whose names vary / Pavle Kalan: p. 219-227 – No. 12: Compound surnames and surnames with prefixes / by Fernanda Ascarelli: p. 229-241 – No. 13: Treatment of Brazilian and Portuguese names / by Maria Luisa Monteiro da Cunha: p. 243-254 – No. 14: Rendering of Indic namesof-person in catalogue entries / by Benoyendra Sengupta: p. 255-265 – No. 15: Treatment of arabic names / by Mahmud Sheniti: p. 267-276 – No. 16: The treatment of names in Hebrew characters and title entry for hebrew books / by R. Edelmann: p. 277279 – No. 17: The impact of electronics upon cataloguing rules / by C. D. Gull: p. 281290. – Reprinted: London: Clive Bingley, 1969; IFLA International Office for UBC, 1981. Statement of principles adopted by the International Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961. – Annotated ed. / with commentary and examples by A.H. Chaplin, assisted by Dorothy Anderson. -- Provisional ed. – Sevenoaks : distributed by IFLA Secretariat, 1966. Statement of principles adopted at the international Conference on Cataloguing Principles, Paris, October, 1961. – Annotated ed. / with commentary and examples by Eva

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Verona, assisted by Franz Georg Kaltwasser, P.R. Lewis, Roger Pierrot. – London: IFLA Committee on Cataloguing, 1971. Corporate headings: their use in library catalogues and national bibliographies: a comparative and critical study / by Eva Verona. – London: IFLA Committee on Cataloguing, 1975. Functions and objects of author and title cataloguing: a contribution to cataloguing theory / by Ákos Domanovszky ; English text edited by Anthony Thomson. – München : Verlag Dokumentation, 1975. Form and structure of corporate headings / recommendations of the Working Group on Corporate Headings; approved by the Standing Committee of the IFLA Section on Cataloguing and the IFLA Section on Official Publications. – London: IFLA International Office for UBC, 1980. Corporate authorship: its role in library cataloging / Michael Carpenter. – Wesport, Conn. ; London : Greenwood Press, 1981. La catalogazione dopo Parigi : attività normative e strumenti per il controllo bibliografico universale, 1961-1997 / Pino Buizza. – Udine : Forum, 1998. Review Group on ‘Form and Structure of Corporate Headings’ /IFLA Standing Committee on Cataloguing. – p. 53. -- In: International cataloguing & bibliographic control. – Vol. 21, no. 4 (Oct./Dec. 1992).

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Class of materials concept and GMDs Ann Huthwaite ACOC representative to JSC1 The following paper was prepared in August 2002 for discussion at the September 2002 JSC meeting. It was a restricted paper for distribution to JSC members only. At its April 2003 meeting JSC agreed that it should be issued as a formal JSC document to make it available to the constituencies. It is for information only and responses are not required.2 Preface At the May 2002 JSC meeting it was agreed that I would write a discussion paper on resolving the problems associated with the class of materials concept and the related issue of GMDs. This paper represents my personal views; it should not be considered either a Chair paper or an ACOC paper. The problem The 2001 Amendments contain new wording for rule 0.24, which instructs the cataloguer to bring out all aspects of the item/resource being described, including its content, its carrier, its type of publication, its bibliographic relationships, and whether it is published or unpublished. In any given area, all relevant aspects are to be described. These instructions replace the previous cardinal principle that the description of a physical item should be based in the first instance on the chapter to which it belongs. This principle implies that an item/resource belongs to a predominant class. Despite the change to the text of 0.24, in practice the cardinal principle still holds true. Cataloguers are still determining the predominant class to which an item/resource belongs, and are treating other aspects as secondary. In his paper “The Logical Structure of the AngloAmerican Cataloguing Rules” – Part I, Tom Delsey highlighted the inconsistencies associated with the class of materials concept, particularly in the criteria used for defining a given class. Aspects of content, carrier or issuance can be used as determining factors. Particular problems are encountered when an item/resource exhibits characteristics of more than one class, e.g., a digital map, an electronic journal, or a motion picture on DVD. Cataloguers are being forced to choose a predominant class when in fact no one set of characteristics is more important than another. The use of chapter 9 for all electronic resources, including remote access electronic resources, is presenting another set of problems. The characteristics of many of these resources are more closely related to their tangible equivalents in other chapters than to the types of resources that have traditionally been covered by this chapter, e.g., programs and data files. There is a

1 2

ACOC = Australian Committee on Cataloguing. JSC = Joint Steering Committee for Revision of AACR2. The editors wish to thank Matthew Beacom, the new Chair of JSC, for the permission to reprint this paper.

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sound case for confining the application of chapter 9 to these latter types of resources only. The solution For the new rule 0.24 to operate effectively, the requirement for assigning a resource/ item to a predominant class should be abandoned, and the concept of “class” should be removed from the rules. Items/resources should be considered to have multiple characteristics, all bearing equal weight. The barriers What actually prevents a cataloguer from following the intent of the new rule 0.24? There are a number of methods of procedure which assume that an item/resource belongs to a predominant class, and decisions about how that item/resource is described are based on the class or chapter selected. These are: the choice of the chief source of information and prescribed sources of information; the choice of a general material designation; and, the recording of area 5 (in particular, the specific material designation). There has been much debate on the restructuring of part I to address the “content vs. carrier” issue, but to my mind this is a red herring. The arrangement of part I is not the barrier; it is embodied in the methods of procedure listed above. The arrangement of part I should have one objective, and that is to assist the cataloguer in finding all the rules relevant to the aspects of the item/resource being described. This could mean retaining a structure very much like the one we have now, with a general chapter and other chapters illustrating types of material with common sets of characteristics. Removing the barriers I shall examine each barrier in turn and suggest possible solutions for its removal. 1. Choice of chief source of information Each chapter contains a complex set of instructions for determining the chief source of information. The primary objective is to achieve consistency in cataloguing by ensuring that for a given item/resource, cataloguers will choose the same source and therefore record the same description. The chief source also plays a part in the construction of some headings. As would be expected, the specified chief sources are those which provide the most complete information. In some cases the whole resource can be the chief source, e.g. electronic resources, because of the complex nature of the material and the difficulties associated with specifying a single source. The chief source for electronic resources was changed from the title screen to the resource itself in the 2001 Amendments. This change has introduced a contradiction into the rules that remains unresolved. In practice a different set of rules is being applied to the electronic version of a separately published tangible resource. This contradiction will compound as more 402

and more resources are issued in multiple formats. The selection of chief source could be greatly simplified by instructing the cataloguer, in all cases, to choose that source which provides the most complete information. It is hard to imagine that a cataloguer would select sources other than the ones currently specified in the rules. For example, the title page of a book supplies the most complete information and would therefore be selected by the cataloguer in most instances. I therefore propose that changing the selection of chief source to a simple all-encompassing instruction would make little difference to current practice. However, this assumption needs testing. It is recommended that the instruction to use as the chief source of information that source which provides the most complete information be tested with a variety of material to determine if there would be any significant divergence from current practice. 2. Choice of prescribed sources of information The same argument can be applied to the selection of the prescribed sources of information. In fact, I would suggest that many cataloguers are relying on their judgement instead of conscientiously applying the rules in this area. I therefore recommend that this practice be tested as well. As with the choice of chief source of information, complex and lengthy sets of instructions for each chapter could be replaced with a single, generalised rule. It is recommended that testing be conducted to determine if the rules for selecting prescribed sources of information could be eliminated and replaced with cataloguer’s judgement without causing any significant divergence from current practice. 3. General material designations (GMDs) There are many problems and inconsistencies associated with GMDs, and those were discussed by the JSC. Two suggestions for fundamental change were explored: firstly, the use of a device in the bibliographic record representing the mode of expression; and secondly, moving terms representing physical format and form of carrier to area 5 (physical description) or to notes. At their planning meeting in May 2002, the members of JSC discussed the feasibility of implementing these two suggestions. Terms from List 2 in AACR at the expression level were identified. It was agreed that most of the remaining terms could be relocated to area 5, some of which could be used as qualifiers (e.g., “Braille” and “electronic resource”). When terms and concepts from Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) are introduced into AACR, it will be logical and consistent to consider the general material designation as an expression-level indicator, and the specific material designation as a manifestation-level indicator. Probably the most controversial suggestion is a proposal to encode the device for representing the mode of expression in the machine-readable version of the bibliographic record. Although AACR is a content standard operating independently from the format 403

or “wrapper,” this does not preclude the inclusion of the concept of coded data in the rules. MARC does not have to be mentioned specifically. However, it may be preferable to also incorporate the expression-level indicator in the textual part of the bibliographic record, possibly in a new area. Another place for it (suggested by Barbara Tillett) would be an element in the expression-level citation that is being proposed by the Format Variation Working Group. Expression-level indicators would also have to be created for those modes of expression identified in FRBR and not encompassed by the current list of GMDs. It is recommended that a group be formed to “deconstruct” the GMD, and to make recommendations on the relocation of existing terms from List 2 to either expressionlevel indicators or to description at the manifestation level. The group should compile a complete list of expression-level indicators representing all modes of expression, including both those relocated from the list of GMDs and any others identified in FRBR. Recommendations should be made on how the expression-level indicator should be recorded in the bibliographic record. 4. Recording information in area 5 If the cataloguer were not using one class or chapter as the basis for description, he or she would need some guidance on the construction of the description of the item/resource in area 5, in particular the specific material designation. Either multiple or composite statements could be allowed, with rules supplied that give some principles for their construction. The notion of “physical” description would be no longer valid, as aspects of content and carrier would be recorded in this area. Coded data in the machine-readable version of the record could reflect the various characteristics of the item/resource. A complete rationalisation of the terms used in the specific material designation would be necessary, taking into account the terms relocated from the general material designation. For example, would “videorecording” be used as a single over-arching term, or would the more specific designations of “videocartridge,” “videodisc,” “videocassette,” and “videoreel” still be used? And if the latter option were chosen, would it be helpful for the coded data to group these more specific forms (possibly through tables) to assist collocation in OPAC displays? ACOC has made some suggestions about rationalising the lists of terms in area 5 for chapters 6, 7, and 9. It believes that terms in common usage should be used in all circumstances. If this principle were adopted throughout AACR it would greatly simplify the rules in area 5. It is recommended that a group be formed to make recommendations on a rationalisation of the terms used in area 5, and on how statements could be constructed that allow

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for the description of all aspects of an item/resource at the manifestation level. This could be the same group examining the deconstruction of GMDs. Mode of issuance In their paper presented at the International Conference on the Principles and Future Development of AACR, Jean Hirons and Crystal Graham referred to the three dimensions of publications: (1) their intellectual and/or artistic content; (2) their physical carrier(s); and (3) the susceptibility of content to change over time (or publication status). Where should publication status, or mode of issuance, fit into the description on an item/resource? I think we should simply consider it another characteristic, along with aspects of content and carrier. However, the fact that a resource is continuing in nature needs to be communicated clearly to the user. In current catalogues this fact is communicated in fairly unsatisfactory ways. Certain clues can be used to infer that a resource is ongoing, such as the presence of numbering in the holdings statement, or the OPAC functionality may allow limiting, using the coded data in the MARC record. It may also be useful to convey explicitly to the user that a continuing resource is either a serial or an integrating resource. It is recommended that a group be formed to propose an appropriate mechanism for communicating explicitly to the catalogue user that a resource is continuing in nature. Organisation of part I of AACR Although I identified this issue as a red herring, the organisation of part I is still important to the extent that it should meet the objective of enabling the cataloguer to locate all the rules relevant to the aspects of the item/resource being described. It should lead the cataloguer intuitively to the appropriate rules. A very promising arrangement, suggested by the CC:DA Task Force on Alpha Prototype of Reorganized Part One in their unpublished report, would require the cataloguer to consider all five aspects of the code. The Task Force suggested a reorganisation that requires the cataloguer to consider all five aspects of the code. The sections would be: (1) Generalities and principles; (2) Content (containing rules for particular types of content, possibly divided into two parts for content and form of expression); (3) Carrier; (4) Publication pattern; and (5) Granularity. Such an arrangement would convey to the cataloguer the conceptual foundation of the rules, and should achieve the stated objective. It is recommended that a group be formed to make recommendations on how part I should be structured. The objective of the structure should be to enable the cataloguer to easily and intuitively locate all the rules relevant to the aspects of the item/resource being described.

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JSC has already agreed that as far as possible rules should be generalised and included in the general chapter. Work on applying this principle should continue. It is recommended that work continue on generalising the rules as far as possible through the consolidation of the general chapter in part I. Treatment of electronic resources In any investigation of the structure of part I, consideration should be given to reconceptualising the treatment of electronic resources. There is a strong case to be made for including rules for “document-like” electronic resources in the chapters for their tangible equivalents, with rules for “non-document-like” resources remaining in a separate, discrete chapter. The treatment of remote access electronic resources available via the Internet without “document-like” qualities may need to be covered in another separate chapter. It is recommended that the group investigating the structure of part I consider a reconceptualisation of the treatment of electronic resources. Relationship between AACR, formats, and systems At its planning meeting in May 2002, JSC reaffirmed that the rules are independent of the format or “wrapper.” However, this does not mean that those responsible for rule revision should ignore the environment in which the rules operate. As stated in the British Library response on “Specific characteristics of electronic resources,” we need to build much stronger relationships with systems developers and OPAC designers. Communication with format specialist groups (e.g. MARBI) should also increase. Information about the characteristics of bibliographic resources could be much more clearly conveyed to users by using appropriate devices in OPAC displays. It is recommended that when considering changes to the rules in part I that JSC communicates with systems developers and format specialists with a view to enhancing user understanding of catalogue displays. Summary of recommendations 1. It is recommended that the instruction to use as the chief source of information that source which provides the most complete information be tested with a variety of material to determine if there would be any significant divergence from current practice. 2. It is recommended that testing be conducted to determine if the rules for selecting prescribed sources of information could be eliminated and replaced with cataloguer’s judgement without causing any significant divergence from current practice. 406

3. It is recommended that a group be formed to “deconstruct” the GMD, and to make recommendations on the relocation of existing terms from List 2 to either expression-level indicators or to description at the manifestation level. The group should compile a complete list of expression-level indicators representing all modes of expression, including both those relocated from the list of GMDs and any others identified in FRBR. Recommendations should be made on how the expression-level indicator should be recorded in the bibliographic record. 4. It is recommended that a group be formed to make recommendations on a rationalisation of the terms used in area 5, and on how statements could be constructed that allow for the description of all aspects of an item/resource at the manifestation level. This could be the same group examining the deconstruction of GMDs. 5. It is recommended that a group be formed to propose an appropriate mechanism for communicating explicitly to the catalogue user that a resource is continuing in nature. 6. It is recommended that a group be formed to make recommendations on how part I should be structured. The objective of the structure should be to enable the cataloguer to easily and intuitively locate all the rules relevant to the aspects of the item/resource being described. 7. It is recommended that work continues on generalising the rules as far as possible through the consolidation of the general chapter in part I. 8. It is recommended that the group investigating the structure of part I consider a reconceptualisation of the treatment of electronic resources. 9. It is recommended that when considering changes to the rules in part I that JSC communicates with systems developers and format specialists with a view to enhancing user understanding of catalogue displays.

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Concept de catégorie de document et mentions d’indication générale du type de document Ann Huthwaite, représentante de l’ACOC 1 Le texte qui suit a été préparé en août 2002 pour être discuté à la réunion du JSC2 de septembre 2002. C’était un texte à diffusion restreinte réservé aux seuls membres du JSC. Lors de sa réunion d’avril 2003, le JSC a accepté qu’il soit publié en tant que document formel du JSC afin de le rendre largement disponible. Ce document est diffusé seulement pour information et n’appelle pas de réponse. Préambule Lors de la réunion du JSC de mai 2002, il a été convenu que je préparerais un document de réflexion sur comment régler les problèmes liés au concept de catégorie de document, et sur une question qui lui est associée, celle de l’indication générale du type de document. Ce texte exprime mon point de vue personnel ; il ne doit pas être considéré comme un texte émanant du Président du JSC ou de l’ACOC. Le problème Les Modifications 2001 contiennent une reformulation de la règle 0.24, qui demande au catalogueur de faire ressortir tous les aspects du document ou de la ressource à cataloguer, à savoir son contenu, son contenant, son type de publication, ses relations bibliographiques, et ce qu’il ou elle soit publiée ou non. Quelle que soit la zone considérée, toutes les caractéristiques pertinentes doivent être décrites. Ces instructions remplacent l’ancien principe fondamental selon lequel la description d’une ressource physique devait d’abord être basée sur le chapitre [des règles de catalogage] auquel elle appartient. Ce principe implique qu’un document ou qu’une ressource appartienne à une catégorie principale de document. Malgré le changement intervenu sur le texte de la règle 0.24, le principe fondamental reste vrai dans la pratique. Les catalogueurs continuent de déterminer la catégorie principale à laquelle appartient le document ou la ressource, et traitent les autres aspects comme étant secondaires. Dans son texte The logical Strucutre of the Anglo-American Cataloguing Rules – Part I [« La structure logique des règles de catalogage anglo-américaines – Partie I »], Tom Delsey soulignait les incohérences associées au concept de catégorie de document, et en particulier dans les critères utilisés pour définir une catégorie donnée. Les caractéristiques de contenu, de contenant ou du type de publication peuvent être utilisés comme des facteurs déterminants. 1

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ACOC = Australian Committee on Cataloguing = Comité de catalogage australien. Les rédacteurs souhaitent remercier Matthew Beacom, la nouvelle chaise de JSC, de la permission de réimprimer cet article. JSC = Joint Steering Committee for Revision of AACR2 = Comité directeur mixte de la révision.

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Des problèmes particuliers surviennent quand un document ou une ressource manifeste des caractéristiques appartenant à plus d’une catégorie, par exemple une carte numérique, une revue électronique, ou une image animée sur un DVD. Les catalogueurs sont obligés de choisir une catégorie principale alors qu’en fait aucun ensemble de caractéristiques n’est plus important qu’un autre. L’utilisation du chapitre 9 [des règles de catalogage] pour les ressources électroniques, y compris pour les ressources électroniques accessibles à distance, présente d’autres problèmes. Les caractéristiques de beaucoup de ces ressources sont plus étroitement associées à leur équivalents tangibles dans d’autres chapitres [des règles de catalogage] qu’aux types de ressources traditionnellement couvertes par ce chapitre, comme les programmes et les fichiers de données. C’est une raison valable pour réserver l’application du chapitre 9 à ces derniers types de ressources. La solution Pour que la nouvelle règle 0.24 soit efficace, il faudrait abandonner l’obligation d’affecter un document/une ressource à une catégorie principale, et retirer des règles le concept de « catégorie ». Il faudrait considérer que les documents/les ressources ont des caractéristiques multiples, toutes ayant le même poids. Les obstacles Qu’est-ce qui actuellement empêche un catalogueur de suivre l’esprit de la nouvelle règle 0.24 ? Il y a de nombreuses règles de procédure pour déterminer qu’un document ou qu’une ressource appartient à une catégorie principale, et les décisions relatives à la façon dont ce document ou cette ressource doit être décrit(e) reposent sur la catégorie à laquelle il appartient ou sur le chapitre sélectionné. Ce sont : le choix de la principale source d’information et les sources d’information prescrites ; le choix d’une indication générale du type de document ; et le renseignement de la zone 5 (en particulier l’indication spécifique du type de document). Il y a eu beaucoup de débats sur la restructuration de la partie I pour traiter la question « contenu vs contenant », mais selon moi cela fait diversion. L’obstacle n’est pas l’organisation de la partie I ; il est inclus dans les règles de procédure citées ci-dessus. L’organisation de la partie I devrait avoir un seul objectif, celui d’aider le catalogueur à trouver toutes les règles ayant un rapport avec les caractéristiques du document ou de la ressource à cataloguer. Cela pourrait signifier le maintien d’une structure très proche de celle que nous avons actuellement, avec un chapitre général et d’autres chapitres illustrant les types de documents ayant en commun un ensemble de caractéristiques.

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Supprimer les obstacles Je vais examiner tour à tour chacun des obstacles et suggérer des solutions pour les surmonter. 1 Choix de la source principale d’information Chaque chapitre contient un ensemble complexe d’instructions pour déterminer la source principale d’information. L’objectif premier est d’obtenir un catalogage cohérent en s’assurant que pour un document ou une ressource donné(e), les catalogueurs choisissent la même source et par conséquent font la même description. La source principale joue aussi un rôle dans la construction de certaines vedettes. Comme on pourrait s’y attendre, les principales sources précisées sont celles qui fournissent l’information la plus complète. Dans certains cas, comme dans celui des ressources électroniques par exemple, la ressource dans son entier peut être la source principale, à cause de la nature complexe du document et des difficultés à définir une source unique. Dans les Modifications 2001, la principale source pour les ressources électroniques est passé de l’écran titre à la ressource elle-même. Ce changement a introduit dans les règles une contradiction qui n’est pas encore résolue. Dans la pratique, on applique des règles différentes à la version électronique d’une ressource tangible publiée séparément. Cette contradiction va se complexifier puisque de plus en plus de ressources sont publiées sur de multiples supports. Le choix de la source principale pourrait être grandement simplifié si on demandait au catalogueur, dans tous les cas, de choisir la source qui fournit l’information la plus complète. Il est difficile d’imaginer qu’un catalogueur pourrait sélectionner des sources autres que celles actuellement indiquées dans les règles [de catalogage]. Par exemple la page de titre d’un livre fournit l’information la plus complète et par conséquent serait sélectionnée la plupart du temps par le catalogueur. Je propose donc de modifier le choix de la source principale en une seule instruction globale qui diffèrerait peu de la pratique actuelle. Cependant cette hypothèse doit être testée. On recommande que l’instruction d’utiliser la source qui fournit l’information la plus complète comme principale source d’information soit testée sur un ensemble varié de documents pour établir si elle engendre ou non une divergence significative avec la pratique actuelle. 2 Choix des sources d’information prescrites Le même argument peut être appliqué au choix des sources d’information prescrites. En fait je crois pouvoir dire que beaucoup de catalogueurs font confiance à leur jugement plutôt qu’ils n’appliquent consciencieusement les règles concernant ce point. Je recommande donc que cette pratique soit testée elle aussi. 410

De même que pour le choix de la source principale d’information, on pourrait remplacer dans chaque chapitre un ensemble de règles long et complexe par une unique règle générale. On recommande de conduire un test pour décider si on peut éliminer les règles établies pour le choix des sources d’information prescrites et les remplacer par le jugement du catalogueur sans provoquer de grandes différences avec la pratique actuelle. 3 Mentions d’indication générale du type de document Il y a beaucoup de problèmes et d’incohérences avec les mentions d’indication générale du type de document et ils ont été identifiés par Barbara Tillett dans son document destiné au JSC (4JSC/Chair/73). Deux suggestions ont été faites pour un changement fondamental : d’abord utiliser un dispositif dans la notice bibliographique pour représenter le mode d’expression ; et ensuite déplacer les termes exprimant le support physique et la forme du contenant vers la zone 5 (description physique) ou vers les notes. A leur réunion de mai 2002, les membres du JSC ont discuté la faisabilité d’implémentation de ces deux suggestions. On a identifié les termes de la Liste 23 des RCAA correspondant au niveau de l’expression. On a convenu que la plupart des termes restant seraient déplacés dans la zone 5, et que certains d’entre eux pourraient être utilisés comme qualificatifs (par exemple « braille » et « ressource électronique »). Chaque fois que des termes et des concepts provenant des Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR)4 seront introduits dans les RCAA, il sera logique et cohérent de considérer l’indication du type de document comme une indication concernant l’expression, et l’indication spécifique du type de document comme une indication au niveau de la manifestation. La plus controversées des suggestions de Barbara Tillett est probablement la proposition d’encoder la représentation du mode d’expression dans la version lisible en machine de la notice bibliographique. Bien que les RCAA soient une norme de contenu indépendante du format ou de l’« emballage », ceci n’exclut pas l’inclusion du concept de données codées dans les règles. MARC n’a pas besoin d’être mentionné explicitement. Cependant, il serait souhaitable d’incorporer aussi dans la notice bibliographique, de façon textuelle, l’indication concernant l’expression, si possible dans une nouvelle zone. Un autre emplacement pour cette indication (suggéré par

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4

Il s’agit de la liste des termes utilisés pour exprimer l’indication générale du type de document par les agences de catalogage en Australie, au Canada, et aux Etats-Unis. La Liste 1 recense les termes utilisés par les agences britanniques. Ces 2 listes apparaissent dans le paragraphe 1.1C1 des RCAA. Functional Requirements for Bibliographic Records = FRBR = Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques

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Barbara Tillett) serait d’en faire un élément de la citation du niveau expression comme le propose le Format Variation Working Group5. Les indications au niveau de l’expression devront être créées aussi pour les modes d’expression identifiés dans les FRBR et qui ne sont pas compris dans l’actuelle liste des mentions d’indication du type de document. On recommande la création d’un groupe pour « déstructurer » l’indication générale du type de document, et pour faire des recommandations sur l’emplacement des termes qui existent dans la Liste 2 soit pour les indications au niveau de l’expression soit pour la description au niveau de la manifestation. Le groupe dressera une liste complète des mentions d’indication concernant l’expression pour représenter tous les modes d’expression, y compris ceux de la liste des mentions d’indication générale du type de document qui ont été déplacés et tous ceux identifiés dans les FRBR. Des recommandations seront faites sur la façon de mentionner dans la notice bibliographique l’indication concernant l’expression. 4 Informations mentionnées dans la zone 5 Si le catalogueur n’utilise pas une seule catégorie ou un chapitre unique comme base de la description, il ou elle a besoin de quelques directives sur la construction de la description de l’exemplaire ou de la ressource dans la zone 5, en particulier l’indication spécifique du type de document. On pourrait autoriser plusieurs mentions ou des mentions composites, avec des règles qui donneraient quelques principes de construction. La notion de description « physique » ne serait alors plus valide, puisque les caractéristiques de contenu et de contenant seront indiquées dans cette zone. Des données codées dans la version de la notice lisible en machine pourraient traduire les diverses caractéristiques de l’exemplaire ou de la ressource. Une rationalisation complète des termes utilisés dans l’indication spécifique du type de document serait nécessaire, en prenant en compte ceux provenant de l’indication générale du type de document. Par exemple, est-ce que le terme « enregistrement vidéo » sera utilisé comme terme unique coiffant tous les autres, ou bien est-ce que les mentions plus spécifiques de « cartouche vidéo », « vidéodisque », « vidéocassette » et « bande vidéo » seront encore utilisées ? Et si c’est la seconde option qui est retenue, ne sera-t-il pas utile de regrouper ces termes plus spécifiques dans les données codées (si possible au moyen de tables) pour aider au regroupement dans les affichages de l’OPAC ? L’ACOC a fait des suggestions pour la rationalisation des listes de termes dans la zone 5 pour les chapitres 6 [Enregistrements sonores], 7 [Images animés et Enregistrements 5

Format Variation Working Group = Groupe de travail du Comité directeur mixte pour la révision des RCAA chargé d’examiner les modifications du format MARC21 parallèlement aux propositions d’évolution des RCAA.

