Табличный процессор Microsoft EXCEL: Методические указания

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ ВОСТОЧНО-СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ Бурятский Региональный Центр Федерации Интернет-Образования

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

«Табличный процессор Microsoft EXCEL»

Составители: Данилова С.Д. Дамбаева С.В. Евдокимова И.С.

Улан-Удэ, 2001

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................................................3 1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ...............................................................................................................4 1.1. Основные элементы экрана Excel ..................................................................................................4 1.2. Структура электронной таблицы ...................................................................................................5 1.3. Выделение ячеек ..............................................................................................................................5 1.4. Ввод данных .....................................................................................................................................6 1.5. Вставка, копирование, перемещение, очищение, удаление ячеек, строк и столбцов...............7 1.6. Формулы ...........................................................................................................................................9 1.7. Относительное и абсолютное копирование формул..................................................................13 1.8. Окна и разбиение таблицы............................................................................................................13 1.9. Сортировка .....................................................................................................................................13 1.10. Диаграммы....................................................................................................................................14 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ...............................................................................................................16 2.1. ЗАДАНИЕ 1....................................................................................................................................16 2.2. ЗАДАНИЕ 2....................................................................................................................................17 2.3. ЗАДАНИЕ 3....................................................................................................................................26 2.4. ЗАДАНИЕ 4....................................................................................................................................40 2.5 ЗАДАНИЕ 5....................................................................................................................................44 3.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ...............................................................48

ВВЕДЕНИЕ Табличный процессор – это компьютерная программа для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме. Структура программы – двумерный массив, состоящий из строк и столбцов, поэтому эти программные средства называются электронными таблицами (ЭТ). С помощью ЭТ можно не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку данных. Функции табличного процессора весьма разнообразны: • создание и редактирование таблиц; • оформление и печать таблиц; • осуществление вычислений в таблицах посредством встроенных функций; • создание многотабличных документов, объединенных формулами; • построение диаграмм; • работа с базой данных; выборка данных по запросам; • создание итоговых и сводных таблиц; • решение задачи типа «что - если» путем подбора параметров; • решение оптимизационных задач; • статистическая обработка данных; • создание программ – макросов с помощью встроенного языка программирования. В данный период наиболее популярным табличным процессором считается Microsoft Excel. Получение навыков работы с табличным процессором в данных методических указаниях рассматривается в среде MsExcel’ 2000. Методические указания состоят из трех частей: теоретическая, практическая для аудиторной работы и задания для самостоятельного выполнения.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 1.1. Основные элементы экрана Excel Экран Excel (рис.1) cостоит из: • • • • •

• • •

строки главного меню; панели инструментов Стандартная; панели инструментов Форматирование; поля имени, в котором отображается адрес текущей ячейки или величина выделенной области; справа от поля имени расположены три кнопки, которые становятся видимыми при вводе информации с клавиатуры в ячейку таблицы. Левая из этих кнопок используется для отказа от введенной информации, средняя – для подтверждения ввода, правая – для работы с встроенными функциями; строки формул, предназначенной для ввода и редактирования информации в ячейке; таблицы; линеек прокрутки окна. Справа от таблицы находится вертикальная линейка прокрутки. Под Панель Стандартная

Панель Форматирование

Кнопка для работы с встроенными функциями

Строка формул

Подтверждение ввода

Отказ ввода

Поле имени

Главное меню

Строка состояния

Рис.1 Структура окна EXCEL

таблицей находится строка, состоящая из двух частей: в левой части располагаются ярлычки рабочих листов, справа – горизонтальная линейка прокрутки; • строки статуса, в которой пользователь получает сообщение о том, что он может и должен сделать, чтобы выполнить команду до конца. Кроме того, в правой части этой строки расположены индикаторы режимов клавиатуры и системы в целом.

1.2. Структура электронной таблицы Структура электронной таблицы (рис.2) основана на принципе хранения информации в матричном виде, т.е. в строках и столбцах. Заголовки столбцов имеют буквенные обозначения и выводятся по горизонтали в верхней части экрана. Заголовки строк имеют цифровое обозначение и выводятся по вертикали с левой стороны экрана. Таким образом, каждый элемент записывается в своей собственной ячейке, которая имеет однозначно определяемый номер. Например, если элемент находится в столбце С и строке 13, то говорим, что он находится в ячейке с номером С13. Ячейка, в которой находится курсор, т.е. выделен прямоугольной рамкой, называется активной. Одна таблица представляет собой один рабочий лист. Листы служат для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисления. Имена листов находятся на ярлычках, расположенных в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой необходимо указать на соответствующий ярлычок. Название текущего листа всегда выделено жирным шрифтом. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую. Книга в Microsoft Excel представляет файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных и модули для создания и хранения макросов, используемых при выполнении специальных задач. Кнопка Выделить все

Заголовки столбцов

Маркеры разбивки

Заголовки строк Активная ячейка

Ярлычки рабочих листов Рис.2 Структура электронной таблицы

1.3. Выделение ячеек Для того чтобы произвести форматирование данных в таблице, т.е. изменить размер, стиль, цвет шрифта или ячейки, задать выравнивание информации и т.д., нужно выделить ту ячейку, ячейки, строку, столбец, диапазон ячеек, в которых эта информация находится. В таблице 1 перечислены все возможности выделения текста, ячеек, диапазонов, строк и столбцов.

Таблица 1

Чтобы выделить

Сделайте следующее

Текст в ячейке

Выделите ячейку и выделите текст в строке формул.

Отдельную ячейку

Укажите ячейку или перейдите к ней, используя клавиши перемещения.

Диапазон ячеек

Протащите указатель от первой ячейки диапазона к последней.

Все ячейки листа

Нажмите кнопку Выделить все.

Несмежные ячейки или диапазоны ячеек

Выделите первую ячейку или первый диапазон ячеек, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные ячейки или диапазоны.

Большой диапазон ячеек

Укажите первую ячейку, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку диапазона. Для перемещения к последней ячейке можно использовать полосы прокрутки.

Всю строку

Щелкните заголовок строки.

Весь столбец

Щелкните заголовок столбца.

Смежные строки или столбцы

Протащите указатель по заголовкам строк или столбцов. Другой способ: выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выделите последнюю строку или последний столбец.

Несмежные строки или столбцы

Выделите первую строку или первый столбец, затем, удерживая нажатой клавишу CTRL, выделите остальные строки или столбцы.

Большее или меньшее количество ячеек по сравнению с текущим диапазоном

Удерживая нажатой клавишу SHIFT, укажите последнюю ячейку, которую необходимо включить во вновь выделяемый диапазон. Прямоугольная область между текущей ячейкой и указанной ячейкой образует новый диапазон выделения.

1.4. Ввод данных Для ввода данных в ячейку, необходимо ее выделить, набрать данные и нажать клавишу ENTER, или клавишу табуляции, или кнопку Подтверждение ввода. Ввод текста. Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например, 10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки (вкладка Выравнивание) в меню Формат, а затем измените необходимые параметры. Чтобы просмотреть весь текст, занимающий в ячейке несколько строк, установите флажок Переносить по словам на вкладке Выравнивание. Чтобы начать в ячейке новую строку, нажмите клавиши ALT+ENTER.

Символы, используемые в числах. В Microsoft EXCEL числа могут включать только следующие символы: 0123456789+-(),/$%.Ee Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Ввод дробей. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2. Ввод отрицательных чисел Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ( ). Выравнивание чисел. Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, 1) выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Выравнивание установите необходимые параметры; 2) или нажмите соответствующие кнопки на панели инструментов Форматирование. Отображение чисел. Формат числа, назначаемый ячейке, определяет способ просмотра числа на листе. Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, которые содержат числа, выберите команду Ячейки в меню Формат, а затем на вкладке Число выберите необходимый формат. Общий числовой формат. В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как "E" и "+." Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат. Ввод чисел как текста. Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки, чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – клавишу ENTER, чтобы ввести заново данные. Ввод даты. При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.2002 или Янв-2002. Ввод времени суток. Для отображения времени суток в 12-часовом формате введите букву a или p, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. 1.5. Вставка, копирование, перемещение, очищение, удаление ячеек, строк и столбцов Можно вставить пустые ячейки, строки и столбцы и заполнить их данными. Если ячейки перемещаются или копируются, их можно вставить между существующими ячейками, чтобы не стереть уже занесенную информацию. Вставка пустых ячеек 1. Выделите диапазон, в который следует поместить новые ячейки. Его размер должен совпадать с количеством вставляемых ячеек. 2. В меню Вставка выберите команду Ячейки. 3. Выберите ячейки, со сдвигом вправо или ячейки, со сдвигом вниз.

Вставка строк 1. Для вставки одной строки щелкните ячейку в строке, над которой следует вставить новую строку. Например, если щелкнуть ячейку в строке 5, то над ней будет вставлена новая строка. Чтобы вставить несколько строк, выделите строки, над которыми следует вставить новые строки. Количество выделенных и вставляемых строк должно совпадать. 2. В меню Вставка выберите команду Строка. Вставка столбцов 1. Для вставки одного столбца щелкните ячейку в столбце, слева от которого следует разместить новый столбец. Например, если щелкнуть ячейку в столбце B, то слева от него будет вставлен новый столбец. Чтобы вставить несколько столбцов, выделите столбцы, справа от которых следует вставить новые столбцы. Количество выделенных и вставляемых столбцов должно совпадать. 2. В меню Вставка выберите команду Столбец. Вставка скопированных или перемещенных ячеек между существующими ячейками 1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые нужно скопировать или переместить. 2. Чтобы переместить выбранные символы, выберите команду Вырезать. Чтобы скопировать выбранные символы, выберите команду Копировать. 3. Укажите левый верхний угол диапазона, в который следует поместить вырезанные или скопированные ячейки. 4. В меню Вставка выберите Вырезанные ячейки или Скопированные ячейки. 5. Выберите направление, в котором следует сместить соседние ячейки. Примечание. Чтобы отменить движущуюся границу после завершения копирования, нажмите клавишу ESC.

Быстрое копирование, перемещение ячеек, вставка строк и столбцов • • •

Чтобы скопировать ячейки, необходимо установить указатель мыши на границу выделения, и удерживая клавишу CTRL, перетащить границу в новое место. Чтобы переместить ячейки, необходимо установить указатель мыши на границу выделения, и перетащить границу в новое место. Чтобы вставить ячейки, необходимо установить указатель мыши на границу выделения, и удерживая клавишу SHIFT, перетащить границу в новое место. Копирование данных внутри строки или столбца

1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать. 2. Протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Маркер заполнения – это черный квадрат в правом нижнем углу активной ячейки или выделения. Когда указатель находится на маркере заполнения, то он изменяет вид со стрелки на перекрестье. Очищение ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек 1. Выделите ячейки, строки, столбцы, диапазон ячеек, в которых необходимо очистить данные. 2. Нажмите на клавишу DELETE, или в меню ПРАВКА выполните команду ОЧИСТИТЬ. Удаление ячейки, строки, столбца, диапазона ячеек 1. Выделите ячейки, строки, столбцы, диапазон ячеек, которые необходимо удалить.

