http://itbookz.ru/
Внимание! Файл получен с помощью ссылки, расположенной в каталоге сайта ITBookZ.ru. Описание сайта: На сайте Вы найдёте много электронных книг, которые можно бесплатно скачать для ознакомления, без регистрации! Сайт полезен человеку, так или иначе занятому в IT сфере, т.е. работающему с компьютером. Темы электронных книг:
Программирование САПР Операционные системы WEB-Дизайн MS Office Сети Базы данных Безопасность
1C Графика, Дизайн, 3D Железо Создание игр Математика Мультимедиа Журналы IT тематики. И многое другое!
Море электронных книг по компьютерной тематике! Постоянное пополнение! Заходите, выбирайте и скачивайте! ITBookZ.ru Авторское право: Данная книга предоставлена исключительно для ознакомительных целей и должна быть удалена с вашего компьютера или любого иного носителя информации сразу после поверхностного ознакомления с содержанием. Копируя и сохраняя данную книгу, Вы принимаете на себя всю ответственность, согласно действующему международному законодательству, а именно закону об авторском праве и смежными с ним законами. Публикация данного документа не преследует за собой никакой коммерческой выгоды, а является рекламой бумажного аналога. Правообладателям: Все авторские права сохраняются за правообладателем. Если Вы являетесь автором данного документа и хотите дополнить его или изменить, уточнить реквизиты автора или опубликовать другие документы, пожалуйста, свяжитесь с нами через форму обратной связи на сайте. Мы будем рады услышать ваши пожелания и принять меры по устранению недоразумений. С уважением, Администрация ITBookZ.ru
http://itbookz.ru/
http://itbookz.ru/
Т. М. Елизаветина
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
КУАИУ-ОБРАЗ Москва • 2003
http://itbookz.ru/
ББК 32.973.26-018.2 Елизаветина Т. М. Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу.М: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2003. - 240 с. ISBN 5-93378-049-9 В книге рассматривается проблема подготовки и проведения презентации. Успешное проведение презентации требует определенных знаний в незаслуженно забытой области филологической науки - риторике, а также навыков психотехники делового общения и профессионального использования современных визуальных и технических средств. В качестве таких средств широко используется компьютер и соответствующие программные средства, прежде всего приложение, входящее в состав MS Office, PowerPoint. Книга адресована бизнесменам, менеджерам, преподавателям средней и высшей школы и всем, кто проводит публичные выступления,
Елизаветина Татьяна Михайловна Компьютерные презентации: от риторики до с.цшд-шоу Учебное издание Корректор И. Кутузова Макет А. Ширкевич Обложка ООО "дсСтшп," Лицензия ЛР№ 071806 от 02.03.99. НОУ ' ОЦ КУДИЦ-ОБРАЗ1 121354, Москва, а/я 18;
[email protected]
I Годписапо в печать 02.1 2.2002. Формат 70x100/16. Бум. газетная. Мечачь офс. Усл. печ. л. 19,4. Тираж 3000. Зак;.) <•% Отпечатано с готовых диашпитивов в тшюграфин "Профивдат 109044, Москва, ул. Крутицкий пал. д. 18
ISBN 5-93378-049-9
© Т. М. Елизаветнна, 2003 © Макет, обложка НОУ "ОЦ КУДИЦ-ОБРАЗ". 2003
http://itbookz.ru/
Вынесенный к название к н и г и интригующий термин "слайд-шоу" подразумевает способ демонстрации материала с помощью современных технических и программных средств, а риторика, как искусство красноречия, и с докомпьютерных времен являлась важнейшим и наиболее действенным средством достижения эффективности публичного выступления. "Красноречие, - писал М. В. Ломоносов, - есть искусство о всякой данной материи красно говорить и тем преклонять других к своему об оной мнению". Для достижения этого, по мнению М. В. Ломоносова, требуется следующее: а) природные дарования, б) знание предмета, в) умение подражать, г) упражнение в сочинении, д) знание других наук. В современном мире проблему "как преклонять других к своему мнению" изучает психология управления. В предмет изучения психологии управления входят традиционные социально-психологические явления (лидерство, психологический климат, проблемы общения и совместной трудовой деятельности), а также проблемы общей психологии (теория деятельности, теория личности, теория развития и т. п.). Психология управления призвана обеспечить психологическую подготовку руководителей, сформировать или развить их управленческую культуру, создать необходимые предпосылки для теоретического п о н и м а н и я "и практического применения важнейших проблем сферы управления, среди которых: . понимание природы управленческих процессов, Ф знание основ организационной структуры. ш четкое представление об ответственности руководителя, умение устно и письменно выражать своп мысли. ш компетентность в отношении управления людьми, и знание психотехники общения и средств коммуникации. Рассматривая презентацию как выступление перед аудиторией, следует помнить, что люди не только слушают речь, но и видят и чувствуют ее, и для того.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
чтобы достичь цели, необходимо, чтобы речь кроме рассуждений содержала эффектные картины, запоминающиеся образы, характерные эпизоды. Речь, состоящая из одних рассуждении, утомляет слушателей, плохо запоминается. Эффективная презентация требует определенных демонстрационных средств. Рисунки мелом на доске, огромные листы ватмана и т. п., представляемые на защитах дипломных проектов м диссертаций, ушли в прошлое. На смену им пришли экранные формы представления информации, получившие название "слайд-шоу". Это могут быть рисунки и схемы, графики и диаграммы, видео и т. п., созданные с помощью компьютерных средств. В этой книге мы будем рассматривать применение компьютерных программных средств, а именно Microsoft PowerPoint 2000. Первая версия PowerPoint представлена фирмой Microsoft в 1989 г. В 1991 г. программа заняла первое место среди аналогичных программных средств подготовки презентаций. Версия PowerPoint 2000 является дальнейшим усовершенствованием программы и позволяет использовать в презентации новые средства графики, звуковые и видеообъекты, Интернет и т. д. PowerPoint отличается от текстовых и графических редакторов ориентированностью программных средств на подготовку эффектно оформленных презентаций. PowerPoint позволяет создавать электронные демонстрации слайдов (слайдшоу), конспекты докладов, цветные и прозрачные пленки для показа с помощью проектора, раздаточный материал для аудитории и т. д. Средства автоматизации работы в процессе подготовки презентации (графические шаблоны, программы-мастера, стилевые заготовки) и простота использования обеспечивают возможность создания презентаций профессионального качества даже начинающим пользователям. Анимационные возможности программы ограничены, однако для смены слайдов н появления текста на экране существуют различные варианты построения, а также реализована поддержка вставки н просмотра видеообъектов в режиме экранной презентации. Кроме того, программы-мастера позволяют структурировать содержание доклада, выступления, и это является важным психологическим аспектом работы с компьютерной презентацией. В настоящее время графический пакет фирмы Microsoft PowerPoint - самый популярный пакет для подготовки презентаций.
http://itbookz.ru/
Глава 1
такое презе Жнпое слово дороже мертвой буквы. Пословица
Широко используемый в настоящее время термин презентация (от английского слова presentation, обозначает "показ", "представление") в современном деловом мире понимается как публичное выступление, рекламная демонстрация продукта или товара, обсуждение новой идеи или проекта, Eiue во времена античности публичное выступление (живое слово) имело гораздо большее значение, чем письменный документ. Искусство речи (риторика) было важнейшим условием достижения авторитета в обществе, политического и экономического успеха. Риторы были высокообразованными людьми, прекрасно владели п р а в и л а м и публичной речи, знали и учитывали законы логики и психологии, умели внушать собственные мысли и чувства огромным аудиториям, побуждая тех, к кому они обращались, к практическим действиям.
Презентация - это публичное выступление Если аы хотите людям, которые не готовятся быть ораторами, дать понятна о том. что такое красноречие, а людям, которые хотят быть ораторами, дать средство к изучению красноречия, то переберите речи известных ораторов, снабдите их подробной биографией каждого оратора и необходимыми историческими примечаниями... И. Г. Белинский
Для большинства людей выступление перед аудиторией является нелегкой задачей. Всех волнует одна и та же проблема: как изложить свои мысли с наибольшей ясностью, легкостью и доходчивостью.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Почему же возникает страх перед публичным выступлением? Выступающий всегда находится в центре в н и м а н и я , и любая его оплошность будет моментально замечена. Вели выступающий говорит медленно и с трудом подбирает слова, его перестают слушать. Если он начинает запинаться и извиняться, то слушатели начинают сомневаться в его компетентности.
Страницы истории Искусство речи, или красноречие, имеет свою историю, свои законы, свою теорию и практику. В истории развития искусства речи (риторики) главой школы риторов справедливо признан древнегреческий философ Демосфен. Красноречие в Древней Греции отождествлялось с мудростью, а мудрость признавалась важнейшим человеческим достоинством. Большим мастером научных бесед-диалогов со своими у ч е н и к а м и был древнегреческий философ Сократ. Его диалоги внесли большой вклад в теорию ораторского искусства, а некоторые м ы с л и полезны и современным ораторам: "Вот если бы он (Лисий) написал, что должно угождать больше бедному, чем богатому, старшему, больше чем младшему, и тому подобное, что подходит ко мае и большинству из нас, тогда действительно его речи были бы остроумны и для народа полезны". Научная разработка проблем ораторства получила дальнейшее развитие в трудах Аристотеля, особенно в его к н и г е "Риторика". Аристотель учил, что "достоинство стиля заключается г. ясности. Стиль не должен быть ни слишком низок, ни слишком высок, но должен соответствовать предмету речи". Основой стиля речи Аристотель считал умение говорить правильно, которое выражается в верном размещении слов во фразах, в -сочной характеристике предмета. Основное внимание риторика уделяла: а доказательности речи, & композиционной структуре, ° словесному выражению, запоминанию текста, ® актерской технике. Роль ораторского искусства признавали и в Древнем Риме. Имя римского оратора, политического деятеля и писателя Цицерона стало всемирно известным и по праву стоит рядом с именем Демосфена. Цицерон считал красноречивым того, кто на форуме гражданских процессов может убедить, доставить наслаждение, подчинить себе слушателя. Убеждение зависит от доказательности речи,
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
а подчинение слушателя - победа оратора. Цицерону принадлежат слова: "Поэтами рождаются, ораторами становятся". В историю мировой культуры Цицерон вошел прежде всего как оратор и прекрасный стилист. Можно сказать, что его ораторский талант принес ему наибольшую популярность и заслонил другие стороны его дарований. Цицерон в трактате "Об ораторе" писал, что "речь должна разворачиваться только на основе полного знания предмета... иначе она представляется пустой болтовней". Требования к ораторам в древнем Риме были чрезвычайно велики, прежде всего - тщательное воспитание и обширное образование. Опыт ораторского искусства постепенно обобщался, складывались и развивались различные теории риторики. Ораторскому искусству начали обучать специально. Крупный оратор и преподаватель риторики в древнем Риме Квинтилиан опубликовал 12-томный труд "Наставление в ораторском искусстве", в котором представлены история риторики, разделы риторических программ, правила выступлений, нравственные требования к оратору и т. п. В разных странах и у разных народов развивалось свое национальное ораторское искусство. Значительное влияние на развитие французского красноречия оказали деятели Великой французской революции. Блестящие речи Марата, Робеспьера и других революционеров в Учредительном собрании стали школой французского ораторского искусства.
Развитие русского красноречия Проблемы развития русского национального красноречия с давних времен привлекали внимание многих русских ученых, литераторов и общественных деятелей. Их исследования опирались прежде всего на фольклорные материалы и на произведения художественной литературы, в первую очередь на "Слово о полку Игореве" и на летописи. Большой вклад в учение о красноречии внесли М. В. Ломоносов, М.М. С п е р а н с к и й , А. Г. Тимофеев. Ценные мысли о красноречии содержатся в произведениях А. С. Пушкина, В. Г. Белинского, М. Е. С-.штыкова-Щедрина, А. И. Герцена и др. Признание риторики началось в России с выхода в 1747 г. "Краткого руководства к красноречию". Этот труд М. В. Ломоносова сразу привлек внимание и несколько раз переиздавался при жизни автора. Заслуга М. В. Ломоносова в том, что он впервые построил риторическую систему па основе русского языка - его лексики, фразеологии, синтаксиса и предназначил свой труд для светского образования, что получило живой отклик среди людей, стремившихся к культуре. Фактически до середины XVIII в. русскому человеку негде было упражняться в публичной речи. Существовало так называемое духовное красноречие, но оно
http://itbookz.ru/
8
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
было уделом незначительного меньшинства и отличалось такою своеобразностью содержания и формы, что и в л и я н и и его за пределами небольшой, тесной сферы не могло быть и речи. Когда к церковной кафедре присоединилась университетская, красноречие стало могучим орудием воздействия профессоров на студентов и на молодое поколение в целом. Видными представителями "университетского красноречия" были профессора Т.Н. Грановский, С.М. Соловьев, Н.И. Костомаров, В.О. Ключевский, И.М. Сеченов, Д.И. Менделеев и многие другие. На лекции этих профессоров собирались студенты разных факультетов, и аудитория была всегда полной. В конце XVIII - начале XIX п. мастерство речи ценилось не только в университетах, но и в среде политиков п военных и в светском общении. Риторика преподавалась в гимназиях и лицеях и в форме частных уроков. Труд Н. Ф. Кокшапского профессора Царскосельского лицея, одного из учителей Пушкина, "Общая риторика" выдержал i 1 переизданий. Этот труд включал: я понятие о содержании речи, описание повествования, учение о слоге и его средствах, * все роды украшения речи и т. п. В конце XIX в. профессор А. Г. Тимофеев, всесторонне исследовавший красноречие в России и его историю, высказал интересную мысль: "Ценность истории красноречия обусловливается не одними... специальными соображениями, она является частью общей истории культуры человечества..." Риторика стимулирует развитие грамматики и литературной нормы языка, отвергаются диалекты и жаргоны, формируется то, что сегодня называется "культурой речи".
Правила публичного выступления XIX в. Душа, спокойная совсем, иначе взирает на предметы, иначе .мыслит, иначе обрагцается, иначе говорит, нежели душа потрясенная. М. М. Сперанский
Следующим этапом развития русского красноречия можно считать трактат ММ. Сперанского "Правила высшего красноречия", в котором он выражал мысль, что "основание" красноречия... суть страсти". Развивая этот тезис, М.М.Сперанский учил, что сильное чувствование и живое воображение - совершенно необходимые требования, предъявляемые к ораторам.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
В том же трактате М. М. Сперанского содержатся рекомендации ораторам по всем аспектам выступления: о вступлении, о доказательстве, о "страстном слове", о "равности с материей", общих свойствах речи и т. п. Под ''страстным словом" М. М. Сперанский понимал те места в речи, где сердце оратора будит сердца и мысли слушателей, где чувства говорящего возбуждают чувства слушающих. "Страсти" эти понимаются сердцем и имеют свой особенный язык, "коему не обучаются, но получают вместе с ними от природы". В своих трудах М. М. Сперанский сформулировал общие правила для расположения мыслей и доказательности речи. Некоторые из них справедливы и для презентаций: & все в речи должно быть подчинено одной главной теме; все мысли в речи должны быть связаны между собой так, чтобы одна мысль содержала в себе зачатки другой; № один довод не только не должен противоречить другому, но, напротив, поддерживать его; 4i> если доводы направлены на доказательство одной и той же мысли, они должны быть связаны между собой, иначе речь потеряет свое единство н внимание слушателей рассеется; необходимо найти такую точку соединения доводов, чтобы казалось, что одно доказательство непосредственно следует за другим. Часть трактата М. М. Сперанского посвящается слогу, К основному свойству слога нужно отнести ясность, ко второму -разнообразие. Монотонность опасна для слога. Но разнообразие нельзя отождествлять с развязностью. Разнообразие разных частей речи не должно нарушать ее единства, один топ должен главенствовать в речи. Слог также должен соответствовать предмету, о "котором говорит оратор. Если предмет возвышен, то слог должен быть сильным и благородным; если мысли просты, слова должны быть легки и естественны. Жизнь не стоит па месте, и было бы неверно думать, что современное публичное выступление не отличается от выступления "века минувшего". Но, может быть, пословица "новое — это хорошо забытое старое" верна больше, чем нам кажется.
Русское судебное красноречие Можно считать презентацией научно-популярную лекцию, урок учителя и проповедь священника. Но часто учителя и лекторы становятся рабами программы. Сели что-то оказывается особенно сложным, им приходится разъяснять это, у них нет такой свободы в способе представления идеи, как у ведущих презентацию.
http://itbookz.ru/
10
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Если проводить параллели с другими профессиями, то ведущий презентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. Презентация - это убеждение аудитории, причем убедить надо здесь и сейчас и повлиять на принимаемое решение. С этой точки зрения особый интерес представляет наследие мирового и особенно русского судебного красноречия. Развитие русского судебного красноречия началось вслед за проведением основных положений судебной реформы 1864 г, Правители России открыто порицали самоё идею адвокатуры, Екатерина II называла адвокатов людьми, способными одинаково "поддерживать то ложь, то справедливость, то несправедливость". Николай I был глубоко убежден, что адвокаты "погубили Францию", и заявлял: "Пока я буду царствовать, России не нужны адвокаты, без них проживем". Указом императора Александра II от 20 ноября 1864 г. были объявлены Судебные уставы, которые вводили новые, буржуазные принципы судоустройства и судопроизводства. Одной из важных особенностей судебной реформы было учреждение суда присяжных заседателей, который действительно имел определенные преимущества по сравнению с судом сословных представителей. Другим серьезным новшеством судебной реформы было создание адвокатуры как самостоятельного звена судебной системы. В адвокатуру в России потянулись прогрессивные силы, не находившие себе до этого достаточного применения. Развитию судебного красноречия способствовали и те строгие требования, которые предъявлялись к адвокату-оратору. На эту сторону дела обратил внимание видный русский судебный оратор Н. П. Карабчевский: "От адвоката-оратора требуют серьезной юридической и общелитературной подготовки, живого, наблюдательного ума и значительной дозы творческого инстинкта, способного, так сказать, одухотворить и вызнать к жизни немые страницы объемистых деловых фолиантов. От внешней стороны речи требуется художественная цельность и целесообразная законченность. Без удовлетворения этим м и н и м а л ь н ы м требованиям вас не назовут судебным оратором". Можно сказать, что для проведения презентаций необходимы те же качества. Для деятельности русских мастеров судебного красноречия характерно было то, что их умение отлично подготавливать и произносить речи не было л и ш ь следствием их одаренности, талантливости, хотя и это качество, конечно, имело большое значение. Такое умение давалось прежде всего кропотливым трудом, долгой предварительной подготовкой к судебным прениям, самым тщательным анализом материалов дела и предполагаемой л и н и и поведения своего процессуального противника.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
1 1
В числе первых адвокатов были Д. В. Стасов, К. К. Арсепьев, В. П. Гасвский, В. Д. Спасович, П. А. Потсхип, А. И. Урусов, Л. Л. Боровиковский, С. А. Андреевский, Ф. Н. Плевако. Вес они были известными юристами, высокообразованными людьми, имена их знала русская общественность.
Как выступали судебные ораторы Речь судебного оратора - особая речь, она имеет четкое целевое назначение: убедительно и достоверно доказать виновность или невиновность человека. Это возлагает на оратора большую ответственность за содержание речи, за те аргументы, которыми он оперирует. Ведь его слова могут повлиять на судьбу человека, о котором ом говорит. Кроме того, судебная речь призвана представить суду в наиболее убедительной форме доказательства, доводы или контрдоводы и тем самым помочь ему примять правильное решение. Уже в процессе становления судебного красноречия в России вставал тот же вопрос, который нередко дискутировался в разное время во многих странах: следует ли оратору иметь полный текст речи в суде или же можно обойтись лишь кратким планом-конспектом выступления? Естественно, что никто не брал и не возьмет сейчас на себя смелость дать какой-либо категорический ответ на этот вопрос, А. Ф. Кони вспоминает: "Речей своих я никогда не писал. Раза два пробовал я набросать вступление, мо убедился, что судебное следствие дает такие житейские краски и так перемещает иногда центр тяжести изложения, что даже несколько слов вступления, заготовленного заранее, оказываются вовсе не той увертюрой, выражаясь музыкальным языком, с которой должна бы начинаться речь". В отличие от этого В. Д. Спасович за неделю до выступления в суде тщательно изучал содержание дела и писал полный текст своего выступления, но произносил его так искусно, что трудно было себе представить, будто перед мим лежал полный текст речи, и у слушавших его оставалось впечатление, что это импровизация. С. А. Андреевский также был сторонником того, что текст должен быть написан полностью предварительно, и сам всегда это делал, однако произносил речи как бы импровизируя. В теории русского судебного красноречия высшим изяществом слога признавалась его простота. Обычно под простотою слога понималось умение говорить легко и просто о предметах возвышенных и сложных. Судебный оратор не должен забывать, что красота отдельных слов и выражений имеет определенное значение в судебной речи, ибо мысль выигрывает не только от смысла, по и от з в у ч а н и я речи. Ораторам настоятельно рекомендовалось осторожное и осмотрительное обращение со еловом. Надо знать цену словам, этот союзник оратора всегда может стать предателем, ибо на трибуне нет времени думать о словах, они должны сами являться в нужном порядке.
http://itbookz.ru/
12
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
В речах судебных ораторов большую роль играют удачные сравнения п метафоры. Известный русский адвокат В. И. Жуковский, выступая по одному уголовному делу и желая образно нарисовать картину положения своего подзащитного, закончил защитительную речь, обращенную к присяжным заседателям, словами: "Подсудимый был полтора года в одиночной камере. Знаете ли вы, господа присяжные заседатели, что такое одиночное заключение? Это три шага в длину, два шага в ширину и... ни клочка неба!"
Нравственные требования После реформ суд стал тем местом, куда люди шли слушать своих национальных ораторов, смотреть, как они отстаивают правду. Деятельность выдающихся судебных ораторов, их образ жизни служили примером для окружающих. Все это подмяло их авторитет па такую высоту, что они стали эталоном прогрессивного юриста своего времени, законодателями судебного красноречия. Во многих произведениях, особенно в трудах Л. Ф. Копи, В. Д. Спасовича и К. К. Арсеиьева, последовательно отстаивались нравственные основы судебного красноречия и судебной этики. Они приобрели определенную систему, которая включала в себя ряд неизменных правил. Прямота и правдивость. Под этим подразумевалась особая честность, которая не приемлет всякого обмана, в пей заложен серьезный залог успеха, ибо суд скорее склонится на сторону того, в ком видит человека правдивого, искреннего, не способного па ложь и хитрость. Скромность оратора в суде. Скромность легче понимается чувством, чем определяется словами. Оратор скромен, когда он забывает в своей речи о себе и думает только о деле. Надо всеми силами избегать самовозвеличивания и проявлять уважительное расположение к суду, Благоразумие оратора. Судьи должны чувствовать в его речи здравый смысл и рассудительность. Нужно, чтобы оратор производил впечатление человека серьезного, зрелого ума; и судьи должны быть уверены, что ом своей речью не внесет ошибки в то решение, которое они должны принять. Тактичность. В ней проявляется искусство разумно использовать все то, что делают и говорят в суде, чтобы добиться цели, доказать свой тезис пс существу дела. В своей личной жизни судебный оратор не должен выходить за пределы правил здоровой морали, не должен забывать о своей репутации. Нужно не только казаться блюстителем нравственных законов общества, по и быть и действительности таковым.
http://itbookz.ru/
Гпааа 1. Что такое презентация
13
Эта плеяда высокоталантливых судебных ораторов активно боролась со злом. В устах судебных ораторов часто звучали слова: свобода, честь, справедливость. По словам В. Д. Спасовича, это были "до известной степени рыцари слова живого, свободного". Конечно, презентация в современном понимании не ставит ведущему столь высоких нравственных требований, однако аудитория может быть судьей и достаточно строгим. Изменение политической ситуации в России в начале XX в. явилось причиной кризиса риторики и привело к заметному упадку речевых навыков в самых разнообразных сферах общения. Риторика как самостоятельный предмет сохранилась с 20-х по 80-е IT. XX в. лишь в Московском и Тбилисском университетах па факультетах классической филологии и в духовных академиях. В конце 70-х гг. в России поднимается новая волна интереса к риторике. Были переведены на русский язык книги Д. Карпеги, книга "Общая риторика" под редакцией Ж. Дюбуа и др. Несомненно, важной причиной возрождения риторики является и возрождение демократии и России. Политические дебаты, свобода прессы, изменение системы образования - все это вызвало рост интереса к теории механизмов речи, функциональной грамматике, стилистике и риторике в целом,
Презентации - это общение Наша повседневная жизнь - это общение с родственниками, коллегами по работе, разговоры по телефону, беседа с незнакомым человеком в купе поезда, вечер воспоминаний па встрече одноклассников, обсуждение профессиональной проблемы, деловые переговоры, выступление перед аудиторией и многое другое. Иногда слово "общение" употребляется и в более широком смысле (в смысле несловесного общения) - общение с искусством, общение с природой и т. п. Общение с людьми - это наука и искусство. В общении важны образование и имидж, артистические способности и культура речи, природные способности и другие особенности человека. В литературе по социальной психологии обгцепие рассматривается как комMViniKamitwiuH деятельность, а предмет, изучающий эту деятельность, называется психотехподогией общения. Термин "психотехнология" имеет в своем составе три компонента: "питхо", "техно", "логия", анализ которых позволит понять сущность психотехнологии. Греческое слово psyche означает "душа". Слово techne буквально означает "искусство", "умение", "мастерство", a logos - это "слово", "учение".
http://itbookz.ru/
14
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Психотехнология общения - это самостоятельный предмет, который развивается на стыке психологии личности и культурологии, социологии и театральной педагогики, социально-педагогического тренинга и т. д. Любое публичное выступление - это не только речь оратора, но и процесс общения с аудиторией в целом. Это касается и презентаций, которые устраивают прежде всего для того, чтобы в чем-то убедить человека или группу людей. Обычно презентация считается успешной, если она разжигает любопытство, стимулирует желание получить больше информации и побуждает к конкретным, прогнозируемым действиям.
Общение как вид деятельности Искусство общения, знание особенностей и применение психологических методов необходимы прежде всего специалистам, профессиональная деятельность которых предполагает постоянные контакты с людьми, - бизнесменам, менеджерам, преподавателям, адвокатам и многим другим. Умение строить отношения с людьми, находить к ним подход, расположить их к себе лежит в основе жизненного и профессионального успеха. Учитывая сложность понятия ''общение", воспользуемся следующим определением: "взаимодействие людей, содержанием которого является обмен информацией с помощью различных средств коммуникации для установления взаимоотношений между людьми" . Психотехнология делового общения касается прежде всего совместной трудовой деятельности, проведения переговоров, деловых бесед, презентаций и т. п. Деловая беседа ~ общение для установления деловых отношений, решения проблем, выработки конструктивного подхода к их решению. Переговоры — коллективное обсуждение деловых предложений с целью убедить собеседника принять деловое предложение. Презентация - это выступление перед аудиторией, представляющее информацию, предложение, продукт и т. д. Может показаться, что презентация - это разовая форма коммуникации, у которой больше проблем, чем результатов. И тем не менее у пес есть один существенный фактор: как правило, она нужна, чтобы стать прелюдией к дальнейшему обсуждению предмета или сотрудничеству. Если она терпит неудачу, то и дальнейшего сотрудничества не будет.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
Модели общения В реальной жизни общение подчиняется определенным правилам, цель которых. - поддержание связи с людьми. Существует огромное количество ситуаций, в которых от участника требуется прежде всего знание правил игры. Это так называемая ритуальная модель общения, которая включает ритуальные акты Эти акты имеют церемониальный характер взаимодействия, требуют определенного "художественного" о ф о р м л е н и я и канонизации действий. Они о с н о в а н ы на национальных, сословных, территориальных п профессиональных традициях и нормах общения. Поздравления в день рождения, рукопожатие и приветствие "здравствуй ', воинская присяга и клятва Гиппократа, новогодние елки и подарки - все это обычные ри'1\альпые акты. Они позволяют закрепить и поддержать определенные нормы отношений в больших п малых группах. Для каждого человека свойственна потребность в понимании, сочувствии, сопереживании. Эта потребность, основанная на подлинности переживаемых и демонстрируемых чувств, реализуется в личностном (гуманистическом] общетш. Цель этого общения - поддержание внутреннего равновесия и адекватной оценки и самооценки реального состояния личности. Б личностном общении цели не запланированы изначально, это исповедальное, интимное общение, главный результат которого - взаимопонимание и сочувствие. Для достижение внешних по отношению к партнеру целей используется минг/пуля/н нанос общение. В манипулятивпом общении применяется стратегия навязывания стереотипа поведения, использование внушающего воздействия для изменения мотивации и установок л и ч н о с т и . Условиями манипулятивного общения могут являться пскрнтпчпость отношения одного партнера к другому, более н и з к и й профессиональный и интеллектуальный уровень одного из партнеров. Преобладание манипулятивной модели в общении партнеров может привести к деформации личности. Но не следует думать, что м а н и п у л я ц и я - это чисто негативное явление, Часто профессиональные задачи решаются именно с помощью манипулятивного общения, которое встречается там, где существует совместная деятельность. Любое обучение, убеждение, управление включает в себя элементы манипулятивного общения. Поэтому эффективность этих процессов зависит от степени владения законами и техникой общения.
http://itbookz.ru/
16
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
"Треугольник" общения Плачь сам, еже:ш хочешь, чтоб я плакал.
Гораций В реальном общении происходит не только обмен информацией, но и взаимопонимание и взаимодействие партнеров. Партнер часто понимает, что происходит с собеседником, что он чем-то расстроен или потерял интерес к содержанию разговора. При этом не каждый может объяснить, почему это происходит. В литературе по психологии принято выделять в процессе общения три составляющие или три стороны общения: коммуникативную, интерактивную, перцептивную. Коммуникация - это обмен информацией и ее понимание, обмен м н е н и я м и , желаниями, навыками и т. д, Интерактивная составляющая - это межличностное взаимодействие или совместное действие партнеров в конкретной ситуации, причем одна и та же ситуация может быть по-разному воспринята участниками общения и их действия могут отличаться. Перцептивная составляющая - это восприятие одним партнером другого, это как бы "беглое чтение" другого человека, расшифровка его внешних данных, манеры поведения, утаиваемых соображений и т. д.
Коммуникация Передача информации от человека к человеку, обмен м н е н и я м и , переживаниями, настроениями может иметь конкретное содержание и быть различным: обсуждение новостей, спор о политике, решение деловых вопросов с партнерами и многое другое. По средствам коммуникации общение бывает двух видов: вербальное, осуществляемое с помощью слов, и невербальное, при котором средством передачи информации являются несловесные знаки (поза, жесты, м и м и к а , интонация, взгляд, дистанция и т. д.). Чтобы понять человека, его действия и мотивы, нужно не только уяснить значение его слов и поступков, по и "расшифровать" смысл его несловесных знаков. Язык и речь Главным средством коммуникации и установления взаимопонимания людей является язык. Язык - это система знаков, служащая средством человеческого общения, мыслительной деятельности, способом выражения самосознания личности".
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
17
Веками отшлифованные языковые конструкции формируют мысль и упорядочивают ее. 1 Термин "речь ' может иметь несколько значений: речь как деятельность или процесс, речь как текст, написанный или устный, речь как ораторский жанр', Речь фиксирует интеллектуальные соображения человека, служит средством передачи информации. Поэтому речь используется для передачи разного рода научных идей, координации совместной деятельности, для понимания душевных переживаний человека, его мыслей, Культура речи в широком смысле понимается как способность человека говорить свободно и понятно, владеть голосом и интонацией, не делать речевых ошибок, соблюдать вежливость и этикет, Речевые средства образуют в общении существенную логико-смысловую линию, определяющую содержание общения, По речи судят о культурном уровне личности и всего общества в целом. В речевых, языковых (вербальных) формах всегда выражались все грани культуры общества. Вся сфера образования вербальна, и нельзя отбросить тот факт, что речевое оформления знания есть лучшая форма обучения. То, что ясно без слов: особенности невербальных средств
коммуникации Язык дан человеку d:tn того, чтобы скрывать Свои МЫС-111.
Ш.
Невербальные средства общения чаще всего используются для установления эмоционального контакта с собеседником и получения информации о его мыслях, чувствах и переживаниях. О чем же могут сообщить невербальные средства? Они дополняют содержание высказывания, выделяют особенно важные моменты сообщения, свидетельствуют об отношении собеседника к ситуации и партнеру по общению, Неречевые средства коммуникации можно разделить на четыре основные группы: = наралипгвнстичсскис (качество голоса, ею диапазон, тональность), оптико-кинетические (жесты, м и м и к а , пантомимика), <;i экстралингвистические (паузы, смех, плач, темп речи), пространственно-временные (дистанция, время, место, ситуация общения). Паралингвистические средства - это средства индивидуально-психологического управления голосом, дикцией, интонацией.
http://itbookz.ru/
18
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Жест - это движение, передающее психическое состояние говорящего или думающего про себя человека. Мимика- динамическое выражение лица в конкретный момент общения, Пантомимика-динамическое состояние позы в конкретный момент общения. Особенностью экстралингвистических средств является то. что их проявление обусловлено импульсами нашего подсознания. Неподдельное проявление этих импульсов позволяет нам доверять этим знакам больше, чем вербальному общению. Пространственно-временные характеристики общения определяю']' время, место, физическое расстояние между партнерами (дистанцию) и ситуацию общения, условия которой создают определенный (напряженный или спокойный) характер взаимодействия, комфорт или дискомфорт общения. Если опытные собеседники могут сдерживать свои эмоции с помощью жестов и телодвижений, то практически никто не способен контролировать реакцию своих зрачков. Они непроизвольно расширяются и сужаются и тем с а м ы м передают информацию о вашей реакции на услышанное. Так, например, китайские и турецкие торговцы назначают цену товара, ориентируясь па зрачки покупателя: если тот удовлетворен ценой и получаст желаемое, то зрачки его глаз расширяются. Взгляд является наиболее естественным и самым информативным средством невербального общения. Мы все используем такие фризы, как "У нее большие детские глаза"; ''У пего завлекающий взгляд"; "Она бросила на пего гневный взгляд "; "У него бегающие глаза "; "У него такой блеск в глазах''. Когда мы так говорим, мы имеем в виду размер зрачков человека и поведение его глаз. При дневном свете з р а ч к и могут расширяться и сужаться в зависимости от того, как меняется настроение человека. Когда человек радостно возбужден. его зрачки расширяются в четыре раза больше по сравнению с нормальным состоянием. Наоборот, сердитое, мрачное настроение проявляется в том. что зрачки сужаются, при этом получаются так называемые "глаза-бусинки" или "змеиные глаза".
Взаимодействие В общении участвуют как м и н и м у м два человека, и процесс общения, как правило, состоит из последовательности действий, включающих, ориентацию в коммуникативной ситуации, постановку коммуникативной задачи, оценку эмоционально-психологического состояния партнера, воздействие на партнера и понимание его реакции. Взаимодействие - главное содержание общения. Смысл и содержание взаимодействия невозможно понять пне определенной ситуации, причем одна и та
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация же ситуация может быть "прочитана" партнерами по-разному и соответственно их действия могут быть различными, Взаимодействие - это процесс, который складывается: из физического контакта, совместного перемещения а пространстве, группового действия, ш духогшого вербального контакта, невербального информационного контакта. Взаимодействие, при котором партнеры адекватно воспринимают друг друга, одинаково направляют свои действия, определяется как "кооперация". Если же партнеры демонстрируют неадекватность понимания позиций друг друга и активно проявляют свои собственные намерения и действия, то такое взаимодействие характеризуется как конкуренция. Процесс общения имеет и определенную иерархическую структуру. Общаясь с коллегами, руководством организации, подчиненными, каждый человек занимает определенную позицию. Позиционное взаимодействие делится на три типа: над, наравне, иод. Взаимодействие типа над характеризуется тем, что активным, доминирующим субъектом выступает инициатор общения. Он проявляет инициативу, управляет, контролирует ситуацию, осуществляет свои цели. Взаимодействие типа наравне осуществляется в общении равных партнеров, при котором оба проявляют инициативу, стараются учитывать роли и интересы друг друга. Взаимодействие типа под характерно для взаимоотношений руководителя и подчиненного, детей и родителей, Но в реальной жизни позиции смещаются и "правила" общения нарушаются. Вся гамма и оттенки отношений, многообразие их проявлений не могут быть позиционированы и определены. Взаимодействие людей подчиняется законам, определяющим динамику психических процессов, межличностных взаимоотношений, группового поведения. К числу подобного рода закономерностей можно отнести следующие. Закон неопределенности отклика. Разные люди и даже один человек в разное время могут по-разному реагировать на одинаковые воздействия. Это может приводить и нередко приводит к непониманию потребностей субъектов в процессе общения, их ожиданий, особенностей восприятия той или иной конкретной деловой ситуации. Таким образом, восприятие людьми внешних воздействий зависит от различия их психологических структур. Закон неадекватности отображения человека человеком. Суть его состоит в том, что ни один человек не может постичь другого человека с такой степенью достоверности, которая была бы достаточна для принятия неоспоримых решении относительно этого человека.
http://itbookz.ru/
20
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Это объясняется сложностью природы и сущности человека, который непрерывно меняется в соответствии с возрастом и образом жизни, В самом деле, в разные моменты своей жизни даже взрослый человек определенного возраста может находиться на разных уровнях физиологического, интеллектуального и культурного развития. Закон неадекватности самооценки. Психика человека представляет собой органичное единство двух компонентов: осознаваемого и неосознаваемого. Согласно Фрейду, разум в психической жизни людей играет довольно скромную роль, над человеком властвуют глубинные структуры психики - подсознание. Самооценка меняется в зависимости от психического состояния каждого из партнеров в конкретный момент времени.
Восприятие Перцептивная составляющая общения - это процесс познания, восприятия человека человеком. Очень важно не только понимание поведения человека в той или иной ситуации, но и понимание основ этого поведения, его движущих сил и механизмов. Выражения "он на меня давил", "он подставился", "он был сражен" и т. д. не означают реальных действий, а выражают восприятие состояния партнера. Б литературе по психологии механизмы восприятия определяются следующим образом: 5Н
Идентификация - способ понимания другого человека через осознанное или бессознательное уподобление его характеристикам самого себя.
«• Стереотипизация - классификация форм поведения и интерпретация их причин путем отнесения к уже известным явлениям, категориям, социальным стереотипам. 4; Рефлексия - осмысление субъектом того, какими средствами, почему он произвел то или иное впечатление ма партнера. » Обратная связь - получение информации о том, какое воздействие субъект оказал на партнера, и корректировка па этой основе дальнейшей стратегии общения. •# Эмпатия - эмоциональный отклик на основе возникшего чувства. Психологические исследования показывают, что почти все детали внешнего облика человека могут нести информацию об эмоциональном состоянии, отношении к окружающим и к самому себе и соответственно влияют на восприятие. Лицо человека, его мимика, общий стиль поведения, походка, манера стоять,' привычные позы и их изменение во время разговора, пространственная ориентация по отношению к партнерам - все это имеет определенное содержание и содержит информацию о внутреннем состоянии.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
21
Шаг за шагом в процессе общения Анализируя общение как деятельность и обозначая его как "коммуникативную деятельность", следует учитывать, что общение между инициатором общения и партнером организуется по определенным правилам и включает следующие основные элементы: действия общения -это единицы коммуникативной деятельности, акты, адресованные другому человеку; . цель общения - это та цель, на достижение которой в конкретной коммуникативной ситуации направлены разнообразные действия, совершаемые в процессе общения; продукт общения — образования материального и духовного характера, создающиеся в итоге общения; > ситуацию, в которой совершается взаимодействие. Деловое общение строится как "система сопряженных актов". Каждый такой акт (инициативный или ответным) — это взаимодействие субъектов в процессе общения. В свою очередь, элементарными актами процесса общения являются действия, высказывания и слушания. В практике делового общения каждый человек выполняет роль не просто субъекта общения, по и организатора деятельности другого субъекта. Таким субъектом может стать: отдельная личность, группа людей, масса людей. В соответствии с этим определяются три уровня общения, каждый из которых имеет свою специфику. Индивидуально-личностное общение характеризуется проявлением индивидуальных особенностей общающихся, их взглядов, настроений, отношения друг к другу и т. п. Как правило, общение с группой люден связано с профессиональной и общественной деятельностью человека, где мы не выбираем партнеров. Высказывания в таком общении адресуются разным людям и должны быть понятны каждому, поэтому к ним предъявляются особые требования полноты, точности и высокой культуры. Общение с массой людей - это чаще всего прерогатива публичных политиков, поэтому не является предметом этой книги. Таким образом, презентация может рассматриваться как социально ориентированный процесс общения личности с группой людей, аудиторией. Ограниченное время проведения презентации требует от ведущего дополнительных навыков управления вниманием аудитории и преодоления барьеров восприятия.
http://itbookz.ru/
22
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Управление вниманием Психологи утверждают: через 17 минут люди начинают терять интерес к вашему выступлению. Ими овладевает скука; они отвлекаются и перестают слушать вас внимательно. Когда вы теряете внимание аудитории, вы теряете шанс достичь цели презентации. Управление вниманием аудитории не всегда требует специальных знаний и навыков, по, когда мы управляем собой и другими интуитивно, возможны ошибки, которые могут испортить любую презентацию. Существует несколько приемов привлечения внимания аудитории: •ш прием "нейтральной фазы", -.1- прием зрительного контакта, » прием изоляции. » прием навязывания ритма. , прием акцентировки. Прием "нейтральной фазы" сводится к тому, что в начале выступления произносится текст, не обязательно с в я з а н н ы й с основной темой выступления, но зато наверняка имеющий смысл и ценность для всех присутствующих и поэтому концентрирующий их внимание. Это может быть результат спортивных игр, событие в политической жизни страны, последнее научное достижение и т. п, Установление зрительного контакта - прием, широко используемый в любом общении. Пристально глядя на человека или обводя взглядом аудиторию, мы привлекаем внимание и поддерживаем его в процессе общения. Прием изоляции для говорящего состоит в умении исключить все внешние воздействия и помехи. Для слушающего актуально умение изолироваться от внутренних факторов, умение не отвлекаться на свои мысли и не терять информацию. Внимание человека постоянно колеблется, и. если не прилагать \силий, чтобы его восстанавливать, оно будет неотвратимо переключаться на что-то другое. Именно в этом случае и применяют наиболее простой способ задать нужный ритм выступления - прием "навязывания ритма", т. е. постоянное изменение характеристик голоса и речи. Прием акцентировки применяется в том случае, когда необходимо обратить особое внимание аудитории на определенные, важные моменты в выступлении. Прямая акцентировка достигается за счет различных служебных фраз, например: "прошу обратить внимание", "важно отметить" и т. п. Косвенная акцентировка достигается за счет контраста с общим фоном сообщения и потому привлекает внимание.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
23
Барьеры восприятия Даже при самых благоприятных условиях проведения презентации установлению полного контакта между выступающим и аудиторией мешают индивидуальные особенности сторон. Эти особенности создают психологические ба >ьеры, которые увеличивают межличностную дистанцию, снижают уровень понимания и деформируют характер взаимодействия сторон. К таким барьерам можно отнести: ^ барьер речи, л барьер характера. •1 барьер отрицательных эмоций, информационно-познавательный барьер. Барьер речи возникает вследствие речевых ошибок из-за неправильного выбора слов, слабой аргументации, ошибок в построении сообщения, нечеткого произношения слов и т. п. Характер представляет собой сочетание наиболее устойчивых, существенных особенностей человека. Некоторые черты характера (агрессивность, снобизм, застенчивость) могут проявляться столь активно, что это приводит к конфликтным ситуациям и возникновению барьера характера. Эмоция - это субъективная реакция человека на воздействие внешних и внутренних раздражителей. При включении в процесс общения сильных эмоций возникает барьер отрицательных эмоций (страха, гнева, плохого настроения и т. п.). Информационно-познавательный барьер возникает из-за разности социального опыта, уровня образования, несовпадения ценностных и социальных устано.вок партнеров и недостаточного п о н и м а н и я важности сообщения. В процессе общения каждый человек одновременно "воздействует" и "подвергается воздействию", поэтому эффективность общения - дело общее и каждый партнер может влиять па результат общения и несет за него ответственность.
Изнанка мышления аудитории В процессе проведения презентации разные аудитории, как и отдельные личности, ведут себя и реагируют по-разному. Мы почти всегда примерно понимаем, что происходит в аудитории (интерес падает, внимание рассеивается и т. п.). Таким образом, очевидно, что поведение имеет два аспекта: внешний, поведенческий и внутренний, затрагивающий личпостно-смысловые установки. В большинстве случаев на презентациях нормальные отношения между аудиторией и выступающим оказываются перевернутыми. Вели лектор читает с кафедры, то в этом случае как бы подразумевается, что его статус в какой-то мере выше. На презентации обычно все происходит наоборот: говорящий обращается
http://itbookz.ru/
24
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
к аудитории с уважением подчиненного к людям более высокого положения. Он (или она) не может потребовать их в н и м а н и я , самое большее, что он может, это заслужить его. Как же понять своего партнера? Как попять целую аудиторию? Прежде чем начинать выступление перед слушателями, желательно ответить на следующие вопросы: в Что они думают относительно предмета презентации? -.у. Как много они уже знают о предмете? е Каков уровень интереса слушателей? * Насколько они осведомлены о новинках в предметной области? и На самом ли деле они сомневаются в целесообразности использования предлагаемого продукта (идеи, товара) пли просто делают выбор между вами и вашими конкурентами? Для того чтобы научиться понимать партнера, необходимо особое отношение к партнеру - желание понять, что он думает, что переживает, понять его точку зрения и образ мыслей. Кроме того, знания и опыт, профессиональный имидж и верный выбор манеры поведения позволят установить нужный контакт с аудиторией. Обретение профессионального имиджа и следование правилам поведения не самоцель для делового человека, лидера. Однако это составляет весьма существенную его личностную и профессиональную характеристику, имеет глубокий практический смысл. Это - его общая культура, нравственная мотивация поступков, научно-профессиональная компетентность. Носители такой культуры интеллектуально незаурядные личности. Это и позволяет им достичь больших успехов в своей профессиональной деятельности.
Имидж и этикет Имидж - элю искусство управлять впечатлением.
Э. Гофман Для каждого человека важно, как он выглядит в глазах окружающих. Многие люди от природы привлекательны, но, как правило, чаще симпатии людей завоевываются благодаря умению понравиться, без которого трудно достичь крупных успехов в любой деятельности и обрести радость человеческого понимания. "Имидж" - от английского image, означающего "образ", "ореол''. Имидж - это визуальная привлекательность человека. Благоприятные внешние данные явля-
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
25
ются тем природным достоянием, которым надо умело распорядиться. Красивым людям легче создать эффект личного обаяния. Однако отсутствие привлекательных внешних данных не закрывает дорогу к созданию благоприятного имиджа. Культура делового общения включает и создание привлекательного имиджа. Но встречаются деловые люди, которые не придают значения не только своему имиджу, но и правилам поведения в процессе делового общения, этикету. Часто это свидетельствует о низком уровне их культуры. В энциклопедическом словаре 1955 г. издания термин этикет определяется так: "Этике-]-: 1) свод правил поведения, обхождения, принятых при дворах монархов. .. 2) форма поведения, обхождения R высших слоях дворянскобуржуазного общества". В настоящее время слово "этикет" уже не имеет столь выраженного классового оттенка. В современных изданиях словарей понятие этикета определяется как установленный, принятый порядок поведения, форм общения. Необходимость определения стратегии поведения обусловлена проблемами, возникающими в процессе общения, и нормы поведения значимы не только "при дворах монархов", но и в повседневной жизни, и в профессиональной деятельности каждого человека. Исследователи утверждают, что 92% производимого впечатления зависит от того, как человек выглядит и "звучит". Поэтому многие политики и менеджеры проходят актерский ликбез, изучая искусство улыбаться; постановку голоса; технику жестов, мимики и поз. Помочь в этом могут имидж-мейкеры - специалисты по формированию имиджа. 11о в жизни и практике общения каждый создает свой имидж самостоятельно, но своей собственной схеме привлекательности.
Из чего складывается имидж Понятие имиджа включает не только естественные качества человека, но и специально созданные. Оно говорит как о внешнем облике человека, так и о иго внутреннем мире и психологическом типе. Имидж - это сложившийся в массовом сознании и имеющий характер стереотипа эмоционально окрашенный образ человека, Забота о своем имидже это запсчатленис его в сознании людей, лучшая самопрезентация в процессе общения.
http://itbookz.ru/
26
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Можно выделить четыре наиболее важных слагаемых имиджа: 1. Профессионализм и компетентность. Как считают некоторые психологи, 90 из 100% людей не имеют возможности проявить свой талант и всю жизнь занимаются не своим делом. Еще Н. А. Добролюбов писал, что "человек со способностями министра мучается па кучерских козлах, а другие со способностями кучера изнемогают в высоких министерских креслах". Понятие управления заменяется понятием власти, а управление превращается в эксплуатацию. Власть развращает, неограниченная власть изменяет психику человека. Обществу необходимы прежде всего профессионализм и компетентность управляющих. Управление требует от руководителя динамизма, быстрой реакции на изменившуюся ситуацию, профессионализма и т. п. Например, в корпорации "Дженерал моторе" первое из предъявляемых требований к менеджеру-требование компетентности. Каждый менеджер должен профессионально знать, как выполнить свою работу наилучшим образом, хотя и в своей собственной манере. Эти знания могут быть получены, если менеджер достаточно прилежен и усидчив, чтобы добыть их из книг, достаточно проницателен и самокритичен, чтобы усвоить их из своего опыта, и достаточно восприимчив, чтобы извлечь их из опыта других. Менеджер не может позволить себе учиться только на собственных ошибках. Вместе с тем некоторые руководители не стесняются перекладывать свою вину в случае неудачи на других. Таким руководителям не мешает помнить принцип Питера: "В любой иерархии каждый индивид имеет тенденцию подниматься до своего уровня пекомпетепции". Действительно, если менеджер справляется с работой эффективно и без н а п р я ж е н и я , то говорят, что его дело не дает ему возможности проявить себя и ему надо подняться выше. Но когда ему достается нечто, с чем он уже не может справиться, то именно этот вид деятельности становится постоянным его занятием, предаваясь которому менеджер "заваливает" дело, приводит в отчаяние коллег, снижая эффективность всей организации. 2.