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vidéo] et 9 [Ressources électroniques]. Il croit que des termes d’usage courant devraient être utilisés en toutes circonstances. Si ce principe était adopté à travers tous les RCAA il simplifierait beaucoup les règles concernant la zone 5. On recommande la création d’un groupe pour faire des recommandations sur une rationalisation des termes utilisés dans la zone 5, et sur la façon dont les mentions pourraient être construites pour décrire tous les aspects d’un exemplaire ou d’une ressource au niveau de la manifestation. Il pourrait s’agir du même groupe chargé d’examiner la déstructuration des mentions d’indication du type de document. Mode de publication Dans leur communication présentée dans le cadre de l’International Conference on the Principles and Future Development of AACR6, Jean Hirons and Crystal Graham font référence aux trois caractéristiques des publications : (1) leur contenu intellectuel et/ou artistique ; (2) leur support physique ; et (3) la capacité de leur contenu a évolué dans le temps (ou le statut de la publication). Où mentionner le statut de la publication, ou le mode de publication, dans la description d’un exemplaire ou d’une ressource ? Je pense que nous pourrions simplement le considérer comme une autre caractéristique, avec les aspects de contenu et de support. Cependant, le fait qu’une ressource soit par nature une ressource continue doit être clairement indiqué à l’utilisateur. Dans les catalogues actuels cette information est communiquée de façon plutôt insatisfaisante. Certains indices peuvent être utilisés pour déduire qu’une ressource est une ressource continue, comme la présence d’une numérotation dans les données locales, ou la possibilité de limiter la recherche dans l’OPAC en utilisant les données codées de la notice en MARC. Il peut aussi être utile d’informer explicitement l’utilisateur qu’une ressource continue est soit un périodique soit une ressource intégratrice. On recommande la création d’un groupe pour proposer un mécanisme approprié pour communiquer explicitement à l’utilisateur du catalogue qu’une ressource est par nature une ressource continue. Organisation de la Partie I des RCAA Bien que j’ai identifié ce point comme faisant diversion, l’organisation de la Partie I reste importante dans la mesure où elle contribuerait à rendre le catalogueur capable de localiser toutes les règles ayant un rapport avec les caractéristiques de l’exemplaire ou de la ressource à cataloguer. Elle conduirait intuitivement le catalogueur aux règles appropriées.

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Conférence internationale sur les principes du futur développement des RCAA, Toronto, 23-25 octobre 1997.

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L’un des organisations vraiment prometteuses est celle suggérée par le CC:DA Task Force on Alpha Prototype of Reorganized Part One7 dans son rapport sur le prototype (dans 4JSC/Chair/75/ALA response). Le Groupe de travail a proposé une organisation qui oblige le catalogueur à prendre en considération les cinq points de vue du code. Les sections seraient les suivantes : (1) Généralités et principes ; (2) Contenu (comprenant les règles pour les types particuliers de contenu, si possible divisées en deux parties pour le contenu et la forme de l’expression) ; (3) Contenant ; (4) Mode de publication ; et (5) Granularité. Une telle organisation ferait comprendre au catalogueur le fondement conceptuel des règles, et permettrait d’atteindre l’objectif que l’on s’est fixé. On recommande la création d’un groupe pour faire des recommandations sur la structure de la partie I. L’objectif de la structure serait de rendre le catalogueur capable de localiser facilement et intuitivement toutes les règles en rapport avec les caractéristiques de l’exemplaire ou de la ressource à décrire. Le JSC a d’ores et déjà accepté que autant que faire se peut les règles soient généralisées et incluses dans le chapitre général. Le travail pour mettre en oeuvre ce principe se poursuit. On recommande de poursuivre le travail sur la généralisation des règles aussi loin que possible par la consolidation du chapitre général de la partie I. Traitement des ressources électroniques Dans toute investigation sur la structure de la partie I, on veillera à repenser le traitement des ressources électroniques. Il y a un bon argument à avancer pour inclure les règles sur les ressources électroniques qui « ressemblent à des documents » dans les chapitres consacrés à leurs équivalents tangibles, en laissant les règles pour les ressources qui « ne ressemblent pas à des documents » dans un chapitre séparé, à part. Il pourrait être nécessaire de mettre dans un chapitre séparé le traitement des ressources électroniques accessibles à distance et disponibles sur Internet mais qui n’ont pas les caractéristiques des documents. On recommande que le groupe qui travaille sur la structure de la partie I veille à repenser le traitement des ressources électroniques.

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Committee on Cataloguing : Description and Access Task Force on Alpha Prototype of Reorganized Part One : Groupe de travail du Comité de catalogage : Description et accès sur le prototype Alpha de la Partie Un réorganisée. Ce Comité dépend de l’Association pour les collections de bibliothèques et les services techniques (Association for Library Collections & Technical Services = ALCTS) qui est une division de l’Association des bibliothécaires américains.

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Les relations entre les RCAA, les formats et les systèmes A sa réunion de mai 2002 le JSC a réaffirmé que les règles étaient indépendantes du format ou de « l’emballage ». Toutefois ceci ne veut pas dire que ceux qui sont responsables de la révision des règles doivent ignorer l’environnement dans lequel les règles fonctionnent. Comme cela est dit dans la réponse de la British Library au 4JSC/ALA/36/Rev (Caractéristiques spécifiques des ressources électroniques), nous devons élaborer des relations beaucoup plus solides avec les développeurs de systèmes et les concepteurs d’OPAC. Il faudrait aussi renforcer la communication avec les groupes de spécialistes du format (par exemple MARBI). Les informations relatives aux caractéristiques des ressources bibliographiques pourraient être beaucoup plus facilement transmises aux usagers si on utilisait des dispositifs appropriés dans les affichages des OPAC. On recommande que lorsque des changements dans les règles de la partie I sont en cours d’examen, le JSC communique avec les développeurs de systèmes et les spécialistes du format dans l’idée de rendre les affichages des OPAC plus compréhensibles pour l’usager. Résumé des recommandations 1. On recommande que l’instruction d’utiliser la source qui fournit l’information la plus complète comme principale source d’information soit testée sur un ensemble varié de documents pour établir si elle engendre ou non une divergence significative avec la pratique actuelle. 2. On recommande de conduire un test pour décider si on peut éliminer les règles établies pour le choix des sources d’information prescrites et les remplacer par le jugement du catalogueur sans provoquer de grandes différences avec la pratique actuelle. 3. On recommande la création d’un groupe pour « déstructurer » l’indication générale du type de document, et pour faire des recommandations sur l’emplacement des termes qui existent dans la Liste 2 soit pour les indications au niveau de l’expression soit pour la description au niveau de la manifestation. Le groupe dressera une liste complète des mentions d’indication concernant l’expression pour représenter tous les modes d’expression, y compris ceux de la liste des mentions d’indication générale du type de document qui ont été déplacés et tous ceux identifiés dans les FRBR. Des recommandations seront faites sur la façon de mentionner dans la notice bibliographique l’indication concernant l’expression. 4. On recommande la création d’un groupe pour faire des recommandations sur une rationalisation des termes utilisés dans la zone 5, et sur la façon dont les mentions pourraient être construites pour décrire tous les aspects d’un exemplaire ou d’une ressource au niveau de la manifestation. Il pourrait s’agir du même groupe chargé d’examiner la déstructuration des mentions d’indication du type de document. 415

5. On recommande la création d’un groupe pour proposer un mécanisme approprié pour communiquer explicitement à l’utilisateur du catalogue qu’une ressource est par nature une ressource continue.. 6. On recommande la création d’un groupe pour faire des recommandations sur la structure de la partie I. L’objectif de la structure serait de rendre le catalogueur capable de localiser facilement et intuitivement toutes les règles en rapport avec les caractéristiques de l’exemplaire ou de la ressource à décrire. 7. On recommande de poursuivre le travail sur la généralisation des règles aussi loin que possible par la consolidation du chapitre général de la partie I 8. On recommande que le groupe qui travaille sur la structure de la partie I veille à repenser le traitement des ressources électroniques. 9. On recommande que lorsque des changements dans les règles de la partie I sont en cours d’examen, le JSC communique avec les développeurs de systèmes et les spécialistes du format dans l’idée de rendre les affichages des OPAC plus compréhensibles pour l’usager.

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Conceito de classe de materiais e DGMs Ann Huthwaite representante do ACOC ao JSC1 O trabalho a seguir apresentado foi preparado em agosto de 2002 para discussão em setembro de 2002, destinado à reunião do Comitê Conjunto, JCS. Tratou-se de um texto restrito para ser distribuído aos membros do JSC. Em sua reunião de abril de 2003 o Comitê concordou que esse deveria ser considerado um documento formal, tornando-se disponível para todos os membros. Trata-se de documento somente para informação, não sendo necessária qualquer resposta sobre ele.2 Prefácio Em maio de 2002 o encontro do Comitê Conjunto decidiu que deveria ser escrito um texto para discussão, voltado à resolução de problemas associados à classe de conceitos de materiais e DGMs. Este texto representa minhas visões pessoais; ele não deve ser considerado nem um texto de dirigente, nem um texto de comitê. O problema As correções de 2001 contêm nova versão para a regra 0.24, que orienta o catalogador no sentido de salientar todos os aspectos do item/recurso que esteja sendo descrito, incluindo seu conteúdo, suporte, tipo de publicação, relacionamentos bibliográficos, e quanto à decisão se o item se trata de um documento publicado ou não publicado. Em qualquer área da descrição, todos os aspectos relevantes devem ser descritos. Essas instruções substituem os princípios cardinais anteriores, nos quais a descrição de um item físico devia ser baseada, numa primeira instância, no capítulo ao qual esse item por sua natureza se inseria. Esse princípio implicava que um item/recurso pertencia a uma classe predominante. A despeito da mudança do texto da regra 0.24, na prática, o princípio cardinal ainda se mantém verdadeiro. Os catalogadores estão ainda determinando a classe predominante à qual um item/recurso pertence, mas estão tratando outros aspectos secundariamente. Em seu trabalho A Estrutura Lógica das Regras de Catalogação Anglo-Americanas – Parte 1, Tom Delsey ressaltou as inconsistências associadas ao conceito de classe de materiais, particularmente no critério usado para se definir uma dada classe. Aspectos do conteúdo, suporte ou publicação devem ser usados como fatores determinantes. São encontrados problemas particulares, quando um item/recurso detém características de 1 2

ACOC = Comitê Australiano para Catalogação, JSC = Comitê Conjunto para Revisão do AACR2 Os editores desejam agradecer Matthew Beacom, o novo presidente do JSC, pela permissão para a reimpressão deste texto. Nota: Tradução para o português por Lidia Alvarenga (Professora da Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, Brasil) [email protected]

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mais de uma classe, por exemplo, um mapa digital, um periódico eletrônico, ou um filme em DVD. Os catalogadores estão sendo forçados a escolher uma classe predominante, quando de fato nenhum conjunto de características é mais importante do que outro. O uso do capítulo 9 para todos os recursos eletrônicos, incluindo recursos de acesso remoto, apresenta um outro conjunto de problemas. As características de muitas dessas fontes são mais estreitamente relacionadas aos seus equivalentes encontrados em outros capítulos do que o estabelecido para os tipos de recursos que têm sido tradicionalmente cobertos por esse capítulo, como por exemplo, programas e arquivos de dados. Há uma tendência para restringir a aplicação do capítulo 9 somente a esses últimos tipos de recursos. A solução Para a nova regra 0.24 operar efetivamente, o requisito para relacionar um recurso/item a uma classe predominante deve ser abandonado e o conceito de “classe” deve ser removido das regras. Itens/recursos devem ser considerados como portadores de múltiplas características, todos tendo igual valor. As barreiras O que na atualidade impede um catalogador de seguir a intenção da nova regra 0.24? Há vários métodos de se definir que um item/recurso pertence a uma classe predominante, e as decisões sobre como esse item/recurso é descrito são baseadas na classe ou capítulo selecionado. Esses são: a escolha da fonte principal de informação e fontes prescritas de informação; a escolha da designação geral de material; e os registros da área 5 (em particular, a designação específica de material). Muito se tem discutido sobre a re-estruturação da parte 1 para se abordar a questão do “conteúdo” versus “suporte”, tarefa para mim bastante complexa. O arranjo da parte I não é a barreira, mas uma tarefa diretamente relacionada aos procedimentos acima mencionados. O arranjo da parte I deve ter o objetivo de assistir o catalogador no acesso a todas as regras relevantes para os aspectos de um item/recurso que está sendo descrito. Isso significaria manter uma estrutura parecida com a que existe na atualidade, com um capítulo geral e outros capítulos, ilustrando tipos de materiais com conjuntos comuns de características. Removendo barreiras Examinarei cada barreira, por sua vez, e sugerirei possíveis soluções para removê-las.

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1. Escolha de fontes principais de informação Cada capítulo contém um complexo conjunto de instruções para determinar as fontes principais de informação. O primeiro objetivo é alcançar consistência na catalogação, garantindo que, para um dado item/recurso, os catalogadores escolherão as mesmas fontes e conseqüentemente registrarão a mesma descrição. A fonte principal também desempenha uma parte na construção de alguns cabeçalhos. Como previsível, as fontes principais especificadas são aquelas que possibilitam a mais completa informação. Em alguns casos um recurso na sua totalidade pode ser a fonte principal – como por exemplo, recursos eletrônicos – devido à complexa natureza do material e as dificuldades associadas com a especificação de uma fonte específica. A fonte principal para recursos eletrônicos mudou do título da tela para o próprio item, nas correções de 2001 ao AACR. Essa mudança introduziu uma contradição nas regras que permanence não solucionada. Na prática, um diferente conjunto de regras está sendo aplicado às versões eletrônicas de um recurso tangível publicado separadamente. Essa contradição ocorrerá, cada vez mais, na medida em que formatos múltiplos são publicados. A seleção da fonte principal pode ser enormemente simplificada com instruções ao catalogador, em todos os casos, para que ele escolha quais fontes lhe fornecerão a mais completa informação. É difícil de imaginar que um catalogador selecione fontes diferentes daquelas atualmente especificadas nas regras. Por exemplo, a folha de rosto de um livro supre a mais completa informação e poderia então ser selecionada pelo catalogador na maioria dos casos. Afirmo, portanto, que mudar a seleção da fonte principal para uma instrução simples e abrangente faria pequena diferença em relação á prática corrente. No entanto, essa suposição precisa ser testada. Recomenda-se que seja testada a instrução de usar, como fonte principal de informação, a fonte que proporcione a mais completa informação, usando-se uma variedade de materiais, para que se verifique se haveria alguma divergência significativa em relação à prática corrente. 2. Escolha de fontes prescritas de informação O mesmo argumento pode ser aplicado à seleção de fontes de informações prescritas. De fato, suponho que muitos catalogadores estejam confiando em seus próprios julgamentos, ao invés de conscientemente aplicar as regras, nessa área. Eu recomendo que essa prática seja também testada. Assim como com a escolha de fontes principais de informação, grupos complexos e amplos de instruções, para cada capítulo, poderiam ser substituídos por uma regra simples e geral.

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Recomenda-se que seja feito um teste para determinar se as regras para seleção de fontes de informação prescritas devem ser eliminadas e substituídas pelo julgamento do catalogador, sem causar nenhuma divergência significante para a prática corrente. 3. Designação geral de material (DGM) Há muitos problemas e inconsistências associados com DGMs, e isso foi ressaltado por Barbara Tillett em seu trabalho para o JSC (4JSC/Chair/73). Duas sugestões para mudanças fundamentais foram exploradas: primeiramente, o uso de um artifício no registro bibliográfico representando o modo de expressão; e em segundo lugar, termos mutáveis representando formatos físicos de suporte para a área 5 (descrição física) ou para a área de notas. Em seu encontro de planejamento, em maio de 2002, os membros do JSC discutiram a possibilidade de viabilização dessas duas sugestões. Foram identificados os termos da Lista 2 no AACR correspondentes a níveis de expressão. Foi acordado que a maioria dos termos restantes deveriam ser re-alocados na área 5, e que alguns desses pudessem ser usados como qualificadores (ex.: “braille” e “recursos eletrônicos”). Quando os termos e conceitos dos Requisitos Funcionais para Registros Bibliográficos (FRBR) forem introduzidos no AACR, será lógico e consistente considerar a designação geral de material como um indicador de nível de expressão e a designação específica de material como um indicador de nível de manifestação. Provavelmente o aspecto mais controverso das sugestões de Bábara Tillett é o propósito de codificar o mecanismo proposto para representar o modo de expressão numa versão do registro bibliográfico legível por máquina Embora AACR seja um padrão de conteúdo, atuando independentemente do formato ou “invólucro”, isso não exclui a presença do conceito de dados codificados nas regras. O MARC não tem sido mencionado especificamente. Entretanto, pode-se preferir também incorporar o indicador de nível de expressão, na parte textual do registro bibliográfico, possivelmente em uma nova área. Outro lugar (sugerido por Barbara Tillett) seria um elemento na citação de nível de expressão, tal como está sendo proposto pelo Grupo de Trabalho do Formato Variation. Indicadores do nível de expressão deveriam também de ser criados para esses modos de expressão identificados nos FRBR e não incluídos na lista corrente de DGMs. Recomenda-se que seja criado um grupo para “desconstruir” a DGM e para fazer recomendações para a re-alocação dos termos existentes da Lista 2 para indicadores de expressões, ou para descrições no nível da manifestação. O grupo deve compilar uma lista completa de indicadores em nível de expressão, que representem todos os modos de expressão, incluindo tanto aqueles re-alocados da lista de DGMs, assim como

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outros identificados nas FRBR. Devem ser feitas recomendações sobre como os indicadores de níveis de expressão devem ser registrados nos registros bibliográficos. 4. Registrando informações na área 5 Se o catalogador não estiver usando uma classe ou capítulo, como base para descrição, ele ou ela necessita alguma orientação na construção da descrição do item/recurso na área 5, em particular a designação específica de material. Ambos, declarações múltiplas ou compostas devem ser permitidas, ficando disponíveis regras contendo princípios para sua construção. A noção de descrição “física” não deve ser mais válida, enquanto aspectos do conteúdo e suporte devem ser registrados nessa área. Dados codificados numa versão do registro legível por computador devem refletir as várias características de um item/recurso. Uma completa racionalização de termos usados na designação específica de material seria necessária, levando-se em conta os termos recolocados extraídos da designação geral de material. Por exemplo, as “gravações de vídeo” poderiam ser usadas como um simples termo abrangente, ou deveriam ser incluídas termos mais específicos ainda em uso, tais como “videocartucho”, “videocassete”, “videodisco”, “video-rolo”? E se a última opção fosse escolhida, seria ela útil para dados codificados, visando-se agrupar essas formas mais específicas (possivelmente por meio de tabelas) para auxiliar agrupamento nos OPAC’s? ACOC fez algumas sugestões sobre racionalização da lista de termos na área 5 para capítulos 6,7 e 9. Acredita-se que esses termos de uso comum deveriam ser usados em todas as circunstâncias. Se esse princípio fosse adotado em todo o AACR isso simplificaria grandemente as regras na área 5. Recomenda-se que seja formado um grupo para fazer recomendações sobre a racionalização dos termos usados na área 5, e sobre como as declarações deveriam ser construídas, no sentido de permitir a descrição de todos os aspectos de um item/recurso ao nível da manifestação. Esse deveria ser o mesmo grupo encarregado de examinar a desconstrução das DGMs. Modo de publicação Em seu trabalho apresentado na International Conference on the Principles and Future Development of AACR, Jean Hirons e Crystal Graham referiram às três dimensões das publicações: (1) seu conteúdo intelectual e/ou artístico; (2) seu suporte físico; e (3) a suscetibilidade temporal de mudança de conteúdo (ou status da publicação). Onde fica o status da publicação, ou modo de publicação na descrição de um item/ recurso? Eu penso que poderíamos simplesmente considerar suas outras características, junto com aspectos de conteúdo e suporte. Entretanto, o fato de um recurso ser 421

contínuo por natureza precisa ser comunicado claramente ao usuário. Em catálogos correntes esse fato não é comunicado de modo satisfatório. Certas chaves podem ser usadas para se inferir que um recurso está em andamento, tal como a presença de numeração, em declarações de apoio, ou a funcionalidade de um OPAC pode permitir esse esclarecimento, com o uso de dados codificados no registro MARC. Esses recursos podem também ser úteis para comunicar explicitamente ao usuário que um recurso contínuo é ou uma publicação seriada ou um recurso integrado. Recomenda-se que um grupo seja formado para propor um mecanismo apropriado visando comunicar explicitamente ao usuário do catálogo que um recurso é contínuo por natureza. Organização da parte I do AACR Embora essa questão tenha sido identificada como bastante problemática, a organização da parte I, contudo, torna-se importante porque ela proporcionaria o atendimento ao objetivo de permitir ao catalogador localizar todas as regras relevantes aos aspectos do item/recurso que esteja sendo descrito. Ela conduziria o catalogador intuitivamente às regras apropriadas. Um arranjo muito promissor é o sugerido pela CCDA Task Force on Alpha Prototype of Reorganized Part One em seu relatório sobre o protótipo (4JSC/Chair/75/Resposta da ALA). A Força Tarefa sugeriu uma reorganização que requer do catalogador considerar todos os cinco aspectos de código. Essas seções seriam: (1) Generalidades e princípios; (2) Conteúdo (contendo regras para tipos particulares de conteúdo, possivelmente divididos em duas partes para conteúdo e forma de expressão); (3) Suporte; (4) Modelo de publicação; e (5) Granularidade. Tal arranjo transmitiria ao catalogador a base conceitual das regras e alcançaria o objetivo estabelecido. Recomenda-se que um grupo seja formado para fazer recomendações sobre como a parte 1 deveria ser estruturada. O objetivo dessa estrutura deveria ser permitir ao catalogador localizar fácil e intuitivamente todas as regras relevantes aos aspectos do item/recurso que está sendo descrito. O JSC já concordou que, tão rápido quanto possível, as regras sejam generalizadas e incluídas no capítulo geral. O trabalho para se aplicar esse princípio deve continuar. Recomenda-se que o trabalho continue no que diz respeito à generalização de regras, o mais rápido possível, por meio da consolidação do capítulo geral da parte 1. Tratamento de recursos eletrônicos Em qualquer estudo sobre a estrutura da parte I, deve-se considerar a necessidade de uma re-conceituação do tratamento de recursos eletrônicos. Há um grande esforço a ser feito para se incluir regras para “documento eletrônico”, como recurso, nos capítulos 422

relativos a seus equivalentes, assim com regras para “documento não eletrônico”, tal como os recursos que permanecem em um capítulo separado. O tratamento de acesso remoto de recursos eletrônicos disponíveis pela Internet, mas que não possuem as características de “documentos-eletrônicos” precisam ser cobertos em outro capítulo separado. Recomenda-se que o grupo ao investigar a estrutura da parte I considere a elaboração de um novo conceito de recursos eletrônico. Relacionamentos entre AACR, formatos, e sistemas Em seu encontro de planejamento em maio de 2002, o JSC reafirmou que as regras são independentes do formato e do “invólucro.” Entretanto, isso não significa que os responsáveis pela revisão da regra devam ignorar o contexto no qual a regra opera. Como consta da resposta da British Library ao 4JSC/ALA/36/Rev (Características específicas dos recursos eletrônicos), necessita-se estabelecer um relacionamento muito mais estreito com as pessoas responsáveis pelo desenvolvimento de sistemas e de OPAC. Deve ser também intensificada a comunicação com grupos de especialistas em formato (exemplo, MARBI). Deve ser mais claramente transmitida aos usuários, as informações sobre características de recursos bibliográficos, por meio dos mecanismos disponíveis em OPAC. Recomenda-se que, quando se considerar mudanças para as regras constantes da parte I, o JSC se comunique com especialistas encarregados do desenvolvimento de sistemas e formatos, com vistas a aumentar a compreensão dos usuários em relação às saídas do catálogo. Resumo das recomendações 1. Recomenda-se que seja testada a instrução de usar, como fonte principal de informação, a fonte que proporcione a mais completa informação, usando-se uma variedade de materiais, para que se verifique se haveria alguma divergência significativa em relação à prática corrente. 2. Recomenda-se que seja feito um teste para determinar se as regras prescritas para seleção de fontes de informação devem ser eliminadas e substituídas pelo julgamento do catalogador, sem causar nenhuma divergência significativa para a prática corrente. 3. Recomenda-se que seja criado um grupo para “desconstruir” a DGM e para fazer recomendações para a re-alocação dos termos existentes da Lista 2 para indicadores de expressões, ou para descrições no nível da manifestação. O grupo deve compilar uma lista completa de indicadores em nível de expressão, que representem todos os modos de expressão, incluindo tanto aqueles realocados da lista de DGMs, assim como outros identificados nas FRBR. 423

4.

5.

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Devem ser feitas recomendações sobre como os indicadores de níveis de expressão devem ser registrados nos registros bibliográficos. Recomenda-se que seja formado um grupo para fazer recomendações sobre a racionalização de termos usados na área 5, e sobre como os registros poderiam ser construídos, visando-se permitir a descrição de todos os aspectos de um item/recurso em nível da manifestação. Esse deveria ser o mesmo grupo para examinar a revisão das DGMs. Recomenda-se que um grupo seja formado para propor um mecanismo apropriado visando comunicar explicitamente ao usuário do catálogo que um recurso é contínuo por natureza. Recomenda-se que um grupo seja formado para fazer recomendações sobre como a parte 1 deveria ser estruturada. O objetivo da estrutura deveria ser permitir ao catalogador localizar fácil e intuitivamente todas as regras relevantes aos aspectos do item/recurso que está sendo descrito. Recomenda-se que o trabalho seja continuado, no que diz respeito à generalização de regras, o mais rapidamente possível, por meio da consolidação do capítulo geral da parte 1. Recomenda-se que o grupo ao investigar a estrutura da parte I considere a elaboração de um novo conceito de recursos eletrônico. Recomenda-se que, quando se considerar mudanças para as regras constantes da parte 1, o JSC se comunique com especialistas encarregados do desenvolvimento de sistemas e formatos, com vistas a aumentar a compreensão dos usuários em relação às saídas do catálogo.

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Class of materials concept and GMDs, Comments on Ann Huthwaite1 Tom Delsey Choice of chief source of information A generalised rule on chief source of information may also need to include instructions on order of preference – e.g., formally presented sources; printed sources (vs. audio or digitally encoded data); sources integral to the item (e.g., in headers, on permanently affixed labels, etc.); non-integral sources issued by the publisher (e.g., container, accompanying documentation, publisher’s Web page); other external sources (e.g., reference sources). Presumably, a generalised rule would also include instructions relating to unitary and collective sources (e.g., title page and its verso, a sequence of title or credit frames), and sources for multipart items (e.g., container). If chief source of information cannot be adequately addressed through generalised rules alone, it would be advisable to align any specific instructions with the mode of expression rather than with the type of carrier. (See comments below on Organisation of Part I.) Choice of prescribed sources of information Areas 1, 2, and 4 are of key importance in identifying the item, and cataloguers rely on the explicit relationship between the data recorded in the record and the information that appears on the item. It would be advisable in those areas to maintain, at a minimum, a distinction between data derived from the chief source and data derived from other sources. Testing the concept of a general rule for prescribed sources of information should indicate whether it would be possible to formulate a general rule designating the chief source of information as the only prescribed source of information for areas 1, 2, and 4. For areas 5, 7, and 8, the prescribed source of information should not be an issue; the current rules in chapters 2-12 are reasonably consistent in accepting any source as a prescribed source for those areas. Area 6 may be more problematic because of the idiosyncrasies of printed texts, music, and maps. However, consideration should be given to generalising the prescribed source for area 6 to include the item, its container, and accompanying information. 1

These comments were prepared simply as a response to Ann Huthwaite’s memo, and were originally intended for circulation within JSC only. The editors wish to thank Matthew Beacom, the new Chair of JSC, for the permission to reprint this paper.

