La descripción colectiva de los archivos

Víctor Hugo Arévalo Jordán

LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

de los archivos

LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA DE LOS ARCHIVOS

Víctor Hugo Arévalo Jordán

La descripción colectiva de los archivos

Arévalo Jordán, Víctor Hugo La descripción colectiva de los archivos - 1ª ed. Córdoba: Ediciones del Sur, 2005. 272 p. ; 21x14 cm ISBN 987-22001-6-5 1. Archivología-Descripción I. Título CDD 027.

Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño de la cubierta, puede reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma, ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico, de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escrita por parte del autor. © 2005 por Víctor Hugo Arévalo Jordán © Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur, agosto de 2005. Impreso en Buenos Aires. Hecho el depósito que marca la ley 11723 ISBN 987-22001-6-5 Distribución gratuita. Visítenos y disfrute de más libros gratis en: http://www.edicionesdelsur.com

SOBRE EL AUTOR

VÍCTOR HUGO ARÉVALO JORDÁN nació en Cochabamba —Bolivia— el 23 de diciembre de 1946. A corta edad su familia se trasladó a la ciudad de La Paz donde transcurrió su juventud. Una vez terminado el bachillerato, incursionó exitosamente en el teatro, realizando diversos papeles. Fue maestro rural en Umala —altiplano boliviano— donde llegó a desempeñar el cargo de Alcalde por elección popular. Al frente de archivos se desempeñó en la Administración Autónoma de Almacenes Aduaneros, entidad con terminales en el interior boliviano: Cochabamba, Santa Cruz, Puerto Suárez, Pocitos, Villazón, Uyuni y La Paz. En el exterior: en Arica (Chile), Matarani-Mollendo (Perú), Sao Paulo (Brasil), Buenos Aires y Rosario (Argentina) en razón de carecer Bolivia de salida al mar, luego de la guerra del Pacífico. Esta experiencia posibilitó el inicio del presente título. En Bolivia asistió a cursos de Paleografía y Administración de Archivos, dictados por docentes de la Escuela de Archiveros dependiente de la Facultad de Filosofía y Hu-

manidades, de la Universidad Nacional de Córdoba, Argentina; y de la Facultad de Historia de la Universidad Mayor de San Andrés de La Paz, Bolivia. En esta última Casa de Altos Estudios fue discípulo de Gunnar Mendoza y de Joaquín Gantier. En 1979 accede a una beca de la Organización de Estados Americanos para el VI Curso de Desarrollo de Archivos para miembros de la región, a dictarse en el Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA), que funcionaba en la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional de Córdoba - Argentina. En esta universidad fue discípulo de Aurelio Tanodi y de Elsa Fajardo. En la misma Casa de Altos Estudios asiste a cursos paralelos de Metodología de la Investigación y Paleografía. Una vez terminados, retorna a La Paz - Bolivia. Cumplidos sus compromisos con el gobierno boliviano, derivados del otorgamiento de la beca, en 1982 se radica en la ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz, provincia de Santa Fe, Argentina. En esta ciudad presenta al gobierno provincial el proyecto de creación de la Carrera de Archivología, repitiendo la presentación ante el gobierno de Paraná, provincia de Entre Ríos. Ambas carreras se inician en 1985 y 1986 respectivamente. En la ciudad de Santa Fe de la Vera Cruz ha colaborado con el Archivo General de la Provincia, en las actividades de extensión durante las gestiones de Catalina Pistone de Hernández y Ana María Cecchini de Dallo y con la Comisión Argentina de Archivos (CADA), en oportunidad de la presidencia de esta última profesional.

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En el Archivo General de Entre Ríos ha colaborado durante la gestión de Elsa Bertozzi, siendo miembro organizador del I Congreso de Archivología del MERCOSUR al que adhirió la Universidad de Santa María del Sur, Brasil y el Archivo General de la Provincia de Santa Fe. Como apoyo a la actividad docente de la Carrera de Archivística en Santa Fe, se abocó a la problemática teorética de la Archivística y de la Archivología, contando en la actualidad con once títulos referidos a la temática. En 1985 su Teoría Archivológica fue precursora, surgiendo en años posteriores títulos semejantes, en diversos países. En 1986 se desempeña en la Facultad de Historia de la Universidad Católica de Santa Fe, como Profesor Titular Contratado, en las Cátedras de Metodología de la Investigación Histórica, Paleografía y Diplomática Americana, Historia Americana II y Seminario II. En 1988, fue designado en el cargo de Jefe de Trabajos Prácticos, dedicación semiexclusiva, con funciones en el Archivo del Centro Documental del Instituto de Investigaciones. En la Universidad Nacional del Litoral —Santa Fe Argentina—, ha brindado su colaboración en el curso Introducción a la Archivología, realizado mediante tele-conferencias en aulas satelitales. Con esta misma universidad y temática está proyectando la tecnicatura y licenciatura en Archivística, en la modalidad a distancia. En 2001 accede al título de Bachiller de Ciencias en Tecnologías de la Información y en el 2002 accede al título de Master on-line en Dirección de Sistemas de Información, (Canterbury, UK). 7

En 2003 dicta Paleografía y Diplomática para la carrera de Licenciatura en Historia de la Universidad Autónoma de Entre Ríos. A partir de 2004 asume por Concurso de Antecedentes, las cátedras de Paleografía y Diplomática, Metodología de la Investigación Archivística, y Seminario de Tesis en la Carrera de Archivística de la Facultad de Ciencias de la Gestión, de la ciudad de Paraná; y asume también Paleografía y Diplomática en la carrera de Licenciatura en Historia de la ciudad de Concepción del Uruguay. L.M.

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ATANDO CABOS

En realidad, si un archivo no está ordenado ni catalogado es como si no existiera, pues no serviría para nada. Un archivo es en la medida en que está ordenado y descrito. GUNNAR MENDOZA L.

LA DESCRIPCIÓN es una tarea medular en el quehacer archivístico. Eso lo saben los archiveros, aunque todavía no se ponen de acuerdo cómo y bajo qué pautas llevarla a cabo, pese a que ya existen normas internacionales, muy publicitadas en congresos, cursos y otras reuniones. La diversidad de maneras descriptivas no es gratuita. Obedece a que los archivos no son iguales ni siquiera parecidos. Comenzando por el personal, que hace las cosas según sus conocimientos y experiencia. Últimamente he visto catálogos preparados y editados “a la antigua” que son utilísimos a quienes los consultan, siendo preferidos a los discos compactos. Estoy seguro de que esta práctica seguirá por mucho tiempo más, pero me gustaría que hubiera un mayor acercamiento con la ISAD (G), por ejemplo, para unir propósitos y criterios. Es verdad que siempre hubo algún tipo de norma para describir, dada por el uso y la costumbre. Para comprobarlo basta ver algunos registros virreinales sumamente prolijos y orientadores en la búsqueda. La razón es obvia: sin descripción un archivo no es tal. Sin ella no es fácil —¡es

casi imposible!— encontrar los documentos solicitados o, en los tiempos actuales, acceder a la abundante información que conservan sus folios. Siempre asocio la descripción con la magia porque facilita que algo que es físicamente uno, ubicado en un espacio concreto, pueda estar en tantos lugares a la vez. “La descripción —he señalado en otra parte— refleja el contenido y el aspecto físico de los documentos archivísticos, identificándolos y permitiendo su conocimiento, su localización y su control. Va desde la unidad documental hasta conjuntos más grandes y completos, dependiendo su realización de las necesidades y de las posibilidades existentes en una circunstancia determinada.” Hay muchas opiniones sobre la descripción, como la que presenta Víctor Hugo Arévalo Jordán (Cochabamba, 1946) en esta ocasión, motivado por su vieja inquietud intelectual que no tiene freno ni pausa. Ni tampoco poco atrevimiento. Acrecentando la ya larga saga de sus títulos bibliográficos, a este nuevo aporte lo llama La descripción colectiva de los archivos, cuyo contenido desborda el tema anunciado tratando de posesionarlo en el contexto natural en el que se desarrolla. Es un manual destinado principalmente a los que aprenden o quieran seguir aprendiendo, con un lenguaje propio no fácil de entender ni compartir por todos y con una avalancha de conceptos, datos y noticias que adensa la lectura si no se hace con atención y sentido crítico. El texto se convierte así en un interlocutor válido para la discusión y el cambio de ideas, pues dará mucho de qué hablar. Sin duda, hay ingredientes para un amplio debate. Para adentrarse en las páginas de La descripción colectiva... hay que conocer a Víctor Hugo, hombre que sabe lo que dice por ciencia y experiencia. Su trajinar humano desde joven, en diferentes faenas y países, lo ha dotado 10

de una especial lucidez para comprender las cosas de su profesión, tan rica y tan variada como la vida misma, compleja, con una materia no siempre sencilla de expresar ni menos de explicar. Es docente, archivero, paleógrafo, conferenciante, asesor, publicista, patrocinador de iniciativas, gremialista y más. Me pregunto a menudo por qué las obras de Arévalo Jordán no son bien conocidas y estudiadas en el ámbito archivístico latinoamericano. Quizá desidia, tal vez desconocimiento, a lo mejor falta de difusión. Pero la carencia es, afortunadamente, subsanable. A modo de reseña, alguien debe presentarla en su conjunto para que se tenga una aproximación cabal de ella. Sobre todo ahora que sale a la luz, después de múltiples revisiones y correcciones, este novedoso libro suyo. La descripción colectiva consiste —precisa Víctor Hugo— en la redacción de registros colectivos para uso práctico, en los cuales aparecen unidos en un solo instrumento de descripción los títulos de todos los fondos, o de colecciones seleccionadas, depositadas en uno o más archivos. La propuesta es clara: en la época de las redes y de la interconexión, el archivero debe abrirse al mundo y ofrecer a los demás sus hechos. En este caso, los resultados de su esfuerzo descriptivo. Así se va atando cabos de lo que hace uno con lo que hacen los otros, así surge la solidaridad informativa, así se forma un todo imprescindible para seguir viviendo. Lima, 25 de mayo del 2005.

CÉSAR GUTIÉRREZ MUÑOZ Archivero de la Universidad Pontificia Universidad Católica del Perú

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ÍNDICE

Sobre el autor .............................................................................. 5 Atando cabos. Prólogo de César Gutiérrez Muñoz ................. 9 Patrimonio archivístico ............................................................ 1 9 Fundamento de identidad .................................................... 1 9 Una relación de futuro ......................................................... 2 1 Sobre el patrimonio archivístico ....................................... 22 La consideración del contexto ........................................... 24 Las evaluaciones del impacto ambiental ........................... 2 5 Relaciones entre la normativa de patrimonio archivístico y la planificación territorial .......................... 26 Descripción colectiva ............................................................... 29 Generalidades ...................................................................... 29 Gestión de la información en los archivos ........................ 36 Descripción del término archivología ............................... 3 7 Definición ........................................................................ 38 Descripción colectiva .......................................................... 46 Descripción general ....................................................... 4 7 Descripción especial ...................................................... 49 Finalidad .......................................................................... 5 0 Sistematización de los archivos .......................................... 5 1 Técnicas documentales de archivo ..................................... 5 1 Sistemas integrados ....................................................... 5 2

Almacenamiento integrado de información ................ 5 3 Objetivo ........................................................................... 5 3 Procedimiento general .................................................. 5 3 Consideraciones ............................................................. 5 5 Nueva tecnología disponible ......................................... 5 5 Ventajas ........................................................................... 5 6 Características generales de la descripción colectiva ........... 58 La descripción colectiva en el marco del Sistema Nacional de Información ..................................................... 6 1 Aspectos positivos de la descripción colectiva ................ 63 Análisis y evaluación de la situación vigente ................... 6 5 Establecimiento del plan de desarrollo ............................. 66 Problemas de primera instancia ........................................ 6 7 Exceso de información .................................................. 6 7 Distorsión de la información ......................................... 6 7 Desarrollo excesivo de la tecnología ............................ 68 Automatización de las decisiones ................................. 68 Limitaciones de personal ............................................... 68 Limitaciones presupuestarias ....................................... 69 Limitaciones institucionales y legislativas .................. 69 El contexto de la descripción ............................................. 7 1 Postulados relativos a la descripción colectiva archivística ........................................................................... 7 2 Los depósitos de archivos ............................................. 7 3 Los fondos ....................................................................... 7 3 Los grupos ....................................................................... 7 3 Los subgrupos ................................................................. 7 3 Las series ......................................................................... 7 3 La pieza documental ...................................................... 7 3 Descripción archivística ..................................................... 7 7 La normalización archivística: su implementación ................ 8 1 Utilidad ................................................................................. 8 7 Economía .............................................................................. 8 7 Calidad .................................................................................. 88 Implementación de sistemas de normalización ............... 90 Normas estructurales ..................................................... 9 1 Normas de contenido ...................................................... 9 1 Conocimiento del proceso de normalización ................... 92

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Aplicación del proceso de normalización ......................... 93 Documentación del proceso ............................................... 94 Evaluación y control de la implementación ..................... 9 5 Acondicionamiento de la implementación ....................... 96 Las normas ........................................................................... 9 7 Origen y objetivo del documento normativo ................... 98 Las normas ISAD (G) ............................................................ 1 0 3 Reglas de la descripción multinivel ............................ 1 0 7 Elementos de la descripción ........................................ 108 Sugerencias y recomendaciones ....................................... 1 1 3 Normas EAD .......................................................................... 1 1 6 El repertorio de etiquetas ............................................. 1 1 6 Las directrices de aplicación EAD ................................ 1 1 7 Las normas ISSAR (CPF) ......................................................... 1 1 9 Análisis documental ................................................................ 1 2 1 Elementos sobre el análisis documental .......................... 1 2 1 El análisis ............................................................................ 122 Criterios .............................................................................. 1 2 7 Análisis de los tipos documentales .................................. 128 El servicio de la descripción colectiva ................................. 1 3 0 Objetivos ............................................................................ 1 3 0 Política ................................................................................. 1 3 1 Localización de un determinado documento ................. 132 Principios de organización ............................................... 133 Programa descriptivo ....................................................... 133 Objetivos del programa ..................................................... 133 Aplicación informática ..................................................... 1 3 5 Comisión de arbitraje de auxiliares descriptivos colectivos ........................................................................... 136 Selección del tipo de auxiliar descriptivo ....................... 138 Extensión del auxiliar descriptivo colectivo local y regional ............................................................................ 138 Aplicación de suscripción ................................................ 139 La forma de calificación .................................................... 140 Elección de los archivos participantes ............................. 1 4 1 Según su carácter ......................................................... 142 Según su tamaño ........................................................... 143 Según la disponibilidad de fondos y colecciones ...... 144

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Reglamento del usuario suscripto a la descripción colectiva ............................................................................. 1 4 5 Selección documental ....................................................... 148 Tipos documentales especiales ........................................ 149 Limitaciones cronológicas ................................................ 1 5 0 Tamaño del auxiliar descriptivo ....................................... 1 5 1 Crecimiento indefinido ...................................................... 1 5 1 Clasificación de los asientos ............................................. 1 5 3 Clasificación alfabética y clasificación sistemática ... 1 5 3 Métodos de organización .................................................. 1 5 5 Requisitos previos esenciales ..................................... 1 5 6 El auxiliar descriptivo colectivo y el auxiliar descriptivo del archivo central .................................................................. 1 5 7 El auxiliar descriptivo colectivo como entidad ............. 1 5 7 Fusión del auxiliar descriptivo colectivo con el del archivo general .................................................................. 160 Métodos descriptivos ......................................................... 1 6 1 Utilización de procedimientos de reproducción ............ 163 El auxiliar descriptivo colectivo y los archivos participantes ...................................................................... 164 Función del auxiliar descriptivo colectivo ..................... 169 El centro archivístico ........................................................ 169 Personal ......................................................................... 1 7 0 Descripción ................................................................... 1 7 1 Necesidad de poseer registros ......................................... 1 7 4 Descripción colectiva nacional y regional ...................... 1 7 7 SISREDAR .....................................................................................

182 Breve descripción .............................................................. 182 Comunicaciones ........................................................... 183 La estrategia de la SISREDAR ............................................... 183 La sostenibilidad como principio .................................... 183 El sistema SISREDAR ............................................................. 184 Desarrollo sostenible y comunicación ............................ 186 La comunicación de datos ................................................ 190 Los beneficiarios previstos ............................................... 192 Usuarios de información de archivos y comunicación . 193 Proveedores de información y comunicación ................ 193 Estrategia del programa .................................................... 193

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Aspectos generales ............................................................ 193 Metodología de trabajo ..................................................... 194 Control de calidad de la información de la SISREDAR ...... 1 9 5 Estructura organizativa del programa SISREDAR ............. 196 Objetivo de desarrollo ................................................. 196 Estructuras de la información ............................................... 1 9 7 La descripción documental .............................................. 1 9 7 Acopio de datos ................................................................. 198 Datos relativos a la entidad .............................................. 198 Entidad productora ...................................................... 198 Oficina productora ....................................................... 198 Domicilio ....................................................................... 198 Responsable .................................................................. 199 Pertenencia ................................................................... 199 Datación ........................................................................ 199 Norma legal ................................................................... 199 Observaciones .............................................................. 199 Datos relativos al documento .......................................... 200 Clasificación ................................................................. 200 Fondo ............................................................................ 200 Grupo ............................................................................ 200 Sub-grupo ..................................................................... 200 Sección ......................................................................... 200 Sub-sección ................................................................... 201 Serie ............................................................................... 201 Tipo documental .......................................................... 201 Datos relativos al documento ........................................... 201 Para uso interno ........................................................... 201 Pieza documental ......................................................... 201 Colección ....................................................................... 202 Contenedor ................................................................... 202 Soporte .......................................................................... 202 Signatura topográfica ................................................... 202 Identidad ....................................................................... 202 Datación ........................................................................ 202 Fechas tope ................................................................... 203 Datos relativos al documento ........................................... 203 Información .................................................................. 203 Auxiliar descriptivo ..................................................... 203

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Valor administrativo .................................................... 203 Valor legal ..................................................................... 203 Valor contable .............................................................. 204 Valor fiscal .................................................................... 204 Valor científico ............................................................. 204 Valor técnico ................................................................ 204 Valor tecnológico ......................................................... 205 Promedio de vigencia .................................................. 205 Datos relativos a la información ...................................... 205 Valor evidencial origen funcional .............................. 205 Valor evidencial del programa sustantivo ................. 205 Valor evidencial temático ........................................... 206 Valor informativo científico ........................................ 206 Valor informativo científico formal ........................... 206 Valor informativo científico aplicado ........................ 206 Valor informativo científico natural .......................... 206 Valor cultural ............................................................... 206 Valor cultural referente a personas ............................ 206 Valor cultural referente a cosas .................................. 206 Valor cultural referente a eventos .............................. 206 Valor cultural referido a fenómenos ......................... 2 0 7 Valor tecnológico ........................................................ 2 0 7 Contenido sustantivo .................................................. 2 0 7 Estructuras de las bases de datos .......................................... 208 Síntesis y requerimientos ................................................. 208 Base de datos informatizada ............................................. 210 Terminología sobre base de datos .................................... 2 1 1 El registro ....................................................................... 2 1 1 El campo ......................................................................... 2 1 1 El nombre del campo .................................................... 2 1 1 El tipo de campo ........................................................... 212 Reglas para nombres de fichero .................................. 212 Nombre del campo ............................................................ 213 Tipo del campo .................................................................. 213 Utilización de la base de datos ......................................... 214 Entidad productora ........................................................... 2 1 5 Dirección general ............................................................... 216 Introducción de datos ....................................................... 216 Informe estándar ............................................................... 218

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Grupos de información ..................................................... 219 Cabecera ........................................................................ 219 Longitud ........................................................................ 219 Cifras .............................................................................. 220 Totales ........................................................................... 220 Objetivos inmediatos, resultados y actividades ............. 220 Objetivos inmediatos ................................................... 220 Personal .............................................................................. 225 Publicación de la descripción colectiva .......................... 226 Compilación ....................................................................... 2 2 7 Clasificación de los nombres ............................................ 228 Índices ........................................................................... 229 Anexos ..................................................................................... 231 Anexo 1. Códigos de lenguas para fichas de fondos y colecciones ........................................................................... 232 Anexo 2. Códigos de letras para fichas de fondos y colecciones ........................................................................... 234 Anexo 3. Códigos de estados de conservación .................... 235 Anexo 4. Códigos de soportes para fichas de fondos y colecciones ........................................................................... 236 Anexo 5. Inventario de descripción colectiva y accesibilidad documental informativa ................................. 2 3 7 Anexo 6. Inventario analítico ............................................... 238 Anexo 7. Modelo de inventario de descarte ........................ 239 Anexo 8. Inventario de piezas documentales ...................... 240 Anexo 9. Tablas de tiempo de conservación de documentos ............................................................................. 241 Anexo 10. Inventario de remisión a archivo intermedio ... 242 Anexo 11. Inventario de series .............................................. 243 Anexo 12. Decreto Nº 1320 ................................................................ 244 Resolución N° 0616 ........................................................... 248 Normas reglamentarias para la ejecución del Decreto Nº 1320187 ........................................................................ 250

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PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO

FUNDAMENTO

DE IDENTIDAD

CUANDO hablamos de patrimonio, lo que primero se nos presenta como idea es aquello que significa riqueza, herencia y proyección. Deducimos que poseer abundancia patrimonial significa, en términos comunes, ser rico. Esta acepción puede darnos pautas de que los pueblos son colectivamente ricos, gracias a que hemos recibido de nuestros mayores una herencia de valor incalculable. El patrimonio archivístico que poseemos lo hemos heredado de personas e instituciones. Lo realizaron hombres y mujeres de otros tiempos. Sus actos y creencias, son hechos materializados en unos documentos que testimonian nuestra identidad, nuestro pasado. Los documentos son los vestigios de un transcurrir continuo de la vida a través de generaciones. Su cultura. La generación presente dispone de medios para la conservación de la herencia documental recibida, Los sistemas preventivos y de conservación de los soportes de ar-

chivo han proliferado en gran forma, lo mismo que los sistemas para conservar la información contenida en estos documentos. Ninguna generación anterior tuvo los conocimientos y medios como ahora, eso obliga a conllevar una responsabilidad por mantener todo este caudal para el futuro. Si bien las leyes son fundamentales, se trata más bien de concienciación de las personas y de los colectivos. En este sentido, es necesario dar varios pasos para abordar, el análisis, la prevención, la conservación y la utilización del patrimonio documental. Hace más de treinta años, la UNESCO definió lo que entendía por patrimonio natural y patrimonio cultural. El patrimonio archivístico se incorpora en el patrimonio cultural, junto a las obras arquitectónicas, obras de arte, esculturas y de pintura, elementos y estructuras de carácter arqueológico, inscripciones, cuevas. Y corresponde también al patrimonio social, por su representatividad de agrupaciones humanas, con un valor demostrativo desde el punto de vista de la historia, del arte o de la ciencia. Pues bien, los documentos, al ser producto netamente social, responden al contexto de la identidad de los pueblos. De cada generación depende su conservación y acrecentamiento, o su mutilación, esto último constituye un desastre cultural. El patrimonio documental es uno de los aspectos que se consideran en la actualidad de la fórmula civilizada del desarrollo sostenible, que es un buen camino para conservar y acrecentar. El desarrollo sostenible, exigente, pasa por gestionar adecuadamente el ciclo del agua, por conservar la costa y el medio marino, por proteger la montaña, por buscar que la población se mantenga en su hábitat tradicional y no abandone los escenarios de su vida por motivos económicos. El patrimonio archivístico es te20

rritorio común de estas comunidades, y simboliza que todos somos más libres, al tener un conocimiento claro y ordenado de su pasado. Pero también debemos considerar que el patrimonio documental no es sólo de una comunidad, sino que es patrimonio de una comunidad mayor en la que estamos insertos: la humanidad entera. Siempre fue el momento adecuado para la reflexión, para adoptar medidas certeras y de alcance en el comienzo de este milenio. Consciente de la multiplicidad de planos concluyentes, el patrimonio archivístico corresponde a un patrimonio social de una indisociable. Considerado desde el aspecto crítico por su carácter integral, se hace imprescindible la intervención de especialistas en campos diversos, tales como la Sociología, la Historia, la Geografía, el Derecho, el Arte, la Arquitectura y que ponen de manifiesto la necesidad de preservar su riqueza, material e inmaterial, de los peligros que amenazan: depredación y capacidad destructiva y transformadora del medio ambiente a merced de máquinas hasta “avasalladoras”, inadecuación de medios a necesidades, pérdida de bienes, ausencia de voluntad y planificación política, etc. De ahí también, de ese carácter público y privado, individual y colectivo, es que debemos participar en la defensa del patrimonio archivístico en su sentido amplio.

UNA RELACIÓN DE

FUTURO

El principio del que partimos es dual: por un lado tenemos al patrimonio archivístico cultural e histórico, concebido como el conjunto de bienes materiales e inmateriales 21

que han sido creados por la sociedad a lo largo de su historia y después de haber realizado un análisis previo, consideramos que merece la pena conservar. Podemos entonces, signar como característica propia de este patrimonio en particular, la intervención de la mano humana, como bienes hechos o manipulados por las personas; contraponiéndose a la naturaleza propia del patrimonio natural, conceptuado como el conjunto de bienes medioambientales que no han sido alterados o manipulados por el ser humano. El patrimonio archivístico tiene tendencia a una legislación propia, específica e independiente, puesto que hablamos de una formación profesional sistemática específica, con grados de incidencia social acorde con los alcances mismos de la producción documental. Genéricamente se inserta en el patrimonio cultural, cuya frontera de lo natural es la actividad humana; el patrimonio archivístico tiene sus límites en la actividad legal y jurídicamente constituida. Los elementos del patrimonio archivístico, realizados y manipulados por la sociedad, “viven” y se colocan en un contexto propio, de ahí que tiene sentido su aislamiento al tomarse medidas e iniciativas de protección, de normativas, de administración y de procedimientos que se dan en los gobiernos, con mayor eficacia cuando se trata de municipios y comunas.

SOBRE

EL PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO

Entre los aspectos principales para la adecuada conservación del patrimonio, está la denominada descripción colectiva, cuyo fundamento consiste en conocer la riqueza 22

documental en cada una de las regiones geográficas, donde el patrimonio cultural es considerado como prioridad y necesidad. Debemos considerar también que, a la división de los bienes culturales en tres apartados: inmuebles, muebles e inmateriales, se debe añadir por características propias el “patrimonio archivístico”. Normalmente, es competencia exclusiva del Estado dictar leyes protectoras del medioambiente y de su riqueza cultural. Es necesario crear entonces, ámbitos o espacios en los que existan acercamientos entre los mecanismos de protección establecidos para los bienes culturales y los previstos para los bienes archivísticos, separados ambos pero no opuestos, pues este acercamiento es un camino razonable para lograr objetivos trazados en las iniciativas de conservación o protección. Entre las normativas de patrimonio archivístico se debe destacar un texto legislativo básico que enuncie concretamente los términos “patrimonio archivístico”. Y que establezca que la actuación de la administración pública en favor de la preservación de la diversidad documental del patrimonio archivístico, se basará principalmente en los dictámenes de los profesionales de archivos y conservadores. En su declaración de objetivos es lógico suponer que debe quedar en claro la misión de proteger, preservar y utilizar ordenadamente la obra documental.

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LA

CONSIDERACIÓN DEL CONTEXTO

En la tramitación del expediente de declaración como bien de interés cultural de un documento, grupo o fondo, deberán considerarse sus relaciones con la instituciones que prestan o prestaron funciones en el área territorial a que por derecho y naturaleza pertenece, de modo que sea comprensible su principio archivístico de procedencia y pertenencia, y se comprenda fácilmente su contexto, pues se debe tener muy en cuenta que un documento al ser declarado bien de interés cultural es inseparable de su contexto. Podemos suponer con ello que en un contexto se incluyen las instituciones originales del bien, aunque no tengamos base alguna para su delimitación. Se entiende por contexto de un documento declarado de interés cultural o catalogado de interés local, el espacio, físico, intelectual o virtual, próximo y relacionado con la existencia del documento, que permite su adecuada percepción y comprensión, considerando tanto la época de su creación y desenvolvimiento, como su evolución histórica, que da apoyo cultural al mismo y que permite la plena percepción y comprensión cultural del documento y cuya alteración puede afectar a su percepción o a los valores del mismo. El contexto puede incluir edificios, como archivos o depósitos documentales. Sería lógico pensar que la administración de la cultura hubiera incluido entre sus finalidades de gestión y protección, a los fondos y colecciones documentales ante la posibilidad de que no existiera otro organismo que recogiera esta obligación.

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LAS

EVALUACIONES DEL IMPACTO

AMBIENTAL

Antes de la aprobación de cualquier proyecto de una tipificada serie de obras públicas, se debe realizar un trabajo sobre el impacto ambiental que causa, con el fin de prevenirlo, modificando la obra para paliar sus efectos negativos o, simplemente, no ejecutándola. Las posibilidades de aprovechamiento de esta norma para la protección y la documentación del patrimonio cultural archivístico son benéficas. Es menester entonces que en algún artículo consecuente se mencione que en la tramitación de evaluaciones de impacto ambiental que puedan afectar directa o indirectamente a bienes culturales calificados o inventariados, como los documentos, fondos o colecciones, la administración competente (que debería ser en buenos términos un archivo general) recabará los informes necesarios para incluir en la declaración de impacto ambiental las consideraciones o condiciones resultantes. Debemos comprender que los archivos son ámbitos comunes efectivos para la investigación del conocimiento y de la historia en ultima instancia. Es de considerar entonces que la normativa relativa a los bienes culturales debe figurar dentro del concepto de medioambiente, de modo que exista cooperación entre cultura y medioambiente casi se podría decir obligatoria. Personas expertas en un tipo de patrimonio archivístico han de trabajar codo con codo con las expertas en el medioambiente y salud ocupacional. Todo un mundo de promesas.

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RELACIONES

ENTRE LA NORMATIVA DE

PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO Y LA PLANIFICACIÓN TERRITORIAL

Se recomienda, en la normativa referida al patrimonio archivístico, la participación de los archiveros en las políticas de ordenación, en las diversas fases de los programas de ordenación territorial, lo que nos lleva al respeto del principio de procedencia, asegurando la colaboración sistemática entre archiveros, sociedades científicas e históricas. Es necesario comprender que establecer una conexión entre planeamiento territorial y protección de los bienes culturales obliga a los municipios a redactar planes de ordenación de los territorios, con la preservación de sus archivos y documentos. La legislación, en estos casos, es la primera herramienta de protección de los bienes culturales. Para ello, personas expertas en la gestión cultural y archiveros deben sentarse a las mismas mesas y estar presentes en los mismos foros que los dedicados a la gestión medioambiental, lo que supone ya un paso hacia una coordinación objetiva. La expresión “cultura”, de enorme amplitud en su significado, puede implicar aspectos medioambientales. Éstos deben estar siempre en el marco de la organización política, pero sobre todo nos basamos en lo declarado por la Conferencia Mundial sobre Políticas Culturales en México en 1982 (UNESCO): “...la cultura puede considerarse actualmente como el conjunto de rasgos distintivos, espirituales y materiales, intelectuales y afectivos que caracterizan a una sociedad o un grupo social. Ello engloba, además de las artes y de las letras, los modos de vida, los 26

derechos fundamentales del ser humano, los sistemas de valores”. Una definición como ésta parece renovar algo que anunciamos al principio, hablar del patrimonio social incluye también los aspectos del medioambiente, que hacen una realidad en la convivencia de una sociedad o un grupo social. La posibilidad de hacer leyes, modificar conceptos y diseñar educaciones sería más operativa si los gobiernos, en cualquier magnitud, toman conciencia. A veces basta con una cooperación sistemática entre las instituciones encargadas de la gestión del patrimonio archivístico y las responsables de la gestión del patrimonio cultural, cooperación que debe cubrir aspectos como: 1. Integración del patrimonio archivístico como unidad independiente dentro del patrimonio cultural. 2. Coordinación en políticas de medioambiente y de bienes culturales. 3. Unificación en los programas de difusión tales como rutas turísticas, visitas guiadas, excursiones, con acceso a algunos archivos de interés comunitario, etc. El primer trabajo es realizar una descripción colectiva, un extenso inventario de existencia; los contextos se cifran como la entidades protagonistas de la creación documental. Se conciben estos contextos como parte integrante de las propias instituciones que hacen a la sociedad circundante, lo que permite comprender las variables de su formación. Así, se supera la escala actual de protección, tanto legal como física, y se generan conceptos modernos sobre la identidad de los pueblos. El reto de la conservación es la piedra angular del final del siglo XX y se proyecta sin vacilar hacía el XXI. Las inicia27

tivas son muchas, las ideas suelen ser buenas, pero la dispersión y la ausencia de coordinación juegan en contra. En el análisis de nuestra realidad, como parte integrante de la humanidad, nuestra historia como seres sociales, debemos asumir una educación que haga conciencia en el futuro, que nuestro medio no puede ser maltratado; nos preocupa la capa de ozono, la polución, las especies en peligro de extinción y los bosques quemados. En estos casos es razonable que los gobiernos redacten normas y prevean fondos para su ejecución. El patrimonio archivístico tiene también bienes en peligro de extinción, que no son recuperables, y que forman asimismo nuestra identidad, además de sostener los fundamentos y raíces de nuestra historia. Tener separadas y de espaldas las iniciativas de protección de estos bienes no es en absoluto operativo. Es circunstancial, pero necesario comprender una progresiva evolución del concepto mismo de documento protegido y de las implicaciones que conlleva para la población la adopción de este concepto. No siempre es comprendido cuando se imponen las reglas desde un gobierno centralizado, distante; ha de ser mejor siempre, que las medidas surjan desde las administraciones municipales, mucho más próximas a las necesidades y más sensibles a sus preocupaciones que, inclusive, pueden instrumentar la gestión con todos los actores implicados.

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DESCRIPCIÓN COLECTIVA

GENERALIDADES Un aspecto que toma un grado de importancia en el desarrollo de la Archivología es la tendencia hacia la cooperación, en la medida que se afirma como ciencia, y que avanza en la concientización social, de la importancia de los archivos, sean éstos de carácter privado o público. Así vemos cómo se desarrolla favorablemente para las actividades de comunicación, difusión y organización, que toman interés en instituciones como las Naciones Unidas, (NNUU), mediante la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), su Programa General de Información y UNISIST y sobre todo, el Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), que ha colaborado eficientemente con entidades como el Comité Internacional de Archivos, (CIA). También la Organización de los Estados Americanos (OEA) desarrolló favorablemente las actividades de comunicación, difusión y organización a través de su departamen-

to cultural, que fomenta la cooperación entre distintos archivos y logró por mucho tiempo, un amplio trabajo mediante el Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos (CIDA), gracias a la eficiente labor desarrollada por Celso Rodríguez y donde se reunieron prestigiosos profesionales como Aurelio Tanodi, Elsa Fajardo y donde tuvieron oportunidad de lograr una comunidad internacional con Pedro Espocel del Brasil o la estimulante presencia de Vicenta Cortés Alonso, precursora española de la Archivología americana. En la medida que se afirma como ciencia, avanza en la concientización social, dando a conocer los problemas de los archivos y de su importancia. Sobre todo como custodios de los documentos guardados en sus tesoros documentales, sean éstos de carácter privado o público. En todas las instituciones mencionadas se sigue la orientación de estudiar principios y métodos para una descripción colectiva, con la tendencia hacía una normalización descriptiva, tal como lo presenta el Colegio Canadiense de Archivistas. “Asimismo, desde hace años, y también como consecuencia de la informatización, se ha planteado en los archivos la necesidad de establecer normas en las tareas archivísticas. Dicha normalización debería abarcar todas las tareas archivísticas realizadas en cada tipo de archivo, desde la organización e identificación de fondos, hasta la descripción, la localización topográfica, etc.”1 Si bien no es lo último ni del todo real esta afirmación, debemos apuntar a lograr una “uniformidad” de las tareas archivísticas. 1 Elisa C. de Santos Canalejo. La indización en la recuperación de la información. Janus. Revue Archivistique. Conseil International des Aechives. Lligall 12. 1998. Board. París.

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La experiencia lograda en diferentes países desde la última posguerra, da evidencia de que muchos proyectos sobre descripción colectiva se apoyan en entusiasmos y bases poco sólidos y seguros; con la consiguiente pérdida de tiempo y economía. Una de las causales a considerar es la falta de conocimiento de la problemática planteada para esta forma de descripción. Nuestra preocupación específica, que podemos señalar como objetivo de este trabajo, es la creación de redes regionales, nacionales e internacionales de información científica y técnica, contenidas en los archivos en general. Corresponde a los gobiernos de los estados desempeñar un papel más adecuado a la realidad de sus sistemas de información, y participar desde la planificación de esos sistemas de redes, adoptando medidas profesionales para lograr una planificación de las infraestructuras de información, documentación, de sus bibliotecas y archivos, así como determinar y regular la participación de sus regiones internas primero y en las internacionales finalmente, en redes de información internacional. Es evidente que si los poderes públicos no tienen sus propias necesidades de información, es porque se están improvisando política y administrativamente de la administración del Estado y consecuentemente es un gobierno caótico. De lo contrario, se comprobará que las necesidades de información han aumentado considerablemente en estos últimos decenios, y su tratamiento, con la aplicación de tecnologías de la información ha desarrollado considerablemente, hasta conformar la sociedad de la información, del conocimiento y del reconocimiento como se pretende denominar a esta última etapa.