2. Нажмите на правую кнопку мыши, в контекстном меню выберите команду УДАЛИТЬ, или в меню ПРАВКА выполните такую же команду. 1.6. Формулы Формула является основным средством для анализа данных. С помощью формул можно складывать, умножать и сравнивать данные, а также объединять значения. Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в Microsoft Excel всегда начинается со знака равенства (=). Знак равенства свидетельствует о том, что последующие символы составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле. Порядок операций может быть изменен с помощью скобок. В приведенном ниже примере скобки вокруг первой части формулы определяют следующий порядок вычислений: определяется значение B4+25, затем полученный результат делится на сумму значений в ячейках D5, E5 и F5. =(B4+25)/СУММ(D5:F5) Формула может ссылаться на значения констант и на другие ячейки. Ячейка, содержащая формулу, называется зависимой ячейкой, если ее значение зависит от значений в других ячейках. Например, ячейка B2 является зависимой, если она содержит формулу =C2. Всякий раз, когда меняется ячейка, на которую ссылается формула, по умолчанию зависимая ячейка также меняется. Например, если значение одной из ячеек B2,C2, D2 меняется, результат формулы =B2+C2+D2 также изменится. Если формула использует не ссылки на ячейки, а константы (например, =30+70+110), результат изменится только при изменении самой формулы. Microsoft Excel содержит множество типовых, или встроенных, формул, известных также как функции. Функции могут быть использованы для выполнения простых или сложных вычислений. Функции разделяются на следующие группы: финансовые, дата и время, статистические, математические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические, проверка свойств и значений. Рассмотрим наиболее распространенные функции. Функия СУММ

Суммирует все числа в интервале ячеек.

Синтаксис:

СУММ(число1;число2; ...)

Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму. • Учитываются числа, логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов. См. ниже первый и второй примеры. • Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются. См. ниже третий пример. • Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают ошибки. Примеры 1. СУММ(3; 2) равняется 5. 2. СУММ("3"; 2; ИСТИНА) равняется 6, так как текстовые значения преобразуются в числа, а логическое значение ИСТИНА преобразуется в число 1.

3. В дополнение к предыдущему примеру: если ячейка A1 содержит "3", а ячейка B1 содержит ИСТИНА, то СУММ(A1; B1; 2) равняется 2, так как нечисловые значения в ссылке не преобразуются. 4. Если ячейки A2:E2 содержат числа 5, 13, 20, 40 и 50, то СУММ(A2:C2) равняется 38, СУММ(B2:E2; 15) равняется 133. Функция СРЗНАЧ Синтаксис:

Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. СРЗНАЧ(число1; число2; ...)

Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется среднее. Замечания: •

Аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками, содержащими числа.

•

Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит тексты, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются; однако, ячейки, которые содержат нулевые значения, учитываются.

Совет. Вычисляя средние значения ячеек, следует учитывать различие между пустыми ячейками и ячейками, содержащими нулевые значения, особенно если не установлен флажок Нулевые значения на вкладке Вид (команда Параметры, меню Сервис). Пустые ячейки не учитываются, но нулевые ячейки учитываются.

Примеры Если ячейки A1:A5 содержат числа 10, 7, 9, 27 и 2, то: 1. СРЗНАЧ(A1:A5) равняется 11 2. СРЗНАЧ(A1:A5; 5) равняется 10 Функция МАКС

Возвращает наибольшее значение из набора значений.

Синтаксис:

МАКС(число1;число2; ...)

Число1, число2, ... - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение. • Можно задавать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок. • Если аргумент является массивом или ссылкой, то в нем учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или текст в массиве или ссылке игнорируются. • Если аргументы не содержат чисел, то функция МАКС возвращает 0 (ноль). Примеры Если ячейки A1:A5 содержат числа 10, 7, 9, 27 и 2, то: 1. МАКС(A1:A5) равняется 27 2. МАКС(A1:A5;30) равняется 30 Функция МИН

Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.

Синтаксис:

МИН(число1;число2; ...)

Число1, число2, ... — это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется минимальное значение. • Можно задавать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются

значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок. • Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или тексты в массиве или ссылке игнорируются • Если аргументы не содержат чисел, то функция МИН возвращает 0. Примеры Если ячейки A1:A5 содержат числа 10, 7, 9, 27 и 2, то: 1. МИН(A1:A5) равняется 2 2. МИН(A1:A5; 0) равняется 0 Функция ЕСЛИ Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул. Синтаксис:

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь)

Лог_выражение — это любое значение или выражение, принимающее значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Например, A10=100 — это логическое выражение; если значение в ячейке A10 равно 100, то выражение принимает значение ИСТИНА. В противном случае — ЛОЖЬ. Значение_если_истина — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ИСТИНА. Например, если этот аргумент — строка "В пределах бюджета" и лог_выражение равно ИСТИНА, тогда функция ЕСЛИ отобразит текст "В пределах бюджета". Если лог_выражение равно ИСТИНА, а значение_если_истина пусто, то возвращается значение 0. Чтобы отобразить слово ИСТИНА, необходимо использовать логическое значение ИСТИНА для этого аргумента. Значение_если_истина может быть формулой. Значение_если_ложь — это значение, которое возвращается, если лог_выражение равно ЛОЖЬ. Например, если этот аргумент — строка "Превышение бюджета" и лог_выражение равно ЛОЖЬ, то функция ЕСЛИ отобразит текст "Превышение бюджета". Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь опущено (то есть после значение_если_истина нет точки с запятой), то возвращается логическое значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение равно ЛОЖЬ, а значение_если_ложь пусто (то есть после значение_если_истина стоит точка с запятой с последующей закрывающей скобкой), то возвращается значение 0. Значение_если_ложь может быть формулой. Замечания: • До 7 функций ЕСЛИ могут быть вложены друг в друга в качестве значений аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь для конструирования более сложных проверок. См. последний из приведенных ниже примеров. • Когда значения аргументов значение_если_истина и значение_если_ложь вычислены, функция ЕСЛИ возвращает полученное значение. • Если любой из аргументов функции ЕСЛИ является массивом, все элементы массива вычисляются при выполнении функции ЕСЛИ. Примеры На листе бюджетного отчета ячейка A10 содержит формулу для расчета текущего бюджете. Если результат вычислений по формуле в ячейке A10 меньше или равен 100, то приведенная ниже функция отображает "В пределах бюджета". В противном случае функция отображает "Превышение бюджета". ЕСЛИ(A10<=100;"В пределах бюджета";"Превышение бюджета") В следующем примере, если значение ячейки A10 — 100, то лог_выражение имеет значение ИСТИНА и вычисляется сумма для ячеек B5:B15. В противном случае лог_выражение имеет

значение ЛОЖЬ и возвращается пустой текст (""), очищающий ячейку, которая содержит функцию ЕСЛИ. ЕСЛИ(A10=100;СУММ(B5:B15);"") Предположим, что нужно назначить буквенную категорию числам, на которые ссылаются по имени «СреднийБалл». Категории приведены в следующей таблице. СреднийБалл

Категория

Больше 89

A

От 80 до 89

B

От 70 до 79

C

От 60 до 69

D

Меньше 60

F

Тогда можно использовать вложенные функции ЕСЛИ: ЕСЛИ(СреднийБалл>89;"A";ЕСЛИ(СреднийБалл>79;"B"; ЕСЛИ(СреднийБалл>69;"C";ЕСЛИ(СреднийБалл>59;"D";"F")))). В предыдущем примере второе предложение ЕСЛИ является в то же время аргументом значение_если_ложь для первого предложения ЕСЛИ. Аналогично, третье предложение ЕСЛИ является аргументом значение_если_ложь для второго предложения ЕСЛИ. Например, если первое лог_выражение (Среднее>89) имеет значение ИСТИНА, то возвращается значение "A". Если первое лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ, то вычисляется второе предложение ЕСЛИ и так далее. Функция ПОВТОР Повторяет текст заданное число раз. Функция ПОВТОР используется, чтобы заполнить ячейку некоторым количеством вхождений текстовой строки. Синтаксис:

ПОВТОР(текст;сколько_раз)

Текст - это повторяемый текст. Сколько_раз - это положительное число, определяющее, сколько раз нужно повторить текст. Если сколько_раз равно 0 (нулю), то функция ПОВТОР возвращает "" (пустой текст). Если сколько_раз не целое, то оно усекается. Результат функции ПОВТОР не должен превышать 255 символов. Примеры 1. ПОВТОР("*-"; 3) равняется "*-*-*-" 2. Если A3 содержит "Продажи", то: ПОВТОР($A$3; 2,9) равняется "ПродажиПродажи" Функция ДАТА

Возвращает число, представляющее определенную дату.

Синтаксис:

ДАТА(год;месяц;день)

Год Аргумент может иметь от одной до четырех цифр. Excel интерпретирует аргумент год в соответствии с используемой системой дат. По умолчанию Excel для Windows использует систему дат 1900: • Если аргумент год находится в диапазоне от 0 (ноль) до 1899 (включительно), Excel прибавляет это значение к числу 1900 для вычисления года. Например, ДАТА(100;1;2) возвращает 2 января 2000 (1900+100) года. • Если аргумент год находится в диапазоне от 1900 до 9999 (включительно), Excel использует это значение как год. Например, ДАТА(2000;1;2) возвращает 2 января 2000 года. • Если значение аргумента меньше 0 или больше 9999, Excel возвращает значение ошибки #ЧИСЛО!. Месяц — число, представляющее месяц года. Если значение аргумента больше 12, введенное число месяцев отсчитывается от первого месяца указанного года. Например, ДАТА(1998;14;2) возвращает число, соответствующее 2 февраля 1999 г. День — число, представляющее день месяца. Если значение аргумента больше числа дней в указанном месяце, введенное число дней отсчитывается от первого дня месяца. Например, ДАТА(1998;1;35) возвращает число, соответствующее 4 февраля 1998 г. Примеры При использовании системы дат 1900 (стандартная для Excel для Windows), ДАТА(1998;1;1) возвращает 35796, что соответствует 1 января 1998 г. Функция СЕГОДНЯ Возвращает текущую дату в числовом формате. Синтаксис:

СЕГОДНЯ( ) 1.7. Относительное и абсолютное копирование формул

Существует два вида копирования формул в электронных таблицах. Если необходимо скопировать формулу из ячейки А2 в ячейки А3. А4, А5, то используется команда Копировать. При этом каждый раз при перемещении на одну ячейку вниз формула обновляется. Например, в ячейке А2 находится формула А1+10, тогда в ячейку А3 запишется формула А2+10, а в ячейку А4 запишется А3+10, в ячейку А5 запишется А4+10. Этот процесс называется относительным копированием и осуществляется командой Копировать по умолчанию. Если необходимо записать в ячейки А2, А3, А4, А5 формулу А1+10, то нужно в ячейке А2 записать формулу А$1+10 и скопировать ячейку А2 ф ячейки А3, А4, А5. Этот вид копирования называется абсолютным. 1.8. Окна и разбиение таблицы При работе с электронными таблицами иногда приходится рассматривать данные, расположенные в противоположных концах таблицы. Решить эту проблему можно путем создания окон или разбиения таблицы, что позволяет успешно делить экран на две или четыре части. Для этого необходимо установить указатель мыши на маркер разбивки (рис.2), который располагается выше вертикальной линейки прокрутки, а для вертикального разбиения – на маркер разбивки, который располагается справа от горизонтальной линейки прокрутки. 1.9. Сортировка Электронные таблицы позволяют производить сортировку столбца, строки или блока данных в нужном порядке – алфавитном или цифровом для данных, представленных в буквенном или числовом формате. Сортировку можно производить по возрастанию или убыванию.