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Area 3 may be the most problematic, owing to the diverse nature both of the data recorded and the materials from which it is drawn. If the prescribed source of information for the area cannot be adequately addressed through a generalised rule, it would be advisable to align the prescribed source for area 3 with the mode of expression, in the case of music and cartographic materials, and with issuance, in the case of continuing resources. (See comments below on Organisation of Part I.) General material designations (GMDs) Regardless of whether the GMD is recorded and displayed as part of the description per se or as part of an organising element, it would be advisable to align the list of GMDs with mode of expression (i.e., to have it reflect content rather than carrier). Recording information in area 5 It should be noted that area 5 includes attributes of “infixion” as well as attributes of “physical carrier”. As such it straddles the line between content and carrier. Consideration should be given to renaming area 5 as “Technical description”. (See comments below on Organisation of Part I.) It should also be noted that the SMD (particularly in its current form) does not in itself serve in all cases to make distinctions between “formats” that are made when using current or commercial terminology. In the case of sound recordings, for example, the distinction between a conventional disc and a compact disc is made only through the concatenation of the SMD with type of recording (analog / digital) given as part of “other physical details”. In assessing the advantages of moving to current or commercial terminology for the SMD consideration should also be given to the potential for related adjustments to other elements of area 5. Mode of issuance Attention should be given to the distinctions between “mode of issuance” (complete as first issued / successive issuance / integrating issuance) and “publication status” (active / ceased), as well as to the distinction between an item that is “published” and one that is “unpublished”. Each of the three aspects functions independently. A diary or journal in an “unpublished” form (e.g., a set of hand-written documents) may exhibit characteristics of “successive issuance” (e.g., the individual parts of the journal may bear sequential or chronological numbering), but it may also be “ceased” (i.e., the author or may no longer be making journal entries). Similarly an “unpublished” commonplace book may be kept up to date as an “integrating resource” on the hard drive of the author’s laptop computer, and it may continue to be “active”. In the reorganisation of Part I it will be necessary to deal with “mode of issuance” and “publication status” independently of the distinction between “published” and “unpub426

lished”. The rules should allow for the aspects of a “continuing resource” to be covered independently of aspects pertaining to “published” versus “published” items. The rules should also give direction, as necessary, on how the rules for continuing resources can be used in conjunction with the rules for unpublished resources (i.e., in describing an unpublished continuing resource). Organisation of Part I Attached is a mock-up table of contents for the possible organisation of the rules in Part I around “generalities”, “content”, “carrier”, “publication pattern”, and “granularity”. I would suggest that the chapters pertaining to “content” be organised according to classes that reflect mode of expression (text, musical notation, recorded sound, etc.). Note that “electronic resources” are not treated as a class in this section. From a content perspective, electronic texts would be treated simply as texts, electronic music simply as music, etc. Two new classes (data and software) have been added to cover content that uses modes of expression distinct from those covered by other chapters. A separate class has also been added for mixed content to provide direction on describing all mixed content resources (kits, computer-oriented multimedia, mixed content online sites and services, etc., and collections comprising mixed content). The general rules in chapter 1 would cover chief source of information and prescribed sources of information as well as general rules for all eight areas of the description. If supplementary rules for chief source of information and/or prescribed sources of information are required, the general rules would make reference to the corresponding rules in chapters 2-11. The general rules for areas 1, 2, 3, 4, 6, and 8 as well as general rules for content-related notes in area 7 would make reference to supplementary rules for specific classes of content in chapters 2-11. The general rules for area 5 and for notes in area 7 related to technical description would make reference to general and supplementary rules in chapter 12. The general rules section of chapter 12 would include general rules on prescribed sources of information for area 5, and would make reference to supplementary rules for prescribed sources pertaining to specific media (if required). The general rules section would also include general rules for area 5 and for notes in area 7 pertaining to technical description. Supplementary rules would be organised according to classes of media and would include specific rules for each class pertaining to area 5 (extent, dimensions, and other technical specifications) and to notes in area 7 pertaining to aspects of technical description (e.g., details on sound recording characteristics, special projection requirements, film base, data compression, system requirements, mode of access, etc.). The section on mixed media would provide direction on technical description for resources with separate components belonging to different classes of media (e.g., kits, collections).

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A decision would have to be made on handling overlaps in the technical description area between digital media and the two other classes of “electronic” media (recorded sound media and moving image media). One option to be considered would be to expand rules in areas 5 and 7 for both recorded sound media and moving image media (specifically videorecordings) to cover all relevant aspects of digital sound and digital video, and similarly to expand the rules in areas 5 and 7 for digital media to cover all relevant aspects pertaining to recorded sound and moving image encoded digitally. The other option would be to provide direction on using the rules for digital media in conjunction with the rules for recorded sound media and moving image media. A decision would also have to be made on whether or not to incorporate into the section on digital media instructions for including certain details specified in the sections on print media and graphic media (e.g., pagination for PDF texts, etc.). Under mode of issuance, I would propose consideration of a separate chapter on the “orphaned” category finite resources. Under unpublished resources, I would suggest consideration of the possible need for two chapters, one on manuscripts (texts, music, maps) and another on unprocessed sound recordings, films, and videos. The definition of manuscript also needs to be revisited to consider the possibility of including digital manuscripts within its scope.

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Part 1 – Description Table of Contents Introduction Content Description Chapter 1 Chapter 2 Chapter 3 Chapter 4 Chapter 5 Chapter 6 Chapter 7 Chapter 8 Chapter 9 Chapter 10 Chapter 11

General rules Texts Music Cartographic resources Graphic resources Three-dimensional resources Sound recordings Moving image resources Data Software Mixed content resources

Technical Description Chapter 12

General rules Print media (printed texts, music, maps, and atlases) Micrographic media Graphic media (drawings, photographs, filmstrips, etc.) Tactile media (braille, etc.) Three-dimensional media (models, artefacts, etc.) Recorded sound media Moving image media (films and videorecordings) Digital media (digital texts, music, maps, images, etc.) Mixed media

Mode of Issuance Chapter 13 Chapter 14

Finite Resources Continuing Resources

Unpublished Resources Chapter 15 Chapter 16

Manuscript resources Unprocessed sound recordings, films, and videorecordings

Analytics and Multilevel Description Chapter 17 Chapter 18

Analysis Multilevel description 429

Concept de catégorie de document et mentions d’indication générale du type de document Commentaires sur Ann Huthwaite1 Tom Delsey Choix de la source principale d’information Une règle générale sur la source principale d’information peut rendre nécessaire d’y inclure des instructions sur l’ordre de préférence [des sources] : par exemple les sources qui se présentent d’une façon formelle ; les sources imprimées (plutôt qu’audiovisuelles ou numériques) ; les sources qui constituent une partie intégrante du document (par exemple, les en-têtes, les labels posés de façon permanente, etc.) ; les sources qui ne constituent pas une partie intégrante du document et qui sont émises par l’éditeur (par exemple, le conteneur, les documents d’accompagnement, les pages Web de l’éditeur) ; les autres sources externes (par exemple, les sources de référence). Sans doute, une règle générale comprendra aussi des instructions relatives aux sources unitaires et collectives (par exemple, la page de titre et son verso, une séquence de titres ou de génériques), et les sources pour les documents en plusieurs parties (par exemple, le conteneur). Si la source principale d’information ne peut pas être traitée de façon adéquate uniquement au moyen de règles générales, on recommandera d’aligner toute instruction spécifique sur le mode d’expression plutôt que sur le type de support. (Voir les commentaires ci-dessous sur l’Organisation de la Partie I.) Choix des sources d’information prescrites Les zones 1, 2, et 4 sont d’une importance capitale pour identifier le document, et les catalogueurs ont confiance dans la relation explicite qui existe entre les données enregistrées dans la notice et l’information qui apparaît sur le document. Dans ces zones on recommandera de maintenir au minimum une distinction entre les données qui proviennent de la source principale et les données qui proviennent d’autres sources. Tester l’idée d’une règle générale pour les sources d’information prescrites devrait permettre de dire s’il est possible de formuler une règle générale désignant la source principale d’information comme la seule source d’information prescrite pour les zones 1, 2, et 4.

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Les commentaires qui suivent sont ceux de Tom Delsey sur l’intervention qu’Ann Huthwaite a présentée sur le concept de catégorie de document et mentions d’indication générale du type de document. Ce document est diffusé pour information uniquement et n’appelle pas de réponses. Les rédacteurs souhaitent remercier Matthew Beacom, la nouvelle chaise de JSC, de la permission de réimprimer cet article.

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Pour les zones 5, 7, et 8, la source d’information prescrite ne devrait pas poser de problème ; les règles actuelles figurant dans les chapitres 2-12 sont assez cohérentes en acceptant n’importe quelle source comme source prescrite pour ces zones. La zone 6 peut être plus problématique à cause des caractéristiques propres aux textes imprimés, à la musique et aux cartes. Néanmoins, on examinera la généralisation de la source prescrite pour la zone 6 afin de prendre en compte le document, son conteneur et les documents d’accompagnement. La zone 3 est être la plus problématique étant donnée la nature diverse des données enregistrées et celle des documents dont elles sont tirées. Si la source d’information prescrite pour la zone ne peut pas être traitée de façon adéquate à travers une règle générale, on recommandera d’aligner la source prescrite pour la zone 3 avec le mode d’expression dans le cas de la musique et des documents cartographiques, et avec le mode de publication pour les ressources continues. (Voir les commentaires ci-dessous sur l’Organisation de la Partie I.) Mentions d’indication générale du type de document Indépendamment du fait que l’indication générale du type de document soit enregistrée et affichée comme faisant partie de la description en tant que telle ou comme constituant un élément d’organisation, on recommandera d’aligner la liste des mentions d’indication générale du type de document avec le mode d’expression (c’est-à-dire, pour qu’elle reflète le contenu plutôt que le conteneur). L’enregistrement de l’information dans la zone 5 Il faut noter que la zone 5 comprend des attributs « de fixation » ainsi que des attributs de « support ». En tant que tel, il marque la frontière entre « contenu » et « conteneur ». Il faut envisager de renommer la zone 5 « Description technique ». (Voir les commentaires ci-dessous sur l’Organisation de la Partie I.) Il faut noter aussi que l’indication générale du type de document (surtout sous sa forme actuelle) ne permet pas dans tous les cas de faire une distinction entre les « supports » alors que c’est possible quand on utilise une terminologie courante ou commerciale. Dans le cas des enregistrements sonores, par exemple, la distinction entre un disque traditionnel et un disque compact se fait seulement à travers la concaténation de l’indication spécifique du type d’enregistrement (analogique / numérique) qui est donné en tant que « autres caractéristiques ». En évaluant les avantages qu’il y aurait à changer pour une terminologie courante ou commerciale pour l’indication spécifique du type de document, il faut aussi penser à l’ajustement des autres éléments de la zone 5.

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Mode de publication Il faut être attentif à la distinction entre « mode de publication » (complète en tant que publiée en une seule fois / publication périodique / publication intégratrice) et « statut de publication » (vivante / morte), ainsi qu’à la distinction entre un document « édité » et « non édité ». Chacun de ces trois aspects fonctionne de façon indépendante. Un journal intime ou une revue sous une forme « non éditée » (par exemple, un ensemble de documents manuscrits) peut présenter des caractéristiques « d’une publication périodique » (par exemple, les fascicules d’une revue peuvent avoir une numérotation séquentielle ou chronologique), mais il peut aussi être « mort » (c’est-à-dire, que l’auteur a cessé d’y écrire). De même, un recueil de pensées « non publié » peut être mis à jour en tant que « ressource intégratrice » sur le disque dur du portable de l’auteur et peut continuer d’être « vivant ». Dans la réorganisation de la Partie I, il faudra traiter le « mode de publication » et le « statut de publication » indépendamment de la distinction entre « publié » et « non publié ». Les règles devront permettre de traiter les caractéristiques d’une « ressource continue » indépendamment des caractéristiques propres aux fascicules « publiés » et aux fascicules « non publiés ». Il faudra indiquer aussi, le cas échéant, comment utiliser les règles pour les ressources continues conjointement aux règles pour les ressources non publiées (c’est-à-dire, indiquer comment décrire une ressource continue non publiée). Organisation de la Partie I Veuillez trouver ci-après une maquette de la table des matières pour une organisation potentielle des règles de la Partie I concernant « généralités », « contenu », « support », « modèle de publication » et « granularité ». Je suggère que les chapitres de la section « contenu » soient organisés en fonction des catégories qui reflètent le mode d’expression (texte, notation musicale, son enregistré, etc.). Il faut noter que les « ressources électroniques » ne sont pas traitées comme une catégorie dans cette section. Du point de vue du contenu, les textes électroniques seront simplement traités comme des textes, la musique électronique simplement comme la musique, etc. Deux nouvelles catégories (données et logiciels) ont été ajoutées pour couvrir les contenus qui utilisent des modes d’expression différents de ceux couverts par d’autres chapitres. On a aussi ajouté une catégorie à part pour un contenu mixte afin d’indiquer comment décrire toutes les ressources ayant un contenu mixte (kits, multimédias, sites et services en ligne ayant un contenu mixte, etc., et ensembles de documents ayant un contenu mixte). Les règles générales dans le chapitre 1 couvriront la source principale d’information et les sources d’information prescrites ainsi que les règles générales pour les huit zones de la description. Si des règles supplémentaires sont requises pour la source principale 432

d’information et/ou pour les sources d’information prescrites, les règles générales mentionneront les règles correspondantes dans les chapitres 2 à 11. Les règles générales pour les zones 1, 2, 3, 4, 6, et 8 ainsi que les règles générales relatives aux notes sur le contenu dans la zone 7, devront faire référence aux règles supplémentaires pour les catégories spécifiques de contenu dans les chapitres 2 à 11. Les règles générales pour la zone 5 et pour les notes dans la zone 7 relatives à la description technique devront faire référence aux règles générales et aux règles supplémentaires dans le chapitre 12. La section du chapitre 12 sur les règles générales comprendront les règles générales sur les sources d’information prescrites pour la zone 5, et feront référence aux règles supplémentaires pour les sources prescrites relatives aux médias spécifiques (si nécessaire). La section sur les règles générales comprendra aussi les règles générales pour la zone 5 et pour les notes dans la zone 7 concernant la description technique. Les règles supplémentaires seront organisées selon les catégories de médias et devront inclure des règles spécifiques pour chaque catégorie appartenant à la zone 5 (importance matérielle, dimensions, et autres spécifications techniques) et aux notes dans la zone 7 relatives aux caractéristiques de la description technique (par exemple, des détails sur les caractéristiques des enregistrements sonores, des spécifications spéciales de projection, la pellicule du film, la compression de données, les spécifications du système, le mode d’accès, etc.). La section sur les médias mixtes devra donner des directives sur la description technique pour des ressources constituées de différentes parties autonomes appartenant à des catégories diverses de média (par exemple des kits, des ensembles de ressources). Il faudra prendre une décision sur les chevauchements de traitement dans la zone de la description technique entre les supports numériques et les deux autres catégories de supports « électroniques » (ceux du son enregistré et ceux des images animées). Une option à examiner est celle qui consiste à augmenter les règles dans la zone 5 et la zone 7 à la fois pour les supports du son enregistré et les supports des images animées (spécifiquement pour les enregistrements vidéos) pour couvrir tous les aspects pertinents du son numérique et des vidéos numériques et, de façon similaire, augmenter les règles dans les zones 5 et 7 pour que les supports numériques couvrent tous les aspects pertinents relatifs au son enregistré et aux images animées enregistrées de façon numérique. L’autre option serait de fournir des directives sur l’utilisation des règles pour les supports numériques conjointement avec les règles pour les supports du son enregistré et pour les supports des images animées. Il faudra prendre une décision aussi sur le problème de l’incorporation ou non dans la section sur les supports numériques des instructions pour inclure certains détails spécifiés dans les sections sur les supports imprimés et les supports graphiques (par exemple, la pagination pour les textes au format PDF, etc.). Sous Mode de publication, je voudrais proposer un chapitre particulier sur la catégorie des ressources finies « orphelines ». 433

Sous Ressources non publiées, je voudrais proposer peut-être deux chapitres, l’un sur les manuscrits (textes, musique, cartes) et un autre sur les enregistrements sonores, les films et les vidéos non industrialisées. La définition de manuscrit devra aussi être revue pour examiner la possibilité d’y inclure des manuscrits numériques.

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Partie I – Description Table des matières Introduction Description du contenu Chapitre 1 Chapitre 2 Chapitre 3 Chapitre 4 Chapitre 5 Chapitre 6 Chapitre 7 Chapitre 8 Chapitre 9 Chapitre 10 Chapitre 11

Règles générales Textes Musique Ressources cartographiques Ressources graphiques Ressources en trois dimensions Enregistrements sonores Images animées Données Logiciels Ressources au contenu mixte

Description technique Chapitre 12 Règles générales Supports imprimés (textes imprimés, musique, cartes, et atlas) Supports micrographiques Supports graphiques (dessins, photos, films pour projection fixe, etc.) Supports tactiles (braille, etc.) Supports en trois dimensions (modèles, artefacts, etc.) Supports enregistrements sonores Supports des images animées (films et enregistrements vidéos) Supports numériques (textes numériques, musique, cartes, images, etc.) Supports mixtes Mode de publication Chapitre 13 Ressources finies Chapitre 14 Ressources continues Ressources non publiées Chapitre 15 Ressources manuscrits Chapitre 16 Enregistrements sonores, films et enregistrements vidéos non industrialiés Descriptions analytiques et à plusieurs niveaux Chapitre 17 Description analytique Chapitre 18 Description à plusieurs niveaux 435

Conceito de classe de materiais e DGMs Sobre o texto de Ann Huthwaite Tom Delsey1 Escolha de fonte de informação Uma regra geral sobre fonte principal de informação precisa também incluir instruções sobre a ordem de preferência – exemplo: fontes apresentadas formalmente; fontes impressas (audio ou dados codificados digitalmente); fontes integrais para o item (ex.: em “cabeçalhos”, a partir de etiquetas afixadas permanentemente no item etc.); em fontes não completas produzidas pelo responsável pela publicação do item (ex.: caixa, material acompanhante, páginas da web de entidade responsável pela publicação do item); outra fonte externa (ex.: fontes de referência). Uma regra geral deve também incluir instruções relacionadas a fontes individuais e coletivas (ex.: página de rosto ou seu verso, uma sequência de título ou listas de atribuições de crédito ou responsabilidade), e fontes para itens constantes de muitas partes (ex.: caixa, estojo). Se a fonte principal de informação não pode ser adequadamente descrita somente com o uso das regras gerais, aconselha-se adotar qualquer instrução específica, dando preferência ao modo de expresão e não ao tipo de suporte ( Ver comentários abaixo, no item Organização da Parte 1.) Escolha de fontes de informação prescritas As areas 1, 2, e 4 são de importância capital para a identificação do item, e os catalogadores confiam no relacionamento explícito entre os dados registrados na descrição e a informação que aparece no item. É aconselhável manter, nessas áreas, a distinção entre dados derivados das fontes principais e dados derivados de outras fontes. O teste do conceito de regra geral para fontes de informação prescritas implica em verificar a possibilidade de formulação de uma regra geral que defina uma única fonte principal de informação, prescrita para as áreas 1, 2, e 4.

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Os seguintes comentários foram feitos por Tom Delsey sobre o texto preparado por Ann Huthwaite sobre a classe de DGMs constante do AACR. Tratou-se de um texto restrito para ser distribuído aos membros do JSC. Os editores desejam agradecer Matthew Beacom, o novo presidente do JSC, pela permissão para a reimpressão deste texto. Nota: Tradução para o Português por Lidia Alvarenga (Professora da Escola de Ciência da Informação da Universidade federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, Brasil) [email protected]

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Para as áreas 5, 7, e 8, as fontes prescritas de informação não devem constituir um tópico específico; as regras vigentes, capítulos 2-12, são razoavelmente consistentes, indicando qualquer fonte como recomendada para essas áreas. A área 6 pode ser mais problemática, devido a peculiaridades de textos impressos, música e mapas. Entretanto, deve se considerar a possibilidade de generalização da fonte prescrita para a área 6, prevendo a inclusão do item, seu container e informação que acompanha o item. A área 3 pode ser a mais problemática, devido à diversidade da natureza dos dados registrados, e dos materiais de onde eles foram extraídos. Se as fontes prescritas de informação para a área não podem ser adequadamente tratadas, por meio da regra geral, seria recomendável alinhar as fontes prescritas para a área 3 com o modo de expressão, no caso da música e materiais cartográficos, e com a sequência da publicação, no caso dos recursos contínuos. (Ver comentários abaixo, na Organização da Parte 1.) Designação Geral de Material (DGMs) A despeito de que as DGMs sejam registradas e apresentadas como parte da descrição per se, ou como parte de um elemento organizador, seria recomendável alinhar a lista de DGMs com o modo de expressão (ex.: fazê-las refletir os conteúdos e não os suportes). Registrando informação na área 5 Deve-se notar que a área 5 inclui atributos de “infixion”, assim como atributos de “suporte físico”. Desse modo, ela se situaria entre conteúdo e suporte. Devem ser feitas considerações, no sentido de renomear a área 5 como “Descrição técnica”. (Ver comentários abaixo, na Organização da Parte 1.). Deve ser também observado que a SMD, [sigla em Inglês], ( particularmente em sua forma vigente ) não serve em todos os casos para fazer distinções entre “formatos”, quando se usa terminologia corrente ou comercial. No caso de registros sonoros, por exemplo, a distinção entre um disco convencional e um disco compacto é feita somente por meio da concatenação da SMD com o tipo de gravação (analógico / digital), como parte de “outros detalhes físicos”. Avaliando-se as vantagens de mudança da terminologia corrente ou comercial para o SMD, surge a necessidade potencial de se fazer ajustes em outros elementos da área 5.

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Modo de sequência de publicação Deve ser dada atenção às distinções entre “modo de sequência de publicação” (publicação completa, como primeira publicação / publicação contínua / publicação integrada) e “status da publicação” (corrente /encerrada), assim como para a distinção entre itens “publicado” e “não publicado”. Cada um dos três aspectos funciona independentemente. Um jornal diário ou um periódico, em forma “não publicada” (ex.: um conjunto de documentos em folhas escritas à mão) pode exibir características de “publicação sucessiva” (ex.: partes específicas de um periódico podem ter uma numeração seqüencial ou cronológica), mas ele pode ser também “encerrado” (ex.: o autor pode não mais divulgar essa publicação). De modo similar, um livro comum “não publicado” pode ser mantido atualizado, como um “recurso integrado”, no disco rígido do computador pessoal de um autor, dessa forma continuando “ativo”. Na organização da Parte 1 será necessário tratar do “modo da sequência da publicação” e “status da publicação” independentemente da distinção entre “publicado” e “não publicado”. As regras devem permitir que os aspectos de um “recurso contínuo” sejam cobertos, independentemente de aspectos pertencentes a itens “não-publicados” versus “publicados”. As regras devem também orientar, quando necessário, sobre como as regras para recursos contínuos podem ser usadas em conjunção com regras de recursos não publicados (ex.: na decrição de um recurso contínuo não publicado). Organização da Parte 1 Em anexo, encontra-se o modelo proposto de um sumário para a organização das regras da Parte 1, seguindo o esquema “generalidades”, “conteúdo”, “suporte”, “padrão de publicação”, e “granularidade”. Sugiro que os capítulos pertencentes ao grupo “conteúdo” sejam organizados de acordo com classes que reflitam o modo de expressão (texto, notação musical, registro sonoro, etc.). Observe que “fontes eletrônicas” não estão tratadas como uma classe nessa seção. Da perspectiva de um conteúdo, música eletrônica simplesmente como música etc. Duas novas classes (dados e software) foram adicionadas para cobrir modos de expressão distintos daqueles cobertos por outros capítulos. Uma classe separada também deve ser adicionada para conteúdos mistos a fim de se prover instrução destinada à descrição de todos os recursos de conteúdos mistos (conjuntos “kits”, itens multimídia orientados por computador, páginas e serviços online com conteúdos mistos, etc., e coleções com conteúdos mistos). 438

As regras gerais no capítulo 1 deverão cobrir fonte principal de informação e fontes de informação prescritas, assim como regras gerais para todas as oito áreas de descrição. Se forem necessárias regras suplementares para fonte principal de informação e/ou fontes prescritas de informação, as regras gerais devem fazer referência às regras correspondentes nos capítulos 2-11. As regras gerais para as áreas 1, 2, 3, 4, 6, e 8, assim como regras gerais para notas relacionadas a conteúdo na área 7, devem fazer referência a regras suplementares para classes específicas de conteúdo nos capítulos de 2-11. As regras gerais para área 5 e para notas na área 7, relacionadas a descrições técnicas, devem fazer referência às regras gerais e suplementares no capítulo 12. A seção de regras gerais do capítulo 12 deve incluir regras gerais sobre fontes prescritas de informação para área 5, e devem fazer referência a regras suplementares para fontes prescritas para publicações específicas (caso seja necessário). A seção de regras gerais deve também incluir regras para a área 5 e para notas na área 7 que se refiram a descrições técnicas. Regras suplementares devem ser organizadas, de acordo com classes de publicações, e devem incluir regras específicas para cada classe, na área 5 (extensão, dimensões, e outras especificações técnicas) e para notas na área 7, quando estas são necessárias para aspectos técnicos da descrição (ex.: detalhes sobre características da gravação de som, requisitos especiais de projeção, base de um filme, dados de compressão, requisitos de sistema, modos de acesso, etc.). A seção de mídias mistas deve prover orientação sobre descrição técnica para fontes com componentes separados, pertencentes a diferentes classes de midias (ex.: conjuntos kits, coleções). Deve-se decidir sobre como lidar com superposições “overlaps” na área da descrição técnica Entre mídia digital e as duas outras classes de mídia “electrônica” (mídia de registro sonoro e mídia de imagem em movimento). Uma opção a ser considerada deve ser expandir as regras nas áreas 5 e 7, tanto para as gravações de som, como para as imagens em movimento (especificamente gravações de vídeo), visando cobrir todos os aspectos relevantes de som e vídeo digitalizados, e igualmente expandir as regras nas áreas 5 e 7 para mídias digitais, para que se possa cobrir todos os aspectos relevantes, relativos a registros sonoros e imagens em movimento codificados digitalmente. A outra opção seria prover instruções sobre como usar as regras para mídia digital, em conjunção com as regras para mídia de registro sonoro e mídia de imagem em movimento. Na seção de instruções sobre mídia digital, deve-se decidir quanto á incorporação ou não, de certos detalhes especificados nas seções sobre mídia impressa e mídia gráfica (ex.: paginação para textos em pdf, etc.).

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No que se refere ao modo de sequência de publicação, proponho um capítulo separado sobre a categoria ainda não contemplada (“orphaned cathegory”), relativa aos recursos finitos. Sobre recursos não publicados, sugiro dois capítulos, um sobre manuscritos (textos, música, mapas) e outro sobre registros de sons, filmes e vídeos não processados. A definição de manuscritos deve ser revisitada, para que seja considerada a possibilidade de incluir manuscritos digitais dentro de seu escopo.

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Parte 1 – Descrição Sumário Introdução Descrição do conteúdo Capítulo 1 Capítulo 2 Capítulo 3 Capítulo 4 Capítulo 5 Capítulo 6 Capítulo 7 Capítulo 8 Capítulo 9 Capítulo 10 Capítulo 11

Regras Gerais Textos Música Recursos cartográficos Recursos gráficos Recursos tri-dimensionais Gravações de som Registros de imagens em movimento Dados Software Recursos de conteúdo misto

Technical Description Capítulo 12 Regras gerais Meios impressos (textos impressos, música, mapas, e atlas) Meios micrográficos Meios gráficos (desenhos, fotografias, filmstrips etc.) Meios táteis (braille etc.) Meios tri-dimensionais (modelos, artefatos etc.) Registros sonoros Imagens em movimento (filmes e gravações de vídeo) Mídia digital (textos digitais, música, mapas, imagens etc.) Meios mistos Modo de sequência de publicação Capítulo 13 Recursos Finitos Capítulo 14 Recursos contínuos Unpublished Resources Capítulo 15 Recursos manuscritos Capítulo 16 Gravações de som, filmes, e video gravações não processados Descrição analítica e em níveis múltiplos Capítulo 17 Analysis Capítulo 18 Multilevel description

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From ISBD(S) to ISBD(CR) A voyage of discovery and alignment1 Ingrid Parent Abstract: The development and maintenance of the various ISBDs, international standards that play a major role in universal bibliographic control, are the responsibility of the Standing Committee of the IFLA Section on Cataloguing. ISBD(S) has just been revised to take into account new developments in the production and dissemination of serial-type publications and is now known as ISBD(CR) – International Standard Bibliographic Description for Serials and Other Continuing Resources. Major changes to the standard were made in connection with revisions to both the Anglo-American Cataloguing Rules and the ISSN Manual. These international standards for the descriptive cataloguing of serials and integrating resources have been harmonized to a great extent, thus facilitating access to these publications in all formats. Keywords: International Standard Bibliographic Description Anglo American Cataloguing Rules ISSN Manual bibliographic standards cataloguing serials integrating resources continuing resources harmonization of bibliographic standards Introduction After four years of discussions, revisions, consultations, reviewing, editing, correcting, negotiating, and a certain degree of amazement, the latest version of the International Standard Bibliographic Description for Serials and other Continuing Resources, or ISBD(CR), has been published by K.G. Saur on behalf of IFLA. This new publication includes many changes from the previous version, published in 1988. Fourteen years is a long time between revisions, but a revision was even more urgently needed because of the nature of the material being described and the differing publication patterns that have appeared due to the new technologies that are now used to produce and communicate information. 1

© 2003, The Haworth Press, Inc., Binghamton, New York, The Serials Librarian, Volume 43, issue 4, pp. 73-81. The editors are grateful for the permission to reprint this article.

