Методические указания по курсу ''Информатика'' для студентов экономического факультета. Часть 3. Система ведения баз данных Access

Министерство образования Российской Федерации Ростовский ордена Трудового Красного Знамени государственный университет

И.Г. Спивак, И.А. Спивак Методические указания по курсу "Информатика" для студентов экономического факультета Часть 3. Система ведения баз данных Access.

Ростов - на - Дону 2000

Печатается по решению заседания кафедры прикладной математики и программирования от 10 февраля 2000 г.

© И.Г. Спивак, И.А. Спивак, 2000

3 Содержание Тема 8. Создание и редактирование баз данных. Поиск данных в таблицах. Обмен данными. ........................................................................ 4 Тема 9. Работа с простыми, реляционными и специализированными запросами к базам данных. Работа с формами. Создание отчетов...... 15 Тема 10. Реляционные запросы, формы и отчёты. Работа с макросами. ........ 32 Литература ............................................................................................................. 40

4 Тема 8. Создание и редактирование баз данных. Поиск данных в таблицах. Обмен данными. Access является средством разработки систем управления базами данных. В Access различают четыре типа

объектов,

с

которыми

производятся различные операции: таблицы, запросы, формы и отчёты. Access хранит все ассоциированные с

базой

данных

объекты,

перечисленные выше,

в одном

файле, который и называется базой данных. Главное окно Access - это рабочая область, предназначенная для манипулирования различными объектами. При запуске Access появляется диалоговое окно, в котором можно создать базу данных или выбрать базу данных для продолжения ранее начатых работ. Для создания новой базы данных воспользуйтесь одним из следующих способов. • Выберите пункт Запуск мастера и щёлкните на кнопке ОК, чтобы запустить мастер базы данных, который существенно облегчит процесс создания базы данных, содержащей требуемые таблицы. Если Access уже запущен, то запустить мастер базы данных можно с помощью команды Создать меню Файл. Потом щёлкните по вкладке Базы данных, выберите нужный мастер и нажмите OK. В дальнейшем следуйте указаниям мастера.

5 • Выберите пункт Новая база данных и щёлкните на кнопке ОК, в этом случае о многих вещах Вам придётся позаботиться самостоятельно. • Щёлкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть представленное диалоговое окно. Тогда для создания базы данных воспользуйтесь командой Создать базу данных меню Файл или щёлкните на соответствующей кнопке панели инструментов

(аналогичные действия совершаются для

открытия баз данных). В окне БД представлены все объекты базы данных. Открыть любой объект можно, щелкнув на нём дважды или выделить его и щёлкнуть по кнопке Открыть.

Для создания нового объекта используйте кнопку

Создать, а для изменения структуры

существующего объекта – кнопку

Конструктор. При работе окно базы данных может перекрываться другими окнами. Для быстрого перехода к окну БД нажмите клавишу F11 или комбинацию клавиш Alt+F1. В Access основным объектом является таблица. Чтобы её создать выполните следующее. 1. Продумайте структуру и атрибуты (поля) таблицы, а также какие типы данных будут храниться в этих полях. 2. В окне БД щёлкните по вкладке Таблицы. 3. Щёлкните по кнопке Создать. Появится окно Новая таблица. 4. Выберите в правой части окна нужный режим и щёлкните по кнопке OK. Выбрав пункт Режим таблицы, Вы получите таблицу, в которую вводятся данные. Выбор пункта Мастер таблиц запускает мастер, который создаёт таблицу из имеющихся стандартных таблиц Access. В дальнейшем следуйте указаниям мастера. Выбор пункта Импорт таблицы или Связь с таблицами запускает мастер, который позволяет использовать таблицу, хранящуюся в другом формате, как основу для новой таблицы. Чтобы полностью управлять процессом создания таблицы необходимо выбрать

6 пункт Конструктор. При этом перед Вами откроется окно конструктора таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна содержится три столбца: Имя поля, Тип данных и Описание. В столбце Имя поля вводятся имена полей, которые могут иметь длину не больше 64 символов и содержать буквы, цифры, пробелы и знаки пунктуации. В столбце Тип данных необходимо выбрать тип данных, которые будут храниться в поле. По умолчанию данные являются текстовыми; чтобы изменить тип данных, щёлкните на кнопке раскрытия списка и выберите необходимый тип. В Access существует 9 типов данных и мастер подстановок. • Текстовый используется для хранения любой последовательности символов (до 255). По умолчанию длина текстового поля равна 50 символам. • Поле MEMO используется для хранения текста большого объёма (информация о служащих, товарах на продажу, юридические отчёты, истории болезни). В этих полях может содержаться до 32 тысяч символов. • Числовой используется для хранения числовых значений (кроме денежных сумм). В числовых полях обычно содержатся значения над которыми впоследствии выполняются вычисления. Если числа не требуют вычислений (номера телефонов, почтовые индексы), используйте для их хранения текстовые поля. • Дата/время используется для хранения даты и/или времени. При этом проверка правильности дат и времени осуществляется автоматически (нельзя вводить, например, такие данные: 13/42/95 или 25:47). Над значениями этого типа данных также можно выполнять вычисления. • Денежный используется для хранения числовых значений денежных сумм. Автоматически добавляется фиксированное количество цифр после десятичной запятой, чтобы предотвратить ошибки округления.

7 • Счётчик используется для автоматической нумерации добавляемой записи. Поля счётчика используются как идентификационные номера записей таблицы, если необходимо различать записи в таблице. • Логический используется для хранения логических величин, которые могут принимать только два возможных значения типа "да" или "нет". • Поле объекта OLE содержит документ другого приложения Windows, поддерживающего технологию связывания и внедрения объектов. Объект OLE может содержать аудио- и видеозаписи, таблицы или текстовые документы. • Поле типа Гиперссылка содержит буквенно-цифровой идентификатор адрес гиперссылки, который указывает путь к другому объекту, документу или Web-вкладке. • Мастер подстановок используется для задания набора значений, которые может принимать данное поле. В столбце Описание вводится необязательное описание поля. Справочная информация из этого столбца появляется в строке состояния при использовании форм. Переход между столбцами осуществляется с помощью мыши или клавиши Tab. В нижней части окна конструктора таблицы находится раздел Свойства поля. Определение свойств полей значительно упрощает контроль за вводом данных. Свойства зависят от типа данных, выбранного для текущего поля. Можно установить любое свойство поля, выполнив следующее. 1. В режиме конструктора таблицы щёлкните на поле, свойства которого хотите установить. 2. В разделе Свойства поля откройте вкладку Общие и щёлкните на нужном свойстве.

