Seminarunterlagen-Excel 2K-Analyse+Planung

Analyse und Planung mit dem Tabellenkalkulationsprogramm

Excel für Windows 2000 Version 9.0

© Andrea Herzog Computerschulungen Albisstrasse 76 8134 Adliswil Juli 1999

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GEWINNPLANUNG (ZIELWERTSUCHE)_____________________________________ 3 DIE ZIELWERTSUCHE_____________________________________________________________5

DER SOLVER (BEISPIEL PRODUKTIONSPLANUNG) __________________________ 6 SOLVER BEISPIEL MEDIAPLANUNG_______________________________________ 9 EIN SOLVER-BEISPIEL (HAUSHALTMASCHINEN) ___________________________ 12 DER SZENARIO-MANAGER (BEISPIEL BESTELLSZENARIEN)_________________ 15 DER SZENARIO-MANAGER ________________________________________________________17

KOMBINATION VON SOLVER UND SZENARIO-MANAGER (MAILING) ___________ 20 ERMITTELN DES OPTIMALEN MAILING-UMFANGS MIT HILFE DES SOLVERS ____________________23 VERSCHIEDENE MODELLE MIT DEM SZENARIO-MANAGER VERWALTEN _______________________25

DEVISEN-UMRECHNUNGEN MIT LOGISCHEN FUNKTIONEN __________________ 27 UMRECHNUNG FREMDWÄHRUNG___________________________________________________28 UMRECHNUNG IN SCHWEIZER FRANKEN _____________________________________________29 DIE ISTLEER-FUNKTION _________________________________________________________30 SCHUTZ VOR VERSEHENTLICHEM L ÖSCHEN ___________________________________________31

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Gewinnplanung (Zielwertsuche) Mit Excel lassen sich präzise „Ziel-Analysen“ durchführen. Aufgrund eines gewünschten Ergebnisses werden die dahin führenden Zahlen automatisch ermittelt. Diese Übung geht von einer Vollkosten-Kalkulation für die Anfertigung eines Holzzaunes aus. Das bedeutet, dass der Auftrag nicht nur kostendeckend hinsichtlich Material und Löhne sein soll, sondern auch bezüglich der Zuschläge, wie zum Beispiel der Gewinnspanne. Die Gemeinkostenzuschläge sind teilweise Erfahrungswerte, die Sie im Laufe der Zeit sammeln oder aber buchhalterisch genau mit Hilfe von Kostenstellenrechnungen ermitteln können. Hier sind wichtige Kostenarten wie Steuern, Versicherungen, Abschreibungen etc. enthalten, die nicht direkt auf die einzelnen Produkte (=Stückkosten) umgerechnet werden können. Das Grundschema unserer Tabelle lautet demzufolge:

+ + + + = + =

Material,- Fahrtkosten und Arbeitslöhne Gemeinkostenzuschläge für Material Gemeinkostenzuschläge für Fertigung Gemeinkostenzuschlag für Verwaltung Gewinnspanne Barverkaufspreis 3 Prozent Skonto Zielverkaufspreis

Erfassen Sie nun bitte die nachfolgende Tabelle oder laden Sie von Ihrer Diskette die Arbeitsmappe „ZIELWER1.XLS“.

Die Grunddaten der Zielwertsuche

Folgende Formeln müssen erfasst werden: Zellen „F3“ bis „F12“ Auf diesen Feldern muss jeweils die Menge mit dem Einzelpreis multipliziert werden. Zelle „F13“ Hier steht die Summe der Ergebnisse von „F3“ Bis „F12“. Die Formel lautet: =SUMME(F3:F12) © Andrea Herzog Computerschulungen

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Zelle „F14“ Hier muss die Zwischensumme mit dem Gemeinkostenzuschlag für Material multipliziert werden. =F13*E14 Zelle „F15“ Multiplizieren Sie die Zwischensumme mit dem Gemeinkostenzuschlag für Fertigung. =F13*E15 Zelle „F16“ Die Zwischensumme muss mit dem Gemeinkostenzuschlag für Verwaltung multipliziert werden. =F13*E16 Zelle „F17“ Die Gewinnspanne muss mit dem Zwischentotal multipliziert werden. =F13*E17 Zelle „F18“ Der Barverkaufspreis setzt sich aus dem Zwischentotal und den verschiedenen Zuschlägen zusammen. =SUMME(F13:F17) Zelle „F19“ Beim Skontozuschlag ist zu beachten, dass 3 Prozent Skonto, die abgezogen werden, nicht identisch sind mit dem gleichen Prozentsatz als Aufschlag auf dem Barverkaufspreis. Eine mögliche Lösung lautet: =F18/(1-E19)*E19 Zelle „F20“ Der Zielverkaufspreis besteht aus dem Barverkaufspreis und dem Skontozuschlag. =F18+F19 Zelle „F21“ Die Zuschlagsprozente besagen, wieviele Prozente von der Zwischensumme aufgeschlagen werden, bis der Zielverkaufspreis erreicht wird. =F20/F13 Nun sollte die Tabelle wie folgt aussehen:

Der fertig berechnete Tabelle

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Die Zielwertsuche Mit der Zielwertsuche von Excel kann nun beispielsweise experimentiert werden, um wieviele Prozente sich die Zuschläge ändern, wenn ein bestimmter Zielverkaufspreis erzielt werden soll. Im Gegensatz zum „Solver“ ist es mit der Zielwertsuche aber nur möglich, zur Erreichung des Ziels eine einzige Zelle zu verändern. Der Zielverkaufspreis soll nun auf Fr. 15'000.-- erhöht werden, wobei der zusätzliche Ertrag der Vergrösserung der Gewinnspanne dienen soll. Markieren Sie dazu die Zielzelle „F20“ und klicken Sie im Menü Extras auf den Menüpunkt „Zielwertsuche...“. Die notwendigen Einträge lautet wie folgt: Nachdem die Suche mit „OK“ gestartet wurde, wird von der Zielwertsuche das Ergebnis ermittelt und mit folgendem Fenster angezeigt:

Mit der „OK“-Schaltfläche können Sie nun den Zielwert in Ihre Tabelle übernehmen oder mit der „Abbrechen“-Schaltfläche die vorgeschlagene Lösung verwerfen.