При сортировке выделенного блока ячеек требуется указать ключевой столбец или строку, данные в которых должны быть отсортированы. Для выполнения сортировки нужно выделить область данных, выбрать команду Сортировка из меню Данные. В диалоговом окне Сортировка указать ключевой столбец или строку. 1.10. Диаграммы Диаграмма – это графическое представление данных таблицы. Они позволяют отобразить данные более наглядно, облегчить их восприятие, помочь при анализе и сравнении. При создании диаграммы используются выделенные заранее ячейки с данными, которые затем отображаются в виде полос, линий, столбиков, секторов, точек и в иной форме, т.е. это формы отображения. Их называют маркерами данных. Группы элементов данных или их маркеров, отображающих содержимое одной строки или одного столбца таблицы, составляют ряд данных. Каждый ряд на диаграмме выделяется уникальным цветом или узором или и тем, и другим. В EXCEL можно создавать диаграммы двух видов: • внедренные диаграммы; • диаграммные листы; Внедренные диаграммы - это диаграммы, наложенные на рабочий лист с таблицей данных. Они сохраняются вместе с таблицей в одном файле. Диаграммные листы создаются на отдельном рабочем листе и могут храниться в виде графического файла, который затем можно внедрить в другой документ. В EXCEL можно строить плоские и объемные диаграммы. Всего насчитывается более 100 типов и подтипов различных диаграмм и графиков. На Рис.3 дана структура плоской диаграммы.

Метки данных

Название диаграммы

О с ь Y

Элемент легенды

56 Ключ легенды

О с ь

Легенда

X Область

Названия по

Область диаграммы

построения

Ряды данных

Рис. 3 Основные элементы плоской диаграммы

Для построения диаграмм используются в качестве переменных как ряды данных, расположенных по строкам, так и по столбцам таблицы. В первом случае сравниваются данные столбцов, а во втором - данные строк. Как будут расположены данные нужно указать при построении диаграммы. Какой ряд и каким цветом отображен на диаграмме задается элементом диаграммы, называемый легендой. Для создания диаграмм используется специальная программа – Мастер диаграмм, который вызывается одним из следующих способов: с помощью кнопки Мастер диаграмм на Стандартной панели инструментов . • командой Диаграмма в меню Вставка. Самый быстрый способ – с помощью кнопки на стандартной панели инструментов.

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 2.1. ЗАДАНИЕ 1 Форматирование и редактирование таблицы Цель: получение навыков работы с форматированием и редактированием таблиц, выравниванием записей текста. Задания: 1. Откройте файл С:\Таблицы \Задание1_Оценки аттестата. 2. Содержимое ячейки А1выделите жирным шрифтом. 3. Выделите ячейки с оценками по алгебре и заполните их светло-зеленым цветом. 4. Выделите все ячейки листа и установите шрифт Times New Roman Cyr. 5. Выделите ячейки с фамилиями и средними оценками и отобразите их синими буквами. 6. Выделите фамилии медалистов и отобразите их красным цветом. 7. Выделите ячейки с оценками по предметам и выровняйте по центру. 8. Выделите столбец с оценками по географии и перенесите в конец таблицы. 9. Выделите строки с фамилиями, начиная от Жапова до Данцаранова, и перенесите в начало таблицы. 10. Выделите таблицу и задайте следующие границы: внешние границы – двойная линия; внутренние границы – одинарная линия. Контрольные вопросы: 1. Предусмотрена ли в Excel оконная организация отображения информации как в Windows? 2. В каком случае активизируется строка формул? 3. Как редактировать таблицу, если она целиком не помещается на экране? Есть ли в Excel возможность прокрутки окна? 4. Сколько листов может быть в одной рабочей книге Excel? 5. Есть ли разница между данными текстового и числового формата?

2.2. ЗАДАНИЕ 2 Создание книги Цель: Получение навыков работы с вводом числовой и текстовой информации, формулой СУММ, выравниванием записей текста, относительным копированием. Задания: 1. Создайте новую книгу. 2. Создайте лист "Статистика продажи". 3. Составьте таблицу "Объем продажи универсального магазина". 4. Сохраните книгу под названием: С:\ Таблицы\ Универсальный магазин. 5. Выровняйте заголовки месяцев и знаки "Руб." по правому краю ячейки. 6. Введите формулу для подсчета объема общей продажи за Месяц 1. Скопируйте эту формулу так, чтобы получить суммы для остальных трех месяцев. 7. Введите формулу для подсчета объема продажи секции Занавески. Скопируйте эту формулу для получения суммы для остальных секций. 8. Измените объем продажи секции Сувениры за Месяц 4 с 321 Руб. на 821 Руб. 9. Сохраните таблицу. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ 1. Для создания новой книги: • загрузите EXCEL; •

на стандартной панели инструментов щелкните по кнопке Создать

.

2. Для создания листа "Статистика продажи" выберите двойным нажатием кнопки мыши ярлычок листа (рис.2.1). Ярлык

Рис. 2.1. Ярлык листа

Ярлычок находится в нижней части листа. В данный момент листу присвоено стандартное имя "Лист 1", и он выделен как активный. Для переименования листа выведите контекстное меню, щелкнув по ярлычку "Лист 1" правой кнопкой мыши (рис. 2.2.). В контекстном меню выберите команду Переименовать. Введите новое имя поверх старого. Рис. 2.2. Контекстное меню Листа

Так же можно переименовывать любой лист рабочей книги EXCEL. Для этого: • выберите нажатием правой кнопки мыши на нужном ярлычке листа команду Переименовать; • введите новое имя поверх старого. Для прокрутки через ярлычки листа воспользуйтесь полосами прокрутки слева от ярлычков. 3. Составьте таблицу следующие данные:

объема

продажи

универсального

магазина. Введите

1

А

B

C

D

E

F

2 ВЕЛИЧИНЫ ПРОДАЖИ СЕКЦИЯМИ 3 4 СЕКЦИЯ

МЕСЯЦ МЕСЯЦ МЕСЯЦ МЕСЯЦ ИТОГО 1 2 3 4

5

Руб.

Руб.

Руб.

Руб.

6 Занавески

1045

800

923

1271

7 Ковры

1240

430

1417

1510

8 Электрич. изделия

649

742

611

805

9 Сувениры

750

914

1267

321

1200

907

890

559

10 Духи

Руб.

11 12 ИТОГО Для ввода данных щелкните кнопкой мыши по ячейке. При этом активизируется строка формул (рис. 2.3.). Данные вводятся в строке формул. Если данные введены правильно, то щелкните по кнопке Подтверждение ввода, если нет – по кнопке Отказ ввода. Строка формул Рис. 2.3. Строка формул Для заполнения таблицы: • •

•

•

в ячейку А1 введите заголовок таблицы "Величины продажи секциями". Перенос строки в ячейке осуществляется нажатием комбинации клавиш Alt-Enter. Также введите значения "СЕКЦИЯ" и "МЕСЯЦ 1" в ячейки А3 и В3 соответственно: выделив ячейку В3 с значением "МЕСЯЦ 1", установите курсор в правый нижний угол ячейки и добейтесь преобразования курсора в вид "+". Протащите курсор до ячейки Е3. При этом в ячейках С3, D3 и Е3 введутся значения "МЕСЯЦ2", …, "МЕСЯЦ 4". Эта процедура называется множественное копирование; выделите ячейку В4 и введите значение "Руб.". Автоматически этой ячейке присваивается текстовый формат. Обратите внимание на то, что данные текстового формата выравниваются по левому краю. После этого выполните процедуру множественного копирования в ячейки С4-F4; При вводе числовых значений, соответствующим ячейкам автоматически присваивается числовой формат.

4. Для сохранения книги: • •

выберите пункт меню Файл, Сохранить; для создания папки "Таблицы" на диске С:\ : ∗ в панели инструментов диалогового окна Сохранение документа в окне Папка перейдите на С:\ ; ∗ нажмите на кнопку Создать папку создаваемой папки – ∗ в окне Создать папку введите имя

•

Таблицы. После этого произойдет автоматический переход в папку "Таблицы". Нажмите на кнопку ОК; в окне Имя файла введите: Универсальный магазин. Нажмите на кнопку ОК.

5. Для выравнивания заголовков месяцев и знаков "Руб." по правому краю ячеек нужно выделить По правому краю, расположенной на панели соответствующие ячейки и нажать на кнопку инструментов Форматирование. 6. Автоматический подсчет объема общей продажи за Месяц 1 нужно производить посредством введения формулы, с помощью которой можно было бы подсчитать сумму значений, введенных в ячейках В5:В9. Формулу подсчета суммы можно записать тремя способами: 1) путем непосредственной записи формулы в строке формул; 2) формирования формулы с помощью автосуммирования; 3) формирования формулы с помощью мастера формул. Опишем каждый из этих способов. Следует отметить, что описанные способы являются общими принципами работы с формулами. Их следует применять при создании формул других видов. Запись формулы в строке формул Формулы вычисляют значения в определенном порядке. Формула в EXCEL всегда начинается со знака равенства (=). Знак равенства свидетельствует о том, что последующие символы составляют формулу. Элементы, следующие за знаком равенства, являются операндами, разделяемыми операторами вычислений. Формула вычисляется слева направо, в соответствии с определенным порядком для каждого оператора в формуле. Порядок операций может быть изменен с помощью скобок. Введем формулу согласно описанному: • • •

пусть объем общей продажи за Месяц 1 будет располагаться в ячейке В11. Установите курсор в эту ячейку; в строке формул введите: = СУММ (В6:В9); нажмите на кнопку – Подтверждение ввода. При этом в ячейке В11 отобразится сумма чисел, записанных в ячейках В6:В9. Структура введенной формулы следующая (рис.2.4.): = СУММ (В6:В9)

Знак равенства, с которого начинается ввод формулы.