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La información se ha desarrollado de tal forma que se ha incrustado en todos los ámbitos del quehacer humano, así observamos que se presentan necesidades de información en el desarrollo social, económico y cultural y que obligan a los archivos generales de todos los niveles, a colaborar con la adopción de decisiones, conformando un abanico cada vez más numeroso y complejo. Sensible a los cambios sociales, se plantea una nueva concepción de los archivos, de depósitos destinados a la investigación social, cinética y sólo en última instancia, histórica. Los archivos nacionales, regionales o locales se obligan a mejorar sus conocimientos y servicios, para lograr una adecuada información de los responsables de las decisiones, de los cuales constituyen la memoria colectiva. Podemos tomar como punto de partida del desarrollo de la industria de la información, a mediados del siglo XIII, con el nacimiento de la gran prensa y de los primeros sistemas de telecomunicaciones (telegrafía). El primer cambio substancial se produce en 1844, para fijar una fecha, al establecer las líneas de telégrafo en Estados Unidos, cuando los cortes de transmisión eran muy frecuentes. De ese tiempo a nuestros días, ha alcanzado una expansión excepcional en los tres o cuatro últimos decenios. Así observamos en Irak, (la guerra de los teléfonos) surge un nuevo tipo de periodismo a través de Internet. Esta época se caracteriza por el crecimiento de los medios de comunicación y la introducción de la computadora en todos los mecanismos de la sociedad. Lo que permite la difusión de nuevas formas de “documentos”, independientes de la imprenta tradicional. Las expectativas que se tenían en la década del 70 del siglo anterior, han quedado cortas, desde el punto de vis32

ta histórico. Vamos a requerir un análisis más profundo sobre las sociedades emergentes a raíz de los descubrimientos tecnológicos y científicos, porque evidentemente la transformación de las sociedades humanas ha cobrado una amplitud igual o mayor que las anteriores sociedades emergentes como las provocadas por grandes cambios tecnológicos del pasado, como el desarrollo de la agricultura, la ganadería y la cerámica en el Neolítico o bien la primera revolución industrial con la máquina de vapor y sus secuelas, la segunda revolución industrial de la electricidad y del petróleo. Pero mucho mejor, la articulación de las tecnologías, que son de la información y no de la materia, como la informática, las telecomunicaciones y la reprografía, plantean problemas dignos de análisis desde el punto de vista de la Archivología y de la sociedad de la información, generando expectativas en todos los niveles de la actividad social y en sus propias estructuras. Existe más de un conocimiento que se aplica en convergencia hacia los fenómenos de la información, pero nos interesan sobre todo aquellos que apuntan a los niveles de decisiones o que permiten un desarrollo de conocimientos de las instituciones, de ahí que se emplean las disciplinas cuyos conocimientos se fundan en datos, es decir, en la información procesada, o lo que es lo mismo: Registrada. El término registro es complejo en sus distintas acepciones, así tenemos, en el ámbito de nuestro interés: (Del lat. regestum, sing. de regesta, -orum). m. Acción y efecto de registrar, o como lugar donde se puede registrar o ver algo. También se dice del padrón y matrícula o bien hablamos del protocolo notarial o registrador. En los servicios públicos o en las diversas depen33

dencias de la administración pública, departamento especial donde se entrega, anota y registran los documentos referentes a ellas. En su derivación del inglés, asiento que queda de lo que se registra. En su aspecto diplomático, cédula o albalá en que consta haberse registrado algo. Archivísticamente se dice del libro, a manera de índice, donde se apuntan datos. En la información como conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad de información en una base de datos. Tratada. (Del latín tractâtus). m. Ajuste o conclusión de una materia, después de haberse conferido y hablado sobre ella. Escrito o discurso de una materia determinada. Explotada, es decir, aprovechada en todos sus elementos útiles de información. Analizada, descompuesta en todas sus partes para comprender mejor su conducta y aplicabilidad. Sintetizada. (Del latín synthesis, y éste del griego σµνθεσιζ). f. Compuesta en un todo por la reunión de sus partes o como la suma y compendio de una determinada información. En la década de los 70 del siglo anterior, Harold L. Wilensky enumeraba cuatro problemas principales concernientes a las organizaciones complejas: determinación de los objetivos, control, innovación e información (intelligence). Es lógico suponer que la información condicionaba a los otros tres. Para poder delinear correctamente los objetivos de cualquier grupo humano reunidos en una institución, es necesario poseer una buena información, es decir, se deben poseer datos exactos, pertinentes y actualizados sobre la selección, la vigilancia, el rendimiento de la infor34

mación (intelligence). Ésta se entiende como las cuestiones, intuiciones, hipótesis y pruebas, realizadas u obtenidas, que resultan útiles para determinar una política. Otro aspecto que debemos considerar en nuestro trabajo sobre la descripción colectiva, es que, sobre la información común, se puede determinar otra de calidad superior (high-quality intelligence), que posee algunas cualidades como: Clara: es inteligible para el que la debe utilizar, y esta condición es digna de un análisis adecuado, porque se marcan los niveles de los usuarios basados en el lenguaje a emplear en la descripción, apuntando al tipo de investigador al que se dirige la información. Oportuna: la información, si está bien lograda, si se ha desarrollado adecuadamente su ubicuidad, llega a su debido tiempo a los que la necesitan: Segura: tiende a interpretarse como claridad; en realidad se trata de la seguridad de la transmisión de la información, es decir, una vez manifiesta, diferentes observadores, utilizando los mismos procedimientos obtendrán los mismos datos. Válida: porque se presenta en forma de conceptos y de medidas conformes a la realidad. Adecuada: porque da cuenta del conjunto de los hechos, esta cualidad tiene varias características para analizar y comprender mejor: – Coherencia lógica, – Validez de predicción, – Conformidad con los conocimientos adquiridos y con los datos procedentes de otras fuentes.

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Alcance: porque presenta las diferentes opciones políticas que tienen las mayores posibilidades de alcanzar los objetivos de la organización, o sugiere nuevos objetivos. Dentro del trabajo archivístico, comprendemos perfectamente que las instituciones adolecen de una gran burocracia, lo que se manifiesta en una superabundancia de datos inútiles, incompletos o perdidos dentro del sistema institucional. Es lamentable que existan aún gobiernos y administradores, que todavía no comprendan los fracasos de la información que se producen a diario en sus instituciones, prefieren mirar a otro lado, pero lo peor es que en muchos casos ni siquiera saben que pueden contar con abundante información para evitar fracasos.

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LOS ARCHIVOS

Nos hemos acostumbrado al tremendo desarrollo de los sistemas de información, sean éstos por tecnología como por conceptos, así llegamos a hablar de una era de la información para solaz de historiadores, o sociedad de la información para análisis de sociólogos. Lo cierto es que la necesidad de información se ha convertido en un aspecto cotidiano, pues los requerimientos de información actual, con el mismo interés a nivel individual, como institucional y social, son requerimientos de las actividades en su desarrollo, característica que hace a los archivos, puesto que anunciamos que los documentos de archivos son aquellos que se generan en el marco de una determinada actividad.

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En la planificación institucional observamos que independiente de sus atribuciones, toda entidad necesita y adquiere recursos que hacen a su existencia, a su función y desarrollo. La información constituye un recurso necesario como son los recursos humanos, materiales y financieros. La información como recurso puede someterse a los designios de la gestión, papel que adquiere relevancia en la Archivística, a la par del Documentalismo. La producción documental conforma los archivos al ser reunidos para su conservación de manera estructurada u orgánica. La naturaleza de la producción documental se constituye como comunicaciones o información que utiliza un sistema inteligible de escritura, plasmada en un soporte material, cualquiera sea su índole. La tecnología de la información permite emplear principalmente sistemas informáticos, mediante los cuales podemos acumular, gestionar, manipular, acceder, difundir, etc., grandes volúmenes de información en poco espacio y recuperarla en poco tiempo. Las tecnologías de la información han revolucionado los modos de tratamiento de la información, acorde a las grandes modificaciones del pasado, como la aparición de las escrituras y la invención del papel con fines documentales.

DESCRIPCIÓN DEL TÉRMINO ARCHIVOLOGÍA La Archivología se describe como una ciencia que trata de la organización, funcionamiento y del estudio de los archivos. En ese contexto, la Archivística es la parte de la Archivología que estudia los aspectos prácticos o la apli37

cación de técnicas en los archivos. Los archivos obedecen a la necesidad, tanto de particulares como entidades privadas y estatales, o bien en los niveles de cualquier administración, de conservar los documentos, que hacen a la vida institucional mediante actos de administración y relaciones jurídicas. El proceso documental, y su relación con los archivos, se ha consolidado y ha alcanzado un desarrollo adecuado a la difusión y generalización de la escritura y por la progresiva organización de la administración y su burocratización. Para conocer el funcionamiento y organización de un archivo, la Archivología estudia su origen y su formación. Al ser generalizada trata también de la reglamentación jurídica que afecta y regula su existencia. En el libro de Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología,2 analizamos un número de definiciones sobre el tema, y sobre las coincidencias que se presentan, mostrando un panorama claro de esta rama del saber. Definición En primera instancia es conveniente lograr una definición sobre lo que es una descripción colectiva. Dadas las funciones que puede representar; debemos comprender que carecemos de muchos aspectos teóricos sobre el problema de la descripción, si bien, existe un marco conceptual, es aún bastante limitado. La descripción colectiva nos lleva a considerar el empleo del lenguaje descriptivo documental, en forma con2 Víctor Hugo Arévalo Jordán. Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología. Editorial virtual e-libro.net. Abril, 2002. Buenos Aires. Argentina.

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trolada. En Archivología, el lenguaje de descripción se utiliza para describir los documentos al redactar los auxiliares descriptivos, que a su vez permiten comprender el contenido de los documentos, empleando básicamente los caracteres internos y externos del documento, o los proporcionados por la Diplomática. El lenguaje de descripción es como otros lenguajes empleados en las distintas disciplinas que requieren de un lenguaje propio o metalenguaje, con un flujo lógico descriptivo que permite una manipulación adecuada de la información. Un lenguaje de descripción de documentos establece especificaciones, caracteres, pero deja la tarea de interpretar a los usuarios o investigadores. Al dejar este sistema el trabajo detallado al investigador es independiente del mismo. Es decir, cualquier receptor de la comunicación, sea un usuario, interesado o investigador, que comprenda dicho lenguaje puede producir un concepto descrito en ellos. Desde la antigüedad al término descripción se lo considera ambiguo, como una “definición insuficiente”, sólo se describía aquello que no podía definirse, entonces se recurre a la semántica, el empleo del lenguaje, para lograr una aproximación de aquello que no puede darse como definición. Describir un documento, puede considerarse como una definición incompleta de dicho documento, de lo contrario tenemos una copia del documento, y en este caso es válida la proposición. Para el modernismo, la descripción era conceptuada como una forma inferior del conocimiento, manteniendo su carácter de definición imperfecta, concepto que no pudo mejorar con el advenimiento del racionalismo. En el siglo XIX se investigaron los caracteres propios de la actividad descriptiva, estableciéndose diferencias entre 39

la descripción correctamente enunciada y otras actividades cognoscitivas, distanciándose en cierta forma de la definición, la demostración (axiomática) y la explicación. Este aspecto, un poco dejado de lado para encarar la descripción documental, nos permite aclarar el concepto de describir, por lo menos por sus negaciones, es decir, los documentos desde el punto de vista del archivo, se describen, no se definen, no se demuestran, ni se explican. Desde este concepto es que podemos considerar que la descripción no es la formulación de un juicio que responda sobre la interrogante del ser de un objeto o un sujeto, tampoco indica sus fundamentos, ni la manifestación conceptual de su desenvolvimiento. Se considera entonces a la descripción como una simple indicación de lo que aparece en una cosa; de las propiedades que nos revelan algo. Podríamos decir que este aspecto de desarrollo encaja bastante bien en el sentido conceptual de descripción que le damos en la Archivología. Los positivistas comprendieron y desarrollaron los conceptos de la descripción, sobre todo de los fenómenos, de modo que en circunstancias determinadas se convierte en un modo de conocimiento postulado para las ciencias, no sólo para las consideradas ciencias descriptivas, como la Botánica o la Zoología, sino también para las explicativas. La fenomenología permitió acentuar aun más la importancia de la descripción, a tal grado que se convierte en algo más que un método universal de las ciencias; la descripción se constituye entonces en el único método de recreación a lo que se manifiesta, prácticamente es una representación de la fenomenología, desmenuzando la operación descriptiva, procurando siempre llegar a las esencias; así,

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la descripción no se limita a una enumeración de los fenómenos como postulaban originalmente los positivistas. Con Bertrand Russell, observamos una enunciación teórica de la descripción, indicio del grado de evolución del tema que nos toca, lamentablemente, la concepción teórica de la descripción se enfoca hacía aspectos pocos prácticos desde el punto de vista archivístico, puesto que toma más bien un carisma epistemológico, cuando no existencial. Entendemos por descripción al término derivado del latín descriptione que implica la acción de describir o el efecto de describir, y como derivado natural inventario. Describir es entonces derivado del latín describere, como delinear, dibujar [una cosa] de modo que dé cabal idea de ella, o bien, representar [personas o cosas] por medio del lenguaje, y en su tercera acepción lógica, como definir [una cosa] dando únicamente una idea general de sus partes o propiedades. La descripción archivística se define también como “el proceso de captura, colación, análisis, organización y registro de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los fondos de instituciones archivísticas y el contexto y los sistemas de registros, de los que éstos fueron seleccionados”.3 Contexto. La descripción archivística consiste en el empleo de técnicas que permiten crear auxiliares o instrumentos de información, auxiliares de investigación, que tienen por objetivo principal poseer un conocimiento seguro y completo de los documentos existentes en el ar3 Alejandro Delgado. Normalización de la Descripción Archivística. Introducción a EAD. 2ª ed. corr. y act. Cartagena: Archivo Municipal: 3000 Informática, 2005. p. 15. (Tendencias: 1)

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chivo, los mismos que son proporcionados al utilizador, al investigador, usuario o público, cubriendo sus necesidades de información. “Es un hecho conocido de todo el mundo que el entorno en que vivimos cambia a un ritmo jamás experimentado anteriormente, que los conocimientos técnicos acumulados y los recursos informativos crecen exponencialmente y que ya nadie puede seguir hasta el final del curso de su vida —como lo hacían nuestros padres y nuestros abuelos— con los conocimientos adquiridos durante su estancia en la escuela”.4 No es suficiente que un archivo esté clasificado en debida forma y ordenado de acuerdo a normas preestablecidas, sea cual fuere su cantidad documental. Es necesario tener una herramienta adecuada para utilizar en sus máximas posibilidades la información, simultáneamente que estas herramientas nos permitan ahorrar tiempo y economía. En la primera Reunión Interamericana sobre Archivos (Washington, D.C., 1961) se acordó la siguiente definición de descripción: “El conjunto de actividades que despliega el archivero para preparar catálogos, índices, inventarios y otros instrumentos descriptivos de los documentos. La descripción consiste en enunciar los caracteres internos y externos de los documentos”.5 Lógicamente que al hablar de información nos referimos a la documental: como datos necesarios que le interesan al usuario.

4Vlado Stibic. Sistemas de Documentación y Archivo en Despachos y Oficinas. Medios y Métodos. A.T.E. España. 1982, p. 13. 5 Boletín Interamericano de Archivos. Vol. 1. Centro Interamericano de Formación de Archiveros. 1971. Córdoba. p. 88. Corresponde a la Resolución Nº 6. Terminología Archivística, Glosario de Términos Archivísticos.

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La aparición de normas que intentan regular el trabajo descriptivo, han modificado substancialmente algunos aspectos de la descripción documental y, sobre todo, han ganado consenso en un terreno virgen y caótico, así, organismos internacionales y locales se han preocupado por dar una correcta normalización o una interpretación adecuada a sus necesidades, de las normas creadas para este fin. El otro aspecto y muy evidente, es el desarrollo de las tecnologías de la información y de la comunicación (TIC) que han facilitado enormemente la labor descriptiva del archivo, prácticamente es inconcebible un archivo sin un ordenador exclusivo y por lo menos, que le permita desarrollar sus labores descriptivas. En este aspecto, mencionamos organismos internacionales como el foro DLM que en 1996, abordó por primera vez la necesidad de establecer un análisis exhaustivo de los requisitos de la gestión de los documentos, esta vez de carácter electrónico que se encuentran en los archivos. Un exponente importante es la celebración del tercer DLM-Forum, en Barcelona en mayo de 2002. Esta reunión debe sus siglas como un acrónimo de la expresión francesa “données lisibles par machina”, en español “datos legibles a máquina”. Inicialmente, luego el concepto de “documents legible a machine”, fue cambiado en Barcelona por unanimidad por “document lifecycle management”, dando una idea de dónde se pone actualmente el foco de atención. El foro DLM tiene su base jurídica en las conclusiones del Consejo Europeo, del 17 de junio de 1994, sobre una mayor cooperación en el ámbito de los archivos. Objetivos y alcance de este trabajo. Este trabajo describe la gestión de documentos de archivo, sean tex43

tuales, electrónicos o magnéticos e incide especialmente en una de las etapas del procedimiento funcional de la gestión de documentos. Para ello debemos conocer la naturaleza de la documentación en general, a fin de posibilitar su aplicación en una esfera especializada. Este trabajo es consecuencia de uno anterior: Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística,6 el cual nos permite comprender los aspectos teóricos y prácticos de la materia que nos ocupa y sobre todo, entender los cánones de las técnicas archivísticas. Se concibe de forma que pueda aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas, incentivando el interés por el estudio, manejo y empleo de las distintas fuentes y servicios de información documental. Si bien elaborar los instrumentos descriptivos más adecuados a la realidad archivística que se le presente, se centra en requisitos funcionales, también se reconoce la importancia de aquellos atributos que hacen a la tradición administrativa, no siempre funcionales, como puede suceder con cualquier sistema de información. No obstante, tales atributos no funcionales son los que realmente nos dan precisiones para conocer el rol que cumple la tarea descriptiva, en la recuperación de la información. Por consiguiente, se procede a su identificación, de modo que podamos comprender la importancia de la información en la toma de decisiones. Este trabajo considera que los usuarios de los sistemas administrativos, administradores y archiveros, personal de oficina y operativo, relacionados con la creación de docu6 Victor Hugo Arévalo Jordán. Técnicas documentales de archivo. La descripción archivística. E-libro.net. Septiembre de 2002. (Sexta edición en papel y primera digital). Córdoba. Argentina.

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mentos y posteriormente afectados por la gestión de documentos, serán potencialmente quienes utilicen sus conocimientos en su trabajo cotidiano para crear, recibir y recuperar documentos. Razón por la cual tiene un carácter genérico, no pretende abordar cuestiones específicas. ¿Qué es un SGDA? Consideramos estas siglas para indicar un sistema de gestión documental de archivos. La gestión de documentos de archivo es de por sí muy compleja, considerando que las administraciones tienen una personalidad propia, además de que el dinamismo de las instituciones modernas apunta a modificaciones permanentes de sus estructuras y hasta cambio de objetivos que hacen a una gran variedad de funciones. Es obvio que el sistema debe considerar desde el trabajo manual hasta la aplicación de tecnologías de la información y de la comunicación (TICS), así el SGDA debe satisfacer todas estas necesidades. Inclusive generando nuevos procedimientos y políticas que varían según la organización. Otra alternativa a estudiar con el desarrollo de los sistemas descriptivos, radica en la inserción de la sociedad de la información y del conocimiento, por lo que se amplia bastante el panorama de la descripción y lógicamente de la Archivología. En estos ámbitos es necesario tener en cuenta que la información ha de ser requerida por: Los usuarios de SGDA, cuyos resultados nos darán una evaluación permanente del sistema. Las instituciones académicas, y las organizaciones de capacitación, como instrumento docente como capacitación, en la preparación de cursos de gestión de documentos de archivo.

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Los planificadores de SGDA, como directriz que oriente nuevos desarrollos o como orientación sobre la naturaleza de los servicios que prestan. Los usuarios de servicios externos de la gestión de documentos de archivo. Observamos aquí varias etapas: El usuario propiamente dicho, iniciador de los trámites y del movimiento institucional hacia una determinada solución. El investigador, relacionando sus conocimientos con las actividades institucionales. La sociedad de la información y del conocimiento, ampliando sus perspectivas de desarrollo y referenciando las especificaciones como experiencia. La sociedad en general, satisfaciendo necesidades de conocimiento y experiencia. En cada país existen tradiciones, perspectivas y exigencias normativas propias en materia de gestión de documentos de archivo. En ciertos casos, habrá que tomar estas cuestiones en consideración a la hora de aplicar este trabajo, sobre todo cuando se utilice en el desarrollo de un nuevo sistema.

DESCRIPCIÓN

COLECTIVA

Se entiende por descripción colectiva al sistema empleado en una descripción documental única que hace al inventario de los fondos documentales seleccionados que poseen uno o más archivos; comprende la disposición sistemática, geográfica, cronológica. En otros términos: la descripción colectiva consiste en la redacción de registros 46

colectivos para uso práctico, en los cuales aparecen unidos en un solo instrumento de descripción los títulos de todos los fondos, o de colecciones seleccionadas, depositadas en uno o más archivos. Un auxiliar descriptivo colectivo es un instrumento que registra en un orden predeterminado, en su totalidad o parcialmente, los fondos de dos o más archivos. Esto se deduce de los primeros intentos sobre este tema como podemos observar en el siguiente párrafo: “Al liberar el acceso a los archivos dependientes del Poder Ejecutivo Provincial, era necesario adoptar para los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales una política descriptiva, de acuerdo a un plan organizado según un criterio de urgencia mayor. Lo que implicaba incorporar en el sistema de técnicas descriptivas, la Descripción Colectiva, cuyas unidades de descripción son los fondos, divisiones y subdivisiones de documentos orgánicos ordenados según los principios archivísticos de Procedencia y Orden Original”. Así en una primera etapa de la tarea descriptiva, se utilizará la técnica de “descripción colectiva”.7 Descripción general Actualmente es posible encontrar un auxiliar descriptivo colectivo regional, tal como sucede en algunos países, sobre todo cuando se consideran archivos especializados como lo son las historias clínicas de toda una población, que se encuentran archivadas en un solo servicio a fin de tener un control adecuado del progreso de cada persona 7 Primera Reunión Interamericana sobre Archivos. En: Boletín Interamericano de Archivos. Córdoba, 1974, V. I, p. 83 en Liliana Montenegro, Proyecto… op. cit., pp. 4 y 5.

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en su relación con la medicina. Estas historias, explayándonos un poco, al ser incorporadas en un solo archivo, permiten un servicio adecuado de consulta directa del cuerpo facultativo para conocer la historia de su paciente, incluso se emplea adecuadamente para casos de emergencia, y en él figuran todos los documentos pertenecientes a institutos, hospitales, clínicas y laboratorios por las que transitó una determinada persona. Además del caso citado, es posible encontrar descripción colectiva en comunidades que poseen muchos archivos que, afortunadamente, se ayudan y complementan mutuamente en esta materia. También pueden observarse ministerios de gran envergadura, que poseen muchos archivos dependientes y empresas multinacionales que por necesidad propia tienen un archivo central y un enjambre de archivos sectoriales, en los que la descripción colectiva es una solución a sus necesidades de información. La descripción colectiva regional se encuentra, sobre todo, en países cuya extensión territorial exige más de un auxiliar descriptivo nacional para atender a las necesidades, al mismo tiempo que el número y la importancia de los archivos existentes en una región justifica la compilación de un auxiliar descriptivo regional. No es menester indicar que la descripción colectiva nacional es la forma más natural y práctica. Y, sin embargo, aún constituye un proyecto no aplicable sobre todo por las diferencias administrativas regionales, que generan una tradición documental muy difícil de modificar para estos fines. No se puede alterar la naturaleza propia de estos archivos, razones que nos obligan a decir que todavía no existe esta práctica en una forma universalizada.

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Se desconoce la existencia de una descripción colectivas internacional. Salvo la realizada por la Iglesia de los Mormones. No descartemos tampoco que más adelante estos planes progresen gracias al intento de establecer un repertorio archivístico universal, como se pudo realizar con las normas ISAD (G), o las normas ISAAR (CPF) que requieren aún de muchos ajustes, y que combinarían descripción archivística y bibliográfica. El plan es ambicioso. Descripción especial Los auxiliares descriptivos colectivos pueden clasificarse según un criterio geográfico, por materia de especialidad o por géneros que se ocupen. También se puede formar descripción colectiva sobre una o más esferas de investigación, El género más práctico y útil de descripción colectiva es el de documentos históricos. Ahora el de medicina, pero también debemos considerar las enormes posibilidades con los archivos de las propiedades, mensuras, análisis de suelos en un ministerio de agricultura, etc. Estas guías colectivas, se pueden editar con frecuencia en forma de libro, lo cual les da valor bibliográfico y facilita la rápida realización de préstamos en esta rama. Con las guías colectivas se presenta la posibilidad de realizar toda clase de variaciones y clasificaciones. Pueden referirse a todos los documentos históricos de una lengua determinada, guías limitadas exclusivamente a un tipo documental, tales como las actas de cabildos o documentos oficiales de la colonia, etc. Es todo un trabajo que nos espera en la sociedad de la información, no como posibilidad, sino de hecho, como actividad a continuar.

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La limitación de fechas. En Archivología interesan los volúmenes de documentos antiguos. El problema de limitar los trabajos a un cierto período de tiempo adquiere actualidad. Se hace patente la inmediata necesidad de los mismos, dados los problemas de conservación y restauración que presentan los documentos antiguos. Finalidad Es evidente la necesidad de organizar los auxiliares descriptivos colectivos, y las limitaciones que habrá que imponerles, considerando la relacionados con el objetivo que se quiere alcanzar. Es preciso fijar los objetivos y finalidades con cuidado, dado el costo y esfuerzo estos factores exigen austeridad y no atribuir al auxiliar descriptivo colectivo toda clase de funciones adicionales, dejando en segundo término lo que debe ser su principal finalidad. Desprendemos algunos aspectos como: – La descripción debe ofrecer garantía razonable de información duradera. – Deben favorecer la explotación de la descripción archivística en entornos informáticos. – Se debe cubrir la necesidad de representar fiel y exactamente, la naturaleza y contenido intelectuales de los documentos. – Los componentes lógicos y sus relaciones deben ser identificados con exactitud. – Los auxiliares descriptivos deben permitir una indización, navegación y una visualización sofisticada. – Se debe proporcionar un acceso sólido y exacto a los materiales archivísticos.

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La razón concreta de una descripción colectiva es que se sustentará y proporcionará a archiveros e investigadores, acceso universal y cooperativo a los recursos de información. La descripción colectiva es posible gracias a las descripciones archivísticas generadas en todo el mundo, y que permitirá a los usuarios descubrir o localizar materiales archivísticos en cualquier momento y de cualquier lugar. La descripción colectiva pone a prueba la normalización y posibilitará la reintegración “virtual” de colecciones relacionadas por su procedencia, pero dispersas en diferentes depósitos.

SISTEMATIZACIÓN

DE LOS ARCHIVOS

Ateniendo a su origen y a su abastecimiento territorial se agrupan en: archivos civiles, generales o estatales, autonómicos, provinciales, municipales, empresariales, religiosos.

TÉCNICAS

DOCUMENTALES DE ARCHIVO

Es un conjunto de técnicas aplicadas a la reunión, ordenación y clasificación, descripción, selección de documentos referidos a cualquier campo de actividad humana. La herramienta básica de las técnicas documentales del archivo, teniendo en cuenta que su finalidad es la difusión de información, es la descripción documental. La

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documentación puede ser distribuida en distintos centros de documentación. Sistemas integrados La conformación de los sistemas integrados de archivos, tanto regionales como nacionales, tiende a cumplir el deseo de que el servicio archivístico progrese mediante el establecimiento de relaciones entre los archivos cooperantes, formándose así grandes grupos organizados en torno a un archivo general, regional o nacional. Su establecimiento resultará adecuado en la medida en que los sistemas de descripción de los archivos sean semejantes. Su constitución como órgano rector, resulta adecuada en la medida que los sistemas de descripción empleados por estos archivos sean semejantes, o regidos por normas que permitan un grado de uniformidad en cuanto a la expresión de los instrumentos de investigación o como prefiera llamársele, auxiliares descriptivos. Además de los auxiliares descriptivos tradicionales, referidos a temas administrativos e históricos en su mayoría, en los últimos años se ha ampliado esta visión temática, agregando información y en algunos casos, fondos documentales de archivos especializados, principalmente de archivos industriales. Cuenta con un entusiasmo y una acogida muy favorable, y los archivos que han logrado este avance son objeto de frecuentes consultas en el mundo industrial, médico y científico. En 1996, con antelación a la presentación de la norma ISAD (G), la Asociación de Archiveros de Santa Fe (Argentina) publicó el proyecto Descripción colectiva y accesibilidad documental e informativa en archivos, implementado en el Archivo General de la Provincia de Santa Fe, 52

por decreto 1320 y Resolución Reglamentaria N° 0616 del Ministerio de Gobierno a partir del año 1987.8 (Ver Anexo 12).

Almacenamiento integrado de información Objetivo Toda descripción colectiva apunta a reemplazar el sistema convencional de almacenamiento de documentos, por sistema de almacenamiento digital, punto álgido en el cuestionamiento que genera la permanencia del documento utilizado por las formas tecnológicas modernas. Procedimiento general Los documentos en soporte de papel, pergamino y papiro, incluyendo algunos más modernos como las cintas visuales, audio, y audiovisuales, se sustituyen paulatinamente por procedimientos digitales y son almacenados en discos de distinta naturaleza, pueden ser ópticos, magnéticos, cd, dvd, etc. Siendo factible visualizarlos en pantallas de computadores de cualquier tipo, teniendo siempre la opción de poder imprimirlos en impresoras digitales y visualizarlos en papel. Estas aplicaciones modernas requieren de un estudio por separado, dadas las condiciones tecnológicas dispares que existen entre las instituciones de una determinada región. 8 Liliana Montenegro. Proyecto de descripción colectiva y accesibilidad documental e informativa en archivos. Archivo General de la Provincia, Archivo Intermedio. 1985-1988 AASFE, Santa Fe - Argentina. 1996.

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El sistema reemplaza los actuales expedientes por sistemas de almacenamiento no convencionales, puesto que cambian de soporte, y prestan gran utilidad en cuanto a la consulta, no así en cuanto a la permanencia, existen documentos que se deben conservar aun por encima de las tecnologías. Los usuarios deben conocer rudimentos básicos del manejo de ordenadores para consultar, pudiendo verlos en la pantalla del ordenador, siempre y cuando cuenten con el software apropiado, de manera ágil, rápida y segura. Los sistemas lógicos de búsqueda, o los sistemas descriptivos empleados en estos procedimientos, son similares a los realizados archivísticamente en fichas y planillas, cuando no son iguales, pero además deben contar con herramientas, adicionales para buscar información específica. Dichas búsquedas pueden efectuarse por cualquiera de los campos que se hayan acordado previamente para la descripción colectiva. Los auxiliares que empleen pueden o no estar de acuerdo con pautas y normas como las ISAAR, ISAAD (G) y la implementación de ISO 2000. De esta forma pueden acceder rápidamente a los documentos deseados. El usuario puede también acceder a la información total o extractada que necesite, en copias impresas, fotocopiadas, grabadas en discos, de acuerdo a sus requerimientos específicos de su ámbito. Con el desarrollo de las comunicaciones, se incrementa la posibilidad de transferir documentos de uno a otro ordenador. El sistema de información, al estar procesado en buena forma, debe estar preparado para trabajar en red, intranet, extranet o internet de modo que los recursos al-

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macenados, puedan ser utilizados por cada uno de los archivos adheridos al sistema. Consideraciones El papel en la actualidad es el medio de almacenamiento de información más utilizado y de menor costo. Este soporte no es tal vez el más indicado, especialmente cuando se manejan grandes volúmenes de documentos, considerando el excesivo tiempo que demanda buscar y encontrar la información deseada. El mantenimiento de los documentos, (encuadernación, almacenamiento, ordenamiento, búsqueda, reimpresión por pérdida o deterioro) demanda mucho tiempo y demasiados recursos. El costo en papel es representativo, debido a que ciertos listados se imprimen o fotocopian varias veces, por cada usuario que los necesita y además cada vez que se pierden documentos por distintas razones o causales. Durante las consultas, generalmente se utilizan palabras claves o referencias, (ejemplo: número de cuenta, nombre del cliente), para seleccionar la información deseada. La búsqueda manual o selección de la información se hace bastante engorrosa, especialmente cuando se trabaja con formularios continuos y encuadernados en grandes volúmenes. La búsqueda de información manual representa además los habituales errores humanos que evita la búsqueda mecánica. Nueva tecnología disponible La nueva tecnología óptica y magnética permite un mejor manejo y aprovechamiento de la información. Ac55

tualmente, existen ciertos dispositivos de rápido acceso que manejan un volumen considerable de información de hasta un gigabite. En un gigabite se puede albergar alrededor de 65.000 hojas de impresora. Ventajas Si el disco óptico, magnético, cd, dvd, etc. está conectado a una red, todos los puestos de trabajo tienen acceso al mismo y por consiguiente a la información que contiene. Aumenta el volumen de información en línea, ahorrando tiempo y recurso en el sistema principal. Se reduce el gasto de envío y utilización de correo interno o externo, ya que se utiliza los servicio de la red, para suplir esta actividad. Otra de las ventajas a considerar es el medio propuesto de almacenamiento. El disco óptico, magnético, cd, dvd, etc., en sí, es el soporte actual de mayor seguridad. Está protegido contra todo daño. Su superficie está recubierta por una película acrílica, lo que asegura su inviolabilidad. Además, la grabación de la información no puede ser modificada por ningún medio (ni mecánico ni electrónico). El tamaño es otro de los factores ventajosos, que permite almacenar un volumen adecuado de información. Sirve para realizar distribución de la información en todos los niveles pero no para la conservación. Los listados en papel poseen una alta vulnerabilidad de acceso y un medio como el indicado asegura la integridad de la información. Además, permite generar copias múltiples a un costo muy bajo. Baja los costos y aumenta la eficiencia.

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Solamente los usuarios autorizados pueden acceder a la documentación almacenada. El sistema utiliza el software de seguridad al que está habitualmente acostumbrado. La búsqueda de la información puede realizarse a través de varios índices, y luego ser visualizada o impresa. Puede mantener en línea hasta 60.000 páginas por cada disco óptico, magnético, cd, dvd, etc. El acceso a la información deseada deja de ser manual y pasa a ser automático e instantáneo. Permite acceder al contenido de un listado en forma completa o selectiva. Ofrece completa seguridad en la conservación de la documentación y protección en la consulta. Al recuperar un documento, éste puede plasmarse en papel ser enviado por fax, o transmitido electrónicamente a otra computadora. El espacio físico necesario para archivar se reduce notoriamente. La garantía y confiabilidad de la información almacenada es de 50 años. Los discos óptico, magnético, cd, dvd, etc. utilizados son inalterables, ofrecen total y seguridad en el almacenamiento de información, dando así acceso únicamente a personal autorizado. La calidad de la impresión es igual a la del original. El tiempo necesario para la recuperación de la información es mínimo facilitando la búsqueda por medio de múltiples índices o claves de acceso a la misma.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

DESDE hace unos 5000 años a.C. o prácticamente desde la aparición de la escritura, los estados o los poderes públicos han tenido necesidad de una memoria colectiva que conserve y mantenga vigente sus decisiones, y se vieron en la necesidad de preservar las pruebas de sus actos más importantes, como son las leyes, tratados, etc. Y aun hoy se siente la necesidad de resguardar los documentos más importantes, los que hacen a la vida institucional, salvaguardándola de los desastres. Así se originaron los archivos más antiguos. Así encontramos que algunos archivos como los de Lagash y Ur se remontan a 5000 años de antigüedad, considerando que se esperan encontrar archivos más antiguos aún. En Egipto, Grecia, y en el Imperio Romano, se establecieron archivos de Estado, que prácticamente desaparecen entre los siglos V al XII, cuando vuelven a tenerse noticias de ellos en Europa, primero en el Vaticano. Como es de suponer, en la Edad Media se observa el desarrollo

archivístico en los municipios que manifiestan un interés momentáneo de sus documentos, sobre todo administrativos y en los principados, por cuestiones de intereses familiares, abolengo y herencias. Carlos V inauguró en España la centralización de los documentos públicos más importantes, se da la creación de los Archivos de Simancas en 1549, posiblemente este acto sirvió de ejemplo para Pedro el Grande en Rusia y María Teresa de Austria con los archivos de Estado de Viena 1749-1750. La fundación de los archivos nacionales en la Francia revolucionaria de 1794 marca un hito sobre esta especialidad, considerando apropiada la centralización de los documentos administrativos, en lugar de un tradicional “Tesoro de las Cartas” cuyo valor dependía de quien los reunía. Se contempla también aun cuando muy restringido en sus inicios, el acceso del público a esos documentos. Curiosamente, Estados Unidos esperó hasta 1934, para crear los archivos nacionales. En el Japón, recién apreciamos un archivo nacional en 1961. La idea básica de una descripción colectiva, para la comprensión de sus alcances y utilidad, podemos anidarla en los censos. La información procesada en los censos constituye un elemento importante que presta utilidades a todos los niveles de organización y en la toma de muchas decisiones de gobierno. Los censos que no son las guías documentales como se pretende enseñar en algunos centros de enseñanza, se institucionalizan hacia el año 443 a.C. Es un ejemplo cercano al valor documental que se puede reunir en una descripción colectiva. En el contexto moderno de las sociedades de la información y del conocimiento, la conceptuación de documen59

tos administrativos adquiere un sentido amplio, porque no se limita sólo a la información de documentos producidos a la entidad, sino que comprende los documentos que contengan toda la información que puede ser útil para su desempeño, metódicamente reunida, ordenada y clasificada, descrita y seleccionada. Si tratamos de ubicar los primeros pasos de lo que originalmente se ha llamado la “mecanización”, antes de calificarla de “automatización”, y en algunos extremos se emplea el término “digitalización”, de la información, para ser utilizada en los servicios públicos, datan posiblemente de los años 1887-1890, época en que Herman Hollerith aplicó cartas perforadas, situación ésta que se remonta posiblemente a finales del siglo XVIII, aplicado a las operaciones del undécimo censo de los Estados Unidos. Pero recién en la década de 1960-1970, con la introducción de los servicios informáticos o la aplicación de las computadoras, en los servicios de documentación de los poderes públicos. Se trata de una transformación del proceso de la información de los poderes públicos, cuyas consecuencias continúan siendo de gran alcance. Toda innovación de carácter práctico es correspondida en avances de carácter teórico. Los métodos originalmente empíricos de los archiveros son sustituidos por técnicas más racionales. La Archivología se incorpora en las ciencias de la documentación, luego en las ciencias de la información y finalmente participa de la sociedad de la información y del conocimiento, y esto solo parece ser el comienzo de una teoría nueva de los sistemas de información del futuro.