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Der Solver (Beispiel Produktionsplanung) Bei unserem Solver-Beispiel gehen wir davon aus, dass zwei Produkte (Spielzeugautos „Porsche“ und „VW“) nacheinander 3 verschiedene Maschinengruppen benötigen. Die erste Maschinengruppen giesst dabei die benötigten Teile, die zweite Maschinengruppe setzt diese zusammen, und die dritte Maschinengruppe bemalt und poliert die Spielzeugautos. Es werden jeweils Einheiten zu 1'000 Stück produziert. Die maximalen Laufzeiten der Maschinen in Stunden pro Tag sind bei dem Produktionsprozess auf folgende Höchstwerte beschränkt: Maschine Beanspruchte Laufzeit pro 1'000 Stück Maximale in Std. Laufzeit pro Tag in Std. Porsche VW Giessen 1 3 15 Montage 2 2 14 Bemalen 2 1 12 „Porsche“ erzielen einen Gewinn von Fr. 500.-- pro 1'000 Stück und „VW“ einen Gewinn von Fr. 300.-- pro 1'000 Stück. Sie wollen nun herausfinden, wieviele „Porsche“ und „VW“ produziert werden müssen, damit der Gewinn maximiert wird. Laden Sie nun ab Ihrer Diskette die Arbeitsmappe „SOLVER1.XLS“. Sie enthält die Grunddaten dieser Problemstellung.

Die Ausgangsdaten der Optimierung

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Als erstes müssen wir nun in Feld „B11“ die Formel für den maximalen Gewinn eintragen. Sie lautet: =B7*B9+C7*C9. Nun müssen wir in das Feld „D4“ die Formel für die zu leistende Arbeitszeit der Maschinengruppe „Giessen“ eintragen. Sie lautet =$B$9*B4+$C$9*C4 Kopieren Sie diese Formel anschliessend auf die Felder „D5“ und „D6“. Jetzt werden Sie wahrscheinlich zu Recht protestieren, dass diese Formeln die zulässigen Höchstarbeitszeiten der Maschinen nicht berücksichtigen. Das ist richtig. Aber diese Bedingungen müssen anschliessend erst im „Solver“ selbst definiert werden. Die Zielzelle unserer Berechnungen ist die Zelle „B11“. Klicken Sie diese Zelle an und starten Sie den Solver mit dem Menüpunkt „Solver...“ im Menü „Extras“. Belassen Sie im Dialogfeld „Solver-Parameter“ die Option „Max“. Im Feld „Veränderbare Zellen“ geben Sie die Zellen ein, die vom Optimierungsprozess verändert werden dürfen, d.h. die Zellgruppe „B9:C9“. Die zuvor erwähnten Bedingungen für die Formeln in den Zellen „D4“, „D5“ und „D6“ (MaschinenHöchstarbeitszeiten) müssen Sie im Feld „Nebenbedingungen“ eingeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Daraufhin erscheint die untenstehende Dialogbox:

Eine Nebenbedingung im Solver hinzufügen

Geben Sie nun für die Zellen „D4“, „D5“ und „D6“ die Bedingungen ein und schiessen Sie Ihre Eingaben jeweils mit Schaltfläche „Hinzufügen“ ab. Die Bedingungen lauten: $D$4<=15 $D$5<=14 $D$6<=12 Abschliessend wollen Sie festlegen, dass von beiden Produkten produziert wird. Deshalb müssen Sie zusätzlich noch die Bedingung $B$9:$C$9>=1 einfügen. Beachten Sie bitte, dass diese Bedingung ausnahmsweise „Grösser als Null“ lautet. Klicken Sie anschliessend auf die „OK“-Schaltfläche. Daraufhin müsste Ihr Solver-Fenster wie folgt aussehen:

Wenn Ihre Einstellung stimmen, können Sie den Optimierungsprozess auslösen, indem Sie auf die Schaltfläche „Lösen“ klicken. Daraufhin werden Sie folgendes Ergebnis erhalten:

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Das optimierte Ergebnis

Sie haben nun die Möglichkeit, die gefundene Lösung zu verwenden, oder die Ausgangswerte wiederherstellen zu lassen. Zu gefundenen Ergebnis können Sie sich drei verschiedene Berichte anzeigen lassen und diese auch ausdrucken. Das Szenario können Sie mit der Schaltfläche „Szenario speichern“ abspeichern, um es anschliessend mit dem Szenario-Manager des „Formel“-Menüs weiter auszuwerten

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Solver Beispiel Mediaplanung Stellen Sie sich vor Sie hätten ein neues Produkt das Sie in den Zeitungen Cash, TA- Anzeiger, NZZ; Finanz und Wirtschaft, Weltwoche und Bilanz lancieren wollten. Die nötigen Daten wie Kosten pro Anzeige und Leser pro Anzeige haben Sie schon eruiert und wollen nun mit Hilfe des Solvers herausfinden, wieviele Anzeige in welchen Zeitungen Sie lancieren sollen um die Investitionen zu optimieren.