Нравственная надежность менеджера. Хотя сегодня дуэли не приняты, слова "человек чести" и "честное слово" исчезают из нашего лексикона, понятие нравственности уходит своими корнями в 10 заповедей. "Не убий", "не укради", "не сотвори себе кумира", "пе произноси ложного свидетельства на ближнего твоего" и т. п. - это тс заповеди, которые составляют основу нравственности человека. Вообще говоря, нравственный человек осознает необходимость жить по моральным заповедям, выверенным человеческим опытом, безнравственный же всегда в плену у собственных страстей и идеал его - вседозволенность.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
27
Американские психологи выявили пять п р и ч и н почему руководители поднимаются вверх по лестнице карьеры, а потом падают. 1 ) Их толкает вверх стремление получать более высокое жалованье, а не забота о процветании организации. 2) Их слишком волнуют символы их положения (кабинет, машина, дом и п р . ) . 3) Они озабочены прежде всего собственными интересами, а не интересами общества. 4) Они самоизолируются, уменьшая круг своего общения. 5) Они скрывают свои мысли и чувства от подчиненных. Обшеству необходим нравственно падежный руководитель, способный на самосовершенствование, и прежде всего духовное, и он обязан иметь широкие гуманитарные знания. Еще Декарт говорил о необходимости быть "духовно активным человеком", /(уховпо обедненный человек зависим от внешних условий. Чем скорее человек залечивает свои душевные раны, тем успешнее он противостоит ж и з н е н н ы м невзгодам. Хотя модели поведения избираются под воздействием многих обстоятельств, это не освобождает нас от ответственности за свое поведение. Мера осознания этой ответственности прямо пропорциональна нашей духовной зрелости. 3. Гуманитарная образованность менеджера. Ф. М. Достоевский считал, что гуманитарная развитость облегчает человеку успешное освоение любой профессии. О верности этого наблюдения великого писателя свидетельствуют многие примеры из ж и з н и знаменитых людей. Многие известные судебные ораторы, как правило, не ограничивали свою деятельность лишь судом. Л. Ф. Копи был известным литератором и теоретиком права, В. Д. Спасович -- профессором уголовного права, литературоведом, А. И. Урусов - исследователем драматических произведений, театральным критиком, С. А. Андреевский - поэтом, К. К. Лрсеньсв - почетным академиком, теоретиком права, публицистом. Известно, например, что па публичные лекции, с которыми выступал А.Ф. Кони, нелегко было попасть, хотя о каждом предстоявшем его выступлении вывешивалось объявление размером в половину тетрадного листка, по и этого было достаточно, чтобы залы были переполнены. Какие же гуманитарные ценности должны составлять основу мировоззренческого кредо менеджера? Социальная защищенность людей. f» Их здоровье.
http://itbookz.ru/
28
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
& Экологическая безопасность. * Их духовное богатство. Наша система образования готовила и но многих учебных заведениях готовит и сейчас технических специалистов, которые часто забывают о перечисленных выше гуманитарных ценностях. Недостаточная гуманитарная образованность плохо сказывается на человеке. Так, глаз японца способен различать 47 оттенков цвета, а русского - меньше 10. Это последствие снижения у пас уровня гуманитарного воспитания. С 40-х гг. в пашей стране количество гуманитарных предметов в школах значительно уменьшилось. Благодаря гуманитарной культуре человек приобретает возможность вбирать в себя различную информацию, подвергая се чувственной и рациональной обработке, Эта культура в той же Японии считается важнейшим компонентом внутреннего мира менеджера, составляющей его имиджа. 4. Менеджер обязан быть психотехнологом. Психотехнология - это паука о практическом использовании психологических техник управления людьми. Психическая деятельность менеджера реализуется в процессе общения и представляет собой систему взаимосвязанных операций, направленных па изменение состояний, мотивов, установок и т. д. у личности, па которую оказывает воздействие менеджер. Он должен рассматривать психотехнологию как систему практических действий, которые опираются на системный анализ процесса общения.
Принципы создания имиджа А'ороип/с .манеры
сличаются
irj
Ж'СрШв.
Пос.чоница
Для того чтобы быть обаятельным, требуется постоянная работа над собой. способность приобретать знания и навыки, исходя из требований текущего дня и ожидаемых изменений в будущем, понимание эмоциональной сферы психики человека. В основу формирования имиджа могут быть положены следующие принципы: ® повторения, е непрерывного усиления воздействия, & "двойного вызова".
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
29
Принцип повторения опирается па свойства человеческой памяти: хорошо запоминается та информация, которая повторяется. Людям требуется время, чтобы сделать воспринятое сообщение своим. Принцип непрерывного усиления воздействия обосновывает наращивание аргументированного и эмоционального обращения, например: "Это только для вас" или "Я работаю для вас" и т. д. Постепенное наращивание усилий воспринимается более положительно. Именно постепенное, а не взрывное. Это связано с тем, что человек интуитивно противится всплескам информации. Когда информация переходит порог возможного, происходит блокировка каналов восприятия и переработки поступающего информационного потока. Постепенное и непрерывное наращивание усилии воздействия ведет к желаемым сдвигам. Принцип "двойного вызова" означает, что сообщение воспринимается не только и не столько разумом. Важнейшую роль играют подсознательные психические процессы, эмоции человека. Чтобы побудить человека к действию, надо сделать ему "двойной вызов", т. е. обратиться к сознанию и подсознанию, Следовательно, секрет воздействия имиджа, как и рекламы, - и обращении к бессознательному - недоступному, но реальному. Чтобы сыграть свою роль, имидж должен привлечь к себе внимание людей, направить их. активность в нужном направлении, а затем осуществить управление поведением человека.
Формула воздействия имиджа Во многих случаях имидж - это результат умелой ориентировки в конкретной ситуации и правильного выбора модели поведения. Самоуверенность и стереотипное поведение негативно воздействуют на восприятие дюдей, их отношение к личности. Воздействие имиджа на людей происходит по формуле ATDA, где А (от англ, attention - "внимание") - привлечение нтшаиия, \ (interest) - пробуждение гпилереса\ D (от англ, demand - "требование", "потребность") - возбуждение потребносит осуществить действие; A (action) - побуждение к совершению действий. Итак, процесс поэтапного управления поведением людей с помощью демонстрации имиджа можно представить следующим образом: Привлечение внимания. Пробуждение интереса. 4 Создание потребности. * Спровоцированное действие.
http://itbookz.ru/
30
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Человек, согласно И. П. Павлову, наделен рефлексом "Что такое?". Поэтому на этапе привлечения внимания следует пользоваться тем, что реакция человека сильнее е на новизну, # контрастность, интенсивность чего-либо. Учитывая это, дирекция универмага в Стокгольме выплачивает "аховые" гонорары одному человеку за то, что он несколько раз в день произносит "Ах!". Дело в том, что это "Ах!" точно совпадает с тем, что кто-то выходит из магазина в новом пальто, а мимо пробегают любопытные и тщеславные покупатели. Короткая реплика элегам i.noro мужчины заставляет их желать приобрести точно такое же пальто. При создании имиджа берут за основу разные образцы. В наборе средств для привлечения внимания к "звезде", н а п р и м е р , используют скандальные истории из ее светской и личной жизни. Но эти скандальные новости привлекают внимание публики чаще всего ненадолго. В число тех же средств входит покупка голосов за бесплатное пиво, хлеб и т. п., еще один прием - "разрыв достоверности", когда людям не сообщают полной информации, а берут из нее то. что полезно подчеркнуть именно сейчас. В итоге это и не правда, и не ложь. Гете принадлежат слова, что "поведение - это зеркало, в котором каждый показывает себя". И не только показывает. Существует своего рода талант вглядываться в это зеркало, чутко улавливать по нему отношение окружающих. Каждый осваивает те модели поведения, которые приносят успех. Чем объективнее представление о своем поведении, основанное на реакции людей, тем действеннее будет стратегия и тактика этого поведения. Поэтому каждому менеджеру необходимо приобрести коммуникативные навыки, освоить технологии "визуального имиджа" и пр.
Самопрезентация Каждый человек в процессе общения интересуется, какое впечатление он производит па других. Способность формирования своего образа у партнера по общению называется самопрезентацией. Управление восприятием партнера происходит с помощью п р и в л е ч е н и я внимания к особенностям внешнего облика, поведения, представления о ситуации, которые соответствуют определенным типам самопрезептации: * превосходство, . привлекательность, ш отношение, <е актуальность состояния и поведения.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
31
Самопрезентация превосходства должна опираться на некоторые объективные признаки превосходства - одежду, манеру поведения и речи, профессиональную подготовку. Самопрезентация привлекательности может быть более важна в ситуации делового общения, чем это кажется на первый взгляд, Правило привлекательности можно сформулировать следующим образом: не одежда сама по себе делает лас привлекательными, а та работа, которая затрачена нами на приведение ее в соответствие с внешними данными; не профессиональные знания привлекают внимание слушателей, а наше желание передать их аудитории. Самопрезентация отношения - это умение выразить свое отношение к собеседнику, вовремя похвалить его и одобрить, выразить свое согласие в значимых для пего вопросах. Можно показать свое отношение взглядом или кивком головы, важны также поза и дистанция по отношению к собеседнику. Самопрезентация актуальности состояния и поведения проявляется в "озвучивании" причин собственных действий и объяснении их своевременности и значимости. Практический интерес для моделирования поведения представляет система самопрезентации великого русского певца Ф.И. Шаляпина. В этой системе можно выделить ряд замечательных приемов, в том числе: воображение, мимику, дисциплину чувств, постоянное накопление опыта. Зрительный зал и идущие из него флюиды шлифуют образ, создаваемый актером. Чтобы держать публику в напряжении, одного таланта мало: нужна постоянная, каторжная работа. В этой системе вхождения в образ каждый прием - :>то своеобразная минитехнология, отработанная с помощью многолетнего тренинга. Все эти минитехнологии нацелены на достижение эффекта создания имиджа, который так необходим менеджерам, политикам и бизнесменам.
Этикетные модели поведения В повседневной жизни мы воспринимаем поведение человека как целостный образ, выражая свою позицию, CROC отношение разными средствами: словами, интонацией, жестами, взглядами и т. п. Этот комплекс знаков образует модель поведения. В жизни каждая модель у разных людей воплощается по-разному. Но есть модели, которые свойственны определенной профессии или кругу лиц. Это этикетные модели поведения. Этические требования, предъявляемые к врачу, дипломату, учителю различаются между собой. Каждый человек выбирает определенную стратегию поведения, обдумывает, какие слова сказать собеседнику, чтобы убедить его в своей правоте, показать ему готовность к сотрудничеству, завоевать его симпатии. Для выбора правильной модели поведения существуют определенные критерии.
http://itbookz.ru/
32
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Критерии выбора моделей поведения Один из постулатов древнеримского права гласил: " Ч е л о в е к - вещь священная". Какое-либо посягательство на него было недопустимым. Поскольку же оно исходило от самих людей, им предписывалось строить свои взаимоотношения в строгом соответствии с духом и буквой закона. 1. Таким образом, первый критерии можно сформулировать: модель поведения должна соответствовать закону и не противоречишь установленному в обществе правопорядку. 2. Вторым критерием выбора модели поведения можно считать нравственную безупречность. При всей склонности людей к субъективному пониманию морали в обществе существуют общепримятые нормы объяснения ее основных понятий, таких как честность, справедливость, совестливость. Их правильное восприятие и неуклонное соблюдение - гаранты вер! юсти выбора модели поведения. 3. Критерием выбора может служить и це.чь, которую ставит перед собой человек. Чем более значима его цель, тем большей побудительной силой она обладает. 4. Следующим критерием можно признать самокритичную оценку собственного поведения. Любое копирование чьего-то стиля опасно. Так. человек с обычными внешними д а н н ы м и не может подражать красивым киногероям или обаятельным, удачливым бизнесменам. 5. В поведении также рекомендуется учитывать и проявлять те качества, которые ожидаются либо от женщин, :шбо от муэючин. Так, мужчины ценят в женщине не только внешнюю привлекательность, по и женственность. Женщины, зная подобную запрограммированность мужской психики, не MOI>T с этим не считаться. В свою очередь, и мужчинам не следует забывать, что самыми привлекательными в них качествами женщины считают не только интеллектуальную незаурядность и духовное благородство, по и чисто мужскую силу и обаяние. Нельзя не признать того фа:<та, ч т о нередко женские и мужские ресурсы при создании имиджа используются неэффективно. Женщины п мужчины имеют громадные возможности для нестандартного выбора модели поведения, привнесения в общение своего природного шарма, но часто забывают об этом. В более трудном положении обычно находятся женщины. Ведь многие мужчины неохотно принимают их лидерство, отнюдь не беспристрастно относятся к их профессиональным удачам. Как правило, чтобы женщине добиться хотя бы половины того, чего достигают мужчины, ей необходимо знать и уметь в два раза больше. Целостность модели нарушается, когда входящие в ее состав элементы противоречат друг другу, например одежда не соответствует ситуации общения или печальная новость сообщается с иронической интонацией. Моделирование поведения следует понимать как осмысление своих действий в процессе общения.
http://itbookz.ru/
Глава 1. Что такое презентация
33
Стиль общения Мало иметь хороший ум, главное хорошо его применишь.
Декарт Стиль - это индивидуальный способ использования социальных и психологических методов R процессе общения. Формирование стиля зависит от роли, которую выбирает личность для воздействия на аудиторию. Стиль существенно определяет поведение человека в процессе общения с другими людьми. Основой стиля общения личности являются ее нравственно-этические установки, уровень культуры, образование. В стиле общения находят выражение: а) особенности коммуникативных возможностей человека, 6} сложившийся характер отношений с конкретными людьми или ко.!шекппша\ш, в) психологическая или социальная индивидуальность человека, г) особенности партнера по общению. Среди наиболее распространенных стилей общения можно назвать: менторский, либеральный, творческий, дружеский, деловой, дистанционный, компромиссный, конфронтационный и др. Само название этих стилей объясняет суть ролевых действий в процессе общения. Стиль непосредственно влияет на эмоциональную атмосферу взаимодействия людей в ситуации делового общения. Конкретный выбор стиля определяется личностными особенностями человека, его мировоззрением, положением в обществе, ситуацией общения, аудиторией и т. п. Ведущему презентацию важно правильно выбрать стиль общения, соответствующий составу аудитории и теме презентации. В деловом общении выделяются стили: s менторский - поучительно-назидательный; f одухотворяющий - возвышающий людей, вселяющий в них веру в свои силы; » конфронтационный - вызывающий у людей желание возражать; в» информационный - ориентированный на передачу слушателям определенной информации. При проведении презентаций следует всячески избегать менторского стиля и поучительно-назидательной интонации, которые вызывают негативную реакцию аудитории или оскорбляют ее. В деловом общении чаще всего прибегают к одухотворяющей манере общения, а иногда и к конфронтационной, используя ее как прием привлечения внимания аудитории.
http://itbookz.ru/
Глава 2
Как провести презентацию Презентацию можно рассматривать как обещание выступающего помочь слушателям что-то сделать. Это накладывает на пего некоторое обязательство перед публикой, а слушатели оценивают это обязательство. Поэтому презентация - это не только импровизация, но и ритуал, для которого существенно следование роли профессиональной, социальной или межличностной.
Обязательные элементы презентации Каждое занятие курса, прочитанного автором этой книги, начиналось с демонстрации приведенного ниже слайда. Содержание его - обязательная, ритуальная часть презентации. Произнести слова приветствия, представиться и поблагодарить аудиторию за внимание каждый ведущий презентацию должен обязательно. Приветственные любезности - просто поблагодарите людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выразите надежду, что они не пожалеют о том, как его провели. Что лучше сказать, "Здравствуйте" или "Добрый вечер", зависит от конкретной ситуации и времени суток. Представьтесь - ваше имя и фамилия, должность и место работы, ваш опыт, если это существенно. Например: "Я работаю в издательстве в течение двух лет, хотя, конечно же, не достиг такого высокого уровня, как вы... 11 , а также добавьте некоторые детали о коллегах, если они здесь присутствуют. Тимой сообщения, как правило, служит название презентации, хотя формулировка названия совсем не простая задача. Цели - это то, что вы предполагаете объяснить, предложить или продемонстрировать на этой презентации. Это должно быть обязательно связано с -[-ем, какую "прибыль" от этого рассчитывает получить аудитория. Если вы что-то представляете, не говорите: "Мы расскажем вам о нашем новом товаре (услуге и т. п.)".
http://itbookz.ru/
3
Глава 2. Как провести презентацию
а скажите: "Мы покажем вам, как наш товар (продукт, услуга и т. п.) может обеспечить вам более быстрое и более экономичное..." Все должно быть представлено с учетом интересов аудитории, а не ваших. Не стоит говорить: "Это то, что я собираюсь вам рассказать", а лучше: "Это то, что, как мне кажется, вы бы хотели узнать". Карта мари/рута, и правила движения (регламент) - как долго продлится презентация, будет ли она разбита на части, будет ли полностью проходить здесь или переместится в другую часть здания, включает ли она видео, будет ли перерыв на кофе? Прежде чем начать, объясните слушателям порядок работы, в частности хотите ли вы, чтобы люди прерывали вас, если у них есть вопросы, ждали кспца раздела или оставляли все вопросы до конца презентации.
г Обязательные элементы презентацииЛ Приветствие Представление (я и моя фирма) Тема сообщения Цель сообщения Регламент
Презентация Вступление Основная часть Вопросы Заключение Выражение благодарности
V Правильно сформулировать цель выступления - задача очень важная, и ее нужно рассмотреть особо.
Как сформулировать цель презентации Общие цели $ •» « Ф
Общие цели презентации можно сформулировать следующим образом: представить аудитории что-либо для нее неизвестное; достичь более высокого уровня понимания; поддержать интерес или привлечь внимание; получить одобрение идее, проекту;
http://itbookz.ru/
36
Компьютерные презентации; от риторики до слайд-шоу
* повлиять на принимаемое решение (принять или воздержаться); * убедить аудиторию принять вашу или изменить свою позицию. Однако в каждом конкретном случае нужно сформулировать точную и ограниченную цель.
Начните с определения приоритетов Первый вопрос, па который стоит ответить, -это почему вы вообще собираетесь устроить эту презентацию. Легче всего выбрать расплывчатый общий ответ, наша же цель - сузить его до одного предложения, определяющего цель данной презентации. Если вы продаете программное обеспечение, вы можете сказать: "Цель презентации - повысить доходы компании", но только этим все вокруг и заняты. Вы также можете сказать: "Чтобы продать больше программного обеспечения", и это уже будет точнее, но для чего же тогда целая команда продавцов? Лучше сказать: "Чтобы преодолеть сомнения и опасения относительно принципиально новых программ у потенциальных покупателей". Какие сомнения и опасения могут быть? Ф Программы не работают. ь Они слишком дороги. Инертность мышления (люди п р и в ы к л и к старым программам). ® » и &
Необходимо сформулировать свою цель как можно яснее: повысить доходы компании, продать больше, преодолеть сомнения и опасения пользователей, убедить служащих отделов маркетинга и 'сбыта покупать наши программы.
Чем больше подобных вопросов вы зададите себе на этом этапе, тем более явной станет для вас цель презентации в целом. Вашу конечную цель, наверное, можно сформулировать одним предложением: "Убедить большее число служащих отделов маркетинга и сбыта, потенциальных пользователей стандартных программных средств, что поворот к нашим, более дорогим, но более доступным для пользователя и многосторонним программам стоит этих дополнительных денег". Необходимо также убедиться, что каждый человек из вашей команды понимает это. Эта цель должна стать критерием, по которому вы и будете проверять все, что заслуживает или не заслуживает включения в вашу презентацию.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
37
Не только профессионализм, но и эрудиция Сейчас, говоря о нахождении материала, имеют в виду знание проблематики выступления, анализ фактов и цифр, нахождение иллюстраций, цитат и т. п. Кроме того, рекомендуется изучить соответствующие работы, статьи и пособия, просмотреть газеты и журналы по теме выступления. Древние греки понимали под нахождением материала несколько другое: подразумевалось, что оратор владеет материалом. Задача заключалась в том, чтобы выделить и соотнести общие вопросы и конкретные факты, правильно определить спорные пункты, предусмотреть вопросы и сосредоточить на них внимание. При проведении презентации важны не только знания и опыт, по и умение преподнести материал. Это означает что чем шире спектр ваших з н а н и й , тем большую аудиторию вы сумеете заинтересовать. Помимо чисто профессиональных знаний, очень важно умение свободно использовать литературное богатство языка, знать классическую и современную художественную литературу, народные пословицы и поговорки.
Что нужно включить в презентацию Как только определена цель, вы должны определить логическую последовательность изложения материала. Итак, что же нужно включить в презентацию и как это сделать? •# Выделите главную тему презентации, для этого выберите четыре или пять наиболее важных пунктов, которые помогут достичь цели презентации. <« Напишите основные идеи и сгруппируйте их по категориям. и? Для удобства работы уточните каждый пункт. Не просто "ряд программ", а "ряд программ, которые доступны в настоящее время, и те программы, которые находятся в процессе подготовки". г Даже' на этой ранней стадии запишите продолжительность каждого пункта и подпункта - это помогает вовремя определить продолжительность презентации. * Неплохо рассортировать возможные компоненты в колонки А, В и С: А -то, что должно быть включено, В - то, что желательно включить, и С - то, что хорошо бы сказать, если для этого будет время. * Убедитесь, что все используемые факты и цифры верны, не оставляйте пробелов и неясностей. ь Указав все пункты, которые вы хотите включить, постройте их в логическую последовательность, в которой они наиболее естественно будут следовать друг за другом.
http://itbookz.ru/
38
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
Если взять за 100 % всю презентацию, то на основную часть приходится 80 % информации, вступление презентации составляет 10 % и заключение - 10 %. Во вступительной части расскажите о том, что собираетесь рассказать и представьте новые идеи. В основной части просто расскажите то, что нужно рассказать, развивая тему вглубь. В заключительной части подведите итог тому, что вы уже рассказали, и покажите направления дальнейшего развития. Наконец, вы должны уметь сформулировать ключевую фразу (слоган), которую, по вашему замыслу, должны запомнить слушатели, когда презентация закончится. Вы не должны увлекаться: может, это будет: "IBM - решение для маленькой планеты" - или просто: "Возможно, это в конце концов поможет всем нам".
Вступление Тот, кто хорошо начат, может считать свое дело выполненным наполовину. Горации
Практически любая презентация требует какого-нибудь вступления. Какие элементы точно должны в него входить, будет, естественно, зависеть от обстоятельств. Вступлением вы подготавливаете слушателей к понятиям, которые хотите им внушить, и привлекаете их внимание, Вступление должно быть просто, без излишней сложности, слушателей нужно вводить в суть дела с предельной ясностью. Нужно уметь "увидеть" слушателей и заставить их следовать за собой. Вступление имеет двойное значение: оно определяет важные моменты, а также помогает выступающему наладить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним. Чем больше вы заставляете их кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно. Первые несколько минут презентации крайне важны, хотя это может не иметь никакого отношения к теме выступления. Не начинайте презентацию с извинений, так как это обычно раздражает слушателей. Существует примета, что нужно начать с шутки, и хотя, как и многие другие приметы, она не верна, но правда кроется где-то в ее корнях. Дело в том, что выступающему необходимо, чтобы слушатели его приняли, а если вы сумеете сразу привлечь внимание, то вас выслушают с гораздо большим интересом. Хорошая неназойливая шутка, которая имеет отношение к делу, забавна и вызывает громкий смех, - о т л и ч н ы й способ дать слушателям почувствовать, что у вас с аудиторией много общего. Однако, неудачная шутка имеет прямо
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
39
противоположный эффект, от которого потом очень трудно оправиться. Таким образом, шутливое начало может оказаться довольно опасным, особенно с очень маленькой или незнакомой аудиторией. Вступление должно "ослеплять" слушателей. Однако яркое начало в значительной мере теряет свое значение, если продолжение невыразительное, "серое". Во вступительной части расскажите о том, что собираетесь рассказать, дайте понять слушателям, что те факты, которые вы собираетесь представить, интересны, полезны и понятны: "Я здесь для того, чтобы вам помочь". Интерес слушателей должен увеличиваться, каждая последующая часть должна быть сильнее предыдущей.
Основная часть В основной части внимание аудитории нужно удержать и усилить. Итак, все хорошие презентации построены по одной схеме. Эта схема, в которой выделяются три части, так же как у симфонии или пьесы: экспозиция, развитие, краткое повторение (ср.: первое действие, второе действие, третье действие). Порядок продемонстрирован, порядок изменен, порядок восстановлен. Вы можете приукрашивать ее как заблагорассудится, но, если вы откажетесь от нее, обратившись, к ряду нестройных и не связанных между собой тезисов, вы не удержите надолго внимание аудитории. Для презентации можете назвать части "ситуация", "осложнение", "рекомендации", и вы увидите, что все, что вы хотите сказать, укладывается в один из этих трех разделов. Если презентацию проводят несколько человек, то вся презентация в целом должна распадаться на эти три раздела, хотя, несомненнс, индивидуальные выступления также становятся яснее, когда построены таким же образом. Ситуация Слушатели в начале презентации озабочены своими собственными проблемами. Вы должны их подготовить, чтобы все они одновременно стартовали и пошли в нужном направлении. Для этого обрисуйте ситуацию па сегодняшний день: опишите организацию поставок за рубежом, тенденцию изменения спроса на внутреннем рынке или способ покупки через электронный магазин, - какова бы ни была цель вашей презентации, очень важно, чтобы все получили одинаковую предварительную информацию, и вы продемонстрировали свое знание ситуации и историю ее развития. Так вы привлечете всеобщее внимание к главной теме презентации. Это не только способствует пониманию, этим вы завоевываете признание аудитории. Ваша компетентность вселит в слушателей уверенность, что у вас с ними общие цели и вас стоит внимательно выслушать.
http://itbookz.ru/
40
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Эта часть презентации может состоять буквально из пары предложений или потребовать довольно длительного анализа того, как все пришло к настоящему положению дел, также нужно оцепить сложившуюся ситуацию и достичь единодушия. Следует задавать слушателям различные вопросы о теперешней ситуации и истории, хотя это больше подходит для небольших презентаций. Вопросы помогут вам более точно связать весь дальнейший ход вашей презентации с их потребностями, и даже небольшое двустороннее общение на ранних стадиях может стать очень важным показателем того, что "лед тронулся". Осложнения В этой части презентации вы даете понять необходимость изменений, демонстрируя, почему настоящая ситуация не может продолжаться или почему будет неблагоразумно сохранять ее. Это могут быть или какие-то значительные перемены, или опасность, или беспокойство, или благоприятная возможность, иначе бы вы не проводили презентацию. Должны быть какие-то п р и ч и н ы , почему дела не могут дальше идти так, как идут сейчас, и они должны быть сформулированы: * спрос меняется, и появляются новые технологии, персонал уходит, * сроки удлиняются, $ конкуренты достигают успеха, и цены растут, * доходы падают ч зданиям необходим ремонт и т. п. Это стадия, на которой вы готовите почву для развития главной идеи вашей презентации. Вы должны помнить, что, открывая или внедряя что-то непростое, неизвестное или новое, вы пытаетесь изменить человека, его п р и в ы ч н ы й образ жизни, его действия. Вы должны доказать, что в деловом соперничестве делаете что-то дешевле, лучше или быстрее и кто-то остался позади. Если ваша аудитория довольно холодна, необходимо с самого начала заставить ее осознать, что то, что вы будете представлять на презентации, важно для них. Они приходят, приготовившись слушать, а к концу первых 10 минут у них должно появиться желание знать о предмете презентации все.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
41
Оценка альтернатив Успех презентации во многом зависит от того, насколько хорошо вы подготовили почву двумя первыми этапами, которые нельзя опустить. Этот раздел формирует основную часть презентации и должен включать оценку альтернатив, демонстрацию продукции, описание услуг, сопоставление предметов, сравнение цен, представление доказательств и приведение примеров. В действительности это и есть то, что большинство людей имеют в виду, говоря о презентации. Оценка альтернатив настолько важна, что заслуживает самого пристального рассмотрения. Вы придете к выводу, что ваши предложения должны быть представлены аудитории в виде выбора из альтернативных вариантов, а не просто предложением типа "возьмите это и оставьте то". Легче убедить слушателей, когда у них есть возможность выбора, кроме того, вы должны уметь представить перспективу. Учитывая важность обсуждаемой проблемы, можно составить схему из шести компонентов, условно назвав ее схемой б "П".. Схема 6 " П " ©
Предисловие (вступление).
^ и-. т & *
Положение. Проблема. Перспективы. Предложение. Послесловие (заключение). Эта схема поможет вам запомнить структуру презентации.
Окончание презентации Окончание презентации, как и ее открытие, слишком важно, и нельзя оставлять его на волю случая. В заключении необходимо подвести итог вашего выступления. Не делайте неожиданной паузы или резкой остановки в речи, доклад должен быть цельным. Остановитесь на основных пунктах. При этом не употребляйте одни и те же выражения, старайтесь разнообразить свою речь. Не приводите новых аргументов, базируйтесь только на том материале, который был представлен аудитории. Никогда нельзя заканчивать выступление словами: "Вот приблизительно и все, что я хотел сказать по этому поводу." Если вы заканчиваете выступление, нехледует заранее говорить о том. что вы заканчиваете.
http://itbookz.ru/
42
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Приведем некоторые варианты возможного завершения выступления. 1. Краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых моментов высказанных вами положении. 2. Рекомендации по стратегии поведения; предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками. 3. Описание вспомогательной литературы по данной проблеме (если таковая имеется). 4. Цитирование высказываний известных авторов. 5. Сделайте слушателям подходящий комплимент и создайте кульминацию. Конечно, в последний момент вы можете изменить, улучшить запланированный вами финал, но ведь для того, чтобы думать об улучшении финала, вам необходимо иметь его. Это не значит, что он должен быть долгим или сложным, это значит только, что он должен быть обдуман заранее и хорошо отрепетирован. Именно в процессе работы над заключением вы должны возвратиться к первоначальному сообщению. Цель презентации обязательно диктует окончание. Окончание — это подведение итогов вашего выступления. Важно закончить выступление "на высокой ноте". Это объясняется тем, что слушатели скорее всего будут дольше помнить заключительные фразы. Эти заключительные фразы могут содержать: да призыв к действию, * вопрос аудитории, » цитирование, «г прогноз или предостережение, Ф вознаграждение и т. п. Призыв - это настойчивое обращение к слушателям (в большинстве случаев краткое и точное): "Подумаем об этом!"; "Вы сможете это сделать!" Если вы закончите выступление вопросом, можете быть уверены, что слушатели будут пытаться ответить на него. Например: "Сегодня мы обсудили различные способы открытия и закрытия презентации. Важным является то, сколько времени вам понадобится для получения нужного эффекта". Для привлечения в н и м а н и я аудитории, можно задать и риторический вопрос. Например: "Надо ли искать причины этого явления?" Предостережение должно быть убедительным и неназойливым. Например: "Этого мы не можем допустить!" Предостережение не употребляют часто, так как его действие притупляется.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
43
Цитаты украшают речь, но в популярных выступлениях они должны быть строго дозированы. Они также должны быть ближе к теме презентации, и не должны быть длинными. Если вы кого-то цитируете, обязательно назовите автора. Хорошая цитата может произвести на слушателей заметное впечатление. Не всегда возможно найти высказывания, напрямую относящиеся к теме предстоящего доклада, но почти всегда можно подобрать несколько цитат, которые помогут глубже раскрыть идею. Так, проводя презентацию по многоуровневому маркетингу, докладчик удачно использовал слова, сказанные "провидцами" в компьютерной отрасли: * Томас Ватсон (бывший председатель совета директоров IBM) думал, что персональные компьютеры никогда не будут популярны; и Кен Олсон (основатель и бывший президент DEC) не мог представить, что кто-нибудь захочет иметь компьютер дома; * наконец, Билл Гейтс думал, что 640 Кбайт оперативной памяти хватит каждому пользователю. Не ленитесь и отыщите высказывание, которое поможет передать ваш замысел. Этот труд окупится сторицей. Хорошее начало и хорошее окончание выступления до.лжны быть связаны друг с другом. Всегда заканчивайте свое выступление прежде, чем ваши слушатели захотят этого. В конце презентации вы обязательно должны поблагодарить аудиторию за внимание. Если вы планировали отвечать на вопросы, то предложение задавать вопросы лучше высказать до окончательного подведения итогов презентации. "Разбор полетов" 1. Определите конкретную цель презентации одним предложением. 2. Проработайте структуру презентации. 3. Решите, какие разделы включить в презентацию и каково назначение каждого раздела. 4. Разместите разделы в логическом порядке, учитывая время и восприятие аудитории. 5. Пометьте разделы по степени важности буквами А, В, С, чтобы в случае необходимости скорее отсеять ненужную информацию. 6. Обдумайте пути варьирования структуры выступлений. 7. Подумайте о вступлении, которое бы сразу завоевало аудиторию. 8. Используйте такие приемы, как "вопрос - ответ", чтобы заинтересовать слушателей и пробудить в них желание слушать вас. 9. Сформулируйте эффектное заключение презентации.
http://itbookz.ru/
44
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Время, место и аудитория Следует правильно выбрать место и время делового общения, чтобы создать максимальный психологический комфорт. Это особенно важно когда вы проводите презентацию или переговоры с деловыми партнерами. Однако не всегда ведущему презентацию предоставляется возможность такого выбора. Когда содержание презентации готово, нужно задать себе несколько вопросов: * Где будет проходить презентация? в Когда состоится выступление и сколько времени оно должно занять? •» Какое оборудование следует использовать? * Какие записи подготовлены для проведения презентации? * Готов ли демонстрационный материал? $ Как лучше привлечь внимание аудитории? Прежде чем начинать выступление, посидите на местах для публики. Если сидеть неудобно и в зале немного душно, то сидеть в нем будет абсолютно невыносимо, когда соберется публика. Обратите внимание на тип помещения: маленькое или большое, высокое и светлое или низкое и мрачное и т. п. Следует оценить расстояние между ведущим и первым рядом слушателей, это важно для установления визуального контакта. Постарайтесь освоиться с залом по меньшей мере за 2 часа до выступления. Чем сложнее выступление, тем выше требования ко всем аспектам проведения презентации.
Что нужно знать об аудитории Если на первом этапе подготовки презентации ставится вопрос: "Что мы должны сообщить аудитории?", то теперь мы спрашиваем: "Кому мы стремимся это сообщить?" Для этого вы должны знать и понимать вашу аудиторию. Этот этап подготовки презентации очень важен и существенно влияет на ее содержание. К сожалению, не всегда можно узнать, кто будет входить в число слушателей, но некоторые сведения желательно выяснить заранее: * образование, да сфера деятельности, * пол и возраст, да интересы и увлечения,
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
45
что аудитории уже известно по этой теме, « проводились ли презентации на ту же тему, i насколько хорошо они знали друг друга прежде. Все это стоит обдумать так же тщательно, как и содержание. Если у вас есть серьезные сомнения, то стоит побеседовать с кем-нибудь из потенциальных слушателей или с людьми, имеющими такую же профессию (например, менеджерами по торговле, рекламными агентами, служащими отдела маркетинга), чтобы постараться выяснить у них степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми вы можете столкнуться. Отношение аудитории к презентации может быть разным; дружеским и заинтересованным, скептическим и безразличным или откровенно враждебное. Это отношение аудитории к презентации и к ведущему лично надо создавать или преодолевать. Наиболее важный принцип на всех стадиях подготовки - никогда не рассчитывайте на то, что аудитория будет заинтересована в вашей презентации. Считайте, что слушатели будут нейтральны - не заинтересованными, не скучающими, но вполне способными стать теми и другими. Если вы не потратите свое время и силы на главную проблему - сохранение их заинтересованности, - .)ни могут просто заскучать, что само по себе уже обидно.
Различные уровни знаний Есть еще один важный фактор, который следует учесть, - отличие в уровне знаний слушателей. Кто-то из ваших слушателей - опытный специалист, кто-то относительно хорошо информирован, а кто-то имеет весьма смутное представление о предмете беседы. Если бы вы писали статью в журнал, это не имело бы значения. Кто-то прочел бы все быстро, кто-то медленно, а кто-то лишь мельком просмотрел бы. Никто бы не стал вас порицать, если бы вы рассказывали об известных им фактах, они купили этот журнал, и неважно, если он слишком техничен или в нем вообще нет ничего, что им хотелось бы узнать. Но уж если вы пригласили их на презентацию, то подумайте, хорошо ли вы объясняете все менее опытным, не нагоняете ли вы скуку на специалистов, не оскорбляете ли вы их? Не потакаете ли вы наиболее сведущим в этом вопросе слушателям в ущерб остальным (которые могут занимать более высокое положение в компании)? Если, рассказывая о новом программном продукте, вы начнете объяснять, как работает персональный компьютер, то половина аудитории решит, что это элементарно и слушать дальше не стоит.
http://itbookz.ru/
А6
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Участие аудитории Именно неучастие аудитории в презентации и составляет ее коренное отличие от урока. Участие в уроке, возможность самому проверить истинность утверждений (решить задачу, доказать теорему) - это основное в преподавании. Поскольку этого нет, то ведущий презентации, пожалуй, ближе не к учителю, а к ведущему развлекательной программы. Но это совсем не значит, что вы не должны использовать каждый шанс, позволяющий аудитории поучаствовать в презентации. Что же можно сделать? Шутка, над которой не смеются, - это настоящее бедствие, и далеко не каждый знает, как заставить людей смеяться. Иногда вы можете встряхнуть людей вопросом, но это нечасто удается. Тем не менее есть одна возможность, которая слишком часто отвергается: дать слушателям чтонибудь подержать в руках и, если возможно, сохранить. Любой маленький, дешевый предмет, который имеет отношение к вашей деятельности, может служить примером ваших "революционно-новых" водоотталкивающих материалов, маленький, но жизненно важный компонент одного из механизмов, о которых шла речь в выступлении, пример достижения новейших печатных технологий и т. п. Все это резко повышает интерес у аудитории. Иногда полезно заранее подготовить маленькие сувениры и разложить их по местам. Для небольших презентаций хорошим способом вовлечь аудиторию в совместное обсуждение предмета презентации может служить заполнение анкеты или небольшого теста, связанного с обсуждаемой проблемой. Анкета позволит вам лучше познакомиться со слушателями, а тест заставит их взглянуть на себя со стороны и сосредоточиться. В качестве примера можно привести тест "Ваш стиль общения". Тест "Ваш стиль общения" Нам редко удается взглянуть на себя "со стороны", а ведь у каждого человека существует своя излюбленная манера общения - то, что обычно называют стилем. Ваш стиль общения поможет определить данный тест. На каждые из 20 вопросов даны три варианта ответов: подчеркните тот, который Вас устраивает. 1. Склонны ли Вы искать пути примирения после очередного служебного конфликта? A. Всегда. Б. Иногда. B. Никогда. 2. Как Вы ведете себя в критической ситуации? A. Внутренне "кипите". Б. Сохраняете полное спокойствие. B. Теряете самообладание.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
47
3. Каким считают Вас коллеги? A. Самоуверенным и завистливым. Б. Дружелюбным.' B. Спокойным и независимым. 4. Как Вы отреагируете, если Вам предложат ответственную должность? A. Примите ее с некоторыми опасениями. Б. Согласитесь без колебаний. B. Откажетесь от нее ради собственного спокойствия. 5. Как Вы будете себя вести, если коллега без разрешения возьмет с Вашего стола бумагу? а. Выдадите ему "по первое число". б. Заставите вернуть. в. Спросите, не нужно ли ему еще что-нибудь. 6. Какими словами Вы встретите мужа (жену), если он (она) вернулся (вернулась) с работы позже обычного? A. Что тебя так задержало? Б. Где ты торчишь допоздна? B. Я уж начал(а) волноваться. 7. Как Вы ведете себя за рулем автомобиля: A. Стараетесь обогнать машину, которая "показала вам хвост". Б. Вам все равно, сколько автомобилей вас обогнало. B. Мчитесь с такой скоростью, чтобы никто не догнал Вас. 8. Какими Вы считаете свои взгляды на жизнь? A. Сбалансированными. Б. Легкомысленными. B. Крайне жесткими. 9. Что Вы предпринимаете, если не все удается? A. Пытаетесь свалить вину на другого. Б. Смиряетесь. B. Стараетесь впредь быть осторожнее. 10. Как Вы реагируете на фельетон о случаях распущенности в среде современной молодежи? A. Пора бы уже запретить молодежи такие развлечения. Б. Надо создать возможность для молодежи организованно и культурно отдыхать. B. И чего мы возимся с молодежью?
http://itbookz.ru/
48
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
11. Что Вы ощущаете, если должность, которую Вы хотели занять, досталась другому? A. И зачем я только на это нервы тратил(а)? Б. Видно, этот человек начальнику приятнее. B. Может быть, мне это удастся в другой раз. 12. Какие чувства Вы испытываете, когда смотрите страшный фильм? A. Страх. Б. Скуку. B. Искреннее удовольствие. 13. Как Вы будете себя вести, если образовалась дорожная пробка и Вы опоздали на важное совещание? A. Будете нервничать во время совещания. Б. Попытаетесь вызвать снисходительность партнеров. B. Огорчитесь. 14. Как Вы относитесь к своим спортивным увлечениям?
A. Обязательно стараетесь выиграть. Б. Цените удовольствие почувствовать себя вновь молодым. B. Очень сердитесь, если проигрываете, 15. Как Вы поступите, если Вас плохо обслужат в ресторане? A. Стерпите, чтобы избежать скандала. Б. Вызовите метрдотеля и сделаете ему замечание. B. Отправитесь с жалобой к директору ресторана. 16. Как Вы поступите, если Вашего ребенка обидят в школе? A. Поговорите с учителем. Б. Устроите скандал родителям ребенка, обидевшего Вашего. B. Посоветуете ребенку дать сдачи. 17. Какой Вы человек? A. Средний. Б. Самоуверенный. B. Пробивной. 18. Что Вы скажете подчиненному, с которым столкнулись в дверях? A. Простите, это моя вина. Б. Ничего, пустяки. B. А повнимательнее вы не можете быть?
http://itbookz.ru/
49
Глава 2. Как провести презентацию
19. Какова Ваша реакция на статью в газете о хулиганстве в среде молодежи? A. Когда же, наконец, будут приняты конкретные меры? Б. Надо бы ввести суровые наказания! B. Нельзя же все валить на молодежь, виноваты и воспитатели! 20. Какое животное Вы любите? A. Тигра. Б. Домашнюю кошку. B. Медведя. Оценка ответов. Определите Ваш ответ в баллах. Баллы просуммируйте. Если Вы не выбрали ответ из предложенных вариантов, то по заданному вопросу Вы набрали 0 баллов. Пункты А Б В
Номера вопросов
1 1
2
3
4
5
б
7
8
2
3
2
3
2
2
2
1
2
2
3
3
3
1
3 1
2 1
1
1
3
3
1
9 3 2 1
10 11 12 3 1 3 1 2 2 2 3 1
13 14 15 16 17 18 19 20 1
2
1
1
1
1
2
3
3
3
3
2
1
2
3
3 2
3
2
1 3
2 1
2
Ключ к тесту. •
Если Вы набрали 35 и менее очков. Вы чрезмерно миролюбивы, что обусловлено достаточной уверенностью в собственных силах и возможностях. Это не значит, что Вы гнетесь под любым ветерком. Но все равно - побольше уверенности Вам не помешает. К критике снизу доброжелательны, критики сверху побаиваетесь. Сильные качества: скромность, доброжелательность, ответственность. Слабые: еще не боец и слишком тяжело переживаете критику сверху.
• Вы набрали 35-45 очков. Вы умеренно агрессивны, но вполне успешно идете по жизни. V Вас здоровое честолюбие и самоуверенность. С критикой Вы дружны, к деловой - без претензий, однако не всегда от нее в восторге. Многое зависит от Вашего настроения. Фактор личного настроения опасен для руководителя. •
Вы набрали 45 очков и более. Вы излишне агрессивны, жестоки к другим людям и неуравновешены. Вы надеетесь на управленческий успех, рассчитывая на собственные методы. Добиваетесь успеха за счет жертв от окружающих. К критике относитесь двойственно: сверху - принимаете, снизу - воспринимаете болезненно, порой небрежно., Можете преследовать за критику снизу. Будьте бдительны. Вам есть о чем подумать.
http://itbookz.ru/
50
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Принцип обратной связи Обратная связь - это информация, которая содержит реакцию слушателей на ваше выступление. Принцип обратной связи необходимо учитывать для поддержания интереса аудитории и п о н и м а н и я слушателями сути вашего выступления. В конце каждого этапа презентации еще раз подумайте о мышлении аудитории. Когда поставлена точка и вы дошли до паузы, спросите себя, какие вопросы возникли сейчас у слушателей, как все это отражается в их сознании. Контакт глаз, позы, которые вольно или невольно принимают слушатели, показывают степень их заинтересованности и понимания. Попробуйте организовать беседу со всеми участниками презентации или задать вопрос аудитории. Когда приходится вести деловую беседу с несколькими собеседниками, один из которых очень разговорчивый, а другой, наоборот, очень молчаливый, желательно расположиться за круглым столом. Для того чтобы все партнеры принимали в беседе активное участие, следует использовать простои, но очень эффективный прием: когда разговорчивый собеседник задает вопрос, во время ответа посмотрите сначала на него, а потом поверните голову в сторону молчаливого собеседника, затем снова взгляд в сторону разговорчивого, а затем опять - и сторону молчаливого. Этот прием позволяет малоразговорчивому собеседнику почувствовать, что он тоже вовлечен в разговор, а вам - завоевать расположение этого человека (это означает, что вы в случае необходимости сможете получить поддержку с его стороны). Вовлеченность слушателей в процесс обсуждения будет для вас дополнительным стимулом для продолжения презентации, так как даже самый уверенный в себе человек нуждается в подтверждении собственной значимости в глазах аудитории.
Где и когда проводить презентацию Американский у ч е н ы й Э. Холл' был одним из первых в области изучения пространственных потребностей человека и в 1969 г. написал книгу "Молчаливый язык". Он же и ввел термин "проксемика" (от англ, proximity - "близость"). Это та дистанция, которую соблюдают люди, и это биологическая закономерность их поведения. Например, по европейским правилам этикета в ресторане или кафе даме или уважаемому человеку предлагают место спиной к стене. Это дает наибольший психологический комфорт. Психологами доказано, что у человека повышается частота дыхания и сердцебиение, если он сидит спиной к открытому пространству, особенно если за спиной - постоянное хождение. Кроме того, напряжение увеличивается, когда
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
51
спина человека повернута к входной двери или к окну, осооенно если это - окно первого этажа. Поэтому в процессе проведения презентации нужно учитывать не только место и время, но и дистанцию и взаимную ориентацию людей в пространстве.
Зона общения Эта, казалось бы, мелочь имеет важное значение в деловом общении, и в частности при проведении презентации. Именно поэтому очень важно не только знать, но и уметь применять это знание на практике для достижения эффективного результата. Размеры личной пространственной территории человека можно разделить на четыре зоны: иг интимную - от 15 до 45 см; * личную - от 46 до 120 см; # социальную ~ от 120 до 360 см; •w общественную, или публичную, - более 360 см. Интимная зона самая главная. Именно эту зону человек охраняет так. как будто это его собственность. Личная зона - это то расстояние, которое обычно разделяет нас, когда мы находимся на официальных приемах и дружеских вечеринках. Социальная зона - это то расстояние, на котором мы держимся от людей, которых не очень хорошо знаем. Публичная зона ~ это то расстояние, которое соблюдается, когда мы адресуемся к большой группе людей. Известно, что на расстоянии более 8 м эффективность общения снижается. Скученность людей на концертах, в кинозалах, в транспорте и лифте приводит к неизбежному вторжению в интимные зоны друг друга. Существует ряд неписаных правил поведения для европейцев в условиях скученности людей, например в автобусе или в лифте. Это следующие правила: 1) ни с кем не рекомендуется разговаривать, даже со знакомыми; 2) не рекомендуется смотреть в упор на других; 3) лицо должно быть совершенно бесстрастным - никакого проявления эмоций; 4) 'если у вас в руках книга или газета, то вы должны быть полностью погружены в чтение; 5) чем теснее в транспорте, тем сдержаннее должны быть ваши движения; 6) в лифте следует смотреть только на указатель этажей над головой.
http://itbookz.ru/
52
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Выбор дистанции зависит от взаимоотношений между людьми (как правило, люди стоят ближе к тем, кому они симпатизируют) и от индивидуальных особенностей человека. В процессе делового общения взаимное расположение людей может помочь установлению контакта или наоборот подчеркнуть разногласия участников.
Ориентация в пространстве Существуют правила взаимного расположения в пространстве, и их нужно знать и выполнять в зависимости от того, какое место за столом переговоров занимают участники общения. Друзья - рядом, конкуренты - через стол, участники деловой беседы - через угол стола или за круглым столом. В качестве примера рассмотрим размещение участников делового общения в условиях рабочего кабинета за стандартным прямоугольным столом при следующих четырех положениях вашего собеседника: 1) угловое расположение, 2) позиция делового взаимодействия, 3) конкурирующе-оборонительная позиция, 4) независимая позиция. Угловое расположение характерно для людей, занятых дружеской непринужденной беседой (рис. 2.1). Эта позиция способствует постоянному контакту глаз и представляет простор для жестикуляции и возможность для наблюдения за жестами собеседника. Угол стола служит частичным барьером в случае опасности или угрозы со стороны собеседника. При таком расположении отсутствует территориальное разделение стола.
Рис. 2.1. Позиция углового расположения
http://itbookz.ru/
53
Глава 2. Как провести презентацию
Когда два человека работают в соавторстве над какой-нибудь проблемой, они обычно занимают позицию делового взаимодействия (рис. 2.2). Это одна из самых удачных стратегических позиций для обсуждения и выработки общих решений.
Рис. 2.2. Позиция делового взаимодействия Положение партнеров друг против друга обычно создает атмосферу соперничества (рис. 2.3). Такое расположение собеседников способствует тому, что каждая сторона будет придерживаться своей точки зрения. Стол между ними становится своеобразным барьером. Люди занимают за столом такое положение в том случае, если они находятся в отношении соперничества или когда один из них делает выговор другому. Кроме того, если встреча происходит в кабинете, то такое расположение свидетельствует также об отношениях субординации. Следует помнить, что конкурирующе-оборонительная позиция затрудняет понимание точки зрения собеседников и не создает непринужденной атмосферы. Большего взаимопонимания можно достигнуть в позиции углового расположения и в позиции делового взаимодействия, чем в конкурирующе-оборонительпой позиции.
Рис.
2.3.
Конкурирующе-оборонительная
позиция
Люди, не желающие взаимодействовать друг с другом, занимают независимую позицию (рис. 2.4). Чаще всего такое положение занимают посетители библиотек, отдыхающие на скамейке в парке или посетители ресторанов и кафе. Эта позиция свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Се следует избегать в том случае, когда требуется откровенная беседа или заинтересованные переговоры.
http://itbookz.ru/
54
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
о .
Рис. 2.4. Независимая позиция
На создание психологического климата существенное влияние оказывает не только расположение собеседников за столом, но и форма самих столов. Так, квадратный стол способствует созданию отношений соперничества между людьми, равными по положению. Квадратные столы хороши для проведения короткой деловой беседы или для того, чтобы подчеркнуть отношения субординации. В этом случае отношения сотрудничества устанавливаются скорее с тем человеком, который сидит за столом рядом с вами. Максимальное сопротивление будет оказывать тот человек, который сидит прямо напротив вас. За прямоугольным столом на встрече людей одинакового социального статуса главенствующим считается то место, па котором сидит человек, обращенный лицом к двери. Таким образом, квадратный (или прямоугольный) стол, который обычно является рабочим столом, используется для деловых бесед, переговоров, брифингов. За круглым столом лучше всего проводить беседы людям одинакового социального статуса. Круглый стол чаще всего используется для создания непринужденной, неофициальной атмосферы и хорош для небольших презентаций.