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LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA EN EL MARCO DEL SISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN “En el objetivo n.° 1, relativo al concepto general de una planificación global de las infraestructuras nacionales de los servicios de documentación, bibliotecas y archivos (NATIS), adoptado por la Conferencia Intergubernamental sobre el Planeamiento de las Infraestructuras Nacionales de Documentación, Bibliotecas y Archivo, convocada por la UNESCO en París del 23 al 27 de septiembre de 1974, se indicaba que «las tareas estatales de planeamiento, decisión y administración dependen cada vez en mayor grado de la disponibilidad de una información fidedigna, que sólo puede obtenerse mediante la organización sistemática de este recurso”.9 El documento de trabajo (Com/74/NATIS/4) preparado para esta conferencia había precisado, en su párrafo i.i.3b.), las grandes líneas de la función del Estado que consiste en “facilitar a la administración pública servicios de información”,10 y el documento sobre la concepción y planificación de sistemas nacionales de información (Com/76/NATIS/7) había consagrado uno de los párrafos a las estrategias que entrañan las políticas de desarrollo en lo que se refiere a “la propia situación del planificador oficial, esto es, como responsable de tomar decisiones en entidades públicas o en el pro-

9 Conferencia intergubernamental sobre el planeamiento de las infraestructuras nacionales de documentación, bibliotecas y archivos, París, 23-27 de septiembre de 1974, Informe final, p. 27, UNESCO, enero de 1975 (COM/MD/30). 10 ID., Documento de trabajo, p. 10, París, UNESCO, 1974 (COM/74/ NATIS/4).

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pio gobierno” y de los problemas de información con ellas vinculados11 ”.12 La descripción colectiva presupone la existencia de una red coordinada de servicios de archivos en todos los ministerios, y de la administración local, cumpliendo con la construcción de bancos de datos, que permitan a todos los funcionarios acceder a esa información. Como todo sistema de información, la descripción colectiva debe reunir información capaz de responder a las preguntas que hagan los usuarios, juiciosamente seleccionada, descripta, no sólo con auxiliares descriptivos formalizados, sino con la preparación de resúmenes y síntesis; clasificada, analizada, eventualmente traducida, y permitir su difusión. Pero la descripción colectiva tiene características específicas, correspondientes con la función pública y a las características del Estado, siempre y cuando hablamos de administración pública del Estado, porque puede darse también la descripción colectiva de entidades privadas afines que requieren información de interés para sus fines y servicios. Los archivos gozan de una particularidad por sobre las ciencias afines, que son garantes de la continuidad del poder, no de las formas de poder que corresponden más bien a una situación política y momentánea, sino del mismo poder. Es así que el Estado, órgano defensor de los intereses de la sociedad, sustenta su acción en la noción 11 NATIS, Sistemas nacionales de información, concepción y planificación de sistemas nacionales de información, Documento para planificadores públicos, pp. 17-18, París, UNESCO, 1976 (COM/76/NATIS/7). 12 Eric de Grolier. Organización de los sistemas de información de los poderes públicos, París, UNESCO, 1980.

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de continuidad. La forma más acertada de lograr esta continuidad es la supervivencia de la información que hace a la institución, la forma más acertada para la supervivencia de la información es conservarla en los archivos de la institución; los gobiernos cambian, las formas de poder evolucionan, los archivos permanecen. La descripción colectiva desempeña un papel primordial como referente de los documentos depositados en el sistema de archivos representando acciones y funciones de los gobiernos pasados y de sus administraciones. Un aspecto que puede ser motivo de generar opiniones a favor o en contra, y que se presentaría como una característica de la descripción colectiva, sería el relativo al carácter confidencial de la información. Es un tema sumamente reflexivo. La noción de secreto de Estado, en grados diferentes, refleja la existencia de documentos considerados como importantes para determinados aspectos de la vida de las instituciones, personas y naciones, que pueden generar situaciones de riesgo físico o ético, o atentar a su existencia, o simplemente malograr proyectos de Estado. Es igualmente aceptable como reservada, la información relativa a la tecnología, economía e información científica de las instituciones.

ASPECTOS POSITIVOS DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

La descripción colectiva obliga a una reorganización de las formas o sistemas, según los casos, de la recolec-

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ción, almacenamiento y selección de los descriptores que sirven para la gestión de los servicios públicos. Se hace necesaria la creación de bases de datos de fines múltiples, que presten servicios de información para la gestión cotidiana y para la previsión política de la planificación a medio y a largo plazo. Permite una relación más cercana entre información e investigación, poniendo los datos reunidos con fines administrativos a disposición de los investigadores. No podemos negar que se produce una mejora en el control de poder ejecutivo por la administración pública en general. Concreción efectiva del derecho a la información, que permita conocer oportunamente, naturaleza, alcance y contenido de las decisiones estatales que conciernen a los individuos. Permite la coordinación de los requerimientos de la sociedad civil, y de los investigadores, usuarios industriales, etc. Y la composición de la sociedad de la información y del conocimiento. Desmitificación progresiva de la noción de información científica y técnica, mediante la incorporación de la información económica y social. Integración del concepto de información global mediante la promoción de lazos orgánicos entre la descripción colectiva, de los diversos niveles: local, regional, nacional e internacional.

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ANÁLISIS

Y EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN

VIGENTE

De acuerdo con los estudios realizados en la Planificación general de los archivos,13 el primer paso para el establecimiento del plan, que permita una correcta aplicación de la descripción colectiva, consiste en analizar y evaluar la situación vigente. Se efectúa un análisis objetivo de los organismos disponibles para acopiar y tratar la información necesaria, así como la destinada a poner al público en conocimiento de la acción de los responsables de las decisiones políticas y de las administraciones. El estudio apunta a fundamentar la infraestructura del sistema de comunicación y de tratamiento de datos, es decir, sobre las redes de telecomunicación e información y sobre el equipo en medios informáticos, así como sobre la reprografía. En todas las instituciones anteriormente mencionadas, se sigue la orientación de estudiar principios y métodos para una descripción general sin mencionar el adjetivo de “colectiva”, con la tendencia hacia una normalización descriptiva, tal como lo presenta el Colegio canadiense de Archiveros. “Asimismo, desde hace años, y también como consecuencia de la informatización, se ha planteado en los archivos la necesidad de establecer normas en las tareas archivísticas. Dicha normalización debería abarcar todas las tareas archivísticas realizadas en cada tipo de archivo, desde la organización e identificación de fon-

13 Víctor Hugo Arévalo Jordán. Planificación general de los archivos. E-libro.net, 2002.

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dos, hasta la descripción, la localización topográfica, etc.”14 No obstante esta recordación y algunos reproches de autores que piensan en unificar las ciencias de la documentación bajo una determinada norma, la Archivología ha preservado su autonomía en base a la tradición administrativa, la misma que se sostiene en la identidad de las instituciones de cada pueblo, lo cual, a nuestro juicio, es sano y correcto. Siguiendo esta orientación, se sugiere estudiar los principios teóricos y los métodos de la descripción colectiva. La experiencia lograda en diferentes países desde la última posguerra, dan evidencia de que muchos proyectos sobre la descripción colectiva se apoyan en entusiasmos y bases poco sólidas, con la consiguiente pérdida de tiempo y economía. Una de las causales a considerar es la falta de conocimiento de la problemática planteada para este tipo de descripción. En estos momentos, en que la sociedad de la información y del conocimiento es una realidad en desarrollo, es cuando realmente el planteo de la descripción colectiva es una necesidad emergente.

ESTABLECIMIENTO

DEL PLAN DE

DESARROLLO

Una vez considerado un estudio previo, se puede establecer el plan de aplicabilidad. El plan es en realidad 14 Elisa Carolina de Santos Canalejo. La indización en la recuperación de la información. Janus. Revue Archivistique. Conseil International des Aechives. Lligall 12. 1998. Ed. Board. París.

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una guía de trabajo, porque al iniciarse esta experiencia, se siguen efectuando estudios y se siguen realizando nuevos planes, es un acto proyectual.15 Es decir, nunca se concluye ni tiene por qué concluirse, porque los análisis y estudios han de desarrollar mientras se produzcan documentos y se extraiga información.

PROBLEMAS

DE PRIMERA INSTANCIA

Podemos analizar algunos como consecuencia lógica de los procesos de almacenamiento de la información, sin ser exhaustivos, señalamos: Exceso de información Es lógico considerar que al reunir los auxiliares descriptivos o instrumentos de investigación de todos los archivos componentes de la descripción colectiva, se puede obtener un exceso de información que puede entorpecer cualquier investigación. Distorsión de la información Puede suceder por varias causas: Existe un largo circuito. Los escalones inferiores de las instituciones tienen un criterio propio para satisfacer a los superiores, generalmente obedeciendo a las actitudes de intimidación de estos últimos, los cuales permiten realizar verdaderas labores de filtrado y deformación de la información. 15 Víctor Hugo Arévalo Jordán. El acto proyectual de los archivos. E-libro-net. 2003.

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Las información está muy concentrada. De modo que los pasos que circulan en la institución para que la información pueda ser aprobada e incorporada a la descripción colectiva, entonces debe pasar por todo el circuito jerárquico, lo que significa que no existe autonomía adecuada a los niveles jerárquicos. Desarrollo excesivo de la tecnología Obliga a estar actualizados con los sistemas, lo cual repercute en la economía de la descripción colectiva y en la naturaleza misma del almacenamiento de la información que hace necesario recurrir a expertos y en la mayoría de los casos obliga a una retraducción a lenguajes de máquina. Automatización de las decisiones Una de las funciones permanentes de los documentos administrativos, consiste en el proceso de retroacción, conocido en inglés como feedback, gracias al cual la información recogida sobre las decisiones anteriores guía la conducta ulterior de los dirigentes. Al distribuirse estas experiencias, posiblemente alguna decisiones se automaticen, lo cual puede ser positivo en el sentido de suprimir la burocracia con determinados temas, como puede ser negativo al tomar a la ligera algunos casos. Limitaciones de personal Poco personal especializado y competente, para dirigir y administrar la descripción colectiva.

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Limitaciones presupuestarias Siempre se tropieza con ese tipo de limitación. Limitaciones institucionales y legislativas Sucede a menudo cuando existen intereses personales o de estado en juego, que pueden salir a luz en las descripciones colectivas y convertirse de dominio público. Si bien la influencia bibliográfica permite acceder a un conocimiento sobre esta problemática, no pasa de ser superficial, en el sentido de que existen otras prioridades establecidas y objetividades distintas, así aplicando experiencias ajenas, nos dieron los resultados no esperados. A causas diferentes tenemos efectos diferentes, y no puede ser de otra forma, así tenemos errores de lenguaje, tendentes a ser corregidos o bien tenemos distintos conceptos y queremos aplicarlos considerando como si fuera lo mismo. Eso pasa cuando algunos autores quieren darle tratamiento al objeto libro como al objeto expediente como si se tratara de lo mismo, sustentando en los problemas de lenguaje, pues ambos son documentos, las causas que los generan son de distinta índole, si bien las englobamos en las ciencias de la documentación, pero cada parcela del conocimiento ha de recibir necesariamente la aplicación de cada necesidad específica. Esta experiencia nos lleva a percibir y tratar de desarrollar prioridades como: – La aplicación de un lenguaje común y específico a este saber, entre las que aún se especula la definición de los archivos como tales.

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– El empleo de principios y técnicas de ordenación y clasificación que consoliden el conocimiento metodológico de la Archivología. – La utilización de lenguaje común o “control del vocabulario”.16 – La universalización de los auxiliares descriptivos, que tratamos de iniciar con este trabajo, utilizando metalenguajes específicos, y que no siempre presume una normalización. Ha de ser necesario analizar mejor estos conceptos, considerando que la descripción volectiva se presta a una serie de interpretaciones sobre la normalización descriptiva y por ende la normalización archivística. Una vez lograda regionalmente, se pretendería darle un carácter nacional de la descripción colectiva, logrando de esta manera, analizar las dificultades surgidas dentro de las fronteras de cada país. No debemos olvidar que los países que tradicionalmente cuentan con experiencia en esta materia, no permiten realizar un estudio comparado, que es lo que se pretende hacer a través de las cátedras correspondientes a la signatura de Organización y métodos del trabajo archivístico. Si se ve necesario profundizar más en la formación de una teoría común, comprensible a todos los interesados. Básicamente se pretende que una vez lograda regionalmente, se proyectaría darle un carácter nacional a la descripción colectiva, logrando de esta manera, analizar las dificultades surgidas dentro de las fronteras de cada país. Experiencia que recién se consideraría válida para análisis de aplicaciones futuras, como la normalización. 16 Elisa Carolina Santos Canalejo. Op. cit.

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Algunos países tradicionalmente cuentan con experiencia en esta materia, pero no permiten realizar un estudio comparado, pretensión que se traslada a las cátedras correspondientes, de las distintas carreras que tratan sobre archivos; esta insuficiencia se justifica cuando se analizan las distintas tradiciones administrativas y documentales y sobre todo, la enorme variedad de organizaciones y métodos de trabajo (como fuente productora de documentos), sin considerar la diferencia conceptual idiomática. Se considera necesario profundizar más en la formación de una teoría común, comprensible a todos los intereses.

EL CONTEXTO DE LA DESCRIPCIÓN Podemos considerar que es absurdo plantear una normativa y esperar una discusión cuando una gran mayoría de archivos y archiveros no han alcanzado un conocimiento adecuado como para discutir normas internacionales, mucho menos cuando estas normas no han tenido la difusión suficiente, sino a través de muchos años. También en estas consideraciones debemos pensar que para los pocos iniciados en las artes de la archivística, encontrarse con unas normas elaboradas es como una bendición, aun cuando entendiera estas normas, es muy apresurado decir entonces o suponer que existe ya un consenso sobre la definición de las normas de descripción en archivística, más bien seria necesario plantearnos los conceptos y sus diferencias regionales para poder hablar en una misma lengua. 71

Sabemos el apuro que tienen muchos países por conocer a fondo los contenidos sustantivos de todos los documentos posibles, eso da ventajas para conocer mejor la idiosincrasia de los pueblos a los cuales se les quieren incorporar normas casi incompresibles o alejados del contexto administrativo o tradición administrativa si se quiere. Es obvia la complejidad de esta cuestión. Es evidente que previo a cualquier normalización es necesario un contexto teórico más profundo, que explique tanto la producción como el desarrollo de los documentos hasta hacer obligatoria una descripción de los mismos, a fin de conocerlos, ubicarlos, difundirlos.

POSTULADOS

RELATIVOS A LA DESCRIPCIÓN

COLECTIVA ARCHIVÍSTICA

Para cualquier estudio que hagamos sobre la descripción y lógicamente cuando pretendemos normalizar esta descripción: 1°.- Se debe tener en cuenta las prácticas establecidas y aceptadas en la región donde se desarrollará la descripción colectiva. 2°.- La organización de los documentos y la clasificación de los fondos que intervienen en la descripción colectiva de archivos deben sustentarse en los principios archivísticos de procedencia y del orden original. 3°.- Nos ponemos de acuerdo en que es necesario manejarnos con unidades documentales que nos permitan comprender los diversos niveles de clasificación; de modo que reconocemos la existencia de los niveles siguientes:

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Los depósitos de archivos Considerados como la unidad mayor que contiene uno o más fondos documentales. Para la descripción colectiva es necesario comprender este término, que en algunos casos constituyen los archivos generales, de acuerdo a nuestra terminología. Los fondos Unidad de documentos, mayor, que abarca toda la producción documental de una entidad jurídica o institución. Los grupos Sección para algunos autores, considerada como una división funcional, de las grandes unidades administrativas de una institución, éstas a su vez se subdividen en: Los subgrupos Subsección para algunos autores, constituyen las subdivisiones administrativas institucionales, y están conformadas por: Las series Unidad en la que parece que estamos de acuerdo todos los archiveros como el conjunto de tipos documentales. La pieza documental Aquella unidad más pequeña de los documentos. 4°.- Si bien a nivel institucional, la descripción de los documentos debe reflejar la clasificación de los fondos, cuan73

do se realizan descripciones colectivas pueden producirse diferencias de lenguaje archivístico que pueden ser resueltas por una categorización de niveles como la descripción regional, del depósito, de los fondos, etc. 5.- El término equivalente en este trabajo para los cuerpos descriptivos,“auxiliares descriptivos”, lo empleamos siguiendo la escuela de América latina, y sobre todo considerando la postura de Schellember Teodore y Aurelio Tanodi, quienes realizaron trabajos iniciales sobre el tema que nos ocupa, algunos autores los denominan también auxiliares de investigación, instrumento de investigación, variando de acuerdo a la tradición de formación de archiveros de cada lugar o región geográfica, y a la influencia de determinados autores. Por las mismas circunstancias podríamos hablar de una variedad de auxiliares categorizados de acuerdo al nivel de trabajo y complejidad de elaboración que marcan distintos niveles de descripción, marcando inclusive, pautas de desarrollo y consumo de la información en determinadas áreas geográficas. De ahí que es recomendable siempre, para comenzar, realizar auxiliares descriptivos simples como el inventario de existencia, posteriormente en la medida que el consumo de información progresa, realizar auxiliares más complejos para lo que está preparado el archivero profesional. Tengamos en cuenta que no estamos tratando estamentos bibliotecarios, sino institucionales, por lo tanto no podemos hablar con el lenguaje de los primeros, sino que la misma Archivología genera su propio lenguaje, en función de los tres grandes cuerpos que la componen: la administración, la historia y la diplomática. En conclusión: un auxiliar descriptivo es la representación por escrito de la información de documentos es74

pecíficos. Por ser producto de actividades de una institución, se registran también aspectos de la organización de la entidad productora y sirven sobre cualquier objetivo, para la consulta del usuario, quien manifiesta permanentemente las necesidades de información. Toda toma de decisiones y actos de investigación requieren de una permanente alimentación de información, algunas de estas necesidades son: – Saber si existen precedentes sobre determinados actos de la administración y cuáles son los procedimientos realizados para la toma de decisiones. – Conocer, en el campo de la investigación, los contenidos documentales, e inclusive, si se han realizado algunas investigaciones sobre el tema, tanto en lo administrativo como en lo científico o histórico. – Necesidad de información en el curso de un trabajo de investigación. Generalmente, tanto el usuario como el investigador, requieren de datos precisos, sea en un trámite o en un trabajo de investigación en curso, por lo cual se hace necesario encontrar y verificar información adecuada a cada una de las necesidades. El auxiliar descriptivo es el documento resultante de los análisis documentales y representará los distintos aspectos para la evaluación de documentos, el cual nos conducirá a una selección adecuada. 6°.- Debemos considerar que en las últimas décadas, han proliferado una variedad muy grande y diversa de soportes documentales. Pero que aun, por lo menos en los países latinoamericanos, los documentos escritos representan una gran cantidad. Es necesario revisar, primero la utilidad administrativa y luego como patrimonio cultural, toda norma que concierne a estos soportes, y 75

redactar las recomendaciones archivísticas. Para cada caso, sean éstos mapas, planos, grabaciones en distintos soportes, cintas, fotografías y películas, la descripción de la pieza adquiere mayor importancia. 7°.- No tiene sentido normalizar métodos sólo para necesidades propias de cada archivo, pero sí se hace manifiesta la necesidad de normalizar para una comunidad de archivos, en este sentido dedicamos un capítulo integro a este tipo de problemática, porque son muchos los factores y variables que intervienen en el proceso de la información de los archivos, no obstante que el principal objetivo es responder eventualmente a las necesidades de los usuarios. 8°.- Es cada vez más manifiesto el interés en la difusión de la información de carácter científico contenido en los archivos sobre todo de carácter público, por ser los más accesibles. 9°.- Debemos considerar también que la naturaleza de los documentos de archivos no es un obstáculo para normalizar, por lo menos no debería serlo, pero sí puede constituir un tema de análisis, la naturaleza y la tradición administrativa de cada región donde se analicen las normas a imponer. 10°.- Dada la naturaleza del trabajo archivístico, el pensamiento es naturalmente informático, en todos sus procesos, y los archiveros deben explotar al máximo las posibilidades de la informática, desde los controles de diagramas de flujo documental, pasando por los sistemas descriptivos, hasta la creación de redes de información.

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DESCRIPCIÓN

ARCHIVÍSTICA

En realidad no existen intentos serios para definir el término “descripción” en archivística. En algunos trabajos apenas se limitan a una lectura de algún diccionario, y una adaptación rápida a la problemática de los archivos, no obstante que esta etapa se ha convertido en un capítulo obligado de la Archivología, y es empleado el término prácticamente en forma universal. Esta problemática se explica en parte porque no existe un intento serio para lograr un lenguaje único a la Archivología con significados que sean comprensibles en su cabal dimensión, considerando que describir es una actividad fundamental en la rutina diaria del archivero. También debemos considerar que el término describir es muy ambiguo. La descripción es una actividad permanente en los archivos puesto que afecta a todas las etapas del ciclo documental, ocupa un lugar importante en casi todas las etapas del tratamiento en archivística así como en cierto número de disciplinas conexas. Si la descripción archivística no es adecuada, no puede ser eficaz el control administrativo ejercido, sobre todo en las etapas de la reunión y tratamiento de los documentos. Es indispensable que los documentos sean descriptos correctamente para que sus valores informativos puedan ser evaluados. Asimismo, la descripción es esencial en las etapas conexas del tratamiento, como ser el establecimiento de los calendarios de plazos de conservación. Evidentemente, esta función es indispensable si se quiere hacer que los documentos sean asequibles a los usuarios.

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Sin enumerar todas las finalidades de la descripción, reviste una sensible importancia en el mandato tradicional de los archiveros, que consiste en reunir, conservar y hacer accesibles los documentos. El análisis de tratados y escritos sobre archivística, no nos ayuda a definir a la descripción como actividad principal de los archivos. En efecto, la mayor parte de los autores tiene tendencia a preocuparse por las aplicaciones prácticas más que de la teoría Es bueno también, si requerimos una definición como corresponde o sólo llegamos a efectuar una descripción de lo que es la descripción. Efectivamente si consideramos por ejemplo como una definición que la descripción en los archivos constituye una función en el marco del tratamiento de los documentos y que permite la producción de auxiliares descriptivos de diferentes tipos que posibilitan a los administradores el control de sus documentos y a los usuarios y archiveros localizar la información requerida. Esta descripción de descripción documental, suena confusa, nos acerca un poco a la comprensión de describir, pero también debemos considerar una gran diversidad de los auxiliares descriptivos producidos para numerosos soportes documentales y distintos servicios, siempre y cuando el archivo explota una información y no se conforma con un pequeño inventario de existencia, que, lamentablemente, es lo que algunos centros de enseñanza optan. Tradicionalmente, son pocos los archiveros que han procedido a un análisis riguroso de la función de la descripción y de sus diferentes componentes, de ahí que al emanarse la normas ISAD (G), parece un alivio en el trabajo de aquellos que no comprendían muy bien este tema, o no tenían referencias adecuadas para ello. Es peor,que 78

archiveros devenidos como tales, adoptan fácilmente este instrumento descriptivo. Los archiveros emplean el término descripción en su sentido genérico para designar todos los aspectos de la producción de los auxiliares descriptivos con fines administrativos en primera instancia y de servicio a los usuarios en segunda instancia. Todos estamos de acuerdo en afirmar que el hecho de clasificar documentos de archivo según el modelo de su hermana la bibliotecología equivaldría a violar los principios archivístico de procedencia y orden original, aceptados universalmente, y que por fin, tenemos algo en común. Existen discrepancias sobre la temática de la ordenación y la clasificación es lo correcto, o es correcto la clasificación y la ordenación. Un debate sobre este tema sería esclarecedor para muchos optimistas por la segunda postura, primero se establece un orden y en base a ese orden se clasifica, luego se instalan los archivos. Es la postura que defendemos, de lo contrario cometemos el error de clasificar primero para luego establecer un orden y luego ordenar; resulta muy confuso. El debate queda abierto para que podamos afinar el lenguaje. La función de descripción archivística no tiene equivalentes con la descripción bibliográfica. En archivística, los auxiliares descriptivos tienen tal elasticidad que pueden cubrir un fondo, una serie o una pieza; de este modo, puede tratarse de una guía de un fondo o de un grupo de fondos que comprende un repertorio o una descripción colectiva, que es lo que se propone en este trabajo. En la descripción de archivos, para seleccionar puntos de acceso en el contexto documental, se determinan 79

cuáles son las entradas necesarias que permitan al usuario encontrar un documento. El archivero generalmente no se preocupa mucho por elegir un punto de acceso principal en sus bases de datos, puesto que los fondos de archivos son presentados con el nombre de la entidad productora, oficina y productor, pero con el desarrollo conceptual de la demanda de información, se utilizan entradas suplementarias de manera que facilitan la comprensión de los contenidos documentales. La descripción por temas puede encontrar algunas aplicaciones en el ámbito de los archivos. El sistema de clasificación, contrariamente a las bibliotecas, no disponen de información habilitada a los usuarios sobre el contenido de los documentos, salvo por la aproximación del nombre del tipo documental con la actividad que lo produce. La descripción archivística es compleja debido a la cantidad de material a tratar, lo que hace que el trabajo de pieza por pieza sea excepcional, además se trabaja con fondos compuestos por documentos con soportes variados, y en muchos casos se debe mantener el lazo descriptivo. Los auxiliares descriptivos están ideados de manera que orientan al investigador a una progresión por etapas antes de obtener la información necesaria para obtener resultados. De esa forma, el usuario o investigador, comienza por consultar un repertorio elaborado para ayudarlo a ubicar conjuntos de documentos susceptibles de ser de interés para su investigación. No existe un modelo sistemático de descripción de archivos, no es conveniente tampoco; determinados modelos son buenos para determinados archivos debido a la tradición documental de las instituciones que no suelen ser lugares de una región a otra. 80

LA NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA: SU IMPLEMENTACIÓN

EL PENSAMIENTO generalizado de los archiveros, que consideraban, y que muchos siguen considerando, que los documentos propios de los archivos son tan diferentes de un archivo a otro, que era imposible normalizar, y es una media verdad, no existen dos documentos iguales, así sean de un mismo procedimiento, eso es cierto. Ampliando este concepto erróneamente pensamos que la normalización es imposible, pero olvidamos que las actividades institucionales son similares en un buen número de instituciones, eso se comprende cuando se aplican los principios de la ordenación y la clasificación. Las soluciones se limitaban a determinados sectores públicos, cuyos procedimientos en muchos casos solucionaban sólo el primer requerimiento documental, saber dónde está, y era hazaña en muchos casos. No hubo por lo tanto, tratamiento ni explotación de la información, y aun en la actualidad, los países en desarrollo continúan con este tipo de visión de los archivos.

La incorporación de las tecnologías de la información y comunicación (TICs) permitió ver el panorama mucho más amplio, lo cual daba lugar a concebir que la descripción era aplicable a todos los documentos del archivo y que debían aplicarse normas adecuadas a esta función. La aparición de los ordenadores personales, personal computer (PC), cambió la actitud de aquellos archiveros, que querían resolver esta situación de ubicar al documento, no describirlo, sólo ubicarlo, y la apropiación masiva de las PC aplicada en el ámbito de trabajo, condujo a un estado caótico y confuso sobre este tema. Es común incluso en la actualidad, que por un lado exista rechazo a algunas normas, sobre todo a aquellas cuya participación regional fue omitida, mientras que existe una verdadera sobreabundancia de pautas de descripción archivística, desde las que se refieren al soporte mismo de los documentos hasta las que ejercen dominio sobre la geografía política. Otro aspecto que influye en este aspecto y en casi todas las actividades de la archivística, se centra en los aspectos teóricos. Mientras que algunos conceptos, antiguos en su mayoría, apuntaban a la función archivística, sólo en los archivos históricos, una tendencia más moderna apuntaba también a los archivos administrativos o institucionales y en la actualidad, se exige la participación en el ciclo de vida de los documentos desde su inicio, y aun antes de su inicio, desde su creación misma de los documentos, lo cual influye sobre algunas normas procedentes del territorio fronterizo de la administración o gestión de datos y de registros. Desde la creación del UNISIST en 1972, la UNESCO ha planteado en el campo de la información, la formulación 82

permanente y su publicación, de directrices para mejorar los sistemas y servicios de información y, a establecer formatos y prácticas normalizados. La UNESCO ha cooperado también estrechamente con la Organización Internacional de Normalización (ISO) en el establecimiento de normas y recomendaciones, en particular en los campos de: a) la bibliotecología y la documentación, b) la terminología, c) el tratamiento de datos, y d) la reproducción de documentos. Algunas normas y recomendaciones de la ISO son producidas gracias al UNISIST. El establecimiento en 1977 del Programa General de Información de la UNESCO (PGI) refundió en una misma división a: a) Sistemas y Servicios de Información Científica y Tecnológica que incluye también a la promoción y el desarrollo del UNISIST, y b) Promoción de los Archivos, la Documentación y Bibliotecas. A estas alturas, el Consejo Internacional de Archivos (CIA), comprende la importancia de efectuar las directrices y normas con la finalidad de capacitar y mejorar el nivel de conocimientos de los archiveros, sus proyecciones, notablemente captados, apunta al número creciente de investigadores que deben ser atendidos por los servicios de información. Desde mediados de los años 70, los comités técnicos que conforman el CIA, han preparado manuales orientados a la conservación de los documentos de archivo y tecnología del microfilme como alternativa. Así mismo y contando con el apoyo económico de la UNESCO, ha establecido un modelo estadístico para las actividades archivísti83

cas, así como un glosario plurilingüe de términos relacionados con los archivos. En 1979 el PGI inicia su Programa de Gestión de Documentos y Archivos (RAMP), estimando la preparación de normas y directrices. La UNESCO organizó en Bari, en 1979, una reunión de expertos, encargados de preparar una lista de las normas y directrices que necesitan los archiveros y de recomendar un orden de prioridad. Como resultado se denominó el “Informe Bari”. Recordemos que el informe Bari, fue también fundamento de otro proyecto, el DLM Forum, que genera las normas MOREQ, Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo La UNESCO, contrato mediante, encargó al CIA, evaluar las directrices existentes del UNISIST, junto a las normas y recomendaciones de la ISO en el campo de la información, referido a sistemas y servicios de gestión de registros y archivos. El foro DLM abordó por primera vez la necesidad de establecer una especificación adecuada a los requisitos de la gestión de los documentos electrónicos de archivo en 1996. Con posterioridad, la DG empresa de la Comisión Europea encargó el desarrollo de un modelo de especificaciones como parte del programa de intercambio de datos entre administraciones (IDA). Tras la celebración de una licitación abierta en 1999, en el 2000 comenzó el trabajo en este ámbito, que concluyó a principios de 2001. De su desarrollo se ocupó un equipo de consultores especialistas, que contó con el apoyo y la orientación de expertos de varios países, así como

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con la ayuda de organizaciones de validación pertenecientes tanto al sector público como al privado. Posiblemente causó extrañeza en los archiveros tradicionales, acostumbrados a servir a la Historia únicamente, cuando no son historiadores que ocupan cargos de archiveros, que se establecieran recomendaciones para la recuperación de información científica. En enero de 1965, me tocó trabajar como Jefe de Bioestadísticas, en el Hospital del Tórax, en la Paz, Bolivia, e ingresaban a mi archivo, todas las historias clínicas. Era impresionante la información médica que contenían estos archivos, y la forma permanente que eran requeridos para realizar estudios, considerando que estos documentos estaban en la primera etapa del ciclo vital de los documentos. Aun a la fecha, no obstante que hablamos de la década del 60, los documentos disponibles para su transferencia a los archivos, siguen refiriéndose a las ciencias humanas, desperdiciando valiosa información que sirven a las investigaciones de carácter científico o tecnológico. No obstante, en los países desarrollados, se va modificando, lentamente al comienzo, la preocupación de los gobiernos en asuntos científicos y tecnológicos, y los documentos que crean, constituyen un fiel reflejo de esa intervención. Daniel V. Pitti,17 en 1999, explicaba que “En la medida en que los archivos emplean de manera creciente tecnología informática y de redes para crear y mantener información esencial y valiosa, necesitan una razonable ga17 Daniel V. Pitti. “Encoded Archival Description: An Introduction and Overview”. En: D-Lib Magazine. Vol. 5, nº 11 (November 1999).

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rantía de que la información que crean sobrevivirá a los rápidos cambios en hardware y software...” Las normas, directrices y recomendaciones formuladas para facilitar la consecución de los objetivos del UNISIST carecen mayormente de interés directo para las necesidades o actividades en materia de archivos, o que tengan sólo una utilidad indirecta.18 En la actualidad, con la aparición de las normas ISAD (G) e ISAAR (CFR), la descripción de los documentos de archivos está ligada a la normalización. La norma (del lat. norma, escuadra), considerada como la regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. se trata de un patrón o acuerdo sobre medidas de cantidad, peso, extensión de valor o de calidad. La palabra “norma” significa etimológicamente precepto o regla general establecida por los hombres para ordenar su convivencia, su trabajo, industria, etc., y cuya observancia puede ser impuesta para lograr un determinado modelo. La normalización antes de considerarse como normas de conducta, debe considerarse como una herramienta que permite orienta y controla la regulación de determinados aspectos de la profesión; deben representar la materialización del conocimiento técnico y facilitar la comunicación interna entre las áreas. La implementación eficaz depende en gran parte de cómo las normas se ela18 James B. Rhoads. La aplicabilidad de las directrices del UNISIST y de las normas internacionales de la ISO a la gestión de registros y la administración de archivos. Estudio del RAMP, redactado por James B. Rhoads para el Programa General de Información y el UNISIST. París: UNESCO, 1981. VI. 64 págs., (PGI-82/WS/4)

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boran, se presentan, se distribuyen y se mantienen en la empresa. Con el desarrollo de la industria en diferentes países y el intercambio tecnológico entre ellos, se impuso el cumplimiento de determinadas características comunes en lo que a propiedades de los productos industriales se refiere. La normalización tiene una influencia indiscutible en la actividad industrial de un país, ya que otorga fluidez a la interrelación comercial e industrial entre países. En nuestro caso, al emplear un idioma gráfico para comunicarnos, debemos tener especial cuidado en el cumplimiento de sus normas, ya que por lo general nuestro documento lo podrán interpretar profesionales y operarios con los que no tenemos relación directa y en consecuencia dicho documento debe ser lo suficientemente claro y preciso para lograr la correcta interpretación y materialización. Para la redacción de una norma deben tenerse en cuenta tres factores fundamentales:

UTILIDAD Una norma debe ser redactada cuando se garantice su uso para facilitar el intercambio de los productos que cumplan con sus preceptos.

ECONOMÍA Cuando se simplifica la elaboración de un producto se logra bajar los costos y se potencializa su intercambio.

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CALIDAD El producto que cumple con determinadas características impuestas por las normas garantiza seguridad y eficacia en su utilización. Hacia principios del siglo pasado se reunieron en Europa organismos oficiales y asociaciones de entidades privadas que procuraron, ante el avance tecnológico de la industria, la creación del “Comité de Normalización para la Construcción de Máquinas”, en el año 1917. Luego el “Comité de Normas Alemanas” publicó trabajos que se regían por determinadas normas y esto lo hicieron en folios que llevaban el aval del rotulado DIN, que significó Deutscher Industrie Normen (Normas de la industria alemana) y en 1926 adoptó la nueva denominación “Dast Ist Norm” (Esto es norma). Esta necesidad de normalizar la actividad en la industria, dio origen a diferentes asociaciones de las que enunciaremos algunas de ellas. En nuestro país: Instituto Argentino de Racionalización de Materiales, cuya sede se encuentra en la calle Chile 1192, Buenos Aires, República Argentina. IRAM. En Sudamérica: Comisión Panamericana de Normas Técnicas, está integrada por la mayoría de los países sudamericanos. COPANT. En Suiza. VSN. En Norteamérica. ANSI. En Alemania. DIN. En Italia. UNI. En Francia. AENOR. En Inglaterra. BSI. En España. UNE. 88

Internacionalmente existe una asociación: “International Standardization Organization”, que agrupa gran cantidad de países ISO. En nuestro estudio aplicamos las normas IRAM a efectos de unificar criterios, pero en la vida profesional pueden presentarse ocasiones que nos obligan a recurrir a las distintas asociaciones, según sea el país donde nos encontremos, o el origen de la documentación que analicemos. Las normas se pueden clasificar en dos grupos: A) Según su contenido. Este grupo a su vez puede dividirse en: A1) Normas de tipo general: definiciones, magnitudes, formatos. A2) Normas de tipo técnico: dibujos, representación de mecanismos, tolerancias de fabricación, etc. A3) Normas de materiales: propiedades, composición, etc B) Según su área de aplicación o alcance de la norma: B1) Normas internacionales: recomendadas por ISO. B2) Normas nacionales: en nuestro caso recomendadas por IRAM. B3) Normas a nivel industrial: de elección libre de cada empresa y potencialmente pueden ser reconocidas a nivel nacional o internacional. Independiente de lo expresado, no existe prácticamente ninguna norma concerniente a la descripción de los documentos de archivo y los archivos generales nacionales tienen dificultad para elaborar tales normas.