8 3. Если справа от свойства появится кнопка раскрытия списка, щёлкните на ней, чтобы выбрать необходимое значение. В противном случае введите параметр вручную. Наиболее мощными (и часто используемыми) свойствами полей являются формат поля и условие на значение. Свойство Формат поля используется для определения внешнего вида данных в поле таблицы. С помощью условий на значение осуществляется контроль данных, вводимых в поля таблицы. Эти условия устанавливаются пользователем и определяют, принять или отвергнуть введённое в поле значение. Некоторые наиболее распространённые символы для стандартных форматов приводятся ниже. Символы для форматов текстовых полей и полей MEMO. Симво Назначение л @ Текстовый символ или пробел & Необязательный символ < Все символы строчные > Все символы поля прописные

Символы для форматов числовых и денежных полей. Символ Назначение . , 0 # $ % E+ e+

Ключевое поле

Разделитель целой и дробной частей Разделитель тысяч Место для цифры (отображает цифру или нуль) Место для цифры (отображает цифру или пробел) Отображает знак доллара Умножает значение на 100 и добавляет знак процента или Экспонента

При разработке таблицы Access позволяет определить ключевое поле. Ключевое поле – это одно или несколько полей, по которым однозначно идентифицируются

записи

в

таблице.

Ключевые

поля

увеличивают

9 быстродействие и делают возможным добавление связей по умолчанию. Для установки ключевого поля в режиме конструктора таблицы выберите поле, которое Вы хотите использовать как ключевое, а затем выполните команду Ключевое поле меню Правка или щёлкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов. Для изменения структуры разрабатываемой таблицы необходимо щёлкнуть внутри нужного поля и откорректировать находящиеся там данные. Для удаления поля сначала выделите его, щёлкнув на кнопке слева от названия поля, а затем нажмите клавишу Delete. Для вставки нового поля между двумя существующими выделите то поле, над которым должно появиться новое и нажмите клавишу Insert. Для перемещения поля на новое место выделите его, щёлкните на нём ещё раз и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите строку в новое место таблицы. После внесения необходимых изменений таблицу нужно сохранить. Для этого нажмите комбинацию клавиш Ctrl+F4, введите имя таблицы и нажмите OK. Чтобы добавить данные в таблицу, необходимо открыть её в режиме таблицы. Новые данные просто вводятся в поля рабочей таблицы. Перемещение между полями таблицы осуществляется с помощью клавиши Tab. В Access нельзя редактировать следующие поля: поля счётчика, недоступные поля, поля в некоторых типах запросов и вычисляемые поля. Внешний вид рабочих таблиц можно изменять ( расширять, сужать столбцы, передвигать их в другое место, прятать и фиксировать, изменять шрифт). • Для изменения ширины столбца установите указатель мыши на правой границе столбца так, чтобы он принял форму двунаправленной стрелки, затем с помощью мыши переместите границу столбца.

10 • Для перемещения столбца в другое место щёлкните на его заголовке, затем щёлкните ещё раз и переместите столбец в новое место, удерживая нажатой кнопку мыши. • Для того чтобы скрыть столбец, щёлкните на его заголовке и выполните команду Скрыть столбцы меню Формат. Для отображения столбца, который был скрыт, выполните команду Отобразить столбцы меню Формат и в появившемся окне поставьте флажок возле имени нужного столбца. • Для фиксирования столбца щёлкните по его заголовку (удерживая нажатой клавишу Shift и щёлкая на заголовках других столбцов, можно выбрать несколько из них), затем выполните команду Закрепить столбцы меню Формат. Зафиксированные столбцы остаются на месте при горизонтальной прокрутке. Для снятия фиксации выберите команду Освободить все столбцы меню Формат. • Для изменения шрифтов, начертания и размера символов выберите команду Шрифт меню Формат. Внимание!!! После внесения изменений не забудьте сохранить таблицу. Для печати содержимого таблицы выполните следующие действия. 1. Если нужно распечатать все записи, в окне базы данных выберите таблицу. Если необходимо распечатать выбранную группу записей, откройте таблицу в режиме таблицы. 2. Для печати выбранных записей выделите их, щёлкнув на первой и переместив указатель мыши до последней. 3. Выполните команду Печать меню Файл. 4. Для печати всех записей нажмите ОК, а для печати выбранной группы записей выберите переключатель Выделенные записи, а затем нажмите кнопку ОК. С увеличением объёма таблицы возникает необходимость в процедурах поиска данных. Чтобы найти запись, выполните следующие действия.

11 1. Откройте нужную таблицу, а затем щёлкните в любом месте поля, по которому необходимо выполнить поиск. 2. Выполните команду Найти меню Правка. Появится окно Поиск в поле.

3. В строке Образец введите фрагмент текста, который нужно найти. 4. В списке Совпадение выберите пункт С любой частью поля для поиска подстроки, Поля целиком для поиска записи, в которой содержимое поля целиком совпадает с содержимым строки поиска, или С начала поля для поиска по началу содержимого поля. 5. Оставьте установленным флажок Только в текущем поле для поиска по полю, в котором находится курсор, или отключите его для поиска по всем полям (это значительно замедлит поиск). В списке Просмотр предлагается направление поиска, а флажок С учётом регистра указывает, различать ли при поиске строчные и прописные буквы. Если поиск должен осуществляться с учётом формата отображения поля, установите флажок С учётом формата полей. Чтобы найти первое вхождение нужного текста, щёлкните по кнопке Найти. Для поиска следующего вхождения используйте кнопку Найти далее. Кроме

ключевых

полей,

важным

свойством

Access

является

добавление в поля таблицы индексов. Индекс позволяет поддерживать записи упорядоченными по выбранному полю и увеличивает быстродействие при выполнении поиска. Индекс по одному полю добавляется следующим образом. 1. Откройте нужную таблицу в режиме конструктора. 2. Щёлкните на поле, по которому хотите создать индекс.

12 3. Щёлкните по вкладке Общие. 4. В поле свойства Индексированное поле щёлкните на кнопке раскрытия списка и выберите пункт Да (Допускаются совпадения) или пункт Да (Совпадения не допускаются). В первом случае разрешается хранить несколько записей с одинаковыми данными в поле, во втором - нет. Для того чтобы добавить индекс по нескольким полям, выполните следующие действия. 1. Откройте нужную таблицу в режиме конструктора. 2. Щёлкните на поле, по которому хотите создать индекс. 3. Щёлкните на кнопке Индексы панели инструментов или выберите команду Индексы меню Вид. 4. В столбце Индекс введите имя для индекса. 5. Щёлкните в столбце Имя поля, выберите первое поле, по которому необходимо построить индекс, а затем в столбце Порядок сортировки выберите По возрастанию или По убыванию. 6. В следующих строках окна повторите пункт 5 для всех полей, по которым создаётся индекс. Одно из наиболее мощных средств Access - способность устанавливать связи между несколькими таблицами. Установленные связи автоматически связывают поля в создаваемых запросах, формах и отчётах, экономят время и гарантируют получение правильных результатов при разработке сложных форм и отчётов. Другим преимуществом установки связей между таблицами является

поддержка

целостности

базы

данных.