Функция СУММ, которая используется для сложения чисел в диапазоне ячеек.

Ссылка на диапазон ячеек

Рис. 2.4. Формула СУММ

Создание формулы с помощью автосуммирования •

установите курсор в ячейку В11;

Оператор диапазон

•

нажмите на кнопку – Автосумма. При этом автоматически выделится диапазон ячеек, значения которых подлежат суммированию. Обратите внимание на строку формул. В ней сформировалась такая же формула, как и в предыдущем случае. • если вы согласны суммировать значения ячеек выделенного диапазона, подтвердите . ввод нажатием кнопки Для получения суммы для остальных трех месяцев, установив курсор в ячейку В11, содержащую формулу, выполните операцию копирования. Выбрав ячейку, например, С11, обратите внимание на строку формул: в ней записана формула суммирования ячеек С4:С9. Описанная операция копирования формулы называется относительным копированием. При создании формулы ссылки обычно учитывают расположение относительно ячейки, содержащей формулу. При относительном копировании формулы изменяются относительные ссылки. Относительная ссылка – это задаваемая в формуле ссылка на ячейку, например A1, которая изменяется при копировании формулы в другую ячейку или диапазон. После операций копирования и вставки относительная ячейка в новой формуле будет ссылаться на другую ячейку. Эта ячейка расположена относительно новой формулы так же, как исходная ячейка относительно скопированной формулы. Например, если ячейка A3 содержит формулу =A1+A2, после копирования ее в ячейку B3, формула примет вид =B1+B2. В EXCEL существует возможность копирования с абсолютными ссылками. Эта возможность будет рассмотрена в следующем уроке. В общем, возможны различные варианты автоматического формирования диапазона суммируемых ячеек. Рассмотрим их. 1. - щелкнуть левой кнопкой мыши в начале выделяемого диапазона ячеек. - при нажатой клавише <Shift>, щелкнуть левой кнопкой мыши в конце выделяемого диапазона ячеек. При этом выделятся ячейки, расположенные последовательно друг за другом. 2. Для суммирования числовых значений, расположенных в произвольных ячейках таблицы, нужно последовательно отмечать ячейки при нажатой клавише Ctrl. На рисунке 2.5. приведен пример создания формулы суммирования с помощью автосуммирования. Ячейки, значения которых подлежат суммированию, выделены волнистым контуром. В строке формул сформирована формула суммирования. Обратите внимание на то, что выделенные ячейки перечислены через точку с запятой, а диапазон последовательно расположенных ячеек указан, как в предыдущем случае, через двоеточие.

Рис. 2.5. Режим автосуммирования

7. Рассмотрим возможность создания формулы для подсчета объема продажи секции Занавески с помощью мастера формул. Для этого: •

установите курсор в ячейку F5;

• •

– Мастер функций; на стандартной панели инструментов нажмите на кнопку в появившемся окне Мастер функций, в поле Категория выберите категорию Математические. При этом в поле Функции высветится список функций, относящихся к выбранной категории. Управляя линейками прокрутки поля Функции, найдите функцию СУММ и двойным щелчком мыши выберите ее. После этого появится панель формул для ввода и изменения формул. В данном случае она выглядит следующим образом рис. 2.6. : Кнопка свертывания

Рис. 2.6. Режим мастера формул

В окне Число 1 отобразится диапазон выделенных ячеек. При необходимости можно изменить этот диапазон. Для удобства это окно снабжено кнопкой сворачивания, нажав на которую можно свернуть панель формул, оставив только нужное окно. После этого можно мышью выделить необходимый диапазон суммируемых ячеек одним из способов, приведенных в предыдущем пункте. Получив необходимый диапазон суммируемых ячеек, нажмите вновь на кнопку сворачивания. При этом развернется панель формул. Нажмите на кнопку ОК. Выполните относительное копирование формулы, записанной в ячейку F5 в нижеследующие так же, как в предыдущем пункте. 8. Пакет программ фирмы Microsoft Office обладает свойством совместимости. Это означает, что объекты, созданные в каком-нибудь приложении Microsoft Office можно вставить в любое другое приложение. Существует множество различных способов совместного использования данных программами Office. Выбор конкретного способа зависит от того, как будут отображаться данные в приложении, нужно ли обновлять данные при их изменении и совместно с кем они будут использоваться. Приведем таблицу возможностей совместного использования данных приложениями Office:

№

Задача

Способ

1.

Копирование данных из одной программы и вставка их в Копирование и другую программу вставка

2.

Быстрое копирование или перемещение данных из одного Перетаскивание файла в другой

3.

Использование файла, созданного в другой программе

Импорт и экспорт

4.

Создание перехода к данным в одном приложении, Гиперссылка оформленного путем выделения цветом и подчеркивания текста или рисунка

5.

Копирование данных из другого файла и обновление копии при Связанный объект изменении исходных данных в исходном файле

6.

Копирование данных из файла, созданного другой программой, Внедренный объект так, чтобы можно было легко изменять данные в исходной программе, оставаясь в текущем документе

7.

Размещение данных в общедоступном месте

Отправка данных в общую папку на сервере Microsoft Exchange

8.

Использование файла совместно с другими пользователями, которые могут просматривать его и вносить примечания

Рассылка файла по электронной почте

9.

Отправка файла другим пользователям

Отправка файла по электронной почте

10.

Совместное обсуждение и работа с файлом нескольких Назначение собрания участников во время собрания по сети по сети

Из приведенной таблицы видно, что 1-я и 2-я задачи решаются способами, изученными ранее. Опишем процесс вставки электронной таблицы Excel в документ Word способами 1, 2, 5, 6. 1-й способ 1) Выделите таблицу «Величины продажи секциями»; 2) скопируйте таблицу нажатием на кнопку Копирование или другим из известных способов. Этим Вы занесли таблицу в буфер обмена; 3) откройте приложение Word; 4) в новом документе Word выполните операцию Вставка одним из известных Вам способов. Этим Вы вставили информацию, находящуюся в буфере обмена в документ Word; 5) сохраните документ Word под именем: С:\ Таблицы\Таблица из Excel. 2-й способ 1) Откройте приложения Word и Excel; 2) в Word откройте файл С:\ Таблицы\Таблица из Excel; 3) в Excel откройте файл С:\ Таблицы\Универсальный магазин и перейдите на лист Статистика продажи; 4) расположите на экране монитора оба приложения так, чтобы они не закрывали друг друга рис. 2.7:

Рис. 2.7. Расположение приложений Word и Excel на экране монитора.

5) выделите в Excel таблицу «Величины продажи секциями» и добейтесь того, чтобы указатель мыши принял вид стрелки. Затем нажмите на кнопку Ctrl. При этом рядом с указателем мыши появится знак +; 6) удерживая указатель мыши в описанном виде, при нажатой кнопке Ctrl и левой кнопки мыши, перетащите таблицу в Word; 7) Сохраните документ Word. 3-й способ Использование связанных объектов. Связанные объекты используются в случае, если необходимо, чтобы данные в конечном файле обновлялись при изменении данных в исходном файле. При использовании связанного объекта исходные данные хранятся в исходном файле. В конечном файле отображается представление связанных данных, однако хранится в нем только информация о местоположении исходных данных (и размере, если объект является диаграммой Excel). Для поддержания связи с исходными данными файл, в котором они хранятся, должен быть доступен на локальном диске или в сети. Связанные данные обновляются автоматически при изменении данных в исходном файле. Например, если в книге Excel выделяется диапазон ячеек, который затем вставляется в качестве связанного объекта в документ Word, то при изменении данных в книге данные, находящиеся в документе Word, также будут изменены. Для создания связанного объекта : 1) в Excel откройте файл С:\ Таблицы\Универсальный магазин и перейдите на лист Статистика продажи; 2) скопируйте таблицу нажатием на кнопку Копирование способов. Этим Вы занесли таблицу в буфер обмена; 3) в Word откройте файл С:\ Таблицы\Таблица из Excel.;

или другим из известных

4) в Word в меню Правка выберите команду Специальная вставка. В открывшемся окне Специальная вставка выберите параметр Связать; 5) в вкладке Как: выберите Лист Microsoft Excel (Объект); 6) нажмите на ОК; 7) данные вставляются как связанный объект; 8) сохраните документ Word. 4-й способ Использование внедренных объектов. Внедренные объекты используются в случае, если обновление скопированных данных при изменении их в исходном файле не требуется. При отсутствии доступа к исходным данным можно открыть файл на любом компьютере и просмотреть внедренный объект. Поскольку внедренный объект не связан с исходным файлом, он не обновляется при изменении исходных данных. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните его для открытия и редактирования в исходной программе. Исходная программа (или другая программа, позволяющая редактировать объект) должна быть установлена на компьютере. При копировании данных в качестве внедренного объекта конечный файл занимает больше дискового пространства, чем при связывании данных. Для создания внедренного объекта: 1) в Excel откройте файл С:\ Таблицы\Универсальный магазин и перейдите на лист Статистика продажи; или другим из известных 2) скопируйте таблицу нажатием на кнопку Копирование способов. Этим Вы занесли таблицу в буфер обмена; 3) в Word откройте файл С:\ Таблицы\Таблица из Excel; 4) в Word в меню Правка выберите команду Специальная вставка. В открывшемся окне Специальная вставка выберите параметр Вставить; 5) в вкладке Как: выберите Лист Microsoft Excel (Объект); 6) нажмите на ОК; 7) данные вставляются как внедренный объект; 8) сохраните документ Word. 9. В Excel измените объем продажи секции Сувениры за Месяц 4 с 321 Руб. на 821 Руб. и обратите внимание на то, что автоматически изменились суммарные объемы продаж по секции Занавески и за Месяц 4. 10. Обратите внимание на то, что изменения произошли только в таблице, вставленной в документ Word третьим способом – создание связанных объектов. 11. Сохраните измененную таблицу в Excel и документ Word. Контрольные вопросы: 1. Как можно задать листу рабочей книги EXCEL уникальное имя? 2. Объясните, почему в таблице EXCEL можно вводить данные различных форматов? 3. Допустим, что в ячейку А3 ввели неверное значение. Можно ли отказаться от ввода этого значения? 4. Допустим, что в диапазоне ячеек В3:В15 нужно ввести наименования месяцев года. Можно ли применить для этого процедуру множественного копирования? 5. Почему числовые данные выравниваются по правому, а текстовые – по левому краю? Можно ли изменить их выравнивание? 6. Существует ли в EXCEL возможность сохранять файл в любом месте или только в текущей папке?