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IMPLEMENTACIÓN

DE SISTEMAS DE

NORMALIZACIÓN

La implementación de cualquier sistema normativo requiere un conocimiento previo de cómo efectuarlo. Se deben realizar ensayos en este sentido de modo que la normalización de la descripción colectiva, apunte a filtrar, analizar e implementar incluso normas de otro tenor como las normas ISO, en forma concreta en la región de influencia. El Proyecto Custard es un empeño de la Asociación de Archiveros de América por un lado (Society of American Archivists) y Asociación de Archiveros de Canadá por otro lado (Bureau of Canadian Archivists), cuya finalidad consiste en integrar varias normas de contenido, de modo que, como consecuencia de estas acciones de unificación, las normas estructurales de descripción se puedan utilizar correctamente El Proyecto Custard considera las definiciones de descripción empleadas por el Grupo de Trabajo de Estandarización de la Descripción Archivística de Estados Unidos, (U.S. Working Group on Standards for Archival Description) y la Comisión de Normalización de Descripción del Consejo Internacional de Archivos, (International Council on Archives Commission on Descriptive Standards). Estas definiciones permiten una línea conceptual delimitada. Los objetivos marcan claramente las definiciones, porque la descripción archivística pretende: – La representación definitiva de los documentos de archivo. – Establecer control intelectual sobre la información. – Promover el acceso a la información contenida en los documentos. 90

– Proporcionar acceso a los documentos de archivo. – Promover la comprensión de los documentos teniendo en cuenta: – Procedencia. – Contexto. – Contenido. – Estructura. – Autenticidad. Normas estructurales Identifican los elementos de información que se necesitan en la descripción archivística. Designa y anuncia las precisiones de los elementos de información “título”, “fecha” o “puntos de acceso”, y especificará reglas gramaticales para combinar estos elementos. Normas estructurales son: – Encoded Archival Description (EAD). – Machine Readable Cataloging (MARC). – Standard for Archival Description (ISAD (G)) . – International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families (ISAAR (CPF)). Normas de contenido Proporcionan reglas para establecer de manera precisa cómo introducir esa información. Indica que el título se tomará del documento y expresará el contenido del mismo de la manera más concisa posible (tipo documental); que la fecha se introducirá en el orden día, mes, año. Entre las normas de contenido podemos citar a: – Archives, Personal Papers and Manuscripts (APPM), – Rules for Archival Description (RAD), 91

– Manual of Archival Description (MAD), – Australian Common Practice Manual (ACPM), – Describing Archives: A Content Standard (DACS).

CONOCIMIENTO DEL PROCESO DE NORMALIZACIÓN

Los procesos de normalización son elaborados en el transcurso de las discusiones entre representantes de los organismos y establecimientos que tendrán que aplicarlos. Este proceso de consultas puede resultar largo y demandar transacciones y la elección de soluciones alternativas; ofrece la ventaja de producir normas realistas, aplicables y aceptadas por el conjunto de los interesados. Es necesario tener conocimiento de los objetivos, tanto en los generales como en los específicos, considerando todos los requisitos necesarios que afectan o potencialmente pueden afectar el servicio que prestan los archivos o si nos limitamos sólo a las condiciones de información, los requisitos mínimos que deben cumplir. Para esta etapa, se prioriza en forma secuencial, el orden de las actividades y tener claro que cada actividad produce o alcanza determinadas metas o beneficios, tomar en cuenta también, la participación del personal en la consecución de los resultados. Esta etapa requiere: – Unificación del lenguaje de las partes interesadas. – Recoger información, analizarla y eliminar las variedades e inconsistencias. – Concretar las posibles interpretaciones y desviaciones, articular consecuencias cuando se presenten. 92

– Utilizar datos reales. – Hacer énfasis o asignarle mayor prioridad en los puntos importantes. – Conocer concretamente los beneficios de lo que se hace, por qué y para qué se hace, dónde y cuándo. – Definir la relación y las condiciones entre la descripción colectiva y los usuarios en general. – Trabajar en consenso de acuerdo a la magnitud de las normas, buscando simplificar el esfuerzo, tiempo, interpretaciones, problemas, pasos, etc. – Conocer el estado de conocimiento y entrenamiento de las personas para las cuales se elaboran las normas. – Promover la utilización de estas normas, de modo que se presenten errores modificables y lograr una actualización constante. – Conocer el sistema documental y los responsables del proceso de normalización.

APLICACIÓN DEL PROCESO DE NORMALIZACIÓN

Los esfuerzos realizados en esta etapa adquieren dimensión cuando se observan los resultados obtenidos a la puesta en práctica. La aplicación requiere e implica: – Aplicar estrictamente y siempre la última versión de las normas logradas, guardando las anteriores para futuras comparaciones o revisión del proceso. Asimismo, se deben comparar con las fichas y datos de referencia, para tal fin se deben guardar o archivar todos los antecedentes. 93

– Se debe documentar tanto el proceso, como las observaciones en las aplicaciones, para tener un soporte de análisis y actualización de soluciones. – Consecuentemente, aplicar otras alternativas presentadas cuando se requieran. – Mantener certificación del servicio de Descripción Colectiva (ISO 9000). – Control permanente de las normas, combinando herramientas y procesos. – Elaborar planes de aplicación y ponerlos en marcha. Al elaborar normas, éstas deben cumplir las reglamentaciones y legislación de la zona, de modo que se integre en otros procesos y áreas de descripción.

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO El archivero, por la naturaleza misma de su oficio, debe comprender el hecho de documentar cualquier actividad suya, y debe considerar que los documentos son patrimonio común de las experiencias inclusive personales y de las instituciones, que por su contenido de pasado, son hitos desde los que parte la innovación. Esta etapa se fundamenta en: – Documentar lo que conoce e implementa. – Documentar sabiendo que estos documentos constituyen fuente de consulta en los procedimientos de desarrollo, sirven de guía y control, los documentos son una herramienta de trabajo, parte de la rutina. Por lo que se debe tener disponibilidad permanente de los mismos.

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– El documento es evidencia y seguridad de que se conocen las alternativas cuando se presenten problemas y disminuye riesgos de error. – Las normas no son permanentes, los documentos sí. Los cambios en las normas se documentan como versiones. – La norma que no cambia en el tiempo es porque no se necesita o es muy obvia. – La norma se caracteriza por su brevedad, lenguaje claro, sin repetición de sus reglas, precisas, uniformes en los términos y con una presentación estructurada y coherente. – Se debe considerar que las normas suelen constituirse como un plan de trabajo a seguir.

EVALUACIÓN

Y CONTROL DE LA

IMPLEMENTACIÓN

Una vez implementadas las normas, requieren ser medidas y controladas con el fin de adaptarse a exigencias futuras y apuntando a un perfeccionamiento de las mismas. La evaluación permite evidenciar el grado de eficacia de la implementación de la norma. Equivale a la verificación de las condiciones, requisitos, análisis que hacen de cada aspecto de la misma. Así obtenemos calidad. Esta etapa requiere e implica: – Implementar sistemas de inspección y ensayo para determinar aptitudes y conflictos de las normas. – Definir el sistema de medidas para calificar la evaluación. 95

– Marcar puntos de referencia, hitos donde se efectuarán niveles de muestreo y control de acuerdo con los resultados. – Se controla y mide el proceso de implementación, el documento generado, si guarda información fidedigna, el conocimiento o experiencia adquirida, el entrenamiento, los objetivos tendentes a simplificar el servicio y reducir costos. – Aplicación de técnicas estadísticas y gráficos que muestren variables críticas. – Evaluar el uso de la norma y prestar asesoría al área y a las complementarias. – Evaluar las pérdidas, los eventos y las causas que lo originaron.

ACONDICIONAMIENTO

DE LA

IMPLEMENTACIÓN

Esta etapa representa el resultado de la implementación, de las acciones correctivas y preventivas consecuencias de la medición y control del sistema. Las mejoras se definen cuando: – Cualquier problema se resuelve y no se presenta nuevamente por la misma causa. – El usuario acepta el cambio y hace las adecuaciones necesarias para la nueva implementación. – Se articula y re-inicia el ciclo: conocer-documentaraplicar, actualizando la acción correctiva o preventiva. – Con los resultados obtenidos se puede entrenar al personal involucrado en los cambios.

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– Aplicar al proceso de normalización los objetivos de calidad, seguridad, gestión ambiental y determinar la mejora. – Sirve de punto de referencia para la identificación, validación y adecuación de la mejor práctica a procesos similares. La norma es sancionada y difundida en los niveles interesados. En esta etapa se observa que algunos aspectos de la norma pueden ser incomprensibles para el conjunto de interesados o bien la norma no tiene el alcance deseado, por lo que se acompaña con una guía de interpretación o una serie de ejemplos que ayudan a resolver los problemas particulares.

LAS

NORMAS

La preocupación por la normalización y las actitudes ante ellas no son exclusivas de ningún país en concreto. Habremos de hablar de paternidad compartida, aunque dé la sensación de que algunos países pretenden asumir cierto protagonismo. También con carácter general hemos de hablar de retraso porque la archivística, dada su naturaleza, es esencialmente normalización y es ahora cuando nos la planteamos como tal, ante la urgencia que supone la incorporación a las nuevas tecnologías, porque no se debe —aunque se pueda— informatizar sin normalizar, pero sí es preciso normalizar con independencia de hacer o no uso del ordenador. La construcción de la primera norma general de la comunidad archivística ha empezado por la descripción 97

que no hace sino reafirmar la importancia de esa tarea que se confirma prioritaria, hasta el punto de justificar con ella la profesión de archivero.19 Consecuentemente, y con el fin de lograr situaciones de lenguaje común a la descripción general de todos los archivos, se plantean normas como las ISAD (G), las normas ISAAR (CPF) y la aplicación de las normas iso para generalizar el trabajo de los archivos.

ORIGEN Y OBJETIVO DEL DOCUMENTO NORMATIVO

Dentro de sus actividades de normalización, la comunidad archivística reconoce la importancia de una adecuada presentación de los elementos informativos descriptivos, entre los cuales, uno de los más importantes son los relativos al contexto de producción de los documentos (entidad productora). La norma internacional de descripción archivística, la ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística, prevé la integración de esta información sobre el contexto en la propia descripción de la unidad archivística (fondo, grupo, serie o expediente, el tipo documental, unidades documentales). La norma ISAD (G) admite, sin embargo, la posibilidad de tratar autónomamente esta información contextual

19 Antonia Heredia Herrera. La descripción: estado de la cuestión. Actas I Coloquio Internacional de Archivística , IRARGIIV, 1991, pp. 183-205. Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6ª edición), págs 302. Ibidem, pp. 321-355.

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combinándola con otros elementos informativos utilizados en la descripción. Considera el grupo que existe una serie de motivos que justifican la utilidad de este tratamiento de la información contextual fuera de la descripción. Esto significa que la información contextual se puede relacionar con la descripción documental de un mismo productor que se conserva en más de un archivo (principio de pertenencia) o bien con las de archivos y obras bibliográficas de un mismo productor que se conserve por separado (principio de procedencia) o con documentos que todavía conserve dicho productor. Estas relaciones son muy limitadas porque hasta el momento sólo facilitan la investigación histórica. Esto siempre de acuerdo con los enunciados del documento original. Supuestamente estas normas deberían permitir que los diferentes archivos que conservan documentos de un mismo productor pueden intercambiar con más facilidad su información contextual sobre dicho productor si ésta se ha tratado de una manera normalizada Para ello contaríamos los archiveros con la descripción colectiva. La normalización adquiere un interés internacional cuando el intercambio de información contextual traspasa las fronteras nacionales. Consideremos que sin necesidad de las normas, los documentos conllevan un interés internacional implícito en su contenido sustantivo. Lo que favorece este interés es la globalización y las facilidades que otorgan las tecnologías de la información, el carácter multinacional de los archivos actuales y del pasado, producidos en el desarrollo de actividades como la colonización, la inmigración o el comercio, está reclamando una normalización internacional que permita el 99

intercambio de la información contextual. Esta situación justifica nuestra opinión de que estas normas son más para facilitar únicamente la investigación histórica. Una norma internacional que pretenda servir de base para el intercambio de las descripciones relativas a los productores de archivos debe fomentar la preparación de unas descripciones coherentes, pertinentes y explícitas aplicables a las entidades, personas y familias que sean entes productores. No requerimos enormes esfuerzos para ello cuando, por caminos más archivísticos, podemos lograr con una descripción colectiva, respetando derechos colaterales. Esto es perfectamente coherente con una normalización más general de la información contenida en los puntos de acceso de las descripciones archivísticas. En efecto, el nombre del productor de la unidad de descripción puede considerarse el principal punto de acceso en la descripción archivística. En los sistemas de información bibliotecarios el contenido del punto de acceso es objeto de una descripción normalizada denominada encabezamiento autorizado. El encabezamiento autorizado comprende una entrada autorizada (es decir la formulación normalizada del nombre o término utilizado como punto de acceso) combinada con otros elementos informativos que describen el contenido de la entrada autorizada o remiten a otras entradas autorizadas. En un encabezamiento autorizado clásico estos otros elementos informativos no son más que los calificadores fundamentales que sirven para clarificar perfectamente el contenido de la entrada autorizada, de manera que en los ficheros de autoridades voluminosos se distinga 100

claramente los diferentes encabezamientos autorizados. Con la formación de bases de datos actuales, estos encabezamientos autorizados quedan un poco obsoletos, si bien tienen vigencia para las objetivos de la bibliotecología, en archivística se pueden realizar puntos de acceso en cada campo de la planilla de una base de datos. A partir de este punto de vista, es obsoleto el análisis de estas normas. La descripción normalizada de un productor de archivos puede considerarse una clase de encabezamiento autorizado que comprende una entrada autorizada (el nombre) combinada con otros elementos informativos que sirven para describirlo o que remiten a otras entradas autorizadas. Las descripciones contextuales normalizadas para archivos, ya que sirven para describir perfectamente al ente productor y tener un mayor conocimiento de las descripciones relativas a sus archivos, deben utilizar en mayor medida que los encabezamientos autorizados clásicos (otros elementos informativos) distintos para resaltar esta diferencia. Es preferible denominar a estas descripciones normalizadas del contexto de producción encabezamientos autorizados archivístico. El principal objetivo de este documento consiste en proporcionar unas reglas generales para el establecimiento de los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a las entidades, personas y familias que figuran como productoras de archivos en las descripciones archivísticas. Con este tipo de normas, sería conveniente preguntarnos si no estamos forzando la condición natural del cuerpo descriptivo para sujetarse y responder a normas internacionales. 101

Los encabezamientos elaborados a partir de estas reglas servirá para normalizar la forma de los nombres de los productores de archivos, a la vez que para describir todos aquellos atributos del productor que sean necesarios para comprender el contexto de producción de cada conjunto documental. Un encabezamiento autorizado archivístico, elaborado según esta norma, puede servir también para controlar la forma del nombre y la identidad de cualquier entidad, persona o familia mencionada en cualquiera de los puntos de acceso de una unidad de descripción. Nos preguntamos si este objetivo planteado por el documento es una labor netamente archivística, o más bien una labor administrativo-histórica. No se comprende que los archivos tengan el control desde ese punto de vista, sí consideramos desde el punto de vista informativo, posiblemente realicemos adelantos en cuanto a información, pero no en cuanto a actividades de control. En esta norma se trata sólo de algunas de las condiciones requeridas para el intercambio de la información contenida en los encabezamientos autorizados archivísticos. A nivel nacional o en cada lengua deberán elaborarse normas y convenios para la normalización de los puntos de acceso. Además, para que se lleve a efecto el intercambio de esta información de los encabezamientos autorizados archivísticos, es preciso que los archivos afectados elaboren y utilicen formatos de intercambios que se adapten a ello. Sería muy conveniente impulsar la elaboración o identificación de un formato que se adapte al intercambio internacional de la información contemplada en esta nor102

ma. Para comprender mejor las ventajas y desventajas de esta norma, incluimos el capitulo de la descripción colectiva.20

LAS

NORMAS ISAD

(G)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA) presentó un proyecto denominado ISAD (G), que básicamente consiste en una Norma Internacional General de Descripción Archivística, que fuera adoptada por la comisión ad hoc sobre Normas de Descripción. En Madrid entre el 21 y el 24 de enero de 1992 y por la Secretaría de la Comisión del CIA sobre Normas de Descripción Archivística, este trabajo fue distribuido en inglés. La copia se realizó solamente para objetivos de referencia; no como un documento oficial. Pero, en muchos archivos se adoptó directamente y se aplicó, sin tomar en cuenta ninguna consideración previa. Los miembros del CIA que han formado parte de la Comisión desde su formación en 1990 son: Christopher J. Kitching, (Presidente), Reino Unido; Hugo L. P. Stibbe, (Director del Proyecto), Canadá; Chislain Brunel (19901991) Francia; Michael Cook, Reino Unido; Jan Dahlin, Suecia; Wendy Duff, Canadá; Ana Franqueira, Portugal; Pedro González, España; Christine Petillat, (1991) Francia; Sharon G. Thibodeau, Estados Unidos; Habibah Zon 20 International Council Archives; ISAAR (CPF). International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, Final ICA approved version, Prepared by the Ad Hoc Commission on Descriptive Standards Paris, France, 15-20 November 1995, The Secretariat of the ICA Ad Hoc Commission on Descriptive Standards, Ottawa, 1996.

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Yahaya, Malasia; Charles Kecskeméti, Director Ejecutivo del CIA; Wolf Buchmann, Secretario de Asuntos Técnicos; Representante de la Secretaría del CIA; Axel Plathe, Representante del PGI de la UNESCO; Secretaría C/o National Archives of Canadá. El borrador de Reglas Generales para la Descripción fue preparado por un grupo de la comisión ad hoc sobre normas de descripción. Fue establecido en la primera sesión plenaria de la comisión en Höhr Grenzausen, Alemania, en octubre de 1990. El grupo estuvo formado por: Wendy Duff – Coordinadora; Michael Cook, Sharon Thibodeau, Hugo Stibbe Director del Proyecto y Secretario El grupo se reunió en Liverpool, Reino Unido, en julio de 1991, para completar el borrador que pasó por las etapas de todo proyecto; luego fue discutido, modificado y ampliado en la reunión plenaria de la Comisión, en Madrid, en enero de 1992. Esta participación de España, tardía, si tomamos en cuenta que el área hispana fue convocada casi por política, permitió que se difundiera en el habla hispana y el entusiasmo español adoptó formalmente el borrador en esta reunión. Se le conoce como Borrador de Madrid de la “ISAD (G): Norma Internacional General de Descripción Archivística”. El borrador de Madrid de la ISAD (G) fue puesto en circulación en febrero de 1992, para ser comentado por la comunidad archivística internacional, traducido a las lenguas oficiales del Consejo Internacional de Archivos y distribuido como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos celebrado en Montreal, en septiembre de 1992, siendo discutido en una sesión abierta. La Comisión volvió a reunirse en Estocolmo, en enero de 1993, 104

para examinar y revisar el documento respondiendo a los comentarios recibidos de todas partes del mundo y a los efectuados en la sesión abierta de Montreal. Son las normas adoptadas en algunos archivos de Europa. No obstante se propuso un período de cinco años para revisar este documento, lo cual será recomendado el CIA cuando sea presentado para su publicación.21 Las normas ISAD (G) señalan objetivos que nos son comunes desde el punto de vista de la descripción archivística. Estas normas en teoría están diseñadas para asegurar la creación de descripciones (en nuestro caso, auxiliares descriptivos), coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas. Facilita la recuperación y el intercambio de información sobre la documentación de archivo. Considerando que documentación no es lo mismo que documento. La ISAD (G) [General lnternational Standard Archival Description] es más que todo una guía general cuya utilidad se comprende para orientar descripciones archivísticas. No es una norma aprobada, como se enseña en muchos ámbitos, es sólo una presentación, pero que cuenta con un buen número de archiveros que la utilizan, es flexible porque puede usarse junto con normas nacionales existentes y permite constantes actualizaciones. No afecta a las tradiciones documentales si se administra adecuadamente, esta adecuación en general corresponde a los archivos generales. Su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo 21 Concilio internacional en los Archivos. Comisión ad hoc en las Normas Descriptivas; ISAAR (CPF). Descripción general de archivos para los cuerpos corporativos, personas y familias. Último ICA aprobó la versión.

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para hacerlos accesibles. Se vale de la descripción multinivel para presentar la información de las diversas agrupaciones documentales de una entidad en un solo instrumento. Hace posible la integración de descripciones de diferentes depósitos en un sistema unificado22 de información.23 No se observa un objetivo esencial a la descripción que se trata de la seguridad de los documentos. La descripción registra los documentos existentes, por lo tanto, certifica su existencia y materialidad. Mediante el uso de elementos esenciales y pertinentes se pueden elaborar guías, inventarios y catálogos en forma independiente, pero al final deben ser presentados de manera jerárquica y relacionada. Los formatos son libres y adaptados por cada archivo usuario. Esta norma puede ser utilizada en los diversos niveles de archivo sin interesar la fecha, el tipo o la clase de los documentos aunque su aplicación sea más efectiva en archivos definitivos. (De conservación permanente, mal llamados históricos).24 En una buena cantidad de archivos de Europa, estas normas las utilizan sólo para aplicaciones informáticas. En cada núcleo documental, que no es lo mismo que decir unidad de información (las unidades de información controlan documentación, no procesan documentos como 22 Sobre este tema hablamos muy extensamente en la descripción colectiva y en los sistemas integrados de archivos. Nota del autor. 23 Consejo Internacional de Archivos, Proyecto ISAD (G), Norma Internacional General de Descripción Archivística. Adoptada por la comisión ad hoc sobre Normas de Descripción. Madrid 21-24 de enero de 1992. Secretaría de la Comisión del CIA sobre Normas de Descripción Archivística. Ottawa, enero de 1992. Original en inglés. Esta traducción se realiza solamente para objetivos de referencia; no es un documento oficial. Comisión ad hoc sobre Normas de Descripción Archivística. 24 ISAD (G ) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Pontificia Universidad Católica del Perú. Archivo de la Universidad. Lima, Perú.

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en los núcleos documentales), sea un archivo, biblioteca. centro de documentación, museo, etc., la elección del nivel de descripción de los documentos que integran su patrimonio, es un papel propio del profesional, y depende de varios factores: – Naturaleza del núcleo documental. – Alcance de la misma: descripción general, descripción especializada, – Naturaleza del sistema de recuperación de la información: puede ser manual, mecanizada, automatizada. – Nivel de preparación del profesional de la información. La ISAD (G) se auxilia en algunos casos de la norma ISAAR (CPF) [lnternational Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families] cuya traducción es Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias; es complementaria y permite recuperar los puntos de acceso relacionados con los nombres de los productores y con la historia institucional o con la referencia biográfica según sea el caso. Reglas de la descripción multinivel 1. Descripción se efectúa de lo general a lo particular, se empieza describiendo el fondo como un todo y se va descendiendo hasta terminar con la unidad documental. “De todas esas realidades documentales la norma ‘elige’ para aplicación de la descripción a una de ellas el fondo, aunque no descarta la necesidad de seguir normalizando para las otras.

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”Resulta un poco chocante, sin embargo, eso de la elección porque lo que existe es un principio natural de lo general a lo particular, de lo más amplio a lo más concreto, que conduce en archivística a una planificación descriptiva que exige describir antes el fondo, luego la serie y, por último, la unidad documental, reconociéndose así unos niveles documentales que determinarán, también naturalmente, los niveles de descripción que exigirán distintas y adecuadas representaciones”.25 2. Información pertinente para el nivel de descripción, si se describe una sección no es necesario presentar detalles de las piezas documentales. 3. Vinculación de las descripciones, es decir el nivel descrito debe indicar su relación jerárquica y sus vínculos con las otras agrupaciones documentales. 4. Evitar en lo posible, repetir la información. Hacemos salvedad de la norma en aquellos casos en los cuales uno esta obligado a repetirla como es el caso de los tipos documentales que se duplican en los catálogos que derivan de la ficha principal, la referencia debe duplicarse, sí o sí. Elementos de la descripción La ISAD (G) consta de veintiséis elementos distribuidos en las siguientes áreas: 1. Área de identificación. Incluye información esencial y singular de la unidad que se describe, por lo que el uso de sus cinco elementos es obligatorio para todos los casos: 25 Antonia Heredia Herrera. La descripción: estado de la cuestión, Actas I Coloquio Internacional de Archivística, IRARGI IV, 1991, pp. 183-205. Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6ª edición), pág. 302. Ibídem, pp. 321-355.

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1.1 Código de referencia, si lo pensamos bien estos términos no son latinos, no hacen a la tradición documental hispana ni americana, si bien se traduce como identificar la procedencia: país/institución/ archivo/serie/unidad documental, los códigos no se emplean. Mucho menos la norma ISO 3166. El grupo de Felisa Casado considera que se coloca el nombre del archivo, y el de la provincia entre paréntesis.26 1.2 Título. Otro aspecto que choca con los conceptos archivísticos, posiblemente se entienda bien en bibliotecología. Aparte que es muy ambiguo porque de no ser una aclaración de qué es lo que se pretende, no se consigue una definición adecuada, haciendo algún esfuerzo que se transmite de una institución a otra, se toma como nombre de la unidad que se describe: institución, oficina, familia, persona, serie, documento. 1.3 Fecha (s). Los archiveros de esta región observamos la datación, como lugar y tiempo, de esa comprensión derivan las fechas, que pueden ser años extremos o fecha extremas, fechas límites, fechas topes o fecha completa según lo que se describa y en concordancia con la norma ISO 8601: 1988. 1.4 Nivel de descripción, indicar si lo que se describe es fondo; (subfondo) que no se emplea porque no se encuentra fundamento para esta división, si en su lugar se emplea grupo, lo que hace a la sección de los españoles, 26 Feliza Casado Guillén; María Luisa Pedrero Hartillo; Santiago Real Heredia. Aplicación de la Norma ISAD (G) al Plan de Archivos Municipales de la Provincia de Sevilla. XV Jornadas de Archivos Municipales. “La descripción multinivel en los archivos municipales: la normaISAD (G). Consejería de Cultura y Deportes de la Comunidad de Madrid (Dirección General de Archivos, Museos y Bibliotecas) e Ilmo. Ayuntamiento de Móstoles. Mayo 2004. Pág. 260.

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incorporamos subgrupo, subsección, en lo que parece que estamos de acuerdo es en la serie, pero tampoco utilizamos la subserie, y la unidad compuesta documental como el expediente, la unidad documental simple, y no observamos el tipo documental, considerado como unidad documental. 1 .5 Volumen y soporte de la unidad de descripción, extensión física en documentos tradicionales, lógica en documentos electrónicos y el soporte de la unidad de descripción, precisando entonces cantidad, metros lineales, dimensiones, extensión. 2. Área de contexto. Refleja toda información relacionada con el origen y la custodia de la unidad que se describe: 2.1 Nombre del o de los productores. En nuestra área de estudio hablamos de la entidad productora, es un elemento obligatorio y por ser el principal punto de acceso, se recomienda el vínculo con la ISAAR (CPF) para encontrar mayor información sobre el nombre de la institución, persona o familia. 2.2 Historia institucional. Reseña biográfica, origen, evolución, desarrollo, vida y trabajo de la institución, familia o persona. Igualmente mayor información se puede encontrar en la ISAAR (CPF). Este dato se aplica mejor a las guías de archivos. 2.3 Historia archivística. Historia de la agrupación documental. Habrá que pensar que este requisito se debe incorporar cuando los auxiliares descriptivos del archivo han ser publicados o han de ser expuestos en redes virtuales, de lo contrario habrá que pensar el tiempo que insume, y que los archiveros no son historiadores, así que 110

más que una historia deberíamos ver una cronología de hechos sobresalientes. 2.4 Forma de ingreso, es evidente que estas normas están mejor pensadas para archivos históricos. En los archivos administrativos, la procedencia marca rumbo y origen, así que indicar si los documentos ingresaron por adquisición o transferencia es redundancia de datos y se opone a la regla cuatro. 3. Área de contenido y estructura. Recoge toda la información pertinente sobre la realidad y la organización de la unidad que se describe: 3.1 Alcance y contenidos. Tiene el mismo significado que escribir la historia documental, la visión de conjunto, resumen, valor potencia. Es mucho más comprensible manifestar el contenido sustantivo al que están acostumbrados los archiveros de América del Sur. 3.2 Valoración, selección y eliminación. Actividades y planes que afecten la interpretación de los documentos. La selección documental, requiere de todo un análisis, al que no parece dársele mucha importancia en esta norma. 3.3 Nuevos ingresos. Este aspecto también nos ubica en el contexto de los archivos de conservación permanente, etapa final de los documentos, o bien podríamos considerar en este aspecto, la periodicidad con que ingresan los documentos en los archivos administrativos, así podemos precisar ingresos complementarios y lógicamente, no se puede indicar la cantidad. 3.4 Organización. Referido a la estructura, cuadro de clasificación, sistema de ordenamiento de la serie.

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4. Área de condiciones de acceso y uso. Comprende toda la información relacionada con la disponibilidad de la unidad de descripción: 4.1 Condiciones de acceso. Condición de los documentos que restringen su condición de acceso. 4.2 Condiciones de reproducción. Indicar restricciones en caso de que existan. 4.3 Lengua/escritura(s) de la documentación, precisar idiomas, sistemas de símbolos usados, tipos de escritura. 4.4 Características físicas y requisitos técnicos, requisitos de conservación, software y hardware. 4.5 Instrumentos de descripción. Señalar guías, inventarios, catálogos, índices u otros en caso de que existan. 5. Área de documentación asociada. Registra la información acerca de otros documentos que tengan una relación importante con la unidad de descripción: 5.1 Existencia y localización de los originales. Indicar lugar donde se encuentren, en caso de que los documentos conservados sean copias. “En bastantes momentos existe falta de claridad y dificultad de comprensión. Se me ocurre ahora el sentido equívoco de ‘originales’ en el elemento de descripción denominado ‘ubicación de originales’, cuando si se trata de un fondo institucional éste necesariamente está integrado por originales y copias como resultado del flujo y reflujo que supone su acumulación documental natural”.27 27 Antonia Heredia Herrera. La descripción: estado de la cuestión, Actas I Coloquio Internacional de Archivística, IRARGI IV, 1991, pp. 183-205. Archivística General. Teoría y Práctica, Sevilla, 1992 (6ª edición), pág. 302. Ibidem, pp. 321-355.

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5.2 Existencia y localización de copias. Tendría la misma observación que el anterior ya que comprendemos que se debe precisar lugar donde se encuentren, en caso de que los documentos conservados sean originales. 5.3 Unidades de descripción relacionadas. Mencionar posibles lugares donde se puedan encontrar series o documentos que se relacionan. 5.4 Nota de publicaciones. Referencias de las publicaciones existentes basadas en las unidades de descripción. 6. Área de notas. En ella se puede agregar la información necesaria que no ha sido incluida en otras áreas: 6.1 Notas. 7. Área de control de la descripción. Recogerá la información relacionada con la fecha, y con las personas que participaron en la realización de la descripción: 7.1 Nota del archivero. Explicar quién y cómo ha preparado la descripción especificando fuentes consultadas. 7.2 Reglas o normas. Consignar las normas y reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas en la descripción. 7.3 Fecha(s) de la(s) descripción(es). Indicar cuándo se ha preparado o actualizado la descripción.

SUGERENCIAS

Y RECOMENDACIONES

Para elaborar la guía de un archivo definitivo se pueden usar casi todos los elementos de la norma empezando por los seis obligatorios. Para la guía de un archivo central bastará tomar los seis elementos obligatorios y, tentativamente, los siguientes: historia institucional o archi113

vística, forma de ingreso, alcance y contenido, organización, condiciones de acceso, instrumentos de descripción, notas de publicaciones y notas. Si se desea preparar un inventario somero o esquemático serán suficiente los seis elementos obligatorios y especificar el sistema de ordenamiento de las series. Este mismo inventario podría ser a la vez una tabla de retención de documentos, agregando la información sobre valoración, selección, eliminación y nuevos ingresos. Para la descripción de unidades de instalación de una serie (cajas, legajos, archivadores de palanca) y para unidades documentales compuestas (expedientes) pueden ser suficientes, aparte de los seis obligatorios, alcance y contenido, sistema de ordenamiento, condiciones de acceso, instrumentos de descripción y unidades de descripción relacionadas. Los elementos para un catálogo podrían ser los seis obligatorios, alcance y contenido lengua/idioma/escritura de los documentos, características físicas y requisitos técnicos, existencia y localización de los originales o de las copias (según sea el caso), unidades de descripción relacionadas y notas de publicaciones. Al final de toda descripción se recomienda indicar los tres elementos del área de control de la descripción para saber quién, cuándo y en base a qué normas se realizó. Las normas se podrán aplicar correctamente y se verán enriquecidas con la elaboración de los respectivos manuales de descripción que prepare cada institución o cada sector. Sobre la utilidad de los manuales, la archivera española Antonia Heredia Herrera recuerda: ... es indispensable la elaboración de manuales prácticos para cada país 114

con ejemplos para todos los niveles, suficientemente diversos y acertados que eviten la diversidad de aplicaciones que nos conducirán al margen de la normalización. Ejemplo para aplicación a las series: 1. ÁREA DE IDENTIFICACIÓN 1.1. Código de referencia Municipio de 1.2. Título (Tipo Documental) 1.3 Fecha(s) 1.4 Nivel de descripción 1 . 5 Volumen y soporte de la unidad de descripción 2. ÁREA DE CONTEXTO 2.1 Nombre del productor 2.2 Historia institucional Reseña biográfica 2.4 Forma de ingreso 3. ÁREA DE CONTENIDO V ESTRUCTURA 3.1 Alcance y contenido 3.2 Valoración, selección y eliminación 3.4 Organización 4. ÁREA DE CONDICIONES DE ACCESO Y UTILIZACIÓN 4.1 Condiciones de acceso 4.2 Condiciones de reproducción 4.5 Instrumentos de descripción 5. ÁREA DE DOCUMENTACIÓN ASOCIADA 5.2 Existencia y localización de copias 5.3 Unidades de descripción Relacionadas

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7. ÁREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIÓN 7 . 1 Nota del archivero 7 . 3 Fecha de la descripción

NORMAS

EAD

La Descripción Archivística Codificada (EAD) Encoded Archival Description, es un conjunto de reglas cuya finalidad es determinar las distintas partes intelectuales y físicas de los instrumentos de descripción archivística; con ella se pretende que la información contenida en ellos se pueda consultar, extraer, presentar e intercambiar con independencia de la plataforma que se utilice. Para aplicar adecuadamente las reglas de la EAD, se redactan de acuerdo a una Definición de Tipo de Documento (DTD) de SGML que utiliza representaciones codificadas de los elementos para su proceso automático con programas de creación y visualización de SGML. Esta denominación de tipo documental, puede producir situaciones confusas con los tipos documentales empleados en Archivología, aun cuando en esencia sería casi lo mismo, no está de más analizar más adecuadamente estos términos. Las Definiciones de Tipo Documental (DTD) están diseñadas para ser leídas por ordenadores, por lo tanto y muy a menudo se acompañan de documentos específicos para su comprensión, como ser: El repertorio de etiquetas O listado maestro de elementos que sirve como herramienta de referencia para archiveros. Permite elegir 116

los elementos adecuados para determinar el contenido de los auxiliares descriptivos. Es necesario, para comprender estas normas, tener conocimientos básicos de informática y del SGML. Las directrices de aplicación EAD Y otras fuentes de información elaboradas para una mejor comprensión, así como se hace necesario participar de los talleres EAD y cursos de formación. Algunas definiciones terminológicas de las normas, al igual que el señalado tipo documental, hacen que sea incómodo trabajar con este tipo de normas, además, de emplearse esta opción, es mejor confiar en un profesional de informática, que pueda realizar las tareas sin ningún inconveniente. Esta norma se desarrolla sobre tres tareas principales de la DTD. Primero, algo que efectuamos en la práctica archivística y sobre todo en la descripción documental, la determinación del tipo documental de la EAD, fragmenta el contenido de los instrumentos de descripción en campos de datos o categorías informativas denominados “elementos”. Término símil al descriptor, con la condición de que todos estos elementos se nombran, definen y describen en el repertorio de etiquetas EAD. Segundo, el repertorio de etiquetas identifica y define cualquier atributo que la DTD haya asociado a esos elementos. Los atributos, término que en archivística se emplea para los caracteres internos y externos de los documentos, observamos que en las normas EAD son carac-

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terísticas o propiedades que posteriormente definen el elemento con más detalle. Tercero, el repertorio de etiquetas que denomina documento técnico n° 2, expresa la estructura de la DTD y forma parte de una serie que incluye la DTD como documento técnico n° 1, y las directrices de aplicación como el documento técnico nº 3. Dos de las finalidades básicas de la EAD son facilitar la búsqueda y presentación de los instrumentos de descripción codificados en un entorno electrónico; no hay nada en el repertorio de etiquetas que se refiera específicamente a la puesta en marcha de los elementos. Por lo tanto, la búsqueda y presentación dependen de las aplicaciones informáticas que se utilicen y de las hojas de estilo que, por norma general, se asocien a ellas. El repertorio de etiquetas se divide en seis apartados: 1.- Principios de diseño EAD. 2.- Visión general de la estructura de la EAD. 3.- Términos y convenciones utilizados en el repertorio de etiquetas. 4.- Listado de atributos EAD que proporciona las definiciones y los valores que existen para cada uno de ellos. 5.- Definiciones y descripciones de los elementos. 6.- Índice de nombres de elementos, cierra el documento. La EAD es compatible también con las nuevas aplicaciones del lenguaje de marcación extendido (XML) que están siendo elaboradas para la World Wide Web como con el software de SGML actual.

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Los elementos de enlace EAD siguen sistemas sugeridos por un extended linking language (XLink) propuesto. A medida que las normas de XLink evolucionen, los atributos de los elementos de enlace EAD se podrán revisar para las futuras versiones de la EAD.

LAS

NORMAS ISSAR

(CPF)

Esta norma internacional de descripción para los documentos corporativos, de personas y familias fue aprobada en su última versión por el Consejo Internacional de Archivos; preparado por la Comisión ad hoc en Normas Descriptivas en París, Francia, entre 15 y el 20 de noviembre de 1995. Desarrollado con la contribución de la UNESCO. El grupo formado por Wendy Duff, Jan Dhalin, Christine Nougaret, Hugo Stibbe (Director del proyecto y secretario), y Michael Cook, miembros de la Comisión ad hoc de Normas de Descripción del Consejo Internacional de Archivos (CIA), se reunió en Estocolmo (Suecia), en enero de 1993, en la tercera sesión plenaria de la comisión, con el fin de elaborar un documento de trabajo; propuesto como una norma que estableciera control en los sistemas de información archivísticos. El mismo que en noviembre de 1993 celebró una reunión en Liverpool (Reino Unido) para tratar los puntos de acceso en la descripción archivística. La norma ideada por el grupo peca por sus semejanzas con las normas bibliotecarias para el control de autoridad de los encabezamientos, basada en las investigaciones que, sobre este tema, se estaban realizando en Canadá y en Estados Uni119

dos. La inspiración de estas normas estarían sustentadas en la labor que la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) que ha venido desarrollando a nivel internacional durante los años 70 y 80, en materia de encabezamientos autorizados, como las Guidelines for authority and reference entries (IFLA, 1984). El grupo elaboró un anteproyecto que fue examinado, modificado y ampliado durante la sesión plenaria de la comisión ad hoc celebrada en La Haya en octubre de 1994. Este anteproyecto se difundió entre algunos miembros de la comunidad archivística internacional para que ésta presentara sus comentarios. Durante la sesión plenaria de la comisión celebrada en París en noviembre de 1995, se examinaron los comentarios recibidos. Es interesante saber que la comisión ad hoc de Normas de Descripción del CIA manifiestó su agradecimiento a los archivos nacionales de Canadá, por la ayuda proporcionada al secretariado, y a aquellas otras instituciones, como la Universidad de Liverpool (Reino Unido), la Escuela Holandesa de Archivística (Países Bajos) y los archivos nacionales de Francia, que han recibido a la comisión durante la elaboración de este documento.