Что такое фактор времени Взаимоотношения людей разворачиваются не только в пространстве, по и во времени. Как человек распоряжается чужим и своим временем, является важным социальным знаком. Уважение к другому человеку проявляется в повышенной точности, пунктуальности поведения. Заставить другого ждать - значит вольно или невольно заявить о своем праве распоряжаться ситуацией. Фактор времени очень значим в том обществе, в котором "время - деньги", поэтому важно не тратить время зря. Пунктуальность у бизнесменов является не только признаком хорошего тона, но и условием эффективности бизнеса. Временной фактор играет существенную роль при проведении презентации. Продолжительность презентации заранее ограничена. Если лектор может спро-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
55
сить: "Как много времени потребуется на эту тему?", то первый вопрос ведущего презентацию обычно такой: "Сколько времени может уделить этому аудитория?" Логика ограничения времени неизбежно приводит к определенным выводам. Очевидно, что ведущий презентацию, как и лектор, хочет использовать время с максимальной выгодой, а это влечет за собой проблемы. Лектор может дать слушателям дополнительную литературу, письменную или практическую работу или заставить их очень сильно сконцентрироваться во время лекции; ведущий же презентацию принимает все проблемы на себя, чтобы спасти от них аудиторию, затрудняя тем самым для себя проведение презентации. Презентация почти всегда заключена в определенные временные рамки, причем за это время нужно успеть сообщить конкретный объем информации. Если не иметь детального сценария, то либо потребуется намного больше времени, либо будут опущены важные моменты. Заранее определите, сколько времени отведете на каждый пункт выступления. Лучше сделать презентацию на 5-10 минут короче, чем длиннее, поскольку слушатели могут задать вам вопросы или потребовать уточнить некоторые детали.
Эффективное время презентации Если человек является только пассивным слушателем, то его внимание рассеивается, он отвлекается и перестает воспринимать материал. Психологи составили график изменения внимания аудитории в течение 40 минут.
20
40
Это распределение внимания необходимо учитывать при проведении презентации. « Более короткий отрезок содержит соответственно больший процент внимания. » Те факты, которые, по вашему замыслу, аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. В частности, особенно важны по-
http://itbookz.ru/
56
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
следняя иллюстрация и вывод п каждом пункте выступления. Их можно особо выделять длительной паузой после важного пункта. # Так как кривая внимания после первых 10 минут падает, то как раз после этого момента и до тех пор, пока она не начнет опять возрастать, наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным разбудить интерес аудитории. & Внимание аудитории не возрастет к концу встречи, если слушатели не будут знать, что она уже приближается к завершению.
Длина перерывов и разделов Длина перерывов и разделов имеет тесную связь со структурой выступления и уровнем внимания. Время для вопросов - это не перерыв, а изменение структуры презентации. Перерыв - это когда люди могут встать со своих мест или покинуть помещение. Кстати, вспомните, сколько раз вы расстраивались из-за того, что на семинаре или презентации были перерывы. Теперь вспомните, сколько раз вы этому радовались. Скорее всего радовались гораздо чаще. Перерыв - важный момент, и в большинстве презентаций их может быть даже несколько. Но иногда они затягиваются, поэтому гораздо лучше сделать два перерыва по 10 минут, чем один на 20. Утренняя трехчасовая презентация пройдет лучше, если она будет разделена двумя короткими освежающими перерывами, один после первого часа, другой после второго, чем одним-единствепным (даже более долгим после полутора часов). Если разделы неодинаковой длины, тогда, чтобы добиться большего эффекта, самый длинный должен быть первым, а самый короткий - последним. Наконец, старайтесь каждый раздел завершать наилучшим материалом, хотя бы даже для того, чтобы слушатели могли сказать друг другу: "Недурно, правда?" "Разбор полетов" 1. 2. 3. 4. 5.
Постарайтесь выяснить состав аудитории. Установите, какое впечатление вы хотели бы в итоге оставить у аудитории. Решите, где проводить презентацию. Если это имеет значение, определитесь с величиной помещения и интерьером. Проработайте весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается. 6. Выявите объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны, и упростите их.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
57
7. Убедитесь, что все изменения, которые вы вносите, чтобы повысить интерес, имеют отношение к предмету беседы. 8. Делайте разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории. 9. Убедитесь, что каждый раздел заканчивается важным сообщением. 10. Позаботьтесь, чтобы аудитория знала, что будет дальше. 11. Постарайтесь вовлечь аудиторию в процесс выступления:
Репетиция Презентация - это все-таки не театр, и полноценная репетиция часто невозможна, Тем не менее очень ценной может оказаться проба с одним или диумя коллегами в роли аудитории, особенно если они могут задать вопросы и обсудить проблемы, с которыми вы можете столкнуться. Это поможет обнаружить и исправить ошибки в использовании визуальных средств, преодолеть технические затруднения в освещении, движении и действии, произвести хронометраж сценария и при необходимости исключить лишнее. Поэтому во время репетиции очень удобен секундомер. Что нужно сделать на репетиции: i проверить вес демонстрационные средства, <, использовать зеркало или сотрудников в качестве аудитории, з заучить начало выступления наизусть (первые три предложения всегда). Репетицию рекомендуется проводить в два этапа. Предварительный
просмотр
На этом просмотре должны быть все, кто принимает участие в презентации (если участников несколько). Это важное мероприятие, и хорошо, если кто-то посторонний может просмотреть и прокомментировать все это с точки зрения слушателя. Это можно сделать и на следующем просмотре, но у вас будет меньше времени для изменений. Внесите все необходимые изменения в визуальные средства, устраните текстовые и технические шероховатости, хронометрируйте сокращение сценария и, если необходимо, сократите его еще больше. Если основные неполадки устранены, то получите что-то отдаленно напоминающее предстоящую презентацию. С точки зрения изменений и улучшений сделано, может быть, не так уж и много, так что еще можно сокращать. Конечно, болезненно делать это так поздно, когда уже затрачено так много сил и времени, но именно способность сокращать на данном этапе - вот что отличает профессионалов от дилетантов. Следует привести в порядок все, что вызывает малейшие сомнения, и при необходимости сократить, пояснить, продемонстрировать.
http://itbookz.ru/
58
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Распределение ролей Кто должен вести презентацию? Должен ли это быть один человек или несколько? В целом разнообразие уместно, если только в нем есть логика. Если аудитория не может понять, почему Петров должен на этом этапе сменить Иванова, то было бы лучше, чтобы все полностью сделал Иванов; но если слушателям понятно, что сейчас мы вступили в сферу, где у Петрова больше знаний и умений, а то и опыта или авторитета, то это просто чудесно. Более сложным вопросом на больших презентациях является следующий: "Что случается, если самый старший ведущий уступает более молодому члену команды?" Может быть, стоит поручить провести презентацию более молодому ведущему, а более старший должен начать знакомство кратким вступительным словом и подвести итог кратким отчетом о выполненном. Если презентация важна, то все люди, вносящие в нее значительный вклад, должны иметь дублеров, а главный ведущий в особенности. Кроме того, для больших презентаций желательно иметь ассистента, который управляет техникой. Дублер может обеспечить дополнительную проверку всех сценических и визуальных деталей; обсудить с ведущим возможности улучшения выступления; часто предотвращает провал, обнаруживая, что забыто что-то из реквизита или нарушен порядок слайдов. Если вы отвечаете за всю презентацию в целом, и особенно если это большая презентация, то самым неблагоразумным будет делать все одному. Кроме того факта, что вам и так придется делать очень много, есть и другая причина. Кто-то должен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя. Любой участник презентации будет хотя бы частично озабочен своим собственным выступлением, и, более того, это сделает для него невозможной абсолютную беспристрастность в вопросе, не его ли фрагмент следует опустить в данной презентации. Если вы только один участвуете в презентации, то вам гораздо труднее получить конструктивную критику и давать советы другим.
Декорация и костюмы Во время генеральной репетиции постарайтесь не только пересказать текст доклада, но и использовать все необходимые приспособления. Если у вас есть возможность прорепетировать доклад в помещении, где он потом состоится, установите там проектор и, пользуясь лазерной указкой, дистанционной мышью, микрофоном и всеми средствами, которые вы планируете использовать, полностью проиграйте презентацию. Генеральная репетиция отличается от предварительного просмотра тем, что (если это возможно) проводится именно там, где и состоится презентация, или в условиях, максимально приближенных к предполагаемым. Цель ее - попробовать выявить какие-то особые недочеты, на которые нельзя закрывать глаза, и дать участникам презентации возможность хоть немного освоиться с обстановкой.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
59
Если невозможно провести генеральную репетицию непосредственно на месте, то необходим последний прогон набело, учитывающий все последние нестыковки и сокращения. Даже если сокращений не было, никогда не помешает провести репетицию по возможности утром или днем накануне презентации, хотя бы для того, чтобы прибавить участникам еще немного уверенности в себе. На генеральной репетиции необходимо: исключить противоречия, частичные и полные совпадения; , проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит; самое важное - критически рассмотреть все выступления с точки зрения аудитории, чтобы ведущие могли сократить хорошо знакомые ей разделы, расширить более интересные или незнакомые, упростить или опустить слишком непонятные или подробные места; убрать материалы, которые могут вызвать раздражение, и определить, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недовернем аудитории; v,: оценить впечатление, которое ведущий производит на слушателей; проанализировать структуру выступлений с точки зрения меняющегося интереса аудитории. Участники презентации должны уйти с этого собрания с ясным и четким представлением об аудитории, с которой им придется встретиться. "Разбор полетов" 1. Уточните сценарий презентации. 2. Решите, кто и что будет делать. 3. Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении все, что он хочет внушить слушателям. 4. Ведущие должны записать тексты своих выступлений. 5. Проведите хронометраж каждого выступления по разделам. 6. Тексты выступлений нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию. 7. Определите, кто будет вести презентацию, представляя для аудитории разнообразные, нелогичные взгляды. 8. Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом. 9. Проработайте каждый раздел, чтобы удалить неточности и пробелы. 10. Проиграйте всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить ее. 11. Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно).
http://itbookz.ru/
60
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Презентация письменно и устно Должна ли у ведущего быть полная запись текста или он может вести беседу более или менее спонтанно на основе каких-то заметок? Это вопрос, к которому приходится возвращаться снова и снова, причем разные люди дают па него совершенно разные ответы. Начнем с того, что лучшими ведущими являются те люди, которые ведут себя естественно. Они легки, изящны, дружелюбны, забавны и свободны от пут, которые, похоже, приковали остальных к маленьким клочкам бумаги. Хорошие ведущие говорят с нами самым естественным образом, никакого текста - его просто и быть не может. Они говорят только для нас и руководствуются нашей реакцией. Подобная беседа идеальна и не может быть написана заранее. Тем не менее для большинства людей подобная ситуация является скорее желанной, чем реальной. Как правило,, слова подбираются с трудом, паузы затягиваются, примеры забываются и т. п. Если согласиться с тем, что время презентации ограничено и информация должна быть полностью донесена до аудитории, то принимается и логика оптимизации. 1. Есть самый лучший порядок изложения основных пунктов. 2. Есть наилучший способ расположить их так, чтобы они были понятны аудитории. 3. Существуют также некие слова и выражения, идеально, соответствующие вашим аргументам. Кроме того, аудитория всегда хочет получить какие-то документы. Это может быть краткое содержание, тезисы или оглавление вашей презентации. Основные п р и н ц и п ы построения п и с ь м е н н о й презентации такие же, как и для устной речи, однако не следует забывать правила грамматики при подготовке текста. Следует помнить, что выдавать любые документы л у ч ш е в конце вашего выступления, иначе слушатели будут изучать бумаги и отвлекаться от презентации.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
61
В поисках наилучшего выхода Некоторые ораторы, назовем их так. пишут всю презентацию, но именно тут и кроется ошибка. Они садятся за стол, записывают все, что хотят сказать, вручают это своим секретарям и говорят себе, что они сделали свою презентацию. Но это не так. Они написали всего лишь бумагу. Все, что говорит оратор, может быть и хорошо и правильно, однако слушателю это неинтересно. Слушателю всегда интересны факты и мысли, которые относятся к нему самому. В подобной ситуации кажется несколько обидным и даже оскорбительным, что вам просто читают некий документ или декламируют текст, явно выученный наизусть. Хотя многие выдающиеся профессора читают свои бумаги на ученых советах и никто не жалуется, но в подобной ситуации аудитория обычно получает (или думает, что получает) привилегированный обзор нового вклада в науку, который будет опубликован позднее, Может быть, чувство обиды возникает потому, что презентацию обычно рассматривают в некоторой степени как знак благосклонности, оказываемой теми, кто приходит, тем, кто ее организовывает. Если все это написано, зачем напрягаться и совершать такое путешествие, тратя при этом столько времени? Почему бы просто не послать материалы по почте? Чтение заранее написанного материала неинтересно аудитории. Если уж люди потрудились прийти на презентацию, они надеются на соответствующее отношение. Ваш письменный документ был закончен прежде, чем автор увидел аудиторию, и ясно, что он точно так же может быть прочитан любым оратором в любой аудитории. Конечно, чем больше аудитория, тем это менее обидно (хотя это всегда некорректно); но если аудитория меньше 10-20 человек, как и бь.вает па большинстве презентаций, то это может раздражать людей и навредить цели самой презентации. Когда выбрано место и время, содержание презентации готово и состав аудитории определен, необходимо ответить па вопрос, как преподнести материал аудитории. Вы уже знаете, что хотите сказать, почему, в каком порядке и кому. Теперь вы должны решить, как все это построить. Главной целью предыдущей работы было выстроить в нашем собственном сознании последовательность аргументов. Возможно, мы в большей или меньшей степени используем эту нить и сейчас, но теперь мы должны еще кое-что прибавить, - искусство рассказчика. До сих пор все, что вы создавали, можно назвать логическими аргументами, теперь же вы должны превратить это в интересную беседу или серию бесед. Слово "беседа" является здесь очень важным. Это ведь устная презентация, а не написание документов. В связи с этим те ведущие, у которых нет опыта
http://itbookz.ru/
62
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
а написании речей, должны определить структуру беседы, наговорить на магнитофон н перенести полученный план на бумагу вместо того, чтобы писать их от начала до конца.
Записи для проведения презентации Для большинства людей любое действительно спонтанное выступление трудноосуществимо, и его желательно как-то написать заранее. Если вы даже не собираетесь писать выступление полностью, то записи для проведения презентации должны быть подготовлены. Они позволят не потерять нить повествования, не отступать от намеченного плана, напомнят вам, какое наглядное средство использовать и когда, укрепят чувство уверенности в себе,
(
Записи предназначены не для того, ЧТОБЫ зачитывать их во время презентации, они должны лишь служить подсказкой на случай, если вы что-то завыли.
» а. Ф « • *
Что включить в записи? Введение. Основные пункты выступления. Примеры, которые будете использовать. Упражнения (если вы их подготовили). Диаграммы, методический материал для раздачи аудитории. Заключительные фразы (слоган).
Записи должны быть написаны таким образом, чтобы одного взгляда в них было достаточно для продолжения выступления. Вы можете оформить записи следующим образом: на карточках, на копиях фойлов (прозрачная пленка), в виде схемы, в колонках на листе бумаги. Карточки удобно держать в руках. Удобный размер карточек - размер перфокарты. Каждый пункт выступления запишите на отдельной карточке. Укажите на ней основные мысли, примеры, резервный материал, упражнения. Пометьте, сколько времени отведено данной теме. Очень хорошо, если карточки будут скреплены и пронумерованы. Если в презентации будут использоваться прозрачные пленки или слайды, можно сделать записи на их копиях, которые станут дополнением к другим визуальным средствам. Можно оформить материал в виде схемы "дерево". Главные ветви - основные пункты презентации (предложения), ответвления от них - пункты, которые не должны остаться без внимания. Такая форма записи очень удобна, всегда можно дополнить схему вновь появившимися идеями.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
63
Колонки - удачный способ оформления записей, если вы держите лист на столе перед собой. Лист бумаги делится на три колонки. В первую колонку впишите основные пункты выступления. В средней колонке, которая самая широкая, поместите примеры, которые собираетесь использовать. В третьей колонке укажите слайд, рисунок или оборудование, которые будут использованы, или какое упражнение вы предложите сделать. Здесь же укажите время, которое по плану отведено на данный пункт. Конечно, использование компьютера и проектируемого экрана во многом избавит вас от проблем оформления записей. Но, когда вы читаете свои записи, а слушатели смотрят на экран, вы быстро потеряете внимание аудитории. Где же выход? Отпет заключается в отличии письменного и разговорного языков.
Разговорный и письменный языки Господам в присутствии речь держать не по писаному, а ток.мо устно, дабы бурь каждого при сем видна была. Указ Петра J
Если вы написали текст и хорошенько его отрепетировали, то к нужному моменту вы будете достаточно хорошо знать его. Если вы начали с того, что составили полный письменный вариант, то он все равно будет звучать как заученный текст. Если же вы записали разговорную версию, то это будет звучать как неофициальная беседа. На различия между этими двумя разновидностями языка стоит обратить внимание хотя бы потому, что, как только вы сумеете почувствовать разницу в изложении материала, это значительно усилит ваше ощущение легкости и уверенности, а также поможет вам избежать барьеров, которые ораторы часто невольно создают между собой и слушателями. Более того, можно просто сесть за с гол и писать на разговорном языке - профессиональные работники радио делают это постоянно, вам нужно только знать, что разговорный стиль в себя включает. Начинающим ведущим рекомендуется писать всю презентацию целиком. В конце концов (и особенно если время ограничено) это всегда самый лучший способ создания чего-либо: лучшего аргумента, лучшего порядка, лучшей фразы, и у вас гораздо больше шансов придумать и выработать это, заставив себя написать все это заранее, чем когда вы придумываете на ходу. Но на презентации в-ам еще придется задуматься о том, как избежать сходства с декламацией.
http://itbookz.ru/
64
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
УПРАЖНЕНИЕ Чтобы продемонстрировать различия между устной и письменной речью, рассмотрим один абзац текста, подобный тем, которые так часто встречаются в журналах и отчетах, и "перевод" его на разговорный язык, который можно использовать при проведении презентации. •
Письменный вариант: Несмотря но явно недостаточный уровень заложенных в систему обязательного медицинского страхования базовых тарифов оплаты фактически оказанной медицинской помощи, появляется потребность планирования развития текущей деятельности медицинского учреждения непосредственно аппаратом -управления больниц и поликлиник, причем основой этой потребности является необходимость принятия управленческих решений, направленных на максимизацию доходов от лечебной деятельности и сокращение текущих издержек при усиливающейся конкуренции со стороны других лечебных учреждений.
•
Разговорный вариант: Современный уровень тарифов оплаты медицинской помощи явно недостаточный. Оплата фактически оказанной помощи требует дополнительных средств. Руководителям поликлиник и больниц приходится принимать текущие решения . для увеличения доходов и сокращения издержек. Эти решения принимаются в условиях конкуренции со стороны других лечебных учреждений.
Не имеет значения, оказался устный вариант длиннее или короче, - туманные абстракции письменного варианта должны быть представлены последовательно и понятно, они должны проникнуть в сознание аудитории не через глаза, а через уши. Составьте разговорный вариант следующих предложений: 1. Основные преимущества создания холдинговых компаний на основе госпредприятий состоят прежде всего в том, что такие организационно-управленческие структуры дают возможность сохранить технологическое и кооперативное единство объединившихся предприятий, а также позволяют проводить централизованную инвестиционную политику на этих предприятиях, привлекать новые денежные средства и использовать их по целевому назначению. 2. Фонд осуществляет финансово-кредитную деятельность по обеспечению системы обязательного медицинского страхования, накапливает финансовые резервы для обеспечения устойчивости системы обязательного медицинского страхования, совместно с органами Государственной налоговой инспекции по городу Москве осуществляет контроль за своевременным и полным поступлением страховых взносов в фонд, а также выполняет другие функции по организации медицинского страхования в городе.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
65
Разговорный язык или декламация Прежде всего разговорный язык имеет свои корпи не в литературе или газетных текстах, а в спонтанной речи обычных людей. Если вы работаете с письменным вариантом языка, то вы спрашиваете себя, является ли то, что вы написали, ясным, кратким и грамотным. При работе же с разговорным языком вы пропускаете все это через другой фильтр: может ли кто-нибудь действительно сказать такое своему собеседнику? Или, чтобы быть более точными: есть ли тут что-нибудь такое, чего один человек не мог бы сказать другому? На печатной странице вы можете встретить массу вещей, которые вы не могли бы сказать в обыденной речи. В речи, перечисляя группу из трех элементов, скажут не А, В, С, а А, и В, и С. Все, что отдает архаичностью, напыщенной прозой или литературностью, будет мешать коммуникации. Являясь частью аудитории, вы немедленно ощутите, что "для кого бы этот человек ни говорил, это наверняка не для меня". Это не значит, что все должно происходить на уровне обычной болтовни; напротив, мастерство как раз и состоит в умении написать так, чтобы аудитория ощущала только то, что с нею разговаривает очень интересный человек. На самом деле написать на хорошем разговорном языке не всегда означает написать грамотно. Грамматически травильный язык может оказаться плох,, как разговорный. Просто посчитайте, сколько раз кто-нибудь скажет вам завтра в обыкновенном разговоре: "С какой целью ты это делаешь?" Разговорный вариант "С какой стати ты это делаешь?" может быть плох сточки зрения грамматики, но это приемлемый вариант для презентации. И конечно же, вы можете обратиться к народным выражениям, что поможет сделать вашу речь ярче и выразительнее. "Двести миллионов рублей на новый культурный центр может звучать как большая сумма денег, но по сравнению с оборонным бюджетом это капля в море". Жаргон всегда получает право на употребление в разговорной речи задолго до того, как его допускают на печатные страницы без обрамления в кавычки. Кроме того, в разговорной речи вы можете использовать первое и второе лицо там, где более официальный письменный язык требовал бы использования третьего. Если мы напишем: "Потребитель, очевидно, уже сталкивался с проблемой защиты программных средств 11 , то в разговорной речи скажем, например, так: "С компьютерными вирусами мы уже знакомы. Эти вирусы..." Совершенно ясно, что ни один уважающий себя автор, пишущий па литературном языке, не поставит в тексте выражения "такие вирусы" и "эти вирусы" близко друг от друга, но в разговорной речи это проходит незамеченным.
http://itbookz.ru/
66
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Не пытайтесь объять необъятное Большинство людей беспокоятся о том, что они представят недостаточно материала. Это им кажется непрофессиональным, Следовательно, большую опасность на данном этапе представляет ситуация, когда презентация перегружена информацией. Помните, что это только презентация.. Она не должна охватывать псе. Стройте ее только на тех фактах, которые могут заинтересовать аудиторию в целом, Не включайте ничего утомительного, неизвестного для большинства или слишком детальную техническую информацию просто потому, что все это "хорошо было бы" включить или потому что кого-нибудь могло бы это заинтересовать. В подходящий момент вы можете дать им на руки любое количество вспомогательной документации, чтобы они изучали ее на досуге. Неплохо было бы разбить ее па группы 1, 2, 3 по степени важности н пометить каждый абзац в схеме сценария (как у вас, так и у других выступающих) соответствующей цифрой. Тогда вы сможете потом без особых хлопот исключить параграфы, помеченные цифрой 3. Исключение материала на стадии подготовки сценария идет легко, но оно становится все более болезненным по мере того, как идет время и все больше реализуется замысел.
Как избежать излишних подробностей При проведении некоторых "технических" презентации возникает вопрос, как избежать нагромождения многочисленных отступлений и пояснений, показав при этом специалистам, что вы знаете материал. На самом же деле, вам, конечно, лучше использовать уловки. Скажите, например, так: "Как же вы решились 1 отвергнуть предложение, которое может принести вам определенную выгоду?" Нужно искать самые разные пути, позволяющие мягко и 'ненавязчиво сообщать только суть вопроса. Есть множество просто неоценимых выражений, которые можно часто использовать без вреда для выступления: "честно говоря"; "главным образом"; "в общем"; "за некоторым исключением" и т. д. Если вам не хочется погружаться в проблему из-за квалифицированного меньшинства аудитории, то можно просто подготовить печатный вариант со всеми деталями н вручить его по окончании презентации (ни в коем случае не в начале, иначе они будут ч и ч и г ь во время вашего выступления). В этом случае следует сказать специалистам, что все детали содержатся во вспомогательных документах. В качестве альтернативы (или дополнения) вы можете пригласить коллегуспециалиста в данной области, чтобы он провел техническую презентацию
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
67
только для специалистов или ответил на технические вопросы после окончания основной презентации. Как правило, специалисты не будут возражать против по-настоящему хорошего объяснения или аналогии. Теоретики презентационных выступлений рекомендуют запомнить: "Никогда не переоценивайте знания своих слушателей; никогда не недооценивайте, их интеллекта". Уверенность, что ваша аудитория глупее вас, может оказаться фатальной, хотя иногда разумно предполагать, что слушатели не так уж хорошо информированы.
Ценность рассказа Если вы последовательно описываете какой-то процесс, то можете попасться в ловушку изложения только сухих фактов. Часто, описывая какое-то оборудование, мы говорим: "Эта деталь делает это... Эта деталь делает то../' - и т. д, и так без конца. Можно существенно улучшить выступление, обратившись к рассказу, например: "Разработка программы была весьма интригующей проблемой. Следует начать хотя бы с того, что мы должны были обеспечить простоту использования и не слишком загружать память, так что... но это означало, что мы не могли,., но мы попытались... наконец, мы попали в цель... когда мы наткнулись па другое препятствие... между тем группа программистов выступила с остроумным решением..." В итоге скучные характеристики превращены в интересное повествование.
УПРАЖНЕНИЕ Необходимо развить мысль, которая начинается словами, приведенными ниже. Придумайте по три варианта к каждому предложению: 1. Предполагают, что в 2020 году.., 2. Сегодня трудно поверить, что было время, когда... 3. Известно ли вам, что... 4. Однажды, в зимний холодный вечер... 5. При перелете из России в Англию... 6. Если каждый день, несмотря на погоду... 7. Вы, конечно, помните, что произошло... 8. Книга - источник знаний, но... 9. Тот, кто бывал за границей, знает... Ю.Любой россиянин скажет вам, что... 11. Для того чтобы быть счастливым, нужно... 12. Если вы учились в школе, то...
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
68
13. Может быть, через несколько десятков лет... 14. Думая о жизни, приходишь к выводу, что... 15. Планируя свой отпуск, важно помнить о... 16. Вести здоровый образ жизни - это... 17. Зарубежные ученые давно выяснили, что... 18. Многие люди на своем опыте убедились, что...
УПРАЖНЕНИЕ Объясните смысл выражений: 1. Домоклов меч. 2. Авгиевы конюшни. 3. Видит око, да зуб неймет. 4. Семь раз отмерь, один отрежь. 5. Точность-вежливость королей. 6. Попытка не пытка, а спро.с не беда. 7. В чужой монастырь со своим уставом не ходят. 8. Если вам достался лимон, сделайте из него лимонад.
Остановки "по требованию" Если у вас презентация с отпечатанной программой, то вы должны помнить, что только вы знаете, что будет дальше, а аудитория не знает. У аудитории нет возможности делить текст на главы, и вы должны учесть и это. Проблема состоит в том, что вы точно знаете, куда вы должны прийти в ходе своей презентации и каким путем вы идете, слушатели - нет. Они не могут ни увидеть ваши записи, ни заглянуть вперед, чтобы узнать, что их ждет, как они могли бы поступить с книгой и л и отчетом. Вы можете, последовательно меняя слайды, отслеживать содержание презентации, но в нужный момент вам следует сказать: "Все хорошо, но нет ответа на вопрос..." - это очень важно, так как помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать. Лучше всего представить содержание выступления визуально: на схеме, рисунке или на слайдах. Но в любом случае важно обеспечить слушателям некий эквивалент глав. Прием, который нам поможет, называется "расстановка указателей". Для этого требуется всего л и ш ь подводящее итог предложение, сопровождаемое заявлением или вопросом, позволяющими перейти к новому разделу: "Итак, мы убедились, что наша теперешняя программа не реализует все необхо-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
69
димые функции. Так что же нам делать? У нас есть практическая возможность выбора всего из трех вариантов. Я сначала кратко их напомню, затем мы их по очереди обсудим. Возможность первая..." Хорошее деление на главы очень помогает запоминанию, поскольку вы даете аудитории не только информацию, но и указатели, к какому пункту обсуждения эта информация относится. Расстановка указателей проясняет ситуацию. Можно мобилизовать их внимание риторическим вопросом или развлечь шуткой, сообщая о следующем пункте программы, и чаще возвращайтесь назад, повторяя суть рассматриваемого вопроса: "Итак, мы рассмотрели возможность увеличения быстродействия, теперь подумаем о пользователе этой программы..." И хотя на самом деле эта методика не творит чудеса, но зато позволяет трезво взвесить аргументы.
Если ружье висит на стене, оно должно выстрелить Наличие на столе каких-нибудь заманчиво выглядящих коробочек, экспонатов или подставок с плакатами удивительно повышает интерес. Фразы типа: "Через несколько минут я продемонстрирую вам кое-какие интересные результаты, которые мы получили...", "Мы доставили сюда один из этих экспонатов, и позднее посмотрим, добьюсь ли я и здесь такого эффекта...", "Это было снято на пленку, и вскоре вы увидите..." - заставляют ожидать некоторого события. Помните также, что перед началом каких-либо действий внимание повышается, так что между словами: "Хорошо, давайте попробуем включить эту машину..." - и действительным нажатием на выключатель у вас есть отличный момент, чтобы сказать что-то важное. "Разбор полетов" 1. Решите, что нужно запомнить слушателям, и придумайте, что сделать, чтобы они действительно это не забыли. 2. Используйте разговорную лексику. 3. Если можете, замените в тексте третье лицо на первое или второе. 4. Как правило, старайтесь самое важное помещать ближе к началу. 5. Разделите всю презентацию на параграфы специальными указателями для аудитории, 6. Используйте риторические вопросы как основу для изложения фактов. 7. Избегайте абстрактных существительных где только возможно. 8. Используйте примеры. 9. Учитывайте различные уровни подготовки вашей аудитории. 10. Обращайтесь к аудитории так, словно это один человек. 11. Избегайте назойливого словесного и физического манерничанья.
http://itbookz.ru/
70
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Приемы разговорного стиля в публичном выступлении Успех любой презентации зависит не только от того, что вы говорите, но и от того, как вы говорите. Вы никогда не должны говорить чего-нибудь такого, что в обычном разговоре прозвучало бы официально, книжно или напыщенно. Это то, что надо иметь в виду, говоря о самом значительном отличии разговорного стиля. При формировании разговорного стиля используются следующие приемы: • Воображаемая диапогизация речи (синтаксический строй словесного действия имитирует обстановку диалога, например, с помощью таких выражений: "вы можете возразить", "вы, наверное, заметили, что..." и т. п.). в Прием вопросно-ответного хода, когда оратор сам задает себе вопрос и сам на него дает ответ: "В первой части выступления мы поставили вопрос о... Теперь мы на него ответим". я Прием риторического вопроса, который, как известно, содержит утверждение или отрицание, возбуждает мысли, эмоции партнера по общению. Для привлечения внимания аудитории можно задать, например такой, риторический вопрос: "Надо ли искать причины этого явления?" Кроме того, риторический вопрос играет важную роль в определении порядка подачи информации. & Прием эмоциональных восклицаний позволяет усилить внимание к теме общения, стимулирует разговорность общения, например: "обратите внимание", "это очень важно для нас" и т. п. Есть еще один прием разговорной речи, который также справедлив по отношению к письменному языку, но гораздо более важен для аудитории, которая не может остановиться и поломать голову над предложением, - избегайте абстрактных существительных. Они усыпляют в малых дозах и смертельны в больших. Скромный и здравомыслящий человек, который в частной беседе скажет вам: "Сначала мы убедимся, что вам достаточно хорошо слышно", напишет так: "Мы уделим особое внимание обеспечению возможности адекватного восприятия звука". Эта фраза вызовет недоумение или смех аудитории. Запрет на употребление абстрактных существительных приносит внешнему облику всех презентаций явное улучшение. Целью выступления является произвести именно то впечатление, которое вы хотите. Это в равной степени подходит и для использования разговорной речи, и ключевыми здесь будут слова "точно", "именно", причем конкретное существительное будет метким орудием, а абстрактное - грубым инструментом.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
71
Другим жизненно важным правилом хорошей разговорной речи является использование коротких слов и коротких предложений. Не говорите: "Иногда обстоятельства создают ситуацию, в которой один или несколько членов персонала желают получить возможность выбора между продолжением работы после обычного срока выхода па пенсию, который определен в их официальном договорном соглашении и в котором могут быть заключены подходящие договоренности относительно возможности их дальнейшей работы". Скажите просто: "Иногда люди хотят продолжать работать и после шестидесяти лет. Если это так, они могут остаться в рамках трудового договора". Есть и некоторые другие полезные правила, которые стоит иметь в виду, когда вы выбираете слова. а Используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный; например: "наше программное обеспечение решает задачи...", а не "с помощью программ решаются задачи...", а также "страховка придает людям уверенность" вместо "уверенность придается страховкой". # Избегайте технических терминов, если вы не уверены, что аудитория знакома с ними. « Всегда пользуйтесь словами и выражениями, которые вы действительно применяете в разговоре. <* Жаргон может смутить аудиторию. Некоторые компьютерные специалисты, употребляя слова "шарить" и "окна", совершенно не представляли, какой эффект они производили в аудитории, так как использовали эти слова в значении, известном только программистам, о чем слушатели были совершенно не осведомлены. Одновременно с этим вы должны быть осторожны со словами, которые звучат одинаково, хотя пишутся по-разному и имеют разное значение: аудитория ведь пе видит, как они пишутся, и может ошибиться.
Порядок слов устной речи
•
Еще одно существенное отличие устной речи состоит в том, что когда вы читаете написанное, то можете двигаться своим собственным темпом, который удобен для вас. Вы можете сделать паузу, чтобы поразмышлять или чтобы посмотреть в словарь или в учебник, можете вернуться назад и прочесть еще раз начало предложения, главы или всей статьи. Устная речь воспринимается вами сходу. Вы никак не сможете заглянуть вперед, в конец предложения, или назад, в его начало. Вы пе можете ни на секунду остановить выступление и не можете заставить его двигаться медленнее.
http://itbookz.ru/
72
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
На презентации вы должны но только представить вею имеющую отношение к делу информацию ясно, по и представить ее в наилучшем порядке, обеспечивающем быстрое усвоение. В частности, если вы говорите: "Андрей Миронов, Михаил Державин, Александр Ширвиндт, Анатолий Папанов - все они работали в Театре сатиры", слушатели не могут понять, почему упоминаются все эти имена, пока не прозвучит последнее слово предложения. Когда это происходит, вы просите слушателей вернуться назад и мысленно объединить этих людей - если они смогут вспомнить, кто там был. Вам следует сказать: "Андреи Миронов работал в Театре сатиры, и то же самое можно сказать о Державине, Ширвиндте и Папанове". Считается дурным литературным стилем писать предложение, в котором вы можете изменять конец предложения без необходимости изменить всю структуру предложения. Но именно этот вариант относится к хорошим образцам разговорной речи. Прочтите канцелярский вариант: "Что бы ни говорил управляющий работами, но если верен финансовый проект и исследования рынка говорят в пашу пользу, то по крайней мере на основные товары можно не раздумывая увеличивать бюджет". Во-первых, вы должны удерживать в голове все эти интермедии до тех пор, пока не узнаете, о чем же собственно спорят управляющий работами и оратор; во-вторых, так никто не говорит. В обычном разговоре главные мысли почти всегда помещают ближе к началу: "Что бы ни говорил управляющий работами, можно не раздумывая увеличивать бюджет на основные товары, если верен финансовый проект и исследования рынка говорят в пашу пользу". Таким образом, лучше поместить все второстепенные детали после основного гаагола.
Интерес к фактам Следует отметить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем когда вам просто предоставляют их. Риторический вопрос — хороший помощник, если нужно подстегнуть интерес аудитории. Например: "Даже люди, которые знают, что система управления документами им нужна, могут не знать, с чего начать. Из боязни сделать что-нибудь, не так эти пользователи предпочитают не делать ничего. Работа и так делается. Вопрос только, насколько это эффективно". Для подтверждения своих слов опирайтесь па факты. Если вы рассказываете о проблемах автоматизации, можете сказать: "Никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. В рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления кото-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
73
рых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решают свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки системы их только сковывают. Примерно так начинал Билл Гейтс разработку программ Windows".
Примеры и аналогии Хорошо подобранные примеры и аналогии, входящие в сферу опыта аудитории, часто экономят кучу денег, необходимых на визуальные средства, и 10 минут, требующиеся на объяснение. Для демонстрации программного обеспечения, может быть, интересна такая аналогия: Система делопроизводства в России прошла путь от старинных берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определившей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда н структуре нового органа государственного управления. Сената, было выделено специальное подразделение - Канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, курьеры, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась. Теперь же секретарю достаточно одного персонального компьютера. Понятная и простая параллель, может, объясняет и не все, но она наглядна и полезна для презентации: если кто-то захочет узнать больше, к его услугам огромное количество специальной литературы.
Как сделать презентацию запоминающейся Красноречие есть прикладное искусство, оно преследует практические цели, поэтому украшение речи только для украшения не отвечает его назначению. Всегда следует помнить, что мысли составляют содержание речи. Но и риторические приемы имеют право на существование как средство достижения успеха, а не только как источник эстетического наслаждения. Важно запомнить следующее правило: все абстрактное следует представлять наглядно, с помощью сравнения и примеров, образов и включаемых в речь коротких рассказов. Одно простое слово может иногда выразить все существо дела; один удачный эпитет иной раз стоит целой характеристики. Такие слова следует подмечать и в нужное время произносить, и они сделают свое дело. Хорошие примеры из жизни, опыта работы, из литературы создают ясность, так как связаны с известным фактом, и это служит мостиком, помогающим пониманию.
http://itbookz.ru/
74
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Сравнения редко обладают доказательной силой, однако часто и охотно используются. Особенно хорошо запоминаются смешные сравнения. Образ - особая форма сравнения. Яркий образ остается в памяти людей, а абстрактные рассуждения, как правило, забываются. Характеризуя свои речи на склоне лет, Цицерон сказал, что его речи начинают "седеть". С помощью образов все можно представить нагляднее, но нельзя ничего доказать. Точный образ действенен, но следует избегать его искажения, и от разрушения образа никто не застрахован. Если уровень образного мышления слушателей недостаточно высок, то презентация должна быть особенно понятной и наглядной. Но увлекаться подробностями тоже не стоит, так как они отвлекают внимание от главной мысли выступления, Хорошо действует и рассказ от первого лица: "Мы провели эти исследования, и результат был совершенно неожиданным...". Память слушателей долго удерживает увлекательное описание события. Небольшие воспоминания о пережитом, вставленные в речь шутки - все это разнообразит речь. Чтобы шутка была эффективнее, она должна быть приближена к теме презентации. Если у вас есть хотя бы малейшее сомнение в том, что ваш юмор будет понят аудиторией, не используйте шуток вообще. Помните правило: юмор ни в коем случае не должен относиться к кому-либо из аудитории. Своевременное и неназойливое повторение глубже закрепляет основную мысль, повышает убедительность речи. Существует большое количество основных видов повторов: дословный повтор ("Учиться, учиться и учиться!"); частичный повтор ("Я бросил упрек оппоненту один раз, я упрекнул его во второй раз"); расширенный повтор ("Пожалуйста, рассмотрите всерьез нашу позицию в этом вопросе. Потом и только потом возможно найти общее решение"). Еще один исторический пример расширенного повтора: Цицерон не ограничивался скупой констатацией факта: "Все ненавидят тебя, Низо". Он продолжил далее, детализируя: "Сенат ненавидит тебя... римские всадники не выносят твоего вида... римский народ желает твоей гибели... вся Италия проклинает тебя..." Однако очень важно помнить, что в небольших дозах повторение действует ободряюще, а в слишком больших усыпляет или разочаровывает. Ораторское искусство в том и состоит, чтобы преподнести повтор так, будто он только что родился. К расширенному повтору также относится разъяснение. Выражение, которое выбрали первоначально, кажется слишком слабым, поэтому к нему возвращаются, его поясняют. Иногда полезно использовать противопоставление. Оно должно быть ясным, но неожиданным для слушателя. Можно создать у слушателей повышенное ожидание, если предварительно уведомить их о чем-то.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
75
Например: "Я хочу это продемонстрировать на примере"; "...Вы будете удивлены тем, какие для этого есть основания..."; "Я покажу вам...". Игра слов с "подтекстом", если она остроумна и смешна, охотно воспринимается слушателями. Любая игра слов основана на богатстве связей языка. Например: "Вы не должны извиняться перед заказчиком за то, что вы опоздали... (делаете паузу)... потому что вы не имеете права опаздывать." Намек - это эффектный прием, проясняющий, обостряющий высказывание. Нередко это намек на какое-либо высказывание или факт. Например: "Мне не нужно объяснять вам подробно, какие последствия будет иметь это событие..."; "Вы уже знаете, к чему я клоню". Нри употреблении намека важно возбуждение, приобщение слушателя к совместному размышлению. Вставкой называется замечание, которое делается мимоходом. Ее функция приобщить слушателя к моменту высказывания ("...но, возможно, вы еше не полностью разделяете мой взгляд, поэтому я хочу привести вам дальнейшие доказательства..."). Все перечисленные здесь средства взаимодействуют друг с другом посредством многообразных связей, причем подчас одно средство "встроено" в другое. Следует иметь в виду, что их не рекомендуется применять слишком много, в противном случае их действие притупляется. Многие из выступающих применяют эти средства неосознанно, но при подготовке речи нужно сознательно "встраивать" эти средства в ее структуру. Теоретики красноречия подчеркивали, что при применении сравнений и метафор и т. п. следует соблюдать чувство изящного, всемерно избегать сравнений грубых, а тем более таких, которые могут носить оскорбительный характер. Если при произнесении речи сорвалось неудачное выражение, оратор должен прервать себя, сказать о своей ошибке и произнести нужную фразу. Слишком старательные поиски слов часто портят всю речь. Лучшие слова - это те, которые являются сами собою; они кажутся подсказанными самой правдой; слова, выдающие старания оратора, представляются неестественными, искусственно подобранными, они не нравятся слушателям и внушают им недоверие.
http://itbookz.ru/
76
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Как заслужить аплодисменты Любая древняя поэзия есть вместе с тем и одновременно культ, праздничное увеселение, коллективная игра, проявление искусности, испытание гит загадка, мудрое поучение, внушение, колдовство, предсказание, пророчество, состязанг/е.
И. Хейзинга Было бы опрометчиво требовать от текста презентации стихотворного размера и рифмованных окончаний, но чем больше из перечисленных в эпиграфе мотивов будет звучать в презентации, тем больше шансов на успех она имеет. В речевом общении максимального успеха добивается тот, кто умеет удержать внимание и возбуждать чувства, а также использовать их для достижения своих целей. Это умение "возбуждать чувства" определяется набором следующих эффектов: в эффектом визуального имиджа, * эффектом первых фраз, ш эффектом аргументации, *
эффектом квантового выброса информации,
* эффектом паузы, * эффектом художественной выразительности.
Эффект визуального имиджа Самое лучшее демонстрационное средство — это человек. Эффект визуального имиджа - это то впечатление, которое вы произвели на аудиторию. Первое впечатление должно быть позитивным и вселять уверенность, что время не будет зря потрачено. Из чего же складывается впечатление? Улыбка свидетельствует о хорошем настроении и чувстве юмора, она поможет расположить к себе слушателей. В благожелательно настроенной аудитории легко и приятно работать. Поэтому не бойтесь улыбаться. Одежда по фасону и цвету должна быть тщательно продуманной-и соответствовать ситуации. При проведении презентации для мужчин больше подойдет костюм с галстуком, женщинам следует выбрать жакет и юбку. Проследите, чтобы наряд был чистым, выглаженным, хорошо сидел и был удобным. Помните, что "встречают по одежке". Несколько полезных советов помогут произвести благоприятное первое впечатление.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
77
Некоторые считают, что выбор одежды для презентации очень важен, а другие, что нет. Выбор одежды зависит от многих факторов, в частности от того, как вы себя поведете. Будет ли атмосфера на презентации непринужденной, или ваша презентация будет формальной - все это повлияет" на выбор одежды. Все согласятся с тем, что выступление в джинсах и майке навряд ли положительно повлияет на способность аудитории адекватно воспринимать информацию. Если вы никак не можете решить, что вам надеть, посоветуйтесь с коллегами - вам наверняка дадут хороший совет. Одежда, конечно, зависит от времени года, аудитории и многих других факторов, но лучше решить заранее, во что вы будете одеты. Несколько рекомендаций по поводу вашей одежды: ® одежда по фасону и цвету должна быть продуманной и опрятной; классический стиль всегда в моде; * вы выглядете более авторитетно и строго, если носите темные цвета; «• в светлых тонах вы будете выглядеть более дружелюбно. Существует такое понятие - одеваться со вкусом. Оно универсально, хотя вкусы людей зависят от уровня культуры, возраста и психологических особенностей. Чтобы придерживаться стандарта "хорошего вкуса", надо при выборе одежды принимать во внимание свои физические данные, эстетику времени и социальный статус. Безвкусица, экстравагантность, несоблюдение сезонности и просто неаккуратность - это те характеристики, которые губительны для любого имиджа.
Эффект первых фраз Если вы хотите установить контакт с аудиторией с первых минут вашего выступления, улыбайтесь и будьте естественны. Улыбка бесплатна, она не имеет цены, но с ее помощью можно достичь очень многого. Речь должна быть понятной для аудитории. Термины, которые могут быть непонятны аудитории, с самого начала нужно определить. Не пользуйтесь черновиком, не начинайте читать с листа. Вы можете сбиться и потеряться в тексте. Длительное копание в записях в начале презентации вызовет недоумение и заставит аудиторию думать, что вы не подготовились. Чем проще организован процесс доклада, тем меньше вероятность возникновения каких-либо накладок. Новые технологии - это замечательно, но не стоит начинать разбираться с наиболее изощренными функциями современнейшего проектора за 10 минут до начала презентации. О содержании вступительного слова и привлечении внимания аудитории мы говорили в предыдущих разделах книги.
http://itbookz.ru/
78
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Эффект аргументации Аргументация - это способ убеждения аудитории посредством значимых логических доводов. Аргументация требует обширных знаний, концентрации внимания, присутствия духа и корректности высказываний. Чтобы аргументация была понятной, вы должны знать, к чему стремятся слушатели и как склонить их на свою сторону. Для доказательности приводимых аргументов рекомендуется использовать цифры и факты. В отличие от словесных сведений цифры выглядят более убедительно. Это происходит в определенной мере и потому, что в данный момент никто из присутствующих не может их опровергнуть. Само собой разумеется, что все слова и определения, которые вы используете в качестве аргументов, должны быть понятны аудитории или корректно определены. Определения тех понятий, с которыми вам приходится встречаться особенно часто, надо заучить по возможности точно и вполне сознательно. Приведенные аргументы будут иметь силу доказательства только в том случае, если их считаете верными не только вы сами, но и те люди, к которым вы обращаетесь. Используя технику аргументации, надо помнить о необходимости связи между высказыванием и доказательством, причем эта связь должна быть очевидна для слушателей. Если вы скажете, что "у нас подорожает нефть, потому что в Америке взорвался очередной самолет", то связь неочевидна и потому аргументация неубедительна. Логика и аргументация - необходимые условия успешного выступления.
Пауза - это стратегическое оружие Говорите спокойно, убедительно и достаточно громко: вас должна слышать аудитория. Выделяйте голосом основные моменты выступления, избегайте монотонности: это может испортить самое интересное выступление. Лучше делать паузы. Пауза может подчеркнуть значимость сказанной фразы и даст вам время для обдумывания следующего высказывания. Часто пауза оттеняет наиболее значимые элементы речи (слова, фразы, законченные суждения). Она облегчает дыхание оратора и позволяет важным соображениям глубже проникнуть в сознание слушателя. Короткая пауза дает возможность посмотреть в глаза слушателям и "прочитать" их реакцию. Если паузы длинные, то ритм выступления сбивается, что можно использовать для управления вниманием или для создания кульминационного момента вашего выступления. Если вы ведете диалог с аудиторией или отвечаете на вопросы, то пауза может быть вашим "стратегическим оружием".
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
79
Часто в переговорах с японцами американцы быстро теряют свои позиции, оттого что абсолютно естественное для самих японцев молчание вызывает у них полное замешательство и нервный лепет. Не надо быть японцем, чтобы тишина работала па вае, нужно только терпение. Нередко молчание подталкивает говорить другую сторону и ваши шансы >• слышать нечто ценное возрастают, кроме того, создается впечатление вашей уверенности в своей позиции, а это может подтолкнуть оппонента к принятию вашего варианта. Продолжительная пауза оставляет оппоненту' простор для самых худших предположений, но если оппонент решил сыграть в молчанку с вами, спокойно переждите паузу. А если все же решитесь заговорить, смените тему разговора.
"Энергетика" речи Речь ~ удивительное средство, по нужно иметь много ума, чтобы пользоваться в/о.