При

этом

данные

автоматически защищаются от изменений и удалений, которые могут нарушить связи между записями в таблицах. Чтобы установить связи между таблицами, выполните следующие действия. 1. В окне базы данных откройте вкладку Таблицы и выполните команду Схема данных меню Сервис. Если связи устанавливаются впервые,

13

появится диалоговое окно Схема данных, которое будет содержать окно Добавление таблицы. 2. Выберите таблицу, которую Вы хотите использовать при установке связи, затем щёлкните на кнопке Добавить. 3. Повторите пункт 2 для каждой таблицы, которую Вы хотите добавить в окно Схема данных, и щёлкните на кнопке Закрыть.Для создания связей между таблицами переместите поле (поля), которое необходимо связать, из исходной таблицы в соответствующее поле (поля) другой таблицы. В большинстве связей ключевое поле первой таблицы связывается с аналогичным полем второй. Появится окно Связи. 4. Для автоматической поддержки целостности базы данных установите флажок Обеспечение целостности данных. 5. Выберите тип связи (Один-к-одному или Один-ко-многим). Чаще используется связь Один-ко-многим. 6. Щёлкните на кнопке Создать, чтобы создать связь. 7. Повторите пункты 1 - 7 для каждой связи между таблицами. Закройте окно Связи и сохраните связь.

14 Для редактирования или удаления связей выполните команду Схема данных меню Сервис и щёлкните правой кнопкой мыши на линии между таблицами. Затем выберите соответствующий пункт меню. Важной частью работы с Access является обмен данными как между базами данных Access, так и с другими базами данных. Иногда необходимо копирование существующих таблиц одной базы данных в другую. Делается это так. 1. В окне базы данных откройте вкладку Таблицы. 2. Выберите нужную таблицу, щёлкнув на ней. 3. Выполните команду Копировать меню Правка. 4. Закройте текущую базу данных и откройте

ту,

в

которую

необходимо скопировать таблицу. 5. Выполните

команду

Вставить

меню Правка. 6. Введите имя таблицы и щёлкните на кнопке OK. Если приходится иметь дело с данными, существующими в других форматах, то можно воспользоваться средством импорта. Для этого выполните следующие действия. Убедитесь, что окно базы данных активно. Выполните команду Внешние данные меню Файл, а в ней подкоманду Импорт (для связывания данных выполните подкоманду Связь с таблицами этой команды). Появится соответствующее диалоговое окно. В списке Тип файла выберите источник данных. Щёлкните на импортируемом файле, чтобы выбрать его. Нажмите кнопку Импорт (кнопку Связь) для завершения операции. Access имеет также гибкие возможности для записи файлов в формате, отличном от его собственного. В окне базы данных выберите нужную таблицу. После выполнения команды Сохранить как/экспорт меню Файл

15 появится диалоговое окно Сохранение объекта. В этом окне выберите режим Во внешнем файле или базе данных и щёлкните на кнопке OK. Затем в списке Тип файла выберите формат экспортируемого файла. Выберите папку, в которой будет храниться файл и щёлкните на кнопке Экспорт, чтобы экспортировать данные. Тема 9. Работа с простыми, реляционными и специализированными запросами к базам данных. Работа с формами. Создание отчетов. Запросы обеспечивают простой доступ к подмножествам полей и записей одной и более таблиц. При выполнении в Access обычного запроса (запроса на выборку, который просто выбирает нужные данные) результаты отображаются в виде таблицы, которая является динамическим набором записей, основанным на структуре запроса. Записей в динамическом наборе фактически не существует и поэтому, когда набор закрывается, записи пропадают (данные, на которых основан набор, остаются в исходных таблицах). Запрос можно сохранить, но данные полученные при его выполнении не сохраняются. Наиболее широко распространенный запрос – запрос на выборку. Существуют также запрос на изменение данных и перекрёстный запрос(группировка данных). Во время разработки запроса становится доступным пункт главного меню Запрос состоящий из следующих команд: запуск, добавить таблицу, удалить таблицу, выборка (изменяет тип запроса на "запрос на выборку"), перекрестный, создание таблицы, обновление, добавление, удаление, SQL, параметры. Создавать запросы в Access можно вручную и с помощью мастера запросов. Чтобы создать запрос вручную, проделайте следующее. 1. В окне базы данных откройте вкладку Запросы. 2. Щёлкните по кнопке Создать. Появится окно Новый запрос.

16 3. Выберите пункт Конструктор и щёлкните на кнопке OK. После этого откроется окно конструктора запроса с диалоговым окном Добавление таблицы. В

этом

окне

выберите

таблицу

(таблицы),

которая

должна

использоваться в запросе. В запросах можно использовать одну или несколько таблиц. При создании запроса с несколькими таблицами необходимо

назначить

общее

поле,

связывающее

таблицы,

путем

перемещения его из окна одной таблицы в окно другой. Такие запросы называются реляционными. Чтобы создать реляционный запрос для каждой таблицы, необходимо выбрать эту таблицу в окне Добавление таблицы и щёлкнуть на кнопке Добавить. После добавления нужных таблиц щёлкните на кнопке Закрыть. После этого на весь экран раскрывается окно конструктора запросов, состоящее из двух частей. В верхней части содержится окно таблиц, используемых в создаваемом запросе, а в нижней бланк запроса QBE, в котором задаются ключевые поля, условия отбора и порядок сортировки (если он необходим). После определения источника (источников) данных для запроса в столбцы строки Поле бланка запроса добавляются необходимые поля. Добавить поля можно несколькими способами. 1. Чтобы добавить одно поле, переместите его левой кнопкой мыши из окна таблицы в строку Поле. 2. Дважды щёлкните на поле в окне таблицы. Поле переместится в следующий свободный столбец запроса. 3. Чтобы добавить несколько полей, выберите поля, используя клавиши Shift или Ctrl, и переместите их мышью в бланк запроса. 4. Чтобы добавить все поля, переместите мышью звёздочку, расположенную вверху окна таблицы. В этом случае для этих полей нельзя будет задать условия отбора.

17 После того как все необходимые поля добавлены в запрос, следует определить условия, по которым при его выполнении будут отбираться данные. Условия задаются в строке Условие отбора бланка запросов в виде выражений, служащих шаблонами для отбора данных из таблиц. Чтобы ввести условие, щелкните в любом месте строки Условия нужного поля и введите

выражение.

Чтобы

просмотреть

всё

выражение,

нажмите

комбинацию клавиш Shift+F2 и просмотрите его в диалоговом окне Область ввода. Результат запроса можно сортировать по одному или нескольким полям. По умолчанию данные отображаются в порядке, установленном для ключевого поля первой выбранной таблицы. Если ключевого поля нет, данные отображаются в порядке отбора записей.