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This revision was not done in isolation within the confines of IFLA, as I will describe later; however it is the product of a Working Group established by the IFLA Standing Committee of the Section on Cataloguing. Background The IFLA Section on Cataloguing has existed since 1935 and has produced several bibliographic standards and guidelines over the years which have greatly influenced the way libraries all over the world have catalogued their publications. I believe that the most important achievement of the Section on Cataloguing, through its Standing Committee, has been the development and the almost universal adoption of the various International Standard Bibliographic Descriptions or ISBDs. The impetus for the development of these descriptive standards came out of the International Meeting of Cataloguing Experts held in 1969 in Copenhagen. In addition to formulating the first concepts related to universal bibliographic control, this international meeting recommended a standard bibliographic description which determined the order of data elements in a bibliographic record and the punctuation to be used. By 1972 several national bibliographic agencies and national cataloguing codes had adopted the preliminary edition of the Standard Bibliographic Description for books, and over the next few years, several ISBDs for various formats were developed and adopted. While we casually speak about development and adoption over a few years, it is important to point out that many, many meetings, discussions and negotiations were necessary to achieve standardization of descriptive practices after, in some cases, a century of individual, divergent national cataloguing codes. I refer to the various ISBDs as the “kids” of the Section on Cataloguing. There is now a whole family of ISBDs, and countries either use these ISBDs directly as their cataloguing standard, or they incorporate the guidelines for description into their national cataloguing codes. A systematic process of revision was established in 1978 when the Cataloguing Committee decided that ISBDs should come up for review every five years in order to maintain their currency and relevancy, but also to provide a certain degree of stability for libraries following the ISBD provisions. However, it usually takes longer to produce a revision. Over the years the Cataloguing Committee has had a standing working group to decide on which revisions are necessary. This group may even recommend that a particular ISBD be abandoned or that a new one should be developed for some new format of material. At the present time there is an ISBD Review Group, chaired by John Byrum of the Library of Congress, which is fulfilling this function. The ISBD(S) Working Group was therefore set up in 1998 and consisted of members from 9 countries with a wide knowledge of and experience in cataloguing standards. 443

The representatives were: Alex Bloss, University of Illinois At Chicago, USA Paul V. Bunn, The British Library, U.K. John D. Byrum, Jr., Library of Congress, USA Jean-Arthur Creff, Bibliothèque nationale de France, France Karen Darling, University of Missouri-Columbia, USA Zlata Dimec, National and University Library, Slovenia Elise Hermann, Danish National Library Authority, Denmark Jean L. Hirons, Library of Congress, USA Unni Knutsen, National Library of Norway, Norway Judith A. Kuhagen, Library of Congress, USA Dorothy McGarry, University of California, USA Ingrid Parent (Chair), National Library of Canada, Canada Regina Romano Reynolds, Library of Congress, USA Reinhard Rinn, Die Deutsche Bibliothek, Germany Alain Roucolle, ISSN International Centre, France Margaret Stewart, National Library of Canada, Canada Sally Strutt, The British Library, U.K. Edward Swanson (Editor), University of Minnesota, USA Ljudmila Terekhova, Library of Foreign Literature, Russia Alignment of the “stars” In taking on this project, and chairing the Working Group, I soon realized that this process was much more than simply revising an existing text every 5 or 10 years. Updating the standard is a challenge on its own. However, we embarked on a process that had much wider and serious implications for the processing of serial publications in the world. We had the rather daunting objective of developing a descriptive standard that incorporated all the best and most relevant features of three major standards in international cataloguing: ISBD(S), AACR and the ISSN standard. Representatives of all three standards have been involved in this revision process right from the beginning. We wanted to achieve something special and unique in the area of serials cataloguing during this time of transition and rethinking of our rules brought about by the astounding growth of the Internet and the new formats of material. This opportunity for harmonization of various rules could not be missed and would tremendously benefit not only cataloguers, but more importantly, the many users of bibliographic information for serials. Issues for Review The Working Group began its consideration of the existing standard by requesting papers from its members on various issues to be resolved or decided upon as part of the review. The topics identified for further study were: 444

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Scope of ISBD(S) Definition of a serial. Sources for description. Changes requiring new records. Multiple format issues. Relationship of title practice between ISBD(S) and ISSN. Transcription versus Identification. Key title as benchmark.

Some decisions were quickly made, that is, quickly on the international stage. Other proposed revisions were still being discussed as we went to press. One of the first and major decisions of the ISBD(S) Working Group was that we would subscribe to the revision proposed by the AACR community to expand the scope of seriality to cover a new concept of serial publication, namely a publication that is integrating in nature1. As cataloguers we have already had to deal with some types of integrating publications such as loose-leafs but we have never really been satisfied with their definition nor in the way they are catalogued: are they monographs or serials? Now, with the Internet, we must deal with many new types of ongoing publications that are integrating: each ‘version’ replaces the previous one. There are no successive issues. Therefore a new term was coined to describe this phenomenon, ‘integrating resource’. Its definition is: A bibliographic resource that is added to or changed by means of updates that do not remain discrete and are integrated into the whole. Examples of integrating resources include resources that are loose-leaf for updating and Web sites. The definition for ‘serial’ has also been modified. A serial is a continuing resource in any medium issued in a succession of discrete parts, usually bearing numeric or chronological designations and usually having no predetermined conclusion. Examples of serials include journals, magazines, electronic journals, directories, annual reports, newspapers, newsletters of an event and monographic series. Together, serials and integrating resources constitute the concept of a Continuing Resource, which is a bibliographic resource issued over time with no predetermined conclusion. “Continuing resource” is therefore the generic term for the types of publications covered by the revised ISBD(S). As a result the title of the standard was changed from ISBD(S) to ISBD(CR). The definitions proposed, while sounding simple to accomplish, took many months of negotiations between the three standards groups. It was important to agree on these 1

Jean Hirons and Crystal Graham, “Issues Related to Seriality” in: The Principles and Future of AACR: Proceedings of the International Conference on the Principles and Future Development of AACR, ed. Jean Weihs (Ottawa: Canadian Library Association, 1998), 180-213.

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terms and definitions before we could proceed to other more substantive areas of differences. The expansion of the scope to include integrating resources introduced a number of challenges. Because serials and integrating resources have different characteristics, it became clear to the Working Group that they would have to be treated in different ways. One area that generated extensive discussion was what should be used as the basis for description of serials and integrating resources. We decided that for serials, using the first or earliest available issue provides a stable description since changes occurring in later issues are recorded in notes. This stability was felt to be beneficial in the context of record-sharing and for record identification and matching. However, for integrating resources, the concepts of “first” and “issue” do not apply, since even the source containing the title can disappear or be replaced with each update! The Working Group, therefore, decided that the only practical approach for integrating resources is to base the description on the latest iteration. The Working Group’s discussion about the basis for the description brought up a number of concerns and viewpoints. Would it be confusing to have two different approaches to the description of continuing resources? Was it, therefore, time to move to basing the description on the latest issue for serials? This would not only simplify the standard by eliminating the need for separate provisions for serials and integrating resources but would also address the need expressed by some to have current publisher information provided in the Publication Distribution, etc. area rather than in a note. These questions will no doubt be raised again at the time the standard is revised. With the benefit of experience, it is likely that some of these concerns will be more easily addressed. The other major area of rapprochement is the challenging and time-consuming practices of title changes. The intention of our working group, which was endorsed by the other two standards groups, was to reduce the number of occasions where title changes occur and new bibliographic records need to be created. Most publishers probably do not understand cataloguers’ reasoning when deciding on what is a major title change for what, to the publisher, is still the same publication. We also have to consider the needs of the user and how the user approaches information retrieval on an OPAC. It is therefore a balancing act between reducing the number of title changes and thereby saving time and effort, with the need to improve access to information. The Working Group considered various factors in determining what is a major title change. We still came back to counting the number of words at the beginning of the title, and have settled on the first five words as the important words to count to determine whether there has been a major title change. We analyzed in great detail the impact of using different numbers of words; we also looked at this question by consider446

ing titles in languages other than English. Whatever rules we come up with must be appropriate for titles in all languages. We are developing an international standard, and we must ensure that the new ISBD will make sense to all users. Although the Working Group determined that a major change in the title proper of a serial took place when there was a change in the first five words of the title, certain exceptions were agreed to in keeping with the overall goal of reducing the number of title changes and consequently new descriptions. The list of what to consider as minor title changes that existed in ISBD(S) was expanded to include: the addition, deletion, or change of words anywhere in the title that link the title to the numbering; the addition to, deletion from, or change in the order of words in a list anywhere in the title as long as the subject matter remains the same; and, the addition or deletion anywhere in the title of words that indicate the type of resource such as “journal” or “newsletter”. Finally, a new provision was added to instruct cataloguers not to create a new description if there was doubt whether the title change was major. Of all the areas under review, the alignment of title change rules by the AACR, ISBD(S) and ISSN communities is, perhaps, the most important. Harmonization of this area is a significant and important achievement, resulting in many benefits for international cooperation, record exchange, and of course, cost savings. Key title/Uniform title as benchmark to determine major changes The idea of having a single approach to the unique identification of serial titles came up early on in our discussions as a means of eliminating the confusion and overlap caused by the existence of both the key title and uniform title in one record and as a way of providing a benchmark for determining title changes. We even gave this concept a name: International Standard Serial Title, or ISST. The idea was first raised by some creative colleagues who believed that there must be a better way to uniquely identify a serial title, agreed to by all, and that was independent of any national cataloguing codes or network. The ISST would replace the existing key title in the ISSN network and ISBD(S) and most uniform titles established according to the AACR rules. The ISST along with the ISSN number would serve as the principal identifier for a continuing resource, and it would serve as the benchmark for determining when a title change would require a new bibliographic record. While this proposal has many merits, it also has many implications that require careful consideration. The differences between the uniform title and key title qualifiers are not insignificant and alignment will require compromise. Qualifiers are often names of corporate bodies, which raises the issue of different rules for establishing the authorities for corporate names. Because of the complexity of the issue, it has been put aside for “future consideration”.

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If all comments and suggestions from Working Group members and the IFLA community were to be incorporated, we would never produce a substantial standards document. Revision can be a never-ending process as new wording and examples are proposed and as new techniques for publishing and communication are developed. The revisers, just like the “discoverers”, had to deal with not only new types of publication patterns, new definitions, new OPAC display possibilities, but also with the requirement to remain compatible with the ISBD for monographic publications, which was under revision at the same time. Almost simultaneously we were required to incorporate the “optional” and “mandatory” features of the IFLA ground-breaking study of the Functional Requirements for Bibliographic Records2 and use its carefully chosen terminology throughout the ISBD(CR) text. If all this wasn’t enough, add the fact that our objective was to align the ISBD(CR) with the revision work being undertaken at the same time by the AACR and ISSN communities. But we must have been working under a “lucky star”. Amazingly, through hard work, dedication on the part of all the members not only within IFLA but also the AACR community represented by the Joint Steering Committee and the ISSN experts, and sheer determination, the ISBD(CR) has been published, the new chapter 12 of AACR covering continuing resources is scheduled to be released soon, and the ISSN Manual has been revised. The benefits to libraries and users of this alignment of the standards that were released almost simultaneously are tremendous: 1. There are increased opportunities for national and international record sharing which, in turn, reduces the cost of cataloguing (i.e. costs of original vs. derived cataloguing). 2. There is increased potential for international cooperative activities and projects (for example, creation of union lists). 3. There could be shared responsibility for ongoing maintenance of standards for serials and possibilities for joint problem-solving. 4. Since the Internet has made world-wide access to library catalogues possible, having one set of rules to describe serial publications in those catalogues would eliminate confusion for users, and cataloguers, trying to identify and locate material. 5. And finally, national bibliographic agencies could use one record for their national library catalogues and the same record for reporting to the international ISSN register. Currently, some national bibliographic agencies create two records (one for their national library catalogue and the other for the ISSN register); others report to the ISSN register using records created for their national library catalogues thereby, in some cases, violating some of the provisions in the ISSN rules for cataloguing. 2

IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report (München: K. G. Saur, 1998).

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There are some very real and tangible benefits to harmonization for library users, cataloguers and library administrators. This is a cause for pride, a belief that standards work is vitally important and that the library profession is at the forefront in finding creative ways of managing information and working together

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De l’ISBD(S) à l’ISBD(CR) de la découverte à l’harmonisation1 Ingrid Parent Résumé Le développement et la maintenance des divers ISBD, normes internationales qui jouent un rôle important dans le contrôle bibliographique universel, sont de la responsabilité du Bureau Permanent de la Section Catalogage de l’IFLA. L’ISBD(S) vient d’être révisé pour tenir compte des nouveaux développements dans la production et la diffusion des publications de type périodiques et est à présent connu sous le nom d’ISBD(CR) Description bibliographique internationale normalisée pour les publications en série et autres ressources continues. Des changements majeurs ont été faits dans la norme en relation avec la révision des Règles de catalogage angloaméricaines et du Manuel ISSN. Ces normes internationales pour le catalogage descriptif des publications en série et des ressources intégratrices ont été harmonisées pour faciliter l’accès à ces publications quel que soit leur support. Mots-clés : Description bibliographique internationale normalisée Règles de catalogage anglo-américaines Manuel ISSN Normes bibliographiques Catalogage Publications en série Ressources intégratrices Ressources continues Harmonisation des normes bibliographiques Ingrid Parent est Directrice Générale, Acquisitions et Services Bibliographiques, Bibliothèque Nationale du Canada, 395 rue Wellington, Ottawa, Ontario K1A 0N4, Canada.

Introduction Après quatre ans de discussions, de révisions, de consultations, de passages en revue, de mises à jour, de corrections, de négociations, et un certain étonnement, la toute dernière version de la Description Bibliographique Internationale Normalisée pour les 1

© 2003, Haworth Press, Inc., Binghamton, New York, The Serials Librarian, Volume 43, issue 4. L’article est disponible en anglais auprès de The Haworth Document Delivery Service. E-mail : [email protected]

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Publications en Série et Autres Ressources Continues, ou ISBD(CR), a été publiée par l’IFLA chez K.G. Saur. Cette nouvelle publication présente de nombreux changements par rapport à la version précédente, publiée en 1988. Quatorze ans c’est une longue période entre deux révisions, or une révision était vraiment urgente en raison de la nature des documents décrits et des différents types de publication qui sont apparus du fait des nouvelles technologies utilisées aujourd’hui pour produire et diffuser les informations. Cette révision n’a pas été rédigée en vase clos au sein de l’IFLA, comme je le décrirai plus tard ; toutefois, c’est le produit d’un Groupe de travail créé par le Bureau Permanent de la Section Catalogage de l’IFLA. Contexte La Section Catalogage de l’IFLA existe depuis 1935 et a produit au cours des années plusieurs normes bibliographiques et des directives qui ont considérablement influencé la manière dont les bibliothèques du monde entier ont catalogué leurs publications. Je crois que la réalisation la plus importante de la Section Catalogage, par le biais de son Bureau Permanent, a été le développement et l’adoption presque universelle des diverses Descriptions Bibliographiques Internationales Normalisées ou ISBD. L’impulsion pour le développement de ces normes descriptives est née de la Réunion internationale des experts en catalogage qui s’est tenue en 1969 à Copenhague. En plus de la formulation des premiers concepts relatifs au contrôle bibliographique universel, cette réunion internationale a recommandé une description bibliographique normalisée qui a déterminé l’ordre des éléments d’informations dans les notices bibliographiques et la ponctuation à utiliser. Aux environs de l’année 1972, plusieurs agences bibliographiques nationales et des codes nationaux de catalogage avaient adopté l’édition préliminaire de la Description Bibliographique Normalisée pour les livres et, pendant les années qui ont suivi, plusieurs ISBD pour différents supports ont été développés et adoptés. Tout en appréciant cette situation, il est important de préciser qu’il a fallu de très nombreuses réunions, discussions et négociations pour réaliser la normalisation des pratiques descriptives après, dans certains cas, un siècle de codes de catalogage nationaux distincts et divergents. Je considère ainsi les divers ISBD comme les « enfants » de la Section Catalogage. Il y a maintenant une famille entière d’ISBD, et les pays soit utilisent ces ISBD directement comme leur norme de catalogage, soit intègrent les directives pour la description dans leurs codes nationaux de catalogage. Un processus systématique de révision a été engagé en 1978 quand le Comité de Catalogage a décidé que les ISBD devraient être soumis à révision tous les cinq ans afin

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de maintenir non seulement leur actualité et leur pertinence, mais aussi afin d’offrir une certaine stabilité aux bibliothèques qui suivent les principes des ISBD. Cependant, faire une révision prend généralement plus de temps. Au cours des années, le Comité de Catalogage a créé un Groupe de travail permanent pour décider des révisions à entreprendre. Ce groupe peut même recommander qu’un ISBD particulier soit abandonné ou qu’un nouveau soit élaboré pour un nouveau type de document. Actuellement, un Groupe de Révision des ISBD, présidé par John Byrum de la Bibliothèque du Congrès, assure cette fonction. Un Groupe de travail sur les ISBD a également été installé en 1998, composé de membres issus de 9 pays ayant une connaissance approfondie et une grande expérience dans le domaine des normes de catalogage. Les représentants étaient les suivants : Alex Bloss, Université de l’Illinois, Chicago, États-Unis. Paul V. Bunn, The British Library, Royaume Uni. John D. Byrum, Jr., Bibliothèque du Congrès, États-Unis Jean-Arthur Creff, Bibliothèque nationale de France, France Karen Darling, Université du Missouri-Colombia, États-Unis Zlata Dimec, Bibliothèque nationale et universitaire, Slovénie Elise Hermann, Danish National Library Authority, Danemark Jean L. Hirons, Bibliothèque du Congrès, États-Unis Unni Knutsen, Bibliothèque nationale de Norvège, Norvège Judith A. Kuhagen, Bibliothèque du Congrès, États-Unis Dorothy McGarry, Université de Californie, États-Unis Ingrid Parent (Présidente), Bibliothèque nationale du Canada, Canada Romano Reynolds, Bibliothèque du Congrès, États-Unis Reinhard Rinn, Die Deutsche Bibliothek, Allemagne Alain Roucolle, Centre International de l’ISSN, France Margaret Stewart, Bibliothèque nationale du Canada, Canada Sally Strutt, The British Library, Royaume Uni. Edward Swanson (Éditeur), Université du Minnesota, États-Unis Ljudmila Terekhova, Bibliothèque de la Littérature Étrangère, Russie En m’engageant dans ce projet, et en présidant le Groupe de travail, je me suis aussitôt rendu compte que ce processus était beaucoup plus qu’une simple révision de textes tous les 5 ou 10 ans. La mise à jour de la norme est un défi en soi. Ainsi, nous sommes nous engagés dans un processus qui a eu des implications majeures sur le traitement des publications en série dans le monde. Notre objectif était de développer une norme descriptive incorporant les meilleures caractéristiques et les plus pertinentes présentes dans trois normes fondamentales du catalogage international : ISBD(S), AACR et ISSN.

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Dès le début du processus de révision, les représentants de chacune des trois normes ont été impliqués. Nous voulions réaliser quelque chose de spécial et unique dans le secteur du catalogage des publications en série pendant cette période de transition et de révision de nos règles engendrée par la croissance fulgurante de l’Internet et de nouveaux supports. Une telle occasion d’harmoniser les diverses règles ne pouvait pas être manquée et elle serait extrêmement profitable non seulement aux catalogueurs, mais plus encore, aux nombreux utilisateurs d’informations bibliographiques sur les publications en série. Questions à débattre Le Groupe de travail a commencé son examen de la norme existante en demandant à ses membres, comme faisant partie intégrante de la révision, des contributions sur divers problèmes à résoudre ou sur ceux à discuter. Les thèmes devant faire l’objet d’une réflexion plus approfondie étaient les suivants : – – – – – – – –

Champ d’application de l’ISBD(S) Définition d’une publication en série. Sources pour la description. Changements exigeant de nouvelles notices. Problèmes des supports multiples. Relation entre les ISBD et l’ISSN sur le choix des titres. Transcription versus identification. Titre clé comme titre de référence.

Quelques décisions ont été prises rapidement, au sens où on l’entend pour un travail international. D’autres révisions proposées étaient encore en discussion au moment où nous mettions sous presse. L’une des premières et principales décisions du Groupe de travail sur l’ISBD(S) a été de profiter de la révision proposée par la communauté des AACR d’accroître le champ d’application de la sérialité et de définir un nouveau concept de publication en série, à savoir une publication de nature intégratrice1 . En tant que catalogueurs, nous avons déjà eu à traiter quelques types de publications intégratrices tels que les feuillets mobiles, mais nous n’avons jamais été vraiment satisfaits de leur définition et de la manière dont elles sont cataloguées : s’agit-il de monographies ou de publications en série ? Maintenant, avec l’Internet, nous devons traiter beaucoup de nouveaux types de publications continues qui sont intégratrices : chaque « version » remplace la précédente. Il n’y a pas de numéros successifs. Par conséquent, un nouveau terme a été 1

Jean Hirons and Cristal Graham, “Issues related to Seriality,” in The Principles and Future of AACR : Proceedings of the International Conference on the Principles and Future Development of AACR, ed.. Jean Weihs, (Ottawa : Canadian Library Association, 1998), 180-213.

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inventé pour décrire ce phénomène comme « ressource intégratrice ». Sa définition est la suivante : Ressource bibliographique augmentée ou modifiée par des mises à jour qui ne restent pas distinctes mais qui sont intégrées à l’ensemble de la ressource. Les ressources intégratrices comprennent les publications à feuillets mobiles à mise à jour et les sites Web à mise à jour. La définition de « publication en série » a également été modifiée. Une publication en série est une ressource continue sur n’importe quel support publiée en une succession de parties distinctes, portant en général une numérotation ou une indication chronologique et sans fin prédéterminée. Les publications en série comprennent les revues, les magazines, les revues électroniques, les répertoires, les rapports annuels, les journaux, les bulletins d’information publiés à l’occasion d’un événement et les collections de monographies. Ensemble, les publications en série et les ressources intégratrices constituent le concept d’une Ressource Continue, c’est-à-dire d’une ressource bibliographique publiée dans le temps sans aucune fin prédéterminée. « Ressource Continue » est donc le terme générique qui désigne les types de publication couvertes par l’ISBD(S) révisée. En conséquence, le titre de la norme est passé de l’ISBD(S) à l’ISBD(CR). Les définitions proposées, tout en paraissant simples à faire, ont nécessité plusieurs mois de négociations entre les trois groupes de normes. Il était important de se mettre d’accord sur ces termes et définitions avant de s’attaquer à d’autres terrains de mésentente plus conséquents. L’extension du champ d’application pour inclure les ressources intégratrices a posé quelques problèmes. Puisque les publications en série et les ressources intégratrices ont des caractéristiques différentes, il était évident pour le Groupe de travail qu’elles devaient être traitées de manières différentes. Le point qui a provoqué des discussions houleuses portait sur ce qui devrait être utilisé comme base pour la description des publications en série d’une part et des ressources intégratrices d’autre part. Nous avons décidé que pour les publications en série, utiliser le tout premier numéro disponible donnerait une description stable puisque les changements affectant les derniers numéros sont enregistrés sous forme de notes. Cette stabilité a été jugée bénéfique dans le contexte du partage des notices et pour l’identification et la mise en correspondance des notices. Cependant, pour les ressources intégratrices, les concepts de « premier » et de « numéro » ne s’appliquent pas, puisque même la source contenant le titre peut disparaître ou être remplacée à chaque mise à jour ! Le Groupe de travail a donc décidé que la seule approche pratique pour les ressources intégratrices est de baser la description sur la dernière itération. La discussion du Groupe de travail sur ce qui devrait être utilisé comme base pour la description a révélé un certain nombre de préoccupations et de points de vue. Le fait 454

d’avoir deux approches différentes de la description des ressources continues n’allait-il pas être source de confusion? Le temps était-il venu de baser la description sur la dernière livraison pour les publications en série ? Cela non seulement simplifierait la norme en éliminant le besoin de dispositions séparées pour les publications en série et pour les ressources intégratrices, mais cela satisferait aussi au besoin exprimé par certains d’avoir des informations à jour sur l’éditeur dans la Zone de la Publication, Distribution etc.… plutôt que dans une note ? Ces questions, sans aucun doute, ne se poseront plus lorsque la norme sera révisée. Avec la pratique, il est même probable que certaines de ces difficultés seront plus faciles à résoudre. L’autre rapprochement principal concerne la pratique des changements de titres, toujours problématique et grande consommatrice de temps. L’intention de notre Groupe de travail, qui a été approuvé par les deux autres groupes de normes, était de réduire le nombre de cas où les changements de titre se produisent et où de nouvelles notices bibliographiques doivent être créées. La plupart des éditeurs ne comprennent probablement pas le raisonnement des catalogueurs quand ils décident qu’ils ont affaire à un changement de titre majeur alors que, pour l’éditeur, il s’agit toujours de la même publication. Nous devons également considérer les besoins de l’utilisateur et comment il aborde la recherche documentaire sur un OPAC. Il y a donc un équilibre à trouver entre réduire le nombre de changements de titre (et gagner de ce fait du temps et de l’énergie) d’une part, et la nécessité d’améliorer l’accès à l’information, d’autre part. Le Groupe de Travail a passé en revue divers critères afin de déterminer ce qu’est un changement de titre majeur. Nous en revenions toujours à compter le nombre de mots au début du titre, et nous avons établi que les cinq premiers mots étaient les mots importants à prendre en compte pour déterminer s’il y a vraiment changement de titre majeur. Nous avons minutieusement analysé quel l’impact aurait le fait de prendre en considération un nombre de mots différent ; nous avons également abordé cette question en considérant les titres dans les langues autres que l’anglais. Quelles que soient les règles adoptées, elles doivent pouvoir s’appliquer aux titres dans toutes les langues. Nous élaborons une norme internationale, et nous devons nous assurer que le nouvel ISBD sera compris pour tous les utilisateurs. Bien que le Groupe de travail ait déterminé qu’un changement de titre majeur pour une publication en série intervient quand il y a un changement dans les cinq premiers mots du titre, certaines exceptions ont été acceptées pour garder comme objectif de réduire le nombre de changements de titre et par conséquent le nombre de nouvelles descriptions. La liste des changements de titre mineurs qui existait dans l’ISBD(S) a été allongée pour inclure : l’addition, la suppression, ou le changement des mots n’importe où dans le titre, si ce changement est lié à la numérotation ; l’addition, la suppression, ou le changement de l’ordre des mots n’importe où dans le titre, tant que le sujet traité reste le même ; et l’addition ou la suppression, n’importe où dans le titre, des mots qui indiquent le type de ressource tels que « revue » ou « bulletin ». Enfin, une nouvelle disposition a