Гегель Очевидно, что во время проведения презентации нужно говорить, говорить и говорить. Поэтому, обсуждая технику проведения презентации, следует обратить внимание на некоторые аспекты актерского мастерства и выделить технику речи. Техника речи - это система индивидуально-психологического управления условиями общения: » голосом, у •\ дикцией, т интонацией. К сожалению, управление этими свойствами речи далеко не простая задача. Интонационная окраска речи в русском языке не столь явно выражена, и в обычной речи редко кто ей пользуется. Не говорите громко или тихо, торопливо или слишком медленно. Громкая речь создает впечатление, что вы навязываете свое мнение, а слишком тихая говорит о вашей неуверенности в себе. Торопливое изложение мыслей не позволяет слушателю разобраться в сути дела, медленная речь создает впечатление, что вы тянете время. Особенности речи дают нам возможность судить о личностных особенностях человека, его социальной принадлежности, характере и темпераменте. Вспомните профессора Хиггинса из пьесы Б. .Шоу "Пигмалион", который, работая над произношением уличной цветочницы Элизы Дулитл, делал из нее "герцогиню",
http://itbookz.ru/
во
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Визуальный контакт Когда глаза говорят одно, а язык другое, опытный человек больше верит первым. Эмерсон
Во время выступления следите за реакцией аудитории. Общайтесь с аудиторией на уровне глаз. Визуальный контакт, во-первых, дает аудитории возможность- почувствовать, что она вам нужна, во-вторых, помогает понять, как слушатели воспринимают информацию. Постарайтесь выбрать в аудитории приятное лицо и время от времени возвращайтесь к нему за поддержкой. Это снимет у вас напряжение. Основа для настоящего общения может быть установлена только тогда, когда вы общаетесь с человеком с глазу па глаз. При общении с одними людьми вы можете чувствовать себя уютно, а с другими дискомфортно. Это связано, главным образом, с тем, как они смотрят па вас, какова продолжительность их взгляда и как долго они могут выдерживать ваш взгляд. Именно поэтому очень важно во время деловых бесед и презентаций контролировать выражение своих глаз. Часто встречается так называемый взгляд искоса. Он используется для передачи интереса или враждебности. Если такой взгляд сопровождается слегка поднятыми бровями или улыбкой, то он означает заинтересованность и часто используется для того, чтобы завлечь собеседника. Если он сопровождается опущенными вниз бровями, нахмуренным лбом или опущенными уголками рта, то такой взгляд означает подозрительное, враждебное или критическое отношение. Более всего нас раздражают люди, которые во время разговора опускают веки. Это подсознательный жест, который является попыткой человека "убрать" вас из своего поля зрения, потом}' что вы ему надоели или стали неинтересны или он чувствует свое превосходство над вами. При нормальной частоте моргания 6-8 раз в минуту веки этого человека закрываются на секунду или больше. как будто человек моментально стирает вас из своей памяти. Если человек подчеркивает свое превосходство над вами, то его прикрытые веки сочетаются с откинутой назад головой и долгим взглядом, известным как "взгляд свысока". Если вы заметили подобный взгляд у своего собеседника, то это означает, что ваше поведение вызывает у него негативную реакцию и нужно что-то изменить, чтобы успешно завершить разговор. Как язык телодвижений различается у разных народов, так и продолжительность взгляда зависит от того, к какой нации принадлежит отдельный субъект. Взгляд, его направление, частота контакта глаз показывают направленность внимания собеседника и вместе с тем дают обратную связь, которая показывает то, как относится собеседник к тем или иным сообщениям. Взгляд используется также для установления взаимоотношений. Когда человек стремится к установ-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
81
лению более теплых взаимоотношений, он ищет взгляд собеседника. Однако если кто-то смотрит нам в глаза слишком долго, то это настораживает. С помощью глаз передаются самые точные и открытые сигналы из всех сигналов межличностной коммуникации. | Не сверлите взглядом заднюю стену или потолок. Не смотрите па людей агрессивно или гипнотически, просто смотрите, как вы бы делали это при обычном разговоре. Речь идет о всей аудитории, включая тех. кто сидит по сторонам. Кроме того, учтите, что, если вы отводите или опускаете взгляд, аудитория скорее всего не запомнит то, что вы сказали, Ваш взгляд должен встречаться с глазами партнера около 50-70% от всего времени общения. Скованный, зажатый собеседник, который встречается с вами взглядом менее одной трети от времени общения, редко пользуется доверием. Во время деловых бесед и презентаций никогда не следует надевать темные очки, потому что у партнера появляется ощущение, что его рассматривают в упор,
Позы и жесты (манера поведения) Успех делового общения в значительной мере зависит от у м е н и я устанавливать доверительный контакт с аудиторией, такой контакт зависит не столько от того, что вы говорите, сколько от того, как вы себя держите. Именно поэтому особое внимание нужно обращать на позу, мимику, манеру поведения, а также на жестикуляцию. Было бы ошибкой считать, что красноречие сводится только к богатству лексики и многообразию художественных приемов. Например, известный адвокат П. Л. Александров не блистал внешними данными. I I . П. Карабчевский отмечал: "Речи свои Петр А к и м о в и ч произносил несколько гнусавым, по слишком громким голосом, со спокойною манерой закаленного в боях судебного бойца. Он почти не жестикулировал. Оружие, как и стройная худощавая фигура самого бойца, было не из громоздких. Оружие это почти исключительно было "режущим" и "колющим". При этом оно было дивно закалено и необычайно остро отточено". Очень важно выбрать правильную манеру поведения. Постарайтесь держаться естественно. Посмотрите па себя со стороны (в зеркало, еще лучше видеофильм). Жесты, позы и м и м и к а говорят о вашем отношении (доброжелательном или враждебном), открытости и замкнутости, внимании пли отсутствии интерес;:. В них проявляется состояние человека и непосредственные эмоциональные реакции. Когда дети чувствуют свою вину, они прячут руки за спину или в кар-
http://itbookz.ru/
82
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
маны. Люди, принимающие благоприятные решения, обычно разжимают руки и расстегивают пиджак. Простое скрещивание рук является универсальным жестом, обозначающим оборонительное или негативное состояние собеседника. Если помимо скрещенных на груди рук собеседник еще сжимает пальцы в кулак, то это свидетельствует о его враждебности или наступательной позиции. Когда собеседник подносит руку к лицу, опирается подбородком на ладонь и указательный палец вытягивает вдоль щеки, это является красноречивым свидетельством того, что он критически воспринимает ваши доводы. Люди открытые и дружески расположенные смотрят вам в глаза и одобрительно кивают головой. Помимо рассмотренных поз и ЖССТОЕ! существуют многие другие, которые не менее красноречиво передают состояние партнеров по общению. Так, с помощью потирания рук передаются позитивные ожидания. Сцепленные пальцы рук означают разочарование и желание собеседника скрыть свое негативное отношение к услышанному. Знание языка жестов и умение управлять собой позволит вам сохранить психологическое преимущество и контролировать ситуацию. Таким образом, единство манеры поведения и произнесения речи оказывает максимальное воздействие на слушателей, возбуждает их чувства и создает общий благоприятный фон общения.
Недостатки разговорной речи, "технические промахи", которые можно исправить Проведение презентации, способ в ы р а ж е н и я мыслей, работа голосом - эти навыки требуют определенного опыта работы. Более того, с тех пор как микрофоны, компьютерная и видеотехника стали обыкновенным явлением для крупных презентаций, это стало менее важным фактором, чем было прежде. Но отдельные моменты все же стоит рассмотреть. Для большинства ведущих главная проблема - преодоление страха, состояния оцепенения. Кто-то, обычно говорящий в живой, интересной и убедительной манере, вдруг становится монотонным и каким-то деревянным, когда ему нужно обратиться с трибуны к немногочисленной аудитории. Можно сказать, что только опыт побеждает это состояние, но достижение этой победы может тормозиться двумя факторами: 1) использованием канцелярского языка вместо разговорного; 2) неспособностью помять, что хорошее выступление должно быть обращено к некоторому количеству людей так, словно это один человек.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
83
Ваша цель - говорить почти так же, как если бы вы беседовали в кругу друзей. Постарайтесь сохранить стиль своего поведения. Сохраняйте естественность мимики, движений головы и тела; высоты и силы голоса; жестов; темпа речи; пауз. Но вы не должны контролировать эти факторы; ваша задача - научиться устранять те препятствия, которые мешают вам быть самим собой, нормальным, естественным, дружелюбным, как только вы оказываетесь перед аудиторией. Тот кто не сумеет устранить эти препятствия с помощью практики, должен либо распрощаться с мыслью о публичных выступлениях, либо пройти специальный обучающий курс, Тем не менее если вы обращаетесь к тысяче людей без микрофона, то простая и естественная манера становится невозможной и вы оказываетесь в сфере настоящего ораторства, которое несколько отличается в приемах, даже если и служит тем же целям. 13ы можете довольно многому научиться, просто наблюдая ошибки других и обсуждая причины этих ошибок. Ниже приведены некоторые ошибки (назовем их техническими промахами речи), от которых оратору нужно стараться избавиться. Запинание Длинные паузы, обычно заполненные многочисленными "э-э". Почти всегда это признак недостаточной отрепетированности. Нечеткая речь Встречается гораздо реже и легко исправляется, если вы сами это заметили. В этом случае лучше быть слишком громким, чем слишком тихим. Слова-паразиты Фразы "ну это..,", "эм...", "и все такое...", "если вы знаете, что я имею в виду" и т. п. сами по себе безвредны, но если они переходят в разряд постоянно употребляемых, то могут отвлекать аудиторию. Подобный недостаток стоит того, чтобы обратить на него внимание. Но иногда можно навредить себе еще больше. привлекая внимание людей к этому недостатку. Не употребляйте в своей речи слов-паразитов, жаргонных слов, анахронизмов, междометий, уменьшительно-ласкательных слов. Слушатели, как правило, слова-паразиты начинают считать. Дурные манеры Дурные манеры, такие, как почесывание, похлопывание по бедрам, покачивание из стороны в сторону и т, д., стоят того, чтобы заняться их исправлением, осо-
http://itbookz.ru/
84
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
беиио если они повторяются настолько часто, что отвлекают аудиторию иона следи']' за их повторением с гораздо большим интересом, чем за презентацией. Понижение голоса Общий недостаток всех ораторов-любителей - понижение голоса в конце каждого предложения. Имеющие такой недостаток обычно совершенно не осознают этого, а он создает атмосферу с к у к и и безрадостности, поскольку с концом каждого предложения создается впечатление, что беседа окончена, но каждый раз она начинается вновь. Если вы заметили свои недостатки, прослушав запись собственного выступления, можно считать, что уже почти исправились. Полезные привычки создаются в результате постоянной тренировки и контроля над собой. Если все ваши действия заранее осмыслены и оправданы, то есть надежда, что общение будет результативным. "Разбор полетов" 1. Запишите свое выступление на видеопленку. 2. Оцените владение голосом, интонацией, темп речи. 3. Оцените эмоциональное состояние, отразившееся в голосе, мимике и жестах. 4. Оцените размеры предложений, количество завершенных и незавершенных предложений и паузы. 5. Обратите внимание на язык телодвижений (положение рук, позы, мимику и контакт глаз). . 6. Обратите внимание на речевые ошибки (произношение, ударение, словообразование, лексика и т. п.). 7. Поставьте себя на место слушателя и оцените: восприятие речи, понимание смысла, логику изложения и т. п. 8. Оцените структуру и внутренние связи текста, а также чередование демонстрационных средств и разговорной речи.
Письменная презентация Любой документ, который вы представляете аудитории можно считать письменной презентацией. Это могут быть: ^ рекламные документы, письма, тезисы выступления, отчеты.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
85
= доклады, уведомления и т. п. Как и любая письменная информация, которую вы направляете адресату, эти документы должны быть понятны и корректно оформлены. Старайтесь учитывать следующие факторы: кому данная информация предназначена, что от вас хочет получатель, >;i что вы хотите отразить в презентации прежде всего. Оформление подобных документов в бумажном варианте, как правило, осуществляется с помощью текстовых процессоров, например Word. Однако шаблоны отчетов, докладов, рекламных проспектов присутствуют и в списке шаблонов PowerPoint. Основные ошибки при создании письменной презентации: != очень много слов. а нечеткость изложения, * жаргонизмы, в и з л и ш н я я терминология. Для контроля и исправления этих ошибок желательно прочитать презентацию вслух, и не один раз, самому себе и коллегам, Никогда не отсылайте информацию сразу, дайте ей отлежаться, а затем прочитайте ее еще раз своему коллеге или прочтите сами. Вы убедитесь, что есть лишние слова и предложения, которые можно убрать. Письменная презентация должна быть хороню структурированной, лаконичной, однородной по стилю, четкой. При подготовке письменной презентации прежде всего следует обратить внимание на основные характеристики любого письма: »• содержание. и
ЯЗЫК,
стиль, ш последовательность изложения. Отличия сценария презентации от письменного документа состоят в том,, что он требует словаря, и синтаксиса разговорной речи и воспринимается слушателем сход>; аудитория не может посмотреть, что уже сделано и еще предстоит, пропустить какой-то раздел или послушать что-то еще раз. В то же время необходимо признать, что п р и н ц и п ы литературного языка совпадают с правилами публичного выступления: сжатость, живость, сила, отсутствие двусмысленностей - таковы характеристики хорошего сценария презентации, равно как и документа.
http://itbookz.ru/
86
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Использование визуальных средств Блестящему оратору не н у ж н ы визуальные средства, чтобы не допустить скуки в аудитории, по очень часто их требует тема презентации. Но если вы их используете, то попытка отклониться от определенного порядка, в котором они должны демонстрироваться, может оказаться фатальной. Слайды, видеозаписи и диаграммы находятся в заранее определенном порядке, вы точно знаете, в какой момент остановить проектор и перейти к видеомагнитофону, а блестящая импровизация может не менее блестяще этот порядок нарушить, Было бы разумно разделить все визуальные средства н а т р и категории: поясняющие, подтверждающие, оказывающие воздействие, При необходимости используйте поясняющие визуальные средства с самого начала. Это то, без чего вы не сможете обойтись: есть вещи, которые невозможно объяснить словами, но легко сделать это с помощью рисунка, диаграммы или модели. Когда вы обдумывали структуру выступлений и размышляли о в н и м а н и и аудитории, вы начали поиск подпюерждшогцих визуальных средств. Они я в л я л и с ь структурной необходимостью, подкрепляли ваши аргументы, помогали повысить интерес в тот момент, когда он понижался. Воздействующие на аудиторию визуальные средства - это как раз то, о чем чаще всего забывают. Они легко определяются вопросом: "Какие соображения нам хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?" Вполне возможно, что это будут изображения, которые уже использовались, объяснения или подтверждения сказанному. Их следует хорошенько продумать и затем разместить в ключевых позициях, часто это начало и копен встречи. Может быть, их следует выставить на обозрение в течение ближайшего перерыва или до начала презентации.
Простые и доступные визуальные средства Визуальных средств очень много, и, чтобы описать их действие и оценить преимущества и недостатки, понадобилось бы несколько томов, В этой главе рассматриваются только те визуальные средства, которые наиболее удобны для презентаций. Правила пользования, в большинстве своем, люди соблюдают. Следует рассмотреть возможные ошибки в использовании визуальных средств и тс случаи, когда они портили презентацию или ими злоупотребляли. Большинство визуальных средств предлагает ведущим такие возможности, которых им как раз и не хватало, однако наилучший эффект в каждом случае достигается по-разному. Сейчас презентации готовятся, как правило, с использованием компьютерных программ, по они будут рассматриваться в следующей главе.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
87
Плакаты Заранее подготовленные плакаты очень полезны, но используются недостаточно. Часто главный промах - изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Оно должно быть отчетливым и простым. Очень хороши (и недостаточно используются) эскизы и карикатуры, иллюстрирующие абстрактные понятия, например "рассеянность" (человек, читающий газету в то время, как он почти попал в яму) или "точность" (стрела, попг.вшая в "яблочко"). Аудиторию может отвлекать оставшийся после демонстрации плакат, по хуже, если вы каждый раз будете складывать его обратно в папк\. Решение проблемы в том, чтобы после каждой иллюстрации или серии иллюстраций вложить закладку (она не обязательно должна быть белой, на ней может быть символ, девиз компании или просто рисунок, имеющий отношение к вашей презентации в целом).
Схемы Схемы оказываются очень полезными, если в вашей презентации пред)'смотрено участие аудитории: они являются очень эффективным визуальным средством, пригодным для обучения. В отрепетированных презентациях вы должны заранее знать, какие моменты вы хотите осветить и как вы бы хотели это сделать. В этом случае вы сэкономите немало времени и избежите множества недоразумений, если воспользуетесь готовыми схемами. Но если вы хотите оставить себе возможность для экспромта, который расшевелит аудиторию, то можете рисовать в процессе презентации. Если нужно одновременно говорить и рисовать или писать на схеме, помните, что, когда вы отвернетесь, аудитория будет слышать вас гораздо хуже. Используя цветные фломастеры, помните, что некоторые цвета видны лучше, чем другие (черный цвет на белом фоне, белый - на синем). Кроме того, цветные рисунки выглядят гораздо эффектнее на белой, а не на цветной бумаге. Держите в кармане запасную ручку или фломастер. Если вы правша, схема должна находиться слева от вас, когда вы стоите лицом к аудитории (тогда в процессе рисования вы заслоняете меньшую часть схемы). Если у вас хватает места, начинайте рисовать, отступив на треть листа и используя только дальние две трети, чтобы заслонять еще меньше. На схему указывайте левой рукой, чтобы вы по-прежнему стояли лицом к аудитории. Чтобы вам не нужно было совмещать рисование с речью, постарайтесь спланировать демонстрацию схемы так, чтобы вам не приходилось делать это боль-
http://itbookz.ru/
88
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
ше. чем в течение нескольких секунд. Гораздо лучше будет прерваться на одно или два предложения. Отличных ровных линий, окружностей и т. п. можно добиться, нарисовав их карандашом перед презентацией, а затем только обводя фломастером по карандашной линии. Это экономит время, и публика решит, что вы художник. Поскольку вы не можете стереть написанное, нужно все время как-то избавляться от использованного листа. Гхли листы складывать на верх стенда, то вполне вероятно, что вскоре они начнут падать вам на голову. Проверьте, хорошо ли крепятся схемы, они часто падают. Белые доски похожи на схему по принципу использования, поэтому правила большей частью такие же. Однако у досок есть определенные недостатки, в частности вам нужно стирать написанное, чтобы написать что-то повое. Следует упомянуть, что сухая тряпка далеко не так эффективна, как влажная губка. Вытирайте доску сразу же, как только вы закончили пояснения к нарисованному. Иначе, когда вы пойдете дальше, рисунок будет отвлекать слушателей. Заранее подготовьте черновики рисунков, иначе доска будет слишком мала или велика.
Проектор и слайды При использовании проектора предполагается, что им управляет сам ведущий. Есть два способа использования проекторов: первый - заранее подготовить материал на пленке, а второй - писать или рисовать непосредственно в процессе презентации, как при использовании схем. Пользоваться проектором может оказаться не очень просто, и это может отвлечь внимание выступающего от аудитории. Вам приходится беспокоиться, в нужном ли порядке идут рисунки, правильно ли вы их кладете и снимаете, и при этом контролировать экран за спиной. Готовые рисунки для проектора можно легко разработать на компьютере и распечатать па пленку, при этом можно добиться прекрасного эффекта. Сделать их проще и дешевле, чем слайды. Проектор является тем визуальным средством, которым очень легко злоупотребить. Следует запомнить некоторые правила, чтобы избежать ошибок при демонстрации рисунков. Включайте и выключайте прибор только в случае необходимости. Тщательно все отрепетируйте, чтобы точно знать, куда протягивать руку за новым рисунком и куда складывать их после демонстрации. Убедитесь, что вы поместили проектор таким образом, что его не нужно будет никуда передвигать, иначе вы рискуете потерять интерес слушателей и собственное время, каждый раз настраивая аппарат. В связи с этим еще до начала
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
89
презентации вы должны убедиться, что он не является постоянной помехой для глаз и не заАюпяет аудитории ведущего, экран или что-то еще. В первое время, когда вы включаете его, можно позволить себе беглый взгляд, чтобы убедиться, что все в порядке, по избегайте нервно поглядывать па него всякий раз. когда меняете изображение. Вы должны быть хорошо знакомы с оборудованием, чтобы уверенно им пользоваться. Убедитесь, что освещение во время презентации будет не слишком я жое, иначе изображение на экране будет бледным. Репетиция на месте проведения будущей презентации покажет, как установить нужное освещение. Если вы пользуетесь указкой, то никогда не допускайте, чтобы ее кончик бродил по экрану. Укажите па нужное место, ненадолго ее там задержите, а затем уберите. Не пытайтесь использовать указку как щегольскую тросточку, маршальский жезл, деревяшку для постукивания по полу и т. п. Слайды - полезное изобретение, по они могут и испортить презентацию. Основное правило, которого следует придерживаться, - слайд должен находиться на экране не менее 10 и не более 100 секунд. Если на один слайд уходит больше пары минут, смело замените его на несколько других. (Это, конечно, не жесткое правило, но хорошее приближение. В некоторых случаях для правильного представления таблиц и графиков действительно потребуется несколько минут.) После того как слайд станет ненужным для пояснения излагаемого материала, уберите его с экрана, иначе он будет отвлекать внимание аудитории. Обращайтесь с проектором с той же заботой и уважением, которые вы бы проявили к заряженному пистолету. Ошибки бывают двух типов: в замысле и в исполнении. Под промахами в замысле понимается несоответствие задумки разработанному дизайну. Промахи в исполнении бывают разные. Всегда заранее проверяйте все слайды на проекторе, который будете использовать, и но возможности именно там, где пройдет презентация. Слайды могут быть не того размера или они могут испортиться от высокой температуры внутри проектора и т. п. Ошибки в дизайне и содержании являются помехой для коммуникации. Но есть множество ошибок, которые влекут за собой нечто гораздо более разрушительное, - осмеяние. Когда третий слайд подряд демонстрируется вверх HOI ими, даже самая сдержанная аудитория начинает смеяться. После пятого в зале не остается никого. И хотя многие могут выразить вам свое сочувствие, каждый уйдет в уверенности, что вам нельзя доверить даже повесить картину, не то что осуществить проект стоимостью 100 000 долларов. Нужно смириться с тем, что проектор обязательно будет ломаться. Поломка не обернется для вас катастрофой, если вы к ней готовы (есть запасной проектор, важные иллюстрации продублированы на схемах, все случайно-
http://itbookz.ru/
90
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
сти учтены), но если вы убеждены, что проектор не сломается, и даже строите на его основе всю презентацию, то обязательно что-то произойдет, Большая часть проблем связана обычно либо с проектором, либо с оператором. Возможно, у вас один их тех проекторов, которым можно управлять самому, нажимая кнопки. Они обладают огромным преимуществом - единым контролем. Вы сами заряжаете слайды н вы же их демонстрируете. Но если вы используете компьютер или аппарат, для которого нужен оператор, тогда вы сталкиваетесь с проблемой разделения контроля. Если вы думаете, что работа демонстратора слайдов сродни технической работе, скажем, электрика, значит, вы никогда не проводили презентаций, которые включали бы в себя демонстрацию слайдов. Оператору необходим не только технический опыт. Эта работа требует также интеллекта, инициативы, смекалки и присутствия духа. Хорошие операторы должны: «•, хорошо знать сценарий и ориентироваться в нем; уметь приспособиться к любому случайному изменению сценария и быть готовыми, соответственно перестроить свои слайды; > не путать сигнал "следующий слайд" с сигналом; "уберите этот слайд!"; » не должны вставлять слайд обратной стороной или вверх ногами или ронять на пол следующий, когда он почти вставлен. № если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, а не пытаться его вынуть и вставить в другое место; •с уметь вручную отобрать слайды в соответствии со сценарием; не делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции; иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды; твердо знать, как поступить в случае поломки (например, если слайд застрял. прекратить демонстрацию или попытаться его вынуть и продолжить показ). Если же вы ведущий и оператор одновременно, то вам потребуется отрепетировать презентацию не один раз.
Освещение Если вы должным образом подготовились и все отрепетировали, то о трех четвертых практических проблем в использовании визуальных средств на презентации вам уже можно не думать. Единственный важный вопрос из оставшейся четверти, который влияет непосредственно на выступление, -это освещение. Несомненно, лучшим выходом было бы направить на ведущего луч прожектора, предварительно выключив в зале весь свет, кроме проектора. Но если у вас
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
91
в 30-минутной презентации всего один-два слайда, то это может выглядеть несколько глупо. Вы можете возразить, что слайды можно показывать, лишь ненадолго выключая свет в зале, по тогда вам понадобится еще и техник по свету. или вы можете предпочесть неяркое общее освещение и позаботиться, чтобы экран находился в тени. Компромиссов великое множество, главное - обдумать их заранее; если вы собираетесь изменить освещение по ходу презентации, то назначьте кого-нибудь ответственным за это. Вам может пригодиться фонарик. Он пригодится либо для поиска упавшего слайда, либо для объяснения неясных деталей на слайдах, сделанных фотоаппаратом (ландшафты, микросъемка и т. п.), либо когда экран слишком велик или слишком удален, чтобы можно было использовать указку.
Сборные визуальные средства Сюда входят такие визуальные средства, как магнитные доски, прорезные доски, булавочные доски и т. д., где вы можете создавать изображение, добавляя по ходу действия различные детали. Простейшей и наиболее дешевой их формой являются карточки, покрытые с обратной-стороны наждачной бумагой, которые помещаются на шерстяную ткань, натянутую на доске. Проблема в том, что дета;]и. которые должны добавляться к изображению, обладают неприятной способностью перепутываться. Ьсли нужно выстроить шесть разных в и з у а л ь н ы х моделей, добавив к каждой по 10 элементов, то большую часть времени презентации вы будете охотиться за нужной деталью, отыскивая ее в куче других. Следует сделать правилом использование либо очень ограниченного числа деталей, либо наименьшего количества разных деталей. Альтернативой, которая решает эту проблему, является "открывающаяся" доска, которая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется. Может случиться так. что, когда на ранних стадиях открывание идет слишком медленно, аудитория заскучает от количества сше неоткрытых карт. Рекомендую использовать прием очень быстрого снятия первых карточек: интерес возрастет и вы можете позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизвестность. Если все предупреждения учтены и приняты все меры предосторожности., то даже один сборный стенд может превратить прозаическую беседу в полнокесную презентацию. Но он же может превратить презентацию в провал.
Отдельные предметы В поисках запоминающихся визуальных средств, которые могли бы помочь, очень просто забыть о ценности предметов, которые можно достать из кармана
http://itbookz.ru/
92
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
или из-под стола. Стоит уделить особое в н и м а н и е поиску вещей, которые могли бы быть интересны аудитории и и м е т ь кое-то отношение к презентации. Поскольку ведущие знакомы с объектом, который демонстрируют, они часто забывают о том, что их аудитория, вполне возможно, никогда его не видела. Интерес к презентации возрастает, если на ней демонстрируют какие-нибудь предметы, так как это превращает абстрактную идею в конкретный физический объект, не требует утомительной подготовки и облегчает запоминание материала аудиторией. Это могут быть макеты, образцы, рисунки и т. п. Если у вас достаточно предметов, то лучше просто раздать их слушателям.
Действующие модели Демонстрация действующей модели - к у л ь м и н а ц и я презентации (спросите у любого учителя). Если же модель вдруг не работает, то это почти катастрофа. Тем не менее это вовсе не аргумент против использования работающих моделей, а только довод в пользу репетиций п тщательной подготовки. Если это возможно, то нелишне было бы иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверенный и подготовленный. Демонстраторы самой модели .должны репетировать чаще остальных участников презентации; им следует тщательно проверить надежность энергоснабжения в месте проведения презептаци, пен гиляцню и т. д., т. е. все то, что может сорвать демонстрацию.
Компьютер и средства мультимедиа На дворе XXI в.. и уже стали обычными слайд-проекторы, видеопроекторы, переносные компьютеры, жидкокристаллические панели, видеокамеры, звукозаписывающие устройства, лазерные указки, овсрхсды, принтеры... Существует огромное количество средств для проведения презентации, и выбирать презентационные инструменты следует в еослветствни с используемыми выразительными приемами и помещением, в котором состоится выступление. Использование современных презентационных инструментов не только облегчит понимание излагаемого материала, но и произведет хорошее впечатление на аудиторию. Для этого потребуются три небольшие устройства: ноутбук, мультимедийный проектор и экран (комплект может быть совсем легким, его сможет взять с собой в командировку даже дама).
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
93
Мультимедийный проектор Мультимедийный проектор предназначен для проекции на большой экран компьютерного и видеосигнала. Это сложное электронное устройство, однако управлять им может даже ребенок. Проектор и экран вместе называются проекционной системой. Системы эти бывают и переносными и стационарными. Стационарные, как правило, - для больших помещений. Ноутбук нужно "начинить" компьютерной презентацией - набором электронных изображений (многие помнят ватманские плакаты докладчиков прошлых лет). Фотографии, графики и диаграммы, копии документов, короткие тексты, даже звук и видеофрагменты - вес это может быть элементами вашей презентации. Компьютерная презентация - хороший конспект: вы никогда не забудете сказать о важных вещах и не потеряете "нить", логику изложения, так важную для того, чтобы убедить слушателей. У вас уже есть фотографии, проспекты и таблицы? Сканер поможет компьютеру "запомнить" эти электронные картинки. Их можно подрезать, поправить в них цвет, совместить одну с другой, надписать и т. д. и т. п. Если же у вас есть только "живой" объект, который нужно представить, - смело берите цифровую фотокамеру и знайте: в ее памяти помещается несколько десятков снимков и они за считанные мгновения окажутся в памяти компьютера, когда вы соедините камеру н процессор тоненьким кабелем. Выберем самые эффектные и инфо >мативные - и теперь все и всегда смогут увидеть вашу самую лучшую продукцию, уникальные технологии, неповторимые события. Многие проекторы позволяют проводить презентацию без компьютера встроенные карты памяти храпят нужную информацию. Если же вам по ходу дела придется изменять презентацию, берите компьютер с собой. Программы для составления презентаций просты и имеют набор разнообразных шаблонов. Это для начинающих. А когда вы освоитесь, поймете, что простор для творчества в этом деле безграничен. И ваша работа станет не только эффективнее, но и интереснее. С появлением новой техники вы будете не только прекрасно выглядеть в глазах "внешнего мира", изменится и внутренняя жизнь вашего коллектива: отчеты, тренинги, семинары станут живее, результативнее. Мультимедийный проектор может работать не только па совещаниях, конференциях и уроках, т. е. сопровождать выступление, он может честно и трудолюбиво помогать своему владельцу там, где нужна реклама: па выставках, в магазинах, туристических агентствах, демонстрируя фильмы, ролики, компьютерные слайд-шоу. Во всех случаях важно не забыть организовать комфортную звуковую среду для зрителей. Системы звукоусиления, магнитофоны, микрофонные системы, системы синхронного перевода - необходимое дополнение к проекционным системам.
http://itbookz.ru/
94
Компьютерные презентации; or риторики до слайд-шоу
Магнитофоны Магнитофоны -звуковое вспомогательное средство проведения презентации. О них стоит подумать, если в презентации нет никаких шумовых эффектов, музыки или спонтанных диалогов. Но не стоит использовать с презентации сообщения ваших коллег, которые могут прийти па презентацию. Это может показаться оскорбительным. Если вы используете магнитофон, то необходимо придерживаться некоторых правил. В магнитофоне предостаточно детален, которые запросто могут испортиться: микрофоны, штекеры и шнуры, головки, валики и т. д. Удостоверьтесь, что вы проверили и перепроверили все оборудование, но на всякий случай приберегите замену. Некоторые магнитофоны обладают очень полезной характеристикой - автостопом. Между фрагментами вы просто оставляете промежутки чистой пленки, и аппарат будет автоматически останавливаться в конце каждого фрагмента. Это означает, что никому не нужно стоять над прибором, чтобы успеть выключить его в нужном месте, но будьте осторожны. Правило звучит так: никогда не полагспипесь на оборудование. Всегда заранее определяйте уровень громкости микрофона, но помните, что комната, полная людей, поглощает звук, поэтому следует установить уровень громкости немного выше. Будьте готовы к тому, что, если слишком увеличить громкость, звук будет искажаться. Не ждите, пока до презентации останется 5 минут, чтобы это выяснить.
Видеофильмы Хороший видеофильм сам по себе уже является падежным и полным вариантом презентации. Тем не менее видеоматериал, созданный для других целей, но включенный в вашу презентацию, требует особой заботы. Избегайте затягивания демонстрации. Через какое-то время видео начинает становиться главной частью презентации, снижая важность и воздействие всего остального. Сопротивляйтесь искушению использовать хороший видеофильм только потому, что он хороший. Заставьте себя отказаться от показа, если только вы не сумеете связать его с предметом презентации. Хороший видеоролик обычно запоминается, т. е. наиболее яркие воспоминания должны быть связаны с предметом презентации. Помните, что видео - это движущееся изображение; оно должно показывать вещи, которые движутся. Не используйте видео там, где обычные фотографии выполнили бы задачу лучше и дешевле. Тщательно обдумайте, как разместить видеоматериал, чтобы добиться максимального эффекта.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
95
Остерегайтесь сложных комментариев к отрывкам без звука. Как только вы включаете запись, видео становится в каком-то смысле безжалостным: даже если на вас напал кашель, кадры будут меняться с прежней скоростью (и отличие от слайдов). Легко можно отстать и не сориентироваться в том что изображается на экране сейчас. Вели вы все же решили рискнуть, то, по крайней мере, хорошенько все отрепетируйте, чтобы успевать за изображением на экране. Если ваша аудитория более 10 человек, стандартный телеэкран будет слишком мал, поэтому вам лучше использовать видеопроектор. Видеозапись!вающая аппаратура сейчас используется достаточно широко. К сожалению, мастерство в видеосъемке достигается не так легко и дешево, хотя потенциальная выгода использования собственных видеоматериалов несомненна. Допустим, вы умеете пользоваться видеокамерой, но это еще не все. Когда она просто направлена па местность, машины или другие объекты, она не причиняет хлопот, проблемы начинаются, когда она направлена па людей. Большинство чувствует себя перед камерой довольно неуютно (естественность и легкость профессионалов на телевидении - это отточенное мастерство, требующее обучения и практики), по тем не менее впоследствии с интересом за собой наблюдает. Любой оператор знает, в чем кроется опасность: лучшее в мире зрелище, на которое вы готовы смотреть бесконечно, - это вы сами на экране телевизора. Очень трудно убедить чиновника, что есть хотя бы одно мгновение, скучное для аудитории, в его (или ее) 2-часовой речи о том, какое прекрасное будущее открывается перед компанией, если она заключит с ним договор. Тем более если вы работаете на этого человека. И поэтому опасность таких съемок состоит в том, что они выльются в длинные и скучные разглагольствования начальства. При современном уровне развития техники потенциал этого оборудования очень велик, особенно если его правильно использовать, но для этого потребуется изучить основы телевизионного мастерства, его теорию и п р а к т и к у и т. п. Для небольших презентаций камера должна рассматриваться только как средство для подготовки материала, который не может быть как следует подан любым другим способом (слайды, схемы, диаграммы и т. д.). Бели же, несмотря на все свои усилия, вы не можете удержаться от участия в съемках, постарайтесь уделить какое-то внимание и предмету презентации. Сделайте то, что невозможно сделать при помощи рисунков, слайдов или компьютера, - продемонстрируйте управление частью механизма, покажите образцы нового дизайна, укажите па определенные детали на схеме, диаграмме или в балансовой ведомости. Сделайте что-нибудь, что поможет заинтересовать зрителя, но постарайтесь избежать явного прославления себя или своей фирмы. Таким образом, сложная техника - это искушение, с которым нужно бороться. О сложных вещах можно думать только при исключительно большой аудитории, потому что тогда преимущества широкого экрана для людей, сидящих сзади, значительно перевешивают мелкие недостатки.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
96
«Разбор полетов» •
Визуальные вспомогательные средства - всего лишь средства, а не цель.
• Никогда не используйте визуальные средства без веских причин, подумайте, не навредятли они презентации. •
Никогда не мудрите с техническим оборудованием - если вам необходимо его усложнить, посоветуйтесь с техническими специалистами.
• Из двух визуальных средств, если это не принципиально, всегда выбирайте наименее сложное, помните: "Чем проще, тем лучше". •
Проверяйте оборудование и репетируйте с ним (если возможно, то на месте презентации) пока не будете полностью в нем уверены.
Разработка вспомогательных визуальных средств К разработке вспомогательных витальных средств необходимо относиться с особым вниманием: неудачная разработка может провалить презентацию и, наоборот, хорошая разработка может превратить презентацию в нечто первоклассное. Использование визуальных вспомогательных средств включает в себя приемы и способы, призванные возбудить аудиторию, удивить се и сделать более внимательной и восприимчивой. Самый лучший сценический эффект тот. который может поразить аудиторию. Представьте себе, что вы устроили яркокрасный фейерверк за спиной у аудитории. Слушатели все как один подскочили, и тройная неожиданность происшедшего (неожиданность момента, неожиданность места, неожиданность силы) навсегда осталась в их памяти. В реальной презентации это может быть видеофильм, испытание образца или совместно выполненное действие. Есть такая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, но очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Вы должны быть уверены, что аудитория увидит все, что должна запомнить. В основе дизайна любого хорошего слайда, схемы или видеозаписи лежат здравый смысл и ясная цель. Если средства позволяют вам обратиться к дизайнеру, встретьтесь для начала с несколькими, чтобы выбрать лучшего и работать с ним. Но если вы не можете позволить себе дизайнера, то не переживайте, Чувство цвета, линии, композиции, пропорции и гармонии, способность к образному мышлению и сноровка, знание психологии восприятия цвета - все это замечательно, если вы владеете всем этим, но и без этих качеств вы можете уст-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
97
роить блестящую презентацию. Можно создать эффектные презентации с использованием слайдов или рисунков без помощи дизайнеров и других специалистов. Так что если вы собираетесь делать слайды: делайте эскизы, сами рисуйте или фотографируйте. Нсть только три области, которые требуют особого внимания: планирование слайдов, четкость текста и доступность иллюстраций. Разработать слайды, рисунки, диаграммы и т. п. вам поможет компьютер и специальные программные средства, которые мы будем изучать в следующей главе. "Разбор полетов" 1. Не загораживайте визуальные средства во время их использования. 2. Не оставляйте рисунок (схему, слайд) на виду после того, как вы закончили с ним работать. 3. Не отворачивайтесь от аудитории чаще, чем это необходимо. 4. Не демонстрируйте ничего без пояснений. 5. Удостоверьтесь, что все визуальные средства достаточно велики и достаточно хорошо освещены, чтобы их видела вся аудитория. 6. Убедитесь, что у вас есть дубликаты всех важных материалов и запасное оборудование (слайдов, схем, действующей модели и т. д.). 7. Освойтесь с визуальными средствами, чтобы не копаться с ними во время выступления. 8. Убедитесь, что вы используете визуальные средства в периоды пониженного внимания (в середине встречи, сразу после перерыва и т. д.). 9. Не забывайте о ценности отдельных предметов в роли визуальных средств.
У слушателей могут быть вопросы Умение ставить разумные вопросы петь уже аажиыи и необходимый признак ума и проницательности. И. Капт
Ответы на вопросы являются обязательной частью презентации, и для многих выступающих не самой простой. Аудиторию нужно предупредить заранее, что вы готовы ответить на вопросы. Не следует бояться вопросов во время презентации, так как они позволяют активизировать участников и направить процесс передачи информации в нужное русло, Отвечая на вопросы, следует соблюдать определенные правила.
http://itbookz.ru/
98
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Ф Оставляйте дополнительное время для вопросов. * Обращайтесь с ответом ко всей аудитории. » Если вы не знаете ответа на вопрос, честно об этом скажите, но постарайтесь выяснить и ответить, пусть даже после презентации. t: Если заданный вопрос не относится к теме, дружелюбно ответьте, что готовы обсудить вопрос во время перерыва. * Никогда не заканчивайте презентацию словами: "Есть ли еще вопросы?" %. На вопросы отвечайте до заключительной части. Презентация должна быть закончена на высокой ноте. в Никогда не вступайте со слушателями в дискуссию, пусть лучше это делает группа. Если вы сами задаете вопросы аудитории, не забывайте, что большинство людей неохотно отвечают на прямые вопросы, поэтому следует сначала заинтересовать их.
Как задавать вопросы Верно поставленный вопрос позволяет уточнить точку зрения собеседника, получить от него дополнительные сведения, понять его отношение к обсуждаемой проблеме. Вопросы различаются по форме и содержанию. По форме различают следующие группы вопросов. Закрытые вопросы. Это вопросы, на которые ожидается ответ "да" или "нет". При постановке подобных вопросов у собеседника складывается впечатление. что его допрашивают, поэтому их нужно задавать, когда вы хотите получить согласие или подтверждение ранее достигнутой договоренности. Открытые вопросы. Это вопросы, которые содержат слова "как", "что", "почему", "сколько" и т. п. и требуют пояснения. Эти вопросы задаются, когда нужно выяснить мотивы и позицию собеседника. Риторические вопросы. На эти вопросы не требуется прямого ответа, т. к. они задаются с целью вызвать новые вопросы и указать на нерешенные проблемы, т « « w
По содержанию различаются следующие группы вопросов: ситуативные вопросы; проблемные вопросы; причинно-следственные вопросы; вопросы, которые задаются для того, чтобы найти решение.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
99
Ситуативные вопросы -это вопросы о конкретной ситуации в бизнесе, обсуждаемой в процессе беседы. Например: "Сколько людей вы наняли?", "Какое используете оборудование?", "Как долго вы над этим работаете?" и т. п. Проблемные вопросы - это вопросы, выясняющие проблему неудовлетворенности данной ситуацией. Например: "Вы удовлетворены данной машиной?", ''У вас есть проблемы с поставкой?", "Вы считаете, что спрос на эту модель резко упал?", "Какие жалобы есть у заказчика?" Причинно-следственные вопросы - это вопросы, которые помогают установить суть проблемы, охватывают другие области, связанные с обсуждаемой проблемой. Например: "Означает ли это, что вы не можете обеспечить полное сервисное обслуживание?", "Как отражается это на объеме поставок?", "Приведет ли это усовершенствование к увеличению расходов?", ''Как повлияет это на объем продаж?" Вопросы, которые задаются для того, чтобы найти решение, часто уже содержат какое-то конкретное предложение или альтернативное решение. Например: "Правильно ли я понимаю, что этот материал поможет вам увеличить прочность изделия?", "Проблема с качеством сырья приводит к уценке товара?" Правильно поставленные вопросы должны удерживать беседу в строго определенном русле и создавать атмосферу взаимопонимания и сотрудничества.
Как отвечать на вопросы В ходе обсуждения проблемы вопросы могут быть нейтральные и благожелательные, враждебные и провокационные. Поэтому очень важно проявить максимум внимания и уважения к собеседнику, а также иметь определенную выдержку и самообладание. Чем больше аудитория, тем более она неудобна для любителей задавать вопросы. Возникает чувство сомнения: "Почему я и никто больше?" или "Мой вопрос может касаться только 10% аудитории". При очень большой аудитории, насчитывающей сотни людей, вопросы не всегда оказываются кстати.
Могут ли вопросы нанести вред? Если вы полагаете, что кто-то из аудитории намерен навредить вам своим вопросом, неразумно предоставлять ему возможность делать это публично. Будет лучше предложить ответить на вопросы индивидуально в неофициальной обстановке после презентации.
http://itbookz.ru/
100
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Чем могут помочь вопросы? Если у аудитории появляется чувство, будто их подавляют в ходе беседы, то слушателям нужно дать шанс что-ro сказать, прежде чем это чувство начнет расти. Если вы чувствуете, что можете утратить контакт с аудиторией из-за скучного или малопонятного изложения, то вопросы могут оказаться для вас ценным руководством.
Когда должны задаваться вопросы? В принципе вопросы должны задавать после каждого законченного раздела, который мог их вызвать. В ситуации, когда вам кажется, что вопросы могут вам помочь, то чем раньше, тем лучше, К тому же вопросы - полезный вариант следования структуре выступления. Если же у вас есть какие-либо опасения в отношении вопросов, то вы должны отвечать на них после встречи в индивидуальном порядке, а ни в косм случае не по ходу презентации. Иногда вопросы способны скорее навредить презентации, нежели помочь ей. Некоторые вопросы являются просьбой о дальнейшей информации, но многие на самом деле являются лишь замаскированной реакцией на вас и ваше выступление. Есть несколько основных типов вопросов, которые стоит рассмотреть.
Скрытое возражение Выражение неодобрения может быть замаскировано вопросом, как, например: "Не будет ли это означать дополнительной работы в неурочное время?", "Почему цена такая высокая?", но с ним можно справиться при помощи следующих стандартных правил: i не становитесь в оборонительную позицию; переформулируйте вопрос для себя; % не вступайте в спор, а отложите его на потом; * упомяните о выгодной стороне дела,
Испытующий вопрос Предназначен для проверки ваших знаний и опыта. Например: "Какова прочность этого нового сплава под давлением?" Не пытайтесь оправдать свое незнание. Если вы не знаете, пообещайте задавшему вопрос найти ответ на него и выполните обещание. Всамом деле, это может оказаться хорошим поводом, чтобы вернуться к вопросу позднее.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
101
Вопрос-демонстрация Довольно часто реальным мотивом задающего вопрос является желание показать своим коллегам, как хорошо ом информирован. Ничто не делает этого человека счастливее, чем публичная похвала его знаний, поэтому не бойтесь сказать ему, как он умен, например: "Конечно, вы правы. Мы говорим об этом отдельно, потому что для большинства людей это технически, сложно".
Вопрос-вызов Вы высказываете некое утверждение, касаясь таким образом области знании одного из зрителей. Самое лучшее - мгновенно отступите, и верните ему полные территориальные права в его владениях и, возможно, спросите у него совета. Например: "Прошу прошения, мы говорили о тенденции рынка в целом, а не о рынке моющих средств, о котором вы, конечно же, знаете гораздо больше. Какие тенденции в торговле ими проявились за последние два года?"
Оборонительный
вопрос
Что-то из того, что вы предлагаете на презентации, может означать сокращение штата, бюджета, положения, влияния, покровительства или дополнительного дохода одного или нескольких ваших слушателем. Если вам задали вопрос: "Почему вы думаете, что мы должны доверить региональным управляющим на месте самим делать закупки технического оборудования?", единственный способ справиться с этим - переформулировать вопрос, переадресовать его этому человеку и добиться, чтобы он разговорился, а затем, если вы затрудняетесь, как разрешить его на фактическом уровне, постарайтесь передать его другим членам группы.
Прием "ответ вопросом на вопрос" Для ведущего презентацию "ответ вопросом па вопрос" считается некорректным. Если же вы не хотите отвечать на этот вопрос, то можете таким образом переадресовать его слушателям. Вашей первой реакцией на трудный вопрос любого типа должно быть подавление эмоционального отклика, который мог у вас возникнуть, а второй - исследовать вопрос и попросить задавшего вопрос доработать и уточнить его,
Что значит "нет вопросов 11 Итак, вы уже научились справляться с трудными вопросами.-Но может быть и так, что после красноречивого выступления вы задали традиционный вопрос: "Какие будут вопросы?", а в ответ - полное молчание аудитории. Обычно это означает, что публика неудовлетворена,
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
102
Какие ошибки вы могли допустить: <и в. * $«
выступление слишком затянуто и слушатели устали; в выступлении было сказано что-то, что обидело или оттолкнуло публику; тема выступления была малоинтересна аудитории; выступление было слишком сложным для восприятия; выступление перегружено техническими терминами или произнесено на "чужом" языке.
Даже если вы были красноречивы и убедительны и вам поаплодировали, то отсутствие вопросов должно заставить вас задуматься, что же было неладно. "Разбор полетов" 1. Определитесь, будете ли вы отвечать на вопросы по ходу презентации или после презентации индивидуально. 2. Если вам задали трудный вопрос, переадресуйте его эксперту, если вы захватили его с собой, тому, кто его задал, другому члену аудитории или группе в целом для всеобщего обсуждения. 3. Если вы не можете ответить на tsonpoc, признайтесь, что не можете, и пообещайте выяснить ответ. 4. Если вопрос требует дополнительного времени, отложите его, чтобы заняться им впоследствии. 5. В процессе ответа на вопросы старайтесь поддерживать неофициальную атмосферу диалога. 6. Не позволяйте себе отвечать на вопросы высокомерно.
Ведущие - мишень для публики Работа ведущих, которым не >дается общение е аудиторией или которые не могут найти с ней общий язык, сводится на нет. Они выглядят в глазах всего собрания занудами, малограмотными болтунами п т. п. Если ведущие терпят неудачу - дело пропало. Это в равной степени относится к большим аудиториям и к презентациям перед небольшими группами, хотя в последнем случае контакт достигается проще. Тем, кому небольшие выступления не удались, никогда не позволят устраивать важные презентации, независимо от опыта и занимаемой должности. Может показаться нелепым предположение, что сажные решения впоследствии могут зависеть от того, понравился кто-то аудитории или нет (и конечно, люди никогда не согласятся с этим), но очень часто именно это и является рс-
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
103
тающим фактором. Очевидно, что компании нужны самолеты, дело в том, чьи самолеты она купит. Обсуждение будет касаться вопросов их ремонта и дальности полета, потребления горючего, привлекательности для пассажиров, финансовых условий и стоимости, и если один самолет явно превосходит своих соперников, то, конечно, выбрать должны были бы именно его. Но обычно все бывает не так уж ясно, и тогда над разумом начинают брать верх иррациональные доводы, чувства главенствуют над аргументами, эмоции побеждают логику. Люди все еще говорят об объективных критериях - стоимости, потреблении и ремонте, но теперь ими пользуются не для того, чтобы сделать разумное заключение, а чтобы подкрепить иррациональные выводы. Решения, которые принимаются после общего обсуждения, лишенного всяких эмоций и основанного исключительно на объективных фактах, существуют только в книгах по управлению. Самые простые решения гораздо чаще сводятся к примитивному одобрению одного индивидуума или небольшой группы лиц, добившихся уважения и доверия другой группы. Это может быть неправильным, но очень часто это действительно самый важный недостающий довод,,Д мы идем па большой риск, если не осознаем этого, проводя презентацию.
Ведущие должны быть квалифицированны При проведении презентации объединяющей основой между сторонами должны быть профессиональные знания, опыт работы и т. п. Презентация часто дает слушателям дополнительные сведения для принятия решения. Очень часто это - общее мнение касается людей, которые которые проводят презентацию. Слушатели и до этого имели какие-то личные чувства и мнения, по именно презентация даст возможность поделиться ими. Чем больше слушателей из компании будет на презентации, тем сильнее будет это мнение (чувство), положительное или отрицательное. Это общее мнение оказывается гораздо более важным фактором, чем хотелось бы признавать, и во многом оно основано на впечатлении, которое несколько человек производят на других люден с процессе презентации.
Ведущие - не предмет презентации Считая компетентность ведущего непременными условием проведения презентации, нужно отметить два промаха, которые чаще всего метают хоро ним ведущим. Первый из н и х - высокомерие, в том числе и неумышленное. Выступающие на презентациях обычно находятся в странном положении: они в одиночку находятся на возвышении, is то время как люди, превосходящие их по статусу, сбились в группу, которая их слушает. Ведущие занимают такое
http://itbookz.ru/
104
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
положение благодаря своему авторитету в собственном предмете. Опасность возникает, если они преступают свои полномочия и начинают высказывать предположения (даже если и верные) но предмету, о котором, как изначально кажется аудитории, выступаю nine знают больше (что аудитория допускает). Используя таким образом свое особое положение, ведущие провозглашают статус собственного превосходства и представляют самих себя не только в своем предмете, но и в предмете аудитории (что уже обидно и оскорбительно). При презентации, например, нового средства связи ведущий должен быть предельно внимательным, чтобы высказывать уважение и почтение в беседе с представителями компаний, "Конечно, не мне говорить вам о перспективах спутниковой связи, но..."; "Из исследований ваших коллег я понял, что вы..." Вторая ошибка (взаимосвязанная) заключается в том, что ведущий начинает действовать агрессивно. Презентация очень редко оказывается подходящим местом для того, чтобы показать людям, что убеждения, которых они твердо придерживаются, ошибочны. Самое большее, что вы можете сделать, это принять их убеждения, но дать понять, что они сделали неверные заключения. Вы должны использовать мнения других людей для того, чтобы убедить кого-то. 1£сли вы попробуете бороться с ними в лоб, вы не только проиграете, по и рискуете вызвать у них чувство враждебности. Чем больше вы в своем выступлении употребляете слов "вы", "вам", "для вас", "ваших интересов" и т. п., тем больше у вас шансов добиться поставленной цели. Повторяя уже сказанное ранее, вы должны представить себя на месте слушателей еще на стадии планирования и построить свою презентацию на основе их знаний, убеждений, отношений, опыта и нужд. Если проигнорируете эти основы, то ваша презентация может оказаться безрезультатной.