Zellen „D4 bis D9“ Sind unsere variablen Zellen, tragen Sie einen beliebigen Wert ein. Zellen “E4 bis E9“ Auf diesen Zellen berechnen Sie die Gesamtkosten pro Anzeige also Anzahl der Anzeigen mal Kosten pro Anzeige: =B4*D4 Zelle „E10“ und „E12“ beinhaltet das Total der Gesamtkosten und das Total der Kosten für die Medien TA und NZZ. =Summe(E4:E9) =Summe(E5;E6) Zellen „F4 bis F9“ geben den Kostenanteil der einzelnen Medien im Vergleich zum Ausgabentotal an. =E4/$E$10 Zellen „G4 bis G10“ Zeigen die Anzahl der Kontakte an =C4*D4 G10=Summe(G4:G9)

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So, das wären mal die Berechnungen in diesem Beispiel. Ihr Arbeitsblatt sollte nun folgendermassen aussehen:

Nun haben Sie noch einige Einschränkungen, die Sie einhalten sollten. 1. Das Werbebudget beträgt eine Million Franken 2. Und TA und NZZ sind Ihre wichtigsten Medien in denen Sie je mindestens 15 Anzeigen lancieren wollen. Der Budgetanteil für TA und NZZ beträgt 500'000 Franken. 3. Pro Zeitung sollten mindestens 6 Anzeigen lanciert werden, der Gesamtkostenanteil pro Medium sollte aber 33% nicht übersteigen. 4. Sie wollen mit dieser Publikation mindestens 25'000'000 Kontakte knüpfen. 5. Eine für uns logische Bedingung, die wir aber dem Solver beibringen sollten, ist die Bedingung dass nur ganzzahlige Anzahlen an Artikel publiziert werden können. Nun können Sie den Solver und die Nebenbedingungen ins Spiel bringen. Im Excel sehen diese Neben-Bedingungen folgendermassen aus: D4:D9 =ganzzahlig* D4:D9 >=6 D5:D6 >=15 E10 <=1'000'000 E12 <=500'000 G10 >=25'000'000 *(Achtung dies ist eine Bedingung die in der Drop-Down Liste steht)

Nebenbedingung Ganzzahl

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Die Nebenbedingungen des Beispiels Mediaplanung

Die Lösung des Problems der Medienplanungss

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Ein Solver-Beispiel (Haushaltmaschinen) Stellen Sie sich einen Haushaltgeräteproduzenten vor, der Staubsauger, Waschmaschinen und Wäschetrockner herstellt. Bitte erfassen Sie dazu die nachfolgenden Daten oder laden Sie ab Ihrer Diskette die Arbeitsmappe „HAUSHAL1.XLS“. Die grau schraffierten Zellen werden Sie anschliessend mit Formeln belegen.

Die Arbeitsmappe „HAUSHAL1.XLS“

Nun müssen natürlich die Formeln geschrieben werden. Zellen „B7“, „C7“ und „D7“ Die Gesamtmarge berechnet sich aus der Produktionsmenge multipliziert mit der Differenz zwischen dem Verkaufspreis und den Herstellungskosten. Auf Zelle „B7“ lautet die Formel z.B.: =B6*(B5-B4) Zellen „B10“, „C10“ und „D10“ Die Gesamtzahl der Maschinengruppen für das aktuelle Jahr setzt sich aus Anzahl der bereits bisher vorhandenen Maschinengruppen und den Maschienengruppen, die dieses Jahr neu dazu gekauft werden, zusammen. Für die Zelle „B10“ lautet die Formel demzufolge: =B9+B13

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Zelle „E13“ Die Gesamtzahl der neu zu kaufenden Maschinengruppen ist lediglich die Summe aller neu anzuschaffenden Maschinengruppen, also: =SUMME(B13:D13) Zellen „B16“, „C16“ und „D16“ Der Gewinn des Vorjahr errechnet sich aus der Anzahl Maschinengruppen des Vorjahres multipliziert mit der Gesamtmarge (pro Maschinengruppe). Für die Zelle „B16“ lautet die Formel demzufolge: =B9*B7 Zelle „E16“ Das Total des Gewinns des Vorjahrs besteht aus der Summe aller Einzelgewinne des Vorjahrs. =SUMME(B16:D16) Zellen „B17“, „C17“ und „D17“ Der Gewinn des aktuellen Jahres errechnet sich aus der Anzahl Maschinengruppen des aktuellen Jahres multipliziert mit der Gesamtmarge (pro Maschinengruppe). Für die Zelle „B17“ lautet die Formel dementsprechend: =B10*B7 Zelle „E17“ Das Total des Gewinns des aktuellen Jahres ist gleich der Summe aller Einzelgewinne des aktuellen Jahres. =SUMME(B17:D17) Nun sollte Ihr Arbeitsblatt wie folgt aussehen:

Die Ausgangsdaten Ihres Solver-Beispiels

Nun wird es Zeit, den Solver zu starten. Sie tun dies mit dem Menüpunkt „Solver...“ des „Extras“-Menüs. Als Zielzelle (=die Zelle, die optimiert werden soll), muss in unserem Fall die Zelle „E17“ bestimmt werden, denn das Ziel soll es ja sein, im aktuellen Jahr möglichst viel Gewinn zu erzielen.

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„Veränderbare Zellen“ (=Zellen, die zur Erreichung des Ziel verändert werden dürfen) sind in unserem Beispiel die Zellen „B13“ bis „D13“ (=die Anzahl der dieses Jahr neu anzuschaffenden Maschinengruppen). Nun brauchen Sie nur noch die Bedingungen festzulegen, die eingehalten werden müssen. Es sind dies: 1. Es müssen mindestens soviel „Staubsauger“-Maschinengruppen wie „Waschmaschinen“-Maschinengruppen angeschafft werden. 2. Es müssen mindestens fünf „Waschmaschinen“-Maschinengruppen angeschafft werden. 3. Es dürfen gesamthaft nicht mehr als 20 Maschinengruppen gekauft werden. 4. Der diesjährige Gesamtgewinn darf nicht mehr als 40 Prozent über dem letztjährigen liegen. 5. Von allen Maschinengruppen können jeweils nur ganze Gruppen gekauft werden. Dies müssen wir dem Solver mittteilen, da er sonst optimierte Fliesskommazahlen liefern würde, und Sie beispielsweise schlecht 4.2563 Staubsauger-Maschinengruppen anschaffen können. In der Sprache des Solver müssen die vorgenannten Bedingungen wie folgt erfasst werden, wobei aber beachtet werden muss, dass die Bedingung „Ganzzahlig“ wie folgt einzugeben ist:

$B$13 >= $C$13 $C$13 >= 5 $E$13 <= 20 $E$17 <= $E$16*1.4 $B$13 = Ganzzahlig $C$13 = Ganzzahlig $D$13 = Ganzzahlig Mit der Schaltfläche „Lösen“ können Sie nun die Optimierung vom Solver durchführen lassen. Dabei können Sie sich vom Solver auch einen „Antwort“-Bericht erstellen lassen, der Ihnen Erklärungen zum vom Solver ermittelten Resultat liefert

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Der Szenario-Manager (Beispiel Bestellszenarien) Mit dem Szenario-Manager können Sie verschiedene Szenarien auf einfache Weise miteinander vergleichen, ohne deswegen für jeden Fall ein separates Arbeitsblatt eröffnen zu müssen. Das nachfolgende Beispiel demonstriert den korrekten Einsatz des Szenario-Managers am Beispiel der Berechnung der optimalen Bestellmenge. Im folgenden wird davon ausgegangen, dass Ihre Firma pro Jahr 50'000 Stück eines bestimmten Artikels zum Brutto-Einkaufspreis von Fr. 12.-- pro Stück umsetzt. Als Erstes muss nun zuerst einmal der Text erfasst werden:

Die Ausgangsdaten

Zur Erleichterung der Formeleingabe und zur Erhöhung der Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, die einzelnen Zellen mit Namen zu versehen. Dies geschieht jeweils, indem Sie die Zelle oder den Zellbereich, dem Sie einen Namen geben wollen, anklicken und anschliessend aus dem „Einfügen“-Menü den Menüpunkt „Namen“ mit der Unterauswahl „Namen festlegen...“ anwählen. Geben Sie den Zellen folgende Namen: Zelle B3 B4 B5 B6 B8 B9 B10 B11 B12

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Namen Jahresbedarf Bruttopreis Bestellmenge Anzahl_Bestellungen Rabatt Transport Bestellkosten Einkaufspreis Beschaffungskosten

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Nun müssen auf den Feldern von „B3“ bis „B12“ die notwendigen Bedingungen definiert werden. Zelle „B5“ Hier muss jeweils ersichtlich sein, wieviel Stück mit einer einzelnen Bestellung bestellt werden. Da aber nur ganze Stück bestellt werden können, kommt hier die Funktion „Runden“ zum Einsatz. Die Formel lautet: =RUNDEN(Jahresbedarf/Anzahl_Bestellungen;0) Zelle „B7“ Diese Zelle ist für unser Beispiel nicht zwingend notwendig. Sie zeigt lediglich den Bruttoeinkaufswert (Bestellwert ohne Rabatt) der Bestellung. Die Formel ist also: =Bruttopreis*Bestellmenge Zelle „B8“ Hier wird der Mengenrabatt in Prozent berechnet. Für unser Beispiel gilt das folgende: - Bestellungen im Wert von unter Fr. 5'000 erhalten keinen Rabatt. - Bestellungen im Wert von Fr. 5000 bis Fr. 9999.95 erhalten 2.5 Prozent Rabatt. - Bestellungen im Wert von Fr. 10'000 bis Fr. 19'999.95 erhalten 5 Prozent Rabatt - Bestellungen im Wert von Fr. 20'000 und mehr erhalten 10 Prozent Rabatt. Eine mögliche Lösung könnte also lauten: =WENN(B5>=20000;10%;WENN(B5>=10000;5%;WENN(B5>=5000;2.5%;0))) Zelle „B9“ In Abhängigkeit von der Menge fallen unterschiedlich hohe Transportkosten an. Wir gehen in unserem Beispiel davon aus, dass pro angefangene 5'000 Transportkosten in der Höhe von 1'000 anfallen. Die Formel lautet z.B.: =WENN(REST(B5;5000)>0;(GANZZAHL(B5/5000)+1)*1000;B5/5000*1000) Zelle „B11“ In diese Zelle steht der Nettopreis pro Stück (=Bruttopreis pro Stück - Rabatt). Der Einkaufspreis soll auf zwei Stellen genau gerundet werden. Die Formel lautet also: =RUNDEN(Bruttopreis-(Bruttopreis*Rabatt);2) Zelle „B12“ In dieser Zelle soll das Bestelltotal zu stehen kommen. Da in der Schweiz bekanntlich das Problem existiert, dass in der Regel nur in 5-Rappen-Einheiten bezahlt werden kann, muss in diese Formel auch eine Abwandlung der üblichen 5-Rappen-Rundung eingebaut werden. Bei der üblichen 5Rappen-Rundung wird der Betrag mit 20 multipliziert, gerundet, die Nachkommastellen abgeschnitten und anschliessend wieder durch 20 dividiert ,z.B. „=RUNDEN(xy*20;0)/20“, wobei „xy“ für den auf 5er zu rundenden Betrag steht. Eine Lösung für unser Problem könnte wie folgt aussehen: =RUNDEN(((Einkaufspreis*Bestellmenge)+(Transport+Bestellkosten)*Anzahl_Be stellungen)*20;0)/20

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Der Szenario-Manager Nun wird es Zeit, den eigentlichen Szenario-Manager aufzurufen. Sie starten ihn aus dem „Extras“-Menü mit dem Menüpunkt „Szenario-Manager“. Als Erstes müssen Sie dem Szenario-Manager zeigen, welche Daten im Szenario-Manager veränderbar sein sollen. In unserem Beispiel sind dies die Zellen B3 (Jahresbedarf), B4 (Bruttopreis je Stück), B6 (Anzahl der Bestellungen) und B10 (Bestellkosten). Die Adressen der Zellen teilen Sie dem Szenario-Manager mit einem einfachen Mausklick auf die entsprechende Zelle mit. Um nicht zusammenhängende Bereiche zu markieren, halten Sie die -Taste gedrückt. Ihr Szenario-Manager sollte nun wie folgt aussehen:

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Hinzufügen...“. Das Szenario wird nun erstellt und angezeigt. In der Dialogbox finden Sie zunächst eine Eingabezeile für den Namen des Szenarios. Als Namen für das erste Szenario wählen wir „Bestellung 1x“. Nun sollte Ihr Szenario-Manager wie folgt aussehen:

Klicken Sie nun auf die „OK“-Schaltfläche.