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été ajoutée pour demander aux catalogueurs de ne pas créer une nouvelle description quand il est difficile de déterminer si le changement de titre est majeur ou non. De toutes les révisions en cours, l’harmonisation des règles concernant le changement de titre entre les communautés AACR, ISBD(S) et ISSN est peut-être la plus importante. L’harmonisation sur ce point est un pas significatif et important, ayant pour résultat de nombreux avantages pour la coopération internationale, l’échange de notices et naturellement la baisse des coûts. Titre clé / Titre uniforme : quel point de repère utiliser pour déterminer les changements majeurs ? L’idée de disposer d’une seule méthode pour identifier de façon univoque des titres de publications en série a été abordée très tôt au cours de nos discussions comme moyen d’éliminer la confusion et la redondance provoquées par l’existence du titre clé et du titre uniforme dans une même notice et comme moyen de fournir un point de repère pour déterminer les changements de titre. Nous avons même donné un nom à ce concept : Titre international normalisé de publication en série ou ISST (International Standard Serial Title). L’idée a été émise pour la première fois par quelques collègues créatifs convaincus qu’il fallait trouver une meilleure façon d’identifier de manière univoque un titre de publication en série, acceptée par tous, et indépendante de tout code de catalogage ou réseau nationaux. L’ISST remplacerait le titre clé défini dans le réseau ISSN et dans l’ISBD(S) et la plupart des titres uniformes établis selon les règles des AACR. L’ISST et le numéro ISSN serviraient d’identificateur principal à une ressource continue, et ils serviraient de point de repère pour déterminer si un changement de titre exige une nouvelle notice bibliographique. Bien que cette proposition ait beaucoup de mérite, elle a également beaucoup d’implications qui exigent une attention particulière. Les différences entre les qualificatifs du titre uniforme et du titre clé ne sont pas sans importance et l’harmonisation exigera un compromis. Les qualificatifs sont souvent des noms de sociétés, ce qui pose le problème des règles divergentes pour établir les formes d’autorité des noms de collectivités. En raison de la complexité de ce problème, il a été mis de côté pour un « futur examen ». Si tous les commentaires et suggestions des membres du Groupe de travail et de la communauté de l’IFLA devaient être incorporés, nous ne produirions jamais de document normatif conséquent. La révision peut être un processus interminable puisque l’on propose de nouveaux mots et de nouveaux exemples et puisque de nouvelles techniques sont développées pour l’édition et la communication. Les réviseurs, exactement comme des « découvreurs », ont dû traiter non seulement des nouveaux types de modèles de publication, de nouvelles définitions, de nouvelles possibilités 456

d’affichage d’OPAC, mais également trouver le moyen de rester conformes aux ISBD pour les monographies qui étaient en cours de révision au même moment. Presque simultanément il nous a été demandé d’incorporer les notions de « facultatif » et d’« obligatoire » des Spécifications Fonctionnelles des Notices Bibliographiques2i [Note de bas de page] de l’IFLA et d’employer sa terminologie soigneusement choisie dans tout le texte de l’ISBD(CR). Comme si tout cela n’était pas suffisant, ajoutez le fait que notre objectif était d’harmoniser l’ISBD(CR) avec le travail de révision entrepris en même temps par les communautés AACR et ISSN. Mais nous avons travaillé sous « une bonne étoile ». Aussi extraordinaire que cela puisse paraître, au prix d’un travail considérable, grâce au dévouement de tous les membres de l’IFLA et de ceux de la communauté AACR représentés dans le Comité de pilotage commun et grâce à la grande détermination des experts de l’ISSN, l’ISBD(CR) a été publié, le nouveau chapitre 12 des AACR consacré aux ressources continues est annoncé pour bientôt, et le Manuel ISSN a été révisé. Les avantages sont énormes pour les bibliothèques et pour les utilisateurs de ces normes harmonisées et publiées presque simultanément : 1. Nombreuses opportunités de partager des notices au niveau national et international ce qui, en retour, réduit le coût du catalogage (c’est-à-dire le coût comparé du catalogage original par rapport à celui du catalogage dérivé). 2. Possibilités accrues pour les activités et les projets coopératifs internationaux (par exemple : création de catalogues collectifs). 3. Responsabilité partagée sur la maintenance des normes pour les publications en série et meilleures chances de résoudre ensemble les problèmes. 4. Puisque Internet a rendu possible l’accès mondial aux catalogues des bibliothèques, disposer d’un unique ensemble de règles pour décrire les publications en série dans ces catalogues devrait gommer les difficultés rencontrées par les utilisateurs et les catalogueurs pour identifier et localiser les documents. 5. En conclusion, les agences bibliographiques nationales vont pouvoir utiliser les mêmes notices pour les besoins de leur catalogue national et pour ceux du registre international de l’ISSN. Actuellement, quelques agences bibliographiques nationales créent deux notices(l’une pour le catalogue de leur bibliothèque nationale et l’autre pour le registre de l’ISSN). D’autres alimentent le registre de l’’ISSN en utilisant des notices créées pour le catalogue de leur bibliothèque nationale, et dans certains cas, violent de ce fait certaines des règles de catalogage de l’ISSN. L’harmonisation offre quelques avantages très tangibles aux utilisateurs, aux catalogueurs et aux administrateurs de bibliothèque. 2

IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. Functional Requirements for Bibliographic Records : Final Report (Munchen ; K. G. Saur, 1998). NdT : disponible en français sur le site web de la Bibliothèque nationale de France : http://www.bnf.fr/pages/ infopro/normes/pdf/FRBR.pdf (consulté en octobre 2007)

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On peut être fier de croire ainsi que la normalisation est incontournable et que la profession de bibliothécaire est au premier rang dans la recherche de nouvelles voies pour gérer l’information et pour travailler en commun au niveau national et international afin d’aboutir à un consensus.

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Das ISBD(S) à ISBD(CR)1 Uma viagem de descoberta e alinhamento2 Ingrid Parent Resumo: O desenvolvimento e manutenção de várias ISBDs normas internacionais que desempenham um papel principal no controle bibliográfico universal, são de responsabilidade do Standing Committee da IFLA Seção de Catalogação. As ISBD (S) têm sido revistas considerando os novos desenvolvimentos na produção e disseminação de publicações seriadas e é conhecida como ISBD (CR) International Standards Bibliographic Description for Serials and Other Continuing Resources, [na língua portuguesa, Padrão de Descrição Bibliográfica Internacional para Publicações seriadas e Outros Recursos Contínuos]. Mudanças maiores no padrão foram feitas em conexão com revisões do Código de Catalogação Anglo-Americano, AACR (sigla do nome em Inglês) e do Manual do ISSN. Esses padrões internacionais para a catalogação descritiva de publicações seriadas e recursos integrados têm sido harmonizados de modo intenso, facilitando o acesso a esse tipo de publicações em todos os formatos. Palavras-chave: Padrão Internacional para Descrição Bibliográfica Regras de Catalogação Anglo-Americanas Manual do ISSN padrões bibliográficos catalogação publicações seriadas recursos integrados recursos contínuos harmonização de padrões bibliográficos Ingrid Parent é Diretora Geral, do Setor de Aquisições e Serviços Bibliográficos, National Library of Canada, 395 Wellington Street, Ottawa, Ontario K1A 0N4, Canada.

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Tradução para o Português por Lidia Alvarenga [email protected] e Renato Rocha Souza [email protected] (Professores da Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais, Brasil). © 2003, The Haworth Press, Inc., Binghamton, New York, The Serials Librarian, Volume 43, issue 4. Cópias do artigo disponíveis The Haworth Document Delivery Service. E-mail: [email protected]

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Introdução Depois de quatro anos de discussão, consultas, trabalhos de revisões, edição, correção, negociação e certa surpresa (sic!), a última versão do Padrão Internacional de Descrição Bibliográfica para Publicações Seriadas e Recursos Contínuos, conhecido por ISBD (CR) [sigla a partir do nome em inglês], foi publicada por K.G. Saur, sob os auspícios da IFLA. A nova publicação inclui muitas mudanças a partir da versão prévia, publicada em 1988. Quatorze anos é um longo tempo entre esse tipo de revisão que, de maneira ideal, deveria ser mais freqüente, considerando-se a natureza do material a ser descrito e os diferentes tipos de publicações, surgidos com as novas tecnologias e destinados à produção e comunicação de informação. Essa revisão não foi feita de forma isolada dos trabalhos da IFLA, como será descrito mais tarde; trata-se de um produto do Grupo de Trabalho (Working Group), estabelecido pelo Comitê de Instrução da IFLA IFLA Standing Committee, Seção de Catalogação. Antecedentes A Seção de Catalogação da IFLA existe desde 1935 e tem produzido, ao longo dos anos, diversos padrões bibliográficos e guias, que vêm influenciando fortemente a maneira por meio dos quais as bibliotecas têm catalogado suas publicações em todo o mundo. Acredito que a mais importante realização da Seção de Catalogação, por meio de seu Comitê de Instrução (Standing Committee), tenha sido o desenvolvimento e a adoção, quase universal, dos várias Normas Internacionais de Descrição Bibliográfica ou ISBDs. O ímpeto para o desenvolvimento desses padrões descritivos surgiu do Encontro Internacional de Especialistas em Catalogação (International Meeting of Cataloguing Experts), ocorrido em 1969 em Copenhagen. Além de formular os primeiros conceitos, relacionados ao controle bibliográfico universal, esse encontro internacional recomendou um padrão de descrição bibliográfica que determinou a ordem dos elementos de dados e a pontuação a ser usada em um registro bibliográfico. Por volta de 1972, muitas agências bibliográficas nacionais e códigos nacionais de catalogação adotaram a edição preliminar da Norma Internacional de Descrição Bibliográfica para livros e, passados alguns anos, várias ISBDs relativas a variados formatos foram desenvolvidos e adotados. Referindo-me casualmente ao desenvolvimento e adoção desses padrões, passados uns poucos anos, torna-se importante salientar que muitos encontros, discussões e negociações foram necessários para se alcançar uma padronização para tais práticas descritivas e, em alguns casos, uma centena de códigos nacionais de catalogação individualizados e divergentes. Refiro-me às variadas ISBDs como as “crianças” da Seção de Catalogação. Há agora uma família inteira de ISBDs que os países usam diretamente como seus padrões de

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catalogação ou como orientações constantes diretamente de seus códigos nacionais de catalogação. Um processo sistemático de revisão foi estabelecido em 1978, quando o Comitê de Catalogação decidiu que os ISBDs deveriam ser revistos, a cada cinco anos, para manter sua atualidade e relevância e também para prover uma desejada estabilidade para as bibliotecas que seguissem as referidas orientações. Desse modo, um longo tempo tem se passado para que uma revisão seja feita. Durante anos, o Comitê de Catalogação tem mantido o Grupo de Trabalho para Instruções (Standing Working Group) para decidir sobre quais revisões são necessárias. Esse grupo pode recomendar que uma norma específica ISBD seja abandonada ou que uma nova seja desenvolvida para descrever algum novo formato de material. Atualmente há um Grupo de Revisão ISBD, dirigido por John Byrum da Library of Congress que está desempenhando essa função. O Grupo de Trabalho das ISBD(S) foi estabelecido em 1998 e consistiu de membros de nove países com um vasto conhecimento e experiência em padrões de catalogação. Os representantes foram: Alex Bloss, University of Illinois At Chicago, Estados Unidos da América Paul V. Bunn, The British Library, Reino Unido John D. Byrum, Jr., Library of Congress, Estados Unidos da América Jean-Arthur Creff, Bibliothèque nationale de France, Françã Karen Darling, University of Missouri-Columbia, Estados Unidos da América Zlata Dimec, National and University Library, Eslovênia Elise Hermann, Danish National Library Authority, Dinamarca Jean L. Hirons, Library of Congress, Estados Unidos da América Unni Knutsen, National Library of Norway, Noruega Judith A. Kuhagen, Library of Congress, Estados Unidos da América Dorothy McGarry, University of California, Estados Unidos da América Ingrid Parent (Chair), National Library of Canada, Canada Regina Romano Reynolds, Library of Congress, Estados Unidos da América Reinhard Rinn, Die Deutsche Bibliothek, Alemanha Alain Roucolle, ISSN International Centre, França Margaret Stewart, National Library of Canada, Canada Sally Strutt, The British Library, Reino Unido Edward Swanson (Editor), University of Minnesota, Estados Unidos da América Ljudmila Terekhova, Library of Foreign Literature, Rússia

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Alinhamento das “estrelas” Desenvolvendo esse projeto e dirigindo o Grupo de Trabalho, rapidamente percebí que esse processo compreendia muito mais do que uma simples revisão de um texto existente, a cada 5 ou 10 anos. Atualizar um padrão trata-se de um desafio por excelência. Entretanto, assumi tal processo com implicações muito mais amplas e sérias para o processamento de publicações seriadas em todo o mundo. Detinha o desafiante objetivo de desenvolver um padrão descritivo que incorporasse todas as mais relevantes características de três dos maiores padrões internacionais de catalogação: ISBD(S), AACR e o ISSN. Representantes de todos os três padrões se envolveram no processo de revisão, desde o seu início. Queríamos alcançar algo especial e único na área da catalogação de publicações seriadas, durante este tempo de transição, e adequação das regras face ao grande crescimento da Internet e dos novos formatos de material. Essa oportunidade para harmonização de várias regras não poderia ser negligenciada, por ser um trabalho de resultados benéficos, não somente para catalogadores mas, de forma mais significativa, para muitos usuários de informações bibliográficas relativas a publicações seriadas. Temas para revisão O Grupo de Trabalho iniciou suas considerações sobre o padrão existente solicitando textos aos membros sobre vários tópicos a serem resolvidos ou decididos como parte da revisão. Os tópicos identificados para posteriores estudos foram: – Abrangência das ISBD(S) – Definição de seriado. – Fontes para descrição. – Mudanças requeridas pelos novos registros. – Tópicos em múltiplos formatos. – Práticas de relacionamento entre ISBD(S) e ISSN. – Transcrição versus identificação. – Título-chave como benchmark. Algumas decisões foram rapidamente tomadas em nível internacional. Outras revisões propostas foram sendo discutidas na medida em que o trabalho caminhava. Uma das primeiras decisões importantes do Grupo de Trabalho das ISBD(S) foi a proposta para a revisão pela comunidade do AACR, voltado à expansão da abrangência 462

da serialidade, sendo necessário que se incluísse um novo conceito de publicação seriada, especialmente a publicação que é integrada por natureza1. Como catalogadores, nós já havíamos tratado de alguns tipos de publicações integradas, tais como folhassoltas, mas não estávamos satisfeitos com sua definição, nem com o meio como elas são catalogadas: seriam elas monografias ou publicações seriadas? Agora, com a Internet, devemos nos defrontar com muitos tipos novos de publicações que são integradas: cada ‘versão’ substitui a anterior. Não há fascículos sucessivos. Portanto, um novo termo foi criado para descrever esse fenômeno: Recursos Integrados. Sua definição é: recurso bibliográfico que é adicionado ou mudado por meio de atualizações, que não permanecem isolados e são integrados em um todo. Exemplos de recursos integrados são folhas soltas para atualização e páginas da web. A definição para ‘publicação seriada’ também foi modificada. Uma publicação seriada é um recurso contínuo em algum meio, publicado em uma sucessão de partes, identificadas por designações numéricas ou cronológicas e que não têm data de conclusão predeterminada. Exemplos de publicações seriadoas incluem períódicos, revistas, periódicos eletrônicos, diretórios, relatórios anuais, jornais, boletins informativos de um evento e séries monográficas. Tomados em conjunto, as publicações seriadas e os recursos integrados constituem o conceito de recurso contínuo, que pode ser tratado como um recurso publicado ao longo do tempo sem uma data de conclusão predeterminada. A partir de então, ”recurso continuo” é o termo genérico adotado para os tipos de publicações cobertas pelas ISBDs revisadas. Como resultado, o título do padrão foi modificado de ISBD (S) para ISBD (CR). Embora possam parecer fáceis e naturais, as definições propostas ocuparam muitos meses de negociações entre os três grupos que participam da padronização. Era fundamental obter concordância nestes termos, antes que pudéssemos partir para áreas em que as diferenças eram mais substanciais. A expansão do escopo, visando-se incluir os recursos integrados, introduziu uma série de mudanças. O fato das publicações seriadas e os recursos integrados possuírem características distintivas deixou claro para o Grupo de Trabalho que ambos deveriam ser tratados de maneiras diferentes. Uma área na qual houve extensivas discussões foi sobre o que deveria ser utilizado como base para a descrição das publicações seriadas e dos recursos integrados. 1

Jean Hirons and Crystal Graham, “Issues Related to Seriality,” in The Principles and Future of AACR: Proceedings of the International Conference on the Principles and Future Development of AACR, ed. Jean Weihs (Ottawa: Canadian Library Association, 1998), 180-213.

463

Decidimos que para as publicações seriadas, o uso do primeiro ou o mais antigo fascículo disponível proveria uma descrição estável, desde que as mudanças ocorridas nos fascículos subseqüentes fossem registradas em notas. Esta estabilidade foi considerada benéfica no contexto do compartilhamento (intercâmbio) de registros, como também para a identificação de registros e compatibilização. Entretanto, para os recursos integrados, os conceitos de “primeiro” e “fascículo” não se aplicam, pois mesmo a fonte (o original) que contém o título poderia desaparecer ou ser substituído a cada atualização. O Grupo de Trabalho, então, decidiu que a única abordagem pragmática para os recursos integrados seria basear a descrição na última versão. As discussões do Grupo de Trabalho sobre as bases para a descrição levantaram uma miríade de questões e pontos de vista. Seria potencialmente confuso abrigar duas diferentes abordagens para a descrição dos recursos contínuos? Seria o caso de utilizar, também para as publicações seriadas, a descrição baseada no último fascículo? Isto não somente simplificaria o padrão, eliminando a necessidade de duas provisões distintas para as publicações seriadas e para os recursos intergrados, mas também endereçaria a necessidade expressa por alguns de ter a informação sobre o editor atual expressa no campo Publicação, distribuição etc., ao invés de manter a informação em uma nota. Esta questão, sem dúvida, aparecerá novamente no momento em que o padrão for revisado. Com o benefício da experiência, é mais provável que algumas destas questões sejam mais facilmente tratadas. As outras grandes áreas que demandaram novas abordagens são as práticas complexas e extenuantes de modificação de títulos. A intenção de nosso grupo de trabalho, endossada por outros dois grupos de padronização, foi de reduzir o número de ocasiões onde mudanças de títulos ocorrem e novos registros bibliográficos têm de ser criados. Muitos editores não entendem as razões em que se baseiam as decisões dos catalogadores sobre o que seria uma mudança expressiva de título para aquilo que, para o editor, ainda seria a mesma publicação. Temos ainda de considerar as necessidades dos usuários e como estes abordam os sistemas de recuperação em Centros de Acesso Online Públicos (OPAC). Estas ações buscam a harmonização entre a redução do número de mudanças de títulos, de forma a poupar tempo e esforço, com a necessidade de melhorar o acesso à informação. O Grupo de Trabalho considerou diversos fatores na determinação do que seria uma mudança expressiva de título. Chegamos a contar o número de palavras no início do título e chegamos ao consenso de que as cinco primeiras palavras são as mais importantes na determinação de ocorrência ou não de alteração no título. Analisamos em grande detalhe o impacto do uso de diferentes números de palavras, e também consideramos para este propósito outras línguas que não o Inglês. Quaisqueer que sejam as regras adotadas, estas devem ser apropriadas para títulos em todas as línguas. Estamos desenvolvendo um padrão internacional, e devemos garantir que esta nova ISBD faça sentido para todos os usuários.

464

Embora o Grupo de Trabalho tenha determinado que uma mudança expressiva de título em uma publicação seriada aconteça quando há mudanças nas primeiras cinco palavras deste título, certas exceções foram consideradas, no sentido de reduzir o número de mudanças de títulos e, consequentemente, de novas descrições. A lista do que deve ser considerado como mudanças não expressivas de título, existente na ISBD(S), foi expandida de forma a incluir: a adição, exclusão ou mudança de palavras no título que estejam ligadas a questões de numeração ou seriação; a adição, exclusão ou mudança na ordem das palavras numa lista em qualquer lugar do título, desde que o assunto tenha se mantido o mesmo; e a adição ou exclusão de palavras em qualquer lugar do título que indiquem o tipo de recurso, tais como “periódico” ou “newsletter”. Finalmente, uma nova provisão foi feita para intruir aos catalogadores a não criar novas descrições se houver alguma dúvida sobre se a mudança do título foi expressiva ou não. De todas as areas sob revisão, o alinhamento das regras de mudanças de títulos pelas comunidades AACR, ISBD(S) e ISSN é, talvez, o mais importante. A harmonização desta área representa um ganho significativo e importante que resultará em muitos benefícios para a cooperação internacional, intercâmbio de registros e, com certeza, redução de custos. Título principal e título uniforme como indicadores para a determinação de mudanças expressivas A idéia de ter uma abordagem consensual para a identificação única dos títulos das publicações seriadas surgiu no princípio de nossas discussões, como uma necessidade de eliminar a confusão e ambigüidades causadas pela existência, num único registro, tanto do título principal quanto do título uniforme, e também como uma forma de prover um indicador para determinação da ocorrência de uma mudança expressiva no título. Criamos até mesmo um nome para este conceito: International Standards Serial Title, ou ISST. A idéia surgiu inicialmente quando alguns colegas criativos, que acreditavam que deveria haver uma forma melhor de identificar unicamente o título de uma publicação seriada, chegaram a um consenso de que esta forma deveria ser independente de qualquer código ou rede de catalogação nacional específico. O ISST substituiria o título principal presente nas redes de ISSN e na ISBD(S), e a maioria dos títulos uniformes seriam estabelecidos de acordo com as regras da AACR. O ISST, em conjunto com o número ISSN, serviria como o identificador principal para um recurso contínuo, e serviria também como critério para a determinação de quando uma mudança de título vai demandar um novo registro bibliográfico. Embora esta proposta possua muitos méritos, ela também traz algumas implicações que demandam uma análise cuidadosa. A diferença entre os qualificadores de título principal e título uniforme não são insignificantes e algum alinhamento demandará 465

concessões. Muitas vezes, os qualificadores são nomes de organizações, o que levanta a questão de haver diferentes regras para o estabelecimento das autoridades para os nomes de organizações. Esta questão, por sua complexidade, foi deixada para adiante como “coisas a serem consideradas no futuro”. Se todos os comentários e considerações dos membros do Grupo de Trabalho e da comunidade da IFLA fossem incorporados, nunca produziríamos um documento de padronização substancial. O processo de revisão pode ser interminável, na medida em que novas terminologias e exemplos são propostos, assim como novas técnicas para editoração e comunicação são desenvolvidas. Os revisores, assim como os “pioneiros”, têm que lidar não somente com os novos tipos de padrões de publicações, novas definições, novas interfaces em terminais públicos, mas também com os requerimentos de compatibilidade retroativa com a ISBD para publicações monográficas, que estão sendo revistas concomitantemente. Quase simultaneamente somos instados a incorporar as características “opcionais” e “mandatórias” do impactante estudo da IFLA sobre os Functional Requirements for Bibliographic Records2 [nota de rodapé número ii] e utilizar sua cuidadosamente escolhida terminologia em todo o escopo da ISBD (CR). Se tudo isto ainda não for suficiente, adicione o fato de que nosso objetivo inicial era alinhar a ISBD (CR) com o trabalho de revisão que está sendo feito concomitantemente pelas comunidades da AACR e ISSN. Entretanto, devemos estar trabalhando sob o “signo da sorte”. Surpreendentemente, através de grande esforço, dedicação e firme propósito, da parte de todos os membros, não somente da IFLA, mas também da comunidade AACR, representada pelo Joint Steering Committee e os especialistas do ISSN, a ISBD (CR) foi publicado, o novo capítulo 12 do AACR que cobre os recursos contínuos está agendado para ser lançado em breve, e o manual do ISSN que foi revisado. Os benefícios desse alinhamento de padrões que foram lançados quase simultaneamente, para as bibliotecas e usuários, são tremendos: 1. Há um aumento das oportunidades para o compartilhamento de registros nacionais e internacionais, o que, por sua vez, reduz os custos de catalogação (por exemplo, os custos de catalogação original versus catalogação derivada). 2. Há um aumento potencial para atividades e projetos de cooperação internacional (por exemplo, a criação de listas de união). 3. Abre-se a possibilidade para a responsabilidade compartilhada para a manutenção continuada dos padrões para publicações seriadas, e possibilidades para resolução de problemas de forma conjunta. 4. Desde que a Internet promoveu acesso universal para os catálogos de bibliotecas, e existência de um único conjunto de regras para descrever as publi-

2

IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic Records. Functional Requirements for Bibliographic Records: Final Report (München: K. G. Saur, 1998).

466

cações seriadas nestes catálogos poderá eliminar motivos de confusão para os usuários e catalogadores, no sentido de identificar e localizar materiais. 5. E, finalmente, agências bibliográficas nacionais poderão utilizar um único registro em seus catálogos para as bibliotecas nacionais e para os relatórios de registros no ISSN. Hoje em dia, algumas agências bibliográficas nacionais usam dois registros (um para seus catálogos que servem às bibliotecas nacionais e outro para os relatórios de registros no ISSN); enquanto algumas outras instituições usam seus registros nacionais para os relatórios de registro no ISSN, violando assim algumas das determinações das regras ISSN de catalogação. Há vários benefícios reais e tangíveis da harmonização para os catalogadores, usuários e administradores de bibliotecas. A crença de que o trabalho de padronização é de importância vital, de que a profissão do bibliotecário está na vanguarda da busca por formas criativas de gerenciar informação, e o trabalho conjunto nos níveis nacional e internacional de forma a obter consenso são motivos de grande orgulho.

467

Statement of Principles Adopted by The International Conference on Cataloguing Principles Paris, October 1961

1. Scope of Statement The principles here stated apply only to the choice and form of headings and entry words – i.e. to the principal elements determining the order of entries – in catalogues of printed books1 in which entries under authors’ names and, where these are inappropriate or insufficient, under the titles of works are combined in one alphabetical sequence. They are framed with special reference to catalogues enumerating the contents of large general libraries: but their application to the catalogues of other libraries and to other alphabetical lists of books is also recommended, with such modifications as may be required by the purposes of these catalogues and lists. 2. Functions of the Catalogue The catalogue should be an efficient instrument for ascertaining 2.1 whether the library contains a particular book specified by (a) its author and title, or (b) if the author is not named in the book, its title alone, or (c) if author and title are inappropriate or insufficient for identification, a suitable substitute for the title; and 2.2 (a) which works by a particular author and (b) which editions of a particular work are in the library. 3. Structure of the Catalogue To discharge these functions the catalogue should contain 3.1 at least one entry for each book catalogued, and 3.2

1

more than one entry relating to any book, whenever this is necessary in the interests of the user or because of the characteristics of the book – for example: 3.21 when the author is known by more than one name or form of name, or

In this Statement, the word “book” should be taken to include other library materials having similar characteristics.

468

3.22 3.23 3.24 3.25

when the author’s name has been ascertained but is not on the titlepage of the book, or when several authors or collaborators have shared in the creation of the book, or when the book is attributed to various authors, or when the book contains a work known by various titles.

4. Kinds of Entry Entries may be of the following kinds: main entries, added entries and references. 4.1

One entry for each book – the main entry – must be a full entry, giving all the particulars necessary for identifying the book. Other entries may be either added entries (i.e. additional entries, based on the main entry and repeating under other headings information given in it) or references (which direct the reader to another place in the catalogue).

5. Use of Multiple Entries The two functions of the catalogue (see 2.1 and 2.2) are most effectively discharged by 5.1 an entry for each book under a heading derived from the author’s name or from the title as printed in the book, and 5.2 when variant forms of the author’s name or of the title occur, an entry for each book under a uniform heading, consisting of one particular form of the author’s name or one particular title, or, for books not identified by author or title, a uniform heading consisting of a suitable substitute for the title, and 5.3 appropriate added entries and/or references. 6. Function of Different Kinds of Entry 6.1

6.2

2

3

The main entry for works entered under author’s names should normally be made under a uniform heading. The main entry for works entered under title may be either under the title as printed in the book, with an added entry under a uniform title, or under a uniform title, with added entries or references under the other titles. The latter practice is recommended for the cataloguing of well known works, especially those known by conventional titles (see 11.3)2 Entries under other names or forms of name for the same author should normally take the form of references; but added entries may be used in special cases.3

The principles established for treatment of works entered under title may be followed also in arranging entries under any particular author heading. e.g. when a particular group of works is associated with a particular name.