7. Можно ли создать новую папку непосредственно из EXCEL или это можно сделать только из среды WINDOWS? 8. В EXCEL существует три возможности ввода функции СУММ. Какой из них лучше? 9. В строке формул вводится формула следующего вида: СУММ(F4:F12). Можно ли будет после ввода этой формулы выполнить операцию относительного копирования? 10. Допустим, нужно суммировать числовые данные, которые записаны в ячейках В5, D8, F7, D4:F4. Можно ли создать формулу суммирования значений этих ячеек с помощью автосуммирования? – мастера функций? 11. Допустим, в таблицу введены различные данные, подсчитаны итоговые значения. Что произойдет с итоговыми значениями, если изменить исходные данные? 12. Как можно внести изменения в таблицу, если она вставлена в документ Word как внедренный объект, как связанный объект? 13. Что будет, если выйти из EXCEL, не выполнив операцию сохранения измененной таблицы?

2.3. ЗАДАНИЕ 3 Доход от продажи Цель: • изменение ширины столбцов; • форматирование ячеек на ввод данных в формате Денежный; • относительное копирование; • использование функций ЕСЛИ, СУММ, МАКС, МИН, СРЗНАЧ; • сортировка данных; • вставка колонки. Указания: при вводе формул в ячейку в строке формул необходимо начать запись со знака “ = ”. Задание: 1. Создайте новую книгу. 2. Создайте лист Доход продавцов. 3. Составьте таблицу (см. табл.2), указывающую доход от продажи продавцов фирмы за первый квартал года (Январь, Февраль, Март). 4. Сформатировать таблицу. 5. Сохраните созданную таблицу под именем «Доход от продажи» по адресу С:\Таблицы. 6. Найти сумму продаж каждого продавца. 7. Найти комиссионное вознаграждение. 8. Начислить премии. 9. Найти общую сумму вознаграждений продавца (комиссионные + премия). 10. Вычислить Общую, Среднюю, Максимальную и минимальную сумму продаж за квартал. 11. Вставить колонку слева от колонки А и в ней ввести обозначение “***” продавцу, у которого сумма продаж больше или равна средней величине продаж за квартал. 12. Отсортировать таблицу так, чтобы данные колонки СУММА ПРОДАЖ расположились в убывающем порядке. 13. Сохранить изменения в таблице. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ 1 и 2 пункты описаны в задании 1. 3. Составьте таблицу дохода от продаж согласно таблице 2. Чтобы изменить стандартную ширину столбца ячейки необходимо: • установить курсор мыши между именами соседних столбцов , например, А и В; • когда курсор мыши примет вид двунаправленной стрелки , нажать левую кнопку и протянуть вправо – для увеличения ширины столбца А, влево – для ее уменьшения. Подобным образом можно увеличить или уменьшить высоту ячейки. При этом курсор мыши устанавливается между номерами строк.

Таблица 2 A

B

C

D

E

F

G

H

КОМИССИОННЫЕ и ПРЕМИЯ

1 2 3

Фамилия и имя

Январь

Февраль

Март

4

Петров Борис

345

245

221

5

Иванов Андрей

256

367

223

6

Семенов Александр

122

345

456

7

Васильева Наталья

345

564

366

8

Гадеев Руслан

342

234

155

9

Романова Ольга

456

354

423

Сумма продаж

Комисс.

Премия

Сумма Ком / прем

10 11 12 13

Сумма продаж

14

Средняя сумма продаж

15

Максимальная

16

Минимальная

17

4. Для форматирования таблицы: Для расположения заголовка таблицы «КОМИССИОННЫЕ И ПРЕМИЯ» относительно нескольких ячеек, необходимо выделить соответствующие ячейки А1:H1 и на панели инструментов Форматирование щелкнуть по кнопке Объединить и поместить в центре . - Заголовки таблицы с помощью команды Формат, Ячейки, вкладки Выравнивание отцентрировать по горизонтали и по вертикали. - Данные блока ячеек В5:D10 преобразовать в Денежный формат. Для этого необходимо: • выделить ячейки В5:D10; • с помощью команды Формат, Ячейки, вкладки Число выбрать Числовой формат Денежный и установить число десятичных знаков 2 (рис.3.1); • нажать кнопку ОК.

Рис.3.1 Формат ячеек

5. Технология сохранения таблицы описана в п.4 задания 1. 6. Сумма продаж каждого продавца равна сумме продаж за Январь, Февраль и Март месяцы. Подсчитаем ее с помощью кнопки Автосумма . Для подсчета необходимо выделить суммируемые данные и ячейку, куда вставляется сумма. Для заполнения ячейки Е4: • •

выделим блок ячеек В4:Е4; нажмем кнопку Автосумма

.

Затем распространим эту формулу в ячейки Е5:Е9 с помощью операции относительного копирования. • •

выделите ячейку Е4; установите курсор в нижний правый угол ячейки (при этом курсор превращается в черный крестик); • нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, проведите по ячейкам Е5:Е9.

7. Комиссионное вознаграждение продавцы получают в размере 8% от всей продажи. В Excel существует возможность нахождения процентной доли от числа (выражения) с помощью использования арифметического оператора «%». Для этого: • в ячейку F4 занесите формулу: = Е4 * 8%. Далее распространить эту формулу в ячейки F5:F9. 8. Если продавец продал на сумму свыше 1000 руб., то ему начисляется премия в размере 2% от суммы продаж, в противном случае – ничего. Чтобы определить, назначать или не назначать премию, воспользуемся функцией ЕСЛИ категории Логические. Функция ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул, является встроенной и относится с категории логических. Она проверяет условие, которое может принимать значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если условие выполняется, функция возвращает одно значение, если условие ложно — другое. Функция имеет три аргумента: проверяемое условие, значение, возвращаемое при истинном условии, и значение, возвращаемое при ложном условии. Синтаксис функции следующий: =ЕСЛИ(лог_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь) В логическом выражении используются следующие операторы сравнения: < , >, =, <=, >=, <> (не равно). Значение_если_истина и значение_если_ложь могут быть отдельным значением, выражением или формулой. Таким образом, если сумма продаж больше 1000 руб. (Е4>1000 аргумент лог_выражение), размер премии составит =Е4*2% (аргумент значение_если_истина). Если сумма продаж меньше или равна 1000 руб., премия будет равна 0 (аргумент значение_если_ложь). Далее придерживайтесь следующей технологии: • •

•

установите курсор в ячейку G4; вызовите мастер функций с помощью кнопки . Появится первое окно диалога мастера функций, изображенное на рис. 3.2. В этом окне необходимо в поле Категория выбрать категорию – Логические. Тогда в поле Функция появится список имен функций этой категории, где требуется выбрать функцию ЕСЛИ и нажать кнопку ОК. Появляется второе окно диалога, в котором задаются аргументы к функции ЕСЛИ (рис. 3.3). Занесите: в поле Логическое_выражение – выражение Е4>1000; в поле Значение_если_истина - выражение Е4*2%; в поле Значение_если_ложь - значение 0.

Линейка прокрутки

Рис.3.2 Выбор функции ЕСЛИ.

Ввод адресов ячеек в поля можно осуществить двумя способами: 1. ввод адреса вручную с клавиатуры; 2. с помощью мыши, кликнув левой кнопкой мыши по необходимому адресу в таблице. В случае если окно Мастера функций закрывает нужный блок таблицы, то его можно отодвинуть, уцепившись мышью за заголовок окна мастера. Либо воспользоваться кнопкой свертывания окна (рис. 3.3), щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Обратно развернуть окно можно путем повторного нажатия по этой кнопке. Кнопка свертывания окна

Рис. 3.3 Аргументы функции ЕСЛИ

• •

Набор закончить нажатием кнопки ОК, после чего в активную ячейку вставится значение функции ЕСЛИ; Распространите формулу ячейки G4 в остальные ячейки столбца G.

9. Величина общей суммы вознаграждений продавца (комиссионные + премия) определена в столбце Н, для этого в ячейку вставлена формула = F4+G4 и скопирована в остальные ячейки столбца. Величину общей суммы вознаграждений можно найти также с помощью кнопки Автосумма . 10.

Общая

сумма

продаж

равна

сумме

продаж

всех

продавцов.

•

• • Рис.3.4 Функция СУММ

• Установите курсор в ячейку Е13; Вызовите Мастер функций . В диалоговом окне выберите категорию Математические и имя функции СУММ, щелкните по кнопке ОК. Чтобы выбрать функцию из большого количества функций, воспользуйтесь линейкой прокрутки (рис. 3.2). В появившемся окне в поле Число1 укажите диапазон, в котором вычисляется сумма Е5:Е9 (рис.3.4). нажмите кнопку ОК, после чего в активную ячейку вставится значение функции СУММ.

Средняя, максимальная и минимальная сумма продаж вычисляются с помощью Статистических функций СРЗНАЧ, МАКС, МИН. Определим среднее значение: • установите курсор в ячейку Е14. • вызовите Мастер функций . В категории Статистические выберите имя функции СРЗНАЧ. • В поле Число1 укажите диапазон Е5:Е9 и нажмите кнопку ОК. Для нахождения максимального и минимального значений повторите описанные выше действия, применительно к функциям МАКС и МИН. 11. Для

добавления колонки выполним следующие действия:

• Выделите столбец А, перед которым вставляется новый столбец; • Активизировать меню Вставка, в котором выбрать опцию Столбцы. Если необходимо вставить несколько столбцов, то выделяется столько столбцов, сколько необходимо вставить и вызывается команда Вставка. Аналогично вставляются строки (для этого выделяется строка перед которой осуществляется вставка). Добавленная колонка будет использоваться для маркировки продавца, который продал на сумму выше средней суммы продаж. Если сумма продажи продавца больше или равна средней величине продажи, то в соответствующей колонке напечатать “***”, иначе – ничего не печатать. Очевидно, что нам потребуется сравнивать сумму продаж каждого продавца со средней величиной, адрес ячейки которой в процессе копирования изменяться не должен. Поэтому при составлении формулы воспользуемся абсолютной адресацией. Абсолютная адресация – это ссылка на ячейки, адреса которых не меняются при копировании содержимого ячеек. Сама ссылка остается неизменной независимо от того, куда перенесена ячейка с формулой. При применении абсолютных ссылок необходимо перед именем столбца и перед номером строки поместить знак доллара $ (поменять раскладку клавиатуры на английскую и нажать комбинацию клавиш <Shift>+<4>). Например, А1- относительный адрес, $A$1 – абсолютный адрес. Также символ доллара можно поместить только перед именем столбца ($A1), в этом случае при копировании не меняется имя столбца. Если ссылка имеет вид – A$1, то неизменен номер строки. Следовательно, адрес ячейки, в котором хранится среднее значение продаж примет вид F$14. Для маркировки воспользуемся логической функцией ЕСЛИ: •

Установите курсор в ячейку А4.