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Geben Sie die einzelnen Parameter wie folgt ein:

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und erfassen Sie noch drei weitere Szenarien. Klicken Sie erst am Ende der Eingabe des dritten Szenarios auf die „OK“-Schaltfläche. Name Jahresbeda Bruttopreis/Stück Anzahl Bestellkosten rf Bestellungen Bestellung 2x 50000 12 2 135 Bestellung 5x 50000 12 5 135 Bestellung 10x 50000 12 10 135 Nun sollte der Szenario-Manager wie folgt aussehen:

Der Szenario-Manager bietet mit der Schaltfläche „Anzeigen“ die Möglichkeit, die Werte des jeweils markierten Szenarios an die entsprechenden Zellen im Arbeitsblatt zu übergeben. So können Sie - ohne Eingaben zu machen - die unterschiedlichsten Kalkulationen der Reihe nach betrachten. Mit der Schaltfläche „Bericht“ beginnt die eigentliche Anwendung. Sie müssen nun die zu verändernden Zellen anzugeben. In unserem Fall sind dies die Gesamtkosten und die jeweilige Bestellmenge, also die Zellen „B12“ und „B5“.

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Nachdem Sie die „OK“-Schaltfläche angeklickt haben, berechnet Excel die Szenarien, wobei Excel die Szenarien in einem neuen Arbeitsblatt mit automatischer Gliederung darstellt.

Die vom Szenario-Manager automatisch angelegte Übersichtstabelle mit automatischer Gliederung

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Kombination von Solver und Szenario-Manager (Mailing) Die beiden Excel-Zusatzprogramme „Solver“ und „Szenario-Manager“ lassen sich wunderbar miteinander kombinieren, wie am folgenden Beispiel demonstriert wird. Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten im Marketing eines Unternehmens, dass Produkte selber herstellt und anschliessend direkt an Endkunden verkauft. Die Produktionskosten Ihrer Artikel sinken mit der Anzahl der produzierten Exemplare. Die unterschiedlichen Abstufungen der Kosten haben Sie in einer Excel-Tabelle erfasst. Sie planen ein Mailing, um neue Kunden zu gewinnen. Durch die neuen Kunden hoffen Sie, Ihren Absatz zu steigern und damit die Produktionskosten pro Stück senken zu können. In einer Tabelle möchten Sie ausrechnen, welche Prognosen möglich sind.

Die Ausgangsdaten Ihrer Mailing-Kalkulation

Zuerst müssen natürlich die Formeln geschrieben werden. Zelle „B4“ Der Umsatz pro Monat besteht natürlich aus den Stückzahlen pro Monat mal dem Verkaufspreis. =B2*B3

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Zelle „B5“ Die Stückkosten müssen aus der Tabelle herausgelesen werden. Dazu dient die „Verweis“-Funktion. Sie funktioniert nach dem Muster =Verweis(Ergebnisfeld; Suchvektor; Ergebnisvektor). Die Funktion sucht im Suchvektor nach dem Wert des Suchkriteriums, geht zu entsprechenden Position im Ergebnisvektor und liefert dessen Wert. =VERWEIS(B3;D4:D15;E4:E15) Zelle „B6“ Die Stückkosten pro Monat ergeben sich aus dem Stückabsatz pro Monat mal den Stückkosten. =B5*B3 Zelle „B7“ Der kostenbereinigte Umsatz ergibt sich aus dem Umsatz pro Monat abzüglich der Stückkosten (=Herstellungskosten) pro Monat. =B4-B6 Zelle „B11“ Die Gesamtkosten des Mailings ergeben sich aus dem Mailing-Umsatz multipliziert mit den Kosten pro Mailing. =B9*B10 Zelle „B13“ Der aus dem Mailing resultierende zusätzliche Produktabsatz ergibt sich aus dem Mailing-Umsatz multipliziert mit dem Erfolgsfaktor. =B9*B12 Zelle „B14“ Der neue Stückabsatz ergibt sich aus dem alten Stückabsatz und dem durch das Mailing neu gewonnenen Absatz. =B3+B13 Zelle „B15“ Die neuen Stückkosten müssen analog der Funktion der Zelle „B5“ aus der Tabelle herausgelesen werden. =VERWEIS(B14;D4:D15;E4:E15) Zelle „B16“ Der neue Umsatz pro Monat ergibt sich aus dem neuen Stückabsatz multipliziert mit dem Endverkaufspreis. =B14*B2 Zelle „B17“ Die neuen Stückkosten pro Monat ergeben sich aus dem neuen Stückabsatz multipliziert mit den neuen Stückkosten. =B14*B15

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Zelle „B18“ Der neue kostenbereinigte Umsatz ergibt sich aus dem neuen Umsatz pro Monat abzüglich der neuen Stückkosten pro Monat. =B16-B17 Zelle „B20“ Der effektive Gewinn aus Mailing ergibt sich aus dem neuen kostenbereinigten Umsatz abzüglich des alten kostenbereinigten Umsatzes abzüglich der Mailingkosten (Mailing-Umsatz mal Kosten pro Mail). =B18-B7-(B9*B10)