469

6.3

6.4

Entries under other titles for the same work should normally take the form of added entries; but references may be used when a reference can replace a number of added entries under one heading.4 Added entries (or in appropriate cases references) should also be made under the names of joint-authors, collaborators, etc., and under the titles of works having their main entry under an author’s name, when the title is an important alternative means of identification.

7. Choice of Uniform Heading The uniform heading should normally be the most frequently used name (or form of name) or title appearing in editions of the works catalogued or in references to them by accepted authorities. 7.1 When editions have appeared in several languages, preference should in general be given to a heading based on editions in the original language; but if this language is not normally used in the catalogue, the heading may be derived from editions and references in one of the languages normally used there. 8. Single Personal Author 8.1

8.2

The main entry for every edition of a work ascertained to be by a single personal author should be made under the author’s name. An added entry or reference should be made under the title or each edition in which the author’s name is not stated on the title-page. The uniform heading should be the name by which the author is most frequently identified in editions of his works,5 in the fullest form commonly appearing there, except that 8.21 another name or form of name should be taken as the uniform heading if it has become established in general usage either in references to the author in biographical, historical and literary works, or in relation to his public activities other than authorship; 8.22 a further identifying characteristic should be added, if necessary, to distinguish the author from others of the same name.

9. Entry under Corporate Bodies 9.1

4 5

The main entry for a work should be made under the name of a corporate body (i.e. any institution, organized body or assembly of persons known by a corporate or collective name), 9.11 when the work is by its nature necessarily the expression of the collective thought or activity of the corporate body,6 even if signed by a

e.g. when a particular variant title has been used in a number of editions. Subject to section 7.1

470

9.2

9.3

9.4

9.5

9.6

6

7

8

person in the capacity of an officer or servant of the corporate body, or 9.12 when the wording of the title or title-page, taken in conjunction with the nature of the work, clearly implies that the corporate body is collectively responsible for the content of the work.7 In other cases, when a corporate body has performed a function (such as that of an editor) subsidiary to the function of the author, an added entry should be made under the name of the corporate body. In doubtful cases, the main entry may be made either under the name of the corporate body or under the title or the name of the personal author, with an added entry in either case under the alternative not chosen for the main entry. The uniform heading for works entered under the name of a corporate body should be the name by which the body is most frequently identified in its publications, except that 9.41 if variant forms of the name are frequently found in the publications, the uniform heading should be the official form of the name; 9.42 if there are official names in several languages, the heading should be the name in whichever of these languages is best adapted to the needs of the users of the catalogue; 9.43 if the corporate body is generally known by a conventional name, this conventional name (in one of the languages normally used in the catalogue) should be the uniform heading; 9.44 for states and other territorial authorities the uniform heading should be the currently used form of the name of the territory concerned in the language best adapted to the needs of the users of the catalogue; 9.45 if the corporate body has used in successive periods different names which cannot be regarded as minor variations of one name, the heading for each work should be the name at the time of its publication, the different names being connected by references;8 9.46 a further identifying characteristic should be added, if necessary, to distinguish the corporate body from others of the same name. Constitutions, laws and treaties, and certain other works having similar characteristics, should be entered under the name of the appropriate state or other territorial authority, with formal or conventional titles indicating the nature of the material. Added entries for the actual titles should be made as needed. A work of a corporate body which is subordinate to a superior body should be entered under the name of the subordinate body, except that

e.g. official reports, rules and regulations, manifestoes, programmes and records of the results of collective work. e.g. serials whose titles consist of a generic term (Bulletin, Transactions, etc.) preceded or followed by the name of a corporate body, and which include some account of the activities of the body. It is a permissible alternative, when it is certain that the successive names denote the same body, to assemble all the entries under the latest name with references from the other names.

471

9.61

9.62

if this name itself implies subordination or subordinate function, or is insufficient to identify the subordinate body, the heading should be the name of the superior body with the name of the subordinate body as a subheading; if the subordinate body is an administrative, judicial or legislative organ of a government, the heading should be the name of the appropriate state or other territorial authority with the name of the organ as a subheading.

10. Multiple Authorship When two or more authors9 have shared in the creation of a work, 10.1 if one author is represented in the book as the principal author, the others playing a subordinate or auxiliary role, the main entry for the work should be made under the name of the principal author; 10.2 if no author is represented as the principal author, the main entry should be made under 10.21 the author named first on the title-page, if the number of authors is two or three, added entries being made under the name(s) of the other author(s); 10.22 the title of the work, if the number of authors is more than three, added entries being made under the author named first in the book and under as many other authors as may appear necessary. 10.3 Collections10 The main entry for a collection consisting of independent works or parts of works by different authors should be made 10.31 under the title of the collection, if it has a collective title; 10.32 under the name of the author, or under the title, of the first work in the collection, if there is no collective title 10.33 in both cases, an added entry should be made under the name of the compiler (i.e. the person responsible for assembling from various sources the material in the collection) if known.

9

10

In this section the word “author” is used to include a corporate body under whose name entries are made (see section 9). A large minority of the Conference did not accept the text of 10.3 but favoured the following alternative text: 10.3 The main entry for a collection consisting of independent works or parts of works by different authors should be made 10.31 when the collection has a collective title 10.311 under the name of the compiler (i.e. the person responsible for assembling from various sources the material in the collection) if he is named on the title-page; 10.312 under the title of the collection if the compiler is not named on the title-page; 10.32 when the collection has no collective title, under the name of the author, or under the title, of the first work in the collection. 10.33 An added entry should always be made under the name of the compiler (if known), when not chosen as heading for the main entry; and under the title, if the main entry is under the compiler.

472

10.34 Exception: if the name of the compiler appears prominently on the titlepage, the main entry may be made under the name of the compiler, with an added entry under the title. 10.4 If successive parts of a work are attributed to different authors, the main entry should be made under the author of the first part. 11. Works Entered under Title 11.1 Works having their main entry under the title are 11.11 works whose authors have not been ascertained; 11.12 works by more than three authors, none of whom is principal author (see 10.22); 11.13 collections of independent works or parts of works, by different authors, published with a collective title; 11.14 works (including serials and periodicals) known primarily or conventionally by title rather than by the name of the author. 11.2 An added entry or reference should be made under the title for 11.21 anonymous editions of works whose authors have been ascertained; 11.22 works having their main entry under the name of the author, when the title is an important alternative means of identification; 11.23 works whose main entry is made under the name of a corporate body, but which have distinctive titles not including the name of the corporate body; 11.24 collections whose main entry is made exceptionally under the compiler. 11.3 The uniform heading (for main or added entries, see 6.1) for works entered under title should be the original title or the title most frequently used in editions of the work,11 except that 11.31 if the work is generally known by a conventional title, the uniform heading should be the conventional title. 11.4 The uniform heading for works of which successive parts or volumes bear different titles should be the title of the first part, unless the majority of the parts of volumes bear another title. 11.5 When a serial publication is issued successively under different titles, a main entry should be made under each title for the series of issues bearing that title, with indication of at least the immediately preceding and succeeding titles. For each such series of issues, an added entry may be made under one selected title.12 If however, the variations in title are only slight, the most frequently used form may be adopted as a uniform heading for all issues.

11 12

Subject to Section 7.1 If it is desired to collect information about the serial publication as a whole in one place in the catalogue.

473

11.6 Multi-lateral international treaties and conventions and certain other categories of publications issued with non-distinctive titles may be entered under a uniform conventional heading chosen to reflect the form of the work.13 12. Entry Word for Personal Names When the name of a personal author consists of several words, the choice of entry word is determined so far as possible by agreed usage in the country of which the author is a citizen, or, if this is not possible, by agreed usage in the language which he generally uses.

13

If it is desired to group these publications in one place in the catalogue.

474

« Principes de Paris » adoptés par la Conférence internationale sur les Principes de catalogage Paris, Octobre 1961 traduits de l’anglais par la Bibliothèque nationale de France

1. Champ d’application des principes Les principes exposés ici, concernent uniquement le choix et la forme de la vedette et l’élément d’entrée – c’est-à-dire les principaux éléments qui déterminent le classement des notices – dans les catalogues de livres imprimés 1 dans lesquels les notices sous les noms d’auteurs et, si cela s’avère inapproprié ou insuffisant, sous les titres des œuvres, sont organisées en une seule séquence alphabétique. Ces principes sont structurés particulièrement pour les catalogues des collections de grandes bibliothèques générales : mais leur application aux catalogues d’autres bibliothèques et à d’autres listes alphabétiques de livres est également recommandée, avec les adaptations éventuellement nécessaires. 2. Les fonctions du catalogue Le catalogue doit permettre de savoir : 2.1 si la bibliothèque possède un livre particulier identifié par a) son auteur, ou b) son titre seul si l’auteur n’est pas cité dans le livre, ou c) un substitut approprié du titre si ni l’auteur ni le titre ne permette une identification, et 2.2 (a) quelles sont les œuvres d’un auteur donné et (b) quelles sont les éditions d’une œuvre donnée qui sont dans la bibliothèque. 3. Structure du catalogue Pour remplir ces fonctions le catalogue doit contenir : 3.1 au moins une notice pour chaque livre catalogué, et 3.2 plus d’une notice pour chaque livre, chaque fois que cela est rendu nécessaire par les besoins de l’usager ou par les caractéristiques du livre – par exemple : 3.2.1 quand l’auteur est connu sous plusieurs noms ou sous plusieurs formes de son nom, ou

1

Dans cet exposé, le terme « livre » est utilisé pour l’ensemble des documents du catalogue ayant les mêmes caractéristiques.

475

3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5

quand le nom de l’auteur a été identifié mais qu’il ne figure pas sur la page de titre du livre, ou quand plusieurs auteurs ou collaborateurs interviennent dans la création d’un livre, ou quand le livre est attribué à plusieurs auteurs, ou quand le livre contient une œuvre connue sous différents titres.

4. Types de notices Les notices doivent suivre la typologie suivante : notices principales, notices secondaires et notices de renvoi. 4.1 Une seule notice par livre – la notice principale – doit être une notice complète, donnant toutes les indications nécessaires à l’identification du livre. Les autres notices peuvent être soit des notices secondaires (c’est-à-dire des notices supplémentaires, basées sur la notice principale et répétant sous les autres vedettes l’information donnée dans cette notice principale) soit des notices de renvoi (qui orientent le lecteur vers un autre endroit dans le catalogue). 5. Utilisation de notices multiples Les deux fonctions du catalogue (voir 2.1. et 2.2.) sont plus facilement remplies si on établit 5.1 une notice pour chaque livre sous une vedette dérivée du nom de l’auteur ou du titre tel qu’imprimé sur le livre, et 5.2 quand il y a plusieurs formes du nom de l’auteur ou du titre, une notice pour chaque livre sous une vedette uniforme, consistant en une unique forme du nom de l’auteur ou du titre, ou, pour les livres qui ne sont pas identifiés par un auteur ou un titre, sous une vedette uniforme consistant en un substitut approprié du titre, et 5.3 des notices secondaires et/ou des renvois appropriés. 6. Fonctions des différents types de notices 6.1

2

La notice principale pour une œuvre entrée sous un nom d’auteur doit normalement être faite sous une vedette uniforme. La notice principale pour une œuvre entrée sous un titre peut être faite soit sous le titre tel qu’il est imprimé dans le livre, avec une notice secondaire faite sous un titre uniforme, soit sous un titre uniforme, avec des notices secondaires ou des notices de renvoi faites sous les autres titres. Cette dernière pratique est recommandée pour le catalogage des œuvres très connues, en particulier pour celles connues par des titres conventionnels (voir 11.3).2

Les principes établis pour le traitement des œuvres entrées sous un titre peuvent aussi être suivis pour le classement des entrées sous n’importe quelle vedette auteur particulière.

476

6.2

6.3

6.4

Les notices faites sous d’autres noms ou d’autres formes du nom du même auteur doivent normalement être des notices de renvoi, mais des notices secondaires peuvent être établies dans certains cas.3 Les notices faites sous d’autres titres pour la même œuvre doivent normalement être des notices secondaires, mais des notices de renvoi peuvent être établies quand une notice de renvoi permet de remplacer sous une seule vedette un grand nombre de notices secondaires.4 Les notices secondaires (ou dans certains cas les notices de renvoi) doivent être faites sous les noms des co-auteurs, des collaborateurs, etc., et sous les titres des œuvres ayant leur notice principale sous un nom d’auteur, quand le titre est un autre moyen important d’identification.

7. Choix de la vedette uniforme La vedette uniforme doit normalement être le nom (ou la forme du nom) le plus fréquemment utilisé ou le titre apparaissant dans les éditions des œuvres cataloguées ou dans les ouvrages de référence qui leur sont consacrés par les autorités compétentes. 7.1 Quand des éditions ont paru dans différentes langues, on doit en général donner la préférence à une vedette basée sur les éditions dans la langue originale, mais si cette langue n’est pas normalement utilisée dans le catalogue, la vedette peut être dérivée des éditions et des ouvrages de référence dans l’une des langues normalement utilisées dans le catalogue. 8. Un seul auteur personne physique 8.1

8.2

3 4 5

La notice principale pour chaque édition d’une œuvre reconnue comme étant celle d’un seul auteur personne physique doit être faite sous le nom de l’auteur. Une notice secondaire ou une notice de renvoi doit être faite sous le titre de chaque édition dans laquelle le nom de l’auteur ne figure pas sur la page de titre. La vedette uniforme doit être le nom sous lequel l’auteur est le plus fréquemment identifié dans les éditions de ses œuvres5, dans la forme la plus complète apparaissant sur ses oeuvres, à part le fait que 8.2.1 un autre nom ou une autre forme du nom doit être pris comme vedette uniforme si elle est devenue d’usage courant soit dans les oeuvres littéraires, historiques ou biographiques faisant référence à l’auteur, soit en lien avec ses autres activités publiques ; 8.2.2 un élément d’identification supplémentaire doit être ajouté, quand c’est nécessaire, pour distinguer l’auteur des autres auteurs portant le même nom.

Par exemple quand un ensemble particulier d’œuvres est associé à un nom particulier. Par exemple quand une variante de titre particulière a été utilisée dans un grand nombre d’éditions. Ce qui fait l’objet de la Section §7.1

477

9. Notices sous les collectivités 9.1

6

7

La notice principale pour une œuvre doit être faite sous le nom d’une collectivité (c’est-à-dire n’importe quelle institution, corps organisé ou assemblée de personnes connue sous un nom collectif), 9.1.1 quand l’œuvre est de par sa nature même l’expression d’une pensée ou d’une activité collective6 même si elle est signée par une personne dans la capacité de directeur ou d’agent de cette collectivité, ou 9.1.2 quand la formulation du titre ou de la page de titre, examinée conjointement avec la nature de l’œuvre, laisse clairement entendre que le corps constitué est collectivement responsable du contenu de l’œuvre.7 9.2 Dans les autres cas, quand une collectivité une fonction secondaire par rapport à celle d’auteur (comme par exemple celle d’éditeur scientifique), une notice secondaire doit être faite sous le nom de la collectivité. 9.3 Dans les cas douteux, la notice principale peut être faite soit sous le nom de la collectivité soit sous le titre ou le nom de la personne physique, avec une notice secondaire dans chaque cas sous l’entrée qui n’a pas été choisi pour la notice principale. 9.4 La vedette uniforme pour les œuvres entrées sous le nom d’une collectivité doit être le nom sous lequel la collectivité est la plus fréquemment identifiée dans ses publications, à part le fait que 9.4.1 si différentes formes du nom sont fréquemment trouvées dans les publications, la vedette uniforme doit être la forme officielle du nom ; 9.4.2 s’il y a des noms officiels dans plusieurs langues, la vedette doit être dans celle de ces langues la mieux adaptée aux besoins des utilisateurs du catalogue ; 9.4.3 si la collectivité est généralement connue sous un nom conventionnel, ce nom conventionnel (dans l’une des langues normalement utilisées dans le catalogue) doit être la vedette uniforme ; 9.4.4 pour les Etats et les autres autorités territoriales la vedette uniforme doit être la forme du nom du territoire concerné la plus souvent utilisée dans la langue la mieux adaptée aux besoins des utilisateurs du catalogue ; 9.4.5 si la collectivité a utilisé successivement différents noms, qui ne peuvent être assimilés à des changements mineurs d’un même nom, la vedette pour chaque œuvre doit être le nom utilisé au moment où

Par exemple : rapports officiels, règlements, manifestes, programmes de travail et comptes rendus des résultats. Par exemple : les publications en série dont le titre est constitue [sic] d’un terme génériques (Bulletin, Transactions, etc.) précédé ou suivi du nom d’une collectivité, et qui contiennent des rapports d’activité de l’organisme.

478

9.5

9.6

cette œuvre a été publiée, les différents noms étant reliés entre eux par des renvois8 ; 9.4.6 un élément d’identification supplémentaire doit être ajouté, quand c’est nécessaire, pour distinguer la collectivité des autres collectivités portant le même nom. Les constitutions, les lois et les traités, et certaines autres œuvres ayant les mêmes caractéristiques, doivent être entrés sous le nom de l’Etat ou d’une autre autorité territoriale appropriée, avec des titres de forme ou des titres conventionnels indiquant la nature du document. Des notices supplémentaires pour les vrais titres doivent être faites autant que de besoin. L’œuvre d’une collectivité subordonnée à une collectivité de niveau supérieur doit être entrée sous le nom de la collectivité subordonnée, sauf 9.6.1 si le nom lui-même implique une subordination ou une fonction de subordination, ou s’il est insuffisant pour identifier la collectivité subordonnée, la vedette doit être le nom de la collectivité de niveau supérieur avec en sous-vedette le nom de la collectivité subordonnée ; 9.6.2 si la collectivité subordonnée est un organe administratif, judiciaire ou législatif d’un gouvernement, la vedette doit être le nom de l’Etat ou d’une autre autorité territoriale appropriée avec en sous-vedette le nom de l’organe.

10. Auteurs multiples Quand deux auteurs9 ou plus se sont partagés la création d’une œuvre, 10.1 si un seul auteur se présente dans le livre comme étant l’auteur principal, les autres jouant un rôle subordonné ou auxiliaire, la notice principale pour l’œuvre doit être faite sous le nom de l’auteur principal ; 10.2 si aucun auteur ne se présente comme étant l’auteur principal, la notice principale doit être faite sous 10.2.1 l’auteur cité en premier sur la page de titre, si le nombre des auteurs est de deux ou trois, des notices secondaires étant faites sous le nom de l’autre ou des autres auteurs ; 10.2.2 le titre de l’œuvre, si le nombre des auteurs est supérieur à trois, des notices secondaires étant faites sous l’auteur cité en premier dans le livre et sous autant d’autres auteurs qu’il paraît nécessaire. 10.3 Œuvres dérivées [anthologies, etc.].10 8

9

10

Il est aussi permis, quand on est sûr que les noms successifs désignent la même collectivité, de rassembler toutes les notices sous le dernier nom et de faire des renvois à partir des autres noms. Dans cette section le mot « auteur » couvre aussi une collectivité sous le nom de laquelle sont faites des notices (voir section 9). Une forte minorité des participants à la Conférence n’a pas accepté le texte du §10.3 mais a préféré l’alternative exprimée au §10.3 [Texte minoritaire] ci-dessous : 10.3 La notice principale pour une œuvre dérivée constituée d’œuvres ou de parties d’œuvres indépendantes ayant différents auteurs doit être faite 10.3.1 si l’œuvre dérivée a un titre collectif

479

La notice principale pour une œuvre dérivée constituée d’œuvres ou de parties d’œuvres indépendantes ayant différents auteurs doit être faite 10.3.1 sous le titre de l’œuvre dérivée, si elle a un titre collectif ; 10.3.2 sous le nom de l’auteur, ou sous le titre, de la première œuvre figurant dans l’œuvre dérivée, s’il n’y a pas de titre collectif 10.3.3 dans les deux cas, une notice secondaire doit être faite sous le nom du compilateur (c’est-à-dire la personne qui, à partir de différentes sources, a rassemblé le contenu de l’œuvre dérivée) s’il est connu. 10.3.4 Exception: si le nom du compilateur est mis en valeur sur la page de titre, la notice principale peut être faite sous le nom du compilateur, avec une notice secondaire sous le titre. 10.4 Si les parties successives d’une œuvre sont attribuées à différents auteurs, la notice principale doit être faite sous l’auteur de la première partie. 11. Œuvres entrées sous le titre 11.1 Les œuvres ayant leur notice principale sous le titre sont 11.1.1 les œuvres dont les auteurs sont présumés ; 11.1.2 les œuvres ayant plus de 3 auteurs, aucun n’étant l’auteur principal (voir 10.22) ; 11.1.3 les œuvres dérivées contenant des œuvres indépendantes ou des parties d’œuvres de différents auteurs, publiées sous un titre collectif ; 11.1.4 les œuvres (y compris les publications en série et les périodiques) connues principalement ou par convention par le titre plutôt que par le nom de l’auteur 11.2 Une notice secondaire doit être faite sous le titre pour 11.2.1 les éditions anonymes des œuvres dont les auteurs sont présumés ; 11.2.2 les œuvres ayant leur notice principale sous le nom de l’auteur, quand le titre est un autre moyen important d’identification ; 11.2.3 les œuvres dont la notice principale est faite sous le nom d’une collectivité, mais qui ont des titres distinctifs qui n’incluent pas le nom de la collectivité ; 11.2.4 les œuvres dérivées dont la notice principale est exceptionnellement faite sous le compilateur. 11.3 La vedette uniforme (pour les notices principales et secondaires, voir 6.1) pour les œuvres entrées sous un titre doit être le titre original ou le titre le plus fréquemment utilisé dans les éditions de l’œuvre11, sauf si

11

10.311 sous le nom du compilateur (c’est-à-dire la personne qui, à partir de différentes sources, a rassemblé le contenu de l’œuvre dérivée) s’il apparaît sur la page de titre ; 10.312 sous le titre de l’œuvre dérivée si le compilateur n’apparaît pas sur la page de titre ; 10.3.2 si l’œuvre dérivée n’a pas de titre collectif, sous le nom de l’auteur, ou sous le titre, de la première œuvre figurant dans l’œuvre dérivée. 10.3.3 Une entrée secondaire doit toujours être faite sous le nom du compilateur (s’il est connu), quand il n’a pas été choisi comme vedette de la notice principale ; et sous le titre si la notice principale est sous le compilateur. Ce qui fait l’objet de la Section §7.1

480

11.3.1 si l’œuvre est généralement connue sous un titre conventionnel, la vedette uniforme doit être le titre conventionnel. 11.4 La vedette uniforme pour les œuvres dont les parties ou volumes successifs portent des titres différents doit être le titre de la première partie, à moins que la majorité des parties ou des volumes porte un autre titre. 11.5 Quand une publication en série est publiée sous des titres successifs, une notice principale doit être faite sous chacun des titres pour les livraisons portant ce titre, avec mention au moins des titres immédiatement précédant et suivant. Pour chaque lot de livraisons de ce type, une notice secondaire doit être faite sous un seul titre retenu12. Si cependant, les changements du titre sont mineurs, la forme la plus fréquemment utilisée peut être adoptée comme vedette uniforme pour toutes les livraisons. 11.6 Les traités internationaux multilatéraux, les conventions et quelques autres catégories de publications édités sous des titres non distinctifs peuvent être entrés sous une vedette uniforme conventionnelle choisie pour refléter la forme de l’œuvre.13 12. Elément d’entrée pour les noms de personne Quand le nom d’un auteur personne physique est constitué de plusieurs mots, le choix de l’élément d’entrée est déterminé autant que faire se peut par l’usage courant dans chaque pays dont l’auteur est citoyen, ou, si cela n’est pas possible, par l’usage courant dans la langue qu’il utilise le plus souvent.

12

13

Si l’on souhaite rassembler à un seul endroit dans le catalogue l’information sur la publication en série formant un tout. Si l’on souhaite rassembler ces publications à un seul endroit dans le catalogue.

481

Exposição dos princípios adotados pelaconferência internacional sôbre princípios de catalogação* Paris, outubro de 1961

1 Alcance dos Princípios Os princípios aqui formulados se aplicam unicamente à escolha e forma de cabeçalhos e palavras de entrada, isto é, aos principais elementos que determinam a ordem das entradas nos catálogos de livros impressos1 dos nomes dos autores e, quando estas são insuficientes ou inadequadas serão adotados pelos títulos das obras numa única seqüência alfabética. No estabelecimento desses princípios foram particularmente consideradas às grandes bibliotecas gerais, mas sua aplicação aos catálogos de outras bibliotecas e listas alfabéticas de livros também se recomenda, com as modificações exigidas pelas finalidades desses catálogos ou listas. 2 Funções do Catálogo O catálogo deve ser um instrumento eficiente para determinar: 2.1 se a biblioteca contém determinado livro caracterizado por a) seu autor e título, ou b) se o autor não figura no livro, somente o seu título, ou c) um substituto apropriado quando tanto o autor como o título são in adequados ou insuficientes para identificação. 2.2 a) obras de um determinado autor existem e, b) edições de uma determinada obra que exista na biblioteca. 3 Estrutura do Catálogo Para cumprir essas funções o catálogo deve conter: 3.1 no mínimo uma entrada para cada livro catalogado, e 3.2 mais de uma entrada para cada livro, sempre que necessário para o interesse dos leitores ou porque as características do livro o exijam, como por exemplo: 3.21 quando o autor é conhecido sob mais de um nome ou forma do nome, ou *

1

(Tradução feita pela Bibliotecária Maria Luiza Monteiro da Cunha da Universidade de São Paulo – USP após participação na Conferência Internacional sobre Princípios de Catalogação realizada em Paris, 1961. Revisão efetuada em julho 2007 pela Bibliotecária Marcia Rosetto, Presidente da Federação Brasileira de, Associações de Bibliotecários, Cientistas da Informação e Instituições – FEBAB) Nesse princípio (ou nessa afirmação), a palavra “livro” deve ser considerada no sentido de incluir outros tipos de materiais da biblioteca que apresentam características semelhantes.

482

3.22 3.23 3.24 3.25

quando o nome do autor foi identificado mas não figura na página de rosto do livro, ou quando vários autores ou colaboradores contribuíram para a produção do livro, ou quando o livro é atribuído a diversos autores, ou quando o livro contem uma obra conhecida sob vários títulos.

4 Tipos de Entradas As entradas podem ser: principiais, secundárias, e remissivas. 4.1 Uma entrada para cada livro – a entrada principal – deve ser uma entrada completa com todos as particularidades necessárias para a identificação da obra. Outras entradas podem ser feitas sob a forma de entradas secundárias (isto é, entradas adicionais baseadas na entrada principal e repetindo outras informações sob outros cabeçalhos contidos no item), ou remissivas (que orientam o leitor levando-o a outros itens no catálogo). 5 Uso de Entradas Múltiplas As duas funções do catálogo (ver 2.1 e 2.2) são mais eficientemente executadas por meio 5.1 de uma entrada para cada livro sob um cabeçalho derivado do nome do autor ou do título tal como impresso no livro, e 5.2 quando ocorrem formas variantes de nome do autor ou do título, por uma entrada para cada livro sob um cabeçalho uniforme, constituído por determinada forma do nome do autor ou determinado título, ou, no caso de livros não identificados pelo autor ou pelo título, por um cabeçalho uniforme constituído por um subtítulo adequado do título, e 5.3 entradas secundárias e/ou remissivas adequadas. 6 Função dos Diferentes Tipos de Entrada 6.1

6.2

2

3

A entrada principal para obras catalogadas pelos nomes dos autores deve ser um cabeçalho uniforme. A entrada principal das obras catalogadas pelo título pode ser o título tal como impresso no livro, com uma entrada secundária sob um título uniforme ou um título uniforme, com entradas secundárias ou remissivas para outros títulos. Esta última prática é recomendada para a catalogação de obras muito conhecidas, especialmente aquelas conhecidas por títulos convencionais (ver 11.3)2. Entradas sob outros nomes ou formas de nome para um mesmo autor devem, em geral, ter a forma de remissivas; todavia, entradas secundárias podem ser adotadas em casos especiais3.