Публика в целом и каждый слушатель отдельно Важно понять, что есть два совершенно различных типа аудитории, один где слушателей меньше 50, а другой - где их 200, в середине же находится область неопределенная. В этой книге рассматривались небольшие аудитории, хотя фактически все, о чем было сказано, сохраняет истинность и для большой аудитории. В небольшой аудитории вы могли говорить своим обычным голосом и вас все слышали. Но для сотни людей вам приходится поднимать свой голос выше и выше. Ва.м приходится кричать, декламировать, становиться оратором; если вы этого не сделаете, вас не услышит никто из сидящих дальше 12-го ряда,
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
105
Это начинает влиять на то, о чем вы говорите. Вы можете кричать: "Будем ли мы праздно стоять в стороне, в то время как терроризм угрожает всему миру? Позволим ли мы этим негодяям..." и т. д. Гораздо труднее кричать тысяче людей: "При заказе офисного оборудования следует заранее предусмотреть программные средства автоматизации". Вся эта информация вполне разумная, но как-то не стоит того, чтобы о ней кричать. В маленькой группе и в большой аудитории приходится строить свое выступление по-разному,
Большие аудитории Большие аудитории объединяются и солидаризируются; они единодушно принимают и одобряют чье-то лидерство. Это не совсем верно для небольших собраний, но по мере их роста становится все более верным. Большая аудитория не является по своим практическим целям местом для детальных и обстоятельных дискуссий. Чем больше собралось людей, тем труднее построить доводы так, чтобы аргументы были уместны и понятны любому, а не некоторым. Когда вместе собирается так много людей, вы уже имеете дело не с интеллектуальным различием индивидуумов, а с группой, и поэтому особое уважение и внимание уделяется тем, кто стоит во главе. И не надо пытаться экспериментировать в такой ситуации. Особенности презентации в большой аудитории: . на идеи реагирует не личность, а группа-. у. действуют групповые стандарты поведения; , публично определяются угрозы для группы; у провозглашается совместное решение идти вперед "к вершинам"; • бурно приветствуются те, кто туда поведет. Если аудитория начинает приближаться к сотне или даже больше, вам необходимо серьезно подумать, как организовать презентацию. Проблема микрофонов состоит в том, что они позволяют говорящему обращаться к пяти сотням человек так, словно их всего 50, а результат почти всегда оказывается пресным и разочаровывающим. Там, где дело касается небольшой аудитории, вы можете полностью владеть вопросами времени, места проведения и списком приглашенных. При аудитории в 50 слушателей вы еще можете как-то влиять на происходящее, уплотняя аудиторию или рассеивая ее, изменяя освещение, а в основном манерой поведения ведущего (официальной или свободной, стоя па кафедре или сидя за столом и т. д.).
http://itbookz.ru/
106
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Если лучшим средством является маленькая аудитория, а прийти хотят 300 человек, проведите пять повторов в день или в последующие дни (и помните, что со временем презентации должны становиться лучше, так что, наверное, самой эффективной будет последняя презентация).
Почувствуйте разницу Поведение и реакция слушателей во многом определяется их индивидуальными особенностями, свойствами темперамента, чертами характера. Поведение человека, его взаимодействие с другими, комплекс основных черт характера определяется как психологический тип личности. В психологии существует несколько классификаций типов личности и разные способы их диагностики. По темпераменту различаются: холерики, сангвиники, меланхолики и флегматики. Классификация, отражающая многообразие человеческих характеров, включает восемь основных психологических типов: лидер, логик, эстет, боец, пассивный, надежный, мечтатель, спринтер. Астрологи предлагают классификации по датам рождения: козероги, водолеи, рыбы, раки, скорпионы и т. д. Однако в чистом виде, независимо от принятой классификации, тот или иной тип встречается крайне редко. Центр Карпеги подразделил слушателей па следующие восемь категорий по ассоциации с некоторыми животными: и бульдоги, 9 лошади, * обезьяны. 4*
ЛЯГуШКИ,
да * & Ф
газели, гиппопотамы, елей, жирафы.
"Бульдоги" агрессивны и любят быть лидерами. Иногда они не понимают даже темы выступления. Нужно обратить на них внимание аудитории. Если они по-прежнему хотят вывести вас из равновесия, лучше вообще проигнорировать их замечания. Сделайте вид, что они вам безразличны, и представьте себе, что вы их не слышите. Держите себя в руках и, если они скажут что-то существенное, только тогда вступайте с ними в беседу.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
107
"Лошади" горят желанием узнать что-то новое. Они уверены в себе, интеллигентны, но чрезмерно разговорчивы. Один из путей прервать их - это использовать их собственные утверждения. Они стараются быть всегда впереди, и другие слушатели могут быть уязвлены. Объясните им, что каждый сможет высказать свое мнение. "Обезьяны" стараются копировать вас, но могут быть полезны. Через них можно высказать то, что вы хотите донести до окружающих. Время от времени ведите себя так, как будто их пет. Если они вас прервут, можете спросить их, что они имеют в виду, и обратитесь к аудитории для всеобщего обсуждения вопроса. "Лягушки" очень много говорят, но часто не по теме. Скажите им, что это интересно, но вы обсудите с ними этот вопрос в другое время. "Газели" отличаются скромностью и застенчивостью. Обратите на них особое внимание и покажите их значимость. Задавайте им вопросы, только зная заранее, что они на них ответят. Представьте им возможность почувствовать себя уверенно, и тогда они могут быть вам полезны, "Гиппопотамы" вообще не проявляют никакого интереса к выступлению. Они часто даже не стараются понять мысли окружающих и не хотят общаться. Задайте им вопрос об их работе и начните говорить с ними об этом. Это поможет привлечь их внимание к проблеме. "Ежи" могут быть высокомерны по отношению к другим. Это скептики, отрицающие все новое. Они думают, что каждый должен знать выход из затруднительного положения, но сами не помогут это сделать. Покажите им, что они должны помочь другим, используя свой опыт и знания. Дайте им возможность почувствовать, что их идеи приняты аудиторией, тогда они будут более внимательны к остальным. Одобряйте их высказывания и благодарите их за помощь. "Жирафы" относятся с почтительным уважением к аудитории. Надо проявлять к ним должный интерес и выражать свою благодарность, так как они не всегда сразу воспринимают сказанное, но очень чувствительны и обидчивы. Поддерживайте их, если они начнут говорить о своей работе. Вы можете предложить свою собственную классификацию и наделить представителей каждого класса определенными чертами характера, но основные правила выступления будут общими, Если в вашей аудитории появился непрошеный оратор, который пытается привлечь к себе всеобщее внимание, говорит только о своих проблемах и перебивает вас посередине фразы, не принимайте бой сами. Привлеките помощников из публики, пусть кто-то, кто примет вашу сторону и скажет: "То, что говорит коллега, очень важно, но надо дать возможность ведущему эффективно использовать время, которое ему отведено". Если вы не можете это сделать, то будьте решительны и не позволяйте перехватить инициативу. Скажите, что вы поста-
http://itbookz.ru/
108
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
раетесь найти людей, которые смогут решить эту проолему, и готовы оосудить ее после, а сейчас вам необходимо закончить ваше выступление, Не позволяйте страстям разгореться, а обсуждению превратиться в беспредметный спор. Выступая, старайтесь получить от этого удовольствие, не бойтесь показать, что сами увлечены темой выступления.
Правила для говорящего Все устные выступления - та или иная форма убеждения. Есть только одна область публикаций, в которой люди проходят логические этапы от явных предположений к бесспорным заключениям, и эта область называется наукой. Прелесть науки, и в частности математики, состоит в том, что вы можете доказать что-то, не прибегая при этом к убеждению. Но во всех остальных сферах убеждение необходимо, весь вопрос только в том, какие средства использовать. Рассматривая выступление как средство убеждения слушателей, следует придерживаться определенных правил. * Уважительность, доброжелательность по отношению к аудитории. « Вежливость (обязательно уместная) и недопустимость категоричности в суждениях. * Скромность в самооценках, ненавязчивость изложения своих позиций, суждений, взглядов. 9 Ориентация на партнера для создания психологически комфортного общения. * Стимулирование интереса аудитории к теме общения с учетом потребностей каждого из слушателей. * Логичное и последовательное изложение своих взглядов и позиций. Ф Поддержка внимания и активности аудитории в восприятии речи. « Использование стиля общения (речи) приемлемого для ситуации общения и для восприятия. ю Выбор соответствующей дистанции, мимики и жестикуляции.
Правила для слушающего Любое выступление перед аудиторией предусматривает взаимодействие между тем, кто говорит, и теми, кто слушает. Современное восприятие речи предполагает толерантность, примиримость. снисходительность к выступлению оратора. Невозмутимость, обычно п р и п и с ы ваемая англичанам, вызывает уважение окружающих. Но бывает и так, что эффективность общения достигается взрывом эмоций, горячностью и личной заинтересованностью участников общения. Для эффективного слушания также существуют некоторые рекомендации.
http://itbookz.ru/
Глава 2. Как провести презентацию
109
I Ее жалейте времени, чтобы выслушать партнера. -.!>. Терпеливо и уважительно относитесь к говорящему, ;: Не перебивайте говорящего, выслушайте его до конца. i Дайте говорящему выразить себя, стимулируйте его активность. * Используйте средства мимики, жестикуляции и речи, поддерживающие говорящего. Необходимо помнить, что презентация в деловом общении значима для ее участников и происходит ради достижения каких-либо целей, удовлетворения потребностей и т. п. Для оценки презентации можно использовать предложенную анкету. Попросите во время репетиции ваших коллег заполнить ее и постарайтесь учесть все замечания.
Анкета оценки презентации Содержание презентации Тема излагается ясно
Тема излагается неясно
Хорошо построена Информация по теме Логика построения презентации Представлены убедительные аргументы
Путаная Несоответствующая информация Логика отсутствует Плохо аргументировано
Использованы адекватные визуальные средства
Визуальные средства не использованы Речь
Быстро Слова подобраны хорошо Легко усваивается мысль Уверенная Вдумывается Слов-паразитов нет
Медленно Слова подобраны плохо Трудно усваивается мысль Неуверенная Торопится Слова-паразиты есть >.пос
Уверенный Четкий Нормальный Естественный Нужный уровень Энергичный Бодрый
Нервный Бормочущий Напряженный Искусственный Тихий Незаинтересованный Скучный
http://itbookz.ru/
:
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Позы и жесты Эффектные
Неуклюжие
Энергичные
Расслабленные
Естественные
Искусственные
Спокойные
Нервные
Ограниченные
Чрезмерно широкие
Нераздражающие
Раздражающие
Уверенные
Неуверенные
Выражение лица Естественное
Наигранное
Спокойное Меняется адекватно
Нервное Меняется неадекватно
Энергичное
Безжизненное Взгляд
Пристальный
Рассеянный
Внимательный
Избегающий
Визуальный контакт есть
Визуального контакта нет
Манера поведения Естественная
Искусственная
Открытая
Скованная
Энергичная
Незаинтересованная
Уверенная
Нервная
Располагающая
Нерасполагающая
Нормальная
Упрямая
Вспыльчивая
Контролируемая
http://itbookz.ru/
Глава 3
Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентации Microsoft PowerPoint 2000 (в дальнейшем - PowerPoint) - версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов входит в состав комплекта программных средств Microsoft Office. Этот пакет предоставляет пользователю возможность оформления текста, рисования, построения графиков и диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможность использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение PFT.
Общее для всех приложений Office Комплект Microsoft Office 2000 (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или средство доступа и обмена данными. Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для широкого круга пользователей. Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества. В прошлом попытки совместного использования файлов наталкивались на ряд типичных проблем, в том числе на различия форматов файлов, несогласованность в организации обратной связи с получателем, трудности работы при использовании разных программных средств и отсутствие контроля версий документов с последними изменениями. Поскольку интенсивность совместной работы над проектами продолжает возрастать, то все большее значение приобре-
http://itbookz.ru/
112
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
тают приложения, обеспечивающие комплексность решений и поддержку такого сотрудничества. Комплект Microsoft Office 2000 включает следующие приложения. Microsoft Word 2000 - версия популярного текстового процессора для операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC. Microsoft Excel 2000 - версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel 2000 имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS. Microsoft Outlook 2000 - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы. Microsoft Office Binder 2000 - программа подшивки документов позволяет группировать все необходимые для проекта документы, книги и презентации. При работе с подшивкой можно использовать новые возможности Office 2000; поместить подшивку в дневник Outlook, вывести на печать документы с одинаковыми колонтитулами, открывать и сохранять подшивки в Интернете. Создаваемые файлы имеют расширение ОБ1). Возможности PowerPoint 2000 как средства для создания презентаций в этой главе будут рассматриваться более подробно. Все офисные приложения имеют несколько почти одинаковых меню и функций. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню - вес эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу, презентацию или рисунок. Рассмотрим далее общие операции запуска программ, создания и сохранения файлов па примере PowerPoint.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
113
Запуск программы Microsoft Office 1. Нажмите кнопку Пуск, в стартовом меню (рис. 3.1) выберите папку Программы (Start, Programs), которая откроет доступ к нужной программе. 2. Установите указатель мыши на значок программы (например, Microsoft PowerPoint) и нажмите левую кнопку. Window Открыть документ Office Создать документ 0 ffi;e -3 'Internet Explorer 1.3 Micioiott Office Tools * Ltrj Автозагрузка ITT] CpeacreaMiciosoftOffice > '.g
Стандартные
* $!§, Internet Exploier Miciosoft Access Microsoft Excel Microsoft FrontPage jjj Microsoft Outlook 3] Microsoft PowerPoint
:
- .'
"" [w] Microsoft Word Завершение сеанса LIT...
i^j] Outlook Express ij Проводник Сеанс MS-DOS
Рис. 3.1. Запуск программ Office Изучение общих приемов работы с программами Office естественно начать с создания, открытия и сохранения документов.
Создание, сохранение и открытие документов Office После запуска программы Office необходимо открыть файл с созданным ранее документом или создать новый. При входе в PowerPoint открывается диалоговое окно выбора способа создания презентации (рис. 3.2), Можно создавать презентации, используя программы-мастера, шаблоны оформления, пустую презентацию или открыть ранее созданный документ, Если приложение уже открыто, то самый простой способ - создание нового документа (презентации) в открытом приложении.
http://itbookz.ru/
114
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
? х|
ЗШЗЕЗШЯИИИ У^ы| Г" мастер аетосодермамиа
С шаблон оформления
и *-~ пустую презентацию
/> 1
[Р ^
Е
/
^* Открыть презентацию!
0;1,Е1га\Р.ЕС1_АМА\презентация1 D: \E!i2a^RECLAMA\GRAMOTA ОДпрезеьтация2 A:\GRAMOTfl
Л] '
Больше не выводить это окно ОК
Отмен.з j
Рис. 3.2. Создание презентации
Создание документа Если приложение уже открыто, щелкните по кнопке Создать (New) - Г на Стандартной панели инструментов. Будет создан пустой документ, в который можно ввести нужный текст, рисунки или данные таблицы. Можно создать документ, выбрав из меню Файл команду Создать (File, New). Вновь созданному документу (презентации) по умолчанию присваивается имя Презентация^. Для создания уникального имени документа его нужно сохранить. Если документ сохраняется впервые или надо сохранить ранее сохраненный документ под другим именем, необходимо выполнить команду Сохранить как (рис. 3.3). Сохранение документа 1. Выберите команду Сохранить как из меню Файл (File, Save as). 2. Выберите Папку (Folder), в которой нужно сохранить документ. 3. Введите имя документа в поле Имя файла (File Name).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
1 15
С помощью команды Сохранить (Save) из меню Файл (File) можно сохранить текущий документ с тем же именем. Сохранение документа Папка:
Мои документы
_*J
!Ш * Сервис
_LjMy Webs 1 Security Mon рисунки
Мня файла: Inn файпа:
Презентация!
Сохранить
[презентация
Отмена
Рис. 3.3. Сохранение документа
Для отмены команды сохранения документа следует нажать клавишу Отмена (Undo). Поле Имя файла служит для ввода названия документа. Поле Тип файла позволяет осуществить выбор формата сохраняемого файла (по умолчанию предлагается формат открытого приложения). В левой части окна Сохранение документа предлагаются папки для сохранения документа. В верхней части окна расположено пиктографическое меню переключения папок, режимов просмотра и сервисных функций. Переход на один уровень вверх (в папку, в которой находится данная папка). Переход на один уровень вверх или вниз (в зависимости от положения открытой папки). Найти в Web.
http://itbookz.ru/
116
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Ji?3 Ц
Изменение режимов просмотра и упорядочение списка в окне. • Список (представление файлов в виде списка). • Таблица (представление файлов с указанием размера, типа и даты изменения). *• Свойства (названия документа, автора, используемого шаблона и т. д.). А Просмотр документа. Создание новой папки.
Сервис - Команды и режимы для выполнения сервисных функций доступны при выборе списка при нажатии кнопки Сервис (рис. 3.4).
Добавить в папку "Избранное" Подключить сетевой диск..
Параметры Web-док уме нг а,,.
Рис. 3.4. Команды меню "Сервис" Выбор команды Параметры Web-доку мента открывает диалоговое окно установки параметров для сохранения презентации в виде Web-документа (рис. 3.5). JLJ2-J
Параметры Web-документа .Общие!] Файлы j Картинки
Кодировка
Вид ..
v? Добавить панель смены слайдов Цвета;
Белый текст на черном фоне
'•м
Г" Показывать анимацию слайдов при просмотре W Вписывать рисунки в окно обозревателя Отмена
Рис. 3.5. Параметры Web-документа Некоторые новые средства Microsoft PowerPoint 2000 не поддерживаются предыдущими версиями PowerPoint. Для гарантии правильного отображения этих документов в более ранних версиях PowerPoint форматирование, не поддерживаемое этими версиями, может быть заменено поддерживаемым.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
117
Параметры сохранения файла устанавливаются при выборе команды Параметры в меню Сервис (Tools, Options) на закладке Сохранение (Save) (рис. 3.6). Параметры Вид
| Общие ] Правка ] Печать Сохранение 1 Орфография и стиль
- Параметры сохранения 1
f? быстрое сохранение
| Г" запрашивать свойства файла У автосохранение каждые
|1и
мим.
f/ преобразовывать диаграммы при сохранении в формате предыдущих версий Сохранять файлы PowerPoint в формате: [презентация PowerPoint Расположение файлов по умолчанию; C:\Documents and Setting;\User\Mon документы^
Рис. 3.6. Параметры сохранения файла Для безопасности работы с файлом рекомендуется задавать параметры автосохранения. При сбое компьютера обеспечивается возможность восстановления результата изменений документа, внесенных до автосохранения. Диалоговое окно Открытие документа позволяет открывать документы, располагающиеся в различных областях. Можно открывать документы, хранящиеся на жестком или гибком диске компьютера или на сетевом диске, к которому имеется доступ.
Открытие презентации 1. В основном меню Файл выберите команду Открыть (File, Open). 2. В качестве требуемого типа файла установите, например, презентации PowerPoint. 3. Укажите нужную папку в окне списка Папка (Folder). 4. Выберите файл, с которым хотите работать. Открыть файл можно нажатием кнопки Открыть или двойным щелчком левой клавиши мыши на его имени (рис. 3.7).
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Открытие документа Папка:
S
'U X- С-i Ш - Сервис
Я
АОКИТЕЖГРАД
TXT UN_TUTOR vfpSO
Гетр алыый директор ' Шурупов Елздшяр Иганоккч:
WCOH5 WINDOWS WINPACK I Меи документы Ноеая папка
GS
Открыть E'ce презентации Powei Point
Отменэ
Рис. 3.7. Открытие презентации Для отмены команды Открыть нажмите кнопку Отмена.
|
Для каждого приложения в нижней части меню Файл сохраняется список файлов, которые использовались последними. ЛЮБОЙ из этих файлов можно открыть, выврав его из списка.
Можно открыть любой документ, не открывая приложения, из папки Мой компьютер или в окне Проводник Windows. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на его имени. Кроме того, последние документы, которые были открыты на компьютере, можно открыть, выбрав нужный документ в списке Документы меню Пуск. Если файл находится на сетевом диске, вместо значка Мой компьютер следует воспользоваться значком Сетевое окружение.
Шаблоны и мастера При создании презентаций обычно приходится пользоваться некоторым набором однотипных слайдов, рисунков, текстов, поэтому использование шаблонов и мастеров является наиболее рациональным приемом при работе с любыми документами в Office 2000. Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить время и избегать ошибок при создании стандартных документов. Очень удобно с помощью шаб-
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
1 19
лонов и мастеров создавать служебные записки, письма, факсимильные сообщения, отчеты, справочники, брошюры, календари, Web-страницы, расписания, повестки дня, резюме, рекламные презентации и выступления для отчетных докладов. Шаблон документа - это метод автоматизации создания документа на основе существующих текстовых заготовок и форматирования. Файл шаблона представляет собой файл, в котором содержатся рекомендации по форматированию текста, абзацев и слайдов. В каждый файл шаблона входят образцы форматирования заголовков, текстовых блоков и макеты оформления слайда. Макет слайда содержит информацию, касающуюся оформления и расположения текста на слайде. Мастер презентации предназначен для решения той же задачи, что и шаблон, но в режиме диалога мастер запрашивает дополнительную информацию, на основе которой и создастся презентация в приложении Office 2000. Часть шаблонов и мастеров создается при выполнении типичной установки пакета Office 2000 на компьютере, другая часть - только при выборочной установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-дисках с Office 2000 ValuPack и через Microsoft Web, Установленные при инсталляции шаблоны хранятся в папке стандартных шаблонов Office 2000 (C:\Program files\MicrosoftOffice\Шaблoны). Для каждой программы приложения Office 2000 существуют собственные шаблоны документов. При запуске программы PowerPoint или нажатии кнопки Создать создается новая пустая презентация, если не указывается тип шаблона, то по умолчанию подключается шаблон Новая презентация. Шаблон Новая презентация также служит для хранения наиболее часто используемых объектов автоматизации: макросов, панелей инструментов, настраиваемых меню и сочетаний клавиш. Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить стандартное форматирование или добавить текст шаблона. Настроенные пользователем элементы, хранимые в шаблоне Новая презентация, доступны в любом документе. Поэтому в этом шаблоне целесообразно хранить наименование организации, адресные данные, логотип и др. Если приложение не открыто, то документ можно создать и с помощью выбора меню Создать документ Microsoft Office при нажатии кнопки Пуск. При этом доступна панель всех шаблонов для приложений Office 2000 (рис. 3.8J.
http://itbookz.ru/
120
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Создание нового документа на основе выбранного шаблона 1. Выберите команду Создать в меню Файл (File, New). 2. Выберите нужную закладку и шаблон. 3. Затем нажмите кнопку ОК. Создать документ Office Общие
Web-страницы | Базы данных Другие документы Презентации Публикации Решения
Письма и факсы
-|
Ззпм"
Отчеты
Шэблоныоформления
т pj.nl 4££Si
Бизнес-план йоодушевл... сотрудников
| •чаыаЛ
Домашняя страни...
Мозговой штурм
Домашняя страница группы Обзор птНеже финансов,,. персонала
ftlflj'lffifl
Доклад о ходе работ
Р ]
Р
.
I
Обзор продукци...
Обзор проекта
Общее собрание
Общий доклад
Просмотр —
[Название организации] Гсчетнэя грамота
•••
Отмена
Рис. 3.8. Шаблоны Office Образец документа будет показан в окне Просмотр. В Office 2000 включено несколько десятков шаблонов для 10 категорий (отчеты, письма и факсы, презентации, шаблоны оформления и др.). Созданный на основе шаблона документ можно редактировать, ввести нужные данные и сохранять с собственным уникальным именем.
УПРАЖНЕНИЕ Создание нового документа на основе шаблона Диплом 1. Выберите команду Создать в меню Файл. 2. Выберите закладку Презентации. 3. Выберите шаблон Диплом. 4. Затем последовательно шаг за шагом заполните нужные поля на слайде (как показано ниже на рис. 3.9). 5. После заполнения сохраните файл с именем Диплом.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
121
АО КИТЕЖГРАД Почетная грамота еы&ша 'ТСавлову Я..ЗС. и Целыми *у,иЭ f выкоАяеши K УГалваяие rqwetyta GkidoHa: 5 марта 2002 2
Рис. 3.9. Слайд на основе шаблона "Диплом"
Панели команд, элементы меню Существенным преимуществом использования Office является единообразная структура панелей инструментов всех программ-приложений, входящих в пакет. Панели команд, также известные как панели инструментов, состоят из меню команд и/или кнопок, которые можно использовать для выполнения определенных операций. По умолчанию приложения Office отображают панель главного меню и панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting). Главное меню содержит меню и команды. Панели инструментов Стандартная (Standard) и Форматирование (Formatting) содержат кнопки, используемые для быстрого доступа к командам главного меню (рис. ЗЛО). Главное меню
- Стандартная
Форматирование
Microsoft PowerPoint - [Презентация;:] Файл П р к з &1Д Вставка Формат Cjpe"
Показ слайдов Йкно ^правка
: о "* Н и i в vMJ
'"
Monotype corslva
.21
-
Ж
К Н
1 Q AD КИТЕЖГРАД Почетная грамота выдана ПЗЁЛОБУ А.Н,
Добавить или удал1ть кмотз
Рис. 3.10. Панели команд Можно настроить любую из панелей инструментов для создания собственного набора команд, чтобы облегчить доступ к наиболее часто используемым операциям. Кнопки, которые не используются (или используются редко) можно убрать, чтобы не загромождать экран.
http://itbookz.ru/
122
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Главное меню позволяет выполнять перечисленные в нем команды как элементы вложенных меню (рис. 3.11). Некоторые команды меню имеют продолжение в виде диалоговых окоп с дальнейшими вариантами. Формат Сервис Показ слайдов Окна С А
Шрифт... ЕырЭЕнивание
Замена шрифтов... col Разметка слайда... Цветовая схема слайда... Фон... =J Применить шаблон оформления.,.
Рисунок 3.11. Элементы меню Значками отмечены элементы меню, соответствующие кнопкам панели инструментов. Элементы меню, которые недоступны для данной операции, не высвечиваются. Многоточие (...) показывает, что за пунктом меню следует панель диалога. Треугольники внизу окна показывают, что за этим элементом следуют дополнительные строки меню.
Настройка панелей инструментов В каждом приложение Office для автоматизации работы пользователю предоставляются следующие функции настройки панелей: о создание собственной панели инструментов, * создание собственного меню, * добавление кнопок в существующую панель инструментов. Использование команды Настройка из меню Сервис (Tools, Customize) позволяет выполнить эти действия и просмотреть список панелей в поле Панели инструментов (Toolbars) (рис. 3.12). Панели инструментов создаются для макрокоманд, наиболее часто используемых команд и шрифтов.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
123
Настройка Команды
Параметры
ане™ инструментов; Создать
Г~ Visual Basic Г Web Г" Контекстные меню I? Сортировщик слайдйэ У" Строка меню Г* Эффекты анимации
Закрыть
Рис. 3.12. Панели инструментов Создание собственной панели инструментов 1. Щелкните правой клавишей мыши на панели команд, чтобы открыть всплывающее меню, и выберите Настройка (Customize). Появится диалоговое окно. 2. Выберите закладку Панели инструментов (Toolbars). 3. Выберите кнопку Создать (New) и введите имя панели в текстовом поле Имя панели инструментов (Toolbar name). 4. Выберите ОК. Панель инструментов появится на экране. Добавление кнопок в существующую панель инструментов 1. Выберите закладку Команды (Commands). 2. Выберите нужную категорию из списка Категории (Categories). 3. Перетащите нужную команду из списка Команды (Commands) в существующую или новую панель. Для удаления кнопки из существующей панели инструментов следует,, при появлении диалогового окна Настройка (Customize), перетащить кнопку (например, Панель Web, если компьютер не связан с Интернетом) с панели инструментов на поле окна. Office отличает панели команд пользователя от редактированных панелей команд, существующих по умолчанию. Office позволяет привести в исходное состояние только существовавшие но умолчанию панели команд путем их сброса, в то время как панели команд пользователя могут быть удалены.
http://itbookz.ru/
124
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Удаление и сброс панелей команд 1. Откройте панель диалога Настройка (Customize) и выберите вкладку Панели инструментов (Toolbars). 2. Выберите нужную (Toolbars).
панель инструментов
из списка
Панели
инструментов
3. Выберите Удалить (Delete). 4. Для восстановления панелей команд, существующих по умолчанию / выберите Сброс (Reset). 5. Выберите Да (Yes), чтобы подтвердить удаление или сброс панели.
I
Панели инструментов можно перемещать на экране. Аля этого необходимо установить указатель амыши на СВОБОДНОЕ поле панели (не на кнопку!) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить панель в нужное место на экране.
Просмотр документов на экране Окно приложения показывает только часть текста текущего документа. Для просмотра всего документа используются бегунки на вертикальной и горизонтальной линейках прокрутки, а также кнопки перемещения по страницам документа (рис. 3.13). i • i • is • p • 16 .•;,']
Линейки прокрутки Бегунок Кнопки перемещения по страницам
Рис.
3.13. Просмотр документа
Удержание нажатой кнопки мыши на стрелке прокрутки или на затененной ОБласти линейки прокрутки обеспечивает непрерывное; прокручивание.
Справочная система Microsoft Office Справка доступна для всех приложении Microsoft Office через меню Справка (?). Команды меню Справка (Help) обеспечивают различные режимы работы со справочной системой (рис. 3.14).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
125
Справка
Ш1Справка по Microsoft PowerPoint
Ft
Показать помощника
? Что это такое?
Shift+F I
Office на Web
О про г р.зиме
Рис. 3.14. Режимы справочной системы Выбрав команду Справка по (название приложения) или нажав клавиши F1, можно воспользоваться услугами помощника (Office Assistant). По умолчанию Помощник появляется на экране.
Помощник может быть настроен по желанию пользователя. Существуют девять типов помощника (рис. 3.15). 1. Нажмите F1. 2. Нажмите кнопку Параметры (Options). 3. Выберите закладку Коллекция (Gallery) для изменения типа помощника. 4. Выберите закладку Параметры (Options) для задания необходимых параметров. 5. Выберите соответствующие параметры и нажмите ОК. Можно осуществить поиск, задав вопрос или по ключевому слову. Выберите меню Справка (?), затем - Справка по (название приложения). Введите вопрос в текстовое поле и нажмите кнопку Найти (рис. 3.16). Можно просмотреть содержание справочной системы (рис. 3.17). Закладка Содержание (Contents) представляет список тем справочной системы. Закладка Указатель (Index) приводит к списку ключевых терминов или фраз предметной области. Закладка Мастер ответов (Find) позволяет найти справку по запросу или по ключевому слову интересующей темы.
http://itbookz.ru/
126
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Параметры j Выберите помощника с помо-цью клавиш "< Назад" и "Даг.ее >" и нажмите кнопку "ОК",
Я готов помо'-ь. Как только вам что-нибудь пана добит ся, щелкните мое окошко,
Имя: Когобок Вам нужен проводник через электронную границу, который может принять любую форму? Колобок всегда укажет правильную дорогу, £апее >
Рис. 3.15. Коллекция помощников Действие - Разрешение вопросов: сохранение и закрытие документов
л
.,• Добавление текста к графическому объекту или рисунку f
Выравнивание и распределение графических объектов
/ Разрешение вопросое; выравнивание и распределение текста и графических объектов , Программы преобразования формата файлов, поставляемые вместе с Microsoft Wend Т См, далее... ведите свои вопрос и нажните КНОПКУ "Найти" Параметры
Найти
Рис. 3.16. Ввод вопроса
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
127
л 1
^.!.„^:1„"г^*Р^%'Ц^- " ^
•2D ^ ;;:..^Ж'..
Содержаще j МаэтерсгвеТ'Эе] Указатель t * *. *. т"
Чр Приступая к г;а5оте ^ Работа со справкой ^ Ус.танос<а «удаление PowerPoint Ф Нестройна рабочего столаи упрввпенле Ijj Созцэние, открытие и сохрани телгезег -- Ijj Создание и открытие презентами _?j OTipытus презентаj)iи [?] Об открытии гтрезенТ51^1Й |2 Открытие Е PowerPoint пресенreufju. с» |?J Отображение или скрытие Е гленго «Фай, ;?] Доб45ление ярлыка ;,пв файла или narvi _2] Подключение сетевого дгс-ia _?] Луч шее место для хранения файлов _?] Автоматический запуск PowerPoint при i ф ^становкаи использование сеойсте файла ^ П»1ьч файгаь ^ Исчолвэоьание средстеапоиска ^S Сохранение и заир&тге презентаций Формирсвэние бнеинсго вида презентами Работа в разллчных режимах Работа со слайдами
Создание презентации Прментаиию полно со^луть несколькими способами, Например, воспользоваться мастером автосодержампя, который на основе полученных ответсв создает презентацию требуемого ссдержзнля и дизайна. Т а к ж е можно открыть имеющуюся презентацию и изменить ее Е соответствии с потребностями. Кроме того, можно создать презентацию на О;НОЕС шаблона, определяющего дизайн (но не содержание] презентации. 11 наконец, мокно начать :- ичпорта струк-урн презентации и; другого приложение или с ritCToti презентации, не имеющей нн содер*энмч, ни
Создан
Рис. 3.17. Справочная система
УПРАЖНЕНИЕ Поиск справки по теме 1. Выберите Справка по PowerPoint. 2. Щелкните на закладке Мастер ответов. 3. Введите ключевое слово для поиска нужной темы, например Шрифт.(В результате первичного поиска на экране появится список повторений ключевого слова и список связанных тем.) 4. Выберите нужное слово из списка повторений для определения области поиска. 5. Выберите тему. 6. Выберите Найти (Display). На экране появится новое окно справочной системы, содержащее интересующую информацию по запросу (рис. 3.18).
http://itbookz.ru/
128
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
.4 Справка Microsoft PowerPoint
Содержание
Мастер ответов j Указатель
Выберите действие:
Увеличение текста 1.
Выделите текст, который требуется изменить,
2.
Нажмите кнопку Увеличить размер
шрифт
Выберите рзздел: Отображение названий шрифтов интерфейсным u;pi * Шрифт, используемый в зпементах интерфейса Offi" Замена шрифта во всей презентации I Использование шрифтов е презентациях Изменение выравнивания текста для знака? восто1Добавленпе и удаление ханджи из числа вспомогат Изменение шрифтов и цветов фона в разделе спр.эв_^|
шрифта 1с5й. ,Г.':Е'и;Ч'1И1п:^ьиь:е ягтс
Рис. 3.18. Справка по теме
Начало работы в PowerPoint PowerPoint является многофункциональной программой и существенно сокращает затраты па создание и оформление презентации, позволяя: о вводить текст с одновременным контролем орфографии на экране; & легко делать исправления и изменения в тексте; €• оформлять презентацию в соответствии с ее назначением; о сохранить полученный результат для последующего использования; s* добавлять в текст таблицы, графические объекты и т. д.; ® использовать готовые шаблоны; * печатать презентацию в разных формах и на различных принтерах; * отправлять презентации по факсу или по электронной почте; Ф создавать электронные презентации для демонстрации на экране компьютера; сохранять презентации в виде Web-документа. Существует несколько способов создания новой презентации. Во-первых, с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением. Мастер автосодержания предоставляет несколько образцов презентаций на различные темы; например, проведение совещания в организации или определение стратегического направления работы. Кроме того, имеются презентации, используемые в сети Интернет.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
129
Другой способ создания презентации состоит в выборе шаблона оформления, определяющего ее композицию, но не включающего содержание. Можно также начать со структуры, импортированной из другого приложения, такого, как Word, а также с пустой презентации, в которой не задано ни оформления, ни содержания.
Шаблоны для создания презентации Легче всего создать презентацию на компьютере с использованием формы (шаблона), на базе которой она будет создаваться. PowerPoint сопровождается двумя типами шаблонов: шаблонами оформления и шаблонами содержания. Шаблоны оформления содержат определенные сгили форматирования и цветовые схемы, которые можно применить к любой презентации, чтобы придать ей определенный вид. Шаблоны содержания включают такое же форматирование и цветовые схемы, как и шаблоны оформления, плюс слайды с текстом на определенные темы. Любые слайды можно изменять в соответствии с потребностями или создавать свои шаблоны на основе имеющейся презентации. Если для одной из презентаций создан особенный стиль, его можно сохранить как шаблон. При первоначальном открытии PowerPoint презентация по умолчанию создается на основе шаблона Пустая презентация, Использование шаблона 1. Выберите в меню Файл команду Создать (File, New). 2. Откройте закладку Презентации и выберите нужный шаблон (рис. 3.19). Создать презентацию Общие
Презентации
Шаблоны оформления
'•
ПОДВОДИМ ИТОГИ ПрО
] Диплом
Предлагаеи новые ^Предлагаем стратег
{Доклад о ходе работ
.v?J ] Представляем доклс
]боодуш5вляем сотрудников
Домашняя страница группы
Р_! J Провод им организац
Мозговой штурм
'pi ]Про&одим собрание
Обзор продукции и услуг
Я ]Продаем продукцию
Обзор проекта
^Сведения об органи:
Обзор финансового состояния
£•1 [сообщаем дурные HI
Просмотр
Для просмотра щелкните значок.
Отмена
Рис. 3.19. Шаблоны для создания презентации
http://itbookz.ru/
30
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Где хранить презентации Идеология создания презентации в PowerPoint состоит в размещении и представлении необходимой информации па специальным образом оформленных страницах-слайдах. Слайды презентации можно открывать в различных местах, в том числе па жестком диске вашего компьютера или на сетевом диске, к которому вы подключены. При наличии доступа к сети Интернет можно также открыть презентацию, расположенную на сервере HTTP службы Web или па сервере FTP. Если в вашей организации имеется корпоративная сеть с выходом в Интернет, в ней также можно открывать презентации. Если вы обладаете правом записи какой-либо презентации, ее можно открыть (на жестком диске или сетевом лиске) в виде копии и работать с пей вместо оригинала. Презентацию, независимо от ее местонахождения, можно открыть только для чтения, чтобы сохранить ее оригинал. Презентацию (новую или сохранявшуюся ранее) можно сохранить в ходе работы над ней. Также можно сохранить копию презентации под другим именем или в другом месте. Любую презентацию можно сохранить в формате HTML, позволяющем просматривать и использовать ее в сети Интернет. Наконец, презентацию можно сохранить с расчетом ее открытия в режиме показа слайдов. PowerPoint автоматически сохраняет презентации с целью их дальнейшего восстановления в случае "зависания" приложения или сбоя питания. Внесенные изменения сохраняются в файле восстановления с интервалом, заданным для функции автовосстановления. Поскольку этот файл автоматически удаляется при сохранении или закрытии презентации, средство автовосстановлеиия не может служить заменой регулярному сохранению презентаций.
Экран PowerPoint 2000 Основной экран PowerPoint предоставляет возможности для создания слайда, ввода текста, оформления и редактирования и содержит область просмотра слайда, заметок к слайду и структуры презентации, а также элементы, общие для всех приложений Office (рис. 3.20).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
- Панель инструментов Строка заголовка
131
Кнопки изменения размеров окна —; - Строка меню
Microsoft PowerPoint -
Q AD КИТЕЖГРАД Почетна л грамота выдана РЗРЛОЕУ А.Н. За отпичную работу и большой вклад в выполнение проестэ LJ [Название организации Свидетельство выдано
[Название организации] Свидетельство
об ycnewHtw прохождении обучения па курсу
- Кнопки просмотра
Слайд презентации
*•*- Инструменты прокрутки
- Строка состояния
Рис. 3.20. Экран PowerPoint
Основные элементы экрана PowerPoint Изменение основных элементов экрана представлено в табл. 3.1. Таблица 3.1. Назначение элементов экрана Элементы
Назначение
Строка заголовка
Содержит название программы и название текущего документа
Строка главного меню
Содержит основные пункты меню программы PowerPoint
Кнопки изменения размеров окна (восстановления), ВТОМ числе:
Восстанавливают те размеры и положение окна PowerPoint или документа, которые оно имело перед тем, как его максимизировали или минимизировали
максимизации
Максимально увеличивает окно PowerPoint, чтобы оно заняло весь экран
минимизации
Уменьшает окно PowerPoint, превращая его в пиктограмму, расположенную в нижней части экрана
Панель инструментов
Предоставляет содержит набор пиктограмм (значков), служащих дчя быстрого вызова функций, команд и макросов программы PowerPoint
Кнопки просмотра
Позволяют изменять режим просмотра документа
http://itbookz.ru/
132
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Элементы
Назначение
Строка состояния
Сведения о текущем документе (слайде, шаблоне) или о выполняемой задаче. Кнопки в строке состояния действуют как переключатели, позволяющие перейти из одного режима в другой
Инструменты прокрутки
Позволяют выводить на экран необходимые фрагменты документа
Линейки прокрутки
Показывают положение выведенного на экран фрагмента документа по отношению ко всему документу и позволяет быстро листать документ (вверх-вниз, влево-вправо)
Бегунок прокрутки
Позволяет быстро листать страницы документа (вперед-назад)
Главное меню - это специальная панель инструментов, расположенная в верхиен части экрана, которая содержит такие групповые меню, как Файл, Правка, Вид и т. д. При выборе меню отображается неполный список команд, включенных в группу. Для отображения всех команд списка следует нажать символ » . Рядом с некоторыми командами отображаются соответствующие им значки и/или функциональные клавиши (рис. 3.21). Команды, недоступные для текущего выбора, не высвечиваются. *"> Отменить изменение формы объекта
AII*Bacs:pace
• ' Щ Вставить Выделить все ОТ Найти...
Рис. 3.21. Команды меню "Правка" Команды, которые сгруппированы в меню, вызываются как левой клавишей мыши, так и с помощью клавиатуры одновременным нажатием клавиши Alt в сочетании с подчеркнутой буквой в имени меню. Кроме того, наиболее часто используемые команды вызываются в специальных меню, называемых панелями инструментов. Панели инструментов позволяют упорядочить команды PowerPoint так, чтобы их было легко найти и использовать. Панели инструментов можно настраивать: добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели инструментов, а также отображать, скрывать и перемещать существующие панели инструментов.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
133
Для установки или отключения панелей инструментов необходимо выбрать команду Панели инструментов из меню Вид (View, Toolbars) или щелкнуть правой кнопкой мыши па свободное поле панели инструментов и выбрать нужную панель из списка контекстного меню (рис. 3.22). Стандартная Форматирование Visual Basic
>;•
Web V/eb-компоненты WordAtt Панели, присутствующие в активном окне -
Автотекст Базыданных Буфер обмена Настройка изображения Рамки Рецензирование Рисование Таблицы и границы
Рис. 3.22. Панели инструментов Пиктограммы (значки) панели служат для быстрого вызова функций, команд и макросов программы PowerPoint с помощью мыши. Если указать курсором мыши на какую-либо пиктограмму, то через несколько секунд PowerPoint выведет под изображением пиктограммы название команды.
Режимы просмотра презентации Для задач создания и редактирования презентаций PowerPoint предлагает различные режимы просмотра документа. Эти режимы доступны при выборе соответствующей команды из меню Вид или при выборе нужного режима при помощи кнопок переключения режимов просмотра, расположенных в левом нижнем углу экрана: E^IQSS 1 ?. Обычный (Slide) режим просмотра удобен для редактирования и отображает структуру презентации, слайд и страницы заметок. Режим Сортировщик слайдов (Slide Sorter) отображает каждый слайд презентации в том виде, в каком он будет на экране.
http://itbookz.ru/
134
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Режим Структура (Outline) показывает текст в иерархическом виде, упорядоченный по уровням важности, основанными на стилях оформления текста документа. Режим Страницы заметок (Note Page) используется для ввода заметок к выступлению ведущего презентацию. В режиме Показ слайдов (Slide Show) проводится демонстрация презентации на экране компьютера. PowerPoint предоставляет возможность изменять масштаб просмотра презентации до четырех реальных размеров с помощью команды Масштаб меню Вид (View, Zoom). Кнопка управления масштабом на стандартной панели инструментов используется для установки масштаба по усмотрению пользователя. I
Начиная равоту, выверите режим, в котором удовнее раьотать с презентацией.
Обычный режим В обычном режиме отображаются три области: слайда, структуры и заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы. Основной рабочей областью является область слайда, в которой и создается презентация. В ней выполняются псе основные операции ввода текста, рисунков, создание графиков, диаграмм и таблиц, а также установки анимации слайдов и объектов на слайде. Более подробно эти операции описаны ниже.
Режим структуры В режиме структуры презентация изображается в конспективном виде: только заголовки слайдов и содержащийся в слайдах текст. Структуру можно набрать в PowerPoint, создать на основе базовой структуры с помощью мастера автосодержания или импортировать из другого приложения, такого, как Microsoft Word. В режиме структуры наиболее удобно разрабатывать и организовывать содержание презентации. Слайд описывается в структуре следующим образом: сначала указывается значок слайда, затем его помер и заголовок. Под заголовком отображается текст слайда (можно использовать до пяти уровней подзаголовков). В режиме структуры допускается переупорядочение пунктов содержимого слайда, перемещение слайдов полностью с одного места на другое, изменение заголовков и текста. Работа со структурой является н а и л у ч ш и м вариантом организации и развития презентации, так как в процессе работы на экране отображаются все заголовки и основной текст. Можно поменять местами пункты на слайде, переместить
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
135
слайды целиком с одной позиции на другую и изменить заголовки и основной текст. Например, чтобы упорядочить слайды или пункты маркированного списка, выберите значок слайда или маркер, соответствующий тексту, который требуется переместить, и перетащите его в другую позицию. Для отображения структуры можно увеличить область структуры в виде Обычный или нажать кнопку соответствующего просмотра презентации (рис. 3.23). 3 Microsoft PowerPoint - FAQ KtfТ \ Щ Файл Правка Вид Вставка Формат Сервис Показ слайдов Окно Справка
П о: 7
-
1 Q в АО КИТЕЖГРАД В Тел:955-26-83; (факс) 955-26-77 E-mail: ес„сЭД@ city line.ru Генеральный директор 2 1_1 Автоиатизированнзя снстеиа контроля финансовых средств хозяйственных договоров Предназначена для • повышения эффективности использования финансовых ресурсов • учета их стоимостных и временных показателей • формирования финансового плана • последующего контроля за ходом выполнения договоров 3 Q Инфориационные объекты сметеиы • Договор • Календарный план| • Платеж
' Терииноло— :
I
caS а сп ¥ ^ I
Т)
Рис. 3.23. Режим "Структура" При работе в области структуры можно создавать новые слайды, вводить и форматировать текст. Кнопки панели структуры При переключении в режим структуры можно воспользоваться панелью инструментов Структура, которая помогает быстро организовать содержимое презентации в нужном виде (рис. 3.24). Кнопки указанной панели позволяют изменять уровень маркированного пункта, перемещать пункт или слайд полностью вверх и вниз по структуре, показывать или скрывать форматирование, а также сворачивать или разворачивать текст выбранных слайдов.
http://itbookz.ru/
136
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Стрчктчрэ
Рис. 3.24. Панель "Структура" Кнопки Повысить уровень и Понизить уровень служат для увеличения и уменьшения отступа маркера. Чтобы показать или скрыть форматирование в области структуры, нажмите кнопку Отобразить форматирование. Кнопка Развернуть все позволяет вывести весь текст полностью или только заголовки слайдов. Абзацы, слайды и маркеры также можно перемещать кнопками Вверх и Вниз на панели инструментов Структура. Для удобства все кнопки для работы со структурой можно вывести на отдельной панели инструментов. В меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите панель Структура.
Режим заметок К каждому слайду могут прилагаться заметки. Можно делать заметки для себя, например чтобы во время презентации иметь перед собой список ее основных моментов или для выдачи текстов слушателям. Заметки можно напечатать для каждого слайда вместе с миниатюрным изображением слайда. Страницы заметок удобно создавать в ходе работы над презентацией, чтобы при проведении показа слайдов использовать их в качестве вспомогательного материала. Кроме того, для присутствующих можно создать выдачи, содержащие изображения слайдов. Заметки и изображения слайдов можно переслать в Word для их усовершенствования или использования в качестве основы для создания средствами Word более подробной выдачи, например учебного руководства. Если презентация сохраняется как Web-страница, можно вывести заметки, появляющиеся на экране, с соответствующим слайдом. В этом случае заметки помогут аудитории вникнуть в предпосылки и детали, о которых обычно рассказывает докладчик в ходе презентации.
Переход в режим работы со страницами заметок 1. Щелкните слайд, со страницами заметок которого вы планируете работать. 2. В виде Обычный увеличьте область Заметки. Чтобы увеличить размер области заметок, наведите указатель на верхнюю границу области заметок, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки. Перетащите границу области до требуемого размера.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
137
Ввод заметок в ходе работы над презентацией 1. Щелкните в области заметок и введите свои заметки, касающиеся текущего слайда. 2. Примените нужное форматирование к тексту заметок. На страницы заметок можно добавлять графические объекты и рисунки. Для этого выберите команду Страницы заметок из меню Вид (View, Notes Pages) и добавьте требуемые объекты. Графические объекты и рисунки не отображаются в области заметок, но они присутствуют при работе со страницами заметок и при печати слайдов с заметками.
(
Заметки и изображения слайдов можно переслать Б Word с помощью команды Отправить в меню Файл (File, Send to) для изменения в целях улучшения восприятия или использования Word в качестве среды для создания Более подробных выдач, например учебников или ПОСОБИЙ.
Режим сортировщика слайдов В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации (рис. 3.25). Это упрощает редактирование презентации (добавление, удаление, перемещение и дублирование слайдов), позволяет контролировать время показа слайдов и презентации в целом. Microsoft PowerPoint • [Презен гация2] Файл
Правка
Вид
§
Вставка Формат Сервис Показ слайдов Окно Справка
Ей П Ш'и №\Ш &
Горизонтальная панорама вн ' Вылет сверху-слева
В АОКИТЕИТАД Q
х средств ТОЗЛКТМ-НЫХ
S15? :04
[У;
1
ДОГОВфС*
S sa :04
В т DIET JL! Сортировщик слайдс-е
Оформление по умолчанию
Рис. 3.25. Режим сортировщика слайдов
http://itbookz.ru/
.:' Команды -
138
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Переход в режим сортировщика слайдов 1. В меню Вид выберите команду Сортировщик слайдов (View, Slide Sorter), чтобы отобразить на экране миниатюры всех слайдов презентации с содержащимся в них текстом и графикой. 2. Или нажмите кнопку Режим сортировщика слайдов в левом нижнем углу окна PowerPoint. В режиме сортировщика слайдов можно добавлять и удалять слайды, изменять их порядок в презентации, для этого нужно выделить один или несколько слайдов и перенести их на новое место. Можно задать время показа слайдов и выбрать способ смены слайдов и построения текста. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации в меню Показ слайдов.
Создание слайдов презентации На предприятиях, как правило, существует определенный порядок оформления презентаций. Следует учитывать, что презентации являются составной частью имиджа предприятия, поэтому дизайн оформления, фирменный стиль, набор сведений о предприятии, их расположение на слайде имеют большое значение.