So sollte das Ergebnis aussehen

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Ermitteln des optimalen Mailing-Umfangs mit Hilfe des Solvers Den Solver starten Sie aus dem „Extras“-Menü mit dem Menüpunkt „Solver“. Er arbeitet nach einem einfachen Prinzip: Sie legen eine Zielzelle fest, die einen bestimmten Wert enthalten soll, bzw. die Sie maximiert oder minimiert haben möchten. Um dieses Ziel zu erreichen, geben Sie dem Solver eine oder mehrere variable Zellen an. Diese Zellen darf der Solver verändern, um das gesteckte Ziel zu erreichen. Die Zielzelle (=die Zelle, die in unserem Fall maximiert werden soll) ist „B20“. Im Feld „Veränderbare Zellen“ tragen Sie die Zelle ein, die der Solver verändern darf, um den Zielwert zu erreichen. In unserem Fall ist dies die Zelle „B9“ (=der Mailing-Umsatz). Ihr Solver sollte nun wie folgt aussehen:

Als nächsten Schritt müssen nun noch die Bedingungen definiert werden, die eingehalten werden müssen. In unserem Fall sind dies zwei Bedingungen:

1. Es sollen nicht mehr als 12'000 Mailings verschickt werden. 2. Der Gewinnzuwachs soll nicht mehr als Fr. 2'200 betragen. Diese Bedingungen definieren Sie mit der Schaltfläche „Hinzufügen“.

Nachdem Sie die beiden Bedingungen definiert haben, sollte ihr Solver wie folgt aussehen:

Mit der Schaltfläche „Lösen“ können Sie nun das Problem vom Solver lösen lassen.

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Sie können nun entweder die gefundene Lösung verwenden (=in die Tabelle übertragen lassen) oder die Ausgangswerte wiederherstellen lassen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, je einen „Antwort-“ „Sensitivitäts-“ oder „Grenzwert“-Bericht erstellen zu lassen. Die Berichte werden als eigene Arbeitsblätter erstellt, d.h. Sie können über das „Fenster“-Menü aufgerufen werden.

Der Antwortbericht des Solvers.

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Verschiedene Modelle mit dem Szenario-Manager verwalten Unter einem Szenario versteht man eine bestimmte Version des Arbeitsblattes. Wenn Sie ein Kalkulationsmodell erstellt haben, ist jede Variante des gleichen Modells mit unterschiedlichen Basisdaten ein Szenario. Der Szenario-Manager erlaubt es, die einzelnen Modelle mit Namen zu versehen und direkt im Arbeitsblatt zu speichern. Wir werden vier verschiedene Szenarien anlegen: Ein „optimistisches“ Modell, bei dem mit 2.5 Prozent Rücklauf gerechnet wird, ein „realistisches“ Modell mit 1.5 Prozent und zwei „pessimistische“ Modelle mit 1.0 bzw. 0.5 Prozenten. Sie starten den Szenario-Manager im „Extras“-Menü mit dem Menüpunkt „Szenario-Manager...“. Klicken Sie nun gleich auf die „Hinzufügen“-Schaltfläche, um ein neues Szenario zu definieren. Füllen Sie die Dialogbox wie das nachfolgende Muster aus und klicken Sie anschliessend auf „OK“.

Sie kommen nun dazu, die einzelnen Szenarien zu definieren. Schliessen Sie die Eingabe der ersten drei Szenarien jeweils mit der „Einfügen“-Schaltfläche ab, und klicken Sie erst nach dem Erfassen des vierten Szenarios auf die „OK“-Schaltfläche der Dialogbox „Szenariowerte“.

Szenarioname Optimistisch 2.5% Realistisch 1.5% Pessimistisch 1.0% Pessimistisch 0.5%

Mailing-Umsatz (Feld $B$9) 10000 10000 10000 10000

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Erfolgsfaktor (Feld $B$12) 2.5% 1.5% 1.0% 0.5%

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Nun sollte Ihr Szenario-Manager wie folgt aussehen:

Nun können Sie sich mit der Schaltfläche „Bericht“ eine Übersicht über die verschiedenen Szenarien geben lassen. Dabei wird Ihnen der Szenario-Manager vorschlagen, die Ergebniszelle B20 (=der Gewinn aus dem Mailing) ebenfalls in die Übersicht aufzunehmen. Bestätigen Sie diese Meldung einfach mit „OK“ und sie werden die folgende Übersichtstabelle angezeigt bekommen:

Die Übersichtstabelle des Szenario-Managers

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Devisen-Umrechnungen mit logischen Funktionen Im nachfolgenden Beispiel wird mit logischen Funktionen eine Tabelle geschaffen, die leicht an neue Gegebenheiten anzupassen ist. Anstatt mühsam erstellte Formeln abzuändern, werden in einem kleinen Bereich der Tabelle neue Zahlenwerte eingegeben, die von den Formeln ohne weitere zusätzliche Veränderungen übernommen werden. Vor oder nach den Ferien oder im Devisenhandel leistet eine Umrechnungstabelle für Fremdwährungen ausgezeichnete Dienste. Die nachfolgende Arbeitsmappe ist unter dem Namen „DEVISEN1.XLS“ auf Ihrer Diskette gespeichert.

Die Devisen-Umrechnungstabelle

Die Tabelle besteht aus zwei Arbeitsbereichen und einem Matrixbereich. Arbeitsbereich 1 soll Franken-Beträge in eine Fremdwährung umrechnen und zugleich berücksichtigen, dass die Bank nicht über sämtliche Zahlungsmittel in ausländischer Währung verfügt, sondern nur bis zu einer bestimmten kleinsten Einheit. Beispielsweise wechseln Banken meist keine Münzen ausländischer Währungen und wenn, dann nur mit Einschränkungen. Es wird also in der Regel nicht möglich sein, exakt den eingegebenen Betrag umzutauschen; der effektiv einzuzahlende Betrag muss unter Berücksichtigung des Umtauschminimums errechnet werden. Arbeitsbereich 2 rechnet aus, wieviel Schweizer Franken beim Rücktausch einer ausländischen Währung ausbezahlt werden. Da normalerweise nur Banknoten ausländischer Währung getauscht werden, muss dies bei der Eingabe berücksichtigt werden.