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ANÁLISIS DOCUMENTAL

ELEMENTOS SOBRE EL ANÁLISIS DOCUMENTAL

EL BREVE análisis que sigue, como un mínimo requisito de todo archivo, está enfocado en función de los aspectos más problemáticos de las técnicas documentales, consistente en la evaluación documental: una técnica de la Archivología intensamente demandada en la actualidad y sobre todo en nuestro medio. Esta afirmación surge de la necesidad de determinar el valor y la importancia relativa de cada uno de los documentos existentes en las entidades productoras, como fundamento teórico y práctico para viabilizar la configuración de un sistema de información y selección documental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de cada institución.

EL

ANÁLISIS

La etapa de análisis documental no es lo mismo que la evaluación documental que generalmente se utiliza para la selección. El análisis podría ser más metodológico en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos permitirá comprender mejor la naturaleza de la información de los documentos. Es aquella etapa en la cual se determinan los componentes de un documento. Estos componentes pueden ser: – Las tareas o actividades que los producen. – Los conocimientos que encierran o representan. – Las responsabilidades que conllevan – La información contenida. – La estructura física del documento. Esta etapa se efectúa mediante observación y estudio, y constituye la base fundamental para lograr una evaluación real del valor informativo de los documentos, por cuando es imposible medir o valorar un trabajo sin conocer previamente qué es y en qué se diferencia de los demás. El análisis documental es un conjunto de operaciones destinadas a conocer la relación necesidad-contenido y la forma de favorecer a un documento para su consulta y recuperación. Existen tendencias sobre el análisis: una mayoría que aboga por la tradicional y una moderna que apunta al análisis de contenido. Un programa de evaluación de documentos en el que no se consulte el análisis documental con la importancia y atención requeridas, no puede producir resultados aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efectuadas 122

con mejores técnicas. No se puede buscar perfeccionismo en la valoración misma de los contenidos documentales, adoptando métodos de alta especialización si la base del análisis, el contenido de las actividades, no se conoce o es conocido sólo superficialmente. En este sentido, el análisis documental es un medio de obtener información real sobre cada uno de los documentos para posterior elaboración de auxiliares descriptivos. Pero la importancia del análisis documental va más allá de proporcionar información para la evaluación de documentos. Es una práctica que debe establecerse en cualquier archivo que desee desarrollar un sistema adecuado y eficaz de información. En efecto, los diversos factores que estudiaremos a los largo del presente trabajo, derivan en gran medida del hecho de que estas prácticas se basan en datos objetivos de los documentos, los cuales pueden ser utilizados para facilitar y mejorar procedimientos de tramitación y de selección documental. En efecto, el proceso de análisis es un proceso de conocimiento de los componentes de cada documento en particular en su puesto de trabajo. Se obtienen también datos que sirven para analizar la estructura administrativa, evidencia organizativa, y si existe claridad en las líneas de comunicación al efectuarse un trámite, si los procesos son racionales o existe un entorpecimiento, si existe duplicidad de documentos con el consiguiente resultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de información están mal distribuidas. La atención del archivero está dirigida a la unicidad, la individualidad de actividades orgánicas interesan por su importancia dentro de la evolución institucional del 123

hombre en sus actividades como ser institucional; al seleccionar las actividades y agruparlas formamos un todo complejo. Estamos interesados en las actividades comunes, en el modo en que las actividades se repiten, nuestro propósito es lograr generalizaciones o leyes concernientes a las actividades institucionales. Escogemos las actividades, a partir de la importancia de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo que tienen de común con las demás y la síntesis no es un complejo único, sino una generalización. El archivero está interesado en la calidad, individualidad, unicidad para lograr una adecuada descripción de la entidad, del todo generalizado. El tema del estudio de los archiveros es el desarrollo de los actos humanos en el marco de las instituciones. Resultado de miles de actos individuales. Individualmente, estas acciones no pertenecen al dominio de los archivos, toman en consideración únicamente los actos que tienen relación con los movimientos e intereses de las instituciones. Se trata de la investigación descriptiva que comporta la narración e interpretación de los datos. 1.- La necesidad de información (decisión, conocimiento). Surge al tomar conciencia de la conveniencia de buscar datos sobre determinado tema. 2.- Análisis del problema (acto, actividad). ¿Cuáles son los materiales e información adecuados sobre determinado tema o problema, y cómo puede organizarse para su utilización? 3.- La hipótesis (fundamento descriptivo). Es un conglomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos 124

obtenibles, junto con procedimientos planeados de antemano para recopilarlos y clasificarlos. 4.- La evidencia (análisis documental). Tentativamente se elaboran en términos de la evidencia sobre el valor de las mismas y a la luz de sus deducciones como materia de lectura documental. 5.- Comprobación experimental (servicio en la institución). El contenido del curso, clasificado, se somete ahora a comprobación experimental, como rama organizada de un programa descriptivo. 6.- Evaluación para necesidades futuras (servicio en el entorno social). En esta fase se llega a la apreciación final, basada en la comprobación experimental del valor del material compilado, decidiéndose si constituye materia para darle un curso permanente. Se considera: 1) El auxiliar descriptivo: a) su enunciado, b) tipo de auxiliar. 2) Análisis del auxiliar: a) plan de operación. 3) Obtención de datos: a) reunión del material, b) clasificación del material, c) recolección de conclusiones provisionales. 4) Manipulación e interpretación de los datos: a) en relación al usuario, b) en relación a la investigación, c) crítica de los datos. 5) Comprobación de la veracidad de los datos: a) crítica de las fuentes sobre la base de su autenticidad, localización, 125

b) establecimiento de actividades, c) crítica interna, para determinar el significado de los datos (interpretación). 6) Exposición de hallazgos. 7) Composición y redacción del auxiliar: a) reunión de material, b) toma de notas sobre materiales, c) detalles de estilo, d) notas al pie, e) bibliografía. Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un orden definido y una secuencia en el trabajo. El archivero puede incluso que no encuentre necesidad de ciertos auxiliares descriptivos, tampoco que un problema específico capte la atención de los usuarios. Es necesario tener un conocimiento profundo sobre la producción documental de la institución para encontrar problemas definidos, aparecen como resultado de la experiencia personal o como sugerencia de quienes requieren del acopio y reordenación del material, se convierte en un esfuerzo centralizado en función de las necesidades aceptadas provisionalmente. La crítica documental trata del valor de los documentos que se obtienen para su análisis y aplicación. Obtiene juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el análisis de los caracteres internos, y por comparación con similares u otros documentos asequibles. El examen textual descubre las modificaciones que se producen en los documentos. La crítica documental es esencial. Logra el juicio definitivo sobre el significado de los datos reunidos, interpreta las exposiciones que brotan del análisis textual. La finalidad es averiguar las actividades verdaderas. 126

El esbozo del auxiliar descriptivo elegido toma forma al iniciarse la experiencia reflexiva por parte del archivero. Se prepara una lista de títulos y encabezamientos de los auxiliares. Éstos se han sometido a constante revisión en el transcurso de todas las fases reflexivas antecedentes, adquieren forma definitiva.

CRITERIOS 1.- El documento ha de ser digno de la descripción. 2.- Las fuentes deben centrase en tipos documentales, lugares y tiempos determinados (localizados mediante escrupulosa crítica). 3.- El estudio debe ser limitado y factible en términos de capacidad investigadora, si se requiere hacer una nueva fuente de investigación es prudente analizar nuevamente los datos. 4.- El auxiliar descriptivo debe ser estructurado lógicamente, de conformidad con los conocimientos archivísticos. 5.- La interpretación de las actividades que se relatan, sólo cuando es necesario, debe ser la adecuada a cada caso. 6.- Las fuentes de información deben ser convenientemente sustentadas en la realidad actual. 7.- Las fuentes de información deben ser auténticas y fidedignas (crítica textual). 8.- El auxiliar descriptivo debe dejar posibilidades para realizar investigaciones ulteriores sobre su perfeccionamiento.

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9.- El análisis debe limitarse en función del tiempo disponible y del costo. 10.- Los actividades deben ser comprobadas por lo menos por dos testimonios independientes. La investigación documental interpreta tendencias pretéritas de actividades. Desde un punto de vista, la descripción trata de actos singulares, recogidos y descritos ordenadamente, considerando las generalizaciones que pueden deducirse. En un auxiliar descriptivo correctamente enunciado pueden incluirse aspectos tales como el mérito de la actividad, la legitimidad y veracidad de las fuentes, la disposición lógica de la información, debida interpretación de las actividades, comprobación de los datos utilizados, fuentes originales además de subalternos, fuentes localizadas, admisión de la posibilidad de investigación posterior. Dada la importancia del análisis documental, aun considerándola solo una etapa de la evaluación documental, es necesario detenerse en algunas consideraciones.

ANÁLISIS DE LOS TIPOS DOCUMENTALES Al estudiar los caracteres externos, hemos mencionado que este carácter físico consiste en la forma en la que se nos presenta el documento a primera vista, pero al efectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cual se determinan, mediante la observación y el estudio, las distintas formas de información que componen el documento, para constituir un sistema archivístico propio de la organización, conociendo previamente qué es esa información y en qué se diferencia de las demás. 128

El análisis del tipo documental es un proceso de conocimiento de la información de cada documento, se obtienen datos que sirven para analizar la estructura organizativa respecto al cumplimiento de ciertos principios fundamentales: – Si existe claridad en las diferentes líneas de comunicación. – Si los trámites diseñados son racionales o si hay entorpecimiento (generalmente burocrático). – Si existen procedimientos definidos para la estructuración del documento, – Si hay duplicidad del documento con el consiguiente sobre-esfuerzo administrativo, etc.

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EL SERVICIO DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

OBJETIVOS 1.- Dar soporte a trabajos de averiguación, pesquisa, investigación y colaboración a personas, investigadores o grupos de usuarios con intereses comunes y distribuidos geográficamente en el entorno de los intereses de la información, sean particulares o académicos y científicos en general, que se encuentran englobados en la comunidad red de archivos. 2.- Creación de una plataforma de foros electrónicos de discusión y trabajo que sirvan para incentivar la participación activa de la comunidad red de información archivística en temas de interés académico y científico. 3.- Favorecer la discusión en lenguas nativas. 4.- Coordinar, a través de las distintas formas de comunicación actual, de una forma rápida y efectiva, grupos de interés en la comunidad que componen la red de archivos y en el entorno geográfico.

5.- Colaboración a través de foros con la comunidad académica e investigadora latinoamericana. Ofrecer herramientas para: 1.- Distribución de información de interés para la comunidad que componen la red de archivos, desde información de los auxiliares descriptivos hasta los del interés colectivo como ofertas de empleo y becas, eventos, etc. 2.- Posibilidad de desarrollar y organizar congresos, cursos, seminarios virtuales utilizando como herramientas servicios tecnológicos y páginas web. Para alcanzar los objetivos señalados, se hace necesario la colaboración de distintas organizaciones y archivos adheridos a la red de archivos para la construcción de una plataforma de foros electrónicos de interés para la comunidad en general.

POLÍTICA La política y criterios de suscripción, incorporación de contribuciones, visualización de suscriptores y composición de los archivos, es definida por los administradores de cada una de las fuentes o archivos que producen los auxiliares descriptivos. La suscripción a los auxiliares descriptivos de la red para particulares no es gratuita. Se debe considerar bajo qué modalidades de ley se inflige daño o se incurre en delito o infracción grave, al hacer uso indebido de datos almacenados en cualquiera de los auxiliares descriptivos de la red.

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La red debe reservarse el derecho de tomar acciones legales y técnicas contra usuarios que hacen uso incorrecto del servicio, tal como la distribución de propaganda comercial, anuncios, ofertas y cualquier otro tema que no esté relacionado con la temática de cada uno de los auxiliares descriptivos. No se permite el uso de los auxiliares descriptivos para extraer beneficios económicos. La red no es, en absoluto, responsable de la información que se distribuye añadida a los auxiliares descriptivos.

LOCALIZACIÓN

DE UN DETERMINADO

DOCUMENTO

Esta tarea encierra importancia, en la práctica influye decisivamente sobre todo el aparato y organización de un auxiliar descriptivo colectivo. Los problemas tales como el que las guías sean lo más completas posible, la manera de llenar las fichas, la idoneidad y formación del personal apropiado se hallan relacionados directamente con el valor que se atribuye a la ejecución de dicha tarea en un determinado auxiliar descriptivo colectivo. Existe una diferencia de método según que se permita al público consultar el auxiliar descriptivo o sólo vaya a ser manejado por el personal, y según que a las consultas se responda por correspondencia o por teléfono, correo electrónico, chat, etc. La labor de organizar las consultas, tanto las realizadas entre archivos como las que se efectuarán a particulares, está estrechamente ligada con la anterior. 132

Cuando un auxiliar descriptivo colectivo está instalado en un archivo general, fácilmente se crea la costumbre de dirigir al archivo todas las peticiones y éste, a su vez, utiliza el auxiliar descriptivo colectivo para localizar los documentos que no puede suministrar, transmitiendo las demandas a los archivos correspondientes. Se puede establecer también que cualquier archivo incluido en el sistema, responda a las demandas. También será necesario considerar que un cierto número de auxiliares descriptivos estarán tan íntimamente interrelacionados que se puede dudar cuál será el principal.

PRINCIPIOS

DE ORGANIZACIÓN

PROGRAMA

DESCRIPTIVO

Objetivos del programa En cierta forma, los objetivos del programa son los de la descripción, podemos enumerarlos: – Tener un conocimiento amplio sobre los valores informativos de los documentos, a fin de determinar el grado de importancia y accesibilidad de cada tipo documental. – Comprobar la existencia documental ingresada, la que se encuentra en movimiento y la de trámite. – Hacer accesibles los documentos: para ello es necesario hacer un estudio sobre la información administrativa, tecnológica y científica que pueda contener el documento. La accesibilidad no sólo se cuestiona con el grado de accesibilidad que pueda tener cada documento, sino 133

también como el grado de conocimiento que se tenga sobre él. – Analizar cada una de las etapas a realizar en la descripción, de manera que no quede trunca por falta de cálculo para cada sistema empleado. – Procurar en lo posible, utilizar sistemas que se integren en el contexto del medio, de modo que se universalice el sistema y el lenguaje descriptivo. – Planificar la información volcada en auxiliares descriptivos, adecuándola a la aplicación de medios tecnológicos. Es necesario tener una idea clara en el programa de cuáles son los auxiliares más importantes o prioritarios a realizar, así tenemos: Registro: el registro es un auxiliar descriptivo compuesto por una colección de datos relacionados entre sí, asentados y tratados como una sola unidad identificatoria de los documentos, nos permite llevar control sobre la producción de documentos. Inventarios: auxiliar descriptivo más complejo y amplio que el registro, nos permite llevar control de movimiento y existencia de la documentación, en algunos casos, el inventario permite la consulta de los usuarios. El inventario se realiza después de la ordenación. Índice: auxiliar descriptivo utilizado para la búsqueda y recuperación de la información, tiene amplia relación con la informática, y estructurando el lenguaje, no permite formar un TESAURO. Guías: muy necesario sobre todo en aquellos archivos no centralizados, en archivos históricos o en archivos con varios fondos documentales, la guía cumple la función de registrar el patrimonio documental de los archivos. 134

Catálogo: contrario a lo que se cree, el catálogo es un auxiliar descriptivo no específicamente del archivo, se utiliza y recomienda para documentos de cierta importancia, muy selectos en cada archivo.

APLICACIÓN

INFORMÁTICA

En principio, existen dos grupos de archiveros interesados en los conceptos de la informática: los que desean utilizar la computadora para el control intelectual y bibliográfico de los materiales de archivo, y los interesados en la evaluación y adquisición de registros legibles a máquina.28 Los archivos que incorporan el tratamiento automático de la información siguen dos líneas: – La primera consiste en crear instrumentos de búsqueda para la investigación tradicional y recuperar información. – La segunda consiste en realizar censos en los archivos, a fin de programar la asignación de recursos informativos. Al surgir dificultades sobre el segundo aspecto, es necesario dar importancia a la difusión y explicación de estas técnicas y metodología que se desarrolla. Se inició eventualmente un programa operacional detallado, cuya realización depende de la aprobación de la legislación pertinente. Para lograr los objetivos de estos proyectos especiales, se necesita realizar: 28 Harold Naugler. Evaluación por los archivos de los registros legibles a máquina: Estudio del RAMP con directrices. Programa General de Información y UNISIST. UNESCO. PGI-84/WS/27. 1984. París. Francia. Pág. 6.

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– investigaciones, – análisis, – control. Se seleccionan las características: – frecuencia de usuarios, – interconexiones y relaciones jerárquicas con otros grupos, – conservación de documentos originales, – mediante microfilme, – reprografía. El uso de índices detallados e integrados, la utilización de textos íntegros, evita al investigador la tarea de hojear volúmenes.

COMISIÓN DE ARBITRAJE DE AUXILIARES DESCRIPTIVOS COLECTIVOS

Es posible la creación de comisiones regionales que comprometan a los participantes de la red, de modo que se puedan administrar los auxiliares descriptivos, conformando normas y estatutos para los participantes y para los suscriptores consumidores de información de archivos, sean usuarios o investigadores. Estas normas y estatutos para usuarios de los auxiliares descriptivos de la red deben redactarse en base a todos los derechos y deberes de los usuarios y los archivos componentes del comité de arbitraje, tipificando las infracciones y sanciones de los mismos. El texto completo de estas normas deberá ser conocido por todos. Este comité o centro de arbitraje será el órgano encargado de resolver los posibles conflictos entre adminis136

tradores y subscriptores de los auxiliares descriptivos y de la tramitación y resolución de los expedientes sancionadores a los subscriptores, cuando los mismos puedan suponer la imposición de sanciones graves, como en el caso de los derechos de autor de los redactores de auxiliares descriptivos de los archivos. El comité o centro de arbitraje, en principio tendría como funciones: 1.- Disponer de información, evaluar y resolver conflictos o discrepancias entre subscriptores y administradores de auxiliares descriptivos. En ejercicio de esta función el comité de arbitraje actuará siempre a petición de parte y ejercerá un arbitraje obligatorio en el que utilizará para resolver, las normas de aplicación a cada auxiliar descriptivo en concordancia con los convenios colectivos de los archivos propietarios de los auxiliares. 2.- Emitir informe no vinculante previo a la aprobación o modificación de las normas de funcionamiento de los auxiliares descriptivos. 3.- Proponer a los administradores de los auxiliares descriptivos las modificaciones en las normas de funcionamiento y confección de los auxiliares con la finalidad de mejorar el funcionamiento de los mismos. Los documentos aprobados afectan a los subscriptores de auxiliares descriptivos de distribución de la red de archivos al establecer el marco de derechos y obligaciones de los mismos y los procedimientos de solución de conflictos en los auxiliares descriptivos, el comité o centro de arbitraje pondrá a disposición de los suscriptores la información complementaria, así como el contenido

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completo de sus informes y resoluciones en un boletín ex profeso.

SELECCIÓN DEL TIPO DE AUXILIAR DESCRIPTIVO

Partamos de un principio: los problemas que se presentan en la preparación de un auxiliar descriptivo colectivo son similares si se trata de carácter local, regional como nacional. Considerando, cantidad de material que es preciso describir y distancia entre las archivos participantes, pero el sistema y los métodos serán idénticos.

EXTENSIÓN

DEL AUXILIAR DESCRIPTIVO

COLECTIVO LOCAL Y REGIONAL

Una ventaja de realizar la descripción colectiva local consiste en la posibilidad de establecer contacto directo entre el director del programa y los archivos participantes, permitiendo examinar problemas emergentes y resolverlos. Para el usuario resulta ventajoso conseguir información sobre los fondos de archivos locales reunidos en un solo lugar. Se recomienda el establecimiento de un auxiliar descriptivo colectivo local por considerar que constituye un buen comienzo de un sistema más amplio. A veces es posible y hasta conveniente combinar el establecimiento de descripciones regionales con la organización, simultánea o futura, de un auxiliar descriptivo colectivo nacional. Una red equilibrada de descripción

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regional exige uno de carácter nacional, es natural reservar un ejemplar más cuando se preparan las fichas destinadas a un auxiliar descriptivo regional. Es más simple realizar fichas sólo de determinados tipos documentales. No obstante, los problemas que plantea su desarrollo y, en relación con ellos, los de los periódicas inclusiones de las adquisiciones de las archivos participantes, resultan mucho más agudos cuando se trata de las descripciones nacionales. Indudablemente son dificultades características de todo auxiliar descriptivo colectivo, sólo que en el caso de uno nacional son mucho más importantes al no ser tan fáciles los contactos con los numerosos archivos participantes, y debido también al mayor número de las adquisiciones que dan origen a problemas especiales.

APLICACIÓN DE SUSCRIPCIÓN La suscripción se debe realizar por períodos más o menos cortos, a fin de mantener actualizada la lista de investigadores o usuarios de la red de archivos, lo normal es efectuarlo por un año. De acuerdo con el movimiento documental la publicaciones actualizadas de los auxiliares descriptivos pueden efectuarse semestralmente. El compromiso de la descripción colectiva se regulariza de acuerdo con la demanda de información, se envían las publicaciones a solicitantes que califican una determinada inquietud. Todas las preguntas deben contestarse completamente. La red de archivos, mediante su comité o centro de soluciones, se reserva el derecho para limitar el número de subscripciones, sean libres o pagadas. 139

Los datos requeridos para una suscripción son: – Nombre y apellidos del suscriptor-investigador, – Nombre de la compañía o institución, – Título, – Dirección, – Código postal, – Ciudad, – Estado, – Dirección de Internet o correo electrónico, – Verifique aquí si el suscriptor-investigador desea recibir las promociones del e-mail. Sobre nuevos auxiliares descriptivos, – Teléfono comercial, – El facsímil comercial.

LA

FORMA DE CALIFICACIÓN

Por favor conteste todas las preguntas siguientes: Deseo recibir/continuar la suscripción a las publicaciones de la red de archivos. Sí No 1.- ¿Cuál es el negocio primario de su organización? 2.- ¿Cuál es su función del trabajo? 3.- ¿De qué manera su institución es involucrada en la red de archivos? 4.- ¿Qué servicios especifica, recomienda, aprueba, influye en la red de archivos. 5.- ¿En qué forma usted está personalmente involucrado en las iniciativas interactivas para su institución?

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6.- ¿Para qué nivel orgánico usted especifica, recomienda, aprueba la utilización de los auxiliares descriptivos de la red de archivos? 7.- ¿Cuál es el alcance de su envolvimiento personal en los auxiliares descriptivos adquiridos para su organización? 8.- ¿Con qué proveedores de Internet obtiene los servicios para su organización? 9.- ¿Cuál es el nivel decisorio estimado que usted cuenta, para recomendar o aprobar para la utilización de los auxiliares descriptivos, en los servicios de Internet? 1) en la infraestructura de la red, 2) en el hardware de la computadora, 3) en el software de la computadora, 4) en la utilización de Internet, 5) el comercio electrónico. 10. - ¿Qué otros tipos de iniciativas interactivas o de red está utilizando además de aplicaciones que involucran el Internet? 11. - ¿Aproximadamente cuántas personas son usuarios de los auxiliares descriptivos, en su institución? 12.- ¿Le gustaría recibir los auxiliares descriptivos vía e-mail Sí No Si usted selecciona “Sí” por favor verifique que su dirección del e-mail sea correcta.

ELECCIÓN

DE LOS ARCHIVOS PARTICIPANTES

La cuestión de qué archivos deberán formar parte del auxiliar descriptivo se resolverá muchas veces de mane141

ra distinta en cada una de las categorías de descripción mencionadas y según los tipos de aquellas. Según su carácter En primer lugar, es preciso saber exactamente si el archivo que se quiere incorporar en el auxiliar descriptivo es homogéneo o heterogéneo, así consideramos que una multinacional ha de tener forzosamente una producción documental homogénea, que le permitirá conformar un auxiliar descriptivo de la misma naturaleza, inclusive normalizado; algo similar puede suceder con la descripción regional. La segunda solución es, por lo general, más conveniente, porque considera distintas tradiciones documentales. Uno de los tipos de archivo que generalmente no participan en un auxiliar descriptivo colectivo son los archivos privados. De acuerdo con la legislación de cada país, los archivos privados tienen su propio ciclo vital de los documentos (CVD), por lo tanto son archivos cuyo dinamismo está sujeto a las necesidades propias de las empresas, modificándose y renovándose los documentos con mayor celeridad y frecuencia que los archivos públicos. Existe entonces, el riesgo constante de que no se comunique al auxiliar descriptivo colectivo los documentos que se descartan, seleccionan y expurgan. Otro aspecto importante para tomar en cuenta es que los archivos privados ofrecen características propias que es necesario analizar para incorporarlos a un auxiliar descriptivo colectivo nacional o regional, más bien puede participar en un auxiliar descriptivo colectivo local. Por lo general, los archivos privados permiten la consulta de sus

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documentos, con muchas restricciones a los residentes de la localidad, y la entidad productora no autoriza la consulta a personas o investigadores que residen en otras ciudades; pueden ser útiles para la descripción local. Y, si tuviéramos que analizar más experiencias, podríamos comprobar que el fenómeno de la información tiene conductas propias. Un archivo especial como puede ser el de una fábrica, podrá tener poca importancia para su propia localidad y ofrecer, en cambio, un gran interés para un auxiliar descriptivo colectivo regional o nacional. Según su tamaño No es preciso advertir que, para la descripción colectiva en general, los pilares en que apoya toda su estructura no son sólo los archivos grandes sino también los pequeños, prestan servicios muy puntuales para trabajos de investigación. Es muy probable que primero se incluyan los archivos poseedores de grandes fondos, facilitará al auxiliar descriptivo colectivo responder con mayor rapidez a las demandas de información. Cuando se trata de buscar documentos para la investigación, primero se exploran en los grandes archivos, en los más conocidos y evidentes. No por ello el auxiliar descriptivo colectivo debe excluir los documentos de archivos de menor importancia. Es natural que tratándose de archivos pequeños, otorguen prioridad a los especiales. En lo que concierne a los archivos pequeños, dispone fácilmente del material para añadir al auxiliar descriptivo colectivo. Muchas veces, por su mismo volumen esta categoría de archivos suele poseer descripción impresa,

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que puede ser recortada y empleada para hacer las fichas correspondientes. Cuando la descripción está establecida en fichas, la solución consiste en copiar éstas o microfilmarlas y ampliarlas, procedimiento muy práctico. Sin duda alguna, este último método es el que ofrece mayores garantías de rapidez y hasta de economía, pero obliga a tener que llevar el equipo de microfilmación a todo género de archivos o de trasladar los auxiliares descriptivos a un lugar central donde se encuentre el equipo. Lo que encierra mayor importancia es tener la garantía de una cooperación continuada por parte de los archivos especiales. No es posible contar siempre con esta garantía, ya que con frecuencia se adolece de falta de personal apropiado. Además, en muchos archivos especiales, industriales, particulares, privados, no se informa de novedades al auxiliar descriptivo colectivo. Según la disponibilidad de fondos y colecciones Un factor que debe ser considerado cautelosamente, al analizar si se debe incorporar un archivo al auxiliar descriptivo colectivo, consiste en el deseo del archivo de poner sus fondos a disposición de un gran archivo más bien que de sus propios lectores. En términos generales, esto equivale a que está dispuesto a prestar sus documentos tanto a personas particulares como a otros archivos. Por ejemplo, esta norma es muy útil cuando se trata de los archivos de establecimientos religiosos, que conforman un gran número de participantes en auxiliares descriptivos colectivos.

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No es un requisito necesario el que los archivos presten sus documentos. Pero, es útil saber que un determinado documento se encuentra en un determinado archivo y que puede ser consultado en el mismo.

REGLAMENTO DEL

USUARIO SUSCRIPTO A LA

DESCRIPCIÓN COLECTIVA

Artículo 1. 1. El presente reglamento regula los derechos y deberes de los usuarios suscriptos para obtener los auxiliares descriptivos colectivos de la red de archivos (SISREDAR) y sus relaciones con las mismas. 2. La relación de subscriptores con la red de archivos, cuyo fin es propulsar la descripción colectiva, se ajustarán a las normas éticas de uso, considerando los derechos de propiedad intelectual, los relativos al respeto de las personas, a lo dispuesto en el presente reglamento y en el reglamento del comité de arbitraje, a las normas propias de funcionamiento de la red de archivos (SISREDAR) . 3. Las modificaciones de estas normas de comportamiento serán actualizadas y anunciadas convenientemente. 4. La participación en SISREDAR implica la aceptación de las normas. Artículo 2. Los derechos establecidos en el reglamento no son restrictivos a aquellos que la Constitución garantice, ni los derechos de naturaleza análoga o que se fundan en la dignidad del hombre.

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Los usuarios suscriptos de SISREDAR para la descripción colectiva tienen derecho a: 1. Inscribirse y anular su inscripción libremente a los beneficios que aporta esta red y a acceder a los auxiliares descriptivos colectivos, producidos por la SISREDAR en las condiciones aplicables a cada auxiliar. 2. En la descripción colectiva deben ser acatados los criterios del o de los administradores de los auxiliares para su lectura y difusión. 3. Enviar y recibir correo electrónico a la RE DAR, pudiendo difundir libremente información, opiniones o ideas, dentro del marco temático de cada auxiliar descriptivo, considerando las limitaciones derivadas de las normas aplicables a cada auxiliar. 4. Respeto a la dignidad personal y profesional de quienes puedan figurar en los auxiliares descriptivos. 5. Respeto a la privacidad de datos personales, que no podrán ser facilitados a terceros ni utilizados para fines distintos a los propios del funcionamiento de los auxiliares descriptivos colectivos generales y especializados, salvo expreso consentimiento de sus titulares. 6. Ser informados de las normas técnicas y de funcionamiento propias de cada auxiliar descriptivo colectivo de distribución así como de las modificaciones de las mismas. 7. A solicitar la intervención del comité de arbitraje en los conflictos que puedan tener con los administradores de los auxiliares descriptivos colectivos. Artículo 3. Los usuarios suscriptos de SISREDAR tendrán la obligación:

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1. De abstenerse de utilizar los auxiliares descriptivos de distribución para fines ajenos a la misma. 2. De respetar las normas de funcionamiento aplicables a los auxiliares descriptivos. 3. De respetar y garantizar la privacidad de los datos de carácter personal de los que tuvieran conocimiento por su inserción en los auxiliares descriptivos colectivos, absteniéndose, entre otras conductas, de facilitar a terceros tales datos sin la correspondiente autorización o de utilizar los mismos para otras finalidades ajenas a los mismos. 4. De respetar la propiedad intelectual de los restantes miembros autores de los auxiliares descriptivos colectivos, absteniéndose de redistribuir o reenviar los mensajes enviados por otros miembros sin la autorización de los autores. 5. De abstenerse de enviar publicidad de cualquier clase a través de las auxiliares descriptivos colectivos. 6. De realizar un uso racional de los auxiliares descriptivos colectivos, absteniéndose de realizar envíos de interés puramente particular, archivos adjuntos no solicitados de tamaño excesivo y, en general, todas aquellas acciones que entorpezcan el buen funcionamiento de los auxiliares descriptivos. 7. Acatar las resoluciones del administrador de los auxiliares descriptivos, sin perjuicio del posible planteamiento de solicitud de intervención del comité de arbitraje, y a acatar las resoluciones de este último, las cuales serán inapelables. El incumplimiento de las obligaciones podrá dar lugar a la adopción de sanciones por el administrador de los

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auxiliares descriptivos o en caso extremo por el administrador del servicio de SISREDAR. Artículo 4. 1. La infracción de una o varias de las normas descritas será sancionada de forma inmediata por parte del administrador con amonestación personal y aviso explicativo vía correo privado. 2. La reincidencia en las infracciones será sancionada con: a) Inhabilitación para recibir aportaciones y actualización de los auxiliares descriptivos colectivos y demás servicios de los cuales es beneficiario. b) Anular la suscripción temporal de los auxiliares descriptivos. c) Anular la suscripción definitiva de los auxiliares descriptivos 3. Las sanciones especificadas podrán imponerse por el comité de arbitraje tras un procedimiento, en el que se conceda al presunto infractor plenas posibilidades de defensa. 4. La graduación de las sanciones se efectuará de acuerdo con la gravedad de las infracciones y atendiendo al principio de intervención mínima necesaria.

SELECCIÓN

DOCUMENTAL

La selección documental presenta en la descripción colectiva, aspectos interesantes, no siempre referidos al expurgo documental. Tengamos claro, la selección no siempre implica expurgo, la selección es una elección de un documento entre otros. O bien un conjunto de docu148

mentos escogidos. De cualquier forma, la selección documental consiste en la modificación de los principios archivísticos para la clasificación y ordenación, de procedencia y orden original, por medio de determinados controles sujetos a fines de una mayor prestación de servicios de información. La selección no lleva a decidir la incorporación o no, en los auxiliares descriptivos colectivos, de algunos grupos, subgrupos o series documentales que, desde el punto de vista de los estudios, son de gran utilidad, pero pertenecen a un género de documentos clasificados y sería preferible excluir. En principio, poco se puede objetar pero, en la práctica, tiene carácter excepcional. Resulta algo confuso incorporar sólo parte de un archivo, especialmente cuando se trata de archivos grandes. Si la parte de un grupo documental incorporada de un archivo llega a ser importante, será difícil e incómodo para los investigadores conocer cuál de sus partes ha sido incorporada. Es preferible incluir el grupo entero, inclusive en los auxiliares descriptivos de menor importancia. Se corre el riesgo de dar lugar a un sentimiento de inseguridad, que afecta a la confianza en el auxiliar descriptivo colectivo.

TIPOS

DOCUMENTALES ESPECIALES

El problema de la selección está relacionado con la conveniencia de excluir del auxiliar descriptivo algunos tipos documentales especiales. La decisión depende de cómo se presente el caso. De ordinario, influyen en estas decisiones la demanda de información de los documentos 149

afectados o su mención en auxiliares separados. Con justa razón se puede pensar que la exclusión significa en la práctica un retraso circunstancial, ya que de hecho se trata de hacer una descripción separada de estos documentos, en listas o por otro procedimiento. Al respecto, no conviene recargar demasiado el auxiliar descriptivo colectivo con asientos que podríamos denominar críticos y que, e solicitan tan pocas veces que, de ser pedidas, sería preferible hacer circular la demanda a los distintos archivos. V.gr. documentos extranjeros. Es lógico que un archivo nacional mantenga un auxiliar descriptivo colectivo, lo realice separado de su propio auxiliar descriptivo. Sin embargo, hay que proceder con cuidado cuando se proyecta excluir categorías documentales. Es conveniente señalar el hecho de que los diferentes auxiliares de descripción colectiva no han de seguir idénticas normas sobre este aspecto, por los distintos criterios de la investigación que se realiza en cada área científica y también en cada área geográfica.

LIMITACIONES

CRONOLÓGICAS

Cuando se trata de reunir varios archivos, casi en forma automática, realizamos una categorización, a la cual es conveniente prestar atención. Esta situación nos lleva a considerar limitaciones de la descripción colectiva a un determinado período de tiempo. El ciclo vital de los documentos nos da períodos que no siempre son iguales en algunas instituciones, variando el contenido de los auxiliares descriptivos colectivos. 150

Debemos recordar que las tareas de investigación dependen en algún grado pero que no se adaptan fácilmente a las normas establecidas por los archivos. El éxito de un auxiliar descriptivo colectivo depende de su capacidad para responder a las preguntas y satisfacer todas las demandas. El auxiliar descriptivo colectivo completo constituye la única base adecuada para el estudio de los fondos archivísticos de que dispone una región, el único instrumento para un programa de especialización de archivos, y el corolario fundamental de un amplio programa de cooperación entre las mismas.

TAMAÑO

DEL AUXILIAR DESCRIPTIVO

Sin embargo, cuando nos decidimos en favor de un auxiliar descriptivo colectivo que incluya el mayor número de asientos posible, se nos plantea un nuevo problema sobre el cual, por cierto, se ha escrito muy poco, aunque bien merece que se le dedique mayor atención, a saber, la cuestión de si existe un tamaño óptimo para un auxiliar descriptivo colectivo.

CRECIMIENTO INDEFINIDO Pueden presentarse, con toda seguridad, situaciones en las cuales el auxiliar descriptivo colectivo incremente sus contenidos con mayor rapidez que la capacidad del personal que lo administra y maneja. Este tipo de auxiliar descriptivo puede aumentar de tamaño en poco tiempo, de modo que el personal encargado de mantener al

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día, se siente incapaz de efectuar un control efectivo convirtiéndose en un verdadero problema. Esto puede llevarnos a considerar que cuando se recibe una petición de un documento se simplifica a una verificación simple a la vista del auxiliar descriptivo. Si el documento buscado se encuentra en él, una maravilla; de lo contrario... el peligro está que el personal se limita a responder mecánicamente, y los resultados serán probablemente tan desastrosos que se plantea la duda si tiene sentido mantener un organismo rector y un auxiliar descriptivo colectivo que no preste utilidad adecuada a las circunstancias. Para que el trabajo de un auxiliar descriptivo colectivo sea eficaz, es preciso que éste disponga de un nutrido aparato documental, que permita verificar la demanda y proporcionar información no rutinaria. Está de más decir las posibilidades de algunos errores en la redacción del auxiliar descriptivo, v.gr. el título de un documento no ha sido registrado en el lugar correspondiente, lo cual determinaría que se den respuestas negativas. Los riesgos que pueda entrañar el excesivo tamaño de un auxiliar descriptivo colectivo no se limitan a pocas expresiones; pueden manifestarse en un incremento de fichas mal registradas, debido a una ordenación mecánica de los asientos. Es penoso eliminar todos los errores que se vayan cometiendo, causando entorpecimientos y disminuyendo la eficacia práctica del auxiliar descriptivo. Generalmente es cuestión del personal. Su capacidad de trabajo y número, si en la medida que crece el auxiliar descriptivo, aumenta el número de empleados, poco habrá que temer.