• Вызовите Мастер функций . В категории Логические выберите имя функции ЕСЛИ. • Задайте аргументы к функции ЕСЛИ (рис.3.6). Занесите: в поле Логическое_выражение – F4>=F$14; в поле Значение_если_истина - ***; в поле Значение_если_ложь - (нажать пробел).

Рис.3.6 Функция ЕСЛИ для маркировки

• Набор закончить нажатием кнопки ОК, после чего в активную ячейку вставится значение функции ЕСЛИ. • Распространите формулу ячейки А4 в остальные ячейки столбца А. 12.

Для сортировки: • •

Выделите заголовок столбца СУММА ПРОДАЖ (столбец по которому будет производиться сортировка). Активизируйте меню Данные, в котором выберите опцию Сортировка.

• В появившемся окне укажите направление сортировки По убыванию, кликнув мышью по кнопке выбора направления сортировки (рис.3.7). • Нажмите кнопку ОК. Заметим, что сортировка может производится по одному, двум и трем ключевым полям. Для выбора имен полей для сортировки в окне Затем по и В последнюю очередь, по необходимо воспользоваться кнопкой выбора имен полей (рис.3.7).

Кнопки выбора направления сортировки

Кнопка выбора имен полей

Рис.3.7 Диалоговое окно Сорт

13. Для сохранения изменений в таблице щелкните на панели инструментов Стандартная по кнопке Сохранить . Контрольные вопросы: 1. Каким образом данные столбца СУММА ПРОДАЖ преобразовать в формат Процентный. 2. Какие еще логические функции Вам известны? 3. Каким образом в EXCEL можно вычислить процент, кроме способа описанного выше.

2.4. ЗАДАНИЕ 4 Построение диаграмм Цель: получение навыков построения диаграмм, их форматирования и переименование диаграммных листов. Задание: 1. Откройте файл «Универсальный магазин». 2. Постройте диаграмму. 3. Отформатируйте ряды данных и ось Y. 4. Постройте круговую диаграмму, показывающую какова выручка магазина от продажи различных товаров за МЕСЯЦ 2. 5. Постройте плоскую линейчатую диаграмму, для определения месяца и секции, когда была получена самая большая выручка. 6. Переименуйте диаграммные листы. 7. Сохраните изменения в файле «Универсальный магазин». ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ Рассмотрим технологию создания диаграммы на примере ранее созданной таблицы из ЗАДАНИЯ2. Прежде чем начать строить диаграмму, необходимо продумать какую информацию и в каком графическом представлении мы хотим получить. В качестве примера построим диаграмму, в которой необходимо отобразить выручку секции Занавески по месяцам. 1. Для открытия файла: • •

; на стандартной панели инструментов нажмите кнопку Открыть в диалоговом окне (4.1) нужно щелкнуть по имени открываемого файла, если оно имеется в списке; в противном случае с помощью кнопки перехода на 1 уровень вверх выбрать папку Таблицы, открыть ее, а в ней щелкнуть по файлу «Универсальный магазин»;

Кнопка перехода на 1 уровень вверх

Рис. 4.1 Диалоговое окно опции Открыть

2. Для построения диаграммы: Выделите данные для диаграммы в исходной таблице. При этом, первая строка и первый столбец могут содержать текстовые данные и будут использоваться в диаграмме в качестве меток осей или элементов легенды. Если ряды данных диаграммы расположены в столбцах таблицы, то текст первой строки будет элементами легенды, т.е. названиями переменных, а текст первого столбца – метками осей. Если же ряды данных взяты из строк таблицы, то текст

первого столбца – это элементы легенды, а первой строки – метки осей. Если же первая строка и первый столбец содержат числовые данные, то EXCEL вставляет названия по умолчанию. Если данные находятся не в смежных столбцах, то выделение столбцов производить при нажатой клавише . Поскольку нам необходимо отобразить выручку секции Занавески по месяцам, то: • выделите блок ячеек, включающих в себя: имена столбцов таблицы (кроме ИТОГО), строку с единицами измерения данных и строку Занавески (рис. 4.2);

Рис.4.2 Выделение диапазона ячеек для построения диаграммы

• вызовите Мастер диаграмм любым из выше указанных способов; • появляется первое окно диалога (рис. 4.3) , в котором предлагается выбрать тип диаграммы (выберите Гистограмму). После необходимо выбрать вид диаграммы (плоская или объемная). Выберите Вид плоская обычная гистограмма. Затем нажмите кнопку Далее;

Рис.4.3. Первое окно диалога для выбора типа диаграммы

• во втором окне диалога нужно указать (рис. 4.4, 4.5): a) диапазон данных, которые отображаются на диаграмме. Так как ячейки с данными уже выделены, то этот диапазон указан в поле Диапазон, т.е. вводить его не нужно; b) расположение данных – в строках или в столбцах (ориентация данных); c) с помощью опции Ряд можно скорректировать имена рядов данных и значений данных, если они заданы неверно. Примечание: a) разница ориентации данных в том, что Текст первой строки используется либо в качестве элементов легенды (ряды данных в столбцах), либо в качестве метки оси X (ряды данных в строках).

41

Выберите ориентацию данных в столбцах и нажмите кнопку Далее;

Рис . 4.4 Второе окно диалога: ряды данных в строках

Рис . 4.5. Второе окно диалога: ряды данных в столбцах

41

•

Третье окно диалога предназначено для оформления диаграммы. Оно состоит из вкладок, в которых указываются (рис. 4.6): a) Заголовки диаграммы: ♦ название диаграммы (выручка по месяцам); ♦ название по оси X; ♦ название по оси Y (руб.). b) Опция Линии сетки задает установку или удаление сетки по осям. c) Опция Легенда указывает, выводить ли ее на диаграмму. Если выводить, то где ее расположить: внизу, вверху, справа, слева. По умолчанию располагается справа. Подписи данных - над рядами данных подписи могут отсутствовать (нет подписей), выведены числовые значения (значения) или названия рядов (метки). d) Щелкните по полю Значение. e) Таблица данных – вывод таблицы под диаграммой.

Рис. 4.6 Третье окно диалога с активной опцией Заголовки

•

В четвертом окне нужно указать, где расположить диаграмму: Щелкните по опции отдельном и нажмите клавишу Готово. После нажатия клавиши Готово созданная диаграмма появляется на рабочем листе.

Первоначальный вид диаграммы может вас не устроить, поэтому можете ее отформатировать. Для этого необходимо на свободной области окна диаграммы нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать необходимую команду для форматирования. Если же вы желаете изменить отдельный элемент диаграммы, то его необходимо выделить. Для выделения любого элемента диаграммы необходимо указать на него и щелкнуть левой кнопкой мыши. При выделении вокруг элемента появляется штриховая рамка, а по периметру - прямоугольники. Если после выделения вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню ( для каждого элемента оно свое), то появляется список команд для изменения параметров соответствующего элемента. 3.

Для форматирования рядов данных: • •

щелкните левой кнопкой мыши по одному из столбиков диаграммы; находясь на этом столбике, нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите опцию Формат рядов данных;

• в окне Вид выберите другой цвет заливки; • в окне Параметры установите перекрытие –30. Для форматирования оси Y: • щелкните левой кнопкой мыши по оси Y; • тут же нажмите правую кнопку мыши и в открывшемся меню выберите опцию Формат оси; • в окне Шкала установите максимальное значение 1300 и цену основных делений 100. Внедренная и отформатированная диаграмма для рассматриваемой задачи дана на рис.4.7.

руб.

Выручка от по месяцам 1300 1200 1100 1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0

1271 1045 923 800

МЕСЯЦ1 Руб. МЕСЯЦ2 Руб. МЕСЯЦ3 Руб. МЕСЯЦ4 Руб.

Занав ески

Рис. 4.7. Отформатированная диаграмма

Созданная гистограмма сравнивает выручку секции магазина Занавески по месяцам. По ней можно выявить что самая высокая выручка была получена в МЕСЯЦЕ4, а самая низкая – в МЕСЯЦЕ 2. Естественно, для небольшого количества данных (как в нашем случае) можно это выявить непосредственно и в таблице, не создавая диаграмму, но для большого количества данных диаграмма будет наглядней. 4.

Для построения круговой диаграммы: • • • •

5.

для подписей данных выделите столбец СЕКЦИИ, а для построения – столбец МЕСЯЦ 2. Выделение проводите при нажатой клавише ; выберите объемную круговую диаграмму; установите подписи значений в процентах, для чего в окне Подписи данных кликните по кнопке Доля; диаграмму разместите на отдельном листе. Для определения самой большой выручки:

• • • •

выделите всю таблицу (кроме строки и столбца ИТОГО); выберите линейчатую плоскую диаграмму; диаграмму разместите на отдельном листе. Сделайте соответствующие выводы.

6. Каждый диаграммный лист переименуйте соответственно информации, которую они отображают. 7.

Сохраните изменения в файле «Универсальный магазин». 42

Контрольные вопросы: 1. Из скольких шагов состоит процесс создания диаграммы? На Ваш взгляд, какой из них более сложный и почему? 2. В каком случае удобнее использовать круговую диаграмму, а в каком – столбиковую? 3. Сколько диаграмм можно на разместить на имеющемся листе? 4. Существует ли возможность перемещения диаграммы в документ MsWord? Каким образом можно это осуществить. 5. Возможно ли изменить тип диаграммы, не удаляя при этом уже имеющуюся. 6. При печати на черно-белом принтере цвет секторов может быть не виден. Чем необходимо воспользоваться, чтобы этого избежать? 7. Какие операции можно произвести при форматировании Легенды? 8. Как изменить размер диаграммы? 9. Если во время построения название диаграммы не было указано, то как его можно добавить потом? 10. Таблица содержит числовые данные резко отличающие друг от друга (например, 1 и 10000). В результате малые числовые данные в диаграмме отражены не будут. Что необходимо сделать, чтобы этого избежать?

43

2.5 ЗАДАНИЕ 5 Социальное положение Цель: • • •

использование функций СЕГОДНЯ, ГОД, МАКС, МИН, СРЗНАЧ, СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ; форматирование ячеек; относительное копирование.