Для задания порядка

сортировки данных щёлкните в строке Сортировка бланка запроса, откройте список и выберите нужный вариант. При сортировке по нескольким полям порядок, в котором поля добавлены в бланк запроса, определяет приоритет полей. Крайнее слева поле с включённой сортировкой имеет наиболее высокий приоритет, а крайнее справа - наиболее низкий. В результатах запроса можно скрывать ненужные поля. Для этого необходимо сбросить флажок Вывод на экран в столбце соответствующего поля. Сокрытие полей может

быть

полезно,

если

их

значения

нужно

использовать

при

формировании запроса, но нет необходимости отображать содержимое полей в результатах запроса. После создания запроса и установки всех его параметров запрос можно выполнить. Для этого щёлкните на кнопке Запуск панели инструментов или используйте команду Запуск меню Запрос. Запрос отбирает данные и отображает результаты в динамическом наборе данных. Для сохранения запроса выполните команду Сохранить меню Файл, введите имя запроса и нажмите OK. Если запрос нужно напечатать, выполните команду Печать меню Файл, установите все необходимые параметры и нажмите кнопку OK.

18 Результаты выполнения запроса, показанного на предыдущем рисунке, представлен ниже.

Для того чтобы получить необходимые результаты, в запросах используются различные виды условий. Самым распространённым видом являются текстовые условия. Access допускает использование различных способов ввода текстовых выражений. Можно вводить текст в кавычках или без них, ставить знак равенства перед текстом или опускать его. В текстовых условиях можно использовать и символ *, который означает произвольную последовательность символов. Для полей, содержащих числовые или денежные значения, в условиях можно использовать математические операции (=, <, >, <=, >=, <>, between). Последняя операция означает задание условия в диапазоне "между". Для полей, содержащих даты, в выражениях условий также используются математические операции. Также можно использовать функцию Date() для отбора записей, содержащих текущую дату или попадающих в определённый временной интервал относительно текущей даты. После выполнения запроса появляется динамический набор данных, который внешне похож на таблицу данных. Поэтому те операции, которые можно выполнять с данными динамического набора (изменение порядка следования полей, вставка новых полей и удаление существующих), осуществляются точно так же, как и рассмотренные выше операции по изменению внешнего вида таблицы данных.

19 Формы Access напоминают бумажные бланки и часто разрабатываются для отображения на экране записей таблицы или запроса. Существуют три способа создания форм. Самый быстрый из них - это использование команды Автоформа меню, активизируемого нажатием кнопки Новый объект на панели инструментов. Недостаток этого способа в полном отсутствии возможностей управления параметрами формы. Более гибким способом является создание формы с помощью мастера. Для этого выполните следующие действия. 1. В окне базы данных откройте вкладку Формы и щёлкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. 2. В этом окне щёлкните на строке Мастер форм, а в качестве источника данных выберите таблицу или запрос базы данных. 3. Следуйте указаниям, появляющимся в окнах мастера. Форму также можно разработать вручную. Этот способ реализует все возможности управления внешним видом создаваемой формы. Для его использования проделайте следующее. 1. В окне базы данных откройте вкладку Формы и щёлкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. 2. В этом окне щёлкните на строке Конструктор, а в качестве источника данных выберите таблицу или запрос базы данных. 3. Щёлкните на кнопке ОК, после чего форма отобразится в режиме конструктора форм. 4. Поместите на форму нужные объекты и сохраните форму, выбрав команду Сохранить меню Файл. Создавая форму вручную, Вы работаете в окне в режиме конструктора. Это окно похоже на чертёж, на котором вы задаёте структуру формы. При разработке формы Вы можете использовать один из трёх режимов

20 просмотров данных, активизируемых нажатием кнопки Вид панели инструментов: Конструктор, Режим формы, режим таблицы. При выборе пункта Конструктор активизируется режим конструктора форм. Выбор пункта Режим формы позволяет переключится в режим, где можно просмотреть результат создания формы, а также добавлять, редактировать, удалять или печатать данные из таблицы или запроса. Команда Режим таблицы отображает исходные данные или динамический набор реализации запроса. Используя

чертёж,

предъявляемый

разработчику

в

режиме

конструктора, Вы можете изменять размеры формы и её элементов, помещать на неё элементы управления различных типов. Для изменения размеров формы и её элементов в режиме конструктора установите указатель мыши на нижней или правой границе формы (он примет вид двунаправленной стрелки), нажмите кнопку мыши и, удерживая её нажатой, передвиньте указатель в нужном направлении, указывая новые размеры. Объекты, помещаемые на форму, называются элементами управления. Различают три типа таких элементов. • Связанные элементы управления привязываются к конкретному полю таблицы или запроса или ссылаются на него. • Несвязанные элементы управления не привязаны не к таблице, ни к запросу. • Вычисляемые элементы управления отображают результаты расчётов, основанных на данных таблиц или запросов. Наиболее распространённым элементом, помещаемым на форму, является поле ввода, связанное с полем данных или запроса. Поле ввода вместе с переключателями, флажками и кадрами объектов OLE являются связными элементами управления. Например, при переходе от одной записи источника данных к другой содержание текущего поля данных появляется

21 внутри поля ввода. Для помещения поля ввода на форму откройте список полей (команда Список полей меню Вид) и перетащите нужное поле в определённое для него место формы. Если Вы хотите поместить сразу несколько смежных полей, щёлкните на первом из них, нажмите и удерживайте нажатой клавишу Shift, а затем щёлкните на последнем поле. После того, как кнопка мыши будет отпущена, поля добавятся на форму отдельной группой. Если Вы хотите перенести на форму несколько несмежных полей, отметьте их, удерживая нажатой клавишу Ctrl, затем щёлкните на любом из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите поля в нужное место формы. Перед тем как изменять размеры, передвигать или выполнять другие действия над элементами управления, их необходимо выбрать. Для этого щёлкните в любом месте этого элемента. Вокруг него появятся маркеры Маркеры перемещения и изменения размера

Надпись поля

перемещения и изменения размеров. Кроме того, элементы управления, используемые для отображения полей , имеют надписи. Надпись может перемещаться вместе с соответствующим объектом или отдельно от него. Для выбора смежных элементов поместите указатель мыши в левый верхний угол первого элемента управления в группе, а затем щёлкните кнопкой мыши и протащите указатель мыши через все нужные элементы. Для выбора несмежных или перекрывающихся элементов управления нажмите и удерживайте нажатой клавишу Shift, а затем щёлкните на каждом нужном элементе управления. Для выделения всех элементов используйте команду Выделить все меню Правка.