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No por ello debemos olvidar que, a medida que aumenta el número de las personas ocupadas en labores de descripción, el porcentaje de las equivocaciones llega a ser mayor. La experiencia ha demostrado que, en los archivos, lo último que suele suceder es un aumento de personal, y en la mayoría de los países más bien se adolece de escasez de empleados capacitados para tal fin. A este respecto, se sugiere que los auxiliares descriptivos colectivos podrían dividirse en períodos de 30 a 50 años, con arreglo a la fecha de publicación de los trabajos. De esta suerte, los títulos ya antiguos, cuya demanda es naturalmente mayor, se describirían en lugar aparte.

CLASIFICACIÓN

DE LOS ASIENTOS

Clasificación alfabética y clasificación sistemática Como queda dicho, en un auxiliar descriptivo colectivo se sigue la clasificación alfabética, la función principal de la descripción consiste en informar al consultante dónde se encuentra el documento. Sobre publicaciones que tratan de materias especializadas o de temas de investigación, conviene redactar los auxiliares descriptivos sistemáticos o clasificados por materia. Siempre que se plantea utilizar la clasificación alfabética o la sistemática, para los auxiliares, no para los documentos, conviene aclarar, se observa que el segundo método es posible únicamente cuando todos los archivos participantes siguen el mismo sistema de clasificación o cuando

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el auxiliar descriptivo colectivo tiene a su disposición los documentos solicitados. Es de por sí bastante pesada la tarea de llevar al día un auxiliar descriptivo colectivo alfabético, de suerte que si se fuera a hacer lo mismo con un sistemático, el resultado sería sin duda alguna un gran fracaso, salvo que con el apoyo de la informática, se pueda realizar automáticamente la clasificación sistemática. Aun así, al momento de ingresar los datos, el trabajo es el mismo. En la clasificación cronológica, permite al investigador realizar trabajos sobre fechas determinadas. En general, la excesiva meticulosidad y afán de detalle implican una pérdida de tiempo y energía que no justificaría el tiempo que se ahorraría al usar el auxiliar descriptivo. Este sistema se aplicaría en un auxiliar descriptivo tan importante como los archivos nacionales. Dividir el auxiliar descriptivo en tres secciones: 1ª.- La sección sobre personas, la más importante, que comprende todos los asientos por nombres del contenido sustantivo, así como los anónimos que contengan un nombre personal. 2ª.- La sección geográfica, que comprende todos los documentos descritos con arreglo a un nombre geográfico comprendido en el contenido sustantivo. 3ª.- La sección de tipos documentales, que contiene todos los documentos que pueden describirse teniendo en cuenta una palabra clave que aparezca en el tipo documental. Con objeto de limitar en lo posible el tiempo que se pierde en mirar documentos de consulta para ver qué iniciales y nombres son los correctos, es menester tomar 154

la decisión de ordenar los asientos de nombres según el apellido. Por último, conviene señalar que en todos los auxiliares descriptivos colectivos existe una forzosa división, destinada a los nuevos ingresos que no se registran inmediatamente, sino que forman un suplemento que pasa a ser incorporado periódicamente al auxiliar descriptivo principal.

MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN Dada la circunstancia de que existen pocas experiencias en la redacción de ADC, es bastante complejo dar instrucciones precisas para la organización de un auxiliar descriptivo colectivo. Las circunstancias difieren de un archivo a otro, principal escollo de la normalización de los archivos, que no puede convenir en muchos casos sobre un plan fijado de antemano. Son muchos factores que entran en juego, citemos algunos: – La relación de jerarquía existente entre el órgano rector y los órganos participantes. – La distancia existente entre el centro y los archivos participantes. – La condición de los auxiliares descriptivos de los archivos. – El personal disponible. – Las posibilidades económicas. – El tipo de remuneraciones y sueldos en un área determinada, etc.

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Todos esos elementos condicionan la elección del método que deba utilizarse. Requisitos previos esenciales No puede hablarse de cooperación de archivos a este propósito si los establecimientos interesados no coinciden al menos en aplicar cierto número de requisitos. Esos requisitos son los siguientes: 1.- Uniformidad de tamaño de las fichas utilizadas para el auxiliar descriptivo colectivo. Sin embargo, existen casos en que esa condición no es absolutamente necesaria, v.gr. cuando se cortan y montan en el centro los títulos y demás referencias en él recibidos. 2.- Uniformidad de los procedimientos de descripción utilizados para los caracteres internos y externos empleados por los archivos participantes. Éste es un requisito esencial, tanto que la unificación de los métodos de descripción preceden al establecimiento de un auxiliar descriptivo colectivo. Además, en esta materia debe hacerse una salvedad según que el auxiliar descriptivo colectivo vaya a ser utilizado por el público o solamente por el personal del archivo. 3.- Uniformidad en la selección de material para el auxiliar descriptivo colectivo. Los acuerdos establecidos sobre este punto deben respetarse estrictamente. Lo contrario supondría para el auxiliar descriptivo colectivo una labor suplementaria de selección, que de no hacerse significaría que el auxiliar descriptivo contendría diferencias que anularían el equilibrio del sistema entre archivos.

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EL AUXILIAR DESCRIPTIVO COLECTIVO Y EL AUXILIAR DESCRIPTIVO DEL ARCHIVO CENTRAL

REFIRIÉNDONOS ahora a los métodos que deben seguirse en la actual organización del trabajo, debe señalarse, desde ahora, la existencia de ciertas tradiciones que hoy resultan anticuadas y antieconómicas debido al progreso de las técnicas de la reproducción fotográfica. Examinemos en primer término las relaciones entre el auxiliar descriptivo colectivo y el auxiliar descriptivo del archivo central.

EL

AUXILIAR DESCRIPTIVO COLECTIVO COMO

ENTIDAD

Entre las consideraciones a priori que deben seguirse en la organización de un auxiliar descriptivo colectivo, es determinar si debe agregarse a un archivo, generalmente un archivo importante, al que se propone dar el nombre de órgano rector o si debe constituir una entidad con individualidad propia considerada como centro archivístico.

Este problema puede considerarse en cierto modo como de índole teórica, en la práctica la descripción colectiva puede constituir un departamento de archivo. Aun cuando un auxiliar descriptivo colectivo pretenda más bien ejercer las funciones de centro archivístico, se instala por regla general, como institución independiente, en un archivo de importancia, las áreas geográficas que cuentan con sistemas integrados de archivos, deben destinar un espacio a este fin. Se corre el riesgo de que a un auxiliar descriptivo de este género se lo considere como un instrumento valioso pero no se le dedique más atención que la que permitan otras actividades del archivo. En este caso, se creerá hacer lo suficiente si se consigue llevar más o menos al día el mencionado auxiliar descriptivo, aunque sin preocuparse demasiado, en general, de las posibilidades de aumentar el número de los archivos participantes y de mejorar los servicios de información o de estudiar el establecimiento de otros servicios adicionales. Además, sucede con frecuencia que, en tales casos, es insuficiente la base financiera con que se cuenta. Por eso es recomendable formar un auxiliar descriptivo colectivo lo más independiente posible, ya sea como departamento de un archivo o como organismo separado que disfrute de la hospitalidad de un archivo, de esta suerte se aprovecharían al máximo las facilidades disponibles, con objeto de llegar a una mayor extensión de las actividades. En ese caso, ofrece innegables ventajas el que un auxiliar descriptivo colectivo esté instalado en un archivo ya que, para sus trabajos, es esencial poder tener acceso a los materiales archivísticos y de consulta en él contenidos. Más aún, siempre que haga falta, por ejemplo cuando un 158

auxiliar descriptivo colectivo atraviesa momentos difíciles, debido a casos de enfermedad del personal o a que el número de demandas sea excesivamente elevado, se podrá solicitar la necesaria ayuda provisional por parte del personal del archivo. Un procedimiento para la descripción colectiva puede ser el trabajo de una hora diaria dedicada por todos los empleados del archivo, al auxiliar descriptivo colectivo, estimando preferible que los trabajos de archivar y ordenar, labor que a la larga fatigosa, lo realizaran en poco tiempo varios empleados y no un reducido número de ellos durante un período mayor. Esto último podría aumentar los riesgos de cometer mayor número de errores. He aquí algunas de las razones que se aconseja introducir: – Las actividades generales del archivo sufrían en su eficacia porque, con frecuencia, se dedica más de una hora al auxiliar descriptivo colectivo. – Cuando se cuenta con un grupo permanente de especialistas, es más fácil que aumente el interés por el trabajo y hasta se cree entre ellos un espíritu de equipo. – El trabajo que exige el auxiliar descriptivo colectivo comprende bastantes actividades diferentes que dan a la labor la necesaria variedad. – Entre los archiveros hay algunos a quienes, créase o no, les gustan las tareas de archivar. Además, para el sostenimiento de un auxiliar descriptivo colectivo es preferible contar con un presupuesto separado. Esto permite que todos, incluso las autoridades que tienen que conceder las subvenciones, se formen una idea clara de la importancia y actividades de un auxiliar descriptivo de este género. 159

FUSIÓN

DEL AUXILIAR DESCRIPTIVO

COLECTIVO CON EL DEL ARCHIVO GENERAL

Una segunda consideración, relacionada estrechamente con la anterior, consiste en determinar la posibilidad del auxiliar descriptivo del archivo general u órgano rector, en cuyos locales se halla instalado el auxiliar descriptivo colectivo, se convierte en auxiliar descriptivo colectivo mediante la incorporación de las fichas de los archivos participantes. Este procedimiento puede realizarse en un número limitado de casos: – Cuando el material que puede incorporarse no es muy extenso. – Cuando el carácter del auxiliar no es muy distinto al de los fondos del archivo general. Puede pensarse, en primer término, en los archivos públicos, ministerios, instituciones descentralizadas, a condición de que no sean demasiado numerosos y de que el volumen total de sus fondos no sea excesivo. Esa solución es en ocasiones muy prometedora pues el sistema de aplicación es relativamente sencillo, constituyendo una verdadera ventaja poder manejar un solo auxiliar descriptivo en un archivo general. Por otra parte, resulta evidente que las reglas para la clasificación y ordenación de las fichas en un auxiliar descriptivo colectivo y en un auxiliar descriptivo de un archivo son diferentes. Debido a ello se suscitan objeciones varias contra la fusión de esos dos auxiliares descriptivos. Otro inconveniente que puede surgir, es el hecho de que los usuarios que consulten el auxiliar descriptivo único, 160

se encuentren con fichas o asientos de documentos que no se encuentran en el propio archivo, puede constituir para ellos una fuente de dificultades de orden práctico y psicológico.

MÉTODOS DESCRIPTIVOS Un método que podríamos llamar circular consiste en enviar un ejemplar del auxiliar descriptivo del archivo interesado, al archivo general. El envío se puede realizar de un solo envío, cuando el numero de asientos no es considerable, o remitiendo diariamente una pequeña cantidad de asientos. Cada archivo inscribe su número o sigla bajo los nombres de serie o tipo documental, diferenciados de los que se encuentran en su propio auxiliar descriptivo. En esta forma, las remesas parciales, que contenían de 100 a 150 asientos, aumentados por las adiciones sucesivas de cada archivo sirven de constancia de los documentos que pueden encontrarse en los archivos participantes. Es evidente que para seguir este método, deben ofrecer un grado de homogeneidad descriptiva de los archivos interesados y el del archivo general u órgano rector. La descripción debe ser lo suficientemente uniforme y debe disponerse del personal competente necesario para la realización de los trabajos. Existe la ventaja de que el auxiliar descriptivo del archivo general no sufre modificación alguna y de que una parte importante del trabajo lo realizan los archivos interesados. Existe el inconveniente económico, de preparar una copia del auxiliar descriptivo colectivo para cada ar161

chivo participante. No obstante, este trabajo se puede realizar con menos esfuerzo y tiempo que en el pasado. Otro método consiste en el envío directo de las fichas descriptivas. El sistema se basa en el envío de copias de las fichas, por parte de los archivos o de las descripciones regionales, al archivo general. Este método obliga al archivo general, a recortar y pegarlos sobre fichas. Cabe observar que archivos, es muy difícil que se reciban títulos repetidos del mismo expediente, por su característica propia, los documentos de archivo son únicos. Ofrece la ventaja de que pueden utilizarlo archivos de características diferentes. El archivado y la ordenación de las fichas en el archivo general requiere invariablemente una gran cantidad de trabajo, mientras que para los otros archivos el hecho de extender un duplicado de sus propias fichas constituye un simple trabajo mecánico de escasa importancia. Este sistema es bueno. Está basado fundamentalmente en el trabajo realizado en los archivos centrales, en las que con un personal con frecuencia insuficiente se manejan las grandes cantidades de fichas recibidas. Ello supone el riesgo de que se atrase el archivo de las fichas y se desordene su descripción. Lo ideal sería no tener que llegar al parámetro del grado de eficacia pueda medirse por el atraso pendiente. Los numerosos métodos nuevos de reproducción, principalmente los aportes de la informática y las telemática, constituyen un medio auxiliar importante para la preparación de asientos con un número determinado de copias.

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UTILIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE REPRODUCCIÓN

Si tomamos en cuenta el sistema del microfilme, es un importante medio auxiliar que modifica los cálculos en cuanto a costos y plazos. Lógicamente, no es posible citar valores de aplicación general, pues en esta materia los procedimientos se hallan en evolución constante y en un plazo de diez años la situación puede ser distinta a la que prevalece hoy en día. En la actualidad puede decirse que la utilización de los procedimientos de reproducción fotográfica se reserva principalmente a la preparación del núcleo de un auxiliar descriptivo colectivo. Es muy posible que al irse recibiendo las nuevas adquisiciones vuelvan súbitamente a ponerse en práctica los antiguos procedimientos. Los problemas referentes a la semejanza de los archivos participantes y a la inclusión de los propios fondos del archivo general en el auxiliar descriptivo colectivo, resultan de poca importancia cuando se emplea el microfilme. La decisión de utilizar o no el sistema de reproducción fotográfica depende de varias circunstancias. En el caso de archivos relativamente próximos y pequeños, como los archivos de una universidad, que vayan a incluirse en un auxiliar descriptivo colectivo universitario, es poco probable que sea conveniente el uso del microfilme. Si en un caso determinado se puede disponer de empleados, es muy posible que resulte más ventajoso hacer copias que utilizar la cámara de microfilme, con todos sus accesorios. Cuando debe prepararse un auxiliar descriptivo colectivo especial o temático, y las fichas correspon163

dientes están ya incluidas en los descripción general de los archivos participantes, no resultará fácil ni económica la utilización de una cámara de microfilme. Por consiguiente, debe tenerse cuidado de no adoptar o continuar aplicando un método determinado sin haber estudiado primero cuidadosamente qué procedimiento es el más conveniente y económico dadas las circunstancias. Los archivos participantes deben poner en conocimiento de la sección del auxiliar descriptivo colectivo todos los documentos que adquieren y los que seleccionen. EL

AUXILIAR DESCRIPTIVO COLECTIVO Y LOS

ARCHIVOS PARTICIPANTES

A pesar de la variedad de métodos descritos, existe un problema común a todos los auxiliares descriptivos colectivos, problema que surge una vez establecido el “núcleo” de los mismos. Nos referimos a la puesta al día del auxiliar, en lo que a las nuevas adquisiciones se refiere. No debe darse por supuesto que todas las fichas relativas a esas adquisiciones son enviadas automáticamente al archivo general. Por el contrario, el personal que tiene a su cargo el auxiliar descriptivo colectivo debe dedicar una gran parte de su atención a asegurarse de que todos los archivos participantes continúen enviando sus fichas con regularidad. Sucede frecuentemente que tras el entusiasmo inicial se hace notar una pérdida de interés especialmente en los archivos pequeños, lo que a menudo resulta en una cooperación más difícil. Los cambios habidos en la burocracia y el personal, la escasez de personal y las dificultades de carácter econó-

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mico pueden constituir impedimentos para la cooperación activa de los archivos participantes, aunque con frecuencia la ausencia de esa cooperación obedece exclusivamente a una falta de interés. En esos casos la dirección del auxiliar descriptivo colectivo debe intervenir y esta intervención será tanto más onerosa cuanto mayor sea la amplitud del auxiliar descriptivo. En todos los auxiliares, cualquiera que sea su importancia, existe un cierto número de archivos “durmientes”. Mucho depende inevitablemente de la cooperación de los archivos participantes. La periodicidad de sus comunicaciones diferirá mucho de unas a otras y no puede establecerse un criterio fijo. Incluso los grandes archivos tienen sistemas variados para la reproducción o impresión de las fichas de sus nuevas adquisiciones, y no es raro que los archivos tarden meses en enviar el auxiliar descriptivo actualizado. De todo lo expuesto anteriormente se desprende con claridad que las distintas circunstancias de los archivos de un determinado país, región o ciudad influirán en la selección del método aplicado para la organización de un auxiliar descriptivo colectivo. No pueden establecerse reglas fijas, y esto queda bien claro, el gasto que deba realizarse será tan diferente para cada caso específico que es imposible hacer un cálculo que tenga validez básica. Aun así pueden darse ciertas indicaciones útiles para la preparación y organización de un auxiliar descriptivo colectivo. Antes de preparar detalladamente los planes para la organización de un auxiliar descriptivo colectivo debe procederse al estudio de las cuestiones siguientes: 165

1) ¿Qué alcance geográfico debe tener el auxiliar descriptivo? 2) ¿Qué archivos, por tanto deben quedar incluidos en él? 3) ¿Deben incluirse en los fondos completos de esos archivos? 4) ¿Deben incluirse solamente los archivos que tienen servicio de préstamos y de consulta, o también los que no lo tienen? 5) ¿Debe haber un auxiliar descriptivo general o debe haber un auxiliar descriptivo por archivo y un auxiliar descriptivo analítico? 6) ¿Debe este último limitarse a las adquisiciones periódicas y por series? 7) ¿Debe haber secciones aparte para temas especiales tales como los referentes a los estudios históricos o a la organización de las instituciones? 8) ¿Deben excluirse ciertos tipos documentales? 9) ¿En qué condiciones debe realizarse la incorporación de los auxiliares descriptivos de los archivos? 10) ¿Existe homogeneidad entre los métodos empleados en los mismas para la descripción? 11) ¿Pueden los archivos proporcionar un ejemplar suplementario de las fichas de su auxiliar descriptivo, tanto de los fondos antiguos como de las nuevas adquisiciones? 12) En caso negativo, ¿cómo podrán obtenerse las copias para el auxiliar descriptivo colectivo? 13) ¿Podrán en caso necesario encargarse los archivos de la copia de las fichas? ¿Dónde podría realizar el corte y montaje de las fichas?

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14) ¿Qué trabajos tendría que realizar el personal del auxiliar descriptivo colectivo: a) Información sobre el paradero de un documento determinado; b) Ayuda en los préstamos realizados entre archivos; c) Información archivística; d) Otras actividades. 15) ¿Es deseable la expansión del auxiliar descriptivo colectivo para formar un centro archivístico? 16) ¿Dónde debe instalarse el auxiliar descriptivo colectivo? a) ¿En un gran archivo o en un local aparte? b) En este caso, ¿debe constituir una institución independiente, o debe ser una dependencia del archivo? Durante la preparación, reunión y clasificación del material surgen otros problemas de los cuales citaremos sólo algunos: 1.- Es conveniente hacer el auxiliar descriptivo con tarjetas y no con cuartillas de papel. a) El equipo, los ficheros y las fichas deben ser de muy buena calidad. b) La ficha ha de ser de tal naturaleza que permita la inscripción de notas legibles, con tinta o máquina. 2.- Cuando se reciban copias exactas de las fichas originales (obtenidas mediante impresión o por reproducción fotográfica), dichas copias deben considerarse archivísticamente como fichas completas, es conveniente hacer esas copias lo más completas posible. No es conveniente que se copien las signaturas y números de identificación.

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3.- Debe darse una relación tan detallada como sea posible de los documentos que posea cada archivo. 4.- A la llegada de las fichas: a) Debe inscribirse en las mismas, tan pronto como sea posible, el número o símbolo del archivo participante. b) Sobre el punto anterior, debe prestarse el máximo cuidado en las fichas que se preparen mediante corte y montaje. c) Es preferible que el símbolo de cada archivo sea un número. Si se desea establecer reglas que puedan utilizar los archivos interesados sin necesidad de consultar constantemente una clave, es necesario el empleo de letras. 5.- La ordenación de las fichas se hace gradualmente. Se alfabetizan las fichas por la primera letra, después se toma en cuenta la segunda, y así sucesivamente hasta la quinta letra si hubiera necesidad de ello. La clasificación cronológica se sigue para los documentos de trámite, respetando el orden alfabético de su tipología. 6.- Cuando debe añadirse el símbolo de un nuevo archivo a una entrada ya existente en el auxiliar descriptivo, se conservará como ficha principal la mejor de ellas en sentido archivístico, y se trasladarán a ésta todas las anotaciones registradas en la ficha anterior. Las fichas deben ser cotejadas cuidadosamente a fin de tener la absoluta certeza de que no sean consideradas como duplicados de dos documentos diferentes. En caso de duda deben conservarse ambas fichas. 7.- Es aconsejable organizar el trabajo de modo que pueda procederse a la comprobación del mismo por personas distintas a quienes lo hayan realizado.

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FUNCIÓN

DEL AUXILIAR DESCRIPTIVO

COLECTIVO

Se discute sobre la importancia social que reviste el mantenimiento de un auxiliar descriptivo colectivo, pero está fuera de duda que los auxiliares, establecidos con entusiasmo inicial, puedan lograr un éxito novedoso en el área, pero corren el riesgo de quedar inactivos por falta de fondos, dirección o interés. La compilación y mantenimiento de un auxiliar descriptivo colectivo es una tarea administrativa, requiere una organización administrativa para realizar esta función de un modo eficiente y práctico.

EL

CENTRO ARCHIVÍSTICO

Para que un auxiliar descriptivo colectivo funcione satisfactoriamente tiene que disponer de un extenso aparato documental. Ofrecen un interés para un auxiliar descriptivo colectivo los documentos librados a la consulta de personas con relieve social, como escritores, artistas, actores; documentos que se encuentran en archivos personales o particulares, las guías, la descripción de archivos especiales y publicaciones relativas a los documentos, corpus documentales, etc. También se plantea la cuestión si un archivo posee toda clase de recursos documentales, conviene transformarlo en un centro archivístico. Las funciones que competen a un centro de este género son las siguientes: – Servicio de información.

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– Producción de documentografía regional o nacional, según donde se forme. – Establecimiento de un auxiliar descriptivo colectivo y producción de otras fuentes de consulta, tales como una guía de archivos, un registro de investigadores, sociedades eruditas, institutos, etc. El principal objetivo consiste en establecer una documentografía general, y para su producción, la organización más adecuada, sería un centro archivístico. De esta suerte, el auxiliar descriptivo colectivo serviría de base para una documentografía retrospectiva y sería, además, una ayuda indispensable para establecer un servicio de información. Lo que más importa es la organización de un auxiliar descriptivo colectivo, abrigando otras miras a largo plazo. El establecimiento de un centro archivístico es consecuente con la compilación de la documentografía. Sin embargo, un auxiliar descriptivo colectivo podría también realizar otras actividades adicionales. Personal El responsable principal, sea encargado, director, jefe de departamento, de un auxiliar descriptivo colectivo tiene una función extremadamente variada, la cual no sólo exige conocimientos especializados sino también facultades de organizador y ciertas cualidades de carácter. Deberá ser un profesional, capacitado para estimar en su justo valor las demandas que reciba de diferentes archivos e investigadores. Tendrá que contar con una buena preparación de Archivología:

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– Estar familiarizado con las técnicas de descripción. – Conocer a fondo la documentografía de que dispone. – Estar informado de cómo funcionan los archivos participantes y de las colecciones especiales que posean. – Conocer personalmente a los principales archiveros de los archivos participantes. – Igualmente deberá poseer las cualidades necesarias para resolver los muchos y variados problemas de organización que se le irán planteando. – Por último, debe ser un administrador hábil y práctico, capaz de inspirar confianza a sus diversos colaboradores. El número de los miembros del personal y su distribución dependen naturalmente de varios factores, tales como el volumen del auxiliar descriptivo, el uso que se hará del mismo y las funciones que deban desempeñar los empleados, dos empleados por cada millón de fichas, sería lo adecuado. Si bien estos números varían, depende de las actividades que se atribuyan al auxiliar descriptivo. V.gr. el número de consultas a que tiene que atender el auxiliar descriptivo colectivo. Descripción No es posible dar unas normas fijas sobre cómo se han de ordenar las fichas. Para comenzar, existe una gran diferencia según se ordena por la primera, la segunda, la tercera o la cuarta letras. El volumen del auxiliar descriptivo colectivo influye en gran manera en la rapidez con que vayan a archivar las nuevas adquisiciones. Estimamos que, el término

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medio de fichas que puedan registrarse por hora será de unas 50 a 250. Con un gran auxiliar descriptivo (por ejemplo, uno que comprenda más de medio millón de fichas) es recomendable formar un suplemento de nuevas adquisiciones, que cuando lleguen aproximadamente a 50.000 fichas, pasarán a ser incorporadas al auxiliar descriptivo principal. De esta manera se ahorra mucho tiempo, ya que se pueden insertar más fichas en un cajón especial del auxiliar descriptivo que cuando se efectúa directamente. Sin embargo, no se debe permitir que el suplemento crezca desordenadamente porque, entonces, se correría el riesgo de formar un nuevo auxiliar descriptivo que, en el curso normal del trabajo diario, resultaría demasiado grande para combinarlo con el principal. Un archivero bien entrenado puede manejar hasta 1.000 fichas por día; pero conviene advertir que este numero es relativo a insertar las fichas en el suplemento. En términos generales, en la actividad de archivar fichas no requiere personal técnico. Naturalmente, tanto la exactitud en el trabajo como el auténtico interés por éste son requisitos necesarios. Conviene que quienes se ocupan de estos menesteres tengan plena conciencia de que su tarea es una actividad de responsabilidad, ya que así se crea un ánimo muy favorable para mejorar la calidad del auxiliar descriptivo. También conviene insistir en que el personal debe consultar sobre cualquier duda, persuadiéndolo que tales demandas serán consideradas no como signo de torpeza sino de inteligencia. Se puede ejercer cierto control automático sobre su trabajo, atribuyendo a determinados empleados con bue172

na formación técnica la tarea de insertar el suplemento en el auxiliar descriptivo principal. La formación apropiada para el cargo de clasificador depende si ha de ocuparse de archivar o si esta actividad se alterna con trabajos de búsqueda. Aun en esto varía la práctica, según los casos. Es verdad que algunas personas están dotadas de una disposición natural para esta tarea de archivar y la cumplen con verdadera devoción y completa satisfacción personal, pero en la mayoría de los casos es preferible introducir cierta variedad, lo cual contribuye a mejorar la calidad del trabajo. Además, así se obtiene la ventaja de que el archivero está obligado en sus búsquedas a manejar personalmente el auxiliar descriptivo y, de esa suerte, descubre, mediante una experiencia personal, la importancia de una ordenación exacta de las fichas. Pero la labor de búsqueda, supone algo más que una simple verificación de datos, se requieren conocimientos más amplios, de tal suerte que, en caso de que se combinen actividades, será preciso situar algo más alto el nivel de formación que se exija a un archivero. Por último, es necesario prestar atención a los numerosos problemas relacionados con estas tareas en un auxiliar descriptivo colectivo los cuales no se presentan en el auxiliar descriptivo ordinario. En general, la labor de ordenar el material es muy sencilla, pero el gran número de fichas que se reciben, faltas muchas veces de unidad en su redacción, exige con frecuencia que se complete el orden alfabético mediante un orden sistemático.

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Hay ciertas clases de documentos que requieren un tratamiento especial y, por ello, es mejor guardarlos separadamente. Este mismo criterio se aplica a documentos históricos de gran importancia para la identidad de un área geográfica. Igualmente, los informes de congresos, coloquios y reuniones de índole semejante se reúnen por lo general en un auxiliar descriptivo especial, ya que, en vista de la naturaleza de los congresos internacionales, lo más indicado es clasificarlos por orden de materias. A veces, también se reúnen en descripciones especiales los documentos que no están escritos en caracteres latinos, tales como las de lengua eslava, china, japonesa y hebrea. Queda claro, por consiguiente, que un auxiliar descriptivo colectivo requiere de todos modos un cierto número de personas que trabajen en él, las cuales deberán estar perfectamente al corriente de la técnica de descripción. Pero no es menos importante que disponga de archiveros entrenados en la investigación, que posean varios idiomas y sepan presentar al público las informaciones pertinentes con las debidas atenciones de corrección y cortesía.

NECESIDAD DE POSEER REGISTROS Conviene que detallemos algo más la manera cómo se debe administrar un auxiliar descriptivo colectivo. Es menester llevar con el mayor esmero el registro relativo a los archivos participantes, anotando: – Las fechas de sus envíos de material. – El número de tarjetas de ellas recibidas. 174

– Las fichas cuya retirada ha sido comunicada. – Cuándo se ha archivado el material recibido. – Cuando puede ser utilizado. Anotar con cuidado la fecha de inserción en el suplemento y más tarde en el auxiliar descriptivo principal (este punto nos da una idea de la rapidez con que se realiza esta actividad). Vigilar los archivos que se retrasan en sus envíos. Coordinación de los ingresos. De acuerdo a los servicios que presta el auxiliar descriptivo colectivo, es necesario registrar diariamente el número de consultas y llevar estadísticas referente a las respuestas satisfactorias. Para poder asesorar a los archivos en materia de consultas, se observa el número de consultas que dieron resultado negativo. Préstamos entre archivos. La función más evidente que puede realizar un auxiliar descriptivo colectivo, además de la de suministrar información, consiste en servir de intermediario en un sistema de préstamos entre archivos. Es una función que, en muchos casos, motiva discusiones de jurisdicción de los archivos, pero que puede convertirse en la labor principal de un auxiliar descriptivo colectivo. La descripción colectiva ejerce una función especial en materia de prestamos, sean locales, regionales, nacionales o internacionales, pueden adquirir proporciones relativamente grandes, de acuerdo con un clima político que favorece un desarrollo continuado de sus tareas. Sin embargo, este aspecto nos permite desarrollar la conveniencia o necesidad de que en todos los países desarrollen un auxiliar descriptivo colectivo y exista un centro a tra175

vés del cual se operen todos los préstamos interarchivos. Sólo de este modo será posible que se lleven a cabo con eficacia los préstamos internacionales, y se garantice a los archivos extranjeros que el país solicitante del préstamo no dispone en efecto de una publicación determinadas. Además, un centro de intercambio de la índole indicada ofrecería la ventaja de poder controlar el que sólo se soliciten publicaciones destinadas a trabajos de investigación y a otros fines de valor. Por otra parte, es importante para las instituciones extranjeras poder dirigirse a un solo centro nacional, el cual se encargaría automáticamente de indagar en qué archivo del país pueda encontrarse la publicación solicitada. Se exige, como condición esencial para su participación en los prestamos internacionales, la existencia de un centro de intercambio en cada país, estipulando además que no sólo las solicitudes sino también los envíos pasarán por ese centro. Sin embargo, los países participantes que cuenten con estos centros, deben estar suficientemente equipados para prestar una información seria y objetiva acerca de los fondos existentes en sus archivos respectivos. Las normas que regulan los prestamos internacionales entre archivos deben recomendar que en cada país se establezca un centro nacional para el sistema de préstamos internacionales, y que este centro mantenga contactos con un archivo importante y, lógicamente, cuente con un auxiliar descriptivo colectivo y un servicio de información. De todos modos, es evidente que conviene llegar a una centralización en esta materia, y que la parte desempeñada por un auxiliar descriptivo colectivo promete ser cada vez más importante. En muchos casos, la actividad 176

de un auxiliar descriptivo colectivo se limitará a servir de intermediario para los préstamos nacionales e internacionales, tarea ya de por sí bastante considerable. Otras funciones que puede ejercer un centro archivístico, sería la preparación, previa demanda, de documentografía sobre determinadas materias, la información y asesoramiento para la compra reprográfica de documentos de determinado valor en los archivos participantes. Hablando en términos generales, creemos que la función coordinadora de un centro archivístico puede ser importante en los países donde el sistema de archivos ha alcanzado poco desarrollo, pero de todos modos, los resultados que se obtengan en esta esfera de acción serán modestos. Convendría concentrar lo más posible las actividades de un auxiliar descriptivo colectivo a fin de mejorar la calidad de sus resultados. Una y otra vez la experiencia se encargará de demostrar que el mantenimiento de un auxiliar descriptivo es una tarea difícil, y se puede correr el riesgo de que, al querer abarcar demasiado, no ejerza debidamente su función principal. No se deben asumir nuevas responsabilidades mientras no se esté seguro de poder satisfacerlas con holgura y eficacia y sin menoscabo de otras actividades esenciales.

DESCRIPCIÓN

COLECTIVA NACIONAL Y

REGIONAL

Sobre esta cuestión, tienen importancia decisiva factores tales como la extensión del país y el número y tipo de sus archivos. 177

No obstante, esta cuestión puede suscitar discusiones que giran en torno a problemas comunes. No sólo se trata de elegir entre un auxiliar descriptivo nacional y un sistema de descripción regionales, sino también de la relación entre ambos. Una solución adecuada desde el punto de vista teórico y que produce resultados prácticos es crear oficinas regionales con un auxiliar descriptivo colectivo, copia de cuyos asientos se reproducen en el auxiliar descriptivo colectivo nacional. No se trata de una completa centralización ni la centralización combinada con una agrupación nacional de archivos; el sistema tiene también ventajas positivas y evidentes. En una organización de esta clase, la mayor parte de los archiveros de cada región se conocen personalmente, lo que contribuye al éxito del trabajo. A causa de este conocimiento personal es probable que surjan menos dificultades de carácter duradero; pues éstas se resuelven con mayor frecuencia del modo más rápido y satisfactorio cuando se pueden discutir personalmente. Y, lo que es quizá más importante, la mayor parte de los archiveros pueden adquirir conocimiento sobre otros archivos que participan en el mismo sistema, sobre su carácter y contenido; toda esta información puede recogerse con bastante facilidad en un centro. La mayor ventaja es la de la comunicación fácil y rápida entre todos los interesados. Los mensajes urgentes pueden telefonearse, los archiveros e investigadores pueden realizar visitas personales. De este modo las comunicaciones pueden realizarse a menudo con rapidez, considerando las ventajas que puede dar al sistema un equipo 178

informático, sencillo y dotado para las necesidades del centro. Los archiveros pueden visitar archivos participantes para recopilar información descriptiva. La clave de un sistema nacional de descripción divido en regiones, radica en un centro nacional con un auxiliar descriptivo colectivo nacional, las oficinas regionales envían peticiones que ellas no puedan atender, y así puede encontrarse en un archivo de otra región el documento solicitado. Si el auxiliar descriptivo colectivo regional contuviera los asientos descriptivos de todos los archivos de su región, y el auxiliar descriptivo colectivo nacional recogiera todos los asientos de los auxiliares regionales, se tiene un sistema perfectamente equilibrado. Una dificultad permanente constituye el financiamiento del sistema regional, puesto que los fondos necesarios han de obtenerse localmente. Otro inconveniente puede consistir en que los archivos especiales, económicos, seriales, grupo de archivos que crecen en importancia en la medida que los archivos regionales perfeccionan sus sistemas de información, esporádicamente se incorporen a la organización y no se sientan beneficiados si lo hicieran. Los archivos públicos constituyen mayoría en las regiones, y no pueden satisfacer las peticiones individuales hechas a los archivos especiales. Si se tratase de incorporar los archivos especiales a los regionales o nacionales, se vería claramente que el sistema seguido resulta inadecuado, debido a la escasez de personal de este grupo de archivos. Las oficinas regionales pueden mostrar numerosos retrasos, lo cual repercute automáticamente en el nacio179

nal. El aumento extraordinario de los préstamos impone tal carga a las oficinas regionales que dificulta el funcionamiento del auxiliar descriptivo colectivo. Se propone que, a partir de una fecha determinada, todos los auxiliares descriptivos colectivos regionales contengan: a) Asientos de documentos que los archivos podrían comunicar a las oficinas de los archivos regionales. b) Asientos de todos los documentos especiales, con acceso restringido y los adquiridos, inclusive los que figuran en corpus documentales. Estas propuestas tendrán por resultado que se corrija el retraso de los auxiliares descriptivos colectivos y se preste mayor atención a las oficinas regionales, que aspiran a poseer, a disposición del público, un ejemplar reprográfico de todos los documentos que figuran en el auxiliar, y a formar parte del sistema de préstamos entres archivos. Estimamos, en términos generales, que la organización regional tiene ventajas indudables sobre todo cuando se trata de extensos territorios. Especialmente si advertimos la tendencia en diversas regiones, actividades que podemos llamar “planes de especialización por materias”, con los cuales se intenta adquirir, merced a una división de funciones, todos los asientos importantes referidos a temas concretos. Los centros archivísticos regionales considerarían como parte de sus funciones fomentar la coordinación de las adquisiciones. Consideramos muchos factores a favor del sistema regional, las ventajas positivas son muchas y variadas. Existe también otra ventaja :es el hecho que mediante la descentralización de los préstamos se puede frenar el 180

aumento del auxiliar descriptivo colectivo nacional y delimitar con claridad las actividades de la oficina central. El peligro de que las peticiones se tramiten mecánicamente es sin duda mayor en un auxiliar descriptivo colectivo nacional, sobrecargado de trabajo, que en las oficinas regionales.