Задание: 1. Откройте книгу «Социальное положение». 2. Вычислить возраст, используя функции категории ДАТА и ВРЕМЯ. 3. Найти средний, максимальный и минимальный возраст. 4. Определить количество женщин и количество рабочих. 5. Найти суммарную зарплату служащих. 6. Отсортировать таблицу так, чтобы фамилии располагались в алфавитном порядке. 7. Сохранить изменения в таблице. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ 1.

Книга «Социальное положение» находится по адресу С:\Таблицы.

2.

Для вычисления возраста:

Обычно, чтобы определить возраст человека, мы от текущего года отнимаем год его рождения. Следовательно, нам придется работать с данными типа Дата. Для работы с такими данными в EXCEL имеется ряд стандартных функций, находящихся в категории ДАТА и ВРЕМЯ. Функция Сегодня этой категории позволяет вставить текущую дату. Поскольку дата рождения и текущая дата дана в полном формате (день, месяц, год), а нам требуется только год, то необходимо его выделить (функция ГОД). Итак, возраст определится по формуле: ГОД(СЕГОДНЯ) – ГОД(Дата рождения). По формуле видно, что аргументом функции ГОД является функция СЕГОДНЯ, такая постановка в EXCEL называется вложенностью функций. Поэтому для ввода другой функции в качестве аргумента необходимо щелкнуть по кнопке выбора, расположенной в левой части строки формул (рис.5.1). Придерживайтесь следующей технологии: •

установите курсор в соответствующую ячейку;

•

в категории Дата и время мастера функций выберите функцию ГОД;

•

для ввода в поле Дата_как_число функции СЕГОДНЯ нажмите кнопку выбора (рис.5.1) и в раскрывшемся списке функций выбрать функцию СЕГОДНЯ. Если функции в списке нет, то нажать опцию Другие функции и в новом окне мастера функций выбрать функцию СЕГОДНЯ;

•

нажмите арифметический знак «-»;

•

выберите функцию ГОД, используя опять кнопку выбора функций (рис.5.1);

•

в качества аргумента второй функции ГОД введите адрес ячейки, в которой содержится дата рождения. Нажмите кнопку ОК;

44

•

так как полученный результат выдается в формате Дата и время, то необходимо его изменить. Для этого установите формат Числовой и число десятичных знаков 0;

Кнопка выбора вложенной функции

Рис.5.1 Выбор вложенной функции

• скопируйте полученный результат в остальные ячейки столбца. 3.

Средний, максимальный и изученных ранее функций.

минимальный

возраст

найдите

с

помощью

4. Для определения количества женщин и количества рабочих воспользуемся функцией СЧЕТЕСЛИ категории Статистические, которая подсчитывает количество ячеек внутри диапазона, удовлетворяющих заданному критерию. Функция имеет следующий синтаксис: =СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий), где диапазон — это заданный ряд данных, в котором нужно подсчитать ячейки; критерий — это критерий (число, выражение или текст) который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Для нахождения количества женщин, необходимо выделить диапазон данных в столбце Пол и в качестве критерия щелкнуть по ячейке с записью «ж» (рис.5.2).

Рис.5.2 Функция СЧЕТЕСЛИ

Таким же образом подсчитайте количество рабочих. 5. Для определения суммарной зарплаты служащих воспользуемся функцией СУММЕСЛИ категории Математические. Функция СУММЕСЛИ суммирует значения, удовлетворяющие определенному условию. СУММЕСЛИ(интервал; критерий; сумм_интервал) Интервал — это интервал ячеек, в которых проверяется критерий;

45

Критерий — это критерий (число, выражение или текст), который определяет, какая ячейка добавляется в сумму; Сумм_интервал — это фактические ячейки для суммирования. Ячейки в сумм_интервал суммируются, только если соответствующие им ячейки в аргументе интервал удовлетворяют критерию. Если сумм_интервал опущен, то суммируются ячейки в аргументе интервал. Следовательно, в качестве интервала выделим диапазон данных в столбце Социальное положение, в качестве критерия щелкнуть по ячейке с записью «Служащий», а в качестве Сумм_интервала - диапазон данных в столбце Ср.зарплата (рис.5.3).

Рис.5.3 Функция СУММЕСЛИ

6. Отсортировать таблицу так, чтобы алфавитном порядке. Итоговая таблица примет вид (рис.5.4).

фамилии

располагались

в

Рис.5.4 Итоговая таблица

7. Для сохранения изменений в таблице щелкните по соответствующей кнопке. Задания для самостоятельного выполнения: 1. Подсчитать среднюю зарплату для всего списка работников. 2. Количество уроженцев заданной местности. 3. Суммарную зарплату рабочих, не имеющих семьи. 4. Количество работников, год рождения которых заканчивается на цифру 5. 5. Количество людей, родившихся летом. 6. Количество работников, возраст которых меньше среднего возраста. 46

Контрольные вопросы: 1. Допустим, что в столбце С задано подразделение работников некоторого предприятия, а в столбце Е – стаж их работы. Какую из функций СЧЕТЕСЛИ или СУММЕСЛИ нужно использовать, чтобы: (1) определить количество работников, некоторого заданного подразделения; (2) суммарный стаж работы работников заданного подразделения? 2. Допустим, что в столбце В задана квалификация работников, а в столбце Е – стаж их работы. Требуется ли использовать вложенные функции, чтобы найти средний стаж работников высшей квалификации? 3. Как можно выделить год рождения человека, если задана дата его рождения? Какую функцию Excel нужно использовать для этого? 4. Какие аргументы нужно записать в функции СЕГОДНЯ, чтобы определить дату сегодняшнего дня? 5. Есть ли в Excel возможность определить месяц и день по заданной дате?

47

3.

ЗАДАНИЯ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ Задание №1

Часть I В городе Энске есть 5 фирм по ремонту квартир. Создайте электронную таблицу, в которой приведите сведения о стоимости различных видов ремонтных работ в разных фирмах. Числовые данные показывайте в финансовом формате, с двумя десятичными знаками, в тысячах рублей. Добавьте три строки, в которых укажите минимальное, максимальное и среднее значение стоимости каждого вида работ. Сведения о фирмах: • «Тысяча и одна ночь» производит оклейку потолков за 7 руб./кв.м, оклейку стен за 5 руб./кв.м, настилку линолеума за 55 руб./кв.м, циклевку паркета за 38 руб./кв.м, покрытие его лаком. • «Волшебница» производит побелку потолков за 2,5 руб./кв м, оклейку потолков за 6,8 руб./кв.м, оклейку стен за 4,5 руб./кв.м, циклевку паркета за 32 руб./кв.м, покрытие его лаком. • «Домострой» производит побелку потолков за 3 руб./кв.м, оклейку потолков за 8,2 руб./кв.м, оклейку стен за б руб./кв.м, настилку линолеума за 70 руб./кв.м, циклевку паркета за 45 руб./кв.м, покрытие его лаком. • «Все для дома» производит побелку потолков за 3,4 руб./кв.м, оклейку потолков за 6,5 руб./кв.м, оклейку стен за 4,6 тыс руб./кв. м, настилку линолеума за 65 руб./кв м, циклевку паркета за 40 руб./кв.м, покрытие его лаком. • «Радуга» производит оклейку потолков за 8 руб./кв.м, оклейку стен за 6,2 руб./кв.м, настилку линолеума за 60 руб./кв.м, циклевку паркета за 42 руб./кв.м, покрытие его лаком. • Покрытие паркета лаком в фирмах «Домострой» и «Радуга» стоит 60% от стоимости циклевки, в остальных фирмах - 85%. 1. Озаглавьте таблицу, дайте подходящее название каждой колонке. Используйте, где нужно, необходимые формулы. 2. Отсортируйте таблицу, расположив названия фирм по алфавиту. 3. Сохраните таблицу под именем RЕMONT. Часть II 1. На основе таблицы, созданной в части I, рассчитайте стоимость ремонта в каждой из фирм трехкомнатной квартиры площадью 50 кв.м (25, 16, 9) с высотой потолков 3 м. Ремонт состоит из оклейки потолка и стен, циклевки и покрытия лаком паркетного пола. К стоимости ремонта добавляется НДС в размере 28%. 2. В новой электронной таблице столбцы «Побелка потолка» и «Настилка линолеума», а также строки с минимальным, максимальным и средним значениями уберите, добавьте столбцы «Стоимость ремонта потолка», «Стоимость ремонта стен», «Стоимость ремонта полов», «Суммарная стоимость работ», «НДС», «Общая стоимость ремонта». Для расчета площади стен используйте приближенную формулу Sс = 4h√⎯Sn , где Sc - площадь поверхности стен комнаты, h - высота потолка. Sn -площадь комнаты. 3. Отсортируйте таблицу в порядке возрастания общей стоимости ремонта. 4. Дайте заголовок таблице. 5. Сохраните таблицу под именем REMONT l.

48

Часть III 1. Создайте диаграмму, в которой покажите сравнительную стоимость каждого вида ремонтных работ в разных фирмах. 2. Снабдите диаграмму заглавием, дайте обозначения каждой из осей, приведите легенду, в которой укажите названия фирм, сохраните диаграмму под именем. Часть IV 1. Создайте диаграмму, в которой покажите процентное соотношение составляющих стоимости ремонта трехкомнатной квартиры в фирме, производящей ремонт за минимальную цену. 2. Снабдите диаграмму соответствующим заглавием, в котором укажите название фирмы, и легендой. На самой диаграмме наименования составляющих стоимости (ремонт потолков, ремонт стен, ремонт полов, НДС) не указывайте. 3. Сохраните диаграмму под именем PRICE.

Задание №2 Часть I 1. Создайте рабочую таблицу для ввода сведений о состоянии склада книжного магазина. Вверху таблицы поставьте соответствующее заглавие и расположите все так, чтобы легко было получить информацию по указанным вопросам. Используйте подходящие названия для каждой колонки: -

Название книги Автор книги Цена одного экземпляра Общее количество экземпляров Продано экземпляров Осталось экземпляров

Для заполнения таблицы используйте информацию из прилагаемого меморандума. Используйте, где нужно, подходящие формулы. 2. Добавьте необходимые колонки к таблице СКЛАД, чтобы показать информацию о текущем доходе от продаж каждой книги и рассчитать сумму денег в кассе на текущий день. Отсортируйте данные таблицы в порядке убывания доходности. Сделайте вывод о том, какая книга принесла магазину наибольший доход. Сохраните таблицу под названием ДОХОДНОСТЬ. Часть II 1. Фактическая стоимость каждой книги для магазина составляет 70% цены, взимаемой с покупателя (например, для книги А. Пушкина "Сказки" себестоимость будет 70% от 4800 рублей, т.е. З96О рублей). Создайте новую электронную таблицу, в колонках укажите название книги, ее себестоимость, цену для покупателей, общее количество экземпляров на складе и реальную прибыль от продажи всех экземпляров каждой книги. Используйте по мере надобности соответствующие формулы. В нижней части таблицы в соответствующих колонках рассчитайте размер кредита, необходимого магазину для закупки всего объема книг и совокупную прибыль от продажи всего объема книг. 2. Сохраните таблицу под названием ПРИБЫЛЬ.