22 Для перемещения элемента управления выделите его, поместите указатель мыши на его границу, после чего указатель примет форму ладони, щёлкните и переместите элемент в нужное место. Для раздельного перемещения надписи и элемента, выберите один из них и поместите указатель мыши в левый верхний угол выбранного объекта так, чтобы он принял форму указательного пальца. Затем щёлкните кнопкой мыши и переместите объект в нужное место. Для изменения размера элемента управления выберите его, щёлкните на маркере изменения размера (он примет вид двунаправленной стрелки) и перемещайте маркер так, чтобы элемент управления принял нужные размеры. Удерживая нажатой клавишу Shift во время перемещения элементов управления, можно поддерживать их выравнивание, при этом объекты можно перемещать только по горизонтали или вертикали. Для удаления элемента управления выделите его и щёлкните на клавише Delete. Если Вы хотите

удалить

только

надпись, выделите только её, щёлкнув в левом верхнем углу надписи. Надписи, связываемые с полями, можно изменить, дважды щёлкнув на надписи и изменив свойство Подпись, размещённое на вкладке Макет окна Свойств. Как отмечалось ранее,

кроме связных элементов на форму можно

поместить несвязные элементы управления (заголовки, границы, линии, графику) и вычислимые элементы для отображения результатов различных расчётов. Для этого используется Панель элементов. Для того, чтобы

23 отобразить её в рабочем окне выберите команду Панель элементов меню Вид. Для добавления элемента управления с панели инструментов щёлкните на кнопке этого элемента. Щёлкните на форме в том месте, где должен находиться левый верхний угол данного элемента, и переместите указатель мыши в его правый нижний угол. Все элементы управления имеют свойства, которые установлены по умолчанию, но ими можно управлять. Для отображения свойств элемента щёлкните на нём правой кнопкой мыши и выберите из появившегося контекстного меню команду Свойства. На экране появится окно свойств. В нём вы можете выбрать вкладку соответствующую типу свойств (Макет, Данные, События, Другие) или вкладку, на которой размещены все свойства (Все). Вид такого окна представлен на предыдущей странице. Затем щёлкните на нужном свойстве и в поле ввода введите соответствующее значения, в случае, если в поле ввода появляется кнопка раскрытия списка, значение соответствующего поля выбирается из этого списка. Форма также имеет свои свойства, которые можно изменить. Для этого откройте форму, выберите команду Выделить форму меню Правка, щёлкните на кнопке

Свойства

панели

инструментов или выберите команду

Свойства

меню

Вид, а затем в окне свойств данной формы выполните необходимые

изменения.

При разработке сложных форм может потребоваться ввести выражения для определения данных, которые не могут быть непосредственно извлечены из таблицы или запроса. Выражения используются

в любых элементах

24 управления,

имеющих

свойство

Источник

записей,

(например,

вычисляемых элементах управления) формах и отчётах. При использовании в форме значение выражения пересчитывается при переходе от формы к форме. Для ввода выражения вручную откройте нужную форму в режиме конструктора, поместите на форме или выберите существующее поле ввода, щёлкните в нём и введите выражение, начинающееся со знака равенства. Но для этих операций существует специальный инструмент - построитель выражений. Для его использования проделайте следующее. 1. Откройте форму в режиме конструктора. 2. Добавьте на форму поле ввода или выберите существующее. 3. Щёлкните правой кнопкой мыши на поле ввода и выберите команду Свойства из контекстного меню. 4. Откройте вкладку Данные в окне свойств. 5. Щёлкните на кнопке Построить

,

расположенной

справа

от

свойства Источник записей. Появится окно Построитель выражений, В этом окне укажите таблицу, имена полей, функции математические и логические операции, необходимые для построения выражения.

25 Для изменения цветов и оформления объектов используйте свойства Цвет текста, Цвет границы, Цвет фона, расположенные на вкладке Макет окна свойств. Для

отображения

и

редактирования

значений,

хранящихся

в

логических полях используются выключатели, флажки и переключатели. Эти элементы управления можно связывать с разными типами полей, но больше всего они подходят для логических полей, где для них сохраняются значения True (истина) и False (ложь). Для добавления флажка или переключателя щёлкните на соответствующей кнопке панели инструментов и переместите на форму поле из списка полей. В формах также используются дополнительные элементы управления список и поле со списком. Списки отображают перечень заранее определённых значений, а поля со списком позволяют выбрать значение из этого перечня или ввести значение вручную. Для добавления этих элементов на форму выполните следующие действия. 1. Откройте форму в режиме конструктора и отобразите панель элементов, если её нет на экране. 2. В панели элементов щёлкните на кнопке Список или Поле со списком. 3. Щёлкните в том месте формы, где должен находиться элемент управления; появится первое диалоговое окно мастера. 4. Следуйте указаниям мастера. Если в форме имеется большое количество полей, то приходится размещать форму на нескольких страницах. Чтобы добавить на форму разрыв страницы, выполните следующие действия. 1. Откройте форму в режиме конструктора и отобразите панель элементов, если её нет на экране. 2. Щёлкните на кнопке Разрыв страницы в панели элементов. 3. Щёлкните в том месте формы, где должен быть разрыв страницы.

26 В форму можно вставлять графики и рисунки из распространённых графических пакетов. Для этого проще всего воспользоваться буфером обмена Windows ( команды Копировать и Вставить меню Правка). На любой стадии разработки формы её можно просмотреть с помощью команды Режим формы меню Вид. Появится форма, содержащая данные текущей записи. Для просмотра других записей воспользуйтесь клавишами PgUp и PgDn. Вернуться обратно можно с помощью команды Конструктор меню Вид. Сохранение и печать форм осуществляется с помощью команд Сохранить и Печать меню Файл. Одним из преимуществ Access является наличие простого способа создания многотабличных форм, которые в одном окне отображают данные из нескольких таблиц. Для создания такой формы выполните следующее. 1. Откройте главную форму в режиме конструктора. 2. Перейдите в окно базы данных и выберите вкладку Формы. 3. С помощью мыши переместите форму, которая будет использоваться как подчинённая, из окна базы данных в главную форму. Когда Вы отпустите кнопку мыши, в главную форму будет добавлен элемент управления подчинённой формы. Затем поместите элемент управления в нужное место главной формы. 4. Щёлкните правой кнопкой мыши на элементе управления подчинённой формы и выберите из меню команду Свойства. В открывшемся окне выберите вкладку Данные. 5. Посмотрите на свойство Подчинённые поля. Если свойство уже задано, убедитесь, что Access создал связь, используя нужные Вам поля. Если этого не произошло, введите имя поля, которое будет использоваться для связи записей внутри подчинённой формы. 6. Можно щёлкнуть на кнопке с тремя точками, расположенной справа от свойства Подчинённые поля, для вывода диалогового окна Связь с