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SISREDAR

Número: ejemplo: i5/2000/1. Numero de inventario, año, sección. Título: Programa SISREDAR. Duración: ejemplo: Dos años (24 meses). Sector: Información y Desarrollo de Archivos. Agencia de Pertenencia: ejemplo: Ministerio de Gobernación. Agencia receptora: ejemplo Banco Nacional. Fecha del auxiliar descriptivo: 1º de setiembre de 2000.

BREVE DESCRIPCIÓN El Programa Red de Archivos (SISREDAR), tiene como objetivo fortalecer los procesos de coordinación, investigación e información, entre grupos de sectores sociales, canalizando el acceso, el intercambio y la democratización de la información y ampliando y profundizando la

discusión sobre las diferentes temáticas del desarrollo sostenible a nivel nacional. Comunicaciones El manejo y el acceso a la información, significa el medio de transformación de las sociedades. Este proceso desarrolla una sociedad de la información que tiene necesidades crecientes de comunicaciones, más eficientes y a un costo menor.

LA ESTRATEGIA DE LA SISREDAR LA SOSTENIBILIDAD COMO PRINCIPIO El plan de la SISREDAR, contiene los elementos fundamentales de la estrategia de desarrollo de la administración pública en general, que se basa en dos principios fundamentales: 1.- La mayor difusión para el mayor número, para permitir constituir una sociedad integrada por mayores oportunidades. 2.- Lograr un desarrollo constante, para garantizar las mayores oportunidades permanentes de las generaciones presentes y futuras. Estos principios se sostienen en los lineamientos: Primero: lograr una sociedad integrada por la información. Segundo: lograr la integración de la información hacia la sociedad circundante en primera instancia. Tercero: lograr un desarrollo armónico. Cuarto: lograr transparencia de las formulaciones documentales. 183

La política documental busca desarrollar acciones con un tratamiento integral de los problemas documentales en áreas relacionadas. La primera es la promoción de un cambio de actitud frente a los problemas documentales. Se busca promover modificaciones en las formas de administración de las instituciones públicas, a fin de elevar el grado de conciencia sobre los problemas archivísticos y promover una genuina actitud de responsabilidad ante tales problemas. La segunda es el manejo y uso de recursos de información, se busca atender problemas en el ámbito de la conservación, el control y prevención de la degradación documental, orientada a contener o revertir los problemas de degradación del medio ambiente, ocasionados por la mala disposición de desechos y restauración de los recursos de información.

EL SISTEMA SISREDAR Concordante con el objetivo de cambiar el estilo de desarrollo social, se hace necesario crear una red de archivos (SISREDAR) como un mecanismo que permita la expansión de la descripción colectiva, enmarcando a los diferentes sectores de la sociedad, que puedan participar de las tareas que demanda ese cambio de dirección. La SISREDARtiene como objetivo coordinar y ejecutar acciones y programas tendientes a promover el desarrollo y mejoramiento de la calidad de información, garantizando una amplia participación de todos los sectores de la sociedad.

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Sus funciones abarcarían el velar por la aplicación de políticas y programas tendientes a lograr las condiciones de información y documentales necesarias para que se dé un desarrollo armónico. La SISREDARestaría constituida por la representación de diferentes sectores organizados de la sociedad, abocados al consumo de información de archivos a saber: – Sector público, – Sector productivo, – Sector académico, – Organizaciones no gubernamentales. Sus funciones se detallan a continuación: 1.- Concertar y mantener el diálogo permanente entre los diferentes sectores de intereses que componen a la SISREDAR, interesados en los temas, programas y proyectos relacionados con el desarrollo de la información en la región. 2.- Recomendar acciones o estrategias de desarrollo archivístico a ejecutar en los diferentes sectores de la SISREDAR. 3.- Promover la creación de mecanismos de consulta pública y diálogo para concertar acciones de todos los sectores de la sociedad en necesidad del consumo de información de los archivos. 4.- Coordinar con organismos internacionales homólogos, a fin de intercambiar experiencias mutuamente beneficiosas. 5.- Fomentar la creación de mecanismos que garanticen el acceso de toda la población a la información sobre: a) Los auxiliares descriptivos elaborados en la SISREDAR. b) Los programas y proyectos ejecutados y en ejecución por los sectores público y privado. 185

c) El uso de los recursos de cooperación nacional, regional o internacional tanto en el sector público como en el privado. 6.- Promover la creación de comisiones técnicas consultivas para que le asesoren en problemas o proyectos específicos del tratamiento de la información depositada en los archivos.

DESARROLLO SOSTENIBLE Y COMUNICACIÓN En 1992 se llevaron a cabo las reuniones de las naciones del mundo en Río de Janeiro, para discutir acerca del futuro de la humanidad y los problemas que los seres humanos han ocasionado al planeta. En esa reunión, conocida como la Cumbre de la Tierra, se discutió una agenda que hoy, es llevada a cabo por casi todas las naciones del planeta. La agenda 21, plantea una serie de medidas para promover un desarrollo más sostenible, más justo y más limpio. Dentro de los temas tratados, se discutió la necesidad de establecer mecanismos de comunicación y vinculación entre todas las organizaciones o individuos que estén involucrados con el desarrollo sostenible. El capítulo 40, de la agenda 21, establece lo siguiente: Para la adecuada administración del desarrollo sostenible se requiere información precisa, por lo que es necesario reforzar los mecanismos de procesamiento e intercambio de datos, así como ampliar el rango de información.29 Por eso las comunidades, las organizaciones internacionales, las ONG’s, así como 29 Negritas del autor.

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el sector público y el privado de todos los países deberían realizar inventarios de datos documentales, de recursos y de desarrollo, tales como los referentes al aire de las ciudades, el agua dulce, el recurso tierra, la desertificación, la degradación de los suelos, la diversidad biológica, los océanos y la atmósfera. También deben recopilar datos sobre demografía, la urbanización, la pobreza, la salud y el derecho de acceso a los recursos, entre otros. Prácticamente estamos hablando de un mejor sistema de control de información procesada, que en un buen número son básicamente información almacenada en los archivos, considerando lo expuesto como una razón suficiente, entre muchas, para crear las redes de archivos y lograr las descripciones colectivas regionales. Las organizaciones no gubernamentales por su parte, reunidas en Río de Janeiro en 1992, plantearon el problema de la comunicación y vinculación electrónica de la siguiente manera: El derecho a la libre comunicación es un derecho humano básico y una necesidad para el desarrollo sostenible. El acceso a la información es esencial para un proceso decoroso consciente en todos los niveles. Los gobiernos y las instituciones internacionales deben garantizar a todas las personas el derecho a comunicarse, recabar, dar forma, distribuir e intercambiar toda la información que deseen sin arriesgar su propia seguridad. Toda persona debe tener acceso a los medios materiales y culturales, incluidos los servicios básicos de correo y teléfono, para comunicarse con sus colegas a nivel local y mundial. Lamentablemente, en muchos países del Sur, estos servicios están en proceso de deterioro. 187

Logrando interpretar este marco que se transforma en teórico, se hace necesario generar la mayor cantidad de redes de archivos, de bibliotecas, de centros de documentación y de información; las mismas que podrían en un futuro próximo, integrarse a un programa más ambicioso. Pero consideramos primero que se debe resolver la descripción colectiva regional, nacional, continental, promoviendo la conectividad entre usuarios y proveedores de información adecuada a los intereses de investigación. La relación de proveedores de información- SISREDARusuarios, debe ser observada en forma sistemática, en la medida que existe y se desarrolla una interacción entre todas las partes. Las instituciones pueden establecer relaciones con la coordinación de la SISREDAR. La SISREDAR se transforma en un medio por el cual, instituciones, organizaciones, grupos e individuos tienen el espacio necesario para discutir aspectos importantes sobre el desarrollo de la información. Unos de las mejores perspectivas que tiene la SISREDAR se deposita en el desarrollo de la world wide web. Aun son muy pocas las instituciones archivísticas que han logrado colocar información en línea, que pueda ser consultada por diversos usuarios a través de la red Internet. Debemos considerar que en general la red Internet dispone de un directorio que presente al usuario direcciones (url) electrónicas en diversas áreas o temas específicos, por ejemplo sobre la SISREDAR, o servidores o bases de datos en línea que puedan ser conectadas y accedidas vía remota.

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Los obstáculos probables que se encuentren en la formulación de la descripción colectiva, en la generación de redes de archivos probablemente observemos: 1.- Falta de mecanismos de coordinación. 2.- Falta de mecanismos de comunicación. 3.- Falta de colaboración entre las diversas instituciones involucradas en la SISREDAR para lograr la descripción colectiva. 4.- Las instituciones proveedoras de servicios de comunicación electrónica no tienen la capacidad de ofrecer, promover, capacitar y brindar asistencia técnica y seguimiento adecuado a usuarios de la sociedad civil y otros usuarios que no tienen una alta capacidad técnica. Las sociedades actuales tienen muchos problemas que resolver y su desarrollo es muy complejo e interactivo, avanza aceleradamente cada hora. La ciencia y la tecnología parecen estar al servicio del ser humano para satisfacer sus necesidades. Las telecomunicaciones permiten acortar significativamente las distancias. El impacto de dar a conocer información, desarrolla y transforma en la percepción de las cosas, crea verdaderos movimientos informáticos. Esta información debe manejarse dentro de formatos de acceso fácil y que cumplan un papel de transformación. Surge la necesidad de establecer la SISREDAR, que vincula a los organismos que disponen de información (proveedores de información), que se liga con quienes la necesitan (usuarios), utilizando como plataforma de comunicaciones la red Internet u otros medios. Esto permite al usuario que busca información, disponer de datos sin tener que salir de su domicilio y que en algunos casos le llevaría semanas intentando localizar. 189

LA

COMUNICACIÓN DE DATOS

La última etapa del trabajo archivístico consiste en la difusión de la información, la comunicación de datos mediante los sistemas disponibles. Básicamente son cuatro los estratos que entran en juego en un archivo moderno: El desarrollo de los medios de comunicación. La comunicación se considera como el movimiento de información desde un punto de origen o emisor, pasando a través de un medio, hasta llegar al punto de destino o receptor. Esto nos lleva a la comunicación de datos, como traslado de información codificada a través de un medio electromagnético. La primera forma de comunicación por medios eléctricos, considerada de datos, corresponde al telégrafo en 1850. Se utilizó un dispositivo provisto de teclado manual. La cantidad de datos posible de transmitir fue de un carácter, cinco puntos y rayas, 5 bits por segundo. Una década después, los mecanismos de impresión aumentaron la velocidad a 10 y 12 bits por segundo. En 1875 se inventó la multiplexión, medio de enviar simultáneamente seis mensajes telegráficos en una sola línea; incrementando la velocidad de datos a 100 bits por segundo. La invención del teléfono inició el enlace de comunicación en cadena, elevando la transferencia de información a 2.000 bits por segundo. Veinte años más tarde, al igual que el telégrafo, se perfeccionó la multiplexión telefónica. Este avance posibilitó que una línea física atienda a 12 unidades telefónicas, transportando más de 24.000 bits por segundo. En 1945 se inauguró el cable coaxial, con 600 canales de voz. Cada canal contaba con la capacidad de transpor190

tar mensajes separados sin interferencia de los otros canales. Una década después, la aplicación de microondas como enlace triplica la cantidad de información, transmitiendo señales por medio de cadenas de estaciones terrenas de transmisión. Posteriormente, los satélites reemplazan a los medios de enlace ya tradicionales. En la actualidad, los sistemas de redes y el desarrollo de los rayos láser, la incorporación de los cables ópticos, logran comunicaciones de alto nivel. Las necesidades sociológicas para la comunicación de datos, desarrollan al ritmo de la ciencia, generando constantemente nuevas necesidades. El mantenimiento de información, sea científica o comercial, se convierte en uno de los problemas de mayor magnitud, resuelto en gran parte, pero del todo con la comunicación de datos. Permitiendo incluso, una actualización automática mediante la aplicación de bancos de datos. La explosión de la información es de tal magnitud, que requiere la aplicación de ordenadores para almacenarla y brindar acceso. La comunicación de datos logra acumular gran cantidad de información. La tecnología informática. El desarrollo de los distintos aspectos de la informática y sus aplicaciones tecnológicas, influyen al desarrollo de los sistemas de comunicación de datos. La disminución del costo de los circuitos de lógica y memoria, da lugar al masivo uso de la integración a gran escala o LSI. El desarrollo de los dispositivos periféricos es influenciado por la disminución de costos electromecánicos. La miniaturización y costo reducido de los circuitos lógicos,

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posibilita la construcción de controladores, sin costo adicional, e incrementa la alta capacidad a estas unidades. El acceso interactivo a los computadores fue un ideal y la tecnología lo está posibilitando. El desarrollo de los multimedia es un logro. Los enlaces de comunicación por medio de microondas y satélites desarrolla constantemente, logrando cada vez mayor eficiencia. La tecnología informática y comunicaciones ha logrado un avance acelerado. El costo de transferencia de información ha incrementado notablemente. El desarrollo científico. La comunicación de datos se utiliza para brindar acceso a grandes cantidades de información y obtener mayores utilidades, compartiendo las características de dispositivos periféricos. Es labor de los ordenadores, aplicados a la comunicación de datos, logrando así una permanente actualización de la investigación y facilitando el desarrollo científico. La conjunción de estos estratos, determina la importancia y el fundamento del desarrollo de la comunicación de datos.

LOS

BENEFICIARIOS PREVISTOS

Lograr la vinculación y la comunicación de instituciones y personas físicas que trabajan en el campo de la información de archivos. El programa plantea la acción de determinados factores:

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Usuarios de información de archivos y comunicación Son quienes demandan la información y la consumen: – Instituciones gubernamentales, – Organismos internacionales, – Organismos no gubernamentales, – Grupos de base, – Universidades, – Centros de investigación, – Empresa privada. Proveedores de información y comunicación Son quienes ofrecen información relacionada con el quehacer del desarrollo archivístico, establecemos algunas categorías: – Instituciones gubernamentales, – Organismos internacionales, – Organismos no gubernamentales, – Grupos de base, – Universidades, – Centros de investigación, – Empresa privada.

ESTRATEGIA DEL PROGRAMA ASPECTOS GENERALES La SISREDAR utiliza como base, el intercambio de información archivística y la comunicación. Para ello, la red Internet sirve como plataforma de comunicaciones, logrando entrelazar a proveedores y 193

usuarios de información. Asimismo, promueve la participación de personas interesadas en resolver, plantear y discutir problemas y soluciones relacionados con la problemática archivística. Pero inclusive para lugares donde aún no se accede por Internet, la SISREDAR utilizaría todos los medios de comunicación disponible en el área, a fin de involucrar la participación de nuevos miembros a la SISREDAR, realizando actividades especiales como jornadas y congresos con posibles usuarios o proveedores de información que se encuentren en capacidad de ofrecer información de vital importancia y que no formen parte de la SISREDAR. Al emplear como plataforma de comunicaciones a la red Internet, se promueve una comunicación masiva por medio de la utilización de los servicios que posee dicha red, a saber: correo Electrónico, WWW, FTP, etc. De igual manera, se deberá dar capacitación a los nuevos miembros sobre el uso adecuado y eficiente de la red Internet.

METODOLOGÍA

DE TRABAJO

El proceso de colocar información en línea, contempla tres procesos importantes: 1.- La necesidad de establecer y desarrollar plataformas de comunicación electrónica. Cada archivo puede hacerlo. No se requieren grandes equipos. Para tal orientación se propone la creación del sistema de redes de archivos (SISREDAR). 2.- Lograr la vinculación de los archivos. Este proceso de interacción, se efectúa a través de la red Internet, logrando ventajas con respecto a los medios de comunica194

ción convencionales, debemos reconocer su supremacía sobre el fax, teléfono, telex, el correo terrestre, aéreo y marítimo y la mensajería. 3.- Una vez que los archivos, proveedores de información, coloquen sus recursos en línea, la tarea es generar procesos de pregunta-respuesta, de modo que los resultados puedan interpretarse y analizarse, desarrollando procesos de retroalimentación que permiten mejorar metodologías empleadas. Los recursos de información son captados por usuarios y otros proveedores de información. Originando nuevas demandas de información que son tomadas en cuenta para perfeccionar el diálogo de la información, permitiendo un desarrollo para la generación de nuevos recursos que ingresarán al sistema. No debemos dudar que con el desarrollo de los archivos, y la implementación de sus auxiliares descriptivos como fuentes de información serán recibidas por usuarios y proveedores, reutilizadas, analizadas y reinterpretadas. Permitiendo que la información analizada se conserve en la word wide web, generando valor agregado a estos recursos; o bien que la información pueda ser revaluada por la misma fuente.

CONTROL

DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

DE LA SISREDAR

Como pudimos observar en la descripción colectiva, los archivos son los reales proveedores de información y comunicación, por lo tanto son los responsables del contenido de la información que están en disposición de colo195

car en línea. El trabajo de crear la información, sea ésta de carácter administrativo, histórico, jurídico, científico, tecnológico, académico, etc., recae bajo la responsabilidad de las diferentes fuentes de información que conforman la SISREDAR.

ESTRUCTURA

ORGANIZATIVA DEL

PROGRAMA SISREDAR

El programa SISREDAR, debe constituirse básicamente por: – Un comité ejecutivo del programa; – Un equipo de trabajo y apoyo, tanto de la parte técnica, archivística e informática, como en la parte administrativa. – El cuerpo de archivos que conforman la SISREDAR. Objetivo de desarrollo Bajo las necesidades de promover el acceso, el intercambio y la interacción de instituciones e individuos en busca de información y comunicación relacionada con los documentos de archivo, el programa de la SISREDAR, plantea como su objetivo de desarrollo: Promover y facilitar el intercambio de información relacionados con el desarrollo sostenible, entre los diferentes usuarios y o proveedores de información, permitiendo el acceso a sistemas avanzados de comunicación, información y computación a nivel nacional, regional e internacional, mediante la interconexión del programa a la red Internet, acordes con los principios establecidos en la Agenda 21. 196

ESTRUCTURAS DE LA INFORMACIÓN

LA

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

UN ALTO porcentaje de archivos presta atención a los programas informáticos, exclusivamente para lograr un cuerpo descriptivo. Denominamos cuerpo descriptivo a aquellos trabajos descriptivos realizados por ordenadores, en los cuales, los modelos descriptivos realizados por otros medios, son modificados al adaptarse a las exigencias de los programas. El tiempo que se dedica a la descripción es el que más porcentaje ocupa entre las actividades del archivo. De ahí que la Informática puede prestar un enorme auxilio de gran rentabilidad. La elaboración de índices, de gran rigurosidad, exige conocimientos profundos sobre los documentos y tiempo de dedicación. Los ordenadores, como máquinas que son, no tienen autonomía de pensamiento, el éxito del trabajo depende del rigor con que se introduce información.

ACOPIO DE DATOS Para la recogida de datos, seguimos el modelo trazado para los trabajos de técnicas documentales, sobre los elementos del sistema. Los datos y elementos participantes del sistema se conforman en una sola base de datos, de modo que permite filtrar la información de acuerdo a las necesidades de inventarios, catálogos o listados. Estos datos, sin ser la ultima palabra, son:

DATOS

RELATIVOS A LA ENTIDAD

Entidad productora Dato histórico. Lugar donde el documento es creado, procedencia. La entidad productora debe ser necesariamente descrita en cualquier unidad documental, por ser un factor determinante del principio de procedencia. No confundir con PERTENENCIA.30 Oficina productora Dato histórico. Lugar específico donde el documento es creado, lógicamente que estará dentro de la jurisdicción de la entidad productora. Domicilio Dato relativo. Corresponde al domicilio de la oficina productora en su primera etapa. Posteriormente se modifica al lugar donde se encuentra en custodia, puede ser un archivo sectorial, jurisdiccional, intermedio o general. 30 Ver Técnicas documentales del mismo autor.

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Responsable Dato optativo. Responsable donde se encuentre custodiado el documento una vez finalizado el trámite. Optativo en cuanto a responsabilidades administrativas, no como información del documento en sí. Pertenencia Dato relativo. A diferencia de oficina productora, el documento puede concluir su gestión en una entidad distinta a la original, por lo que deja de pertenecer a la entidad creadora, para pertenecer a la entidad receptora de la comunicación. El principio de pertenencia determina el grado de responsabilidad del poseedor del documento. Datación Dato repetible; dato opcional. Lugar y fecha de creación del documento. La fecha se incorpora de acuerdo a normas establecidas para los distintos países, en modalidad castellana será dd-mm-aa, día, mes, año. Norma legal Dato opcional: Se establece cuando existen normas específicas para la elaboración del documento, inclusive las normas ISO. Observaciones Dato opcional. Relativos a la institución. Cambios de nombre, instituciones muertas o históricas. Instituciones multinacionales.

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DATOS

RELATIVOS AL DOCUMENTO

Clasificación Fondo Dato histórico. Nombre general de toda la documentación producida por una entidad y que se considera en su magnitud. Caracterízase al fondo como todo producto documental producido por una persona jurídica. Grupo Dato histórico. Nombre que se da a la unidad mayor en la que se puede dividir un fondo documental. La elasticidad de estas definiciones nos permite una aproximación a cualquier tipo de entidad. Sub-grupo Nombre que se le da a la unidad mayor en que se puede dividir un GRUPO. Sección Dato opcional. En la escuela española de archivos se utiliza más el término SECCION para lo que significa grupo en el habla anglosajona. En el presente trabajo utilizamos la palabra sección como un auxiliar de división de los subgrupos, a utilizarse cuando la estructura orgánica a la que pertenece el documento es de una magnitud mayor o representa excesivas subdivisiones.

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Sub-sección Dato opcional. Al igual que el término sección, utilizado para el presente trabajo, como una división menor en las estructuras orgánicas, a fin de lograr una clasificación mejor argumentada. Serie Dato histórico. Unidad intermedia. Una o más series conforman el sub-grupo o la sub-sección, de acuerdo al volumen. Se identifica por estar compuesta por un mismo tipo documental. Tipo documental Dato histórico. Especie a la que pertenece el documento que se describe. Tipo documental: la tipología diplomática es preciso manifestarla. La consulta. La tipología jurídica, al tratarse de documentos lato sensu, es necesario precisarla.

DATOS

RELATIVOS AL DOCUMENTO

Para uso interno Pieza documental Dato opcional. Cada elemento más simple que compone un expediente o una serie. Opcionalmente se encuentran en archivos o colecciones Piezas de valor que ingresan en la descripción.

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Colección Dato opcional. Equivale a grupo documental y encierra más un propósito de información que de actividad propiamente dicha. Contenedor Dato histórico. Forma en que son reunidos los tipos documentales al ser archivados. Para algunas corrientes contenedor significa formato. En este término se especifican tanto en lo referente a volúmenes como a unidades archivables. Soporte Dato histórico. Tipo, material, o forma donde se encuentra impregnada la información. Signatura topográfica Dato interno. Lugar en el que se encuentra el documento. Adoptamos el sistema por: – Sala, – Estantería, – Estante, – Anaquel. Identidad Se refiere a las formas de identificación del documento, por orden numérico, alfabético o alfanumérico. Datación Dato repetible. 202

Fechas tope Refiere a las fechas tope de las unidades de documento.

DATOS

RELATIVOS AL DOCUMENTO

Información Auxiliar descriptivo Dato histórico. Tipo de auxiliar descriptivo en que figura la información del documento. En este punto es necesario crear sub-campos, especificando los auxiliares descriptivos que utiliza el archivo, como listados, prontuarios, inventarios, sumarios, catálogos, índices, tesauros, guías, etc. Valor administrativo Dato relativo. Valor de vigencia de la información calificada al documento con fines y servicios administrativos. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la información. Valor legal Dato relativo. Valor de vigencia de la información calificada al documento con fines y servicios legales, o que son respaldados por otros documentos legales. Este campo es realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la Información; se incluye un subcampo para especificar la norma legal cuando la hay.

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Valor contable Dato relativo. Valor de vigencia de la información contenida en el documento con fines y servicios contables, o que fueran respaldados por otros documentos de contabilidad. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que pueda tener la información, incluyendo norma legal-contable cuando tal existe. Valor fiscal Dato relativo. Valor de vigencia de la información contenida en el documento con fines y servicios fiscales, o que fueran respaldados por otros documentos del mismo tema. Realizado en números de acuerdo a los años de vigencia que puede tener la información, incluyendo norma legal-fiscal cuando tal existe. Valor científico Dato relativo. Valor vigente de la información contenida en el documento con fines y servicios científicos. Realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que puede tener la información. Las ramas científicas deber ser codificadas de acuerdo a normas vigentes en cada lugar. Valor técnico Dato relativo. Valor de vigencia de la información contenida en el documento con fines y servicios técnicos. Realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que pueda tener la in-

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formación. Las ramas técnicas deben ser codificadas de acuerdo a normas vigentes de cada lugar. Valor tecnológico Dato relativo. Valor de vigencia de la información contenida en el documento con fines y servicios tecnológicos, realizado en números de acuerdo con escala establecida o expresada en años de vigencia que pueda tener la información. Las ramas técnicas deben ser codificadas de acuerdo a normas vigentes de cada lugar. Promedio de vigencia Promedio realizado sobre valores otorgados en los campos anteriores. El valor promedio no debe ser menor de los otorgados ni mayor.

DATOS

RELATIVOS A LA INFORMACIÓN

Valor evidencial origen funcional Dato histórico. Función administrativa o actividad que motiva la generación del tipo documental. Valor evidencial del programa sustantivo Dato histórico. Si el DOCUMENTO es generado por algún plan, proyecto o programa especial, relacionado con las actividades de la institución o entidad, citar el programa.

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Valor evidencial temático Dato histórico. Tema al que se encuentra referido el DOCUMENTO. Valor informativo científico Valor informativo científico formal Dato histórico. Si los documentos aluden a temas científicos, es necesario formar dos subcampos, uno referido al valor en sí, interpretado en años de vigencia o escala establecida, y otro referido al tema concreto sobre el cual se informa. Valor informativo científico aplicado Dato histórico. Ídem ant. Valor informativo científico natural Dato histórico. Ídem anterior. Valor cultural Valor cultural referente a personas Dato histórico. Ídem anterior. Valor cultural referente a cosas Dato histórico. Ídem anterior. Valor cultural referente a eventos Dato histórico. Ídem anterior.

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Valor cultural referido a fenómenos Dato histórico. Ídem anterior. Valor tecnológico Técnico Dato histórico. Ídem anterior. Administrativo Dato histórico. Ídem anterior. Contenido sustantivo Dato histórico. Resumen. Tipo de resumen. Consideramos tres subcampos de referencia para la información sobre personas, lugares y materias: Onomástico: los nombres completos de las personas indispensables a las que haga referencia el documento. Optaremos por la ortografía moderna. Topónimo: se expresan los nombres que hacen referencia a lugares cuya precisión es indispensable. Descriptores: la pluralidad de asuntos tratados en los documentos, sobre todo con relación a los poderes públicos y su administración, implica emplear una enorme cantidad de descriptores. Anexos: existen documentos que acompañan al tipo documental y se conservan en él. Se trata de testimonios o que dieron origen o son consecuencia.

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ESTRUCTURAS DE LAS BASES DE DATOS

SÍNTESIS Y REQUERIMIENTOS UN SISTEMA de gestión de bases de datos es un molde en el cual un ordenador contiene y manipula datos incorporados. Es una colección de información organizada y presentada para servir a un propósito específico. Uno de los ejemplos más familiares de bases de datos para el archivero, es el inventario. La base de datos contiene nombres, características, ubicación y números de documentos. Cada uno de estos datos tiene muy poco valor por sí mismo. Son útiles únicamente cuando están relacionados con una característica del documento. La información es presentada de una manera que hace fácil su localización en el texto y en el depósito de documentos. Generalmente, en un inventario, los tipos documentales son presentados en orden alfabético, de forma que se puedan encontrar fácilmente. Si se encuentra el nombre del tipo documental, se encontrarán las característi-

cas y hasta el contenido. El nombre es la clave para usar el inventario. El elemento común en el inventario, catálogo, índice, o los auxiliares descriptivos, es la información organizada, presentada de forma que sea fácil de encontrar mediante el uso de una clave. En otras palabras, la información que puede ser presentada como una tabla (filas y columnas) es una base de datos. El ordenador no hace nada que no pueda hacer el ser humano. Pero ayuda a hacer las cosas rápida, prolija y fácilmente. Es una herramienta para ayudar a realizar cosas que no serían prácticas sin ellos. Una base de datos puede contener una enorme cantidad de información. Para obtener un verdadero beneficio de un ordenador se necesita tener mucha información, no se justifica en pequeños inventarios. Se añade, inspecciona, elimina, o cambia la información fácilmente. En las actividades diarias de una institución, se añade y sustrae información disponible, modificándola, seleccionando la que se necesita e ignorando lo innecesario. Esta actividad es básica en el proceso del pensamiento. Pero, registramos toda información que estamos acostumbrados a tener, donde podemos verla y tocarla, dentro de una base de datos informatizada. Lleva algo que pensar, un poco de planificación, y adquirir algunos conocimientos. Se necesita saber cómo crear, cómo utilizar y cómo cambiar ese almacén de información. Se aprende una nueva función, un conjunto nuevo de mecanismos para una máquina nueva, diseñada para prestar apoyo a los esfuerzos por procesar información.

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Para familiarizarse con las bases de datos, tomamos en cuenta: – Cómo planificarlas, – Cómo hacerlas, – Cómo utilizarlas, – Cómo cambiarlas. Un sistema de gestión de bases de datos es un producto software que se encarga de todos los detalles involucrados en una base de datos, y permite utilizar, manipular y cambiar los contenidos de la base de datos. El emplear inventarios, catálogos, listas y almacenamiento, corresponden l sistema de gestión de bases de datos. En los archivos, y en particular en los archivos de investigación, no está permitido el acceso a los estantes donde se guardan los documentos. Para conseguir un documento hay que consultar el fichero.

BASE

DE DATOS INFORMATIZADA

Si se va a realizar un inventario en forma mecanografiada sobre papel, empezamos por: – Mecanografiar una página para el título. – Determinar el espacio de las columnas. – Mecanografiar las cabeceras de columnas, tales como tipo documental, fechas tope, contenedor, etc. Con una base de datos, esto no es opcional: – Se da un título a la base de datos. – Se determina el tamaño de cada columna. – Se asigna a cada columna un título de columna.

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TERMINOLOGÍA SOBRE BASE DE DATOS El inventario está dispuesto generalmente en filas y columnas. En informática, las filas se llaman registros y las columnas se llaman campos. Los títulos de las columnas son los nombres de los campos. La clase de información almacenada en los campos es el tipo de campo. El título de la base de datos es el nombre del fichero. El registro Esta entrada es un registro: Decretos Gobierno Nacional 1992

E15,e3,a5

Las partes de la información que completan un registro se ven horizontalmente, visualizadas en filas a través de la página. El campo Si dibujamos líneas verticales entre los nombres y las fechas y entre las fechas y los números ubicación, aislamos columnas con información similar. Estas columnas se llaman CAMPOS. El nombre del campo Los títulos de las columnas nombre, dirección y número se llaman NOMBRES DE CAMPO.

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El tipo de campo Todas las columnas en las bases de datos contienen datos de caracteres. Reglas para nombres de fichero Los ordenadores tienen reglas definidas y limitaciones asombrosas. Si realizamos el inventario en forma mecanografiada, le daremos el título que le corresponde. V.gr. Inventario de remisión del archivo central. La versión en computadora debe tener un título. El título es su NOMBRE DE FICHERO. Cumple estas reglas. – Sólo puede contener letras y números. – Es preferible emplear pocos caracteres. – Es preferible no emplear espacios en blanco intercalados. Algunos ejemplos de nombres de ficheros son: CAPIT -01 DOCENTES INVEN -93

Además, el NOMBRE DE FICHERO es precedido frecuentemente por el símbolo que identifica la unidad de disco que se está utilizando (prompt). Una unidad de disco se identifica por una letra seguida de dos puntos, A:_ por ejemplo. A:_ CAPIT-01. El fichero está en la unidad A. B:_DOCENTES. El fichero está en la unidad B. C:_INVEN-93. El fichero está en la unidad C. Es preferible elegir nombres de fichero que cumplan una función mnemotécnica, que ayuden a recordar de qué se trata la base de datos.

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NOMBRE DEL CAMPO Las cabeceras de columnas o campos corresponden a cada una de las columnas de la base de datos. En algunos sistemas los NOMBRES DE CAMPO tienen reglas similares a las de los NOMBRES DE FICHERO. Un NOMBRES DE CAMPO: – Preferible no emplear más de diez letras o números. – Preferible no emplear espacios intercalados. – Tiene que comenzar con una letra. Esto depende del software que se escoja, en la actualidad, algunos sistemas ofrecen una variedad de alternativas, pero, partimos siempre del primario para llegar a conocer mejor nuestra situación y capacidad.

TIPO DEL CAMPO El ordenador maneja diferentes tipos de datos en forma diferente. Por tanto, necesitamos decirle qué clase de datos contiene cada columna. Esto se llama TIPO DEL CAMPO o el tipo de datos. Cada campo puede ser de uno de estos cinco tipos: – CHARACTER – DATE – MEMO – LOGICAL – NUMERIC

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LONGITUD DE LOS CAMPOS Se le indica al ordenador qué longitud ocupará cada columna. Esta longitud, generalmente se mide por dígitos, es decir, el espacio que emplea una letra para su representación. La longitud del campo corresponde entonces a la cantidad de dígitos mecanografiados que puede contener el campo.

UTILIZACIÓN

DE LA BASE DE DATOS

La mayoría de los gestores modernos de bases de datos tienen dos modos de operación, el modo de órdenes y de menús. La elección depende de la complejidad de las tareas, y de la frecuencia con la que utilice la base de datos. La base de datos puede tener la cantidad de registros y campos que le permite el programa y la capacidad de memoria del ordenador con el que se trabaja, por lo cual es necesario tener conocimiento del instrumento con el cual trabajamos, de sus capacidades y posibilidades; la imaginación para la solución de problemas es también esencial. Se pueden almacenar una enorme cantidad de bases de datos, de acuerdo con las capacidades del ordenador. La estructura de la base de datos está determinada por la definición de los campos (COLUMNAS). Normalmente a los archivos que guarda el ordenador, el sistema les incorpora una extensión de uno a tres dígitos después de un punto, para identificar sus archivos, v.gr. DBF para los archivos del DBSE, fw para frame-

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work, exl para el exel, etc. Esta extensión del fichero indica a los programas cómo tratar un fichero determinado. Los ordenadores más actualizados imprimen la fecha de la última actualización o que se realizó el último cambio el fichero. Esta fecha se obtiene del calendario interno del ordenador. Una vez creada la base de datos, se pueden añadir, en cualquier momento, nuevos registros. Para ser útil, nuestro inventario tiene que contener datos que sean de interés para el usuario del archivo:

ENTIDAD

PRODUCTORA

– Dirección General – Departamento – Oficina productora – Unidades de conservación – Cantidad metros – Cantidad unidades – Nombre de la serie – Observaciones – Tipo documental Estos elementos se convierten en columnas (campos) en la base de datos. El primer paso es asignar un nombre de fichero a la base de datos. Elegimos el nombre INVENTAR, como cualquier otro, por inventario de documentos de la sala A, que resulta muy largo y contiene espacios en blanco en su interior. El término INVENTAR es descriptivo y tiene ocho caracteres de longitud. Definimos cada uno de los campos de la base de datos. La definición de los campos forma la estructura de la base de datos. Cada definición de un campo consiste en: 215

– Nombre de campo, – Tipo de campo, – Longitud de campo. Entidad productora es el nombre del campo para la columna que contiene el nombre de la institución. Es un campo de caracteres cuya longitud dependerá del nombre de la institución.

DIRECCIÓN

GENERAL

Es el nombre del campo para la columna que contiene los nombres de las distintas dependencias de la institución. Es un campo de caracteres cuya longitud dependerá del nombre de las dependencias institucionales de acuerdo con el organigrama. Y así sucesivamente con los demás datos. Cuando los datos de definición de la base de datos INVENTAR han sido introducidos, se pueden introducir datos en este formulario igual que si se estuviese usando una máquina de escribir.

INTRODUCCIÓN

DE DATOS

La entrada de datos comienza en la parte izquierda de cada campo. Normalmente si el campo es de caracteres, los datos permanecen en el extremo izquierdo, semejante a lo que vemos cuando mecanografiamos un trozo de papel. Esto se llama ajuste por la izquierda. Los campos de caracteres están ajustados a la izquierda.

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En los campos numéricos la entrada de datos también comienza en el extremo izquierdo. Sin embargo, cuando se pulsa return, el número automáticamente se mueve al extremo derecho del campo. Esto se llama ajuste por la derecha. Los campos numéricos están ajustados a la derecha. No está permitido introducir letras en un campo numérico. En muchos casos habrá una gran cantidad de datos que introducir en la nueva base de datos. La mayoría de los ARCHIVOS, por ejemplo, tienen más de quince campos en sus necesidades de información. La parte de entrada de datos será la parte que más tiempo consume en la utilización de la base de datos. La entrada de datos se hace a velocidad humana, su recuperación se efectúa a la velocidad de la computadora. Mientras se introducen datos, se pueden usan las teclas de cursor para moverlo a cualquier parte del área de entrada de datos. Esto permite retroceder a un carácter previo o a un dígito y volver a introducirlo tecleando el nuevo valor sobre el anterior. Se puede incluso retroceder a un registro anterior. Si se hace esto, se puede volver al primero o al último registro. Si por alguna razón nos salimos de introducir nuevos registros antes de terminar, se pueden añadir registros a continuación del punto indicativo. Uno de los objetivos de un inventario consiste en probar la existencia de la documentación. Los fines secundarios se constituyen básicamente: – Recuperación del documento y de la información, como fin útil. También se la denomina como búsqueda. – Control. Que permite realizar una compulsa de documentos para su comprobación, en caso de extravío o 217

entrepapeleo. Es recomendable realizar un control trimestral, como mínimo. Cada paso de este proceso proporciona una oportunidad para un error. Por otra parte, si hemos hecho el inventario con el ordenador podemos obtener inmediatamente un resultado libre de errores. Con la base de datos informatizada nuestra única posibilidad de cometer un error ocurre durante la entrada inicial de datos. Con el método manual podríamos cometer un error cada vez que utilizamos un registro.