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Der Matrixbereich (Array) enthält die Kurstabelle mit An- und Verkaufskurs, der Bezugsmenge und der kleinsten Umtauscheinheit. Jeder Währung ist eine Kennziffer in der ersten Spalte zugeordnet. Der Array muss aufsteigend sortiert sein. Praktisch für die Erstellung der „SVERWEIS“-Formel ist die Vergabe eines Namens. Markieren Sie dazu den Zahlenbereich des Arrays (nur die Zahlen, nicht die Spaltenüberschriften, also nur die Felder „A17“ bis „F20“!) und wählen Sie im Menü „Einfügen“ den Menüpunkt „Namen“ mit dem Unterpunkt „Festlegen...“. In der daraufhin folgenden Dialogbox können Sie nun Ihrem markierten Bereich einen Namen gehen. Tagen Sie den Namen „Matrix“ (oder einen Namen Ihrer Wahl) unter „Name:“ ein, und bestätigen Sie ihn mit der „OK“-Schaltfläche. Sie können von nun an anstatt der Zellverweise auch den Namen „Matrix“

Die Definition des Namens „Matrix“

Umrechnung Fremdwährung Die Eingabe der Währungskennzahl und des vorgesehenen SFR-Betrages soll in den grauen Feldern („A6“ und „A7“) erfolgen. In der Zelle „C6“ wird der Kurs ausgegeben. Das erfordert den Einsatz der „SVERWEIS“-Funktion. Der Aufbau lautet =SVERWEIS(Suchkriterium;Array;Spaltenindex) Das Suchkriterium ist in unserem Beispiel die Währungskennziffer „A6“, der Array ist die mit dem Namen „Matrix“ versehene Kurstabelle, der Spaltenindex ist die Zahl der Spalte von links nach rechts, aus der der Wert entnommen werden soll. Konkret bezogen auf das Beispiel lautet die Formel also

=SVERWEIS(A6;Matrix;5) Da die Formel in der gleichen Zeile erneut verwendet werden kann, lohnt es sich, den Bezug auf das Suchkriterium absolut zu setzen ($A$6), damit beim Kopieren keine Zellbezüge verändert werden. Die Formel für die Bezugsmenge (Feld „D6“) sieht gleich aus, lediglich die Matrix-Spalte ist eine andere.

=SVERWEIS(A6;Matrix;3) Die Formel für die Errechnung des Umtauschbetrags (Feld „E6“) ist etwas anspruchsvoller, weil, wie bereits erwähnt, nicht bis zur kleinsten Münze ausbezahlt werden kann. Die Formel fordert: Ganzzahliges Ergebnis aus dem Betrag „B6“, dividiert durch den Kurs „C6“, multipliziert mit der Bezugsmenge „D6“, dividiert durch das Minimum (aus der Matrix-Spalte „Minimum“) und das Ganze multipliziert mit dem Minimum.

=GANZZAHL(B6/C6*D6/SVERWEIS(A6;Matrix;6))*SVERWEIS(A6;Matrix;6) Der letztendlich einzuzahlende Betrag in Franken (Feld „F6“) wird errechnet, indem der Auszahlungsbetrag „E6“ durch die Bezugsmenge „D6“ und mit dem Kurs „C6“ multipliziert wird, also mit der Formel

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Damit Sie wissen, um welche Währung es sich bei der Auszahlung handelt, sollten Sie in Zelle „E7“ die Formel

=SVERWEIS(A6;Matrix;2) eingeben. Auf Feld „F7“ können Sie den Text „SFR“ eintippen.

Umrechnung in Schweizer Franken In Zelle „A12“ und „B12“ werden wiederum Währungskennziffern bzw. der abzufragende Betrag eingegeben. In Zelle „C12“ wird mit der „SVERWEIS“-Funktion mit folgender Formel der Kurs aus der Matrix entnommen:

=SVERWEIS($A$12;Matrix;4) Der Zellbezug auf das Suchkriterium ist absolut gesetzt, damit Sie die Formel einfach nach rechts kopieren und anpassen können. In Zelle „D12“ ändert sich nämlich nur der Spaltenindex, da die Bezugsmenge in der Matrix in Spalte 3 steht. Die Formel für „D12“ lautet also:

=SVERWEIS($A$12;Matrix;3) Da beim Rücktausch in der Regel nur Geldscheine und keine Münzen umgetauscht werden, muss auf dem Feld „E12“ berücksichtigt werden, dass nur in die Mindestmenge teilbare Fremdwährungsbeträge angenommen werden können. Daraus ergibt sich die folgende Formel:

=GANZZAHL(B12/SVERWEIS(A12;MATRIX;6))*SVERWEIS(A12;MATRIX;6) Der Auszahlungsbetrag in „F12“ schliesslich wird errechnet als Ergebnis der Division von Einzahlungsbetrag und Bezugsmenge mal Kurs, also:

=E12/D12*C12 Vorausgesetzt, die Felder „A12“ und „B12“ sind mit Werten gefüllt, wird nun in der Zeile 12 die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Schweizer Franken durchgeführt. Verändern Sie probeweise die Kurstabelle (die Matrix) und Sie werden feststellen, dass die Formeln ohne weiteres die neuen Werte transportieren. Die Felder „E13“ und „F13“ können mit den gleichen Feldern und Werten ergänzt werden, wie die Felder „E7“ und „F7“.