Os princípios estabelecidos para o tratamento de obras entradas pelo título devem ser seguidos também para o arranjo de entradas sob qualquer cabeçalho específico de autor. i.e. quando um grupo específico de obras está associado a um nome específico.

483

6.3

6.4

Entradas sob outros títulos para a mesma obra devem em geral ser entradas secundárias; entretanto, remissivas podem ser usadas quando uma referência pode substituir um número de entradas secundárias sob um só cabeçalho4. Entradas secundárias (ou, em casos apropriados, remissivas) deveriam ser feitas sob nomes de co-autores, colaboradores, etc., e sob títulos de obras cuja entrada principal é o nome do autor, quando o título é uma alternativa importante para identificação.

7 Escolha de Cabeçalho Uniforme O cabeçalho uniforme deve ser em geral o nome mais frequentemente usado (ou a forma do nome) ou o título que mais frequentemente figura em edições das obras catalogadas ou em referências a seu respeito encontradas em fontes autorizadas. 7.1 Quando há edições em várias línguas,deve ser preferido um cabeçalho baseado na língua original; entretanto, se essa língua não for usualmente empregada no catálogo, o cabeçalho poderá ser de acordo com edições e referência em uma das línguas utilizadas no catálogo. 8 Autor Individual 8.1

8.2

A entrada principal de cada edição de uma obra identificada como sendo de autoria de uma só pessoa deve ser o nome do autor individual. Faz-se uma entrada secundária ou uma remissiva sob o título de cada edição na qual o nome do autor não figure na página de rosto. O cabeçalho uniforme deve ser o nome pelo qual o autor é frequentemente identificado nas edições de suas obras,5 na forma corrente e mais completa sob a qual comumente apareça, salvo nos casos seguintes: 8.21 um outro nome ou forma de nome poderá ser usado como cabeçalho uniforme desde que se tenha consagrado pelo uso geral quer em referências feitas ao autor em obras biográficas, históricas ou literárias, quer em relação com suas atividades públicas distintas das que tem como autor. 8.22 uma característica para identificação suplementar deverá ser acrescentada, caso necessário, para distinguir o autor de outros que tenham o mesmo nome.

9 Entrada de Entidades Coletivas 9.1

4 5

A entrada principal de uma obra deve ser o nome da entidade coletiva (isto é, uma instituição, entidade constituída ou assembléia de pessoas conhecida por um nome corporativo ou coletivo).

i.e. quando um título variante específico tem sido usado em várias edições. Submetido à seção 7.1.

484

9.11

9.2

9.3

9.4

9.5

6

7

8

quando, por sua natureza, a obra é necessariamente a expressão do pensamento ou atividade coletiva da entidade6, mesmo que identificada por uma pessoa, uma autoridade ou servidor da entidade, ou 9.12 quando as palavras do título ou da página de rosto, consideradas em conjunto com a natureza da obra, claramente mostram que a entidade corporativa é coletivamente responsável pelo conteúdo da obra7. Em outros casos, quando uma entidade corporativa exerce uma função ( tal como a de editor) subsidiária à função de autor, uma entrada adicional deve ser feita sob o nome da entidade corporativa. Em casos de dúvida, a entrada principal deve ser feita tanto sob o nome da entidade corporativa ou sob o título ou nome do autor pessoal, com uma entrada adicional em cada caso sob a alternativa não escolhida para a entrada principal. O cabeçalho uniforme para obras identificadas sob o nome de uma entidade corporativa deve ser o nome pelo qual a entidade é identificada com mais freqüência em suas publicações, exceto quando 9.41 nas suas publicações ocorrem frequentemente variações da forma do nome, o cabeçalho uniforme deve ser a forma oficial do nome; 9.42 a entidade corporativa tem nomes oficiais em várias línguas, o cabeçalho deve ser na língua que melhor se adapte aos interesses dos utilizadores do catálogo; 9.43 a entidade corporativa é geralmente conhecida por um nome corrente, este nome (numa das línguas usualmente empregadas no catálogo) deve ser o cabeçalho uniforme; 9.44 as publicações dos Estados e outras autoridades territoriais o cabeçalho uniforme deve ser a forma sob a qual o território em questão é comumente designado na língua que melhor se adapte aos interesses dos utilizadores do catálogo; 9.45 a entidade corporativa ter usado sucessivamente nomes diversos que não podem ser considerados pequenas variações do mesmo nome, o cabeçalho para cada obra deve ser o nome adotado pela entidade naquele momento da publicação, relacionando-se os diferentes nomes por meio de remissivas8; Constituições, leis e tratados, e algumas outras obras com características semelhantes devem ser entradas sob o nome do estado apropriado ou outra autoridade territorial, com títulos formais ou convencionais indicando a

i.e. relatórios oficiais, regras e regulamentos, manifestos, programas e registros de resultados de obra coletiva i.e. seriados cujos títulos consistem em termo genérico (Bulletin, Transactions, etc.) precedido ou seguido pelo nome da entidade corporativa, e que inclui algum indicativo das atividades da entidade. É uma alternativa permissível, quando é certo que nomes sucessivos denotam a mesma entidade, para reunir todas as entradas sob o último nome com referências dos outros nomes.

485

9.6

natureza do material. Entradas adicionais para os títulos reais devem ser feitas quando necessário. Uma obra de entidade corporativa quando está subordinada a entidade superior terá entrada pelo órgão subordinado, exceto quando 9.61 o próprio nome implica subordinação ou função subordinada, ou é insuficiente para identificar o órgão subordinado, a entrada principal se faz pela entidade superior seguida pelo nome da entidade subordinada como sub-cabeçalho; 9.62 a entidade subordinada é um órgão administrativo, judiciário ou legislativo de um governo, a entrada principal é o nome do Estado ou da autoridade territorial apropriado seguido do nome do órgão como subcabeçalho.

10 Autores Múltiplos Quando dois ou mais autores9 colaboram na criação de uma obra, 10.1 se um dos autores figura no livro como autor principal, tendo os demais papel subordinado ou auxiliar, a entrada principal da obra se faz pelo nome do autor principal; 10.2 se nenhum dos autores figura no livro como autor principal, a entrada principal se faz 10.21 pelo nome do autor citado em primeiro lugar na página de rosto, quando há dois ou três autores, com entradas secundárias pelo(s) nome(s) do(s) outro(s) autor(es); 10.22 pelo título da obra, quando o número dos autores é superior a três, fazendo-se entrada secundária pelo nome do autor citado em primeiro lugar na página de rosto bem como pelos outros autores desde que se julgue necessário. 10.3 Coletâneas10 A entrada principal para uma coletânea enfeixando obras independentes ou partes de obras de diversos autores deve ser feita 10.31 pelo título da coletânea, se tratar de um título geral; 9

10

Nesta seção a palavra “autor” é usada para incluir uma entidade corporativa sob cujos nomes as entradas são feitas (ver seção 9). Uma grande minoria da Conferência não aceitou o texto de 10.3, mas se posicionou a favor do seguinte texto alternativo: 10.3 A entrada principal de uma coleção que consiste de obras independentes ou partes de obras por diferentes autores deve ser feita 10.31 quando a coleção tem um título coletivo 10.311 sob o nome do compilador (i.e. a pessoa responsável pela reunião do material na coleção, a partir de várias fontes) se o nome dele está mencionado na página de rosto; 10.312 sob o título da coleção se o compilador não está mencionado na página de rosto; 10.32 quando a coleção não tem título coletivo, sob o nome do autor, ou sob o título, da primeira obra na coleção. 10.33 Uma entrada adicional deve sempre ser feita sob o nome do compilador (se conhecido), quando ele não for escolhido como cabeçalho para a entrada principal,; e sob o título, se a entrada principal está sob o compilador.

486

10.32 pelo nome do autor, ou pelo título da primeira obra da coleção, caso não haja título geral; 10.33 nestes dois casos, deve ser feita entrada secundária pelo nome do Compilador (isto é, a pessoa que assumiu a responsabilidade de reunir os textos da coletânea recorrendo a fontes variadas), se este for conhecido; 10.34 exceção: se o nome do compilador aparece em evidência na página de rosto, a entrada principal pode ser pelo nome docompilador, com entrada secundária pelo título. 10.4 Quando partes sucessivas de uma obra são atribuídas a diferentes autores, a entrada principal deve ser feita pelo autor da primeira parte. 11 Obras Catalogadas pelo Título 11.1 Obras tem entrada principal pelo título quando 11.11 os autores não foram identificados; 11.12 obras com mais de três autores, não sendo nenhum o autor principal (vide 10.22); 11.13 coletâneas de obras independentes ou de partes de obras, de diversos autores, publicadas sob um título geral; 11.14 obras (inclusive as publicações seriadas e periódicas) e as obras conhecidas principalmente ou convencionalmente mais pelo título do que por um nome de autor. 11.2 Uma entrada secundária ou uma remissiva deve ser feita pelo título para 11.21 edições anônimas de obras cujos autores foram identificados; 11.22 obras cuja entrada principal é pelo nome do autor, quando o título é outro elemento importante de identificações; 11.23 obras cuja entrada principal é feita pelo nome de uma entidade coletiva, mas tem títulos distintos que não incluem o nome da entidade; 11.24 coletâneas cuja entrada principal é feita excepcionalmente pelo nome do compilador. 11.3 O cabeçalho uniforme (concernente às entradas principais ou às secundárias, ver 6.1) para as obras cuja entrada é feita pelo título original ou o mais frequentemente usado nas edições da obra11, exceto quando deve ser escolhido como cabeçalho uniforme. 11.31 a obra for geralmente conhecida sob um título de uso corrente, este 11.4 O cabeçalho uniforme para obras cujas partes sucessivas ou os volumes tem títulos diferentes deve ser o título da primeira parte, a não ser que a maioria das partes ou volumes tenha um outro título. 11.5 Quando uma publicação seriada é publicada sucessivamente sob diferentes títulos, uma entrada principal deve ser feita para cada título abrangendo a série de fascículos que têm esse título, mencionando-se os títulos 11

Submetido à seção 7.1.

487

precedentes e sucessivos. Uma entrada secundária deve ser feita para as séries sob um só título preferencial12. Se, entretanto, as variações do título são mínimas, a forma empregada mais frequentemente pode ser usada como cabeçalho uniforme para todos os fascículos. 11.6 Os tratados e as convenções internacionais multilaterais e certas categorias de publicações que não tem título característico podem ter entrada sob um cabeçalho uniforme convencional, escolhido com o objetivo de tornar conhecida a forma da publicação.13 12 Palavra de Entrada para os Nomes de Autores Individuais Quando o nome de um autor individual inclui várias palavras, a escolha da palavra de entrada é determinada, tanto quanto possível, pelo uso consagrado no país do qual o portador do nome é cidadão, ou, se isso não puder ser feito, pelo uso acordado na língua que ele em geral emprega.

12 13

Se for desejável reunir informações sobre a publicação seriada, como um todo, em um lugar no catálogo. Se for desejável agrupar essas publicações em um lugar no catálogo.

488

IME ICC5 Working group recommendations

IME ICC5 Working Groups The IME ICC5 participants, like previous IME ICC participants, had to prepare themselves for the meeting that took place 14-15 August 2007. They were informed about these issues by background papers posted to the IME ICC5 website. Participants were allocated to five Working Groups, each with a specific topic from the list below: *personal names *corporate bodies *seriality *uniform titles and GMDs, and *multivolume/multipart structures. Discussions started before IME ICC5 by e-list and were continued on the second day of the meeting in Pretoria. Each working group had a leader and recorder; under their guidance group members investigated and discussed the following four questions: • What points should be changed in the current draft Statement of International Cataloguing Principles? Do you agree with the Principles? If not, what should be changed? • What changes are needed in the Glossary? Are the terms clear? What terms will you use in your native language for these concepts? (We would like to have the Statement and the Glossary eventually in each language represented by the participants). • What ideas do you have for working more closely together in Africa to share cataloguing information and bibliographic and authority records? • What suggestions do you have towards an international cataloguing code? Within the framework of the four questions, each working group discussed its designated topic and compiled the reports set out in this section.

491

Working Group 1: Personal names WG 1 Leader: Fiona Bell (South Africa) WG 1 Recorder: Henriette Nkunku (Sénégal) Members: Santie Engelbrecht (South Africa), Louette Visser (South Africa), Dudu Dlamini (Swaziland), Mamadou Sene (Sénégal) Goal: Harmonisation in order to create a common authority file (can be “virtual” i.e. linked records for the same entity) Issues: Differentiation of names – What to do when it is not possible to differentiate? Do all countries differentiate according to AACR? What are the consequences of using undifferentiated names for the international sharing of records? Draft Statement of International Cataloguing Principles Working Group 1 made certain recommendations regarding the draft of the Statement of International Cataloguing Principles. It was suggested that 7.1.2. “Indispensable access points” be changed to “Essential access points”. The date of publication should be maintained at 7.1.3. “Additional access points” as the date is not used as an access point in an index and the date is not used on its own as an access point. Discussion centred on 5.2.1 and it was agreed that cataloguers should respect the conventions of the country of the author concerned. Examples were given of the law passed in Senegal which recommends that names such as N’Diaye and M’Baye become Ndiaye and Mbaye. For the names of authors of other African regions, such as Ngugi Wa Thiong’o, the apostrophe will remain in place. Glossary Working Group 1 made the following recommendations for changes to the glossary. 1. The definition for “person” to be changed to the following: “an individual or a persona established or adopted by an individual or two or more individuals acting as one person”. 2. The following should be added to the glossary: • Uncontrolled access point (5.1) and see also from Access point • Normalized form see Authorized heading • Variant forms (5.1) and see from reference to Variant forms • Essential /Indispensable access point (7.1.2) and see also from Access point • Additional access point (7.1.3) and see also from Access point • Conventional title see also Uniform title or its equivalent 492

Other suggestions To share cataloguing experiences and assist with cataloguing problems, it was suggested that ASCOBIC (African Standing Conference on Bibliographic Control or Conférence Africaine Permanente sur le Contrôle Bibliographique) be resuscitated. The possibility of using the listserv of IME ICC5 for this purpose was put forward. To distinguish or differentiate between two or more persons with the same name it was recommended that biographical details such as birth and death date be used and, if needed, the occupation of the author. It was important to distinguish as much as possible. Discussion took place on the problems of married women’s compound or hyphenated surnames as well as the problems of revealing the true identities of authors with pseudonyms.

493

Working Group 2: Corporate bodies WG 2 Leader: Eliz State (Uganda) WG 2 Recorder: Hester Marais (South Africa) Members: Marna Van Rooyen (South Africa, Nikki Potgieter (South Africa) Foster Howse (Malawi), Elena Escolano (Spain), Goal: Harmonization of entities and a list of minimal practical proposals for corporate identity Issues: How do current rules recognize when a corporate body changes/when to make a new authority record for the body? What links are made for earlier/later names of the corporate body? Draft Statement of International Cataloguing Principles The group considered the Statement of International Cataloguing Principles approved draft of April 6, 2007 and made the following recommendations: • The appendix as it is in the draft contains the objectives for the construction of cataloguing codes. The consensus was that this was pertinent information that could greatly enrich the introduction to the principles but could be missed if relegated to the back. The group recommended that this should be transferred to the body of the document. • The group found the phrase “ Normalized forms” in 5.1 ambiguous thus recommended use of “ authorized forms” • In 5.1.2.1.2 the “phrase minor variations” was considered unclear. It would be more enlightening if minor variations could be explained or perhaps an example would suffice. • The heading of 5.2 “Forms of controlled Access points” should be replaced with Forms of Authorized headings to reflect the discussion in that section. • Still in 5.2, the phrase “These controlled access points are usually documented….” ought to be changed to read: “These controlled access points should be documented.” • Sections 5.1.2 to 5.2.4 should be moved to section 6 under Authority Records, since they cover the issue of authorities. • 7.1.3 Additional access points. All attributes in the bibliographic records should be enumerated instead of listing only a few.

494

Glossary Further discussions were on the glossary and the following were the recommendations agreed upon: • Once a term is defined in the glossary, it should be definite. The use of “etc.” in definitions at times makes them rather hard to comprehend. • It was not clear why the definitions for authority record and authorized heading in the glossary were employed from IME ICC and not GARR. • The following terms need to be defined in the glossary: ƒ Uncontrolled access ƒ Minor variations ƒ Entity ƒ “Persona” should be explained in glossary in order to solve the problem with the concept of “group” in the definition of “Person”.

Other suggestions • The members recommended that contact between members of the African library community should be encouraged via the Internet and listservs as usually there were no resources for travel. • The IME ICC5 members should keep in touch with each other. • IGBIS should liaise with interest groups in neighboring countries.

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Working Group 3: Seriality 1. Participants • • • •

Leader: Elise Roberts (South Africa) Co-Leader: Martha de Waal (South Africa) Recorder: Marion Chibambo (Swaziland) Members: Kebenesh GebreSelassie (Ethiopia); Huldah Raubenheimer (South Africa); Maboulah Coulibaley (Togo)

2. Issues discussed/commented on via e-mail/listserv prior to IME ICC5 Although the Group did not spend a lot of time discussing issues via e-mail, Marion Chibambo (Recorder) and Martha de Waal (Co-Leader) supplied comprehensive and interesting input. Maboulah Coulibaley (Member) also commented via e-mail. Issues that were touched on included: • • • • • •

Codes and reference sources in use in Africa Alignment of current codes and practices with ISBD(CR) Draft Statement of Principles Draft Statement of Principles: Glossary Sharing information in Africa ICC Code.

3. Current codes/reference resources in use in Africa The following codes and references resources were identified: • • • • •

AACR2 (and updates in some cases) LCRI CONSER cataloguing manual ISSN manual for cataloguing ISBD – for various formats, e.g., ISBD(G), ISBD(S) and later version ISBD(CR) • Official French standard.

There are no centralized or cooperative agreements on cataloguing practices in Swaziland as each institution follows own practices largely based on AACR2 with minor local variations regarding location and the form of materials.

496

4. Alignment of current codes and practices with ISBD(CR) Comments include: • It seems as if AACR2, ISSN, CONSER, and ISBD(CR) are in agreement regarding minor and major title changes and the creation of new records. • ISBD(CR) contains explanations regarding possible additions, deletions or reordering of words that would justify a new record that is more detailed than for example AACR2. 5. Draft Statement of Principles Participants agreed in principle with the Draft Statement of Principles. WG3’s comments, suggestions, and corrections are listed in Table 1. Table 1 Draft Statement of Principles: WG 3 comments, suggestions and corrections Point

Sentence/ Paragraph

1

2

par.

“They aim to provide” to read “They aim at providing” and paragraph to end “of all kinds and all formats”

2.1

First word

“Entities” must be defined in the glossary

Headings could then read:

Or

2 “Elements, Attributes and Relationships”

nd

Draft Statement of Principles

Replace the term “Entities” with “Elements”

Comments / Suggestions / Corrections

2.1 “Elements in Bibliographic Records” 2.2 “Elements in Authority Records”

rd

2.1.1

3 sentence “Manifestations may appear … physical units” to read “Manifestations may appear … physical formats”

2.2

2

3

1 sentence

3.1

1 sentence

nd

sentence The following not clear: “Entities that serve as the subjects of works include: Work, expression, manifestation …

st

st

Term “units” does not appear in the Glossary and new term would be in tandem with definitions “physical formats” and “manifestations” If term “Entities” is changed, it would be clearer. If not, then the first item in the list should not be “Work” but a different entity

Suggestion: The functions of the catalogue are to enable a user to:

Add “to”

“to find … (real or virtual) … using attributes or relationships of the resources” to read “Find bibliographic resources in a collection (physical or virtual) as a result of a search using attributes/elements or relationships of the resource”

Change as indicated.

497

“Virtual” resources are also “real” except that they cannot be physically touched

Point

Sentence/ Paragraph

Draft Statement of Principles

Comments / Suggestions / Corrections

3.1.2

Suggestion: “to locate set(s) of resources on the same work, expression or manifestation on a given subject, by a given person, family, and corporate body; or that is defined by other criteria, usually as a secondary limiting of a search result, such as: language, country of publication, publication date, physical format, etc.”

3.5

To navigate a catalogue … If you read the How does a catalogue user “navigate a full sentence from the main stem it reads: catalogue”? In order for one “to find, lo“The functions of the catalogue are to cate, identify, select, acquire and access enable a user to navigate a catalogue …” a bibliographic resource” (i.e. functions 3.1-3.4 above) one must have been navigating the catalogue. However, from the qualifications within the parenthesis of Section 3.5, subject to correction, we understand the sentence to mean: “To show or display the logical relationships and

5.1

nd

2

5.2

5.2.3

7.1

1.2

par.

Uncontrolled access points may include such things as the title proper as found on a manifestation or keywords added to or found anywhere in a bibliographic record

The meaning of “keywords” is not clear?

Suggestion: “Controlled access points include the authorized and variant forms of names and subjects assigned to resources and formulated according to a set of rules or standards. Controlled access points are used for accessing bibliographic and authority records of the resources, and are usually documented in an authority file”.

The term “entities” as used here vis-àvis paragraph 2 above not clear

“When the corporate name implies subordination or subordinate function or is insufficient to identify the subordinate body, the authorized heading should begin with the name of the superior body followed by the name of the subordinate body”. Access points are elements of bibliographic records that:

Question: How do access points limit search result?

1) provide reliable retrieval of biblioIf they do, then they defeat the whole graphic and authority records and their as- purpose of cataloguing. sociated bibliographic resources; and 2) limit search results. Suggest that 2) reads: “Access points are elements of bibliographic records that provide reliable retrieval of bibliographic and authority records

498

Point

Sentence/ Paragraph

Draft Statement of Principles

Comments / Suggestions / Corrections

and their associated bibliographic resources; and they enhance the relevance and specificity of the retrieved records and resources. They include: names, titles, subjects, key words, phrases, etc.” 7.1.1

Section 7.1.1 redundant because the bibliographic elements or access points (name, title, subjects, etc.) are described under 7.1.2.1 and 7.1.1.2.2. I therefore suggest that these elements could be given as examples under Section 7.1 above and section 7.1.1 be deleted. Further suggestion: Create a new section that could be titled: How to Search” or “Search Methodology” after the section on “Additional Access Points”. Under this section, we could then talk about truncation, key word, phrase, Boolean search, etc.

A device is a tool or instrument, while names, titles, subjects, etc. are elements of a bibliographic record. We think catalogues in whatever format are searching devices. Further, a search “by full forms of names, titles, key works, phrases, truncation, etc.”#### refers to the methodology of the search, (i.e. how to search); they are not searching devices.

7.1.2

Indispensable Access Points

Need to define the term “entity/entities” in the Glossary of Terms.

7.1.2.1

General Material Designation (GMD)

Need to define GMD with examples in the Glossary of Terms or create a separate Glossary of GMD(s) to avoid some possible confusion between GMD and physical format – the latter is defined in the Glossary of Terms and listed under “7.1.3 Additional Access Points”?

(i.e. forms of non-print materials)

7.1.3

Additional Access Points Line 6 should read: “names of performers or persons, families or corporate bodies in other roles other than that of creator”. Then the sentence between “physical medium and names or titles of related entities and authority record identifiers” should be deleted

Appendix

Objectives for the Construction of Cataloguing Codes Should read: “There are several objectives for constructing cataloguing codes.” Common usage Normalized vocabulary used in descriptions and access points should be in accordance with that of the majority of users.

499

Point

Sentence/ Paragraph

Draft Statement of Principles

Comments / Suggestions / Corrections

Representation

An entity cannot describe itself

Entities in descriptions and controlled forms of names for access should be based on the way an entity is described. Sufficiency and necessity Only those elements in descriptions and controlled forms of names for access that fulfil user information needs and are essential to uniquely identify an entity should be included. Economy When alternative ways exist for achieving a goal, preference should be given to the method that best enhances the overall economy (i.e. the least cost or the simplest approach. Meaning not clear

Standardization

“... standardized to the extent and level possible” Integration

“The descriptions for all types of materials and controlled forms of names of entities should as far as possible, be based on a common set of rules”.

6. Draft Statement of Principles: Glossary The Working Group’s recommendations with regard to terms listed in the Glossary are set out in Table 2. Table 2 Glossary: WG3’s recommendations Term

Changes recommended

Access point

A name, term, code, etc, under which a bibliographic or authority record or reference be searched and identified (instead of … will be found). Or “may be searched and identified”.

Authorized heading

Question: Is the preferred or uniform controlled access point for an entity. See also: Access point, Authority record, Controlled access point.

Bibliographic resource

Definition in ISBD(CR), ISSN manual and CONSER clearer: An expression or manifestation of a work or an item that forms the basis for bibliographic description. A bibliographic resource may be in any medium or combination of media and may be tangible or intangible.

500

Term

Changes recommended

Controlled access point

A name, term, code, etc. under which a bibliographic or authority record or reference may be searched and identified. It includes: authorized or preferred and variant forms of personal, family and corporate names; concepts and titles of works, expressions, manifestations, items, events, objects, and places; a combination of two names and/or identifiers such as, standard numbers, classification codes and name qualifiers for distinguishing similar or identical entities (e.g. dates of birth and death; and titles of nobility). See also: Access point; Authorized heading; Authorized record; Name.

Conventional name

A name other than the official name by which a person, a corporate body, a place or thing is commonly known (instead of has come to be known).

Corporate body Definition in ISBD(CR), ISSN manual and CONSER clearer: Perhaps add examples as in the ISBD(CR) definition: include occasional groups and events such as meetings, conferences, congresses, expeditions, exhibitions, festivals, and fairs. Typical examples are associations, institutions, business firms, non-profit enterprises, governments, government agencies, and religious bodies. Descriptive cataloguing

Is the art of bibliographically describing a Work or a Manifestation of expression.

Entity

A definition is required for this term.

Expression

The intellectual or artistic realization of a Work. See also: Manifestation.

Item

A single example of a manifestation. See also: Object Entity?

Manifestation

The physical embodiment of an expression of a Work. See also: Expression.

Subject cataloguing

The art of assigning subject headings/terms and/or classification codes to a Work or Expression.

Uniform title

Addition as in CONSER: 1. The particular title by which a work is to be identified for cataloguing purposes. 2. The particular title used to distinguish the heading for a work from the heading for a different work. 3. A conventional collective title used to collocate publications of an author, composer, or corporate body containing several works or extracts, etc. from several works.

It was further suggested that the Glossary should contain more terms regarding digital or e-Resources to suit the new virtual environment and that the Glossary should be revised frequently, e.g., quarterly as in the case with LCSH.

501

7. Sharing information in Africa The following methods were suggested for the sharing of information in Africa: • An African listserv for discussion of cataloguing issues and problems • Training opportunities (in cooperation with the different national libraries in Africa, Sabinet, LIASA IGBIS and library consortia • Promote bibliographic standards currently in use in Africa • Encourage initiatives that would lead to faster and effective Internet connectivity • Forming structures, e.g. ASCOBIC (African Standing Conference on Bibliographic Control) • Annual national workshops, annual sub-regional workshops (to cover Anglophone and Francophone Africa) 8. International Cataloguing Code (ICC) In the case of translations, it was suggested that translations of terms into indigenous or local (rather than native) languages be left to the individual cataloguer to satisfy the local needs of a given library clientele rather than incorporating them into the ICC. Further suggestions are: • Input received through the sharing of information in Africa to be incorporated into the standards and decisions of other regions, i.e., Asia, Europe, USA, etc. • The ICC must be revised regularly, e.g., every 5 years in tandem with ISBDs (especially ISBD(CR)) 9. Working Group 3 discussion and agreements During the IME ICC5 Working Group 3 discussions on 15 August 2007, the Group focused on the Draft Statement of Principles and the Glossary terms. Deliberations around the Glossary terms were not totally concluded. However, some issues in the Draft Statement of Principles concerning semantics were resolved and clarified through the French translation text. 10. Draft Statement of Principles Working Group 3: Seriality accepted the “Statement of Principles” in principle subject to the comments set out in Table 3. Table 3 Draft Statement of Principles: WG 3 comments Point

Sentence/ Paragraph

Draft Statement of Principles

Recommendations/Comments

2.0

First word

“Entities, Attributes and Relationships”

Based on FRBR group of identities, the Group agreed on the need to define the term “entities”.