INFORME

ESTÁNDAR

La mayoría de los sistemas de gestión de bases de datos tienen generador de informes incorporado para preparar los informes sobre la base de datos. Un informe sobre la base de datos se prepara con formularios de informes. Un formulario de informes se salva en el disco y se puede utilizar repetidas veces. Un formulario de informes es un fichero de disco y, por lo tanto le corresponde un nombre de fichero. Las reglas para los nombres de los ficheros de los formularios de informes son las mismas que para los nombres de fichero de las bases de datos. Pueden tener una longitud de hasta 8 caracteres y no pueden contener espacios en blanco en su interior. Para ayudarnos a recordar a qué fichero de base de datos pertenece el formulario de informes, le nombraremos igual que la base de datos, INVENTAR. La computadora puede encontrar la diferencia entre INVENTAR, base de datos, e INVENTAR, formulario de informes. Cada fichero tiene una extensión, que identifica los 218

archivos. Los programas generalmente utilizan varios tipos diferentes de ficheros en disco, y tiene su propio sistema de etiquetados para mantenerlos identificados. Una vez que se ha introducido el nombre de fichero, normalmente el software o soporte lógico, nos guía a través del proceso de describir exactamente lo que se quiere incluir en el informe y cómo se quiere que aparezca. Cuando se trabaja con programas provistos de un menú, el nombre del menú activo y un elemento dentro del menú se iluminan en vídeo inverso. Se puede cambiar esta elección con las teclas de cursor. Para introducir o cambiar algo en cualquiera de los menús, primero escogemos la elección deseada utilizando las teclas de cursor.

GRUPOS DE INFORMACIÓN Todas las entradas de cada tipo documental, supuestamente están en registros adyacentes. Estos registros están agrupados según el contenido del campo tipo documental. Tengamos en cuenta que el informe realmente no reordena los datos, sólo formatea la salida cuando los datos similares están en registros adyacentes. Cabecera Este elemento especifica el título (opcional) de la columna. Longitud Este valor es la longitud de la columna que se imprime.

219

Cifras Este valor se utiliza sólo para los campos numéricos. Totales Si se elige hacer los totales, los campos totalizados se subtotalizan por grupos. Si efectuamos un inventario con papel y lápiz, consumimos considerablemente el tiempo, sobre todo haciendo cálculos finales. Cuando efectuamos el mismo inventario en una base de datos, los resultados finales están disponibles en pocos segundos. Reducimos significativamente los riesgos de error. Todo esto es posible sin saber nada sobre ordenadores.

OBJETIVOS

INMEDIATOS, RESULTADOS Y

ACTIVIDADES

Consideremos como objetivos inmediatos, resultados y actividades de la SISREDAR: Objetivos inmediatos Identificar y determinar a los usuarios y proveedores de información y los sistemas de comunicación electrónica, elaborar acuerdos, convenios o medios de vinculación. Se traduce como resultado la consolidación de la puesta en marcha la SISREDAR, a corto plazo, de acuerdo a los estamentos de la planificación, en un período de 6 a 12 meses.

220

Las grandes ventajas de la red de redes, Internet, no deben ser desaprovechadas, menos aun en la medida que los costos de la aplicación de tecnología son regularmente asequibles, de esta forma se tiene acceso a la información y comunicación electrónica tanto a instituciones como usuarios eventuales. Si llegamos a esa forma de comunicación es conveniente elaborar un directorio con posibles usuarios y proveedores de información y potenciales de comunicación electrónica. Es necesario proceder a: – Enumerar instituciones y personas que trabajan en la búsqueda de información de la SISREDAR. – Actualizar el directorio en tiempos determinados, manteniendo al día la información a disposición de la SISREDAR. – Lograr el apoyo a la SISREDAR de organizaciones vinculadas, desarrollando foros de discusión, entrevistas, consultas personales y encuestas, que definan necesidades de información de los usuarios, así como la oferta de información que disponen los proveedores de información. – Identificar temas importantes sobre la descripción colectiva que demandan los diferentes grupos de usuarios. – Identificar recursos de información existentes en otros niveles, regionales o nacionales que permitan satisfacer las necesidades de los usuarios miembros de la SISREDAR. – Ejecutar actividades periódicas con todos los miembros la SISREDAR, con el fin de mejorar las relaciones y vínculos, por medio de actividades que promuevan el intercambio de información.

221

– Determinar necesidades de información de usuarios y proveedores de información en las áreas urbanas y rurales, así como de organizaciones: estatales, universitarias, de investigación, sociedad civil, no gubernamentales. – Crear una base de datos que contenga información referente a los usuarios y proveedores de información y que permitan apoyar el trabajo de coordinación del programa SISREDAR. – Iniciar acuerdos con instituciones que estén interesadas en proveer información al programa SISREDAR. Estableciendo un marco institucional de cooperación entre los diferentes equipos técnicos y políticos de universidades, gobierno, organizaciones no gubernamentales y empresas privadas. – Establecer mecanismos de negociación con archivos proveedores de información, que permitan el acceso de usuarios a su descripción colectiva. Estableciendo así mismo contactos con personas claves en cada una de las instituciones que forman parte la SISREDAR. Y negociar con las instituciones interesadas, la vinculación de información en línea por medio la SISREDAR. – Negociar con otras instituciones potenciales que dispongan de información vital para el conocimiento de los miembros la SISREDAR. Otro objetivo inmediato en el desarrollo de la SISREDAR consiste en definir, elaborar y establecer los mecanismos de comunicación, divulgación, capacitación y extensión de los servicios de la SISREDAR. Para lograr este objetivo será necesario utilizar la red Internet, como plataforma de vinculación y comunicación entre los diferentes miembros de la SISREDAR. Será necesario: 222

– Establecer mecanismos que permitan a la SISREDAR intercambiar información con otras redes de distintos niveles. – Definir parámetros estándares de presentación de información, de acuerdo con los diferentes servicios que dispone la red Internet. – Emplear espacios en medios de comunicación colectivos, para promover e incentivar las actividades que realiza la SISREDAR. Para este punto, será necesario negociar con diferentes medios de comunicación colectivos del país, espacios pagados o gratuitos, para la divulgación de las actividades que realiza la SISREDAR y también, promover el digesto para intercambio de información, a través de foros electrónicos o bien de boletines electrónicos. – Vincular la SISREDAR con las diferentes redes conectadas a Internet a nivel nacional, regional y mundial. – Conectar a través de la SISREDAR, a aquellas organizaciones que no tienen acceso a Internet. – Utilizar la red Internet como medio para la investigación. – Atraer a asociaciones, redes, y otros grupos de instituciones a la SISREDAR. – Ofrecer a los usuarios cursos de capacitación, que les permitan utilizar adecuadamente los servicios de la descripción colectiva, información y comunicación en sus distintas variantes que podría ofrecer la SISREDAR. Por otro lado es necesario tomar en cuenta estos aspectos que colaboran con el proyecto, como establecer actividades y mecanismos de promoción de los servicios que ofrece la SISREDAR. Para ello es conveniente:

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– Efectuar demostraciones periódicas a usuarios y proveedores de información electrónica, para lograr su vinculación la SISREDAR. – Diseñar metodologías de aprendizaje para el uso adecuado de los servicios, según el tipo de usuario. – Otorgar asistencia técnica a instituciones y personas vinculadas a la SISREDAR. Consecuentemente tendremos también un nuevo objetivo inmediato: considerar estrategias de autofinanciamiento que permita aliviar el presupuesto para el cumplimiento de los distintos programas y etapas de la planificación, así como la creación de mecanismos de evaluación periódica que permitan un funcionamiento eficiente, acorde con las necesidades que demanden usuarios y proveedores de información y los sistemas de comunicación. Para cumplir este objetivo sería razonable: – Otorgar espacios en las páginas de la SISREDAR, empleando tarifas determinadas, para divulgar información relacionada con los archivos que estén o no relacionados con la SISREDAR, y sobre todo para darle publicidad a la descripción colectiva. Lógicamente se efectuarán trabajos de montaje y edición informativa, a proveedores que utilicen la SISREDAR, con tarifas adecuadas. – Será necesario también, consolidar los trabajos desarrollados por la SISREDAR, por medio de la colaboración y cooperación de donaciones de fondos, equipo, personal humano y fuentes de información, de organismos nacionales e internacionales. – No está demás decir la necesidad de crear una dirección electrónica que funcione como buzón de sugerencias, que reciba críticas, sugerencias, comentarios, sobre los servicios y los formatos de la información. 224

PERSONAL El responsable principal, sea encargado, director, jefe de departamento, de un auxiliar descriptivo colectivo tiene una función extremadamente variada, la cual no sólo exige conocimientos especializados sino también facultades de organizador y ciertas cualidades de carácter. Deberá ser un profesional, capacitado para estimar en su justo valor las demandas que reciba de diferentes archivos e investigadores. Tendrá que contar con una buena preparación en Archivología: estar familiarizado con las técnicas de descripción, conocer a fondo la documentografía de que dispone, estar informado de cómo funcionan los archivos participantes y de las colecciones especiales que posean, conocer personalmente a los principales archiveros de los archivos participantes. Igualmente deberá poseer las cualidades necesarias para resolver los muchos y variados problemas de organización que se le irán planteando. Por último, debe ser un administrador hábil y práctico, capaz de inspirar confianza a sus diversos colaboradores. El número de los miembros del personal y su distribución dependen naturalmente de varios factores, tales como el volumen del auxiliar descriptivo, el uso que se hará del mismo y las funciones que deban desempeñar los empleados, 2 empleados por cada millón de fichas, sería lo adecuado. Si bien estos números varían, depende de las actividades que se atribuyan al auxiliar descriptivo. V.gr. el número de consultas a que tiene que atender el auxiliar descriptivo colectivo. 225

1.- Un coordinador responsable de todas la acciones de promoción, ejecución, implementación y evaluación del programa SISREDAR. 2.- Un técnico-especialista en sistemas, responsable del manejo y mantenimiento eficiente del nodo. 3.- Dos asistentes de programa, que colaborarán en las tareas administrativas y de apoyo técnico, así como en la promoción y documentación de la SISREDAR. 4.- Personal de apoyo, constituido por una secretaria que llevará a cabo labores de mecanografía y demás trabajo de apoyo de oficina. 5.- Consultores encargados de llevar a cabo la ejecución de diversas actividades que están relacionadas con el desarrollo de la SISREDAR, como levantamiento de diagnósticos, estudios de factibilidad, servicios legales, servicios de documentación, diseño de cursos de capacitación. Riesgos. Se toman en consideración, limitaciones especificas como: retraso en los procesos de negociación con proveedores de información, dificultades técnicas propias de la red Internet, que afecten directa o indirectamente a la SISREDAR, limitaciones que genera el monopolio de las telecomunicaciones.

PUBLICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN COLECTIVA

En general, tropieza con los gastos que supone; aun considerando la ventaja de que los auxiliares de descripción colectiva impresos hacen ganar tiempo cuando se pide un documento, no llegan a compensar a los archivos el costo de impresión. 226

En la actualidad, la preparación de los originales mediante medios informáticos, facilita y economiza enormemente el trabajo que de otra manera exigiría mucho tiempo y gastos, teniendo en cuenta que los métodos de descripción varían considerablemente de un archivo a otro. Por otra parte, si se desea que el auxiliar descriptivo impreso no resulte anticuado al cabo de breve tiempo, habrá que mantenerlo al día publicando regularmente suplementos o actualizaciones, lo cual significará un presupuesto permanente. La impresión del auxiliar descriptivo y de los suplementos no significará de ningún modo que sea innecesario el empleo de los auxiliares descriptivos colectivos en fichas, porque la impresión se toma su tiempo y habrá un atraso inevitable. Gracias al desarrollo de las técnicas de reproducción de las fichas impresas y mecanografiadas en una edición aceptable desde el punto de vista tipográfico, se debe proyectar el auxiliar descriptivo por tipos documentales y por materias.

COMPILACIÓN La compilación y redacción de un auxiliar colectivo no supone una tarea fácil, requiere mucho tiempo, energía y exactitud. Evidentemente, las dificultades serán menos si el personal de un archivo realiza el trabajo en el archivo mismo, pues siempre habrá empleados disponibles para el trabajo de oficinas, y el material de referencia estará al alcance de la mano. 227

Mucho depende también de la cooperación entre los archivos. Por último, el resultado final depende, en gran parte, de la cooperación entre el impresor y la editorial.

CLASIFICACIÓN DE LOS NOMBRES Una cuestión que da origen a discusiones y controversias es la clasificación de los nombres de serie o de tipos documentales. Normalmente se clasifican por orden alfabético, aunque se procede de muy distintas maneras; sin embargo, podrían existir algunos ejemplares de clasificación sistemática. Entre las ventajas de esta clasificación señalemos las siguientes: – Todos los nombres sobre una misma materia se encuentran juntos. – Todos los cambios introducidos en un determinado tipo documental, por razones de desarrollo administrativo o cambio en las estructuras de las entidades productoras en el transcurso del tiempo, se mencionan en un solo lugar clasificados cronológicamente. – Todos los nombres de documentos con información científica sobre un mismo tema aparecen en un contexto. No obstante, debe reconocerse que sólo la primera de las nombradas es una ventaja propia de la clasificación sistemática. También en la clasificación alfabética pueden aparecer todas las transformaciones de un determinado cambio en la tipología documental. Lo mismo podemos decir de los documentos de carácter científico, la descripción por asuntos temáticos suele 228

facilitar la tarea de agrupar, también en listas alfabéticas, todas las publicaciones de esas instituciones. Por otra parte, como las listas alfabéticas pueden utilizarse en forma sistemática con la ayuda de índices por materias, las ventajas de las listas sistemáticamente clasificadas no son tan grandes como para generar otro problema. Hay serios inconvenientes en estos aspectos de clasificación. Por lo general, los temas que abarca un tipo documental no están claramente definidos para que sea posible clasificar bajo un encabezamiento. Con frecuencia habrá que hacer referencia a otras esferas del conocimiento. Desde ese punto de vista, las ventajas de la clasificación son muy relativas y la gran mayoría de las personas que utilicen esas listas buscarán un título determinado y lo encontrarán más rápidamente en las listas alfabéticas. Claro está que esas listas pueden emplearse con otros fines, por ejemplo como ayuda para la selección documental, pero se corre el peligro de perder de vista el objetivo principal mientras se persiguen objetivos de distinta importancia. Esto representa un inconveniente para las personas que más necesitan de esas listas. Además, la persona que recurre a una lista ordenada con arreglo a un sistema debe estar familiarizada con el sistema que se ha empleado. Índices Es evidente que los auxiliares descriptivos colectivos deben completarse con uno o más índices cuya índole es-

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tará estrechamente relacionada con el objetivo del centro archivístico. Puede ser útil un índice por materias. El texto y los índices deben complementarse de manera tal que, además de dar informes sobre la ubicación de determinada publicación, responda a otras consultas de tipo archivístico o sistemático. Para compilar las listas colectivas de publicaciones periódicas se emplean muy diversos métodos, que dependen de la contribución de los archivos participantes y especialmente de que existe ya un auxiliar descriptivo colectivo en fichas.

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Anexos

ANEXO 1. CÓDIGOS DE LENGUAS PARA FICHAS DE FONDOS Y COLECCIONES

Albanés Alemán Árabe Bable Balear Búlgaro Catalán Checo Chino Danés Español Esperanto Estoniano Eusquera Finlandés Francés Gallego

alb ger ara bab bal bul cat cze chi dan spa esp est baq fin fre gao

232

Griego clásico Griego moderno Guaraní Hebreo Húngaro Inglés Italiano Japonés Judeo-Español Latín Neerlandés (holandés) Noruego Nutra Polaco Portugués Rumano Ruso Serbocroata Servio Sin lengua Sueco Tagalo Valenciano

233

grc gre gua heb hun eng ita jpn jsp lat dut nor nut poli por rum rus scr scc snl swe tag val

ANEXO 2. CÓDIGOS DE LETRAS PARA FICHAS DE FONDOS COLECCIONES

Visigótica-Mozárabe Carolina Gótica Libraria Gótica Caligráfica Gótica Redonda Gótica Cursiva, minúscula, bastarda Procesal Cortesana Aragonesa Navarra Bastarda Francesa Humanística o Itálica, bastardilla, redonda Humanística Cursiva Bastarda Española Caligráfica de la época a partir del siglo XVIII Impresa Lenguaje cifrado Mecanografiado Sin letra Gótica impresa Cursiva Caligrafía siglos XVI y XVII

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01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

ANEXO 3. CÓDIGOS DE ESTADOS DE CONSERVACIÓN

Acidez de papel Tinta degradante Deterioros locales por aditamentos y formatos Humedad Sequedad Decoloración Contaminación Polvo Roedores Insectos Hongos Bacterias Moteado o Foxin Destrucción parcial por fuego Deterioro parcial por rotura Destrucción parcial por arranque Pliegues o dobleces Deterioro parcial por causas no especificadas No se cumplimenta en el caso de que las condiciones sean buenas.

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&a &b &c &d &e &f &g &h &i &j &k &l &m &n &ñ &o &p &q

ANEXO 4. CÓDIGOS DE SOPORTES PARA FICHAS DE FONDOS Y COLECCIONES

Papel Papiro Pergamino, vitela Cintas magnéticas Rollos de microfilme Microfichas Registros sonoros-cintas Registros sonoros-discos Negativos, visual imagen fija Visual imagen animada Placas rayos X Papel con marca de agua

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a0 a1 a2 a3 a4 a5 a6 a7 a8 a9 b0 b1

237

Lugar

31 Liliana Montenegro. Op. cit.

Intervención Archivo Intermedio - AGPSF Fecha Firma Aclaración Firma

Unidades de conservación Tipo Cantidad

Sello Archivo Intermedio

Grados de Nº de Denominación Expediente Fechas accesibilidad Extensión asiento de la serie tope doctal. lineal

Nº de hoja Signatura topográfica

Observaciones

ANEXO 5. INVENTARIO DE DESCRIPCIÓN COLECTIVA Y ACCESIBILIDAD DOCUMENTAL INFORMATIVA31

ANEXO 6. INVENTARIO ANALÍTICO32 Nº de Hoja

Nº de asiento

ENTIDAD PRODUCTORA:

Unid. de conserv:

Dirección General: Departamento: Oficina productora

Signatura topográfica de la unidad de conservación:

Nombre de la Serie: Tipo Documental: Nº interno Fecha del dentro de serie documento

Nº de piezas documentales: Cant. de fojas

Observaciones

Lugar y fecha de confección:

Firma del redactor del inventario:

Sello:

Aclaración de firma y cargo:

32 Diagramación: Liliana Montenegro de Arévalo. Jefatura Archivo Intermedio. Archivo General de la Provincia de Santa Fe. 19811991. Fuente bibliográfica: Manuel Vázquez. Auxiliares descriptivos. Inventario y guía. Córdoba. 1978.

238

33 Diagramación: Liliana Montenegro de Arévalo. Jefatura Archivo Intermedio. Archivo General de la Provincia de Santa Fe. 1981-1991. Fuente bibliográfica: Manuel Vázquez. Auxiliares descriptivos. Inventario y guía. Córdoba. 1978.

239

Nombre de la serie

Sello del Archivo: Firma Archivero:

Fechas topes

Tipo de unid. de conserv.

Observaciones: Plazo de guarda

Reglamento que fija el plazo de guarda:

Firma Director Archivo Gral. de la Provincia

Cant. Unid. de conserv.

Firma responsable: Unidad de Organiz.:

Tipo documental

Dirección General:

ENTIDAD PRODUCTORA:

Lugar y fecha de confección: Firma responsable: Aclaración de firma y cargo:

Nº de asiento

Nº de Hoja

ANEXO 7. MODELO DE INVENTARIO DE DESCARTE33

Reservado para el Arch. Gral. Prov. Muestras Desafectar

34 Diagramación: Liliana Montenegro de Arévalo. Jefatura Archivo Intermedio. Archivo General de la Provincia de Santa Fe. 1981-1991. Fuente bibliográfica: Manuel Vázquez. Auxiliares descriptivos. Inventario y guía. Córdoba. 1978.

240

Sello:

Firma del redactor del inventario:

Observaciones a la serie: Signatura Cant. de Topográfica fojas útiles

Cant. unid.:

Unid. de conserv: Cant. metros:

Aclaración de firma y cargo:

Lugar y fecha de confección:

Nº de asiento

Nombre de la Serie: Tipo Documental: Nº interno Fechas dentro de serie topes

Dirección General: Departamento: Oficina productora

ENTIDAD PRODUCTORA:

ANEXO 8. INVENTARIO DE PIEZAS DOCUMENTALES34

Nº de Hoja

Observaciones

Consignar el nombre de cada uno de los documentos que se producen de acuerdo a la actividad específica.

35 Liliana Montenegro de Arévalo. Proyecto de Descripción Colectiva y Accesibilidad Documental e Informativa en Archivos. Asociación de Archiveros de Santa Fe, Santa Fe, Argentina, 1996, p. 57.

241

Observaciones:

Expedientes

Oficina Años Meses

Ministerio: Unidad de organización: Organismo descentralizado:

Tabla de tiempos de conservación de documentos producidos por: Área: Archivo sectorial o Total Reservado para el jurisdiccional en años Archivo General de la Provincia Años Meses Archivo intermedio Archivo histórico

ANEXO 9. TABLA DE TIEMPOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS35

36 Diagramación: Liliana Montenegro de Arévalo. Jefatura Archivo Intermedio. Archivo General de la Provincia de Santa Fe. 1981-1991. Fuente bibliográfica: Manuel Vázquez. Auxiliares descriptivos. Inventario y guía. CIDA. 1978.

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Fechas topes

Signatura del Archivo Remitente

Decreto que fija Cant. Unid.: el plazo: Fecha de salida: Observaciones a la serie: Tilde de Signatura del Recepción Archivo Remitente Observaciones

Plazo de Conservación Unid. de conserv: de la Serie: Cant. Metros:

Lugar y fecha de confección: Fecha de recepción en archivo intermedio: Firma del redactor del inventario: Firma del que tildó y controló la recepción: Aclaración de firma y cargo: Aclaración de firma y cargo: Sello del archivo intermedio: Sello de remitente:

Nombre de la Serie: Tipo Documental: Nº de Nº interno asiento dentro de serie

Nº de Entidad productora: Hoja Dirección General: Departamento: Oficina Productora:

ANEXO 10. INVENTARIO DE REMISIÓN A ARCHIVO INTERMEDIO36

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Expediente

Tipo documental Observaciones

Sello del archivo

Fechas tope

El inventario de series es el mejor considerado para la descripción colectiva.

Lugar y fecha confección Firma redactor inventario Aclaración firma y cargo

Nº de Entidad productora Hoja Nº de Denominación Asiento de la serie

ANEXO 11. INVENTARIO DE SERIES

ANEXO 12. DECRETO Nº 132037

Santa Fe, 30 de abril de 1987 VISTO : El Expediente N° 343.267-A-1986, del MINISTERIO DE GOBIERNO, mediante el cual el Archivo General de la Provincia, eleva para su aprobación el proyecto de aplicación de la “descripción colectiva” en los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo; y CONSIDERANDO: La necesidad de facilitar las tareas de inspección y fiscalización del Archivo General de la Provincia, conforme Art. 16, Incisos e) y f) de la Ley N° 5516; y al mismo tiempo orientar la consulta de los diferentes usuarios de 37 Boletín del Archivo General de la Provincia de Santa Fe. Argentina. Imprenta Oficial, Santa Fe. 1987-1988, N° 15 y 16, pp. 39 a 41. Tb. en: Liliana Montenegro. Proyecto, descripción colectiva y accesibilidad documental e informativa en archivos. Archivo General de la Provincia. Archivo Intermedio. 1985-1988. AASFE, Santa Fe - Argentina. 1996.

la información, hacia los archivos jurisdiccionales y sectoriales del Poder Ejecutivo, a fin de contribuir con ello a que los documentos en su fase archivística estén disponibles para la consulta; Que es menester adoptar para los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales una política descriptiva, de acuerdo a un plan organizado según un criterio de urgencia mayor; Que ello implica incorporar en el sistema de técnicas descriptivas, la descripción colectiva, cuyas unidades de descripción son los fondos, divisiones y subdivisiones de documentos orgánicos ordenados según “los principios archivísticos de Procedencia y del Orden Origina”; Que de esta manera la descripción colectiva permitirá al Archivo General y a los interesados obtener una información preliminar y completa sobre toda la existencia documental de los archivos, que les habilite para hacer luego indagaciones posteriores más profundas; Que el hacer accesibles los fondos, abarca dos etapas: la definición de las normas relativas el uso de los documentos y la ejecución de dichas normas; Que a fin de uniformar los procedimientos, en lo que hace al control documental y al mismo tiempo determinar con exactitud el grado de accesibilidad y confidencialidad de las Series Documentales, integrantes de los fondos del Poder Ejecutivo, en su fase archivística; Que conforme a lo dispuesto por los arts. 4, incs. a) 1 y a) 3, 14, 18 y 19 del Decreto N° 2232182; Por ello y atento lo dictaminado por Asesoría Letrada del Ministerio de Gobierno,

245

EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA DECRETA: ARTÍCULO 1.- En los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales del Poder Ejecutivo, en una primera etapa de la tarea descriptiva, se utilizará la técnica de “Descripción Colectiva”. ARTÍCULO 2.- Cada responsable de archivo Jurisdiccional o Sectorial elaborará un inventario de los documentos que conserva. ARTÍCULO 3.- El inventario exigido a los fines de control será el inventario de Series Documentales. ARTÍCULO 4.- Se establecerá la antigüedad de las Series Documentales, fijándose las fechas tope: desde el comienzo al fin de su producción o hasta el momento de confección del inventario, en el caso de Series que aún continúen produciéndose. ARTÍCULO 5.- Se proporcionará la extensión lineal de cada Serie Documental descripta. ARTÍCULO 6.- Deberá registrarse el tipo de unidades de conservación, la cantidad de unidades que integran la Serie y la Signatura Topográfica respectiva. ARTÍCULO 7.- El inventario será actualizado anualmente con los documentos que vayan incorporándose a las Series descriptas. ARTÍCULO 8.- A los efectos de la Accesibilidad Documental, cada Serie deberá tener establecidos los diferentes grados de Accesibilidad y Confidencialidad. ARTÍCULO 9.- En los casos que se trate de documentación con acceso restringido, esa restricción deberá estar fundamentada, detallándose hasta qué niveles jerár-

246

quicos administrativos afecta y en qué condiciones será librada la consulta. ARTÍCULO 10.- Los grados se estructurarán en la siguiente forma: Siglas a utilizar a. Libre Acceso (L.A.) b. Acceso Restringido (A.R.) B.l. Reservado (A.R.-l) B.2. Confidencial (A. R.-2) B.3. Secreto (A.R.-3) ARTÍCULO 11.- El Archivo General suministra el modelo normalizado de inventario. ARTÍCULO 12.- Regístrese, comuníquese, publíquese y archívese. VERNET Edgardo Zotto

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RESOLUCIÓN N° 061638

Santa Fe, 30 de julio de 1988 VISTO : El Expediente N° 346.482-A-1987, del registro de este Ministerio, mediante el cual el Archivo General de la Provincia solicita la aprobación de las “Normas para la Ejecución del Decreto N° 1320187” y diagrama de “Inventario de Series”; y CONSIDERANDO: Que por el Decreto N° 1320 de fecha 30 de abril de 1987, se aprobó el Proyecto de aplicación “Descripción

38 Boletín del Archivo General de la Provincia de Santa Fe. Argentina. Imprenta Oficial, Santa Fe. 1987-1988, N° 15 y 16, pp. 42 a 47. Tb. en: Liliana Montenegro. Proyecto, descripción colectiva y accesibilidad documental e informativa en archivos. Archivo General de la Provincia. Archivo Intermedio. 1985-1988. AASFE, Santa Fe - Argentina. 1996, pág. 31.

Colectiva” en los Archivos Jurisdiccionales y Sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo; Que a los fines de dar cumplimiento con las disposiciones de la referida norma legal, es menester proceder a su reglamentación, conforme a lo expresado por el Archivo General de la Provincia; Por ello, EL MINISTRO DE GOBIERNO RESUELVE: ARTÍCULO l. - Aprobar la reglamentación del Decreto N° 1320 de fecha 30 do abril de 1987, que como Anexo forma parte del presente acto administrativo. ARTÍCULO 2. - Regístrese, hágase saber y archívese.

Dr. Edgardo Zotto

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ANEXO NORMAS REGLAMENTARIAS PARA LA EJECUCIÓN DEL DECRETO Nº 1320187

PARA el Artículo 1): Se entiende por “Descripción Colectiva”, la descripción de grupos, subgrupos y series documentales, que realizan los archivos del Poder Ejecutivo. Grupo: Se denomina así la Unidad documental mayor, integrada por un conjunto de documentos Orgánicos producidos o recibidos por una dependencia en el desempeño de las funciones, para cumplir con los fines establecidos. Subgrupo: Recibe este nombre la Unidad documental intermedia que existe cuando la complejidad orgánica y funcional de la Entidad así lo exige. El Subgrupo refleja las actividades que se realizan para el cumplimiento de las funciones. Serie: Es la Unidad documental intermedia que forma parte del fondo documental y consta de documentos que poseen caracteres comunes: la misma ordenación (cronológica, alfabética, etc.), el mismo tipo documental

(correspondencia, planilla de haberes, etc.), y el mismo asunto o actividad. La Serie puede ser identificada por: a) el tipo documental (nota, informe, acta, comprobante, etc.); el asunto a que refiere; y b) por los expedientes según los distintos asuntos que trata. La serie agrega al tipo documental Fechas Tope y el orden cronológico, alfabético, etc. Para el Artículo 2): Se entiende por “Inventario” la descripción exacta y precisa de todos los documentos de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguiendo el orden de la archivalía y tienen como fin principal dar constancia de los documentos y como fines secundarios, la búsqueda, el control y el estudio del acervo documental. Para el Artículo 3): Se entiende por “Inventario de Series”, aquel que en cada asiento descriptivo registra una serie Documental. En su Diagramación se consideran tres áreas: 1) “Encabezamiento” con datos comunes a todos los asientos de planilla; 2) “Encolumnado” para datos que varían en cada asiento; 3) “Datación”: lugar y fecha del inventario, firma del responsable y sello del archivo. Se denomina “Entidad Productora”, la dependencia gubernamental o entidad que produjo los documentos. El origen y procedencia de los documentos inventariados deben reflejarse, con el menor número posible de subdivisiones administrativas u orgánicas. Por ejemplo: Ministerio de Agricultura y Ganadería. Subsecretaría de Agricultura y Ganadería. Dirección de Extensión e Investigación Agropecuaria. 251

Asiento: Cada número que se consigna corresponde a la registración de cada Serie. La denominación de ésta puede figurar en el lomo de la unidad de conservación. Puede ser un nombre puesto por los usuarios, no técnico distinto del nombre del tipo documental. Si la serie está integrada por expedientes, se deberá poner una cruz; de lo contrario, un guión. Se denomina “Tipo Documental”, uno de los caracteres externos de los documentos que consiste en la índole física especial determinada por una actividad específica y fácil de distinguir, v.b., informes, cuestionarios, notas, balances, planillas, dictámenes, etc. Cualquier información de interés que se estime conveniente registrar podrá hacerse en el espacio reservado a “Observaciones”. Puede ser alguno de los caracteres externos no registrados en el encabezamiento, ni en el encolumnado. Por ejemplo, la clase documental (se observa cuando se encuentra alguna serie cuyo soporte no sea papel) y la forma documental (se observa cuando alguna serie es copia y no original) . Para el Artículo 4): Se entiende por “Fechas Tope”, la fecha de inicio y término de la Serie 1955-1987. Puede haber documento de fecha aislada, va entre paréntesis (1955) 1955-1987. Puede haber lagunas que dar a conocer 1955-1987 (falta 1972-1973). Para el Artículo 5): La extensión de cada Serie Documental se proporcionará en metros lineales (indicados como m) de los estantes que ocupan (o de sus equivalentes) que correspondan a un metro de largo y que alcancen un promedio de 26 cm de profundidad y 38 cm de altura. Las mediciones cúbicas del material de archivos, el número de cajas etc. deberán convertirse en metros 252

lineales del modo siguiente: 1 metro cúbico = 10 metros lineales. Para el Artículo 6): Las “Unidades de Conservación” deberán ser descriptas, indicando el “Tipo” (Cajas, atados, tomos, etc.) y la “cantidad”. “La signatura Topográfica” constará de tres números. El primero estará referido al número de Sala o Depósito (en el supuesto que se posea más de uno). El segundo, al estante y el tercero, al anaquel. Ejemplo: 2.25.3 (Sala 2, Estante 25, Anaquel 3). Para el Artículo 7): Anualmente, el inventario será actualizado, con la información de las series que continúan produciéndose, agregando las nuevas. Para los Artículos 8), 9) y 10): La Accesibilidad Documental: La Libre Accesibilidad (L.A.) debe ser garantizada. Los documentos de Acceso Libre sólo se comunicarán en los casos de: * Investigaciones emprendidas por las administraciones de los poderes públicos; * Investigaciones emprendidas por las administraciones de los que provienen los archivos; * Investigaciones de índole científica que puedan ser objeto de publicación; * Investigaciones de índole científica que realicen estudiantes o profesionales que preparan informes, seminarios, monografías o tesis destinadas a permanecer inéditas; * Necesidades relativas a la publicidad cultural de la prensa, la radio, la televisión o el cine; * Investigaciones que permitan a los interesados fundamentar algún derecho.

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Los Documentos de Acceso Libre (L.A.) deben ser comunicados al público, cualquiera fuera el lugar donde se conservaren. Las formalidades reglamentarias exigidas para consultar los documentos será la de acreditación de identidad. Ésta se limitará al nombre y dirección del solicitante y al número de su documento de identidad. Los formularios de inscripción de los investigadores deberán registrar el tema y objetivo de su investigación, destinada a que los servicios del archivo puedan conocer las tendencias globales de la investigación y preparar sus propias estadísticas. Se solicitará a todo investigador que firme una declaración por la cual se compromete a respetar, previo conocimiento, las normas de consulta en las que deberán estar incluidas las limitaciones establecidas para la reproducción de documentos. La declaración puede estar contenida en el mismo formulario de inscripción. Para evitar que se confundan y mezclen los documentos conservados en cartapacios, legajos de archivo, cajas, etc., sólo se entregara una unidad de conservación por vez al mismo investigador. En cambio, no se impone cuando se trata de obras voluminosas o de documentos de grandes dimensiones, porque en ese caso el riesgo de que se confundan es inexistente. Los servicios de archivos tienen la obligación de proteger los documentos que conservan contra los peligros que podrían correr debido a su manipulación demasiado frecuente o poco cuidadosa. En el caso que un documento se encuentre en mal estado físico, cabría —siempre que ello fuera posible— restaurar el documento, fotografiarlo o microfilmarlo. Las mayores precauciones deberán pre-

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sidir la comunicación de documentos frágiles y sólo se efectuarán bajo una vigilancia particularmente rigurosa. “El Acceso Restringido” (A.R.) se establecerá teniendo en cuenta la existencia de: Documentos Reservados (A.R.1): se califican de documentos reservados aquellos que por el valor de la información que contienen se considere necesario establecer grado de reserva en torno al proceso de decisión y de administración. Documentos Confidenciales (A.R.2): se califican así aquellos cuyo conocimiento pueda llegar a atender contra la vida privada y seguridad de las personas e instituciones. Documentos Secretos (A.R.3): se califican de secretos, aquellos documentos cuyo conocimiento pueda llegar a ser atentatorio contra la seguridad estatal y gubernamental o que pueda alterar el orden público. Cuando los documentos contengan información de la cual deban tomar conocimiento desde un determinado nivel jerárquico, los funcionarios tomarán sus providencias para que no sea conocida por niveles jerárquicos no autorizados. Los documentos de acceso restringido deberán tener “plazos de comunicabilidad” plazo determinado de tiempo que al expirar, podrían ser comunicados. Se establecerán en forma relativa: 30 años. Se exhibirá en las salas de lectura de los archivos el inventario o se imprimirá y entregará a cada investigador o usuario que recurra al depósito de archivo. Se distinguirán los documentos excluidos del libre acceso, hasta la expiración del plazo general fijado, sea mediante un sello (tipo “comunicación al término de 30 255

años” o “comunicación al término de 15 años”), o bien conservándolos en una carpeta de color determinado con la indicación del “plazo de comunicabilidad”. Incumbe a la entidad productora ponerle el sello o colocarlo en la carpeta especial. Se contemplarán también los procedimientos para las «autorizaciones excepcionales» y las autoridades políticas y/o administrativas que concederán las autorizaciones. Ejemplo: Jefe de Archivo y Director del Área u Organismo de donde provienen los documentos. Deberá incluirse una cláusula en la que se deje constancia que los beneficiarios de “Autorizaciones excepcionales de comunicación de documentos” deben observar las leyes relativas al respeto de la vida privada y a la protección de los intereses públicos. Esas autorizaciones excepcionales serán estrictamente personales y no podrán, en consecuencia, ser trasladadas a nadie que no sea el titular; restrictivas (una lista de los documentos asequibles acompaña a la autorización) y objeto de condiciones precisas (prohibición de fotocopiar los documentos, prohibición de publicar determinadas informaciones contenidas en ellos, en particular los de índole nominativa. La violación de estas condiciones expone al contraventor a procedimientos judiciales. En cada Entidad Productora se procederá al dictado de Resolución aprobando los distintos grados de accesibilidad y confidencialidad de los documentos. En caso de documentos con acceso restringido, se detallará hasta qué niveles jerárquicos pueden ser comunicados y las condiciones en que será librada la consulta. Para el Artículo 11): La norma utilizada para el formulario de inventario será la IRAM 3001 de formatos de 256

papeles. Serie básica A4 210/297 mm. La diagramación la efectuará el Archivo General de la Provincia de Santa Fe, conforme al formulario que se aneja al presente.

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