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Die ISTLEER-Funktion Den Schönheitsfehler, dass Formelfelder eine Meldung wie „#Name?“ oder „#NV?“ ausgeben, wenn keine Währungskennzahl oder kein Betrag eingegeben wurde, können Sie mit der „ISTLEER“- und einer „ODER“-Funktion beheben. Die Formeln in den Feldern von Zeile 6 bzw. Zeile 12 müssen um diese Bedingungen ergänzt werden. Beginnen Sie mit der Zelle „C6“. Die Formel lautet: =WENN(ODER(ISTLEER($A$6);ISTLEER($B$6));"";SVERWEIS($A$6;Matrix;5)) Diese Formel bedeutet folgendes: Wenn eines der Eingabefelder für Währungskennzahl und Betrag nicht ausgefüllt ist, dann bleibt die Zelle frei. Sind jedoch beide Felder ausgefüllt, wird die Berechnung mit der „SVERWEIS“-Formel durchgeführt. Eine freibleibende Zelle kann mit den Anführungszeichen ("") oder auch mit dem Wert Null (0) erzeugt werden. Da mit der „WENN“- und der „ODER“-Bedingung zwei neue Elemente in die Formel hinzugekommen sind, müssen Sie auf die Klammersetzung achten Die „ODER“-Bedingung wird in sich abgeschlossen, also muss hinter der zweiten „ISTLEER“-Bedingung eine Schlussklammer gesetzt werden. Auch die „WENN“-Bedingung wird abgeschlossen, allerdings erst am Ende der Formel. Ergänzen Sie auf diese Art und Weise alle Ihre Formeln in den Zeilen 6, 7, 12 und 13. Nutzen Sie die Möglichkeit, Teile der Formel zu kopieren. Denn je länger die Formel, desto zeitraubender und fehleranfälliger ist die Neueingabe in jeder Zelle. Kopieren und anpassen geht da in jedem Fall schneller. Die Felder „F6“ und „F12“ wurden zudem mit der „RUNDEN“-Funktion so ergänzt, dass der ein- bzw. auszuzahlende Betrag automatisch auf 5 Rappen gerundet wird. Zelle Formel D6 =WENN(ODER(ISTLEER($A$6);ISTLEER($B$6));"";SVERWEIS($A$6;MATR IX;3)) E6 =WENN(ODER(ISTLEER($A$6);ISTLEER($B$6));"";GANZZAHL(B6/C6*D6/ SVERWEIS(A6;MATRIX;6))*SVERWEIS(A6;MATRIX;6)) F6 =WENN(E6="";"";RUNDEN(E6/D6*C6*20;0)/20) E7 =WENN(ISTLEER($A$6);"";SVERWEIS(A6;MATRIX;2)) F7 =WENN(ODER(ISTLEER(A6);ISTLEER(B6));"";"SFR") C12 =WENN(ODER(ISTLEER($A$12);ISTLEER($B$12));"";SVERWEIS($A$12;M ATRIX;4)) D12 =WENN(ODER(ISTLEER($A$12);ISTLEER($B$12));"";SVERWEIS($A$12;M ATRIX;3)) E12 =WENN(ODER(ISTLEER($A$12);ISTLEER($B$12));"";GANZZAHL(B12/SVE RWEIS(A12;MATRIX;6))*SVERWEIS(A12;MATRIX;6)) F12 =WENN(E12="";"";RUNDEN(E12/D12*C12*20;0)/20) E13 =WENN(ISTLEER(A12);"";SVERWEIS(A12;MATRIX;2)) F13 =WENN(ODER(ISTLEER($A$12);ISTLEER($B$12));"";"SFR")

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Schutz vor versehentlichem Löschen Bei Arbeitsblättern, die aufwendig erstellte Formeln enthalten, lohnt es sich, die Formelfelder vor versehentlichen Löschoperationen zu schützen und nur die zur Eingabe vorgesehenen Felder zugänglich zu halten. Sie können auch Formeln verbergen, wenn der Benutzer die Formel nicht sehen soll. In unserem Beispiel sollen lediglich die Eingabefehler A6, B6, A12 und B12 im Arbeitsbereich und die Zellen im Matrixbereich offen gehalten werden. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Markieren Sie alle Zellen, die in Zukunft noch zugänglich sein sollen. Drücken Sie für Mehrfachmarkierungen nicht zusammenhängender Zellbereiche die -Taste. 2. Wählen Sie aus dem „Format“-Menü den Befehl „Zellen...“ mit der Registerkarte „Schutz“, entfernen Sie in der Dialogbox das Kreuz vor der Option „Gesperrt“ und verlassen Sie die Box mit einem Klick auf die „OK“-Schaltfläche.

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Wenn Sie die Formeln verstecken wollen, markieren Sie die Formelfelder (C6 bis F7 und C12 bis F13), rufen erneut aus dem Menü „Format“ den Menüpunkt „Zellschutz“ auf und aktivieren in diesem Fall beide Möglichkeiten (=kreuzen Sie sowohl „Gesperrt“ als auch „Formeln ausblenden“ an). Schützen Sie nun Ihre gesamtes Arbeitsblatt, indem Sie im „Extras“-Menü den Menüpunkt „Datei schützen...“ mit dem Unterpunkt „Blatt“ anklicken. In der Dialogbox sollten alle Optionen (Inhalte, Objekte, Szenarios) aktiviert sein. Wenn Sie wollen, können Sie auch ein Passwort vergeben, dass Ihnen exklusiv die Möglichkeit gibt, die Datei überhaupt zu öffnen. Mit „OK“ ist die gesamte Datei geschützt - bis auf die von Ihnen „entsperrten“ Zellen.

Probieren Sie aus, ob Ihr Zellschutz funktioniert. Sie sollten nun nur noch in den „entsprerrten“ Eingabefeldern neue Werte eingeben können, während auf beim Versuch, Eingaben auf gesperrten Feldern vorzunehmen, folgende Fehlermeldung erscheint:

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Wenn Sie nun doch einmal Änderungen auf den von Ihnen gesperrten Zellen vornehmen wollen, müssen Sie aus dem Menü Extras den Menüpunkt „Dokument schützen...“ mit der Unterauswahl „Blattschutz aufheben...“ anwählen.

Die fertige Devisen-Umrechnungstabelle

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