27 полями подчинённой формы. В этом окне выбираются поля, которые будут использоваться для связи. 7. Закройте форму и сохраните её. При переводе многотабличной формы в режим формы записи главной таблицы появятся в главной части формы, а все связанные записи - внутри подчинённой формы. Конечным результатом выполнения многих задач управления базами данных является создание отчётов. С помощью отчётов данные можно представить в любом формате, с различными уровнями детализации. В Access существуют три категории отчётов. • Ленточные. В этих отчётах данные отображаются построчно, причем данные каждого поля занимают отдельный столбец. • Отчёты в столбец. Все поля отображаются в одном столбце и выравниваются по левому краю. Эти отчёты очень похожи на формы. • Почтовые наклейки. Эти отчёты используются для печати почтовых наклеек. Прежде чем создавать отчёт, его следует спланировать. Рекомендуется следующая последовательность разработки отчёта. • Определите разметку отчёта. • Соберите нужные данные. • Сконструируйте структуру отчета • Просмотрите и распечатайте отчёт. Как и формы, отчёты можно создавать тремя способами. Если нужно быстро создать отчёт, выделите нужную вам таблицу, щёлкните на кнопке раскрытия списка кнопки Новый объект панели инструментов и выберите пункт Автоотчёт. После этого будет создан отчёт в столбец с полями, выровненными по левому краю. Недостаток этого способа в полном отсутствии

возможности управления параметрами отчёта. Частично

28 возможность управления реализована во втором методе создания отчёта - с помощью мастера. Для этого выполните следующие действия. 1. Откройте вкладку Отчёт и щёлкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчёт. 2. Щёлкните на пункте Мастер отчётов, а в качестве источника данных выберите нужную Вам таблицу. 3. Нажмите OK и следуйте указаниям мастера. Для того чтобы полностью управлять процессом создания отчёта, используется третий способ создание отчётов - разработка отчётов вручную. Делается это так. 1. В окне базы данных откройте вкладку Отчёты и щёлкните на кнопке Создать. 2. В окне Новый отчёт выберите пункт Конструктор, а в качестве источника данных - нужную Вам таблицу. 3. Нажмите OK. В окне конструктора отчёта появится пустой отчёт. 4. Поместите в отчёт поля, подписи, рисунки и другие элементы. 5. Добавьте нужные разделы для установки сортировки или группировки внутри отчёта. 6. Выберите команду Сохранить меню Файл, чтобы сохранить созданный отчёт. Пустой отчёт, появившийся в окне конструктора, состоит из нескольких разделов. 1. Раздел верхнего колонтитула появляется вначале каждой страницы и может содержать заголовки столбцов табличного отчета. 2. Раздел нижнего колонтитула появляется внизу каждой страницы и содержит номера страниц или сноски. 3. Раздел заголовка отчета является необязательным разделом, который содержит информацию, появляющуюся только один раз - в начале отчёта. Обычно он содержит заголовок отчёта и другую общую информацию.

29 4. Раздел примечаний отчёта аналогичен разделу заголовка, но печатается один раз в конце отчёта. Обычно он используется для размещения итоговых значений. Чтобы увидеть разделы примечаний и заголовка на экране выполните команду Заголовок/примечание отчёта меню Вид. 5. Раздел области данных содержит основную часть данных, которые необходимо представить в отчёте. Именно в этом разделе находятся поля данных и их надписи. 6. Раздел заголовка группы - необязательный раздел, который появляется в начале каждой группы записей. При добавлении заголовка группы указывается способ группировки данных в отчёте по этому заголовку. Поскольку в отчётах используются те же элементы управления, что и в формах, то и методы работы с ними (добавление элементов, работа с надписями и текстом, изменение свойств элементов управления) остаются теми же самыми, что и для форм. В любой момент можно просмотреть отчёт, чтобы узнать, как он будет выглядеть на бумаге. Сделать это можно с помощью команды Предварительный просмотр меню Файл. Сохранение и печать отчётов осуществляется с помощью команд Сохранить и Печать меню Файл. Иногда требуется поменять источник данных для создаваемого отчёта. Чтобы заново не создавать отчёт, выполните следующее. 1. Откройте отчёт в режиме конструктора. 2. Выполните команду Выделить отчёт меню Правка. 3. Выполните команду Свойства меню Вид. 4. Щёлкните по вкладке Данные. 5. В строке ввода свойства Источник записей таблицы. 6. Закройте окно Свойства. 7. Сохраните отчёт.

введите нужное имя

30 Как правило, данные, содержащиеся

в отчёте, должны

быть

представлены в определённом порядке. Порядок сортировки можно указать при разработке отчёта. Кроме того, в отчёте данные можно группировать по категориям и подкатегориям. Сортировку и группировку можно выполнять по полям или выражениям, состоящим из комбинаций полей. Access позволяет включать в отчёты до десяти уровней группировки. Для задания сортировки и группировки выполните следующие действия.

1. Откройте

отчёт

в

режиме

конструктора

и

выполните

команду

Сортировка и группировка меню Вид. Появится диалоговое окно Сортировка и группировка. 2. В первой строке столбца Поле/выражение раскройте список и выберите имя поля, по которому будет осуществляться сортировка. 3. В столбце Порядок сортировки выберите необходимый пункт. 4. Если выбранное поле необходимо использовать в качестве заголовка, установите свойства Заголовок группы и Примечание группы в Да. 5. Повторите пункты 2-4 для всех уровней сортировки и группировки. Приоритет сортировки определяется в диалоговом окне сверху вниз; первая строка определяет самый высокий уровень сортировки, а последняя - самый низкий. В отчёте можно отображать номер текущей страницы и общее количество страниц. Для этого необходимо добавить в отчёт поле ввода и

31 ввести в него выражение =Page или =Pages. Ввод выражения ="Страница" & Page приведёт к отображению слова "Страница", после которого следует номер текущей страницы. Чтобы вывести на экран текст "Страница 5 из 10" на

5-й

странице

10-страничного

отчёта

нужно

ввести

выражение

="Страница" & Page & "из" & Pages. Кроме того, в отчёт можно добавлять текущую дату и время. Делается это с помощью встроенных функций Access Date(), Time() и Now(). Эти функции (начинающиеся знаком равенства) тоже нужно вводить в поля ввода. Увидеть действие этих функций можно в режиме предварительного просмотра. В отчёты, как и в формы, можно добавлять вычисляемые элементы управления. Для этого нужно добавить в отчёт поле ввода и ввести в него выражение, начинающееся со знака равенства. Результат вычисления выражений зависит от того, в каком разделе находятся эти выражения. Если вычисления нужно выполнять для каждой отдельной записи, поместите вычисляемое поле в раздел данных отчёта. Если вычисления нужно выполнять над группой записей, поместите вычисляемое поле в раздел группы. Если результаты вычислений нужно поместить в конце каждой страницы, поместите вычисляемое поле в раздел нижнего колонтитула. Если вычисления нужно выполнять для всех записей отчета, поместите вычисляемое поле в раздел примечаний отчёта. В Access существуют функции, которые могут оказаться полезными при вычислениях. Математические функции в Access Функция

Назначение

Avg(значение)

Вычисляет среднее значение

Max(значение)

Вычисляет максимальное значение

Min(значение)

Вычисляет минимальное значение

Sum(значение)

Вычисляет сумму значений

32 В отчёты Access можно добавлять рисунки из любого графического редактора. Делается это с помощью команд Копировать и Вставить меню Правка (через буфер обмена Windows). Тема 10.