502

Point

Sentence/ Paragraph

2.1.1

3 sentence

2.2

2

3.1

1 sentence

3.5

1 sentence

rd

nd

sentence

st

st

Draft Statement of Principles

Recommendations/Comments

“Manifestations may appear in one or more physical units”.

The term “physical units” needs to be defined in order to differentiate between physical units and physical formats.

“Entities that serve as the sub- The wording “subjects of works” is not clear jects of works include: when followed by “Work”. It was suggested that the sentence should read: Work “Entities that serve as subjects include:” and omit “of works” “to find … (real or virtual)

The Group would like to delete “(real or virtual) as virtual resources are also real although they cannot physically be touched. The Group considered the qualification as superfluous.

“to navigate a catalogue … ”

The Group felt that navigation is a process and the catalogue helps the user to carry out the navigation process within the catalogue. Thus, the statement should read, “to help the user to navigate within the catalogue …”

5

5.1

Access Points

The Group could not agree on the scope of controlled access points as elaborated upon the Summary of Responses (1 August 2007).

rd

3 paragraph “These normalized forms (also called “authorized headings”) …”

The Group had problems with the terms normalized forms vs. authorized forms. Some felt the sentence should read: “These authorized headings …” The relation between “normalized forms” and “authorized headings must be clarified in the Glossary.

5.1.3

Caption

Language

The Group agreed with the caption changed to “Language of Authorized Headings”. No further problems with the statement found.

5.2.4.1

Statement, etc

“The uniform title should be the commonly known title in the language and script of the …”

The Group proposed that the statement should read: “The uniform title should be the commonly known (conventional) title of a work, expression, or manifestation in the language and script of the catalogue when one exists for the resource or the original title or the title most frequently found in manifestations of the work”.

5.2.4.1.1 5.2.4.1.2

The Group thought that the last part of the statement “or the title most frequently found in manifestations of a work” may not be necessary and the statement could end with “the original title”. 7.1

Paragraph

Access points are elements of bibliographic records that 1) provide reliable retrieval of

503

With reference to the French translation of the word “limit”, the Group wants the statement to read:

Point

7.1.1

Sentence/ Paragraph

Draft Statement of Principles

Recommendations/Comments

bibliographic and authority records and their associated bibliographic resources and 2) limit search results.

“Access points are elements of bibliographic records that provide reliable retrieval of bibliographic and authority records and their associated bibliographic resources; and to refine or filter the search results.”

Caption

Searching devices.

The Group was divided on the usage of the term “searching devices” Some thought that a device is a tool while names, titles, subjects, etc. are elements and access points of a bibliographic record.

Terms

“entity” and “general material designation”.

The Group agreed that the terms “Entity” and “General material designation” be defined in the Glossary of Terms.

4th item included and deleted

“the year(s) of publication or issuance”.

The Group unanimously agreed that “the year(s) of publication or issuance” is an indispensable access point.

7.1.2.1

7.1.2 71.2.1 7.1.2.1

The Group also felt that “series title” should be included as an indispensable access point. Appendix

Appendix

“Standardization. Descriptions … standardized to the extent and level possible”

The Group recommended that the phrase should read:

“Integration. The descriptions … set of rules, to the extent possible.”

The Group recommended that the phrase should read:

“Standardization. Descriptions … standardized as far as possible.”

“Integration. The descriptions … set of rules, as far as possible.”

11. Draft Statement of Principles: Glossary The Group felt that the definitions listed in Table 4 should be added to the Glossary of Terms. Table 4 Glossary: Terms to be added Term

To be added

Entity

As found in ODLIS FRBR – entities are divided into three groups: 1) The products of intellectual or artistic endeavour (work, expression, manifestation and item) 2) The individual(s) or corporate bodies responsible for creating intellectual or artistic content, for producing or disseminating the content in physical form, or for maintaining custody of the products 3) The subjects of intellectual or artistic expression (concept, object, event, place)

General Material Designation (GMD)

As found in ODLIS: An optional term added in square brackets to the bibliographic description of a non-

504

Term

To be added book item following the title proper to indicate type of material (example: [videorecording]). See also AACR2 definition (which differs slightly).

Physical unit

A definition required.

Further, the Group recommended that the terms listed in Table 5 should be changed. Table 5 Glossary: Terms to be changed Term

To be changed

Access point

“A name, term, code, etc, under which a bibliographic or authority record or reference be may be searched and identified” – instead of … will be found.

Authorized heading

The Group decided that there was a need for a see reference from “Normalized forms” – see also suggestions under 5.1 of the Statement of Principles.

12. Conclusion The meeting was concluded in the afternoon of 15 August 2008 with the IME ICC5 Group discussion and voting on some of the suggestions, led by Dr. Barbara Tillett.

505

Working Group 4: Uniform Titles and GMDs WG 4 Leader: Nonnie van Wyk (South Africa) WG 4 Recorder: Trish Gierke (South Africa) Members: ’Mabafokeng Makara (Lesotho), Louise van Heerden (South Africa), Desiree Minnaar (South Africa) Draft Statement on International Cataloguing Principles Working Group 4 proposed minor changes to the Draft Statement of International Cataloguing Principles, namely that: • The term “cataloguing” should be replaced by a radical new, wider term such as “resource description” (that will include authority control). [There was not consensus in the group on this issue.] • The numbering in the Statement should be simplified, in order that each number represents a specific principle. • The term “uniform title” should be renamed “commonly known title” and not “conventional title”. • Number 5.2.4.1.2 should be listed before 5.2.4.1.1. • The “Year of publication/issuance” and “series uniform title” should be added to the indispensable access points list and removed from the list in 7.1.3. • “Publisher” should be added to the list in 7.1.3. Glossary The Group recommended that definitions for the following terms should be added to the Glossary: • • • • • • •

Authority data Bibliographic data Uncontrolled access point Normalized form (5.1) Indispensable access point Persona Commonly known title (possible replacement for “uniform title”)

The fourth sentence under “Controlled access point”: “Includes access points based on identifiers such as standard numbers …” should be explained via the ICC5 Discussion list.

506

The purpose of GMDS Reading the document “Content and Carrier terms in RDA“ written by the GMD/SMD Working Group, WG4 suggests that the purpose of the GMD be formulated around the idea that the end user can use GMDs and SMDs as follows: • To filter online searches by using content and carrier terms, in order to identify lists of resources grouped by the type of information, as a selection alternative. • To access the relevance of a resource in the citation display of a potentially long list, on condition that the content and carrier information are included. • To access the suitability of a resource in a detailed field record display, on condition that the content and carrier information are included. Places where content and carrier information can be displayed Content and carrier information should not be displayed in a note; or, as part of the uniform title; or, as part of the title proper statement. The carrier information must be reflected in the physical description area; and the content information in a 0XX field (as intended in the new ISBD(G) publication); but, on request it is referred to the GMD/SMD Working Group of JSC for further investigation. Uniform titles The use of uniform titles as set out in AACR2 is clear to all participants. In light of the search capabilities that the new technologies offer, we suggest that the purpose of the uniform title should be carefully reconsidered and adapted accordingly. Other suggestions Working together in Sub-Saharan Africa • Refer cataloguing problems to the regional Interest Group for Bibliographic Standards for possible help and training opportunities. • Create an African Bibliographic Online Listserv (something like AUTOCAT). • Recruit cataloguers who are willing to be contacted for assistance. • Promote peer-reviewing – whereby a bibliographic record can be sent to someone for quality assurance and advice on bibliographic standards. • Promote training opportunities. International cataloguing code It was agreed that such a code is invaluable to bibliographic standards. 507

Working Group 5: Multipart items WG 5 Leader: Irmela Buchholz (Namibia) WG 5 Recorder: Susan Battison (South Africa). Members: Nicolene Barnard (South Africa); Martie Cheek (South Africa) and Mauro Guerrini (Italy). Corresponding members: Likukela Walusiku (Zambia); Ambroise Agnero Akpa (Côte d’Ivoire), Mr Hauroo (Mauritius); Beatrice Sekakembe (Uganda); Ndayizeye Theodore (Rwanda); Philomena Mwirigi (Kenya) and Joseph Mbirizah (Zimbabwe).

Background Prior to the meeting, there was very little time for e-mail discussions. However, the working group leader did introduce the topics to the members and some comments and examples were received. The topics were: • The use of contents notes. • The use of author/title added entries. • The use of analytic records (“an entry for a part of an item for which a comprehensive entry is also made”). • The questions posed were: how the use of contents notes, author/title added entries and analytic records differed and why, and how the different methods dealt with multipart and/or multivolume parts? WG 5 was also required to discuss fulfilling the principle of identifying all works and optimizing bibliographic sharing. Discussions The e-mail comments included a discussion of what multipart works are and the following was submitted: • Mulitpart works include (but are not limited to) sets of works, monographic series, collections, etc. • Contents notes have 2 main purposes: • To give information regarding the content of a individual manifestation of a work. • To give information regarding the component parts of a multipart work. • Author-title/Name-title entries OR Title entries (when no author is responsible for the work) provide: • Links to related works (not necessarily to particular manifestations). • Links between the whole and component parts of a multipart work. • Analytic entries allow for the description of: • A component part of a multivolume work. 508

• A portion of an individual work (e.g. a chapter in a book, an article in a periodical, an individual letter in a collection of correspondence). The examples sent via e-mail included “in” analytic records and making use of the contents note for recording the multipart nature of works. In the case of the “in” analytic records, records may be created for both the component parts and also for the whole multipart work. In the case of the use of the contents note, some libraries included author/title added entries, while others used only the contents note. Some libraries also include separate author and title added entries. The choice to catalogue each component part of a multipart work separately or in one record depends on the nature of the work, the library management systems used by an institution, the needs of the specific library’s clientele, the catalogue and the cataloguing policy of the institution. According to 4.2 in the Draft Statement of Principles there may be several levels of completeness – by implication all of the above are optional and the cataloguer’s judgment or cataloguing policy decisions should be followed. Draft Statement of Principles Although the Statement of Principles is not the place to give specific guidelines for the use of the above, the specific cataloguing codes based on these principles should ideally provide more guidelines on which options to use in which situations. Thus under 5.1.1.1 the working group would like to see a paragraph reading something as follows: “Include as access points to a bibliographic record elements that link related works or reflect the multipart nature of a work.” The e-mail discussions and the presentations by Dr. Barbara Tillett and her team prepared us for a lively discussion during the meeting. The working group had access to a copy of Functional requirements for bibliographic records and also made use of Joan M. Reitz’s ODLIS: Online Dictionary for Library and Information Science to help clarify multipart and multivolume works. The recommendations made by WG 5 on the main part of the Draft Principles were as follows: • “Introduction”, third paragraph: replace “all types of materials” with “all types of resources” • In the “Scope” and wherever else the phrases bibliographic resources and bibliographic record appear in the document, we recommended changing “bibliographic resources” to “resources” and “Bibliographic record” to “Catalogue record.” • 2.1.1 Add: A description is based on the item as representative of the manifes509

• •

• •

•

•

tation and may include data relating to work(s) and expression(s) (WG5) (see FRBR 3.2.3). 2.2 Remove “Item” from the list. The subject referring to a work would refer to a manifestation and not an item and the variation in an item is another manifestation (FRBR). Add: “Multipart/multivolume works should be catalogued in such a way that the needs of the users of the catalogue or/and the intention/editorial plan of the publisher/issuance nature of the work is reflected in the bibliographic description.” This statement still needs “tidying up”. This statement could also be placed in a cataloguing code as it gives practical cataloguing guidance. Add the phrase “of works or aggregates” to 4.2 to read: “Descriptions of works or aggregates may be at several levels of completeness, based on the purpose of the catalogue or bibliographic file.” Add: 5.1.1.1 2nd paragraph: Include as access points to a record, elements that link related works or reflect the multipart nature of a work. Our justification for adding this sentence is located in 3.5 of the Draft Principles (being navigation of the catalogue). 7.1.2.1 & 7.1.3: WG 5 recommends keeping “the year(s) of publication or issuance” at 7.1.2.1 and to move “uniform title of the series” from 7.1.3.1 to “7.1.2.1 Indispensable access points.” We also recommended moving “Classification numbers” to “7.1.3.1 Additional access points”. WG 5 would like to see the numbering streamlined at “7.1.3. Attributes from other areas…are retrieved” by inserting “7.1.3.1” before “Such attributes in bibliographic records…” and inserting “7.1.3.2” before “Such attributes in authority records…”

WG 5’s discussion of “Objectives for the construction of cataloguing codes” led to the recommendation that this entire section be moved out of the “Appendix” and included just after the “Introduction” and before the “Scope” and to number this section “0 Objectives for the construction of cataloguing codes”. Glossary Definitions of multipart and component parts should be added to the glossary. The following definitions could be used: • Aggregate: An aggregate may also be “a set of individual monographs brought together by a publisher to form a series” (FRBR 3.3). An aggregate may include kits and multimedia works. “Aggregate is an entity comprised of multiple works and a component is a sub-unit of a work. This entity is recursive, any component can in turn consist of smaller components” (Ed O’Neill, Relational models for aggregates). An aggregate is a type of work which comprises various component parts which may in themselves be regarded as individual works (WG5). 510

• Component part: a manifestation with more than one work, but one physical unit (IME ICC 3 recommendation). • Multivolume work: A multivolume work is a single entity with a single title published in two or more numbered or unnumbered volumes (WG5) based on ODLIS. Other suggestions Other discussions included future cataloguing codes which should provide options for the treatment of multipart works in various ways. At the same time the optional rules should allow for economy of cataloguing without loss of quality or essential information. These codes should include clearer guidelines on the various options, e.g. when to use contents notes, author/title added entries and analytic records. Another important conclusion that Working Group 5 came to was that the user was of prime concern when compiling a catalogue – at the cost of bibliographic sharing, because institutions will be making use of various options that best suit their users and catalogues. Working Group 5 was unable to compare the existing rules in different catalogue codes as all the members (other than Mauro Guerrini of Italy) used the Anglo-American Cataloguing Rules.

511

Appendices

5th IFLA Meeting of Experts on an International Cataloguing Code 14 –15 August 2007, Pretoria, South Africa Programme 14 August 2007 – Day 1 08:30–09:00 09:00–09:30

09:30–10:30 10:30–10:45 10:45–11:30 11:30–12:15 12:15–13:30

13:30–14:30 14:30–16:00 16:00–16:15 16:15–17:15 17:15–17:30 17:30–19:00 19:00–22:00

Registration Welcome and introductions – Joan de Beer, Deputy National Librarian (National Library of South Africa); Barbara Tillett (IFLA Division IV: Bibliographic Control); Judith Kuhagen (IFLA Cataloguing Section) Consolidated ISBD: a step forward – Elena Escolano (Spain; current chair of ISBD Review Group) Refreshments FRBR terminology and concepts – Pat Riva (Canada; current chair of the FRBR Review Group) Virtual International Authority File – Barbara Tillett (IFLA) Presentation, overview, and initial discussion of the draft Statement as approved in Frankfurt and updated at IME ICC2-4 – Barbara Tillett (IFLA) Lunch Country reports and Recommendations from pre-meeting discussions on Working Group topics presented by Working Group Leaders Refreshments Pre-meeting discussion topics (continued) Announcement of Working Groups Logistics for Day 2 Guided city tour on Pretoria’s Purple Bus Conference dinner, Mokha Restaurant, Botanical Gardens – courtesy OCLC

15 August 2007 – Day 2 09:00–13:00 10:30–10:45 13:00–14:00 14:00–15:30 15:30–16:00 16:00–16:15 16:15–16:45 16:45–17:00

Working Groups (focus on topics and prepare recommendations from the Sub-Saharan African perspective) Refreshments Lunch Reports from Working Groups (15 min. each) Compile recommendations and discuss Statement of Principles change recommendations Refreshments Continue discussion and identify next steps Closing ceremony 515

Planning Committee members Planning Committee (International) Barbara Tillett (Chair) Chief, Cataloging Policy and Support Office, Library of Congress Washington, DC USA 20540-4305 Tel.: +1 (202) 707-4714 Fax: +1 (202) 707-6629 Email: [email protected]

Ana Lupe Cristán Cooperative Cataloging Specialist, Cataloging Policy and Support Office, Library of Congress Washington, DC USA 20540-4304 Tel.: +1 (202) 707-7921 Fax: +1 (202) 707-6629 Email: [email protected]

Judy Kuhagen Cataloging Policy Specialist, Cataloging Policy and Support Office, Library of Congress Washington, DC USA 20540-4304 Tel.: +1 (202) 707-4381 Fax: +1 (202) 707-6629 Email: [email protected]

Pat Riva Romance Languages Cataloguer/Bibliographic Database Specialist, Library Technical Services, McGill University 3459 McTavish Street, Montreal, Quebec, Canada H3A 1Y1 Tel: + 514-398-4790 Fax: +514-398-8919 Email: [email protected]

Elena Escolano Servicio de Catalogación, Departamento Control Bibliográfico, Biblioteca Nacional de España Paseo de Recoletos, 20-2228071 Madrid España Tel.: +34 915807735 Fax: +34 915168016 Email: [email protected]

Mauro Guerrini Università di Firenze Dipartimento di Studi sul Medioevo e Rinascimento Biblioteconomia Piazza Brunelleschi, 4 Firenze 1-50121 Italia Tel.: +0571 72057 Fax: +0571 79665 Email: [email protected]

Planning Committee (South Africa) Tienie de Klerk Chair, IME ICC5 Local Organising Committee National Library of South Africa PO Box 397, Pretoria 0001 South Africa Email: [email protected] Tel. +27 12 401 9731 Fax +27 12 325 5984

Elmaré Broodryk Programme Executive, Bibliographic Services National Library of South Africa PO Box 397, Pretoria 0001 South Africa Email: [email protected] Tel. +27 12 401 9706 Fax +27 12 401 9759

Susan Battison Project Leader, SANB National Library of South Africa PO Box 397, Pretoria 0001 South Africa Email: [email protected] Tel. + 27 12 401 9733 Fax + 27 12 325 5984

Hester van der Walt Coordinator, IME ICC5, C/o National Library of South Africa PO Box 397 Pretoria 0001 South Africa Tel. + 27 12 379 2005 Mobile + 27 84 477 2000 Fax + 27 86 675 9569 E-mail: [email protected]

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National and local planning committee members. Front, from left: Tienie de Klerk, Mauro Guerrini, Elmaré Broodryk, Pat Riva, Judy Kuhagen. Back, from left: Hester van der Walt, Elena Escolano, Barbara Tillett, Xandra de Fortier, Susan Battison.

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Working groups WG 1 Leader: Fiona Bell Recorder: Henriette Nkunku Members: Santie Engelbrecht, Louette Visser, Dudu Dlamini, Mamadou Sene

WG 1 at work

WG 2 Leader: Eliz State Recorder: Hester Marais Members: Marna Van Rooyen, Nikki Potgieter, Foster Howse, Elena Escolano

WG 2 at work

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WG 3 Leader: Elise Roberts (South Africa) Co-leader: Martha de Waal (South Africa) Recorder: Marion Chibambo (Swaziland) Members: Kebenesh GebreSelassie (Ethiopia); Huldah Raubenheimer (South Africa); Maboulah Coulibaley (Togo)

WG 3 at work

WG 4 Leader: Nonnie van Wyk Recorder: Trish Gierke Members: ’Mabafokeng Makara, Louise van Heerden, Desiree Minnaar

WG 4 at work

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WG 5 Leader: Irmela Buchholz (Namibia) Recorder: Susan Battison (South Africa). Members: Nicolene Barnard (South Africa); Martie Cheek (South Africa) and Mauro Guerrini (Italy). Corresponding members: Likukela Walusiku (Zambia); Ambroise Agnero Akpa (Côte d’Ivoire), Mr Hauroo (Mauritius); Beatrice Sekakembe (Uganda); Ndayizeye Theodore (Rwanda); Philomena Mwirigi (Kenya) and Joseph Mbirizah (Zimbabwe).

WG 5 at work

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Participants Invitations to participate in the IME ICC5 were sent out to national libraries and national library services, library associations, consortia and other stakeholders in SubSaharan Africa. The list indicates the level of response and participation from these countries. For some, attendance was precluded owing to financial constraints. In other cases, responses remained lacking despite several communications. Yet others were able to participate via the IME ICC5 listserv.

IME ICC5 – working as a team Country

Invited to attend IME ICC5

Angola Botswana Burkina Faso Côte d’Ivoire DRC Ethiopia

Ramos, Maria José F – Biblioteca Nacional de Angola Dintwe, Nini – University of Botswana Library Services Diallo, Boukary – Bibliothèque Nationale du Burkina Faso Agnero Akpa, Ambroise – Bibliothèque Nationale du Cote d’Ivoire Mulumba Kalonga, Georges – Bibliothèque Nationale de Congo Gebreselassie, Kebenesh – National Archives and Library of Ethiopia (NALE) Mifouna, Jean-Paul – Direction Générale des Archives Nationales, de la Bibliothèque Nationale et de la Documentation Gabonaises (DGABD) Gambia National Library Prom, Beatrice – GAMLISA Fosu, Venatus – University of Ghana Library Baba, Sylla – Bibliothèque National de Guinée Irura, Grace – University of Nairobi Library

Gabon

Gambia Gambia Ghana Guinée Kenya

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Response to invitation – E-mail participant – Participate fully – Participate fully –

E-mail participant E-mail participant E-mail participant – –

Country

Lesotho Malawi Mauritius

Namibia Nigeria Rwanda Senegal Sénégal Seychelles South Africa

Swaziland Tanzania Togo Uganda

Zambia Zimbabwe

Invited to attend IME ICC5 Muiruri, Maryanne – Kenyatta University Library Mwirigi, Philomena – Kenya National Library Service Makara, ‘Mabafokeng – National University of Lesotho Library Howse, Foster – University of Malawi, Central Library Services Chan Kam Lon, Yves – National Library of Mauritius Mr Hauroo – Mauritius Library Association/Council of Registered Librarians Buchholz, Irmela – University of Namibia Library Morgenstern, Renate – University of Namibia Library Ikpaahindi, Linus – National Library of Nigeria Odusanya, Kebenesh – Olabisi Onabanjo University Library Theodore, Ndayizeye – Bibliothèque Nationale du Rwanda Sene, Mamadou – Bibliothèque de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar Nkunku, Henriëtte – Bibliothèque des Archives du Sénégal Adeline, Christiane – National Library of Seychelles Robert, Anne-Mary – National Library of Seychelles Barnard, Nicolene – Legal Deposit Library consortium Battison, Susan – National Bibliographic Agency Bell, Fiona – Library Schools South Africa CALICO (SA) Cheek, Martie – Tertiary Library consortium (SA) De Beer, Joan – Deputy National Librarian De Waal, Martha – National Bibliographic Agency Engelbrecht, Santie – National Bibliographic Agency Gierke, Trish – eSAL Marais, Hester – SOSC Minnaar, Desiree – SEALS Potgieter, Nikki National Bibliographic Agency Raubenheimer, Huldah – FRELICO Roberts, Elise – PACLIG Van Heerden Louise – National Bibliographic Agency Van Rooyen, Marna – SANRIC Van Wyk, Nonnie – Library and Information Association of South Africa, IGBIS Visser, Louette – GAELIC Chibambo, Marion – University of Swaziland Library Dlamini, Dudu – Swaziland National Library Service Mwinyimbegu, Rajabu – University of Dar es Salaam, Library Coulibaley, Maboulah – Bibliothèque Nationale du Togo Sekabembe, Beatrice – Makerere University Library Sikhu, Moses – Parliament of Uganda Library State, Eliz – Makerere University Library Walusiku, Likukela – University of Zambia Library Mbirizah, Joseph – University of Zimbabwe Library

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Response to invitation – – Participate fully Participate fully – – Participate fully – – – E-mail participant Participate fully Participate fully – – Participate fully Participate fully Participate fully Unable to attend Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully Participate fully – Participate fully – – Participate fully – –

Authors, contributors, editors, translators = Auteurs, redacteurs, collaborateurs et traducteurs = Autores, redatores, colaboradores y tradutores This list is arranged alphabetically for persons who participated in this report as an author, editor or translator. Alvarenga, Lidia Battison, Susan Bourdon, Françoise Buchholz, Irmela Chibambo, Marion Cordeiro, Inês Cristán, Ana Lupe De Klerk, Tienie Escolano, Elena Fosu, V. K. Gebreselassie, Kebenesh Guerrini, Mauro Howse, Foster Knutsen, Unni Le Bœuf, Patrick Makara, ‘Mabafokeng McGarry, Dorothy Moreno, Fernanda Passini Olave, Carlos J. Ramos, Cristina Riva, Pat Rosetto, Marcia Souza, Renato Rocha Tavares-Nkunku, Henriette Tillett, Barbara Van der Walt, Hester

Universidade Federal de Minas Gerais National Library of South Africa Bibliothèque Nationale de France University of Namibia Library University of Swaziland Library Biblioteca de Arte da Fundação Calouste Gulbenkian Library of Congress, USA National Library of South Africa Biblioteca Nacional de España University of Ghana, Balme Library National Archives and Library Agency Ethiopia Università di Firenze University of Malawi Library National Library of Norway Bibliothèque Nationale de France National University of Lesotho Library University of California, Los Angeles Universidade de Brasilia Library of Congress, USA Biblioteca de Arte da Fundação Calouste Gulbenkian Bibliothèque et Archives nationales du Québec Universidade de São Paulo Universidade Federal de Minas Gerais Senegal Archive Directorate, Library Library of Congress, USA Consultant, National Library of South Africa

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About IFLA – www.ifla.org IFLA (The International Federation of Library Associations and Institutions) is the leading international body representing the interests of library and information services and their users. It is the global voice of the library and information profession. IFLA provides information specialists throughout the world with a forum for exchanging ideas and promoting international cooperation, research, and development in all fields of library activity and information service. IFLA is one of the means through which libraries, information centres, and information professionals worldwide can formulate their goals, exert their influence as a group, protect their interests, and find solutions to global problems. IFLA’s aims, objectives, and professional programme can only be fulfilled with the cooperation and active involvement of its members and affiliates. Currently, approximately 1,600 associations, institutions and individuals, from widely divergent cultural back-grounds, are working together to further the goals of the Federation and to promote librarianship on a global level. Through its formal membership, IFLA directly or indirectly represents some 500,000 library and information professionals worldwide. IFLA pursues its aims through a variety of channels, including the publication of a major journal, as well as guidelines, reports and monographs on a wide range of topics. IFLA organizes workshops and seminars around the world to enhance professional practice and increase awareness of the growing importance of libraries in the digital age. All this is done in collaboration with a number of other non-governmental organizations, funding bodies and international agencies such as UNESCO and WIPO. IFLANET, the Federation’s website, is a prime source of information about IFLA, its policies and activities: www.ifla.org Library and information professionals gather annually at the IFLA World Library and Information Congress, held in August each year in cities around the world. IFLA was founded in Edinburgh, Scotland, in 1927 at an international conference of national library directors. IFLA was registered in the Netherlands in 1971. The Koninklijke Bibliotheek (Royal Library), the national library of the Netherlands, in The Hague, generously provides the facilities for our headquarters. Regional offices are located in Rio de Janeiro, Brazil; Pretoria, South Africa; and Singapore.

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