Композиция или автомакет Объекты на слайде имеют установленный набор реквизитов и определенный порядок расположения. Этот порядок расположения элементов можно назвать композицией слайда. Для простоты использования программы в PowerPoint существуют композиционные заготовки - автомакеты. При создании нового слайда можно выбрать один из 24 автомакетов (рис. 3.26). Каждый из них предлагает свою композицию содержимого, соответствующую определенному назначению слайда. Каждый автомакет имеет обозначенные пунктиром местозаполнители: • место для заголовка, • место для текста, • место для объекта,
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
139
Выберите авто пакет;
Титульным слайд
Г" Больше не выводить это окно
Рис. 3.26. Автомакеты для создания слайдов Например, существует автомакет, включающий местозаполнители для заголовка, текста и диаграммы; в другом автомакете предусмотрены места для заголовка, таблицы или рисунка (рис. 3.27). Чтобы изменить автомакет уже созданного слайда, нажмите кнопку Разметка слайда на панели инструментов Стандартная, затем выберите разметку. Sou „„...„..„и о]
Заголовок слайда слайда
Рис. 3.27. Автомакет с местозаполнителями Отсутствие нужных местозаполнителей в новой разметке не приведет к потере данных, например если требуется построить диаграмму, а местозаполнителя диаграммы пет. Все объекты остаются на слайде, однако для их соответствия новой разметке, возможно, объекты придется расставить в другом порядке.
http://itbookz.ru/
140
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Чтобы создать или добавить новый слайд: 1. В меню Вставка выберите команду Новый слайд (Insert, New slide). 2. Просмотрите макеты с помощью полосы прокрутки и выберите подходящий. Для удаления слайда: 1. Выберите слайд, который требуется удалить. 2. В меню Правка выберите команду Удалить слайд (Edit, Delete). ЧТОБЫ удалить несколько слайдов одновременно, переключитесь в режим сортировщика слайдов. Выверите слайды, удерживая нажатой клавишу CTRL и выполните команду Уладить слайд. Для создания слайда можно нажать на панели инструментов Стандартная кнопку Создать слайд. Чтобы цвести текст в местозаполнитель заголовка или текста, щелкните в этом месте и наберите текст.
Слайды, состоящие из текста При выборе автомакета, содержащего только текстовые поля, необходимо учитывать, что при наличии нескольких строк текста, не вмещающихся в рамку, можно изменить размер шрифта и вписать текст в рамку. Если текст переполняет рамку слайда, вставьте новый слайд и переместите текст на него. В области структуры отображается только текст, введенный в пустые рамки, и этот текст можно экспортировать в Word. Ввод текста Текст можно вводить непосредственно в режимах Обычный в области слайда, заметок или структуры. После того как выбран автомакет слайда, в виде Слайд можно вводить текст. Автомакет содержит заготовки для текста или текстовые блоки, помогающие пользователю в размещении текста на слайде. Эти заготовки можно перемещать по экрану, а их содержимое редактировать. Можно изменить размер и расположение рамки или в любой момент применить новый автомакет к существующему слайду. Никакие сведения, содержащиеся на слайде, утеряны не будут. Ввод нового текста осуществляется внутри текстового блока в позиции, на которой установлен курсор. Чтобы ввести текст в пустую рамку, щелкните эту рамку и начните ввод. Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |. I При вводе текста обратите внимание на место указателя и курсора. Их легко спутать.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
141
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на жр;шс. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками^. Удалить текст можно с помощью клавиш Delete или Backspace. При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку. Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему. |
При выделенном текстовом Блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
Текст можно ввести не только в рамку, но и добавить в любое место на слайде, в автофигуру или оформить текст, добавив графический объект WordArt. Добавление надписи Для размещения текста в любом месте слайда (вне пустой рамки или фигуры) служит кнопка Надпись на панели Рисование. Например, чтобы добавить название или выноски к рисунку или таблице, разместите надпись рядом с рисунком или таблицей. Надпись является автофигурой, поэтому можно изменить ее заливку, границу, форму или добавить объемный эффект или тень. Добавление текста в автофигуру 1. Щелкните в автофигуру правой клавишей мыши. 2. Выберите Добавить текстовую строку. 3. Начните ввод текста. Этот текст остается в ней, и после этого он перемещается и вращается вместе с автофигурой. Текст можно вставить в любую автофигуру, кроме линии, соединительной линии и стрелки. Выделение текста Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции: 1 форматирование. а копирование, е удаление. Текстовые объекты можно выделить с помощью мыши или клавиатуры (табл. 3.2).
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Таблица.3.2. Способы выделения текста Способ выделения
Текстовый объект Слово
Щелкните дважды в границах слова
Предложение
Удерживая Ctrl щелкните в границах предложения
Абзац или (в режиме структуры) абзац вместе со всеми его подпунктами
Трижды щелкните в любом месте абзаца
Весь текст в объекте или (в режиме структуры) вся структура
Нажмите клавиши CTRL+A
Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift, щелкните на последнем объекте выделяемого текста. Область выделения может быть расширена, если, удерживая клавишу Shift, нажать на нужную клавишу перемещения курсора. Форматирование текста Форматирование текста включает набор операций изменения шрифтов и их характеристик на слайде. Шрифт представляет собой набор букв, цифр, символов, знаков пунктуации определенного вида. Набор шрифтов, которые можно применять при создании документа, зависит от типа принтера и шрифтов, установленных на компьютере. Использование в одном документе разных шрифтов - самый распространенный прием форматирования. Средства шрифтового оформления применяются для следующих целей: « выделения текста для акцентирования отдельных фраз, слов, цитат и т. д.; • оформления заголовков и подписей; « набора специального текста (формул, индексов, примечаний). Внешний вид текста зависит не только от выбранного шрифта, но и от его размера. Обычно размер шрифта измеряется в пунктах (1 пункт = 0,376 мм). На слайдах, как правило, применяется размер основного шрифта не менее 20-24 пунктов, для заголовков размер увеличивается, для примечаний и ссылок - уменьшается. Эти операции реализуются с помощью команды Шрифт из меню Формат и задания соответствующих установок. Характеристики символов: Шрифт (Arial, Times New Roman, Peterburg). Размер (s, 10,14). Положение на строке (мг, Xi). Начертание шрифта (Обычный, Полужирный, Курсив, Полужирный курсив). Регистр (строчные, ПРОПИСНЫЕ).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
143
Для изменения характеристик текста можно воспользоваться командой Шрифт из меню Формат (Format, Font) или соответствующими кнопками панели Форматирование. 1. Выделите текстовый объект (символ, слово, предложение, строку и т. д.). 2. Выберите команду Шрифт из меню Формат (Format, Font). 3. Выберите закладку Шрифт (Font). 4. Задайте характеристики, как показано на экране (рис. 3.28) (Times New Roman, обычный, размер 24, тень).
Начертание
Полужирный iypCHB
Полужирный курсив
Эффекты - - -
Цвет;
' Г~ подчеркивание
верхний индекс
, Г" тень
смещение; |0
! Г~ рельеф
Г" нижний индекс Шрифт е формате TrueType. Он используется как на экране, так и на принтере.
- Выбираются установки для специальных эффектов Задается цвет шрифта при наличии цветного принтера —J
Рис. 3.28. Изменение характеристик шрифта Отмена действий PowerPoint позволяет отменить сделанные операции. Команда Отменить (Undo) в меню Правка (Edit) контекстно зависима; когда пользователь набирает или редактирует текст, будет предложена команда, соответствующая последней выполняемой операции. На стандартной панели для отмены последней команды следует нажать кнопку Отменить (Undo) - *° т или отменить несколько команд, выбрав их из списка. Выбор команды Отменить (Undo) во второй раз будет изменять команду на Вернуть (Redo) - °* " | и т. д.
http://itbookz.ru/
144
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Для отмены последнего действия нажмите кнопку Отменить на стандартной панели инструментов. Для восстановления отмененной операции нажмите кнопку Вернуть на стандартной
|
панели инструментов. Форматирование абзацев
Понятие абзаца в PowerPoint имеет более широкий смысл, чем традиционный термин "абзац", обозначающий законченную смысловую единицу текста. В PowerPoint обзац - это текстовый блок, для которого задается описание оформления. Характеристики абзаца: * выравнивание (влево, вправо, по центру, по ширине), б интервалы (перед, после, междустрочный), * отступы/выступы (текст с отступом первой строки, текст с выступом). Выравнивание абзаца Для изменения расположения строк на слайде в PowerPoint используются разные способы горизонтального выравнивания текста: « выравнивание текста по левому полю, Ф центрирование текста, * выравнивание текста по правому полю, * выравнивание текста по ширине. Изменение выравнивания для абзаца можно осуществить, выбрав в меню Формат (Format) команду Выравнивание (Alignment), или с помощью соответствующих кнопок панели инструментов Форматирование: s= т- =s -Ш . Выравнивание по ширине используется для равномерного заполнения области текста на странице. Интервалы перед и после абзаца, как правило, увеличиваются для заголовков и выделенного текста. Междустрочный интервал задастся с учетом размера шрифта и количеством строк на странице. Отступ используется для красной строки, выступы - для библиографических справок, словарных терминов, выводов, а также маркированных и пронумерованных списков. Задание интервалов для абзаца 1. Выделите абзацы, интервалы между которыми необходимо изменить. 2. В меню Формат (Рогтат.)выберите команду Интервалы (Spacing) (рис. 3.29). 3. Для изменения интервалов перед или после каждого абзаца введите необходимое значение в поля Перед и После (Before, After).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
4. Для изменения интервалов между строками выберите необходимый интервал из списка Межстрочный (LineSpacing).
С Ыежстрочный
[и
Отмена
Перед абзацем
Просмотр
n*
f
! |0
~^-\
(линии
Рис. 3.29. Задание интервалов для абзаца Отступы для текста задаются с помощью изменения положения движка на линейке (рис. 3.30). - Положение движка задает отступ первой стоки
' ' ' Рис. 3.30. Задание отступов для абзаца Форматирование по образцу Для упрощения операции форматирования может быть использован Формат по образцу (Format Painter). Он необходим, если есть отформатированный фрагмент текста и вы хотите применить такое же форматирование к другому фрагменту, не форматируя при этом весь документ. 1. Выделите текст, содержащий форматы для копирования. 2. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши примет вид кисточки. 3. Выделите текст, куда будет применено форматирование. Формат по образцу (Format Painter) может также использоваться для форматирования последовательно нескольких фрагментов текста.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
146
УПРАЖНЕНИЕ Форматирование по образцу 1. Введите и выделите текст на слайде. 2. Отформатируйте текст следующим образом: шрифт Arial, размер 21, начертание курсивное, цвет шрифта - красный. 3. Выделите текст, содержащий форматы для копирования. 4. Дважды щелкните на кнопке Форматно образцу (Format Painter). 5. Выделите текст, куда будет применено форматирование. 6. Выделите следующий фрагмент текста, куда будет применено форматирование. 7. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter). Указатель мыши опять примет исходный вид. Текст, отформатированный при помощи команды Формата по образцу (Format Painter), не Будет изменен в случае изменения форматирования исходного текста. Поля в PowerPoint В PowerPoint нет фиксированных полей страниц, таких, как в текстовых процессорах. Текст и объекты размещаются на слайде вплоть до его краев. Объекты можно выравнивать путем изменения размеров их рамок на новых слайдах или путем изменения размеров самих объектов на имеющихся слайдах. Для облегчения выравнивания вместо полей можно использовать направляющие, выбрав команду Направляющие в меню Вид (рис. 3.31).
^Вставка
1... |
J
Рис. 3.31. Поля и направляющие в PowerPoint
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
147
При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе (рис. 3.32). Это может быть название организации, товара, дата .и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти (Find) и Заменить (Replacem меню Правка (Edit), Найти; АО
Заменить на:
(АОЗТ с учетом регистра Г? ^только слово целиком!
Рис. 3.32. Поиск и замена текста Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.
Поиск и замена текста 1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно. 2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска. 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление. 4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена. Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Поиск в презентации завершен. PowerPoint завершил поиск. Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы. 1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно. 2. Введите текст для поиска в строку Найти (Find) и текст для его замены в строку Заменить на (Replace). 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск и найдите первое употребление поискового текста. Когда поисковый текст найден, PowerPoint выделяет его. Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены: 1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены перейти к поиску второго употребления поискового текста. 2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
http://itbookz.ru/
148
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
3, Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста. 4. Выберите Закрыть (Close) после завершения операции замены. Когда произведен поиск по всему документу, па экране появляется информационное окно с надписью о том, что PowerPoint завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен. Перемещение и копирование текста Операции перемещения и копирования особенно часто используются теми, кто не любит делать одну и ту же работу дважды. При создании однотипных слайдов эта операция используется особенно часто. Для перемещения текста необходимо сначала выделить текст, затем вырезать его и перенести в новое место. Для копирования выделенный текст необходимо поместить в буфер обмена, а затем копию этого текста в новое место. Команда Вырезать (Cut) используется для удаления выделенного текста из документа и помещения этого текста в буфер обмена. Команда Копировать (Сору) используется для помещения копии выделенного текста в буфер обмена. Команда Вставить (Paste) используется для вставки содержимого буфера обмена в место нахождения курсора ввода. Если команда Вставить (Paste) используется при выделенном тексте, то этот текст меняется на содержимое буфера обмена. Текст, помещенный в буфер обмена, может быть вставлен в любой слайд PowerPoint или в любое другое приложение Windows. 1. Выделите текст, который хотите вырезать или скопировать. Если выделенный текст должен быть перемещен, выберите Правка, Вырезать (Edit, Cut). Если выделенный текст предназначен для копирования, то выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). 2. Поместите курсор ввода в то место, куда должен быть перемещен вырезанный или скопированный текст, и выберите Правка, Вставить (Edit, Paste). Эти операции можно выполнить также с помощью кнопок на стандартной панели инструментов. 1. Выделите текст, который должен быть заменен вырезанным или скопированным текстом. 2. Щелкните на кнопке Вырезать - •& или на копке Копировать Ч=з на стандартной панели инструментов. 3. Щелкните мышью на кнопке Вставить - Й1 на стандартной панели инструментов.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
|
149
Содержимое ьусрера овмена остается неизменным до следующего вырезания или копирования.
Перетаскивание данных (функция Drag-and-Drop) Перетаскивание данных используется для перемещения или копирования выделенного текста при помощи перетаскивания мышью его в новое место. Эта функция особенно полезна для перемещения или копирования на маленькие расстояния. В процессе перетаскивания отделенного текста курсор мыши меняется на указатель Rt . Новое место предполагаемого помещения текста обозначается пунктирным курсором ввода. 1. Выделите текст, который хотите переместить или скопировать. 2. Поместите указатель мыши на выделенном тексте. 3. Чтобы переместить выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши, перетащите пунктирный курсор ввода в новое место. Чтобы скопировать выделенный текст, удерживая левую кнопку мыши и клавишу клавиатуры Ctrl, перетащите пунктирный курсор ввода в нужное место. 4. Отпустите кнопку мыши, чтобы завершить перемещение/копирование.
Списки (автомакет "Маркированный список") Списки на слайде можно создавать, используя автомакет Маркированный список. Элементы списка могут иметь пять уровней иерархии для организации структуры представления информации на слайде. Повышение и понижение уровня текста на слайде осуществляется кнопками * * на панели инструментов. Элементы списка могут быть оформлены как пронумерованные или списки с маркерами. Для этого используются кнопки форматирования списка Маркеры - '•- и Нумерация - =, которые расположены на панели инструментов Форматирование. 1. Выделите абзацы для форматирования. 2. Щелкните на кнопке := панели инструментов Форматирование. 3. Щелкните на кнопке 1= панели инструментов Форматирование. Команда автоматически присваивает номера выделенным абзацам или вставляет символы перечисления. Диалоговое окно для выбора маркера открывается при выборе команды Список в меню Формат и может использоваться для выбора типа нумерации и маркеров (рис. 3.33).
http://itbookz.ru/
150
Маркировании»!
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
Нумерованный
Размер: ) 100 ^ % текста Цвет: |
Рис. 3.33. Изменение маркера списка После нажатия кнопки Рисунок появляется диалоговое окно для изменения маркера и вставки рисунка из коллекции.
УПРАЖНЕНИЕ Создание списков различных типов 1. Добавьте новый слайд в презентацию. Щелкните на кнопке Новый слайд (New) стандартной (Standard) панели инструментов. Появится диалоговое окно Новый слайд. 2. Выберите автомакет Маркированный список (Bulleted List). 3. Выберите OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Появится новый слайд. 4. Введите Наша история в качестве заголовка. 5. Введите следующий текст в строках списка, нажимая Enter в конце каждой строки (рис. 3.34): 1999 Начало работы 2000 Первые шаги 2001 Развитие новых направлений 2002 Перспективы роста Новые направления
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
151
каша истори, • 1999 год Начало работы •2000 год Первые шагиiH •2001 год Развитие •2002 год - Перспекгавы pi - Новые направлен!
Рис. 3.34. Создание списка 6. Используйте клавиши (Tab) и (Shift Tab) для сдвига маркера на один уровень иерархии вверх или вниз. 7. Щелкните, за пределами текстового окна для завершения редактирования и просмотрите полученный текст в режимах Слайд и Структура.
Табуляция Табуляторы могут использоваться для разделения текста на слайде. PowerPoint по умолчанию устанавливает интервал табулятора, равный 1,27 см, и'выравнивает табуляторы по левому краю. На линейке могут быть заданы новые табуляторы, указывающие положение и вид выравнивания текста. Нажатие клавиши Tab при вводе текста перемещает курсор ввода и следующий за ним текст на новую позицию табулятора. Выравнивание текста соответствует виду данного табулятора. Чтобы указать местоположение и вид табуляторов, PowerPoint позволяет определенным образом расположить соответствующие им маркеры табуляции-на координатной линейке (табл. 3.3). Таблица 3.3. Маркеры табуляции Маркер табуляции
L J 1 -L:
Описание Выравнивание полевому краю Центрирование Выравнивание по правому краю Выравнивание текста по десятичной точке На месте табулятора появляется вертикальная черта
http://itbookz.ru/
152
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
Тавуляционная кнопка используется для выбора типа табулятора при помощи линейки табуляции (рис. 3.35). Щелкайте на кнопке до тех пор, пока не появится нужный тип табулятора. Аля изменения табулятора переместите его по линейке. Во время перемещения табулятора по линейке его исходное положение выделено серым цветом. Для удаления табуляторов перетащите маркер табулятора вниз за пределы линейки. - Табуляционная кнопка Microsoft PowerPoint i Файл [Травка Вид Вставка Формат "Сервис Покаь слайд;.е икно Справка
Цнрезентац*я1
| -
3
.- " '."2 •.!:!.• "§" i -1 • i -2 ч '3 • i '4^' -J
(г ГЬ
- 5 - 1 - б ч •? ч •£ • i - 9 - i 10ч l_i- i -12- i 13- i 14- i -15-
'
'-НЯрЗ i -17ч -18' i 19-
w////////////////////////^^^^
\
12345
3333
!
Рис. ^ 3.35. Установка табуляции на линейке
УПРАЖНЕНИЕ Использование табуляции для задания заголовка 1. Установите табуляторы на линейке. 2. Оформите текст на слайде, как показано на рис. 3.36. 2,
4
6
S
10
12
14
16
Ш
Сотасовано
Угв
Иванов И,И.
| • НИИ Петров р.П.;
20
|22 I
Рис. 3.36. Пример использования табуляции на слайде
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
153
Титульные слайды Титульные слайды используются в качестве заголовков в презентации, обложек для отчетов или для разделения частей презентации. В PowerPoint включены специальные автомакеты для заголовков презентаций, разделов и т. п. На слайде каждая строка в заголовке центрируется автоматически, если не оговорено иное, и оформлена шрифтом соответствующего шаблона. Для улучшения внешнего вида титульных слайдов можно использовать рисунки или графические объекты. При выборе автомакета титульного слайда для ввода текста появляются две области: область заголовка слайда и область подзаголовка.
УПРАЖНЕНИЕ Создание титульного слайда 1. Щелкните на кнопке Новый слайд (New Slide) на стандартной (Standard) панели инструментов. Появится диалоговое окно Новый слайд. 2. Выберите из списка автомакет Титульный слайд (Title Slide). 3. Выберите OK, чтобы закрыть диалоговое окно. Появится новый слайд. 4. Введите и отредактируйте текстовые блоки заголовка и подзаголовка, например названиетемы презентации и дату (рис, 3.37).
ааИЖ^
2002
Рис. 3.37. Пример создания титульного слайда
http://itbookz.ru/
154
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Слайды, содержащие рисунки В PowerPoint можно добавить картинку или рисунок из коллекции клипов либо рисунок или сканированную фотографию из другого приложения или папки. Также можно добавлять собственные графические объекты, созданные с помощью инструментов на панели Рисование. В презентацию можно добавлять рисунки в следующих форматах: а метафайл Windows (.wmf), * растр (.bmp), » computer Graphics Metafile (.cgm), ® рисунок в формате GIF, & рисунок в формате JPG, 9 portable Network Graphics (.png). Для добавления и размещения рисунков можно выбрать соответствующий а вто макет.
Коллекция клипов Для вставки рисунков в PowerPoint предлагается коллекция клипов, содержащая набор различных рисунков, фотографий, звуков и видеоклипов, которые можно вставлять непосредственно в презентации. Чтобы поместить рисунок на слайд, нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование или выберите команду Рисунок в меню Вставка (Insert, Picture) и щелкните строку Картинки (рис. 3.38). Для поиска клипов, наилучшим образом подходящих для презентации, в коллекции клипов имеется средство поиска. Чтобы воспользоваться им, щелкните в поле Найти клипы и введите одно или несколько слов, описывающих искомый клип. В коллекции клипов также имеется собственная справочная система, в которой можно найти сведения об объединении клипов в категории, назначении клипам ключевых слов для упрощения поиска и об использовании сочетаний клавиш при работе в коллекции клипов. Если не удается найти требуемый рисунок, музыку, звук, видео или анимацию, подключитесь к Web-узлу, на котором можно просмотреть и в который можно загрузить дополнительные клипы.•
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование-Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
-155
-in xl
ш Вставке картинки.
Найти клипы1 Bsetifre одно или несколько слов V? 1 Рисунки ——J
Категории 1 - 51
Избранное
Знзкн
Зн.зменагегьн
Бьггоеые ЛР£Д..
Касты
Бремена года
Дом и семья
1-нопки и значки
Комиксы
Рис. 3.48. Вставка рисунка из коллекции
Добавление импортированного рисунка Рисунок можно вставить в презентацию из другого файла (с учетом поддерживаемых форматов). 1. Откройте слайд, на который требуется добавить рисунок. 2. В меню Вставка укажите на команду Рисунок (Insert, Picture) и выберите пункт Из файла (From File). 3. Найдите папку, содержащую рисунок, который требуется вставить. 4. Выберите рисунок. 5. Чтобы внедрить рисунок в презентацию, нажмите кнопку Вставка. Рисунки можно добавлять и на страницы заметок. Для этого выберите пункт Страницы заметок в меню Вид и добавьте требуемый рисунок.
http://itbookz.ru/
56
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Сканирование рисунка Для выполнения этой процедуры устройство (сканер или цифровая камера) должно поддерживать интерфейс TWAIN и быть подключение к данному компьютеру. Кроме того, на компьютере должен быть установлен драйвер этого устройства, поддерживающий протокол TWAIN. К некоторым устройствам прилагается целый набор программного обеспечения. Если вы не уверены в том, что программное обеспечение поддерживает протокол TWAIN, обратитесь к документации или к производителю устройства. 1. Откройте слайд, на который требуется вставить сканированный рисунок. 2. Поместите рисунок в сканирующее устройство. 3. В меню Вставка Microsoft PowerPoint укажите на команду Рисунок (Insert, Picture) и выберите пункт Со сканера или камеры. 4. Если к компьютеру подключено несколько таких устройств, в списке Устройство выберите требуемое устройство. Если выбранное устройство является сканером и требуется отсканировать рисунок, используя стандартные настройки, выберите вариант для передачи по Интернету (если презентацию планируется показывать на экране) или для печати (если презентацию планируется печатать), а затем нажмите кнопку Вставить для сканирования рисунка. Если выбранное устройство не является сканером (например, если это цифровая камера) или перед сканированием требуется изменить параметры сканирования, нажмите кнопку Специальная вставка. Следуйте инструкциям, прилагающимся к данному устройству. Когда изображение появится, внесите в него требуемые изменения. Используя инструменты на панели Настройка изображения, можно обрезать рисунок, изменить его яркость, контраст или цвет и внести другие изменения. Кнопка Вставить будет недоступна, если сканер не поддерживает автоматического сканирования. В таком случае воспользуйтесь кнопкой Специальная вставка.
Редактирование
рисунка
Для редактирования рисунка выберите команду Рисунок в меню Формат (Format/ Picture). Затем откройте нужную закладку и установите параметры (рис. 3.39).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
Формат рисунка
157
^1Жл!Г^^^^тЕнВП
Цвета и линии | Размер
Положение
Рисунок
н.>.':< ии:
Web
резка саева: справа;
]о см
™j
сверху:
jo см
-|0см
^j
снизу;
|0см
рожс||ис
"° user:
JABTO
•JT
яркость:
ll
контраст:
<|
Г
i
jrj
—
J
"• I
„:^:J
H мчч|
_h«J
J
ko %
T
__ _
[513% 1
Перекрасить. , .
OK
Отмена
~~\ J
-*-j T
'
Сброс
Т;
Рис. 3.39. Параметры рисунка Для редактирования рисунка можно использовать и панель инструментов Настройка изображения. На ней находятся кнопки изменения яркости и контраста рисунка, обрезания, изменения цвета и добавления границы. 1. Выберите рисунок, который требуется изменить. 2. Внесите изменения (размеры, яркость, заливка и др.) с помощью инструментов панели Настройка изображения. Удерживая указатель мыши на соответствующей кнопке, можно прочитать назначение кнопок на панели (рис. 3.40). аизоьоажения
Сброс параметров рпсун-оэ |
Рис. 3.40. Панель "Настройка изображения" В PowerPoint с помощью панели инструментов Настройка изображения нельзя обрезать, изменить заливку, границу, тень и прозрачность рисунка, созданного в формате GIF. Такой рисунок следует изменить в специальном редакторе, а затем снова вставить в слайд.
http://itbookz.ru/
158
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Рисунок, выбранный из коллекции клипов, можно перекрасить, нажав кнопку Перекрасить в диалоговом окне Параметры рисунка (рис. 3.41). Перекраска рисунка Исходный:
Новый: -
I
г Изменение —• г Описание \ Позволяет изменить любой цвет в рисунке,
Рис. 3.41. Замена цветов для перекраски рисунка
Автофигуры и графические объекты В презентации PowerPoint можно создать несколько видов графических объектов: л и н и и , стрелки, прямоугольники, овалы, готовые фигуры (автофигуры) и рисунки. Их можно изменить, применяя к ним различные улучшения, такие как, рамки, заливки, тени и прозрачные цвета. Некоторые улучшения можно применять и к графическим объектам, и к рисункам, а некоторые -лишь к рисункам. В автофигуры можно вставлять текст. Этот текст, становясь частью фигуры, будет вращаться и переворачиваться вместе с ней.
|
Для вставки текста щелкните правой кнопкой мыши в автофигуру и выверите в контекстном меню Довозить текстовую строку.
Автофигуры и графические объекты можно увеличивать, уменьшать, вращать, переворачивать, раскрашивать, а также комбинировать с другими фигурами для создания более сложных форм. Как правило, фигура имеет маркер изменения формы, позволяющий изменять наиболее характерный атрибут фигуры; например размер острия стрелки. Па панели инструментов Рисование (Drawing)
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
159
в меню Автофигуры (AutoShapes) приведено несколько категорий фигур, в том числе простые и соединительные л и н и и , основные фигуры, элементы блоксхемы, звезды и ленты, а также выноски.
Группировка объектов Группировка объектов означает объединение их в группу для работы с ними как с одним объектом. Таким образом, все объекты группы можно переворачивать, вращать, изменять в размерах или масштабировать как одно целое. Кроме того, можно изменять атрибуты всех объектов группы; например, добавить тень или сменить цвет заливки во всей группе. Можно создавать группы внутри групп, что помогает при создании сложных рисунков. Группу объектов в любой момент можно разгруппировать, а позднее восстановить, выделив любой объект старой группы. Для группировки объектов выделите группируемые объекты и нажмите на панели инструментов Рисование кнопку Действия и выберите команду Группировать.
Вращение объектов Объект можно повернуть на 90° или на произвольный угол. 1. Выделите поворачиваемый объект. 2. Нажмите на панели инструментов Рисование кнопку Свободное вращение. 3. Перенесите уго'л объекта в направлении поворота. 4. Для фиксации вращения щелкните вне объекта. ЧТОБЫ ограничить вращение объекта углом 15°, используйте инструмент Свободное вращение при нажатой клавише Shift. ЧТОБЫ повернуть объект вокруг маркера, противоположного переносимому, используйте инструмент Свободное вращение при нажатой клавише Ctrl.
УПРАЖНЕНИЕ Создание автофигуры и группировка объектов 1. Добавьте новый слайд, удалите поле для основного текста, если оно есть. 2. Нажмите пиктограмму автофигуры (AutoShapes) и держите до появления выпадающего меню. 3. Выберите Звезды и ленты, затем звезду и отключите заливку. 4. Щелкните правой кнопкой мыши фигуру. Выберите Добавить текстовую строку и начните ввод текста.
http://itbookz.ru/
160
Компьютерные презентации; от риторики до слайд-шоу
5. Установите шрифт Ariat 30 и напечатайте 2002 год. 6. Оттените звезду, нажав кнопку Тень (Shadow). 7. Увеличьте размер звезды с помощью мыши. 8. Скопируйте звезду. 9. Выделите скопированный объект. 10. Выберите Действия, затем Поменять автофигуру (Draw, Change Shape) и поменяйте звезду на ленту. И. Выберите Действия, затем Повернуть/Отразить (Draw, Rotate/Flip) и поверните ленту вправо. 12. При нажатой клавише Shift выделите обе фигуры. 13. Выберите на панели инструментов Рисование команду Действия, затем Группировать. 14. Щелкните вне группы объектов. 15. Снова выделите группу и переместите ее. Объекты перемещаются совместно. 16. Просмотрите результат и сохраните работу.
Цвета и линии К объекту на слайде можно применить множество различных вариантов оформления с использованием обрамления, заливки и т. п. Обрамление объекта может включать в себя любую рамку вокруг него. При помощи заливки можно добиться разной степени затемнения выделенной области и создания различных узоров. Атрибуты обрамления и заливки в выделенном объекте, который содержит курсор ввода, могут быть изменены при помощи панели инструментов Рисование. При выборе команды Цвета и линии в меню Формат (Format, Colors and Lines) открывается диалоговое окно Формат рисунка (рис. 3.42). В диалоговом окне Формат рисунка можно задать параметры заливки, л и н и й и границ объекта, выбирая соответствующие типы и цвета линий и заливки. Выполненную операцию по форматированию можно отменить. Кнопка * " - Цвет заливки на панели инструментов Рисование позволяет окрашивать объекты сплошным цветом, градиентной, текстурной заливкой или узором (рис. 3.43).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
Цвета и линии I Разнер j Положение | Рису-юк | - .!/."'• . = j
цвет;
|°
т
"Ч (
цвет:
1
1 т|
Г
Wl ж 1
1 1 "~ пт 1 '
т rim ,
Г
j
полупрозрачный
тип;
1 JU
Web
*„*
J
3
[-
J
Г
J
Г" использовать по умолчанию при создании объектов ОК
Отмена .
Просмотр
Рис. 3.42. Формат рисунка Способы заливки [rR^H^TJdiSJ I Текстура j •Цвета
Узор
"'
j Рисунок •• ••
Цвет ij f~" адин цвет (•" flea цвета „
< заготовка
-Тип штриховки —
Цвет 2\
~ "Варианты
(* горизонтальная | Г" вертикальная 1 ;
Г" диагональная 1 f~ диагональная 2
Образец:
t~ из угл_а . f от центра
Рис. 3.43. Способы заливки рисунка
http://itbookz.ru/
161
162
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
УПРАЖНЕНИЕ Заливка автофигуры 1. Добавьте новый слайд, удалите поле для основного текста, если оно есть. 2. Нажмите пиктограмму автофигуры (AutoShapes) и держите до появления выпадающего меню. 3. Выберите Фигурные стрелки, затем нарисуйте любую стрелку. 4. Выделите нарисованный объект. 5. Выберите команду Цвета и линии в меню Формат. 6. Откройте закладку Цвета и линии. 7. В поле Заливка откройте дополнительное меню и выберите Способы заливки. 8. Установите цвет заливки, тип и толщину линии.
Таблицы на слайде PowerPoint предоставляет пользователям удобные средства создания и оформления таблиц. Таблица состоит из строк и столбцов ячеек. Ячейки можно заполнять цифрами или текстом. Таблицы удобно использовать не только для ввода и оформления числовых данных, но и для выравнивания текста внутри слайда. Для получения дополнительных возможностей форматирования всегда можно использовать команды меню Таблица (рис. 3.44). Для оформления таблиц в PowerPoint используются следующие операции: * ввод данных в таблицы, * добавление и удаление строк и столбцов в таблице, * объединение и разделение ячеек, « оформление границ таблицы и заливка ячеек. |
Текст, содержащийся в таблице, не отображается в области структуры.
Таблицу можно создать несколькими способами: * вставить в слайд презентации при помощи команды Таблица в меню Вставка (Insert Table); 9 вставить в презентацию, выбрав автомакст Таблица; * использовать кнопку Добавить таблицу (Insert Table) - ^J; » нарисовать на слайде при помощи мыши, выбрав кнопку Нарисовать таблицу (Draw Table) - ЬИ.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
Ш Microsoft PowerPoint - (презентация!] Файл [Травка Вид Вставка Формат Сервис Показ слайдов Окно ^правка
,! Таблица * "| j D & В Е;
11 !& © ! « - ' & ;-'а! и э
П Добавить таблицу... ^ Добавить столбцы слева
п
i'n Добавить столбцы справа :
*м Добавить строки выше
Таблица
^ Добавить строки ниже 1Г Удалить столбцы Э* Удалить строки
WУ//y/Жl>^w/^^^ww^/жw/•/^tftffi
Ш Разбито ячейки Гранины и заливка... Выделить таблицу Выделить столбец Выделить строку
Рисунок 3.44. Команды меню "Таблица" Вставка таблицы при помощи автомакета 1. При создании нового слайда выберите автомакет Таблица (рис. З.Л5).
Заголовок слайда
Вставка таблицы
Рис. 3.45. Автомакет "Таблица"
http://itbookz.ru/
163
164
Компьютерные презентации: от риторики до сл?йд-шоу
2. Щелкните дважды пиктограмму Вставка таблицы в поле слайда (рис. 3.46).
Число столбцов: |
QK Отмена
Число строк:
IT*" ~"? Рис. 3.46. Вставка таблицы 3. Задайте параметры таблицы (число строк и столбцов); 4. Нажмите ОК. Вставка таблицы с помощью кнопки "Добавить таблицу" 1. Щелкните кнопку Добавить таблицу -
S.
2. Переместите указатель мыши вдоль ячеек таблицы. 3. Щелкните, когда нужный диапазон ячеек будет выбран (например, таблица 2 x 4 создаст таблицу с двумя строками и четырьмя столбцами). Таблицу можно нарисовать в документе при помощи мыши, нажав кнопку Нарисовать таблицу- ПО. В результате этих операций на экране появляется панель инструментов Таблицы и границы (Tables and Borders) (рис. 3.47). 'Таблицы и границы
•
ДИжиНаашН
- 1 ПТ * £ \ П *
£ - | 1 а б л и « а - ! Л И id В Н
Рис. 3.47. Панель инструментов "Таблицы и границы" Для редактирования таблицы можно использовать кнопки па панели инструментов Таблицы и границы. Использование инструмента "Нарисовать таблицу" 1. Убедитесь, что установлен режим просмотра слайда. 2. Щелкните по кнопке Нарисовать таблицу (Draw Table) на панели инструментов Таблицы и границы (Tablesand Borders). 3. Установите указатель-карандаш в то место слайда, на котором будет создана таблииз.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
165
4. Перетащите указатель, чтобы создать границу таблицы. 5. Перетащите указатель в вертикальном направлении, чтобы создать столбец. 6. Перетащите указатель в горизонтальном направлении, чтобы создать строку. Для удаления границы между ячейками нажмите кнопку Ластик на панели инструментов Таблицы и границы, а затем перетащите ластик по этой линии.
Редактирование таблиц Текст и/или числа могут быть введены в любую ячейку таблицы. Ячейка может содержать один или несколько элементов, которые располагаются на нескольких строках внутри ячейки таблицы. Для создания таких элементов следует ввести текст и нажать Enter.
I
Нажатие клавиши Enter при положении курсора в ячейке позволяет начать новый авзац в ячейке таьлицы.
Для удаления текста могут использоваться стандартные процедуры редактирования текста, например клавиши Delete и Backspace. Перемещаться по таблице можно с помощью клавиши Tab или мыши. Прежде чем начать редактирование, надо выделить нужный элемент таблицы. Для выделение элементов таблицы можно использовать мышь или команды в меню Таблица; Выделить строку, Выделить столбец, Выделить таблицу. Для изменения вида таблицы можно вставить или удалить строку, столбец или отдельные ячейки. Вставка строк или столбцов 1. Выберите строку, ниже которой будут вставляться новые строки, или выберите столбец, правее которого будут вставляться новые столбцы. 2. Выделите нужное количество строк или столбцов для вставки. 3. Выберите в меню Таблица команду Добавить строки (Table, Insert Rows) или Добавить столбцы (Table, Insert Columns). Удаление строк, столбцов или ячеек 1. Выделите строку(и) или столбец(ы) для удаления. 2. Выберите Таблица (Table), Удалить Строки (Delete Rows) для удаления выделенных строк. Выберите Таблица (Table), Удалить столбцы (Delete Columns) для удаления выделенных столбцов.
http://itbookz.ru/
166
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
В дополнение к функциям меню Таблица (Table) пользователи могут также выбрать параметры из контекстного меню, вызываемого при нажатии правой кнопки мыши в любом месте таблицы.
Форматирование таблицы Для форматирования таблиц в PowerPoint доступны операции изменения начертания текста внутри таблицы, а также операции изменения внешнего вида таблицы. Для изменения ширины столбцов и высоты строк можно перетащить мышью ограничительные линии между строками или столбцами. Для оформления рамки и затенения таблицы используйте кнопки панели Таблицы и границы. Объединение или разделение ячеек При создании сложных таблиц, часто бывает необходимо объединить или разделить ячейки таблицы. Под объединением ячеек в таблице подразумевается объединение нескольких ячеек в таблице. Эта операция используется при создании общих заголовков для нескольких колонок или для создания специальных форм, предусматривающих разную ширину колонок в разных строках таблицы.
Обьединение или разбиение ячеек 1. Чтобы объединить или разбить ячейки, выделите их. 2. Выберите команды Объединить ячейки (Merge Се11з)или Разбить ячейки (Split Cells) в меню Таблица (Table). Удобно использовать панель Таблицы и границы для выполнения этих операций; нажав кнопку _j? ч можно нарисовать дополнительную границу, разделяющую ячейки. 1. Для удаления линий между ячейками щелкните на кнопку <2 -Ластик (Eraser). 2. Перетащите указатель ластика между ячейками.
Изменение направления текста Для горизонтального или вертикального размещения текста используется команда Таблица в меню Формат (Format, Table). На закладке Надпись можно задать выравнивание текста и поворот на 90° (рис. 3.48). 1. Установите курсор ввода в ячейку. 2. Выберите команду Таблица в меню Формат (Format, Table) и откройте закладку Надпись (Text). 3. Выберите выравнивание и нужную ориентацию текста.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
Форматтабпицы
167
• JjxJ
Границы ] Запивка Надпись Выравнивание текста: По нижнему краю
.
г Внутреннее поле ...... Слева:
|о^24см
^j Сверху;
|ОД2см
;4]
| Справа:
|0^24см
j|j Снизу:
|Q7l2cM
^j
Г? Поворот текста Б ячейке на 90 градусов!
Рис. 3.48. Поворот текста Пример разной ориентации текста в таблице представлен ниже: . ;
- : •:
отчет
Для задания линий, ограничивающих таблицу (тип границы), используется кнопка ! П "' _ Внешние границы на панели Таблицы и границы. Чтобы быстро применить новый вид границы к нескольким ячейкам или удалить их границы, используйте инструменты на панели инструментов Таблицы и границы: -тип линии; - толщина линии; — - цвет границы; Для привлечения внимания к отдельным ячейкам к ним можно добавить заливку, используя кнопку Цвет заливки -
http://itbookz.ru/
168
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
УПРАЖНЕНИЕ Форматирование таблиц 1. С помощью инструмента Нарисовать таблицу создайте таблицу, эквивалентную представленной ниже: №п\п
Фамилия
Имя
Должность
1
Гаврикова
Мария
Экономист
2
Нахимов
Павел
Вице-президент
3
Климчук
Виктор
Коммерческий представитель
4
Крылова
Ольга
Отдел кадров
2. Используя инструменты Границы (Line Color) и Заливка (Fill Color) и установки для шрифтов примените соответствующее форматирование.
Образцы - средство форматирования презентации Для каждого вида представления презентации (слайды, заметки, структура, раздаточный материал) существуют соответствующие образцы. Каждый образец связан с соответствующим видом презентации и предоставляет определенные функции форматирования. Образец слайдов содержит форматирование для каждого нового создаваемого слайда презентации. Типичные характеристики образца слайдов включают в себя обрамление, логотипы, отметки даты и времени, номера страниц. Образец заметок содержит формат и расположение текста для заметок ведущего презентацию. Образец раздаточных материалов используется для форматирования материалов презентации в печатной форме и может содержать два, три или шесть слайдов на странице. Образец структуры используется для форматирования структуры презентации в печатной форме. Свойства, содержащиеся в образцах раздаточных материалов и структуры, автоматически применяются ко всем страницам. Однако для каждого слайда или страницы заметок пользователь может применять или не применять свойства данного образца для выбранных отдельных страниц презентации. Для просмотра и редактирования образца выберите нужный образец из меню Вид.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
169
Образец слайдов Образец слайдов позволяет создавать однотипные слайды презентации. Этот образец содержит местозаполнители для каждого заголовка слайда, а также для текста слайда, Размеры местозаполнителей заголовка и текста подчиняются формату образца слайдов данной презентации. Расположение, размер и формат местозаполнителей допускается изменять относительно образца слайдов. На образце слайдов можно выполнять следующие действия: добавлять рисунки; изменять фон; изменять размеры пустых рамок; изменять шрифт, его размер и цвет. Если на каждом слайде должен присутствовать текст или рисунок (например, эмблема компании), поместите его на образец слайдов. На слайдах объект]л появляются на тех же местах, что и на образце. Для просмотра и редактирования образца выберите Образец слайдов в меню Вид (View, Master, Slide Master) (рис. 3.49).
Образец заголовка
Область заголовка для автомакета
+ Образец текста • Второй уровень * Тратий уровень + ЧнЕфтыкуровень • ЛижЛ^они*
Область объектов &ля автомакета мжц-'щм*:-
fuuxiAJU усллл ъ/iydv
-V>
Рис. 3.49. Образец слайда
1
В квшой презентации может присутствовать только один образец слайдов. ЧТОБЫ придать презентации другой вид, используйте гиперссылки к другим презентациям, имеющим другой шаблон оформления и образец слайдов.
http://itbookz.ru/
170
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Образец слайдов содержит фоновые элементы, характеристики области заголовка и области текста слайда, области колонтитула, даты и номера слайда. Эти элементы можно редактировать, скрыть или отразить па отдельных слайдах презентации.
УПРАЖНЕНИЕ Редактирование образца слайдов (вставка объекта на все слайды презентации) 1. Выберите в меню Вид команду Образец слайдов (View, Slide Master). 2. Добавьте объект (логотип организации) в Образец слайдов, вставив соответствующий рисунок. 3. Измените размеры рисунка и переместите его в правый нижний угол. 4. Чтобы вернуться к исходному слайду, на панели инструментов Образец нажмите кнопку Закрыть (Close).
Образец заголовка Слайды с авторазметкой Титульный слайд являются слайдами заголовка темы, раздела презентации и, как правило, отличаются от остальных слайдов. Образец заголовка содержит те же компоненты, что и образец слайдов, но их расположение и форматирование можно выбрать произвольно. Для вновь создаваемой презентации команда Образец заголовков может быть недоступна. Создание образца заголовков 1. Выберите в меню Вид команду Образец слайдов (View, Slide Master). 2. Поставьте курсор в любую область'Образца слайдов и выполните команду Создать образец заголовков в меню Вставка (Insert, Create Title Master). 3. Внесите изменения в образец заголовков. 4. Чтобы вернуться к исходному слайду, на панели инструментов Образец нажмите кнопку Закрыть (Close). Если в презентации имеется образец слайдов и образец заголовков и требуется отобразить данный объект на всех титульных слайдах, этот объект следует скопировать на образец заголовков. Если объекты не отображаются на слайдах, выберите в меню Формат команду Фон и убедитесь, что флажок Исключить фон образца не установлен.
(
Изменения образца заголовков сохраняются только на слайдах с автомакетом 'Титульный слайд".
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
171
Изменение образца заголовков 1. Выберите в меню Вид команду Образец и выберите пункт Образец заголовков. 2. Внесите требуемые изменения. Например, измените шрифт, цвет и размер текста, добавьте рисунок или надпись. Убедитесь, что вы не изменили текст в поле надписи, созданной на образце. 3. Нажмите на панели инструментов Образец кнопку Закрыть.
Шаблоны дизайна При подготовке презентации вам прежде всего нужно организовать информацию, придумать заголовки, правильно расположить таблицы и графики. Когда все сделано, и сделано верно, вы увидите, что вашей презентации не хватает живости, В PowerPoint есть готовые шаблоны дизайна, которые содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применен шаблон дизайна, то образец слайдов, образец заголовков и цветовая схема этого дизайна заменяют образец слайдов, образец заголовков и цветовую схему исходной презентации. После применения дизайна каждый добавляемый в презентацию слайд будет соответствовать общему стилю. Применение к презентации шаблона оформления 1. Откройте презентацию, в которой требуется поменять оформление. 2. В меню Формат выберите команду Применить шаблон оформления (Format, Apply Design). 3. Найдите и выберите подходящее оформление или презентацию, оформление которой подходит для использования, и нажмите кнопку Применить (Apply) (рис. 3.50),
Цветовая схема слайда Большинство людей - по крайней мере те из пас, кто не имеет отношения к изобразительному искусству, - не всегда понимают, что отношения между цветами не менее важны, чем отношения между людьми. Некоторые цвета сочетаются друг с другом, а другие нет. Для презентации необходим цвет, побольше сочных, ярких красок. Цвет поможет сделать содержание слайдов более выразительным. Цвет привлечет внимание слушателей, хотят они того или нет. Подбор цвета всегда зависит от окружения, контекста. Яркие цвета хорошо смотрятся в детской комнате, но едва ли подойдут для зала совещаний.
http://itbookz.ru/
172
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Рис. 3.50. Применение шаблона оформления
Как узнать, какие цвета хорошо сочетаются? Как выбрать цвет, который представит презентацию слушателю в нужном тоне и стиле? Как установить нужное цветовое сочетание? Создавая палитру будущей презентации, подумайте о палитрах, созданных природой. Подумайте о летнем пейзаже на побережье, представьте себе излом сине-голубого океана, постепенно уступающего зарослям могущественных елей глубокого зеленого цвета, елей на фоне синих небес. Или представьте поле ранней зимой, бледно-желтые и золотые цвета, желтую траву и плоское серое небо. Эти цвета гармонично сочетаются, кажутся идеально подходящими друг другу. Они создают настроение, неповторимую эмоциональную картину. В них чувствуется присутствие незримого порядка и топкой сбалансированности. Все цвета работают вместе. При выборе палитры для слайд-шоу необходимо определить цель, которую вы преследуете. Подбор цветов не должен быть слишком формальным или чисто субъективным. "Мне нравится это" - недостаточный критерий для создания палитры. Вам необходим план. С чего начать? Первое, что необходимо выбрать, - это настроение презентации. Цвета могут быть теплых и холодных оттенков. Цвета, близкие к краснооранжевым, - теплые, близкие к сине-зеленым - холодные. Начните с выбора между теплыми и холодными цветами. Выберите один или два цвета. Теперь можно расширить палитру за счет полутопов и оттенков выбранных цветов. Оттенки можно получить, смешивая основной цвет с белым или черным. Например, смешав белый с красным, получим розовый, а черный с оранжевым -
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
173
коричневый. Экспериментируя таким образом, можно получить палитры от ясной и игривой до серьезной и сосредоточенной. Это поможет создать настроение, с которым зрители будут воспринимать то, что вы хотите им передать. Основное правило, которое следует соблюдать при выборе цветов, - простота. Перегруженность разнообразными цветами только вредит презентации. Правильный выбор цвета может помочь презентации, неправильный — помешать ей. Помните: не следует выбирать больше двух цветов. Используйте различные оттенки и полутона основного цвета. Это сохранит четкость и элегантность ваших слайдов. Следуйте изложенным правилам - и вашу презентацию ждет успех. PowerPoint предлагает готовые цветовые схемы, которые являются наборами из восьми гармонично подобранных цветов, их можно использовать в презентации. Эти цвета используются в диаграммах, таблицах и для перекраски рисунков на слайдах. Каждый шаблон оформления содержит несколько цветовых схем. Чтобы сменить схему, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат, а затем выберите подходящую цветовую схему. После применения цветовой схемы цвета становятся доступными для всех объектов презентации. Вес создаваемые объекты автоматически согласовываются с остальными объектами презентации. Иногда для выделения отдельных фрагментов или слайдов презентации (таких, как слайды с новыми предложениями или слайд повестки дня) может потребоваться использование другой цветовой схемы (рис. 3.51). Цветовая схема Стандартная jСпециальная | - Цветовые схемы - -
Совет для новичков
Удалить схему
\\У Хг
Используйте яркий фон для прозрачен и темный фон для экрана и 35 мм . слайдов.
Рис. 3.51. Цветовая схема слайда
http://itbookz.ru/
174
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Использование другой цветовой схемы для некоторых слайдов 1. Выделите в режиме сортировщика слайды, которые требуется изменить. 2. Выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат (Format, Slide Color Scheme). 3. На закладке Стандартная (Standard) выберите нужную цветовую схему. 4. Нажмите кнопку Применить (Apply). Можно создать специальную цветовую схему (рис. 3.52). Для изменения цвета в цветовой схеме, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат и перейдите на закладку Специальная. При изменении цвет также изменяется во всех объектах, использующих его в составе цветовой схемы. Чтобы сохранить изменения в новой схеме, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему. Цветовая сиена Стандартная
Специальная Применить ко g.cen
М Фон
Орипенить
| | Текст и линии ' |
Отмена
Теми Заголовок
|~~ Заливка
•
Акцент
Просмотр
*
Н Акцент с гиперссыпкой | Акцент с последующей гиперссылкой
Заголовок Текст '- .