Реляционные запросы, формы и отчёты. Работа с макросами.

Реляционные запросы (запросы, в которых можно использовать данные сразу из нескольких таблиц) позволяют управлять данными из нескольких таблиц, объединяя их в общую структуру. Чтобы создать реляционный запрос, выполните следующие действия. 1. В окне базы данных откройте вкладку Запросы, затем щёлкните на кнопке Создать. Появится окно Новый запрос. 2. Выберите пункт Конструктор и щёлкните на кнопке OK. Появится окно запроса вместе с диалоговым окном Добавление таблицы. 3. Добавьте в запрос нужные таблицы, дважды щёлкая на имени каждой из них. Затем щёлкните на кнопке Закрыть. 4. Создайте нужные реляционные связи между таблицами, перенося мышью общее поле (поля) из одной таблицы в другую. После этого на экране появятся линии, соединяющие таблицы. 5. Добавьте в запрос необходимые поля, перенося имена полей из списка полей в столбцы бланка запроса. 6. Задайте условия отбора данных, сортировку и вычисляемые поля. 7. Сохраните и выполните запрос. Для

работы

с

реляционными данными в Access ознакомиться различными

необходимо с типами

связей, которые можно установить

между

33 таблицами. Системы управления базами данных поддерживают три типа связей: один-к-одному, один-ко-многим и многие-ко-многим. Эти названия отражают отношение количества записей в первой (родительской) таблице, к количеству записей во второй (дочерней) таблице. Например, если поле одной (и только одной) записи таблицы связано с полем одной (и только одной) записи другой таблицы, то такая связь называется связью один-кодному. Помимо простых запросов на выборку, в Access существуют специализированные запросы (запросы на изменение), перекрёстные запросы и запросы с параметрами. Запросы на изменение используются для изменения данных в таблицах, а перекрёстные запросы - для просмотра числовых данных в таблицах наподобие электронных. Запрос с параметрами - специальный тип запроса, который позволяет изменять условия отбора данных для запроса при его выполнении; такие запросы используются в отчётах, которые по требованию выдают разные наборы данных. Запросы на изменение чаще всего используются для выполнения следующих задач. • Удаление или архивирование записей. • Внесение глобальных изменений. • Выполнение сложных задач, которые удовлетворяют изменяющимся требованиям к составлению отчётов. В Access можно создавать четыре типа запросов на изменение: запросы на создание таблицы, запросы на добавление, запросы на обновление и запросы на удаление. Запросы на создание таблиц позволяют создавать новые таблицы по результатам выполнения запроса. Чтобы разработать запрос на создание таблицы, выполните следующее. 1. Создайте запрос на выборку, извлекающий записи, которые необходимо добавить в новую таблицу. Чтобы убедиться, что запрос даёт

34 необходимые

результаты,

щёлкните

на

кнопке

Таблица

панели

инструментов. 2. Выполните Создание меню

команду таблицы

Запрос.

этого диалоговое

После

появится окно

Создание таблицы. 3. В строке Имя таблицы введите имя новой таблицы или выберите имя из списка. Для добавления данных в другую таблицу другой базы данных выберите переключатель В другой базе данных и в строке Имя файла введите имя файла другой базы данных. 4. Нажмите OK. Заголовок окна запроса изменится на Запрос на создание таблицы. 5. Выполните

команду

Запуск меню Запрос. Появится окно,

диалоговое

указывающее,

сколько записей будет добавлено

в

новую

таблицу. Нажмите Да. Запросы на добавление используются для добавления данных из одной таблицы в другую. Таблицы не обязательно должны иметь идентичную структуру, но типы полей одной таблицы должны соответствовать типам полей другой таблицы. Для создания и выполнения запроса на добавление выполните те же действия, что и при разработке запроса на создания таблицы, только в пункте 2 выберите команду Добавление меню Запрос. Запросы на обновление обновляют все записи, удовлетворяющие определённому условию. Их применяют, когда нужно внести глобальные

35 изменения в какой-то набор данных (например, изменение номеров телефонов для целого города). Для создания запроса на обновление выполните следующее. 1. Создайте запрос на выборку, извлекающий записи, которые необходимо обновить. Чтобы убедиться, что запрос даёт необходимые результаты, щёлкните на кнопке Таблица панели инструментов. 2. Выполните команду Обновление меню Запрос. После этого заголовок окна запроса изменится на Запрос на обновление. В бланк запроса также добавится строка Обновление. 3. Щёлкните в строке Обновление под полем, которое нужно обновить и введите нужное выражение. 4. Выполните команду Запуск меню Запрос. Появится диалоговое окно, указывающее, сколько записей обновит запрос. Нажмите OK. Запросы на удаление удаляют все записи, которые удовлетворяют условиям, заданным в запросе. Запрос на удаление создаётся так же, как и запрос на обновление, с той разницей, что в пункте 2 выполняется команда Удаление меню Запрос. Перекрёстные запросы используются, чтобы объединить числовые или денежные данные, хранящиеся в таблице, в перекрёстную таблицу. Перекрёстные таблицы обычно используются для объединения большого количества данных. Чтобы создать перекрёстный запрос, выполните следующее. 1. В окне базы данных откройте вкладку Запросы и щёлкните на кнопке Создать. 2. Выберите пункт Перекрёстный запрос и нажмите OK. 3. Следуйте указаниям мастера. Запросы с параметрами запрашивают необходимые условия при каждом выполнении. Эти запросы создаются следующим образом. 1. Разработайте запрос на выборку.

36 2. В строке Условие отбора введите текст параметра, заключённый в квадратные скобки. 3. Сохраните запрос. Формы и отчёты, использующие сразу несколько таблиц, называются реляционными. Существует несколько способов разработки реляционных форм и отчётов. Одним из них является внедрение форм в формы, а отчётов в отчёты. Внедрённая форма называется подчинённой формой, а форма, содержащая подчинённую форму - главной формой. В реляционной форме отображается одна запись с одной стороны связи "один-ко-многим" (обычно в главной форме), а в подчинённой форме - все связанные с ней записи с другой стороны связи. Создать реляционную форму можно следующим образом. 1. Откройте главную форму в режиме конструктора и подготовьте главную часть формы, поместив в неё все нужные поля и объекты. 2. Перейдите в окно базы данных и откройте вкладку Формы для получения списка всех имеющихся форм. 3. Переместите форму, которая должна использоваться как подчинённая, из окна базы данных в главную форму. 4. Щёлкните правой кнопкой мыши на элементе управления подчинённой формы и выберите команду Свойства из контекстного меню. Затем откройте вкладку Данные. 5. Проверьте свойство Подчинённые поля. Если оно уже установлено, то следует проверить, что установлена корректная связь между нужными полями. Если Access не может установить правильную связь, введите имя поля для связи между записями внутри подчинённой формы. 6. Можно щёлкнуть на кнопке с тремя точками, расположенной справа от свойства Подчинённые поля, чтобы открыть диалоговое окно Связь с полями подчинённой формы. В этом окне можно выбрать поля, которые должны использоваться для связи.