49

Часть III 1. Создайте на новом листе диаграмму ОБЩЕЕ КОЛИЧЕСТВО КУПЛЕННЫХ ЭКЗЕМПЛЯРОВ по каждому наименованию и сравните ее с соответствующим заглавием и легендой. Добавьте обозначения на каждой из осей. 2. Сохраните диаграмму под названием ПРОДАЖИ. Часть IV 1. Создайте диаграмму, указав в процентах вклад в общую прибыль от текущих продаж каждого из наименований. Снабдите соответствующим заглавием и объяснениями. 2. Сохраните диаграмму под названием ДОХОДНОСТЬ. Ниже приводятся данные о текущем состоянии склада магазина "Книжная лавка"

Название Книги

МЕМОРАНДУМ Цена

Пушкин А.С. Толстой А.Н. Ильф И., Петров Е.

4800 8000 12000

Общее количество экземпляров 150 60 200

Алый парус Грин А. Таис афинская Ефремов И. Агент 007 Флемминг Я.

3100 4120 3620

250 500 500

Сказки Петр1 12 стульев

Автор

Продано экземпляров

102 444 233

43 11 37

Задание №3 Часть I Банк БОНД-КРЕДИТ закупил на ММВБ для своего обменного пункта валюты доллары США (USD), немецкие марки (DEM), фунты стерлингов (GBR), швейцарские (CHF) и французские (FRF) франки, итальянские лиры (ITL), японские йены (JPY) и финские марки (FIM). Создайте рабочую таблицу для ввода сведений о наличии валюты в обменном пункте, указав в ней вид валюты, объем валюты, текущий курс по отношению к рублю, объем затраченных банком средств в рублях по каждому виду валюты. Для заполнения таблицы используйте информацию из прилагаемого меморандума. 1. Озаглавьте таблицу, дайте подходящее название каждой колонке. Используйте, где нужно, необходимые формулы. 2. Отсортируйте таблицу в порядке убывания затраченных на валюту средств, пойдите суммарный объем затраченных банком средств. 3. Сохраните таблицу под именем ЗАТРАТЫ. Часть II 1. На начало рабочего дня в обменном пункте банка БОНД-КРЕДИТ было указанное в части I количество валюты, а также 50 000 000 руб. В течение дня обменный пункт совершал покупку и продажу валюты. Создайте новую электронную таблицу для ввода сведений о результатах работы обменного пункта за день и приведите в ней информацию о наличии валюты на момент открытия пункта, курсы валют, по которым совершались сделки, объем 50

сделок за день в национальных денежных единицах и в рублях, а также наличие валюты на момент закрытия пункта. 2. Озаглавьте таблицу, дайте подходящие названия колонкам. Необходимые данные извлеките из прилагаемого меморандума, используйте нужные формулы. 3. Подсчитайте суммарный объем рублей в кассе обменного пункта на конец рабочего дня. 4. Дайте заголовок таблице, сохраните таблицу под именем РЕЗУЛЬТАТ. Часть III 1. Создайте диаграмму, в которой покажите процентное соотношение затрат банка в рублях по каждому виду валюты на начало рабочего дня. 2. Снабдите диаграмму заглавием и легендой, сохраните под именем ЗАТРАТЫ. Часть IV 1. Создайте диаграмму, в которой сравните объемы продажи и покупки валюты (в тысячах рублей) за день по всем видам валют. Снабдите диаграмму соответствующим заглавием и объяснением. Добавьте обозначения на каждой из осей. Сохраните диаграмму под именем ОБЪЕМЫ. МЕМОРАНДУМ Кому: Управляющему банком _____________

Дата:______________

От кого: ________________________________ Привожу данные о работе обменного пункта за прошедший день Валюта

Курс ММВБ

USD DEM GBR

5345 3540 -

FRF CHF ITL JPY FIM

-

Курс по отношению к доллару -

Объем на начало рабочего дня, ед.

Курс покупки, руб.

Курс продажи, руб.

Куплено, ед.

Продано, ед.

1,55

25000 40000 5000

5315 3400 7750

5370 3620 8300

7120 15400 2500

8750 25500 1800

0.187 0.8 0.065 0.088 0.22

40000 5000 100000 100000 50000

940 4100 335 440 1100

1070 4470 360 500 1200

12200 1340 0 31000 16500

9500 2750 35000 87000 44500

Курс по отношению к доллару дан для тех видов валюты, по которым торга проводились без установления биржевого курса.

Задание №4 1. Составьте таблицу, показывающую недельные расходы. В ячейке А1 таблицы введите заголовок ЛИЧНЫЙ БЮДЖЕТ – отцентрируйте его по ширине таблицы, а в ячейке А2 – заголовок НЕДЕЛЬНЫЙ ДОХОД. В ячейке D2 записать 150. В строке 3 введите заголовки 51

2.

3.

4. 5. 6.

колонок ПОЗИЦИЯ, НЕДЕЛЯ 1, НЕДЕЛЯ 2, НЕДЕЛЯ 3, НЕДЕЛЯ 4, ИТОГО. В колонке А в строках 4 - 9 введите: Питание, Квартирная плата, Одежда, Газ/Электричество, Поездки, Телефон, ИТОГО. Введите числовые данные последующей схеме: B4 - E4 25 E5 150 D6 30 E6 25 E7 50 B8 - E8 10 D9 45 В строке ИТОГО введите формулы для подсчета общих расходов на каждую неделю (т.е. в ячейки B10, C10, E10,D10), для колонки ИТОГО (т.е. в ячейках F4, F5, F6, F7, F8, F9) введите формулы для подсчета суммарных расходов для каждой позиции. В ячейке F10 необходимо ввести сумму расходов по 4 неделям (подытожить колонку F – строки от 4 до 9 или строку 10 – колонки от В до Е). В ячейку А11 введите заголовок СБЕРЕЖЕНИЯ, а в ячейках В11 - Е11– формулы для подсчета сбережений за каждую неделю. В ячейку F11 введите формулу вычисления общего сбережения за 4 недели: недельный доход (D2) умножить на 4 и вычесть общую сумму сбережений за каждую неделю). Сохраните составленную таблицу. Задание №5

Часть I Для каждой группы создаются типовые ведомости, которые содержат списки студентов (фамилия, имя, отчество, № зачетной книжки) и полученные ими оценки на экзамене. В данном задании требуется подготовить для каждой группы электронную экзаменационную ведомость (см. рис. 1). В любой таблице всегда можно выделить минимум две структурные части - название и ее шапку.

Рис. 1. Форма экзаменационной ведомости для части I 52

Название таблицы вводится в любую ячейку и оформляется шрифтами. Формирование шапки таблицы рекомендуется проводить в следующей последовательности: • задайте способ выравнивания названия граф (при больших текстах необходимо обеспечить перенос по словам); • в каждую ячейку одной строки введите названия граф таблицы; • установите ширину каждого столбца таблицы. После окончания оформления шапки таблицы введите в таблицу постоянные данные. • фамилии студентов и полученные ими оценки по конкретной дисциплине; • заголовки в нижней части таблицы для итоговых данных, которые будут подсчитаны впоследствии при выполнении части II. После окончания работы по заполнению ведомости постоянными данными запомните ее как рабочую книгу. Примечание. Все расчеты в экзаменационной ведомости будут производиться в части II. Часть II В созданной в части I рабочей книге с экзаменационной ведомостью (см. рис. 1), хранящейся в файле с именем Session, рассчитайте: • •

количество оценок (отлично, хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно), неявок, полученных в данной группе; общее количество полученных оценок.

Для этого потребуется разработать алгоритм, в соответствии с которым будет производиться расчет. Предлагается следующий алгоритм: 1. Ввести дополнительное количество столбцов, по одному на каждый вид оценки (всего 5 столбцов). 2. В каждую ячейку столбца ввести формулу. Суть формулы состоит в том, что напротив фамилии студента в ячейке соответствующего вспомогательного столбца вид полученной им оценки отмечается как 1. В остальных ячейках этой строки в других дополнительных столбцах будет стоять 0. Таким образом, полученная оценка в каждом столбце будет отмечаться по следующему условию: в столбце пятерок — если студент получил 5, то отображается 1, иначе — 0; в столбце четверок — если студент получил 4, то отображается 1, иначе — 0; в столбце троек — если студент получил 3, то отображается 1, иначе — 0; в столбце двоек если студент получил 2, то отображается 1, иначе — 0; в столбце неявок - если не явился на экзамен, то отображается 1, иначе — 0. Пример. Студент Снегирев получил оценку 5, тогда в ячейке столбца, в котором фиксируются пятерки, должна стоять 1, а в остальных ячейках данной строки во вспомогательных столбцах, где отмечаются остальные оценки, будут стоять нули. 3. В нижней части таблицы ввести формулы подсчета суммарного количества полученных оценок определенного вида и общее количество оценок. 4. Сверить полученные общий вид таблицы, результаты и структуры формул с тем, что показано на рис.2 (в режиме отображения значений)

53

Рис.2 Электронная таблица Экзаменационная ведомость в режиме отображения значений

Часть III Подготовьте для каждой группы ведомость (рис. 3) назначения студентов на стипендию по результатам экзаменационной сессии. При выполнении данного задания потребуется произвести расчеты по более сложным, чем в предыдущей части II, формулам.

Рис. 3. Форма стипендиальной ведомости

Ознакомьтесь с алгоритмом действий по технологии выполнения данного задания: 1. Загрузите экзаменационную ведомость. 2. На новом листе создайте ведомость стипендии (см рис. 3) и скопируйте в нее список группы из экзаменационной ведомости, отображенный на рис. 2. 3. Вычислите средний балл по результатам сдачи экзаменов по каждому студенту. 4. Используя минимальное значение стипендии и учитывая, что сданы все экзамены, введите формулу начисления стипендии по условию: • если средний балл не менее 4,5, выплачивается 50%-нaя надбавка к минимальной стипендии; • если средний балл от 3 (включительно) до 4,5, выплачивается минимальная стипендия; • если средний балл меньше 3, стипендия не выплачивается. 5. Подсчитайте сумму стипендиального фонда для всей группы. 54

6. Сверьте полученные общий вид таблицы и результаты с тем, что отображено на рис. 4.

Рис. 4 Электронная таблица Ведомость назначения на стипендию в режиме отображения значений

55