[Изменить цвет.,.|| Добавить как стандартную схему
Рис. 3*52. Специальная цветовая схема слайда Создание специальной цветовой схемы слайда 1. В меню Формат выберите команду Цветовая схема слайда (Format, Slide Color Scheme)и перейдите на закладку Стандартная (Standard). 2. Выберите наиболее подходящую цветовую схему и перейдите на закладку Специальная (Custom). 3. В группе Цвета схемы (Scheme Colors) выберите цвет, который следует изменить, и нажмите кнопку Изменить цвет (Change Color). 4. Выберите цвет из палитры Обычная (Standard) или создайте свой оттенок цвета на закладке Спектр.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
175
5. Повторите описанные действия для каждого цвета, подлежащего изменению. 6. Чтобы сохранить цветовую схему вместе с презентацией, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему (Add As Standard scheme). 7. Чтобы применить новые цвета только к текущему слайду, нажмите кнопку Применить (Apply). 8. Чтобы применить цвет ко всем слайдам презентации, нажмите кнопку Применить ко всем (Apply to AIL). В режиме сортировщика можно применить цветовую схему одного слайда к другому слайду. 1. Выберите слайд, цветовая схема которого будет использоваться. 2. Нажмите кнопку Формат по образцу (Format Painter) один раз, чтобы перекрасить один слайд, или дважды, чтобы перекрасить несколько слайдов. Если перекрашиваются несколько слайдов, по завершении нажмите клавишу Esc, чтобы отключить режим Формат по образцу. Если перекрашивается один слайд, режим Формат по образцу отключается автоматически. Также можно применить цветовую схему одной презентации к другой презентации. Откройте обе презентации, выберите команду Упорядочить все Б меню Окно, а затем выполните описанные выше действия,
Удаление цветовой схемы 1. Выберите в меню Формат команду Цветовая схема слайда. 2. Выберите на вкладке Стандартная цветовую схему, которую требуется удалить, и нажмите кнопку Удалить схему. Для раскраски объектов можно использовать цвета, не входящие в цветовую схему.
Создание нового цвета 1. Для добавления цвета в меню Формат выберите команду Цвета и линии. 2. В поле Цвет откройте список цветов. 3. В открытом меню Цвета выберите Другие цвета и задайте новый цвет (рис. 3.53). 4. Перейдите на закладку Спектр и выберите подходящий цвет, перетаскивая курсор в виде креста, затем настройте яркость с помощью полосы прокрутки и нажмите кнопку ОК.
http://itbookz.ru/
176
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Обычные
Спектр
Цвета:.
Оттенок;
216 -Н Красный:
Насыщение: J169 ~jrj Зеленый: Яркость:
|ГЁ8 "7"| Синий.:
212 j'H ^ 1200 -~Текуший
Рис. 3.53. Создание нового цвета При добавлении другого цвета он автоматически добавляется во вес меню цветов - для текста, теней, маркеров, фона и л и н и й . Добавленные цвета отображаются под восьмью цветами цветовой схемы. Добавить и вывести можно до восьми цветов. При добавлении более восьми цветов новые цвета будут заменять старые. Цвета, добавляемые в меню цветов, остаются даже при изменении цветовой схемы. Также и текст или объекты, окрашенные этими цветами, остаются без изменений. Например, если нарисовать знак остановки и окрасить его в яркокрасный цвет, отсутствующий в цветовой схеме, а затем изменить цветовую схему, знак остановки останется к р а с н ы м . Это удобно, если часто требуется использовать уникальные цвета, отсутствующие в цветовой схеме.
Изменение фона слайда Фоновые изображения и цвета контролируются в определенном фоновом слое. При работе с фоновым слоем (рис. 3.54) доступны следующие операции: « изменение фона, в редактирование фона, да создание фона (вставка рисунка в качестве фона), • назначение фона различным шаблонам.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
177
Дополнительные цвета,.. Способы 2-sn.neKk,..
Рис, 3.54. Фон слайда Изменение фона слайда 1. Выберите команду Фон в меню Формат (Format, Background). 2. Откройте дополнительное меню Заливка фона (Background Fill). 3. Выберите один из доступных цветов или выберите Способы заливки (Fill Effects) (рис. 3.55). Способы запивки Градиентная | Текстура | Узор
Рисунок
ОК
Рисунок:
Отмена
Образец Рисунок.,,
Рис. 3.55. Вставка рисунка в слайд в качестве фона
http://itbookz.ru/
178
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
4. Выберите способ заливки, узор или текстуру. 5. Для использования рисунка в качестве фона нажмите закладку Рисунок (Picture). 6. Нажмите кнопку Рисунок и выберите файл, содержащий нужный рисунок. 7. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. 8. В диалоговом окне Фон пометьте переключатель Исключить фон образца (Omit background graphics from master). 9. Выберите Применить ко всем (Apply to AU) или Применить (Apply), закройте окно и просмотрите результат.
Проверка правописания Проверка русского правописания является очень трудной задачей. Проверяя текст пословно, PowerPoint не обнаруживает таких ошибок, как "у сестре" или "к сестры". Контроль согласования падежей и частей речи остается за автором текста, но ошибки оператора при вводе исправляются достаточно эффективно. PowerPoint предусматривает проверку орфографии документа с применением своего словаря и пользователей. PowerPoint также осуществляет поиск повторных слов, например, таких, как "для для". Проверку орфографии можно производить в выделенном фрагменте либо во всем документе. Существуют два способа проверки правописания: @ по мере ввода текста с пометкой возможных орфографических ошибок (для исправления ошибки необходимо вызвать контекстное меню, щелкнув правой кнопкой м ы ш и по выделенному слову и выбрать правильный вариант написания); .; после завершения работы можно проверить документ на наличие орфографических ошибок; обнаруженную ошибку исправить в диалоговом окне Орфография, после чего поиск ошибок продолжается в том же окне. Автоматическая проверка правописания при вводе 1. Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools, Options), а затем закладку Орфография (SpeLling) или щелкните кнопку Орфография на стандартной панели. 2. Установите флажок в поле Автоматически проверять орфографию (Automatic Spell Checking) (рис. 3.56). 3. Нажмите кнопку ОК. (В процессе ввода текста документа PowerPoint подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией.)
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
179
Параметры Вид v
| Общие 1 Правка | Печать | Сохранение Орфография и стиль
"Проверка орфографии —-— I-? автоматически проверять орфографию I
:
не помечать орфографические ощпбки в этом документе
Г? предлагать автоматически Р* пропускать слова из прописных буке р^ пропускать слова с цифрами Стиль "" f? проверять стиль Параметры с.тиля,.,
Рис. 3.56. Параметры проверки правописания Чтобы исправить орфографическую ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажмите правую кнопку м ы ш и , а затем выберите правильный вариант написания в контекстном меню. Для проверки правописания после завершения работы необходимо поставить курсор в нужную точку документа и выполнить команду Орфография в меню Сервис (Tools, Spelling). Ошибка также может быть исправлена либо в основном диалоговом окне Орфография (рис. 3,57), либо непосредственно в документе. Орфография
Пропустить
]
Пропустить все
Добавлять 6 словарь: [CUSTOM,DIG
Рис. 3.57. Проверка правописания
http://itbookz.ru/
180
Компьютерные презентации; от риторики до слайд-шоу
Для документов, составленных на двух и более языках, существуют дополнительные возможности проверки орфографии. Проверка орфографии текста документа на иностранном языке 1. Выделите в документе иностранный текст. 2. Выберите команду Язык в меню Сервис (Tools, Language), а затем команду Выбрать язык (Select Language) (рис. 3.58). Отметить выделенный текст как: 'VI i с им (РОССИЯ)
саами
санскрит сербский(кириллица) сербский(латиница) синдхи словацкий
Отмена По умолчанию,,,
По возможности автоматически испслыуются словари для выбранного языке,
Рис. 3.58. Выбор языка для проверки правописания 3. В списке Пометить выделенный текст как выберите язык, для которого должна проверяться орфография, и нажмите кнопку ОК. 4. После того как текст документа помечен, выполните проверку орфографии в документе (команда Орфография в меню Сервис (Tools, Spelling)). Встретив во время проверки орфографии ошибочный текст на другом языке, PowerPoint автоматически подключит необходимый дополнительный словарь, а затем вновь подключит основной словарь для проверки оставшейся части документа. Существует возможность проверки стиля презентации с указанием набора правил, который следует использовать. При этом можно выбрать один из встроенных наборов или создать свой собственный набор правил. 1. Выберите в меню Сервис команду Орфография. 2. Выберите закладку Орфография и стиль. 3. Нажмите кнопку Параметры стиля. 4. Откройте закладку Наглядность и задайте требуемые параметры. Эти Параметры стиля включают установки для проверки регистров и знаков препинания в заголовках и основном тексте слайда, а также позволяют контролировать наглядность представления информации на слайде (рис. 3.59).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
181
Регистр и знаки препинания Наглядность
v? Размер шрифта заголовка должен быть не менее: . !• Размер шрифта основного текста должен быть не менее;
J24 j^J
' Удобочитаемость Е
I
! Р Количество маркеров не должно превышать:
|6
л''
••' *"™1
: V? Количество строк в заголовке не должно превышать:
|2
^j
; !^ ^личест^остроки^i^prapнедол^офевь1шать!|
|2
^j !
OK
Отмена
-^ 1
По умолчанию
Рис. 3.59. Параметры проверки стиля презентации При показе презентаций на экране необходимо помнить, что есть три области, которые требуют особого внимания: планирование слайдов, четкость текста и доступность иллюстраций. Это можно определить как наглядность презентации. Рекомендуемые параметры, определяющие наглядность, следует выбирать в зависимости от способа демонстрации, размеров экрана и аудитории.
Создание колонтитулов Колонтитул - это повторяющийся вверху или внизу каждой печатной страницы текст или графическое изображение. Колонтитулы могут включать, например, заголовок, дату, номер страницы или графическое изображение. Колонтитулы появляются на слайдах распечатанных документах, а также видны на экране в режимах Показ слайдов и Сортировщик слайдов. Колонтитулы помещаются на образце слайд, редактируются либо в образце, либо при выборе команды Колонтитулы в меню Вид (View, Header and Footer) (рис. 3.60). PowerPoint позволяет задать поля для ввода даты, номера слайда и текст для нижнего колонтитула, причем колонтитулы слайдов и распечатки заметок и выдач могут отличаться.
http://itbookz.ru/
182
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Колонтитулы Слайд Заметки и выдачи Включить Б слайд - !5* Дату и время *~ Автсобновление
Номер слайда Нижний колонтитул
Не показывать на титульной слайде
Рис. 3.60. Параметры колонтитулов Оформление колонтитула 1. Выберите команду Колонтитулы в меню Вид (View, Headerand Footer). 2. Появляется диалоговое окно Колонтитулы. 3. Выберите опцию Не показывать на титульном листе (Don't show on title slide). 4. Задайте требуемые параметры Б области Включить в слайд (Include on slide). 5. Выберите Применить (Apply) или Применить ко всем (Apply to All). Текущие дата и время вводятся в текст колонтитулов в форме полей. Поле это зарезервированное место в документе. Поля Дата и Время PowerPoint обновляет автоматически, когда документ открыт, а также при печати документа. В колонтитул можно вставить поле номера страницы, показывающее номер текущей страницы.
[
Использование команды Номер слайда из меню Вставка для автоматической нумерации страниц в поле колонтитула при уже существующей нумерации приведет к повторной печати номера слайда.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
183
Печать документа Важным преимуществом использования Office является представление WYSIWYG (What You See Is What You Get), которое позволяет видеть на экране готовый к печати документ. PowerPoint позволяет печатать презентации в разных видах в зависимости от назначения материалов.
Параметры страницы Размер слайда, ориентация слайда при печати, а также ориентация заметок, выдач и структуры презентации устанавливаются при выборе команды Параметры страницы в меню Файл (File, Page Setup) (рис. 3.61). Размер слайдов:
Ориентация • Слайды -
Ширина: (• альбомная Высота:
fig
][j см
Нумеровать слайды с;
гг
г Заметки, выдачи и структура 1 "дЬ| (• книжная LrVl -~ , \ \ _ 1 ( альбомная
Рис. 3.61. Параметры страницы Кнопка Печать (Print) - el? может использоваться для печати одной копии активного документа, сохраняя текущие параметры печати. Диалоговое окно команды Печать из меню Файл (file, Print) (рис. 3.62) может использоваться для выбора принтера и позволяет выполнять следующие действия: » печать диапазона страниц (слайдов), т- печать нескольких копий, • печать заданных номеров страниц (слайдов), -.'•< печать в файл, ;.; печать обрамления слайдов, л изменять оттенки печати и т. п.
http://itbookz.ru/
184
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
• Принтер HP LaserJet 1200 Series PCL 6
Свойства
Состояние: Бездействует Тип; HP LaserJet 1200 Series PCL 6 Порт: ООТ4_001 Г" печать в файл
слады; Введите номера слайдов или диапазоны номеров. Например: 1;3;5-12
разобрать по копиям
ПО та',: 1 - ::; Г" оттенки серого
Г" масштабировать по листу
Г" черно-белый без серого
Г обрамление слайдов
Г ,.--......
Глеч=тьс *т
;
Г"
, .:...
ОК
Отмена
Рис. 3.62. Печать слайдов презентации Для печати страниц заметок и выдач параметры печати устанавливаются в соответствующем диалоговом окне (рис, 3.63). -Выдачи слайдов на странице: Порядок: Г" оттенки серого
Г [(
(• горизонтальный
Г" масштабировать по листу
Г* черно-белый без серого
J5* обрамление сл.айдов
Г
\
•; --.-•- --, -•;•.
f~ вертикальны!
т:- '.srt ::рь - ;.- . ,.- я:
ОК
Отмена
Рис. 3.63. Печать выдач
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
185
Параметры печати Для задания параметров печати необходимо выбрать в меню Сервис команду Параметры и выбрать закладку Печать (Options, Print) (рис. 3.64).
Вид
j Общие | Правка Печать Сохранение | Орфография и стиль |
Параметры печати [• фоновая печать I
печатать шрифты ^TrueType как графику
Г" печатать внедренные объекты с текущим разрешением принтера Параметры только для данного документа • При печати "презентация ЛИТ" с помощью кнопки панели инструментов или подщиеки,,. Г использовать предыдущую настройку печати 1
"*" Использовать следующую настройку по умолчанию:! Печатать следующее: (Слайды (без анимации) I
печать скрытых слайдов
Г" оттенки сероцо \
черно-бе тый без серого
Рис. 3.64. Параметры печати При установленном режиме фоновой печати можно продолжать работать, пока документ печатается. Однако для этого используется дополнительная системная память. Чтобы ускорить печать, снимите флажок Фоновая печать. На печать можно выводить различные сведения о документе, например скрытые слайды, оттенки и обрамление, для этого надо пометить соответствующий переключатель в диалоговом окне в группе Параметры только для данного документа.
Организация слайд-шоу PowerPoint позволяет отображать презентации в виде непрерывной демонстрации (слайд-шоу) на экране монитора или на большом экране с помощью мультимедийного проектора. Ведущий презентацию может управлять показом вручную или устанавливать автоматическую смену кадров по времени с различными эффектами перехода и построения текста.
http://itbookz.ru/
186
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Показ слайдов Используя все возможности оформления PowerPoint, интерактивную (электронную) презентацию можно сделать законченной и интересной. Такие возможности, как смена слайдов, время показа слайда, фильмы, звук, анимация и гипсрссылки, помогут разнообразить презентацию. После того как вы решите использовать компьютер для создания презентации, вам откроется множество способов подачи презентации. Запуск показа слайдов из PowerPoint Выполните одно из следующих действий: • Нажмите кнопку Показ слайдов (Slide Show) в левом нижнем углу окна PowerPoint. • В меню Показ слайдов выберите команду Начать показ (Slide Show, View Show). • В меню Вид выберите команду Показ слайдов (View, Slide Show). • Нажмите клавишу F5.
Эффекты смены кадров Анимационные эффекты в PowerPoint используются для улучшения вида презентации, смены кадров, "оживления" текста или графических объектов во время просмотра. Для установки параметров смены кадров следует выбрать в меню Показ слайдов команду Смена слайдов (Slide Show/ Slide Transition) (рис. 3.65).
медленно Продвижение • • W по щелчку
средне
f быстро Звук : j[ H gT звука]
i"* автоматически после ; ! г-
Рис. 3.65. Эффекты смены кадров
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
187
В поле Эффект задаются анимационные эффекты перехода слайдов, ручное или устанавливаемое по времени управление сменой слайдов задастся в поле Продвижение.
Произвольный показ и скрытые слайды Если одна и та же презентация демонстрируется для разных аудиторий, то некоторые слайды можно не показывать или создать несколько вариантов показа одной итой же презентации (произвольный показ), Задание произвольного показа 1. В меню Показ слайдов выберите команду Произвольный показ (Slide Show, Custom Show) (рис. З.бб). ;
:j.i;j;|i!;||llij,;"
-
?i x
Имя произЕольного показа; |Варнант1| Слайды произеольного гтоказа: 1, И АОКИТЕЖГРАД У 2, Автоматизированная сис
Слайды презентации;
•маз
3. Информационные оогекты ее 4. Спайд-1
Добавить
Рис. 3.66. Задание произвольного показа 2. Выберите Создать (New). 3. Введите Вариант! в поле Имя произвольного показа (Slide Show Name). 4. Выберите для просмотра нужные слайды исходной презентации и нажмите кнопку Добавить (Add). 5. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно. 6. Закройте окно Произвольный показ. Запуск произвольного показа Эта процедура показывает в процессе демонстрации только слайды из произвольного показа. 1. В меню Показ слайдов выберите команду Произвольный показ (Slide Show, Custom Show). 2. Выберите требуемый показ из списка (рис. 3.67).
http://itbookz.ru/
188
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
ПроизвопьныЙ показ Произвольный показ:
рь:'~ТЕТгшш!ш;и Изменить.,.
Рис. 3.67. Произвольный показ 3. Нажмите кнопку Показать (Show). Скрытие слайдов осуществляется при выборе команды Скрыть слайд в меню Показ слайдов (Slide Show, Hide Slide). В режиме сортировщика слайдов номер скрытого слайда будет перечеркнут (рис. 3.68). Воздействие KOMibtoiepa на lUnilbtQTEP Н ЗДОРОВЫ
/fgjL
с ч»*
Щ) Рис. 3.68. Скрытие слайдов
Анимационные эффекты текста и объектов Во время просмотра презентации для каждого объекта может быть задан способ и время появления на экране. Например, объект может "всплывать", "вылетать сверху" или "растворяться". Можно задавать порядок появления объектов на экране. Использование эффектов смспы объектов, изменение времени показа и порядка появления дает пользователю полный контроль над каждым слайдом презентации. Выполнение анимации текста и объектов 1. В режиме слайдов отобразите слайд, для текста или объектов которого выполняется анимация.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
189
2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации (Slide Show, Custom Animation), затем перейдите на закладку Порядок и время (Timing). 3. Пометьте текст или объект, подлежащие анимации, в группе Объекты для анимации (Objects for Animation). 4. Чтобы показ анимации начинался по щелчку в тексте или на объекте, установите переключатель По щелчку мыши (On mouse click). Для автоматического запуска показа анимации установите переключатель Автоматически, через [...] секунд после предыдущего события и укажите, через сколько секунд после предыдущей анимации следует показывать данную. 5. Щелкните закладку Видоизменение (Effects). 6. Выберите эффект и звук, установите нужные настройки параметров. 7. Повторите пункты З-б для каждого объекта, подлежащего анимации (рис. 3.69). Просмотрите готовую анимацию, нажав кнопку Просмотр. Настройка анимации Объекты для анимации; У Заголовок 1
а
:
и'."'
Г~Рисунок 3
Порядок и время Видоизменение ] Видоизменение в диаграмме | Настройка мультимедиа Порядок анимации:
'-Анимация ! J7 по щелчку [ ?"" авхоматически, череэ Переместить j секунд после предыдущего события
Рис. 3.69. Настройка анимации объектов Самый Быстрый СПОСОБ создания простейшей анимации: выделите нужный овъект (в режиме слайдов), щелкните меню Показ слайдов, укажите на команду Встроенная анимация и выверите подходящий вариант. ЧТОБЫ предварительно просмотреть анимацию в режиме слайдов, выверите в меню Показ слайдов команду Просмотр анимации. Анимация Будет показана в миниатюрном слайде. ЧТОБЫ начать показ, щелкните эту миниатюру слайда.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
190
Эффективным способом представления текста в презентации является анимация списков. Внимание слушателей фокусируется на текущем пункте, в то время как последующие еще не в и д н ы . Существует несколько различных эффектов смены текста.
УПРАЖНЕНИЕ Построение текста и графических объектов Создайте слайд с текстом и рисунком, например, таким, как на рис. 3.70. 1. В режиме слайдов выберите текст, для которого выполняется анимация. 2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации (Slide Show, Custom Animation), затем перейдите на закладку Время и порядок (Timing). 3. Пометьте заголовок, текст и объект, подлежащий анимации. 4. Перейдите на закладку Видоизменение (Effects).
Поля и излучения ; Зрение. Эргономические параметры монитора .Осанка. Работа с клавиатурой и мышью Стресс lnternet-завйсимость'й игромания
Рис. 3.70. Пример слайда с текстом и рисунком 5. Выберите для каждого объекта эффект из списка, например, вылет справа для текста. 6. Установите для текста нужные настройки, например, По словам в группе Появление текста (Introduce text). 7. Установите нужные настройки для объектов Заголовок и Рисунок (рис. 3.71). 8. Просмотрите готовую анимацию, нажав кнопку Просмотр (Preview).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
1 1 "
JJ.XJ
^ .,...-.^, ...-.-^.^.^~-^.-,..-.
Объекты для анимации:
Т»™^™»?»1^'™**"
Г Заголовок 1
i^j1 ™'.™«""""'
Порядок и время
Видоизменение
j-j
"~
ij;!
Просмотр
Видоизменение з диаграмме ! Настройка мультимедиа |
• • Выберите эффект и звук • [вылет
191
Появление текста- [сверху-справа
_^j
[по сговам . & по эбъаи&м |1-гс уровня
После анимации ~-
[~*
Г-1 Т .1 1
,.,-•,-..
_
П в обратном порядке
Рис. 3.71. Настройка анимации для текста
i
Автоматические презентации Автоматические презентации представляют собой удобный способ распространения информации в виде показа слайдов, осуществляемый без ведущего. Например, можно подготовить презентацию для автоматического показа на стенде фирмы во время выставки или конференции. Большинство средств управления можно сделать недоступными (за исключением инициирования некоторых элементов щелчком мыши) для защиты от изменений, вносимых пользователями. После завершения автоматическая презентация запускается повторно. Конструируя автоматическую презентацию, необходимо иметь представление об условиях ее проведения, например о наличии контроля стенда. В зависимости от этих условий следует определить, какие элементы НУЖНО включить в презентацию, какие средства управления можно доверить пользователям, как исключить возможность неправильного использования. Для подготовки автоматического показа слайдов откройте презентацию, выберите в меню Показ слайдов команду Настройка презентации, затем установите переключатель Автоматический. При этом автоматически установится флажок Непрерывный цикл до нажатия "Esc" (рис. 3.72). При проектировании автоматического показа слайдов используются перечисленные ниже возможности.
http://itbookz.ru/
192
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
;, •
астройка презентации
i
'"• все
Г управляемый докладчиком (полный экран) (~ управляемый пользователем (окно)
JJ.X]
!
1
р—
от: |
—
—
•
—
-ч
и
-т1 до: |
±!
•<
<* Автоматический (полный экран); 17 н
эерыБныйциклдвнэч T:I
,=• • --,
d
|еэриант1
Е
без речевого сопровождения гСмена слайд OB-]
Г" без анимации Г~
-
._
.
Г" вручную
-........,-., : :
;:-- -
ч .:.
ЕнЖШПШШ! •
*
tV£:vi ка: ] '"- аноЛпсттор
»(
'— -
Мастер проекторов.,.
ОК
Отмена
Рис. 3.72. Настройка презентации Автоматическая или ручная смена слайдов. Показ может проходить с автоматически установленными интервалами, однако можно обеспечить, чтобы пользователи самостоятельно меняли слайды с помощью мыши как им удобно. Щелчки мыши будут восприниматься только объектами, для которых созданы гиперссылки. Гиперссылки. С помощью гиперссылок можно пройти по всей презентации или перейти к другим слайдам или программам. Звуковое сопровождение. Показ слайдов можно сопроводить записанным дикторским текстом. Управляющие кнопки. В PowerPoint включен набор встроенных объемных кнопок, выполняющих такие действия, как Вперед, Назад, Основной слайд, Справка, Сведения, Звук и Видеоклип (рис. 3.73). Нажимая эти кнопки во время показа, можно запускать другое приложение, воспроизводить звук или кино, переходить в другие слайды, файлы или Web-страницы.
Рис. 3.73. Управляющие кнопки Управляющие кнопки доступны при нажатии кнопки Автофигуры па панели инструментов Рисование или команды Управляющие кнопки в меню Показ слайдов. При щелчке кнопка изображается нажатой. Управляющие кнопки снабжены такими стандартными фигурами, как стрелки вправо и влево и т. п.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
193
Гиперссылки Гиперссылки реализуются u PowerPoint в виде кнопок, по которым можно переходить в другие слайды презентации, в другую презентацию, в документ Word или по какому-либо адресу Интернета. Гиперссылку можно задать для любого текста или объекта, в том числе для фигуры, таблицы, рисунка или кнопки действия. Для запуска соответствующего действия следует щелкнуть гиперссылку или указать на нее курсором. С текстом или объектом можно связать два действия, например, воспроизведение звука при указании курсором на объект и переход к другому слайду после щелчка по тому же объекту. При создании гиперссылки следует назначить действие по щелчку, так как при назначении действия по указанию мышью есть вероятность перейти не туда, куда нужно. Если слайд включает фигуру с текстом, можно создать разные гиперссылки для фигуры и для текста. Текст, представляющий гиперссылку, подчеркивается и выделяется цветом, сочетающимся с цветовой схемой. После возвращения из гиперссылки этот цвет меняется, что позволяет отслеживать просмотренные гиперссылки. Гиперссылки вставляются в диалоговом окне Настройка действия (меню Показ слайдов) или с помощью кнопки Гиперссылка на панели инструментов Стандартная (эта кнопка также доступна в Word, Microsoft Excel и Microsoft Access). Кроме того, в PowerPoint имеется набор кнопок (команда Управляющие кнопки в меню Показ слайдов), которые можно вставлять в презентации в виде гиперссылок. При создании гиперссылки можно задать путь к ее месту назначения в виде абсолютной или относительной ссылки, Абсолютная ссылка - это фиксированное описание местоположения файла, содержащее полный адрес места назначения, например: c:\Moи документыЮтчетЛос. Если в презентацию вставлены гиперссылки на адреса сети Интернет, с помощью панели инструментов Web можно открывать начальную страницу, помещать интересные файлы в папку Избранное, вести хронологию переходов в другие презентации.
Интерактивные настройки Для гиперссылки можно указать место назначения, выбрать запускаемое приложение или задать звук или кино; все это производится в одном диалоговом окис, Команда Настройка действия (меню Показ слайдов) (Slide Show, Action Setting) позволяет определить интерактивное действие для данного объекта (рис. 3.74).
http://itbookz.ru/
194
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Настройке действии По щелчку мыши по наведении указателя мьш-. Действие по иелчку мыши —
Г Нет f*" Перейти по гиперссылке:
Е Запуск программы;
Рис. 3.74. Настройка действия Одному объекту можно назначить два различных действия: одно из них будет выполняться по указанию курсора на объект, а другое - по щелчку мыши. Например, при указании мышью можно воспроизводить звук, а по щелчку в том же объекте - переходить к другому слайду. Можно перейти на любой слайд текущей или другой презентации, выбрав нужный адрес в поле Перейти по гиперссылке строку Слайд, а затем выбрать слайд из списка (рис. 3.75). Слайд: 2. Автоматизированная система контроля фи 3. Информационные объекты системы 4. Схема 1
Рис.
3.75. Гиперссылка на слайд
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
1. 2. 3. 4.
5. 6. 7.
195
Вставка гиперссылок в презентацию, их изменение Сохраните презентацию, в которую вставляется гиперссылка. При вставке гиперссылки в несохраненную презентацию нельзя создать относительную ссылку. В списке автофигур выберите Управляющие кнопки, затем выберите Настр;эиваемая или выделите текст или объект, представляющий гиперссылку. В меню Показ слайдов выберите команду Настройки действия (Slide Show, Action Setting). Чтобы задать переход по щелчку в выделенном объекте, щелкните закладку По щелчку мыши (Mouse Click). Чтобы задать переход по указанию мышью на объект, щелкните закладку По указанию мышью (Mouse Over). Щелкните Перейти по ссылке (Hyperlink to), затем выберите место назначения гиперссылки, Установите другие необходимые параметры, затем нажмите кнопку ОК. Для предварительного просмотра гиперссылки в показе слайдов нажмите кнопку Показ слайдов, находящуюся в левом нижнем углу окна PowerPoint. Устанавливая гиперссылку для перехода в какой-лиьо слайд, вставьте также в этот слайл гиперссылку для возврата в исходный слайд.
Удаление гиперссылки 1. Выделите текст или объект, представляющий гиперссылку. 2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка действия (Slide Show, Action Setting), затем щелкните Нет (None).
I
ЧТОБЫ удалить гиперссылку вместе с представляющим ее объектом или текстом, выделите этот объект или текст и нажмите клавишу Delete,
Звуковые и видеообъекты в презентации В комплекте PowerPoint имеются музыкальные, звуковые и видеоклипы, которые можно воспроизводить в ходе показа слайдов. Некоторые звуки (например, аплодисменты) вызываются с панели инструментов Эффекты анимации (рис. 3.76). Другие звуки, а также музыка и видеоклипы доступны в коллекции или в предварительно созданных файлах. Эффекты анимации
' (
Рис. 3.76. Панель инструментов "Эффекты анимации"
http://itbookz.ru/
196
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Музыку, звук или видеоклип можно вставить в слайд и для их воспроизведения в определенный момент показа. По умолчанию для запуска кино или звука необходимо щелкнуть по его значку в ходе показа. Звуки, музыка и видеоклипы вставляются в виде объектов PowerPoint. Чтобы воспроизвести звук или видеоклип как объект универсального проигрывателя, выберите в меню Вставка команду Объект, затем щелкните клип мультимедиа. В этом случае для запуска звука или видеоклипа используется универсальный проигрыватель, устанавливаемый вместе с Windows. Он воспроизводит файлы мультимедиа и управляет работой таких устройств, как проигрыватели для компакт-дисков и видеодисков. Кроме этого, для воспроизведения музыки, звуков и видеоклипов на компьютере существует специальное оборудование. Чтобы узнать, что установлено на вашем компьютере и с какими параметрами, проверьте на панели управления Windows установки Мультимедиа и Звуки. В PowerPoint реализовано речевое сопровождение. Запись голоса ведущего позволяет провести показ слайдов в автоматическом режиме и затем разослать презентацию другим пользователям - электронным способом или па диске, Файлы кино (AVT-файлы) запускаются непосредственно из PowerPoint, что повышает качество воспроизведения и расширяет возможности управления цветом. Коллекция клипов, включенная к папку ValuPack на диске CD-ROM, помимо графических элементов содержит звуки, видеоклипы и картинки, Эти клипы, сосредоточенные в одной папке, удобно использовать при создании презентаций с элементами мультимедиа.
Включение в слайд видеоклипа или звука 1. В режиме слайдов отобразите слайд, куда включается кино или звук. 2. Укажите в меню Вставка на команду Кино и звуки (Insert, Movie and Sound), затем щелкните Кино из коллекции или Звук из коллекции. 3. Чтобы вставить объект из коллекции, выберите нужный и затем дважды щелкните соответствующий значок. 4. Чтобы вставить звук или кино из другого места, щелкните Звук или кино из файла, затем найдите папку с нужным файлом и дважды щелкните этот файл. По умолчанию звук (видеоклип) вызывается щелчком по значку во время показа слайдов. Для вызова звука другим способом, например, не щелкая значок а устанавливая на нем курсор, выберите в меню Показ слайдов команду Настройки действия (Slide Show, Action Setting).
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
197
Установки проигрывания звуковых и видеообъектов Можно установить параметры воспроизведения звука или видеоклипа во время показа слайдов. С помощью команды Настройка анимации в меню Показ слайдов можно дэбавить анимационные эффекты и изменить параметры воспроизведения (рис. 377). Например, можно задать автоматическое воспроизведение звука или видеоклипа в анимационном эпизоде. Настройка анимации Объекты дпд анимации:
ок
Г" Заголовок 1 Г Текст 2 Г" Управляющая кнопка: настраиваемая 3
D - Q, С
]
Отмена
а / п а "а п
; Г? Использовать порядок анимации : При этом:
С остановить покзз слайдов & продолжить показ слайдов
Закончить; f после текущего слайда & после jf~~ jf] слайда
Г
Скрывать, когда нет воспроизведения
Рис. 3.77. Настройка мультимедиа Проигрывание звуковых и видеообъектов 1. Выберите слайд, Б котором добавлен видеоклип или звук. В режиме слайдов выберите значок видеоклипа или звука, для которого следует установить параметры. 2. Выберите в меню Показ слайдов команду Настройка анимации (Slide Show, Animation Setting), затем перейдите на закладку Настройка мультимедиа (Play Setting). 3. Установите нужные параметры, при необходимости нажав кнопку Дополнительно.
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Дополнительные возможности PowerPoint PowerPoint содержит удобные средства для обмена данными, графического представления данных (построения диаграмм), ввода формул и создания структурных схем.
Диаграммы Диаграммы - это графический способ представления числовых данных, находящихся на слайде, удобный для анализа и сравнения. Для работы с диаграммами и PowerPoint необходимо установить Microsoft Graph или Microsoft Excel. При создании диаграмм следует посмотреть описание разных типов диаграмм в диалоговом окне Тип диаграммы и выбрать тот, который более подходит для представления данных (рис. 3.78). Стандартные | Нестандартные
Тип:
Вид; Гистограмма ;. || .
.у. График Круговая Точечная Q $£ £$ •* у%
С областями Кольцевая Лепестковая Поверхность Пузырьковая Биржевая
: Лараиетры ; I— ...
Диаграмма с областями с накоплением отображает как изменение общей 'суммы, так и изменение вклада • отдельных значений.
Просмотр результата
Рис. 3.78. Типы диаграмм
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
199
На закладке Стандартные представлены основные типы диаграмм. Каждый тип имеет несколько различных видов. Щелкнув мышью нужный Тип (Chart type) диаграммы, в окне Вид диаграммы (Chart sub-type) можно подобрать конкретный вид представления данных. Для создания диаграммы необходимо определить, какие данные будут использованы. По умолчанию предлагается приведенная ниже таблица (табл. 3.4). Таблица 3.4. Таблица данных для построения диаграммы II кв.
III кв.
27,4
90
Запад
I кв. 20,4 30,6
38,6
34,6
Север
45,9
46,9
45
Восток
PowerPoint строит диаграмму (по умолчанию гистограмму) на основе введенной информации (рис. 3.79). - Область данных И АО К1ШЖГРАД1 - Таблица да д
2 кв
1 KB
1 оО Восток 2 mm Запад 3 aQ. Север 4 <j
V
с
В
?(].4 30,6 45,9
!
3 IE 27,4 38 ,6 46,9
Л
D
Т
4 кв
.*]
Е ^
20,4
90
34,6
31,6:
43,9'
45
j
| I
•г!
±.0
'S/S/^M'/SSSSM'/SSSSSSSMy&/M^^^
Легенда Категории оси X
Рис. 3.79. Пример построения диаграммы
http://itbookz.ru/
200
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Область данных диаграммы - эго, значения которых используются для построения диаграммы. Она может содержать данные вместе с заголовками (метками) строк и столбцов. Метки строк и столбцов соответственно используются для определения оси X и наименований групп данных, так называемой легенды. Область числовых данных - эго я ч е й к и , которые содержат числовые данные. Последовательность однотипных данных определяется как ряд. Ряды данных могут быть заданы по строкам или по столбцам. В зависимости от выбранного метода определения рядов меняются метки по оси X. Категории оси X - это область, содержащая имена, которые представляют собой метки, помещаемые вдоль оси X (горизонтальной оси) диаграммы. В круговой (pie) диаграмме, категории оси X используется для обозначения сегментов крута. Легенда - это область, содержащая имена, которые используются для обозначения отображаемых элементов у к а з а н н ы х категорий данных.
Построение диаграмм Диаграммы создаются при использовании автомакета Диаграмма или с помощью выбора команды Диаграмма, R меню Вставка, (Insert, Chart), или при нажатии кнопки Добавление диаграммы (Add Chart) на панели инструментов Стандартная (Standard) - йД.
Создание диаграммы при выборе автомакета "Диаграмма" 1. Создайте новый слайд. 2. Выберите автомакет Диаграмма (Chart). 3. Дважды щелкните пиктограмму на слайде. Появится таблица данных. 4. Введите в таблицу данные, по которым необходимо создать диаграмму. 5. По окончании ввода выберите Закрыть (Close). 6. На слайде появится диаграмма, по умолчанию создается столбчатая диаграмма. Для улучшения вида диаграммы можно использовать изменение цветов, узоров, линии, заливок и границ диаграмм].!. PowerPoint строит диаграмму в соответствии с заданными пользователем параметрами.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
201
Задание параметров диаграммы 1. В меню Диаграммы (Chart) выберите команду Параметры диаграммы. 2. Появится диалоговое окно Параметры диаграммы (Chart Options) (рис. 3.80). 3. Выберите нужную закладку и задайте параметры.
Подписи данных Заголовки
Таблица данных Оси
Линии сетки
Легенда
На: ванне диаграммы: (") g. ^ у^on aillH
Образование сотрудников
Oct X (категорий): отделения
СОТруДНИКОИ •
П Высшее
Я
Ось V (значений);
• Среднее a
•-.•..">
х
q
Be;
спец.
1/
F
1i $« ^
0
• Другое
OK
Ш
СПТУ
Отмена
Рис. 3.80. Параметры диаграммы Поле Название диаграммы (Chart title) используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы. Поля Ось X (категорий) и Ось У (значений) (Category/Value axis) используются для ввода заголовков, которые будут показаны в соответствующих частях диаграммы.
УПРАЖНЕНИЕ Создание столбчатой диаграммы (гистограммы) Целью данного упражнения является создание диаграммы Распределение сотрудников по уровню образования в сети магазинов на основе данных, приведенных в табл. 3.5. Для использования данных в упражнениях следующих разделов создайте аналогичную таблицу в Excel и сохраните файл с именем Educ.xls
http://itbookz.ru/
202
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Таблица 3.5. Данные для построения диаграммы j
l"
А
1
В
С
D
Магнолия
Лилия
Фиалка
2
Высшее
25
20
9
3
Среднее.
28
23
20
4
ПТУ
27
58
20
5
Всего
80
101
49
1. Создайте новый слайд. 2. Выберите автомакет Диаграмма (Chart). 3. Дважды щелкните пиктограмму на слайде. Появится таблица данных. 4. Введите данные, как показано в таблице. 5. В меню Диаграммы (Спагт.)выберите команду Тип диаграммы (Chart type), в открывшемся окне выберите тип - Гистограмма, затем выберите вид - Обычная. 6. В меню Диаграммы (Chart)выберите команду Параметры диаграммы (Chart Options). 7. Появится диалоговое окно Параметры диаграммы. 8. Задайте Название диаграммы (Chart Title) Образовательный уровень сотрудников. 9. Задайте заголовок Ось X (категорий) Образование и заголовок Ось У (значений) Количество сотрудников. 10.Сохраните презентацию Educ.ppt.
Объекты диаграммы Диаграмма представляет собой набор объектов, который включает область построения, ось категорий, заголовок оси категорий, ось значений, заголовок оси значений, название диаграммы и легенду (рис. 3.81). Внутри области диаграммы, каждый сгруппированный объект может состоять из одного или нескольких объектов, как, например, легенда. Каждая группа или объект имеет свое собственное контекстное меню и диалоговое окно свойств этого объекта. Чтобы изменить параметры объекта диаграммы, необходимо его выделить. Для этого достаточно щелкнуть объект диаграммы. На выделенных объектах появляются маркеры изменения размера. Чтобы убедиться, что выделен нужный объект диаграммы, переместите указатель мыши на этот объект, через несколько секунд появится всплывающая
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
203
подсказка. Всплывающие подсказки по умолчанию показывают имена объектов и значения рядов данных. - Область построения
- Название диаграммы
Образовал ельный
i
/ровень
i i —П h Мягм • —i ОЛИЯ
i
п
Ш Лили Я
—
ПФияг ка
1 ?
L
С
i
./
-^
/'
rfa
•-?"'
X
^"
Образование
^ - Заголовок оси У Категории оси X -
Рис.
.
i
0
3
Заголовок оси X Серии данны>
' Легенда - Область £ и а грамм
3.81. Объекты диаграммы
Размеры диаграммы могут быть изменены с использованием следующей техники: 1. Выделите диаграмму и перетащите за маркеры соответствующих сторон. 2. Перетащите угловой маркер для одновременного изменения сторон. 3. Перетащите центральный маркер для изменения только одной стороны. Для удаления самой диаграммы выделите ее и нажмите Delete.
Изменение внешнего вида диаграммы Выполнение следующих достаточно простых операций полезно для улучшения внешнего вида диаграммы: ® редактирование названия диаграммы, заголовков Ось X (категорий) и Ось У (значений); ••j добавление/удаление сетки (Gridlines); * применение рамок и заполнение цветом объектов диаграммы; ., изменение параметров осей; , добавление подписи данных (Data Labels).
http://itbookz.ru/
204
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
При редактировании диаграммы па панели инструментов Стандартная появляются дополнительные кнопки (рис. 3.82). Q&I
Рис. 3*82. Панель "Стандартная" с кнопками форматирования диаграммы Дополнительные кнопки форматирования диаграммы Ф Выбор и форматирование объектов диаграмм - Область диаграммы
^
$ Изменения типа диаграммы - шГ:*; Ф Включение и выключение легенды - ЁЦ . & Показ таблицы данных- нШ _ *
Построение диаграммы с рядами данных в строках или в столбцах Всплывающие подсказки показывают назначение кнопок на панели.
Изменение текста в заголовках Заголовки диаграммы и осей могут быть изменены как по содержанию, так и по внешнему виду. 1. Выберите Название диаграммы (Chart Title). Маркеры изменения размеров должны появиться для выделенного объекта. 2. Щелкните еще раз заголовок для вставки курсора ввода в объект. 3. Отредактируйте выделенный объект, изменив размер шрифта. Для добавления второй строки поместите курсор ввода в конец текста, нажмите Enter и введите новый текст. 4. Нажмите Esc после завершения. Заголовки также можно форматировать с помощью контекстного меню. Для перемещения заголовка выделите заголовок и перетащите его с помощью мыши на нужное место. Вставка сетки Горизонтальные и вертикальные л и н и и сетки могут быть добавлены, удалены или отформатированы для улучшения читаемости диаграммы. 1. Выберите Область построения (Plot Area). 2. Откройте контекстное меню и выберите Параметры диаграммы (Chart Options). 3. Выберите закладку Линии сетки (Gridlines). 4. Задайте основные и промежуточные линии сетки.
http://itbookz.ru/
Глава 3, Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
205
Форматирование осей Ось значений и ось категорий могут быть отформатированы с помощью изменения Вида (Pattern), Шкалы (Scale), Шрифта (Font), Числа (Number) и Выравнивания (Alignment). Закладка Шкала (Scale) используется для установки минимальных и максимальных значений, а также цены основных и промежуточных делений. Закладка Выравнивание (Alignment) позволяет изменить направление текста с помощью поворота стрелки Надпись,
УПРАЖНЕНИЕ Изменение вида диаграммы Добавьте вторую строку к названию диаграммы. 1. Откройте файл Educ.ppt. 2. Щелкните в Заголовок диаграммы, чтобы поместить курсор ввода в текст. 3. Перейдите в конец строки и нажмите Enter. 4. Введите 2000 г. и нажмите Esc после завершения. Добавьте рамку вокруг названия диаграммы. 1. Щелкните правой кнопкой мыши название диаграммы для открытия контекстного меню и выберите Формат заголовка диаграммы. 2. Выберите закладку Вид и пометьте Обычная в группе Рамка. 3. Нажмите ОК после завершения. Добавьте рамку с тенью вокруг легенды. 1. Щелкните правой кнопкой мыши легенду и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат легенды и закладку Вид. 3. Выберите Обычная и С тенью из группы Рамка и нажмите ОК после завершения. Измените формат чисел для оси значений на числовой оси без десятичных знаков. 1. Щелкните правой кнопкой мыши Ось значений и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат оси и затем выберите закладку Число. 3. Выберите Числовой из списка Числовые форматы, уменьшите число знаков после запятой до нуля и нажмите ОК.
http://itbookz.ru/
206
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Измените фон области построения на голубой. 1. Щелкните правой кнопкой мыши Область построения и откройте ее контекстное меню. 2. Выберите Формат области построения и выберите Голубой из группы Заливка, затем нажмите ОК. 3. Сохраните файл. Для повышения наглядности к СТОЛБЦОМ, точкам данных и другим элементам данных диаграммы можно применить анимационные эффекты.
Круговые диаграммы Круговые диаграммы используются для отображения только одного ряда данных и показывают отношение размеров элементов, образующих ряд, к сумме элементов. Такой тип диаграммы целесообразно использовать, когда необходимо показать составные части целого. Круговая диаграмма выводит данные как сегменты круга. PowerPoint использует первую строку или столбец данных для определения надписей для каждого сегмента, в то время как вторая строка или столбец определяет собственно значения данных. Для создания круговой диаграммы следует ввести соответствующие данные и выбрать тип диаграммы. Объекты круговой диаграммы Схема на рис. 3.83 иллюстрирует основные группы объектов на круговой диаграмме. |— Область построения
- Название диаграммы
Образование сотрудников 17% 46% 37%
- Подписи данных
- Серии данных
L
Легенда
Рис. 3.83. Объекты круговой диаграммы
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
.207
УПРАЖНЕНИЕ Создание объемной круговой диаграммы Для построения круговой диаграммы в упражнении создайте на слайде таблицу данных (табл. 3.6). Таблица 3.6. Данные для построения диаграммы Распределение сотрудников по образованию Высшее
Магнолия
Лилия
Фиалка
25
20
9
Данные первой строки будут использоваться для определения надписей сегментов круговой диаграммы или легенды, а данные второй строки будут определять сегменты круговой диаграммы. 1. Введите данные, как показано в табл. 3,6. 2. Выберите Круговая из списка Тип и затем выберите Объемный вариант круговой диаграммы из списка Вид. 3. Добавьте следующие параметры диаграммы; поле Название диаграммы - введите Образование сотрудников; поле Подписи значений - выберите Доля. 4. Сохраните файл.
Организационная структура (Organization Charts) Для создания организационных структур в PowerPoint используется приложение Организационная диаграмма (Organization Chart). При выборе этого приложения открывается новое диалоговое окно с кнопками и системой команд. Когда открывается новая организационная диаграмма приложение Organization Chart отображает один из двух шаблонов диаграмм: одиночный блок или диаграмму с четырьмя блоками (рис. 3.84). В каждом блоке можно набирать текст поверх меток полей, которые служат лишь метками-заполнителями. Кроме того, можно добавлять любое количество других блоков. В комплекте PowerPoint имеется автомакет слайда, включающий рамку для организационной диаграммы. Чтобы использовать этот макет, нажмите кнопку Команды и выберите пункт Макет слайда. Выберите макет Организационная диаграмма (Organization Chart) и нажмите кнопку Применить (Apply).
http://itbookz.ru/
208
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
ft Organization Chart - Гобъект в I Файл
Правка
£ид
£тиль
Текст
Рамка
Линии
Диаграмма
JDlxJ Jfllxl
I Ifr AIQ4 Подчиненный: сЬ О:Сатрудник Со грудник:-с: Руюьодитель: Ф Помощнику] + / .;"
Название диаграммы
должность
1
±г
| Рез мер":" 50%
Рис. 3.84. Объекты и меню организационной диаграммы Для форматирования диаграммы можно менять стиль диаграммы, линии, рамки, заливку и шрифт текста, а также дополнительные кнопки инструментов рисования.
Создание и изменение организационной диаграммы 1. Дважды щелкните пиктограмму на автомакете или ранее созданную организационную диаграмму на слайде. 2. Для изменения диаграммы выделите нужный объект и воспользуйтесь инструментами и меню приложения Organization Chart. 3. Чтобы вернуться в PowerPoint, выберите в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию.
УПРАЖНЕНИЕ Создание организационной диаграммы 1. Создайте слайд, на который требуется добавить организационную диаграмму. 2. Выберите макет Организационная диаграмма (Organization Chart) и нажмите кнопку Применить (Apply). 3. Дважды щелкните на рамку Организационная диаграмма. Появится диалоговое окно, содержащее систему меню и блоки Организационной диаграммы. 4. Введите заголовок диаграммы. 5. Щелкните дважды в области схемы.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
209
6. Введите в верхний блок имя и должность директора компании. Введите Иванов и нажмите Enter, затем ведите Директор. 7. Введите информацию о Павлове и Смирнове. 8. Добавьте подчиненных для Смирнова. 9. Введите данные для бухгалтера (Новикова). 10. Добавьте секретаря для директора Иванова. И. Завершите диаграмму, как указано ниже (рис. 3.85).
Организационная диаграмма Иванов В.А.' директор
|рвиюва А бухгалтер
Рис. 3.85. Организационная диаграмма
Редактор формул (Microsoft Equation) Для создания формул на слайде можно воспользоваться приложением Редактор формул (Microsoft Equation), выбрав в меню Вставка пункт Объект (Insert, Object) и в списке Тип объекта пункт Microsoft Equation 3.0. В открытом окне редактора формул содержатся команды меню и кнопки для вставки элементов формулы (рис. 3.86).
А=
D-C
Стиль: Математик,.. Размер; Крупный ... ; Масштаб: 2.
Рис. 3.86. Редактор формул
http://itbookz.ru/
210
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Для получения справки о создании формулы выберите в меню Справка редактора формул команду Вызов справки. Если в списке Тип объекта нет объекта Microsoft Equation 3.0, выполните следующие действия: 1. В меню Вид укажите на пункт Панели инструментов и выберите команду Настройка. 2. Перейдите на вкладку Команды и в списке Категории выберите пункт Вставка. 3. В списке Команды выберите пункт Редактор формул и перетащите его из списка Команды в серую область любой панели инструментов.
УПРАЖНЕНИЕ Добавление формулы 1. 2. 3. 4.
Откройте слайд, на который требуется добавить формулу. В меню Вставка выберите пункт Объект (Insert, Object). В списке Тип объекта выберите пункт Microsoft Equation 3.0. Для создания формулы воспользуйтесь инструментами и меню редактора формул или введите символы с клавиатуры, как показано на рис. 3.87.
Формула
А
D-C
Рис. 3.87. Формула на слайде 5. Чтобы вернуться в PowerPoint, выберите в меню Файл команду Выход и возврат в презентацию (Exitand return).