37 7. Закройте форму и сохраните её. Реляционные отчёты разрабатываются так же, как и формы. Внедрённый отчёт называется подчинённым отчётом, а отчёт, содержащий подчинённый отчёт - главным отчётом. Построить реляционный отчёт можно так же, как и реляционную форму. Удобной

разновидностью

реляционной

формы

является

раскрывающаяся форма. Раскрывающаяся форма - это подчинённая форма, которая изначально невидима, но раскрывается после щелчка на кнопке в главной форме. Процесс разработки раскрывающейся формы начинается с создания и сохранения главной и подчинённой форм. Затем необходимо выполнить следующие действия. 1. В

режиме

конструктора

откройте

форму,

которую

необходимо

использовать как раскрывающуюся, и выполните команду Свойства меню Вид. 2. Откройте вкладку Другие и измените значение свойства Всплывающее окно на Да. Затем сохраните форму. 3. Откройте в режиме конструктора форму, которая будет использоваться в качестве главной. 4. Если панель элементов управления не видна на экране, выполните команду Панель элементов меню Вид. 5. На панели элементов нажмите кнопку Мастера, если мастера ещё не отображены на экране. 6. Выберите на панели инструмент Кнопка. Затем щёлкните в том месте формы, где следует разместить кнопку. Появится первое диалоговое окно мастера кнопок. 7. Из списка Категории выберите строку Работа с формой. Затем в списке Действия щёлкните на строке Открытие формы, затем на кнопке Далее.

38 8. Во втором диалоговом окне мастера кнопок выберите форму, которая должна использоваться как раскрывающаяся, а затем щёлкните на кнопке Далее. 9. В третьем диалоговом окне запрашивается, что нужно отображать: только определённую информацию или все записи. Выберите переключатель Открыть форму для отобранных записей, а затем щёлкните на кнопке Далее. 10. В четвёртом диалоговом окне запрашиваются поля, которые должны использоваться для установки связи между раскрывающейся и главной формами. Выберите поля для связи в каждом из списков, щёлкните на кнопке с двунаправленной стрелкой между списками, чтобы установить связь, а затем - на кнопке Далее. 11. Пятое диалоговое окно запрашивает текст или рисунок, который следует поместить на кнопке. Сделайте выбор и щёлкните на кнопке Далее. 12. В последнем диалоговом окне запрашивается имя кнопки. Введите имя и щёлкните на кнопке Готово. Если щёлкнуть на созданной кнопке в процессе выполнения главной формы, то поверх главной формы появляется раскрывающаяся форма. Поскольку свойство Всплывающее окно установлено в Да, эта форма остаётся поверх главной даже тогда, когда главная форма активна. По мере возрастания объёма работы с таблицами, формами или отчётами можно обнаружить, что многие действия над ними всё время повторяются. Автоматизировать их выполнение можно с помощью макросов. Для создания макроса откройте вкладку Макросы в окне базы данных и щёлкните на кнопке Создать. После этого откроется окно макросов, которое делится на две части: верхнюю и нижнюю. В верхней части содержится список макрокоманд, которые необходимо выполнить, и необязательные примечания к этим командам. В нижней части окна

39 содержатся аргументы макрокоманды - параметры макроса. Для определения действий макроса выполните следующее. 1. В окне макросов щёлкните на первой пустой ячейке в столбце Макрокоманда. Щёлкните на кнопке раскрытия списка, чтобы открыть список допустимых макрокоманд. 2. Выберите из списка команду, которую должен выполнять макрос. 3. Щёлкните в нижней части окна (или нажмите клавишу F6) и укажите аргументы действия. 4. Добавьте, если нужно, комментарии в столбце Примечание. Создавая макрос, можно вставлять новые макрокоманды между уже существующими. Для этого достаточно выбрать строку, в которую необходимо вставить новое действие, и нажать клавишу Insert или выполнить команду Строки меню Вставка. Можно удалять существующие макрокоманды, выбрав соответствующую строку и нажав клавишу Delete или выбрав команду Удалить строки меню Правка. Можно изменять порядок действий, выполняемых макросом. Для этого следует выделить нужную строку и переместить её в новое место. После определения всех действий, которые должен выполнять макрос, его следует сохранить с помощью команды Сохранить меню Файл и запустить на выполнение с помощью кнопки Запуск панели инструментов. Кроме того, макросы можно выполнять с помощью кнопок, которые добавляются в формы. Для этого откройте нужную форму в режиме конструктора и установите её размеры таким образом, чтобы она и окно базы данных были видны одновременно. Затем откройте вкладку Макросы и перетащите нужный макрос в то место формы, где необходимо разместить кнопку. Если щёлкнуть на этой кнопке, когда форма открыта в режиме формы, макрос выполнится. Если присвоить макросу имя Autoexec, то при открытии базы данных Access, такой макрос выполнится автоматически. Это особенно удобно для

40 размещения на экране нескольких часто используемых форм и/или отчётов. Удерживая клавишу Shift во время открытия базы данных, можно отменить запуск макроса Autoexec. Макросы также можно копировать из одной базы данных в другую или в одну и ту же базу данных под разными именами. Для этого выполните следующее. 1. В окне базы данных щёлкните по вкладке Макросы и выберите нужный макрос. 2. Выполните команду Копировать меню Правка. 3. Закройте текущую базу данных, откройте ту, в которую необходимо скопировать макрос, и выберите вкладку Макросы. 4. Выполните команду Вставить меню Правка. 5. Введите имя макроса. Литература 1. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. - М.: ФиС. 1990 и последующие издания. 2. Левин А. Самоучитель работы на компьютере. - М.: изд. "Нолидж", 1998. 3. Мэтьюз М., Мэтьюз К. Windows 95: книга ответов/ Перев. с англ. - СПб: 1996. 4. Джонс Э., Саттон Д. Библия пользователя Office 97./ Перев. с англ. - К.: Диалектика, 1997. 5. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 1. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1997. 6. Амелина Н.И., Мачулина Л.А., Чердынцева М.И. Электронные таблицы. Задачи и упражнения. Выпуск 2. Методические указания для студентов экономического и механико-математического факультетов. РГУ, 1998.