Добавление графического объекта Word Art Для оформления заголовков, названий схем и рисунков на слайд можно вставить фигурный текст, представляющий собой графическим объект WordArt. Фигурный текст можно помещать в различные фигуры, а также применять к нему оформление, такое, как тень, наклон, поворот и растяжение. WordArt яв-
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
211
ляется графическим объектом и не рассматривается как текст, например, оформление текста не будет показано в области структуры и для него будет невозможна проверка орфографии как для обычного текста (рис. 3.88).
Выберите нужный стиль надписи WoidAit:
w
WorclAr'
nnt
WordAit
l I ili'.it
Отмена
Рис. 3.88. Коллекция макетов оформления фигурного текста Поскольку фигурный текст является графическим объектом, для его изменения, например добавления запивки, можно использовать кнопки панели рисования, Фигурный текст также можно добавить, нажав кнопку Добавить объект WordArt иа панели инструментов Рисование. При этом открывается коллекцию макетов оформления фигурного текста.
УПРАЖНЕНИЕ Форматирование фигурного текста (рис. 3.89) 1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt. 2. Выберите нужный текстовый эффект из Коллекции WordArt (WordArt Gallery), а затем нажмите кнопку ОК. 3. Введите текст, который необходимо отформатировать, в диалоговое окно Изменение текста WordArt (Edit WordArt Text). 4. Выберите необходимые параметры, а затем нажмите кнопку ОК. Измените шрифт и с помощью кнопки Свободное вращение поверните текст.
http://itbookz.ru/
212
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
твКСТ Рис. 3.89. Пример фигурного текста WordArt Для изменения фигурного текста дважды щелкните фигурный текст, который следует изменить, и используйте кнопки на панелях инструментов WordArt и Рисование (рис. 3.90). •41 ; Изменить текст... | CJ vj* А^ {*)
'A3 : $ f Ш 2+ i
Рис. 3.90. Панель инструментов WordArt
Автоматизация работы Использование средств автоматизации PowerPoint позволяет правильно организовать работу над документами и автоматизировать целый ряд процедур создания, форматирования и редактирования документов.
Работа с двумя и более документами В любом приложении Office одновременно может быть открыто несколько документов. Каждый открытый документ отобразится в своем собственном окне. Например, пользователь может иметь следующие документы, открытые в течение дня: • презентация в PowerPoint, которую необходимо исправить сегодня; второй документ в Word, абзацы которого нужно скопировать в презентацию, также открыт; • презентация в PowerPoint, созданная ранее, которая используется в качестве образца; по окончании работы она закрывается. Список открытых документов можно посмотреть в меню Окно (Window). Открытие нескольких документов Работа сразу с несколькими открытыми документами позволяет пользователю: • перемещаться между документами и работать с ними; • открывать документы одной командой; • копировать и перемещать текст, графику и объекты между открытыми документами;
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
213
• располагать рядом окна документов для упрощения процедуры перетаскивания и копирования. 1. Выберите Файл, Открыть (File, Open). Появится панель диалога Открыть (Open). 2. Найдите файлы, которые нужно открыть. 3. Выберите первый открываемый файл и, удерживая Ctrl, щелкните на каждом из оставшихся для открытия файлов. Для открытия последовательной группы файлов выберите первый файл и, удерживая Shift, щелкните на последнем файле, который должен быть открыт. Расположение окон документов Окна открытых документов можно расположить так, чтобы все они были видны одновременно. В меню Окно выберите Упорядочить все (Window, Arrange All). На экране появятся окна открытых документов, которые можно перемещать и размеры которых можно изменять.
Автозамена Использование команды Автозамена автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки, а также орфографические и грамматические ошибки. Параметры автозамены несложно изменить; также существует возможность дополнения списка автоматических исправлений. Элементы автозамены можно использовать в следующих целях: & для исправления наиболее распространенных ошибок, ч! для замены некоторых необычных символов, * для расшифровки аббревиатур и сокращений. Добавление элемента в список автозамены 1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 3.91). 2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type). 3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите дял. 4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, в нашем примере это для. 5. Нажмите кнопку Заменить (Replace).
http://itbookz.ru/
214
Компьютерные презентации: от риторики до спайд-шоу
Автозамена 1 Г? Исправлять ДВе ПРопнсные буквы в начале спова
Исключения,,.
!•? Делать первые буквы предложений приписными fv" Названия дней с прсппснои буквы W Устранять последствия случайного нажэтия :АР5 LOCK - W Заменять, при вводе - заменять:
гж
на: Московский государственный университет
Ja
Рис. 3.91. Автозамена Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ — Московский государственный университет. Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Если в диалоговом окне автозамены установлен флажок Заменять при вводе (Replace text as you type), при автозамене могут автоматически исправляться ошибки и вставляться текст и символы. В стандартный список автозамепы включено большинство наиболее часто используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автозамена, а затем сохраните элемент списка автозамсны как обычно. Не рекомендуется присваивать элементу списка автозамены реальных имен (например, для расшифровки сокращений), Используйте такие имена, которые не встречаются в реальной раьоте.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
215
Проведение презентационной конференции Если нет возможности собрать зрителей на презентацию в одном помещении, можно провести презентацию в сети или в Интернете, воспользовавшись мастером конференции (меню Сервис). Его помощь понадобится организатору показа слайдов и всем, кто желает принять в ней участие. Мастер обеспечивает участие пользователям, подключенным непосредственно к Интернету или связывающимся с поставщиком услуг Интернета через модем. Необходимо иметь в виду, что во время конференции не видны и не слышны следующие элементы презентации; Объекты мультимедиа, такие, как звуковые и видеоклипы, (Звуковые эффекты, сопровождающие переходы и анимацию, слышны на компьютерах, имеющих соответствующее оборудование.) * Внедренные объекты, такие, как диаграмма из Microsoft Graph. з Кроме того, во время конференции недоступна правка связанных или внедренных объектов, Проводя презентацию, вы получаете доступ к инструментам докладчика, причем видеть их и ими пользоваться во время показа слайдов сможете только вы. Например : навигатор слайдов позволяет управлять показом слайдов, хронометр отслеживает ход презентации по времени, а в окне заметок докладчика и в записной книжке можно просматривать свои заметки и записывать новые заметки, замечания и действия. Все участники конференции могут писать и рисовать на слайдах с помощью карандаша дня примечаний. Установка презентационной конференции 1. 2. 3. 4.
Откройте проводимую презентацию. Выберите в меню Сервис команду Конференция (Tools, Conference). Следуйте указаниям мастера конференции. Подготовив все к началу конференции, нажмите кнопку Готово (Finish). (Начиная конференцию, убедитесь, что все участники нажали у себя кнопку Готово.) 5. Начав презентацию, щелчком правой кнопки мыши можно получить доступ к инструментам докладчика и с их помощью управлять процессом показа слайдов. Кроме того, презентацию можно смотреть на одном компьютере, а управлять ею с другого компьютера. Например, если у вас есть только портативный компьютер, а вы хотите показать презентацию на компьютере с большим экраном монитора, подключите портативный компьютер к компьютеру для просмотра презентации на большом экране. Управляющий компьютер имеет доступ к тем же инструментам, которые доступны во время конференции.
http://itbookz.ru/
216
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Совместное использование данных Microsoft Office 2000 предоставляет несколько способов обмена данными между приложениями. Например, можно легко скопировать и вставить лист или диаграмму Excel в презентацию PowerPoint. Можно вставить лист или диаграмму в виде связанного или внедренного объекта. Основные различия между связыванием и встраиванием заключаются в месте хранения данных и способе обновления данных после помещения их в документ. Связанный объект (лист или диаграмма) отображается в документе, но его информация хранится в исходной книге Excel. При редактировании данных в Excel PowerPoint может автоматически обновлять данные или диаграмму в презентации. Связывание следует применять, когда необходимо включить в документ независимо вводимую информацию, такую, как данные, собранные различными отделами, а также когда нужно хранить информацию, обновляемую в PowerPoint. Внедренный объект хранит информацию непосредственно в документе PowerPoint. Для редактирования внедренного объекта следует сделать двойной щелчок на нем, чтобы запустить Excel, проделать необходимые изменения, а затем вернуться в PowerPoint. Ввиду хранения информации в презентации PowerPoint внедрение следует применять, когда требуется распространение оперативной версии презентации лицам, которые не будут иметь доступ к отдельно сделанным листам и диаграммам.
Копирование данных между приложениями Данные могут копироваться между приложениями Office 2000 при помощи команд копирования и вставки. Формат вставляемых данных в точности может не совпадать с форматом источника. Вставка данных Excel в PowerPoint 1. Выделите необходимые данные на рабочем листе в файле Educ.xls. 2. Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit, Copy), данные скопированы в буфер обмена. 3. Переключитесь в PowerPoint. 4. Разместите курсор там, куда необходимо поместить данные. 5. Выберите Правка, Вставить (Edit, Paste). Данные вставлены в виде таблицы и могут редактироваться средствами Excel.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
217
Вставка данных Word в PowerPoint 1. Выделите необходимые данные в документе Word. 2. Выберите в меню Правка команду Копировать (Edit, Copy), данные скопированы в буфер обмена. 3. Переключитесь в PowerPoint. 4. Выберите слайд, куда необходимо внести данные. 5. Выберите Правка, Вставить (Edit, Paste). Данные вставлены в рабочий лист и могут редактироваться средствами PowerPoint.
Связывание и внедрение объектов Во избежание проблем форматирования при вставке данных применяется технология связывания и внедрения объектов. Связывание и внедрение объектов позволяет приложениям Office 2000 переносить и разделять данные. Когда мы вводим информацию в приложение, мы создаем то, что называется объектом. Различными типами объектов служат текстовые документы, создаваемые в Word, электронные таблицы, создаваемые в Excel, и слайды, создаваемые в PowerPoint. Объекты могут создаваться в одном приложении, копироваться в буфер обмена, а затем вставляться в другое приложение. Серверное приложение - это такое приложение, чьи объекты могут быть связаны или внедрены в другое приложение. Серверы надо представлять как приложения, которые поставляют услуги другим приложениям. Клиентское приложение - это такое приложение, которое может адаптировать объекты, созданные серверными приложениями. Клиентские приложения надо представлять как приложения, которым необходима услуга одного или нескольких серверных приложений. Все приложения Office могут работать в качестве клиентских приложений и в качестве серверов. Объекты могут вставляться одним из двух способов. Связывание объекта поддерживает связь с серверным документом. Данные могут быть обновлены вручную или автоматически всякий раз, когда изменяется серверный документ. Внедрение объекта создает независимую копию объекта в клиентском документе. Никакой связи с серверным документом не поддерживается.
http://itbookz.ru/
218
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Внедрение объектов Внедрение объекта создает копию объекта в создаваемом документе. В силу того, что прямой связи между исходным и внедряемым объектом нет, никакие изменения во внедряемом объекте не могут затронуть исходный объект. Для внедрения объекта применяется следующая процедура: 1. Откройте приложение и создайте объект для внедрения. 2. Выделите объект, а затем выберите Правка, Копировать (Edit, Copy), копия объекта помещена в буфер обмена и готова к внедрению в другое приложение. 3. Откройте нужный файл в клиентском приложении и поместите позицию вставки там, куда должен быть вставлен внедряемый объект. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special), появляется панель диалога Специальная вставка (рис. 3.92). U.XJ
Специальная вставка Источник:
Лист Microsoft Excel nncTl!FUCl:R2C3
(* Вставить С Связать
EI формате HTML эъект Лист Microsoft Excel Рисунок Рисунок (расширенный метафайл) Независимый от устройства растр Растр
-РезультатВставляет содержимое буфера обмена так, что его можно активизировать, используя Microsoft Excel ZOOO.
Рис. 3.92. Специальная вставка 5. Выберите из списка Как (As) объект, например Лист Microsoft Excel (объект). 6. Нажмите ОК. Объект внедрен. Только выбор объекта соответствующего приложения позволит создать внедряемый объект. Любой другой выбор переведет данные в формат клиентского приложения.
Редактирование внедряемого объекта Внедряемые объекты могут быть отредактированы напрямую в документе клиента. В Office 2000 при редактировании внедряемого объекта данный объект активизируется, а меню клиентского приложения и панель инструментов заменяются на меню и панель инструментов из серверного приложения.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
219
Редактирование внедренного объекта в клиентском окне Следует всегда внедрять объект мри наличии следующих условий: * Вся информация должна быть размещена в едином документе. Например, в случае, когда документ необходимо отослать какому-либо пользователю по электронной почте. Серверное приложение не будет доступно на том же компьютере, где используется клиентское приложение. Не следует внедрять объект при наличии следующих условий: в клиентское приложение не поддерживает внедрение; ш> участвующий в связи серверный объект может измениться в будущем, и даннос изменение повлияет на клиентский документ.
Связывание объектов Связывание не требует того, чтобы копия объекта была вставлена в клиентское приложение. Вместо этого в клиентское приложение вставляется серверн ы й объект. Связывание возможно только для сохраненных файлов. Связывание имеет свои определенные преимущества: л объем данных, который необходимо хранить в клиентском документе, меньше, чем в случае, когда объект внедряется; е если впоследствии объект модифицируется серверным приложением, модификация автоматически перенесется и на клиентское приложение.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Установление связи Откройте серверное приложение и создайте объект для связывания. Документ, хранящий объект, должен быть сохранен. Выделите объект, а затем выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Копия объекта перешла в буфер обмена и готова к вставке в клиентское приложение. Откройте клиентское приложение и поместите позицию вставки там, куда должен быть вставлен связанный объект. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Появляется панель диалога Специальная вставка (Paste Special). Выберите необходимый тип вставки связи из списка Как (As). Выберите Связать (Paste Link), а затем нажмите ОК.
http://itbookz.ru/
220
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Типы вставки связи Типы вставки связи доступны из списка Как (As) панели диалога Специальная вставка (Paste Special). Объект "Приложение" (например, "Объект лист Microsoft Excel") Вставляет связанный объект вместе со всей информацией, содержащейся в объекте, как это происходило бы в серверном приложении. Объект может быть отредактирован л и ш ь в серверном документе. Форматированный текст (RTF) Вставляет и связывает текст и форматирование из серверного приложения, Текст может быть отредактирован в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи. Неформатированный текст Вставляет и связывает только текст из серверного приложения. Текст может быть отредактирован и в клиентском приложении, но изменения могут не сохраниться при обновлении связи. Рисунок Вставляет и связывает рисунок объекта из серверного приложения. Такой объект может быть использован для распечатки на принтерах высокого качества. Точечный рисунок Вставляет и связывает рисунок объекта (как, например, рисунок Paintbrush) из серверного приложения. Объект может быть отредактирован лишь в серверном документе. Формат HTML Вставляет объект в формате HTML. Текст в кодировке Юникод Вставляет объект в кодировке Юпикод. Окно Результат (Result) в панели диалога Специальная вставка (Paste Special) описывает результат выбранного типа вставки. Описание результата различно в зависимости от клиентского приложения.
http://itbookz.ru/
Глава 3, Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
221
Редактирование связанного объекта Связанный объект может быть отредактирован в клиентском документе одним из следующих способов: Обновление связи
Обновляется связь с последними изменениями из исходного документа. Такой способ используется при ручной связи
Открытие и правка исходного документа
Редактируется серверный документ и обновляется связь
Изменение исходного документа Разрыв связи
Определяется новое месторасположение серверного документа в случае, когда исходный документ ранее был перемещен Разрушается связь и остается рисунок или текст в виде бывшего объекта связи. Теперь информация не может быть отредактирована в серверном приложении
Изменение метода обновления
Выбирается либо автоматическое обновление клиентского приложения при его открытии, либо ручной способ для того, чтобы провести обновление вручную
Удаление связи
Удаляется связанный объект или текст
Если документ содержит автоматическую связь с серверным приложением, то обновление произойдет автоматически при открытии. В противном случае связь может быть обновлена вручную.
|
Если серверный документ, содержащий связанный оеъект, перенесен, переименован или удален, то связь Будет нарушена. Далее объект уже не появится в клиентском приложении,
Управление связями объектов Управление связями из клиентского приложения можно осуществлять с помощью панели диалога Связи (Link) (рис. 3.93). 1. Откройте клиентский документ, содержащий связанный объект. 2. Выделите связанный объект. 3. Выберите Правка, Связи (Edit, Links), появляется диалоговая панель Связи (Links). 4. Выберите необходимое действие, нажав одну из клавиш (Открыть источник. Изменить источник. Обновить, Разорвать связь). 5. Завершив действие, нажмите ОК.
Удаление объектов 1. Откройте документ, а затем выделите связанный объект. 2. Нажмите клавишу Delete.
http://itbookz.ru/
222
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Открыто источник Изменить источник..,
Источник: C:\Documents and SettJngs\User\Mon документы\имена.х15!ЛистПЯ1С1^4СЭ Тип:
Лист Microsoft Excel f* автоматическое втоматическое
Обновление:
*~ вручную
Рис. 3.93. Связи объектов Редактирование с помощью контекстного меню Если связанный объект является объектом приложения, рисунком или растровым изображением, тогда серверный документ открывается автоматически двойным щелчком мышью наобьектс. К тому же контекстное меню связанного объекта содержит команды для управления связанным объектом. Щелкните правой клавишей мыши на связанном объекте для того, чтобы открыть его контекстное меню (рис. 3.94). ;
F
jb Вырезать 4=1 Копировать №-, Вставить
Изменить СБЯЗС
Свя эанный о&ьект jflncrv ;
Цт крыть Связь
Отобразить панель настройки изображения
Пзесф а зевать...
Границы и заливка..
Рис. 3.94. Контекстное меню связи объектов Выберите необходимые действия для изменения связи. Следует всегда производить связывание при наличии следующих условий; iii участвующий в связи серверный объект может измениться в будущем, и данное изменение повлияет на клиентский документ; v, клиентское приложение не поддерживает внедрение; •л участвующий в связи объект большой по размеру, а размер составного документа должен быть минимизирован.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
223
Не следует производить связывание при н а л и ч и и следующих условий: v серверный документ может быть перенесен или удален в будущем; !• серверное приложение не будет доступно на том же компьютере, где используется клиентское приложение.
УПРАЖНЕНИЕ Связывание и редактирование объектов, созданных в Excel, в презентации PowerPoint 1. Переключитесь в Excel и откройте файл Educ.xls с таблицей Образование сотрудников, созданной в предыдущем упражнении. 2. Выделите диапазон А1:С5, который нужно скопировать. 3. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy), диапазон ячеек скопирован в буфер обмена. 4. Переключитесь в PowerPoint и создайте слайд с авторазметкой Только заголовок. 5. Переместитесь на этот слайд и поместите позицию вставки в пустом месте слайда. 6. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special) Появится панель диалога Специальная вставка. 7. Выберите Объект лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet Object) из списка Как (As). 8. Пометьте переключатель Связать (Paste Link). 9. Нажмите OK, произведена вставка со связью рабочего листа в документ. 10. Выйдите из Excel. И. Нажмите Нет (No) для того, чтобы не сохранять большой буфер обмена.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Редактирование связанного объекта Щелкните дважды левой кнопкой мыши на таблице в презентации PowerPcint. Excel запущен, и соответствующий файл открыт. Замените числовое значение в ячейке ВЗ рабочего листа на 10000. Сохраните файл. Выйдите из Excel. Появится окно PowerPoint и значение в ячейке рабочего листа будет обновлено. Сохраните презентацию.
http://itbookz.ru/
224
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Импорт диаграммы Microsoft Excel в презентацию Данные электронных таблиц могут быть вставлены в презентацию. PowerPoint позволяет импортировать как существующие диаграммы, так и цифровые данные. Это экономит время, так как отпадает необходимость повторного ввода данных.
1. 2. 3. 4. 5.
Импорт диаграммы Создайте слайд с авторазметкой Диаграмма. Щелкните дважды левой кнопкой мыши значок Диаграмма. Выберите первую ячейку в таблице данных. Чтобы вставить диаграмму, щелкните кнопку Импорт или выберите Правка, Импорт (Edit, Import File). Появится диалоговое окно Импорт файла (рис. 3.95). Импорт фаияа Папка;
RECLAMA
3
X В Ш - Сервис -
_|GRAMOTA, Files
средзарп
Имя файла: Inn файлов:
Файлы Microsoft Excel
Отмена
Рис. 3.95. Диалоговое окно "Импорт файла" 1. Выберите файл электронной таблицы, данные которого должны быть импортированы. 2. Задайте требуемый диапазон импорта (адреса ячеек) (рис. 3.96). 3. Нажмите ОК для подтверждения импорта. 4. Измените диаграмму, используя инструменты и меню редактирования диаграммы, 5. Щелкните вне диаграммы для возвращения в PowerPoint.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
225
?|X
Выберите лист:
гнп
Ппст2 ЛистЗ
• Импортировать;
Г
лист целиком
Отмена
Рис. 3.96. Параметры импорта данных
Отправка презентации в Microsoft Word Можно отправить презентации в Microsoft Word, включая заметки, выдачи или структуры, а также установить связь презентации с документом Word. Отправка презентации в Microsoft Word 1. Выберите в меню Файл команду Отправить, затем укажите Microsoft Word (File, Send to). 2. Установите нужные параметры (рис. 3.97). Перекос в Mi сю toll Wotd
Рис. 3.97. Перенос презентации в Word 3. Нажмите ОК. Чтобы добиться автоматического обновления данных, установите связь.
http://itbookz.ru/
226
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Вставка структуры из Microsoft Word Для создания презентации можно использовать текст, введенный в других приложениях, или добавлять слайды в уже имеющуюся презентацию. Импортируемый текст имеет формат структуры. При импортировании текста в PowerPoint используется иерархия структуры, составленная из стилей данного документа. Абзац, имеющий стиль Заголовок!, преобразуется в заголовок слайда, абзацы со стилем Заголовок2 становятся текстом первого уровня и т. д. При импортировании структур из текстовых процессоров PowerPoint считывает документы в формате .rtf и форматированный текст. Презентацию удобно создавать из структуры Word. Откройте документ в Word, укажите в меню Файл на команду Отправить, затем щелкните Microsoft PowerPoint. Каждый абзац, отформатированный в стиле Заголовок! в Word, станет заголовком нового слайда, каждый абзац, отформатированный в стиле Заголовок2, преобразуется в текст первого уровня и т. д. Рекомендуется использовать документ, отформатированный с помощью стилей заголовков, применяемых в Microsoft Word. С такими стилями удобнее создавать слайды в PowerPoint. Вставка структуры в имеющуюся презентацию 1. Выберите в меню Файл команду Открыть (File, Open). 2. В списке Тип файлов (File of Type) щелкните Все структуры {All Outlines). 3. В списке Имя (File Name) дважды щелкните используемый документ. Импортированная структура откроется в PowerPoint в режиме структуры. Каждый основной заголовок документа станет заголовком отдельного слайда, а каждый пункт структуры отобразится как текст слайда. Вставка структуры в режиме структуры или режиме сортировщика слайдов 1. В режиме структуры или режиме сортировщика щелкните слайд, после которого следует вставить структуру. 2. Выберите в меню Вставка команду Слайды из структуры (Insert, Slides from Outline) (рис. 3.98). 3. Перейдите в папку, содержащую документ, который следует использовать в качестве структуры. 4. Дважды щелкните вставляемый документ и просмотрите результат. В презентацию будут добавлены новые слайды из структуры.
http://itbookz.ru/
Глава 3. Использование Microsoft PowerPoint 2000 для создания презентаций
227
вставить структуру Папка:
Eliza
СЗнтп _J отчеты __J форм_отчето _| Фролов Sj blank if|CLAL ®JCOD_POS
[конверты!
'£| HELP
Вставка nn файлов:
все структуры
Рис. 3.98. Вставка "Слайды из структуры 1
http://itbookz.ru/
3
Отмена
J
Список литературы 1. Львов М. Р. Риторика. Культура речи: Учеб. пособие для студентов гуманит. фак. вузов. М.: Издат. центр "Академия", 2002. 2. Карнеги Д. Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично: Пер. с англ. М., 1994. 3. Бороздина Г. В. Психология делового общения: Учеб. пособие. М.: Инфра-М. 1999. 4. Руденский Е. В. Основы пснхотехнологии делового общения менеджера: Учеб. пособие. М.: Инфра-М, 1998. 5. Введенская Л. А., Павлова Л. А. Деловая риторика. М.: Март. 2000. 6. Хофф Р. Я вижу вас голыми: Как подготовиться к презентации и с блеском провести ее. М.: Класс, 2001. 7. Хазагеров Г. Г,, Корнилова Е. Е, Риторика для делового человека: Учеб. пособие. М.: Флинта; Моск. психолого-соц. ин-т, 2001. S. Леонтьев А. А. Основы психолингвистики. М., 1997. 9. Лосев А. Ф. Эстетика Возрождения. М.: Мысль, 1978. 10. Херб К. Вы можете договориться: Пер. с англ. М.: Издательский дом "Довгань", 1998. П.Розенталь Д. Э. Культура речи. М., 1964. 12. Лихачев Д. С. Поэтика древнерусской литературы. М.: Наука, L979.
http://itbookz.ru/
Содержание ВВЕДЕНИЕ
3
ГЛАВА!. ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ
5
ПРЕЗЕНТАЦИЯ - это ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ
5
Страницы истории
б
Развитие русского красноречия
7
Правила публичного выступления XIX в Русское судебное красноречие Как выступали судебные ораторы Нравственные требования
8 9 11 12
ПРЕЗЕНТАЦИИ- это ОБЩЕНИЕ
13
Общение как вид деятельности
.,. 14
Модели общения "Треугольник" общения Коммуникация
15 16 ..16
Взаимодействие Восприятие
18 20
Шаг за шагом в процессе общения
21
Управление вниманием Барьеры восприятия Изнанка мышления аудитории
22 23 23
ИМИДЖ И ЭТИКЕТ
24
Из чего складывается имидж
.-
25
Принципы создания имиджа Формула воздействия имиджа Самопрезентация
28 29 30
Этикетные модели поведения
31
Критерии выбора моделей поведения
32
Стиль общения
33
http://itbookz.ru/
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
230
ГЛАВА 2. КАК ПРОВЕСТИ ПРЕЗЕНТАЦИЮ
34
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ
34
Как сформулировать цель презентации
35
Общие цели Начните с определения приоритетов Не только профессионализм, но и эрудиция
35 36 37
Что нужно включитьв презентацию Вступление Основная часть Окончание презентации ВРЕМЯ, МЕСТО И АУДИТОРИЯ
37 ,
38 39 41 44
Что нужно знать об аудитории
44
Различные уровни знаний Участие аудитории Принцип обратной связи
45 46 50
Где и когда проводить презентацию
50
Зона общения Ориентация в пространстве Что такое фактор времени Эффективное время презентации Длина перерывов и разделов „
51 52 54 55 56
Репетиция
57
Предварительный просмотр Распределение ролей Декорация и костюмы
ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПИСЬМЕННО и УСТНО В поисках наилучшего выхода Записи для проведения презентации Разговорный и письменный языки Разговорный язык или декламация Не пытайтесь объять необъятное Как избежать излишних подробностей Ценность рассказа Остановки "по требованию" Если ружье висит на стене, оно должно выстрелить
http://itbookz.ru/
57 58 58
60 61 62 63 65 бб 66 67 68 69
Содержание
231
Приемы разговорного стиля в публичном выступлении
70
Порядок слов устной речи Интерес к фактам Примеры и аналогии Как сделать презентацию запоминающейся
71 72 73 73
Как заслужить аплодисменты
76
Эффект визуального имиджа Эффект первых фраз Эффект аргументации Пауза - это стратегическое оружие "Энергетика" речи Визуальный контакт Позы и жесты (манера поведения) Недостатки разговорной речи, "технические промахи", которые можно исправить
Письменная презентация
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗУАЛЬНЫХ СРЕДСТВ Простые и доступные визуальные средства Плакаты Схемы Проектор и слайды Освещение Сборные визуальные средства Отдельные предметы Действующие модели
Компьютер и средства мультимедиа Мультимедийный проектор Магнитофоны Видеофильмы
Разработка вспомогательных визуальных средств У СЛУШАТЕЛЕЙ МОГУТ БЫТЬ ВОПРОСЫ
Как задавать вопросы Как отвечать на вопросы Могут ли вопросы нанести вред? Чем могут помочь вопросы? Когда должны задаваться вопросы? Скрытое возражение
http://itbookz.ru/
76 77 78 78 79 80 81 82
.'.. 84
...86 86 87 87 88 90 91 91 92
92 93 94 94
96 97
98 ,...99 99 100 100 100
232
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Испытующий вопрос Вопрос-демонстрация Вопрос-вызов Оборонительный вопрос Прием "ответ вопросом на вопрос"
100 101 101 101 101
Что значит "нет вопросов'1
101
ВЕДУЩИЕ- МИШЕНЬ для ПУБЛИКИ
102
Ведущие должны быть квалифицированы
103
Ведущие - не предмет презентации Публика в целом и каждый слушатель отдельно
103 104
Большие аудитории Почувствуйте разницу Правила для говорящего Правила для слушающего Анкета оценки презентации
ГЛАВА 3. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ MICROSOFT POWERPOINT 2000 ДЛЯ СОЗДАНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ
ОБЩЕЕ для ВСЕХ ПРИЛОЖЕНИЙ OFFICE Создание, сохранение и открытие документов Office Шаблоны и мастера Панели команд, элементы меню Настройка панелей инструментов Просмотр документов на экране Справочная система Microsoft Office
НАЧАЛО РАБОТЫ в POWERPOINT Шаблоны для создания презентации Где хранить презентации Экран PowerPoint 2000 Основные элементы экрана PowerPoint
105 106 108 108 109
111
Ill 113 118 121 122 124 124
128 129 130 130 131
Режимы просмотра презентации
133
Обычный режим Режим структуры Режим заметок Режим сортировщика слайдов
134 134 136 137
http://itbookz.ru/
Содержание
233
Создание слайдов презентации
138
Композиция или автомакет Слайды, состоящие из текста Списки (автомакет "Маркированный список") Табуляция Титульные слайды
Слайды, содержащие рисунки
138 140 149 151 ,153
154
Коллекция клипов Добавление импортированного рисунка Редактирование рисунка
154 155 156
АВТОФИГУРЫ И ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ
158
Группировка объектов Вращение объектов Цвета и пинии
159 159 160
Таблицы на слайде
162
Редактирование таблиц Форматирование таблицы
165 166
Образцы - средство форматирования презентации
168
Образец слайдов Образец заголовка
169 170
Шаблоны дизайна
171
Цветовая схема слайда Изменение фона слайда
171 176
Проверка правописания
178
Создание колонтитулов
181
Печать документа
183
Параметры страницы Параметры печати
:
ОРГАНИЗАЦИЯ СЛАЙД-ШОУ
183 185
185
Показ слайдов
.186
Эффекты смены кадров Произвольный показ и скрытые слайды Анимационные эффекты текста и объектов
186 187 .188
Автоматические презентации
191
Гиперссылки Интерактивные настройки
193 193
http://itbookz.ru/
234
Компьютерные презентации: от риторики до слайд-шоу
Звуковые и видеообъекты в презентации Установки проигрывания звуковых и видеообъектов
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ возможности POWERPOINT
195 197
198
Диаграммы Построение диаграмм Объекты диаграммы Изменение внешнего вида диаграммы Дополнительные кнопки форматирования диаграммы Круговые диаграммы
198 200 202 203 204 206
Организационная структура (Organization Charts)
207
Редактор формул (Microsoft Equation)
209
Добавление графического объекта Word Art
210
АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ
212
Работа с двумя и более документами
212
Автозамена
213
Проведение презентационной конференции
215
СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ
216
Копирование данных между приложениями
216
Связывание и внедрение объектов Внедрение объектов Редактирование внедряемого объекта Связывание объектов Типы вставки связи Управление связями объектов
217 218 218 219 220 221
Импорт диаграммы Microsoft Excel в презентацию
224
Отправка презентации в Microsoft Word Вставка структуры из Microsoft Word
225 226
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ .,
. 228
http://itbookz.ru/
Образовательный центр
(095)333-82-11 (095) 333-65-67
КУДИЦ-ОБРАЗ"
[email protected] http://www.kudits.ru
в нашем центре Искусство успешной презентации (полный курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ LiEAb
52
ч лсА
КУРСА:
Выработать у слушателей устойчивые навыки использования ПК для подготовки и проведения презентаций, сформировать или развить культуру публичного выступления, создать необходимые предпосылки для понимания и практического применения психотехники делового общения и средств коммуникации,, среди которых: • понимание природы процессов общения; • четкое представление о нравственных требованиях; • умение устно и письменно выражать свои мысли; • компетентность в отношении управления людьми. НЕОБХОДИМАЯ
ПОДГОТОВКА
К
КУРСУ:
Слушатели должны быть знакомы с основами пользования компьютером. АЛЯ
КОГО
ПРЕДНАЗНАЧЕН
КУРС:
_
Курс предназначен для секретарей, менеджеров, преподавателей и тех, кто проводит презентации и публичные выступления. ОСНОВНЫЕ
ТЕМЫ:
1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ - ЭТО ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ • Страницы истории • Развитие русского красноречия
2. ПРЕЗЕНТАЦИИ - ЭТО ОБЩЕНИЕ • Модели общения • Коммуникация • Взаимодействие * Восприятие
3. ШАГ ЗА ШАГОМ В ПРОЦЕССЕ ОБЩЕНИЯ « Управление вниманием • Барьеры восприятия • Изнанна мышления аудитории
4. ИМИДЖ И ЭТИКЕТ • Принципы создания имиджа • Формула •воздействия имиджа • Этикетные модели поведения
5. КАК ПРОВЕСТИ ПРЕЗЕНТАЦИЮ • Обязательные элементы презентации • Общие цели * Начните с определения приоритетов • Не только профессис дализм, но и эрудиция
6. ЧТО НУЖНО ВКЛЮЧИТЬ В ПРЕЗЕНТАЦИЮ « Вступление • Основная часть • Окончание презентации
7. ВРЕМЯ, МЕСТО И АУДИТОРИЯ • Различные уровни знаний * Участие аудитории • Принцип обратной связи • Ориентация а пространстве • Чгз такое фактор времени • Эффективное время презентации
8. РЕПЕТИЦИЯ • Предварительный просмотр • Распределение ролей • Декорация и костюмы
http://itbookz.ru/
9. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПИСЬМЕННО И УСТНО • Записи ддя проведения презентации • Разговорный и письменный языки • Ценность рассказа • Остановки «по требованию» • Порядок слов устной речи
10. КАК ЗАСЛУЖИТЬ АПЛОДИСМЕНТЫ • Пауза - это стратегическое оружие • «Энергетика» речи
11. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВИЗУАЛЬНЫХ СРЕДСТВ • Плакаты и схемы • Проектор и слайды • Отдельные предметы и действующие модели
12. КОМПЬЮТЕР И СРЕДСТВА МУЛЬТИМЕДИА 13. У СЛУШАТЕЛЕЙ МОГУТ БЫТЬ ВОПРОСЫ 92 • Как задавать вопросы • Как отвечать на вопросы • Что значит «нет вопросов»
14. ОБЩЕЕ ДЛЯ ВСЕХ ПРИЛОЖЕНИЙ OFFICE • Создание, сохранение и открытие документов Office • Шаблоны и мастера • Панели команд, элементы меню « Справочная система Microsoft Office
15. НАЧАЛО РАБОТЫ В POWERPOINT • Экран POWERPOINT • Режимы просмотра презентации
16. СОЗДАНИЕ СЛАЙДОВ ПРЕЗЕНТАЦИИ • Композиция или автомакет • Слайды, состоящие из теиста • Списки {автомакет Маркированный список) • Табуляция • Титульные слайды
17. СЛАЙДЫ, СОДЕРЖАЩИЕ РИСУНКИ И ГРАФИЧЕСКИЕ ОБЪЕКТЫ • Коллекция клипов • Добавление импортированного рисунка • Редактирование рисунка • Автофигуры • Группировка объектов и вращение объектов • Цвета и линии » Редактирование и форматирование таблиц
18. ОБРАЗЦЫ СЛАЙДОВ, ЗАМЕТОК И ВЫДАЧ 19. ШАБЛОНЫ ДИЗАЙНА • Цветовая схема слайда
20. ПЕЧАТЬ ДОКУМЕНТА • Макет страницы » Параметры печати • Проверка правописания • Создание колонтитулов
21. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛАЙД-ШОУ • Эффекты смены кадров • Произвольный показ и скрытые слайды • Анимационные эффекты текста и объектов • Эффекты анимации списков
22. АВТОМАТИЧЕСКИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ • Гиперссылкч • Интерактивные настройки • Звуковые и видео объекты в презентации • Установки проигрывания звуковых и видео объектов
23. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ POWERPOINT • Построение диаграмм • Круговые диаграммы » Организационная структура (ORGANIZATION CHARTS) * Редактор формул (MICROSOFT EQUATION) • Word art
24. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ • Работа с двумя и более документами • Автозаменл • Конференции
25. СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ • Копирование данных между приложениями • Связывание и внедрение объектов • Вставка диаграммы MICROSOFT EXCEL в презентацию • Отправка презентации в MICROSOFT WORD • Вставка структуры из MICROSOFT WORD
РЕЗУЛЬТАТ
О Б У Ч ЕН ИЯ:
По окончании курсы Вы научитесь: • использовать ПК для подготовки и проведения презентаций; • создавать эффективные презентации в POWERPOINT; • осуществлять обмен данными между приложениями; • четко выражать свои мысли; • использовать техники делового общения при проведении презентаций.
http://itbookz.ru/
(095)333-82-11
(095) 333-65-67
[email protected] http://www.kudits.ru
Образовательный центр "I/VA M I ОКРА Q" 1\ 7 1Л.Г II LJ," V-/ L> Г /Л^>
в нашем центре Современное делопроизводство на ПК (краткий курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ: ЦЕЛЬ
16
ЧАСОВ
КУРСА:
Выработать у слушателей устойчивые навыки работы на ПК, знания по использованию офисных программ для создания и оформпения документов, осуществлять их регистрацию, контроль исполнения, отправку/получение документов по электронной почте,, НЕОБХОДИМАЯ
ПОАГОТОВКА
К
КУРСУ:
Слушатели должны уметь работать в среде Windows с офисными программами MS Office или Lotus Suit. ДЛЯ
КОГО
ПРЕДНАЗНАЧЕН
КУРС:
Курс предназначен для секретарей и менеджеров, имеющих опыт работы на ПК с офисными программами MS Office или Lotus Suit, которым необходимы навыки организации делопроизводства в офисе. ОСНОВНЫЕ
ТЕМЫ:
1. ПЕРСПЕКТИВЫ РОССИЙСКОЙ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА • Национальные особенности • С чего начать?
2. ТИПОВАЯ ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ • Регламентация делопроизводства • Обработка входящих/исходящих документов » Внутренний документооборот • Архивное хранение документов
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СРЕДЕ WINDOWS • Организация компьютеризированного рабочего места • Офисные программы Windows (MS Office или Lotus Suit) * Обмен данными между приложениями
4. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ В ОФИСНЫХ ПРОГРАММАХ 5. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ПРЕЗЕНТАЦИЯХ 6. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА OUTLOOK • Как работает почта • Этапы работы • Отправка корреспонденции
7. ОБЩИЕ НАВЫКИ РАБОТЫ С НЕКОТОРЫМИ УСТРОЙСТВАМИ В ОФИСЕ (СКАНЕР, ФАКС, КОПИРОВАЛЬНОЕ УСТРОЙСТВО, ПРИНТЕР) РЕЗУЛЬТАТ
ОБУЧЕНИЯ:
По окончании курса Вы научитесь: • Создавать и оформлять документы на компьютере • Работать с электронными таблицами • Вести учет и контроль входящей и исходящей документации • Осуществлять обмен данными между документами • Создавать эффективные презентации • Работать с электронной почтой
http://itbookz.ru/
Современное делопроизводство на ПК (полный курс) ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ:
40
ЧАСОВ
ЦЕЛЬ К У Р С А : Выработать у слушателей устойчивые навыки работы на ПК, знания по использованию офисных программ для создания и оформления документов, осуществлять их регистрацию, контроль исполнения, отправку/получение документов по электронной почте. НЕОБХОДИМАЯ
ПОДГОТОВКА
К
КУРСУ:
Слушатели должны быть знакомы с основами пользования компьютером. ДЛЯ
КОГО
ПРЕДНАЗНАЧЕН
КУРС:
Курс предназначен для секретарей и менеджеров, имеющих опыт работы на ПК, которым необходимы навыки организации делопроизводства в офисе. ОСНОВНЫЕ
ТЕМЫ:
1. Перспективы Российской автоматизации делопроизводства • Национальные особенности • С чего начать?
2. Типовая технология работы с документами • Регламентация делопроизводства • Обработка в ходящих/и сходящих документов • Внутренний документооборот • Архивное хранение документов
3. Делопроизводство в среде Windows • Организация компьютеризированного рабочего места • Знакомство с MS Windows
4. Офисные программы Windows {MS Office или Lotus Suit) • Состав офисных пакетов • Универсальные приемы работы
5. Создание документа с помощью текстового процессора (Word, Word Pro) • Документы типовые и специальные • Стили Модерн и Ретро в документах • Орфография и грамматика (по-русски или как угодно) • Таблицы в документах • Печать до>умента • Циркулярная рассылка
6. Электронные таблицы (Excel, 1-2-3) • Ввод и форматы данных • Вычисления в таблицах • Оформление таблицы • Рабочие листы и книги • Обмен данными • Функции в электронных таблицах • Печать табличных данных • Построение диаграмм
7. Автоматизация работы в офисных программах 8. Общие сведения о презентациях 9. Электронная почта Outlook • Как работает почта • Этапы работы • Отправка корреспонденции
10. Общие навыки работы с некоторыми устройствами в офисе (сканер, факс, копировальное устройство, принтер) РЕЗУЛЬТАТ
ОБУЧЕНИЯ:
По окончании курса Вы научитесь: • Создавать и оформлять документы на компьютере • Работать с электронными таблицами • Вести учет и контроль входящей и исходящей документации • Осуществлять обмен данными между документами • Создавать эффективные презентации • Работать с электронной почтой
http://itbookz.ru/
ИЗДАТЕЛЬСТВО
«OL1 КУАИЦ-ОБРАЗ» Тел.: (0951 333-82-11; ok@l
В
ПРОДАЖЕ
Афанасьев Д.. Баричев С. Шагни в Internet самостоятельно. Изд 1-е, переработанное. ISBN 5-9337Э-026-Х 224 с. Станд. 20. Олтовэв цена й'2 руб. Афанасьев Д., Баричев С, Плотников О. Office XP. ISBN 5-93378-ОЛЗ-Х
356 с. Станд. 12. Оптовая цена 84 руб.
Баженова И. Ю. Jbuilder 5. Программирование на Java. ISBN 5-93378-024-3
448 с. Станд. В, Оптоаак цена 180 руб.
Варфоломеев В. И., Воробьев С. Н. Принятие управленческих решении, ISBN 5-9337Й-019-7 28В с. Станд. 10. Оптовая цена 99,60 руб. Вовк Е Т. PageMaker i.i/7.0. Самоучитель. ISBN 5-93378-032-4
352 с. Стэид. 9. Оптовая цена 120 руб.
Вовк Е. Т. QuarkXPress 5.0. Самоучитель. ISBN S-9337B-OSB-H
283 с. Оптовая цена В8 руб.
Вовк Е., Баричев С., Плотников О. Самоучитель работы на компьютере. Изд. 3-е, дополненное. ISBN 5-93378-OQ3-0 ЗбЙ с. Станд. 10. Оптовая цена 72 руб. Форд Дж. Пи. Персональная защита от хакеров. Руководство для начинающих. ISBN 5-93378-041-3 272 с. Станд, 12. Оптовая цена 92,40 руб. Епизаветина Т. М. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е. ISBN 5-93378-044-8 304 с. Стамд. 12. Ог.тован цена 72 руб. Иванов М. А. Ассемблер в задачах защиты информации. ISBN 5-93378-038-3 320 с. Станд. 10. Оптовая цена 96 руб. Климова Л. М. Pascal 7.O. Основы практического программирования. Решение типовых задач. ISBN 5-93378-033-2 528 с. Стйнд. 7. Оптовав цена 88,80 руб. Климова Л. М. СИ++. Практическое программирование. Решение типовых задач. ISBN 5-93378-020-0 596 с. Станд. 6, Оптовав цена 122,40 руб. Король В. И. Visual Basic.NET, Visual Basic 6.0, Visual Basic for AppScations 6.0. ISBN 5-93378-048-0 496 с. Станд, 7. Оптовая цена 143 руб. Куприянова Г. И. Кадровое делопроизводство на компьютере. ISBN 5-93378-014-6 256 с. Станд. 24. Оптовая цена 50 руб. Ульрих Л. Photoshop 7 для Web-дизайка. ISBN 5-93378-054-5
384 с. Станд. 8. Оптовая цена 121 руб,
Мартынов Н. Н. Введение в MATLAB 6. ISBN 5-93373-039-1
352 с. Станд. 9. Оптовая цена 96 руб.
О'Коннэл ф. Как успешно руководить проектами. Серебрянная пуля: пер. с англ. ISBN 5-93378-050-2 2Б8 с. Оптовая цена 121 руб. Пегано Дж. Лечение псориаза — естественный путь. ISBN 5-93378-025-1
26Н с. Станд. 12. Оптовав и,к*а 13^ руб.
Проффит Б. Windows XP Professional. ISBN 5-93378-055-3
416 с. Станд. 8. Оптовая цена 112 руб.
Россоповсский А. В. AutoCAD 2002/2002 LT/1000. Справочник команд. ISBN 5-93378-053-7 72П с. Станд. 5. Оптовая цена 220 руб. Смирнов Н. Java I Enterprise. ISBN 5-93378-037-5
2dU с, Станд. 15. Оптовая 'денэ 112 руб.
Форд А., Теори Т. Практическая отладка в C++. ISBN 5-93378-040-5
Ш с. Станд. 40. Оптовая цена 44 руб.
Черкасский В. Т. Эффективная анимация во Flash. ISBN 5-93378-Q29-4 3 Л КЛ 3
КНИГ
НАЛОЖЕННЫМ
432 с. Станд, И. Оптовая цена 102 руб. ПЛАТЕЖОМ
Издательство «ОЦ КУДИЦ-ОБРАЗ» осуществляет рассылку книг по почте. Заказы принимаются по адресу: 121354, Москва, а/я 18; или по e-mail:
[email protected] Условия рассылки: Сумма наложенного платежа складывается из оптовой цены книг, накладных [исходов «ОЦ КУДИЦ-ОБРЛЗ» на пересылку (30% от стоимости книг) и почтовых расходов (по тарифам почты РФ). Заказы из регионов России с авиадоставкой, а также заказы из стран ближнего и дальнего зарубежья обслуживаются только но предварительной оплате.
http://itbookz.ru/
И З Д А Т Е Л Ь С Т В О
«OU КУДИ11-ОБРАЗ» Тел.: (0951 333-82-11;
[email protected], http://www.kudits.ru/publish П Р И О Б Р Е Т А Й Т Е КНИГИ У Н А Ш И Х П А Р Т Н Е Р О В Барнаул Социалистический пр-т, И7а, (3852) 38-18-72
Омск "Книжный Мир", ул. Ленина, 17/19, (3S12) 24-32-54
Великий Новгород ул. Б. Санкт-Петербургская, 44 тел. (81622) 73-188 доб. 34
Ростов-на-Дону "Мир книги". Ворошиловский пр-т, 33, (8632) 62-54-61 '
Екатеринбург "Книжный мир", ул. 8 Марта, 8г, (3432) 71-18-87
Санкт-Петербург "Санкт-Петербургский Дом книги" Невский проспект, 28, тел. (812) 312-01-84 издательство "Наука и Техника" пр. Обуховской Обороны, 107, тел. (812) 567-70-25, 567-70-26
Краснодар "Мир книги", ул. Буденного, 147 Москва "ОПТИМА+" Розничная торговля м. Тульская, Варшавское ш., 9, книжная ярмарка "Центральная", зеленая линия, павильон 412-57 Оптовая торговля (095)333-65-67
Саратов "Книжный Мир", пр-т Кирова, 32, (8452) 32-98-14 Ставрополь "Книжный Мир", ул. Мира, 337, (8652) 35-47-90 Томск "Книжный Мир", ул. Ленина, 141, (3822) 51-07-16
Нижний Новгород "Нижегородский Дом книги", ул. Советская, 14, тел. (8312) 44-22-73
Уфа 000 ПКП "Азия", тел./факс: (3472) 50-39-00 Оптовая торговля Ул.Зенцова, 70 Розничная торговля Магазин "Оазис", ул. Чернышевского, 88 Магазин "Книжник", пр. Октября, 106
Новосибирск "Книжный пассаж", ул. Ленина, Юа, (3832) 29-50-30 "Сибирский Дом Книги", Красный пр-т, 153, (3832) 26-62-39 "Книжный мир", пр-т К.Маркса, 51 Пермь 000 "Образование", ул. Солдатова, 37, тел.(3422) 45-96-55 тел./факс. (3422)42-81-16
Ханты-Мансийск Магазин "Книги",ул. Ленина, 39 Челябинск "Книжный Мир",ул. Кирова, 90, (3512) 33-19-58
Ярославль Магазин "Наука", ул. Володарского, 63, (0852) 25-95-04
РОЗНИЧНАЯ ТОРГОВЛЯ ПО ИЗДАТЕЛЬСКИМ ЦЕНАМ В МОСКВЕ Варшавское ш., 9, м. Тульская, трамвай 3, 38, 47 до ост. "Стройдвор" книжная ярмарка "Центральная", зеленая линия, павильон 515-57
http://itbookz.ru/
Возможно вас также заинтересуют следующие книги нашего издательства:
ПРИГЛАШАЕМ
В. И. Варфоломеев, С. Н. Воробьев Принятие управленческих решений ISBN 5-93378-019-7
АВТОРОВ КНИГ, ПЕРЕВОДЧИКОВ, НАУЧНЫХ РЕДАКТОРОВ
Б. Проффит
ПО КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕМАТИКЕ
РЕГИОНАЛЬНЫХ
Windows ХР Professional
Windows XP Professional Пер. с англ. ISBN 5-93378-055-3
РАСПРОСТРАНИТЕЛЕЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Ф. О'Коннэл
Каи успешно руководить проектами. Серебряная пуля. Пер. с англ. ISBN 5-93378-050-2
Т. М. Елизавета
КНИГИ В РОЗНИЦУ
Делопроизводство на компьютере
ПО ИЗДАТЕЛЬСКИМ ЦЕНАМ м. Тульская, Варшавское ш. 9 трамваи 3, 38, 47 до ост. "Стройдвор" книжная ярмарка "Центральная 1
ISBN 5-93378-044-8
Office ХР
Д. Афанасьев, С. Баричев, 0. Плотников Office ХР ISBN 5-93378-043-Х
9"7 85 933 "7 8 0 4 9 6 I
Телефон/факс: (095) 333-82-11, 333-65-67 E-mail:
[email protected] http://www.kudits.ru/publish 121354, Москва, а/я 18, ОЦ "КУДИЦ-ОБРАЗ"
http://itbookz.ru/
